So klappt der Übergang zum agilen Unternehmen: Ein Leitfaden

Darstellung eines agilen Zeitablaufs in einem Unternehmen

In der Unternehmenswelt von heute gibt es immer wieder Innovationen, die die Märkte durcheinanderbringen und neu formieren. Technologie schafft neue Möglichkeiten, die für sämtliche Branchen einen Wandel bedeuten: Automatisierung, künstliche Intelligenz, maschinelles Lernen … Unternehmen sehen sich gezwungen, schneller und umstandsloser auf diese Veränderungen zu reagieren, um die Zufriedenheit ihrer Kund*innen zu erhalten, wettbewerbsfähig zu bleiben und die Qualität ihrer Leistung dauerhaft abzusichern. Genau deswegen haben sich viele von ihnen für ein Konzept entschieden, das vom traditionellen Management meilenweit entfernt ist: die Agilität. Auch für dich könnte es sich lohnen, einen Blick auf die vielen Vorteile zu werfen, von denen agile Unternehmen profitieren.

Agilität: Was ist das überhaupt?

Die Philosophie des agilen Arbeitens beruht auf dem Agilen Manifest, das 2001 von einer Gruppe amerikanischer Spezialisten in der Verwaltung von Softwareentwicklungsprojekten verfasst wurde. Ziel ist es, durch die weitgehende Minimierung ineffizienter Praktiken Arbeitsprozesse zu vereinfachen. Das alles ist ein weites Feld und wir haben auf Capterra schon ganze Artikel darüber geschrieben.

Wenn man eine Definition des agilen Unternehmens formulieren wollte, müsste man zweifellos als Erstes das Bestreben nennen, mit entsprechend ausgerichteten Prozessen die Kundenzufriedenheit sicherzustellen. Agile Unternehmen haben außerdem hoch motivierte Mitarbeiter*innen, die Änderungen aktiv vorantreiben. Spezifische Arbeits- und Vorgehensweisen ermöglichen es ihnen, Entscheidungen in kurzer Zeit zu fällen und somit besonders schnell auf neue Entwicklungen zu reagieren. Kontinuierliche Lernprozesse erlauben ständige Verbesserungen der Abläufe und Ergebnisse.

Unternehmen aller Branchen können zu agilen Organisationen werden. Es geht um die Unternehmenskultur, nicht um Technologie. Genau deshalb kann die Übernahme agiler Methoden jedoch schwierig für Unternehmen werden, deren Manager*innen stark in eher autoritären Führungsstilen verwurzelt sind und deren Leitung das Risiko scheut. Damit ein Unternehmen agil werden kann, muss das Management günstige Rahmenbedingungen für die kollektive Intelligenz und die Selbstorganisation der Teams schaffen. Nur so kann sich das Unternehmen erfolgreich auf komplexe Situationen vorbereiten und die Motivation der Angestellten auf einem hohen Niveau halten.

Vorteile agiler Unternehmen

Agilität bietet Unternehmen einen doppelten Vorteil: Sie können nicht nur Innovationen schaffen, die Markteinführung von Produkten beschleunigen und ihre Kunden stärker an sich binden, sondern gleichzeitig alle Chancen zur eigenen Weiterentwicklung und für eine hohe Wettbewerbsfähigkeit nutzen. Aus dem Bericht Organizational Agility as a Competitive Factor: The Agile Performer Index geht hervor, dass agile Unternehmen eine 2,7-mal höhere Performance aufweisen als traditionelle Unternehmen.

Außerdem sind sie erfolgreicher darin, talentierte Mitarbeiter*innen an sich zu binden und neue anzuziehen. Sie bieten ihren Angestellten eine anregende Arbeitsumgebung und starke und attraktive Werte. Agile Unternehmen reagieren auf Grundbedürfnisse der Menschen: die Bedürfnisse nach Autonomie, persönlichem Wachstum durch die Weiterentwicklung der eigenen Kompetenzen sowie Begegnung auf Augenhöhe.

Doch genug der Theorie, wir wollen ein konkretes Beispiel für ein agiles Unternehmen betrachten: Zappos, eine Online-Boutique für Kleidung und Schuhe. Schon seit der Gründung arbeitet man bei Zappos nach agilen Prinzipien. Bevor das Unternehmen mit der Entwicklung seiner Struktur begann, überprüfte es, ob seine potentiellen Kunden die angebotenen Produkte auch wirklich im Internet kaufen würden. Deshalb fotografierten sie vor allem Schuhe zunächst in Geschäften, bevor sie auf der Website zum Verkauf angeboten wurden. Heute ist das Wachstum des Unternehmens phänomenal. Es vertritt starke Werte und seine Angestellten geben gerne ihr Bestes. Alles läuft so gut, dass Zappos 2009 sogar von Amazon gekauft wurde und dabei seine eigene Identität behalten konnte.

Die Risiken von Agilität in Unternehmen

Die Einführung agiler Methoden sollte nicht auf die leichte Schulter genommen werden: Nicht selten wird dadurch die gesamte Unternehmenskultur umgekrempelt. Es geht um einen auf tiefgreifenden Paradigmenwechsel, der sich auf den unterschiedlichsten Ebenen niederschlagen kann. Für einige Zeit ist mit Produktivitätsverlusten zu rechnen, denn es dauert eine Weile, bis die Mitarbeiter*innen sich ins Unbekannte wagen und im neuen System zurechtfinden.

Eine weitere Schwierigkeit besteht darin, dass es nicht möglich ist, diesen Übergang mit einer einzigen, umfassenden, theoretischen Weiterbildung zu schaffen. Jedes Team muss von einem agilen Coach begleitet werden, um die neue Unternehmenskultur auch in der Praxis zu meistern – oder zumindest von jemandem, der oder die eine derartige Transformation bereits miterlebt hat.

Im schlimmsten Fall gibt es Mitarbeiter*innen, die mit den neuen Methoden nicht zurechtkommen und das Unternehmen verlassen möchten. Es ist wichtig, solche schwierigen Phasen vorauszusehen und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen.

Der Weg zum agilen Unternehmen

Befürchtest du, dass deine Angestellten der anstehenden Veränderung eher misstrauisch gegenüberstehen? Diese Reaktion ist nur natürlich, egal ob sie bewusst oder unbewusst geschieht. Jede Veränderung erfordert ein Verlassen der eigenen Komfortzone die Aufgabe bisheriger Orientierungspunkte zugunsten neuer Möglichkeiten. Die Lösung besteht darin, eine Arbeitsumgebung zu schaffen, in der sich alle gut aufgehoben und sicher fühlen. Eine aktive Begleitung bei den ersten Schritten sowie Schulungen zur neuen Denk- und Arbeitsweise tragen dazu bei, dass alle sich unterstützt fühlen und wissen, dass sie auch einmal Fehler machen dürfen.

Vor dem Übergang zum agilen Arbeiten sollte das Unternehmen sich jedoch ernsthaft die Frage nach dem „Warum?“ stellen: Woher kommt der Wunsch nach einer so großen Veränderung? Am besten stellt man zur Beantwortung dieser Frage gleich ein Team auf. Die Antworten sollen nicht nur sicherstellen, dass die Transformation auch wirklich sinnvoll ist, sondern auch die Mitarbeiter*innen hinter dem Projekt versammeln, sie inspirieren und ihnen neue Energie geben. Das Team könnte die ersten gefundenen Antworten mit Angestellten testen, herausfinden, ob sie Anklang finden, und sie je nach Reaktion noch einmal verändern.

Danach obliegt es dem Team, eine an die Umstände im Unternehmen angepasste Strategie für die Transformation zu entwickeln und umzusetzen. Bewährt haben sich abteilungsübergreifende Teams aus Freiwilligen, die nicht unbedingt nur aus dem Management stammen sollten. So werden isolierte Silos aufgelöst, der Austausch zwischen den einzelnen Bereichen verbessert und Personen aus den unterschiedlichsten Hierarchieebenen eine Teilhabe am Projekt ermöglicht.

Auf dem Weg hin zum agilen Unternehmen wird man immer wieder Dinge ausprobieren, dazulernen und sich anpassen. Anfangs kann die Transformation in dieser wichtigen Pilotphase langsamer vonstattengehen, aber dadurch ist sie auch sicherer und dauerhafter.

Eine Liste mit Vorteilen von agilen Unternehmen

Wie geht es weiter?

Die Übernahme agiler Prinzipien ist ein langfristiger Prozess, der alle Ebenen des Unternehmens betrifft. Es reicht nicht, darauf zu vertrauen, dass die Angestellten sich gerne auf eine neue Denkweise und veränderte, flexiblere Prozesse einlassen werden und ihnen der Rest von selbst gelingt. Das gesamte Unternehmen muss aus einem neuen Blickwinkel betrachtet und neu gedacht werden, damit es sich immer besser an Veränderungen und Innovationen anpassen kann. Natürlich geht eine solche Transformation nicht ohne Risiken vonstatten, aber die Vorteile wiegen diese ganz eindeutig auf. Agile Unternehmen werden immer stärker zur Norm werden, denn sie können sich schneller von großen Veränderungen erholen und sich besser auf die Zukunft vorbereiten. Agile Unternehmen entwickeln sich naturgemäß immer weiter. Sie bewegen sich also in die Richtung, in die ihre Kund*innen und der Markt sie führen, und sind dabei deutlich gelassener und zuversichtlicher als ein traditionellen Arbeitsweisen verhaftetes Unternehmen.

Bist du bereit, agiles Arbeiten in deinem Unternehmen auszuprobieren? Super! Bei Capterra findest du Informationen zu zahlreichen Softwarelösungen für das agile Projektmanagement, die dein neues agiles Unternehmen unterstützen können.

 

ZUM AUTOR

Florent Lothon ist Experte für agile Methoden, die er 2007 für sich entdeckt hat und seitdem praktisch anwendet. Schnell erzielte er mit seinen Projekten so gute Ergebnisse, dass man ihm im Alter von nur 34 Jahren vorschlug, die Digitalabteilung von Swiss Life aufzubauen und zu leiten.

Gleichzeitig teilt Lothon seine Erfahrungen auf der Website L’Agiliste (in französischer Sprache). Sein Newsletter erreicht mehrere Millionen Abonnent*innen und seine Schulungen ziehen Hunderte von Personen aus allen Branchen an. Zusammen mit Jérôme Carfantan verfasste er das Buch „Devenir une Entreprise Agile“ (französisch), das Unternehmen auf dem Weg in die Agilität unterstützt.