Écoute client : comment gérer des avis consommateur contradictoires

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“Commandant, maelstrom à bâbord !”
“Commandant, monstre à tribord !”

Si cette situation vous semble familière, vous êtes soit le commandant d’un navire de la Grèce antique, soit le chef d’une PME aux prises avec les retours clients. Dans les deux cas, vous avez probablement du mal à en croire vos oreilles.

Comment gérer cette situation ?

Que faire lorsque vous recevez des avis consommateur contradictoires mais d’importance égale ? Comment choisir entre Charybde et Scylla ?

Trêve de légendes et de métaphores, il est temps d’aborder le sujet qui nous occupe ici : les informations divergentes provenant des retours clients.

En cas davis contradictoires, qui croire ?

Lorsque vos utilisateurs vous communiquent des avis contradictoires, vous devez tous les croire.

En effet, ce n’est pas parce que deux avis sont complètement opposés que leurs auteurs ne peuvent pas tous les deux avoir raison.

Dans la légende grecque évoquée plus haut, les marins des deux bords décrivent fidèlement la situation d’après leur position sur le bateau.

Comme le commandant du navire, vous devez accepter que les expériences de vos clients constituent des réalités multiples et vous garder de prendre parti.

Lorsque vous analysez des avis consommateur contradictoires, il peut malheureusement être difficile d’exploiter l’information fournie et encore plus difficile d’en tirer parti pour le client nurturing.

Pour éviter de vous aliéner vos utilisateurs, vous devez saisir plus précisément les causes premières des divergences d’expériences client.

En essayant de mieux comprendre ce qui se cache derrière les avis consommateur, vous serez mieux à même de distinguer les symptômes des problèmes profonds et vous pourrez renforcer vos relations avec vos utilisateurs.

Retracer les causes des expériences utilisateur en quatre étapes

Avant d’aller plus loin dans l’effort de compréhension de vos clients, vous devez examiner ce qu’ils vous disent vraiment lorsqu’ils vous communiquent leur avis (c’est ainsi que vous pourrez ouvrir le dialogue).

Étape 1 : repérez les différences principales entre les avis

Considérez les deux situations ci-dessous :

Scénario 1
Client A : Le produit était très intuitif
Client B : Le produit était bien trop difficile à utiliser correctement
Scénario 2
Client A : Le produit était difficile à utiliser
Client B : Le produit était trop simple et ne contenait pas suffisamment de fonctionnalités

Dans les deux scénarios, on repère un profond désaccord entre les utilisateurs.

Le premier cas de figure peut sembler préférable à l’autre (après tout, il inclut un retour positif sur votre produit), mais dans les deux situations, vous devez rectifier le tir (et, comme mentionné plus haut, tous les avis consommateur peuvent révéler une facette différente de la réalité).

Étape 2 : intéressez-vous à l’identité du rédacteur de l’avis

Si vous n’avez pas encore lu notre article consacré à l’importance du recueil d’avis consommateur, il est temps de le consulter.

C’est fait ? Parfait.

Vous avez compris toute l’importance de la collecte de données démographiques au cours du processus d’écoute client. Ces informations vous permettent de mieux comprendre ce qui différencie les clients qui proposent des avis divergents.

Mais comment analyser ces informations dans le détail ? Pour commencer, vous pouvez utiliser un logiciel d’intelligence artificielle (IA) afin d’organiser et analyser les données client dont vous disposez.

En fait, 42 % des répondants d’une enquête Gartner de 2018 (résultats en anglais disponibles pour les clients Gartner) affirment utiliser l’IA pour segmenter leur clientèle, tandis que 45 % y recourent pour analyser les avis consommateur.

L’IA n’est pas le seul outil existant, puisque vous pouvez aussi vous servir d’un logiciel de CRM ou analyser manuellement vos données, mais il reste le plus indiqué dans ce cas de figure.

Une fois que vous avez toutes les informations en mains, place à l’introspection. Demandez-vous qui est votre acheteur idéal, puis déterminez quel utilisateur est le plus proche de votre cible.

Retenez cette information, vous en aurez besoin plus tard.

Étape 3 : déterminez s’il s’agit d’un cas isolé ou d’une tendance

Quel que soit le scénario dans lequel vous vous trouvez, épluchez la moindre information récoltée pendant votre processus d’écoute client.

Comptez le nombre d’utilisateurs ayant des avis similaires.

Ce n’est pas parce qu’une seule personne défend un point de vue qu’il n’a aucune valeur. Même si 100 personnes adoptent la position inverse, ce consommateur peut très bien avoir vécu une expérience pertinente.

Considérez cette situation un peu paradoxale comme une occasion d’envisager différemment le problème.

Si 99 personnes apprécient un aspect de votre produit et qu’une autre ne l’aime pas, vous allez devoir gérer la situation d’une manière particulière. L’approche ne sera pas la même si 50 personnes aiment une caractéristique que 50 autres détestent.

Dans un cas, vous avez affaire à une tendance directement liée à votre produit ; dans l’autre il s’agit d’un événement spécifique attaché à l’expérience client. Les deux méritent votre attention, mais impliquent des stratégies différentes.

Étape 4 : entretenez le dialogue et l’écoute client

Vous devriez assurer un suivi auprès des utilisateurs qui laissent leur avis, positif comme négatif.

Vous pourrez ainsi mieux comprendre leur raisonnement et la manière dont ils s’attendent à ce que vous résolviez les problèmes qu’ils soulèvent.

Quel est le meilleur moment pour engager la discussion ? Selon un récent sondage de Gartner (en anglais), mieux vaut attendre deux ou trois mois après la rédaction de l’avis.

Après ce laps de temps, l’utilisateur a généralement oublié les détails susceptibles de l’empêcher de bien comprendre son expérience. Seuls les points essentiels lui restent en mémoire, ce qui permet au client de décrire plus finement son parcours émotionnel et logistique.

Cette conversation plus poussée (qui doit prendre la forme d’un dialogue réel plutôt que d’une simple enquête) vous aidera à gratter le vernis et à saisir plus globalement les raisons pour lesquelles tel consommateur a laissé tel avis.

Grâce à ces informations, vous pourrez décrypter les raisons pour lesquelles le Client A et le Client B ont publié des avis complètement différents.

Prenez les mesures nécessaires au terme du processus d’écoute client

Que faire de toutes les informations que vous détenez ?

Les données que vous avez rassemblées seront cruciales pour progresser en procédant aux ajustements nécessaires.

La première étape consiste à déterminer si les avis consommateur révèlent une tendance ou représentent des cas isolés.

  • Si c’est une tendance, préparez-vous à opérer des changements majeurs.
  • Si vous êtes face à un cas isolé ou peu fréquent, centrez-vous sur lexpérience personnelle de vos utilisateurs.

Quelle que soit la direction que vous prenez, vous allez devoir modifier votre produit ou vos processus.

Pour les cas isolés, concentrez-vous sur les réponses que vous pouvez apporter aux préoccupations personnelles de vos clients, qu’elles concernent le processus d’intégration ou la convivialité de votre outil. Pour apporter des solutions adéquates, pensez à vous référer à votre programme de fidélité.

Si vous avez affaire à une tendance, la démarche est un peu plus complexe.

Revenons aux scénarios présentés plus haut. En examinant chacun d’eux, vous pourrez mieux comprendre la méthode globale à adopter pour gérer des avis divergents.

Scénario 1

Si le Client A ressemble à votre utilisateur idéal, félicitations ! Vous avez manifestement bien appréhendé votre cible démographique. Mais cela ne vous dispense pas de prendre en compte les problèmes soulevés par le Client B.

Si le Client B est plus proche de votre utilisateur idéal, essayez de comprendre ce qui pourrait lui avoir échappé mais que le Client A aurait compris ou pu percevoir.

Dans quel but le Client A a-t-il utilisé votre produit ? Son usage était-il différent de celui du Client B ? Quelles qualités du Client A sont absentes chez le Client B ?

Les conversations menées pendant le processus d’écoute client vous permettront de répondre à ces questions et vous aideront à comprendre plus finement l’expérience de chacun avec votre produit et votre entreprise. Si les problèmes rencontrés par le Client B tiennent à une expérience d’adoption négative, proposez-lui une démonstration plus détaillée et adaptée à son rythme.

Scénario 2

Si le Client A (qui trouve votre produit trop complexe) est votre utilisateur idéal, vous devriez prendre un peu de recul et réfléchir à l’usage que votre client idéal fait réellement de votre produit.

Vous avez peut-être créé un logiciel trop complet. Les outils spécialisés sont parfois inadaptés à un usage généralisé et vous auriez peut-être intérêt à concevoir une version allégée de votre produit.

Il est possible qu’un souci d’interface (UI) empêche vos utilisateurs de naviguer dans le programme. Pour le résoudre, vous pourriez rationaliser l’expérience utilisateur.

Dans ce cas, vous vous ferez une idée plus claire des prochaines étapes en communiquant avec l’ensemble de votre clientèle.

Si le Client B est votre utilisateur idéal, vous devez vous poser des questions comparables. À quoi lui sert votre logiciel ? Cet usage répond-il à ses attentes ?

Vous ne proposez peut-être pas les bonnes solutions aux difficultés qu’il rencontre ou vous offrez des fonctionnalités pertinentes qu’il ne peut pas trouver à cause des soucis d’UI. Encore une fois, ce n’est qu’en dialoguant avec le consommateur que vous pourrez formuler une stratégie de fidélisation et de succès client.

À retenir

Tout avis est porteur d’un message. Qu’un chœur de tragédie grecque vous annonce à l’unisson une nouvelle tendance ou qu’un Tirésias esseulé vous avertisse d’un prochain changement de cap, la voix du client doit toujours vous servir de boussole.

En entamant directement le dialogue avec l’utilisateur, vous découvrirez l’importance d’écouter et de comprendre qui il est, son parcours et les ajustements nécessaires pour atteindre les résultats visés.

Méthode

Les résultats présentés dans cet article sont tirés d’un sondage Gartner consacré à l’adoption et aux intentions d’investissement dans l’IA dans le secteur du commerce digital. Cette enquête visait à comprendre la valeur et l’influence de l’IA dans le commerce digital ainsi que les difficultés qu’elle implique. La première phase a été menée en ligne entre le 4 juin et le 17 juillet 2018 auprès de 307 répondants d’Amérique du Nord, d’Amérique latine, d’Europe occidentale et d’Asie-Pacifique.

Les organisations répondant aux critères appartenaient à différents secteurs, dont les soins de santé. Elles devaient avoir une première expérience de la technologie dans le domaine du commerce digital via une “plateforme de vente sur-mesure” ou une “solution logicielle classique” et avoir généré des revenus (> 0,00 $) grâce à leurs canaux digitaux au cours de l’année fiscale 2017. Ces entreprises devaient aussi utiliser ou piloter une IA dans le cadre de leurs activités de commerce digital au moment du sondage. L’échantillon comprend des structures implantées aux États-Unis et au Canada (n = 86), au Brésil (n = 35), en France (n = 30), en Allemagne (n = 31), au Royaume-Uni (n = 30), en Australie et en Nouvelle-Zélande (n = 30), en Inde (n = 33) et en Chine (n = 32).

Tous les répondants ont été sélectionnés pour leur implication dans les décisions stratégiques concernant le commerce digital au sein de leur organisation.

Des quotas ont été appliqués aux pays, aux secteurs et aux revenus générés par des canaux digitaux pour l’année fiscale 2017.

Intelligence artificielle : l’IA est une combinaison de technologies avancées capable d’adapter son comportement sans avoir été explicitement programmée pour le faire en fonction des données qu’elle a récoltées, de l’analyse de leur utilisation et d’autres facteurs. Le machine learning est une catégorie technologique clé pour l’IA. Elle s’appuie sur diverses techniques, dont la régression linéaire, les arbres décisionnels, les réseaux bayésiens et les réseaux d’apprentissage profond.

L’étude a été mise sur pied par des analystes Gartner et par l’équipe de recherche principale en charge des technologies et des expériences commerciales.

Attention : les résultats ne constituent pas des conclusions “générales” applicables à l’ensemble du marché ; ils donnent un aperçu global des sentiments des répondants et des entreprises inclus dans l’étude.

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Strategie voor het succesvol implementeren van IoT-toepassingen in het MKB

IoT toepassingen

Denk jij wel eens na over het Internet of Things (IoT) of over de IoT-toepassingen die voor jouw organisatie nuttig kunnen zijn? Dat zou je zeker moeten doen. Ook het midden- en kleinbedrijf kan er tegenwoordig van profiteren.

Wat is het Internet of Things?

Het Internet of Things (IoT) is letterlijk vertaald het internet der dingen. Gartner definieert het als volgt: het netwerk van fysieke objecten die ingesloten technologie bevatten om met hun interne status of de externe omgeving te communiceren, deze waar te nemen of hiermee een interactie aan te gaan.

Succesvolle bedrijven zullen het beter doen dan hun concurrenten:

Bedrijven in het mkb moeten binnen twee tot drie jaar nieuwe technologieën gaan gebruiken als ze hun concurrenten een stap voor willen blijven.

Hier zit echter een maar aan:

Een slechte IoT-implementatie is erger dan helemaal geen implementatie.

Dat komt doordat de technologie zelf geen inherente waarde heeft. Net zoals bij software ligt de waarde van IoT in de voordelen die je bedrijf haalt uit het gebruik ervan. En ondanks de extra waarde die IoT-toepassingen kunnen opleveren, zitten er ook nog een heleboel technische haken en ogen aan.

IoT-toepassingen

Mislukte IoT-toepassingen

Het verhaal van het Amerikaanse bedrijf Emberlight is een goed voorbeeld van hoe het niet moet. Het begon als een succesverhaal van het crowdfundingplatform Kickstarter, waarbij er 300.000 dollar werd binnengehaald voor de financiering van de “smart light sockets”. Helaas ging het na drie jaar al mis. Het bedrijf zelf noemde de toegenomen concurrentie als oorzaak van de mislukking, maar de problemen zaten veel dieper dan oorspronkelijk gedacht.

Volgens het online techblad Network World vereiste de technologie van Emberlight een aanroep naar de cloudservice van het bedrijf om de lampen in of uit te schakelen. Dit betekende dat de “smart socket” producten na het sluiten van het bedrijf niet meer werkten bij de klanten.

Dit verhaal illustreert heel goed dat het IoT niet één afzonderlijke technologie is. Het is een ecosysteem van data en apparaten die onderling met elkaar verbonden zijn. Wanneer een van die onderdelen offline gaat, is dat van invloed op het hele ecosysteem.

Mkb’ers die de kosten en de risico’s van een IoT-implementatie op de korte termijn goed inschatten, zullen hun concurrenten op de lange termijn achter zich laten. Zij nemen namelijk beter geïnformeerde beslissingen over IoT-strategieën, beveiliging en zakelijke waarde voordat ze een investering doen.

In dit artikel bekijken we drie IoT-risico’s waarvan het mkb op de hoogte moet zijn en drie stappen die je kunt zetten om problemen te voorkomen.

Kleine bedrijven hebben moeite met het bouwen van een IoT-strategie

 Jouw uitdaging: Veel bedrijven beginnen aan de implementatie van IoT zonder een duidelijk doel voor ogen te hebben.

Bij IoT-toepassingen denken we vaak aan consumentenproducten die verbinding maken met je draadloze netwerk thuis. Onderzoek van Capterra laat echter zien dat 15% van de Nederlandse mkb’ers het inmiddels ook gebruikt; 8% is van plan om dat in de komende 1-2 jaar te gaan doen en 15% is bezig met evalueren om het in de komende jaren te gaan toepassen.

Internet of Things toepassingen

Dit zijn hoge percentages, maar wat we niet weten, is hoeveel van deze bedrijven ook succesvol zijn.

Aanbevolen actie: Wijs een technische deskundige aan die verantwoordelijk wordt voor de IT-architectuur en de implementatie van een IoT-pilotproject.

Het IoT kan alleen waarde toevoegen aan je bedrijf als je op de hoogte bent van de technische vereisten. Hiervoor heb je een technische deskundige nodig die kan beoordelen of implementatie in jouw bedrijf mogelijk is. Dit kan jouw technisch directeur of hoofdontwikkelaar zijn of iemand in een vergelijkbare functie.

Het is essentieel dat je deze stap niet overslaat, ongeacht wie je hiervoor kiest. Desnoods neem je iemand in dienst of schakel je een consultant in. Het inhuren van een specialist kost veel minder dan een slechte IoT-implementatie.

Als blijkt dat een IoT-implementatie mogelijk is in jouw bedrijf, moet je klein beginnen. Kies één pilotproject dat gericht is op één specifiek gebruiksscenario.

Hier is een voorbeeld: een gebruiksscenario van IoT in de financiële dienstverlening. Verzekeraars kunnen het IoT gebruiken voor een doorlopende evaluatie van claims om zo realtime prijzen en beleidsaanpassingen te kunnen aanbevelen voor klanten.

Softwareleveranciers bieden onvoldoende IoT-beveiliging

 Jouw uitdaging: IoT-ecosystemen zijn kwetsbaar voor cyberaanvallen.

De wereldwijde cybercriminaliteit kost bedrijven naar schatting zo’n 600 miljard dollar per jaar, omgerekend zo’n 460 miljard euro. Slecht beveiligde IoT-apparaten zijn daarbij vaak de boosdoener.

Dat komt doordat de netwerken en software die deze apparaten gebruiken, steeds kwetsbaarder worden voor aanvallen. Deels is dit het gevolg van de toename van cybercrime-as-a-service en andere malafide activiteiten, maar ook je eigen collega’s vormen een risico voor de IoT-beveiliging. De meeste cybersecurity-inbreuken worden veroorzaakt door medewerkers en niet door hackers.

Onderzoek van Capterra dit jaar laat zien dat slechts 28% van de bedrijven uit het mkb in Nederland technologie gebruikt voor data- en informatiebeveiliging. Uit onderzoek van Interpolis blijkt dat de technische maatregelen met betrekking tot de toegang van buitenaf tot het bedrijfsnetwerk niet in alle gevallen goed op orde is. Daarom zijn zoveel kleine en middelgrote bedrijven het slachtoffer geworden van cyberaanvallen.

Dit jaar voorspelde Gartner dat problemen op het gebied van beveiliging niet langer de grootste belemmering vormen voor IoT-innovatie (volledig onderzoek beschikbaar voor klanten). De kwestie is nu vooral dat de securityleveranciers niet snel genoeg innoveren:

 Aanbevolen actie: Bouw intern genoeg IoT-automatisering om het leveranciersgat te dichten.

IoT-apparaten stellen hoge IT-vereisten waarbij meerdere leveranciers betrokken zijn. Softwareleveranciers zijn nog niet klaar voor de netwerk- en beveiligingsautomatisering die nodig is om jouw IoT-projecten op de juiste schaal te laten werken.

Daarom moet je zelf door je eigen technische expert de automatisering laten ontwerpen die jij nodig hebt om de IoT-netwerkbeveiliging goed te beheren. Om dit goed te regelen heb je intern talent nodig: softwareleveranciers maken niet snel genoeg oplossingen voor de hoeveelheid ongepland beveiligingswerk die komt kijken bij IoT-toepassingen.

In de retailbranche kunnen winkels en magazijnen het IoT bijvoorbeeld gebruiken om schappen, camera’s in de winkel en sensoren met elkaar te verbinden om zo de voorraad in real time bij te houden.

Om deze connectiviteit te realiseren, moet elke retailer echter een systeem opzetten van computers, netwerken en apparaten die realtime met elkaar communiceren en gegevens delen. Bovendien zijn er nog geen IoT-oplossingen die op verschillende platforms werken.

Veel beveiligingsrisico’s ontstaan dus in-house, maar de beveiligingsoplossingen kunnen ook het beste in-house worden geregeld. Je technische deskundige kan microsegmentatie gebruiken om veilige zones te creëren in datacenters en implementaties. Op die manier kun je elke unieke workload binnen een IoT-ecosysteem isoleren en beschermen. De technische deskundige moet tegelijkertijd de vereisten voor de IoT-beveiliging opstellen.

Collega’s zullen zakelijke waarde vinden voor het IoT

 Jouw uitdaging: Datawetenschappers zijn schaars: er zijn er te weinig om aan de vraag te voldoen.

Denk maar eens terug aan het Facebook-schandaal dit jaar. Dit wijst erop dat er een gigantisch tekort is aan data scientists. De vacatures voor deze functie op Indeed.com stegen met 75% van januari 2015 tot januari 2018.

En vergeet niet dat 90% van alle gegevens minder dan twee jaar oud is, wat grotendeels het gevolg is van een grote toename van IoT-apparaten. Een datawetenschapper is iemand die complexe digitale data (zoals het aantal mensen dat een website gebruikt) kan analyseren en interpreteren. Deze mensen spelen een cruciale rol in het gebruik van IoT-data.

 Aanbevolen actie: Schrijf eerst je IoT-strategie.

Het inhuren van een data scientist en het implementeren van IoT-toepassingen is een proces dat in drie fasen verloopt:

  1. Kruipen
  2. Lopen
  3. Rennen

Voordat je een data scientist inhuurt (full-time of als contractor), moet je begrijpen welke essentiële rol deze man of vrouw heeft in jouw IoT-team. Als dat nog niet helemaal duidelijk voor je is, ben je nog in de “kruipfase”, waarin je moet uitzoeken hoe jouw team gebruik gaat maken van de datawetenschap.

Nu is het zo dat de bedrijfsstrategie, en niet wiskunde of techniek, het belangrijkste aspect is van een data science roadmap voor jouw IoT-project. Voor het ontwerp van die roadmap heb je iemand nodig met een strategische visie, die ziet welke impact het IoT gaat hebben op jouw bedrijf.

Je hebt dan wel een technische deskundige nodig om je visie in het oog te houden, maar je kunt (en moet) je datascience strategie in-house voorbereiden. Behalve het schrijven van je bedrijfsstrategie voor het IoT kun je ook je teamleiders van Sales, HR en andere verticals de mogelijkheid bieden om beslissingen te nemen op basis van analyses die ten grondslag liggen aan de bedrijfsstrategie.

Deze aanpak heeft twee voordelen: het stimuleert alle leidinggevenden om keuzes te maken op basis van data en iedereen ziet zijn of haar eigen doelen in het kader van het grotere geheel – dezelfde strategie die je ook voor je IoT-project moet gebruiken.

Hier is een voorbeeld: Het IoT kan worden ingezet bij de bewaking van de koudeketen om ervoor te zorgen dat temperatuurgevoelige goederen tijdens het hele productieproces goed worden opgeslagen. De apparaten die worden gebruikt bij het maken, opslaan en verzenden van een temperatuurgevoelig product (zoals een vaccin) moeten dan allemaal de juiste informatie met elkaar delen.

Het einddoel van het IoT-project is hetzelfde (zorgen dat de vaccins tijdens de hele productie bij de juiste temperatuur worden opgeslagen), maar elk apparaat levert unieke details. Als je alle teamleiders stimuleert om gebruik te maken van datawetenschap, geef je iedereen inzicht in het totaalplaatje van jouw IoT-project. Dit is een cruciale eerste stap die je moet zetten voordat je een data scientist inhuurt om de IoT-visie uit te voeren.

2019 is jouw jaar om te investeren in het internet der dingen

IoT-projecten zijn complex en daarom komen ze doorgaans niet zo snel van de grond. Door een technische deskundige aan te stellen voor je project, zaken te automatiseren waar dat mogelijk is en een strategie te schrijven voor het zakelijke probleem dat je wilt oplossen met het IoT, ben je jouw concurrentie al drie hele stappen vóór.

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Comunicazione efficace, ecco la migliore combinazione di strumenti

Comunicazione efficace e project management

Nel project management si fa largo uso del termine Agile, sinonimo di flessibile, versatile, adattabile, innovativo. Ma allora perché siamo così rigidi quando dobbiamo scegliere gli strumenti di comunicazione per la gestione dei progetti? Non possiamo deciderci senza troppi intoppi per lo strumento che ci aiuti a creare una comunicazione efficace e che raggiunga il nostro pubblico?

Nei sistemi basati sul modello a cascata (Waterfall) si ricorre molto all’uso di documenti e mail, mentre con la metodologia Agile si prediligono brevi riunioni faccia a faccia e  software di collaborazione  (o groupware). Persino Agile  utilizza una variante per le riunioni faccia a faccia: lo stand-up meeting, ovvero la riunione in piedi.

A prescindere dal modello di project management che si adotta, è importante scegliere un tool che migliori la comunicazione relativamente a ogni singolo progetto, perché una comunicazione efficace contribuisce enormemente al successo di un progetto.

Comunicazione efficace e project management

Ma perché dovresti utilizzare un programma di project management per migliorare la comunicazione nel tuo team? Le imprese che comunicano in modo efficace:

  • hanno un premio di mercato superiore;
  • aumentano il ritorno per gli azionisti;
  • hanno maggiori probabilità di registrare livelli più alti di coinvolgimento del personale;
  • hanno più probabilità di avere un tasso inferiore di ricambio del personale.

Con una posta in gioco così alta, è più importante usare gli strumenti di comunicazione più adatti ad ogni specifica situazione piuttosto che cercare di seguire una strategia globale di project management. Combinando i migliori tool di comunicazione usati in diversi sistemi gestionali, le piccole imprese possono sviluppare un piano di comunicazione che risulta più azzeccato di qualsiasi altro approccio generico.

La giusta combinazione di strumenti per una comunicazione efficace

Chi utilizza i tool di tool di project management più avanzati dice che il modello Waterfall  è inferiore perché ricorre massicciamente alla documentazione. Ma perché non possiamo usare la documentazione a piccole dosi – quando è opportuno –  in aggiunta alle riunioni in piedi?

Anche se il tuo team applica rigorosamente la metodologia Agile, in alcune circostanze sono necessari documenti in formato elettronico, come quando devi inviare un singolo annuncio a un gruppo di persone sparpagliate per il mondo.

Comunicare nel 2019 è molto più complicato di quanto non lo fosse nel 1989, quando dovevi sostanzialmente scegliere tra una telefonata, un fax o una lettera. Ora più che mai, ci vuole una tipologia di comunicazione diversa e specifica per ogni situazione.

Strumenti di comunicazione efficace

Come scegliere il canale di comunicazione più adatto

“Se, per esempio, c’è stato un cambiamento nel quadro dirigenziale, sarebbe semplicistico pensare, ‘Pubblicherò un breve annuncio sulla Intranet’”, dice Iliyana Hadjistoyanova, Senior Research Analyst di Gartner. “Bisogna invece chiedersi, ‘Cosa posso fare per essere sicuro che i dipendenti vengano informati nel modo corretto e siano pronti per affrontare questo cambiamento a livello di leadership?’”

Nella fattispecie, si dovrebbe inviare un’e-mail a tutta l’azienda, pubblicare un annuncio sulla Intranet aziendale e convocare una videoconferenza con i manager di tutti i team.

E se fosse possibile scegliere tra le più efficaci tecniche di comunicazione e scuole di pensiero per comunicare nel modo più chiaro possibile con i tuoi team?

È possibile, ed ecco come. Nelle cinque sezioni che seguono prenderemo in esame cinque sistemi di comunicazione: e-mail, software di collaborazione, videoconferenze, riunioni faccia a faccia e telefono. Vedremo quando è meglio utilizzare ognuno di questi strumenti, e quando evitarli, per fornirti il maggior numero possibile di esempi di utilizzo nell’ambito del project management in modo da creare una strategia di comunicazione efficace.

1. E-mail per informare ampi gruppi di persone e per inviare file

Quando se ne consiglia l’uso:

  • Per informare di una problematica che riguarda tutti i dipendenti dell’azienda ma non richiede una risposta da parte dei singoli individui.
  • Per orientare i destinatari verso canali di comunicazione più appropriati tramite inviti ed eventi del calendario.
  • Per inviare documenti a soggetti che non sono ancora stati inseriti nelle liste del tuo software per la condivisione di file.

Quando non se ne consiglia l’uso:

  • Quando hai bisogno che il destinatario risponda tempestivamente.
  • Quando devi discutere di una questione delicata con il destinatario, come la valutazione delle prestazioni o il ricambio del personale.
  • Quando hai bisogno di intrattenere un dialogo continuo con l’interlocutore.

Quando si comunica tramite e-mail per la gestione di un progetto, è fondamentale non lasciare spazio a equivoci o trattare superficialmente una questione delicata. Immagina, ad esempio, come ti sentiresti se qualcuno con cui collabori a stretto contatto da cinque anni annunciasse per e-mail che lascia l’azienda.

Inoltre, è importante non intasare la casella di posta altrui. Se devi parlare con sei persone e puoi scegliere tra una rapida riunione in piedi o via chat e una conversazione per e-mail che finirà inevitabilmente per contenere decine di messaggi secondari, per il bene di tutti, ti preghiamo di scegliere la prima opzione.

Con cosa si combina bene:  l’efficacia comunicativa di una mail può essere potenziata quando è accompagnata da un video o un post sulla Intranet che chiarisce e approfondisce l’argomento in oggetto. Ad esempio: l’amministratore delegato va in pensione oppure stai ridefinendo il piano di assistenza sanitaria dell’azienda, quindi fai l’annuncio con un’e-mail di massa invitando tutti ad ascoltare la videoconferenza.

2. Software di collaborazione per comunicazioni destrutturate

Quando se ne consiglia l’uso:

  • Per un occasionale scambio di opinioni all’interno del team.
  • Per richiedere informazioni da condividere quali documenti di riferimento o l’orario di una riunione.
  • Per un brainstorming digitale in cui non è necessario intraprendere un’azione immediata.

 Quando non se ne consiglia l’uso:

  • Per comunicare informazioni sensibili come dettagli su performance o retribuzione.
  • Nelle conversazioni a due su canali pubblici.
  • Nei brainstorming in cui è richiesta una collaborazione intensa da parte dei partecipanti.

I software di collaborazione dell’era Web 2.0 sono stati una manna per i project manager che adottano la metodologia Agile. Le conversazioni che finivano in un circolo infinito di e-mail ora possono essere gestite in modo più elegante con un sistema che permette di ritrovare i messaggi di cui hai bisogno mettendo in secondo piano gli altri, rendendo così la comunicazione più efficace.

I groupware consentono inoltre di ridurre il numero dei meeting. Ad esempio: il lunedì mattina puoi richiedere al tuo team un aggiornamento rapido sulle operazioni di routine invece di andare tutti in una sala riunioni per 30 minuti.

Con cosa si combina bene:  quando le risposte a una mail iniziano a moltiplicarsi e a divagare dal tema principale, trasformati in un project ninja e prosegui la discussione sul tuo groupware. Una conversazione che inizia in una videoconferenza o in una riunione faccia a faccia può anche essere continuata all’interno del software di collaborazione per evitare che vada fuori controllo.

3. Videoconferenze per riunioni faccia a faccia con team dislocati su più sedi

Quando se ne consiglia l’uso:

  • Per la programmazione di incontri tra alti dirigenti che lavorano da sedi diverse.
  • Per importanti riunioni faccia a faccia tra manager e diretti subordinati, quando le spese di trasferta sono troppo elevate.
  • Per un brainstorming su progetti urgenti tra collaboratori dislocati in varie parti del mondo.

 Quando non se ne consiglia l’uso:

  • Quando devi fare soltanto una riunione di controllo con un singolo individuo o con un gruppo ristretto di persone.
  • Quando devi fornire informazioni per cui non è necessaria una replica.
  • Quando devi fare un paio di domande specifiche a un collaboratore.

La videoconferenza (che pur esistendo dagli anni ’60 ha trovato un’applicazione pratica solo 50 anni dopo) è ideale per le situazioni in cui sarebbe necessaria una riunione faccia a faccia ma le spese di trasferta sono troppo elevate. Ad esempio per una valutazione annuale delle prestazioni o per parlare di promozioni con un diretto subordinato in un’altra sede.

Molti software di videoconferenza hanno anche una funzione per la condivisione dello schermo, una soluzione perfetta per presentare un nuovo  al team. Un suggerimento utile: prendi dimestichezza con le funzioni del tool prima di iniziare la videoconferenza, altrimenti perderai i primi 15 minuti per configurarlo.

Con cosa si combina bene:  supponiamo tu stia parlando via chat con un collega sul groupware del tuo team. Durante la conversazione, ti imbatti in una funzionalità del tuo software di project management che sta mettendo in difficoltà il tuo collega o inizi a parlare di un problema relativo alla tua revisione trimestrale. È il tipico scenario in cui sarebbe opportuno passare dalla chat alla videoconferenza, che permette di approfondire il discorso e condividere lo schermo.

4. Riunioni faccia a faccia/in piedi per un confronto rapido

Quando se ne consiglia l’uso:

  • Quando il tuo team è composto da numerose persone che lavorano nella stessa sede e l’alternativa sarebbe una videoconferenza (vedi sopra).
  • Quando hai in mente un obiettivo chiaro che può essere raggiunto in meno di un’ora incontrando personalmente gli altri dirigenti.
  • Quando devi discutere di affari con un collega che lavora nella tua stessa sede.

 Quando non se ne consiglia l’uso:

  • Quando alcuni dirigenti chiave non possono presenziare fisicamente. (In questo caso, dovresti pensare una soluzione ibrida: meeting con chi è in sede e videoconferenza con chi lavora da altre sedi.)
  • Quando non hai definito un obiettivo concreto per la riunione. Ad esempio, non hai bisogno di tenere una riunione solo per avere un aggiornamento della situazione.
  • Quando l’obiettivo di un meeting può essere raggiunto usando sistemi più efficienti, come un’e-mail o un software di collaborazione.

Parlare faccia a faccia è sicuramente il miglior modo per comunicare. Tuttavia, non è affatto la forma di comunicazione più efficiente e, per la gestione di un progetto, l’efficienza è fondamentale.

Quando si presentano le circostanze o disponi del tempo necessario, le riunioni faccia a faccia sono sempre preferibili alle alternative, però ricordati di pensarci bene prima di programmare un meeting.

Con cosa si combina bene:  l’utilizzo della mail per inviare documenti o presentazioni importanti prima di una seduta faccia a faccia è un ottimo metodo per rendere l’incontro il più fruttuoso possibile e per rendere più fluido il processo di project management. Anche i groupware possono essere utilizzati per ritornare velocemente su un argomento discusso durante un meeting.

5. Chiamate telefoniche per questioni urgenti e conference call

Quando se ne consiglia l’uso:

  • Quando c’è una questione urgente, come quando la riunione viene cancellata a meno di un’ora dal suo inizio.
  • Quando hai bisogno di riunire un gruppo di persone dislocate in varie regioni per tenere una conversazione dal vivo e non tutti hanno la connessione a Internet o la tecnologia per supportare una videoconferenza.
  • Quando devi parlare con un diretto interessato che preferisce il telefono ad altre forme di comunicazione.

 Quando non se ne consiglia l’uso:

  • Durante i weekend, le vacanze o al di fuori degli orari di ufficio se non è un’urgenza reale.
  • Quando puoi inviare un’e-mail o un messaggio istantaneo.
  • Quando puoi scegliere di fare una videoconferenza. La videoconferenza offre il valore aggiunto del contatto visivo e della condivisione dello schermo.

Ah, il telefono. Potrebbe sembrare una tecnologia di altri tempi, ma se ci pensi, la sua evoluzione – l’onnipotente smartphone – ti consente di avere sul palmo della mano quattro di questi cinque strumenti di comunicazione.

Ma quando è meglio utilizzare le sue svariate funzioni? È fondamentale conoscere il proprio team. Se il tuo collaboratore esterno risponde all’istante via chat e ha il groupware aziendale installato sullo smartphone, perché rischiare di essere invadenti disturbandolo con una telefonata?

Descriviamo ora un altro scenario: fra tre ore hai una riunione importante con un fornitore ma hai bisogno di spostarla. Gli invii una mail però non ricevi conferma per due ore. Questo è il momento di rispolverare il caro vecchio telefono. Gestire al meglio i processi è proprio il punto focale della metodologia di project management.

Con cosa si combina bene:  la maggior parte dei più recenti software di videoconferenza consente ai partecipanti di collegarsi dal computer facendo una videochiamata oppure dal telefono chiamando un numero telefonico. In questo modo puoi usufruire dei benefici di una videoconferenza e combinarla con una conferenza telefonica per non escludere le persone in trasferta o in una zona con una connessione a Internet poco stabile.

El burndown chart: una herramienta eficaz para equipos ágiles

Plantilla gratis Excel Burndown Chart

Plantilla gratis Excel Burndown Chart

Incluye una plantilla gratuita de Excel para descargar

¡Claro! Los equipos ágiles no trabajan con hitos ni plazos tradicionales. No planificar todos los pasos de trabajo por adelantado suele ser un acierto. Sin embargo, sí que es importante poder estimar el progreso del proyecto: ¿Cuánto trabajo queda por hacer en el sprint actual? ¿Tu equipo está dentro de plazo o trabaja con demasiada lentitud? ¿Qué recursos siguen estando asignados a cada tarea y durante cuánto tiempo? Todas suelen ser preguntas frecuentes en proyectos ágiles. En el mundo ágil, el burndown chart se ha establecido como una herramienta que da respuesta a estas preguntas.

Los equipos de proyecto con experiencia, así como los equipos que trabajan en muchas tareas al mismo tiempo, suelen utilizar herramientas Scrum. Los equipos más pequeños que son nuevos en el mundo de la gestión ágil de proyectos no tienen que invertir de inmediato en una solución de software más completa. El burndown chart proporciona a estos equipos todo lo que necesitan para desarrollar una idea del entorno de trabajo ágil antes de tomar esa decisión. 

Con este propósito hemos creado una plantilla de Excel. Así tu empresa (o si se trata de un solo equipo) podrá probar el aire de un proyecto ágil sin tener que comprometerte con una transición permanente. La plantilla contiene explicaciones que muestran cómo rellenar cada campo. Además, todas las fórmulas ya están incluidas para crear el chart con la cantidad de trabajo pendiente tras la introducción de datos.

Descarga nuestra plantilla de forma gratuita.

A lo largo de este artículo se tratará lo siguiente:

  • Características más importantes de los proyectos ágiles
  • El método ágil más común: Scrum
  • Ventajas y uso de la herramienta más utilizada, Scrum: el burndown chart

El rey de la gestión ágil de proyectos: Scrum

Scrum y Kanban son métodos ágiles que están en boca de todos. El objetivo de la gestión ágil de proyectos es definir un marco en el que los equipos puedan trabajar de la forma más eficaz posible. Los métodos ágiles se caracterizan por su flexibilidad y transparencia. No se trata de desarrollar un plan exacto por anticipado; en los proyectos ágiles el objetivo del proyecto al principio es a menudo solo un esbozo. 

En cambio, es importante trabajar en ciclos iterativos cada vez más cercanos a un resultado final que satisfaga los deseos del cliente (que solo se pueden elaborar con claridad durante el curso del proyecto). 

Esto también muestra por qué la visión general y la transparencia son tan importantes. Si no se tiene 100% claro a dónde ir, es muy importante saber por lo menos dónde se encuentra y cómo serán los próximos pasos. 

Kanban crea la vista general necesaria con la ayuda de la llamada tabla Kanban, que visualiza el flujo de trabajo en el proyecto. En los proyectos Scrum, los bucles breves de retroalimentación en las reuniones diarias sirven para el mismo propósito. Además, Scrum se basa en el burndown chart para la visualización.

El método de la gestión ágil de proyectos está siendo utilizado por más del 70 % de las empresas en todo el mundo. ¿Qué hace que el popular método Scrum sea tan especial y cómo se utiliza?

Scrum de un vistazo

Aplicación

Scrum es un método de trabajo ágil, que se ideó para el entorno de desarrollo de software. Es especialmente adecuado para el desarrollo de soluciones y productos complejos y, por lo tanto, se utiliza principalmente en las áreas de TI e ingeniería. Scrum se basa en un enfoque de mejora continua y en la experiencia, con el objetivo de acortar los plazos de entrega y minimizar los derroches.

Paquete de trabajo

Para lograr estos objetivos, Scrum se basa en el principio de “pull” cuando procesa el trabajo por realizar. Por lo tanto, el equipo determina qué y cuántos paquetes de trabajo llevará a cabo en un futuro próximo. 

Para ello, realiza tareas de forma independiente de un grupo de tareas inacabadas. A continuación, el equipo calcula el esfuerzo relativo por paquete de trabajo, teniendo en cuenta la complejidad y el riesgo que implica. 

Este esfuerzo se suma para obtener la duración de un sprint y por lo tanto da como resultado una velocidad en función del equipo. Una vez que un equipo se ha estabilizado, es decir, que estima de forma fiable y ofrece velocidades medias similares por sprint, esta medida se utiliza como punto de referencia para sprints posteriores.

Sprints

Scrum utiliza los llamados límites WIP (“Work in progress”). Esto significa que solo se puede ejecutar cierto número de órdenes de trabajo por sección. El número de paquetes de trabajo en los proyectos Scrum se limita a la duración de un sprint, generalmente de 1 a 4 semanas.

Roles

En cada proyecto Scrum se establecen los tres roles: propietario de producto, Scrum Master y equipo de desarrollo y se les asignan tareas y responsabilidades.

Herramientas

Los equipos de Scrum pueden utilizar plantillas de Excel, software de gestión ágil de proyectos o software especial de Scrum. La herramienta más adecuada para tu empresa dependerá del alcance de las tareas.

En proyectos Scrum de gran envergadura, las tareas deben dividirse en un gran número de puntos historia para que el esfuerzo pueda estimarse de forma realista. Esto conlleva una gran cantidad de requisitos que se gestionan mejor en un software avanzado. En proyectos Scrum más pequeños o como introducción al mundo laboral ágil, los equipos de TI pueden utilizar la plantilla excel gratuita de Capterra.

También es importante para la aplicación de la plantilla de Excel estar familiarizado con la idea de los puntos historia y saber lo que un burndown chart debe lograr de verdad. Por esta razón, vamos a analizar a continuación estos conceptos con más detalle.

El burndown chart: la visualización simplificada

Una de las herramientas más importantes en los proyectos Scrum es el burndown chart. Visualiza cuánto trabajo queda por hacer en el momento actual.

Para ello, el equipo ágil indica al comienzo de un sprint qué tareas quiere completar en este sprint. También calcula cuáles de esas tareas valen puntos historia y cuántos. Dependiendo de la complejidad de la tarea, se estiman los puntos historia. La estimación comienza con 1 para “muy fácil”, continúa con 2 para “fácil”, 3 para “más difícil”, 5 para “aún más difícil”, etc.

Dato curioso: La secuencia de números de esta evaluación corresponde a la Sucesión de Fibonacci. El aumento repentino de la secuencia de números tiene por objeto garantizar que la creciente incertidumbre se tenga debidamente en cuenta a medida que aumenta la complejidad.

La suma de todos los puntos de historia se introduce en el burndown chart para el día 0 (eje X = días, eje Y = puntos restantes). Al final de cada día, el sistema verifica qué historias (tareas) se han completado. El resto de los puntos se introducen en el chart del día correspondiente.

Si conectas todos los puntos introducidos, obtendrá la curva que muestra el desarrollo real del proyecto (en azul oscuro en el chart que se muestra a continuación) Si conectas los puntos del día 0 con el eje X del último día del sprint, obtendrás la llamada línea ideal (en naranja en el chart que se muestra a continuación). Si el curso real está por debajo de la línea ideal, el equipo de proyecto completa las tareas más rápido de lo estimado. Si el recorrido real se eleva por encima de la línea ideal, el equipo se está retrasando.

Fuente: Plantilla Excel del burndown chart de Capterra

Una vez que comprendes cómo funciona el burndown chart, es muy fácil de crear, mantener y comprender. 

Esto lo convierte en una herramienta sencilla pero muy importante para la gestión ágil de proyectos, que permite al propietario del producto, al Scrum Master y al equipo de desarrollo hacer un seguimiento para saber si se pueden cumplir los requisitos y plazos del proyecto. 

Por lo tanto, el burndown chart también sirve como un sistema de gestión de riesgos y de alerta temprana. Los problemas, cuellos de botella y desviaciones de los puntos de vista estimados y de la implementación real se identifican rápidamente. 

La información del chart también puede utilizarse para la comunicación con los clientes. Especialmente a los clientes que aún no están acostumbrados a la implementación ágil de los proyectos, a veces les resulta difícil no recibir compromisos firmes para plazos fijos. Es fácil llevarse la impresión de que se está trabajando en el proyecto de cualquier manera sin que se concrete nada. 

El burndown chart puede ser una gran herramienta para visualizar el progreso del proyecto y hacerlo tangible. La capacidad de mostrar el progreso en cualquier momento muestra al cliente que el equipo está trabajando de forma profesional y fiable.

Simplemente pruébalo

Migrar al trabajo ágil no es coser y cantar. Y simplemente por la idea de introducir una nueva herramienta para la gestión ágil de proyectos puede consumir tiempo (y dinero) de forma innecesaria. Nuestra recomendación: al menos los equipos más pequeños podrían sencillamente descargar nuestra plantilla para el burndown chart y probarla. 

Lo mejor para ti y tu equipo es elegir un proyecto que no sea demasiado nuevo y que sea relativamente fácil de implementar. Así podrás concentrarte en la diferencia que marca el método ágil en el proyecto y siempre sabrás que puedes recurrir a las rutinas tradicionales para completar el proyecto con éxito.

A continuación te facilitamos de nuevo el enlace para descargar gratis la plantilla Excel de burndown chart.

5 Business New Year’s Resolutions To Boost Employee Happiness

Employee happiness new year's resolutions

Happy, motivated employees who feel engaged with company objectives are crucial to a flourishing business. But no matter how content your staff are, there are always ways to boost job fulfilment a little further. In this article, we recommend five business New Year’s resolutions for managers to increase employee happiness and engagement.

Employee happiness new year's resolutions

Why set New Year resolutions in the workplace?

The start of a new year is the perfect time to reflect on the previous four quarters and decide: How do we want to develop going forward? Be it tackling an item on our bucket list or quitting a vice, our New Year’s resolution(s) usually aim to help us lead happier, healthier lives. But why not apply this to life in the office as well? 

Happy workers are productive workers. And when Australian employees work longer hours than most other countries (around 33% of the week’s daylight hours), it makes sense to commit to a few positive changes in the workplace too. 

How to improve employee happiness

‘Happiness’, as a concept, is subjective. So how can businesses find one solution to increase the well-being of every single worker? The answer is simple: Take steps to make your employees’ lives easier. 

Staff work best when they’re not overworked. In the age of smartphones and 24/7 emails, it’s increasingly difficult to resist the ‘always-on’ culture and turn off from work. Staff may not be forthcoming about feelings of burnout, and signs can be tricky to spot. But, managers can certainly take steps to mitigate unnecessary stressors before they become a problem.

To inspire some ideas, we’ve listed five, easy-to-implement New Year’s resolutions that businesses can apply from January and throughout 2020 to boost employee happiness.

Happy employees jumping for joy
Productive workers are happy workers.

1. Create a healthier workplace

It’s important to set initiatives to encourage a strong work/life balance for staff. A recent YouGov Galaxy study revealed that flexible working (such as the ability to work from home) was the most desired employee benefit from Australian workers. There are many benefits for the employer too: Flexible working can increase productivity, save money, and retain and attract top talent. 

To implement this initiative, consider what software you might need to ensure business still runs smoothly. For example, remote support software enables workers to schedule meetings together, screen share, and communicate quickly through online chats. Leave management software can also assist with the coordination of employee’s remote leave days.

2. Simplify processes

When workflows are chaotic and full of paper trails, it’s frustrating for employees and difficult to meet goals. There are a few ways to make processes more efficient, which include:

Removing obstacles

Certain work methodologies are designed to tackle this issue. For example, the Scrum framework is an agile way of working used within project management. The Scrum Master—an important member of the team—is dedicated to ensuring the project always runs at full pace. They’ll remove obstacles, unnecessary touchpoints and bottlenecks in workflows. That way, the team can stay focused without the stress of disruptions.

Communication

It is critical that everyone is on the same page and working from the same playbook. A weekly or morning meeting will help to align employees, as well as highlight potential roadblocks. However, be careful not to drag people into pointless meetings when an email conversation would have sufficed. A simple way to avoid this trap is to ask organisers to send a summary of the meeting beforehand and jot down action items for after.

Refresh and amend old strategies

Just as useless meetings can build up, so can pointless plans. To avoid this, Forbes suggests the following: ‘For every new strategy that’s added to your annual plan, remove an initiative that was rolled over from last year. Identifying what teams should stop doing in the coming year is just as essential as outlining what they need to start doing.’

Training

Are staff aware of the rules and processes that exist? If the answer is no, consider a series of training sessions. Business.com suggests frequent coaching on processes and best practices. Even if employees receive the same training more than once, it is likely to ‘calm any worries they may have and make them more willing to tackle large and difficult projects.’

3. Give more recognition

Employees who feel valued show higher levels of engagement with a business. They work harder, contribute more, and they’re likely to remain with their employer for longer. Another great advantage? Companies tend to see 20% more profit when they effectively appreciate their staff.

Look for individuals that:

  • Demonstrate unique qualities.
  • Go above and beyond to achieve a goal.
  • Innovate business processes or strategies. 
  • Significantly development professionally.
  • Perform strongly against company objectives.
  • Embody and drive company values. 

With the support of these team members, business goals are far more achievable. But the occasional impersonal email won’t cut it. Show gratitude through a variety of channels, including face to face, meetings and over team communication software. Businesses can also make sure of employee recognition software to keep staff feeling appreciated. 

4. Motivate your team with individual development goals

Goal-setting is never simple. However, tying personal goals into business priorities is an effective way to keep employees engaged. According to McKinsey & Company, ‘This encourages accountability and better performance as individuals grasp the direct impact of their performance.’ They see how their work fits into the big picture.

While managers may want to set certain job-specific goals, they’ll likely get insightful answers if they ask employees how they’d prefer to set their work-related objectives. The benefit of this is that the goal has been decided together, rather than imposed. 

5. Frequently ask for employee feedback 

Fast and frequent change comes hand-in-hand with growing businesses. With that in mind, relying on annual reviews to check in on an employee’s state of mind isn’t enough.

You can ask staff members whether they’re happy face-to-face, but it isn’t always easy to get a genuine answer. Even with the most friendly, understanding and approachable bosses, employees may have reservations about giving the whole truth about how they’re feeling.

Employee engagement software works well as a means to gather your employees’ feedback without putting anyone in an awkward position.

Bringing business resolutions Into 2020 and beyond

You’ve got some great ideas for New Year’s resolutions to fit your business, and now it’s time to put them into action. Make sure your resolutions hold by incorporating them into your 2020 business goals. 

To ensure your employee happiness objectives stick, check out Capterra’s directory of the best employee recognition software and employee engagement software and today.

5 simple budget apps for better planning in 2020

simple budget apps

Keeping on top of finances is important for any business. However, for small companies the requirement is even more pressing. This is because cashflow is often more important for small enterprises – not least when payments from clients are late. Simple budget apps allow your employees to input expected projected expenses and revenues, with the software then automating the budget approval process.

simple budget app

Having complete transparency of expenditure and a good understanding of financial resources is central to being able to plan for the future and avoid unexpected bill shocks.

It is for these reasons that software automation is providing so many benefits to small businesses. What’s more, the budgeting software can take this data and forecast your growth and profitability trends so you can have a clear picture of where your business will be in the months ahead.

If you have not already put in place business budgeting software, 2020 should be the year you change this.

To help you get an understanding of the options available, we’ve compiled this top five list. These are the five most popular simple budget apps solutions for small businesses in Capterra’s directory chosen by:

  • Rated 3+ stars by users on Capterra.co.uk
  • Most reviews on Capterra.co.uk
  • High search volume in the UK

SAP S/4HANA Cloud

Rating: 3.9/5

Ease of use: 3.4/5

Customer service: 3.7/5

Pricing: Upon request

Free trial: Yes

simple budgeting app

SAP S/4HANA Cloud is a complete, cloud-based Enterprise Resource Planning (ERP) solution for business, which includes budgeting as one component of a wider solution set. Using advanced data analytics tools, the platform allows users to forecast with accuracy and enables businesses to model future ‘what if’ scenarios.

Reviewers on Capterra are positive about SAP S/4HANA Cloud’s data analysis capabilities, which they credit with having enabled better decision-making. The software is also praised for its security credentials. However, some users report challenges with cost, implementation time and the complexity of the system.

Our take: This is a powerful software option for businesses that expect to scale rapidly and need an enterprise-grade product.

Dynamics 365

Rating: 4.3/5

Ease of use: 4/5

Customer service: 4.1/5

Pricing: Upon request

Free trial: No

Microsoft’s integrated business management solution provides automation and intelligence capabilities across financial, customer relationship and supply chain processes. The software enables users to monitor performance in real time, predict future outcomes and make data-driven decisions.

Users praise the platform for its good range of ‘out-the-box’ tools and its price points. The software layout and interface also draws praise. Some users reported negative experiences with the support as well as glitches stemming from updates.

Our take: A feature rich tool for high-growth businesses that need granular insights and highly accurate planning.

Adaptive Insights

Rating: 4.5/5

Ease of use: 4.2/5

Customer service: 4.4/5

Pricing: Upon request

Free trial: Yes

Adaptive Insights is a full suite of business planning software inclusive of planning, modelling, budgeting, and forecasting. When it comes to budgeting, the software delivers financial planning, reporting, and analysis tools so companies can budget accurately and quickly.

Reviewers say that the software turns forecasting into a simple process and draw attention to the adaptability of the system. Other users admire its ability to integrate with SAP and Oracle as well as the overall levels of customer support. However, reviewers also say there’s a steep learning curve and the product can take time to get to grips with it.

Our take: This is a great system for businesses that have to manage large amounts of data in their budgeting processes.

Sage Intacct

Rating: 4.2/5

Ease of use: 4.1/5

Customer service: 4/5

Pricing: Upon request

Free trial: Yes

A complete accounting and financial management software, Sage Intacct offers core financials and advanced services. Its budgeting and planning applications are cloud-based and provides the option to run analysis and forecasting. The software enables simple collaboration and version control across business units.

Users say the software is highly flexible and feature-rich, with particular acclaim focused on its reporting capabilities.

Our take: This is a good option for businesses ready to take a step up and hire finance professionals to use this relatively advanced solution.

QuickBooks Online Advanced

Rating: 4.2/5

Ease of use: 4.1/5

Customer service: 3.9/5

Pricing: Upon request

Free trial: Yes

QuickBooks Online Advanced is an end-to-end business management software suite. Aimed at businesses looking to achieve scale, it provides accounting and budgeting tools. The latter comprise the full range of modern budgeting solutions including ‘what if’ scenarios, cash management, consolidation/roll-up and general ledger. The software also includes capabilities for businesses with multi-company or multi-department requirements.

Capterra reviews say the software is easy to use and priced well. They also appreciate that QuickBooks continues to be updated with new features to improve the service. There were some concerns that the platform is too rigid, however, and unable to flex to differing needs of businesses.

Our take: An all-round software package for small and medium-sized businesses with enough features to remain relevant as the company grows.
Take a look at our Business Budgeting Software directory today to find the best software for your business. 

Les innovations qui définissent le marketing de contenu aujourd’hui

Header - Les innovations du marketing de contenu de nos jours

Pour les PME, le marketing de contenu est un incontournable du marketing mix depuis des dizaines d’années.

Header - Les innovations qui définissent le marketing de contenu de nos jours

Le contenu stratégique de haute qualité a ses avantages à chaque étape de l’entonnoir de vente : les articles de blog et les infographies éveillent l’intérêt et la conscience des prospects potentiels, tandis que les campagnes e-mail et de fidélisation des clients contribuent aux étapes de sélection et d’achat.

Malheureusement, dès votre PME commence à trouver ses marques et à gérer au mieux sa stratégie de marketing de contenu, de nouvelles technologies débarquent et vous avez l’impression de tout devoir reprendre à zéro.

Les progrès technologiques transforment tout, même la manière dont on achète un simple café : on peut désormais commander son breuvage, par exemple en utilisant une fonctionnalité de dictée vocale sur son smartphone, le payer sans contact et passer en tout moins d’une minute dans la boutique physique.

Les services marketing des grandes enseignes comptent de nombreuses équipes qui repensent la stratégie de marketing de contenu et qui définissent comment les nouvelles technologies influencent les acheteurs et leur fidélité, encouragent à l’achat, etc.

Les PME sont soumises aux mêmes tendances émergentes de marketing de contenu, mais elles disposent de moins de ressources pour tester l’intégration de nouvelles technologies dans leur stratégie marketing. Pour suivre véritablement les tendances, les PME auraient besoin de plus de temps, de marge de manœuvre et de fonds.

Pour vous aider à relever le défi, nous avons synthétisé la recherche Gartner consacrée aux tendances technologiques susceptibles de révolutionner l’avenir du marketing. Vous découvrirez ainsi comment les PME peuvent, à leur niveau, tirer avantage de tous ces progrès. (Recherche complète, en anglais, réservée aux clients Gartner.)

Dans l’année qui vient, les PME devront se concentrer sur les tendances technologiques promotionnelles touchant à la fois le comportement consommateur et la technologie opérationnelle. En particulier :

  • la manière dont les agents conversationnels comme Siri et Alexa transforment la recherche et la sélection de bien et de services
  • la façon dont les analyses de données transforment les bonnes pratiques de création des personas

Pendant des dizaines d’années, nous avons interagi avec la technologie par l’intermédiaire d’un écran et d’un clavier. Aujourd’hui, l’enquête de Gartner consacrée aux tendances technologiques disruptives indique un usage croissant d’agents conversationnels comme Alexa (d’Amazon) et Siri (d’Apple).

Les résultats de ce sondage Gartner révèlent qu’un consommateur sur cinq vivant aux États-Unis, au Royaume-Uni et en Allemagne utilise déjà des agents conversationnels pour faire ses achats en ligne. Plus d’un tiers d’entre eux utilisent un assistant virtuel au moins une fois par jour.

Les consommateurs sont de plus en plus à l’aise avec les agents conversationnels et les transactions vocales. Nos interactions digitales sont donc graduellement plus conversationnelles et moins dépendantes du temps passé devant un écran.

Adaptez votre stratégie de marketing de contenu à mesure que les agents conversationnels se généraliseront dans les achats et le choix de produits et de services, les marketeurs devront ajouter à leurs messages vocaux et audio des interactions client basées sur des supports visuels.

Besoin dune piqûre de rappel sur laudio marketing ? Ces excellents articles de CMS Wire (en anglais) font le point sur la définition de l’audio marketing et les bases de son implémentation dans votre stratégie marketing.

Les mots-clés conversationnels ont le vent en poupe

L’enquête de Gartner indique que les recherches vocales nous en apprennent plus sur les intentions et les motivations des utilisateurs parce qu’elles prennent plus souvent la forme de questions (quoi, qui, où, quand et comment). Si vous êtes capables de récolter et d’analyser ces données, c’est une mine d’or d’informations concernant les besoins de vos clients.

Imaginez la situation : vous êtes installé devant votre PC et vous voulez savoir où boire un café dans le coin. Vous pourriez taper dans votre barre de recherche “café pas loin”.

Mais si vous êtes en train de vous balader, vous allez plutôt demander à votre smartphone : “Dis, Siri, où est-ce que je peux boire tout de suite un bon café ?”

Vous voyez la différence ? En tout cas, elle n’échappe pas aux algorithmes de recherche organique de Google.

En investissant dans un logiciel de marketing de contenu pour votre PME, vous permettrez à votre équipe marketing de mener ce type d’analyses, d’évaluer les mots-clés les plus importants et les recherches qui guident les consommateurs vers votre contenu digital. Cette analyse peut vous aider à suivre et anticiper la manière dont les agents conversationnels révolutionnent le référencement.

Interface du SEOChecker de SEMRush pour le marketing de contenu
Capacités de référencement de SEMRush, logiciel de marketing de contenu (source)

De nombreuses études portent actuellement sur la manière dont la recherche vocale et les agents conversationnels vont transformer nos recherches organiques ainsi que le classement et la catégorisation des contenus par les moteurs de recherche. Pour mieux comprendre, n’hésitez pas à consulter l’article très fouillé de Neil Patel sur l’optimisation pour la recherche vocale (en anglais).

De manière générale, les interrogations sur les agents conversationnels et le référencement concernent aussi les PME. Les grandes entreprises comme les petites peuvent déjà s’attendre à trouver plus de phrases conversationnelles dans des recherches plus longues.

Lorsque vous pensez stratégie de contenu et de référencement, tenez compte de la manière dont vos clients parlent de votre secteur et des biens et services que vous leur proposez.

Adaptez votre stratégie de marketing de contenu investissez dans un logiciel de marketing de contenu avec fonctionnalités de référencement pour pouvoir surveiller et adapter votre stratégie à mesure que la présence des agents conversationnels se généralisera.

Lextraction des données (data mining) et lanalyse des données transforment notre manière de communiquer.

 Personnalisez votre contenu marketing à la virgule près

Les technologies émergentes révolutionnent non seulement la façon dont nous faisons des recherches en ligne, mais aussi la manière dont les entreprises communiquent avec leurs clients. L’analyse des données progresse et les consommateurs s’attendent de plus en plus à bénéficier d’expériences personnalisées.

Dans son enquête consacrée aux tendances technologiques qui changent la donne, Gartner présente une stratégie de marketing novatrice, l’atomic content, ou contenu atomique. Elle repose sur la création de petits éléments de contenu personnalisables et réutilisables, les “atomes” qui donnent leur nom à cette approche.

Ces éléments peuvent être assemblés pour créer des vidéos, des e-mails, des pages web et tout un éventail d’autres supports marketing dynamiques et basés sur les données.

“Le contenu atomique exige des marketeurs qu’ils explorent de nouvelles pistes de création et de distribution de contenu”, précise Gartner. “Individuellement, ces éléments de contenu constituent les briques de messages efficaces et sur-mesure ; une fois combinés, ils deviennent de puissants catalyseurs d’engagement client et de résultats.”

Pour mettre pleinement en œuvre une stratégie de contenu atomique, les entreprises doivent intégrer des sources de données en temps réel attachées à une palette de technologies marketing permettant d’offrir et de mesurer des expériences personnalisées. Cette technologie devrait être totalement opérationnelle et intégrée dans les logiciels de marketing automation dans les dix prochaines années.

Tableau des fonctions analytiques de VerticalResponse pour le marketing de contenu
Fonctionnalités d’analytics de VerticalResponse (source)

L’IA va continuer de révolutionner le marketing. Vous devez donc dès aujourd’hui intégrer un logiciel de marketing automation à votre stratégie marketing et vous familiariser avec ses fonctionnalités.

Les marketeurs devraient opter pour un logiciel qui leur permet de récolter et d’analyser des données client ainsi que d’exploiter les résultats pour personnaliser l’expérience client.

Adaptez votre stratégie de marketing de contenu les éléments individuels (ou atomes) de la stratégie de contenu atomique existent déjà dans les technologies marketing. Exploitez au maximum les fonctionnalités de reporting et d’analytics de votre logiciel de marketing pour donner à vos utilisateurs l’impression que vos messages leur sont directement adressés.

 Utilisez vos données client pour créer des personas solides

Les données client peuvent définir la manière dont vous composez et catégorisez vos personas.

Les personas client sont établis à partir des attributs et des préférences associés à différents profils d’acheteur. Ils correspondent à des archétypes représentant différents types de clients regroupés par valeurs, besoins et objectifs.

Les PME ont besoin des données client pour construire leurs personas. Les informations récoltées ne doivent pas forcément se limiter aux données démographiques. Celles-ci font partie intégrante de la construction de personas, mais les données comportementales, transactionnelles et psychographiques sont aussi cruciales.

Un persona limité à “femme vivant dans une grande ville” ne permet pas aux marketeurs de cibler adéquatement un segment de clientèle. Un persona plus complet et basé sur les données peut inclure des détails associés aux réseaux sociaux (p. ex. intérêt pour le sport et la cuisine) et à l’historique des transactions (p. ex. consommateurs qui répondent bien aux ventes annuelles).

Adaptez votre stratégie de marketing de contenu ne vous limitez pas aux données démographiques lorsque vous créez des personas ; ajoutez des informations comportementales, transactionnelles et psychographiques.

Infographie sur les types de données à utiliser pour constituer des personas

Tendances technologiques de 2019 pour les PME.

Si vous êtes prêt à bénéficier des avantages d’un logiciel de marketing de contenu et de ses fonctionnalités de référencement, consultez notre répertoire de CMS. Vous pourrez y filtrer les outils par fonctionnalités et notamment sélectionner uniquement ceux qui incluent la gestion du référencement.

En 2019 les technologies émergentes ont commencé à transformer les interactions et de l’engagement des clients envers les marques. Cette révolution va se poursuivre dans les prochaines années. Les chefs de PME doivent donc guider leurs entreprises en tenant compte de ce changement.

Toutes les nouvelles technologies n’auront pas un effet extraordinaire sur toutes les entreprises, mais vous pourrez assurer des expériences client réussies en identifiant celles qui auront un impact sur la vôtre et en y consacrant une part de vos investissements.

Vous avez besoin d’un logiciel de gestion de contenu ? Découvrez la liste des meilleures solutions de gestion de contenu établie par Capterra.

 

Empresas exponenciais: modelos de negócios inspiradores para quem quer investir

empresas exponenciais

empresas exponenciais

Os jornais brasileiros publicaram em 2019 uma série de boas notícias relacionadas ao empreendedorismo e às empresas exponenciais. Por aqui, o número de empreendedores cresce acima da taxa de emprego e engana-se quem acredita que esses profissionais perderam uma vaga formal e resolveram abrir um negócio próprio. Pelo contrário, a maioria tira do papel uma ideia inovadora com o objetivo de solucionar algum problema da sociedade.

Essa afirmativa pode ser confirmada por meio da pesquisa realizada pelo Global Entrepreneurship Monitor (GEM), que mostrou que 61,8% dos novos empreendedores abriram uma empresa porque identificaram uma oportunidade no mercado e não porque perderam o emprego. É o melhor índice desde 2014. O estudo mostrou também que:

  • A faixa etária de empreendedores entre 18 e 24 anos subiu de 18,9% para 22,2%;
  • Existem cerca de 23,8 milhões de mulheres empreendedoras no Brasil.

Unicórnios inspiram novos empreendedores a investir em seu negócio

As startups ligadas ao mundo tech movimentaram 7,1% do PIB Nacional e faturam cerca de R$ 467,5 bilhões em 2017. A Associação Brasileira de Empresas de Tecnologia da Informação e Comunicação (Braascom) estima que até 2021 o setor deve ser receber mais investimento. Os aportes aplicados em empresas relacionadas a big data e analytics devem chegar a R$ 249,5 bilhões até 2021.

Esses e outros dados fazem parte do estudo Liga Insights IT Startups, produzido pela Liga Ventures em parceria com o Ibmec São Paulo e a Astella Investimentos. Nele, é possível encontrar informações sobre empresas como 99 freelas, Programaria, Pipz e outras organizações subdivididas em áreas como blockchain e Apis, soluções em RH, cloud, colaboração e produtividade, data science e gestão de projeto.

Outro ponto que também merece destaque é que em 2018 acompanhamos a transformação das primeiras startups brasileiras em unicórnios: 99, iFood, Gympass, Arco Educação, Ascenty, Nubank, Stone e PagSeguro.

Nós sabemos que essas empresas investem em inovação, operam com pouca burocracia, visam a escalabilidade, trabalham com custos baixos, pensam lean e investem em planejamento e pesquisa. Mas no que se refere ao modelo de negócio adotado, qual foi a chave da virada? Acompanhe abaixo!

Modelos de negócios e empresas exponenciais: qual a estratégia?

Plataforma multilateral

A plataforma de negócios é o modelo mais utilizado pelas empresas de serviços e que crescem de forma acelerada, como o Uber, iFood, Rappi e 99. O objetivo dessas empresas é conectar as pessoas que têm interesse em contratar um serviço ou comprar um produto com as empresas que ofertam esses produtos e/ou serviços.

O sucesso deste modelo de negócio está no fato de que todos os envolvidos na compra saem ganhando. O desafio, portanto, está justamente em estimular a transação dos dois lados. No caso das empresas focadas em entrega de comida, é necessário aumentar o número de clientes, restaurantes interessados em participar da plataforma e também de entregadores para retirar os pedidos.

O lucro dessas empresas exponenciais está no fechamento de pedidos. Quanto mais pedidos, mais corridas, mais produtos adquiridos, mais receita gerada. Afinal, os aplicativos ganham uma porcentagem em cima dos negócios finalizados.

Fintechs

As fintechs são startups que investiram em modelos de negócios inovadores dentro do mercado financeiro. Elas atuam como banco digital, com planejamento financeiro, pagamentos e transferências, criptomoedas, seguros e crowdfunding. As empresas mais conhecidas do ramo são NuBank, Guia Bolso, Ebanx e Creditas.

A Creditas, por exemplo, é uma das maiores startups brasileiras e trabalha com crédito com garantia. Ou seja, os clientes podem, por meio da plataforma, solicitar empréstimos com juros inferiores aos oferecidos pelos bancos mediante a garantia de veículos ou de um imóvel.

O salto do negócio aconteceu justamente porque a Creditas atua como um marketplace que faz parceria com bancos. Como existe a garantia do imóvel ou veículo, o dinheiro é disponibilizado com taxas de juros mais baixas e com risco menor para as instituições financeiras.

Em janeiro de 2019, a Creditas recebeu autorização do Banco Central para operar como uma Sociedade de Crédito Direta (SCD). Essa concessão fez com que a empresa passasse a atuar de forma híbrida, operando com os parceiros na hora de ceder créditos, mas também trabalhando em operações próprias, já que uma SCD é uma instituição financeira com conexão direta com o Banco Central.

Assinatura low-cost

O nome deste modelo de negócio é autoexplicativo: a empresa oferece um produto ou serviço com preço baixo e reduz uma série de serviços não-essenciais. No Brasil, esta forma de operar ficou famosa graças à Gol Linhas Aéreas, que entrou no mercado oferecendo passagens mais baratas e eliminando serviços como emissão de bilhete e refeições a bordo.  Esse posicionamento da empresa permitiu que muitos brasileiros trocassem o ônibus pelo avião e fez com que as concorrentes repensassem o seu modelo de negócio.

No mundo das startups que crescem de forma acelerada e buscam se transformar em empresas exponenciais, quem opera no modelo low cost é a Contabilizei. A empresa é um escritório de contabilidade online que cobra mensalidades que variam de R$ 89 a R$ 389. O valor dos serviço está bem abaixo da média do mercado de contabilidade e qualquer serviço contratado fora do pacote é cobrado como um valor adicional.

A Contabilizei tem uma carteira com mais de 10 mil clientes, já recebeu aporte de R$ 75 bilhões do fundo americano Point Venture e pretende crescer 200% até 2021.

A definição do modelo de negócio é uma das partes mais importantes da abertura de uma empresa. No entanto, não é algo escrito em pedra. Existem empresas exponenciais que mudaram o modelo de negócio várias vezes até conseguir escalar. O segredo é se atualizar e ficar de olho nas oportunidades oferecidas em seu mercado de atuação.

E o que as PMES podem aprender com as startups de crescimento acelerado?

Não há como negar que as startups transcenderam o mundo dos negócios e passaram a ser vistas como uma espécie de cultura. Esse modo de operar pode ser encarado tanto por empresas que estão abrindo as portas ou para organizações que estão em processo de crescimento.

Mas quais são os processos e decisões tomadas por esses empreendedores que  criaram a cultura de startup como mindset? Confira abaixo alguns pontos:

  • Inovação contínua: cada colaborador é responsável também por promover a inovação na organização. E não precisa ser um grande feito, uma forma diferente de fazer uma atividade já é um avanço;
  • Propósito é um diferencial competitivo: cada vez mais pessoas compram de marcas com propósito. Por sua vez, trabalhadores buscam empresas alinhadas com os seus valores;
  • Cultura organizacional forte: os colaboradores sabem o que é esperado deles e como se comportar de acordo com essa cultura;
  • Pensamento lean: colocar um projeto pra rodar o mais rápido possível em menor tempo e com pouco custo. O ajuste vem com o tempo (e os erros!);
  • Agilidade: pense na possibilidade de adotar métodos ágeis como Scrum e Kanban. É uma excelente forma de deixar todos alinhados com relação a atividades e metas;
  • Cultura do erro: falhar o mais rápido que puder para consertar mais rápido ainda;
  • Pensamento em escala: a pergunta que sempre deve ser feita e refeita “O que pode ser feito no meu processo para atrair mais clientes”?

Você acha que é possível colocar algum desses itens em prática em sua organização? Divida sua opinião conosco nos comentários!

 


Maria Augusta OrofinoMaria Augusta Orofino é palestrante e facilitadora de workshops empresariais. Tem por propósito ampliar a capacidade de agir de pessoas e organizações por meio do compartilhamento do conhecimento e da cocriação de soluções que impactem positivamente os resultados, promovendo a inovação de maneira sustentável. Já capacitou mais de 10 mil pessoas nos últimos oito anos. Palestrante TEDx. É coautora dos livros “Business Model You” e “Ferramentas Visuais para Estrategistas”. Autora do site www.mariaaugusta.com.br.

Eenvoudig factureren zonder gedoe

Factureren moet toch echt leuk zijn voor kleine bedrijven. Er is hard voor gewerkt, het product of de dienst is geleverd en dan moet er ook geld op de rekening komen. Toch? Hoe kunnen kleine bedrijven eenvoudig factureren zonder al te veel gedoe?

eenvoudig factureren

Een goede eenvoudige factuur die voldoet aan alle wettelijke eisen zorgt ervoor dat je zuurverdiende geld snel op je rekening komt. Besteed dus voldoende aandacht aan het factureren. Gaat het alleen om het versturen zelf? Nee, voer bijvoorbeeld je huisstijl ook door op je facturen. Alles wat jij de deur uit doet, dus ook een factuur, is tevens een visitekaartje. Een professionele factuur met een heldere lay-out straalt af op je bedrijf.

3 manieren om eenvoudig te factureren

Eenvoudig een factuur sturen kan grofweg op drie manieren:

  • op papier en per post
  • elektronisch
  • of digitaal

 Elektronisch factureren

Elektronisch factureren middels een e-factuur betekent dat je vanuit een factuurprogramma of boekhoudsoftware een factuur stuurt naar het systeem van de afnemer van jouw diensten of producten. Dit mag binnen de hele Europese Unie, maar de klant moet wel akkoord gaan met het feit dat je een e-factuur stuurt. Doe je zaken met de Nederlandse overheid? Dan ben je zelfs verplicht om een e-factuur naar de Rijksoverheid te sturen. Een e-factuur is een digitaal (XML-)bestand met een vaste structuur, en dus geen pdf!

 Digitaal factureren

Als je digitaal factureert stuur je de factuur in pdf via e-mail naar de klant. Een pdf genereer je op verschillende manieren. Vanuit pdf-software, of via een Word  of Docs. Je administratie kan je bijhouden in Excel, een gratis facturatieprogramma of boekhoudsoftware. Uit recent onderzoek van Capterra blijkt dat anno 2019 toch nog heel veel ondernemers hun boekhouding met spreadsheets doen.

Uit het onderzoek blijkt ook dat online boekhoudprogramma’s of boekhoudsoftware niet meer zijn weg te denken. Steeds meer ondernemers kiezen ervoor om hun administratie te doen met een (online) boekhoudpakket.

Nieuw BTW-nummer voor eenmanszaken

Heb jij een eenmanszaak? Dan moet je per 1 januari 2020 je nieuwe btw-identificatienummer (btw-id) gebruiken bij al je contacten met klanten en leveranciers. Dit betekent dat je op al je communicatiemiddelen zoals een factuur, website of briefpapier je btw-nummer moet vervangen. Je nieuwe btw-id heb je per brief van de Belastingdienst ontvangen. Let op! Het oude btw-nummer heet voortaan het omzetbelastingnummer. Bij contact met de Belastingdienst gebruik je dit nummer, bijvoorbeeld als je belt met de BelastingTelefoon. Gebruik je boekhoudsoftware voor je aangifte? Dan kan het zijn dat je hier het omzetbelastingnummer moet invullen.

De uitdagingen bij factureren bij kleine bedrijven

Ken je dat? Overvolle agenda en die administratie is niet je meest favoriete klus. Toch hoort factureren, netjes je administratie bijhouden en de boekhouding doen toch echt bij ondernemerschap. Reserveer een vast moment per week een uurtje in je agenda voor de administratie. Zo voorkom je dat je achter de feiten aanloopt en bespaar je tijd en dus geld! Het scheelt je later een hoop uitzoekwerk. Dit zijn uitdagingen waar kleine ondernemers tegenaan lopen:

eenvoudig factuur maken

De oplossing: factuurprogramma’s

Wil jij eenvoudiger en sneller factureren en zo tijd en geld besparen? Maak gebruik van een factuurprogramma. Hoe maak je de juiste keuze passend voor jouw bedrijf? Beantwoord eerst eens deze vragen:

  • Wat moet op de factuur staan en hoeveel verstuur je er?
  • Hoe wil je facturen versturen? Direct vanuit programma, e-factuur?
  • Wil je een aanpasbare lay-out van factuur?
  • Welke betaalmogelijkheden wil je klant bieden? iDeal, PayPal, creditcard, betalen op rekening, incasso?
  • Verwerken van betalingen: handmatig of automatisch?
  • Inkoopfacturen en bonnetjes?
  • Kies je voor een programma in de cloud of op je computer zelf?
  • Wil je gebruikmaken van een mobiele boekhoud-app?
  • Welke integratie wil je met je zakelijke software?

Als je kiest voor een programma dat je in de cloud (online) implementeert dan profiteer je van een aantal voordelen. Ten eerste wordt er automatisch een veilige back-up gemaakt van je adminstratie en ten tweede kan je overal, thuis of op kantoor, bij je gegevens.

Heb je alle antwoorden op een rij? Bekijk dan de verschillende aanbieders. En dat zijn er nogal wat, hier vind je een aantal mogelijkheden:

Op Capterra vind je een duidelijk overzicht en kan je de verschilende programma’s filteren op de belangrijkste functionaliteiten. Ook belangrijk: check de reviews. Die helpen je zeker bij het maken van de juiste keuze voor jouw ideale facturatiesoftware.

Hoe werkt een factuurprogramma en boekhoudsoftware?

Het startpunt van elk boekhoudprogramma is vrijwel altijd een cockpit of ook wel dashboard genoemd. Afhankelijk van de functionaliteiten die het programma biedt, zie je in een oogopslag je resultaten zoals omzet, inkoop-verkoopcijfers, openstaande facturen en soms nog veel meer.

Dashboard Moneybird factureren
Bron: Moneybird

Belangrijk is dat wanneer je voor het eerst een boekhoudprogramma gaat gebruiken, of wanneer je overstapt van leverancier, dat je je beginbalans op orde hebt.

beginbalans
Beginbalans in Snelstart Bron

Starten met of overstappen naar boekhoudsoftware

Wanneer je start met online boekhouden of overstapt naar een andere aanbieder van boekhoudsoftware moet je een aantal zaken paraat hebben:

  • Bedrijfsgegevens (naw, btw-nummer, KvK-nummer, bankgegevens)
  • Logo en eventueel huisstijl
  • Contacten van klanten
  • Beginbalans

Vervolgens werken de diverse aanbieders van boekhoud- en facturatiesoftware heel intuïtief. Doorloop alle stappen zorgvuldig en je kunt echt binnen een paar uur je facturen eenvoudig versturen via je facturatiesysteem.

Tip: mobiele app

Wil je altijd en overal je administratie kunnen bijwerken en heel eenvoudig en nog sneller facturen versturen? Steeds meer softwareleveranciers bieden ook mobiele boekhoudapps aan. Zoals bijvoorbeeld e-Boekhouden.nl, Exact Online, Rompslomp, Freshbooks, Tellow, Visma of Moneymonk. Zo kun je op ieder moment je administratie inzien. Dit mobiele boekhouden zal de komende jaren flink gaan toenemen.

Gemiddelde kosten factuurprogramma’s kleine bedrijven

Als ondernemer wil jij natuurlijk altijd besparen op kosten. Laat dit niet de drijfveer zijn bij de keuze van een factuurprogramma. Kijk goed naar wat jij allemaal wilt met een boekhoudprogramma, zie de vragen en criteria die we al noemden. We zetten hieronder voor je de top 5 meest gebruikte en de hierboven genoemde aanbieders van factuurprogramma’s op een rij. Let wel: dit zijn de zogenoemde vanaf prijzen!

prijzen factuurprogramma's

Tip: Keurmerk Zeker Online

Heb je je keuze al gemaakt voor het juiste facturatiesysteem voor jouw bedrijf? Of heb je nog meer hulp nodig? Kijk eens naar het keurmerk Zeker-OnLine. Zeker-OnLine stelt de betrouwbaarheid vast van online diensten.

Op Capterra vind je een duidelijk overzicht van factuurprogramma’s Je kan verschilende programma’s filteren op de belangrijkste functionaliteiten en reviews lezen.

 

Mudanças no registro de ponto: saiba como se adaptar à nova lei

registro de ponto

registro de ponto

Em vigor desde o final de setembro, a chamada Lei da Liberdade Econômica trouxe mudanças importantes à lei trabalhista em uma das principais áreas de gestão de recursos humanos das empresas, o registro de ponto dos trabalhadores. 

O controle das horas trabalhadas dos funcionários é um tema de grande preocupação para os empreendedores, já que falhas podem levar a multas e eventuais processos trabalhistas. 

Neste post, explicaremos as principais novidades da lei e reuniremos dicas para as PMEs otimizarem o processo de registro de ponto, com a adoção de sistemas de ponto eletrônico.  

Lei da Liberdade econômica: as principais mudanças

Obrigatoriedade do ponto

Antes da entrada em vigor da nova lei, todas as empresas com 10 ou mais funcionários eram obrigadas a controlar o ponto dos seus funcionários por meio manual, mecânico ou eletrônico. 

Agora, o controle é obrigatório somente para empresas com 20 ou mais trabalhadores

Vale lembrar que empresas com menos de 20 funcionários estão dispensadas, mas não impedidas de adotar o controle.

Controle de ponto por exceção

Outra novidade foi a regularização do ponto por exceção, em que a marcação é feita somente para casos que fogem à rotina do trabalhador, como horas extras, atrasos ou faltas. 

Para trabalhadores que cumprem horas fixas de trabalho, das 9h às 18h (com uma hora para o almoço), por exemplo, o ponto seria marcado somente em situações em que tal horário não é cumprido.

A modalidade somente é permitida por meio de acordo individual escrito, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho.

Trabalho remoto

A nova lei também trata dos casos em que o trabalhador realizar eventuais atividades fora da empresa. Neste caso, o próprio funcionário é responsável por marcar os horários de entrada, saída e descanso igualmente por meio manual, mecânico ou eletrônico. 

Um questão importante: esse ponto não se refere aos empregados em regime de teletrabalho (o conhecido home office), que não são obrigados a seguir a jornada de oito horas.

Controle de ponto eletrônico

Como vimos, tanto a lei trabalhista como sua mais recente modificação tratam da possibilidade do registro eletrônico das horas trabalhadas, mas não entram em detalhes sobre como as empresas devem utilizar estes sistemas.

Tais detalhes estão presentes em duas portarias do Ministério do Trabalho, que detalharemos a seguir:

  • A Lei do Ponto Eletrônico

A primeira de tais Portarias é a 1510, de 2009, que regularizou o uso do Registrador Eletrônico de Ponto (REP) e do Sistema de Registro Eletrônico de Ponto (SREP).

O primeiro é o aparelho eletrônico em que o trabalhador deve bater o ponto e que deve estar conectado a uma sistema, o SERP, para gerir esses registros. 

Uma das exigências da norma é que os equipamentos devem permitir a impressão de um comprovante dos registros.    

  • Portaria 373

Dois anos depois, uma nova portaria foi lançada para regularizar os sistemas alternativos eletrônicos de ponto e facilitar a vida de muitos empreendedores. 

A regra não alterou a Lei do Ponto Eletrônico, apenas estipulou que as empresas podem adotar outros sistemas eletrônicos, desde que autorizadas por convenção ou acordo coletivo de trabalho. Aqui entram os softwares específicos para registrar as horas trabalhadas.

Tal opção é mais vantajosa para empresas que possuem um grande número de trabalhadores que passam muitas horas fora do escritório, por exemplo.

Vantagens de adotar um sistema de ponto eletrônico

Comodidade do trabalhador

Pense no representante de vendas da sua empresa que passa praticamente todo o dia fora e só visita a sede para reuniões pontuais. 

Com um software de ponto que ofereça a opção de acesso pelo celular, bastam alguns cliques para que o trabalhador registre seu horário ao sair de casa e ao acabar o dia, sem ter que perder tempo indo até o escritório. 

Aplicativos com função de geolocalização informam o local onde o ponto foi registrado.

Em grandes cidades como São Paulo ou Rio de Janeiro, tal opção pode representar muitas horas economizadas por semana.

Segurança para a empresa

Softwares do tipo mantêm os dados registrados e seguros, evitando possíveis alterações e fraudes. 

Além disso, os sistemas online facilitam o controle das jornadas e a geração de relatórios que podem ser usados pela área de recursos humanos para avaliação de desempenho, ajudando na tomada de decisões.

Melhor controle da jornada

Uma das grandes dores de cabeça da área de recursos humanos é o controle das horas extras e a gestão do banco de horas dos trabalhadores. 

Controle manuais geram falta de transparência e desconfiança entre empregados e trabalhadores. 

Com um sistema de registro eletrônico, todas as horas a mais podem ser devidamente registradas e compensadas.  

Integrações

Empresas que já utilizam softwares para gerir outras áreas podem conectar seu sistema de ponto eletrônico às soluções usadas, como as de folha de pagamento.

Assim, a compensação de horas extras, por exemplo, pode ser gerida de forma muito mais simples e sem erros.

Busca um sistema de ponto eletrônico para a sua empresa? Confira todas as opções disponíveis no Capterra, compare preços e funcionalidades e deixe seu comentários abaixo!