Software per la gestione dei visitatori in azienda: cosa sono e perché le aziende ne hanno bisogno per la “nuova normalità”?

Software per la gestione dei visitatori in azienda: cosa sono e perché le aziende ne hanno bisogno per la "nuova normalità"?

Software per la gestione dei visitatori in azienda: cosa sono e perché le aziende ne hanno bisogno per la "nuova normalità"?

Mantenere il registro dei visitatori della tua azienda è un compito tanto importante quanto laborioso. Fin qui, sono certa che non ti sto dicendo nulla di nuovo. E se ti chiedessi quante persone hanno visitato il tuo ufficio a gennaio? E la scorsa settimana? E i visitatori del 27 maggio 2019?

Credo che avresti qualche difficoltà a rispondere a questa domanda. E, anche se ci riuscissi, potresti aver bisogno di aprire un mucchio di cartelline conservate negli scaffali o un documento excel nel tuo computer per fare il calcolo in modo manuale.

Ma quanto sono accurati questi dati che hai faticosamente ritrovato? I nomi in quel documento excel sono corretti? E l’orario di visita? Hai annotato anche quale dipendente sono venuti a visitare?

Queste sono alcune delle domande che potresti porti se non utilizzi ancora un software per la gestione dei visitatori.

In questo articolo approfondiremo cos’è la gestione dei visitatori in azienda e i suoi vantaggi per la “nuova normalità”.

Cos’è un sistema per la gestione dei visitatori in azienda

La gestione dei visitatori è qualsiasi processo che aiuta un’azienda a tenere traccia delle persone che visitano la sua sede. Le politiche possono variare a seconda dell’organizzazione, del tipo di struttura, del settore o della posizione geografica. Per alcune organizzazioni è sufficiente annotare il nome del visitatore, ma altre hanno requisiti di sicurezza più elevati, come badge, firma di documenti legali e altro ancora.

Un sistema di gestione dei visitatori in azienda è una tecnologia che tiene traccia dei visitatori che entrano nel tuo ufficio o negozio. Può trattarsi di un cliente, un corriere, un candidato per un colloquio, un socio in affari, un consulente o persino un parente del tuo CEO. Il punto è che chiunque non sia un dipendente a tempo pieno può essere considerato un visitatore.

I sistemi di gestione dei visitatori aiutano dunque le organizzazioni a creare o a porre in pratica le loro politiche relative alla gestione dei visitatori.

Vantaggi del sistema per la gestione dei visitatori per la “nuova normalità”

Anche dopo le più grandi catastrofi, la vita deve continuare. Dopo essere entrati in una nuova fase della crisi sanitaria del Covid-19, molti di noi cominciano a tornare alle solite attività. Parecchi uffici, negozi e centri commerciali hanno riaperto.

Ora più che mai, per far sentire tutti al sicuro e a proprio agio, è necessario implementare un software per la gestione dei visitatori allo scopo di limitare il numero di persone all’interno di uno spazio chiuso e garantire così il mantenimento della distanza fisica e delle norme di sicurezza.

Ci sono parecchi vantaggi che si possono ottenere dall’implementazione di un sistema di gestione dei visitatori. Di seguito ne elenchiamo alcuni.

1. Screening virtuale attraverso un questionario

Lo screening è estremamente importante per assicurarsi che ogni visitatore che entra nel tuo ufficio o negozio sia in buone condizioni di salute. Non mi riferisco solo al classico controllo della temperatura corporea ma anche alla compilazione di un questionario relativo al proprio stato di salute.

Questo processo potrebbe anche essere svolto manualmente, ma in questo modo il visitatore impiegherebbe un po’ di tempo per completare il questionario con il rischio che si formino delle file innecessarie.

Un software per la gestione dei visitatori può aiutarti a semplificare il processo di raccolta dei dati. Il personale della reception o del negozio può inserire rapidamente i dati dei visitatori nel sistema e gli ospiti possono compilare il questionario direttamente in loco.

Un’ulteriore opzione sarebbe mettere a loro disposizione un form di registrazione a cui i visitatori possano accedere in maniera autonoma. In questo modo possono rilasciare i propri dati direttamente dal loro smartphone o tablet senza necessità di sostare troppo tempo in reception.

2. Archivia automaticamente i dati dei visitatori

Un software di gestione dei visitatori può stampare dei badge con un codice a barre. Quando il personale della reception scansiona il codice, visualizza automaticamente i dati dei visitatori insieme alla loro foto, ai registri delle visite e ai dati riguardanti le condizioni di salute del proprietario della tessera.

Il badge è anche utile per semplificare la registrazione dei visitatori nel corso della loro prossima visita, in quanto non sarà necessario registrare da capo la stessa persona più e più volte.

Infine, il questionario è utile per rintracciare i contatti nel caso in cui il visitatore risulti positivo al COVID-19 e sia necessario effettuare un tracciamento e seguimento della situazione.

3. Migliora il protocollo di distanziamento sociale

Per rendere ancora più efficienti i protocolli di distanziamento sociale, alcuni Paesi- tra cui l’Italia- applicano restrizioni come la limitazione del numero di persone negli uffici o nei centri commerciali. Ma farlo senza un software di gestione dei visitatori è quasi impossibile.

Con l’aiuto del sistema, infatti, il responsabile dell’ufficio o del negozio può facilmente tracciare il numero di visitatori all’interno dell’edificio. Se la capacità si avvicina al limite consentito, si può intervenire per indicare al visitatore di aspettare altrove o direttamente riorganizzare il programma delle visite per un altro giorno.

4. Ottimizza la pianificazione delle riunioni

Un software per la gestione dei visitatori facilita l’organizzazione degli orari delle visite. Un dipendente può impostare gli orari delle proprie riunioni direttamente sul calendario del sistema, compilare i dati della persona che incontrerà, inserire lo scopo della visita e inviare il questionario al visitatore via e-mail.

Il sistema facilita anche la prenotazione degli spazi in cui si effettueranno le riunioni garantendo così il rispetto delle norme di sicurezza.

5. Notifiche automatiche

Un altro vantaggio associato all’utilizzo di software per la gestione dei visitatori è la possibilità per i dipendenti di ricevere una notifica automatica quando i loro ospiti arrivano in ufficio. Grazie ai dati e ai questionari compilati in precedenza, il processo di registrazione dei visitatori può essere eseguito molto rapidamente.

I sistemi sono in grado di inviare notifiche tramite e-mail, SMS e anche messaggi WhatsApp consentendo al dipendente di preparare tempestivamente sala riunioni e strumenti di presentazione.

Quale software scegliere? Funzionalità principali da ricercare

Se sei alla ricerca di un software per la gestione dei visitatori noterai che il mercato offre una varietà di soluzioni diverse che ben si adattano ad ogni necessità. Di seguito elenchiamo alcune tra le funzionalità principali da ricercare nel tool che andrai a scegliere:

  • Accesso semplice e immediato: il digital sign-in è facile e consente di personalizzare le domande e i campi di risposta.
  • Pre-registrazione: permette di sapere chi arriva e quando.
  • Registro digitale dei visitatori: i registri digitali sono sicuri e possono essere consultati in qualsiasi momento e ovunque.
  • Notifiche automatiche: consentono di risparmiare tempo e di ridurre i tempi di attesa per i visitatori.
  • Documenti legali digitali: la loro presenza in formato digitale agevola il processo di firma.
  • Stampa dei badge: la stampa automatica dei badge con marchio o logo personalizzato consente di organizzare meglio il flusso all’interno degli edifici oltre a conferire un look raffinato e professionale.
  • Foto dei visitatori: consente di fare attenzione a chi si muove nell’edificio.
  • Integrazione: è importante integrare i sistemi di gestione dei visitatori nei tuoi flussi di lavoro esistenti.

Smart office: l’ufficio del futuro

Smart office e ufficio digitale

Smart office e ufficio digitale

I recenti sviluppi osservati nel mondo del lavoro contribuiscono alla nascita di un modello già ben noto in molti ambienti professionali, basato su una maggiore flessibilità e mobilità. Agevolare l’accesso alle risorse aziendali in qualsiasi luogo e momento è una delle principali sfide di questa nuova dinamica.

La tendenza è tanto più pronunciata che la trasformazione digitale interessa tutti i settori di attività e da origine a soluzioni innovative come i software per digital workplace. Concetto molto attuale, il digital workplace – anche noto come smart office o ufficio digitale – risponde alle sfide del lavoro moderno e presenta molteplici vantaggi sia per i lavoratori che per le aziende.

Che cos’è lo smart office?

Lo smart office è un ambiente digitale di lavoro che offre agli utenti un accesso centralizzato a tutti gli strumenti e le informazioni necessarie per lo svolgimento delle loro funzioni all’interno dell’azienda. Si presenta come una versione digitale dell’ufficio fisico o della sala riunioni. L’ufficio digitale è una piattaforma collaborativa che unisce le principali risorse utilizzate dall’azienda, come le e-mail, la messaggistica istantanea, i social media, i software per uso professionale e la gestione dei documenti. A seconda delle particolari caratteristiche, lo smart office può anche integrare specifiche applicazioni aziendali, adattandosi così alle esigenze di ogni organizzazione.

Diretta conseguenza dell’evoluzione della rete Intranet, il digital workplace è una soluzione complessa che va ben al di là dei portali aziendali e delle suite per la produttività come Office 365 o G-Suite. Queste ultime, infatti, si limitano a fornire accesso a una varietà di applicazioni e a un ambiente di lavoro collaborativo senza garantire l’interconnessione e l’integrazione tra i vari strumenti. L’ufficio digitale è uno spazio di lavoro virtuale unificato e fondato su due principi fondamentali: l’integrazione e la collaborazione.

Quali sono le sfide dell’ufficio digitale?

Lo smart office si adatta alle nuove modalità di lavoro sempre più trasversali e collaborative. Il miglioramento della produttività dei dipendenti e della comunicazione all’interno dell’azienda sono le due principali sfide di questo strumento del futuro.

Migliorare la produttività dei dipendenti

Le modalità di lavoro e l’ambiente professionale stanno cambiando radicalmente. La necessità di flessibilità e di mobilità dei lavoratori sta contribuendo all’ espansione del telelavoro e della virtualizzazione.

Unificando in maniera intelligente tutti gli strumenti di lavoro, lo smart office semplifica l’accesso a molteplici programmi interconnessi di gestione delle attività, stimolando così la produttività dei collaboratori, che possono accedere alla propria area di lavoro, nonché a tutte le risorse aziendali, in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo, siano essi in ufficio, a casa o in viaggio.

Grazie alla centralizzazione delle applicazioni aziendali (talvolta troppo numerose), non è più necessario passare continuamente da un ambiente all’altro. Di conseguenza, si riducono significativamente le perdite di tempo mentre migliora l’efficienza delle squadre.

Migliorare la collaborazione e la comunicazione interna

La comunicazione è una sfida importante per le organizzazioni che desiderano un personale sempre più unito e coinvolto. Si tratta anche di un principio fondamentale dell’ufficio digitale, in quanto quest’ultimo agevola e ottimizza lo scambio di informazioni tra i collaboratori attraverso soluzioni integrate di messaggistica aziendale.

Migliorare la comunicazione e ottimizzare la condivisione delle informazioni contribuisce ad una più efficiente collaborazione all’interno dell’azienda, permettendo così di risparmiare tempo e di aumentare la produttività del personale.

Inoltre, il digital workplace crea un ambiente professionale dinamico che migliora l’appetibilità del posto di lavoro. Tutti questi fattori influiscono positivamente sulle prestazioni dei dipendenti.

Quali sono i principali vantaggi dello smart office?

Lo smart office comporta benefici associati alla trasformazione digitale dell’azienda, soprattutto in termini di mobilità, flessibilità e velocità nell’esecuzione delle attività. Permette inoltre di raggruppare queste attività sotto un’unica piattaforma e di collegare tra di loro tutti gli strumenti e le risorse di cui il dipendente ha bisogno per lavorare in modo efficiente.

Focalizzato sulle esigenze degli utenti, l’ufficio digitale crea un ambiente sicuro e funzionale che si adatta alle attività dei lavoratori, che possono così condividere facilmente documenti e conoscenze e fornire o ricevere assistenza e informazioni.

Più in particolare, il digital workplace consente di:

  • Disporre di un accesso unico e sicuro alle risorse professionali;
  • Agevolare e sincronizzare l’interazione e la comunicazione tra i collaboratori;
  • Coinvolgere i collaboratori e organizzare la collaborazione in base alle esigenze;
  • Pianificare le attività in un calendario condiviso e semplificarne la gestione;
  • Sfruttare e condividere le conoscenze e le risorse in tutta semplicità;
  • Accedere ai documenti e alle informazioni in mobilità;
  • Offrire un pannello di controllo in tempo reale;
  • Ridurre i costi operativi attraverso l’automazione delle attività.

I vincoli legati all’implementazione di uno smart office

Difficile da attuare a causa della sua complessità e della molteplicità di strumenti integrati che lo compongono, lo smart office non può essere immaginato come un elemento separato dalla strategia digitale dell’azienda. Infatti, la creazione di un ufficio digitale prevede innanzitutto un determinato livello di maturità del sistema informatico dell’organizzazione. Nasce dalla trasformazione digitale dell’azienda, la quale deve quindi soddisfare i requisiti di governance, di sicurezza, di gestione dei dati e di formazione del personale.

Anche l’integrazione dei dati è un elemento fondamentale ai fini della creazione di uno smart office, affinché quest’ultimo consenta di integrare i dati da una varietà di software implementati. Questa è la differenza tra l’ufficio digitale e le applicazioni di collaborazione. Inoltre, ogni settore professionale ha le proprie specifiche caratteristiche, di cui un digital workplace deve tenere conto. La piattaforma deve pertanto adattarsi alle esigenze di ogni organizzazione e garantire un ambiente di lavoro adatto alle aspettative e alle attività dei dipendenti, aumentando la loro produttività e il benessere sul luogo di lavoro.

Vuoi saperne di più? Consulta il nostro catalogo di software per digital workplace

Shopping online: il 59% dei consumatori europei continuerà a comprare online

Shopping online: Il 59% dei consumatori europei continuerà a comprare online

Comprare o non comprare, è questo il dilemma? Forse, nell’epoca della trasformazione digitale, la domanda dovrebbe essere: comprare online o comprare in un negozio fisico?

I commercianti di tutto il mondo stanno attraversando un periodo turbolento. L’attività tradizionalmente svolta in negozi fisici, a seguito di mesi di lock-down governati da paura ed incertezza, ha subito una grande battuta d’arresto. Anche ora che la situazione sembra essere in parte migliorata in alcuni stati europei, molti consumatori sono ancora diffidenti a visitare di persona i loro negozi preferiti.

Ma non tutte sono cattive notizie e, come sempre, da una situazione difficile possono nascere nuove opportunità. Almeno per coloro che le sanno cogliere al volo. Nei mesi di chiusura forzata a causa della pandemia, infatti, si è evidenziato un trend interessante:  lo shopping digitale ha subito una crescita non indifferente. È dunque qui che risiedono le nuove opportunità?

Per aiutare i commercianti a prepararsi e ad adattarsi alle mutevoli richieste, esigenze e preoccupazioni dei consumatori, Capterra ha condotto una ricerca su come e quanto è stato acquistato online a causa della crisi. Quali prodotti e servizi sono stati comprati online per la prima volta? Con che frequenza? Il comportamento d’acquisto dei consumatori europei è cambiato in modo permanente durante la crisi?

Questa indagine è stata condotta nel luglio 2020 tra 5.897 consumatori europei provenienti da Italia, Francia, Germania, Regno Unito, Paesi Bassi e Spagna. La metodologia di ricerca completa è presentata in fondo all’articolo.

Shopping online: Il 59% dei consumatori europei continuerà a comprare online

Punti principali dello studio sullo shopping digitale:


  • Il 56% dei consumatori europei intervistati ha comprato online 3 o più volte al mese durante la crisi del Covid-19
  • Abbigliamento, cibo e apparecchi elettronici tra i beni più comprati online per la prima volta durante la crisi
  • Il 65% degli europei intervistati non utilizza le nuove tecnologie per lo shopping digitale
  • Il 59% dei consumatori europei intervistati continuerà a comprare online dopo il Covid-19

Il 56% dei consumatori europei intervistati ha fatto shopping online 3 o più volte al mese durante la crisi del Covid-19

Secondo i dati del nostro studio, il 79% dei consumatori europei intervistati acquistava online almeno 1 o 2 volte al mese prima della crisi del Covid-19.

La chiusura forzata delle attività commerciali durante la pandemia non ha lasciato altra scelta: chi aveva necessità di comprare qualcosa che non fossero beni di prima necessità è stato costretto a visitare negozi online e a rivolgersi allo shopping 2.0. Anche a seguito della riapertura, con un timore dilagante dovuto al rischio per la salute e un’incertezza generale sull’andamento dei contagi, non era saggio per le fasce della popolazione più vulnerabili andare di persona nei negozi. La principale conseguenza è stato un incremento dello shopping digitale : il 56% dei consumatori europei intervistati ha fatto shopping online almeno 3 volte al mese dall’inizio della pandemia.

Acquisti online effettuati al mese in Europa

Come si posiziona l’Italia rispetto agli altri Paesi europei? Se prima della crisi il numero di intervistati italiani che faceva shopping digitale almeno 1 o 2 volte al mese era del 37%, durante il lock-down il Bel Paese si posiziona al di sopra della media europea con il 61% dei consumatori che ha fatto shopping online almeno 3 volte al mese dall’inizio della pandemia.

Si può affermare che il canale di vendita digitale è stato la salvezza di molti negozi e attività.

Abbigliamento, cibo e apparecchi elettronici tra i beni più acquistati online per la prima volta durante la crisi

3.243 (55%) del totale di 5.897 consumatori europei intervistati dichiarano di aver acquistato durante la crisi un prodotto o un servizio che non avevano mai acquistato online prima d’ora. I prodotti e servizi più acquistati online consistono in abbigliamento, cibo, giochi, elettrodomestici o apparecchi elettronici.

Acquisti online effettuati per la prima volta durante il Covid-19

L’Italia si posiziona ancora una volta al di sopra della media europea con il 64% dei consumatori intervistati che ha  comprato qualcosa online per la prima volta durante la crisi.

I dati sui prodotti maggiormente acquistati sono in linea con quanto riportato da La Repubblica: nel nostro Paese i settori nell’ambito del commercio elettronico che hanno subito una crescita esponenziale durante il 2020 sono i comparti emergenti, come il food&grocery e il settore dell’arredamento e home living. Complice il lungo lockdown, crescono  anche informatica, elettronica di consumo, abbigliamento ed editoria.

La domanda che molti commercianti si pongono è se i consumatori continueranno ad acquistare questi prodotti, compreso il cibo, attraverso lo shopping digitale o se preferiranno tornare al negozio fisico. Meno di un terzo degli italiani intervistati che dichiarano di aver acquistato qualcosa online per la prima volta, afferma di non voler continuare i nuovi acquisti digitali o non sa se d’ora in poi continuerà ad acquistare questi prodotti facendo shopping online. I restanti due terzi indicano che sono passati definitivamente al digitale per alcuni prodotti o servizi.

La sempre maggiore popolarità dello shopping digitale rende dunque quasi indispensabile avere un negozio online. I rivenditori che combinano canali di vendita fisici e online potranno aumentare la brand awarness del loro marchio e le opportunità di mercato.

La chiave per aumentare la fiducia sulla sicurezza di un negozio online? Le recensioni dei clienti

Con l’aumento dello shopping online, aumentano le preoccupazioni legate alla sicurezza, almeno per il 33% degli europei intervistati: la truffa comporta rischi reali come la perdita di denaro o addirittura il furto di dati bancari e personali.

Tra i metodi più utilizzati per assicurarsi che il sito web su cui si sta acquistando è sicuro, il preferito dai consumatori italiani ed europei è quello di verificare le recensioni dei clienti su siti di terze parti. Il dato è significativo, indica la fiducia che si ha nei confronti degli altri consumatori quando si dà la propria opinione su un sito o un prodotto. Un altro metodo comune è quello di assicurarsi che il sito web sia dotato di crittografia HTTPS (indicata dal simbolo del lucchetto sulla barra del browser).

Modi per verificare l'attendibilità di un negozio online

Adottare sempre misure di sicurezza è di vitale importanza quando si parla di shopping online, soprattutto considerando che il 31% degli europei intervistati è stato vittima di una o più volte di frodi nei negozi online.

Ecco alcuni consigli per aumentare la sicurezza degli acquisti dei tuoi clienti: esponi sempre le informazioni legali del tuo sito per provare la sua legittimità e assicurati di inserire anche il numero di partita IVA, l’indirizzo fiscale, il numero di contatto, le condizioni d’uso o se hai una politica di protezione dei dati.

Il 65% degli europei intervistati non utilizza le nuove tecnologie per lo shopping digitale

Oltre alle applicazioni mobili, esistono molte nuove tecnologie digitali volte a facilitare  lo shopping 2.0. Si va dal social commerce – l’utilizzo dei social media come canale di vendita diretta – allo shopping vocale – l’interazione con assistenti vocali come Alexa di Amazon, Siri di Apple o Google Assistant tramite smartphone per individuare il prodotto da acquistare.

Tra le new entry figura anche lo shopping via chat  – ad esempio, la business app WhatsApp che  permette ai commercianti di chattare direttamente con il cliente e di presentare il catalogo dei prodotti o di inviare azioni di marketing – e il Just walk out shopping come Amazon Go, che registra automaticamente gli acquisti senza necessità di fermarsi alla cassa.

Secondo la nostra ricerca, queste tecnologie emergenti godono di una popolarità ancora limitata nella maggior parte dei paesi europei presi in esame, Italia inclusa:

Acquisti online effettuati con l'uso di tecnologie emergenti

Il 59% dei consumatori europei intervistati continuerà ad acquistare online

Una delle domande principali a cui lo studio di Capterra ha voluto dare risposta è se i consumatori europei, ora che si sta dando inizio alla nuova realtà, stanno tornando alle loro vecchie abitudini o se le loro preferenze d’acquisto siano cambiate in modo permanente.

Pensi che la crisi abbia cambiato per sempre le tue abitudini di acquisto

L’indagine mostra che il comportamento d’acquisto di più della metà dei consumatori europei intervistati è cambiato in modo permanente dalla crisi del Covid-19: il 59% degli acquirenti continuerà a comprare online nonostante i negozi siano ora di nuovo aperti.

Sembra che il Covid-19 abbia cambiato radicalmente anche le abitudini di acquisto nostrane: nel nostro Paese, infatti, il 64% degli intervistati dichiara che il proprio comportamento d’acquisto è cambiato in modo permanente a causa della crisi. Possiamo affermare di essere di fronte ad un cambiamento di abitudini, con un numero sempre maggiore di italiani che abbandonano i negozi fisici per passare allo shopping digitale.

L’ e-commerce costituisce un mezzo di sopravvivenza per il futuro delle attività

I principali risultati della nostra ricerca indicano un cambio di paradigma nelle abitudini di acquisto dei consumatori italiani ed europei intervistati. Non solo la frequenza d’acquisto, anche la scelta dei prodotti da acquistare è cambiata. E, cosa ancora più rilevante, i cambiamenti sembrano definitivi, almeno nelle intenzioni degli acquirenti.

La sempre maggiore adozione della tecnologia nella vita quotidiana ha indubbiamente accelerato questo processo. Ora più che mai è essenziale che le aziende si facciano trovare preparate a vendere online con le giuste piattaforme: siti internet, negozi online e applicazioni mobili potrebbero rappresentare una garanzia di sopravvivenza per il futuro di ogni attività.

Vuoi saperne di più? Dai un’occhiata al nostro catalogo online di piattaforme e-commerce.

Metodologia: Studio sullo shopping online in Europa

Capterra ha voluto capire come gli europei stiano cambiando le loro abitudini di shopping online in seguito al COVID-19. Abbiamo intervistato 5.897 consumatori europei provenienti da Italia, Francia, Germania, Regno Unito, Paesi Bassi e Spagna che hanno più di 18 anni. Il panel comprende:

– Dipendenti a tempo pieno (55%)

– Dipendenti a tempo parziale (18%)

– Liberi professionisti (7%)

– Studenti (10%)

– Persone in pensione (6%)

– Persone che hanno perso il lavoro a causa della pandemia (4%).

I partecipanti provengono da vari settori di attività. Il panel comprende il 55% di donne e il 45% di uomini. I redditi variano da meno di 15.000 € all’anno a più di 200.000 € all’anno.

Lo studio sulle abitudini di shopping online in Europa si è svolto tra il 14 e il 22 luglio 2020.

 

 

 

 

Pagina aziendale di LinkedIn: alcuni consigli professionali per eccellere nella piattaforma

Pagina aziendale di LinkedIn

Pagina aziendale di LinkedIn

Le pagine aziendali su LinkedIn non sono certo una novità degli ultimi tempi. Lanciata nel 2003, la piattaforma si è lasciata alle spalle l’etichetta iniziale di “social network pensato per le persone alla ricerca di un impiego” per convertirsi in uno strumento dalle enormi potenzialità, specialmente per quanto riguarda l’ambito aziendale. Attualmente, le pagine aziendali di LinkedIn vengono usate in diversi ambiti: da quello editoriale al reclutamento e alla selezione del personale, passando infine per la generazione di business e le azioni di marketing.

Solo per avere un’idea delle dimensioni, in base ai dati forniti dall’azienda stessa, LinkedIn vanta oltre 50 milioni di aziende registrate e 675 milioni di utenti distribuiti a livello mondiale, di cui 170 milioni negli Stati Uniti, 68 milioni in India, 50 milioni in Cina, 43 milioni in Brasile e 14 milioni in Italia (fonte Statista.com).

A livello aziendale, la creazione di una pagina aziendale sulla piattaforma rappresenta un’ottima opportunità per promuovere il proprio marchio, trovare talenti, acquisire autorevolezza tramite contenuti rilevanti, stabilire connessioni con altre aziende ed, infine, comunicare con la propria comunità.

In questo post troverai alcuni suggerimenti utili che ti permetteranno di rafforzare il tuo marchio su LinkedIn, nonché istruzioni sull’utilizzo di alcuni tool, come ad esempio quelli per il marketing automation, il video editing e la trasmissione in live streaming.

Come creare una pagina aziendale su LinkedIn

Registrare la tua azienda su LinkedIn è un gioco da ragazzi. Innanzitutto dovrai disporre di un profilo personale, quindi potrai registrare la tua azienda compilando un modulo e indicando tutte le informazioni pertinenti.

In questa fase, ti consigliamo di essere quanto più preciso possibile e di non omettere nessuna informazione: maggiori saranno i dettagli forniti, più elevate saranno le probabilità di aumentare la tua visibilità. In base a quanto affermato dall’azienda stessa, una pagina aziendale completa su LinkedIn consente di aumentare la percentuale di visualizzazione settimanale del 30%.

Affinché il tuo profilo acquisisca rilevanza, sii quanto più accurato possibile nel fornire le seguenti informazioni:

1- Definizione dell’URL: mantieni lo stesso nome utente utilizzato per gli altri social network. In questo modo potrai essere identificato dai tuoi clienti più facilmente.

2 – Scelta delle categorie: è importante effettuare la selezione adeguata delle categorie a cui la tua attività appartiene, sia in termini di dimensioni aziendali (piccole, medie o grandi) che di settore di appartenenza. In questo modo, sarà più facile identificare la tua azienda quando gli utenti effettuano ricerche tramite filtri.

3 – Definizione di uno slogan: per questo campo, scegli accuratamente una frase che definisca l’essenza della tua azienda. Le ricerche su Google visualizzano parte del tuo slogan nell’anteprima, pertanto le prime parole saranno quelle che identificheranno rapidamente il tuo marchio.

4 – Inserimento di hashtag: LinkedIn dispone di una scheda Hashtag per l’inserimento di termini associati alla tua azienda e consente addirittura di aggiungere hashtag personali. Tuttavia, è fondamentale che il tuo marchio sia associato a termini già esistenti.

Un altro aspetto da tenere in considerazione è il contenuto visivo, il quale dovrà avere una buona risoluzione in modo da garantire una corretta visibilità e dare un’impressione quanto più professionale possibile. Per garantire una visualizzazione ottimale, il logo dovrà avere dimensioni pari a 300 x 300 pixel, mentre quelle dell’immagine di copertina dovranno corrispondere a 1,584 x 395 pixel.

Quando aggiungi informazioni relative al tuo marchio, descrivi la missione, gli obiettivi e i valori aziendali, senza tuttavia tralasciare i prodotti e/o i servizi offerti, restando sempre fedele al linguaggio e al tone of voice del tuo marchio.

Fai un uso strategico delle parole chiave, in quanto permetteranno alla tua azienda di posizionarsi tra i primi risultati nel motore di ricerca di LinkedIn. Grazie all’impiego di strumenti SEO, potrai indicare le parole chiave pertinenti per ciascun segmento.

Come funziona LinkedIn per le aziende?

Le pagine aziendali di LinkedIn offrono una vasta gamma di servizi basati sui principi dei social network menzionati nella parte introduttiva del presente articolo.

Per scegliere quali utilizzare (tutte le funzionalità sono a pagamento, ad eccezione dei post, i suggerimenti di contenuto, le story, i tool di analytics e le trasmissioni in live streaming), dovrai identificare la strategia adottata dal tuo marchio su LinkedIn.

Se l’idea è quella di potenziare le strategie di marketing, ti consigliamo di utilizzare le funzionalità per produrre e condividere contenuto, basate sui seguenti principi:

– Pubblicazione e condivisione: analogamente agli altri social network esistenti, LinkedIn permette di condividere contenuti testuali e audiovisivi, nonché di utilizzare emoji, hashtag e link esterni e di menzionare altri utenti o aziende. Con così tante risorse disponibili, potrai diversificare i tuoi messaggi e catturare l’attenzione dei tuoi follower.

– Suggerimento dei contenuti: un modo per identificare gli argomenti di tendenza tra i follower della tua azienda consiste nel ricorrere al tool di suggerimento dei contenuti. Grazie all’impiego dei filtri di segmentazione, potrai ottenere numerose informazioni utili riguardanti un determinato argomento, nonché stimarne le dimensioni di pubblico corrispondente. Si tratta di un indicatore eccellente per l’individuazione del tipo di contenuto relativo al tuo prodotto o al tuo settore aziendale e che, al contempo, permette un maggior coinvolgimento al momento della pubblicazione.

Se, tuttavia, il tuo obiettivo consiste nel fornire supporto al team di recruitment, ti consigliamo di usufruire delle risorse di ricerca dei talenti.

Di seguito riportiamo un elenco delle funzionalità offerte da LinkedIn per le aziende.

Funzionalità principali

Ti proponiamo un riepilogo della funzionalità principali di LinkedIn e le relative modalità di utilizzo.

LinkedIn Live

Il funzionamento di LinkedIn Live è diverso, in quanto le aziende possono trasmettere in diretta i contenuti video ai propri follower soltanto previa autorizzazione di LinkedIn. A tale scopo, è necessario inviare alla piattaforma una richiesta, la quale potrà essere o non essere autorizzata.

Scopri il nostro elenco di piattaforme per live streaming che ti permetteranno, tra gli altri vantaggi, di trasmettere contenuto in diretta.

LinkedIn Page Analytics

Questa funzionalità consente di valutare le prestazioni della tua pagina aziendale. Grazie agli indicatori disponibili, potrai identificare i tipi di contenuto più adatti alla tua strategia di coinvolgimento, nonché acquisire informazioni sui tuoi follower e i tuoi visitatori.

Scopri il nostro elenco di tool di web analytics che ti consentiranno, tra gli altri vantaggi, di valutare i tuoi risultati.

LinkedIn Sales Navigator

Si tratta di un tool per le vendite incentrato sul mercato B2B che consente ai venditori di cercare i profili dei clienti potenziali o dei responsabili delle decisioni e di contattarli.

Scopri il nostro elenco di software per l’automazione della forza vendita che ti permetteranno, tra gli altri vantaggi, di incrementare le tue vendite.

LinkedIn Recruiter

Pagina per la pubblicazione di offerte su Linkedin, integrabile con il software

 

Pagina per la pubblicazione di offerte su Linkedin, integrabile con il software dedicato (Fonte)

LinkedIn Recruiter è il tool di LinkedIn per la ricerca di talenti. Se l’obiettivo principale della tua azienda riguarda le assunzioni, ti consigliamo di effettuare la ricerca servendoti dei filtri avanzati.

Scopri il nostro elenco di software per la selezione del personale che ti consentiranno, tra gli altri vantaggi, di individuare i candidati ideali.

LinkedIn Ads

Gli annunci di LinkedIn permettono di aumentare il numero di follower della tua pagina, nonché di diffonderla, generare ulteriori opportunità di lead generation e promuovere eventi. Tramite la segmentazione del pubblico in base alla posizione o alla funzione, gli annunci vengono visualizzati nella loro timeline oppure direttamente nell’inbox del tuo pubblico di destinazione. Spetterà a te stabilire il tipo di approccio da adottare.

Scopri il nostro elenco di programmi di grafica che ti permetteranno, tra gli altri vantaggi, di creare e personalizzare i tuoi annunci.

Pagine Carriera

Le pagine Carriera rappresentano un’opzione per rendere ancora più complete le pagine aziendali LinkedIn. Offrono alcune funzionalità specifiche, tra cui la scheda Day by Day, che permette alle aziende di fornire ulteriori informazioni riguardo alla propria cultura e alle attività che si svolgono dietro le quinte.

Contiene inoltre una scheda relativa alle offerte di lavoro, la quale permette alle aziende di pubblicare le opportunità di lavoro e agli utenti interessati di inviare la propria candidatura.

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Consigli utili per la gestione della tua pagina aziendale su LinkedIn

Inutile negarlo: LinkedIn acquisisce ogni giorno sempre più rilevanza grazie alla pubblicazione frequente di contenuti unici ed esclusivi e, soprattutto, grazie all’adozione di formati e a possibilità di utilizzo differenti offerte dalla piattaforma stessa. Di seguito troverai alcuni consigli su come diversificare il tuo messaggio e attirare così l’attenzione dei tuoi follower.

Definisci una strategia di generazione dei contenuti

L’algoritmo di LinkedIn dà priorità alla pubblicazione di contenuti rilevanti con il fine di aumentare la credibilità delle pagine aziendali. Per trarre il massimo profitto, definisci almeno tre contenuti editoriali (uno può riguardare la scelta di frasi di ispirazione, un altro le notizie provenienti dai segmenti di riferimento ed, infine, l’ultimo le immagini “da dietro le quinte” della tua azienda) e distribuisci questi contenuti in un calendario di pubblicazione. Una volta ottenuta una panoramica generale del tipo di contenuto da produrre, sarà indubbiamente più facile generarlo.

Per semplificare l’utilizzo dei calendari editoriali, ti consigliamo di implementare un software di marketing automation, il quale ti permetterà di distribuire i testi redatti in base a ciascun giorno di pubblicazione. Un altro vantaggio offerto da questa tipologia di tool riguarda la pubblicazione automatizzata dei contenuti: i post vengono infatti pubblicati su LinkedIn in base alla data e all’ora configurata, semplificando pertanto le operazioni in modo significativo.

Promuovi l’aspetto estetico

LinkedIn non si basa soltanto sul contenuto testuale: anche la parte grafica riveste infatti un ruolo fondamentale. Ti suggeriamo pertanto di utilizzare una risoluzione ottimale per le immagini pubblicate in quanto, in caso contrario, potrebbe derivarne una perdita in termini di credibilità è professionalità della tua azienda.

Potrai inoltre prendere in considerazione l’opzione di creare dei video, anche nel caso in cui essi siano semplicemente composti da fotografie o siano stati registrati con uno smartphone. Al giorno d’oggi, sul mercato esistono innumerevoli programmi di video editing in grado di creare contenuto distribuibile sui social network.

Un’altra pratica comune di LinkedIn consiste nell’inserimento di loghi o cornici nelle fotografie mediante programmi di grafica. Oltre a differenziare il tuo contenuto da quello pubblicato dalla concorrenza, mettono in evidenza la coerenza visiva della tua azienda. In fin dei conti, per identificare il tuo marchio, un’immagine vale più di mille parole.

Promuovi il social selling

Se esiste una piattaforma perfetta per il social selling, questa è indubbiamente LinkedIn.

Indipendentemente dalla tipologia adottata (funzionalità Sales Navigator o estensione manuale dei contatti), grazie a LinkedIn e al suo tool di ricerca dei profili il tuo team delle vendite sarà in grado di contattare i professionisti di altre aziende e presentare loro i servizi o i prodotti offerti e, pertanto, generare un incremento delle vendite.

Sia nel caso in cui già disponi di un software CRM oppure intendi acquistarlo per gestire le relazioni con i tuoi clienti e archiviare i dati relativi alle vendite, potrai implementare l’integrazione con Sales Navigator e condividere le informazioni relative ai contatti creati con LinkedIn.

Crea un team efficiente

Una parte significativa delle attività di recruitment viene svolta dai software per la selezione del personale. Grazie a questo tipo di piattaforma, il team Risorse Umane della tua azienda potrà gestire più facilmente il processo di assunzione, analizzare le competenze specifiche inerenti a una posizione aperta e selezionare i candidati adeguati.

Se stai già utilizzando un software per la gestione delle candidature (ATS), puoi associarlo alla la funzionalità Recruiter visualizzando le informazioni relative al candidato presenti su LinkedIn direttamente nel tuo software ATS. Grazie alla combinazione di questi due tool, il team Risorse Umane disporrà di più informazioni sui candidati e sarà pertanto in grado di effettuare scelte di assunzione più mirate.

Cosa pubblicare nella tua pagina aziendale di LinkedIn

È ora di promuovere la tua pagina aziendale di LinkedIn

Una volta creata e attivata la pagina, dovrai promuoverla per ottenere il maggior numero di follower.

Il modo più semplice e rapido di aumentare il numero dei tuoi follower consiste nell’investire nell’inserimento di annunci tramite LinkedIn Ads. Tieni comunque presente che dovrai effettuare investimenti significativi per ottenere buoni risultati.

Tuttavia, se non hai fretta e desideri risparmiare denaro, potrai intraprendere altre azioni che non necessariamente dovranno comportare delle spese. Innanzitutto, ti consigliamo di aggiungere il profilo della tua pagina aziendale di LinkedIn alla tua firma e-mail, nonché di adottare la stessa firma per tutti i dipendenti. Sarà sufficiente inserire il tuo logo LinkedIn accanto a quello degli altri social network.

Un altro modo per ottenere più follower consiste nell’incoraggiare i tuoi dipendenti ad aggiungere la tua azienda nella sezione Esperienza dei propri profili. LinkedIn, infatti, promuove l’interazione tra gli utenti, come ad esempio nel caso in cui un dipendente inizia un nuovo lavoro presso una determinata azienda o completa un ciclo di anniversario lavorativo. Si tratta di fattori che forniscono al tuo sito una visibilità diretta.

Inoltre, ogni volta che aggiungi contenuti, specialmente nel caso di eventi con altri professionisti del tuo team o del tuo settore, cogli l’occasione per prendere appuntamenti con le persone o le aziende partecipanti all’evento. In questo modo promuoverai l’interazione tra gli utenti e la tua pagina aziendale e, conseguentemente, il tuo contenuto otterrà più like. Quando un utente apprezza o promuove il contenuto che hai pubblicato, l’azione viene visualizzata nella timeline LinkedIn dell’utente, permettendo pertanto alla tua azienda di ottenere maggiore visibilità.

Infine, tieni presente che LinkedIn consente di invitare i membri della tua stessa rete, nonché di suggerire alle tue connessioni di primo livello di seguire la tua azienda.

I consigli forniti nel presente articolo permetteranno alla tua  di generare un senso di maggior coinvolgimento tra gli utenti, nonché di ottenere maggiore visibilità.

6 consigli fondamentali per il tuo processo di onboarding digitale

Processo di onboarding digitale

Le prime impressioni sono importanti, soprattutto quando si tratta del luogo di lavoro. L’esperienza di un nuovo dipendente durante i suoi primi giorni di lavoro può essere decisiva per quanto riguarda l’opinione che si farà dell’azienda. 

Processo di onboarding digitale

In assenza di un buon processo di onboarding, i nuovi assunti potrebbero non sentirsi a proprio agio con il nuovo lavoro, ad esempio per non aver ben chiaro quale sia il loro ruolo, non sapere a chi rivolgersi e, di conseguenza, essere incapaci di iniziare con il piede giusto.

Nel caso del lavoro da remoto, fare un buon onboarding può essere ancora più difficile. I manager non sono presenti per accogliere fisicamente i nuovi dipendenti sul posto di lavoro e, pertanto, devono fare uno sforzo in più per aiutarli a mettersi in pista.

Se stai cercando come preparare l’onboarding digitale per i nuovi membri del tuo team in telelavoro, abbiamo le informazioni che cercavi. Questo articolo funge da checklist per l’onboarding da remoto per darti tutto il necessario per elaborare un’esperienza di onboarding semplice e trasparente.

Che cos’è l’onboarding digitale?

L’onboarding digitale o virtuale è il processo attraverso il quale le aziende accolgono un nuovo lavoratore nel suo ruolo a distanza. A differenza dell’onboarding tradizionale, che si svolge normalmente di persona in ufficio, quello virtuale avviene mediante un software per videoconferenze e strumenti di team collaboration.

Un processo di onboarding digitale ottimale prevede:

  • Una panoramica del ruolo del dipendente
  • La presentazione del nuovo membro ai suoi principali colleghi
  • Un riepilogo di tutti i sistemi interni necessari per il lavoro
  • La revisione del vademecum dell’azienda
  • La presentazione della cultura aziendale

Perché è importante l’onboarding digitale, anche da remoto?

L’onboarding è importante in qualsiasi realtà lavorativa per fomentare nel nuovo membro del personale la fiducia nel proprio ruolo e un’approfondita conoscenza dell’azienda. Serve anche per risparmiare tempo sul lungo termine. Se i dipendenti ricevono tutte le informazioni corrette sin dal primo momento, i manager non dovranno dedicare molto altro tempo a rispondere a domande e dare spiegazioni in un secondo momento.

Nella realtà dello smart working, l’onboarding diventa ancora più importante. I dipendenti che lavorano da casa non hanno la possibilità di avvicinarsi a un collega per fare una semplice domanda. Anche l’assenza di eventi di lavoro presenziali può rendere più difficile sentirsi parte dell’azienda.

Fortunatamente, grazie alle moderne tecnologie e ad alcune soluzioni creative, è possibile migliorare il processo di onboarding digitale per far sì che i nuovi assunti si sentano ben accolti e sicuri di sé fin dal primo giorno di lavoro.

Quali sono i migliori strumenti per l’onboarding digitale?

Per creare un processo di onboarding da remoto ottimale è indispensabile innanzitutto disporre degli strumenti e della tecnologia appropriati. Esistono in totale cinque principali tipi di software che dovresti implementare e avviare prima di poter effettuare un corretto onboarding per i tuoi smart worker.

1. Software di collaborazione aziendale

Per prima cosa, avrai bisogno di un software di collaborazione aziendale. Programmi come Monday.com e Asana permettono ai dipendenti di lavorare insieme ai progetti da remoto, organizzare il flusso di lavoro e garantire gli uni agli altri la trasparenza sullo stato delle attività. Monday.com dispone anche di un template per l’onboarding dei dipendenti che potrai sfruttare per muovere i tuoi primi passi con il processo di onboarding.

2. Software per videoconferenze

Lavorare a distanza può provocare una sensazione di isolamento, che tuttavia può essere mitigata con l’uso di un software per videoconferenze. Con piattaforme come Zoom o Webex, puoi riunirti “faccia a faccia” con i tuoi nuovi dipendenti in occasione della loro prima giornata di lavoro. Un’iniziativa importante per aiutarli a relazionarsi con te e con gli altri colleghi da un punto di vista più umano.

3. Software per comunicazione interna

Le videoconferenze sono ottime per le riunioni, ma può capitare che durante il processo di onboarding i nuovi membri del personale abbiano delle domande da porti al volo. In questo caso, strumenti come Slack o Workplace by Facebook, sono molto comodi poiché permettono ai nuovi arrivati di ottenere le risposte di cui hanno bisogno dalle persone giuste e al momento giusto.

4. Gestionali HR

Il dipartimento delle risorse umane riveste un ruolo importante nell’onboarding dei dipendenti da remoto. Per riuscire a tenere traccia di ogni cosa relativa al personale, dai permessi ai contratti di assunzione, puoi dotare il dipartimento HR di software come BambooHR o Calamari.

5. Software per la firma digitale

In un ufficio convenzionale, un dipendente trascorre la maggior parte del suo primo giorno di lavoro a firmare contratti e compilare moduli. Tali pratiche possono essere complicate da gestire a distanza, a meno che non si disponga di un software per la firma digitale come eSign Genie o DocuSign. Con piattaforme di questo tipo non dovrai più scansionare o stampare alcun documento, che verrà invece digitalizzato consentendo di apporre la firma con un semplice click.

6 consigli per l’onboarding digitale e la nuova esperienza di assunzione

1. ‘A tu per tu’ virtuali

Anche se difficilmente riuscirai a incontrare di persona i tuoi lavoratori da remoto, assicurati che possano associare un volto a un nome. Non esitare a riempire le loro prime giornate di lavoro con videochiamate con te o con chiunque lavorerà con loro.

2. Distribuisci le responsabilità

Un buon processo di onboarding non dovrebbe essere gestito da una sola persona. Delega i vari aspetti della formazione a membri del personale che lavoreranno con il nuovo arrivato. In questo modo potrà conoscere molte persone e imparare svariate abilità direttamente dagli esperti del settore.

3. Spazio a cultura e vita sociale

Con tutte le attività amministrative e formative previste durante l’onboarding virtuale è facile dimenticarsi degli aspetti culturali legati alla tua azienda. È importante anche organizzare delle videoconferenze con i responsabili di ogni dipartimento, in modo tale che i nuovi dipendenti possano conoscere i membri del loro team e farsi un’idea della cultura aziendale.

4. Prevedi un piano d’emergenza

Un processo di onboarding che si rispetti dovrà comprendere un piano di emergenza nel caso qualcosa vada storto. Per esempio, uno dei formatori potrebbe non essere disponibile oppure qualche problema di connessione potrebbe rendere impossibile lo svolgimento di una videoconferenza. Prepara dei piani di emergenza per tali evenienze. Ad esempio, potresti fornire ai tuoi nuovi dipendenti dei numeri di telefono da chiamare quando le videoconferenze non funzionano.

5. Offri una formazione presenziale ove possibile

A seconda del tipo di contesto di telelavoro, puoi dare ai nuovi membri del personale l’opportunità di conoscere i colleghi di persona. Ciò può essere possibile attraverso una giornata di formazione presso la sede dell’azienda oppure mettendo in contatto i dipendenti di una stessa regione in modo tale che possano costruire un legame umano più solido con gli altri lavoratori.

6. Ripensa il contenuto per adattarlo a un ufficio in casa

È necessario ripensare le parti del processo di onboarding sulla salute e la sicurezza per incentrarle sul lavoro da casa anziché sull’ambiente d’ufficio. Per fare un esempio, non ha molto senso spiegare la procedura antincendio in questo momento in cui tutti lavorano da remoto. Piuttosto, è importante pensare a come creare un ambiente di lavoro in casa che sia sicuro e confortevole.

Vuoi saperne di più? Consulta il nostro catalogo di software di team collaboration per scoprire tutti i prodotti.

App di time tracking: le 8 migliori soluzioni gratuite

App di time tracking gratis

App di time tracking gratis

Dal mio ingresso nel mondo del project management qualche anno fa, ho sempre avvertito la mancanza di un software adatto allo svolgimento del mio lavoro, ovvero un tool di time tracking semplice e intuitivo.

Ho quindi analizzato le principali app di time tracking disponibili sul mercato, basando la mia ricerca sui seguenti criteri:

– Disponibilità di una versione freemium (e non soltanto di una versione di prova gratuita per un periodo di tempo limitato)

– Integrazioni disponibili con altri tool

– Funzionalità di project management

– Possibilità di integrazione con un sistema di fatturazione o disponibilità di un sistema di fatturazione proprio

– Disponibilità di una soluzione mobile per le visite on site

– Presenza di un fattore WOW

Dopo un’analisi accurata dei circa 500 tool di time tracking presenti nella directory di Capterra, ho selezionato i seguenti otto. Ovviamente non tutti i prodotti descritti di seguito rappresentato la soluzione ideale per ogni azienda.

Ti consiglio di confrontare le caratteristiche, le funzionalità e i prezzi di ciascun tool e, nel caso ne abbia dimenticato qualcuno, potrai segnalarlo nell’apposita sezione dei commenti in fondo alla pagina.

I tool di time tracking sono stati riportati in ordine alfabetico.

8 tool di time tracking gratuiti

1. AccountSight

Screenshot AccountSight

Screenshot del tool AccountSight
Numerosi utenti apprezzano AccountSight per i prezzi competitivi, le caratteristiche offerte e il servizio di assistenza clienti.Ad esempio nelle recensioni, un utente segnala di aver potuto usare il sistema “in soli dieci minuti”, mentre un altro riporta: “Nel complesso, il software è la soluzione perfetta per il monitoraggio dei costi di progetto. I prezzi sono davvero competitivi e il servizio di assistenza ai clienti è imbattibile. Consiglio vivamente questo software.”Integrazioni: PayPal, QuickBooks ed eSign Genie per firme elettroniche.Funzioni di accounting: gli utenti utilizzano AccountSight per la gestione dei crediti e dei debiti, nonché dei fondi aziendali. AccountSight offre inoltre l’integrazione con QuickBooks Desktop e QuickBooks Online.Prezzo: la versione gratuita è disponibile per un utente e offre cinque clienti, cinque progetti e fatturazioni illimitate, nonché registrazioni delle ore e delle spese anch’esse illimitate. La versione a pagamento di AccountSight offre un numero illimitato di clienti e progetti e ha un costo mensile di $10 (circa 8.5 €) a persona per team composti da meno di cinque dipendenti. Per i team più grandi, sono disponibili pacchetti a prezzi scontati.Le funzionalità di time tracking sono particolarmente apprezzate sia dalle aziende che dai consulenti. Gli utenti possono inviare collettivamente i propri fogli presenze tramite Excel oppure immettere le ore direttamente online, mentre i manager possono approvare o rifiutare i fogli presenze direttamente dall’applicazione stessa. Inoltre, AccountSight invia regolarmente notifiche e promemoria per ricordare agli utenti di attivare la registrazione delle ore.

2. Harvest

Screenshot di Harvest
Screenshot del tool Harvest
Harvest è un tool di time tracking che consente di gestire sia i pagamenti dei clienti che le fatture e le ricevute. È particolarmente indicato per i freelance alla ricerca di un tool in grado di tenere traccia delle ore e, al contempo, gestire le fatture. Il punteggio complessivo attribuito ad Harvest da quasi 400 utenti su Capterra è di 4,5, i quali segnalano la facilità d’uso del tool e l’intuitività della piattaforma.La versione gratuita di Harvest offre inoltre l’accesso illimitato a tutte le funzionalità del prodotto. L’unico limite riguarda il numero di utenti e di progetti. Se sei interessato a un tool di time tracking per un numero ridotto di progetti (due al massimo), Harvest è la soluzione che fa per te! Le integrazioni offerte sono già disponibili con la versione gratuita, mentre le connessioni crittografate garantiscono un livello di sicurezza pari a quello dei sistemi bancari.Integrazioni: Basecamp, Asana, Trello, Quickbooks, Zendesk, Slack e Zapier.Funzioni di accounting: immissione dei costi, fatture e preventivi, inserimento automatico delle ore e delle spese nelle fatture, nonché dashboard riassuntive di tutte le fatture.Prezzo: la versione gratuita è disponibile per un utente e due progetti. La versione a pagamento ha un prezzo mensile di $12 (circa 10 €).
Per saperne di più

3. Hubstaff

Screenshot del tool Hubstaff

Screenshot del tool Hubstaff

Le oltre 1000 recensioni su Capterra descrivono Hubstaff come il prodotto quasi perfetto. Gli utenti apprezzano particolarmente la possibilità di poter monitorare lo svolgimento delle attività in tempo reale e di acquisire screenshot (in modo che i manager e i clienti possano verificare in ogni momento l’effettiva produttività dei team), il sistema di time tracking e le funzionalità di reporting. Hubstaff viene descritto come “il tool di time tracking per desktop più accurato presente sul mercato” e, non a caso, l’azienda ha molto a cuore la propria reputazione.

La versione gratuita è particolarmente indicata per i freelance ed è disponibile per un singolo utente. Tuttavia, gli utenti scelgono solitamente la versione di base a pagamento per poter abilitare l’integrazione con altri tool. La versione Premium offre infine integrazioni illimitate, la possibilità di acquisire screenshot e numerose altre funzionalità per la fatturazione e la pianificazione dei turni.

Integrazioni: Asana, Atlassian Jira, Basecamp, Freshdesk, Paypal, Podio, QuickBooks, Salesforce, Trello, Wrike, Zendesk e Zoho.

Funzioni di accounting: fogli presenze, buste paga, funzionalità e integrazioni di reporting avanzato.

Prezzo: la versione gratuita è disponibile per un utente, mentre i piani a pagamento hanno un prezzo iniziale di $7 (6 €) al mese.

Per saperne di più

4. Ronin

Screenshot del tool Ronin

Screenshot del tool Ronin
Ronin è probabilmente la miglior applicazione di time tracking disponibile sul mercato per consulenti, commercianti, avvocati e titolari di aziende di piccole dimensioni.È importante sottolineare che la versione gratuita di Ronin è disponibile per un solo utente, per un massimo di due clienti (con una sola persona di contatto per cliente) e per una sola workstation. Tuttavia, così come per alcuni dei tool riportati precedentemente, Ronin offre alcune funzionalità di base molto innovative agli utenti del piano gratuito.La maggior parte dei sottoscrittori decide di optare per la versione a pagamento per ottenere maggiori vantaggi, tra cui l’accesso per un numero più elevato di persone, l’integrazione dei pagamenti e domini personalizzati.
Funzioni di accounting: fatture, preventivi, spese, fatture ricorrenti e valute multiple.Prezzo: la versione di base è gratuita, mentre il prezzo iniziale dei piani a pagamento è pari a $15 (13 €) al mese.

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5. Tick

Screenshot tool Tick

Screenshot tool Tick
Un progetto insolitamente grande incombe sulla tua attività quotidiana? L’acquisto di un tool di project management solo per questa determinata occasione potrebbe non rivelarsi una buona idea, specialmente se sul mercato esistono tool come Tick.Anche se non hai mai utilizzato una applicazione di time tracking prima d’ora, il funzionamento di Tick è estremamente intuitivo. Una delle funzionalità più interessanti riguarda la visualizzazione automatica del tempo restante per il completamento di ciascuna attività. Dimenticati di registrare le ore in inutili tabelle: con Tick avviene tutto in automatico!Le recensioni su Tick (oltre 1400 su Capterra) sono estremamente positive, e il tool ha ottenuto un punteggio di medio di 4,5 in termini di facilità d’utilizzo, servizio di assistenza ai clienti e caratteristiche generali. Una recensione di un utente molto entusiasta afferma che “il tool permette di concentrarsi sugli aspetti essenziali delle proprie attività quotidiane e di dimenticarsi di tutto il resto”.
Integrazioni: Asana, Basecamp, FreshBooks, QuickBooks, Trello e Zapier.Funzioni di accounting: monitoraggio del budget a livello di attività e di progetti, report di time tracking per cliente o per persona, nonché numerose integrazioni con altri software per l’accounting management.Prezzo: la versione di base è gratuita, mentre i piani a pagamento hanno un prezzo iniziale di $19 (16,5 €) al mese per un numero illimitato di utenti.

6. todo.vu

Screenshot del tool Todovu

Screenshot del tool todo.vu

todo.vu non è soltanto un tool di time tracking, ma anche una suite di produttività per la gestione di attività e progetti, per il CRM (Customer Relationship Management) e per la fatturazione (opzioni disponibili a pagamento). A differenza della maggior parte dei tool riportati nel presente articolo, todo.vu non richiede alcuna integrazione per poter essere considerato un sistema completo.

La versione gratuita offre numerosi vantaggi: 100 MB di memoria e funzionalità di time tracking con assegnazioni su base individuale, nonché funzioni CRM come la gestione dei clienti e la possibilità di ottenere attività da terze parti.

Grazie alle funzionalità gratuite di project management e di gestione CRM offerte, il tool è particolarmente indicato per freelance e aziende di piccole dimensioni. Per le funzioni di fatturazione, invece, è necessaria un’applicazione aggiuntiva. Tuttavia, il principale vantaggio di todo.vu è rappresentato dalle funzionalità di reporting (specialmente quella di time tracking), le quali valgono il prezzo della versione a pagamento.

Integrazioni: FreshBooks

Funzioni di accounting: integrazione con FreshBooks e gestione dei clienti. La maggior parte delle funzionalità di accounting richiede la sottoscrizione alla versione a pagamento.

Prezzo: la versione di base è gratuita, mentre i piani a pagamento hanno un prezzo iniziale di $9 (circa 8 €) al mese per utente.

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7. Toggl

Screenshot dell'app di time tracking Toggl

Screenshot del tool Toggl

Al pari di Tick, anche Toggl è molto popolare tra gli utenti di Capterra. Il tool ha un punteggio complessivo di 4,6 su 5 e oltre 1000 recensioni.

Un utente riporta: “Uso Toggl da alcuni anni e tenere traccia del tempo che dedico a ciascun progetto non è mai stato così semplice! La versione gratuita di base del software (quella che utilizzo anche io) mi permette di visualizzare la distribuzione delle ore, oltre ad offrire numerose funzionalità e report di base. Il tool è caratterizzato da un design minimalista e intuitivo, mentre le pagine di time tracking sono estremamente facili da usare. Consiglio questo software a tutti coloro in cerca di un tool di time tracking”.

Toggl è compatibile con Windows, OS X, Linux, Android e iOS, oltre che praticamente con qualsiasi browser. È possibile tenere traccia delle ore direttamente in Toggl per poi esportarle tramite una delle numerose integrazioni (tra cui Asana, Atlassian Jira, Basecamp, FreshBooks, Github, Google Docs, Open Project, QuickBooks, Salesforce, Slack, Teamwork e Trello).

Inoltre, gli utenti possono registrare le proprie ore di lavoro offline e sincronizzare i dati in un secondo momento. E la sicurezza? Toggl esegue il backup su più posizioni fisiche ogni 24 ore e archivia tutti i dati su rack space, in modo da garantire la conformità ai requisiti ISO 27002, ISO 27001, SOC 1, SOC 2, SOC 3, CPS, Safe Harbor e SSAE16.

Infine, le versioni a pagamento offrono funzionalità di project management aggiuntive e consentono di creare team composti da più di cinque utenti.

Integrazioni: Asana, Atlassian Jira, Basecamp, Drive, Evernote, FreshDesk, Podio, QuickBooks, Salesforce, Slack, Trello, Wrike, Xero, Zapier, Zendesk, Zoho e altre 85 integrazioni disponibili con l’estensione Chrome per Toggl.

Funzioni di accounting: integrazione con FreshBooks e gestione dei clienti. La maggior parte delle funzionalità di accounting richiede la sottoscrizione alla versione a pagamento.

Prezzo: la versione di base è gratuita, mentre i piani a pagamento hanno un prezzo iniziale di $9 (circa 8 €) al mese per utente.

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8. Trigger

Screenshot del tool Trigger

Screenshot del tool Trigger
Il motivo per cui Trigger si trova in fondo a questo elenco è puramente alfabetico e non certo vincolato alla qualità. Si tratta di un’applicazione estremamente intuitiva che si sta convertendo in una valida alternativa a Trello e ad Asana. Inoltre, a differenza di questi popolari tool di project management, Trigger dispone anche di una funzionalità di time tracking. E il tutto gratuitamente!
È possibile visualizzare le attività in dettaglio, nonché assegnare tutti i dati di time tracking ad attività specifiche. Anche con la versione gratuita, qualsiasi attività manuale sarà soltanto un ricordo del passato! Grazie ai trigger, inoltre, le aziende sono in grado di identificare sia i clienti ottimali che quelli che richiedono quantità di tempo eccessive.
Il tool offre fogli presenze, funzionalità di fatturazione automatica e report online. Queste informazioni possono essere sincronizzate con Xero, FreshBooks e Zapier. Analogamente agli altri tool descritti nel presente articolo, la funzionalità di time tracking viene attivata con un semplice clic (o, in alternativa, manualmente) e consente di trasferire tutti i dati alle fatture, ai fogli presenze e ai report.Integrazioni: Basecamp, FreshBooks, Drive, Dropbox, Slack, Xero e Zapier.

Funzioni di accounting: integrazione con FreshBooks, Saasu e Xero. Le funzionalità di fatturazione sono disponibili con la versione a pagamento.

Prezzo: la versione di base è gratuita per tre membri di un team, cinque progetti attivi e cinque clienti e consente di creare report di base. Le versioni a pagamento hanno un prezzo iniziale di $11 (9,50 €) al mese per utente.

Vuoi saperne di più? Consulta il nostro catalogo di software per la gestione del tempo per scoprire altri prodotti.

Employee Advocacy: cos’è e come costruire una strategia vincente

Employee Advocacy: cos’è e come costruire una strategia vincente

Employee Advocacy: cos’è e come costruire una strategia vincente

Ogni volta che qualcuno sostiene il tuo marchio o la tua azienda, estende la portata del tuo messaggio condividendolo con la sua rete di contatti. Con un programma di employee advocacy, sono i tuoi dipendenti a diffondere il messaggio vincolato al tuo business.

L’employee advocacy è la promozione di un’organizzazione da parte della sua forza lavoro. Ciò può significare che i dipendenti condividano informazioni su prodotti o campagne specifiche. Oppure che diffondano la cultura aziendale online. Questa pratica può contribuire a migliorare la reputazione del marchio e a facilitare la selezione di nuove risorse.

L’employee advocacy può assumere molte forme, ma il canale più comune ed efficace è sicuramente quello dei social media. Le ragioni sono semplici: i tuoi dipendenti hanno probabilmente un profilo sui social media e possono essere presenti su piattaforme non accessibili per il tuo marchio. Oltre al fatto che hanno sicuramente un tipo di followers che la tua azienda non ha. Inoltre, molto spesso, è possibile che stiano già condividendo contenuti aziendali sui loro canali personali, soprattutto se sono entusiasti del loro lavoro.

Un programma di employee advocacy fornisce linee guida, obiettivi e stabilisce un meccanismo di ricompense. Di fatto si tratta di standardizzare il modo in cui i dipendenti condividono i contenuti del marchio e rende più facile per loro farlo. Non è solo l’azienda a trarne vantaggio, anche i dipendenti ottengono un beneficio: possono migliorare la loro credibilità e posizionarsi come esperti nel loro settore.

Come costruire una strategia di employee advocacy di successo

Affinché i dipendenti diventino ambasciatori del marchio, devono amare sinceramente il proprio lavoro. Vincolare le mansioni quotidiane ad uno scopo più ampio e nobile del semplice guadagnare uno stipendio a fine mese è fondamentale per soddisfare le aspettative e creare fiducia.

Naturalmente, non tutte le aziende hanno uno scopo sociale superiore, o almeno, non uno ovvio. Ma ci sono molti modi per essere d’ispirazione. La tua azienda è leader di mercato? Hai apportato delle innovazioni che stanno cambiando il settore in cui operi? Sei impegnato a livello sociale e svolgi regolarmente attività di volontariato? Il segreto è trovare qualcosa in cui la tua azienda sta eccellendo e puntare su quello per far sentire i tuoi dipendenti orgogliosi di far parte di una realtà di successo.

Come costruire una strategia di successo? Di seguito elenchiamo alcuni punti per costruire un programma di employee advocacy passo per passo.

Identifica potenziali influencer tra i tuoi dipendenti

Individua i potenziali influencer all’interno della tua forza lavoro.

Coinvolgili come beta tester del tuo programma di employee advocacy e chiedi loro di aiutarti a capire quali sono gli strumenti e i canali che i colleghi sono più propensi ad utilizzare per condividere i messaggi aziendali. In questo modo, ti aiuteranno a creare la tua strategia e forniranno un feedback onesto.

Chiarisci bene i vantaggi del programma

I dipendenti non promuoveranno il tuo marchio senza i giusti incentivi.

Assicurati che comprendano i vantaggi del programma, come ad esempio l’aumento della loro visibilità e credibilità come esperti in un determinato settore. Potresti anche offrire alcuni incentivi interni per condividere i contenuti aziendali.

La cosa migliore è chiedere direttamente ai dipendenti che tipo di incentivi vorrebbero: più vengono coinvolti nel processo, più si sentiranno responsabili per il successo del programma.

Riconosci il duro lavoro e i meriti dei tuoi dipendenti

Non parliamo solo del loro lavoro di ambasciatori del marchio.

Un programma di “impiegato del mese” o una menzione in una newsletter interna può sembrare antiquato, ma senza dubbio è ancora efficace.

Così come può essere motivante il fatto di dedicare del tempo durante le riunioni per riconoscere i meriti di alcuni dipendenti. Naturalmente, sono molto apprezzati anche gli incentivi tradizionali come le gift card e i bonus.

Rendi l’employee advocacy divertente e appassionante

L’aspetto ludico non dev’essere sottovalutato. Perché non creare un hashtag per promuovere una specifica campagna di sensibilizzazione dei tuoi dipendenti? Potresti poi stilare una classifica per mostrare chi sta ricevendo più visualizzazioni e organizzare un premio per il vincitore o, se lo preferisci, un’estrazione a sorte per tutti i membri del team che hanno creato dei contenuti utilizzando l’hashtag da te suggerito.

Lascia che I tuoi dipendenti condividano quello che li appassiona

Offri ai dipendenti qualcosa di interessante o divertente da condividere. Potrebbe essere l’annuncio di un nuovo prodotto o un nuovo video. Non soffocare la loro creatività, incoraggiali a condividere ciò che più li entusiasma del tuo marchio.

Quando i dipendenti credono nel brand e sono entusiasti di venire al lavoro, è più probabile che condividano contenuti positivi sui loro canali.

Stabilisci obiettivi e KPI per il programma di employee advocacy

I tuoi dipendenti stanno sicuramente già pubblicando informazioni riguardo la tua azienda sui loro social media. Ma senza un sistema organizzato e senza obiettivi chiaramente definiti, non c’è modo di tracciare i risultati.

Più chiaramente definirai i tuoi obiettivi, più facile sarà per i tuoi collaboratori aiutarti a raggiungere gli obiettivi del programma di employee advocacy.

Se il tuo obiettivo è quello di aumentare la brand awarness, incoraggia i tuoi collaboratori a postare contenuti sul marchio in generale. Se stai lanciando un nuovo prodotto, crea contenuti ad hoc che i tuoi dipendenti possano condividere sui loro canali.

Una campagna di advocacy dovrebbe essere in linea con almeno uno dei principali obiettivi aziendali. Decidi quali sono le metriche da tracciare: la generazione di traffico per il tuo sito web, la creazione di contenuti virali che diano origine a conversazioni o la raccolta di nuovi lead.

Una volta conclusa la campagna, sintetizza i risultati in un report che dimostri chiaramente il ROI. Includi informazioni sulle metriche utilizzate e sul coinvolgimento dei dipendenti.

Alcune metriche chiave da tenere d’occhio sono:

– I migliori collaboratori: quali sono gli individui o i team che condividono più frequentemente i tuoi contenuti? Chi sta generando il maggior coinvolgimento?

– Il raggio d’azione organico: quante persone vedono i contenuti condivisi dai tuoi dipendenti?

– Il livello di interazione e coinvolgimento: quante persone cliccano sui link, lasciano commenti e condividono i contenuti dei tuoi dipendenti?

– Il traffico: quanto traffico ha portato al tuo sito web il contenuto condiviso dai tuoi collaboratori?

Non dimenticare di incoraggiare anche una condivisione più organica sui social da parte dei tuoi dipendenti. I post “spontenei” – ad esempio una foto durante la pausa caffè alla macchinetta o un video di un’attività di team building –  sono quelli che più di tutti aggiungono valore in quanto contribuiscono a diffondere i pilastri della cultura aziendale.

Stabilisci le linee guida per i social media

I dipendenti devono sapere non solo qual è il messaggio, ma anche il modo migliore per comunicarlo. Che tipo di linguaggio devono usare? Con quale frequenza devono pubblicare? Come dovrebbero rispondere ai commenti?

Le linee guida aiutano a proteggere la reputazione della tua azienda e ad evitare problemi legali e rischi per la sicurezza. Alcune sono solo frutto del buon senso: per esempio, evitare un linguaggio volgare o discriminatorio. Altre hanno bisogno di essere dettagliate dall’ufficio legale.

Chiedi ai dipendenti stessi il loro contributo e rendi le linee guida facili da capire e da seguire: includi raccomandazioni su cosa, dove e come condividere i contenuti.

Starbucks, ad esempio,  pubblica le linee guida sui social media per i dipendenti direttamente sul sito web.

Ricorda che ogni dipendente avrà un diverso livello di familiarità con i social media. Metti tutti i dipendenti di tutti i reparti e i livelli di anzianità al corrente delle best practice e delle linee guida che hai stilato. Fornisci una formazione sull’utilizzo dei social media in generale, così come sulle politiche aziendali e sugli obiettivi del programma.

Offrire regolarmente contenuti nuovi e condivisibili aiuta i dipendenti a superare la timidezza e a diventare ambassador attivi del tuo brand.

 

 

Come potenziare l’implementazione di un nuovo software in 3 fasi

Come potenziare capacità e competenze informatiche per implementare un nuovo software

Adotta strategie di segmentazione degli utenti per identificare in modo efficace capacità e competenze informatiche ed individuare coloro che necessitano di più assistenza nella fase di implementazione di un nuovo software.

Come potenziare capacità e competenze informatiche per implementare un nuovo software

L’implementazione di un nuovo software si rivela utile solo se accompagnata dalle capacità e competenze informatiche necessarie da parte dei dipendenti. Adottare flussi di lavoro appropriati, compilare tutti i campi rilevanti, menzionare i colleghi adeguati: sono tutti esempi di operazioni in cui gli utenti potrebbero non essere in grado di sfruttare al massimo il potenziale di un sistema.

Ecco perché è fondamentale attenersi alle tre fasi riportate di seguito per comprendere i problemi principali riscontrati dagli utenti relativi al software esistente, identificare gli utenti con più capacità e competenze informatiche e quelli con lacune da colmare e, infine, risolvere qualsiasi altro problema esistente, in modo da garantire un utilizzo corretto del nuovo software.

Grazie alla nostra esperienza nel settore, ti offriamo una serie di azioni da intraprendere per fare in modo che i tuoi dipendenti utilizzino correttamente il nuovo software.

Ecco i punti che tratteremo:

  1. Raccolta di feedback da parte degli utenti
  2. Identificazione degli utenti in possesso delle capacità e competenze informatiche necessarie e di quelli con lacune da colmare
  3. Abbattimento delle barriere relative all’implementazione

Raccogli il feedback degli utenti il prima possibile

Accade spesso che i leader aziendali prendano decisioni riguardanti l’implementazione di tecnologie e software consultando unicamente i propri pari, senza invece considerare le opinioni dei dipendenti, i quali sono coloro che utilizzano i sistemi aziendali ogni giorno.

Una ricerca condotta da Gartner (in inglese) sui fattori che motivano i dipendenti a utilizzare un software in maniera efficace dimostra che la raccolta dei loro feedback nelle prime fasi del processo, ovvero durante la creazione di un business case o di un elenco di funzionalità, ha un impatto nettamente più positivo sull’implementazione dei software.

Più esiterai a coinvolgere gli utenti finali, minori saranno le probabilità che i software vengano utilizzati in modo corretto: l’inclusione dei dipendenti sin dalle fasi iniziali del processo aumenterà infatti le probabilità di utilizzo del software. Coinvolgerli soltanto nella fase finale di scelta del fornitore potrebbe invece rappresentare un errore.

Passa all’azione: indipendentemente dalla fase del processo in cui ti trovi, è fondamentale mantenere sempre la massima trasparenza:

  • Se hai già selezionato un fornitore di software, accertati di definire chiaramente tramite un’e-mail o una riunione il problema aziendale che intendi risolvere con l’impiego della nuova tecnologia, nonché di apportare le motivazioni necessarie per cui il fornitore scelto rappresenta la miglior opzione.
  • Se hai appena dato via al processo, stabilisci una deadline per la raccolta di feedback sul software esistente da parte di un campione di dipendenti, includendo sia i manager che i neoassunti di diversi team, in modo da individuare i due o tre problemi principali.

Identifica gli utenti in possesso di capacità e competenze informatiche necessarie e quelli con lacune da colmare

La segmentazione degli utenti in gruppi con problemi simili faciliterà la successiva fase di identificazione degli ostacoli relativi all’implementazione. Applicare inoltre una distinzione tra gli utenti esperti e quelli che necessitano di ulteriore formazione permetterà una gestione del tempo più efficace.

È fondamentale tenere ben presenti alcuni gruppi chiave:

  • Utenti esperti: coloro che hanno interazione e conoscenza elevata.

Consiglio: fai leva sugli utenti esperti in modo che rivestano il ruolo di insegnanti e mentori e promuovano l’utilizzo del software tra gli altri gruppi.

  • Utenti critici: coloro che hanno interazione elevata e conoscenza medio-bassa.

Consiglio: concentra la maggior parte delle iniziative di training e formazione su questo gruppo, fornendo un feedback continuo per migliorare l’utilizzo del software.

  • Non utenti: coloro che hanno interazione bassa e nessuna conoscenza.

Consiglio: fornisci formazione ai membri di questo gruppo soltanto se sono previsti passaggi di ruolo che richiedano l’uso del sistema.

Dopo aver condotto un semplice sondaggio, potrai classificare gli utenti in più esperti e meno esperti, nonché individuare le soluzioni per risolvere i loro problemi.

Passa all’azione: crea e condividi un semplice sondaggio con ogni utente della tua azienda, includendo le seguenti domande:

  • Qual è il tuo ruolo all’interno dell’azienda?
  • In che percentuale le tue attività lavorative quotidiane implicano l’utilizzo di [software esistente]?
  • In una scala da 1 a 10, come definiresti il tuo livello di conoscenza di [software esistente]?

Raccogli le risposte e riportale in un grafico indicante i livelli di interazione e conoscenza sugli assi X e Y, rispettivamente, in modo da identificare e raggruppare rapidamente gli utenti con profili simili.

Abbatti le barriere relative all’implementazione del software

A questo punto avrai raccolto feedback qualitativo sufficiente sugli aspetti da migliorare, nonché dati quantitativi per la segmentazione in gruppi dei tuoi dipendenti. È ora il momento di aiutare ciascun utente a identificare e affrontare i diversi problemi riscontrati.

Gartner consiglia l’implementazione di alcune strategie per facilitare l’adozione del nuovo software in base a problemi specifici o alla percezione dei singoli utenti:

Informazione: per gli utenti che non hanno chiaro il contesto del processo di cambiamento

  • Indica i benefici aziendali generali derivanti dall’adozione della nuova tecnologia
  • Includi tali utenti in mailing list contenenti aggiornamenti sull’implementazione del software e la relativa formazione

Rassicurazione: per gli utenti che non hanno chiaro il loro ruolo nel processo di cambiamento

  • Fornisci esempi di risultati raggiungibili grazie all’impiego del nuovo software
  • Richiedi a un utente esperto di programmare una sessione per rispondere a domande specifiche

Persuasione: per gli utenti che mostrano resistenza all’adozione del nuovo software

  • Indica le motivazioni aziendali specifiche alla base dell’acquisto del nuovo software
  • Descrivi soltanto i vantaggi che gli utenti otterranno a livello individuale con l’utilizzo del nuovo software

Coinvolgimento: per gli utenti che comprendono l’importanza dell’implementazione del nuovo software

  • Incoraggia tali utenti a promuovere il nuovo sistema
  • Richiedi loro di riportare agli utenti più riluttanti i benefici associati all’uso del nuovo software

Serviti di questi approcci innanzitutto per superare gli ostacoli più comuni relativi all’implementazione del nuovo software tra gli utenti critici, quindi per analizzare i casi specifici degli utenti critici e dei non-utenti.

Passa all’azione: nelle fasi successive, ti consigliamo di programmare verifiche mensili con ciascun gruppo, nonché di offrire tool self-service sull’intranet aziendale o documenti condivisi, come ad esempio pagine contenenti le domande frequenti (FAQ) e knowledge center per la ricerca di risposte specifiche.

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Il 62% degli italiani si dichiara pronto per i pagamenti contactless

Il 62% degli italiani è pronto per una società cashless

Il 62% degli italiani è pronto per i pagamenti contactless

La crisi sanitaria del Covid-19 ha cambiato non solo il nostro modo di vivere e di approcciarci al lavoro, ma anche le nostre abitudini d’acquisto. L’e-commerce ha registrato una crescita esponenziale e sempre più italiani pensano che i pagamenti elettronici – in modalità contactless – faranno ora sempre più parte della quotidianità in quanto semplici e sicuri. Oltre al mantenimento delle distanze interpersonali, infatti, evitare di maneggiare contanti è utile al rispetto delle norme igienico-sanitarie e alla protezione dal virus.

Da anni si parla di limitare la possibilità di pagamenti in contanti per combattere l’evasione fiscale, ma la recente pandemia ha sicuramente dato una grossa spinta in questa direzione: i già diffusi pagamenti contactless hanno subito un forte incremento in seguito alla crisi sanitaria.

Si definiscono pagamenti contactless quei pagamenti che si possono realizzare attraverso un sistema che non richiede un contatto diretto tra i dispositivi usati a tal fine (come carte di credito o dispositivi mobili) e i terminali autorizzati a ricevere il pagamento (POS). Da qui il nome contactless che letteralmente si traduce “senza contatto”; per effettuare il pagamento, è sufficiente infatti avvicinare la carta o il cellulare al POS.

Per indagare più a fondo questo fenomeno e capire come la pandemia abbia influito sulle abitudini di pagamento, abbiamo condotto uno studio con 5.159 partecipanti provenienti da diversi Paesi europei: Italia, Francia, Spagna, Germania, Regno Unito e Paesi Bassi. La metodologia dettagliata è presentata alla fine dell’articolo.

Il Covid-29 ha influenzato le abitudini di pagamento degli italiani? Quale valore aggiunto offrono all’utente le nuove opzioni di pagamento? Quanto gli italiani hanno apprezzato i pagamenti contactless? E quali sono le ragioni che spingono i consumatori ad adottare nuove soluzioni?

Ecco i punti che verranno trattati nell’articolo

  1. Il 62% degli italiani intervistati ha un’applicazione mobile wallet installata sul proprio dispositivo
  2. Il Covid-19 ha incrementato la diffusione di pagamenti elettronici
  3. Vantaggi e preoccupazioni legate alle nuove forme di pagamento
  4. Aumenta la predisposizione verso una società cashless e contactless
  5. La pandemia sta contribuendo alla diffusione di metodi di pagamento elettronici e sta cambiando la percezione della società

Il 62% degli italiani intervistati ha un’applicazione mobile wallet installata sul proprio dispositivo

Nonostante il metodo di pagamento preferito nei negozi fisici rimanga la carta di credito (30%), il 62% degli italiani intervistati dichiara di avere un’applicazione mobile wallet installata sul proprio dispositivo elettronico (smartphone o smartwatch).

Si tratta di un’applicazione che memorizza i dati della carta di credito e consente di effettuare pagamenti contactless. È importante sottolineare che non stiamo parlando di un’applicazione di mobile banking, che consente cioè  di effettuare trasferimenti bancari. Si tratta invece di un’applicazione per effettuare i pagamenti negli esercizi commerciali fisici, che di fatto sostituisce il portafoglio fisico con uno digitale.

Dallo studio emerge un dato interessante riguardo al nostro Paese: l’Italia si colloca al di sopra della media europea degli intervistati per uso di portafogli digitali. In Germania, Francia, Spagna, Regno Unito e Paesi Bassi, infatti, in media il 59% degli intervistati dichiara di avere un’applicazione mobile wallet installata sul proprio dispositivo (smartphone o smartwatch).

Ci troviamo di fronte ad una vera e propria rivoluzione in termini di abitudini di pagamento con un trend in costante aumento.

Il Covid-19 ha incrementato la diffusione di pagamenti elettronici

Se è vero che l’uso di applicazioni mobile wallet è un trend in crescita già da tempo, è altrettanto vero che la pandemia ha contribuito in maniera esponenziale alla sua crescita nel nostro Paese.

90% degli intervistati ha effettuato regolarmente od occasionalmente acquisti o pagamenti tramite mobile wallet durante l’emergenza Covid-19.

Alla domanda riguardo l’intenzione di continuare ad effettuare i pagamenti mediante applicazioni mobile wallet in futuro – una volta che la pandemia sarà finalmente dichiarata conclusa – il 95% degli italiani intervistati ha risposto in modo affermativo.

Anche in questo caso, l’Italia si posiziona al di sopra della media europea: il 90% dei cittadini europei intervistati ha infatti risposto affermativamente riguardo l’intenzione di continuare ad effettuare i pagamenti mediante applicazioni mobile wallet in futuro.

Possiamo dire che, in fase iniziale, il nostro Paese sia sicuramente stato più lento di altri nell’abbandonare le idee di pagamento più tradizionali ma dimostra ora di essere pioniere nella diffusione di nuovi abitudini di consumo e pagamento.

Vantaggi e preoccupazioni legate alle nuove forme di pagamento

Il cambiamento porta sempre con sé preoccupazioni ed opportunità. Ogni volta che ci si trova di fronte ad una novità, è normale soffermarsi a valutare vantaggi ed inconvenienti legati alla nuova situazione. Le applicazioni mobile wallet non fanno eccezione e gli italiani intervistati evidenziano preoccupazioni ed opportunità legate al loro utilizzo.

I vantaggi principali secondo le persone che hanno preso parte al nostro studio sono i seguenti:

Vantaggi principali di un'applicazione mobile wallet

È evidente come la pandemia abbia fortemente influenzato la nostra vita in termini di attenzione alla nostra salute, mentre la sicurezza è ovviamente un forte elemento a favore della ricerca di nuovi metodi di pagamento sempre più sicuri e tracciabili. La rapidità di utilizzo e l’effetto novità rappresentano altri due vantaggi molto apprezzati da parte degli utenti.

A livello di inconvenienti riguardo l’adozione di pagamenti tramite applicazioni mobile wallet, gli italiani intervistati evidenziano come le principali preoccupazioni siano legate a temi di sicurezza in relazione al furto di dati personali:

Preoccupazioni legate al pagamento con dispositivi mobili

La minaccia rappresentata da possibili violazioni della sicurezza dei pagamenti elettronici è sicuramente un pericolo da non sottovalutare, ma con pochi e semplici accorgimenti da parte dell’utente  è possibile ridurre drasticamente il rischio di un furto di dati e aumentare la sicurezza dei pagamenti:

  1. Impostare un PIN di accesso al telefono o una modalità di riconoscimento biometrico (come per esempio l’impronta digitale o il riconoscimento facciale), in modo da evitare un facile accesso da parte di terzi in caso di smarrimento o furto del dispositivo.
  2. Vincolato al punto precedente, è importante non comunicare ad altri il proprio PIN: non scriverlo nella rubrica del telefono o in un post-it in evidenza vicino allo smartphone magari lasciato incustodito sulla scrivania.
  3. Assicurarsi di non installare sul proprio dispositivo applicazioni non sicure che potrebbero richiedere l’accesso a dati che dovrebbero invece essere tenuti al sicuro.
  4. Evitare di cliccare su link e scaricare documenti di dubbia provenienza che potrebbero infettare con virus o malware il proprio device consentendo l’accesso a informazioni riservate.
  5. Diffidare delle reti wi-fi aperte (prive di password), soprattutto nel momento in cui non si riesce a risalire all’identità e affidabilità del gestore, per evitare di connettersi a reti create ad hoc per sottrarre i dati di chi si collega.

Aumenta la predisposizione verso una società cashless e contactless

La maggioranza degli italiani intervistati si dichiara pronta per una società cashless, ovvero una società in cui gli acquisti di beni o servizi vengono interamente effettuati con carta di credito o mobile wallet piuttosto che con contanti o assegni. Si tratta di un dato certamente innovativo per un Paese in cui pagare in monete e banconote, soprattutto per scontrini al di sotto di certi importi, può risultare una scelta obbligata (ma l’accoglienza positiva data ai pagamenti contactless ed ai pagamenti elettronici ci racconta che una nuova era sta per iniziare).

A questo proposito, infatti, l’86% degli intervistati si dichiara interessata al cambio solo nel caso in cui la grande maggioranza degli esercizi commerciali accettasse soluzioni di pagamento cashless: ci troviamo di fronte ad un vero e proprio cambiamento di paradigma e non è sbagliato pensare che i commercianti che non dovessero adattarsi alla nuova realtà potrebbero vivere tempi complicati in un futuro ormai non molto lontano. Il sistema contactless può rappresentare però molto di più di una semplice forma di pagamento.

Una società contacless è una società basata sulla domotica e sulla tecnologia, che viene applicata anche agli aspetti quotidiani per ridurre le operazioni effettuate manualmente da parte dei cittadini. Parliamo ad esempio di accesso agli edifici tramite scansione dell’iride: niente più pulsanti da premere o schermi da toccare.

89% degli intervistati è aperto alla possibilità di una società contactless e ad i pagamenti contactless

L’89% degli italiani intervistati si dichiara aperto alla possibilità di una società contactless ma preoccupato dagli aspetti relativi a privacy e sicurezza. La media europea di intervistati aperti e favorevoli ad un’idea di cashless society  è dell’82%.

Anche in questo caso possiamo dire che il Covid-19, a causa delle crescenti preoccupazioni igenico-sanitarie, sta incentivando un processo destinato a diventare realtà forse prima di quanto si era pensato.

La pandemia sta contribuendo alla diffusione di metodi di pagamento elettronici e sta cambiando la percezione della società

Mentre il mondo si stava già muovendo verso una società cashless, la crisi del Covid-19 ha accelerato il declino dei metodi di pagamento tradizionali, primo fra tutti il contante.

I sistemi di pagamento contactless sono stati incentivati in molti Paesi europei per facilitare l’allontanamento sociale e il contenimento della diffusione della pandemia.

La nuova realtà non riguarda solo la riorganizzazione della vita sociale e l’implementazione di determinate pratiche sanitarie, ma anche un cambiamento di paradigma nei consumi e nelle abitudini.

Si aprono ora nuovi scenari in cui salute, privacy e sicurezza saranno le parole chiave per favorire il naturale passaggio verso una società sempre più contactless, tracciabile e digitalizzata.

Le aziende che non si adatteranno rapidamente ai nuovi scenari  – ad esempio implementando nuovi metodi di pagamento o magari creando un e-commerce – rischiano di accumulare un ritardo che potrebbe mettere a rischio la loro stessa sopravvivenza.

Vuoi saperne di più? Consulta il nostro catalogo di software per la gestione dei pagamenti per scoprire tutti i prodotti.

Metodologia

Capterra ha condotto questo sondaggio online nel luglio 2020 tra 5.159 consumatori provenienti da Germania (1.013), Francia (1.034), Regno Unito (1.045), Paesi Bassi (1.003), Italia (1.029) e Spagna (1.038) per indagare sull’impatto del virus Covid-19 sui metodi di pagamento.

Workflow management: cos’è e come può aiutarti a gestire i tuoi flussi di lavoro

Cos'è il workflow management 1
Workflow management: cos'è?
Perché automatizzare la gestione dei flussi di lavoro e come può aiutarti!

“Hai controllato la mail che ti ho inviato?” “A che punto siamo con quell’approvazione?” “Puoi inviarmi di nuovo il file?” Queste sono le frasi più comuni che si sentono in un team di lavoro quando i processi aziendali sono gestiti manualmente.

Sapere cos’è il workflow e, di conseguenza, il workflow management, ti aiuta a semplificare, automatizzare e ottimizzare le attività aziendali ripetibili, riducendo gli errori e individuando aree da migliorare per massimizzare il livello di efficienza, sviluppare strategie innovative e far crescere il tuo business.

Per essere competitivo e battere la concorrenza, devi solo comparare e trovare i software e le app workflow più adatte alle tue esigenze aziendali. Nei prossimi paragrafi ti spiegheremo cos’è il workflow management e ti elencheremo qualche esempio!

Cos’è un workflow?

Con il termine “workflow“, che possiamo tradurre in italiano come “flusso di lavoro”, si indica l’organizzazione automatizzata e coordinata secondo modelli prestabiliti di compiti e persone coinvolti in un processo lavorativo. Ogni processo aziendale è costituito da una sequenza di attività, chiamate task, da completare per raggiungere un obiettivo predeterminato e passare alla fase successiva.

Cos’è il workflow management?

Ai tempi dell’emergenza sanitaria dettata dal Covid-19, lo smart working sta diventando un modello di organizzazione aziendale sempre più diffuso.

Per essere pronti ad affrontare il cambiamento e creare una nuova idea di collante aziendale, occorre affidarsi sempre più a strumenti informatici che rendano il lavoro veramente digitale.

I software per workflow rappresentano lo strumento fondamentale per gestire la rivoluzione digitale e rendere la collaborazione a distanza tra persone sempre più agevole.

È evidente che una corretta interazione tra i soggetti e una rapida trasmissione delle informazioni permette un’esecuzione efficace ed efficiente dei processi lavorativi, consentendo all’azienda di raggiungere gli obiettivi economici predefiniti, ridurre i costi e reagire con prontezza all’evoluzione dei mercati.

Compito del workflow management, dunque, è quello di definire l’organizzazione e il coordinamento dei processi aziendali, ottimizzando i flussi di lavoro attraverso la creazione di modelli ripetibili e definiti che aumentano il livello di trasparenza e controllo.

In termini pratici, gli strumenti di workflow sono software che definiscono un processo lavorativo individuando le fasi da realizzare, scomponendole in attività e operazioni da assegnare ai soggetti coinvolti nel progetto, che così ricevono informazioni puntuali e corrette per realizzare le task loro assegnate, ottimizzando tempi e costi.

La comprensione di cos’è il workflow management è solo la prima parte del processo. Implementare strumenti di workflow dà infatti la possibilità di analizzare i processi aziendali nel loro svolgimento per verificarne il funzionamento e correggere gli errori evitando ritardi, intoppi e inutili sprechi.

Workflow: esempio di applicazione

Come abbiamo visto, il workflow management riguarda l’organizzazione del lavoro svolto dalle persone all’interno di un processo aziendale, ma le attività possono essere automatizzate ed eseguite da sistemi IT che definiscono, gestiscono e assegnano priorità ai flussi di lavoro.

Per rendersi conto delle implicazioni concrete dell’applicazione di un sistema workflow e non restare troppo sul teorico, pensiamo ai vantaggi che comporta l’utilizzo di un workflow nell’ottimizzazione della gestione dei contratti.

La creazione di un nuovo contratto, infatti, richiede l’interazione tra uffici e tra soggetti interni ed esterni all’azienda, ognuno dei quali partecipa alla definizione di specifiche parti del documento ed è responsabile dell’approvazione o della modifica del suo contenuto.

Un tool workflow consente di definire in anticipo chi deve partecipare alla creazione del contratto, indicando quando e quali azioni compiere sul documento e proseguendo in modo automatico ogni volta che una persona ha portato a termine il proprio lavoro; definito e approvato il contenuto del contratto, un nuovo step di workflow procede con l’invio al cliente, che può proporre modifiche o rinviare il contratto firmato. Sempre automaticamente si procederà all’archiviazione, mentre in prossimità della data di scadenza del documento il workflow attiverà un nuovo processo.

La gestione dei contratti rappresenta solo un esempio di come possano essere utilizzati i tool workflow, che trovano applicazione anche in numerosi altri settori. Esistono software workflow che gestiscono processi di assunzione oppure le prenotazioni di voli, hotel e tour, eseguono il controllo qualità o addirittura, in ambito militare, distribuiscono compiti per gestire situazioni difficili seguendo le regole di ingaggio.

I vantaggi di utilizzare un tool workflow

L’utilizzo del Workflow Management System ti consente di raggiungere prima i tuoi obiettivi di business, e già questo rappresenta un valido motivo per implementare la gestione del flusso di lavoro nell’organizzazione della tua azienda.

Se però ancora non sei convinto, ecco alcuni dei principali vantaggi che derivano dall’utilizzo dei tool workflow:

  • Semplificazione e velocizzazione dei processi interni
  • Riduzione degli errori e della necessità di rielaborazioni
  • Riduzione dei rischi di approvare richieste e contratti errati
  • Miglioramento della audit trail compliance
  • Incremento di produttività e produzione
  • Aumento della soddisfazione dei dipendenti
  • Tracciamento dei dati e delle informazioni in tempo reale
  • Chiara definizione delle performance di gruppo e individuali
  • Monitoraggio progressi dei gruppi di lavoro
  • Identificazione e rimozione dei rallentamenti del processo produttivo
  • Distribuzione del lavoro secondo le competenze
  • Drastica riduzione dei rifiuti e relativi costi di gestione
  • Maggiore trasparenza nelle comunicazioni
  • Possibilità per management e personale di focalizzarsi sulle attività a valore aggiunto

Perché è importante utilizzare un sistema di workflow

Per affrontare un contesto economico sempre più competitivo, devi elaborare una strategia che aiuti la tua azienda a distinguersi sul mercato e a crescere.

L’automazione dei flussi di lavoro, focalizzandosi anche sui più piccoli dettagli, ti consente di avere una visione d’insieme più chiara dei processi produttivi, permettendoti di migliorarne efficienza ed efficacia e di conseguenza incrementare i profitti.

Molte aziende sono sopraffatte da una mole di attività inutili e ridondanti e da problemi di comunicazione tra reparti, che non fanno altro che rallentare il lavoro e creare malcontento. Grazie agli strumenti di workflow puoi individuare ed eliminare tutte le attività routinarie, migliorare le relazioni tra management e dipendenti e fornire prodotti e servizi migliori ai tuoi clienti, dando valore alla tua azienda.

Vuoi saperne di più? Consulta il nostro catalogo di software per workflow per scoprire altri prodotti.