Il miglior CRM gratuito? Le 7 alternative più quotate su Capterra

Miglior crm gratuito

Sei alla ricerca del miglior CRM gratuito? Di seguito riportiamo le 7  soluzioni  con il punteggio più alto derivato dalle recensioni degli utenti di Capterra.

Sempre più spesso si sente parlare di software CRM gratuiti e open source e dell’importanza di compiere una scelta corretta tra le varie alternative presenti sul mercato.

Ma partiamo dall’inizio, di cosa si tratta?

I software CRM (Customer Relationship Management)  sono utilizzati dalle aziende per gestire in modo più diretto e veloce le relazioni con i clienti. Questi programmi permettono alle imprese di migliorare il rapporto con i clienti aumentando i livelli di fidelizzazione e fedeltà al brand. I software CRM, infatti, permettendo l’integrazione delle funzioni tipiche di marketing, vendita e assistenza clienti, consentono di poter dare al cliente risposte più rapide.

Tuttavia, non tutte le realtà hanno bisogno di utilizzare un software per la gestione della clientela e, fra quelle che ne hanno bisogno, non tutti possono permettersi una suite di alto livello.

Quindi, come fare a capire se ti serve di un software CRM e di quale hai bisogno? Inizia ponendoti le seguenti domande:

  • La tua azienda utilizza fogli di calcolo per la gestione dei clienti?
  • Sei interessato alla modernizzazione delle tue operazioni di vendita?

Se hai risposto “sì” anche a una sola di queste domande, non ci sono dubbi: hai bisogno di una soluzione CRM.

Potresti pensare che questo significhi dover acquistare un software a pagamento oppure assumere dei consulenti esterni. Non preoccuparti, ci sono buone notizie per te.

Esistono infatti diverse soluzioni software CRM gratuite e open source per la gestione delle relazioni con i clienti in grado di fornire gli stessi vantaggi e le stesse funzionalità di un software a pagamento senza dover sborsare nemmeno un centesimo!

La cosa più importante che devi fare è stabilire quale sia il miglior CRM gratuito e open source per la tua attività, ossia quello che si adatta meglio alle tue esigenze nel lungo termine.

Per permetterti di identificare la soluzione CRM gratuita che più si adatta alle tue necessità, abbiamo analizzato oltre 160 software open source gratuiti recensiti su Capterra per poi descrivere i sette prodotti migliori disponibili sul mercato.

Cosa significa “miglior CRM gratuito”? Ciascuno dei sette software descritti nel presente articolo ha registrato un punteggio minimo assegnato dagli utenti di 4,36 su 5 tra il 2018 e il 2019. Si tratta del punteggio medio complessivo per le soluzioni CRM di Capterra (la metodologia completa è disponibile nelle note di questo articolo). I prodotti vengono presentati in ordine alfabetico.

Miglior crm gratuito

1. Flowlu CRM

Flowlu CRM è uno strumento basato sul cloud. La versione gratuita offre diverse funzionalità CRM quali gestione dei lead e dei contatti, generazione di preventivi, fatturazione e gestione dei progetti.

Il punto di forza di Flowlu consiste nell’offerta di alcune funzionalità di gestione aziendale come la gestione dei progetti e la contabilità, che lo rendendo l’opzione ideale per i potenziali acquirenti di gestionali CRM che desiderano automatizzare le vendite, il marketing, l’assistenza clienti e i dati finanziari aziendali.

Flowlu dispone inoltre di diverse funzionalità avanzate a pagamento, quali integrazione delle API, controllo degli accessi, monitoraggio delle ore, gestione dei flussi di cassa e knowledge base.

 Vantaggi  Inconvenienti
In base alle recensioni pubblicate su Capterra, le funzionalità di gestione aziendale permettono di risparmiare tempo in quanto non è necessario accedere ad app diverse. La funzionalità di knowledge base è facile da utilizzare e consente al personale dell’assistenza clienti di smistare facilmente le richieste. Alcuni utenti hanno segnalato una scarsa intuitività dell’interfaccia di gestione delle attività di Flowlu. La familiarizzazione con le numerose funzionalità della versione gratuita – quali la gestione finanziaria, dei contatti e delle attività-  può infatti richiedere del tempo.

 Costo di aggiornamento: oltre alla versione gratuita, Flowlu offre altri quattro piani tariffari: Team, Business, Professional ed Enterprise. L’edizione Team ha un prezzo di $29 al mese (tra i 26 ed i 27 €) e può essere utilizzata da un massimo di otto utenti.

 Indicato per: aziende di tutte le dimensioni interessate alla gestione mediante software di varie funzioni tra cui vendite, marketing e finanza.

 App disponibile per Android e iOS.

Flowlu miglior crm gratuito

Gestione delle opportunità di Flowlu

2. Freshsales

Freshsales è uno strumento CRM la cui formula freemium offre la gestione dei contatti, dei lead e delle interazioni, oltre a diverse funzionalità di e-mail marketing.

Stando alle recensioni degli utenti, il punto di forza dell’offerta freemium di Freshsales consiste nel numero illimitato di utenti e contatti che si possono aggiungere, oltre alla possibilità di poter richiedere supporto telefonico e via e-mail.

Le versioni a pagamento dispongono di funzionalità aggiuntive quali gestione delle pipeline di vendita, integrazione dell’invio di SMS, flussi di lavoro, supporto multivaluta, telefono integrato e un’app mobile. La distribuzione di Freshsales è disponibile on premise o su cloud.

 Vantaggi  Inconvenienti
In base alle recensioni pubblicate su Capterra, l’integrazione con Microsoft Office e GSuite risulta particolarmente utile per la sincronizzazione dei messaggi di posta e dei calendari. L’interfaccia di Freshsales è inoltre semplice e intuitiva, permettendo così agli utenti di creare, assegnare e tenere traccia dei ticket. Alcuni utenti hanno segnalato l’assenza di personalizzazione nei moduli di reporting. A causa delle numerose funzionalità fornite con i piani a pagamento, la familiarizzazione con la versione aggiornata può richiedere del tempo.

 Costo di aggiornamento: sono disponibili quattro opzioni di aggiornamento: Blossom, Garden, Estate e Forest. Il piano Blossom ha un costo iniziale di $19 (tra i 17 ed i 18 €) al mese per utente.

 Ideale per: aziende di tutte le dimensioni in cerca di una soluzione gratuita per più di due utenti.

 App disponibile per Android e iOS.

Freshsales miglior crm gratuito

3. HubSpot

HubSpot è una soluzione CRM basata sul cloud ed è forse una fra le più note sul mercato. La versione gratuita include la gestione dei contatti e delle riunioni, la pianificazione dell’invio di e-mail e una chat in tempo reale.

Il punto di forza di HubSpot è rappresentato dal monitoraggio delle attività dei contatti sul proprio sito Web. La versione gratuita permette infatti di tenerne traccia per un massimo di sette giorni in seguito alla loro aggiunta nella lista dei contatti.

La versione CRM di HubSpot è totalmente gratuita e non prevede alcun costo aggiuntivo di aggiornamento. Tuttavia, per garantire il supporto delle funzionalità CRM, potrebbe essere necessario l’acquisto di altri prodotti HubSpot, come ad esempio Marketing Hub (per l’automazione del marketing), Sales Hub (per l’automazione delle vendite) e Service Hub (per l’automazione dell’assistenza clienti), anch’esse disponibili gratuitamente in alcune funzionalità di base.

Vantaggi  Inconvenienti
In base alle recensioni pubblicate su Capterra, la funzionalità della Kanban board facilita la gestione delle offerte, in quanto il dashboard fornisce una panoramica di tutte le offerte disponibili. Gli utenti hanno inoltre segnalato l’utilità dell’integrazione di HubSpot con Gmail e Outlook per l’invio di campagne tramite e-mail. Alcuni utenti hanno segnalato la necessità di miglioramento della funzionalità di gestione dei contatti. Ad esempio, HubSpot non consente l’aggiunta di più indirizzi di posta elettronica ad un unico contatto né l’unione di due aziende nel database. È stata inoltre riportata l’assenza di report più dettagliati nella versione gratuita di HubSpot.

 Costo di aggiornamento: HubSpot CRM è gratuito per tutti gli utenti. Tuttavia, qualora si abbia necessità di funzionalità avanzate, è richiesto il pagamento di altri prodotti HubSpot che supportano le funzionalità CRM.

 Ideale per: aziende di piccole e medie dimensioni che utilizzano fogli di calcolo per la gestione della comunicazione con i clienti e che desiderano potenziare le proprie liste di contatti con un software CRM di base.

 App disponibile per Android e iOS.

HubSpot miglior crm gratuito

Pipeline delle offerte di HubSpot CRM (Fonte)

4. Really Simple Systems CRM

Really Simple Systems CRM è un’applicazione la cui versione gratuita fornisce il supporto per un massimo di due utenti. Include la gestione delle pipeline di vendita, dei documenti e dei contatti, nonché diverse funzionalità di reporting.

Il punto di forza della versione gratuita risiede nell’integrazione delle API: è infatti possibile stabilire la connessione ad altre applicazioni, come ad esempio la gestione dei progetti e la contabilità, nonché gestire 50 chiamate API al giorno.

La versione a pagamento di Really Simple Systems CRM offre il controllo degli accessi, la generazione di report avanzati, l’automazione delle attività di marketing e diverse funzionalità single sign-on.

 Vantaggi  Inconvenienti
Le personalizzazioni del prodotto sono particolarmente apprezzate dagli utenti Capterra. È infatti possibile personalizzare i campi di dati del database dei contatti, degli account, delle opportunità e dei report. La funzionalità di gestione delle attività risulta inoltre efficace per le interazioni con i clienti. Alcuni utenti hanno segnalato un’interfaccia utente non particolarmente intuitiva. Altri hanno segnalato difficoltà nella configurazione dei report.

 Costo di aggiornamento: sono disponibili tre piani di aggiornamento: Starter, Professional ed Enterprise. Il costo del pacchetto Starter corrisponde a $15 (tra i 13 ed i 14 €) al mese per utente.

 Adatto per: aziende di piccole dimensioni alla ricerca di una soluzione CRM gratuita che permetta un’integrazione ottimale con i software aziendali attualmente in uso.

 App disponibile per Android e iOS.

Really Simple Software CRM miglior crm gratuito

Dashboard di Really Simple Software CRM

5. SuiteCRM

SuiteCRM si adatta ad ogni tipologia di esigenza aziendale e offre diverse soluzioni open source tanto per aziende di piccole dimensioni, quanto per imprese e startup.

Vantaggi  Inconvenienti
In base alle recensioni pubblicate su Capterra, le funzionalità di prodotto quali la fatturazione e la gestione dei contatti e dei progetti risultano particolarmente utili ai dipartimenti di vendita, marketing e finanza. Gli utenti hanno inoltre segnalato l’elevato livello di dettaglio dei report, grazie ai quali è possibile analizzare facilmente le prestazioni delle operazioni di vendita e marketing. Sebbene sia possibile richiedere informazioni dalla pagina della community, gli utenti hanno segnalato l’assenza di un supporto per i clienti basato sugli agenti nella versione gratuita. È stato inoltre riportato che, per personalizzare le funzionalità di SuiteCRM, sono necessarie competenze tecniche.

 Costo di aggiornamento: SuiteCRM è un prodotto open source disponibile gratuitamente.

 Adatto per: aziende di tutte le dimensioni alla ricerca di un software CRM open source.

 App disponibile per Android e iOS.

SuiteCRM miglior crm gratuito
Gestione dei lead in SuiteCRM (Fonte)

6. Vtiger CRM

Vtiger CRM può essere distribuito sia on premise che su cloud. Si tratta di una versione open source gratuita che include la gestione dei contatti, moduli di supporto per i clienti e l’automazione delle operazioni di marketing e di vendita.

Il punto di forza di Vtiger CRM risiede nel plug-in per Microsoft Outlook, grazie al quale è possibile inviare e-mail e sincronizzare i calendari con Outlook.

Offre inoltre piani a pagamento basati su cloud per la gestione delle operazioni di vendita, marketing ed help desk.

Vantaggi Inconvenienti
In base alle recensioni pubblicate su Capterra, la console di gestione di Vtiger è semplice da usare e permette di tenere traccia e gestire i casi direttamente online. La versione open source è inoltre facilmente adattabile alle esigenze di ciascun cliente. In base a quanto segnalato da alcuni utenti, i modelli di posta elettronica del prodotto sono leggermente obsoleti e dovrebbero offrire alcune funzionalità aggiuntive. È stata inoltre riportata l’assenza di integrazioni con Facebook e WhatsApp, i quali rappresentano i canali di comunicazione preferiti di alcuni utenti.

 Costo di aggiornamento: la versione open source di Vtiger è gratuita per tutti gli utenti.

 Ideale per: aziende di tutte le dimensioni, ma particolarmente utile per le piccole e medie imprese, alla ricerca di una soluzione CRM che permetta l’integrazione con il proprio account Microsoft Outlook.

 App disponibile per Android e iOS.

Vtiger CRM miglior crm gratuito

Monitoraggio delle opportunità di vendita di Vtiger CRM

7. Yetiforce

Yetiforce è una soluzione CRM open source che vanta il punteggio più alto tra i prodotti analizzati nel presente articolo. Il software permette alle aziende di gestire i lead, archiviare i contatti, monitorare le riunioni nei calendari, inviare campagne tramite posta elettronica e gestire le interazioni con i clienti.

Yetiforce dispone di un repository GitHub attivo per la risoluzione di problemi tecnici inerenti alla personalizzazione del prodotto.

 Vantaggi Inconvenienti
In base a quanto riportato nelle recensioni, l’interfaccia di Yetiforce è facilmente personalizzabile in base alle esigenze dei clienti. Sebbene gli utenti trovino la community di GitHub particolarmente utile per la risoluzione di problemi tecnici, è stata segnalata l’assenza di diverse informazioni nella documentazione di prodotto. L’utilizzo del software può presentare difficoltà per i dipendenti con scarse competenze tecniche.

 Costo di aggiornamento: Yetiforce è una soluzione open source, pertanto è disponibile gratuitamente.

 Ideale per: aziende di tutte le dimensioni che svolgono operazioni su scala globale, specialmente in Europa.

 App mobile non disponibile.

Yetiforce miglior crm gratuito

Dashboard dei lead di Yetiforce

Il verdetto finale: qual è il miglior CRM gratuito e opensource?

Dopo aver esaminato in dettaglio l’elenco dei software CRM gratuiti e open source, non ti resta che identificare la soluzione che più si adatta alle esigenze della tua azienda. Attieniti ai passaggi riportati di seguito per individuare il prodotto che fa al caso tuo:

  • Identifica la soluzione di cui hai bisogno (gratuita oppure open source). Confronta i costi totali di proprietà di ciascun software verificando i costi di implementazione, di archiviazione dei dati, di formazione, di assunzione del personale IT e di aggiornamento, nonché ogni altro fattore considerato importante.
  • Chiedi al personale IT, ai consulenti esterni o ai provider di servizi IT di terze parti se è possibile implementare un software CRM open source nell’infrastruttura di rete esistente.
  • Esamina quest’ elenco di software CRM e seleziona le funzionalità che soddisfano le esigenze fondamentali della tua azienda. Elimina i prodotti che non fanno al caso tuo.
  • Confronta i limiti di utilizzo gratuito (come ad esempio il numero di e-mail o di contatti gratuiti) e seleziona i prodotti in base alle tue necessità.
  • Effettua un confronto dei costi di aggiornamento dei vari prodotti e seleziona il piano che più si adatta alle tue esigenze di budget in caso di aggiornamento della soluzione in un secondo momento.

Se stai utilizzando una soluzione CRM gratuita che soddisfa le tue esigenze, ti invitiamo a condividere la tua esperienza nella sezione dei commenti riportata qui sotto.


Metodologia

Il presente articolo è stato aggiornato in data 2 agosto 2019.

I prodotti analizzati soddisfano i seguenti criteri:

Prodotti gratuiti

Ai fini del presente articolo, i prodotti sono stati classificati come gratuiti se:

  • Offrono una versione gratuita e stand-alone del software.
  • Non si tratta di una versione di prova del software per la quale è richiesto l’acquisto di una versione a pagamento in seguito alla scadenza di un determinato periodo di tempo.

Prodotti open source

I software open source esaminati nel presente articolo devono disporre di un codice sorgente aperto per l’analisi, la modifica e la correzione. Inoltre, il codice sorgente deve essere stato aggiornato (versione completa o correzioni minori) negli ultimi 12 mesi e deve supportare uno dei seguenti sistemi operativi: Windows, Mac o Linux.

Criteri di selezione

I prodotti che soddisfano i criteri riportati precedentemente sono stati valutati in base alla definizione di software CRM elaborata da Capterra: i software di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) consentono alle organizzazioni di gestire le informazioni relative ai clienti attuali e potenziali (ad esempio i dettagli di contatto). La tecnica CRM consente di porre i clienti al centro dell’attività aziendale e di utilizzarne le informazioni corrispondenti per la personalizzazione di un’esperienza unica per ciascun individuo.

I software consolidano le informazioni relative ai clienti in un singolo repository, in modo da poter organizzare e gestire le relazioni in maniera efficiente, automatizzare i processi comuni e fornire strumenti per il monitoraggio delle prestazioni e della produttività.

L’analisi è focalizzata sulla verifica delle funzionalità CRM di base e in relazione alla categoria. Un prodotto viene classificato come software CRM se contiene tutte le funzionalità principali, ovvero gestione dei contatti, monitoraggio delle interazioni e gestione dei lead.

I software che soddisfano la definizione di mercato necessitano inoltre di almeno 10 recensioni pubblicate sulla pagina di categoria dei software CRM tra l’8 maggio 2018 e il 7 maggio 2019.

Dichiarazione di non responsabilità

Il contenuto del presente articolo riporta opinioni e punti di vista dei singoli utenti e non rappresenta l’opinione di Capterra.

Come trovare nuovi clienti online? 5 consigli per fare lead generation

Lead generation

Come trovare nuovi clienti online

Ti sei mai chiesto come trovare nuovi clienti online? Negli ultimi tempi, si parla sempre più spesso di lead generation e dell’importanza di attrarre e convertire leads di qualità.

Lo so, forse tutto questo ti sembra lontano dal mondo della tua piccola impresa, ma nelle grandi sfide risiedono le migliori opportunità e la lead generation è vitale per il successo del tuo business. Non ci credi? Continua a leggere e vedrai.

Partiamo dall’inizio: cos’è la lead generation?
Per “lead” si intende un contatto o una traccia di un qualsiasi utente di un sito web che, in un determinato momento, ci fornisce i suoi dati, perdendo così il suo status di visitatore anonimo e diventando un contatto che può essere seguito.

Chiamiamo poi “lead generation” tutte le azioni o processi focalizzati ad ottenere contatti per trovare nuovi clienti online con cui alimentare il nostro database. Comincia ad essere interessante, vero?

Andiamo un po’ più in profondità: il dato assolutamente indispensabile per l’inserimento di un contatto nel database è l’indirizzo e-mail. È inoltre obbligatorio che gli utenti abbiano precedentemente accettato la politica sulla privacy imposta dal Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR); in caso contrario, infatti, non è legalmente possibile inviare comunicazioni.

Avere dei lead è uno dei primi passi per poter lanciare una campagna di marketing digitale o di inbound marketing e far sì che questi contatti diventino clienti della tua azienda.

Come attrarre leads di qualità?

Per ottenere nuovi contatti da inserire in database, abbiamo bisogno che gli utenti visitino il nostro sito web, il nostro blog o che abbiano un qualche tipo di interazione con il nostro marchio, ad esempio lasciare la loro e-mail prima di poter accedere a un video interattivo o il loro like a seguito di un annuncio su Facebook. In questo modo, la loro e-mail sarà memorizzata nel nostro database e diventerà un nuovo record su cui lanciare azioni di marketing digitale.

Per ottenere nuovi lead, si possono prevedere varie azioni nei diversi canali digitali dell’azienda e persino utilizzare il canale offline. Di seguito analizziamo i 5 metodi più efficaci attualmente utilizzati per farlo.

Come trovare nuovi clienti online? 5 consigli per fare lead generation:


  1. Usa un lead magnet
  2. Crea webinar gratuiti
  3. Ottimizza il tuo sito per i motori di ricerca (SEO)
  4. Organizza eventi e presentazioni
  5. Campagne pay per click su LinkedIn / Facebook

1. Utilizza un lead magnet

Quando pensi a come trovare nuovi clienti online, la prima cosa da fare è mettere in atto una strategia di inbound marketing. Uno dei principali canali per ottenere lead è attraverso i cosiddetti lead magnet: contenuti esclusivi e scaricabili che vengono offerti a un utente in cambio dei suoi dati. Possono essere ebook, guide, modelli, checklist, infografiche, approfondimenti… Tutti legati ai contenuti di un blog.

La strategia per la cattura dei lead attraverso questo canale è semplice. In primo luogo, un utente entra nel nostro blog (che è stato precedentemente posizionato nei motori di ricerca utilizzando le opportune tecniche di posizionamento organico) attratto da contenuti che si adattano ai suoi interessi ed esigenze.

Una volta nel nostro blog, l’utente è invitato a lasciare i propri dati per scaricare o accedere ai contenuti premium gratuiti: ebook, infografiche, webinar, eccetera. Si tratta di contenuti complementari agli articoli o ai post che si trovano nel blog, di livello più avanzato ed approfondito. Quando l’utente lascia i suoi dati, questi vengono registrati nel database dell’azienda.

2. Crea webinar gratuiti

I webinar – o seminari – sono ormai di moda e le aziende si sono rese conto che la loro integrazione in una strategia di marketing organica ha un impatto molto positivo sulle vendite e sul numero di contatti che si accumulano grazie ad essi.

Questo formato innovativo si sta diffondendo sempre di più e ciò che fa è attrarre l’utente offrendo contenuti di qualità che possono interessarlo, per poi cercare di convertirlo in un cliente.

Il segreto è sviluppare questo formato in modo attraente ed efficace per attirare il maggior numero di lead di qualità. Come? Seguendo questi semplici passi:

  • Scegli un tema interessante

    L’argomento deve attirare l’attenzione della tua audience tanto da convincerla ad investire parte del suo tempo per approfondirlo. Dovrebbe essere direttamente correlato al settore in cui opera la tua azienda.

  • Scegli il formato

    Può essere un’occasione di formazione, un case study con esempi di risultati reali oppure una tavola rotonda di esperti del settore.

  • Cura attentamente la presentazione

    Non dimenticare che il layout di un webinar deve essere attraente. Affidati a programmi per design o chiedi aiuto a un designer professionista.

  • Promuovi il tuo webinar

    Questo step è di vitale importanza se il tuo obiettivo è trovare nuovi clienti online. Ricorda che tutto deve funzionare alla perfezione in modo che le persone possano registrarsi e accedere ai tuoi contenuti in modo semplice e veloce. Per farlo puoi utilizzare un software per la creazione di webinar professionali.

3. Ottimizza il tuo sito per i motori di ricerca (SEO)

Quando ti chiedi come trovare nuovi clienti online, una risposta sempre valida è quella di partire dalle basi. Una buona strategia SEO aiuterà il tuo sito a rimanere nelle grazie di Google, consentendoti di raggiungere il rinomato alto posizionamento nei risultati di ricerca, che è cruciale per catturare il traffico web (e quindi gioca un ruolo fondamentale nella lead generation).

In questo contesto, la SEO consiste nel fare in modo che il tuo sito e la tua azienda siano visti da potenziali clienti. Ricorda che, per un utente, la qualità del tuo sito è direttamente proporzionale alla qualità del tuo prodotto. Eventuali problemi relativi alla SEO possono infatti pregiudicare la lead generation e annullare tutto il duro lavoro che hai fatto per attirare nuovi clienti.

Ricorda inoltre che i metadati – le informazioni sulla pagina che il tuo sito invia a un motore di ricerca – non sono l’unico elemento fondamentale per la SEO e per la lead generation; un importante fattore di ranking che la maggior parte dei proprietari di siti web trascura è la rilevanza dei contenuti.

4. Organizza eventi e presentazioni

Ogni volta che pensi a come trovare nuovi clienti online non dimenticarti dell’offline! No, non è un paradosso. Una buona strategia di lead generation si basa su un mix vincente di azioni online e offline. Molte delle aziende tecnologiche organizzano eventi aziendali o workshop come strategia per generare lead per il loro business: uno dei motivi principali per farlo è che rende più facile spiegare i vantaggi offerti da prodotti e servizi.

Il primo passo dopo aver deciso di organizzare un evento e definito il target di riferimento dovrebbe essere creare una landing page dedicata sul tuo sito. La pagina dovrebbe contenere informazioni rilevanti sull’evento, come obiettivi, benefici, target, giorno/i, ora, data/e, durata, luogo, informazioni sull’oratore e, soprattutto, una “Call-To-Action”.

Ricorda che quando un utente compila il modulo di adesione all’iniziativa, qualsiasi essa sia, dovresti inviare un’e-mail con ulteriori informazioni sugli argomenti dell’evento, oltre a ricordare alla persona l’ora, la data e il luogo. Una volta creata la landing, puoi procedere alla sua diffusione attraverso azioni di email marketing e post sui social media della tua azienda.

5. Campagne pay per click su LinkedIn / Facebook

Il PPC o pay-per-click è un modello di pubblicità digitale in cui l’inserzionista paga un importo (fisso o determinato da un’asta) ogni volta che un utente clicca su uno degli annunci creati per attrarre visite sul suo sito web.

L’idea di una campagna pay per click è quella di “comprare visite” ad un certo sito, di solito con l’idea di generare una certa azione da parte degli utenti (registrarsi o acquistare un prodotto, per esempio).

Quando si parla di social media, anche se Facebook è uno dei network con il maggior numero di utenti al mondo – oltre 2 miliardi di persone – non sempre è l’unico strumento per trovare il pubblico giusto. LinkedIn si rafforza infatti ogni giorno di più e sempre più aziende lo utilizzano per un uso professionale. Con oltre 300 milioni di utenti, anche LinkedIn è quindi diventato un eccellente strumento che ti consigliamo di esplorare nella divulgazione del tuo evento.

Tieni a mente che i software per PPC sono un valido alleato per aiutarti a calcolare e ottimizzare il budget di marketing per le campagne a pagamento.

Se hai seguito questi 5 passi, la tua strategia di lead generation ha sicuramente avuto successo. Il prossimo passo? È arrivato il momento di costruire la tua customer journey map!

Come condurre una riunione con i tuoi dipendenti? 5 utili consigli

Come condurre una riunione con i tuoi dipendenti

Come condurre una riunione con i tuoi dipendenti

Ti chiedi spesso come condurre una riunione con i tuoi dipendenti per ottenere la massima produttività? Rimani sveglio la notte pensando ai troppi meeting del giorno dopo? Se presenti tali sintomi, questo articolo è la cura che stavi cercando.

Chiunque abbia lavorato in ufficio sa bene quanto sia controproducente riunire il team ogni due ore in una sala conferenze per un aggiornamento sulla situazione, per discutere di una mail già inviata o per fare gli auguri di compleanno a un collega.

Potresti pensare, “che male fanno delle breve riunioni di 30 minuti spalmate sull’arco della giornata? D’altronde, cosa dovremmo fare, non comunichiamo tra di noi?”

Risponderemo più avanti alla seconda domanda, ma rispetto al danno causato da tante brevi riunioni di 30 minuti in un giorno, tieni presente quanto segue quando pensi a come organizzare un meeting.

Secondo uno studio del 2017 condotto dalla Harvard Business Review (in inglese) su 180 alti dirigenti è emerso che:

  • Il 65% degli interpellati sostiene che i meeting rallentano il loro lavoro.
  • Il 71% ritiene che i meeting siano improduttivi e inefficienti.
  • Il 64% pensa che i meeting impediscano di riflettere in modo più ampio sulle questioni.

Questi incontri di lavoro improduttivi costano all’economia della tua azienda svariate migliaia di euro all’anno.

Ma quindi chi è il responsabile di tutte queste noiose riunioni che fanno solo perdere tempo e denaro?

Tieniti forte perchè non ti piacerà: sei tu il responsabile.

In qualità di project manager e piccolo imprenditore, sei la prima linea di difesa contro le riunioni inutili che minacciano la produttività del tuo team. Prima di organizzarla, devi pensare bene a come condurre una riunione produttiva con i tuoi dipendenti. Ma per quanto possano a volte essere un motivo di distrazione, alcuni meeting sono necessari quando le circostanze li impongono.

I piccoli imprenditori e i project manager possono rinunciare ad alcuni meeting e confermarne altri in modo da ridurre drasticamente il tempo speso inutilmente nelle sale riunioni e aumentare così l’efficienza del personale.

Quindi, ricapitoliamo, siamo davvero sicuri che le riunioni siano inutili? O forse è solo questione di capire come condurre una riunione con i tuoi dipendenti e come organizzare un meeting in modo time e cost saving?

Di seguito ti illustro come organizzare un meeting in modo da ottimizzare la produttività.

Cinque domande a cui devi rispondere prima di programmare un meeting

I team devono poter comunicare, ma troppi meeting riducono l’efficienza dei dipendenti, che è cruciale per la crescita delle piccole imprese.

Per evitare questo impatto negativo, ti consiglio di prenderti del tempo per rispondere a queste cinque domande prima di fissare una riunione sul calendario:

1. Perché dobbiamo fare questo meeting?

Se non hai stabilito chiaramente come condurre una riunione con i tuoi dipendenti e quello che ti aspetti, come fissare un obiettivo chiave o rispondere a una domanda specifica, non dovresti fare la riunione.

Se lo scopo del meeting è, ad esempio, fare un annuncio o condividere l’aggiornamento sulla situazione o l’esperienza sul campo non organizzare un meeting. Ci sono modi più efficaci e più rapidi per raggiungere questi obiettivi, come inviare una mail o utilizzare un software di project management pensato per la collaborazione in azienda.

Se non puoi determinare un obiettivo concreto per il tuo meeting, cancellalo o sostituiscilo.

2. Questo meeting potrebbe essere sostituito da una mail?

Pensare a come condurre una riunione con i tuoi dipendenti e riunire più persone in una stanza, o in una video call, richiede tempo e organizzazione. D’altro canto, ci vuole meno di un minuto per inviare un’email con cui puoi ottenere gli stessi risultati.

Di seguito descriviamo alcune situazioni comuni in cui è meglio inviare un’email (o un messaggio istantaneo) anziché fissare una riunione:

    • Hai bisogno del feedback del tuo team

    Supponiamo che tu abbia rivisto un progetto o una proposta e vuoi sentire il parere del tuo team. Cosa ti sembra più efficiente: richiedere un feedback specifico su determinate questioni utilizzando un software collaborativo o riunirsi intorno a un tavolo e leggere distrattamente dei fogli stampati? Oppure immaginiamo che tu stia pensando a come organizzare un meeting per sapere cosa pensano di un neoassunto. In questo caso è più opportuno inviare le domande via mail.

    • Devi fare una comunicazione di routine

    Se devi presentare un nuovo team leader, o annunciare le dimissioni di un impiegato di lunga data, non stare ore a pensare a come condurre una riunione con i tuoi dipendenti. La risposta è semplice: ci vuole uno stand-up meeting, ovvero una brevissima riunione faccia a faccia. Se invece devi comunicare soltanto una piccola modifica alla policy aziendale per le password o la data del picnic estivo, un’email è sufficiente. Se hai paura che la tua mail si perda nei meandri di caselle di posta in cui regna il disordine, chiedi al tuo team di confermare l’avvenuta ricezione, così sai chi l’ha letta e chi devi avvisare.

    • Hai bisogno di un aggiornamento da parte del tuo team

Vent’anni fa, riunirsi per “stabilire quello che si sarebbe fatto durante la settimana” era la normalità in un ufficio. Era più un’occasione per sedersi a bere un caffè per mettersi in pari con i colleghi che un necessario scambio di informazioni. Per questo motivo è sempre bello fare un incontro di aggiornamento, ma non è affatto una necessità. Una riunione faccia a faccia alla settimana può essere la norma, ma se i tempi stringono, allora è meglio creare un gruppo di discussione dedicato usando un groupware o software collaborativo. Puoi persino impostare i promemoria automatici.

Riassumendo, non ossessionarti per capire come organizzare un meeting. Se con la mail o la chat puoi ottenere lo stesso risultato che avresti potuto ottenere con un meeting, sostituisci il meeting con un messaggio.

3. Questi meeting possono essere accorpati?

È domenica sera e stai iniziando ad avvertire i primi sintomi dell’ansia che ti assale pensando alla settimana che sta per cominciare. Per vedere quello che questa settimana di lavoro ha in serbo per te, apri il calendario e vedi un’agenda fitta di impegni per i prossimi cinque giorni.

Per fortuna, puoi ridurre il numero di appuntamenti cercando di capire come condurre una riunione con i tuoi dipendenti, il motivo per cui hai bisogno di avere questi incontri e se possono essere sostituiti da email.

Infine, chiediti anche se ci sono meeting che possono essere accorpati.

Ad esempio, lunedì mattina devi vedere rapidamente due capi progetto per parlare di costi e mercoledì pomeriggio devi rivedere queste stesse due persone per scegliere la data della riunione sul lancio del progetto successivo. Perché non fai diventare questi due meeting da 20 minuti in un meeting da 30 minuti?

Se hai due riunioni con le stesse persone nella stessa settimana e il fattore-tempo gioca a tuo favore, puoi accorparle.

Non hai neanche bisogno di una corrispondenza al 100%. Se il Meeting Uno coinvolge le parti A, B e C, e il Meeting Due ha solo bisogno di B e C, prendi da parte B e C dopo il Meeting Uno e cerca di eliminare il Meeting Due.

4. Chi deve partecipare a questo meeting?

In qualità di manager, potresti essere tentato a pensare che più teste lavorano su un problema e maggiori sono le probabilità di successo. È una supposizione plausibile, ma tenere una riunione con tutte queste teste per un brainstorming di un’ora potrebbe non essere la cosa migliore da fare.

In un mondo ideale, puoi pensare di ricevere un suggerimento prezioso da ogni membro della tua impresa su ogni problema.

Ma per questo motivo hai a tua disposizione dei software collaborativi e un ambiente di lavoro moderno dove tutti gli impiegati non hanno problemi a condividere le loro idee con il management, evitando di riunirsi continuamente con tutti i colleghi.

Se qualcuno non può contribuire direttamente al raggiungimento di un obiettivo prefissato o rispondere a domande che potrebbero sorgere durante la riunione, non dovrebbe parteciparvi.

E non confondere l’interesse per l’esito di un meeting con un motivo per essere nel meeting. Il diretto interessato potrebbe essere entusiasta di una decisione presa durante una riunione, ma ciò non significa che debba perdere un’ora del suo tempo facendo da spettatore al processo decisionale. Con un’email che dice, “Questo è quello che abbiamo deciso” ottieni lo stesso risultato in una frazione di secondo.

Come nella prima domanda, chiediti come organizzare un meeting efficiente e il motivo per cui vuoi che ogni singolo individuo partecipi a un meeting. Se per qualcuno non trovi una ragione valida, restituiscigli 30 minuti della sua giornata lavorativa escludendolo dalla lista degli invitati.

5. Quanto tempo deve durare questo meeting?

Quando pensi a come condurre una riunione con i tuoi dipendenti, concentrati su un punto importante: non è che siccome hai prenotato la sala riunioni per un’ora, allora tutti devono stare seduti lì dentro per un’ora intera. I tuoi dipendenti preferirebbero passare il loro tempo libero a casa in famiglia, con i propri animali domestici su comodi divani.

Sarà capitato anche a te di stare in riunioni in cui dopo 30-40 minuti si sono esauriti gli argomenti ma si deve restare seduti per altri 20 minuti aspettando che qualcuno trovi qualcosa da dire per rompere quel silenzio imbarazzante, solo perché il meeting deve durare un’ora.

Se hai messo in programma un meeting di un’ora e dopo 30 minuti hai toccato tutti gli argomenti di cui dovevi parlare, puoi concludere la riunione e lasciare che il tuo team torni a casa.

Se più tardi hai qualcosa da aggiungere, puoi sempre avvisare il team inviando una mail o un messaggio. Ma non potrai mai ridare loro i 20 minuti dove li hai obbligati a stare seduti quando sarebbero potuti tornare alle loro postazioni e portarsi avanti col lavoro.

Come condurre una riunione utile con i tuoi dipendenti

Ora che abbiamo visto come ridurre il numero di appuntamenti in agenda, segui queste tre importanti linee guida che ti consentiranno di organizzare i meeting che devi tenere nel modo più accurato ed efficiente:

Tre consigli su come organizzare i meeting in una piccola impresa

1. Invia il materiale di riferimento per tempo.

Le riunioni servono per scambiarsi le idee su decisioni commerciali, non per parlare delle cifre di vendita dell’ultimo mese. Come regola generale, se non hai bisogno che qualcuno dica la propria opinione in merito alle informazioni che vuoi condividere, inviale tramite email.

2. Formula un programma preciso per la riunione.

Un ordine del giorno molto fitto può ostacolare il dialogo tra tutte le parti; tuttavia, stabilire chiaramente quando iniziare a trattare un argomento da discutere e quando passare al successivo può aiutare la concentrazione.

3. Ricorda che ci saranno altri meeting.

Il fatto che qualcuno offra un importante spunto di riflessione non significa che tu debba trattare la questione nell’immediato istante. L’argomento può essere trattato durante il meeting successivo, tramite e-mail o anche semplicemente ignorato. Se hai fissato un programma per la riunione, segui il programma.

Qual è il tuo segreto per ridurre il numero degli appuntamenti di lavoro e aumentare la produttività? Puoi svelarcelo lasciando un commento, e la produttività mondiale te ne sarà grata!

Cos’è la customer journey map e come costruirla

Cos'è la customer journey map

Ehi, terrestre! Ti sei mai chiesto cos’è la customer journey map e come costruirla? Sei nel posto giusto per scoprirlo!

Una volta terminato questo articolo, scoprirai come avere tra le mani  la mappa più preziosa del mondo: da un lato, il ritratto di una persona; dall’altro, una X gigante.

Lì, proprio lì, c’è il tesoro. Ma non sono gioielli o lingotti d’oro nascosti sotto terra, e nemmeno gli amici che troviamo strada facendo: è il prodotto che vuoi vendere!

Sappi però  che questa mappa non è per te, anche se la trovi particolarmente utile. È per i tuoi clienti ed è compito tuo arricchirla con dettagli precisi.

Cos'è la customer journey map

Sei pronto? Cominciamo! Prima di tutto devi sapere che studiare il percorso d’acquisto dei tuoi potenziali acquirenti è fondamentale se vuoi aiutarli concretamente a raggiungere il tuo prodotto.

Siccome non puoi definire un unico piano per tutti, dovrai essere scrupoloso e flessibile quando tracci la tua mappa.

Delineando percorsi di acquisto improntati sul consumatore e focalizzati sulla customer experience, con un margine di manovra per la personalizzazione dell’offerta, le piccole e medie imprese (PMI) possono incrementare il tasso di conversione, fidelizzare i clienti effettivi, attrarre nuovi lead e sviluppare strategie commerciali che rendano la proposta ancora più allettante.

Andiamo quindi ad esaminare insieme cos’è una customer journey map e come si costruisce nel dettaglio!

Customer journey map e funnel di vendita: in che modo sono diversi?

Una customer journey map viene normalmente associata al marketing B2C, piuttosto che al B2B. Non dimenticare, però, che sono sempre di più i clienti B2B che cercano un’esperienza di marketing B2C.

La customer journey map è un documento che puoi adattare facilmente al mondo B2B, ti basta concentrarti sui quei soggetti che decidono le strategie.

Differenze tra customer journey map e funnel di vendita

Un fattore importante da rilevare qui è che se da una parte il grafico illustra chiaramente le differenze tra customer journey map e funnel di vendita, dall’altra le allinea.

La mappatura della customer journey ti consente di conoscere meglio i tuoi clienti e i lead che – a loro volta – ti aiutano a scegliere l’approccio al funnel di vendita.

Cerca quello che conta veramente prima di iniziare la mappatura della customer journey

Prima di iniziare, devi tenere a mente cos’è la customer journey e che il modo in cui scegli di effettuare la mappatura influirà notevolmente sul risultato finale.

Se intervieni nel processo cercando di venire in soccorso a ruoli specifici della tua attività (ad es. content writer, progettisti o sviluppatori front-end), riuscirai a vedere soltanto una parte della customer journey e perderai molte informazioni utili lungo la strada.

Se invece intervieni nel processo con l’intenzione di aiutare i clienti e i lead anziché il tuo business, riuscirai non soltanto ad allineare i team, ma anche a potenziarne gli effetti benefici sulla tua azienda e sui percorsi di acquisto dei consumatori.

Integra le informazioni quantitative con quelle qualitative per avere un quadro più completo della tua clientela

Per quanto riguarda la raccolta di informazioni sui consumatori, ci sono due principali scuole di pensiero.

La prima si basa sui dati raccolti e si focalizza su informazioni quantificabili come dati demografici, numero di conversioni, incremento degli acquisti e dimensioni effettive dei clienti.

La seconda è più personale e si basa sulle esperienze del singolo cliente. Pur essendo più difficili da decifrare, queste informazioni offrono una forte percezione del percorso che ha portato il consumatore all’acquisto di un determinato servizio o prodotto. Ti fornisce il contesto.

La chiave? Utilizza entrambi gli approcci.

Se segui soltanto il metodo analitico, rischi di interpretare male i dati.

Se segui soltanto il metodo aneddotico, non riuscirai a determinare la ragione alla base di ogni passo falso.

Legando in modo organico queste due tipologie di informazioni, puoi avere una visione chiara del percorso intrapreso dai tuoi clienti e potrai creare una customer journey map affidabile.

Quattro modi per raccogliere informazioni sui clienti

Esistono diversi modi per raccogliere dati analitici e aneddotici ai fini della pianificazione della customer journey:

  1. Raccolta delle recensioni: quando i clienti ti inviano un feedback, ricorda di ricavare informazioni su chi sono e sulle loro esperienze, analizzando i problemi che hanno riscontrato così come il prodotto scelto. Vai a fondo!
  2. Lead nurturing: quando un potenziale cliente attraversa le varie fasi del suo percorso di acquisto, tu devi esaminare approfonditamente qualsiasi preoccupazione che nutre o difficoltà che incontra.
  3. Coinvolgi i clienti durante la mappatura: quando inizi a dare forma alla tua customer journey map, può essere utile invitare i clienti ai meeting per ascoltare le loro opinioni. Laddove possibile è meglio attingere le informazioni direttamente alla fonte.
  4. Esperti di customer experience: anche se sono costosi, questi esperti posso fornire una valutazione esterna e imparziale sui tragitti che i consumatori percorrono e su come puoi migliorare i punti di contatto con l’azienda.

Analizza le principali fasi attraverso cui passano i tuoi lead prima che si convertano in clienti

Il modo più semplice per suddividere in fasi il processo di vendita è quello di seguire gli stessi passaggi del funnel di vendita.

Assegna un nuovo nome a ogni fase guardando dalla prospettiva dei tuoi lead in modo da metter a fuoco le loro azioni, anziché le tue:

Come costruire una customer journey map

Tieni presente che questa mappa è stata tracciata per grandi linee e non deve per forza valere per ognuno dei tuoi potenziali acquirenti.

Tre modi per personalizzare le tue customer journey map

Le customer journey map risultano efficaci solo se sono fatte su misura. Non puoi creare un’unica mappa e convincerti di aver capito il percorso di acquisto di ogni cliente, perché ogni cliente segue un percorso diverso per arrivare al tuo prodotto.

Invece di pensare a uno schema che vada bene per tutti, personalizza le tue mappe seguendo questi tre consigli:

 1. Individua una specifica tipologia di clientela prima di iniziare

Verifica che i dati raccolti siano comuni allo stesso gruppo generico di consumatori. In questo modo potrai tracciare una mappa che generalmente vale per tutti gli individui all’interno di quel gruppo senza qualificare in modo inesatto gli altri gruppi di consumatori.

2. In questi passaggi tieni conto delle caratteristiche specifiche messe in luce dalle tue indagini

Va bene iniziare con uno schema per sommi capi, però ora è il momento di scendere nei particolari.

Per ogni fase, specifica gli obiettivi del cliente, le diverse modalità in cui interagisce o può interagire con la tua azienda, e le domande che potrebbe porsi.

Una customer journey personalizzata, in ogni caso, deve andare oltre. Incorpora i dati aneddotici raccolti: quali emozioni ha provato durante ogni fase del processo? In che momento ha provato un senso di scoraggiamento e quando ha tirato un sospiro di sollievo? Cos’è che lo ha aiutato a terminare il processo di acquisto e a prendere la sua decisione finale?

3. Verifica che la customer journey map comprenda tutti i modi in cui la tua azienda interagisce con i clienti

Anche se ai fini della mappatura è importante focalizzarsi interamente sulla customer experience, queste mappe devono pur sempre essere funzionali al tuo business.

Una volta descritti gli elementi essenziali del customer journey, dovresti essere in grado di individuare tutti i punti di contatto in cui ogni potenziale acquirente interagisce con la tua azienda.

Dopodiché puoi coinvolgere in questo processo tutti i reparti di competenza perché possano visionare la customer journey map e aiutarti a perfezionarla.

Il prodotto finale

Quella che hai in mano ora è una mappa con un percorso che conduce la persona verso la X. Può essere un documento come tanti altri, un semplice foglio elettronico o un grafico.

Indipendentemente dal modo in cui scegli di configurarle, devi fare in modo che le tue mappe illustrino chiaramente tutte le informazioni di cui hai bisogno, altrimenti perdono efficacia.

Prossimo passo: utilizza le tue customer journey map

Hai speso una quantità enorme di tempo ed energie, e hai usato molte risorse per creare queste mappe. Ora è giunto il momento di utilizzarle.

Se non sai da dove cominciare, vedi se qualcuna di queste idee soddisfa i tuoi bisogni:

  • Utilizzale per rafforzare i punti di contatto già esistenti oppure per crearne di nuovi.
  • Scopri in che momento i tuoi clienti potrebbero rimanere insoddisfatti del modo in cui è progettato il tuo sito web o della loro esperienza d’uso (UX).
  • Determina a che punto della loro fase di ricerca o eliminazione i clienti vogliono più informazioni, e partendo da qui scegli come definire i tuoi contenuti. Come afferma Raffaele Gaito, uno dei maggiori esperti di Growth Hacking in Italia, Dopo che il cliente ha pagato dobbiamo soddisfarlo, trattenerlo e deliziarlo!”.
Vuoi iniziare a creare le tue mappe? Scopri i migliori software per la customer journey.

 

5 Consigli per migliorare il lavoro di squadra in azienda

Lavoro di squadra in azienda

Ti sei mai chiesto cosa potresti fare per migliorare le giornate dei tuoi dipendenti? A volte il lavoro di squadra in azienda diventa un problema al punto che non vedi l’ora di licenziarti. Ma in quanto piccolo imprenditore e project manager, è tua responsabilità cogliere i segnali che avvisano della necessità di cambiare approccio, in modo da coinvolgere il più possibile il tuo team e trovare un metodo efficiente per organizzare il lavoro.

Immagina che questi segnali siano come le spie del cruscotto della tua macchina. Quando vedi che le scadenze slittano sempre, capisci che devi alleggerire il carico di lavoro, o cambiare le metodologie di lavoro di squadra in azienda che non funzionano o ampliare l’organico prima di sfiancare i tuoi dipendenti, proprio come la spia dell’olio della tua auto segnala che devi cambiare l’olio prima di fondere il motore.

Lavoro di squadra in azienda - 5 consigli utili

Che sia aggiornando i processi di project management, assumendo più dipendenti o riducendo il numero di riunioni e snellendo le pratiche, i piccoli imprenditori possono migliorare l’efficacia del lavoro di squadra in azienda se sanno quando, e come, cambiare il loro approccio al business. Tutto quello che serve è, molto semplicemente, un metodo per organizzare il lavoro.

In questo articolo abbiamo individuato cinque modi in cui puoi migliorare il lavoro di squadra in azienda:


  1. Aggiorna le tecnologie che usi
  2. Assumi più persone
  3. Tieni sotto controllo il calendario delle riunioni
  4. Migliora il tuo modo di comunicare
  5. Le pause frequenti aumentano la produttività, non la riducono

Come rendere più efficiente il tuo team e il lavoro di squadra in azienda

1. Aggiorna le tecnologie che usi

Per quanto esperti e preziosi siano i tuoi collaboratori, se utilizzano tecnologie obsolete non andranno molto lontano. Ti rendi conto che le tecnologie che stai usando sono superate quando devi utilizzare tanti software diversi per lavorare ai tuoi progetti – come un groupware, un tool per il monitoraggio dei progetti o un software di team collaboration – o anche più semplicemente quando il tuo team non può lavorare sul campo perché mancano i laptop.

Vuoi che i tuoi dipendenti portino a termine i progetti o vuoi perdere tempo combattendo con tecnologie antiquate? In questo caso, quale metodo migliore per organizzare il lavoro se non adottando tecnologie nuove e all’avanguardia?

Le prime avvisaglie di un problema:

  • Il tuo team ha difficoltà a comunicare, a sostenere gli alti livelli di stress e a rispettare le scadenze nonostante gli straordinari.
  • Il tuo collaboratore di maggior talento lascia il lavoro perché è stato assunto da un’altra azienda.
  • Una quantità sproporzionata di dipendenti si porta in ufficio il proprio laptop e altri dispositivi per migliorare il proprio rendimento e agevolare il lavoro di squadra in azienda.

 Il cambiamento che dovresti apportare:

Chiedi ai membri del tuo team se il software di project management e gli altri dispositivi soddisfano le loro esigenze. Basta domandare loro se credono di avere gli strumenti di cui hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro e quali problemi hanno avuto con le tecnologie usate. In questo modo potrai capire facilmente se il metodo che usi per organizzare il lavoro è davvero efficiente o se necessita di essere cambiato.

Dovresti anche effettuare un controllo interno sulle tecnologie: ogni membro del tuo team ha almeno un laptop e uno smartphone funzionanti?

2. Assumi più persone per incentivare il lavoro di squadra in azienda

Se il lavoro non viene portato a termine, è probabile che tu abbia accettato semplicemente troppo lavoro per l’organico che hai a disposizione. Questo può essere causa di frustrazione, stanchezza mentale e insuccessi.

“Fare di più con meno” non ha funzionato per la carta stampata e non funzionerà neanche per il tuo team. Più sono le persone capaci su cui puoi contare, più progetti riuscirai a realizzare.

La carenza di personale può aumentare il rischio di infortuni e malattie tra i dipendenti, far slittare le scadenze e determinare un elevato ricambio del personale.

Se in questo momento stai lavorando con un organico ridotto all’osso, come pensi di farcela quando i tuoi dipendenti inizieranno a licenziarsi perché sono oberati di lavoro?

Come riportato dal Sole 24 Ore, “Lo stress da lavoro è una sindrome e non una condizione medica. Lo ha specificato l’Organizzazione Mondiale della Sanità (Oms) dopo aver inserito il burnout nell’elenco delle malattie per la prima volta.”

Le prime avvisaglie di un problema:

  • I dipendenti trascurano i propri doveri e non rispettano le scadenze.
  • Stai chiedendo ai tuoi dipendenti di assumersi incarichi al di fuori delle sfere di competenze a loro attribuite.
  • I dipendenti lasciano l’azienda e non vengono rimpiazzati. Questo impedisce di formare team stabili e preparati che possano apportare competenza e qualità al lavoro di squadra in azienda.

Il cambiamento che dovresti apportare:

O investi nel personale oppure produci su una scala più ridotta. Se spremi troppo i tuoi collaboratori, li metti nelle condizioni di fallire. Alla fine si sentiranno frustrati e si licenzieranno.

Anche se pensi di non avere abbastanza budget per assumere subito qualcuno, ricorda che con la persona giusta potrai incrementare il fatturato e ammortizzare il costo del suo stipendio, oltre che ridurre la pressione sul resto del team.

3. Tieni sotto controllo il calendario delle riunioni

Poche cose possono spegnere l’entusiasmo a lavoro come un calendario fitto di riunioni.

Secondo una recente indagine effettuata dalla Harvard Business Review (in inglese) su quasi 200 alti dirigenti, il 65% degli interpellati ha dichiarato che i meeting rallentano il loro lavoro, e oltre il 70% di loro ritiene che gli incontri di lavoro siano improduttivi e inefficienti.

Se lavorare è diventato una sventura per te e per il tuo team, molto probabilmente la causa è da attribuire, almeno parzialmente, all’eccessivo numero di appuntamenti.

Le prime avvisaglie di un problema:

  • La tua agenda è piena di meeting.
  • I membri del tuo team sono distratti o addirittura abbandonano la sala nel bel mezzo di una riunione perché la loro presenza non è realmente necessaria.
  • Non riesci a rispettare le deadline e a realizzare i tuoi progetti, ma la lista degli appuntamenti è sempre più lunga.

Il cambiamento che dovresti apportare:

Per fortuna, un piccolo imprenditore e project manager può rimediare facilmente cambiando il proprio metodo per organizzare il lavoro e gestire le riunioni.

Inizia facendoti queste cinque domande:

  • Perché dobbiamo fare questo meeting?
  • Questo meeting potrebbe essere sostituito da una mail?
  • Questi meeting possono essere accorpati?
  • Chi deve partecipare a questo meeting?
  • Quanto tempo deve durare questo meeting?

Rispondendo a queste domande riuscirai a ridurre la tua agenda e permetterai al tuo team di completare il proprio lavoro.

4. Migliora il tuo modo di comunicare

Nonostante le tecnologie di comunicazione siano state perfezionate negli ultimi decenni — smartphone, chat, software per videoconferenze — in molti casi la mancanza di comunicazione é alla base del fallimento di un progetto.

L’introduzione di nuove tecnologie e l’assunzione di nuovi dipendenti possono richiedere un investimento considerevole, però il miglioramento della comunicazione aziendale e del lavoro di squadra in azienda richiede solo un nuovo approccio (supponendo che ci siano già gli strumenti di base).

 Le prime avvisaglie di un problema:

  • Le informazioni chiave vengono perdute, risucchiate da un vortice di mail.
  • I messaggi non giungono a destinazione perché i canali di comunicazione sono bloccati (non hai un hub di comunicazione centralizzato).
  • I membri del tuo team non comunicano affatto tra di loro.

Il cambiamento che dovresti apportare:

Investi in un software di collaborazione aziendale per le comunicazioni in tempo reale e invita i tuoi dipendenti a utilizzare le sue funzionalità di messaggistica istantanea invece di scambiarsi email.

Se vuoi dei consigli pratici su quando usare tool diversi e quando è meglio evitarli, dai un’occhiata al nostro grafico sugli strumenti per una comunicazione efficace.

Strumenti per una comunicazione efficace

5. Le pause frequenti aumentano la produttività, non la riducono

Lavorare meno per aumentare la produttività potrebbe sembrare un discorso illogico, ma in realtà non lo è: a volte devi semplicemente staccare la spina per poter essere più carico, rigenerato e produttivo.

Jeffrey Pfeffer, professore di comportamento organizzativo presso la Stanford Graduate School of Business, dice che “quando le persone arrivano stanche in ufficio, non sono più così produttive. Nelle aziende, l’assidua presenza dei dipendenti sta creando problemi: le persone sono fisicamente presenti sul luogo di lavoro però non prestano attenzione a quello che fanno e finiscono in malattia per stress psicologico”.

Lavorando per tante ore di fila senza pause, puoi avere l’impressione che il tuo personale stia lavorando molto di più, ma è davvero così? O hai innescato un processo di logoramento psicofisico?

Secondo quanto scoperto dalla rivista americana Psychology Today, le pause frequenti possono essere motivanti e illuminanti, aiutano a diventare più ricettivi, migliorano la salute fisica ed emotiva, e migliorano la capacità decisionale.

 Le prime avvisaglie di un problema:

  • Il tuo personale lavora per tante ore ma ha difficoltà a sostenere gli alti livelli di stress e a rispettare le scadenze.
  • Tu e il tuo team state commettendo errori mentali: ad esempio sviluppate un codice errato, vi dimenticate degli impegni o non riuscite a rispondere ai clienti.
  • Tu e il tuo team state per chiudere l’anno con moltissime ore di permesso non utilizzate.

 Il cambiamento che dovresti apportare:

Chiediti se il tuo metodo di organizzare il lavoro è il più adeguato. Incoraggia i tuoi dipendenti a prendersi del tempo per sé stessi e a fare delle pause quando sono a lavoro.

Inoltre, in qualità di manager, devi attenuare la tensione e la frustrazione in ufficio in modo che il tuo personale non si senta sempre oberato di impegni e il lavoro di squadra in azienda ne tragga beneficio.

Il migliore approccio per la produttività è dare al tuo team un carico di lavoro di circa il 70-80% di quanto pensi che possano realmente gestire.

Sebbene possa fare accapponare la pelle di molti supervisori e coach in tutto il mondo, questo approccio in realtà aumenta la produttività e diminuisce l’affaticamento psicofisico dei lavoratori.

Sii il cambiamento che vuoi vedere a lavoro

Ti è mai capitato di trovare il successo dopo aver cambiato il modo di lavorare del tuo team? Che sia per l’introduzione di nuove tecnologie, il miglioramento della comunicazione o l’allentamento della tensione, queste sono testimonianze significative, quindi ti invitiamo a condividerle lasciando un commento qui sotto.

Come acquisire nuovi clienti attraverso l’analisi del mercato di riferimento

Come acquisire nuovi clienti

In una piccola impresa, quando si pensa a come acquisire nuovi clienti ci si preoccupa sempre un po’, perché è trovando nuovi clienti che l’attività sopravvive. Molto spesso però, anche i piani meglio congegnati non vanno a buon fine.

Puoi anche offrire un servizio completamente rivoluzionario o un prodotto di una qualità ineguagliabile, ma senza un’adeguata analisi del mercato di riferimento che vuoi andare a “conquistare”, e senza una strategia efficace per raggiungere il target, la tua attività rischia di essere tagliata fuori.

Secondo uno studio dell’ Hubspot State of Inbound Study (in inglese), “il 42% degli operatori commerciali non conduce campagne mirate di email marketing”; eppure lo stesso studio rileva che “i messaggi diretti a uno specifico segmento di mercato hanno il 75% di probabilità in più di essere letti”.

Come acquisire nuovi clienti

Anche Alessandra Farabegoli, tra i massimi esperti italiani di email marketing, conferma il nuovo trend: “Molto semplicemente, l’email usato come un qualunque mezzo broadcast funziona sempre meno. Le persone preferiscono leggere qualcosa che è stato personalizzato e che viene indirizzato a loro perché c’è un’alta probabilità che sia per loro rilevante, piuttosto che dei volantini pubblicitari.” (Fonte)

I consumatori rispondono meglio alle campagne di marketing mirate. Questo significa che la tua piccola impresa ha una splendida opportunità di ampliare il suo mercato di riferimento sfruttando le azioni promozionali personalizzate condotte tramite software di email marketing, social media marketing e marketing via SMS.

Dunque – ti chiederai – come posso aquisire nuovi clienti?“.  Di seguito troverai tre semplici passi che ti guideranno nel processo di analisi del mercato di riferimento della tua azienda.

1. Metti a fuoco le caratteristiche chiave del tuo cliente tipo

Spieghiamo brevemente la differenza tra segmenti di clientela e profili dell’acquirente tipo. La segmentazione della clientela serve per individuare il pubblico di riferimento, mentre la profilazione dell’acquirente tipo serve per descrivere il comportamento del consumatore e il modo in cui preferisce interagire.

Pur essendo leggermente diversi, sono due concetti sostanzialmente inscindibili che aiutano a capire come acquisire nuovi clienti individuando e raggiungendo il proprio target. In questo caso, parleremo di segmentazione e profilazione  come strumenti efficaci da utilizzare per personalizzare le tue campagne di email marketing.

Nell’analisi del mercato di riferimento, i profili degli acquirenti tipo vengono creati sulla base di caratteristiche e preferenze associate a specifici gruppi di potenziali clienti. Abbiamo suddiviso queste caratteristiche e preferenze in quattro gruppi principali:

Ogni azienda presenterà queste caratteristiche diversamente, valutando quali sono i migliori indicatori di un preciso segmento di clientela.

Questi dati possono provenire da diverse fonti. La tua piccola impresa dovrebbe iniziare analizzando i dati di contatti già esistenti, cercando modelli e tendenze che emergono dalla tipologia di clienti con cui già lavori.

Puoi anche chiedere direttamente a loro: contatta i clienti più fedeli per chiedere quali sono le loro difficoltà, le loro motivazioni all’acquisto e come hanno scoperto la tua società.

Come riconoscere e creare i profili dei consumatori?

Nella fase di ricerca dell’analisi del mercato di riferimento, è importante prendere nota di qualsiasi cosa che un cliente tipo potrebbe fare o pensare o con chi potrebbe interagire. Prendi nota di tutte le cose che ti vengono in mente in relazione a uno specifico profilo di consumatori. Entra nella testa del cliente.

Per creare i profili dei consumatori, è necessario valutarne gli interessi, i valori di riferimento, il reddito e i comportamenti di consumo.

2. Monitora e analizza continuamente la tua attività di profilazione

Se vuoi che abbia successo, l’attività di profilazione non può essere svolta soltanto una volta, altrimenti non potrai mai capire come acquisire nuovi clienti nel corso del tempo. I tuoi esperti di marketing devono definire le tempistiche e le aspettative per monitorare e adattare continuamente i segmenti e i profili dei clienti.

Come emerso da uno studio di Gartner sulla segmentazione delle imprese (in inglese), ricorda che le persone, le loro motivazioni all’acquisto e le loro esigenze evolvono rapidamente (così come la disponibilità dei fornitori), quindi quello che è vero oggi potrebbe non esserlo domani. (Lo studio completo è disponibile a pagamento per i clienti di Gartner).

Il reparto marketing deve collaborare regolarmente con l’ufficio vendite durante l’analisi del mercato di riferimento per assicurare che i segmenti rispondano accuratamente alle esigenze dei clienti, valutando quali segmenti generano potenziali opportunità di vendita e quali hanno bisogno di lievi o sostanziali correzioni.

È qui che un software di email marketing ti viene in aiuto. Il test A/B (AB Testing) e le altre funzionalità di comparazione consentono agli utenti di creare due versioni del materiale di marketing (opzione A e opzione B) da inviare a un gruppo ristretto di potenziali clienti, e di analizzare tasso di risposta, percentuali di click e altri risultati.

Indicative Software per test comparativi

Test comparativi condotti da Indicative Software (Fonte)
Se i risultati del test e l’analisi dei dati ti dicono che c’è un po’ di lavoro da fare per raggiungere il tuo target, non farti prendere dal panico. Non pensare neanche che sia un fallimento: come abbiamo detto prima, i mercati e le esigenze dei consumatori cambiano di continuo.
Sono svariati i parametri da tenere in considerazione quando ti metti ad analizzare come acquisire nuovi clienti. Per non farti perdere tempo a definire variabili che potrebbero poi non essere rilevanti, puoi condurre la segmentazione sulla base dei profili di consumatori tracciati:
Segmentazione dei consumatori

3. Aggiungi nuovi segmenti se necessario

Una delle critiche mosse contro la segmentazione della clientela è che focalizzandoti su una serie anche ristretta di segmenti, rischi di perderti le opportunità presenti al di fuori dei tuoi obiettivi.

Si tratta di un luogo comune e di un fraintendimento in merito alla creazione dei profili degli acquirenti tipo.

Pensa ai profili accuratamente delineati dal tuo team di marketing come se fossero sassi lanciati in uno stagno. Il punto in cui il sasso tocca l’acqua è il centro del bersaglio da colpire per individuare il tuo target di riferimento.

Durante la creazione delle target audience (i profili dei clienti tipo), gli esperti di marketing dovrebbero calarsi nella prospettiva dei clienti più affezionati; i profili tracciati dovrebbero riflettere coerentemente le esigenze dei clienti più fedeli così come quelle dei clienti che condividono alcune caratteristiche chiave con questi.

Il sasso lanciato nell’acqua genera delle increspature ad anelli concentrici: qui troverai clienti con bisogni affini a quelli del tuo pubblico di riferimento. Potresti assistere a un incremento improvviso nelle opportunità di vendita in seguito a un podcast oppure vedere aumentare le percentuali di click in seguito a una campagna di email marketing in cui è stata menzionata la tua squadra del cuore.

L’acquisizione dei clienti negli anelli più lontani dal centro potrebbe essere un indicatore che rivela un’opportunità da sfruttare in un nuovo segmento di mercato.

Lo stesso metodo utilizzato per analizzare il successo delle tue campagne, e agire di conseguenza, vale anche per lo studio dei nuovi segmenti.

Se l’ufficio marketing vede chiare opportunità commerciali in un nuovo segmento di clientela, allora devi ritornare sui tuoi dati. Inizia a osservare il modo in cui questi profili interagiscono con il mercato, quali sono le esigenze e le difficoltà, e il motivo per cui i tuoi beni/servizi offrono una soluzione.

Nuovi profili e nuovi clienti

Per un’adeguata analisi del mercato di riferimento, avere un quadro chiaro e complessivo è cruciale per il successo di qualsiasi prodotto o servizio.

Quando cerchi di individuare i mercati di riferimento e delineare specifici profili al loro interno, ricorda sempre di mettere a fuoco le esigenze, i desideri e le abitudini del tuo cliente ideale.

Dovrai cambiare e adattare il tuo business anche seguendo l’evoluzione dei comportamenti del tuo bacino di utenti. Analizzando periodicamente i dati con la metodologia di test A/B offerta dai software di email marketing, potrai armonizzare continuamente segmenti e profili in modo da riuscire a comunicare efficacemente con i tuoi futuri clienti.

Ora possiedi tutti gli strumenti per mettere in atto la nuova strategia di profilazione. Sei pronto a iniziare?

4 Consigli per la gestione della reputazione online attraverso i social media

Gestione della reputazione online

Hai una piccola azienda e non hai ancora adottato una strategia per la gestione della tua reputazione online?

Lo sviluppo del brand e il monitoraggio della reputazione online sono spesso presentati come problemi che riguardano solo le grandi imprese. Ma nell’era dei social media, i commenti e le recensioni online influenzano le attività di qualsiasi tipo di azienda.

Le recensioni positive e i trending topic possono fare grandi cose per un piccolo imprenditore, mentre i feedback negativi, se ignorati, possono rovinare la sua immagine. Proprio per questo la gestione della reputazione online sta diventando sempre più un must-have ed un asset strategico.
Come diceva Warren Buffet: “Ci vogliono vent’anni per costruire una reputazione e cinque minuti per rovinarla. Se pensi a questo farai le cose in modo diverso.”

Gestione della reputazione online

Per i piccoli imprenditori, i social media sono un campo di battaglia su cui si lotta per rafforzare e gestire il brand; per questo è fondamentale che sappiano utilizzarli nel modo corretto per costruirsi una reputazione online positiva ed efficace.

Una piccola azienda si trova in una posizione di vantaggio rispetto alle grandi multinazionali: ha meno fronti su cui combattere per difendere la propria reputazione e deve saperli sfruttare appieno seguendo una strategia che consenta di promuovere il suo brand e la sua immagine. Il monitoraggio dei social media è uno dei processi fondamentali di questo cammino di costruzione.

Abbiamo individuato quattro punti chiave per la gestione della reputazione online attraverso l’uso dei social media.

1. Trova la tua nicchia di mercato

I social media mettono a tua disposizione uno spazio in cui puoi coinvolgere i clienti e sviluppare un forte senso di comunità. A differenza delle grandi multinazionali, è probabile che i servizi della tua piccola impresa siano indirizzati a una nicchia di mercato.

Analizzando le tendenze all’interno dei gruppi di destinatari e del pubblico di riferimento potrai definire una strategia di mercato ad hoc. In questo modo puoi ricavare informazioni sui consumatori a cui ti rivolgi, sapere quando e come chiedere loro di provare i tuoi servizi, e quali piattaforme social utilizzare per contattare i potenziali clienti.

Questo tipo di intervento mirato sulla base delle specificità del cliente è un metodo efficace per costruire un’ottima reputazione del brand. I clienti che si sentono coinvolti, ascoltati e presi in considerazione sono clienti che si ricorderanno del tuo marchio e andranno alla ricerca dei beni e dei servizi che offri.

Una strategia di gestione della reputazione online non può prescindere dalla raccolta e analisi di informazioni legate ai tuoi clienti target, perché ti permette di prendere decisioni più mirate e di costruire una reputazione più solida.

Supponiamo, ad esempio, che tu sia il gestore di un bar e voglia investire in una campagna di social media marketing. Analizzando i dati  relativi ai tuoi avventori potrai decidere quali sono i social network che possono essere più seguiti dalla tua clientela.

Il vantaggio di essere una piccola impresa:  in un segmento di nicchia o mercato specifico potrai gestire la tua presenza sui social in funzione di una fascia di popolazione più ristretta. A differenza di una grande azienda, che dovrà ampliare il campo di ricerca, tu potrai focalizzare l’attenzione sulle piattaforme usate dai tuoi clienti e la tua attività di monitoraggio dei social media sarà meno gravosa.

2. Scopri quello che pensano di te e adotta una strategia di gestione della reputazione online

Per gestire la tua reputazione online devi monitorare la tua reputazione online.

Quindi, l’analisi di una nicchia di mercato, la creazione di una strategia di gestione della reputazione online e l’attività di monitoraggio dei social media sono attività complementari e necessarie per comunicare affidabilità e trust.

In un’impresa di grandi dimensioni, l’attività di monitoraggio richiede uno sforzo costante e coordinato tra il personale di marketing e l’ufficio delle pubbliche relazioni presenti in diverse sedi aziendali. In una piccola impresa, solitamente è il team di marketing che è responsabile della gestione della reputazione online.

Per molti aspetti si tratta di un grande vantaggio per le aziende di piccole dimensioni. Un team piccolo e centralizzato è in grado di prendere le decisioni opportune più velocemente e di gestire le comunicazioni con i clienti parlando a una sola voce.

Se non sai bene come preservare la tua reputazione online, la prima cosa da fare è impostare un avviso con Google Alert. Google ti invierà un’e-mail con tutte le informazioni e i contenuti rilevanti per la tua attività. Tutto ciò di cui hai bisogno è un account Gmail, dopodiché ti basterà seguire la procedura descritta nella pagina di assistenza di Google.

Devi inoltre “dare voce” alla tua attività su siti di recensioni come Yelp, da dove puoi rispondere direttamente agli utenti. Questa è una straordinaria opportunità per controllare quello che scrivono di te online, di sentire il parere dei clienti soddisfatti così come di quelli che non hanno avuto un’esperienza fantastica con i tuoi servizi.

Avrai così la possibilità di interagire con la clientela e di fare tesoro delle recensioni per mantenere alta la tua reputazione.

Tuttavia, queste iniziative danno soltanto una vaga idea di cosa sia la gestione della reputazione online. Il modo migliore per tutelare e costruirsi la propria reputazione online è utilizzando un software per la gestione della reputazione online o un software per il monitoraggio dei social media.

Software per la gestione della reputazione onlineMonitoraggio di commenti e recensioni su Hootsuite, un software per la gestione della reputazione online (Fonte)

Questi software ti consentono di verificare i contenuti più rilevanti per il tuo brand, di tenere sotto controllo gli hashtag, di gestire più account social e persino di intrattenere conversazioni con i clienti insoddisfatti.

 Il vantaggio di essere una piccola impresa:  per le grandi multinazionali con tante sedi è difficile gestire la presenza online. Una piccola impresa, invece, può assegnare a un unico team (ad es. l’ufficio marketing) il compito di verificare e monitorare ciò che la Rete dice dell’azienda. In questo modo potrai trasmettere un’immagine più coerente.

3. Rispondi a quello che dicono di te

Che tu sia il gestore di un piccolo bar o il proprietario di una grande catena poco importa, i tuoi clienti parlano di te online. Pubblicano le foto dei tuoi prodotti su Instagram, aggiornano lo stato di Facebook descrivendo la loro esperienza nel tuo negozio e recensiscono i tuoi servizi su Google.

Tuttavia, non ti bastano i più efficaci sistemi di monitoraggio dei social media per mantenere una buona reputazione online. La strategia di gestione della reputazione online ti dà la visione, il monitoraggio dei social media ti aiuta a tenere tutto sotto controllo, gli strumenti dedicati ti permettono di carpire maggiori informazioni, ma non bastano.

Sei riuscito a individuare i contenuti e i commenti che fanno riferimento alla tua attività? Ora devi decidere cosa farne.

I clienti apprezzeranno la tua risposta a una loro recensione. Hanno trovato il tempo per pubblicare una foto dell’ultimo caffè speciale proposto dal tuo bar e se rispondi dicendo “Hey, grazie! Sono contento che ti sia piaciuto!” si sentiranno ascoltati e presi in considerazione.

Allo stesso modo può essere utile replicare e sdrammatizzare rispondendo ai feedback negativi. Rispondi gentilmente e con calma, per far capire al cliente che sei vicino alle sue necessità.

Anche se deve certamente ignorare gli spammer e i troll, il titolare di una piccola attività locale deve ricordare che le persone che commentano i suoi servizi o taggano il nome del suo marchio spesso risiedono nella sua stessa zona.

Immagina di essere il reponsabile di un bar che propone ai clienti un nuovo caffè tramite Instagram. C’è un cliente che si lamenta perché il suo caffè preferito non è più disponibile? Se non rispondi al suo commento, chi lo vede potrebbe pensare che non sei molto abile nel fare l’inventario di magazzino.

Rispondendo, invece, puoi condividere il suo disappunto e (se possibile) proporre una soluzione: “Ciao, Carlo di Facebook, mi spiace che non c’era il tuo caffè #espresso_speciale questa mattina! Il prossimo carico arriverà giusto domani mattina e ti terremo da parte un pacchetto. Siamo aperti dalle 07:00 alle 16:00”.

In questo modo, il tuo cliente insoddisfatto si sentirà coinvolto e preso in considerazione; inoltre, hai offerto una soluzione al suo problema e hai pubblicato i tuoi orari di apertura sul social media.

Il vantaggio di essere una piccola impresa:  poiché le piccole attività hanno un raggio d’azione ridotto, puoi cercare di rispondere a tutti i commenti e al contempo instaurare un rapporto con la comunità e i tuoi clienti.

4. Favorisci la partecipazione dei clienti

Le aziende che cercano di interagire con i clienti attraverso attività di monitoraggio dei social media corrono il rischio di risultare poco sincere e innaturali. Una piccola impresa, invece, può sfruttare al massimo l’opportunità di coltivare rapporti con la comunità.

Se dai un taglio locale alla tua presenza sui social, seguendo altre aziende del territorio, sostenendo le associazioni sportive della tua zona o facendo una story di Instagram o una diretta di Facebook con il video di un evento locale, si crea un legame tra la tua attività e la collettività.

Tieni presente che un’impresa con un’approccio locale non gode soltanto dei vantaggi legati al territorio in cui opera. Un’azienda con una clientela ristretta ma diversificata, o persino internazionale, può sfruttare le proprie dimensioni ridotte per entrare in un mercato di nicchia.

Inoltre, puoi utilizzare questo focus locale per favorire la promozione del tuo brand e dei tuoi prodotti online. Ci sono gli esami finali all’università? Il nostro bar potrebbe fare delle promozioni agli studenti: “È la settimana degli esami! Taggaci in una foto con la tua tazzina di caffè e noi te ne offriremo un’altra!”.

Il vantaggio di essere una piccola impresa:  le persone che vivono nella tua zona sono i tuoi migliori alleati. Stai a contatto con i tuoi amici e i tuoi vicini creando relazioni sincere per fidelizzare la clientela.

Crescere online

I social media forniscono un ampio spazio in rete che consente alle aziende e ai consumatori di interagire quasi in tempo reale.

Monitorando in modo efficace la tua presenza sui social media e gestendo la tua reputazione online, potrai sviluppare un rapporto autentico con i tuoi clienti e guadagnarti un vasto seguito. Una piccola attività può interagire con la collettività in un modo più diretto e sincero rispetto a quanto possa fare una grande azienda.

Questi sono vantaggi specifici delle piccole imprese e possono aiutarti a espandere il tuo mercato, a essere più seguito sui social e a far crescere la tua attività.

E tu hai già iniziato a monitorare la tua presenza in Rete? Scopri i migliori software per la gestione della reputazione online!

Come realizzare un onboarding aziendale di successo in 90 giorni

onboarding aziendale per neoassunti

Perché è importante sviluppare un efficace processo di onboarding aziendale per il nuovo arrivato? Se crei un clima sereno in cui il neoassunto riesce ad avere un’esperienza positiva e coinvolgente, avrai un collaboratore che si impegnerà seriamente per la tua azienda .

Al contrario, se l’atmosfera è noiosa e stressante, o ci sono montagne di scartoffie da compilare, avrai un dipendente che non vedrà l’ora di cambiare lavoro non appena ne avrà la possibilità. E dovrai rimetterti alla ricerca di qualcuno, con tutti i costi associati  al nuovo inserimento lavorativo.

Le piccole imprese possono ridurre notevolmente il tasso di abbandono dei dipendenti con un piano strutturato di onboarding aziendale per i primi 90 giorni del neoassunto.

L’utilizzo di appositi programmi di onboarding e software gestionali per HR può, inoltre, facilitare l’organizzazione delle varie fasi.

onboarding aziendale per neoassunti

La settimana prima: presentazioni e documenti da preparare per tempo

Se aspetti il primo giorno di lavoro per avviare il processo di onboarding aziendale, hai già commesso un errore.

Mettiti nei panni del neoassunto. Sta per entrare in un nuovo ufficio che non conosce, per fare un lavoro che non conosce, con persone che non conosce. La tensione è snervante, però tu hai il potere di alleggerirla prima che arrivi quel primo giorno così tanto atteso.

Una settimana prima del primo giorno di lavoro, dovresti inviare un’e-mail al neoassunto per:

  • Dare il benvenuto in azienda
  • Definire un piano di lavoro per la sua prima settimana
  • Dimostrarti disponibile per rispondere a qualsiasi domanda.

Fornendo alcune indicazioni pratiche prima che arrivi la nuova risorsa puoi contribuire enormemente al suo futuro successo.

Inoltre, sarebbe opportuno che, nel corso del suo inserimento lavorativo,  il nuovo arrivato venisse affiancato da un tutor aziendale – idealmente un collega con più esperienza in un ruolo simile – e che parlassero per telefono o per e-mail.

Utilizza un software di onboarding aziendale durante i primi tempi di lavoro del neoassunto, a cui devi chiedere di espletare tutte le pratiche necessarie prima del suo arrivo.

sistema self-service di onboarding aziendale in Namely

Sistema self-service di onboarding aziendale in Namely (fonte)

Il giorno prima: crea un ambiente di lavoro favorevole

Come ti sentiresti se il tuo datore di lavoro non si preoccupasse neanche di pulire la tua nuova postazione? Ti causerebbe senz’altro una brutta impressione, non ci sono dubbi.

La prima impressione conta molto. Per questa ragione, il giorno prima del suo arrivo, devi fare di tutto affinché la postazione di lavoro del neoassunto sia organizzata in modo impeccabile.

Ecco alcuni consigli in questo senso:

  • Libera la scrivania dagli oggetti lasciati dal precedente impiegato.

    Verifica che la postazione di lavoro sia pulita e che non ci siano oggetti lasciati da altri.

  • Fai in modo che ci siano tutti gli strumenti di cui ha bisogno.

    Controlla che la postazione del nuovo collaboratore sia attrezzata con computer, telefono, forniture da ufficio, badge aziendale, elenco contatti, ecc.

  • Rispolvera il merchandising.

    Vai in magazzino a prendere tutto quello su cui c’è il logo aziendale. Magliette, tazze, penne, copribottiglia termici e regalali al nuovo arrivato. Ancora meglio se riesci a trovare gadget personalizzati.

  • Fai in modo che il nuovo arrivato sia affiancato nelle varie attività durante l’onboarding aziendale.

    Così lo aiuterai a comprendere sia il modo in cui opera l’intera azienda che il suo ruolo all’interno dell’organigramma. Questo può inoltre favorire future collaborazioni tra un reparto e l’altro.

  • Definisci e comunica gli obiettivi di breve e lungo termine.

    Oltre agli incontri individuali con il proprio manager, i neoassunti ritengono che capire quali sono gli obiettivi in termini di prestazioni sia la cosa più importante per l’inserimento in azienda.

  • Fagli trovare un messaggio di benvenuto da parte dei colleghi.

    Alcuni messaggi di incoraggiamento scritti dai colleghi possono rendere l’onboarding più piacevole e il primo giorno molto più speciale.

Il 1° giorno di onboarding aziendale: fai sì che il lavoro sia gratificante, non monotono

 

Se c’è una cosa del processo di inserimento lavorativo che devi preparare nei minimi dettagli, quella è la prima giornata di lavoro. Questa è la tua occasione per produrre un impatto rilevante, quindi sfruttala al massimo. Il nuovo impiegato deve tornare a casa pensando “Mi piace il mio nuovo lavoro”.

Fai in modo che qualcuno – preferibilmente il suo supervisore o il tutor aziendale – lo aspetti all’ingresso per salutarlo al suo arrivo (non immagini quanti neoassunti restino soli ad aspettare). Invitalo a mettersi comodo, offrigli un caffè o uno spuntino e accompagnalo a fare un giro dell’ufficio.

Invia a tutti una e-mail che specifica il ruolo del nuovo dipendente, chiarisce a chi deve riferire e offre una sua breve biografia. Invitalo a pranzo insieme ad alcuni dei suoi nuovi colleghi e paga per tutti.

Credo che adesso il quadro sia più chiaro: il neoassunto deve aver un bel ricordo del suo primo giorno di lavoro. Questo significa che non deve avere moduli da compilare (dovrebbe averlo già fatto prima) né corsi di formazione da seguire. Per questi ci sarà tempo nelle settimane successive.

Dal 2° al 10° giorno: formazione, affiancamento, definizione degli obiettivi e feedback iniziale

 

Passato questo primo, importante giorno, è ora di mettersi a lavoro. Questo è il momento in cui devi pianificare le sessioni di training sui principali tool e sui processi aziendali, discutere con la nuova risorsa del suo ruolo e delle sue responsabilità, e spiegare la storia dell’azienda, la sua cultura e i suoi valori.

Gli impiegati che accolgono con entusiasmo la cultura aziendale sono spesso più motivati, più produttivi e restano più a lungo in azienda. Una cosa importante da ricordare: non supporre che il nuovo dipendente accetti i valori della cultura aziendale e li faccia subito propri, glieli devi trasmettere tu.

Tuttavia, non sottoporlo a una serie infinita di corsi di formazione. Ecco alcune altre cose che dovresti fare in questa fase:

  • Fai in modo che il nuovo arrivato sia affiancato nelle varie attività durante l’onboarding aziendale.

    Così lo aiuterai a comprendere sia il modo in cui opera l’intera azienda che il suo ruolo all’interno dell’organigramma. Questo può inoltre favorire future collaborazioni tra un reparto e l’altro.

  • Definisci e comunica gli obiettivi di breve e lungo termine.

Oltre agli incontri individuali con il proprio manager, i neoassunti ritengono che capire quali sono gli obiettivi in termini di prestazioni sia la cosa più importante per l’inserimento in azienda.

  • Fai un sondaggio per raccogliere un feedback iniziale sulla prima fase del processo di onboarding.

    Forse stai andando troppo velocemente. Forse il nuovo impiegato non ha ancora ben chiare certe norme o politiche aziendali. Non lo saprai mai finché non gli darai l’opportunità di dirtelo. Queste informazioni possono anche aiutarti a facilitare l’inserimento lavorativo di altri candidati.

In molti software di onboarding, la funzionalità per la realizzazione di sondaggi è incorporata. Altrimenti puoi scegliere un tool per condurre sondaggi sul coinvolgimento di dipendenti, in modo da ricevere e analizzare i feedback di tutto l’organico.

sondaggio per employee engagement

Creazione di un breve sondaggio in Honestly (fonte)

 

Dall’ 11° al 30° giorno: più training, controlli e ritorno alla normalità

 

Dopo un mese, la nuova risorsa dovrebbe aver già capito come funziona l’azienda e qual è il suo ruolo, e iniziare a sentirsi parte integrante delle attività quotidiane. Anche se non può dare un contributo significativo, il neoassunto dovrebbe iniziare a partecipare alle riunioni del team con regolare normalità.

Una volta poste le basi in termini di fiducia perché tu possa essere sicuro che il nuovo dipendente non spifferi i segreti aziendali alla concorrenza, puoi anche iniziare a svelare i dettagli della strategia dell’impresa e la sua posizione sul mercato.

Non passare queste informazioni in un PowerPoint o con un corso di e-learning, un manager o un dirigente in persona dovrebbe tenere un corso di formazione e permettere al neoassunto di porre tutte le domande che desidera.

Per ultimo, se ancora non l’hai fatto, dovresti pianificare delle verifiche di controllo settimanali sia con il manager del nuovo dipendente che con il suo tutor aziendale: i tuoi dipendenti potrebbero sentirsi più a loro agio rivelando alcuni problemi a un collega anziché a un loro superiore.

Gli incontri individuali con il manager dovrebbero continuare dopo la fase di inserimento, mentre le verifiche di controllo con il tutor possono terminare dopo 90 giorni.

Dal 31° al 60° giorno: collaborazione, riconoscimento dei meriti e pianificazione della carriera

 

È giunta l’ora che il neoassunto inizi a fare la sua parte, seppur in modo limitato. Tieni presente che ci vogliono sempre dai 12 ai 15 mesi prima che un nuovo dipendente diventi pienamente produttivo; pertanto ora non è ancora il momento di lasciarlo completamente libero.

Il secondo mese potrai assegnare al nuovo arrivato il suo primo grande progetto. Può collaborare con qualcuno a un progetto in corso o gestirne uno nuovo con l’aiuto di un tutor o di un altro collega; in ogni caso, ci deve essere qualcuno che supervisiona e controlla il suo lavoro regolarmente.

Se lavora bene, ricordati di riconoscere i suoi meriti.

Se vuoi premiare i lavoratori usando un metodo più partecipativo, rapido e flessibile rispetto alle e-mail o alle riunioni, dai un’occhiata ai tool per il riconoscimento dei meriti aziendali. Si tratta di sistemi strutturati come social media che consentono a tutti i dipendenti di tessere le lodi di un collega e applicano metodi di ludicizzazione per favorire la partecipazione.

software per il riconoscimento di meriti aziendali

Gli impiegati possono riscattare i punti guadagnati con gli elogi acquistando veri e propri premi in Bonusly (Fonte)

È anche il momento di pensare a lungo termine. I manager dovrebbero incontrare il nuovo dipendente per parlare dei progetti di sviluppo professionale e individuare quale sarebbe il percorso ideale da intraprendere. I programmi possono cambiare, certo, ma anche solo discuterne può trarre un grande beneficio al suo inserimento in azienda.

Dal 61° al 90° giorno: lavoro in autonomia, analisi delle prestazioni e feedback finale

 

Se il primo progetto a cui il neoassunto ha collaborato il secondo mese è andato bene, allora puoi finalmente lasciarlo libero nel corso del terzo mese e assegnargli il primo lavoro da realizzare in modo autonomo. Ricorda soltanto di illustrare chiaramente gli obiettivi e i fattori chiave per il successo del progetto, sgombrando il campo da ogni ambiguità.

Passati i 90 giorni, esegui la prima valutazione della prestazione della nuova risorsa. Questo è il momento di parlare di cos’è andato bene durante la fase di onboarding, di cos’è andato male e di cosa deve essere migliorato. È importante ascoltare anche il neoassunto, che dovrebbe dirti quello che ha funzionato e quello che non ha funzionato durante l’onboarding aziendale.

E se alla fine ti rendi conto che proprio non è la persona giusta? La soluzione ideale è rescindere il contratto. Il costo per rimpiazzarlo può essere alto ma non è nulla in confronto al prezzo da pagare per aver assunto il dipendente sbagliato.

Comunicazione efficace, ecco la migliore combinazione di strumenti

Comunicazione efficace e project management

Nel project management si fa largo uso del termine Agile, sinonimo di flessibile, versatile, adattabile, innovativo. Ma allora perché siamo così rigidi quando dobbiamo scegliere gli strumenti di comunicazione per la gestione dei progetti? Non possiamo deciderci senza troppi intoppi per lo strumento che ci aiuti a creare una comunicazione efficace e che raggiunga il nostro pubblico?

Nei sistemi basati sul modello a cascata (Waterfall) si ricorre molto all’uso di documenti e mail, mentre con la metodologia Agile si prediligono brevi riunioni faccia a faccia e  software di collaborazione  (o groupware). Persino Agile  utilizza una variante per le riunioni faccia a faccia: lo stand-up meeting, ovvero la riunione in piedi.

A prescindere dal modello di project management che si adotta, è importante scegliere un tool che migliori la comunicazione relativamente a ogni singolo progetto, perché una comunicazione efficace contribuisce enormemente al successo di un progetto.

Comunicazione efficace e project management

Ma perché dovresti utilizzare un programma di project management per migliorare la comunicazione nel tuo team? Le imprese che comunicano in modo efficace:

  • hanno un premio di mercato superiore;
  • aumentano il ritorno per gli azionisti;
  • hanno maggiori probabilità di registrare livelli più alti di coinvolgimento del personale;
  • hanno più probabilità di avere un tasso inferiore di ricambio del personale.

Con una posta in gioco così alta, è più importante usare gli strumenti di comunicazione più adatti ad ogni specifica situazione piuttosto che cercare di seguire una strategia globale di project management. Combinando i migliori tool di comunicazione usati in diversi sistemi gestionali, le piccole imprese possono sviluppare un piano di comunicazione che risulta più azzeccato di qualsiasi altro approccio generico.

La giusta combinazione di strumenti per una comunicazione efficace

Chi utilizzai tool di project management più avanzati dice che il modello Waterfall  è inferiore perché ricorre massicciamente alla documentazione. Ma perché non possiamo usare la documentazione a piccole dosi – quando è opportuno –  in aggiunta alle riunioni in piedi?

Anche se il tuo team applica rigorosamente la metodologia Agile, in alcune circostanze sono necessari documenti in formato elettronico, come quando devi inviare un singolo annuncio a un gruppo di persone sparpagliate per il mondo.

Comunicare nel 2019 è molto più complicato di quanto non lo fosse nel 1989, quando dovevi sostanzialmente scegliere tra una telefonata, un fax o una lettera. Ora più che mai, ci vuole una tipologia di comunicazione diversa e specifica per ogni situazione.

Strumenti di comunicazione efficace

Come scegliere il canale di comunicazione più adatto

“Se, per esempio, c’è stato un cambiamento nel quadro dirigenziale, sarebbe semplicistico pensare, ‘Pubblicherò un breve annuncio sulla Intranet’”, dice Iliyana Hadjistoyanova, Senior Research Analyst di Gartner. “Bisogna invece chiedersi, ‘Cosa posso fare per essere sicuro che i dipendenti vengano informati nel modo corretto e siano pronti per affrontare questo cambiamento a livello di leadership?’”

Nella fattispecie, si dovrebbe inviare un’e-mail a tutta l’azienda, pubblicare un annuncio sulla Intranet aziendale e convocare una videoconferenza con i manager di tutti i team.

E se fosse possibile scegliere tra le più efficaci tecniche di comunicazione e scuole di pensiero per comunicare nel modo più chiaro possibile con i tuoi team?

È possibile, ed ecco come. Nelle cinque sezioni che seguono prenderemo in esame cinque sistemi di comunicazione: e-mail, software di collaborazione, videoconferenze, riunioni faccia a faccia e telefono. Vedremo quando è meglio utilizzare ognuno di questi strumenti, e quando evitarli, per fornirti il maggior numero possibile di esempi di utilizzo nell’ambito del project management in modo da creare una strategia di comunicazione efficace.

1. E-mail per informare ampi gruppi di persone e per inviare file

Quando se ne consiglia l’uso:

  • Per informare di una problematica che riguarda tutti i dipendenti dell’azienda ma non richiede una risposta da parte dei singoli individui.
  • Per orientare i destinatari verso canali di comunicazione più appropriati tramite inviti ed eventi del calendario.
  • Per inviare documenti a soggetti che non sono ancora stati inseriti nelle liste del tuo software per la condivisione di file.

Quando non se ne consiglia l’uso:

  • Quando hai bisogno che il destinatario risponda tempestivamente.
  • Quando devi discutere di una questione delicata con il destinatario, come la valutazione delle prestazioni o il ricambio del personale.
  • Quando hai bisogno di intrattenere un dialogo continuo con l’interlocutore.

Quando si comunica tramite e-mail per la gestione di un progetto, è fondamentale non lasciare spazio a equivoci o trattare superficialmente una questione delicata. Immagina, ad esempio, come ti sentiresti se qualcuno con cui collabori a stretto contatto da cinque anni annunciasse per e-mail che lascia l’azienda.

Inoltre, è importante non intasare la casella di posta altrui. Se devi parlare con sei persone e puoi scegliere tra una rapida riunione in piedi o via chat e una conversazione per e-mail che finirà inevitabilmente per contenere decine di messaggi secondari, per il bene di tutti, ti preghiamo di scegliere la prima opzione.

Con cosa si combina bene:  l’efficacia comunicativa di una mail può essere potenziata quando è accompagnata da un video o un post sulla Intranet che chiarisce e approfondisce l’argomento in oggetto. Ad esempio: l’amministratore delegato va in pensione oppure stai ridefinendo il piano di assistenza sanitaria dell’azienda, quindi fai l’annuncio con un’e-mail di massa invitando tutti ad ascoltare la videoconferenza.

2. Software di collaborazione per comunicazioni destrutturate

Quando se ne consiglia l’uso:

  • Per un occasionale scambio di opinioni all’interno del team.
  • Per richiedere informazioni da condividere quali documenti di riferimento o l’orario di una riunione.
  • Per un brainstorming digitale in cui non è necessario intraprendere un’azione immediata.

 Quando non se ne consiglia l’uso:

  • Per comunicare informazioni sensibili come dettagli su performance o retribuzione.
  • Nelle conversazioni a due su canali pubblici.
  • Nei brainstorming in cui è richiesta una collaborazione intensa da parte dei partecipanti.

I software di collaborazione dell’era Web 2.0 sono stati una manna per i project manager che adottano la metodologia Agile. Le conversazioni che finivano in un circolo infinito di e-mail ora possono essere gestite in modo più elegante con un sistema che permette di ritrovare i messaggi di cui hai bisogno mettendo in secondo piano gli altri, rendendo così la comunicazione più efficace.

I groupware consentono inoltre di ridurre il numero dei meeting. Ad esempio: il lunedì mattina puoi richiedere al tuo team un aggiornamento rapido sulle operazioni di routine invece di andare tutti in una sala riunioni per 30 minuti.

Con cosa si combina bene:  quando le risposte a una mail iniziano a moltiplicarsi e a divagare dal tema principale, trasformati in un project ninja e prosegui la discussione sul tuo groupware. Una conversazione che inizia in una videoconferenza o in una riunione faccia a faccia può anche essere continuata all’interno del software di collaborazione per evitare che vada fuori controllo.

3. Videoconferenze per riunioni faccia a faccia con team dislocati su più sedi

Quando se ne consiglia l’uso:

  • Per la programmazione di incontri tra alti dirigenti che lavorano da sedi diverse.
  • Per importanti riunioni faccia a faccia tra manager e diretti subordinati, quando le spese di trasferta sono troppo elevate.
  • Per un brainstorming su progetti urgenti tra collaboratori dislocati in varie parti del mondo.

 Quando non se ne consiglia l’uso:

  • Quando devi fare soltanto una riunione di controllo con un singolo individuo o con un gruppo ristretto di persone.
  • Quando devi fornire informazioni per cui non è necessaria una replica.
  • Quando devi fare un paio di domande specifiche a un collaboratore.

La videoconferenza (che pur esistendo dagli anni ’60 ha trovato un’applicazione pratica solo 50 anni dopo) è ideale per le situazioni in cui sarebbe necessaria una riunione faccia a faccia ma le spese di trasferta sono troppo elevate. Ad esempio per una valutazione annuale delle prestazioni o per parlare di promozioni con un diretto subordinato in un’altra sede.

Molti software di videoconferenza hanno anche una funzione per la condivisione dello schermo, una soluzione perfetta per presentare un nuovo  al team. Un suggerimento utile: prendi dimestichezza con le funzioni del tool prima di iniziare la videoconferenza, altrimenti perderai i primi 15 minuti per configurarlo.

Con cosa si combina bene:  supponiamo tu stia parlando via chat con un collega sul groupware del tuo team. Durante la conversazione, ti imbatti in una funzionalità del tuo software di project management che sta mettendo in difficoltà il tuo collega o inizi a parlare di un problema relativo alla tua revisione trimestrale. È il tipico scenario in cui sarebbe opportuno passare dalla chat alla videoconferenza, che permette di approfondire il discorso e condividere lo schermo.

4. Riunioni faccia a faccia/in piedi per un confronto rapido

Quando se ne consiglia l’uso:

  • Quando il tuo team è composto da numerose persone che lavorano nella stessa sede e l’alternativa sarebbe una videoconferenza (vedi sopra).
  • Quando hai in mente un obiettivo chiaro che può essere raggiunto in meno di un’ora incontrando personalmente gli altri dirigenti.
  • Quando devi discutere di affari con un collega che lavora nella tua stessa sede.

 Quando non se ne consiglia l’uso:

  • Quando alcuni dirigenti chiave non possono presenziare fisicamente. (In questo caso, dovresti pensare una soluzione ibrida: meeting con chi è in sede e videoconferenza con chi lavora da altre sedi.)
  • Quando non hai definito un obiettivo concreto per la riunione. Ad esempio, non hai bisogno di tenere una riunione solo per avere un aggiornamento della situazione.
  • Quando l’obiettivo di un meeting può essere raggiunto usando sistemi più efficienti, come un’e-mail o un software di collaborazione.

Parlare faccia a faccia è sicuramente il miglior modo per comunicare. Tuttavia, non è affatto la forma di comunicazione più efficiente e, per la gestione di un progetto, l’efficienza è fondamentale.

Quando si presentano le circostanze o disponi del tempo necessario, le riunioni faccia a faccia sono sempre preferibili alle alternative, però ricordati di pensarci bene prima di programmare un meeting.

Con cosa si combina bene:  l’utilizzo della mail per inviare documenti o presentazioni importanti prima di una seduta faccia a faccia è un ottimo metodo per rendere l’incontro il più fruttuoso possibile e per rendere più fluido il processo di project management. Anche i groupware possono essere utilizzati per ritornare velocemente su un argomento discusso durante un meeting.

5. Chiamate telefoniche per questioni urgenti e conference call

Quando se ne consiglia l’uso:

  • Quando c’è una questione urgente, come quando la riunione viene cancellata a meno di un’ora dal suo inizio.
  • Quando hai bisogno di riunire un gruppo di persone dislocate in varie regioni per tenere una conversazione dal vivo e non tutti hanno la connessione a Internet o la tecnologia per supportare una videoconferenza.
  • Quando devi parlare con un diretto interessato che preferisce il telefono ad altre forme di comunicazione.

 Quando non se ne consiglia l’uso:

  • Durante i weekend, le vacanze o al di fuori degli orari di ufficio se non è un’urgenza reale.
  • Quando puoi inviare un’e-mail o un messaggio istantaneo.
  • Quando puoi scegliere di fare una videoconferenza. La videoconferenza offre il valore aggiunto del contatto visivo e della condivisione dello schermo.

Ah, il telefono. Potrebbe sembrare una tecnologia di altri tempi, ma se ci pensi, la sua evoluzione – l’onnipotente smartphone – ti consente di avere sul palmo della mano quattro di questi cinque strumenti di comunicazione.

Ma quando è meglio utilizzare le sue svariate funzioni? È fondamentale conoscere il proprio team. Se il tuo collaboratore esterno risponde all’istante via chat e ha il groupware aziendale installato sullo smartphone, perché rischiare di essere invadenti disturbandolo con una telefonata?

Descriviamo ora un altro scenario: fra tre ore hai una riunione importante con un fornitore ma hai bisogno di spostarla. Gli invii una mail però non ricevi conferma per due ore. Questo è il momento di rispolverare il caro vecchio telefono. Gestire al meglio i processi è proprio il punto focale della metodologia di project management.

Con cosa si combina bene:  la maggior parte dei più recenti software di videoconferenza consente ai partecipanti di collegarsi dal computer facendo una videochiamata oppure dal telefono chiamando un numero telefonico. In questo modo puoi usufruire dei benefici di una videoconferenza e combinarla con una conferenza telefonica per non escludere le persone in trasferta o in una zona con una connessione a Internet poco stabile.