Comment concevoir une stratégie gagnante en vidéo marketing ?

Comment réussir sa stratégie de marketing vidéo - Header

La réussite de votre stratégie de vidéo marketing réside dans votre capacité à faire passer le bon message, au bon moment.

 

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Les investissements dans le vidéo marketing sont à la hausse. L’année dernière, un article de HubSpot indiquait que 41 % des spécialistes du marketing projetaient d’inclure des vidéos Facebook à leur stratégie marketing, alors que 45 % de ces professionnels prévoyaient d’utiliser YouTube.

Ayant inondé la toile de vidéos publicitaires, Facebook, YouTube et d’autres plateformes populaires de réseaux sociaux exposent continuellement vos clients potentiels et existants à du contenu faisant la promotion d’autres marques dans votre secteur.

Il est donc essentiel que votre équipe marketing investisse efficacement et judicieusement dans le vidéo marketing. Que votre entreprise emploie 5 ou 500 collaborateurs, il est clair qu’une stratégie efficace de vidéo marketing vous permettra d’améliorer la notoriété de votre marque et d’augmenter vos chiffres de vente.

Selon Gartner, seules 37 % des personnes qui cliquent sur une vidéo la regardent jusqu’à la fin (étude complète disponible en anglais pour les clients de Gartner). Ne laissez pourtant pas ce chiffre vous dissuader. Au contraire, encouragez votre équipe marketing à se mettre dans la peau de vos clients pour créer des vidéos qui se démarquent de la concurrence.

Afin de toucher et fidéliser la clientèle, il vous faudra créer une stratégie de vidéo marketing originale qui interpelle vos acheteurs.

Comment se différencier de la concurrence et captiver l’attention des acheteurs ? Créez des vidéos centrées sur un moment clé du parcours client.

Développez une stratégie de vidéo marketing ciblant des stades clés du parcours client, à l’aide de ces 3 types de vidéos.

Pour accroître la valeur de votre stratégie de vidéo marketing, créez des vidéos de storytelling, d’avis clients et de démonstrations de produits. Ces trois types de vidéos vous permettront de vous adresser directement à vos clients, en les exposant à du contenu utile et adapté à leurs besoins à des moments clés de leur parcours.

Si vous ne savez pas par quel type de vidéo commencer, identifiez d’abord le stade précis du parcours client que vous souhaitez cibler.

1. Storytelling : racontez l’histoire de votre marque pour vous faire connaître

Vous pourrez vous faire connaître et vous démarquer de la concurrence, en publiant une vidéo de storytelling. Ciblez les acheteurs potentiels qui n’ont jamais visité votre boutique ou ne savent pas ce qui vous distingue des autres marques.

Conseils pros : lors de la création d’une vidéo promotionnelle, essayez d’informer et de convaincre les clients potentiels. Consultez vos profils clients et veillez à ce que votre vidéo leur démontre clairement ce que vous pouvez leur offrir pour résoudre leurs problèmes ou répondre à leurs besoins.

D’après l’étude de Gartner dont nous avons parlé plus haut, les canaux les mieux adaptés à la diffusion d’une vidéo de storytelling incluent la page de renvoi de votre site web, vos profils sur les réseaux sociaux ou votre chaîne YouTube (où la vidéo peut être épinglée en haut de la page d’accueil).

2. Démonstration de produit : informez et autonomisez vos clients pour améliorer leur expérience

Selon Gartner, “les vidéos explicatives, démonstrations de produits et autres tutoriels font partie du contenu le plus fréquemment publié par les marques” (étude complète disponible pour les clients de Gartner).

Leur popularité indique clairement que le rôle des équipes marketing ne s’arrête pas à la fin du parcours d’achat.

Conseils pros : pour fidéliser les clients récemment acquis, offrez-leur des informations claires et facilement accessibles sur vos produits.

En publiant des vidéos intéressantes et informatives sur vos produits, vous augmenterez vos chances de convertir de nouveaux clients en adeptes de la marque.

Particulièrement adaptées aux réseaux sociaux (Facebook, YouTube, etc.), les démonstrations de produits peuvent être publiées sur votre chaîne ou intégrées à un e-mail de suivi envoyé au client une fois l’achat confirmé.

3. Avis de clients : les clients satisfaits sont vos meilleurs ambassadeurs

Arrivé au bout de son parcours d’acheteur, le client satisfait du produit en sa possession ou du service qu’il utilise peut désormais recommander la marque. Pour ce faire, il lui suffit de publier un avis client vidéo, de recommander votre produit ou service à un ami et de partager un avis client vidéo sur les réseaux sociaux.

 Conseils pros : les avis clients vidéo sont un outil très efficace de fidélisation des clients pour les entreprises. 89 % des spécialistes du marketing consultés affirment que les avis clients et études de cas vidéo sont les outils les plus susceptibles d’influencer la décision d’achat des clients potentiels.

En publiant ce type de contenu, vous présentez vos clients comme de véritables ambassadeurs de la marque. Au summum de leur efficacité sur les plateformes de réseaux sociaux dont le contenu peut être partagé, les avis clients vidéo peuvent également être publiés sur la page de renvoi de votre site web pour gagner la confiance des clients potentiels.

Vous recherchez un logiciel de gestion de vidéos ? Consultez la liste des meilleures solutions logicielles de gestion vidéo publiée par Capterra.

Infrastructure informatique : quand Excel ne suffit plus

Header : Infrastructure informatique, quand Excel ne suffit plus

Vous avez l’impression d’avoir de plus en plus de mal à maintenir à jour la documentation de votre infrastructure informatique avec Excel ? Vous n’êtes pas un cas isolé. L’outil convient très bien aux petits magasins et aux start-up. C’est d’ailleurs souvent le programme vers lequel les entreprises se tournent pour gérer leurs informations à moindre coût.

Header : Infrastructure informatique, quand Excel ne suffit plus

Malheureusement, si vous êtes à la recherche d’un outil de documentation capable de suivre votre évolution rapide, un modèle Excel n’est probablement pas la solution. Le logiciel peut faire des miracles pour les entreprises dont la structure organisationnelle n’est pas trop complexe (et pour la documentation manuelle en général), mais ce n’est pas le meilleur outil pour gérer la documentation d’infrastructures informatiques plus importantes, soumise à des changements constants.

Les PME axées sur la croissance doivent identifier et résoudre rapidement les problèmes potentiels. Pour déterminer si un problème relatif à la documentation se profile, il faut savoir reconnaître les signes avant-coureurs.

Devez-vous mettre à niveau la documentation de votre infrastructure informatique ?

Ce n’est un secret pour personne : Excel a ses limites. Tout d’abord, c’est une solution manuelle qui est donc sujette aux erreurs d’encodage. De plus, le logiciel ne prend en charge qu’un seul éditeur et il n’est pas idéal pour extraire des données d’audit ou de conformité.

Excel fonctionne très bien pour les petites organisations, mais l’effort nécessaire pour entretenir des tableurs corrects augmente exponentiellement à mesure qu’une structure se développe.

Ces inconvénients (et d’autres) peuvent rapidement rattraper votre PME et se transformer en problèmes persistants. Pour les éviter, gardez à l’œil les trois signes qui vous indiqueront qu’il est temps de passer à un outil spécialisé de documentation de l’infrastructure avec détection automatique. Tous les outils de ce type sont repris dans les répertoires de logiciels de gestion de bases de données, de CMDB et de gestion des ressources informatiques de Capterra.

1. Votre équipe informatique s’agrandit

A priori, c’est une bonne chose. Si vous vous développez au point d’avoir besoin d’un nouvel informaticien, c’est que vous faites correctement votre travail.

Mais la médaille a un revers : en intégrant un deuxième informaticien, vous diluez les responsabilités. Et ce partage des responsabilités implique de pouvoir collaborer, assurer le suivi des problèmes et permettre à chaque ingénieur de prendre le relais si nécessaire.

Pourquoi Excel ne suffira pas

Excel n’est pas taillé pour la collaboration : il ne peut pas vraiment gérer plus d’un éditeur à la fois ni empêcher vos collaborateurs de saisir des données identiques à différents endroits (ou sous différents formats).

Le suivi des problèmes par plusieurs informaticiens s’avère également complexe, car Excel ne peut pas empêcher un utilisateur de réaliser deux fois la même tâche  et il ne propose aucune fonctionnalité de suivi.

Solution : utilisez un logiciel dédié pour pouvoir conserver des données cohérentes, suivre automatiquement les changements et normaliser votre flux de travail.

2. Vous n’êtes pas préparé aux nouvelles exigences en matière d’audit et de conformité réglementaire

À mesure que votre entreprise grandit, vous serez soumis à un nombre croissant d’obligations légales. Vos clients se montreront également plus regardants quant au traitement de leurs données. Vous devez donc être prêt à vous soumettre à un audit et sûr de pouvoir le réussir haut la main.

Pour y parvenir, vos rapports (et les informations qu’ils contiennent) doivent être cohérents sur tous les supports et dans tous les formats.

Pourquoi Excel ne suffira pas

Avec Excel, vous pouvez créer des modèles, mais ça n’empêchera pas vos collaborateurs de saisir des données ailleurs.

Les chances que deux employés enregistrent les mêmes données non standard dans un format identique à deux endroits différents sont pratiquement nulles.

Solution : adoptez un outil spécialisé pour documenter le schéma de votre infrastructure informatique. Ces logiciels encodent continuellement les mêmes données en un seul endroit. Ils sont souvent conçus dans une optique daudit et rassemblent donc des données pertinentes tout en fournissant des rapports sur les statuts de conformité.

3. Votre documentation manuelle vous ralentit

L’objectif d’un système de documentation automatisé n’est pas de réduire les interactions humaines, au contraire. Le processus doit être aussi utile et intuitif que possible pour qu’un maximum de collaborateurs puissent profiter des avantages de l’outil.

Pourquoi Excel ne suffira pas

Excel est utile et intuitif jusqu’à un certain point.

Si les entreprises ne parviennent pas à maintenir la documentation de leur schéma de structure informatique sans outil spécialisé de gestion des ressources informatiques ou de CMDB, c’est parce qu’Excel et Visio ne sont pas adaptables. À mesure que la quantité de documentation nécessaire augmente, le travail devient plus pénible et les risques d’erreur plus importants.

Solution : investissez dans un outil de qualité et à la pointe vraiment intuitif et adaptable qui vous permettra de gérer votre charge de travail et sera adopté par vos collaborateurs. Noubliez pas que plus de collaborateurs savent utiliser efficacement un logiciel, plus cet outil rencontrera du succès.

Et c’est bien le but. Vous devez assurer la réussite de votre PME non seulement au niveau commercial, mais aussi au niveau de la documentation de son infrastructure IT et dans tous les autres domaines.

Excel vous empêche d’avancer ?

Excel a beau être un excellent outil, il est important de savoir quand il ne peut plus suivre votre rythme de croissance. Dotez votre entreprise d’une véritable solution de gestion de bases de données, de CMDB, de gestion des ressources informatiques ou d’ITSM avant qu’il ne soit trop tard.

Excel ne suffit peut-être plus à votre PME pour des raisons différentes de celles reprises dans cet article. Toutes les start-up ont leur propre histoire. Mais, de manière générale, les entreprises dépendent de plus en plus des données exactes et en temps réel qu’elles peuvent exploiter ; les logiciels sujets à des erreurs d’encodage manuel sont donc de moins en moins prisés. De plus, en raison de la popularité grandissante du travail à distance, les outils qui ne disposent pas de contrôle de version et ne sont pas accessibles sur le cloud seront bientôt de l’histoire ancienne.

Quelles difficultés liées à Excel votre entreprise a-t-elle rencontrées ? N’hésitez pas à les mentionner en commentaire !

Vous avez besoin d’un logiciel de gestion informatique ? Découvrez la liste des meilleures solutions de gestion IT établie par Capterra.

3 exemples probants de conduite du changement

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Le changement a du bon. Même s’il n’est pas toujours évident, il peut être synonyme de progrès, d’amélioration et de croissance. 

L’absence de changement, en revanche, peut être synonyme de stagnation. Celle-ci amène une entreprise à répéter ses erreurs, à rester inactive pendant que ses concurrentes prennent leur essor et à s’enfermer dans de vieilles habitudes.

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C’est pour cette raison que vous devez embrasser l’évolution de votre PME, notamment en adoptant des outils de gestion de projets, tout en restant fidèle à la vision originale qui a fait votre succès. Une entreprise qui réussit sait quand et comment elle doit changer.

En effet, selon Prosci, les entreprises qui adoptent une conduite du changement efficace sont six fois plus susceptibles que les autres d’atteindre leurs objectifs.

Malheureusement, les chefs de PME n’ont pas beaucoup de latitude en la matière : en cas d’erreur, ils n’ont pas toujours droit à une deuxième chance parce que leur entreprise aura peut-être disparu après le premier échec.

Qu’il s’agisse d’un déménagement, de l’implémentation d’un nouveau système de gestion de projet ou de la présentation d’un nouveau chef d’équipe, une conduite du changement efficace est toujours cruciale.

Trois histoires dont votre entreprise peut s’inspirer

De nombreuses entreprises sont passées avec succès par une phase de changement et vous pouvez vous inspirer de leur parcours.

Voici trois histoires d’entreprises à la conduite du changement exemplaire et les leçons à en tirer pour assurer l’évolution optimale de votre PME.

1. Netflix : croire en sa stratégie

logo netflix sur différentes plateformes
Netflix, présents sur de nombreuses plateformes (source)

Avant le changement :  Netflix est né en 1998. C’était alors un service d’envoi de DVD. Ses utilisateurs créaient une liste de titres qui leur plaisaient et l’entreprise les leur envoyait au fur et à mesure que les abonnés renvoyaient les titres précédents. C’était un excellent modèle économique pour la fin des années 1990 et le début des années 2000. Netflix a convaincu des centaines de milliers de clients et a fait son entrée en Bourse en 2002.

Par la suite, le paysage du divertissement a changé et les habitudes de consommation des téléspectateurs aussi. Si Netflix avait persisté à envoyer des disques dans des enveloppes, sa croissance aurait stagné en raison de facteurs externes tels que les capacités du service postal américain, la longévité du format DVD et la gestion des stocks.

En 2006, Amazon a commencé à proposer des services de streaming vidéo en 2006. Blockbuster, chaîne de location de DVD et de jeux vidéo (célèbre pour avoir refusé d’acquérir Netflix en 2000) se raccrochait pour sa part aux dernières branches de son activité basée sur les supports physiques mais était proche de la faillite.

Netflix était à la croisée des chemins : sa survie à long terme dépendrait de la manière dont il allait gérer le passage au numérique.

Gestion du changement :  tout le monde connaît la suite de l’histoire. Le nombre d’abonnés de Netflix est passé de 23 millions en 2011 à plus de 137 millions en 2018.

Pourtant, le pronostic n’était pas engageant. En 2011, 800 000 abonnés ont tourné le dos à l’entreprise. Les clients étaient scandalisés d’apprendre que Netflix exigerait des frais distincts pour le streaming et les DVD. Les actions de l’entreprise ont dégringolé de 77 % en moins de 4 mois.

Malgré les turbulences au décollage, les responsables de Netflix n’ont pas dévié de leur trajectoire. Ils ont fait front ensemble et l’entreprise a continué d’injecter des fonds dans le streaming et dans une programmation originale. En 2017, Netflix a dépassé les distributeurs de télévision par câble des États-Unis en terme de nombre total d’abonnés.

Leçon à tirer de la conduite du changement :  le changement se produit rarement sans heurt et, comme pour la plupart des projets, il faut généralement prendre son mal en patience pour observer une progression.

C’est pour cette raison que vous devez garder le cap et croire en votre stratégie. C’est évidemment plus simple si vous suivez un plan bien ficelé que vous pourrez mettre en place à l’aide d’outils dédiés.

Reed Hastings, PDG de Netflix, savait que les DVD étaient en voie de disparition. Pour que son entreprise s’épanouisse, il devait s’adapter à l’avenir numérique. En février 2009, il a confié à Bloomberg : “Nous poursuivons un objectif unique : réussir dans le streaming. Si nous l’atteignons, nous aurons gagné sur tous les tableaux.”

Comme Hastings et Netflix, vous devez vous informer, préparer votre entreprise à évoluer et mener votre stratégie à bien. Cela peut impliquer de passer d’un produit physique à un produit numérique ou tout simplement d’investir dans de nouveaux portables pour vos commerciaux.

Ne vous découragez pas et ne revoyez pas vos objectifs à la baisse si vous êtes d’abord confronté à une certaine résistance, voire à une régression.

2. Apple : évoluer en restant fidèle à sa vision

logo apple think different
Apple : Think different (“Pensez autrement”) (source)

Avant le changement :  les membres de la génération Z n’ont peut-être pas conscience qu’Apple a d’abord occupé le devant de la scène technologique avec d’autres produits que l’iPhone et le MacBook, ou que l’entreprise a lutté pour sa survie à la fin des années 1990.

Pourtant, c’est exactement la situation dans laquelle se trouvait le géant en 1997, lorsqu’il a enregistré une perte de 56 millions de dollars sur un seul trimestre (le pire trimestre de son histoire). À titre de comparaison, Apple engrange actuellement plus de 60 milliards de dollars par trimestre.

L’entreprise, reconnue depuis longtemps comme visionnaire et créative, avait stagné. Le Mac Portable de 1989, 7 kg pour 6 500 $, l’Apple Newton, bâclé mais commercialisé en 1993, et le système de jeu Apple Pippin, accueilli sans enthousiasme en 1996 ne sont que quelques-uns des échecs qui ont fait perdre sa crédibilité à Apple à l’aube du XXIe siècle.

Mais une idée révolutionnaire et le retour de l’un des cofondateurs de la société allaient changer la donne.

Gestion du changement :  en 1997, Steve Jobs, cofondateur d’Apple, a rejoint la société (qu’il avait quittée en 1985) pour aider le futur mastodonte à refaire surface. Pendant plus de dix ans, sous la houlette de ce visionnaire rebelle, Apple a enchaîné une série de succès révolutionnaires, dont l’iMac en 1998, l’iBook, futur MacBook en 1999 et l’iPod en 2001.

Ces innovations ont finalement amené l’entreprise à créer le produit qui ferait d’Apple la première société anonyme américaine à atteindre le million de milliards de valeur boursière, l’incontournable iPhone (2007), dont plus d’un milliard d’exemplaires ont été écoulés partout dans le monde.

Apple est parvenu à ce résultat en couplant sa vision originelle (permettre au grand public d’accéder à des technologies émergentes) à une volonté d’évoluer.

Leçon à tirer de la conduite du changement :  restez fidèle à votre vision tout en embrassant l’évolution de votre entreprise.

Jamais dans l’histoire des sociétés une structure ne s’est développée sans s’adapter pour répondre aux besoins changeants de ses clients. Même Coca-Cola, dont la recette de base reste inchangée depuis plus de 130 ans, a dû proposer des produits dérivés, remettre ses bouteilles au goût du jour et bombarder les consommateurs de publicités pour rester dans la course.

Blockbuster ou la presse écrite sont tout à fait représentatifs de ce qui se produit lorsque des entreprises échouent à évoluer.

En tant que chef d’une PME et de projets, vous devez conserver les ingrédients essentiels qui constituent la vision fondamentale de votre entreprise tout en opérant les changements nécessaires pour rester viable et concurrentiel. C’est la clé de la conduite du changement.

Revenez à la vision qui distingue votre entreprise et lui donne sa valeur, puis trouvez comment mieux la concrétiser en améliorant progressivement la recette actuelle.

Vous pouvez par exemple engager un nouveau responsable ou vous associer à une autre PME pour mieux servir vos clients ou vous étendre à une nouvelle zone.

Gartner propose un canevas simple pour envisager une conduite du changement calculée et progressive : un récit “point de départ, arrivée, raisons”.

  • Point de départ : définissez votre point de départ avec l’aide de vos cadres, de vos partenaires et de vos employés.
  • Arrivée : décrivez la direction que doit prendre votre organisation.
  • Raisons : énoncez les raisons pour lesquelles le changement est important et alignez votre stratégie commerciale en fonction.

3. Lego : faire du neuf avec du vieux

Logo actuel de Lego
Logo actuel de Lego (source)

Avant le changement :  on a tendance à l’oublier, mais il fut un temps où l’activité de Lego reposait principalement sur de petites briques de plastique. Ces petites briques ont permis à l’entreprise de se tailler un joli succès, en particulier lorsqu’elle a commencé à y ajouter des figurines et à produire des boîtes thématiques consacrées à l’espace, aux châteaux forts et aux villes.

Bien sûr, c’était avant Internet, Netflix, l’iPhone, les jeux vidéo et les milliers d’autres choses qui captent l’attention des enfants à chaque instant. Lorsque le monde est passé au digital, Lego a commencé à perdre du terrain.

Au milieu des années 2000, Lego essuyait des millions de dollars de pertes chaque année. La société a dû se séparer de milliers d’employés, changer de président et fermer des parcs d’attractions et des usines.

“La maison brûle”, a annoncé Jørgen Vig Knudstorp, PDG, à son équipe. “Nous sommes à court de liquidités … [et] nous ne nous en remettrons pas.”

Pour rester debout au XXIe siècle, Lego devait poser de nouvelles briques sur ses fondations.

Gestion du changement :  comment une entreprise qui a bâti son succès sur de petites briques de plastique pouvait-elle attirer l’attention du public à l’ère digitale ? En appliquant tous les ingrédients qui avaient fait son succès (le caractère ludique et la créativité) à un support numérique dans des programmes télévisés, des films et des jeux vidéo.

Mais, et c’est capital, Lego n’a jamais cessé de produire les briques de plastique à l’origine de sa réussite. L’entreprise a continué d’en créer pour les enfants, les passionnés et les collectionneurs qui les aimaient toujours autant.

En d’autres termes, Lego a conservé le cœur de son activité tout en s’essayant à de nouvelles stratégies. La société a fait du neuf avec du vieux.

L’incursion de Lego dans l’univers du divertissement numérique (notamment plusieurs films et jeux vidéo à succès basés sur Star Wars, Marvel et Batman, ainsi que ses propres marques, dont Bionicle, Ninjago et le film La grande aventure Lego) a pris de l’ampleur et a permis à une nouvelle génération de découvrir la marque et ses produits.

En 2015, les ventes de Lego ont dépassé les 5 milliards de dollars, un bond de près de 3 milliards en 5 ans.

Leçon à tirer de la conduite du changement :  que vous le vouliez ou non, votre PME va passer par une phase de changement. Vous pouvez y résister et perdre du terrain ou prendre le taureau par les cornes et guider votre entreprise vers le futur.

Il faut embrasser le changement et il peut être enthousiasmant de voir son entreprise avancer. Mais il est tout surtout vital de conserver intactes les valeurs principales de votre activité. Ne jetez pas les briques avec l’eau du bain.

Si vous ne voulez pas vous contenter de sauver les meubles, n’attendez pas non plus que les dégâts soient trop importants pour changer de stratégie.

En tant que chef de PME et de projets, vous pouvez soit attendre que la maison brûle pour décider qu’un changement est nécessaire… soit repérer la fumée pour prévenir les dégâts.

Voici quelques signes qui devraient vous mettre la puce à l’oreille :

  • Vos bénéfices et vos parts de marché décroissent régulièrement mois après mois, année après année.
  • Vos employés vous quittent plus vite que vous ne pouvez les remplacer.
  • La technologie employée par votre entreprise paralyse vos employés en raison de sa lenteur et de son inefficacité.

Que vous ayez besoin de changer de stratégie commerciale, d’améliorer les avantages sociaux de vos employés, d’engager de nouveaux cadres ou de renforcer vos outils technologiques, vous ne pouvez pas répondre au changement en attendant que les problèmes disparaissent comme par magie.

Au fond, pour bien conduire le changement, il faut avant tout préserver ce qui fonctionne et se débarrasser du reste pour se donner la possibilité de tenter quelque chose de nouveau, puis répéter le processus.

Écrivez votre propre histoire de conduite du changement

Les exemples présentés dans cet article concernent des entreprises multimilliardaires, mais les leçons à en tirer s’appliquent aux entreprises de toutes tailles.

Quels que soient les changements auxquels votre PME fait face, voici les trois points essentiels à retenir :

  • Établissez un plan viable et tenez-vous-y tout au long du processus.
  • Embrassez l’évolution de votre entreprise tout en restant fidèle à votre vision originelle.
  • Observez les signes qui indiquent que votre entreprise prend du retard pour pouvoir vous lancer dans la conduite du changement avant qu’il ne soit trop tard.

La conduite du changement n’est que l’un des outils du kit de base de la gestion de projets.

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Cinq idées reçues sur la méthode Agile

Header : les idées reçues sur la méthode Agile

De nombreux mythes entourent les processus de gestion de projet agile. Ils peuvent rebuter certaines équipes et les empêcher d’adopter de nouvelles méthodes. Il peut être utile de démentir ces idées reçues afin que les collaborateurs travaillent plus efficacement et soient plus ouverts au changement. Sans cela, les projets agiles risquent d’échouer et d’avoir un impact négatif sur la productivité des équipes et, plus globalement, les bénéfices.

Header : les idées reçues sur la méthode Agile

Dans cet article, nous tordons le cou à cinq mythes qui empêchent généralement les équipes d’adopter la méthode agile en toute sérénité. Vous pourrez ainsi envisager le processus de gestion de projet agile dans sa globalité et comprendre les avantages du passage à l’agilité.

Cinq mythes répandus sur la méthode Agile

Infographie sur les mythes de la méthode agile

Idée reçue n° 1 : la gestion de projet agile n’implique pas de planification

Réalité : le modèle en cascade implique une planification en tout début de processus tandis que l’approche agile exige une planification constante tout au long du cycle de vie d’un projet. Les sprints sont programmés avant le lancement du projet. Un sprint correspond à une période donnée au terme de laquelle une activité ou une tâche doit être accomplie et révisée. L’équipe projet fixe la durée de chaque sprint et discute du travail à accomplir lors de chaque réunion de planification de sprint. De cette manière, tout le monde s’accorde sur le temps et le budget nécessaires ainsi que sur l’ampleur de l’activité afin d’éviter les malentendus.

Notre conseil : en bout de sprint, comparez les résultats atteints aux critères définis au départ (ampleur, temps, qualité) pour déterminer si le sprint est une réussite ou un échec. En cours de route, modifiez les sprints pour atteindre vos objectifs. Planifiez aussi la dette technique du projet (coût de la qualité du code) pour éviter de dépasser votre budget.

Idée reçue n° 2 : l’agilité ne convient ni aux grands projets ni aux travailleurs à distance

Réalité : la collaboration continue est un fondement de la gestion de projet agile. L’approche agile est aussi avantageuse pour les petits projets que pour les grands à condition que la communication soit fluide. Quelle que soit leur importance, les projets agiles sont menés par de petites équipes chargées de différents types de tâches qui collaborent tout au long du cycle de vie du projet. Ces équipes doivent collaborer fréquemment, ce qui n’implique pas forcément qu’elles se trouvent toutes au même endroit. Elles peuvent échanger et coopérer à distance grâce à des outils de collaboration et de gestion de projet.

Notre conseil : organisez une réunion scrum pour discuter de tous les scrums suivants et évaluer les équipes scrum. Vous pourrez ainsi mieux gérer les projets d’envergure et tenir tous les participants informés (en interne ou à distance).

Cela vous donnera aussi l’occasion de discuter des recoupements et des intégrations entre des projets plus larges. Si vous ne pouvez pas organiser de réunion en personne, retrouvez vos collaborateurs en ligne via des outils de communication équipés de fonctionnalités de partage d’écran et de visioconférence.

Idée reçue n° 3 : l’agilité est la solution à tous les problèmes

Réalité : la méthode Agile consiste en un ensemble de valeurs et de principes (dont la collaboration, le feedback rapide et la qualité) qui définissent la conduite fondamentale du processus de développement logiciel. Elle vous permet de déceler les problèmes avant qu’ils n’apparaissent. Vous pouvez ainsi prévoir des solutions et éviter les soucis de communication entre les personnes concernées.

Pour autant, la gestion de projet agile n’est pas la réponse à tous les problèmes de développement logiciel et elle ne convient pas aux projets nécessitant des itérations plus courtes. Parfois, les projets agiles échouent en raison de l’incapacité des participants à adopter une approche incrémentale.

Notre conseil : consignez les problèmes que votre projet agile rencontre tout au long de son cycle de vie ainsi que les solutions que vous y avez apportées. Votre équipe pourra se référer à ces archives (p. ex. études de cas) pour résoudre de futurs problèmes. Tentez d’associer approches agiles et non agiles pour obtenir des résultats plutôt que de submerger immédiatement votre équipe dans une nouvelle méthode radicale.

Idée reçue n° 4 : l’agilité est une question de rapidité

Réalité : L’objectif de la gestion de projet agile est de développer aussi rapidement que possible des produits satisfaisants pour les clients. La qualité et la rapidité des itérations sont donc essentielles. Les itérations courtes, ou sprints, assurent que chaque étape du développement de produit est planifiée, révisée et testée. L’approche agile n’est donc pas seulement une affaire de rapidité, mais aussi une question de qualité.

Notre conseil : tenez un journal pendant toute la durée du projet et prenez des notes sur les coûts, le temps et la qualité des activités et des résultats. Vous encouragez ainsi votre équipe à s’améliorer lors de chaque sprint et, avec le temps, vos collaborateurs apprendront à fournir constamment un travail de qualité tout en livrant plus rapidement. Continuez à les motiver pour vous assurer qu’ils apprennent petit à petit à travailler rapidement tout en atteignant le niveau de qualité requis.

Idée reçue n° 5 : les projets agiles n’impliquent pas de documentation

Réalité : les projets agiles ont besoin de documentation, mais sous la forme de courts récits utilisateurs sur les processus projet, les problèmes et les solutions. Dans l’approche agile, les équipes livrent rapidement et suivent des cycles de feedback courts qui mènent à des itérations et des modifications continues. Pour que personne ne prenne de retard ou ne rate une information essentielle, il faut une documentation conséquente.

Notre conseil : au cours du cycle de vie du projet, votre équipe devra peut-être changer pour assurer le développement fluide du logiciel et la satisfaction du client. Établissez une procédure de centralisation et de partage des documents contenant des informations à propos du produit et du projet en général.

Grâce à ce référentiel, rien ne se perdra si des membres de l’équipe tournent ou quittent le projet en cours de route et le processus restera fluide.

Méthodes de gestion de projets agiles

Après avoir dit adieu à ces quelques mythes, vous pouvez envisager d’appliquer certaines des techniques agiles suivantes

Méthode Scrum

Scrum est un modèle de gestion de projet agile allégé applicable à des projets itératifs et incrémentaux de tous types. C’est l’une des méthodes les plus répandues, puisqu’elle est utilisée par 56 % des organisations agiles (rapport en anglais).

Développement logiciel lean et Kanban

Le développement logiciel lean est une méthode agile itérative. Elle se centre sur la valeur ajoutée pour le client et sur l’efficacité de la “value stream”, soit le mécanisme qui permet d’atteindre la valeur visée.

Parmi les principes fondamentaux de la méthode lean, on peut citer l’élimination du gaspillage, l’extension de l’apprentissage, la prise de décision la plus tardive possible, la livraison la plus rapide possible, la responsabilisation de l’équipe, le développement de l’intégrité et la vision globale.

Kanban est une méthode de gestion de flux de travail très visuelle appréciée des équipes lean. Elle est basée sur trois principes : la visualisation des tâches du jour (flux de travail), la limitation de la quantité de travail engagée (le fameux “work in progress”, WIP) et l’amélioration du flux de travail.

Extreme programming (XP)

Extreme programming est une approche méthodique développée pour livrer rapidement et continuellement des logiciels de haute qualité. XP vise à renforcer la qualité des logiciels et la réactivité face aux demandes changeantes de clients.

La méthode s’appuie sur une plus grande implication des clients, un feedback rapide, un testing et une planification continus ainsi qu’un véritable travail d’équipe pour livrer des logiciels fonctionnels à intervalles réguliers (généralement en une à trois semaines).

Crystal

Les principes fondamentaux de la méthode Crystal sont le travail d’équipe, la communication, la simplicité et la réflexion. Ils permettent d’ajuster et d’améliorer fréquemment le flux de travail. Comme d’autres méthodes agiles, Crystal met l’accent sur la livraison rapide et fréquente de logiciels fonctionnels, une implication forte de l’utilisateur, l’adaptabilité et l’élimination de la paperasse et des distractions.

Dynamic systems development method (DSDM)

La méthode DSDM s’appuie sur huit principes fondamentaux : priorité aux besoins du client, livraison dans les temps, collaboration, priorité à la qualité, construction incrémentale sur des bases solides, développement par itérations, communication continue et maîtrise manifeste. Ces principes s’articulent autour des besoins et des valeurs du client, de l’implication active de l’utilisateur, de la responsabilisation des équipes, des livraisons fréquentes, du testing intégré et de la collaboration des personnes concernées.

Développement basé sur les fonctionnalités (feature-driven development, FDD)

La méthode FDD est un processus orienté modèle et axé sur des itérations courtes. Elle se base sur les meilleures pratiques du domaine du génie logiciel, dont le domain object modeling, le développement par fonctionnalités et la propriété du code. La caractéristique la plus intéressante du FDD est l’intégration de toutes ces pratiques dans une approche cohérente.

Étapes suivantes et ressources recommandées

Voici quelques mesures à prendre pour assurer l’adoption des processus agiles dans votre entreprise :

  • Personnalisez les processus pour mener à bien vos projets : appuyez-vous sur une méthode que vous comprenez et qui convient à votre PME. Vous devrez peut-être associer différentes approches pour atteindre vos objectifs. Adoptez celle qui convient à vos projets et à votre entreprise plutôt que de suivre les tendances ou dimiter vos pairs.
  • Adaptez les processus selon vos besoins : en tant que PME, centrez-vous sur les personnes plutôt que sur les procédures. Ne suivez pas aveuglément les principes agiles prescrits. Au lieu de fixer des réunions quotidiennes (stand up), retrouvez-vous deux fois par semaine quand tout se passe bien et deux fois par jour en cas de problème. Vous pouvez vous inspirer de quelques-unes des meilleures techniques agiles : planification de sprint et ditération, rétrospectives, révision de sprint et ditération ou encore itérations courtes.
  • Discutez régulièrement pour vous préparer à la disruption : testez les pratiques agiles avant de les rejeter dun bloc. Adaptez-les en fonction de votre expérience et revoyez constamment vos procédures pour livrer des résultats de qualité. Préparez-vous à de la disruption, de la discontinuité et de linconfort ; ils vont de pair avec ladoption de méthodes agiles en entreprise. Si la tâche devient trop difficile, interrogez-vous sur la valeur et les bénéfices que vous tirez de la disruption. Le jeu en vaut-il la chandelle ? Sachez que sans disruption, vous risquez dimplémenter et de suivre la méthode agile de manière incorrecte.
  • Désignez des coachs pour gérer la disruption et motiver votre équipe : gérez la disruption en organisant régulièrement des échanges au sein de vos équipes et avec lensemble de vos collaborateurs pour vous assurer de l’adhésion et de la motivation de tous. Vérifiez qu’ils comprennent bien que la disruption initiale implique une transformation radicale de tous les processus. Ils adopteront bientôt la nouvelle approche et les équipes projets s’y habitueront.

 

Black Friday 2019 : préparez votre stratégie pour le jour J

Header Black Friday 2019 France Capterra

Header Black Friday 2019 France Capterra

Voilà que le dernier trimestre de l’année touche à sa fin, il est temps pour les PME de se concentrer sur l’une des meilleures périodes de vente : le Black Friday. Sans être adeptes de la surconsommation, c’est une date que nombre de Français guettent pour faire de bonnes affaires. Voici quelques conseils pour préparer au mieux votre entreprise à ce Black Friday 2019.

Cette année, ce jour spécial tombe le vendredi 29 novembre, une date que déjà bien des Français ont marquée dans leur calendrier et que les entreprises devraient avoir comme date clé dans le leur. En effet, l’an dernier, les sites français proposant la vente en ligne ont enregistré 50 millions de transactions en ligne.

Pour profiter au maximum de cette opportunité commerciale, les PME doivent prévoir non seulement d’éliminer leur stock, mais aussi de conquérir de nouveaux clients fidèles.

Les grandes tendances du Black Friday en France

Le Black Friday est bien souvent synonyme de promotions importantes et sonne le coup d’envoi des achats de cadeaux de Noël. Parfums et cosmétiques, produits high-tech, téléphonie… Les PME ont enregistré en 2018 une multiplication par 4 de leurs chiffres d’affaires.

Comment stimuler vos ventes

Les remises

Il s’agit de l’aspect le plus évident du Black Friday : proposer vos produits à prix cassé. Mais vous pouvez également faire preuve d’imagination : deux produits pour le prix d’un, livraison gratuite, coupons à échanger contre une remise plus importante… Définissez une marge bénéficiaire et identifiez les produits dont le prix sera impacté. Concentrez-vous sur les produits au rendement garanti et vérifiez soigneusement l’état de vos stocks. Vous ne voudriez pas vous retrouver à court d’offres dès le premier jour. 

Les campagnes marketing

L’e-mail marketing et les réseaux sociaux constituent deux canaux incontournables pour votre stratégie marketing. En amont de tout événement important pour votre entreprise, il convient de planifier des actions bien définies.

Avant le Black Friday, préparez une campagne d’abonnement à votre newsletter pour augmenter votre nombre d’abonnés. Profitez de cette période pré-Black Friday pour donner à vos clients un aperçu de ce qui les attend ce jour-là.

Il peut être également judicieux de proposer des avantages exclusifs aux internautes qui s’inscrivent à votre newsletter ou vous suivent sur les réseaux sociaux. N’oubliez pas d’indiquer une date limite pour s’inscrire afin de générer chez l’utilisateur un sentiment d’urgence.

Profitez également des avantages que Facebook, Instagram et WhatsApp offrent aux détaillants. Publiez régulièrement du contenu, investissez dans des publicités dynamiques ciblées et utilisez des hashtags pour gagner en visibilité. Appuyez-vous sur les bons logiciels pour automatiser la phase de commercialisation et vous libérer du temps pour d’autres tâches.

Anticipez le pic de trafic

Lors du Black Friday, le trafic moyen des internautes et mobinautes français passe du simple au double. L’objectif, pour toute marque d’e-commerce, est bien sûr de réduire le taux de rebond, c’est-à-dire le pourcentage d’internautes qui ferment la page avant d’avoir mené à bien leurs achats. Et lors du Black Friday, une page qui ne répond pas ou un panier qui ne se met pas à jour suffit pour faire fuir vos clients et booster les chiffres de la concurrence. Amazon, par exemple, a déterminé que les problèmes de chargement de page peuvent lui coûter jusqu’à 1,360 milliards de dollars par an

Pour garantir une expérience en ligne optimale à vos clients potentiels :

  • Créez une interface utilisateur intuitive
  • Optimisez la vitesse de chargement
  • Proposez plusieurs moyens de paiement
  • Concevez une version mobile de votre site web 100 % fonctionnelle
  • Intégrez les descriptions complètes de chaque produit ainsi que des photos à 360 degrés

Il vous faut donc imaginer un schéma du parcours client solide pour bien comprendre et optimiser vos ventes. 

La planification logistique

Votre site web et votre site mobile sont prêts, vos commerciaux sont briefés, votre équipe informatique carbure au café noir… Mais il suffit d’un problème de logistique pour réduire tous vos efforts à néant. Rien de tel que des retards de livraison ou des commandes annulées pour nuire à votre réputation en ligne et endommager sérieusement votre marque. Heureusement, vous pouvez faire appel à des outils dédiés pour contrôler vos stocks, surveiller le flux de produits et gérer les acheminements. Vous pourrez ainsi simuler le délai de livraison de vos commandes, en prenant en compte le temps de préparation, l’empaquetage et l’envoi du produit, en plus du temps de transport.

N’oubliez pas d’inclure une politique claire de remboursement et d’échange : vous devez informer vos clients des modalités de renvoi (collecte au domicile, dépôt à un point relais…) et leur indiquer clairement comment emballer les produits pour qu’ils vous soient retournés en bon état. 

Le contrôle des stocks

“Produit actuellement indisponible” : voilà un message qui agace, et d’autant plus lors du Black Friday ! Pour éviter ce genre de désagrément qui peut coûter cher à votre marque, organisez votre inventaire et passez vos stocks en revue. Il faut que la quantité de produits sur site corresponde à celle affichée en ligne. 

Lors de la gestion des stocks, identifiez les produits qui se vendent le mieux et assurez-vous qu’ils soient toujours disponibles. Pour écouler un produit difficile à vendre, misez sur les remises et autres avantages limités dans le temps.

Il y a le Black Friday, mais pas que !

En effet, il n’y a pas que le Black Friday pour écouler vos stocks et séduire de nouveaux clients. 

Le Cyber Monday

Le lundi qui suit le Black Friday s’appelle le Cyber Monday et met l’accent sur les biens disponibles en ligne, alors que le Black Friday ciblait avant tout les enseignes physiques. En France, ces deux journées spéciales sont souvent regroupées en un seul week-end. Cette année, le Cyber Monday tombera le 2 décembre.

Les soldes d’hiver 

Les soldes d’hiver sont une spécialité française qui connaît toujours le même succès. On les associe souvent au secteur de la mode et du textile, mais cela fait bien des années que tous les types de commerçants y participent. Les soldes débuteront le 8 janvier et prendront fin le 4 février 2020. Attention, le déroulement des soldes est strictement encadré par la loi.

Les soldes d’été

En 2020, les soldes d’été commenceront le 24 juin pour se terminer le 21 juillet, avec des variations dans certains départements.

Les French Days

Il s’agit tout simplement de la version cocorico du Black Friday : cette année, les French Days se sont déroulés du 27 septembre au 1er octobre. Cependant, encore bien peu de marques jouent le jeu et le résultat s’est avéré plutôt décevant en 2019, une réalité à prendre en compte avant d’investir du temps et des efforts dans une opération spéciale.

Et pour tout connaître d’un coup d’oeil, voici un petit récapitulatif des étapes à suivre pour tirer profit de votre Black Friday !

Infographie Capterra étapes pour optimiser son Black Friday

Et vous, quelles mesures prendrez-vous pour faire de ce Black Friday un véritable succès ? Dites-nous tout dans les commentaires ci-dessous.

Et pour vous aider à mettre en place votre programme, n’hésitez pas à comparer les logiciels de Marketing Automation et de Customer Relationship présents dans notre répertoire.

Méthode : apprenez à créer des personas pour votre PME

Méthode de création de personas pour PME header

Le persona est la représentation du client idéal, souvent utilisé en design, développement et marketing. Quelles sont précisément les étapes pour créer ses personas ? Nous vous expliquons tout dans cet article !

Méthode pour créer de personas pour PME header

Qu’est-ce qu’un persona ?

Êtes-vous déjà tombé sur un article qui semblait s’adresser directement à vous et où l’on abordait tous les points que vous attendiez ? Avez vous déjà utilisé une application qui répondait à tous vos besoins ? Cet article très ciblé et cette application qui propose une expérience utilisateur incroyable ont très certainement été réalisés grâce aux personas, une personne fictive qui peut être associée à la cible marketing. En d’autres termes, si cette application vous plaît tant, c’est parce que des designers et des marketeurs ont imaginé leur client idéal et que ce dernier vous ressemble beaucoup (ou l’inverse) : habitudes de consommation, centres d’intérêt, motivations, comportements, problèmes à résoudre, etc.

Cette représentation du client idéal est appelée le persona. Il s’agit d’un outil d’aide à la conception de nouveaux produits ou services, à la création ou l’amélioration de contenu sur un site web ou à la définition du parcours d’achat des clients.

Le persona permet de se concentrer sur les utilisateurs finaux et de tout mettre en œuvre pour résoudre leurs problèmes et les aider à atteindre leurs objectifs. L’idée est de prédire le comportement du client et du lead.

Lors de l’élaboration d’un persona, il faut synthétiser les informations issues des différents entretiens menés avec les clients et prospects, partager une vision commune des utilisateurs au sein de l’équipe en charge du produit, service ou de la communication et générer de l’empathie pour les utilisateurs.

Le dernier avantage du persona est qu’il est d’une grande aide au moment de la prise de décision puisque chaque action doit être réalisée dans l’intérêt de l’utilisateur.

Comment construire un persona ?

Pour rester compétitif sur votre marché, vous devez bâtir des personnalités d’acheteurs. Cette connaissance des utilisateurs fait aujourd’hui partie des indispensables de la stratégie produit ou de la stratégie marketing. De nombreuses entreprises ont déjà recours aux personas, en particulier les entreprises récentes comme les startups, et vous devez donc faire en sorte d’avoir une meilleure connaissance des utilisateurs que vos concurrents.

La création des personas se fait via différentes étapes :

La phase de recherche

Cette étape a pour objectif de recueillir des informations pertinentes sur vos futurs ou actuels utilisateurs. Les personas se construisent à partir de personnes réelles, observées lors de mises en situation ou dans une démarche ethnographique. Généralement, ce sont des professionnels avec une formation en psychologie ou sociologie qui interviennent à cette étape.

Toutefois, ces études comportementales nécessitent du temps et du budget et toutes les entreprises ne peuvent pas se le permettre. Vous pouvez donc vous appuyer sur des comportements extrapolés basés sur des entretiens qualitatifs, des questionnaires en ligne ou encore des focus groups.

Pour bien comprendre vos clients, il est important d’aller leur parler directement. Vous pouvez échanger avec eux par téléphone pendant une vingtaine de minutes et leur poser des questions établies en amont.

  • Pour obtenir des informations démographiques, vous pouvez ainsi demander à votre interlocuteur quelle fonction il occupe, quelle est sa journée type, quelles sont ses compétences clés ou encore les outils qu’il utilise.
  • Pour obtenir des informations comportementales, vous vous intéresserez davantage aux questions qu’il se pose, aux contenus qu’il lit, à sa manière de s’informer ou encore à son parcours d’achat.
  • Enfin, vous pouvez discuter en interne avec toutes les personnes en contact avec vos clients : les services technique, commercial et marketing. Le service technique dispose d’informations pertinentes et utiles sur la façon dont les clients utilisent les produits, le service commercial connaît les principales problématiques et les besoins tandis que le service marketing connaît le comportement des prospects grâce aux données issues du site et des réseaux sociaux, souvent à l’aide de logiciels de Business Intelligence ou de marketing pour réseaux sociaux.

Tous ces outils et documents à disposition doivent vous aider à comprendre qui sont vos utilisateurs, pourquoi ils utilisent votre produit, quelles sont leurs attentes, leurs expertises, leurs freins et leurs comportements.

La phase de définition des personas

La phase de recherche vous a permis d’obtenir des données brutes comme des photos, des documents, des vidéos, des enregistrements audio. Vous pouvez donc passer à la phase de regroupement pour commencer à établir des profils types.

Pour vous aider, positionnez les différents profils sur des échelles en fonction de leur comportement. Par exemple, si vous cherchez à connaître la façon dont vos clients font de la veille sur le web, vous allez pouvoir déterminer plusieurs comportements : “se renseigne sur des sites web”, “s’abonne à des newsletters”, “suit des comptes sur les réseaux sociaux”…

Par exemple, le client faisant de la veille en se renseignant sur des sites web sera placé sur une échelle « Veille site web » avec un degré allant de “jamais” à “systématiquement”. Vous identifierez ensuite les schémas comportementaux similaires.

Une fois que vous avez ces schémas comportementaux, vous allez les lier à un persona en précisant l’identité de chacun. Commencez à préparer la fiche persona en utilisant les critères ci-dessous : 

  • Identité : sexe, prénom, âge, lieu de résidence
  • Emploi, catégorie socio-professionnelle
  • Centres d’intérêt
  • Attentes
  • Comportements par rapport à votre offre : rapport du persona avec vos produits ou services, freins et objections
  • Méthodes d’information : veille marketing, réseaux sociaux, types de contenu préférés
  • Mots-clés utilisés par le persona pendant sa phase de recherche d’informations
  • Journée type

Après avoir lié toutes les données à un ou plusieurs personas, vous pouvez passer à l’étape de modélisation.

La phase de modélisation des personas

Nous arrivons à la dernière phase de création des personas qui permet de mettre ces derniers en forme. Votre persona a déjà commencé à prendre vie, vous allez à présent le formaliser sous forme de fiche.

Les personas créés sont désormais prêts à être présentés et partagés à l’équipe marketing ou de développement. Ces fiches les aideront à rester centrés sur l’utilisateur pendant toute la durée du projet. Elles peuvent aussi être très utiles aux personnes en charge de la relation client ou aux commerciaux afin d’optimiser le parcours client et le conseil.

N’oubliez pas que les personas doivent régulièrement révisés car votre entreprise, vos produits et vos services évoluent, tout comme le comportement des consommateurs. Chaque nouvelle observation doit être intégrée aux fiches afin de rester à jour. Pour mettre à jour ces fiches, n’hésitez pas à utiliser toutes les données disponibles grâce à vos outils de CRM, de Business Intelligence ou encore d’analyse marketing

3 logiciels de caisse (et plus) pour salon de coiffure

gestion salon de coiffure

Coiffure et logiciel ? À première vue, deux entités dont la compatibilité paraît peu probable : on n’associe pas spontanément brushing et programme informatique (ou à la limite, pour simuler une coupe). À tort, puisque toute activité comprend sa part de tâches administratives et c’est la raison pour laquelle des outils sont créés afin d’accompagner les salons, non seulement comme logiciel de caisse  mais aussi de réservation en ligne, du planning de réservation, de gestion des clients et des employés, comme dans toute activité commerciale.

gestion salon de coiffure

Alors, plutôt que d’interrompre le shampooing de monsieur ou madame Martin et courir répondre au téléphone pour ne pas risquer de perdre un potentiel rendez-vous, adoptez un logiciel qui prendra en charge tout cet aspect de gestion et vous permettra de rester aux petits soins de vos clients.

 Voici 3 outils utiles pour les salons comme pour les clients, à l’heure de se refaire une beauté.

Les 3 logiciels ont été choisis selon les critères suivants :

  • Ils comportent tous une fonctionnalité de caisse enregistreuse
  • Ils ont reçu au moins 200 avis utilisateurs sur Capterra
  • Ils ont obtenu une note globale minimum de 4 sur 5 sur Capterra

Les logiciels sont présentés par ordre alphabétique.

1. Booker

Nombre d’avis : 839 (Note : consultez les avis Capterra en anglais ou en les traduisant automatiquement.)

Note globale : 4.1/5

Facilité d’utilisation : 4.2/5

Service client : 4.2/5

 logiciel gestion salon de coiffure
Capture d’écran du logiciel Booker (source)

logiciel gestion coiffure

Booker est un outil complet destiné aux salons dont l’ambition est de se faire connaître au-delà de leur clientèle habituelle. Booker offre d’innombrables possibilités qui justifient son prix (voir plus bas), telles que la caisse enregistreuse, les cartes cadeaux et même un tableau de bord de business intelligence fournissant des analyses et rapports sur vos actions marketing. En plus des fonctionnalités de base, comme la gestion des réservations en ligne, Booker propose des outils marketing permettant de publier sur les réseaux sociaux et d’atteindre un public plus large.

Citons également la gestion des plannings des employés, des relations avec le client (CRM) et même gestion de l’inventaire.

Booker s’adresse aux salons ayant déjà une certaine taille et/ou notoriété et souhaitant consolider leur image de marque en devenant un véritable business à 360 degrés. Vous pouvez même personnaliser l’application avec vos propres logo et couleurs.

Basé sur le cloud, Booker est aussi disponible sur mobile et tablette.

Fonctionnalités clés

 logiciel gestion salon de coiffure

  • Point de vente / Logiciel de caisse
  • Gestion des employés
  • Marketing sur les réseaux sociaux
  • Tableau de bord de business intelligence

Tarifs

  • À partir de 129 $ par mois (soit environ 116 €)
  • Version d’essai gratuite : non
  • 3 formules disponibles : Essential, Accelerate et Ultimate

 

De plus, les avis peuvent désormais être soumis en français ! Si vous avez récemment utilisé Booker, n’hésitez pas à laisser votre avis sur la page dédiée.

2. Phorest

Nombre d’avis : 348

Note globale : 4.9/5

Facilité d’utilisation : 4.8/5

Service client : 4.9/5

gestion quotidienne d'un salon de coiffure
Interface du logiciel Phorest (source)

logiciel gestion coiffure

Phorest propose 3 formules selon la taille de votre salon, de la jeune pousse avec les fonctionnalités nécessaires à une bonne mise en place comme le calendrier et la réservation en ligne, aux solutions complètes proposant le programme de fidélité, la gestion de stock et d’inventaire, et bien sûr, tout ce qui à trait à la vente avec son système de point de vente. Une démonstration en ligne est disponible gratuitement pour apprendre à maîtriser le logiciel (en anglais).

Phorest est disponible sur cloud et permet notamment de gérer plusieurs établissements à la fois.

Fonctionnalités clés

 logiciel gestion salon de coiffure

  • Point de vente / Logiciel de caisse
  • Avis en ligne
  • Programme de fidélité
  • Gestion des employés

Tarifs

  • Prix sur demande
  • Version d’essai gratuite : oui
  • 3 formules disponibles : Starter, Grow et Complete Advantage

 

De plus, les avis peuvent désormais être soumis en français ! Si vous avez récemment utilisé Phorest, n’hésitez pas à laisser votre avis sur la page dédiée.

 

3. SimplyBook.me

Nombre d’avis : 689

Note globale : 4.6/5

Facilité d’utilisation : 4.4/5

Service client : 4.6/5

comment gérer un salon de coiffure
Capture d’écran du logiciel Simplybook.me (source)

logiciel gestion coiffure

Simplybook.me est un logiciel de gestion de réservation en ligne, tant pour les salons de coiffure que les  instituts de beauté ou encore les salles de sport. Vous pouvez ainsi vous servir de la plateforme ou du simple widget de réservation à intégrer à votre propre site web. Simplybook.me permet également de gérer tout l’aspect marketing et d’envoyer des rappels de rendez-vous pour être sûr que vos clients n’oublient pas ! 

Fonctionnalités clés

 logiciel gestion salon de coiffure

  • Point de vente / Logiciel de caisse
  • Marketing en ligne
  • Gestion des clients
  • Paiement en ligne

Tarifs

  • Version gratuite et version d’essai gratuite disponibles
  • Fonctionnalité de point de vente disponible à partir de la formule Basic à 8 € par mois.
  • 3 formules disponibles : Basic, Standard et Premium

Ce logiciel est également proposé en français.

De plus, les avis peuvent désormais être soumis en français ! Si vous avez récemment utilisé Simplybook.me, n’hésitez pas à laisser votre avis sur la page dédiée !

Des outils de gestion de salon de coiffure, d’institut de beauté ou de centre de massage, il en existe des dizaines, à retrouver parmi les logiciels de planning sur le site de Capterra. N’hésitez pas à parcourir les différentes options qui s’offrent à vous grâce à notre outil de comparaison !

Comment régler un problème de communication en entreprise

Ressuscitez vos projets en réglant vos problèmes de communication interne

Ressuscitez vos projets en réglant vos problèmes de communication interne

Entre 2007 et 2016, le ministère du Budget a dilapidé plus de 290 millions d’euros dans l’Opérateur National de Paye (ONP), un calculateur ambitieux qui devait gérer les fiches de paie de quelques 2,5 millions de fonctionnaires. Ce projet s’est révélé être un gouffre financier, la date butoire étant constamment repoussée. Il était alors estimé que les dépenses hors budget dépasseraient les 700 millions. 

La somme gaspillée n’a rien d’étonnant et le retour forcé à la case départ non plus. En effet, le Standish Group a découvert qu’entre 2003 et 2012, sur 3 555 projets ayant nécessité au moins 10 millions de dollars en coûts salariaux, seuls 6,4 % ont été considérés comme des réussites. Plus de 41 % ont totalement échoué et ont été complètement abandonnés ou sont repartis de zéro.

L’État français n’est pourtant pas le seul à se débattre pour gérer correctement ses projets informatiques. 

Les problèmes de communication en entreprise

La Brightline Initiative estime que, à l’échelle mondiale, les organisations gaspillent 1 million de dollars toutes les 20 secondes, soit 2 milliards chaque année, dans des projets mal gérés.

Il est impossible de déterminer précisément ce qui a fait capoter tous ces projets, mais les problèmes de communication en entreprise sont considérés comme une raison majeure de près d’un tiers des échecs (29 %).

Ce n’est donc pas une question de budget, de temps ou de ressources. Ce qui est en cause est une compétence que nous apprenons tous dès notre enfance et que nous ne cessons de travailler tout au long de notre vie.

Si près d’un tiers des projets échoue en raison d’un problème de communication, les entreprises capables de mener plus de projets à bien grâce à une communication renforcée par sont plus efficaces et peuvent donc se démarquer de leurs concurrentes.

Si vous êtes chef d’entreprise et gestionnaire de projet, vous êtes peut-être en train de vous dire : “Bon, pour sauver un tiers de mes projets, je dois juste apprendre à mieux communiquer avec mon équipe, c’est ça ?”

En théorie, oui.

Mais ce n’est pas aussi simple.

Une bonne communication exige une subtile association de technologie et de soft skills ainsi que l’adhésion de toutes les personnes impliquées. Les problèmes communicationnels ne se règlent pas en une nuit et leur résolution devra donc devenir votre priorité.

Le manque de communication peut ronger une entreprise de fond en comble, mais en y travaillant à l’échelle de toute l’organisation, on peut améliorer tous les autres aspects, des bénéfices aux parts de marché.

Suivez le guide.

Comment régler votre problème de communication en entreprise

Comme dans la plupart des cas, pour régler un problème communicationnel, il faut avant tout admettre qu’il y en a un.

Pour échouer lamentablement, rien de tel que de faire profil bas et prétendre que les choses vont s’améliorer d’elles-mêmes. Voici six soucis de communication répandus en milieu professionnel et les solutions que vous pourriez adopter pour y faire face dans votre entreprise.

Six problèmes de communication en entreprise courants

1. Les informations sont noyées dans un océan d’e-mails

PROBLÈME : certaines informations cruciales relatives aux projets (jalons, documentation, mises à jour du statut des tâches, etc.) sont bien diffusées, mais elles sont noyées dans un océan d’e-mails, associées à différents fils et parfois disséminées dans différentes boîtes mail.

Vous peinez à les retrouver lorsque vous devez vous rafraîchir la mémoire.

SOLUTION : arrêtez de communiquer par e-mail pour tout ce qui concerne vos projets. L’e-mail a révolutionné la manière dont les équipes échangeaient dans les années 1980, mais il a cessé d’être l’outil de communication projet par excellence depuis bien longtemps.

L’e-mail reste utile, notamment pour recevoir des demandes externes, envoyer des messages particuliers à de grands groupes de personnes ou s’abonner à des newsletters pour se tenir informé des évolutions d’un secteur. En revanche, il n’est pas du tout adapté à la communication interne.

Pour garder à portée de clic toutes les informations essentielles (calendrier, budget, documentation, etc.), utilisez plutôt un logiciel de gestion de projets et assurez la communication interne et la mise à jour du statut des tâches via un outil de collaboration.

2. Vos équipes décentralisées ne communiquent pas suffisamment

PROBLÈME : vos équipes décentralisées n’échangent pas.

Vous travaillez avec des équipes géniales dans le monde entier. Mais sont-elles capables de collaborer efficacement sur un projet ? Si elles ne parviennent pas à communiquer efficacement, vos projets empruntent rapidement la même voie.

Les e-mails envoyés dans des fuseaux horaires différents restent sans réponse pendant des heures et les échanges en face-à-face sont très rares.

SOLUTION : utilisez des outils de collaboration. Les logiciels dernière génération comme Asana, Basecamp et Slack incluent une interface de chat qui permet de communiquer en temps réel, même s’il est 9 h à New York et 14 h à Paris.

Et même s’il est 18 h à Montréal et minuit à Paris, l’équipe parisienne peut configurer l’outil de collaboration de sorte à recevoir dès la première heure toutes les notifications concernant les messages envoyés pendant la nuit plutôt que de devoir consulter une interminable suite de messages accumulés dans sa boîte e-mail.

En savoir plus : lisez nos conseils pour manager une équipe à distance et trouver votre équilibre avec des télétravailleurs.

3. Vos équipes utilisent trop de canaux différents

PROBLÈME : pour encourager vos collaborateurs à communiquer, vous leur avez proposé de passer par de nombreux canaux, de le-mail au téléphone mobile, des post-it fluo aux outils collaboratifs dernier cri suggérés par vos chefs de projets.

Vos collaborateurs communiquent donc, mais les informations sont distribuées sur de trop nombreuses plateformes. Tout le monde sy perd et personne ne trouve les données dont il a besoin.

SOLUTION : choisissez un seul canal de communication et nen utilisez pas dautre. En tant que chef de projet, vous devez fixer les règles.

Présentez votre plan de communication lors de la réunion de lancement du projet. Si, par la suite, quelquun partage des informations par un autre canal que celui qui a été sélectionné (disons quun membre de léquipe envoie un suivi de statut par e-mail alors que ses collègues passent par une chaîne dédiée sur votre outil de collaboration), rappelez-lui poliment dutiliser la bonne plateforme.

Si un message vous parvient par une autre voie, faites comme si vous ne laviez pas reçu, faute de quoi vous encouragez de mauvaises habitudes. Si quelquun envoie une information sur une plateforme différente, demandez-lui immédiatement de la communiquer par loutil privilégié. Même les plus réfractaires ne tarderont pas à adopter votre nouvel outil.

4. Vos chefs de projets communiquent des informations contradictoires

PROBLÈME : votre entreprise se développe et accueille de plus en plus de chefs de projets qui jouent un rôle actif dans la structure.

Plus les décisionnaires qui doivent sexprimer sur le déroulement dun projet sont nombreux, plus les risques dinterférences sont élevés et plus vos équipes sont susceptibles de recevoir des directives contradictoires. Comme le dit le proverbe, trop de cuisiniers gâtent la sauce…

SOLUTION : choisissez un responsable de projet qui sera le seul à pouvoir communiquer des directives. Si vous endossez ce rôle, réunissez-vous régulièrement avec votre équipe de direction et demandez-lui son avis tout en gardant en tête que vos équipes ont besoin de recevoir des messages univoques pour faire aboutir vos projets.

5. Vos collaborateurs clés ne vous informent pas de létat davancement des tâches

PROBLÈME : vous avez sélectionné un canal de communication et votre équipe de direction délivre des messages cohérents, mais vos collaborateurs clés ne suivent pas le mouvement.

Ils ne vous communiquent pas les informations dont vous avez besoin, quil sagisse dun retour sur une décision importante ou de la mise à jour du statut dun livrable crucial. Cest pourtant un ingrédient essentiel à la réussite dun projet.

SOLUTION : vous êtes peut-être timide ou vous vous sentez coupable davoir dépassé une échéance et vous espérez que personne ne sen rendra compte. Pourtant, en créant un environnement dans lequel vos collaborateurs sont encouragés à donner leur opinion et où les avis divergents sont bien accueillis, vous pourrez progressivement orienter votre culture dentreprise vers une communication plus ouverte.

Pour ce faire, vous pouvez programmer des mises au point hebdomadaires entre vos chefs de projets et vos collaborateurs. Si un membre de léquipe peine à respecter les échéances ou à respecter les standards de qualité, essayez de trouver comment vous pourriez laider à mieux gérer son temps et à planifier plus raisonnablement ses activités plutôt que de le réprimander.

Utilisez votre outil de collaboration pour simplifier les échanges dinformations sur le statut des tâches. Vous pouvez même programmer des rappels sur les chaînes de vos équipes pour automatiser le processus.

6. Vous multipliez les réunions mais vous ne progressez pas plus vite

PROBLÈME : plus de réunions = meilleure communication. Meilleure communication = plus de projets bouclés. Donc plus de réunions = plus de projets bouclés, non ?

Non. Cette logique se fonde sur lidée quon ne peut vraiment communiquer quen sinstallant autour dune table pendant une heure. Cest faux.

SOLUTION : avant de programmer une réunion, demandez-vous si cette réunion ne pourrait pas être réduite à un e-mail

En dautres termes, “Léquipe pourrait-elle gagner du temps si je transmettais cette information dans un bref message au lieu de rassembler tout le monde dans une salle de conférence et de couper la productivité des participants ?” Pour aller encore plus loin, essayez de déterminer si une mise à jour de statut hebdomadaire pourrait remplacer cette réunion.

Limportance des réunions varie grandement selon le rôle des collaborateurs. Les responsables ont besoin de se rencontrer pour planifier des activités et prendre des décisions. Les collaborateurs, en revanche, doivent pouvoir travailler sans interruption pour rester concentrés et productifs.

En règle générale, visez le moins de réunions possible. De cette manière, lorsque vous en organisez une, toutes les personnes impliquées savent quelle en vaut la peine. Votre collaboration nen sera que plus constructive et plus productive.

Méthode à suivre pour régler son problème de communication en entreprise

Il nest pas facile de communiquer correctement et cela ne sapprend pas du jour au lendemain.

Il faut que toute votre organisation simplique, que les responsables soient au diapason et que tout le monde suive un plan clair et précis.

Si certains de vos projets échouent parce que vos équipes ne retrouvent pas les informations importantes parmi des centaines de-mails, parce quelles ne parviennent pas à communiquer en raison de leur éloignement géographique, parce quelles nutilisent pas les bons canaux, ou encore parce que trop de cuisiniers veulent ajouter leur touche de sel, il est temps dadopter une nouvelle approche pour ranimer vos projets. Heureusement, vous pouvez toujours compter sur les outils de communication pour trouver une solution à votre problème de communication en entreprise ! 

Le shadow IT et comment s’en servir

La Shadow IT et comment la gérer

La Shadow IT et comment la gérer

Qu’est-ce que le shadow IT ?

Selon la définition (en anglais) de Gartner, il s’agit des “logiciels, services ou appareils informatiques qui n’appartiennent pas au service informatique d’une organisation ou sont hors de son contrôle”.

Se rapportant plus spécifiquement aux technologies utilisées par les collaborateurs d’une organisation sans l’approbation du service informatique, le shadow IT (également appelé “informatique de l’ombre”, “informatique fantôme”, ou “shadow informatique”) peut inclure l’utilisation d’un service de streaming audio sur un ordinateur portable professionnel ou l’envoi de documents confidentiels par le biais d’un compte personnel de messagerie.

Il n’est donc pas surprenant qu’il divise l’opinion dans le monde de l’entreprise, comme vous pouvez le constater ci-dessous :

Les réponses face aux Shadow IT en image

Cet article nous permettra d’analyser chacune de ces opinions ainsi que leur signification plus en détail.

Pourquoi faut-il faire face au phénomène de “l’informatique de l’ombre” ?

Selon les prévisions de Gartner, dès 2020, un tiers des cyber-attaques réussies cibleront les données liées aux ressources de shadow IT (rapport disponible en anglais pour les clients de Gartner). Il est donc urgent pour les entreprises de définir une approche robuste leur permettant de gérer le shadow IT, afin de se protéger des risques auxquels elles devront faire face à l’avenir.

Compte tenu du manque d’attention porté à leur utilisation et aux conséquences y étant associées, les ressources de shadow IT sont naturellement moins sécurisées que les ressources approuvées par le service informatique d’une entreprise. N’étant pas normalement intégrées aux systèmes existants, elles offrent des capacités limitées de reporting et d’analytique.

La conception des processus informatiques traditionnels est leur principal atout, car elle tient compte de l’influence des appareils, applications et moyens de stockage autorisés sur la sécurité et le rendement de l’entreprise. Toutefois, les ressources de shadow IT peuvent également s’avérer productives et parfois même supérieures aux solutions existantes.

Généralement éprouvées et bien établies, les ressources approuvées par le service informatique n’ont rien d’original ou d’expérimental. L’informatique traditionnelle préfère parfois éviter les technologies basées sur le cloud, de peur de se retrouver, du moins partiellement, sous le contrôle d’un tiers. Cette résistance au changement peut entraîner l’utilisation de ressources non autorisées par des collaborateurs isolés ou des unités opérationnelles entières, sans demander la permission ou l’aide du service informatique de l’organisation.

Infographie GetApp sur les différentes formes du shadow IT

 

L’Internet des Objets fantôme

Les entreprises d’aujourd’hui doivent faire face à de nombreuses menaces. Outre le shadow IT, elles doivent désormais gérer l’évolution rapide de I’Internet des Objets (IdO) fantôme. Les méthodes de collecte, de stockage et de partage des données se sont développées de telle sorte que nous passons de plus en plus de temps à gérer des interactions de données. C’est ainsi qu’à l’ère des données numériques, il est facile de négliger les risques potentiels associés à l’installation d’une machine à café connectée.

La priorité des technologies IdO étant d’intégrer des interactions humain-machine innovantes, les problèmes de sécurité sont parfois mis de côté. De plus, une fois les problèmes de sécurité identifiés, il est souvent difficile ou impossible de les résoudre à l’aide de correctifs.

Équipés de capteurs de collecte des données, les appareils IdO sont généralement connectés aux réseaux de l’organisation, où ils ont accès aux données sensibles. Les navigateurs de l’IdO (comme Shodan) peuvent facilement exploiter les appareils et donner lieu à des violations de données ou créer de nouveaux vecteurs non protégés augmentant les risques de cyberattaques.

Selon Armis, une société spécialisée dans la sécurité de l’IdO, près d’un demi-milliard d’appareils IdO sont vulnérables aux prises de contrôle à distance par le biais d’attaques DNS (article en anglais). Le rapport indique que l’utilisation d’appareils connectés (imprimantes, téléviseurs intelligents, caméras IP, etc.) rend les entreprises particulièrement vulnérables.

3 réponses à la question : comment gérer le phénomène du shadow IT ?

Réponse 1 

“C’est inadmissible. Il faut absolument se débarrasser de ce phénomène.”

Ceux qui soutiennent cet argument considèrent le shadow IT comme une véritable abomination. Apanage des collaborateurs peu scrupuleux qui se moquent de la sécurité des données ainsi que des programmes de conformité et de reporting, cette pratique fait fi des protocoles informatiques autorisés.

Face à cette attitude, il est difficile de vanter les mérites du shadow IT. Bien qu’il existe des politiques informatiques dont l’objectif principal est de protéger les entreprises et leur rendement, tenter d’éliminer l’ensemble des expositions potentielles au shadow IT implique de mettre en œuvre un verrouillage exhaustif des données. Cette approche nécessite de surveiller de près l’ensemble des transmissions de données, de révoquer les permissions et de fortement limiter l’accès à Internet. Elle exclut également les politiques permettant aux collaborateurs d’utiliser leurs appareils personnels à des fins professionnelles (de l’anglais BYOD, ou Bring Your Own Device), ce qui sous-entend des investissements exorbitants dans l’acquisition d’appareils appartenant à l’organisation. En cas de découverte de ressources de shadow IT, la réponse est rapide et radicale.

Par conséquent, les collaborateurs se sentent surveillés et ont peu d’égard pour les politiques de leur entreprise. Afin d’illustrer notre propos, admettons qu’un collaborateur lance l’impression de 500 copies d’un document par erreur. N’ayant pas les permissions nécessaires, il serait dans l’incapacité d’interrompre le processus. Le résultat : un collaborateur très mécontent ainsi qu’un gros gaspillage de papier.

Sans compter qu’en limitant strictement la marge de manœuvre des employés, l’organisation les privera des moyens et de la motivation nécessaires pour créer de nouvelles solutions susceptibles de lui bénéficier. De plus, aussi strict que soit le protocole de verrouillage des données utilisé par l’organisation, une seule capture d’écran suffira à compromettre des données sensibles.

Solution recommandée : accordez une amnistie aux utilisateurs du shadow IT.

Pour résoudre un problème, il faut d’abord le comprendre. En accordant une amnistie, même temporaire, votre organisation pourra entamer un dialogue autour des raisons qui poussent ses collaborateurs à utiliser des ressources de shadow IT, ce qui lui permettra de comprendre pourquoi les systèmes autorisés ne leur suffisent pas. La direction obtiendra ainsi des informations concernant les lacunes que les collaborateurs ont tenté de combler dans les processus et technologies existants.

Admettons que l’un de vos collaborateurs reconnaisse employer un outil de productivité non autorisé pour suivre la progression des tâches en cours ou organiser ses projets. Dans ce cas, la direction devrait envisager d’intégrer un produit offrant ces fonctionnalités aux systèmes et applications existants, sous l’égide du service informatique.

Capture d'écran du logiciel Asana pour sa gestion de projet informatique
Liste des tâches dans le logiciel de gestion des projets Asana (Source)

Réponse 2 

“Le shadow IT présente des avantages. Il favorise l’innovation et augmente la productivité des collaborateurs.”

Pour ceux qui soutiennent cet argument, l’informatique traditionnelle est un carcan bureaucratique dont “l’informatique de l’ombre” permet de sortir. Offrant davantage de flexibilité à ses utilisateurs, le shadow IT permet de contourner des processus informatiques dépassés et peu efficaces, qui n’encouragent pas l’innovation.

Le terme shadow IT sous-entend une pratique secrète et fondamentalement négative. Par conséquent, comment peut-il bénéficier à une organisation ? C’est très simple. Il suffit d’accepter les avantages présentés par ces ressources pour qu’elles ne soient plus dans l’ombre. Il s’agit tout simplement de méthodes utilisées par les collaborateurs pour faire leur travail.

Sans oublier qu’en autorisant les employés à s’adapter rapidement et à adopter de nouvelles technologies dès que l’occasion se présente, les entreprises se donnent les moyens de rester concurrentielles dans un paysage commercial en constante évolution. Aujourd’hui, les connaissances autrefois détenues par le service informatique proviennent de toute l’organisation. Les collaborateurs d’aujourd’hui sont férus de technologie et dépendent beaucoup moins des canaux informatiques traditionnels que la génération précédente.

Aujourd’hui, les non-techniciens peuvent créer des applications sans avoir à utiliser de code, à l’aide de services Platform-as-a-Service, ou PaaS. Ainsi, nombreux sont les collaborateurs qui disposent des connaissances et des capacités nécessaires pour participer, souvent de façon utile, au développement informatique de leur organisation.

Solution recommandée : créez un programme de sensibilisation aux risques associés au shadow IT

Si vous souhaitez assimiler le shadow IT à la culture de votre organisation, la sensibilisation aux risques est essentielle. Intégrez-le ainsi que l’IdO fantôme à des programmes de sensibilisation aux risques. Définissez un lien de causalité entre les appareils et applications non autorisés et les risques financiers qu’ils posent pour votre entreprise.

Les conséquences négatives du shadow IT incluent l’interruption des activités dues aux cyberattaques, les amendes pour violation des normes de conformité et l’exposition aux risques des informations exclusives. De tels événements peuvent affecter les bénéfices réalisés par votre entreprise et affecter négativement les augmentations de salaire et les avantages dont bénéficient les collaborateurs.

En expliquant clairement à vos collaborateurs que l’utilisation peu scrupuleuse du shadow IT peut les affecter, vous les encouragerez à se conformer de bon gré aux politiques de gestion des risques. Correctement sensibilisés, ils sont également plus susceptibles de parler ouvertement des raisons pour lesquelles une nouvelle solution serait plus adaptée aux besoins de l’organisation, au lieu d’utiliser des solutions non autorisées sans en informer le service informatique.

Réponse 3 :

“C’est inévitable. Si vous ne pouvez pas lutter, autant vous adapter.”

Ceux qui soutiennent cet argument ont accepté l’inéluctable : le shadow IT existe bel et bien. Tenter de l’éliminer par la force ne servira à rien. Si les collaborateurs veulent utiliser des applications et appareils non autorisés pour faire leur travail, la meilleure solution est de veiller à ce que l’organisation puisse réglementer ces activités.

Les collaborateurs modernes n’attendent plus que les processus informatiques et les mécanismes de gestion rattrapent le temps perdu. Plus autonomes, ils trouvent ou créent leurs propres solutions et ne se rendent pas toujours compte qu’ils utilisent des ressources non autorisées. C’est le cas, par exemple, lorsqu’ils téléchargent des documents sur le cloud pour continuer de travailler une fois rentrés chez eux.

Des plateformes de stockage sur le cloud aux applications SaaS, en passant par la foule d’appareils connectés à Internet, tout semble les encourager à utiliser le shadow IT au grand dam du service informatique qui ne sait plus où donner de la tête.

Solution recommandée : adoptez un courtier en sécurité d’accès cloud (CASB)

Pour lutter contre l’évolution rapide du shadow IT, les entreprises peuvent employer un courtier en sécurité d’accès cloud (de l’anglais Cloud Access Security Broker, ou CASB) qui contrôlera l’utilisation des applications cloud et analysera les pare-feux dans le but d’identifier les menaces à la sécurité. Ces informations permettront aux entreprises d’identifier les applications et sites Internet présentant des risques, afin de les bloquer ou de limiter l’utilisation qu’en font leurs collaborateurs.

Les systèmes CASB permettent également d’intégrer le classement des données et les politiques de sécurité, afin de filtrer automatiquement l’accès aux applications cloud et aux services de stockage. Donnant lieu à une approche moins stricte du shadow IT, ces fonctionnalités font obstacle à l’exfiltration des données et favorisent le respect des normes de conformité en vigueur. Bien qu’ils conviennent mieux aux entreprises de plus de 50 collaborateurs, les logiciels de CASB s’adaptent à de nombreux types d’organisation.

Capture d'écran du rapport d'anomalies sur Netskope
Rapport des anomalies dans le logiciel CASB Netskope (Source)

Et pour la suite ?

Loin de vouloir se montrer réfractaires, les collaborateurs qui utilisent des ressources de shadow IT cherchent généralement à augmenter leur productivité et à améliorer la collaboration au sein de l’organisation. Il est essentiel d’encourager le dialogue entre la direction et les collaborateurs de votre entreprise, afin d’identifier les outils dont ces derniers ont besoin pour travailler efficacement ainsi que pour éliminer l’utilisation d’outils non autorisés et préserver l’intégrité des systèmes informatiques.

Finalement, le shadow IT est-il une pratique inadmissible, avantageuse ou un fait accompli ?

Il s’agit sans doute un peu des trois.

Né d’un besoin évident, le shadow IT doit encourager les chefs d’entreprises à dialoguer et à trouver des solutions adéquates.

Vous trouverez d’autres solutions permettant de gérer le phénomène du shadow IT sur les pages du catalogue de GetApp, en utilisant les mots clés gestion de projets et sécurité informatique.

 

Mieux collaborer avec vos sponsors projet

Mieux collaborer avec vos sponsors projets header

Garder vos projets sur les rails à l’aide de votre sponsor

Comment votre sponsor projet réagirait-il si vous lui disiez que, malgré tous ses efforts, son soutien ne suffit pas ? Pouvez-vous vous exprimer franchement sur le sujet et parler des hauts et des bas de votre collaboration ?

Si vous grimacez rien qu’à l’idée de cette rencontre, vous devriez remettre en question votre capacité à gérer un projet avec cette personne. C’est en tout cas ce que conseille Michael Hanford, analyste chez Gartner (article complet en anglais disponible pour les clients Gartner).

“Le manque d’engagement de la part du sponsor d’un projet force l’équipe à fournir des efforts supplémentaires et à recommencer certaines tâches. Il peut aussi bloquer la prise de décisions applicables dans le temps imparti”, écrit Hanford.

Malgré l’importance du soutien d’un sponsor, de nombreuses entreprises ne maîtrisent pas bien cet aspect de la gestion de projets.

Le rôle de sponsor projet est crucial. C’est pour cette raison qu’en tant que responsable vous devez absolument pouvoir travailler avec différents profils de personnalités et savoir comment maintenir la motivation de vos sponsors et leur engagement dans vos projets.

Dans cet article, vous découvrirez les types de sponsors projet que vous êtes susceptibles de rencontrer ainsi que des conseils pour mieux gérer votre relation avec eux.

Rôle et responsabilités du sponsor projet

Si tant d’entreprises peinent à gérer le soutien de leurs sponsors projet, c’est d’abord parce que la définition du rôle et des responsabilités d’un sponsor n’est pas claire (ou pas fixe).

Cadres, chefs de projets, activités, secteurs… Chacun a sa propre idée de ce qu’implique ce statut.

Il y a peu, le PMI a décidé de définir quelques principes bienvenus afin de mieux cerner la question. Voici les éléments à retenir.

Rôle d’un sponsor projet

Le rôle de sponsor projet est attribué à un cadre (ou un autre responsable) qui répond globalement du bon déroulement d’un projet. Le sponsor est donc directement associé à la réussite d’une initiative. Il est attaché à un projet spécifique, dont il supervise tout le cycle de vie, depuis ses débuts jusqu’à son adoption.

Responsabilités d’un sponsor projet

Le sponsor projet est responsable du lancement, du suivi, de l’approbation, de la détermination de la vision, de la gestion et de la concrétisation de la valeur et des bénéfices d’un projet.

Quelques responsabilités d’un sponsor projet :

  • Informer et conseiller le chef de projet et l’équipe.
  • Porter le projet, notamment en le défendant et en obtenant le soutien de différents services.
  • Assurer la disponibilité des ressources ainsi que le financement des activités et communiquer les priorités liées au projet au sein de l’organisation.
  • Relayer les informations à la hiérarchie et contribuer à la résolution des problèmes qui dépassent les responsabilités du chef de projet.
  • Servir de premier point de contact pour les intervenants internes et externes (p. ex. équipe en charge du projet et clients).

Un sponsor projet engagé jette des ponts, élimine les obstacles et fait en sorte que les personnes impliquées dans un projet soient sur la même longueur d’onde pour que les projets aboutissent. Cependant, la plupart des responsables n’excellent pas immédiatement dans ce rôle. Il faut de l’expérience mais aussi avoir été formé et coaché pour acquérir les compétences nécessaires à tout bon sponsor projet.

Quel est le niveau d’engagement de votre sponsor projet ?

Nous avons demandé à des professionnels du management de partager leur expérience de collaboration avec différents types de sponsors afin d’en définir les caractéristiques essentielles.

Au cours de votre carrière, vous rencontrerez probablement l’un des quatre types de sponsors suivants :

1. Engagé et investi

Ce sponsor connaît son sujet et sait s’impliquer tout en laissant l’équipe prendre des décisions. Il offre un support adéquat et use de son influence pour éliminer activement les obstacles.

Son approche exige du temps et de l’expérience, mais il peut toujours bénéficier des conseils du chef de projet pour apprendre comment aider au mieux l’équipe.

2. Modérément engagé, mais demandeur d’informations

Ce sponsor veut être informé, mais il ne veut pas s’embarrasser des détails. Il fera remonter les problèmes et communiquera avec la hiérarchie sur l’avancement du projet, mais il peut négliger ou minimiser certaines responsabilités clés.

Cette approche est souvent adoptée lorsque le sponsor a d’autres priorités et ne se rend pas suffisamment disponible pour le projet.

3. Contrôlant et autoritaire

Ce sponsor essaie de tout contrôler et devient souvent un goulot d’étranglement pour les décisions importantes concernant le projet. En conséquence, de trop nombreuses actions nécessaires restent en suspens, ce qui peut bloquer certains aspects du projet, voire sa réalisation complète.

Cette approche découle souvent d’un manque de confiance ou d’une certaine incertitude, notamment en cas de mauvaise expérience par le passé, d’arrivée dans une nouvelle équipe ou de découverte du sujet.

4. Désengagé et indifférent

Ce sponsor n’est ni impliqué dans le projet ni investi dans l’équipe et il est difficile de lui demander des comptes. Souvent, il ne prend part au projet que lorsqu’un problème nécessite l’attention de ses supérieurs.

Cette approche peut être observée lorsque le sponsor ne comprend pas son rôle et ses responsabilités, a d’autres priorités ou dispose d’une expérience limitée du sujet.

Comment gagner et conserver le soutien d’un sponsor projet

Fixer les attentes

Selon Todd Williams, président d’eCameron, Inc., une société de conseil spécialisée dans l’audit, la reprise et la complétion de projets, la plupart des sponsors sont désengagés.

Cela se produit souvent lorsque leur rôle n’est pas bien défini et qu’ils ne sont donc pas certains de ce qu’ils sont censés faire (et la plupart des chefs de projets détestent devoir le leur dire).

“Je ne présuppose jamais que le sponsor d’un projet sait ce qu’il doit faire. C’est pour cette raison que j’essaie de former tous mes sponsors.”
Todd Williams, président d’eCameron, Inc.

Williams rencontre d’abord ses sponsors et parcourt avec eux un document qui définit leurs responsabilités ainsi que les attributions du chef de projet et celles du sponsor. Selon lui, ce processus est généralement très instructif.

“De nombreux sponsors en savent si peu sur la gestion de projets qu’ils sont choqués par la quantité de travail à abattre”, précise Williams. “S’ils pensent qu’une responsabilité ne leur incombe pas, nous en discutons immédiatement et nous essayons de déterminer qui pourra s’en charger et comment elle devrait être transférée à la hiérarchie.”

Établir un plan de communication

Il est essentiel que vous établissiez un plan de communication et le planning correspondant avec votre sponsor. Cette opération peut varier selon le type de sponsor avec lequel vous travaillez. Si vous ne parvenez pas à fixer ces éléments dès le départ, préparez-vous au désengagement de votre sponsor.

Chacun communique et interagit différemment. Vous devez donc veiller à vous adresser à chaque sponsor projet en utilisant le canal de communication qui lui convient.

Préfère-t-il discuter par e-mail ou par chat ? Utilise-t-il Google Sheets ou Excel ? A-t-il besoin d’un bilan quotidien ou hebdomadaire ?

“Les chefs de projets doivent être des caméléons et adapter constamment leurs techniques de management et de communication pour adopter des approches qui conviennent aux différents membres de l’équipe. Le sponsor d’un projet devrait toujours être pris en considération”, affirme Emily Meyers, consultante principale et practice lead chez Sparkhound, une société de gestion de services informatiques et de conseil commercial.

La meilleure manière de définir les besoins, les sources de motivation et le type de communication que votre sponsor projet préfère est de le rencontrer et de lui poser la question.

Astuce de pro

Si votre entreprise a pris part à un exercice sur les styles sociaux ou les profils de personnalité, c’est un excellent moyen d’apprendre à connaître vos sponsors et de découvrir leur style de communication privilégié.

De plus, selon Emily Meyers, vous pouvez interroger vos collaborateurs pour obtenir des conseils sur la communication avec un sponsor particulier. Pensez simplement à préciser que vous cherchez à savoir ce qui a fonctionné par le passé, pas à récolter des avis négatifs. Vous garantissez ainsi que les discussions restent constructives et professionnelles.

Résoudre les problèmes à la source

Si votre sponsor n’est pas engagé et investi, prenez le temps de comprendre pourquoi afin de pouvoir corriger le tir.

Par exemple, un sponsor qui essaie de contrôler un projet agit souvent ainsi parce qu’il ne fait pas suffisamment confiance à ses collaborateurs.

Meyers prévient qu’un sponsor peut devenir autoritaire s’il a vécu une mauvaise expérience sur un précédent projet, s’il ne maîtrise pas suffisamment la matière à son goût ou s’il intervient dans une toute nouvelle équipe.

Dans ce cas, plusieurs problèmes doivent être pris en considération : un besoin de connaître le moindre détail, une tendance à régenter les comportements de tous les collaborateurs, une propension à microgérer les membres de l’équipe ou encore une tolérance limitée pour les prises de décision collectives.

“Le défi avec ce type de sponsor consiste à canaliser son énergie pour la focaliser sur des activités productives afin de faire progresser le projet tout en lui permettant de sentir qu’il est aux commandes”, précise Meyers.

“Une fois la confiance établie, vous pouvez l’aider à convertir son énergie en atout. C’est le meilleur moyen d’aider toute l’équipe et de la voir avancer.”

Faire des bilans périodiques

Si votre sponsor commence à se désengager ou ne réagit plus, Williams conseille de prendre des mesures correctives. Vérifiez par exemple qu’il considère toujours le projet comme une priorité et déléguez les questions moins cruciales à d’autres personnes pour l’en décharger.

Ensuite, si un problème urgent se déclare et que votre sponsor n’y répond pas, faites remonter l’information pour faire face à ce manque de réponse. Enfin, si le problème persiste, Williams conseille de changer de sponsor de projet.

Conseils pour bien gérer le partenariat avec un sponsor

Les recommandations reprises dans cet article sont résumées dans une liste pratique de conseils à laquelle vous pourrez vous référer pour assurer le bon encadrement de vos projets. Gardez-la avec vous afin d’améliorer la collaboration avec votre sponsor lors de votre prochain projet.

Infographie de conseils pour mieux collaborer avec son sponsor projet

Un logiciel de gestion de projet pourrait grandement vous aider à organiser vos projets et donc améliorer vos relations avec vos sponsors. N’hésitez pas à comparer les différentes options qui s’offrent à vous !