¿Qué es un tour virtual? Una interesante e interactiva solución para las visitas a distancia

Descubre qué es un tour virtual y sus ventajas

Descubre qué es un tour virtual y sus ventajas

 ¿Qué es un tour virtual?

Si has probado alguna vez la función Street View de Google Maps, ya sabes lo que es un tour virtual. Los recorridos virtuales y sus herramientas llevan años entre nosotros, pero actualmente han experimentado un gran avance debido a la crisis sanitaria. El panorama de incertidumbre que nos rodea no nos ha quitado las ganas de comprar un piso, de seguir dirigiendo nuestra empresa, de interesarnos por el arte o de soñar con las próximas vacaciones. 

Con y sin la crisis de por medio, la distancia puede ser una barrera o un obstáculo para poder disfrutar de algunas de estas actividades. ¿Cómo se puede crear un tour virtual sin ser un virtuoso de la tecnología? ¿En qué consiste exactamente? Podemos ir de los mostradores de una tienda a los pasillos de un parque en un abrir y cerrar de ojos con tan solo un clic. 

El recorrido virtual: una experiencia visual con infinitas ventajas

Un software para tour virtual es capaz de elaborar un espacio 3D a partir de una foto panorámica de 360 grados o de la composición espacial de varias fotografías, la finalidad es que el usuario pueda hacer una visita a este entorno desde su ordenador o dispositivo móvil. Este espacio, que se encuentra en Internet, se puede explorar y personalizar con funciones interactivas.

Otro tipo de tour virtual es el vídeo de 360 grados, el cual es un recorrido en vídeo de un lugar en el cual el visitante puede observar diferentes ángulos del espacio a la vez que se avanza en él. 

También se puede ir un poco más allá gracias a la realidad virtual y conseguir una experiencia completamente envolvente.

El tour virtual no es un gadget tecnológico más; ofrece un sinfín de ventajas y las plataformas compiten entre sí de la forma más creativa para ofrecer funcionalidades cada vez más avanzadas.

A continuación se enumeran las principales ventajas del recorrido virtual, además de las específicas de cada sector.

Para las empresas:

  • El material necesario es escaso
  • El coste es moderado o bajo y ofrece una elevada rentabilidad
  • Cabe la posibilidad de que termine siendo viral en redes sociales
  • Tiene la capacidad de incrementar las visitas y los clics
  • Ofrece estadísticas de visitas muy útiles
  • Mejora el SEO
  • El acceso es permanente

Para los clientes:

  • Ofrece acceso a los lugares que se encuentran lejos y a aquellos que no están abiertos al público
  • Aporta una experiencia interactiva y envolvente 
  • Ofrece acceso a contenido dinámico y gratuito
  • Genera confianza en la marca (sensación de transparencia)
  • Aporta información para tomar decisiones fundamentadas

Sectores que pueden sacar partido de las visitas virtuales

Ya sabes que es un tour virtual, ahora ¿qué tipo de negocios pueden aprovecharlo? Hay una gran cantidad de sectores que se interesan por la creación de los tour virtuales, como las tiendas, los talleres, las agencias, las fábricas, los museos o los espacios naturales; todos ellos tienen la posibilidad de abrir sus puertas y ofrecer visitas exclusivas a cualquier hora.

En este artículo se enumeran cuatro sectores en particular que pueden sacar un gran partido de las visitas virtuales.

Sector inmobiliario

La industria inmobiliaria está en un proceso de revolución en muchos de sus aspectos con las nuevas tecnologías, y uno de sus aspectos son las visitas virtuales a las propiedades.

Las visitas virtuales son más fieles a la realidad que las fotografías, cuya perspectiva es absolutamente plana, y son capaces de reflejar el volumen y la disposición de un espacio. Las integraciones de texto, de audio o de vídeo pueden explicar los puntos de interés y se pueden consultar en cualquier momento, mientras que los hotspots o puntos de navegación nos van mostrando el camino que debemos seguir. Algunos software permiten incluso los comentarios en tiempo real.

Es una ventaja a la que todo el mundo saca partido:

  • El vendedor del producto no necesita estar disponible a todas horas: se puede acceder al recorrido virtual tanto de día como de noche.
  • El comprador potencial no tiene que organizarse para desplazarse y tampoco corre el riesgo de que no le guste lo que ve una vez está allí.
  • Los agentes pueden ofrecer una visita física a aquellos clientes que realmente estén interesados en la propiedad.

En resumen, todo el mundo ahorra tiempo y esfuerzo. 

El sector industrial

¿Cómo se pueden organizar visitas a las instalaciones sin tener que planificar una logística complicada? Con el acceso a un tour virtual en el que se puede guiar a los visitantes desde la distancia. El recorrido virtual en un entorno industrial también supone un ahorro de tiempo y refleja modernidad a la hora de presentar los talleres o la fábrica. En un abrir y cerrar de ojos se puede acceder a aquellos lugares en los que existen estrictas medidas de seguridad.

Esta experiencia tiene la capacidad de facilitar información sobre la fabricación de un producto o sobre las diferentes líneas de negocio, pero puede utilizarse también como formación sobre las medidas sanitarias y de seguridad laborales para los trabajadores. La visita virtual es un medio atemporal que se puede distribuir en un stand durante ferias comerciales o en reuniones.

Sector hotelero

Como en el caso del sector inmobiliario, la posibilidad de visitar un alojamiento vacacional suele influir enormemente a la hora de planificar las vacaciones.

Para los profesionales de los alquileres vacacionales, las viviendas resultan aún más atractivas y se valoran más si se pueden mostrar a distancia a posibles clientes. 

En el caso de los propietarios de alojamientos locales que buscan darse a conocer a más audiencia, las visitas virtuales ofrecen la posibilidad de darse a conocer en blogs y redes sociales gracias a presentar un entorno interactivo que se puede recorrer desde el móvil u ordenador.

Para el huésped, son una manera de reafirmarse, reducir en la medida de lo posible el riesgo de llevarse sorpresas desagradables y conseguir que no haya ni rastro de recuerdos desastrosos durante esas vacaciones con las que tanto había soñado.

Turismo y cultura

Para las diferentes ciudades y regiones, los recorridos virtuales son una oportunidad de destacar sus paisajes y su legado histórico y de enriquecer el formato con toda la información que puede ser útil para el visitante. Incorporar información sobre los lugares más interesantes, las mejores anécdotas históricas o los horarios de apertura convertirá el tour virtual en una completa guía interactiva. Los artesanos y los comerciantes también pueden hacerse fotografías en su taller o lugar de trabajo para obtener mayor visibilidad.

En el ámbito cultural, podemos visitar museos, ver obras de teatro, reconstrucciones de lugares que ya no existen o pasear por el palacio de Versalles. Ya sea por los cierres temporales que han sufrido o por las limitaciones de acceso, los recintos culturales cada vez ofrecen más recorridos virtuales, en 360 grados o estáticos, como en el caso del acceso a las exposiciones, que suele ser, además, gratuitos.

Todo ello favorece el acceso al conocimiento y a la riqueza cultural. No solo los museos nacionales pueden sacar partido a estas herramientas; los recintos culturales de todos los tipos y tamaños pueden aprovecharlas para darse a conocer a nivel nacional o internacional sin que existan obstáculos físicos como el espacio o limitaciones como la de los horarios de apertura.

Y ya que hablamos de espacio, no olvides el traje de astronauta cuando visites la Estación Espacial Internacional, no apta para claustrofóbicos, y disfrutes de una perspectiva de ensueño desde la cúpula de observación panorámica.

¿Cómo se crea un tour virtual?

Entender lo qué es un tour virtual y las ventajas que ofrece es sólo el inicio si tu negocio puede sacar provecho de esta tecnología. Lo que sigue es saber lo que se requiere para crear y presentar online la versión virtual del lugar que quieres mostrar.

Si eres un apasionado de la fotografía, probablemente ya cuentas con un equipo profesional o, al menos, semiprofesional. No obstante, algunos móviles actuales pueden hacer fotos con bastante calidad. Solo tienes que conseguir una lente gran angular para el móvil y un trípode giratorio con el que hacer una panorámica de 360 grados. 

Una vez que lo hayas cargado en la plataforma que elijas y lo hayas procesado, generalmente se alojará en la nube del editor. En función de las características que te ofrezca, podrás dinamizar la vista panorámica con contenidos audiovisuales. 

A continuación, solo hay que integrar el enlace en tu sitio web o compartirlo directamente en las redes sociales. Google Maps también permite integrar la visita virtual a tus instalaciones en su ubicación en el mapa.

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Más de la mitad de las pymes cree que las opiniones online ayudan a mejorar el producto y la atención al cliente

Opiniones online ayudan a las pymes

Opiniones online ayudan a las pymes

Conforme las compras en internet crecen y se acentúan como una actividad común en los usuarios españoles, la relevancia de las opiniones online sobre un producto o servicio también aumenta, tanto para los consumidores como para las empresas. Por ejemplo, los primeros pueden decantarse por cierto producto al leer reseñas sobre él y las organizaciones pueden identificar puntos fuertes y débiles sobre su servicio a fin de mejorarlo o sacarle más provecho.

Por este motivo, la actividad de recopilar y gestionar opiniones online ha ganado importancia en los negocios, tanto en las grandes empresas como en las pymes. Pero, ¿cómo recogen y administran las pymes esta información?, ¿qué uso y valor tienen las reseñas en línea?, ¿se utiliza software específico?, ¿cómo las opiniones online ayudan a las pymes?, estas y más cuestiones al respecto se abordan en este artículo.

En Capterra realizamos un estudio acerca de la importancia que tienen las opiniones publicadas en internet para las pymes y cómo las gestionan. Este informe proviene de una encuesta realizada a 422 personas que son gerentes, directivos o propietarios de una pyme y que están involucrados o conocen el proceso de recopilación y administración de reseñas online en su empresa. Ve al final del artículo para revisar la metodología completa.

Las opiniones online permiten mejorar los productos o servicios y la atención al cliente

El 82 % de los participantes dice que vale la pena invertir tiempo y dinero en recopilar, gestionar y hacer seguimiento de las opiniones online. La importancia que tiene este aspecto en el negocio se constata con el dato que el 80 % de las pymes encuestadas tiene una persona o un equipo dedicado a gestionar las opiniones sobre su producto o servicio.

Entonces, ¿qué valor aportan las reseñas online para las organizaciones?, ¿por qué tienen personas o equipos dedicadas a ellas?

Nuestro estudio indica que más de la mitad de las pymes cree que gracias a las reseñas se puede mejorar la atención al cliente (56 %), mejorar la oferta de productos o servicios de la empresa (51 %), pueden potenciar la imagen y la repercusión de la marca (38%), así como fomentan la interacción con los clientes (20 %). 

El 19 % señala que las opiniones online pueden incrementar los ingresos y rentabilidad del negocio.

Valor de las opiniones online para las pymes

88 % las pymes que gestionan opiniones online las aprovechan para marketing y publicidad

Casi la totalidad de las pymes encuestadas (88 %) afirma que aprovecha las reseñas en internet para fines de marketing y publicidad. Los modos más habituales de uso son presentarlas en la páginas web, compartirlas en las redes sociales o incluirlas en las campañas de email marketing. De esta forma se da visibilidad a las características y funcionalidades que resaltan los usuarios.

Uso de opiniones online para marketing y publicidad

Las reseñas positivas son publicidad, ya sea para que una marca se de conocer o para convencer a algún consumidor indeciso. Una buena opinión o calificación a un producto o servicio crea confianza, las organizaciones entienden esto e intentan sacarle el mayor provecho.

Las plataformas de búsqueda y redes sociales son los sitios más utilizados para dejar reseñas

Las plataformas de búsqueda, como Google, son el principal lugar (58 %) donde los usuarios pueden publicar las opiniones online sobre productos o servicios de las pymes. Después se encuentran las redes sociales (54 %). Ambas plataformas tienen un alto volumen de tráfico y actividad por lo que son una significativa fuente de información y a la vez que funcionan como escaparate de la marca, tener una buena o mala calificación en estos sitios puede marcar la diferencia.

Las siguientes plataformas más utilizadas son el sitio web del fabricante o proveedor (30 %) y las plataformas de valoración específicas del sector (28 %), como Booking o Capterra.

Por su parte, las empresas también recogen activamente reseñas vía internet, de esta manera no están únicamente esperando a que los usuarios lo hagan por su parte. Las formas más comunes de hacerlo son:

  • Piden que se deje una opinión después de una conversación por chat o correo electrónico.
  • Envían una solicitud de opinión después de que se ha comprado un producto o servicio.
  • Cada correo enviado al cliente tiene integrado un enlace a la página externa de opiniones, por ejemplo,TrustPilot.

Software externo es el principal para recopilar y gestionar opiniones online

El 80 % de las pymes utiliza software o herramientas externas para recolectar y gestionar las opiniones. Este segmento está conformado por:

Mientras que las pymes que no usan herramientas externas, suelen hacer seguimiento con su propio sistema/ en su web o un seguimiento manual, por ejemplo con una hoja de cálculo.

Los participantes que no están satisfechos en cómo su empresa gestiona las opiniones online creen que uno de los principales aspectos a mejorar es poder leerlas y hacer un seguimiento a mayor profundidad.

Más de la mitad de las empresas responden a las opiniones online en máximo un día

Contestar a las opiniones de forma correcta y en un rango de tiempo considerable es esencial para la reputación de la empresa. La mayoría de los encuestados tiene una política de respuesta a las reseñas en línea, ya sea que indique la manera de contestar (tono y estilo), la rapidez con la que se debe replicar o, incluso, quién debe encargarse de la respuesta. 

Nuestro estudio señala que más de la mitad de las pymes contestan a las opiniones en un plazo máximo de un día, un 14 % lo hace en cuanto llegan los comentarios y un 37 % no espera más de 24 horas en responder. Mientras que un 32 % indica que siempre contesta las opiniones de los usuarios.

La atención y trato al cliente es esencial para crear confianza, por lo tanto, responder a las opiniones de manera personalizada es clave, un 64 % de las pymes encuestadas lo hace de esta forma. Únicamente el 16 % contesta siempre con plantillas.

Ante las opiniones negativas, el 65 % se disculpa y toman medidas sobre la reclamación.

cómo responden las pymes a las opiniones online

Invertir en la gestión de opiniones online es aconsejable para competir en el mercado de internet

La información que aporta el recopilar y gestionar opiniones online es muy útil para las pymes. Gracias a la retroalimentación de los usuarios, las empresas pueden:

  • Mejorar su atención al cliente, la oferta de sus productos o servicios, así como su imagen. 
  • Un porcentaje menor cree que también ayuda a incrementar los ingresos y la rentabilidad. 

Por estos motivos, casi la totalidad de las pymes que recogen y administran reseñas tienen asignado personal específico a ello.

Utilizar las opiniones para marketing y publicidad es una práctica establecida en la mayoría de las organizaciones gestionan esta información. Presentar reseñas positivas en distintos canales y medios es una forma más natural de resaltar las cualidades de un producto o servicio, genera más confianza cuando la recomendación es de otro usuario que de una publicidad ideada por una agencia. 

A su vez, el estudio muestra la importancia que supone tener una política de respuesta, el cómo responder y bajo qué rango de tiempo. Más de la mitad de las pymes contesta en máximo un día.

En la actualidad, con el aumento de actividad en internet, el valor de las opiniones online está incrementando. Poderlas gestionar correctamente es crítico si una empresa quiere construir o mantener una reputación online y por lo tanto potenciar su negocio. Las pymes que ya lo hacen lo tienen claro y las que no lo hacen deberían considerar invertir en esta actividad.

Infografía: opiniones online ayudan a pymes

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Metodología de la encuesta
Para recopilar los datos de este informe hemos llevado a cabo una encuesta en línea durante octubre del 2020. Las respuestas provienen de una muestra del mercado español. El cuestionario se envió a 859 personas, entre las que se seleccionaron 422 para participar. El criterio de selección es:
  • Debe ser residente en España
  • Es dueño, directivo o gerente de una pyme (máximo 250 empleados en la organización)
  • La empresa dónde trabaja recopila y monitoriza las opiniones online sobre sus productos y/o servicios
  • Está involucrado o conoce el proceso de gestión y seguimiento de las opiniones online que recibe la empresa
Los participantes provienen de diferentes sectores de la industria. 

 

Cómo aprovechar al máximo la adopción y uso de nuevo software en 3 pasos

Adopción y uso de nuevo software en 3 pasos

Adopción y uso de nuevo software en 3 pasos

Segmenta a los empleados para conocer quiénes necesitan más ayuda en la adopción y uso de nuevo software para formarlos de manera efectiva

Tu nuevo software solo es útil si tus empleados lo usan de forma correcta. No importa si es una herramienta BI, un software para inventarios o un programa para diseñar apps, los usuarios deben seguir los flujos de trabajo, completar los campos importantes, etiquetar a los compañeros de trabajo implicados, entre otros. De lo contrario, no aprovecharán el sistema al máximo.

Por eso es fundamental seguir tres pasos que ayuden a comprender los mayores desafíos que tienen los usuarios con el software existente, identificar a los usuarios más y menos eficientes, y abordar cualquier otro problema que tengan para poder utilizar correctamente el nuevo software.

Puedes aprovechar la experiencia de Gartner. Te ofreceremos acciones recomendadas que puedes poner en marcha ahora mismo para asegurarte de que tus empleados utilicen correctamente el nuevo software.

Nuestras recomendaciones:

  1.   Recopila los comentarios de los usuarios lo antes posible
  2.   Identifica a los usuarios expertos frente a los que necesitan ayuda
  3.   Resuelve las barreras que les dificultan la adopción de software

Recopila los comentarios de los usuarios lo antes posible

Muchas veces, los líderes de las empresas toman decisiones sobre el software y la tecnología con sus compañeros sin tener en cuenta las opiniones de las personas que realmente utilizan el sistema en su día a día.

Sin embargo, la investigación de Gartner (contenido en inglés) sobre que motiva el uso de nuevo software en los empleados de manera más efectiva muestra que la recogida de sus opiniones en las primeras etapas del proceso (cuando se está desarrollando el análisis de rentabilidad o cuando se está creando una lista de características) es lo que más positivamente repercute en la adopción del software.

Cuanto más esperes para involucrar a los usuarios finales, menos probable es que usen el software correctamente. Incluirlos en las primeras etapas del proceso puede aumentar tus probabilidades de aplicar el nuevo software. Si esperas al momento en que empiezas a elegir proveedores, será demasiado tarde.

Toma acción: Da lo mismo en qué punto del proceso te encuentres, siempre es bueno ser transparente sobre el proceso.

  • Si ya estás seleccionando proveedor de software, asegúrate de compartir en un correo electrónico o en una reunión una explicación clara de la dificultad de la empresa que deseas resolver con la nueva tecnología y la justificación de por qué es la mejor opción el proveedor que has elegido.
  • Si acabas de iniciar el proceso, reserva tiempo para recopilar comentarios específicos sobre el software ya existente con una muestra de usuarios que vaya desde directivos hasta puestos de nivel inicial en varios equipos para comprender los dos o tres problemas más comunes.

Identifica a los usuarios expertos frente a los no usuarios

Segmentar a los usuarios en grupos con desafíos similares facilita la tarea de abordar más adelante el mayor número posible de barreras de adopción. Y cuando se puede separar a los usuarios expertos de los que necesitan ayuda adicional, se puede invertir el tiempo de manera más eficiente.

A continuación, te mostramos algunos grupos clave que hay que tener en cuenta:

Usuario experto

  • Cómo identificarlos: Alta intereacción y alta competencia con el software.
  • Cómo ayudarlos: Aprovechar a los usuarios expertos como profesores y mentores adicionales que puedan fomentar el uso adecuado del software para otros grupos.

Usuario crítico

  • Cómo identificarlos: Alta interacción y competencia baja-media con el software.
  • Cómo ayudarlos: Concentra la mayor parte de tus esfuerzos de formación en este grupo y proporciona una continua retroalimentación para mejorar el uso.

No usuario

  • Cómo identificarlos: Baja interacción y ninguna competencia con el software.
  • Cómo ayudarlos: Solo se proporcionará formación a los miembros de este grupo si se prevén cambios en sus funciones que requerirían el uso del sistema.

Después de una simple encuesta, puedes clasificar a los usuarios menos competentes y determinar cómo resolver sus problemas.

Toma acción: Crea y comparte una encuesta sencilla con todos los usuarios finales de la empresa que incluya las siguientes preguntas:

  • ¿Cuál es su función en la empresa?
  • ¿Qué porcentaje de sus tareas diarias implica el uso de [software existente]?
  • Del uno al diez, ¿cómo calificarías tu propia competencia con [el software existente]?

Recopila las respuestas y represéntalas en un gráfico que muestre la interacción y la competencia en los ejes X e Y para agrupar rápidamente a los usuarios similares.

Resuelve las barreras que les dificultan la adopción y uso de nuevo software

En este punto, debes tener una retroalimentación cualitativa sobre los puntos de dolor, así como datos cuantitativos que segmenten a tus empleados por grupos. Ahora es el momento de ayudar a cada usuario a afrontar sus retos concretos.

Gartner recomienda (contenido en inglés) algunas tácticas que pueden ayudar a impulsar la adopción y uso de nuevo software basada en el desafío concreto de un usuario:

Informa: En el caso de usuarios que indiquen la falta de contexto para el cambio

  • Explícales los beneficios generales para la empresa de la nueva tecnología
  • Inclúyelos en listas de correo electrónico para actualizaciones de implementación y formación

Tranquiliza: A los usuarios que no tengan claro su papel en el cambio

  • Da ejemplos de las primeras “victorias” logradas con el nuevo software
  • Pídele a un usuario experto que planifique una sesión para responder a algunas preguntas concretas

Convence: A los usuarios que se resisten al nuevo software

  • Explícales la justificación comercial concreta de implantar el nuevo software
  • Compárteles solo las ventajas que obtendrán concretamente ellos
    gracias a la utilización del nuevo software

Involucra: A los usuarios que entienden el valor del nuevo software

  • Anímalos a actuar como defensores del nuevo sistema
  • Pide a los que queden satisfechos que compartan las ventajas del nuevo software

Utiliza estos enfoques primero con tus usuarios críticos para resolver las barreras de adopción más comunes, y luego trabaja con los grupos de usuarios críticos y no usuarios según sea preciso.

Toma acción: De cara al futuro, programar controles mensuales con cada grupo sería buena idea y ofrecer herramientas de autoservicio en la intranet de tu empresa o almacenadas junto a documentos importantes, como una página de preguntas más frecuentes y un centro de conocimiento donde consultar respuestas concretas.

Consigue que todos los empleados usen el nuevo software de manera correcta

Cualquier cambio en las herramientas que los empleados utilizan a diario implicará cierto nivel de resistencia, pero ayudarles a comprender y adoptar el nuevo software puede gestionarse como cualquier otro proyecto de tu organización. Los desafíos anecdóticos y los datos irrefutables de tus empleados guiarán el proceso.

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¿Qué es y por qué considerar la gamificación en la gestión de proyectos?

Gamificación en la gestión de proyectos

Gamificación en la gestión de proyectos

Este artículo se publicó por primera vez el 25/06/2019 y se ha actualizado el 03/11/2020

¿Qué es la gamificación en la gestión de proyectos? ¿Cómo se puede relacionar tu trabajo con la diversión que implican los videojuegos? ¿Por qué se habla cada vez más de este concepto en las empresas? 

Videojuegos y gamificación

Como pasa con muchos otros integrantes de mi generación, los videojuegos han formado parte de mi infancia. Desde Age of Empires hasta Zoombinis, comencé a entender lo que significaba la palabra superación a base de niveles y puntuaciones.

La gamificación integra en el entorno laboral la diversión que supone la superación de obstáculos en el ámbito de los videojuegos; en lugar de luchar contra orcos gigantescos, los equipos se reúnen para enfrentarse a un monstruo muy diferente: los proyectos.

El concepto es muy sencillo: emplear un modelo de jugabilidad para crear recompensas en torno a la productividad y a la consecución de objetivos. Los miembros del equipo pueden “subir de nivel” o ganar distintivos en función de su rendimiento. En resumen, el trabajo se empieza a parecer cada vez más a un juego, algo que beneficia a las pymes.

La gestión de proyectos y la gamificación van siempre de la mano; a fin de cuentas, la primera no es más que el fruto de organizar a los miembros de un equipo para conseguir los mejores resultados mientras se sienten satisfechos. El responsable de la gestión de proyectos puede recurrir a la gamificación para establecer un equipo que sea imaginativo, competitivo y apasionado.

La gamificación en la gestión de proyectos funciona

Uno de los problemas de los entornos laborales es cuando los empleados no se involucran de forma activa o no se implican en los proyectos.

Por poner un ejemplo, las imprecisiones que se cometieron a causa de la poca implicación por parte de los empleados ocasionaron serios problemas a la empresa Lawley Insurance en el año 2012 (información en inglés). Los trabajadores no tuvieron el suficiente cuidado a la hora de actualizar el software que utilizaba el equipo de ventas y, como resultado, las predicciones que se generaron eran caóticas y los informes, erróneos. Lawley recurrió a la gamificación en la gestión de proyectos para solucionar el problema. La empresa estableció un reto quincenal para los trabajadores, que podían ganar puntos si actualizaban sus archivos, registraban sus llamadas telefónicas o hacían seguimiento de los clientes potenciales. Según afirma Concur.com (contenido en inglés): “Gracias a la competición, el equipo de ventas generó durante esas dos semanas la misma cifra de actividades que se había contabilizado en los siete meses y medio anteriores”.

Este caso es uno de los muchos que existen, las mecánicas de juego consiguen implicar y motivar a la plantilla de forma eficaz, al tiempo que mantienen y refuerzan ciertos comportamientos de los trabajadores.

Después de todo lo que se ha mencionado, solo queda una duda: ¿Cómo pueden los gestores de proyecto sacar el máximo partido a la gamificación?

Consejos  que hay que tener en cuenta al implementar la gamificación

Es muy peligroso ir solo, así que confía en los consejos que te brindamos.

  1. La diversión que ofrecen los juegos radica, en parte, en el desafío que suponen, pero es cierto que también hay un cierto sentimiento de esperanza que es el que motiva a superar la partida. No se debería crear un juego en el que sea imposible ganar. Crear retos y reglas alcanzables para los miembros del equipo.
  2. Lo ideal sería que cada trabajador tuviera la oportunidad de ganar un premio o El premio. En resumen, si solo uno de los empleados puede ganar cada desafío, es posible que el resto se desanime. Diseña varios premios para que siempre estén motivados por alcanzar alguno.
  3. Durante los juegos hay que fomentar el trabajo en equipo. Las ventajas que supone el verdadero trabajo en equipo en comparación con el trabajo individual o el de un grupo de trabajo se pueden medir y son increíbles y si, además, añadimos la gamificación, se observa cómo la implicación se dispara.
  4. La recurrencia genera un ambiente negativo. Es necesario asegurarse de que los juegos brindan los suficientes retos como para que los usuarios sigan implicándose. La variedad de retos evita que se pierda el interés.
  5. Aun así, la gamificación no es algo que le guste a todo el mundo y no siempre va a funcionar. Como líder y gestor de proyectos, eres tú quien debe averiguar lo que motiva a tu equipo. Si la gamificación no es lo suyo, no temas tener que descartar los juegos. Analiza si los miembros de tu equipo tienen este espíritu de gamificar el trabajo y si no es así debes buscar otros caminos.
¿Quieres saber más? Visita nuestro catálogo de herramientas de gamificación para descubrir más productos.

 

10 empresas de software en España a seguir en el 2021

10 empresas de software en España a seguir en el 2021

10 empresas de software en España a seguir en el 2021

Capterra ha seleccionado a 10 exitosas empresas de software B2B (negocio a negocio por sus siglas en inglés) con sede en España a las cuales hay que seguir de cerca durante el 2021. Son organizaciones que cubren distintas necesidades empresariales, desde gestión de viajes de negocios o administración de propiedades de alquiler vacacional hasta software de recursos humanos o de creación de formularios y encuestas

¿Por qué seguir estas empresas de software en España? Porque son compañías que van a la alza, sus programas han tenido buenas valoraciones en Capterra y los productos y servicios que ofrecen son utilizados a nivel internacional tanto por pymes como por grandes empresas e incluso de uso académico o personal.

La lista se presenta en orden alfabético y se ha elegido según los siguiente criterios:

  • La empresa tiene la sede en España.
  • El software de la compañía cuenta con un mínimo de 30 opiniones publicadas en Capterra durante los últimos dos años.
  • La calificación del software de la empresa es de 4 estrellas o más en Capterra.
  • La empresa fue fundada a partir del 2010.
  • El software de la empresa tiene un alto volumen de búsqueda en internet.

Ve al final del artículo para ver la metodología completa mediante la cual se hizo la selección de las empresas del artículo.

10 empresas de software B2B con sede en España a seguir en el 2021

BEWE Software

  • Empresa: BEWE Software
  • Software: BEWE
  • Fundador: Diego Ballesteros
  • Fundada: 2014
  • Sede: Madrid

BEWE es una solución para gestionar centros de belleza y wellness, tanto de uso interno como de cara al cliente. La plataforma permite llevar la contabilidad del centro, los stocks, el número de solicitud de servicios, cantidad facturada al día o en cierto periodo de tiempo, contador de interacciones con clientes por distintos canales, entre otras funciones.

Entre sus funcionalidades se encuentran: crear una app personalizada, posibilitar el pago online, gestionar el calendario de los centros y automatización de campañas de marketing y fidelización. Cuenta con la integración de Google Maps que vincula las búsquedas de internet con los centros de belleza y wellness de los clientes.

Más información

Factorial

  • Empresa: Factorial
  • Software: Factorial
  • Fundadores: Jordi Romero, Pau Ramón y Bernat Farrero
  • Fundada: 2016
  • Sede: Barcelona

Factorial es una plataforma basada en la nube de recursos humanos y planes de incentivos a empleados. El objetivo de este software es optimizar procesos y tareas administrativas. Está ideado para que las empresas tengan el control de la gestión de los datos de su plantilla.

La herramienta permite administrar vacaciones, bajas y ausencias, analizar datos internos, control de horarios y turnos, facilitar el reclutamiento de nuevos empleados, automatizar la generación de nóminas y contratos laborales, entre otras características.

Más información

Hireflix

  • Empresa: Hireflix
  • Software: Hireflix
  • Fundador: Nacho González-Barros y Antonio González
  • Fundada: 2018
  • Sede: Barcelona 

Hireflix es un software de vídeo-entrevistas de trabajo asincrónicas, esto significa que el postulante recibe la invitación a una entrevista pregrabada y puede realizarla cuando mejor le convenga. La finalidad de esta plataforma es que los reclutadores puedan registrar más respuestas de candidatos en menos tiempo en comparación a si se tuvieran que hacer una a una.

La herramienta utiliza una interfaz de drag and drop para diseñar la entrevista, con ella también se pueden programar los mensajes y recordatorios (vía SMS y correo electrónico) a los candidatos, así como el seguimiento del proceso. Cuando las entrevistas se han grabado se pueden calificar en la misma plataforma. 

Más información

iLovePDF

  • Empresa: iLovePDF
  • Software: iLovePDF
  • Fundador: Marco Grossi
  • Fundada: 2010
  • Sede: Barcelona

iLovePDF es una plataforma para gestionar de múltiples maneras archivos PDF, uno de los formatos más conocidos y usados actualmente. Con este software se puede editar, organizar, dividir, combinar, comprimir, optimizar y administrar la seguridad de este tipo de archivos. También tiene la funcionalidad de convertir otros formatos de archivo a PDF y viceversa, por ejemplo: JPG, Word, Excel, PowerPoint, HTML y PDF/A.

Este servicio está disponible como app de móvil, software de instalación local en el ordenador y mediante el navegador. Está enfocado tanto al uso educativo como en los negocios.

Más información

Landbot

  • Empresa: Landbot
  • Software: Landbot
  • Fundadores: Cristobal Villar, Fernando Guirao y Jiaqi Pan
  • Fundada: 2015
  • Sede: Barcelona

Landbot es una plataforma para crear apps de chatbots por medio de una interfaz drag and drop. Está diseñado para que tanto principiantes como expertos puedan desarrollar chatbots personalizados para sus negocios. Sirve tanto para los procesos de asistencia al cliente como para generar nuevas oportunidades de clientes. .

Los chatbots que se construyen con esta herramienta se pueden implementar en una página web, una API, en WhatsApp o en Facebook Messenger. La app permite a los clientes conversar con un bot o con un humano, dependiendo sus necesidades. Los datos de las conversaciones se pueden almacenar y analizar en la misma plataforma pero también se puede compartir con otras herramientas para ser procesadas externamente, como un CRM o un ERP.

Más información

Lodgify

  • Empresa: Lodgify
  • Software: Lodgify
  • Fundadores: Dennis Klett y Marco De Gregorio
  • Fundada: 2012
  • Sede: Barcelona

Lodgify es un software de gestión y cobro de alquiler de casas vacacionales. Con esta herramienta puedes crear una página web de la propiedad que quieres alquilar, incluye de forma gratuita el dominio y recursos ilimitados del servidor.

Este servicio se sincroniza con Airbnb, VRBO, Booking, Expedia, entre otras, de esta manera se pueden controlar las reservas y calendario de estos canales desde Lodgify. A su vez, posibilita el pago online con distintas pasarelas y en múltiples monedas. Está disponible en más de 190 países.

Más información

Rentals United

  • Empresa: Rentals United
  • Software: Rentals United
  • Fundadores: Emil Majkowski, Vanessa de Souza Lage y James Burrows
  • Fundada: 2014
  • Sede: Barcelona 

Rentals United es un software basado en la nube con el que se gestionan distintos canales de alquileres de propiedades vacacionales. Desde esta plataforma se puede actualizar la disponibilidad, el precio, las fotos y la información de la propiedad en 40 canales distintos (generales o de nicho), incluidos AirBnB, Expedia y Booking, por mencionar algunos. 

El software también permite que los clientes realicen directamente una reserva por medio de páginas específicas, así como se tiene el control de las reservaciones, los mensajes y peticiones de los huéspedes, entre otras. 

Más información

The Mail Track Company

  • Empresa: The Mail Track Company
  • Software: MailTrack
  • Fundadores: Eduardo Manchón y Nacho González-Barros
  • Fundada: 2013
  • Sede: Barcelona

MailTrack es un tracker de correos electrónicos para Gmail, esta herramienta hace seguimiento de los emails que se envían y notifica cuando el receptor los ha abierto, siguiendo el estilo del doble tic (✓✓) de WhatsApp, un tic ✓ significa que el email ha sido entregado y el doble tic ✓✓ que ha sido abierto. La herramienta indica cuándo fue la primera vez que se abrió el email y permite hacer campañas de email marketing. 

Cuenta con versión gratuita y versión Pro, esta última incluye más funcionalidades como integración con herramientas CRM, cuánta veces se ha abierto el correo, informes de seguimientos diarios, recordatorios, por mencionar algunas.

Más información

Travelperk

  • Empresa: Travelperk
  • Software: Travelperk
  • Fundadores: Avi Meir, Javier Suarez, Ron Levin
  • Fundada: 2015
  • Sede: Barcelona 

Travelperk es una plataforma de gestión y reservas de viajes corporativos. En ella se centraliza la planificación de un viaje de negocios, buscar la disponibilidad, dentro el presupuesto establecido, automatización de facturas, así como muestra distintas opciones de medios de viaje: vuelos, trenes y coches de alquiler. 

La herramienta está diseñada para facilitar el trabajo tanto a los encargados de organizar los viajes como a los viajeros. Ofrece soporte de viaje 24/7 atendido por personas, en caso de cualquier incidencia.

Más información

Typeform

  • Empresa: Typeform
  • Software: Typeform
  • Fundadores: Robert Muñoz y David Okuniev
  • Fundada: 2012
  • Sede: Barcelona

Typeform es una plataforma basada en la nube que sirve para crear encuestas o formularios. La idea de este producto es ir pregunta a pregunta, de manera informal para que la experiencia del encuestado sea más parecida a una charla entre amigos.

El software permite agregar elementos como fotos o vídeos que van reaccionando a las respuestas, agregando interactividad a la experiencia. El editor de Typeform presenta una interfaz de drag and drop para diseñar los cuestionarios. Se pueden utilizar plantillas creadas por Typeform o puedes hacerlas tu mismo desde cero. A la vez también permite integrar las encuestas con otras plataformas como MailChimp, Hubspot o Google Sheets.

Más información

¿Quieres saber más? Visita nuestro catálogo de software para empresas para descubrir y comparar productos.

Metodología
Las empresas presentadas en este artículo fueron seleccionadas siguiendo estos criterios:
  • Software de la empresa tiene 30 opiniones o más publicadas en los últimos dos años en Capterra
  • Cada software tiene 4 estrellas o más de calificación en Capterra
  • La empresa cuenta con una oficina central en España
  • La empresa fue fundada a partir del 2010 en adelante
  • El nombre del software de la empresa presenta un alto volumen de búsqueda (SV por sus siglas en inglés) en internet
Los productos se presentan en orden alfabético.

Plantilla de criterios de comparación para elegir el software adecuado

Plantilla excel gratuita para comparar software

Plantilla excel gratuita para comparar software

Con la plantilla de criterios para comparar software de GetApp podrás elegir el producto que más se ajusta a las necesidades de tu empresa.

La adquisición de un nuevo software conlleva la inversión de una gran cantidad de tiempo y recursos. Es posible que tengas en mente un par de productos pero no sepas cómo decidirte por uno de ellos. También hay otros aspectos que debes tener en cuenta, como el presupuesto, los plazos de implementación, las opciones de atención al cliente o la seguridad de los datos. 

El proceso de evaluación para adquirir un software puede llegar a ser complicado. Por ese motivo, GetApp ha creado una plantilla de criterios de selección de software que te permite comparar las diferentes ofertas de proveedores, para que te decidas por el producto que mejor se ajusta a las necesidades de tu empresa. 

Esta plantilla te ayudará a comparar software empresarial, sea el que sea, desde una herramienta para colaboración de proyectos o un software CRM hasta software de inteligencia artificial.

Factores que hay que tener en cuenta al comparar software

La plantilla de evaluación de software facilita la valoración de los productos que se han seleccionado previamente en función de los siguientes criterios: características del software, asistencia en cuanto a formación, opciones de atención al cliente, especificaciones del funcionamiento, integraciones y precios. A continuación se enumera la información que hay que recopilar para valorar cada uno de estos criterios.

Características del software 

La mayoría de las herramientas que se orientan a un sector específico ofrecen un abanico similar de funciones. Comprueba que las herramientas que has preseleccionado cuentan con las características que necesitas. En esta plantilla puedes enumerar las más esenciales, así como aquellas que te gustaría que tuviera, para que te sea más sencillo tomar la decisión. También deberás valorar si las funciones en cuestión conllevan un coste adicional, de forma que veas claramente en qué vas a invertir el dinero. 

Formación para el uso del software 

Las necesidades en cuanto a la formación de los usuarios difieren en función de la complejidad de cada software. Pide al proveedor que te informe sobre las opciones disponibles de asistencia al respecto: si cuentan con sesiones de formación en línea grabadas o en directo, si los cursos son presenciales, etc. Pregúntale también si esta asistencia formativa es gratuita o tiene un coste adicional.

Atención al cliente

Las opciones que ofrece el proveedor en cuanto a atención al cliente pueden ser diferentes en función del plan de precios que elija el usuario, pero suelen contemplar las comunicaciones por correo electrónico, por teléfono (en horario ininterrumpido todos los días de la semana o solo de lunes a viernes), el envío de tickets en línea, un chat en directo y una base de conocimientos. Comprueba que el software que vas a elegir ofrece un amplio abanico de recursos de asistencia, de forma que sepas quién es la persona de contacto si te encuentras con problemas técnicos.

Especificaciones de funcionamiento 

Al seleccionar un software, no olvides que debe ser compatible con las aplicaciones y la infraestructura tecnológica que ya tienes. Elige un modelo de implementación adecuado (en las instalaciones o basado en la web) y comprueba los sistemas operativos (SO) compatibles: Windows, Mac o Linux. Infórmate también sobre si el proveedor ofrece aplicaciones móviles para dispositivos iOS, Android o Windows. Toda esta información contribuirá a la elección de un sistema de software cuyas especificaciones sean compatibles con la tecnología que estás utilizando en ese momento.

Integraciones

Asegúrate de que el software que vayas a elegir se puede integrar con los sistemas que ya tienes o que su integración es compatible, al menos, con otras herramientas que te planteas utilizar. Ten en cuenta que la integración conllevará un intercambio de datos entre las aplicaciones, por lo que deberías preguntar al proveedor sobre los riesgos que puede entrañar en cuanto a la seguridad de los datos. Además, debes comprobar que el software cumple todas las normativas vigentes relativas a la privacidad de los datos.

Precio

En cada una de las herramientas que has preseleccionado, comprueba los detalles relacionados con el precio, como el coste total de mantenimiento, los costes iniciales (si los hubiera), el precio por cada usuario, la periodicidad de la facturación (mensual, anual o en un solo pago), la duración del contrato, los costes medios de cualquier tarifa adicional, la información detallada sobre el periodo de prueba gratuito y cualquier otra tarifa especial, descuento o promoción. 

Para estudiar los productos que has preseleccionado, consulta el directorio de software para empresas GetApp. Nuestro directorio facilita información detallada sobre la comparación de cada uno de los aspectos del software mencionados anteriormente. También puedes consultar las opiniones de los usuarios y conocer la experiencia que han tenido los compradores reales con las herramientas que has elegido. Además, te permitirá ponerte en contacto con el proveedor, concertar una cita para ver la demo y comprobar de primera mano la utilidad del software.

Plantilla de criterios para comparar software

Cómo utilizar la plantilla para comparar software

La plantilla de criterios de selección de software de GetApp permite comparar diferentes ofertas de proveedores. Contiene secciones especializadas sobre todos los criterios de comparación que se han mencionado anteriormente. En las secciones de “Características” e “integraciones necesarias” deberás introducir tus preferencias: aquellas funciones que estás buscando y que no tienen por qué ser necesariamente las que ofrecen los proveedores. El resto de los apartados contienen preguntas descriptivas que se responden con un sí o un no. 

En cada sección, será necesario que valores las funciones del software con una escala del 1 (muy deficiente) al 5 (excelente). Si un proveedor no ofrece una de las funciones que has enumerado, deja el campo de la puntuación en blanco. Asigna una puntuación en función de las conversaciones que hayas mantenido con el proveedor, de las demos a las que hayas asistido y de tu opinión sobre la utilidad del software, la sencillez de uso, lo asequible que es el precio, etc. 

Una vez que hayas introducido todas las puntuaciones en cada apartado, en la plantilla se calculará de forma automática la puntuación que obtiene cada producto para que te sea más fácil compararlos. Cuanto más elevada sea la puntuación, mejor se ajustará la herramienta a las necesidades de tu empresa. 

Puedes descargar la plantilla excel gratuita para comparar software empresarial. Para orientarte sobre la forma de rellenar la plantilla, hemos elaborado un ejemplo de comparación de dos productos. Si quieres comparar varias herramientas, solo tienes que añadir más campos de productos a la plantilla copiando y pegando.

¿Quieres saber más? Visita nuestro catálogo de software para empresas para descubrir y comparar productos.

Qué es la telemedicina y cómo funciona

Qué es la telemedicina y cómo funciona

Qué es la telemedicina y cómo funciona

¿Qué es la telemedicina?

La pandemia de coronavirus ha causado una crisis sanitaria sin precedentes en las últimas décadas, desbordando los hospitales y poniendo a prueba los límites de los profesionales de la salud en todo el mundo. 

Sin embargo, esta crisis ha aumentado la incorporación de una práctica que ha ido ganando visibilidad en los últimos años y que, sobre todo en épocas de saturación de los centros de salud, puede ser un gran aliado tanto para los médicos como para los pacientes: la telemedicina. Esto ha impulsado la demanda y el uso de software médico que permita realizar esta actividad.

Pero, ¿qué es la telemedicina? La definición de la Asociación Médica Mundial es la siguiente:

La telemedicina es el ejercicio de la medicina a distancia, cuyas intervenciones, diagnósticos, decisiones terapéuticas y recomendaciones de tratamientos subsiguientes están basadas en datos de los pacientes, documentos y otra información transmitida a través de sistemas de telecomunicación. La telemedicina puede realizarse entre un médico y un paciente o entre dos o más médicos, incluidos otros profesionales de la salud.

Hemos preparado este artículo con algunos de los principales aspectos sobre cómo funciona la telemedicina para despejar algunas de las dudas surgidas desde que se empezó a prestar atención a la práctica médica a distancia debido a la reciente crisis sanitaria. 

Cómo funciona la telemedicina

Ya sabes qué es la telemedicina pero para poderse practicar es indispensable tener las herramientas digitales adecuadas, el software de telemedicina permite a los médicos comunicarse tanto con los pacientes como entre ellos y realizar exploraciones a distancia. Estas herramientas consisten en medios de comunicación como el correo electrónico, la mensajería instantánea y las llamadas telefónicas, pero una de las características más solicitadas es la videoconferencia.

ADVERTENCIA

El software utilizado para la telemedicina debe ser específico de uso médico, con funciones de diagnóstico, tratamiento o consulta, y no simples programas de videoconferencia.

La telemedicina, por lo tanto, se ocupa principalmente en permitir la interacción entre médicos y pacientes, y constituye una esfera que está dentro de la telesalud. La telesalud incluye, además de los servicios de asistencia a distancia, las áreas de diagnóstico, formación, investigación sanitaria, entre otras. 

Entre los beneficios de la telemedicina y los programas que la combinan con otras características, tanto para los médicos como para los pacientes, podemos destacar:

  • Posibilidad de atender más citas: al evitar los desplazamientos, los retrasos y las colas en la sala de espera, la tecnología ayuda a los médicos a atender más citas y a los pacientes a ahorrar tiempo.
  • Reducción del número de citas canceladas: el software médico facilita la cita y la supervisión de estas, con lo que se reduce el número de visitas canceladas o de pacientes que no se presentan. 
  • Intercambio de información: los médicos que utilizan la misma solución informática pueden intercambiar información de manera más fácil y ágil, y responder a las preguntas con profesionales más experimentados o que ya han tratado casos similares. 
  • Seguridad y agilidad: los médicos pueden almacenar toda la información del paciente en un lugar y de forma segura. 
  • Fácil acceso a los especialistas a un coste menor: La teleconsulta permite el acceso a clínicas y hospitales situados a kilómetros de distancia desde la casa del paciente a un coste menor. Esto supone una gran ventaja, especialmente para aquellos que están lejos de los grandes centros urbanos, donde se concentran la mayoría de los especialistas. 

Principales características del software médico

Como hemos mencionado, la telemedicina se refiere al cuidado virtual, pero también puede ofrecer un conjunto de características además del centro de atención telefónica. Echa un vistazo a las principales características que se muestran a continuación:

Programación de citas

Permite programar citas y controlar el horario de asistencia.

Registro médico electrónico

Reúne toda la información del paciente (medicamentos utilizados, diagnósticos, historial médico, alergias, imágenes radiológicas, resultados de pruebas, etc.) y facilita el acceso a los datos. 

Además de ser más seguro que los antiguos informes en papel, los registros médicos electrónicos ayudan a organizar la información. Los viejos documentos en papel también se pueden escanear e importar a estas herramientas.

Teleconsulta

Como hemos indicado anteriormente, se trata de un servicio en línea, que utiliza el sistema de vídeo y audio por ordenador.

Algunos ejemplos de teleconsulta:

  • La teleorientación con la que los médicos pueden guiar y consultar a los pacientes a distancia.
  • La telemonitorización para la supervisión y el control de los parámetros de salud.
  • La teleinterconsulta para el intercambio de información entre médicos.

Receta

Tras la historia clínica, la receta electrónica es sin duda una de las funcionalidades más importantes de este tipo de software. 

Además de la simple receta, algunos tipos de software se integran con sistemas que conectan a los médicos y los pacientes directamente con las farmacias para la localización e incluso la compra de medicamentos. 

Gestión

Al igual que los sistemas ERP o los sistemas de planificación de recursos empresariales, el principal software de telemedicina también tiene módulos de gestión para clínicas u oficinas, con características como cuentas por pagar, cuentas por cobrar, inventario y logística. 

Otra característica común es la de generar informes financieros y contables.

Otro tipo de software para médicos

Es importante recordar que la tecnología es un aliado de los médicos no solo en el cuidado de los pacientes. 

Ya existen varios tipos de software que se dedican a ayudar a los médicos, enfermeras, asistentes y otros profesionales en áreas específicas, como la programación de citas, cobros o registros. 

A continuación hemos seleccionado las principales herramientas del tipo: 

¿Quieres saber más? Visita nuestro catálogo de software de telemedicina para descubrir más productos.

¿Debe tu empresa monitorizar las conversaciones de Skype?

Dónde ser guardan las conversaciones en Skype

Dónde ser guardan las conversaciones en Skype

Este artículo se publicó por primera vez el 18/02/2019 y se ha actualizado el 06/10/2020

Monitorizar los mensajes de trabajo ya no parece una oscura fantasía salida de una distopía orwelliana. La pregunta es hasta qué punto y con qué frecuencia deben vigilarse las comunicaciones. Como empresario, probablemente te preguntes si puedes y si debes hacerlo; como empleado, dudarás sobre qué decir y qué no a través de las herramientas de comunicación en el trabajo. Sobre Skype, una de las soluciones más populares de comunicación y VoIP, han surgido preguntas acerca de la posibilidad (y legalidad) de monitorizar conversaciones. 

Supervisar conversaciones en Skype es un tema recurrente en el mundo empresarial, tanto si perteneces a una pequeña empresa en la que se usa Skype para chatear con los compañeros como si trabajas en una gran corporación en la que las reuniones se llevan a cabo a través de Skype for Business ( o Skype Empresarial en español).

¿Quieres empezar a cotillear qué hacen y dicen tus empleados? ¿Dudas hasta qué punto es posible? Te presentamos algunos factores a tener en cuenta a la hora de tomar una decisión, pero antes de todo ¿sabes qué es Skype?

  • Skype es una herramienta de comunicación y VoIP gratuita para usuarios domésticos aunque, Microsoft también se recomienda para empresas de hasta 25 empleados. Este software está incluido en Microsoft 365.
  • Skype for Business es la versión de Skype para empresas que antes conocíamos como Lync. Microsoft adquirió Skype en 2011 y en 2014 renombró Lync como Skype for Business.La solución cuenta con dos versiones:
    • Skype Empresarial Online: versión basada en la nube del paquete Microsoft 365. En julio del 2021, este software será retirado en julio 2021, sus funcionalidades ya están disponible en Microsoft Teams, es el software dónde se le dará continuidad a los usuarios que tengan contratados estos servicios.
    • Skype for Business Server: versión para instalación local que se implementa en los servidores de la empresa y va dirigida a grandes organizaciones.

Skype Empresarial Online se retira en julio del 2021, los usuarios deben migrar a Microsoft Teams 

Microsoft anunció en julio 2019 que Skype Empresaria Online será retirado en en julio 2021, no tendrá soporte técnico y no se podrá acceder a el servicio. Los usuarios que actualmente utilizan Skype Empresarial Online deben migrar a Teams, mientras que nuevos usuarios que buscan un servicio similar deberán contratar Teams desde un inicio. Teams es un hub de trabajo en equipo que sirve para todo tipo de organizaciones de distintos tamaños. 

Microsoft también aclara que Skype para consumidores y Skype Business Server seguirán existiendo después de esta fecha (contenido en inglés). 

¿Es seguro Skype?

Lo primero es lo primero: seguro que quieres saber qué seguridad ofrece Skype para mantener a salvo las conversaciones de los empleados. Skype y Skype for Business son dos herramientas diferentes, así que ofrecen distintos estándares y funciones de seguridad.

Como herramienta ideada para el uso doméstico, Skype cifra las conversaciones entre sus usuarios. Los mensajes instantáneos, llamadas y archivos transferidos se encriptan mediante cifrado AES de 256 bits, un estándar del sector que también emplea el gobierno de EE. UU.

En las llamadas entre usuarios de Skype y líneas telefónicas de redes fijas o móviles (conocidas como RTC), solo se cifra la conversación. Los ajustes de privacidad permiten configurar quién puede ver la información de perfil, gestionar el historial de conversaciones y bloquear contactos.

Skype for Business, dirigida a grandes empresas que han de actuar conforme a legislaciones más estrictas, ofrece estándares de seguridad más sólidos que la versión para uso doméstico.

Skype for Business Online ofrece el mismo estándar de seguridad que los productos en la nube de Microsoft 365. Entre sus funciones se incluyen cifrado en reposo y en tránsito, gestión de amenazas o supervisión de seguridad.

Skype for Business Server ofrece las mismas funciones, o incluso más, e incluye opciones de seguridad relativas al servidor, como almacenamiento en central de gestión, autenticación de servidor a servidor, control de acceso basado en roles y herramientas de planificación y diseño.

¿Se puede supervisar el uso de Skype?

La respuesta es sí: tanto Skype como Skype for Business ofrecen distintos grados de supervisión.

Skype Manager es el centro de control de Skype que permite a la empresa monitorizar el uso de la aplicación con datos como horas, fechas, duración y destino de llamadas y conversaciones. Los administradores pueden ver la actividad de los miembros, aunque estos deben dar su permiso de acceso a los datos anteriormente mencionados. Si no cuentan con este permiso, los administradores solo verán el balance de crédito de los miembros.

Las capacidades de supervisión de Skype for Business son mucho más amplias y pueden satisfacer las necesidades más específicas de grandes empresas y corporaciones.

Con Skype for Business Online los datos se almacenan en los servidores de Microsoft, por lo que quizá no sea necesario supervisar la solución tan exhaustivamente como si esta se encontrara instalada en los servidores de la empresa. La supervisión con Skype for Business Online incluye datos de participantes en conferencias o informes de usuarios activos y bloqueados. También ofrece la opción de activar el Panel de calidad de llamada.

La supervisión de llamadas mediante Skype for Business Server suele realizarse desde el punto de vista del control de calidad, con procesos y pasos detallados para su configuración. Al igual que la versión en la nube, Skype for Business Server ofrece informes de actividad punto a punto, que incluyen datos similares a los de Skype Manager, pero con mayor detalle. La grabación de datos de llamada también registra información sobre el uso y diagnóstico en todas las comunicaciones realizadas mediante Skype for Business Server, incluidas la mensajería instantánea, la transferencia de archivos y las llamadas VoIP.

¿Dónde se almacenan las conversaciones de Skype?

Si usas Skype, las conversaciones se almacenan en el disco duro durante un período de tiempo determinado. Los usuarios de Windows y Mac pueden acceder a las conversaciones desde una carpeta en el disco duro; Skype solo conserva en la nube el historial de conversación de los últimos 30 días. Por tanto, si inicias sesión desde otro dispositivo, solo podrás ver las conversaciones más recientes.

Skype for Business Online solo almacena las conversaciones en carpetas de Microsoft Exchange, de lo que se quejan muchos de sus usuarios. Esta carpeta se llama “Conversaciones” y aparece en el Outlook del empleado. El mayor problema que encuentran las empresas con esta función es que los trabajadores pueden desactivar el guardado del historial de conversaciones en Outlook (que no se guardarán en ningún otro sitio).

La única forma de almacenar automáticamente el historial de conversaciones fuera de Microsoft Exchange es usando Skype for Business Server. Con esta versión, las conversaciones se almacenan en el servidor, por lo que es más fácil el acceso al historial de conversaciones de los trabajadores que usen Skype for Business desde sus dispositivos móviles. Si tras leer esto, quieres cambiar la configuración, sigue estas instrucciones (información en inglés).

El veredicto sobre la supervisión de conversaciones de Skype

Dadas las características descritas en este artículo, queda claro que Skype for Business ofrece más funciones para supervisar las conversaciones que su versión para uso doméstico; además, la versión Server es más sólida que la versión Online.

Skype no menciona explícitamente la posibilidad de registrar o acceder al historial de conversación, ni la capacidad de supervisar llamadas, aunque existen herramientas de terceros que afirman poder hacerlo. Si tu empresa usa Skype deberá, en teoría, acceder físicamente al dispositivo del empleado para consultar su historial de conversaciones.

Skype for Business ofrece más posibilidades para supervisar las conversaciones, así como para solicitar y visualizar datos relacionados con las mismas sin necesidad de acceder físicamente al dispositivo. Sin embargo, existe un importante y posible problema: la ley.

Técnicamente, las conversaciones de Skype pueden supervisarse, pero esta posibilidad dependerá de las políticas de tu empresa y de las leyes de privacidad de tu país. La supervisión y monitorización de las comunicaciones empresariales suele estar sujeta a excepciones, por ejemplo, que la empresa posea y administre los dispositivos que se usan para la comunicación y funcionamiento de la red. La clave está en informar a los trabajadores de la posibilidad de que sus conversaciones se monitoricen y de asegurarse de no infringir ninguna política de RR. HH. o legislación de privacidad local.

Si necesitas (o quieres) supervisar las conversaciones de Skype con frecuencia, las soluciones (legales) más adecuadas para ello son Skype for Business Online o Server. 

Recuerda que en pocos meses Skype for Business Online será retirado y las funciones de este servicio estarán disponibles en Teams. Si eres usuario de este servicio te recomendamos que contactes con Microsoft para que realices tu migración con tiempo.

¿Quieres saber más? Visita nuestro catálogo de herramientas para trabajar en equipo.

¿Buscas un administrador de tareas gratis?

Administrador de tareas gratis

Administrador de tareas gratis

Este artículo se publicó por primera vez el 08/03/2019 y se ha actualizado el 30/09/2020

Nos cuesta organizarnos la vida, no seamos ilusos. Sería fantástico tener un equipo de secretarios que supieran qué y cuándo tenemos que hacer cada cometido. ¡Seguiremos soñando! Hasta que llegue ese momento, nosotros vamos a ejercer de Mary Poppins del orden, al menos en el ámbito laboral. Porque cada vez existen más software que ejercen de administrador de tareas y muchos de ellos, como los que presentamos a continuación, tienen además una versión gratuita con la que podrás ahorrar costes además de tiempo.

Si tienes una pequeña empresa, o simplemente un proyecto en mente que te gustaría llevar a cabo con cierta organización, continúa leyendo. Hemos seleccionado cinco software de administración de tareas gratis que están basados en la nube (SaaS, por sus siglas en inglés) y además cuentan con aplicaciones de planificación para Android e iOS. Ve al final del artículo para ver la metodología completa mediante la cual hicimos la selección de los productos.

Descubre el mejor administrador de tareas gratis

Asana

  • Puntuación general 4,4 / 5
  • Facilidad de uso 4,3 / 5
  • Atención al cliente 4,3 / 5

Asana ofrece funciones como planificación de proyectos, intercambio de archivos, gestión de tareas y colaboración de equipos. Tiene su versión de gestor de tareas gratis, el cual permite crear tareas y proyectos ilimitados, pero con un máximo de 15 miembros por proyecto. Ciertas funciones, como la creación de dependencias de tarea o los proyectos privados, no se incluyen en el plan gratuito.

Asana, gestor de tareas gratuito
Asana (Fuente)

Asana permite al usuario crear hojas de ruta de productos, colaborar con un equipo deslocalizado, conocer responsables y fecha de entrega. Además, ofrece integraciones de terceros con seguimiento del tiempo, comunicación y creación de informes.

Precio de actualización: 10,99 $ (9,30 € aprox.) mensuales por usuario la versión Premium, y 24,99 $ (21 € aprox.) mensuales la versión Business.

Aplicaciones móviles: iOS, Android

Más información

ClickUP

  • Puntuación general 4,7 / 5
  • Facilidad de uso 4 ,4/ 5
  • Atención al cliente 4,7 / 5

ClickUp es un software que una de sus funcionalidades principales es proporcionar distintos formatos de visualización de tareas y procesos. Si alguien del equipo prefiere visualizar las tareas o responsabilidades en una lista, lo puede hacer, mientras que otra persona puede ver las misma información en un tablero, por ejemplo. 

La versión de este producto como administrador de tarea gratis incluye usuarios ilimitados, tareas ilimitadas y 100 Mb de almacenamiento. También incluye colaboración en tiempo real y uso limitado de diagramas de Gannt, así como uso limitado de las distintas vistas.

Las versiones de paga permiten editar los permisos, almacenamiento ilimitado y diagramas de Gannt ilimitados. El número de uso de las distintas vistas es mayor o ilimitado, según el plan que se decida adquirir.

ClickUp, administrador de tareas gratuito
ClickUp (Fuente)

El poder desglosar una tarea en subtareas (en forma de lista o notas) y poder gestionar todo desde distintos formatos de visualización hacen de esta herramienta una opción versátil y personalizable para cada miembro del equipo.

ClickUP constantemente está desarrollando más funcionalidades basadas en la retroalimentación de la comunidad de usuarios. La atención al cliente es uno de sus puntos fuertes.

Precio de actualización: el plan Unlimited cuesta 4,24 € mensuales por usuario.

Aplicaciones móviles: iOS, Android

Más información

JIRA

  • Puntuación general 4,4 / 5
  • Facilidad de uso 3,9 / 5
  • Atención al cliente 4,1 / 5

Jira es un software que se puede personalizar a las necesidades de la empresa gracias a la variedad de apps que se pueden integrar, es funcional para distintos proyectos o productos. 

En su versión de gestor de tareas gratuito permite hasta 10 usuarios, utilizar tableros Scrum y Kanban, flujos de trabajo personalizables, 2GB de almacenamiento, entre otras funciones. 

Con las versiones de pagas obtienes más prestaciones, por ejemplo: visibilidad y análisis de uso del producto para administradores, 250 GB de almacenamiento, historial de registro de cambios o eventos importantes y seguimiento de problemas. 

Software de gestión de tareas gratuito, Jira
Jira (Fuente)

Las integraciones y apps que ofrece lo hacen un software escalable por lo que si tu empresa crece o se hace más pequeña, esta herramienta se puede adaptar. Es útil para planificar flujos de trabajo tanto con Kanban o con sprints estándar. Es un programa complejo debido a la variedad de funcionalidades pero vale la pena dedicarle tiempo para aprender a utilizarlo y sacarle el mayor provecho.

Precio de actualización: el plan Standard cuesta 10 $ (8,40 € aprox.) para un máximo de 10 usuarios y el Premium 14 $ mensuales por usuario (11,80 € aprox.)

Aplicaciones móviles: iOS, Android

Más información

Trello

  • Puntuación general 4,5 / 5
  • Facilidad de uso 4,5 / 5
  • Atención al cliente 4,3 / 5

Trello ofrece tableros Kanban para la creación y el seguimiento de tareas. Puedes asignar tareas a los participantes del proyecto con tarjetas digitales. Los miembros pueden añadir comentarios, adjuntar archivos, asignar fechas límite, entre otras características.

No existe límite en el número de proyectos que puedes crear en su versión de administrador de tareas gratuito, pero será necesario actualizar si deseas controlar quién puede acceder a los proyectos, adjuntar archivos de más de 10 MB o acceder a integraciones avanzadas con herramientas como Jira, Bitbucket, Slack o Salesforce.

Trello, gestor de tareas gratis
Trello (Fuente)

Los tableros de Trello permiten seguir las tareas de forma visual, con un estilo parecido al de las notas adhesivas en una pizarra blanca. Aunque la herramienta fue ideada para gestionar proyectos de manera sencilla, su adquisición por parte de Atlassian en 2017 la ha convertido en una solución ampliable para negocios en crecimiento. Estos negocios pueden pasar a una solución de gestión de proyectos más avanzada (como Jira) cuando sea necesario sin necesidad de migrar datos.

Precio de actualización: la versión Business cuesta 9,99 $ por usuario al mes (unos 8,4 € aprox.) y la versión Enterprise cuesta 17,5 $ (unos 14,8 € aprox.).

Aplicaciones móviles: iOS, Android

Más información

Wrike

  • Puntuación general 4,2 / 5
  • Facilidad de uso 4 / 5
  • Atención al cliente 4,3 / 5

Wrike permite a los usuarios trabajar con tableros Kanban en tablas parecidas a las hojas de cálculo. Si buscas una herramienta con capacidades de seguridad, que se encuentre justo en el límite entre las soluciones de administración de tareas más completas y la gestión de proyectos fácil, Wrike es una opción.

En su modalidad de administrador de tareas gratis, Wrike permite hasta 5 usuarios, apps para móvil (de esta forma estar actualizado en cualquier momento), integración con plataformas de almacenamiento en la nube (Google Drive, Dropbox, Box, OneDrive), por mencionar algunas prestaciones.

Administrador de tareas gratis, Wrike
Wrike (Fuente)

Wrike es una herramienta con muchas más funciones cuando pasas a una cuenta de pago, así como aumenta la capacidad de almacenamiento. Es una solución con una multitud de características sin abrumar al usuario, sea cual sea su nivel de experiencia en gestión de proyectos.

Su página web está disponible en español.

Precio de actualización: la versión Professional cuesta 9,80 $ mensuales por usuario ( 8,20 € aprox.) y la versión Business cuesta 24,80 $ al mes por usuario (21 € aprox.).

Aplicaciones móviles: iOS, Android

Más información

¿Quieres saber más? Mira nuestro catálogo de herramientas de gestión de tareas y descubre más productos.

Metodología
Se evaluaron los productos del directorio de herramientas de gestión de tareas de Capterra, los cuales se eligieron siguiendo este criterio:
  • Ofrecer una versión gratuita
  • Tener más de 4 estrellas de calificación en Capterra
  • Ser un producto basado en la nube
  • Implementación en iOS
  • Implementación en Android
Se eligieron los cinco productos con más opiniones publicadas en Capterra que cumplen con los puntos mencionados.

Qué es un gestor de contraseñas y por qué lo necesita tu empresa

Qué es un gestor de contraseñas

Qué es un gestor de contraseñas y por qué lo necesita tu empresa

Un estudio de Capterra sobre los hábitos de uso de contraseñas en pymes españolas, reveló que un 24% de los usuarios utiliza la misma contraseña en todos los sitios de internet. Esto supone un riesgo sumamente elevado en la vulnerabilidad de los datos personales y de la empresa.

A fin de proteger las cuentas, cada una debe llevar una contraseña fuerte y única para reducir los ataques de hackers. Con tantas aplicaciones que se utilizan a diario, es imposible poder recordar cada una de las contraseñas. Para ello, te irá bien contar con un gestor de contraseñas. Pero ¿qué es un gestor de contraseñas?

¿Qué es un gestor de contraseñas?

Un gestor de contraseñas es un sistema de seguridad informática, un programa que permite crear contraseñas únicas para cada una de tus cuentas, posibilita guardarlas en un lugar seguro y acceder a ellas a través de una extensión en el navegador de internet o por medio de una app. Por lo que se puede usar con el ordenador, el smartphone o la tablet.

Con un administrador de contraseñas en tu empresa puedes compartir contraseñas de forma segura entre los empleados, por lo que ya no tendrás que escribirlas en una nota de papel, en un documento o enviarlas por e-mail, reduciendo así el riesgo de que alguien se apodere de ellas.  

Medidas de seguridad que aportan los gestores de contraseñas

Ahora que ya conoces qué es un gestor de contraseñas, te enumeramos las medidas de seguridad que te pueden aportar a nivel empresarial.

  • Ataques a fuerza bruta: En este tipo de ataques un hacker usa distintas técnicas con el fin de descifrar la contraseña, por lo que cuanto más larga y complicada sea la contraseña, más difícil será descifrarla. Usar un administrador de contraseñas te protegerá contra este tipo de ataque, ya que permite generar contraseñas fuertes usando caracteres aleatorios.
  • Inyección de código en base de datos: Estos ataques van dirigidos a empresas que gestionan un número importante de usuarios y por lo tanto tienen en sus bases de datos muchas combinaciones de correos electrónicos y contraseñas. Hace pocos días, la empresa española Freepik sufría uno de estos ataques de seguridad en los que quedaron expuestos los datos de millones de sus usuarios. Un gestor de contraseñas te advertirá en caso de que uses la misma contraseña más de una vez y te permitirá cambiarla fácilmente en caso de que se vea comprometida.
  • Robo de contraseñas: Una contraseña apuntada en una nota de papel, en un bloc de notas en el ordenador o en otro formato está en peligro de ser apoderada por otra persona con malas intenciones. El estudio sobre ciberseguridad en pymes realizado por Capterra revela que un 21% de los usuarios utiliza documentos u hojas de cálculo para guardar contraseñas. Este riesgo de seguridad se puede evitar con un administrador de contraseñas elimina ya que las mantiene en un lugar seguro y encriptado.

Importancia de usar contraseñas fuertes en tiempos de teletrabajo

La situación con la pandemia del coronavirus ha hecho que muchas empresas implanten el teletrabajo, esto ha supuesto un reto a fin de mantener la seguridad en las conexiones remotas entre la empresa y los usuarios. Por lo que es vital contar con herramientas de seguridad que permitan proteger las conexiones y evitar así vulnerabilidades en el sistema.

A parte de esto, es recomendable que las empresas implanten una política de gestión de contraseñas, donde se impulse el uso de contraseñas fuertes, algo que ofrecen los gestores de contraseñas.

El estudio de Capterra sobre ciberseguridad en el teletrabajo en pymes mencionado antes, revela que solamente un 38% de las pequeñas y medianas empresas utiliza un gestor de contraseñas. Un 24% apuntan sus contraseñas en una hoja y un 20% las comparte entre compañeros . Este escenario es preocupante, ya que demuestra que la mayoría de las empresas no le da la importancia debida a la gestión de contraseñas, lo que les expone a sufrir una brecha de seguridad.  

Funciones de un gestor de contraseñas

Es importante no solo saber qué es un gestor de contraseñas y lo que hace, sino también saber elegir uno que se adapte a las necesidades de tu empresa. Por lo que debes tener en cuenta que cumpla al menos con estas características:

  • Habilidad para rastrear el uso de contraseñas y generar informes: función que permite monitorear aspectos como quién ha accedido a ciertas cuentas, desde qué IP y por cuánto tiempo.
  • Autenticación de doble factor: característica que posibilita verificar el acceso del usuario al gestor de contraseñas, usando al menos dos tipos de verificación.
  • Conexión VPN incluida: función que añade una capa de seguridad extra cuando se usa el gestor de contraseñas desde conexiones remotas ya que cifra la comunicación. También existe software especializado en este tipo de seguridad.
  • Auditoría de contraseñas: característica del gestor que analiza qué contraseñas son débiles y sugiere el cambio de estas.

Ya conoces qué es un gestor de contraseñas y las ventajas que aportan en el entorno de la empresa. Pero ¿son de fiar?

¿Se puede confiar en un gestor de contraseñas?

Aunque no nos blindan completamente en contra de ciberataques, sí que podemos beneficiarnos de las ventajas de un gestor de contraseñas. Te enumeramos dos razones por las que puedes confiar en ellos:

  • Evitan los ataques por reutilización de contraseña, en el caso de que un hacker se apodere de una de tus contraseñas, no podrá utilizarla en el resto de tus cuentas, ya que el administrador de contraseñas evita que uses la misma contraseña en más de una cuenta.
  • Te protegen contra el phishing, que es una de las técnicas muy extendidas y que pone en riesgo a muchos usuarios. En este tipo de ataque, se crean sitios web o e-mails que te redirigen a un sitio con un diseño muy parecido a la empresa a la que quieren suplantar pidiendo que introduzcas tus datos de acceso. Según un reporte de El País, una empresa puede tardar hasta 29,6 días en resolver uno de estos ataques, con todos los costes que esto implica. En este caso, un gestor de contraseñas te advertirá de este ataque y no te permitirá introducir tus datos.

Toda la información que está en internet es vulnerable de padecer algún tipo de ataque y el implantar un gestor de contraseñas no quiere decir que nuestras contraseñas estarán siempre seguras. Pero sí es recomendable su uso frente a otros sistemas, ya que añade un o más niveles de seguridad extra a los datos de la empresa. El no contar con uno, puede hacer que la empresa sea más susceptible de sufrir una brecha de seguridad, algo que puede resultar en pérdidas importantes para la empresa.

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