Home office en pymes implica retos en comunicación y ciberseguridad pero también beneficios significativos

Home Office y ciberseguridad en pymes mexicanas

El coronavirus empuja a las pymes a cambiar su forma de funcionar

La situación creada por COVID-19 obligó a muchas pequeñas y medianas empresas a funcionar de manera remota. Procesos y canales de comunicación se tuvieron que adaptar al home office, lo cual significó un cambio sustancial en la manera trabajar y la implementación de nuevas herramientas digitales. Esto implica nuevos retos pero también conlleva beneficios.

En Capterra* lanzamos una encuesta para conocer la situación de las pymes y su forma de operar bajo esta nueva normalidad. ¿Estaban las empresas preparadas para operar a distancia? ¿Qué dificultades y beneficios presenta? ¿Están las compañías preparadas en ciberseguridad para esta manera de trabajar? ¿Los empleados quieren seguir haciendo trabajando en remoto?

Adaptar el negocio y adquirir nuevo software

El confinamiento causó que oficinas, locales, agencias y demás tipo de negocios tuvieran que transformarse para seguir funcionando. El 71% de las pymes adaptó su servicio o producto a un formato virtual o lo está planeando hacer. Un porcentaje muy alto que indica que las empresas no estaban preparadas para operar de esta manera ni total ni parcialmente. Por lo tanto es un cambio significativo en mentalidad y organización.

Pymes adaptaron su producto o servicio a un formato virtual

Esta adaptación también supone utilizar nuevas herramientas para trabajar, ya sean para el funcionamiento interno de la empresa o de cara al cliente. Nuestro estudio señala que el 61% de las pymes tuvo que comprar/instalar nuevo software para hacer home office o está planeando hacerlo.

Compra de software debido al home office

Las nuevas herramientas digitales a las que se han tenido que acostumbrar los trabajadores son principalmente productos que facilitan la comunicación y la organización, por ejemplo:

Software en la nube despega en uso

La diferencia entre un software local y un software basado en la nube es que el primero se encuentra instalado únicamente en la computadora o laptop y sólo se puede acceder desde ese dispositivo en específico, y el segundo está en internet, por lo tanto se puede acceder desde cualquier dispositivo con conexión a la red, por ejemplo gmail o facebook.

Por este motivo, el software basado en la nube es más importante que nunca, la facilidad de acceso desde cualquier dispositivo y desde cualquier lugar con conexión a internet hace que sea la opción lógica para que los trabajadores puedan trabajar en remoto ya sea con su computadora personal o con una de la empresa.

La encuesta confirma esta tendencia, ya que un 68% de los participantes usa software en la nube ya sea de manera parcial o total. Mientras que el uso de software instalado localmente únicamente llega al 54%.

La nube es fundamental para hacer home office

La cultura de ciberseguridad es muy baja

En cuestión de ciberseguridad, los resultados no son positivos. Faltan buenos hábitos y cultura de seguridad informática. La educación en esto es de suma importancia ya que  los empleados que están en su casa no cuentan con infraestructura de seguridad que podría tener su oficina y por lo tanto están expuestos a mayores riesgos.

Por ejemplo, el software anti-virus y de redes, el cual está especializado en reconocer software malicioso y ayuda a proteger los datos, solo lo tiene instalado un 43% de los empleados de pymes. Este programa es básico para la seguridad y ni siquiera la mitad lo usa. Un mal hábito que facilita la entrada de malware y ransomware a la computadora y servidores, lo cual le puede costar mucho dinero y reputación a las empresas

Otro ejemplo que también aporta mucha ciberseguridad, es un VPN. Este tipo de software protege la comunicación entre una computadora y el servidor de la empresa, encripta los datos mientras recorren el internet público, una tecnología muy eficaz en tiempos de trabajo a distancia. En este caso únicamente un 30% de los encuestados lo tiene instalado.

Otro mal hábito es cómo se administran las contraseñas, por ejemplo, tener una única contraseña para varias cuentas y/o que sean fáciles de descifrar ya que son sencillas debido a que se memorizan únicamente. 

Hoy en día una herramienta muy útil para crear, guardar y gestionarlas es el software de administración de contraseñas ya que permite tener múltiples credenciales con distintas claves pero se gestionan únicamente con un master password (uno bien diseñado, muy difícil de descifrar). Esta eficaz herramienta sólo la usa un 39% de los empleados, casi el mismo porcentaje que usa su memoria (31%) para recordar el acceso a sus diversas cuentas.

Las pymes deben invertir más en herramientas y formación de los trabajadores en este tipo de tecnología con el fin de reducir al máximo el riesgo de ataques de cibercriminales.

Home office, una modalidad nueva con retos pero también beneficios

El trabajo en remoto es una nueva forma de trabajar que conlleva hacer cambios en la vida y espacio personal, como reacomodar la casa, crear nuevos horarios, aprender a concentrarse en otro entorno, entre otros. Un porcentaje de empleados de pymes ya estaba acostumbrado a esto pero la mayoría no.

Trabajadores no estaban acostumbrados a trabajar desde casa

Para el 56% es una novedad completamente trabajar en remoto, el coronavirus supuso un fuerte giro a su manera de funcionar. Mientras que para un 19% es conocido porque lo hacían de vez en cuando. Aun así, cambiar de un día para otro a este formato es difícil, los retos que implica son varios. No sólo para para estos dos segmentos sino también para los que están acostumbrados a el trabajo en remoto (25%) porque ellos ahora deben operar con compañeros o clientes que son nuevos en esto, por lo tanto los procesos y la comunicación es distinta también.

Retos del trabajo a distancia

La comunicación es el principal reto, ya sea con compañeros de trabajo, con clientes, o la complejidad de gestionar la cantidad de mensajes que llegan por diferentes canales.

Este es un problema global, la sociedad se debe acostumbrar a la nueva realidad, ya que aunque la pandemia termine, el distanciamiento social seguirá por un tiempo y los hábitos de trabajo ya habrán cambiado lo suficiente como para que muchos procesos se queden a nivel remoto. Por esto, aprender a relacionarse a distancia es clave para que los negocios fluyan sin contratiempos de malinterpretaciones que pueden causar pérdida de tiempo, dinero y contactos.

Debido a estos desafíos, las herramientas de comunicación y colaboración están en auge, mientras que el software de administración de proyectos o gestión de relaciones con los clientes (CRM) se convierten en indispensables para que las pymes puedan seguir funcionando de manera correcta.

A pesar de haber tenido que adoptar nuevo software y herramientas de una forma rápida, nuestra encuesta indica que para la mayoría de los empleados ha sido fácil muy fácil aprender a usarlas.

Fue fácil para empleados aprender a usar las nuevas herramientas digitales

Al 85% de las pymes le gusta hacer home office

Al 85% de los encuestados le gusta (44%) o le gusta mucho (41%) hacer home office. Un porcentaje alto para un formato de trabajo que es novedoso en México. 

¿Cuáles son los motivos principales de esto?

Beneficios de home office

Es lógico que la comodidad de estar en casa y no de tener que usar el coche o subirse al metro o camión para ir al trabajo sea una de las razones principales. El tráfico de las metrópolis mexicanas puede hacer que una persona pierda varias horas al día sólo con ir y regresar de la oficina, demasiado tiempo perdido al año por este motivo. De hecho, trabajar desde casa significa ganar tiempo de vida personal.

La flexibilidad de ajustar el horario conforme a la responsabilidades permite realizar labores domésticas y cuidar a los niños y mascotas. Otro punto a favor para la vida personal.

También se percibe que se gana experiencia y conocimiento tecnológico, esto seguramente es debido a que los trabajadores ahora no cuentan con un técnico que les ayude o les haga las cosas completamente. Ahora ellos tienen que configurar conexiones, instalar programas ver tutoriales por su cuenta, incluso aunque un técnico les ayude forma remota, ya el hecho de que ellos lo operen manualmente es ganar experiencia.

México con mentalidad digital y con la confianza de funcionar a home office

La mayoría de los encuestados (64%) cree que las empresas pueden funcionar al máximo con personal trabajando tiempo completo desde casa. De igual forma, les gustaría continuar con este formato de trabajo cuando se regrese a nueva realidad, aunque sea sólo algunos días.

Pymes quieren seguir haciendo home office cuando se regrese a la normalidad

Home office obligatorio sienta precedente para el futuro inmediato de los nuevos modelos de negocios

La forma de hacer negocios se está transformado rápidamente en México: 

  • Muchas compañías tuvieron que cambiar parte o todo su producto/servicio a un formato virtual invirtiendo en nuevo software especializado para trabajar a distancia. 
  • La adopción de esta tecnología ha sido rápida y positiva, los trabajadores no han encontrado dificultades en utilizar las nuevas herramientas.
  • El reto principal al que se están enfrentando es la comunicación, interna y externa, y la diversidad de canales en la que ahora se produce. 
  • Las herramientas de colaboración, organización interna, comunicación con los clientes y de planeación y gestión de proyectos son claves en este contexto.
  • Las pymes reprueban en cultura y protocolos de ciberseguridad. Programas, actualmente básicos, como un anti-virus, un administrador de contraseñas o un VPN, son usados muy poco, debajo del 50%. Esto puede resultar en una brecha de seguridad seria y, en el peor de los casos, arruinar a la empresa.
  • A los trabajadores les gusta trabajar desde su casa, le encuentran muchos beneficios y quisieran continuar haciéndolo después de que pasé la pandemia. 
  • La mayoría cree que el negocio puede rendir al máximo con personal haciendo home office a tiempo completo. Hay un espíritu pro-digital y de trabajo en remoto.

El coronavirus ha acelerado la digitalización en México, la nube ha ganado terreno, los empleados han ganado conocimiento en tecnología, y están dispuestos a seguir operando así. El futuro de los negocios en México será distinto cuando este hecho histórico termine.

¿Buscas herramientas para trabajar en remoto? Consulta nuestro catálogo.

*Metodología de la encuesta: para recopilar los datos de este informe hemos llevado a cabo una encuesta online en abril del 2020. Las respuestas provienen de una muestra del mercado mexicano. El cuestionario se envió a 1240 personas, entre las que se seleccionaron 508 para participar. Los participantes cualificados están empleados (a jornada completa o parcial) en pequeñas y medianas empresas (pymes), trabajan en diferentes sectores de la industria, y durante la realización de la encuesta estaban haciendo home office debido a la emergencia sanitaria. 

Cómo dar clases online: consejos, trucos y software sugerido de eLearning

Cómo dar clases online y escribir cursos eLearning

Cómo dar clases online y escribir cursos eLearning

En la situación actual, un mundo de distanciamiento social, saber cómo dar clases online se ha vuelto indispensable. El eLearning es más que una simple palabra de moda que la gente lanza por ahí. En nuestra realidad interconectada, proporcionar cursos y lecciones digitales es una valiosa forma de difundir tu mensaje a una amplia audiencia, sin importar dónde estén. 

Tanto si eres un educador que desea crear un curso para un aula digital de una escuela a distancia, una empresa que espera formar a un gran grupo de empleados o un individuo que desea crear un curso en línea, puedes utilizar el software de eLearning para educar a tu público. 

Pero, ¿cómo se escribe un curso de eLearning, especialmente si nunca lo has hecho antes? Tenemos la respuesta. A continuación encontrarás una guía paso a paso con nuestros principales consejos y trucos para crear un curso de eLearning y cómo dar clases online, así como una revisión de algunos de los mejores software de gestión de aprendizaje (LMS) para empezar.  

¿Cómo dar clases online? diseñar y escribir un curso de eLearning

¿Listo para empezar a escribir tu curso de eLearning? Así es como te recomendamos que empieces:

1. Pregúntate “¿Qué estoy tratando de lograr y cómo puede ayudar el eLearning?” 

Antes de poder empezar a escribir un curso de eLearning, es necesario que comprendas bien por qué quieres impartir esta lección a través de una plataforma digital. La respuesta puede ser simple: tu público es demasiado grande para dirigirse en persona o se encuentran en todo el mundo, por ejemplo. 

Pero más allá de la logística considera la lección en sí misma. Deberías hacer una lista de lo que quieres que la gente aprenda para cuando termine el curso. Esta lista será muy útil mientras continúas escribiendo tu curso e impartes clases online, ya que te permitirá asegurarte de que el contenido que crees siempre esté relacionado con las lecciones principales que quieres transmitir.

2. Crear un perfil de la audiencia para el curso de eLearning

¿Qué tan bien conoces al público al que le hablas con este curso? No basta con decir simplemente: “Son empleados de la empresa X” o “Son estudiantes de grado X”. Tienes que pensar en ellos a un nivel más profundo. 

Considere el rango de edad, los antecedentes culturales, las experiencias y otra información demográfica que comprende la composición de tu público. Pregúntate qué formatos son los más probables de disfrutar, qué tipo de tecnología conocen y qué estilo de aprendizaje sería más efectivo. 

Esta información es útil para saber cómo dar clases online, te ayudará a diseñar un curso que funcione bien con tu público, así que mantén esta información cerca mientras construye tu curso.   

3. Establecer los objetivos de tus lecciones

Ya hemos hablado de qué lecciones queremos transmitir, pero también hay que establecer objetivos medibles para cada sección. Esto te ayudará no sólo a diseñar el curso de eLearning perfecto, sino también a hacer un balance de su éxito una vez terminado el curso.  

Cuando establezcas los objetivos, piensa en cómo será el éxito. ¿Quieres que tus alumnos obtengan una media de una determinada nota en el examen final? ¿Quieres que tu personal sea capaz de demostrar competencias específicas? ¿Quieres que tus estudiantes que se educan en casa terminen el curso en una fecha u hora determinada? Hay un número de objetivos potenciales, así que piensa cuidadosamente en lo que significa el éxito para tu curso específico.  

4. Crear un guión gráfico

Una vez que sepas cuáles son tus objetivos, quién es tu público y qué lecciones importantes quieres cubrir, es finalmente el momento de empezar a crear un guión gráfico para tu curso a distancia.  

Este guión gráfico será esencialmente un esbozo de cómo dar clases online, que abarcará los principales temas que quieres cubrir, en el orden correcto, así como el contenido que crearás y los puntos de referencia que establecerás a lo largo del curso.  

Hay una serie de herramientas de autoría de eLearning que facilitan la construcción de tu guión gráfico en la misma plataforma en la que finalmente crearás tu curso.  

5. ¡Escoge tu tecnología y empieza a escribir!

El paso final es elegir tu tecnología. Hay muchas opciones diferentes de software de gestión de aprendizaje, cada una con diferentes características y capacidades para adaptarse a tus necesidades específicas e idea de cómo dar clases online. 

Este paso puede resultar un poco abrumador, especialmente si no has utilizado antes software de gestión del aprendizaje. Por eso hemos preparado un resumen de algunas de las opciones de LMS más populares del mercado.   

¿Qué software funciona bien para escribir un curso de eLearning?

El software de gestión de aprendizaje que elijas para impartir clases online dependerá en gran medida de lo que esperes conseguir. Algunas plataformas están mejor diseñadas para empresas que buscan formar a sus empleados, mientras que otras están diseñadas para profesores, tutores y catedráticos. Otras están más abiertas a la personalización, lo que las hace perfectas para cursos originales. 

A continuación hemos esbozado algunas de las plataformas más utilizadas para crear un curso de eLearning. Hemos recopilado su calificación general y su facilidad de uso, la calificación del servicio de atención al cliente, su costo y algunas de sus características clave y diferenciadoras.  

Para una metodología detallada de cómo armamos esta lista, ve a la parte final del artículo.*

Herramientas gratuitas del LMS

TalentLMS

  • Rating: 4.6
  • Facilidad de uso: 4.6
  • Servicio de atención al cliente: 4.6
  • Versión gratuita:: Versión gratuita hasta 5 usuarios, 10 cursos.
  • Costo de actualización: US$59 por mes para hasta 40 usuarios y cursos ilimitados.
Talent LMS plataforma
Pantalla de inicio de TalentLMS para la interfaz de los educadores (Fuente)

Sobre TalentLMS:

TalentLMS es utilizado por más de 70.000 organizaciones para crear cursos de eLearning. La plataforma se utiliza en una amplia variedad de industrias, desde la aviación hasta la sanidad y la educación.  

Los usuarios de Capterra valoran muy positivamente la versatilidad de la plataforma, ya que pueden convertirse en creadores de cursos en unos pocos clics, y afirman que la tecnología se integra bien con la mayoría de los tipos de archivos y multimedia (incluyendo presentaciones en iFrame y SCORM). 

Algunas de las características clave de TalentLMS incluyen: 

  • Capacitación de usuarios en línea en vivo
  • Atención al cliente en vivo 24/7
  • Cursos a ritmo propio
  • Creación de pruebas y exámenes
  • La gamificación y el aprendizaje social
  • Gestión de la certificación

CANVAS

  • Clasificación: 4.5
  • Facilidad de uso: 4.3
  • Servicio de atención al cliente: 4.3
  • Versión gratuita: Cuenta gratuita
  • Costo de la actualización: no disponible
Plataforma LMS Canvas para dar clases online
Tablero de cuentas gratis de CANVAS (Fuente)

Sobre CANVAS:

Si eres un educador que trabaja con estudiantes de cualquier edad (incluyendo universitarios), entonces puede que ya sepas todo sobre CANVAS. Esta plataforma de gestión del aprendizaje es ampliamente utilizado por escuelas y universidades de todo el mundo para ofrecer cursos de aprendizaje electrónico a los estudiantes.  

CANVAS es propiedad de la empresa matriz Instructure, y si bien ofrece algunas funciones de capacitación para empleados, su principal objetivo es la relación entre el profesor y el estudiante. Su plataforma cuenta con un portal para padres, para que mamá y papá puedan ayudar a sus hijos a aprender, así como opciones de gestión de planes de estudio para usuarios de educación superior. 

Otras características de CANVAS incluyen: 

  • Seguimiento de la asistencia
  • Informes de progreso
  • Planificación de la lección
  • Las tarjetas de informe
  • Las puntuaciones de la curva
  • Video conferencia
  • Autoría de cursos incorporados 

Moodle

  • Clasificación: 4.2
  • Facilidad de uso: 4
  • Servicio de atención al cliente: 3.9
  • Versión gratuita: Descargas de Moodle y MoodleCloud (hasta 50 usuarios)
  • Costo de la actualización: 80 dólares anuales para el plan Starter.  
Moodle, herramienta de eLearning
Página de resumen del curso de Moodle (Fuente)

Sobre Moodle:

El LMS de código abierto de Moodle es conocido como una de las opciones más personalizables para construir un curso de eLearning. Dentro de la plataforma, podrás diseñar tu propio espacio, donde podrás utilizar diferentes temas, características y configuraciones para crear el curso que tú y tu público quieren. 

Moodle se integra bien con un número de otras plataformas de software populares que ya puedes estar utilizando, como Google Apps, NextCloud, y Microsoft Office 365. Moodle también tiene incorporada una analítica en profundidad, que te da una visión más profunda de cómo se desempeñan los usuarios a medida que avanzan en tu curso. 

Algunas otras características de Moodle incluyen:  

  • Aprendizaje mixto
  • Aprendizaje móvil
  • Video conferencia
  • Aprendizaje asíncrono
  • Cumplimiento del SCORM
  • Gamificación

Herramientas de creación de cursos gratuitos

iSpring Suite

  • Clasificación: 4.7
  • Facilidad de uso: 4.7
  • Servicio de atención al cliente: 4.9
  • Versión gratuita: 14 días de prueba gratuita
  • Costo de actualización: $19 iSpring Suite por 3 meses para apoyar a los educadores durante COVID-19 (normalmente $970 por usuario, pagados anualmente)
iSpring suite para educación a distancia
La clase interactiva de eLearning de iSpring Suite (Fuente)

Sobre la suite iSpring: 

iSpring Suite es un kit de herramientas de eLearning compatible con muchas plataformas de LMS (incluyendo las que hemos descrito anteriormente). La interfaz de iSpring permite a los educadores y formadores crear características para ayudar a su audiencia a aprender, desde módulos de diálogo simulados hasta vídeos de formación y pruebas interactivas.  

Los usuarios de Capterra dicen que iSpring no requería mucha capacitación. Dicho esto, organizan seminarios en línea y proporcionan formación en línea en directo para aquellos que lo deseen. También ofrecen soporte al cliente 24/7 para los usuarios, y dicen que el 83% de todos los casos llevados a su equipo de soporte se resuelven en 24 horas. 

Algunas de las características de iSprings incluyen: 

  • Contenido interactivo
  • Creación de pruebas y exámenes
  • Gestión de plantillas
  • Conversión de PowerPoint 
  • Cursos a ritmo propio
  • Gestión de video

Google Classroom

  • Clasificación: 4.6
  • Facilidad de uso: 4.5
  • Servicio de atención al cliente: 4.4
  • Versión gratuita: Google Classroom sigue siendo gratuito para los educadores.
  • Costo de la actualización: Google ofrece un precio promocional de 24 dólares (normalmente 48 dólares) por usuario, por año para su edición empresarial. Quienes deseen aprovechar esta oferta deben adquirirla antes del 31 de julio de 2020. 
Google Classroom para impartir clases online
La interfaz de Google Classroom 101 (Fuente)

Sobre Google Classroom:

Si perteneces a una organización que ya utiliza el paquete de Google para cuestiones como el correo electrónico o la gestión de documentos, deberías considerar la posibilidad de utilizar Google Classroom. El objetivo de Google Classroom es ayudar a los profesores y a los estudiantes a colaborar, independientemente de dónde estén o del dispositivo que utilicen.  

Google Classroom pretende agilizar algunas de las tareas administrativas que, de otro modo, podrían atascarse en lo que respecta eLearning. La plataforma permite a los educadores proporcionar información a los estudiantes dentro de la plataforma, reduciendo los problemas de comunicación que a veces pueden aparecer con la educación digital.  

Algunas otras características clave de Google Classroom son:  

  • Publicación del curso
  • Creación de pruebas y exámenes
  • Valoración  y comentarios en los documentos
  • Colaboración de documentos en vivo
  • Modo de bloqueado
  • Gestión de usuarios
Nota curiosa: Google Classroom ha sido bombardeado de reseñas de la tienda de aplicaciones de iOS por estudiantes que esperan que una baja calificación haga que se elimine. 

*Metodología:
  • Revisamos los directorios de Capterra de sistemas de gestión del aprendizaje y herramientas de oferta de cursos, que produjeron una lista de 701 y 157 respectivamente (investigación realizada el 16 de marzo de 2020).
  • De estos productos, redujimos la lista a aquellos que tenían una calificación global de 4/5 estrellas, lo que redujo las listas a 374 para los sistemas de gestión del aprendizaje y 93 para el software de autoría de cursos.
  • Las herramientas deben tener una calificación de 3/5 estrellas como mínimo en facilidad de uso y servicio al cliente.
  • Además, las plataformas tenían que ofrecer una versión gratuita (en forma de un modelo freemium o de prueba gratuita) para ayudar a las empresas a reducir los costos mientras luchan contra los desafíos del mercado producidos por la pandemia. 

13 promociones de software para que los empleados trabajen a distancia

Promociones de software por coronavirus

Promociones de software por coronavirus

Debido a la crisis del coronavirus, muchas empresas están recomendando a sus empleados que trabajen desde casa. A su vez, los proveedores reaccionaron a la situación con promociones de software para ayudar a las compañías en estos momentos complicados.

Por este motivo, hicimos una lista de productos que permiten el trabajo remoto y que modificaron sus planes o promociones de software debido al nuevo escenario mundial. 

Los criterios de selección para estar en la lista son:

  1. El cambio en el precio del producto o en la licencia debe ser un resultado directo de la pandemia COVID-19.
  2. El precio del producto o el cambio de licencia debe estar disponible para un amplio rango de usuarios (por ejemplo, todos los clientes actuales, todos los usuarios, etc.). 

Los cambios que se limitan a un sector o una profesión específica no se incluyeron en este artículo.

Debido a que el tipo de cambio del peso mexicano con respecto al dólar está fluctuando mucho estos días, hemos dejado los precios en dólares sin agregar una conversión a la moneda nacional ya que está puede ser distinta cada día.

Actualizaremos esta página en las próximas semanas para reflejar cualquier modificación y nuevas promociones de software. 

Software para conferencias web

1. Cisco Webex Meetings

Cisco aumentó las capacidades de su software Webex Meetings. Esta mejora ahora se extiende a todos los países que tienen acceso a la plataforma y no solo a los afectados por el coronavirus.

Oferta anterior

Cisco Webex Meetings ofrecía una versión gratuita de su software y una prueba gratis, mientras que sus precios son partir de 13.95 dólares al mes,

Oferta actualizada

Cisco ha actualizado sus capacidades Webex para su versión gratuita y en los países a los que presta servicio. Las características extra son: 

  •       Uso ilimitado; sin restricciones de tiempo 
  •       Hasta 100 participantes en la junta
  •       Dial-in ya está disponible (además de la actual prestación de VoIP).

Cisco ofrece licencias gratuitas de 90 días a las empresas que se inscriban por primera vez en Webex. 

Cisco aumentó las capacidades de su software Webex Meetings (Fuente)

Más información

2. GoToMeeting

GoToMeeting conecta a personas que están lejos, ayudando a enfrentar el desafío del coronavirus. La empresa está modificando su oferta para que los clientes puedan utilizar sus herramientas con mayor flexibilidad. 

Oferta anterior

Las suscripciones comienzan desde 12 dólares al mes.

Oferta actualizada

Los clientes que actualmente están suscritos a LogMeIn pueden acceder a las herramientas de colaboración, incluidos GoToMeeting y GoToWebinar. En principio, esta oferta puede ampliarse hasta tres meses sin cargo extra en una suscripción actual. GoToMeeting también está incorporando soporte, ayuda y asesoramiento adicionales para los usuarios de sus herramientas.

GoToMeeting versión móvil (Fuente)

Más información

3. Google Hangouts

Hangouts ofrece acceso gratuito a su plataforma de videoconferencia, Hangout Meets, para todos los clientes del paquete de Google. 

Oferta anterior

La versión del paquete de Google para empresas era desde 12 dólares al mes.

Oferta actualizada

Con una fecha preliminar de 1 de julio de 2020, Google proporcionará sus características premium de Hangouts de forma gratuita a todos los usuarios. Esto incluye hasta 250 participantes por llamada, transmisión en vivo para 100 000 espectadores dentro de un dominio, así como una función para grabar las reuniones y guardarlas en Google Drive. 

Hangout Meets ahora ofrece acceso gratuito a todos los clientes de la Suite G (Fuente)

 Más información

4. Microsoft Teams

Microsoft Teams ofrece una prueba gratis de seis meses a la suscripción de la herramienta de colaboración premium.

Oferta anterior

Los precios se fijaban en 12.50 dólares al mes por usuario. También había una versión gratuita de Microsoft Teams y una prueba gratis de la versión de pago.

Oferta actualizada

Ahora, Microsoft Teams ofrece a los usuarios una prueba gratis de seis meses de su versión premium para ayudar a las personas a colaborar con sus compañeros y socios comerciales.

Los usuarios tendrán una prueba gratuita de seis meses de la versión Premium de Microsoft Teams (Fuente)

Más información 

Software de edición y grabación de video

5. Plataforma de video de Brightcove

Durante un período de 90 días y para reducir los parones que sufrirán las empresas debido al coronavirus, Brightcove concede a los clientes 50 horas de transmisión en vivo HD gratuita. 

Oferta anterior

Aunque los precios no están disponibles directamente en el sitio web de la empresa, Brightcove cobraba una tarifa por sus productos y servicios.

Oferta actualizada

Las herramientas de colaboración gratuitas actuales que ofrece Brightcove ayudarán a los usuarios y a las empresas como medida temporal ante la pandemia del coronavirus. Su software de colaboración para pymes ya está disponible para los usuarios que se registren en Brightcove Live.

Brightcove da a sus clientes 50 horas de transmisión en vivo HD gratuitas. (Fuente)

Más información

6. Loom

Loom ofrece características y funcionalidades adicionales durante la crisis sanitaria mundial a la que se enfrentan las personas y las empresas.

Oferta anterior

Las ofertas de Loom comenzaban en 10 dólares al mes por usuario para el plan Pro, con un plan básico gratis.

Oferta actualizada

Como medida temporal hasta el 1 de julio de 2020, la plataforma de videomensajería de Loom eliminará el límite de grabación para los usuarios del plan básico. Loom también ha reducido a la mitad el coste de su versión Pro a 5 dólares al mes. La prueba gratis de Loom Pro aumentará de 14 a 30 días.

La plataforma de video-mensajes Loom elimina el límite de grabación en el plan Básico. (Fuente)

Más información

Herramientas de Colaboración

7. Zoho Remotely

Zoho Remotely es una nueva oferta de software. Creada debido al coronavirus.

Oferta anterior

Ninguna.

Oferta actualizada

Zoho Remotely es un conjunto de aplicaciones web y móviles que ayudan a la comunicación, colaboración y productividad. Este software permanecerá gratis hasta el 1ero de julio de 2020.

Con la intención de ayudar a equipos en todo el mundo, Zoho Remotely se mantendrá gratis hasta el 1ero de julio del 2020. (Fuente)

Más información

8. Box

Como proveedor de herramientas de colaboración, Box ahora ofrece una versión gratuita de su software para pymes y, de esta forma, ayudar a los usuarios continuar trabajando a pesar de la situación del coronavirus.

Oferta anterior

Los planes de Box para empresas estaban disponibles desde 12.82 dólares al mes por usuario. 

Oferta actualizada

Box ofrece una prueba gratis de tres meses de su plataforma de software de colaboración para pymes. 

La herramienta de colaboración está ofreciendo su software gratis para ayudar a las pymes. (Fuente)

Más información

Software para call center

9. CallHippo

Callhippo es una solución de protocolo de voz por internet (VoIP).

Oferta anterior 

Callhippo costaba 10 dólares al mes por usuario. 

Oferta actualizada

Se ofrece una prueba gratis de dos meses del plan Bronze de CallHippo.

El plan Bronze de CallHippo se ofrece de manera gratuita por dos meses debido a la crisis. (Fuente)

Más información

Software de asistencia remota

10. Instant Housecall

Instant Housecall ofrece subcuentas gratuitas en respuesta a la pandemia del coronavirus.

Oferta anterior

Los precios de Instant Housecall arrancaban en 29 dólares al mes por usuario.

Oferta actualizada

La empresa afirma que esta oferta se mantendrá hasta que la Organización Mundial de la Salud (OMS) declare que la pandemia ha terminado. A partir de entonces, todos los planes volverán a su estado anterior.

Más información 

Software CRM

11. Bitrix24

Bitrix24 ofrece un número ilimitado de usuarios en su versión gratuita de las herramientas de colaboración.

Oferta anterior

Bitrix establecía una restricción de 12 usuarios en la versión gratuita y los planes comenzaban a partir de 19  dólares al mes para 2 usuarios.

Oferta actualizada

Bitrix24 ha eliminado la restricción de 12 usuarios en sus cuentas gratuitas y ahora el número de usuarios es ilimitado. Cualquier cambio que se aplique a esta medida se comunicará con un mínimo de 30 días de antelación, para que los clientes tengan tiempo suficiente para guardar sus datos.

Bitrix24 elimina la restricción de 12 usuarios en su versión gratuita. (Fuente)

Más información

Seguridad de red

12. Cloudflare

Cloudflare ofrece seguridad a las pequeñas empresas y ha actualizado su servicio para proporcionar características de nivel empresarial de forma gratuita a las pequeñas empresas.

Oferta anterior

Los planes de empresa de Cloudflare tenían un precio de 200 dólares al mes.

Oferta actualizada

Hasta el 1 de septiembre de 2020, Cloudflare renuncia a su cuota mensual, con hasta 500 licencias libres en Cloudflare para equipos. No hay compromiso de permanencia a partir de esta fecha. La empresa también ofrece sesiones gratuitas de 30 minutos de bienvenida con su equipo técnico.

Hasta el 1ero de septiembre 2020, Cloudfare apoyará a las pymes con opciones gratuitas. (Fuente)

Más información

Software para administrar contraseñas

13. 1Password

1Password está aumentando su período de prueba en respuesta al coronavirus.

Oferta anterior

1Password no ofrecía plan gratuito. Los planes de la versión de negocios comenzaban en 3,99 dólares  al mes por usuario.

Oferta actualizada

Con efecto inmediato, 1Password Business amplía su período de prueba gratuito de 30 días a 6 meses.

1Password está eliminando las restricciones de la versión de prueba debido a la crisis. (Fuente)

Promociones de software de home office para pymes

Más información

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¿Cómo ha revolucionado el modelo BIM la industria de la construcción?

Modelo BIM

Modelo BIM

Una de las disrupciones tecnológicas que revolucionó por completo la industria de la construcción y el paradigma de la edificación ha sido la llegada y utilización de los programas y el modelo BIM.

Lo que para las grandes empresas es una herramienta de trabajo diario, para las pymes mexicanas es aún desconocido. Lo más importante es saber que se trata de una innovación que merece la pena descubrir por las ventajas que ofrece.

Pero, ¿a qué nos referimos con el modelo BIM?

Qué es un modelo BIM

BIM (Building Information Modelling) no solo es un paquete de herramientas de diseño y dibujo tridimensional para el sector de la arquitectura. Es un sistema de trabajo que ha estandarizado el sector de la construcción.

El modelo BIM consiste en la utilización y manejo de un único modelo virtual de datos e información de un proyecto de construcción por todos los profesionales relacionados en éste: arquitectos, ingenieros, paisajistas, aparejadores, diseñadores, técnicos e instaladores, promotores (públicos y privados), inversores hasta constructoras, entre otros.      

Esto permite que todos los implicados, durante todo el ciclo de vida de una obra de ingeniería, por ejemplo, un edificio de viviendas, trabajen desde una perspectiva global y completa.

A través de un único modelo de información todos los actores comprometidos en un proyecto pueden en tiempo real aportar, modificar y acceder a los datos de una forma organizada. Esto reduce el riesgo de pérdida de datos, facilita una eficiente gestión, arquitectura y construcción de una obra y consigue mejores resultados finales.

En definitiva, el modelo BIM cambió la manera en la que se diseñan, construyen, gestionan y funcionan las infraestructuras. 

Principales ventajas del modelo BIM

  • Vista detallada del diseño del proyecto: el modelo BIM reduce el proceso de diseño de un proyecto. Todos los profesionales implicados en una obra introducen y modifican en tiempo real información relacionada con sus tareas en un único proyecto de trabajo. Esto reduce errores en etapas posteriores.
  • Reducción de problemas y conflictos: BIM reduce los conflictos que puede tener un proyecto de construcción al estar involucrados muchos profesionales que interaccionan entre sí. Esto se debe a que todos utilizan un mismo modelo de trabajo, en el que en tiempo real pueden ver cambios y realizar modificaciones, evitando malentendidos con respecto a la información de un proyecto. 
  • Mejora la productividad: la utilización del modelo BIM aumenta y mejora la productividad de los profesionales que trabajan en cualquiera de las fases de un proyecto. Por ejemplo, cuando se modela en 3D, se reducen los tiempos de producción, es posible identificar y corregir errores desde el principio y realizar comprobaciones periódicas para garantizar la calidad de los procesos. Todo esto produce un mayor retorno de la inversión.
  • Optimización de los procesos: con el modelo BIM, los usuarios acceden y utilizan la información actualizada y más importante para realizar sus tareas, consiguiendo optimizar los procesos al tener a mano lo que necesitan y apartar lo que es poco relevante para el proyecto. Así se reducen los tiempos y el esfuerzo necesario al trabajar con mucha documentación. 
  • Centralización de la información: al estar toda la información de una obra centralizada en un mismo modelo para todos, se reduce el riesgo de pérdida de información que puede ocurrir cuando un profesional o grupo de trabajo modifica los datos del proyecto.

Dimensiones BIM 

De acuerdo con el modelo BIM, las distintas etapas de diseño y gestión de una construcción se desarrollan en 7 dimensiones diferentes.  

  • 1ª Dimensión: Idea

Todo proyecto de construcción comienza en una idea inicial. Aquí se determina la localización, condiciones originarias de la estructura, consideraciones geométricas, costos, volúmenes de materiales, entre otros.

  • 2ª Dimensión: Boceto

Radica en preparar el boceto en el que se definen las características generales del proyecto de construcción: propuesta de los materiales, cargas estructurales, eficiencia energética y sostenibilidad.

  • 3ª Dimensión: Modelo gráfico 3D

Con toda la información recolectada de las dos primeras dimensiones, se crea el modelo gráfico tridimensional de la construcción para poder ser analizado en ese entorno. Se producen renders y animaciones.

  • 4ª Dimensión: Tiempo

Esta dimensión consiste en establecer plazos de ejecución y controlar los tiempos de construcción en todas las fases del proyecto. Esta planificación irá cambiando a medida que varíen las condiciones y características del proyecto.

  • 5ª Dimensión: Costo

Consiste en detallar, estimar costos, ir llevando un control de éstos a medida que el proyecto avance o se modifique y lograr que se cumplan. 

  • 6ª Dimensión: Análisis de sostenibilidad

La sexta dimensión consiste en elegir la alternativa óptima y más adecuada de sostenibilidad y eficiencia energética teniendo en cuenta todas las dimensiones del proyecto.

  • 7ª Dimensión: Gestión del ciclo de vida

En la séptima dimensión se localiza, gestiona y organiza toda la información de referencia de una obra a lo largo de su ciclo de vida. Contiene además datos sobre funcionamiento del edificio, instalaciones, mantenimiento, reparaciones, costos, garantía, fabricantes, etc.

Características de un programa BIM

Existen numerosos programas y programas BIM. Todos estos comparten características en común:

  • Las licencias de estos programas son muy costosas. En algunos casos, las actualizaciones del software son de pago;
  • Requieren especialización por parte de los profesionales que vayan a utilizar software BIM;
  • Brindan una metodología de trabajo colaborativa, en la que todos los profesionales pueden trabajar a la vez y en tiempo real;
  • Es posible realizar una gestión y control eficiente del proyecto;
  • Permiten crear diseños 3D de proyectos de construcción y añadir elementos de modelación y dibujo paramétrico;
  • Permite crear infografías, renders y animaciones;
  • Programas potentes e intuitivos, que permiten ahorrar costos y tiempo durante todo el ciclo de vida de un proyecto;
  • Estos programas ofrecen soporte y asesoramiento técnico constante.

Cómo se pueden beneficiar las pymes con los programas y procesos BIM en México

BIM es un sistema de trabajo imprescindible para las grandes compañías de arquitectura. Las grandes firmas lo utilizan por las múltiples ventajas que aportan. Sin embargo, muchas pymes mexicanas aún no han apostado por el modelo BIM debido al desconocimiento sobre los beneficios que le pueden brindar esta metodología.

Haciendo uso del modelo BIM, las pequeñas y medianas empresas del país pueden aumentar la productividad, optimizar el trabajo, reducir la pérdida de tiempo y gastos innecesarios, controlar y gestionar proyectos de construcción y aumentar los ingresos.  

BIM no solo es rentable para proyectos de gran envergadura. Con este modelo es posible aumentar la calidad, como valor añadido de gestión a cualquier tipo de proyecto, sea grande o pequeño.

Esto permitirá sacar el máximo partido a tu compañía, ganarte la confianza de tus clientes, asumir grandes proyectos y aumentar la cantidad de servicios que como empresa puedes cubrir. 

Tú también puedes apostar por esta metodología de trabajo colaborativo. No lo dudes y ¡da el salto al modelo BIM!

Qué es Small Data y por qué es una alternativa al Big Data

Qué es Small Data y por qué es una alternativa a Big Data

Qué es Small Data y por qué es una alternativa a Big Data

 

¿Estás pensando en utilizar el análisis de datos para mejorar tu pyme? Entonces deberías saber que aparte del conocido Big Data existe el Small Data y te puede ser más útil. ¿Qué es el Small Data y cuál es la diferencia con el Big Data? En este artículo te lo explicamos.

La era del valor de los datos

Datos, datos y más datos. Algo indudable a finales de la segunda década del siglo XXI es que entre los buscadores de internet, las redes sociales, los wearables, el internet de las cosas y muchas otras fuentes, los datos que producen las personas se han convertido en lo más valioso para las compañías y los gobiernos.

¿Cuántas veces has escuchado sobre la cantidad de datos que tienen Facebook y Google sobre los internautas? Y especialmente, ¿cómo los utilizan? Escándalos del uso de datos sobran, Cambridge Analytica es uno de los más sonados. El hecho de que ahora los gobiernos estén desarrollando e implementado leyes de protección de datos es un indicativo de que es un tema muy serio, es la privacidad del individuo.

Un correcto estudio de datos ofrece resultados útiles o insights para entender comportamientos o predecir situaciones. Las empresas ya sean grandes, medianos o pequeñas lo saben y por eso están invirtiendo en herramientas y gente especializada para realizarlo.

Las organizaciones buscan en ellos todo tipo de patrones y resultados que ayuden a la empresa. Por ejemplo, identificar fallos e optimizar los procesos; prever comportamiento del mercado; pronosticar riesgos para evitarlos o sortearlos lo mejor posible; diseñar nuevos modelos de negocio; trazar perfiles de consumidores para afinar o desarrollar nuevos productos. En otras palabras, el análisis te da la información que necesita tu negocio para despuntar en el mercado o incluso sobrevivir una crisis.

Qué es Big Data

El término Big Data últimamente suena mucho en el mundo de la tecnología y los negocios, se refiere a toda esa información que se genera todo el tiempo en todos lados. El Big Data es una combinación de datos estructurados y no estructurados que se puede medir en petabytes o exabytes. Provienen de cualquier tipo de fuente, producida directamente por un humano o no. 

El Big Data se puede entender con las siguientes tres V: volumen, variedad y velocidad.

  • Volumen: es la cantidad de los datos a procesar, la cuál es mucha y se requiere una tecnología específica y expertos en el área para trabajarla.
  • Variedad: es la diversidad de naturaleza y formato de los datos a procesar, en este caso es un volumen mixto de tipos de datos.
  • Velocidad: es el tiempo que se necesita para adquirir y procesar la información, en este caso al ser una gran cantidad se hace por lotes y por lo tanto los resultados no son inmediatos, lleva su tiempo. 

Por estos motivos, trabajar con Big Data no es algo sencillo, requiere herramientas y especialistas para hacerlo. Esto no es económico y no todas las compañías se lo pueden permitir. 

Debes tener en cuenta que debido a que el Big Data tiene un gran volumen y variedad de datos no te resultará útil o de valor en primera instancia. La tarea de limpiar, clasificar y analizar es lo que da el resultado o insight de calidad.

Pero existe otro tipo de data, el cual, ahora mismo, no es tan famoso como el Big Data pero puede ser igual de provechoso a mucho menor coste, se llama Small Data.

Qué es Small Data

Como su nombre lo indica, el Small Data es una pequeña cantidad de datos, al contrario que los profundos océanos del Big Data. Son datos concretos que puede entender una persona sin necesidad de un experto o de una tecnología ultra sofisticada.

De hecho, para muchas cuestiones del día a día, tanto de usuarios como de empresas, el Small Data es suficiente. Es más accesible y procesable. Casi cualquier persona puede trabajar con estos datos, utilizando diferentes tipos de software y de menor precio que los que necesita el Big Data.

El Small Data suele ser fácil de analizar y representar. También se puede explicar con las tres V que tiene el Big Data:

  • Volumen: la cantidad de información es menor, lo cual lo hace preciso y manejable para una persona.
  • Variedad: generalmente está compuesto de un único tipo de datos en un mismo formato, esto lo hace más accesible y fácil de comprender.
  • Velocidad: debido a que la cantidad de información es manejable, los análisis se pueden realizar casi o en tiempo real. Puedes tener resultados tan pronto como cuando ingresas los datos.

Los productos que se usan para analizar el Small Data no tienen que ser especializados para grandes cantidades de datos. Por ejemplo, puede ser una herramienta de análisis de datos Marketing, un software CRM, un software ERP, un software de servicio al cliente, incluso se puede hacer en un Excel. 

El Small Data está compuesto por datos que ya tienen valor, al ser más específicos o detallados se pueden utilizar para realizar insights de calidad inmediatamente. No hace falta que pasen por el largo proceso que el Big Data requiere. Y no porque el Big Data no tenga calidad, sólo que en ese caso, el valor hay que trabajarlo o minarlo, mientras que en el Small Data ya se recopila lo que se necesita analizar.

Ejemplos de Small Data son: el perfil y actividad de una persona en redes sociales o en su app que mide cuánto ejercicio hace al día, la app del banco que indica en cuánto y en dónde gasta cada mes , los horarios de autobuses, las estadísticas de un jugador de fútbol, etc.

¿Se te hace muy familiar el Small Data? Por supuesto, tienes claro qué es Small Data, llevas analizando este tipo de datos toda tu vida, tanto en tu vida personal como en la profesional. Es toda esa información que comprendes y la tienes a la mano. La pregunta es: ¿la estás aprovechando debidamente en tu empresa? 

Small Data vs Big Data ¿qué le conviene a las pymes?

¿Realmente hay una lucha entre Big Data y Small Data? Los dos son distintos entre si, cumplen funciones diferentes, la lucha no está en cuál de los dos proporciona los mejores resultados, ambos lo pueden hacer; tampoco está en si se tiene el presupuesto o no. La lucha está en la estrategia de tu empresa, está en qué tipo de datos recopilas y qué quieres hacer con ellos, ¿qué necesidades tiene tu pyme?, ¿qué problema buscas resolver?

Cada pyme debe hacer un análisis propio sobre qué datos tiene y cómo puede aprovecharlos para su negocio. Ya sea para entender mejor a los clientes, medir el rendimiento de equipos internos, desarrollar campañas de marketing exitosas, etc.

Es cierto, del Big Data se pueden crear distintos Small Data pero no por eso es necesario realizar todo ese largo y costoso proceso. El Small Data se puede recolectar directamente, por ejemplo, de las redes sociales o encuestas. Al final, Big Data y Small Data son datos, para elegir como tratarlos depende del volumen, el tipo y formato, las fuentes de donde provienen y los objetivos a descubrir con ellos.

Uno de los beneficios del Small Data es que inmediatamente se puede procesar y producir insights de calidad. Los datos que lo componen ya tienen un valor. Esto para cuestiones de marketing, logística, servicio al cliente, entre otros, es muy útil. A diferencia del Big Data, el cual es más tardado pero la cantidad de insights es mayor, aparte de que con el Big Data se pueden obtener resultados que con el Small Data no.

Los datos siempre estarán ahí, depende de ti si te pierdes o los usas para construir

Los humanos son los que producen los datos y los que los denominan Big Data, Small Data, o incluso hay un término que es Dark Data. 

El reto está en no perderse en los datos, hay que tener claro que se quiere sacar de ellos, para que finalidad se estudian y cuánta cantidad y variedad se va a procesar. Entonces es más fácil saber si se requiere trabajar e invertir en análisis de Big Data o de Small Data.

Las oportunidades del comercio móvil para pymes

Comercio móvil en México

Comercio móvil en México

Las compras por internet en México se han disparado en los últimos años y han cambiado completamente el hábito de los consumidores. Esto, sumado al uso cada vez mayor de los dispositivos móviles como smartphones y tablets, han impulsado el comercio móvil entre los compradores mexicanos.

De hecho, el comercio móvil en México se ha convertido en una tendencia de compra y de venta que, al mismo tiempo, representa una gran oportunidad de negocio para las pymes del país, que además, cuentan con un gran número de software de comercio electrónico que impulsan su desarrollo. 

Qué es el comercio móvil y qué importancia tiene

El comercio móvil o m-commerce es una modalidad de comercio que se basa en la venta de productos y servicios a través de plataformas de comercio electrónico optimizadas para dispositivos móviles (celulares, tablets, etc.)

De acuerdo con el estudio privado “El Comercio Móvil en México” elaborado por la consultora Euromonitor, a petición de PayPal, el m-commerce creció en promedio anual un 46% entre 2013 y 2018, y generó 505 mil millones de pesos en beneficios.   

Con estos datos se puede decir que el comercio móvil se ha convertido en una parte esencial de la vida en México, ya que es una forma segura y simple de manejar el dinero y realizar las compras del día a día. 

Qué compran los mexicanos vía comercio móvil

Estas son las categorías de productos que más adquieren los mexicanos desde el celular: 

  • Boletos de espectáculos de entretenimiento;
  • Ventas al por menor;
  • Transportación;
  • Hospedaje;
  • Pagos de cuentas;
  • Comida a domicilio;
  • Contenidos bajo demanda.

Está claro que en México hay consumo y cada vez mayor cultura de comercio móvil. Pero ¿esto qué representa para las pequeñas y medianas empresas del país?

Ventajas del comercio móvil para pymes en México

  • Mayor audiencia: el comercio móvil permite llegar a una audiencia más amplia, a potenciales clientes que de otra forma no los encontrarías; a tener presencia en Internet y aumentar la visibilidad de marca;
  • Aumento de las ventas: internet no tiene horarios ni días festivos, por lo que los consumidores pueden comprar a cualquier hora y desde cualquier lugar del mundo. El negocio aumenta sus posibilidades de venta;
  • No es necesaria una gran inversión: la infraestructura y el personal para llevar una tienda online es menor que el requerido por un punto de venta físico;
  • Mejora la imagen del negocio: el comercio móvil mejora la imagen de las pymes porque otorgará a la empresa una apariencia más moderna y actual. 

Herramientas digitales que se necesitan para que un negocio tenga un comercio móvil

Para que un negocio tenga un comercio móvil, se requieren una serie de herramientas digitales. Éstas son las responsables de que la tienda online no solo luzca perfecta, sino que también sea funcional y útil para los posibles clientes.

Más conocidas como plataformas de comercio electrónico, son las que permiten a las empresas:

  • Publicar catálogos de productos con categorías y opciones de búsqueda, añadir carrito de compra online, entre otros;
  • Posibilidad de realizar seguimiento de pedidos y soporte para catálogos de artículos;
  • Añadir cuentas de cliente e inicio de sesión;
  • Realizar transacciones de bienes y servicios de forma total o parcial a través de internet;
  • Conocer el comportamiento de los usuarios: saber cuánto tiempo pasan en cada página, cuáles son las más visitadas, cuáles han abandonado, etc.
  • Enviar newsletter a potenciales clientes con promociones o novedades sobre la marca.

Cualquier solución de comercio electrónico, tiene el objetivo de ser el escaparate de los productos de las empresas y la plataforma para que los consumidores puedan a un clic, adquirir sus artículos.  

Qué deben tener en cuenta las pymes al implementar un comercio móvil en México

Estos son algunos de los aspectos a tener en cuenta para las pymes mexicanas antes de implementar una estrategia de comercio móvil:

  • Determinar la inversión: es muy importante determinar cuánto puedes invertir en el comercio móvil y planificar un presupuesto para posibles contingencias;
  • Definir el tipo de negocio: puede ser B2B (Business to Business, de empresa a empresa) o B2C (Business to Consumer, de empresa a consumidor). Es decir, puede ser un negocio orientado a vender un producto o servicio a otros negocios o a consumidores individuales;
  • Definir el modelo de tienda online: el comercio online puede ser Brick and Click, un sistema de negocio que combina la venta online con la offline o 100% Click, es decir, online, con presencia y canal de venta únicamente virtual.
  • Delimitar el alcance geográfico: según los productos o servicios, definir el mercado local o internacional. Este es un aspecto fundamental de cara a la logística, el área que se encarga de que los envíos de los pedidos de tus clientes lleguen justo a tiempo y en perfecto estado.
  • Buena usabilidad y navegación fácil por parte de los usuarios: clave para el éxito del comercio móvil. Es importante optar por una estructura sencilla de navegación que reduzca los pasos del proceso de compra, facilite la decisión de compra y mejore la experiencia del usuario.
  • Variedad de métodos de pago: Incluir tarjeta de crédito y débito y depósitos bancarios. Es imprescindible certificar el sitio web para que la conexión sea cifrada mediante tecnología SSL.
  • Generar tráfico al sitio web: A través de herramientas de publicidad de publicidad de pago como Adwords o Facebook Ads y mediante redes sociales. Pide asesoramiento a agencias de marketing y comunicación digital para atraer clientes.

El comercio móvil en México es una realidad: es la opción de compra preferida por los mexicanos. Sin embargo, implementar este tipo de comercio no es instantáneo ni automático. Es todo un reto para las empresas, por lo que, hay que valorar la puesta en marcha de este modelo de negocio.  

El éxito dependerá de la posibilidad del negocio para abastecer los pedidos que se generen, enviarlos a los clientes a tiempo y garantizar un buen servicio al cliente.

Qué es un Scrum Master

Qué es un Scrum Master

Qué es un Scrum Master

Recuerdo la primera vez que escuché el término en una reunión. “Debo haberme desviado del tema”, pensé. “¿Cuándo se convirtió la conversación en un juego de rol?” 

Una vez concluida la reunión, resulta que otros compañeros desconcertados llegaron a la misma conclusión relacionada con los juegos de rol. Rápidamente descubrí que la confusión sobre este término es común, especialmente para aquellos que son nuevos en el mundo del software para la gestión de proyectos Agile.

Pero, hay buenas noticias: Scrum y los roles dentro de él no son tan complejos como se podría pensar. Para entender qué es un Scrum Master, es útil conocer primero un poco sobre la metodología. 

En este artículo, te contamos sobre esta función y su papel en el método Scrum de la gestión de proyectos Agile. 

¿Qué es Scrum?

Scrum es un método ágil de trabajo que se originó en el área de desarrollo de software. Hoy en día, es una forma de que los equipos, sean técnicos o no, trabajen en proyectos complejos de forma colaborativa y eficiente. El objetivo es entregar el mejor resultado posible sin sofocar la creatividad y la productividad. 

En el corazón de esta forma de trabajo se encuentran los eventos Sprint. Un Sprint es un período de tiempo (rígido) de un mes o menos en el que el equipo se dedica a completar una sola tarea, como desarrollar funciones, actualizaciones, características, etc. Una vez que un Sprint concluye, el siguiente Sprint comienza inmediatamente.

La configuración del equipo maximiza la flexibilidad, la creatividad y la productividad. Aquí hay un rápido desglose de los roles:

  • El dueño del producto es responsable del producto que resulta del trabajo de desarrollo.
  • El equipo de desarrollo está integrado por profesionales que realizan el trabajo.
  • Scrum Master sirve al dueño del producto y al equipo de desarrollo.

¿Qué es un Scrum Master?

La Guía de Scrum define el rol como un “servant-leader para el Equipo de Scrum”. El Scrum Master, o facilitador, ayuda al equipo a entender la teoría del método Agile y a adherirse a sus prácticas, reglas y valores. 

También ayuda a los empleados que están fuera del equipo a entender cuáles de sus interacciones con el equipo del proyecto son útiles (y cuáles no). 

¿Qué hace un Scrum Master?

La tarea principal de un Scrum Master es eliminar los obstáculos que tiene el equipo, para que pueda trabajar de manera productiva. Para ello, deben: 

  • Eliminar los obstáculos, por ejemplo: un conflicto entre los integrantes del equipo.
  • Identificar los potenciales de optimización en cualquier aspecto.
  • Capacitar al equipo de scrum en la metodología ágil.
  • Mediar entre los propietarios de los productos, las partes interesadas y el equipo.

El problema con este rol es que todo suena un poco abstracto. Así que veamos un ejemplo concreto: parte del método ágil es el scrum diario, una junta obligatoria de quince minutos que tiene lugar por la mañana. Las personas del proyecto discuten sus responsabilidades del día y destacan los posibles obstáculos. 

El scrum diario es una parte esencial del método, pero sólo si se mantiene dentro de los quince minutos asignados. Si no es posible utilizar la reunión para un intercambio rápido de información, el facilitador debe reconocerlo, discutirlo y encontrar una solución. También tienen que mantener a las personas en el tema, evitar que se aleje la conversación.

Por ejemplo, algunas empresas traen una gallina de juguete a la junta. Si la conversación se desvía, la gallina hace un graznido para indicar que el tema no pertenece a la reunión, ¡aunque pueda parecer importante!

Gallina de goma para juntas Sprint dentro de la metodología Scrum
Fuente: Atlassian Twitter

¿Cuáles son las herramientas utilizadas en el scrum?

Existe una gama de herramientas de colaboración para los equipos que utilizan la metodología Scrum dentro de su negocio. A continuación se presentan algunas sugerencias, basadas en que el software tenga al menos 100 comentarios de usuarios con más de 4 puntos en valoración general y un alto volumen de búsquedas en Capterra México

Herramientas de colaboración para los equipos Scrum

Listado en orden alfabético:

  • Bitrix24 tiene una versión gratuita de código abierto para hasta 12 usuarios.
  • ClickUp se describe como una plataforma de productividad destinada a proyectos ágiles. 
  • JIRA es una herramienta de desarrollo de software utilizada por equipos ágiles.

¿Cómo convertirse en un Scrum Master?

Ya sabes qué es un Scrum Master, ¿quieres ser uno? Si bien no existe un organismo nacional o internacional para ello, la Scrum Alliance se ha convertido en la organización de facto para hacerte un Certified Scrum Master (CSM). 

Aquí están los aspectos del Scrum con los que tendrás que familiarizarte antes de inscribirte:

  • Teoría y valores
  • Equipos y roles
  • Eventos
  • Artefactos.

También debería descargar y leer la Guía de Scrum

Estos pasos son esenciales porque se te pedirá que hagas un pequeño test al principio del curso. Una vez que lo apruebes, estarás listo para comenzar el proceso de entrenamiento.

Qué es la Certificación Master de Scrum (CSM)

La certificación permite a los estudiantes aprender el marco de trabajo y obtener conocimientos sobre los roles, eventos y artefactos del equipo de scrum. El curso tiene una duración de varios días y al final del programa, los estudiantes realizan un breve examen (alrededor de 60 minutos).

Los estudiantes también deberán aceptar el Acuerdo de Licencia y completar su perfil de membresía de la Scrum Alliance, en caso de que aprueben el examen. 

La Scrum Alliance recomienda que los miembros certificados renueven su acreditación cada dos años.

¿Cuál es el salario promedio de un CSM?

Basado en los datos proporcionados por Neuvoo, el salario promedio de un CSM en México es de 35,000 pesos mexicanos. 

Las habilidades más deseadas para tener el mejor salario posible:

  • Desarrollo ágil de software.
  • Experiencia con Scrum.
  • Gestión de proyectos.
  • Análisis del negocio.
Consulta el directorio de Capterra para descubrir el software ágil para amplificar tu proceso de scrum. Si eres nuevo en el framework, explora las plataformas que ofrecen una versión gratuita hoy.

La importancia del posicionamiento de marca en redes sociales 

Valor de posicionamiento de marca en redes sociales

Valor de posicionamiento de marca en redes sociales

Con millones de usuarios a diario, las redes sociales se han convertido en el escaparate más grande del mundo, ¿cómo hacerse un hueco entre tanta información y competencia? ¿Cómo destacar? Una respuesta y una acción que suma a otras, es el posicionamiento de marca en redes sociales.

Si eres empresario o dueño de una pyme, el posicionamiento de marca en redes sociales no solo te ayudará a hacerte ver, dará a conocer tu oferta, te ayudará a comunicarte con tus clientes y potenciales consumidores, y también a crear fuertes vínculos con ellos. 

Por qué es tan importante el posicionamiento de marca en redes sociales

La importancia del posicionamiento de marca en redes sociales es tal, que el 47% de los mercadólogos indica que desarrollar estrategias sociales para apoyar las metas generales del negocio se mantiene como su principal reto. ¿Por qué? 

Porque las redes sociales son los medios de comunicación de cualquier marca. Ellas representan un escaparate para mostrar productos y servicios pero también, la filosofía y los valores de la empresa. Son posicionamiento y en definitiva, publicidad. 

La audiencia en redes sociales, México es el tercer país que más tiempo pasa en ellas

Las redes sociales se han convertido en una parte importante de nuestras vidas. Por ello no debe sorprendernos que hayan 3.4 mil millones de usuarios activos en todo el mundo, según el estudio Digital in 2019, con una media de uso diario de 2 horas y 16 minutos.

En México hay 88 millones de usuarios activos de redes sociales, según el informe de México de Digital in. Esto supone el 67% de la penetración total en el país. La media de tiempo que los usuarios mexicanos pasan en redes sociales es de 3 horas y 12 minutos, siendo el tercer país del mundo en destinar más horas y minutos a su uso.

Según el mismo estudio, los usuarios que más consumen y demandan redes sociales son hombres y mujeres jóvenes, de entre 18 y 34 años. A éstos les siguen el rango de entre 35-54 años. ¿Aquí se encuentra el rango de edad de tu cliente? Las redes sociales aumentan la posibilidad de llegar a ellos y al mismo tiempo alimentan tu posicionamiento en Internet. 

En México la red favorita es YouTube, seguida de Facebook y WhatsApp. Si consideramos ésta última como una app de mensajería, la tercera red social más demandada es Instagram, seguida de Twitter.

Por todo esto, es imprescindible que cualquier negocio que quiera un posicionamiento de marca en redes sociales debe trabajar en la imagen que quiere proyectar a la comunidad. Esto también se conoce como branding en redes sociales: la gestión estratégica y creativa de todos los elementos de identidad de una marca. 

Pero ¿cómo hacerlo y además hacerlo bien? Te hemos preparado algunos consejos para conseguirlo. 

Consejos para posicionar y cuidar la imagen de marca en las redes sociales

  • Publica contenido de valor en redes sociales: la estrategia de contenido es un elemento esencial para posicionar tu marca en redes sociales. Recuerda que antes de crear y publicar, debes hacer un exhaustivo análisis sobre los intereses y las necesidades de tu público objetivo para realmente aportar algo a tu audiencia;
  • Optimiza tu perfil: crea un perfil que genere confianza a los usuarios. La mejor forma de hacerlo es utilizar el mismo logotipo como avatar en todas tus redes sociales, así la audiencia te reconocerá. Pon como nombre de usuario el nombre de tu empresa e incluye un enlace que lleven directamente a tu sitio web; 
  • Analiza lo que está haciendo tu competencia en redes sociales: para esto, identifica empresas que sean de tu mismo sector, que satisfagan las mismas necesidades que tu negocio y que ofrecen servicios y productos similares a los tuyos;
  • Aprovecha el contenido generado por los usuarios: invita a tus seguidores a crear contenido para tus redes, por ejemplo, una campaña de hashtag, vídeos cortos, recomendaciones, entre otros.;
  • En redes sociales, sé empático: Somos personas tratando de hablar con otras personas, no pierdas esto de vista. 

Herramientas para analizar y gestionar marcas en redes sociales

Saber qué dicen de tu marca en internet es igual de importante, o más, que tener presencia en redes sociales. ¿Cómo monitorizar, medir el impacto y la repercusión que tienen tus acciones en la Social Media? 

Existe un gran número de herramientas para gestionar redes sociales, para analizar y gestionar la comunicación, la presencia y la difusión de contenidos de pymes en redes sociales. Pero ¿qué debemos tomar en cuenta al elegir un software de este tipo? 

Principales características del software de gestión de redes sociales

  • Notificación de alertas y avisos: debe comunicar a los administradores de cualquier incidente ya sea a través del correo electrónico o del celular, a través de WhatsApp, notificaciones push, SMS, entre otros;
  • Presentación de los datos en un panel de monitoreo: en esencial que la herramienta muestre el estado de las redes en tiempo real, es decir, lo ya publicado, las listas del contenido programado, entre otras opciones;
  • Colaborativa: una herramienta de gestión de redes sociales debe facilitar el trabajo en equipo, es decir, que todos los miembros puedan acceder desde su propio usuario y ver lo que ha hecho cada uno. 
  • Intuitiva: la aplicación debe ser intuitiva, fácil de configurar y de utilizar (a través de guías, videotutoriales, formaciones…);
  • Multiplataforma: permitir el acceso a más de una red social, para que puedas publicar lo mismo y a la vez, en todas tus redes sociales; 
  • Multidispositivo: que se pueda acceder a través de la computadora, de una tablet o desde el celular;
  • Planes de pago escalables por necesidades: planes gratuitos y de pago en función de las necesidades;
  • Análisis de datos: en Social Media no es todo lanzar publicaciones sin saber qué pasa con ellas. La herramienta de gestión de redes sociales puede proporcionarte esta característica o también puedes utilizar un software para análisis de redes sociales, está diseñado específicamente para generar estadísticas e informes. 

En definitiva, el posicionamiento de marca en redes sociales es clave para conseguir el éxito de tu negocio en internet. Es el mejor método para que los usuarios conozcan tu firma, interactúes con potenciales clientes y mejores tu reputación online.

¿Qué es un chatbot y cómo te ayuda en tu negocio?

Qué es un chatbot

Qué es un chatbot

¿Por qué las pequeñas y medianas empresas mexicanas fracasan? ¿Hasta qué punto la tecnología puede ser la solución de negocio? Si no sabes qué es un chatbot y qué puede hacer por tu empresa, ¡sigue leyendo que esto te interesa! 

Una mala administración y carencia de estrategias, falta de investigación sobre el mercado, ausencia de personal adecuado, capacitado, baja productividad, endeudamiento excesivo, bajas tasas de ventas y control inadecuado de los gastos, son algunos de los principales obstáculos a los que se enfrentan las pymes mexicanas. Pero no te preocupes, existen respuestas. 

Para superar estos problemas, dos de los retos que deben asumir las empresas son la implementación de tecnología y entender las demandas de los clientes. Y esto, es algo que pueden solventar los chatbots. Pero ¿qué es un chatbot y cómo funciona? 

Qué es un chatbot

Si te preguntas qué es y para qué sirve un chatbot, debes saber que esta tecnología es, prácticamente, un programa informático basado en Inteligencia Artificial, que simula una conversación con una persona.

Es un software programado para interactuar con los usuarios, responder (de manera automatizada) a sus preguntas y resolver sus dudas, sin necesidad de que haya una persona físicamente contestando. Por eso, son muy utilizados para la atención al cliente. 

Las pymes mexicanas gracias a los chatbots y a distintos software de mesa de ayuda pueden, por un lado, aumentar la productividad y la eficiencia operativa de las empresas al no depender exclusivamente de personal humano y, por otro mejorar la experiencia de los clientes y el servicio de atención al consumidor. 

Muchos sectores empresariales están apostando por chatbots y por herramientas para crear chatbots. Sobre todo, aquellos que ofrecen atención y soporte al usuario: call centers, comercios electrónicos, agencias de viaje y empresas turísticas, banca, salud y educación, entre otros. 

Cómo funcionan los chatbots

Para comprender mejor cómo funciona un chatbot, debemos entender qué es un bot. Un bot es un software de inteligencia artificial capaz de realizar una serie de tareas por sí mismo, sin depender del ser humano. El tipo más utilizado de bot es el chatbot.

Pero, ¿cómo mantiene un chatbot una conversación con el usuario? 

Los chatbots utilizan la Programación Neurolingüística (PNL) para entender y procesar mensajes. Éste es un campo de las Ciencias de la Computación, Inteligencia Artificial y Lingüística que estudia las interacciones entre los ordenadores y el lenguaje humano.

Para interpretar e identificar lo que dice el usuario y dar una respuesta coherente y apropiada, los chatbots hacen uso del Machine Learning (ML) o aprendizaje automatizado para procesar la información. Todos estos datos se procesan y se almacenan en redes neuronales capaces de detectar patrones y aprender de ellos. 

El Machine Learning es un subcampo de las Ciencias de la Computación y la Inteligencia Artificial que permite que los ordenadores aprendan. ¿Interesante, verdad? 

A través del flujo natural de conversaciones entre el chatbot y el usuario, la base de datos crece. Una base de datos bien alimentada, obtendrá información amplia y completa. Permitirá comprender más profundamente a los clientes: su forma de comprar, sus decisiones de compra, sus intereses, etc. 

Con esto podemos decir, que un chatbot sin una buena base de datos, es totalmente inútil. Es como una app móvil que únicamente muestra información, consume memoria y recursos pero no aporta nada al usuario. De ahí, la importancia de disponer una base de datos nutrida. 

Tipos y características de chatbots

Para qué sirve un chatbot

Existen dos tipos de chatbots: 

  • Chatbot declarativos u orientados a tareas (declarative): este tipo de software tienen un único propósito, es decir, se centran en realizar una función. A través de reglas, Programación Neurolingüística y Machine Learning, generan respuestas automatizadas a las consultas de los usuarios. 
  • La interacción con este chatbot es muy estructurada, aplicándose a las tareas de servicio al cliente y soporte. Es el tipo de chatbot más utilizado.
  • Chatbot predictivos o conversacionales (conversational): este tipo de chatbots se denominan asistentes virtuales. Los chatbots predictivos son más interactivos y personalizados que los chatbot declarativos. 
  • Aprovechan la comprensión del lenguaje natural, del PNL y ML para aprender sobre la marcha. Utilizan además, la inteligencia predictiva y el análisis para personalizar sus respuestas, basadas siempre en los perfiles de los clientes y en el comportamiento de los usuarios. 
  • Con el tiempo, este chatbot es capaz de conocer las preferencias de los consumidores, proporcionarle recomendaciones, anticiparse a sus necesidades e iniciar conversaciones. Siri de Apple o Cortana de Microsoft son ejemplos de chatbots conversacionales. 

Sin embargo, existen muchas herramientas basadas en Inteligencia Artificial que permiten a los empresarios y propietarios de negocios crear y diseñar chatbots personalizados de acuerdo a sus necesidades.

Características de los chatbots

  • Los chatbots utilizan Inteligencia Artificial y aprendizaje automatizado para entender la información, dar respuestas razonables y conocer a los usuarios.
  • Están en conexión constante. Simulan empatía con el usuario, a pesar de ser máquinas.
  • Interactúan con el cliente a través de texto, imágenes, botones de llamada a la acción y enlaces, entre otros.
  • Ofrecen al consumidor una experiencia más agradable.
  • Brindan respuestas rápidas, inmediatas y sencillas de comprender, con un lenguaje natural para el cliente.
  • Automatizan las tareas de atención al cliente.
  • Dirigen al usuario a la compra de un producto o contratación de un servicio.
  • Se pueden personalizar, adaptándose así a las necesidades de las empresas.
  • Recogen información del comportamiento de consumo de los usuarios. 
  • También sirven para tramitar pedidos, dar información, enviar newsletter y noticias a los clientes.
  • Son una fuente de ingresos para las compañías.

El futuro de los chatbots

Ya sabes qué es un chatbot y su importancia para los negocios, pero ¿cómo será esta tecnología en el futuro? En los años venideros veremos como la Inteligencia Artificial, la Programación Neurolingüística y el Machine Learning seguirán evolucionando y se combinarán con nuevas tecnologías, como el 5G.

Esto permitirá mejorar las características de los chatbots y disfrutar de predicciones, respuestas y recomendaciones más rápidas, entre otras posibilidades, con el objetivo de hacer la vida y el trabajo de las personas más fácil. 

Ventajas de los chatbots que las pymes no deben desaprovechar

La tecnología de chatbots ha llegado para quedarse. Cada vez son más las empresas y pymes no solo en México, sino en el mundo, que confían en ellos para la comunicación habitual con sus clientes por las ventajas que suponen:

  • Ofrecen servicio de atención al cliente más eficiente, tienen la capacidad de convertir a los visitantes que solo ojean sus productos o servicios en clientes; y a los compradores ocasionales en compradores que regresan.
  • Liberan a los humanos de las tareas de soporte al usuario, pudiendo dedicar su tiempo en otras actividades estratégicas de la empresa.
  • Aumentan la productividad. Los chatbots interactúan con un número ilimitado de usuarios. Los trabajadores humanos tienen limitaciones físicas y mentales.
  • Mejoran la experiencia de los clientes y resuelven fácilmente sus consultas.
  • Constituyen un canal ideal para la comercialización de productos.
  • Agilizan las ventas. Los chatbots guían a los usuarios desde la compra de un producto hasta el pago final. Permiten realizar compras instantáneas y aceptar pagos.
¿Te interesa implementar un chatbot en tu negocio? Te recomendamos analizar tus necesidades y comparar las distintas opciones de software de Inteligencia Artificial disponibles con la herramienta de comparación de Capterra.

¿Éxito o fracaso? Indicadores para evaluar un proyecto

Indicadores para evaluar un proyecto

Indicadores para evaluar un proyecto

Si le pides a cinco personas diferentes que definan “fracaso del proyecto”, es probable que obtengas cinco respuestas distintas. Esto se debe a que el fracaso de un proyecto es subjetivo, determinado tanto por los criterios de éxito como por los indicadores para evaluar un proyecto, su desempeño durante y después de su finalización.

Un proyecto puede considerarse un éxito si se adhiere al calendario previsto, otro proyecto si se mantiene dentro de su presupuesto inicial, y otro más si evita la corrupción del alcance, también conocido como el síndrome de lavadero.

Pero si alguien más tuviera que medir el éxito según la satisfacción del cliente, y estos proyectos no cumplieran con las expectativas del cliente, cada uno de ellos también podría llamarse un fracaso.

Debido a que el fracaso es subjetivo, es esencial incorporar criterios de éxito en un plan de proyecto, y es aún más importante que cada parte interesada esté alineada bajo la misma definición de éxito.

La falta de alineación se ve reflejada en falta de comunicación, descontento y la eventual fragmentación de los equipos, una receta para la ineficacia. 

Pero si cada parte interesada está trabajando en conjunto hacia la misma meta y se ponen de acuerdo sobre cuál es la restricción que priorizar sobre la otra, entonces cada proyecto entregará su valor exitosamente.

En este artículo, revisaremos cinco indicadores para evaluar un proyecto que se utilizan comúnmente para medir el éxito o el fracaso, y destacaremos las herramientas que puedes utilizar para realizar un seguimiento del rendimiento.

Indicadores para evaluar un proyecto

1. Alcance

El alcance son los resultados previstos de un proyecto y la labor que debe realizarse para lograr esos resultados. Describe los objetivos específicos, los entregables, las características, etc., que se espera que un proyecto entregue, además de las tareas, los plazos y los costos que se necesitarán para lograrlo.

Si no tienes un alcance completamente definido al comienzo de un proyecto, entonces el alcance no debería ser tu criterio principal de éxito. Ten en cuenta que una marca clave del método Agile es la falta de requisitos completamente definidos antes del inicio del proyecto, por lo que los proyectos ágiles deben usar una métrica diferente.

Cuando se aumenta el alcance de un proyecto, también se debe aumentar el presupuesto y/o el tiempo. Con demasiada frecuencia, las partes interesadas quieren añadir requisitos después de que un proyecto está en marcha, pero no quieren comprometer otras limitaciones.

¿Cuál es el riesgo?: En el último año, el 52% de los proyectos experimentaron el síndrome de lavadero, según el informe PMI’s 2018 Pulse of the Profession (disponible en inglés).

Cómo rastrear el alcance: Durante la planificación del proyecto, trabaja con las partes interesadas para crear un plan de la estructura del proyecto:

  • Identifica todos los requisitos del proyecto
  • Divide las necesidades en productos entregables más pequeños
  • Describe las tareas necesarias para completar los entregables (y los recursos clave*)
  • Calcula el tiempo necesario para realizar cada tarea
  • Determina el camino crítico del proyecto

*Los recursos juegan un papel importante en la comprensión del alcance de su proyecto. Tienes que conocer el ancho de banda de tu equipo, la utilización de los recursos clave y cómo las tasas de pago afectan el presupuesto.

Una vez que entienda el camino crítico y cómo las restricciones de recursos impactan el plan del proyecto, puedes usar el Diagrama de Gantt para visualizar el proyecto.

Ver el proyecto en un calendario es una manera de hacer que todas las partes interesadas comprendan el alcance del proyecto, y cómo se logran los requisitos específicos en el tiempo y el presupuesto asignado.

Los diagramas de Gantt también sirven como una herramienta de seguimiento de proyectos; los gerentes pueden utilizarlos para vigilar el rendimiento y asegurarse de que los proyectos estén en camino de cumplir con el alcance previsto.

Un gráfico de Wrike Gantt que describe el lanzamiento de una línea de cosméticos orgánicos (Fuente)

2.Calendario

El calendario es la línea de tiempo de tu proyecto. Abarca no sólo la fecha de cierre final (o el lanzamiento del producto, según sea el caso), sino también los hitos importantes y los plazos de las tareas a lo largo del proceso.

La razón más común por la que los proyectos exceden su calendario inicial es el exceso de trabajo de los empleados. En lugar de esperar que los empleados den el 100% a un proyecto, debe reconocerse que, de manera realista, pueden dedicar sólo el 33% de su tiempo disponible a los proyectos, según Gartner.

En “Resource Capacity Planning for PPM Leaders: Crawl Before You Walk” (informe completo disponible para los clientes de Gartner), dicen los analistas Robert Handler y Mbula Schoen:

“Forzar a la gente a saltar de una actividad a otra no relacionada a través de un compromiso excesivo impone un costo de 20 minutos a dos horas en términos de eficiencia y efectividad del trabajo del proyecto”.

Para evitar excesos en el programa, debe planificarse el tiempo de ejecución o el tiempo de flotación y la capacidad de recursos.

Si el calendario es tu criterio de éxito más importante y notas que la agenda comienza a fallar, tendrás que aumentar tu presupuesto para conseguir más gente a bordo que ayude a recuperar las pérdidas de tiempo, o reducir el alcance del proyecto para lograr lo que se pueda en la fecha límite.

¿Cuál es el riesgo?: En el último año, el 48% de los proyectos no se completaron dentro de su calendario inicial, de acuerdo con el informe PMI’s 2018 Pulse of the Profession.

Cómo hacer un seguimiento del calendario: Existen numerosas herramientas que pueden ayudarte a realizar un seguimiento de la programación de su proyecto, incluidos los diagramas de Gantt. Pero es importante tener en cuenta que también es necesario controlar las limitaciones de recursos.

Entre los indicadores clave para evaluar un proyecto que pueden ayudar a mantener tu proyecto a tiempo incluyen:

  • Porcentaje de tareas completadas
  • Tareas pendientes del proyecto 
  • Hitos perdidos
  • Índice de rendimiento de programa: Valor de terminación (EV) / valor planificado (PV) 
Visualización de tareas y utilización de recursos en TeamGantt (Fuente)

3. Presupuesto

El presupuesto es lo que costará tu proyecto. ¿Cuánto estás estimando gastar para completar el alcance del trabajo? ¿Qué fondos estás invirtiendo en el proyecto?

Cuando los proyectos exceden su presupuesto inicial, casi siempre es el resultado de una mala planificación. Necesitas identificar todos los gastos posibles (salarios, materiales, diseño, pruebas, etc.), estimar el costo de cada partida y también planear para cuando las cosas salgan mal.

Para evitar sobrecostes, es importante planificar la contingencia en tu presupuesto, no sólo para tener en cuenta los costos inesperados, sino también en caso de que tus estimaciones resulten ser inexactas.

La mayoría de los expertos están de acuerdo en que debes agregar entre 10% y 30% de contingencia a los presupuestos de los proyectos. Y si un proyecto es de alto perfil, es posible que desees un presupuesto de respuesta de riesgo adicional.

El presupuesto está intrínsecamente ligado a los otros criterios de éxito mencionados aquí. Si ésta es tu principal limitación (como suele ocurrir) y los costos reales comienzan a superar sus gastos planificados, deberás ajustar el calendario, el alcance y/o la satisfacción del cliente para alcanzar el punto de equilibrio.

¿Cuál es el riesgo?: En el último año, el 43% de los proyectos no se completaron con su presupuesto inicial, según el informe PMI’s 2018 Pulse of the Profession.

Cómo hacer un seguimiento del presupuesto: Para realizar un seguimiento preciso del presupuesto, necesitarás herramientas automatizadas, no hojas de cálculo. Considera la posibilidad de crear una base de datos de gastos para ayudarte a estimar con mayor precisión los costos del proyecto en el futuro.

KPIs (indicadores claves de rendimiento) específicos para rastrear que pueden ayudarle a mantener su proyecto dentro del presupuesto incluyen:

Análisis del rendimiento de tiempo y materiales (T&M) en Mavenlink (Fuente)

4. Logro de los objetivos de negocio

El logro de los objetivos de negocio es la forma en que tu proyecto se desempeñó en comparación con tu business case. ¿Conseguiste los beneficios esperados (tanto tangibles como intangibles)? ¿Obtuviste el rendimiento esperado de la inversión (ROI por sus siglas en inglés)?

Con el ritmo tan rápido de cambio que trae consigo la digitalización, no es raro que el problema u objetivo empresarial que inicialmente incentivaba a un proyecto, cambie con el tiempo o desaparezca por completo. Los proyectos redundantes desperdician tiempo, dinero y recursos, además de que no proporcionan nada de valor a tu organización.

¿Cuál es el riesgo?: En el último año, el 31% de los proyectos no cumplieron con sus objetivos comerciales originales y su intención comercial, según el informe PMI’s 2018 Pulse of the Profession.

Cómo hacer un seguimiento del logro de los objetivos de negocio: Es probable que tengas una cola de proyectos esperando luz verde. Antes de dar luz verde a cualquier iniciativa, pide a un comité interdepartamental que revise el business case para asegurarte de que sigue alineado con los objetivos de la organización.

Las preguntas que hacerse incluyen:

  • ¿Es el proyecto único?
  • ¿Cómo se clasifica el proyecto en relación con los objetivos del negocio? (¿Es de prioridad alta, media o baja?)
  • ¿Cuál es el perfil riesgo-rentabilidad? (Alto riesgo, alto rendimiento, bajo riesgo, bajo rendimiento)

Luego, una vez que el proyecto esté en proceso, revisa periódicamente la intención frente a las necesidades del negocio para asegurarse de que el proyecto aporta valor en última instancia.

Tabla ejemplo de objetivos de negocio
Matriz de ejemplo que muestra los proyectos priorizados por objetivo de negocio

5. La satisfacción del cliente

La satisfacción del cliente se refiere al grado en que los resultados del proyecto cumplen o superan las expectativas. Esto abarca la calidad de las entregas, la experiencia general del cliente, el servicio al cliente, y la comunicación entre las partes interesadas internas y externas a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Esta métrica de éxito es de una importancia crítica porque a menudo es la que más se ve comprometida. ¿Importa si ganas por 1 o por 100 si ambos ganan? Eso depende del proyecto y de los demás criterios de éxito que estén sobre la mesa.

Ten en cuenta, sin embargo, que el 52% de los clientes han cambiado de proveedor en el último año debido a un mal servicio al cliente, según la encuesta de Accenture’s Global Consumer Pulse. Y habiendo cambiado, el 68% de ellos no regresará.

¿Cuál es el riesgo?: Según el informe de Gartner IT Key Metrics Data 2018 (disponible en inglés para los clientes de Gartner), el 26% de los participantes internos del proyecto (desde los CIOs hasta el personal de TI) no sienten que satisfacen adecuadamente las expectativas de los clientes, calificando sus percepciones de la satisfacción del cliente como “expectativas no satisfechas” o “algo decepcionantes”.

Cómo hacer un seguimiento de la satisfacción del cliente: Hay varias maneras de recopilar y analizar los comentarios de tus clientes, incluyendo:

  • Poner atención a las redes sociales
  • Encuestas a los clientes (incluyendo respuestas de campo abierto, no sólo una calificación numérica)
Realización de una encuesta de satisfacción de clientes en Nextiva (Fuente)

Conclusión

“Rápido, barato o bueno – elige dos.”

Este refrán sobre el triángulo de hierro es popular por una razón. Sigue siendo aplicable -y probablemente más cierto que nunca- con las limitaciones adicionales de la satisfacción de las partes interesadas y el logro de la intención empresarial añadidas a la mezcla.

Al principio de la planificación, identifica qué restricción del proyecto es más importante para tu proyecto y haz que sean tus criterios de éxito los que definan el éxito.

Lo más importante es asegurar que cada parte interesada se alinee y apoye la entrega exitosa de la métrica que se decida.

¿Qué otros indicadores para evaluar un proyecto existen? ¿Usas otros criterios? Cuéntamelo en los comentarios de abajo.

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