Desarrollo de tiendas online: consejos y software para empezar

La estandarización del teletrabajo y las restricciones de movimiento debido al confinamiento de los últimos meses han favorecido las ventas online. El desarrollo de las tiendas en línea es una buena muestra de renovación y renacimiento, tanto para el comerciante independiente como para las empresas. Ahora se dispone de software para crear sitios web que convierte esta tarea en algo mucho más sencillo. En esta guía se presentan diferentes opciones para crear un ecommerce que no requieren demasiados conocimientos técnicos.

Desarrollo de tiendas online: un salvavidas para los comerciantes en tiempos de crisis

La crisis actual ha provocado que las tiendas físicas hayan tenido que cerrar sus puertas durante un periodo de tiempo considerable y todo ello ha transformado el comportamiento de los consumidores. 

¿Cómo entonces se puede seguir en funcionamiento y ofreciendo servicios y productos? El desarrollo de tiendas online se ha convertido en una necesidad y está demostrando ser un salvavidas a largo plazo.

El aumento de la conectividad, el acceso a los dispositivos inteligentes y la mayor confianza en los sistemas de pago en línea han permitido que las ventas online crezcan de forma exponencial.

Aparte de la obvia continuidad de los negocios en tiempos de crisis, una tienda online proporciona muchos beneficios a los negocios físicos en tiempos de normalidad:

– La ausencia de horarios de apertura y la disponibilidad permanente del catálogo

– La posibilidad de ofrecer los productos de forma local o internacional

– Mayor visibilidad y difusión más fluida de la información

– Agilidad en el proceso de compra

– Facilidad a la hora de explorar clientes y mercados

– Mejora de la imagen de marca

El desarrollo de tiendas online implica costes que deberán asumirse antes de su creación. Estos costes, así como los gastos que genera su funcionamiento, dependen tanto del concepto como de los servicios que ofrezca la tienda.

Los principales pasos que deben darse durante el proceso de creación de un ecommerce son los siguientes:

– Elección del nombre y el dominio de la tienda online

– Elección de un buen host

– Selección de los proveedores de los productos

Uso del CMS (software de gestión de contenido) que mejor se adapte a tu tienda online, es decir, la plataforma que la albergará (Wix, Weebly, Prestashop, etc.).

– Personalización de los productos

– Incorporación de todos los métodos de pago posibles

– Creación de un blog que apoye la tienda online

– Regularización de la situación legal

– Creación de campañas de publicidad en línea

– Explotación de la comercialización en línea

En este artículo se centra en las herramientas que te permiten mostrar tus productos en línea y ponerlos a disposición de tus clientes: las plataformas de ecommerce. No se trata únicamente de diseñar un sitio web, sino de crear un verdadero canal de ventas online.

Las funcionalidades esenciales de una plataforma de ecommerce

Hay una amplia gama de plataformas de ecommerce, tanto gratuitas como de pago. Algunas están conectadas e incluso integradas con las redes sociales más importantes, como Facebook. Estas plataformas y sus servicios están evolucionando rápidamente para responder a la demanda de los clientes. Al planificar el desarrollo de las tiendas online, es necesario tener en cuenta algunas características técnicas y funciones esenciales que no deberían faltar en una plataforma de comercio electrónico si quieres conseguir tus objetivos. Entre otras, figuran las siguientes:

– Accesibilidad en el móvil: es fundamental que el diseño sea adaptable y se pueda ajustar a las pantallas pequeñas.

– Integración de redes sociales: es necesario que ofrezca la posibilidad a tus clientes de comprar productos a través de sus redes sociales favoritas.

– Enfoque multicanal: ha de fomentar una interacción coherente y homogénea en los diferentes canales que el cliente vaya a usar para comunicarse con la empresa (tiendas físicas, oficinas, teléfonos inteligentes, centros de contacto, etc.).

– Gestión de catálogos: la plataforma que se vaya a seleccionar debe ofrecer la posibilidad de gestionar uno o más catálogos de productos y dar facilidades para la importación y la exportación.

– Gestión de clientes: la plataforma que se elija debe permitir a tus clientes gestionar sus cuentas; deberían ser capaces de gestionar sus pedidos por sí mismos, registrar sus listas de deseos, hacer un seguimiento de los pedidos, acceder a su historial y a la libreta de direcciones.

– Presupuesto de marketing y promoción: la plataforma debe contar con herramientas de marketing y promoción sencillas de configurar (deben ser compatibles con las ofertas, los sistemas de descuento, los cupones y las promociones).

– Internacionalización: es necesario que la plataforma seleccionada facilite transacciones comerciales a nivel mundial, con opciones multilingües y en varias divisas.

– Diferentes métodos de envío y entrega: los usuarios deberían poder elegir según sus preferencias.

– Diferentes métodos de pago: la plataforma debe ser capaz de gestionar diferentes métodos de pago.

– Gestión integrada de pedidos: la gestión de todo el ciclo de pedidos (seguimiento de estado de los pedidos y de devoluciones) debe estar integrada en la plataforma que se vaya a elegir.

– Informes de gestión: la plataforma ideal debería incluir los informes necesarios para gestionar la empresa.

Las tres mejores plataformas para crear un ecommerce

Las plataformas que se muestran a continuación son las tres más populares entre los resultados de búsqueda del catálogo de GetApp teniendo en cuenta los siguientes criterios:

– Puntuación mínima global de 4/5 en GetApp.es

– Mayor cantidad de opiniones

– Posibilidad de usar una versión gratuita o una prueba sin coste

– Facilidad de uso

Los diferentes software se presentan en orden alfabético.

Prestashop

Software Prestashop
Plantilla de Prestashop (Fuente)
  • Calificación general: 4,3/5 (150 opiniones)
  • Solución de código abierto
  • Versión gratuita disponible
  • Precio inicial: 19,90 euros/mes

Prestashop es un CMS completamente gratuito diseñado para crear un ecommerce para pequeñas, medianas y grandes empresas.

Es una plataforma de comercio electrónico de código abierto. Cada usuario puede personalizar, modificar y actualizar su propia tienda online y adaptarla a sus necesidades. Ofrece también más de 2000 temas listos para usar. Integra análisis e informes para monitorizar y optimizar la tienda online. El software también ofrece la posibilidad de hacer un seguimiento de las ventas y de las interacciones de los usuarios.

Prestashop cuenta ya con una numerosa comunidad e incorpora un foro, un blog, un centro de ayuda y recursos para encontrar respuestas a las dudas que pueda plantear.

Características principales:

–  Temas según los productos que se van a comercializar

– Diversas opciones de funciones (por cuota): SEO, antispam, chat online

– Código abierto

– Asistencia 7 días a la semana

– Numerosos recursos de autoayuda

Más información

Weebly

Weebly herramienta para desarrollo de tiendas online
Plantilla de Weebly (Fuente)
  • Calificación general: 4,3/5 (1292 opiniones)
  • Existe una versión gratuita disponible
  • Precio más económico: 6 dólares al mes (5,5 euros aprox.)

Weebly es un servicio online que permite el desarrollo de tiendas online y su alojamiento de forma sencilla, rápida, gratuita y sin publicidad. Tan solo es necesario registrarse una vez en la plataforma para poder publicar tantos sitios, páginas y blogs como el usuario desee.

Weebly cuenta con un entorno muy intuitivo y permite el acceso a cualquier usuario de Internet sin experiencia. La plataforma ofrece muchos temas con un estilo elegante centrado en elementos muy visuales. Es recomendable utilizar fotos en alta definición.

Gracias a su avanzada tecnología, es posible incorporar contenidos multimedia y todo tipo de elementos mediante el sencillo método de arrastrar y soltar. Una vez creado, el sitio se puede descargar en un formato comprimido. Ofrece guías de marketing y SEO, así como una gran variedad de artículos que pueden servir como inspiración.

Características principales:

– Temas modernos y elegantes

– Plataforma de marketing

– Guía de SEO

– Blog y Centro de Inspiración

– Asistencia en línea

Más información

Wix

Wix comercio electrónico
Captura de pantalla de Wix (Fuente)
  • Calificación general: 4,3/5 (4816 opiniones)
  • 14 días de prueba gratis
  • Precio más económico: 17 euros/mes

Wix Stores es una aplicación Wix que permite diseñar tu propio sitio web de forma sencilla, sin necesidad de contar con conocimientos de programación. Su entorno es muy intuitivo: con un solo clic es posible definir los elementos necesarios y activar las plantillas.

Este software cuenta con un entorno virtual atractivo que ofrece varias alternativas para dinamizar y personalizar la tienda online. Ofrece una gran cantidad de elementos predeterminados para adaptar la imagen de una tienda en línea.

Wix Stores es compatible con más de 40 divisas, permite vender directamente en Facebook e Instagram y ofrece la opción drop shipping (pedido en el sitio web de la empresa con entrega directa por parte de un mayorista). Es posible también elegir el método de pago de Wix, las tarjetas de crédito tradicionales o PayPal.

Características principales:

– Diferentes temas en función de los productos que se vayan a vender

– Optimización para móvil

– Envío directo (entrega directa)

– Blog de consejos e inspiración

– Centro de ayuda

Más información

Si tienes intención de ir más lejos

Hoy en día, crear un ecommerce es rápido y sencillo. ¿Quieres lanzar tu propia tienda o complementar las ventas de tu tienda física? No esperes más para empezar y elige entre el gran abanico de software de creación de páginas web que ofrece GetApp.

¿Quieres más información? Echa un vistazo a nuestro catálogo de software para la creación de páginas web y descubre muchos más productos.

3 herramientas de evaluación online para calificar y gestionar los exámenes del curso educativo

Programas de evaluación online gratis

Programas de evaluación online gratis

Las medidas impuestas por el gobierno español debido a la pandemia del coronavirus han hecho que millones de alumnos hayan cambiado las aulas por su habitación o el salón de su casa. Esto ha planteado un reto tanto para universidades, centros educativos y profesorado en cuanto a cómo seguir impartiendo clases y sobre todo, en cómo evaluar a los alumnos. Tras las medidas recomendadas por el Ministerio de Universidades, muchos centros educativos han puesto en marcha sistemas para la evaluación online, a fin de poder realizar exámenes de forma no presencial.

En este artículo enumeramos 3 herramientas para crear exámenes online que permiten agilizar la tarea de evaluación online para muchos profesores y centros educativos. Esta lista* que hemos elaborado contiene exclusivamente software que cumple con las siguientes características:

  • Disponen de una versión gratis
  • Han sido puntuadas con 4 estrellas o más por los usuarios de Capterra
  • Su sitio web está disponible en español

Herramientas de evaluación online

Easy LMS

  • Versión gratis: Sí
  • General 4.6/5
  • Facilidad de uso 4.7/5
  • Funcionalidades 4.4/5
EasyLMS software de evaluación online
Captura de pantalla de Easy LMS (Fuente)

Easy LMS ofrece una solución bastante completa para centros educativos que quieren realizar test y exámenes online. Este software de evaluación online permite crear un portal de acceso, el cual se puede personalizar siguiendo la línea corporativa del centro educativo.

Con Easy LMS, el equipo docente puede crear diferentes tipos de pruebas adaptadas al tipo de materia y al nivel de la clase. Se pueden crear exámenes tipo test o bien juegos con preguntas. En cada una de las pruebas, se pueden añadir elementos visuales a cada pregunta tales como imágenes, presentaciones de diapositivas, así como archivos de audio y de video.

Entre las reseñas de los usuarios de Capterra que utilizan esta aplicación, muchos han valorado positivamente la rapidez y sencillez en el proceso de crear pruebas y de que no requiere de demasiados conocimientos técnicos para usarlo. No obstante, aunque tanto la web como la aplicación están disponibles en español, la gran mayoría de los tutoriales están en inglés, algo que puede resultar ser una desventaja para los usuarios españoles.

Características principales:

  • EasyLMS también puede utilizarse como un portal para crear cursos online.
  • El sistema permite crear exámenes online con distintos tipos de preguntas donde además se puede personalizar qué valor tiene cada pregunta.
  • Con EasyLMS se puede acceder a informes sobre el progreso de cada individuo o de la clase entera. Estos informes incluyen gráficos que pueden imprimirse, mandar por correo electrónico o exportarse a una hoja Excel.
  • La aplicación permite importar preguntas y respuestas desde una hoja de Excel y existe la opción de ordenarlas de forma aleatoria en cada prueba, algo útil para evitar que los alumnos compartan las respuestas entre sí.

Recomendación: Ideal para centros educativos que necesitan implementar de forma rápida un sistema para realizar evaluaciones online.

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ClassTime

  • Versión gratis: Sí
  • General 4.9/5
  • Facilidad de uso 5/5
  • Funcionalidades 4.7/5
Class Time para exámenes online
Captura de pantalla de Class Time (Fuente)

ClassTime está especialmente concebido para que tanto el profesorado como el alumnado aproveche todas las ventajas de los exámenes online. Esta herramienta permite crear varios tipos de evaluaciones usando un entorno fácil de usar e intuitivo.

Cuando se crea un examen, se genera un código con el cual los alumnos pueden acceder a realizar la prueba a través de su ordenador, tableta o smartphone. A medida que se realiza el examen, el alumno puede ver si ha acertado o no cada respuesta. Al finalizar el mismo, tanto el alumno como el profesor obtienen el resultado de la prueba de forma inmediata.

Esta es una de las herramientas de evaluación online que mejor han valorado los usuarios de Capterra, sobre todo porque ClassTime es muy fácil de usar. Los usuarios han destacado el hecho de que la aplicación corrija automáticamente las pruebas, eliminando así el tiempo dedicado a calificar exámenes. Valoran además que sea fácil de aprender a usar tanto para el profesorado como para los alumnos. Sin embargo, algunos usuarios echan de menos un diseño de interfaz que sea más atractivo.

Características principales:

  • Para usar ClassTime no hace falta instalar ninguna aplicación por parte de los alumnos, se accede a través del navegador.
  • Al crear exámenes online con ClassTime se puede escoger entre distintos tipos de preguntas, tales como el sistema de varias respuestas; verdadero o falso; texto libre; ordenar por categorías o subrayar texto.
  • No hay limite de caracteres al crear preguntas en los exámenes, por lo que se pueden añadir los detalles y las explicaciones que se necesiten.
  • ClassTime permite crear retos colaborativos, en los que toda la clase puede participar, donde solo si se contestan bien a las preguntas se gana el reto.

Recomendación: Esta es una herramienta perfecta para profesores que necesitan implementar una plataforma online para impartir clases y realizar exámenes.

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GoConqr Academic

  • Versión gratis: Sí
  • General 4.4/5
  • Facilidad de uso 4.4/5
  • Funcionalidades 4.1/5
goconqr Programas de exámenes
Captura de pantalla de test de goconqr (Fuente)

GoConqr permite aprovechar las ventajas de la evaluación online combinado con múltiples herramientas didácticas.

Lo primero que llama la atención al utilizar GoConqr es que ofrece contenido muy visual a fin de facilitar el aprendizaje de los alumnos. Ofrece varias funciones, como la creación de mapas mentales; esquemas; presentaciones con diapositivas; fichas y exámenes tipo test. Cada profesor o centro puede personalizar el entorno de aprendizaje que mejor se adapte a las necesidades de los alumnos.

Los usuarios de Capterra que han valorado GoConqr, destacan de forma positiva la variedad de herramientas que ofrece la aplicación, ya que además de crear exámenes el sistema pone a la disposición del usuario un sinfín de recursos educativos. Otro aspecto que se ha valorado es que para usar GoConqr no se necesita instalar ninguna aplicación, ya que se accede a la plataforma a través del navegador. Algunos usuarios, no obstante, se quejan de que al crear los exámenes no existe la opción de añadir imágenes ni videos en las preguntas.

Características principales:

  • GoConqr no solo permite crear exámenes, sino que permite además crear cursos online.
  • Con esta aplicación el equipo docente puede realizar un seguimiento de los resultados de los exámenes a tiempo real. Puede además recibir analíticas e informes sobre el progreso individual o de la clase entera.
  • Ofrece una biblioteca de recursos de aprendizaje que tanto profesores como alumnos pueden aprovechar, adaptar y compartir entre los millones de usuarios de esta aplicación.
  • GoConqr permite crear un campus online donde los alumnos y profesores pueden interactuar.

Recomendación: Ideal para profesores y centros que necesiten tener a mano una gran variedad de recursos educativos online.

¿Quieres conocer más herramentas de evaluación online? Mira nuestro catálogo de programas para exámenes y encuentra el que mejor se adapta a tus necesidades.

* Metodología: Los productos presentados en este artículo provienen del directorio de “Programas para exámenes” de Capterra. Y los parámetros de selección son los siguientes:
  • Disponen de una versión gratis
  • Han sido puntuadas con 4 estrellas o más por los usuarios de Capterra
  • Su sitio web está disponible en español

El 59 % de las empresas adoptan el teletrabajo a nivel global

Las empresas adoptan el teletrabajo en el mundo

De un día para otro, la COVID-19 cambió por completo la forma de trabajar en el mundo entero. Tanto si vivimos en el continente de los canguros, en el país de la paella y el terraceo, en la ciudad del amor o en la capital del carnaval, a todos nos han mandado a casa a teletrabajar a tiempo completo, y los productos y servicios se han tenido que adaptar al mundo digital. 

Las empresas adoptan el teletrabajo en el mundo

El mundo se enfrenta a muchos desafíos, como tener que aprender a utilizar nuevas herramientas para teletrabajar y acostumbrarnos a utilizar nuevas formas de comunicarnos con nuestros compañeros y jefes. Queríamos saber más sobre los retos del teletrabajo en el mundo, el uso del software y las prácticas de seguridad informática en todo el mundo durante la pandemia.

Por esta razón, Capterra ha llevado a cabo una encuesta* con 4600 empleados a tiempo completo que trabajaban a distancia en pequeñas y medianas empresas (pymes) de Australia, Brasil, España, Francia, Alemania, Italia, México, Países Bajos y el Reino Unido. 

A principios de abril, Capterra ya realizó una encuesta donde quedó reflejado que el 42 % de las pymes españolas no estaba preparado para el trabajo en remoto. Además, el escaso uso de herramientas como antivirus o VPN generaban una brecha en la seguridad que facilitaba el phishing y los ciberataques ahora que la mayoría de los empleados trabajan desde casa y donde alrededor del 70 % lo hace con su ordenador personal. 

El 59 % de las pymes adoptaron el teletrabajo a nivel mundial  

Trabajar en tu propio escritorio con tu emisora de radio favorita puesta, una humeante taza de café y sin el ruido de la oficina: casi el 60 % de los empleados de todo el mundo están disfrutando de estas condiciones de trabajo en la actualidad. 

Líderes en el teletrabajo en el mundo.

Queríamos conocer cuáles son las mayores ventajas que se experimentan gracias al teletrabajo a nivel mundial. Estas son las cinco principales:  

  •   No hay que desplazarse para ir al trabajo
  •   El horario se ajusta en función de las responsabilidades personales
  •   No hace falta vestirse formal
  •   Se puede sacar adelante más trabajo de lo habitual
  •   Permite poder atender también los cuidados de los niños y de las mascotas

El futuro está en el teletrabajo: el 55 % opina que su empresa podría funcionar con personal fijo en remoto

La crisis está impulsando la transformación digital y muestra a las empresas lo importante que es no solo adaptar los productos y servicios, sino también las condiciones de trabajo y la mentalidad. El trabajo remoto era una realidad para una minoría de trabajadores en el mundo: solo el 11 % de los empleados teletrabajaban a tiempo completo antes de la crisis.

Si a tanta gente le gusta trabajar desde casa y la dirección no experimenta una caída en la productividad, el futuro será cada vez más en remoto. 

La aceptación del teletrabajo a nivel mundial

Gartner prevé que la Generación Z reforzará aún más esta tendencia.

La Generación Z (que incluye a los nacidos entre 1995 y 2010) es la generación de los verdaderos nativos digitales. La Generación Z ha perfeccionado sus capacidades de colaboración digital a través de su vida y ahora prefieren trabajar así que en persona. La capacidad que tiene esta generación para trabajar en remoto consolidará el teletrabajo como práctica laboral en el futuro. 

Cómo mantener la productividad teletrabajando

Brian Kropp (vicepresidente de Gartner) tiene algunos consejos sobre cómo puedes ayudar a tus empleados a mantenerse productivos (en inglés) trabajando desde casa.  

  1. Equipa a tus empleados: asegúrate de que tus empleados tengan la tecnología que necesitan para que puedan dar lo máximo de sí.Con esto nos referimos desde el hardware hasta unas adecuadas herramientas de colaboración
  2. Céntrate en los resultados, no en los procesos: enfócate en qué deben lograr los empleados. Establece objetivos claros para generar una mayor claridad en los empleados y céntrate en estos objetivos en lugar de enfocarte en los procesos. 
  3. Aumenta el reconocimiento: “Durante estos períodos de parón, el deseo de los empleados de que se les reconozca su contribución aumenta alrededor de un 30 %”, afirma Kropp. El reconocimiento puede ser público, una muestra de aprecio, oportunidades de desarrollo e incentivos asequibles.
  4. Comunicación bidireccional: la comunicación bidireccional entre los directivos y los empleados es esencial.Especialmente durante el cambio es muy importante que los empleados comprendan las decisiones de las organizaciones y sus implicaciones, y que los directivos entiendan los retos y preocupaciones de los empleados.
  5. Confía en tus empleados: los directivos se pueden sentir frustrados al perder visibilidad sobre sus trabajadores, pero evita interferir en su trabajo. Eso solo desmotivará a los empleados ya estresados. En su lugar, elige la confianza. 

El 70 % de las empresas del mundo adaptan sus productos al mundo digital

Los gimnasios transmiten vídeos de entrenamiento en línea, los restaurantes ofrecen entrega de pedidos en sitios web que ellos mismos han creado, los agentes inmobiliarios muestran las casas a los clientes a través de una cámara web y los profesores transforman sus salas de estar en aulas. 

El teletrabajo aumenta la oferta digital

Es impresionante ver cuántas empresas de todo el mundo han sido capaces de reaccionar a la crisis en el menor tiempo posible.

Según la encuesta, el 70 % de las empresas han sido capaces de adaptar algunas o todas sus ofertas comerciales para poderlas vender ahora de forma digital.

Cómo obtener nuevos ingresos digitales

Las 6 formas clave de obtener nuevos ingresos digitales (en inglés) de Hung LeHong (vicepresidente de Gartner) están clasificadas de menos a más transformadoras.  

  1. Vender los productos digitales que ya tengas: la forma más fácil de empezar es vendiendo los activos digitales que ya tengas, como la información o el know-how.
  2. Digitalizar un producto o servicio: adapta tu producto o servicio al mundo digital.Vende tus productos digitalmente u ofrece tus servicios en línea. 
  3. Vender basándose en el coste por uso: es más probable que los compradores usen tus productos digitales si no tienen que agotar sus recursos para adquirirlos o gestionarlos en propiedad.
  4. Adaptar los precios para los compradores en función de las métricas que comparten: ofrece precios flexibles para lograr una venta exitosa o cubrir un nivel de servicio específico. 
  5. Dirigir un negocio de plataforma: con una plataforma de negocio se puede comerciar con productos y servicios sin tener que poseerlos o distribuirlos.Airbnb es un ejemplo de este tipo de negocio.
  6. Pivotar a nuevos sectores: utiliza tu experiencia en un sector para abrirte camino en otro.

El 60 % de las pymes de todo el mundo tiene que invertir en software con el que prepararse para teletrabajar

Las empresas han adaptado su uso de la tecnología para responder a la crisis, han adquirido software para el teletrabajo y los empleados han aprendido con rapidez a utilizar nuevas herramientas de software. Los datos muestran que el 60 % de las empresas han adquirido o están planeando adquirir nuevas herramientas de software para poder trabajar a distancia.

La encuesta señala que el 64 % de los empleados de todo el mundo podrían aprender a utilizar las nuevas herramientas de software fácil o muy fácilmente.  

El uso de software en el teletrabajo

Además, la infraestructura de software ha cambiado. Podemos ver que las empresas están invirtiendo cada vez más en tecnologías de nube: el 39 % de las empresas de todo el mundo utiliza solo productos en la nube para sustentar el teletrabajo.  

El teletrabajo y el uso de la nube

En el siguiente gráfico se pueden ver las herramientas que más se utilizan actualmente en todo el mundo para teletrabajar. 

Las herramientas más populares en el teletrabajo en el mundo

Nota importante: La mayoría de los productos de software se han adoptado para permitir

Mientras te abasteces con nuevas herramientas, es muy importante invertir también en seguridad informática. De lo contrario, aumentará el riesgo de ciberataques (consulte los consejos sobre cómo crear un entorno de trabajo seguro más adelante). 

La comunicación con los compañeros y la soledad: los principales desafíos del teletrabajo 

Aunque a muchos empleados les gusta trabajar desde casa, también se presentan algunos retos. Es importante abordar y resolver esos desafíos para que podamos dar paso a un futuro productivo y eficaz de teletrabajo. 

Los desafíos del teletrabajo a nivel mundial

La mayoría de las empresas están apoyando a sus empleados durante esta crisis, proporcionándoles herramientas para trabajar en equipo y directrices en las áreas adecuadas. El estudio muestra que el 37 % de las empresas proporciona directrices sobre la comunicación y las reuniones de equipo. Pero esto no es suficiente.

Cómo mejorar la comunicación teletrabajando 

A continuación te ofrecemos cinco consejos para mejorar la comunicación en tu equipo:  

  1. Programar reuniones de actualización: planifica reuniones diarias “informales” (o reuniones semanales de actualización con equipos más pequeños) para que todos los miembros del equipo se informen y mantengan la visión general sobre las tareas, el progreso, los cambios, etc.
  2. Promover breves conversaciones: antes o después de las reuniones oficiales, usa software para conferencias para ofrecer un espacio en el que hablar de temas no laborales. Habla con tus empleados sobre temas en los que están interesados personalmente.
  3. Programar sesiones de lluvia de ideas: programa reuniones fijas (quincenales o mensuales) para que los equipos mejoren los procesos y piensen en nuevas ideas. Especialmente en tiempos de cambio hay espacio y necesidad de ideas innovadoras.
  4. Elegir el mejor método: no insistas en usar una herramienta de mensajería o en interminables intercambios de correo electrónico si sientes que estás perdiendo demasiado tiempo. Una llamada de cinco minutos puede ser más eficaz, en ocasiones, que un correo electrónico extenso. 
  5. No olvidarnos de la parte divertida: organiza actividades virtuales como noches de cine, escape rooms virtuales o juegos que harán que tu equipo se conecte y aporte algo de diversión en un día de trabajo. 

El teletrabajo a nivel global

Solo el 36 % de los empleados usa contraseñas seguras

Una de las cuestiones más importantes para el teletrabajo es crear un entorno de trabajo seguro. Te recomendamos que sigas los cinco pasos siguientes para que puedas garantizar la seguridad informática en tu empresa.  

El 40 % de los empleados de todo el mundo utilizan solo sus dispositivos personales para trabajar a distancia. 

1. Es muy recomendable no usar los mismos dispositivos para el trabajo y el uso personal. Esto supone un mayor riesgo de ser atacado y da lugar a que los ciberdelincuentes roben datos valiosos.

Solo el 39 % de los empleados tiene instalado un software antivirus.
El 29 % usa cortafuegos.

2. Invierte en software de seguridad como antivirus y cortafuegos.

Estos dos sistemas deberían ser el estándar en todas las empresas. Además, puedes plantearte invertir en herramientas de monitorización de redes y herramientas de seguridad de equipos informáticos. 

Consejo: las herramientas de seguridad deben instalarse en todos los dispositivos privados (ordenador portátil, tableta, teléfono inteligente) que se utilicen para acceder a los datos de la empresa. 

El 32 % fue víctima de un ataque de phishing; de ellos, el 49 % se produjo durante el teletrabajo.
Solo el 22 % utiliza software de seguridad de correo electrónico a nivel mundial. 

3. El correo electrónico es una de las formas de comunicación más importantes en los negocios, lamentablemente también una de las más inseguras. Las herramientas de mensajería segura pueden ayudar a reducir el riesgo de ataques de phishing. El software identifica los correos electrónicos maliciosos y los clasifica.   

Consejo: las empresas deberían hacer una prueba de phishing. La prueba puede utilizarse para determinar la susceptibilidad de los empleados a la suplantación de identidad por correo electrónico.   

Menos de un tercio de las empresas usa una VPN.

4. Implementa una VPN, especialmente si se transfieren datos comerciales sensibles durante el teletrabajo. Una VPN proporciona una conexión cifrada a Internet que impide a terceros ver la actividad de la red. 

Solo el 36 % de los empleados del mundo usa contraseñas seguras, con letras, números y caracteres aleatorios.
El 29 % usa un administrador de contraseñas.  

5. Un buen software para administrar contraseñas es esencial para prevenir los ciberataques. Las empresas deberían utilizar esta época para sensibilizar a sus empleados sobre la importancia de las contraseñas seguras. Un software para administrar contraseñas es la solución más segura y cómoda, y permite que compartir las contraseñas con los compañeros sea fácil.

Consejo: cuando vayas a comprar un gestor de contraseñas, deberías buscar uno que ofrezca autentificación de dos factores. Ésta no se activará automáticamente, así que no olvides prepararlo antes de presentárselo a tu equipo.  

En el siguiente gráfico puedes ver cómo gestionan sus contraseñas los empleados que teletrabajan en todo el mundo: 

La seguridad y el teletrabajo en el mundo

Mirando al futuro

Nos encontramos en un momento de incertidumbre histórica. Sin embargo, hay algunas aportaciones clave que no solo son relevantes durante una crisis, sino también cuando las aguas vuelvan a su cauce.

Hemos aprendido que:

  • Las empresas se están adaptando al teletrabajo y empiezan a ofrecer su producto de manera virtual
  • Las compañías están implementando nuevo software
  • Los empleados disfrutan del trabajo en remoto

Sin embargo, también hemos aprendido que las empresas necesitan mejorar:

Los empleados en remoto han estado más satisfechos cuando la compañía ha confiado en ellos. Esa confianza puede ser un código de vestimenta casual u horario flexible. Lo importante es saber que es más efectiva que el micromanagement. Compañías han adaptado con éxito su oferta virtual y pasando a un software nuevo, así que no tengas miedo de revisar aquellos procesos o herramientas que no te están funcionando.

¿Buscas software para el teletrabajo? No dejes de consultar nuestra lista de las mejores herramientas para teletrabajar.

* Metodología de la encuesta

 Para recoger los datos de este informe hemos llevado a cabo una encuesta en línea entre el 4 y el 14 de abril de 2020 con 4600 empleados de pequeñas o medianas empresas que están trabajando a distancia como respuesta a la COVID-19. Los participantes proceden de diversos sectores empresariales y distintos niveles de antigüedad.

Nota: El gráfico sobre los principales desafíos del teletrabajo tenía opciones de respuesta múltiple, por lo que la suma total de los porcentajes supera el 100 %.

5 herramientas de comunicación para equipos gratis que optimizan el teletrabajo

5 herramientas de comunicación para equipos gratis

5 herramientas de comunicación para equipos gratis

En cuestión de pocos días, debido a las medidas tomadas para evitar contagios durante la pandemia COVID-19, miles de personas, organizaciones y  empresas han vivido una transformación radical de su entorno de trabajo, implementando medidas como el teletrabajo y el equipo virtual de trabajo.

A fin de garantizar el máximo nivel de comunicación y cooperación entre miembros de una empresa o departamento, ahora más que nunca se ha visto la importancia de contar con software de comunicación que mejor se adapte a las necesidades de cada equipo de trabajo. 

En este artículo te enumeramos 5 herramientas de comunicación para equipos gratis que muchas pymes están implementando durante estos días. Esta lista* que hemos elaborado contiene solo herramientas que cumplen con las siguientes características:

  • Han sido puntuadas con más de 4 estrellas por los usuarios de Capterra
  • Tienen 100 reseñas o más en Capterra
  • Disponen de una versión gratis
  • Tienen un alto volumen de búsquedas en España
  • Su sitio web está en español

5 herramientas de comunicación para equipos gratis

Slack

  •       Versión gratis: Sí
  •       General 4.6/5
  •       Facilidad de uso 4.6/5
  •       Funcionalidades 4.5/5
Slack para comunicación en equipo
Slack (Fuente)

Con Slack nos podemos olvidar de usar el correo electrónico entre miembros de un equipo, ya que incorpora un sistema de mensajes organizado por temas de conversación, facilitando así la comunicación. Esta herramienta permite además enviar archivos, imágenes e incluso usar emojis y gifs en las conversaciones. Se puede integrar con algún software de gestión de clientes (CRM), ciertas herramientas de gestión de tareas, con calendarios y aplicaciones de correo electrónico.

Esta es una de las herramientas de comunicación para equipos gratis que mejor han valorado los usuarios de Capterra, sobre todo porque Slack es fácil de usar. Los usuarios destacan además que tiene un diseño sencillo y es muy fácil poder encontrar palabras concretas entre las conversaciones con la función buscar, algo que permite localizar mensajes de forma rápida. Sin embargo, algunos usuarios echan de menos poder activar o desactivar las notificaciones por canal de conversación, ya que, si se tienen muchos canales, estas notificaciones pueden resultar agobiantes.   

Recomendación: La facilidad en aprender a usar Slack la convierte en una herramienta perfecta para pymes con uno o varios equipos trabajando en remoto que necesitan implementar un software de comunicación de forma rápida.

Trello

  •       Versión gratis: Sí
  •       General 4.5/5
  •       Facilidad de uso 4.5/5
  •       Funcionalidades 4.3/5
Trello, herramienta de comunicación para equipos
Trello (Fuente)

Trello es una herramienta que permite crear y organizar tareas dentro de un equipo de trabajo. Tiene un entorno muy visual, mostrando las tareas en forma de tarjeta que se pueden asignar a uno o varios miembros del equipo y mover entre distintos tableros, como si de notas adhesivas se tratara. Permite además añadir comentarios en cada una de las tareas.

Los usuarios de Capterra han valorado positivamente el hecho de que se puede aprender a usar en muy poco tiempo y que facilita la colaboración y comunicación entre miembros que trabajan en un mismo proyecto. Se valora además la facilidad de poder supervisar el estado de un proyecto de forma rápida. No obstante, algunos usuarios se quejan de la dificultad en buscar y recuperar información en tareas ya completadas.

Recomendación: Al ser una herramienta fácil de usar y muy visual, es una de las herramientas de comunicación para equipos gratis perfecta para aquellos que no están acostumbrados a usar herramientas de gestión de proyectos.

Zoho Desk

  •       Versión gratis: Sí
  •       General 4.5/5
  •       Facilidad de uso 4.4/5
  •       Funcionalidades 4.4/5
Zoho Desk para colaborar a distancia
Zoho Desk (Fuente)

Zoho Desk es una de las herramientas de comunicación para equipos gratis que se centra en la atención al cliente además de permitir la comunicación interna. El software incorpora un sistema de tickets de servicio ordenados de forma visual dependiendo de la prioridad que se le quiere dar. Cada uno de estos tickets se pueden asignar a una persona determinada, a un equipo o varios equipos para que los atiendan, permitiendo además enviar mensajes al resto de los miembros.

Los usuarios de Capterra que usan esta aplicación han valorado muy bien la fluidez en la comunicación entre los miembros del equipo, así como facilidad en la organización y seguimiento de los tickets. Destacan además el hecho de que esté disponible tanto para usarse desde un ordenador como con el smartphone, algo que facilita su uso estés donde estés. Una de las desventajas que han comentado es sobre el soporte al cliente, el cual es lento y está solo disponible en inglés.

Recomendación: Siendo una herramienta que se centra en la atención al cliente, la convierte en un aliado ideal para pymes en los que varios equipos necesitan una comunicación fluida entre ellos a fin de responder mejor a las necesidades del cliente.

Google Hangouts

  •       Versión gratis: Sí
  •       General 4.5/5
  •       Facilidad de uso 4.6/5
  •       Funcionalidades 4.3/5
Google Hangouts para equipos y trabajo remoto
Google Hangouts (Fuente)

Google Hangouts permite realizar llamadas de voz y videollamadas entre una o varias personas. Es una aplicación fácil de usar y se puede ejecutar tanto a través del navegador como con aplicación que se instala en el smartphone. Es una herramienta ideal para comunicarse con otros por voz o vídeo de forma gratuita y celebrar reuniones por videoconferencia entre miembros de un equipo de trabajo. La aplicación permite además que los integrantes de una llamada por vídeo puedan enviar mensajes y compartir su pantalla para el resto.

Entre las reseñas que los usuarios de Capterra han escrito sobre Google Hangouts, muchos coinciden en destacar su simplicidad y la buena calidad de vídeo que ofrece al realizar videollamadas. Valoran además el hecho de que se integra con el calendario de Google, de esta forma los miembros de un equipo pueden recibir la invitación a la llamada directamente en su calendario. Sin embargo, algunos usuarios comentan como desventaja que la versión del navegador solo funciona bien con Google Chrome y requiere de una cuenta Gmail para todos sus usuarios.

Recomendación: La facilidad de uso la convierte en una herramienta de comunicación perfecta para pymes con trabajadores en remoto o para empresas que necesitan realizar sesiones de formación online.

Microsoft Teams

  •       Versión gratis: Sí
  •       General 4.4/5
  •       Facilidad de uso 4.2/5
  •       Funcionalidades 4.3/5
Microsoft Temas para colaboración remota
Microsoft Teams (Fuente)

Microsoft Teams es una de las herramientas de comunicación para equipos gratis que forma parte de la familia de herramientas de Office 365. Microsoft Teams integra en un mismo lugar servicios de chat, llamada de voz, videollamada y que permite además compartir y modificar archivos de Word, Excel y PowerPoint a tiempo real con otros miembros del equipo. Esta concebido especialmente para facilitar la colaboración y comunicación de equipos de trabajo tanto pequeños como grandes, sobre todo para los que trabajan de forma remota.

Los usuarios de Capterra han valorado positivamente que se puedan crear distintos espacios de trabajo y dentro de ellos se puedan crear conversaciones tipo chat, realizar llamadas y videollamadas donde solo están los miembros de ese determinado espacio. La función desenfocar el fondo para videollamadas ha resultado de utilidad para los usuarios que no quieren que se vea lo que hay detrás de ellos mientras están en una reunión de trabajo. No obstante, algunos usuarios se quejan de la dificultad en usar algunas de las funciones que incorpora.

Recomendación: Es una herramienta muy útil para pymes que trabajan con Office 365 y cuentan con trabajadores y equipos en remoto que necesitan mantener una comunicación constante.

* Metodología: Los productos presentados en este artículo provienen del directorio de “Herramientas para trabajar en equipos” de Capterra. Y los parámetros de selección son los siguientes:
  • Productos con versión gratis
  • Productos puntuados con más de 4 estrellas
  • Productos con más de 100 opiniones
  • Tienen alto volumen de búsqueda en España
  • Su sitio web está en español

El teletrabajo obligatorio revela la falta de cultura de ciberseguridad en las pymes

Estudio sobre la ciberseguridad en el teletrabajo

Estudio sobre la ciberseguridad en el teletrabajo

La ciberseguridad en el teletrabajo puesta a prueba por el coronavirus

El coronavirus ha obligado a empleados de pequeñas y medianas empresas (pymes) a trabajar a distancia, escenario para el que casi la mitad de ellas no estaban preparadas. Esta situación ha supuesto varios retos, desde adquirir las herramientas necesarias y aprender a utilizarlas hasta acostumbrarse a las nuevas formas de comunicación con compañeros y clientes.

Otro desafío sustancial al que se enfrentan las organizaciones es la ciberseguridad en el teletrabajo. Actualmente es clave que los trabajadores sigan buenas prácticas y tengan herramientas especializadas sobre este tema. Por este motivo, Capterra ha efectuado una encuesta* para conocer si los empleados de pymes que realizan trabajo remoto están preparados en seguridad informática. No está de más recordar que en estos momentos son un jugoso objetivo para los cibercriminales.

La selección de participantes para este estudio está compuesta por empleados que normalmente trabajan en una oficina y ahora se ven forzados a trabajar desde casa, empleados que previamente ya hacían teletrabajo algún día de la semana y empleados que siempre han teletrabajado a tiempo completo.

Puntos destacados del estudio

  • Solo el 43 % de los empleados tiene un antivirus instalado
  • Solo el 30 % de los empleados tiene una VPN instalada
  • Solo el 38 % de los empleados utiliza un administrador de contraseñas
  • El 38 % de los empleados ha sido víctima de phishing
  • El 26 % de los empleados no ha tenido ningún tipo de formación en ciberseguridad

Escaso uso de herramientas esenciales como antivirus o VPN

La encuesta presenta porcentajes muy bajos en el uso de tecnología o de buenos hábitos. Ninguna de las principales medidas de ciberseguridad en el teletrabajo que realizan los encuestados llega al 50 % de implementación en la pymes.

Principales medidas de ciberseguridad en el teletrabajo
La gráfica presenta los porcentajes que cada respuesta tuvo con respecto al número de participantes.

Únicamente un 43 % respondió que tiene un antivirus instalado. Es alarmante que solo este porcentaje utilice esta tecnología, la cual no es nueva ni desconocida y hoy en día es una herramienta indispensable para protegerse de la variedad de virus existentes y de las formas en que se accede a los sistemas de los ordenadores.

Otro dato preocupante es que solamente un 30 % utiliza un software VPN, tecnología altamente recomendable para trabajar a distancia, ya que protege los datos que se transmiten en internet por medio de una conexión cifrada y segura.

Los números de las demás medidas de seguridad más utilizadas también son bajos, solo un 36 % tiene instalado un cortafuegos y apenas un 35 % sigue instrucciones de la política de administración de contraseñas de la empresa. 

En general, el comportamiento y uso de herramientas de protección es muy bajo si se tiene en cuenta que las pymes están inmersas en el proceso de digitalización y que la seguridad de datos e información es un foco de interés para estas organizaciones.

La gestión de contraseñas debe mejorar

Malos hábitos en diseño y cuidado de contraseñas pueden traer consecuencias graves

La encuesta indica que un 70 % de los participantes usa software y plataformas en la nube (parcial o totalmente). Esto sugiere que la cantidad de credenciales de acceso que tiene un empleado es considerable y por lo tanto un administrador de contraseñas es la óptima herramienta para gestionar los accesos de manera segura. Esto no es el caso en la mayoría de las pymes españolas.

Principales hábitos de gestión de contraseñas en pymes
La gráfica presenta los porcentajes que cada respuesta tuvo con respecto al número de participantes.

Un porcentaje muy bajo, únicamente el 38 %, utiliza un administrador de contraseñas. En otras palabras, menos de la mitad de las pymes han implementado u obligado el uso de esta herramienta, que protege las contraseñas y ayuda a tener una diferente para cada servicio o plataforma. Esta medida dificulta que un hacker acceda a todas las cuentas si logra descifrar alguna.

Cabe resaltar que las dos siguientes maneras de gestionar las contraseñas no son métodos recomendables: usar la memoria (30 %) y apuntarlo en una hoja (24 %). Son hábitos que implican riesgos, como no poder recordarla o extraviar el papel.

También es preocupante que un 20 % de los participantes comparta las contraseñas con los compañeros. Esto no sólo comprende el peligro de que si un trabajador es hackeado se obtiene acceso a las contraseñas de sus compañeros, sino también abre la posibilidad de riesgo interno, en caso de que la brecha de seguridad surja desde la misma empresa (por ejemplo, el robo de datos por parte de un empleado).

Para evitar esto, la empresa debe diseñar y aplicar una política de gestión de contraseñas, en la cual se indiquen las herramientas y prácticas a seguir por los trabajadores. 

Impulsar la cultura de varias contraseñas y cambiarlas regularmente

Tener varias contraseñas es recomendable para la ciberseguridad en el teletrabajo ya que si hackean la cuenta de un empleado, al menos el criminal no tiene acceso a otras credenciales de la víctima y el daño causado es mucho menor.

Cuántas contraseñas usas para teletrabajar

El estudio de Capterra muestra qué sólo el 41 % de los encuestados no tiene una única contraseña, un porcentaje aceptable pero que debería aumentar. Las pymes deben impulsar el uso de usar varias contraseñas, gestionadas todas ellas a través de un administrador.

Se aconseja cambiar la contraseña regularmente, incluso si es compleja. En este punto, los empleados sí son conscientes de ello. Del segmento que tiene una o varias contraseñas principales, la mayoría lo hace.

Cada cuanto cambian los empleados la contraseña principal

Se recomienda que las contraseñas se cambien al menos una vez cada seis meses y máximo en un año, rango que cumple el 91 % del segmento mencionado previamente.

Dato curioso: el 7 % de los teletrabajadores actualmente utiliza palabrotas o tacos como contraseñas.

Evitar el fraude phishing sigue siendo un reto

El phishing (de la palabra pescar en inglés) es uno de los métodos más comunes que utilizan los cibercriminales para obtener datos valiosos de la víctima. Consiste en enviar un email que aparenta ser de otra persona o empresa para que el receptor revele información privada, como una contraseña, datos bancarios o detalles confidenciales de la organización. Una estrategia criminal que ha sacado partido del coronavirus.

El balance que presenta la encuesta sobre este tema tampoco es bueno. A pesar de que poco más de la mitad de los participantes no han sido víctimas de un ataque de este tipo, el resto del segmento sí o no lo sabe, un porcentaje muy alto para estar fuera de control.

¿Cuántos empleados han sido víctimas de email phishing?

Esto indica que información privada y delicada ha estado en riesgo en un 36 % de las empresas, y posiblemente en otro 8 %. Esto suma un considerable 44 % de vulnerabilidad de las pymes frente al phishing.

Formar a los empleados en reconocimiento de emails de phishing debe ser una obligación para las pymes, ya que es muy común y se disfraza de muchas maneras. Una brecha de seguridad puede causar un daño irreversible a una organización de este tamaño, puede tanto destruir su reputación como llevarla a la bancarrota.

Temporada de hacer phishing con el coronavirus como cebo

La COVID-19 es una excusa perfecta para alarmar a una persona y hacer que abra un email malicioso. Más de la mitad de las víctimas de phishing desde el inicio del confinamiento (55%) han sido engañadas con temas relacionados con el coronavirus.

De este mismo segmento, las víctimas de phishing después del inicio de la cuarentena, más de la mitad (58 %) son empleados que normalmente trabajan en oficina y ahora están forzados a teletrabajar. 

Indispensable la formación en ciberseguridad pero también lo es saber a quién contactar en caso de duda o emergencia

Que los empleados estén formados no quiere decir que sean expertos en ciberseguridad por lo tanto, saber a quién contactar en caso de duda o emergencia es igual de imprescindible.

Formación de empleados en ciberseguridad en el teletrabajo
La gráfica presenta los porcentajes que cada respuesta tuvo con respecto al número de participantes.

El hecho de que un 26 % no haya tenido ningún tipo de formación conlleva un alto riesgo para las pymes. Estos empleados son los más vulnerables y pueden poner en peligro información de la empresa. Trabajar a distancia no impide realizar este tipo de cursos ya que se puede hacer de manera online, el principal método de adiestramiento para este tema, como lo indican los resultados del estudio.

Aún así, no siempre se puede evitar un ataque o ser engañado. Por lo que en caso de duda o de darse cuenta de que un ciberataque está en marcha es obligatorio reportar la situación a la persona o departamento especializado.

Un dato positivo es que el 76 % de las pymes tiene a alguien dedicado a la ciberseguridad, aunque realmente debería ser así en todas, pero sólo el 56 % de los empleados sabe a quién contactar.

Especialista en ciberseguridad en las pymes

Por lo tanto, un 44 % de empleados no cuenta con apoyo inmediato en caso de emergencia o duda, ya sea por no existir un experto en la organización o que se pierda tiempo averiguando el contacto de esta persona. En un ciberataque, el tiempo es un elemento muy importante, una respuesta rápida puede frenarlo y lograr que los daños sean mínimos o nulos; al contrario, actuar tarde puede ser fatal, ya que en poco tiempo se puede secuestrar, robar o borrar la información del sistema. 

El exámen del coronavirus deja en mal balance la ciberseguridad en el teletrabajo

La encuesta diseñada para conocer la situación de los empleados que están trabajando a distancia durante el coronavirus expone un resultado negativo sobre los procedimientos de ciberseguridad en las pymes españolas. Las organizaciones y sus empleados son conscientes de la seguridad de datos pero no están preparados como deberían para evitar o minimizar al máximo posible un ciberataque. 

En general, hace falta instaurar la formación en ciberseguridad en las pymes. Pocos de los datos expuestos en el estudio sobre buenas prácticas superan el 50 % y ninguno llega siquiera al 60 %. Esto denota, grosso modo, un 40 % de falta de uso de tecnología y hábitos eficaces de protección informática.

Las organizaciones deben hacer énfasis en la educación de empleados para reconocer estrategias comunes de hackers, como en el phishing, además de informar a quién dirigirse en caso de urgencia informática. También es recomendable tener una política de gestión de contraseñas e instruir a los empleados en el diseño y administración de las mismas. 

Actualmente, también es esencial que las empresas tengan, al menos, un experto en ciberseguridad, que se encargue desde la implantación de protocolos, software y buenas prácticas hasta la respuesta y acciones correctas en caso de un ataque.

El aislamiento social en el que está inmerso el mundo ha incrementado el uso de canales de comunicación en internet, exponiendo datos sensibles a ciberataques. Proteger las transferencia de datos, el acceso al ordenador y a las plataformas o servicios son actividades que deben considerar como obligatorias las empresas y sus empleados. Para ello existe una variedad de herramientas pero también hace falta cambiar la cultura de la ciberseguridad, comprender que en esta realidad hiperconectada, saberse proteger digitalmente es fundamental para el negocio y es una tarea que se debe llevar a cabo diariamente.


* Metodología de la encuesta: para recopilar los datos de este informe hemos llevado a cabo una encuesta en línea. Las respuestas provienen de una muestra del mercado español. El cuestionario se envió a 544 personas, entre las que se seleccionaron 507 para participar. Los participantes cualificados están empleados (a jornada completa o parcial) en pequeñas y medianas empresas (pymes), trabajan en diferentes sectores de la industria y actualmente están teletrabajando de manera obligatoria debido al estado de alarma en España.

4 alternativas a Dropbox gratuitas para compartir archivos

Alternativas a dropbox gratuitas para compartir archivos

Alternativas a dropbox gratuitas para compartir archivos

Dropbox es la plataforma mejor valorada para el intercambio de archivos y posee una versión gratuita. Sin embargo, es posible que no se ajuste a las necesidades de todos los usuarios. Echa un vistazo a las alternativas a Dropbox que te proponemos.

Hace tiempo que las empresas no confían en los discos duros para almacenar los archivos y que los usuarios dejaron de utilizar las memorias USB para mover los archivos desde el portátil del trabajo al ordenador de casa.

Actualmente, estamos acostumbrados a que nuestros archivos estén disponibles en todos nuestros dispositivos y que su versión más actualizada se sincronice de forma automática. También consideramos necesario poder compartir los archivos con tan solo unos clics y tener la posibilidad de que varias personas trabajen a la vez en un solo archivo.

Todo ello es posible a través de los programas para compartir archivos, como Dropbox, que ofrece servicios de almacenamiento de archivos gratuitos y de pago. La plataforma cuenta actualmente con más de 500 millones de usuarios, de los que tan solo 13.2 millones utilizan la versión de pago.

La mayoría de los usuarios de la versión Dropbox Basic, que es gratuita, consideran que una de sus grandes desventajas es, curiosamente, el espacio que brinda. Dropbox Basic ofrece un almacenamiento gratuito de tan solo 2 GB. También restringe a tres la cantidad de dispositivos en los que se puede sincronizar la información y no cuenta con búsqueda de texto integral ni con controles de enlaces compartidos o historial de visualizaciones.

Teniendo en cuenta todo esto, te proponemos las cuatro mejores alternativas a Dropbox gratuitas con al menos 5 GB de espacio de almacenamiento.

Las 4 mejores alternativas a Dropbox para compartir archivos

Cuatro alternativas a DropBox para compartir archivos

Los productos elegidos para esta lista ofrecen, al menos, 5 GB de espacio de almacenamiento gratuito y han recibido más de 100 opiniones de usuarios en Capterra durante los últimos dos años. La metodología del criterio de selección se encuentra al final del artículo.

Según los criterios mencionados, hemos afinado la búsqueda de las alternativas gratuitas a Dropbox hasta quedarnos con los cuatro proveedores que aparecen a continuación (por orden alfabético):

1. Box

Box para compartir archivos
Vista del panel de control de Box (Fuente)

Box es una plataforma de almacenamiento e intercambio de archivos basada en la nube bastante parecida a Dropbox en cuanto a su aspecto, su diseño y su funcionalidad. Ambas permiten que puedas arrastrar y soltar archivos en la nube e invitar a otros usuarios para que los puedan ver, editar y subirlos a carpetas.

Algunas de las ventajas de la plataforma:

  • Visualización de más de 120 tipos de archivos, entre otros, Word, Excel, PDF, AI, EPS, PDS y fotos sin necesidad de descargarlos.
  • Documentación e intercambio de ideas, debates y listas de tareas pendientes con BoxNotes, una herramienta de colaboración parecida a Dropbox Paper.
  • Control de acceso para establecer quién puede ver o editar tus documentos.
  • Integración con más de 1400 aplicaciones de terceros, entre ellas, Microsoft 365, Google Suite, Slack, Salesforce y DocuSign.

Pros

  • Sencilla de utilizar e integración con varias herramientas de terceros.
  • Sincronización casi inmediata entre la aplicación móvil y la de escritorio.

Contras

  • Curva de aprendizaje inicial que puede resultar complicada.
  • Limitaciones en cuanto a la función de edición y creación integrada en la plataforma.

¿Cuánto espacio de almacenamiento ofrece Box?

La versión gratuita de Box brinda 10 GB de espacio de almacenamiento. Sin embargo, el límite de tamaño de los archivos individuales que se pueden subir es de 250 MB.

2. Google Drive

Google Drive para compartir archivos
MyDrive de Google Drive (Fuente)

Si hay una alternativa a Dropbox que es posible que conozcas, esa es Google Drive. Google ofrece su sistema de almacenamiento e intercambio de archivos gratuito en la nube a sus 1500 millones de usuarios de Gmail. Si ya tienes una cuenta de Google o de Gmail, escoger esta opción es lo más lógico.

Algunas de las ventajas de la plataforma:

  • Conexión con las más de 100 aplicaciones de Drive, como Slack, Airtable, Freshdesk y Zipbooks, entre otras.
  • Guardado de archivos en la nube desde el correo electrónico mediante el icono “Guardar en Google Drive” de Gmail.
  • Búsqueda rápida de archivos con las funciones de búsqueda de texto integral y de imágenes de la plataforma.
  • Disponibilidad del modo “trabajar sin conexión” para utilizar archivos cuando no hay conexión a Internet. Sincronización automática de todos los archivos en la nube en el momento que vuelve a haber conexión a Internet.

 Pros

  • Capacidad de acceder a documentos, editarlos y guardarlos sobre la marcha.
  • Capacidad de mover archivos rápidamente en la interfaz.

Contras

  • En circunstancias excepcionales, las subidas de archivos y las descargas pueden ser lentas.
  • Cuando hay muchos usuarios utilizando los archivos y las carpetas, existen muchas posibilidades de que el entorno quede bastante desorganizado.

¿Cuánto espacio de almacenamiento ofrece Google Drive?

Google Drive brinda un espacio de almacenamiento gratuito enorme: 15 GB. Sin embargo, el truco está en que el espacio de almacenamiento lo comparten Gmail, Google Drive y Google Photos (el almacenamiento de fotos de baja resolución es ilimitado y no se incluye en los 15 GB).

3. OneDrive

OneDrive como alternativa a DropBox
OneDrive sincronizado con carpetas del escritorio (Fuente)

OneDrive es la plataforma de almacenamiento de archivos de Microsoft. Del mismo modo que los usuarios de Gmail tienen acceso a Google Drive, OneDrive está integrado en Windows 10. De esta forma, si eres uno de los 700 millones de usuarios de Windows, no es necesario que lo contemples como un servicio adicional en el que tienes que registrarte.

Algunas de las ventajas de la plataforma:

  • Sincronización automática de archivos: cualquier archivo que guardes en tu ordenador se subirá a la nube de forma inmediata.
  • Búsqueda de archivos almacenados en la nube mediante el navegador. La función “Archivos a petición” permite descargar archivos para poder utilizarlos cuando no hay conexión a Internet.
  • Control de acceso a los archivos, intercambio con otros usuarios a través de un enlace y control de las tareas que se pueden realizar en ellos.
  • Búsqueda de texto integral de archivos (no solo de nombres de archivo) con la función “Búsqueda y detección”.
  • Subida automática de fotografías y vídeos desde los dispositivos que están conectados.

Pros

  • Sencillo de instalar y de usar.
  • Uso impecable de varias plataformas gracias a la aplicación Android y al acceso al navegador.

Contras

  • Guardado automático de los archivos que no funciona sin conexión a Internet, por lo que hay que acordarse de guardar los archivos abiertos de forma manual si se pierde la conexión.
  • La instalación de la sincronización automática en Mac puede resultar complicada.

¿Cuánto espacio de almacenamiento ofrece OneDrive?

Con una cuenta de Microsoft, OneDrive brinda una capacidad de almacenamiento gratuita de 5 GB. Si dispones de una cuenta doméstica de Microsoft Office 365, contarás con un espacio de almacenamiento de 1 TB en OneDrive que pueden utilizar un máximo de seis usuarios.

4. Zoho Docs

Zoho docs para compartir archivos gratis
Sincronización de archivos en línea y sin conexión a Internet en Zoho Docs (Fuente)

Zoho es muy popular por su software de CRM y su herramienta de facturación. Sin embargo, cuenta con una plataforma de almacenamiento e intercambio que no es tan conocida, Zoho Docs, y que es una alternativa válida a Dropbox.

Zoho Docs se puede descargar como una aplicación de escritorio y funciona igual que OneDrive. Es compatible con tipos de archivo como documentos, presentaciones, hojas de cálculo, audio y vídeo. Sin embargo, no tiene la capacidad de albergar tipos específicos de archivos de ciertos sectores, como AutoCAD (.dxf), Photoshop (.psd) o Microsoft Project (.mpp).

Algunas de las ventajas de la plataforma:

  • Creación y edición de documentos en línea gracias a los editores integrados de documentos: Writer, Sheet y Show.
  • Visualización de hasta 25 iteraciones de un documento en el historial de versiones.
  • Búsqueda de información de texto integral.
  • Control de acceso de determinados usuarios a ciertos documentos y control de las tareas que se pueden realizar en ellos, como visualizarlos o editarlos.

Pros

  • Colaboración en tiempo real de varios usuarios.
  • Visualización previa de archivos en la nube sin necesidad de descargarlos.

Contras

  • Interfaz de usuario que en ocasiones responde con lentitud.
  • Necesidad de convertir los archivos a formatos más habituales, como archivos de MS Office o Google Suite, cuando se comparten con usuarios que no utilizan Zoho Docs.

¿Cuánto espacio de almacenamiento ofrece Zoho Docs?

La plataforma brinda un espacio de almacenamiento gratuito de 5 GB por usuario y admite un máximo de 25 usuarios. Sin embargo, la capacidad de almacenamiento gratuita combinada se limita a 25 GB.

Próximos pasos

Antes de implementar Dropbox en tu empresa, te aconsejamos que estudies todas estas alternativas. También puedes consultar las opiniones de los usuarios en nuestra página web para obtener más información sobre la experiencia de usuario que ofrecen estas soluciones.

Consulta las opiniones de los usuarios sobre:

También es posible comparar otros programas para compartir archivos en Capterra.


Metodología de selección:
  • Almacenamiento: Si bien Dropbox Basic ofrece solo 2 GB de almacenamiento gratuito, en nuestro estudio hemos descubierto que muchos de los competidores de Dropbox brindan una capacidad de almacenamiento de entre 5 y 15 GB en sus planes gratuitos. En esa lista se han incluido los productos que ofrecen, al menos, 5 GB de espacio de almacenamiento gratuito.
  • Protocolos de seguridad y privacidad: Dropbox utiliza un estándar de cifrado avanzado de 256 bits (AES) para proteger los datos almacenados y Secure Sockets Layer (SSL) y Transport Layer Security (TLS) para la protección de los datos durante las transferencias. Ambos son protocolos de seguridad que se utilizan habitualmente. Dropbox cuenta, además, con medidas que protegen la privacidad del usuario y que detectan cualquier tipo de actividad sospechosa en la cuenta, de phising y malware. En esta guía se han tenido en cuenta las opciones que incluyen protocolos parecidos para mantener la protección y la privacidad de los datos del usuario.
  • Aplicaciones móviles: Dropbox ofrece aplicaciones móviles tanto para Android como para iOS. En la elaboración de esta guía se han tenido en cuenta opciones que brindasen aplicaciones móviles para, al menos, una de las dos plataformas.
Además de estos criterios de calificación, hemos comprobado que los productos habían recibido más de 100 opiniones durante los últimos dos años.

Cómo crear contraseñas seguras para tu empresa

Tu política de contraseñas protege a tu empresa de hackers que intentan robar datos valiosos. Con esta guía sobre cómo crear contraseñas seguras superarás el reto y la información de tu empresa seguirá a salvo.

A menudo las políticas de contraseñas suelen basarse en un montón de ideas anticuadas que no son suficientes en el entorno de seguridad actual. 

¿Cómo crear contraseñas seguras? ¿Tu empresa tiene una política de contraseñas?

Una política de contraseñas es un conjunto de reglas que rigen los parámetros de las contraseñas utilizadas para garantizar la seguridad de los datos, sistemas y dispositivos de la empresa. Se requieren varios elementos para que una política de contraseñas sea eficaz y, en muchas ocasiones, también para mantener el cumplimiento de reglamentos como el PCI DSS (estándar de seguridad de datos del sector de las tarjetas de pago).

Sin embargo, no basta con desarrollar y poner en marcha una política de cómo crear contraseñas seguras. Toda empresa además debe documentar su política de contraseñas, ponerla a disposición de todos los empleados e incorporarla siempre que sea posible, como política de uso aceptable o a través de cursos de concienciación sobre seguridad.

Se requiere una contraseña con la suficiente complejidad y longitud

A medida que los ordenadores se han vuelto más potentes y han aumentado las velocidades de procesamiento, se han vuelto más efectivos los ataques de fuerza bruta (en los que un hacker prueba un sinfín de combinaciones de caracteres hasta dar con la contraseña correcta). Para proteger los datos de la empresa, la política de como crear contraseñas seguras debe requerir contraseñas largas y complejas que sean difíciles de averiguar.

Las combinaciones de caracteres aleatorios son mucho más seguras que las palabras del diccionario u otras secuencias con significado propio. Sin embargo, las frases largas que utilizan una combinación potente de elementos pueden ser un método eficaz para combinar la complejidad y la longitud de las contraseñas (por ejemplo, Estuv!mOsNisl4_6).

Mejores prácticas sobre la longitud de las contraseñas

Las contraseñas deben incluir un mínimo de ocho caracteres para alcanzar la mayoría de los estándares mínimos de seguridad, incluida la política de contraseñas NIST que sirve de guía al gobierno de Estados Unidos. Sin embargo, para fortalecer tus sistemas frente al rápido crecimiento de la potencia de los ordenadores, recomendamos un mínimo de 12 caracteres para las aplicaciones comerciales generales y de 16 caracteres para las contraseñas que protegen datos sumamente sensibles.

Mejores prácticas sobre la complejidad de las contraseñas

Las contraseñas deben incluir una mezcla de letras mayúsculas, minúsculas, números y caracteres especiales. Por cada tipo de carácter diferente, aumenta el número de combinaciones de contraseñas posibles. Si analizamos “24356775”, tenemos una clave de acceso que consiste solo en números, lo que significa que se obtiene de un pequeño grupo de 10 caracteres (De 0 a 9).

Si cambias un número por una letra, a4356775, de repente las opciones aumentan a 36 caracteres (10 números + 26 letras). Si añades una letra mayúscula y un carácter especial, pasamos a contar con alrededor de 92 posibilidades. Si además se habilita algún conjunto de caracteres adicionales, como Unicode, todo esto se amplía aún más.

Sin embargo, la complejidad y la longitud de las contraseñas no lo resuelven por sí solas todo. Por ello, las organizaciones deberían facilitar también listas negras de contraseñas que restrinjan la selección de las contraseñas de uso común y las contraseñas predeterminadas de fábrica, puesto que cualquier ciberdelincuente competentes las conoce. También suele dar buen resultado prohibir el nombre de la empresa en las contraseñas para evitar que se use, por ejemplo, Empresa1.

Consejos de pros: Para recordar contraseñas complejas, intenta usar una regla nemotécnica.  PqalguiencomeríaTort3ad? = ¿Por qué comería alguien tortilla tres veces al día?

No seas exigente con el envejecimiento de contraseñas, el historial y límite de fallos de inicio de sesión

Para limitar el período del que dispone un atacante que ha robado las credenciales de acceso, las políticas de contraseñas suelen exigir a los usuarios que cambien de contraseña cada 90 días. Estas herramientas no son realistas, y dan como resultado una experiencia de usuario que deja mucho que desear. El envejecimiento de las contraseñas puede prolongarse hasta 180 días o más sin que esto afecte de forma significativa a la seguridad (aunque cabe señalar que algunas normativas del sector pueden exigir un período de envejecimiento de las contraseñas específico).

Para reforzar los parámetros de envejecimiento, tu empresa u organización también puede establecer una restricción del historial de contraseñas para evitar que los usuarios utilicen contraseñas conocidas. Por lo general, basta con una limitación que afecte a las seis últimas contraseñas del historial de contraseñas.

Las mejores prácticas para los fallos de inicios de sesión

Tu política de contraseñas debe incluir un umbral de fallos de inicios de sesión, pero no debe ser tan estricta que perjudique de forma innecesaria la experiencia del usuario. Muchos sistemas bloquean la cuenta después de pocos intentos, pero esto es demasiado conservador y tiende a frustrar a los usuarios.

Se deben permitir al menos 10 fallos de inicio de sesión antes de bloquear una cuenta. Además, las cuentas solo deberán bloquearse temporalmente, lo que permite al usuario volver a intentarlo una vez transcurrido un tiempo determinado. Esto reduce la cantidad de restablecimientos de contraseñas no automáticos de su centro de asistencia, a la vez que mitiga la mayoría de las amenazas de seguridad que suponen los múltiples intentos fallidos de inicio de sesión (como los ataques de fuerza bruta y de denegación de servicio (DoS)). Si una cuenta se bloquea de forma repetida, se deberá enviar una alerta a seguridad informática para investigarlo.

En el caso de los sitios web de comercio electrónico o aquellos que son más propensos a los ciberataques, pueden usar otros métodos con los que evitar los intentos de inicio de sesión por contraseña como por ejemplo aquellos que limitan la ubicación, el bloqueo de IP y el uso de CAPTCHA.

Prohibir compartir y reutilizar las contraseñas

Para que una contraseña tenga algún valor, debe ser confidencial. Esto significa que, en general, compartir las contraseñas debe estar prohibido. Cualquier excepción a esta regla deberá detallarse claramente en la política de contraseñas de la empresa. Las excepciones al uso compartido de contraseñas pueden dejar a los empleados vulnerables a los ataques de ingeniería social, como ocurre cuando un atacante que se hace pasar por un técnico del servicio de asistencia y pide la contraseña de un empleado para solucionar problemas de una aplicación.

Del mismo modo, las contraseñas no deben reutilizarse para varias cuentas. Se trata de una práctica muy insegura que multiplica las probabilidades de ser víctima de una filtración de datos.

Una solución para la reutilización de las contraseñas es el software de gestión de contraseñas. Estas herramientas pueden identificar y desaconsejar la reutilización de las contraseñas, a la vez que combaten la propensión de los empleados a escribir en papel las contraseñas complejas, una práctica que puede ocasionar ciberataques internos.

Los administradores de contraseñas permiten a los usuarios almacenar de forma segura en la nube contraseñas complejas sin necesidad de recordar ni escribir nada.

Software 1Password y cómo crear herramientas seguras
Interfaz del software de gestión de contraseñas 1Password

Refuerza tu política de contraseñas con 2FA

Incluso las contraseñas más sofisticadas son vulnerables a los robos, a los keyloggers y a muchas otras amenazas. Por eso deberías reforzar la seguridad en línea habilitando la autenticación de dos factores (2FA) siempre que se ofrezca la opción.

Esta capa de seguridad adicional se recomienda para todos los sistemas que albergan datos sensibles, como ocurre con la mayoría. La versión más común de 2FA es un código de verificación que se envía a tu correo electrónico. Otra opción popular es el software de autenticación móvil, que utiliza dispositivos personales para confirmar la identidad mediante notificaciones push, devolución de llamadas telefónicas y otros métodos.

Los usuarios que nunca utilizan la autenticación de dos factores para las aplicaciones comerciales corren riesgos innecesarios con los datos de la empresa, lo que puede provocar filtración de datos, daños a la reputación y sanciones reglamentarias.

Hacia un futuro sin contraseñas

La mayoría de los ciberataques más frecuentes tienen éxito sin importar lo bien que esté diseñada la política de contraseñas. La ingeniería social y los ataques de phishing hacen que las contraseñas pasen por delante de nuestras narices. Las filtraciones de datos dejan expuestas incluso las contraseñas más complejas. Los dispositivos de registro de teclado simplemente controlan las contraseñas mientras se escriben.

En definitiva, las contraseñas por sí solas ya no son capaces de proteger como es debido los intereses de tu empresa. A largo plazo, la transición hacia el fin de las contraseñas será la mejor opción de seguridad. Existen numerosos proveedores que ya están desarrollando tecnologías sin contraseñas que combinan el modelado adaptativo de riesgos, las claves de hardware y la autenticación biométrica.

En esta etapa inicial, el avance hacia la autenticación sin contraseña requerirá un tiempo y una inversión considerables, especialmente para las pequeñas y medianas empresas. Por el momento, potencia tu política de cómo crear contraseñas seguras, comprueba que la 2FA esté activada siempre que sea posible y mantente atento a las soluciones sin contraseñas que vayan surgiendo para que sepas cuándo debes hacer la transición y abandonar las contraseñas por completo.

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IA y Project Management (II): Inteligencia Artificial en la Dirección de Proyectos en las pymes

La inteligencia artificial en la dirección de proyectos

La inteligencia artificial en la dirección de proyectos

La primera parte de este artículo presentó los retos que tienen las pymes en gestión, organización y responsabilidades en relación a la Dirección de Proyectos. Cómo la Dirección de Proyectos debe ser un sistema sencillo y flexible hecho a medida o tailoring, en dónde la metodología, procesos y herramientas se adapten a la empresa y el proyecto.

Esta segunda parte trata sobre cómo se puede aplicar la Inteligencia Artificial (IA) para adaptar e implementar un sistema de Dirección de Proyectos en las pymes.

Evaluar las necesidades del proyecto para ajustar las herramientas y el sistema para realizarlo

La implementación de la Dirección de Proyectos en las pymes mejora significativamente gracias a  tecnología que se adapta al tamaño de los proyectos (contenido disponible en inglés).

Un proceso para implementar las prácticas de project management debería identificar objetivos estratégicos, KPIs o factores de éxito, así como las herramientas y técnicas que coincidan con estos criterios. Los propietarios y project managers de pymes deben evaluar sus necesidades generales y ajustar los requisitos flexibles de estas aplicaciones a necesidades concretas.

Los resultados y conclusiones de los estudios consultados coinciden en la necesidad de una gestión de proyectos “básica” o “lite”, mientras que una metodología más formal y estructurada se percibe como un corsé menos flexible que consume recursos y dedicación, lo que representa una desventaja difícilmente salvable para las pymes.

Adaptar la Dirección de Proyectos con la ayuda de herramientas y tecnología de automatización mediante inteligencia artificial deben estar en el corazón de los procedimientos de gobierno y toma de decisiones. Aportando el apoyo a la dirección en la gobernanza.

Esto es clave para salvar el escepticismo inicial de la alta dirección sobre el consumo de tiempo y recursos en procesos percibidos como “mera burocracia”.

Aplicaciones de la Inteligencia Artificial en la Dirección de Proyectos en las pymes: chatbots, recursos humanos, automatización de proyectos

La relación con los clientes es clave para cualquier organización. En el caso de las pymes, este vínculo es más estrecho y directo por el tamaño de sus estructuras, así como por las relaciones personales entre interesados y equipo de proyecto.

En este sentido, la gestión de las expectativas de los clientes y usuarios es una parte crítica para valorar el éxito de sus proyectos. Los procesos de comunicación son la herramienta principal para gestionar estas expectativas, y la tecnología permite su automatización mediante asistentes de voz. Un chatbot que atiende a los clientes es IA, es un software que ayuda a conocer mejor a los clientes para ofrecerles atención personalizada.

Aunque son las grandes empresas las que más están apostando por la tecnología de los chatbots, en unos años esta tecnología se democratizará llegando a empresas de todos los tamaños y particulares. De hecho, la utilizan ya pequeños negocios donde la atención al cliente es crucial.

También están utilizando IA los departamentos de RRHH en los procesos de selección de personal, gestión del talento y formación.

La lista de tareas que se pueden asignar a la IA incluye pronósticos de rendimiento, estimaciones de tareas y optimización de trabajos. La inteligencia artificial puede hacer suposiciones sobre el desarrollo futuro del proyecto aprendiendo de nuestros datos históricos.

En el área de la automatización de procesos, las grandes corporaciones están investigando en la creación de modelos que apliquen Deep Learning de las máquinas y la IA para mejorar la planificación de los proyectos.

El ejemplo de la constructora Bechtel, con 44.000 empleados y una trayectoria de más de 120 años es un exponente a tener en cuenta. A pesar de las múltiples lecciones aprendidas a lo largo de toda su experiencia planificando y ejecutando proyectos, Bechtel dio un salto cualitativo en la mejora de su productividad cuando empezó a utilizar Deep Learning con todos esos datos históricos. La idea de que las máquinas sean capaces de aprovechar todo ese conocimiento para buscar alternativas a la planificación de los próximos proyectos no fue tarea sencilla.

La compañía ahora utiliza una red neuronal 3D que permite a los equipos de proyecto comparar distintas posibles planificaciones para encontrar la alternativa más productiva.  En este caso, es un bot que planifica y analiza diferentes escenarios basándose en las lecciones aprendidas de miles de proyectos anteriormente ejecutados, al tiempo que los humanos se dedican a tareas más atractivas.

Basándose en este principio, las herramientas de gestión de tareas están desarrollando sus propios bots, ayudando a empresas de cualquier tamaño a planificar mejor.

Son una herramienta indispensable para controlar la evolución de los proyectos, asegurando el estado del mismo dentro de los márgenes de tiempo y costes establecidos en sus líneas base.

Las herramientas y las predicciones propuestas por la tecnología también nos facilitan el proceso de toma decisiones durante el control del proyecto para identificar riesgos y activar planes de contingencia en caso necesario para devolver al proyecto a la planificación original.

La comunicación con el resto del equipo de proyecto a través de estas herramientas supone un avance respecto a la asignación de tareas utilizando herramientas no profesionales. El control sobre la información y el enganche con todas las personas involucradas en las tareas facilita un rendimiento mayor del equipo y los recursos asignados al proyecto. Por lo que estas aplicaciones proporcionan opciones de integración con otras herramientas de colaboración y comunicación, conferencias online, chat, calendario, etc.

Los propietarios de las pymes también pueden beneficiarse de las funcionalidades de la IA aplicada de los softwares de gestión de proyectos, siempre y cuando sean versátiles, flexibles y fáciles de implementar. No es necesario investigar y desarrollar costosas soluciones a medida, que estarían fuera del alcance de las pequeñas compañías.

Cualquier empresa puede aprovechar las herramientas de inteligencia artificial existentes ahora mismo en el mercado para aplicarlas a software de gestión de proyectos o tareas.

Al alcance de un clic, algunas de estas funcionalidades pasan por la sincronización de las reuniones de Google Calendar, transcribiendo y compartiendo los resúmenes de las reuniones a través de las aplicaciones más comunes utilizadas para videoconferencias; coordinación de tareas y recursos entre los miembros asignados al proyecto, integrándose en distintas aplicaciones de gestión; administración automática del correo electrónico para asignar los mensajes asociados a cada proyecto, compartiéndola automáticamente con los miembros del equipo interesados; consolidación de la información del proyecto que nos llega a través de distintos canales y aplicaciones, automatizando su registro y clasificación; entre otras muchas. Todas ellas de forma automática e integrada con las distintas aplicaciones que ya estamos utilizando en el día a día.

Impulsar una mentalidad tecnológica

La Inteligencia Artificial establece la importancia de la participación de la dirección: promoviendo una mentalidad abierta que posibilite la experimentación, cultivando el talento y el aprendizaje de nuevos conocimientos Estos directivos impulsan los principios que conectan a las personas con el efecto multiplicador de las máquinas y la tecnología, generando mejores rendimientos en los proyectos:

  • Promueven una actitud abierta a los cambios
  • Promueven experimentación
  • Apoyan activamente el liderazgo
  • Incorporan los datos a la estrategia de la empresa
  • Cultivan nuevas habilidades en las personas

Las compañías que potenciaban estas cinco áreas demuestran un coeficiente tecnológico que apalanca sus proyectos y ya incorporan muchas de las ventajas competitivas de la aplicación de la Inteligencia Artificial en la Dirección de Proyectos.

PMI denomina un Coeficiente Tecnológico en Gestión de Proyectos, PMTQ (por sus siglas en inglés), como la capacidad de las organizaciones y las personas para integrar las nuevas soluciones tecnológicas.

Para aquellas organizaciones más visionarias en la aplicación de la tecnología a la gestión de sus proyectos, el denominador común es demostrar una curiosidad constante, probando nuevos enfoques y nuevas soluciones tecnológicas con una mentalidad abierta al fracaso.

Aunque tengamos en mente que la aplicación de Inteligencia Artificial supone sustituir a ciertos roles y tareas por robots, máquinas o software, las personas siguen siendo la clave para implantar la nueva tecnología.

Las claves para aumentar este coeficiente tecnológico PMTQ también incluyen el liderazgo inclusivo o colaborativo abierto a todas las personas involucradas en la organización. Asimismo, a los nuevos roles y generaciones con habilidades tecnológicas nativas como los millenials. PMI ya establece las competencias tecnológicas en el set de habilidades que un Project Manager debe tener, añadiendo estas habilidades a las ya conocidas del triángulo del talento.

La contratación de talento pensando en las competencias del futuro será clave para las organizaciones. En el caso de las pymes mucho más teniendo en cuenta el impacto que tiene cada nueva persona en una organización pequeña. La contratación de nuevos perfiles, con habilidades de gestión y tecnológicas que ayuden a implantar soluciones, procesos y herramientas será la clave competitiva para las pequeñas organizaciones que quieran competir en un mercado cada vez más global y digital.


Carlos Javier Pampliega es Arquitecto especializado en la Gestión de Proyecto y Riesgos, en diferentes sectores, es Certified Associate in Risk Management por la George Washington University.

Certificado Project Management Professional (PMP), amplía su ámbito de actuación a otros sectores, incorporando las Metodologías Ágiles de desarrollo de Proyectos como Professional Scrum Master.

Es voluntario del Project Management Institute (PMI) y secretario de la Junta Directiva de su Capítulo en Madrid.

Carlos es consultor y formador en Dirección de Proyectos, su marca personal en las redes es un referente en el ámbito de la  dirección de proyectos, autor de numerosos artículos, participa regularmente como ponente en presentaciones y cursos de diferentes Escuelas de Negocio y Universidades, así como en Congresos organizados por PMI.

El 42 % de las pymes no estaba preparado para el teletrabajo

Pymes no preparadas para el teletrabajo y con retos en comunicación

Retos del teletrabajo, las pymes no estaban preparadas para el coronavirus

La pandemia obliga al teletrabajo: ¿cómo reaccionaron las pymes?

El coronavirus tiene al mundo contra las cuerdas, la sociedad se encuentra en una nueva realidad, aislada y evitando el contacto humano. Debido a esta situación, muchas actividades se están haciendo de manera remota, la industria y los negocios no son la excepción. El trabajo a distancia se ha convertido en el nuevo estándar de operar de muchas organizaciones, que necesitan en muchos casos herramientas para teletrabajar específicas. 

En este contexto, Capterra ha realizado una encuesta* a empleados de pequeñas y medianas empresas para conocer su estado actual con respecto al teletrabajo.

¿Estaban las pymes españolas preparadas para el trabajo remoto? ¿Qué herramientas son las que más utilizan los negocios para funcionar a distancia? ¿Cuáles son los principales retos del teletrabajo?

Puntos destacados del estudio:

  • 42 % de las pymes no tenía el software necesario para teletrabajar
  • 67 % de los empleados utiliza software en la nube para trabajar a distancia
  • Las herramientas para videoconferencias son las más utilizadas 
  • Los principales retos del teletrabajo son concentrarse, ser productivo y la comunicación interna y externa

El 42 % de las pymes no tenía el software necesario para el trabajo remoto

Cuándo las organizaciones tuvieron que implementar el teletrabajo, ya fuese por decisión propia o debido al aislamiento obligatorio, el 42 % de las pymes no tenía las herramientas necesarias para que los empleados pudieran teletrabajar. Este segmento tuvo que adquirir (31 %) o planificar la compra (11 %) de software específico para ello. 

Casi la mitad de pymes no tenían software necesario antes de la pandemia

A su vez, las pymes tampoco estaban preparadas en cuestión de equipo, ya que el 76 % de los participantes que realiza teletrabajo lo hace con su propio portátil u ordenador de mesa y únicamente un 24 % tiene uno de la empresa.

Aunque el 58 % de los encuestados ya tenía el software necesario para trabajar a distancia previo, el segmento que no estaba preparado sigue siendo un porcentaje muy alto si se tiene en cuenta que se sabía que el coronavirus estaba expandiéndose por Europa y que muchas organizaciones ya estaban tomando precauciones.

La nube, más importante que nunca

Si el uso de software en la nube en las pymes ya estaba en auge, ahora ha incrementado sustancialmente su importancia gracias a la variedad de herramientas y utilidades que presenta, especialmente las diseñadas para la comunicación y trabajo en equipo. Un 67 % de los participantes indica que utiliza de manera parcial (43 %) o total (24 %) software en la nube.

Más de la mitad de las pymes usan software en la nube para teletrabajo

Para una empresa es más sencillo adquirir un servicio o software en la nube para que los empleados accedan a él utilizando un navegador, en vez de que tengan que descargar o instalar un programa. Una opción conveniente especialmente si se trabaja de manera remota.

Aún así, el software instalado en el ordenador sigue predominando para el trabajo a distancia, utilizado por el 74 % de los participantes, ya sea de manera parcial (43 %) o total (31 %). 

Top 5 software más utilizado para el teletrabajo

Las actividades del día a día que antes eran sencillas, como revisar un proyecto con el equipo en una sala de reuniones y discutir las acciones a seguir, ahora se han vuelto más complejas. Las indicaciones o mensajes se pueden interpretar distinto, por eso es esencial contar con herramientas de comunicación y organización que faciliten el proceso.

Estas son las cinco categorías de software más utilizadas por las pymes para el trabajo remoto:

Top-5-software-teletrabajo
Los números en la gráfica son los porcentajes que cada respuesta tuvo con respecto al número de participantes.

El boom de la videoconferencia y el despegue de las herramientas para comunicarse

Las herramientas que están ascendiendo notablemente durante esta crisis son las que permiten las videoconferencias y conferencias web. La facilidad con la que se pueden hacer presentaciones, integrando imágenes o vídeos, logra que las ideas se transmitan de una forma completa. También hay que contar con el factor humano, sigue siendo esencial poder ver a la persona con la que se interactúa, ya sea en una llamada o una reunión. Más en estos tiempos de distanciamiento social.

El software de gestión de proyectos es uno de los más utilizados en circunstancias normales, pero en esta situación de teletrabajo también ha ganado terreno ya que es una herramienta indispensable para tener un control del progreso de las tareas, recursos, disponibilidad de empleados y demás elementos que conlleva un proyecto. 

A su vez, la comunicación entre equipos y una óptima colaboración a distancia son retos del teletrabajo al que se enfrentan las organizaciones. Por este motivo, las herramientas para trabajar en equipo y las herramientas de colaboración son de las más utilizadas en esta época del coronavirus. Este tipo de software posibilita una comunicación fluida y eficiente, calendarios en común, compartir y editar archivos y base de datos, entre otros elementos que un equipo utiliza para trabajar.

De cara a la comunicación externa, las herramientas de email marketing son un buen canal para mantener informado a los clientes sobre el estatus del negocio y los productos, especialmente si la empresa ha tenido que modificar su forma de operar y su abanico de productos o servicios. El software de servicio al cliente sigue siendo fundamental para atender y resolver los problemas a los que los clientes se enfrentan. Así como para recopilar y analizar información nueva sobre necesidades y tendencias en el mercado.

El desafío de concentrarse y el reto de las nuevas formas de comunicación

Trabajar a distancia presenta una serie de nuevos retos que normalmente no se encuentran en las oficinas. Muchos empleados no estaban acostumbrados a combinar su vida personal (en casa) con la profesional (en la oficina) y tampoco a basar la mayor parte de la comunicación del trabajo en herramientas digitales.

Los desafíos cruciales a los que se enfrentan los empleados son de tipo individual y de comunicación, tanto interna como externa.

Principales retos de teletrabajo en pymes
Los números en la gráfica son los porcentajes que cada respuesta tuvo con respecto al número de participantes.

La encuesta indica que el reto principal es de carácter individual: poderse concentrar y ser productivo (57 %). Las obligaciones del hogar, las distracciones de la casa, las noticias de la COVID-19 y la preocupación por los familiares son tan solo algunos elementos que tienen a la mente ocupada sin poder enfocarse de lleno al trabajo. Cada persona debe encontrar la forma, y el lugar, para poder trabajar concentrado y ser lo más productivo posible, evitando distracciones no urgentes.

El desafío general del teletrabajo en las pymes es acostumbrarse a la nueva forma de comunicación, ya sea con los compañeros de trabajo (43 %) o relacionarse con los clientes (41 %). Esto también influye en la planificación y gestión de proyectos (40 %).

Aprender a utilizar correctamente las herramientas de trabajo remoto es indispensable para superar estos retos pero también lo es el cambiar la forma de entender la comunicación en este mundo hiperconectado, saber contextualizar mensajes según el remitente y el medio que se esté usando. Es clave aplicar el lenguaje adecuado conforme el canal de comunicación y a la persona que se envía el mensaje, siempre siendo claro en lo que se pide o lo que se pregunta.

Las pymes reaccionaron al coronavirus pero deben aprender a teletrabajar

A pesar de estar en las noticias y afectando ya a empresas en Asia y en Italia, el coronavirus tomó por sorpresa a las pymes españolas, las cuales no estaban preparadas cuando inició el estado de alarma. Un 42 % no tenía el software que requieren sus empleados para el trabajo remoto y un 74 % tiene que utilizar su ordenador/portátil personal para ello. 

La implementación de herramientas para teletrabajo se tuvo que hacer con la crisis en marcha y, por lo tanto, muchos trabajadores tampoco estaban formados o preparados para operar de esta manera. Por lo mismo, uno de los retos principales para los empleados es aprender a concentrarse y ser productivo desde casa, un tema en el que intervienen muchos factores. Mientras que el desafío general de las pymes es la comunicación, tanto interna como externa, entre los compañeros de trabajo y de cara a los clientes. Un reto que implica conocer y utilizar adecuadamente el software de teletrabajo y desarrollar un nuevo lenguaje de comunicación para estos canales, uno que limite las posibles interpretaciones erróneas de los mensajes y que a la vez mantenga la cercanía humana.

La comunicación correcta influye mucho en la planificación y gestión de proyectos. Las pymes comprenden esto y es por ello que el software más utilizado para el teletrabajo es de videoconferencia, gestión de proyectos y colaboración. La importancia de estar informado, actualizado y poder transmitir correctamente las ideas a todos los miembros del equipo es esencial para que el negocio funcione, así como el relacionarse con los clientes correctamente de manera remota.

Actualmente las pymes tienen una crisis que enfrentar, están obligadas a que sus procesos y equipos funcionen a distancia. Un reto complicado pero superable. Es una ineludible revolución al teletrabajo.

En Capterra tenemos una página de recursos digitales para ayudar a las empresas durante la crisis. Descubre ofertas de software, consejos para plan de contingencia de empresas, tips de ciberseguridad y mucho más.

* Metodología de la encuesta: para recopilar los datos de este informe hemos llevado a cabo una encuesta en línea. Las respuestas provienen de una muestra del mercado español. El cuestionario se envió a 517 personas, entre las que se seleccionaron 306 para participar. Los participantes cualificados están empleados (a jornada completa o parcial) en pequeñas y medianas empresas (pymes) y trabajan en diferentes sectores de la industria.
De los 306 participantes, 212 realizan teletrabajo para su empresa, este segmento es el que se analizó principalmente para los datos reportados en este artículo a excepción de la gráfica 4. 
** La gráfica 3 y gráfica 4 son de respuesta múltiple, debido a esto la suma de los porcentajes en cada gráfica puede ser mayor a 100 %.
** La gráfica 4 corresponde a la pregunta: ¿Cuáles son los principales retos para hacer teletrabajo? Los resultados incluyen a los 212 participantes que realizan teletrabajo más 39 de los 94 participantes que no teletrabajan (los 54 participantes no considerados para esta pregunta son los que respondieron que están de baja médica o que su trabajo requiere presencia física).

Consejos de ciberseguridad básica que deben seguir tus empleados

Consejos de ciberseguridad básica para tu pyme

Consejos de ciberseguridad básica para tu pyme

 

Como consecuencia de la crisis provocada por la pandemia del coronavirus, muchas empresas se han visto obligadas a adoptar nuevas medidas para permitir que los trabajadores sigan activos desde sus casas. Si bien trabajar en remoto permite frenar la expansión del virus, hay que tener en cuenta algunos consejos de ciberseguridad a fin de proteger los datos de la empresa.

En España cada año se registran numerosos ciberataques tanto a grandes empresas como a pymes. Según un informe reciente del Centro Criptológico Nacional (CCN), en 2019 se registraron 36 ataques críticos en España.

¿Está tu empresa protegida contra los ciberataques? En este artículo te presentamos algunas de las amenazas y te damos algunos consejos de ciberseguridad que te ayudarán a protegerte a tus empleados y a tu empresa contra los ciberataques.

Importancia de la ciberseguridad en pymes

La mayoría de los ciberataques van dirigidos a los sistemas más vulnerables, aquellos que no cuentan con mecanismos avanzados de protección. Las pymes se encuentran entre las más susceptibles de sufrir un ataque, ya que normalmente son empresas que destinan menos presupuesto a herramientas de protección y el personal no suele estar lo suficientemente preparado en este campo.

Es por ello por lo que las pymes necesitan conocer qué amenazas existen, seguir los consejos de ciberseguridad e implementar protocolos que les permita protegerse, ya que, de ser víctima de algún tipo de ciberataque, puede resultar en grandes pérdidas e incluso en el cierre de la empresa.

Amenazas de ciberseguridad principales

Existen varios tipos de ciberataques, cada uno de ellos con características y objetivos diferentes. A continuación, enumeramos los ciberataques más comunes por lo que las pymes deben protegerse:

  • Ransomware

Se trata de un malware, del inglés programa maligno, que se introduce en uno o varios equipos de una empresa y encripta todos los datos que contiene el ordenador, dejándolos inaccesibles. A fin de recuperar los datos de nuevo, hay que pagar una suma de dinero que el delincuente pide. Uno de los ransomware más conocidos y con más trascendencia fue “Wannacry” que infectó en 2017 a más de 300.000 ordenadores en todo el mundo.

La manera más frecuente de introducir este tipo de archivos es a través del correo electrónico, bien sea con un archivo adjunto o con un enlace trampa. Por lo que el consejo es de no abrir ningún adjunto ni seguir ningún enlace que provenga de un desconocido. No obstante, este tipo de ataques son cada vez más sutiles y difíciles de detectar.

  • Phishing

El término phishing viene de la palabra en inglés “fishing” (pesca). Al igual que un pescador utiliza un cebo para atrapar a los peces, en el caso de phishing, los ciberdelincuentes utilizan técnicas sutiles para que las víctimas muerdan el anzuelo y así, poder conseguir datos personales, tales como números de tarjeta de crédito o credenciales para gestionar cuentas bancarias. En la mayoría de los casos se obtiene esta información a través de páginas web de bancos falsas que imitan a una de verdad, eso hace que el usuario se confíe, caiga en la trampa y acabe cediendo sus datos a terceros.

A fin de no caer víctima del phishing, es importante comprobar el dominio del correo remitente, utilizar un navegador distinto al habitual para realizar operaciones bancarias y habilitar el segundo factor de autenticación.

  • Adware

Un adware es un software que se instala de forma involuntaria en un ordenador o smartphone.

El objetivo del adware es recopilar información sobre el usuario y su comportamiento, para luego poder mostrar mensajes o publicidad abusiva en el navegador o en las aplicaciones.

La principal consecuencia de este tipo de software es que utiliza muchos recursos del sistema, provocando que el equipo funcione lento quedándose “colgado” en muchas ocasiones.

Por eso es tan importante asegurarse bien antes de descargar un software o aplicación, siempre hay que hacerlo desde fuentes de confianza y verificar que sean sitios web con el “https” en la URL.

Cómo protegerse de ciberataques

La realidad es que cada vez estamos más expuestos a ser víctimas de un ciberataque, sobre todo si no se toman medidas de protección. Por ello es de suma importancia seguir los consejos de ciberseguridad y protegerse lo mejor posible para minimizar el posible impacto que puede tener un ataque de este tipo en la empresa. A continuación, enumeramos algunas técnicas para protegerse de ciberataques:

  • Protege las conexiones remotas

Actualmente estamos viviendo un auge en las conexiones remotas debido al confinamiento por el coronavirus. Es importante proteger esas conexiones contra los intrusos y la fuga de datos. El uso de algún servicio VPN garantizará que la conexión sea segura y solo los empleados con permiso puedan acceder a la intranet de la empresa y su escritorio virtual.

  • Protege las cuentas de email

Mucho del malware que se introduce en el sistema, proviene de mensajes de correo con archivos adjuntos fraudulentos. A fin de filtrar este tipo de correos, es aconsejable instalar alguna herramienta de mensajería segura.  Este tipo de aplicaciones, ayudarán a proteger tu empresa contra las amenazas de ciberseguridad que llegan a través del email.

  • Utiliza programas de encriptación de datos

La encriptación o cifrado de datos tiene como finalidad proteger archivos, bases de datos, unidades de disco o directorios para que sólo sean accesibles a aquellos que tienen permiso. Los programas de encriptación de datos utilizan algoritmos complejos a fin de cifrar y proteger la información.

  • Realiza copias de seguridad en la nube

Las copias de seguridad tanto de los archivos como las bases de datos es una de las prácticas vitales en cualquier plan de contingencia de una empresa.

Es importante realizar estas copias en la nube y realizarlas de forma diaria si es posible, para minimizar el impacto que puede provocar un ciberataque como el de un ransomware.

Existen varios programas para hacer copias de seguridad que te ayudarán a gestionar y programar este proceso.

Consejos de ciberseguridad en pymes

Tal como hemos mencionado más arriba, las consecuencias de un ataque de ciberseguridad en la empresa son costosas y en algunas ocasiones imposible de recuperar. Te dejamos tres consejos de ciberseguridad a fin de evitar que tu empresa sea víctima de un ataque:

  • Identificar los principales riesgos de ciberseguridad

¿Hay ordenadores sin un antivirus instalado o sin actualizar?, ¿Se utilizan contraseñas fuertes y diferentes para cada cuenta? Si se identifican y conocen previamente los riesgos, será mucho más fácil prevenirlos y poder actuar consecuentemente. Es importante realizar este tipo de controles de forma periódica y dejarlo en manos de algún experto.

  • Concienciar y formar a los empleados

Muchas empresas consideran un gasto innecesario formar a sus empleados en materia de ciberseguridad, puesto que no lo ven traducido en un beneficio directo. No obstante, atendiendo a lo que se recoge en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), es de obligatorio cumplimiento por cualquier empresa formar a sus empleados en materia de seguridad de datos de carácter personal.

No todos los empleados requerirán de un mismo nivel de formación al respecto, dependerá de sus responsabilidades. Cuanto más conocimiento se tenga sobre la materia, más difícil será caer víctima de un ciberataque.

  • Adquirir software de ciberseguridad para protegerse

Muchos de los ciberataques tienen éxito debido al error humano. Para minimizar este riesgo, es muy recomendable invertir en software de ciberseguridad que proteja a todos los equipos de la empresa contra vulnerabilidades de seguridad. Este tipo de software va más allá del tradicional antivirus, ya que permite, entre otras cosas, filtrar correos electrónicos, proteger la página web corporativa y escanear las páginas que se visitan.

Una mirada al presente y al futuro de la ciberseguridad

La situación que estamos viviendo actualmente con el coronavirus sin duda está transformado la manera de funcionar de las empresas. En cuestión de días muchas empresas han tenido que adoptar nuevos recursos a contrarreloj tales como el teletrabajo y servicios en la nube. En este escenario es importante no dejar de lado la implementación de medidas a fin de cuidarse contra los ciberataques. Por lo que hay que darle prioridad a obtener las herramientas necesarias para protegerse además de ofrecer formación en ciberseguridad básica a todos los empleados.

Uno de los puntos que influirán en la minimización de ciberataques para las empresas es la escalabilidad hacia soluciones en la nube. Otro es la automatización, que permite realizar tareas minimizando el error humano y fallos potenciales. De todas formas, aún queda mucho camino por recorrer. Por ahora, lo vital es implementar cambios y medidas para prepararse y reducir el impacto de los ciberataques.