Conheça a metodologia OKR e saiba como aplicá-la

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A metodologia OKR ajuda a definir melhor os objetivos dos trabalhadores e a avaliá-los de forma mais eficiente. Quer saber tudo sobre OKR? Explicamos neste post.

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A cena é comum em muitas empresas mundo afora: uma vez por ano acontece a avaliação de desempenho dos trabalhadores, os objetivos do ano anterior são revistos pelo chefe e pelo funcionário, novas metas são definidas e a performance do período passado é avaliada. Dependendo do resultado, pode haver promoções, bônus, etc.

Há, no entanto, muitas críticas com esse tipo de avaliação. Entre as razões principais estão:

1. Frequência: no mundo complexo de hoje é praticamente impossível enxergar o que passará em um ano e definir metas significativas para os funcionários. E se os objetivos ficarem obsoletos no meio do caminho? Eles serão cancelados ou avaliados de forma neutra? Além disso, as metas de longo prazo, muitas vezes extensas, tendem a causar incerteza, porque o trabalhador geralmente não sabe como desenvolvê-las por um período tão longo.

2. Objetividade: todo gerente quer avaliar seus funcionários de maneira justa. Entretanto, infelizmente, isso só é possível na teoria, porque erros de julgamento fazem parte da natureza do ser humano. As avaliações são feitas com base na experiência pessoal, nos valores e a partir de influências externas.

3. Bilateralidade: a avaliação de desempenho ocorre, geralmente, entre o funcionário e seu superior. A transparência dentro de uma equipe ou mesmo de toda a organização costuma não ser promovida pelos gerentes. Muitas vezes, os chefes definem sozinhos os objetivos de seus funcionários, o que pode limitar a influência do trabalhador.

A liderança moderna, que promove aspectos como responsabilidade pessoal, co-decisão, transparência e liberdade, torna cada vez mais difícil encaixar as avaliações de desempenho clássicas em um mundo de tendências ágeis, abordagens enxutas, digitalização e afins. 

É por isso que a metodologia OKR, adotada por os pioneiros da Internet como Google, LinkedIn e Apple, ganha popularidade.

O que é OKR: o básico

OKR, sigla em inglês para objetivos e principais resultados, é uma metodologia para medição de objetivos e metas. Foi desenvolvida em 1970 pelo co-fundador da Intel Andrew Grove, que visualizou os “resultados-chave” usando etapas cronologicamente estruturadas. Isso tornou os objetivos a serem alcançados transparentes e visíveis. Em meados da década de 1990, o Google desenvolveu ainda mais o método, definindo prazos fixos e concentrando-se nos tópicos de reflexão e co-decisão.

Como o nome sugere, a metodologia OKR é baseada em dois elementos centrais. As metas visionárias abstratas (os objetivos) e os resultados-chave, que são os pequenos passos que podem ser medidos em direção a esse objetivo.

Objetivos são metas qualitativas que não podem ser medidas. Eles apoiam a missão da empresa e, portanto, são definidos em certa medida pela direção. Geralmente, representam 40% do total. As metas restantes são originárias do nível operacional do funcionário.

Após a determinação dos objetivos, são definidos os resultados-chave associados, que descrevem como esses objetivos devem ser alcançados. Depois que essa definição é feita, repete-se o processo um nível hierárquico abaixo na empresa. Isso continua até que cada funcionário tenha seus objetivos pessoais e os resultados-chave definidos. Esses objetivos são então tornados públicos.

Tal transparência completa evita rumores e fornece uma visão geral na empresa de quem está trabalhando em quê. Sinergias potenciais podem ser identificadas e, assim, a cooperação pode ser melhorada. Com isso, é possível derivar OKRs de equipe para as iterações seguintes.

Em função da dinâmica do mundo atual, os objetivos e, consequentemente, os resultados-chave associados a eles são determinados iterativamente a cada três ou quatro meses. Isso permite que a empresa reaja com flexibilidade às mudanças.

Outro aspecto do OKR é o princípio pull. O próprio funcionário escolhe os objetivos apropriados ou os define, uma vez que geralmente está em uma posição mais adequada para avaliar a melhor forma de apoiar os objetivos da empresa. A implementação dos resultados-chave ocorre de maneira independente. Um aspecto positivo dessa responsabilidade pessoal é a promoção da motivação do funcionário.

O foco é outro aspecto central da metodologia OKR. Não se trata de alcançar o maior número de objetivos no menor tempo possível, mas de se concentrar nos objetivos essenciais. O número de resultados-chave por objetivo não deve ser maior do que cinco, por exemplo.

Como funciona o OKR

Visite nossa seção de softwares OKR e saiba como essas ferramentas podem ajudá-lo a trabalhar resultados e objetivos na sua empresa!

O OKR é uma estrutura ágil. Isso significa que, por um lado, possui um marco  fixo de orientação, mas que, por outro, é flexível o suficiente para ser adaptado às necessidades específicas da sua empresa. Dentro da estrutura fixa, existem os conceitos do OKR master, dos eventos definidos e da lista OKR:

  • OKR master

O OKR master é responsável pelo processo e sua conformidade. Ele atua em dois níveis: como facilitador, ensina e explica processos e modera as reuniões de OKR; como responsável, remove obstáculos no processo e dá segurança aos funcionários que têm dúvidas sobre o processo.

  • Eventos

Existem três tipos de eventos: workshops, revisões e retrospectivas.

O workshop serve para definir os OKRs e, geralmente, ocorre em três níveis: da empresa, da equipe e do funcionário. Os diferentes níveis se relacionam entre si. Primeiro, as metas são definidas no nível de empresa para os três ou quatro meses seguintes. No workshop de equipe, cada grupo analisa como podem apoiar esses OKRs com seus próprios objetivos e resultados-chave. O mesmo procedimento é repetido mais adiante no nível de funcionário, em uma entrevista entre o OKR master, o gerente e o próprio funcionário.

A reflexão é uma parte importante do OKR. Por esse motivo, cada equipe se reúne pelo menos uma vez por mês para uma revisão, a fim de verificar até que ponto os objetivos foram alcançados e se o caminho percorrido foi adequado.

As revisões são a avaliação do OKR. Para poder verificar no final de uma iteração se os OKRs foram alcançados, as revisões são parte institucionalizada da estrutura. Durante o ciclo, há também revisões regulares para verificar se o caminho está correto. Essas revisões ocorrem em todos os níveis da empresa. No final de um ciclo, os resultados finais são registrados na última reunião de revisão do OKR.

A retrospectiva tem como objetivo uma melhoria contínua. O foco dessa reunião é o exame crítico do processo. Os pontos fracos do último ciclo são analisados e anotados em uma lista de medidas a serem aprimoradas.

  • Lista OKR

A lista OKR é a coleção de todos os OKRs, comparando-se a um backlog no Scrum (saiba mais sobre Scrum aqui). Ela mapeia todos os OKRs em todos os níveis, de forma transparente, para todos os funcionários. Os fatores decisivos para o sucesso de uma lista são sua atualidade, integridade e clareza.

Por fim, a lista OKR funciona tanto como um instrumento de gestão e controle quanto como um registro de riscos. Se estiver claramente estruturada, as sinergias também poderão ser identificadas. O OKR master é responsável por administrar a lista OKR.

Considerações sobre a introdução do OKR

Uma vez que traz uma mudança em padrões já estabelecidos, a introdução de procedimentos ágeis (como o OKR) é, como qualquer processo de mudança, acompanhada de dificuldades. Os funcionários devem mudar posturas anteriores, portanto espere resistência, rejeição e muitas críticas.

Para que a mudança seja bem-sucedida, você pode se basear em um processo de oito etapas desenvolvido pelo professor americano de Harvard John P. Kotter:

1. Primeiro, deixe clara a urgência da mudança. Então, discuta as vantagens em todos os níveis e descreva os cenários possíveis se qualquer mudança ocorrer.

2. Forme uma forte equipe de suporte com as áreas mais diversas possíveis e, o mais importante, ganhe o apoio da direção.

3. Desenvolva e dissemine uma visão clara, incluindo uma estratégia precisa sobre como atingir o objetivo.

4. Seja persistente e repita essa visão continuamente para que ela fique guardada na cabeça de todos.

5. Observe os processos e estruturas existentes em sua empresa que dificultam a implementação e remova-os.

6. Execute as etapas para alcançar os objetivos no prazo mais curto possível, porque o sucesso motiva as pessoas.

7. Reflita após cada etapa.

8. Fixe as conquistas alcançadas em sua cultura de trabalho.

Ao implementá-las, lembre-se de experimentar novos métodos e procedimentos: se você deseja introduzir algo ágil, seja ágil você também. 

Exemplo prático

Para ilustrar como a metodologia OKR pode ser usada para definir uma meta estratégica no nível de equipe, primeiro precisamos imaginar uma empresa hipotética da indústria de software que enfrenta um alto nível de rotatividade de clientes. Um possível objetivo poderia ser, portanto, reduzir a flutuação de clientes.

Para tornar esse objetivo quantitativamente mensurável, são definidos os resultados-chave associados. Nesse caso, eles poderiam ser: melhoria da avaliação da empresa no Google em 0,5 ponto, melhoria das avaliações de atendimento ao cliente em 25% e redução pela metade de falhas no sistema. Esses objetivos e resultados-chave corporativos são herdados por outras equipes.

A equipe de marketing está agora tentando apoiar esses OKRs definindo o objetivo de “desenvolver e promover uma forte identidade de marca”. Os possíveis resultados-chave derivados mensuráveis podem incluir a melhoria da pontuação de SEO do site em 20% e a diminuição do tempo de resposta dos comentários na internet para menos de duas horas.

A próxima iteração ocorre no nível de funcionário, para que cada um possa apresentar seus OKRs pessoais e começar a processá-los. O progresso é relatado e os ajustes necessários são feitos nas datas de revisão. Se a pontuação de SEO melhorou devido a um novo algoritmo do Google, é necessário verificar se o objetivo deve ser corrigido para cima ou se pode ser considerado concluído.

Conclusão

A metodologia OKR promove a participação e a reflexão de cada funcionário, o que geralmente leva a um aumento da motivação individual. Além disso, garante mais transparência em toda a empresa e incentiva o trabalho coletivo com uma visão comum. 

Mas lembre-se de que o OKR não pode ser introduzido num piscar de olhos. Trata-se de um processo demorado que precisa ser continuamente otimizado. Pense também nos gerentes da sua empresa. Alguns deles certamente sentirão uma perda de poder e controle. Resta saber se eles irão se adaptar às novas circunstâncias, enxergando-as como progresso, ou dar as costas à empresa.

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Conheça as vantagens de adotar a gamificação nas empresas

gamificação nas empresas

gamificação nas empresas

Games são uma grande diversão. Usamos os jogos como uma forma de ajuda para o aprendizado na infância, para passar o tempo e fortalecer amizades quando adultos ou como um modo de tornar atividades entediantes mais interessantes.

Responsáveis hoje por uma indústria multimilionária tanto para plataformas online como fora do computador, os jogos chegaram também ao mundo do trabalho. Afinal, com tantas pequenas empresas lutando para aumentar a retenção e a fidelização de funcionários e melhorar o clima organizacional, por que não aprender com os jogos para tornar o trabalho mais divertido? 

Neste post, explicaremos como a gamificação pode complementar seu sistema de gestão de talentos e ajudar o seu negócio a crescer.  

Por que a gamificação nas empresas funciona

Gamificação é o processo de tornar uma atividade educacional ou de trabalho mais parecida com um jogo, encontrando maneiras de torná-la mais divertida e recompensadora. Os elementos gamificados, em geral, são visualmente atraentes e oferecem pontos, recompensas e prêmios com base no desempenho e na conclusão de tarefas.

Se o trabalho não é um jogo, você deve estar se perguntando: por que devo me preocupar com isso? 

De fato, o trabalho pode não ser um jogo, mas isso não significa que não há nada a aprender com os games e seus benefícios. O dicionário Merriam-Webster define gamificação como “o processo de adicionar jogos ou elementos parecidos com games a algo (como uma tarefa) para incentivar a participação”.

Seus benefícios no trabalho se baseiam nas razões pelas quais os jogos são tão divertidos e nas emoções que sentimos quando ganhamos. Sempre que você marca um recorde ou desbloqueia uma nova fase, seu cérebro libera dopamina, um dos “hormônios da felicidade”, que nos faz sentir bem.

Se você produzir dopamina sempre que concluir uma tarefa, seu cérebro associará essa conquista no trabalho a sensações positivas.

Os videogames, em particular, são especialmente calibrados para fazer seu cérebro liberar dopamina. Eles incluem barras e níveis de progresso, rankings de pontuação e conquistas para desbloquear fases. Os games colocam desafios no nosso seu caminho, como quebra-cabeças e lutas, mas de uma maneira divertida e que tornam a vitória ainda melhor.

Ao adicionar itens como distintivos divertidos, gráficos de progresso e a criação de avatares, a gamificação pode tornar o trabalho menos monótono e mais atraente e recompensador. Desafios, recordes e recompensas dentro do jogo aumentam a fidelização e a retenção de funcionários. Estudos mostram que a gamificação faz os funcionários se sentirem mais produtivos.

Vale lembrar que abusar dos jogos pode causar problemas: no ano passado, a Organização Mundial da Saúde classificou vício em games como distúrbio de saúde. 

Como funciona a gamificação nas empresas

Muitas empresas já estão experimentando elementos de gamificação em seus negócios, geralmente atribuindo pontuações a tarefas relacionadas ao trabalho. Ao concluir tarefas, os funcionários vão preenchendo barras de progresso e alcançam novos níveis.

Eles também podem ganhar distintivos, que mostram seu desempenho, ou subir na classificação com os colegas.

Em alguns softwares, as opções de seguimento como os distintivos têm uma tarefa dupla: além de motivar os funcionários, auxiliam na gestão de desempenho, tornando as avaliações mais fáceis e precisas.

A gamificação também tem sido usada em programas de treinamento, atribuindo pontos a quem concluir lições e obter boas notas nos testes e pode ser encontrada até no processo de recrutamento de talentos: há alguns anos, a rede de hotéis Marriott criou um jogo no Facebook no qual os jogadores gerenciavam um hotel e usou o game para identificar talentos em potencial para preencher posições em suas filiais nos EUA.

Onde aplicar a gamificação no trabalho

É óbvio que não podemos transformar o trabalho em um grande videogame colaborativo e esperar que tudo funcione perfeitamente. Porém, é possível selecionar os elementos que tornam os jogos tão cativantes e ser criativo ao utilizá-los.

Pode ser mais fácil implementar a gamificação em trabalhos baseados em números. Nos call centers, por exemplo, onde o número de chamadas ou conversões pode ser rastreado, ou nas equipes de vendas, em que o sucesso pode ser facilmente medido, é bastante simples atribuir pontuações e níveis a determinadas tarefas.

Mas em empresas criativas? Como aplicar a gamificação em um trabalho que envolve pesquisa e redação?

Encontre algum elemento quantificável do produto final, seja o número de visualizações dos artigos publicados ou a contagem de compartilhamentos nas redes sociais. Faça o acompanhamento desses elementos por meio de um software, transforme metas em níveis, use uma barra colorida para monitorar o progresso e envie notificações sempre que os funcionários atingirem um novo nível. 

Outros exemplos de gamificação

  • Na área contábil, por exemplo, é possível calcular quanto dinheiro os funcionários economizam para a empresa.
  • Em suporte técnico, você pode conferir quantos problemas foram resolvidos em uma semana.
  • Em recursos humanos, é possível fazer pesquisas de satisfação com os funcionários e quantificar os resultados. 
  • Como gamificar o seu trabalho?

Se você está pensando em gamificar seu local de trabalho, pode começar dando uma olhada no diretório (completamente grátis!) de sistemas de gamificação do Capterra.

Tem dúvidas ou quer deixar um comentário? Utilize a seção abaixo ou entre em contato com o @Capterra_BR pelo Twitter.

Busca sistemas de gestão de talentos? Confira nossa  lista completa de softwares do tipo, compare soluções e leia comentários sobre os produtos. 

Como escolher o software de gerenciamento de atividades certo

gerenciamento de atividades

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Há muita confusão sobre o que é um software de gestão de atividades e como ele se diferencia de um programa de gestão de projetos. Estamos aqui para esclarecer isso.

Neste artigo, explicaremos o que é um programa de gerenciamento de atividades e exploraremos em que situações os diferentes tipos de ferramentas do gênero podem ser aplicados. Nosso objetivo? Encontrar a melhor solução para suas necessidades.

Visão geral dos softwares de gestão de atividades

O que é um software de gestão de atividades?

Programas do tipo ajudam os usuários a gerenciar fluxos e processos de trabalho, organizar tarefas e atividades e colaborar em um espaço de trabalho compartilhado. Essas ferramentas capturam o planejamento e a execução do trabalho, facilitam a comunicação e fornecem atualizações e visualizações de estado, relevantes para diferentes stakeholders.

Você já deve ter ouvido falar sobre softwares de gestão de atividades sendo chamados por diferentes nomes, incluindo:

  • Ferramentas de colaboração de trabalho
  • Software de gestão de equipe
  • Ferramentas de produtividade da equipe
  • Software social
  • Ferramentas de colaboração social

Você deve ter percebido que dois termos se repetem: equipe e colaboração.

Isso ocorre porque o público-alvo desse tipo de software são profissionais de negócios não técnicos e trabalhadores do conhecimento, e um objetivo crítico dessas ferramentas é facilitar a colaboração entre os usuários.

Os principais recursos incluem:

Existe alguma sobreposição entre os recursos dos programas de gestão de atividades e os de gestão de projetos. A principal diferença entre essas ferramentas é que as segundas incluem planejamento e acompanhamento, além de serem orientadas para gerenciar as três condicionantes de um projeto (escopo, cronograma e orçamento). As soluções de gestão de atividades não oferecem esse grau de supervisão.

Usos dos programas de gerenciamento de atividades

Segundo a Gartner, as ferramentas de gestão de atividades se prestam a situações em que o trabalho não pode ser planejado com tanto rigor e em que a ordem exata das tarefas é incerta (relatório completo disponível para clientes da Gartner).

Esse tipo de trabalho é mais comum em certas funções e setores, onde há  geralmente mais colaboração, exigindo uma solução criativa para problemas em vez de uma sequência detalhada de instruções e aderência a fluxos de trabalho estritos.

Essas ferramentas podem ser usadas nas seguintes áreas:

  • Assessoria
  • Marketing
  • Coordenação de eventos
  • Gestão de crise
  • Pesquisa
  • Desenvolvimento de estratégias

4 categorias dos softwares de gerenciamento de atividades

Esta é a maneira como a Gartner separa as diferentes categorias de programas de gestão de atividades (relatório completo disponível para clientes):

1. Lista de tarefas pessoal

Versão online de listas de tarefas, projetadas para uso pessoal. Exemplos: Any.do, Todoist e Wunderlist.

Prós: facilidade de uso; bom custo-benefício (há boas opções grátis)

Contras: funcionalidade limitada; orientação a indivíduos e não a equipes

2. Gestão de tarefas compartilhadas

Funciona como um espaço de trabalho centralizado, projetado para equipes, permitindo que os usuários atribuam tarefas, acompanhem o trabalho de cada um, colaborem e se comuniquem sobre as atividades. Exemplos: Asana, Basecamp e Trello.

Prós: aumenta a transparência e a responsabilidade; recursos de rastreamento fornecem informações sobre o desempenho do usuário/equipe.

Contras: mais útil quando usado com processos padronizados; não projetado para projetos reais: faltam recursos de planejamento, acompanhamento de projetos, gestão de recursos e funcionalidades de gestão de orçamentos.

3. Ferramentas colaborativas

Fornecem uma plataforma compartilhada que permite que vários usuários se comuniquem e coordenem o trabalho por meio do compartilhamento de arquivos, chamadas de vídeo e mensagens. Exemplos: Slack, Yammer e Confluence.

Prós: simplifica a comunicação e a colaboração; geralmente, inclui integrações pré-definidas com ferramentas de gestão de projetos e tarefas.

Contras: exige um acordo sobre como usá-la (por exemplo, um plano de comunicação e hierarquia de ferramentas); pode ter o efeito contrário e diminuir a produtividade da equipe.

4. Ferramentas ágeis

Geralmente, são específicas para equipes de desenvolvimento de software, fornecendo um espaço de trabalho colaborativo para executar e rastrear tarefas em cada estágio do ciclo de vida de desenvolvimento. Exemplos: Leankit, Pivotal Tracker e SpiraTeam.

Prós: aumenta a transparência e a responsabilidade; simplifica a comunicação e a colaboração.

Contras: geralmente muito especializado; mais útil quando usado com processos padronizados.

Como encontrar o software certo para suas necessidades

Agora que você tem já uma ideia de como ferramentas diferentes podem ser usadas para propósitos distintos, estas são as próximas etapas:

  • Analise as necessidades do usuário final e identifique quais funcionalidades são indispensáveis e quais são opcionais. Com base nos recursos necessários, você deve responder a esta pergunta: “Preciso de uma ferramenta específica apenas para a gestão de tarefas ou colaboração ou de uma solução completa de gestão de atividades?”
  • Crie uma lista de produtos com base nas funcionalidades e nos requisitos da equipe (baseado na nuvem, com instalação local, oferta de serviços ao cliente, etc.). Você pode usar o diretório do Capterra para filtrar a lista de programas pelos recursos que procura.
  • Analise os produtos perguntando aos fornecedores quem é o usuário-alvo e se eles incluem os recursos que você considera essenciais.
  • Reduza sua lista em no máximo cinco produtos, experimente cada um e dê notas.
  • Invista na solução que melhor se adapta às suas necessidades.
Busca softwares de gestão de projetos? Confira a lista completa de programas do tipo disponível no Capterra, compare as soluções e escolha a que melhor se adapta às suas necessidades!

Acompanhe seus projetos com este modelo de Gráfico de Gantt no Excel

gráfico de Gantt no Excel

Depois de disponibilizar um modelo de Gráfico de Burndown, o Capterra traz agora uma opção de Gráfico de Gantt no Excel para você e sua equipe cuidarem melhor dos seus projetos. 

gráfico de Gantt no Excel

A tentação de realizar um projeto sem planejamento é grande, principalmente com aqueles pequenos. No começo, são apenas algumas pessoas envolvidas, e as tarefas, prazos e responsabilidades parecem estar claramente definidos. Tudo é fácil!

Só que o projeto começa, e a expectativa não vira realidade. De repente, tudo se complica, alguém fica doente e um fornecedor não faz a entrega conforme o esperado. O cliente liga e reafirma que precisa do projeto finalizado o mais rápido possível. É quando surge a pergunta: quando estará pronto?

Em algum momento, o gerente de projeto precisa admitir que perdeu a visão geral do que está sendo feito. As tarefas se misturam, prazos importantes não são cumpridos e a resposta fica clara: é preciso planejar!

Uma solução simples: o Gráfico de Gantt

Quem trabalha em um projeto precisa planejar. Trata-se do passo definitivo para a uma implementação bem-sucedida. Isso se aplica tanto aos projetos pequenos como aos grandes, porque até mesmo os menores possuem tarefas complexas, envolvem riscos e precisam da coordenação entre vários participantes.

Os Diagramas de Gantt se estabeleceram como um instrumento de planejamento na gestão de projetos. Eles possuem apenas dois eixos: o vertical mostra as tarefas do projeto, enquanto o horizontal mostra o período em que essas tarefas devem ser concluídas.

A princípio, parece muito limitado, mas mesmo essa versão simples do Gráfico de Gantt traz enormes vantagens. Com ele, você pode ver rapidamente quando cada ação deve acontecer. Também é mais fácil lidar com as dependências entre tarefas. 

Por exemplo, se a tarefa número 4 não puder ser concluída até que a tarefa número 2 acabe, as consequências dos atrasos da última poderão ser avaliadas rapidamente. Além disso, o Gráfico de Gantt funciona bem para realizar controles e correções ao longo do projeto. Se a tarefa número 1 não for entregue no dia 3 de um mês, fica imediatamente claro que algo não está indo como deveria e assim é possível definir a melhor maneira de lidar com a situação.

Outra vantagem deste tipo de gráficos é que eles podem ser criados e atualizados com rapidez e facilidade. É um dos métodos mais eficazes para exibir atividades com base no tempo e apresenta uma solução simples para o planejamento de projetos que pode causar grande impacto com pouco tempo investido. Não surpreende que eles tenham se estabelecido como uma das ferramentas mais usadas na gestão de projetos.

Por isso, criamos um modelo de Gráfico de Gantt no Excel para ajudar a sua empresa. Nele, você pode verificar quem são os responsáveis pelas tarefas, qual porcentagem de cada uma já foi concluída e ver de maneira fácil e rápida quais estão sendo feitas e o estado de cada uma.

Ao usá-lo, sua empresa pode experimentar uma ferramenta de planejamento antes de investir em softwares de gestão de projetos. Nosso modelo de Gráfico de Gantt no Excel inclui explicações sobre como preencher os campos, bem como fórmulas que criam gráficos automaticamente após a entrada de dados.

Como funciona nosso modelo 

Para criar um Gráfico de Gantt, primeiro você precisa de um plano de projeto detalhado. A ideia básica por trás destes gráficos é nomear todas as tarefas e subtarefas e determinar o tempo necessário para cada uma. Portanto, um plano de projeto consiste em uma série de tarefas relacionadas que precisam ser concluídas em uma determinada ordem.

Por exemplo, se você pretende pintar uma sala, não pode começar antes de colocar todos os móveis para fora. Nada impede, no entanto, que você comece a misturar a tinta enquanto um amigo retira todos os móveis da sala.

O primeiro passo para fazer um plano de projeto é, portanto, a definição da sua estrutura, subdividindo aspectos do projeto em tarefas individuais. Por exemplo, as tarefas “comprar tinta” e “misturar tinta” pertencem ao conjunto “tinta”.

Além das tarefas individuais, também é preciso definir a sequência na qual elas devem ser concluídas. No exemplo anterior, você deve comprar a tinta antes de misturá-la. Ao incluir essa informação, o Gráfico de Gantt mostra imediatamente se as tarefas são executadas paralelamente ou uma após a outra.

Depois de anotar a duração e a data de início das tarefas, o modelo cria barras no gráfico. A duração determina o comprimento das barras no calendário. A data final das atividades é calculada automaticamente.

Software de Gráfico de Gantt

Além do modelo de Gráfico de Gantt no Excel que apresentamos, também é possível usar softwares especiais para a gestão de projetos. As empresas podem usar o modelo em Excel para ter uma ideia de como planejar. Uma opção é começar com um projeto pessoal para conhecer esse tipo de ferramenta.

Já os programas especializados incluem algumas vantagens que não estão no Excel, são muito mais fáceis de usar e mais claros na apresentação. Com eles, também é possível economizar tempo nas entradas de dados e atualizações manuais, especialmente se o software é capaz de importar dados de outros sistemas.

Softwares completos de gestão de projetos têm outras vantagens: além de ferramentas de planejamento, como o Gráfico de Gantt, eles também oferecem funcionalidades como registro de horas, gestão de tarefas, colaboração em projetos, etc.

Experimente diferentes soluções para descobrir qual se adequa melhor às suas necessidades. Independentemente da solução que você escolher, o Gráfico de Gantt provavelmente se tornará um elemento essencial na gestão dos seus projetos.

Confira outros templates para gerir projetos abaixo:

Faça aqui o download grátis do nosso modelo de Gráfico de Burndown.

Conheça 3 ferramentas de BI gratuitas

ferramentas de bi gratuitas

ferramentas de bi gratuitas

Uma das melhores características das ferramentas de business intelligence (BI) é que seus benefícios não estão limitados a um determinado tipo de empresa. Seja para 10 ou 10.000 funcionários, é possível aproveitar as vantagens que as ferramentas de BI oferecem, como painéis e relatórios pontuais.

Mas há um problema: a maioria das ferramentas de BI são caras. A boa notícias é que se você evitava investir em um desses programas por causa do custo, não tem mais com o que se preocupar.

Existem ferramentas de BI gratuitas e de código aberto que são uma excelente maneira de aproveitar os benefícios dos dados e análises sem nenhum custo.

Vamos conferir três opções de ferramentas de business intelligence entre as melhor avaliadas no diretório do Capterra.

Cada uma das alternativas abaixo (apresentadas em ordem alfabética) tem uma avaliação geral dos usuários acima da média (4,5 estrelas ou mais) em comparação com outros produtos da mesma categoria. Elas também têm mais de 10 reviews e incluem pelo menos três dos principais recursos dos programas de BI (saiba mais sobre nossa metodologia no final do texto).

E as ferramentas de BI de código aberto? Infelizmente, no momento desta análise, nenhum software open source passou pelo filtro da nossa metodologia. Se você necessita de uma solução de código aberto, no entanto, pode conferir algumas opções no final deste artigo.

Os programas


  • Databox
  • QlikView
  • Tableau

3 ferramentas de BI gratuitas

1. Databox

O Databox é o destaque entre as ferramentas de BI gratuitas, com pontuação alta em facilidade de uso, praticidade e suporte ao usuário.

O software permite que as empresas visualizem e acompanhem seus KPIs (indicadores de desempenho na sigla em inglês) por meio de um painel visual amigável, fornece informações em múltiplos dispositivos e pode ser integrado a sistemas populares, como Adobe Analytics e Salesforce.

O Databox pode ser implantado via nuvem, software como serviço (SaaS na sigla em inglês) e web e possui aplicativos para iOS e Android.

Prós: segundo os usuários, o software é visualmente agradável e oferece um grande número de integrações com outros sistemas.

Contras: os usuários afirmam que gostariam de ter mais opções de integração com outros programas.

Valor do upgrade: US$ 49 (cerca de R$ 200) por mês para o plano básico e US$ 248 (cerca de R$ 1.012) por mês para o plano business.

Melhor avaliado por: profissionais dos setores de marketing, publicidade e tecnologia da informação, bem como gerentes e diretores.

captura de tela databox
Painel de business intelligence do Databox, disponível também para iOS e Android (Fonte)

2. QlikView

O QlikView, da Qlik, é uma ferramenta de BI que oferece extração, transformação, carregamento (ETL na sigla em inglês), armazenamento de dados e análise multidimensional, além de painel de visualização para o usuário final. O grande destaque deste software é a sua capacidade de conectar fontes de dados e criar visualizações de dados e painéis usando essas informações.

O programa pode ser implantado via nuvem, SaaS e web. O fornecedor oferece suporte por telefone durante o horário comercial, suporte online e treinamento por meio de webinars e documentos de suporte.

Prós: os usuários destacam a praticidade do programa em comparação com outras ferramentas de business intelligence.

Contras: segundo os usuários, o suporte ao cliente do QlikView está abaixo da média e pode ser um pouco difícil de usar (a base de conhecimento está disponível apenas em inglês).

Valor do upgrade: US$ 30 (cerca de R$ 120) por usuário, por mês.

Melhor avaliado por: desenvolvedores de BI, gerentes de BI e pessoas que trabalham em organizações da sociedade civil.

3. Tableau

O Tableau é perfeito para as pessoas que gostam das tabelas dinâmicas do Excel. Ou, pelo menos, para quem gosta do conceito. Ele possui uma interface de usuário simplificada que permite a manipulação de dados com arrastar e soltar e visualizações.

O Tableau pode ser implantado via nuvem, SaaS e web ou instalado na máquina. Além disso, possui aplicativos para iOS e Android.

Existem treinamentos presenciais, online com um representante, por meio de webinars e com documentos. O suporte está disponível online e por telefone durante o horário comercial.

Apesar da versão gratuita não proteger os dados, a atualização permite que os usuários obtenham acesso a alguns recursos avançados de governança e segurança de dados.

Prós: os usuários avaliam o Tableau acima da média no quesito praticidade.

Contras: segundo os usuários, o suporte ao cliente é deficiente e o programa pode ser difícil de usar. 

Valor do upgrade: US$ 70 (cerca de R$ 285) por usuário, por ano para o Tableau Creation.

Melhor avaliado por: estudantes, analistas de negócios e profissionais do setor educacional.

captura de tela tableau
Painel de business intelligence do Tableau, que conta com upgrade caro (Fonte)

Descrição dos recursos

Abaixo estão as descrições das funcionalidades mencionadas nos softwares deste artigo:

Relatórios pontuais: relatórios que atendem aos requisitos de informações em constante mudança, conforme necessário.


Painel: tela de gráficos e tabelas para visualizar estatísticas e métricas.


Indicadores-chave de desempenho: métricas importantes pelas quais o desempenho da empresa/funcionário é monitorado e avaliado.


Análise de dados visual: interação de elementos de visualização de dados (como tabelas e gráficos) para detalhamento de informações.

Programas de BI open source

Infelizmente, nenhuma ferramenta de business intelligence de código aberto passou nos critérios da nossa metodologia, principalmente pela falta de avaliações. Se você busca uma solução do tipo, porém, confira abaixo algumas opções:

  • Metabase: O programa possui três dos quatro principais recursos que destacamos nos softwares de BI gratuitos. 
  • Pentaho Business Analytics: Esta ferramenta apresenta todos os quatro recursos e possui uma avaliação alta dos usuários do Capterra.
  • ReportServer: A plataforma possui poucas avaliações, mas inclui todos os quatro recursos da lista e uma lista impressionante de opções de implantação. O sistema é gratuito através de uma licença aGPL e possui um valor de download, a ser pago uma única vez, de € 1.999 (cerca de R$ 9.100) para empresas.
Busca um software de business intelligence que faça algo diferente do que as ferramentas que destacamos? Visite o diretório do Capterra.

Metodologia

As ferramentas consideradas para este artigo precisavam:

  • Oferecer uma versão gratuita e independente do software (não uma versão de avaliação em que você deve adquirir o programa após um período de tempo limitado).

Os programas que atendiam a essa definição de mercado também precisavam de um mínimo de 10 avaliações de usuários, publicadas entre 31 de maio de 2018 e 2 de julho de 2019, e ter uma classificação geral acima da média em comparação com outros produtos da categoria.

  • As melhores ferramentas gratuitas tinham uma classificação geral mínima de 4,5/5 estrelas no Capterra no momento da publicação.

Observação: as partes deste artigo que apresentam opiniões e pontos de vista expressos pelos usuários não representam as opiniões do Capterra.

Os programas selecionados neste artigo são exemplos para mostrar um recurso em contexto e não se destinam a endossos ou recomendações. Eles foram obtidos de fontes consideradas confiáveis no momento da publicação.

 

Como fazer um plano de negócios e garantir o sucesso da sua empresa

como fazer um plano de negócios

como fazer um plano de negócios

Não importa se você irá abrir uma esmalteria ou uma indústria de calçados, elaborar um plano de negócios (em inglês, business plan) é imprescindível para determinar a viabilidade de qualquer empresa e, consequentemente, o seu sucesso.

Muitas companhias passam por dificuldades no momento inicial, especialmente por falta de planejamento, tanto é que esta é uma das principais causas de mortalidade das empresas, segundo dados do Sebrae.

Por isso, o plano de negócios torna-se uma ferramenta poderosa para a criação de uma nova empresa. Trata-se de um documento que olhará para o futuro, definindo objetivos e quais os passos necessários para alcançá-los.

Além de metas, o plano de negócios também traz informações detalhadas da área de atuação, produtos e serviços ofertados, perfil de clientes, concorrentes, fornecedores, pontos fortes e fracos do negócio, etc. A seguir, aprenda como fazer um plano de negócios.  

A importância de um plano de negócios

Como citado acima, o planejamento é extremamente importante para quem está abrindo um negócio. Embora não extinga os riscos, ele evita que sejam cometidos erros por falta de análise.

Algumas das principais vantagens da construção de um plano de negócios são:

  • Organizar as ideias sobre um novo empreendimento
  • Obter uma base para construção da empresa
  • Alcançar objetivos de curto, médio e longo prazo
  • Determinar o caminho que deverá ser seguido
  • Facilitar a comunicação entre sócios, funcionários, clientes e investidores
  • Captar recursos financeiros

Não confunda modelo de negócio e estratégia de negócio

São conceitos muito usados no meio corporativo que estão, sim, conectados, mas referem-se a ações distintas. O modelo de negócio descreve a forma que uma empresa vai operar para determinar a sua viabilidade e, também, a sua longevidade. Ou seja, trata-se de um documento que determina como cada pecinha vai ser encaixada para moldar uma empresa.

Já a estratégia de negócio relaciona-se ao posicionamento da empresa para ganhar vantagem competitiva em relação aos concorrentes. Muitos negócios entram no mercado com modelos parecidos, mas é essencialmente a estratégia que os diferencia e colabora para que sejam líderes (ou não) de um segmento.

Mãos à obra: como elaborar um plano de negócios

Ainda que não haja uma formatação única, é importante que o plano de negócios seja o mais detalhado possível, simulando todos os cenários, dos mais pessimistas, de queda nas vendas, ao mais otimista, de aumento do faturamento, por exemplo.

Ele deve abordar os seguintes tópicos:  

Sumário Executivo 

O sumário do executivo é o primeiro item de um plano de negócios. Ele deve ser breve e de fácil leitura, dando uma visão geral da empresa e antecipando aspectos importantes sobre cada seção. Deve abordar os diferenciais competitivos da empresa, a missão, o perfil dos empreendedores, os produtos/serviços e seus benefícios, o segmento de clientes, a localização, o investimento total, os indicadores financeiros, a forma jurídica e o enquadramento tributário.

Perguntas-chave: O que é a minha empresa? Quais os produtos/serviços que ofereço? Quem são os meus clientes? Que lucro espero obter?

Produto/Serviço

Aqui, é necessário conhecer o valor que o seu produto/serviço carrega (tanto no preço quanto na qualidade) e o que o traz de diferente da concorrência. Reúna todos os produtos/serviços, identifique os melhores atributos e descreva-os detalhadamente, já que deve ser compreensível também para pessoas que não estão familiarizadas com o seu mercado. Se houver qualquer questão de proteção jurídica, como patentes ou direitos autorais, elas devem ser citadas.   

Perguntas-chave: Qual a qualidade dos produtos/serviços? Quais as características únicas do meu produto/serviço? Qual é o preço? Qual é a marca?

Mercado

Conheça o mercado de atuação para traçar metas sólidas e eficazes. Faça um estudo do momento atual do segmento e destaque as oportunidades bem como as dificuldades. Busque saber o tamanho desse mercado, quem está comprando nessa área e o que está comprando. No caso de trabalhar com vendas B2B, identifique quem costuma ser o decisor neste segmento.

Perguntas-chave: Qual o perfil de quem está comprando? Qual o histórico do mercado e o momento atual? Qual a previsão para os próximos cinco anos? Qual o nível hierárquico de quem toma as decisões?

Concorrência

Identifique quem são os concorrentes mais relevantes e estude o seu modo de atuação, com especial atenção aos diferenciais e às deficiências. Liste a qualidade de seus materiais, o preço, a localização, o atendimento, etc., comparando com o seu próprio negócio. Este também é o momento de listar a participação que a sua empresa pretende ter no mercado em questão.

Perguntas-chave: Quem são os concorrentes mais importantes neste segmento? Consigo concorrer com essas empresas? O que fará os consumidores deixarem a concorrência e comprar comigo?

Markerting  

O plano de marketing deve reunir todas as ações que serão tomadas para promover as vendas e a sua marca perante a clientela. Liste os canais de distribuição, o preço do produto/serviço e as ações promocionais. É importante que contenha todas as estratégias que serão tomadas para alcançar os objetivos.

Perguntas-chave: Qual o público-alvo selecionado? Quais as metas de venda? Que estratégias serão utilizadas para atingir o consumidor? Qual o meu diferencial competitivo?

Gestão 

Primeiro e mais importante: identificar quais as competências necessárias que levarão a empresa ao crescimento. Nesta reflexão, inclua as habilidades esperadas nos profissionais-chave da companhia. Planeje a estrutura da equipe, incluindo trajetória de crescimento do quadro de funcionários e previsões da despesa com salários e treinamentos.

Perguntas-chave: Quem serão os sócios? Quais cargos existem e como ocupá-los? Como será a hierarquia da empresa? Como serão distribuídas as responsabilidades? Qual o número de funcionários pretendidos?

Financeiro

Com todos os dados levantados nos itens anteriores, agora é hora de transformá-los em projeções financeiras, como estimativas de vendas, gastos com marketing, despesas com logística e administração, etc. Deve trazer demonstrações financeiras dos últimos anos e projeções de fluxo de caixa para o futuro.

Perguntas-chave: Quais os recursos financeiros exigidos em um início? Qual o nível de receita e despesas projetados para os próximos meses e anos?

Se o processo de montagem do documento pareceu complexo, é possível facilitá-lo com o auxílio de softwares para plano de negócios.

Planejamento estratégico x plano de negócios: conheça as diferenças

Embora tanto o planejamento estratégico quanto o plano de negócios sirvam como orientadores para as empresas, há importantes diferenças entre estes dois documentos.

O plano de negócios serve para idealizar e sustentar um novo projeto, ou seja, está mais relacionado à orientação do empreendedor em relação à criação de uma empresa.

Já o planejamento estratégico é uma ferramenta de uso diário da empresa. Ele foca em crescimento e ganho de eficiência, estando ajustável às mudanças.

Com o planejamento estratégico, define-se objetivos e quais ações deverão ser tomadas para alcançar estas metas. Os próprios funcionários devem levantar aspectos internos que possam influenciar o futuro da empresa e, a partir disso, definir metas para transformá-las em ações executáveis.

Muitas empresas optam por usar a metodologia Objectives and Key Results (OKR) como aliada ao planejamento estratégico. Primeiro são definidos os objetivos e informados a todos os membros da equipe. Em seguida, devem ser estabelecidos os parâmetros e estratégias que guiarão a empresa a alcançar as metas estabelecidas.

Por exemplo, o objetivo é aumentar a produção da empresa em 30% para o próximo ano. A estratégia-chave: contratar mais 15 funcionários. Ou seja, trata-se de um método que mantém toda a equipe alinhada em busca de um mesmo objetivo, aumentando o nível de produtividade. É comum que se use ferramentas de gestão para organizar o fluxo de trabalho e conquistar os objetivos.

Se você pensa abrir uma empresa ou já possui um negócio, conte para nós a sua experiência e os desafios enfrentados nesta etapa inicial. Queremos ouvi-lo!  

Saiba como montar um mapa da jornada do cliente

mapa da jornada do cliente

mapa da jornada do cliente

Preste atenção na imagem acima: em uma ponta está seu cliente; na outra, seu produto. Entre ambos, o caminho que o comprador faz para chegar ao que você está vendendo.

Trata-se da jornada do cliente e entendê-la é vital se você quer realmente  ajudá-lo a consumir o seu produto. Aqui entra um recurso vital: o mapa da jornada do cliente

Ao criar mapas da jornada do cliente com foco no comprador, centralizando na experiência do cliente e deixando espaço suficiente para a personalização, pequenas e médias empresas (PMEs) podem aumentar sua taxa de conversão, nutrir seus clientes e leads atuais e desenvolver futuras estratégias de negócios que tornam todo o processo ainda mais atraente.

Como o planejamento da jornada do cliente não é igual para todo mundo, você precisa ser cuidadoso e adaptável durante o mapeamento. É o que tentaremos mostrar neste post. 

Mapa da jornada do cliente e funil de vendas: quais são as diferenças?

Os mapas da jornada do cliente geralmente estão associados ao marketing B2C e não ao B2B. É importante ressaltar, porém, que cada vez mais clientes B2B estão procurando uma experiência de marketing B2C.

tabela mapa da jornada do cliente

Um fator importante a ser observado é que, apesar deste gráfico mostrar claramente as diferenças entre a jornada do cliente e o funil de vendas, ele também aproxima os dois conceitos.

Use o mapa da jornada do cliente para entender melhor leads e clientes, o que, por sua vez, ajudará na abordagem do funil de vendas.

Saiba o que realmente importa antes de iniciar seu mapa da jornada do cliente

Antes de começar, é necessário saber uma coisa: a abordagem usada na criação do mapa da jornada do cliente influenciará bastante no resultado final.

Se você entra no processo procurando ajudar partes específicas do seu negócio (por exemplo, seus criadores de conteúdo, designers ou desenvolvedores), poderá ver apenas partes da jornada do cliente, perdendo muitas informações úteis ao longo do caminho.

Por outro lado, ao entrar no processo buscando ajudar seus leads e clientes, e não a si mesmo, toda a sua equipe estará alinhada e você poderá maximizar o impacto.

Junte informações quantitativas e qualitativas para obter uma imagem completa de seus clientes

Existem duas escolas de pensamento principais quando se trata de obter insights sobre seus clientes.

A primeira é orientada a dados, com foco em informações quantificáveis, como dados demográficos, conversões, quando são feitas mais compras e qual o tamanho real dos seus clientes.

A segunda é mais pessoal e se concentra nas experiências individuais dos consumidores. Apesar de ser mais difícil analisar essas informações, elas dão uma melhor visão do que seus leads e clientes passaram para chegar até você, proporcionando mais contexto.

O segredo? Use as duas técnicas.

Se você optar apenas pela mais analítica, corre o risco de interpretar mal os dados.

Caso se concentre somente na segunda, não conseguirá prever com precisão a explicação por trás dos erros.

Ao combinar os dois tipos de informação, a visão da jornada do cliente fica mais completa.

4 maneiras de coletar informações do cliente

Abaixo detalhamos algumas maneiras de coletar dados analíticos e empíricos para ajudar no planejamento da jornada do cliente:

1. Colete avaliações: quando receber feedback de seus clientes, aproveite para buscar informações sobre quem eles são e as experiências que viveram e assim descobrir se tiveram algum problema durante o processo até chegar ao seu produto. Vasculhe até o fundo!

2. Trabalhe na geração de leads: à medida que seus leads avançam na jornada do cliente, faça anotações detalhadas sobre quaisquer dúvidas ou problemas que sejam relatados.

3. Envolva os clientes no mapeamento: quando você começar a desenhar o mapa da jornada do cliente, não deixe de dar atenção ao que eles falam em reuniões e encontros. Obtenha informações diretamente da fonte sempre que possível.

4. Busque especialistas em experiência do cliente: apesar de serem caros, esses especialistas podem fornecer uma visão imparcial do que seus consumidores passam e de como você pode melhorar seus pontos de contato.

Entenda as principais etapas pelas quais seus leads passam antes da conversão

A maneira mais fácil de entender as etapas pelas quais seus clientes passam é observar as mesmas etapas do seu funil de vendas.

No infográfico abaixo renomeamos cada etapa do ponto de vista dos clientes para garantir o foco nas ações deles e não nas suas:

passos mapa da jornada do cliente

Lembre-se de que este mapa inclui aspectos muito amplos e não se aplica necessariamente a todos os seus clientes em potencial.

3 maneiras de personalizar seus mapas

Quanto mais específicos forem os mapas da jornada do cliente, mais eficazes eles serão. Você não pode criar um único mapa e pensar que realmente entende a jornada de cada cliente, porque nem todos seguirão o mesmo caminho para chegar ao seu produto.

Em vez de tentar criar um mapa genérico, use estas três dicas para personalizar seus mapas:

1. Concentre-se em um tipo específico de cliente antes de continuar

Verifique se os dados que você está usando são do mesmo tipo de cliente. Isso permite que você faça um mapa que pode ser aplicável a todos deste grupo sem descaracterizar outros grupos de clientes.

2. Preencha as etapas com informações detalhadas

Critérios amplos são um bom começo, mas agora é hora de focar nos detalhes.

Para cada etapa, inclua os objetivos do seu cliente, as diferentes maneiras que eles interagem com sua empresa e quais dúvidas eles podem ter.

Mas um plano personalizado da jornada do cliente deve ir além disso. Incorpore dados empíricos: quais emoções estavam passando pela cabeça do cliente em cada estágio? Onde ocorreram frustrações e momentos de alívio? O que ajudou a moldar seu processo e sua decisão final?

3. Garanta que todas as facetas possíveis do comprador sejam abordadas no mapa

Ainda que concentrar-se inteiramente na experiência do cliente seja vital para o sucesso do processo de mapeamento, é importante lembrar que o mapa deve servir à sua empresa.

Ao mapear a essência da jornada do cliente, você poderá identificar todos os pontos de contato em que ele interage com sua empresa.

Assim, é possível incluir no processo os departamentos correspondentes para revisar o mapa e ajudar nos ajustes.

O produto final

O que você tem agora é um mapa que conecta o cliente ao seu produto.

Independente do visual, verifique se seus mapas apresentam claramente todas as informações necessárias. Caso contrário, a eficiência deles ficará prejudicada.

O passo seguinte: usar os mapas da jornada do cliente

Como são gastos muito tempo, energia e recursos para criar esses mapas, é  hora de usá-los:

  • Use os mapas para criar novos pontos de contato ou gerar impacto nos já existentes.
  • Saiba onde seus clientes podem ficar frustrados com o design ou a usabilidade da sua página.
  • Determine em quais momentos das etapas de pesquisa ou eliminação os clientes desejam mais informação e use isso para otimizar seu conteúdo.
  • Use os mapas como guia para o desenvolvimento de novos softwares e serviços que resolvam preocupações comuns em diferentes jornadas do cliente.
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Transformação digital nas empresas: PMEs seguem em estágio inicial

transformação digital nas empresas

transformação digital nas empresas

Não há dúvida de que o brasileiro vive conectado: segundo dados da última pesquisa anual do mercado brasileiro de TI feita pela Fundação Getúlio Vargas (FGV), são 230 milhões de smartphones em uso no país. Somados aos notebooks e tablets, 324 milhões de dispositivos portáteis estão em operação, o que representa 1,6 por habitante.

Mas e no mundo do trabalho, podemos afirmar que o Brasil já entrou na era das empresas digitais? Os negócios conhecem as novas tecnologias? Estão apostando por softwares na nuvem ou ainda preferem os programas instalados nos computadores?

Com o objetivo de saber como estão vivendo a era da transformação digital nas empresas, o Capterra fez essas e outras perguntas a 288 profissionais envolvidos na gestão de micro, pequenos e médios negócios de todo o país. O levantamento foi feito entre os dias 18 e 26 de novembro (veja a metodologia completa do estudo no final do texto).

Transformação digital nas empresas: destaques do estudo

  • 95% dos ouvidos afirmam que suas empresas já iniciaram o processo de transformação digital
  • 46% estão em uma fase intermediária, em que as novas tecnologias começam a mudar a maneira como o negócio é gerido
  • Apenas 25% das empresas afirmam que a transformação digital está entre seus três principais desafios
  • A maioria das empresas considera que deveria investir mais neste processo

Para obter uma fotografia ampla do processo de transformação digital entre as PMEs, quisemos saber:

“Entendendo que a transformação digital se refere ao melhor uso da tecnologia, à introdução de novas tecnologias e softwares nos negócios e à criação de novos modelos de negócio digitais, em qual fase do processo de transformação digital você considera que está sua empresa?”

Apenas 4% dos ouvidos afirmaram ainda não ter iniciado o processo, enquanto 1% desconhece a informação. A maioria disse estar entre a fase inicial (19%), em que a empresa adota novas tecnologias, mas segue com os mesmos processos, e intermediária (46%), onde as novas tecnologias começam a mudar a maneira como o negócio é gerido.

Somente 8% afirmou já ter atingido um estado avançado de transformação digital, em que as mudanças permitiram que a empresa reinventasse seu modelo de negócio. O restante (22%) considera estar em um estágio avançado, onde as novidades tecnológicas são usadas de maneira estratégica e como um diferencial pela empresa.

Nuvem ganha destaque

Em um plano de infraestrutura, o nível de despesa na nuvem no Brasil ainda está distante de países como os Estados Unidos, líder na área e responsável por mais da metade dos gastos em serviços de nuvem pública do mundo, segundo a Gartner.

Os dados da consultoria, no entanto, desenham uma boa perspectiva para o futuro próximo. Segundo a Gartner, o Brasil precisaria de 1,8 anos para alcançar o mesmo nível de gasto na nuvem (em relação ao total aplicado em TI) que os americanos em 2016, à frente de países como Austrália (que precisaria de 2,7 anos), Alemanha (4,5 anos) e Itália (7 ou mais anos).

A informação é interessante para observar a questão das novas tecnologias em perspectiva, já que, ainda segundo a Gartner, as taxas de adoção da nuvem põem em evidência os países onde modelos de negócios disruptivos da próxima geração emergirão, o que pode ter um efeito em todos os tipos de negócios, inclusive nas PMEs.

infográfico 2 transformação digital nas empresas

Por outro lado, voltando ao plano dos softwares, os dados levantados pelo Capterra mostram que, apesar da adoção massiva de programas estabelecidos no mercado, como Office (92%) e Adobe (58%), as soluções na nuvem começam a ser uma opção, já que mais da metade (52%) afirma utilizar o Google Docs/G-Suite, por exemplo.

Neste sentido, a aproximação à nuvem pode ser notada também quando se observa o emprego de dispositivos móveis entre as PMEs: 85% dos entrevistados afirmam usar celulares ou tablets no trabalho, e as plataformas do Google, como o Drive ou o Gmail, aparecem na segunda colocação entre os apps mais usados, somente atrás do WhatsApp.

Os dados mostram, portanto, uma adoção mais natural deste tipo de novidade tecnológica, que pode muitas vezes não ser percebida como uma transformação substancial pelas empresas, dada a popularidade das ferramentas do Google.

softwares mais usados empresas digitais

Benefícios da transformação digital

A introdução de novidades tecnológicas é muitas vezes conectada a tecnologias disruptivas, como a Internet das Coisas (IoT na sigla em inglês), a Inteligência Artificial (IA) ou a Realidade Aumentada. A realidade, porém, mostra que inovar pode ser algo muito mais próximo e acessível ao pequeno empresário.

A simples adoção de softwares na nuvem —que, como mostramos, ganha destaque entre as PMEs— ou de aplicativos para dispositivos móveis traz diversos benefícios ao dia a dia das PMEs.

infográfico transformação digital nas empresas

É algo que pode ser observado quando perguntamos às PMEs quais os benefícios obtidos ao adotar novas tecnologias. Em primeiro lugar, para 69% dos ouvidos, aparece o aumento da produtividade e da eficiência (veja gráfico acima).

Aqui, o uso do Whatsapp e das plataformas do Google nos dispositivos móveis (as preferidas pelos entrevistados) pode ter influência direta, ao permitir que atividades que antes requeriam mais horas de trabalho ou a presença física do trabalhador no escritório (como responder um email ou fazer uma chamada) possam ser feitas de qualquer lugar ou substituídas por uma mensagem rápida.

O Whatsapp, em particular, pode ter forte impacto na melhora no relacionamento com o cliente e nas vendas. Prova disso é que ganha corpo o uso do app por empresas depois da chegada ao país no ano passado da sua versão Business (disponível gratuitamente para Android e iOS).

Tecnologias disruptivas: conhecimento ainda é baixo

De um modo geral, o nível de conhecimento das principais novas tecnologias ainda é baixo, com exceção dos softwares na nuvem, conhecidos ou muito conhecidos por 71% dos entrevistados.

O Capterra quis saber o nível de familiaridade de quem trabalha nas PMEs com outras sete novas tecnologias, além dos softwares na nuvem: Big Data, Blockchain, IoT, Chatbots, IA, impressão 3D e realidade virtual e aumentada.

Em relação às três primeiras, a porcentagem dos que afirmavam conhecer pouco ou desconhecer tal tecnologia ronda os 50%, alcançando 53%, 50% e 43% respectivamente.

Somente para três das oito opções o número de ouvidos que afirma ter um alto nível de conhecimento supera a marca de 10% do total: software na nuvem (33%), impressão 3D (16%) e IA (12%).

tecnologias disruptivas infográfico

Tecnologia a ser adotada depende do negócio

Os dados levantados pelo Capterra apontam que as PMEs brasileiras estão decididas em sua aposta pelo digital, mas o investimento em novas tecnologias ainda segue nos estágios inicial e intermediário para a maioria delas.

O principal freio aos investimentos envolve questões financeiras e técnicas, velhas conhecidas do empresariado brasileiro: para 35%, as limitações no orçamento são a principal dificuldade, seguida pela falta de conhecimento técnico dos líderes ou da equipe (34%).

infográfico 3 transformação digital nas empresas

É importante lembrar que não há fórmula a seguir na hora de investir em novas tecnologias. Tudo depende do tipo de negócio, da área de atuação, do local onde a empresa está localizada, entre outros fatores.

O que as PMEs devem sempre levar em conta são as necessidades mais urgentes do negócio, para assim buscar o tipo de solução que poderá ajudá-la da melhor forma.

Empresas que buscam diversificar as formas de atendimento podem considerar o uso de softwares de chatbot, enquanto aquelas que ainda seguem o modo antigo de relacionar-se com os clientes têm a opção de adotar um CRM.

principais resultados transformação digital nas empresas


Metodologia

Para reunir os dados presentes neste estudo, o Capterra realizou um levantamento online entre os dias 18 e 26 de novembro em que ouviu 288 profissionais envolvidos na gestão de micro, pequenas e médias empresas de todo o país. O Capterra utilizou definição adotada pelo Sebrae para a classificação das empresas de acordo com o número de trabalhadores, detalhada a seguir: serviços e comércio  —microempresa (até 9 pessoas ocupadas), pequena empresa (de 10 a 49 pessoas ocupadas), média empresa (de 50 a 99 pessoas ocupadas); indústria microempresa (até 19 pessoas ocupadas), pequena empresa (de 20 a 99 pessoas ocupadas), média empresa (de 100 a 499 pessoas ocupadas). Os resultados são representativos da pesquisa, mas não necessariamente da população como um todo.

Scrum e Kanban: conheça as diferenças e escolha o melhor método

scrum e kanban

Scrum e Kanban, quais as diferenças e qual destes métodos de gestão do fluxo de trabalho as pequenas empresas deveriam seguir? Neste post,  daremos dicas sobre a melhor opção para diferentes tipos de equipe na gestão de projetos.

scrum e kanban

Scrum e Kanban são estruturas ágeis: o objetivo de ambos é definir um processo de gestão de projetos no qual as equipes possam trabalhar da maneira mais eficaz possível.

Scrum e Kanban: as semelhanças

Tanto o Kanban como o Scrum sustentam métodos ágeis e estão baseados nos três princípios de gerenciamento lean seguintes: 

  • Melhoria contínua
  • Orientação do processo
  • Foco no cliente e na equipe de trabalho.

Ambos, Scrum e Kanban, abrem espaço para que aconteçam erros, que não são considerados desastrosos, mas um ponto de partida para melhorias. Os fluxos de trabalho se baseiam em uma abordagem contínua e exploratória da melhoria para reduzir os prazos e minimizar o desperdício de trabalho.

Tais metodologias confiam no princípio pull, que permite à equipe escolher tarefas conforme sua capacidade de trabalho e somente quando houver demanda do cliente por ela. O objetivo sempre deve ser priorizar as necessidades com o maior valor possível para o cliente em vez das tarefas que a equipe mais gosta.

Os métodos ágeis também são caracterizados por sua flexibilidade. Tanto o Scrum como o Kanban não estão condicionados a se limitar a um plano preciso, mas a fazer mudanças e ajustes oportunos segundo o interesse do cliente.

Por último, ambos buscam desenhar o processo de forma a obter resultados rápidos.

Diferenças entre Scrum e Kanban

Com uma maior quantidade de regras e procedimentos, o Scrum é mais rígido do que o Kanban.

É baseado em iterações em períodos definidos, chamados time boxes. Embora a duração desses períodos possa variar inicialmente, eles devem permanecer constantes por um período mais longo para estabelecer um certo grau de regularidade entre os membros da equipe.

O Kanban não trabalha com uma linha do tempo ou com time boxes. Cabe a você decidir quando planejar, refletir, melhorar ou entregar o processo. Na prática, no entanto, também é útil estabelecer um certo ritmo ou fluxo no Kanban.

Apesar de os dois métodos considerarem a mudança como regra, eles têm abordagens diferentes. No Scrum, as tarefas são corrigidas durante o período de um sprint (geralmente de 1 a 4 semanas), enquanto as alterações no Kanban podem ser continuamente registradas e integradas ao fluxo de trabalho.

São três as funções obrigatórias no Scrum: Product Owner, Scrum Master e Equipe de Desenvolvimento. O Kanban não estabelece funções rígidas, mas é possível encontrar um papel equivalente ao de Product Owner no ambiente Kanban, como o Flowmaster ou o Product Manager, por exemplo.

Outra diferença é encontrada na medição da produtividade. No Scrum, a equipe estima a carga de trabalho relativa por pacotes de trabalho, levando em consideração a complexidade e o risco associado. Esse esforço é calculado para a duração de um sprint e, portanto, resulta em uma velocidade que depende da equipe. A primeira métrica calculada na linha do tempo é usada como orientação para os sprints seguintes.

No Kanban, estimar o tempo de execução dos pacotes de trabalho não é obrigatório. A medição da produtividade ocorre na forma de tempo de ciclo, que é o tempo necessário para concluir um pacote de trabalho do início ao fim.

Scrum + Kanban = Scrumban

Desde meados desta década, equipes adotam modelos híbridos com o nome de Scrumban.

Seu elemento básico é um quadro Kanban comum para visualizar os fluxos do processo. A lista de tarefas do quadro, no entanto, é organizada de acordo com o princípio de backlog (tarefas pendentes) do Scrum. Isso significa que as entradas com maior valor comercial têm maior prioridade.

Ao contrário do Scrum, o Scrumban não tem sprints iterativos. O trabalho é realizado continuamente dentro dos limites da equipe.

As funções no Scrumban são semelhantes às do Scrum. O Product Owner cuida da priorização da lista de pendências, o Scrum Master gerencia o processo e a equipe de desenvolvimento é necessária para a implementação e o planejamento. O Scrumban também inclui regularmente eventos do Scrum, como a reunião diária e a retrospectiva.

O método pode ser útil para equipes muito dependentes de terceiros. Frequentemente, acordos com fornecedores ou prestadores de serviços externos são baseados em contratos que não estão sincronizados com um ciclo de sprint interno. Como resultado, a equipe pode ter dificuldade em fazer estimativas precisas do prazo do projeto.

Como decidir qual método ágil usar?

1. Analise sua equipe

Sua equipe é pouco flexível, precisa de um planejamento claro com time boxes e de momentos nos quais deve trabalhar sem perturbações? Se fora assim, o uso do Scrum é recomendado, pois as tarefas são definidas de maneira mais fixa por duas semanas e os distúrbios externos são pouco frequentes.

2. Leve em consideração seu ambiente e os processos

As equipes que têm fluxos de trabalho menos definidos, que iniciam e terminam o trabalho sequencialmente e que, geralmente, precisam priorizar tarefas devido a mudanças nas necessidades funcionam melhor usando o Kanban.

Por outro lado, o Scrum é adequado para projetos com um certo grau de segurança no planejamento. Se você possui clientes, o Scrum também funciona melhor, pois permite fornecer atualizações regulares de progresso.

3. Observe a estratégia corporativa

Para que o Scrum seja estabelecido em uma empresa, é preciso tempo e, acima de tudo, a aceitação da diretoria para avançar em direção à auto-organização.

Se uma empresa prefere ser cautelosa em relação à agilidade e não deseja fazer grandes mudanças organizacionais fundamentais, o Kanban é a melhor estratégia a seguir.

Pensa aplicar essas técnicas na sua empresa? Os post-its nas paredes são excelentes, mas analise também opções de ferramentas online de gestão de projetos para permitir que sua equipe seja o mais produtiva possível.