Online Buchungssysteme liegen voll im Trend

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Teste jetzt die besten und günstigsten Tools kostenlos

Anwälte, Ärzte, Friseure, Handwerker, Eventorganizer und viele mehr – in vielen Branchen ist die Terminvereinbarung/Buchung einer der ersten Schritte in der Kundenbeziehung. Läuft hier etwas schief, verliert man Kunden, bevor man sie überhaupt kennengelernt hat. Eine neue und spannende Möglichkeit, diesen grundlegenden Businessprozess zu organisieren, sind Online Buchungssysteme.

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Daher haben wir letztes Jahr eine Kundenumfrage zum Thema durchgeführt. Hier ein Ergebnis der Umfrage: Über 70 % der Befragten würden sich bei der Suche nach einem neuen Dienstleister für den entscheiden, der eine Online-Terminvergabe anbietet.

70 % für Onlinebuchungen!!! Das ist Wahnsinn!!!

Dass sich 70 % aller Befragten in einer Sache einig sind, ist extrem selten. Und auch alle anderen Ergebnisse unserer Studie weisen darauf hin, dass Online Buchungssysteme einer der großen kommenden Trends sind (z. B. der Vergleich mit dem US-Markt). Daher haben wir uns verschiedene Tools angesehen und empfehlen hier unsere Top 5. Alle fünf Tools erfüllen diese Kriterien:

  • Sie lassen sich kostenlos testen
  • Preis unter 50 €/Monat
  • Integrierbar in eigene Website & Design
  • Entwickelt in der DACH-Region und DSGVO-konform mit deutschem Kundendienst

Los geht’s: Unsere Top 5 der Online Buchungssysteme

Appointmind

Appointmind ist ein schlankes, übersichtliches Tool, dass dir und deinen Kunden die Terminverwaltung direkt im Browser ermöglicht. Das Herzstück ist eine übersichtliche Kalenderansicht, die je nach Bedarf unterschiedlich konfiguriert werden kann – Restaurants ziehen vermutlich eine Tages- oder Wochenansicht vor, während Ferienwohnungen und -häuser ihre Besucher eher mit einer Monatsansicht begrüßen. Die Kunden können sich außerdem via E-Mail und/oder SMS an anstehende Termine erinnern lassen und bei der Reservierung Kommentare hinterlassen. Kurz: Appointmind bietet alle wichtigen Features, über die ein Online Buchungssystem verfügen muss.

Auch sehr gelungen ist die Integration des Buchungstools in die eigene Website, die sich mit ein paar Zeilen HTML-Code bewerkstelligen lässt. Easy Peasy! Ausprobieren lässt sich das Tool umsonst, zudem gibt es eine 30-Tage-Geld-Zurück-Garantie nach dem Kauf. Das Preismodell ist ein klassisches Monatsabo, die Höhe der Gebühr richtet sich nach der Anzahl der Kalender, die betrieben werden sollen. Los geht es mit 15/€ für einen Kalender; für 150 €/Monat gibt es dann schon 25 Terminkalender.

 

bookingkit

bookingkit kommt mit einem überzeugenden Paket an Extrafeatures, die sich sehen lassen können. Neben der Integration des Tools in das Design der eigenen Website steht vor allem die Kooperation mit großen Internet-Vertriebsplattformen im Mittelpunkt. Mit bookingkit kannst du Onlinebuchungen deiner Leistungen direkt auf großen Vertriebsplattformen wie tripadvisor, viator oder mydays anbieten. Zudem ermöglicht es bookingkit, alle Buchungen in einem Tool zusammenzuführen und zu verwalten – unabhängig davon, wo und wie der Verkauf und die Bezahlung erfolgen (online, offline, Kreditkarte, Bargeld etc.). Dass diese Fähigkeit mit einer ganzen Reihe an Reportingtools, ERP-Funktionen und praktischen Dashboards abgerundet wird, versteht sich da fast von selbst.

Preislich liegt bookingkit dafür am oberen Ende der hier vorgestellten Online Buchungssysteme. Das StarterKit fällt mit 49 €/Monat gerade noch in unsere Vorgaben, kommt dafür aber schon mit all den besprochenen Features. Die darauffolgenden Pakete (BusinessKit und ProKit) richten sich an zunehmend größere und komplexere Unternehmen mit höherem Individualisierungsbedarf. Zu den Paketpreisen kommen zudem Online-Buchungsgebühren und Ticketgebühren hinzu.

 

Cituro

Cituro fokussiert sich auf die wesentlichen Aufgaben eines Online Buchungssystems – und das sehr erfolgreich. Aufgeräumt. Übersichtlich. Funktioniert. Es ist alles vorhanden, was man erwartet. Übersichtliches Interface? Check. Integration in die eigene Website? Check. Erinnerungsmanagement? Check. Dashboard mit den wichtigsten Metriken? Check. Was Cituro darüber hinaus sehr gut löst, ist die Verwaltung der eigenen Mitarbeiter und die entsprechende Schichtplanung. Das macht das Tool besonders interessant für alle, bei denen Kunden einen Termin bei konkreten Mitarbeitern buchen wollen (z. B. Friseure, Ärzte, Physiotherapie oder Massage). Dieses Feature wird zudem unterstützt durch die Möglichkeit, An- und Abwesenheiten des eigenen Teams direkt in Cituro zu verwalten.

Was Cituro kostet, hängt von der Zahl der Kalender ab, die verwaltet werden sollen. Los geht es bei 19,95 €/Monat für einen Kalender. Jeder zusätzliche Kalender kostet 5 €/Monat extra. Für unsere hier verwendete Obergrenze von 50 €/Monat lassen sich also immerhin schon sieben Kalender verwalten. Wer mehr als 15 Kalender benötigt, kann ein individuelles Angebot erfragen.

Edoobox

Edoobox ist eine Lösung für Onlinebuchungen, die speziell auf Veranstaltungen wie Seminare, Kurse und Events zugeschnitten ist. Dafür wird die Basisfunktion Onlinebuchung um Features zur Teilenehmer- und Referentenverwaltung erweitert. Auch Kursmaterialien und weitere Infos zu Veranstaltungen können über das System verteilt werden. Praktisch ist auch, dass Kontrollfunktionen für den Kurserfolg direkt integriert sind (z. B. Präsenzlisten). Wie die anderen vorgestellten Tools lässt sich auch Edoobox problemlos in das Design deiner eigenen Website integrieren.

Edoobox kommt in zwei Paketen. Ein Paket nennt sich Limited und ist ab 19 €/Monat zu haben. Der Preis steigt, je mehr Veranstaltungen und Teilnehmer gleichzeitig verwaltet werden sollen (der Startpreis bezieht sich auf eine Veranstaltung mit bis zu 25 Teilnehmern). Das zweite Paket nennt sich Business. Hier sind weder die Zahl der Veranstaltungen noch die Teilnehmer limitiert. Das Paket kostet nur 9 €/Monat, dafür fallen Gebühren für jede Buchung an (1 % pro Buchung bzw. mindestens 1 €). Zusätzlich gibt es eine Enterprise-Version für größere Anbieter. Diese verhandeln ihr Preismodell individuell mit Edoobox (etwa ab 100 gleichzeitigen Veranstaltungen mit 250+ Teilnehmern).

 

Planyo

Du hast schon verschiedene Online Buchungssysteme ausprobiert und irgendwas hat immer nicht gepasst? Probier mal Planyo. Planyo bewirbt sich selbst als das flexibelste Online Buchungssystem auf dem Markt – und das könnte hinkommen. Veranstaltungslängen können für Minuten, Stunden, Tagen oder Wochen eingestellt werden, das integrierte Bezahlsystem akzeptiert mehr als 70(!) Zahlungswege und ermöglicht die Umsetzung auch der komplexesten Preismodelle. Zudem lässt sich das Tool in 30 Sprachen einsetzen und bietet mehr als 100 Schnittstellen zu anderen Systemen (die erwähnten 70+ Zahlungsportale, Google Calendar & Analytics, Mailing-List-Manager, CRM- und Buchhaltungssysteme etc. etc. etc.). Eine offene API rundet die Möglichkeiten ab. Anpassbarkeit, Integration in andere Systeme und Individualisierung werden bei Planyo also großgeschrieben.

Das Planyo Pro Paket gibt es ab 19,00 €/Monat. Alternativ kann auch das Paket Planyo Pro-COMM gebucht werden, bei dem keine feste Monatsgebühr anfällt, sondern eine Provision von 0,5 % – 1,5 % auf Kundenbuchungen. Die Seite mit den Preisinfos bietet einen praktischen Rechner, der es ermöglicht abzuschätzen, welches Paket mehr Sinn für dich ergibt.

Fazit: Jetzt mit machen!

Wenn Termine in der Beziehung zwischen dir und deinen Kunden eine große Rolle spielen, gibt es wahrscheinlichen keinen guten Grund, mit der Einführung eines Online Buchungssystems zu warten. Die Kunden wollen es und es gibt mittlerweile eine breite Auswahl an ausgereiften, kostengünstigen, tollen Tools, die an die Bedürfnisse unterschiedlicher Unternehmen und Branchen angepasst sind. Außerdem gehen wir davon aus, dass es schon in wenigen Jahren Standard sein wird, ein solches System anzubieten. Warum dem Trend hinterherhecheln, wenn man ihn auch setzen kann? Unsere Empfehlung: Nimm dir ein paar Momente Zeit, die kostenlosen Versionen der hier vorgestellten Tools auszuprobieren. Es ist fast sicher ein System dabei, mit dem du deinen Kunden eine tolle neue Möglichkeit bieten kannst, einen Termin bei dir zu buchen.

Bist du auf der Suche nach Online Buchungssystemen? Dann wirf einen Blick auf unsere Liste der besten Reservierungssysteme & Online Buchungssysteme! 

Conheça a metodologia OKR e saiba como aplicá-la

metodologia okr

A metodologia OKR ajuda a definir melhor os objetivos dos trabalhadores e a avaliá-los de forma mais eficiente. Quer saber tudo sobre OKR? Explicamos neste post.

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A cena é comum em muitas empresas mundo afora: uma vez por ano acontece a avaliação de desempenho dos trabalhadores, os objetivos do ano anterior são revistos pelo chefe e pelo funcionário, novas metas são definidas e a performance do período passado é avaliada. Dependendo do resultado, pode haver promoções, bônus, etc.

Há, no entanto, muitas críticas com esse tipo de avaliação. Entre as razões principais estão:

1. Frequência: no mundo complexo de hoje é praticamente impossível enxergar o que passará em um ano e definir metas significativas para os funcionários. E se os objetivos ficarem obsoletos no meio do caminho? Eles serão cancelados ou avaliados de forma neutra? Além disso, as metas de longo prazo, muitas vezes extensas, tendem a causar incerteza, porque o trabalhador geralmente não sabe como desenvolvê-las por um período tão longo.

2. Objetividade: todo gerente quer avaliar seus funcionários de maneira justa. Entretanto, infelizmente, isso só é possível na teoria, porque erros de julgamento fazem parte da natureza do ser humano. As avaliações são feitas com base na experiência pessoal, nos valores e a partir de influências externas.

3. Bilateralidade: a avaliação de desempenho ocorre, geralmente, entre o funcionário e seu superior. A transparência dentro de uma equipe ou mesmo de toda a organização costuma não ser promovida pelos gerentes. Muitas vezes, os chefes definem sozinhos os objetivos de seus funcionários, o que pode limitar a influência do trabalhador.

A liderança moderna, que promove aspectos como responsabilidade pessoal, co-decisão, transparência e liberdade, torna cada vez mais difícil encaixar as avaliações de desempenho clássicas em um mundo de tendências ágeis, abordagens enxutas, digitalização e afins. 

É por isso que a metodologia OKR, adotada por os pioneiros da Internet como Google, LinkedIn e Apple, ganha popularidade.

O que é OKR: o básico

OKR, sigla em inglês para objetivos e principais resultados, é uma metodologia para medição de objetivos e metas. Foi desenvolvida em 1970 pelo co-fundador da Intel Andrew Grove, que visualizou os “resultados-chave” usando etapas cronologicamente estruturadas. Isso tornou os objetivos a serem alcançados transparentes e visíveis. Em meados da década de 1990, o Google desenvolveu ainda mais o método, definindo prazos fixos e concentrando-se nos tópicos de reflexão e co-decisão.

Como o nome sugere, a metodologia OKR é baseada em dois elementos centrais. As metas visionárias abstratas (os objetivos) e os resultados-chave, que são os pequenos passos que podem ser medidos em direção a esse objetivo.

Objetivos são metas qualitativas que não podem ser medidas. Eles apoiam a missão da empresa e, portanto, são definidos em certa medida pela direção. Geralmente, representam 40% do total. As metas restantes são originárias do nível operacional do funcionário.

Após a determinação dos objetivos, são definidos os resultados-chave associados, que descrevem como esses objetivos devem ser alcançados. Depois que essa definição é feita, repete-se o processo um nível hierárquico abaixo na empresa. Isso continua até que cada funcionário tenha seus objetivos pessoais e os resultados-chave definidos. Esses objetivos são então tornados públicos.

Tal transparência completa evita rumores e fornece uma visão geral na empresa de quem está trabalhando em quê. Sinergias potenciais podem ser identificadas e, assim, a cooperação pode ser melhorada. Com isso, é possível derivar OKRs de equipe para as iterações seguintes.

Em função da dinâmica do mundo atual, os objetivos e, consequentemente, os resultados-chave associados a eles são determinados iterativamente a cada três ou quatro meses. Isso permite que a empresa reaja com flexibilidade às mudanças.

Outro aspecto do OKR é o princípio pull. O próprio funcionário escolhe os objetivos apropriados ou os define, uma vez que geralmente está em uma posição mais adequada para avaliar a melhor forma de apoiar os objetivos da empresa. A implementação dos resultados-chave ocorre de maneira independente. Um aspecto positivo dessa responsabilidade pessoal é a promoção da motivação do funcionário.

O foco é outro aspecto central da metodologia OKR. Não se trata de alcançar o maior número de objetivos no menor tempo possível, mas de se concentrar nos objetivos essenciais. O número de resultados-chave por objetivo não deve ser maior do que cinco, por exemplo.

Como funciona o OKR

Visite nossa seção de softwares OKR e saiba como essas ferramentas podem ajudá-lo a trabalhar resultados e objetivos na sua empresa!

O OKR é uma estrutura ágil. Isso significa que, por um lado, possui um marco  fixo de orientação, mas que, por outro, é flexível o suficiente para ser adaptado às necessidades específicas da sua empresa. Dentro da estrutura fixa, existem os conceitos do OKR master, dos eventos definidos e da lista OKR:

  • OKR master

O OKR master é responsável pelo processo e sua conformidade. Ele atua em dois níveis: como facilitador, ensina e explica processos e modera as reuniões de OKR; como responsável, remove obstáculos no processo e dá segurança aos funcionários que têm dúvidas sobre o processo.

  • Eventos

Existem três tipos de eventos: workshops, revisões e retrospectivas.

O workshop serve para definir os OKRs e, geralmente, ocorre em três níveis: da empresa, da equipe e do funcionário. Os diferentes níveis se relacionam entre si. Primeiro, as metas são definidas no nível de empresa para os três ou quatro meses seguintes. No workshop de equipe, cada grupo analisa como podem apoiar esses OKRs com seus próprios objetivos e resultados-chave. O mesmo procedimento é repetido mais adiante no nível de funcionário, em uma entrevista entre o OKR master, o gerente e o próprio funcionário.

A reflexão é uma parte importante do OKR. Por esse motivo, cada equipe se reúne pelo menos uma vez por mês para uma revisão, a fim de verificar até que ponto os objetivos foram alcançados e se o caminho percorrido foi adequado.

As revisões são a avaliação do OKR. Para poder verificar no final de uma iteração se os OKRs foram alcançados, as revisões são parte institucionalizada da estrutura. Durante o ciclo, há também revisões regulares para verificar se o caminho está correto. Essas revisões ocorrem em todos os níveis da empresa. No final de um ciclo, os resultados finais são registrados na última reunião de revisão do OKR.

A retrospectiva tem como objetivo uma melhoria contínua. O foco dessa reunião é o exame crítico do processo. Os pontos fracos do último ciclo são analisados e anotados em uma lista de medidas a serem aprimoradas.

  • Lista OKR

A lista OKR é a coleção de todos os OKRs, comparando-se a um backlog no Scrum (saiba mais sobre Scrum aqui). Ela mapeia todos os OKRs em todos os níveis, de forma transparente, para todos os funcionários. Os fatores decisivos para o sucesso de uma lista são sua atualidade, integridade e clareza.

Por fim, a lista OKR funciona tanto como um instrumento de gestão e controle quanto como um registro de riscos. Se estiver claramente estruturada, as sinergias também poderão ser identificadas. O OKR master é responsável por administrar a lista OKR.

Considerações sobre a introdução do OKR

Uma vez que traz uma mudança em padrões já estabelecidos, a introdução de procedimentos ágeis (como o OKR) é, como qualquer processo de mudança, acompanhada de dificuldades. Os funcionários devem mudar posturas anteriores, portanto espere resistência, rejeição e muitas críticas.

Para que a mudança seja bem-sucedida, você pode se basear em um processo de oito etapas desenvolvido pelo professor americano de Harvard John P. Kotter:

1. Primeiro, deixe clara a urgência da mudança. Então, discuta as vantagens em todos os níveis e descreva os cenários possíveis se qualquer mudança ocorrer.

2. Forme uma forte equipe de suporte com as áreas mais diversas possíveis e, o mais importante, ganhe o apoio da direção.

3. Desenvolva e dissemine uma visão clara, incluindo uma estratégia precisa sobre como atingir o objetivo.

4. Seja persistente e repita essa visão continuamente para que ela fique guardada na cabeça de todos.

5. Observe os processos e estruturas existentes em sua empresa que dificultam a implementação e remova-os.

6. Execute as etapas para alcançar os objetivos no prazo mais curto possível, porque o sucesso motiva as pessoas.

7. Reflita após cada etapa.

8. Fixe as conquistas alcançadas em sua cultura de trabalho.

Ao implementá-las, lembre-se de experimentar novos métodos e procedimentos: se você deseja introduzir algo ágil, seja ágil você também. 

Exemplo prático

Para ilustrar como a metodologia OKR pode ser usada para definir uma meta estratégica no nível de equipe, primeiro precisamos imaginar uma empresa hipotética da indústria de software que enfrenta um alto nível de rotatividade de clientes. Um possível objetivo poderia ser, portanto, reduzir a flutuação de clientes.

Para tornar esse objetivo quantitativamente mensurável, são definidos os resultados-chave associados. Nesse caso, eles poderiam ser: melhoria da avaliação da empresa no Google em 0,5 ponto, melhoria das avaliações de atendimento ao cliente em 25% e redução pela metade de falhas no sistema. Esses objetivos e resultados-chave corporativos são herdados por outras equipes.

A equipe de marketing está agora tentando apoiar esses OKRs definindo o objetivo de “desenvolver e promover uma forte identidade de marca”. Os possíveis resultados-chave derivados mensuráveis podem incluir a melhoria da pontuação de SEO do site em 20% e a diminuição do tempo de resposta dos comentários na internet para menos de duas horas.

A próxima iteração ocorre no nível de funcionário, para que cada um possa apresentar seus OKRs pessoais e começar a processá-los. O progresso é relatado e os ajustes necessários são feitos nas datas de revisão. Se a pontuação de SEO melhorou devido a um novo algoritmo do Google, é necessário verificar se o objetivo deve ser corrigido para cima ou se pode ser considerado concluído.

Conclusão

A metodologia OKR promove a participação e a reflexão de cada funcionário, o que geralmente leva a um aumento da motivação individual. Além disso, garante mais transparência em toda a empresa e incentiva o trabalho coletivo com uma visão comum. 

Mas lembre-se de que o OKR não pode ser introduzido num piscar de olhos. Trata-se de um processo demorado que precisa ser continuamente otimizado. Pense também nos gerentes da sua empresa. Alguns deles certamente sentirão uma perda de poder e controle. Resta saber se eles irão se adaptar às novas circunstâncias, enxergando-as como progresso, ou dar as costas à empresa.

Busca soluções que lhe ajudem a aplicar de maneira mais fácil a metodologia OKR? Confira a lista de softwares OKR disponível no Capterra!

SEO Trends 2020: Was du in Sachen Suchmaschinenoptimierung wissen musst

header image - SEO Tipps für 2020

Die Suchmaschinenoptimierung ist ein Prozess, der ständigen Änderungen unterworfen ist. Grund dafür sind vor allem die laufenden Anpassungen der Algorithmen der Suchmaschinen – allein Google verändert jedes Jahr 300 – 400 Dinge an seinen Algorithmen. Auf dem Laufenden zu bleiben und den SEO Trends 2020 zu folgen, ist wichtiger denn je. Mit den folgenden Tipps bist du in diesem Jahr gut aufgestellt.

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SEO Trend 1: Strukturierte Daten

Google will Inhalte auf Websites besser verstehen. Dafür hilft es, der Suchmaschine Inhalte nicht nur als Text, sondern auch in strukturierter, maschinenlesbarer Form bereit zu stellen. Dafür hat sich das System schema.org etabliert. Dabei handelt es sich um eine gemeinsame Initiative, die von Google, Microsoft, Yahoo und Yandex ins Leben gerufen wurde – eben mit dem Ziel, ein einheitliches System zur Auszeichnung von Inhalten zu schaffen, das eine Suchmaschine problemlos interpretieren kann.

Mit diesen schema.org-Daten können unterschiedlichste Inhalte (zusätzlich zu den auf der Website sichtbaren Inhalten) für Suchmaschinen besser lesbar gemacht werden. Und das Tolle: manche dieser Auszeichnungen werden in den Google-Suchergebnissen mit zusätzlichen Features belohnt, z.B. einer auffälligeren Darstellung des Suchmaschinentreffers.

Zu den strukturierten Daten, die bei Google besonders dargestellt werden, gehören:

  • Event (Auszeichnung von Terminen, Veranstaltungen etc. – führt zu drei zusätzlichen Zeilen im Suchtreffer)
  • Aggregated Rating oder Review (Auszeichnung von Produktbewertungen, führt zu Sternen in den Suchergebnissen)
  • FAQ (Auszeichnung von Fragen und Antworten, führt zu weiteren Zeilen im Suchtreffer)
  • Article (Angaben bei Blogbeiträgen oder Artikeln, führt zu einer auffälligeren Darstellung in der mobilen Suche)

screenshot SEO ergebnis
Beispiel-Suchtreffer mit Rating-Sternen und Event-Auflistung

Für die Einbindung dieser schema.org-Daten benötigst du einen Programmierer, der dir das in der Website integriert. Idealerweise solltest du das Ganze aber so einrichten (lassen), das direkt beim Eintragen von Inhalten ins CMS schema.org-Daten generiert werden. Wenn du also zum Beispiel einen Messetermin zu deiner Website hinzufügst, sollte das System daraus auch direkt den passenden schema.org-Event-Code generieren. So musst du dich nie mehr darum kümmern, wenn das System einmal eingerichtet ist.

Übrigens: Ein relativ neuer schema.org-Code namens „speakable“ befindet sich aktuell noch in der Beta-Testphase. Mit diesem Code kannst du zukünftig (wenn alles so übernommen wird) auf deiner Website auszeichnen, welche Inhalte sich besonders gut für Vorlese-Assistenten und Sprachsuche (wie Alexa, Siri, Google Home oder Cortana) eignen.

SEO Trend 2: E-A-T

Seit einigen Jahren legt Google verstärkten Wert auf die Vertrauenswürdigkeit nicht nur von Websites, sondern auch der Informationen auf diesen Websites. Google arbeitet intern mit den so-genannten E-A-T-Faktoren. Diese drei Buchstaben stehen für „Expertise, Authority und Trust“. Zusammengefasst lässt sich dieses Prinzip mit der Frage beantworten: Bist du für dieses Thema eine echte und vertrauenswürdige Autorität von höchster Reputation? Denn falls nein – warum sollte Google dich dann weit oben listen?

Das Thema Vertrauen und Expertise spielt nicht in allen Themen die gleiche Rolle. In einigen Gebieten (Google nennt das „YMYL“ was für „Your Money, Your Life“ steht) ist Trust und Autorität besonders wichtig, nämlich immer dann, wenn es um Themen geht, die das eigene Leben tiefgreifend berühren. Wie schlimm ist es, wenn ein Strickmuster einen fachlichen Fehler enthält? Wohl verkaftbar. Was aber, wenn die Informationen auf einer Krebsvorsorge-Seite falsch sind? Das könnte fatale Auswirkungen haben.

Bei Themen wie Gesundheit, Geld, Versicherungen, Sicherheit etc. legt Google deutlich strengere Regeln an als z.B. bei Hobby, Haustieren oder Hochzeitsspielen. Ist die Website eine anerkannte Autorität in diesem Gebiet? Wurden die Inhalte von einer respektablen Person verfasst? Sind die Inhalte mit Belegen und Quellenangaben untermauert?

Egal in welcher Branche du aktiv bist, du solltest in den Aufbau einer echten Expertenmarke investieren. Dazu gehören dann auch Maßnahmen, die SEO wenn überhaupt nur am Rande betreffen, aber eben zur Steigerung der Reputation und Bekanntheit beitragen, wie:

  • Pressearbeit
  • Kooperationen mit anerkannten Autoritäten
  • Aufbau einer Social Media Community
  • usw.

SEO Trend 3: Optimierung für diverse Suchsysteme

In diesem Artikel stand Google als Suchmaschine im Vordergrund. Dabei gibt es noch viele andere Suchsysteme, in denen Auffindbarkeit extrem wertvoll sein kann. Sich nur auf Google zu verlassen, ist sträflich und kann schnell ins Aus führen, wenn das nächste Google-Update den Traffic einbrechen lassen sollte.

Welche Suchsysteme sind es denn nun, die so wichtig sind? Bing, Yahoo und Co. sind damit nicht gemeint – die kamen über 1-3% Marktanteil nie wirklich hinaus. Stattdessen geht es um spezifischere Suchsysteme, in denen Suchmaschinenoptimierung für eine bessere Auffindbarkeit verschafft. Die genauen Systeme und Plattformen unterscheiden sich je nach Plattform, aber generell gilt:

  • Wer Videos hat, sollte auf YouTube auffindbar sein (YouTube gilt nach Google übrigens als zweitgrößte Suchmaschine der Welt).
  • Wer Produkte verkauft, sollte auf Amazon (und vielleicht Ebay) sichtbar sein.
  • Wer Apps oder digitale Produkte anbietet oder Podcasts produziert, für den lohnt sich die Sichtbarkeit bei iTunes und im Playstore.
  • Wer im Reise- und Freizeit-Bereich tätig ist, kommt um Sichtbarkeit bei Instagram und Pinterest nicht herum.
  • Lokale Unternehmen müssen sich bei Plattformen wie der lokalen Google-Suche, aber auch Yelp und ähnlichen Diensten hervortun.
  • Ärzte sollten auf Jameda sein.
  • Verkäufer von selbstgemachten Produkten müssen sich bei Etsy platzieren.
  • Berater sollen bei XING und LinkedIn sichtbar sein, usw.Das Jahr 2020 sollte im Zeichen besserer Sichtbarkeit stehen – und das nicht nur im Google-Universum. Viel Erfolg!
Bist du auf der Suche nach SEO Tools? Dann wirf einen Blick auf unsere Liste der besten SEO Tools!

Über den Autor: 
Felix Beilharz ist seit 2001 als selbständiger Online-Marketing-Unternehmer aktiv. Seit 2007 gibt er seine Expertise in Beratungsprojekten, Seminaren, Vorträgen, Hochschul-Lehraufträgen, Konferenzen, Büchern und Artikeln weiter. Seit 2008 wohnt der Social Media Experte in Köln – um von dort aus weltweit aktiv zu werden.

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Netzwerkplan erstellen: Das perfekte Tool gegen die Netpocalypse

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Netpocalypse, Substantiv, feminin: Der Tag, an dem die Netzwerkinfrastruktur eines Unternehmens funktionsunfähig wird und das fragliche Unternehmen zur Handlungsunfähigkeit verdammt.

Netzwerkplan, Substantiv, männlich: Darstellung des gesamten Ist-Zustandes der Netzwerksinfrastruktur eines Unternehmens von der Hardware über die Software bis zu Logins und Passwörtern. Wichtiges Mittel für Abwehr oder Überwindung der Netpocalypse.   

Die Netpocalypse hat viele Ursachen und Gesichter. Ein zentraler Hardwarebaustein des Systems versagt, Ersatz wird angeschafft – und niemand weiß, wie die Komponente konfiguriert werden muss. Ein Praktikant loggt den Leiter der IT-Abteilung aus dem Konto des unternehmensweiten Passwortmanagers aus – und niemand kennt das Passwort des Passwortmanagers. Ein Systemadministrator gerät auf der Weihnachtsfeier in trunkenen Streit mit dem Chef, benimmt sich spektakulär daneben und wird fristlos gekündigt – er geht und nimmt sein Wissen über 15 Jahre frei improvisierten Systemausbau mit sich; zwei Wochen später stürzt der erste Server ab. Hacker verschlüsseln wichtige Datenbanken und lassen nach der erfolgreichen Bitcoin-Transaktion nicht mehr von sich hören. Das Resultat der Netpocalypse ist in all diesen Fällen das gleiche: Nichts geht mehr.

Einen Netzwerkplan zu erstellen und aktuell zu halten, schützt Unternehmen vor dem Schreckensszenario des Totalausfalls – oder erlaubt es ihnen, ihr Netzwerk wieder aufzubauen, wenn doch einmal etwas schief geht. Ganz nebenbei hält der Netzwerkplan die Infrastruktur des Unternehmens auch schlank, effizient, flexibel und sicher sowie offen für Innovationen – und spart dabei noch Geld. Um es mit einem Fachbegriff aus der IT zu sagen, das Anlegen und Pflegen eines aktuellen und übersichtlichen Netzwerkplans ist eigentlich ein sogenannter No-Brainer.

Netzwerkplan erstellen

1. Was steht im Netzwerkplan?

Der Netzwerkplan ist mehr als nur eine Visualisierung des Unternehmensnetzwerks und auch mehr als eine Auflistung des Inventars. Beispielsweise enthält ein (guter) Netzwerkplan auch Prozessbeschreibungen – etwa für das Anlegen eines neuen Mitarbeiteraccounts. Hier eine Übersicht über die Infos, die aufgenommen werden sollten:

  • Angaben zum Unternehmen und all seinen Niederlassungen und Zentralen (Anfahrtswege, Ansprechpartner und Kontaktadressen)
  • Gebäudegrundrisse mit Standort der IT-Komponenten und grafische Darstellungen der Netzwerk-Architektur (z. B. Darstellung der Rechner mit IP-Adressen, WLAN-/LAN-Diagramme, Netzbuchsenplan etc.)

netzplan erstellen

Gebäudegrundriss (Quelle) 

netzplan erstellenDarstellung Netzwerk-Architektur Quelle 

Hardware

    • Beschreibung der Infrastruktur (z. B. welche Datenkabel, Switches, Hubs etc. inklusive Seriennummern)
    • Liste aller Server und Workstations mit Seriennummer, Hardwareausstattung, Software, Rechnername und zugewiesenem Benutzer
    • Liste der Peripheriegeräte wie Drucker, USB Hubs, Mäuse, Monitore etc.

Administratives

    • Visualisierung der logischen Struktur aller Server gefolgt von der logischen und physischen Struktur aller Active Directory und der logischen Struktur des DHCP (verwendete Adressen, Subnetze, Domains und Gateways, Struktur des Dateisystems und Rechte der Benutzer)
    • Konfiguration der Gruppen, Login Skripte, Policies, Protokolle
    • Datenblatt mit Konfiguration der einzelnen Komponenten (z. B. Aufgaben der Server, Einwahldaten für DSL-Router)
    • Benutzerdokumentation (voller Name, Login, Gruppenzugehörigkeiten, Kontaktdaten, Rechte, verwendete Geräte)

Software

    • Welche Software auf welchen Endgeräten für welche Benutzer
    • Wichtige Angaben für die Lizenzprüfung (Welche Lizenzen wie oft und bis wann nötig; regelmäßige Prüfung Bedarf vs. Ist-Zustand)

Internet

    • Internet Service Provider (ISP) und Zugangsdaten
    • Konfiguration (je nach DHCP oder statischer IP-Adresse)
    • Liste der zugehörigen Geräte inkl. Konfiguration
    • WLAN (Konfiguration, Nutzerrechte, Passwörter)
    • Sonstige Angaben (z. B. Browser, Mailprogramme, Mailserver, Schema für E-Mail-Adressen, Zugriffsrechte von außen, Firewalleinstellungen und Einschränkungen der Internetnutzung)

Sicherheit

    • Sicherheitsvorschriften, Berechtigungen, Datenschutzrichtlinien
    • Maßnahmen für die Energiesicherheit (z. B. Einsatz von USVs)
    • Physische Sicherheitsmaßnahmen (z. B. Zugangsbeschränkung zu Serverräumen)
    • Software zum Schutz von Malware und Eindringlingen (Anti-Virus, Anti-Spyware, Firewall etc.)
    • Planung der Updates (Welche Software wann, wie und durch wen)
    • Regeln für Backups (auch: Recovery-Prozess und Kontaktdaten der Verantwortlichen)Dokumentation von Standardabläufen wie dem Einrichten eines neuen Arbeitsplatzes, Installation von Fremdsoftware etc.

2. Warum lohnt es sich einen Netzwerkplan zu erstellen

Oben steht keine Information, die nicht so oder so vorhanden ist (oder WIRKLICH vorhanden sein sollte). Warum nicht diese Infos klar strukturieren und aktuell halten? Der Nutzen ist immens! Hier noch einmal die wichtigsten Vorteile in der Übersicht.

Seelenfriede

Schlecht dokumentierte Systeme sind anfälliger für den Totalausfall. Probleme werden zwangsweise isoliert betrachtet und oft via Try & Error mit improvisierten Lösungen bombardiert bis funktioniert, was gerade funktionieren muss – wodurch oft an anderer Stelle neue Probleme entstehen. Kompatibilitätsprobleme, Sicherheitslücken und Funktionsausfälle sind vorprogrammiert. Das System wird undurchsichtig und fragil. Die Netpocalypse droht. Egal, wie gut es dem Unternehmen wirtschaftlich geht, im Hintergrund droht der Totalausfall der Infrastruktur und das Ende. Die Erstellung eines Netzwerkplans mag hier einer herkulischen Heldentat gleichkommen, sorgt aber dafür, dass Systemadministratoren und Geschäftsführung wieder ruhig schlafen können.

Weniger Kosten

Weniger Ausfälle. Weniger Supportkosten. Produktivere Mitarbeiter. Diese Vorteile allein überwiegen in den meisten Unternehmen den Aufwand für Erstellung und Pflege eines Netzwerkplans bei weitem.

Sicherheit. Sicherheit. Sicherheit.

Wer nicht weiß, wie das eigene System aufgebaut ist, kann es auch nicht schützen. Was, wenn der Drucker im dritten Stock noch einen Treiber verwendet, der es erlaubt, die Admin-Passwörter aller verbundenen Geräte auszulesen und an einen Server in einem weit entfernten Land mit vielen Konsonanten im Namen zu senden? Ein Netzwerkplan ist Teil jedes ernstzunehmenden Versuchs, eine sichere Infrastruktur zu errichten.

Flexibilität und Innovation

Jedes Mal, wenn im Unternehmen ein neues System eingeführt wird, geht eine ganze Weile lang dauernd alles schief. Also wird nach Möglichkeit nichts Neues eingeführt. Wer so denkt, hat vermutlich keinen Netzwerkplan. Gut dokumentierte Systeme lassen sich einfacher und störungsfreier aktualisieren. Zudem lassen sich veraltete Komponenten und andere Optimierungspotentiale leichter identifizieren. Insgesamt bleibt das System flexibler, aktueller und offener für Innovationen.

Compliance & Zertifizierungen

Von der DSGVO bis zur ISO-Zertfizierung – die meisten Unternehmen müssen so oder so gesetzliche Vorgaben und Zertifizierungsrichtlinien erfüllen. Der Netzwerkplan bietet hier eine starke Basis, die Compliance erheblich vereinfacht.

3. Netzwerkplan erstellen – und wie?

In vielen Unternehmen ist der erste wichtige Schritt, einfach loszulegen. Das kann mit einem Block und einem Stift gemacht werden. Einfach mal den Grundriss des eigenen Gebäudes zeichnen und die wichtigen Geräte eintragen. Und auf der nächsten Seite mal die Grundrisse der Benutzerdokumentation anfangen. (ACHTUNG: Passwörter nicht auf Schmierzetteln sammeln und einfach wegwerfen!)

Solche ersten Visualisierungen und Notizen schaffen es vermutlich nicht in den finalen Plan, aber plötzlich ist man den ersten Schritt gegangen – und stößt ganz schnell auf die ersten Informationen, die Recherche benötigen. Wird das Projekt ernsthaft angegangen, empfiehlt sich meist auch der Einsatz einer Netzwerkplan-Software wie Lucidchart, Docusnap oder Pathfinder – insbesondere für größere/komplexere Netzwerke und Unternehmen.

Nachteile? Nur einen!

Netzwerkpläne haben eigentlich nur einen Nachteil: Das Ganze lohnt sich nur, wenn es auch gelingt, sie aktuell zu halten. Nach dem initialen Hau-Ruck gilt es also, Prozesse zu etablieren, die sicherstellen, dass Änderungen an der Infrastruktur auch eingetragen werden. Sonst war die ganze Mühe für die Katz. Und wer solche Support-Situationen vermeiden will, erstellt einen Netzwerkplan und etabliert die nötigen Workflows, um ihn aktuell zu halten.

Suchst du Network Mapping Tools? Dann schau auf unsere Liste der besten Network Mapping Tools!

 

Führen auf Distanz: Ein Projektmanagement-Leitfaden für Remote-Teams

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Führen auf Distanz: Ein Projektmanagement-Leitfaden für Remote-Teams

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Flexible Arbeitsregelungen sind zunehmend beliebt, doch sie bringen Herausforderungen mit sich, auf die nicht jede Projektleitung vorbereitet ist. Die folgenden Best Practices helfen Remote-Teams und lokalen Teams bei der erfolgreichen Zusammenarbeit.

Unternehmen machen immer häufiger Gebrauch von flexiblen Arbeitsregelungen, um talentierte Köpfe anzulocken und an sich zu binden. Doch Führen auf Distanz ist nicht immer einfach und wenn dein flexibles Arbeitsmodell weniger attraktiv ist als das von anderen, verlierst du schnell Arbeitskräfte an die Konkurrenz:

Eine Gallup-Studie ergab, dass 51 % der Arbeitnehmer*innen ihren bestehenden Job für einen Job mit flexiblen Arbeitszeiten kündigen würden und 37 % für einen Job, der es ihnen ermöglich, zumindest teilweise remote zu arbeiten.

Räumliche und zeitliche Distanz macht Projekte jedoch um einiges komplexer und erfordert Methoden, Tools und Softskills, die nicht unbedingt zum traditionellen Aufgabenfeld des Projektmanagements gehören.

Angestellte setzen flexible Arbeitsbedingungen immer stärker voraus und Projektleiter*innen müssen schleunigst dafür sorgen, dass sie mit dieser Entwicklung Schritt halten.

Dieser Artikel soll Empfehlungen für den Umgang mit fünf Herausforderungen geben, die das Führen auf Distanz und das Management verteilten Personals mit sich bringen.

Doch zunächst: Denkst du, du bist bereit dafür, ein Remote-Team zu leiten? Mach diesen schnellen Test und finde heraus, ob du den Herausforderungen gewachsen bist.

Neben Tipps für das Führen auf Distanz teilen wir in diesem Artikel auch die Ratschläge von Projektfachleuten, die aktuell Remote-Teams führen und erzählen, wie sie diese Probleme angehen.

 

1.Koordination über mehrere Zeitzonen hinweg

 DESHALB IST ES EINE HERAUSFORDERUNG:  Wenn Angestellte am selben physischen Standort arbeiten, können sie direkt und spontan kommunizieren und zusammenarbeiten. Sobald sie jedoch über mehrere Orte und Länder und vielleicht sogar mehrere Zeitzonen verteilt sind, werden deutlich mehr Vorausplanung und Koordination erforderlich.

Europa erstreckt sich über vier verschiedene Zeitzonen (oder, wenn man für die Definition den gesamten Kontinent zugrunde legt, sogar sieben) und auch in den USA gibt es sechs verschiedene Zeitzonen. Je nachdem, wo auf der Welt sich die Angestellten befinden, ist die Wahrscheinlichkeit nicht gering, dass jemand seinen Arbeitstag beginnt, während jemand anderes ihn schon beendet.

 SO KANNST DU DARAUF REAGIEREN:  Lege Erwartungen und Grundregeln fest und nutze Tools zur Zusammenarbeit.

Kollaborationstools ermöglichen die Kommunikation in Echtzeit, egal wo sich andere Teammitglieder befinden. Natürlich ist es schwierig, sicherzustellen, dass alle Teammitglieder zur gleichen Zeit online sind, wenn man von niemandem verlangen möchte, zu ungewöhnlichen Zeiten zu arbeiten. Daher ist es ratsam, überlappende Zeitpläne anzustreben.

Halte die Standorte, Zeitzonen und üblichen Arbeitszeiten der Mitarbeiter*innen schriftlich fest. Hebe dann die Zeiten hervor, die sich überschneiden. Die Informationen zu den zeitlichen Überschneidungen sollten immer aktuell gehalten werden und für alle leicht auffindbar sein, zum Beispiel in einem gemeinsamen Diskussionsforum oder einem gemeinsam genutzten Kalender.

Wenn beispielsweise Jonas in München arbeitet und Jane in Austin (Texas), sollten beide wissen, dass sie Meetings und Anrufe am besten zwischen 8 und 10 Uhr CDT vereinbaren, dann ist es in München 15 bis 17 Uhr.

Wichtig ist auch: Gehe nicht davon aus, das alle über den geografischen Standort der anderen Bescheid wissen. Es ist eine gute Idee, den eigenen Standort und die Zeitzone als Status im Kollaborationstool einzustellen, insbesondere wenn man auf Reisen ist oder außerhalb des normalen Standorts arbeitet.

status screenshot slack

Der Standort als Status in Slack

Die zeitzonenübergreifende Zusammenarbeit wirkt sich auch darauf aus, wie lange die Erledigung von Aufgaben dauert. Plane Projekte also entsprechend.

Wenn eine Aufgabe schätzungsweise vier Stunden dauert, aber von Jonas (in Deutschland) und Jane (in den USA) gemeinsam bearbeitet werden muss, kann es aufgrund der begrenzten Überschneidung ihrer Arbeitstage nötig sein, diese Arbeit auf zwei Tage zu verteilen.

2. Ohne gemeinsamen Standort ein Gemeinschaftsgefühl schaffen

DESHALB IST ES EINE HERAUSFORDERUNG:  Geburtstagskuchen in der Kantine, Smalltalk am Wasserspender, Teamausflüge, gemeinsame Abendessen: All dies bietet Gelegenheit, einander auch außerhalb der eigentlichen Arbeit auf lockere Weise kennenzulernen und eine gemeinsame Kultur und ein Gemeinschaftsgefühl zu entwickeln.

Wo Teams remote arbeiten, fehlen diese Interaktionen natürlich und es kann schwierig sein, einen Gemeinschaftssinn zu schaffen und aufrechtzuerhalten.

SO KANNST DU DARAUF REAGIEREN:  Auch hier ist Kollaborationssoftware ein nützliches Werkzeug:

  • Schaffe spezielle digitale Räume zum Feiern von besonderen Ereignissen (z. B. Geburtstagen und Arbeitsjubiläen)
  • Plane Teambindungsaktivitäten, bei denen das Team nicht am selben Ort sein muss (z. B. ein Buchclub oder virtuelle Spiele)
  • Sende regelmäßig nicht-arbeitsbezogene Nachrichten, um persönliche Interaktionen und Bindungen zu fördern (z. B. indem du Teammitglieder dazu einlädst, Fotos ihrer Haustiere zu teilen, oder nach einem bevorstehenden Urlaub fragst, auf den sie sich freuen)

basecamp automatisierte nachrichten screenshot

Automatisierte Nachrichten in Basecamp (Quelle)

Um mithilfe von Technologie erfolgreich ein Gemeinschaftsgefühl zu schaffen, müssen Manager*innen aktiv vorgehen und mit gutem Beispiel vorangehen.

Sie sollten eine kommunikative und lockere Atmosphäre schaffen, indem sie gute Wünsche aussprechen, am Buchclub teilnehmen und auch etwas über sich selbst erzählen, wenn sie das Team zum Austausch anregen.

Wenn die Manager*innen sich keine Mühe geben, tut es auch das Team nicht.

3. Effektive Kommunikation ohne persönlichen Kontakt

DESHALB IST ES EINE HERAUSFORDERUNG:  Remote-Angestellte sind zur Zusammenarbeit mit Kolleg*innen und dem Management hauptsächlich auf schriftliche Kommunikation angewiesen, in Form von E-Mails, Direktnachrichten, Kommentaren und mehr. Leider ist schriftliche Kommunikation anfällig für Missverständnisse und Fehlkommunikation.

Wir Menschen kommunizieren schließlich auch durch unseren Tonfall und unsere Sprechweise und mehr noch durch nonverbale Hinweise wie Mimik und Körpersprache.

Gleichzeitig neigen wir im Schriftlichen dazu, uns eher kurz zu fassen, was zwar grundsätzlich nichts Schlechtes ist, aber nicht immer zum besseren Verständnis beiträgt.

SO KANNST DU DARAUF REAGIEREN:  Hier ist die Lösung einfach: Nutze so oft wie möglich Videokonferenzen, um die Interaktion von Angesicht zu Angesicht zu ermöglichen.

  • Meetings zwischen zwei Personen sollten immer per Videokonferenz stattfinden. So können Manager*innen nicht nur besser herüberbringen, wie sie die Leistung der Angestellten wahrnehmen, sondern auch durch verbale und nonverbale Zeichen besser wahrnehmen, wie es den Angestellten geht. Dies hilft ihnen, rechtzeitig zu merken, ob jemand beispielsweise unsicher ist, was ein bevorstehendes Projekt betrifft, oder gar kurz vorm Burnout steht.
  • Bitte bei Teammeetings alle Teammitglieder (auch diejenigen, die vor Ort sind), sich in die Videokonferenz einzuwählen, anstatt dass die lokalen Teammitglieder in einem Raum zusammenkommen. So sorgst du dafür, dass alle das Meeting auf die gleiche Weise erleben: Remote und vor Ort arbeitende Teammitglieder können gleichermaßen zur Diskussion beitragen sowie verbale und nonverbale Signale wahrnehmen und darauf reagieren, ohne dass die Remote-Mitglieder einen Nachteil haben.

skype konversation führen auf distanz
Videokonferenz mit Skype (
Quelle)

 

4. Mit Technologie kommunizieren und zusammenarbeiten

DESHALB IST ES EINE HERAUSFORDERUNG:  Für die Kommunikation und Kollaboration mit Remote-Teams und das Führen auf Distanz brauchst du die richtige Technologie. Tatsächlich nutzen die meisten Teams gleich mehrere Tools für unterschiedliche Zwecke. Schwierig wird es, wenn Funktionen verschiedener Tools sich überschneiden.

E-Mails überschneiden sich beispielsweise mit Chat-Tools und die meisten Chat-Tools bieten Videogespräche, die wiederum auch mit Videokonferenzsoftware möglich wären.

Wenn nicht klar festgelegt ist, welchen Zweck jedes einzelne Tool hat, oder du stillschweigend davon ausgehst, dass die Leute ein Tool schon so verwenden werden, wie du es dir vorstellst, kann das Ganze nur schiefgehen.

SO KANNST DU DARAUF REAGIEREN:  Zuallererst: Triff keine Annahmen. Sei offen mit deinen Erwartungen und stelle etwas lieber zu oft klar, statt dass die anderen sich fragen, wie sie ein zur Verfügung gestelltes Tool denn nun verwenden sollten.

Zweitens: Verwechsle das Setzen klarer Richtlinien nicht mit mangelndem Vertrauen. Richtlinien sorgen für Vorhersehbarkeit, die wiederum Vertrauen schafft, anstatt es zu verringern.

Erstelle einen Kommunikationsplan und eine Toolhierarchie und überlege dir, wie du die Einhaltung dieser Richtlinien durchsetzt. Wenn jemand dir eine E-Mail zu einem aktuellen Projekt schickt, bitte darum, die Frage in euer Kollaborationstool oder die Projektmanagementsoftware zu kopieren, damit alle projektbezogene Kommunikation an einem zentralen Ort gespeichert ist.

Dein Kommunikationsplan und die Richtlinien zur Tool-Nutzung sollten folgende Punkte umfassen:

  • Die gewünschte Kommunikationshäufigkeit: Wie häufig sollen sich Remote-Teammitglieder melden und wie häufig haben sie Nachrichten von dir zu erwarten?
  • Das bevorzugte Tool für unterschiedliche Arten der Kommunikation: Lege beispielsweise fest, dass Chats für alle nicht dringenden oder informellen Dinge und E-Mails für formellere Anfragen genutzt werden sollen und sämtliche projektbezogenen Konversationen im gemeinsamen PM-Tool stattfinden sollen.

5. Welche Angestellte sind für die Remote-Arbeit geeignet?

DESHALB IST ES EINE HERAUSFORDERUNG:  Genau wie man zum Führen auf Distanz bestimmte Techniken, Tools und Softskills benötigt, braucht man auch zum Remote-Arbeiten eine bestimmte Kombination aus Arbeitsmoral, technischer Versiertheit und persönlichen Fähigkeiten.

Nur weil jemand im Büro großartige Arbeit leistet, muss das nicht zwingend heißen, dass diese Person auch die Richtige für die Remote-Arbeit ist. Und wenn nicht, kann sich das negativ auf die Produktivität des restlichen Teams auswirken.

SO KANNST DU DARAUF REAGIEREN:  Arbeite mit der Personalabteilung zusammen, um sicherzustellen, dass du die richtigen Leute für Remote-Rollen einstellst.

Lege der Personalverwaltung eine Liste der Eigenschaften vor, auf die sie bei der Auswahl achten soll. Mithilfe einer Wertungsliste können sie die Kompetenz der Kandidat*innen in diesen Bereichen einordnen und dir dann die besten Personen für die nächste Runde Vorstellungsgespräche präsentieren.

Bei diesen Gesprächen sollten die Manager*innen konkret fragen, wie die Kandidat*innen mit den oben genannten Herausforderungen umgehen würden.

Unter anderem solltest du auf die folgenden Qualitäten achten:

  • Sie sind sich dessen bewusst, dass Remote-Arbeit einsam sein kann, und ergreifen Maßnahmen, um sich nicht isoliert zu fühlen.
  • Sie verstehen, dass das Arbeiten ohne Aufsicht ein Mehrfaches an Kommunikation erfordert, und betrachten dies nicht als Belastung.
  • Sie wissen, dass es beim Remote-Arbeiten leicht zu Fehlkommunikation und Fehlinterpretationen kommen kann, und zögern nicht, Fragen zu stellen oder Sinn und Absicht von etwas zu klären.
  • Sie fühlen sich wohl damit, Technologien zur Kommunikation zu verwenden, und betrachten Richtlinien für die richtige Nutzung der Tools nicht als unnötiges Mikromanagement oder Zeichen für mangelndes Vertrauen.

screenshot scorecard führen auf distanz

Scorecard für ein telefonisches Bewerbungsgespräch in der Recruiting-Software Greenhouse (Quelle)

Ressourcen zum Führen auf Distanz

Die obigen Tipps helfen dabei, die Herausforderungen beim Führen auf Distanz zu überwinden und Warnsignale für ineffektive Zusammenarbeit in Remote-Teams zu erkennen.

Wirf einen Blick in unser Softwareverzeichnis, um die richtigen Kollaborationstools für dein Team zu finden: Filtere nach den benötigten Funktionen oder der durchschnittlichen Nutzerbewertung (z. B. 3 von 5 Sternen).

Unser letzter Tipp: Lerne von deinen Kolleg*innen! Die folgenden Tipps von Geschäftsführer*innen und Manager*innen, die selbst für Remote-Teams verantwortlich sind, sollen dir Ideen für Best Practices für dein eigenes Unternehmen geben.

Kim Turnage ist Director of Leadership Consulting bei Talent Plus, Inc. und leitet remote ein Team von 15 Führungsberater*innen. Die Hälfte des Teams arbeitet in der Unternehmenszentrale, die andere Hälfte von zuhause aus. Es gibt Teammitglieder in allen Zeitzonen der USA sowie in Singapur.

Zum Thema Recruiting:

„Wir können den richtigen Leuten beibringen, unsere Softwareplattformen zu nutzen. Wir [suchen nach] hochleistungsfähigen Machern, die einfallsreich Probleme lösen und einen natürlichen Antrieb zum Aufbauen positiver Beziehungen haben. Sie möchten miteinander kommunizieren und in Kontakt treten, also sorgen sie durch proaktive und positive Kommunikation dafür, dass dies geschieht.”

Kommunikation mithilfe von Technologie:

 

„Ich habe mindestens einmal pro Woche ein persönliches Gespräch mit jedem Teammitglied und auch dazwischen bleiben wir nach Bedarf in Kontakt.
Als Managerin muss man wissen, wer mehr Gesprächszeit braucht oder auf wen man zutreten muss, damit er oder sie die Fragen stellen kann, die er/sie in einer größeren Gruppe nicht stellen würde. Es ist wichtig, auf diese individuellen Unterschiede einzugehen.”
Shilonda Downing ist die Gründerin von Virtual Work Team, einem Onlineunternehmen, das Unternehmen administrativ unterstützt.

Zum Thema Recruiting:

„Es ist sehr wichtig in Erfahrung zu bringen, wie zuversichtlich Angestellte mit Technik umgehen. Für Remote-Arbeit muss man üblicherweise ziemlich technisch versiert sein, da man verschiedene Softwareprogramme nutzt, um mit dem Team zu kommunizieren und Aufträge für Kunden zu erledigen. Ich bin überzeugt davon, dass jeder unabhängig von Alter oder Status den Umgang mit Technik erlernen kann. Dennoch fällt es manchen leichter als anderen, sie einzusetzen und effektiv zu nutzen.” 

Kommunikation mithilfe von Technologie:

„Ich erwarte von meinem Remote-Team eine sehr gute Kommunikation. Wenn man ungesehen arbeitet, muss man sicherstellen, dass das Team und die Kunden jederzeit wissen, welche Aufgaben erledigt wurden, was noch zu tun ist und wozu es Fragen gibt. Ich möchte niemals einem Teammitglied hinterherlaufen müssen, um auf den neuesten Stand gebracht zu werden. Mikromanagement kann ich nicht leiden – und den meisten Teammitgliedern geht es genauso.”
 David Jackson ist CEO bei Fullstack Labs, einem 50-köpfigen Software-Beratungsunternehmen, in dem etwa das halbe Team remote arbeitet.

Richtlinien für Remote-Teammitglieder aufstellen:

„Formuliere klare und deutliche Richtlinien für das, was von remote Arbeitenden erwartet wird:
  • Benötigen sie zuhause ein privates Büro, in dem sie arbeiten können?
  • Zu welchen Zeiten wird von ihnen erwartet, dass sie arbeiten?
  • Können sie mitten am Tag lange Pausen machen und frühmorgens oder abends arbeiten oder sollen sie zu den Standard-Geschäftszeiten verfügbar sein?
  • Erwartest du von ihnen, dass sie jeden Tag zu bestimmten Zeiten online sind?
  • Wie schnell müssen sie auf Nachrichten von Teammitgliedern reagieren?”

Kommunikation mithilfe von Technologie:

„Wir raten zu Videokonferenzen für wichtige Gespräche oder wenn Kunden oder Angestellte mit etwas unzufrieden sind. Wir wollen nicht, dass wichtige Gespräche über [ein Chat-Tool] geführt werden, denn dort gibt es zu viel Potential für Missverständnisse, was alles nur schlimmer machen würde.
Wir erwarten, dass alle Angestellten konstruktives Feedback entweder persönlich oder per Videokonferenz geben. Wegen dem hohen Risiko von Fehlkommunikation darf Feedback nicht per E-Mail oder [einem Chat-Tool] gegeben werden: Die Gefahr ist zu hoch, dass das Feedback nicht richtig aufgenommen oder umgesetzt wird. Gelobt werden darf öffentlich, aber anderes Feedback soll privat und von Angesicht zu Angesicht erfolgen.” 

Hinweis: Die Informationen in diesem Artikel stammen aus Quellen, die wir als vertrauenswürdig beurteilen. Die ausgewählten Anwendungen dienen als Beispiele, um Funktionen im Kontext zu präsentieren. Dies stellt keine Empfehlung dar.

Suchst du nach Projektmanagement-Software? Wirf einen Blick auf Capterras Liste der besten Projektmanagement-Softwarelösungen!

 

Haz un seguimiento eficaz de tus proyectos con nuestra plantilla de diagrama de Gantt en Excel

Plantilla de diagrama de Gantt en Excel

Plantilla de diagrama de Gantt en Excel

La tentación de prescindir de una planificación es enorme, sobre todo en los primeros proyectos pequeños. Al principio hay pocas personas involucradas, las tareas, el tiempo y las responsabilidades parecen estar claramente definidas. Todo es fácil.

Pero entonces comienza el proyecto y las expectativas se encuentran con la realidad. De repente, algo se complica, alguien se pone enfermo, algún proveedor no cumple con lo esperado. El cliente llama por teléfono e insiste en que necesita el proyecto para ayer. Quiere saber para cuándo estará listo.

Cómo puede crecer la complejidad de un proyecto

En algún momento, el jefe de proyectos tendrá que admitir que el seguimiento se le ha ido de las manos. Las tareas pendientes se confunden, no se cumplen los plazos importantes y entonces se hace evidente: la planificación es esencial. 

Una solución sencilla: el diagrama de Gantt

Insistimos: cuando se trabaja en un proyecto, la planificación es indispensable. La planificación es el factor clave para ejecutar con éxito los proyectos. Esto se aplica tanto a los proyectos pequeños como a los grandes, porque incluso los proyectos más pequeños cuentan con tareas complejas, implican riesgos y requieren la coordinación de los distintos participantes del proyecto.

Los diagramas de Gantt se han consolidado como herramienta de planificación en la gestión de proyectos. Los gráficos de Gantt tienen solo dos ejes: en uno (el vertical), se muestran las tareas del proyecto, en el otro (el horizontal), en qué periodo de tiempo deben completarse estas tareas.

A primera vista, parece muy simple, pero incluso esta sencilla versión del gráfico de Gantt tiene enormes ventajas. A simple vista se hace evidente cuando debe producirse algo. También facilita la gestión de interdependencias entre las diferentes tareas. Por ejemplo, si la tarea 4 no puede completarse hasta que finalice la tarea 2, los efectos de los retrasos en la tarea 2 pueden evaluarse y programarse con rapidez. Además, el diagrama de Gantt permite un rápido control del rendimiento del proyecto sobre la marcha. Si la tarea 1 no se completa el día 3, de inmediato queda claro que algo no va como debería y podemos buscar la mejor manera de encarar la situación.

Otra gran ventaja de los gráficos de Gantt: se crean y se mantienen actualizados de forma rápida y sencilla. Son simplemente uno de los métodos más eficaces para mostrar las actividades en función del tiempo. Con los diagramas de Gantt, dispondrás de una herramienta sencilla para la planificación de proyectos que te permitirá lograr un gran impacto con poca inversión de tiempo. No es de extrañar que los diagramas de Gantt se hayan consolidado como una de las herramientas más utilizadas en la planificación de proyectos.

Hemos creado una plantilla de diagrama de Gantt en Excel para ayudarte en la planificación de proyectos de tu empresa. Esta plantilla ya es un poco más compleja que la de la imagen anterior, también se puede utilizar para hacer un seguimiento de quién es responsable de cada tarea y qué porcentaje de cada tarea se ha completado ya. Sin embargo, aunque la complejidad ha aumentado un poco, la mayor ventaja del gráfico de Gantt sigue siendo que de un vistazo ves cuándo sucede algo.

Con nuestra plantilla, tu empresa podrá probar la herramienta de planificación antes de invertir en un software de gestión de proyectos. La plantilla Gantt en Excel incluye explicaciones sobre cómo rellenar los campos y las fórmulas que generan el gráfico una vez introducidos los datos.

Cómo funciona nuestra plantilla de diagrama de Gantt en Excel 

Para crear un gráfico de Gantt, primero necesitas un plan de proyecto detallado. La idea fundamental de los gráficos de Gantt es definir primero las tareas y subtareas, y luego determinar el tiempo necesario para completarlas. Por lo tanto, un plan de proyecto consiste en una serie de tareas interrelacionadas que deben ejecutarse en un orden determinado.

Por ejemplo, si quieres pintar una habitación, no puedes empezar a pintar hasta que hayas sacado todos los muebles de la habitación. Sin embargo, sí podrías mezclar la pintura mientras un amigo retira todos los muebles de la habitación.

Por lo tanto, el primer paso para armar un plan de proyecto es crear un plan de la estructura del proyecto, es decir, una técnica utilizada para dividir aspectos del proyecto en distintas tareas. Por ejemplo, las tareas “conseguir pintura” y “mezclar pintura” pertenecen al subaspecto “pintura”.

Además de las distintas tareas, también debe definirse el orden en el que estas deben completarse. Por ejemplo, tienes que conseguir la pintura antes de mezclarla. Una vez introducidos los datos, el gráfico de Gantt muestra de inmediato si las tareas se están ejecutando en paralelo o de forma consecutiva.

Una vez que hayas tomado nota de la duración y de la fecha de inicio de cada actividad, nuestra plantilla crea barras en el gráfico de Gantt. La duración determinará la longitud de las barras del cronograma. La fecha de finalización de las actividades también se calcula automáticamente.

También puedes usar un software de gráfico Gantt específico

Además de nuestra plantilla de diagrama de Gantt en Excel, se pueden utilizar un software de diagrama de Gantt específico para la planificación de proyectos. 

Con nuestra plantilla de Excel, puedes echarle un vistazo a cómo es una herramienta de planificación. Utilízala para planificar un proyecto particular o de la compañía durante un tiempo y así conoces y te das una buena idea de cómo funciona la gráfica de Gantt. 

No obstante, las soluciones de software específicas tienen algunas ventajas frente al Excel que hacen que merezca la pena el cambio. El software especializado es mucho más fácil de usar y más claro en su presentación. Además, se ahorra gran parte de la introducción manual de datos y de las actualizaciones, especialmente si el software permite transferir fácilmente datos importantes de otros sistemas a través de las interfaces.

Igualmente, las empresas también pueden invertir en un software de gestión de proyectos completo. Los cuales, además de incluir herramientas de planificación como el gráfico de Gantt, ofrecen otras funciones como el registro de tiempo, la gestión de tareas, la colaboración en proyectos, etc. 

Prueba diferentes soluciones para averiguar cuál es la que mejor se ajusta a tus necesidades. No importa qué solución decidas al final, el gráfico de Gantt se convertirá casi seguro en un componente central de tu gestión de proyectos.

Podrás encontrar más plantillas gratuitas aquí:

El burndown chart: una herramienta eficaz para equipos ágiles

Contrôlez vos ressources grâce au modèle de budget prévisionnel Excel

Header - Contrôlez vos ressources avec de modèle excel de budget prévisionnel

Combien d’employés vous faut-il pour boucler un projet dans les temps ? Respectez-vous bien le budget dont vous disposez ? À quels frais devriez-vous vous attendre ? Pour répondre à ces questions et à d’autres, vous avez besoin d’établir un budget prévisionnel et de déterminer les ressources nécessaires à chaque projet. C’est la seule manière de prendre les bonnes décisions.

Mais qu’est-ce qu’une “ressource” ? Dans le contexte de la gestion de projets, une “ressource” est un moyen nécessaire pour accomplir une tâche. “Ressource” est un terme générique qui peut faire référence aux employés, au matériel et aux fonds alloués à un projet. L’utilisation de ces ressources doit être planifiée de la manière la plus efficace possible pour garantir la réussite d’un projet.

Nous avons créé un modèle de budget prévisionnel Excel gratuit qui vous aidera à mieux planifier vos projets.

Que faut-il prendre en compte pour établir un budget prévisionnel ?

Avant d’évaluer les frais à prévoir et les ressources nécessaires, vous devez d’abord créer une structure de répartition pour établir le diagramme de Gantt du projet et organiser les processus individuels de manière séquentielle. Mais vous avez aussi besoin d’estimer l’effort à consacrer à chaque processus.

Dès que vous aurez estimé les efforts nécessaires, vous pourrez commencer à allouer les ressources et/ou les membres de l’équipe aux différents processus. Pour cette étape, mieux vaut que le chef de projet travaille main dans la main avec l’équipe. Une fois que la phase de planification suivante est programmée (jalon ou sprint, par exemple), penchez-vous sur la manière dont chaque ressource sera utilisée.

Deux équipes auront-elles besoin de la même machine au même moment ? Un collaborateur risque-t-il d’accumuler trop ou trop peu d’heures de travail ? Reconsidérez l’allocation de vos ressources et ajustez vos prévisions.

La capacité des ressources, c’est-à-dire leur disponibilité (et notamment leur volume), est une question cruciale. Si vous prévoyez de faire travailler un collaborateur plus de 100 % de son temps, vous créez une surcharge. Lorsqu’une surcharge se produit parce qu’une personne est assignée à deux opérations concurrentes ou parallèles, on parle de conflit.

Les conflits peuvent concerner différents projets, notamment lorsque vous avez besoin d’un même employé ou des mêmes ressources pour réaliser des tâches en parallèle dans différents projets. La ressource goulot est une autre donnée incontournable de planification de l’utilisation des ressources projets. Une ressource de ce type n’est accessible que dans certains cas en raison de sa capacité limitée ou de ses utilisations multiples.

Outils de planification de l’utilisation des ressources et de prévision budgétaire

Tout chef de projet utilise des outils pour prévoir ses dépenses et les ressources nécessaires à un projet. Les logiciels de gestion de projets et les modèles Excel permettent de traiter électroniquement des ensembles de tâches ainsi que la gestion des ressources.

Notre modèle Excel de budget prévisionnel et de planification de l’utilisation des ressources convient aux petits projets. Pour les plus grands projets (qui impliquent plus de tâches et sont donc plus complexes), mieux vaut utiliser un logiciel de gestion de projets ou de planification de projet.

Ces outils ont le grand avantage de détecter automatiquement les conflits concernant les ressources et de les résoudre grâce à l’analyse de données. De plus, ces logiciels génèrent automatiquement des diagrammes de Gantt, et notamment les dépendances.

Comment fonctionne notre modèle de budget prévisionnel Excel ?

Le modèle Excel de budget prévisionnel et de planification de l’utilisation des ressources est un simple formulaire qui vous permet de voir en un coup d’œil l’ensemble des coûts liés à un projet. Le tableur se divise en trois onglets. Le premier, “Données de base”, vous permet d’encoder les données clés de votre projet. Vous pouvez y indiquer les informations générales et les types de frais (frais de personnel interne et externe, matériel, licences, etc.) puis associer des types, des unités et des montants aux membres du projet, aux services et aux matériaux dans la zone “Ressources”.

Sous “Type”, vous pouvez indiquer s’il s’agit de frais externes ou internes. Dans les colonnes suivantes, il vous suffit d’indiquer le type d’unité (heure, par exemple) puis de préciser le coût horaire ou le montant fixe associé à chaque ressource. Les montants fixes peuvent être associés à des dépenses uniques ou récurrentes. Dans la dernière colonne, vous pouvez encoder les montants réellement dépensés.

Dans le deuxième onglet, “Vue générale”, vous pouvez ajouter les groupes de tâches correspondant à votre structure de répartition. Nommez les groupes de tâches et associez-leur les éléments correspondants dans la structure (WBS) et les ressources nécessaires. Attention : vous ne pourrez traiter que les ressources que vous aurez préalablement encodées dans l’onglet “Données de base”. Ensuite, indiquez la quantité prévue dans la zone verte intitulée “Frais prévus” et la somme correspondante sera automatiquement calculée. Si vous devez modifier des frais en cours de route, indiquez la quantité concernée dans la zone rouge intitulée “Frais imprévus”. La colonne suivante, “Sortie des fonds”, ne concerne que les frais imprévus.

Ce budget prévisionnel est le dernier de la série de modèles Excel téléchargeables que vous pouvez gratuitement utiliser pour planifier les projets de petite envergure de votre entreprise. Vous pouvez aussi télécharger nos modèles Excel gratuits de Gantt et de burndown chart !

Künstliche Intelligenz: Beispiele für die Anwendung in verschiedenen Abteilungen

Künstliche Intelligenz - Anwendungsbeispiele

Künstliche Intelligenz - Anwendungsbeispiele

Künstliche Intelligenz sorgt in Unternehmen für eine Menge Veränderungen: Sie bietet millionenschwere Wachstumschancen, optimiert die unterschiedlichsten Prozesse und automatisiert Aufgaben, die zuvor manuell erledigt werden mussten. Vielversprechender könnte es kaum klingen. Doch wer nicht weiß, wie ein Spiel funktioniert, kann auch nicht gewinnen. Auch künstliche Intelligenz bringt nur Vorteile, wenn man weiß, wie man sie einzusetzen hat.

Untersuchungen von Gartner zufolge (für Kunden auf Englisch verfügbar) stehen kleine Unternehmen vor der Herausforderung, die richtigen Anwendungsfälle für KI zu identifizieren. Marketing, Vertrieb und Kundenservice können stark von Technologien profitieren, die künstliche Intelligenz nutzen, um besser mit Kunden zu interagieren. Doch wer kommt zuerst dran? Wie lässt sich entscheiden, welche Abteilung vor den anderen die künstliche Intelligenz einführen soll?

Möglicherweise ist es gar nicht nötig, eine Antwort auf diese Frage zu finden.

Künstliche Intelligenz verwischt nicht nur die Grenzen zwischen Mensch und Maschine, sondern auch zwischen Vertrieb, Marketing und Kundendienst.

KI passt ganz wunderbar in den Trend hin zu mehr Automatisierung, Personalisierung und Konversation. All diese Trends zielen darauf ab, das Kundenerlebnis zu verbessern, und betreffen Interaktionen mit Vertriebs-, Marketing- und Kundenservice-Teams.

Eine enge Verbindung zwischen diesen Bereichen sorgt nicht nur für ein besseres Kundenerlebnis, sondern macht es außerdem möglich, abteilungsübergreifend ein einziges, zentrales Tool einzusetzen.

Von künstlicher Intelligenz kann man besonders stark profitieren, wenn man in ein Tool investiert, das Funktionen für Personalisierung, Conversational Marketing und Automatisierung bietet. Damit wird die Lücke zwischen Marketing, Vertrieb und Kundendienst geschlossen und gleichzeitig die Zahl der Softwarelösungen reduziert, in die investiert werden muss.

In diesem Artikel soll es um Anwendungsbeispiele für künstliche Intelligenz in diesen drei Abteilungen gehen, die zeigen, welche Chancen KI für ein verbessertes Kundenerlebnis mit sich bringt.

Automatisierung

Automatisierungsmöglichkeiten sind naturgemäß einer der größten Vorteile der Nutzung künstlicher Intelligenz in Marketing, Vertrieb und Kundendienst. Gleichzeitig verwischt die Automatisierung die Grenzen zwischen diesen Abteilungen, da sie nahtlose Übergänge ermöglicht.

Bei richtiger Umsetzung kann KI den gesamten Vertriebszyklus automatisieren – von den Werbeanzeigen über die verkauften Produkte bis hin zu Supportanfragen nach dem Kauf.

Anwendungsbeispiele: KI-gesteuerte Analysen

Der Schlüssel für jede erfolgreiche KI-Implementierung sind Daten: Je mehr Daten verfügbar sind, desto genauer wird auch das maschinelle Lernen. Mit Daten lassen sich Trends erkennen und so herausfinden, welche Schritte zum bestmöglichen Kundenerlebnis führen.

CRM-Analysen zeigen Unternehmen mithilfe datengesteuerter Einblicke, wann und wie sie handeln sollten, und bieten ihnen damit einen handfesten Wettbewerbsvorteil. Wenn aggregierte Daten beispielsweise erkennen lassen, dass die Kunden, die ein bestimmtes Produkt gekauft haben, mit höherer Wahrscheinlichkeit auch ein anderes kaufen, lassen sich entsprechende Trigger einrichten, um Teammitglieder der verantwortlichen Abteilung darüber zu benachrichtigen, dass es Zeit zum Handeln ist.

Künstliche Intelligenz: Beispiele für die Automatisierung

Ki Anwedungsbeispiel Automatisierung
Personalisierung

Viele Kund*innen wünschen sich eine direktere und persönlichere Interaktion mit Marken. Die Personalisierung spielt also eine Schlüsselrolle, wenn es darum geht, wie erfolgreich der Kundenkontakt in einem Unternehmen abläuft. Gartner zufolge haben 56 % der Marketingleiter*innen ihre Ausgaben für die Personalisierung im letzten Jahr erhöht (Untersuchung für Gartner-Kunden auf Englisch verfügbar) und mithilfe von künstlicher Intelligenz können Vertrieb und Kundendienst es ihnen gleichtun.

Bei der Personalisierung geht es um viel mehr als nur das Versenden von E-Mails mit dem Kundennamen im Betreff. Es geht darum, genau in dem Moment mit Kund*innen in Kontakt zu treten, in dem sie nach einem Produkt oder einer Dienstleistung suchen, und das genau dort, wo sie dies tun. Wenn das zufällig ihr Posteingang ist, ist eine E-Mail natürlich das Mittel der Wahl, doch genauso muss man auf den Kontakt über andere Kanäle vorbereitet sein.

KI-Anwendungsbeispiel: Ein CRM mit künstlicher Intelligenz

CRM-Systeme werden zunehmend zu dem zentralen Knotenpunkt für alle Kundendaten und KI in CRM-Tools hilft dabei, mit all diesen Daten auch etwas anzufangen. Indem sie Kundeninformationen und einen Verlauf aller Interaktionen erfassen und speichern, können Unternehmen Kundenprofile erstellen, Gruppen besser segmentieren und die Kommunikation mit einzelnen Kunden personalisieren.

In diese Tools integrierte KI-Funktionen minimieren den Aufwand bei der Einrichtung und Konfiguration. Mithilfe von KI kann beispielsweise ein vorausschauendes Lead-Scoring realisiert werden, das jede Interaktion mit einem Kunden oder einer Kundin analysiert und berücksichtigt, ob die Person auf Links oder Anhänge geklickt hat und wie viel Zeit sie mit dem Lesen und Öffnen von E-Mails verbracht hat. Diese Informationen werden anschließend genutzt, um ein Ranking aller (potentiellen) Kund*innen zu erstellen, abhängig davon, wie hoch ihre Konversionswahrscheinlichkeit ist.

Künstliche Intelligenz: Beispiele für die Personalisierung

Ki Anwendungsbeispiel Personalisierung

Conversational Marketing

Conversational Marketing ist seit ein paar Jahren in aller Munde. Es geht darum, einen fortlaufenden Dialog mit Kund*innen zu schaffen, um schneller zu ihrem eigentlichen Anliegen vorzudringen und so ein besseres Kundenerlebnis zu schaffen.

Diese Methode ist im Kundenservice nicht gerade neu, aber im Online-Vertrieb und -Marketing wird zunehmend deutlich, wie viele Vorteile es bietet, tatsächlich während des gesamten Verkaufszyklus im Gespräch mit den Kund*innen zu bleiben.

KI-Anwendungsbeispiel: Konversationsplattformen

Konversationsplattformen bzw. -schnittstellen (auch Conversational User Interfaces oder CUIs genannt) ermöglichen es Kund*innen mithilfe von maschineller Sprachverarbeitung (Natural Language Processing), eine Konversation mit Websites, Geräten oder Apps zu beginnen.

KI-gesteuerte Konversationstools nutzen beispielsweise Pop-up-Web-Chats, Messaging-Apps oder Sprachkommunikationsmethoden. Die Tools beginnen den Dialog, indem sie einige Leitfragen stellen und das Gespräch dann an eine Person im Marketing, Vertrieb oder Kundendienst weiterleiten, die sich um die Anfrage kümmert.

Die nachstehende Grafik zeigt ein Beispiel dafür, wie ein Gespräch in der Marketingabteilung beginnen und in den Händen des Vertriebs- oder Kundendienstteams enden kann.

konditionelle konversation

Conversational Marketing-Lösungen sind ein gutes Beispiel für Mehrzweck-Tools, die Gespräche zwischen Kund*innen und Abteilungen steuern und optimieren, wie oben aufgezeigt.

Untersuchungen von Gartner (für Kunden verfügbar) prognostizieren, dass Conversational Marketing bis 2020 zum breit genutzten Kanal für die B2B- und B2C-Kundenbindung und Umsatzgenerierung wird, der verschiedene Marketing-, Vertriebs- und Serviceaktivitäten ersetzt.

Künstliche Intelligenz: Beispiele für das Conversational Marketing

ki Anwendungsbeispiel conversational marketing

Eine Lösung für (fast) alle

Es ist unvermeidlich, dass die Grenzen zwischen Vertrieb, Marketing und Kundendienst verschwimmen. Diese Bereiche ergänzen und erweitern einander und bestimmen grundlegend das Kundenerlebnis.

Wirklich erfolgreich können alle drei Abteilungen nur sein, wenn sie zusammenarbeiten, und genau dabei kann künstliche Intelligenz eine enorme Hilfe sein.

Genau die Funktionsweisen, die KI so nützlich machen, sind auch dafür verantwortlich, dass die Unterscheidung zwischen den unterschiedlichen Bereichen immer schwieriger wird – und das ist eine gute Sache.

Erste Schritte zum Vernetzen von Abteilungen mit KI-gestützten Lösungen

  • Sprich mit anderen Abteilungen über ihre KI-Anforderungen:Eigentlich sollte das heutzutage nicht mehr so sein, doch noch immer arbeiten viele Abteilungen in Silos. In Gesprächen mit Manager*innen aus anderen Unternehmensbereichen findest du heraus, was jede Abteilung am meisten braucht, um ein Tool zu finden, das allen hilft.
  • Wirf einen Blick auf deine Daten: Dabei geht es noch nicht darum, die Daten zu analysieren, sondern erst mal darum, herauszufinden, welche Art von Daten du hast und ob genug davon vorhanden sind, um von Nutzen zu sein. Blicke dabei unbedingt über den Tellerrand der Daten deiner eigenen Abteilung hinaus und schau, ob es das Potential gibt, Daten aus anderen Unternehmensbereichen zu konsolidieren.
  • Beginne mit deinem CRM: Vermutlich verwendest du bereits ein CRM, um deine Kundenbeziehungen zu verwalten. Beschäftige dich damit, welche KI-Funktionen eventuell in der Lösung vorhanden sind, die du aktuell verwendest. Wenn du über die Anschaffung eines neuen CRM-Systems nachdenkst, wirf einen genauen Blick darauf, ob und wie künstliche Intelligenz in die jeweiligen Lösungen integriert ist.

Weitere Informationen zu Künstlicher Intelligenz und Customer Relationship Management

Bist du auf der Suche nach KI Software? Dann wirf einen Blick auf unsere Liste der besten KI-Software!

Die 5 besten Zendesk-Alternativen für Kundenservice-Software

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Zendesk bietet einige richtig gute Funktionen, aber es ist nicht unbedingt für jedes Unternehmen die passende Lösung. Wir stellen die Top 5 der Zendesk-Alternativen vor.

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Die Kundenservice-Software Zendesk bietet ein Ticketsystem, Omnichannel-Support und Self-Service-Funktionen für Kund*innen. Unternehmen jeder Größe schätzen das Tool für seine Benutzerfreundlichkeit, die schnelle Einrichtung und die APIs.

Außerdem hat Zendesk zahlreiche weitere Funktionen zu bieten:

  • Ein KI-gesteuerter Chatbot, der Kund*innen zu Self-Service-Optionen oder an Mitarbeiter*innen weiterleitet
  • Kundensupport-Berichte zum Verfolgen der Team-/Mitarbeiterleistung
  • Starke Sicherheits- und Compliance-Maßnahmen wie TLS-Verschlüsselung, HTTPS und Single Sign-On

Trotz des Funktionsreichtums von Zendesk kann für manche Unternehmen eine alternative Lösung dennoch die bessere Wahl sein. Zendesk eignet sich vorrangig für Prozesse in Bereichen wie Finanzdienstleistung, Einzelhandel und Medien und wurde wenig in komplexen Szenarien in Branchen wie Telekommunikation und Gesundheitswesen getestet.

Einige Zendesk-Alternativen bieten ebenso gute Funktionen zu vergleichbaren oder sogar günstigeren Preisen. Wir haben die Daten zu mehr als 170 verschiedenen Kundenservice-Softwarelösungen im Verzeichnis von Capterra analysiert, um die fünf besten Alternativen zu Zendesk zu finden.

Auswahlkriterien

Wir haben die Zendesk-Alternativen nach den folgenden Kriterien ausgewählt:

  • Zentrale Kundenservice-Funktionen: Das Produkt muss zentrale Funktionen für den Kundenservice bieten: Ticketverwaltung, eine Wissensdatenbank und Multi-Channel-Support.
  • Mindestens 20 Nutzerbewertungen auf Capterra in letzten zwei Jahren: So wird sichergestellt, dass genügend Reviews zur Verfügung stehen, um Vorteile und Nachteile der Produkte zu analysieren.
  • Hohe Empfehlungswahrscheinlichkeit: Nutzer*innen sollten die Wahrscheinlichkeit, dass sie das Produkt weiterempfehlen, mit mindestens durchschnittlich 8 von 10 Punkten auf der Capterra-Website angeben.
  • Hohe Funktionsbewertung: Die Funktionen des Produkts sollten auf Capterra eine Mindestbewertung von 4 von 5 erhalten haben.

Die Produkte sind in alphabetischer Reihenfolge aufgeführt.

zendesk alternativen

Die 5 besten Zendesk-Alternativen für Kleinunternehmen

1.Freshdesk: Kundendienst-Supportsoftware mit Prognosefunktionen

freshdesk logoEmpfehlungswahrscheinlichkeit: 8,6/10
Funktionsbewertung: 4,3/5
Reviews: 1.544+

Freshdesk ist eine Kundendienst-Supportsoftware von Freshworks.

Die Software unterstützt den Chat zwischen Kund*innen und Kundendienstmitarbeiter*innen. Prognosefunktionen helfen einzuschätzen, wie frustriert Kund*innen sind, beispielsweise durch Anzeichen wie verärgertes Klicken, unnützes Scrollen oder Cursor-Abstürze, damit der Support noch besser auf die einzelne Person abgestimmt werden kann.

Freshdesk priorisiert jedes Ticket automatisch, sendet Follow-up-Benachrichtigungen und leitet Tickets an Mitarbeiter*innen abhängig von ihren Fähigkeiten und ihrer Arbeitsbelastung weiter.

Mithilfe der Berichterstellungs- und Analysefunktionen lassen sich die Arbeitslast der Teammitglieder nachverfolgen und ihre Produktivität erhöhen, um insgesamt das Kundenerlebnis zu verbessern. Zusätzlich kann man Widgets auf einer Website einbinden und darüber Kundenfeedback sammeln.

Vorteile

  • Die Nutzer*innen heben positiv hervor, dass die Anwendung schnell läuft, über eine einfach zu bedienende Benutzeroberfläche verfügt und in kurzer Zeit zu erlernen ist.
  • In den Reviews wird die Vielzahl an nützlichen Funktionen hervorgehoben, darunter Berichterstellung, vorgefertigte Textbausteine, Integrationen und Dashboards.

Nachteile

  • Viele Nutzerbewertungen erwähnen, dass einheitliche Formatierungsoptionen und erweiterte Anpassungsmöglichkeiten gut wären.
  • Einige finden, dass Funktionen wie eine intelligente Spam-Erkennung oder erweiterte Automatisierung die Software noch besser machen würden.

Was kostet Freshdesk?

Freshdesk steht in fünf verschiedenen Preisoptionen zur Verfügung: Sprout, Blossom, Garden, Estate und Forest. Sprout ist die Gratisversion; die Bezahlversionen starten mit Blossom für 15 $ pro Mitarbeiter*in und Monat.

ticketverwaltung freshdesk screenshot

Ticketverwaltung in Freshdesk (Quelle)

2. LiveAgent: Helpdesk-Software mit Gamification-Elementen zur Produktivitätsverfolgung

live agent logo
Empfehlungswahrscheinlichkeit: 9,0/10
Funktionsbewertung: 4,5/5
Reviews: 686+

LiveAgent ist eine Software für Helpdesk, Ticketverwaltung und Live-Chat. Das Tool nutzt erweiterte Automatisierungsregeln, um Kundenanfragen aus E-Mails, Chats, Erwähnungen in sozialen Medien, Anrufen und anderen Kanälen zu erfassen. Anschließend werden diese Informationen in Tickets umgewandelt, die Mitarbeiter*innen über Dashboards bearbeiten können.

Weitere Funktionen von LiveAgent umfassen einen Sprachaufzeichnungsspeicher, eine Wissensdatenbank, Videoanrufe, Feedback-Management und Performance-Tracking mit Gamification-Methoden.

Vorteile

  • Nutzer*innen beschreiben die Software als einfach einzurichten und zu verwenden und loben die Funktionen zur Ticketerstellung sowie zum Taggen von Zuständigen.
  • Außerdem schätzen sie die schnellen Updates der Software und das hilfsbereite Kundensupport-Team.

Nachteile

  • Einige Anwender*innen sind der Ansicht, dass interne Regeloptionen, Tastaturkürzel und erweiterte Chat-Einstellungen das Produkt verbessern würden.
  • Manche erwähnen, dass zusätzliche Anpassungsmöglichkeiten hilfreich wären.

Was kostet LiveAgent?

LiveAgent kostet 39 $ pro Mitarbeiter*in und Monat.

live agent performance screenshotPerformance-Berichte in LiveAgent (Quelle)

3. Salesforce Service Cloud: Kundendienst-Supportsoftware mit Makros zur Automatisierung von Aufgaben

 

salesforce logoEmpfehlungswahrscheinlichkeit: 8,2/10
Funktionsbewertung: 4,4/5
Reviews: 4.350+

Salesforce Service Cloud ist eine Kundendienst- und Helpdesk-Software, die es ermöglicht, über unterschiedliche Kanäle wie E-Mail, soziale Medien und Telefon mit Kund*innen in Kontakt zu treten. Kundendaten und -interaktionen werden so organisiert, dass verschiedene Teams wie Sales, Marketing und Kundensupport eine zentrale, einheitliche Übersicht erhalten.KI-gesteuerte Chatbots verbessern die von Salesforce angebotenen Self-Service-Funktionen und helfen dabei, Kundeninformationen zu qualifizieren, um die Bearbeitungszeit zu reduzieren. Kritische Fälle werden von den Chatbots identifiziert und an die richtigen Ansprechpartner weitergeleitet. Außerdem lassen sich Makros erstellen, um sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren.

Vorteile

  • Anwender*innen schätzen die Berichts-, Anpassungs- und Integrationsfunktionen.
  • Auch die zentrale Konsole zum Verwalten von Projektdetails, Vertrieb und Verkaufschancen-Pipeline wird gelobt.

 Nachteile

  • Einige Rezensent*innen empfinden die Preise als eher hoch.
  • Außerdem könnte einigen zufolge der Kundensupport und technische Support von Salesforce verbessert werden, damit Ausfallzeiten und Systemfehler schneller behoben werden.

    Was kostet Salesforce Service Cloud?

    Salesforce Service Cloud ist in vier Versionen erhältlich: Salesforce Essentials, Lightning Professional, Lightning Enterprise und Lightning Unlimited. Die günstigste Version Salesforce Essentials kostet 25 € pro Nutzer*in und Monat für bis zu 10 Personen.

    salesforce screenshot

Dashboard-Funktion in Salesforce Service Cloud (Quelle)

 

4. TeamSupport: B2B-Kundensupport und Helpdesk-Software

team support logo
Empfehlungswahrscheinlichkeit: 8,6/10
Funktionsbewertung: 4,3/5
Reviews: 714+

Die B2B-Kundenservice- und Helpdesk-Software TeamSupport bietet Funktionen zur Ticketverwaltung, Zusammenarbeit, Berichterstellung und Analyse. Das Tool ermöglicht es, auf unterschiedlichen Kanälen mit Kund*innen zu kommunizieren (Chat, E-Mail, Telefon, Social Media), Kundeninformationen im Blick zu behalten sowie Tickets zu erstellen und zu organisieren.

Kundenprobleme können je nach Produkt nachverfolgt und ähnliche Tickets gruppiert werden, um Produkt- oder Serviceprobleme zu identifizieren. Die Analysefunktionen bieten Kundeneinblicke in Echtzeit. Mit der internen Chatfunktion können Teammitglieder zusammenarbeiten und Kund*innen schnelle Antworten senden.

Vorteile

  • In den Nutzerbewertungen wird die benutzerfreundliche Oberfläche gelobt.
  • Auch die Anpassungs- und Integrationsmöglichkeiten werden positiv hervorgehoben.

Nachteile

  • Einige Nutzer*innen erwähnen, dass die Software gelegentlich langsam wird, wenn Tickets gespeichert, Daten gesucht oder Berichte erstellt werden.
  • Den Nutzervorschlägen zufolge könnte TeamSupport die Anpassungsmöglichkeiten und Signaturoptionen in der mobilen App verbessern.

Was kostet TeamSupport?

TeamSupport ist in zwei Preisoptionen verfügbar: Support Desk und Enterprise. Die günstigere Variante Support Desk kostet 50 $ pro Mitarbeiter*in und Monat.

teams support kundenservice
Nach Produkten gruppierte Tickets in TeamSupport (Quelle)

5. Zoho Desk: Kundensupport-Software mit KI-Funktionen

zoho logoEmpfehlungswahrscheinlichkeit: 9,0/10
Funktionsbewertung: 4,3/5
Reviews: 1.553+

Zoho Desk bietet Funktionen für Ticketverwaltung, Live-Chat und den Multi-Channel-Kundensupport. Das KI-Tool Zia von Zoho Desk taggt Tickets automatisch, teilt relevante Lösungen aus der Wissensdatenbank mit Kunden und bietet Stimmungsanalysen für Kundengespräche. Außerdem stehen Dashboards zum Überwachen wichtiger Geschäftskennzahlen zur Verfügung.

Layout, Design und Farben des Tools können an das eigene Corporate Design angepasst werden. Die Software kann sowohl in andere Zoho-Tools als auch in Drittanbieteranwendungen wie JIRA und Slack integriert werden. Auch Zusammenarbeitsfunktionen wie Tagging und Kommentare sind verfügbar.

Vorteile

  • Den Nutzerbewertungen zufolge kann die Software problemlos in andere Zoho-Produkte wie Zoho CRM sowie Drittanbieteranwendungen integriert werden.
  • Den Anwender*innen gefallen die Benutzeroberfläche und das Dashboard der Lösung ebenso wie die Berichtsfunktionen, Tastaturkürzel und automatischen Vorschläge.

Nachteile 

  • Viele Nutzer*innen erwähnen, dass die Lösung keine On-Premises-Version bietet.
  • Außerdem empfinden manche die Lernkurve als steil und sagen, dass die Konfiguration mancher Funktionen, wie des E-Mail-Brandings, etwas Zeit in Anspruch nimmt.

    Was kostet Zoho Desk?

    Die Gratisversion von Zoho Desk unterstützt bis zu drei Mitarbeiter*innen. Die Professional-Version beginnt preislich bei 12 $ pro Person und Monat.

    sentimentalanalyse Zoho

Sentimentanalyse von Zia, dem KI-Tool von Zoho Desk (Quelle)

Die finale Entscheidung: Welche Zendesk-Alternative soll es werden?

Nachdem du die Liste von Zendesk-Alternativen durchgegangen bist und dich mit den anderen Softwareoptionen in unserem Verzeichnis mit Kundenservice-Software beschäftigt hast, besteht der nächste Schritt in der Auswahl des passenden Produkts für deine Geschäftsanforderungen. Die folgenden Tipps können dich bei der Entscheidung unterstützen:

  • Triff abhängig von deiner Teamgröße und deinen Anforderungen an den Kundensupport eine Vorauswahl: Wie viele Personen arbeiten im Kundenservice deines Unternehmens? Welche Kundenservice-Funktionen benötigst du am dringendsten? Gleiche deine geschäftlichen Anforderungen mit den angebotenen Funktionen der Produkte ab und überlege, was deine Bedürfnisse am besten abdeckt.
  • Wähle die Produkte, die in dein Budget passen: Wie viel bist du für Kundenservice-Software bereit auszugeben? Sobald du dein Budget festgelegt hast, kannst du alle Produkte aus deiner Liste streichen, die dir zu viel kosten.
  • Probiere die Produkte aus: Nutze kostenlose Testversionen oder frag nach Produktvorführungen, um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie eine Software funktioniert. Unterhalte dich mit dem Vertriebspersonal des Herstellers, um das Produkt besser zu verstehen. Du kannst bei dieser Gelegenheit auch die Preisgestaltung und eventuell erforderliche Anpassungsmöglichkeiten verhandeln.
  • Lies Capterra-Nutzerbewertungen: Lies von echten Nutzer*innen geschriebene Reviews auf Capterra und verschaff dir so einen Eindruck davon, was deine Kolleg*innen von einem Produkt halten.

Erzähl es uns gerne in den Kommentaren, wenn du noch eine andere Zendesk-Alternative kennst, die du empfehlen kannst.

Weitere Informationen zum Thema Kundenservice und Helpdesk findest du beispielsweise auf unserem Blog:

Suchst du nach Helpdesk-Software? Wirf einen Blick auf Capterras Liste der besten Helpdesk-Lösungen!

 

5 Free Photoshop Alternatives: Trialed, Tested & Reviewed

Best free Photoshop alternatives

When you think of graphic design programs, the first thing that comes to mind is Adobe Photoshop. The platform has well and truly earned its stripes as the industry leader. But Photoshop might be overkill for small businesses that only require everyday image editing functionality. There are several free photoshop alternatives available on the market for those who need something more simple. 

We tested five of the best free photo editing programs available to Australian businesses. With these tools, you can make images look picture perfect without spending a penny on editing software. 

Best free Photoshop alternatives

Top free photo editing software

 

This list is for users who are looking for a full alternative to Photoshop that works well with masks and layers. There are also tools for those who are interested in a more simplistic tool that accommodates for fast image editing.

Here are our 5 top picks, listed in alphabetical order:

  1. Fotor
  2. GIMP
  3. Photoscape X
  4. Pixlr
  5. Polarr Photo editor

 

5 free Photoshop alternatives
Chart comparison of 5 free Photoshop alternatives.

5 free photoshop alternatives

Photoshop alternative #1: Fotor

 

Fotor's free editing software
Screenshot of Fotor’s free editing software.

What is Fotor?

 

Fotor is available on a desktop (Windows and Mac). It combines the most frequently used functions of mobile picture editing programs and displays them in a simple editing process. You will go through the following steps to be able to export your finished image at the end. 

  1. Scenes: Filter options (such as lightning and landscape).
  2. Crop: Correct the angle, rotation and size of your photo.
  3. Customise: Play with the tool and edit colours, curves and vignettes. The downside is that you can’t select a specific area to edit—every change you make applies to the entire photo. We therefore only recommend Fotor for basic processing of your pictures.
  4. Effects: Apply filter presets again (the step repeats itself).
  5. Margins: A practical tool for brochure and leaflet creations to ensure quality isn’t lost when the design goes to print.
  6. Textures: Image overlay options.
  7. Focusing effects: Focus your photo through blur effects.
  8. Text tool: The text tool is the highlight of Fotor because it stands out from the other programs in the list. You have full control over the font and the text field. For example, you can rotate it and control the vertical and even manipulate the spacing between characters

Since Fotor does not work with layers, every step processes directly in the image. As soon as you switch to another tab, you cannot undo the last action. If you do different edits in different tabs, you have to reset everything if you want to undo a step.

The software is not complex, and the user interface is simple and intuitive to use. Images can be saved as JPG, PNG, BMP and TIF.  Note that Fotor only opens flattened photos.

Photoshop alternative #2: GIMP

 

GIMP image editor
Screenshot of GIMP image editor

What is GIMP?

 

GIMP is a desktop-based tool that you can download for free on both Windows and Mac. We tried the desktop version for MAC for our test. GIMP allows you to work with layers and there are several blending modes that you can play with. Users can also work with channels and paths like you can in Photoshop.

Users can adjust any parameter on the brushes you use. There are also many fine adjustments for colours, curves and exposure. The platform allows you to share the screen view when testing filters so that you can easily compare the version before and after. There are some vector shape creation and editing tools that make GIMP a good option for combining photos with drawn elements.

In addition to editing the basics, such as font, size, alignment and colour, the platform enables its users to adapt text fields. GIMP is, therefore, also suitable for working with text and images.

GIMP can be useful for editing images and creating layouts that combine graphics with photos and text. But, during the test, we experienced a few problems that could frustrate or limit GIMP users:

  1. Actions in GIMP take longer to process than other tools.
  2. Sometimes the cursor disappears and reappears somewhere else, which is likely because of the above issue. 
  3. Most photo editing programs have a similar user interface with only minor variations in the menus, buttons and shortcuts. If you switch to another software, the transition is generally quick and easy. However, the functionalities appear elsewhere in GIMP. It isn’t a big disadvantage, but we found it made adjustment slower. 
  4. GIMP offers its users numerous functions and options, which on the one hand is a great advantage of the tool. On the other hand, the multitude of options, unfortunately, complicates simple tasks. For example, if you click the “New Layer” button, not only a new layer will open. First, a window opens and then users have to name the layer, add tags, define opacity, set the blending mode, and so on.

PNG and JPG, as well as PSD files with flattened layers, work perfectly in GIMP. More complex PSD files with smart objects open, but may lose some properties.

Files export in many different formats, including JPG, PNG, BMP, TIFF, GIF and EPS. There is also the option to save the file as a GIMP Open File.

Photoshop alternative #3: PhotoScape X

 

PhotoScape-Z
Screenshot of PhotoScape X interface.

What is PhotoScape X?

 

PhotoScape X is a powerful tool that is available on smartphones and desktop (both Windows and Mac). PhotoScape X combines all functions that you find in conventional mobile image processing programs such as VSCO Cam or PIXLR Express. The software enables users to create and optimise images for free. Advanced features are available in the PRO version of the software.

The “Editor” tab features include: 

  1. Adjust depths, clarity and temperature.
  2. Add filters—just like when editing a photo on Instagram. Some of the filters are free, others are purchasable.
  3. Frames and lighting effects are available to edit in terms of size, opacity and colour.
  4. Graphics, stickers and other visual elements come with the free version. This gives users flexibility when editing their images, as they can create stickers or graphics elsewhere and then load them into PhotoScape X.
  5. Although users cannot use layers for image corrections, each inserted element is multi-layered so that you can play with blending modes, opacity and colours.

The Tools tab offers some interesting options to try out, such as the drawing brush, distortion tools, and softer skin and mosaic effects. However, the brush types of the free version are somewhat limited. Users can group images into a mood board, collage, or animated GIF with various options (defining transitions, setting the time for each slide, and adding text).

It’s easy to group photos in batches and add edits to all photos at the same time. If you want some of your pictures to have the same vignette effect, this is quickly and easily achievable.

One great advantage of PhotoScape X is that it can open PSD files. The PSD file flattens in PhotoScape X, but this function is still useful if you don’t have an exported image of the required file. Files are available to save in JPG, PNG, BMP, TIF and GIF.

Photoshop alternative #4: Pixlr Editor

 

Screenshot of Pixlr image editing tool
Screenshot of Pixlr image editing tool

What is Pixlr Editor?

 

Pixlr is a browser-based tool that combines the functions of a photo processing program and an image generator. You can edit a photo and create a graphic from scratch by combining different rendered effects, shapes and filters.

One advantage of Pixlr is that you can work with layers, like in Photoshop or GIMP, and you can use many blending modes. The masks are also easy to use so that you can play with image overlays. This is very helpful for creating graphics that combine a photo with brushes, text, shapes, rendered images and so on. The Pixlr user interface is similar to Photoshop, making it easy for Photoshop users to find the tools and tabs. 

The brush tool also performed well in our trial. You can add custom brushes and brush sets in Pixlr and tweak those you already have. There are a large number of render filter presets. Pixlr also enables its users to adjust curves, levels, brightness, colour balance, and much more.

Pixlr wasn’t as strong as some of the other tools for creating graphics with text. It only offers standard functions, such as selecting the font, adjusting the font size, aligning text and changing colours. You also have no control over text fields and have to interrupt text manually.

If you zoom in and out, the text and your applied filters don’t scale proportionally. You’ll lose some steps if you want to view your image at a different size during the editing process.

You can open both flattened images (as PNG and JPG) and PSD files with flattened layers in Pixlr. Don’t expect Pixlr to import complex PSD files with smart objects. You can save your graphics in JPG, PNG, TIFF and also as PXD (Pixlr’s Open File)—but note that Photoshop doesn’t support this file format.

Extra note: Pixlr users receive a gift voucher for 25 GB of storage space on Dropbox.

Photoshop alternative #5: Polarr Photo Editor

 

Screenshot of Polarr Photo Editor
Screenshot of Polarr Photo Editor

What is Polarr Photo Editor?

 

Polarr is a tool that is available to download on Mac and Windows PC. Polarr combines the functions of Fotor and PhotoScape with some personal processing tools such as recognising faces and adjusting skin tones, as well as eyes, mouth, nose, height, width and brightness.

There are five different tabs in Polarr:

  1. Filters: Offers a wide range of free filter presets. 
  2. Graphics: Includes text boxes, shapes, and partitions that you can use to lay a layout over your image.
  3. Retouching: Allows you to adjust faces and remove objects.
  4. Format: Crop, mirror, resize, and so on.
  5. Image overlays: Contains a wide range of options, including dust, scratches, textures, clouds, gradients and backgrounds. Drag one or several PNGs with a transparent background over your photo to use. 

The advantage of the tool is that the effects apply to each tab in a new layer. This means you can edit everything individually, and change the order and transparency. The disadvantage of Polarr is that the free version only allows you to export one image per day.

Whether you are looking for a feature-rich Photoshop alternative or a free photo editor to quickly edit your pictures, this list has something for everyone.

Did you not find the image editor you were looking for? Then take a look at GetApp’s list of the best free Graphic Design software for image and photo editing today.