IT-Sicherheitskonzepte: Wie können KMU die IT-Sicherheit im Home-Office verbessern?

IT-Sicherheit im Home-Office

Kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) haben häufig nur geringe IT-Sicherheitskonzepte für ihre Mitarbeiter im Home-Office implementiert. Die Telearbeit ist aufgrund von COVID-19 zur Notwendigkeit geworden, jedoch wollen Mitarbeiter auch nach der Krise weiter von zu Hause arbeiten. So geben in einer aktuellen Capterra-Studie 70 % der remote arbeitenden Angestellten an, dass sie gerne von zu Hause arbeiten.

Unternehmen mussten schnell auf die neuen Umstände reagieren und hatten keine Zeit an IT-Sicherheitskonzepten zu arbeiten. Jetzt ist es jedoch höchste Zeit, dein Unternehmen für die neue Realität zu wappnen. Denn Cyberkriminelle nutzen gerade die Krise und die niedrigen Sicherheitsbedingungen der remote arbeitenden Belegschaft für ihre Angriffe.

„Viele Cyberattacken lassen sich mit relativ einfachen Mitteln verhindern oder zumindest deutlich reduzieren”, erklärt Lev Lexow, Rechtsanwalt, zertifizierter Datenschutzbeauftragter (TÜV) und Geschäftsführer bei Prive.eu. Welche Mittel das genau sind, wollen wir uns in diesem Artikel genauer anschauen. Wir haben zur Beantwortung dieser Frage drei Sicherheitsexperten aus verschiedenen Bereichen interviewt.

IT-Sicherheitskonzepte im Home-Office

Die zunehmende Digitalisierung schafft mehr Raum für Angreifer

Neben der zunehmenden Remote-Arbeit hat die Krise auch die Digitalisierung in Unternehmen vorangetrieben. Neben erhöhten Softwareinvestitionen und steigender Cloud-Nutzung haben stolze 59 % aller kleinen und mittelständischen Unternehmen ihr Geschäftsangebot entweder vollständig (16 %) oder teilweise (43 %) angepasst, damit es jetzt virtuell bereitsteht.

Wie bei allem gibt es auch hier eine Schattenseite: “Mit zunehmender Digitalisierung wird für die Unternehmen die Abhängigkeit von der IT größer und damit werden auch die Folgen eines Ausfalls der IT gravierender”, teilt uns Prof. Dr. Rainer W. Gerling, Datenschutz- und IT-Sicherheitsexperte sowie stellvertretender Vorsitzender der Gesellschaft für Datenschutz und Datensicherheit e.V. (GDD), mit.

KMU sind ein beliebtes Ziel für Cyberangriffe

Nach den Ergebnissen einer Untersuchung des TÜV-Verbands aus 2019 hatte gut jedes achte Unternehmen in Deutschland im vergangenen Jahr vor der Befragung einen IT-Sicherheitsvorfall.

Lev Lexow erklärt: “Entgegen landläufiger Meinung können auch kleine und mittelständische Unternehmen Opfer von Cyberattacken werden. Teilweise suchen Cyberkriminelle sogar ganz gezielt nach KMU. Diese haben einerseits Werte und Informationen, die man abgreifen kann. Andererseits ist ihre IT meist weniger sicher als die von größeren Unternehmen. Ein dankbares Ziel für Cyberkriminelle also.”

„Die größte Gefahr in kleinen und mittelständischen Unternehmen ist, dass die IT eher mit dem Unternehmen gewachsen als systematisch geplant ist. Das Wissen um den systematischen Aufbau der Informationssicherheitsstrukturen ist eher gering. ‚Hauptsache es funktioniert‘ ist oft das Motto. Weiterhin hat die IT einige Nachteile. Der Angreifer muss nur einmal erfolgreich sein, der Verteidiger immer. Und der Angreifer sucht die schwächste Stelle“, sagt Prof. Dr. Gerling.

Die größten Gefahren von Cyberangriffen

Tim Berghoff (Security Evangelist bei G Data CyberDefense AG) zufolge stellt „der Verlust von Daten – sei es durch digitalen Vandalismus, durch Ransomware oder das Ausleiten an Dritte – für die meisten Unternehmen den größten anzunehmenden Unfall dar. Gerade jetzt, wo Kriminelle auch Daten aus Unternehmensnetzen ausleiten, mit der Absicht diese durch Verkauf und Erpressung zu monetarisieren, muss noch nicht einmal ein unmittelbarer Schaden in Form von gesperrten Systemen oder gelöschten Daten eingetreten sein, um den Bestand eines Unternehmens zu gefährden. Doch auch die klassische E-Mail mit Schadsoftware im Anhang oder der CEO-Fraud bleiben weiterhin eine nicht zu unterschätzende Gefahr für Unternehmen – vor allem, wenn diese nicht auf einen Vorfall dieser Art vorbereitet sind.”

Vor allem gegen die Bedrohungen, die auf menschlichen Fehlern beruhen, können Unternehmen vorgehen.

CEO-Fraud

Bei der Betrugsmasche „CEO-Fraud” versuchen Täter, entscheidungsbefugte Personen in Unternehmen zu manipulieren, damit diese hohe Geldbeträge ins Ausland überweisen. Dabei spiegeln die Täter vor, der Auftrag käme unmittelbar vom Chef des Unternehmens.

Eine E-Mail-Anfrage könnte dabei folgendermaßen aussehen: „Hallo Herr Müller, wir stehen kurz vor der Übernahme eines ausländischen Unternehmens. Aufgrund Ihrer Diskretion will ich Sie bitten, sich um die finanziellen Details zu kümmern.” Angriffe werden häufig nicht bekannt, da viele Unternehmen aus Angst vor Imageschäden den Gang zur Polizei scheuen. Die Polizei in Nordrhein-Westfalen veröffentlicht, dass Betrüger in NRW in 2017 fast sieben Millionen Euro erbeutet haben.

Tipps für KMU:

  • Das wichtigste ist, deine Mitarbeiter für diese Art von Angriffen zu sensibilisieren: Halte Vorträge und Schulungen über die Maschen des CEO-Frauds.
  • Teste deine Mitarbeiter mit gefälschten E-Mails. Du kannst sie von einem privaten Account aus bitten, dir sensible Informationen zu schicken. So kannst du sehen, welche Mitarbeiter mehr Training benötigen.
  • Implementiere Richtlinien, die bei ungewöhnlichen Zahlungsanweisungen befolgt werden müssen. Diese könnten beispielsweise das Verifizieren der Anweisung und das Informieren des Vorgesetzten sein.
  • Sollte es bereits zu einer Transaktion gekommen sein, ist schnelles Handeln erforderlich. Informiere umgehend dein Geldinstitut und die Polizei.

E-Mail-Phishing

Bei der E-Mail mit Schadsoftware bzw. E-Mail-Phishing, werden gefälschte E-Mails versendet, um an Daten des Unternehmens zu gelangen. Dies geschieht durch das Herunterladen eines Anhangs, der eine Schadsoftware enthält oder durch die Abfrage von persönlichen Daten wie Passwörtern oder Kreditkarteninformationen. Laut einer Capterra-Studie zur Cybersicherheit im Home-Office sind bereits 26 % der Mitarbeiter Opfer einer Phishing-Attacke geworden. Dabei fielen die Hälfte der Mitarbeiter während der durch die Coronakrise bedingten Ausgangssperre auf die Attacke rein. Hacker machen sich die momentane Krisensituation für ihre Angriffe zunutze. In einem Drittel der Fälle bezog sich die Phishing E-Mail auf COVID-19 (z.B. E-Mails mit dem Betreff „wichtige Regelungen zur Einhaltung der Sicherheitsabstände im Büro”).

Tipps für KMU:

  • Beim E-Mail-Phishing gilt wie beim CEO-Fraud auch: Sensibilisierung, Schulungen sowie Phishing-Tests unter den Mitarbeitern sind unerlässlich.
  • Stelle weiterhin klar, wer im Notfall zu kontaktieren ist.
  • Um dein Unternehmen noch weiter vor Phishing-Angriffen zu schützen, solltest du über eine Investition in eine E-Mail-Sicherheitslösung Diese hilft dabei, schädliche E-Mails, verdächtige E-Mail-Adressen, unsichere Domains usw. zu erkennen und sortiert diese automatisch aus.

IT-Sicherheitskonzepte im Home-Office: Interview Lev Lexow

Software für die remote Arbeit

„Ein Endpointprotection mit Malwareschutz und zentralisierter Verwaltung gehört ebenso wie ein VPN zur Mindestausstattung im Home-Office. Da eine der größten Herausforderungen für die Unternehmens-IT die Sichtbarkeit relevanter Informationen ist, sollte auch ein Security Monitoring eingerichtet werden. So fallen Unregelmäßigkeiten schneller auf und IT-Abteilungen können eher auf solche reagieren,” empfiehlt Tim Berghoff.

Laut Capterras Studie zur Cybersicherheit im Home-Office haben nicht einmal die Hälfte der Mitarbeiter Sicherheitssoftware wie Antivirussoftware und Firewalls installiert. VPNs werden von 27 % der remote Mitarbeiter eingesetzt.

VPNs schützen über das Internet übertragenen Daten durch eine sichere, verschlüsselte Verbindung, sodass Dritte die Netzwerkaktivitäten nicht einsehen können, während Netzwerksicherheit-Softwares helfen, den unbefugten Zugriff auf ein Computernetzwerk zu verhindern.

Unsere Experten verraten uns, welche Sicherheitspraktiken KMU implementieren sollten, um die Gefahren von Angriffen weiterhin zu verringern.

Wichtige IT-Sicherheitskonzepte im Home-Office

„Die Sicherheitspraktiken im Home-Office unterschieden sich im Wesentlichen nicht von denen im regulären Bürobetrieb”, erklärt Tim Berghoff. „Mitarbeiter sollten darauf achten, Berufliches und Privates auf ihren Geräten getrennt zu halten und keine Privatangelegenheiten mit einem Firmengerät zu regeln.”

Prof. Dr. Gerling fasst die wichtigsten IT-Sicherheitskonzepte für uns zusammen:

1. Eine gute vollständige Dokumentation der IT inkl. der Konfiguration aller Geräte hilft nach Vorfällen die IT oder Teile davon wiederherzustellen.

2. Ein gutes Backup ist das A und O der IT-Sicherheit.

3. Eine klare Festlegung der Zuständigkeiten ist essenziell.

4. Die gesamte Software muss aktuell gehalten und Sicherheitspatches zeitnah eingespielt werden.

Geht doch etwas schief, ist es wichtig, dass Unternehmen schnell und richtig reagieren, um die Auswirkungen des Schadens gering zu halten. Hierfür hilft ein Business Continuity Plan, der unter anderem eine vollständige Dokumentation der IT umfasst.

Business Continuity Plan zur Schadensbegrenzung

Ein Business Continuity Plan (auf Deutsch auch Geschäftskontinuitätsplan) hilft Unternehmen, sich auf mögliche Katastrophen vorzubereiten und in diesen richtig zu handeln. Er umfasst Pläne und Strategien, um Prozesse, deren Unterbrechung ernsthafte Schäden mit sich bringen würden, zu schützen oder alternative Abläufe zu ermöglichen.

Jeder Geschäftskontinuitätsplan umfasst Strategien, um den IT-Betrieb unter Krisenbedingungen sicherstellen sowie IT-Prozesse nach einem Ausfall wiederherzustellen.

Tim Berghoff erklärt: „Ein erster wichtiger Schritt ist, relevante Bedrohungsszenarien zu identifizieren und bestehende Maßnahmen daraufhin zu prüfen, ob sie zur Abwehr dieser Szenarien geeignet sind. Sollte dies nicht der Fall sein, lassen sich die nächsten Schritte meist unmittelbar daraus ableiten.

IT-Sicherheitskonzepte im Home-Office: Interview Tim Berghoff

Weiterhin rät Tim Berghoff für einige Teilbereiche der IT einen externen Dienstleister hinzuzuziehen. Das gilt besonders für den Teilbereich der IT-Sicherheit, da hier Spezialwissen erforderlich ist, welches nicht in jedem Unternehmen im erforderlichen Umfang vorhanden ist

Was kann der Staat tun, um die Cybersicherheit zu erhöhen?

IT-Sicherheitskonzepte im Home-Office: Interview Prof. Dr. Rainer Gerling

Lev Lexow zugolge, ist der Staat ist auf mehreren Ebenen gefragt:

1. Sensibilisierung im Bereich der IT-Sicherheit: Neben den fachlichen Anpassungen in den einschlägigen Gesetzen geht es dabei vor allem um die Sensibilisierung von wirtschaftlichen Akteuren und der Stärkung einschlägiger Institutionen. Durch die DSGVO ist das Thema Datenschutz mittlerweile in nahezu allen Unternehmen angekommen. Das wäre auch für die IT-Sicherheit wünschenswert.

2. Verfolgung von Cyberattacken: Der Staat sollte bei der Verfolgung und Sanktionierung der Cyberkriminellen stark nachrüsten. Dies gilt sowohl für den gesetzlichen als auch für den personellen Rahmen unserer Ermittlungsbehörden.

3. Staatliche Schulung: Schließlich sollte die Bevölkerung im Allgemeinen stärker für IT-Sicherheit sensibilisiert werden. Denn viele Cyberattacken werden noch immer durch menschliche Fehler verursacht. Hier hat der Staat gute Möglichkeiten, bereits im Rahmen der Schulausbildung anzusetzen.

Informationssicherheit ist kein Kostenfaktor, sondern ein MUSS

Unternehmen, die sich nicht sicher sind, ob sie Zeit und Geld in die Implementation von Richtlinien, Schulungen und Software investieren sollten, sollten sich immer vor Augen halten: „Ein Angreifer muss nur einmal erfolgreich sein, der Verteidiger immer.” Prof. Dr. Gerling betont weiterhin, dass „Informationssicherheit kein Kostenfaktor ist, sondern eine grundlegende Maßnahme für das langfristige Überleben des Unternehmens.”

Wie geht es weiter? Wirf einen Blick auf unser Home-Office Software Verzeichnis, um das passende Tool zu finden.

Mit Multiprojektmanagement-Software mehrere Projekte gleichzeitig verwalten

Multiprojektmanagement-Software und Tipps

Mit Multiprojektmanagement-Software behältst du Umfang, Zeitpläne und Ressourcen mehrerer Projekte gleichzeitig im Griff.

Auch wenn wir es uns anders wünschen: Kaum ein Projekt verläuft völlig reibungslos. Und wenn du mehrere Projekte gleichzeitig verwalten musst, tauchen wahrscheinlich gleich mehrere Dinge auf, die die geplanten Abläufe stören.

Ob ein Projekt erfolgreich ist, hängt jedoch nicht davon ab, ob es Probleme gibt, sondern davon, wie du mit diesen Problemen umgehst.

In diesem Artikel geht es um drei Bereiche des Projektmanagements, die beim Managen mehrerer Projekte besonders herausfordernd sein können. Wir stellen bewährte Strategien und Multiprojektmanagement-Software vor, die helfen, Probleme schnell zu bewältigen..

Multiprojektmanagement-Software und Tipps

3 Herausforderungen beim Multiprojektmanagement

Umfang, Zeitrahmen und Ressourcen/Budget sind die drei Faktoren, die Projekte beschränken. Wenn einer davon verändert oder erhöht wird, muss das zwangsläufig auch für die anderen Faktoren gelten.

Schon bei einem einzelnen Projekt können diese Punkte für Frustration sorgen und mehrere Projekte, die deine Aufmerksamkeit in verschiedene Richtungen lenken, machen die Sache nicht einfacher. Das ist keine Überraschung: Ein Rückschlag bei einem Projekt kann schnell auch zu Problemen bei den anderen führen und das gesamte Portfolio gefährden.

Im Folgenden soll es darum gehen, welche Herausforderungen durch die drei beschränkenden Faktoren entstehen und mit welchen Tools du projektübergreifend Umfang, Zeitpläne und Ressourcen im Griff behältst.

1. Scope Creep bei gleichzeitigen Projekten vermeiden

Was ist das Scope Management bzw. Inhalts- und Umfangsmanagement? Der Projektumfang bezeichnet alle innerhalb der gesteckten Projektgrenzen erforderlichen Arbeiten. Beim Inhalts- und Umfangsmanagement werden zunächst die Anforderungen gesammelt und das Ausmaß eines Projekts definiert. Anschließend wird die Durchführung überwacht und kontrolliert, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Aufgaben – und ausschließlich die erforderlichen Aufgaben – abgeschlossen werden.

Bei der Arbeit an Projekten ist oft wenig Spielraum: Zeit, Budget und Ressourcen werden so knapp kalkuliert wie möglich.

Von Scope Creep oder der schleichenden Erweiterung des Projektumfangs spricht man, wenn Stakeholder die Projektaufgaben ändern oder ausweiten wollen, aber nicht wissen oder zugeben, dass damit auch Zeitrahmen und/oder Budget erweitert werden müssen.

Es ist nicht einfach, Scope Creep zu vermeiden, vor allem, wenn die Bitte oder Forderung von einer Führungsperson kommt, der du nicht so gerne Nein sagst (und die es vielleicht gar nicht gewohnt ist, dass ihr widersprochen wird).

Wenn du jetzt auch noch mit mehreren Anfragen von mehreren Stakeholdern unterschiedlicher Projekte umgehen musst, kommst du mit deinen Zeit- und Budgetplänen schnell in die Bredouille.

So behältst du den Umfang mehrerer Projekte im Griff:  Mache den Projektstrukturplan (PSP) zum wichtigen Teil jedes Projektplans und nutze ihn, um Scope Creep entgegenzuwirken.

Während der Planung stellst du die Projektanforderungen in einer Inhalts- und Umfangsbeschreibung zusammen und erstellst daraus den Projektstrukturplan. Der PSP bricht die Projektanforderungen in einzelne Leistungen auf, beschreibt die zur Erbringung dieser Leistung erforderlichen Aufgaben, gibt die schätzungsweise für die Aufgaben nötige Zeit an und legt Reihenfolge und Vorgehensweise fest.

Mit einem PSP kannst du aufzeigen, wie sich eine vorgeschlagene Änderung des Umfangs auf den Zeitplan und die Projektressourcen auswirkt. Und, noch wichtiger: Du kannst deutlich machen, was das für die anderen Projekte bedeutet, die du gleichzeitig managst.

Ein Beispiel: Du verwaltest Projekt A und Projekt B. Beide erfordern die Arbeit einer Softwareentwicklerin. Wenn dieselbe Entwicklerin in einer Woche Projekt A und in der folgenden Woche Projekt B eingeplant hat, aber eine Erweiterung des Umfangs von Projekt A vorgeschlagen wird, kann sich das auf verschiedene Weise auswirken:

  • Die Erweiterung von Umfang und Zeitplan von Projekt A wird genehmigt. Projekt B wird pausiert, bis die Entwicklern Projekt A abgeschlossen hat. Dadurch wird Projekt B später abgeschlossen und voraussichtlich ändert sich der Budget- und Ressourcenbedarf.
  • Die Erweiterung von Umfang und Zeitplan von Projekt A wird genehmigt. Projekt B wird eine andere Entwicklerin zugewiesen, damit der ursprüngliche Zeitplan eingehalten wird.
  • Die Erweiterung von Umfang und Zeitplan von Projekt A wird nicht genehmigt. Die Entwicklerin erledigt die Arbeit an Projekt A im ursprünglich vereinbarten Umfang und fährt in der folgenden Woche wie geplant mit Projekt B fort.

So kann Multiprojektmanagement-Software helfen:  Empfehlenswert ist Multiprojektmanagement-Software mit robusten Planungsfunktionen wie Gantt-Diagramme, mithilfe derer du den Projektstrukturplan erstellen kannst.

Gantt-Diagramme stellen den Projektablauf grafisch dar, mit dem Umfang auf der y-Achse und dem Zeitrahmen auf der x-Achse. Wenn du im Gantt-Diagramm Änderungen vornimmst, werden automatisch auch die darauffolgenden Aufgaben angepasst (eine Funktion, die auf den Websites von Softwareanbietern oft als „dynamische Zeitachse“ bezeichnet wird).

So siehst du sofort, ob eine Änderung den Zeitrahmen verschiebt oder mit den geplanten Ressourcen in Konflikt steht. Wenn du Aufgaben oder Ressourcen abrechenbare Stunden zugewiesen hast, siehst du auch mögliche Auswirkungen auf das Projektbudget.

Beim Managen mehrerer gleichzeitiger Projekte bieten Gantt-Diagramme einen Überblick über Umfang, Zeitplan und Ressourcen jedes Projekts, sodass du alles im Blick behältst.

Multiprojektmanagement-Software Wrike
Änderung der Aufgabenreihenfolge und kaskadierende Änderungen in einem Gantt-Diagramm in Wrike (Quelle)

2. Mehrere Projektzeitpläne im Griff behalten

Was ist das Zeitplanmanagement? Der Projektzeitplan ist die geschätzte Zeit, die erforderlich ist, um alle Aufgaben innerhalb des Projektumfangs zu erledigen. Der Prozess des Zeitplanmanagements läuft ähnlich ab wie das Umfangsmanagement: Zuerst werden Anforderungen gesammelt, dann der Projektstrukturplan erstellt und anschließend die Durchführung der Aufgaben und die Einhaltung des Zeitplans überwacht und kontrolliert.

Die zweitgrößte Herausforderung, mit der Projektteams umgehen müssen, sind einer kürzlichen Umfrage von Capterra zufolge Falscheinschätzungen der für Aufgaben benötigten Zeit.

Probleme entstehen in diesem Bereich aus zwei Hauptgründen:

1. Menschen neigen dazu, die für die Erledigung von Aufgaben nötige Zeit zu unterschätzen (unabhängig von früheren Erfahrungen), sodass Zeiteinschätzungen meist bestenfalls optimistisch sind.

2. Oft werden Zeitpläne von Personen festgelegt, die nicht aktiv an der Projektarbeit beteiligt sind und daher unrealistische Erwartungen an die Fertigstellung haben.

Ob aufgrund zu optimistischer Zeitschätzungen oder unrealistischer Erwartungen, es wird immer wieder dazu kommen, dass die angepeilten Zeiten überschritten werden. Deshalb müssen Zeiteinschätzungen für Aufgaben immer als genau das behandelt werden: als Schätzwerte.

Wenn Projektpläne auf ungenauen Schätzungen basieren, bringt die erste Aufgabe, die länger dauert als erwartet, gleich den ganzen Plan aus dem Gleichgewicht oder macht es erforderlich, neue Personen zum Projekt hinzuzuziehen, um die verlorene Zeit aufzuholen.

Beim Multiprojektmanagement kann sich eine Verzögerung in einem Projekt schnell auch auf den Zeitplan und/oder die Ressourcen der anderen auswirken.

So verwaltest du die Zeitpläne mehrerer Projekte:  Plane Pufferzeiten und größere Zeitfenster in die Projektpläne ein, die mögliche Fehlberechnungen abfangen.

Dazu reicht es schon, Schätzwerte für Aufgaben um einen bestimmten Faktor zu erhöhen, beispielsweise indem du fünf Tage für alle Aufgaben einplanst, die vermutlich drei Tage in Anspruch nehmen. Wenn du weißt, dass Ad-hoc-Anfragen 20 % der Zeit deines Teams beanspruchen, kannst du ihre Zeit für Aufgaben um 20 % erhöhen.

Ein solcher Puffer macht es möglich, trotz der fast unvermeidlichen Verzögerungen und Änderungen im Ablauf den Projektplan einzuhalten – und vor allem zu verhindern, dass sich Verzögerungen in einem Projekt auch auf die anderen auswirken.

Wenn ein QA-Team beispielsweise in einer Woche Projekt A und in der folgenden Woche Projekt B eingeplant hat, aber Projekt A sich um einige Tage verzögert, gibt es folgende Möglichkeiten:

  • Die Prüfung von Projekt A wird verschoben, bis Projekt B geprüft wurde. Damit wird A erst zwei Wochen später abgeschlossen als geplant.
  • Sowohl Projekt A als auch Projekt B werden um eine Woche nach hinten verschoben und sind somit erst eine Woche später fertig.
  • Wenn in den Zeitplänen beider Projekte ein Puffer eingeplant wurde, benötigt das QA-Team nicht die ganze Woche für seine Arbeit und kann die verlorene Zeit aufholen, sodass gar kein Zeitplan geändert werden muss.

So kann Multiprojektmanagement-Software helfen:  Mit Tools mit Zeiterfassungsfunktionen kannst du nachverfolgen, wie viel Zeit verschiedene Aufgaben in Anspruch nehmen, und damit die Genauigkeit deiner Schätzungen drastisch verbessern. Außerdem kannst du analysieren, an welchen Stellen und weshalb Zeitvorgaben überschritten wurden und bei welchen Aufgaben zukünftig mehr oder weniger Puffer eingeplant werden sollte.

Auch für das Risikomanagement bietet die Zeiterfassung Vorteile: Du kannst Warnmeldungen ausgeben lassen, wenn Zeitüberschreitungen den Zeitplan zu gefährden drohen. Diese frühe Risikoerkennung ist für ein effektives Portfoliomanagement unverzichtbar, damit Probleme bei einem Projekt sich nicht auf die anderen auswirken.

Multiprokektmanagement-Software Mavenlink
Zeiteingaben für ein Projekt in Mavenlink (Quelle)

Mehrere Projekte mit demselben Personal abdecken

Was ist das Ressourcenmanagement? Die Projektressourcen sind alle an der Projektarbeit beteiligten Personen. Beim Ressourcenmanagement wird analysiert, welche Fähigkeiten und Rollen in einem Projekt benötigt werden und wie viele Personen dafür schätzungsweise erforderlich sind. Diese Personen werden den Projekten zugewiesen und der Arbeitsfortschritt kontrolliert, damit Hindernisse aus dem Weg geräumt werden können und alles läuft wie geplant.

Wenn kein transparenter Überblick über die Arbeitsbelastung der Angestellten und damit ihre optimalen Einsatzmöglichkeiten besteht, wird das effektive Ressourcenmanagement zur Herausforderung.

Untersuchungen zeigen, dass nur 40 % der Arbeitswoche von Angestellten aus tätigkeitsspezifischen Aufgaben bestehen, während der Rest der Zeit für Meetings, E-Mails, administrativen Aufgaben, Arbeit außerhalb von Projekten usw. aufgewandt wird. Dennoch gehen viele Führungskräfte davon aus, dass Angestellte 100 % ihrer Zeit einem Projekt widmen können und werden. Daraus entstehen zwangsläufig falsche Zeiteinschätzungen und Zeitpläne.

Viele Führungskräfte wissen oder akzeptieren außerdem nicht, dass die optimale Auslastung von Angestellten bei 70 bis 80 Prozent liegt, keinesfalls bei 100 %. Projektteams mit einer Auslastung von über 80 % verlieren an Produktivität und kosten das Unternehmen Zeit und Geld.

So verwaltest du die Beteiligten mehrerer Projekte:  Investiere in Ressourcenmanagement-Software, um einen Überblick über die Arbeitsbelastung aller Personen zu erhalten.

Wenn du mehrere Projekte mit demselben Personalpool abdecken musst, benötigst du vermutlich ähnliche zentrale Rollen für jedes Projekt (z. B. einen Designer und eine Entwicklerin). Beachte nicht nur die Abhängigkeiten der Aufgaben, sondern auch die Arbeitslast jeder beteiligten Person, wenn du Projektzeitpläne erstellst und Aufgaben priorisierst.

Die Entwicklerin kann beispielsweise nicht zur gleichen Zeit an Projekt A und Projekt B arbeiten. Auch wenn sie erst mit ihrer Arbeit beginnen kann, wenn der Designer seine Aufgabe abgeschlossen hat, muss das im Projektplan berücksichtigt werden.

Tabellenkalkulationen reichen einfach nicht aus, um die Teams mehrerer Projekte gleichzeitig zu verwalten. Du brauchst ein Tool, mit dem du die Fähigkeiten der verschiedenen Personen überblicken, den Bedarf prognostizieren, „Platzhalter-Ressourcen“ einplanen und Planänderungen in Echtzeit einpflegen kannst und das dich warnt, wenn Beteiligte an ihre Kapazitätsgrenze geraten.

 So kann Multiprojektmanagement-Software helfen:  Es gibt unterschiedliche Tools, die dich beim Ressourcenmanagement für mehrere Projekte unterstützen können, darunter:

Eine Software mit durchdachtem Ressourcenmanagement ist beim Verwalten gleichzeitiger Projekte unverzichtbar. Achte also beim Produktvergleich darauf, dass du nicht nur Personen Aufgaben zuweisen kannst, sondern auch Fähigkeiten eintragen, den Bedarf verwalten, Prognosen treffen und die Ressourcenkapazität planen.

Multiprojektmanagement-Software GanttPro
Ressourcenmanagement in GanttPro (Quelle)

Probleme beim Multiprojektmanagement vermeiden

Beim Umgang mit mehreren Projekten gilt es, die drei beschränkenden Faktoren Umfang, Zeit und Ressourcen bzw. Budget besonders genau im Blick zu behalten.

Achte besonders auf folgende Punkte:

  • Erstell bei der Projektplanung einen durchdachten Projektstrukturplan (PSP).
  • Plane Pufferzeiten für jedes Projekt ein.
  • Verschaffe dir eine transparente Übersicht über die Arbeitsbelastung deines Personals und optimiere die Aufgabenzuteilungen mit Ressourcenmanagement-Tools.

Ganz wichtig ist, genau wie bei allen Einzelprojekten: Kommuniziere alle Probleme zeitnah, klar und häufig mit allen Stakeholdern.

Informiere den leitenden Auftraggeber schon bei den ersten Anzeichen von Schwierigkeiten und teile mit, was du kurzfristig geplant hast, um die Probleme zu beheben. Vereinbart einen weiterführenden Eskalationsplan, wenn der kurzfristige Plan das Problem nicht löst, und halte den Auftraggeber in kurzen Abständen auf dem Laufenden, damit er oder sie Bescheid weiß, wenn eine Eskalation nötig ist.

Probleme dürfen niemals heruntergespielt oder nicht erwähnt werden, in der Hoffnung, dass man sie schon rechtzeitig in den Griff kriegen wird, bevor es jemand bemerkt. Wenn dann doch alles schiefgeht, hast du sonst alles Vertrauen deiner Stakeholder verspielt.

Willst du mehr erfahren? Dann wirf einen Blick auf unser Projektmanagement-Software Verzeichnis, um weitere Produkte zu entdecken.

Hinweis: Die in diesem Artikel ausgewählten Anwendungen dienen als Beispiele, um Funktionen im Kontext zu präsentieren. Dies stellt keine Empfehlung dar. Die Informationen stammen aus Quellen, die wir als vertrauenswürdig beurteilen.

Künstliche Intelligenz im Recruiting: 40 % denken, dass KI den Rekrutierungsprozess fairer macht

Künstliche Intelligenz im Recruiting

Personaler sind mit der Fülle an Bewerbungen überlastet. Laut einer Studie des Staufenbiel Institut und Kienbaum checken 40 % der Personaler Bewerbungen in weniger als fünf Minuten. 

Das manuelle Durchgehen aller Lebensläufe, die Organisation von Vorstellungsgesprächen und die Auswahl der richtigen Kandidaten ist ein zeitaufwändiger Prozess. HR-Fachleute setzen zur Unterstützung zunehmend künstliche Intelligenz (KI) im Recruiting ein, um mehr Zeit für die Kandidatenauswahl zu haben. 

Was halten die Deutschen eigentlich von einem AI unterstützten Recruitingprozess? Halten sie es für fair, sich von einer Maschine beurteilen zu lassen? Was wird akzeptiert und was nicht? Da der Einsatz von künstlicher Intelligenz im Recruiting zunimmt, ist es wichtig die soziale Akzeptanz zu berücksichtigen. Capterra hat dies anhand einer Studie* von 494 Teilnehmern untersucht. 

Künstliche Intelligenz im Recruiting

Highlights der Studie: 

  • 40 % denken, dass KI den Rekrutierungsprozess fairer macht.
  • 47 % empfinden ein KI-System, welches das Bewerbungsgespräch führt, als unangenehm. 
  • 76 % wollen sich im Nachhinein einen Einblick in die Schlussfolgerungen eines KI-Systems verschaffen können.

Der Einsatz von künstlicher Intelligenz im Recruiting

Der Einsatz der richtigen Talente ist entscheidend für den Geschäftserfolg. Die Talente zu finden, ist jedoch eine zeitaufwändige Angelegenheit. Sich wiederholende Aufgaben können durch KI automatisiert werden. Dadurch gibt die künstliche Intelligenz Personalvermittlern Zeit, sich um wichtigere Aufgaben zu kümmern. Die KI kann ebenfalls mit Bewerbern kommunizieren und sogar Bewerbungsgespräche führen. Wir fragten unsere Teilnehmer was sie von drei wichtigen Bereichen, in denen die künstliche Intelligenz im Recruiting eingesetzt wird, halten. 

Anwendungen der künstlichen Intelligenz im Recruiting

1. Schnellere Vorauswahl

Rekrutierungs- und HR-Fachleute nutzen zunehmend die KI, um die erste Runde der Kandidatenkürzungen vorzunehmen. Die Regeln für die Eliminierung eines Lebenslaufs aus dem Prozess basieren oft auf dem Erfolg früherer oder ähnlicher Bewerber. Somit können Personalvermittler den Aufwand und die Zeit, die in dieser Phase aufgewendet werden, reduzieren. 

2. KI-basierten Chatbots, die einfache Fragen stellen

Chatbots können z.B. Bewerbungsgespräche planen, einfache Fragen über die Kultur innerhalb eines Unternehmens, das Gehalt oder die Arbeitsumgebung beantworten. Chatbots können Recruiter unterstützen, indem sie den Kandidaten einfache Fragen zu ihren Kontaktdaten oder freien Terminen stellen.

3. KI-geführte Bewerbungsgespräche

KI kann Recruiter bei Bewerbungsgesprächen unterstützen. Dies geschieht meist durch die Analyse der Körpersprache, Mimik und verwendeten Sprache des Bewerbers. Die KI registriert zum Beispiel, welche Wörter ein Bewerber verwendet, wie gut er sich artikuliert und wie emotional er spricht, wie entspannt er wirkt und wie oft er lächelt. Eine Auswertung kann dem Recruiter ein besseres Bild über die Persönlichkeit des Bewerbers geben und bei der Entscheidung helfen, ob er für den Job geeignet ist und in das Team passt. Das Bewerbungsgespräch kann durch KI unterstützt mit einem Recruiter geführt werden oder komplett von der künstlichen Intelligenz übernommen werden. 

Künstliche Intelligenz im Recruiting bei der Bewerber-Vorauswahl

Was wird beim KI-geführten Bewerbungsgespräch akzeptiert?

Neben der Analyse von Körpersprache, Mimik und Sprache ist eine weitere Form der KI bei der Rekrutierung die Analyse der Online-Aktivitäten von Kandidaten in sozialen Medien. KI-Unternehmen bieten beispielsweise die Möglichkeit, auf der Grundlage der Analyse der Social-Media-Aktivitäten einen Bericht über Bewerber zu erstellen. 

Schauen wir uns einmal an, was Deutsche davon halten, durch die KI analysiert und bewertet zu werden. 

KI-Analyse und Bewertung der Bewerber

Auch wenn die oben genannten Rekrutierungstechniken bereits angewandt werden, bleiben die Befragten vorsichtig. Die Studie zeigt, dass die meisten Deutschen solche Analysen unangemessen oder schwer zu akzeptieren finden. Es ist verständlich, dass diese Formen der KI-Analyse Bedenken hinsichtlich des Schutzes der erhaltenen Daten, der Meinungsfreiheit und der Diskriminierung aufwerfen.

Die große Frage: Ist AI voreingenommen oder nicht?

Kritiker vermuten, dass die Verwendung der KI bei der Rekrutierung Voreingenommenheit fördern kann. Andere Bereiche, die Anlass zur Besorgnis geben, sind der Mangel an Verantwortlichkeit und Transparenz des Einstellungsprozesses sowie Probleme mit den Daten, aus denen die Maschine lernt.

Ein gutes Beispiel dafür ist ein von Reuters über Amazon berichtetes Problem. Das globale Unternehmen schuf einen Algorithmus, der bei einigen seiner Stellenangeboten unbeabsichtigt männliche Bewerber gegenüber weiblichen Bewerbern bevorzugte. 

Die KI stützte ihre Entscheidungen auf ein Jahrzehnt von Lebensläufen, die dem Unternehmen vorgelegt wurden und von denen die meisten Männer waren. Dies spiegelte die Dominanz der Männer in der gesamten Branche wider. Als Folge davon brachte sich die KI selbst bei, dass Männer die bevorzugten Kandidaten waren. Sie schulte sich sogar darin, Lebensläufe mit Schlüsselwörtern “Frauen” (wie in “Frauenschachklub”) auszusortieren. Sobald Amazon auf dieses Problem aufmerksam wurde, änderten sie die Programme.

Daten sind nicht frei von menschlichen Einflüssen und können in vielerlei Hinsicht verzerrt sein. Wenn diese “verzerrten” Daten als Trainingsdaten für eine KI verwendet werden, kann dies zu Diskriminierung führen. Unternehmen haben aus den Fehlern dieser “Early Adopter” gelernt.

Um Verzerrungen zu verhindern, wird die Funktionsweise der KI jetzt genauer untersucht und es kommen langsam Lösungen auf den Markt, die versuchen, Verzerrungen zu verhindern. Beispiele hierfür sind Explainable AI und Interpretierbares Maschinelles Lernen. Diese Werkzeuge untersuchen, inwieweit maschinelle Entscheidungen durch Vorurteile bestimmt werden und geben Einblick in die Argumentation des Computers. Dadurch kann angezeigt werden, welche Faktoren die Entscheidung positiv oder negativ beeinflusst haben.

Dank dieser Instrumente wird die Funktionsweise der KI sehr viel transparenter, sodass der Prozess auch für die Kandidaten transparenter gestaltet werden kann. Und das ist wichtig für das Vertrauen in die KI.

Was sagen unsere Umfrageteilnehmer dazu?

Schafft künstliche Intelligenz im Recruiting einen faireren Prozess

Die Frage nach der Voreingenommenheit von KI ist also nicht so leicht zu beantworten. Bei unserer Befragung haben wir ein Unentschieden: 38 % der befragten Teilnehmern glauben, dass KI voreingenommen sein kann, 38 % glauben es nicht. 

So meint ein Umfrageteilnehmer, auf die Frage, warum KI den Rekrutierungsprozess fairer macht: “Der Prozess wird fairer, weil KI keine persönlichen Eindrücke bzw. persönlichen Geschmack oder Sympathie in die Entscheidung einfließen lässt.” Ein anderer äußert sich folgendermaßen: “Die KI ist unvoreingenommen, was das Aussehen eines Menschen angeht, wo viele Bewerber auf normalen Weg schon aussortiert werden, weil sie einem optisch nicht passen.”

Ein Umfrageteilnehmer, der nicht glaubt, dass KI den Rekrutierungsprozess fairer machen kann, teilt seine Erfahrungen mit uns: “KI lässt die menschliche Komponente voll außer acht. Z.B. ich habe vor ca. 5 Jahren einen 57-jährigen Außendienstverkäufer eingestellt, der langzeitarbeitslos war, Konkurs gemacht hatte, kein abgeschlossenes Studium hatte, also einen Mann, der durch jede KI durchgefallen wäre. Ich habe aber das Potenzial gesehen. Er ist heute mein Vertriebsleiter und generiert jedes Jahr den meisten Umsatz, aber das tollste ist, dass er Jungverkäufer neidlos und verantwortungsvoll an die Hand nimmt, und diese so wesentlich motivierter sind und früher Umsatz generieren. Keine KI kann das.”

Transparenz im Bewerbungsprozess ist der Schlüssel

Wird KI die Einstellung durch Personaler ersetzen? Das ist unwahrscheinlich. Aber es ist wahrscheinlich, dass die KI mehr und mehr in den Einstellungsprozess integriert wird, damit Personaler intelligenter und effizienter arbeiten können.

Unternehmen, die zukünftig mit KI arbeiten wollen, sollten Transparenz an erste Stelle setzen. Transparenz ist die Grundlage für Vertrauen. Das zeigen auch die Ergebnisse der Umfrage sehr deutlich: 76 % der Befragten wollen sich im Nachhinein einen Einblick in die Schlussfolgerungen eines KI-Systems verschaffen können. Je transparenter das Verfahren, desto fairer wird das Auswahlverfahren wahrgenommen.

Wie geht es weiter? Wirf einen Blick auf unser Recruiting Software Verzeichnis, um das passende Tool zu finden.

*Methodik der Studie: 

Die Daten für die Studie “KI im Recruiting” wurden vom 24. Februar bis 30. März 2020 bei einer Online-Umfrage unter 494 in Voll- oder Teilzeit arbeitenden Deutschen zwischen 18 und 65 Jahren durchgeführt, die wissen, was künstliche Intelligenz ist. 

Digitalisierung weltweit: COVID-19 zwingt Entscheidungsträger zur schnellen digitalen Transformation

Studie zur Digitalisierung weltweit

Die COVID-19-Pandemie hat weltweit enorme wirtschaftliche Auswirkungen, vor allem für kleine und mittlere Unternehmen. Von kurzfristigen Veränderungen, die Angestellten die Arbeit von zuhause aus ermöglichen, bis hin zu erhöhten Sicherheitsmaßnahmen wie VPN: Überall müssen Unternehmen schnelle und effektive Wege finden, um trotz der Krise ihr Geschäft am Laufen zu halten. Die Digitalisierung weltweit wird angekurbelt.

Digitalisierung weltweit: COVID-19 zwingt Entscheidungsträger zur schnellen digitalen Transformation

Bei alledem bleibt die Frage: Werden Unternehmen diesem Weg der Transformation weiter folgen oder bleibt am Ende alles wie zuvor?

Wir wollten mehr darüber erfahren, wie sich die Pandemie auf KMU, ihre Software-Kaufentscheidungen und ihre Zukunftspläne auswirkt. Dazu haben wir eine Umfrage unter 2.904 Personen durchgeführt, darunter Angestellte und Manager in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) in Australien, Brasilien, Frankreich, Deutschland, Italien, den Niederlanden, Spanien und dem Vereinigten Königreich.

Für diesen Artikel haben wir die Antworten von 2.141 Teilnehmenden ausgewertet, die in ihrem Unternehmen eine Position im Management, leitenden Management oder als Inhaber innehaben. (Genauere Informationen zur Vorgehensweise stehen am Ende des Artikels.)

53 % der Unternehmen hatten keinen Business-Continuity-Plan

Das Business-Continuity-Management oder betriebliche Kontinuitätsmanagement ist gemäß der Definition von Gartner:

„Das Entwickeln eines Plans für die Wiederherstellung der gesamten Geschäftsprozesse eines Unternehmens. Dies umfasst einen Plan für Arbeitsplätze, Telefone, Computer, Server, Anwendungen, Netzwerkverbindungen und sämtliche anderen Ressourcen, die im Geschäftsprozess benötigt werden.“

 

Die Coronakrise hat die Welt kalt erwischt und auch die meisten Unternehmen waren auf eine solche Situation nicht vorbereitet. Auf die Frage, ob ihr Unternehmen vor der Krise über einen Kontinuitätsplan verfügte, antworteten 53 % der Befragten mit Nein oder waren sich nicht sicher.

Business Continuity Plan in Unternehmen weltweit

Unternehmen, die keinen Business-Continuity-Plan haben, riskieren allerdings enorme Verluste oder sogar die Schließung des Unternehmens. Die COVID-19-Pandemie macht deutlich, wie unvorhersehbar eine Krise sein kann, und ein Notfallplan ist in dieser Zeit sinnvoller und wichtiger als je zuvor.

Der Publizist Nassim Nicholas Taleb hat den Begriff der „Black Swan-Theorie“ geprägt: Diese Theorie erläutert, welche extremen Auswirkungen unwahrscheinliche und unvorhersehbare externe Ereignisse haben können, auf die sich Unternehmen nur schwer vorbereiten können.

Ein Plan, mit dem du dich auf das Unplanbare vorbereitest, kann immens viel Zeit und Geld sparen – und vielleicht die Zukunft des Unternehmens retten. Die größten Vorteile eines Kontinuitätsplans sind folgende:

  • Reduzierte Reaktionszeit bei Vorfällen
  • Schnellere Wiederherstellung kritischer Funktionen
  • Weniger falsche Entscheidungen in der ersten Zeit nach dem Vorfall
  • Erfolgreiche Kommunikation mit Angestellten und Schlüsselpersonen während der Krise
Ein Business-Continuity-Plan und Business-Continuity-Software mit Funktionen für ein kontinuierliches Backup, Verschlüsselung und Datenspeicherung helfen Unternehmen, sich auf unerwartete Krisen oder Cyberangriffe vorzubereiten.

61 % der Unternehmen glauben, nicht länger als 6 Monate weitermachen zu können

Die fehlende Vorbereitung vieler Unternehmen hat dazu geführt, dass mitten in der Pandemie auf die Schnelle Entscheidungen getroffen werden mussten, statt langfristig zu denken.

Dementsprechend glauben über 61 % der befragten Unternehmen, unter den aktuellen Umständen nicht länger als 6 Monate weiter bestehen zu können. In den befragten europäischen Ländern (Frankreich, Deutschland, Italien, Niederlande, Spanien und UK) sowie in Australien liegt dieser Prozentsatz bei 62 %.

Die EU sowie Bund und Länder bieten finanzielle Hilfen und Kredite an, um die durch die Pandemie verursachten Verluste abzufangen, doch für manche Unternehmen werden diese Verluste dennoch zu hoch sein und sie werden das Geschäft aufgeben müssen.

Überleben von Unternehmen in der Krise

Die Digitalisierung hat für KMU noch immer keine Priorität

Gartner definiert die digitale Transformation folgendermaßen:

Alles von der IT-Modernisierung (z. B. dem Übergang zum Cloud Computing) über die digitale Optimierung bis hin zur Entwicklung neuer digitaler Geschäftsmodelle.“

 

Auch wenn Unternehmen ihr Angebot als Reaktion auf COVID-19 angepasst haben, zeigen unsere Umfrageergebnisse, dass die Umstellung auf digitale Lösungen kurzfristig für KMU noch keine hohe Priorität hat.

Wir fragten nach der Priorität verschiedener Aspekte wie Mitarbeiterproduktivität, Markenimage oder kurzfristige Kundenbindung und die Befragten in Australien, Brasilien, Frankreich und Spanien stuften den Übergang zu digitalen Geschäftsprozessen als niedrigste Priorität ein.

In Deutschland, Italien und dem Vereinigten Königreich wurde das Sichern finanzieller Unterstützung als niedrigste Priorität eingestuft, in den Niederlanden das Verbessern des Markenimages.

Die Studie zeigt, dass in den meisten Ländern das Aufrechterhalten von Mitarbeiterproduktivität und Kundenbindung die höchste Priorität haben. In Brasilien und dem Vereinigten Königreich liegt die Hauptpriorität darin, das Social Distancing und lokale Hygiene- und Quarantäneregeln einzuhalten, gefolgt vom Aufrechterhalten der Mitarbeiterproduktivität.

Der Hauptfokus seit Beginn der Krise liegt bei 64 % der befragten Unternehmen auf Maßnahmen im Bereich Gesundheit und Sicherheit.

Auch das Umsetzen von Richtlinien für die Remote-Arbeit spielt eine zentrale Rolle (58 %). Sobald Unternehmen die entsprechenden Richtlinien eingeführt hatten, galt es, schnellstmöglich die benötigte Software zu implementieren, damit es möglichst geringe Unterbrechungen der Geschäftsabläufe gab und die Angestellten motiviert blieben.

Digitalisierung weltweit ist die Hauptsorgen von Unternehmern

Aufrechterhaltung der Mitarbeiterproduktivität ist die Hauptsorgen von Unternehmern weltweit

48 % der Befragten haben seit Beginn der Krise in Software investiert

Fast die Hälfte der befragten Unternehmen haben seit Beginn der Krise in neue Software investiert. Brasilien (55 %), Spanien (55 %) und Italien (52 %) sind die drei Länder, in denen die größte Zahl der KMU aufgrund der Pandemie in neue Software investieren mussten.

Dies ist wenig überraschend: 35 % der Unternehmen benötigten neue Software für die Teamarbeit und 70 % konnten ihr Angebot ganz oder teilweise verändern und virtuell anbieten.

Digitalisierung weltweit: In der Krise neu erworbene Software

Remotedesktop-Software, Videokonferenzsoftware und Livechat-Software waren die drei am häufigsten aufgrund der Pandemie erworbenen oder recherchierten Softwaretypen.

Die Digitalisierung weltweit geht weiter: Die richtige Wahl bei Softwarekäufen nach COVID-19 treffen

Angesichts fehlender Geschäftskontinuitätspläne investierten die meisten befragten KMU in Software, die die Produktivität der Angestellten sicherstellen sollte.

Die Personen, die Software-Kaufentscheidungen treffen, können bei der Auswahl Hilfe gebrauchen. Unseren Umfrageergebnissen zufolge sind ein Drittel der Entscheidungsträger in KMU in der Bewusstseins- und Überlegungsphase: Sie wissen, welche Art von Software sie brauchen, aber müssen noch Produkte recherchieren, die ihren Geschäftsanforderungen entsprechen.

Wir fanden heraus, dass fast die Hälfte der Manager ihre Entscheidungen auf dem Preis (49 %), der Benutzerfreundlichkeit (46 %) und Nutzerbewertungen (37 %) basiert.

Was die Nutzerbewertungen betrifft, haben wir deutliche Unterschiede zwischen den Ländern festgestellt. Nutzerbewertungen wurden in den befragten europäischen Ländern (39 %) und Brasilien (45 %) als hilfreich bei Software-Kaufentscheidungen betrachtet. In Australien nannten jedoch nur 18 % der Befragten Nutzerbewertungen als hilfreich: Hier war die Benutzerfreundlichkeit (22 %) der Hauptfaktor.

Bewertungen und Erfahrungsberichte sollten in jeden Software-Kaufprozess einfließen. Rezensionen auf Seiten von Drittanbietern geben Einblicke in die Erfahrungen, die andere Unternehmen mit einer Software gemacht haben.

Software als Bestandteil der zukünftigen Unternehmensstrategie

Die COVID-19-Krise war für viele Unternehmen ein Schock und hat zu notfallmäßigen Softwareentscheidungen geführt, die helfen sollten, kurzfristig mit der Situation umzugehen. Nun werden die Beschränkungen vielerorts langsam wieder gelockert, die Arbeit wird zurück ins Büro verlagert und es wird Zeit, sich eine langfristigere Strategie zu überlegen.

Gartner teilt die Reaktion auf die Coronakrise in drei Hauptphasen ein:

  • Reaktion: Handlungen als schnelle Reaktion auf eine Krise, die hauptsächlich der kurzfristigen Aufrechterhaltung der Unternehmenstätigkeit dienen.
  • Erholung: Besser koordinierte Maßnahmen zur Stabilisierung des Betriebs. Dies kann spezifische Pläne dazu umfassen, den vor der Krise vorhandenen Geschäftsbetrieb wiederherzustellen und die hierfür vorhandenen Ressourcen zu analysieren.
  • Erneuern: Ein besonders wichtiger Schritt ist das Lernen aus den Erfahrungen und der Aufbau von Resilienz für die Zukunft.

Wir haben gesehen, dass die Krise für viele Unternehmen große finanzielle Verluste oder sogar den Ruin bedeutete. Unternehmen können aus diesen Erfahrungen lernen und die während einer Krise gemachten Fehler analysieren, um einen soliden Notfallplan zu schaffen, mit dem sie bei der nächsten Krise besser vorbereitet sind.

Willst du mehr erfahren? Dann wirf einen Blick auf unser Collaboration Software Verzeichnis, um weitere Produkte zu entdecken.

* Methodik der Umfrage zur Digitalisierung weltweit

Zur Erfassung der Daten in diesem Report haben wir im Mai 2020 eine Online-Umfrage unter 2.904 Angestellten und Managern in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) in Australien, Brasilien, Frankreich, Deutschland, Italien, den Niederlanden, Spanien und dem Vereinigten Königreich durchgeführt.

Erfahrungen mit der OKR Methode – ein Praxisbericht

Die Einführung von OKR's Praxisbeispiel

Für diesen Blogbeitrag haben wir ein Interview mit Linh Tran, Marketing Managerin bei InLoox geführt. Wir wollten wissen, wie Ihre Erfahrungen mit der OKR Methode (Objectives & Key Results) zur Zielvereinbarung in Unternehmen waren und sind. In erster Linie ging es uns darum, zu erkunden, wie sich das Marketing-Team dem Thema OKR Methode näherte, dieses in die Realität umsetzte und es sukzessive auf seine Bedürfnisse hin optimierte.

Erfahrungen mit der OKR Methode – ein Praxisbericht

Erfahrungen mit der OKR Methode – ein Praxisbericht

Die Motivation

In meinem Artikel Agile Führung mit OKR  aus dem vergangenen Jahr beschrieb ich ausführlich das Problem eines jährlichen Mitarbeiterzielgesprächs. Auch Linh Tran stellte fest, dass eine jährliche Bestandsaufnahme zur Überprüfung der Ziele für ihre Bedürfnisse zu lang war. Bei ihrer Suche, nach einer alternativen Vorgehensweise stieß sie auf die OKR Methode. Durch die quartalsmäßige Überprüfung der Ziele, versprach sich inLoox, schneller Aussagen hinsichtlich ihrer Erfolgsaussichten treffen zu können. Als idealen Pilotbereich für OKR identifizierten sie die Marketing-Abteilung, da hier besonders häufig neue Maßnahmen durchgeführt werden. Bereits nach den ersten vierteljährlichen OKR-Zyklen konnte schnell erkannt werden, ob es sinnvoll war, Aktivitäten weiter zu verfolgen oder diese zu beenden. Darüber hinaus wurden saisonale Effekte, die bei einer Jahresbetrachtung oft nicht sichtbar wurden, mit OKR transparent.

Die ersten Schritte

„Google is your friend“. Frei nach diesem Motto, startet Linh Tran die Reise in die OKR-Welt mit umfangreichen Internetrecherchen. Besonders hilfreich war folgendes YouTube-Video aus den Google Venture Startup Labs, in dem die Methode ausführlich vorgestellt wird. Die besondere Herausforderung bzw. der Fokus lag beim Start in der sauberen Abgrenzung von Objectives zu Key Results und deren Formulierung. Die erste Definition der Objectives, also der übergeordneten Unternehmensziele, wurde in einem Workshop erarbeitet. Nachdem diese definiert wurden, definierte das Team die davon abgeleiteten, persönlichen Key Results. Die gesammelten OKRs wurden dann im Kanban-Board der firmeneigenen Projektmanagement-Software dokumentiert und allen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt.

Insgesamt wurde das Einführungsprojekt nach dem Leitspruch „Learning by Doing“ durchgeführt. Neben fortlaufenden Internetrecherchen gewann das Unternehmen durch Austausch auf Messen und Events an Expertise. Via Twitter knüpften sie darüber hinaus Kontakt zu einem anderen Unternehmen, welches die Einführung der OKR Methode bereits etwas früher durchführte. Durch gezielten Erfahrungsaustausch lernten die beiden Firmen voneinander und ernteten wertvolle Impulse zur Optimierung ihres Systems.

Ein wichtiger Aspekt bei der Einführung neuer Systeme ist die Akzeptanz der Mitarbeiter. Der Münchner Softwareanbieter stellte dies sicher, indem er die Entscheidung die OKR Methode einzuführen dem Team überließ. Es handelte sich also nicht um eine Entscheidung von „oben“, sondern um ein kollektives Unternehmensprojekt. Zusätzlich wurden klare Absprachen getroffen, um den Mitarbeitern Sicherheit zu geben. Insbesondere stellte das Unternehmen klar, dass das Nichterreichen von Zielen keine persönlichen Konsequenzen nach sich zieht. Das bedeutet, dass Key Results nicht mit Bonuszahlungen oder Sanktionen verknüpft sind oder anders formuliert: OKR und Gehaltsverhandlungen sind voneinander entkoppelt. Zum einen, um Mitarbeiter nicht zu demotivieren, und zum anderen, um Silodenken und Egoismus zu unterbinden.

Schwierigkeiten und Lösungsansätze

Selbstverständlich lief bei der Einführung von OKR nicht alles rund. So stellte beispielsweise die pünktliche Terminierung der Retrospektive zum Ende eines OKR-Zyklus das Team vor Probleme. Durch die Verschiebung wurden die neuen Key Results häufig erst Wochen nach dem Abschluss des vorhergehenden Turnus definiert. Da sich dieses Problem wiederholte, beschloss InLoox seinen OKR-Zyklus von drei auf vier Monate zu erhöhen.

Auch die Qualität der Retrospektiven wurde sukzessive verbessert. Während zu Beginn lediglich geschaut wurde, ob Ziele erreicht wurden, oder nicht, liegt der Fokus heute auf der Frage warum ein Ziel erreicht wird oder nicht. Infolge dessen wurden Ziele kontinuierlich angepasst und verbessert. Zusätzlich führte das Unternehmen ein weiteres Meeting im Anschluss an die Retrospektive ein. Bei diesem Zusammentreffen präsentieren die Mitarbeiter dem Vorgesetzten ihre Key Results für das kommende Quartal. Gemeinsam mit dem Vorgesetzten findet dann eine Priorisierung der Themen statt.

Die Quantifizierung der Key Results stellte sich zunächst ebenfalls als schwierig heraus. Zunächst wurde ein Schwarz-weiß-Ansatz versucht. Das heißt, dass alle Ziele, die nicht vollständig erreicht wurden, als „nicht-erreicht“ in der Kanban-Software markiert wurden. Da die Key Results großteils sehr ambitioniert gestaltet wurden, war der Anteil der nicht erfüllten Key Results sehr hoch. Dies führte wiederum zu einer Demotivation. Um dies zu unterbinden, wurde ein Scoring-System für die Zielerreichung eingeführt. Meiner Meinung ist dies ausreichend, da es bei OKR in erster Linie nicht darum geht jedes Ziel zu 100% zu erreichen, sondern die Wirkung der erbrachten Ergebnisse zu validieren. Denn letztendlich soll nach Abschluss eines Zyklus eine Bewertung erfolgen, ob eine Initiative weiterverfolgt werden soll, angepasst werden muss oder verworfen werden sollte.

Positive Erfahrungen & Empfehlungen

Durch die Transparenz von OKR konnte die Kommunikation bei InLoox deutlich verbessert werden. Doppelarbeiten werden größtenteils vermieden, Rollen und Aufgaben sind klarer abgestimmt und die Arbeit selbst ist stärker auf die Unternehmensziele ausgerichtet. Aber es wird auch mehr miteinander gesprochen. Durch den Umstand, dass alle voneinander wissen, an was aktuell gearbeitet wird, kommt es häufiger zur Ausbildung von Synergien und Unterstützungsleistungen. Darüber hinaus wird viel offener über das Erreichen bzw. das Nichterreichen von Zielen gesprochen, was wiederum zu einer offeneren Kultur und einem stärkeren sozialen Halt untereinander führt.

Ein weiterer positiver Aspekt der gelebten Transparenz ist der Fakt, dass Aufgaben einfacher priorisiert werden können. Treten neue, ungeplante Aufgaben auf, findet stets eine Abwägung statt. Nämlich ob die Aufgabe für die aktuelle Zielerreichung relevant ist oder eben nicht. Falls dies nicht der Fall sein sollte, wird dies klar kommuniziert und die Aufgabe selbst wird zurückgewiesen.

Auf die Frage, ob Linh Tran und ihr Team das Thema OKR nochmals anpacken würden, antwortete sie mit einem eindeutigen “Ja”. Den größten Gewinn sah sie in der Fokussierung auf das Wesentliche und der Transparenz der Methode. Auch für andere Unternehmen, die OKR einführen möchten, habe ich ein paar Tipps mit auf den Weg bekommen:

1. Nehmt euch genügend Zeit, um die Unternehmensziele klar zu definieren. Lasst euch hierzu beispielsweise von den Ansichten von Amazon Gründer Jeff Bezos inspirieren.

2. Teilt diese Ziele in kurz-, mittel- und langfristige Ziele ein und richtet eure persönlichen Quartalsziele danach aus.

3. Sagt „Nein“ bei unpassenden Aufgaben und hinterfragt die Ziele – auch die der Kollegen bzw. die übergeordneten Unternehmensziele.

4. Passt die Methode kontinuierlich auf eure Bedürfnisse hin an.

Abschlussgedanken

Die OKR Methode kann funktionieren. Das ist wohl die wichtigste Nachricht. Allerdings nur, wenn es von allen Mitarbeitern gelebt wird. Und OKR wird nur seine volle Leistungsfähigkeit entfalten, wenn Transparenz, Offenheit und ehrliche Kommunikation gelebt werden. Silodenken und ein Mindset à la „das haben wir immer schon so gemacht“ wird bei OKR nicht funktionieren. Just in dem Moment, als ich in Vorbereitung auf diesen Artikel meinen Fragenkatalog an Linh Tran schickte, veröffentlichte André Claaßen seinen spannenden Artikel „Die 5 Mythen zum agilen Zielsystem Objectives & Key Results und der erste Mythos steckt schon in dieser Überschrift“.

Ich finde, dass die Aussagen aus dem Artikel und die Erfahrungen von Linh Tran durchaus im Einklang sind. Oder was denkt ihr?

Wie geht es weiter? Wirf einen Blick auf unser OKR Software Verzeichnis, um das passende Tool zu finden.

Raus aus der Digitalisierungswüste: Wie die Krise die Digitalisierung der Wirtschaft antreibt

Raus aus der Digitalisierungswüste- Wie die Krise die digitale Transformation in Deutschland antreibt

Von einem Tag auf den anderen sahen sich Tausende von Unternehmern mit einem völlig unerwarteten Szenario konfrontiert: dem sofortigen und alternativlosen Umstieg aufs Home-Office. Vor Monaten installierte Konferenzsoftware wurde zum ersten Mal geöffnet. Webcams nicht erkannt. Mitarbeiter suchten einen Arbeitsplatz in den eigenen vier Wänden, irgendwo zwischen Kaffeemaschine und Kinderzimmer. Plötzlich musste geschehen, was seit Jahren vorhergesagt wurde – die Corona-Krise wird zum Katalysator für die Digitalisierung der Wirtschaft.

Raus aus der Digitalisierungswüste: Wie die Krise die Digitalisierung der Wirtschaft antreibt

Eins ist klar: Unternehmen wurden gezwungen Strukturen zu schaffen, die die Krise überdauern werden und somit nachhaltig verändern, wie wir leben und arbeiten. Und das nicht nur in Deutschland – die Krise treibt die Digitalisierung der Wirtschaft weltweit an. Es ist wichtiger als je zuvor, Geschäftsmodelle, Angebote, Arbeitsmodelle und Denkweisen flexibel an neue Bedingungen anzupassen – und in einer Zeit, in der Abstand das Gebot der Stunde ist, bietet die Digitalisierung die dringend benötigten Antworten. Oder um es mit Frank-Walter Steinmeier zu sagen: „Die Welt danach wird eine andere sein.“

Wie gehen deutsche Unternehmen mit dieser Situation um? Bewältigen Sie die digitale Transformation einfach so auf Knopfdruck? Um eine erste Antwort auf diese Fragen zu geben, haben wir eine Online-Umfrage* unter 530 kleinen und mittleren Unternehmen zum Thema Remote-Arbeit durchgeführt. Sie zeigt, dass deutsche Unternehmen es geschafft haben, sich in kürzester Zeit an die neue Extremlage anzupassen.

Im Folgenden zeigen wir euch anhand von 4 Faktoren, wie die Corona-Krise die Digitalisierung der Wirtschaft in Deutschland vorantreibt.

Raus aus der Digitalisierungswüste: Wie die Krise die Digitalisierung der Wirtschaft antreibt

Dass Deutschland im globalen Vergleich bei der Digitalisierung hinterherhinkt, war in den letzten Jahren ein Allgemeinplatz, der sich leider immer wieder mit Zahlen belegen ließ. Es war sogar die Rede von der „Digitalisierungswüste Deutschland“. Es ist nicht immer einfach, der aktuellen Krise etwas Positives abzugewinnen, aber in den folgenden vier Punkten hat sich tatsächlich gezeigt, dass deutsche Unternehmen die plötzlichen Herausforderungen erfolgreich angehen. Auch und gerade im Bereich Digitalisierung.

1. Der technologische Wandel

Die Ausgangssperre hat die Überlebensfähigkeit vieler Marken und Unternehmen in verheerender Weise bedroht. Kleine und mittelständische Unternehmen haben sich jedoch schnell technologisch angepasst, um gegen die schwierigen Marktbedingungen anzukämpfen:

1. Unternehmen investieren in neue Software, Mitarbeiter passen sich schnell an.

2. Sie setzen dabei immer mehr auf die Cloud.

3. Die größten Investitionen werden in den Bereichen Kommunikation und Sicherheit getätigt.

Unsere Umfrage ergab, dass 35 % der KMU neue Software kauften und weitere 18 % die Anschaffung neuer Software planen. Mitarbeiter konnten sich unserer Umfrage zufolge ohne Schwierigkeiten an die neuen Softwareanwendungen gewöhnen. Ganze 70 % geben an, den Umgang mit den Tools einfach bis sehr einfach erlernt zu haben.

Auch die Software-Infrastrukturen haben sich in Deutschland gewandelt. Während Unternehmen lange dem Einsatz von Cloud-Software aufgrund von Datenschutzbedenken skeptisch gegenüber standen, setzen sie nun vermehrt auf die Technologie, um die Remote-Zusammenarbeit zu vereinfachen. So nutzen 42 % der Mitarbeiter ausschließlich Cloud-Anwendungen im Home-Office.

Technologieinvestitionen verlagern sich weg von den ursprünglich geplanten Bereichen und hin zu Softwarerubriken, die für die Zusammenarbeit, Remote Unterstützung und Sicherheit benötigt werden.

Digitalisierung der Wirtschaft: Technologieinvestitionen in Deutschland

Zukunftsblick: Die rasche Übernahme von Software und Cloud-Technologien in deutschen KMU wird erheblich zur Innovation von Geschäftsprozessen und -abläufen beitragen. Entscheidend ist allerdings, dass Datensicherheit und Datenschutz mit der gleichen Geschwindigkeit übernommen werden. Andernfalls steigen für Unternehmen die Risiken, die mit der Digitalisierung einhergehen. Die Gefahr liegt hier darin, dass schnell gefundene Lösungen als dauerhafte Provisorien erhalten bleiben.

2. Digitale Angebote vermehren sich

Fitness-Studios strahlen Trainingsvideos über YouTube aus, Restaurants bieten auf einer selbsterstellten Webseite Essenslieferungen an, Immobilienmakler verlagern die Wohnungsbesichtigung ins Internet und Lehrer unterrichten ihre Schüler per Webcam.

In unseren Umfrageergebnissen wird sichtbar, dass viele Unternehmen die Krise nutzen, um die Digitalisierung voranzutreiben und neue digitale Vertriebskanäle aufzubauen. Stolze 59 % aller kleinen und mittelständischen Unternehmen haben ihr Geschäftsangebot entweder vollständig (16 %) oder teilweise (43 %) angepasst, damit es jetzt virtuell bereitsteht.

Welche Branchen in Deutschland ihr Angebot dabei am meisten angepasst haben, sehen wir in der nachstehenden Grafik.

Digitalisierung der Wirtschaft: Brachen, die ihr Geschäftsangebot virtuell angepasst haben

Zukunftsblick: Die momentane Krise bringt den Zwang zur Veränderung mit sich. Digitale Angebote werden sich jedoch auch nach der Krise als wertvoll für Kunden erweisen. Daher sollten Unternehmen die Kundenorientierung als Schlüsselfaktor für Entscheidungen zur digitalen Transformation nutzen. Denn wie Prof. Dr. Andreas Schmietendorf erklärt, liegt “der Schlüssel zur Digitalisierung letztendlich beim Verständnis der Kundenbedürfnisse und bei der Fähigkeit der Integration auf allen Ebenen – von einer rein technologischen bis zu einer soziologischen Ebene der Integration. Wer das kann, wer das beherrscht, der wird zum Schluss erfolgreich sein.”

3. Remote-Arbeit als neuer Standard

Schön ruhig von zu Hause am eigenen Schreibtisch bei einer Tasse Kaffee, sanfter Musik und ohne störenden Lärm der Kollegen arbeiten: Klingt das nicht schön? Bisher galt die Remote-Arbeit als Vorteil, den nur wenige Mitarbeiter genießen konnten. Dies hat sich seit Beginn der Krise jedoch geändert. 45 % der Unternehmen haben ihre Mitarbeiter als Reaktion auf COVID-19 Vollzeit ins Home-Office geschickt.

Digitalisierung der Wirtschaft: Wie viele Mitarbeiter in Deutschland im Home-Office arbeiten

Knapp ein Drittel der Mitarbeiter, die momentan im Home-Office sitzen, arbeiten ansonsten im Büro. Das ist eine große Umstellung, die noch dazu nicht freiwillig erfolgte. Daher haben wir mit einem eher negativen Stimmungsbild gerechnet. Jedoch ganz im Gegenteil: 70 % der remote arbeitenden Angestellten teilen uns mit, dass sie gerne von zu Hause arbeiten.

Dabei wurden und diese drei Punkte als größte Vorteile der Remote-Arbeit genannt:

  • Kein Pendeln
  • Die Möglichkeit, Arbeitszeiten an Verantwortlichkeiten im Privatleben anzupassen
  • Lockerer Dresscode

Zukunftsblick: Wenn so viele Menschen angeben, dass sie gerne von zu Hause arbeiten und Arbeitgeber sehen, dass sich die Produktivität nicht verschlechtert, dann wird die Remote-Arbeit auch nach der Krise in großem Umfang beibehalten oder eingeführt.

4. Die Unternehmensführung treibt Digitalisierung voran

Das Aufstellen und Durchführen einer Digitalisierungsstrategie beginnt in der Unternehmensführung. Diese ist ebenfalls für die erfolgreiche Durchsetzung der neuen Maßnahmen verantwortlich. Einfach nur Software kaufen ist noch kein erfolgreicher Digitalisierungsprozess. Neben dem Faktor Technologie entscheidet auch immer der Faktor Mensch über Erfolg oder Misserfolg der Digitalisierungsmaßnahmen.

Die Unternehmensführungen in Deutschland haben in diesem Punkt besonders gut abgeschnitten. Nur 6 % der Befragten geben an, dass sie von ihren Vorgesetzten keine Anleitung zur Remote-Arbeit erhalten haben. Die Mehrheit der Unternehmen führen ihre Mitarbeiter durch Veränderungen in der Arbeitsweise.

Digitalisierung der Wirtschaft: Richtlinien für das Home-Office

Die meisten Richtlinien erhalten Mitarbeiter zu den Themen Arbeitszeiten, Kommunikation und Team-Meetings. Genau hier treten auch die meisten Schwierigkeiten auf. Auf die Frage, was die größten Herausforderungen bei der Remote-Arbeit seien, werden fehlende soziale Kontakte & Einsamkeit sowie Schwierigkeiten bei der Kommunikation mit Kolleg*innen am häufigsten genannt.

Zukunftsblick: Neben der Vorgabe von Richtlinien wird die Unternehmensführung auf Dauer kreativer werden müssen, um ihre Mitarbeiter im Home-Office zu motivieren. Neben der Ausstattung des Teams mit der richtigen Technologie ist es wichtig, eine gute Arbeitsatmosphäre zu schaffen, in der alle Beteiligten sich wertgeschätzt und dem Team zugehörig fühlen und gleichzeitig eigenverantwortlich agieren. Wichtig ist auch ein Vertrauensverhältnis zwischen den Teammitgliedern untereinander sowie dem Team und dem Management, besonders wenn es um die Leistungsbeurteilung geht.

Eine Oase ist bereits in Sicht

Deutsche Unternehmen haben sich schnell an die Krise angepasst, vor allem wenn man bedenkt, wie weit hinten die meisten bei der digitalen Transformation vor Kurzem noch lagen. Wenn es eine positive Sache der Corona-Krise gibt, dann die angekurbelte Digitalisierung der Wirtschaft. Auch wenn es noch viel zu verbessern, lernen und digitalisieren gibt, können wir bereits mächtig stolz auf uns sein. Die ersten Schritte aus der Digitalisierungswüste sind gemacht und die Digitalisierungsoase ist in der Ferne bereits in Sicht.

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*Methodik der Studie:

Capterra führte diese Online-Umfrage zwischen Ende März und Anfang April 2020 unter 528 voll- oder teilzeitbeschäftigten Deutschen aus verschiedenen Branchen kleiner und mittelständischer Unternehmen (2 bis 250 Mitarbeiter) durch, die wegen der Krise von zu Hause aus arbeiten. Die Ergebnisse sind repräsentativ für die Umfrage, aber nicht notwendigerweise für die deutsche Bevölkerung als Ganzes.

Hinweis: Bei einigen Fragen standen mehrere Antwortoptionen zur Verfügung, sodass die Gesamtsumme der Prozentwerte in den Grafiken 100 % übersteigt.

Reagiere auf COVID-19 mit einem Business Continuity Plan

Business Continuity Plan in 5 Schritten erstellen

Die COVID-19-Krise hat unsere Wirtschaft stark getroffen. Jedes dritte kleine und mittelständischer Unternehmen (KMU) in Deutschland gibt in einer neuen Capterra Studie* an, ohne Staatshilfen nicht mehr als 3-6 Monate überleben zu können. 

Unternehmen mussten schnell auf die neuen Umstände reagieren und konnten nicht an Strategien und Plänen arbeiten. Jetzt ist es jedoch an der Zeit, dein Führungsteam zusammenzutrommeln und die harten Lektionen dieser Krise zu nutzen, um dein Unternehmen mit einem Business Continuity Plan für eine neue Realität zu wappnen. 

Business Continuity Plan in 5 Schritten erstellen

Was ist ein Business Continuity Plan

Ein Business Continuity Plan (Geschäftskontinuitätsplan auf Deutsch) hilft Unternehmen, sich auf mögliche Katastrophen vorzubereiten und in diesen richtig zu handeln. Er umfasst Pläne und Strategien, um Prozesse, deren Unterbrechung ernsthafte Schäden mit sich bringen würden, zu schützen oder alternative Abläufe zu ermöglichen. Ein Business Continuity Plan betrachtet die Kontinuität der gesamten Organisation und kann je nach Unternehmen verschiedene Bereiche und Prozesse umfassen. 

Laut unserer Umfrage verfügen lediglich 28 % der KMU über einen Business Continuity Plan. Das Fehlen eines Plans bedeutet, dass Unternehmen länger als nötig brauchen, um sich von einem Ereignis oder Zwischenfall zu erholen.

Du weißt nie, ob uns eine zweite COVID-19-Welle erschüttert, einer deiner wichtigsten Kunden pleite geht oder sensible Unternehmensdaten von einem Hacker gestohlen werden. Stelle mit diesen 5 Schritten deinen Geschäftskontinuitätsplan für die Zeit während und auch nach der Krise auf, um auf zukünftige Risiken besser vorbereitet zu sein. 

Geschäftskontinuitätsplanung in 5 Schritten

1. Stelle ein Team aus IT, Vertrieb und HR zusammen

Bevor du mit der Erstellung des Plans beginnst, solltest du ein Team innerhalb des Unternehmens zusammenstellen. Die IT-Abteilung spielt eine entscheidende Rolle, wenn es um die Aufrechterhaltung der Geschäftskontinuität im Katastrophenfall geht. Der Vertrieb und die Personalabteilung sollten jedoch auch in die Planung miteinbezogen werden. Innerhalb des Teams sollten genaue Verantwortlichkeiten festgelegt werden, damit jeder weiß, was (und wann er was) zu tun hat. 

Im Fall des neuartigen COVID-19-Virus wurden Unternehmen von einem Tag auf den anderen gezwungen, Remote-Teams zu verwalten. Ohne einen Geschäftskontinuitätsplan in der Hand mussten Personalabteilungen, Manager und IT-Fachkräfte über Nacht einen Notfallplan entwickeln und praktisch gleichzeitig umsetzen.

Software-Tipp: Projektmanagement und Kollaborationssoftware kann dir helfen, Aufgaben und Timelines bei der Zusammenarbeit im Team im Auge zu behalten.

2. Identifiziere die kritischen Prozesse in deinem Unternehmen

Der nächste Schritt besteht darin, die kritischen Prozesse zu identifizieren, die im Falle einer Krise aufrechterhalten werden müssen. Das Ziel besteht darin, sicherzustellen, dass die Tätigkeit des Unternehmens in Zukunft nicht schwerwiegend beeinträchtigt wird.

Stelle dir einen Unternehmer vor, der einen Kundendienst leitet. Die Möglichkeit seiner Mitarbeiter Anrufe entgegenzunehmen ist ein kritischer Geschäftsvorgang. Also sollte in seinem Business Continuity Plan festgelegt werden, was zu einer Unterbrechung des Telefons führen kann und wie auf diese Störung reagiert werden soll. 

Der Zweck dieser Planung besteht nicht darin, Probleme zu verhindern, sondern die Auswirkungen von Problemen zu mildern, wenn das Unerwartete eintritt. So könnte im Falle des Telefonausfalls auf die Kundenbetreuung per Live-Chat umgestiegen werden. Stelle einen Plan auf, welche genauen Schritte in diesem Fall eingeleitet werden müssen, damit keine wertvolle Zeit verloren geht. 

Software-Tipp: Business Continuity Software hilft Unternehmen dabei, Bedrohungen zu erkennen und Prävention und Wiederherstellung zu planen.

3. Der wichtigste Bestandteil deines Business Continuity Plans ist die IT-Sicherheit 

Jeder Business Continuity Plan umfasst Strategien, um den IT-Betrieb unter Krisenbedingungen sicherstellen sowie IT-Prozesse nach einem Ausfall wiederherzustellen. Definiere für die kritischen Prozesse maximal tolerierbare Ausfallzeiten und mögliche Wiederanlaufmaßnahmen.

Mögliche Szenarien im Krisenfall, die in deinem Plan berücksichtigt werden sollten, sind: 

  • Ausfall von Hardware, Software, Netzwerken oder IT-Prozessen 
  • Versagen der Cybersicherheit
  • Ausfall von Personal, Partnern und Dienstleistern
  • Naturkatastrophen, Feuer, Stromausfall

Viele Hacker nutzen gerade die momentane Krise, um Unternehmen anzugreifen. Laut einer Capterra-Umfrage zur Datensicherheit im Home-Office waren bereits 26 % der Mitarbeiter in KMU Opfer einer Phishing-Attacke. Ein Drittel dieser Angriffe bezogen sich dabei auf das Coronavirus. Wenn man diese Zahlen liest, ist es umso erschreckender, dass lediglich in 29 % der KMU Richtlinien zur IT-Sicherheit implementiert wurden. 

Reagiere auf COVID-19 mit einem Business Continuity Plan 1

Die Implementierung von IT-Sicherheitsrichtlinien ist für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Lege in deinem Plan fest, wie im Falle eines Angriffs zu handeln ist, und gebe an, wer im Notfall zu kontaktieren ist.

Software-Tipp: IT-Management-Software stellt Tools und Prozesse für die Steuerung und Überwachung von Computernetzwerken bereit. 

4. Das Geschäftsmodell selbst bedroht häufig die Betriebskontinuität

Unternehmen tendieren dazu, traditionelle Geschäftskontinuitätspläne zu haben, die sich auf die Kontinuität der Prozesse konzentrieren, aber das Geschäftsmodell weglassen. Das (ungeeignete) Geschäftsmodell selbst kann jedoch bei externen Ereignissen, wie z.B. dem weltweiten Ausbruch von COVID-19, eine Bedrohung für die Betriebskontinuität darstellen.

Untersuche den Ansatz deines Geschäftsmodells in fünf Phasen (ganzer Report für Gartner-Klienten zugänglich) um auf die Zeit während und nach COVID-19 vorbereitet zu sein. Zu den Phasen gehören:

1. Definition des Geschäftsmodells: Unternehmen sollten sich bei der Definition ihres Geschäftsmodells zunächst auf Kernkunden konzentrieren, die für die Kontinuität ihres Betriebs von wesentlicher Bedeutung sind. 

2. Ermittlung von Unsicherheiten: Dies kann durch SWOT-Analyse oder durch Brainstorming erfolgen.

3. Bewertung der potenziellen Auswirkungen: In diesem Schritt werden die Auswirkungen der identifizierten Unsicherheiten abgeschätzt.

4. Ermittlung eventueller Änderungen: Zweck dieses Schrittes ist es, Veränderungsstrategien zu entwerfen, um potenzielle Auswirkungen anzugehen.

5. Durchführung dieser Änderungen: Das Geschäftskontinuitätsteam sollte die Strategien auswählen, die sie am dringendsten umgesetzt werden sollen.

Laut unseren Studienergebnissen haben knapp 80 % der KMU in Deutschland ihr Geschäftsmodell als Reaktion auf die Krise geändert.

Änderungen am Geschäftsmodell aufgrund von COVID-19

COVID-19 hat viele Unternehmen gezwungen, Produkte anzupassen und online zu verkaufen. Die Krise wird jedoch auch langfristig Kundenverhalten und -bedürfnisse ändern. Unternehmen sollten daher die Chance ergreifen und ihr Geschäftsmodell von Grund auf überarbeiten. 

Software-Tipp: Change-Management-Software hilft bei der Planung und Durchführung von Änderungen in Unternehmen.

5. Denke über mögliche Versetzungen deiner Mitarbeiter nach

Um deine Mitarbeiter in einer Krise optimal zu nutzen, können in deinem Business Continuity Plan Versetzungen in neue Rollen berücksichtigt werden. Ein verändertes Geschäftsmodell führt häufig auch zu angepassten Rollen und Zuständigkeiten. 

In Deutschland haben 46 % der KMU vorübergehende oder permanente Versetzungen ihrer Mitarbeiter als Reaktion auf die Krise vorgenommen. So mussten beispielsweise Ladenmitarbeiter über Nacht lernen einen Online-Shop zu bedienen. 

Versetzung der Mitarbeiter in verschiedene Rollen

Um auf zukünftige Versetzungen besser vorbereitet zu sein, ist es wichtig diesen Punkt in deinem Geschäftskontinuitätsplan einzuarbeiten. Spreche mit deinen Mitarbeitern mögliche Versetzungen und Interessengebiete ab und plane Schulungen und Trainings, damit sie im Krisenfall bereits eingearbeitet sind.  

Software-Tipp: Lernplattformen ermöglichen eine Lernumgebung, die E-Learning-Kurse und -Tests ermöglicht und verfolgt. 

Business Continuity Planung ist ein MUSS in jedem Unternehmen

Ob durch neue Produktlinien, eine vollständig ferngesteuerte Belegschaft oder ein ganz neues Online-Geschäft, COVID-19 wird die Art und Weise, wie Unternehmen arbeiten, weiter verändern.

Lerne aus der Krise und deinen bisherigen Erfahrungen und Fehlern, um zukünftig besser vorbereitet zu sein. Die Überlebenschance deines kleinen Unternehmens steigt, je schneller und passender du auf neue Krisensituationen reagieren kannst. 

Willst du mehr erfahren? Dann wirf einen Blick auf unser Business Continuity Software Verzeichnis, um weitere Produkte zu entdecken.

* Methodik der Umfrage

Die Daten für die Studie “Software Trends” wurden im Mai 2020 bei einer Online-Umfrage unter 417 Teilnehmern erhoben, deren Tätigkeit infolge der COVID-19-Pandemie remote ausgeführt werden kann. 

Unter den befragten Teilnehmern befinden sich 269 Manager (Management, Senior Manager, Executive Management und Inhaber), die an Software-Entscheidungen in ihrem Unternehmen beteiligt sind sowie 148 Angestellte, ohne Management- und Entscheidungsfunktionen.

Hinweis: Bei den Grafiken standen mehrere Antwortoptionen zur Verfügung, sodass die Gesamtsumme der Prozentwerte 100 % übersteigt.

Telemedizin in Deutschland: 3 kostenlose Tools für deine Online-Sprechstunde

Telemedizin in Deutschland- Telemedizin Definition und 3 kostenlose Tools für deine Online-Sprechstunde

Die Pandemie hat eine Gesundheitskrise ausgelöst, wie wir sie in den vergangenen Jahrzehnten nicht gesehen haben. Die Krise hat jedoch auch zur steigenden Akzeptanz einer Praktik geführt, die in den vergangenen Jahren an Sichtbarkeit zugenommen hat: Der Telemedizin in Deutschland. 

Telemedizin in Deutschland- 3 kostenlose Tools für deine Online-Sprechstunde

Insbesondere in Zeiten von überfüllten Gesundheitszentren kann Telemedizin sowohl für Ärzte als auch Patienten ein großer Verbündeter sein. Mit der landesweiten Liberalisierung von Telekonsultationen konnten verschiedene Praxen, Kliniken und Krankenhäuser, eine steigende Nachfrage nach Online-Sprechstunden-Software verzeichnen. 

In diesem Artikel stellen wir drei zertifizierte Videodienstanbieter für deine Online-Sprechstunde vor. Die Zertifizierung ist erforderlich, damit die Videosprechstunden abgerechnet werden können. Erst einmal wollen wir uns jedoch der Telemedizin-Definition widmen und erklären welche Vorteile sie bringt. 

Telemedizin Definition: Was ist Telemedizin? 

Fangen wir erst einmal mit einer Telemedizin Definition an. Laut der Bundesärztekammer ist “Telemedizin ein Sammelbegriff für verschiedenartige ärztliche Versorgungskonzepte, die als Gemeinsamkeit den prinzipiellen Ansatz aufweisen, dass medizinische Leistungen der Gesundheitsversorgung (…) über räumliche Entfernungen (oder zeitlichen Versatz) hinweg erbracht werden. Hierbei werden Informations- und Kommunikationstechnologien eingesetzt.”

Telemedizin ist ein innovativer Bereich der Telematik und wird im Gesundheitswesen angewendet, um die Diagnose und Therapie von Erkrankungen mit den modernen digitalen Kommunikationsmedien durchzuführen. Es ist möglich, auf diese Weise räumliche Distanzen zu überbrücken und die Behandlung außerdem zeitlich zu entkoppeln. Patienten können mit ihrem Arzt, Therapeuten oder einem Apotheker kommunizieren. Außerdem nutzen Ärzte die Videodienste für den kollegialen Austausch untereinander.

Die Vorteile für Patienten sind überzeugend: Durch eine Behandlung zuhause kann der Aufenthalt im Krankenhaus verkürzt werden und es sinkt die Hemmschwelle, ärztlichen Rat einzuholen. Insbesondere Patienten, die in ihrer Mobilität eingeschränkt sind, profitieren von dieser Möglichkeit und auch die Arztpraxen werden entlastet. Ebenfalls ermöglicht die Telekonsultation den Zugang zu Kliniken und Krankenhäusern, die kilometerweit vom Haus des Patienten entfernt sind und das zu geringeren Kosten. Dies ist insbesondere für diejenigen ein großer Vorteil, die weit entfernt von den großen städtischen Zentren leben, wo sich die Mehrheit der Spezialisten befindet. 

Die Ausbreitung des Coronavirus und die damit verbundene Unsicherheit auf Seiten der Patienten und Ärzte im Hinblick auf einen Praxisbesuch hat dazu geführt, dass immer mehr Ärzte die Einrichtung einer Videosprechstunde erwägen.

Die Vorteile von Telemedizin für Ärzte

  • Möglichkeit mehr Termine zu realisieren: Durch das Vermeiden von überfüllten Wartezimmern, Verspätungen und Terminverschiebungen können Ärzte mehr Termine vereinbaren und Patienten sparen Zeit.
  • Reduzierung der Anzahl stornierter Termine: Medizinische Software erleichtert die Vereinbarung und Überwachung von Terminen, wodurch sich die Anzahl stornierter Besuche oder Patienten, die einfach nicht erscheinen, verringert.
  • Informationsaustausch: Ärzte, die dieselbe Softwarelösung nutzen, können bei Unsicherheiten Informationen einfacher und schneller mit erfahreneren Fachleuten oder solchen, die bereits ähnliche Fälle behandelt haben, austauschen.
  • Sicherheit und Schnelligkeit: Ärzte können alle Patienteninformationen sicher an einem Ort aufbewahren.

Telemedizin in Deutschland: Gesetzliche Anforderungen an die Videosprechstunde

​​​​​​Es stellt sich die Frage, welche Anforderungen die Videodienstanbieter erfüllen müssen, damit die Kommunikation via Monitor technisch sicher und reibungslos verläuft. 

Die Nutzung von Videokonferenzdiensten wie Skype oder Zoom ist im medizinischen Bereich gesetzlich verboten, denn die Übertragung darf ausschließlich durch eine Peer-to-Peer-Verbindung erfolgen, ohne dass ein zentraler Server genutzt wird. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass Dritte die Daten weder mitlesen noch speichern. 

In Deutschland dürfen nur zertifizierte Videodienste zum Einsatz kommen. Die Praxis erhält vom gewählten Anbieter nach Vertragsschluss eine Bescheinigung über die Zertifizierung und kann danach eingesetzt werden. 

3 zertifizierte & kostenlose Tools für die Videosprechstunde

1. RED 

Schon die Basisversion dieser Software ermöglicht dauerhaft kostenlos eine technisch in jeder Hinsicht sichere Durchführung von Videosprechstunden. Die Erweiterung RED telematik ist kostenpflichtig und bietet den Anwendern weitere Optionen, die über die Durchführung der Videotelefonie hinausgehen. Der Arzt erhält einen Anschluss an die Telematik-Infrastruktur, ein in Zusammenarbeit mit den Ärzten entwickeltes TI-System, dessen Konnektor in einem sicheren Rechenzentrum untergebracht ist. Damit wird garantiert, dass die Daten sowie die IT der Arztpraxis optimal geschützt werden. Mit der RED box steht eine Firewall zur Verfügung, die das praxiseigene Netzwerk vor Angriffen schützt. Ein Konnektor in der Praxis ist nicht erforderlich, sodass der Investitionsaufwand sinkt. Administratoren kümmern sich zuverlässig um die Wartung, Sicherungsmaßnahmen und Updates, um den laufenden Betrieb zu gewährleisten. Später durchgeführte Upgrades oder ein Austausch von Konnektoren sind bereits im Einrichtungspreis enthalten. RED telematik überzeugt durch die Kompatibilität mit jeder Praxissoftware und bietet einen großen Funktionsumfang wie beispielsweise Kartenterminals zum Einlesen der Versichertenkarten.

2. CLICKDOC

Dabei handelt es sich um eine Videosprechstundenlösung, die mit CGM ELVI gemeinsam entwickelt wurde und die sowohl Ärzten als auch Psychotherapeuten kostenlos zur Verfügung gestellt wird. Der Videodienst erfüllt ebenso hohe Anforderungen an die Datensicherheit und den Datenschutz in Arztpraxen. Ein weiterer Vorteil besteht in der sofortigen Einsetzbarkeit des vom TÜV Saarland geprüften und zugelassenen Tools. CLICKDOC wurde auf Basis von CGM ELVI entwickelt und somit ist eine perfekte Kompatibilität gewährleistet. Die direkte Kommunikation zwischen Nutzern der beiden Lösungen ist problemlos möglich. CGM ELVI war die erste Softwareanwendung für Videosprechstunden, die eine TÜV Zertifizierung erreicht hat. Es werden alle datenschutzrechtlichen und technischen Anforderungen der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV) sowie des Spitzenverbands der gesetzlichen Krankenversicherung (GKV) erfüllt. Die Durchführung einer Videosprechstunde ist mit dem stationären PC, aber auch mit dem Tablet, Smartphone oder Laptop möglich. Es werden lediglich ein aktueller Browser, eine stabile Internetverbindung sowie eine Kamera und ein Mikrofon benötigt. Arzt und Patient können somit flexibel kommunizieren.

3. sprechstunde.online

Bei sprechstunde.online handelt es sich um einen Videodienst, der für Ärzte, Pflegefachkräfte und Therapeuten konzipiert und von der KBV zertifiziert wurde. Die Deutsche Arzt AG stellt mit diesem Videodienst eine Anwendung zur Verfügung, um Videosprechstunden durchzuführen und dabei Zwischenuntersuchungen, Verlaufskontrollen sowie Rückfragen zu ermöglichen, ohne dass der Patient die Praxis aufsuchen muss. Umfragen haben ergeben, dass dadurch eine Zeitersparnis von 30 Prozent realisiert werden kann, denn es fallen nicht nur Vor-Ort-Termine in der Praxis, sondern zusätzlich Hausbesuche oder Besuche in Pflegeheimen weg. Darüber hinaus wird eine stärkere Patientenbindung besonders bei den Privatversicherten erreicht. Die Möglichkeit der Online-Terminvereinbarung eröffnet die Chance, im ganzen Land neue Patienten zu akquirieren. Ein komfortabler Buchungsservice bietet den Patienten die Option, Termine zu vereinbaren und einen Überblick über die Beratungsleistungen zu erhalten. Neben der Videokonferenz stehen eine Chatfunktion sowie ein Ärzteprofil und ein Download-Bereich zur Verfügung. Der Basis-Tarif kostet 9,90 Euro pro Monat.

Weitere hilfreiche Tools für Arztpraxen

Wie bereits erwähnt, bezieht sich Telemedizin auf die virtuelle Behandlung. Es gibt jedoch auch weitere Softwareanwendungen, die Arztpraxen in spezifischen Bereichen, wie beispielsweise der Terminplanung oder Abrechnung unterstützen. In dieser Liste kannst du einige nützliche Programme finden.

  • Terminplanungssoftware: Ermöglicht das Planen und Überwachen von Terminen im Kalender.
  • Elektronische Patientenakte: Umfasst alle Patienteninformationen (verwendete Medikamente, Diagnostik, Krankengeschichte, Allergien, radiologische Bilder, Testergebnisse usw.) und erleichtert den Zugriff auf Daten.
  • Medizinische Abrechnungssoftware: Automatisierung und Zentralisierung von Forderungen, Zahlungsabwicklung usw.
  • Verwaltungssoftware: Optimieren den Arbeitsablauf in Praxen, damit Ärzte und Mitarbeiter mehr Zeit mit Patienten und weniger Zeit mit Verwaltungsaufgaben verbringen. Die Tools umfassen häufig zur Inventarverwaltung und für die Logistik.
  • Medizinische Laborsoftware: Konzentriert sich auf medizinische Forschungslabors und hilft bei der Koordinierung von Daten aus Proben, Tests und Ergebnissen.

Blick in die Zukunft der Telemedizin in Deutschland

Die Digitalisierung schreitet auch im medizinischen Bereich immer weiter voran und durch die Corona-Krise wird diese Entwicklung zusätzlich beschleunigt. Digitale Kompetenz ist für eine dauerhafte Patientenbindung unverzichtbar und für jüngere Patienten ein entscheidendes Kriterium bei der Arztwahl.

Zeit- und Kostenvorteile sprechen aus betriebswirtschaftlicher Sicht für die vermehrte Nutzung der Telemedizin in Deutschland. Doch auch in medizinischer Hinsicht ist die Videosprechstunde vorteilhaft. Therapien können schneller eingeleitet werden und es wird eine engmaschigere Betreuung von Patienten möglich. Die Gefahr, dass Zwischenuntersuchungen vergessen oder Verlaufskontrollen ignoriert werden, sinkt erheblich. Außerdem ist damit zu rechnen, dass die Funktionen von Seiten der Videodienstanbieter ausgeweitet werden.

Willst du mehr erfahren? Dann wirf einen Blick auf unser Praxissoftware Verzeichnis, um weitere Produkte zu entdecken. 

Studie zum Home-Office: 59 % der Unternehmen weltweit arbeiten wegen COVID-19 remote

Studie zum Home-Office weltweit

Die COVID-19-Pandemie hat die Welt, wie wir sie kennen, von einem Tag auf den anderen auf den Kopf gestellt. Egal ob wir auf dem Kontinent der Kängurus, im Land des Sauerkrauts, der Stadt der Liebe oder der Hauptstadt des Karnevals leben, wir alle sind zuhause und müssen nun in Vollzeit im Home-Office arbeiten und unsere Produkte und Dienstleistungen virtuell anpassen. 

Studie zum Home-Office weltweit

Die Arbeitswelt steht vor zahlreichen Herausforderungen: Jetzt gilt es, schnell den Umgang mit neuen Softwaretools für die Remote-Arbeit zu lernen und sich an neue Formen der Kommunikation mit Teammitgliedern und Management zu gewöhnen. Auch die IT-Sicherheit ist eine große Herausforderung. Viele Hacker nutzen die Krise, um Unternehmen anzugreifen und wertvolle Daten zu stehlen. Personal im Home-Office ist für diese Kriminellen ein leichtes Ziel.

Wir wollten mehr darüber erfahren, wie weltweit während der Pandemie im Home-Office gearbeitet, Software genutzt und IT-Sicherheitspraktiken umgesetzt werden. Daher befragte Capterra in der Studie “Home-Office” 4.600 in Vollzeit remote arbeitende Angestellte aus kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) in Australien, Brasilien, Spanien, Frankreich, Deutschland, Italien, Mexiko, den Niederlanden und dem Vereinigten Königreich (*Methodologie der Studie Home-Office am Ende der Seite).

59 % der Unternehmen weltweit arbeiten aktuell komplett remote 

Arbeiten am eigenen Schreibtisch, mit dem Lieblingsradiosender im Hintergrund, einer heißen Tasse Kaffee und ganz ohne lärmiges Büro: Das sind die aktuellen Arbeitsbedingungen für fast 60 % der Beschäftigten weltweit.

Studie Home Office

Wir fragten, welche Vorteile der Arbeit im Home-Office weltweit als am größten wahrgenommen wurden. Die Top 5 sind:

  • Kein Pendeln
  • Die Möglichkeit, Arbeitszeiten an Verantwortlichkeiten im Privatleben anzupassen
  • Lockerer Dresscode
  • Verbesserte Produktivität
  • Die Möglichkeit, sich um Kinder/Haustiere zu kümmern

Die Zukunft ist remote: 55 % könnten sich eine Zukunft ihres Unternehmens mit permanenter Remote-Arbeit vorstellen

Die Krise treibt die digitale Transformation voran und zeigt Unternehmen, wie wichtig es ist, nicht nur Produkte und Dienstleistungen der aktuellen Situation anzupassen, sondern auch Arbeitsbedingungen und Denkweisen. 

Das Home-Office gehörte vor Corona nur für eine kleine Zahl von Mitarbeitern zur Realität: Nur 11 % der Beschäftigten weltweit arbeiteten vor der Krise auf Vollzeitbasis von zu Hause. Jetzt, wo so viele Menschen von zuhause aus arbeiten, ohne dass das Management Produktivitätseinbrüche bemerkt, dürfte das Home-Office immer stärker die Zukunft prägen.

Studie Home Office

Gartner prognostiziert, dass die Generation Z diesen Trend weiter verstärken wird. Generation Z (geboren zwischen 1995 und 2010) ist die Generation der wahren Digital Natives. Für sie ist digitaler statt persönlicher Kontakt eine Normalität, denn sie sind es schon ihr ganzes Leben lang gewohnt, digital zusammenzuarbeiten. Diese Vorliebe der Generation Z wird dafür sorgen, dass Telearbeit zu einer standardmäßigen Arbeitsweise wird.

Tipps und Empfehlungen, um die Produktivität im Home-Office zu fördern

Mit den folgenden Ratschlägen von Brian Kropp (VP bei Gartner) hilfst du deinen Angestellten, im Home-Office produktiv zu bleiben:

1. Angestellte gut ausrüsten: Stell sicher, dass deine Angestellten über alle nötigen Technologien für ein erfolgreiches Arbeiten verfügen – von der Hardware bis zur richtigen Software für die Zusammenarbeit im Team.

2. Auf Ergebnisse statt Prozesse fokussieren: Konzentriere dich darauf, was Teammitglieder erreichen sollen. Liege klare Ziele fest und behalte diese im Blick anstelle der Prozesse, die zu ihnen hinführen.

3. Mehr Anerkennung schaffen: „In Krisenzeiten steigt der Wunsch der Angestellten, für ihren Beitrag anerkannt zu werden, um etwa 30 %“, sagt Kropp. Diese Anerkennung kann durch öffentliches Lob, Zeichen der Wertschätzung, Möglichkeiten zur Weiterentwicklung und kostengünstige Extras erfolgen.

4. Kommunikation in beide Richtungen: Ein Dialog zwischen Management und Personal ist unverzichtbar. Besonders in Zeiten der Veränderung ist es enorm wichtig, dass Angestellte die Entscheidungen des Unternehmens und deren Auswirkungen verstehen und das Management die Probleme und Bedenken der Angestellten kennt.

5. Vertrauen in die Angestellten: Auch wenn es Führungskräfte zunächst frustrieren kann, die Tätigkeiten ihrer Angestellten nicht mehr ständig zu überblicken, ist Mikromanagement die falsche Antwort. Dadurch werden bereits gestresste Angestellte zusätzlich demotiviert. Hab stattdessen Vertrauen in deine Mitarbeiter*innen.

70 % der Unternehmen weltweit können ihre Produkte online anbieten

Fitnessstudios senden Trainingsvideos, Restaurants bieten Essenslieferungen über selbst erstellte Websites, Makler*innen bieten Hausbesichtigungen per Webcam an und Lehrer*innen verwandeln ihre Wohnzimmer in virtuelle Klassenzimmer.

Studie Home Office

Es ist beeindruckend zu sehen, wie viele Unternehmen weltweit in kürzester Zeit auf die Krise reagiert haben. Der Studie zufolge konnten 70 % der Unternehmen ihr Angebot ganz oder teilweise verändern und virtuell anbieten. Die Digitalisierung deines Produkts oder deiner Dienstleistungen ist ein erster Schritt auf diesem Weg. Wenn du darüber hinaus deine Geschäftsangebote weiter transformieren willst, können dir die folgenden Ratschläge helfen.

Tipps und Empfehlungen, wie neue digitale Einnahmen generiert werden können 

Hung LeHong (VP bei Gartner) nennt 6 zentrale Möglichkeiten zum Generieren neuer digitaler Einnahmen, die im Folgenden beginnend mit der Option aufgelistet werden, für die am wenigsten Veränderung nötig ist.

1. Bestehende digitale Ressourcen vertreiben: Für den Einstieg ist es am einfachsten, digitale Ressourcen zu verkaufen, die du bereits besitzt, beispielsweise Informationen oder Know-how.

2. Produkte oder Dienstleistungen digitalisieren: Passe deine Produkte oder Dienstleistung an die virtuelle Welt an. Biete dein Produkt in digitaler Form an oder vertreibe Dienstleistungen online.

3. Nutzungsabhängige Zahlungsmodelle anbieten: Digitale Produkte werden häufiger genutzt, wenn keine Ressourcen dafür eingesetzt werden müssen, sie selbst zu besitzen oder zu managen.

4. Variiere die Preise abhängig von gemeinsamen Faktoren: Biete flexible Preise abhängig von gemeinsam mit dem Kunden festgelegten Erfolgsfaktoren, wie erfolgreichen Verkäufen oder erreichten Serviceleveln.

5. Nutze ein Plattform-Geschäftsmodell: Über eine Plattform kannst du Produkte oder Dienstleistungen vertreiben, ohne sie selbst besitzen oder verteilen zu müssen. Ein Beispiel für ein solches Geschäftsmodell ist Airbnb.

6. Dringe in neue Branchen vor: Nutze deine Erfahrungen aus einer Branche, um in eine andere vorzustoßen.

60 % der KMU weltweit müssen für die Arbeit im Home-Office in neue Software investieren

Infolge der Krise ändert sich die Art und Weise, wie Technologie in Unternehmen verwendet wird. Für die Remote-Arbeit wird neue Software erworben und die Angestellten lernen schnell, mit ihr umzugehen. Unsere Daten zeigen, dass 60 % der Unternehmen bereits neue Softwaretools für die Arbeit im Home-Office erworben haben oder dies aktuell planen.

Der Umfrage zufolge konnten 64 % der Angestellten weltweit den Umgang mit der neuen Software leicht oder sehr leicht erlernen. 

Studie Home Office

Auch die Softwareinfrastruktur hat sich geändert. Unternehmen investieren zunehmend in Cloud-Technologien: 39 % der Unternehmen weltweit nutzen für die Remote-Arbeit ausschließlich Cloud-Produkte. 

Studie Home Office

Die nachstehende Grafik zeigt auf, welche Tools weltweit aktuell am häufigsten für die Remote-Arbeit verwendet werden.

Software fürs Home-Office

Ein wichtiger Hinweis: Die meisten eingeführten Softwareprodukte dienen der

Bei der Anschaffung neuer Tools ist es sehr wichtig, auch in die IT-Sicherheit zu investieren. Ansonsten erhöht sich das Risiko von Cyberangriffen (siehe Tipps zum Schaffen einer sicheren Arbeitsumgebung unten).

Kommunikationsprobleme mit Kollegen und Einsamkeit gehören zu den größten Herausforderungen im Home-Office

Auch wenn viele Angestellte das Arbeiten von zuhause genießen, bringt es auch Schwierigkeiten mit sich. Erst wenn diese angegangen werden, ist eine erfolgreiche und produktive Remote-Arbeit möglich.

Herausforderungen im Home-Office

Die meisten Unternehmen unterstützen ihre Angestellten während dieser Krise und stellen ihnen Software für die Kommunikation und Richtlinien in den richtigen Bereichen bereit. Unserer Homeoffice-Studie zufolge bieten 37 % der Unternehmen Richtlinien zu Kommunikation und Team-Meetings. Doch das reicht nicht aus. Trotz allem haben Angestellte weltweit immer noch Probleme mit der Kommunikation mit Teammitgliedern.

Tipps und Empfehlungen, wie die Kommunikation im Home-Office verbessert werden kann

Diese fünf Empfehlungen können helfen, die Teamkommunikation zu verbessern: 

1. Meetings zum Austausch von Neuigkeiten planen: Plane tägliche Stand-up-Meetings (oder wöchentliche Meetings mit kleineren Teams), damit alle Teammitglieder einander informieren und den Überblick über Aufgaben, Fortschritte, Änderungen usw. behalten können.

2. Raum für Smalltalk bieten: Verwende vor oder nach offiziellen Meetings Videokonferenzsoftware, um einen Raum zu schaffen, in dem Menschen über Themen sprechen können, die nicht mit der Arbeit zu tun haben. Spreche mit Mitarbeitern über Dinge, an denen sie persönlich interessiert sind.

3. Brainstorming-Sitzungen planen: Plane feste Zeiten ein (zweiwöchentlich oder monatlich), zu denen die Teams Prozesse verbessern und neue Ideen entwickeln. Zeiten der Veränderung bieten besonders viel Raum und Bedarf für innovative Ideen. 

4. Das richtige Tool wählen: Bestehe nicht auf einem endlosen E-Mail-Austausch oder dem Chat im Messaging-Tool, wenn dadurch Zeit verlorengeht. Manchmal löst ein kurzer Anruf das Problem am schnellsten.

5. Den Spaß nicht vergessen: Organisiere virtuelle Teambuilding Aktivitäten, wie virtuelle Feierabenddrinks, Pub Quiz, Filmabende oder virtuelle Escape-Rooms. 

Infografik zur Studie Home-Office

Nur 36 % der Angestellten nutzen starke Passwörter

Zu den wichtigsten Aspekten der Remote-Arbeit gehört das Schaffen einer sicheren Arbeitsumgebung. Die folgenden fünf Schritte helfen, die IT-Sicherheit im Unternehmen zu stärken. 

40 % der Angestellten weltweit nutzen nur ihre persönlichen Geräte für die Arbeit im Home-Office. 

1. Es wird dringend empfohlen, nicht dieselben Geräte bei der Arbeit und privat zu verwenden, da sonst das Angriffsrisiko steigt und Kriminelle leichter wertvolle Daten stehlen können.

Nur 39 % aller Angestellten haben Antivirus-Software installiert.            29 % nutzen Firewalls.

2. Investiere in Sicherheitssoftware wie Antivirus-Software und Firewalls. Diese beiden Dinge sollten in jedem Unternehmen unbedingt Standard sein. Zusätzlich kannst du überlegen, in Netzwerk-Monitoring und Endpoint Protection zu investieren.

Tipp: Sicherheitssoftware muss auf allen privaten Geräten (Laptops, Tablets, Smartphones) installiert werden, mit denen auf Unternehmensdaten zugegriffen wird. 

32 % wurden Opfer eines Phishing-Angriffs, davon 49 % während der Remote-Arbeit.                                                                                                             Nur 22 % nutzen global E-Mail-Sicherheitssoftware.

3. E-Mails sind einer der wichtigsten, aber leider auch unsichersten Kommunikationswege in Unternehmen. E-Mail-Sicherheitssoftware hilft, das Risiko von Phishing-Angriffen zu reduzieren. Die Software identifiziert bösartige E-Mails und sortiert sie aus. 

Tipp: Unternehmen sollten ein Phishing-Test durchführen. Damit können Sie herausfinden, wie anfällig ihre Angestellten für Phishing per E-Mail sind. 

Weniger als ein Drittel der Unternehmen nutzt ein VPN. 

4. Implementiere während der Remote-Arbeit ein VPN, besonders, wenn sensible Geschäftsdaten übertragen werden. VPNs ermöglichen eine verschlüsselte Internetverbindung, sodass Dritte die Netzwerkaktivitäten nicht einsehen können.

Nur 36 % der Angestellten weltweit nutzen starke Passwörter mit zufälligen Buchstaben, Zahlen und Symbolen.                                               29 % nutzen einen Passwortmanager. 

5. Gutes Passwortmanagement ist unerlässlich, um Cyberangriffe zu verhindern. Unternehmen sollten die aktuelle Zeit nutzen, um ihren Angestellten die Wichtigkeit starker Passwörter bewusst zu machen. Ein Passwortmanager ist die sicherste und bequemste Lösung und ermöglicht es, Passwörter unkompliziert mit Teammitgliedern zu teilen. 

Tipp: Beim Kauf eines Passwortmanagers solltest du auf einen mit zweistufiger Authentifizierung achten. Die zweistufige Authentifizierung ist üblicherweise nicht automatisch aktiviert, also vergiss nicht, sie einzurichten, bevor du die Software mit deinem Team verwendest. 

Die nachstehende Grafik zeigt auf, wie Angestellte im Home-Office ihre Passwörter verwalten:

Infografik zur IT Sicherheit im Home-Office

Mit Blick nach vorne 

Wir befinden uns in einer Zeit der Unsicherheit. Es gibt jedoch einige Erkenntnisse, die nicht nur während einer Krise relevant sind, sondern auch dann, wenn sich die Lage zu beruhigen beginnt. 

Das haben wir gelernt:

  • Unternehmen stellen sich schnell darauf ein, von zu Hause zu arbeiten und Produkte virtuell anzubieten.
  • Unternehmen führen neue Software ein.
  • Mitarbeiter mögen die Möglichkeit, remote zu arbeiten.

Wir haben jedoch auch gelernt, dass Unternehmen sich verbessern müssen in den Bereichen:

  • Kommunikation mit Mitarbeitern,
  • Der Verwendung von Sicherheitssoftware und
  • Passwort-Richtlinien.

Im Home-Office Angestellte sind glücklicher, wenn ihr Unternehmen ihnen mehr Vertrauen entgegenbringt. Dieses Vertrauen könnte die Form einer lockeren Kleiderordnung oder flexibler Arbeitszeiten annehmen. Der entscheidende Punkt ist, dass Vertrauen kein Mikromanagement zulässt. Unternehmen haben Erfolg damit gehabt, ihr Angebot virtuell anzupassen und auf neue Software umzustellen. Habe also keine Angst davor, Prozesse und Werkzeuge zu ändern, wenn sie nicht funktionieren.

Willst du mehr erfahren? Dann wirf einen Blick auf unser Home-Office Software Verzeichnis, um weitere Produkte zu entdecken.

* Methodik der Studie Home-Office

 Die Daten für die Studie “Home-Office” wurden vom 4. bis 14. April 2020 bei einer Online-Umfrage unter 4.600 Angestellten kleiner oder mittelgroßer Unternehmen erhoben, die infolge der COVID-19-Pandemie remote arbeiten. Die Teilnehmenden sind in den unterschiedlichsten Unternehmensbereichen tätig und verfügen über unterschiedliche Berufserfahrung. Befragte Teilnehmer kommen aus Australien, Brasilien, Spanien, Frankreich, Deutschland, Italien, Mexiko, den Niederlanden und dem Vereinigten Königreich.

Hinweis: Bei der Grafik zu den größten Herausforderungen bei der Remote-Arbeit standen mehrere Antwortoptionen zur Verfügung, sodass die Gesamtsumme der Prozentwerte 100 % übersteigt.

Was ist ein virtueller 360-Grad-Rundgang und wie kannst du selbst einen erstellen?

Was ist ein virtueller 360-Grad-Rundgang und wie du einen erstellst

Nutzt du gelegentlich Google Street View? Dann weißt du, wie praktisch ein virtueller 360-Grad-Rundgang in manchen Situationen sein kann. Virtuelle Rundgänge und entsprechende Software gibt es schon seit einigen Jahren, doch seit der COVID-19-Pandemie kommt ihnen eine besondere Bedeutung zu. Trotz der unsicheren Zeiten wollen Menschen Wohnungen besichtigen, ihre Geschäfte fortführen, Kunst genießen oder vom nächsten Urlaub träumen können.

Was ist ein virtueller 360-Grad-Rundgang und wie du einen erstellst

Ob Krise oder keine Krise: Auch in weniger turbulenten Zeiten kann räumliche Distanz immer wieder zu Schwierigkeiten führen, sodass virtuelle Optionen zur interessanten Lösung werden. Doch woraus genau besteht ein virtueller 360-Grad-Rundgang und wie kann man selbst einen gestalten, ohne viel Erfahrung auf dem Gebiet zu haben? Mit der richtigen Software braucht es nur ein paar Klicks, um loszulegen, egal ob du die Gänge eines Großhandelsgeschäfts oder die Wege eines Gartens virtuell zugänglich machen willst.

Der virtuelle 360-Grad-Rundgang: Ein visuelles Erlebnis mit zahlreichen Vorteilen

Mit Software für einen 360-Grad-Rundgang kann man Räume mithilfe einer 360-Grad-Aufnahme oder mehreren Fotos in 3D modellieren, personalisieren und mit interaktiven Funktionen versehen. Die auf diese Weise geschaffenen virtuellen Räume können über Computer oder Mobilgeräte „besucht“ und betrachtet werden.

Du kannst ein 360°-Video erstellen, sodass man sich in dem Video bewegen kann, oder mit virtueller Realität ein noch immersiveres Erlebnis schaffen.

Virtuelle Rundgänge sind viel mehr als nur eine technische Spielerei: Sie bieten eine Menge Vorteile und die verfügbaren Softwarelösungen überbieten sich gegenseitig in ihrer Kreativität und dem Funktionsumfang.

Das sind die größten Vorteile eines virtuellen 360-Grad-Rundgangs (branchenunabhängig):

Für Unternehmen:

  • Wenig Material benötigt
  • Niedrige bis moderate Kosten bei einer hohen möglichen Rentabilität
  • Potentielle virale Verbreitung in sozialen Netzwerken
  • Mehr Besuche und Klicks
  • Analysierbare Besuchsstatistiken
  • Verbesserte Referenzierung
  • Permanenter Zugang
  • Stärkung des eigenen Images

Für Kunden:

  • Virtueller Zugang zu Orten, die weit entfernt oder für die Öffentlichkeit geschlossen sind
  • Spaß an einem interaktiven, immersiven Erlebnis
  • Umfassende Gratisinhalte
  • Stärkeres Vertrauen in die Marke (Transparenz)
  • Leichtere Entscheidungsfindung

Diese Branchen profitieren von einem virtuellen 360-Grad-Rundgang

Virtuelle Rundgänge bieten sich für die unterschiedlichsten Branchen und Bereiche an. Ob Ladengeschäfte, Ateliers, Agenturen, Fertigungsanlagen, Museen, Sehenswürdigkeiten oder Naturschutzgebiete: All das kann damit jederzeit virtuell erkundet werden.

In diesem Artikel wollen wir auf vier Branchen eingehen, die von einem 360-Grad-Rundgang besonders profitieren können.

Immobilienbranche

Schon 2017 ergab eine Ifop-Studie, dass 85 % der potentiellen Käufer*innen eine Immobilie gerne virtuell besichtigen würden, bevor sie sie physisch besuchen. Die französische, auf Immobilien-Websites spezialisierte Gruppe SeLoger bestätigt, dass Immobilien und Gründstücke fünfmal schneller verkauft werden, wenn eine virtuelle Besichtigung möglich ist.

Ein 360-Grad-Rundgang ist realitätsgetreuer als einfache Fotos, die die Perspektive verflachen, und kann einen Eindruck von der Größe und Anordnung der Räume verschaffen. Zusätzlich können Texte oder Audio- und Videokommentare zu interessanten Punkten eingefügt werden, genau wie Hotspots (Navigationspunkte), die den Weg weisen. Mit manchen Softwarelösungen kann man den Rundgang sogar live kommentieren und den Gesprächspartner oder die Gesprächspartnerin per Video einblenden.

Somit profitieren alle Beteiligten:

  • Verkäufer*innen müssen nicht mehrfach die Immobilie ansprechend herrichten (was gerade bei Immobilien im Privatbesitz umständlich sein kann) und vor Ort anwesend sein. Der virtuelle Rundgang ist rund um die Uhr zugänglich.
  • Die Interessenten müssen keinen bestimmten Besichtigungstermin einplanen oder riskieren, nach einer langen Anreise enttäuscht zu werden.
  • Makler*innen können physische Besuche den Personen anbieten, die wirklich interessiert sind.

So sparen alle Zeit und Energie.

Industrie

Damit die eigenen Anlagen von Kund*innen besichtigt werden können, ist üblicherweise eine komplexe Logistik nötig – da ist es deutlich einfacher, stattdessen virtuell hindurchzuführen. Mit einem virtuellen Rundgang kannst du viel Zeit sparen und deine Werkstatt oder Fabrik auf moderne Weise präsentieren. Auch Orte mit strikten Sicherheitsvorkehrungen werden so plötzlich zugänglich.

Ein 360-Grad-Rundgang kann darüber informieren, wie Produkte hergestellt werden oder welche verschiedenen Tätigkeiten dabei eine Rolle spielen. Auch Schulungen für Angestellte können auf diese Weise unkompliziert durchgeführt werden, beispielsweise zu Sicherheits- und Hygienemaßnahmen. Gleichzeitig ist der virtuelle Rundgang eine Ressource, die du bei den unterschiedlichsten Gelegenheiten einsetzen kannst, etwa auf einer Messe oder Konferenz.

Immer beliebter wird auch der Industrietourismus: Viele Menschen interessieren sich dafür, genauer zu erfahren, wo Produkte herkommen und wie Industrieanlagen funktionieren. Ein virtueller Rundgang befriedigt diese Neugier und stärkt gleichzeitig dein Image als modernes Unternehmen.

Dabei darf es auch mal humorvoll zugehen: Diese norwegische Fabrik kombiniert interaktive 360°-Videos mit gespielten Szenen und Kommentaren.

Gastgewerbe

Nicht nur beim Immobilienkauf, sondern auch bei der Urlaubsplanung hilft es bei der Entscheidungsfindung, interessante Orte im Voraus virtuell zu besuchen.

Vermieter*innen von Ferienwohnungen profitieren davon, ihre Unterkünfte online ansprechend zu präsentieren und attraktiv zu machen. Selbst wenn jemand ein tolles Hotel oder einen paradiesischen Ort am anderen Ende der Welt vielleicht nie selbst besucht und sich nur virtuell in die Ferne träumt, kann das den Ort bekannter machen, vor allem, wenn der 360-Grad-Rundgang über Blogs oder soziale Netzwerke verbreitet wird.

Wer Ferienwohnungen mietet, kann sich bei einem virtuellen Besuch besser davon überzeugen, dass eine Unterkunft seinen Erwartungen entspricht, und unangenehme Überraschungen verhindern.

Tourismus und Kultur

Städte und Regionen haben die Gelegenheit, lokale Sehenswürdigkeiten und geschichtsträchtige Orte auch weit über die Umgebung hinaus bekannt zu machen und Besucher*innen nützliche Informationen zukommen zu lassen. Sie können einen kompletten interaktiven Reiseführer erstellen, mit allen wichtigen Orten, Öffnungszeiten, historischen Anekdoten und anderen Informationen. Auch Geschäfte, Kunstateliers oder Handwerksbetriebe können einen Einblick in ihre Räumlichkeiten gewähren und so interessierte Reisende zu sich locken.

Kulturelle Einrichtungen bekommen ganz neue Möglichkeiten, insbesondere wenn sie temporär oder permanent geschlossen oder nicht zugänglich sind: Museen, vergangene Ausstellungen, Orte, die nicht mehr existieren (wie die Street Art-Ausstellung im Tour 13 in Paris) oder berühmte Orte wie das Schloss Neuschwanstein können virtuell und meist kostenlos besucht werden, entweder per 360°-Rundgang oder per statischem Zugang zu den Sammlungen.

So bekommen Menschen aus aller Welt Zugang zu regionalem Wissen und Kultur. Nicht nur nationale Museen, sondern kulturelle Einrichtungen aller Größen können davon profitieren und sich ohne Einschränkungen durch Öffnungszeiten und Zugangsbeschränkungen national und international einen Namen machen.

Virtuelle Besuche sind noch nicht einmal auf die Erde beschränkt: Über Google Earth kannst du die Internationale Raumstation ISS besuchen und den Blick vom Beobachtungsmodul Cupola genießen!

Wie erstellt man einen virtuellen 360-Grad-Rundgang?

Falls du über professionelle oder semiprofessionelle Fotografieausrüstung verfügst, lohnt sich ihr Einsatz auf jeden Fall. Im Zweifelsfall lassen sich auch mit modernen Smartphones mittlerweile gute Fotos machen, doch für 360°-Aufnahmen sind ein Weitwinkelobjektiv und ein drehbares Stativ empfehlenswert.

Sobald du die Aufnahme auf der gewählten Plattform hochgeladen hast und sie verarbeitet wurde, wird sie üblicherweise in deiner Cloud gespeichert. Je nachdem, welche Funktionen die genutzte Software bietet, kannst du sie mit weiteren Medieninhalten anreichern.

Anschließend musst du den Link nur noch auf deiner Website einbinden oder direkt in sozialen Netzwerken teilen. Auch Google Maps macht es möglich, einen virtuellen Rundgang für einen Ort auf der Karte einzubinden.

Software für einen 360-Grad-Rundgang: 4 Tools für unterschiedliche Ansprüche

Wir möchten dir vier verschiedene Softwaretools vorstellen, mit denen du virtuelle Rundgänge für deine Immobilienagentur, Ferienhausvermietung, Werkstatt oder Galerie erstellen kannst. Unsere Auswahlkriterien findest du am Ende des Artikels. Die Softwaretools werden in alphabetischer Reihenfolge vorgestellt.

Concept3D

Ein Einblick in Concept3D (Quelle)

  • Gesamtbewertung: 4,8/5 (37 Bewertungen)
  • Gratisversion und kostenlose Testversion verfügbar
  • Preis auf Anfrage

Concept3D bietet drei Modellierungsstile: virtueller Rundgang, interaktive Karte und 3D-Rendering. Die Plattform legt ihren Schwerpunkt auf Industriekomplexe, Universitätsgelände und Einrichtungen wie Krankenhäuser, ohne darauf beschränkt zu sein.

Das Ziel der Karten und Renderings ist es, eine klare Vorstellung von manchmal labyrinthartigen Anlagen zu vermitteln und dabei alle relevanten Informationen zur Verfügung zu stellen. Mit der „Wayfinding“-Funktion kann man seinen Weg planen und Echtzeitdaten können beispielsweise über den aktuellen Bestand in einem Lagerhaus informieren.

Ideal für: Industrie, komplexe Anlagen

Zentrale Funktionen:

  • Interaktive virtuelle Rundgänge
  • Interaktive Karten
  • 3D-Rendering
  • Raumanordnung
  • Integration von Medien (Logos, Video, Audio, Texte, …)
  • Datenintegration in Echtzeit

Mehr dazu

EYESPY360

Präsentation von EYESPY360 (Quelle)

  • Gesamtbewertung: 4,5/5 (103 Bewertungen)
  • Gratisversion verfügbar
  • Preis: Abonnement ab 19,99 € pro Person/Monat

EYESPY360 verwandelt Grundrisse in 3D-Modelle, die man aus allen Richtungen betrachten kann. Mit nur einem Klick landest du im gewünschten Raum. Für einzelne Details können Medien integriert werden, um etwas per Video zu präsentieren oder technische Details zu liefern. Animierte Pfeile zeigen ähnlich wie bei Street View den Weg.

Immobilienmakler können vorab aufgezeichnete Besichtigungstouren mit Audiokommentaren versehen oder Live-Besichtigungen mit integriertem Videoanruf anbieten. Für einen solchen virtuellen Rundgang wirst du vermutlich eine 360°-Kamera brauchen, doch die Plattform bietet auch an, ihn mithilfe von 2D-Fotos zu realisieren.

In den Nutzerbewertungen auf Capterra werden die Benutzerfreundlichkeit und die schnelle Funktionsweise positiv hervorgehoben.

Ideal für: die Immobilienbranche

Zentrale Funktionen:

  • Integration von Medien (Logos, Video, Audio, Texte, …)
  • Grundrisse
  • Hotspots
  • Integrierte Funktion zum Teilen in sozialen Netzwerken
  • Integration von Videoanrufen
  • Für virtuelle Realität optimiert
  • Berichte zu Besuchen

Mehr dazu

LiveTour

Präsentation von LiveTour (Quelle)

  • Gesamtbewertung: 4,5/5 (115 Bewertungen)
  • Kostenlose Testversion verfügbar
  • Preis: Ab 4,50 € pro Monat für 3 LiveTouren (2 € pro zusätzliche LiveTour)

Wenn du nicht in professionelle Ausrüstung investieren möchtest, bietet LiveTour für 45 € ein Set aus einem am Smartphone anbringbaren Weitwinkelobjektiv und einem elektrisch drehbaren Stativ.

Sobald du deinen Rundgang hochgeladen hast, musst du ihn nur noch personalisieren. Mit interaktiven „Hotspots“ navigierst du von Raum zu Raum und kannst den Grundriss in Echtzeit anzeigen, um dich zu orientieren. Über den integrierten „Teilen“-Button kannst du den Rundgang schnell an andere senden. Während eines Live-Besuchs kannst du auf dem Bildschirm Notizen hinzufügen und so deine Eindrücke festhalten.

Ideal für: Einsteiger*innen mit kleinem Budget

Zentrale Funktionen:

  • Integration von Medien (Logos, Video, Audio, Texte, …)
  • Grundrisse
  • Hotspots
  • Integrierte Funktion zum Teilen in sozialen Netzwerken
  • Berichte zu Besuchen
  • Direkte Anmerkungen
  • Für virtuelle Realität optimiert

Mehr dazu

My360

Einblick in My360 (source)

  • Gesamtbewertung: 4,8/5 (46 Bewertungen)
  • Gratisversion und kostenlose Testversion verfügbar
  • Preis: Jahresabonnement für 35,10 € pro Monat, Monatsabonnement für 39 € pro Monat

Um My360 verwenden zu können, benötigst du eine 360°-Kamera (auf der Website von My360 erwerbbar). Anschließend musst du die Fotos nur noch auf der Plattform hochladen.

Das Seitenmenü ermöglicht es, den gewünschten Raum direkt zu betreten und den Besuch mit Kontakten zu teilen. Wie bei den anderen Tools aus dieser Liste kann der 360-Grad-Rundgang mit Logos, Videos und anderen nützlichen Informationen personalisiert werden.

Für Grundstücke und Immobilien von Privatpersonen schlägt die Software vor, zunächst nur einen kleinen Bereich für den virtuellen Rundgang zugänglich zu machen und die vollständige Besichtigung erst nach Ausfüllen eines Formulars zu ermöglichen. So erhalten nur diejenigen Zugang, die wirklich interessiert sind.

Ideal für: Gastgewerbe und Immobilienbranche

Zentrale Funktionen:

  • Integration von Medien (Logos, Video, Audio, Texte, …)
  • Integrierte Funktion zum Teilen in sozialen Netzwerken
  • Berichte zu Besuchen
  • Direkte Anmerkungen
  • Für virtuelle Realität optimiert
  • Unbegrenzte virtuelle Rundgänge

Mehr dazu

Willst du mehr erfahren? Dann wirf einen Blick auf unser 360-Grad-Rundgang Software Verzeichnis, um weitere Produkte zu entdecken.

Methodik:

Diesem Artikel vorgestellten Produkte wurden nach folgenden Kriterien ausgewählt:

  • Software, die 360-Grad-Rundgänge ermöglicht
  • Gesamtbewertung von mindestens 4 von 5
  • Größere Zahl an Nutzerbewertungen
  • Gratisversion oder kostenlose Testversion verfügbar