Desarrollo de tiendas online: consejos y software para empezar

La estandarización del teletrabajo y las restricciones de movimiento debido al confinamiento de los últimos meses han favorecido las ventas online. El desarrollo de las tiendas en línea es una buena muestra de renovación y renacimiento, tanto para el comerciante independiente como para las empresas. Ahora se dispone de software para crear sitios web que convierte esta tarea en algo mucho más sencillo. En esta guía se presentan diferentes opciones para crear un ecommerce que no requieren demasiados conocimientos técnicos.

Desarrollo de tiendas online: un salvavidas para los comerciantes en tiempos de crisis

La crisis actual ha provocado que las tiendas físicas hayan tenido que cerrar sus puertas durante un periodo de tiempo considerable y todo ello ha transformado el comportamiento de los consumidores. 

¿Cómo entonces se puede seguir en funcionamiento y ofreciendo servicios y productos? El desarrollo de tiendas online se ha convertido en una necesidad y está demostrando ser un salvavidas a largo plazo.

El aumento de la conectividad, el acceso a los dispositivos inteligentes y la mayor confianza en los sistemas de pago en línea han permitido que las ventas online crezcan de forma exponencial.

Aparte de la obvia continuidad de los negocios en tiempos de crisis, una tienda online proporciona muchos beneficios a los negocios físicos en tiempos de normalidad:

– La ausencia de horarios de apertura y la disponibilidad permanente del catálogo

– La posibilidad de ofrecer los productos de forma local o internacional

– Mayor visibilidad y difusión más fluida de la información

– Agilidad en el proceso de compra

– Facilidad a la hora de explorar clientes y mercados

– Mejora de la imagen de marca

El desarrollo de tiendas online implica costes que deberán asumirse antes de su creación. Estos costes, así como los gastos que genera su funcionamiento, dependen tanto del concepto como de los servicios que ofrezca la tienda.

Los principales pasos que deben darse durante el proceso de creación de un ecommerce son los siguientes:

– Elección del nombre y el dominio de la tienda online

– Elección de un buen host

– Selección de los proveedores de los productos

Uso del CMS (software de gestión de contenido) que mejor se adapte a tu tienda online, es decir, la plataforma que la albergará (Wix, Weebly, Prestashop, etc.).

– Personalización de los productos

– Incorporación de todos los métodos de pago posibles

– Creación de un blog que apoye la tienda online

– Regularización de la situación legal

– Creación de campañas de publicidad en línea

– Explotación de la comercialización en línea

En este artículo se centra en las herramientas que te permiten mostrar tus productos en línea y ponerlos a disposición de tus clientes: las plataformas de ecommerce. No se trata únicamente de diseñar un sitio web, sino de crear un verdadero canal de ventas online.

Las funcionalidades esenciales de una plataforma de ecommerce

Hay una amplia gama de plataformas de ecommerce, tanto gratuitas como de pago. Algunas están conectadas e incluso integradas con las redes sociales más importantes, como Facebook. Estas plataformas y sus servicios están evolucionando rápidamente para responder a la demanda de los clientes. Al planificar el desarrollo de las tiendas online, es necesario tener en cuenta algunas características técnicas y funciones esenciales que no deberían faltar en una plataforma de comercio electrónico si quieres conseguir tus objetivos. Entre otras, figuran las siguientes:

– Accesibilidad en el móvil: es fundamental que el diseño sea adaptable y se pueda ajustar a las pantallas pequeñas.

– Integración de redes sociales: es necesario que ofrezca la posibilidad a tus clientes de comprar productos a través de sus redes sociales favoritas.

– Enfoque multicanal: ha de fomentar una interacción coherente y homogénea en los diferentes canales que el cliente vaya a usar para comunicarse con la empresa (tiendas físicas, oficinas, teléfonos inteligentes, centros de contacto, etc.).

– Gestión de catálogos: la plataforma que se vaya a seleccionar debe ofrecer la posibilidad de gestionar uno o más catálogos de productos y dar facilidades para la importación y la exportación.

– Gestión de clientes: la plataforma que se elija debe permitir a tus clientes gestionar sus cuentas; deberían ser capaces de gestionar sus pedidos por sí mismos, registrar sus listas de deseos, hacer un seguimiento de los pedidos, acceder a su historial y a la libreta de direcciones.

– Presupuesto de marketing y promoción: la plataforma debe contar con herramientas de marketing y promoción sencillas de configurar (deben ser compatibles con las ofertas, los sistemas de descuento, los cupones y las promociones).

– Internacionalización: es necesario que la plataforma seleccionada facilite transacciones comerciales a nivel mundial, con opciones multilingües y en varias divisas.

– Diferentes métodos de envío y entrega: los usuarios deberían poder elegir según sus preferencias.

– Diferentes métodos de pago: la plataforma debe ser capaz de gestionar diferentes métodos de pago.

– Gestión integrada de pedidos: la gestión de todo el ciclo de pedidos (seguimiento de estado de los pedidos y de devoluciones) debe estar integrada en la plataforma que se vaya a elegir.

– Informes de gestión: la plataforma ideal debería incluir los informes necesarios para gestionar la empresa.

Las tres mejores plataformas para crear un ecommerce

Las plataformas que se muestran a continuación son las tres más populares entre los resultados de búsqueda del catálogo de GetApp teniendo en cuenta los siguientes criterios:

– Puntuación mínima global de 4/5 en GetApp.es

– Mayor cantidad de opiniones

– Posibilidad de usar una versión gratuita o una prueba sin coste

– Facilidad de uso

Los diferentes software se presentan en orden alfabético.

Prestashop

Software Prestashop
Plantilla de Prestashop (Fuente)
  • Calificación general: 4,3/5 (150 opiniones)
  • Solución de código abierto
  • Versión gratuita disponible
  • Precio inicial: 19,90 euros/mes

Prestashop es un CMS completamente gratuito diseñado para crear un ecommerce para pequeñas, medianas y grandes empresas.

Es una plataforma de comercio electrónico de código abierto. Cada usuario puede personalizar, modificar y actualizar su propia tienda online y adaptarla a sus necesidades. Ofrece también más de 2000 temas listos para usar. Integra análisis e informes para monitorizar y optimizar la tienda online. El software también ofrece la posibilidad de hacer un seguimiento de las ventas y de las interacciones de los usuarios.

Prestashop cuenta ya con una numerosa comunidad e incorpora un foro, un blog, un centro de ayuda y recursos para encontrar respuestas a las dudas que pueda plantear.

Características principales:

–  Temas según los productos que se van a comercializar

– Diversas opciones de funciones (por cuota): SEO, antispam, chat online

– Código abierto

– Asistencia 7 días a la semana

– Numerosos recursos de autoayuda

Más información

Weebly

Weebly herramienta para desarrollo de tiendas online
Plantilla de Weebly (Fuente)
  • Calificación general: 4,3/5 (1292 opiniones)
  • Existe una versión gratuita disponible
  • Precio más económico: 6 dólares al mes (5,5 euros aprox.)

Weebly es un servicio online que permite el desarrollo de tiendas online y su alojamiento de forma sencilla, rápida, gratuita y sin publicidad. Tan solo es necesario registrarse una vez en la plataforma para poder publicar tantos sitios, páginas y blogs como el usuario desee.

Weebly cuenta con un entorno muy intuitivo y permite el acceso a cualquier usuario de Internet sin experiencia. La plataforma ofrece muchos temas con un estilo elegante centrado en elementos muy visuales. Es recomendable utilizar fotos en alta definición.

Gracias a su avanzada tecnología, es posible incorporar contenidos multimedia y todo tipo de elementos mediante el sencillo método de arrastrar y soltar. Una vez creado, el sitio se puede descargar en un formato comprimido. Ofrece guías de marketing y SEO, así como una gran variedad de artículos que pueden servir como inspiración.

Características principales:

– Temas modernos y elegantes

– Plataforma de marketing

– Guía de SEO

– Blog y Centro de Inspiración

– Asistencia en línea

Más información

Wix

Wix comercio electrónico
Captura de pantalla de Wix (Fuente)
  • Calificación general: 4,3/5 (4816 opiniones)
  • 14 días de prueba gratis
  • Precio más económico: 17 euros/mes

Wix Stores es una aplicación Wix que permite diseñar tu propio sitio web de forma sencilla, sin necesidad de contar con conocimientos de programación. Su entorno es muy intuitivo: con un solo clic es posible definir los elementos necesarios y activar las plantillas.

Este software cuenta con un entorno virtual atractivo que ofrece varias alternativas para dinamizar y personalizar la tienda online. Ofrece una gran cantidad de elementos predeterminados para adaptar la imagen de una tienda en línea.

Wix Stores es compatible con más de 40 divisas, permite vender directamente en Facebook e Instagram y ofrece la opción drop shipping (pedido en el sitio web de la empresa con entrega directa por parte de un mayorista). Es posible también elegir el método de pago de Wix, las tarjetas de crédito tradicionales o PayPal.

Características principales:

– Diferentes temas en función de los productos que se vayan a vender

– Optimización para móvil

– Envío directo (entrega directa)

– Blog de consejos e inspiración

– Centro de ayuda

Más información

Si tienes intención de ir más lejos

Hoy en día, crear un ecommerce es rápido y sencillo. ¿Quieres lanzar tu propia tienda o complementar las ventas de tu tienda física? No esperes más para empezar y elige entre el gran abanico de software de creación de páginas web que ofrece GetApp.

¿Quieres más información? Echa un vistazo a nuestro catálogo de software para la creación de páginas web y descubre muchos más productos.

Knowledge Management: A Guide To Knowledge Management & Tools

Knowledge management

Knowledge management is a concept many companies tend to overlook, simply due to a lack of awareness of what it is. It refers to the collating of internal company information to be made available to all departments and employees in one place at the same time.

Knowledge management

Knowledge management tools can be hugely beneficial in streamlining information storage and sharing for businesses, especially those with varied departments that use different tools and resources. 

In this article, we will outline the key advantages of knowledge management and share three of the best software options that deliver on this.

What is a knowledge management tool?

Before we dive in, let’s clarify the nature and function of knowledge management tools. The tool comprises a secure platform which lists all files containing company knowledge: PDFs, videos, procedures, presentations, etc.

A good tool will offer an efficient search engine, the possibility of classifying resources in a logical and structured manner, and different levels of authorisation and access. Some even integrate a text editor to create and modify files natively to avoid multiplying the software used.

The benefits of knowledge management tools

Knowledge management tools are useful for companies and their teams in a number of ways, but here are the main, notable benefits:

Centralise information

Knowledge management fundamentally bridges divides between departments, so everyone can benefit from shared access to the same information. Did you know, according to research, the time employees spend searching for files costs companies on average over AUD$10,000 per employee per year?

Knowledge management tools reduce the time spent desperately searching for that specific PDF file on that specific server. With this tool, all information is in one place and is logically structured. It’s a particular time-saver for employees who, for example, need to respond to customers quickly or track down information from a different department. 

Maintain knowledge acquired over the years

The way you work and the platforms you use within your business naturally evolve along with new trends and technological innovations. At times, employees may be using a version of something that is already out of date until it is updated business-wide. But with knowledge management, all employees have access to the latest version of the same information. This also safeguards from losing information when an employee departs.

Train current employees and newcomers

Knowledge management standardises the development of skills for current employees and the training of new recruits by giving everyone the opportunity to share their knowledge on a single platform. This centralisation and optimisation of knowledge allow teams to train and inform themselves more easily. Permanent access to this increases the learning capacity of newcomers who no longer depend only on training, as well as that of employees who may have changed departments. 

3 knowledge management tools 

We have selected three tools that meet the following criteria:

  • Minimum overall rating of 4/5 on GetApp
  • A high number of reviews
  • Free trial version
  • Proposes knowledge management directly for the internal (the collaborators), not just for the external (the customers).

The software is listed in alphabetical order.

Freshdesk

  • Overall rating: 4.5 / 5 (2,167 reviews)
  • Price: from $30 per user / month

Freshdesk’s knowledge management tool allows for the collecting, accessing and sharing of knowledge within an organisation, regardless of its size. It compiles articles enriched with multimedia content which are shareable in various languages, as well as collects user comments and defines authorisation levels.

It lists the questions and problems most frequently asked by customers and helps to standardise responses. Resolution time is thus reduced and employees can focus on more complex or new tasks. You can also translate a customer email detailing a solution into an article and share with the wider company.

Freshdesk knowledge management tool
Freshdesk Knowledge Base Screen Capture (Source)

Key features:

  • Multimedia content
  • Translation management
  • Reporting
  • Email integration
  • Collecting comments
  • Access control

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SharePoint

  • Overall rating: 4.2 / 5 (2,801 reviews)
  • Price: from $8 per user / month
Microsoft Sharepoint knowledge management
SharePoint screenshot (Source)

SharePoint is Microsoft’s answer to knowledge management. Productivity is at the centre of the tool: the user benefits from practical functionalities such as notifications, approvals and libraries. The content also adapts to the user and offers suggested articles of interest. Plus an advanced and multilingual search function allows you to find information simply and quickly.

Naturally, the tool integrates easily into the Office suite and so allows you to work on the same article from several devices.

Key features:

  • Search engine
  • Collaborative workspace
  • SSL security
  • Classification in categories and subcategories
  • Access control
  • Reporting

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Zendesk

  • Overall rating: 4.4 / 5 (2,365 reviews)
  • Price: from $8 per user / month
Zendesk knowledge management
Zendesk screenshot (Source)

Zendesk offers Zendesk Guide, which you can personalise to your needs: internal knowledge management, IT knowledge base, knowledge management for customer support agents, or FAQ directly accessible by customers.

Designed as a self-service portal, the tool will not only save time and energy but also offer teams the same access to shared information. Employees can, therefore, be more efficient and spend significantly less time on recurring problems, increasing customer satisfaction.

It can also centralise all information relating to human resources, which is a comfort for employees consulting sensitive information.

Key features:

  • Email integration
  • Communication with clients
  • Multimedia content
  • Content history
  • Automatic archiving
  • Access control

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Knowledge management tools provide hugely helpful resources for organisations to centralise information and unify multiple collaborators and departments.

Looking for knowledge management software? Check out our catalogue

59 % de PME sont passées au télétravail à travers le monde

télétravail dans le monde

Du jour au lendemain, la crise de COVID-19 a bouleversé la marche du monde. Que nous habitions le pays des kangourous, celui de la bière, la ville lumière ou la capitale du carnaval, nous avons été nombreux à nous confiner pour travailler à distance. Par conséquent, bien des produits et services ont dû être adaptés virtuellement. télétravail dans le monde

Les employés à distance sont confrontés à de nombreux défis, comme celui d’apprendre à utiliser les nouveaux logiciels de télétravail ou de s’habituer aux nouvelles formes de communication. Tous ces nouveaux outils et processus posent la question de la sécurité informatique. De nombreux pirates profitent de la crise pour attaquer les entreprises et voler des données précieuses : les travailleurs à distance sont une cible facile pour ces criminels. 

Nous avons voulu en savoir plus et compiler des statistiques sur les défis du télétravail, l’utilisation des logiciels et les pratiques de sécurité informatique dans le monde pendant la pandémie. C’est pourquoi Capterra a mené une enquête* auprès de 4 600 employés à plein temps travaillant à distance dans des petites et moyennes entreprises (PME) d’Australie, du Brésil, d’Espagne, de France, d’Allemagne, d’Italie, du Mexique, des Pays-Bas et du Royaume-Uni.

59 % des PME font du télétravail à plein temps

Travailler confortablement dans son salon,  son émission de radio préférée en fond sonore et, surtout, sans les distractions de l’open space : près de 60 % des employés dans le monde travaillent actuellement dans ces conditions.

Nous avons voulu savoir quels sont les 5 aspects du télétravail que les employés apprécient le plus : 

  • Ne pas avoir à se déplacer pour se rendre au bureau
  • Les horaires de travail adaptés aux responsabilités de la vie personnelle
  • Un code vestimentaire décontracté
  • Pouvoir travailler plus efficacement que d’habitude
  • S’occuper des enfants et des animaux domestiques

Le télétravail, c’est l’avenir : 55 % pensent que leur entreprise pourrait fonctionner à distance de façon permanente

La crise pousse à la transformation numérique et montre aux entreprises combien il est important d’adapter non seulement les produits et les services, mais aussi les conditions de travail et l’état d’esprit des équipes. Le travail à distance était jusqu’à présent une réalité pour un petit nombre d’employés à travers le monde :  seuls 11 % avaient déjà adopté ce mode de vie avant la crise.

Si tant de personnes aiment travailler à domicile et que l’on ne note aucune baisse de productivité, le télétravail a un bel avenir devant lui.

Gartner prédit que la génération Z renforcera encore cette tendance. La génération Z (née entre 1995 et 2010) est la génération des véritables natifs du numérique. Pour eux qui ont aiguisé leurs compétences en matière de collaboration numérique tout au long de leur vie, le contact numérique a tendance à être plus naturel que le contact en personne. La préférence de la génération Z pour le travail à distance fera en sorte que le télétravail deviendra une pratique de travail standard.

Comment assurer la productivité d’une équipe à distance ?

Brian Kropp (vice-président chez Gartner) donne quelques conseils sur la façon d’aider vos employés à rester productifs depuis chez eux (article en anglais).

  1. Équipez les employés : assurez-vous que vos collaborateurs disposent de la technologie dont ils ont besoin pour réussir. Cela va du matériel informatique au bon choix de logiciel collaboratif.
  2. Concentrez-vous sur les résultats et non sur les processus : l’important, c’est bien ce que les employés doivent accomplir et non comment ils y arrivent. Fixez des objectifs clairs pour tout le monde afin que vos employés puissent se focaliser sur les résultats et non sur les processus.
  3. Misez sur la reconnaissance : “Pendant les périodes de perturbation, le désir des employés d’être reconnus pour leur contribution augmente d’environ 30 %”, explique Brian Kropp. Cette reconnaissance peut prendre plusieurs formes : des gages d’appréciation, des opportunités d’évolution ou des avantages à faible coût.
  4. Établissez un canal de conversation à double sens : un dialogue bilatéral entre les cadres et les employés est essentiel. Il est très important, surtout en période de bouleversement, que les salariés comprennent les décisions prises par l’entreprise et leurs implications, et que les responsables comprennent les difficultés et les préoccupations des employés.
  5. Faites confiance à vos employés : les gestionnaires peuvent parfois être frustrés de perdre la visibilité sur les activités de leurs employés, mais ne tombez pas dans le piège du micromanagement. Cela ne fera que démotiver les employés déjà stressés. Il est plus important que jamais de faire confiance à vos équipes.

70 % des entreprises dans le monde ont pu adapter leurs produits virtuellement

Les salles de sport diffusent des vidéos de formation en ligne, les restaurants proposent la livraison depuis des sites web qu’ils ont eux-mêmes créés, les agents immobiliers organisent des visites de logements via webcam et les enseignants transforment leur salon en salle de classe.

Il est impressionnant de voir combien d’entreprises dans le monde ont pu réagir à la crise en un minimum de temps. Selon notre enquête, 70 % des entreprises ont pu adapter tout ou partie de leurs offres commerciales. La numérisation de votre produit ou service est une première étape. Si vous souhaitez transformer davantage votre offre commerciale, nous pouvons vous accompagner. 

Comment générer des revenus avec le numérique ?

Les 6 moyens clés de faire des bénéfices avec le numérique sont triés selon le niveau de transformation requis, des méthodes les plus faciles à implémenter aux plus complexes.

  1. Vendez les ressources numériques existantes : le moyen le plus simple de commencer est de vendre les ressources numériques que vous possédez déjà, comme des informations ou du savoir-faire.
  2. Numérisez un produit ou un service : adaptez votre produit ou service au monde virtuel. Livrez vos produits par voie numérique ou offrez vos services en ligne. 
  3. Vendez sur la base d’une rémunération à l’usage : les acheteurs seront plus enclins à utiliser vos ressources numériques s’ils n’ont pas à dépenser des fortunes pour les posséder ou les gérer.
  4. Variez les prix pour les acheteurs en fonction de paramètres communs : proposez des tarifs flexibles pour garantir une vente réussie ou fournir un niveau de service spécifique. 
  5. Lancez une plateforme professionnelle : avec une plateforme commerciale, vous pouvez échanger des produits et des services sans avoir à les posséder ou à les distribuer. Airbnb est un exemple de ce type d’entreprise.
  6. Intéressez-vous à de nouvelles industries : utilisez votre expertise dans un secteur pour vous lancer dans un autre.

60 % des PME dans le monde doivent investir dans des logiciels pour faciliter le télétravail

Les entreprises ont adapté leur utilisation de la technologie pour répondre à la crise. Elles ont dû acquérir des logiciels dédiés au travail à distance et les employés ont dû rapidement se faire à de nouveaux outils. Les données montrent que 60 % des entreprises ont acheté ou prévoient d’acheter de nouveaux programmes pour pouvoir travailler à distance. 

L’enquête montre d’autre part que 64 % d’employés dans le monde ont appris facilement ou très facilement à utiliser ces nouveaux outils. 

En outre, l’infrastructure logicielle a changé. Nous pouvons constater que les entreprises investissent de plus en plus dans les technologies de l’informatique dématérialisée : 39 % des entreprises mondiales utilisent uniquement des applications sur le cloud pour prendre en charge le travail à distance. 

Dans le graphique suivant, vous pouvez voir quels sont les outils de télétravail les plus utilisés actuellement. 

Remarque importante : la plupart des produits logiciels ont été adoptés pour faciliter trois aspects clés :

Quand on se dote de nouveaux outils, il est très important d’investir également dans la sécurité informatique. Dans le cas contraire, le risque de cyberattaques sera accru (voir nos conseils pour créer un environnement de travail sécurisé en fin d’article).

Les problèmes de communication avec les collègues et l’isolement figurent parmi les trois principaux défis du télétravail

Bien que de nombreux employés aiment travailler de chez eux, tout n’est pas idyllique. Il est important de noter et de résoudre les défis du télétravail avant que ceux-ci ne deviennent un frein pour l’entreprise.

La majorité des entreprises soutiennent leurs employés pendant cette crise, en leur fournissant des logiciels de communication et des guides d’utilisation. L’étude montre que 37 % des entreprises fournissent des lignes directrices sur la communication et les réunions d’équipe. Mais ce n’est pas suffisant : les employés sont toujours confrontés à des problèmes de communication avec leurs collaborateurs.

Comment améliorer la communication en télétravail ?

  1. Programmez des réunions : prévoyez des réunions quotidiennes rapides (ou des réunions hebdomadaires avec des équipes plus petites), afin que tous les membres de l’équipe soient informés des tâches, des progrès, des changements, etc. qui affectent leur service ou l’entreprise.
  2. Réservez du temps pour les conversations informelles : avant ou après les réunions de travail, utilisez un logiciel de web conférence pour discuter de façon plus décontractée avec vos collaborateurs. Partagez vos centres d’intérêt et apprenez à vous connaître un peu plus personnellement.  
  3. Prévoyez des séances de brainstorming : réservez un créneau fixe, toutes les deux ou quatre semaines, pour que les équipes améliorent les processus et laissent leur créativité s’exprimer. C’est surtout en période de changement que l’on a besoin d’idées nouvelles.  
  4. Choisissez le bon outil : si vous voyez qu’un outil vous fait perdre plus de temps qu’il ne vous en fait gagner, n’insistez pas pour que vos collaborateurs l’utilisent. Un appel de 5 minutes peut parfois résoudre le problème et éviter à tous de laborieux échanges par e-mail.
  5. N’oubliez pas de vous amuser : organisez des activités virtuelles telles qu’un pot après la journée de travail, un pub quiz, une soirée film ou des jeux en ligne.

Seuls 36 % des employés utilisent des mots de passe forts

L’une des choses les plus importantes pour le travail à distance est de créer un environnement de travail sûr. Nous vous recommandons de suivre les 5 étapes suivantes afin de garantir la sécurité informatique dans votre entreprise.

→ 40 % des employés dans le monde utilisent uniquement leurs appareils personnels pour travailler à distance.

1. Il est fortement recommandé de ne pas utiliser les mêmes appareils pour le travail et l’usage personnel. Cela augmente le risque d’attaque et permet aux criminels de voler des données précieuses. 

→ Seuls 39 % des employés ont un logiciel antivirus installé sur leurs appareils.
29 % d’entre eux utilisent un pare-feu.

2. Investissez dans des logiciels de sécurité comme les antivirus et les pare-feux. Ces deux outils devraient être obligatoires dans toutes les entreprises. En outre, vous pouvez envisager d’investir dans le monitoring réseau et la protection des points de terminaison.

Conseil : un logiciel de sécurité doit absolument être installé sur tous les appareils privés (ordinateur portable, tablette, smartphone) qui sont utilisés pour accéder aux données professionnelles.

→ 32 % des personnes interrogées ont été victimes d’une attaque de phishing ; parmi celles-ci, 49 % se sont produites pendant une session de travail à distance.
→ Seulement 22 % d’entre elles utilisent un logiciel de sécurité pour leur boîte de messagerie.

3. Le courrier électronique est l’une des formes de communication les plus importantes pour les entreprises, et malheureusement, c’est aussi l’une des moins sécurisées. Un logiciel de messagerie sécurisée peut contribuer à réduire le risque d’attaques de phishing en identifiant les e-mails malveillants et en les plaçant en quarantaine.

Conseil : effectuez un test d’hameçonnage si vous ne l’avez jamais fait. Vous déterminerez ainsi la vulnérabilité des employés au phishing par e-mail. 

→ Moins d’un tiers des entreprises utilisent un VPN.
4. Mettez en place un VPN, surtout si des données commerciales sensibles sont transférées lors de sessions de télétravail. Les VPN fournissent une connexion Internet cryptée qui empêche les tiers de consulter l’activité du réseau.
→ Seuls 36 % des employés dans le monde utilisent des mots de passe forts, avec des lettres, des chiffres et des caractères spéciaux choisis aléatoirement.
→ 29 % utilisent un gestionnaire de mots de passe. 

5. Une bonne gestion des mots de passe est essentielle pour prévenir les cyberattaques. Les entreprises devraient profiter de cette période pour sensibiliser leurs employés à l’importance de choisir des mots de passe forts. Un gestionnaire de mots de passe est la solution la plus sûre et la plus pratique et permet de partager facilement les mots de passe avec ses collègues. 

Conseil : au moment de choisir un gestionnaire de mots de passe, ciblez les logiciels qui proposent l’authentification à deux facteurs. Attention, cette fonctionnalité ne s’activera pas automatiquement. Vous devrez la configurer avant de présenter l’outil à votre équipe.

Dans le graphique suivant, vous pouvez voir comment les télétravailleurs du monde entier gèrent leurs mots de passe : 

Se tourner vers l’avenir

Cette incertitude dans notre futur proche est historique. Cependant, certains enseignements sont bons à retenir et appliquer pour améliorer ses méthodes de travail en temps normal et pas seulement en période de crise.

Nous avons pu ainsi apprendre ce qui suit :

  • Les entreprises s’adaptent rapidement au télétravail et proposent leur produit virtuellement.
  • Les entreprises adoptent de nouveaux logiciels.
  • Les collaborateurs apprécient le travail à distance.

D’autre part, nous avons pu voir que certaines entreprises doivent améliorer les points suivants :

  • La communication entre collègues
  • L’utilisation de logiciels de sécurité informatique
  • La politique de gestion des mots de passe
Les travailleurs apprécient d’autant plus le télétravail lorsque leur entreprise leur fait davantage confiance. Cette confiance peut prendre la forme d’une tenue décontractée ou d’horaires flexibles, mais l’idée centrale est que la confiance n’est pas le lot du micromanagement. De nombreuses entreprises ont adapté leur produit au virtuel avec succès et mis en place de nouveaux logiciels : n’ayez pas peur de remettre en question certains aspects de vos processus ou outils si ceux-ci ne fonctionnent pas.
Vous souhaitez en savoir plus sur le télétravail ? Consultez notre liste de logiciels de télétravail.

Méthodologie de l’enquête : pour collecter les données de ce rapport, nous avons mené une enquête en ligne entre le 4 et 14 avril 2020 auprès de 4 600 employés de PME effectuant du télétravail en raison de la crise de COVID-19. Ceux-ci sont issus de divers secteurs d’activité et de divers niveaux d’ancienneté. Les répondants viennent d’Australie, du Brésil, d’Espagne, de France, d’Allemagne, d’Italie, du Mexique, des Pays-Bas et du Royaume-Uni.

Note : l’infographie présentant les défis du télétravail était une question à réponse multiple ; la somme des pourcentages peut ainsi dépasser 100 %.

Créer un e-commerce : conseils et logiciels pour débuter

démarrer une entreprise en ligne

démarrer une entreprise en ligne

En 2019, le montant des ventes sur Internet en France s’élevait à 103,4 milliards d’euros. Si à l’annonce du confinement, à la mi-mars 2020, la vente en ligne a été chamboulée par les craintes sanitaires, la normalisation du télétravail et les restrictions de déplacements l’ont depuis favorisée. Créer un e-commerce est promesse de renouveau et de relance, pour un commerçant indépendant tout comme pour une entreprise. Il existe aujourd’hui des logiciels de création de sites Internet qui rendent cette tâche beaucoup plus facile. Ce guide présente différentes options qui nécessitent peu de connaissances techniques pour démarrer une entreprise en ligne.

L’e-commerce à la rescousse des commerçants en temps de crise

Le commerce en ligne était déjà florissant, mais la crise actuelle a bouleversé la façon dont les consommateurs réalisent tous leurs achats. De leur côté, les commerces physiques ont dû baisser le rideau.

Comment alors poursuivre son activité et continuer de proposer ses produits ? La vente en ligne est tout simplement devenue une nécessité et se révèle salvatrice sur le long terme.

L’accroissement de la connectivité, l’accès aux dispositifs intelligents et à une plus grande confiance dans les systèmes de paiement en ligne a permis à la vente en ligne de se développer de manière exponentielle.

Mise à part l’évidente poursuite de son activité en période de crise, un magasin en ligne procure en temps normal de nombreux avantages aux entreprises physiques :

  • L’absence d’horaires d’ouverture et la disponibilité permanente du catalogue
  • La possibilité de proposer ses produits, localement ou à l’international
  • Une visibilité accrue et une diffusion plus fluide de l’information
  • L’accélération du processus d’achat
  • L’étude facilitée du client et du marché
  • Une image de marque valorisée

Démarrer une entreprise en ligne entraîne des coûts avant même sa création. Ceux-ci, tout comme les coûts de fonctionnement, dépendent à la fois du concept et des prestations de la boutique. Le site de la Fédération du e-commerce ou celui d’E-Commerce Nation regorgent de guides et conseils sur la création d’un e-commerce.

Voici les principales étapes du processus de création d’un site e-commerce :

  • Choisir le nom et le domaine de votre boutique en ligne
  • Choisir un bon hébergeur
  • Sélectionner les fournisseurs de vos produits
  • Utiliser le CMS (Content Manager System) qui convient le mieux à votre e-commerce, c’est-à-dire la plateforme (Wix, Weebly, Prestashop, etc.) qui accueillera votre boutique en ligne.
  • Personnaliser vos produits
  • Ajouter tous les modes de paiement possibles
  • Créer un blog qui accompagnera votre boutique en ligne
  • Régulariser votre situation juridique
  • Créer des campagnes publicitaires en ligne
  • Exploiter le marketing online

Dans cet article, nous nous intéressons aux outils qui vont permettre la mise en ligne de vos produits et leur mise à disposition auprès de vos clients : les plateformes e-commerce. Il ne s’agit pas seulement de concevoir un site web, mais de créer un véritable canal de vente en ligne.

Les fonctionnalités essentielles d’une plateforme e-commerce

Il existe un large éventail de plateformes de commerce électronique, gratuites ou payantes. Certaines sont connectées et même intégrées aux plus grands réseaux sociaux, comme Facebook. Ces plateformes et leurs services évoluent rapidement en fonction de la demande de leurs clients. Les caractéristiques techniques et fonctionnelles essentielles qui ne devraient pas manquer dans une plateforme de commerce électronique réussie sont les suivantes :

  • L’accessibilité sur mobile : il est primordial de disposer d’un design responsive qui puisse être adapté aux petits écrans.
  • L’intégration aux réseaux sociaux : permet à vos clients d’acheter vos produits par l’intermédiaire de leurs réseaux sociaux préférés.
  • Une approche multicanal : favorise une interaction cohérente et homogène des différents canaux que le client souhaite utiliser pour interagir avec votre entreprise (magasins physiques, bureaux, smartphones, centres de contact, etc.).
  • La gestion des catalogues : la plateforme sélectionnée doit inclure la gestion d’un ou plusieurs catalogues de produits avec des facilités d’importation/exportation.
  • La gestion client : la plateforme choisie doit permettre à vos clients de gérer leurs comptes, c’est-à-dire qu’ils doivent pouvoir gérer eux-mêmes leurs commandes, enregistrer des listes de souhaits, suivre leurs commandes, avoir accès à leur historique de commandes et à leur carnet d’adresses.
  • Le budget marketing et promotion : la plateforme doit disposer d’outils de marketing et de promotion faciles à configurer (support des offres, systèmes de rabais, coupons et promotions).
  • L’internationalisation : la plateforme choisie doit permettre la réalisation de transactions commerciales dans le monde entier, avec des options multilingues et multidevises.
  • Différents modes d’expédition et de livraison : les utilisateurs doivent pouvoir choisir en fonction de leurs préférences.
  • Différents modes de paiement : la plateforme doit permettre de gérer plusieurs moyens de paiement.
  • La gestion intégrée des commandes : la gestion de l’ensemble du cycle de la commande (suivi de son état et retours) devrait être incluse sur la plateforme choisie.
  • Les rapports de gestion : la plateforme idéale devrait inclure les rapports nécessaires à la gestion de votre entreprise.

Les trois meilleures plateformes pour créer un e-commerce

Les plateformes présentées ci-dessous sont les trois plus populaires parmi les résultats de recherche du catalogue GetApp en fonction des critères suivants :

  • Note globale minimum de 4/5 sur GetApp.fr
  • Plus grand nombre d’avis
  • Logiciel disponible en français
  • Propose une version gratuite ou un essai gratuit
  • Facilité d’utilisation

Les logiciels sont ici présentés par ordre alphabétique.

1. Prestashop

Aperçu d’un template Prestashop (source)

  • Note globale : 4,3/5 (150 avis)
  • Solution open source
  • Version gratuite disponible
  • Premier prix disponible : 19,90 €/mois

Prestashop est un CMS (système de gestion de contenu) totalement gratuit, conçu pour créer des boutiques en ligne pour les petites, moyennes et grandes entreprises.

Il s’agit d’une plateforme de commerce électronique à code source ouvert. Chaque utilisateur peut ainsi personnaliser, modifier et mettre à jour sa propre boutique en ligne et l’adapter à ses besoins. La plateforme propose également plus de 2 000 thèmes prêts à l’emploi. Elle intègre des analyses et des rapports pour suivre et optimiser sa boutique en ligne. Ce logiciel offre enfin la possibilité de surveiller les ventes et les interactions avec les visiteurs.

Prestashop jouit d’une solide communauté, avec forum, blog, centre d’aide et ressources pour trouver réponse à ses questions.

Fonctionnalités phares :

  • Thèmes selon les produits vendus
  • Nombreuses options (payantes) : SEO, anti-spam, chat en ligne…
  • Code source ouvert
  • Assistance 7 j/7
  • Nombreuses ressources d’entraide

En savoir plus

2. Weebly

Aperçu d’un template Weebly (source)

  • Note globale : 4,3/5 (1 275 avis)
  • Version gratuite disponible
  • Premier prix disponible : 6 $/mois (environ 5,5 €)

Weebly est un service en ligne qui permet de créer et d’héberger un commerce en ligne facilement, rapidement, gratuitement et sans publicité. Avec un seul enregistrement, cette plateforme permet de publier autant de sites, de pages et de blogs que l’utilisateur le souhaite.

Weebly, dont l’environnement est très intuitif, est accessible à tout internaute sans expérience. La plateforme propose de nombreux thèmes, dans un style épuré misant sur les grandes visuels. Photos haute définition recommandées !

Grâce à sa technologie avancée, il est possible d’incorporer du contenu multimédia et toutes sortes d’éléments, par un simple glisser-déposer. Une fois créé, le site peut être téléchargé sous un format compressé. Le site propose des guides marketing et SEO ainsi que de nombreux articles d’inspiration.

Fonctionnalités phares :

  • Thèmes modernes et épurés
  • Plateforme marketing
  • Guide SEO (en anglais)
  • Blog et centre d’inspiration (en anglais)
  • Assistance en ligne

En savoir plus

3. Wix

Capture d’écran de Wix (source)

  • Note globale : 4,3/5 (4 771 avis)
  • 14 jours d’essai gratuit
  • Premier prix disponible : 17 €/mois

Wix Stores est une application de Wix qui permet de concevoir son propre site web de manière simple, sans avoir de connaissances en programmation. Son environnement est très convivial, un simple clic permet de définir les éléments et d’activer les templates.

Ce logiciel présente un environnement virtuel attrayant qui offre de multiples alternatives pour animer et personnaliser une boutique en ligne. Il offre de nombreux éléments prédéterminés pour adapter l’image d’un commerce en ligne.

Wix Stores permet, entre autres, de vendre directement sur Facebook et Instagram, de faire du drop shipping (commande sur son site mais livraison directe par un grossiste) et de vendre dans plus de 40 devises. Vous pouvez choisir la méthode de paiement de Wix ou les traditionnelles cartes de crédit ou PayPal.

Fonctionnalités phares :

  • Thèmes selon les produits vendus
  • Optimisation mobile
  • Drop shipping (livraison directe)
  • Blog de conseils et d’inspiration
  • Centre d’assistance

En savoir plus

Pour aller plus loin

Il est aujourd’hui simple et rapide de créer un e-commerce. Vous souhaitez lancer votre propre boutique ou compléter les ventes de votre magasin physique ? N’attendez plus pour vous lancer, et faites votre choix parmi les nombreux logiciels de création de sites Internet disponibles sur GetApp. Dans un futur article, nous vous expliquerons comment optimiser et tirer le meilleur parti de votre boutique en ligne.

Vous souhaitez en savoir plus ? Consultez notre catalogue de logiciels d’e-commerce pour découvrir davantage de produits.

Cybersécurité d’entreprise : 42 % de télétravailleurs n’ont pas reçu de formation

télétravail sécurité informatique

télétravail sécurité informatique

Selon notre dernière enquête, 44 % des entreprises interrogées n’étaient préparées au télétravail à l’annonce du confinement et donc prêtes à garantir un environnement de travail 100 % sécurisé à ses collaborateurs. La cybersécurité en entreprise est pourtant un aspect qui, s’il n’est pas pris en compte, peut sonner la fin d’une activité.

Comme nous ne le répéterons jamais assez, les crises sont un terreau fertile pour les cyberattaques. Dans la situation actuelle, les réseaux et appareils non protégés employés pour le télétravail sont des cibles idéales pour les pirates qui ne font pas preuve de beaucoup d’états d’âme mais en revanche d’ingéniosité touchant à la corde sensible

Capterra a interrogé 513 personnes issues de tous milieux professionnels afin de connaître leurs habitudes en matière de cybersécurité. Nous accompagnons ces résultats de nos conseils sur les bonnes pratiques à adopter en matière de protection numérique.

Points forts de l’étude

  • 42 % des répondants n’ont jamais reçu de formation en cybersécurité
  • 45 % utilisent leur matériel personnel pour le télétravail
  • 43 % partagent des mots de passe entre comptes personnels et professionnel
  • 36 % ont déjà été victime d’hameçonnage et parmi ces derniers, 23 % était lié au COVID-19

La crise du coronavirus met en lumière les lacunes de la cybersécurité en entreprise à l’heure du télétravail

Si une part non négligeable d’employés à reçu une formation (en ligne ou présentielle) ou encore suivi un cours certifié, reste que 42 % des répondants affirment n’avoir jamais reçu ne serait-ce une formation aux bonnes pratiques en matière de sécurité informatique.

En outre, seuls 20 % des employés interrogés ont reçu des consignes relatives à la politique de cybersécurité de l’entreprise et spécifiques au télétravail.

télétravail sécurité informatique

Les organisations se doivent de mettre l’accent sur la formation des employés afin qu’ils reconnaissent les stratégies courantes des pirates informatiques et qu’ils sachent qui contacter en cas d’urgence informatique. Pour cela, elles doivent intégrer au sein de l’organisation un ou des experts en sécurité informatique qui garantissent l’intégrité du matériel et des données de l’entreprise.

La distanciation sociale dans laquelle la crise du coronavirus a plongé le monde accroît l’utilisation d’Internet comme canal de communication et de collaboration, exposant les données sensibles aux cyberattaques. Pour pallier à ce risque, il existe de nombreux outils de cybersécurité ; il est également nécessaire d’encourager une culture de la protection informatique et de comprendre et faire comprendre que, dans cette réalité hyperconnectée, savoir se protéger numériquement est crucial.

Antivirus et VPN : une utilisation trop peu répandue de ces outils essentiels

L’enquête révèle des pourcentages très bas dans l’utilisation de ces technologies ou dans ses bonnes pratiques en général. Aucune des principales mesures de cybersécurité mises en œuvre par les répondants n’atteint les 50 %.

antivirus sécurité informatique

Seules 44 % des personnes interrogées ont un antivirus d’installé : un pourcentage alarmant pour une technologie qui ne date pas d’hier et qui reste un outil indispensable dans la protection contre la menace permanente que sont les virus et pour veiller à l’intégrité des systèmes et réseaux

Autre donnée inquiétante : seuls 28 % des répondants utilisent un VPN, technologie fortement recommandée pour le travail à distance, car elle protège les données transmises par Internet au moyen d’une connexion sécurisée et cryptée.

22 % ont un pare-feu d’installé et 20 % suivent la politique des mots de passe de l’entreprise, lorsque celle-ci existe tout court ! Des chiffres qui devraient alerter les PME sur les risques encourus par leurs systèmes, leur matériel ou le matériel personnel qu’utilise leurs employés pour le télétravail actuellement.

Gestion des mots de passe : autre talon d’Achille des PME

Les mauvaises habitudes en matière de création et de maintenance des mots de passe peuvent avoir des conséquences lourdes. Pourtant, ces dernières sont facilement évitables avec un peu de formation et quelques conseils aisément mis en œuvre.

L’enquête indique que 56 % des participants utilisent des logiciels et plateformes dans le Cloud (partiellement ou totalement). La quantité d’identifiants dont un employé doit se souvenir est ainsi considérable. Un gestionnaire de mots de passe est donc l’outil clé pour gérer ces accès de manière sécurisée. Ce n’est pourtant pas une pratique répandue dans la majorité des PME françaises aujourd’hui.

Environ 20 %, soit moins d’un quart des PME, utilise un tel logiciel ou extension qui permet pourtant de créer et protéger un mot de passe différent pour chaque plateforme. Une mesure simple qui empêche tout pirate de se frayer un accès dans l’ensemble des comptes si celui-ci parvenait à déchiffrer un seul mot de passe. D’autant plus si le même mot de passe est partagé par toute une équipe : c’est alors de nombreux comptes qui sont exposés. Autre risque à considérer : celui de l’employé qui “empruntera” des données à des desseins pas toujours bienveillants.

En adoptant un mot de passe qui ne comprenne pas de mot entier ou de date facile à deviner, mais plutôt des lettres, chiffres et caractères agencés aléatoirement, on diminue les risques de piratage. L’utilisation d’un générateur de mot de passe et d’un outil de gestion de mot de passe sont là vos meilleurs alliés.

L’hameçonnage bat son plein

L’hameçonnage, adapté de l’anglais phishing, est l’une des méthodes les plus courantes utilisées par les cybercriminels pour obtenir les données personnelles de leurs victimes. L’arnaque consiste à envoyer un courrier électronique imitant une autre personne ou société dans le but de lui soutirer des informations confidentielles, telles qu’un mot de passe, des coordonnées bancaires ou des données d’entreprise.

36 % des interrogés ont déjà été victimes d’hameçonnage.

Les informations privées et sensibles ont été menacées dans 36 % des entreprises. Cela représente une vulnérabilité considérable au phishing.

La formation des employés à la reconnaissance des tentatives d’hameçonnage est cruciale pour les employeurs et les employés. Une faille de sécurité peut causer des dommages irréversibles, et soit nuire à la réputation de l’entreprise ou tout simplement la conduire à la faillite.

Ayez les bons réflexes en cas d’attaque

Le COVID-19 est actuellement le prétexte idéal pour prendre quelqu’un au dépourvu et l’inciter à cliquer sur des liens ou fichiers viciés, en se faisant passer pour une institution ou même le gouvernement

Malgré les outils et une formation, il n’est pas toujours possible d’éviter une attaque ou d’être induit en erreur. Ainsi, en cas de doute ou lorsque l’on réalise qu’une cyberattaque est en cours, il est obligatoire de signaler la situation à la personne ou au service spécialisé. Il est d’ailleurs temps de contracter de tels spécialistes si vous ne l’avez pas fait ! Lors d’une cyberattaque, le temps est un élément clé : une réaction rapide peut freiner les dégâts, voire les stopper net ; une réaction tardive peut conduire au vol, à la prise en otage des données (le tristement célèbre pratique du ransomware) ou à la suppression de celles-ci.

Instaurez une culture de la cybersécurité dans votre entreprise

Évaluez la situation de la cybersécurité au sein de votre entreprise :

  • Prévoyez une formation en ligne pour vos employés.
  • Assurez-vous d’avoir une politique de mots de passe, et surtout de la faire appliquer.
  • Sachez qui contacter en cas d’attaque.

En ce qui concerne les outils de cybersécurité, consultez le catalogue Capterra des logiciels de cybersécurité, de mots de passe, de VPN, de sécurité réseau ou encore de sécurité cloud. Les filtres vous permettront de trouver les fonctionnalités et le logiciel dont vous avez besoin.

Certains  éditeurs de logiciels de diverses catégories ont adapté leurs offres afin d’aider les PME à traverser cette crise : retrouvez-les dans notre article, “25 offres de logiciels pour aider les entreprises“.

Méthodologie de l’enquête : pour collecter les données de ce rapport, nous avons mené une enquête en ligne entre le 6 et 9 avril 2020. Les réponses proviennent d’un échantillon du marché cible français. Parmi les 1923 personnes ayant été sollicitées, 513 répondants correspondant à nos critères ont été sélectionnés pour répondre à nos questions : ceux-ci sont issus de divers secteurs d’activité, travaillent pour une PME, et travaillent actuellement à distance.

Gestion des connaissances : le savoir centralisé

knowledge management

knowledge management

La gestion des connaissances est un aspect qui a tendance à être délaissé par les entreprises, quand il n’est pas tout simplement inconnu de ces dernières. Ce concept désigne le fait de recueillir toutes les connaissances internes à une entreprise afin de les mettre à disposition de l’ensemble des départements et des collaborateurs en un seul et même emplacement.

On en parle peu, mais les outils de gestion des connaissances sont une véritable mine d’or pour les entreprises, surtout si les départements sont variés et qu’ils utilisent chacun leurs propres outils et ressources. Dans cet article, nous vous proposons de faire le tour des avantages de cette catégorie de logiciels et vous présentons ensuite trois parmi les meilleurs outils en la matière.

Qu’est-ce qu’un outil de gestion des connaissances ?

Avant d’approfondir le sujet, revenons un instant sur la nature et la fonction des outils de gestion des connaissances. Ils se présentent sous la forme d’une plateforme sécurisée qui répertorie tous les fichiers renfermant les savoirs propres à une entreprise : PDF, vidéos, procédures, présentations, etc.

Au niveau des fonctionnalités, un bon outil de gestion des connaissances proposera un moteur de recherche performant, la possibilité de classer les ressources de manière logique et structurée ainsi que différents niveaux d’autorisation et d’accès selon le poste du collaborateur. Certains vont même jusqu’à intégrer un éditeur de texte pour pouvoir créer et modifier les fichiers nativement et ainsi éviter de multiplier les logiciels utilisés.

Les avantages des outils de gestion des connaissances

Les outils de gestion des connaissances sont très utiles pour les entreprises et leurs équipes pour de nombreuses raisons ; voici les principales.

Centraliser les informations

L’outil de gestion des connaissance promet tout d’abord un décloisonnement des départements. Chaque service peut alors bénéficier de l’accès aux mêmes informations. Saviez-vous que, selon une étude, un employé passe environ 7 h 30 par semaine à chercher une information sans la trouver ? Les outils de gestion des connaissances réduisent considérablement le temps passé à retrouver le fichier PDF qui reprend LA bonne information que vous cherchez désespérément sur votre ordinateur, votre Google Drive ou encore le serveur de votre entreprise. Avec un outil de gestion des connaissances, toutes les informations sont rassemblées en un seul et même endroit et sont structurées de manière logique. C’est un véritable gain de temps pour les employés qui doivent par exemple répondre à une requête du service clientèle ou pour les collaborateurs du service marketing qui ont besoin d’informations du département commercial.

Pérenniser les connaissances acquises au fil des années

Votre entreprise n’est plus la même qu’à ses débuts et elle aura bien évolué dans 3 ans, 5 ans, 10 ans. Votre méthode de travail et vos procédures s’améliorent, s’affinent ou changent au fil des années, des tendances et des innovations technologiques. Il arrive souvent que la version qu’un collaborateur détient soit déjà dépassée depuis plusieurs mois. Dans ce cas aussi, les outils de gestion des connaissances s’avèrent très précieux. Les employés ont effectivement tous accès à la dernière version des mêmes informations. Ils permettent également de ne pas perdre d’informations avec le départ d’un salarié.

Former les employés actuels et les nouveaux arrivants

Les outils de gestion des connaissances permettent de standardiser le développement des compétences des employés actuels, mais aussi la formation des nouvelles recrues en donnant la possibilité à chacun de partager ses connaissances sur une plateforme unique. Cette centralisation et optimisation des savoirs en interne permet aux équipes nouvelles ou en pleine croissance de se former et de s’informer en quelques clics. L’accès permanent à ces connaissances augmente la capacité d’apprentissage des nouveaux venus qui ne dépendent plus seulement des heures de formation, tout comme celle des anciens qui n’ont pas forcément l’occasion d’être en contact avec tel ou tel département.

3 outils de gestion des connaissances pour centraliser les savoirs

Dans notre analyse, nous avons retenu les trois logiciels qui répondaient à ces critères :

  • Note globale minimum de 4/5 sur GetApp.fr
  • Plus grand nombre d’avis
  • Version française disponible
  • Version d’essai gratuite
  • Propose une gestion des connaissances directement pour l’interne (les collaborateurs), et pas seulement pour l’externe (les clients).

Les logiciels sont présentés ici par ordre alphabétique.

Freshdesk

  • Note globale : 4.5/5 (2167 avis)
  • Prix : à partir de 15 € par utilisateur/mois

L’outil de gestion des connaissances de Freshdesk propose toutes les fonctionnalités nécessaires à la collecte, l’accès et le partage du savoir au sein d’une organisation, quelle que soit sa taille. On peut y compiler des articles enrichis de contenu multimédias que l’on partegera en diverses langues pour ses équipes internationales, recueillir les commentaires des utilisateurs et définir des niveaux d’autorisation.

La base de connaissances répertorie les questions et problèmes les plus souvent posés par les clients et permet de standardiser les réponses à apporter. Le temps de résolution se voit ainsi réduit et les collaborateurs peuvent se concentrer sur des tâches plus complexes ou nouvelles.

On peut ainsi transformer un e-mail de support en article : un agent qui aura ainsi passé du temps à détailler une solution peut partager ce contenu avec l’ensemble de l’entreprise.

gestion des connaissances en entreprise
Capture d’écran de la base de connaissances de Freshdesk (source)

Fonctionnalités clés :

  • Contenu multimédia
  • Gestion des traductions
  • Reporting
  • Intégration des e-mails
  • Collecte des commentaires
  • Contrôle des accès

SharePoint

  • Note globale : 4.2/5 (2801 avis)
  • Prix : à partir de 4,20 € par utilisateur/mois
base de connaissances
Capture d’écran de SharePoint (source)

SharePoint, c’est la réponse de Microsoft au défi que représente la gestion des connaissances au sein des entreprises. La productivité est au centre de ses préoccupations :  l’utilisateur bénéficie de fonctionnalités pratiques telles que les notifications, les approbations et les bibliothèques. Le contenu s’adapte en outre à l’utilisateur et propose les articles susceptibles de l’intéresser. La fonction de recherche poussée et multilingue permet de trouver à coup sûr l’information désirée.

Évidemment, il s’intègre sans problème à la suite Office et permet ainsi de travailler sur un même article depuis plusieurs appareils.

Fonctionnalités clés :

  • Moteur de recherche
  • Espace de travail collaboratif
  • Sécurité SSL
  • Classement en catégories et sous-catégories
  • Contrôle des accès
  • Reporting

Zendesk

  • Note globale : 4.4/5 (2365 avis)
  • Prix : à partir de 15 € par utilisateur/mois
gestion des connaissances
Capture d’écran de Zendesk (source)

Zendesk propose Zendesk Guide, que l’on peut personnaliser selon ses besoins : gestion des connaissances en interne, base de connaissances informatiques, gestion des connaissances destinées aux agents du support client, ou encore FAQ directement accessible par les clients.

Pensé comme un portail en self-service, l’outil va non seulement faire économiser du temps et de l’énergie à tous les agents, mais également leur offrir le même accès aux mêmes informations. Les collaborateurs sont plus efficaces et s’attardent sensiblement moins longtemps sur des problèmes récurrents, augmentant significativement la satisfaction client.

On peut également l’utiliser pour centraliser toutes les informations relatives aux ressources humaines : c’est alors un confort pour les employés qui veulent consulter une information sensible et un gain de temps pour l’ensemble des employés.

Fonctionnalités phares :

  • Intégration des e-mails
  • Communication avec les clients
  • Contenu multimédia
  • Historique du contenu
  • Archivage automatique
  • Contrôle des accès

Vous l’aurez compris, les outils de gestion des connaissances constituent des ressources uniques pour les entreprises aux multiples collaborateurs et départements. Vous souhaitez en intégrer un à votre fonctionnement ? Lequel allez-vous choisir ? Consultez l’ensemble du catalogue GetApp des outils de gestion des connaissances pour approfondir vos recherches et votre connaissance sur le sujet !

Créer un cours en ligne : conseils et logiciels

cours en ligne

cours en ligne

La formation en ligne, ou e-learning, est plus qu’un simple concept du monde éducatif :  c’est parfois une nécessité. Proposer des cours et des leçons au format numérique est un excellent moyen de diffuser votre message auprès d’un large public, réparti dans le monde entier. La création de cours en ligne répond alors à quelques exigences.

Que vous soyez un éducateur cherchant à créer un cours pour votre classe numérique, une entreprise espérant former un grand nombre d’employés ou un particulier désireux d’établir un cours en ligne, vous pouvez utiliser un logiciel de formation en ligne ou de création de cours.

Vous vous demandez peut-être comment rédiger un cours d’apprentissage en ligne, surtout si vous ne l’avez jamais fait auparavant. Cet article constitue un guide étape par étape avec nos conseils et astuces pour créer un cours en ligne, ainsi qu’un aperçu de certains des meilleurs logiciels adéquats pour vous mettre le pied à l’étrier. 

Comment rédiger un cours en ligne

Prêt à commencer à rédiger votre cours d’e-learning ? Commencez par ici :

1. Demandez-vous : “Qu’est-ce que j’essaie d’accomplir et comment le eLearning peut-il m’aider ?”

Avant de rédiger un cours en ligne, vous devez bien comprendre pourquoi vous voulez transmettre cette leçon via une plateforme numérique. La réponse peut être simple : votre public cible est trop vaste pour des cours présentiels, ou il est dispersé aux quatre coins du globe. 

Mais au-delà de la logistique, il vous faut considérer la leçon elle-même. Vous devez dresser une liste de ce que vous voulez que les gens apprennent d’ici la fin du cours. Cette liste vous sera utile pour la rédaction de votre cours en ligne : vous vous assurerez que le contenu créé est toujours en rapport avec les leçons principales.

2. Créez un profil d’audience pour votre cours en ligne

Connaissez-vous bien le public auquel vous vous adressez dans le cadre de ce cours ? Il ne suffit pas de dire simplement : “Ce sont des employés de l’entreprise X” ou “Ce sont des étudiants de la classe X”. Il faut y réfléchir de façon plus approfondie.

Tenez compte de la tranche d’âge, du contexte culturel, des expériences et d’autres informations démographiques qui constituent la composition de votre public. Demandez-vous quels formats vos apprenants sont le plus susceptibles d’apprécier, quel type de technologie ils connaissent déjà et quel style d’apprentissage serait le plus efficace. 

Ces informations vous aideront à concevoir un cours qui fait mouche auprès de votre public cible. Gardez donc ces informations à portée de main lorsque vous élaborez votre cours. 

3. Fixez des objectifs pour vos cours

Nous avons déjà évoqué les cours, mais vous devez également fixer des objectifs mesurables pour chaque chapitre de votre leçon. Cela vous aidera non seulement à concevoir le parfait cours en ligne, mais aussi à faire le point sur votre réussite une fois le cours terminé. 

Lorsque vous fixez des objectifs, réfléchissez à votre définition du succès. Souhaitez-vous que vos élèves obtiennent une certaine note à l’examen final ? Vous attendez-vous à ce que votre équipe puisse démontrer des compétences spécifiques ? Voulez-vous que vos élèves qui suivent vos cours à domicile terminent le cours à une date ou une heure précise ? On peut dénombrer un grand nombre d’objectifs potentiels, alors réfléchissez bien à ce que signifie la réussite dans le cadre de votre cours spécifique. 

4. Créez un storyboard

Une fois que vous avez établi vos objectifs, votre public cible et les principales leçons que vous voulez communiquer, il est enfin temps de créer un storyboard pour votre cours d’eLearning. 

Ce storyboard sera essentiellement un aperçu du cours, couvrant les principaux sujets que vous souhaitez aborder et ce, dans le bon ordre, ainsi que le contenu que vous créerez et les critères de référence que vous fixerez tout au long du cours. 

Il existe un certain nombre d’outils de création de cours qui permettent de construire facilement votre storyboard sur la même plateforme que celle où vous allez créer votre cours. 

5. Choisissez votre outil et lancez-vous !

La dernière étape consiste à choisir votre technologie. Il existe de nombreuses options de logiciels de gestion de l’apprentissage, chacune ayant des caractéristiques et des capacités différentes pour répondre à des besoins spécifiques. 

Cette étape peut intimider ceux qui n’ont jamais utilisé de LMS (Learning Management System) auparavant. C’est la raison pour laquelle nous avons compilé un aperçu des options de LMS les plus populaires sur le marché.

Quels sont les meilleurs logiciels pour créer un cours en ligne ?

Le logiciel de gestion de l’apprentissage que vous choisirez pour rédiger votre cours en ligne dépendra largement de ce que vous espérez obtenir. Certaines plateformes sont mieux conçues pour les entreprises qui cherchent à former des employés, tandis que d’autres sont destinées aux enseignants, aux tuteurs et aux professeurs. D’autres sont quant à elles bien plus personnalisables que les options concurrentes, ce qui peut convenir aux cours un peu moins orthodoxes. 

Nous avons indiqué ci-dessous quelques-unes des plateformes les plus utilisées pour créer un cours en ligne. Pour les choisir, nous avons pris en compte leur note globale, leur facilité d’utilisation, l’évaluation du service à la clientèle, leur coût, certaines de leurs principales fonctionnalités et certains de leurs différenciateurs. Les logiciels sont tous disponibles en français. Ils sont présentés ici par ordre alphabétique.

Pour une méthodologie détaillée sur la façon dont nous avons établi cette liste, voir au bas de l’article.* 

LMS gratuits pour créer des cours en ligne

CANVAS

  • Note globale : 4.5/5 (1531 avis)
  • Facilité d’utilisation : 4.3/5
  • Service client : 4.3/5
  • Version gratuite disponible
  • Coût de la mise à niveau :  sur demande
classe en ligne
Tableau de bord du compte gratuit de CANVAS (source)

Si vous êtes dans l’enseignement et que vous travaillez avec des étudiants de tout âge (y compris au niveau universitaire), alors vous connaissez peut-être déjà tout sur CANVAS. Ce logiciel de Learning Management System est largement utilisé par les écoles et institutions éducatives du monde entier pour proposer des cours en ligne aux étudiants. 

CANVAS appartient à la société mère Instructure, et bien qu’elle propose certaines formations aux professionnels, elle se concentre principalement sur le lien enseignant-élève. La plateforme propose un portail pour les parents, afin qu’ils puissent accompagner leur enfant pendant leur apprentissage, ainsi que des options de gestion des programmes pour les utilisateurs de l’enseignement supérieur. 

Fonctionnalités principales : 

  • Suivi des présences
  • Rapports d’avancement
  • Planification des cours
  • Bulletins de notes
  • Courbes de notes
  • Vidéoconférence
  • Création de cours intégrés

Moodle

  • Note globale : 4.2/5 (1362 avis)
  • Facilité d’utilisation : 4/5
  • Service client : 3.9/5
  • Version gratuite : téléchargements Moodle et MoodleCloud (jusqu’à 50 utilisateurs).
  • Coût de la mise à niveau : 80 $ (environ 73,5 €) par an pour le plan Starter.
comment créer un cours en ligne
Page de présentation des cours sur Moodle (source)

Le LMS open-source de Moodle est reconnu comme l’une des options les plus personnalisables pour créer un cours en ligne. Au sein de la plateforme, vous pourrez concevoir votre propre espace, où vous pourrez utiliser différents thèmes, fonctionnalités et paramètres pour élaborer le cours que vous et votre public souhaitez. 

Moodle s’intègre bien avec un certain nombre d’autres plateformes logicielles populaires que vous utilisez peut-être déjà, comme Google Apps, NextCloud et Microsoft Office 365. Ce logiciel dispose également d’une analyse approfondie intégrée, qui vous permet de mieux comprendre les performances des utilisateurs au fur et à mesure de leur progression. 

Fonctionnalités principales : 

  • Apprentissage mixte
  • Apprentissage mobile
  • Vidéoconférence
  • Apprentissage asynchrone
  • Conformité SCORM
  • Gamification

TalentLMS

  • Note globale : 4.6/5 (313 avis)
  • Facilité d’utilisation : 4.6/5
  • Service client : 4.6/5
  • Version gratuite : jusqu’à 5 utilisateurs, 10 cours.
  • Coût de la mise à niveau : 59 $ (environ 54 €) par mois pour un maximum de 40 utilisateurs et des cours illimités.

TalentLMS est utilisé par plus de 70 000 organisations pour créer des cours d’apprentissage en ligne et ce, dans un grand nombre de secteurs, de l’aviation à la santé en passant par l’éducation. 

cours en ligne
Page d’accueil de TalentLMS pour les éducateurs (source)

Les utilisateurs de Capterra apprécient beaucoup la polyvalence de cet outil qui permet de devenir un créateur de cours en quelques clics. De plus, la technologie s’intègre bien à la plupart des types de fichiers et des multimédias (y compris les présentations iFrame et SCORM). 

Fonctionnalités principales : 

  • Formation en ligne des utilisateurs en direct
  • Support client en direct 24 h/24, 7 j/7
  • Cours à rythme libre
  • Création de tests et de quiz
  • Gamification et apprentissage social
  • Gestion de la certification

Outils gratuits de création de cours en ligne

Google Classroom

  • Note globale : 4.6/5 (493 avis)
  • Facilité d’utilisation : 4.5/5
  • Service client : 4.4/5
  • Version gratuite : gratuit pour les éducateurs.
  • Coût de la mise à niveau : Google propose un prix promotionnel de 24 $ au lieu de 48 $ (22 € au lieu de 44 €) par utilisateur, par an, pour son édition entreprise. Les utilisateurs souhaitant profiter de cette offre doivent l’acheter avant le 31 juillet 2020.
cours en ligne
Capture d’écran du didacticiel de Google Classroom (source)

Si vous faites partie d’une organisation qui utilise déjà la suite Google pour la gestion de ses e-mails ou de ses documents, vous devriez envisager d’utiliser Google Classroom. L’objectif de Google Classroom est d’aider les enseignants et les élèves à collaborer, quel que soit l’endroit où ils se trouvent ou le dispositif qu’ils utilisent. 

Google Classroom vise à rationaliser certaines des tâches administratives qui pourraient autrement enliser le personnel tout comme les apprenants. La plateforme permet aux éducateurs de fournir des commentaires aux étudiants au sein de la plateforme, réduisant ainsi les problèmes de communication qui peuvent parfois perturber la relation professeur-élève à l’ère du numérique.

Fonctionnalités principales :

  • Publication de cours
  • Création de tests et de quiz
  • Feedback et commentaires sur document
  • Collaboration sur document en direct
  • Mode quiz verrouillé
  • Gestion des utilisateurs

Remarque  : Google Classroom a été la cible de “review bombing” par des étudiants qui espèrent qu’une mauvaise note entraînera sa suppression de l’App Store d’Apple, imitant ainsi des étudiants chinois qui s’en étaient pris à DingTalk début mars.

Suite iSpring

  • Note globale : 4.7/5 (793 avis)
  • Facilité d’utilisation : 4.7/5
  • Service client : 4.9/5
  • Version gratuite : 14 jours d’essai gratuit
  • Coût de la mise à niveau : à partir de 560 € par utilisateur et par an, jusqu’à 5 utilisateurs.
création cours en ligne
Exemple de cours interactif sur iSpring Suite (source)

iSpring Suite est une boîte à outils d’e-learning compatible avec de nombreuses plateformes LMS (y compris celles que nous avons décrites ci-dessus). L’interface d’iSpring permet aux éducateurs et aux formateurs de créer des fonctionnalités pour aider leur public à apprendre, des modules de dialogue simulé aux vidéos de formation et aux quiz interactifs. 

Les utilisateurs de Capterra estiment qu’iSpring ne nécessite pas de training approfondi. Cela dit, iSpring organise des webinaires en ligne et offre une formation en ligne en direct à ceux qui le souhaitent. Il met également à disposition des utilisateurs un support client disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, et affirme que 83 % de tous les cas soumis à leur équipe d’assistance sont résolus dans les 24 heures. 

Fonctionnalités principales :

  • Contenu interactif
  • Création de tests et de quiz
  • Gestion des modèles
  • Conversion Powerpoint
  • Cours à rythme libre
  • Gestion vidéo

Méthodologie

  • Nous avons passé en revue les catégories de LMS et de logiciels de création de cours, qui contenaient respectivement 701 et 157 produits au moment de la rédaction de cet article, le 16 mars 2020.
  • Parmi ces produits, nous avons d’abord gardé ceux qui avaient obtenu une note minimum de 4 sur 5, soit 374 LMS et 93 logiciels de création de cours.
  • Nous avons ensuite réduit la liste à ceux dont la note de facilité d’utilisation et de qualité du support client était d’au moins 3 sur 5.
  • De plus, nous avons sélectionné les produits qui proposaient une version gratuite ou un essai gratuit afin d’aider les entreprises qui voient leur budget réduit.
  • Enfin, les 5 outils sélectionnés sont ceux ayant le volume de recherche le plus élevé actuellement.

Règles de télétravail : une politique indispensable

règles télétravail

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Les entreprises du monde entier se tournent vers le travail à distance, mais peu d’entre elles ont intégré des règles de télétravail à leurs politiques internes. C’est le moment d’y remédier.

Vous envisagez de développer un programme de télétravail afin d’attirer et de retenir des collaborateurs qui recherchent un environnement de travail flexible ? Des circonstances imprévues ont forcé vos équipes à travailler à distance ? Quelle que soit la raison qui vous pousse à adopter le télétravail, le temps est venu d’élaborer une politique de télétravail bien définie. Malheureusement, cette étape incontournable est bien trop souvent négligée par les PME qui se passent de lignes directrices pourtant essentielles en la matière.

4 aspects à prendre en compte pour créer une politique de télétravail idéale

Le télétravail transforme radicalement le mode de fonctionnement des équipes. Il implique une approche du travail très différente et exige d’être sincèrement convaincu des bénéfices que peut en tirer toute une structure.

Vous voyez clairement l’intérêt d’un programme de télétravail pour votre entreprise ? Gardez les points suivants à l’esprit pour élaborer la politique la plus adéquate.

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1. Technologie

Pour être productifs, les télétravailleurs doivent disposer du matériel et des outils informatiques appropriés. Vous devez donc trouver une solution pour équiper les ordinateurs portables ou les ordinateurs personnels de vos équipes d’un VPN sécurisé et de logiciels en cloud permettant à chaque collaborateur d’accéder de manière égale aux outils et aux données de votre entreprise.

Les outils de collaboration sont également essentiels. Les télétravailleurs doivent pouvoir communiquer efficacement entre eux. Les e-mails et les simples applications de chat sont utiles, mais pensez à investir dans un outil de communication complet pour simplifier la collaboration et créer des conditions de travail équitables pour tous. Ces outils s’intègrent souvent à d’autres logiciels et permettent aux utilisateurs de mettre à jour le statut des tâches, de gérer des projets et de créer des chaînes spécifiques ou dédiées.

2. Fonctions

Réfléchissez aux fonctions qui se prêtent au télétravail et aux activités qui peuvent être menées à bien en dehors de vos bureaux. Si les objectifs peuvent être atteints et les flux de travail maintenus ou adaptés, la fonction est probablement adaptée au travail à distance. Déterminez aussi la fréquence à laquelle un collaborateur peut télétravailler. Certaines fonctions peuvent être complètement assurées à distance, tandis que d’autres exigent une présence au bureau quelques jours par semaine.

3. Motivation

Ce n’est pas parce qu’un travail peut être effectué à distance que tous vos collaborateurs veulent travailler à distance ou ont suffisamment d’autodiscipline pour le faire. Certains pourraient envisager de travailler dans un espace de coworking, un café ou une bibliothèque. Lorsque vous créez un programme de télétravail, étudiez les différentes solutions que vous pouvez proposer aux personnes qui ne veulent pas y participer ou qui estiment que ce système ne leur convient pas.

4. Confiance

La confiance est le facteur le plus important du succès de votre programme de télétravail. Faites ressentir à vos collaborateurs que vous leur faites confiance et que vous savez qu’ils sont capables de remplir leurs missions tant au bureau qu’à distance. Tout comme leurs collègues, les télétravailleurs doivent rester responsables de l’exécution de leurs tâches. S’ils ne font pas correctement leur travail, ils s’exposent aux mêmes conséquences que s’ils se trouvaient au bureau.

Grands principes des politiques de télétravail

Vous avez la conviction que le travail à distance peut convenir à votre PME ? Alors il est temps d’élaborer votre politique de télétravail. Veillez à établir des lignes directrices claires et à définir précisément les attentes en matière d’éligibilité, de productivité, de disponibilité et de sécurité.

Éligibilité

Certaines fonctions se prêtent davantage au télétravail que d’autres (impossible pour les collaborateurs qui doivent assurer une activité physique sur site, par exemple, de travailler à distance). L’éligibilité au télétravail dépend de la fonction, pas de la personne qui l’occupe.

Astuce de pro :
Développez un plan d’urgence pour garantir la continuité des activités en cas de crise (COVID-19, catastrophe naturelle, etc.). Les fonctions jugées inadaptées au télétravail en temps normal pourraient devoir être assurées en télétravail dans des situations d’urgence.

Productivité

De nombreuses entreprises hésitent à autoriser le télétravail, car elles craignent une baisse de productivité chez leurs collaborateurs ou redoutent que ceux-ci considèrent le télétravail comme des vacances.

Rappelez-vous que la confiance est un ingrédient essentiel du télétravail et que le succès du système se mesure aux résultats. Résistez à l’envie de surveiller ou de contrôler à l’excès vos télétravailleurs. Évaluez leurs prestations en vous basant sur des résultats tangibles, fixez des objectifs clairs et vérifiez les progrès réalisés grâce à des visioconférences régulières et à votre logiciel de gestion de projets.

Disponibilité

L’une des principales difficultés de la gestion de télétravailleurs est de savoir où chacun se trouve à tout instant. Certaines politiques sont donc structurées de manière à ce que les horaires de travail à distance et au bureau soient identiques. Cette approche trahit un manque d’engagement vis-à-vis de la philosophie du télétravail.

Encouragez vos télétravailleurs à décider eux-mêmes de leurs heures et de leur lieu de travail. Cela ne veut pas dire qu’ils sont libres de disparaître jusqu’à la prochaine réunion, mais plutôt que vous devez leur donner les moyens de communiquer leurs disponibilités à leurs collègues.

Une application de calendrier partagé ou un simple e-mail d’absence de bureau peut faire l’affaire. À distance, vos collaborateurs doivent également rendre des comptes en respectant les engagements pris lors des réunions et en répondant aux messages dans un délai raisonnable.

Sécurité

Les questions de sécurité des données sont plus épineuses dans les entreprises qui adoptent le télétravail. En effet, dans ce cadre, toutes les données sont échangées par Wi-Fi et les conversations qui se tiendraient normalement dans un environnement de bureau sécurisé se font en ligne ou dans des lieux publics. La sécurité des données est donc d’autant plus importante dans ce contexte.

Vos télétravailleurs utiliseront probablement différents dispositifs personnels pour travailler, ce qui augmente le risque de failles de sécurité, en particulier quand certains dispositifs sont perdus ou compromis. L’adoption d’applications professionnelles en cloud permet de sécuriser le télétravail en stockant les données de votre PME en cloud plutôt qu’en local.

Règles d’une politique de télétravail

En cas de travail depuis un lieu public, pensez également à protéger vos données commerciales contre les méthodes “à l’ancienne” (écoute illicite ou surveillance des utilisateurs se connectant à une application en public, notamment) employées par les fraudeurs et les personnes pratiquant l’espionnage industriel. Dans le monde hautement technologique qui est le nôtre, nous avons tendance à négliger ces techniques, qui restent pourtant courantes et efficaces.

L’encadrement, clé d’une politique de télétravail réussie

Restez en contact régulier

Prévoyez un chat vidéo hebdomadaire entre les responsables et leurs équipes afin de garantir un contact régulier et de ménager un moment où les informations peuvent être partagées en face à face. Certaines informations seront toujours mieux transmises “en personne” plutôt que par e-mail ou par message, et vos collaborateurs seront plus enclins à poser des questions ou à exprimer leurs préoccupations lors d’un appel vidéo que par d’autres moyens.

En plus des entretiens individuels, organisez des visioconférences hebdomadaires ou bihebdomadaires avec tous les membres de votre PME. Encouragez les télétravailleurs à passer eux-mêmes des appels vidéo informels entre eux pour se tenir au courant de l’avancement des projets ou tout simplement pour rester en contact.

Veillez à maintenir l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée

Pour prévenir le surmenage ou le burn-out, il faut soigneusement séparer vie privée et vie professionnelle. Vos télétravailleurs doivent donc planifier le plus consciencieusement possible leurs activités pour que les unes n’empiètent pas sur les autres.

Quand on travaille à domicile, on peut parfois se plonger dans un projet et relever la tête des heures plus tard pour se rendre compte que la soirée est déjà bien avancée. L’inverse peut aussi se produire : le linge à plier et la vaisselle qui traîne dans l’évier peuvent devenir de grandes sources de distraction.

Encouragez vos télétravailleurs à planifier leur temps et à respecter leurs heures de travail. Demandez-leur régulièrement de vous faire part de leurs impressions et pensez à lancer un sondage anonyme pour identifier les points à améliorer.

Consultez le catalogue GetApp pour découvrir et choisir un logiciel de gestion des règlements pour vous accompagner dans l’élaboration d’une politique de télétravail.

3 outils pour adapter votre PME au télétravail

logiciels travail à distance

logiciels travail à distance

En l’espace de quelques semaines, les programmes de travail à distance sont devenus indispensables aux entreprises et les PME doivent s’adapter rapidement. Voici les trois outils de télétravail qu’il vous faut pour vous lancer.

En général, les entreprises vivent le changement de manière graduelle. Les équipes peaufinent lentement de nouvelles idées, élaborent méthodiquement des processus plus efficaces et adoptent prudemment de nouveaux outils.

Malheureusement, le changement nous est parfois imposé par des circonstances qui échappent à notre contrôle.

Le travail à distance, alternative bien agréable il y a peu, est devenu incontournable ces derniers mois du fait de l’émergence de la COVID-19 (communément appelée “coronavirus”). Et si la tendance au télétravail se renforce depuis de nombreuses années, son urgence actuelle pourrait bien bouleverser nos attitudes à l’égard de la vie de bureau traditionnelle.

Le travail à distance devient la norme, mais n’est pas du goût de tout le monde

Les entreprises du monde entier font de leur mieux pour poursuivre leurs activités dans des circonstances tout à fait inhabituelles. Et si la continuité est importante, la sécurité des travailleurs l’est tout autant. Beaucoup de sociétés se tournent donc vers le travail à distance, souvent pour la première fois.

Les services d’information, les services financiers et les services aux entreprises sont taillés pour le télétravail. La construction, les transports et l’hôtellerie, en revanche, font partie des secteurs où les travailleurs doivent presque sans exception être actifs sur le terrain. Certaines technologies d’avenir, comme les jumeaux numériques, peuvent soulager une partie des besoins exigeant la présence physique des collaborateurs, mais de nombreuses fonctions ne pourront tout simplement jamais être exécutées à distance.

Les entreprises doivent adopter le travail à distance pour rester compétitives

De nombreuses PME envisagent pour la première fois d’adopter le travail à distance en raison de l’émergence de la COVID-19.

L’envoi d’un e-mail peut sembler formel et n’encourage pas la discussion. Et c’est sans compter l’organisation un peu pénible de visioconférences tout au long de la journée pour communiquer avec les uns et les autres… Les PME qui optent pour une approche de travail à distance n’ont pas le choix : elles doivent investir dans un logiciel de communication dédié permettant à leurs collaborateurs de converser presque comme ils le feraient en personne.

Si les entreprises ne reconnaissent pas la valeur du travail à distance et la forte demande en ce sens, elles ne pourront pas attirer et retenir les talents dont elles ont besoin pour rester concurrentielles.

Heureusement, la mise en place d’un programme de travail à distance n’a rien de compliqué. Associé à une méthode de management à distance, les activités peuvent suivre leur cours habituel.

Trois outils de télétravail essentiels pour assurer la continuité de votre activité

Comment créer un programme de travail à distance ? Les besoins varient selon le secteur et les responsabilités liées aux fonctions, mais tous les télétravailleurs ont besoin de trois outils indispensables : un VPN, un logiciel de collaboration et une plateforme de visioconférence.

1. Un VPN pour protéger les données de votre PME

Le travailleur à distance se connectera probablement depuis son domicile, un café ou tout autre endroit qui capte un signal Wi-Fi. Pour garantir la sécurité de sa connexion, vous devez lui fournir un VPN (virtual private network ou réseau privé virtuel) qui protège les données de votre entreprise et l’accès aux services en cloud.

Les VPN fournissent une connexion Internet chiffrée qui empêche les curieux de surveiller l’activité d’un utilisateur sur un réseau. Ils sont particulièrement utiles lors de l’envoi de données commerciales sensibles en télétravail. Mais attention : les VPN gèrent votre trafic Internet, alors lisez attentivement les conditions des différents fournisseurs pour vous assurer qu’ils ne tiennent pas de journal d’activités.

2. Des solutions collaboratives pour faciliter le travail à distance

Si la collaboration est déjà difficile à instaurer dans un bureau, la tâche est encore plus complexe à distance. Les PME qui adoptent un nouveau programme de télétravail doivent donc faire très attention à la manière dont leurs collaborateurs pourront communiquer entre eux sur Internet pour rester productifs.

La pléthore d’outils de communication en cloud et de solutions de gestion de projets disponibles permet de rationaliser les interactions et de simplifier la collaboration à distance. Les éditeurs proposent généralement une version gratuite ou une période d’essai afin que vous puissiez vous assurer que leurs applications répondent aux besoins de votre entreprise avant de vous engager à long terme.

3. Des plateformes de visioconférence pour réduire la distance

La visioconférence s’est considérablement améliorée ces dix dernières années, mais elle reste problématique pour de nombreuses organisations, notamment en raison du manque d’interopérabilité. Contrairement aux e-mails, aux appels téléphoniques ou aux textos, tous les participants à une visioconférence doivent en effet utiliser la même application.

Il est donc important de choisir une plateforme de visioconférence adaptée pour vos collaborateurs. De nombreuses solutions indépendantes très complètes sont disponibles et certains outils de collaboration incluent des fonctionnalités de visioconférence de base. Cherchez une solution qui s’intègre à d’autres applications que vous utilisez.

Conseils pour une visioconférence réussie

  • Tout le monde à l’écran : veillez à ce que tous les participants à la conférence puissent se voir ou à ce qu’ils soient au moins conscients de la présence de l’ensemble de leurs collègues. Même ceux qui se trouvent dans la même pièce doivent être personnellement connectés.
  • Choisissez le bon moment : la planification de réunions à distance peut être compliquée ; pensez aux fuseaux horaires et aux changements d’heure.
  • Soignez votre apparence : vous pourriez être tenté de participer à une visioconférence au saut du lit, mais n’oubliez pas qu’il s’agit d’une réunion comme une autre. Portez une tenue professionnelle pour être présentable, mais surtout pour vous mettre dans une véritable ambiance de travail.
  • Ne pas déranger : faites en sorte de ne pas être interrompu. Désactivez les sonneries et les alertes, placez un panneau “Ne pas déranger” sur votre porte et faites de votre mieux pour ne pas interagir avec d’autres personnes présentes dans la pièce.
  • Mettez-vous en lumière : pensez à l’éclairage. Une lumière trop forte dans votre dos peut créer un contre-jour, un éclairage vertical projette des ombres peu flatteuses, et la lumière du soleil peut éblouir vos interlocuteurs si elle vous illumine de côté. L’éclairage ambiant, principalement par l’avant, permet aux autres de vous voir sous votre meilleur jour.
  • Gardez le contact visuel : il est toujours tentant de regarder votre interlocuteur ou de vous regarder dans le coin de l’écran. Essayez de fixer la caméra de temps à autre pour établir un contact visuel plus naturel.
  • Veillez à la sécurité : si vous tenez à participer à la visioconférence depuis un lieu public (un café, par exemple), soyez attentif à votre environnement. Protégez votre écran des regards indiscrets et veillez à ne divulguer aucune information sensible à portée de voix d’autres personnes.
  • Prévoyez un plan B : toute visioconférence nécessite un plan B. Préparez au moins un plan A et une solution alternative avant la réunion afin que votre équipe ne perde pas de temps en cas de problème technique.

Le travail à distance n’est plus une simple tendance

Pour faire face à la crise mondiale liée à l’émergence de la COVID-19, vous devez recourir à différentes stratégies, dont le télétravail. Le passage au travail à domicile peut être brutal pour certains. Heureusement, il ne vous faut que quelques outils pour opérer rapidement la transition dans votre PME tout en assurant la sécurité et la productivité de vos collaborateurs.

Coronavirus et entreprise : 10 questions à vous poser

coronavirus entreprise questions

En cas de pandémie, vous devriez disposer d‘un plan axé sur la sécurité de vos collaborateurs et la limitation des retombées négatives sur vos activités.

coronavirus entreprise questions

Au début de l’année 2020, toutes les entreprises ont fait de grands projets. Deux mois plus tard, ils ont été complètement chamboulés par un nouveau coronavirus : la COVID-19.

La maladie, très contagieuse, continue de se propager sans qu’on puisse savoir quand la pandémie prendra fin. Les départements RH du monde entier sont donc chargés d’une mission impossible : trouver un juste équilibre entre la sécurité du personnel et la poursuite des activités. Et il faut agir vite. Les responsables RH ne peuvent pas se permettre d’attendre que la crise s’aggrave.

La tâche n’est pas facile, mais nous sommes là pour vous aider. Pour vous assurer que votre PME est bien prête à faire face à la COVID-19, voici 10 questions adaptées des conseils publiés par Gartner sur le sujet (contenu en anglais).

10 questions à se poser pour faire face à la pandémie

1. Votre entreprise peut-elle continuer à tourner avec des effectifs réduits d’au moins 25 % ?

Le coronavirus coûte cher aux entreprises pour deux raisons. Tout d’abord, les symptômes peuvent apparaître entre 2 et 14 jours après l’exposition au virus, ce qui laisse le temps à vos collaborateurs de le transmettre rapidement et à leur insu. De plus, il faut environ 2 semaines pour guérir de la COVID-19.

En d’autres termes, les entreprises doivent se préparer à travailler avec des effectifs réduits pendant un certain temps. Si vous ne l’avez pas encore fait, commencez à identifier les fonctions commerciales et les équipes dont vous ne pouvez pas vous passer pour poursuivre vos activités même si une grande partie de votre personnel ne peut pas travailler. Envisagez un taux d’absentéisme de 25 % lorsque vous évaluez vos capacités et définissez vos objectifs.

2. Si la maladie entraîne un absentéisme important, vos collaborateurs sont-ils suffisamment formés pour jouer différents rôles ?

Vos représentants commerciaux sont-ils prêts à prendre le relai en service client ? Vos développeurs front-end peuvent-ils gérer les besoins du back-end pour continuer à faire tourner votre site web ? Une fois que vous avez identifié les fonctions commerciales essentielles à vos activités, vous devez vous assurer d’avoir suffisamment de collaborateurs capables de les assumer.

Si vous manquez de personnel, pensez à engager de la main-d’œuvre occasionnelle ou à développer des ressources comme des outils de gestion des connaissances et des programmes de tutorat pour stimuler l’apprentissage et l’amélioration des compétences.

3. Vos employés peuvent-ils travailler à distance ?

Même les entreprises complètement fermées à l’idée du télétravail sont forcées de revoir leur position. Pour empêcher le coronavirus de se répandre dans votre entreprise, la meilleure solution reste le travail à domicile.

Analysez les positions au sein de votre organisation pour répartir vos collaborateurs dans trois groupes :

  • Ceux qui ne peuvent pas travailler à distance (caissiers, ouvriers d’assemblage)
  • Ceux qui peuvent travailler à distance, mais à grands frais (équipes de ventes)
  • Ceux qui peuvent travailler à distance sans aucun problème (travailleurs du savoir)

Vous pouvez vous appuyer sur cette analyse pour déterminer qui pourra travailler à domicile et quand. Pour éviter le pire, pensez aussi aux employés à risque comme les personnes plus âgées et celles qui souffrent de maladies chroniques sévères.

4. Que vous faut-il pour assurer un télétravail efficace ?

Selon un sondage Gartner (disponible en anglais), 54 % des responsables RH estiment que les plus grands obstacles à l’efficacité des télétravailleurs sont les insuffisances technologiques et les problèmes d’infrastructure. Selon ses activités, votre personnel pourrait avoir besoin de différentes choses :

 

GoToMeeting presentation teletravail
Présentation PowerPoint dans GoToMeeting (source)

Mettez bien à jour vos politiques d’utilisation des technologies et des ressources informatiques pour y intégrer la location d’équipements et d’appareils, les questions de sécurité et le support technique.

Pour en savoir plus, n’hésitez pas à vous reporter à nos conseils avec notre article “Manager une équipe à distance : guide pratique“.

5. Votre entreprise va-t-elle surveiller, voire limiter les déplacements dans des zones à risque ?

De manière générale, les entreprises ont trois possibilités en matière de limitation des déplacements :

  • interdire les déplacements superflus
  • interdire les déplacements dans des zones à risque
  • interdire tous les déplacements

Des sites retraçant l’évolution du coronavirus comme celui du Centre européen de prévention et de contrôle des maladies et les conseils dispensés par le gouvernement peuvent vous aider à faire le bon choix. Quelle que soit votre décision, communiquez-la immédiatement à vos collaborateurs et demandez-leur d’essayer de se faire rembourser ce qu’ils auraient déjà payé pour leurs réservations de vols et de logements.

6. Quelles procédures de décontamination sont en place pour vos locaux ?

La COVID-19 peut survivre sur des surfaces pendant parfois plusieurs jours selon la matière et la température du milieu. En plus de faire appel à un service de nettoyage professionnel pour décontaminer régulièrement vos espaces de travail, assurez-vous que tout le monde suit bien les procédures recommandées :

  • Utilisez un détergent ou un savon et de l’eau avant la désinfection.
  • Utilisez de l’eau de Javel diluée, des solutions contenant au moins 70 % d’alcool ou des désinfectants domestiques approuvés par l’agence européenne pour l’environnement.
  • Portez une blouse et des gants jetables à toutes les étapes du nettoyage, notamment lorsque vous manipulez des ordures.
  • Retirez vos gants après avoir nettoyé une pièce et lavez-vous immédiatement les mains au savon et à l’eau.

Vous devriez aussi avoir conscience que certaines mesures sont inefficaces. Les filtres à air à haute efficacité (HEPA), notamment, ne peuvent absolument rien contre la COVID-19.

7. Que devez-vous dire à vos collaborateurs pour qu’ils se sentent en sécurité dans vos locaux ?

C’est une question de taille. Les collaborateurs qui ne prennent pas suffisamment de précautions présentent certains risques sanitaires, tandis que ceux qui en prennent trop peuvent susciter l’anxiété, voire la panique.

Pour rassurer vos collaborateurs, vous pouvez d’abord établir une politique de travail à distance pour ceux qui sont concernés puis prendre les mesures suivantes :

  • Publiez des informations de base sur la COVID-19 et notamment sur sa transmission et ses symptômes.
  • Mettez à disposition des lingettes désinfectantes et des gels antibactériens pour les mains (minimum 60 % d’alcool).
  • Rappelez à vos employés comment se laver les mains et apposez des affiches en différents endroits.
  • Informez vos collaborateurs sur les précautions inutiles (p. ex. les personnes saines ne doivent pas porter de masque) et les façons d’éviter les contacts (p. ex. en renonçant aux poignées de main).
  • Mettez à jour vos politiques de congés payés pour mieux gérer les absences et rappelez à vos collaborateurs de se mettre en arrêt maladie dès qu’ils ressentent des symptômes.

Toute communication devrait reposer sur un principe : l’attention portée à la santé et au bien-être de votre personnel.

8. Comment les collaborateurs en déplacement seront-ils rapatriés, en particulier s’ils sont malades ?

La récente fermeture des frontières américaines aux Européens pendant 30 jours rappelle l’importance pour les entreprises de prévoir une procédure pour les collaborateurs bloqués à l’étranger. Avant que l’inimaginable se produise, rassemblez les informations nécessaires et envoyez-les par e-mail à votre personnel ou postez-les sur votre intranet.

Pensez à inclure le numéro de téléphone et l’adresse e-mail d’une personne de référence que vos collaborateurs peuvent contacter s’ils ont besoin d’aide ainsi qu’une liste d’organisations locales et de ressources fiables à consulter, comme le site de l’Organisation mondiale de la santé (OMS).

Fournissez également à vos employés des informations sur ce qu’ils peuvent faire s’ils se retrouvent coincés à l’étranger plus longtemps que prévu, que vous optiez pour un arrangement flexible (avec comptabilisation de jours de congé pour raisons familiales ou médicales) ou pour un congé sabbatique complet. Les employés devraient dégager une solution avec leur manager.

Pour les collaborateurs sains, envisagez différentes possibilités de changement de réservations pour le transport et le logement. Pour les collaborateurs touchés par la COVID-19, suivez les procédures recommandées par les organes officiels.

9. Quelle est votre procédure en cas de (potentielle) contagion ?

L’incertitude est votre pire ennemie en situation d’urgence. C’est pour cette raison que vous devez établir une liste d’instructions claires que vos collaborateurs peuvent suivre s’ils sont infectés par la COVID-19 ou s’ils craignent d’avoir été en contact avec une personne malade.

Ces instructions devraient notamment leur enjoindre de :

  • contacter leur manager pour lui communiquer leurs dernières activités sur le lieu de travail ;
  • consulter leur assureur ;
  • s’imposer une quarantaine à domicile jusqu’à la disparition des symptômes.

Votre système d’information sur les ressources humaines (SIRH) peut vous servir d’outil de secours pour gérer les cas et ainsi surveiller l’évolution de la COVID-19 dans vos équipes. Vous et vos managers pouvez l’alimenter au fur et à mesure.

10. Disposez-vous d’une équipe de gestion de crise bien entraînée et représentative de votre personnel ?

Une équipe de gestion de crise constituée de responsables et de collaborateurs issus de différents départements peut soutenir votre service RH en communiquant rapidement des informations, en assurant le respect de votre plan coronavirus et en intervenant en renfort en cas d’urgence.

Elle peut également répondre aux questions des collaborateurs et les orienter vers les bonnes ressources. Enfin, elle est précieuse pour récolter les derniers avis et conseils des organisations sanitaires et contribuer à la révision de votre stratégie si la situation s’aggrave.

Vous recherchez un logiciel de ressources humaines pour vous aider à faire face à cette crise ? Consultez notre catalogue des meilleurs logiciels de RH.