5 Consigli per migliorare il lavoro di squadra in azienda

Lavoro di squadra in azienda

Ti sei mai chiesto cosa potresti fare per migliorare le giornate dei tuoi dipendenti? A volte il lavoro di squadra in azienda diventa un problema al punto che non vedi l’ora di licenziarti. Ma in quanto piccolo imprenditore e project manager, è tua responsabilità cogliere i segnali che avvisano della necessità di cambiare approccio, in modo da coinvolgere il più possibile il tuo team e trovare un metodo efficiente per organizzare il lavoro.

Immagina che questi segnali siano come le spie del cruscotto della tua macchina. Quando vedi che le scadenze slittano sempre, capisci che devi alleggerire il carico di lavoro, o cambiare le metodologie di lavoro di squadra in azienda che non funzionano o ampliare l’organico prima di sfiancare i tuoi dipendenti, proprio come la spia dell’olio della tua auto segnala che devi cambiare l’olio prima di fondere il motore.

Lavoro di squadra in azienda - 5 consigli utili

Che sia aggiornando i processi di project management, assumendo più dipendenti o riducendo il numero di riunioni e snellendo le pratiche, i piccoli imprenditori possono migliorare l’efficacia del lavoro di squadra in azienda se sanno quando, e come, cambiare il loro approccio al business. Tutto quello che serve è, molto semplicemente, un metodo per organizzare il lavoro.

In questo articolo abbiamo individuato cinque modi in cui puoi migliorare il lavoro di squadra in azienda:


  1. Aggiorna le tecnologie che usi
  2. Assumi più persone
  3. Tieni sotto controllo il calendario delle riunioni
  4. Migliora il tuo modo di comunicare
  5. Le pause frequenti aumentano la produttività, non la riducono

Come rendere più efficiente il tuo team e il lavoro di squadra in azienda

1. Aggiorna le tecnologie che usi

Per quanto esperti e preziosi siano i tuoi collaboratori, se utilizzano tecnologie obsolete non andranno molto lontano. Ti rendi conto che le tecnologie che stai usando sono superate quando devi utilizzare tanti software diversi per lavorare ai tuoi progetti – come un groupware, un tool per il monitoraggio dei progetti o un software di team collaboration – o anche più semplicemente quando il tuo team non può lavorare sul campo perché mancano i laptop.

Vuoi che i tuoi dipendenti portino a termine i progetti o vuoi perdere tempo combattendo con tecnologie antiquate? In questo caso, quale metodo migliore per organizzare il lavoro se non adottando tecnologie nuove e all’avanguardia?

Le prime avvisaglie di un problema:

  • Il tuo team ha difficoltà a comunicare, a sostenere gli alti livelli di stress e a rispettare le scadenze nonostante gli straordinari.
  • Il tuo collaboratore di maggior talento lascia il lavoro perché è stato assunto da un’altra azienda.
  • Una quantità sproporzionata di dipendenti si porta in ufficio il proprio laptop e altri dispositivi per migliorare il proprio rendimento e agevolare il lavoro di squadra in azienda.

 Il cambiamento che dovresti apportare:

Chiedi ai membri del tuo team se il software di project management e gli altri dispositivi soddisfano le loro esigenze. Basta domandare loro se credono di avere gli strumenti di cui hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro e quali problemi hanno avuto con le tecnologie usate. In questo modo potrai capire facilmente se il metodo che usi per organizzare il lavoro è davvero efficiente o se necessita di essere cambiato.

Dovresti anche effettuare un controllo interno sulle tecnologie: ogni membro del tuo team ha almeno un laptop e uno smartphone funzionanti?

2. Assumi più persone per incentivare il lavoro di squadra in azienda

Se il lavoro non viene portato a termine, è probabile che tu abbia accettato semplicemente troppo lavoro per l’organico che hai a disposizione. Questo può essere causa di frustrazione, stanchezza mentale e insuccessi.

“Fare di più con meno” non ha funzionato per la carta stampata e non funzionerà neanche per il tuo team. Più sono le persone capaci su cui puoi contare, più progetti riuscirai a realizzare.

La carenza di personale può aumentare il rischio di infortuni e malattie tra i dipendenti, far slittare le scadenze e determinare un elevato ricambio del personale.

Se in questo momento stai lavorando con un organico ridotto all’osso, come pensi di farcela quando i tuoi dipendenti inizieranno a licenziarsi perché sono oberati di lavoro?

Come riportato dal Sole 24 Ore, “Lo stress da lavoro è una sindrome e non una condizione medica. Lo ha specificato l’Organizzazione Mondiale della Sanità (Oms) dopo aver inserito il burnout nell’elenco delle malattie per la prima volta.”

Le prime avvisaglie di un problema:

  • I dipendenti trascurano i propri doveri e non rispettano le scadenze.
  • Stai chiedendo ai tuoi dipendenti di assumersi incarichi al di fuori delle sfere di competenze a loro attribuite.
  • I dipendenti lasciano l’azienda e non vengono rimpiazzati. Questo impedisce di formare team stabili e preparati che possano apportare competenza e qualità al lavoro di squadra in azienda.

Il cambiamento che dovresti apportare:

O investi nel personale oppure produci su una scala più ridotta. Se spremi troppo i tuoi collaboratori, li metti nelle condizioni di fallire. Alla fine si sentiranno frustrati e si licenzieranno.

Anche se pensi di non avere abbastanza budget per assumere subito qualcuno, ricorda che con la persona giusta potrai incrementare il fatturato e ammortizzare il costo del suo stipendio, oltre che ridurre la pressione sul resto del team.

3. Tieni sotto controllo il calendario delle riunioni

Poche cose possono spegnere l’entusiasmo a lavoro come un calendario fitto di riunioni.

Secondo una recente indagine effettuata dalla Harvard Business Review (in inglese) su quasi 200 alti dirigenti, il 65% degli interpellati ha dichiarato che i meeting rallentano il loro lavoro, e oltre il 70% di loro ritiene che gli incontri di lavoro siano improduttivi e inefficienti.

Se lavorare è diventato una sventura per te e per il tuo team, molto probabilmente la causa è da attribuire, almeno parzialmente, all’eccessivo numero di appuntamenti.

Le prime avvisaglie di un problema:

  • La tua agenda è piena di meeting.
  • I membri del tuo team sono distratti o addirittura abbandonano la sala nel bel mezzo di una riunione perché la loro presenza non è realmente necessaria.
  • Non riesci a rispettare le deadline e a realizzare i tuoi progetti, ma la lista degli appuntamenti è sempre più lunga.

Il cambiamento che dovresti apportare:

Per fortuna, un piccolo imprenditore e project manager può rimediare facilmente cambiando il proprio metodo per organizzare il lavoro e gestire le riunioni.

Inizia facendoti queste cinque domande:

  • Perché dobbiamo fare questo meeting?
  • Questo meeting potrebbe essere sostituito da una mail?
  • Questi meeting possono essere accorpati?
  • Chi deve partecipare a questo meeting?
  • Quanto tempo deve durare questo meeting?

Rispondendo a queste domande riuscirai a ridurre la tua agenda e permetterai al tuo team di completare il proprio lavoro.

4. Migliora il tuo modo di comunicare

Nonostante le tecnologie di comunicazione siano state perfezionate negli ultimi decenni — smartphone, chat, software per videoconferenze — in molti casi la mancanza di comunicazione é alla base del fallimento di un progetto.

L’introduzione di nuove tecnologie e l’assunzione di nuovi dipendenti possono richiedere un investimento considerevole, però il miglioramento della comunicazione aziendale e del lavoro di squadra in azienda richiede solo un nuovo approccio (supponendo che ci siano già gli strumenti di base).

 Le prime avvisaglie di un problema:

  • Le informazioni chiave vengono perdute, risucchiate da un vortice di mail.
  • I messaggi non giungono a destinazione perché i canali di comunicazione sono bloccati (non hai un hub di comunicazione centralizzato).
  • I membri del tuo team non comunicano affatto tra di loro.

Il cambiamento che dovresti apportare:

Investi in un software di collaborazione aziendale per le comunicazioni in tempo reale e invita i tuoi dipendenti a utilizzare le sue funzionalità di messaggistica istantanea invece di scambiarsi email.

Se vuoi dei consigli pratici su quando usare tool diversi e quando è meglio evitarli, dai un’occhiata al nostro grafico sugli strumenti per una comunicazione efficace.

Strumenti per una comunicazione efficace

5. Le pause frequenti aumentano la produttività, non la riducono

Lavorare meno per aumentare la produttività potrebbe sembrare un discorso illogico, ma in realtà non lo è: a volte devi semplicemente staccare la spina per poter essere più carico, rigenerato e produttivo.

Jeffrey Pfeffer, professore di comportamento organizzativo presso la Stanford Graduate School of Business, dice che “quando le persone arrivano stanche in ufficio, non sono più così produttive. Nelle aziende, l’assidua presenza dei dipendenti sta creando problemi: le persone sono fisicamente presenti sul luogo di lavoro però non prestano attenzione a quello che fanno e finiscono in malattia per stress psicologico”.

Lavorando per tante ore di fila senza pause, puoi avere l’impressione che il tuo personale stia lavorando molto di più, ma è davvero così? O hai innescato un processo di logoramento psicofisico?

Secondo quanto scoperto dalla rivista americana Psychology Today, le pause frequenti possono essere motivanti e illuminanti, aiutano a diventare più ricettivi, migliorano la salute fisica ed emotiva, e migliorano la capacità decisionale.

 Le prime avvisaglie di un problema:

  • Il tuo personale lavora per tante ore ma ha difficoltà a sostenere gli alti livelli di stress e a rispettare le scadenze.
  • Tu e il tuo team state commettendo errori mentali: ad esempio sviluppate un codice errato, vi dimenticate degli impegni o non riuscite a rispondere ai clienti.
  • Tu e il tuo team state per chiudere l’anno con moltissime ore di permesso non utilizzate.

 Il cambiamento che dovresti apportare:

Chiediti se il tuo metodo di organizzare il lavoro è il più adeguato. Incoraggia i tuoi dipendenti a prendersi del tempo per sé stessi e a fare delle pause quando sono a lavoro.

Inoltre, in qualità di manager, devi attenuare la tensione e la frustrazione in ufficio in modo che il tuo personale non si senta sempre oberato di impegni e il lavoro di squadra in azienda ne tragga beneficio.

Il migliore approccio per la produttività è dare al tuo team un carico di lavoro di circa il 70-80% di quanto pensi che possano realmente gestire.

Sebbene possa fare accapponare la pelle di molti supervisori e coach in tutto il mondo, questo approccio in realtà aumenta la produttività e diminuisce l’affaticamento psicofisico dei lavoratori.

Sii il cambiamento che vuoi vedere a lavoro

Ti è mai capitato di trovare il successo dopo aver cambiato il modo di lavorare del tuo team? Che sia per l’introduzione di nuove tecnologie, il miglioramento della comunicazione o l’allentamento della tensione, queste sono testimonianze significative, quindi ti invitiamo a condividerle lasciando un commento qui sotto.

Come acquisire nuovi clienti attraverso l’analisi del mercato di riferimento

Come acquisire nuovi clienti

In una piccola impresa, quando si pensa a come acquisire nuovi clienti ci si preoccupa sempre un po’, perché è trovando nuovi clienti che l’attività sopravvive. Molto spesso però, anche i piani meglio congegnati non vanno a buon fine.

Puoi anche offrire un servizio completamente rivoluzionario o un prodotto di una qualità ineguagliabile, ma senza un’adeguata analisi del mercato di riferimento che vuoi andare a “conquistare”, e senza una strategia efficace per raggiungere il target, la tua attività rischia di essere tagliata fuori.

Secondo uno studio dell’ Hubspot State of Inbound Study (in inglese), “il 42% degli operatori commerciali non conduce campagne mirate di email marketing”; eppure lo stesso studio rileva che “i messaggi diretti a uno specifico segmento di mercato hanno il 75% di probabilità in più di essere letti”.

Come acquisire nuovi clienti

Anche Alessandra Farabegoli, tra i massimi esperti italiani di email marketing, conferma il nuovo trend: “Molto semplicemente, l’email usato come un qualunque mezzo broadcast funziona sempre meno. Le persone preferiscono leggere qualcosa che è stato personalizzato e che viene indirizzato a loro perché c’è un’alta probabilità che sia per loro rilevante, piuttosto che dei volantini pubblicitari.” (Fonte)

I consumatori rispondono meglio alle campagne di marketing mirate. Questo significa che la tua piccola impresa ha una splendida opportunità di ampliare il suo mercato di riferimento sfruttando le azioni promozionali personalizzate condotte tramite software di email marketing, social media marketing e marketing via SMS.

Dunque – ti chiederai – come posso aquisire nuovi clienti?“.  Di seguito troverai tre semplici passi che ti guideranno nel processo di analisi del mercato di riferimento della tua azienda.

1. Metti a fuoco le caratteristiche chiave del tuo cliente tipo

Spieghiamo brevemente la differenza tra segmenti di clientela e profili dell’acquirente tipo. La segmentazione della clientela serve per individuare il pubblico di riferimento, mentre la profilazione dell’acquirente tipo serve per descrivere il comportamento del consumatore e il modo in cui preferisce interagire.

Pur essendo leggermente diversi, sono due concetti sostanzialmente inscindibili che aiutano a capire come acquisire nuovi clienti individuando e raggiungendo il proprio target. In questo caso, parleremo di segmentazione e profilazione  come strumenti efficaci da utilizzare per personalizzare le tue campagne di email marketing.

Nell’analisi del mercato di riferimento, i profili degli acquirenti tipo vengono creati sulla base di caratteristiche e preferenze associate a specifici gruppi di potenziali clienti. Abbiamo suddiviso queste caratteristiche e preferenze in quattro gruppi principali:

Ogni azienda presenterà queste caratteristiche diversamente, valutando quali sono i migliori indicatori di un preciso segmento di clientela.

Questi dati possono provenire da diverse fonti. La tua piccola impresa dovrebbe iniziare analizzando i dati di contatti già esistenti, cercando modelli e tendenze che emergono dalla tipologia di clienti con cui già lavori.

Puoi anche chiedere direttamente a loro: contatta i clienti più fedeli per chiedere quali sono le loro difficoltà, le loro motivazioni all’acquisto e come hanno scoperto la tua società.

Come riconoscere e creare i profili dei consumatori?

Nella fase di ricerca dell’analisi del mercato di riferimento, è importante prendere nota di qualsiasi cosa che un cliente tipo potrebbe fare o pensare o con chi potrebbe interagire. Prendi nota di tutte le cose che ti vengono in mente in relazione a uno specifico profilo di consumatori. Entra nella testa del cliente.

Per creare i profili dei consumatori, è necessario valutarne gli interessi, i valori di riferimento, il reddito e i comportamenti di consumo.

2. Monitora e analizza continuamente la tua attività di profilazione

Se vuoi che abbia successo, l’attività di profilazione non può essere svolta soltanto una volta, altrimenti non potrai mai capire come acquisire nuovi clienti nel corso del tempo. I tuoi esperti di marketing devono definire le tempistiche e le aspettative per monitorare e adattare continuamente i segmenti e i profili dei clienti.

Come emerso da uno studio di Gartner sulla segmentazione delle imprese (in inglese), ricorda che le persone, le loro motivazioni all’acquisto e le loro esigenze evolvono rapidamente (così come la disponibilità dei fornitori), quindi quello che è vero oggi potrebbe non esserlo domani. (Lo studio completo è disponibile a pagamento per i clienti di Gartner).

Il reparto marketing deve collaborare regolarmente con l’ufficio vendite durante l’analisi del mercato di riferimento per assicurare che i segmenti rispondano accuratamente alle esigenze dei clienti, valutando quali segmenti generano potenziali opportunità di vendita e quali hanno bisogno di lievi o sostanziali correzioni.

È qui che un software di email marketing ti viene in aiuto. Il test A/B (AB Testing) e le altre funzionalità di comparazione consentono agli utenti di creare due versioni del materiale di marketing (opzione A e opzione B) da inviare a un gruppo ristretto di potenziali clienti, e di analizzare tasso di risposta, percentuali di click e altri risultati.

Indicative Software per test comparativi

Test comparativi condotti da Indicative Software (Fonte)
Se i risultati del test e l’analisi dei dati ti dicono che c’è un po’ di lavoro da fare per raggiungere il tuo target, non farti prendere dal panico. Non pensare neanche che sia un fallimento: come abbiamo detto prima, i mercati e le esigenze dei consumatori cambiano di continuo.
Sono svariati i parametri da tenere in considerazione quando ti metti ad analizzare come acquisire nuovi clienti. Per non farti perdere tempo a definire variabili che potrebbero poi non essere rilevanti, puoi condurre la segmentazione sulla base dei profili di consumatori tracciati:
Segmentazione dei consumatori

3. Aggiungi nuovi segmenti se necessario

Una delle critiche mosse contro la segmentazione della clientela è che focalizzandoti su una serie anche ristretta di segmenti, rischi di perderti le opportunità presenti al di fuori dei tuoi obiettivi.

Si tratta di un luogo comune e di un fraintendimento in merito alla creazione dei profili degli acquirenti tipo.

Pensa ai profili accuratamente delineati dal tuo team di marketing come se fossero sassi lanciati in uno stagno. Il punto in cui il sasso tocca l’acqua è il centro del bersaglio da colpire per individuare il tuo target di riferimento.

Durante la creazione delle target audience (i profili dei clienti tipo), gli esperti di marketing dovrebbero calarsi nella prospettiva dei clienti più affezionati; i profili tracciati dovrebbero riflettere coerentemente le esigenze dei clienti più fedeli così come quelle dei clienti che condividono alcune caratteristiche chiave con questi.

Il sasso lanciato nell’acqua genera delle increspature ad anelli concentrici: qui troverai clienti con bisogni affini a quelli del tuo pubblico di riferimento. Potresti assistere a un incremento improvviso nelle opportunità di vendita in seguito a un podcast oppure vedere aumentare le percentuali di click in seguito a una campagna di email marketing in cui è stata menzionata la tua squadra del cuore.

L’acquisizione dei clienti negli anelli più lontani dal centro potrebbe essere un indicatore che rivela un’opportunità da sfruttare in un nuovo segmento di mercato.

Lo stesso metodo utilizzato per analizzare il successo delle tue campagne, e agire di conseguenza, vale anche per lo studio dei nuovi segmenti.

Se l’ufficio marketing vede chiare opportunità commerciali in un nuovo segmento di clientela, allora devi ritornare sui tuoi dati. Inizia a osservare il modo in cui questi profili interagiscono con il mercato, quali sono le esigenze e le difficoltà, e il motivo per cui i tuoi beni/servizi offrono una soluzione.

Nuovi profili e nuovi clienti

Per un’adeguata analisi del mercato di riferimento, avere un quadro chiaro e complessivo è cruciale per il successo di qualsiasi prodotto o servizio.

Quando cerchi di individuare i mercati di riferimento e delineare specifici profili al loro interno, ricorda sempre di mettere a fuoco le esigenze, i desideri e le abitudini del tuo cliente ideale.

Dovrai cambiare e adattare il tuo business anche seguendo l’evoluzione dei comportamenti del tuo bacino di utenti. Analizzando periodicamente i dati con la metodologia di test A/B offerta dai software di email marketing, potrai armonizzare continuamente segmenti e profili in modo da riuscire a comunicare efficacemente con i tuoi futuri clienti.

Ora possiedi tutti gli strumenti per mettere in atto la nuova strategia di profilazione. Sei pronto a iniziare?

4 Consigli per la gestione della reputazione online attraverso i social media

Gestione della reputazione online

Hai una piccola azienda e non hai ancora adottato una strategia per la gestione della tua reputazione online?

Lo sviluppo del brand e il monitoraggio della reputazione online sono spesso presentati come problemi che riguardano solo le grandi imprese. Ma nell’era dei social media, i commenti e le recensioni online influenzano le attività di qualsiasi tipo di azienda.

Le recensioni positive e i trending topic possono fare grandi cose per un piccolo imprenditore, mentre i feedback negativi, se ignorati, possono rovinare la sua immagine. Proprio per questo la gestione della reputazione online sta diventando sempre più un must-have ed un asset strategico.
Come diceva Warren Buffet: “Ci vogliono vent’anni per costruire una reputazione e cinque minuti per rovinarla. Se pensi a questo farai le cose in modo diverso.”

Gestione della reputazione online

Per i piccoli imprenditori, i social media sono un campo di battaglia su cui si lotta per rafforzare e gestire il brand; per questo è fondamentale che sappiano utilizzarli nel modo corretto per costruirsi una reputazione online positiva ed efficace.

Una piccola azienda si trova in una posizione di vantaggio rispetto alle grandi multinazionali: ha meno fronti su cui combattere per difendere la propria reputazione e deve saperli sfruttare appieno seguendo una strategia che consenta di promuovere il suo brand e la sua immagine. Il monitoraggio dei social media è uno dei processi fondamentali di questo cammino di costruzione.

Abbiamo individuato quattro punti chiave per la gestione della reputazione online attraverso l’uso dei social media.

1. Trova la tua nicchia di mercato

I social media mettono a tua disposizione uno spazio in cui puoi coinvolgere i clienti e sviluppare un forte senso di comunità. A differenza delle grandi multinazionali, è probabile che i servizi della tua piccola impresa siano indirizzati a una nicchia di mercato.

Analizzando le tendenze all’interno dei gruppi di destinatari e del pubblico di riferimento potrai definire una strategia di mercato ad hoc. In questo modo puoi ricavare informazioni sui consumatori a cui ti rivolgi, sapere quando e come chiedere loro di provare i tuoi servizi, e quali piattaforme social utilizzare per contattare i potenziali clienti.

Questo tipo di intervento mirato sulla base delle specificità del cliente è un metodo efficace per costruire un’ottima reputazione del brand. I clienti che si sentono coinvolti, ascoltati e presi in considerazione sono clienti che si ricorderanno del tuo marchio e andranno alla ricerca dei beni e dei servizi che offri.

Una strategia di gestione della reputazione online non può prescindere dalla raccolta e analisi di informazioni legate ai tuoi clienti target, perché ti permette di prendere decisioni più mirate e di costruire una reputazione più solida.

Supponiamo, ad esempio, che tu sia il gestore di un bar e voglia investire in una campagna di social media marketing. Analizzando i dati  relativi ai tuoi avventori potrai decidere quali sono i social network che possono essere più seguiti dalla tua clientela.

Il vantaggio di essere una piccola impresa:  in un segmento di nicchia o mercato specifico potrai gestire la tua presenza sui social in funzione di una fascia di popolazione più ristretta. A differenza di una grande azienda, che dovrà ampliare il campo di ricerca, tu potrai focalizzare l’attenzione sulle piattaforme usate dai tuoi clienti e la tua attività di monitoraggio dei social media sarà meno gravosa.

2. Scopri quello che pensano di te e adotta una strategia di gestione della reputazione online

Per gestire la tua reputazione online devi monitorare la tua reputazione online.

Quindi, l’analisi di una nicchia di mercato, la creazione di una strategia di gestione della reputazione online e l’attività di monitoraggio dei social media sono attività complementari e necessarie per comunicare affidabilità e trust.

In un’impresa di grandi dimensioni, l’attività di monitoraggio richiede uno sforzo costante e coordinato tra il personale di marketing e l’ufficio delle pubbliche relazioni presenti in diverse sedi aziendali. In una piccola impresa, solitamente è il team di marketing che è responsabile della gestione della reputazione online.

Per molti aspetti si tratta di un grande vantaggio per le aziende di piccole dimensioni. Un team piccolo e centralizzato è in grado di prendere le decisioni opportune più velocemente e di gestire le comunicazioni con i clienti parlando a una sola voce.

Se non sai bene come preservare la tua reputazione online, la prima cosa da fare è impostare un avviso con Google Alert. Google ti invierà un’e-mail con tutte le informazioni e i contenuti rilevanti per la tua attività. Tutto ciò di cui hai bisogno è un account Gmail, dopodiché ti basterà seguire la procedura descritta nella pagina di assistenza di Google.

Devi inoltre “dare voce” alla tua attività su siti di recensioni come Yelp, da dove puoi rispondere direttamente agli utenti. Questa è una straordinaria opportunità per controllare quello che scrivono di te online, di sentire il parere dei clienti soddisfatti così come di quelli che non hanno avuto un’esperienza fantastica con i tuoi servizi.

Avrai così la possibilità di interagire con la clientela e di fare tesoro delle recensioni per mantenere alta la tua reputazione.

Tuttavia, queste iniziative danno soltanto una vaga idea di cosa sia la gestione della reputazione online. Il modo migliore per tutelare e costruirsi la propria reputazione online è utilizzando un software per la gestione della reputazione online o un software per il monitoraggio dei social media.

Software per la gestione della reputazione onlineMonitoraggio di commenti e recensioni su Hootsuite, un software per la gestione della reputazione online (Fonte)

Questi software ti consentono di verificare i contenuti più rilevanti per il tuo brand, di tenere sotto controllo gli hashtag, di gestire più account social e persino di intrattenere conversazioni con i clienti insoddisfatti.

 Il vantaggio di essere una piccola impresa:  per le grandi multinazionali con tante sedi è difficile gestire la presenza online. Una piccola impresa, invece, può assegnare a un unico team (ad es. l’ufficio marketing) il compito di verificare e monitorare ciò che la Rete dice dell’azienda. In questo modo potrai trasmettere un’immagine più coerente.

3. Rispondi a quello che dicono di te

Che tu sia il gestore di un piccolo bar o il proprietario di una grande catena poco importa, i tuoi clienti parlano di te online. Pubblicano le foto dei tuoi prodotti su Instagram, aggiornano lo stato di Facebook descrivendo la loro esperienza nel tuo negozio e recensiscono i tuoi servizi su Google.

Tuttavia, non ti bastano i più efficaci sistemi di monitoraggio dei social media per mantenere una buona reputazione online. La strategia di gestione della reputazione online ti dà la visione, il monitoraggio dei social media ti aiuta a tenere tutto sotto controllo, gli strumenti dedicati ti permettono di carpire maggiori informazioni, ma non bastano.

Sei riuscito a individuare i contenuti e i commenti che fanno riferimento alla tua attività? Ora devi decidere cosa farne.

I clienti apprezzeranno la tua risposta a una loro recensione. Hanno trovato il tempo per pubblicare una foto dell’ultimo caffè speciale proposto dal tuo bar e se rispondi dicendo “Hey, grazie! Sono contento che ti sia piaciuto!” si sentiranno ascoltati e presi in considerazione.

Allo stesso modo può essere utile replicare e sdrammatizzare rispondendo ai feedback negativi. Rispondi gentilmente e con calma, per far capire al cliente che sei vicino alle sue necessità.

Anche se deve certamente ignorare gli spammer e i troll, il titolare di una piccola attività locale deve ricordare che le persone che commentano i suoi servizi o taggano il nome del suo marchio spesso risiedono nella sua stessa zona.

Immagina di essere il reponsabile di un bar che propone ai clienti un nuovo caffè tramite Instagram. C’è un cliente che si lamenta perché il suo caffè preferito non è più disponibile? Se non rispondi al suo commento, chi lo vede potrebbe pensare che non sei molto abile nel fare l’inventario di magazzino.

Rispondendo, invece, puoi condividere il suo disappunto e (se possibile) proporre una soluzione: “Ciao, Carlo di Facebook, mi spiace che non c’era il tuo caffè #espresso_speciale questa mattina! Il prossimo carico arriverà giusto domani mattina e ti terremo da parte un pacchetto. Siamo aperti dalle 07:00 alle 16:00”.

In questo modo, il tuo cliente insoddisfatto si sentirà coinvolto e preso in considerazione; inoltre, hai offerto una soluzione al suo problema e hai pubblicato i tuoi orari di apertura sul social media.

Il vantaggio di essere una piccola impresa:  poiché le piccole attività hanno un raggio d’azione ridotto, puoi cercare di rispondere a tutti i commenti e al contempo instaurare un rapporto con la comunità e i tuoi clienti.

4. Favorisci la partecipazione dei clienti

Le aziende che cercano di interagire con i clienti attraverso attività di monitoraggio dei social media corrono il rischio di risultare poco sincere e innaturali. Una piccola impresa, invece, può sfruttare al massimo l’opportunità di coltivare rapporti con la comunità.

Se dai un taglio locale alla tua presenza sui social, seguendo altre aziende del territorio, sostenendo le associazioni sportive della tua zona o facendo una story di Instagram o una diretta di Facebook con il video di un evento locale, si crea un legame tra la tua attività e la collettività.

Tieni presente che un’impresa con un’approccio locale non gode soltanto dei vantaggi legati al territorio in cui opera. Un’azienda con una clientela ristretta ma diversificata, o persino internazionale, può sfruttare le proprie dimensioni ridotte per entrare in un mercato di nicchia.

Inoltre, puoi utilizzare questo focus locale per favorire la promozione del tuo brand e dei tuoi prodotti online. Ci sono gli esami finali all’università? Il nostro bar potrebbe fare delle promozioni agli studenti: “È la settimana degli esami! Taggaci in una foto con la tua tazzina di caffè e noi te ne offriremo un’altra!”.

Il vantaggio di essere una piccola impresa:  le persone che vivono nella tua zona sono i tuoi migliori alleati. Stai a contatto con i tuoi amici e i tuoi vicini creando relazioni sincere per fidelizzare la clientela.

Crescere online

I social media forniscono un ampio spazio in rete che consente alle aziende e ai consumatori di interagire quasi in tempo reale.

Monitorando in modo efficace la tua presenza sui social media e gestendo la tua reputazione online, potrai sviluppare un rapporto autentico con i tuoi clienti e guadagnarti un vasto seguito. Una piccola attività può interagire con la collettività in un modo più diretto e sincero rispetto a quanto possa fare una grande azienda.

Questi sono vantaggi specifici delle piccole imprese e possono aiutarti a espandere il tuo mercato, a essere più seguito sui social e a far crescere la tua attività.

E tu hai già iniziato a monitorare la tua presenza in Rete? Scopri i migliori software per la gestione della reputazione online!

Onboarding aziendale: come realizzarne uno di successo in 90 giorni

onboarding aziendale per neoassunti

Perché è importante sviluppare un efficace processo di onboarding aziendale per il nuovo arrivato? Se crei un clima sereno in cui il neoassunto riesce ad avere un’esperienza positiva e coinvolgente, avrai un collaboratore che si impegnerà seriamente per la tua azienda.

Al contrario, se l’atmosfera è noiosa e stressante, o ci sono montagne di scartoffie da compilare, avrai un dipendente che non vedrà l’ora di cambiare lavoro non appena ne avrà la possibilità. E dovrai rimetterti alla ricerca di qualcuno, con tutti i costi associati  al nuovo inserimento lavorativo.

Che cos’è l’onboarding?

Solitamente nel termine onboarding si includono tutti quei processi e pratiche relative all’assunzione che segue l’avvenuta selezione del candidato da noi scelto in fase di colloquio. Siamo quindi già ad una fase successiva della selezione ed in cui dobbiamo apportare un piano di inserimento aziendale strutturato per permettere al neoassunto di: presentarci tutti i documenti burocratici del caso, raccogliere tutte le informazioni necessarie rispetto alle sue future mansioni, formarsi sui processi e inserirsi all’interno del team. La chiave per trattenere i nuovi dipendenti, soprattutto se di valore, risiede nei primi 90 giorni di onboarding aziendale, dunque è sempre consigliato creare un piano di inserimento in azienda.

Le piccole imprese soprattutto possono ridurre notevolmente il tasso di abbandono dei dipendenti strutturando in anticipo un buon piano di inserimento in azienda per questi primi essenziali 90 giorni dell’onboarding aziendale del neoassunto.

L’utilizzo di appositi programmi di onboarding e software gestionali per HR può, inoltre, facilitare l’organizzazione delle varie fasi.

onboarding aziendale per neoassunti

La settimana prima: presentazioni e documenti da preparare per tempo

Se aspetti il primo giorno di lavoro per avviare il processo di onboarding aziendale, hai già commesso un errore nel tuo piano di inserimento in azienda.

Mettiti nei panni del neoassunto. Sta per entrare in un nuovo ufficio che non conosce, per fare un lavoro che non conosce, con persone che non conosce. La tensione è snervante, però tu hai il potere di alleggerirla prima che arrivi quel primo giorno così tanto atteso.

Una settimana prima del primo giorno di lavoro, dovresti inviare un’e-mail al neoassunto per:

  • Dare il benvenuto in azienda
  • Definire un piano di lavoro per la sua prima settimana
  • Dimostrarti disponibile per rispondere a qualsiasi domanda.

Fornendo alcune indicazioni pratiche prima che arrivi la nuova risorsa puoi contribuire enormemente al suo futuro successo.

Inoltre, sarebbe opportuno che, nel corso del suo inserimento in azienda,  il nuovo arrivato venisse affiancato da un tutor aziendale – idealmente un collega con più esperienza in un ruolo simile – e che parlassero per telefono o per e-mail.

Utilizza un software di onboarding aziendale durante i primi tempi di lavoro del neoassunto, a cui devi chiedere di espletare tutte le pratiche necessarie prima del suo arrivo.

sistema self-service di onboarding aziendale in Namely
Sistema self-service di onboarding aziendale in Namely (fonte)

Il giorno prima: crea un ambiente di lavoro favorevole

Come ti sentiresti se il tuo datore di lavoro non si preoccupasse neanche di pulire la tua nuova postazione? Ti causerebbe senz’altro una brutta impressione, non ci sono dubbi.

La prima impressione conta molto. Per questa ragione, il giorno prima del suo arrivo, devi fare di tutto affinché la postazione di lavoro del neoassunto sia organizzata in modo impeccabile.

Ecco alcuni consigli in questo senso:

  • Libera la scrivania dagli oggetti lasciati dal precedente impiegato

    Verifica che la postazione di lavoro sia pulita e che non ci siano oggetti lasciati da altri.

  • Fai in modo che ci siano tutti gli strumenti di cui ha bisogno

    Controlla che la postazione del nuovo collaboratore sia attrezzata con computer, telefono, forniture da ufficio, badge aziendale, elenco contatti, ecc.

  • Rispolvera il merchandising

    Vai in magazzino a prendere tutto quello su cui c’è il logo aziendale. Magliette, tazze, penne, copribottiglia termici e regalali al nuovo arrivato. Ancora meglio se riesci a trovare gadget personalizzati.

  • Fai in modo che il nuovo arrivato sia affiancato nelle varie attività durante l’onboarding aziendale

    Così lo aiuterai a comprendere sia il modo in cui opera l’intera azienda che il suo ruolo all’interno dell’organigramma. Questo può inoltre favorire future collaborazioni tra un reparto e l’altro.

  • Definisci e comunica gli obiettivi di breve e lungo termine

    Oltre agli incontri individuali con il proprio manager, i neoassunti ritengono che capire quali sono gli obiettivi in termini di prestazioni sia la cosa più importante per l’inserimento in azienda.

  • Fagli trovare un messaggio di benvenuto da parte dei colleghi

    Alcuni messaggi di incoraggiamento scritti dai colleghi possono rendere l’onboarding più piacevole e il primo giorno molto più speciale.

Il 1° giorno di onboarding aziendale: fai sì che il lavoro sia gratificante, non monotono

 

Se c’è una cosa del piano di inserimento in azienda che devi preparare nei minimi dettagli, quella è la prima giornata di lavoro. Questa è la tua occasione per produrre un impatto rilevante, quindi sfruttala al massimo. Il nuovo impiegato deve tornare a casa pensando “Mi piace il mio nuovo lavoro”.

Fai in modo che qualcuno – preferibilmente il suo supervisore o il tutor aziendale – lo aspetti all’ingresso per salutarlo al suo arrivo (non immagini quanti neoassunti restino soli ad aspettare). Invitalo a mettersi comodo, offrigli un caffè o uno spuntino e accompagnalo a fare un giro dell’ufficio.

Invia a tutti una e-mail che specifica il ruolo del nuovo dipendente, chiarisce a chi deve riferire e offre una sua breve biografia. Invitalo a pranzo insieme ad alcuni dei suoi nuovi colleghi e paga per tutti.

Credo che adesso il quadro sia più chiaro: il neoassunto deve portare con sè un bel ricordo del suo primo giorno di lavoro. Questo significa che non deve avere moduli da compilare (dovrebbe averlo già fatto prima) né corsi di formazione da seguire. Per questi ci sarà tempo nelle settimane successive.

Dal 2° al 10° giorno: formazione, affiancamento, definizione degli obiettivi e feedback iniziale

 

Passato questo primo, importante giorno, è ora di mettersi a lavoro. Questo è il momento in cui nel tuo piano di inserimento in azienda devi pianificare le sessioni di training sui principali tool e sui processi aziendali, discutere con la nuova risorsa del suo ruolo e delle sue responsabilità, e spiegare la storia dell’azienda, la sua cultura e i suoi valori.

Gli impiegati che accolgono con entusiasmo la cultura aziendale sono spesso più motivati, più produttivi e restano più a lungo in azienda. Una cosa importante da ricordare: non supporre che il nuovo dipendente accetti i valori della cultura aziendale e li faccia subito propri, glieli devi trasmettere tu.

Tuttavia, non sottoporlo a una serie infinita di corsi di formazione. Ecco alcune altre cose che dovresti fare in questa fase:

  • Fai in modo che il nuovo arrivato sia affiancato nelle varie attività durante l’onboarding aziendale

    Così lo aiuterai a comprendere sia il modo in cui opera l’intera azienda che il suo ruolo all’interno dell’organigramma. Questo può inoltre favorire future collaborazioni tra un reparto e l’altro.

  • Definisci e comunica gli obiettivi di breve e lungo termine

Oltre agli incontri individuali con il proprio manager, i neoassunti ritengono che capire quali sono gli obiettivi in termini di prestazioni sia la cosa più importante per l’inserimento in azienda.

  • Fai un sondaggio per raccogliere un feedback iniziale sulla prima fase del processo di onboarding

    Forse stai andando troppo velocemente. Forse il nuovo impiegato non ha ancora ben chiare certe norme o politiche aziendali. Non lo saprai mai finché non gli darai l’opportunità di dirtelo. Queste informazioni possono anche aiutarti a facilitare l’inserimento lavorativo di altri candidati.

In molti software di onboarding, la funzionalità per la realizzazione di sondaggi è incorporata. Altrimenti puoi scegliere un tool per condurre sondaggi sul coinvolgimento di dipendenti, in modo da ricevere e analizzare i feedback di tutto l’organico.

 

sondaggio per employee engagement

Creazione di un breve sondaggio in Honestly (fonte)

 

Dall’ 11° al 30° giorno: più training, controlli e ritorno alla normalità

 

Dopo un mese, la nuova risorsa dovrebbe aver già capito come funziona l’azienda e qual è il suo ruolo, e iniziare a sentirsi parte integrante delle attività quotidiane. Anche se non può dare un contributo significativo, il neoassunto dovrebbe iniziare a partecipare alle riunioni del team con regolare normalità.

Una volta poste le basi in termini di fiducia perché tu possa essere sicuro che il nuovo dipendente non spifferi i segreti aziendali alla concorrenza, puoi anche iniziare a svelare i dettagli della strategia dell’impresa e la sua posizione sul mercato.

Un manager o un dirigente  dovrebbe tenere un corso di formazione e permettere al neoassunto di porre tutte le domande che desidera. Se non è possibile svolgere questo corso di persona si può ricorrere a software per la formazione a distanza.

Per ultimo, se ancora non l’hai fatto, dovresti pianificare delle verifiche di controllo settimanali sia con il manager del nuovo dipendente che con il suo tutor aziendale: i tuoi dipendenti potrebbero sentirsi più a loro agio rivelando alcuni problemi a un collega anziché a un loro superiore.

Gli incontri individuali con il manager dovrebbero continuare dopo la fase di inserimento, mentre le verifiche di controllo con il tutor possono terminare dopo 90 giorni.

Dal 31° al 60° giorno: collaborazione, riconoscimento dei meriti e pianificazione della carriera

 

È giunta l’ora che il neoassunto inizi a fare la sua parte, seppur in modo limitato. Tieni presente che ci vogliono sempre dai 12 ai 15 mesi prima che un nuovo dipendente diventi pienamente produttivo; pertanto ora non è ancora il momento di lasciarlo completamente libero.

Il secondo mese potrai assegnare al nuovo arrivato il suo primo grande progetto. Può collaborare con qualcuno a un progetto in corso o gestirne uno nuovo con l’aiuto di un tutor o di un altro collega; in ogni caso, ci deve essere qualcuno che supervisiona e controlla il suo lavoro regolarmente.

Se lavora bene, ricordati di riconoscere i suoi meriti.

Se vuoi premiare i lavoratori usando un metodo più partecipativo, rapido e flessibile rispetto alle e-mail o alle riunioni, dai un’occhiata ai software per la gamification o ai tool per il riconoscimento dei meriti aziendali.Si tratta di sistemi strutturati come social media che consentono a tutti i dipendenti di tessere le lodi di un collega e applicano metodi di ludicizzazione per favorire la partecipazione.

software per il riconoscimento di meriti aziendali

Gli impiegati possono riscattare i punti guadagnati con gli elogi acquistando veri e propri premi in Bonusly (Fonte)

È anche il momento di pensare a lungo termine. I manager dovrebbero incontrare il nuovo dipendente per parlare dei progetti di sviluppo professionale e individuare quale sarebbe il percorso ideale da intraprendere. I programmi possono cambiare, certo, ma anche solo discuterne può trarre un grande beneficio al suo inserimento in azienda.

Dal 61° al 90° giorno: lavoro in autonomia, analisi delle prestazioni e feedback finale

 

Se il primo progetto a cui il neoassunto ha collaborato il secondo mese è andato bene, allora puoi finalmente lasciarlo libero nel corso del terzo mese e assegnargli il primo lavoro da realizzare in modo autonomo. Ricorda soltanto di illustrare chiaramente gli obiettivi e i fattori chiave per il successo del progetto, sgombrando il campo da ogni ambiguità.

Passati i 90 giorni, esegui la prima valutazione della prestazione della nuova risorsa. Questo è il momento di parlare di cos’è andato bene durante la fase di onboarding, di cos’è andato male e di cosa deve essere migliorato. È importante ascoltare anche il neoassunto, che dovrebbe dirti quello che ha funzionato e quello che non ha funzionato durante l’onboarding aziendale.

E se alla fine ti rendi conto che proprio non è la persona giusta? La soluzione ideale è rescindere il contratto. Il costo per rimpiazzarlo può essere alto ma non è nulla in confronto al prezzo da pagare per aver assunto il dipendente sbagliato.

Strumenti di comunicazione aziendale: la giusta combinazione

Comunicazione efficace e project management

Nel project management si fa largo uso del termine Agile, sinonimo di flessibile, versatile, adattabile, innovativo. Ma allora perché siamo così rigidi quando dobbiamo scegliere gli strumenti di comunicazione aziendale per la gestire i nostri progetti? Non possiamo deciderci senza troppi intoppi per lo strumento che ci aiuti a comunicare nel modo più efficace possibile per raggiungere i nostri obiettivi di comunicazione?

Nei sistemi basati sul modello a cascata (Waterfall) si ricorre molto all’uso di documenti e mail, mentre con la metodologia Agile si prediligono brevi riunioni faccia a faccia e software di collaborazione  (o groupware). Persino nella metodologia Agile spesso si utilizza una variante per le riunioni faccia a faccia: lo stand-up meeting, ovvero la riunione in piedi.

A prescindere dalla metodologia di project management che si adotta, è importante scegliere uno strumento di comunicazione aziendale che migliori la comunicazione relativamente a ogni singolo progetto, perché una comunicazione efficace contribuisce enormemente al successo di un progetto.

Strumenti di comunicazione aziendale: la giusta combinazione

Dunque utilizzare strumenti di project management e di comunicazione aziendale può migliorare la comunicazione del tuo team e renderla più efficace. Le imprese che comunicano in modo efficace raggiungendo i propri obiettivi di comunicazione infatti:

  • hanno un premio di mercato superiore;
  • aumentano il ritorno per gli azionisti;
  • hanno maggiori probabilità di registrare livelli più alti di coinvolgimento del personale;
  • hanno più probabilità di avere un tasso inferiore di ricambio del personale.

Con una posta in gioco così alta, è importante usare gli strumenti di comunicazione aziendale più adatti ad ogni specifica situazione piuttosto che cercare di seguire una strategia generalizzata di project management. Combinando i migliori tool di comunicazione e project management, le piccole imprese possono sviluppare un piano di comunicazione efficace che risulta più azzeccato di qualsiasi altro approccio generico.

La giusta combinazione di strumenti per una comunicazione efficace

Partiamo innanzitutto da un primo punto, che cosa si intende per comunicazione efficace?

Comunicazione efficace: una definizione
Per semplificare, possiamo definire come comunicazione efficace la responsabilità che chi parla si assume nel cercare di applicare qualsiasi teoria, tecnica e strumento di comunicazione conosciuta per far sì che il destinatario del messaggio comprenda pienamente cosa si sta comunicando e così raggiungere gli obiettivi di comunicazione che sono stati decisi in partenza. 

Comunicare oggi è molto più complicato di quanto non lo fosse nel 1989, quando bastava scegliere tra una telefonata, un fax o una lettera. Ora più che mai, fermo restando la definizione data e la complessità del mondo in cui ci troviamo, ci vuole una tipologia di comunicazione diversa e specifica per ogni situazione.

Chi utilizza i tool di project management più avanzati dice che il modello Waterfall è inferiore perché ricorre massicciamente alla documentazione. Ma perché non possiamo usare la documentazione a piccole dosi – quando è opportuno –  in aggiunta alle riunioni in piedi?

Infatti, anche se il tuo team applica rigorosamente la metodologia Agile, in alcune circostanze possono essere necessari documenti in formato elettronico, come quando devi inviare un singolo annuncio a un gruppo di persone sparpagliate per il mondo.

Scegliere lo strumento di comunicazione aziendale più efficace

Come scegliere il canale di comunicazione più adatto

Il primo passo da fare è analizzare la situazione in cui ci troviamo e quale portata può avere sul team, in modo da definire nel modo corretto gli obiettivi della nostra comunicazione.

Se, per esempio, c’è stato un cambiamento nel quadro dirigenziale, sarebbe semplicistico pensare, ‘Pubblicherò un breve annuncio sulla Intranet‘”, dice Iliyana Hadjistoyanova, Senior Research Analyst di Gartner. “Bisogna invece chiedersi, ‘Cosa posso fare per essere sicuro che i dipendenti vengano informati nel modo corretto e siano pronti per affrontare questo cambiamento a livello di leadership?’

In questo esempio specifico, si dovrebbe inviare un’e-mail a tutta l’azienda, pubblicare un annuncio sulla Intranet aziendale e convocare una videoconferenza con i manager di tutti i team.

Quindi, quando è ideale utilizzare uno strumento di comunicazione aziendale piuttosto che un altro e quali sono?

E, soprattutto, possiamo (o dobbiamo) utilizzarne più di uno alla volta in modo da raggiungere meglio i nostri obiettivi di comunicazione? Di seguito parleremo, quindi, di:

  1. Email, per informare ampi gruppi di persone e per inviare file
  2. Software di collaborazione, per comunicazioni destrutturate
  3. Videoconferenze, per riunioni faccia a faccia con team dislocati su più sedi
  4. Riunioni faccia a faccia/in piedi per un confronto rapido 
  5. Chiamate telefoniche per questioni urgenti e conference call

Vedremo quando è meglio utilizzare ognuno di questi strumenti, e quando evitarli, per fornirti il maggior numero possibile di esempi di utilizzo nell’ambito del project management in modo da comunicare in modo efficace in azienda.

1. E-mail per informare ampi gruppi di persone e per inviare file

Quando se ne consiglia l’uso:

  • Per informare di una problematica che riguarda tutti i dipendenti dell’azienda ma non richiede una risposta da parte dei singoli individui.
  • Per orientare i destinatari verso canali di comunicazione più appropriati tramite inviti ed eventi del calendario.
  • Per inviare documenti a soggetti che non sono ancora stati inseriti nelle liste del tuo software per la condivisione di file.

Quando non se ne consiglia l’uso:

  • Quando hai bisogno che il destinatario risponda tempestivamente.
  • Quando devi discutere di una questione delicata con il destinatario, come la valutazione delle prestazioni o il ricambio del personale.
  • Quando hai bisogno di intrattenere un dialogo continuo con l’interlocutore.

Quando si comunica tramite e-mail nella gestione di un progetto, è fondamentale non lasciare spazio a equivoci o evitare di trattare superficialmente una questione delicata. Immagina, ad esempio, come ti sentiresti se qualcuno con cui collabori a stretto contatto da cinque anni annunciasse per e-mail che lascia l’azienda.

Inoltre, è importante non intasare la casella di posta altrui. Se devi parlare con sei persone e puoi scegliere tra una rapida riunione in piedi o via chat e una conversazione per e-mail che finirà inevitabilmente per contenere decine di messaggi secondari, per il bene di tutti, ti preghiamo di scegliere la prima opzione.

Con cosa si combina bene:  l’efficacia comunicativa di una mail può essere potenziata quando è accompagnata da un video o un post sulla Intranet che chiarisce e approfondisce l’argomento in oggetto. Ad esempio: l’amministratore delegato va in pensione oppure stai ridefinendo il piano di assistenza sanitaria dell’azienda, quindi fai l’annuncio con un’e-mail di massa invitando tutti ad ascoltare la videoconferenza.

2. Software di collaborazione per comunicazioni destrutturate

Quando se ne consiglia l’uso:

  • Per un occasionale scambio di opinioni all’interno del team.
  • Per richiedere informazioni da condividere quali documenti di riferimento o l’orario di una riunione.
  • Per un brainstorming digitale in cui non è necessario intraprendere un’azione immediata.

 Quando non se ne consiglia l’uso:

  • Per comunicare informazioni sensibili come dettagli su performance o retribuzione.
  • Nelle conversazioni a due su canali pubblici.
  • Nei brainstorming in cui è richiesta una collaborazione intensa da parte dei partecipanti.

I software di collaborazione dell’era Web 2.0 sono stati una manna per i project manager che adottano la metodologia Agile. Le conversazioni che finivano in un circolo infinito di e-mail ora possono essere gestite in modo più elegante con un sistema che permette di ritrovare i messaggi di cui hai bisogno mettendo in secondo piano gli altri, rendendo così la comunicazione più efficace.

I groupware consentono inoltre di ridurre il numero dei meeting. Ad esempio: il lunedì mattina puoi richiedere al tuo team un aggiornamento rapido sulle operazioni di routine invece di andare tutti in una sala riunioni per 30 minuti.

Con cosa si combina bene: quando le risposte a una mail iniziano a moltiplicarsi e a divagare dal tema principale, trasformati in un project ninja e prosegui la discussione sul tuo groupware. Una conversazione che inizia in una videoconferenza o in una riunione faccia a faccia può anche essere continuata all’interno del software di collaborazione per evitare che vada fuori controllo.

3. Videoconferenze per riunioni faccia a faccia con team dislocati su più sedi

Quando se ne consiglia l’uso:

  • Per la programmazione di incontri tra alti dirigenti che lavorano da sedi diverse.
  • Per importanti riunioni faccia a faccia tra manager e diretti subordinati, quando le spese di trasferta sono troppo elevate.
  • Per un brainstorming su progetti urgenti tra collaboratori dislocati in varie parti del mondo.

 Quando non se ne consiglia l’uso:

  • Quando devi fare soltanto una riunione di controllo con un singolo individuo o con un gruppo ristretto di persone.
  • Quando devi fornire informazioni per cui non è necessaria una replica.
  • Quando devi fare un paio di domande specifiche a un collaboratore.

La videoconferenza (che pur esistendo dagli anni ’60 ha trovato un’applicazione pratica solo 50 anni dopo) è ideale per le situazioni in cui sarebbe necessaria una riunione faccia a faccia ma le spese di trasferta sono troppo elevate. Ad esempio per una valutazione annuale delle prestazioni o per parlare di promozioni con un diretto subordinato in un’altra sede.

Molti software di videoconferenza hanno anche una funzione per la condivisione dello schermo, una soluzione perfetta per presentare un nuovo  al team. Un suggerimento utile: prendi dimestichezza con le funzioni del tool prima di iniziare la videoconferenza, altrimenti perderai i primi 15 minuti per configurarlo.

Qui ti diamo 5 consigli per organizzare una buona teleconferenza con i tuoi dipendenti e qui alcuni suggerimenti per programmi gratuiti per videoconferenze di gruppo che puoi utilizzare.

Con cosa si combina bene:  supponiamo tu stia parlando via chat con un collega sul groupware del tuo team. Durante la conversazione, ti imbatti in una funzionalità del tuo software di project management che sta mettendo in difficoltà il tuo collega o inizi a parlare di un problema relativo alla tua revisione trimestrale. È il tipico scenario in cui sarebbe opportuno passare dalla chat alla videoconferenza, che permette di approfondire il discorso e condividere lo schermo.

4. Riunioni faccia a faccia/in piedi per un confronto rapido

Quando se ne consiglia l’uso:

  • Quando il tuo team è composto da numerose persone che lavorano nella stessa sede e l’alternativa sarebbe una videoconferenza (vedi sopra).
  • Quando hai in mente un obiettivo chiaro che può essere raggiunto in meno di un’ora incontrando personalmente gli altri dirigenti.
  • Quando devi discutere di affari con un collega che lavora nella tua stessa sede.

 Quando non se ne consiglia l’uso:

  • Quando alcuni dirigenti chiave non possono presenziare fisicamente. (In questo caso, dovresti pensare una soluzione ibrida: meeting con chi è in sede e videoconferenza con chi lavora da altre sedi.)
  • Quando non hai definito un obiettivo concreto per la riunione. Ad esempio, non hai bisogno di tenere una riunione solo per avere un aggiornamento della situazione.
  • Quando l’obiettivo di un meeting può essere raggiunto usando sistemi più efficienti, come un’e-mail o un software di collaborazione.

Parlare faccia a faccia è sicuramente il miglior modo per comunicare. Tuttavia, non è affatto la forma di comunicazione più efficiente e, per la gestione di un progetto, l’efficienza è fondamentale.

Quando si presentano le circostanze o disponi del tempo necessario, le riunioni faccia a faccia sono sempre preferibili alle alternative, però ricordati di pensarci bene prima di programmare un meeting.

Con cosa si combina bene: l’utilizzo della mail per inviare documenti o presentazioni importanti prima di una seduta faccia a faccia è un ottimo metodo per rendere l’incontro il più fruttuoso possibile e per rendere più fluido il processo di project management. Anche i groupware possono essere utilizzati per ritornare velocemente su un argomento discusso durante un meeting.

5. Chiamate telefoniche per questioni urgenti e conference call

Quando se ne consiglia l’uso:

  • Quando c’è una questione urgente, come quando la riunione viene cancellata a meno di un’ora dal suo inizio.
  • Quando hai bisogno di riunire un gruppo di persone dislocate in varie regioni per tenere una conversazione dal vivo e non tutti hanno la connessione a Internet o la tecnologia per supportare una videoconferenza.
  • Quando devi parlare con un diretto interessato che preferisce il telefono ad altre forme di comunicazione.

 Quando non se ne consiglia l’uso:

  • Durante i weekend, le vacanze o al di fuori degli orari di ufficio se non è un’urgenza reale.
  • Quando puoi inviare un’e-mail o un messaggio istantaneo.
  • Quando puoi scegliere di fare una videoconferenza. La videoconferenza offre il valore aggiunto del contatto visivo e della condivisione dello schermo.

Ah, il telefono. Potrebbe sembrare una tecnologia di altri tempi, ma se ci pensi, la sua evoluzione – l’onnipotente smartphone – ti consente di avere sul palmo della mano quattro di questi cinque strumenti di comunicazione.

Ma quando è meglio utilizzare le sue svariate funzioni? È fondamentale conoscere il proprio team. Se il tuo collaboratore esterno risponde all’istante via chat e ha il groupware aziendale installato sullo smartphone, perché rischiare di essere invadenti disturbandolo con una telefonata?

Descriviamo ora un altro scenario: fra tre ore hai una riunione importante con un fornitore ma hai bisogno di spostarla. Gli invii una mail però non ricevi conferma per due ore. Questo è il momento di rispolverare il caro vecchio telefono. Gestire al meglio i processi è proprio il punto focale della metodologia di project management.

Con cosa si combina bene: la maggior parte dei più recenti software di videoconferenza consente ai partecipanti di collegarsi dal computer facendo una videochiamata oppure dal telefono chiamando un numero telefonico. In questo modo puoi usufruire dei benefici di una videoconferenza e combinarla con una conferenza telefonica per non escludere le persone in trasferta o in una zona con una connessione a Internet poco stabile.