Comment faire un planning du personnel ? Notre modèle Excel à télécharger

comment faire un planning du personnel

comment faire un planning du personnel

Les gestionnaires des ressources humaines sont souvent confrontés à une difficulté majeure : la gestion des heures de travail des employés de manière à maintenir le bon fonctionnement de toutes les unités. La solution théorique à cette problématique est la planification du personnel. Reste à résoudre la question suivante : comment faire un planning de personnel simple, compréhensible et efficient ? Vous avez alors le choix entre les modèles Excel et les logiciels de planning du personnel adaptés aux PME​.

Inclus dans cet article : un modèle de planning du personnel à télécharger.

Qu’est-ce qu’un planning du personnel ?

Processus global d’organisation et de suivi des emplois du temps commun aux salariés d’une entreprise, le planning du personnel est une tâche importante de la gestion des ressources humaines.

Le calendrier des congés et des absences

Le planning du personnel est un outil de gestion des heures de travail, des congés et des absences des employés, de manière à assurer la continuité du service et à maintenir le niveau de productivité ainsi que les performances de l’entreprise. C’est un calendrier récapitulatif de la disponibilité des salariés (congés, absence, maladie, etc.), organisant les remplacements sur la base du profil et des compétences.

Le planning du personnel permet avant tout de veiller au contrôle des temps de travail dans le respect des dispositions légales en matière de temps de travail. Facteur clé du succès des entreprises, il anticipe les besoins, facilite la gestion des absences et réduit les risques d’erreurs liées à l’affectation du personnel, grâce à l’accès rapide à des informations fiables et actualisées. Ainsi, le planning du personnel simplifie le processus de demande et de validation des absences.

Nécessitant la mise en relation d’une multitude d’informations, une bonne planification RH peut s’avérer complexe et chronophage. Nous vous proposons notre modèle de planning du personnel Excel gratuitement pour débuter dans la gestion des congés et absences de votre personnel.

Un planning du personnel Excel pour un traitement efficient

Le modèle Excel de planning du personnel conçu par nos soins prend en compte les congés payés (P), les congés maladie (M) et les autres congés (A). Dans le premier onglet présentant la liste des employés et un calendrier annuel, inscrivez la lettre correspondante dans le calendrier, sur la ligne de chaque employé, selon le type de congé pris par ce dernier. Le tableau récapitule automatiquement le nombre de jours d’absence pour chaque employé, mais aussi le nombre d’employés absents un jour donné, en bas de chaque colonne. Les onglets suivants relatifs aux mois donnent une vue synthétique du nombre d’employés absents un jour donné.

comment créer un planning du personnel Excel

Avantages et inconvénients du planning Excel

Les principaux avantages de notre modèle Excel sont sa simplicité, sa praticité et, bien sûr, sa gratuité. Son interface intuitive et ergonomique simplifie les manipulations au quotidien. Ainsi, l’utilisation de cet outil ne requiert pas de compétences avancées, de même que son graphisme épuré (que vous pouvez évidemment adapter aux couleurs de votre PME) offre une lecture aisée et agréable. Le template présente cependant certaines limites : il n’est pas propice au travail collaboratif et sa conception ne convient pas aux plus grandes entreprises. D’autre part, l’insertion manuelle des informations peut parfois exposer à des risques d’erreurs humaines.

Les fonctionnalités essentielles d’un logiciel de planning du personnel

Outil de gestion des horaires de travail au sein d’une entreprise par excellence, le logiciel de planning du personnel inclut plusieurs fonctionnalités dont les plus importantes sont :

  • L’insertion facile des données: le logiciel permet d’enregistrer les périodes d’indisponibilité de chaque salarié et d’organiser la distribution des tâches en fonction des compétences.
  • Le calendrier : le logiciel présente une vue calendaire (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle) de la position des employés au sein de l’entreprise.
  • La notification: le logiciel peut émettre des alertes en temps réel si les contraintes légales de temps de travail ne sont pas respectées ou lorsqu’une anomalie survient.
  • L’option des filtres: Elle permet de retrouver l’information plus rapidement ou d’opter pour un affichage personnalisé selon des critères précis.
  • L’espace de collaboration: le logiciel offre un espace de communication interne, entre le gestionnaire, les salariés et le management, ces derniers pouvant interagir dans le logiciel.

Trois exemples de logiciels de planning du personnel performants

Il existe une multitude de logiciels de planning du personnel​​​. Voici trois exemples de logiciels issus du catalogue Capterra. Ces derniers ont été sélectionnés car ils présentent l’avantage d’être disponibles en français ; tous sont en règle avec le RGPD.

PlanningPME

logiciel planning personnel
Source : PlanningPME

PlanningPME est un outil client-serveur permettant de gérer efficacement les tâches, les projets, les rendez-vous, les horaires et les absences des salariés. Il propose plusieurs fonctionnalités, dont la messagerie, les notifications et rappels de tâches, l’utilisation de filtres, la planification des congés, l’importation et l’exportation de données ainsi que l’accès multiplateforme à distance.

  • Disponible en français pour 490 €, il a l’avantage d’être personnalisable, flexible et facile à utiliser. On peut également le “louer” à partir de 39 € par mois.

Eurécia HRIS

comment faire un planning du personnel
Source : capterra.fr

Conçu sous le modèle d’un SaaS, Eurécia HRIS prend en charge l’ensemble des tâches d’administration du personnel, du recrutement au bien-être des employés, en passant par la gestion des congés et absences, des notes de frais, du temps et des activités, des compétences, des entretiens et des formations.

  • Avec ce logiciel disponible à partir de 1 € par mois, vous profitez d’une interface intuitive et simplifiée, mais aussi d’une assistance et accessibilité permanentes sur ordinateur et mobile, de la maintenance et mise à jour automatiques et de la sécurisation complète des données.

Skello

planning du personne excel
Source : capterra.fr

Adapté aux commerçants et petites entreprises, Skello intègre diverses fonctionnalités à savoir le planning, la communication en temps réel, le traitement automatique de la paie, un tableau de bord et une badgeuse pour suivre les arrivées et départs des salariés.

  • Il est vendu à partir de 89 € par mois et présente divers avantages à savoir la simplicité d’utilisation, l’adaptabilité à divers secteurs, la compatibilité avec plusieurs logiciels de paie, l’accessibilité multiplateforme et la sécurisation des données.

Pour aller plus loin

Outre les congés et absences, données cruciales de la répartition du travail dans l’entreprise, il existe de nombreuses autres fonctionnalités que des outils de planning du personnel peuvent vous faciliter au quotidien : gestion de la paie, des équipes, suivi du temps en ligne, et bien d’autres.

Retrouvez nos autres modèles Excel à télécharger gratuitement et à personnaliser pour vous mettre le pied à l’étrier dans d’autres domaines : diagramme de Gantt, burndown chart et budget prévisionnel !

Quels sont les logiciels essentiels pour créer sa startup ?

outils startup

outils startup

Vous créez votre startup et souhaitez connaître les meilleurs outils pour bien démarrer cette belle aventure entrepreneuriale ? Avant de vous pencher sur l’un des autres défis que représente la gestion de projets, nous vous avons préparé une sélection de logiciels et de solutions en ligne incontournables afin de démarrer du bon pied et de mettre toutes les chances de réussite de votre côté.

Lorsque l’on démarre, le développement de son activité est l’une des principales préoccupations : on cherche alors à optimiser son temps, à devenir plus productif ou encore à améliorer sa communication. Pour y parvenir, il existe de nombreux outils sur le marché qui répondent à différents besoins tels que créer un site web, faciliter la collaboration interne, gérer sa comptabilité, communiquer sur les réseaux sociaux… entre mille autres choses.

Les outils cités ont été choisis selon les critères suivants :

  • Outil disponible en français
  • Gratuit ou petit budget
  • Note globale minimum de 4/5 par GetApp

Créer son premier site web avec WordPress

La base de toute communication digitale est la présence en ligne : posséder un site web vous permettra d’avoir votre “vitrine” sur Internet et de porter vos produits et services à la connaissance de tous. La meilleure solution pour y parvenir est le fameux WordPress, une plateforme open source qui permet de créer un site de A à Z sans connaissances en développement. En fonction du thème que vous choisissez, vous pouvez mettre sur pied un site responsive, animé et comprenant de nombreuses fonctionnalités comme une boutique en ligne grâce à l’extension WooCommerce. Certains thèmes proposent déjà un site préconstruit et vous n’avez alors plus qu’à modifier le texte, les images et l’apparence afin de l’habiller aux couleurs de votre marque.

Vous pouvez également créer une landing page sur laquelle arriveront les personnes qui auront cliqué sur vos annonces publicitaires en ligne (Google Ads, Facebook Ads, etc.), un blog pour communiquer régulièrement sur votre marque ou encore mettre en place une stratégie de marketing de contenu.

Faciliter sa comptabilité avec QuickBooks Online

Si vous n’êtes pas un grand adepte des chiffres et que vous souhaitez un outil facile à prendre en main pour gérer votre comptabilité, nous vous conseillons de jeter un œil à QuickBooks Online. Parmi les fonctionnalités pratiques de l’outil, on retrouve un plan comptable intégré avec gestion automatique de la TVA, le pilotage commercial grâce à la génération et l’envoi de devis et factures, le suivi des paiements en cours et le rapprochement bancaire automatique.

Très utilisé aux États-Unis, QuickBooks est aujourd’hui déployé partout dans le monde et compte plus de 4,5 millions d’utilisateurs.

Une collaboration interne fluide grâce à Microsoft Teams

Vous disposez d’une équipe autour de vous qui vous aide à développer votre startup ? Pour la garder soudée et faire en sorte que vous regardez tous dans la même direction, il est indispensable d’avoir une excellente communication interne.

Pendant des années, l’e-mail a été le moyen de communication principal au sein des équipes de travail et a facilité les échanges entre services. Aujourd’hui, on trouve des outils bien plus poussés et surtout bien mieux adaptés aux échanges rapides, à la transmission de documents ou encore aux discussions plus informelles concernant la pause déjeuner. Slack est une bonne solution très complète au design attractif mais qui reste plutôt coûteuse pour les petites structures. Ainsi, nous vous proposons de jeter un œil à Microsoft Teams, un outil de messagerie instantanée qui permet de communiquer, d’échanger des informations, de transmettre des documents, de partager des vidéos, etc. On retrouve bien évidemment une version mobile, une version logicielle et une version en ligne pour ceux qui souhaitent ne rien installer sur leur ordinateur. Avec Microsoft Teams, vous avez aussi la possibilité de passer des appels en visioconférence et de conserver un historique des échanges si vous avez besoin de retrouver un message ou un document.

Enfin, le gros avantage de la plateforme de Microsoft est l’intégration de toute la suite Microsoft Office 360 mais aussi d’outils externes comme Trello.

La trilogie essentielle pour le marketing et les réseaux sociaux : HootSuite, Mention, MailChimp

Une fois que vous avez lancé votre entreprise, vous devez communiquer à l’extérieur, auprès de vos potentiels clients. Le meilleur canal pour faire de la publicité, relayer vos actualités ou entrer en contact avec des prospects est celui des réseaux sociaux. Mais cette activité peut rapidement devenir chronophage et, en tant qu’entrepreneur, vous avez mille autres tâches à gérer en même temps.

Pour gagner en efficacité, nous vous recommandons d’utiliser HootSuite qui permet de gérer les profils, groupes et pages de Twitter, Facebook, LinkedIn, Instagram, ou encore YouTube. Vous pourrez également faire de la veille, programmer certains posts et mesurer le ROI de vos actions grâce à des rapports détaillés sur l’engagement, les clics, la portée, etc. HootSuite est donc une solution indispensable pour optimiser votre présence en ligne et augmenter votre visibilité.

Toujours dans le domaine du marketing, nous vous invitons à essayer Mention, un outil de veille socialeGrâce à cet outil,  vous pouvez suivre l’occurrence de mots-clés, de votre marque ou de vos concurrents sur le web tout en construisant des tableaux de bord d’analyse. Un système d’alertes et de reporting en temps réel vous envoie directement des notifications sur votre boîte mail en cas de mention !

Enfin, pour conclure cette partie dédiée aux outils du marketing, comment ne pas évoquer MailChimp, la référence des solutions emailing ? Elle vous offre la possibilité d’envoyer des e-mails marketing à partir de modèles préétablis mais aussi de mettre en place une véritable stratégie de marketing automation pour convertir plus facilement vos leads en prospects, puis en clients.

Gérer sa clientèle avec Bitrix24

Pour bien gérer votre portefeuille clients et suivre votre activité commerciale, un logiciel de CRM est indispensable. Nous vous invitons à essayer Bitrix24 qui est un outil très complet. À la base pensé comme un outil de gestion de projet lors de son lancement en 2012, Bitrix24 s’est considérablement développé et embarque désormais des fonctionnalités indispensables telles que les suivantes :

    • Un CRM avec entonnoir de ventes, rapport de vente, ventes répétées ou encore logiciel de facturation intégré
    • Un gestionnaire de tâches
    • Une messagerie instantanée
    • Un outil de création de site
    • Et bien d’autres !

Bitrix24 est proposé en mode SaaS ou en version auto-hébergée sur les serveurs de l’utilisateur.

Petite startup deviendra grande…

Vous disposez désormais de tous les outils indispensables au lancement de votre activité. Au fur et à mesure que celle-ci va croître, vous aurez besoin de logiciels de plus en plus poussés et dédiés à un service en particulier, comme par exemple un outil de ressources humaines, ou à tout autre aspect inhérent aux entreprises de taille moyenne. Cela fera l’objet d’un futur article !

Les meilleurs systèmes de réservation en ligne pour les entreprises de service

Header - Les meilleurs outils de réservation en ligne pour les entreprises de service

Header - Les meilleurs outils de réservation en ligne pour les entreprises de service

C’est un fait que personne ne peut contester : la société, et par conséquent, le monde des affaires, évoluent à un rythme effréné. Les nouvelles technologies transforment notre mode de vie et nos habitudes. Les clients deviennent plus exigeants et demandent plus de transparence, plus de simplicité et une plus grande qualité. À une époque où il faut sans cesse gagner en rapidité et en efficacité, les PME et les fournisseurs de service sont donc bien avisés d’avoir recours à des outils innovants pour optimiser leurs activités et leur fonctionnement.

À cet égard, les systèmes de réservation en ligne s’avèrent très utiles pour les entreprises de service qui souhaitent améliorer et simplifier la communication et les transactions avec leurs clients. Qu’ils soient gratuits ou payants, les systèmes de réservation en ligne présentent plus d’un avantage pour les PME et leur personnel qui se retrouve bien souvent débordé.

Dans cet article, Capterra vous explique en quoi consistent les outils de réservation en ligne, quelles sont les raisons d’utiliser un système de réservation en ligne, et vous propose une liste de solutions pour vous aider à reprendre le contrôle sur votre emploi du temps.

Les systèmes de réservation en ligne, qu’est-ce que c’est ?

Les outils de réservation en ligne sont des solutions logicielles ou en ligne principalement destinées aux entreprises de service : restaurants, agences de location, spas, salons d’esthétique, organisateurs d’activités… C’est bien simple, il existe autant d’outils qu’il existe de secteurs.

À quoi servent les systèmes de réservation en ligne ? Ils permettent aux entreprises de gérer plus facilement leur agenda et d’optimiser leur gestion des rendez-vous. Ils s’intègrent facilement aux sites web des PME afin de simplifier la transaction pour le client et d’éviter la multiplication des plateformes. Certains systèmes de réservation en ligne vous donnent même la possibilité d’analyser vos statistiques (taux de réservation, taux d’annulation, etc.) afin de tirer des conclusions sur vos activités et de rebondir en fonction de vos constatations.

Il s’agit donc d’outils polyvalents qui rassemblent de multiples fonctionnalités en un seul et même endroit. Une aubaine pour les PME et les fournisseurs de service débordés !

Pourquoi opter pour un système de réservation en ligne ?

Les outils de réservation en ligne sont aussi avantageux pour les entreprises que pour leurs clients.

Gain de temps

Les employés des PME passent au minimum 1 minute au téléphone lorsqu’un client les appelle pour effectuer une réservation. Les systèmes de réservation en ligne rendent ces conversations téléphoniques obsolètes. Votre personnel peut ainsi gagner du temps pour se concentrer davantage sur ce qu’il sait faire de mieux.

Le client, lui, n’est qu’à quelques clics de sa réservation. Il ne doit pas non plus attendre une certaine heure pour effectuer sa réservation auprès de votre entreprise. Les systèmes de réservation en ligne sont accessibles à n’importe quel moment de la journée, même en dehors des heures d’ouverture. 

Amélioration de la communication

Les outils de réservation en ligne gratuits et payants simplifient la communication entre l’entreprise et le client. Ils réduisent les erreurs et les malentendus éventuels en envoyant aux clients des confirmations et des rappels automatiques écrits par e-mail ou par SMS. Cette transparence augmente ainsi la confiance que le client accorde à l’entreprise.

Du côté de la PME, les systèmes de réservation permettent de diminuer le taux de no-show à la suite d’une réservation. Certains d’entre eux invitent même le client à procéder au paiement afin de confirmer leur réservation et d’éviter les annulations et les manques à gagner pour l’entreprise.

Top 5 des outils de réservation en ligne

Checkfront

logo système de réservation en ligne Checkfront

Fondée en 2008, Checkfront propose des solutions pour les agences de location, les parcs d’aventure et les organisateurs d’activités et de visites guidées. Son objectif : optimiser les réservations, tant pour le client que pour l’entreprise. Ainsi, Checkfront permet d’accélérer le check-in ou encore d’enregistrer des informations spécifiques sur le client (pointure de chaussures, taille de harnais, etc.). Les utilisateurs de Checkfront se disent en outre très satisfaits de l’assistance client mise à leur disposition. Un véritable gain de temps de A à Z !

Prix : à partir de 44,00 €/mois
Disponible en français : oui
Essai gratuit : oui, essai de 21 jours

Rezdy

Interface du calendrier sur le système de réservation en ligne Rezdy
Interface du calendrier sur Rezdy (source)

Rezdy, c’est le logiciel indépendant destiné aux organisateurs d’activités et de visites guidées qui souhaitent optimiser leurs réservations. Leur avantage concurrentiel : le large réseau de fournisseurs et de canaux de distribution auquel il peut vous connecter (Expedia, TripAdvisor ou encore Google, pour ne citer qu’eux). En plus de gérer les réservations, il effectue également le suivi en temps réel de votre inventaire et de vos ressources. Votre client ne pourra donc pas fixer de rendez-vous à un moment où tous vos vélos ou vos guides sont déjà pris ! 

Prix : à partir de 44,00 €/mois
Disponible en français : oui
Essai gratuit : oui, essai de 21 jours

Tablein.com

Interface de calendrier des réservations en ligne sur Tablein.com
Interface de calendrier des réservations en ligne sur Tablein.com (source)

Tablein.com s’adresse aux petits restaurants désireux d’arrêter de perdre du temps en prenant leurs réservations manuellement. Le logiciel propose différentes vues de votre emploi du temps afin que vous puissiez vous faire une idée de votre taux de capacité en un clin d’œil : calendrier classique, liste ou plan de salle.

Prix : à partir de 39,00 €/mois
Disponible en français : oui
Essai gratuit : oui, essai de 14 jours

MINDBODY

Interface mobile de l'outil de réservation en ligne MINDBODY
Interface mobile de l’outil de réservation en ligne MINDBODY (source)

MINDBODY est une solution de réservation en ligne pour les prestataires de services axés sur le bien-être. Elle a la particularité de se présenter sous la forme d’une application, permettant ainsi de gérer les réservations directement à partir d’un smartphone. Mais ce n’est pas tout ! L’application vous aide également à visualiser l’emploi du temps de votre personnel et à traiter les paiements de façon sécurisée.

Prix : à partir de 115,90 €/mois
Disponible en français : oui
Essai gratuit : non, mais démonstration gratuite

SimplyBook.me

Interface introductive sur simplybook.me
Interface introductive sur SimplyBook.me (source)

Accepter rapidement les réservations réalisées d’une plateforme dédiée, de votre site web ou des réseaux sociaux : voici ce que SimplyBook.me vous aide à faire. Le logiciel met à la disposition des utilisateurs (même les plus débutants) tous les outils nécessaires à la mise en place d’un système de réservation en ligne personnalisé et intuitif. Il s’agit là de l’outil idéal pour les petites entreprises qui ne nécessitent que les fonctionnalités de base.

Prix : version gratuite, à partir de 8 €/mois au-delà de 50 réservations
Disponible en français : oui
Essai gratuit : non, mais compte et démonstration gratuits

Les outils de réservation en ligne offrent un véritable gain de temps aux PME et aux prestataires de services. Avec leur système de gestion des rendez-vous avancé et leurs capacités analytiques, ils permettent aux entreprises de mieux gérer leurs activités et de gagner en efficacité.

D’autres logiciels pourraient également convenir à votre entreprise ! N’hésitez pas à consulter notre répertoire de logiciels de réservation en ligne pour trouver celui qui vous va le mieux.

Contrôlez vos ressources grâce au modèle de budget prévisionnel Excel

Header - Contrôlez vos ressources avec de modèle excel de budget prévisionnel

Combien d’employés vous faut-il pour boucler un projet dans les temps ? Respectez-vous bien le budget dont vous disposez ? À quels frais devriez-vous vous attendre ? Pour répondre à ces questions et à d’autres, vous avez besoin d’établir un budget prévisionnel et de déterminer les ressources nécessaires à chaque projet. C’est la seule manière de prendre les bonnes décisions.

Mais qu’est-ce qu’une “ressource” ? Dans le contexte de la gestion de projets, une “ressource” est un moyen nécessaire pour accomplir une tâche. “Ressource” est un terme générique qui peut faire référence aux employés, au matériel et aux fonds alloués à un projet. L’utilisation de ces ressources doit être planifiée de la manière la plus efficace possible pour garantir la réussite d’un projet.

Nous avons créé un modèle de budget prévisionnel Excel gratuit qui vous aidera à mieux planifier vos projets.

Que faut-il prendre en compte pour établir un budget prévisionnel ?

Avant d’évaluer les frais à prévoir et les ressources nécessaires, vous devez d’abord créer une structure de répartition pour établir le diagramme de Gantt du projet et organiser les processus individuels de manière séquentielle. Mais vous avez aussi besoin d’estimer l’effort à consacrer à chaque processus.

Dès que vous aurez estimé les efforts nécessaires, vous pourrez commencer à allouer les ressources et/ou les membres de l’équipe aux différents processus. Pour cette étape, mieux vaut que le chef de projet travaille main dans la main avec l’équipe. Une fois que la phase de planification suivante est programmée (jalon ou sprint, par exemple), penchez-vous sur la manière dont chaque ressource sera utilisée.

Deux équipes auront-elles besoin de la même machine au même moment ? Un collaborateur risque-t-il d’accumuler trop ou trop peu d’heures de travail ? Reconsidérez l’allocation de vos ressources et ajustez vos prévisions.

La capacité des ressources, c’est-à-dire leur disponibilité (et notamment leur volume), est une question cruciale. Si vous prévoyez de faire travailler un collaborateur plus de 100 % de son temps, vous créez une surcharge. Lorsqu’une surcharge se produit parce qu’une personne est assignée à deux opérations concurrentes ou parallèles, on parle de conflit.

Les conflits peuvent concerner différents projets, notamment lorsque vous avez besoin d’un même employé ou des mêmes ressources pour réaliser des tâches en parallèle dans différents projets. La ressource goulot est une autre donnée incontournable de planification de l’utilisation des ressources projets. Une ressource de ce type n’est accessible que dans certains cas en raison de sa capacité limitée ou de ses utilisations multiples.

Outils de planification de l’utilisation des ressources et de prévision budgétaire

Tout chef de projet utilise des outils pour prévoir ses dépenses et les ressources nécessaires à un projet. Les logiciels de gestion de projets et les modèles Excel permettent de traiter électroniquement des ensembles de tâches ainsi que la gestion des ressources.

Notre modèle Excel de budget prévisionnel et de planification de l’utilisation des ressources convient aux petits projets. Pour les plus grands projets (qui impliquent plus de tâches et sont donc plus complexes), mieux vaut utiliser un logiciel de gestion de projets ou de planification de projet.

Ces outils ont le grand avantage de détecter automatiquement les conflits concernant les ressources et de les résoudre grâce à l’analyse de données. De plus, ces logiciels génèrent automatiquement des diagrammes de Gantt, et notamment les dépendances.

Capture d'écran du modèle Excel de budget prévisionnel Capterra

Cliquez ici pour télécharger votre modèle Excel de budget prévisionnel !

Comment fonctionne notre modèle de budget prévisionnel Excel ?

Le modèle Excel de budget prévisionnel et de planification de l’utilisation des ressources est un simple formulaire qui vous permet de voir en un coup d’œil l’ensemble des coûts liés à un projet. Le tableur se divise en trois onglets. Le premier, “Données de base”, vous permet d’encoder les données clés de votre projet. Vous pouvez y indiquer les informations générales et les types de frais (frais de personnel interne et externe, matériel, licences, etc.) puis associer des types, des unités et des montants aux membres du projet, aux services et aux matériaux dans la zone “Ressources”.

Sous “Type”, vous pouvez indiquer s’il s’agit de frais externes ou internes. Dans les colonnes suivantes, il vous suffit d’indiquer le type d’unité (heure, par exemple) puis de préciser le coût horaire ou le montant fixe associé à chaque ressource. Les montants fixes peuvent être associés à des dépenses uniques ou récurrentes. Dans la dernière colonne, vous pouvez encoder les montants réellement dépensés.

Dans le deuxième onglet, “Vue générale”, vous pouvez ajouter les groupes de tâches correspondant à votre structure de répartition. Nommez les groupes de tâches et associez-leur les éléments correspondants dans la structure (WBS) et les ressources nécessaires. Attention : vous ne pourrez traiter que les ressources que vous aurez préalablement encodées dans l’onglet “Données de base”. Ensuite, indiquez la quantité prévue dans la zone verte intitulée “Frais prévus” et la somme correspondante sera automatiquement calculée. Si vous devez modifier des frais en cours de route, indiquez la quantité concernée dans la zone rouge intitulée “Frais imprévus”. La colonne suivante, “Sortie des fonds”, ne concerne que les frais imprévus.

Retrouvez nos autres modèles Excel à télécharger gratuitement et à personnaliser pour vous mettre le pied à l’étrier dans d’autres domaines : diagramme de Ganttburndown chart et planning du personnel !

Entonnoir de vente et CRM : 8 étapes essentielles

Header créer un tunnel de vente avec son CRM

Header créer un tunnel de vente avec son CRM

Ce post a été publié pour la première fois en décembre 2018, puis mis à jour en janvier 2020.

Il n’existe pas de funnel de vente universel, mais certaines étapes sont communes à n’importe quelle relation commerciale B2B. Voici huit étapes à intégrer dans votre CRM pour créer le tunnel de vente idéal.

Chaque phase peut représenter le statut d’un client ou d’un prospect dans l’entonnoir de vente et devrait être associée à une étape correspondante dans votre CRM. Ajoutez, supprimez ou adaptez des étapes dans votre logiciel pour créer un tunnel de vente et un parcours d’achat adaptés à votre entreprise.

Huit phases pour créer un tunnel de vente idéal dans votre CRM

1. Leads non qualifiés

La plupart des clients entrent dans le funnel de vente en tant que leads non qualifiés. Toute personne dont le profil concorde avec le persona de votre acheteur cible est un prospect non qualifié. Utilisez des techniques de génération de leads pour trouver des clients potentiels, puis créez une “liste étendue” de prospects non qualifiés à introduire dans l’entonnoir de vente de votre CRM.

Quelques méthodes de génération de leads

  • Réseautage IRL (en personne) : l’établissement de relations personnelles est incroyablement efficace pour repérer des prospects. Une rencontre permet parfois de déterminer plus rapidement qu’une autre méthode si une personne est un client potentiel. Selon la nature de vos activités, cependant, le réseautage en personne ne suffira pas toujours.
  • Foires, salons et événements : les foires, salons et événements sont un excellent moyen de rencontrer des personnes correspondant au persona de votre acheteur cible. Pensez à sponsoriser une activité de ce type ou à y envoyer des représentants pour prendre des contacts.
  • Réseaux sociaux : l’identification de leads sur les réseaux sociaux fonctionne aussi bien en B2B qu’en B2C. Les plateformes comme LinkedIn, centrées sur le networking professionnel, sont très utiles. Pensez aussi aux outils de ciblage des réseaux sociaux, qui vous aident à renforcer la visibilité de vos produits et services avant même d’établir le contact avec vos leads.
  • Content marketing : pour générer des leads avec le content marketing (newsletters ou articles de blog, notamment), vous devez fournir aux consommateurs des contenus utiles et pertinents qui les encourageront à contacter votre entreprise ou à vous fournir leurs coordonnées pour accéder à ces contenus.

Exploiter la puissance du big data et enregistrez tous les leads de votre liste étendue dans votre CRM. En gardant une trace des prospects qui concordent avec le persona de votre acheteur cible mais ne passent pas la phase de qualification, vous rationaliserez le travail de votre équipe de vente et l’aiderez à gagner du temps. Après avoir établi votre liste complète de clients potentiels, vous pouvez commencer à qualifier vos leads.

2. Prospects qualifiés

La qualification de leads consiste à vérifier que les personnes reprises dans votre liste étendue sont bien susceptibles de devenir des clients payants.

Questions clés pour qualifier un lead

  • Capacité décisionnelle : ce lead prendra-t-il la décision finale d’achat ? Si non, qui est impliqué dans le processus décisionnel ?
  • Pouvoir d’achat : l’entreprise représentée par le lead génère-t-elle suffisamment de revenus (ou, plus précisément, dispose-t-elle d’un budget suffisant) pour s’offrir votre produit ou votre service ?
  • Besoins : votre lead a-t-il un besoin urgent de votre produit ou service ? Pourquoi s’intéresse-t-il à votre produit ? Quel problème s’attend-il à ce que votre produit ou service résolve ?

Rassemblez et enregistrez ces informations dans votre CRM en vous renseignant sur chaque entreprise et en posant directement des questions à vos prospects via des enquêtes en ligne, des e-mails, des appels téléphoniques ou même lors de rencontres. Déployez un éventail de techniques de qualification adapté à votre processus de vente, à votre secteur et à votre public cible.

3. Vente

Une fois que vous avez qualifié vos leads, vous devez les faire progresser dans le funnel de vente. Utilisez un CRM pour automatiser la fréquence du suivi, surveiller les interactions et gérer la planification des actions afin que votre équipe puisse se concentrer sur la vente et leurs rapports avec les leads. À ce stade, vos commerciaux devraient se consacrer à l’établissement de relations avec les prospects pour les faire avancer dans le tunnel de vente le plus efficacement possible.

Vous devrez peut-être programmer des réunions (appel ou vidéoconférence). La plupart des éditeurs de CRM proposent des outils de planification, mais assurez-vous que les plateformes que vous envisagez d’utiliser conviendront à l’entonnoir de vente de votre entreprise.

4. Offre en attente

À ce stade, vous avez déjà discuté avec votre prospect, analysé ses besoins et peaufiné la présentation de votre produit ou service. Vous avez créé une offre, vous l’avez envoyée et vous attendez la réponse de votre lead. Cette étape importante dans le pipeline de votre CRM ne concerne que les prospects qui sont sur le point de signer. Pensez à fixer un calendrier de rappel et des relances pour que vos commerciaux sachent dans des délais raisonnables quels clients ont reçu une offre mais n’ont pas encore signé.

5. Termes de négociation

Toutes les offres ne sont pas acceptées du premier coup. Selon le type de contrats de vente que vous proposez, intégrez une phase “négociation” dans votre CRM. Cela permettra à votre équipe de vente de mieux repérer les propositions qui doivent encore être ajustées et celles qui vont demander un peu plus de patience.

6. Conclusion de la vente

Une fois l’affaire conclue, il est temps de la marquer comme “clôturée”. Si vous avez décroché le contrat, vous pouvez passer à la phase d’onboarding du client. Les logiciels de CRM incluent des fonctionnalités de gestion des paiements ainsi que de stockage et de gestion des documents pour vous aider.

Pensez aussi à garder un œil sur les affaires qui n’aboutissent pas à une signature de contrat ou à une vente. Vous pourrez ainsi analyser les erreurs commises pour améliorer votre stratégie de vente et réduire le nombre d’échecs. Vos commerciaux seront en mesure d’en tirer de précieuses informations.

7. Livraison du produit ou service

Vos commerciaux ont besoin de savoir quels clients en sont au stade de la livraison de votre produit ou service dans le tunnel de vente de votre CRM pour pouvoir faire le point avec eux durant cette étape du processus. Cette phase est cruciale pour établir des relations à long terme avec les clients et pour vous assurer des rentrées plus régulières. Utilisez votre CRM pour rappeler automatiquement à votre équipe de vente de rester en contact avec les nouveaux clients durant toute la période de livraison du produit ou service et de proposer un support si nécessaire.

8. Suivi

Un entonnoir de vente est en fait un cycle. Dans l’idéal, vos clients poursuivent la collaboration avec votre entreprise en revenant dans le circuit à différents stades. Utilisez votre CRM pour programmer le suivi de votre clientèle à intervalles réguliers et demandez à vos commerciaux de chercher principalement à vendre un produit ou un service supérieur, à conclure de nouvelles affaires avec d’anciens clients et à obtenir des références.

Si le cycle de vente se poursuit sans embûche et que votre entreprise a conseillé au mieux ses nouveaux clients tout au long du processus, ces derniers seront plus susceptibles de transmettre vos coordonnées à des personnes de leur réseau ou même de vous présenter directement de nouveaux prospects.

Quelles fonctionnalités sont les plus intéressantes ?

Selon le CRM que vous utilisez, des fonctionnalités peuvent vous aider à faire avancer en douceur vos clients dans votre entonnoir de vente.

  • Notes et étiquettes : les notes et les étiquettes (tags) vous permettent d’ajouter des indications sur le profil d’un client pour que les informations pertinentes à son sujet soient toujours facilement accessibles.
  • Assignation de tâches : la possibilité d’assigner des tâches à différents collaborateurs de l’équipe de vente vous permet de gérer efficacement les affaires en cours.
  • Intégration avec les réseaux sociaux : si vous prospectez sur les réseaux sociaux, une intégration avec les réseaux sociaux est indispensable pour garder vos prospects à l’œil.
  • Analytique : les données analytiques vous montrent en un coup d’œil combien d’affaires vous avez conclues, combien d’affaires n’ont pas abouti et combien vos ventes vous ont rapporté.
  • Intégration avec un logiciel de comptabilité : en intégrant votre CRM avec une appli de comptabilité, vous pouvez associer des factures aux profils de vos clients pour vous assurer qu’elles sont bien réglées.

CRM : lancez-vous !

Si vous êtes prêt à diriger vos clients sur la scène des ventes et que vous êtes à la recherche d’un bon CRM, il ne nous reste plus qu’à vous donner quelques conseils pour bien démarrer.

Le marketing d’influence vaut-il vraiment le coup ?

influenceurs marketing

Les stratégies de marketing d’influence sont censées vous amener de nouveaux leads et vous aider à convertir les clients fidèles, le tout à petit prix. Mais fonctionnent-elles vraiment ?

influenceurs marketing

Vous êtes dans le train, vous flânez sur Instagram. Un selfie au sommet d’une montagne. Un plat appétissant. Un selfie sur la plage. Un autre plat appétissant. Votre cousin et son petit-ami. La routine.

Soudain, une publication retient votre attention. Une personne visiblement à l’aise face à la caméra vous explique à quel point sa vie a changé depuis qu’elle a découvert le produit X. Vous venez de recevoir une dose de marketing d’influence. Ressentez-vous une soudaine envie d’acheter le fameux produit X ?

La réponse risque de vous surprendre : peut-être.

En effet, il n’y a pas de réponse ferme et définitive à cette question. Un influenceur a une chance d’orienter votre décision d’achat, mais il n’y parviendra pas forcément. Pourtant, la majorité des articles consacrés à l’impact du marketing d’influence vous disent le contraire… Alors comment faire la part de choses ?

Pour y voir plus clair, passons en revue les objectifs classiques d’une stratégie de marketing d’influence, ce qui nous permettra ensuite d’évaluer l’efficacité réelle des influenceurs.

Pourquoi les entreprises font les yeux doux aux influenceurs

Comme leur nom l’indique, les influenceurs ont un atout dont rêvent toutes les entreprises : de l’influence.

Leur plus grande qualité ? Leur large audience. La raison qui pousse les entreprises à se les arracher ? Le renforcement de leur notoriété de marque.

En collaborant avec un influenceur, vous vous associez à une personne de référence capable d’atteindre un large public. Ce public entend parler de votre produit de la bouche d’un modèle auquel il fait confiance et c’est vous qui y gagnez.

En toute honnêteté, cette association a tout pour plaire… à condition qu’elle fonctionne.

Dans le cas contraire, vous risquez d’être confronté au même problème que cette influenceuse qui a développé une ligne de vêtements en partenariat avec une marque. Elle comptait sur son audience de plus de 2 millions d’abonnés pour vendre ses produits, mais elle n’a pas même écoulé 36 t-shirts. Une erreur de ce type peut non seulement vous coûter du temps et de l’argent, mais aussi entamer la confiance de votre clientèle.

Faisons d’abord le point sur l’efficacité d’une stratégie de marketing d’influence.

Infographie Capterra sur les avantages et inconvénients du marketing d'influence

Que faire si vous décidez de poursuivre une stratégie de marketing d’influence

Vous avez pesé le pour et le contre et vous avez finalement déterminé que le marketing d’influence est fait pour vous. Pour améliorer vos chances de succès, vous devez être prêt à faire face à tous les risques que cette stratégie implique.

Pensez à prendre les précautions suivantes :

  1. Vérifiez que votre produit correspond parfaitement à ce que représente spontanément l’influenceur. Une personne qui se positionne clairement en faveur du « tout aux actionnaires » ne sera probablement pas idéale pour promouvoir un CRM.
  2. Pour prévenir toute impression de manque d’authenticité, veillez à ce que le partenariat soit une véritable relation, pas une transaction commerciale. Restez disponible pour calmer les inquiétudes de votre influenceur et pour l’encourager à s’adapter aux changements stratégiques que vous implémentez.
  3. Surveillez continuellement l’engagement social pour vous assurer que la relation bénéficie aux deux parties. Si votre influenceur gagne des abonnés chaque fois qu’il publie à votre sujet mais pas vous, la relation n’est pas équilibrée.

Une fois ces problèmes résolus, vous aurez établi les fondations indispensables pour récolter les fruits de votre stratégie de marketing d’influence.

Cycle de vie d’un projet : le guide pour améliorer vos performances

Header Cycle de vie le projet - le guide pour améliorer vos performances

Header Cycle de vie le projet - le guide pour améliorer vos performances

Sur les plus de 2 200 acheteurs potentiels de logiciels de gestion de projet GetApp interviewés de 2016 à 2018, 64 % d’entre eux ont déclaré que la gestion inefficace et non organisée des projets représentait l’aspect le plus difficile de leur travail. Pour leur défense, le cycle de vie d’un projet n’est pas chose facile à maîtriser.

Si votre petite entreprise souffre de problèmes de gestion de projet et d’un rendement médiocre entraînant une perte de revenus, il est temps de réévaluer vos processus.

Les gestionnaires de projet peuvent s’attaquer à ce problème en utilisant une méthodologie normalisée, étape par étape, du cycle de vie des projets. Intégrer des pratiques normalisées de gestion de projet dans l’ensemble de l’organisation réduit le risque d’échec du projet et permet d’obtenir de meilleurs résultats.

Dans cet article, nous allons vous présenter 5 étapes à suivre pour garantir la livraison en temps et en heure de vos projets. Nous étudierons chaque phase de réalisation en profondeur.

Guide méthodologique étape par étape de la gestion du cycle de vie d'un projet
Guide méthodologique étape par étape de la gestion du cycle de vie d’un projet

5 étapes pour la gestion du cycle de vie d’un projet

1. Initiation : déterminez l’objectif du projet

Cette étape, si elle est correctement implémentée, augmente les chances de succès d’un projet. Le lancement d’un projet est la première étape du cycle de vie et implique l’élaboration d’une solide analyse de rentabilisation. Il s’agit d’un document qui explique à l’équipe la nécessité du projet, sa portée et sa vision. Un business plan détaillé vous aidera également à faire financer votre projet.

Voici comment lancer un projet avec succès :

  • Créez une charte de projet ou une analyse de rentabilisation : ce document est nécessaire pour expliquer la vision, les objectifs, la portée, les intervenants, les rôles et les responsabilités du projet, ainsi que le plan et le budget.
  • Lancez une étude de faisabilité pour analyse de rentabilisation : identifiez un problème commercial que votre projet pourra résoudre.
  • Identifiez les parties prenantes du projet : déterminez quel sera l’impact du projet sur vos équipes. Vous devez également comprendre les attentes de vos collaborateurs à l’égard du projet.
Conseil
Dans la phase de lancement du projet, n’oubliez pas d’inclure la portée de la gestion des opportunités. Vous éviterez ainsi de passer à côté d’occasions intéressantes et pourrez planifier vos ressources à l’avance.

2. Planification : établissez une feuille de route et une équipe de projet

En gestion de projet, la différence entre réussite et échec dépend de la qualité du plan. Il est crucial de s’assurer que vous avez planifié correctement votre projet.

Au cours de cette phase, vous devez créer un document ou un ensemble de documents de planification de projet. Ce plan de projet indique les tâches à réaliser par l’équipe et comment elles seront exécutées. Vous y indiquerez tous les processus (financiers, qualité, développement du projet, etc.) requis pour garantir le bon déroulement du projet.

Pour une planification réussie, voici les étapes à suivre :

  • Créez une feuille de route : tout d’abord, déterminez les objectifs et le calendrier du projet. Faites un tableau ou un graphique et visualisez les étapes importantes. Créez également un cahier des charges en prenant en compte les objectifs et les événements marquants du projet.
  • Estimez le budget : il est crucial de déterminer le montant requis pour réaliser votre projet et le retour sur investissement attendu.
  • Formez une équipe de projet fonctionnelle : évaluez les ressources de votre organisation et formez une équipe pour accomplir toutes les tâches du projet.
  • Identifiez les barrages potentiels : dressez une liste des risques prévisibles pour mieux les contourner et assurer la qualité du projet tout au long de son cycle de vie. Les réductions budgétaires et la limitation des ressources font partie des risques les plus courants.
  • Élaborez un plan de communication : vous devez savoir comment communiquer avec vos parties prenantes, internes et externes. Établissez un calendrier pour assurer l’efficacité de ces communications.
Conseil
Établissez un calendrier pour les réunions régulières de collaboration intraservices, comme l’équipe de business intelligence, produits et marketing. Vous aurez ainsi un créneau réservé aux discussions, tout en vous assurant de respecter des échéances réalistes.

3. Exécution : passez à l’action

C’est pendant cette phase que vous devez exécuter la stratégie établie à l’étape précédente : en somme, on crée les livrables et on les présente au client. Au cours de l’étape d’exécution du projet, un gestionnaire de projet doit être en charge des équipes, des processus et de la communication.

Voici quelques conseils pour y arriver :

  • Organisez les flux de travail : assignez les tâches selon les aptitudes de vos collaborateurs. Expliquez-leur quels sont leurs responsabilités, les critères et les processus du projet.
  • Prévoyez des réunions de suivi : organisez des briefings réguliers pour ne rien manquer de l’état d’avancement du projet. Vous pourrez ainsi vous assurer que chacun atteint ses objectifs et éclaircir tout doute ou problème avec les membres de votre équipe.
  • Communiquez avec les clients : au cours de cette phase, il est essentiel de tenir vos clients au courant de l’évolution du projet.
Conseil
Discutez de la façon dont vous aimeriez intégrer les retours des clients à cette étape, de la fréquence à laquelle vous les solliciterez et du délai d’exécution pour les implémenter. Vous éviterez ainsi les retouches de dernière minute et réduirez les coûts associés.

4. Suivi et contrôle : appuyez-vous sur des métriques clés

Dans cette phase, vous mesurez la progression et le rendement du projet pour vous assurer de son bon déroulement. Les gestionnaires de projet peuvent en suivre l’état d’avancement à tout moment pour modifier le plan si besoin.

Voici ce que cette phase implique :

  • Mesurez l’avancement du projet : les indicateurs clés de performance (ou KPI en anglais) permettront de suivre l’avancement du projet et de s’assurer que les tâches se déroulent comme prévu. En suivant ces indicateurs, vous serez sûr de respecter les échéances des livrables. Pour s’assurer que vous ne dépassez pas le budget alloué, le gestionnaire de projet devrait faire le suivi du coût de toutes les ressources utilisées.
  • Évaluez les risques et trouvez des solutions : vous devriez être conscient des risques qui pourraient impacter le projet. Effectuez des ajustements et trouvez des solutions pour vous assurer que lesdits risques n’impactent pas de façon significative la portée ni le budget du projet. Documentez les solutions pour vous aider lors de projets futurs.
Conseil
Pendant cette phase, prenez le temps de vous réunir avec votre équipe pour discuter d’autres solutions financières. Il est important de suivre de près votre projet pour avoir une idée précise du montant total des ressources dépensées et identifier les domaines dans lesquels vous pouvez économiser.

5. Clôture : préparez un rapport de projet

Cette phase indique que le projet est terminé et implique un post-mortem et un suivi. Un gestionnaire de projet identifie les forces et les faiblesses du projet en termes de temps, de processus suivis et de ressources utilisées. Les faiblesses sont évaluées pour que les chefs de projet puissent élaborer des solutions.

Voici ce que vous devez faire pour clôturer un projet avec succès :

  • Réévaluez les ressources : analysez la performance de votre équipe en termes de respect des délais de livraison et de qualité du travail. Vous devrez alors mettre fin à votre collaboration avec les ressources contractuelles et sécuriser les ressources à temps plein pour le prochain projet.
  • Organisez une réunion d’équipe : clôturez officiellement le projet avec une réunion pour revenir sur les succès, les lacunes, les risques et les échecs. Cela vous sera utile pour de futurs projets.
  • Documentez l’achèvement du projet et préparez le rapport final : vous devrez documenter tous les aspects du projet une fois qu’il sera terminé. Effectuez une analyse finale des performances globales. Réalisez un audit de toutes les phases et préparez un rapport pour les parties prenantes en couvrant tous les aspects du projet : objectifs atteints, tâches réalisées, délais de livraison, budget final dépensé, ressources totales dépensées, risques rencontrés, etc.
Conseil
Organisez une réunion de clôture de projet avec votre client et prenez note de son point de vue sur les performances globales du projet. Vous pouvez intégrer ses retours et opinions dans les domaines relatifs à la gestion de projet pour améliorer l’efficacité de votre équipe. Cela peut vous aider à gagner la confiance de vos clients et à renforcer votre image de marque en tant que fournisseur de services de confiance.

Mesures recommandées

Vous vous êtes muni de ce guide méthodologique étape par étape sur le cycle de vie des projets pour votre petite entreprise, c’est parfait ! Ensuite, voici ce que vous devriez faire :

  • Identifiez une plateforme de gestion de projet compatible avec votre modèle de cycle de vie préféré et propose des fonctionnalités telles que la gestion de tâches, les diagrammes de Gantt, les tableaux Kanban et la documentation.
  • Recueillez les opinions de votre équipe sur la méthodologie du cycle de vie du projet et implémentez-les lors de la mise à jour de votre stratégie. Il est essentiel de s’assurer que votre méthodologie répond aux besoins uniques de votre entreprise lorsque vous suivez les étapes listées dans cet article.

5 outils pour améliorer la performance réseau et prévenir les cyberattaques

Header - 5 outils pour améliorer la performance réseau et empêcher les cyberattaques

Header - 5 outils pour améliorer la performance réseau et empêcher les cyberattaques

Si les petites entreprises utilisent des caméras de sécurité coûteuses et des alarmes anti-intrusion pour protéger leurs actifs physiques, elles négligent bien souvent la protection de leurs réseaux informatiques. Le problème, c’est que les responsables informatiques présument (à tort) qu’un logiciel antivirus suffit.

Symantec a révélé que les hackers ne dépendent plus uniquement des outils d’attaque traditionnels comme les logiciels malveillants : ils s’appuient de plus en plus sur les fonctionnalités des systèmes d’exploitation et des services sur le cloud pour compromettre les réseaux.

Les PME qui n’installent pas de mesures de protection supplémentaires, comme des outils de monitoring réseau pour protéger leur environnement informatique, souffriront de pertes de revenus et perdront la confiance de leurs clients si leur réseau est trop souvent indisponible.

Il se peut que votre réseau soit inaccessible en raison de problèmes internes (erreurs ou échecs de configuration) ou de menaces externes, telles que des attaques DDoS.

Les solutions de monitoring réseau améliorent la performance, réduisent le taux d’indisponibilité de moitié et épargnent aux entreprises des factures astronomiques de récupération de données.

Dans cet article, nous vous expliquer comment améliorer les performances et la sécurité grâce à des solutions de monitoring réseau. Nous énumérons les fonctionnalités logicielles cruciales et comparerons cinq des outils les plus populaires.

Les outils de monitoring fournissent une vue d’ensemble de la santé du réseau

Les outils de monitoring réseau suivent et analysent les réseaux selon divers indicateurs de performance tels que la latence, l’utilisation de la bande passante et la réactivité. Ils étudient également les applications et les périphériques réseau en temps réel et informent les administrateurs réseau de toute anomalie par le biais d’alertes textuelles et vocales.

Surveiller votre réseau vous permet de protéger les périmètres de votre environnement informatique en détectant les intrus et les pics de trafic inhabituels et en surveillant les performances du serveur.

Les fonctionnalités d’un logiciel de monitoring réseau

  • Assure le suivi de la disponibilité des périphériques réseau et de l’utilisation de la bande passante pour détecter tout goulet d’étranglement potentiel.
  • Assure le suivi du taux de disponibilité de vos serveurs, y compris celui du serveur DNS, du serveur SQL, du serveur de messagerie, du serveur FTP et des serveurs virtuels.
  • Assure le suivi de la disponibilité de votre site web et vérifie la présence de liens obsolètes.
  • Filtre le contenu web et surveille les activités de navigation Internet.
  • Identifie la cause profonde des temps d’arrêt et des problèmes de performance du réseau.

Avantages du déploiement d’un logiciel de monitoring réseau

  • Améliore la sécurité du réseau en fournissant des informations précieuses sur la source et la nature de votre trafic réseau.
  • Réduit les temps d’arrêt en identifiant les goulots d’étranglement dans le réseau ainsi que la disponibilité des différents systèmes, périphériques et applications au sein dudit réseau.
  • Vous aide à documenter l’évolution de votre réseau pour faciliter le dépannage et former les nouvelles recrues sur sa structure.
  • Vous aide à surveiller la performance de vos ressources informatiques à distance et ce à partir de vos appareils mobiles. Il vous permet également de collaborer avec votre équipe pour corriger les problèmes en partageant avec les membres autorisés les fonctions de contrôle.

Comprendre les fonctionnalités d’un logiciel de monitoring réseau

Les capacités d’un logiciel de monitoring réseau vous permettent de détecter le nombre de périphériques connectés, de surveiller les mesures de performance et de générer des rapports d’état. Ces fonctionnalités sont au cœur de tout logiciel de surveillance réseau.

Caractéristiques d’un logiciel de monitoring réseau 

AUTODÉCOUVERTE :
Trouvez automatiquement des périphériques ou des hôtes sur votre réseau, configurez-les, ajoutez-les à votre carte réseau et surveillez leurs performances

ALERTES ET NOTIFICATIONS :
Soyez averti quand l’utilisation du processeur, la connectivité réseau ou la charge de trafic diffèrent de leur plage normale ou prévue. Vous pouvez choisir de recevoir ces alertes par e-mail ou par SMS

TABLEAU DE BORD DE PERFORMANCE :
Depuis un seul tableau de bord, consultez les performances des différents systèmes, serveurs et centres de données à l’aide de graphiques et de cartes visuelles. Les utilisateurs peuvent également contrôler et gérer les réseaux et les systèmes à partir du tableau de bord

REPORTING ET ANALYTIQUES :
Identifiez la source de votre trafic et comprenez comment vos réseaux sont impactés à l’aide de l’analyse du réseau. Obtenez des rapports automatiques sur les tendances d’utilisation et les performances du réseau ainsi que des rapports sommaires

MAPPAGE RÉSEAU :
Utilisez la représentation visuelle interactive de votre réseau pour localiser de nouveaux appareils, identifier les zones de dépannage au sein de votre réseau et former vos employés à la structure de votre réseau

MONITORING DES PERFORMANCES :
Surveillez votre réseau en temps réel. Assurez le suivi de mesures telles que la charge du processeur, la bande passante, le trafic réseau et les performances de la machine virtuelle

AUTOMATISATION DU RÉSEAU :
Automatisez les tâches répétitives relatives à la configuration, à la gestion, au test, au déploiement et à l’exploitation de différents appareils physiques et virtuels

Comparez 5 solutions populaires pour les PME

Il est courant de demander l’avis d’autres clients avant d’acheter un produit. À l’heure actuelle, vous pouvez consulter des sites web compilant des centaines d’avis d’utilisateur (comme GetApp) et en savoir plus sur leurs expériences logicielles.

Dans cet article, nous mettons en lumière cinq logiciels issus de notre répertoire dédié au monitoring réseau ayant le plus grand nombre d’avis utilisateur (au 3 août 2018). Nous avons passé chacun d’entre eux sur le grill pour vous aider à faire le bon choix.

Les produits sont listés ici par ordre alphabétique. Pour en savoir plus sur ces logiciels, consultez les avis utilisateur sur les programmes de monitoring réseau.

1. Atera : un outil de monitoring et de gestion à distance pour les prestataires d’infogérance

Interface de surveillance de la performance réseau sur Atara
Monitoring des performances du serveur montrant l’utilisation du processus et de la mémoire avec Atera (source)

Atera est un outil de monitoring et de gestion à distance pour les prestataires d’infogérance et prend en charge la surveillance et le contrôle en temps réel de plusieurs réseaux. Il s’agit d’une suite logicielle qui offre également des fonctions de reporting, d’assistance à distance, de help desk et de facturation.

Fonctionnalités-clés

  • Alertes et notifications : appuyez-vous sur les options personnalisables d’alertes par e-mail pour décider des valeurs des paramètres (charge processeur, utilisation de la RAM, disque dur, etc.) dont vous souhaitez être averti.
  • Gestion des correctifs : automatisez la gestion des correctifs et installez les mises à jour logicielles à distance sur tous les réseaux et appareils de votre entreprise.
  • Reporting : planifiez des rapports qui peuvent être envoyés automatiquement par e-mail pour vous tenir au courant de l’état de votre environnement informatique, de l’inventaire et des tickets d’assistance.
  • Intégrations : intégrez la solution à votre logiciel de sauvegarde en ligne, aux outils de facturation (tels que QuickBooks, Xero et Freshdesk) et aux solutions de sécurité des terminaux (telles que Webroot).

Prix et configuration

Applications mobiles : non disponible.

Prix : à partir de 89 $ (80 €) par mois par technicien pour sa version PRO. Les itérations plus avancées proposent des fonctionnalités supplémentaires à 129 $ (117 €) par mois par technicien (abonnement GROWTH) et 169 $ (153 €) par mois par technicien (abonnement POWER).

Essai gratuit : disponible pendant 30 jours.

Idéal pour : les prestataires d’infogérance.

2. Pulseway : le monitoring en temps réel pour les serveurs et les réseaux

Liste des appareils présents sur un réseau avec Pulseway
Liste de tous les appareils d’un réseau avec Pulseway (source)

Pulseway est un outil logiciel de monitoring et de gestion en temps réel qui vous permet de contrôler vos serveurs et postes de travail Windows, Linux et Mac.

Découvrez tous les systèmes informatiques de votre réseau et définissez des stratégies sur vos points de terminaison. Vous pouvez également contrôler des machines virtuelles et surveiller et sauvegarder vos machines serveur.

Fonctionnalités-clés

  • Alertes et notifications : recevez des alertes sur le logiciel bureau ou l’application mobile quand le programme identifie un écart dans les paramètres d’exécution, des erreurs ou toute autre anomalie.
  • Collaboration : créez plusieurs comptes utilisateurs et partagez les responsabilités de gestion du système avec votre équipe. Offrez une visibilité en temps réel à vos clients et aux organismes de réglementation pour leur permettre de surveiller les performances réseau.
  • Tableau de bord : obtenez une vue d’ensemble des performances du système en temps réel. Vous pouvez également accéder à distance à tout système à partir du tableau de bord et procéder au dépannage si besoin.
  • Gestion des correctifs : planifiez les analyses, les installations et les mises à jour de tous vos systèmes d’exploitation Windows pour vous assurer que votre réseau est à jour et sécurisé.
  • Reporting : générez des rapports personnalisés et par défaut pour suivre la santé et l’état de votre environnement informatique.

Prix et configuration

Applications mobiles : disponible sur iOS, Android et Windows.

Prix : gratuit en cas d’ utilisation personnelle pour surveiller jusqu’à deux systèmes ; son forfait payant s’élève à 1,85 $ (1,68 €) par mois par poste de travail et 3,95 $ (3,58 €) par serveur par mois.

Essai gratuit : disponible pendant 14 jours.

Idéal pour : Les prestataires d’infogérance, les services informatiques de toutes tailles et les établissements d’enseignement.

3. Spiceworks : un logiciel gratuit de monitoring réseau pour les petites entreprises

Tableau des performances réseau et serveur sur Spiceworks
Tableau de bord des performances du serveur et du réseau avec Spiceworks

Spiceworks est un logiciel gratuit de monitoring réseau qui fournit des mises à jour et des alertes en temps réel sur l’état de vos appareils informatiques. Il vous permet de suivre l’utilisation du processeur pour identifier les ressources surchargées ainsi que toute activité suspecte. À l’heure actuelle, Spiceworks ne prend actuellement en charge que les serveurs Windows et convient mieux aux entreprises ayant moins de 25 appareils à surveiller.

Fonctionnalités-clés

  • Tableau de bord : ajoutez des périphériques au tableau de bord, consultez leurs données de performance en temps réel et suivez l’utilisation de la bande passante.
  • Analyse du réseau : obtenez des informations en temps réel sur le réseau pour repérer les systèmes les plus lents, le trafic réseau important et d’autres erreurs de périphériques/réseau.
  • Alertes et notifications : définissez des notifications personnalisées qui signalent les activités inhabituelles et les erreurs sur le réseau.
  • Communauté d’utilisateurs : Spiceworks bénéficie d’une communauté technologique très active où les utilisateurs posent leurs questions et partagent leurs expériences.

Prix et configuration

Applications mobiles : disponible sur iOS et Android.

Prix : gratuit, y compris le support client.

Essai gratuit : non disponible.

Idéal pour : les petites et moyennes entreprises (PME).

4. Webroot : la sécurité réseau avec des contrôles et filtres granulaires

Interface de créations de filtres de contenu web sur Webroot
Protection des points de terminaison dans Webroot (source)

Webroot est un logiciel de sécurité pour les réseaux et les appareils de points de terminaison. Ses fonctionnalités de sécurité réseau vous aident à sécuriser votre connexion DNS, à gagner en visibilité sur l’utilisation d’Internet et à créer des politiques d’utilisation web.

Fonctionnalités-clés

  • Reporting : générez des rapports approfondis au sujet de l’activité, la productivité du réseau, les menaces, etc. pour obtenir un aperçu complet de votre sécurité DNS, de l’utilisation des ressources web et des risques.
  • Contrôles et filtres réseau granulaires : concevez vos politiques d’utilisation Internet, bloquez les sites web et filtrez le trafic pour empêcher les botnets ou les logiciels malveillants d’accéder au réseau.
  • Renseignement sur les menaces : utilisez la fonction de renseignements prédictifs sur les menaces pour analyser les liens. Le machine learning vous aide à classer les menaces en fonction du niveau de risque qu’elles représentent pour votre entreprise.

Prix et configuration

  • Application mobile : disponible sur iOS et Android.
  • Prix : la fourchette de prix n’est pas accessible au grand public. Contactez le fournisseur pour en savoir plus.
  • Essai gratuit : disponible pendant 14 jours.
  • Idéal pour : les prestataires d’infogérance, les particuliers et les entreprises de toutes tailles.

5. WebTitan : un outil de monitoring d’Internet et de filtrage de contenu web

Interface de protection endpoint sur WebTitan
Créez des règles de filtrage de contenu web avec WebTitan (source)

WebTitan est un logiciel de filtrage de contenu Internet qui vous permet de filtrer les liens de sites web en catégories prédéfinies telles que les médias sociaux, les actualités et le divertissement. Vous pouvez également surveiller, contrôler et protéger votre entreprise contre les menaces en ligne.

Contrairement aux autres logiciels de cette liste qui proposent des fonctionnalités de surveillance des performances des serveurs et du réseau, WebTitan est un outil spécialisé qui se concentre uniquement sur la surveillance et le filtrage de votre trafic web.

Fonctionnalités-clés

  • Reporting : appuyez-vous sur les rapports complets pour contrôler l’activité Internet de votre entreprise en temps réel et obtenir des rapports sur l’historique de navigation des utilisateurs. Vous pouvez personnaliser les rapports ou choisir parmi les nombreux formats de rapport prédéfinis.
  • Sites web approuvés ou interdits : créez des politiques de sécurité qui vous permettent de bloquer l’accès des employés à certains domaines.
  • Cloud Keys : configurez Cloud Keys pour un ou plusieurs utilisateurs et leur permettre de contourner une règle de stratégie et d’accéder à certaines pages web bloquées nécessaires pour certains rôles professionnels mais optionnelles pour d’autres. Les Cloud Keys constituent des exceptions à votre politique générale d’Internet.
  • Notifications : recevez des notifications par e-mail qui vous avertissent des nouveaux rapports, des activités web non planifiées ou de tout problème de sécurité.

Prix et configuration

  • Application mobile : non disponible.
  • Prix : Le forfait de base est disponible sous forme d’abonnement annuel à partir de 1 550 $ (1 400 €) pour 100 utilisateurs. Un abonnement de deux ans coûte quant à lui 2 790 $ (2 530 €) et un abonnement de trois ans coûte 3 720 $ (3 375 €).
  • Essai gratuit : disponible pendant 30 jours.
  • Idéal pour : les moyennes et grandes entreprises et prestataires d’infogérance.

Les prochaines étapes pour choisir le bon logiciel

Le monitoring réseau requiert un certain niveau d’expertise et de connaissances techniques. Incluez votre administrateur ou votre opérateur informatique dans le processus lorsque vous choisissez un logiciel de monitoring réseau pour répondre aux besoins de votre entreprise.

Voici quelques conseils à garder à l’esprit quand vous cherchez un logiciel de monitoring réseau :

Infographie à garder en tête lors de la sélection de logiciel de monitoring réseau

Choisissez un logiciel qui répond aux besoins de votre entreprise, comme les mises à jour du trafic en temps réel et les exigences en matière de sécurité.

Assurez-vous que le logiciel offre des fonctionnalités en libre-service et mobiles, qu’il est facile de l’adopter et qu’il s’apprend facilement.

Respectez votre budget et externalisez le monitoring réseau si vous ne disposez pas d’une équipe informatique interne.

Si vous n’avez pas d’équipe informatique, envisagez de confier cette tâche à un fournisseur de services de monitoring réseau. Vous devriez également contacter votre prestataire d’infogérance pour connaître la nature exacte des fonctionnalités de monitoring réseau qu’il propose.

Voici quelques autres outils de sécurité réseau à prendre en compte pour assurer la sécurité et le bon fonctionnement de votre environnement informatique.

Utilisez-vous d’autres outils pour sécuriser votre réseau ? N’hésitez pas à nous en faire part dans les commentaires 

Consultez le répertoire des logiciels de monitoring réseau de GetApp pour y retrouver une liste exhaustive d’outils de monitoring réseau. Pour en savoir plus sur les options logicielles de sécurité informatique, consultez notre catalogue.

Suivez plus facilement vos projets grâce à notre diagramme de Gantt Excel à télécharger

Header Suivez facilement vos projets avec notre diagramme Gantt Excel à télécharger

Il est souvent tentant de se passer d’outils de gestion de projet quand on débute, surtout s’il s’agit d’un projet peu ambitieux. Au début, peu de personnes sont impliquées et les tâches, le calendrier et les responsabilités semblent être clairement définis. C’est facile, alors pourquoi se compliquer la vie avec des outils ?

Header Suivez facilement vos projets avec notre diagramme Gantt Excel à télécharger

Mais très vite, on doit faire face à la réalité. Une étape soi-disant simple à réaliser s’avère être un vrai cauchemar, un collaborateur clé est malade et un fournisseur de services ne livre pas comme prévu. Le client vous passe un coup de fil pour vous rappeler qu’il a besoin du projet dès que possible. Et il finit par poser la question que l’on redoutait depuis le début de la conversation : “Quand est-ce que ce sera prêt ?”

À un moment donné, le gestionnaire de projet doit admettre qu’il a perdu le fil et ne sait plus où en est son projet. On se trompe sur la priorité des tâches en attente, on ne respecte pas les délais, on oublie des informations cruciales… C’est là qu’on réalise l’importance de la planification.

Une solution simple : le diagramme de Gantt

Qui dit gestion de projet dit planification. La planification est une étape décisive pour garantir la réussite de l’exécution d’un projet. Cela vaut pour les projets de toutes tailles, car même les plus petits projets sont composés de tâches complexes, comportent des risques et reposent sur des équipes à coordonner.

Depuis plusieurs années, les diagrammes de Gantt se sont imposés comme un instrument de planification incontournable dans la gestion de projet. Les diagrammes de Gantt ne sont composés que de deux axes : l’axe vertical représente les tâches du projet, l’axe horizontal indique la période pendant laquelle ces tâches doivent être effectuées.

Au premier abord, cela semble plutôt basique, mais même cette version simple d’un diagramme de Gantt présente des avantages non négligeables. Vous pouvez voir d’un coup d’œil ce qui se passe et quand. Il est également plus facile de gérer les dépendances entre les différentes tâches. Par exemple, si la tâche 4 ne peut être achevée avant la tâche 2, les effets des retards de la tâche 2 peuvent être rapidement évalués et programmés. De plus, le diagramme de Gantt permet de rattraper à temps tout dérapage. Si la tâche 1 du jour 3 n’est pas accomplie, il est évident que quelque chose ne tourne pas rond et qu’il faut se pencher sur le problème.

Un autre avantage des diagrammes de Gantt réside dans le fait qu’il est facile de les créer et de les tenir à jour. Il s’agit simplement de l’une des méthodes les plus efficaces pour afficher les activités en fonction des échéances. Les diagrammes de Gantt constituent un outil simple de planification de projet qui peut avoir un impact positif tout en étant peu chronophage. Il n’est donc pas étonnant que les diagrammes de Gantt se soient imposés comme l’un des outils les plus couramment utilisés en gestion de projet.

Pour soutenir votre entreprise dans la gestion de projet, nous avons créé un modèle Excel de diagramme de Gantt. Ce modèle est un peu plus complexe, mais vous pouvez également suivre qui est responsable de quelle tâche ainsi que le statut de chaque tâche. Mais même s’il s’agit d’un modèle plus complexe, l’avantage numéro 1 du diagramme de Gantt reste le même : vous pouvez voir en un coup d’œil ce qui se passe et quand.

Grâce à notre modèle, votre entreprise peut essayer cet outil de planification avant d’investir dans un logiciel de gestion de projet. Le modèle Excel du diagramme de Gantt à télécharger est fourni avec des explications pour remplir correctement les divers champs, ainsi que des formules qui génèrent le graphique une fois les données saisies.

Cliquez ici pour télécharger votre modèle Excel de diagramme de Gantt !

Comment fonctionne notre modèle Excel 

Pour créer un diagramme de Gantt, vous avez d’abord besoin d’un plan de projet détaillé. L’idée de base derrière les diagrammes de Gantt est de nommer d’abord les tâches et les sous-tâches, puis de déterminer le temps nécessaire à leur réalisation. Un plan de projet consiste donc en une série de tâches connexes qui doivent être accomplies dans un certain ordre.

Par exemple, si vous voulez peindre les murs d’une pièce, vous devez d’abord retirer tous les meubles de la pièce. Cependant, vous pouvez commencer par mélanger les couleurs pendant qu’un ami se charge de sortir les meubles.

La première étape consiste donc à créer un plan de structure de projet de manière à subdiviser les aspects du projet en tâches individuelles. Par exemple, les tâches “Acheter la peinture” et “Mélanger les peintures” appartiennent à la section “Peinture”.

Outre les tâches individuelles, la séquence dans laquelle elles doivent être exécutées doit également être définie. Par exemple, vous devez d’abord acheter la peinture avant de la mélanger. Une fois les champs renseignés, le diagramme de Gantt indique immédiatement si les tâches s’exécutent parallèlement ou l’une après l’autre.

Après avoir noté la durée et la date de début des activités individuelles, notre modèle crée des barres dans le diagramme de Gantt. La durée détermine la longueur des barres du calendrier. En outre, la date de fin des activités est calculée automatiquement.

Les logiciels de diagramme de Gantt

Le modèle Excel à télécharger vous donnera un aperçu de cette technique de gestion de projet, mais vous pouvez également miser sur un logiciel de diagramme de Gantt. Nous vous conseillons d’utiliser le modèle Excel pendant quelque temps pour vous familiariser avec la planification de projet et déterminer si un outil spécial vous serait utile. Quel que soit votre secteur d’activité, les solutions logicielles dédiées présentent des avantages indéniables. Les logiciels spécialisés sont beaucoup plus faciles à utiliser et leur présentation est plus claire. Vous vous éviterez également beaucoup de saisies et de mises à jour manuelles, surtout si le logiciel peut facilement transférer des données importantes à partir d’autres systèmes.

Les entreprises peuvent également investir dans un logiciel complet de gestion de projet. Outre les instruments de planification tels que le diagramme de Gantt, un logiciel propose également des fonctions telles que la saisie du temps passé, la gestion de tâches, la collaboration projet, etc.

Testez différentes solutions pour découvrir celle qui convient le mieux à vos besoins. Mais, quelle que soit l’option que vous choisirez, le diagramme de Gantt deviendra à coup sûr un pilier de la gestion de votre projet.

Guide rapide (à retrouver dans le fichier Excel) :

Saisissez d’abord les données générales de votre projet sur cette page. Si nécessaire, vous pouvez étendre le tableau d’équipe de projet.

Saisissez ensuite vos lots de travaux avec le code PSP correspondant. Procédez comme suit :

  • Si vous avez un jalon ou un sujet de niveau supérieur, utilisez le champ gris et saisissez le nom (si vous avez besoin d’un nouveau point supérieur, copiez simplement une ligne grise existante).
  • Lorsque vous créez un lot de travaux, remplissez d’abord l’organigramme des tâches du projet (work breakdown structure ou WBS en anglais). Décrivez ensuite la tâche et sélectionnez l’agent de votre équipe. Notez ensuite la date de début et la durée de la tâche. La date de fin est calculée automatiquement.
  • Dans la colonne Commentaire, vous pouvez saisir des descriptions, des corrélations ou des commentaires.
  • Dans la section Progression, vous pouvez saisir le pourcentage d’avancement de chaque tâche. Le pourcentage d’achèvement de la phase (valeur sur fond gris) est calculé automatiquement.
  • Si vous vous trouvez déjà dans le projet, vous pouvez déplacer l’affichage du plan de projet. Ajustez simplement la valeur du champ “Démarrer l’affichage dans la semaine du projet” (Start display in project week) à la semaine souhaitée depuis le début du projet.
  • Le champ noir “Date de fin au plus tôt possible” (Earliest possible end date) prédit l’échéance de fin du projet la plus proche.

Les barres bleues représentent la durée du lot de travail. La couleur orange superposée indique le degré d’achèvement arrondi. La date du jour est indiquée par une ligne verticale.

Si vous souhaitez étendre la planification, utilisez la fonction de copie des lignes individuelles. 

Ce modèle Excel est conçu pour la planification prospective avec des dates de début fixes. Il n’est pas conçu pour la planification à rebours.

Si vous préférez utiliser un outil plus complet, notre catalogue de logiciels de gestion de projets fera votre bonheur !

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Les cinq critères incontournables pour mesurer la performance au travail

Header - Les cinq critères incontournables pour mesurer la performance au travail

Si vous êtes à la tête d’une PME ou encore chef de projets, vous savez que vos employés sont le plus grand atout de votre entreprise. Leur valeur dépasse celle de tous vos logiciels, ordinateurs, machines à café et camionnettes de transport combinés.

Sans vos collaborateurs, ces biens matériels seraient inutiles et rapidement bons pour la casse.

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En plus de leurs cerveaux puissants, vos employés font preuve de précieuses qualités : aptitudes, charme, polyvalence, résolution… et humanité, tout simplement. Ils disposent aussi d’un ensemble de compétences et de facultés que vous ne pourriez jamais enseigner à un ordinateur.

Mais, comme tout le monde, ils ont leurs bons et mauvais jours. Ils tombent malades, partent en vacances, ont des enfants, des loisirs et des difficultés personnelles qui empiètent parfois sur leur performance au travail.

Vous ne pouvez donc pas les évaluer de manière simpliste pour déterminer leur efficacité sur une échelle de 0 à 100, par exemple (ce qui ne serait de toute manière pas recommandé).

En revanche, pour apprécier la valeur de leur travail, vous devriez disposer d’un système qui fixe un niveau de référence des performances et permette de les évaluer pour récompenser les collaborateurs qui dépassent les attentes.

La mesure de l’efficacité des employés n’est pas l’aspect le plus amusant de la gestion d’une PME, mais elle est vitale pour votre succès.

Grâce aux conseils qui suivent, vous serez à même d’évaluer l’efficacité de vos employés sans pour autant les traiter comme des machines.

Les cinq critères incontournables pour mesurer la performance au travail

Si vous sacrifiez toujours à la tradition de la pointeuse et récompensez les employés qui font le plus d’heures, vous faites tout à l’envers. Vous risquez de donner plus de reconnaissance à un collaborateur qui surfe sur Internet pendant 8 heures qu’à un autre qui rentre plus tôt chez lui mais travaille plus efficacement.

En quantifiant des “unités de travail” et en déterminant combien chaque collaborateur en produit chaque jour, vous vous rapprochez d’une mesure correcte de l’efficacité des employés. Mais ce n’est pas suffisant.

Exemple

Vous dirigez une fabrique de pulls. L’employé A produit 15 pulls par jour, l’employé B n’en produit que 12. L’employé A devrait donc être mieux coté dans votre système d’évaluation, n’est-ce pas ? En fait, pas forcément. En effet, si seuls 7 des pulls produits par l’employé A passent le contrôle qualité tandis que 11 des pulls de l’employé B sont acceptés, il serait absurde de se baser uniquement sur le nombre de pulls produits pour évaluer la performance au travail.

Pour mesurer précisément et équitablement l’efficacité d’un collaborateur, il faut adopter une approche plus globale. Grâce aux cinq conseils suivants, vous ne pourrez pas faire fausse route.

 1. Définissez l’efficacité

Vous ne pouvez pas mesurer l’efficacité tant que vous ne savez pas ce qu’elle représente pour votre équipe. Cette définition devrait s’accorder avec au moins un de vos objectifs organisationnels et peut varier dans le temps : vous pourriez chercher à booster vos rentrées pour un trimestre, mais vous centrer sur l’amélioration de la qualité au trimestre suivant.

Déterminez la manière dont chaque collaborateur peut contribuer individuellement à la poursuite de cet objectif (en apportant de nouveaux clients si c’est un commercial, en écrivant du code utilisable si c’est un programmeur, par exemple) et évaluez son efficacité selon ces critères.

Eileen O’Loughlin, senior project management analyst de Capterra, conseille de se limiter à trois ou cinq critères à la fois. Ce guide (en anglais) vous explique comment vous lancer en surveillant le retour sur investissement (RSI), l’index de performance des coûts (CPI), l’index de performance vision planning (SPI) et les ressources disponibles.

Infographie - Comment les KPI aident à définir les critères de performance des employés
Le tableau de O’Loughlin montre comment des indicateurs clés permettent de déterminer l’efficacité d’un collaborateur (source, en anglais)

 2. Visez l’atteinte des objectifs plutôt que le nombre d’heures

Fred Pierrafeu devait valider ses heures de travail à la carrière en pointant avec une carte de pierre dans la gueule d’un dinosaure. En 2019, vous avez d’autres possibilités. Vos employés ont des ordinateurs et des téléphones mobiles, ce qui leur permet de travailler à domicile tout en enregistrant suffisamment d’heures.

En tant que manager, vous n’êtes pas censé leur tenir la main ni leur servir de baby-sitter. Vous devez en revanche les aider à travailler plus efficacement et à atteindre leurs objectifs. Mesurez l’efficacité de vos employés en fonction de leurs réalisations et non en fonction du nombre d’heures qu’il leur faut pour mener leurs tâches à bien.

Vous avez l’impression que vos collaborateurs remplissent leurs obligations en quelques heures seulement ? Il est peut-être temps de leur offrir une promotion ou d’augmenter leur charge de travail.

 3. Proposez un feedback constant

Vous n’avez aucun intérêt à laisser un employé rétropédaler pendant toute une année avant de lui donner un retour négatif. Cette inaction ne lui réussira pas non plus. Faites régulièrement le point (à vous de déterminer à quelle fréquence : toutes les semaines, tous les mois ou tous les trimestres) pour communiquer votre avis à vos collaborateurs et leur indiquer les points d’amélioration potentiels.

N’oubliez cependant pas que vos employés ne sont pas des robots ; attendez-vous à certaines fluctuations. Ne tirez pas la sonnette d’alarme si un collaborateur a besoin de quelques jours pour retrouver son rythme après un congé ou rencontre un problème personnel qui finira par se résoudre de lui-même.

La clé est de faire le bilan régulièrement pour pouvoir apporter de petites améliorations tout au long de l’année avant que les problèmes ne prennent trop d’ampleur.

 4. Appuyez-vous sur le feedback des pairs

Le feedback des pairs (aussi connu sous le nom de feedback à 360°) n’est pas censé encourager vos collaborateurs à se crêper le chignon. Ce type de retour doit plutôt vous offrir un point de vue intéressant (et autrement inaccessible) sur les performances de vos employés.

Peu importe à quel point vous vous impliquez en tant que responsable, vous ne passerez jamais autant de temps avec vos collaborateurs que leurs collègues.

Pour récolter des avis anonymes, vous pouvez créer un sondage avec Google Forms ou un autre logiciel gratuit. Vous devriez aussi vous prêter au jeu pour montrer votre implication et prouver que personne ne devrait se soustraire au processus.

Comme l’écrit Lynn Levy, de Globoforce (en anglais), le feedback à 360 ° peut “aider une entreprise à garder le rythme en harmonisant ses priorités, en permettant de rectifier le tir entre managers et employés, en encourageant l’apprentissage et en renforçant la confiance”.

 5. Mesurez les performances de votre équipe

En 1963, Lev Yachine, gardien de but du Dynamo Moscou, remportait le Ballon d’or. Depuis, plus aucun gardien n’a reçu le trophée alors qu’un Buffon ou un Barthez l’auraient bien mérité.

Yachine ne marquait pas de buts, mais il contribuait sans le moindre doute au succès du Dynamo Moscou. Dans le football, on a tendance à récompenser les succès des buteurs, plus visibles que ceux des gardiens.

Or, même s’il est important de saluer les performances individuelles, elles ne suffisent pas à définir le fonctionnement d’une équipe et sa réussite. Certaines contributions sont intangibles (comme celles qui touchent à la communication ou à la réduction du stress des collaborateurs) et ne peuvent être vraiment mesurées qu’à la lumière de la performance globale d’une équipe.

Utilisez un logiciel de gestion de projets pour suivre de près et en détail les performances de votre équipe.

Comment mesurer l’efficacité des employés ?

Il n’existe pas de solution universelle pour évaluer la performance au travail. C’est un art plutôt qu’une science et c’est un processus d’apprentissage continu et itératif pour vous comme pour vos employés.

Mais l’effort en vaut la chandelle : vos collaborateurs sont vos plus précieux atouts et vous devez les traiter comme les contributeurs uniques et inestimables qu’ils sont.

Vous pouvez y parvenir en fixant des objectifs réalistes, en développant des méthodes fiables de suivi de leurs progrès, en leur proposant régulièrement du feedback et en valorisant les succès de l’équipe plutôt que les réussites individuelles.

Comment mesurez-vous l’efficacité de vos employés et quelles leçons en avez-vous tiré en tant que chef de PME ? Partagez vos réflexions en commentaire !

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