Smart office: l’ufficio del futuro

Smart office e ufficio digitale

Smart office e ufficio digitale

I recenti sviluppi osservati nel mondo del lavoro contribuiscono alla nascita di un modello già ben noto in molti ambienti professionali, basato su una maggiore flessibilità e mobilità. Agevolare l’accesso alle risorse aziendali in qualsiasi luogo e momento è una delle principali sfide di questa nuova dinamica.

La tendenza è tanto più pronunciata che la trasformazione digitale interessa tutti i settori di attività e da origine a soluzioni innovative come i software per digital workplace. Concetto molto attuale, il digital workplace – anche noto come smart office o ufficio digitale – risponde alle sfide del lavoro moderno e presenta molteplici vantaggi sia per i lavoratori che per le aziende.

Che cos’è lo smart office?

Lo smart office è un ambiente digitale di lavoro che offre agli utenti un accesso centralizzato a tutti gli strumenti e le informazioni necessarie per lo svolgimento delle loro funzioni all’interno dell’azienda. Si presenta come una versione digitale dell’ufficio fisico o della sala riunioni. L’ufficio digitale è una piattaforma collaborativa che unisce le principali risorse utilizzate dall’azienda, come le e-mail, la messaggistica istantanea, i social media, i software per uso professionale e la gestione dei documenti. A seconda delle particolari caratteristiche, lo smart office può anche integrare specifiche applicazioni aziendali, adattandosi così alle esigenze di ogni organizzazione.

Diretta conseguenza dell’evoluzione della rete Intranet, il digital workplace è una soluzione complessa che va ben al di là dei portali aziendali e delle suite per la produttività come Office 365 o G-Suite. Queste ultime, infatti, si limitano a fornire accesso a una varietà di applicazioni e a un ambiente di lavoro collaborativo senza garantire l’interconnessione e l’integrazione tra i vari strumenti. L’ufficio digitale è uno spazio di lavoro virtuale unificato e fondato su due principi fondamentali: l’integrazione e la collaborazione.

Quali sono le sfide dell’ufficio digitale?

Lo smart office si adatta alle nuove modalità di lavoro sempre più trasversali e collaborative. Il miglioramento della produttività dei dipendenti e della comunicazione all’interno dell’azienda sono le due principali sfide di questo strumento del futuro.

Migliorare la produttività dei dipendenti

Le modalità di lavoro e l’ambiente professionale stanno cambiando radicalmente. La necessità di flessibilità e di mobilità dei lavoratori sta contribuendo all’ espansione del telelavoro e della virtualizzazione.

Unificando in maniera intelligente tutti gli strumenti di lavoro, lo smart office semplifica l’accesso a molteplici programmi interconnessi di gestione delle attività, stimolando così la produttività dei collaboratori, che possono accedere alla propria area di lavoro, nonché a tutte le risorse aziendali, in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo, siano essi in ufficio, a casa o in viaggio.

Grazie alla centralizzazione delle applicazioni aziendali (talvolta troppo numerose), non è più necessario passare continuamente da un ambiente all’altro. Di conseguenza, si riducono significativamente le perdite di tempo mentre migliora l’efficienza delle squadre.

Migliorare la collaborazione e la comunicazione interna

La comunicazione è una sfida importante per le organizzazioni che desiderano un personale sempre più unito e coinvolto. Si tratta anche di un principio fondamentale dell’ufficio digitale, in quanto quest’ultimo agevola e ottimizza lo scambio di informazioni tra i collaboratori attraverso soluzioni integrate di messaggistica aziendale.

Migliorare la comunicazione e ottimizzare la condivisione delle informazioni contribuisce ad una più efficiente collaborazione all’interno dell’azienda, permettendo così di risparmiare tempo e di aumentare la produttività del personale.

Inoltre, il digital workplace crea un ambiente professionale dinamico che migliora l’appetibilità del posto di lavoro. Tutti questi fattori influiscono positivamente sulle prestazioni dei dipendenti.

Quali sono i principali vantaggi dello smart office?

Lo smart office comporta benefici associati alla trasformazione digitale dell’azienda, soprattutto in termini di mobilità, flessibilità e velocità nell’esecuzione delle attività. Permette inoltre di raggruppare queste attività sotto un’unica piattaforma e di collegare tra di loro tutti gli strumenti e le risorse di cui il dipendente ha bisogno per lavorare in modo efficiente.

Focalizzato sulle esigenze degli utenti, l’ufficio digitale crea un ambiente sicuro e funzionale che si adatta alle attività dei lavoratori, che possono così condividere facilmente documenti e conoscenze e fornire o ricevere assistenza e informazioni.

Più in particolare, il digital workplace consente di:

  • Disporre di un accesso unico e sicuro alle risorse professionali;
  • Agevolare e sincronizzare l’interazione e la comunicazione tra i collaboratori;
  • Coinvolgere i collaboratori e organizzare la collaborazione in base alle esigenze;
  • Pianificare le attività in un calendario condiviso e semplificarne la gestione;
  • Sfruttare e condividere le conoscenze e le risorse in tutta semplicità;
  • Accedere ai documenti e alle informazioni in mobilità;
  • Offrire un pannello di controllo in tempo reale;
  • Ridurre i costi operativi attraverso l’automazione delle attività.

I vincoli legati all’implementazione di uno smart office

Difficile da attuare a causa della sua complessità e della molteplicità di strumenti integrati che lo compongono, lo smart office non può essere immaginato come un elemento separato dalla strategia digitale dell’azienda. Infatti, la creazione di un ufficio digitale prevede innanzitutto un determinato livello di maturità del sistema informatico dell’organizzazione. Nasce dalla trasformazione digitale dell’azienda, la quale deve quindi soddisfare i requisiti di governance, di sicurezza, di gestione dei dati e di formazione del personale.

Anche l’integrazione dei dati è un elemento fondamentale ai fini della creazione di uno smart office, affinché quest’ultimo consenta di integrare i dati da una varietà di software implementati. Questa è la differenza tra l’ufficio digitale e le applicazioni di collaborazione. Inoltre, ogni settore professionale ha le proprie specifiche caratteristiche, di cui un digital workplace deve tenere conto. La piattaforma deve pertanto adattarsi alle esigenze di ogni organizzazione e garantire un ambiente di lavoro adatto alle aspettative e alle attività dei dipendenti, aumentando la loro produttività e il benessere sul luogo di lavoro.

Vuoi saperne di più? Consulta il nostro catalogo di software per digital workplace

Qu’est-ce que la télémédecine ?

logiciel médecin

logiciel médecinLa pandémie de coronavirus a provoqué une crise sanitaire sans précédent, mettant au défi les capacités hospitalières et testant les limites des professionnels de la santé dans le monde entier. La crise a toutefois favorisé l’adoption d’une pratique qui gagne en visibilité depuis quelques années et qui, surtout en période de saturation des centres de santé, peut s’avérer une grande alliée pour les médecins et les patients : la télémédecine

De nombreuses cliniques, bureaux et hôpitaux qui la pratiquaient déjà voient la demande pour ce type de service augmenter. D’autre part, les éditeurs de logiciels médicaux se sont empressés d’adapter leurs produits et d’offrir cette fonctionnalité.  

En quoi consiste la télémédecine ? 

Les logiciels de télémédecine permettent aux médecins de recevoir leurs patients virtuellement, d’effectuer des examens à distance et d’échanger entre professionnels de santé. Ces outils peuvent permettre de communiquer par e-mail, messagerie instantanée ou appels téléphoniques, mais l’une des fonctionnalités clés est sans nul doute la visioconférence.

AVERTISSEMENT : La télémédecine est réglementée, strictement encadrée par la loi, et répond à certaines exigences, notamment concernant le parcours de soin.
Les logiciels utilisés pour la télémédecine doivent être spécifiques à un usage médical, avec des options de diagnostic, de traitement et/ou de consultation, et non pas de simples programmes de visioconférence.

La télémédecine vise donc spécifiquement à faciliter les interactions entre les médecins et les patients et fait partie du secteur de la télésanté. Ce dernier comprend, outre les services de téléassistance, les domaines du diagnostic, de l’éducation et de la recherche, entre autres. 

Parmi les avantages de la télémédecine et des programmes qui la combinent avec d’autres fonctionnalités, tant pour les médecins que pour les patients, on peut souligner : 

    • La possibilité de prendre plus de rendez-vous : en évitant les déplacements, les retards et les salles d’attente bondées, la technologie permet aux médecins de prendre plus de rendez-vous et aux patients de gagner du temps.
    • La baisse du taux de rendez-vous annulés : les logiciels médicaux facilitent la prise et le suivi des rendez-vous, ce qui réduit le nombre de visites annulées ou de patients qui ne se présentent pas. 
    • L’échange d’informations : les médecins qui utilisent le même logiciel peuvent échanger des informations rapidement et consulter des professionnels plus expérimentés ou ayant déjà traité des cas similaires. 
    • La sécurité et l’agilité : les médecins peuvent stocker toutes les informations sur les patients en un seul endroit sécurisé. 
    • L’accès facile aux spécialistes à un coût moindre: la téléconsultation permet d’accéder à des cliniques et à des hôpitaux situés à des kilomètres du domicile du patient, à un coût réduit. C’est un avantage considérable, surtout pour ceux qui sont loin des grandes villes où sont concentrés la plupart des spécialistes. 

Les principales caractéristiques des logiciels médicaux

Comme nous l’avons mentionné, la télémédecine fait référence aux soins virtuels, mais la plupart des logiciels pensés pour les médecins sont bien plus que de simples outils de gestion des appels :

Planification des rendez-vous 

Programmez des rendez-vous et contrôlez le calendrier des présences.

Dossier médical informatisé

Il rassemble toutes les informations sur les patients (médicaments utilisés, diagnostics, antécédents médicaux, allergies, images radiologiques, résultats d’examens, etc.) et facilite l’accès à ces données. 

En plus d’être plus sûr que les anciens rapports sur papier, le dossier médical informatisé permet d’organiser les informations. Les anciens dossiers papier peuvent également être scannés et importés.

Téléconsultation

Comme mentionné précédemment, il s’agit d’un service en ligne, utilisant le système vidéo et audio de l’ordinateur.

Il existe différentes pratiques :

  • Le téléconseil, où les médecins peuvent guider et orienter les patients à distance.
  • La télésurveillance pour superviser et suivre les indicateurs de santé.
  • La téléexpertise pour échanger des informations entre médecins.

Les pharmacies également peuvent mettre en place un “cabinet de téléconsultation” et permettre ainsi l’accès à des médecins distants depuis leur officine. 

Prescription

Après le dossier médical, la prescription électronique est sans aucun doute l’une des fonctionnalités les plus importantes de ce type de logiciel. Les remboursements sont pris en charge de manière habituelle.

Gestion

Semblables aux systèmes ERP, les principaux logiciels de télémédecine comportent également des modules de gestion pour les cliniques ou les bureaux, avec des fonctionnalités telles que les comptes créditeurs/débiteurs, la gestion de l’inventaire et la logistique. 

Une autre caractéristique commune est celle de générer des rapports financiers et comptables.  

Autres types de logiciels pour les médecins

Il est important de se rappeler que la technologie est l’alliée des médecins, et pas seulement lorsqu’il s’agit de soigner les patients. 

Différents types d’applications sont destinés à aider les médecins, les infirmières, les assistants et autres professionnels dans des domaines spécifiques tels que la prise de rendez-vous, les frais ou les dossiers. 

Voici notre sélection : 

  • Logiciel de facturation médicale : il centralise et automatise les comptes débiteurs, le traitement des paiements, etc.
  • Logiciel de planification : idéal pour la gestion des rendez-vous, le contrôle du personnel et les dossiers des patients.
  • Logiciel de gestion des cliniques : il permet d’optimiser le flux de travail des bureaux afin que les médecins et le personnel soignant puissent passer plus de temps avec les patients au lieu de s’occuper des tâches administratives.
  • Logiciel pour les laboratoires médicaux : axé sur les laboratoires médicaux et de recherche, il permet de coordonner les données des échantillons, des tests et des résultats. 
  • Logiciel de prescription : la prescription numérique est une caractéristique du principe des logiciels de télémédecine, mais elle est également proposée dans des programmes dédiés et plus robustes.  

Les logiciels de télémédecine français

La crise de COVID-19 a irrémédiablement accéléré l’utilisation de logiciels de télémédecine à travers le monde, que ce soit pour permettre des consultations lors du confinement, limiter la propagation du virus, alléger la surcharge des cabinets ou encore permettre l’accès aux soins aux patients isolés géographiquement. En France, diverses plateformes propres au système de santé français opèrent : c’est le cas de Hellocare Connect, Leah, LIVI, Maiia, Medaviz, MEDVU, MesDocteurs, ou encore de Qare (liste non exhaustive).  La révolution médicale est plus que jamais en marche !

Et maintenant ? Consultez notre catalogue de logiciels de télémédecine pour trouver l’outil qu’il vous faut.

Anatomie d’un plan de continuité d’activité efficace

plan de continuité

plan de continuité

Une entreprise sans plan de continuité d’activité (PCA), c’est comme un chirurgien opérant sans examen préalable : l’on a beau connaître son opération par cœur, si l’on avance à l’aveuglette, les conséquences peuvent être fatales. Un plan de continuité d’activité est un peu le carnet de santé d’une entreprise : il aide à connaître et comprendre sa structure en détail, et à anticiper les traitements futurs si un mal survenait.

Lors d’une enquête GetApp* menée auprès de 335 décisionnaires fin mars 2020, il est ressorti que 37 % ne disposaient pas de PCA et que 13 % ignoraient si un tel plan existait au sein de leur entreprise. La crise a rendu la mise en place d’un tel plan d’autant plus pertinente que de nombreuses incertitudes planent sur le long terme.

À chaque entreprise correspond un PCA qui lui est propre. Pour établir le vôtre, il vous faudra disséquer votre organisation afin d’identifier les organes essentiels (ceux qui maintiennent votre activité en vie) et ceux dont le rôle est secondaire.

Qu’est-ce qu’un plan de continuité d’activité ?

Un plan de continuité d’activité est un manuel de survie compilant les risques pouvant affecter une entreprise et les stratégies pour en apaiser les effets au plus vite. L’objectif est de permettre la poursuite de l’activité dans les meilleures conditions possibles et d’accélérer la reprise. Une entreprise disposant d’un tel plan sera plus à même de se remettre rapidement et de limiter les pertes.

Un PCA ne se résume cependant pas à une brochure théorique condamnée à prendre la poussière dans un tiroir : il s’agit d’un support permettant de préparer tous les collaborateurs à  l’action en cas d’incident. En détaillant les étapes et actions concrètes des départements impliqués, cet ensemble de documents se veut un plan d’action détaillé laissant peu de place à l’improvisation.

Le PCA vise les objectifs suivants :

  • Avoir une vision claire des risques
  • Prendre des mesures préventives
  • Déterminer des solutions de secours
  • Informer et former les collaborateurs 
  • Maintenir l’activité, accélérer la reprise

La crise a provoqué une recrudescence des attaques informatiques. Vol de données afin de les exploiter ou de les revendre, blocage du système avec demande de rançon, saturation de serveurs ou encore phishing : telles sont les diverses attaques prisées des hackers à l’heure où opérer en ligne est gage de survie.

Les données constituent une cible de choix pour les pirates qui s’intéressent à ces précieuses informations stockées par les entreprises, qu’elles concernent l’entreprise elle-même ou les clients. Un vol de données peut entacher durablement une réputation, voire sonner le glas pour une entreprise.

Si le risque informatique fait partie des incidents majeurs pour une PME, d’autres événements peuvent survenir : une panne téléphonique mettra au chômage technique une équipe de service client ou de vente, une inondation rendra des bureaux inaccessibles, une erreur humaine exposera des données confidentielles, la faillite d’un client affectera la santé financière… Le quotidien ne manque pas de mauvaises surprises et celles-ci n’arrivent pas “qu’aux autres”. Les dommages sont réels, en particulier pour les PME qui ne disposent pas d’une organisation rodée comme beaucoup de grands groupes.

Un PCA est efficace lorsque l’ensemble des mesures fonctionnent en symbiose. Sa mise en place n’est cependant pas aussi complexe qu’une opération à cœur ouvert et consiste en quelques étapes. Mais comment établit-on et organise-t-on un PCA ? Quels sont les logiciels qui facilitent sa préparation et sa mise en œuvre ? Gartner a d’autre part rédigé un modèle de plan de continuité d’activité, disponible pour les clients Gartner (document en anglais).

plan continuité activité

Prévenir et guérir à la fois : anatomie d’un plan de continuité efficace

Comment rédiger un plan de continuité d’activité ? La rédaction d’un PCA peut être découpée en 7 grandes étapes. Celles-ci sont d’ordre général et s’adaptent à la plupart des secteurs d’activité. À chaque entreprise de créer le contenu correspondant à ses besoins spécifiques.

1. Examen : listez les risques pouvant affecter votre activité

Quels sont les risques les plus à même de survenir et d’affecter votre organisation ? Listez tous les cas de figure et identifiez-en l’impact potentiel sur votre entreprise. Vous pouvez les classer par ordre de probabilité ou de force d’impact. 

Conseil logiciel : un outil de gestion de projet vous aidera à organiser cette première étape de votre PCA.

2. Bilan de santé : identifiez les processus critiques

Posez-vous les questions suivantes :

  • Sur quoi repose principalement le fonctionnement de votre activité ?
  • Quel est l’outil ou le processus sans lequel votre monde s’effondre ?
  • Quel est l’organe le plus fragile de votre entreprise ?
  • Pendant combien de temps votre entreprise peut-elle survivre sans cet organe ?
  • Quels sont ceux qui peuvent être mis en pause et réactivés ultérieurement ?

En somme, demandez-vous si vous disposez d’un plan B pour effectuer à peu de choses près le même travail. Si vous y répondez par la négative, il est temps d’envisager des solutions préventives et curatives.

Conseil logiciel : utilisez une base de connaissances pour documenter votre analyse.

3. Collège d’experts : réunissez des chefs d’équipe

E-mail, Internet, intranet, serveurs, matériel informatique… Rares sont les PME qui se passent aujourd’hui de ces outils au quotidien. Votre meilleur allié sera le département informatique ou, à défaut de disposer d’une telle structure, un prestataire externe. Ces experts sauront vous conseiller en matière de mesures préventives et sont les plus à même d’assurer la maintenance et la réparation des divers incidents.

Nommez également un porte-parole ou manager de chaque département : ceux-ci sauront identifier les points critiques de leur domaine, anticiper les risques hypothétiques et proposer une solution pour y remédier ou les contourner. 

Par exemple, le responsable RH saura identifier les compétences nécessaires en cas de crise et organiser les formations ; le responsable des ventes rassurera la clientèle ; le spécialiste en marketing pourra créer une campagne de communication ; l’expert-comptable connaîtra tout des données les plus sensibles. 

4. Diagnostic : discutez ensemble des meilleures stratégies

Une fois l’équipe d’experts constituée, réunissez-les afin de mettre noir sur blanc la marche à suivre et les remèdes possibles. Ensuite, ceux-ci rapporteront à leur équipe les actions envisagées et répartiront les rôles. Il est important d’impliquer l’ensemble des collaborateurs : ils sont les rouages de la grande machine qu’est votre entreprise.

Conseil logiciels : envisagez un logiciel de collaboration et de communication d’équipe afin de faciliter la répartition des tâches et de favoriser l’inclusion des collaborateurs.

5. Prophylaxie : réduisez les risques et menaces

Pour chaque risque, une solution de secours existe. En voici quelques exemples :

La formation des collaborateurs constitue une mesure préventive. Des cours de cybersécurité ou de classification de données permettent d’enseigner les bons gestes à adopter et de réduire ainsi les erreurs humaines en interne. Certains outils peuvent d’ailleurs accompagner au quotidien ces bonnes pratiques, comme les gestionnaires de mot de passe.

Dans tous les cas, une communication à l’échelle de l’entreprise est cruciale pour le bon déroulement des opérations d’un PCA.

Conseil logiciels : une plateforme LMS est un outil pédagogique pour former de nombreux collaborateurs sur des thèmes à la carte. Les logiciels de plan de continuité d’activité s’inscrivent également dans cette démarche de prévention en sécurisant les données.

6. Traitement : soyez attentif aux symptômes

Les besoins d’une entreprise peuvent évoluer et les risques peuvent réserver des surprises qu’il était difficile de prévoir. On a beau avoir pensé “à tout”, la flexibilité reste de mise.

Il est recommandé de tester son PCA une à deux fois par an afin d’en vérifier la pertinence et l’efficacité. Votre modèle a peut-être évolué depuis la création du PCA et certaines sections méritent éventuellement d’être mises à jour.

Un exercice de type “alerte incendie” appliqué à votre secteur peut être un bon moyen de d’évaluer l’efficacité de votre plan de continuité. Cela peut prendre la forme d’un test partiel (un département) ou complet (l’ensemble de l’entreprise). Rédigez un rapport à la suite de l’exercice et actualisez le PCA si besoin. N’oubliez pas de communiquer les changements, le cas échéant.

Quant aux imprévus, gardez en tête que le PCA n’est pas gravé dans le marbre et que certaines solutions ne seront peut-être pas à la hauteur des dommages le jour J. Néanmoins, vous serez autrement mieux préparé et bénéficierez d’une solide base de connaissances pour les affronter et poursuivre vos activités.

7. Guérison : pansez les plaies et avancez

Armé de votre PCA, vous serez prêt à affronter la plupart des situations. Sans cette documentation, vous risquez de perdre du temps à chercher des solutions qui peuvent s’avérer contre-productives.

Une fois la tempête passée, faites-en le bilan : ces informations vous aideront à consolider votre modèle, voire à le transformer.

La crise de COVID-19 a chamboulé le modèle traditionnel du travail présentiel et a poussé les entreprises à une certaine digitalisation pour faciliter le télétravail. Au moment où le confinement général s’est imposé, 44 % des PME françaises** n’étaient pas prêtes à opérer pleinement en télétravail. Celui-ci s’est pourtant imposé en devenant une nouvelle normalité.

Conseil logiciel : il arrive parfois que l’on doive repenser son business model ; un logiciel de conduite du changement vous permettra d’analyser la situation et de mener à bien la transformation nécessaire.

La résilience comme nouvelle normalité

La crise de COVID-19 est une mine d’enseignements en ce qui concerne la transformation numérique des entreprises. N’a-t-on pas, pour donner un exemple, observé l’explosion des commandes en ligne avec le confinement ? Cette adaptation n’a pas été aisée pour tout le monde et beaucoup n’y étaient pas préparés. L’onde de choc provoquée par le COVID-19 continue de métamorphoser les modèles de travail. Aux entreprises, en particulier les petites, d’apprendre à s’adapter pour leur survie et d’adopter une attitude salutaire d’anticipation des risques.

Et maintenant ? Consultez notre catalogue de logiciels de plan de continuité d’activité pour trouver l’outil qu’il vous faut.

*Méthodologie de l’enquête : pour collecter les données de ce rapport, nous avons mené une enquête en ligne entre le 15 et 19 mai 2020 auprès de 397 employés de PME françaises effectuant du télétravail en raison de la crise de COVID-19. Les 335 répondants aux questions présentées dans ce rapport ont été sélectionnés selon leur rôle dans l’entreprise : ceux-ci sont issus de divers secteurs d’activité et sont tous preneurs de décision (confirmé/manager, manager sénior, membre de la direction ou haute direction).

**Méthodologie de l’enquête : pour collecter les données de ce rapport, nous avons mené une enquête en ligne entre le 20 et 24 mars 2020. Les réponses proviennent d’un échantillon du marché cible français. Parmi les 639 personnes ayant été sollicitées, 311 répondants correspondant à ces critères ont été sélectionnés pour répondre à nos questions. Les participants sont issus de divers secteurs d’activité et travaillent dans une PME.

Quelle gestion de carrière à l’heure de la crise et des réaffectations d’employés ?

Comme nous avons pu l’observer au cours des derniers mois, la pandémie de COVID-19 a bouleversé les modèles de travail traditionnels. Après la mise en place du télétravail pour de nombreuses entreprises et la nécessité pour certaines de s’adapter à un modèle virtuel, un autre aspect du monde professionnel s’est vu affecté : celui de la nouvelle réalité de certains métiers en ces temps de crise. Une enquête GetApp révèle ainsi que 42 % de PME françaises ont assigné ou prévu d’assigner un nouveau rôle à certains de leurs employés de manière temporaire et 17 % de manière permanente (méthodologie en fin d’article). Les PME font ici face aux questions de résilience et de gestion de carrière.

Si certains ont recours au “prêt de main-d’œuvre”, proposer une mutation à plus ou moins long terme au sein de l’organisation est une alternative qui peut s’avérer fructueuse pour toutes les parties.

Pourquoi et comment décide-t-on d’une telle réaffectation ? Quels sont les bénéfices d’un tel changement, pour le collaborateur et pour l’entreprise ? Quelle importance la formation tient-elle dans cette pratique ? Enfin, quels sont les logiciels indispensables pour accompagner de telles évolutions ? Toutes les réponses à ces questions dans cet article.

La crise met en pause certains postes et pousse à valoriser la polycompétence

Logiquement, et malheureusement, la crise a pu, d’un côté, remettre en question ou réduire considérablement la charge de travail de certains métiers, ou au contraire provoquer un surcroît d’activité difficile à absorber pour les équipes en place.

Dans tous les cas de figure, le mot-clé a été l’adaptation. Que l’on ait adapté son produit ou service au virtuel (40 % des PME interrogées) ou qu’on l’ait modifié (36 %), il a fallu faire preuve d’agilité et prendre des décisions rapidement : accélération de la transformation digitale, investissement dans des logiciels collaboratifs et dans le cas qui nous intéresse, le redéploiement d’effectifs.

C’est le cas par exemple des postes de recruteurs pour qui les embauches ont été gelées ou encore celui de la restauration, comme le remarque Franck La Pinta, spécialiste de la transformation des organisations liée aux nouvelles technologies et au digital :

Compte tenu des prises de décisions courtes dans les PME, [la réaffectation] a pu être un bon moyen de re-prioriser rapidement l’activité de l’entreprise. L’exemple évident est celui de la restauration : les acteurs qui ont pu développer l’activité de vente à distance sont ceux qui s’en sortent le mieux.

Malgré les conséquences économiques de la crise, 79 % des PME ont souhaité concentrer leurs efforts sur la conservation de leurs employés, un aspect qu’elles jugent “plutôt important” (37 %) à très important” (42 %).

Un tel objectif demande de faire preuve de résilience. Ainsi, plutôt que de recourir au chômage technique ou au licenciement, il peut parfois être salutaire de réfléchir à déplacer stratégiquement les pions sur l’échiquier et mettre l’accent sur le management des talents.

Franck La Pinta abonde en ce sens :

Dans le cadre d’un échange avec les collaborateurs, la décision de revoir l’activité, l’organisation, et donc la réorganisation des tâches pour une raison de survie de l’entreprise est un discours qui est sans doute plus facile à accepter que le chômage technique.

Si ce changement est nécessairement présenté comme une situation d’urgence, cela peut aussi faire l’objet d’une réflexion à plus long terme sur le repositionnement de l’entreprise. Dans ce cas, cela sera aussi moins anxiogène pour le collaborateur, qui sait qu’il va basculer sur une activité qui deviendra essentielle. Cette crise peut être l’occasion pour la PME de réfléchir à son avenir, en concertation avec les collaborateurs.

Les responsables du personnel ou des ressources humaines ont pour option de se tourner vers le réagencement des effectifs là où la demande est soudainement accrue, vers la métamorphose d’un poste ou encore vers la promotion interne pour optimiser ses ressources.

Un chamboulement synonyme d’opportunités en termes de croissance et de gestion des talents

Un collaborateur, s’il a effectivement un rôle assigné, ne devrait cependant pas être “réduit” aux compétences liées à son poste. Au contraire, chacun détient des compétences non mises en œuvre ou qui ne demandent qu’à lui être révélées. Un changement de poste temporaire peut alors s’avérer comme une évolution positive, plutôt qu’un sacrifice ou un renoncement, tant pour le collaborateur que pour l’entreprise.

L’idée est de découvrir et d’exploiter les compétences inutilisées, qu’elles proviennent d’expériences précédentes, d’un intérêt particulier pour un domaine, de talent caché ou de potentiel qui ne demande qu’à être développé. La polyvalence et la polycompétence sont des atouts de taille pour les PME.

Les entreprises peuvent mettre en place tout ou partie de ces points stratégiques qui tendent vers la gestion de carrière :

  • Évaluer leur situation et les besoins nouveaux sur le moyen et long terme
  • Identifier les domaines dont la pertinence est désormais remise en cause
  • Identifier les domaines requérant main forte
  • Faire un bilan de compétences des employés dont le poste se retrouve affecté
  • Élaborer une stratégie pour redéployer ces employés à des postes stratégiques
  • Investir dans les programmes de formation nécessaires
  • Veiller au bien-être des employés

De telles mesures comportent plusieurs avantages : 

  1. L’entreprise optimise des ressources déjà disponibles au sein de l’entreprise.
  2. Le collaborateur peut apporter dans son nouveau rôle une vision inédite.
  3. D’autre part, si l’assignation n’est que temporaire, le collaborateur emportera avec lui des connaissances fraîchement acquises qui pourront apporter un nouvel éclairage à son poste initial.
  4. La confiance placée dans ses capacités renforce la relation employeur-employé.
  5. Un collaborateur épanoui aura tendance à rester motivé, profitant à l’activité générale de l’entreprise.
  6. Une telle évolution pare à toute éventuelle lassitude et favorise l’épanouissement personnel et professionnel.

Franck La Pinta estime cette approche pertinente :

Dans tous les cas, il ne faut pas que ce ne soit vécu comme un abandon par les collaborateurs, mais comme une opportunité de développer de nouvelles compétences, de faire un nouveau job.

Il est nécessaire d’effectuer un suivi pour maintenir l’engagement des employés.

Qu’elle s’avère temporaire ou permanente, la formation reste primordiale pour accompagner ce changement.

La formation, secret d’une transition réussie

Dans les grandes entreprises, la mobilité et les changements de carrière sont généralement bien rodés. En revanche, dans les entreprises de petite et moyenne taille, l’accompagnement se fait de manière plus informelle.

Au plus dur du confinement, alors que les entreprises investissaient dans des outils collaboratifs ou des logiciels de communication, 26 % des employés interrogés affirmaient n’avoir reçu aucune formation, et 45 % une formation par un collègue, des chiffres similaires aux réponses fournies par les décisionnaires interrogés lors de la même enquête :

Les deux principales raisons pour lesquelles les PME n’ont pas dispensé de formation aux nouveaux outils, et potentiellement aux nouveaux rôles assignés, sont le manque de temps et de budget.

“C’est plus difficile dans une PME que dans un grand groupe, qui dispose souvent d’une politique de mobilité interne bien organisée. Les PME sont parfois moins bien outillées que les grandes entreprises en matière de formation ou de possibilités de changement de poste” commente Franck La Pinta.

En effet, dans la précipitation, il est difficile pour une entreprise qui n’y est pas préparée de fournir des outils du jour au lendemain. Personne, a priori, ne naît avec la science infuse et c’est pour cela qu’existent les programmes de formation. L’éducation et l’apprentissage s’adressent à tous les métiers, à tous les âges de la vie.

Les logiciels indispensables pour la formation et les évolutions de poste

Les types de logiciels pouvant accompagner ces mutations s’inscrivent dans les catégories de LMS, de webinaires et tout simplement de formation. En voici les caractéristiques principales :

  • Les LMS : une plateforme LMS (“Learning Management System”) est l’outil phare de l’apprentissage à distance. Son avantage est d’être alimenté en permanence de nouveaux cours. Un tel outil permet d’élaborer un programme sur-mesure selon les besoins.
  • Les webinaires : ils consistent à diffuser des vidéos en direct ou préenregistrées. Les sessions de formation peuvent être interactives et requérir la participation des élèves, favorisant l’échange comme lors d’une formation présentielle.
  • Les logiciels de formation : outils d’éducation en ligne, ils permettent de créer des parcours d’apprentissage personnalisés et de suivre les progrès des apprenants.

Quant au suivi des employés, les gestionnaires de ressources humaines (RH) peuvent se tourner vers les solutions permettant la gestion de carrière :

  • Les logiciels de gestion du personnel : au-delà des fonctionnalités de planning et de calendrier, ces outils servent à la gestion des performances et des ressources. Ils s’avèrent particulièrement utiles lorsque des mouvements internes sont en cours pour suivre et optimiser les changements de postes.
  • Les outils de gestion des talents : ils se focalisent sur les profils et performances des collaborateurs, permettant aux responsables RH d’accompagner leur évolution au sein de l’entreprise.

La formation ne s’arrête pas cependant aux outils. Elle concerne également les différentes politiques internes à l’entreprise : cybersécurité, travail à distance ou encore hygiène et sécurité, autant de politiques indispensables même hors crise.

Si “nécessité fait loi”, elle crée également des opportunités salvatrices pour l’entreprise

Les PME qui auront passé cette épreuve du feu en faisant preuve de flexibilité, de réactivité et de créativité seront celles qui ont le plus de chances de se maintenir à flot, voire même de prospérer malgré la crise. Le rôle des responsables du personnel et des ressources humaines est essentiel pour assurer la pérennité des entreprises, en particulier celles de petite taille. Les entreprises qui misent constamment sur la résilience et la pertinence de leur main-d’œuvre sont susceptibles de mieux s’intégrer dans le monde post-COVID-19.

Sur ce point, Franck La Pinta propose en guise de conclusion :

Les PME, face aux grandes entreprises, ont une carte à jouer dans la proximité des échanges, dans les processus de décision plus collectifs, pour réfléchir à la fois à la manière de survivre à cette crise, mais aussi de penser au moyen terme. (…) Mais ces réaffectations, au-delà des contraintes liées aux modifications sur le contrat de travail, ne pourront se faire qu’à condition que les collaborateurs concernés soient engagés et motivés par ce nouveau projet d’entreprise. D’où la nécessité, certes de faire face à la situation d’urgence, mais aussi d’en profiter pour s’interroger sur ce que cette crise nous a enseigné.

Vous souhaitez en savoir plus ? Consultez notre catalogue de logiciels de LMS pour découvrir davantage de produits.

Méthodologie de l’enquête sur les Tendances d’achat de logiciels : pour collecter les données de ce rapport, nous avons mené une enquête en ligne entre le 15 et 19 mai 2020 auprès de 397 employés de PME françaises effectuant du télétravail en raison de la crise de COVID-19. Les 335 répondants aux questions ont été sélectionnés selon leur rôle dans l’entreprise : ceux-ci sont issus de divers secteurs d’activité et sont tous preneurs de décision (confirmé/manager, manager sénior, membre de la direction ou haute direction). Le nombre de répondants peut différer d’une question à l’autre selon le profil recherché pour une question donnée. Un panel de 62 employés a également participé à l’enquête (cf. question sur la formation).

Gestion de location courte durée : 3 logiciels pour vous faciliter la tâche

La gestion de location courte durée, ce n’est pas une tâche simple. Il y a l’école de ceux qui gèrent tout manuellement ; ceux-là pourront attester de la charge colossale de travail. Il existe heureusement une alternative plus agréable, plus efficace et plus sûre pour organiser le séjour de vos vacanciers : le logiciel de location saisonnière. Il en existe plusieurs, qui permettent de synchroniser différents portails de réservation en ligne, dont votre site web, avec le calendrier de réservation et d’économiser ainsi du temps et de l’énergie. Quelles en sont les fonctionnalités et les atouts ? Comment choisir le bon logiciel adapté à vos besoins ?

En quoi un logiciel de location saisonnière peut-il vous aider ?

Pour assurer la gestion de location saisonnière, il faut aujourd’hui disposer d’un calendrier numérique. C’est justement là qu’intervient le logiciel de location saisonnière. Ce programme prend la forme d’un portail où toutes vos locations sont centralisées. Pour cela, le logiciel est en mesure de communiquer avec les plateformes de réservation les plus connues, comme Airbnb, Booking.com ou encore TripAdvisor. Vous pourrez également ajouter un plugin directement sur votre site. Ainsi, toutes vos réservations s’enregistrent à un même endroit, pour une gestion des locations saisonnières efficace, sûre et rapide. La synchronisation est immédiate et vos futurs locataires seront avertis en temps réel des disponibilités. Ce logiciel assurera ainsi toutes les tâches répétitives et lassantes inhérentes à la gestion de biens à louer pour les vacances, grâce à l’automatisation.

Voici les fonctionnalités principales d’un tel outil :

  • Gestion du calendrier
  • Gestion des réservations
  • Notifications automatiques
  • Méthode de paiement
  • Intégration de plateformes tiers
  • Tableau de bord d’activité

Optimisez l’utilisation de votre logiciel grâce à une annonce réussie

Avant tout, votre annonce de logement vacances doit être attractive. Elle doit être le reflet de l’expérience. Un logiciel dédié vous aidera à créer une véritable visite professionnelle et à la gérer de manière efficace. Plus votre annonce sera vue, plus vous attirerez de vacanciers et plus votre investissement sera rentabilisé. Cela tient du bon sens mais il existe quelques astuces pour attirer un maximum de visiteurs sur votre bien :

  • Les photos : elles sont indispensables puisque l’accroche visuelle est souvent déterminante. Favorisez un temps ensoleillé pour créer l’envie et une ambiance de vacances.
  • Les informations pratiques : lorsque les personnes intéressées cliqueront sur votre annonce, elles devront alors trouver les informations concernant la taille du logement, sa configuration, son nombre de pièces, ses équipements. Vous pouvez aussi parler des transports en commun à proximité, des points d’intérêt et pourquoi pas même de la plage ou randonnée la plus proche.
  • Les atouts du logement : ils font la différence au milieu de toutes les autres annonces (l’emplacement, la vue, le calme…). Soyez honnête et précis, les vacanciers détestent les mauvaises surprises en découvrant leur logement de vacances. Au besoin, faites des mises à jour régulières, si vous modifiez l’agencement des pièces ou que vous changez la tapisserie. L’annonce doit être le reflet de ce que découvrirons les locataires.

3 logiciels de gestion de location courte durée

Qu’il s’agisse de séjours de courte de durée ou non, vous pourrez assurer une gestion à distance pratique et rapide, avec une synchronisation immédiate des différents supports. Nous avons sélectionné pour vous 3 logiciels de location saisonnière disponibles en français : ces trois applications tiennent compte de la réglementation inhérente à la location saisonnière mais aussi des contraintes que vous imposerez, comme le contrat, les clauses ou bien même les arrhes à verser au moment de la réservation.

Ils sont ici présentés par ordre alphabétique. Vous en retrouverez la méthodologie en fin d’article.

1. Checkfront

application logement vacances
Capture d’écran de Checkfront (source)
  • Note globale : 4,5/5 (248 avis)
  • Essai gratuit disponible
  • Prix : à partir de 42 $ (environ 37 €) par mois, facturés annuellement, pour 2 utilisateurs et jusqu’à 1 200 réservations.

Checkfront s’adresse aussi bien aux organisateurs de voyage qu’à ceux qui souhaitent louer leur logement. Depuis son lancement en 2008, ce logiciel de location saisonnière permet de s’adapter aux nécessités particulières de chaque entreprise, en prenant par exemple en compte la tarification dynamique et les contraintes des différents canaux. Une fois installé sur votre site Internet, tout est alors géré automatiquement dans votre administration. Checkfront donne aussi accès à un centre de formation en ligne, un support permanent et des solutions de déploiement innovantes.

Fonctionnalités phares :

  • Gestion des disponibilités
  • Réservations en libre-service
  • Facturation automatique
  • Paiement en ligne
  • Intégration de tiers
  • Reporting en temps réel
  • Langues et devises personnalisables

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2. Kigo

gestion des locations saisonnières
Capture d’écran de Kigo (source)
  • Note globale : 3,8/5 (140 avis)
  • Essai gratuit disponible
  • Prix : le prix se fait sur mesure, selon les besoins de l’entreprise, mais il faudra compter à partir de 109 $ (environ 96 €). À noter qu’il faut également compter des frais d’installation ; une fois en place, le logiciel s’avère particulièrement rentable dès lors que plusieurs biens sont à louer.

Kigo permet de centraliser toutes les réservations de location saisonnière au sein d’une interface unique. Cette plateforme propose des fonctions simples mais au fort potentiel. La gestion des réservations et le calendrier sont intuitifs tandis que tous les canaux peuvent être gérés de manière coordonnées ou indépendantes. Le logiciel permet également de gérer des aspects marketing ou commerciaux pour favoriser la conversion. Kigo se montre utile pour les grandes et moyennes entreprises grâce à sa gestion des effectifs, des tarifs selon la période de l’année ou encore des assurances. La documentation ainsi que les formations en ligne visent à aider l’utilisateur à tirer pleinement parti de ses fonctionnalités.

Fonctionnalités phares :

  • Création de site Internet
  • Automatisation des réponses
  • Facturation automatique
  • Paiement en ligne
  • Intégration de tiers
  • Gestion des tâches et du personnel
  • Gestion des assurances

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3. Lodgify

application logement vacances
Capture d’écran de Lodgify (source)
  • Note globale : 4,4/5 (284 avis)
  • Essai gratuit disponible
  • Prix : à partir de 12 $ (environ 11 €) par mois, facturés annuellement.

Lodgify s’affiche dans une interface simple et fonctionnelle, offrant une vue d’ensemble sur vos annonces et le taux de remplissage de chacune à des périodes données. Vous pourrez gérer jusqu’à 1 000 biens répartis dans le monde entier. Que vous soyez un particulier ou un professionnel, ce programme peut même permettre de créer son propre site Internet, adapté au format mobile et optimisé pour les moteurs de recherche.

Fonctionnalités phares :

  • Création de site Internet
  • Automatisation des réponses
  • Facturation automatique
  • Paiement en ligne
  • Intégration de tiers
  • Gestion des devis
  • Langues et devises personnalisables

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Attraction et rétention

Que vous soyez un particulier avec un gîte ou à la tête de plusieurs biens touristiques, un outil de location courte durée est l’outil indispensable pour automatiser les tâches autrement manuelles et fastidieuses. Centraliser les demandes de réservation, éviter les doublons, facturer sans retard, et bien d’autres avantages : en somme, un outil de gestion de location courte durée a tous les atouts pour éviter les erreurs qui peuvent gâcher autant le séjour des vacanciers que votre réputation dans le secteur. Le taux de conversion a ainsi de grandes chances de s’améliorer et d’entraîner dans un cercle vertueux l’heureux possesseur d’un tel logiciel.

Vous souhaitez en savoir plus ? Consultez notre catalogue de logiciels de location saisonnière pour découvrir davantage de produits.

Méthodologie

Les logiciels présentés dans cet article ont été sélectionnés selon les critères suivants :

  • Les mieux notés
  • Plus grand nombre d’avis sur GetApp.fr
  • Version française disponible
  • Version d’essai et/ou version gratuite disponible

 

Faut-il payer pour Skype ? 3 alternatives gratuites

Cet article a été publié une première fois en mai 2018, puis mis à jour en juin 2020.

“Il faut vraiment payer pour cette application ?” Voilà une question typique des consommateurs de la génération Internet, élevés dans un univers où tout est facile d’accès, instantanément et souvent gratuitement : télévision, spectacles, musique, informations… Pourquoi payer s’il existe une version gratuite ?

Évidemment, cette approche est également de mise dans le monde professionnel, où l’on s’interroge notamment sur l’intérêt d’utiliser une version payante de Skype, l’outil de conférence web le plus populaire au monde (acquis par Microsoft en 2011).

De nos jours, toute entreprise a besoin d’un outil de visioconférence en ligne et disposer de canaux de communication puissants est essentiel à la réussite des entreprises.

En particulier lorsque l’on sait que l’échec des projets est souvent dû à un manque de communication.

En tant que gestionnaire de projets, vous devez vous assurer que votre équipe reste connectée (que ce soit pour des réunions Scrum ou pour tout échange, en général), mais vous devez également respecter votre budget. Il semble alors logique de se demander pourquoi utiliser un outil payant alors qu’un logiciel gratuit pourrait offrir des fonctionnalités identiques.

Dans cet article, nous passerons d’abord en revue les options payantes de Skype (installé par défaut sur toutes les machines Windows), puis nous présenterons quelques alternatives gratuites qui permettent notamment de discuter en face-à-face avec des collaborateurs à distance.

Faut-il vraiment payer pour utiliser Skype ?

Pour faire bref : non (enfin, vous devez payer votre connexion à Internet). Vous pouvez utiliser Skype gratuitement depuis votre smartphone ou votre ordinateur pour communiquer avec un autre utilisateur connecté sur un autre appareil.

Mais les choses se corsent si vous voulez entrer en contact avec une personne qui n’utilise pas Skype ou qui n’y a pas accès. Par exemple, un membre de votre équipe en déplacement qui ne dispose pas de l’application sur son téléphone mobile, ou encore un collaborateur qui dispose d’une connexion Internet faible, voire inexistante.

C’est peut-être improbable, mais ça arrive. Pour parer à toute éventualité, mieux vaut avoir une solution de rechange. Sans parler des interlocuteurs qui ne peuvent ou ne veulent pas utiliser Skype. 

Sans oublier qu’appeler un numéro fixe ou mobile depuis Skype (votre correspondant reçoit l’appel sur son téléphone et pas par le biais de l’application Skype), c’est payant.

Pour pouvoir effectuer ce type d’opération, vous devez acheter des crédits ou souscrire un abonnement mensuel.

  • Pour 400 minutes d’appel, vous devrez débourser 7,80 € par mois.
  • Vous pouvez passer des appels illimités dans 63 pays pour 15,60 € par mois (des restrictions peuvent s’appliquer).
  • Enfin, vous pouvez acheter des crédits Skype par tranche de 5 €, 10 € ou de 25 €. Les tarifs à la minute varient selon la zone d’appel.

Au revoir Skype Entreprise, bonjour Microsoft Teams

Tout ce que nous venons d’énoncer correspond à la version de base de Skype.

Elle suffit généralement aux auto-entrepreneurs et aux petites structures. Les organismes de plus grande envergure, en revanche, ont besoin de fonctionnalités supplémentaires : communication simultanée avec plus de deux utilisateurs, tableau blanc et partage d’écran notamment.

Microsoft a récemment fusionné Skype Entreprise et Microsoft Teams, son outil de web conférence. Les utilisateurs y retrouvent toutes les fonctionnalités de Skype Entreprise dans le nouveau logiciel de conversation.

3 alternatives gratuites à Skype

Vous ne voulez pas passer à la version payante de Skype, mais vous avez besoin de fonctionnalités supplémentaires ? Voici 3 logiciels de visioconférence gratuits qui pourraient vous intéresser.

Vous trouverez ci-dessous le détail de leurs fonctionnalités et le prix d’un upgrade, au cas où l’évolution de votre entreprise vous pousse à chercher une solution plus robuste.

Certains de ces outils comprennent d’autres fonctionnalités de gestion de projets, comme la gestion des tâches et le partage des fichiers. Ils pourraient donc se révéler avantageux à plus d’un titre.

Ils sont ici présentés par ordre alphabétique.

1. Glip

Aperçu de Glip (source)

Note des utilisateurs sur Capterra :  4,5/5 (161 avis)

Glip, créé en 2012 et racheté par RingCentral en 2015, présente quelques fonctionnalités supplémentaires dont la gestion des tâches et le partage de fichiers.

Version gratuite : publications, espace de stockage, intégrations et utilisateurs invités illimités. La version gratuite inclut 500 minutes de conversation vidéo par mois.

Si vous voulez passer à la version supérieure : pour 5 $ par utilisateur/mois (environ 4,5 €), vous obtenez 1 000 minutes de visioconférence par personne et par mois. Vous bénéficiez également de fonctionnalités de contrôle administratif avancé, de politiques de rétention des données, d’exportations conformes et d’une assistance prioritaire en permanence.

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2. GoToMeeting

Aperçu de GoToMeeting (source)

Note des utilisateurs sur Capterra :  4,5/5 (7 244 avis)

GoToMeeting, disponible depuis 2004, fait partie de la famille des logiciels Citrix Systems. Connu pour ses réunions “en un seul clic”, le logiciel vise avant tout à simplifier l’organisation de visioconférences. Il permet de lancer immédiatement la conversation sans avoir à  télécharger un logiciel supplémentaire ou à fouiller différents menus.

Version gratuite : avec GoToMeeting Free, collaborez avec 3 personnes au maximum depuis votre navigateur Google Chrome, jusqu’à 40 minutes par session. Inclut le partage d’écran.

Si vous voulez passer à la version supérieure : disponible à partir de 12 € par organisateur/mois (forfait annuel), la première version payante prend en charge jusqu’à 150 participants et vous donnent accès à des fonctionnalités comme les applications mobiles, les outils de dessin et le partage de clavier.

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3. Wimi

Aperçu de Wimi (source)

Note des utilisateurs sur Capterra :  4,7/5 (93 avis)

Wimi, logiciel conçu à Paris, est bien plus qu’une plateforme de visioconférence : c’est un véritable outil de gestion de projets incluant des fonctionnalités comme la gestion des tâches, le suivi des jalons ou encore les tableaux Kanban.

Version gratuite : inclut la gestion de 8 projets, 10 Go de stockage et un support client par e-mail pour 3 utilisateurs.

Si vous voulez passer à la version supérieure : disponibles à partir de 9 $ (environ 8 €) par utilisateur/mois, les versions payantes vous permettent d’enregistrer un nombre illimité de projets et d’invités et vous donnent accès à 250 Go de stockage, au partage de fichiers et à une assistance téléphonique.

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D’autres alternatives à Skype ?

Et vous, comment communiquez-vous à distance avec vos collaborateurs ? Utilisez-vous Skype, une des alternatives présentées dans cet article ou bien une autre solution ? Partagez votre expérience en commentaire !

Vous souhaitez en savoir plus ? Consultez notre catalogue de logiciels de visioconférence pour découvrir davantage de produits.

Digital workplace : le bureau de demain

digital workplace business case

organisation des nouveaux espaces de travail

Les récentes évolutions observées dans le monde du travail confortent l’émergence d’un modèle déjà bien connu dans de nombreux milieux professionnels, fondé sur une plus grande flexibilité et une mobilité accrue. Faciliter l’accès aux ressources de l’entreprise, en tout lieu et à tout instant, est l’un des principaux défis de cette nouvelle dynamique. La tendance est d’autant plus prononcée que la transformation numérique gagne tous les secteurs d’activité et donne lieu à l’émergence de solutions innovantes telles que les logiciels de digital workplace. Concept très actuel, la digital workplace répond aux enjeux du travail moderne et présente des avantages multiples aussi bien pour les travailleurs que pour les entreprises.

Qu’est-ce que la digital workplace ?

La digital workplace est un environnement numérique de travail offrant aux utilisateurs un accès centralisé à l’ensemble des outils et informations nécessaires à l’exercice de leurs fonctions au sein de l’entreprise. Elle apparaît ainsi comme une version numérique du bureau physique ou de la salle de réunion. C’est une plateforme collaborative unifiant les principales ressources exploitées par l’entreprise dont les mails, la messagerie instantanée, les médias sociaux, les logiciels professionnels et la gestion documentaire. Selon les spécificités, la digitale workplace peut également intégrer des applications métiers spécifiques. Elle s’adapte ainsi aux besoins de chaque organisation.

Découlant directement des évolutions de l’intranet, la digital workplace est une solution complexe qui va au-delà du portail d’entreprise et des suites de productivité comme Office 365 ou G-Suite. Ces dernières se limitent en effet à donner accès à une diversité d’applications ainsi qu’à un environnement de travail collaboratif, sans pour autant assurer l’interconnectivicté et l’intégration des outils entre eux.  La digital workplace est un espace de travail virtuel unifié, basé sur les deux principes fondateurs que sont l’intégration et la collaboration.

Quels sont les enjeux de cet outil révolutionnaire ?

La digital workplace s’adapte aux nouvelles approches de travail, de plus en plus transversales et collaboratives. Le renforcement de la productivité des travailleurs et l’amélioration de la communication en entreprise sont les deux principaux enjeux de cet outil d’avenir.

Renforcer la productivité des collaborateurs

Les modes de travail et l’environnement professionnel sont en pleine mutation. Face aux besoins de flexibilité et de mobilité des travailleurs, le télétravail et la virtualisation gagnent du terrain. En unifiant de manière intelligente tous les outils de travail, la digital workplace simplifie l’accès à une diversité de programmes interconnectés de gestion des tâches, ce qui stimule la productivité des collaborateurs. Ces derniers peuvent accéder à leur espace de travail ainsi qu’à l’ensemble des ressources de l’entreprise à tout moment et en tout lieu, qu’ils soient au bureau, à la maison ou en déplacement. Grâce à la centralisation des applications professionnelles parfois pléthoriques, il n’est plus nécessaire de passer continuellement d’un environnement à un autre, ce qui réduit les pertes de temps et améliore l’efficacité des équipes.

Améliorer la collaboration et la communication interne

La communication revêt un enjeu majeur pour les organisations, qui cherchent à toujours mieux fédérer et impliquer les employés. Elle constitue aussi l’un des points importants de la digital workplace. Cette dernière facilite et optimise l’échange d’informations entre les collaborateurs à travers des solutions intégrées de messagerie d’entreprise. L’amélioration de la communication et l’optimisation du partage d’informations contribuent à une meilleure collaboration au sein de l’entreprise, ce qui permet de gagner du temps et d’accroître la productivité des travailleurs. Par ailleurs, la digital workplace crée un environnement de travail dynamique qui renforce l’attractivité de l’emploi. Autant de facteurs qui influent de façon bénéfique sur le rendement des salariés de l’entreprise.

Quels sont les principaux avantages de la digital workplace ?

La digital workplace apporte des bénéfices liés à la transformation numérique de l’entreprise, notamment en matière de mobilité, de flexibilité et de célérité dans l’exécution des tâches. Elle a aussi l’avantage de regrouper ces tâches dans une seule plateforme et d’interconnecter tous les outils et ressources dont l’employé a besoin pour travailler efficacement. Centrée sur les besoins de l’utilisateur, elle crée un environnement sécurisé et fonctionnel qui s’adapte aux usages des travailleurs. Ces derniers peuvent aisément partager des documents et leurs connaissances, fournir de l’aide et des informations, autant qu’ils peuvent en recevoir de leurs collègues.

De manière plus spécifique, la digital workplace permet de :

  • Disposer d’un accès unique et sécurisé aux ressources professionnelles ;
  • Faciliter l’interaction et la communication entre les collaborateurs de façon synchrone ;
  • Impliquer les collaborateurs et organiser la collaboration selon les besoins ;
  • Planifier les tâches dans un calendrier partagé et fluidifier leur gestion ;
  • Capitaliser et partager les connaissances et les ressources en toute simplicité ;
  • Accéder aux documents et informations en mobilité ;
  • Offrir un tableau de bord en temps réel ;
  • Réduire les coûts opérationnels grâce à l’automatisation des tâches.

Les contraintes liées à la mise en place d’une digital workplace

Difficile à mettre en œuvre du fait de sa complexité et de la multiplicité des outils intégrés qui la composent, la digital workplace ne saurait s’imaginer en dehors de la stratégie digitale de l’entreprise. En effet, la mise en place d’une digital workplace implique au préalable une certaine maturité du système d’information de l’organisation. Elle procède de la transformation numérique de l’entreprise, laquelle doit dès lors satisfaire aux exigences de gouvernance, de sécurité, de gestion de données et de formation du personnel.

L’intégration des données est aussi un impératif dans la mise en œuvre de la digital workplace. Cette dernière doit permettre d’intégrer des données depuis une variété de logiciels implémentés. C’est ce qui fait la différence entre la digital workplace et les applications de travail collaboratif. De plus, chaque secteur professionnel a ses spécificités que doit prendre en compte la digital workplace. La plateforme doit dès lors s’adapter aux besoins de chaque organisation. Elle tient ainsi la promesse d’un environnement de travail adapté aux attentes et usages des travailleurs, tout en augmentant leur productivité et leur bien-être au travail.

Et maintenant ? Consultez notre catalogue de logiciels de digital workplace pour trouver l’outil qu’il vous faut.

Outils de travail collaboratif à distance : quel bilan après la crise ?

nouvelle organisation du travail

nouvelle organisation du travail

Qui aurait pu prédire, fin février, début mars, que le monde tel qu’on le connaît allait être chamboulé aux niveaux humain, social, politique, économique et professionnel comme il l’a été ? Pour les entreprises, le confinement aura été un brutal bouleversement digital et, pour beaucoup, il aura fallu improviser afin de pouvoir pleinement opérer en télétravail. Les outils de travail collaboratif à distance se sont retrouvés au cœur de ce nouveau mode de travail. Quel bilan tirer de leur utilisation ?  Quels en ont été les défis et les avantages ? Vont-ils s’inscrire sur la durée ou connaître les limites de leur potentiel sur le long terme ?

Les outils de travail collaboratif à distance ont déferlé sur le monde professionnel

Les logiciels de collaboration et de communication ont prouvé leur caractère indispensable lors de l’instauration du télétravail. 85 % des logiciels adoptés en raison de la crise ont été jugés “essentiels à la survie [de l’entreprise]” lors d’une enquête GetApp (196 répondants*). Parmi ceux-ci, les outils collaboratifs et de communication atteignent à eux seuls 59 % des outils dans lesquels les PME ont investi dans le but de poursuivre leur activité en période de confinement.

L’outil Google Trends montre en ce sens la courbe d’intérêt de logiciels de visioconférence tels que Zoom ou Skype dont l’apogée se situe à la semaine du 15 mars. Si la courbe est ensuite décroissante, il n’en reste pas moins que le volume de recherche est supérieur à la période pré-confinement et connaît aujourd’hui une certaine stabilité.

Les principales motivations d’implémentation de tels outils se retrouvent dans la nécessité d’assurer un travail d’équipe. Cette dernière est ainsi citée comme besoin justifiant l’investissement dans de nouveaux logiciels par 46 % des PME interrogées (314 répondants*). Grâce à ces plateformes en ligne, les collaborateurs peuvent échanger des informations, consulter des documents, s’organiser pour mener un projet.

outils collaboratifs

Au moment où il était encore impossible d’évaluer la durée du confinement, les PME ont vu dans les outils collaboratifs une solution immédiate pour remédier aux défis que posait un télétravail imposé dans l’urgence. Pour celles qui ne disposaient pas de plan de continuité d’activité (37 % de PME interrogées, 335 répondants), les outils collaboratifs ont fait office de filet de sécurité. Le virtuel s’est ainsi substitué au présentiel et a permis de maintenir l’activité et la productivité de PME dont l’essentiel du travail peut s’effectuer par le biais d’Internet.

Outre cette mutation, la forme qu’a pu prendre la communication elle-même a été une nouveauté pour nombre d’entreprises et collaborateurs. Cette période exceptionnelle a été un accélérateur et une source d’enseignements sur la façon dont communiquer au sein d’une équipe et celle de mener un projet à terme.

Comme le note Yann Gourvennec, fondateur et dirigeant de l’agence de marketing digital Visionary Marketing, “Avec le confinement, les Français ont découvert, enfin, le télétravail. C’est une bonne chose, alors que nous étions à la traîne dans ce domaine depuis 25 ans. Avec cette crise, l’obligation, quasi surréaliste, de devoir rester à la maison, a fait qu’une proportion non négligeable de professionnels français y ont pris goût.”

Collaboration en temps de crise : un cas d’école dont tirer des leçons pour l’avenir

Avec l’intégralité des collaborateurs travaillant de chez eux, et sans réunions présentielles possibles, il a fallu apprendre à communiquer différemment. Pour cela, diverses politiques ont pu être implémentées, comme une politique de télétravail ou de cybersécurité. Le meilleur apprentissage aura été l’utilisation quotidienne par l’ensemble des collaborateurs.

Pour en faire le bilan, il convient évidemment de faire preuve de discernement. Yann Gourvennec fait d’ailleurs remarquer qu’il ne s’agit d’ailleurs pas vraiment de télétravail comme l’a souligné Zevillage.net, mais de confinement, et ce n’est pas la même chose. Toutefois, il est indéniable que face à cette situation inédite, les Français ont laissé tomber leur traditionnelle réticence pour le digital, et sans doute que cela est une bonne nouvelle pour le futur. (…) Ce n’est pas le fait d’une préparation antérieure. Dans ce cas, c’est la nécessité qui a fait loi. ”

C’est avec cette précision en tête, et en n’omettant pas le stress induit par le contexte d’une crise sanitaire, que l’on peut faire un bilan du télétravail et de l’utilisation des outils de collaboration.

La flexibilité au travail s’avère globalement bénéfique pour la productivité : le temps habituellement passé dans les transports est utilisé ailleurs et participe à l’équilibre entre la vie personnelle et la vie professionnelle. Quant aux outils de collaboration, leur mise en place hâtive a d’un côté permis le travail d’équipe et, d’un autre côté, a pu créer un certain épuisement. Maintenant que les entreprises préparent “l’après”, où le télétravail devient une possibilité pour nombre d’employés, un regard en arrière sur les bénéfices et obstacles rencontrés lors de leur utilisation massive s’avère utile pour appréhender l’avenir.

Bénéfices apportés par les outils collaboratifs et de communication en télétravail

  • Le télétravail devient possible à très grande échelle.
  • La communication multicanale permet de discuter en privé et via des canaux dédiés à des projets ou équipes spécifiques.
  • Les appels téléphoniques et vidéo permettent la communication verbale et le partage d’écran.
  • La gestion de projet est facilitée : des projets inter équipe peuvent être menés de n’importe où dans le monde.
  • La productivité se voit favorisée grâce à la centralisation et au partage des informations sur une plateforme commune.
  • Ces outils ont l’avantage d’être tout aussi utiles en temps normal, hors télétravail.

Des applications telles que Google Drive, Basecamp ou encore Trello sont autant de plateformes collaboratives populaires.

Des outils tels que Skype Entreprise ou Slack ou intègrent en sus  les appels audio et vidéo.

Obstacles rencontrés lors d’une utilisation intensive

  • Isolement : les outils ne pallient pas forcément le manque de contact humain et l’aspect social de la vie de bureau que certains recherchent.
  • Les nombreux canaux peuvent monopoliser un temps considérable, là où une discussion de vive voix accomplit la même chose en quelques minutes.
  • “Zoom fatigue”: la fréquence soutenue des appels en visioconférence et des meetings en ligne ont pu générer un certain épuisement.

Comment remédier à ces obstacles afin d’exploiter positivement ces outils ?

S’ils ont été une solution d’appoint, de tels outils s’avèrent pourtant bénéfiques même dans un contexte de travail “traditionnel”. Il faut cependant observer quelques règles de bon sens et d’apprentissage afin de profiter au mieux parti de tout leur potentiel.

Il est important de miser sur la formation de l’ensemble du personnel et de suivre une certaine étiquette afin que tous collaborent et communiquent selon des règles préalablement établies.

De la bonne utilisation des outils de travail collaboratif à distance

Ces quelques mois d’enfermement complet auront été l’occasion de tirer des enseignements en matière de collaboration et de communication au travail. Un logiciel collaboratif est avant tout un outil et comme on le sait, l’outil ne fait pas tout : il faut surtout savoir s’en servir. Il faut comprendre qu’ils s’inscrivent dans une démarche agile.

Voici les points clés à ne pas négliger si l’on veut optimiser l’adoption de solutions collaboratives dans un contexte de télétravail :

  • Une hiérarchie des dossiers et une nomenclature des fichiers claires afin de faciliter la recherche de documents.
  • Maintenir à jour la documentation sur la plateforme afin que tous disposent des informations les plus récentes.
  • Un management à distance : celui-ci doit faire la part belle à la confiance et permettre l’autogestion, plutôt que la surveillance à outrance.
  • Une communication réfléchie en amont afin de délivrer des informations claires et d’éviter des malentendu.
  • Limiter les réunions à celles qui nécessitent une discussion de vive voix ou qui ne peuvent tenir dans un message sur le canal de l’équipe.
  • Valoriser les collaborateurs en reconnaissant la réussite d’un projet ou d’une tâche pour maintenir l’engagement (on devient vite “invisible” à distance).
  • Proposer des canaux dédiés aux discussions informelles et des cafés virtuels pour recréer une “vie de bureau”.

La formation, étape incontournable de l’inscription des outils de collaboration dans la durée

Quel avenir pour ces outils et modes de travail sur le long terme ?

Lorsque l’on sait que 51 % des employées souhaiteraient voir le télétravail se démocratiser et que 50 % estiment que leur entreprise pourrait fonctionner normalement avec un tel modèle (513 répondants**), la question mérite d’être sérieusement considérée. Une fois la décision prise, reste un aspect clé pour parfaire cette implémentation : la formation. À l’annonce du confinement, une importante part de PME n’avait pas prévu de formation pour l’utilisation des nouveaux outils. Celle-ci s’est faite en grande partie “sur le tas”, par le biais d’un membre de l’équipe possédant quelques connaissances en la matière.

Assurer une formation, c’est s’assurer que les collaborateurs détiennent les connaissances nécessaires pour travailler de manière autonome et remplissent leurs objectifs sans dépenser d’énergie à chercher comment se servir d’un outil.

Quant aux nouvelles formes d’organisation du travail, Yann Gourvennec conclut par ces mots : “Certes, le retour sur les lieux de travail reste encore aujourd’hui très lent. Mais ce fait est plus à mon avis à mettre sur le compte de la peur qui a saisi les employés français que sur leur amour immodéré de la technologie.(…) Il est trop tôt et la situation est trop instable pour savoir de quoi demain sera fait exactement. Mais il est sûr que cette période aura eu un impact très net sur le retard français en matière de digital et sur un nécessaire rebond pour rattraper le niveau des pays du Nord.”

Vous souhaitez en savoir plus ? Consultez notre catalogue d’outils collaboratifs pour découvrir davantage de produits.

Méthodologies :

*Méthodologie de l’enquête sur les Tendances d’achat de logiciels : pour collecter les données de ce rapport, nous avons mené une enquête en ligne entre le 15 et 19 mai 2020 auprès de 397 employés de PME françaises effectuant du télétravail en raison de la crise de COVID-19. Les 335 répondants aux questions ont été sélectionnés selon leur rôle dans l’entreprise : ceux-ci sont issus de divers secteurs d’activité et sont tous preneurs de décision (confirmé/manager, manager sénior, membre de la direction ou haute direction). Le nombre de répondants peut différer d’une question à l’autre selon le profil recherché pour une question donnée.

**Méthodologie de l’enquête sur le Télétravail : pour collecter les données de ce rapport, nous avons mené une enquête en ligne entre le 4 et 14 avril 2020 auprès de 4 600 employés de PME effectuant du télétravail en raison de la crise de COVID-19. Ceux-ci sont issus de divers secteurs d’activité et de divers niveaux d’ancienneté. Les répondants viennent d’Australie, du Brésil, d’Espagne, de France, d’Allemagne, d’Italie, du Mexique, des Pays-Bas et du Royaume-Uni.

72 % des PME estiment que leur modèle actuel ne sera pas viable plus de 6 mois

conduite du changement

conduite du changement entreprise

La pandémie de COVID-19 a provoqué des changements organisationnels et financiers pour une majorité d’entreprises à travers le monde. Actuellement, 72 % des répondants de notre enquête* estiment que le modèle actuel de leur entreprise ne pourra permettre de maintenir à flot leur organisation que 6 mois tout au plus.

À l’heure où la question du retour au bureau se pose pour de nombreuses entreprises, il convient de réfléchir à un modèle réaliste et fiable sur le long terme, où la question de l’imprévu n’a jamais autant pesé. Il semble que la crise ait montré que le présentiel n’était plus aussi essentiel dans certains secteurs, où la majorité du travail peut s’effectuer par la voie numérique.

Désormais au creux de la vague de la pandémie, c’est sur le long terme que les entreprises doivent se projeter et revoir leur modèle.

Quelles ont été les mesures prises en réponse à la situation ? Quels sont les changements de stratégie(s) qui ont dû être opérés pour garantir la continuité ? Quels sont ceux qui auraient pu être effectués ? Pour répondre à ces questions, Capterra a interrogé 335 managers de PME françaises, entre le 15 et 19 mai 2020. Vous trouverez la méthodologie détaillée en fin d’article.

conduite de changement

6 mois : durée estimée par les PME de la solidité de leur modèle actuel

Outre les mesures de santé et de sécurité (66 %) imposées par la situation exceptionnelle, des politiques de télétravail (61 %) et d’utilisation d’appareils personnels (31 %) ont dû être implémentées en urgence.

Ces bonnes pratiques concernant le travail à distance peuvent inclure des recommandations concernant les horaires et la présence en ligne, la mise en place d’un logiciel de suivi du temps pour éviter les débordements et respecter l’équilibre vie professionnelle/vie privée, la tenue de réunions par web conférence ou encore la formation à la cybersécurité.

Aux côtés de ces mesures qui transforment les comportements et habitudes dans le cadre professionnel, nous avons pu observer dans le premier volet de notre enquête que 85 % jugent l’adoption de logiciels essentielle à la survie de leur entreprise.

Qu’en est-il de la survie sur le long terme ?

Celle-ci s’avère plutôt pessimiste : seules 15 % des PME répondent être préparées pour continuer sur leur modèle actuel au-delà d’une année. Malgré les mesures engrangées, l’équilibre des PME sur la durée reste précaire. C’est ainsi qu’une large majorité de PME s’attend à devoir consolider ou repenser en profondeur leurs modes de fonctionnement. 6 mois est un délai très court dans la vie d’une entreprise.

Les tendances d’investissement précédemment évoquées montrent que la crise a poussé à l’adoption de logiciels : 42 % des répondants ont décidé d’investir en raison de celle-ci.

Comment prévoir et repenser son modèle lorsque les lignes bougent continuellement ?

Tandis que le débat autour du retour au bureau fait rage, une transformation numérique de fond ne devrait plus être ignorée. En parallèle, la mise en place d’un plan de continuité se révèle plus que jamais nécessaire.

Seules 50 % de PME disposaient d’un plan de continuité avant la crise

La création d’un tel plan permet d’anticiper les conséquences fâcheuses de divers cas de figure et de poursuivre son activité en “mode dégradé”, par exemple, pour limiter les pertes et accélérer la reprise. 

Avec les risques de seconde vague ou d’une cyberattaque, par exemple, la gestion de crise est une mesure incontournable au sein d’une organisation. 

Les logiciels de plan de continuité d’activité sont des outils qui aident à la survie d’une entreprise en cas de crise. Ils servent à concevoir et mettre en place un tel plan, et à l’activer au moment opportun. Ils peuvent, par exemple, aider à garantir l’intégrité des données et les rendre disponibles en cas de piratage. Pour prendre une image simple, un plan de continuité d’activité est comme un générateur en cas de panne d’électricité.

Voici quelques exemples de fonctionnalités d’un tel logiciel :

  • Identification et notification de menaces
  • Préservation de l’intégrité des données
  • Sauvegardes en continu ou planifiées
  • Cryptage

Dans d’autres secteurs, il s’agira peut-être de pertes matérielles ou financières. Chaque entreprise doit déterminer les points clés de son activité, identifier les risques potentiels et prévoir une solution pour chacun de ses risques. Le logiciel de PCA permettra de compiler toutes ces informations, qui peuvent s’avérer volumineuses, et de les rendre facilement accessibles et actualisables. Si une “seconde vague” ou une cyberattaque (rappelons que les crises sont propices à ces attaques) devaient survenir, une entreprise disposant d’un plan de continuité aura davantage de chances de se retourner.

Pour parfaire cette mesure, un plan de communication (nous en donnions un exemple en regard de la crise de COVID-19 dans cet article) et la formation des collaborateurs permettra à l’ensemble de l’entreprise d’être réactif et de savoir quelles actions entreprendre.

Les priorités des PME tiennent dans la rétention des clients, celle des employés et la productivité

Le confinement a bouleversé tous nos comportements : non seulement nos habitudes sociales, mais également celles de consommation et de dépenses. Le séisme causé à fait bouger les lignes stratégiques et les priorités des entreprises.

4 aspects sont ressortis des priorités à court termes pour les PME interrogées et outre les recommandations sanitaires imposées à l’ensemble de la population, 3 aspects en particulier se dégagent de cette enquête.

La rétention de la clientèle

Les pertes ont été pour chaque entreprise proportionnelles à leurs capacités à gérer la crise, à la pertinence du produit ou service proposé dans ce contexte, mais ont été réelles pour la majorité. Mais avant la réduction des coûts, c’est sur la clientèle que les PME se sont focalisées. La fermeture des commerces et l’interdiction de sortir de chez soi (à part pour les biens de première nécessité) ont d’une part freiné les dépenses jugées non urgentes et, d’autre part, renvoyé les consommateurs vers l’achat en ligne.

Suite logique de ces priorités, il a fallu faire preuve de réactivité et de créativité pour limiter la casse et s’adapter.

La conduite du changement est un concept permettant à une entreprise d’aborder et de s’adapter à de nouvelles situations, qu’elles soient provoquées par des événements internes ou externes. L’ADN d’une entreprise peut s’en trouver modifié : à elle de savoir évoluer. L’adaptation a été le nerf de la guerre dans la survie des PME.

Voici quelques exemples que l’on a pu observer au plus fort du confinement : 

  • Populaires dans la vie comme en ligne, les organisateurs d’escape rooms ont adapté leurs énigmes pour qu’elles soient jouées en ligne.
  • Les lieux culturels ont investi dans la diffusion en ligne et la visite virtuelle, tout comme les agences immobilières pour qui les visites de logements en présentiel n’étaient plus possibles.
  • 2020 est aussi l’année de la consécration de la télémédecine pour qui le passage au virtuel est le plus bel exemple de digitalisation.

Le boom de la numérisation du produit ou service, du commerce en ligne et de la livraison à domicile sont autant de métamorphoses dont on peut s’attendre à ce qu’elles s’inscrivent dans la durée.

Conseil : les campagnes de marketing digital ont pris une importance toute particulière. Il est préférable de repenser les campagnes automatisées afin d’éviter tout faux pas ou hors propos et de sonder la clientèle afin de se concentrer sur le produit ou service le plus recherché dans un certain contexte.

La rétention des employés

L’aspect humain n’est pas en reste et c’est là une donnée intéressante lorsque l’on sait que de nombreux employés ont pu se retrouver au chômage technique (présence physique requise) ou pour qui les conditions nécessaires au télétravail n’étaient pas réunies (matériel informatique, qualité de la connexion, vie personnelle…). La réassignation temporaire (42 %) ou permanente (17 %) a été une mesure efficace pour ne pas réduire les effectifs et au contraire, se réinventer. Plutôt que de licencier, ces entreprises ont pu assigner des postes ou tâches à des employés se retrouvant sans activité (un recruteur, par exemple, pour qui les embauches auront été gelées). Ces modifications ont pu également permettre de renforcer certains département en difficulté alors que la demande explosait.

La maintenance de la productivité

Les baisses de productivité causées par ce contexte matériel et psychologique exceptionnel a été une autre crainte pour les PME. Contrairement aux idées reçues, il semblerait au contraire que l’on travaille de chez soi aussi bien, si ce n’est mieux, lorsque les conditions sont réunies. Un management à distance adapté et les outils adéquats permettent un environnement de travail sain sans oublier les activités sociales qui participent à maintenir l’engagement des collaborateurs et à la culture d’entreprise.

Adaptation et anticipation, concepts clés de la survie

Dans le contexte actuel, ces adaptations ont permis à de nombreuses entreprises de mettre un pied à l’étrier de la transformation digitale ou d’accélérer cette dernière. Sans forcément renoncer au présentiel, la flexibilité induite par les outils de télétravail, la virtualisation de son offre, la formation des équipes ainsi que la mise en place d’un plan de continuité sont en somme les piliers de la survie des entreprises sur le long terme : celles qui investissent dans ces mesures seront celles qui pourront appréhender l’avenir l’esprit serein.

Vous souhaitez en savoir plus ? Consultez notre catalogue de logiciels de plan de continuité d’activité pour découvrir davantage de produits.

*Méthodologie de l’enquête : pour collecter les données de ce rapport, nous avons mené une enquête en ligne entre le 15 et 19 mai 2020 auprès de 397 employés de PME françaises effectuant du télétravail en raison de la crise de COVID-19. Les 335 répondants aux questions présentées dans ce rapport ont été sélectionnés selon leur rôle dans l’entreprise : ceux-ci sont issus de divers secteurs d’activité et sont tous preneurs de décision (confirmé/manager, manager sénior, membre de la direction ou haute direction).

Come fare business online: consigli e software per iniziare un e-commerce

Come fare business online: i migliori software

Come fare business online: i migliori software

Stai pensando a come fare per trasformare il tuo business in una attività online? Questo articolo ti aiuterà a fare chiarezza sugli step necessari.

Nel 2019 le vendite su Internet in Italia hanno raggiunto una cifra pari a 31,5 miliardi di euro. Sebbene le transazioni online abbiano registrato rallentamenti importanti causati dall’emergenza sanitaria COVID-19 e dal lockdown imposto dal Governo l’8 marzo 2020, la normalizzazione dello smart working e le restrizioni riguardanti gli spostamenti hanno successivamente favorito una crescita importante.

La creazione di opportunità di e-commerce rappresenta una promessa di rinnovo e di rilancio, sia per quanto riguarda i commercianti indipendenti che per le aziende stesse. Sul mercato sono infatti disponibili software per la creazione di siti web in grado di semplificare notevolmente le attività di vendita. In questo articolo verranno descritte diverse opzioni per l’avvio di attività online che richiedono conoscenze tecniche minime.

Business online: l’e-commerce in aiuto ai commercianti in tempi di crisi

L’e-commerce era già in crescita, ma è stata la crisi attuale ad aver modificato il modo in cui gli acquirenti effettuano i propri acquisti. Molti negozi fisici, invece, si sono visti costretti ad abbassare le saracinesche.

Come fare business online e ottenere dei guadagni continuando a offrire i tuoi prodotti? La vendita online è diventata semplicemente una necessità e ha dimostrato di essere una risorsa irrinunciabile sul lungo termine.

L’aumento della connettività, l’accesso agli smart device e una maggiore fiducia nei sistemi di pagamento online hanno fatto sì che le vendite online crescessero in maniera esponenziale.

Oltre a garantire un’ovvia continuità di business in tempi di crisi, i negozi online offrono numerosi vantaggi alle aziende fisiche anche in tempi normali:

  • Assenza di orari di apertura e disponibilità permanente degli articoli a catalogo
  • Offerta dei prodotti sia a livello locale che internazionale
  • Maggiore visibilità e diffusione delle informazioni più mirata
  • Accelerazione del processo d’acquisto
  • Ricerche di mercato e sui clienti agevolate
  • Immagine del marchio valorizzata

L’avvio di un’attività online comporta dei costi ancora prima della sua creazione. Tali costi, così come quelli di gestione, dipendono sia dal concept dei prodotti che dai servizi offerti dal negozio. Siti web come forniscono tutta una serie di linee guida e di consigli utili su come avviare un’attività di e-commerce.

Di seguito elenchiamo le operazioni principali a cui attenerti per creare un sito di e-commerce:

  • Scegli un nome e un dominio per il tuo negozio online
  • Scegli un host adatto alle tue esigenze
  • Seleziona i fornitori dei tuoi prodotti
  • Utilizza il sistema CMS (Content Manager System) più adatto alle tue esigenze di e-commerce, ad esempio la piattaforma che ospiterà il tuo negozio online (Wix, Weebly, Prestashop, etc.)
  • Personalizza i tuoi prodotti
  • Aggiungi tutti i possibili metodi di pagamento
  • Crea un blog complementare al negozio online
  • Regolarizza la tua situazione legale
  • Crea campagne pubblicitarie online
  • Sfrutta il potenziale del marketing online

Nel presente articolo descriveremo i tool in grado di rendere i tuoi prodotti disponibili online, ovvero le piattaforme di e-commerce. Non si tratta soltanto di progettare un sito web, ma anche di creare un vero e proprio canale per le vendite online.

Le caratteristiche essenziali di una piattaforma di e-commerce

Sul mercato esistono numerose piattaforme di e-commerce, sia gratuite che a pagamento. Alcune di esse sono connesse e addirittura integrate ai principali social network, come ad esempio Facebook. Queste piattaforme e i servizi ad esse associate sono in costante evoluzione per far fronte alle mutevoli esigenze dei clienti. Di conseguenza, le caratteristiche tecniche e funzionali che non dovrebbero mai mancare in una piattaforma di e-commerce di successo sono le seguenti:

  • Accessibilità per dispositivi mobili: è fondamentale disporre di un design responsivo in grado di adattarsi in modo automatico al dispositivo utilizzato.
  • Integrazione con i social network: permette ai tuoi clienti di acquistare i tuoi prodotti servendosi dei loro canali di social network preferiti.
  • Approccio multi-canale: promuove un’interazione continua e omogenea dei diversi canali utilizzati dal cliente per interagire con la tua azienda (negozi fisici, uffici, smartphone, centri di contatto, etc.).
  • Gestione dei cataloghi: la piattaforma selezionata dovrà includere la gestione di uno o più cataloghi dei prodotti con strutture per l’importazione e l’esportazione.
  • Gestione dei clienti: la piattaforma scelta deve consentire ai clienti di gestire i propri account. Ad esempio, devono poter essere in grado di gestire autonomamente i propri ordini, di registrarsi a liste dei desideri (wish list) e di tenere traccia dei prodotti acquistati, nonché di poter accedere alle cronologie e alle rubriche.
  • Budget di marketing e per le promozioni: la piattaforma dovrà disporre di tool di marketing e per le promozioni facilmente configurabili (supporto per le offerte, sistemi di sconti, coupon e promozioni).
  • Internazionalizzazione: la piattaforma scelta deve consentire transazioni commerciali in tutto il mondo e offrire opzioni multilingua e multivaluta.
  • Diversificazione dei metodi di spedizione e di consegna: gli utenti devono poter effettuare la propria scelta in base alle loro preferenze.
  • Diversificazione dei metodi di pagamento: la piattaforma deve essere in grado di supportare diversi metodi di pagamento.
  • Gestione integrata degli ordini: è necessario che la gestione dell’intero ciclo degli ordini (monitoraggio dello stato degli ordini e dei resi) sia inclusa nella piattaforma scelta.
  • Report di gestione: la piattaforma ideale dovrà includere i report necessari per la gestione delle opportunità di business.

Le migliori piattaforme per la creazione di opportunità di e-commerce

Le piattaforme riportate di seguito sono le tre più popolari tra i risultati di ricerca del catalogo di Capterra e si basano sui seguenti criteri:

  • Punteggio minimo complessivo di 4/5 su Capterra
  • Maggior numero di recensioni
  • Software disponibile in italiano
  • Offerta di una versione e di un periodo di prova gratuiti
  • Facilità d’uso

I software vengono presentati in ordine alfabetico.

  1. Prestashop

Anteprima di un template Prestashop

Anteprima di un template Prestashop (fonte)

Punteggio complessivo: 4.3/5 (150 opinioni)

Soluzione open source

Versione gratuita disponibile

Primo prezzo disponibile: PrestaShop dispone di un piano gratuito e offre una versione di prova gratuita.

Prestashop è un software CMS (Content Management System) completamente gratuito per la gestione dei contenuti, progettato per la creazione di negozi online per imprese di piccole, medie e grandi dimensioni.

Si tratta di una piattaforma di e-commerce open source che consente a ciascun utente di personalizzare, modificare e aggiornare il proprio negozio online in base alle esigenze. Offre inoltre più di 2000 template pronti per l’uso e consente l’integrazione di funzionalità di analisi e report per il monitoraggio e l’ottimizzazione dei negozi online. Infine, il software permette di monitorare le vendite e le interazioni con i clienti.

Prestashop dispone di una community consolidata che offre un forum, un blog, un servizio di assistenza e numerose altre risorse in grado di fornire risposte alle domande dei clienti.

Caratteristiche principali:

– Scelta dei template in funzione del prodotto venduto

– Numerose opzioni (a pagamento): SEO, anti-spam, chat online, etc.

– Codice open source

– Assistenza 24 ore

– Numerose risorse di self-help

Per saperne di più

2. Weebly

Anteprima di un template Weebly

Anteprima di un template Weebly (fonte)

Punteggio complessivo: 4.3/5 (1.301 opinioni)

Versione gratuita disponibile

Primo prezzo disponibile: $8/mese (circa 7 €)

Weebly è un servizio online che consente di creare e ospitare opportunità di business online in maniera semplice, veloce, gratuita e senza pubblicità. Attraverso un’unica registrazione, la piattaforma consente di pubblicare un numero illimitato di siti, pagine e blog.

L’ambiente estremamente intuitivo di Weebly è accessibile a qualsiasi utente Internet senza esperienza. La piattaforma offre numerosi template dallo stile raffinato basati su elementi visivi di grandi dimensioni.

Grazie alla sua tecnologia avanzata, è possibile includere contenuto multimediale ed elementi di vario genere con una semplice operazione di trascinamento della selezione. Una volta creato, è possibile scaricare il sito in formato compresso. Weebly offre inoltre guide SEO e di marketing, oltre a numerosi articoli per trarre ispirazione.

Caratteristiche principali:

– Template moderni e raffinati

– Piattaforma di marketing

– Guida SEO

– Blog e Centro di ispirazione apposito di Weebly

– Supporto online

Per saperne di più

3. Wix

Screenshot di Wix

Screenshot di Wix (fonte)

 

Punteggio complessivo: 4.3/5 (4.858 opinioni)

Periodo di prova gratuito di 14 giorni

Primo prezzo disponibile: 23$ /mese (circa 20€)

Wix Stores è un’applicazione di Wix che permette di progettare il tuo sito web in maniera semplice e che non richiede particolari conoscenze di programmazione. Grazie a un ambiente estremamente intuitivo, con un semplice clic sarai in grado di definire gli elementi di tuo interesse e attivare i template da te scelti.

Il software presenta un ambiente virtuale accattivante in grado di offrire numerose alternative per l’animazione e la personalizzazione del tuo negozio online. Offre inoltre molti elementi predefiniti per l’adattamento delle tue immagini ai negozi online.

Insieme ad altri vantaggi, Wix Stores permette la vendita diretta su Facebook e Instagram, opera il drop shipping (ordini effettuati sul sito di Wix ma consegnati direttamente da un grossista) e consente la vendita in oltre 40 valute. È possibile scegliere tra il metodo di pagamento di Wix oppure le tradizionali carte di credito o PayPal.

Caratteristiche principali:

– Scelta dei template in funzione del prodotto venduto

– Ottimizzazione per dispositivi mobili

– Drop shipping (consegna diretta)

– Blog di consigli e idee

– Help Desk

Vuoi saperne di più? Consulta il nostro catalogo di software per e-commerce per scoprire altri prodotti.