Acquista in modo consapevole: sai quanto costa veramente un gestionale per azienda?

Quanto costa un gestionale per azienda

Quanto costa veramente un gestionale per azienda? Definire il budget di un gestionale  è complicato per molti. Ma noi siamo qui per aiutarti.

Quanto costa veramente un gestionale per azienda?

In un mondo ideale acquistare un software sarebbe semplice come acquistare un prodotto qualsiasi. C’è un prezzo stabilito, lo paghi… ed è fatta, il software è tuo!

Ma se hai già iniziato a esplorare le diverse soluzioni di software per la tua azienda, saprai che in realtà non è così semplice. Non solo i fornitori di software applicano modelli di tariffazione totalmente differenti, ma nascondono anche costi aggiuntivi collegati al possesso e all’esecuzione del loro sistema.

Spesso il timore che i costi superino il budget stabilito è il principale ostacolo interno all’acquisto di un software per il business. A meno che non si conosca il vero costo della licenza del software, il rischio di andare fuori budget è dietro l’angolo.

In questo articolo passeremo in rassegna i cinque elementi principali che formano il costo totale di un software aziendale. L’obiettivo? Chiarire quali sono i costi di un software in modo da prendere le tue decisioni d’acquisto in modo consapevole e sicuro.

I cinque elementi principali che formano il costo totale di un software aziendale


  1. La licenza del software
  2. Hardware
  3. Implementazione
  4. Formazione
  5. Supporto

Componente di costo n. 1: la licenza del software

La licenza del software – ovvero il costo effettivo di possesso e utilizzo del software – ha la duplice particolarità di costituire una parte significativa del prezzo del software e un costo difficile da congelare in modo definitivo in quanto può variare notevolmente nel corso del tempo e man mano che il tuo business cresce.

I modelli di tariffazione esistenti per le licenze dei software sono principalmente due: la licenza perpetua e la licenza in abbonamento.

La licenza perpetua prevede un pagamento iniziale che garantisce la proprietà del software a tempo indeterminato (vale a dire, per sempre, dall’inglese in perpetuity). Questo modello di tariffazione è quello usato da più tempo ed è utilizzato solitamente per i software “on-premise”, ovvero scaricati e installati su un computer locale o su un server della tua azienda.

Con la sottoscrizione di un abbonamento si paga un canone mensile o annuale per l’utilizzo del software. Se si interrompe il pagamento o non si rinnova il contratto, non è più possibile usufruire del software. Questo modello di tariffazione è più recente, più diffuso e spesso usato per soluzioni basate sul cloud (questo modello di distribuzione è anche noto come “Software-as-a-Service” o “SaaS”), vale a dire ospitati sui server del fornitore del software e accessibili agli utenti attraverso una connessione a internet.

Ricorda: i fornitori di software spesso offrono la possibilità di scegliere tra un abbonamento mensile o annuale, offrendo una tariffa complessiva più economica per quest’ultimo per indurre l’acquirente a sottoscrivere un contratto più lungo. Tuttavia non è detto che il costo dell’abbonamento annuale sia effettivamente più economico del totale delle singole mensilità. Ti consigliamo sempre di fare due conti per valutare quale delle due opzioni soddisfi meglio le tue esigenze.

Esistono altri tre tipi di abbonamento sul mercato, con prezzi che variano in base a diversi fattori, quali il consumo, le dimensioni e gli utenti.

  1. La tariffazione basata sul consumo prevede un costo variabile in base all’effettivo utilizzo del software o dei servizi ad esso associati.
  2. La tariffazione basata sulle dimensioni varia in base alle dimensioni dell’azienda, ad esempio in base a fattori come il numero di dipendenti o di clienti.
  3. La tariffazione basata sull’utente varia in base al numero di persone che hanno accesso al software.
Ricorda: è importante capire la differenza tra licenza per utente autorizzato e licenza per utente simultaneo. Nel caso della licenza per utente autorizzato, ogni utente dispone dei propri dati di accesso e tutti gli utenti possono utilizzare il software contemporaneamente. Con la licenza per utente simultaneo si dispone di un numero fisso di login utilizzabili da chiunque, ma la licenza non consente un numero di login simultanei superiore al massimo previsto. Se disponi di un team di 20 persone e queste avranno bisogno di utilizzare il software contemporaneamente, dovresti optare per una tariffa utente autorizzato che includa 20 utenti. Ma se solo cinque dei 20 membri del team utilizzano il software nello stesso momento, può essere più conveniente scegliere una tariffa utente simultaneo per cinque utenti.

Nella maggior parte dei casi, difficilmente potrai scegliere tra i due modelli di tariffazione per un determinato software. È raro che i produttori di software offrano entrambe le opzioni – licenza perpetua e abbonamento – per i loro prodotti.

Ad ogni modo, nei casi in cui tu abbia possibilità di scelta, o se stai confrontando un prodotto con licenza perpetua con un prodotto in abbonamento, valuta i pro e i contro di ciascuna opzione per determinare quale si adatta meglio al tuo business.

Confronto prezzi licenza perpetua software vs abbonamento

Componente di costo n. 2: hardware

Per quanto potrebbe sembrare ovvio, è sempre importante tenere in considerazione il costo dell’hardware necessario per utilizzare il software che si acquista.

Questo vale soprattutto per le installazioni in locale, che potrebbero richiedere non solo l’acquisto di un server per ospitare il software, ma anche di nuovi dispositivi che supportino il sistema operativo giusto. In altre parole, se utilizzi dispostivi Mac ma il software che desideri funziona solo su Windows, il costo finale diventa notevole.

Essendo accessibili attraverso un browser web, le soluzioni SaaS offrono molta più flessibilità in termini di hardware e funzioneranno su computer, tablet o smartphone. Le aziende possono anche risparmiare sull’hardware consentendo ai dipendenti di usare i propri dispositivi (ma in questo caso deve essere presente una politica per la sicurezza dei dispositivi mobili  per ridurre le vulnerabilità informatiche).

Alcune categorie di software richiederanno l’acquisto di hardware aggiuntivo. I sistemi di rilevazione biometrica delle presenze, ad esempio, usano l’impronta digitale di una persona o altro identificativo unico per verificare l’identità degli utenti. Queste piattaforme richiedono dispositivi hardware specializzati per registrare i dati biometrici con la massima precisione.

Alcuni fornitori possono richiedere di utilizzare il loro software in associazione al loro hardware, mentre altri offrono un’ampia compatibilità.

Componente di costo n. 3: implementazione

I fornitori possono applicare un costo una tantum al momento dell’acquisto per installare e rendere operativo il software presso la tua azienda. Oltre all’installazione e alla configurazione di base, i costi di implementazione possono coprire anche esigenze quali:

  • Personalizzazione del software
  • Migrazione dei dati dai sistemi precedenti
  • Integrazione con i sistemi attuali

Se sei in grado di gestire l’implementazione del software autonomamente, il fornitore potrebbe non applicare questo costo.

Di norma i sistemi in locale hanno un costo di implementazione maggiore rispetto a quelli basati sul cloud. Lo stesso vale per i sistemi più complessi rispetto alle applicazioni di base.

In alcuni casi l’implementazione potrebbe costare quanto la licenza del software – se non addirittura di più! Informati presso i fornitori circa i dettagli delle loro opzioni di implementazione e i relativi costi per pianificare le spese al meglio.

Componente di costo n. 4: formazione

Sebbene il costo di una licenza software normalmente includa l’accesso a guide in linea e forum di assistenza, i fornitori potrebbero prevedere anche una tariffa supplementare e opzionale per una formazione aggiuntiva. A seconda della complessità del software scelto e della sua importanza per il tuo business, potrebbe valere la pena investire nella formazione affinché i tuoi dipendenti possano familiarizzarsi rapidamente con la piattaforma.

La formazione può essere svolta in diversi formati, ognuno con un prezzo specifico:

  • I dipendenti si recano presso il luogo di formazione del fornitore del software
  • Il formatore si reca presso l’azienda
  • Sessioni webinar virtuali
  • Corsi in e-learning autogestiti

I fornitori di software di alto profilo possono anche offrire agli utenti la possibilità di conseguire una certificazione per dimostrare le loro competenze nell’uso del software.

Indipendentemente dall’opzione di formazione che sceglierai, assicurati di pianificare le spese non solo per gli utenti iniziali, ma anche per eventuali nuovi assunti che dovranno imparare a usare il software in futuro.

Componente di costo n. 5: supporto

Incluso talvolta nel costo della licenza, il supporto continuo può anche prevedere un costo a parte che copre la manutenzione, gli aggiornamenti e persino livelli premium di servizio clienti.

Il supporto può anche includere il servizio di consulenza con un agente dedicato con il quale potrai riunirti regolarmente per valutare gli obiettivi e imparare a ottenere il massimo dal software.

In base ai servizi di supporto che offre, il fornitore potrebbe farsi carico di alcune importanti attività complesse che tu non sei in grado di gestire (es: alcuni fornitori di software per buste paga possono gestire al posto tuo le buste paga della tua azienda).

Valuta quanto ti costerebbe svolgere queste attività internamente e confrontale con la possibilità di esternalizzarle.

Consigli finali per risparmiare sull’acquisto di un software

La tariffazione dei software non è mai così semplice come appare a prima vista. I costi nascosti sono molteplici e, se non stai attento a prevederli correttamente, ti ritroverai presto ad oltrepassare il budget destinato all’acquisto del software.

Conoscere tutti gli elementi che compongono il costo effettivo del tuo gestionale per l’azienda ti aiuterà a calcolare il tuo budget e a mantenere la spesa sotto controllo.

Con questi ultimi consigli potrai ridurre la spesa ulteriormente:

●        Negozia sempre. Molti fornitori, soprattutto quelli che espongono i loro prezzi al pubblico, non si sposteranno dalle cifre fissate. Ma alcuni possono concedere degli sconti se viene loro chiesto, in particolare se acquisti qualche componente o servizio aggiuntivo che aumenta il tuo valore come cliente.

●        Distingui le funzionalità di cui hai bisogno da quelle che desideri. Non vale la pena spendere un capitale per un software del quale useresti solo la metà delle funzionalità. Focalizzati sulle tue esigenze, acquista un software che le soddisfi a un prezzo che ti puoi permettere. Avrai sempre la possibilità di scalare più avanti, quando le tue esigenze saranno più ambiziose.

●        Valuta attentamente quale livello sottoscrivere. Spesso i fornitori offrono diversi livelli di sottoscrizione, dove a prezzo più elevato corrispondono più utenti, più spazio di archiviazione, più funzionalità, ecc. Se superi il limite previsto per la tariffa sottoscritta potresti dover pagare il prezzo, più alto, del livello successivo. Quindi, se la tua tariffa prevede dai 10 ai 25 utenti, passare da 11 o 12 utenti non comporterà alcuna differenza, ma passare da 25 a 26 utenti potrebbe avere un costo significativo.

●        Cerca opzioni gratuite e open-source con attenzione. Esistono sicuramente valide opzioni di software gratuiti e open-source, ma devi prestare attenzione. Molte soluzioni “gratuite” prevedono grossi limiti per quanto riguarda l’archiviazione, il numero di utenti o le funzionalità. I software open-source richiedono l’intervento del personale informatico per l’installazione, la personalizzazione e la manutenzione, che deve essere pagato. Leggi tutte le clausole prima di impegnarti con un programma.


NOTA: L’obiettivo di questo articolo è di informare i nostri lettori circa l’acquisto di un software in Italia. Non vuole in alcun modo fornire consigli economici o promuovere una specifica linea d’azione. Per ricevere consigli per la tua situazione concreta, consulta il tuo commercialista o consulente finanziario.

Lavorare in remoto: come aiutare i dipendenti a sentirsi inclusi?

Lavorare in remoto consigli per i dipendenti

Lavorare in remoto a volte porta i dipendenti a sentirsi più isolati e soli. Per questo, è importante che il dipartimento HR si impegni a farli sentire inclusi nel resto del team.

Lavorare in remoto consigli per i dipendenti

Il luogo di lavoro non è più semplicemente un ufficio o un locale aziendale. Negli ultimi tempi, sono sempre di più i dipendenti che lavorano da remoto, soprattutto a causa delle  ultime direttive legate alla diffusione del Covid-19, ma anche per circostanze generalizzate come l’aumento dei costi dei trasporti e del mercato immobiliare, o per la disponibilità di tecnologie d’avanguardia e software per videoconferenze che abbattono le barriere geografiche.

Nel complesso dunque, per tutta una serie di ragioni, lavorare in remoto è la nuova normalità.

Non si può negare il valore di questa flessibilità sia per i datori di lavoro che per i dipendenti (parola della content analyst che sta scrivendo questo articolo dal suo divano). Tuttavia, in una situazione normale e non di emergenza come quella che stiamo vivendo, la distanza fisica che separa un numero sempre maggiore di smart worker dal resto dei colleghi non è priva di conseguenze:

  • Chi lavora da casa è più propenso a sentirsi escluso o evitato dagli altri, in parte perché teme che vengano prese decisioni senza la sua opinione.
  • Di solito i dipendenti che lavorano a distanza devono vedersela con la solitudine e la carenza di collaborazione.
  • Un dipendente su tre di quelli che lavorano da remoto non si riunisce mai di persona con il proprio team.

Non prenderla alla leggera: se il dipartimento delle Risorse Umane non agisce al più presto, lavorare in remoto finirà per demotivare i dipendenti e porterà alle loro dimissioni.

Per fare in modo di rafforzare la fidelizzazione e l’impegno dei propri dipendenti, è importante che le aziende mettano in pratica delle misure volte a soddisfare le esigenze degli smart worker e pongano loro a disposizione gli strumenti adeguati.

3 consigli per aiutare i tuoi dipendenti a lavorare in remoto e a sentirsi coinvolti

Se pensi di non aver dato sufficiente importanza alle esigenze del tuo personale a distanza o se hai sempre creduto che siano le stesse dei dipendenti che lavorano in ufficio, dovresti prepararti a cambiare alcune cose.

Per iniziare, puoi seguire questi tre consigli.

1° consiglio: la pausa caffè virtuale

Quando si lavora in ufficio, brevi scambi di idee sul meteo, sulla partita di calcio o sulle attività svolte durante il fine settimana sono all’ordine del giorno e si danno spesso per scontato. Ma per un lavoratore da remoto, che raramente viene coinvolto in chiacchierate di questo tipo, si tratta di un lusso piuttosto raro. Senza queste brevi conversazioni, l’unica scusa che uno smart worker ha per interagire con i colleghi è… il lavoro!

Strumenti collaborativi come Slack e Microsoft Teams rivestono senza ombra di dubbio un ruolo essenziale nel permettere ai team che lavorano a distanza di partecipare a conversazione virtuali di ogni tipo.

Se non usi già uno di questi strumenti, trova quello più adatto al tuo team in questo elenco e organizzalo in modo tale da aiutare i tuoi dipendenti a trarne il massimo vantaggio.

3 step per usare un nuovo software di collaborazione

Ciliegina sulla torta, i tuoi manager disporranno finalmente del canale perfetto per condividere con il resto del team, o con l’intera azienda, i risultati ottenuti dai loro dipendenti da remoto – contribuendo al tempo stesso a farli sentire più integrati.

2° consiglio: fornisci ai manager gli strumenti per valutare correttamente e motivare i lavoratori a distanza

Se da un lato ai manager piace pensare che riservano lo stesso trattamento a tutti i dipendenti, questi ultimi non la pensano sempre allo stesso modo – soprattutto chi lavora da remoto, che riceve meno attenzioni rispetto ai colleghi che solitamente lavorano in ufficio. Ad esempio, secondo uno studio condotto sul lavoro a distanza (in inglese), un dipendente da remoto su quattro teme di farsi sfuggire opportunità professionali.

Se i dipartimenti delle risorse umane non collaborano con i manager per fugare questo tipo di preoccupazioni, corrono il rischio di vedere i loro migliori talenti da remoto lasciare l’azienda per inseguire tali opportunità.

Il report di Gartner, “Out of Sight, Out of Mind? Managing the Remote Worker” (Lontano dagli occhi, lontano dal cuore? Come gestire i lavoratori a distanza ndr), illustra due aspetti sui quali dovresti formare i manager della tua azienda per assicurarti che le prestazioni e l’evoluzione professionale dei dipendenti da remoto ricevano le dovute attenzioni (il documento completo è disponibile, in inglese, per i clienti di Gartner):

  1. Affidare al personale da remoto incarichi stimolanti e opportunità di leadership. Un manager che assegna agli smart worker le mansioni più facili e ripetitive, in modo da non dover controllarne spesso l’operato, è un manager che tende a prediligere il cammino più facile. L’approccio ideale sarebbe invece quello di affidare ai team a distanza compiti stimolanti che mettano alla prova le abilità di ognuno, verificando regolarmente se hanno bisogno di aiuto per determinate attività. Inoltre, permettere loro di gestire progetti contribuisce a favorire le interazioni tra i team da remoto e i colleghi in ufficio.
  2. Misurare le prestazioni in base ai risultati piuttosto che al numero di ore dedicate. Se sei uno di quelli che valutano le performance di un dipendente in base agli “sforzi” o al tempo impiegato, fermati. Risorse umane e manager dovrebbero fare squadra ed elaborare un metodo di valutazione basato sui risultati, ovvero più paritario, come ad esempio definire quantità misurabili di produttività (linee di codice, ecc.) o una peer review per valutare la qualità.

Un altro aspetto da non sottovalutare è l’importanza di sviluppare nuove abilità. Se è vero che i lavoratori da remoto dovrebbero (come tutti i dipendenti) essere gli artefici della propria evoluzione professionale, è altrettanto certo che i manager possono svolgere un ruolo chiave nell’aiutarli ad affermarsi.

3° consiglio: approfitta delle riunioni virtuali per creare una piacevole occasione di incontro tra colleghi

Se l’unico momento in cui gli smart worker vedono i membri del team è durante una videoconferenza dall’immagine sfocata e ritardata che si tiene una volta al mese, come possiamo pretendere che conoscano i loro colleghi e interagiscano con loro?

Con l’aumento delle persone che lavorano da casa, le aziende devono sforzarsi di combinare le call dedicate esclusivamente al lavoro con altre forme di incontro più informali. In questo modo, i team in loco inizieranno a vedere i loro colleghi da remoto come persone e non come volti semi-sconosciuti che appaiono di tanto in tanto sul loro schermo.

Ecco alcuni spunti (ordinate in base al livello di sforzo richiesto) per mettere in pratica questo consiglio:

  • Invita i dipendenti da remoto appena assunti a mostrare virtualmente il loro spazio di lavoro. (Sforzo basso)
  • Crea tandem di lavoratori in loco e a distanza per delle pause caffè virtuali. (Sforzo basso)
  • Organizza eventi in cui i dipendenti in loco e quelli che lavorano da remoto possano svolgere attività insieme, come guardare un film o sfidarsi a qualche gioco virtuale. (Sforzo medio)
  • Fai un investimento per portare in ufficio i dipendenti da remoto. (Sforzo alto)

Per quest’ultima idea, approfitta per far coincidere la visita degli smart worker alla sede aziendale con un periodo di novità in cui si otterrebbero maggiori benefici da una comunicazione diretta a tu per tu, come un importante cambiamento della strategia o di leadership.

L’argomento non è nemmeno lontanamente concluso

Anche le aziende più consolidate annaspano quando si tratta di gestire uno staff che lavora da remoto. Società come Best Buy, Yahoo e IBM sono arrivate persino a rimuovere lo smart working perché non sono riuscite a raggiungere il livello di collaborazione che esigevano.

In realtà, per la maggior parte delle aziende non è necessario arrivare a tanto. Con gli strumenti e le strategie adatte, il tuo business sarà in grado non solo di gestire i dipendenti che lavorano da remoto, ma anche di farli sentire apprezzati.

Non perderti il nostro articolo 4 consigli per assicurare il benessere dei dipendenti in tempi di crisi

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Passe deine Unternehmensstrategie an die Corona-Krise an mit unserer Checkliste der 10 Dinge für den Krisenfall

Checkliste - 10 Dinge für den Krisenfall

Die Unternehmensstrategie muss an die Corona-Krise angepasst werden. Ein Pandemieplan soll die Sicherheit der Arbeitnehmer in den Vordergrund rücken und Betriebsunterbrechungen minimieren. Beachte bei der Erstellung deines Pandemieplans unsere Checkliste der 10 Dinge für den Krisenfall. 

Checkliste - 10 Dinge für den Krisenfall

Noch Anfang 2020 hatten alle Unternehmen ambitionierte Pläne für das Jahr aufgestellt, doch nun, zwei Monate später, hat das neue Coronavirus COVID-19 seine ganz eigenen Pläne.

Das hoch infektiöse Virus verbreitet sich immer weiter und niemand kann sagen, wann ein Ende der Pandemie in Sicht sein wird. Personalabteilungen auf der ganzen Welt stehen vor der fast unmöglichen Aufgabe, gleichzeitig die Sicherheit der Angestellten und den Geschäftsbetrieb sicherzustellen. Dabei müssen sie schnellstens handeln: Personalverantwortliche können nicht abwarten, wie sich die Krise entwickelt, sondern müssen sofort reagieren.

Die Herausforderungen sind riesig und wir möchten dabei helfen, sie bestmöglichst zu bewältigen. Die folgenden zehn an den Leitfaden von Gartner angelehnten Fragen sollen dir helfen, einen durchdachten Plan zu erstellen, um in deinem Unternehmen auf COVID-19 zu reagieren.

An den Coronavirus angepasste Unternehmensstrategie: Checkliste der 10 Dinge für den Krisenfall

1. Kann unser Unternehmen mit Fehlzeiten von 25 % oder mehr umgehen?

COVID-19 kommt Unternehmen aus zwei Gründen teuer zu stehen. Erstens kann es nach einer Infektion zwei bis 14 Tage dauern, bis erste Symptome auftreten, sodass ein hohes Risiko besteht, dass Angestellte, ohne es zu wissen, andere anstecken und das Virus sich schnell im Unternehmen verbreitet. Zweitens dauert es durchschnittlich zwei Wochen, bis an COVID-19 Erkrankte sich wieder erholt haben, wobei die Zeitspanne bei einem schweren Krankheitsverlauf deutlich länger sein kann.

Unternehmen sollten sich somit darauf einstellen, einige Zeit lang nicht zu 100 % arbeiten zu können. Falls du dies noch nicht getan hast, identifiziere die kritischen Geschäftsfunktionen und Teams, die du unbedingt brauchst, um den Betrieb auch dann am Laufen zu halten, wenn ein großer Teil der Angestellten nicht arbeiten kann. Bei der Kapazitätsplanung und dem Setzen von Zielen solltest du Abwesenheitsraten von mindestens 25 % einkalkulieren.

2. Sind die Angestellten bereichsübergreifend geschult und könnten mehrere Aufgaben erfüllen, falls Krankheit zu hohen Fehlzeiten führt?

Gibt es Vertriebspersonal, das im Kundendienst einspringen könnte? Können Front-End-Entwickler Aufgaben im Back-End übernehmen, damit die Website online bleibt? Sobald du die kritischen Geschäftsfunktionen identifiziert hast, solltest du sicherstellen, dass genug Personal bereichsübergreifend in der Lage ist, diese Aufgaben zu erfüllen.

Falls nicht, solltest du überlegen, Zeitarbeiter*innen einzustellen oder Ressourcen wie Wissensmanagement-Datenbanken und Mentorschaftsprogramme bereitzustellen, damit Angestellte sich in kurzer Zeit weiterbilden und lernen können.

3. Können deine Angestellten remote arbeiten?

Selbst Unternehmen, die Remote-Arbeit sehr ablehnend gegenüberstehen, sind nun gezwungen, sie in Betracht zu ziehen. Es gibt keine bessere Möglichkeit, die Verbreitung von COVID-19 im Unternehmen zu verhindern, als die Angestellten zuhause zu lassen.

Analysiere die unterschiedlichen Rollen in deinem Unternehmen und teile sie in drei Gruppen auf:

  • Personen, die nicht remote arbeiten können (Kassierer*innen, Fließbandarbeiter*innen)
  • Personen, die mit großem Aufwand remote arbeiten können (Vertriebsteams)
  • Personen, die problemlos remote arbeiten können (Wissensarbeiter*innen)

Mithilfe dieser Analyse kannst du Richtlinien dafür aufstellen, wer wann von zuhause arbeiten wird. Diese Richtlinien sollten auch Angestellte berücksichtigen, die zu den Risikogruppen gehören, wie ältere Personen und Personen mit chronischen Erkrankungen, um die Gefahr schwerer Infektionsverläufe zu verringern.

Diese Artikel können dir zusätzlich dabei helfen, dein Remote-Arbeitsprogramm auf die Beine zu stellen:

4. Welche Infrastruktur wird für das Home Office benötigt?

In einer Umfrage von Gartner nennen 54 % der Personalverantwortlichen mangelhafte oder unzureichende Technologie und Infrastruktur als größte Hinderungsgründe für effektive Remote-Arbeit. Je nachdem, welche Art von Arbeit ausgeführt wird, benötigen deine Arbeitskräfte meist Folgendes:

Checkliste 10 Dinge für den Krisenfall mit GoToMeeting

Eine Präsentation für Remote-Teammitglieder in GoToMeeting (Source)

Außerdem musst du deine Technologie- und IT-Richtlinien aktualisieren, sodass sie für die Nutzung im Home Office gemietete Geräte, Sicherheitsbedenken und technischen Support berücksichtigen.

Tools für das Remote arbeiten findest du hier: 13 Software-Deals zur Unterstützung beim Arbeiten von zuhause

5. Wird unser Unternehmen Reisen überwachen, einschränken oder ganz vermeiden?

Allgemein haben Unternehmen drei Optionen, wenn es um Reiseeinschränkungen geht:

  • Nicht zwingend notwendige Reisen untersagen
  • Reisen in besonders stark betroffene Hochrisikogebiete untersagen
  • Sämtliche Reisen untersagen

Die aktuelle Situation ändert sich von Tag zu Tag. In vielen Ländern und Regionen gibt es bereits strenge Ausgangssperren, Grenzschließungen und Reiseverbote, der Flugverkehr ist teils stark eingeschränkt. Das Auswärtige Amt hat eine Reisewarnung für nicht notwendige Reisen bis mindestens Ende April 2020 ausgesprochen. Auch vor Reisen im Inland wird gewarnt. Angesichts der Situation ist eindeutig zu empfehlen, nach Möglichkeit sämtliche Reisen zu vermeiden. Falls das unmöglich ist, sollte man die Informationen des Auswärtigen Amts und anderer offizieller Stellen genau verfolgen und Empfehlungen unbedingt berücksichtigen. Informiere deine Angestellten so früh wie möglich über Entscheidungen und erkundigt euch, ob ihr Tickets und Hotelkosten für nicht angetretene Reisen erstattet bekommen könnt.

6. Welche Maßnahmen sorgen für Hygiene am Arbeitsplatz?

Coronaviren können auf Oberflächen abhängig vom Material und der Umgebung mehrere Tage lang überleben. Engagiere einen professionellen Reinigungsdienst, der während der Pandemie alle Arbeitsplätze regelmäßig gründlich reinigt, und stell sicher, dass dabei sorgfältig vorgegangen wird:

  • Oberflächen sollten vor der Desinfektion mit Reinigungsmittel oder Seife und Wasser gereinigt werden.
  • Verwendet werden können verdünnte haushaltsübliche Bleichlösungen, alkoholische Lösungen mit mindestens 70 % Alkohol oder Desinfektionsmitteln mit nachgewiesener Wirksamkeit, die mindestens dem Wirkungsbereich „begrenzt viruzid“ entspricht.
  • Während des ganzen Reinigungsprozesses sollten Einmalhandschuhe und Schutzkittel getragen werden, auch beim Umgang mit Abfällen.
  • Nach der Reinigung sollten die Handschuhe ausgezogen und die Hände sofort gründlich mit Wasser und Seife gewaschen werden.

7. Welche Sicherheitsmaßnahmen sind nötig, um unsere Angestellten während der Arbeit zu schützen?

Dieser Punkt ist besonders wichtig. Angestellte, die sich nicht vorsichtig genug verhalten, können eine Gefährdung für alle darstellen. Gleichzeitig möchte man Panik und Angst möglichst vermeiden.

Die wichtigste Grundlage sind Richtlinien für die Remote-Arbeit, die es den Angestellten nach Möglichkeit erlauben, von zuhause zu arbeiten. Zusätzlich können folgende Schritte dazu beitragen, die Sicherheit am Arbeitsplatz zu erhöhen und Ängsten entgegenzuwirken:

  • Lass deinen Angestellten grundlegende Informationen zu COVID-19 zukommen, beispielsweise zu den Übertragungswegen und Krankheitssymptomen.
  • Platziere am Arbeitsplatz Desinfektionstücher und geeignetes Handdesinfektionsmittel mit mindestens 60 % Alkohol. Achte darauf, dass an allen Waschbecken genügend Seife und Papierhandtücher vorhanden sind.
  • Erinnere deine Angestellten an die richtige Handwaschtechnik sowie die Hygiene beim Husten und Niesen und hänge dazu Plakate auf.
  • Informiere deine Angestellten auch darüber, welche Maßnahmen nicht oder nur unter bestimmten Umständen sinnvoll sind (z. B. das Tragen von Mundschutzmasken durch gesunde Personen) und wie man unnötigen Kontakt miteinander vermeidet (z. B. zwei Meter Abstand halten und kein Händeschütteln!).
  • Passe Urlaubsregelungen nach Bedarf an, um erkrankten Angestellten entgegenzukommen, und rufe alle dazu auf, sich krankzumelden, sobald sie erste Symptome bemerken.

Bei allen Überlegungen sollten die Gesundheit und das Wohlbefinden aller Beteiligten an erster Stelle stehen, und das solltest du auch klar kommunizieren.

8. Wie können reisende Angestellte nach Hause gebracht werden, insbesondere wenn sie krank sind?

In den unterschiedlichen Ländern herrschen zunehmend strengere Reisebeschränkungen, die sich tagtäglich ändern können, genau wie die Verfügbarkeit von Zug- und Flugverbindungen. Vor allem bei Fernreisen besteht das Risiko, dass Reisende irgendwo gestrandet sind. Falls Reisen absolut unvermeidbar sind, solltest du ein Infopaket zusammenstellen, das du deinen Angestellten per E-Mail oder über das Intranet des Unternehmens zur Verfügung stellst.

Darin sollten deine Angestellten die Kontaktdaten von Personen im Unternehmen finden, die sie kontaktieren können, falls sie Hilfe benötigen, sowie eine Liste lokaler Organisationen und seriöser Informationsquellen wie der WHO (Weltgesundheitsorganisation) und dem Auswärtigen Amt.

Außerdem sollte im Voraus geklärt sein, welche Optionen zur Verfügung stehen, wenn Angestellte länger im Ausland festsitzen als erwartet: Können sie beispielsweise von dort aus weiterarbeiten oder bezahlten Urlaub nehmen? All das sollte rechtzeitig besprochen werden.

Wichtig ist auch, sich vor Reiseantritt genau zu erkundigen, wie man am Reiseort im Falle des Verdachts auf eine COVID-19-Infektion vorgehen sollte.

9. Wie gehen wir im Ernstfall vor?

In einer Krisensituation ist es wichtig, dass alle wissen, was genau im Ernstfall zu tun ist, und keine Unsicherheit darüber herrscht. Formuliere Schritt-für-Schritt-Anweisungen für deine Angestellten, die sie darüber informieren, was sie tun sollen, wenn sie den Verdacht haben, sie könnten sich mit COVID-19 infiziert haben, oder wenn sie Kontakt mit einer infizierten Person hatten.

Diese Anweisungen sollten die folgenden Punkte umfassen:

  • Kontaktdaten der Manager*innen, die informiert werden sollen, sowie mitzuteilende Informationen (z. B. Aufenthaltsorte im Unternehmen im Zeitraum vor der Infektion)
  • Informationen dazu, wie man bei Symptomen vorgehen und wen man kontaktieren soll, z. B. die Kontaktdaten des lokalen Gesundheitsamts
  • Die dringende Aufforderung, sich im Verdachtsfall sofort selbst zuhause in Quarantäne zu begeben

Dein Personalverwaltungssystem kann behelfsmäßig dazu dienen, COVID-19-Fälle in deinem Unternehmen zu dokumentieren und genau im Blick zu behalten, wie sich die Situation im Laufe der Zeit entwickelt, indem alle neuen Fälle sofort notiert werden.

Informiere dich bei zuständigen Behörden darüber, wie du bei Verdachtsfällen im Unternehmen vorgehen sollst. Hotlines für Unternehmen findest du beispielsweise auf der Website vom Bundeswirtschaftsministerium.

10. Gibt es ein geschultes und repräsentatives Krisenmanagementteam, das Bereitschaftspersonal umfasst?

Ein Krisenmanagementteam aus Führungspersonen und Mitarbeiter*innen verschiedener Abteilungen kann deiner Personalabteilung helfen, Informationen schnell zu verbreiten, für die Verwaltung und Durchsetzung deines Coronavirus-Plans zu sorgen und im Notfall Hilfe zu leisten.

Dieses Team kann nicht nur Fragen beantworten und Angestellten auf die richtigen Ressourcen verweisen, sondern auch die wichtige Aufgabe übernehmen, sich kontinuierlich über die aktuellsten Neuigkeiten und Anweisungen von Behörden und Gesundheitsorganisationen zu informieren und Strategien entsprechend anzupassen, wenn sich die Situation verschlechtert.

Weitere Ressourcen zum Thema COVID-19

Niemand weiß, wie lange die Coronavirus-Pandemie noch dauern wird. Die Situation ändert sich von Tag zu Tag und Unternehmen müssen ständig informiert bleiben, um ihre Unternehmensstrategie schnell anpassen zu können.

Aktuelle Informationen zum Coronavirus für Unternehmen findest du beispielsweise auf der Website der Industrie- und Handelskammer. Folge uns außerdem auf Facebook, Twitter oder LinkedIn, um über unsere neuesten Artikel und Ressourcen zu COVID-19 informiert zu bleiben.

Auf unserer Übersichtsseite zu Geschäftskontinuität in Zeiten des Coronavirus-Ausbruchs findest du eine Liste unserer bisherigen Ressourcen zu diesem Thema.

 

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Mitarbeitermotivation im Home-Office: So sorgst du dafür, dass Remote-Teams sich einbezogen fühlen

Mitarbeitermotivation im Home Office

Remote-Mitarbeiter*innen fühlen sich schnell isoliert und einsam. Es ist Aufgabe der Personalabteilung, ihnen das Gefühl zu geben, Teil des Teams zu sein und die Mitarbeitermotivation im Home-Office zu verbessern.

Mitarbeitermotivation im Home Office

Schon längst wird in Unternehmen nicht mehr nur an einem zentralen Standort oder in einem großen Büro gearbeitet. Immer mehr Angestellte arbeiten aus der Ferne, ob aufgrund plötzlicher Veränderungen wie der aktuellen Maßnahmen zum Schutz vor dem Coronavirus oder infolge allgemeiner Trends wie steigenden Transport- und Immobilienkosten. Auch verbesserte Technologien wie Software für Webkonferenzen tragen dazu bei, dass räumliche Distanz bei der Zusammenarbeit eine immer geringere Rolle spielt. Weltweit arbeitet mehr als die Hälfte der Beschäftigten an mindestens 2,5 Tagen pro Woche außerhalb des zentralen Büros ihres Arbeitgebers: Flexibles Arbeiten ist zur Normalität geworden.

Diese Entwicklungen bieten Arbeitgebern und Arbeitnehmern gleichermaßen eine enorme Flexibilität, deren Vorteile nicht unterschätzt werden sollten. Doch mit der zunehmenden räumlichen Distanz zwischen den Mitgliedern vieler Teams entstehen auch neue Probleme:

  • Remote-Mitarbeiter*innen neigen stärker dazu, sich von anderen ausgeschlossen oder gemieden zu fühlen, teils aus der Sorge heraus, Entscheidungen und Änderungen könnten ohne ihre Einbeziehung getroffen werden.
  • Remote-Mitarbeiter*innen haben häufig mit Einsamkeit und mangelnder Zusammenarbeit zu kämpfen.

Unternehmen, die an dieser Stelle nicht aufpassen, könnten dies schnell bereuen: Wenn die Personalabteilung bei solchen Problemen zu langsam reagiert, dauert es nicht lange, bis Angestellte die Motivation verlieren und kündigen.

Entsprechend wichtig sind Tools und Richtlinien, um die Bedürfnisse der Remote-Mitarbeiter*innen im Blick zu behalten.

3 Tipps, mit denen die Mitarbeitermotivation im Home-Office steigt

Es ist ein Fehler, automatisch anzunehmen, Remote-Teammitglieder hätten genau die gleichen Wünsche und Anforderungen wie Angestellte, die im Büro arbeiten. Unternehmen sollten sich genug Zeit nehmen, darüber nachzudenken, wie die neuen Arbeitsmethoden verwirklicht werden.

Falls du bisher noch keine Strategie zur Einbeziehung deiner Remote-Mitarbeiter*innen aufgestellt hast, bieten die folgenden drei Tipps dir eine gute Grundlage.

Tipp Nr. 1: Schaffe online einen Ort für Smalltalk

Bei Online-Meetings gibt es keine Kaffeemaschine, an der man sich begegnen kann, doch das Bedürfnis, auch einmal über etwas anderes als die Arbeit zu reden, ist genauso groß – egal ob über Serien, Fußball, Haustiere oder einfach nur das Wetter. Während man sich im Büro ganz selbstverständlich auf dem Flur, in der Cafeteria oder am Kopierer begegnet und ins Gespräch kommt, müssen solche Orte online erst geschaffen werden. Smalltalk ist für Remote-Angestellte, die nur wenig Gelegenheit dazu haben, eine wertvolle Sache. Wenn er fehlt, haben Teammitglieder zu den anderen keinerlei Verbindung außer der Arbeit selbst.

Nicht alle sind überzeugt davon, dass Kollaborationstools wie Slack und Microsoft Teams uns wirklich produktiver machen, aber in einer Sache besteht wenig Zweifel: Diese Tools sind für Remote-Teams auch deshalb so wichtig, weil sie ihnen Smalltalk ermöglichen.

Wer noch über kein solches Tool verfügt, sollte sich daher unbedingt eines zulegen. Anschließend sollten ein paar Grundlagen bei der Einrichtung bedacht und kommuniziert werden, damit alle das Tool auch auf die richtige Weise nutzen:

Mitarbeitermotivation im Home-Office: der richtige Umgang mit Kollaborationssoftware

Ein zusätzlicher Vorteil: Manager*innen haben nun eine ideale Plattform, um dem ganzen Team oder sogar dem gesamten Unternehmen von den Leistungen der Remote-Angestellten zu erzählen. Auch das trägt stark dazu bei, dass sie sich einbezogen fühlen.

Tipp Nr. 2: Organisiere Management-Schulungen zum fairen Beurteilen und Befördern von Remote-Angestellten

Manager*innen gehen oft davon aus, dass sie alle Angestellten gleich behandeln. Allerdings empfinden diese das nicht immer so – vor allem, wenn sie remote arbeiten und wenig Kontakt mit dem Management haben. Viele Remote-Angestellte fürchten, Karrierechancen zu verpassen, die denjenigen zur Verfügung stehen, die vor Ort tätig sind.

Personalabteilungen müssen mit dem Management zusammenarbeiten, um diese Bedenken auszuräumen, damit ihre besten Remote-Arbeitskräfte nicht zu Unternehmen wechseln, in denen sie sich stärker wertgeschätzt fühlen.

Der Gartner-Report „Out of Sight, Out of Mind? Managing the Remote Worker“ legt den Fokus auf zwei Bereiche, in denen Manager*innen geschult werden sollten, damit sie die Leistung von Remote-Angestellten fair beurteilen und ihnen Möglichkeiten zur Karriereentwicklung bieten können (vollständiger Report ist nur für Gartner-Kunden verfügbar):

  1. Biete Remote-Angestellten anspruchsvolle Aufgaben und Führungsmöglichkeiten an. Es mag einfacher wirken, Remote-Angestellten eher unkomplizierte Routineaufgaben zuzuweisen, damit ihre Fortschritte seltener überprüft werden müssen, doch das ist genau der falsche Weg. Das Management sollte Remote-Teams anspruchsvolle und herausfordernde Aufgaben stellen und regelmäßig mit ihnen in Kontakt treten, um bei Problemen Hilfe anzubieten. Wenn Remote-Angestellte Projekte leiten, wird dadurch auch die Interaktion zwischen remote und im Büro arbeitenden Teammitgliedern gefördert.
  2. Miss Leistungen anhand von Ergebnissen anstatt von Arbeitszeit oder Beobachtungen. Wenn du die aufgewandte Arbeitszeit oder „Mühe“ deiner Angestellten als Grundlage nimmst, um ihre Leistung zu beurteilen, wird es Zeit, grundlegend umzudenken. Die Personalabteilung und das Management sollten zusammen daran arbeiten, bessere ergebnisorientierte Kennzahlen zu entwickeln, mit denen die Leistung von Remote-Angestellten fair verglichen werden kann. Möglich ist beispielsweise, die Menge bestimmter Ergebnisse in Augenschein zu nehmen (z. B. Codezeilen) oder deren Qualität durch andere Teammitglieder beurteilen zu lassen.

Vergiss bei alledem nicht, wie wichtig die Aneignung neuer Fähigkeiten ist. Wie alle Angestellten sollten auch Remote-Mitarbeiter*innen ihre Entwicklung selbst in die Hand nehmen, doch das Management spielt eine wichtige Rolle darin, ihnen dabei eine helfende Hand zu bieten.

Tipp Nr. 3: Sorge für abwechslungsreiche Gespräche von Angesicht zu Angesicht

Manche Remote-Teammitglieder haben das Gefühl, dass ihr Team sie nicht wirklich kennt oder versteht – doch kann man ihnen das wirklich vorwerfen, wenn sie ihre Kolleg*innen nur einmal im Monat im verschwommenen Bild eines Videoanrufs sehen?

Besonders bei größeren Remote-Teams müssen Unternehmen diese rein geschäftlichen Video-Meetings mit anderen Gesprächsformen abwechseln, damit die Teammitglieder einander als Menschen wahrnehmen und nicht nur als Gesichter auf einem Bildschirm.

Die folgenden Ideen können dabei als Inspiration dienen, wobei wir die mit dem niedrigsten Aufwand zuerst nennen:

  • Lade neu eingestellte Remote-Teammitglieder dazu ein, allen ihre Arbeitsräume zu zeigen. (Geringer Aufwand)
  • Bringe remote und im Büro arbeitende Angestellte für virtuelle Kaffeepausen zusammen. (Geringer Aufwand)
  • Plane Events, bei denen remote und im Büro arbeitende Angestellte gemeinsam aktiv sind und beispielsweise Filme schauen oder Spiele spielen. (Mittlerer Aufwand)
  • Bezahle dafür, diejenigen, die remote arbeiten, zu einem Besuch ins Büro einzuladen. (Hoher Aufwand)

Ein idealer Zeitpunkt für das Einladen ins Büro ist gegeben, wenn große Veränderungen anstehen, bei denen persönliche Kommunikation ratsam ist, beispielsweise wenn Strategien grundlegend geändert wird oder das Führungspersonal wechselt.

Wir sind noch längst nicht am Ziel

Selbst den großen Unternehmen fällt es nicht immer leicht, Remote-Teams zu managen. Unternehmen wie Yahoo, IBM und Best Buy haben sogar Remote-Arbeitsprogramme wieder aufgegeben, da sie nicht die gewünschte Zusammenarbeit erreicht haben.

Doch auch wenn anfangs nicht alles glatt läuft, ist das für die meisten Unternehmen kein Grund, gleich das Handtuch zu werfen. Mit den richtigen Tools und Methoden gelingt es jedem Unternehmen, Remote-Teams auf die Beine zu stellen und dafür zu sorgen, dass sie sich wirklich wertgeschätzt fühlen.

Mitarbeitermotivation im Home-Office ist ein großes Thema und ein Artikel kann längst nicht alle Aspekte abdecken. Weitere Informationen findest du beispielsweise hier:

 

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Comment inclure pleinement les télétravailleurs à votre équipe

télétravail équipe

télétravail équipe

Pour les télétravailleurs, la solitude et l’isolement sont des problèmes de plus en plus communs. Le service des ressources humaines doit faire son possible pour qu’ils aient le sentiment de faire partie de votre équipe.

Le lieu de travail ne se limite plus uniquement au bureau ou à un site spécifique.

De nombreux facteurs (nécessité d’éviter la propagation de virus dangereux, lutte contre la hausse des prix de l’immobilier et des transports ou accès à des technologies et logiciels de conférence en ligne fonctionnels et innovants) ont favorisé l’essor du télétravail.

La flexibilité dont employeurs et collaborateurs bénéficient en raison de ce changement ne peut être sous-estimée. Néanmoins, la distance qui sépare un nombre croissant de télétravailleurs de leurs collègues présente certains problèmes :

  • Souvent inquiets à l’idée de ne pas être inclus dans le processus de prise de décision et dans la mise en œuvre de changements, les télétravailleurs sont plus nombreux à se sentir exclus ou ignorés par les autres.
  • Ils se sentent souvent isolés et exclus de la collaboration entre collègues.
  • Un tiers des télétravailleurs indique ne jamais avoir de contacts en face à face avec les collègues.

Ne vous y trompez pas : si votre service RH n’agit pas rapidement pour résoudre ces problèmes, vos télétravailleurs se démotiveront et iront voir ailleurs.

Les entreprises doivent impérativement mettre en œuvre des outils et politiques ciblant les besoins des télétravailleurs si elles souhaitent conserver leur personnel et le garder motivé.

Veillez à ce que vos télétravailleurs ne se sentent pas exclus avec ces 3 conseils

Si vous avez trop longtemps ignoré les besoins de vos télétravailleurs ou n’avez pas su identifier les différences entre leurs besoins et ceux de vos collaborateurs sur site, il est temps de changer d’approche.

Voici trois conseils astucieux pour vous mettre sur la bonne voie.

Conseil nº 1 : mettez la pause café en ligne

Au bureau, rien de plus banal qu’une petite discussion autour de la météo, du dernier match à la télé ou de la série du moment. Pour les télétravailleurs, c’est un privilège auquel ils ont rarement droit. Privés de ces échanges, les télétravailleurs n’ont qu’un seul lien avec leurs collaborateurs : le travail.

Bien que les outils de collaboration (tels que Microsoft Teams) ne puissent pas nous garantir plus de productivité, ils facilitent la communication entre les télétravailleurs et les collaborateurs sur site, tout en les incitant à échanger sur toutes sortes de sujets.

Si vous n’utilisez toujours pas ces outils, faites-le dès maintenant. Configurez l’outil de votre choix avec vos équipes pour les encourager à l’adopter rapidement :

conseils implémentation logiciel collaboration

En bonus, vos responsables disposeront du forum idéal pour partager les accomplissements des télétravailleurs avec le reste de l’équipe ou avec l’ensemble de l’entreprise, leur donnant ainsi le sentiment d’être des membres à part entière de l’équipe.

Conseil nº 2 : formez les responsables à évaluer les télétravailleurs de façon équitable et à partager leurs accomplissements

Les responsables pensent généralement savoir comment traiter tous leurs collaborateurs sur un pied d’égalité. Par contre, les collaborateurs ne sont pas toujours de cet avis, notamment les télétravailleurs qui sont moins visibles que leurs collaborateurs sur site. 

Les entreprises soucieuses de ne pas perdre leurs meilleurs télétravailleurs au profit d’un concurrent mieux organisé devront résoudre ces problèmes à l’aide d’une coopération efficace entre le service RH et leurs responsables.

Dans son rapport intitulé “Out of Sight, Out of Mind? Managing the Remote Worker” (“Invisibles et oubliés : comment mieux gérer vos télétravailleurs”), Gartner aborde deux facettes essentielles de la formation des responsables : les aider à traiter les télétravailleurs de façon équitable en matière de performance et d’avancement professionnel (étude complète disponible aux clients de Gartner) :

Offrez à vos télétravailleurs des affectations enrichies et des possibilités de leadership

Les responsables qui n’affectent que des tâches simples et routinières à leurs télétravailleurs pour ne pas avoir à se soucier d’eux ne font leur travail qu’à moitié. Les meilleurs responsables leur affectent des tâches complexes et les contactent régulièrement pour savoir s’ils ont besoin d’aide. Donner aux télétravailleurs l’occasion de prendre la tête de certains projets permet également d’augmenter le nombre d’interactions entre les télétravailleurs et les collaborateurs sur site.

Mesurez la performance en vous basant sur les résultats et non sur l’observation et les efforts perçus

Si vous investissez du temps et des “efforts” à évaluer la performance de vos collaborateurs, arrêtez dès maintenant. Il vaut mieux encourager le service RH et la direction à collaborer dans l’élaboration de métriques basées sur les résultats pour simplifier la comparaison des télétravailleurs et des collaborateurs sur site. Vous pouvez, par exemple, utiliser des données quantifiables (nombre de lignes de code) ou un examen par des pairs de la qualité des résultats fournis.

En outre, n’oubliez pas de favoriser le développement de nouvelles compétences. Bien que les télétravailleurs soient responsables de leur propre développement (comme tous les collaborateurs), les responsables jouent le rôle essentiel d’accompagnateurs.

Conseil nº 3 : ne misez pas tout sur les réunions en face à face

Est-ce vraiment la faute des télétravailleurs s’ils se sentent isolés et exclus de leur équipe, alors qu’ils ne voient leurs collègues qu’une fois par mois, lors de visioconférences floues et fragmentées ?

Étant donné l’essor du télétravail, il est indispensable que les entreprises organisent des événements en face à face pour mitiger le caractère impersonnel des visioconférences purement professionnelles. Les collaborateurs sur site apprendront ainsi à mieux connaître leurs collègues télétravailleurs, au lieu de ne les voir qu’à l’écran.

Voici quelques idées pour vous aider à vous lancer (organisées par niveau d’effort nécessaire : de peu d’effort à beaucoup d’effort) :

  • Demandez aux nouvelles recrues en télétravail de faire visiter leur espace de travail aux autres. (Peu d’effort)
  • Organisez des pauses café virtuelles entre collaborateurs sur site et télétravailleurs. (Peu d’effort)
  • Organisez des événements permettant aux collaborateurs sur site et aux télétravailleurs de faire des activités en communes (p. ex., regarder des films ou jouer à des jeux vidéo). (Effort moyen)
  • Faites venir les télétravailleurs au bureau à vos frais. (Beaucoup d’effort)

En ce qui concerne la dernière idée, il serait avantageux de faire venir les télétravailleurs au bureau dans le cadre de changements importants (changement de stratégie ou de leadership), pour lesquels une communication en face à face bénéficierait à tous.

Vous êtes loin d’avoir fini

La gestion des télétravailleurs est un problème complexe pour tous, y compris les entreprises les plus aptes dans le domaine. Incapables d’obtenir le niveau de collaboration nécessaire à leur bon fonctionnement, certaines entreprises telles Best Buy, Yahoo et IBM ont même abandonné leurs programmes de télétravail.

Dans la plupart des cas, il n’est pas nécessaire de prendre de mesures aussi drastiques. Si vous choisissez les bons outils et la bonne stratégie, votre entreprise pourra gérer ses télétravailleurs tout en veillant à ce qu’ils aient le sentiment de faire partie de l’équipe.

Découvrez tous les outils collaboratifs et de communication d’équipe du catalogue Capterra afin de favoriser une communication sans faille ! Apprenez également à gérer les télétravailleurs grâce à notre guide pratique pour manager une équipe à distance.

Come realizzare un onboarding aziendale di successo in 90 giorni

onboarding aziendale per neoassunti

Perché è importante sviluppare un efficace processo di onboarding aziendale per il nuovo arrivato? Se crei un clima sereno in cui il neoassunto riesce ad avere un’esperienza positiva e coinvolgente, avrai un collaboratore che si impegnerà seriamente per la tua azienda .

Al contrario, se l’atmosfera è noiosa e stressante, o ci sono montagne di scartoffie da compilare, avrai un dipendente che non vedrà l’ora di cambiare lavoro non appena ne avrà la possibilità. E dovrai rimetterti alla ricerca di qualcuno, con tutti i costi associati  al nuovo inserimento lavorativo.

Le piccole imprese possono ridurre notevolmente il tasso di abbandono dei dipendenti con un piano strutturato di onboarding aziendale per i primi 90 giorni del neoassunto.

L’utilizzo di appositi programmi di onboarding e software gestionali per HR può, inoltre, facilitare l’organizzazione delle varie fasi.

onboarding aziendale per neoassunti

La settimana prima: presentazioni e documenti da preparare per tempo

Se aspetti il primo giorno di lavoro per avviare il processo di onboarding aziendale, hai già commesso un errore.

Mettiti nei panni del neoassunto. Sta per entrare in un nuovo ufficio che non conosce, per fare un lavoro che non conosce, con persone che non conosce. La tensione è snervante, però tu hai il potere di alleggerirla prima che arrivi quel primo giorno così tanto atteso.

Una settimana prima del primo giorno di lavoro, dovresti inviare un’e-mail al neoassunto per:

  • Dare il benvenuto in azienda
  • Definire un piano di lavoro per la sua prima settimana
  • Dimostrarti disponibile per rispondere a qualsiasi domanda.

Fornendo alcune indicazioni pratiche prima che arrivi la nuova risorsa puoi contribuire enormemente al suo futuro successo.

Inoltre, sarebbe opportuno che, nel corso del suo inserimento lavorativo,  il nuovo arrivato venisse affiancato da un tutor aziendale – idealmente un collega con più esperienza in un ruolo simile – e che parlassero per telefono o per e-mail.

Utilizza un software di onboarding aziendale durante i primi tempi di lavoro del neoassunto, a cui devi chiedere di espletare tutte le pratiche necessarie prima del suo arrivo.

sistema self-service di onboarding aziendale in Namely

Sistema self-service di onboarding aziendale in Namely (fonte)

Il giorno prima: crea un ambiente di lavoro favorevole

Come ti sentiresti se il tuo datore di lavoro non si preoccupasse neanche di pulire la tua nuova postazione? Ti causerebbe senz’altro una brutta impressione, non ci sono dubbi.

La prima impressione conta molto. Per questa ragione, il giorno prima del suo arrivo, devi fare di tutto affinché la postazione di lavoro del neoassunto sia organizzata in modo impeccabile.

Ecco alcuni consigli in questo senso:

  • Libera la scrivania dagli oggetti lasciati dal precedente impiegato.

    Verifica che la postazione di lavoro sia pulita e che non ci siano oggetti lasciati da altri.

  • Fai in modo che ci siano tutti gli strumenti di cui ha bisogno.

    Controlla che la postazione del nuovo collaboratore sia attrezzata con computer, telefono, forniture da ufficio, badge aziendale, elenco contatti, ecc.

  • Rispolvera il merchandising.

    Vai in magazzino a prendere tutto quello su cui c’è il logo aziendale. Magliette, tazze, penne, copribottiglia termici e regalali al nuovo arrivato. Ancora meglio se riesci a trovare gadget personalizzati.

  • Fai in modo che il nuovo arrivato sia affiancato nelle varie attività durante l’onboarding aziendale.

    Così lo aiuterai a comprendere sia il modo in cui opera l’intera azienda che il suo ruolo all’interno dell’organigramma. Questo può inoltre favorire future collaborazioni tra un reparto e l’altro.

  • Definisci e comunica gli obiettivi di breve e lungo termine.

    Oltre agli incontri individuali con il proprio manager, i neoassunti ritengono che capire quali sono gli obiettivi in termini di prestazioni sia la cosa più importante per l’inserimento in azienda.

  • Fagli trovare un messaggio di benvenuto da parte dei colleghi.

    Alcuni messaggi di incoraggiamento scritti dai colleghi possono rendere l’onboarding più piacevole e il primo giorno molto più speciale.

Il 1° giorno di onboarding aziendale: fai sì che il lavoro sia gratificante, non monotono

 

Se c’è una cosa del processo di inserimento lavorativo che devi preparare nei minimi dettagli, quella è la prima giornata di lavoro. Questa è la tua occasione per produrre un impatto rilevante, quindi sfruttala al massimo. Il nuovo impiegato deve tornare a casa pensando “Mi piace il mio nuovo lavoro”.

Fai in modo che qualcuno – preferibilmente il suo supervisore o il tutor aziendale – lo aspetti all’ingresso per salutarlo al suo arrivo (non immagini quanti neoassunti restino soli ad aspettare). Invitalo a mettersi comodo, offrigli un caffè o uno spuntino e accompagnalo a fare un giro dell’ufficio.

Invia a tutti una e-mail che specifica il ruolo del nuovo dipendente, chiarisce a chi deve riferire e offre una sua breve biografia. Invitalo a pranzo insieme ad alcuni dei suoi nuovi colleghi e paga per tutti.

Credo che adesso il quadro sia più chiaro: il neoassunto deve aver un bel ricordo del suo primo giorno di lavoro. Questo significa che non deve avere moduli da compilare (dovrebbe averlo già fatto prima) né corsi di formazione da seguire. Per questi ci sarà tempo nelle settimane successive.

Dal 2° al 10° giorno: formazione, affiancamento, definizione degli obiettivi e feedback iniziale

 

Passato questo primo, importante giorno, è ora di mettersi a lavoro. Questo è il momento in cui devi pianificare le sessioni di training sui principali tool e sui processi aziendali, discutere con la nuova risorsa del suo ruolo e delle sue responsabilità, e spiegare la storia dell’azienda, la sua cultura e i suoi valori.

Gli impiegati che accolgono con entusiasmo la cultura aziendale sono spesso più motivati, più produttivi e restano più a lungo in azienda. Una cosa importante da ricordare: non supporre che il nuovo dipendente accetti i valori della cultura aziendale e li faccia subito propri, glieli devi trasmettere tu.

Tuttavia, non sottoporlo a una serie infinita di corsi di formazione. Ecco alcune altre cose che dovresti fare in questa fase:

  • Fai in modo che il nuovo arrivato sia affiancato nelle varie attività durante l’onboarding aziendale.

    Così lo aiuterai a comprendere sia il modo in cui opera l’intera azienda che il suo ruolo all’interno dell’organigramma. Questo può inoltre favorire future collaborazioni tra un reparto e l’altro.

  • Definisci e comunica gli obiettivi di breve e lungo termine.

Oltre agli incontri individuali con il proprio manager, i neoassunti ritengono che capire quali sono gli obiettivi in termini di prestazioni sia la cosa più importante per l’inserimento in azienda.

  • Fai un sondaggio per raccogliere un feedback iniziale sulla prima fase del processo di onboarding.

    Forse stai andando troppo velocemente. Forse il nuovo impiegato non ha ancora ben chiare certe norme o politiche aziendali. Non lo saprai mai finché non gli darai l’opportunità di dirtelo. Queste informazioni possono anche aiutarti a facilitare l’inserimento lavorativo di altri candidati.

In molti software di onboarding, la funzionalità per la realizzazione di sondaggi è incorporata. Altrimenti puoi scegliere un tool per condurre sondaggi sul coinvolgimento di dipendenti, in modo da ricevere e analizzare i feedback di tutto l’organico.

sondaggio per employee engagement

Creazione di un breve sondaggio in Honestly (fonte)

 

Dall’ 11° al 30° giorno: più training, controlli e ritorno alla normalità

 

Dopo un mese, la nuova risorsa dovrebbe aver già capito come funziona l’azienda e qual è il suo ruolo, e iniziare a sentirsi parte integrante delle attività quotidiane. Anche se non può dare un contributo significativo, il neoassunto dovrebbe iniziare a partecipare alle riunioni del team con regolare normalità.

Una volta poste le basi in termini di fiducia perché tu possa essere sicuro che il nuovo dipendente non spifferi i segreti aziendali alla concorrenza, puoi anche iniziare a svelare i dettagli della strategia dell’impresa e la sua posizione sul mercato.

Non passare queste informazioni in un PowerPoint o con un corso di e-learning, un manager o un dirigente in persona dovrebbe tenere un corso di formazione e permettere al neoassunto di porre tutte le domande che desidera.

Per ultimo, se ancora non l’hai fatto, dovresti pianificare delle verifiche di controllo settimanali sia con il manager del nuovo dipendente che con il suo tutor aziendale: i tuoi dipendenti potrebbero sentirsi più a loro agio rivelando alcuni problemi a un collega anziché a un loro superiore.

Gli incontri individuali con il manager dovrebbero continuare dopo la fase di inserimento, mentre le verifiche di controllo con il tutor possono terminare dopo 90 giorni.

Dal 31° al 60° giorno: collaborazione, riconoscimento dei meriti e pianificazione della carriera

 

È giunta l’ora che il neoassunto inizi a fare la sua parte, seppur in modo limitato. Tieni presente che ci vogliono sempre dai 12 ai 15 mesi prima che un nuovo dipendente diventi pienamente produttivo; pertanto ora non è ancora il momento di lasciarlo completamente libero.

Il secondo mese potrai assegnare al nuovo arrivato il suo primo grande progetto. Può collaborare con qualcuno a un progetto in corso o gestirne uno nuovo con l’aiuto di un tutor o di un altro collega; in ogni caso, ci deve essere qualcuno che supervisiona e controlla il suo lavoro regolarmente.

Se lavora bene, ricordati di riconoscere i suoi meriti.

Se vuoi premiare i lavoratori usando un metodo più partecipativo, rapido e flessibile rispetto alle e-mail o alle riunioni, dai un’occhiata ai tool per il riconoscimento dei meriti aziendali. Si tratta di sistemi strutturati come social media che consentono a tutti i dipendenti di tessere le lodi di un collega e applicano metodi di ludicizzazione per favorire la partecipazione.

software per il riconoscimento di meriti aziendali

Gli impiegati possono riscattare i punti guadagnati con gli elogi acquistando veri e propri premi in Bonusly (Fonte)

È anche il momento di pensare a lungo termine. I manager dovrebbero incontrare il nuovo dipendente per parlare dei progetti di sviluppo professionale e individuare quale sarebbe il percorso ideale da intraprendere. I programmi possono cambiare, certo, ma anche solo discuterne può trarre un grande beneficio al suo inserimento in azienda.

Dal 61° al 90° giorno: lavoro in autonomia, analisi delle prestazioni e feedback finale

 

Se il primo progetto a cui il neoassunto ha collaborato il secondo mese è andato bene, allora puoi finalmente lasciarlo libero nel corso del terzo mese e assegnargli il primo lavoro da realizzare in modo autonomo. Ricorda soltanto di illustrare chiaramente gli obiettivi e i fattori chiave per il successo del progetto, sgombrando il campo da ogni ambiguità.

Passati i 90 giorni, esegui la prima valutazione della prestazione della nuova risorsa. Questo è il momento di parlare di cos’è andato bene durante la fase di onboarding, di cos’è andato male e di cosa deve essere migliorato. È importante ascoltare anche il neoassunto, che dovrebbe dirti quello che ha funzionato e quello che non ha funzionato durante l’onboarding aziendale.

E se alla fine ti rendi conto che proprio non è la persona giusta? La soluzione ideale è rescindere il contratto. Il costo per rimpiazzarlo può essere alto ma non è nulla in confronto al prezzo da pagare per aver assunto il dipendente sbagliato.