5 dicas para fazer reuniões online eficazes

Graças ao aumento da preocupação com a COVID-19, 2020 ficará marcado como o ano em que as reuniões online viraram o centro das atenções. Reunimos dicas de como tirar o máximo proveito das videoconferências para a condução dos negócios.

reuniões online

Se bem executadas, as reuniões online possibilitam que equipes espalhadas por diversas localidades colaborem entre si, resolvam problemas e consigam realizar bem o trabalho em grupo. Quando ineficientes, no entanto, provocam perda de tempo, resultando em funcionários improdutivos e desmotivados.

Gerentes devem considerar os desafios específicos da comunicação virtual para tirar o máximo das suas equipes em todas as reuniões. Abaixo, listamos algumas práticas recomendadas para planejar uma reunião virtual bem-sucedida.

Não deixe também de conferir nossa página especial onde reunimos dicas de produtividade e listas de softwares gratuitos para ajudar os negócios durante o surto de coronavírus.

Dica 1: Defina um plano

Essa dica é válida para qualquer reunião, mas ainda mais pertinente quando os participantes estão em vários locais diferentes.

Para qualquer reunião virtual, é importante ter um plano antecipado para que os participantes saibam o que esperar e como podem contribuir para a conversa. Eis algumas recomendações importantes:

  • Compartilhe a agenda antecipadamente: Envie a agenda da reunião aos participantes com antecedência para que eles tenham expectativas claras sobre o que preparar. No convite enviado por e-mail, forneça detalhes sobre os principais pontos de discussão e quaisquer documentos, arquivos ou pesquisas relevantes que serão comentados.
  • Se for o caso, dê aos participantes a oportunidade de visualizar o documento ou adicionar comentários antes da reunião: Dê a todos a mesma oportunidade de contribuir para a reunião. Você pode fazer isso por meio de sistemas de gestão de documentos como o Google Drive. Seja uma apresentação de slides, um vídeo ou o relatório anual, o uso de ferramentas de compartilhamento de arquivos, como o Dropbox e o Box, garantirá que todos estejam informados.
  • Alinhe as expectativas sobre como o espaço virtual será gerenciado: Verifique se todos os participantes têm a mesma ideia sobre como a reunião virtual será conduzida. Por exemplo, os participantes devem silenciar seus vídeos enquanto os outros estão falando? Espera-se uma discussão ou a reunião será conduzida essencialmente pelo apresentador?

Dica 2: Agende com antecedência

Coordenar o horário de reuniões com participantes que estão em diferentes locais (ou até fusos horários) pode ser desafiador. Veja algumas recomendações para garantir que todos estejam alinhados sobre o horário da reunião:

  • Use ferramentas para ajudar a escolher o horário mais adequado: Descobrir quais as horas em que cada um está disponível pode ser complicado. Em vez de confundir a cabeça, use um sistema de agendamento de compromissos para ajudá-lo.
  • Agende as reuniões com antecedência: Quanto mais antecipadamente a reunião for marcada, menor é a chance de haver conflito de horários. Se você precisar agendar uma reunião de última hora, verifique se todos os participantes têm horário livre.

Dica 3: Defina regras para os encontros

Definir as regras adequadas prepara o terreno para um encontro mais eficaz e produtivo. Estas são algumas regras úteis para os anfitriões e participantes estabelecerem antes de cada reunião virtual e, assim, garantir uma experiência tranquila:

  • Teste toda a tecnologia antes: Verifique todas as conexões com antecedência, incluindo os recursos de vídeo, wi-fi e compartilhamento de tela. Se possível, estabeleça a conexão cerca de dez minutos antes do início da reunião.
  • Veja os participantes em vídeo: Verifique se todos os participantes podem se ver. Poder ver as outras pessoas em vídeo traz muito mais proximidade do que apenas escutar uma voz. Além disso, permite que os participantes observem a linguagem corporal e identifiquem alguns sinais, como se alguém terminou de falar ou está apenas fazendo uma pausa.
  • Deixe as distrações de lado: Lembre os participantes de darem toda a atenção à reunião e reduzirem as distrações, como checar o e-mail ou visualizar mensagens de texto durante o encontro.

Dica 4: Mantenha os participantes envolvidos

Toda a programação e planejamento se tornam inúteis se o público não estiver envolvido. Abaixo, seguem algumas recomendações para manter sua equipe presente e envolvida em uma reunião virtual:

  • Permita conversas casuais: Não interrompa rapidamente qualquer conversa natural que aconteça no início de uma reunião. Elas dão às equipes remotas a chance de se conectarem de maneira mais pessoal antes de começarem a trabalhar, de forma parecida ao que acontece presencialmente.
  • Introduza ações para incentivar a participação: Apoie todos a serem o centro das atenções em algum momento, criando oportunidades de participação. Por exemplo, os participantes podem ter a chance de enviar perguntas antes do início da reunião virtual. Outras ideias são a implementação de uma enquete ou a possibilidade de enviar mais perguntas pelo chat em tempo real.
  • Pergunte constantemente: Faça perguntas constantes ao longo da reunião para dar aos participantes a chance de compartilhar suas ideias e se assegurar de que eles estão acompanhando a discussão. Em vez de fazer perguntas abertas, seja mais direto. Por exemplo, em vez de perguntar “O que você acha desta ferramenta?”, diga “Você acha que esta ferramenta ajudará na produtividade?”.

Dica 5: Faça um seguimento do que foi discutido

Assim como em um encontro no escritório, a discussão que continua nos corredores pode ser tão reveladora quanto a própria reunião. Veja o que você pode fazer para garantir uma comunicação clara e sem confusão:

  • Faça um fechamento e um seguimento posterior: Cerca de cinco a dez minutos antes do término da reunião, pergunte à sua equipe se há alguma pergunta. Esse é o momento quando os participantes estão abertos a compartilhar suas dúvidas. Faça um resumo e converse com a equipe posteriormente. Você pode fazer isso com um e-mail de acompanhamento, incluindo: o que foi abordado na reunião, as decisões-chave tomadas e as ações exigidas da sua equipe.
  • Questione sobre possíveis melhorias: Faça um balanço: O que funcionou? O que pode melhorar? Você não precisa aplicar todos os princípios acima em conversas menos formais, mas dedicar um tempo para ouvir, avaliar e revisar com atenção garantirá reuniões online mais bem-sucedidas no futuro.

Escolha o software certo para suas reuniões online

Não importa se será um software de videoconferência ou uma ferramenta de gestão de projetos, existe uma ampla seleção de ferramentas que podem ajudá-lo a realizar reuniões online produtivas e eficientes.

O segredo é determinar qual dessas ferramentas é a mais adequada para sua equipe. Antes de escolher um software, faça as seguintes perguntas:

  • Qual é a principal funcionalidade que o software precisa ter para minhas reuniões virtuais serem bem-sucedidas? Por exemplo, você precisa que todos trabalhem de forma colaborativa em um documento simultaneamente? Então, o Google Docs é provavelmente a solução. Você precisa que os membros da equipe possam ver uma demonstração em tempo real? Nesse caso, um software de compartilhamento de tela é mais adequado.
  • Qual é o número médio de participantes em suas reuniões virtuais? O software mais adequado para uma reunião virtual individual provavelmente é diferente daquele mais recomendado para encontros com mais de 15 participantes. Verifique se o programa de videoconferência que você está considerando se encaixa com a sua necessidade.
Busca ferramentas de colaboração? Confira a lista completa deste tipo de software no diretório do Capterra.