Prozessautomatisierung für die Buchhaltung von KMU: Drei Anwendungsbeispiele

Prozessautomatisierung

Es wirkt wie eine gottgegebene Regel: Wenn die Steuer ansteht, machen Finanzabteilungen Überstunden.

Was wäre, wenn man das ändern – oder zumindest deutlich verbessern – könnte? Dabei kann die robotische Prozessautomatisierung helfen.

Robotische Prozessautomatisierung (RPA) ist als neue Technologie nicht minder spannend als künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen, doch im Vergleich ist sie preislich deutlich interessanter, weil sie auf eine kostengünstige Softwareplattform zurückgreift. Entsprechend empfiehlt sich die Einführung auch und gerade für kleinere Unternehmen – oder zumindest sollte man einmal sorgfältig prüfen, ob der Einsatz sich nicht lohnen könnte.

Natürlich ist die Einführung einer ganz neuen Technologie immer eine Herausforderung, gibt es doch keine verlässlichen Anwendungsfälle und schon gar keine belastbaren Hinweise auf die Wirksamkeit. Da fällt gerade den Eigentümer*innen von KMU die Entscheidung verständlicherweise schwer.

Andererseits können die Finanzverantwortlichen kleinerer Betriebe die Genauigkeit ihrer Finanzverwaltung durch die Einführung von RPA um etwa 95 % verbessern. So geht das Vorbereiten der Steuerunterlagen drei- bis viermal so schnell, was im Ablauf wiederum bis zu 70 % Kosten spart.

Damit lassen sich die eigenen Prozesse also deutlich verbessern, sogar, wenn sich nur die Hälfte der vorhergesagten Vorteile tatsächlich realisieren lassen. In diesem Artikel wollen wir uns drei Anwendungsbeispiele ansehen, die auch für KMU vorteilhaft sein können.

Warum RPA sich für Finanzen und Buchhaltung von KMU anbietet

Gartner zufolge beliefen sich die Ausgaben für RPA 2018 auf 680 Millionen, bis 2022 wird sogar ein Umsatz von 2,4 Milliarden Euro erwartet. Cathy Tornbohm, die Vizepräsidentin von Gartner, sagt zur Einführung robotischer Prozessoptimierung Folgendes voraus:

„Den Grund für den Zuwachs sehen wir einerseits darin, dass die Kosten für RPA bis 2019 um 10–15 % sinken werden, andererseits darin, dass sich Unternehmen von der Einführung bessere Geschäftszahlen versprechen, zum Beispiel durch Kostensenkungen, höhere Genauigkeit und bessere Compliance.“

Bis dato setzen hauptsächlich Banken und Versicherungen auf die robotische Prozessautomatisierung, da sie sich eine deutliche Reduzierung repetitiver Aufgaben für die Mitarbeiter*innen versprechen. Aber auch kleine und mittlere Wirtschaftsprüfer und ähnliche Firmen sowie viele Finanzabteilungen können vom gezielten Einsatz von RPA in ihrer Buchhaltung profitieren, und zwar aufgrund der hohen Wirtschaftlichkeit.

Die geht darauf zurück, dass sich die Technologie deutlich kostengünstiger implementieren lässt als künstliche Intelligenz oder maschinelles Lernen. Für den Einsatz von RPA-Systemen braucht es keine weiteren Investitionen in Soft- oder Hardware. Ist die Software aufgesetzt und trainiert, können Buchhalter*innen und andere Stakeholder selbst Aufgaben automatisieren.

KI und Maschinenlernen sind dagegen auf Entwicklerinnen und Coder angewiesen, die die Technologie auf den konkreten Anwendungsfall zuschneiden, wodurch darüber hinaus weitere Personalkosten entstehen.

Sehen wir uns also drei grundlegende Bereiche an, in denen die Finanzabteilungen von KMU von robotergestützter Prozessanalyse profitieren können: Rechnungsbearbeitung, Ausgabenverwaltung und Steuermanagement.

Robotische Prozessautomatisierung: Überblick über die 3 Anwendungsfelder

Robotische Prozessautomatisierung

 Übertragungsfehler in Eingangsrechnungen minimieren

Die Herausforderung: Die Bearbeitung vieler Einzelrechnungen von den verschiedensten Lieferanten kann die Kreditorenbuchhaltung an ihre Grenzen bringen. Da wollen stapelweise Rechnungen in ERP-System oder Buchhaltungssoftware übertragen werden, und die kommen noch dazu jede in einem anderen Layout und in verschiedenen Formaten: PDF, Excel, Word – sogar auf Papier.

Bei der händischen Datenübertragung von Posten und Beträgen kommt es da schnell zu Fehlern. Spätestens bei der nächsten Buchprüfung führt ein einziges, falsch gesetztes Komma schon mal zu Problemen bei der Compliance. Genau hier kann die robotische Prozessautomatisierung helfen.

RPA: Anwendungsfall für die Bearbeitung von Eingangsrechnungen

In diesem Fall wird die Software so konfiguriert, dass sie die Daten auf eingehenden Rechnungen automatisch erfasst. Und zwar da, wo diese Rechnung ankommt: Im E-Mail-Posteingang, einem Ablageordner für gescannte Dokumente oder aus einer Tabelle. Der Roboter indexiert die Rechnungen in einem automatisierten Prozess und sortiert sie nach Datum, Name des Lieferanten oder Anzahl der zu bearbeitenden Rechnungen.

Im nächsten Schritt sucht die Software in jedem Dokument nach den wichtigen Feldern (bzw. den darinstehenden Informationen). Sie sucht sich also zum Beispiel die Rechnungsnummer bzw. den Rechnungsbetrag heraus. Kann sie das Feld nicht finden oder auslesen, wird die Rechnung für die Bearbeitung durch einen Menschen markiert.

Im nächsten Schritt des Prozesses werden grundlegende Rechnungsangaben wie Name und Anschrift des Verkäufers und Zahlungsinformationen extrahiert und in die Buchhaltungssoftware oder das integrierte ERP-System übertragen. So verfährt die Software mit einer Rechnung nach der anderen.

Für wen lohnt sich dieser Einsatz von RPA? Kleine Unternehmen, die als Teil der Lieferkette größerer Partner viele Bestellungen und gegebenenfalls Tausende von Rechnungen am Tag zu bearbeiten haben. Mit RPA können sie die eingehenden Rechnungen automatisiert bearbeiten und alle relevanten Informationen in eine Kreditorendatei eintragen.
Denkbar ist auch ein ähnlicher Prozess für die Bearbeitung von Bestellungen, wo die Informationen direkt an die Konfektionierung bzw. die Debitorenbuchhaltung weitergeleitet werden.

Verbessertes Spesenmanagement für eine höhere Liquidität und bessere Compliance

Die Herausforderung: Im Spesenmanagement geht es darum, die Auslagen, die Mitarbeiter*innen für Geschäftsreisen und -essen, Hotelaufenthalte usw. haben, zu genehmigen. Diese werden häufig per E-Mail übersandt oder direkt in Buchhaltungsprogramme bzw. ERP-Systeme eingepflegt.

Dieser Genehmigungsprozess kann gerade kleinere Buchhaltungsteams ganz schön auf Trab halten. Wer gar nicht erst eine dezidierte Finanzabteilung hat, hat häufig erst recht Mühe, die Ausgaben zuzuordnen. Mindestens ist es langwierig.

Selbst wenn man den Prozess mit einer Buchhaltungssoftware oder einer ERP-Lösung teilweise automatisiert, muss immer noch jede Ausgabe einzeln abgenickt werden. Oder man legt einen Schwellenwert fest, bis zu dem das ERP-System einfach automatisch genehmigt.

So oder so werden nicht alle Ausgaben automatisch bewilligt, ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin muss die Daten abgleichen, um Compliance-Probleme zu vermeiden. Im folgenden Anwendungsbeispiel sehen wir uns an, wie sich diese Abläufe straffen lassen.

RPA: Anwendungsfall für das Spesenmanagement

Auch hier greift die Software dort auf die Daten zu, wo sie das erste Mal im System auftauchen, also im E-Mail-Posteingang, in einem Ablageordner oder in der verwendeten Softwarelösung, je nachdem, ob deine Kolleg*innen ihre Belege per E-Mail, auf Papier oder über ein Onlineportal einreichen.

Im nächsten Schritt steht wieder die Datenextraktion durch den robotischen Prozess, wieder werden Informationen ausgelesen und zur Bestätigung in eine Datenbank übertragen. RPA kann aber nicht nur Daten von A nach B schreiben (wie bei der Rechnungsbearbeitung im ersten Anwendungsbeispiel), sie kann auch auf Grundlage eines regelbasierten Prozesses Ausgaben genehmigen und sogar die Art der eingereichten Ausgabe identifizieren.

Dabei wird zuerst geprüft, ob die Ausgabe den Unternehmensvorgaben entsprach, bevor sie weiter bearbeitet wird. Wenn ein Unternehmen also die Vorgabe hat, dass nur nationale Geschäftsreisen abgerechnet werden können, kann der automatisierte Prozess die Hoteladresse abgleichen, bevor er die Genehmigung erteilt.

Für wen lohnt sich dieser Einsatz von RPA? KMU mit über 100 Mitarbeiter*innen und sehr kleinen Buchhaltungsabteilungen. Hier kann RPA automatisch Ausgaben auf Einhaltung der unternehmenseigenen Vorgaben prüfen und entsprechend genehmigen.

Die Bearbeitungsgeschwindigkeit eines solchen Tools kann die Spesenverwaltung vereinfachen und beschleunigen. So hat die Finanzabteilung mehr Zeit, sich um andere Dinge zu kümmern und den Cashflow zu sichern.

Automatisierte Dateneingabe für Steuerunterlagen

Die Herausforderung: Mit der Besteuerung geht unweigerlich das Ausfüllen von schier endlosen Formularen einher. Das wiederum bedeutet für die Leute in der Finanzabteilung viele Stunden Verwaltungsarbeit, um Daten zusammenzutragen und sicherzustellen, dass die Angaben konsistent, schlüssig und vollständig sind.

Das ist nicht nur arbeitsaufwändig. Wenn hierbei Fehler unterlaufen, kann es sehr schnell sehr teuer werden.

Ein Fehler bei den Ausgaben kann zum Beispiel schnell dazu führen, dass Steuerabzüge falsch angegeben werden. Das wiederum führt zu einer fehlerhaften Bilanz und die zu Compliance-Problemen, die spätestens beim nächsten Audit jede Menge Ärger bereithalten.

RPA: Anwendungsfall für die Unternehmensbesteuerung

Auf RPA beruhende Steuerbots machen das händische Übertragen von Daten in Steuerformulare überflüssig. Wieder greifen sie auf eingescannte Unterlagen, Tabellen oder Datenbanken zurück, vielleicht extrahieren sie die erforderlichen Finanzdaten auch aus Onlinequellen.

Danach wird jeder Eintrag aus dem entsprechenden Feld in das Steuerformular übertragen. Genau das ist die grundlegende Funktion eines solchen Steuerbots: die Übertragung von Daten in das graphische Nutzerinterface der Datenbank. Man kann die Software also dabei beobachten, wie sie ihre Einträge vornimmt.

Wenn eine Datenquelle nicht mit dem Formular übereinstimmt, wirft der Bot einen Fehler aus. Das kommt zum Beispiel vor, wenn ein Feld nur für numerische Eingaben freigegeben ist, die Datenquelle aber in Buchstaben ausgefüllt wurde. So lässt sich sicherstellen, dass die Daten konsistent sind und allen Steuervorgaben entsprechen.

Für wen lohnt sich dieser Einsatz von RPA? Kleine Buchhaltungs- und Wirtschaftsprüfungsunternehmen, die große Mengen an Steuerdaten bearbeiten müssen. Die robotisch automatisierten Prozesse beschleunigen einerseits die Abläufe, andererseits sichern sie die Eingabegenauigkeit.

Unsere Empfehlung

Anstatt sofort Geld für die Prozessautomatisierung in die Hand zu nehmen, um eines der besprochenen Anwendungsbeispiele umzusetzen, empfehlen sich zuerst folgende Schritte:

  • Identifizierung von Bereichen, in denen Daten manuell übertragen werden bzw. von Aufgaben, die die Bearbeitung vieler Finanzunterlagen erfordern
  • Lesen weiterer Fallstudien oder Erfolgsgeschichten. Wie war bei anderen der ROI nach der Implementierung? Als Fallbeispiele eignen sich hier auch größere Unternehmen, achte einfach darauf, die gegebenen Informationen sorgfältig mit dem Status quo in deinem Unternehmen abzugleichen.
  • Nimm dir Zeit, die Testversion einer RPA-Lösung ausführlich zu evaluieren, bevor du dich für Kauf und Einführung entscheidest.

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Bei der erfolgreichen Implementierung von robotischer Prozessautomatisierung für Finanzabteilungen ist das Verständnis der zu lösenden Aufgaben der Schlüssel zum Erfolg. Sind diese Aufgaben sauber eingegrenzt, kann RPA deiner Buchhaltung einen lohnenden ROI bieten.

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