Wie misst man den Projekterfolg? Kriterien zum Einhalten von Zeitplan und Budget

Wenn du fünf Leute danach fragst, wann ein Projekt ihrer Definition nach fehlgeschlagen ist, wirst du vermutlich fünf unterschiedliche Antworten erhalten. Das Scheitern eines Projekts ist subjektiv und hängt davon ab, welche Kriterien für den Projekterfolg angelegt und welche Messgrößen verwendet werden, um seine Performance während und nach der Durchführung zu beurteilen.

Ein Projekt kann als Erfolg gewertet werden, wenn der geplante Zeitrahmen eingehalten wird, ein anderes, wenn das ursprüngliche Budget nicht überschritten wird, und ein drittes, wenn der Projektumfang klar umrissen bleibt und sich nicht schleichend erweitert (Scope Creep). Doch wenn jemand anderes den Erfolg nach der mit Projekten zusammenhängenden Kundenzufriedenheit wertet und die Erwartungen der Kunden nicht erfüllt wurden, könnte jedes dieser Projekte auch als Fehlschlag bezeichnet werden.

Weil Misserfolge subjektiv sind, ist es umso wichtiger, Erfolgskriterien für einen Projektplan festzulegen. Noch wichtiger ist es, dass alle Beteiligten sich auf eine Erfolgsdefinition einigen und mit ihr vertraut sind.

Alles andere kann zu Missverständnissen, Unzufriedenheit und letztendlich der Aufspaltung von Teams in isolierte Fraktionen führen – ein Rezept für Ineffektivität.

Wenn jedoch alle Beteiligten auf dasselbe Ziel hinarbeiten und sich einig sind, wo die Prioritäten liegen, kann jedes Projekt einen Mehrwert liefern.

Projekterfolg Titel

In diesem Artikel beschäftigen wir uns mit fünf Kriterien für den Projekterfolg, die üblicherweise genutzt werden, um den Erfolg oder Misserfolg eines Projekts zu messen, sowie Tools zur Performance-Beurteilung vorstellen.

So misst du den Projekterfolg

1. Inhalt und Umfang

Bei Inhalt und Umfang eines Projekts geht es um die erwarteten Ergebnisse und um die Arbeit, die notwendig ist, um diese Ergebnisse zu erzielen: Welche spezifischen Ziele, Produkte, Arbeitsergebnisse oder Funktionen soll ein Projekt liefern? Welche Aufgaben, Deadlines und Kosten sind dazu erforderlich?

Falls Inhalt und Umfang zu Beginn des Projekts noch nicht vollständig definiert sind, sollten sie nicht dein primäres Erfolgskriterium sein. Vergiss nicht: Ein Hauptmerkmal von Agile ist das Fehlen vollständig definierter Anforderungen vor dem Projektstart, also sollten agile Projekte auch andere Messgrößen nutzen.

Wenn du den Umfang eines Projekts erweiterst, musst du auch das Budget und/oder den Zeitrahmen erweitern. Häufig erweitert sich der Projektumfang schleichend, wenn Beteiligte Anforderungen während der Projektdurchführung hinzufügen möchten, ohne an anderer Stelle auf etwas zu verzichten.

DAS RISIKO:  Das Project Management Institute (PMI) gab in der Studie „Pulse of the Profession“ 2018 bekannt, dass im vergangenen Jahr 52 % der Projekte vom Scope Creep betroffen waren.

 So kannst du Projektumfang und -inhalt kontrollieren: Erstelle während der Projektplanung in Zusammenarbeit mit allen Beteiligten einen Projektstrukturplan, der …

  • alle Projektanforderungen identifiziert
  • Anforderungen in kleinere Leistungen unterteilt
  • aufschlüsselt, welche Aufgaben (und zentralen Ressourcen*) zum Erreichen von Zielen erforderlich sind
  • die zur Erfüllung jeder Aufgabe benötigte Zeit abschätzt
  • den kritischen Pfad des Projekts festlegt

* Ressourcen spielen eine wesentliche Rolle, um den Umfang deines Projekts festzulegen. Du musst die Verfügbarkeit deines Teams, die Nutzung wichtiger Ressourcen und den Einfluss von Vergütungssätzen auf das Budget kennen.

Sobald der kritische Pfad feststeht und du weißt, wie Ressourceneinschränkungen den Projektplan beeinflussen, kannst du das Projekt mithilfe von Gantt-Diagrammen visualisieren.

Wenn das Projekt visuell in einem Kalender angezeigt wird, können alle Beteiligten den Umfang gut überblicken und sehen, welche Zeit und welches Budget für bestimmte Anforderungen zugewiesen wurden.

Gleichzeitig dienen Gantt-Diagramme auch als Tracking-Tool für das Projekt: Manager können mit ihnen die Performance im Blick behalten und sicherstellen, dass das Projekt auf Kurs bleibt.

Projekterfolg Projektzeitplan und das Budget einhalten

Ein Wrike-Gantt-Diagramm zur Einführung einer Naturkosmetikserie (Quelle)

2. Zeitplan

Die Zeitleiste für dein Projekt umfasst nicht nur das Abschlussdatum (beziehungsweise den Termin für die Produkteinführung), sondern auch wichtige Meilensteine und Aufgaben-Deadlines, die zum Gelingen erforderlich sind.

Der häufigste Grund dafür, dass Projekte den ursprünglichen Zeitrahmen überschreiten, sind überarbeitete Mitarbeiter. Du solltest nicht erwarten, dass sich Mitarbeiter zu 100 % einem Projekt widmen, sondern Gartner zufolge realistischerweise einschätzen, dass sie etwa 33 % ihrer Zeit für Projekte aufwenden können.

In „Resource Capacity Planning for PPM Leaders: Crawl Before You Walk“ (Gartner-Kunden steht der vollständige Bericht zur Verfügung) schreiben die Analysten Robert Handler und Mbula Schoen:

„Andere zu zwingen, zu hohe Verpflichtungen zu übernehmen und von einer Aktivität zu einer anderen, davon unabhängigen Aktivität zu springen, kostet 20 Minuten bis zu zwei Stunden, was die Effizienz und Effektivität der Projektarbeit betrifft.“

Um zu verhindern, dass dein Zeitrahmen überschritten wird, musst du Pufferzeiten einplanen.

Wenn der Zeitplan der wichtigste Erfolgsfaktor ist und du merkst, dass ihr allmählich nicht mehr im Zeitrahmen liegt, musst du das Budget erhöhen und weitere Mitarbeiter engagieren, um den Zeitverlust auszugleichen, oder den Projektumfang senken, um so viel wie möglich bis zur Deadline zu erreichen.

DAS RISIKO:  Das Project Management Institute (PMI) erwähnt in der Studie „Pulse of the Profession“ 2018, dass im vergangenen Jahr 48 % der Projekte nicht im ursprünglich angedachten Zeitrahmen abgeschlossen wurden.

 So überwachst du den Zeitplan: Es gibt zahlreiche Tools, die dir dabei helfen können, den Projektzeitplan zu verfolgen, beispielsweise Gantt-Diagramme und Kalender. Dabei darf nicht vergessen werden, dass du auch Ressourcenbeschränkungen überwachen muss.

Zu den Leistungskennzahlen, mit denen du den Projektfortschritt kontrollieren kannst, gehören:

  • Prozentsatz der abgeschlossenen Aufgaben
  • Überfällige Projektaufgaben
  • Verpasste Meilensteine
  • Performance-Index für Zeitpläne: Fertigstellungswert (Earned Value, EV) / Planwert (Planned Value, PV)

Projekterfolgskriterien: Den Projektzeitplan und das Budget einhalten

Anzeige von Aufgaben und Ressourcenauslastung in TeamGantt (Quelle)

3. Budget

Dein Budget sind die Kosten deines Projekts. Was wirst du für den geplanten Arbeitsaufwand voraussichtlich ausgeben? Welche Geldmittel investierst du in das Projekt?

Wenn Projekte ihr ursprüngliches Budget überschreiten, liegt das fast immer an schlechter Planung. Du musst jede mögliche Ausgabe identifizieren (Löhne, Materialien, Design, Tests usw.), die Kosten für jeden Einzelposten abschätzen und auch die Möglichkeit einplanen, dass etwas schief läuft.

Um Budgetüberschreitungen zu vermeiden, ist es wichtig, Reserven in deinem Budget einzuplanen, nicht nur für den Fall, dass unvorhergesehene Kosten auftreten, sondern auch, falls deine Schätzungen sich als ungenau erweisen.

Die meisten Experten empfehlen Rücklagen in einer Höhe von 10–30 % des Projektbudgets. Falls es sich um ein besonders wichtiges Projekt handelt, ist es ratsam, ein zusätzliches Budget zur Risikobewältigung hinzuzufügen.

Das Budget hängt mit den anderen genannten Erfolgskriterien auf komplexe Weise zusammen. Wenn es der größte beschränkende Faktor ist (wie häufig der Fall ist) und deine tatsächlichen Kosten allmählich die geplanten Ausgaben überschreiten, musst du Kompromisse bei Zeitplan, Projektumfang und/oder Kundenzufriedenheit eingehen, um die Kosten auszugleichen.

DAS RISIKO:  Im vergangenen Jahr wurden laut der Studie „Pulse of the Profession“ 2018 vom Project Management Institute (PMI) 43 % der Projekte nicht im Rahmen des ihnen ursprünglich zugedachten Budgets vollendet.

 So überwachst du das Budget: Um Budgets genau zu überwachen, brauchst du automatisierte Tools und keine Tabellenkalkulationen. Überlege, eine Ausgabendatenbank zu erstellen, um Projektkosten zukünftig genauer einzuschätzen.

Zu den Leistungskennzahlen, mit denen du das Budget deines Projekts kontrollieren kannst, gehören:

  • Planwert
  • Istkosten
  • Fertigstellungswert
  • Kosten-Performance-Index: Fertigstellungswert (Earned Value, EV) / Istkosten (Actual Cost, AC)

Projekterfolgskriterien: Den Projektzeitplan und das Budget einhalten

Anzeige von Performance-Analysen zu Zeit und Materialien in Mavenlink (Quelle)

4. Erreichen von Geschäftszielen

Beim Erreichen von Geschäftszielen geht es darum, wie gut dein Projekt im Vergleich zum Business Case abschneidet. Hat es die erwarteten Vorteile geschaffen (materiell und immateriell)? Wurde die erhoffte Rendite erzielt (ROI)?

Die Digitalisierung hat zu so schnellen und häufigen Veränderungen geführt, dass geschäftliche Probleme oder Ziele, die ursprünglich der Auslöser für ein Projekt waren, sich im Laufe der Zeit verschieben oder sogar ganz verschwinden. Überflüssige Projekte verschwenden Zeit, Geld und Ressourcen und bieten deinem Unternehmen keinerlei Mehrwert.

DAS RISIKO:  Das Project Management Institute (PMI) gibt in der Studie „Pulse of the Profession“ 2018 an, dass im vergangenen Jahr 31 % der Projekte nicht ihre ursprünglichen Geschäftsziele und geschäftlichen Absichten erfüllten.

 So überwachst du das Erreichen von Geschäftszielen: Vermutlich hast du eine Reihe von Projekten, die darauf warten, dass jemand den Startschuss gibt. Bevor du für eines davon grünes Licht gibst, sollte ein abteilungsübergreifender Ausschuss den Business Case überprüfen, um sicherzustellen, dass er noch immer mit den Zielen des Unternehmens übereinstimmt.

Dabei sollten unter anderem die folgenden Fragen gestellt werden:

  • Ist das Projekt einzigartig?
  • Wo steht das Projekt im Verhältnis zu den Geschäftszielen? (Hat es eine hohe, mittlere oder niedrige Priorität?)
  • Was ist das Rendite-Risiko-Profil? (Hohes Risiko, hohe Rendite, niedriges Risiko, niedrige Rendite)

Sobald das Projekt gestartet wurde, solltest du die Ziele regelmäßig mit den Geschäftsanforderungen abgleichen, um sicherzustellen, dass das Projekt letztlich einen Mehrwert liefern wird.

Kennwerte für den Projekterfolg

Beispiel-Matrix mit nach Geschäftsziel priorisierten Projekten

5. Kundenzufriedenheit

Die Kundenzufriedenheit bezieht sich darauf, inwieweit Projektergebnisse die Erwartungen erfüllen – oder übertreffen. Dies umfasst die Qualität der Ergebnisse, das allgemeine Kundenerlebnis, den Kundenservice sowie die Kommunikation zwischen internen und externen Beteiligten während des gesamten Projektlebenszyklus.

Dieses Kriterium für den Projekterfolg ist enorm wichtig und wird dennoch häufig am stärksten vernachlässigt. Spielt es eine Rolle, ob du um einen oder 100 Punkte vorne liegst, wenn beides den Sieg bedeutet? Das kommt auf das Projekt und die anderen angelegten Erfolgskriterien an.

Vergiss dabei jedoch nicht, dass 52 % der Kunden im vergangenen Jahr aufgrund von schlechtem Kundenservice einen Anbieter gewechselt haben, wie die Global Consumer Pulse-Umfrage von Accenture herausfand – und nach einem solchen Wechsel kehren 68 % nicht zum ursprünglichen Anbieter zurück.

 DAS RISIKO:   Laut Gartners Bericht „IT Key Metrics Data 2018“ (für Kunden von Gartner verfügbar) haben 26 % der internen Projektteilnehmer (vom Vorstand bis hin zum IT-Personal) nicht den Eindruck, die Kundenerwartungen angemessen erfüllt zu haben. Sie bewerten ihre Wahrnehmung der Kundenzufriedenheit als „Erwartungen nicht erfüllt“ oder „etwas enttäuschend“.

 So überwachst du die Kundenzufriedenheit: Es gibt mehrere Methoden, um Feedback von deinen Kunden zu erhalten und zu analysieren. Dazu gehören:

  • Social Media Listening
  • Kundenumfragen (einschließlich offener Fragen mit freier Antwortmöglichkeit, nicht nur Bewertungen nach Zahlen)

Projekterfolgskriterien: Den Projektzeitplan und das Budget einhalten

Eine Umfrage zur Kundenzufriedenheit in Nextiva erstellen (Quelle)

Fazit

„Schnell, günstig oder gut – du darfst zwei davon wählen.“

Dieser Spruch über das bekannte Dilemma ist nicht ohne Grund so beliebt. Er trifft genauso zu (wenn nicht gar mehr als zuvor), wenn die Zufriedenheit der Stakeholder und das Erreichen der Geschäftsziele als zusätzliche Faktoren miteinbezogen werden.

Identifiziere schon frühzeitig während der Planung die einschränkenden Faktoren, die dir bei deinem Projekt am wichtigsten sind, und lege diese als deine Erfolgskriterien fest.

Am wichtigsten ist: Sorge dafür, dass alle Beteiligten gleichermaßen das Ziel verfolgen, in diesem Punkt erfolgreich zu sein, und sich auch aktiv dafür einsetzen.

Nutzt du noch andere Methoden, um den Projekterfolg zu messen? Gibt es andere Erfolgskriterien, mit denen du die Performance auswertest? Erzähl es in den Kommentaren!