Tips voor geslaagd projectmanagement – deadlines en budget struikelblok

Helaas, bijna geen een project verloopt helemaal vlekkeloos. Als er meerdere projecten tegelijkertijd lopen kunnen er zelfs meerdere brandhaarden tegelijk zijn. 

De echte graadmeter van projectsucces is hoe je met die problemen omgaat.

In dit artikel, gebaseerd op een onderzoek onder 219 fulltime en parttime mede- en eindverantwoordelijken voor het uitvoeren van projecten binnen hun organisatie, bekijken we 5 veelvoorkomende problemen bij projectmanagement. We belichten hoe deze problemen ontstaan en hoe ze voorkomen kunnen worden. Hierbij vroegen we Eelkje Visser, een ervaren agile projectmanager en product owner, om toelichting. Ook bespreken we hoe project managament tools als hulpmiddel kunnen worden ingezet om een aantal problemen effectief op te lossen. 

De volledige onderzoeksmethodologie staat onderaan het artikel.

projectmanagement tips

5 uitdagingen bij projectmanagement

De in dit onderzoek gebleken uitdagingen bij het uitvoeren van projecten zijn problemen met deadlines, een slechte organisatie van taken, een gebrek aan middelen en goed kostenbeheer en te weinig wendbaarheid. Al deze factoren hangen nauw met elkaar samen, want als een van deze factoren wordt gewijzigd of uitgebreid, geldt hetzelfde onvermijdelijk voor de andere factoren.

Hieronder belichten we hoe bovenstaande problemen ontstaan en hoe deze voorkomen kunnen worden. 

1. Onhaalbare deadlines – 28% zwoegt om deadlines te halen

Deadlines zijn een terugkerend probleem tijdens de uitvoer van projecten. 28% van de ondervraagde bedrijven geeft aan dat dit een belangrijke oorzaak is voor problematische projecten.

Slecht 8% van de ondervraagde bedrijven rondt alle projecten dan ook exact binnen de geplande tijd af. 36% haalt de deadline voor 80-100%. Een grote groep (57%) zit onder de 80% en haalt regelmatig de deadline niet.

halen deadlines projectmanagement

Het halen van deadlines is niet perse een garantie voor projectsucces. 76% van de ondervraagde bedrijven geeft aan dat ze tevreden zijn over het projectresultaat onafhankelijk van tijds-, budgets- of functionele overschrijdingen. 

Toch meten de meeste opdrachtgevers projectsucces wel deels op basis van tijd en budget en blijven deze factoren dus belangrijk.

Er zijn twee soorten deadlines bij projecten. De deadline voor het opleveren van het hele project en de tussenliggende deadlines voor de verschillende taken.

Opleveringstermijn vastleggen is een kwestie van “refinen”

Voor de opleveringstermijn geldt overpromised = underdelivered. Ofwel, wat verkocht is moet wel haalbaar zijn. Een opdrachtgever kan niet altijd goed inschatten hoeveel tijd een project of release kost en verwacht meer dan mogelijk. Dat is al helemaal zo bij IT-projecten waarbij de opdrachtgever soms zelf geen kennis van softwareontwikkeling heeft. 

Daarom is het belangrijk dat de projectleider al in de beginfase bij het project wordt betrokken om als nodig de verwachtingen van de klant bij te stellen. Dan kan er overeenstemming worden bereikt over wat het minimale haalbare is binnen een bepaalde tijd. De projectleider draagt dus actief bij bij een goed opdrachtgeverschap. 

Tips projectmanagement deadlines halen

Deadlines van deliverables

Vervolgens moeten alle taken in het juiste tijdsbestek geplaatst worden. Het plannen van het taak-tijdschema is problematisch omdat mensen vaak de neiging hebben om de tijd die nodig is om taken uit te voeren te onderschatten (ongeacht hun ervaring uit het verleden). Ook zijn er altijd onvoorziene zaken, van binnenuit of buitenaf, die de planning onverwacht kunnen beïnvloeden.

Als een projectschema op onnauwkeurige taak-tijdinschattingen is gebaseerd, zal de eerste taak die langer duurt dan verwacht meteen tot het uitlopen van de hele planning leiden. Hierdoor kunnen dan weer extra middelen vereist zijn om te helpen bij het inhalen van de verloren tijd.

Tips voor het halen van deadlines

Hoe bepaal je dan de juiste tijdsplanning? Creëer een buffer van tijd voor eventuele calculatiefouten of onvoorziene zaken.

Het komt erop neer dat je de taak-tijdsinschattingen met een bepaald percentage verhoogt. Dus plan bijvoorbeeld alle driedaagse taken in voor vijf dagen. Of, als je weet dat ad-hoc verzoeken 20% van de tijd van je team in beslag nemen, verhoog dan hun taak-tijdsinschattingen met 20%.

Als je tijdens de planning een beetje speling in het projectschema’s hebt ingebouwd, blijf je ondanks onvoorziene tegenslagen toch binnen je deadlines.  

Tools voor tijdsplanning

Er zijn project management tools met functionaliteit voor tijdsregistratie, zodat je kunt bijhouden hoe lang het duurt om bepaalde taken uit te voeren. Je kunt ook bijhouden wanneer en waarom er sprake is van uitloop in tijd, zodat je inzichtelijk maakt welke taken in toekomstige projecten meer of minder tijd nodig hebben.

Uit ons onderzoek blijkt dat de groep die projectmanagement software gebruikt minder problemen heeft met het organiseren van taken dan de groep die geen projectmanagement software gebruikt. 29% van de niet-gebruikers geeft aan dat het organiseren van taken een oorzaak van het falen van projecten is, tegenover 21% van de groep die wel project management software gebruikt. 

Op Capterra kun je project management tools filteren op de feature ‘tijd en onkosten bijhouden’, dan krijg je een lijst te zien met tools die deze functie hebben. 

2. Te weinig resources beschikbaar – 27% bedrijven worstelt hiermee

Resources of middelen zijn de mensen die het projectwerk doen. Het effectief beheren van resources is een uitdaging voor 27% van de ondervraagde bedrijven. Dit probleem doet zich vaak voor wanneer er aan meerdere projecten tegelijk wordt gewerkt. 

Een van de redenen kan zijn dat er een gebrek aan transparantie is in de werklast van werknemers en dus een gebrek aan inzicht in een optimaal gebruik van de middelen.

Uit onderzoek blijkt dat slechts 40% van de werkweek van een medewerker wordt besteed aan functiespecifieke taken – de overige 60% wordt gevuld met vergaderingen, e-mails, administratieve taken, niet-projectmatig werk, etc. Desondanks plannen veel leidinggevenden nog steeds projecten in de veronderstelling dat medewerkers 100% van hun tijd kunnen en zullen besteden aan het project. Dit leidt tot onnauwkeurige taak-tijd schattingen.

Ten tweede weten veel leiders niet of accepteren ze niet dat het optimale gebruik van de middelen tussen 70% en 80% ligt – niet 100%. 

Tips voor het beheren van middelen

Wanneer je meerdere projecten vanuit dezelfde resourcepool bemant, is de kans groot dat je voor elk project vergelijkbare rollen nodig hebt, bijvoorbeeld een ontwerper en een ontwikkelaar. Dan moet je rekening houden met de werklast van iedere resource en met taakafhankelijkheid. De ontwikkelaar kan niet tegelijkertijd aan project A en B werken. En de designer kan pas beginnen met zijn werk als het werk van de ontwikkelaar af is. 

Met Excel is het onbegonnen werk om projectmiddelen in meerdere projecten tegelijkertijd te beheren. Daar heb je een speciale toepassing voor nodig die in staat is de aankomende beschikbaarheid te bekijken, behoeften te voorspellen en ‘placeholders’ in te plannen, alsmede om real-time updates en wijzigingen in de planning weer te geven en je te waarschuwen wanneer medewerkers overbelast raken of zijn. Je kunt hiervoor speciale resource planning software gebruiken of projectmanagementsoftware met mogelijkheden voor projectplanning en resourcemanagement.

tijd- taak inschattingen maken
Team tijdlijn in PM planning tool Toggle (bron)

3. Niet goed organiseren van verschillende taken – 24% komt hierdoor in de knoop

De organisatie van de verschillende taken is het volgende knelpunt op de lijst. Dit begint allereerst bij een goede voorbereiding van hele praktische zaken als de werkwijze. Hoe vaak zijn er meetings, welke tools worden er gebruikt, bijvoorbeeld voor de chat, om te meeten, voor ideation en de planning.  

project management tips Eelkje visser

Tips voor het organiseren van taken

Voor het organiseren van taken is het nuttig om een een Work Breakdown Structure (werkschema) te maken. Dit is een ontbinding van het project in deelprojecten die op hun beurt weer worden uitgesplitst in deeltaken net zo lang totdat er duidelijk hanteerbare taken te definiëren zijn. Met een WBS kun je zien hoe veranderingen in de scope (en de daarop volgende tijdlijn en middelen) je project zullen beïnvloeden.

Tools voor het organiseren van taken

Project management tools met robuuste planningsmogelijkheden, zoals Gantt-grafieken, kunnen helpen bij het maken van een WBS. Een Gantt-diagram is een grafische weergave van een project, waarbij de scope op de y-as wordt weergegeven ten opzichte van het schema op de x-as. Het maken van wijzigingen in de scope op een digitale Gantt-grafiek (ook wel een “dynamische tijdlijn” genoemd) zal automatisch veranderingen in de volgende taken weergeven.

sorting order pm
Herordenen van taken in een Gantt-grafiek in Wrike (bron)

4. Gebrekkig kostenbeheer – 54% ondervraagde bedrijven overschrijdt regelmatig budget.

Gebrekkig kostenbeheer is nauw verbonden met het overschrijden van deadlines. Want als deadlines niet worden gehaald dan moeten er meer uren gedraaid worden en daar zitten extra kosten aan verbonden. 46% van de ondervraagde bedrijven blijft goed binnen hun budget. 80% tot 100% van hun projecten wordt binnen het geplande budget afgerond. 54% van de bedrijven overschrijdt echter regelmatig het budget. Minder dan 80% van hun projecten wordt binnen het geplande budget afgerond. 

gebrekkig kostenbeheer project management

Oorzaken van budgetoverschrijding kunnen bij een verkeerde planning liggen, maar ook bij het oplopen van vertraging tijdens de uitvoer van het project. Zo kan het bijvoorbeeld gebeuren dat er halverwege een project een verkeerde technische keuze is gemaakt en iets over moet. Ook grote veranderingen in omstandigheden zoals corona kunnen een bedreiging vormen voor de kosten. 

Nu vanwege Corona duurden veel dingen langer. Klanten deden er langer over om te antwoorden, mensen waren niet bereikbaar en projecten vielen stil waardoor de planning uitliep. Hierdoor was veel flexibiliteit nodig om het project af te maken. Opdrachtgever en opdrachtnemer moesten elkaar tegemoet gekomen.

Eelkje Visser, Product Manager/Product Owner

 

Als het een commerciële klant is zit er wellicht wel wat speling in het budget en kan er extra geld vrijgemaakt worden. Of je kunt elkaar tegemoet komen en de extra kosten fifty-fifty delen met de klant. Als het een overheidsproject is dan wordt het echter heel erg lastig. Overheidsinstanties werken met vaste jaarlijkse budgetten en zijn niet flexibel. 

Tips voor budgetbeheersing

Om deze en andere risico’s beter in te schatten en de resultaten van een project beter te beheersen wordt risicomanagement toegepast. Potentiële bedreigingen van een project, bijvoorbeeld veroorzaakt door uitloop van planning of budget, worden opgenomen in een risicoanalyse. Een risicoanalyse zet alle risico’s van een project op een rijtje om de kans dat het risico optreedt te verkleinen en de gevolgen van het risico te beperken. Daarbij worden ook de bijpassende beheersmaatregelen vermeld.  81% van de ondervraagde bedrijven voert risicomanagement bij projecten uit, blijkt uit ons onderzoek

Risicomanagement is een constant proces, dat zich na elke projectfase herhaalt. Uit ons onderzoek blijkt dat bedrijven die vóór en tijdens het project risicomanagement uitvoeren minder problemen hebben met kostenbeheer dan bedrijven die alleen voor of alleen tijdens het project risicomanagement uitvoeren. 

Risicomanagement software helpt organisaties de blootstelling aan bedrijfs- en operationele risico’s te verminderen, de kwaliteit te verbeteren en verliezen te minimaliseren door beter gegevensbeheer. 

5. Moeite met reageren op onverwachte problemen – oorzaak van mislukking voor 19%

Wat gebeurt er echter als de opdrachtgever tijdens het project een aanpassing vraagt? Of wat gebeurt er als de omstandigheden veranderen en de eisen niet meer overeenkomen met de realiteit zoals tijdens corona kon gebeuren? 13% van de ondervraagde bedrijven zegt dat slecht beheerde wijzigingen in de scope de oorzaak zijn van het mislukken van projecten. 19% zegt dat niet goed reageren op onverwachte problemen oorzaak van mislukking is.   

Dit is vooral het afgelopen jaar relevant geweest vanwege de coronacrisis. De noodzaak van projecten veranderde, mensen hadden opeens andere dingen aan hun hoofd en prioriteiten verschoven. De scope of doelgroep van het project veranderde ook plots. 

Eelkje Visser

Tips voor wendbaarheid

Als er Agile gewerkt wordt kan er soepeler met veranderingen worden omgegaan. Niet alles staat namelijk al van te voren vast zoals bij de klassieke waterval-aanpak. In het projectplan is juist ruimte voor aanpassingen gelaten en er wordt wendbaar gewerkt in kleine multidisciplinaire teams die vooral experimenterend tot oplossingen komen.

voordelen agile projectmanagement

19% van de ondervraagde bedrijven gebruikt agile methoden. De respondenten uit ons onderzoek komen uit verschillende sectoren en functiegebieden van het midden- en kleinbedrijf van Nederland. Onder de respondenten uit de IT-sector ligt het percentage dat agile werkt een stuk hoger (52%). 

Het grootste voordeel van agile, zo blijkt uit het State of Agile 2020, een internationaal onderzoek onder 1.121 professionals uit de softwarebranche van Organize Agile in samenwerking met de Hogeschool Utrecht, is het aanpassingsvermogen bij veranderende prioriteiten (aangegeven door 70%). Door met frequente kleine releases te werken kunnen bedrijven tijdig tegemoet komen aan de veranderende behoeften van klanten en dat is in crisistijd belangrijker dan ooit. Agile werkt trouwens niet alleen voor IT-afdelingen, maar voor alle onderdelen van de organisatie. 

En nu? Bekijk onze online catalogus met agile projectmanagement tools

Onderzoeksmethodologie

Voor dit artikel is gebruik gemaakt van een online enquête uitgevoerd onder 219 full time en part-time medewerkers uit het midden en kleinbedrijf in Nederland,  freelancers of eenmanszaken uitgesloten, onder verschillende sectoren.  Alle deelnemers zijn mede- of eindverantwoordelijk voor de uitvoer van projecten binnen hun organisatie en hebben het afgelopen jaar op z’n minst één project uitgevoerd. Het onderzoek liep in Maart 2020.