Online Teaching: A Guide To Tools, Software And Best Practices

online teaching solutions and tips

Online teaching is nothing new. Tutors, teachers, and professors have been using technology to connect remotely with students since the advent of the internet. 

online teaching solutions and tips

However, in recent months, the Coronavirus pandemic has required more students and their educators to adapt to online or digital courses than ever before. Regulations around social distancing and isolation have come at us so quickly, many teachers and tutors are scrambling to find the best ways to convey their lessons to students, even when far apart. 

Here’s the good news: The technology required to connect educators and students in these uncertain times exists. In this article, we’ll provide tips for educators facing the reality of virtual teaching, and outline some of the best technology for building digital classrooms. 

How educators are adapting to Covid-19

The news about Covid-19 is changing every day, but one thing is for certain: Our way of life has changed fundamentally for the foreseeable future. Social distancing guidelines require us to limit human contact as much as possible, which has had an enormous impact on the traditional classroom. 

Fortunately, this is not uncharted territory. Digital classrooms have existed before, and schools in Italy, China, and other countries impacted by Covid-19 earlier have already paved the way for teachers today. And they’ve seen some incredible results.

“We were initially concerned about whether our students, particularly younger students, would adapt well to online learning,” says Hannah Titley, Director of The Golden Circle, a UK Professional Home Schooling Group. “However, the feedback is that they are proving as effective as in-person lessons.”

 

In some cases, online education may be an improvement for some students. Learning in the comfort of their own home, free from distractions found in traditional classrooms, may make it easier for them to absorb information and apply their lessons. 

Leaning on technology during the pandemic

One silver lining to the timing of the Coronavirus outbreak is that we already have the technology required to help students and educators communicate—while maintaining social distancing. 

There are many video conferencing tools, document management applications, and digital collaboration products available on the market. These tools are easy to use (for students and educators) and don’t require a huge IT team to manage. They also work reliably and are typically available for little to no cost.

We’ve outlined some of the best platforms and tools for educators. We’ve selected these apps based on the features they offer, their overall rating, ease of use, customer support, and the number of reviews on Capterra. Find the detailed methodology at the bottom of this page.*

Software for online teaching comparison
A quick comparison of the online teaching software solutions analysed in this article.

Software to run virtual lessons

Zoom Meetings & Chat

Rating: 4.6/5

Ease of use: 4.5/5

Customer service: 4.2/5

SME Pricing: £15.99 per user per month

Free version: Basic plan

Zoom meetings and chat product image
Demonstration of Zoom Meetings & Chat interface (Source)

About Zoom:

Zoom is one of the leading video conferencing platforms. It’s versatility and low price point (including a free option) make it a preferred tool for businesses large and small, and educators. The tool features one-on-one video conferencing (suitable for tutors), but it also easily accommodates large group lessons—the free version allows for up to 100 participants. 

You can make the call as interactive as you like, or you can elect to be the leader on the call. This means you will be the only one able to speak out loud, and you can share your screen as a presentation. 

The free version also includes: 

  • HD video conferencing
  • Unlimited number of meetings (maximum 40 minutes runtime) 
  • Chrome & Outlook plugins
  • Breakout rooms 
  • Group messaging
  • Whiteboarding
  • Scheduling for Chrome & Outlook

Zoom is compatible with Mac, Windows, Linux, iOS and Android.

Cisco Webex Meetings

Rating: 4.4/5

Ease of use: 4.2/5

Customer service: 4.2/5

SME Pricing: £11.25 – £14.85 per user per month

Cisco Meetings Team Meeting
Cisco Meeting’s team meeting layout (Source)

Free version: Personal plan (recently updated with new features), plus first month free with any paid monthly plan, and four months free when purchasing an annual plan (updated: April 2020).

Over 110 million professionals use Webex to connect every month. Though originally developed for business use, Cisco Webex has become a popular option among educators in the virtual classroom as well. 

Webex works particularly well for education settings because a number of its built-in features allow for collaboration that mimics traditional classrooms. For example, Webex allows “virtual hand-raising” so students can ask and answer questions, and it also has live chat features so that pupils can discuss the lessons with one another without interrupting the teacher. 

Additionally, Cisco Meetings includes: 

  • Brainstorming features
  • Attendee and invite management
  • Web conferencing and screen sharing
  • Collaboration tools
  • Screen capture and recording
  • Presentation tools

Cisco is compatible with Apple and Windows products. 

Join.me

Rating: 4.3/5

Ease of use: 4.4/5

Customer service: 4.2/5

Pricing: £9 – £20 per month for multiple users

Free version: 14-day free trial

Join.me screenshare function
Join.me’s screen-sharing feature demonstrated (Source)

About Join.me

Join.me has been helping groups connect virtually since 2003. Users highlight the tool’s simplicity—it’s easy to set up, and once you’re on the platform, launching meetings with small or large groups only takes a few clicks. 

Join.me also features personalisation features. For example, you can customise backgrounds and chat bubbles to suit your personality—this may be particularly appealing to educators who are keen to help students express themselves and have fun while learning. 

Join.me also includes: 

  • Meeting prep tools
  • Action item tracking
  • Time-zone tracking
  • Desktop/browser sharing
  • Real-time chat
  • Mobile access
  • Multi-hosting. 

Join.me works on both Mac and Windows products, as well as iOS and Android. 

Communication tools

Further requirements: To aid remote working environments, we extended the tool requirements to include a live group chat conversation feature.

Slack

Rating: 4.6/5

Ease of use: 4.6/5

Customer service: 4.4/5

Pricing: US$8 – US$15 per user, per month

Free trial: Available (contact sales for free trial options)

Slack group communication channels
Slack’s conversation channels group communication (Source)

About Slack

Slack is a versatile communication tool, and it’s used widely by businesses of all sizes. However, it’s well-suited for educational purposes as well. 

Slack works in your browser, as a mobile app, and also as a downloadable app for laptops and desktops. At its base level, Slack is a customisable chat platform that allows users to create chat rooms within a single, digital environment. For example, teachers could create a room for every course they teach or create small groups for students to work on projects together. 

Slack also features one-on-one chat features, and it’s very simple to share videos, screenshots, hyperlinks, and other forms of media with anyone on any channel. 

As a communication tool, Slack features: 

  • Realtime chat
  • Task management
  • Chat search
  • Chat threads
  • Audio and video calls
  • File sharing
  • Third-party integration.

Slack is compatible with virtually any browser and can be installed on Mac and Windows machines.

Google Hangouts Meet

Rating: 4.5/5

Ease of use: 4.6/5

Customer service: 4.3/5

Pricing: Free with a G Suite account

Free trial: 14-days free trial (G Suite)

Google Hangouts live chat function
Google Hangouts live chat function (Source)

About Google hangouts

If you use Gmail, you may already be familiar with Google Hangouts. The communication platform is built into G Suite, making it easy to hop on a chat or video call with anyone else who uses the platform for email (or anything else). 

Google Hangouts allows you to start a one-on-one or group chat with other users, or you can start an audio or video call in just a few clicks. You can also schedule meetings, which comes in handy for tutors or teachers who want to make sure their students are available at certain times. 

In addition, Google Hangouts includes: 

  • File sharing
  • Real-time chat
  • Audio calls
  • A mobile app
  • Private chat
  • Recording & playback ability.

Microsoft Teams

Rating: 4.4/5

Ease of use: 4.2/5

Customer service: 4.2/5

Pricing: Free with Office 365

Free version: Try 1 month free

Microsoft Team Group Conversations
Microsoft teams group conversation features (Source)

About Microsoft Teams

If you and your students are comfortable with Microsoft products, then Microsoft Teams may be a logical tool for you to manage your virtual classroom. The diverse product, which includes features such as one-on-one chat to group video conferencing, is well-suited for educators of all sorts. 

Microsoft Teams is an all-in-one, cloud-based solution. Not only can you use the platform to communicate with teams, but you can also use it to manage documents, as it integrates seamlessly with Microsoft’s OneDrive

Other features of Microsoft Teams include: 

  • Discussion threads
  • Surveys/feedback
  • Task management
  • Presentation streaming
  • On-demand webcasting
  • Presentation tools.

Collaboration software:

Further requirements: Must include a document management feature.

Dropbox Business

Rating: 4.5/5

Ease of use: 4.5/5

Customer service: 4.2/5

Pricing: £12 – £18 per user per month

Free version: 30-day free trial

Dropbox document management interface
Dropbox document management team folder interface (Source)

About Dropbox

Dropbox is a popular document storage and management tool for businesses, but it’s also well-suited to students working in a virtual collaborative environment. With Dropbox, anyone who has access to a “box” can upload documents from their mobile device, browser, or desktop/laptop. 

Once documents have been uploaded, they can easily be accessed by anyone else who has permission to organise the “box”. Documents can be updated live, or downloaded in their original form. It’s a way for teachers to share syllabuses, worksheets, and other documents students will need. On the flip side, students can upload their papers and projects for a teacher’s review. 

Some other great features from Dropbox: 

  • Access control
  • Backups
  • Archiving & retention
  • Encryption
  • Project management
  • Real-time editing.

DropBox works on both Mac and Windows products, as well as iOS and Android devices.

Trello

Rating: 4.5/5

Ease of use: 4.5/5

Customer service: 4.3/5

Pricing: US$12.50

Free version: Free plan

Trello education features
Trello education board (Source)

About Trello

Trello’s unique design allows users to create visual task management dashboards, where anyone can see the different projects and tasks happening at any given time. 

Trello allows you to add labels, assign tasks to specific people, group tasks together, and add backgrounds to your projects. Users can also upload imagery, videos, and links to your different tasks, making this tool a diverse task-management platform too. 

Trello also includes: 

  • Milestone tracking
  • Resource management
  • Project roadmapping
  • Idea management
  • Agile & traditional methodologies
  • Gantt charts
  • Customisable templates.

Slack

Slack's document management feature
Example of document management within Slack (Source)

About Slack

We’ve already discussed the benefits of Slack as a communication tool, but it’s also an option for document management. If you need students to be able to exchange documents, find them later on via search, and collaborate on live documents together, Slack can fulfil these needs

Slack integrates with third-party document storage platforms you or your students may be using. While you can exchange documents via the platform itself, you can also integrate Slack with Google Drive storage or Dropbox, for example. This means that students can easily share their work, even if they are using different storage tools. 

Check out Capterra’s directory to discover more document management, collaboration and web-conferencing software.

 


*Methodology 

All of the software on this list meet the following criteria: 

  • Rated 4+ stars by users on Capterra.co.uk
  • High search volume in the UK
  • Free version available
  • Rated 4+ stars for ease of use
  • Rated 4+ stars for customer service.

Note: The tools included in this article have been listed in no particular order.

How To Set Up A Virtual Call Centre And Why Do It Now?

Virtual call centre set up

The outbreak of the COVID-19 virus has had a global impact on businesses across a range of industries. Many businesses need to maintain contact with customers and are looking at ways to manage this given social distancing and isolation, so now is a more pertinent time than ever to consider setting up a virtual call centre to maintain the best possible customer experience for your business. 

Virtual call centre set up

This article will outline four simple steps for setting up a virtual call centre to efficiently and economically manage incoming and outbound communication with customers. Whatever your needs–B2B or B2C, phone calls or online chat– call centre software options can help set up the optimum platform you require to provide your customers with the support they need. 

Why is having a call centre beneficial?

Primarily, call centres are a way for customers to interact with businesses. They streamline customer service departments, meaning businesses can resolve issues and answer questions promptly. All in all, customers benefit from a better experience with your business. 

But there are other business advantages too.

Call centres can be used as a means to increase revenue when executed correctly. For example, during a customer interaction, there may be opportunities to upsell. Alternatively, a customer’s solution could be adjusted to better fit their needs. Even if the now satisfied customer spends less, they’re more likely to become a loyal customer—spending with your company for a longer period.

Call centres are also a prime opportunity to obtain data. As customer problems, queries and feedback are captured and analysed, business products can be adjusted to better fit the demand. This also flows into shaping marketing messages and campaigns, as well as sales pitches.

What are the four steps to setting up a virtual call centre?

The four steps to follow when setting up a virtual call centre are:

1. Infrastructure 

When setting up a virtual call centre, the first step to consider is where best to house your service. There are two main ways of looking at this:

Home space

A home-based set up is a cost-efficient and convenient space for setting up your virtual call centre (and a relevant option to consider in the current climate). To do so is as simple as having your necessary equipment and a quiet working space to take calls undisturbed. This setup also works well if you have a team as they can each work from home too.

Office space

If you have an existing office, you can set up a core team of agents there to manage incoming and outbound calls with the aid of office facilities and a team dynamic to support this. This option could also work for those considering obtaining office space, or utilising co-working office spaces to set up a call centre.

2. Employees and team training

For the type of team and talent you need to operate your virtual call centre, consider:

Recruiting the right skill-sets

Whether your infrastructure necessitates home-based agents or a team in an office space, there are fundamental skills you should ensure they have. This is namely three things:

  • Clear and understandable communication skills
  • The ability to listen carefully and digest information
  • A personable manner to deal with any issues and provide informed solutions. 

Training your agents

To ensure your agents have the skills above to fulfil their role successfully, basic communication guidance and a trial run at dummy phone calls is good practice. The benefit of dummy phone calls is that you can assess the experience-level the candidate already has and then provide guidance on any gaps–whether that’s communicating, listening, or dealing with specific situations that will arise. 

3. Resources

You have your space and your agents, next is obtaining the resources your team will require.

Software

Call centre software can help you set up a virtual team of agents. It is wise to explore different options to cater to your specific needs, but overall you should be looking for software that helps your agents to:

  • Receive and make phone calls
  • Save any data from calls i.e. record, transcribe, save call history
  • Manage call experience i.e. recorded messages or hold tones
  • Offer other communication options, such as video chat, if needed

Hardware

Virtual call centres tend to run on phone systems or online chat software (or both). Regardless, the fundamental hardware your agents will need to carry out their role is a computer, internet connection, phone system, and ideally a headset to free their hands up.

4. Security

With the transfer of business information and customer data through your virtual call centre, it is important to consider the appropriate security to protect your business. 

Here are two key ways to stay protected:

  • Anti-virus/Malware protection: To protect you from any viruses that can erase or exploit important or confidential data, or wreak havoc with your computer. 
  • Firewall protection: To protect you from unauthorised intrusions to your private network, i.e. hackers, so your important information can’t be dubiously accessed.

There you have it. In just four steps, you can have a dedicated customer support system for your business up and running. A simple route that can scale to any size and give you the platform you need to look after your customers, wherever they may be.

 

Ready to explore solutions to enhance your customer service department? Check out GetApp’s directory of call centre software solutions that offer free trials today.

Consejos de ciberseguridad básica que deben seguir tus empleados

Consejos de ciberseguridad básica para tu pyme

Consejos de ciberseguridad básica para tu pyme

 

Como consecuencia de la crisis provocada por la pandemia del coronavirus, muchas empresas se han visto obligadas a adoptar nuevas medidas para permitir que los trabajadores sigan activos desde sus casas. Si bien trabajar en remoto permite frenar la expansión del virus, hay que tener en cuenta algunos consejos de ciberseguridad a fin de proteger los datos de la empresa.

En España cada año se registran numerosos ciberataques tanto a grandes empresas como a pymes. Según un informe reciente del Centro Criptológico Nacional (CCN), en 2019 se registraron 36 ataques críticos en España.

¿Está tu empresa protegida contra los ciberataques? En este artículo te presentamos algunas de las amenazas y te damos algunos consejos de ciberseguridad que te ayudarán a protegerte a tus empleados y a tu empresa contra los ciberataques.

Importancia de la ciberseguridad en pymes

La mayoría de los ciberataques van dirigidos a los sistemas más vulnerables, aquellos que no cuentan con mecanismos avanzados de protección. Las pymes se encuentran entre las más susceptibles de sufrir un ataque, ya que normalmente son empresas que destinan menos presupuesto a herramientas de protección y el personal no suele estar lo suficientemente preparado en este campo.

Es por ello por lo que las pymes necesitan conocer qué amenazas existen, seguir los consejos de ciberseguridad e implementar protocolos que les permita protegerse, ya que, de ser víctima de algún tipo de ciberataque, puede resultar en grandes pérdidas e incluso en el cierre de la empresa.

Amenazas de ciberseguridad principales

Existen varios tipos de ciberataques, cada uno de ellos con características y objetivos diferentes. A continuación, enumeramos los ciberataques más comunes por lo que las pymes deben protegerse:

  • Ransomware

Se trata de un malware, del inglés programa maligno, que se introduce en uno o varios equipos de una empresa y encripta todos los datos que contiene el ordenador, dejándolos inaccesibles. A fin de recuperar los datos de nuevo, hay que pagar una suma de dinero que el delincuente pide. Uno de los ransomware más conocidos y con más trascendencia fue “Wannacry” que infectó en 2017 a más de 300.000 ordenadores en todo el mundo.

La manera más frecuente de introducir este tipo de archivos es a través del correo electrónico, bien sea con un archivo adjunto o con un enlace trampa. Por lo que el consejo es de no abrir ningún adjunto ni seguir ningún enlace que provenga de un desconocido. No obstante, este tipo de ataques son cada vez más sutiles y difíciles de detectar.

  • Phishing

El término phishing viene de la palabra en inglés “fishing” (pesca). Al igual que un pescador utiliza un cebo para atrapar a los peces, en el caso de phishing, los ciberdelincuentes utilizan técnicas sutiles para que las víctimas muerdan el anzuelo y así, poder conseguir datos personales, tales como números de tarjeta de crédito o credenciales para gestionar cuentas bancarias. En la mayoría de los casos se obtiene esta información a través de páginas web de bancos falsas que imitan a una de verdad, eso hace que el usuario se confíe, caiga en la trampa y acabe cediendo sus datos a terceros.

A fin de no caer víctima del phishing, es importante comprobar el dominio del correo remitente, utilizar un navegador distinto al habitual para realizar operaciones bancarias y habilitar el segundo factor de autenticación.

  • Adware

Un adware es un software que se instala de forma involuntaria en un ordenador o smartphone.

El objetivo del adware es recopilar información sobre el usuario y su comportamiento, para luego poder mostrar mensajes o publicidad abusiva en el navegador o en las aplicaciones.

La principal consecuencia de este tipo de software es que utiliza muchos recursos del sistema, provocando que el equipo funcione lento quedándose “colgado” en muchas ocasiones.

Por eso es tan importante asegurarse bien antes de descargar un software o aplicación, siempre hay que hacerlo desde fuentes de confianza y verificar que sean sitios web con el “https” en la URL.

Cómo protegerse de ciberataques

La realidad es que cada vez estamos más expuestos a ser víctimas de un ciberataque, sobre todo si no se toman medidas de protección. Por ello es de suma importancia seguir los consejos de ciberseguridad y protegerse lo mejor posible para minimizar el posible impacto que puede tener un ataque de este tipo en la empresa. A continuación, enumeramos algunas técnicas para protegerse de ciberataques:

  • Protege las conexiones remotas

Actualmente estamos viviendo un auge en las conexiones remotas debido al confinamiento por el coronavirus. Es importante proteger esas conexiones contra los intrusos y la fuga de datos. El uso de algún servicio VPN garantizará que la conexión sea segura y solo los empleados con permiso puedan acceder a la intranet de la empresa y su escritorio virtual.

  • Protege las cuentas de email

Mucho del malware que se introduce en el sistema, proviene de mensajes de correo con archivos adjuntos fraudulentos. A fin de filtrar este tipo de correos, es aconsejable instalar alguna herramienta de mensajería segura.  Este tipo de aplicaciones, ayudarán a proteger tu empresa contra las amenazas de ciberseguridad que llegan a través del email.

  • Utiliza programas de encriptación de datos

La encriptación o cifrado de datos tiene como finalidad proteger archivos, bases de datos, unidades de disco o directorios para que sólo sean accesibles a aquellos que tienen permiso. Los programas de encriptación de datos utilizan algoritmos complejos a fin de cifrar y proteger la información.

  • Realiza copias de seguridad en la nube

Las copias de seguridad tanto de los archivos como las bases de datos es una de las prácticas vitales en cualquier plan de contingencia de una empresa.

Es importante realizar estas copias en la nube y realizarlas de forma diaria si es posible, para minimizar el impacto que puede provocar un ciberataque como el de un ransomware.

Existen varios programas para hacer copias de seguridad que te ayudarán a gestionar y programar este proceso.

Consejos de ciberseguridad en pymes

Tal como hemos mencionado más arriba, las consecuencias de un ataque de ciberseguridad en la empresa son costosas y en algunas ocasiones imposible de recuperar. Te dejamos tres consejos de ciberseguridad a fin de evitar que tu empresa sea víctima de un ataque:

  • Identificar los principales riesgos de ciberseguridad

¿Hay ordenadores sin un antivirus instalado o sin actualizar?, ¿Se utilizan contraseñas fuertes y diferentes para cada cuenta? Si se identifican y conocen previamente los riesgos, será mucho más fácil prevenirlos y poder actuar consecuentemente. Es importante realizar este tipo de controles de forma periódica y dejarlo en manos de algún experto.

  • Concienciar y formar a los empleados

Muchas empresas consideran un gasto innecesario formar a sus empleados en materia de ciberseguridad, puesto que no lo ven traducido en un beneficio directo. No obstante, atendiendo a lo que se recoge en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), es de obligatorio cumplimiento por cualquier empresa formar a sus empleados en materia de seguridad de datos de carácter personal.

No todos los empleados requerirán de un mismo nivel de formación al respecto, dependerá de sus responsabilidades. Cuanto más conocimiento se tenga sobre la materia, más difícil será caer víctima de un ciberataque.

  • Adquirir software de ciberseguridad para protegerse

Muchos de los ciberataques tienen éxito debido al error humano. Para minimizar este riesgo, es muy recomendable invertir en software de ciberseguridad que proteja a todos los equipos de la empresa contra vulnerabilidades de seguridad. Este tipo de software va más allá del tradicional antivirus, ya que permite, entre otras cosas, filtrar correos electrónicos, proteger la página web corporativa y escanear las páginas que se visitan.

Una mirada al presente y al futuro de la ciberseguridad

La situación que estamos viviendo actualmente con el coronavirus sin duda está transformado la manera de funcionar de las empresas. En cuestión de días muchas empresas han tenido que adoptar nuevos recursos a contrarreloj tales como el teletrabajo y servicios en la nube. En este escenario es importante no dejar de lado la implementación de medidas a fin de cuidarse contra los ciberataques. Por lo que hay que darle prioridad a obtener las herramientas necesarias para protegerse además de ofrecer formación en ciberseguridad básica a todos los empleados.

Uno de los puntos que influirán en la minimización de ciberataques para las empresas es la escalabilidad hacia soluciones en la nube. Otro es la automatización, que permite realizar tareas minimizando el error humano y fallos potenciales. De todas formas, aún queda mucho camino por recorrer. Por ahora, lo vital es implementar cambios y medidas para prepararse y reducir el impacto de los ciberataques.

Assessing Your Options: Cloud-Based ERP Software vs On-Premise ERP

Cloud-based ERP and on-prem ERP

Most business organisations have workflow solutions in place, and many will have already considered dedicated ERP (Enterprise Resource Planning) software systems. The real corporate dilemma is whether to opt for ‘tried and tested’ on-premise ERP software or migrate to a cloud-based ERP solution.

Cloud-based ERP and on-prem ERP

Any automated ERP system will impact the operational efficiency of your business, but choosing the best option needs careful evaluation. With that in mind, let’s look at the ERP concept in more detail, considering the pros and cons of on-premise and cloud-based ERP software to maximise the potential business benefits on offer.

So what exactly is ERP software?

ERP, otherwise known as Enterprise Resource Planning, refers to the ability to deliver an integrated software suite of business applications. This means ERP software tools share a common process and data model, covering broad and deep operational end-to-end processes. With the right system in place, an organisation can reap the benefits of flexible, streamlined operations. ERP systems are commonly deployed in sectors such as finance, HR, distribution, manufacturing, service and the supply chain.

ERP applications automate and support a range of administrative and operational business processes across multiple industries. This includes fundamentals like the line of business, customer-facing, administrative and asset-management features of an enterprise.

Cloud-based ERP

A cloud-based ERP system—also known as a SaaS (Software as a Service) facility—is deployed and centrally managed via the Internet. The servers running the system are either owned or leased by the service provider, who also supplies the software and associated infrastructure. The business client uses a web browser to directly access the system.

On-premise ERP

By contrast, a business will deploy and manage an on-premise ERP system locally. They’ll install the ERP software on company-owned (or company leased) computers and servers. So ongoing management tasks become the responsibility of your in-house IT staff. 

Whichever solution you choose, ERP delivers major business benefits. For instance, ERP can:

  •       Drive business innovation
  •       Ensure business process efficiency
  •       Create process standardisation
  •       Produce IT cost savings.

Analysing which ERP solution is best for your business

Many sources note an accelerating demand for cloud-based systems. For example, the Panorama (2018) ERP Software Report shows new adoptions running at 15% (on-premise) and 85% (cloud-based). Nevertheless, the core requirement is always to choose the ‘best fit’ ERP solution for your enterprise. 

Here are the key factors to take into account:

Cost and time-investment

Cloud-based

A cloud-based ERP system is pre-configured and ready to use. There is no operational time-lag involved, which means a system can be rapidly deployed. The subscription fee, which covers all hardware and software costs, and is generally lower than the cost of a comparable local system.

On-premise

There will be up-front capital expenditure on software and equipment, and the system will require expert configuration and a period of commissioning prior to deployment.

Deployment and implementation

Cloud-based

With cloud-based ERP software remotely hosted on Internet servers, some systems can launch and become active within 24 hours. Employees can access the system via mobile apps and Internet browsers, and a well-designed facility should integrate seamlessly with staff working practices.

On-premise

An on-premise system, which is locally installed and managed, can be readily customised to create an extremely sophisticated facility. However, this may delay its launch and implementation. In addition, system maintenance and occasional failures may mean an on-premise ERP facility is not always continuously available.

System updates

Cloud-based

A cloud-based ERP client can expect the vendor to provide regular system updates as part of a rolling programme of improvement. This ongoing optimisation means the latest software enhancements will always be available to your business without the need for extensive downtime.

On-premise

A local system will require ongoing maintenance and monitoring by IT staff with high-level expertise. System updates will need careful planning, and thus tend to happen periodically. As a result, an on-premise system may not benefit from frequent interim updates.

Scalability

Cloud-based

A major advantage of a cloud-based ERP facility is that it can be readily scaled to meet fluctuating business demand. Such agility is highly cost-effective because a business will only pay for additional system resources during the period they are actually required.

On-premise

Scaling up an on-premise ERP facility often requires the purchase of additional elements. So this kind of system may be slower to adapt to changing market conditions.

Security

Cloud-based

With a cloud ERP facility, the remote supplier is responsible for data security. They’ll use encryption to protect your data, and shield against known vulnerabilities through regular security updates. Scheduled data backups will also allow data recovery if a problem should occur.

On-premise

A local ERP facility should be a relatively secure option because it doesn’t involve third-party data handling. However, if a business chooses not to implement regular and timely security updates, or follow other security protocols, they could expose themselves to threats.

In conclusion

For those choosing ERP options, there’s undoubtedly a lot to be said for the ‘always-on’ adaptability of a cloud-based facility. But if your business deals with a niche market, or values certain USPs which differentiate you from the competition, you might be more reluctant to surrender the close control a bespoke on-premise solution can deliver.

 

Ready to explore cloud-based or on-prem ERP software solutions? Check out GetApp’s directory of ERP systems today.

Lavorare in remoto: come aiutare i dipendenti a sentirsi inclusi?

Lavorare in remoto consigli per i dipendenti

Lavorare in remoto a volte porta i dipendenti a sentirsi più isolati e soli. Per questo, è importante che il dipartimento HR si impegni a farli sentire inclusi nel resto del team.

Lavorare in remoto consigli per i dipendenti

Il luogo di lavoro non è più semplicemente un ufficio o un locale aziendale. Negli ultimi tempi, sono sempre di più i dipendenti che lavorano da remoto, soprattutto a causa delle  ultime direttive legate alla diffusione del Covid-19, ma anche per circostanze generalizzate come l’aumento dei costi dei trasporti e del mercato immobiliare, o per la disponibilità di tecnologie d’avanguardia e software per videoconferenze che abbattono le barriere geografiche.

Nel complesso dunque, per tutta una serie di ragioni, lavorare in remoto è la nuova normalità.

Non si può negare il valore di questa flessibilità sia per i datori di lavoro che per i dipendenti (parola della content analyst che sta scrivendo questo articolo dal suo divano). Tuttavia, in una situazione normale e non di emergenza come quella che stiamo vivendo, la distanza fisica che separa un numero sempre maggiore di smart worker dal resto dei colleghi non è priva di conseguenze:

  • Chi lavora da casa è più propenso a sentirsi escluso o evitato dagli altri, in parte perché teme che vengano prese decisioni senza la sua opinione.
  • Di solito i dipendenti che lavorano a distanza devono vedersela con la solitudine e la carenza di collaborazione.
  • Un dipendente su tre di quelli che lavorano da remoto non si riunisce mai di persona con il proprio team.

Non prenderla alla leggera: se il dipartimento delle Risorse Umane non agisce al più presto, lavorare in remoto finirà per demotivare i dipendenti e porterà alle loro dimissioni.

Per fare in modo di rafforzare la fidelizzazione e l’impegno dei propri dipendenti, è importante che le aziende mettano in pratica delle misure volte a soddisfare le esigenze degli smart worker e pongano loro a disposizione gli strumenti adeguati.

3 consigli per aiutare i tuoi dipendenti a lavorare in remoto e a sentirsi coinvolti

Se pensi di non aver dato sufficiente importanza alle esigenze del tuo personale a distanza o se hai sempre creduto che siano le stesse dei dipendenti che lavorano in ufficio, dovresti prepararti a cambiare alcune cose.

Per iniziare, puoi seguire questi tre consigli.

1° consiglio: la pausa caffè virtuale

Quando si lavora in ufficio, brevi scambi di idee sul meteo, sulla partita di calcio o sulle attività svolte durante il fine settimana sono all’ordine del giorno e si danno spesso per scontato. Ma per un lavoratore da remoto, che raramente viene coinvolto in chiacchierate di questo tipo, si tratta di un lusso piuttosto raro. Senza queste brevi conversazioni, l’unica scusa che uno smart worker ha per interagire con i colleghi è… il lavoro!

Strumenti collaborativi come Slack e Microsoft Teams rivestono senza ombra di dubbio un ruolo essenziale nel permettere ai team che lavorano a distanza di partecipare a conversazione virtuali di ogni tipo.

Se non usi già uno di questi strumenti, trova quello più adatto al tuo team in questo elenco e organizzalo in modo tale da aiutare i tuoi dipendenti a trarne il massimo vantaggio.

3 step per usare un nuovo software di collaborazione

Ciliegina sulla torta, i tuoi manager disporranno finalmente del canale perfetto per condividere con il resto del team, o con l’intera azienda, i risultati ottenuti dai loro dipendenti da remoto – contribuendo al tempo stesso a farli sentire più integrati.

2° consiglio: fornisci ai manager gli strumenti per valutare correttamente e motivare i lavoratori a distanza

Se da un lato ai manager piace pensare che riservano lo stesso trattamento a tutti i dipendenti, questi ultimi non la pensano sempre allo stesso modo – soprattutto chi lavora da remoto, che riceve meno attenzioni rispetto ai colleghi che solitamente lavorano in ufficio. Ad esempio, secondo uno studio condotto sul lavoro a distanza (in inglese), un dipendente da remoto su quattro teme di farsi sfuggire opportunità professionali.

Se i dipartimenti delle risorse umane non collaborano con i manager per fugare questo tipo di preoccupazioni, corrono il rischio di vedere i loro migliori talenti da remoto lasciare l’azienda per inseguire tali opportunità.

Il report di Gartner, “Out of Sight, Out of Mind? Managing the Remote Worker” (Lontano dagli occhi, lontano dal cuore? Come gestire i lavoratori a distanza ndr), illustra due aspetti sui quali dovresti formare i manager della tua azienda per assicurarti che le prestazioni e l’evoluzione professionale dei dipendenti da remoto ricevano le dovute attenzioni (il documento completo è disponibile, in inglese, per i clienti di Gartner):

  1. Affidare al personale da remoto incarichi stimolanti e opportunità di leadership. Un manager che assegna agli smart worker le mansioni più facili e ripetitive, in modo da non dover controllarne spesso l’operato, è un manager che tende a prediligere il cammino più facile. L’approccio ideale sarebbe invece quello di affidare ai team a distanza compiti stimolanti che mettano alla prova le abilità di ognuno, verificando regolarmente se hanno bisogno di aiuto per determinate attività. Inoltre, permettere loro di gestire progetti contribuisce a favorire le interazioni tra i team da remoto e i colleghi in ufficio.
  2. Misurare le prestazioni in base ai risultati piuttosto che al numero di ore dedicate. Se sei uno di quelli che valutano le performance di un dipendente in base agli “sforzi” o al tempo impiegato, fermati. Risorse umane e manager dovrebbero fare squadra ed elaborare un metodo di valutazione basato sui risultati, ovvero più paritario, come ad esempio definire quantità misurabili di produttività (linee di codice, ecc.) o una peer review per valutare la qualità.

Un altro aspetto da non sottovalutare è l’importanza di sviluppare nuove abilità. Se è vero che i lavoratori da remoto dovrebbero (come tutti i dipendenti) essere gli artefici della propria evoluzione professionale, è altrettanto certo che i manager possono svolgere un ruolo chiave nell’aiutarli ad affermarsi.

3° consiglio: approfitta delle riunioni virtuali per creare una piacevole occasione di incontro tra colleghi

Se l’unico momento in cui gli smart worker vedono i membri del team è durante una videoconferenza dall’immagine sfocata e ritardata che si tiene una volta al mese, come possiamo pretendere che conoscano i loro colleghi e interagiscano con loro?

Con l’aumento delle persone che lavorano da casa, le aziende devono sforzarsi di combinare le call dedicate esclusivamente al lavoro con altre forme di incontro più informali. In questo modo, i team in loco inizieranno a vedere i loro colleghi da remoto come persone e non come volti semi-sconosciuti che appaiono di tanto in tanto sul loro schermo.

Ecco alcuni spunti (ordinate in base al livello di sforzo richiesto) per mettere in pratica questo consiglio:

  • Invita i dipendenti da remoto appena assunti a mostrare virtualmente il loro spazio di lavoro. (Sforzo basso)
  • Crea tandem di lavoratori in loco e a distanza per delle pause caffè virtuali. (Sforzo basso)
  • Organizza eventi in cui i dipendenti in loco e quelli che lavorano da remoto possano svolgere attività insieme, come guardare un film o sfidarsi a qualche gioco virtuale. (Sforzo medio)
  • Fai un investimento per portare in ufficio i dipendenti da remoto. (Sforzo alto)

Per quest’ultima idea, approfitta per far coincidere la visita degli smart worker alla sede aziendale con un periodo di novità in cui si otterrebbero maggiori benefici da una comunicazione diretta a tu per tu, come un importante cambiamento della strategia o di leadership.

L’argomento non è nemmeno lontanamente concluso

Anche le aziende più consolidate annaspano quando si tratta di gestire uno staff che lavora da remoto. Società come Best Buy, Yahoo e IBM sono arrivate persino a rimuovere lo smart working perché non sono riuscite a raggiungere il livello di collaborazione che esigevano.

In realtà, per la maggior parte delle aziende non è necessario arrivare a tanto. Con gli strumenti e le strategie adatte, il tuo business sarà in grado non solo di gestire i dipendenti che lavorano da remoto, ma anche di farli sentire apprezzati.

Non perderti il nostro articolo 4 consigli per assicurare il benessere dei dipendenti in tempi di crisi

Sei alla ricerca di un per la gestione dei talenti? Consulta l’elenco messo a punto da Capterra con le migliori soluzioni di software per la gestione dei talenti.

3 tips om je projectteam effectief leiding te geven op afstand

remote management

Als je mensen op afstand werken, heb je te maken met extra uitdagingen op het gebied van communicatie, productiviteit en performance management. Wij hebben drie tips voor je om effectief leiding te geven op afstand en je remote team productiever te maken.

remote management

Leidinggeven op afstand zonder productiviteit te verliezen

De meeste projectmanagers zitten nu in deze situatie: je teamleden werken op afstand, zelfs het management is remote en je kan niet bijeenkomen. Dit keer is het geen keuze, maar een noodzaak.

Hoe behoud je dezelfde productiviteit? Je wil je team blijven motiveren en tegemoetkomen aan hun wensen, maar je moet ook een agile werkomgeving creëren die gericht is op samenwerking en waarin goede projectresultaten centraal staan. Dat is een hele uitdaging. Je teamleden worden wellicht ontevreden of ze voelen zich minder betrokken, wat dan weer ten koste gaat van hun prestaties.

Welke projectmanagementsoftware of -stijl je ook gebruikt, leidinggeven op afstand blijft een uitdaging.

De oplossing? Projectmanagers moeten hun managementstijl aanpassen om effectief leiding te geven op afstand en te zorgen dat hun remote teams betrokken blijven.

Deze factoren zorgen ervoor dat je personeel zich gewaardeerd voelt en daar heeft het bedrijf uiteindelijk baat bij. Tevreden medewerkers zijn productiever en toegewijder en dat is goed voor het bedrijfsresultaat.

3 tips om je remote management te verbeteren

1. Bouw vertrouwen op: train thuiswerkers en remote managers

Het is van essentieel belang dat jij als projectmanager je teamleden die op afstand werken, vertrouwt en ervan uitgaat dat ze hun werk goed doen. Het is net zo belangrijk dat de teamleden weten dat hun manager werken op afstand toestaat en mogelijkheden biedt voor een soepele uitvoering van hun taken.

Hier zijn een paar dingen die projectmanagers kunnen doen om effectief leiding te geven op afstand door een goede vertrouwensbasis op te bouwen:

  • Vertel je teamleden dat je ze vertrouwt. Als je als projectmanager te maken hebt met een hybride team van mensen die thuis en op kantoor werken, is het belangrijk dat je al je teamleden laat weten dat je ze vertrouwt, zonder onderscheid te maken. Vertel ze dat je ze waardeert en vertrouwt; dat er voor iedereen gelijke kansen zijn om te leren en aanverwante voordelen, ongeacht hoe en waar ze werken. Leg uit dat de prestatiebeoordelingen eerlijk en transparant zullen zijn, zodat het vertrouwen in je bedrijfsprocessen wordt bevorderd.
  • Ga remote teams niet overmatig in de gaten houden: bevorder zelfmanagement. Je moet de medewerkers in een remote team coachen, niet micromanagen. Zorg ervoor dat je thuiswerkers zelf de verantwoording dragen voor hun werk. Laat ze weten wat hun taken zijn en wanneer het klaar moet zijn, maar ga dit niet per uur of per dag bijhouden. Ze moeten niet het gevoel krijgen dat je ze voortdurend op de vingers kijkt. Als jij laat zien dat je je medewerkers vertrouwt, zal dit hun betrokkenheid bij het werk vergroten.
  • Wees een enabler voor je virtuele team. Plan wekelijkse en maandelijkse vergaderingen om te bespreken met welke uitdagingen thuiswerkers te maken hebben bij projecten. Integreer hun ideeën en ga in op de dingen waar ze moeite mee hebben, zodat ze zich gehoord voelen. Ze moeten jou zien als een enabler die gericht is op de voortgang van het project, niet op de locatie van het team. Dit is een goede strategie om thuiswerkers te motiveren en hun steun te krijgen. Het is ook belangrijk dat je ervoor zorgt dat ze gezien worden door de hogere leidinggevenden van je bedrijf.

2. Geef thuiswerkers de beschikking over de juiste technologie: bevorder samenwerking en flexibiliteit

Medewerkers die op afstand werken, presteren beter als ze de juiste technologie hebben om samen te werken en flexibel te blijven. Je kunt nieuwe software integreren om werken op afstand mogelijk te maken binnen je bestaande technologie-ecosysteem of je kunt regels opstellen om de mogelijkheden voor werken op afstand effectief te benutten.

Hier zijn een paar tips voor projectmanagers om ervoor te zorgen dat hun thuiswerkers over de juiste tools beschikken:

  • Evalueer de technologie om erachter te komen welke PM-softwarefunctionaliteit je echt nodig hebt. Voer een audit uit van afgesloten projecten en analyseer wat er daarbij technologisch gezien is misgegaan. Bespreek dit met je team en vraag om hun mening. Probeer erachter te komen welke softwarefunctionaliteit het werken op afstand gemakkelijker zou hebben gemaakt. Gebruik deze informatie om je huidige tools te upgraden of in nieuwe te investeren.
  • Investeer in meerdere tools voor samenwerking en projectmanagement. Als je voor het eerst werken op afstand mogelijk gaat maken, kun je samenwerkingssoftware aanschaffen die functies biedt voor videovergaderingen, het delen van documenten en chatberichten. Ook heb je gebruiksvriendelijke projectmanagementsoftware nodig, met ingebouwde functionaliteit voor samenwerking en communicatie. Deze moet geschikt zijn voor het plannen van taken, taakbeheer, tijdregistratie, het delen van documenten enzovoort, zodat je thuiswerkers met minimale interventie kunt managen.
  • Reserveer ruimte op kantoor voor mensen die op afstand werken. Als je, zoals veel bedrijven, de mogelijkheid biedt om zowel thuis als op kantoor te werken, heb je op kantoor een ruimte nodig die speciaal bedoeld is voor je thuiswerkers. Ze moeten ook normaal kunnen werken als ze wel op kantoor zijn. Je kunt infrastructuurkosten besparen door een rooster te maken en ervoor te zorgen dat niet iedereen tegelijk op kantoor is. Je medewerkers kunnen onderling afspreken wie wanneer aanwezig is om te voorkomen dat er te veel mensen tegelijk op kantoor komen.

Het is ook raadzaam om een paar basisregels op te stellen voor thuiswerkers. Je kunt bijvoorbeeld als voorwaarde stellen dat ze thuis een snelle internetverbinding hebben en een aparte werkplek waar ze niet worden afgeleid. Ook kun je een beleid maken om de internetkosten te vergoeden. Jouw kantoorkosten zijn immers ook lager.

3. Bekijk hoe je de prestaties voor thuiswerkers meet: pas de variabelen aan

Voor je thuiswerkers moet je andere variabelen gebruiken om de prestaties te meten dan voor je mensen op kantoor. Alle medewerkers moeten echter wel dezelfde doelen hebben, zodat de projecten er niet onder lijden.

Projectmanagers kunnen als volgt de variabelen voor het meten van de prestaties aanpassen voor thuiswerkers:

  • Zorg voor feedback over de interacties van medewerkers. Stel een feedbacksysteem voor collega’s op waarin collega’s elkaar evalueren en analyseren met betrekking tot de manier waarop ze communiceren en samenwerken. Zo kom je veel te weten over de interpersoonlijke en communicatievaardigheden van je thuiswerkers. Deze informatie is nuttig om je remote werkprocessen en projectprestaties te verbeteren.
  • Stel eerlijke beoordelingen op voor thuiswerkers. Misschien heb je voor je thuiswerkers een apart beheersysteem voor projectprestaties nodig, waarbij je vooral op de taak- en projectresultaten focust in plaats van op het aantal activiteiten of de tijd die is besteed aan de uitvoering van de taken. Gartner voorspelt dat tegen 2022 meer dan een derde van de organisaties af zal stappen van een universeel performance management proces en dat in plaats daarvan de beoordelingen meer afgestemd zullen worden op specifieke team- of individuele doelstellingen. Bij thuiswerkers kun je bijvoorbeeld denken aan behaalde doelen in plaats van het aantal gewerkte uren. Zorg er ook voor dat iedereen, zowel de mensen op kantoor als de thuiswerkers, op de hoogte is van de verschillende evaluatiesystemen.
  • Geef thuiswerkers erkenning en beloon ze. Vergeet niet je thuiswerkers te prijzen voor wat ze doen. Organiseer webmeetings om de thuiswerkers met de beste performance hiervoor erkenning te geven en ze zo gemotiveerd te houden. Als mensen zich gewaardeerd voelen, zullen ze blijven werken aan het verbeteren van hun prestaties.

op afstand leiding geven

Effectief leidinggeven op afstand

In een notendop: je kunt jouw remote management effectiever maken door vertrouwen op te bouwen, je thuiswerkers de juiste tools te geven om hun werk te doen en hun prestaties eerlijk te beoordelen.

Voordat je hiermee aan de slag gaat, moet je wel een paar voorbereidingen treffen:

  • Bekijk welke projecten en taken geschikt zijn om op afstand te worden uitgevoerd zonder dat dit ten koste gaat van de tijd of kwaliteit.
  • Overweeg een proefperiode in te stellen om te kijken of het werk van de thuiswerkers aan de verwachtingen voldoet.
  • Bied je thuiswerkers een “virtuele koffieautomaat”, ofwel een plek waar ze met hun collega’s kunnen kletsen. Dit is belangrijk om het contact te onderhouden met hun collega’s op kantoor en andere teamleden die op afstand werken.
Houd er rekening mee dat mensen die op afstand werken, andere regels en tools nodig hebben om productiever te zijn, of je nu investeert in samenwerkingssoftware om duidelijk te blijven communiceren of in een volledig projectmanagementsysteem om alle taken bij te houden.

Vergeet echter vooral niet dat je je medewerkers hebt ingehuurd omdat ze hun vak verstaan, zich gemakkelijk aanpassen en betrouwbaar zijn. Gebruik de drie tips hierboven om je beleid voor werken op afstand vorm te geven en je medewerkers in staat te stellen goed werk te leveren, ongeacht waar.

Confira 3 dicas para gerir uma equipe remota de maneira eficaz

header equipe remota

Na gestão de uma equipe remota, usar a tecnologia certa e adotar uma nova perspectiva sobre o trabalho à distância resultará em um time mais confiante e produtivo.

header equipe remota

Empurradas pela crise do coronavírus, ainda no final de fevereiro, muitas empresas ao redor do mundo se viram obrigadas a adotarem políticas de trabalho remoto da noite para o dia. 

O que muitos empresários logo perceberam é que tal mudança não passa somente pela distribuição de laptops e o envio das pessoas para casa. Manter uma equipe remota afiada exige muito planejamento.

Tal planejamento inclui entender o trabalho que pode ser feito remotamente, estabelecer uma relação de confiança com os membros da equipe, equipá-los com as ferramentas de colaboração corretas e analisar o trabalho real em vez do cartão de ponto.

Tanto faz se você está formando uma nova equipe remota ou batalhando para gerenciar uma, os três passos que mostramos a seguir lhe ajudarão a obter todos os benefícios de uma equipe altamente produtiva independentemente de onde as pessoas estejam trabalhando.

3 passos para uma melhor gestão de equipes remotas

1. Fornecer a tecnologia certa aos funcionários

Ao determinar o trabalho que sua empresa executa com as equipes remotas, será possível conhecer o tipo de infraestrutura e as ferramentas necessárias pelos trabalhadores. Um nível mínimo de recursos deve ser fornecido para, por um lado, obter a produtividade que as empresas precisam e, por outro, facilitar uma gestão eficaz.

Segundo a Gartner, as empresas devem revisar as tecnologias listadas na tabela abaixo para entenderem se estão prontas para uma gestão eficiente das suas equipes remotas (relatório completo, em inglês, disponível para clientes da Gartner):

Ferramentas essenciais: Todos os funcionários têm laptops? É preciso prover uma VPN para acesso remoto?

Videoconferência: A empresa é capaz de fornecer tecnologia para videoconferência? Como é possível compensar conexões mais lentas?

Ferramentas de colaboração: Quais soluções permitem interações efetivas com os trabalhadores remotos?

Suporte técnico: A estratégia de suporte atual é capaz de oferecer a ajuda adequada aos trabalhadores remotos?

Agendamento de reuniões: Há meios simples para que os funcionários remotos reservem salas ou solicitem equipamentos quando precisam ir ao escritório?

Essas ferramentas não apenas ajudam os trabalhadores remotos a fazerem seu trabalho, mas também proporcionam aos gerentes vários meios de comunicação e de indicadores de desempenho, sem a necessidade de conversas pessoais.

2. Estabelecer autoridade, responsabilidades e afiliação

Os trabalhadores remotos também precisam que os gerentes definam três precedentes importantes quanto ao relacionamento e ao estilo de trabalho. De uma maneira menos tangível, os pontos relacionados à autoridade, responsabilidade e afiliação ajudam tanto os funcionários a trabalharem de maneira mais produtiva quanto o gerente a avaliar melhor o seu desempenho.

O infográfico abaixo resume os pontos a serem observados para a gestão eficaz dos trabalhadores remotos, não somente para épocas de crise.

infográfico equipe remota como gerir

3. Avaliar o desempenho do trabalhador remoto de maneira justa

O passo final para melhorar a gestão dos trabalhadores remotos está na mudança da maneira como você mede o desempenho deles. A Gartner enxerga mudanças na forma como as empresas estão avaliando seus funcionários, paralelamente ao crescimento do trabalho remoto.

Até 2022, mais de 30% das organizações abandonarão as abordagens de gestão de desempenho genéricas em favor da personalização para apoiar os objetivos distintos de várias funções dos negócios.

 

Os métodos tradicionais para medir o desempenho dos funcionários funcionam cada vez menos para os que trabalham no escritório e, certamente, também não funcionarão para trabalhadores remotos. Como mencionado acima, parte da tarefa de ser responsável por funcionários remotos significa avaliar o seu trabalho adequadamente.

Isso requer que o gerente defina não somente objetivos claros, mas também como enxerga exatamente o que são bons resultados. Com essa abordagem, é possível proporcionar metas claras que o trabalhador remoto possa alcançar e que o gerente possa reconhecer, mesmo sem eles estarem fisicamente no mesmo local.

Quer uma maneira simples de começar? Como os gerentes não podem ver seus funcionários trabalhando o dia inteiro, é bom não julgar o desempenho em base às horas trabalhadas. Em vez disso, é melhor estabelecer tarefas com prazos e resultados claros.

Consiga o máximo de sua equipe remota

A gestão eficaz de equipes remotas requer uma abordagem dupla com tecnologia que permita o trabalho fora do escritório e o reconhecimento do estilo distinto de trabalho que os funcionários remotos realizam.

Se sua empresa não fornece VPN, videoconferência, ferramentas de colaboração, suporte técnico ou agendamento de recursos, analise os principais softwares do Capterra para ver quais tecnologias se encaixam melhor em seus negócios.

Depois que a tecnologia estiver implementada e operativa, lembre-se de se concentrar em promover um relacionamento baseado em confiança, responsabilidade e justiça para experimentar todos os benefícios das equipes remotas.

 

Top 6 enquête tools om een gratis enquête te maken

gratis enquête tool

Was er maar een manier om in het hoofd van je zakelijke klanten te kijken! Of om te peilen hoe het staat met de motivatie van je personeel. Juist nu, ten tijde van het coronavirus wil je inspelen op de actualiteit en weten wat de behoeften van je klanten zijn. 

gratis enquête tool

Gratis enquête maken

De snelste en beste manier om hier achter te komen is door het gewoon te vragen. En dat kan heel gemakkelijk en overzichtelijk met een online enquête of onderzoek.

Maar dat kost toch geld zo’n online onderzoek? Nee, dat hoeft helemaal niet, je kan ook gratis een enquête maken. Er bestaan goede gratis enquête tools waarmee je prima een gratis onderzoek kan uitvoeren.

In dit artikel hebben we de top 6 gratis enquête tools voor je vergeleken. Bovendien maken we je wegwijs in het maken van een online enquête.

Dit is onze top 6 gratis enquête tools:

  1. EnquêteTools
  2. EnquêteMaken.nu
  3. Onderzoekdoen.nl
  4. SurveyMonkey
  5. Survio
  6. Zoho survey

De  enquête tools uit dit artikel voldoen aan de volgende criteria:

  1. Ze hebben een gratis, stand-alone versie van de software (geen proefversie van de software waarvoor u het product na een beperkte tijd moet aanschaffen).
  2. Ze zijn in het Nederlands beschikbaar.
  3. Ze voldoen aan onze marktdefinitie van enquête tools.

Onderaan het artikel lees je meer over onze methodologie en waarom we precies deze 6 enquêtetools hebben gekozen.

gratis enquête maken

Voordat je begint met het maken van je gratis enquête

Denk eerst na over:

  1. De algemene opzet van de enquête
  2. De vragen van de enquête
  3. Het verzenden van je enquête
  4. Beoordeling van de antwoorden van de enquête

Door vooraf na te denken over de opzet en het doel van de enquête voorkom je straks eindeloos analyseren van onbruikbare en vooral niet nuttige antwoorden. Maak het ook vooral niet te lang! Stel maximaal twintig vragen, de meeste respondenten willen maximaal tien minuten voor een vragenlijst uittrekken. Neutrale, simpele, concrete en gesloten vragen geven het beste resultaat.

Soorten enquête vragen

Open vragen moeten apart geanalyseerd worden en de respondent neemt wellicht niet de tijd om een nuttig antwoord te geven. Gesloten vragen werken over het algemeen beter. Bovendien zijn de formulering en de antwoordopties van de vraag heel belangrijk. Probeer vragen zo concreet mogelijk te formuleren zodat je duidelijke conclusies uit je antwoorden kan trekken.

antwoordopties online enquête

Manieren om je enquête te verzenden

Je kunt de enquête op verschillende manieren aan enquêtedeelnemers versturen. Je kunt ze een e-mail sturen of een sms-bericht met een URL link naar je enquête. Als je een CRM hebt dan kan je deze e-maillijst rechtstreeks vanuit je CRM downloaden. Je kunt de link delen op social media of als een pop-up op je website laten zien.

Als je geen eigen lijst met respondenten hebt om uit te nodigen kun je ook van een extern panel gebruik maken. Surveymonkey en Zoho survey beschikken bijvoorbeeld over een eigen panel.  Hier zitten echter wel kosten aan verbonden.

Rapportage en analyse van de enquête 

Bij de beoordeling en weging van de antwoorden kun je gebruik maken van diverse rapportagemogelijkheden en analysetools. Je kunt de antwoorden invoeren in een statistisch programma als excel en zelf draaitabellen en grafieken uitdraaien. Of je kunt de uitkomsten online bekijken als je een gratis online enquête tool hebt gebruikt.

De 6 populairste gratis enquête tools 

Enquêtetools.nl

gratis online onderzoek maken
Voorbeeld enquêtetools interface (Bron)

Met deze gratis Nederlandse enquête tool maak je eenvoudig een klanttevredenheidsonderzoek, medewerkerstevredenheidsonderzoek, merk- of marktonderzoek. Het aantal respondenten én aantal vragen dat je kunt stellen is onbeperkt. De resultaten kun je in de gratis versie tot 3 maanden na het onderzoek downloaden in een CSV-bestand.

Pluspunten

  • Extra respondenten nodig? Enquetetools werkt samen met RespondentenDatabase.nl.
  • Geen advertenties van derden in enquête.

Minpunten

Eenvoudige uitstraling kan zorgen voor minder respons.

Heb je Enquêtetools uitgeprobeerd? Schrijf hier dan een review.

Enquetemaken.nu

enquêtes maken
enquête software van Enquêtemaken.nu (Bron)

Enquetemaken.nu is makkelijk in het gebruik. De antwoorden van respondenten download je in een excel of SPSS. Zo kun je er zelf statistische analyses mee maken. De enquête tool ziet er professioneel uit en is reclamevrij. Je kunt de vragen ook illustreren met beeld en geluid. Enquêtemaken.nu heeft ook een zakelijke versie, SUR-V, waar je wel voor moet betalen.

Pluspunten

  • Geen advertenties.
  • Gebruiksvriendelijk, makkelijk te gebruiken door editor functionaliteit.

Minpunten

Geen analysetools.

Heb je de zakelijke versie SUR-V van Enquetemaken.nu uitgeprobeerd? Schrijf hier een review voor SUR-V.

Onderzoekdoen.nl

Voorbeeld van een vraag in onderzoekdoen.nl (Bron)

Deze gratis enquête tool is gemaakt door een onderzoeksbureau. Je kunt gebruikmaken van vele soorten vraagstellingen en de antwoorden exporteren naar excel of als pdf. Daarnaast biedt de tool zelf ook mogelijkheden voor het bekijken en analyseren van de ontvangen data. Veiligheid van data en voldoen aan privacywetgeving is geregeld. Data wordt opgeslagen in Nederland, standaard wordt gebruik gemaakt van een SSL-verbinding voor de veilige overdracht van data.

Pluspunten

  • Veel vraagtypes, snel en makkelijk in gebruik.
  • Data wordt opgeslagen volgens Nederlandse privacywetgeving.

Minpunten

Zonder licentie beperkte mogelijkheden.

Heb je Onderzoekdoen.nl uitgeprobeerd? Schrijf hier dan een review.

SurveyMonkey

Met de gratis enquêtetool van SurveyMonkey maak je gebruik van de mogelijkheden die de deze uitgebreide enquête software allemaal biedt. De analyses en rapportages zijn realtime en je kunt bijvoorbeeld gebruikmaken van benchmarks zodat je kunt vergelijken met een internationaal gemiddelde.

Pluspunten

  • Snel en eenvoudig in gebruik.
  • Veel mogelijkheden voor data-analyses.

Minpunten

 Voor extra functionaliteit moet je relatief veel betalen

Heb je SurveyMonkey uitgeprobeerd? Schrijf hier dan een review.

Survio

enquête analyse
analyse van onderzoeksvragen in Survio (Bron)

Met Survio maak je gratis gebruik van honderd enquête voorbeelden die deelbaar zijn via e-mail of sociale media. De enquêtes kun je op iedere device invullen, van desktop tot mobiel.

Pluspunten

  • Gebruiksvriendelijk.
  • Layout is makkelijk aan te passen.

Minpunten

  • In gratis versie kun je de resultaten van maximaal 100 mensen zien.
  • Zonder upgrade beperkte mogelijkheden en bijvoorbeeld geen ondersteuning.
Heb je Survio uitgeprobeerd? Schrijf hier dan een review.

Zoho Survey

onbetaalde enquête Zoho
Voorbeeld van Zoho Survey (Bron)

Met Zoho Survey kun je gratis een enquête maken. In de kosteloze variant maak je gebruik van de eenvoudige interface en kun je realtime reacties bekijken. Rapporten download je in pdf-formaat. Delen van enquêtes kan door middel van een pop-up op je website, per e-mail of via social.

Pluspunten

  • De sjablonen voor enquêtes zien er professioneel uit.
  • De interface is eenvoudig in gebruik.

Minpunten

Zonder upgrade beperkte mogelijkheden.

Heb je Zoho Survey uitgeprobeerd? Schrijf hier dan een review.
Als je nog meer enquête tools wilt bekijken, kijk dan op de lijst met enquête software op Capterra voor zowel gratis als betaalde oplossingen.

Onze methodologie was om de meest populaire producten weer te geven. Deze voldoen aan de volgende criteria:

  1. Ze hebben een gratis, stand-alone versie van de software (geen proefversie van de software waarvoor u het product na een beperkte tijd moet aanschaffen)
  2. Ze zijn in het Nederlands beschikbaar
  3. Ze voldoen aan onze marktdefinitie van enquête tools:

Enquête software automatiseert het ontwerpen, plannen, publiceren en uitvoeren van enquêtes en biedt verschillende feedbackformaten voor gebruikers, waaronder keuzerondjes, selectievakjes, vervolgkeuzemenu’s en vrije tekstvelden. Enquête-oplossingen maken ook verschillende methodologische benaderingen mogelijk en bieden hulpmiddelen voor gegevensrapportage.

We hebben de meest populaire producten bepaald door in de week van 5 maart 2020 te kiezen voor de hoogst gerangschikte producten in de Google-zoekresultaten.

Uitgesloten worden: enquetetools voor een specifieke doelgroep (zoals studenten) of die alleen voor interne feedback dienen.

 

 

3 outils pour adapter votre PME au télétravail

logiciels travail à distance

logiciels travail à distance

En l’espace de quelques semaines, les programmes de travail à distance sont devenus indispensables aux entreprises et les PME doivent s’adapter rapidement. Voici les trois outils de télétravail qu’il vous faut pour vous lancer.

En général, les entreprises vivent le changement de manière graduelle. Les équipes peaufinent lentement de nouvelles idées, élaborent méthodiquement des processus plus efficaces et adoptent prudemment de nouveaux outils.

Malheureusement, le changement nous est parfois imposé par des circonstances qui échappent à notre contrôle.

Le travail à distance, alternative bien agréable il y a peu, est devenu incontournable ces derniers mois du fait de l’émergence de la COVID-19 (communément appelée “coronavirus”). Et si la tendance au télétravail se renforce depuis de nombreuses années, son urgence actuelle pourrait bien bouleverser nos attitudes à l’égard de la vie de bureau traditionnelle.

Le travail à distance devient la norme, mais n’est pas du goût de tout le monde

Les entreprises du monde entier font de leur mieux pour poursuivre leurs activités dans des circonstances tout à fait inhabituelles. Et si la continuité est importante, la sécurité des travailleurs l’est tout autant. Beaucoup de sociétés se tournent donc vers le travail à distance, souvent pour la première fois.

Les services d’information, les services financiers et les services aux entreprises sont taillés pour le télétravail. La construction, les transports et l’hôtellerie, en revanche, font partie des secteurs où les travailleurs doivent presque sans exception être actifs sur le terrain. Certaines technologies d’avenir, comme les jumeaux numériques, peuvent soulager une partie des besoins exigeant la présence physique des collaborateurs, mais de nombreuses fonctions ne pourront tout simplement jamais être exécutées à distance.

Les entreprises doivent adopter le travail à distance pour rester compétitives

De nombreuses PME envisagent pour la première fois d’adopter le travail à distance en raison de l’émergence de la COVID-19.

L’envoi d’un e-mail peut sembler formel et n’encourage pas la discussion. Et c’est sans compter l’organisation un peu pénible de visioconférences tout au long de la journée pour communiquer avec les uns et les autres… Les PME qui optent pour une approche de travail à distance n’ont pas le choix : elles doivent investir dans un logiciel de communication dédié permettant à leurs collaborateurs de converser presque comme ils le feraient en personne.

Si les entreprises ne reconnaissent pas la valeur du travail à distance et la forte demande en ce sens, elles ne pourront pas attirer et retenir les talents dont elles ont besoin pour rester concurrentielles.

Heureusement, la mise en place d’un programme de travail à distance n’a rien de compliqué. Associé à une méthode de management à distance, les activités peuvent suivre leur cours habituel.

Trois outils de télétravail essentiels pour assurer la continuité de votre activité

Comment créer un programme de travail à distance ? Les besoins varient selon le secteur et les responsabilités liées aux fonctions, mais tous les télétravailleurs ont besoin de trois outils indispensables : un VPN, un logiciel de collaboration et une plateforme de visioconférence.

1. Un VPN pour protéger les données de votre PME

Le travailleur à distance se connectera probablement depuis son domicile, un café ou tout autre endroit qui capte un signal Wi-Fi. Pour garantir la sécurité de sa connexion, vous devez lui fournir un VPN (virtual private network ou réseau privé virtuel) qui protège les données de votre entreprise et l’accès aux services en cloud.

Les VPN fournissent une connexion Internet chiffrée qui empêche les curieux de surveiller l’activité d’un utilisateur sur un réseau. Ils sont particulièrement utiles lors de l’envoi de données commerciales sensibles en télétravail. Mais attention : les VPN gèrent votre trafic Internet, alors lisez attentivement les conditions des différents fournisseurs pour vous assurer qu’ils ne tiennent pas de journal d’activités.

2. Des solutions collaboratives pour faciliter le travail à distance

Si la collaboration est déjà difficile à instaurer dans un bureau, la tâche est encore plus complexe à distance. Les PME qui adoptent un nouveau programme de télétravail doivent donc faire très attention à la manière dont leurs collaborateurs pourront communiquer entre eux sur Internet pour rester productifs.

La pléthore d’outils de communication en cloud et de solutions de gestion de projets disponibles permet de rationaliser les interactions et de simplifier la collaboration à distance. Les éditeurs proposent généralement une version gratuite ou une période d’essai afin que vous puissiez vous assurer que leurs applications répondent aux besoins de votre entreprise avant de vous engager à long terme.

3. Des plateformes de visioconférence pour réduire la distance

La visioconférence s’est considérablement améliorée ces dix dernières années, mais elle reste problématique pour de nombreuses organisations, notamment en raison du manque d’interopérabilité. Contrairement aux e-mails, aux appels téléphoniques ou aux textos, tous les participants à une visioconférence doivent en effet utiliser la même application.

Il est donc important de choisir une plateforme de visioconférence adaptée pour vos collaborateurs. De nombreuses solutions indépendantes très complètes sont disponibles et certains outils de collaboration incluent des fonctionnalités de visioconférence de base. Cherchez une solution qui s’intègre à d’autres applications que vous utilisez.

Conseils pour une visioconférence réussie

  • Tout le monde à l’écran : veillez à ce que tous les participants à la conférence puissent se voir ou à ce qu’ils soient au moins conscients de la présence de l’ensemble de leurs collègues. Même ceux qui se trouvent dans la même pièce doivent être personnellement connectés.
  • Choisissez le bon moment : la planification de réunions à distance peut être compliquée ; pensez aux fuseaux horaires et aux changements d’heure.
  • Soignez votre apparence : vous pourriez être tenté de participer à une visioconférence au saut du lit, mais n’oubliez pas qu’il s’agit d’une réunion comme une autre. Portez une tenue professionnelle pour être présentable, mais surtout pour vous mettre dans une véritable ambiance de travail.
  • Ne pas déranger : faites en sorte de ne pas être interrompu. Désactivez les sonneries et les alertes, placez un panneau “Ne pas déranger” sur votre porte et faites de votre mieux pour ne pas interagir avec d’autres personnes présentes dans la pièce.
  • Mettez-vous en lumière : pensez à l’éclairage. Une lumière trop forte dans votre dos peut créer un contre-jour, un éclairage vertical projette des ombres peu flatteuses, et la lumière du soleil peut éblouir vos interlocuteurs si elle vous illumine de côté. L’éclairage ambiant, principalement par l’avant, permet aux autres de vous voir sous votre meilleur jour.
  • Gardez le contact visuel : il est toujours tentant de regarder votre interlocuteur ou de vous regarder dans le coin de l’écran. Essayez de fixer la caméra de temps à autre pour établir un contact visuel plus naturel.
  • Veillez à la sécurité : si vous tenez à participer à la visioconférence depuis un lieu public (un café, par exemple), soyez attentif à votre environnement. Protégez votre écran des regards indiscrets et veillez à ne divulguer aucune information sensible à portée de voix d’autres personnes.
  • Prévoyez un plan B : toute visioconférence nécessite un plan B. Préparez au moins un plan A et une solution alternative avant la réunion afin que votre équipe ne perde pas de temps en cas de problème technique.

Le travail à distance n’est plus une simple tendance

Pour faire face à la crise mondiale liée à l’émergence de la COVID-19, vous devez recourir à différentes stratégies, dont le télétravail. Le passage au travail à domicile peut être brutal pour certains. Heureusement, il ne vous faut que quelques outils pour opérer rapidement la transition dans votre PME tout en assurant la sécurité et la productivité de vos collaborateurs.

Come fare una teleconferenza? 5 consigli per una pianificazione ottimale

Come organizzare una teleconferenza

Il 2020 sarà ricordato come l’anno che ha portato il tema teleconferenza sotto i riflettori. Poiché l’allerta relativa al COVID-19 continua e le aziende sono costrette a rivalutare il mondo virtuale quale scenario per svolgere le proprie attività commerciali.

Come organizzare una teleconferenza

Se eseguite in modo ottimale, le teleconferenze consentono ai team geograficamente distanti di collaborare, risolvere i problemi e svolgere il lavoro in gruppo. In caso contrario, possono rappresentare una perdita di tempo e causare una diminuzione della produttività e dell’interesse dei dipendenti.

Come fare una buona conference call? È fondamentale che i leader aziendali prendano in considerazione tutti i fattori legati alla comunicazione virtuale per ottenere dai propri team il massimo dei benefici durante ogni meeting. Di seguito troverai alcune linee guida per la pianificazione di una teleconferenza di successo.

5 consigli per fare una buona teleconferenza:

  1. Definisci un piano
  2. Pianifica con anticipo
  3. Definisci un’etichetta per le riunioni virtuali
  4. Mantieni vivo l’interesse dei partecipanti
  5. Fai follow-up

Consiglio 1: definisci un piano

La definizione di un piano è fondamentale per qualsiasi riunione, ma lo è ancora di più se i partecipanti appartengono ad aree geografiche diverse.

Nel caso delle teleconferenze, è importante definire anticipatamente un piano in modo che i partecipanti sappiano cosa aspettarsi e possano contribuire alla conversazione. Ecco alcuni consigli fondamentali:

  • Condividi il programma della riunione con anticipo: invia l’ordine del giorno ai partecipanti, in modo che possano prepararsi al meglio. Nell’e-mail di invito indica i punti salienti che verranno trattati e allega qualsiasi file o documento a cui farai riferimento durante il meeting.
  • Se possibile, consenti ai partecipanti di visualizzare i documenti rilevanti o di aggiungere commenti prima della riunione: è fondamentale che tutti i partecipanti siano coinvolti nella preparazione. A tal proposito, esistono tool per la gestione dei documenti come Google Drive. Che si tratti di una presentazione, un video o un report annuale, l’utilizzo di tool per la condivisione dei file come Dropbox e Box garantirà il coinvolgimento di tutti i partecipanti.
  • Fornisci indicazioni sulla gestione dello spazio virtuale: verifica che tutti i partecipanti abbiano compreso la modalità di svolgimento della teleconferenza. Ad esempio, sarà necessario disattivare il microfono mentre un altro partecipante sta parlando? Sono previste discussioni oppure il meeting sarà condotto principalmente dall’organizzatore?

Consiglio 2: pianifica con anticipo

Nel caso in cui i partecipanti appartengano ad aree geografiche diverse, coordinare i diversi fusi orari può risultare un’impresa difficile. Di seguito ti forniamo alcune indicazioni per garantire una pianificazione ottimale:

  • Scegli una fascia oraria adatta ai fusi orari di tutti i partecipanti: ad esempio, se alla riunione parteciperanno utenti sia da New York che da Roma, potresti pianificare il tuo meeting alle ore 10:00 di New York e alle ore 15:00 di Roma.
  • Utilizza tool che ti permettano di selezionare la fascia oraria corretta: individuare la disponibilità oraria di ciascun partecipante può essere un compito arduo. Prima di farti sopraffare dall’intricato mondo dei fusi orari, ti consigliamo di impiegare un software per la pianificazione di appuntamenti, in modo da rilevare automaticamente i fusi orari di tutti i partecipanti.
  • Pianifica le tue riunioni per tempo: con quanto più anticipo avviserai i partecipanti, minori saranno le probabilità di pianificazioni in conflitto. In caso di meeting last minute, verifica sempre prima la disponibilità oraria dei partecipanti.

Consiglio 3: definisci un’etichetta per le riunioni virtuali

L’adozione di alcune procedure ti permetterà di realizzare riunioni produttive e senza interruzioni. Di seguito ti forniamo alcune indicazioni utili sia per l’organizzatore che per i partecipanti, con il fine di garantire un’esperienza ottimale:

  • Accertati che tutto sia in ordine prima della riunione: verifica con anticipo il funzionamento del tuo dispositivo, comprese le funzionalità video, Wi-Fi e di condivisione dello schermo. Se possibile, stabilisci la connessione circa dieci minuti prima dell’inizio del meeting.
  • Promuovi le videoconferenze: accertati che i partecipanti alla riunione possano vedersi l’uno con l’altro. In base a diverse ricerche condotte (in inglese), il 55% della comunicazione è rappresentato dal linguaggio del corpo, mentre un restante 38% dal tono della voce. Potersi vedere faccia a faccia rappresenta indubbiamente un’esperienza più personale rispetto alla semplice conversazione telefonica e permette di instaurare un rapporto più stretto. Consente inoltre ai partecipanti di cogliere i segnali del linguaggio del corpo, come ad esempio quando un interlocutore termina di parlare oppure sta semplicemente facendo una pausa.
  • Elimina tutte le distrazioni: la maggior parte dei partecipanti ai meeting dichiara di controllare abitualmente le proprie e-mail durante le riunioni o le presentazioni in persona. E questo con altri ospiti presenti in sala! Ricorda al tuo team di prestare la massima attenzione durante le riunioni virtuali e di ridurre al minimo le distrazioni, evitando ad esempio di controllare la posta o inviare messaggi.

Consiglio 4: mantieni vivo l’interesse dei partecipanti

Una pianificazione ottimale è inutile senza il coinvolgimento attivo dei partecipanti. Di seguito ti forniamo alcuni consigli per mantenere vivo l’interesse del tuo team durante le riunioni virtuali.

  • Dai spazio alle conversazioni informali: non essere troppo frettoloso nel troncare le chiacchiere iniziali che precedono una riunione, permetteranno al tuo team di stabilire una connessione personale con gli altri partecipanti prima di iniziare a parlare di lavoro. Niente di diverso da quello che succederebbe di persona!
  • Introduci metodi volti a mantenere attiva la partecipazione: promuovi il coinvolgimento diretto del tuo team, ad esempio esortando i partecipanti a inviare domande pertinenti prima dell’inizio della riunione. Potrai inoltre creare dei sondaggi oppure incoraggiare gli utenti a porre ulteriori domande tramite live chat.
  • Porgi spesso delle domande: per favorire il coinvolgimento attivo dei partecipanti e verificare che il tuo team ti stia seguendo, le domande rappresentano un’ottima strategia. Invece di utilizzare domande aperte, sii il più esplicito possibile. Ad esempio, al posto di chiedere “Cosa ne pensi di questo tool?” potresti optare per una domanda più diretta come “Credi che questo tool permetterà di aumentare la produttività?”

Consiglio 5: fai follow-up

Come per le riunioni in ufficio, le discussioni scaturite da un meeting possono essere altrettanto efficaci quanto le riunioni stesse. Ecco alcune azioni da intraprendere per garantire una comunicazione efficace e non generare confusione:

  • Termina la riunione con un discorso conclusivo: circa cinque-dieci minuti prima della fine del meeting, chiedi al tuo team se vi sono ulteriori dubbi o domande, in modo che tutti i partecipanti possano esprimersi liberamente. Ti consigliamo di redigere un resoconto del meeting e di condividerlo con il tuo team, ad esempio inviando un’e-mail di riepilogo dei punti salienti trattati, delle decisioni prese e delle azioni da adottare.
  • Richiedi un feedback sulla riunione: fai il punto della situazione. Cos’ ha funzionato? Quali sono gli aspetti da migliorare? Per le sessioni informali non sarà necessario applicare tutti i principi descritti in precedenza. Tuttavia, un’analisi attenta e onesta ti permetterà di condurre riunioni sempre più efficienti.

Scegli il software adatto alle tue riunioni virtuali

Che si tratti di un software per video conferenze o di un software per la gestione di progetti, l’offerta di tool per riunioni virtuali è estremamente ampia.

La chiave consiste nell’individuare il software adatto alle esigenze del tuo team. Per effettuare la tua scelta dovrai chiederti:

  • Di quale funzionalità chiave ho bisogno per garantire una teleconferenza ottimale? Ad esempio, è necessario che più partecipanti collaborino simultaneamente a un documento? In questo caso, Google Docs è la soluzione più adatta al tuo team. Se invece hai bisogno che i partecipanti visualizzino una demo in tempo reale, ti consigliamo un software per la condivisione dello schermo.
  • Qual è il numero medio di partecipanti alle mie riunioni? La tipologia di software per meeting virtuali one-to-one può essere molto diversa da quella che permette oltre 15 partecipanti. Durante la fase di valutazione del tool adatto alle tue esigenze, verifica di poter disporre di questa flessibilità.

 Qual è la tua strategia per le riunioni virtuali?

Parlaci della tua strategia. Quali consigli daresti agli altri utenti per garantire riunioni virtuali ottimali? Quali modalità utilizzi per connettere e riunire i partecipanti di continenti diversi? Condividi la tua esperienza nella sezione dei commenti sottostante!