Métricas de marketing: cómo establecer el coste por adquisición objetivo

Coste por Adquisición objetivo

Coste por Adquisición objetivo

Hay una cifra que todos los directores generales deberían establecer y que todos los responsables de marketing tendrían que conocer: el coste por adquisición o CPA objetivo.

Habitualmente, el presupuesto de marketing suele deducirse de los ingresos que se dedican al crecimiento del negocio una vez se han cubierto todos los gastos operativos.

Una duda que surge habitualmente es la cantidad de ingresos que debería ir a la cuenta de beneficios y cuál debería destinarse a marketing. Este último porcentaje es lo que se denomina CPA objetivo y es la cantidad de los beneficios que la empresa tiene intención de dedicar al crecimiento del negocio y, más en concreto, la cifra que está dispuesta a invertir para captar a cada nuevo cliente.

Si se sabe exactamente la cantidad que se quiere invertir en captar nuevos clientes y se conoce el coste que conlleva conseguir un cliente nuevo en cada canal de marketing, es muy sencillo identificar qué canales funcionan y cuáles no.

A continuación, se exponen los motivos por los que el CPA objetivo es crucial para la empresa, se explica cómo calcularlo y se muestra la forma de utilizarlo.

Algunos aspectos que se deben conocer antes de invertir en marketing

Para poder establecer la cantidad de dinero que realmente está disponible para dedicar a marketing y calcular el correspondiente CPA, se debe estimar primero el valor medio del tiempo de vida del cliente (CLV por su sigla en inglés). El valor de CLV se utilizará posteriormente para establecer el presupuesto de marketing.

Paso 1: Calcular el valor del tiempo de vida del cliente medio

¿Qué es el CLV?

En función de los objetivos de la empresa, hay varias formas de estimar ese valor. En este caso, intentaremos simplificar el cálculo en la mayor medida posible.

Si el cliente paga una sola vez, el valor del CLV será el importe medio que haya gastado.

Ejemplo: Pablo vende libros digitales en línea. Cada uno cuesta 100 € y solo tiene una unidad disponible. Por tanto, su valor medio de tiempo de vida del cliente será 100 €.

Si una empresa cuenta con un modelo de suscripción, hay que conocer la tasa de cancelación de clientes para poder calcular el CLV.

  • Tasa de cancelación de clientes: es el porcentaje de clientes que deja de suscribirse mensualmente al servicio.

Para poder calcular el CLV, también se deberá conocer la cifra media de ingresos mensuales que se puede prever en el caso de cada cliente.

Ejemplo: si un 10 % de los clientes de Pablo deja de pagar cada mes, su tasa de cancelación de clientes será del 10 %. La suscripción para acceder a la biblioteca de libros digitales cuesta 500 € al mes. Sus ingresos medios mensuales por cliente son 500 €.

A continuación, se ofrece una fórmula muy sencilla para calcular el CLV de una empresa que utiliza un modelo de suscripción:

  • (Ingresos medios mensuales por cliente/tasa de cancelación de clientes) = CLV
Ejemplo: los ingresos medios mensuales de Pablo por cliente son 500 €. La tasa de cancelación de clientes de Pablo es del 10 %. Su CLV será (500/0,1) = 5.000 €

Paso 2: Calcular la cantidad que se puede invertir en marketing

Una vez averiguado el valor de CLV, hay que conocer la cifra que se puede destinar a marketing. Antes de calcularla, se debe saber qué cantidad se dedica a los gastos operativos. Todos los gastos fijos que se destinen a otras actividades establecerán la cantidad que se puede invertir en marketing.

  • Si esos gastos fijos son elevados, el CPA deberá ser menor para que siga siendo rentable. Sin embargo, si los gastos fijos son bajos, se podrá conseguir un CPA más alto y seguir generando beneficios.
Ejemplo: para poder vender sus libros digitales, Pablo tiene que invertir dinero en el alojamiento de la página web, en edición, en publicación y en distribución, además del sueldo que decida recibir. El importe total de los gastos asciende a 2.500 €. Si tenemos en cuenta el ejemplo de suscripción del paso anterior, en el que su CLV era 5.000 €, se observa que el 50 % de su CLV se destina a los gastos fijos.

Como resultado, la inversión máxima en CPA que Pablo puede permitirse para seguir generando beneficios es del 49,90 % del CLV, más o menos 2.499 €.

¿Qué tipo de estrategia se quiere seguir, agresiva o conservadora?

¿Qué es más importante en ese momento, los beneficios o el crecimiento?

No olvides que el CPA es un porcentaje del CLV. Es la cantidad que se quiere destinar a captar nuevos clientes. Invertir un importe menor aumenta el valor de los beneficios, pero reduce el crecimiento. ¿Por qué? Porque el cajón de clientes que se pueden captar con un importe reducido se vacía muy rápido.

Crecimiento elevado frente a beneficios elevados

Para poder averiguar el CPA idóneo hay que saber el porcentaje de CLV que la empresa está dispuesta a invertir para captar un nuevo cliente.

Ejemplo: Pablo invierte el 50 % de su CLV en el alojamiento de la página web y otros gastos y quiere mantener su rentabilidad. Tiene la opción de invertir entre un 1 y un 49 % de su CLV en la captación de nuevos clientes y seguir generando beneficios. Dicho de otro modo, puede gastar entre 1 € y 2.499 €, ya que su CLV es de 5.000 €.

El siguiente paso es decidir qué beneficios quiere obtener.

  • (CLV – gastos fijos – CPA) = beneficios

Como ahora mismo solo cuenta con un libro, intentar alcanzar un mayor crecimiento no merece la pena. Como resultado, los beneficios serán más importantes que el crecimiento.

Ejemplo: supongamos que Pablo decide que su prioridad son los beneficios. Está dispuesto a invertir el 10 % del valor del tiempo de vida de su cliente medio para captar más clientes. Su CLV es 5.000 €, luego su CPA objetivo será de 500 €. Su beneficio mensual por cliente se establecerá, por tanto, en 2.000 €.

Pero ¿qué ocurrirá si Pablo decide que quiere crecer con mayor rapidez? Tendrá que invertir una cifra más elevada para captar a cada cliente, pero conseguirá más clientes.

Ejemplo: supongamos que Pablo decide priorizar el crecimiento frente a los beneficios. Está dispuesto a invertir el 45 % del valor del tiempo de vida de su cliente medio para captar más clientes. Su CLV es 5.000 €, luego su CPA objetivo será 2.250 €.
  • (CLV de 5.000 € – costes fijos de 2.500 € – CPA de 2.250 €) = beneficios de 250 €

Su beneficio mensual por cliente se establecerá, por tanto, en 250 €.

El CPA objetivo en la práctica

El CPA objetivo indica el importe que se puede invertir en captar nuevos clientes.

¿Por qué motivo no debería Pablo, entonces, incrementar simplemente su presupuesto de marketing y mantener el CPA en el 10 % de su CLV? Porque la cantidad de usuarios a los que se puede llegar con esa cifra tan reducida es muy limitada.

Pablo sabe que si quiere vender más suscripciones, deberá incrementar el CPA y sacrificar ciertos beneficios para conseguir esos suscriptores.

Ejemplo: para conseguir un nuevo cliente a través de Google Ads, Pablo tiene que invertir 2.250 €, pero si lo hace mediante Facebook Ads, solo le costará 500 €. Únicamente puede usar ambos métodos si está dispuesto a sacrificar los beneficios en favor de un CPA del
45 %. Si quiere ser más conservador a la hora de conseguir crecimiento y limitar el CPA al 10 %, solo podrá invertir en Facebook.

Hay que ser realista

En las mismas condiciones, siempre es preferible que el CPA sea lo más bajo posible. El problema es que, si bien algunos clientes nos encontrarán sin necesidad de gastar una gran cantidad de dinero, la mayoría de ellos van a necesitar que estemos más pendientes. Y eso cuesta dinero.

Una vez que se establece la cantidad que se puede invertir, se podrá identificar con mayor rapidez lo que se ajusta al CPA objetivo y lo que no cuando se hagan pruebas en los nuevos canales de marketing.

Más recursos sobre Coste Por Adquisición objetivo

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Grande enquête Capterra sur la sécurité informatique à l’heure du RGPD

Capterra, plateforme en ligne de comparaison de logiciels professionnels, vient de publier une nouvelle enquête sur la sécurité des données informatiques dans le but de savoir comment les PME françaises abordent la question à l’heure de la mise en place du RGPD.

Voici quelques données clés ressorties de cette enquête et des professionnels de l’informatique qui ont été interrogés :

– Seulement 44 % des entreprises interrogées disent être “très préparées” à se conformer aux réglementations relatives à la protection des données informatiques
– 1 entreprise sur 4 considère la sécurité des données comme critère premier lors de l’achat d’un logiciel
– 42% des entreprises admettent ne réexaminer leur mesure de sécurité moins d’une fois par an ou en cas de violation de la protection de leurs données

Capterra a également développé dans cette étude des graphiques lisibles ainsi qu’une infographie complète que vous pouvez consulter sur la page de l’étude détaillée : Enquête : comment les PME abordent-elles la question de la sécurité des données à l’heure du RGPD ?

Projektstrukturplan, Ablaufplan und Co.: 5 wichtige Planungswerkzeuge

Person hakt Punkte auf einem Projektplan ab
Person hakt Punkte auf einem Projektplan ab

Die Methoden der Projektplanung sind der Werkzeugkasten eines jeden Projektleiters. Bei kleineren und mittleren Projekten ist die Versuchung groß, auf diese Techniken ganz oder teilweise zu verzichten. „Das kriegen wir schon hin“, so lautet die Devise. Doch in Wahrheit verlieren Sie in der Folge den Überblick, verpassen Termine und übersehen wichtige Details. Ob Projektstrukturplan, Ablaufplan oder Aufwandsschätzung: Projektleiter tun gut daran, jederzeit das richtige Werkzeug parat zu haben.

»Planen heißt, den Zufall durch den Irrtum ersetzen.« – das behauptet zumindest so mancher Zyniker. Dieser Sarkasmus ist ein beliebter Einwand gegen jede Form der Planung – auch und gerade in kleineren Projekten. Er suggeriert, alle Planung sei ohnehin für die Katz. Denkt man einen Moment darüber nach, wird man jedoch feststellen: Der Tausch von Zufall gegen Irrtum ist am Ende gar kein so schlechtes Geschäft. Oder wollen Sie Ihr Projekt wirklich dem Zufall überlassen?

Die reine Lehre des Projektmanagements fordert deshalb: Wir sollen sorgfältig planen. Zu diesem Zweck empfiehlt die Literatur oft komplizierte Werkzeuge, in die man sich zunächst einarbeiten muss. Die Realität sagt dem Projektleiter dagegen, dass er mit dem Projekt besser schon vorgestern angefangen hätte. Wie gelingt dieser Spagat zwischen notwendiger Vorbereitung und real existierendem Termindruck?

In den meisten Projekten lässt sich die notwendige Planung mit den fünf einfachen Projektmethoden Projektstrukturplan, Ablaufplan, Aufwandsschätzung, Balken- und Terminplan und Risiko-Check bewältigen:

1 – Der Projektstrukturplan

Zunächst benötigen wir ein Instrument, das die erforderlichen Aktivitäten erfasst. Der Projektstrukturplan ist dafür genau das richtige Werkzeug. Hinter diesem Instrument steht die Idee, das Projekt in kleinere Teile zu gliedern und schrittweise weiter zu verfeinern.

Ein Projektstrukturplan

Die erste Ebene fasst das Projekt als Ganzes zusammen, darunter folgen die Teilbereiche (Ebene 2) und die Tätigkeiten (Ebene 3). Indem wir das Projekt auf der dritten Ebene in einzelne Aufgaben, Tätigkeiten und Aktivitäten zerlegen, machen wir es besser plan- und steuerbar. Ziel des Projektstrukturplans ist, eine vollständige und strukturierte Übersicht über alle im Projekt anfallenden Aufgaben, Tätigkeiten und Vorgänge zu erhalten.

2 – Der Ablaufplan (Netzplan)

Der Projektstrukturplan gliedert das Projekt in einzelne Teilbereiche und führt alle zur Zielerreichung notwendigen Aktivitäten auf. Nun geht es darum, die einzelnen Aktivitäten in die richtige Reihenfolge zu bringen. Das Werkzeug hierfür ist der Ablaufplan.

Bild eines Netzplans

Um den Ablaufplan zu erstellen, bespricht der Projektleiter mit den Fachleuten die Abhängigkeiten und Randbedingungen der geplanten Arbeiten. Das Team bestimmt, welche Aktivitäten sequenziell ablaufen und welche unabhängig voneinander parallel stattfinden können.

3 – Die Aufwandsschätzung

Es ist die wohl unangenehmste und mühsamste Aufgabe – doch sie muss im Rahmen der Projektplanung erledigt werden: Für jede Aktivität im Ablaufplan müssen Sie Aufwand und Dauer schätzen. Einzig und allein auf diese Weise erhalten Sie eine zuverlässige Terminplanung.

Doch denken Sie daran: Viele Projekte finden meist zusätzlich zum normalen Tagesgeschäft statt, das heißt, die Projektarbeit ist oft so etwas wie ein besserer Nebenjob. Bevor ein Projektmitarbeiter Dauer und Aufwand abschätzt, sollte er sich deshalb erst einmal klarmachen, wie viel Zeit am Tag ihm für Projektarbeit überhaupt zur Verfügung steht. Das Ergebnis ist oft sehr überraschend: Da erstreckt sich dann eine Aufgabe von wenigen Stunden über einen Zeitraum von Tagen, vielleicht sogar Wochen. Oft sind es solche Nachlässigkeiten in der Planung, die dafür sorgen, dass Terminpläne heillos überzogen werden.

4 – Balken- und Terminpläne

Wenn im Projektmanagement von einem Projektplan gesprochen wird, versteht man darunter meist das Gantt-Diagramm, benannt nach dem US-amerikanischen Unternehmensberater Henry L. Gantt (1861–1919). Das Gantt-Diagramm ist ein einfaches, aber sehr effektives Planungsinstrument. Es stellt die zeitliche Abfolge von Aktivitäten grafisch in Form von Balken auf einer Zeitachse dar – und wird daher oft einfach nur Balkendiagramm genannt.

Das Gantt-Diagramm hat einen großen Vorteil: Als Projektleiter behalten Sie alle Aktivitäten im Blick. Sie »verschlafen« keinen Vorgang, weil Sie vor Augen haben, wann die einzelnen Vorgänge beginnen müssen. Ebenso achten Sie darauf, eine Aktivität nicht zu überziehen – schließlich zeigt der Balken unmissverständlich den Endtermin an.

5 – Der Risiko-Check

Wer ein Projekt übernimmt, sollte darauf gefasst sein, dass hinter jeder Ecke ein neues Risiko auf ihn wartet.  Risiken zu verdrängen oder kollektiv zu ignorieren bringt nichts. Die Realität schert sich nicht um Wunschdenken oder haltlosen Optimismus nach dem Motto: »Das wird schon alles irgendwie gut gehen«.

Um Risiken managen zu können, müssen sie zunächst identifiziert werden. Der Risiko-Check setzt genau dort an. Denken Sie anschließend über geeignete Maßnahmen durch, um den Risiken zu begegnen. Legen Sie dabei ein besonderes Augenmerk auf Risiken, die schwerwiegende Folgen haben können.

Fazit

Viele Projektleiter neigen dazu, auf eine Planung zu verzichten. Das ist nicht nur naiv, sondern bringt Sie schnell in Teufels Küche – vergessene Aktivitäten, verschwitzte Termine und erdrückende Arbeitslast. Natürlich können Sie versuchen, ohne Plan loszulegen. Aber wollen Sie wirklich alles dem Zufall überlassen?

Unternehmen können zur Unterstützung in der Planung von Projekten und Abbildung der verschiedenen Projektpläne Projektplanungssoftware einsetzen. Projektpläne wie der Projektstrukturplan können einfach und digital in der Software abgebildet, mit allen Teammitgliedern geteilt und in Echtzeit bearbeitet und angepasst werden.

L’approche “à la carte” : les outils de communication en entreprise à utiliser en synergie

L'approche à la carte les outils de communication en entreprise à utiliser en synergie

Dans le monde de la gestion de projet, on adore utiliser le mot “Agile”.

Être agile, que ce soit la méthode ou l’adjectif, ça veut dire être flexible, polyvalent, souple et innovant.

Mais pourquoi est-il si difficile de changer nos méthodes de communication pendant la gestion d’un projet ?

La gestion de projet dite “en cascade” implique une documentation extensive et beaucoup d’e-mails, alors que la méthode agile s’appuie sur des réunions en face à face et des outils de collaboration. Au sein de la méthode agile, le cadre de travail Scrum fait appel à une variante de la réunion en face à face : la réunion debout, ou Scrum quotidien.

Mais quelle que soit la méthode que vous préférez, il est important de choisir l’outil de communication en entreprise le plus efficace pour chaque projet. La communication est un facteur décisif pour la réussite de vos projets.

L'approche à la carte les outils de communication en entreprise à utiliser en synergie

D’après le webinaire Gartner (accessible pour les clients Gartner), les entreprises qui communiquent de façon efficace :

  • Ont une prime du marché 19 % plus élevée
  • Proposent des rendements 57 % plus élevés à leurs actionnaires
  • Ont 4,5 fois plus de chance d’avoir des employés engagés
  • Ont 20 % de chance de signaler un taux réduit de remplacement

Avec tout ça dans la balance, il est plus important de choisir des bons outils de communication pour chaque situation plutôt que de vouloir adhérer à tout prix à un seul style de gestion de projet.

En appliquant une communication efficace pour chaque méthode de gestion, les PME peuvent développer un plan de communication projet redoutable.

Le bon choix d’outils de communication en entreprise

Dans le secteur, on considère depuis quelque temps que la méthode de gestion dite “en cascade” est à mettre au placard car elle s’appuie sur un volume élevé de documentation. Mais pourquoi ne pas utiliser la documentation à dose homéopathique ? Elle peut s’avérer utile si vous travaillez avec des processus éprouvés de longue date en complément des réunions debout.

Même si vous avez l’équipe la plus agile qui soit, il y aura toujours besoin de temps en temps d’envoyer un e-mail, par exemple quand vous voulez envoyer une annonce ponctuelle à un groupe dispersé.

Communiquer en 2019 est bien plus complexe qu’il y a 30 ans : à l’époque, il fallait simplement choisir entre passer un appel et envoyer un fax ou une lettre. De nos jours, chaque situation requiert un canal de communication adapté.

infographie canal de communication adapté
Comment choisir le bon canal de communication ?


“S’il y a eu un changement de direction, il peut être tentant de se contenter de laisser un message sur l’Intranet de l’entreprise”, constate Iliyana Hadjistoyanova, analyste de recherche senior chez Gartner. “À la place, il vaut mieux se demander
comment informer les employés de façon efficace et les aider à accepter la nouvelle.”

Dans le cas présent, il vaut mieux envoyer un e-mail à tous les employés, publier une note sur le réseau Intranet de l’entreprise et organiser une visioconférence avec les responsables d’équipe.

Et si vous pouviez choisir les outils de communication les plus efficaces de chaque méthode pour mieux échanger avec votre équipe ?

Voici quelques conseils pour savoir comment vous y prendre.

Nous allons passer en revue les 5 moyens de communication principaux : e-mail, outil de collaboration, visioconférence, réunion en face à face et téléphone (mettons le fax de côté pour le moment). Il convient de discerner les méthodes efficaces des méthodes à éviter.

1. L’e-mail pour communiquer avec beaucoup de collaborateurs et envoyer des fichiers


Quand l’utiliser :

  • Quand vous devez alerter un nombre élevé de collaborateurs au sujet d’un problème qui affecte tout le monde mais qui ne requiert aucune réponse de leur part.
  • Quand vous voulez inciter les destinataires à utiliser des canaux de communication plus appropriés via des invitations ou événements de calendrier.
  • Quand vous voulez envoyer des documents à des collaborateurs qui ne font pas partie des listes de distribution de votre outil de partage de fichiers.

↘ Quand l’éviter :

  • Quand vous attendez une réponse rapidement.
  • Quand vous voulez discuter d’un sujet délicat tel qu’un mauvais feedback ou un changement de personnel.
  • Quand vous avez besoin d’échanger de façon extensive après avoir envoyé votre message.

Pour la gestion de projet, il est crucial que vos e-mails soient clairs et que vous abordiez les sujets délicats avec la diplomatie qui s’impose. Imaginez qu’un collaborateur de longue date vous annonce sa démission par e-mail : ce ne serait pas très professionnel !

Il faut également penser au spam : si vous pouvez remplacer un e-mail adressé à 6 personnes par une réunion rapide ou un message instantané et éviter à tout le monde de recevoir des dizaines de messages, faites-le.

 À quoi l’associer :  augmentez l’efficacité d’un e-mail en l’associant à une vidéo ou un article de blog interne pour clarifier et développer le contenu du message. Voici un cas typique : imaginons que le PDG de votre entreprise part à la retraite. Le meilleur moyen de répandre la nouvelle est d’envoyer un e-mail à tout le monde et d’organiser ensuite une visioconférence.

2. L’outil de collaboration pour les échanges non structurés


↗ Quand l’utiliser :

  • Quand vous voulez avoir une conversation informelle avec votre équipe.
  • Quand vous souhaitez qu’on vous envoie des documents de références ou pour fixer l’heure d’une réunion.
  • Quand vous voulez organiser un brainstorming qui ne requiert pas d’action immédiate.

↘ Quand l’éviter :

  • Quand vous voulez aborder des sujets sensibles comme les performances ou les salaires.
  • Quand vous voulez vous entretenir avec un seul employé.
  • Quand vous voulez organiser un brainstorming qui requiert une collaboration intensive entre les participants.

Les outils de collaboration du Web 2.0 sont des atouts de taille pour la gestion de projet agile. Les sujets de discussion qui pouvaient générer des centaines d’e-mails peuvent être gérés sous forme de conversations faciles à retrouver et non intrusives.

Les outils de collaboration peuvent également éliminer le besoin d’organiser des réunions. Voici une bonne idée à adopter : le lundi matin, utilisez l’outil de collaboration pour demander à vos collègues où ils en sont plutôt que de les convoquer à une réunion de 30 minutes.

 À quoi l’associer :  quand un fil de discussion devient ingérable, incitez en toute discrétion vos collaborateurs à passer au canal de communication intégré à votre outil de collaboration. Vous pouvez également poursuivre sur ce même outil une conversation lancée pendant une visioconférence plutôt que de clore la réunion sur un hors sujet.

3. La visioconférence pour les réunions en face à face avec vos équipes à distance


↗ Quand l’utiliser :

  • Quand vous voulez discuter avec les preneurs de décision à distance.
  • Quand vous devez assister à des réunions individuelles et souhaitez éviter des frais de transport.
  • Quand vous voulez organiser un brainstorming avec des collaborateurs dispersés au sujet d’un projet urgent.

↘ Quand l’éviter :

  • Quand vous devez vous entretenir rapidement avec un individu ou un groupe réduit.
  • Quand vous communiquez des informations qui ne requièrent aucun suivi.
  • Quand vous avez une ou deux questions spécifiques à poser à un collaborateur en particulier.

La visioconférence, qui existe depuis les années 60 mais n’a été vraiment applicable que 50 ans plus tard, s’avère incontournable quand vous devez organiser une réunion en face à face mais que vous n’avez pas le budget nécessaire pour vous rendre sur place. Pensez aux visioconférences pour réaliser les entretiens annuels ou annoncer une promotion.

La plupart des outils de visioconférence incluent également une fonction de partage d’écran, ce qui est parfait pour présenter un nouvel outil de gestion de projet à votre équipe, par exemple. Je vous conseille de toujours tester votre outil de visioconférence avant la réunion pour ne pas perdre de temps.

 À quoi l’associer :  imaginons que vous vous entretenez avec un collaborateur via votre outil de collaboration. Au cours de la conversation, vous vous rendez compte qu’il a du mal à utiliser correctement une fonctionnalité que vous connaissez bien. C’est le moment de lancer une visioconférence et partager votre écran pour lui expliquer comment s’y prendre.

4. Une réunion en face à face/debout pour un tour de table rapide


↗ Quand l’utiliser :

  • Quand vous vous trouvez au même endroit que vos collaborateurs et que vous devez aborder un sujet qui nécessiterait une visioconférence si vous étiez à distance (voir point précédent).
  • Quand vous avez un objectif clair à aborder avec les preneurs de décision lors d’une réunion en face à face, si tant est que cela prenne moins d’une heure.
  • Quand vous devez discuter d’un sujet délicat avec un collègue sur site.

↘ Quand l’éviter :

  • Quand les preneurs de décision ne peuvent pas participer physiquement à la réunion. Dans ce cas, vous pouvez organiser une réunion sur site ainsi qu’une visioconférence pour les parties prenantes à distance.
  • Quand vous n’avez pas d’objectif précis en tête. Une réunion n’est pas faite pour simplement connaître le statut d’un projet.
  • Quand vous pourriez communiquer par e-mail ou par votre outil de collaboration pour obtenir le même résultat.

La conversation en face à face est la méthode de communication la plus traditionnelle. Cependant, c’est loin d’être la méthode la plus efficace. Et en gestion de projet, c’est l’efficacité qui prime.

Les réunions en face à face sont souvent préférables à d’autres alternatives si vous avez le temps, mais il est important de se poser les bonnes questions avant d’organiser une réunion.

 À quoi l’associer :  envoyer la documentation importante ou la présentation du jour à vos collaborateurs avant la réunion en face à face est un bon moyen de susciter l’engagement. Vous pouvez aussi utiliser votre outil de collaboration pour fournir un suivi rapide sur un problème soulevé pendant la réunion.

5. L’appel téléphonique pour les problèmes urgents et les audioconférences


↗ Quand l’utiliser :

  • Quand vous avez un problème urgent à communiquer, comme une réunion à annuler à la dernière minute.
  • Quand vous devez réunir une équipe pour une conversation en direct, et que tout le monde n’a pas une connexion Internet ou le matériel nécessaire pour une visioconférence.
  • Quand vous devez joindre un collaborateur ou un client qui préfère être contacté par téléphone.

↘ Quand l’éviter :

  • Le week-end, les jours fériés, pendant les vacances, sauf en cas d’extrême urgence.
  • Quand vous pouvez envoyer un e-mail ou un message instantané à la place.
  • Quand vous pouvez utiliser la visioconférence. Cette dernière présente des avantages indéniables, dont le partage d’écran et la possibilité de s’appuyer sur le langage corporel pour engager votre public.

Ah, le téléphone… Il vous paraît peut-être obsolète, mais quand on y pense, c’est son héritier nouvelle génération, le smartphone, qui fonctionne comme un hub centralisant quatre des cinq outils de communication de cette liste.

Mais tirez-vous vraiment parti de toutes ses fonctionnalités ? Le secret, c’est de bien connaître votre équipe. Si un collaborateur répond toujours de suite aux messages instantanés et a installé la version mobile de l’outil de collaboration sur son smartphone, pourquoi le déranger avec un coup de fil ?

Mais voici un autre cas de figure : dans trois heures, vous avez une réunion avec un prestataire. Malheureusement, vous devez la repousser à un autre jour. Vous lui envoyez un e-mail, mais deux heures plus tard vous n’avez toujours pas eu de ses nouvelles. C’est l’heure de l’appeler sur son portable.

 À quoi l’associer :  la plupart des logiciels de visioconférence permettent aux participants de rejoindre la réunion depuis un programme d’appel vidéo sur ordinateur, ou depuis leur téléphone. Vous pouvez ainsi combiner une visioconférence et une audioconférence, ce qui permet à tout le monde de participer, où qu’ils soient et qu’ils aient ou non accès à Internet.

Et vous, quels sont vos outils de communication préférés ?

En tant que gestionnaire, vous devez pouvoir utiliser le bon outil adapté à la situation. Vous avez pu voir dans cet article les scénarios les plus courants, et comment choisir et associer ces différents moyens pour une communication efficace.

Et vous, quelles sont vos méthodes préférées ? La visioconférence précédée d’un message instantané ? Un e-mail suivi d’un coup de fil traditionnel ? Dites-nous tout dans les commentaires.

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Los 5 software de gestión de proyectos para Mac

Software de gestión de proyectos para Mac

Software de gestión de proyectos para Mac

Los aficionados a Apple saben que sus productos son sofisticados, rápidos y fáciles de usar. Se describe a los usuarios de los dispositivos de Apple, ya sea de iPhone, iPad o iMac, como creadores de tendencias modernos e imaginativos.

En las empresas pasa lo mismo. Las más importantes, como Facebook, Google, Cisco han confiado en Mac, y otras muchas van camino de hacerlo.

Por todo ello, es lógico que cuando las empresas se plantean comprar un software para gestión de proyectos, busquen uno específico para Mac.

Los mejores software de gestión de proyectos para Mac

Al buscar en Google sobre software para gestión de proyectos específico para Mac, aparecen, sobre todo, multitud de opciones basadas en la nube. Si bien programas como Wrike, LiquidPlanner o Teamwork son herramientas que funcionan a las mil maravillas con Mac, muchas empresas buscan opciones que se puedan instalar de forma local.

Teniendo en cuenta todo lo anterior, es el momento de profundizar en los cinco mejores software de gestión de proyectos para Mac y ayudar a los posibles compradores para que conozcan las opciones que tienen a su alcance.

Durante la evaluación de estas herramientas se han tenido en cuenta las características que habitualmente buscan los usuarios de Mac: diseño intuitivo, precio medio-alto y ese toque «moderno», pilar de la marca Mac, que se materializa en una funcionalidad sencilla.

Las siguientes opciones de software de gestión de proyectos para Mac aparecen por orden alfabético.

Daylite

Herramienta de gestión de proyectos Daylite

Si la empresa es pequeña y lo que se está buscando es un software para gestión de relaciones con los clientes y una herramienta para la gestión de proyectos diseñada para los productos de Apple, sería buena idea echarle un vistazo a Daylite. Este software tiene casi 50 valoraciones en Capterra y una fiable calificación de 4.5/5. Además, los usuarios alaban su “perfecta integración con el software y el hardware de Apple”.

Cualquiera que haya trabajado con el ecosistema de Apple estará familiarizado con su interfaz de usuario, ya que la apariencia y el funcionamiento de Daylite son parecidos a los de otras herramientas, como iCal y Keynote, además de ser igual de intuitivo. Los gestores de proyecto pueden emplear Daylite para agrupar todos los elementos del proyecto: desde notas hasta tareas, pasando por correos electrónicos y contactos. El resultado es un sencillo software para la gestión de proyectos (o un denso gestor de tareas), perfecto para empresas pequeñas con un enfoque orientado al cliente.

Características destacadas

  • Todas las actividades asociadas se pueden agrupar en proyectos para que Daylite las registre y haga un seguimiento de forma automática.
  • Su gran capacidad de personalización permite crear flujos funcionales y procesos de aprobación propios para los nuevos proyectos.
  • Funciona con iOS, por lo que no hay necesidad de limitarse a MacBook o a iMac para que la herramienta sea eficaz.

Precio: 29 $ por usuario al mes (unos 26 €)

FastTrack Schedule 10.2

Gestión de proyectos para Mac Fast Track Schedule 10.2

FastTrack Schedule 10.2 conoce bien a sus usuarios. Toda su interfaz es extremadamente intuitiva. La mejor descripción proviene de la reseña de un usuario de Macworld:

[FastTrack Schedule 10] incorpora una apariencia y un funcionamiento parecidos a los de Mac, con iconos que se identifican fácilmente para acceder a los diseños, los filtros, la organización y el resto de las funciones. Todo acompañado por una etiqueta de texto que se ajusta a lo que se ve en iPhoto y otros programas.

En resumen, si el usuario está acostumbrado a trabajar con software de Mac, como Keynote o Safari, ponerse al día con FastTrack Schedule 10 será muy sencillo.

Características destacadas:

  • Los gestores de proyecto que no lo hayan utilizado antes podrán comenzar inmediatamente gracias a las más de 30 plantillas que incluye el programa y que funcionan con una sencilla interfaz de usuario que se basa en el gesto de arrastrar y soltar.
  • Los gestores podrán ver qué miembros del equipo están trabajando en los diferentes elementos del proyecto y en qué plazos. Con esta función también pueden asegurarse de que no están cargando de trabajo excesivamente a los miembros del equipo.
  • ¿Te interesa una visión más general? La función “calendario principal” de FastTrack Schedule 10 permite a los usuarios ver cómo encajan todos los proyectos. Esta opción es perfecta para empresas más grandes que quieren invertir en software para la gestión de proyectos para empresas.

Precio: 349 $ (unos 310 €)

iTaskX

iTaskX para gestionar proyectos con Mac

La opinión de un usuario señala que iTaskX es irrisoriamente fácil de usar y añade que es “sencillo aprender a utilizar el software y su interfaz es intuitiva, además de lo cómodo que resulta trabajar con él [sic] incluso para los nuevos usuarios”.

El programa de iTaskX tiene un diseño atractivo y es fácil de utilizar. La perfecta integración con Microsoft Project, el software más famoso para gestión de proyectos por mayoría aplastante, es una de las características por las que tiene gran renombre. Con iTaskX, el usuario puede abrir proyectos de Microsoft Project y compartir información de forma sencilla a través de archivos XML y MPX.

El diseño de iTask se basa en la gestión de proyectos en cascada y funciona con diagramas de Gantt, tareas y recursos, organizando toda la información en gráficos sencillos.

Características destacadas:

  • iTaskX es lo suficientemente resistente para controlar la gestión de proyectos a nivel empresarial y se mantiene siempre actualizado con la información de todos los usuarios del sistema.
  • Este software de gestión de proyectos proporciona 60 calculadoras basadas en campos de tareas, entre ellos, el tiempo de inactividad, la acumulación de costes y una programación orientada a la dificultad del trabajo.
  • iTaskX también permite personalizar por completo el diseño y la disposición de los elementos. Los gestores de proyecto pueden adaptar la estética de todos los proyectos y personalizar tanto la fuente como la distribución. Para todos aquellos usuarios menos creativos, iTask también ofrece una gran cantidad de plantillas.

Precio: 140 $ (unos 125 €)

Merlin Project 4

Herramienta de gestión de proyectos Merlin Project 4

Este artículo no estaría completo sin tener en cuenta uno de los software de gestión de proyectos para Mac más utilizados: Merlin Project.

Lo primero que llama la atención al utilizar Merlin es lo intuitivo que es. Para que nos entendamos, Merlin es el programa de esta lista con la mayor cantidad de características disponibles, pero sus desarrolladores han sido muy cuidadosos a la hora de presentar las opciones del sistema con una disposición muy intuitiva.

En lugar de aparecer en una maraña de menús y carpetas, en Merlin se muestran todas las características de una forma sencilla. Tal y como explica TechRadar:

Todos los procesos suceden en una gran ventana que se divide en un panel principal y uno o más paneles más pequeños que van cambiando en función del elemento con el que estás trabajando en ese momento.

Existen cuatro vistas básicas para el panel principal… Un diagrama de Gantt con las rutas más importantes destacadas en negrita; un diagrama de redes con un formato de Actividad en el nodo; una lista de los recursos del proyecto y un indicador de utilización de recursos que depende de los plazos[.]

Desde los paneles más pequeños se accede a la información detallada de las tareas elegidas y de los recursos, entre otros.

En resumen, Merlin convierte la planificación de proyectos en algo sencillo, incluso cuando el gestor depende de innumerables herramientas para llevarla a cabo.

Características destacadas:

  • Merlin también puede utilizarse como un sistema para la gestión de documentos, dado que los usuarios pueden subir archivos directamente a las tareas.
  • El sistema ofrece una elaboración de informes inmediata y la capacidad de crear informes completamente personalizados.
  • Fantásticos diagramas de Gantt y una interfaz muy fácil de usar.

Precio: 349 $ (unos 310 €)

OmniPlan 3

Software de gestión de proyectos Omniplan 3

Esta es una fantástica opción de software de gestión de proyectos para Mac.

Omniplan es una de las aplicaciones del mercado más atractivas visualmente para la gestión de proyectos, independientemente de la plataforma que se utilice.

Solo hay que arrastrar y soltar los miembros del equipo en las tareas, definir los plazos estimados para finalizarlas y ¡ya está! OmniPlan lo convierte todo en un maravilloso diagrama de Gantt.

Si necesitas adaptar una tarea porque algunos de los miembros del equipo tienen disponibilidad limitada o porque otra tarea ha llevado más tiempo del estimado, no hay problema. Solo hay que arrastrar y soltar y el programa corregirá las estimaciones.

Características destacadas:

  • OmniPlan cuenta con unas increíbles opciones de filtro. Los gestores de proyecto pueden restringir las listas de tareas por fecha, por recurso, por dificultad, por prioridad y por solicitudes de dependencia, entre otros criterios, de forma que no aparezca una abrumadora cantidad de información en el diagrama de Gantt general.
  • OmniPlan también proporciona Violation Resolution, una función mediante la que el software detecta estimaciones en el programa que puedan ser incorrectas y las señala para que el gestor de proyecto las revise.
  • Este sistema es absolutamente compatible con Microsoft Project.

Precio: 199 $ (unos 177 €)

¿Estás intentando encontrar un software para la gestión de proyectos? No dejes de consultar la lista de Capterra con las mejores soluciones de software para la gestión de proyectos.

Les avantages d’un VPN et pourquoi toutes les entreprises devraient en utiliser un

Les avantages d'un VPN et pourquoi toutes les entreprises devraient en utiliser un

Les avantages d'un VPN et pourquoi toutes les entreprises devraient en utiliser un

Au niveau international, Internet traite environ 71 131 GB de trafic numérique par seconde, dont 2 790 265 emails et
73 849 recherches Google par seconde. Vous vous demandez sûrement “En quoi cela me concerne, exactement ?”

Les communications de votre entreprise, qu’elles soient externes ou internes, et les recherches qu’effectuent vos employés sur Internet sont incluses dans ces chiffres. Ce qui signifie qu’une faille de sécurité dans la transmission de vos données pourrait vous coûter cher.

D’après le Ponemon Institute, 92 % des entreprises ont signalé avoir été impactées par des cyber perturbations l’an dernier. Apporter son propre ordinateur ou sa tablette, travailler à distance… Autant de pratiques de plus en plus répandues qui présentent un risque pour la sécurité de votre entreprise.

Si les grandes entreprises sont capables de déployer des solutions de sécurité informatique de taille, les PME doivent quant à elles faire preuve de vigilance.

Même avec un budget limité, vous pouvez protéger votre entreprise en investissant dans une solution de réseau privé virtuel (VPN). Un VPN sécurise vos activités en ligne en cryptant les données transmises et en occultant votre identité.

Dans cet article, nous allons découvrir comment fonctionnent les VPN et quels sont leurs points forts. Nous passerons aussi en revue les fonctionnalités principales des solutions VPN et vous fournirons une liste de trois logiciels réputés.

Qu’est-ce qu’un VPN ?

Un VPN désigne un tunnel sécurisé pour naviguer sur Internet. Il vous aide à établir une connexion sécurisée et cryptée sur Internet entre votre dispositif et le serveur. Il dissimule également l’identité de votre appareil et chiffre les données que votre ordinateur ou smartphone diffuse en ligne.

Pour mieux comprendre l’utilité d’un VPN, il faut déjà comprendre comment fonctionne la navigation sur Internet sans VPN.

la navigation sur Internet sans VPN


Sans VPN, les données que vous envoyez via Internet (surtout via les sites Web qui ne respectent pas la norme HTTPS) sont visibles en clair et sans protection. Les pirates peuvent visualiser les données en transit et remonter leur piste pour identifier et accéder à votre adresse IP. Cela peut vous affecter directement si ces données incluent des informations confidentielles telles que des appels d’offres ou des accords de fusions et acquisitions. Indirectement, les pirates peuvent rendre vos serveurs et vos appareils vulnérables pour lancer des cyberattaques.

Un VPN sécurise vos échanges en ligne en créant un réseau virtuel. Vos requêtes n’atteignent plus le serveur directement : le VPN les redirige et se connecte au serveur à la place. Le serveur de destination identifie le serveur du VPN et non votre adresse IP comme point de départ.

la navigation sur Internet avec VPN

Vos requêtes de données sont cryptées par le VPN avant même que votre fournisseur d’accès à Internet ne les reçoive, ce qui empêche les pirates ou les logiciels malveillants de déchiffrer vos informations.

Pourquoi vous avez besoin d’un VPN

Tous les types d’utilisateurs (individus, start-up, PME ou grandes entreprises) peuvent tirer avantage d’un VPN. Un VPN sécurise les communications par Internet et réduit les risques de vol de données.

Voici 4 cas pour lesquels un VPN peut s’avérer utile :

  • Vos collaborateurs travaillent à distance : certains de vos employés ou freelances travaillent de chez eux. Surveiller leurs activités en ligne et leur donner un accès sécurisé à votre réseau informatique peut s’avérer difficile.
  • Vos collaborateurs peuvent apporter leurs propres appareils : “Bring your own device“, ou BYOD, désigne l’habitude d’apporter son propre équipement au travail, une tendance appuyée par un nombre grandissant d’entreprises. Bien que ces stratégies réduisent les coûts matériels pour l’employeur, elles constituent des risques accrus pour la sécurité. En dehors du travail, les employés peuvent se connecter à des réseaux non protégés qui mettent vos données en danger.
  • Vos employés rendent régulièrement visite aux clients : que ce soit pour signer des accords ou faire du consulting, quand ils sont sur site, ils ont besoin d’accéder à votre réseau privé. Ils peuvent également avoir besoin de travailler quand ils sont en déplacement, ou via un réseau Wi-Fi public dans un aéroport ou un hôtel. Toutes ces connexions non sécurisées représentent un risque pour la sécurité.
  • Vous voulez simplement communiquer et naviguer sur Internet en toute sécurité : alors que de plus en plus de sites Web passent au HTTPS, certains utilisent encore HTTP. Vos employés peuvent se retrouver sur ces sites sans le vouloir et exposer des données importantes telles que des mots de passe ou des informations commerciales.

Pour les entreprises, les avantages du VPN ne sont plus à démontrer, que ce soit pour naviguer en toute sécurité ou accéder à des sites Web autrement inaccessibles.

Les VPN : beaucoup d’avantages, peu d’inconvénients

Un VPN peut sécuriser vos communications, améliorer la confidentialité de vos données et contourner les restrictions géographiques.

Avantages d’un VPN

les avantages d'un VPN

  • Une sécurité des données accrue : un VPN augmente la sécurité de vos sessions de navigation en faisant circuler vos données via un tunnel sécurisé et crypté. Certains VPN peuvent même détecter les logiciels malveillants dissimulés dans les fichiers téléchargés et vous alerter.
  • Une meilleure confidentialité en ligne : le respect de la vie privée sur Internet est un débat qui fait rage depuis plusieurs années déjà. Un VPN dissimule votre identité en fournissant de nouvelles adresses IP quand vous naviguez. Le cryptage des données transmises améliore la protection de vos données en les rendant illisibles aux utilisateurs mal intentionnés.
  • Le contournement des restrictions géographiques : certains sites Web ou bases de données en charge de vos opérations quotidiennes peuvent être inaccessibles depuis votre pays. Un VPN contourne le blocage des sites Web en faisant passer votre requête pour une demande émise par une adresse IP appartenant à un territoire non restreint.
  • Un prix abordable : les VPN sont des outils de sécurité qui protègent vos données de navigation pour moins de
    10 € par mois
    . Une seule licence VPN prend généralement en charge entre 3 et 10 appareils. La plupart des prestataires VPN proposent également des abonnements à l’année à des prix imbattables.

 Il n’y a aucun inconvénient à utiliser un VPN, les étapes de chiffrage de données et de redirection des informations aux serveurs VPN peuvent parfois ralentir votre connexion.

Si c’est le cas, vous pouvez désactiver le VPN. Il est cependant conseillé de toujours utiliser un VPN quand vous accédez à un réseau Wi-Fi public ou quand vous envoyez des données confidentielles.

Les fonctionnalités clés des VPN

Si vous êtes à la recherche d’un VPN, sélectionnez un modèle proposant les fonctionnalités clés suivantes.

Les fonctionnalités clés des VPN


Voici d’autres fonctionnalités utiles si vous cherchez un logiciel VPN :

  • Serveurs internationaux : si votre prestataire VPN dispose des serveurs dans le monde entier, vous pourrez utiliser plus d’adresses IP. Cela améliorera également les capacités de contournement du géoblocage. Qui dit plus de serveurs dit réduction du trafic et amélioration de la vitesse de la navigation.
  • Stratégie sans logs : pour garantir la confidentialité de vos données, il est important de vous assurer que votre prestataire VPN ne conserve pas de journaux (logs) de vos activités en ligne. Le stockage de telles informations est régi différemment selon la situation géographique et peut être une clause obligatoire dans certains pays. Contactez votre prestataire VPN pour en savoir plus.
  • Applications mobiles : nous sommes de plus en plus nombreux à gérer nos activités professionnelles sur smartphone ou tablette. Votre VPN doit étendre sa protection à tous les appareils mobiles. Vérifiez que votre logiciel de VPN est bien disponible sur iOS, Android et Windows.

Les PME font généralement attention à la vitesse et au coût des VPN. Le nombre de serveurs et la compatibilité entre les plateformes sont deux autres éléments à prendre en compte.

3 logiciels de VPN

Vous trouverez ci-dessous les trois logiciels de VPN les mieux notés par les utilisateurs sur GetApp au 1er avril 2019. Ils sont classés par ordre alphabétique.

1. GOOSE VPN

Disponible à partir de 2,99 € par mois avec un abonnement de deux ans ou 12,99 € par mois sans abonnement, GOOSE VPN propose un cryptage 256 bits, un kill switch (coupe-circuit), la prise en charge d’IPsec et une stratégie sans logs. Ce logiciel vous permet également d’éviter les restrictions de bande passante imposées par les fournisseurs d’accès à Internet. GOOSE VPN fonctionne sur tous types d’appareils et de systèmes d’exploitation, dont Windows, Mac, Android et iOS.

logiciel VPN goose
Une connexion sécurisée établie avec GOOSE VPN

2. NordVPN

Disponible à partir de 2,62 € par mois avec abonnement de 3 ans ou 10,50 € par mois sans abonnement, NordVPN est un service de sécurité cloud qui propose le cryptage 256 bits, un kill switch, une protection contre les fuites DNS, une stratégie sans logs et la gestion de l’activité.

logiciel VPN NordVPN
Modification des paramètres dans NordVPN

3. PureVPN

Disponible à partir de 2,92 € pour un abonnement d’un an ou à 9,60 € par mois sans abonnement, PureVPN est un VPN compatible avec le P2P qui comprend le partage de fichiers sécurisé, le cryptage 256 bits, un kill switch, une protection DDoS et une solution anti-restriction de bande passante. Cet outil cache également les adresses IP, empêche les fuites DNS et bloque les logiciels publicitaires. PureVPN fonctionne sur divers types de plateformes, dont les téléviseurs intelligents, les PC, les smartphones et les routeurs.

logiciel VPN PureVPN
Les différents modes de connexion proposés par PureVPN

Et maintenant : procurez-vous immédiatement un VPN

Si vous n’avez pas encore de VPN, n’attendez pas que vos informations soient compromises pour vous en procurer un. Consultez notre catalogue de solutions logicielles VPN pour trouver le VPN qui vous convient.

Une fois que vous avez configuré votre VPN, vous devez inciter vos employés à accéder à Internet uniquement via le VPN. Si vos employés laissent le logiciel éteint la plupart du temps, le VPN ne pourra pas protéger leurs activités en ligne.

Si vous avez déjà un logiciel VPN et souhaitez passer au niveau supérieur, jetez un œil aux outils qui proposent une navigation plus rapide et qui prennent en charge les fonctionnalités de cryptage moderne de type SSL et LTP.

 

Benefits of CRM Software to Help Solve Key Business Challenges

Customer relationship management (CRM) software is no longer a buzzword, but a critical business decision for most companies in order to remain competitive and help solve important business challenges. According to Gartner’s research on CRM Software, it will continue to be one of the fastest-growing business software application markets globally, with a forecast of 13.5% CAGR (compound annual growth rate) from 2017 through 2022.

benefits of CRM

One of the key benefits of CRM software is that it allows businesses to organise all interactions and relationships with customers and prospects in an efficient way. It is a centralised platform to gather and store all the data from customers and prospects in one place.

There is a CRM solution for every business challenge

How can small businesses leverage the benefits of CRM without needing a large financial investment? Every company will need to choose the software that matches their needs, depending on the challenge they are trying to solve and the size of their business. In this post we will look at the three main business challenges that are solved by CRM software: better-quality customer service, cost and time reduction and improved productivity.

benefits of CRM
Business Challenges that CRM Resolves

Improved customer service

Another benefit of CRM is that it allows companies to segment customers by acquisition source, location and company, making it easier to analyse customer data to craft more effective marketing and sales campaigns.

This can lead to an increased customer satisfaction due to personalised communication. As an example, e-commerce companies could benefit from this by sending targeted emails with tailored promotions based on the customer’s information.

NetHunt CRM allows users to manage their business using only their Gmail inbox. This can prove particularly helpful when managing conversations with prospects, as it has a system of email tracking that associates each unread email to a customer record – allowing to identify the non-tagged ones and avoiding these falling through the cracks, potentially missing a prospective client in the short term.

This tool can also be used to provide a sales team with relevant customer data inside every email and using Gmail as their ultimate tool for work, organise customer support and carry out marketing campaigns with mass mailing and email tracking.

benefits of CRM, screenshot of NetHunt CRM
Image: NetHunt homepage screenshot 2019

Reduced time and cost

One of the biggest challenges for SMEs is how to replace inefficient manual processes for automated ones with a more intuitive interface that can easily be used by all the staff and doesn’t involve a large investment. CRM can help with migrating from old-fashioned spreadsheets to a modern platform to improve collaboration in a company.

Citizens Advice, a charity organisation in the UK, provided support to more than 2.6 million people in 2017-18. Citizens Advice needed to move from an email-based system that handles custom inquiries to another that is more effective and reduce time and cost. The company decided to implement Freshdesk and Freshservice to standardise and control how data flowed in and out of the support teams.

Following implementation, the organisation saw an increase of 40% in agent efficiency, mainly thanks to the automation of processes that meant that agents were able to resolve more customer issues faster.

Improved productivity

CRM helps to optimise and improve processes, which leads to an improved productivity. An example of this would be sales representatives having the ability to access previous conversation history and information about prospective customers that other staff members can input. This would save these sales representatives time from searching for client information. This way, small businesses can also experience an increase in productivity by providing their employees with the ability to access CRM software from different devices.

Not to mention, it can translate into an increase in customer satisfaction rates. Implementing it could mean making easier for sales representatives to call customers from outside the office and add in the information from a mobile phone if needed and not having to be restricted to be in the office all day.

BHS Group, the owner of known home appliance brands such as Bosch and Siemens, decided to implement Teamgate to harmonise the sales process, keeping the documents and conversations in one place. Following implementation, the company achieved a 10% – 20% reduction of time in deal closing.

benefits of CRM, screenshot of Teamgate
Image: Teamgate homepage screenshot 2019

Benefits of CRM software for small business

The above examples demonstrate how CRM software can have a significant impact on the overall performance of a company internally and externally, helping it solve key business challenges. CRM tools can help small businesses deal with customer service, as it allows for a more targeted and personalised communication. It can also improve productivity, reduce time and cost, mainly by replacing more traditional methods, making processes more agile and effective – allowing teams to focus on customer service.

It is vital for business owners to have the right tools available to help them make the correct decision when choosing a software provider. Visit our CRM software catalogue to learn about the different providers on the market that can meet the needs of your company.

ERP & CRM – Warum eine Integration so wichtig ist

Würfel auf denen ERP und CRM steht

 

Würfel auf denen ERP & CRM steht

Um im Zeitalter der Digitalisierung konkurrenzfähig zu bleiben, müssen sich Unternehmen digitalisieren. Besonders den Bereichen ERP und CRM kommt hierbei eine besondere Bedeutung zu.

Prof. Dr. Schmietendorf zufolge müssen „zumindest die Geschäftsprozesse CRM, ERP und Supply-Chain-Management mit Software unterstützt werden, wenn ich mich als Unternehmen etablieren möchte. Daran führt kein Weg vorbei.“

Die Kundenorientierung ist der wichtigste Faktor in jedem Unternehmen. Wer die immensen Vorteile von Software hier nicht nutzt, wird langfristig gesehen starke Wettbewerbsnachteile im Vergleich zu der digitalisierten Konkurrenz einbüßen. Während sich CRM um die Kunden kümmert, richtet sich ERP-Software an die Verwaltung der restlichen Anspruchsgruppen, Projekte und Prozesse in Unternehmen. ERP-Tools sparen Zeit durch Automatisierung und Optimierung von Verwaltungsprozessen, erhöhen die Produktivität und Transparenz im Unternehmen und verringern menschliche Fehler.

Abgrenzung ERP & CRM

Supply-Chain-Management (SCM) bezeichnet die prozessorientierte Planung und Steuerung entlang der Lieferkette, vom Zulieferer bis zum Kunden. Im Vergleich zu SCM ist ERP-Software viel stärker auf interne Arbeitsprozesse ausgerichtet. So verarbeitet SCM-Software zum Beispiel Daten zu eingehenden Rohstoffen von externen Lieferanten. ERP-Software kann darüber hinaus weitere interne Prozesse wie die Mitarbeiterverwaltung oder Projektplanung abdecken. ERP-Software verwaltet möglichst vollständig die verschiedenen Prozesse im Unternehmen. Die Software deckt verschiedene Unternehmensprozesse ab, die ansonsten mit unterschiedlichen Softwarelösungen gemanagt werden müssten.

Customer Relationship Management (CRM) bezeichnet die Ausrichtung des Unternehmens am Kunden und umfasst die gesamten Planung, Steuerung und Umsetzung der Kundenbeziehungen und den damit zusammenhängenden Prozessen. CRM-Software dagegen kann als Speziallösung für den Vertrieb und die Kundenbetreuung angesehen werden. Durch den Einsatz einer CRM-Software kann das Kundenmanagement zeitsparender ablaufen und deutlich in der Qualität verbessert werden. Ein CRM-System fördert die Kundenzufriedenheit und Kundentreue, wodurch der Umsatz und die Rentabilität optimiert werden.

CRM-Software kann folgendermaßen als Front Office eines Unternehmens angesehen werden, wohingegen ERP-Software das Back Office im Unternehmen darstellt. Es gibt jedoch keine klare Abgrenzung zwischen den beiden Bereichen. CRM kann als Bereich von ERP angesehen werden und einige ERP-Systeme beinhalten CRM-Funktionen.

Vorteile von einer integrierten ERP und CRM Lösung

ERP-Systeme stellen Unternehmensdaten bereit, die anschließend von CRM-Software detailliert analysiert werden kann. Die Auswertung dient Vertriebsmitarbeitern, Kunden gezielt aufgrund ihres Kaufverhaltens anzusprechen und das Unternehmensmanagement kann Prozesse besser planen, steuern und verbessern. Es ist sehr wichtig, dass CRM und ERP zusammenarbeiten, sodass Ressourcen optimal eingesetzt und Geschäftsprozesse effizienter gestaltet werden. Für Mitarbeiter ist es häufig übersichtlich, wenn sämtliche Unternehmensprozesse in einer Software abgebildet sind und sie nur auf ein System geschult werden müssen.

Wenn ERP & CRM Lösungen nicht integrieren, entstehen Reibungsverluste und redundante Daten. Weiterhin sind Prozesse im Unternehmen nicht fließend und können dadurch Entscheidungen negativ beeinträchtigen. Erhält z.B. der Vertriebsmitarbeiter nicht alle Kundeninformationen (wie Zahlungsverhalten und Projekthistorie) aus dem ERP-System kann sich dies negativ auf seinen Kundenbesuch ausüben. Er kann den Kunden nicht optimal beraten oder schließt womöglich einen schlechten Deal mit ihm ab. Wird umgekehrt ein Neukunde gewonnen, kann im ERP-System das gewünschte Produkt bestellt, die Zahlung abgewickelt und an die richtige Adresse versendet werden.

Teilweise bieten CRM-Insellösungen erweiterte Funktionen für die Kundenbetreuung an und richten sich an spezifische Bedürfnisse und Unternehmen. Das Anbieten von CRM-Funktionalitäten in einer ERP Software sollte für Unternehmen nicht ausreichen. Der Anbieter sollte sich bestmöglich auf beide Geschäftsbereiche spezialisieren, um umfassende Features in beiden Geschäftsbereichen zu liefern. Bevorzugen Unternehmen ein separates CRM-System, sollten sie immer darauf achten, dass die verwendete Lösung mit ihrer ERP-Software integriert. Somit können Unternehmen Zeit sparen und die doppelte Datenhaltung und Datenpflege kann vermieden werden.

Integrierte ERP & CRM Tools für KMU

Im Folgenden wollen wir euch zwei Lösungen vorstellen, die ERP & CRM-Funktionalitäten optimal in einer Software vereinen.

Weclapp

Weclapp bietet eine Lösung an, die CRM und ERP vereint. Weclapp ist nicht nur ein sehr gutes CRM-Tool, sondern wurde auch als ERP-System des Jahres 2018 ausgezeichnet. Um Datensicherheit muss man sich bei der Lösung aus Marburg keine Sorgen machen. Daten werden DSGVO-konform in deutschen Rechenzentren gespeichert.ERP & CRM: Abblidung von Weclapp

Weclapp ist ein international bekanntes Cloud-CRM-Tool, welches seinen Nutzern vielfältige Funktionalitäten aus den Bereichen Kundenmanagement, Marketing und Vertrieb bietet. Zu dem Angebot gehören unter anderem Kontaktmanagement, Kampagnenmanagement, Lead- und Chancenmanagement, Chat-Funktionen, Apps für Android und iPhone sowie Integrationen mit Magento, MailChimp, Shopware, Gmail und Office 365. Neben der Funktionsvielfalt und dem ansprechenden und modernen Design besteht ein weiterer Vorteil in der Möglichkeit, das Tool um ERP-Module zu ergänzen. Werden ERP-Funktionen im Unternehmen gewünscht, muss somit kein neues Programm eingeführt und erlernt werden. Auch Apps für Android und iPhone sind verfügbar. Weclapp ist das teuerste der vorgestellten CRM-Tools: Bei einer monatlichen Abrechnung liegt der Preis für das CRM-Modul bei 25 € pro Nutzer und Monat (20 € bei jährlicher Abrechnung).

Unternehmen, die an der weclapp ERP-Lösung interessiert sind, erhalten alle Funktionen, die im CRM-Modul angeboten werden, automatisch und ohne Aufpreis dazu. Weclapp bietet die zwei verschiedenen Module an: ERP Dienstleistung und ERP Handel. ERP Dienstleistung ist auf IT-Dienstleister, Agenturen und Beratungen zugeschnitten und bietet Funktionen aus den Bereichen Auftragsmanagement, Projektmanagement, Aufgabenverwaltung, Dokumentenmanagement, Zeit- und Leistungserfassung sowie Finanzbuchhaltung und Banking. ERP Handel richtet sich nach den Bedürfnissen von Händlern, Produzenten und Onlineshops und stellt zusätzlich zu allen Funktionen des Dienstleistungs-Moduls noch Funktionen für Beschaffung, Lagerverwaltung, Produkt- und Artikelverwaltung, Shopanbindung und POS bereit. Der größte Vorteil neben der Funktionsvielfalt ist die bedürfnisorientierte Bereitstellung spezifischer Funktionen. Dadurch können die Anforderungen der Handels- oder Dienstleistungsunternehmen besser erfüllt werden. Die ERP-Module können mit einem guten Preis-Leistungs-Verhältnis aufwarten: Das Modul ERP Dienstleistung kostet 49 € bei monatlicher und 36 € bei jährlicher Abrechnung, das Modul ERP Handel 99 € bzw. 79 €.

SAP Business One

Im Bereich ERP und digitaler Kern gehört SAP zu den weltweit erfolgreichsten Unternehmen überhaupt. Neben ERP-Lösungen bietet SAP auch verschiedene intelligente Technologien an, beispielsweise für Machine Learning und das Internet of Things. Vor allem unter Großunternehmen ist der Anbieter beliebt und bietet vielfältige Lösungen. Mit SAP Business One richtet sich SAP jedoch auch an kleine und mittlere Unternehmen.

ERP & CRM: Screenshot von SAP Business One

Die besonderen Stärken dieser Lösung liegen in den Bereichen Flexibilität und Skalierbarkeit. Die Lösung lässt sich mit über 500 Modulen anpassen und mit fast beliebigen Funktionen erweitern. Neben Funktionen aus Finanzmanagement, Einkaufs- und Bestandskontrolle und Analyse und Berichte bietet SAP zahlreiche Funktionen aus dem Bereich Vertriebs- und Kundenmanagement an. Weiterhin kann SAP Business One mit der SAP HANA Cloud integriert werden, welche intelligentes ERP & CRM anbietet, das z.B. Machine Learning unterstützt. Unternehmen können somit einfach zu dem Tool wechseln, wenn sie fortgeschrittenere Technologien einsetzen wollen. Die CRM Plattform von SAP (C/4HANA Cloud) teilt sich in die verschiedenen Module Kundendaten, Vertrieb, Marketing E-Commerce und Service ein und unterstützt Unternehmen dabei vertrauensvolle und dauerhafte Kundenbeziehungen aufzubauen.

SAP Business One ist als On-Premise- oder Cloud-Lösung verfügbar. Aufgrund der extrem modularen Struktur lässt sich hier nicht viel über die Preisgestaltung von SAP Business One sagen. Der Vorteil ist, dass SAP in Bezug auf verwendete Module und Benutzerzahlen flexibel mit der Entwicklung des Unternehmens mitgeht. Der Nachteil der Software ist, dass ihre Benutzerfläche leider etwas starr und unmodern wirkt.

Enquête : comment les PME abordent-elles la question de la sécurité des données à l’heure du RGPD ?

Enquête comment les PME abordent elles la question de la sécurité des données à l'heure du RGPD

Enquête comment les PME abordent elles la question de la sécurité des données à l'heure du RGPD

En mai 2018, la mise en place en Europe du règlement général sur la protection des données (RGPD) a chamboulé la façon dont les entreprises stockent et gèrent les informations personnelles de leurs utilisateurs. Les entreprises du monde entier (et pas seulement les entreprises européennes) ont dû se plier à cette nouvelle exigence et appliquer de nouvelles politiques de sécurité informatique au sein de leur activité pour rentrer dans le cadre de la loi.

Chaque fois qu’un utilisateur Internet souscrit à un service, effectue un achat sur un site, ou remplit un formulaire, il sème autant d’informations personnelles derrière lui. Les sites Web sont désormais tenus d’afficher un pop-up invitant (ou sommant) l’internaute d’accepter des cookies, et de manière plus tacite, d’autoriser le partage de ses données avec des “partenaires commerciaux”. Ces mystérieux partenaires, selon l’entreprise, peuvent se compter par dizaines, voire par centaines.

Sécurité informatique : les PME à l’épreuve des cyberattaques

Les cyber risques sont la plus grande menace actuelle pour les entreprises. Fuites de données, interruption d’activité, ransomwares… Rien qu’en 2018, 92 % des entreprises françaises ont subi une ou plusieurs cyberattaques. Si les grands groupes sont bien équipés pour se remettre de pertes conséquentes, rien n’est moins vrai pour les PME pour qui une telle attaque peut sonner le glas. 

Comment les PME anticipent-elles ces risques ? Sont-elles prêtes à garantir l’intégrité de ces données confidentielles qui attisent tant la convoitise de pirates chevronnés ? Les données personnelles des utilisateurs sont-elles entre de bonnes mains ? Capterra a mené l’enquête auprès de 104 employés de services informatiques en France et livre un panorama de la sécurité informatique dans les PME en 2019.

Des entreprises pas toujours bien préparées

les pme sont-elles préparées à protéger leurs données

Les entreprises sont plus ou moins conscientes des risques : 53 % se disent “un peu préparées” et seules 44 % s’estiment “très préparées” à respecter les réglementations relatives à la protection des données informatiques. Une petite partie n’est pas ou peu préparée, et devrait urgemment s’enquérir des mesures à prendre : une attaque est vite arrivée, et avec elle, pertes et fracas. Puisque l’information a bien circulé dans la presse et sur le Web, et que des mesures ont été prises au sein des entreprises, ces taux de préparation ne devraient-ils pas être proches des 100 % ? Une éducation reste à effectuer afin que les entreprises, petites ou grandes, mettent en place de manière efficace des mesures visant à protéger leurs données et à prévenir tout acte malfaisant qui pourrait compromettre leur activité.

Où sont stockées les données personnelles ?

Près de 60 % des interrogés affirment que les données sont stockées localement, sur les appareils de l’entreprise, solution qui semble la plus logique car la plus historiquement ancienne. 28 % utilisent le stockage en ligne ou dans le cloud, solution qui gagne du terrain mais qui ne s’est pas encore entièrement démocratisée. Cela s’explique certainement par le manque d’informations sur les produits cloud, et les suspicions quant à leur fiabilité face à une cyberattaque. Pourtant, les outils garantissant l’intégrité du contenu qu’ils hébergent ne manquent pas et leur prise en main est généralement simplissime, en plus de permettre une synchronisation en temps réel sur tous les appareils concernés. Il faut cependant s’assurer que l’outil choisi réponde bien aux normes de sécurité établies par le RGPD.

Comment sont choisis les logiciels ?

Au moment de choisir son ou ses logiciels, seuls 27 % des interrogés considèrent la sécurité des données comme critère premier. Bien sûr, les fonctionnalités semblent logiquement être les éléments essentiels à considérer pour 35 % des répondants, mais cela pourrait bien se retourner contre l’entreprise si ces mêmes fonctionnalités ne garantissent pas la protection des données personnelles de ses clients.

Quelles mesures pour renforcer la cybersécurité de sa PME ?

L’erreur est humaine et malheur à celui par qui le scandale arrive.

Les politiques appliquées au sein de l’entreprise définissent un cadre non seulement pour les employés et l’utilisation faite de ces données, mais également pour la sécurité des informations et des données, internes et externes.

quelles politiques les entreprises appliquent elles en matière de comportement des employés

L’utilisation acceptable

La politique d’utilisation acceptable est un guide expliquant quelles pratiques sont tolérables ou non au sein de l’entreprise. Plutôt que de se voir imposer une liste d’interdictions pures et dures, les employés sont invités à user de bon sens et de leur jugement dans leur quotidien au travail, que ce soit vis-à-vis de leur utilisation du matériel ou bien celle des logiciels. Par exemple, on peut conseiller d’éviter l’utilisation excessive de plateformes de streaming, plutôt que d’interdire strictement l’utilisation de YouTube : une manière souple de responsabiliser les individus.

Une telle politique peut prendre la forme de ce schéma :

Système de politique d'utilisation acceptable

Cela permet à tous les collaborateurs de l’entreprise, et pas seulement à ceux du département informatique, d’user d’un comportement responsable garantissant la sécurité des données stockées et utilisées.

La classification des données

La classification des données permet quant à elle de “ranger” les données afin de mieux les protéger.

Une entreprise regorge de données en tous genres, des plus anecdotiques aux plus sensibles. Un stagiaire, par exemple, ne devrait naturellement pas pouvoir consulter des données ultra confidentielles accessibles au top management. Gartner conseille le classement suivant (disponible pour les clients Gartner), en vue de hiérarchiser les données et leur accès :

  1. Criticité : quelle importance ces données recouvrent-elles dans le déroulement des activités de l’entreprise ?
  2. Sensibilité : quelles seraient pour l’entreprise les conséquences d’une publication non autorisée de ces données ?
  3. Disponibilité : l’accès à ces données est-il fiable et aisé ?
  4. Intégrité : ces données ont-elles été manipulées et stockées correctement ?
  5. Conservation : avez-vous le droit de conserver ces données, et pour combien de temps ?

Une fois la classification établie, il vous faut répartir les données en catégories. Cela implique de décider qui dispose d’un accès à quoi, de quelle manière, et dans quel but.

Elles peuvent être alors rangées de la manière suivante :

classification des données

Le respect des réglementations telles que le RGPD

Le RGPD exige la ”nécessité de garantir un niveau de sécurité adapté au risque numérique, ainsi que le droit d’être informé en cas de piratage des données. Il insiste en outre sur “l’importance d’apprécier et traiter les risques sur les personnes” et la mise en place de “mesures techniques ou organisationnelles appropriées”, qui incluent, entre autres, le chiffrement des données et des “moyens permettant de garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience”.

Révision des politiques de sécurité : bien, mais peut mieux faire

Les entreprises françaises interrogées sont plutôt assidues et révisent leur politique de collecte de données une fois par an (33 %) ou deux fois par an (25 %). Reste que 42 % n’admettent réexaminer ces mesures que moins d’une fois par an ou seulement s’il y a eu violation. Il est crucial d’être à jour niveau réglementations : en cas d’incident, l’amende peut être salée (jusqu’à 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial) et la crédibilité auprès de vos prospects remise en cause, sans parler des fuites de données qui ont particulièrement fait scandale dernièrement.

Une ombre vient cependant s’ajouter au tableau ; à la question “qu’est-ce qui empêche votre entreprise de mettre en place ou d’améliorer les pratiques en matière de sécurité des données ?”, 59 % des interrogés admettent n’avoir pas assez de temps ou les ressources nécessaires. Il existe cependant une liste exhaustive de solutions, en accord avec le RGPD, pour garantir la viabilité de vos activités et l’intégrité des données personnelles recueillies.

protection des données personnelles au travail

Globalement, les PME ont pris conscience des règles de ce nouveau monde impitoyable mais tardent à être entièrement responsables, faute de temps ou de moyens. Il n’est cependant pas trop tard pour renforcer la sécurité informatique de votre entreprise. Alors si vous ne souhaitez pas qu’il vous arrive la même “mésaventure” qu’à Mark Zuckerberg et ses millions d’utilisateurs de Facebook, ne tardez pas à tout miser sur la cybersécurité et à respecter les dernières lois mises en œuvre.

 

* Méthodologie de l’enquête : pour collecter les données de ce rapport, nous avons mené une enquête en ligne entre janvier et février 2019. Les réponses proviennent d’un échantillon du marché cible français. Le sondage a été envoyé à 1009 personnes, parmi lesquelles 104 se sont qualifiées au moyen de questions de sélection. Les participants qualifiés occupent tous un emploi dans un département informatique (à temps plein, à temps partiel ou sont à leur compte) et sont issus de divers secteurs d’activité.

 

Was ist Data Mining und wie kann es kleinen Unternehmen helfen?

Business Mann in einer Mine stellt Data Mining dar

Business Mann in einer Mine

Was ist das Erfolgsrezept vieler erfolgreicher Internetfirmen? Und warum werden sie auch in Zukunft den Markt dominieren? Bei der Antwort auf diese Fragen geben viele Experten „Data Mining“ als Grund an. Doch was ist Data Mining eigentlich genau und wieso hat es ein so großes Potential?

  • Hinter den personalisierten Empfehlungen auf der Amazon-Website steht genau das: Data Mining. Aus diesem Grund hat Amazon sich entschieden, in den Lebensmittelvertrieb einzusteigen und das ist gar nicht mal so verrückt, wie es klingt, zumindest in den USA. In Deutschland tut sich der Lieferdienst von Lebensmitteln generell schwerer.
  • Facebook wurde zu einem milliardenschweren Unternehmen, weil das Unternehmen mithilfe von Data Mining-Methoden der riesigen Nutzerbasis extrem gezielte und vor allem konvertierende Werbung zeigt.
  • 88 Prozent der Suchanfragen über Desktop-PCs weltweit werden über Google ausgeführt, da dieser Dienst relevantere Suchergebnisse liefert als die Mitbewerber – aufgrund von Data Mining.

Auch kleinen Unternehmen stehen viele Daten zur Verfügung: Rechnungen, Bestandsunterlagen und Tabellenkalkulationen ohne Ende. Mithilfe dieser Informationen schafft man es doch gewiss an die Spitze, oder?

Mathemathische Formeln fliegen im Raum herum

Was ist Data Mining? Auf den ersten Blick für manche ein ziemliches Rätsel.

Und genau an dieser Stelle wird klar, dass die Bezeichnung „Data Mining“ trügerisch ist. Schnell bekommt man den Eindruck, dass man sich nur genug anstrengen muss, um erfolgreich zu sein. In den ganzen Daten muss sich der berühmte Topf mit Gold befinden, bzw. die Informationen, die sich zu Geld machen lassen.

Aber so läuft es leider nicht. Was nicht heißt, dass Data Mining keine Option für kleine Unternehmen ist. Ganz im Gegenteil, genau wie für Amazon und Google ist Data Mining auch ausschlaggebend für deren Zukunft.

Wir sehen uns nachfolgend an, wie Data Mining wirklich vonstattengeht und wie die Ergebnisse eingesetzt werden können. Zudem stellen wir auch einige erschwingliche Data Mining-Tools vor, die kleine Unternehmen in Betracht ziehen sollten.

Was ist Data Mining?

Das Gabler Wirtschaftslexikon definiert Data Mining als „die Anwendung von Methoden und Algorithmen zur möglichst automatischen Extraktion empirischer Zusammenhänge zwischen Planungsobjekten, deren Daten in einer hierfür aufgebauten Datenbasis bereitgestellt werden.“

Einfach gesagt nutzen Data Mining-Methoden Statistiken und Modellierung, um große Mengen unterschiedlicher Daten zu analysieren und mögliche Muster und Verbindungen festzustellen.

Wie funktioniert Data Mining?

Bei dem Begriff „Data Mining“ denkt man zuerst, dass man sich auf der Suche nach neuen Daten befindet. Tatsächlich werden aber bereits vorhandene Daten auf Bezüge, Muster und Trends untersucht.

Dabei wird meistens in drei Schritten vorgegangen:

Schritt 1: Datenquellen identifizieren

Befindet man sich in einem Einzelhandelsgeschäft, werden bei jedem Kauf mit einer Geldkarte Daten wie der Kundenname, der Zeitpunkt des Kaufs und die erworbenen Produkte in einem Kassensystem gesammelt. Bei einem Online-Geschäft stehen für jeden Besucher einer Website Informationen zur Verfügung: Kamen die Besucher über Twitter, YouTube oder eine andere Quelle und welche Seiten haben sie sich angeschaut? Das sind äußert nützliche Informationen! Wenn diese noch nicht gesammelt werden, sollte dies schleunigst in einer Tabelle oder einer Software festgehalten werden. Anschließend untersucht man Quellen auf mögliche Muster.

Schritt 2: Zu analysierende Datenpunkte aus Quellen auswählen

Am besten wäre es, wenn man einfach nur zwei riesige Datenbanken in einen Computer speisen müsste und dieser sämtliche möglichen Korrelationen lernen würde, aber die Technik ist noch nicht ganz so weit. Software benötigt Anweisungen und muss wissen, wo sie nach Mustern suchen soll. Es hat sich daher als bewährte Vorgehensweise herauskristallisiert, bestimmte Datenpunkte festzulegen, bei denen nach einem Kausalzusammenhang gesucht wird. Der monatliche Umsatz und die Anzahl der Kunden mit Vorname Daniel stehen sehr wahrscheinlich nicht in Korrelation. Die Uhrzeit und wie viele Personen sich zu diesem Zeitpunkt im Laden befinden hingegen schon.

Schritt 3: Ein Modell anwenden und testen, das Datenpunkte am besten verknüpft

Bei diesem Punkt schalten die meisten Leute ab, daher wollen wir es mit einem einfachen Beispiel in Microsoft Excel verdeutlichen. Nehmen wir einen Eiswagen und stellen fest, inwieweit das Wetter sich auf den Verkauf auswirkt. Über 30 Tage hinweg werden die Höchsttemperatur und die Anzahl der verkauften Eistüten festgehalten:

Beispiel für Data Mining

Auf den ersten Blick sieht es so aus, als ob sich hier ein Trend abzeichnet. Wichtiger ist jedoch, dass eine bloße Betrachtung nicht ausreicht, um einen quantifizierbaren Zusammenhang zwischen diesen Datensätzen herzustellen.

Fügt man jedoch eine Trendlinie hinzu – eine gerade Linie in Excel, mit der in diesem Fall gezeigt wird, dass sich die Anzahl der verkauften Eiswaffeln mit dem Wetter ändert – so lassen sich andere Aussagen treffen. Hierbei wird folgendes Modell angewendet:

Beispiel für Data Mining

Jetzt können wir deutlich sehen, dass mit Ausnahme weniger Ausreißer der Verkauf von Eis bei gutem Wetter zunimmt. Es geht aber noch besser. Wir können auf diese beiden Datensätze auch eine einfache Formel anwenden (=CORREL), um einen sogenannten Korrelationskoeffizient zu erhalten: eine Zahl, die sich in der Statistik zwischen +1 und -1 bewegt und Auskunft über die Abhängigkeit zweier Datensätze voneinander gibt. +1,00 zeigt eine perfekte positive Korrelation an (steigt die Temperatur um ein Grad, so wird auch ein weiteres Eis verkauft) und -1,00 eine perfekte negative Korrelation (steigt die Temperatur um ein Grad, so wird ein Eis weniger verkauft). Der Wert 0,00 zeigt an, dass es keinerlei Zusammenhang gibt.

Der Korrelationskoeffizient für die hier vorliegenden Temperatur-/Eisdaten liegt bei 0,67, was auf eine kleine positive Korrelation schließen lässt.

Und das ist im Grunde schon Data Mining. Wir haben uns zwei unterschiedliche Datensätze genommen und ein Muster gefunden, das sie verbindet. Nun könnten wir dem Modell weitere Daten zum Testen hinzufügen und sicherstellen, dass es weiterhin richtig ist.

An dieser Stelle soll jedoch noch einmal betont werden, dass es sich hier um ein sehr vereinfachtes Beispiel handelt. Ausschlaggebender wäre es, wenn wir uns anstelle von 30 Tagen mit 30.000 Tagen beschäftigen würden. Hinzu kommen noch weitere Faktoren, die Einfluss auf die Zahlen haben, ob es zum Beispiel an den einzelnen Tagen geregnet hat oder auf einmal das Schokoladeneis ausgegangen war. Und die beste Linie ist auch keine Gerade, sondern eine wilde Kurve. Spätestens an dieser Stelle wird klar, warum Software für Data Mining unabdingbar ist.

Wie nutze ich Data Mining zu meinem Vorteil?

Verborgene Muster in den Geschäftsdaten zu finden kann faszinierend sein, aber letztendlich ist die ganze Arbeit umsonst, wenn man das dadurch erhaltene Wissen nicht auch zur Geschäftsoptimierung einsetzt. Wir stellen daher einige Möglichkeiten vor, wie Unternehmen Data Mining-Methoden zu ihrem Wettbewerbsvorteil nutzen können.

  • Saisonalität identifizieren:Mithilfe von Data Mining lassen sich die besten Zeiten für Preiserhöhungen bzw. Preisreduzierungen ermitteln. Das amerikanische Warenhaus Macy’s analysiert mit erweiterten Data Mining-Methoden die Nachfrage und Bestandszahlen für das Online-Geschäft und passt die Preise für mehr als 73 Millionen Artikel in Echtzeit
  • Höhere Ausgaben fördern:Über das Data Mining lässt sich herausfinden, welche Artikel häufig zusammen gekauft oder angesehen werden und so können in einigen Fällen Vorratskäufe empfohlen werden. Walmart fand so heraus, dass Kunden bei schlechtem Wetter vermehrt Batterien, Notfallausrüstung und Erdbeer-Pop Tarts In Gegenden mit unfreundlichem Wetter erhöhten sie daher ihre Pop Tart-Vorräte und konnten den Umsatz steigern.
  • Bessere Mitarbeiter einstellen:Arbeitgeber setzen Data Mining auch zunehmend ein, um die Eigenschaften von Bewerbern festzustellen, die später zu leistungsstarken Mitarbeitern werden. Xerox fand heraus, dass der in einem Persönlichkeitstest sogenannte „kreative Typ“ länger in den Trainingsprogrammen dabeiblieb, wodurch die Abbruchrate um 20 Prozent gesenkt wurde.
  • Marketinganstrengungen verbessern: Aufgrund des Data Mining von Kundendaten lassen sich neue Marketingstrategien wie E-Mail- und Social Media-Kampagnen für verschiedene Kundensegmente entwickeln. Intermix teilte seine Kunden in drei klar voneinander getrennte Gruppen auf und bewarb jede davon mit unterschiedlichen E-Mail-Angeboten, was zu einem um 15 Prozent erhöhten Jahresumsatz führte.
  • Kosten senken: Data Mining kann nicht nur zum Verdienen, sondern auch zum Sparen eingesetzt werden. UPS konnte 148 Millionen Liter Benzin einsparen, indem sie nicht mehr links abbogen.

Data Mining-Tools für kleine Unternehmen

Schon überfordert? Das ist verständlich. Data Mining ist hochkomplex und so mag es auf den ersten Blick erscheinen, als sollten sich nur hochqualifizierte Datenanalysten in großen Unternehmen damit auseinandersetzen.

Dieser Schein trügt jedoch. Das Forschungs- und Beratungsunternehmen Gartner schätzt, dass der Markt für Business Intelligence und Analysesoftware bis 2020 auf mehr als 22 Milliarden USD anwachsen wird und ein Großteil dieses Wachstums durch kleine und mittelständische Betriebe entsteht. Immer mehr erschwingliche Data Mining-Tools werden auch für diese Unternehmen zugänglich.

Hier einige Data Mining-Tools für kleine Unternehmen mit Top-Bewertungen:

Für Vermarkter: Google Analytics

Ein Screenshot des Data Mining Tools Google Analytics

Glücklicherweise teilt Google ein paar seiner Data Mining-Geheimnisse mit uns. Mit Google Analytics können Unternehmen kostenlos so einiges über ihre Website erfahren: Wie viele Leute besuchen sie und wie lange bleiben sie dort, welchen Browser nutzen sie und vieles mehr. Data Mining-Experten gehen noch einen Schritt weiter und kombinieren Google Analytics mit der bekannten Programmiersprache für statistische Berechnungen und Grafiken R. Hier wird in einem Tutorial gezeigt, wie das funktioniert (Englisch).

Für Verkaufsteams: InsightSquared

Ein Screenshot des Data Mining Tools

InsightSquared wurde speziell für kleine und mittlere Unternehmen entwickelt und analysiert CRM-Daten, wobei Verkaufsmuster und Trends visuell dargestellt werden. Das Ergebnis ist ein differenzierter Blick auf den Verkaufstrichter, wodurch Verkaufschancen wahrgenommen und übersichtliche Berichte für Stakeholder schnell und einfach erstellt werden. Personalvermittler können mithilfe von InsightSquared ihre Mitarbeiter nicht nur schneller und preisgünstiger, sondern auch zu passenderen Stellenangeboten vermitteln.

Für Power-User: Periscope Data

Ein Screenshot des Data Mining Tools

Unternehmen mit anspruchsvollen Anforderungen sollten sich näher mit Periscope Data beschäftigen. Datenteams können mit Periscope mehrere Datenbanken integrieren und so in Echtzeit Zugriff auf Datenvisualisierung, Dashboards und Berichte erhalten, die mit individuell angepassten Nutzergruppen innerhalb des Unternehmens geteilt werden können. Ein eingebetteter SQL-Editor unterstützt das Schreiben von Anfragen, wodurch Unternehmen mithilfe von Data Mining mehr über ihre Daten und Kunden herausfinden als jemals zuvor.

Dies sind nur ein paar Beispiele. Weitere Produkte findest du auf unserer Software-Seite für Data Mining. Wir hoffen, die Antwort auf die Frage „Was ist Data Mining?“ ist für dich ein wenig klarer geworden und du hast einige Ideen bekommen, wie du es selbst einsetzen könntest!

Vorsicht: Bei Data-Mining immer auf DSGVO-Konformität prüfen:

Man befindet sich hier in einem Graubereich, da der Begriff Data-Mining in der DSGVO nicht explizit erwähnt wird und lediglich als Teilgebiet des Profiling gesehen werden kann. Grundsätzlich betrifft die DSGVO personenbezogene und nicht anonymisierte Daten. Trotzdem sollte die Erhebung und Verarbeitung von Daten in diesem Fall immer individuell auf DSGVO-Konformität überprüft werden.