44 % de los empleados piensa que la monitorización de su trabajo es positiva para la empresa

Encuesta sobre empleados monitorizados

Encuesta sobre empleados monitorizados

¿Qué opinan los empleados acerca de ser monitoreados por la empresa?

La monitorización de empleados es un tema controvertido, presenta beneficios operativos para el negocio pero también puede causar preocupaciones en los trabajadores debido a la invasión de privacidad que implica. La pandemia y el incremento del teletrabajo han tenido como efecto un aumento en la implementación de estas herramientas de control en las organizaciones.

¿Cómo se sienten los empleados al respecto? ¿Perciben positiva o negativamente este tipo de práctica? ¿Le ven algún beneficio? ¿Están informados del uso que la empresa hace con sus datos? Estas y más cuestiones son las que aborda Capterra en este estudio sobre monitorización de los trabajadores.

Para realizar este informe Capterra ha hecho una encuesta a 1187 empleados de pymes, incluyendo managers. La finalidad es conocer la percepción sobre esta actividad de monitorización desde su punto de vista. Ve al final del artículo para conocer la metodología completa.

Los empleados perciben confianza y libertad en su trabajo

Casi la totalidad de los encuestados (96 %) aprecia que hay confianza por parte de la directiva hacia ellos sobre su compromiso de realizar su trabajo día a día. A la vez, la mayoría (83 %) se siente cómodo haciendo descansos y tareas que no están relacionadas con el trabajo durante la jornada laboral, esto indica una percepción de flexibilidad en el trabajo mientras se cumplan los objetivos. 

Esta sensación de autonomía también se observa en otro dato de este estudio: más de la mitad de los participantes señala que tiene mucha libertad y que puede organizarse sin sentirse controlado por los empleadores. 

Sensación de control de los empleados por parte de la empresa

Aunque esta libertad o flexibilidad no siempre es considerada positiva, hay un porcentaje (8 %) que piensa que podría recibir más apoyo por parte de la directiva a la hora de gestionar su trabajo. Por otro lado, únicamente un 8 % se siente sumamente controlado. 

Esta impresión de sentirse vigilado lleva a las siguientes preguntas: ¿cómo son controlados los trabajadores?, ¿conocen las herramientas con las cuales la directiva los monitoriza?

Se duplican los empleados monitorizados debido a las restricciones de la COVID-19

El estudio indica que casi la mitad de los encuestados (48 %) es vigilado por su empleador, un 45 % dice que no lo es, y un 7 % no lo sabe con seguridad, a pesar de que es obligatorio ser informado de esta actividad por parte de la organización.

Del segmento que señala que su empresa utiliza herramientas de vigilancia y control, la mitad lo implementó después de las restricciones de la COVID-19.

Cuántos empleados son monitoreados

La mayoría de los empleados monitorizados están informados sobre sus derechos y de las actividades que son controladas

De este mismo grupo de empleados monitorizados, un 81 % ha recibido explicaciones y detalles sobre sus derechos en este ámbito por parte de la Dirección o de Recursos Humanos.

Conocimiento de derechos de los empleados monitorizados

Aun así, los resultados indican que las empresas tienen que mejorar en su comunicación a los trabajadores sobre este asunto ya que un 19 % dice que no se le ha explicado sus derechos, y un 36 % señala que requiere más información al respecto.

Las actividades que son monitorizadas varían según cada negocio y la empresa debe comunicar qué sistemas de vigilancia utiliza. El estudio muestra los principales tipos de monitorización a los que los empleados han dado su consentimiento:

  • Asistencia (51 %): control de horas trabajadas y horas extra, hora de conexión y desconexión. 
  • Actividad del ordenador (43 %): registro de tiempo y uso de dispositivos, uso de navegador web, control de movimiento de ratón y pulsaciones de teclas.
  • Lugar de trabajo (36 %): vigilancia a través de cámaras de seguridad, cámaras web y fotos a intervalos de tiempo.
  • Carga de trabajo (23 %): control de objetivos, gestión del tiempo, lista de actividades, agenda de trabajo, y KPI (indicadores de rendimiento clave).
  • Comunicación digital (22 %): monitoreo de correo electrónico, mensajería instantánea (chats) y videollamadas.

Este segmento de empleados vigilados tiene una opinión dividida sobre esta práctica, el 48 % preferiría no estar monitorizado, mientras que el 52 % dice que le parece bien estarlo.

A pesar de la invasión a la privacidad y otras preocupaciones, los empleados monitorizados ven beneficios en el uso de sistemas de control

Existen muchas preocupaciones por parte de los empleados sobre lo que puede vigilar la empresa dentro de su actividad laboral. Nuestro estudio indica que las principales son:

  • La invasión a la privacidad por parte de la empresa (45 %).
  • La confianza se ve afectada negativamente (38 %).
  • El estrés aumenta o baja la moral del personal (37 %).
  • El uso de la empresa de los datos personales, los empleados no están seguros de cómo se utilizan (31 %).
  • El personal se siente presionado para trabajar más horas (27 %).
Aunque el uso de los datos personales es una de las inquietudes principales, el 79 % de los trabajadores piensa que la empresa almacena y manipula sus datos de forma segura.

No obstante de estas preocupaciones, casi la mitad de ellos percibe que esta actividad es positiva para la empresa.

Percepción de que la monitorización de empleados es positivo para la empresa

El 44 % de los encuestados percibe positiva o muy positiva para la empresa su monitorización, el 25 % dice que es negativa o muy negativa y un 31 % no lo sabe.

En general, los empleados creen que el control y supervisión de sus actividades puede ser útil y que tiene beneficios, tanto para la organización como para ellos mismos.

Utilidades de herramientas de control de empleados

Los participantes señalan un interés en el uso de estas herramientas para el registro de su tiempo y desempeño en su jornada laboral, de igual forma ven útil la vigilancia del lugar del trabajo.

El registro y análisis de los aspectos mencionados anteriormente no sólo ayudan a la empresa, también puede tener beneficios para los trabajadores, la encuesta reporta los siguientes:

Beneficios para negocio y trabajadores de los sistemas de monitorización

Resultados consistentes con lo que los participantes creen que es útil para la empresa, un mejor control del trabajo y el tiempo dedicado de cada empleado. Esta información la pueden utilizar los directivos y managers para optimizar los procesos, la carga de trabajo, evitar o frenar incidencias, todo con el fin de mejorar la productividad. 

A la vez también sirve para que el desempeño y compromiso de cada empleado tenga mejor visibilidad y de esta forma la directiva pueda tomar acciones positivas o negativas hacia él.

Un 22 % opina que es bueno monitorizar a los empleados porque los empleadores tienen una mejor visibilidad del acoso laboral, de la discriminación y de otros conflictos

¿A los empleados les interesa la automonitorización?

Las soluciones de automonitorización permiten a los trabajadores medir su propio trabajo. Estas soluciones recopilan muchas herramientas de autoseguimiento en una sola plataforma. La idea es permitir a los empleados maximizar la productividad y tener un registro de su rendimiento.

Un 37 % de los encuestados opina que esta herramienta no tendría repercusión en su motivación para la consecución de los objetivos de la empresa. El 33 % dice que estaría más motivado y un 30 % dice que lo estaría menos. Una solución que aún no tiene una clara tendencia en España.

Empleados y directivos deben acostumbrarse al correcto uso y comunicación de las herramientas de monitorización

La nueva forma de operar de muchos negocios, a distancia, también supuso un incremento de las herramientas de monitorización de empleados, lo cual implica un registro de actividad y de datos personales que puede tener efectos negativos en la confianza y moral de los trabajadores.

Nuestro reporte indica que los empleados ven beneficios en los sistemas de monitoreo a pesar de la invasión a la privacidad y las preocupaciones que generan, la mitad creen que es positivo para la empresa esta actividad. Señalan que las herramientas de monitorización son útiles para optimizar el trabajo, evitar o solucionar problemas y a la vez registrar adecuadamente el rendimiento de cada uno.

Las empresas tienen que trabajar más en su comunicación sobre esta actividad, ya que de los empleados monitorizados, un 19 % no ha recibido explicación sobre sus derechos. Aun así existe una confianza amplia de los trabajadores sobre cómo la organización almacena y gestiona sus datos personales.

De la misma manera que la digitalización de los negocios y el trabajo remoto supone retos, también lo hace la monitorización del trabajo. Esta actividad es nueva para la mitad de los empleados controlados, por lo tanto, la empresa debe ser cuidadosa y muy clara sobre cómo recopila y gestiona esta información. 

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Metodología de la encuesta 
Para recopilar los datos de este informe hemos llevado a cabo una encuesta online durante noviembre de 2020. Las respuestas provienen de una muestra del mercado español. Participaron 1363 empleados y propietarios de pymes, entre los que se seleccionaron 1187 para este informe que tiene como objetivo el punto de vista de empleados y managers. El criterio de selección del participante de este estudio es:
  • Debe ser residente en España.
  • Debe trabajar a jornada completa o parcial en una pequeña o mediana empresa.
Los participantes provienen de diferentes sectores de la industria.

Digital acceleration in the UK – 64% organisations conduct most of their business virtually due to COVID-19

Digital acceleration in the UK

Throughout the coronavirus crisis, a great deal of media attention has focused on the transition to digitally enabled remote working via technologies like collaboration and online meeting software. However, the pandemic has had a much broader impact on commercial use of technology, transforming everything from the way businesses interact with prospects and customers, to the internal processes used to ensure business continuity.

From driving sales to fulfilling orders, COVID-19 has driven a dramatic acceleration of digitalisation. And as we enter the second year of the crisis, it is vital organisations shift from using digital for disaster recovery, to a more considered application of technology that will drive business benefits post-pandemic.

Research about digital acceleration in UK

To help organisations ensure their technology deployments deliver real commercial value, we asked over 500 SME business leaders about their experiences accelerating digital transformation initiatives.

The results suggest a need to focus on planning for the long-term, as well as working with technology partners that can support this forward-thinking approach. (Full methodology is available at the bottom of the article).

Digital acceleration in the UK

Digital customer engagement is up – in the UK and overseas   

Across the UK, over half of organisations (56%) have seen a boost in digital engagements from customers and prospects. 21% report a major rise in traffic to websites, while 35% have experienced minor increases.

Furthermore, 84% of businesses seeing an increase in traffic confirm that it has originated in regions or countries where they had not previously operated:

New traffic from new regions

In addition to increased digital customer and prospect engagements, almost two thirds of UK companies (64%) state that the bulk of their business has been conducted virtually since the start of the pandemic:

digitalisation UK business 2021

With the UK entering its third coronavirus lockdown earlier this month, it is clear digital will continue to play a significant role in facilitating business in 2021. Recent research indicates some COVID-19 driven digitisation could be permanent. For example, 76% of UK employees are keen to continue using digital tools to work remotely, either full-time or on a weekly basis, post-pandemic.

In 2020, the crisis meant organisations had to rapidly accelerate their digital transformation just to survive. But now we know much of the way we used to do business may have changed for good, and competitiveness depends on optimising the use of these digital technologies.

Businesses believe they have been successful engaging customers digitally – but challenges remain

For any company, optimising digitisation strategy depends on first understanding over-arching business goals. For most of our respondents, these goals are relatively consistent throughout 2021. Across both the first financial quarter and 2021 as a whole, a significant proportion identified retaining customers, increasing cash flow, cutting costs, finding new customers and retaining employees as their top five business goals for the year:

UK business goals for 2021

Many business leaders surveyed believe they have been successful (26% “very successful” and 57% “moderately successful”) at engaging customers in digital environments, including company websites and social media accounts. However, they are also encountering challenges that could impact their ability to achieve business goals in an increasingly digitised economy.

Almost a quarter (23%) of organisations report the process of enabling online checkout and payment is proving a considerable challenge. Similarly, 31% are finding the shift to socially distanced operational processes, such as contactless delivery, considerably challenging.

Beyond these kinds of customer fulfilment issues, some organisations have also found the digitisation of internal processes problematic. Most had experienced moderate or considerable challenges in maintaining team and cross-team collaboration (72%), shifting business processes online (67%), and training employees to use new software (67%).

challenges digital acceleration

Perhaps most pressing for businesses trying to optimise their digitisation strategy in 2021 is the need to improve approaches to software acquisition and implementation. Around a quarter of respondents had faced considerable challenges in both areas.

Many COVID-19 driven digital deployments are only designed to provide temporary solutions

Many respondents recognise that internal skills gaps are at least partly responsible for the challenges they have encountered in the shift to digital. Asked about the top digital skills they anticipate needing most in the next six months, cybersecurity, website/app development, social media marketing and project management ranked significantly higher than other areas:

Most needed future skills in Uk organisations

Given the likelihood that hybrid working and digital business models are here to say, one finding from the research was of particular concern. Across a number of areas, a significant number of companies are choosing to deploy new technologies on a temporary basis only.

Asked whether COVID-19 had led them to consider shifting marketing efforts online, Likewise, when it came to expanding the use of digital selling platforms (e.g. Facebook Shops, Etsy, eBay) 28% were also doing so temporarily.

chnages in operations due to Covid-19

To ensure that digital investments deliver optimum value, it is essential that businesses take a longer-term view when it comes to the solutions they select and how they deploy them. But with over a quarter finding both of these things a significant challenge, choosing the right technology partners is critical.

Looking to the future, business leaders should ensure they work with vendors and service providers that can help them to map out a cohesive digital strategy that will help them to address the challenges they face today and those they might expect to encounter in the future. Further, partners with the ability to support employee upskilling will also help businesses secure maximum value from their technology.

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Survey methodology

Data for this study was collected in December 2020 from an online survey of 541 respondents that live in the UK.

To participate on the survey, respondents had to be:

  • Employed full-time in one of the following roles:
    • Owner, founder or other head of an organisation
    • C-Suite executive e.g. CEO, CIO
    • President of Vice-president
    • Director
    • Manager
  • Working for a company of up to 250 people
  • Working at the organisation during the COVID-19 pandemic

4 dicas de contabilidade para pequenas empresas

dicas contabilidade

O dinheiro é a força vital do seu negócio. Por isso, listamos quatro dicas de contabilidade essenciais para manter as contas da sua pequena empresa em dia.

dicas contabilidade

Seja administrando uma loja tradicional ou um serviço de aluguel de drones, em geral as pessoas começam seu pequeno negócio porque gostam de um nicho ou veem nele uma oportunidade, não porque pensam nas maravilhas de ficar até tarde analisando números e preenchendo livros contábeis.

Mas a dura realidade é que, a não ser que tenha recursos suficientes para contratar um contador para sua pequena empresa, você precisa saber pelo menos os fundamentos da contabilidade e como usar as ferramentas de contabilidade básicas para cumprir com suas obrigações tributárias.

Mas não se preocupe, o Capterra tem tudo o que você precisa. Siga este guia e você será capaz de ficar por dentro da contabilidade da sua pequena empresa, seja qual for o seu nicho.

4 dicas de contabilidade básicas para gestores de pequenas empresas

Não é necessário ter um mestrado para manter seus livros contábeis em ordem. Pode levar algum tempo, mas, usando as ferramentas certas e prestando atenção nos detalhes, isso é possível.

Com estes quatro passos, você poderá fazer sua contabilidade com rapidez e sem erros, saberá sempre onde está o seu dinheiro e estará pronto para fazer a declaração com confiança na hora de pagar os impostos.

Invista num software de contabilidade

Antes de depositar o primeiro cheque ou registrar sua primeira despesa, busque um software de contabilidade. Se o problema é dinheiro, existem opções gratuitas.

Ter um sistema de contabilidade lhe poupará incontáveis horas de trabalho, que podem ser investidas no crescimento do seu negócio.

Softwares de contabilidade podem rastrear faturas, pagar contas e fazer a conciliação bancária, entre outras coisas. Se você já fez alguma –ou todas– essas atividades manualmente, sabe quanto tempo pode gastar.

Além de economizar tempo, os sistemas de contabilidade também são vitais para manter os números precisos e em um só lugar. Dessa forma, fica muito mais fácil fazer suas declarações de imposto de maneira fácil e correta a cada ano.

Não sabe por onde começar a analisar as inúmeras opções de sistemas de contabilidade que existem?

Confira nosso guia de compra de sistemas de contabilidade

Mantenha separadas suas despesas comerciais e pessoais

Depois de instalar e configurar seu software de contabilidade, certifique-se de incluir no sistema apenas informações relevantes, separando um cartão de crédito/débito exclusivo para a empresa e usando-o estritamente para despesas comerciais.

Entre contadores profissionais, há um consenso em afirmar que deixar de separar os gastos pessoais dos comerciais é um dos maiores e mais comuns erros cometidos por donos de pequenas empresas.

Por que esse erro sai tão caro? 

Na melhor das hipóteses, você gastará horas quando for declarar o imposto analisando páginas e mais páginas de transações bancárias para tentar lembrar quais despesas foram relacionadas a negócios e quais foram pessoais. Na pior das hipóteses, pode acabar cometendo erros ao declarar uma despesa pessoal como de negócios e recebendo um aviso da Receita Federal.

Por outro lado, você pode perder deduções no imposto ou créditos fiscais por essa falta de organização.

A verdade é que não há desculpa para cometer tais erros. Solicite um cartão empresarial, use-o para as despesas relacionadas à empresa e mantenha-o sempre separado de seus cartões pessoais.

Equilibre a contabilidade ao fim de cada mês

Com seu sistema de contabilidade instalado e sendo alimentado pelas transações comerciais, você está pronto para verificar se há perda de dinheiro na sua empresa. Softwares de contabilidade facilitam a conciliação de contas.

O balanço contábil, que mostra essencialmente todos os ativos e passivos da sua empresa, é a fonte final da verdade que mostra todas as finanças do seu negócio.

Para isso, é preciso se certificar de que toda a sua receita está refletida dentro do seu sistema de contabilidade (se sua empresa for muito pequena, você pode fazer isso manualmente, mas é mais fácil usar o sistema de faturamento que vem como padrão em todos os softwares de contabilidade), juntamente com todas as suas despesas (conectar a conta bancária e integrar sua folha de pagamento ao sistema torna isso mais fácil).

Veja um guia rápido do Conta Azul sobre como conciliar contas:

Conciliação bancária no Conta Azul, que possui versão grátis para contadores (Fonte)

Seu sistema de contabilidade também deve lembrá-lo de fazer isso todos os meses. Assim, você pode se concentrar em administrar seus negócios e ganhar mais dinheiro com as informações mostradas pelo sistema.

Acompanhe seus relatórios essenciais

A boa notícia é que, se você chegou até aqui, esta é a parte mais fácil. 

Depois de instalar e configurar seu sistema de contabilidade, manter as despesas comerciais separadas das pessoais e certificar-se de que as contas estão equilibradas no final de cada mês, seu sistema está pronto para produzir relatórios de contabilidade que permitirão que você saiba como está a saúde do seu negócio.

Abaixo listamos os três relatórios essenciais e o que você pode aprender com cada um deles:

  • Folha de balanço: como visto anteriormente, este relatório mostra tudo o que sua empresa possui e tudo o que ela deve.
  • Declaração de rendimentos: também conhecido como demonstração de lucros e perdas, este relatório mostra todos os ativos que entraram (receitas) e que saem (despesas) da sua empresa durante um período (um mês, um trimestre ou ano).
  • Demonstração de fluxos de caixa: semelhante à declaração de rendimentos, a demonstração de fluxos de caixa mostra o dinheiro que entra e o que sai da sua empresa ao longo de um período de tempo. A diferença é que neste relatório inclui-se apenas dinheiro, enquanto a declaração de rendimentos inclui outros itens, como valor imobiliário e depreciação de equipamentos.
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Exemplo com uma estrutura básica de uma folha de balanço patrimonial (Fonte)

Use esses três relatórios para acompanhar a saúde financeira da sua empresa e, assim, tomar melhores decisões sobre quando controlar os gastos e quando investir em crescimento.

Fique por dentro da contabilidade da sua pequena empresa

Vale lembrar que à medida que sua empresa cresce, a contabilidade fica mais complicada, e você eventualmente precisará de ajuda.

Para mais dicas de contabilidade para pequenas empresas, siga o blog do Capterra. Para começar, confira os seguintes artigos:

Busca softwares de contabilidade? Confira nosso catálogo!

Aviso legal

Apesar deste documento ser destinado a informar nossos clientes sobre o impacto da tecnologia em seus negócios, ele não tem a intenção de fornecer aconselhamento jurídico ou endossar um curso de ação específico.

Os programas selecionados neste artigo são exemplos para mostrar um recurso em contexto, não se tratando de endossos ou recomendações. Eles foram obtidos de fontes consideradas confiáveis no momento da publicação.

Customer retention is the main focus for British SMEs in 2021

customer retention

As we enter 2021, the total number of businesses across the country that were forced to adapt due to COVID-19 last year has increased as the pandemic has expanded. These changes have meant, for some, a complete way of doing business and for others, making some changes to fully adapt to the new requirements and increase customer retention.

customer retention

We asked over 500 CEOs and business owners of British SMEs the changes business owners have made to their businesses and how they are using marketing tools to communicate with customers. 

Highlights of the study:

  • 84% of British SME owners feel very or somewhat confident that the business model changes implemented will be effective.
  • Almost half of them (48%) plan to maintain some of the changes. 
  • 21% of British SME owners invested in marketing software.
  • Half of SME owners (51%) use social media to communicate changes to customers.

84% feel confident that changes to business models are effective

84% of British SME owners feel very or somewhat confident that the business model changes implemented will be effective in mitigating the financial impact of COVID-19. In addition, 67% are optimistic that the business will bring revenue in the first half of this year this year compared to the last six months of last year.

Almost half of them (48%) plan to maintain some of the changes like virtual services or online business once the pandemic concerns have eased.

Looking at the main changes implemented by SMEs, 35% of respondents have changed their business model to a new online delivery channel (online marketplace, etc). Looking at the breakdown by industry, accounting (41%), wholesale (37%) and distribution/inventory management (33%) are the three segments that have had the biggest change in business model adding a new online delivery channel. 

customer retention priority for British SME

22% offer new virtual services such as online yoga classes or virtual tours of homes. By sectors, energy and utilities (67%), telecommunications (67%), and marketing and PR services (40%) have added virtual services. In addition, almost a quarter of banking and financial services (24%) have also added a new virtual service as a response to the COVID-19 crisis.

Retaining and attracting new customers are the main challenges faced by SMEs

Despite this, two of the main concerns are retaining the existing customer base (15%) and attracting new ones (15%). However, these challenges vary depending on the size of the business. For instance, almost a quarter of sole traders (24%) admit having issues with retaining customers since the beginning of the pandemic. For companies with less than 100 employees (16%), the main challenge is the lack of funds. For companies with a maximum of 250 employees, the main challenge since the beginning of the pandemic is the lack of skills by employees required for new delivery channels (16%).

The role of software in enabling these changes

With many changes prompted by the pandemic, businesses were forced to invest in software to keep the business running. Software to enable teams to work remotely, like collaboration tools, and video conferencing; CRM, live chat, or marketing are the most popular implemented by SMEs as a result of the pandemic.

Half of business owners use social media to communicate changes to their customers

With a number of business owners concerned about retaining customers, how these changes are communicated to current customers is vital to keep them informed and make them feel they are part of the company. Looking at what channels companies used to communicate changes to customers since the beginning of the pandemic, over half of SME owners (51%) state using social media to communicate changes to customers. Other channels used are company website updates (46%) and email campaigns (27%).

Social media marketing skills needed by almost a third of SMEs

1 in 5 British SME owners invested in marketing software. However, social media marketing (27%) and web and app development (24%) are the skills most needed in 2021 by SMEs. Over a third of SMEs (33%) are planning to increase employee training budgets this year. Looking at the investment by the number of employees, SMEs with over 21 employees are planning on increasing the investment in employee training.

Banking and accounting firms invest in SEO and SEM for the first time since the pandemic

Companies are cutting down the investment in some areas of marketing and starting to invest in others that may suit their needs better since the pandemic. For example, looking at the investment by sectors, banking and accounting stand out as two sectors that have started spending on SEO and SEM tools. This could be explained by the number of companies in these sectors adding new virtual services.

43% of business owners surveyed that work in accounting and almost half of those who work in banking (45%) state having added a budget for the first time for these tools since the beginning of the pandemic. In addition, a quarter of those working in accounting (25%) have also invested in paid social media advertising for the first time. 29% of those working in banking have also invested in television and radio advertising for the first time. 

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*Data for the GetApp New Business Model Survey has been collected in November 2020. The sample comes from an online survey of 1,851 respondents that live in the UK.

The survey data used for this article comes from 539 participants who have qualified to answer.  The information in this article corresponds to the average of all surveyed participants.

The criteria for participants is:

  • Owner, founder, or another head role
  • C-suite executive (e.g., CEO, CIO)
  • President or vice president

83% of employees are using personal tools for work — are companies making the most out of digital tools?

hybrid working environments

While Singapore has moved into Phase 3 of re-opening since 28 Dec 2020, workers are still awaiting updates on restrictions and guidelines to return to the office. But in the meantime, like many others worldwide, employers in Singapore will continue to embrace work from home (WFH) and hybrid work arrangements together with the appropriate digital tools.

Singapore employers embracing digital tools

As we enter the new year, it is becoming increasingly clear that the hybrid working model is here to stay. To ensure business continuity, it is vital for employers to reassess the way they support remote workers, from managing their well-being to the adoption of new digital communication and collaboration tools, to optimise long-term productivity.

To help organisations understand which tools are most useful and where additional support is required, we asked 400 Singapore employees about their experiences of remote working since the outbreak of the pandemic. Our findings indicate a number of ways employers could use these technologies to greater effect (the full research methodology can be found at the bottom of the article).

Online meeting software and document sharing tools are critical to productivity

The COVID-19 pandemic hasn’t just changed where we work, it has also had a major impact on how we do it, requiring new solutions to maintain business continuity. Fortunately, there are a multitude of tools available to help staff work more efficiently remotely.

Our survey revealed that more than a third (33%) of workers surveyed considered online meeting software, such as Zoom, the most important productivity tool. Collaboration software like Slack ranked a close second (28%), with document sharing tools including Google Docs,  a distant third (23%).

A closer look at the frequency staff are using these tools reveals some interesting insights. Despite respondents ranking collaboration software highly as a productivity aid, more than a third of employees (32%) stated that they rarely or never use it. This is a surprising statistic at a time when companies need cross-functional teams to connect and collaborate online, more than ever.

Document sharing tools and online meeting software, meanwhile, are being used at least daily by almost half of all respondents (47% and 43% respectively).

83% of employees had to source their own productivity tools

In many cases, the speed at which staff had to transition to remote working at the outset of the pandemic led to less-than-ideal support from their employers. 83% had to use personal tools to work remotely, suggesting that many companies are not providing the functionality staff need to be at their most effective.

Of those, the use of personal messaging apps (such as WhatsApp and Telegram) to collaborate with colleagues was common. Similarly, video conference (e.g. Zoom and Google Meet) is also used for this purpose. Additionally, some respondents found it necessary to use their own devices, including smartphones and laptops.

With hybrid working rapidly becoming the norm, it is increasingly important that all business-critical tools are provided by employers – to maximise security, ensure compliance, and support remote employees adequately.

 51% of employees reported internet connectivity and speed issues during WFH

The results of the survey point towards a significant proportion of workers needing additional support from employers to help them adapt to working from home. The home office environment is a major factor, with over a third (31%) saying they need a more comprehensive set-up to work productively. Internet connectivity and speed issues have also proven a significant challenge for over half (51%) of respondents.

technical obstacles to remote working Singapore

These obstacles are further compounded by cybersecurity concerns for more than half (64%) of employees – issues which could be alleviated by providing secure company hardware and software, rather than leaving employees to source it themselves.

Despite employees preferring hybrid work arrangement, concerns remain

According to our findings, while the vast majority of employees feel positive about hybrid ways of working (80% would like to work from home at least on a weekly basis), there is enthusiasm to see some transition back to the office. The most popular modalities are all hybrid in nature – requiring flexible software solutions to keep teams productive.

Despite this positivity, there are concerns about the implications of employees, as opposed to management, being able to determine their own place of work. The key fears include being overlooked for promotions and the risk of preferential treatment being extended to office-based workers – both of which are moderate or major concerns for more than half of respondents.

Overall, while feelings about hybrid working are predominantly positive, our survey highlights a significant need for some employers to ensure systems and support measures are robust enough to safeguard productivity. Investing in effective tools will not be enough if access and training are lacking.

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Survey methodology

Data for this study was collected in November 2020 from an online survey of 400 respondents that live in Singapore.

To participate in the survey, respondents had to be:

  • Employed full-time or part-time, or self-employed
  • Working for a company with at least two people
  • Working remotely sometimes or all the time since COVID-19.

 

10 softwaretoppers made in Nederland

top 10 Nederlandse softwarebedrijven 2020

Nederland is goed vertegenwoordigd in softwareland. Naast veel grote Forbes-2000 bedrijven zoals Cisco, Oracle, Google, Microsoft en Huawei die in ons land gevestigd zijn, zijn er ook veel softwarebedrijven met Nederlandse roots. Van deze bedrijven, made in NL, die op Capterra staan, belichten we er hier tien die eruit springen volgens de beoordeling van gebruikers. 

top 10 Nederlandse softwarebedrijven 2020
Nederlandse softwaresector is goed vertegenwoordigd

De Nederlandse softwaresector is een drijvende kracht voor de economie van ons land en draagt voor ongeveer 3% bij aan het BNP. Het aantal softwarebedrijven in ons land is groot en ligt rond de 27.000 volgens onderzoek van ABNAMRO. 

Nederlandse softwareleveranciers zijn ook goed vertegenwoordigd op onze site. Daarom heeft Capterra besloten om eens te onderzoeken welke Nederlandse softwareproducten op onze site het best beoordeeld worden door zakelijke gebruikers. Om in aanmerking te komen voor deze lijst moest het product aan de volgende eisen voldoen:

  • De software is in Nederland ontwikkeld;
  • Het hoofdkantoor bevindt zich in Nederland;
  • Het softwareproduct heeft minimaal twintig reviews die niet ouder zijn dan twee jaar;
  • Het product heeft een minimum score van vier sterren op vijf. 

Van alle kandidaten die aan bovenstaande criteria voldoen, hebben we de tien softwareproducten uitgelicht die de beste totaalscore hebben (volledige methodologie staat onderaan het artikel). De totaalscore is de algehele beoordeling van het product.

10 Nederlandse softwaretoppers volgens gebruikers (in alfabetische volgorde)

  1. Channable
  2. Easygenerator
  3. Easy LMS
  4. Momoyoga
  5. Signrequest
  6. Textmetrics
  7. Topdesk
  8. WebinarGeek
  9. Wetransfer
  10. Your Porter App

In bovenstaande tabel kun je de totaalscore zien per product en daaronder ook de score voor meer specifieke aspecten, zoals het gebruiksgemak, de klantenservice, de features en in welke mate de tool waar voor je geld is. 

  1. Channable
  • Software: data feed management en SEA automatisering
  • Oprichters: Rob van Nuenen, Robert Kreuzer, Stefan Hospes
  • Sinds: 2014
  • Hoofdkantoor: Utrecht
  • Voor wie: Marketeers, webshopeigenaren en digitale wervingsbureaus.
top 10 softwarebedrijven
Sjabloon toevoegen in Channable (bron)

Channable is een alles-in-één online marketingtool voor bedrijven die producten of diensten online verkopen. De tool dient enerzijds om producten beter zichtbaar en vindbaar te maken door te adverteren op vergelijkingssites en affiliate netwerken en anderzijds om producten te verkopen op marktplaatsen zoals Bol.com, Google Shopping, Marktplaats, Amazon of Ebay.  

Alle advertenties worden beheerd vanuit één centrale plek, de datafeed manager. Productinformatie wordt via een datafeed, plug-in of Api ingeladen en is vervolgens te optimaliseren met behulp van regels. De tool zorgt ervoor dat het formaat van elke export die je verstuurt naar een verkoopkanaal aan alle feedspecificaties van dat kanaal voldoet en alle wijzigingen die je in Channable maakt worden automatisch doorgevoerd. Daarnaast kun je met Channable ook adverteren op search engines zoals Google of Bing en dynamische ads genereren gebaseerd op de items in jouw datafeed. 

Channable telt inmiddels meer dan 3000 klanten wereldwijd waaronder grote namen zoals  Samsung, Ikea, Vodafone, Otto, Tui en Lidl. Sinds januari is het bedrijf ook actief in de VS waar het ook met een pay-per-click (PPC) prijs extensie is begonnen.

De tool is cloudgebaseerd en wordt geleverd als een service (SaaS). Er is een gratis proefversie beschikbaar. De abonnementsprijs begint bij €29 per maand voor 500 items en 3 kanalen.   

Meer informatie en alternatieven voor product data management software

2. EasyGenerator

  • Software: cloudgebaseerde software voor het maken van cursussen en e-learnings
  • Oprichters: Easygenerator is onderdeel van ISM eGroup opgericht door Karel van der Woude en Jan Kees de Jager
  • Sinds: 2013
  • Hoofdkantoor: Rotterdam, in de Van Nelle Fabriek
  • Voor wie: Bedrijven, onderwijsinstellingen, overheden, non-profitorganisaties
auteurstool esaygenerator
Resultaten bijhouden in Easygenerator (bron)

Easygenerator is een e-learning auteurstool, dat wil zeggen, een tool waarmee organisaties leerstof kunnen maken in de vorm van digitale interactieve cursussen. Het is een hulpmiddel om een cursus op te zetten door gebruik te maken van beschikbare contentblokken, interactieve vraagtypes en templates die aan de huisstijl van je organisatie aangepast kunnen worden. 

Alle content kan rechtstreeks uit de tool naar het learning management systeem (LMS) (dat met SCORM werkt) worden gezonden. Maar ook zonder LMS kan de content gepubliceerd en gedeeld worden en kunnen de resultaten van deelnemers worden gevolgd.  

Easygenerator heeft ruim 1000 klanten waaronder T-mobile, Kellogg’s, Siemens, Walmart en Drake University. Er is een gratis proefperiode van 14 dagen met toegang tot alle functionaliteiten. Prijzen voor een Pro abonnement beginnen bij €99 per maand voor 1 auteur, 15 cursussen, 250 cursisten.

Meer informatie en alternatieven voor software voor het maken van cursussen

3. Easy LMS

  • Software: online learning management systeem (LMS)
  • Oprichters: Job Kelderman, Jeroen Guldemond en Jan Thij Bakker
  • Sinds: 2013
  • Hoofdkantoor: Delft
  • Voor wie: organisaties van elke omvang
Top 10 software bedrijven LMS tool
Vraagsoorten in Easy LMS (bron)

Ook Easy LMS is een tool om trainingen mee te maken voor studenten of werknemers, bijvoorbeeld voor de onboarding of educatie van teams. Deze tool biedt zowel oplossingen voor het bouwen van cursussen als voor het examineren en certificeren van de cursisten. Dit kan allemaal in de stijl van de organisatie, met eigen lettertypes, logo’s en kleuren, ook voor de uit het systeem verzonden e-mails. 

De tool biedt de mogelijkheid om grote hoeveelheden lesmateriaal te beheren en aan groepen toe te wijzen. Werkgevers kunnen er leerpaden mee opzetten met content die in een bepaald volgorde moet worden doorlopen. Een persoonlijk dashboard geeft iedere werknemer toegang tot zijn eigen lesmateriaal, leerpad, examens en resultaten. De interface is beschikbaar in 24 talen. 

Easy LMS heeft meer dan een miljoen gebruikers in meer dan 130 landen. Het bedrijf mag onder andere Heineken, Unilever, Toyota en Allianz onder zijn klanten rekenen. Er is een gratis proefversie voor 7 dagen, de prijzen beginnen bij €45 per maand voor 25.000 deelnemersessies. 

Meer informatie over LMS-systemen

4. Momoyoga

  • Software: Yogastudio software
  • Oprichters:  Joost Gielen, Ingo Oszkinat
  • Sinds: 2014
  • Hoofdkantoor: Tilburg
  • Voor wie: yogastudio’s en yoga-instructeurs
opmaken profiel momoyoga
Profiel opzetten in Momoyoga (bron)

Momoyoga is managementsoftware die specifiek is ontwikkeld voor yogastudio’s en yogadocenten. Dit nicheproduct heeft als doel administratieve processen van een yogastudio weg te nemen bij ondernemers en yoga-instructeurs zodat er meer tijd overblijft voor het voorbereiden en geven van yogalessen. 

Momoyoga biedt de mogelijkheid een online lesrooster te maken, betaalvormen in te stellen en te factureren via één online omgeving. Yogaleerlingen kunnen zelf online hun lessen boeken en betalen vanaf een computer, tablet of smartphone (ook via een app). De tool kan gekoppeld worden aan de website van de studio zodat het lesrooster (beschikbaar in acht talen) op de site zichtbaar is.

Meer dan 600 Nederlandse yogastudio’s en 3200 yogadocenten maakten al gebruik van de software die nu ook al in Australië, Japan en het Verenigd Koninkrijk wordt gebruikt. Er is een gratis proefperiode van 30 dagen, daarna kost het €20 per maand per zelfstandige yogadocent en €25 per maand per yogastudio. 

Meer informatie over yogastudiosoftware

5. Signrequest

  • Software: Digitale handtekening software
  • Oprichter:  Geert Jan Persoon
  • Sinds: 2014
  • Hoofdkantoor: Amsterdam
  • Voor wie: zzp’ers, mkb’s en corporates
Nederlands software bedrijf signrequest
Weergave van hoe Signrequest werkt (bron)

Signrequest is software voor het online onderteken van contracten en (juridisch bindende) documenten, iets wat tijdens de coronacrisis voor veel organisaties opeens zeer relevant werd. Met SignRequest is het mogelijk om documenten te delen en vervolgens elektronisch te (laten) ondertekenen, zonder te hoeven printen, handmatig te ondertekenen en weer opnieuw in te scannen. Het doel van Signrequest is e-signing net zo gemakkelijk te maken als het verzenden van een e-mail en bij te dragen aan een digitale en papierloze samenleving. Signrequest plant dan ook een boom voor iedere betaalde licentie. 

De software wordt door meer dan 3,5 miljoen gebruikers ingezet en is beschikbaar in 17 talen. Klanten zijn bijvoorbeeld Dance4Live, Oaky, Teamleader, TNW en Meetin. Signrequest beschikt over Servers in Europa. Er is een gratis versie beschikbaar voor 10 documenten per maand voor onbeperkte periode. De abonnementsprijzen beginnen bij €7 per maand per gebruiker. 

Meer informatie en alternatieven voor digitale handtekening software

6. Textmetrics

  • Software: SEO-software
  • Oprichter:  Marcel Leeman en Kyrill Poelmans
  • Sinds: 2014
  • Hoofdkantoor: Arnhem
  • Voor wie: Voor bedrijven van elke omvang die zich bezighouden met marketing, human resource management, klantenservice…
tekstverrijking met AI
Tekstverrijking met kunstmatige intelligentie in Textmetrics (bron)

Textmetrics bedacht een softwareprogramma dat met behulp van kunstmatige intelligentie tekst kan verrijken. Een AI gedreven algoritme analyseert eerst de tekst en het lexicon, vervolgens berekent de ‘augmented writing environment’ welke verbeteringen op de tekst toegepast kunnen worden. Hierbij wordt de stijl en identiteit van de organisatie in aanmerking genomen en kunnen ook bijvoorbeeld diversiteits- en inclusiviteitsdoelen worden gerealiseerd. De tool biedt ook hulp bij het schrijven van SEO-vriendelijke teksten. Betere vindbaarheid en een hogere conversie zijn het beoogde resultaat. De software is dan ook bij uitstek geschikt voor de recruitment- en marketingsector. 

Grote klanten van textmetrics zijn onder andere ING, Accenture, Allianz, Randstad en Independer. De tool kan als stand-alone online app worden gebruikt maar werkt ook met plug-ins voor onder andere WordPress, Word, Drupal, Joomla, Microsoft Outlook, zodat de content direct in het gebruikte programma geoptimaliseerd kan worden.

De user interface is beschikbaar in het Nederlands, Engels en Duits. Prijs is op aanvraag afhankelijk van de grote van de organisatie en mate van gebruik.

Meer informatie en alternatieven voor SEO-software

7. Topdesk

Asst beheer in topdesk
De interface van Topdesk (bron)

Topdesk is een cloudgebaseerde oplossing voor servicedesks of helpdesks die dienstverlenende afdelingen, zoals de IT-, HR- en facilitaire afdeling, ondersteunt. De tool kan verschillende dienstverlenende teams samenbrengen op één platform voor een betere samenwerking en klantondersteuning. Het gaat om een modulair systeem, met speciale features voor zowel IT-service management als facility management. De tool is zowel voor klanten als behandelaars bedoeld. Zo helpt het IT-teams met het afhandelen van klachten, het delen van kennis en het oplossen van problemen. En zijn er functies voor het plannen en beheren van klachten, en het toewijzen van incidenten binnen het IT-team via kanban- en planborden waarop de beschikbaarheid en werkdruk van het IT-team te volgen is.

Voor klanten biedt Topdesk één enkel servicepunt, ook al hebben ze te maken met verschillende afdelingen. Er is een Self-Service Portal waarop ze hun eigen aanvragen kunnen indienen en antwoorden kunnen vinden op veelgestelde vragen – zonder tussenkomst van een behandelaar. 

Het bedrijf telt ruim 800 medewerkers en heeft 16 kantoren in 11 landen. Onder de 4500 organisaties die de software gebruiken zitten de Rijksoverheid, de TU delft, the University of Edinburgh en Royal Flora Holland. Prijzen zijn op aanvraag en afhankelijk van de benodigde features.

Meer informatie en alternatieven voor IT-service software

8. WebinarGeek

  • Software: Webinar software
  • Oprichter: Remco Treuren
  • Sinds: 2015
  • Hoofdkantoor: Zoetermeer
  • Voor wie: Voor bedrijven van elke omvang 
Webinar maken
Een webinar hosten in Webinargeek (bron)

Webinars, een andere winnaar van het afgelopen jaar. Wat hadden we zonder moeten doen! Het Nederlandse WebinarGeek is een tool om (betaalde) webinars te organiseren en hosten tot 4000 deelnemers voor marketingstrategieën, productdemo’s en educatieve doeleinden. De tool kan worden gebruikt voor realtime interactieve online presentaties in HD+ kwaliteit, vooraf opgenomen uitzendingen, on demand webinars, hybride en opgenomen webinars.

WebinarGeek bewerkstelligt interactiviteit door de mogelijkheid te bieden om polls te organiseren, quizzes of tests te lanceren, calls-to-action erin te verwerken, allerlei mogelijkheden om de aandacht van de deelnemers erbij te houden en het evenement tot leven te brengen. 

De tool kan zonder downloads en vanuit elke browser worden gebruikt en biedt de mogelijkheid om analyses te maken over kijkgedrag van deelnemers om de doelgroep te leren kennen. WebinarGeek is AVG-proof en kan aan de eigen huisstijl worden aangepast. 

Bekende klanten zijn onder andere Roc van Amsterdam-Flevoland, Afas, Houtsma en Autorespond. WebinarGeek heeft een gratis proefversie van 14 dagen met alle premium features. Het abonnement begint bij €12 per maand voor 25 live kijkers en 50 GB bandbreedte.

Meer informatie en alternatieven voor webinar software

9. WeTransfer

  • Software: Bestandsdeling software
  • Oprichter: Bas Beerens, Rinke Visser, Nalden
  • Sinds: 2009
  • Hoofdkantoor: Amsterdam
  • Voor wie: Voor bedrijven van elke omvang 
Bestanden delen met WeTransfer
Bestanden delen met WeTransfer (bron)

WeTransfer is een cloudgebaseerd platform voor het delen van grote bestanden, of zoals WeTransfer het liever zegt, voor het delen van grote ideeën voor meer impact. Naast bestandsdeling ligt het accent van WeTransfer dan ook op creativiteit en de tools Paste, Collect en Paper maken de set compleet met oplossingen voor het presenteren, verzamelen en designen van creatieve ideeën. 

Wetransfer werkt eenvoudig met drag-and-drop en er komt geen zipbestand aan te pas. Documenten kunnen extra beschermd worden met een wachtwoord en als je het verkeerde file hebt gestuurd bestaat de mogelijkheid om het na zending nog te verwijderen. De betaalde versie biedt 1TB opslagruimte zodat je zelf kunt bepalen hoe lang de te delen documenten beschikbaar blijven. Deze Pro versie kost €12 per maand en je kunt er bestanden tot 20GB mee versturen aan maximaal 50 personen. Je krijgt er ook een eigen website bij met een op maat gemaakte WeTransfer URL. Er is ook een gratis versie beschikbaar zonder opslagruimte waarmee je bestanden kunt verzenden tot 2GB aan maximaal 10 personen die maximaal 7 dagen beschikbaar blijven. 

Meer informatie en alternatieven voor bestandsdeling software

10. Your Porter App

  • Software: Reserveringssysteem vakantiehuizen
  • Oprichters: Erinc Arik
  • Sinds: 2016
  • Hoofdkantoor: Den Haag
  • Voor wie: beheerders van meerdere woningen en accounts op verschillende platforms 
Assigning task in Your Porter App
Taken aan schoonmaakploeg toekennen in Your Porter App (bron)

Your Porter app is een mobiele app voor professionele hosts op platformen zoals Airbnb, HomeAway/VRBO, Expedia, TripAdvisor en Wimdu. Je kunt er meerdere woningen en accounts op verschillende platforms mee beheren via de iOS-, Android- en web-apps. Andere features zijn de gecombineerde inbox van waaruit alle berichten van gasten vanuit elk kanaal op één enkele plek kunnen worden beheerd. De communicatie met klanten kan gebeuren via geautomatiseerde berichten en auto-replies.

De multi-calendar toont alle reserveringen op één kalender en deze kan gedeeld worden met de schoonmaakploeg of andere derde partijen. Tarieven en beschikbaarheid op meerdere platformen zijn aanpasbaar vanuit de app en je kunt er ook je commissie mee berekenen en reports over boekingen mee inzien.

Your Porter App biedt een gratis proefperiode van 21 dagen. Het abonnement begint bij ca. €7,40 per maand. 

Meer informatie en alternatieven voor reserveringssystemen voor vakantiehuizen

Dat waren ze dan, de tien Nederlandse softwaretoppers volgens zakelijke gebruikers. Reviews over software en apps spelen een steeds belangrijkere rol bij de aankoopbeslissing van consumenten. Dit jaar is het aantal reviews dat over software en apps wordt geschreven flink toegenomen, blijkt uit ons onderzoek. Vorig jaar zei 7% van de Nederlandse ondervraagde consumenten dat ze wel eens een softwareproduct of app hadden beoordeeld. Dit jaar is dat aantal toegenomen tot 15%. Door de versnelde digitalisering zal de behoefte aan het lezen van de ervaringen van andere zakelijke gebruikers een nuttig hulpmiddel blijven om de juiste softwarekeuze te maken.  


Methodologie

Deze top 10 is gemaakt op basis van de beoordelingen van zakelijke gebruikers, zowel Nederlandse als buitenlandse, over de Nederlandse softwareproducten op onze site. Om in aanmerking te komen voor de lijst moet de software:

  • in Nederland ontwikkeld zijn;
  • het hoofdkantoor in Nederland hebben.

Vervolgens moesten de kandidaten:

– minimaal 20 reviews hebben;

– de reviews mochten niet ouder zijn dan 2 jaar om ervoor te zorgen dat de score ook daadwerkelijk representatief is. 

Van alle overgebleven kandidaten hebben we vervolgens de 10 best beoordeelde uitgekozen. Met best beoordeelden bedoelen we:

  • de softwareproducten die de hoogste totaalscore hebben tot op twee decimalen. De totaalscore is de algehele beoordeling van het product. 
  • In het geval van een gelijke totaalscore hebben we als tweede criterium geselecteerd op de gemiddelde score van gebruiksgemak, klantenservice, features en waar voor je geld. 

Cómo enviar archivos de forma segura a través de Internet

Herramientas para enviar archivos de forma segura por internet

 

Herramientas para enviar archivos de forma segura por Internet

¿El equipo necesita enviar archivos de forma segura a través de Internet? Mantener la protección de los datos cuando se trabaja en remoto puede resultar todo un desafío. Descubre tres tipos de soluciones de software que se han diseñado para proteger los datos de la empresa de accesos no autorizados.

La demanda de herramientas que protegen los datos mientras se trabaja de forma colaborativa en Internet ha alcanzado cifras históricas. En Estados Unidos, las grandes empresas, como Facebook, Square, Box y Slack, han ampliado su planificación en cuanto a teletrabajo de forma indefinida debido a la pandemia de la COVID-19. 

En aquellas empresas que empiezan a acostumbrarse a la dinámica del teletrabajo por parte de los empleados, reforzar la ciberseguridad y proteger los documentos confidenciales que deben intercambiarse online es crucial. Dado el amplio abanico de soluciones de seguridad de equipos informáticos que existe en el mercado, puede ser muy útil revisar ciertos tipos de software junto con las funciones que mejor se ajustan a las necesidades de tu empresa. 

En este artículo se van a estudiar tres tipos de software diseñados para contribuir a que los equipos puedan acceder de forma segura a las redes domésticas o externas, intercambiar datos a través de ellas o enviar archivos de forma segura. Las soluciones ayudan a las empresas a evitar que se cometan errores en cuanto a la ciberseguridad. El artículo se centra en las soluciones de intercambio de datos, de cifrado y de VPN y en él se estudia cómo cada uno de los tipos de solución protege los datos de la empresa de accesos no autorizados.    

Solución núm. 1: Programas para compartir archivos

Los programas para compartir archivos ofrecen herramientas de colaboración que permiten a los equipos compartir la información de forma rápida y segura. Estas soluciones se han diseñado para ofrecer un acceso seguro a todas las partes interesadas desde cualquier ubicación y dispositivo que cuente con una conexión a Internet. 

Entre sus características más habituales figuran la gestión de documentos, los controles y permisos de acceso, los registros de auditoría, las herramientas de mensajería y el cifrado de datos. A continuación se exponen dos funciones muy habituales de los programas para compartir archivos. 

Monitorización de documentos mediante flujos de actividad de carpetas compartidas

Gracias a los flujos de actividad de las carpetas compartidas en tiempo real, las empresas pueden garantizar que los equipos están gestionando los documentos de forma oportuna. Mediante el seguimiento de los cambios en los documentos y las nuevas cargas, esta función contribuye a que los gestores puedan identificar de forma proactiva cualquier tipo de actividad sospechosa, como la de un usuario no autorizado que está llevando a cabo modificaciones no previstas en un documento o compartiendo archivos con otros usuarios. 

El flujo de actividad que se puede ver en la captura de pantalla que aparece más adelante sirve para hacer un seguimiento de las modificaciones que se han llevado a cabo en un documento, la persona que las ha realizado y el momento en que lo ha hecho. Esta función es muy útil para los gestores de equipos grandes de trabajadores que deben compartir documentos confidenciales durante su colaboración en el proyecto. 

Carpetas de documentos compartidos y flujo de actividad en tiempo real en Egnyte (Fuente)

Gestión de acceso a documentos con opciones de intercambio personalizadas

Generalmente, las soluciones de programas para compartir archivos ofrecen opciones como los permisos de carpetas personalizables, las restricciones de descarga y las fechas de caducidad del acceso. En la captura de pantalla que aparece más abajo se muestran las opciones personalizadas de intercambio y permisos, en las que también figuran las fechas de caducidad del acceso. 

Esta opción de intercambio puede ser muy útil para que las empresas reduzcan los riesgos de sufrir accesos no autorizados a través de la limitación dinámica del acceso a los datos a los equipos pertinentes durante un periodo de tiempo específico. Por ejemplo, si un colaborador de la empresa necesita acceder a documentos confidenciales durante una semana para llevar a cabo un proyecto de investigación, esta función permite a los propietarios de los documentos establecer una fecha de caducidad en el documento concreto.

Opciones de intercambio de documentos y permisos en  FileCloud (Fuente)

Solución núm. 2: Programas de encriptación

El segundo tipo de solución que se va a estudiar son los programas de encriptación. Las soluciones de encriptación funcionan como programas de seguridad que evitar el acceso no autorizado a contenido, archivos, redes o aplicaciones. Al cifrar los datos, convertirlos u ocultarlo, estas soluciones contribuyen a la protección de los datos confidenciales de la empresa que se comparten entre diferentes equipos a través de Internet. 

Para aquellas empresas que constantemente tienen que enviar archivos de forma segura a través de Internet, las herramientas de encriptación pueden ser muy útiles. Entre las características habituales de este tipo de herramienta figuran la gestión de cumplimiento, la monitorización de redes, la detección de riesgos, la gestión de contraseñas y el almacenamiento seguro de datos. A continuación se enumeran algunas de sus funciones más útiles.

Acceso a herramientas de ciberseguridad que protegen los documentos

Algunas soluciones de encriptación incorporan herramientas que hacen un seguimiento de los datos y los protegen mientras se comparten online mediante diferentes aplicaciones, como el correo electrónico o los lectores de documentos. En la captura de pantalla que aparece más adelante se muestra una plataforma de protección de red que incorpora varias herramientas de seguridad, como la supervisión de actividad de la red, las estadísticas de amenazas y spam y la limpieza de malware. 

Las soluciones de encriptación, gracias a este tipo de herramientas, se han diseñado para ayudar a las empresas a evitar las brechas de seguridad y para bloquear cualquier ataque que tenga la empresa por objetivo.

Herramientas de seguridad integradas en ESET Endpoint Security (Fuente)

Protección mediante contraseña de las credenciales

Para poder proteger aún más los datos confidenciales, es posible que los programas de encriptación incorporen funciones de protección de credenciales, entre otras, las contraseñas para el cliente. La protección de las contraseñas es crucial, especialmente en un entorno de teletrabajo, en el que los empleados utilizan diferentes redes y aplicaciones para comunicarse con otros equipos, colaboradores o clientes.

La captura de pantalla que aparece a continuación muestra diferentes opciones de protección de las credenciales en cuanto a creación y cambios rutinarios de contraseña o a su restablecimiento. Estas opciones son muy útiles para los proveedores de servicios administrados (MSP) y para los equipos de TI que proporcionan asistencia remota a los clientes o a otros equipos mediante el acceso temporal a sus dispositivos. Con estas opciones, es posible garantizar que las contraseñas son confidenciales siempre y se reducen los riesgos de ciberseguridad cuando los técnicos tienen que acceder a diferentes tipos de información. 

Gestión de credenciales y contraseñas en SolarWinds Passportal (Fuente)

Solución núm. 3: Software VPN

El último tipo de solución que se va a estudiar es el software VPN o red virtual privada. Estas soluciones permiten que los equipos en remoto puedan acceder con seguridad a las redes corporativas a través de conexiones cifradas y que se pueda enviar documentos de forma segura a través de Internet. 

El software VPN es una forma muy eficaz de proteger los datos para las empresas, salvaguardar los documentos compartidos y enviar archivos de forma segura. Establece conexiones seguras entre los dispositivos de los empleados y el servidor web, sea cual sea su ubicación. Entre sus características más habituales figuran la navegación anónima, el cifrado de los datos, la protección frente a filtraciones DNS y el interruptor general. A continuación enumeramos dos de las funciones de VPN más útiles. 

Reducción de los riesgos mediante el acceso seguro a la red

Si los empleados acceden a documentos confidenciales y los envían a través de redes públicas o poco seguras mientras teletrabajan, los datos de la empresa quedan expuestos a riesgos y amenazas. Al implementar una VPN de conexión a Internet, las empresas garantizan la protección de los datos cuando estos se comparten a través de Internet durante las colaboraciones del equipo. 

Además de un acceso seguro a la red, las soluciones de VPN proporcionan analíticas seguras, protección frente a amenazas, autenticación de varios factores y protección en el seguimiento ampliado, así como otras herramientas orientadas a la ciberseguridad. En la captura de pantalla que aparece a continuación se muestra un ejemplo de una solución de VPN. 

Acceso seguro a la red de la empresa mediante Cisco AnyConnect desde un portátil (Fuente)

Interruptor general para proteger los datos cuando se cae la VPN

Algunos software VPN facilitan una función de interruptor general. Cuando se caen las conexiones VPN de forma imprevista, el interruptor general del software puede bloquear todo el tráfico que proviene de Internet hasta que se restablezca la conexión protegida. 

Esta función añade una capa de seguridad cibernética para aquellos empleados que trabajan con VPN y están enviando constantemente documentos e información confidenciales por Internet. Los administradores gestionan las preferencias del interruptor general, tal y como se muestra en la siguiente captura de pantalla, de forma que se adapten a las necesidades de la empresa.

Preferencias de ExpressVPN’s para la función de interruptor general denominada Network Lock (Fuente)

Próximos pasos para conseguir una ciberseguridad más avanzada

El teletrabajo ya se encontraba en auge antes de que comenzara la pandemia de la COVID-19. Sin embargo, este año, muchas empresas de todo el mundo han tenido que tomar medidas importantes para adaptarse a esta situación en un periodo de tiempo muy reducido, entre otras, aquellas que no estaban preparadas para que sus equipos trabajasen en remoto. 

Este artículo muestra que existen diferentes tipos de software con varias funciones que sirven para proteger los datos de la empresa cuando los trabajadores tienen que compartir documentos o enviar archivos de forma segura a través de Internet. Para evitar los accesos no autorizados y las amenazas de seguridad, las empresas deberían implementar o seguir utilizando las soluciones de software, para compartir archivos, de encriptación o de VPN para que se ajusten a sus necesidades exclusivas. 

¿Quieres saber más? Consulta nuestro catálogo de herramientas de seguridad de equipos informáticos.

Nota
Las aplicaciones que se han elegido en este artículo son ejemplos para mostrar las funciones de intercambio de archivos, encriptación y VPN dentro de un contexto y no tienen la intención de ser recomendaciones ni promociones de estas. Se han obtenido de fuentes que se consideraban fiables en el momento de la publicación.

Experten-Tipps für ein erfolgreiches Online Vorstellungsgespräch und Onboarding 

Tipps für das Online Vorstellungsgespräch

„Videointerviews sind eine echte Chance, zu einer verlässlichen Einschätzung von Eignung, Kompetenz und eben zukünftiger beruflicher Leistung,” Marcus Reif.

Zu Beginn der Krise haben 45 % der Unternehmen ihre Mitarbeiter als Reaktion auf COVID-19 Vollzeit ins Home-Office geschickt. Die Krise nahm damit kein Ende, wir befinden uns inmitten der zweiten Welle. Unternehmen, die auf der Suche nach neuen Mitarbeitern sind, mussten sich schnell mit dem Recruiting-Prozess per Video anfreunden. Der ICR Blitzumfrage mit über 500 Arbeitgebern zufolge, sind bei Bewerberinterviews in Zeiten von Corona zeitgleiche Videointerviews bei 56 % der Unternehmen das Mittel der Wahl.

Was hat sich aber geändert? 

Während das Online Vorstellungsgespräch für viele Recruiter nichts Neues ist, haben sich doch die Arbeitsstrukturen in vielen Unternehmen verändert. Vor der Krise haben lediglich 7,5 % der in einer Studie befragten Mitarbeiter Vollzeit remote gearbeitet haben. In Zukunft wird sich diese Zahl jedoch erhöhen. 70 % der remote arbeitenden Angestellten teilen uns mit, dass sie gerne von zu Hause arbeiten. 

Auch für Unternehmen ergeben sich viele Möglichkeiten wie die ortsunabhängige Mitarbeitersuche, Kostenersparnisse durch reduzierte Arbeitsplatzbelegung und ein Anstieg in der Attraktivität als Arbeitgeber. Daher sind immer mehr Unternehmen auf der Suche nach langfristig Remote-Angestellten.

Tipps für das Online Vorstellungsgespräch

Für diesen Artikel haben wir Interviews mit fünf bekannten HR-Bloggern geführt. Unsere Experten erklären uns, was in einem Online Vorstellungsgespräch entscheidend ist, wie man für eine remote Stelle interviewt, was im virtuellen Onboarding zu beachten ist und vieles mehr.

6 Tipps, um ein Online Vorstellungsgespräch erfolgreich durchzuführen

Im Grundsatz gilt, dass die gleichen Attribute für ein Präsenz-Interview auch für das Online Vorstellungsgespräch gelten. Es ist wichtig sich vor Augen zu halten, dass der Wechsel des Mediums nicht zu einem anderen Ansatz bei der Beurteilung der Eignung führt. 

Es gibt jedoch einige Besonderheiten, die in Remote-Interviews beachtet werden sollen. Diese sechs Tipps helfen Recruiter ein erfolgreiches Online Vorstellungsgespräch durchzuführen.

1. Das richtige Equipment

Besonders wichtig ist „eine technisch ausgereifte und stabile Video-Lösung sowie eine saubere Einbindung in den gesamten Recruiting-Prozess, inklusive der Einhaltung von Vorgaben aus dem BDSG sowie der DSGVO,” erklärt Stefan Scheller.

Eva Stock fügt hinzu: „dabei sollte man darauf achten, dass die Einwahl in das Tool auch für externe Personen einfach ist und das Tool auch außerhalb des Firmennetzes einwandfrei funktioniert. Besonders wichtig ist, dass es auch auf dem Smartphone oder Tablet läuft.” 

2. Eine klare und rechtzeitige Kommunikation 

Joachim Zitat

Wichtig ist auch, im Nachgang die weiteren Schritte transparent zu machen und bereits einen Zeitkorridor zu nennen, bis wann man sich zurückmeldet. „Verbindlichkeit ist gerade remote wichtig,” teilt uns Eva mit. 

3. Eine gute Vorbereitung 

„Kandidaten sowohl als auch Interviewer sollten gut vorbereitet in ein Interview gehen und sich inhaltlich mit der Stelle bzw. dem Kandidaten auseinandergesetzt haben,” sagt Marcel Rütten.

4. Für Ruhe und Professionalität sorgen

„Wir dürfen nicht glauben, dass der Wechsel des Mediums – also physisches Treffen in einem Raum – zu einem anderen Ansatz bei der Beurteilung der Eignung führten müsste. Im Interview bleibt das Smartphone stumm und das Notebook unangetastet,” erklärt Marcus Reif. 

Darüber hinaus sollten Störungsquellen wie offene Fenster oder Personen im selben Raum vermieden werden.

5. Unternehmenswerte richtig vermitteln 

„Recruiter müssen Ihren Arbeitgeber bestens repräsentieren, denn sie sind Botschafter ihres Unternehmens,” teilt uns Marcus Reif mit. Per Video ist es schwieriger Unternehmenswerte zu vermitteln – lege darauf einen Fokus und repräsentiere deinen Arbeitgeber bestmöglich. 

6. Augenkontakt herstellen und das Gespräch lenken

„Es ist wichtig, eine persönliche Verbindung zu suchen. Um Augenkontakt herzustellen, sollten die Gesprächsteilnehmer direkt in die Kamera schauen. Außerdem sollten Interviewer sich bemerkbar machen, wenn Sie das Wort ergreifen wollen und Kandidaten immer dann das Wort erteilen, wenn sie ihre Frage abgeschlossen haben,” fügt Marcel Rütten hinzu. 

Welche wichtigen Interviewfragen sollte man Kandidaten für eine remote Position stellen?

Wie kann ein Interview aussehen, wenn für eine Remote-Position interviewt wird? Marcel Rütten und Eva Stock teilen jeweils drei Eisbrecher Fragen mit uns, die man Remote-Kandidaten am Anfang eines Interviews stellen kann:

1. Können Sie mich hören und sehen? 

2. Wie haben Sie die Zeit seit dem ersten Lockdown erlebt? 

3. Welche Kommunikationsformate nutzen Sie seitdem proaktiv, um mit Kollegen vernetzt zu bleiben?

4. Wie stellen Sie sich einen perfekten Remote-Arbeitstag vor? Was muss den Tag über passiert sein, damit Sie in den Feierabend starten und denken: das war ein produktiver und erfolgreicher Tag?

5. Haben Sie bereits remote gearbeitet, wenn ja, wie lief das ab? War das über eine längere Zeit oder nur “tageweise”. Was gefällt bzw. gefiel Ihnen daran und was nicht?

6. Welches Equipment wünschen Sie sich für den remote Arbeitsplatz? Wie gut ist die vorhandene Internetverbindung? Gibt es Hard- oder Software, die Sie unbedingt brauchen und wie sieht Ihr Heimarbeitsplatz aus?

Es ist wichtig, den Kandidaten proaktiv nach seinen Bedürfnissen zu fragen. Das schafft Vertrauen in das Unternehmen, zeigt Wertschätzung in die Mitarbeiter und ihre Wünsche und sorgt für einen guten Start in den neuen Job mit der richtigen Software und Ausstattung.

Fragen zu den Gewohnheiten bei der Remote-Arbeit können als Einstieg gewählt werden und geben Einblicke in die Kommunikations- und Organisationsfähigkeit und -vorlieben des Kandidaten. 

Im weiteren Interviewverlauf sollten sich Recruiter auf die gleichen Skills, Kompetenzen oder Haltungen fokussieren, wie in einem Offline-Gespräch. „Dabei helfen vor allem hoch- oder zumindest teilstrukturierte Interviews, wissenschaftlich valide Testverfahren, Arbeitsproben oder Aufgaben im Bereich sogenannter „realistic job previews“, erklärt Stefan Scheller. 

Die realistic job preview oder auf Deutsch realistische Jobvorschau ist eine möglichst realistische Darstellung der Arbeitsstelle, die dafür sorgt, dass Bewerber mit den richtigen Erwartungen an den Job und das Unternehmen in den Bewerbungsprozess gehen. Die realistische Jobvorschau sorgt für eine höhere Authentizität des Unternehmens und weiger Abbrüche im Bewerbungsprozess. 

Marcus Reif schlägt folgende Fragen für den weiteren Gesprächsverlauf vor: 

  1. Wofür wollen Sie wahrgenommen und wertgeschätzt werden?
  2. Wieso sollten wir Sie einstellen und was denken Sie, würde uns davon abhalten?
  3. Erzählen Sie mir von einem Ihrer größten Fehler im Berufsleben, was Sie daraus gelernt haben und wie Sie das heute angehen würden?

Interviewer verwenden heute in Vorstellungsgesprächen häufig “verhaltensorientierte Interviewfragen”, wozu die dritte Frage von Marcus gehört. Recruiter wollen dadurch verstehen, wie der Bewerber mit verschiedenen – oft schwierigen – Situationen umgeht, um seine “Soft Skills” zu demonstrieren. Dies ist bei remote Stellen besonders wichtig, da Probleme nicht mal schnell von Angesicht zu Angesicht gelöst werden können. 

Was sich seit COVID-19 bzgl. einer guten Candidate Experience verändert hat

COVID-19 hat die Candidate Experience gut durchgeschüttelt. Kandidaten können nicht sehen, wie es im Unternehmen aussieht, wie die Empfangs- und Meetingkultur usw. ist. Es ist wichtig, dass der Kandidatenseite die Möglichkeit gegeben wird, sich ein Bild vom Unternehmen zu machen. „Das heißt, dass all diese Themen auf anderen Wegen transparent gemacht werden müssen: Über die Begleitkommunikation rund um die Bewerbung, über Social Media, über die Karriere-Website und natürlich auch indem diesen Punkten Raum innerhalb der Video-Interviews eingeräumt wird,” beschreibt Joachim Diercks.

„Viele Unternehmen wurden während der Kontaktbeschränkungen kreativ. Es wurden Image-Videos im Homeoffice gedreht, Kandidaten zur remote-Unternehmensführung eingeladen und ganze Recruiting-Tage und Messen online realisiert. Das macht für Kandidaten den Unterschied. Eine Firma, die modern rekrutiert und moderne Lösungen zeigt, die wird auch in Zukunft erfolgreich sein,“ erklärt Eva Stock. 

Marcel Zitat

Nach der Einstellung: Was besonders beim virtuellen Onboarding beachtet werden sollte

Zunächst sollten interne Verantwortlichkeiten und technische Voraussetzungen geklärt werden. Dabei müssen vor allem Arbeitsmittel wie Laptops oder PCs und Bildschirme erst einmal zu den neuen Beschäftigten gebracht werden. Es muss geklärt werden, ob der neue Mitarbeiter alle Informationen und Zugänge hat, um seinen neuen Job remote beginnen zu können. Danach ist eine ordentliche Zeitplanung entscheidend. 

Zitat Eva

Zusätzlich zu allen notwendigen Schulungen sollte auch Zeit und Möglichkeit für den informellen Austausch, z.B. durch digitale Kaffeepausen, Mittagspausen oder Afterworks, geschaffen werden.

Zitat Marcus

Das Online Vorstellungsgespräch macht den Bewerbungsprozess fairer

Bei einem Video-Interview fehlen zahlreiche nonverbale Eindrücke (wie ein Händeschütteln, Sitzhaltung, Etikette), die manchen Recruitern vermeintlich Aufschluss über den Charakter eines Kandidaten geben. Das Fehlen dieser Eindrücke bei Remote-Interviews ist meiner Meinung nach aber eher ein positiver Effekt und führt zu mehr Fairness im Bewerbungsprozess.

Scheller Zitat

Mehr Fairness in den Recruitingprozess zu bekommen ist und bleibt weiterhin die Hauptaufgabe und auch Schwierigkeit im Recruiting. 

Der nächste große Trend im Recruiting ist die künstliche Intelligenz (KI). Sich wiederholende Aufgaben können durch KI automatisiert werden. Dadurch gibt die künstliche Intelligenz Personalvermittlern Zeit, sich um wichtigere Aufgaben zu kümmern. Weiterhin soll KI dazu beitragen, die Fairness im Prozess zu erhöhen. In unserer Studie zu KI im Recruiting geben 40 % der Befragten an, dass sie glauben, dass KI den Rekrutierungsprozess fairer macht. 35 % glauben, dass KI unbewusste Vorurteile der Recruiter reduzieren kann.

Inwieweit KI in Zukunft Video-Interviews in kleinen und mittelständischen Unternehmen unterstützen bzw. ablösen kann, bleibt gespannt abzuwarten.

Online Vorstellungsgespräch erfolgreich durchführen
Wie geht es weiter? Wirf einen Blick auf unser Recruiting Software Verzeichnis, um das passende Tool zu finden.

Die 5 besten Passwort Manager für die Sicherheit in Unternehmen

Die 5 besten Passwort Manager für Unternehmen

Du sorgst dich um die Sicherheit der Nutzerkonten deines Unternehmens? Aufgrund der Pandemie sind viele Teams, die zuvor im selben Gebäude gearbeitet haben, nun remote aus dem Homeoffice tätig. Das hat eine neue Herausforderung in Hinblick auf den Datenschutz und die Sicherstellung der Kennwortsicherheit bei Nutzerkonten hervorgebracht, da das Risiko besteht, dass Cyberkriminelle Login-Daten von Nutzern stehlen und missbrauchen. In diesem Artikel werden wir über die besten Passwort Manager für Unternehmen sprechen, sodass du weißt, wie du die Sicherheit deiner Unternehmensdaten erhöhen kannst.

Die 5 besten Passwort Manager für Unternehmen

Laut einer Studie sind 42 % der Passwörter anfällig für sogenannte Wörterbuch-Angriffe, bei denen Kennwörter anhand vorgefertigter Listen erraten werden. Daher wird empfohlen, dass die Mitarbeiter einen Passwort Manager für Unternehmen nutzen. Ein solcher umfasst normalerweise Folgendes:

  • System zur Verschlüsselung von Passwörtern
  • Sicheres Verzeichnis mit gespeicherten Zugriffsdaten
  • Generator für starke Passwörter
  • Login-Manager
  • Steuerung der Nutzerverwaltung

Wenn du mit dem Gedanken spielst, ein solches Tool in dein KMU zu implementieren, aber nicht weißt, welches am ehesten geeignet ist – bei uns findest du 5 der besten Passwort Manager für Unternehmen. Die Produkte in dieser Liste wurden nach folgenden Kriterien ausgewählt: Sie haben auf GetApp eine Bewertung von 4 oder mehr Sternen, über 40 Meinungen von Nutzern, sind auf Deutsch verfügbar und bieten eine kostenlose Testversion. Gehe zum Ende des Artikels, um die vollständige Methodik zu sehen.

Die 5 besten Passwort Manager für Unternehmen

ManageEngine ADSelfService Plus

  • Gesamtbewertung: 4.7
  • Preis-Leistung-Verhältnis: 4.8
  • Funktionen: 4.7
  • Nutzerfreundlichkeit: 4.6
  • Kundenbetreuung/Support: 4.5

ADSelf Service Plus bietet Unternehmen neben der sicheren Speicherung von Passwörtern weitere Funktionen. Mit ADSelf Service Plus lassen sich Kennwörter für Betriebssysteme, lokale Anwendungen und die Cloud – für Nutzer einer Active-Directory-Domäne – erstellen, speichern und zurücksetzen. Mit der kostenlosen Version kannst du viele der Funktionen mit maximal 50 Domain-Nutzern testen.

ManageEngine ADSelfService Plus
ManageEngine ADSelfService Plus (Quelle)

Preisinformationen: Die Standardversion kann für ca. 502 € erworben werden und ermöglicht unter anderem die Wiederherstellung von Passwörtern durch die Nutzung eines Smartphones oder Tablets. Diese Version unterstützt bis zu 500 Nutzer und umfasst auch die Synchronisierung der Kennwörter eines Nutzers mit den verschiedenen Systemen und Geräten, auf die er Zugriff hat. Pläne lassen sich hinsichtlich der maximalen Nutzeranzahl und des Funktionsumfangs erweitern.

Mehr erfahren

Dashlane Business

  • Gesamtbewertung: 4.5
  • Preis-Leistung-Verhältnis: 4.4
  • Funktionen: 4.4
  • Nutzerfreundlichkeit: 4.4
  • Kundenbetreuung/Support: 4.3

Dashlane Business ist ein Passwort Manager für Unternehmen, der dir eine sichere Speicherung der Anmeldeinformationen von Nutzern ermöglicht und diese mit verschiedenen Geräten synchronisiert. Diese Daten lassen sich verwenden, um Formulare auf verschiedenen Plattformen automatisch auszufüllen und sowohl über die auf dem Smartphone installierte App als auch den Computer auf Anwendungen zuzugreifen. Mit der kostenlosen 30-Tage-Version kannst du alle Funktionen für Unternehmen testen.

Dashlane Business
Dashlane Business (Quelle)

Preisinformationen: Die kostenpflichtige Version kann ab 5 € pro Monat und Nutzer erworben werden. Sie umfasst Funktionen wie eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, kompromittierte Passwortwarnungen, Massenimplementierung sowie ein VPN, um eine sichere Verbindung über öffentliche WLAN-Netzwerke herzustellen.

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OneLogin

  • Gesamtbewertung: 4.7
  • Preis-Leistung-Verhältnis: 4.3
  • Funktionen: 4.5
  • Nutzerfreundlichkeit: 4.6
  • Kundenbetreuung/Support: 4.2

Mit OneLogin können Systemadministratoren anderen Nutzern durch Einmalanmeldung Zugriff auf Unternehmens- und Cloud-Anwendungen gewähren. Sobald der Nutzer bei OneLogin angemeldet ist, kann er von jedem Ort aus auf die Konten zugreifen, für welche eine Berechtigung erteilt wurde, ohne die Kennwörter kennen zu müssen, was wiederum zur Sicherheit beiträgt. Alle Funktionen von OneLogin können 30 Tage lang kostenlos getestet werden.

OneLogin
OneLogin (Quelle)

Preisinformationen: Der einfachste Plan kostet 2 € pro Monat und Nutzer. Er ermöglicht die Verwaltung der Kennwörter eines einzelnen Nutzers und gewährt Zugriff auf die Einmalanmeldung, um auf Anwendungen in der Cloud, in E-Mail-Konten und in sozialen Kanälen zugreifen zu können. Bei OneLogin kannst du einen benutzerdefinierten Plan erstellen und je nach Bedarf erweitern. Für den Erwerb des Passwort Managers für Unternehmen musst du dich an die Handelsabteilung wenden.

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Keeper for Business

  • Gesamtbewertung: 4.7
  • Preis-Leistung-Verhältnis: 4.5
  • Funktionen: 4.7
  • Nutzerfreundlichkeit: 4.7
  • Kundenbetreuung/Support: 4.5

Keeper for Business kombiniert die Funktionen eines Passwort Managers für Unternehmen mit einem sicheren digitalen Verzeichnis, das als Safe dem Schutz vertraulicher Dateien und Passwörter aller Nutzer im Unternehmen dient. Es kann sowohl über eine App auf dem Smartphone als auch vom Computer aus verwendet werden. Mit Keeper kannst du sichere Kennwörter erstellen, aktualisieren und verwalten – alles in einer verschlüsselten und vor Bedrohungen sicheren Umgebung. Die kostenlose 14-Tage-Testversion bietet Zugriff auf alle Funktionen.

Keeper for Business
Keeper for Business (Quelle)

Preisinformationen: Keeper Business ist ab ca. 38 € erhältlich und umfasst Funktionen wie einen uneingeschränkten Zugriff auf die Anwendung von verschiedenen Geräten aus, einen verschlüsselten Speicher für persönliche Dateien und Kennwörter, eine Zwei-Faktor-Authentifizierung und das Abrufen von Aktivitätsberichten für jeden Nutzer. Dieser Plan kann gemäß den Präferenzen der Nutzer angepasst werden.

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LastPass

  • Gesamtbewertung: 4.7
  • Preis-Leistung-Verhältnis: 4.6
  • Funktionen: 4.6
  • Nutzerfreundlichkeit: 4.5
  • Kundenbetreuung/Support: 4.4

Mit LastPass können Mitarbeiter auf alle Nutzerkonten zugreifen, die im Unternehmen für verschiedene Anwendungen verwendet werden, ohne dass bei jeder Nutzung eine Eingabe der Anmeldeinformationen erforderlich ist. LastPass wird über eine Erweiterung verwendet, die im Browser oder via App auf dem Smartphone installiert wird. Mit einem Nutzernamen und Master-Passwort können die Mitarbeiter des Unternehmens auf ein sicheres Bedienfeld zugreifen, in welchem die Zugriffsdaten verschiedener Standorte gespeichert sind. LastPass bietet zudem einen starken Passwortgenerator sowie einen sicheren Browser. Der Passwort Manager für Unternehmen kann 14 Tage lang kostenlos mit allen Funktionen der kostenpflichtigen Version getestet werden.

LastPass
LastPass (Quelle)

Preisinformationen: Eine Nutzung von LastPass in Unternehmen ist ab 3,59 € pro Monat und Nutzer möglich. Die gebotenen Funktionen umfassen eine Passwortverwaltung für bis zu 50 Nutzer, die sichere Freigabe von Dateien, die Einschränkung des Zugriffs von bestimmten Geräten und Standorten aus sowie eine Überwachung von Hacking-Versuchen. Dieser Plan kann an die Größe und Sicherheitsanforderungen des Unternehmens angepasst werden.

Mehr erfahren

Schütze dein Unternehmen – nutze kostenlose Testversionen von Passwort Managern und entscheide dich für die passende Lösung

Wie du gesehen hast, können Passwort Manager für Unternehmen zweifellos die Sicherheit verbessern.

Nun, wo du mehr über die besten Passwort Manager weißt, möchtest du sicherlich einige davon ausprobieren. Mit kostenlosen Versionen kannst du sehen, welche am besten den Anforderungen deines Unternehmens entspricht, bevor du eine kostenpflichtige Lizenz erwirbst.

Willst du mehr erfahren? Dann wirf einen Blick auf unser Passwort Manager Verzeichnis, um weitere Produkte zu entdecken.

Methodik

Die ausgewählten Produkte erfüllen folgende Kriterien:

  • 4 oder mehr Sterne auf GetApp
  • Mindestens 40 Bewertungen auf GetApp
  • Auf Deutsch erhältlich
  • Kostenlose Testversion verfügbar

Il controllo della produttività dei dipendenti è positivo secondo il 67% dei dirigenti

Il controllo della produttività dei dipendenti è positivo secondo il 67% dei dirigenti

Il controllo della produttività dei dipendenti è positivo secondo il 67% dei dirigenti

La crisi sanitaria del 2020 ha portato con sé un cambiamento epocale nella cultura aziendale: stiamo parlando dell’avvento massivo dello smart working e del telelavoro.

Se il lavoro a distanza porta con sé innegabili vantaggi in termini di equilibrio tra vita personale e vita professionale, è emerso che l’altra faccia della medaglia è la tendenza da parte di manager e imprenditori ad adottare strumenti di monitoraggio dei dipendenti per garantire controllo, produttività e un uso corretto delle risorse aziendali. Queste decisioni derivano da una mancanza di fiducia tra datori di lavoro e dipendenti? La produttività è davvero (solo) una questione di numeri?

Nella prima parte del nostro studio abbiamo fornito una definizione e una panoramica delle varie procedure di monitoraggio esistenti, nonché il punto di vista dei dipendenti intervistati. Per questo secondo articolo, Capterra ha intervistato 282 manager e imprenditori di PMI italiane al fine di raccogliere le loro opinioni, obiettivi e intenzioni di investimento in tali tecnologie. Tutti sono a capo o lavorano in un’azienda che utilizza strumenti di monitoraggio. La metodologia dettagliata dello studio è presentata alla fine dell’articolo.

Il 74% delle PMI ha aumentato l’investimento in strumenti di sorveglianza nel 2020

Il 74% delle aziende intervistate dichiara che gli investimenti nei software di monitoraggio dei dipendenti sono aumentati dall’inizio della crisi del COVID-19. I budget iniziali sono stati rivisti in vari modi:

  • dall’1 al 50% in più per il 34% degli intervistati
  • dal 50% al 100% in più per il 28% degli intervistati
  • Il 12% degli intervistati afferma addirittura di investire un budget almeno del 100% superiore a quanto pianificato prima della crisi.

Il 26% degli intervistati non ha applicato alcuna modifica o ha rivisto al ribasso l’investimento inizialmente pianificato.

Ma a quanto ammonta l’investimento medio in strumenti di controllo della produttività dei dipendenti?

Investimento in software di monitoraggio

Come si può osservare dal grafico, per il 39% degli intervistati, l’investimento arriva fino a 100 € al mese per tutti gli utenti.

Per farci un’idea più precisa riguardo al futuro, abbiamo chiesto agli intervistati se hanno intenzione di continuare ad investire in questo tipo di strumenti nel 2021 e, in generale, negli anni a venire. Il 69% ha risposto di sì:

Investimento in software di controllo della produttività dei dipendenti nel 2021

È interessante anche notare come il 21% degli intervistati non abbia ancora le idee chiare al riguardo. Sicuramente il futuro dello smart working è cambiato per sempre in seguito alla pandemia e, a quanto pare, il mercato dei software di monitoraggio sarà uno dei maggiori beneficiari di questo nuovo paradigma.

Il controllo dei dipendenti ha un impatto positivo sull’azienda secondo il 67% degli intervistati

Il monitoraggio dei dipendenti è considerato da dirigenti e imprenditori particolarmente vantaggioso per l’azienda nel suo complesso:

Il controllo dei dipendenti è positivo o negativo per l'azienda

A differenza dei dipendenti e middle manager intervistati che hanno opinioni contrastanti sul tema e mostrano una certa indecisione, il monitoraggio dei dipendenti è percepito da dirigenti e imprenditori come una misura positiva (48%) o anche molto positiva (19%).

L’alta percentuale di indecisi potrebbe essere dovuta a un iniziale tentennamento se l’adozione è recente. I giudizi negativi potrebbero essere spiegati sia da una mancanza di fiducia da parte dei datori di lavoro che da una mancanza di spiegazioni sulle ragioni del monitoraggio messo in atto. Ricordiamo che la legge è molto chiara al riguardo: i dipendenti sottoposti a monitoraggio devono sempre essere informati al riguardo.

Gli aspetti più monitorati sono l’attività del pc e le presenze

Come abbiamo visto nella prima parte dello studio, il monitoraggio può assumere diverse forme e riguardare uno o più aspetti, spesso inerenti ad un’attività o all’organizzazione del tempo da parte dei dipendenti:

Aspetti più monitorati tramite software di controllo della produttività dei dipendenti

Come si può osservare, gli aspetti più monitorati riguardano le attività del computer e le presenze. Per maggiore chiarezza, ricordiamo quali elementi vengono controllati per ognuno degli aspetti sopra elencati:

  • Attività del computer: monitoraggio delle ore, navigazione sul web, movimenti del mouse, registrazione dei tasti premuti (l’azione di registrare i tasti premuti su una tastiera).
  • Presenze: ora di login/logout, ore lavorative, straordinari.
  • Postazione lavorativa: videosorveglianza mediante webcam, scatti in time lapse o screenshot.
  • Comunicazioni digitali: e-mail, chat istantanee, videoconferenze.
  • Carico di lavoro: gestione del tempo, elenchi di azioni, pianificazione del lavoro, obiettivi e indicatori KPI (Key Performance Indicators).
  • Social media: utilizzo di account personali.
  • Conversazioni audio: utilizzo del telefono.
  • Posizione fisica: GPS e tracciabilità dei veicoli.

Le ragioni per implementare la sorveglianza sono diverse: un’azienda che gestisce dati sensibili vorrà garantire che siano gestiti correttamente. Nel caso di un team di vendita, i datori di lavoro vorranno sapere se gli obiettivi vengono raggiunti in tempo e, in caso contrario, le ragioni. I project manager desidereranno assicurarsi che tutte le parti interessate siano sincronizzate. Un servizio di consegna utilizzerà il monitoraggio GPS dei veicoli.

Ma con che frequenza vengono consultati i report di monitoraggio? La maggioranza degli intervistati (57%) controlla i dati con frequenza settimanale:

Con che frequenza vengono consultati i report di monitoraggio

Una volta chiariti gli aspetti del monitoraggio, è interessante capire in che misura i dipendenti siano a conoscenza del fatto di essere monitorati. A questo proposito, il 94% degli intervistati ha risposto che sono “consapevoli” – sono state inviate comunicazioni via e-mail e le informazioni sono facilmente reperibili – o addirittura “molto consapevoli” in quanto hanno ricevuto la formazione corrispondente e hanno firmato un accordo.

Vantaggi e svantaggi del controllo dei dipendenti

Secondo i dirigenti e gli imprenditori intervistati, questi sono i 5 principali vantaggi vincolati al monitoraggio dei propri dipendenti:

Principali vantaggi dell’utilizzo di sistemi di controllo dei dipendenti

La ricerca dell’ottimizzazione e della massima efficienza è il vantaggio principale che dirigenti e imprenditori ottengono dall’utilizzo di strumenti di monitoragggio dei dipendenti. Anche la gestione del personale in termini di ferie, permessi e ore lavorate è più rilevante che mai ora che ci si trova sempre più spesso a lavorare in smart working.

Ci sono però altri aspetti che, sebbene siano stati giudicati meno importanti dagli intervistati, a nostro avviso meritano di essere considerati come vantaggi per la sorveglianza:

  • Il 21% degli intervistati afferma che la sorveglianza contribuisce alla sicurezza dell’azienda (furto di dati interni, frode, visita a siti discutibili o rischiosi, ecc.).
  • Il 20% afferma di essere più facilmente consapevole di situazioni di molestie, discriminazioni e altri conflitti.
  • Il 14% afferma di poter individuare prima problemi di comunicazione o organizzativi all’interno di un team.

Ricordiamo che in azienda non è importante parlare solo di efficienza e produttività ma anche creare un clima di sicurezza e fiducia con i propri dipendenti. A questo proposito, il rovescio della medaglia è molto chiaro e questi sono i principali problemi identificati dai nostri intervistati in merito all’uso di tool di monitoraggio:

Principali svantaggi dell’utilizzo di sistemi di controllo dei dipendenti

Le aziende  si basano sull’equilibrio delle relazioni dei vari attori protagonisti e ogni decisione deve essere attentamente ponderata per evitare di inclinare troppo l’ago della bilancia a favore di interessi particolari.

Il 51% degli intervistati dichiara che il monitoraggio ha portato a implementare misure positive

Contrariamente a quanto si potrebbe pensare in un primo momento, il monitoraggio può portare a una serie di benefici per i dipendenti e gli intervistati sembrano confermarlo:

Azioni intraprese in seguito a comportamenti rilevati tramite tool di monitoraggio

Come si può vedere, il 51% dei dirigenti e imprenditori intervistati ammette di aver intrapreso azioni positive come bonus, promozioni, assegnazioni di maggiori responsabilità e di nuovi progetti nei confronti dei dipendenti che si sono dimostrati più brillanti e motivati.

È bene però osservare che, molto spesso, il semplice fatto di concedere esplicitamente fiducia a un dipendente è già una spinta potente per responsabilizzarlo e renderlo autonomo. Alcune aziende, in totale controtendenza con il monitoraggio, consentono persino un periodo di ferie illimitato e gli abusi sono rari. Si tratterebbe quindi non semplicemente di esaminare le ore di connessione o il tempo speso su una particolare applicazione, ma di capire come queste ore vengono sfruttate. La gestione basata sui risultati, una tendenza dall’altra parte dell’Atlantico, non si centra tanto sul presenzialismo ma mira al raggiungimento di obiettivi concreti e  misurabili.

 Sorveglianza come sinonimo di incentivo e non di controllo

L’avvento massivo e improvviso dello smart working in seguito alla pandemia potrebbe aver portato a un’adozione frettolosa di strumenti di sorveglianza quando, al contrario, una decisione in questo senso dovrebbe basarsi su un’analisi accurata dei pro e dei contro per arrivare ad una risoluzione ponderata.

Per ispirare i propri dipendenti e ottenere la massima produttività possibile in un dato contesto, i leader e i manager devono basare le proprie decisioni in termini di vigilanza su obiettivi concreti e comunicarli in piena trasparenza, senza dimenticare di tenere conto delle situazioni personali e, ovviamente, della normativa vigente.

Una volta stabilita la propria politica, la sorveglianza può essere introdotta non come semplice strumento di controllo, ma come mezzo per premiare ed incentivare il dipendente a dare il meglio di sé, sincronizzando i suoi interessi con quelli dell’azienda.

Vuoi saperne di più? Visita il nostro catalogo di software di monitoraggio dei dipendenti.

Metodologia

Per la raccolta di questi dati, Capterra ha intervistato 1.538 professionisti suddivisi tra 1.256 dipendenti (posizioni intermedie e di middle management) e 282 profili senior (dirigenti e imprenditori). Alcuni middle management che hanno dichiarato di monitorare i propri dipendenti ma di non essere in prima persona soggetti a monitoraggio sono stati inseriti nel gruppo dei dirigenti e imprenditori.

Gli intervistati hanno più di 18 anni, risiedono in Italia e lavorano per aziende di diversi settori a tempo pieno (80%) o a tempo parziale (20%).

Il sondaggio è stato condotto dal 13 al 17 novembre 2020.