53% das PMEs afirmam poder sobreviver apenas seis meses com crise da COVID-19

pequenas empresas na crise

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A crise do coronavírus atingiu em cheio as pequenas e médias empresas brasileiras e desenha um cenário preocupante para um conjunto que, em números absolutos, representa quase a totalidade dos negócios do país

Os dados são contundentes: mais da metade das PMEs acredita que seu negócio não resistirá mais do que seis meses caso persista a situação atual provocada pela pandemia (veja o gráfico abaixo).

É o que aponta a segunda parte de um estudo realizado pelo Capterra sobre como as PMEs, principalmente aquelas que adotaram o trabalho remoto ou adaptaram seus serviços ou produtos para seguir com suas operações, estão lidando com a chamada nova normalidade. 

Para o estudo, o Capterra ouviu 337 trabalhadores com cargos de gerência e poder de decisão em empresas com até 250 funcionários e de diversos setores de todo o país (veja a metodologia completa do estudo no final do texto). 

pequenas empresas na crise quanto tempo pmes resistem

 

É importante notar que, ainda que a diferença não seja tão significativa, o tamanho da empresa influencia na percepção dos gerentes em relação à saúde da empresa. 

Entre as empresas com menos funcionários (2 a 10), sobe para 59% o número de entrevistados que acreditam que seu negócio fechará as portas antes de seis meses, enquanto os negócios com 11 a 50 e 51 a 250 trabalhadores se aproximam da média global:

pequenas empresas na crise pmes 6 meses por tamanho

Pequenas empresas na crise: aposta por estratégia digital ainda gera dúvidas

Um cenário tão complicado exige agilidade das empresas. A boa notícia é que a maioria delas está mudando sua forma de operar para se adaptar à nova realidade pós-pandemia.

Segundo o estudo do Capterra, 72% dos negócios passaram a oferecer produtos, serviços ou eventos online por causa da COVID-19 e 43% afirmam ter modificado ou adaptado suas ofertas.

mudança modelo negócio

Em relação à organização interna, as PMEs também não ficaram paradas: 63% dos entrevistados disseram que suas empresas realocaram (ou pretendem fazê-lo) temporariamente funcionários em posições diferentes como resposta à COVID-19.

O dado mostra a boa capacidade dos empresários de darem respostas rápidas tanto a clientes como a trabalhadores em meio a uma situação sem precedentes e para a qual grande parte não estava preparada, como apontou o Capterra recentemente.  

pequenas empresas na crise recolocação funcionários

Ainda que tenham reagido com agilidade ao novo cenário, as PMEs parecem estar desperdiçando a oportunidade de aproveitar a crise como uma maneira de promover mudanças estruturais em suas formas de funcionar. 

Mesmo que a maioria afirme ter adotado algum tipo de estratégia digital, a aposta pelo online não é vista como uma das suas principais prioridades. 

O Capterra pediu para os entrevistados indicarem o grau de importância de diversas questões ligadas à gestão de diferentes áreas dos negócios, do financeiro, passando por recursos humanos, entre outras. Entre nove opções apresentadas, a mudança para o digital é vista como a menos importante no curto prazo (veja gráfico abaixo).  

Os dados preocupam, já que a chamada nova normalidade exigirá que muitos empresários repensem sua presença online. Na próxima seção, veremos algumas das principais vantagens de uma aposta consciente pelo digital, uma realidade que deve ser potencializada pelas novas condições sanitárias e de mobilidade impostas pelo coronavírus.

pequenas empresas na crise principais preocupações gerentes

Como mostra o gráfico, questões como a preservação de postos de trabalho também não aparecem entre as cinco questões mais importantes para os entrevistados. 

Ainda que muitas vezes as crises obriguem os empresários a cortar para se manterem vivos, vale lembrar que a retenção de talentos pode representar uma economia no futuro. Por mais duras que sejam, as crises são passageiras, e ter de gastar em contratações e treinamentos assim que a economia volte ao normal pode sair mais caro.   

As vantagens de migrar para o digital 

Abaixo mostraremos os principais benefícios de gerar receita online para o seu negócio em comparação com lojas físicas ou serviços oferecidos pessoalmente e dicas de como fazê-lo. As informações foram adaptadas de um estudo da consultoria Gartner (material completo disponível para assinantes): 

Caso você pense em montar um e-commerce, ou queira melhorar o que já tem, não deixe de ler os conteúdos que preparamos sobre como estruturar cada setor da operação online e de como vender pelo Instagram. Se você tem um restaurante, confira um passo a passo de como montar uma operação de delivery.

É mais barato

Gerar receita digital custa menos.

Uma vez que você tenha uma boa infraestrutura digital, é muito mais fácil  escalar sua operação. 

Por exemplo, um médico que passa a atender mais pacientes usando a telemedicina terá muito pouco custo adicional, uma vez que a tecnologia de monitoramento digital já está implantada e sendo utilizada.

Requer menos investimento

Com um negócio digital, seus gastos com aluguel de salas ou espaço para armazenamento diminuem. 

Se você quiser montar um curso de ensino à distância, por exemplo, não precisa se preocupar em pagar por um espaço físico ou outros tipos de materiais.

Gestão de estoque

É comum ver PMEs que optam por vender na internet com um grande problema: a limitação do espaço de estoque. A dica é escolher um modelo de reposição que se adeque ao seu espaço. Considere implantar a reposição contínua, em que se aumenta a frequência da aquisição de mercadorias e, ao mesmo tempo, se reduz a sua estocagem.

Usar tecnologia também é essencial para ter uma boa gestão de estoque. Softwares de gestão de estoque ajudam a monitorar a quantidade de produtos e mantêm o inventário atualizado constantemente e em tempo real.

Permite a adoção de um modelo de assinaturas

Com uma loja virtual, é fácil trabalhar com modelos de venda por assinatura ou de vendas recorrentes.

Por exemplo, se você dá cursos de yoga, é possível incentivar assinaturas mensais ilimitadas que garantam uma renda estável e previsível para o seu estúdio. Se você vende produtos de consumo diário, como café, pode incentivar empresas ou indivíduos a fazerem assinaturas através de sua plataforma de e-commerce, o que facilita tanto a sua vida como a do cliente, automatizando parte da experiência de compra.

Como a tecnologia pode ajudar a montar um modelo de assinatura?

Softwares de gerenciamento de assinaturas podem ajudá-lo a definir níveis de preços, descontos e pacotes para os clientes para facilitar o recebimento de seu produto ou serviço. Esse tipo de software também pode enviar lembretes de pagamento, configurar pagamentos automáticos e gerar faturas para seus clientes.

Permite chegar a mais lugares

Um boa operação digital abre possibilidades para o seu negócio que não se limitam ao local em que você ou sua empresa estão.

Uma escola de música pode oferecer seus cursos para quem estiver interessado nos estilos ou nos instrumentos de sua especialidade em qualquer parte do globo, basta um bom software de videoconferência.

loja física vs operação digital

Invista na sua presença digital

Como destaca Edney Souza, diretor acadêmico na Digital House Brasil e um dos maiores especialistas em internet do país, a hora é agora: “as PMEs precisam aceitar que esse é o novo normal e disponibilizar seus produtos e serviços online.” 

As mudanças exigirão um esforço inicial, mas apostar por gerar receita digital ajudará a sua empresa a estar em uma melhor posição para possíveis novas crises e criar as condições para que você possa escalar seu negócio com novos produtos, serviços e clientes.

Busca softwares de gestão de estoque? Confira nosso catálogo!

Metodologia 

Para esta pesquisa, foram ouvidos 409 trabalhadores de empresas com até 250 trabalhadores que, devido à crise da COVID-19, adotaram o trabalho remoto (83%), optaram por não aderir à prática (7%) ou que estão impedidas de fazê-lo, mas que adaptaram seus serviços, como restaurantes que aderiram ao delivery, por exemplo (10%). Do total de entrevistados, 337 ocupavam cargos de gerência e com poder de decisão nas empresas em que atuam e 72 eram trabalhadores de nível júnior e intermediário, com restritos poder de decisão. Empresas nas quais o trabalho remoto não é possível não foram consideradas para o levantamento. As entrevistas foram realizadas de maneira online entre os dias 19 e 21 de maio. 

Reagiere auf COVID-19 mit einem Business Continuity Plan

Business Continuity Plan in 5 Schritten erstellen

Die COVID-19-Krise hat unsere Wirtschaft stark getroffen. Jedes dritte kleine und mittelständischer Unternehmen (KMU) in Deutschland gibt in einer neuen Capterra Studie* an, ohne Staatshilfen nicht mehr als 3-6 Monate überleben zu können. 

Unternehmen mussten schnell auf die neuen Umstände reagieren und konnten nicht an Strategien und Plänen arbeiten. Jetzt ist es jedoch an der Zeit, dein Führungsteam zusammenzutrommeln und die harten Lektionen dieser Krise zu nutzen, um dein Unternehmen mit einem Business Continuity Plan für eine neue Realität zu wappnen. 

Business Continuity Plan in 5 Schritten erstellen

Was ist ein Business Continuity Plan

Ein Business Continuity Plan (Geschäftskontinuitätsplan auf Deutsch) hilft Unternehmen, sich auf mögliche Katastrophen vorzubereiten und in diesen richtig zu handeln. Er umfasst Pläne und Strategien, um Prozesse, deren Unterbrechung ernsthafte Schäden mit sich bringen würden, zu schützen oder alternative Abläufe zu ermöglichen. Ein Business Continuity Plan betrachtet die Kontinuität der gesamten Organisation und kann je nach Unternehmen verschiedene Bereiche und Prozesse umfassen. 

Laut unserer Umfrage verfügen lediglich 28 % der KMU über einen Business Continuity Plan. Das Fehlen eines Plans bedeutet, dass Unternehmen länger als nötig brauchen, um sich von einem Ereignis oder Zwischenfall zu erholen.

Du weißt nie, ob uns eine zweite COVID-19-Welle erschüttert, einer deiner wichtigsten Kunden pleite geht oder sensible Unternehmensdaten von einem Hacker gestohlen werden. Stelle mit diesen 5 Schritten deinen Geschäftskontinuitätsplan für die Zeit während und auch nach der Krise auf, um auf zukünftige Risiken besser vorbereitet zu sein. 

Geschäftskontinuitätsplanung in 5 Schritten

1. Stelle ein Team aus IT, Vertrieb und HR zusammen

Bevor du mit der Erstellung des Plans beginnst, solltest du ein Team innerhalb des Unternehmens zusammenstellen. Die IT-Abteilung spielt eine entscheidende Rolle, wenn es um die Aufrechterhaltung der Geschäftskontinuität im Katastrophenfall geht. Der Vertrieb und die Personalabteilung sollten jedoch auch in die Planung miteinbezogen werden. Innerhalb des Teams sollten genaue Verantwortlichkeiten festgelegt werden, damit jeder weiß, was (und wann er was) zu tun hat. 

Im Fall des neuartigen COVID-19-Virus wurden Unternehmen von einem Tag auf den anderen gezwungen, Remote-Teams zu verwalten. Ohne einen Geschäftskontinuitätsplan in der Hand mussten Personalabteilungen, Manager und IT-Fachkräfte über Nacht einen Notfallplan entwickeln und praktisch gleichzeitig umsetzen.

Software-Tipp: Projektmanagement und Kollaborationssoftware kann dir helfen, Aufgaben und Timelines bei der Zusammenarbeit im Team im Auge zu behalten.

2. Identifiziere die kritischen Prozesse in deinem Unternehmen

Der nächste Schritt besteht darin, die kritischen Prozesse zu identifizieren, die im Falle einer Krise aufrechterhalten werden müssen. Das Ziel besteht darin, sicherzustellen, dass die Tätigkeit des Unternehmens in Zukunft nicht schwerwiegend beeinträchtigt wird.

Stelle dir einen Unternehmer vor, der einen Kundendienst leitet. Die Möglichkeit seiner Mitarbeiter Anrufe entgegenzunehmen ist ein kritischer Geschäftsvorgang. Also sollte in seinem Business Continuity Plan festgelegt werden, was zu einer Unterbrechung des Telefons führen kann und wie auf diese Störung reagiert werden soll. 

Der Zweck dieser Planung besteht nicht darin, Probleme zu verhindern, sondern die Auswirkungen von Problemen zu mildern, wenn das Unerwartete eintritt. So könnte im Falle des Telefonausfalls auf die Kundenbetreuung per Live-Chat umgestiegen werden. Stelle einen Plan auf, welche genauen Schritte in diesem Fall eingeleitet werden müssen, damit keine wertvolle Zeit verloren geht. 

Software-Tipp: Business Continuity Software hilft Unternehmen dabei, Bedrohungen zu erkennen und Prävention und Wiederherstellung zu planen.

3. Der wichtigste Bestandteil deines Business Continuity Plans ist die IT-Sicherheit 

Jeder Business Continuity Plan umfasst Strategien, um den IT-Betrieb unter Krisenbedingungen sicherstellen sowie IT-Prozesse nach einem Ausfall wiederherzustellen. Definiere für die kritischen Prozesse maximal tolerierbare Ausfallzeiten und mögliche Wiederanlaufmaßnahmen.

Mögliche Szenarien im Krisenfall, die in deinem Plan berücksichtigt werden sollten, sind: 

  • Ausfall von Hardware, Software, Netzwerken oder IT-Prozessen 
  • Versagen der Cybersicherheit
  • Ausfall von Personal, Partnern und Dienstleistern
  • Naturkatastrophen, Feuer, Stromausfall

Viele Hacker nutzen gerade die momentane Krise, um Unternehmen anzugreifen. Laut einer Capterra-Umfrage zur Datensicherheit im Home-Office waren bereits 26 % der Mitarbeiter in KMU Opfer einer Phishing-Attacke. Ein Drittel dieser Angriffe bezogen sich dabei auf das Coronavirus. Wenn man diese Zahlen liest, ist es umso erschreckender, dass lediglich in 29 % der KMU Richtlinien zur IT-Sicherheit implementiert wurden. 

Reagiere auf COVID-19 mit einem Business Continuity Plan 1

Die Implementierung von IT-Sicherheitsrichtlinien ist für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Lege in deinem Plan fest, wie im Falle eines Angriffs zu handeln ist, und gebe an, wer im Notfall zu kontaktieren ist.

Software-Tipp: IT-Management-Software stellt Tools und Prozesse für die Steuerung und Überwachung von Computernetzwerken bereit. 

4. Das Geschäftsmodell selbst bedroht häufig die Betriebskontinuität

Unternehmen tendieren dazu, traditionelle Geschäftskontinuitätspläne zu haben, die sich auf die Kontinuität der Prozesse konzentrieren, aber das Geschäftsmodell weglassen. Das (ungeeignete) Geschäftsmodell selbst kann jedoch bei externen Ereignissen, wie z.B. dem weltweiten Ausbruch von COVID-19, eine Bedrohung für die Betriebskontinuität darstellen.

Untersuche den Ansatz deines Geschäftsmodells in fünf Phasen (ganzer Report für Gartner-Klienten zugänglich) um auf die Zeit während und nach COVID-19 vorbereitet zu sein. Zu den Phasen gehören:

1. Definition des Geschäftsmodells: Unternehmen sollten sich bei der Definition ihres Geschäftsmodells zunächst auf Kernkunden konzentrieren, die für die Kontinuität ihres Betriebs von wesentlicher Bedeutung sind. 

2. Ermittlung von Unsicherheiten: Dies kann durch SWOT-Analyse oder durch Brainstorming erfolgen.

3. Bewertung der potenziellen Auswirkungen: In diesem Schritt werden die Auswirkungen der identifizierten Unsicherheiten abgeschätzt.

4. Ermittlung eventueller Änderungen: Zweck dieses Schrittes ist es, Veränderungsstrategien zu entwerfen, um potenzielle Auswirkungen anzugehen.

5. Durchführung dieser Änderungen: Das Geschäftskontinuitätsteam sollte die Strategien auswählen, die sie am dringendsten umgesetzt werden sollen.

Laut unseren Studienergebnissen haben knapp 80 % der KMU in Deutschland ihr Geschäftsmodell als Reaktion auf die Krise geändert.

Änderungen am Geschäftsmodell aufgrund von COVID-19

COVID-19 hat viele Unternehmen gezwungen, Produkte anzupassen und online zu verkaufen. Die Krise wird jedoch auch langfristig Kundenverhalten und -bedürfnisse ändern. Unternehmen sollten daher die Chance ergreifen und ihr Geschäftsmodell von Grund auf überarbeiten. 

Software-Tipp: Change-Management-Software hilft bei der Planung und Durchführung von Änderungen in Unternehmen.

5. Denke über mögliche Versetzungen deiner Mitarbeiter nach

Um deine Mitarbeiter in einer Krise optimal zu nutzen, können in deinem Business Continuity Plan Versetzungen in neue Rollen berücksichtigt werden. Ein verändertes Geschäftsmodell führt häufig auch zu angepassten Rollen und Zuständigkeiten. 

In Deutschland haben 46 % der KMU vorübergehende oder permanente Versetzungen ihrer Mitarbeiter als Reaktion auf die Krise vorgenommen. So mussten beispielsweise Ladenmitarbeiter über Nacht lernen einen Online-Shop zu bedienen. 

Versetzung der Mitarbeiter in verschiedene Rollen

Um auf zukünftige Versetzungen besser vorbereitet zu sein, ist es wichtig diesen Punkt in deinem Geschäftskontinuitätsplan einzuarbeiten. Spreche mit deinen Mitarbeitern mögliche Versetzungen und Interessengebiete ab und plane Schulungen und Trainings, damit sie im Krisenfall bereits eingearbeitet sind.  

Software-Tipp: Lernplattformen ermöglichen eine Lernumgebung, die E-Learning-Kurse und -Tests ermöglicht und verfolgt. 

Business Continuity Planung ist ein MUSS in jedem Unternehmen

Ob durch neue Produktlinien, eine vollständig ferngesteuerte Belegschaft oder ein ganz neues Online-Geschäft, COVID-19 wird die Art und Weise, wie Unternehmen arbeiten, weiter verändern.

Lerne aus der Krise und deinen bisherigen Erfahrungen und Fehlern, um zukünftig besser vorbereitet zu sein. Die Überlebenschance deines kleinen Unternehmens steigt, je schneller und passender du auf neue Krisensituationen reagieren kannst. 

Willst du mehr erfahren? Dann wirf einen Blick auf unser Business Continuity Software Verzeichnis, um weitere Produkte zu entdecken.

* Methodik der Umfrage

Die Daten für die Studie “Software Trends” wurden im Mai 2020 bei einer Online-Umfrage unter 417 Teilnehmern erhoben, deren Tätigkeit infolge der COVID-19-Pandemie remote ausgeführt werden kann. 

Unter den befragten Teilnehmern befinden sich 269 Manager (Management, Senior Manager, Executive Management und Inhaber), die an Software-Entscheidungen in ihrem Unternehmen beteiligt sind sowie 148 Angestellte, ohne Management- und Entscheidungsfunktionen.

Hinweis: Bei den Grafiken standen mehrere Antwortoptionen zur Verfügung, sodass die Gesamtsumme der Prozentwerte 100 % übersteigt.

Faut-il payer pour Skype ? 3 alternatives gratuites

Cet article a été publié une première fois en mai 2018, puis mis à jour en juin 2020.

“Il faut vraiment payer pour cette application ?” Voilà une question typique des consommateurs de la génération Internet, élevés dans un univers où tout est facile d’accès, instantanément et souvent gratuitement : télévision, spectacles, musique, informations… Pourquoi payer s’il existe une version gratuite ?

Évidemment, cette approche est également de mise dans le monde professionnel, où l’on s’interroge notamment sur l’intérêt d’utiliser une version payante de Skype, l’outil de conférence web le plus populaire au monde (acquis par Microsoft en 2011).

De nos jours, toute entreprise a besoin d’un outil de visioconférence en ligne et disposer de canaux de communication puissants est essentiel à la réussite des entreprises.

En particulier lorsque l’on sait que l’échec des projets est souvent dû à un manque de communication.

En tant que gestionnaire de projets, vous devez vous assurer que votre équipe reste connectée (que ce soit pour des réunions Scrum ou pour tout échange, en général), mais vous devez également respecter votre budget. Il semble alors logique de se demander pourquoi utiliser un outil payant alors qu’un logiciel gratuit pourrait offrir des fonctionnalités identiques.

Dans cet article, nous passerons d’abord en revue les options payantes de Skype (installé par défaut sur toutes les machines Windows), puis nous présenterons quelques alternatives gratuites qui permettent notamment de discuter en face-à-face avec des collaborateurs à distance.

Faut-il vraiment payer pour utiliser Skype ?

Pour faire bref : non (enfin, vous devez payer votre connexion à Internet). Vous pouvez utiliser Skype gratuitement depuis votre smartphone ou votre ordinateur pour communiquer avec un autre utilisateur connecté sur un autre appareil.

Mais les choses se corsent si vous voulez entrer en contact avec une personne qui n’utilise pas Skype ou qui n’y a pas accès. Par exemple, un membre de votre équipe en déplacement qui ne dispose pas de l’application sur son téléphone mobile, ou encore un collaborateur qui dispose d’une connexion Internet faible, voire inexistante.

C’est peut-être improbable, mais ça arrive. Pour parer à toute éventualité, mieux vaut avoir une solution de rechange. Sans parler des interlocuteurs qui ne peuvent ou ne veulent pas utiliser Skype. 

Sans oublier qu’appeler un numéro fixe ou mobile depuis Skype (votre correspondant reçoit l’appel sur son téléphone et pas par le biais de l’application Skype), c’est payant.

Pour pouvoir effectuer ce type d’opération, vous devez acheter des crédits ou souscrire un abonnement mensuel.

  • Pour 400 minutes d’appel, vous devrez débourser 7,80 € par mois.
  • Vous pouvez passer des appels illimités dans 63 pays pour 15,60 € par mois (des restrictions peuvent s’appliquer).
  • Enfin, vous pouvez acheter des crédits Skype par tranche de 5 €, 10 € ou de 25 €. Les tarifs à la minute varient selon la zone d’appel.

Au revoir Skype Entreprise, bonjour Microsoft Teams

Tout ce que nous venons d’énoncer correspond à la version de base de Skype.

Elle suffit généralement aux auto-entrepreneurs et aux petites structures. Les organismes de plus grande envergure, en revanche, ont besoin de fonctionnalités supplémentaires : communication simultanée avec plus de deux utilisateurs, tableau blanc et partage d’écran notamment.

Microsoft a récemment fusionné Skype Entreprise et Microsoft Teams, son outil de web conférence. Les utilisateurs y retrouvent toutes les fonctionnalités de Skype Entreprise dans le nouveau logiciel de conversation.

3 alternatives gratuites à Skype

Vous ne voulez pas passer à la version payante de Skype, mais vous avez besoin de fonctionnalités supplémentaires ? Voici 3 logiciels de visioconférence gratuits qui pourraient vous intéresser.

Vous trouverez ci-dessous le détail de leurs fonctionnalités et le prix d’un upgrade, au cas où l’évolution de votre entreprise vous pousse à chercher une solution plus robuste.

Certains de ces outils comprennent d’autres fonctionnalités de gestion de projets, comme la gestion des tâches et le partage des fichiers. Ils pourraient donc se révéler avantageux à plus d’un titre.

Ils sont ici présentés par ordre alphabétique.

1. Glip

Aperçu de Glip (source)

Note des utilisateurs sur Capterra :  4,5/5 (161 avis)

Glip, créé en 2012 et racheté par RingCentral en 2015, présente quelques fonctionnalités supplémentaires dont la gestion des tâches et le partage de fichiers.

Version gratuite : publications, espace de stockage, intégrations et utilisateurs invités illimités. La version gratuite inclut 500 minutes de conversation vidéo par mois.

Si vous voulez passer à la version supérieure : pour 5 $ par utilisateur/mois (environ 4,5 €), vous obtenez 1 000 minutes de visioconférence par personne et par mois. Vous bénéficiez également de fonctionnalités de contrôle administratif avancé, de politiques de rétention des données, d’exportations conformes et d’une assistance prioritaire en permanence.

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2. GoToMeeting

Aperçu de GoToMeeting (source)

Note des utilisateurs sur Capterra :  4,5/5 (7 244 avis)

GoToMeeting, disponible depuis 2004, fait partie de la famille des logiciels Citrix Systems. Connu pour ses réunions “en un seul clic”, le logiciel vise avant tout à simplifier l’organisation de visioconférences. Il permet de lancer immédiatement la conversation sans avoir à  télécharger un logiciel supplémentaire ou à fouiller différents menus.

Version gratuite : avec GoToMeeting Free, collaborez avec 3 personnes au maximum depuis votre navigateur Google Chrome, jusqu’à 40 minutes par session. Inclut le partage d’écran.

Si vous voulez passer à la version supérieure : disponible à partir de 12 € par organisateur/mois (forfait annuel), la première version payante prend en charge jusqu’à 150 participants et vous donnent accès à des fonctionnalités comme les applications mobiles, les outils de dessin et le partage de clavier.

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3. Wimi

Aperçu de Wimi (source)

Note des utilisateurs sur Capterra :  4,7/5 (93 avis)

Wimi, logiciel conçu à Paris, est bien plus qu’une plateforme de visioconférence : c’est un véritable outil de gestion de projets incluant des fonctionnalités comme la gestion des tâches, le suivi des jalons ou encore les tableaux Kanban.

Version gratuite : inclut la gestion de 8 projets, 10 Go de stockage et un support client par e-mail pour 3 utilisateurs.

Si vous voulez passer à la version supérieure : disponibles à partir de 9 $ (environ 8 €) par utilisateur/mois, les versions payantes vous permettent d’enregistrer un nombre illimité de projets et d’invités et vous donnent accès à 250 Go de stockage, au partage de fichiers et à une assistance téléphonique.

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D’autres alternatives à Skype ?

Et vous, comment communiquez-vous à distance avec vos collaborateurs ? Utilisez-vous Skype, une des alternatives présentées dans cet article ou bien une autre solution ? Partagez votre expérience en commentaire !

Vous souhaitez en savoir plus ? Consultez notre catalogue de logiciels de visioconférence pour découvrir davantage de produits.

El 54 % de las pymes ve clave ofrecer productos online para renovar su modelo de negocio ante la crisis

Cambios en el modelo de negocio

Cambios en el modelo de negocio

Los distintos frentes abiertos de las pymes ante la crisis

El impacto del coronavirus en los negocios tiene muchos frentes. La supervivencia ante la crisis actual se basa en la adquisición de nuevo software, la oferta de productos y servicios en formato virtual, el aprendizaje y la integración de herramientas de teletrabajo, el cambio de mentalidad a la hora de operar y, por supuesto, los cambios en la organización.

Capterra ha realizado un estudio* a fin de conocer la transformación del modelo de negocio y la organización interna de las pymes para poder navegar en los peligrosos oleajes de la nueva realidad. ¿Cuánto tiempo creen poder sobrevivir bajo las condiciones actuales? ¿Estaban preparadas para una crisis así? ¿Han hecho cambios internos para habituarse al emergente mercado virtual? ¿Cómo han tenido que adaptar su producto o servicio?

Al ser cuestiones que competen a la directiva de las empresas, para este artículo se analizaron únicamente las respuestas de los participantes con poder de toma de decisión.

Puntos destacados del estudio

  • Sólo el 32 % prevé que puede sobrevivir más de seis meses bajo las medidas especiales sin ayudas económicas gubernamentales.
  • El 54 % de las pymes ha implementado o consideran ofrecer su producto/servicio de forma online.
  • El 73 % de las pymes ha cambiado los roles de los empleados o están pensando en hacerlo.

Preocupante pronóstico de supervivencia de las pymes a pesar de la existencia de plan de continuidad

La economía se está reactivando y los negocios poco a poco vuelven a un tipo de normalidad que está condicionada por las medidas especiales tomadas como respuesta a la pandemia. La percepción de supervivencia de las pymes bajo esta situación no es positiva. El estudio indica que únicamente un 32 % prevé que puede sobrevivir más de seis meses sin ayudas económicas gubernamentales.

Pronostico continuidad de pymes en medidas especiales de la pandemia

¿Estaban las pymes preparadas para una crisis de esta índole? El análisis indica que no, incluso teniendo un plan para asegurar la continuidad del negocio. Un 45 % sí tenía plan de continuidad, un 40 % no lo tenía y el resto no está seguro. Pero, sorpresivamente, el sí tenerlo no garantiza la supervivencia del negocio ya que una crisis económica derivada de una pandemia es un caso excepcional.

Casi la mitad de las pymes tenían plan de continuidad previo a la pandemia

Un porcentaje considerable de las organizaciones (64 %) que sí tenía un plan para asegurar la continuidad del negocio frente a una crisis económica está en el segmento que considera no aguantar más de seis meses. Esto sugiere que la pandemia desarrolló frentes inesperados incluso para los escenarios previstos por estos planes.

Renovar el modelo de negocio para enfrentar la crisis: productos online y cambio de roles de los empleados

La reacción principal de las pymes ante esta situación ha sido la digitalización: adaptar y ofrecer su producto o servicio vía online. Un 66 % de ellas considera importante cambiar el modelo de negocio para operar de manera remota o digital.

Por ejemplo, utilizar software de videoconferencia para las reuniones de equipos, instalar un chatbot de asistencia al cliente en la página web o incluso abrir un ecommerce para una experiencia optimizada al usuario.

Como expone la encuesta, las empresas también están realizando cambios en la estrategia de negocio para resistir en la nueva realidad: ofrecer un producto o servicio gratis, entregar a domicilio o modificar el modelo de precios. 

Son cambios en el modelo de negocio que principalmente residen en la digitalización de los productos. Para ello fue necesario comprar nuevo software, una decisión considerada crucial por el 75 % de las pymes

Software adquirido por pymes debido a COVID-19

Un 63 % de las pymes ha adquirido nuevo software para trabajo en equipo, procesos internos y entrega de producto. Por ejemplo, herramientas de colaboración, software de gestión de proyectos o software de chat en directo.

Adquirir e implementar nuevas herramientas implica aprender a utilizarlas, ya que una herramienta mal usada no sólo es pérdida de dinero sino también de tiempo y calidad en el servicio al cliente. Las pymes lo tienen claro, ya que un 82 % de ellas dio formaciones online ya fuese mediante un curso certificado (36 %) o informal (46 %) por medio de un miembro del equipo.

Empleados han recibido formación online informal en las nuevas herramientas digitales

Este nuevo escenario, donde se opera a distancia y se reconfiguran los equipos y los procesos de trabajo, ha supuesto que el 73 % de las pymes hayan cambiado los roles de los empleados o estén pensando en hacerlo. 

Pymes planifican o implementan recolocación de empleados debido al coronavirus

Es consecuente que en situaciones extraordinarias las organizaciones también tengan que tomar medidas no sopesadas anteriormente. De momento, la implementación o consideración de cambio de roles temporal es mayor al permanente pero el mundo de los negocios no es ni será el mismo que el previo al coronavirus, por lo que estas modificaciones podrían mantenerse incluso terminando la crisis, en la nueva realidad. 

Revolución integral de las pymes: modelo de negocio, producto y estructura interna

La crisis causada por la COVID-19 está afectando de manera integral el mundo de los negocios. No es únicamente adaptarse al teletrabajo y expandir el producto a canales virtuales, sino también cambiar el modelo de negocio: planes, precios, servicios, roles de los empleados y la manera de pensar el mercado.

Estos cambios no son fáciles y la mayoría de las pymes no estaban preparadas para un paro tan agresivo y repentino como el que supuso la pandemia, ni siquiera las que tenían planes de continuidad.

El camino que están siguiendo las pymes para mantenerse operativas es ofrecer el producto o servicio online. Y muchas de ellas están haciendo lo necesario para lograrlo: comprar software, formar a los empleados, reorganizarse internamente, abrirse a los nuevos canales y cambiar la mentalidad de funcionar en el mercado.

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*Metodología de la encuesta
Para recopilar los datos de este informe hemos llevado a cabo una encuesta en línea durante mayo 2020. Las respuestas provienen de una muestra del mercado español. El cuestionario se envió a 1009 personas, entre las que se seleccionaron 421 para participar. El criterio de selección es:
  • Residente en España
  • Empleado o dueño de una pequeña o mediana empresa
  • Empleado a jornada completa o parcial
Los participantes provienen de diferentes sectores de la industria. 
De los 421 participantes, 325 son directivos, gerentes o dueños con poder de toma de decisiones y 96 son empleados sin poder de toma de decisiones. Este artículo está basado en el análisis de las respuestas de los participantes con poder de toma de decisiones.
Nota: La gráfica 3 corresponde a una pregunta con opción de respuesta múltiple, debido a esto la suma total de los porcentajes es mayor a 100 %.

Millennials Are Open To AI In HR—But Say There’s Still A Place For Humans

AI in HR

HR technology has integrated into the human resources department over the last decade—and as technology advances, the inclusion of artificial intelligence (AI) technology has grown with it. Many HR professionals are embracing this type of technology. However, to some, the notion of machines taking over a role that is based upon building very human relationships is a big concern.

But what about the employee perspective? With 40% of millennials making up the Australian workforce, we wondered if this generation of employees will embrace the involvement of AI-powered technology in HR.

AI in HR

The results indicate that millennials are open to AI technology handling HR tasks but they’d still prefer some activities to be owned by humans.

Other key highlights from the survey include:

  • 63% of millennials believe AI could make HR a fairer department.
  • The older the millennial, the less comfortable they feel with AI in HR.
  • Men are the most open to AI-driven HR technology, women are on the fence.

How is AI used in HR?

Artificial intelligence is already transforming the jobs of HR professionals in several ways. Here are just a few examples:

Administration

Artificial intelligence is well-suited to handling repetitive, low-value tasks. By automating these, HR professionals can focus on more strategic work as well as ones that require uniquely human abilities (such as the analysis of a specific context.)

To give some context, AI can relieve HR staff from administrative tasks like:

  • Payroll processing
  • Workforce analysis
  • Policymaking and implementation
  • Employee paperwork processing.

One example of deep learning AI within HR administration is chatbots. Through natural language processes (NLP), the AI learns to understand language that humans use rather than the language that a computer uses. As hinted by the name, NLP sets out to understand human language in its more natural form, in both written and spoken context. It takes into account tone, context and intent to make a judgement on what information the user is seeking.

By powering the chatbot with an algorithm that provides prompt and accurate responses to employee queries, it relieves HR staff from constantly relaying the same information to different people.

Recruitment

It’s difficult to know the true financial cost of hiring the wrong candidate, but a SmartCompany survey found 18% of small business owners felt their hires were worse or much worse than they had expected.

A great hire, on the other hand, can boost productivity, positively impact a company’s culture, and drive business revenue. For this reason, HR departments are using AI in their recruitment efforts to make smarter hiring choices.

The technology can automate candidate CV screening through to providing feedback to unsuccessful candidates. For candidates entering the interviewing stage, companies are using AI to ask interview questions. This includes the more basic questions, such as ‘How many years experience do you have?’ to more complex questions—like asking them to describe a professional difficulty they’ve had to overcome?’

Additionally, companies are using AI to make an assessment of a candidates personality type to help them decide whether they would fit in well with their company’s culture and values.

Onboarding new hires

AI-integrated systems can introduce new employees to relevant company information on their first day on the job. In a timely manner, an AI application will automatically send a new staff member information about their:

  • Duties
  • Benefits
  • Company policies and practices
  • Reporting authority figures
  • Team members
  • Training schedules
  • Meet-and-greets
  • Task assignments
  • Documentation to sign.

More than this, AI allows for customisation. The application will adapt the information included in the onboarding process based on the specific job role. For example, requesting specific devices that the employee will need or providing readily-prepared answers to frequently asked questions for that position.

Correctly onboarding new employees, especially in a virtual setting, is important because it sets them up for maximum success. It gives them a clear idea of what is expected of them and what they can achieve. For HR professionals, automating this process frees up a great deal of administration time.

Learning & development

HR departments are making use of personalised individual learning and development programs for their staff, which are powered by AI algorithms. Rather than providing a standardised program, the AI analyses which content and training need to be relayed to the employee to maximise their educational experience.

Often, this is based on the new employee’s job role, existing knowledge levels, skill sets and development plan. At the same time, the AI draws upon data and analytics from the business to factor in which skills the employee needs to develop to:

  • Positively impact the company’s bottom line
  • Drive business resiliency
  • Future-proof the business (by ensuring it has the right talent and expertise to meet long-term goals).

Tracking flight-risk employees

Some employers use AI to alert them to employees demonstrating behaviours that would suggest they’re unhappy in their job—putting them at risk of leaving the company. This includes tracking the way they express themselves on email and other company communication platforms to detect whether they change their overall tone. It also checks for keystrokes and internet browsing.

Of course, it’s for the employee to decide whether they want to seek out an opportunity elsewhere. However, by being aware that they’re considering other options, the HR department can proactively engage with them, and hopefully, encourage them to stay.

Incident management

AI-powered technology is also evident in the management of ethics and compliance situations. One business offering this technology is TalkToSpot. It allows businesses to identify cases of harassment and discrimination, policy violations, and whistleblowing.

According to the company: ‘Research shows that talking to a human is one of the biggest obstacles to reporting inappropriate behaviour at work.’ By allowing employees to communicate with its chatbot, a complaint is made anonymously—and importantly, the AI automatically triggers the appropriate corrective and disciplinary actions.

This sort of technology helps champion a healthy and inclusive culture; as well as demonstrating a no-tolerance attitude toward any behaviours that work against it.

The employee perspective: Are they ready for the future?

We surveyed 515 Australian millennials to ask how they’d feel about employers using AI within their HR department—a full methodology of the survey is available at the bottom of this page.

We set out to discover where the boundaries lie, from onboarding through to disciplinary actioning.

63% of millennials believe machines could make HR fairer

All humans are prone to bias. Unconscious biases are outside of our control and happen without us realising or intending it to happen. Our brain will trigger a biased response to help us make a quick judgement of a situation or person, and these thoughts are often based on our background, environment and personal experiences.

This was given as one of the key drivers behind the belief that AI could make HR fairer, according to 63% of Capterra’s survey respondents. One respondent said:

‘Artificial intelligence is impersonal. It does not judge on race, gender, or culture. It purely bases its judgments looking at skill whereas people can be unintentionally influenced.’

 

Respondents also made points about the potential for conscious bias in humans too. One millennial suggested that ‘human emotions sometimes get in the way of processes.’ Another said they believe AI ‘eliminates the possibility of favouritism and the involvement of personal preference’

On the other hand, 57% of respondents said they believe there is still an opportunity for bias to occur within AI. Of this number, 39% said the potential for bias depends on the situation.

Bias in AI in HR

Unfortunately, machines are only as good as the programmers that train them. It’s possible for AIs to learn biases due to engineers unwittingly introducing their hidden biases into the training data they use. In this respect, there are real concerns that AI could make issues of human and societal bias in HR worse. Mckinsey summarises this well:

‘AI can help reduce bias, but it can also bake in and scale bias.’

 

For this reason, experts advise companies to apply innovative training techniques and involve human judgement to ensure AI-supported decision making is fair.

Millennials value the people in HR but feel comfortable with some AI involvement

Recruitment

78% of millennials believe AI could help tackle bias in recruitment. 65% of respondents said they think AI could make HR fairer in the hiring process in general. However, the majority want a hybrid of AI and human recruiters to be used in the industry.

Within the hiring process;

  • 61% of millennials would be happy with an AI screening their CV, as long as a human review it too.
  • 40% of millennials aged 30 years old or more said they wouldn’t want an AI looking at their social history, compared to 32% of people under 30.
  • 27% of millennials said they’d be okay with an AI asking them basic interview questions.
  • 49% would be comfortable with an AI asking them more complex questions, as long as a human also makes a judgement.
  • 37% were interested in their skills being tested via an AI-powered game.
Read more on Capterra’s research into the millennials perspective of AI in recruitment.

The verdict: Millennials prefer a combination of humans and AI in the recruitment process

The use of AI within the recruitment industry relies partly on Australia’s readiness for it. Millennials are already showing indications of interest—and in some areas, such as tackling unconscious bias, they’ve demonstrated enthusiasm. But on that topic, employers must also consider ways that an AI-powered program could work against diversity efforts.

Technology that uses a video link to carry out personality type testing, for example, often relies on measurements such as eye movement, choice of words and tone of voice. However, it doesn’t account for blind candidates, deafness or disabilities such as autism. For this reason (and many more), it’s important that businesses don’t solely rely on AI in recruitment.

Onboarding

62% of millennials were happy with the use of AI in their new employee onboarding for a new job. However, of this number, almost half (47%) would prefer for a human HR professional to be involved as well.

AI-powered employee onboarding the millennial opinion

In terms of gender, women would prefer that this HR task was left to human professionals. A third (33%) would not like an AI involved at all (compared to 24% of men.)

Automating employee onboarding men vs women

The verdict: Millennials value people in onboarding, especially women

Automating the onboarding process has many benefits for HR professionals—a big benefit being that it saves a huge amount of time spent on highly administrative and repetitive tasks. An AI can also combine company data with the new employee profile to produce a personalised process much quicker than a human could.

At the same time, employees value human connection when joining a new company. For this reason, it’s important that new hires have a human point of contact during the process. This doesn’t have to be the HR professional, however. A buddy-system, where employers partner a new employee with an existing employee is a good alternative. However, it may be that an AI assigns a suitable buddy for every new hire.

Employee record management

A third of millennials said they’d feel uncomfortable with an AI handling their employee records. However, 65% were comfortable with it (with a quarter of the 65% saying they are happy for humans to step away from this activity completely.)

Importantly, there is a difference of opinion between ages. 45% of millennials aged 30 years old and older said they’re happy with AI handling their employee records. This is compared to 50% of millennials under 30 years old.  A third of over-30s would prefer humans to manage their records without any kind of AI assistance.

Age breakdown millennial opinion on employee record management AI-powered

A divide between genders is also apparent in the survey results. Almost a quarter (24%) of women are indifferent, compared to 18% of men. Half (50%) of men would be okay with artificial intelligence being the sole manager of their records.

Men vs women millennial opinions on AI driven employee record management

The verdict: The majority of millennials don’t mind an AI handling their employee records

Most millennials are open to AI operating this HR task, and a fifth are indifferent. This points to a clear automation opportunity for businesses. However, they should also bear in mind that around a third (32%) of respondents expressed feelings of uncomfortableness around this concept. With the task involving personal information, it’s worth employers asking staff to authorise and agree to the use of artificial intelligence here.

Career development

55% of the millennial respondents said they’d feel comfortable with an AI providing them with educational assistance to help them in their career. However, a quarter (25%) would prefer humans and 19% are indifferent.

Men were most certain of where they sat on the argument for AI-powered education or human educators. Just 16% said they were indifferent compared to 20% of women.

The verdict: Knowledge gap insights work well with human-led training sessions

Machines can automate a lot of the learning and development process for employees, such as choosing the most relevant programs and identifying what skills an employee needs developing. However, it’s trickier for a machine to teach softer skills, such as relationship building. With that in mind, the survey results present an opportunity for businesses to combine AI with human-to-human training sessions.

Performance analytics

Again, male respondents were more comfortable about the concept of an AI making decisions around promotion and salary increases. A fifth (20%) would be happy for an AI to make the judgement call compared to just 13% of women.

Both genders agreed that an AI application driving performance analysis decisions would only be workable in some situations (43% for men and 41% for women). The older the millennial, the more likely they were to agree with this statement.

Age and gender breakdown of payrise promotion decisions ai

The verdict: Humans should consider the context behind AI-driven performance analysis for employees

The discrepancies between genders and ages suggest a potential confidence gap exists amongst Australian millennials. If utilising artificial intelligence to make these kinds of decisions, businesses should ensure they’re transparent about the framework they’re using to make judgements.

Compensation and benefits

More than half (51%) of respondents said an AI could be effective at conducting analysis into the compensation and benefits that other companies are offering their employees. The aim of this exercise is to then create attractive and competitive employee compensation and benefits packages of their own. This opinion was unanimous across genders and age groups.

21% of employees were indifferent to who handles this task, while 29% would prefer humans to take ownership.

The verdict: AI can help pull relevant information, but humans understand company culture most

Using artificial intelligence to present important data around benefits to human HR professionals could be hugely beneficial to employers in the future. Combining this information with human knowledge about their company culture, businesses can pull together hard-to-rival packages for their workforce.

Disciplinaries

We asked respondents how they’d feel if an AI was involved in their employer’s disciplinary process (such as flagging if a person was frequently late.) Surprisingly, 65% said they were comfortable with it, with a quarter of these respondents saying they’d prefer humans not to be involved at all.

Importantly, however, 28% of millennials would prefer a human HR professional to handle disciplinary tasks without the assistance of AI.

The verdict: Machines can help identify problems, but humans should address them

The results indicate there is still a place for human agents when it comes to disciplinary practices. While machines can help to flag issues that need attention, a human-to-human meeting is likely to be more effective when it comes to taking action.

The final verdict: AI won’t replace humans in HR

With the HR tech solutions market coming in at around $148 billion according to global research by PWC, its role in the department will continue to increase. But what does this mean for HR professionals?

The reality of HR technology adoption increasing is that the role of HR professionals will change. It’s likely that uniquely human skills will grow in importance as a consequence. According to World Economic Forum predictions,  75 million current jobs will be displaced as the role of AI increases in human resources. However, in the same vein, the forum forecast that 133 million new jobs will be created by 2022.

Skills in both emotional intelligence and technical intelligence, like technology design and programming, will be important while analytical skills and the ability to operationalise change will be less important.

Looking for HR software? Check out our catalogue.

*Survey methodology

To understand the opinions of millennials in Australia with regards to artificial intelligence in HR, we conducted an online survey between 3rd March – 8th March. 

We surveyed people living in Australia from the generational group (aged between 24 to 39 in 2020) who work full-time, part-time, or are actively job-seeking. To mitigate the potential for bias, we screened out survey participants that worked within HR and recruitment. This left us with our final number of respondents for the survey: 516.

How will UK restaurants reopen after COVID-19?

COVID-19 has impacted our daily life habits. Going to our regular pub for a pint or having a meal out at a restaurant may seem like a thing of the past.

The UK went into lockdown in March and, like most other industries, it has affected the hospitality industry. The pandemic has meant that restaurants, bars and pubs have had to temporarily close.  For some, this has meant closing down for good as they can’t afford to keep the expenses of a business while not generating any income.

At the time of writing this article, the confirmed date of reopening for restaurants, bars and pubs is 4th July, following a change from the original date of 22nd June.

Hospitality is a key industry for the UK economy

The hospitality industry is the third largest employer in the UK, employing 9% of the total of UK jobs nationwide. In addition, last year it generated £130bn annually to the British economy, making more than the pharmaceutical, automotive and aeronautics industries combined.

Looking at pubs only, in the UK there were more than 47,600 pubs in 2018, according to the British Beer and Pub Association.

The hospitality sector saw sales decline by 21.3% in the first quarter of 2020, as the coronavirus lockdown forced businesses to close. In addition, trade publication The Caterer estimates that over 40% of British restaurants will not survive the crisis.

Pubs, restaurants and bars are a pivotal part of British culture and the country’s GDP, and the question is, how are they going to continue operating once the lockdown lifts on 4th July, ensuring they comply with new COVID-19 safety regulations?

Takeaway and delivery provide a lifeline to restaurants

Some restaurants have been able to continue to offer their services to customers as a takeaway or food delivery, following the rules set by the Government on social distancing and hygiene measures, while waiting for the lockdown to lift on 4th July.

The hospitality industry, alongside other key ones like retail, is one of the most affected industries by the pandemic. The nature of these businesses means that people go into a bar or a pub physically, rather than having it delivered online.

However, while restaurants have been keeping businesses running using take away services, pubs and bars have had to remain closed.

New rules for the “new normal”

However, in the wake of the opening date, the hospitality industry has been preparing itself for a new era, the post-COVID-19 ‘new normal’.

Personal interaction will be reduced to a minimum, from ordering to paying the bill, the industry has been working to adapt to the new requirements. The pandemic has also forced UK businesses to start using business software they might not have needed in the past.

However, it is yet to be seen how the hospitality industry will adapt to these changes, and if it will be a temporary change or a longer-term digital transformation.

British pub chain Wetherspoon has invested more than £11million to ensure that its pubs have regulatory safety measures when they reopen. As well as signage across the pubs to respect the safety distance, there will be:

  • Masks
  • Gloves
  • Hand sanitisers for staff and customers

The chain has also created an app in which customers are able to order from and pay.

Sam Harrison, the owner of London-based restaurant Sam’s Riverside,said they are looking to accommodate the new safety guidelines by offering a click and collect option, as well as home delivery and meal boxes that people can cook at home.

The restaurant is also looking at implementing a new restaurant POS system so customers can order before they arrive at the restaurant. They are also looking at a new system for reservations, including a turns system and also an outside area for customers to wait their turn.

Similarly, Cambridge-based restaurant owner Charlie Gerard has also implemented new POS systems that allow customers to order from the app and avoid personal interaction and also a pre-ordering solution that has allowed them to have food ready for customers during the lockdown.

A new restaurant experience?

The COVID-19 crisis has allowed for other technology previously used in other industries being considered for the hospitality sector – such as AR and robots. US based delivery company DoorDash has partnered with Snapchat to deliver an AR experience to customers. The company allows customers to imagine they are in the restaurant. When a user activates the AR lens, they will also be prompted to download the DoorDash app to place a food delivery order.

British company Service Robots provides robots to the hospitality industry like events, fairs, and catering. The company offers waiter robots that incorporate facial recognition software to identify customers and an in-built navigation system to be able to move around a crowded room.

Despite these new advancements in technology, traditional software solutions such as Delivery management software, Restaurant POS and Pub ePOS systems are a few examples of the software that has been used the most until now in the hospitality sector. These allow restaurants, bars, and pubs to have wider visibility of logistics and delivery as well as managing staff schedules and points-of-sale.

Once the lockdown lifts, the experience of going to the pub may not be the same as before – we may need to leave 2 metres between us at the bar – due to social distancing.

Charlie Gerard, owner, Stolen:

“I expect us to be in a new world where people are aware of the dangers, and while they may not choose to stay in a double sanitised room, [safety measures as well as technology] are features that gives our guests reassurance about their stay.”

Looking for software? Check our Restaurant POS catalogue

 

 

Best LMS (Learning Management Software) In 2020 For Training Staff

Best LMS software for small businesses

The best LMS (Learning Management Software) systems in 2020 are revolutionising how businesses train their staff. The systems automate employee training tasks to optimise their skillset for increased performance and high-end results. Corporate LMS software is available for internal use to train staff and for external use for customer training. 

Best LMS software for small businesses

Read on to find out about the Australian eLearning market, the benefits and disadvantages of LMS software and the four top LMS systems available in Australia.

An overview of the Australian eLearning market

Research and Markets, an online research agency, expects the worldwide eLearning market to reach $325 billion by 2025. In Australia, the eLearning sector is expanding at an accelerated rate. About 5,000 Registered Training Organisations (RTOs) deliver training and vocational education services to the Australian market. Agencies such as the Australian Skills Quality Authority (ASQA) and the Australian eLearning Association (AeLA) ensure quality standard compliance and supervise corporate eLearning delivery and development.

Australia’s government supports the national market’s need for skilled and productive professionals through authorities such as the AISC (Australian Industry and Skills Committee). Also, the growing use of smartphones in Australia, expected to reach 74.44 per cent by 2022, promotes the widespread accessibility of eLearning training from anywhere and anytime.  

The Benefits and Challenges of LMS Software

The Australian market has an increased potential for the growth of training management software solutions. You’ll find three types of LMS software available on the market including traditional, open-sourced and cloud-based.

Open-Source LMS

Open source refers to programs that have a source code which is available for free use by other users or developers. Some users or companies also use open-source programs as a framework to build their own platform. Because of this, open-source LMS programs are popular in Australia. 

Although these programs are low-cost and flexible, they don’t cover custom enterprise needs. Businesses that have multiple requirements, therefore, should bear in mind that there may be additional costs. In this case, an open-source LMS may not be the most cost-effective solution.

Cloud-Based LMS

Cloud-based solutions are available immediately and they’re simple to install. Developers regularly release updates, which improve the programs’ performance and quality. The systems are web-based and support online training across any desktop or mobile devices. Administrators and employees enjoy increased flexibility in their training sessions.

3 Best LMS in Australia 2020

Every organisation has a specific learning environment and a training plan. Some enterprises adopt a formal strategy with a determined number of hours for training each employee, while others have a more informal approach. 

Choosing the right training management software for your company will optimise your staff’s training and deliver unrivalled results. Here’s a list of the four best LMS systems in Australia in 2020. At the end of this article, you’ll find the detailed methodology of how we’ve selected these solutions.

Listed in order of overall rating:

1.  TalentLMS

TalentLMS
TalentLMS dashboard for learning online.

Rating: 4.6/5

Ease of use: 4.6/5

Customer service: 4.5/5

Free version: Available

TalentLMS is an award-winning cloud-based training management software made to deliver engaging training to your employees. The platform is rated highly by users for its ease of use, which makes it an ideal choice for amateur and professional trainers. The system supports a variety of multimedia content to drive your employees’ potential. 

Features include:

  • Availability in 30 languages
  • File sharing for internal and external communication
  • Gamification tools including point scoring, leader-boards and badges
  • White labelling for own branding, assessment creation tools
  • Grading tools and course authoring
  • Video conferencing and premium content delivery.

TalentLMS is available on desktop and mobile devices.

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2. Canvas LMS

Canvas LMS dashboard
Canvas LMS messaging functionality.

Rating: 4.5/5

Ease of use: 4.3/5

Customer service: 4.3/5

Free version: Available

Canvas is a high-performance cloud-based training management software designed for small businesses and public administrations. It includes sophisticated course-creation tools, a modern interface and supports a variety of third-party integrations. 

Features include:

  • Assignment engines
  • Authoring tools
  • Reusable files
  • Scheduling live events
  • Course uploading tools
  • Course discussions
  • Attendance tracking
  • Automated and self-enrollment
  • Gamification features: Comprising of badges, levels, rewards and points.

The platform also includes a learning repository called the Canvas Commons for its community to share modules, classes and assessments, and resources. Its network is for face-to-face, online and blended courses and the library of apps make the LMS system a fully capable educational program. 

Canvas LMS supports asynchronous and synchronous learning. The software is available across desktop and mobile devices. It’s compatible with Linux, Windows, and Mac operating systems. 

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3. Moodle

Moodle LMS interface
Moodle’s quiz testing functionality.

Rating: 4.2/5

Ease of Use: 4/5

Customer Service: 4/5

Free Version: Available

Moodle is a free online open-source Learning Management System, which offers educators worldwide a scalable and customisable training platform. It’s designed for small businesses and teams. The software allows trainers to create and upgrade modular features as needed. It supports peer assessment workshops, forums, and real-time messaging. The software is available on mobile devices.

Features include:

  • Creating and managing categories
  • Assigning courses to categories
  • Activity grading (such as manual grading)
  • Different grading scales
  • Gradebook comments
  • Audit trail
  • Single-sign-on registration
  • Self-registration with administrator confirmation
  • Assignments creation engine
  • Built-in authoring tool
  • Survey and test engines
  • Personalised views
  • Automated enrolment
  • Manual and self-enrolment.

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With eLearning being a mainstream training solution used by most businesses worldwide, the LMS sector is growing exponentially. Australia presents an ideal environment for the growth of LMS solutions thanks to governmental support and market needs. 

Looking for LMS software? Check out our catalogue.

*Methodology:

  • We reviewed GetApp Australia’s directories of Learning Management Systems, which produced a list of 260 software apps (research conducted 1st June 2020).
  • Out of these products, we narrowed the list to those that had an overall rating of 4/5 stars. This reduced the list to 220 apps.
  • Many users are in lockdown, and won’t have access to face-to-face IT support. We set criteria whereby the tools must have at least 4/5 star ratings for ease of use, features and customer service.
  • We then cut the list to include only the most reviewed apps and analysed the written reviews. This action took the list down to 6 tools (with 300 real-user reviews.)
  • The tools had an established market in Australia.
  • Finally, we evaluated the number of monthly searches being carried out for each tool. To assess this, we use keyword research software to narrow the list.
  • This produced the final three tools in the list.

Digital workplace : le bureau de demain

organisation des nouveaux espaces de travail

organisation des nouveaux espaces de travail

Les récentes évolutions observées dans le monde du travail confortent l’émergence d’un modèle déjà bien connu dans de nombreux milieux professionnels, fondé sur une plus grande flexibilité et une mobilité accrue. Faciliter l’accès aux ressources de l’entreprise, en tout lieu et à tout instant, est l’un des principaux défis de cette nouvelle dynamique. La tendance est d’autant plus prononcée que la transformation numérique gagne tous les secteurs d’activité et donne lieu à l’émergence de solutions innovantes telles que les logiciels de digital workplace. Concept très actuel, la digital workplace répond aux enjeux du travail moderne et présente des avantages multiples aussi bien pour les travailleurs que pour les entreprises.

Qu’est-ce que la digital workplace ?

La digital workplace est un environnement numérique de travail offrant aux utilisateurs un accès centralisé à l’ensemble des outils et informations nécessaires à l’exercice de leurs fonctions au sein de l’entreprise. Elle apparaît ainsi comme une version numérique du bureau physique ou de la salle de réunion. C’est une plateforme collaborative unifiant les principales ressources exploitées par l’entreprise dont les mails, la messagerie instantanée, les médias sociaux, les logiciels professionnels et la gestion documentaire. Selon les spécificités, la digitale workplace peut également intégrer des applications métiers spécifiques. Elle s’adapte ainsi aux besoins de chaque organisation.

Découlant directement des évolutions de l’intranet, la digital workplace est une solution complexe qui va au-delà du portail d’entreprise et des suites de productivité comme Office 365 ou G-Suite. Ces dernières se limitent en effet à donner accès à une diversité d’applications ainsi qu’à un environnement de travail collaboratif, sans pour autant assurer l’interconnectivicté et l’intégration des outils entre eux.  La digital workplace est un espace de travail virtuel unifié, basé sur les deux principes fondateurs que sont l’intégration et la collaboration.

Quels sont les enjeux de cet outil révolutionnaire ?

La digital workplace s’adapte aux nouvelles approches de travail, de plus en plus transversales et collaboratives. Le renforcement de la productivité des travailleurs et l’amélioration de la communication en entreprise sont les deux principaux enjeux de cet outil d’avenir.

Renforcer la productivité des collaborateurs

Les modes de travail et l’environnement professionnel sont en pleine mutation. Face aux besoins de flexibilité et de mobilité des travailleurs, le télétravail et la virtualisation gagnent du terrain. En unifiant de manière intelligente tous les outils de travail, la digital workplace simplifie l’accès à une diversité de programmes interconnectés de gestion des tâches, ce qui stimule la productivité des collaborateurs. Ces derniers peuvent accéder à leur espace de travail ainsi qu’à l’ensemble des ressources de l’entreprise à tout moment et en tout lieu, qu’ils soient au bureau, à la maison ou en déplacement. Grâce à la centralisation des applications professionnelles parfois pléthoriques, il n’est plus nécessaire de passer continuellement d’un environnement à un autre, ce qui réduit les pertes de temps et améliore l’efficacité des équipes.

Améliorer la collaboration et la communication interne

La communication revêt un enjeu majeur pour les organisations, qui cherchent à toujours mieux fédérer et impliquer les employés. Elle constitue aussi l’un des points importants de la digital workplace. Cette dernière facilite et optimise l’échange d’informations entre les collaborateurs à travers des solutions intégrées de messagerie d’entreprise. L’amélioration de la communication et l’optimisation du partage d’informations contribuent à une meilleure collaboration au sein de l’entreprise, ce qui permet de gagner du temps et d’accroître la productivité des travailleurs. Par ailleurs, la digital workplace crée un environnement de travail dynamique qui renforce l’attractivité de l’emploi. Autant de facteurs qui influent de façon bénéfique sur le rendement des salariés de l’entreprise.

Quels sont les principaux avantages de la digital workplace ?

La digital workplace apporte des bénéfices liés à la transformation numérique de l’entreprise, notamment en matière de mobilité, de flexibilité et de célérité dans l’exécution des tâches. Elle a aussi l’avantage de regrouper ces tâches dans une seule plateforme et d’interconnecter tous les outils et ressources dont l’employé a besoin pour travailler efficacement. Centrée sur les besoins de l’utilisateur, elle crée un environnement sécurisé et fonctionnel qui s’adapte aux usages des travailleurs. Ces derniers peuvent aisément partager des documents et leurs connaissances, fournir de l’aide et des informations, autant qu’ils peuvent en recevoir de leurs collègues.

De manière plus spécifique, la digital workplace permet de :

  • Disposer d’un accès unique et sécurisé aux ressources professionnelles ;
  • Faciliter l’interaction et la communication entre les collaborateurs de façon synchrone ;
  • Impliquer les collaborateurs et organiser la collaboration selon les besoins ;
  • Planifier les tâches dans un calendrier partagé et fluidifier leur gestion ;
  • Capitaliser et partager les connaissances et les ressources en toute simplicité ;
  • Accéder aux documents et informations en mobilité ;
  • Offrir un tableau de bord en temps réel ;
  • Réduire les coûts opérationnels grâce à l’automatisation des tâches.

Les contraintes liées à la mise en place d’une digital workplace

Difficile à mettre en œuvre du fait de sa complexité et de la multiplicité des outils intégrés qui la composent, la digital workplace ne saurait s’imaginer en dehors de la stratégie digitale de l’entreprise. En effet, la mise en place d’une digital workplace implique au préalable une certaine maturité du système d’information de l’organisation. Elle procède de la transformation numérique de l’entreprise, laquelle doit dès lors satisfaire aux exigences de gouvernance, de sécurité, de gestion de données et de formation du personnel.

L’intégration des données est aussi un impératif dans la mise en œuvre de la digital workplace. Cette dernière doit permettre d’intégrer des données depuis une variété de logiciels implémentés. C’est ce qui fait la différence entre la digital workplace et les applications de travail collaboratif. De plus, chaque secteur professionnel a ses spécificités que doit prendre en compte la digital workplace. La plateforme doit dès lors s’adapter aux besoins de chaque organisation. Elle tient ainsi la promesse d’un environnement de travail adapté aux attentes et usages des travailleurs, tout en augmentant leur productivité et leur bien-être au travail.

Et maintenant ? Consultez notre catalogue de logiciels de digital workplace pour trouver l’outil qu’il vous faut.

Come fare una lezione a distanza: consigli e software per scrivere un corso di e-learning

Come fare una lezione a distanza

Se ti stai chiedendo come fare una lezione a distanza pensa che innanzi tutto dovrai pensare di redigere un corso di e-learning. Ma come farlo, specialmente se non l’hai mai fatto prima? Abbiamo la risposta per te!

Di seguito troverai una guida passo per passo contenente i nostri consigli e suggerimenti per la creazione di un corso di e-learning, oltre ad alcune recensioni sui migliori software per la gestione di corsi di formazione (Learning Management Systems – LMS) disponibili sul mercato.

Come fare una lezione a distanza

L’e-learning è molto di più di una semplice parola in voga. Nel mondo interconnesso in cui viviamo, offrire corsi e lezioni digitali rappresenta un canale importantissimo di diffusione dei messaggi a un pubblico sempre più vasto, indipendentemente da dove esso si trovi.

Che tu sia un educatore alla ricerca di un software per una lezione a distanza, un’azienda che desidera impartire corsi di formazione ai propri dipendenti o un singolo individuo intenzionato a creare un corso online, i software di e-learning si adattano ad ogni tipo di esigenza.

Come redigere un corso di e-learning

Ecco i nostri consigli per iniziare:

1. Innanzitutto chiediti: “Cosa voglio ottenere? In che modo l’e-learning può essermi d’aiuto?”

Prima di iniziare a scrivere un corso di e-learning, è fondamentale avere ben presente il motivo per cui desideri impartire la tua lezione a distanza tramite una piattaforma digitale. La risposta potrebbe essere semplice: il tuo pubblico è troppo vasto per poter essere raggiunto di persona, oppure è disperso in diversi angoli del mondo.

Tuttavia, al di là della logistica, dovrai prendere in considerazione i contenuti del corso stesso. Scrivi un elenco delle nozioni che desideri vengano apprese dal tuo pubblico entro la fine del corso. Tale elenco ti risulterà utile durante la stesura dei contenuti e farà da filo conduttore al tuo corso di e-learning.

2. Individua un profilo di pubblico per il tuo corso di e-learning

In che misura conosci il pubblico del tuo corso? Ricorda che affermazioni quali “Sono dipendenti dell’azienda X” o “Sono studenti della classe X” non sono sufficienti. Dovrai pertanto considerare e valutare il profilo del tuo pubblico in maniera più approfondita.

Tieni presenti fattori quali la fascia d’età, il background culturale, l’esperienza e altre informazioni demografiche per conoscere in maniera più approfondita il tuo pubblico. Chiediti quali formati sono soliti prediligere, con quali tecnologie hanno già familiarità e quale tipologia di apprendimento risulterebbe loro più efficace.

Una volta ottenute queste informazioni, sarai in grado di progettare un corso adatto al tuo pubblico. Tieni queste informazioni sempre presenti.

3. Definisci gli obiettivi delle tue lezioni

Abbiamo già analizzato la modalità di definizione dei contenuti delle tue lezioni, ma è altrettanto necessario stabilire obiettivi misurabili per ciascuna sezione del tuo corso. In questo modo potrai non solo progettare un corso di e-learning perfetto, ma anche fare un bilancio complessivo una volta terminato il corso.

Durante la definizione degli obiettivi, è fondamentale stabilirne di efficaci. Desideri che i tuoi studenti ottengano un determinato voto medio durante il test finale? Vuoi che il tuo staff sia in grado di dimostrare determinate competenze specifiche? Oppure desideri che i tuoi studenti completino il corso entro una data o un’ora specifiche? Valuta attentamente tutti questi fattori per garantire il successo del tuo corso.

4. Crea una storyboard

Dopo aver definito i tuoi obiettivi, individuato la tipologia del tuo pubblico e stabilito gli argomenti principali da trattare, è fondamentale creare una storyboard per il tuo corso di e-learning.

La storyboard non è altro che uno schema del corso in cui vengono descritti gli argomenti principali da trattare nell’ordine prestabilito, i contenuti ed infine i parametri da definire di volta in volta durante il corso.

Esistono numerosi software per la creazione di corsi di e-learning che consentono di generare facilmente una storyboard nella stessa piattaforma utilizzata per la creazione del tuo corso.

5. Scegli la tua tecnologia e inizia a redigere il tuo corso!

La fase finale consiste nella scelta della tecnologia appropriata. Esistono numerose opzioni di software per la gestione dei corsi di formazione, ciascuna delle quali offre funzionalità e caratteristiche diverse in base alle esigenze dell’utente.

Quest’ultima fase potrebbe risultare alquanto complessa, specialmente se non si è mai utilizzato un software per la gestione dei corsi di formazione. Per risolvere questo problema, abbiamo redatto un elenco delle opzioni LMS più popolari disponibili sul mercato.

Quali sono i migliori software per la creazione di un corso di e-learning?

La scelta del software LMS per la creazione del tuo corso di e-learning dipenderà in buona parte dai tuoi obiettivi. Alcune piattaforme sono progettate per la formazione aziendale dei dipendenti, mentre altre sono rivolte a insegnanti, tutor e professori. Altre ancora sono più propense alla personalizzazione, rendendole le piattaforme perfette per i corsi non predefiniti e non convenzionali.

Di seguito abbiamo descritto alcune delle piattaforme più utilizzate per la creazione di corsi di e-learning. Ne abbiamo riportato il punteggio complessivo e di facilità d’uso, quello relativo all’assistenza clienti, il costo, alcune delle caratteristiche principali e quelle che differenziano il prodotto dalla concorrenza.

Le informazioni sulla metodologia completa adottata per la compilazione del presente elenco sono contenute nella parte finale del presente articolo.

Tool LMS gratuiti

1. TalentLMS

Punteggio complessivo: 4.6

Facilità d’uso: 4.6

Assistenza clienti: 4.6

Versione gratuita disponibile per un massimo di 5 utenti e 10 corsi.

Costo di aggiornamento: $ 59 (circa 52 €) al mese per un massimo di 40 utenti e un numero illimitato di corsi.

Schermata principale di TalentLMS per l’interfaccia rivolta agli educatori

Schermata principale di TalentLMS per l’interfaccia rivolta agli educatori (Fonte)

Informazioni su TalentLMS:

TalentLMS è utilizzato da oltre 70.000 organizzazioni per la creazione di corsi di e-learning. La piattaforma è impiegata in numerosi settori, dall’aviazione alla sanità e all’educazione.

Gli utenti di Capterra valutano positivamente la versatilità della piattaforma, grazie alla quale è possibile creare un corso con alcuni semplici clic, ed evidenziano la facilità di integrazione della tecnologia con la maggior parte dei file e dei supporti multimediali (tra cui le presentazioni iFrame e SCORM).

Alcune delle caratteristiche principali di TalentLMS includono:

  • Formazione online in diretta per gli utenti
  • Servizio di assistenza clienti 24 ore su 24
  • Moduli di autoapprendimento
  • Creazione di test e quiz
  • Strumenti di gamification e di social learning
  • Gestione delle certificazioni

Per saperne di più

2. CANVAS

Punteggio complessivo: 4.5

Facilità d’uso: 4.3

Assistenza clienti: 4.3

Versione gratuita: l’account è gratuito.

Costo di aggiornamento: n/d

Dashboard dell’account gratuito di CANVASDashboard dell’account gratuito di CANVAS (Fonte)

Informazioni su CANVAS:

Se i tuoi studenti appartengono a diverse fasce d’età (compresi gli studenti universitari), molto probabilmente avrai già sentito parlare di CANVAS. Questo software per la gestione dei corsi di formazione è ampiamente utilizzato su scala mondiale da scuole e insegnanti per offrire agli studenti corsi di e-learning.

CANVAS è di proprietà dell’azienda madre Instructure e, sebbene offra alcune funzionalità di formazione per i dipendenti, il suo obiettivo principale è la relazione insegnante-studenti. La piattaforma dispone di un portale denominato Canvas Parent, che consente ai genitori di assistere i propri figli durante l’apprendimento, nonché di alcune opzioni di gestione dei curricula per gli utenti con un grado di istruzione superiore.

Le altre caratteristiche offerte da CANVAS comprendono:

  • Monitoraggio delle presenze
  • Relazioni sui progressi
  • Pianificazione delle lezioni
  • Pagelle
  • Curva dei risultati
  • Video-conferenze
  • Sistema integrato per la creazione dei corsi

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3. Moodle

Punteggio complessivo: 4.2

Facilità d’uso: 4

Assistenza clienti: 3.9

Versione gratuita: Moodle downloads e MoodleCloud (per un massimo di 50 utenti)

Costo di aggiornamento: $ 80 (70 €) all’anno per il piano Starter.

Pagina introduttiva di un corso di Moodle

Pagina introduttiva di un corso di Moodle (Fonte)

Informazioni su Moodle:

Il software LMS e open source Moodle è noto per essere una delle opzioni più personalizzabili presenti sul mercato per la creazione di corsi di e-learning. La piattaforma consente di progettare il proprio spazio personale e di utilizzare diversi template, funzionalità e impostazioni per adattare ciascun corso alle esigenze di ogni tipo di pubblico.

Moodle si integra ottimamente con una serie di altre popolari piattaforme software come Google Apps, NextCloud e Microsoft Office 365. Dispone inoltre di un software di analisi integrato in grado di fornire informazioni più dettagliate sul comportamento degli utenti all’interno del corso.

Le altre caratteristiche offerte da Moodle comprendono:

  • Apprendimento misto
  • Apprendimento a distanza (mobile learning)
  • Video-conferenze
  • Apprendimento asincrono
  • Conformità SCORM
  • Gamification

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Tool gratuiti per la creazione di corsi di e-learning

4. iSpring Suite

Punteggio complessivo: 4.7

Facilità d’uso: 4.7

Assistenza clienti: 4.9

Versione gratuita: 14 giorni di prova gratuita

Costo di aggiornamento: iSpring Suite è disponibile al prezzo di $19 (circa 17 €) per 3 mesi per fornire supporto agli educatori durante l’emergenza COVID-19. La quota annuale corrisponde normalmente a $ 970 (850 € circa) per utente.

Classe di e-learning interattiva di iSpring Suite

Classe di e-learning interattiva di iSpring Suite (Fonte)

Informazioni su iSpring Suite:

iSpring Suite è un toolkit di e-learning compatibile con numerose piattaforme LMS (comprese quelle descritte in precedenza). L’interfaccia di iSpring consente agli educatori e agli istruttori di creare funzionalità per l’apprendimento dei propri studenti che vanno dai moduli di dialogo simulato ai video formativi e ai quiz interattivi.

Gli utenti di Capterra affermano che l’utilizzo di iSpring non richiede particolari competenze tecniche. La piattaforma ospita inoltre webinar online e offre formazione in linea dal vivo per coloro che lo desiderano. Il servizio di assistenza ai clienti è disponibile 24 ore su 24 e, secondo quanto riportato dagli utenti, l’83% dei casi segnalati viene risolto entro 24 ore dal team di supporto.

Alcune delle caratteristiche di iSpring includono:

  • Contenuto interattivo
  • Creazione di test e quiz
  • Gestione dei modelli
  • Conversione PowerPoint
  • Moduli di autoapprendimento
  • Gestione dei video

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5. Google Classroom

Punteggio complessivo: 4.6

Facilità d’uso: 4.5

Assistenza clienti: 4.4

Versione gratuita: Google Classroom è gratuito per gli educatori.

Costo di aggiornamento: Google offre l’edizione Enterprise a un prezzo promozionale annuo di $ 24 (circa 21 €) anziché di $ 48 (circa 42 €) per utente. Per poter usufruire dell’offerta è necessario effettuare l’acquisto entro il 31 luglio 2020.

Come fare una lezione a distanza: interfaccia di Google Classroom 101

Interfaccia di Google Classroom 101 (Fonte)

Informazioni su Google Classroom:

Se la tua organizzazione utilizza già Google Suite per la gestione delle e-mail o dei documenti, Google Classroom è la soluzione che fa per te. L’obiettivo di Google Classroom consiste nel favorire la collaborazione tra insegnanti e studenti, indipendentemente dalla loro posizione geografica o dal dispositivo mobile utilizzato.

Grazie all’e-learning, Google Classroom consente di snellire alcune delle attività amministrative che potrebbero altrimenti risultare dispendiose in termini di tempo. La piattaforma permette agli educatori di fornire feedback agli studenti all’interno della piattaforma stessa, promuovendo al contempo una comunicazione più efficace e migliorando la collaborazione.

Alcune delle caratteristiche principali di Google Classroom includono:

  • Pubblicazione di corsi
  • Creazione di test e quiz
  • Aggiunta di feedback e commenti all’interno dei documenti
  • Collaborazione ai documenti in tempo reale
  • Quiz in modalità di blocco
  • Gestione degli utenti

Nota: Google Classroom ha subito un review bombing da parte degli studenti sull’App Store di Apple nella speranza che un punteggio basso ne comportasse la rimozione.

Per saperne di più

Vuoi saperne di più? Consulta il nostro catalogo di software per la gestione di corsi di formazione per scoprire altri prodotti.

Metodologia:

  • Abbiamo esaminato le directory di Capterra relative ai software per la gestione dei corsi di formazione (LMS) e ai tool per la creazione di e-learning ottenendo, rispettivamente, 701 e 157 risultati (la ricerca è stata condotta il 16 marzo 2020).
  • Abbiamo quindi ristretto l’elenco ai prodotti con un punteggio complessivo di 4 stelle su 5, ottenendo così un risultato di 374 software per la gestione dei corsi di formazione e di 93 software per la creazione di corsi di e-learning.
  • Poiché durante il lockdown numerosi educatori non hanno potuto beneficiare del supporto IT, abbiamo esaminato le recensioni degli utenti e definito un nuovo criterio per cui i tool dovevano aver ottenuto almeno 3 stelle su 5 per facilità d’uso e servizio di assistenza ai clienti.
  • Le piattaforme dovevano inoltre offrire una versione gratuita (sotto forma di modello freemium o di versione di prova gratuita) per consentire alle aziende di ridurre i costi e far fronte alla recessione globale causata dalla pandemia.
  • Abbiamo quindi esaminato il numero di ricerche mensili condotte per ciascun tool in base al nome del marchio, per poi selezionare i tool con il volume di ricerche più elevato. Abbiamo così ottenuto i cinque tool descritti nel presente articolo, suddivisi per entrambe le categorie.

Outils de travail collaboratif à distance : quel bilan après la crise ?

nouvelle organisation du travail

nouvelle organisation du travail

Qui aurait pu prédire, fin février, début mars, que le monde tel qu’on le connaît allait être chamboulé aux niveaux humain, social, politique, économique et professionnel comme il l’a été ? Pour les entreprises, le confinement aura été un brutal bouleversement digital et, pour beaucoup, il aura fallu improviser afin de pouvoir pleinement opérer en télétravail. Les outils de travail collaboratif à distance se sont retrouvés au cœur de ce nouveau mode de travail. Quel bilan tirer de leur utilisation ?  Quels en ont été les défis et les avantages ? Vont-ils s’inscrire sur la durée ou connaître les limites de leur potentiel sur le long terme ?

Les outils de travail collaboratif à distance ont déferlé sur le monde professionnel

Les logiciels de collaboration et de communication ont prouvé leur caractère indispensable lors de l’instauration du télétravail. 85 % des logiciels adoptés en raison de la crise ont été jugés “essentiels à la survie [de l’entreprise]” lors d’une enquête GetApp (196 répondants*). Parmi ceux-ci, les outils collaboratifs et de communication atteignent à eux seuls 59 % des outils dans lesquels les PME ont investi dans le but de poursuivre leur activité en période de confinement.

L’outil Google Trends montre en ce sens la courbe d’intérêt de logiciels de visioconférence tels que Zoom ou Skype dont l’apogée se situe à la semaine du 15 mars. Si la courbe est ensuite décroissante, il n’en reste pas moins que le volume de recherche est supérieur à la période pré-confinement et connaît aujourd’hui une certaine stabilité.

Les principales motivations d’implémentation de tels outils se retrouvent dans la nécessité d’assurer un travail d’équipe. Cette dernière est ainsi citée comme besoin justifiant l’investissement dans de nouveaux logiciels par 46 % des PME interrogées (314 répondants*). Grâce à ces plateformes en ligne, les collaborateurs peuvent échanger des informations, consulter des documents, s’organiser pour mener un projet.

outils collaboratifs

Au moment où il était encore impossible d’évaluer la durée du confinement, les PME ont vu dans les outils collaboratifs une solution immédiate pour remédier aux défis que posait un télétravail imposé dans l’urgence. Pour celles qui ne disposaient pas de plan de continuité d’activité (37 % de PME interrogées, 335 répondants), les outils collaboratifs ont fait office de filet de sécurité. Le virtuel s’est ainsi substitué au présentiel et a permis de maintenir l’activité et la productivité de PME dont l’essentiel du travail peut s’effectuer par le biais d’Internet.

Outre cette mutation, la forme qu’a pu prendre la communication elle-même a été une nouveauté pour nombre d’entreprises et collaborateurs. Cette période exceptionnelle a été un accélérateur et une source d’enseignements sur la façon dont communiquer au sein d’une équipe et celle de mener un projet à terme.

Comme le note Yann Gourvennec, fondateur et dirigeant de l’agence de marketing digital Visionary Marketing, “Avec le confinement, les Français ont découvert, enfin, le télétravail. C’est une bonne chose, alors que nous étions à la traîne dans ce domaine depuis 25 ans. Avec cette crise, l’obligation, quasi surréaliste, de devoir rester à la maison, a fait qu’une proportion non négligeable de professionnels français y ont pris goût.”

Collaboration en temps de crise : un cas d’école dont tirer des leçons pour l’avenir

Avec l’intégralité des collaborateurs travaillant de chez eux, et sans réunions présentielles possibles, il a fallu apprendre à communiquer différemment. Pour cela, diverses politiques ont pu être implémentées, comme une politique de télétravail ou de cybersécurité. Le meilleur apprentissage aura été l’utilisation quotidienne par l’ensemble des collaborateurs.

Pour en faire le bilan, il convient évidemment de faire preuve de discernement. Yann Gourvennec fait d’ailleurs remarquer qu’il ne s’agit d’ailleurs pas vraiment de télétravail comme l’a souligné Zevillage.net, mais de confinement, et ce n’est pas la même chose. Toutefois, il est indéniable que face à cette situation inédite, les Français ont laissé tomber leur traditionnelle réticence pour le digital, et sans doute que cela est une bonne nouvelle pour le futur. (…) Ce n’est pas le fait d’une préparation antérieure. Dans ce cas, c’est la nécessité qui a fait loi. ”

C’est avec cette précision en tête, et en n’omettant pas le stress induit par le contexte d’une crise sanitaire, que l’on peut faire un bilan du télétravail et de l’utilisation des outils de collaboration.

La flexibilité au travail s’avère globalement bénéfique pour la productivité : le temps habituellement passé dans les transports est utilisé ailleurs et participe à l’équilibre entre la vie personnelle et la vie professionnelle. Quant aux outils de collaboration, leur mise en place hâtive a d’un côté permis le travail d’équipe et, d’un autre côté, a pu créer un certain épuisement. Maintenant que les entreprises préparent “l’après”, où le télétravail devient une possibilité pour nombre d’employés, un regard en arrière sur les bénéfices et obstacles rencontrés lors de leur utilisation massive s’avère utile pour appréhender l’avenir.

Bénéfices apportés par les outils collaboratifs et de communication en télétravail

  • Le télétravail devient possible à très grande échelle.
  • La communication multicanale permet de discuter en privé et via des canaux dédiés à des projets ou équipes spécifiques.
  • Les appels téléphoniques et vidéo permettent la communication verbale et le partage d’écran.
  • La gestion de projet est facilitée : des projets inter équipe peuvent être menés de n’importe où dans le monde.
  • La productivité se voit favorisée grâce à la centralisation et au partage des informations sur une plateforme commune.
  • Ces outils ont l’avantage d’être tout aussi utiles en temps normal, hors télétravail.

Des applications telles que Google Drive, Basecamp ou encore Trello sont autant de plateformes collaboratives populaires.

Des outils tels que Skype Entreprise ou Slack ou intègrent en sus  les appels audio et vidéo.

Obstacles rencontrés lors d’une utilisation intensive

  • Isolement : les outils ne pallient pas forcément le manque de contact humain et l’aspect social de la vie de bureau que certains recherchent.
  • Les nombreux canaux peuvent monopoliser un temps considérable, là où une discussion de vive voix accomplit la même chose en quelques minutes.
  • “Zoom fatigue”: la fréquence soutenue des appels en visioconférence et des meetings en ligne ont pu générer un certain épuisement.

Comment remédier à ces obstacles afin d’exploiter positivement ces outils ?

S’ils ont été une solution d’appoint, de tels outils s’avèrent pourtant bénéfiques même dans un contexte de travail “traditionnel”. Il faut cependant observer quelques règles de bon sens et d’apprentissage afin de profiter au mieux parti de tout leur potentiel.

Il est important de miser sur la formation de l’ensemble du personnel et de suivre une certaine étiquette afin que tous collaborent et communiquent selon des règles préalablement établies.

De la bonne utilisation des outils de travail collaboratif à distance

Ces quelques mois d’enfermement complet auront été l’occasion de tirer des enseignements en matière de collaboration et de communication au travail. Un logiciel collaboratif est avant tout un outil et comme on le sait, l’outil ne fait pas tout : il faut surtout savoir s’en servir. Il faut comprendre qu’ils s’inscrivent dans une démarche agile.

Voici les points clés à ne pas négliger si l’on veut optimiser l’adoption de solutions collaboratives dans un contexte de télétravail :

  • Une hiérarchie des dossiers et une nomenclature des fichiers claires afin de faciliter la recherche de documents.
  • Maintenir à jour la documentation sur la plateforme afin que tous disposent des informations les plus récentes.
  • Un management à distance : celui-ci doit faire la part belle à la confiance et permettre l’autogestion, plutôt que la surveillance à outrance.
  • Une communication réfléchie en amont afin de délivrer des informations claires et d’éviter des malentendu.
  • Limiter les réunions à celles qui nécessitent une discussion de vive voix ou qui ne peuvent tenir dans un message sur le canal de l’équipe.
  • Valoriser les collaborateurs en reconnaissant la réussite d’un projet ou d’une tâche pour maintenir l’engagement (on devient vite “invisible” à distance).
  • Proposer des canaux dédiés aux discussions informelles et des cafés virtuels pour recréer une “vie de bureau”.

La formation, étape incontournable de l’inscription des outils de collaboration dans la durée

Quel avenir pour ces outils et modes de travail sur le long terme ?

Lorsque l’on sait que 51 % des employées souhaiteraient voir le télétravail se démocratiser et que 50 % estiment que leur entreprise pourrait fonctionner normalement avec un tel modèle (513 répondants**), la question mérite d’être sérieusement considérée. Une fois la décision prise, reste un aspect clé pour parfaire cette implémentation : la formation. À l’annonce du confinement, une importante part de PME n’avait pas prévu de formation pour l’utilisation des nouveaux outils. Celle-ci s’est faite en grande partie “sur le tas”, par le biais d’un membre de l’équipe possédant quelques connaissances en la matière.

Assurer une formation, c’est s’assurer que les collaborateurs détiennent les connaissances nécessaires pour travailler de manière autonome et remplissent leurs objectifs sans dépenser d’énergie à chercher comment se servir d’un outil.

Quant aux nouvelles formes d’organisation du travail, Yann Gourvennec conclut par ces mots : “Certes, le retour sur les lieux de travail reste encore aujourd’hui très lent. Mais ce fait est plus à mon avis à mettre sur le compte de la peur qui a saisi les employés français que sur leur amour immodéré de la technologie.(…) Il est trop tôt et la situation est trop instable pour savoir de quoi demain sera fait exactement. Mais il est sûr que cette période aura eu un impact très net sur le retard français en matière de digital et sur un nécessaire rebond pour rattraper le niveau des pays du Nord.”

Vous souhaitez en savoir plus ? Consultez notre catalogue d’outils collaboratifs pour découvrir davantage de produits.

Méthodologies :

*Méthodologie de l’enquête sur les Tendances d’achat de logiciels : pour collecter les données de ce rapport, nous avons mené une enquête en ligne entre le 15 et 19 mai 2020 auprès de 397 employés de PME françaises effectuant du télétravail en raison de la crise de COVID-19. Les 335 répondants aux questions ont été sélectionnés selon leur rôle dans l’entreprise : ceux-ci sont issus de divers secteurs d’activité et sont tous preneurs de décision (confirmé/manager, manager sénior, membre de la direction ou haute direction). Le nombre de répondants peut différer d’une question à l’autre selon le profil recherché pour une question donnée.

**Méthodologie de l’enquête sur le Télétravail : pour collecter les données de ce rapport, nous avons mené une enquête en ligne entre le 4 et 14 avril 2020 auprès de 4 600 employés de PME effectuant du télétravail en raison de la crise de COVID-19. Ceux-ci sont issus de divers secteurs d’activité et de divers niveaux d’ancienneté. Les répondants viennent d’Australie, du Brésil, d’Espagne, de France, d’Allemagne, d’Italie, du Mexique, des Pays-Bas et du Royaume-Uni.