Faça o download do nosso modelo de planilha de custos

Confira a última parte da série em que disponibilizamos planilhas para ajudar aqueles que buscam gerir melhor seus projetos, mas ainda não estão prontos para investir em ferramentas de gestão ou softwares de planejamento de projetos. Depois de disponibilizar os modelos de Gráfico de Burndown e de Gráfico de Gantt no Excel, trazemos agora um modelo de planilha de custos.

Mantenha as contas sob controle com este modelo de planilha de custos

Quantos funcionários são necessários para entregar o projeto no prazo? O orçamento está sob controle? Quais são os custos não planejados do meu projeto? Para conseguir responder a estas e outras perguntas e determinar quais são as melhores ações, o planejamento de custos e recursos é essencial.

Primeiro, vamos começar com uma definição do termo recurso, que, em gestão de projetos, é um meio necessário para executar uma tarefa. Trata-se de um termo genérico que pode se referir tanto a funcionários, como a recursos materiais ou financeiros. São exatamente esses recursos que precisam ser planejados da maneira mais eficiente possível pra o sucesso do projeto.

Para ajudar você e sua empresa, o Capterra criou um modelo de planilha de custos grátis. Abaixo, detalhamos como utilizá-la. 

O que levar em conta ao planejar custos e recursos?

Antes de fazer o planejamento de custos e recursos, é recomendável criar uma estrutura de trabalho com um gráfico de Gantt (veja nosso modelo disponível aqui) e colocar os processos individuais em uma sequência. Também é importante estimar o esforço necessário para cada processo.

Assim que o esforço for estimado, os recursos e/ou membros da equipe podem ser atribuídos aos processos individuais. Esta tarefa é melhor realizada pelo gerente de projeto em conjunto com a equipe. Depois de definir a etapa seguinte do planejamento (um milestone ou sprint, por exemplo), você deverá examinar mais de perto a carga de trabalho de cada recurso.

Algum membro da equipe foi subaproveitado ou sobrecarregado? Se sim, é preciso ajustar seu planejamento ou reconsiderar a alocação de recursos.

A palavra-chave aqui é capacidade: a disponibilidade de um recurso, levando em conta o volume de trabalho. Por exemplo, se um funcionário está programado para render além de 100% de sua capacidade, há sobrecarga. Se essa sobrecarga ocorre porque a pessoa é destinada para duas operações concorrentes ou paralelas, há um conflito de recursos.

Conflitos de recursos também podem surgir além dos limites do projeto, quando um funcionário destinado a um projeto seja requerido para outros ao mesmo tempo, por exemplo.

Outro termo frequentemente usado no contexto do planejamento de recursos é o gargalo de produção. Trata-se de um recurso disponível apenas em determinados casos devido à capacidade limitada ou a múltiplos usos.

Como funciona o modelo de planilha de custos do Capterra?

O modelo de planilha de custos é uma ferramenta  simples para fornecer uma visão geral dos custos relacionados a um projeto. São três abas. A primeira, “Dados Básicos”, é usada para inserir as informações da estrutura específica do projeto. Nela, você pode colocar os dados gerais do projeto e os tipos de custo (de pessoal interno e externo aos de material e licenças). Em seguida, na área “Recursos”, você pode atribuir os tipos, unidades e custos apropriados aos membros do projeto, serviços e materiais.

Em “Tipos”, é possível diferenciar entre custos internos e externos, independentemente se as unidades são valores por hora (para pessoas) ou montantes fixos. Enquanto as taxas horárias são fixadas para a duração do projeto, as taxas fixas se dividem entre custos planejados e custos de alterações.

Na segunda aba, “Visão geral”, é possível inserir todos os pacotes de trabalho da sua estrutura de trabalho. Nomeie o pacote de trabalho correspondente, atribua-o ao elemento correspondente na Estrutura Analítica de Projetos (EAP) e associe o recurso correspondente. 

Atenção: você pode selecionar apenas os recursos que armazenou nos dados básicos. Depois, insira a quantidade prevista na área verde “Custos planejados” e o preço correspondente será calculado automaticamente. Se for necessário fazer modificações nos custos devido a alterações, anote a quantidade na área vermelha “Custos não planejados”. O campo “Liberar em” afeta apenas os custos não planejados.

O uso de ferramentas de planejamento de custos e recursos

Nosso modelo de planilha de custos em Excel é indicado para pequenos projetos. À medida que o projeto cresce ou se torna mais complexo, com muitos pacotes de trabalho, é aconselhável mudar para uma ferramenta de gestão de projetos ou um softwares de planejamento.

A grande vantagem dos softwares é que eles detectam automaticamente conflitos relacionados a recursos e ajudam a resolvê-los, usando análise de dados. Além disso, tais programas geram automaticamente um gráfico de Gantt, incluindo todas as dependências.

Confira os outros templates para gerir projetos disponibilizados pelo Capterra: