Manager à distance pour améliorer ses performances

Voici une situation que la plupart des chefs de projet connaissent bien : les membres de votre équipe préfèrent travailler de chez eux et souhaitent de la flexibilité. Cependant, vous n’êtes pas en mesure de trouver un équilibre entre les exigences de votre équipe et de créer un environnement de travail agile et collaboratif qui facilite la bonne performance du projet. Par conséquent, les membres de votre équipe sont malheureux et désengagés au travail, ce qui nuit à leur productivité.

Manager à distance pour améliorer ses performances

Que vous utilisiez le logiciel de gestion de projet dernier cri ou que vous ayez adopté un style de management novateur, c’est une situation dont personne ne sort gagnant.

La solution ? Personnaliser son style de gestion de projet afin d’être en mesure de manager à distance et de maintenir l’implication de votre équipe.

Votre équipe sera plus heureuse et plus productive si ses membres peuvent travailler de chez eux au moins une fois par mois, en comparaison avec ceux qui ne le font pas. Vous réduirez également l’absentéisme de vos employés, augmenterez leur loyauté envers l’entreprise, améliorerez votre image de marque et aurez accès à un bassin de talents plus vaste, plus diversifié et hautement qualifié.

Tous ces facteurs feront en sorte que votre main-d’œuvre se sentira appréciée, ce qui, en fin de compte, profitera à l’entreprise. Un employé satisfait est plus productif, ce qui se traduit par une hausse de revenus pour l’entreprise.

Nos 3 meilleurs conseils pour maximiser le potentiel des travailleurs à distance

  1. Établissez une base de confiance : formez les télétravailleurs et les managers
  2. Permettez aux télétravailleurs d’accéder à la bonne technologie : encouragez la collaboration et l’agilité
  3. Redéfinissez les indicateurs de performance des projets pour les travailleurs distants : repensez-les entièrement

3 conseils pour manager une équipe à distance

1. Établissez une base de confiance : formez les télétravailleurs et les managers

En tant que chef de projet, il est crucial de faire confiance aux membres de votre équipe distante et de savoir qu’ils accomplissent leur travail de manière responsable. Il est tout aussi important pour les membres de l’équipe de croire que leur gestionnaire leur permettra de travailler à distance et facilitera la bonne exécution de leurs tâches.

Voici quelques mesures que les chefs de projet peuvent prendre pour assurer une gestion efficace des travailleurs à distance tout en établissant un climat de confiance :

  • Dites simplement aux membres de votre équipe que vous leur faites confiance : en tant que chef de projet responsable d’une équipe hybride de travailleurs sur site et à distance, faites confiance aux membres de votre équipe de manière égale et impartiale. Dites-leur que vous avez confiance en eux et que vous appréciez leur travail ; rappelez qu’ils ont des chances égales d’apprentissage et bénéficient des mêmes avantages que les autres, quel que soit le mode de travail. Assurez-les que les mesures de productivité seront justes et transparentes afin de favoriser la confiance dans vos processus.
  • Ne surveillez pas les équipes distantes à outrance et encouragez l’autogestion : dans une équipe éloignée, il faut encadrer les travailleurs et non les micromanager. Veillez à ce que les travailleurs à distance soient responsables de leur travail. Expliquez-leur les tâches et indiquez des dates de livraison, mais évitez de leur envoyer des rappels répétés pour qu’ils n’aient pas l’impression d’être surveillés de près. Cela montrera aux travailleurs distants que vous avez confiance en eux et les aidera à s’engager dans leur travail.
  • Facilitez-leur la tâche : prévoyez des réunions hebdomadaires et mensuelles pour discuter des défis auxquels font face les travailleurs distants dans le cadre des projets. Implémentez leurs idées et répondez à leurs préoccupations afin qu’ils se sentent entendus. Ils devraient vous voir comme un médiateur qui se concentre sur l’avancement du projet, et non sur la situation géographique de son équipe. C’est la bonne stratégie pour motiver les collaborateurs à distance et obtenir leur soutien. Vous devriez également vous assurer qu’ils sont visibles pour les cadres supérieurs de votre entreprise.

2. Permettez aux télétravailleurs d’accéder à la bonne technologie : encouragez la collaboration et l’agilité

Disposer de la bonne technologie pour collaborer et rester agile aidera vos télétravailleurs à améliorer leurs performances. Vous pouvez intégrer de nouveaux logiciels pour autoriser le travail à distance dans votre écosystème technologique existant, ou établir des règles pour une utilisation efficace des capacités de travail à distance.

Voici quelques conseils à l’intention des chefs de projet pour s’assurer que les employés à distance disposent des bons outils :

  • Évaluez les atouts technologiques afin d’identifier les caractéristiques essentielles des logiciels de gestion de projet : effectuez un audit des projets passés et analysez ce qui n’a pas fonctionné d’un point de vue technologique. Discutez avec vos équipes et obtenez leur opinion. Essayez d’identifier les principales fonctionnalités logicielles qui auraient facilité le travail à distance. Sur la base de ces résultats, mettez à niveau vos outils actuels ou investissez dans de nouveaux outils.
  • Investissez dans de multiples outils de collaboration et de gestion de projet : si vous introduisez la possibilité de travailler à distance, vous pouvez vous procurer des outils de collaboration qui proposent des fonctionnalités de visioconférence, de partage de documents, de messagerie instantanée et de chat en direct. Vous aurez également besoin d’un outil de gestion de projet facile à utiliser qui inclut des fonctions de collaboration et de communication. L’outil devrait proposer des fonctionnalités de planification des tâches, gestion des tâches, suivi du temps, partage de documents, etc. pour vous aider à gérer les travailleurs à distance sans avoir à intervenir.
  • Réservez de l’espace sur place pour les employés hors site : si, comme beaucoup d’entreprises, vous proposez de travailler sur site ou à distance, vous aurez besoin de bureaux désignés pour les télétravailleurs. De cette façon, ils pourront travailler confortablement chaque fois qu’ils seront sur place. Pour économiser les coûts d’infrastructure, planifiez une rotation pour les jours sur site pour que chacun puisse venir au bureau, mais pas tous en même temps. Ils pourront se coordonner entre eux et choisir des jours sur place pour gérer efficacement les interdépendances sans surcharger les bureaux.

Pour que les choses se déroulent au mieux, établissez quelques règles de base pour les travailleurs à distance et informez-les de vos attentes. Il est important qu’ils aient chez eux un espace calme dédié au travail et sans distractions et qu’ils bénéficient d’une connexion Internet rapide pour maintenir la productivité. Vous pourriez également établir des politiques de remboursement pour Internet, car vous économiserez les coûts d’infrastructure liés à la location d’un espace de bureau.

3. Repensez les indicateurs de performance des projets pour les travailleurs distants

Les indicateurs clés de performance des employés distants ne doivent pas être les mêmes que ceux des employés sur site. Cependant, établissez les mêmes objectifs pour les deux groupes d’employés afin de vous assurer qu’aucun projet ne soit délaissé.

Voici comment les chefs de projet peuvent personnaliser les paramètres de mesure du rendement pour les travailleurs à distance :

  • Demandez des retours sur les interactions avec les employés : mettez en place un mécanisme de commentaires où les employés pourront s’évaluer et s’analyser mutuellement sur la communication et la collaboration. De cette façon, vous apprendrez à connaître les compétences interpersonnelles et de communication de vos travailleurs à distance. Cela améliorera vos processus de travail à distance et la performance de vos projets.
  • Établissez des évaluations justes pour les travailleurs à distance : vous pourriez avoir besoin d’un système de gestion du rendement des projets pour les télétravailleurs vous permettant de vous concentrer sur la tâche et les résultats du projet plutôt que sur le nombre d’activités ou le temps consacré aux tâches. Assurez-vous que vos employés sur place et à distance connaissent les différents systèmes d’évaluation du rendement.
  • Récompensez les travailleurs à distance : n’oubliez pas de féliciter vos équipes distantes pour leurs efforts. Organisez des réunions en ligne pour distinguer les travailleurs à distance les plus performants et les motiver. Ils se sentiront valorisés et s’efforceront de maintenir leur productivité.

Infographie sur la gestion des télétravailleurs : ce qu'il faut faire et ce qu'il faut éviter de faire

En plus de suivre les conseils que nous avons listés ci-dessus, vous pouvez prendre les mesures suivantes afin de manager une équipe à distance efficacement :

Conseils complémentaires

  • Déterminez quels projets sont faisables à distance : il sera avantageux pour votre entreprise d’étiqueter les projets comme pouvant être réalisés sur place ou à distance. De cette façon, vous pouvez embaucher le bon nombre de collaborateurs et éviter les écueils habituels qui entravent la réussite du projet.
  • Prévoyez une période d’essai pour juger un travailleur à distance : qu’il soit au bureau ou chez lui, tout employé a besoin d’une formation pour atteindre son efficacité maximale. Menez des expériences réelles qui permettent aux nouveaux télétravailleurs d’évaluer leur aptitude au travail à distance.
  • Connectez vos télétravailleurs à des forums externes : les travailleurs distants rencontrent des problèmes uniques tels que le sentiment d’isolement, une collaboration ou communication difficile, des distractions à la maison… Mettez-les en contact avec d’autres équipes à distance qui pourraient répondre à leurs préoccupations et les aider à se sentir connectés.