L’approche “à la carte” : les outils de communication en entreprise à utiliser en synergie

Dans le monde de la gestion de projet, on adore utiliser le mot “Agile”.

Être agile, que ce soit la méthode ou l’adjectif, ça veut dire être flexible, polyvalent, souple et innovant.

Mais pourquoi est-il si difficile de changer nos méthodes de communication pendant la gestion d’un projet ?

La gestion de projet dite “en cascade” implique une documentation extensive et beaucoup d’e-mails, alors que la méthode agile s’appuie sur des réunions en face à face et des outils de collaboration. Au sein de la méthode agile, le cadre de travail Scrum fait appel à une variante de la réunion en face à face : la réunion debout, ou Scrum quotidien.

Mais quelle que soit la méthode que vous préférez, il est important de choisir l’outil de communication en entreprise le plus efficace pour chaque projet. La communication est un facteur décisif pour la réussite de vos projets.

L'approche à la carte les outils de communication en entreprise à utiliser en synergie

D’après le webinaire Gartner (accessible pour les clients Gartner), les entreprises qui communiquent de façon efficace :

  • Ont une prime du marché 19 % plus élevée
  • Proposent des rendements 57 % plus élevés à leurs actionnaires
  • Ont 4,5 fois plus de chance d’avoir des employés engagés
  • Ont 20 % de chance de signaler un taux réduit de remplacement

Avec tout ça dans la balance, il est plus important de choisir des bons outils de communication pour chaque situation plutôt que de vouloir adhérer à tout prix à un seul style de gestion de projet.

En appliquant une communication efficace pour chaque méthode de gestion, les PME peuvent développer un plan de communication projet redoutable.

Le bon choix d’outils de communication en entreprise

Dans le secteur, on considère depuis quelque temps que la méthode de gestion dite “en cascade” est à mettre au placard car elle s’appuie sur un volume élevé de documentation. Mais pourquoi ne pas utiliser la documentation à dose homéopathique ? Elle peut s’avérer utile si vous travaillez avec des processus éprouvés de longue date en complément des réunions debout.

Même si vous avez l’équipe la plus agile qui soit, il y aura toujours besoin de temps en temps d’envoyer un e-mail, par exemple quand vous voulez envoyer une annonce ponctuelle à un groupe dispersé.

Communiquer en 2019 est bien plus complexe qu’il y a 30 ans : à l’époque, il fallait simplement choisir entre passer un appel et envoyer un fax ou une lettre. De nos jours, chaque situation requiert un canal de communication adapté.

infographie canal de communication adapté
Comment choisir le bon canal de communication ?


“S’il y a eu un changement de direction, il peut être tentant de se contenter de laisser un message sur l’Intranet de l’entreprise”, constate Iliyana Hadjistoyanova, analyste de recherche senior chez Gartner. “À la place, il vaut mieux se demander
comment informer les employés de façon efficace et les aider à accepter la nouvelle.”

Dans le cas présent, il vaut mieux envoyer un e-mail à tous les employés, publier une note sur le réseau Intranet de l’entreprise et organiser une visioconférence avec les responsables d’équipe.

Et si vous pouviez choisir les outils de communication les plus efficaces de chaque méthode pour mieux échanger avec votre équipe ?

Voici quelques conseils pour savoir comment vous y prendre.

Nous allons passer en revue les 5 moyens de communication principaux : e-mail, outil de collaboration, visioconférence, réunion en face à face et téléphone (mettons le fax de côté pour le moment). Il convient de discerner les méthodes efficaces des méthodes à éviter.

1. L’e-mail pour communiquer avec beaucoup de collaborateurs et envoyer des fichiers


Quand l’utiliser :

  • Quand vous devez alerter un nombre élevé de collaborateurs au sujet d’un problème qui affecte tout le monde mais qui ne requiert aucune réponse de leur part.
  • Quand vous voulez inciter les destinataires à utiliser des canaux de communication plus appropriés via des invitations ou événements de calendrier.
  • Quand vous voulez envoyer des documents à des collaborateurs qui ne font pas partie des listes de distribution de votre outil de partage de fichiers.

↘ Quand l’éviter :

  • Quand vous attendez une réponse rapidement.
  • Quand vous voulez discuter d’un sujet délicat tel qu’un mauvais feedback ou un changement de personnel.
  • Quand vous avez besoin d’échanger de façon extensive après avoir envoyé votre message.

Pour la gestion de projet, il est crucial que vos e-mails soient clairs et que vous abordiez les sujets délicats avec la diplomatie qui s’impose. Imaginez qu’un collaborateur de longue date vous annonce sa démission par e-mail : ce ne serait pas très professionnel !

Il faut également penser au spam : si vous pouvez remplacer un e-mail adressé à 6 personnes par une réunion rapide ou un message instantané et éviter à tout le monde de recevoir des dizaines de messages, faites-le.

 À quoi l’associer :  augmentez l’efficacité d’un e-mail en l’associant à une vidéo ou un article de blog interne pour clarifier et développer le contenu du message. Voici un cas typique : imaginons que le PDG de votre entreprise part à la retraite. Le meilleur moyen de répandre la nouvelle est d’envoyer un e-mail à tout le monde et d’organiser ensuite une visioconférence.

2. L’outil de collaboration pour les échanges non structurés


↗ Quand l’utiliser :

  • Quand vous voulez avoir une conversation informelle avec votre équipe.
  • Quand vous souhaitez qu’on vous envoie des documents de références ou pour fixer l’heure d’une réunion.
  • Quand vous voulez organiser un brainstorming qui ne requiert pas d’action immédiate.

↘ Quand l’éviter :

  • Quand vous voulez aborder des sujets sensibles comme les performances ou les salaires.
  • Quand vous voulez vous entretenir avec un seul employé.
  • Quand vous voulez organiser un brainstorming qui requiert une collaboration intensive entre les participants.

Les outils de collaboration du web 2.0 sont des atouts de taille pour la gestion de projet agile. Les sujets de discussion qui pouvaient générer des centaines d’e-mails peuvent être gérés sous forme de conversations faciles à retrouver et non intrusives.

Les outils de collaboration peuvent également éliminer le besoin d’organiser des réunions. Voici une bonne idée à adopter : le lundi matin, utilisez l’outil de collaboration pour demander à vos collègues où ils en sont plutôt que de les convoquer à une réunion de 30 minutes.

 À quoi l’associer :  quand un fil de discussion devient ingérable, incitez en toute discrétion vos collaborateurs à passer au canal de communication intégré à votre outil de collaboration. Vous pouvez également poursuivre sur ce même outil une conversation lancée pendant une visioconférence plutôt que de clore la réunion sur un hors sujet.

3. La visioconférence pour les réunions en face à face avec vos équipes à distance


↗ Quand l’utiliser :

  • Quand vous voulez discuter avec les preneurs de décision à distance.
  • Quand vous devez assister à des réunions individuelles et souhaitez éviter des frais de transport.
  • Quand vous voulez organiser un brainstorming avec des collaborateurs dispersés au sujet d’un projet urgent.

↘ Quand l’éviter :

  • Quand vous devez vous entretenir rapidement avec un individu ou un groupe réduit.
  • Quand vous communiquez des informations qui ne requièrent aucun suivi.
  • Quand vous avez une ou deux questions spécifiques à poser à un collaborateur en particulier.

La visioconférence, qui existe depuis les années 60 mais n’a été vraiment applicable que 50 ans plus tard, s’avère incontournable quand vous devez organiser une réunion en face à face mais que vous n’avez pas le budget nécessaire pour vous rendre sur place. Pensez aux visioconférences pour réaliser les entretiens annuels ou annoncer une promotion.

La plupart des outils de visioconférence incluent également une fonction de partage d’écran, ce qui est parfait pour présenter un nouvel outil de gestion de projet à votre équipe, par exemple. Je vous conseille de toujours tester votre outil de visioconférence avant la réunion pour ne pas perdre de temps.

 À quoi l’associer :  imaginons que vous vous entretenez avec un collaborateur via votre outil de collaboration. Au cours de la conversation, vous vous rendez compte qu’il a du mal à utiliser correctement une fonctionnalité que vous connaissez bien. C’est le moment de lancer une visioconférence et partager votre écran pour lui expliquer comment s’y prendre.

4. Une réunion en face à face/debout pour un tour de table rapide


↗ Quand l’utiliser :

  • Quand vous vous trouvez au même endroit que vos collaborateurs et que vous devez aborder un sujet qui nécessiterait une visioconférence si vous étiez à distance (voir point précédent).
  • Quand vous avez un objectif clair à aborder avec les preneurs de décision lors d’une réunion en face à face, si tant est que cela prenne moins d’une heure.
  • Quand vous devez discuter d’un sujet délicat avec un collègue sur site.

↘ Quand l’éviter :

  • Quand les preneurs de décision ne peuvent pas participer physiquement à la réunion. Dans ce cas, vous pouvez organiser une réunion sur site ainsi qu’une visioconférence pour les parties prenantes à distance.
  • Quand vous n’avez pas d’objectif précis en tête. Une réunion n’est pas faite pour simplement connaître le statut d’un projet.
  • Quand vous pourriez communiquer par e-mail ou par votre outil de collaboration pour obtenir le même résultat.

La conversation en face à face est la méthode de communication la plus traditionnelle. Cependant, c’est loin d’être la méthode la plus efficace. Et en gestion de projet, c’est l’efficacité qui prime.

Les réunions en face à face sont souvent préférables à d’autres alternatives si vous avez le temps, mais il est important de se poser les bonnes questions avant d’organiser une réunion.

 À quoi l’associer :  envoyer la documentation importante ou la présentation du jour à vos collaborateurs avant la réunion en face à face est un bon moyen de susciter l’engagement. Vous pouvez aussi utiliser votre outil de collaboration pour fournir un suivi rapide sur un problème soulevé pendant la réunion.

5. L’appel téléphonique pour les problèmes urgents et les audioconférences


↗ Quand l’utiliser :

  • Quand vous avez un problème urgent à communiquer, comme une réunion à annuler à la dernière minute.
  • Quand vous devez réunir une équipe pour une conversation en direct, et que tout le monde n’a pas une connexion Internet ou le matériel nécessaire pour une visioconférence.
  • Quand vous devez joindre un collaborateur ou un client qui préfère être contacté par téléphone.

↘ Quand l’éviter :

  • Le week-end, les jours fériés, pendant les vacances, sauf en cas d’extrême urgence.
  • Quand vous pouvez envoyer un e-mail ou un message instantané à la place.
  • Quand vous pouvez utiliser la visioconférence. Cette dernière présente des avantages indéniables, dont le partage d’écran et la possibilité de s’appuyer sur le langage corporel pour engager votre public.

Ah, le téléphone… Il vous paraît peut-être obsolète, mais quand on y pense, c’est son héritier nouvelle génération, le smartphone, qui fonctionne comme un hub centralisant quatre des cinq outils de communication de cette liste.

Mais tirez-vous vraiment parti de toutes ses fonctionnalités ? Le secret, c’est de bien connaître votre équipe. Si un collaborateur répond toujours de suite aux messages instantanés et a installé la version mobile de l’outil de collaboration sur son smartphone, pourquoi le déranger avec un coup de fil ?

Mais voici un autre cas de figure : dans trois heures, vous avez une réunion avec un prestataire. Malheureusement, vous devez la repousser à un autre jour. Vous lui envoyez un e-mail, mais deux heures plus tard vous n’avez toujours pas eu de ses nouvelles. C’est l’heure de l’appeler sur son portable.

 À quoi l’associer :  la plupart des logiciels de visioconférence permettent aux participants de rejoindre la réunion depuis un programme d’appel vidéo sur ordinateur, ou depuis leur téléphone. Vous pouvez ainsi combiner une visioconférence et une audioconférence, ce qui permet à tout le monde de participer, où qu’ils soient et qu’ils aient ou non accès à Internet.

Et vous, quels sont vos outils de communication préférés ?

En tant que gestionnaire, vous devez pouvoir utiliser le bon outil adapté à la situation. Vous avez pu voir dans cet article les scénarios les plus courants, et comment choisir et associer ces différents moyens pour une communication efficace.

Et vous, quelles sont vos méthodes préférées ? La visioconférence précédée d’un message instantané ? Un e-mail suivi d’un coup de fil traditionnel ? Dites-nous tout dans les commentaires.

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