Kostenoptimierung: minimale Kosten, maximaler Output

Flexibel auf Veränderungen einzuspielen ist das A und O, wenn du nicht den Anschluss und auch keine Marktanteile oder Kunden verlieren willst. Neue Erkenntnisse, Techniken, Software, Marktanforderungen sowie Gesetze und Vorschriften erfordern eine schnelle Reaktion. Das setzt eine regelmäßige Anpassung und Erweiterung der Geschäftsprozesse voraus. Leider schleicht sich hierbei oft die Vernachlässigung der Integration ein. Die BPM-Software bietet eine hilfreiche Unterstützung bei der Verwaltung und Optimierung von Geschäftsprozessen. Auf diese Weise erreicht das Unternehmen Überblick und Einsicht und kann zeitnah neue Umstände integrieren.

Kostenoptimierung: minimale Kosten, maximaler Output

Die Digitalisierung des Geschäftslebens hat in letzter Zeit einen deutlichen Schub erhalten. Diese Entwicklung können wir teilweise als eine eilige Reaktion auf die Coronavirus-Pandemie zurückführen.

Was ist Kostenoptimierung?

Bei der Kostenoptimierung werden alle Prozesse kontinuierlich überprüft und datengesteuerte Entscheidungen getroffen, um Prozesse anzupassen, durch neue Prozesse zu ersetzen oder zu eliminieren. Eine äußerst komplexe Aufgabe, die mit BPM-Tools jedoch überschaubar bleibt.

Durch Kostenoptimierung versichert sich das Unternehmen, dass sein „Radarsystem“ nahtlos aufeinander abgestimmt ist, Prozesse effizienter verlaufen, Verschwendung vermieden und finanzielle Vorteile erzielt werden können. Mit dem Ergebnis, dass maximaler Output bei minimalen Kosten sowie eine Verbesserung der Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit erreicht werden.

5 häufige Probleme bei der Kostenoptimierung

  • Jahrelange Routine formt oft eine Barriere, wenn es darum geht, den wunden Punkt zu lokalisieren und die Ursache eines Problembereichs zu beheben. Halte dir diesen Umstand klar vor Augen.
  • Veränderungen rufen Widerstand hervor. Kommuniziere im Unternehmen deutlich, was Prozessoptimierung beinhaltet, was das gemeinsame Ziel ist und motiviere intern.
  • Greife zum Start nicht zu viele Prozesse gleichzeitig auf. Besser ein gut integriertes Projekt als fünf (temporäre) “Patches”.
  • Kontinuität ist essenziell. Sorge dafür, dass Kostenoptimierung ein kontinuierlicher Prozess bleibt. Somit bleibt der letztendliche Zeitaufwand relativ gering und kann das Unternehmen schnell und flexibel auf wechselnde Umstände reagieren. Zudem verhindert Kontinuität auch, dass Menschen in alte Gewohnheiten zurückfallen.
  • Geschäftsprozesse betreffen nicht nur betriebliche Prozesse, sondern auch Management- und Anlagenprozesse. Diesen Aspekt solltest du keinesfalls vernachlässigen.

Prozessoptimierung: So gehst du am besten heran

Alles beginnt mit einer Bestandsaufnahme der Prozesse. In diesem Schritt investierst du im Unternehmen auch die meiste Zeit (ca. 80%). Beginne mit einfachen grundlegenden Fragen wie: Was sind wichtige Funktionen der Abteilung, was ist deren Ziel und welche Schritte werden unternommen, um die Funktionen auszuführen? Das verschafft dir ein detailliertes Bild aller Prozesse.

Der nächste Schritt besteht darin, Stellen zu lokalisieren, an denen potenzielle Verschwendung stattfindet. Dauert ein bestimmter Schritt im Prozess besonders lange oder sind viele (unnötige) Maßnahmen erforderlich, um einen Schritt abzuschließen? Hier liefert dir der Input der Arbeitsabteilungen gewiss wertvolle Erkenntnisse. Mitarbeiter  können häufig klar benennen, mit welchen Aktivitäten viel Zeit vergeudet wird.

Der letzte Schritt besteht dann in der Optimierung und Integration der verschiedenen Prozesse. Diese können manchmal durch überraschend einfache Maßnahmen erreicht werden. Automatisiere Angelegenheiten, bei denen das unkompliziert möglich ist. Beispielsweise könntest du ein Workflow-Management-System zur Einhaltung der Verfahren verwenden und möglicherweise unterschiedliche (Cloud-) Anwendungen für unterschiedliche Prozesse einsetzen. 

Lasse Big Data und Process Mining für dich arbeiten

Unternehmen besitzen eine Vielzahl von Daten, die in Form von Computertransaktionen und -daten gespeichert werden. Diese Daten enthalten viele Informationen, die zur Analyse der Prozesse verwendet werden können. Big Data wird verwendet, um diese Daten zu analysieren, z. B. die Anzahl der Kundenaufträge in einem gewissen Zeitraum, wodurch du saisonale Muster erkennen kannst.

Computertransaktionen werden mit einem Zeitstempel versehen und registriert. Du kannst beispielsweise sehen, welche Prozesse ein Kundenauftrag von der Auftragserfassung bis zur Lieferung durchläuft und wie lange jeder Prozess dauert. Process Mining analysiert diese Ereignisdaten. Auf diese Weise können datengesteuerte Erkenntnisse für Innovationen und die Festlegung von Strategien gewonnen werden.

Softwaretools zur Kostenoptimierung

In der Vergangenheit war es gang und gebe, nach einer Gesamtlösung zu suchen. Heutzutage verwendet man vielmehr separate Anwendungen, die häufig in eine Cloud-Plattform (iPaas) integriert werden bis hin zu einem gesamten Geschäftsinformationssystem. So kann das Unternehmen nämlich schnell und flexibel auf bestimmte Umstände reagieren.

iPaaS-Plattform

Wenn verschiedene Anwendungen für unterschiedliche Funktionen verwendet werden, setzt das die Integration aller verschiedenen Anwendungen sowohl in der Cloud als auch vor Ort voraus. Eine iPaaS-Plattform bietet häufig zahlreiche Optionen für die Integration lokaler sowie Cloud-basierter Anwendungen und ist vollständig skalierbar.

Entwürfe von Cloud-basierten oder lokalen Anwendungsintegrationen mit Boomi
Entwürfe von Cloud-basierten oder lokalen Anwendungsintegrationen mit Boomi (Quelle)

Integrationssoftware

Es gibt viele spezifische Anwendungen, die nur auf einen einzigen Prozess gerichtet sind, z. B. die Pflege von Kontaktdaten. Diese Anwendungen synchronisieren die Daten zwischen den verschiedenen Cloud-Anwendungen in Echtzeit, sodass alle Anwendungen, die die Daten verwenden, eine Echtzeitaktualisierung der Daten erhalten.

Integrationsbeispiel in PieSync
Integrationsbeispiel in PieSync (Quelle)

BPM-Tools

BPM-Anwendungen dienen dazu, die Kostenoptimierung zu unterstützen, verfolgen und verwalten. Alle Informationen und Mitteilungen zu einem Projekt werden darin gebündelt. Lose Notizen, Dokumente, E-Mails oder die kurzfristig zwingend nötigen „Update-Meetings” über den aktuellen Stand der Dinge gehören damit definitiv der Vergangenheit an. Jeder, der Zugriff auf das System hat, kann den Fortgang eines Projekts unmittelbar online nachvollziehen.

Arbeitsmanagement in Asana
Arbeitsmanagement in Asana (Quelle)

Im Prozessverlauf bleibt die Rapportage natürlich unentbehrlich; schließlich wünschst du eine klare Übersicht aller Informationen, die für dich relevant sind. Standardisierte Berichterstattung gestalten sich beim Starten einer neuen Anwendung als besonders einfach. Wählst du jedoch eine BPM-Anwendung, dann können benutzerdefinierte Berichte erstellt werden, sodass deine KPIs anschaulich und kompakt einzusehen sind.

germain
Hier siehst du die Ausführung einer Ursachenanalyse in Germain APM, mit dem Ziel, die Anwendungsleistung zu kontrollieren (Quelle)
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Die in diesem Artikel gezeigten Verwendungen sind lediglich Beispiele, um eine Funktion im Kontext darzustellen. Sie dienen nicht als Bestätigung oder Empfehlungen. Die Beispiele stammen aus Quellen, die zum Zeitpunkt der Veröffentlichung als verlässlich angesehen wurden.