Gerenciador de projetos grátis: conheça 5 soluções

gerenciador de projetos grátis

Prazos perdidos. Gargalos de produção. Conversas fragmentadas.

Tais contratempos custam tempo e dinheiro. Por sorte, ter em mãos uma solução é mais simples do que se imagina.

Se a equipe ainda for pequena ou o orçamento apertado e a empresa estiver disposta a deixar de lado alguns recursos premium, um gerenciador de projetos grátis ou freemium pode ser o ideal. (Produtos freemium são versões gratuitas de softwares pagos que oferecem funcionalidades restritas, número limitado de acessos, ou ambos.)

Neste artigo, destacamos 5 entre as 10 principais ferramentas de gerenciamento de projetos gratuitas listadas no Capterra e explicamos cada produto e o custo para fazer um upgrade.

Essa lista ajuda a determinar 1) se um software gratuito é a solução ideal e 2) qual sistema gratuito é o melhor dependendo das necessidades.

Como definimos os principais softwares? Cada uma das 5 ferramentas incluídas neste artigo tem uma classificação geral de usuário acima da média quando comparada com outros produtos da categoria. A  metodologia completa por ser acessada no final do texto.

As 5 opções gratuitas de softwares de gestão de projetos selecionadas são:

(Os produtos estão apresentados em ordem alfabética)


  • Airtable
  • ClickUp
  • Freedcamp
  • MeisterTask
  • Paymo

Qual a diferença entre um software de gestão de projetos e um de gestão do trabalho?

Softwares para gestão de projetos (PM na sigla em inglês) tornaram-se abrangentes, com uma gama de soluções que vai desde ferramentas para gestão do trabalho mais leves e colaborativas até a soluções robustas para gestão de portfólio.

Para escolher a ferramenta que melhor atenda às necessidades de uma empresa é importante entender as diferenças entre esses tipos de software:

  • Softwares para gestão do trabalho ajudam as equipes a gerenciar os fluxos de trabalho, organizar tarefas e atividades (projetos e processos) e colaborar em um espaço de trabalho compartilhado. Tais ferramentas compreendem a execução do trabalho, fornecendo notificações em tempo real e visualizações relevantes para diferentes áreas. Seus destinatários são profissionais não técnicos.
  • Já os softwares para gestão de projetos ajudam gerentes de projeto e organizações a executar projetos com um escopo definido (entregas), cronograma e orçamento (recursos). Tais ferramentas ajudam as empresas a planejar, monitorar e controlar custos, cronogramas e recursos para que elas possam gerar valor e atender os critérios de sucesso do projeto. Seus destinatários são profissionais técnicos.

As 5 melhores soluções gratuitas de softwares de gestão de projetos

Airtable

O Airtable é uma solução colaborativa para a gestão do trabalho com armazenagem na nuvem. As equipes podem visualizar tarefas em uma grade (semelhante a uma planilha), um calendário, um quadro Kanban ou em uma galeria. Entre os principais recursos estão os de gestão de tarefas, colaboração, geração de relatórios, acompanhamento do projeto e controle do tempo. Consulte as descrições detalhadas dos recursos no final.

O componente central do Airtable são as bases, que contêm todos os dados necessários para um projeto. As bases são constituídas por um conjunto de tabelas, e cada tabela cobre um aspecto particular do projeto. As tabelas contêm campos (anexos de arquivos, caixas de seleção etc.) e registros (dados relevantes que estão sendo rastreados).

O plano gratuito do Airtable inclui tabelas ilimitadas, 1.200 registros por base, 2 GB de espaço de anexos por base e histórico de duas semanas de revisão e de snapshot, além de colaboração e comentários em tempo real.

Os planos pagos incluem registros adicionais por base, mais espaço para anexos e um histórico de revisões mais longo, além de assistência prioritária e acesso a “blocos”, aplicativos modulares que estendem a funcionalidade das bases.

captura de tela do airtable
Visão de grade do Airtable (Fonte)

Os prós: O Airtable oferece templates para vários tipos de uso, incluindo produção de conteúdos, setor de criação e de marketing, RH e  recrutamento, entre outros. Está disponível em português.

Os contras: Apesar de ter uma aparência semelhante à de uma planilha, vários usuários ressaltam que o software carece de algumas das funções disponíveis no Excel e em outras ferramentas de banco de dados. Além disso, os usuários mais recentes salientam que há uma curva de aprendizagem muito acentuada para descobrir como a ferramenta funciona, já que ela é extremamente flexível.

O custo para o upgrade: Quando cobrado mensalmente, US$ 12 (cerca de R$ 47) por usuário por mês (no plano Plus) ou US$ 24 (cerca de R$ 95) por usuário por mês (no plano Pro). É possível contatá-los para obter o preço de pacotes para empresas. Há descontos disponíveis para assinaturas anuais.

Aplicativos para celular: iOS, Android

Bem avaliado por: No ano passado, 81% dos comentários de usuários do Airtable no Capterra vieram de pequenos empresários de vários setores. Entre os cinco primeiros estão marketing e publicidade, software, educação superior, design e organizações sem fins lucrativos.

ClickUp

O ClickUp é uma solução para gestão do trabalho com armazenagem na nuvem. O programa ajuda indivíduos e equipes a estabelecer metas, gerenciar tarefas e organizar o trabalho nos chamados “espaços de projeto”. Entre os principais recursos estão gestão de tarefas, colaboração, geração de relatórios, acompanhamento do projeto, controle do tempo e gráfico de Gantt. Consulte as descrições detalhadas dos recursos no final.

Os componentes centrais do ClickUp incluem tarefas, campos personalizados, metas (objetivos definidos que são divididos e atribuídos a uma meta mensurável) e portfólios (uma visão geral do trabalho, semelhante a um painel de controle).

O plano gratuito inclui usuários, tarefas e áreas de trabalho ilimitados, 100 MB de armazenamento de arquivos, suporte 24 h todos os dias da semana (por chat, telefone, e-mail e um centro de ajuda on-line) e limitações para campos personalizados e geração de relatórios.

Os planos pagos incluem armazenamento ilimitado, integrações, opções completas de geração de relatórios e recursos adicionais, como gráficos de Gantt.

Captura de tela do ClickUp
Visão do painel de controle do ClickUp (Fonte)

Os prós: Embora a maioria dos fornecedores ofereça um desconto na compra do software em uma assinatura anual, o ClickUp é o que tem o maior desconto em comparação com os produtos da nossa lista (os usuários economizam 45% ao pagar pelo ClickUp anualmente; já com outras ferramentas a economia é, em média, de 15% a 20%).

Os contras: O plano gratuito do ClickUp inclui apenas 100 MB de armazenamento e não oferece integração com o Google Drive ou o DropBox.

O custo para o upgrade: Quando cobrado mensalmente, € 8,02 (cerca de R$ 36) por usuário por mês (no plano Ilimitado) e € 16,93 (cerca de R$ 76) por usuário por mês (no plano Business). Há descontos para assinaturas anuais.

Aplicativos para celular: iOS, Android

Bem avaliado por: No ano passado, 87% dos comentários de usuários do ClickUp no Capterra vieram de pequenos empresários de vários setores. Entre os cinco primeiros estão marketing e publicidade, software, TI, serviços, design e gestão educativa.

Freedcamp

O Freedcamp é uma solução para gestão do trabalho colaborativa que pode ser instalada na nuvem, em Mac ou no Windows. Entre os principais recursos estão os de gestão de tarefas, colaboração, geração de relatórios, acompanhamento do projeto, controle do tempo e gráfico de Gantt. Consulte as descrições detalhadas dos recursos no final.

O plano gratuito do Freedcamp inclui acesso ilimitado de usuários, tarefas, áreas de trabalho, armazenamento (10 MB por arquivo), além de assistência básica.

Os planos pagos incluem uploads de arquivos de tamanho maior, atendimento ao cliente premium, backups periódicos e recursos adicionais como gráfico de Gantt, templates de projetos, relatórios e cobranças.

Captura de tela do Freedcamp
Painel do usuário do Freedcamp (Fonte)

Os prós: O Freedcamp oferece armazenamento ilimitado com o seu plano gratuito.

Os contras: As equipes que necessitarem de mais funcionalidades do que a gestão básica de tarefas precisarão atualizar para o plano Business (US$ 8,99 por usuário por mês, cerca de R$ 36).

O custo para o upgrade: Quando cobrado mensalmente, US$ 2,49 (cerca de R$ 10) por usuário por mês (no plano Minimalist), US$ 4,99 (cerca de R$ 20) por usuário por mês (para Freelancers), US$ 8,99 (cerca de R$ 36) por usuário por mês (no plano Business) e US$ 16,99 (cerca de R$ 67) por usuário por mês (no plano Enterprise). Há descontos disponíveis para assinaturas anuais.

Aplicativos para celular: iOS, Android

Bem avaliado por: No ano passado, 87% das avaliações do Freedcamp no Capterra vieram de pequenas empresas de vários setores. Entre os cinco primeiros estão contabilidade, serviços financeiros, marketing e publicidade, TI, serviços, softwares e design.

MeisterTask

O MeisterTask é uma solução visual para gestão do trabalho que ajuda as equipes a gerenciarem fluxos de trabalho e organizar tarefas em um quadro Kanban compartilhado. Pode ser instalado na nuvem, em Mac ou no Windows. Entre os principais recursos estão os de gestão de tarefas, colaboração, geração de relatórios, acompanhamento do projeto e controle do tempo. Consulte as descrições detalhadas dos recursos no final.

O plano gratuito da MeisterTask inclui usuários ilimitados, tarefas, quadro Kanban, armazenamento e anexos de arquivos de até 20 MB.

Os planos pagos incluem assistência prioritária e recursos adicionais, como tarefas recorrentes, geração de relatórios e campos personalizados.

Captura de tela do Meistertask
Painel de controle de tempo do MeisterTask (Fonte)

Os prós: Não há limite para o número de tarefas, quadros Kanban ou colaboradores internos na versão gratuita. As avaliações disponíveis no Capterra destacam a simplicidade do produto e a facilidade para os novos usuários se adaptarem. Está disponível em português.

Os contras: Embora a maior parte das funcionalidades de gestão de tarefas seja gratuita, a automação do fluxo de trabalho (definição de tarefas recorrentes) e a pesquisa de texto completo em tarefas e projetos arquivados não estão acessíveis. Estas funcionalidades, juntamente com a assistência prioritária e o acesso de convidados, são restritas a planos pagos.

O custo para o upgrade: Quando cobrado anualmente, € 8,25 (cerca de R$ 37) por usuário por mês (no plano Pro) ou € 20,75 (R$ 93) por usuário por mês (no plano Business).

Aplicativos para celular: iOS, Android

Bem avaliado por: No ano passado, 76% das avaliações do MeisterTask no Capterra vieram de pequenas empresas e 15% de grandes empresas. O maior número de avaliações veio de usuários da indústria de softwares, seguido por marketing e publicidade, IT, serviços, design e gestão educativa.

Paymo

O Paymo é uma solução de PM robusta, disponível para implantação na nuvem ou instalada em Mac, Windows ou Linux. Entre suas principais funcionalidades estão gráficos de Gantt, quadros Kanban, gestão de tarefas, colaboração, geração de relatórios, acompanhamento do projeto, gestão de recursos e controle do tempo. Consulte as descrições detalhadas dos recursos no final.

O plano gratuito inclui acesso para um usuário, tarefas e quadros Kanban ilimitados, assistência da comunidade de usuários e uma base de dados on-line, além de armazenamento de 1GB e controle do tempo.

Os planos pagos incluem armazenamento adicional, treinamento gratuito e assistência prioritária, planejamento e acompanhamento de projetos, bem como a possibilidade de gestão de recursos.

Captura de tela do paymo
Painel do usuário do Paymo (Fonte)

Os prós: Os usuários destacam o atendimento ao cliente e a rapidez nas respostas e na qualidade dos retornos da equipe do Paymo. Os usuários também têm acesso à central de ajuda on-line e à base de dados on-line do programa.

Os contras: Se funcionalidades de gestão de projetos que vão além da gestão de tarefas forem necessárias, será preciso atualizar para um plano pago. Quem precisar de gráficos de Gantt e gestão de recursos, por exemplo, terá de migrar o Plano Business, a US$ 18,95 (cerca de R$ 75) por usuário por mês.

O custo para o upgrade: Quando cobrado mensalmente, US$ 11,95 (cerca de R$ 48) por usuário por mês (no plano Small Office) ou US$ 18,95 (cerca de R$ 75) por usuário por mês (no plano Business). Há descontos disponíveis para assinaturas anuais.

Aplicativos para celular: iOS, Android.

Bem avaliado por: No ano passado, 80% das avaliações do Paymo no Capterra vieram de de pequenas empresas e 14% de grandes empresas. Os usuários vêm de setores variados, sendo os cinco principais TI, serviços, marketing e publicidade, consultoria de gestão e design, arquitetura e planejamento.

À procura de ferramentas de código aberto?

Para entrarem nesta lista, os produtos deveriam ter pelo menos 20 avaliações no ano passado e uma classificação global superior à média quando comparados com outros produtos da categoria (ou seja, 4,5/5 estrelas).

Nenhum gerenciador de projetos open source foi avaliado bem o suficiente para fazer parte de nossa lista este ano. Aos que procuram por ferramentas de código aberto, abaixo seguem os dois produtos mais bem avaliados com pelo menos 20 comentários no período de 12 meses analisados (de fevereiro de 2018 a fevereiro de 2019):

  • GanttProject (48 avaliações, classificação geral 4.2/5 estrelas)
  • Projectlibre (25 avaliações, classificação geral 4.2/5 estrelas)

Descrições dos recursos

Abaixo detalhamos as funcionalidades dos softwares citados acima:

Gestão de tarefas: Permite criar tarefas, adicionar descrições, definir datas de início e prazos e prioridades, estimar o nível de empenho necessário (número de horas, por exemplo) e atribuir tarefas aos usuários. Os usuários podem adicionar anexos, deixar comentários e atualizar o status da tarefa à medida que trabalham em um item ou mover tarefas através de um fluxo de trabalho em um quadro de tarefas (Kanban ou Scrum). Funções adicionais incluem: converter e-mails em tarefas, criar subtarefas, tarefas recorrentes e listas de verificação de tarefas.


Colaboração: Fornece um espaço de trabalho centralizado que permite que vários usuários se comuniquem, façam conferências e se coordenem para facilitar o trabalho em grupo. Permite criar painéis de tarefas compartilháveis de projetos e/ou da equipe e calendários. Ajuda o time a manter-se atualizado com a atividade de outros usuários através do feed de atividades, a compartilhar arquivos, conversar e fazer videoconferências adicionando convidados.


Geração de relatórios e acompanhamento do projeto: Relatórios e painéis de controle fornecem uma maneira rápida e visual para os usuários entenderem o status de um projeto, seus custos ou outras informações importantes. Permite visualizar o progresso feito em comparação ao plano inicial, rastrear etapas e tarefas ativas, visualizar tarefas concluídas, comparar o tempo estimado com o tempo real gasto ou as despesas estimadas com os custos reais e acompanhar o desempenho da equipe.


Planejamento de projetos: Permite definir o escopo do projeto, o cronograma, os recursos e o orçamento. Ajuda a dividir os projetos em etapas, identificar as entregas, prever o fluxo de caixa, criar a estrutura analítica do projeto, definir um caminho, identificar restrições e planejar os recursos necessários.


Controle do tempo: Permite acompanhar o tempo gasto em várias tarefas, acessar relatórios do tempo estimado versus o tempo real gasto nas tarefas, medir o tempo a ser cobrado versus o tempo restante e acessar o tempo registrado em folha de ponto para cobrar dos clientes.


Gestão de recursos: Permite criar uma tabela ou um registo da mão de obra com informações de contato, retribuições, funções e habilidades. Ajuda a delegar projetos aos funcionários e monitorar o volume de trabalho. Funções extras incluem o planejamento da necessidade de mais mão de obra e a priorização de projetos com base na demanda.


Gráfico de Gantt: Um gráfico de barras horizontais em cascata com datas que marcam o início e o fim das partes interdependentes de um projeto. As tarefas são dispostas por ordem de quando cada item precisa ser completado. Geralmente usado para criar a estrutura do plano do projeto e delinear o caminho crítico durante o planejamento, para então comparar o status do projeto com os planos iniciais durante sua execução.


Quadro Kanban: O equivalente digital de post-its em um quadro branco, os quadros Kanban fornecem uma representação visual de um processo ou fluxo de trabalho. O quadro é dividido em colunas que representam as etapas de um fluxo de trabalho (“backlog”, “desenvolvimento” e “teste”, por exemplo) ou um status (“a fazer”, “em andamento” e “terminado”). As tarefas são representadas com “cartões” que podem ser expandidos para mostrar os responsáveis, bem como detalhes das tarefas e comentários. As métricas Kanban incluem diagramas de fluxo cumulativos e diagramas de tempo de ciclo e de leads.

 

Metodologia

Os produtos considerados para este artigo tiveram que cumprir com os seguintes requisitos:

  • Oferecer uma versão gratuita e independente do software (não uma versão de teste onde você deve comprar um produto após um período de tempo limitado).
  • Cumprir com nossa definição de gerenciamento de projetos.

Esta definição inclui a evolução dos softwares de gerenciamento de projetos a fim de abranger uma variedade de soluções, desde ferramentas mais leves para gestão do trabalho e de tarefas até soluções robustas de gestão de portfólio:

  • Os softwares para gestão do trabalho ajudam as equipes a planejar e gerenciar fluxos de trabalho, organizar tarefas e atividades e colaborar em um espaço de trabalho compartilhado. Tais ferramentas compreendem a execução do trabalho, fornecendo notificações em tempo real e visualizações relevantes para diferentes partes interessadas
  • Softwares de gerenciamento de projetos ajudam gerentes e organizações a executarem projetos com data de início e fim, escopo e recursos e orçamento definidos. Essas soluções auxiliam as empresas a planejar, monitorar e controlar os custos e os cronogramas do projeto para que possam gerar valor e atender aos critérios de sucesso do projeto (por exemplo, entrega dentro do prazo, do orçamento, do escopo e de acordo com as metas de negócios).

Os softwares que atendessem às definições de comercialização também precisavam de um mínimo de 20 avaliações enviadas pelos usuários publicadas entre 15 de fevereiro de 2018 e 15 de fevereiro de 2019 e ter uma classificação geral de usuário acima da média em comparação com outros produtos da categoria.

  • As ferramentas gratuitas em destaque foram classificados pelos usuários com pelo menos 4,5/5 estrelas.

Nota: O conteúdo neste artigo relativo a opiniões e pontos de vista expressos pelos usuários não representa as opiniões do Capterra.

À procura de softwares de gestão de projetos? Confira a lista da Capterra com os melhores softwares de gestão de projetos.