El teletrabajo se ha convertido en la nueva normalidad: guía básica para pequeñas empresas

Guía básica de herramientas para inciarse en el teletrabajo
De repente, los protocolos del teletrabajo son una necesidad y las pequeñas empresas deben adaptarse rápidamente.  Estas son las tres herramientas tecnológicas que necesitas para empezar.

La mayoría de las veces, los cambios se producen gradualmente. Vamos refinando paulatinamente ideas nuevas, desarrollamos procesos más eficientes de forma metódica y vamos adoptando la nueva tecnología con precaución.

Pero a veces, el cambio se ve forzado por circunstancias que están fuera de nuestro control. 

En los últimos meses, la aparición de la COVID-19 (más conocido como el coronavirus) ha hecho que el trabajo remoto pase de ser un beneficio agradable a una necesidad indispensable. Y aunque la tendencia del teletrabajo ha ido ganando fuerza durante muchos años, la urgencia actual podría marcar el punto de inflexión que cambie profundamente nuestra actitud hacia la vida de oficina tradicional.

Las empresas deben adoptar el teletrabajo para seguir siendo competitivas

Algunas empresas están acostumbradas a trabajar a distancia, otras no. Las empresas que no están habituadas al teletrabajo carecen de la tecnología adecuada para llevarlo a cabo o afirman que la dirección simplemente no ve valor en esta modalidad.

En la actualidad todas las empresas deberían considerar o implementar ya el teletrabajo como consecuencia de la COVID-19.

Los empleados necesitarán algunos días para acostumbrarse a trabajar desde casa, pero luego en general se sentirán más productivos. Algunos empleados están acostumbrados a las videoconferencias, pero aun así la comunicación con sus compañeros puede no ser sencilla porque un correo electrónico o una conversación por chat pueden no transmitir exactamente lo que querían decir.

La comunicación por correo electrónico suele resultar demasiado formal y no es propicia para los intercambios naturales que se producen en una conversación. Del mismo modo, hacer videoconferencia con todas las personas con las que hay que hablar a lo largo del día es engorroso e incómodo. 

Por eso las empresas que está implementando un protocolo de teletrabajo deben invertir en algún software de comunicación específico que permita a los empleados que están en remoto que interactúen de una forma lo más parecida posible a cuando lo hacen en persona.

Si no se reconoce el valor ni la abrumadora demanda del teletrabajo, no será posible que las empresas atraigan y retengan el talento necesario para seguir siendo competitivas frente a las que sí lo hacen.

Por suerte, lanzar un protocolo de teletrabajo no es difícil.

3 elementos necesarios de un protocolo de teletrabajo

¿Cómo empezar con un protocolo de trabajo remoto? Las necesidades varían según el sector y las responsabilidades del puesto, pero todos los empleados remotos necesitan una VPN, un software de colaboración y una plataforma de videoconferencia.

1. Las VPN protegen los datos de la empresa

Tu empleado remoto probablemente trabajará desde su oficina en casa, una cafetería o cualquier otro lugar donde pueda obtener una señal wifi. Para garantizar que su conexión sea segura, es preciso proporcionarle una red privada virtual (VPN) que proteja los datos de la empresa y el acceso a los servicios de la nube.

Las VPN proporcionan una conexión encriptada a Internet que evita que otros vean la actividad de la red. Esto es especialmente importante cuando se transmiten datos sensibles de la empresa en un contexto de trabajo a distancia. Sin embargo, debido a que las VPN procesan tu tráfico en internet, es importante leer con atención los términos y condiciones para asegurarte de que el proveedor que elijas no guarde registros de actividad.

2. Las soluciones de colaboración facilitan el teletrabajo

La colaboración es bastante difícil de conseguir en la oficina y mucho más a través de internet. Las empresas que preparan un nuevo protocolo de trabajo remoto deben valorar cómo se comunicarán entre sí los empleados y cómo se organizarán para hacer el trabajo.

El sinfín de herramientas de comunicación basadas en la nube y de software de gestión de proyectos disponibles contribuye a agilizar las interacciones y a simplificar la colaboración a distancia. Estas aplicaciones suelen ofrecer una versión gratuita o un período de prueba para que puedas asegurarte de que cubren las necesidades de tu empresa antes de comprometerte a largo plazo.

Interfaz del software de colaboración monday.com

3. Las plataformas de videoconferencia suprimen la distancia

La videoconferencia ha mejorado de forma notable en la última década, pero sigue siendo un infierno para muchas organizaciones. Parte del problema se debe a la falta de interoperabilidad. A diferencia del correo electrónico, las llamadas por teléfono o los mensajes de texto, en una videoconferencia todos los participantes deben utilizar la misma aplicación.

Por eso es importante que elijas una software para videoconferencia para tus empleados. Existen numerosas soluciones independientes que reúnen todas las funciones, mientras que algunas herramientas de colaboración solo incluyen capacidades básicas de videoconferencia. Busca una solución que se integre con otras aplicaciones que ya estés usando.

Consejos para organizar una videoconferencia en línea

  •       Que todos aparezcan: Asegúrate de que todos los participantes de la conferencia puedan verse unos a otros o al menos estén al tanto de todos los demás participantes. Eso significa que todos los participantes deberán estar conectados a la reunión cada uno con su cuenta, incluso si algunos están en la misma habitación.
  • El tiempo es oro: La programación de reuniones a distancia puede ser complicada; ten en cuenta las zonas horarias y el cambio de hora en verano.
  • Vístete para la ocasión: Puede ser tentador reunirse a una videoconferencia tal y como sales de la cama, pero una videoconferencia debería abordarse como una reunión en persona. Si usas ropa de oficina, estarás más presentable y te sentirás de mejor ánimo para hacer negocios.
  • Que no te molesten: Evita las interrupciones apagando las alarmas, llamadas y notificaciones, poniendo un cartel de “no molestar” en la puerta y haciendo todo lo posible por no interactuar con otras personas que estén en la sala.
  • Enciende la luz: No te olvides de la iluminación. Demasiada luz desde atrás puede formar siluetas, un foco de luz desde arriba proyecta sombras poco favorecedoras y la luz natural que entra desde un lado provoca deslumbramiento. La luz ambiental, principalmente de frente, permite que los demás te vean con la iluminación más adecuada.
  •  Mantén el contacto visual: Siempre es tentador mirar a la persona con la que estás hablando o a ti mismo en la esquina de la pantalla. Intenta mirar a la cámara de vez en cuando para mantener el contacto visual.
  •  Mantente seguro: Si insistes en reunirte en un lugar público, como una cafetería, sé consciente de lo que te rodea, usa una pantalla de privacidad y ten cuidado de no revelar información sensible que pueda quedar al alcance de los demás.
  • Ten un plan de seguridad: Toda videoconferencia necesita un plan B. Tanto la aplicación principal como la de seguridad deben conectarse con antelación para que tu equipo no pierda tiempo en caso de que se produzcan dificultades técnicas.

El trabajo a distancia ya no es solo una tendencia

La llegada de la COVID-19 supone una crisis mundial que debe enfrentarse con una serie de estrategias, entre ellas, el teletrabajo. Trabajar desde casa puede ser un cambio brusco para algunos, pero con solo unas cuantas herramientas, la mayoría de las pequeñas empresas pueden adaptarse rápidamente para garantizar que los empleados trabajen de forma segura y productiva.