Die 6 besten Trello-Alternativen für produktive Teams

Wenn es um Projektmanagement-Software geht, sind nur wenige Produkte bekannter als Trello.

Trello gibt an, von Millionen Menschen genutzt zu werden, und es ist das Produkt der Wahl für große Marken wie Google, Pixar, National Geographic und Kickstarter.

Doch Trello ist nicht für jeden das perfekte Tool, selbst wenn du nach kostenloser Kanban-Software suchst. Im Folgenden möchte ich dir einen umfassenden Überblick über Trello geben und die besten Alternativen vorstellen.

Projektmanagement Software Trello-Alternativen

Als Erstes: Trello im Test

Trello ist ein Online-Kanban-Tool mit täuschend vielen Funktionen – ich sage „täuschend“, weil das grundlegende Layout sehr minimalistisch ist, während gleichzeitig jede Karte eine Menge Funktionen bietet.

Wenn du in der Lage bist, Prozesse zu kategorisieren und Aufgaben per Drag-and-Drop zu verschieben, dann beherrschst du auch schon alles, was du brauchst, um Trello zu nutzen.

Projektmanagement Software Trello-Alternativen
Ein redaktionelles Trello-Board

Wenn du eine Trello-Karte anklickst, werden weitere Informationen angezeigt. Du kannst sehen, wer an dem Projekt arbeitet, Filter und Labels anwenden, Fälligkeitsdaten zuweisen, Dateianhänge hochladen und mit deinem Team zusammenarbeiten.

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Ein neues Trello-Board einrichten

Verschiebe eine Karte, um darzustellen, wo sich die Aufgabe in deinem geplanten Workflow befindet. In IT-Teams richten Scrum-Nutzer oft Workflows mit Trello-Boards ein: Sie nutzen beispielsweise die Spalten Produkt-Backlog, Sprint-Planung, Aktueller Sprint, In Bearbeitung und Erledigt. Siehst du, wie einfach die Einrichtung ist?

Trotz alledem ist Trello nicht perfekt. Es hat zwar mehr als 2.700 Rezensionen auf Capterra mit durchschnittlich 4,5 von 5 Sternen, doch zahlreiche Nutzer melden begründete Bedenken an.

So basieren beispielsweise viele der Funktionen von Trello auf Erweiterungen, die „Power-Ups“ genannt werden. Dazu gehören Rechnungsstellung, Zeiterfassung, Berichterstellung, Kalender, wiederholte Aufgaben und alternative Ansichten (wie Gantt-Diagramme) und wenn du mehr als einen dieser Power-Ups nutzen möchtest, kostet dich Trello zwischen 0 und 9,99 USD pro Nutzer. Bei vielen anderen kostenlosen Projektmanagement-Tools sind diese Funktionen inbegriffen.

Außerdem kann es einigen Rezensionen zufolge passieren, dass Trello nur langsam lädt oder E-Mail-Benachrichtigungen sendet, lange nachdem eine Aufgabe geändert wurde, vor allem bei sehr vollen Boards.

Der Kundenservice wird oft eher negativ bewertet und wenn du fortgeschrittene Sicherheitsfunktionen wie SSO, eine zweistufige Authentifizierung oder die Verschlüsselung gespeicherter Dateien wünschst, musst du ganze 20,83 USD pro Nutzer für die Enterprise-Version auf den Tisch legen (auch wenn Trello Mengenrabatte bietet).

Angesichts dieser Probleme wenden sich viele an Trellos Konkurrenten.

Doch da bleibt die Frage: Welchen davon?

Die besten Trello-Alternativen

Als ich Alternativen zu Trello ausprobierte, war ich schnell überfordert. Meine Tabelle war voll mit Online-Kanban-Software. Ich sammelte Informationen von Google, Capterras Softwareverzeichnis, Quora, Reddit und LinkedIn und fand so schnell ganze 65 Unternehmen, die sich als echte Trello-Alternativen darstellten.

Also begann ich, die besten davon genauer unter die Lupe zu nehmen.

Was meine ich mit den „besten“ Trello-Alternativen?

Um für diesen Artikel infrage zu kommen, muss eine Trello-Alternative zunächst die Funktionen bieten, die der Grund dafür sind, dass die Nutzer Trello so lieben. Ich stellte sicher, dass das Produkt beliebt, leicht zugänglich und nicht zu teuer war.

Bald hatte ich die folgenden Bedingungen herausgearbeitet, die die getesteten Softwaretools erfüllen mussten, um es in diese Liste zu schaffen:

  • Kanban-Ansicht verfügbar
  • Mindestens 4,5 Sterne auf Capterra
  • Mindestens zehn verschiedene Rezensenten von verschiedenen Unternehmen
  • Apps für iOS und Android
  • Eine Gratisversion
  • Eine erste Upgrade-Stufe, die nicht teurer ist als 10 USD pro Monat und Nutzer

Außerdem berücksichtigte ich sowohl das, was Leute an Trello mögen, als auch Funktionen, die sie sich bei Trello wünschen. Zwischen den Trello-Konkurrenten gibt es große Unterschiede (und das sollte auch so sein!), deshalb habe ich ein besonderes Augenmerk auf Anwendungen mit diesen Funktionen gerichtet, auch wenn sie nicht zu den Bedingungen zählten.

Speziell berücksichtigte Funktionen:

  • Alternative Ansichten: Beispielsweise Gantt-Diagramme und Aufgabenlisten. Trello bietet diese Funktionen als Power-Ups.
  • Kalender: Trello bietet diese Funktion als Power-Up.
  • Kartenfilter: Diese Funktion ist in Trello automatisch inbegriffen.
  • Zusammenarbeit: Trello-Teams können Kommentare hinterlassen und sich gegenseitig @erwähnen. Außerdem gibt es Power-Up-Tools für die Zusammenarbeit, darunter Videokonferenz-Tools wie in, Google Hangouts und join.me. Trello bietet auch weitere Kommunikationstools wie das Abstimmen über Karten und eine Slack-Integration.
  • Dateifreigabe und Board-Anhänge: In der Gratisversion von Trello kannst du Dateien von einer Größe von bis zu 10 MB anhängen. Außerdem kannst du beliebige Dateien von beliebten Filesharing-Diensten wie Google Drive, Dropbox, Box oder OneDrive verlinken. Ein kostenpflichtiges Upgrade ermöglicht es, Dateien von bis zu 250 MB anzuhängen und Power-Ups für fortgeschrittenere Cloud-Dateifreigabefunktionen hinzuzufügen.
  • Berechtigungen: In Trello können nach dem Upgrade auf Business Class Berechtigungen eingestellt werden.
  • Wiederkehrende Aufgaben: Trello bietet in Power-Ups die Möglichkeit, wiederkehrende Aufgaben einzustellen.
  • Berichterstellung: Die Gratisversion von Trello bietet keine Berichterstellungsfunktionen. Power-Ups umfassen Burndown-Charts, Flussdiagramme, Dashboards und Statusberichte.
  • Zeiterfassung: Trello nutzt das Harvest Power-Up für jegliche Zeiterfassung. Harvest ist für eine Person und zwei Projekte kostenlos, danach kostet es 12 USD pro Person.

Mit diesen Bedingungen im Kopf schränkte ich die Liste der Trello-Alternativen auf nur sechs Optionen ein. Da sich ihre Funktionen, Stärken und Schwächen unterscheiden, habe ich sie alphabetisch aufgelistet.

  • Airtable
  • Asana
  • Avaza
  • ClickUp
  • Kanban Tool
  • Yalla

1. Airtable

Projektmanagement Software Trello-Alternativen Airtable
Kanban-Ansicht von Airtable

Bist du jemand, der die Idee hinter Excel liebt, aber nicht unbedingt deren Ausführung? Dann solltest du einen Blick auf Airtable werfen. Dieses Projektmanagement-Tool ist wie eine Tabellenkalkulation für besonders Ehrgeizige, die keine Zeit damit verschwenden wollen, langweilige Funktionen zu lernen.

Alles – von Fotos über Mitarbeiter, Notizen und Kontakte bis hin zu Terminen – kann in einem einfach verständlichen System getaggt, gefiltert und organisiert werden.

Normalerweise empfehle ich eher, Überschneidungen zwischen CRM Software und Projektmanagement-Tools zu vermeiden (Kundenbeziehungen und Projekte sind meist von sehr unterschiedlicher Dauer), doch Airtable bildet eine Ausnahme zu dieser Regel – vor allem angesichts seines Preises. Der Grund dafür liegt an den dynamischen Tabellenfunktionen von Airtable: Tabellenkalkulationen eignen sich hervorragend für das Projektmanagement und dafür, den Überblick über deine Kunden zu behalten, und die Organisations- und Kennzeichnungsfunktionen von Airtable schaffen für beides ein leistungsfähiges Tool.

Airtable bietet jedoch noch mehr als nur eine Tabellenkalkulationsansicht. Nutzer können Filter einsetzen und Aufgaben in ein Kanban-Board oder eine Galerie- oder Kalenderansicht umwandeln.

Als Trello-Alternative bietet Airtable den Nutzern Drag-and-Drop-Funktionen für Dateianhänge, @Kommentare und gefilterte Ansichten. Airtable nutzt eine manuelle Zeiterfassung und ermöglicht wiederkehrende Aufgaben über Zapier und eine Zeitplanung per Drag-and-Drop.

Herausragende Funktionen: Viele tolle Tagging- und Filteroptionen zum Bearbeiten deiner Daten

Wichtige Integrationen: Box, GitHub, MailChimp, Slack und Salesforce

Preisstruktur: Airtable ist kostenlos für unbegrenzt viele Bases (so nennt Airtable seine Tabellen – sie bezeichnen es als Kreuzung aus Datenbank und Tabelle), 1.200 Einträge pro Base, 2 GB Anhänge und einen zweiwöchigen Revisions- und Momentaufnahmen-Verlauf. Upgrades sind bei jährlicher Abrechnung ab 10 USD pro Nutzer und Monat verfügbar.

Mobile Apps: iOS | Android

Das sagen die Nutzer über Airtable: 

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2. Asana

Trello-Alternativen Asana Projektmanagement Software
Ein Projektboard in Asana

Mit über 2.900 Rezensionen auf Capterra ist es außerdem durchgängig eines der beliebtesten und bekanntesten verfügbaren Projektmanagement-Tools.

Wenn wir die Liste der Funktionen wünschen, die von Trello gewünscht werden, punktet Asana nahezu auf der ganzen Linie.

So bietet es beispielsweise mehrere Ansichten einschließlich Listen, Kalendern, Gantt-Diagrammen und Dashboards sowie Kanban (was erst 2016 hinzugefügt wurde). Nutzer können Dateien per Drag-and-Drop auf Aufgaben ziehen, wobei Dateien von bis zu 100 MB erlaubt sind. Es gibt kein Speicherlimit. Du kannst wiederkehrende Aufgaben einstellen und in Aufgaben- und Projektkonversationen mit Teammitgliedern und Anbietern gleichermaßen zusammenarbeiten.

Herausragende Funktionen: Sehr große Zahl an Integrationen

Wichtige Integrationen: Dropbox, HipChat, Jira, Zendesk, Zenefits

Preisstruktur: Asana ist für bis zu 15 Nutzer kostenlos und bietet unbegrenzt viele Projekte, Aufgaben und Konversationen. Ein Upgrade kostet 9,25 € (9,99 USD) pro Monat, entfernt alle zahlenmäßigen Einschränkungen (richtig, du könntest eine Million Teammitglieder haben!) und bietet Premiumfunktionen wie benutzerdefinierte Vorlagen, private Teams, erweiterte Berichterstellungsfunktionen und Vorzugssupport.

Mobile Apps: iOS | Android

Das sagen die Nutzer über Asana:

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3. Avaza

Projektmanagement Software Trello-Alternativen Avaza
Avaza bietet eine farbenfrohe Kanban-Ansicht

Bist du Freiberufler oder Entrepreneur mit einem kleinen Unternehmen? Avaza füllt die Lücke zwischen Projektmanagement- und Buchhaltungssoftware und ist somit ein tolles Tool zur Arbeitsverwaltung für Unternehmen mit unter 50 Beschäftigten. Es ist besonders gut geeignet, um das Projektteam mit externen Kunden in Verbindung zu bringen.

Avaza-Nutzer können Boards mit Dritten teilen. Kunden können schnell sehen, wie viel Zeit für ein bestimmtes Projekt oder eine Aufgabe aufgewendet wurde, Projektkosten überwachen, Rechnungen erhalten und bezahlen sowie sich für automatische Aufgabenbenachrichtigungen anmelden.

Falls du mit mehreren Freiberuflern zusammenarbeitest oder hauptsächlich Stundensätze nutzt, sind die dynamischen Zeiterfassungsfunktionen von Avaza besonders interessant für dich. Nutzer können einschätzen, wie viel Zeit sie für eine bestimmte Aufgabe benötigt haben (die grundlegendste Zeiterfassungsfunktion in jedem Projektmanagement-Tool), doch sie können außerdem mit der Stoppuhr-Funktion von Avaza ermitteln, wie viele Stunden sie auf ein Projekt verwendet haben, oder die Zeit anhand von Projekten statt Aufgaben erfassen.

Zusätzlich können mehrere Stundenzettel gleichzeitig eingegeben und mit unterschiedlichen Verrechnungssätzen eingereicht werden. Du kannst Projekte überwachen, deine Zeit erfassen und Rechnungen stellen – alles in einer App.

Herausragende Funktionen: Hervorragende Funktionen für die projektbezogene Zeiterfassung

Wichtige Integrationen: Basecamp, Insightly, QuickBooks, Trello, Xero

Preisstruktur: Avaza ist kostenlos für einen einzelnen Nutzer, der Stundenzettel bearbeiten kann, fünf Rechnungen pro Monat, fünf aktive Projekte, zehn Kunden (Gästekonten) und unbegrenzt viele Projektmitarbeiter. Unternehmen können für 9,95 USD/Monat ein Upgrade auf zwei Nutzer, 20 aktive Projekte und unbegrenzt viele Kunden durchführen. Für 19,95 USD erhältst du fünf Nutzer und 50 aktive Projekte und für 39,95 USD zehn Nutzer und unbegrenzt viele Projekte.

Bemerkenswert, dass Avaza nicht – wie andere Produkte auf dieser Liste – die Preisgestaltung von Trello imitiert (ein Festpreis pro Nutzer und Monat), sondern die Zahl der Funktionen von Avaza mit dem monatlichen Preis wächst. So beträgt beispielsweise der Grundpreis pro Nutzer im teuersten Paket (39,95 USD im Monat) tatsächlich nur 3,95 USD pro Nutzer und Monat, was das Tool erstaunlich kostengünstig macht.

Mobile Apps: iOS | Android

Das sagen die Nutzer über Avaza: 

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4. ClickUp

Projektmanagement Software Trello-Alternativen ClickUp
Die schlichte Board-Ansicht von ClickUp

Als ich ClickUp zum ersten Mal begegnet bin, war ich überwältigt. ClickUp ist nicht nur eine Trello-Alternative, sondern ein Projektmanagement-Tool, das künstliche Intelligenz wirklich nutzt, ohne dabei zu viel zu versprechen.

Die Nutzer lieben das Tool: Der Preis stimmt, ein Upgrade kostet nur halb so viel wie bei Trello und hinter dem Programm steckt ein sehr aktives und hilfsbereites Team. ClickUp gehört zu den Produkten, die ich in den nächsten Jahren noch genauer im Auge behalten werde.

Bei alledem ist ClickUp noch ein recht junges Produkt: Es wurde erst 2017 veröffentlicht.

Für die Funktionen, die es mit Trello gemeinsam hat, bietet es eine ziemlich direkte Alternative – und das sogar mit einigen Verbesserungen. So können Nutzer beispielsweise wie bei Trello Karten filtern und Kommentare erstellen, taggen, in Threads anzeigen und als gelöst markieren. Außerdem kann man Rich Text nutzen, die Zusammenarbeit in Echtzeit anzeigen (ähnlich wie bei Google Wave, was seiner Zeit voraus war) und zwischen Board-Ansichten wechseln.

Auch der Umgang von ClickUp mit Kontenberechtigungen ist einzigartig. Administratoren können Berechtigungen auf Grundlage der Projekthierarchie vergeben – auf Ebene von Organisationen, Teams, Projekten oder Aufgaben.

Für die verbleibenden Funktionen setzt ClickUp stark auf Integrationen, beispielsweise Dropbox für die Dateifreigabe, Google Calendar für die Kalenderansicht und Harvest für die Zeiterfassung. Als Ausgleich für diese fehlenden Funktionen bietet ClickUp dafür einige AI-Features in der Beta-Version, darunter Funktionen für Deadline-Vorhersagen, Ressourcenmanagement und den Aufwand von Aufgaben.

Herausragende Funktionen: Zukünftige Vorhersagemodelle mit künstlicher Intelligenz

Wichtige Integrationen: GitHub, Google Apps, Harvest, Slack, TimeDoctor

Preisstruktur: Gratis für ein Projekt und 100 MB Speicherplatz. Upgrade für 5 USD pro Nutzer und Monat für unbegrenzten Speicherplatz und unbegrenzt viele Projekte, Apps, benutzerdefinierte Felder und Workflows.

Mobile Apps: iOS | Android

Das sagen die Nutzer über ClickUp:

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5. Kanban Tool

Projektmanagement Software Trello-Alternativen Kanban Tool
Das Dashboard vom Kanban Tool

Möchtest du dich Xerox, Cisco und Expedia anschließen – das heißt, eine Marke mit einem Umsatz von über 5 Milliarden Dollar schaffen, mehr als 20.000 Mitarbeiter einstellen und als Inbegriff des „amerikanischen Traums“ gelten?

Vergiss, was sie sonst noch gemeinsam haben – all diese Fortune 500-Unternehmen nutzen Kanban Tool, um Dinge erledigt zu kriegen (genau wie 25.000 andere Unternehmen, ob groß oder klein).

Kanban Tool ist sowohl lokal als auch online verfügbar. Tägliche Offsite-Sicherungen, 99 % Uptime, SSL- und HTTPS-Verschlüsselungen sowie eine Datenreplikation in Echtzeit machen es zu einem soliden und zuverlässigen Tool für alle Unternehmen, die nach sicheren Trello-Konkurrenten suchen.

Dabei konzentriert sich Kanban Tool nicht nur auf die Sicherheit, sondern bietet auch erweiterte Berichtsfunktionen, beispielsweise für die Analyse von Workflows oder Vorlauf- und Durchlaufzeit, Zeitberichte und Dateianhänge mit Bildvorschau. Auch das Alter der Karten wird wie bei Trello visuell angezeigt.

Genau wie andere Kanban-Programme wurde Kanban Tool für die Zusammenarbeit entworfen. Du erhältst Aktualisierungen in Echtzeit, wenn dein Team Karten ändert, und kannst E-Mail-Benachrichtigungen aktivieren oder deaktivieren. Mithilfe benutzerdefinierter Felder kannst du alle Karten so sortieren und überwachen, wie es für dich und dein Team am besten passt.

Herausragende Funktionen: Sehr gute Sicherheitsfunktionen und lokale Optionen

Wichtige Integrationen: Box, Bitium, OneDrive, Outlook, truDigital Signage

Preisstruktur: Gratis für zwei Nutzer und zwei Boards. Upgrade für 5 USD pro Nutzer und Monat für unbegrenzt viele Boards und unbegrenzte Dateianhänge oder 9 USD pro Monat für zusätzliche Zeiterfassungs- und Berichterstellungsfunktionen.

Mobile Apps: iOS | Android

Das sagen die Nutzer über Kanban Tool: 

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6. Yalla

Projektmanagement Software Trello-Alternativen Yallas
Yallas Kanban-Ansicht

Yalla ist ein Projektmanagement-Tool und eine Trello-Alternative mit moderner Benutzeroberfläche und einem Fokus auf Produktivität, Benutzerfreundlichkeit und Zugänglichkeit sowie einer Vielzahl an Funktionen.

Wenn du ein entspanntes Startup leitest und Software suchst, die mehr als nur Projektmanagement-Funktionen bietet, solltest du Yalla definitiv in Betracht ziehen. Das Tool bietet anpassbare Customer Relationship Management-Funktionen (CRM) und Workflow-Vorlagen.

Für das Projektmanagement bietet Yalla Gästekonten für die Kundenkommunikation, Zeiterfassungsfunktionen und eine integrierte Kommunikationsplattform, die Slack nicht unähnlich sieht.

Außerdem ist Yalla unheimlich benutzerfreundlich. Du kannst Kanban-Karten per Drag-and-Drop verschieben, genau wie Gantt-Diagramme, Kalenderereignisse oder Aufgaben, die du priorisieren möchtest. Bei Yalla dreht sich alles so sehr um die Einfachheit, dass App und Website auf die meisten Fachbegriffe verzichten und sogar einen nützlichen Superhelden-Leitfaden bieten, damit dein Team seine Arbeit pünktlich erledigt kriegt, ohne Kompromisse bei Budget und Qualität einzugehen.

Herausragende Funktionen: Einfach zu verwenden: Wenn du mit Slack umgehen kannst, kannst du auch Yalla nutzen.

Wichtige Integrationen: FreshBooks

Preisstruktur: Kostenlos für drei Nutzer und drei Projekte, inklusive Zeiterfassung, CRM, Team-Kalender und Chat. Upgrades sind ab 7 USD pro Nutzer und Monat verfügbar und bieten unbegrenzt viele Projekte sowie Premiumfunktionen wie Gästekonten, unbegrenzten Dateispeicher und benutzerdefinierte Sales Funnel.

Mobile Apps: iOS | Android

Das sagen die Nutzer über Yalla:

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Was ist mit den Trello-Alternativen, die ich nicht aufgelistet habe?

Wie ich anfangs erwähnt habe, gibt es eine stattliche Anzahl an Trello-Konkurrenten, die ich aussortiert habe, weil sie keine Gratisversion oder keine mobilen Apps bieten oder über nicht genügend Bewertungen verfügten. Es gibt aber eine große Auswahl an weiterer Projektmanagement-Software.

Nutzt du Kanban schon seit einer Weile oder fängst du gerade erst damit an? Was gefällt dir an Trello und warum suchst du nach einer Alternative? Hast du eins der oben genannten Tools ausprobiert?

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