4 dicas de contabilidade para pequenas empresas

O dinheiro é a força vital do seu negócio. Por isso, listamos quatro dicas de contabilidade essenciais para manter as contas da sua pequena empresa em dia.

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Seja administrando uma loja tradicional ou um serviço de aluguel de drones, em geral as pessoas começam seu pequeno negócio porque gostam de um nicho ou veem nele uma oportunidade, não porque pensam nas maravilhas de ficar até tarde analisando números e preenchendo livros contábeis.

Mas a dura realidade é que, a não ser que tenha recursos suficientes para contratar um contador para sua pequena empresa, você precisa saber pelo menos os fundamentos da contabilidade e como usar as ferramentas de contabilidade básicas para cumprir com suas obrigações tributárias.

Mas não se preocupe, o Capterra tem tudo o que você precisa. Siga este guia e você será capaz de ficar por dentro da contabilidade da sua pequena empresa, seja qual for o seu nicho.

4 dicas de contabilidade básicas para gestores de pequenas empresas

Não é necessário ter um mestrado para manter seus livros contábeis em ordem. Pode levar algum tempo, mas, usando as ferramentas certas e prestando atenção nos detalhes, isso é possível.

Com estes quatro passos, você poderá fazer sua contabilidade com rapidez e sem erros, saberá sempre onde está o seu dinheiro e estará pronto para fazer a declaração com confiança na hora de pagar os impostos.

Invista num software de contabilidade

Antes de depositar o primeiro cheque ou registrar sua primeira despesa, busque um software de contabilidade. Se o problema é dinheiro, existem opções gratuitas.

Ter um sistema de contabilidade lhe poupará incontáveis horas de trabalho, que podem ser investidas no crescimento do seu negócio.

Softwares de contabilidade podem rastrear faturas, pagar contas e fazer a conciliação bancária, entre outras coisas. Se você já fez alguma –ou todas– essas atividades manualmente, sabe quanto tempo pode gastar.

Além de economizar tempo, os sistemas de contabilidade também são vitais para manter os números precisos e em um só lugar. Dessa forma, fica muito mais fácil fazer suas declarações de imposto de maneira fácil e correta a cada ano.

Não sabe por onde começar a analisar as inúmeras opções de sistemas de contabilidade que existem?

Confira nosso guia de compra de sistemas de contabilidade

Mantenha separadas suas despesas comerciais e pessoais

Depois de instalar e configurar seu software de contabilidade, certifique-se de incluir no sistema apenas informações relevantes, separando um cartão de crédito/débito exclusivo para a empresa e usando-o estritamente para despesas comerciais.

Entre contadores profissionais, há um consenso em afirmar que deixar de separar os gastos pessoais dos comerciais é um dos maiores e mais comuns erros cometidos por donos de pequenas empresas.

Por que esse erro sai tão caro? 

Na melhor das hipóteses, você gastará horas quando for declarar o imposto analisando páginas e mais páginas de transações bancárias para tentar lembrar quais despesas foram relacionadas a negócios e quais foram pessoais. Na pior das hipóteses, pode acabar cometendo erros ao declarar uma despesa pessoal como de negócios e recebendo um aviso da Receita Federal.

Por outro lado, você pode perder deduções no imposto ou créditos fiscais por essa falta de organização.

A verdade é que não há desculpa para cometer tais erros. Solicite um cartão empresarial, use-o para as despesas relacionadas à empresa e mantenha-o sempre separado de seus cartões pessoais.

Equilibre a contabilidade ao fim de cada mês

Com seu sistema de contabilidade instalado e sendo alimentado pelas transações comerciais, você está pronto para verificar se há perda de dinheiro na sua empresa. Softwares de contabilidade facilitam a conciliação de contas.

O balanço contábil, que mostra essencialmente todos os ativos e passivos da sua empresa, é a fonte final da verdade que mostra todas as finanças do seu negócio.

Para isso, é preciso se certificar de que toda a sua receita está refletida dentro do seu sistema de contabilidade (se sua empresa for muito pequena, você pode fazer isso manualmente, mas é mais fácil usar o sistema de faturamento que vem como padrão em todos os softwares de contabilidade), juntamente com todas as suas despesas (conectar a conta bancária e integrar sua folha de pagamento ao sistema torna isso mais fácil).

Veja um guia rápido do Conta Azul sobre como conciliar contas:

Conciliação bancária no Conta Azul, que possui versão grátis para contadores (Fonte)

Seu sistema de contabilidade também deve lembrá-lo de fazer isso todos os meses. Assim, você pode se concentrar em administrar seus negócios e ganhar mais dinheiro com as informações mostradas pelo sistema.

Acompanhe seus relatórios essenciais

A boa notícia é que, se você chegou até aqui, esta é a parte mais fácil. 

Depois de instalar e configurar seu sistema de contabilidade, manter as despesas comerciais separadas das pessoais e certificar-se de que as contas estão equilibradas no final de cada mês, seu sistema está pronto para produzir relatórios de contabilidade que permitirão que você saiba como está a saúde do seu negócio.

Abaixo listamos os três relatórios essenciais e o que você pode aprender com cada um deles:

  • Folha de balanço: como visto anteriormente, este relatório mostra tudo o que sua empresa possui e tudo o que ela deve.
  • Declaração de rendimentos: também conhecido como demonstração de lucros e perdas, este relatório mostra todos os ativos que entraram (receitas) e que saem (despesas) da sua empresa durante um período (um mês, um trimestre ou ano).
  • Demonstração de fluxos de caixa: semelhante à declaração de rendimentos, a demonstração de fluxos de caixa mostra o dinheiro que entra e o que sai da sua empresa ao longo de um período de tempo. A diferença é que neste relatório inclui-se apenas dinheiro, enquanto a declaração de rendimentos inclui outros itens, como valor imobiliário e depreciação de equipamentos.
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Exemplo com uma estrutura básica de uma folha de balanço patrimonial (Fonte)

Use esses três relatórios para acompanhar a saúde financeira da sua empresa e, assim, tomar melhores decisões sobre quando controlar os gastos e quando investir em crescimento.

Fique por dentro da contabilidade da sua pequena empresa

Vale lembrar que à medida que sua empresa cresce, a contabilidade fica mais complicada, e você eventualmente precisará de ajuda.

Para mais dicas de contabilidade para pequenas empresas, siga o blog do Capterra. Para começar, confira os seguintes artigos:

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