De burndown-chart – Een efficiënte tool voor agile teams

Met gratis te downloaden Excel-sjabloon

burndown chart

Agile teams werken niet met klassieke mijlpalen en deadlines. Ook al worden daarbij niet alle stappen van het werk vooraf gepland, toch is het belangrijk om de voortgang van het project te kunnen inschatten: hoeveel werk moet er nog in de huidige sprint worden gedaan? Werkt je team op schema of loopt het achter? Welke hulpbronnen zijn er nog nodig voor welke taken en hoeveel tijd is daarvoor nodig? Dit zijn veelgestelde vragen in agile projecten. In de agile wereld heeft de burndown-chart een plek verworven als hulpmiddel bij het beantwoorden van deze vragen.

Ervaren projectteams, maar ook teams die aan veel taken tegelijkertijd werken, maken meestal gebruik van Scrum-software. Het is voor kleinere teams die nog niet bekend zijn met agile projectmanagement echter niet noodzakelijk om meteen te gaan investeren in een uitgebreidere softwareoplossing. Een burndown-chart kan dergelijke teams alles bieden wat er nodig is om een gevoel voor de agile werkomgeving te ontwikkelen, voordat ze een dergelijke beslissing nemen. Met dat doel voor ogen hebben we een Excel-sjabloon gemaakt. Hiermee kan je bedrijf (of team) gebruikmaken van een aantal agile functies zonder dat er definitief naar een permanente oplossing moet worden overgestapt. De sjabloon bevat informatie over hoe de verschillende velden moeten worden ingevuld. Daarnaast zijn alle formules al opgenomen om het diagram te maken, zodat je alleen de gegevens hoeft in te vullen.

Je kunt hier een gratis burndown chart Excel-sjabloon downloaden

In dit artikel wordt het volgende behandeld:

  • De belangrijkste kenmerken van agile projecten
  • De meest gebruikte agile methode: Scrum
  • De voordelen van de meest gebruikte Scrum-tool: de burndown-chart

De onbetwiste leider in agile projectmanagement: Scrum

 Scrum en Kanban zijn agile methoden die momenteel bijzonder populair zijn. Agile projectmanagement heeft tot doel het definiëren van een framework waarin teams zo effectief mogelijk kunnen werken. Agile methoden worden gekenmerkt door flexibiliteit en transparantie. Daarom is het geen kwestie van vooraf een exact plan opzetten: voor agile projecten zijn aanvankelijk vaak alleen de contouren van het projectdoel zichtbaar. In plaats daarvan is het belangrijk te werken in terugkerende cycli om steeds dichter bij een eindresultaat te komen dat tegemoetkomt aan de wensen van de klant (en dat kan alleen in de loop van het project verder duidelijk worden uitgewerkt). Dat laat ook zien waarom overzicht en transparantie zo belangrijk zijn. Als het niet 100% helder is wat het einddoel is, is het op z’n minst belangrijk te weten wat de huidige positie is en hoe de volgende stappen er uit zullen zien.

Kanban zorgt voor het noodzakelijke overzicht met behulp van een Kanban-bord, waarmee de workflow van het project wordt gevisualiseerd. In Scrum-projecten dienen korte feedbacksessies in zogenaamde dagelijkse stand-up meetings hetzelfde doel. Bovendien vertrouwt Scrum op de burndown-chart voor visualisatie.

Uit onderzoek van Wemanity onder 140 agile-experts blijkt dat Agile werken met name populair is onder Nederlanders. 90% van de Nederlanders die Agile werken beschouwt agile als een toegevoegde waarde, tegenover 75% van de Belgen en 60% van de Fransen. De redenen daarvoor zijn meestal hetzelfde. Agile methoden worden als sneller, flexibeler en daarom als succesvoller beschouwd. Werknemers zijn gemotiveerder door de grotere mate van verantwoordelijkheid en zelforganisatie. Scrum is de bekendste manier om Agile te werken.

Scrum in vogelvlucht

Toepassingen

Scrum is een methode voor agile werken afkomstig uit de wereld van de softwareontwikkeling. Omdat deze methode bijzonder geschikt is voor het ontwikkelen van complexe oplossingen en producten, wordt hij voornamelijk toegepast in gebieden als IT en techniek. Scrum werkt met een doorlopende op ervaringen gebaseerde aanpak voor verbetering, met als doel kortere doorlooptijden en zo weinig mogelijk verspilling.

Werkpakketten

Om die doelen te bereiken vertrouwt Scrum op het pull-principe bij het verwerken van het uit te voeren werk. Aan de hand van deze pull-principes stelt het team vast welke en hoeveel werkpakketten er in de nabije toekomst moeten worden verwerkt. Voor dat doel activeert het team verschillende acties uit een groep onvoltooide taken. Vervolgens raamt het team de relatieve inspanning per werkpakket, rekening houdend met de daaraan verbonden complexiteit en risico’s. Deze inspanning wordt opgeteld als onderdeel van de sprintduur en leidt zo tot een teamafhankelijke snelheid. Nadat een team is gestabiliseerd, dat wil zeggen dat het team vergelijkbare gemiddelde snelheden per sprint raamt en realiseert, wordt deze meting gebruikt als benchmark voor daaropvolgende sprints.

Sprints

Scrum maakt gebruik van zogenaamde WIP-limieten (work in progress). Dat wil zeggen dat per werksegment slechts een bepaald aantal werkorders kan worden uitgevoerd. Het aantal werkpakketten in Scrum-projecten wordt beperkt door de duur van een sprint, die doorgaans 1 tot 4 weken bedraagt.

Rollen

Elk Scrum-project kent drie rollen: Product Owner, Scrum Master en Development Team, die specifieke taken en verantwoordelijkheden krijgen toegewezen.

Tools

Scrum-teams kunnen Excel-sjablonen, software voor agile projectmanagement of speciale Scrum-software gebruiken. Welke tool het beste voor jouw bedrijf geschikt is, hangt af van de scope van de taken.

In grote Scrum-projecten moeten taken worden opgesplitst in een groot aantal story points zodat er een realistische schatting van het werk kan worden gemaakt. Dat leidt tot een groot aantal vereisten die het beste kunnen worden beheerd in geavanceerdere software. In kleinere Scrum-projecten of als kennismaking met de agile werkwereld kunnen IT-teams het gratis Excel-sjabloon van Capterra gebruiken.

Voor toepassing van het Excel-sjabloon is het ook van belang dat je vertrouwd bent met het idee achter de story points en weet wat je met een burndown-diagram kunt doen. Daarom gaan we hier wat dieper op deze concepten in.

De burndown-chart – overzichtelijke en handige visualisatie

Een van de belangrijkste tools in Scrum-projecten is de burndown-chart. Het laat zien hoeveel werk er nog in de huidige sprint moet worden gedaan.

Met dat doel voor ogen geeft het agile team bij het begin van een sprint aan welke taken er in deze sprint moeten worden voltooid. Het team schat ook in hoeveel story points elk van die taken waard is. Afhankelijk van de complexiteit van de taak, wordt er een schatting van de story points gemaakt. De schatting begint met 1 voor “heel gemakkelijk”, gaat verder met 2 voor “gemakkelijk”, 3 voor “moeilijker”, 5 voor “nog moeilijker”, enzovoort.

Scrum excel sjabloon

Leuk feitje: De getallenreeks voor deze evaluatie is gebaseerd op de Fibonacci-reeks. De plotselinge verhoging van de getallenreeks zorgt ervoor dat er voldoende rekening wordt gehouden met de grotere mate van onzekerheid naarmate de complexiteit toeneemt.

De som van alle story points wordt vervolgens ingevoerd in het burndown-diagram voor dag 0 (x-as = dagen, y-as = resterende story points). Aan het eind van elke dag controleert het systeem welke story’s (taken) er zijn voltooid. De resterende story points worden voor de bijbehorende dag in het diagram ingevoerd.

Als u alle ingevoerde punten met elkaar verbindt, ontstaat er een kromme die het werkelijke verloop van het project laat zien (donkerblauw in het diagram hieronder). Als u de story points voor dag 0 verbindt met de x-as voor de laatste dag van de sprint, ontstaat de zogenaamde ideale lijn (geel in het diagram hieronder). Als het werkelijke verloop zich onder de ideale lijn bevindt, voert het projectteam taken sneller uit dan geschat. Ligt het werkelijke verloop boven de ideale lijn, dan loopt het team achter.

burndown diagram

Zodra je eenmaal weet hoe het burndown-diagram werkt, is het niet moeilijk om er een te maken, bij te houden en te begrijpen. Dat maakt het tot een eenvoudig maar bijzonder belangrijk hulpmiddel voor agile projectmanagement, waarmee de Product Owner, de Scrum Master en het Development Team kunnen bijhouden of aan projectvereisten en -deadlines wordt voldaan. De burndown-chart fungeert daarom ook als een systeem voor risicobeheer en vroegtijdige waarschuwingen. Problemen, knelpunten en afwijkingen van geraamde story points en feitelijke implementatie kunnen daardoor snel worden vastgesteld.

De met het diagram verkregen informatie kan ook worden gebruikt voor communicatie met klanten. Met name klanten die nog niet gewend zijn aan de agile implementatie van projecten hebben er soms moeite mee dat ze geen duidelijke bevestiging van vaste deadlines krijgen. Er kan al snel de indruk ontstaan dat het project ergens naartoe werkt zonder dat er iets concreets plaatsvindt. Het burndown-diagram kan dan een prima hulpmiddel zijn om de projectvoortgang te visualiseren en tastbaar te maken. De mogelijkheid om de voortgang op elk gewenst moment te kunnen weergeven, laat de klant zien dat het team op een professionele en betrouwbare manier te werk gaat.

Waarom zou je het niet eens uitproberen?

Overschakelen naar een agile manier van werken doe je niet zomaar. Kleinere teams die het burndown-diagram willen uitproberen, raden we aan gewoon onze sjabloon te downloaden en daarmee te experimenteren. Het beste wat jij en je team kunnen doen, is een project kiezen dat niet al te nieuw is en redelijk gemakkelijk kan worden uitgevoerd. Je kunt je dan concentreren op wat voor verschil de agile methode voor het project betekent. Bovendien kun je dan altijd nog terugvallen op oude en vertrouwde routines om het project succesvol te voltooien.

Hier nogmaals de link naar het gratis te downloaden burndown chart Excel-sjabloon