Il controllo della produttività dei dipendenti è positivo secondo il 67% dei dirigenti

Il controllo della produttività dei dipendenti è positivo secondo il 67% dei dirigenti

La crisi sanitaria del 2020 ha portato con sé un cambiamento epocale nella cultura aziendale: stiamo parlando dell’avvento massivo dello smart working e del telelavoro.

Se il lavoro a distanza porta con sé innegabili vantaggi in termini di equilibrio tra vita personale e vita professionale, è emerso che l’altra faccia della medaglia è la tendenza da parte di manager e imprenditori ad adottare strumenti di monitoraggio dei dipendenti per garantire controllo, produttività e un uso corretto delle risorse aziendali. Queste decisioni derivano da una mancanza di fiducia tra datori di lavoro e dipendenti? La produttività è davvero (solo) una questione di numeri?

Nella prima parte del nostro studio abbiamo fornito una definizione e una panoramica delle varie procedure di monitoraggio esistenti, nonché il punto di vista dei dipendenti intervistati. Per questo secondo articolo, Capterra ha intervistato 282 manager e imprenditori di PMI italiane al fine di raccogliere le loro opinioni, obiettivi e intenzioni di investimento in tali tecnologie. Tutti sono a capo o lavorano in un’azienda che utilizza strumenti di monitoraggio. La metodologia dettagliata dello studio è presentata alla fine dell’articolo.

Il 74% delle PMI ha aumentato l’investimento in strumenti di sorveglianza nel 2020

Il 74% delle aziende intervistate dichiara che gli investimenti nei software di monitoraggio dei dipendenti sono aumentati dall’inizio della crisi del COVID-19. I budget iniziali sono stati rivisti in vari modi:

  • dall’1 al 50% in più per il 34% degli intervistati
  • dal 50% al 100% in più per il 28% degli intervistati
  • Il 12% degli intervistati afferma addirittura di investire un budget almeno del 100% superiore a quanto pianificato prima della crisi.

Il 26% degli intervistati non ha applicato alcuna modifica o ha rivisto al ribasso l’investimento inizialmente pianificato.

Ma a quanto ammonta l’investimento medio in strumenti di controllo della produttività dei dipendenti?

Investimento in software di monitoraggio

Come si può osservare dal grafico, per il 39% degli intervistati, l’investimento arriva fino a 100 € al mese per tutti gli utenti.

Per farci un’idea più precisa riguardo al futuro, abbiamo chiesto agli intervistati se hanno intenzione di continuare ad investire in questo tipo di strumenti nel 2021 e, in generale, negli anni a venire. Il 69% ha risposto di sì:

Investimento in software di controllo della produttività dei dipendenti nel 2021

È interessante anche notare come il 21% degli intervistati non abbia ancora le idee chiare al riguardo. Sicuramente il futuro dello smart working è cambiato per sempre in seguito alla pandemia e, a quanto pare, il mercato dei software di monitoraggio sarà uno dei maggiori beneficiari di questo nuovo paradigma.

Il controllo dei dipendenti ha un impatto positivo sull’azienda secondo il 67% degli intervistati

Il monitoraggio dei dipendenti è considerato da dirigenti e imprenditori particolarmente vantaggioso per l’azienda nel suo complesso:

Il controllo dei dipendenti è positivo o negativo per l'azienda

A differenza dei dipendenti e middle manager intervistati che hanno opinioni contrastanti sul tema e mostrano una certa indecisione, il monitoraggio dei dipendenti è percepito da dirigenti e imprenditori come una misura positiva (48%) o anche molto positiva (19%).

L’alta percentuale di indecisi potrebbe essere dovuta a un iniziale tentennamento se l’adozione è recente. I giudizi negativi potrebbero essere spiegati sia da una mancanza di fiducia da parte dei datori di lavoro che da una mancanza di spiegazioni sulle ragioni del monitoraggio messo in atto. Ricordiamo che la legge è molto chiara al riguardo: i dipendenti sottoposti a monitoraggio devono sempre essere informati al riguardo.

Gli aspetti più monitorati sono l’attività del pc e le presenze

Come abbiamo visto nella prima parte dello studio, il monitoraggio può assumere diverse forme e riguardare uno o più aspetti, spesso inerenti ad un’attività o all’organizzazione del tempo da parte dei dipendenti:

Aspetti più monitorati tramite software di controllo della produttività dei dipendenti

Come si può osservare, gli aspetti più monitorati riguardano le attività del computer e le presenze. Per maggiore chiarezza, ricordiamo quali elementi vengono controllati per ognuno degli aspetti sopra elencati:

  • Attività del computer: monitoraggio delle ore, navigazione sul web, movimenti del mouse, registrazione dei tasti premuti (l’azione di registrare i tasti premuti su una tastiera).
  • Presenze: ora di login/logout, ore lavorative, straordinari.
  • Postazione lavorativa: videosorveglianza mediante webcam, scatti in time lapse o screenshot.
  • Comunicazioni digitali: e-mail, chat istantanee, videoconferenze.
  • Carico di lavoro: gestione del tempo, elenchi di azioni, pianificazione del lavoro, obiettivi e indicatori KPI (Key Performance Indicators).
  • Social media: utilizzo di account personali.
  • Conversazioni audio: utilizzo del telefono.
  • Posizione fisica: GPS e tracciabilità dei veicoli.

Le ragioni per implementare la sorveglianza sono diverse: un’azienda che gestisce dati sensibili vorrà garantire che siano gestiti correttamente. Nel caso di un team di vendita, i datori di lavoro vorranno sapere se gli obiettivi vengono raggiunti in tempo e, in caso contrario, le ragioni. I project manager desidereranno assicurarsi che tutte le parti interessate siano sincronizzate. Un servizio di consegna utilizzerà il monitoraggio GPS dei veicoli.

Ma con che frequenza vengono consultati i report di monitoraggio? La maggioranza degli intervistati (57%) controlla i dati con frequenza settimanale:

Con che frequenza vengono consultati i report di monitoraggio

Una volta chiariti gli aspetti del monitoraggio, è interessante capire in che misura i dipendenti siano a conoscenza del fatto di essere monitorati. A questo proposito, il 94% degli intervistati ha risposto che sono “consapevoli” – sono state inviate comunicazioni via e-mail e le informazioni sono facilmente reperibili – o addirittura “molto consapevoli” in quanto hanno ricevuto la formazione corrispondente e hanno firmato un accordo.

Vantaggi e svantaggi del controllo dei dipendenti

Secondo i dirigenti e gli imprenditori intervistati, questi sono i 5 principali vantaggi vincolati al monitoraggio dei propri dipendenti:

Principali vantaggi dell’utilizzo di sistemi di controllo dei dipendenti

La ricerca dell’ottimizzazione e della massima efficienza è il vantaggio principale che dirigenti e imprenditori ottengono dall’utilizzo di strumenti di monitoragggio dei dipendenti. Anche la gestione del personale in termini di ferie, permessi e ore lavorate è più rilevante che mai ora che ci si trova sempre più spesso a lavorare in smart working.

Ci sono però altri aspetti che, sebbene siano stati giudicati meno importanti dagli intervistati, a nostro avviso meritano di essere considerati come vantaggi per la sorveglianza:

  • Il 21% degli intervistati afferma che la sorveglianza contribuisce alla sicurezza dell’azienda (furto di dati interni, frode, visita a siti discutibili o rischiosi, ecc.).
  • Il 20% afferma di essere più facilmente consapevole di situazioni di molestie, discriminazioni e altri conflitti.
  • Il 14% afferma di poter individuare prima problemi di comunicazione o organizzativi all’interno di un team.

Ricordiamo che in azienda non è importante parlare solo di efficienza e produttività ma anche creare un clima di sicurezza e fiducia con i propri dipendenti. A questo proposito, il rovescio della medaglia è molto chiaro e questi sono i principali problemi identificati dai nostri intervistati in merito all’uso di tool di monitoraggio:

Principali svantaggi dell’utilizzo di sistemi di controllo dei dipendenti

Le aziende  si basano sull’equilibrio delle relazioni dei vari attori protagonisti e ogni decisione deve essere attentamente ponderata per evitare di inclinare troppo l’ago della bilancia a favore di interessi particolari.

Il 51% degli intervistati dichiara che il monitoraggio ha portato a implementare misure positive

Contrariamente a quanto si potrebbe pensare in un primo momento, il monitoraggio può portare a una serie di benefici per i dipendenti e gli intervistati sembrano confermarlo:

Azioni intraprese in seguito a comportamenti rilevati tramite tool di monitoraggio

Come si può vedere, il 51% dei dirigenti e imprenditori intervistati ammette di aver intrapreso azioni positive come bonus, promozioni, assegnazioni di maggiori responsabilità e di nuovi progetti nei confronti dei dipendenti che si sono dimostrati più brillanti e motivati.

È bene però osservare che, molto spesso, il semplice fatto di concedere esplicitamente fiducia a un dipendente è già una spinta potente per responsabilizzarlo e renderlo autonomo. Alcune aziende, in totale controtendenza con il monitoraggio, consentono persino un periodo di ferie illimitato e gli abusi sono rari. Si tratterebbe quindi non semplicemente di esaminare le ore di connessione o il tempo speso su una particolare applicazione, ma di capire come queste ore vengono sfruttate. La gestione basata sui risultati, una tendenza dall’altra parte dell’Atlantico, non si centra tanto sul presenzialismo ma mira al raggiungimento di obiettivi concreti e  misurabili.

 Sorveglianza come sinonimo di incentivo e non di controllo

L’avvento massivo e improvviso dello smart working in seguito alla pandemia potrebbe aver portato a un’adozione frettolosa di strumenti di sorveglianza quando, al contrario, una decisione in questo senso dovrebbe basarsi su un’analisi accurata dei pro e dei contro per arrivare ad una risoluzione ponderata.

Per ispirare i propri dipendenti e ottenere la massima produttività possibile in un dato contesto, i leader e i manager devono basare le proprie decisioni in termini di vigilanza su obiettivi concreti e comunicarli in piena trasparenza, senza dimenticare di tenere conto delle situazioni personali e, ovviamente, della normativa vigente.

Una volta stabilita la propria politica, la sorveglianza può essere introdotta non come semplice strumento di controllo, ma come mezzo per premiare ed incentivare il dipendente a dare il meglio di sé, sincronizzando i suoi interessi con quelli dell’azienda.

Vuoi saperne di più? Visita il nostro catalogo di software di monitoraggio dei dipendenti.

Metodologia

Per la raccolta di questi dati, Capterra ha intervistato 1.538 professionisti suddivisi tra 1.256 dipendenti (posizioni intermedie e di middle management) e 282 profili senior (dirigenti e imprenditori). Alcuni middle management che hanno dichiarato di monitorare i propri dipendenti ma di non essere in prima persona soggetti a monitoraggio sono stati inseriti nel gruppo dei dirigenti e imprenditori.

Gli intervistati hanno più di 18 anni, risiedono in Italia e lavorano per aziende di diversi settori a tempo pieno (80%) o a tempo parziale (20%).

Il sondaggio è stato condotto dal 13 al 17 novembre 2020.