Comunicação interna nas empresas: como escolher a ferramenta ideal

comunicação interna nas empresas

Na comunidade de gestão de projetos, todos adoram usar o termo “ágil”. Ser ágil é sinônimo de ser flexível, versátil, adaptável e inovador. Por que, então, somos tão rígidos quanto aos métodos para a comunicação interna nas empresas na hora da gestão de projetos?

O modelo de gerenciamento de projetos em cascata, por exemplo, se baseia em documentação e muitos e-mails, enquanto a metodologia Agile utiliza reuniões presenciais e rápidas, junto com ferramentas de colaboração. Mesmo dentro do método Agile, o chamado Scrum utiliza outra variação na hora das reuniões presenciais: a reunião diária (ou scrum diário).

Seja qual for o estilo de gestão de projetos adotado, é importante escolher a ferramenta de comunicação mais eficaz para cada um, já que isso representa um impacto enorme no sucesso dos projetos.

De acordo com a Gartner (conteúdo grátis com registo de e-mail comercial), as empresas que se comunicam efetivamente:

  • Apresentam um retorno aos acionistas 57% maior
  • São 4,5 vezes mais propensas a reportar altos níveis de engajamento dos funcionários
  • São 20% mais propensas a reportar um turnover (taxa de rotatividade dos colaboradores em uma empresa) baixo 

Com tanto em jogo, é melhor usar as ferramentas de comunicação mais eficientes para cada situação do que tentar aderir a um estilo único de gestão de projetos.

Ao fazer isso, os líderes de pequenas empresas podem desenvolver um plano de comunicação mais eficaz.

A combinação certa para melhorar a comunicação interna nas empresas

Comunicar-se em 2019 é muito mais complicado do que há 30 anos, quando era necessário decidir-se entre um telefonema, um fax ou uma carta. Hoje, mais do que nunca, situações diferentes requerem diferentes tipos de ferramentas.

tabela com dicas de ferramentas para comunicação interna nas empresas

Abaixo, analisaremos as cinco principais formas de comunicação no trabalho:  e-mail, ferramentas de colaboração, videoconferência, reuniões presenciais e telefonemas. Veremos quando é melhor usar cada uma delas e quando evitá-las e apresentaremos um guia para diferentes situações que envolvem a comunicação na gestão de projetos.

1. E-mails para atualização de grupos grandes e envio de arquivos

 Quando usar:

  • Ao atualizar grupos grandes sobre uma questão que afeta a todos na organização, mas que não requer uma resposta específica.
  • Ao conduzir os destinatários a outros canais de comunicação, através de convites e eventos de calendário.
  • Ao enviar documentos a quem ainda não têm acesso a programas para compartilhar arquivos.

 Quando não usar:

  • Quando for preciso uma resposta imediata.
  • Quando for necessário discutir uma questão sensível com o destinatário, como avaliações de desempenho.
  • Quando a comunicação exigir uma longa conversa para dar seguimento ao tema.

O segredo para usar o e-mail em comunicações de gestão de projetos é estar seguro de não deixar espaço para interpretações errôneas ou de não tratar um assunto delicado com pouca sensibilidade. 

Também é importante estar atento ao excesso de e-mails. É melhor iniciar uma discussão entre seis pessoas com uma reunião rápida ou através de mensagens instantâneas ao invés de começar um tópico que inevitavelmente se ampliará por dezenas de mensagens. 

Também funciona bem para:  A eficácia de um e-mail aumenta quando ele é acompanhado de um vídeo ou post na intranet que esclarece e complementa o que foi anunciado. Por exemplo: se o presidente da empresa está se aposentando ou o plano de saúde será renovado, um e-mail coletivo serve para fazer o anúncio e pode ser seguido de uma videoconferência.

2. Ferramentas de colaboração para trocas mais informais 

 Quando usar:

  • Em discussões casuais dentro da equipe.
  • Para solicitações de informações compartilhadas, tais como documentos de referência ou horários de reuniões.
  • Para brainstormings digitais que não requerem uma ação imediata.

 Quando não usar:

  • Ao discutir informações confidenciais, como desempenho ou remuneração.
  • Para conversas individuais em canais públicos.
  • Para brainstorms que exigem uma colaboração extensa entre os participantes.

As ferramentas de colaboração da era Web 2.0 são uma dádiva para as equipes de gestão de projetos Agile. Discussões que costumavam resultar em longas trocas de e-mail podem agora ser tratadas em uma conversa que fica oculta em segundo plano, mas que está acessível quando necessário.

Ferramentas de colaboração podem ser a salvação ao evitar reuniões excessivas. Com elas, é possível, por exemplo, obter atualizações de status rápidas da equipe na segunda-feira de manhã em vez de arrastar todos para uma sala por 30 minutos.

captura de tela do runrunit
Área de trabalho do Runrun.it, software de colaboração desenvolvido no Brasil (Fonte)
Também funciona bem para:  Direcionar a comunicação para um canal de colaboração quando uma cadeia de e-mails fica muito grande e se afasta do tópico original. Continuar uma conversa iniciada em uma videoconferência ou reunião presencial em vez de prolongar uma reunião com detalhes.

3. Videoconferência para contato pessoal com equipes geograficamente separadas

 Quando usar:

  • Ao planejar discussões entre responsáveis pela tomada de decisões que estão separados geograficamente.
  • Para reuniões entre gerentes e subordinados diretos quando uma viagem seria um empecilho devido ao custo.
  • Em um brainstorming entre colaboradores baseados em locais diferentes dentro de um projeto com o tempo contado.

 Quando não usar:

  • Quando apenas um contato com um indivíduo ou um pequeno grupo de colaboradores for o suficiente.
  • Quando se trata de informações que não requerem um acompanhamento posterior.
  • Quando houver uma ou duas perguntas específicas que precisam ser feitas para um colaborador.

A videoconferência é ideal para situações que normalmente exigiriam uma reunião cara a cara, mas que o custo com viagens torna impossível. Por exemplo: discutir uma avaliação de desempenho anual ou uma promoção com um subordinado direto baseado em outro local.

A maioria das ferramentas de videoconferência também inclui recursos de compartilhamento de tela. Sugestão: pratique usando o aplicativo antes da reunião para não gastar os primeiros 15 minutos brigando para configurá-lo.

Também funciona bem para:  Ajudar com conversas de rotina com colegas em ferramentas de colaboração de equipe. Quando um colega tem dificuldades de lidar com um recurso de uma das ferramentas de gestão de projetos ou um conflito na planilha de planejamento trimestral começa a ser discutido é o momento ideal para passar do chat para a videoconferência, onde as coisas podem ser explicadas em mais profundidade e com a possibilidade de compartilhar a tela.

4. Reuniões cara a cara para discussões rápidas 

 Quando usar:

  • Quando vários membros da equipe estão juntos no mesmo local.
  • Quando há um objetivo claro em mente que pode ser alcançado em menos de uma hora.
  • Quando um assunto sensível para os negócios deve ser discutido.

 Quando não usar:

  • Quando algum dos responsáveis não pode estar fisicamente presente. (Neste caso, deve-se considerar uma reunião híbrida, presencial para aqueles no local e combinada com videoconferência.)
  • Quando não há um objetivo concreto com a reunião. Não é necessário uma reunião só para “pôr o assunto em dia”.
  • Quando o objetivo da reunião puder ser alcançado por meio de métodos mais eficientes, como um e-mail ou uma ferramenta de colaboração.

A conversa cara a cara é a forma de comunicação ideal, mas está longe de ser a mais eficiente. 

As reuniões presenciais são sempre preferíveis às outras alternativas quando a situação exige e quando há tempo, mas certifique-se de refletir sobre os quatro pontos abaixo antes de agendar qualquer reunião presencial:

  • Por que realizá-la?
  • Ela poderia ser substituída por um e-mail?
  • Quem precisa fazer parte da reunião?
  • Quanto tempo ela precisa durar?
Também funciona bem como:  Uma ótima maneira de ajudar uma reunião a funcionar da forma mais eficiente possível é enviar e-mails com documentação importante ou slides de apresentação antes de do encontro. Adotar uma ferramenta de colaboração também ajuda a fornecer informações de seguimento sobre questões que surjam durante a reunião.

5. Chamadas telefônicas para assuntos urgentes e chamadas em conferência

 Quando usar:

  • Ao surgir um assunto urgente, como o cancelamento de uma reunião menos de uma hora antes da hora marcada.
  • Ao precisar reunir um grupo separado geograficamente para uma conversa ao vivo, mas em que nem todos têm acesso à internet ou a outra tecnologia que permita uma videoconferência.
  • Ao contatar alguém que tenha dito de antemão preferir telefonemas a outras formas de comunicação.

 Quando não usar:

  • Nos finais de semana, feriados ou depois do expediente, a menos que haja uma emergência real.
  • Quando um e-mail ou mensagem instantânea for suficiente.
  • Quando uma videoconferência for uma opção substituta plausível. A videoconferência oferece o benefício adicional de sugestões visuais e compartilhamento de tela.

O telefone pode parecer ultrapassado, mas os smartphones são hubs portáteis para quatro das cinco ferramentas de comunicação desta lista.

A chave para saber qual recurso utilizar é conhecer a equipe que se tem em mãos. Se um colaborador sempre responde às mensagens instantâneas rapidamente e tem a ferramenta de colaboração da equipe no seu smartphone, por que distraí-lo com um telefonema invasivo?

Também funciona bem com:  Os softwares mais modernos de conferência permitem participar de uma conferência a partir de um computador através de videochamada ou de um telefone com discagem normal. Desta forma, é possível combinar a videoconferência com uma conferência telefônica, aproveitando os benefícios adicionais da primeira sem excluir aqueles que estão longe de seus computadores ou em uma área com conexão de internet ruim.

Quais ferramentas funcionam para você?

Um gerente de projetos deve se sentir confiante ao usar as diferentes ferramentas de comunicação disponíveis. Listamos alguns dos cenários mais comuns, mas as possibilidades são ilimitadas.

Qual é a sua receita para uma comunicação eficaz? Videoconferência acompanhada de mensagem instantânea? E-mail com uma pitada do bom e velho telefonema? E quais são as situações em que você nunca usaria uma ou mais das ferramentas listadas acima? Conte-nos nos comentários abaixo.

À procura de ferramentas de gerenciamento de projetos? Confira a lista da Capterra com os melhores softwares de gestão de projetos.