¿Cómo mejorar la productividad de tu equipo? 5 consejos para lograrlo

Consejos para cómo mejorar la productividad de tu equipo

El plan perfecto para crear un equipo y mejorar la  productividad

Cuando en un curso de empresa se escucha la frase:

“Nos vamos a dividir en grupos de tres o cuatro personas para trabajar en la actividad que aparece en la pizarra y en unos 20 minutos nos volvemos a juntar todos para ver los resultados”

Todo el mundo suele buscar de inmediato la mirada cómplice de los compañeros que conoce en la sala para reunirse y trabajar juntos sin tener que mediar palabra. Otros se dirigen a los compañeros que tienen más cerca y les proponen la colaboración con esa proximidad como método de agrupación.

Cuando no hay reglas que dicten la organización, casi todos tendemos a utilizar una de las dos anteriores. La pregunta del millón es la siguiente: ¿cuál de los equipos será más eficiente? 

Nos pasamos la mayor parte de nuestra vida escolar afrontando que nos separen de nuestros amigos a la hora de trabajar en grupo para evitar que nos distraigamos. Por este motivo, es probable que resulte sorprendente que los equipos formados por miembros que tienen una relación de amistad son más productivos que aquellos cuyos miembros no se conocen demasiado.

Este tipo de ventajas para el rendimiento son propias de grupos de todas las edades y se hacen todavía más patentes en equipos de gran tamaño. La cuestión es, ¿por qué la amistad ayuda a mejorar la productividad de los equipos?

¿Por qué las personas que tienen una relación de amistad suelen ser excelentes compañeros de equipo?

Cuando hablamos de productividad, las relaciones de amistad suponen una gran ventaja porque ya se ha invertido el tiempo necesario para conocerse y se ha generado un vínculo a través de la participación y de la vulnerabilidad mutua. Esta conexión y ese capital social convierten a los amigos en excelentes compañeros de equipo.

Aunque los amigos suelen ser compañeros de equipo estupendos, no es necesario que exista amistad para mejorar la productividad de un equipo. Lo importante son los factores en los que se basa la amistad: la confianza, el respeto, etc., imprescindibles a la hora de generar capital social en el lugar de trabajo.

Las empresas que son conscientes de la relación entre el capital social y la productividad de los equipos y que toman medidas para fomentar este tipo de entorno son las que conseguirán los mayores logros, los mejores resultados, trabajadores más implicados e incluso un aumento en sus ingresos.

También debes tener en cuenta que aparte de tener un buen equipo, las herramientas de gestión de tareas son indispensables para mejorar la productividad.

A continuación se exponen cinco factores cruciales del capital social, así como algunas recomendaciones que te permitirán saber cómo emplear esa información para formar equipos altamente productivos en la empresa. 

Antes de empezar, piensa en qué puesto estaría tu equipo en esta escala de productividad. Con esta breve evaluación podrás descubrir si el equipo tiene madera para estar entre los más eficientes y en qué aspectos podría mejorar la productividad.

5 consejos para mejorar la productividad del equipo

1. Invierte el tiempo necesario para generar confianza

La confianza es uno de los principios fundamentales de toda relación fructífera, como la que se genera en los equipos de proyecto. Cuando no hay confianza, somos incapaces de trabajar en equipo y no es posible obtener resultados significativos.

La confianza se genera con las conductas que demostramos en tres áreas:

  • Generosidad: Demostrar amabilidad y pensar en el bien de los demás.
  • Integridad: Demostrar honestidad, confianza y tener un buen carácter, es decir, aquel comportamiento que tenemos cuando nadie nos ve.
  • Capacidad: Contar con las habilidades y los conocimientos necesarios para desempeñar un trabajo.

Para que se genere confianza es necesario invertir tiempo. Sin embargo, es muy fácil debilitarla con comportamiento inapropiado. Tal y como afirma John Blakey (autor de los libros Challenging Coaching y The Trusted Executive) en Management-Issues.com (contenido en inglés), la confianza es una fórmula basada en la multiplicación, no en la suma:

Generosidad × integridad × capacidad = credibilidad

Si la puntuación en cualquiera de las tres áreas es cero, la credibilidad será, automáticamente, cero. De la misma forma, aquellas personas cuya puntuación en las tres áreas sea alta serán mucho más fiables que las que tengan una excepcional puntuación en dos de ellas pero encuentren problemas con la tercera.

Cómo poner en práctica estos consejos con tu equipo: Habitualmente no contamos con todo el tiempo que necesitaríamos, pero es crítico generar confianza. Contribuye a que los miembros del equipo lo hagan dándoles tiempo para que se conozcan entre ellos: trata de juntarlos en las pausas para el café, organiza salidas a las que vayan todos sus miembros, etc.

Además, como líder que eres, deberías ser capaz de identificar y agradecer las conductas que demuestran los miembros de tu equipo en cada una de estas áreas. Por ejemplo, elogia a alguien que se ha hecho cargo de un trabajo adicional para ayudar a un compañero de forma que pudiera cumplir un plazo o agradece la labor de alguien que se está esforzando para preparar un nuevo proyecto o para aprender una nueva habilidad.

2. Demuestra empatía

La empatía es nuestra capacidad de entender las experiencias y la situación emocional de los demás desde su punto de vista y responder de la forma correspondiente sin tener en cuenta los intereses personales. 

La empatía es una capacidad clave en los equipos, ya que contribuye a poner en contexto la forma de comunicarnos y de comportarnos los unos con los otros.

La empatía siempre va de la mano con la sensibilidad social. Cuanto más capaces seamos de detectar los contextos sociales, de entender las señales no verbales y de descifrar los cambios más sutiles en el comportamiento o el humor, más empáticos seremos en cuanto a las circunstancias de los demás.

La empatía y la sensibilidad social contribuyen a que los equipos se comuniquen de forma más eficaz, conozcan mejor sus debilidades y sus fortalezas, se apoyen y se motiven entre ellos en los buenos momentos y en los malos. Este entorno sin duda ayuda a mejorar la productividad.

Cómo poner en práctica estos consejos con tu equipo: Ciertas personas son más empáticas que otras de forma innata. Sin embargo, si se pone en práctica la inteligencia emocional, es posible desarrollar esta habilidad y, por tanto, contribuir a que los miembros del equipo sean más empáticos. Para empezar, hay que aplicar los consejos en uno mismo y después elogiar esta conducta cuando se detecte en los demás:

  • Practica la escucha activa: escucha para entender, no solo para responder.
  • No tengas miedo a demostrar vulnerabilidad, mostrará al resto que no hay que tener miedo a hacerlo.
  • Analiza tu actitud: ¿es posible que te importe más tener razón que demostrar empatía?

3. Aprende a colaborar, no a competir

Los equipos con los niveles de productividad más altos saben diferenciar muy bien la colaboración de la competitividad. Para poder colaborar y trabajar en equipo de forma eficiente, los intereses de una sola persona no pueden estar por encima de los del grupo y los miembros del equipo deben creer firmemente que no van a lograr la victoria a menos que ganen todos ellos.

Los equipos con mayor disposición para ayudar agilizarán en la medida de lo posible el intercambio de conocimientos y experiencia, no dejarán a los compañeros en la estacada cuando tengan dudas, tratarán de solucionar los problemas antes de que aparezcan y no dejarán que ninguno de los miembros del equipo se quede fuera o aislado.

La competitividad, sin embargo, provoca una departamentalización, reduce la buena disposición a la hora de ayudar y trata de limitar el intercambio de conocimientos entre los miembros del equipo. Probablemente ofrezca resultados a corto plazo gracias a los logros personales, pero pone en riesgo los objetivos a largo plazo y la productividad del equipo. 

Todo esto se conoce como la “teoría de las supergallinas” en la que un individuo sobresale a costa del resto del grupo y el resultado es un equipo disfuncional con un talento que termina desperdiciado. Debes tener cuidado con estas situaciones ya que en vez de mejorar la productividad puede tener el efecto contrario.

Cómo poner en práctica estos consejos con tu equipo: Lo primero, y lo más importante, trata de dar un paso atrás para tomar perspectiva y reflexiona sobre el tipo de conducta que fomentas. ¿Elogias a las personas por su contribución o a los equipos por lo que consiguen trabajando juntos? Ahora, identifica la conducta que quieres desarrollar.

Fomentar la competitividad entre los miembros del equipo para que se consigan resultados inmediatos es uno de los comportamientos más asentados en nuestra sociedad. Por lo tanto, pasar de una cultura que valora la competitividad a otra que fomenta la colaboración requiere algo más que palabras vacías y, habitualmente, es necesario que sean los líderes los que se opongan a las convenciones.

4. Genera una mentalidad centrada en el crecimiento

Según un estudio de Carol Dweck, las personas, así como los equipos y las empresas, suelen tener dos tipos de mentalidad: una invariable y otra centrada en el crecimiento. A continuación figuran algunas de las diferencias clave que existen entre ellas:

  • Mentalidad invariable: El individuo está convencido de que las habilidades innatas están establecidas, desea parecer inteligente y, por tanto, tiene miedo al fracaso. Sus capacidades son perfectas para convertirse en un especialista de forma individual y para resolver problemas cuya solución se aprenda de las experiencias anteriores.
  • Mentalidad centrada en el crecimiento: El individuo está convencido de que es posible desarrollar la inteligencia y el talento, desea aprender y, por tanto, el fracaso es una oportunidad para seguir avanzando. Sus capacidades son perfectas para trabajar en equipo, para colaborar y para resolver problemas cuya solución exija recurrir a la creatividad y correr riesgos.

Generar una mentalidad centrada en el crecimiento es clave para mejorar la productividad de los equipos. No solo fomenta el aprendizaje continuo, sino que también es una forma de reducir los conflictos, al tiempo que se potencia el debate. 

Los equipos que cuentan con una mentalidad centrada en el crecimiento no conciben las preguntas como una falta de respeto y suelen buscar el desacuerdo constructivo para asegurarse de que están en el camino adecuado para encontrar la solución.

Cómo poner en práctica estos consejos con tu equipo: Tanto las personas como los equipos tienden a adoptar la mentalidad que sus líderes valoran y demuestran. Básicamente, si quieres fomentar una mentalidad centrada en el crecimiento, es necesario ponerla en práctica primero y, después, reconocer, incentivar y elogiar esa conducta cuando se detecta en los demás. Por ejemplo, no evalúes la productividad basándote únicamente en los logros, ten en cuenta más bien el aprendizaje y las conclusiones que han surgido como resultado.

5. Define un plan de comunicación y una clasificación de las herramientas

El último consejo que ofrecemos para conseguir que la productividad de un equipo esté al nivel más alto es definir un plan de comunicación y una clasificación de las herramientas. ¿Para qué? Si defines desde el principio de forma clara qué medio se debe utilizar para cada tipo de comunicación, se reducirán las repeticiones, las dudas y el tiempo que se pierde al no tener claro la herramienta que hay que emplear.

El caos comunicativo es común en las empresas y esto causa errores, malentendidos, y pérdida de tiempo. La disponibilidad de innumerables herramientas y que los usuarios no tengan ninguna orientación sobre cómo usarlas de forma colectiva son temas que debes atender para mejorar la productividad.

Cómo poner en práctica estos consejos con tu equipo: Establece pautas. Es mejor tener en cuenta todas las opciones posibles que asumir que todos los usuarios van a utilizar una herramienta de la misma forma. 

Por poner un ejemplo: El chat debe utilizarse únicamente para asuntos informales y que no sean urgentes, el correo electrónico para solicitudes formales y todas las conversaciones relacionadas con un proyecto concreto se deberán mantener en la herramienta de gestión de proyectos compartida.

Herramientas de comunicación para mejorar la productividad

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