Comment régler un problème de communication en entreprise

Ressuscitez vos projets en réglant vos problèmes de communication interne

Entre 2007 et 2016, le ministère du Budget a dilapidé plus de 290 millions d’euros dans l’Opérateur National de Paye (ONP), un calculateur ambitieux qui devait gérer les fiches de paie de quelques 2,5 millions de fonctionnaires. Ce projet s’est révélé être un gouffre financier, la date butoire étant constamment repoussée. Il était alors estimé que les dépenses hors budget dépasseraient les 700 millions. 

La somme gaspillée n’a rien d’étonnant et le retour forcé à la case départ non plus. En effet, le Standish Group a découvert qu’entre 2003 et 2012, sur 3 555 projets ayant nécessité au moins 10 millions de dollars en coûts salariaux, seuls 6,4 % ont été considérés comme des réussites. Plus de 41 % ont totalement échoué et ont été complètement abandonnés ou sont repartis de zéro.

L’État français n’est pourtant pas le seul à se débattre pour gérer correctement ses projets informatiques. 

Les problèmes de communication en entreprise

La Brightline Initiative estime que, à l’échelle mondiale, les organisations gaspillent 1 million de dollars toutes les 20 secondes, soit 2 milliards chaque année, dans des projets mal gérés.

Il est impossible de déterminer précisément ce qui a fait capoter tous ces projets, mais les problèmes de communication en entreprise sont considérés comme une raison majeure de près d’un tiers des échecs (29 %).

Ce n’est donc pas une question de budget, de temps ou de ressources. Ce qui est en cause est une compétence que nous apprenons tous dès notre enfance et que nous ne cessons de travailler tout au long de notre vie.

Si près d’un tiers des projets échoue en raison d’un problème de communication, les entreprises capables de mener plus de projets à bien grâce à une communication renforcée par sont plus efficaces et peuvent donc se démarquer de leurs concurrentes.

Si vous êtes chef d’entreprise et gestionnaire de projet, vous êtes peut-être en train de vous dire : “Bon, pour sauver un tiers de mes projets, je dois juste apprendre à mieux communiquer avec mon équipe, c’est ça ?”

En théorie, oui.

Mais ce n’est pas aussi simple.

Une bonne communication exige une subtile association de technologie et de soft skills ainsi que l’adhésion de toutes les personnes impliquées. Les problèmes communicationnels ne se règlent pas en une nuit et leur résolution devra donc devenir votre priorité.

Le manque de communication peut ronger une entreprise de fond en comble, mais en y travaillant à l’échelle de toute l’organisation, on peut améliorer tous les autres aspects, des bénéfices aux parts de marché.

Suivez le guide.

Comment régler votre problème de communication en entreprise

Comme dans la plupart des cas, pour régler un problème communicationnel, il faut avant tout admettre qu’il y en a un.

Pour échouer lamentablement, rien de tel que de faire profil bas et prétendre que les choses vont s’améliorer d’elles-mêmes. Voici six soucis de communication répandus en milieu professionnel et les solutions que vous pourriez adopter pour y faire face dans votre entreprise.

Six problèmes de communication en entreprise courants

1. Les informations sont noyées dans un océan d’e-mails

PROBLÈME : certaines informations cruciales relatives aux projets (jalons, documentation, mises à jour du statut des tâches, etc.) sont bien diffusées, mais elles sont noyées dans un océan d’e-mails, associées à différents fils et parfois disséminées dans différentes boîtes mail.

Vous peinez à les retrouver lorsque vous devez vous rafraîchir la mémoire.

SOLUTION : arrêtez de communiquer par e-mail pour tout ce qui concerne vos projets. L’e-mail a révolutionné la manière dont les équipes échangeaient dans les années 1980, mais il a cessé d’être l’outil de communication projet par excellence depuis bien longtemps.

L’e-mail reste utile, notamment pour recevoir des demandes externes, envoyer des messages particuliers à de grands groupes de personnes ou s’abonner à des newsletters pour se tenir informé des évolutions d’un secteur. En revanche, il n’est pas du tout adapté à la communication interne.

Pour garder à portée de clic toutes les informations essentielles (calendrier, budget, documentation, etc.), utilisez plutôt un logiciel de gestion de projets et assurez la communication interne et la mise à jour du statut des tâches via un outil de collaboration.

2. Vos équipes décentralisées ne communiquent pas suffisamment

PROBLÈME : vos équipes décentralisées n’échangent pas.

Vous travaillez avec des équipes géniales dans le monde entier. Mais sont-elles capables de collaborer efficacement sur un projet ? Si elles ne parviennent pas à communiquer efficacement, vos projets empruntent rapidement la même voie.

Les e-mails envoyés dans des fuseaux horaires différents restent sans réponse pendant des heures et les échanges en face-à-face sont très rares.

SOLUTION : utilisez des outils de collaboration. Les logiciels dernière génération comme Asana, Basecamp et Slack incluent une interface de chat qui permet de communiquer en temps réel, même s’il est 9 h à New York et 14 h à Paris.

Et même s’il est 18 h à Montréal et minuit à Paris, l’équipe parisienne peut configurer l’outil de collaboration de sorte à recevoir dès la première heure toutes les notifications concernant les messages envoyés pendant la nuit plutôt que de devoir consulter une interminable suite de messages accumulés dans sa boîte e-mail.

En savoir plus : lisez nos conseils pour manager une équipe à distance et trouver votre équilibre avec des télétravailleurs.

3. Vos équipes utilisent trop de canaux différents

PROBLÈME : pour encourager vos collaborateurs à communiquer, vous leur avez proposé de passer par de nombreux canaux, de le-mail au téléphone mobile, des post-it fluo aux outils collaboratifs dernier cri suggérés par vos chefs de projets.

Vos collaborateurs communiquent donc, mais les informations sont distribuées sur de trop nombreuses plateformes. Tout le monde sy perd et personne ne trouve les données dont il a besoin.

SOLUTION : choisissez un seul canal de communication et nen utilisez pas dautre. En tant que chef de projet, vous devez fixer les règles.

Présentez votre plan de communication lors de la réunion de lancement du projet. Si, par la suite, quelquun partage des informations par un autre canal que celui qui a été sélectionné (disons quun membre de léquipe envoie un suivi de statut par e-mail alors que ses collègues passent par une chaîne dédiée sur votre outil de collaboration), rappelez-lui poliment dutiliser la bonne plateforme.

Si un message vous parvient par une autre voie, faites comme si vous ne laviez pas reçu, faute de quoi vous encouragez de mauvaises habitudes. Si quelquun envoie une information sur une plateforme différente, demandez-lui immédiatement de la communiquer par loutil privilégié. Même les plus réfractaires ne tarderont pas à adopter votre nouvel outil.

4. Vos chefs de projets communiquent des informations contradictoires

PROBLÈME : votre entreprise se développe et accueille de plus en plus de chefs de projets qui jouent un rôle actif dans la structure.

Plus les décisionnaires qui doivent sexprimer sur le déroulement dun projet sont nombreux, plus les risques dinterférences sont élevés et plus vos équipes sont susceptibles de recevoir des directives contradictoires. Comme le dit le proverbe, trop de cuisiniers gâtent la sauce…

SOLUTION : choisissez un responsable de projet qui sera le seul à pouvoir communiquer des directives. Si vous endossez ce rôle, réunissez-vous régulièrement avec votre équipe de direction et demandez-lui son avis tout en gardant en tête que vos équipes ont besoin de recevoir des messages univoques pour faire aboutir vos projets.

5. Vos collaborateurs clés ne vous informent pas de létat davancement des tâches

PROBLÈME : vous avez sélectionné un canal de communication et votre équipe de direction délivre des messages cohérents, mais vos collaborateurs clés ne suivent pas le mouvement.

Ils ne vous communiquent pas les informations dont vous avez besoin, quil sagisse dun retour sur une décision importante ou de la mise à jour du statut dun livrable crucial. Cest pourtant un ingrédient essentiel à la réussite dun projet.

SOLUTION : vous êtes peut-être timide ou vous vous sentez coupable davoir dépassé une échéance et vous espérez que personne ne sen rendra compte. Pourtant, en créant un environnement dans lequel vos collaborateurs sont encouragés à donner leur opinion et où les avis divergents sont bien accueillis, vous pourrez progressivement orienter votre culture dentreprise vers une communication plus ouverte.

Pour ce faire, vous pouvez programmer des mises au point hebdomadaires entre vos chefs de projets et vos collaborateurs. Si un membre de léquipe peine à respecter les échéances ou à respecter les standards de qualité, essayez de trouver comment vous pourriez laider à mieux gérer son temps et à planifier plus raisonnablement ses activités plutôt que de le réprimander.

Utilisez votre outil de collaboration pour simplifier les échanges dinformations sur le statut des tâches. Vous pouvez même programmer des rappels sur les chaînes de vos équipes pour automatiser le processus.

6. Vous multipliez les réunions mais vous ne progressez pas plus vite

PROBLÈME : plus de réunions = meilleure communication. Meilleure communication = plus de projets bouclés. Donc plus de réunions = plus de projets bouclés, non ?

Non. Cette logique se fonde sur lidée quon ne peut vraiment communiquer quen sinstallant autour dune table pendant une heure. Cest faux.

SOLUTION : avant de programmer une réunion, demandez-vous si cette réunion ne pourrait pas être réduite à un e-mail

En dautres termes, “Léquipe pourrait-elle gagner du temps si je transmettais cette information dans un bref message au lieu de rassembler tout le monde dans une salle de conférence et de couper la productivité des participants ?” Pour aller encore plus loin, essayez de déterminer si une mise à jour de statut hebdomadaire pourrait remplacer cette réunion.

Limportance des réunions varie grandement selon le rôle des collaborateurs. Les responsables ont besoin de se rencontrer pour planifier des activités et prendre des décisions. Les collaborateurs, en revanche, doivent pouvoir travailler sans interruption pour rester concentrés et productifs.

En règle générale, visez le moins de réunions possible. De cette manière, lorsque vous en organisez une, toutes les personnes impliquées savent quelle en vaut la peine. Votre collaboration nen sera que plus constructive et plus productive.

Méthode à suivre pour régler son problème de communication en entreprise

Il nest pas facile de communiquer correctement et cela ne sapprend pas du jour au lendemain.

Il faut que toute votre organisation simplique, que les responsables soient au diapason et que tout le monde suive un plan clair et précis.

Si certains de vos projets échouent parce que vos équipes ne retrouvent pas les informations importantes parmi des centaines de-mails, parce quelles ne parviennent pas à communiquer en raison de leur éloignement géographique, parce quelles nutilisent pas les bons canaux, ou encore parce que trop de cuisiniers veulent ajouter leur touche de sel, il est temps dadopter une nouvelle approche pour ranimer vos projets. Heureusement, vous pouvez toujours compter sur les outils de communication pour trouver une solution à votre problème de communication en entreprise !