Come fare una teleconferenza? 5 consigli per una pianificazione ottimale

Il 2020 sarà ricordato come l’anno che ha portato il tema teleconferenza sotto i riflettori. Poiché l’allerta relativa al COVID-19 continua e le aziende sono costrette a rivalutare il mondo virtuale quale scenario per svolgere le proprie attività commerciali.

Come organizzare una teleconferenza

Se eseguite in modo ottimale, le teleconferenze consentono ai team geograficamente distanti di collaborare, risolvere i problemi e svolgere il lavoro in gruppo. In caso contrario, possono rappresentare una perdita di tempo e causare una diminuzione della produttività e dell’interesse dei dipendenti.

Come fare una buona conference call? È fondamentale che i leader aziendali prendano in considerazione tutti i fattori legati alla comunicazione virtuale per ottenere dai propri team il massimo dei benefici durante ogni meeting. Di seguito troverai alcune linee guida per la pianificazione di una teleconferenza di successo.

5 consigli per fare una buona teleconferenza:

  1. Definisci un piano
  2. Pianifica con anticipo
  3. Definisci un’etichetta per le riunioni virtuali
  4. Mantieni vivo l’interesse dei partecipanti
  5. Fai follow-up

Consiglio 1: definisci un piano

La definizione di un piano è fondamentale per qualsiasi riunione, ma lo è ancora di più se i partecipanti appartengono ad aree geografiche diverse.

Nel caso delle teleconferenze, è importante definire anticipatamente un piano in modo che i partecipanti sappiano cosa aspettarsi e possano contribuire alla conversazione. Ecco alcuni consigli fondamentali:

  • Condividi il programma della riunione con anticipo: invia l’ordine del giorno ai partecipanti, in modo che possano prepararsi al meglio. Nell’e-mail di invito indica i punti salienti che verranno trattati e allega qualsiasi file o documento a cui farai riferimento durante il meeting.
  • Se possibile, consenti ai partecipanti di visualizzare i documenti rilevanti o di aggiungere commenti prima della riunione: è fondamentale che tutti i partecipanti siano coinvolti nella preparazione. A tal proposito, esistono tool per la gestione dei documenti come Google Drive. Che si tratti di una presentazione, un video o un report annuale, l’utilizzo di tool per la condivisione dei file come Dropbox e Box garantirà il coinvolgimento di tutti i partecipanti.
  • Fornisci indicazioni sulla gestione dello spazio virtuale: verifica che tutti i partecipanti abbiano compreso la modalità di svolgimento della teleconferenza. Ad esempio, sarà necessario disattivare il microfono mentre un altro partecipante sta parlando? Sono previste discussioni oppure il meeting sarà condotto principalmente dall’organizzatore?

Consiglio 2: pianifica con anticipo

Nel caso in cui i partecipanti appartengano ad aree geografiche diverse, coordinare i diversi fusi orari può risultare un’impresa difficile. Di seguito ti forniamo alcune indicazioni per garantire una pianificazione ottimale:

  • Scegli una fascia oraria adatta ai fusi orari di tutti i partecipanti: ad esempio, se alla riunione parteciperanno utenti sia da New York che da Roma, potresti pianificare il tuo meeting alle ore 10:00 di New York e alle ore 15:00 di Roma.
  • Utilizza tool che ti permettano di selezionare la fascia oraria corretta: individuare la disponibilità oraria di ciascun partecipante può essere un compito arduo. Prima di farti sopraffare dall’intricato mondo dei fusi orari, ti consigliamo di impiegare un software per la pianificazione di appuntamenti, in modo da rilevare automaticamente i fusi orari di tutti i partecipanti.
  • Pianifica le tue riunioni per tempo: con quanto più anticipo avviserai i partecipanti, minori saranno le probabilità di pianificazioni in conflitto. In caso di meeting last minute, verifica sempre prima la disponibilità oraria dei partecipanti.

Consiglio 3: definisci un’etichetta per le riunioni virtuali

L’adozione di alcune procedure ti permetterà di realizzare riunioni produttive e senza interruzioni. Di seguito ti forniamo alcune indicazioni utili sia per l’organizzatore che per i partecipanti, con il fine di garantire un’esperienza ottimale:

  • Accertati che tutto sia in ordine prima della riunione: verifica con anticipo il funzionamento del tuo dispositivo, comprese le funzionalità video, Wi-Fi e di condivisione dello schermo. Se possibile, stabilisci la connessione circa dieci minuti prima dell’inizio del meeting.
  • Promuovi le videoconferenze: accertati che i partecipanti alla riunione possano vedersi l’uno con l’altro. In base a diverse ricerche condotte (in inglese), il 55% della comunicazione è rappresentato dal linguaggio del corpo, mentre un restante 38% dal tono della voce. Potersi vedere faccia a faccia rappresenta indubbiamente un’esperienza più personale rispetto alla semplice conversazione telefonica e permette di instaurare un rapporto più stretto. Consente inoltre ai partecipanti di cogliere i segnali del linguaggio del corpo, come ad esempio quando un interlocutore termina di parlare oppure sta semplicemente facendo una pausa.
  • Elimina tutte le distrazioni: la maggior parte dei partecipanti ai meeting dichiara di controllare abitualmente le proprie e-mail durante le riunioni o le presentazioni in persona. E questo con altri ospiti presenti in sala! Ricorda al tuo team di prestare la massima attenzione durante le riunioni virtuali e di ridurre al minimo le distrazioni, evitando ad esempio di controllare la posta o inviare messaggi.

Consiglio 4: mantieni vivo l’interesse dei partecipanti

Una pianificazione ottimale è inutile senza il coinvolgimento attivo dei partecipanti. Di seguito ti forniamo alcuni consigli per mantenere vivo l’interesse del tuo team durante le riunioni virtuali.

  • Dai spazio alle conversazioni informali: non essere troppo frettoloso nel troncare le chiacchiere iniziali che precedono una riunione, permetteranno al tuo team di stabilire una connessione personale con gli altri partecipanti prima di iniziare a parlare di lavoro. Niente di diverso da quello che succederebbe di persona!
  • Introduci metodi volti a mantenere attiva la partecipazione: promuovi il coinvolgimento diretto del tuo team, ad esempio esortando i partecipanti a inviare domande pertinenti prima dell’inizio della riunione. Potrai inoltre creare dei sondaggi oppure incoraggiare gli utenti a porre ulteriori domande tramite live chat.
  • Porgi spesso delle domande: per favorire il coinvolgimento attivo dei partecipanti e verificare che il tuo team ti stia seguendo, le domande rappresentano un’ottima strategia. Invece di utilizzare domande aperte, sii il più esplicito possibile. Ad esempio, al posto di chiedere “Cosa ne pensi di questo tool?” potresti optare per una domanda più diretta come “Credi che questo tool permetterà di aumentare la produttività?”

Consiglio 5: fai follow-up

Come per le riunioni in ufficio, le discussioni scaturite da un meeting possono essere altrettanto efficaci quanto le riunioni stesse. Ecco alcune azioni da intraprendere per garantire una comunicazione efficace e non generare confusione:

  • Termina la riunione con un discorso conclusivo: circa cinque-dieci minuti prima della fine del meeting, chiedi al tuo team se vi sono ulteriori dubbi o domande, in modo che tutti i partecipanti possano esprimersi liberamente. Ti consigliamo di redigere un resoconto del meeting e di condividerlo con il tuo team, ad esempio inviando un’e-mail di riepilogo dei punti salienti trattati, delle decisioni prese e delle azioni da adottare.
  • Richiedi un feedback sulla riunione: fai il punto della situazione. Cos’ ha funzionato? Quali sono gli aspetti da migliorare? Per le sessioni informali non sarà necessario applicare tutti i principi descritti in precedenza. Tuttavia, un’analisi attenta e onesta ti permetterà di condurre riunioni sempre più efficienti.

Scegli il software adatto alle tue riunioni virtuali

Che si tratti di un software per video conferenze o di un software per la gestione di progetti, l’offerta di tool per riunioni virtuali è estremamente ampia.

La chiave consiste nell’individuare il software adatto alle esigenze del tuo team. Per effettuare la tua scelta dovrai chiederti:

  • Di quale funzionalità chiave ho bisogno per garantire una teleconferenza ottimale? Ad esempio, è necessario che più partecipanti collaborino simultaneamente a un documento? In questo caso, Google Docs è la soluzione più adatta al tuo team. Se invece hai bisogno che i partecipanti visualizzino una demo in tempo reale, ti consigliamo un software per la condivisione dello schermo.
  • Qual è il numero medio di partecipanti alle mie riunioni? La tipologia di software per meeting virtuali one-to-one può essere molto diversa da quella che permette oltre 15 partecipanti. Durante la fase di valutazione del tool adatto alle tue esigenze, verifica di poter disporre di questa flessibilità.

 Qual è la tua strategia per le riunioni virtuali?

Parlaci della tua strategia. Quali consigli daresti agli altri utenti per garantire riunioni virtuali ottimali? Quali modalità utilizzi per connettere e riunire i partecipanti di continenti diversi? Condividi la tua esperienza nella sezione dei commenti sottostante!