Come condurre una riunione con i tuoi dipendenti? 5 utili consigli

Come condurre una riunione con i tuoi dipendenti

Ti chiedi spesso come condurre una riunione con i tuoi dipendenti per ottenere la massima produttività? Rimani sveglio la notte pensando ai troppi meeting del giorno dopo? Se presenti tali sintomi, questo articolo è la cura che stavi cercando.

Chiunque abbia lavorato in ufficio sa bene quanto sia controproducente riunire il team ogni due ore in una sala conferenze per un aggiornamento sulla situazione, per discutere di una mail già inviata o per fare gli auguri di compleanno a un collega.

Potresti pensare, “che male fanno delle breve riunioni di 30 minuti spalmate sull’arco della giornata? D’altronde, cosa dovremmo fare, non comunichiamo tra di noi?”

Risponderemo più avanti alla seconda domanda, ma rispetto al danno causato da tante brevi riunioni di 30 minuti in un giorno, tieni presente quanto segue quando pensi a come organizzare un meeting.

Secondo uno studio del 2017 condotto dalla Harvard Business Review (in inglese) su 180 alti dirigenti è emerso che:

  • Il 65% degli interpellati sostiene che i meeting rallentano il loro lavoro.
  • Il 71% ritiene che i meeting siano improduttivi e inefficienti.
  • Il 64% pensa che i meeting impediscano di riflettere in modo più ampio sulle questioni.

Questi incontri di lavoro improduttivi costano all’economia della tua azienda svariate migliaia di euro all’anno.

Ma quindi chi è il responsabile di tutte queste noiose riunioni che fanno solo perdere tempo e denaro?

Tieniti forte perchè non ti piacerà: sei tu il responsabile.

In qualità di project manager e piccolo imprenditore, sei la prima linea di difesa contro le riunioni inutili che minacciano la produttività del tuo team. Prima di organizzarla, devi pensare bene a come condurre una riunione produttiva con i tuoi dipendenti. Ma per quanto possano a volte essere un motivo di distrazione, alcuni meeting sono necessari quando le circostanze li impongono.

I piccoli imprenditori e i project manager possono rinunciare ad alcuni meeting e confermarne altri in modo da ridurre drasticamente il tempo speso inutilmente nelle sale riunioni e aumentare così l’efficienza del personale.

Quindi, ricapitoliamo, siamo davvero sicuri che le riunioni siano inutili? O forse è solo questione di capire come condurre una riunione con i tuoi dipendenti e come organizzare un meeting in modo time e cost saving?

Di seguito ti illustro come organizzare un meeting in modo da ottimizzare la produttività.

Cinque domande a cui devi rispondere prima di programmare un meeting

I team devono poter comunicare, ma troppi meeting riducono l’efficienza dei dipendenti, che è cruciale per la crescita delle piccole imprese.

Per evitare questo impatto negativo, ti consiglio di prenderti del tempo per rispondere a queste cinque domande prima di fissare una riunione sul calendario:

1. Perché dobbiamo fare questo meeting?

Se non hai stabilito chiaramente come condurre una riunione con i tuoi dipendenti e quello che ti aspetti, come fissare un obiettivo chiave o rispondere a una domanda specifica, non dovresti fare la riunione.

Se lo scopo del meeting è, ad esempio, fare un annuncio o condividere l’aggiornamento sulla situazione o l’esperienza sul campo non organizzare un meeting. Ci sono modi più efficaci e più rapidi per raggiungere questi obiettivi, come inviare una mail o utilizzare un software di project management pensato per la collaborazione in azienda.

Se non puoi determinare un obiettivo concreto per il tuo meeting, cancellalo o sostituiscilo.

2. Questo meeting potrebbe essere sostituito da una mail?

Pensare a come condurre una riunione con i tuoi dipendenti e riunire più persone in una stanza, o in una video call, richiede tempo e organizzazione. D’altro canto, ci vuole meno di un minuto per inviare un’email con cui puoi ottenere gli stessi risultati.

Di seguito descriviamo alcune situazioni comuni in cui è meglio inviare un’email (o un messaggio istantaneo) anziché fissare una riunione:

    • Hai bisogno del feedback del tuo team

    Supponiamo che tu abbia rivisto un progetto o una proposta e vuoi sentire il parere del tuo team. Cosa ti sembra più efficiente: richiedere un feedback specifico su determinate questioni utilizzando un software collaborativo o riunirsi intorno a un tavolo e leggere distrattamente dei fogli stampati? Oppure immaginiamo che tu stia pensando a come organizzare un meeting per sapere cosa pensano di un neoassunto. In questo caso è più opportuno inviare le domande via mail.

    • Devi fare una comunicazione di routine

    Se devi presentare un nuovo team leader, o annunciare le dimissioni di un impiegato di lunga data, non stare ore a pensare a come condurre una riunione con i tuoi dipendenti. La risposta è semplice: ci vuole uno stand-up meeting, ovvero una brevissima riunione faccia a faccia. Se invece devi comunicare soltanto una piccola modifica alla policy aziendale per le password o la data del picnic estivo, un’email è sufficiente. Se hai paura che la tua mail si perda nei meandri di caselle di posta in cui regna il disordine, chiedi al tuo team di confermare l’avvenuta ricezione, così sai chi l’ha letta e chi devi avvisare.

    • Hai bisogno di un aggiornamento da parte del tuo team

Vent’anni fa, riunirsi per “stabilire quello che si sarebbe fatto durante la settimana” era la normalità in un ufficio. Era più un’occasione per sedersi a bere un caffè per mettersi in pari con i colleghi che un necessario scambio di informazioni. Per questo motivo è sempre bello fare un incontro di aggiornamento, ma non è affatto una necessità. Una riunione faccia a faccia alla settimana può essere la norma, ma se i tempi stringono, allora è meglio creare un gruppo di discussione dedicato usando un groupware o software collaborativo. Puoi persino impostare i promemoria automatici.

Riassumendo, non ossessionarti per capire come organizzare un meeting. Se con la mail o la chat puoi ottenere lo stesso risultato che avresti potuto ottenere con un meeting, sostituisci il meeting con un messaggio.

3. Questi meeting possono essere accorpati?

È domenica sera e stai iniziando ad avvertire i primi sintomi dell’ansia che ti assale pensando alla settimana che sta per cominciare. Per vedere quello che questa settimana di lavoro ha in serbo per te, apri il calendario e vedi un’agenda fitta di impegni per i prossimi cinque giorni.

Per fortuna, puoi ridurre il numero di appuntamenti cercando di capire come condurre una riunione con i tuoi dipendenti, il motivo per cui hai bisogno di avere questi incontri e se possono essere sostituiti da email.

Infine, chiediti anche se ci sono meeting che possono essere accorpati.

Ad esempio, lunedì mattina devi vedere rapidamente due capi progetto per parlare di costi e mercoledì pomeriggio devi rivedere queste stesse due persone per scegliere la data della riunione sul lancio del progetto successivo. Perché non fai diventare questi due meeting da 20 minuti in un meeting da 30 minuti?

Se hai due riunioni con le stesse persone nella stessa settimana e il fattore-tempo gioca a tuo favore, puoi accorparle.

Non hai neanche bisogno di una corrispondenza al 100%. Se il Meeting Uno coinvolge le parti A, B e C, e il Meeting Due ha solo bisogno di B e C, prendi da parte B e C dopo il Meeting Uno e cerca di eliminare il Meeting Due.

4. Chi deve partecipare a questo meeting?

In qualità di manager, potresti essere tentato a pensare che più teste lavorano su un problema e maggiori sono le probabilità di successo. È una supposizione plausibile, ma tenere una riunione con tutte queste teste per un brainstorming di un’ora potrebbe non essere la cosa migliore da fare.

In un mondo ideale, puoi pensare di ricevere un suggerimento prezioso da ogni membro della tua impresa su ogni problema.

Ma per questo motivo hai a tua disposizione dei software collaborativi e un ambiente di lavoro moderno dove tutti gli impiegati non hanno problemi a condividere le loro idee con il management, evitando di riunirsi continuamente con tutti i colleghi.

Se qualcuno non può contribuire direttamente al raggiungimento di un obiettivo prefissato o rispondere a domande che potrebbero sorgere durante la riunione, non dovrebbe parteciparvi.

E non confondere l’interesse per l’esito di un meeting con un motivo per essere nel meeting. Il diretto interessato potrebbe essere entusiasta di una decisione presa durante una riunione, ma ciò non significa che debba perdere un’ora del suo tempo facendo da spettatore al processo decisionale. Con un’email che dice, “Questo è quello che abbiamo deciso” ottieni lo stesso risultato in una frazione di secondo.

Come nella prima domanda, chiediti come organizzare un meeting efficiente e il motivo per cui vuoi che ogni singolo individuo partecipi a un meeting. Se per qualcuno non trovi una ragione valida, restituiscigli 30 minuti della sua giornata lavorativa escludendolo dalla lista degli invitati.

5. Quanto tempo deve durare questo meeting?

Quando pensi a come condurre una riunione con i tuoi dipendenti, concentrati su un punto importante: non è che siccome hai prenotato la sala riunioni per un’ora, allora tutti devono stare seduti lì dentro per un’ora intera. I tuoi dipendenti preferirebbero passare il loro tempo libero a casa in famiglia, con i propri animali domestici su comodi divani.

Sarà capitato anche a te di stare in riunioni in cui dopo 30-40 minuti si sono esauriti gli argomenti ma si deve restare seduti per altri 20 minuti aspettando che qualcuno trovi qualcosa da dire per rompere quel silenzio imbarazzante, solo perché il meeting deve durare un’ora.

Se hai messo in programma un meeting di un’ora e dopo 30 minuti hai toccato tutti gli argomenti di cui dovevi parlare, puoi concludere la riunione e lasciare che il tuo team torni a casa.

Se più tardi hai qualcosa da aggiungere, puoi sempre avvisare il team inviando una mail o un messaggio. Ma non potrai mai ridare loro i 20 minuti dove li hai obbligati a stare seduti quando sarebbero potuti tornare alle loro postazioni e portarsi avanti col lavoro.

Come condurre una riunione utile con i tuoi dipendenti

Ora che abbiamo visto come ridurre il numero di appuntamenti in agenda, segui queste tre importanti linee guida che ti consentiranno di organizzare i meeting che devi tenere nel modo più accurato ed efficiente:

Tre consigli su come organizzare i meeting in una piccola impresa

1. Invia il materiale di riferimento per tempo.

Le riunioni servono per scambiarsi le idee su decisioni commerciali, non per parlare delle cifre di vendita dell’ultimo mese. Come regola generale, se non hai bisogno che qualcuno dica la propria opinione in merito alle informazioni che vuoi condividere, inviale tramite email.

2. Formula un programma preciso per la riunione.

Un ordine del giorno molto fitto può ostacolare il dialogo tra tutte le parti; tuttavia, stabilire chiaramente quando iniziare a trattare un argomento da discutere e quando passare al successivo può aiutare la concentrazione.

3. Ricorda che ci saranno altri meeting.

Il fatto che qualcuno offra un importante spunto di riflessione non significa che tu debba trattare la questione nell’immediato istante. L’argomento può essere trattato durante il meeting successivo, tramite e-mail o anche semplicemente ignorato. Se hai fissato un programma per la riunione, segui il programma.

Qual è il tuo segreto per ridurre il numero degli appuntamenti di lavoro e aumentare la produttività? Puoi svelarcelo lasciando un commento, e la produttività mondiale te ne sarà grata!