In 5 stappen veilig thuiswerken met de juiste ICT-beveiliging

veilig thuiswerken ict

Veilig thuiswerken begint bij een goede informatiebeveiliging. Dit zijn de belangrijkste tips en tools voor een solide ICT-beveiliging als medewerkers vanuit huis werken.

veilig thuiswerken ict

Veilig thuiswerken

Uit onderzoek van Capterra begin april over veilig thuiswerken ten tijde van corona bleek dat er een groot gebrek aan aandacht is voor informatiebeveiliging in het MKB. Terwijl er naarstig werd gezocht naar oplossingen voor werken op afstand als videoconferentietools en chat tools, namen maar weinig organisaties de tijd om hun ict-beleid aan te passen aan de thuiswerksituatie en hun medewerkers voorschriften te sturen voor veilig thuiswerken. 

Zo is 21% van de mkb-medewerkers wel eens slachtoffer geworden van een phishingmail en heeft 40% geen enkele cybersecurity-training gekregen. Zonder veiligheidsvoorschriften en controles is de kans dus groot dat jouw organisatie ook een keer ten prooi valt aan een cyberaanval met alle implicaties van dien.

Vergeet ook niet dat, volgens de AVG, elke inbreuk op gevoelige gegevens binnen 72 gemeld worden aan de Autoriteit Persoonsgegevens en de betrokken persoon. Zo niet riskeer je een boete.

thuiswerken slachtoffers phishingmails
Onderzoek Gebrek IT-beveiliging in MKB (bron)

Belangrijkste ict-risico’s bij thuiswerken

Laten we de belangrijkste veiligheidsrisico’s eens bekijken die verbonden zijn aan thuiswerken. 

  • Netwerkaanvallen

De eerste zwakke schakel is het thuisnetwerk. Een thuisnetwerk is meestal minder veilig dan een bedrijfsnetwerk. Hackers kunnen slecht beveiligde draadloze thuisnetwerken van werknemers binnendringen en zo het bedrijfsnetwerk met malware besmetten. De beveiliging van de toegang tot het bedrijfsnetwerk op afstand is daarom een van de belangrijkste aandachtspunten van je ict-beleid.  

  • Geïnfecteerde websites en apps

Het bezoeken van potentieel schadelijke niet-werkgerelateerde websites door medewerkers of het downloaden van apps kunnen bedrijfssystemen en gevoelige klantgegevens in gevaar brengen. 

  • Phishing

Cybercriminelen spelen in op de actualiteit en gebruiken persoonlijk nieuws of schokkende berichten slim als haakje om onwetende (en niet zo onwetende) medewerkers erin te luizen en gegevens buit te maken. Een voorbeeld is de app ‘COVID19 Tracker’. Deze app installeert ransomware op Android-toestellen. 

In 5 stappen veilig thuiswerken met de juiste ICT tools

Veel bedrijven onderschatten de mogelijkheid en ernst van een cyberaanval. Ze vergeten dat één enkele aanval soms al genoeg is om een heel bedrijf te ontwrichten. Je kunt deze vijf stappen als uitgangspunt nemen om de beveiligingsrisico’s aan te pakken en een sterk ICT-beleid neer te zetten. 

1. Bescherm het thuis- en bedrijfsnetwerk met endpoint protection

Endpoint protection software: Deze software beschermt netwerkservers en apparaten van eindgebruikers, zoals laptops, desktops en mobiele telefoons, door malware en kwaadaardig verkeer te detecteren en te blokkeren. De tool scant zowel bestanden die het netwerk binnenkomen als bestanden die worden gedownload op individuele apparaten.

Endpoint security verschaft antivirus bescherming, geïntegreerde firewalls, e-mail gateways, web browsing beveiliging, encryptie, patch management en gecentraliseerd endpoint management om de beveiliging van het netwerk en het apparaat te garanderen. 

De populairste* endpoint beveiligingssoftware-oplossingen op Capterra met de meeste reviews zijn: Malwarebytes, McAfee Endpoint Security, Avast Business Anti Virus, Kaspersky Endpoint Security, ESET Endpoint Security

endpoint protection tool
Een kijkje in het dashboard van Avast Business (bron)

2. Bescherm je bedrijfsgegevens met een Virtual Private Network (VPN)

Virtuele particuliere netwerken (VPN’s) beveiligen de online activiteiten van je medewerkers door de gegevens die naar webservers worden verzonden te versleutelen. Zonder een VPN zijn de gegevens die via het internet worden verzonden openbaar en kwetsbaar voor hacking. 

Maak VPN verplicht wanneer medewerkers op afstand toegang hebben tot het intranet, vertrouwelijke bedrijfsinformatie, klantgegevens of andere interne toepassingen. 

De populairste* VPN’s op Capterra met de meeste reviews zijn: Cisco Anyconnect, Tunnelbear, Forticlient, Express VPN, OpenVPN Access Server

VPN om gegevens te beschermen
Dashboard van FortiClient (bron)

3. Gebruik multifactor authenticatie voor een solide wachtwoordbeleid

Uit eerder onderzoek tijdens de intelligente lockdown bleek dat 56% van de MKB-medewerkers geen veilige lange wachtwoorden met minimaal 8 tot 16 tekens gebruikt. Bovendien bewaart 19% hun wachtwoorden nog in hun browsergeheugen of schrijft ze op papier. Hier bestaan wachtwoordmanagers voor, een soort digitale kluizen waar alle wachtwoorden die toegang geven tot bedrijfsapplicaties in kunnen worden opgeslagen. Medewerkers hoeven alleen in te loggen op de account van de wachtwoordbeheerder en deze vult vervolgens automatisch de inloggegevens van al je apps en bedrijfsaccounts in. Nu hoeven medewerkers alleen maar het wachtwoord van de wachtwoordmanager te onthouden. Bovendien helpt het programma bij het aanmaken van sterke nieuwe wachtwoorden. 

Het is aan te raden om een wachtwoordmanager met multifactor authenticatie (2FA) te kiezen. Multifactor authenticatiesoftware biedt een extra beveiligingslaag door medewerkers te verplichten om naast een wachtwoord ook gebruik te maken van een (tweede) code of biometrische gegevens om in te loggen op hun account. De identiteit van de gebruiker wordt bevestigd met push notificaties, een token of code naar de mobiele telefoon, terugbellen of andere methoden. Authenticatietools zijn betaalbaarder en eenvoudig te implementeren. 

De populairste* wachtwoordmanagers met multifactor authenticatie op Capterra met de meeste reviews zijn: LastPass for Business, Okta, JumpCloud Directory-as-a-Service, ADSelfService Plus, Avatier Identity Anywhere.

multifactor authenticatie Jumplcloud
MFA van JumpCloud (bron)

4. Leg de gedragsregels vast in een Acceptable Use Policy en een BYOD

Om er voor te zorgen dat medewerkers zich als veilige internetgebruikers gedragen en de regels voor veilig thuiswerken opvolgen kun je een Acceptable Use Policy (AUP) opstellen. Hierin bepaal je welk online gedrag toegestaan is en welke activiteiten verboden zijn op het bedrijfsnetwerk.

Een AUP bevat richtlijnen over de behandeling van gevoelige gegevens en heeft betrekking op alle IT-systemen in je bedrijf zoals: 

  • Computer hardware
  • Mobiele and IoT-apparatuur
  • Software applicaties
  • Internet and Wi-Fi

Een AUP heeft ook betrekking op privé- apparatuur. Uit onderzoek van Capterra tijdens de lockdown bleek dat bijna de helft (46%) van de thuiswerkers in ons land op privé-apparatuur aan het werk was. Slechts 43% had anti-virus software geïnstalleerd en maar 37% voerde regelmatig software-updates uit. In een BYOD-beleid bepaal je óf en hoe privé-apparatuur als computers, tablets of smartphones voor zakelijke doeleinden gebruikt mogen worden. Een BYOD-beleid bevat bijvoorbeeld afspraken over het gebruik van het apparaat, de beveiliging, de aansprakelijkheid, toegestane modellen en support. Het doel van een AUP en een BYOD is medewerkers bewust maken van de risico’s die gepaard gaan met het gebruik van eigen apparatuur en het beleid handhaven.

5. Informeer medewerkers en stuur reminders over veilig thuiswerken

Ontwikkel een ict-beleid dat alleen de meest waarschijnlijke risico’s beslaat en duidelijke richtlijnen geeft. Zorg er ook voor dat het geen ellenlang document wordt vol met juridische en technische taal. Je wilt dat je medewerkers het ook echt lezen en toepassen, en niet alleen snel tekenen en vergeten. Informeer medewerkers over veiligheidsrisico’s en voorzorgsmaatregelen. Stuur wekelijks of tweewekelijks een e-mail met de best practices voor veilig thuiswerken die werknemers kunnen volgen. 

Naast de implementatie van de hierboven besproken tools zijn hier nog enkele richtlijnen die je met je medewerkers kunt delen:

  • Voer software-updates op tijd uit. Stimuleer medewerkers om hun systemen te updaten zodra er een update beschikbaar is en vermijd het gebruik van de “snooze” of “herinner me later” optie. Gebruik bijvoorbeeld patch management tools om regelmatig updates te sturen naar apparaten die zijn aangesloten op het bedrijfsnetwerk.
  • Train medewerkers in het herkennen van phishingmails en -berichten. Je kunt valse phishing-e-mails versturen om te testen hoe waakzaam je medewerkers zijn. Gebruik e-learnings of andere online leermiddelen om de kennis van medewerkers aan te vullen.   
  • Beperk het downloaden van shadow-IT (toepassingen van derden). Apps van derden die niet tot de standaard bedrijfsapplicaties behoren kunnen leiden tot potentiële veiligheidsproblemen als malware-aanvallen. Maak het voor medewerkers verplicht om hun managers toestemming te vragen voordat ze applicaties van derden installeren (via een google form bijvoorbeeld).
  • Maak geen verbinding met onbeveiligde openbare Wi-Fi-netwerken: Medewerkers op afstand loggen vaak in op hun zakelijke computer of bedrijfsapplicaties via openbare Wi-Fi-netwerken. Deze netwerken zijn niet versleuteld en kunnen zakelijke gegevens blootstellen aan hackers. Adviseer uw medewerkers om persoonlijke hotspots te gebruiken in plaats van verbinding te maken met onbeveiligde openbare Wi-Fi-netwerken.
En nu? Bekijk onze catalogus met endpoint protection software om de juiste tool te vinden

Selectieciteria voor de populaiste tools

* Met ‘populairste’ worden de 5 best beoordeelde softwareproducten bedoeld met de meeste reviews. De producten staan in volgorde van meeste reviews.

Free trial VPN software: The best 4 tools for your SME

free trial VPN software

Since the beginning of the COVID-19 pandemic, there has been an increase in the number of employees working remotely. And, according to Gartner, 82% of company leaders plan to allow employees to work remotely the rest of the time.

free trial VPN software

As remote working increases, your company will need an extra layer of security to ensure that employees are protected against cyber attacks. Simply put, this is because increased numbers of people are working from home and connecting to their companies’ servers remotely.

However, such connections are not always as secure as you might think, which means that an additional layer of security is always beneficial – especially for SMEs which may not have all of the cyber threat management systems in place as big corporations.

The benefits of a VPN

Virtual Private Network or VPN software encrypts the information that is sent back and forth over the internet between businesses and remote workers so that it is as though you are communicating on a private network.

Below we have prepared a list of four free trial VPN software on the market. This way, small and medium business owners can try out a trial version before making the decision of whether or not invest in the full version.

These are the four most popular free trial VPN software solutions in GetApp’s directory chosen by:

  • Offer VPN Free Trial
  • Rated 4+ stars by users on GetApp UK
  • Most number of reviews on GetApp UK
  • High search volume in the UK
  1. ExpressVPN

ExpressVPN allows users to access sites and documents that might be otherwise blocked to them if they access the internet via a public network. This particular app makes use of split tunnelling, a function that means you can route a specific device’s traffic through a VPN, something that offers a high level of cybersecurity.

Furthermore, ExpressVPN hides traffic data which includes DNS queries, browsing activity and other types of logs. In short, this is a good app if you want your staff to enjoy full anonymity when they are connected to the internet.

expressVPN free trial vpn

What’s more, the tool supports multiple languages, including English, Spanish, Korean, French and Italian, among others. 

  • Overall rating – 4.5/5 
  • Value for money rating – 4.3/5
  • Ease of use rating – 4.6/5
  • Worth knowing – Suited to medium and large enterprises

Read more

  1. PureVPN

One of the great things about PureVPN is that it is designed for both SMEs and individual usage. The app is quite easy to get going with, even if you consider yourself to be something of a technophobe. After the free trial, it works on a month-by-month subscription basis per user.

purevpn free trial vpn

PureVPN is a perfectly reliable VPN for SMEs but it already has a great reputation among gamers who use it to interact with one another without revealing unwanted data. According to some of their high data demands, PureVPN can drop out from time-to-time but it is fast to re-establish itself.

Although there are cheaper options, this VPN service will allow you to use it on several different devices which makes it handy for households with more than one employee or even small satellite offices.

  • Overall rating – 4.4/5
  • Value for money rating – 4.3/5
  • Ease of use rating – 4.5/5
  • Worth knowing – 12-month accounts are considerably cheaper starting at $49.95 per annum (around £40)

Read more

  1. Norton Secure VPN

If you are looking for protection from passwords or bank account details, then this VPN provider will do the job.

norton vpn software free trial vpn

It will also protect credit card information as well as safeguarding staff from malware and other malicious hacking attempts. For people on the go, it will also allow the manual selection of locations and even hide an IP address to back this up.

  • Overall rating – 4.3/5
  • Value for money rating – 4.1/5
  • Ease of use rating – 4.5/5
  • Worth knowing – A good option if you connect to unsecured (public) networks

Read more

  1. Pangeo

Is proxy VPN service, which means that internet traffic is routed via a proxy network to keep it out of potential attackers.  Pangeo is a browser-based plug-in so you will need to download it with a compatible browser.pangeo vpn free trial vpn

The VPN service will allow you to emulate mobile devices or internet TVs completely anonymously even if you connect via an unsecured network. As such, it is handy for people who move around a lot for their work.

One of the key features with this VPN service is that it allows users to adjust their geolocation data. This can be handy in certain circumstances when you don’t want data to be captured about you or reveal where you might be in the world. One drawback is that Pangeo comes with no kill switch which can be a minor frustration at times.

  • Overall rating – 5/5
  • Value for money rating – 5/5
  • Ease of use rating – 5/5
  • Worth knowing – It doesn’t offer pricing plans for a longer-term commitment

Read more

Want to know more? Check out our catalogue of VPN software to discover more products.

Covid-19 leidt tot versnelde digitalisering van het mkb – een wereldwijd onderzoek 

digitalisering mkb bedrijven wereldwijd

COVID-19 heeft de digitale transformatie van bedrijven wereldwijd versneld. Zo heeft 48% van de ondervraagde mkb-bedrijven wereldwijd software moeten installeren om hun bedrijf draaiende te houden tijdens de crisis, blijkt uit onderzoek van Capterra. Deze versnelling kwam voor veel bedrijven echter onder druk tot uitvoer. De vraag is of bedrijven opvolging blijven geven aan de in gang gezette digitalisering en wat hun verwachtingen zijn over de toekomst van hun bedrijf.

digitalisering mkb bedrijven wereldwijd

We hebben daarom een enquête gehouden onder 2904 medewerkers en managers van kleine en middelgrote bedrijven in Australië, Brazilië, Frankrijk, Duitsland, Italië, Nederland, Spanje en het Verenigd Koninkrijk. Voor dit artikel hebben we de antwoorden van 2141 managers, senior managers, executive managers en eigenaren gebruikt. De volledige methodologie wordt onderaan het artikel beschreven. We vroegen hen o.a.:

  • Of bedrijven voorbereid waren op een eventuele crisis;
  • Welke maatregelen ze hebben genomen;
  • Of bedrijven verwachten de crisis te overleven;
  • Waar hun prioriteiten liggen voor de toekomst;
  • Hoe ver bedrijven zijn in het onderzoeken van hun technologische behoeften.

53% van de bedrijven had geen bedrijfscontinuïteitsplan

Business continuity management is volgens de definitie van Gartner: “Een plan waarin wordt beschreven hoe bedrijven het herstel van het volledige bedrijfsproces moeten aanpakken. Dit omvat een plan voor werkruimten, telefoons, werkstations, servers, applicaties, netwerkverbindingen en andere middelen die nodig zijn in het bedrijfsproces.”

De wereld, inclusief het bedrijfsleven, werd totaal verrast door de coronacrisis. Op de vraag of ze vóór de crisis een continuïteitsplan hadden, antwoordde 53% dat niet te hebben of niet te weten. In Nederland had 36% geen continuïteitsplan, 47% wel en 17% wist het niet.

bedrijfscontinuïteitsplan

Het niet hebben van een bedrijfscontinuïteitsplan kan tot grote verliezen leiden en zelfs tot sluiting van een bedrijf. COVID-19 is een onvoorspelbare crisis en daarom is het belangrijker dan ooit om een noodplan te hebben. 

Auteur Nassim Nicholas Taleb heeft het over ‘de theorie van de zwarte zwaan’. Deze theorie beschrijft de extreme impact van zeldzame en onvoorspelbare externe gebeurtenissen en hoe bedrijven hier niet op voorbereid kunnen zijn.

Als je over een plan beschikt waarmee je je kunt voorbereiden op het ongeplande, kan dat je veel tijd en geld besparen en uiteindelijk zelfs de toekomst van je bedrijf redden. 

De voordelen van een bedrijfscontinuïteitsplan

  • Je kunt sneller op de gebeurtenis reageren
  • Je hebt minder tijd nodig om de kritieke functies te herstellen
  • Je kunt voorkomen dat er in de beginstadia verkeerde beslissingen worden genomen
  • Je beschikt over een goed werkende communicatiestroom met medewerkers en essentiële mensen tijdens de crisis
Software voor bedrijfscontinuïteit zoals doorlopende back-up, versleuteling en dataopslag kan helpen om je bedrijf voor te bereiden op een onverwachte crisis of een cyberaanval.

Bedrijven gingen massaal digitaal ondernemen

Om in de huidige situatie toch aan het werk te blijven, heeft 46% van de ondervraagde organisaties wereldwijd gezocht naar digitale oplossingen om hun producten of diensten te verkopen

Andere aanpassingen die bedrijven hebben overwogen of doorgevoerd zijn bijvoorbeeld het aanbieden van een afhaalsysteem (14%) of levering (30%).  

Om deze veranderingen mogelijk te maken moesten medewerkers andere taken op zich nemen dan normaal. 49% van de medewerkers wereldwijd heeft tijdelijk andere functies moeten vervullen binnen hun organisatie. 15% heeft zelfs permanent een andere functie gekregen. 

61% van de bedrijven denkt het niet langer dan 6 maanden vol te houden

Doordat de crisis onverwacht kwam waren weinig bedrijven voorbereid. Daarom moesten ze stante pede belangrijke beslissingen nemen, zonder rekening te kunnen houden met de lange termijn. 

Meer dan 61% van de ondervraagde bedrijven denkt het onder de huidige omstandigheden niet langer dan zes maanden vol te houden. 

De EU en lokale overheden bieden financiële steun om bedrijven te helpen de verliezen als gevolg van de pandemie te compenseren. Voor sommige bedrijven zijn die verliezen echter te groot en zij zullen de deuren moeten sluiten.

Voortsbestaan bedrijven

Franse, Spaanse en Italiaanse mkb-bedrijven blijken er het slechts voor te staan. Respectievelijk 72% en 69% geeft aan dat ze het niet langer dan 6 maanden vol kunnen houden zonder overheidssteun, respectievelijk 35% en 30% zelfs niet meer dan 3 maanden.

Verwachting overleven bedrijven

In Nederland, het Verenigd Koninkrijk en Brazilië ligt het gemiddelde percentage bedrijven dat verwacht het in de huidige economische situatie langer dan 6 maanden uit te houden of zelfs langer dan een jaar een stuk hoger dan in landen als Frankrijk, Italië en Spanje.

Op de korte termijn zijn kleine bedrijven het kwetsbaarst. Uit de cijfers van Nederland blijkt hoe kleiner het bedrijf hoe groter het risico op faillissement. 

Waar liggen de prioriteiten voor de toekomst nu?

De overstap naar digitaal heeft nu niet de hoogste prioriteit in het mkb.

Gartner definieert digitale transformatie als volgt: “Alles van IT-modernisering (bijvoorbeeld de overstap naar cloud computing) tot digitale optimalisatie tot het uitvinden van nieuwe digitale businessmodellen.”

Het onderzoek liet zien dat bedrijven hun aanbod wel aanpassen als reactie op COVID-19, maar uit de resultaten van het onderzoek blijkt dat een verdere verschuiving naar digitaal niet de hoogste prioriteit heeft op de korte termijn. 

Wanneer wordt gevraagd naar het belang dat wordt gehecht aan diverse aspecten, zoals de productiviteit van medewerkers, brand image of het vasthouden van klanten op de korte termijn, heeft de overstap naar digitale activiteiten bij respondenten in Australië, Brazilië, Frankrijk en Spanje de laagste prioriteit. 

digitalisering tijdens Covid-19

Voor de meeste landen, waaronder ook ons land, heeft het behoud van de productiviteit van medewerkers en het behouden van klanten nu de hoogste prioriteit. 

Prioriteiten mkb medewerkers behouden

Een andere hoofdzaak is het opvolgen van de richtlijnen voor social distancing en de anderhalvemetersamenleving. In landen als Brazilië (92%) en het Verenigd Koninkrijk (88%) heeft dit de hoogste prioriteit op dit moment. Ook in ons land wordt hier nu veel aandacht aan besteed. 72% vindt dit belangrijk tot heel belangrijk. Het belangrijkste voor de ondervraagde bedrijven in ons land nu is het behouden van de productiviteit van medewerkers, het vasthouden van klanten en medewerkers behouden.

Maatregelen op het gebied van gezondheid en veiligheid zijn al sinds het begin van de crisis een hoofdzaak voor 64% van de respondenten.

Een andere hoofdzaak was het implementeren van beleid om mensen thuis te laten werken (58%). Toen bedrijven dat beleid eenmaal hadden geregeld, moesten ze daarna zo snel mogelijk de software implementeren om de grootste verstoring te voorkomen en om hun medewerkers zoveel mogelijk vast te houden en te motiveren.

48% van de bedrijven was niet van plan om in software te investeren en heeft dat sinds het begin van de crisis wel gedaan

Bijna de helft van de onderzochte bedrijven heeft sinds het begin van de crisis in software geïnvesteerd. Brazilië (55%), Spanje (55%) en Italië (52%) waren de drie landen met de meeste mkb-bedrijven die door de coronacrisis in software moesten investeren. Nederland ligt met 46% rond het gemiddelde. Duitsland (38%) en Frankrijk (39%) hebben minder geïnvesteerd. 

Slechts 34% van de bedrijfsleiders gaf aan dat ze alle benodigde software al in huis hadden. Vooral Duitsland, met bijna de helft van de bedrijven (49%) die aangeeft dat ze geen nieuwe software hebben moeten aankopen, lijkt het meest digitaal voorbereid te zijn geweest.  

Het soort software dat is aangeschaft varieert. 35% van de bedrijven had nieuwe software nodig voor teamwork en 20% voor interne processen. Remote desktop software, videoconferentie– en live chat software waren de drie typen software die het meest werden aangeschaft of overwogen in reactie op COVID-19.

Softare aankopen tijdens Covid-19

In de top drie van Nederland staat remote desktop software ook op één en live chat software op twee. Op de derde plaats staat project management software. Wat opvalt is dat Australië (19%) en Nederland (28%) minder videoconferentiesoftware hebben moeten aanschaffen dan landen als  Brazilië (48%) en Duitsland (48%).  Waarschijnlijk hadden meer bedrijven programma’s voor werken op afstand al in huis omdat er voor de crisis al regelmatig thuis werd gewerkt. 

Technolgische innovatie na COVID-19: de juiste technologische keuze maken

Door het gebrek aan een bedrijfscontinuïteitsplan zagen de meeste kleine en middelgrote bedrijven in de enquête zich gedwongen om zonder voorafgaand plan in software en nieuwe digitale processen en bedrijfsmodellen te investeren. Daarbij werd er vooral gekeken naar prijs (49%), gebruiksgemak (46%) en of er een gratis proefversie (40%) beschikbaar was. 

Er werd echter ook heel veel gekeken naar reviews (37%) en de ervaringen van zakelijke gebruikers op social media (20%). Besluitvormers zoeken hulp bij het kiezen van de juiste software. Uit het onderzoek komt ook naar voren dat een derde van de beslissers in het mkb zich nog in de interessefase bevindt: ze weten welke technologie ze nodig hebben, maar moeten nog onderzoeken welke producten aansluiten bij hun specifieke zakelijke behoeften. 

hoe ver is mkb in aankoopproces voor technologie

Als we kijken naar het verschil in het belang dat aan reviews wordt gehecht, waren er significante verschillen tussen de landen. Van de Europese landen in dit onderzoek en Brazilië vindt respectievelijk 39% en 45% reviews nuttig bij het nemen van beslissingen over een software-aankoop. In Australië vindt echter slechts 18% reviews nuttig bij het zoeken naar software en is gebruiksgemak de beslissende factor (22%). In ons land vindt 38% van de ondervraagde organisaties reviews een nuttig hulpmiddel bij het selecteren van software.

Eigenlijk zou iedereen die software wil kopen, reviews moeten bekijken. Reviews van derden geven inzicht in de software-ervaring van gebruikers en wijzen je op details die juist zo belangrijk kunnen zijn. 

Neem software op in je bedrijfsstrategie voor de toekomst

Zoals gezegd heeft de coronacrisis grote gevolgen gehad voor bedrijven. Sommige hebben snel softwarebeslissingen moeten nemen om problemen op de korte termijn op te lossen. Nu de maatregelen worden versoepeld en medewerkers weer langzaam naar kantoor komen, moeten bedrijven gaan nadenken over een strategie voor de langere termijn.

Volgens Gartner moet de reactie op de COVID-19-crisis uit drie hoofdstappen bestaan: 

  • Reageren: Maatregelen zijn er in de eerst plaats op gericht het bedrijf op de korte termijn draaiende te houden als een snelle reactie op een crisis.
  • Herstellen: Een meer gecoördineerde aanpak om de activiteiten te stabiliseren. Denk hierbij aan het maken van specifieke plannen om het bedrijf weer op hetzelfde peil te krijgen als vóór de crisis en het bekijken van de beschikbare middelen om dit te realiseren.
  • Hernieuwen: Leren van de ervaring en werken aan veerkracht voor de toekomst is volgens Gartner van levensbelang.

Veel bedrijven hebben door de crisis geld verloren of zelfs hun deuren moeten sluiten. Bedrijven die leren van het verleden, kunnen inventariseren welke fouten er tijdens een crisis zijn gemaakt en op basis daarvan een gedegen noodplan opstellen voor het geval er zich een nieuwe crisis aandient. 

Ben je op zoek naar samenwerkingssoftware, bekijk dan onze online softwaregids.

*Onderzoeksmethodologie

Om de data voor dit rapport te verzamelen hebben we in de laatste week van mei 2020 een enquête gehouden onder 2904 respondenten bestaande uit medewerkers en managers van kleine en middelgrote bedrijven tot 250 medewerkers uit verschillende branches in Australië, Brazilië, Frankrijk, Duitsland, Italië, Nederland, Spanje en het Verenigd Koninkrijk.

 

Il COVID-19 accelera la trasformazione digitale delle aziende di tutto il mondo

Il COVID-19 accelera la trasformazione digitale delle aziende di tutto il mondo

Il COVID-19 accelera la trasformazione digitale delle aziende di tutto il mondo

L’impatto economico e di trasformazione digitale che il COVID-19 ha avuto sulle aziende – soprattutto PMI – ha dimensioni globali. Dall’adozione di misure a breve termine per permettere ai dipendenti di lavorare in remoto fino a potenziare la sicurezza con l’uso di VPN, le imprese di tutto il mondo hanno dovuto escogitare il modo più veloce ed efficace per mantenere l’operatività aziendale durante la crisi e, volenti o meno, sono state costrette a venire a patti con la digital transformation .

Ma continueranno sulla strada della trasformazione digitale oppure torneranno come prima?

Curiosi di scoprire come la pandemia abbia colpito le PMI e nello specifico l’impatto che ha avuto sul percorso di digital transformation delle aziende, sulle decisioni d’acquisto dei software e sui progetti per il futuro, abbiamo condotto un sondaggio intervistando 3.144 persone, tra dipendenti e manager di piccole e medie imprese (PMI) in Australia, Brasile, Francia, Germania, Italia, Paesi Bassi, Spagna e Regno Unito.

Per questo articolo abbiamo estrapolato le risposte di 2.141 intervistati che rivestono ruoli di manager, senior manager, executive manager e proprietari all’interno di queste imprese (consulta la metodologia completa alla fine dell’articolo).

Il 53% delle aziende non dispone di un piano di continuità operativa

La gestione della continuità operativa è, secondo la definizione di Gartner:

Un approccio grazie al quale le aziende pianificano la ripresa dell’intero processo operativo. Ciò include un piano per gli spazi di lavoro, telefoni, postazioni di lavoro, server, applicazioni, connessioni di rete e qualsiasi altra risorsa necessaria per il processo operativo.”

 

La crisi ha colto il mondo di sorpresa e le aziende non fanno eccezione. Quando abbiamo chiesto agli intervistati se prima della crisi le loro aziende avessero un piano di continuità attivo, il 53% ha risposto che non lo avevano o che non ne erano sicuri.

Numero di PMI che avevano un piano di continuità operativa prima della crisi

Non disporre di un piano di continuità operativa può portare a importanti perdite e al rischio di chiusura dell’attività. Il COVID-19 è stata una crisi imprevedibile, come potrebbero essercene altre, per cui avere un piano di emergenza ha ora più senso che mai.

L’autore Nassim Nicholas Taleb parla della “teoria del cigno nero“. Si tratta di una teoria che descrive le conseguenze estreme di eventi esterni rari e imprevedibili e come le aziende non possano essere preparate per tali eventi.

A maggior ragione, avere un piano che permetta di prepararsi per l’imprevedibile può far risparmiare tempo e denaro – e possibilmente salvare il futuro dell’azienda – soprattutto se sviluppato seguendo l’ottica della trasformazione digitale delle imprese stesse. Fra i vantaggi dell’avere un piano di continuità operativa ci sono:

  • Ridurre il tempo di risposta all’evento
  • Ridurre il tempo di ripresa delle funzioni principali
  • Evitare di prendere decisioni sbagliate durante le fasi iniziali
  • Avere un flusso comunicativo agile ed efficiente con i dipendenti e le persone che rivestono ruoli chiave durante la crisi
I software per business continuity con funzionalità quali il backup continuo, la crittografia e l’archiviazione dei dati possono aiutarti a preparare la tua azienda per eventuali crisi impreviste o attacchi informatici.

Il 61% delle aziende crede che non resisterebbe più di 6 mesi

La mancanza di preparazione di molte aziende le ha obbligate a prendere decisioni sul momento nel corso della pandemia, senza fare riflessioni a lungo termine.

Ora, secondo quanto dichiarato, il 61% delle aziende intervistate pensa che con le misure adottate non sopravvivrebbe per più di 6 mesi. Nei paesi europei (Francia, Germania, Italia, Paesi Bassi, Spagna e Regno Unito) interpellati per questo sondaggio, nonché in Australia, la percentuale di aziende convinte che non durerebbero più di 6 mesi con le misure attuali si attesta al 62%.

L’Unione Europea e il governo italiano stanno predisponendo aiuti finanziari per aiutare la digital transformation delle aziende in questo momento complesso e per andare incontro alle perdite dovute alla pandemia. Tuttavia, per alcune aziende le perdite sono molto ingenti e le porteranno probabilmente alla chiusura.

Quando tempo potranno continuare ad operare le aziende nelle condizioni attuali, secondo i dirigenti

La trasformazione digitale non è ancora una priorità per le PMI

Gartner definisce la trasformazione digitale come:

Qualsiasi cosa che va dalla modernizzazione delle infrastrutture IT (ad esempio, passare al cloud computing) all’ottimizzazione digitale, fino all’invenzione di nuovi modelli di business digitali.”

 

Nonostante le aziende stiano adattando le loro offerte in reazione al COVID-19, i risultati dello studio mostrano che il passaggio al digitale non è ancora una priorità assoluta per le PMI nel breve termine.

Per quanto riguarda il livello di importanza di aspetti come la produttività dei dipendenti, l’immagine del brand o la fidelizzazione dei clienti nel breve termine, per gli intervistati australiani, brasiliani, francesi e spagnoli il passaggio a un’operatività digitale si colloca all’ultimo posto nella classifica delle priorità.

In Germania, Italia e Regno Unito l’aspetto meno importante è garantire il sostegno economico, mentre per i Paesi Bassi è il miglioramento dell’immagine del brand.

Lo studio ha mostrato che per la maggior parte dei Paesi la produttività dei dipendenti e la fidelizzazione dei clienti sono le due principali priorità. Per il Brasile e il Regno Unito, la priorità numero uno è il rispetto del distanziamento sociale e delle istruzioni a livello locale per la quarantena, seguita dalla produttività dei dipendenti.

Nel 64% delle aziende, la principale preoccupazione dall’inizio della crisi ha riguardato le misure per la salute e la sicurezza.

Anche adottare il lavoro a distanza (58%) è risultato essere una delle priorità delle aziende. Una volta attuate le politiche di risposta alla crisi, il passo successivo è stato quello di introdurre nel più breve tempo possibile i giusti software per evitare i danni più gravi e far sì che i dipendenti si sentano coinvolti e parte dell’azienda.

Priorità per le PMI: Trasformare l'attività per operare in modo digitale o remoto

Priorità per le PMI: Mantenere la produttività dei dipendenti

Il 48% degli intervistati ha investito in software fin dall’inizio della crisi

Quasi la metà delle aziende intervistate ha investito in nuovi software dall’inizio della crisi. Il Brasile (55%), la Spagna (55%) e l’Italia (52%) sono i tre Paesi con il maggior numero di PMI che hanno dovuto investire in acquisto di software a causa del COVID-19.

Un dato che non sorprende, dal momento che il 35% delle aziende ha dovuto introdurre nuovi software per il lavoro in team e il 70% è stato in grado di adattare una parte o tutta l’offerta per renderla fruibile in modo virtuale.

Tipi di software acquistati o presi in considerazione in seguito al COVID-19

Per quanto riguarda il tipo di software implementato, i più acquistati o presi in considerazione a causa del COVID-19 sono stati i software per desktop remoto, per videoconferenze e per live chat.

L’acquisto di software dopo il COVID-19: fare la scelta giusta

La mancanza di un piano di continuità operativa ha portato la maggior parte delle PMI intervistate a investire in software per garantire la produttività dei dipendenti, in molti casi senza avere un aiuto adeguato per eseguire la scelta.

I dirigenti hanno bisogno di supporto nella scelta del software più adatto al loro business. Lo studio ha rilevato che un terzo dei dirigenti di PMI conoscono il software di cui hanno bisogno, ma devono effettuare una ricerca dei prodotti che meglio soddisfano le esigenze del loro business.

Lo studio ha riscontrato che quasi la metà dei dirigenti ha preso le proprie decisioni in base al prezzo (49%), alla facilità d’uso (46%) e alle recensioni (37%).

Per quanto riguarda l’approccio alle recensioni, abbiamo notato sensibili differenze tra i vari Paesi. Ad esempio, i Paesi europei intervistati per questo sondaggio (39%) e il Brasile (45%), ritengono che le recensioni siano utili per prendere una decisione d’acquisto di un software. In Australia, invece, solo il 18% ritiene utili le recensioni per la scelta del software, mentre il primo fattore valutato è la facilità d’uso (22%).

L’analisi delle recensioni dovrebbe formar parte di ogni processo d’acquisto di software, in quanto le recensioni di terze parti forniscono una visione sull’esperienza degli utenti con il software in questione.

Introduci i software nella tua strategia aziendale per il futuro

Come abbiamo visto, la crisi del COVID-19 ha sconvolto le aziende e obbligato alcune di esse a prendere urgenti decisioni in fatto di trasformazione digitale e adozione di software per affrontare la situazione a breve termine.

Ora che le restrizioni si stanno allentando e che i dipendenti stanno tornando a lavorare in ufficio, è arrivato il momento per le aziende di pensare a una strategia per il lungo termine.

Gartner declina la risposta alla crisi del COVID-19 in tre fasi principali:

  • Reazione: azioni orientate principalmente a mantenere la continuità aziendale nel breve termine per rispondere rapidamente alla crisi.
  • Ripresa: uno “sforzo più coordinato per stabilizzare le operazioni”. Ad esempio creare piani specifici per ripristinare l’attività ai livelli pre-crisi e valutare le risorse disponibili per farlo.
  • Rinnovamento: Gartner sottolinea l’importanza di imparare dall’esperienza e costruire la resilienza per il futuro.

Siamo stati testimoni di come, per molte aziende, la crisi abbia significato perdite economiche e, nei casi peggiori, la chiusura. Imparare dalle esperienze precedenti aiuterà le aziende a riconoscere gli errori commessi durante una crisi e a creare un robusto piano d’emergenza per farsi trovare preparate nel caso di eventuali nuove crisi.

Vuoi saperne di più? Consulta il nostro catalogo di software di collaborazione per scoprire altri prodotti.

Metodologia 

Per ottenere i dati di questo studio abbiamo condotto un sondaggio online in maggio 2020 intervistando 3.144 persone, tra dipendenti e manager di piccole e medie imprese (PMI) in Australia, Brasile, Francia, Germania, Italia, Paesi Bassi, Spagna e Regno Unito.

Las pymes a nivel global aceleran el cambio a digital debido a la situación creada por la COVID-19

Cambio a modelo online en las pymes a nivel global

En las empresas el impacto económico derivado de la COVID-19 ha tenido un alcance mundial. Desde la adopción de medidas a corto plazo para permitir que el personal de plantilla teletrabaje hasta el aumento de la seguridad con redes privadas virtuales (VPN), las organizaciones de todo el mundo han tenido que pensar en la forma más rápida y eficaz de mantenerse en funcionamiento durante la crisis. 

Sin embargo, continúa siendo una incógnita si las empresas seguirán ese camino de transformación o se quedarán como antes.

Queríamos saber más sobre cómo ha afectado la pandemia a las pymes, conocer el impacto en sus decisiones de compra de software y sus planes para el futuro. Por esta razón, realizamos una encuesta a 2904 participantes, entre los que se encontraban empleados y directivos de pequeñas y medianas empresas (pymes) de Alemania, Australia, Brasil, España, Francia, Italia, Países Bajos y el Reino Unido.

Para este artículo hemos tenido en cuenta las respuestas de 2141 participantes que ocupaban cargos de dirección, dirección sénior, dirección ejecutiva o  que eran titulares de estas empresas. (Puedes consultar toda la metodología desplazándote hasta el final de este artículo). 

El 53 % de las empresas no tenía un plan de continuidad de negocio en marcha

La gestión de la continuidad de negocio como la define Gartner (contenido en inglés) consiste en:

Un enfoque en el que las empresas planifican la recuperación de todo el proceso operativo. Incluye un plan de espacios de trabajo, teléfonos, puestos de trabajo, servidores, aplicaciones, conexiones de red y cualquier otro recurso necesario para el funcionamiento de la empresa.

La crisis ha pillado al mundo por sorpresa y los negocios no son una excepción. Cuando se les preguntó si tenían un plan de continuidad antes de la crisis, el 53 % de los participantes no tenía o no estaba seguro de si la empresa contaba con uno. 

La mayoría de las pymes no tenía plan de continuiad de negocio previo a la pandemia

No tener un plan de continuidad de negocio podría acarrear pérdidas considerables y potencialmente incluso el cierre del negocio. Si ves la COVID-19 como una crisis impredecible, tener un plan de contingencia tiene más sentido que nunca.  

El autor Nassim Nicholas Taleb habla de la “teoría del cisne negro“. Esta teoría explica el tremendo impacto de los eventos externos raros e impredecibles y que las empresas no pueden estar preparadas para ellos. 

Por lo tanto, tener un plan que te permita prepararte para lo no planeado puede ahorrarte tiempo y dinero, y posiblemente de él dependerá el futuro de la empresa. Entre los beneficios de contar con un plan destacan:

  • Se reduce el tiempo de respuesta al evento
  • Se reduce el tiempo de recuperación de las funciones esenciales
  • Se evita la toma de decisiones equivocadas en las primeras etapas
  • El éxito de la comunicación con el personal y las personas clave durante la crisis
Los sistemas de gestión de continuidad de negocio con funciones como las copias de seguridad continuas, el cifrado y el almacenamiento de datos puede ayudar a tu empresa a prepararse para una crisis inesperada o un ciberataque.

El 61 % de las empresas a nivel global cree que no durará más de 6 meses bajo las medidas actuales sin ayuda gubernamental

La falta de preparación de muchas empresas ha hecho que tengan que tomar decisiones de inmediato en medio de la pandemia y que no piensen a largo plazo. 

A su vez, más del 61 % de las empresas encuestadas globalmente no cree durar más de 6 meses con las condiciones actuales. En los países europeos (Francia, Alemania, Italia, Países Bajos, España y el Reino Unido) que participan en este estudio, así como en Australia, el porcentaje de empresas que cree que no durará más de 6 meses con las medidas actuales es del 62 %.  

La UE y los gobiernos nacionales están aplicando un apoyo financiero para ayudar con las pérdidas generadas por la pandemia. Sin embargo, para algunas empresas, las pérdidas son demasiado cuantiosas y terminarán cerrando.

Más de la mitad de las pymes a nivel mundial no aguantará más de 6 meses en estas condiciones

El cambio a lo digital no es todavía una prioridad principal para las pymes  

La transformación digital es según la definición de Gartner (contenido en inglés):

Todo aquello, desde la modernización de la TI (por ejemplo, la transición a la computación en nube), a la optimización digital, a la invención de nuevos modelos de negocios digitales. 

A pesar de que las empresas han adaptado su oferta en respuesta a la COVID-19, los resultados del estudio demuestran que el paso a lo digital no es todavía una prioridad principal para las pymes a corto plazo. 

Cuando se les ha consultado por el nivel de importancia de una serie de aspectos como la productividad del personal, la imagen de marca o la retención de los clientes a corto plazo, el cambio de las empresas para que operen de forma digital es la última prioridad de los encuestados en Australia, Brasil, Francia y España.

Para Alemania, Italia y el Reino Unido, la última prioridad es asegurar el apoyo financiero y para los Países Bajos es mejorar la imagen de marca.

 El estudio demostró que para la mayoría de los países, el mantenimiento de la productividad de los empleados y la retención de los clientes son las dos prioridades principales. En el caso de Brasil y el Reino Unido, la prioridad principal es cumplir el distanciamiento físico y las guías locales sobre la cuarentena seguida del mantenimiento de la productividad de los empleados.  

Las medidas de salud y seguridad han sido el principal foco de atención de las empresas desde el comienzo de la crisis para el 64 % de los encuestados.

La aplicación de políticas de teletrabajo (58 %) ha sido el otro punto de interés de las empresas. Una vez que las empresas aplicaron las políticas y las tuvieron en marcha, el siguiente paso fue implementar el software lo antes posible para evitar la interrupción máxima, y fomentar la retención y el compromiso del personal.

Cambiar de modelo de negocio para operar de manera digital

Mantener la productividad de los empleados en tiempos de COVID-19

El 48 % de las pymes ha invertido en software debido a la crisis

Casi la mitad de las empresas encuestadas ha tenido que cambiar su plan de inversión en software desde el comienzo de la crisis. Brasil (55 %), España (55 %) e Italia (52 %) han sido los tres países con mayor número de pymes que han tenido que invertir en nuevo software como resultado de la COVID-19.

Estos datos no sorprenden, puesto que el 35 % de las empresas ha tenido que plantearse incorporar software nuevo para fomentar el trabajo en equipo y el 70 % de las empresas ha sido capaz de adaptar algunas o todas sus ofertas comerciales para poder entregarlas de forma virtual.

Software adquirido por pymes a nivel mundial

En cuanto al tipo de software que se ha implementado, el software de escritorio remoto, el software de videoconferencia y el software de chat en vivo han sido los tres tipos de software que más se han adquirido o considerado en respuesta a la COVID-19.

Adquisición de software más allá de la COVID-19: la elección correcta

La falta de planes de continuidad de negocio ha llevado a la mayoría de las pymes encuestadas a invertir en software con la finalidad de garantizar la productividad de los empleados.

Los responsables de la toma de decisiones necesitan ayuda para elegir el software adecuado. El estudio reveló que un tercio de los responsables de la toma de decisiones en las pymes se encuentran en una etapa de interés, es decir, conocen el software que necesitan, pero todavía deben investigar qué productos se ajustan a las necesidades de su empresa. 

El estudio averiguó que casi la mitad de los directivos basaron sus decisiones en el precio (49 %), la facilidad de uso (46 %) y las reseñas (37 %).

Hemos descubierto diferencias significativas entre los países al analizar las reseñas. Por ejemplo, para los países europeos encuestados en este estudio (39 %) y Brasil (45 %), las reseñas se consideran útiles a la hora de tomar una decisión sobre la adquisición de software. Sin embargo, en Australia, solo el 18 % encuentra útiles las reseñas cuando se trata de software y el factor principal es la facilidad de uso (22 %).  

Consultar las reseñas debería ser parte de cualquier proceso de compra de software. Las reseñas de terceros proporcionan una visión muy importante de la experiencia de los usuarios con el software.

Incorpora el software como parte de tu estrategia empresarial para el futuro 

Como hemos visto, la crisis de la COVID-19 ha sacudido a las empresas y a algunas de ellas las ha llevado a tomar decisiones de software de emergencia destinadas a resolver problemas a corto plazo. A medida que las restricciones disminuyen y el personal empieza a volver a la oficina, las empresas deben pensar en una estrategia a más largo plazo.

Gartner ve la respuesta a la crisis de la COVID-19 en tres pasos principales (artículo en inglés): 

  • Respuesta: Las acciones se dirigen principalmente a mantener el negocio en funcionamiento a corto plazo como respuesta rápida a una crisis.
  • Recuperación: Un “esfuerzo más coordinado para estabilizar las operaciones”. Este esfuerzo puede incluir la creación de planes específicos para restablecer el negocio al nivel anterior a la crisis y también examinar los recursos disponibles para hacerlo.
  • Renovación: Gartner subraya la importancia de aprender de la experiencia y de crear resiliencia para el futuro. 

Hemos visto cómo para muchas empresas la crisis ha supuesto pérdidas económicas o, peor aún, el cierre. Aprender de la experiencia contribuirá a que las empresas evalúen los errores que se han cometido durante la crisis y a elaborar un plan de contingencia sólido que les ampare en caso de que aparezca una crisis nueva.

¿Buscas herramientas de colaboración? Consulta nuestro catálogo.

* Metodología de la encuesta
Para recopilar los datos de este informe, hemos realizado una encuesta en línea en mayo de 2020 entre 2904 encuestados, que ha incluido a personas empleadas y con cargos de dirección de pequeñas y medianas empresas (pymes) de Alemania, Australia, Brasil, España, Francia, Italia, Países Bajos y el Reino Unido

A Global Overview: How Are Priorities Changing In SMEs During COVID-19?

software-implementation-globally

In the wake of lockdown initiations, the world experienced a rapid increase in digitalisation. Business leaders transformed business models to meet new market needs. They also invested in technologies, such as VPN systems and collaboration software, to allow employees to work safely from home. 

software-implementation-globally

Now, the question remains whether companies will continue on their path of transformation or revert to old ways. To know more, Capterra surveyed 2,904 respondents, which included employees and managers in small and medium businesses (SMEs) from Australia, Brazil, France, Germany, Italy, Netherlands, Spain and the UK. 

For this article, we focused on the 2,141 respondents with decision-making power within their business. For a full methodology, scroll down to the bottom of the article.

53% of SMEs worldwide didn’t have a continuity plan

Gartner defines business continuity management as: 

“An approach whereby enterprises plan for recovery of the entire business process. This includes a plan for workspaces, telephones, workstations, servers, applications, network connections and any other resources required in the business process.”

 

The crisis took the world by surprise—including small and medium-sized businesses. When questioned whether they had a continuity plan in place before the crisis, 53% of them didn’t have or were unsure if the company had one in place. business-continuity-software-implementation

Not having a business continuity plan can lead to significant losses and potentially business closure. COVID-19 was an ongoing unpredictable crisis, and so having a contingency plan in place makes more sense than ever. 

Author Nassim Nicholas Taleb talks about the ‘Black Swan theory’. The theory explores the extreme impact of rare and unpredictable external events and how businesses can’t be prepared for these.

Therefore, having a plan that allows you to prepare for the unplanned can save time and money—and possibly the company’s future. The benefits of having a plan include:

  • Reducing time responding to the event
  • Reducing recovery time of critical functions
  • Avoiding poor decision-making in the early stages
  • Having a successful communication flow with employees and key people during the crisis
Business continuity software with features such as continuous backup, encryption and data storage can help your business prepare for an unexpected crisis or a cyber attack.

61% of businesses don’t expect to last another 6 months

The lack of preparation from SMEs around the globe has led to them having to make last-minute decisions during the pandemic without focusing on long term goals.

On average, 61% of respondents surveyed worldwide don’t think their company will last more than 6 months without government aid. For France, this number jumped up to 72% while Spain was least concerned at 53%. In Australia, 62% of respondents were worried about their business surviving another half-year without the appropriate aid.

The Australian treasury and the EU are amongst many governments that are implementing financial support to help with the losses generated by the pandemic. However, for some companies, the losses are too significant and will end up closing down.

Future of SMEs in covid

Digitalisation was considered a necessity by SMEs, rather than a priority

Gartner defines digital transformation as: 

Anything from IT modernisation (for example, moving cloud computing), to digital optimisation, to the invention of new digital business models.”

 

Despite companies adapting their offering in response to COVID-19, and switching to remote working, the results of the study showed that shifting towards this completely is not the top priority for SMEs in the short term. 

When asked about the level of importance of several aspects in the short term—such as employee productivity, brand image or retaining customers— shifting their business to operate digitally was ranked the last priority by respondents in Australia, Brazil, France and Spain. For Germany, Italy and the UK, the last priority is securing financial assistance and for the Netherlands, it is improving brand image.

The study showed that for the majority of countries, maintaining employee productivity and retaining customers are the two main priorities. For Brazil and the UK, the main priority is adhering to social distancing and local guidance regarding quarantine followed by maintaining employee productivity.  

For 64% of respondents, health and safety actions have been the main focus for their employer since the beginning of the crisis.

Implementing remote work policies (58%) has been the other focus for companies. Once companies had the policies up and running, the next step was to implement the software as soon as possible to avoid the maximum disruption and to help with employee retention and engagement.

shifting-to-digital

managing-employee-productivity

48% of SMEs had to invest in software due to the crisis

Almost half (48%) of the respondents said their company invested in new software because of the crisis. Brazil (55%), Spain (55%) and Italy (52%) were the three countries that had to invest in software the most as a result of the COVID-19.

This makes sense when you look at the fact that 35% of companies had to look at implementing new software for teamwork and 70% of companies were able to adapt some or all of their business offerings so they could be delivered virtually now.

software-types-implemented

Remote desktop software, video conferencing software and live chat software were the three types of technologies that were purchased or considered most in response to COVID-19.

Making good software purchase decisions beyond COVID-19

The lack of business continuity plans led the majority of SMEs surveyed around the world to invest in software. The primary aim was to ensure their employees remain productive while remote.

The study found that decision-makers need help with choosing the right software. According to our survey, a third of the respondents are in the interest stage of the buying funnel. In other words, they know the software they need, but they need to research products that fit their business needs. 

The study also found that almost half of managers based their decisions on:

  • Price (49%)
  • Ease of use (46%)
  • Reviews (37%).

Interestingly, Capterra found significant differences between countries when looking at reviews. For example, for the European countries surveyed in this study (39%) and Brazil (45%), reviews are considered helpful when looking to decide on software purchases. In Australia, only 18% find reviews useful and the primary factor is the ease of use (22%). 

Looking at reviews should be part of any software purchasing process. Third-party reviews provide an insight into the software experience from users.

Using technology to future-proof businesses against unanticipated threats

The crisis has shaken up businesses and pushed some of them into making software decisions driven by short term priorities. As restrictions ease and workers start to go back to the office, companies need to think about a longer-term strategy.

Gartner sees the response to the COVID-19 crisis in three main steps: 

  1. Respond: Implement short-term actions to keep the business running as a quick response to a crisis.
  2. Recover: A more ‘coordinated effort to stabilise operations.’ This can include creating specific plans to restore the business to the level before the crisis and also look at resources available to do this.
  3. Renew: Gartner stresses the importance of learning from the experience and building resilience for the future.

We have seen how for many businesses, the crisis has meant money loss—or even closing down. Learning from previous experience will help companies to assess the mistakes made during a crisis. It will also help create a solid contingency plan that will help them in case of a new one. 

Looking for collaboration software? Check out our catalogue.

*Survey methodology

We conducted an online survey in May 2020 between 2,904 respondents. Respondents were decision-makers, which included employees and managers in small and medium businesses (SMEs.) We surveyed employees from Australia, Brazil, France, Germany, Italy, Netherlands, Spain and the UK.