Online meeting software is New Zealand’s most essential tool for remote work productivity

remote work productivity in Australia

remote work productivity in New Zealand

Organisations worldwide are exploring ways to keep employees safe from COVID-19, many encouraging home working until widespread vaccination means people can return to physical workplaces. But in New Zealand, workers are increasingly open to remote work, enabled by communication and collaboration software.

New hybrid working models see workers split their time between the office, home, and other remote locations. Providing employees with greater flexibility in how and where they get work done, research suggests this sets them up for higher productivity. 44% of Kiwis believe they perform better when they have the freedom to shift between in-office and remote working, and 25% when they work remotely.

The role of digital tools in the remote work model

Technology has played a key role in facilitating employee’s ability to work from home during the COVID-19 response and will continue to do so as businesses shift to hybrid work models. The New Zealand government has invested in training initiatives, including for small businesses and senior citizens, to ensure every Kiwi is tech-savvy enough to get involved.

To learn more about this transformation, GetApp surveyed 424 New Zealand employees about their remote working experiences since the pandemic began. The research findings reveal the key role played by digital tools in enabling greater productivity, as well as new insight into how organisations can better support an increasingly hybrid workforce (the full research methodology can be found at the bottom of this article).

Online meeting software is the top tool for employee productivity

The survey revealed that more than a quarter (28%) of employees consider online meeting software,  one of the three most important productivity tools they use at work. Collaboration software and document sharing tools both ranked second with 24% each— significantly higher than other tools.

Top 3 remote work tools

Most employees use personally-provided productivity tools

While kiwis see the benefits of digital solutions, the survey suggests that some employers are failing to provide them with the technology and support they need.

One in three (33%) can get their work done relying solely on company-provided tools. The majority (59%) are using one or more personally-provided technologies to get work done on an occasional or regular basis. Of this group, many use messaging apps to communicate with colleagues, often from their personal phones or tablets.

Businesses need to make sure they are aware of the tools that employees are using, and take proactive steps to manage them. These steps include encouraging employees to use strong passwords and ensuring that all work-issued technology used by employees to connect remotely is running of the latest versions updated with all security patches. Employees using their own devices need to be reminded of their obligations to comply with the relevant bring-your own-device policy and remote-working policy. Employers are also bound by their responsibility to ensure that their employees are complying with the Privacy Act 1993 which lays out the Information Privacy Principles (‘IPPs’)that requires an agency storing personal information to ensure that it is protected by all necessary security safeguards.

use of personal tool working remotely

Connectivity and tech support standing in the way of employee productivity

Productivity tools have been central to enabling remote work for businesses, but there have been challenges too. In addition to allowing the use of personal technology, some organisations are failing to provide sufficient support. 26% say they have had a lack of training, while a quarter has experienced slow responses from the IT department.

6 tech challenges working from home

The main challenge faced by most of our sample (45%) concerned the issue of poor internet connectivity and speeds. However, the New Zealand government has been taking steps to improve coverage, particularly in rural areas.

Last year, it was announced that an additional NZ$15 million would be invested into upgrading rural network capacity to help the economy of remote communities recover from the effects of COVID-19. In addition, the ongoing roll-out of 5G should remedy some challenges faced by employees suffering from poor internet connections.

Kiwis confident sufficient cybersecurity in place to support working remotely

With the uptick in technology adoption and digital transformation comes the risk posed by hackers trying to take advantage of this unique situation. Due to the pandemic, businesses of all sizes are more reliant on digital infrastructure than ever before. And many of the technologies they now rely on will have been deployed in an accelerated timeframe, and by staff without the skillsets required to ensure security. These factors, as well as increased use of employee-provided tools, could expose some organisations to risk.

The survey shows a high level of confidence among Kiwis that their employers have sufficient cybersecurity measures in place to protect digital assets. 11 % said that their company could implement additional measures or that their company is at significant risk of a cyber threat.  However, 37% believe while sufficient measures are in place, there is still more their company could do to improve cybersecurity.

cybersecurit working remote could be improved

The research indicates a positive sentiment among kiwi employees that their employers who are adopting technology as a tool to maximise productivity and transition to new ways of working. Moving forward, companies should focus on providing tools and training on how to use them to adjust to an increasingly hybrid workforce.

Looking for software? Check out our catalogue.

Productivity and remote workplace study: GetApp NZ Survey methodology 

Data for this study was collected in November 2020 from an online survey of 424 respondents that live in New Zealand. 

To participate in the survey, respondents had to be: 

  • Employed full-time or part-time, or self-employed
  • Working for a company with at least two people
  • Working remotely sometimes or all the time since COVID-19

52% of Aussie employees consider moving away from offices to embrace greater productivity through remote work

remote work productivity in Australia

The ongoing COVID-19 crisis is forcing organisations to commit to remote working to combat the spread of the virus and future-proof their business.

For most organisations, keeping employees safe and productivity levels elevated means fast-tracking the use of new digital communication and collaboration tools to support global and local teams. But as society turns its focus from initial response to recovery from the pandemic’s impact, businesses now need to consider how new hybrid working models will fit into ongoing operations.

Different remote work models

Whether it be a shift to a permanent remote work or a more flexible working model, the traditional workplace is set to drastically change for most Australians—and in ways that many feel is for the better. Currently, companies are managing this change in varied ways. Some have given employees permission to continue working remotely until the vaccines are distributed. Others have recalled staff to the workplace on different schedules and in staggered groups, while others are leaving it entirely up to individual workers to decide where to base themselves.

remote work productivity in Australia

Most businesses around the world are also now starting to think about the longer term, including alternative ways to structure work communication and hours, as well as physical presence of employees. As a result, many organisations are converging to a popular solution of implementing a hybrid working model- combining remote work with office work.

The remote work experience of Australians so far

Research conducted in July 2020 by Indeed, shows that 56% of employees are more productive when working from home and 48% feel more engaged.

Greater adoption of new cloud-based technologies is the major driver of this trend. These solutions are critical to providing the required levels of flexibility, transparency, and collaboration necessary for effective remote working. New research from GetApp shows that 30% of employees say that collaboration software is the most important digital tool they use for ensuring personal productivity.

To help businesses understand how they can better support an increasingly hybrid workforce, GetApp surveyed 416 Australian employees about their remote working experiences since the start of the pandemic. The full research methodology can be found at the bottom of the article.

Collaboration and online meeting software are most critical for businesses

While using technology to increase productivity has been high on Australian corporate agendas for some time, COVID-19 has accelerated this trend as organisations navigate lockdowns and address safety concerns. As a result, Aussie businesses are now increasingly reliant on digital tools to maximise employee output.

Key to them are solutions designed to connect staff and help them collaborate more effectively. Employees report that collaboration tools were the most valuable for ensuring productivity, followed by online meeting software and document sharing software .

top 3 digital tools remote work

Asked how often they use specific digital tools; responses reveal that nearly half of all employees use online meeting tools and document sharing tools daily and nearly 60% of respondents claimed to use email apps multiple times throughout the day.

use of collaboration tools working from home

Lack of company-provided tech tools poses major challenge for remote workforce

Given the rapid shift to remote working, it is not surprising that many workers found they lacked the equipment and tools they need to work from home. This includes physical items, like extra monitors and work phones, as well as software solutions like productivity software. To overcome this challenge, many have been sourcing their own solutions to the daily work challenges they encounter.

36% of employees confirm that they regularly use one or more personally-provided tools to be productive and collaborative at work.

Shadow IT use Australian remote workers

While this might not seem like a significant issue, businesses put themselves and their employees at risk if it’s not addressed. Using a personal mobile or laptop that is not connected to a VPN can lead to a security breach, while using unauthorised cloud apps to share information may breach data protection obligations. It’s important that employers provide staff with the tools necessary to do their job as well as guidelines on how to use them safely.

Beyond this issue, employees contend with a variety of other challenges when away from the office too. From dodgy Wi-Fi to VPN issues, there are a broad range of IT issues employers will need to address if they are to optimise their remote workforce.

technological challenges working from home

Over half would move further from the office as remote working goes mainstream

As Australians continue to adapt to this new reality, we are unlikely to see a return to the old way of working. Over half of employees (52%) say they would consider moving further away from the office now that a hybrid working model is more accepted.

Ultimately, organisations are responsible for ensuring not just that employees have the hardware and software they need to do their job, but that they are using it safely and in compliance. As a result, those organisations that invest in the tools and training needed to support hybrid working will be best positioned to retain and attract talent.

Are you looking for productivity software? Check out our catalogue.

Productivity and remote workplace study: GetApp Australia Survey methodology 

Data for this study was collected in November 2020 from an online survey of 416 respondents that live in Australia. 

To participate in the survey, respondents had to be: 

  • Employed full-time or part-time, or self-employed
  • Working for a company with at least two people
  • Working remotely sometimes or all the time since COVID-19.

Comment envoyer un document en ligne de façon sécurisée ?

transfert de fichier sécurisé

Votre équipe envoie-t-elle des documents importants sur Internet ? Garantir la confidentialité en travaillant à distance peut s’avérer difficile. Découvrez trois types de solutions logicielles conçues pour protéger les données des entreprises contre les menaces et réaliser des transferts de fichiers sécurisés.

Les outils permettant de garantir la sécurité des données entre collaborateurs à distance n’ont jamais eu autant la cote. Aux États-Unis, les géants technologiques tels que Facebook, Square et Amazon ont tous annoncé que leurs employés travailleraient à distance jusqu’à une date indéterminée en raison de la pandémie de COVID-19. Quant à nous, chez GetApp, notre équipe ne sera pas de retour sur site avant l’automne 2021, au plus tôt. Nous nous sommes habitués à utiliser des VPN sur nos appareils professionnels. 

Pour les entreprises qui débutent dans le télétravail, il est crucial de renforcer la cybersécurité et de protéger le partage et le stockage de fichiers en ligne. Avec la large gamme de solutions de sécurité informatique disponible sur le marché, il est important de connaître les types de logiciels proposant les fonctionnalités les plus utiles pour votre entreprise. 

Dans cet article, nous passerons en revue trois types de logiciels conçus pour aider vos équipes à accéder aux données et à faciliter le partage de document en ligne en toute sécurité via des réseaux externes ou domestiques. Ces solutions peuvent vous aider en amont à éviter des erreurs coûteuses de cybersécurité. Nous nous concentrerons sur les solutions de partage de fichiers à distance, de cryptage et de VPN et démontrerons comment chaque type de logiciel peut protéger vos données d’utilisateurs mal intentionnés.    

Solution n° 1 : le logiciel de partage de fichiers

Un logiciel de partage de fichiers propose des fonctionnalités de collaboration qui permettent aux équipes d’effectuer rapidement des transferts de fichiers sécurisés. Ces solutions sont conçues pour fournir un accès à toutes les parties prenantes, peu importe où elles se trouvent ou quel appareil elles utilisent, en toute sécurité.

Parmi les fonctionnalités habituelles, on peut nommer la gestion des documents, les autorisations et restrictions d’accès, les pistes d’audit, les outils de messagerie et le cryptage des données. Penchons-nous maintenant sur deux fonctionnalités généralement incluses dans les logiciels de partage de fichiers. 

Utilisez des flux d’activité de dossiers pour surveiller les documents

Grâce à des flux d’activité en temps réel, vous pouvez vous assurer que vos collaborateurs gèrent les documents de façon appropriée. En suivant les changements apportés aux documents et les nouveaux téléchargements, cette fonctionnalité peut aider les managers à identifier en amont les activités suspectes, telles qu’un utilisateur non autorisé qui réalise des modifications inattendues ou qui partage des fichiers avec des tiers. 

Le flux d’activité suit la nature des changements apportés ainsi que l’auteur et la date. Cette fonctionnalité s’avère particulièrement utile pour les responsables d’une équipe de taille dont les membres doivent s’échanger des documents confidentiels au cours du projet. 

Gérez l’accès aux documents grâce à des options de partage personnalisées

Les solutions de partage de fichiers permettent généralement de personnaliser les autorisations d’accès aux dossiers, les restrictions de téléchargement et les dates d’expiration des accès. 

Cette option de partage peut vous aider à réduire le risque d’accès non autorisé en limitant l’accessibilité des données pour les équipes adéquates et ce, pendant une durée déterminée. Par exemple, si un collaborateur a besoin d’accéder à un fichier sensible pendant une semaine pour terminer un projet de recherche, cette fonctionnalité permet aux propriétaires dudit document de définir une date d’expiration de cet accès.

Solution n° 2 : le logiciel de cryptage

Maintenant, passons aux logiciels de cryptage. Ces solutions fonctionnent comme des programmes de sécurité qui bloquent les accès non autorisés aux contenus, fichiers, réseaux ou applications définis. En chiffrant, convertissant ou dissimulant les données, ces logiciels vous aident à protéger les données les plus sensibles de votre entreprise même quand elles sont partagées en ligne entre plusieurs équipes. 

Si vous partagez régulièrement des informations confidentielles sur Internet, pensez à intégrer un outil de cryptage dans votre suite logicielle. Les fonctionnalités les plus courantes incluent la gestion de la conformité, la surveillance des réseaux, la détection des menaces, la gestion des mots de passe et le stockage sécurisé des données. Passons en revue quelques-unes de ces fonctionnalités.

Adoptez des outils de cybersécurité pour protéger vos documents

De nombreuses solutions de cryptage incluent des outils qui surveillent et protègent les données partagées en ligne sur diverses applications, par e-mail ou via des lecteurs de documents. Les plateformes de protection réseau peuvent comprendre plusieurs fonctionnalités de sécurité : surveillance de l’activité réseau, statistiques des menaces et du spam, ou encore élimination des logiciels malveillants. 

Grâce à ces outils, les solutions de cryptage peuvent vous aider à réduire le risque de pertes de données et à bloquer de potentielles attaques.

Garantissez la confidentialité des informations de connexion en protégeant vos mots de passe

Pour une gestion optimale de vos données sensibles, les logiciels de cryptage peuvent inclure des fonctionnalités qui protègent les informations de connexion, dont les mots de passe des clients. Si vos employés travaillent depuis chez eux, utilisent divers réseaux et applications pour communiquer avec leurs collaborateurs, partenaires et clients, vous devez garantir la confidentialité des mots de passe.

Diverses options entrent en jeu lors de la création, la modification ou la réinitialisation des mots de passe. Les logiciels de cryptage proposent des options qui peuvent intéresser les fournisseurs de services gérés et les équipes informatiques accompagnant les clients ou d’autres équipes en accédant temporairement à leurs appareils. Ces fonctionnalités garantissent la confidentialité des mots de passe et réduisent les risques de cybersécurité lors des interventions de techniciens. 

Solution n° 3 : le logiciel de VPN

Pour finir, nous allons aborder les VPN ou réseaux privés virtuels. Un VPN donne accès à des réseaux sécurisés grâce à une connexion cryptée. 

Les VPN permettent aux entreprises de protéger efficacement leurs données et leurs documents. Un VPN établit une connexion sécurisée entre les appareils des employés et un serveur web, où qu’ils se trouvent. Les VPN permettent de naviguer de façon anonyme, de crypter les données, de se protéger contre la fuite de DNS (“Domain Name System” soit “système de noms de domaine” en français) et d’interrompre toute connexion. Voici deux fonctionnalités particulièrement intéressantes pour les PME. 

Réduisez les menaces grâce à un accès réseau sécurisé

Si les employés utilisent et envoient des documents confidentiels en travaillant de chez eux, sur des réseaux domestiques, publics ou autrement non sécurisés, vos données d’entreprise sont vulnérables. En installant un VPN, les PME peuvent protéger leurs données quand elles sont partagées sur Internet. 

Les solutions de VPN proposent également des fonctionnalités d’analytics de sécurité, de protection contre les menaces, d’authentification à facteurs multiples, de protection étendue de l’itinérance ainsi que des outils axés sur la cybersécurité.

Utilisez un coupe-circuit pour protéger vos données pendant les interruptions de connexion

Certains VPN fournissent une option de court-circuit, ou “kill switch” en anglais. Quand vous perdez votre connexion VPN, un coupe-circuit peut bloquer le trafic internet jusqu’à ce qu’une connexion sécurisée soit rétablie. 

Cela ajoute une protection supplémentaire pour les employés utilisant des VPN pour envoyer des documents et informations sensibles sur Internet. Les administrateurs peuvent gérer les préférences du coupe-circuit pour répondre aux besoins de votre PME.

Cybersécurité : et maintenant ?

Le télétravail gagnait déjà du terrain avant le début de la crise sanitaire. Cependant, de nombreuses entreprises à travers le monde ont dû adopter rapidement de nouvelles façons de travailler. 

Il est évident que toutes les PME peuvent sécuriser leurs données professionnelles même si leurs équipes s’envoient des documents confidentiels par Internet. Pour empêcher les accès non autorisés à leurs données ou réduire les menaces, les entreprises doivent implémenter des solutions logicielles qui répondent à leurs besoins spécifiques. Consultez nos catalogues pour trouver le logiciel de partage de fichiers, de cryptage ou de VPN qui vous convient.

Et maintenant ? Consultez notre catalogue de logiciels de cybersécurité pour trouver l’outil qu’il vous faut.

Digital acceleration in the UK – 64% organisations conduct most of their business virtually due to COVID-19

Digital acceleration in the UK

Throughout the coronavirus crisis, a great deal of media attention has focused on the transition to digitally enabled remote working via technologies like collaboration and online meeting software. However, the pandemic has had a much broader impact on commercial use of technology, transforming everything from the way businesses interact with prospects and customers, to the internal processes used to ensure business continuity.

From driving sales to fulfilling orders, COVID-19 has driven a dramatic acceleration of digitalisation. And as we enter the second year of the crisis, it is vital organisations shift from using digital for disaster recovery, to a more considered application of technology that will drive business benefits post-pandemic.

Research about digital acceleration in UK

To help organisations ensure their technology deployments deliver real commercial value, we asked over 500 SME business leaders about their experiences accelerating digital transformation initiatives.

The results suggest a need to focus on planning for the long-term, as well as working with technology partners that can support this forward-thinking approach. (Full methodology is available at the bottom of the article).

Digital acceleration in the UK

Digital customer engagement is up – in the UK and overseas   

Across the UK, over half of organisations (56%) have seen a boost in digital engagements from customers and prospects. 21% report a major rise in traffic to websites, while 35% have experienced minor increases.

Furthermore, 84% of businesses seeing an increase in traffic confirm that it has originated in regions or countries where they had not previously operated:

New traffic from new regions

In addition to increased digital customer and prospect engagements, almost two thirds of UK companies (64%) state that the bulk of their business has been conducted virtually since the start of the pandemic:

digitalisation UK business 2021

With the UK entering its third coronavirus lockdown earlier this month, it is clear digital will continue to play a significant role in facilitating business in 2021. Recent research indicates some COVID-19 driven digitisation could be permanent. For example, 76% of UK employees are keen to continue using digital tools to work remotely, either full-time or on a weekly basis, post-pandemic.

In 2020, the crisis meant organisations had to rapidly accelerate their digital transformation just to survive. But now we know much of the way we used to do business may have changed for good, and competitiveness depends on optimising the use of these digital technologies.

Businesses believe they have been successful engaging customers digitally – but challenges remain

For any company, optimising digitisation strategy depends on first understanding over-arching business goals. For most of our respondents, these goals are relatively consistent throughout 2021. Across both the first financial quarter and 2021 as a whole, a significant proportion identified retaining customers, increasing cash flow, cutting costs, finding new customers and retaining employees as their top five business goals for the year:

UK business goals for 2021

Many business leaders surveyed believe they have been successful (26% “very successful” and 57% “moderately successful”) at engaging customers in digital environments, including company websites and social media accounts. However, they are also encountering challenges that could impact their ability to achieve business goals in an increasingly digitised economy.

Almost a quarter (23%) of organisations report the process of enabling online checkout and payment is proving a considerable challenge. Similarly, 31% are finding the shift to socially distanced operational processes, such as contactless delivery, considerably challenging.

Beyond these kinds of customer fulfilment issues, some organisations have also found the digitisation of internal processes problematic. Most had experienced moderate or considerable challenges in maintaining team and cross-team collaboration (72%), shifting business processes online (67%), and training employees to use new software (67%).

challenges digital acceleration

Perhaps most pressing for businesses trying to optimise their digitisation strategy in 2021 is the need to improve approaches to software acquisition and implementation. Around a quarter of respondents had faced considerable challenges in both areas.

Many COVID-19 driven digital deployments are only designed to provide temporary solutions

Many respondents recognise that internal skills gaps are at least partly responsible for the challenges they have encountered in the shift to digital. Asked about the top digital skills they anticipate needing most in the next six months, cybersecurity, website/app development, social media marketing and project management ranked significantly higher than other areas:

Most needed future skills in Uk organisations

Given the likelihood that hybrid working and digital business models are here to say, one finding from the research was of particular concern. Across a number of areas, a significant number of companies are choosing to deploy new technologies on a temporary basis only.

Asked whether COVID-19 had led them to consider shifting marketing efforts online, Likewise, when it came to expanding the use of digital selling platforms (e.g. Facebook Shops, Etsy, eBay) 28% were also doing so temporarily.

chnages in operations due to Covid-19

To ensure that digital investments deliver optimum value, it is essential that businesses take a longer-term view when it comes to the solutions they select and how they deploy them. But with over a quarter finding both of these things a significant challenge, choosing the right technology partners is critical.

Looking to the future, business leaders should ensure they work with vendors and service providers that can help them to map out a cohesive digital strategy that will help them to address the challenges they face today and those they might expect to encounter in the future. Further, partners with the ability to support employee upskilling will also help businesses secure maximum value from their technology.

Looking to optimise your digital transformation strategy? Check out our catalogue.

Survey methodology

Data for this study was collected in December 2020 from an online survey of 541 respondents that live in the UK.

To participate on the survey, respondents had to be:

  • Employed full-time in one of the following roles:
    • Owner, founder or other head of an organisation
    • C-Suite executive e.g. CEO, CIO
    • President of Vice-president
    • Director
    • Manager
  • Working for a company of up to 250 people
  • Working at the organisation during the COVID-19 pandemic

Cómo enviar archivos de forma segura a través de Internet

Herramientas para enviar archivos de forma segura por internet

 

Herramientas para enviar archivos de forma segura por Internet

¿El equipo necesita enviar archivos de forma segura a través de Internet? Mantener la protección de los datos cuando se trabaja en remoto puede resultar todo un desafío. Descubre tres tipos de soluciones de software que se han diseñado para proteger los datos de la empresa de accesos no autorizados.

La demanda de herramientas que protegen los datos mientras se trabaja de forma colaborativa en Internet ha alcanzado cifras históricas. En Estados Unidos, las grandes empresas, como Facebook, Square, Box y Slack, han ampliado su planificación en cuanto a teletrabajo de forma indefinida debido a la pandemia de la COVID-19. 

En aquellas empresas que empiezan a acostumbrarse a la dinámica del teletrabajo por parte de los empleados, reforzar la ciberseguridad y proteger los documentos confidenciales que deben intercambiarse online es crucial. Dado el amplio abanico de soluciones de seguridad de equipos informáticos que existe en el mercado, puede ser muy útil revisar ciertos tipos de software junto con las funciones que mejor se ajustan a las necesidades de tu empresa. 

En este artículo se van a estudiar tres tipos de software diseñados para contribuir a que los equipos puedan acceder de forma segura a las redes domésticas o externas, intercambiar datos a través de ellas o enviar archivos de forma segura. Las soluciones ayudan a las empresas a evitar que se cometan errores en cuanto a la ciberseguridad. El artículo se centra en las soluciones de intercambio de datos, de cifrado y de VPN y en él se estudia cómo cada uno de los tipos de solución protege los datos de la empresa de accesos no autorizados.    

Solución núm. 1: Programas para compartir archivos

Los programas para compartir archivos ofrecen herramientas de colaboración que permiten a los equipos compartir la información de forma rápida y segura. Estas soluciones se han diseñado para ofrecer un acceso seguro a todas las partes interesadas desde cualquier ubicación y dispositivo que cuente con una conexión a Internet. 

Entre sus características más habituales figuran la gestión de documentos, los controles y permisos de acceso, los registros de auditoría, las herramientas de mensajería y el cifrado de datos. A continuación se exponen dos funciones muy habituales de los programas para compartir archivos. 

Monitorización de documentos mediante flujos de actividad de carpetas compartidas

Gracias a los flujos de actividad de las carpetas compartidas en tiempo real, las empresas pueden garantizar que los equipos están gestionando los documentos de forma oportuna. Mediante el seguimiento de los cambios en los documentos y las nuevas cargas, esta función contribuye a que los gestores puedan identificar de forma proactiva cualquier tipo de actividad sospechosa, como la de un usuario no autorizado que está llevando a cabo modificaciones no previstas en un documento o compartiendo archivos con otros usuarios. 

El flujo de actividad que se puede ver en la captura de pantalla que aparece más adelante sirve para hacer un seguimiento de las modificaciones que se han llevado a cabo en un documento, la persona que las ha realizado y el momento en que lo ha hecho. Esta función es muy útil para los gestores de equipos grandes de trabajadores que deben compartir documentos confidenciales durante su colaboración en el proyecto. 

Carpetas de documentos compartidos y flujo de actividad en tiempo real en Egnyte (Fuente)

Gestión de acceso a documentos con opciones de intercambio personalizadas

Generalmente, las soluciones de programas para compartir archivos ofrecen opciones como los permisos de carpetas personalizables, las restricciones de descarga y las fechas de caducidad del acceso. En la captura de pantalla que aparece más abajo se muestran las opciones personalizadas de intercambio y permisos, en las que también figuran las fechas de caducidad del acceso. 

Esta opción de intercambio puede ser muy útil para que las empresas reduzcan los riesgos de sufrir accesos no autorizados a través de la limitación dinámica del acceso a los datos a los equipos pertinentes durante un periodo de tiempo específico. Por ejemplo, si un colaborador de la empresa necesita acceder a documentos confidenciales durante una semana para llevar a cabo un proyecto de investigación, esta función permite a los propietarios de los documentos establecer una fecha de caducidad en el documento concreto.

Opciones de intercambio de documentos y permisos en  FileCloud (Fuente)

Solución núm. 2: Programas de encriptación

El segundo tipo de solución que se va a estudiar son los programas de encriptación. Las soluciones de encriptación funcionan como programas de seguridad que evitar el acceso no autorizado a contenido, archivos, redes o aplicaciones. Al cifrar los datos, convertirlos u ocultarlo, estas soluciones contribuyen a la protección de los datos confidenciales de la empresa que se comparten entre diferentes equipos a través de Internet. 

Para aquellas empresas que constantemente tienen que enviar archivos de forma segura a través de Internet, las herramientas de encriptación pueden ser muy útiles. Entre las características habituales de este tipo de herramienta figuran la gestión de cumplimiento, la monitorización de redes, la detección de riesgos, la gestión de contraseñas y el almacenamiento seguro de datos. A continuación se enumeran algunas de sus funciones más útiles.

Acceso a herramientas de ciberseguridad que protegen los documentos

Algunas soluciones de encriptación incorporan herramientas que hacen un seguimiento de los datos y los protegen mientras se comparten online mediante diferentes aplicaciones, como el correo electrónico o los lectores de documentos. En la captura de pantalla que aparece más adelante se muestra una plataforma de protección de red que incorpora varias herramientas de seguridad, como la supervisión de actividad de la red, las estadísticas de amenazas y spam y la limpieza de malware. 

Las soluciones de encriptación, gracias a este tipo de herramientas, se han diseñado para ayudar a las empresas a evitar las brechas de seguridad y para bloquear cualquier ataque que tenga la empresa por objetivo.

Herramientas de seguridad integradas en ESET Endpoint Security (Fuente)

Protección mediante contraseña de las credenciales

Para poder proteger aún más los datos confidenciales, es posible que los programas de encriptación incorporen funciones de protección de credenciales, entre otras, las contraseñas para el cliente. La protección de las contraseñas es crucial, especialmente en un entorno de teletrabajo, en el que los empleados utilizan diferentes redes y aplicaciones para comunicarse con otros equipos, colaboradores o clientes.

La captura de pantalla que aparece a continuación muestra diferentes opciones de protección de las credenciales en cuanto a creación y cambios rutinarios de contraseña o a su restablecimiento. Estas opciones son muy útiles para los proveedores de servicios administrados (MSP) y para los equipos de TI que proporcionan asistencia remota a los clientes o a otros equipos mediante el acceso temporal a sus dispositivos. Con estas opciones, es posible garantizar que las contraseñas son confidenciales siempre y se reducen los riesgos de ciberseguridad cuando los técnicos tienen que acceder a diferentes tipos de información. 

Gestión de credenciales y contraseñas en SolarWinds Passportal (Fuente)

Solución núm. 3: Software VPN

El último tipo de solución que se va a estudiar es el software VPN o red virtual privada. Estas soluciones permiten que los equipos en remoto puedan acceder con seguridad a las redes corporativas a través de conexiones cifradas y que se pueda enviar documentos de forma segura a través de Internet. 

El software VPN es una forma muy eficaz de proteger los datos para las empresas, salvaguardar los documentos compartidos y enviar archivos de forma segura. Establece conexiones seguras entre los dispositivos de los empleados y el servidor web, sea cual sea su ubicación. Entre sus características más habituales figuran la navegación anónima, el cifrado de los datos, la protección frente a filtraciones DNS y el interruptor general. A continuación enumeramos dos de las funciones de VPN más útiles. 

Reducción de los riesgos mediante el acceso seguro a la red

Si los empleados acceden a documentos confidenciales y los envían a través de redes públicas o poco seguras mientras teletrabajan, los datos de la empresa quedan expuestos a riesgos y amenazas. Al implementar una VPN de conexión a Internet, las empresas garantizan la protección de los datos cuando estos se comparten a través de Internet durante las colaboraciones del equipo. 

Además de un acceso seguro a la red, las soluciones de VPN proporcionan analíticas seguras, protección frente a amenazas, autenticación de varios factores y protección en el seguimiento ampliado, así como otras herramientas orientadas a la ciberseguridad. En la captura de pantalla que aparece a continuación se muestra un ejemplo de una solución de VPN. 

Acceso seguro a la red de la empresa mediante Cisco AnyConnect desde un portátil (Fuente)

Interruptor general para proteger los datos cuando se cae la VPN

Algunos software VPN facilitan una función de interruptor general. Cuando se caen las conexiones VPN de forma imprevista, el interruptor general del software puede bloquear todo el tráfico que proviene de Internet hasta que se restablezca la conexión protegida. 

Esta función añade una capa de seguridad cibernética para aquellos empleados que trabajan con VPN y están enviando constantemente documentos e información confidenciales por Internet. Los administradores gestionan las preferencias del interruptor general, tal y como se muestra en la siguiente captura de pantalla, de forma que se adapten a las necesidades de la empresa.

Preferencias de ExpressVPN’s para la función de interruptor general denominada Network Lock (Fuente)

Próximos pasos para conseguir una ciberseguridad más avanzada

El teletrabajo ya se encontraba en auge antes de que comenzara la pandemia de la COVID-19. Sin embargo, este año, muchas empresas de todo el mundo han tenido que tomar medidas importantes para adaptarse a esta situación en un periodo de tiempo muy reducido, entre otras, aquellas que no estaban preparadas para que sus equipos trabajasen en remoto. 

Este artículo muestra que existen diferentes tipos de software con varias funciones que sirven para proteger los datos de la empresa cuando los trabajadores tienen que compartir documentos o enviar archivos de forma segura a través de Internet. Para evitar los accesos no autorizados y las amenazas de seguridad, las empresas deberían implementar o seguir utilizando las soluciones de software, para compartir archivos, de encriptación o de VPN para que se ajusten a sus necesidades exclusivas. 

¿Quieres saber más? Consulta nuestro catálogo de herramientas de seguridad de equipos informáticos.

Nota
Las aplicaciones que se han elegido en este artículo son ejemplos para mostrar las funciones de intercambio de archivos, encriptación y VPN dentro de un contexto y no tienen la intención de ser recomendaciones ni promociones de estas. Se han obtenido de fuentes que se consideraban fiables en el momento de la publicación.

O que é VDI? Conheça os softwares de virtualização de desktops

o que é vdi

Tornar o trabalho remoto mais eficiente para seus funcionários requer transformação tecnológica. Os softwares de virtualização de desktops podem ajudá-lo nesse processo. Saiba como.

o que é vdi

O trabalho remoto, que cresceu durante a pandemia do coronavírus, traz diversas preocupações, como aquelas relacionadas à produtividade dos funcionários e à escolha das ferramentas certas para realizar as tarefas. Mas acima de tudo está a segurança, especialmente se os funcionários usam dispositivos pessoais para trabalhar.

Estudo recente do Capterra com 481 profissionais que trabalham em micro, pequenas e médias empresas (de até 250 funcionários) de diferentes setores de todo o país sobre a transformação digital nas organizações e as prioridades de segurança de TI no ambiente atual mostrou que as ameaças à segurança são um problema real.

Porém, com as ferramentas e tecnologias certas, as empresas podem mitigar tais preocupações sem comprometer a produtividade e a eficiência dos trabalhadores. 

Uma delas é a chamada infraestrutura de desktop virtual (VDI na sigla em inglês). Não sabe o que é VDI? Neste artigo explicamos o que é VDI, como combiná-la com outras ferramentas de TI e como ela pode ajudar o seu negócio.

O que é VDI?

Os softwares de virtualização de desktops são uma combinação de diferentes tecnologias que permitem aos usuários hospedar ambientes de desktop –como sistemas operacionais, programas, ícones, etc.– em um servidor remoto gerenciado de modo centralizado. Esses ambientes de desktop virtuais podem ser acessados pelos usuários a qualquer hora e de qualquer lugar.

Uma maneira de imaginar esse ambiente virtual é pensando em um megacomputador armazenado em um local em que você não pode realmente vê-lo. Esse computador tem uma área de trabalho com um sistema operacional –por exemplo, Windows ou Mac–, dados do seu negócio e programas para gerenciamento de arquivos, softwares de comunicação, sistemas de contabilidade, etc. 

O software VDI clona essa área de trabalho e permite que os usuários a vejam em seus dispositivos pessoais quando se conectam ao megacomputador por acesso remoto.

Existem dois tipos de software VDI:

  • VDI persistente: permite que os usuários entrem individualmente em um mesmo desktop virtual personalizável sempre que se conectarem. Essa opção exige maiores espaços de armazenamento e memória, uma vez que cada arquivo é salvo separadamente para usuários únicos. O desktop persistente é mais caro do que o não persistente. Além disso, é mais recomendado para usuários que precisam de continuidade para seus projetos, como designers de produto, designers gráficos e engenheiros.
  • VDI não persistente: atribui aos usuários uma área de trabalho selecionada aleatoriamente de um grupo de áreas de trabalho cada vez que eles se conectam. Como as alterações que os usuários individuais fazem em seus desktops não são salvas, este tipo de software VDI é mais adequado para trabalhadores que não precisam exatamente do mesmo ambiente todos os dias, exigindo apenas acesso aos dados e aplicativos da empresa, como os agentes de call center, por exemplo.
adicionar-usuários cloudalize software
Inclusão de funcionalidades de usuários no Cloudalize Software (Fonte)

Por que usar um software VDI?

Entre as vantagens de um software VDI, podemos destacar:

Economia de dinheiro em dispositivos e manutenção: você pode investir em menos máquinas e comprar versões limitadas de programas, tudo isso sem deixar de fornecer todas as ferramentas necessárias para que seus funcionários trabalhem adequadamente.

Flexibilidade de dispositivos: com um software VDI, você pode investir em um sistema avançado para seu data center e instalar nele todos os programas de que seus funcionários precisam. Seus funcionários podem usar seus próprios dispositivos para acessar com segurança os desktops virtuais e as funcionalidades dos programas que precisam para realizar suas tarefas, independentemente de onde estejam.

Redução de tempo e esforço de TI: com um software VDI, sua equipe de TI só precisa instalar, corrigir e atualizar programas no data center. Como todos os desktops virtuais replicam o desktop central, em casos de erros ou perda de dados, sua equipe de TI não precisa pesquisar e corrigir arquivos e aplicativos em sistemas individuais.

Segurança do espaço de trabalho: se um funcionário perde seu laptop corporativo contendo dados confidenciais, isso pode significar enormes prejuízos financeiros e de segurança para sua empresa. Os softwares VDI ajudam a minimizar esses riscos de segurança, mantendo os programas e as informações confidenciais protegidos na nuvem e longe do acesso não autorizado por meio de dispositivos pessoais.

4 fatores a ter em mente ao escolher um software VDI

Encontrar a tecnologia certa pode ser estressante, já que se trata de um investimento de longo prazo. Para ajudá-lo, listamos quatro fatores que você deve ter em mente quando for escolher um software VDI para a sua empresa:

1. Saiba o que seus usuários finais precisam: certifique-se do tipo de VDI que você deseja implantar. Por exemplo, funcionários de call center podem trabalhar em desktops virtuais alocados aleatoriamente por meio de um VDI não persistente, enquanto designers gráficos e engenheiros de produto precisam acessar o mesmo desktop todos os dias, ou seja, precisam de um VDI persistente.

2. Avalie a facilidade de uso e a simplicidade do sistema: escolha um software VDI amigável aos gerentes de TI. A equipe de TI precisa ter uma visibilidade completa da tecnologia usada e ser capaz de agilizar as operações sem se cansar em procedimentos complexos sempre que for necessário fazer um upgrade ou atualização.

3. Atente para a segurança: o software escolhido deve oferecer opções de segurança avançadas, como criptografia dinâmica e autenticação multifator. Se você já usa ou planeja usar um software antivírus e um programa de VPN, verifique a compatibilidade deles antes de escolher o software VDI.

4. Execute um teste de provisionamento apropriado: os provedores de software VDI oferecem ferramentas de teste que ajudam a executar uma implantação piloto antes da compra e implementação. Isso garante que você entenda os recursos exigidos por cada desktop virtual e se sua infraestrutura de TI pode lidar com eles. Caso contrário, você pode fazer ajustes antes da implantação real para que os usuários finais tenham acesso ao que realmente precisam.

Busca softwares de virtualização de desktops?  Confira nosso catálogo!

Metodologia e aviso legal

Para reunir os dados do estudo presente neste artigo, o Capterra realizou um levantamento online entre os dias 3 e 4 de abril em que ouviu 481 profissionais que trabalham em micro, pequenas e médias empresas (até 250 funcionários) de diferentes setores de todo o país. Os resultados são representativos da pesquisa, mas não necessariamente da população como um todo.

Apesar deste documento ser destinado a informar nossos clientes sobre o impacto da tecnologia em seus negócios, ele não tem a intenção de fornecer aconselhamento jurídico ou endossar um curso de ação específico.

Os programas selecionados neste artigo são exemplos para mostrar um recurso em contexto, não se tratando de endossos ou recomendações. Eles foram obtidos de fontes consideradas confiáveis no momento da publicação.

5 Best Free VPN Software 2021 That Are Ideal For Small Businesses

Best Free VPN Australia

The Internet is a great tool for small businesses to connect with customers from all over the world. However, that also increases your level of exposure. From snoopers to hackers, there are plenty of bad actors online that are looking to rip off small businesses. VPN software can help provide security and privacy. To find the best free VPN in Australia, read on.

Best Free VPN Australia

What is VPN software?

VPN software is a popular way to maintain privacy and security whenever you connect to the internet. It masks the connection between a client device and server by routing it through a VPN (Virtual Private Network), which hides information from both the connecting server and any snoopers. It allows businesses to have more control over their network when external devices try to connect and it can help maintain data privacy, which is important for both your business and your clients.

Why use VPN software?

When accessing a website or external server without using a VPN, your device makes a direct connection to the server. That connection exposes certain information about your device, which may include your location and IP address. This can be used as part of other malicious behaviours to gain access to private data. In the wake of COVID, cybercrime has soared and small businesses are a popular target because they often have fewer resources to reduce exposure and respond to malicious attacks.

The best free VPN in Australia

A free VPN is an easy way to help mitigate your small business’ digital exposure and vulnerability. Below, we have put together a selection of the best free VPN in Australia for small businesses. All of the listed VPNs have been selected based on a range of factors, including having a high overview rating, showing at least 30 real-user reviews, and specifically targeting the Australian market.

1. TunnelBear

TunnelBear VPN
TunnelBear’s VPN offers over 32 locations [Source: Capterra]
Overall rating: 4.5/5

Ease of use: 4.7/5

Customer service: 4.4/5

About TunnelBear

TunnelBear for Teams is a VPN service built specifically for small to medium-sized businesses. It works across desktops, tablets, and mobile phones, including Windows, Mac and Android devices and uses AES 256-bit encryption as standard. TunnelBear has some unique features, such as proactive warnings when attempting to connect to unsafe networks.

Price to upgrade: TunnelBear offers both a free version and a free trial, with the ability to upgrade to a paid version with a starting price of $5.75 USD a month.

Read more

2. OpenVPN Access Server

OpenVPN
OpenVPN screenshot for user permissions [Source: OpenVPN]
Overall rating: 4.5/5

Ease of use: 4.1/5

Customer service: 4.1/5

About OpenVPN Access Server

OpenVPN Access Server is a private network solution built for small and medium-sized businesses by OpenVPN. It provides the same VPN services with features added specifically for businesses, such as enterprise network management capabilities and private cloud storage and self-hosted software options. OpenVPN supports the following operating systems:

  • Windows
  • Mac
  • Linux
  • iOS
  • Android

Price to upgrade: OpenVPN is free to use for business users, but with restrictions, such as a maximum of 2 simultaneous connections. A minimum plan of 10 simultaneous connections starts at $75 AUD per month.

Read more

3. Windscribe

Windscribe
The Windscribe extension [Source: Windscribe]
Overall rating: 4.6/5

Ease of use: 4.8/5

Customer service: 4.4/5

About Windscribe

Windscribe was founded in 2015 as a desktop application and browser extension that is built to make VPN as easy to use as a single click. It is built for individual users and professional teams and comes with a unique feature they’ve called R.O.B.E.R.T. This is a customisation feature that automatically blocks ads and trackers, as well as prevents access to websites identified as infected with malware. Categories of websites, such as pornography, gambling and social media can be filtered at a button press. 

Additionally, completely custom blocklists and whitelists can be configured. Windscribe supports major desktop operating systems (Mac, Windows, Linux) and iPhone, but does not offer an Android version.

Price to upgrade: Windscribe offers a free version and a free trial. Small businesses may upgrade to access all locations, unlimited data and advanced configuration options. It offers Team Accounts for $3 USD per user per month.

Read more

4. HideMyAss

HMA VPN
HideMyAss setup [Source: PCMag]
Overall rating: 4.3/5

Ease of use: 4.5/5

Customer service: 4.2/5

About HideMyAss

HideMyAss is a VPN provider that was founded in 2005. It supports both private and business users and comes with a range of other privacy-based tools built up over its relatively long time in the market. Features, such as a kill switch for your entire system and a smart kill switch, automatically turn on VPN for apps that present a privacy risk. HideMyAss works across devices and operating systems, including Mac, Windows, Linux, iOS and Android.

Price to upgrade: HideMyAss does not offer a free version, but it does offer a free trial. Business pricing plans start from $14.99 AUD for up to 10 simultaneous connections.

Read more

5. VyprVPN

VyprVPN
VyprVPN connection [Source: PC Mag]
Overall rating: 4.3/5

Ease of use: 4.6/5

Customer service: 4.5/5

About VyprVPN

VyprVPN is run by Golden Frog, a software development company founded in 2009 to help businesses increase internet performance and protect the privacy of their connection. VyprVPN for Business provides an easy-to-use cloud VPN for employees to connect to. Its unique selling point is the diversity and variety of platforms that it supports, which includes:

  • Windows
  • Mac
  • iOS
  • Android
  • TV
  • Routers
  • Blackphone
  • QNAP
  • Anonabox

Price to upgrade: VyprVPN offers a free version and a free trial. It also offers plans tailored for business customers, starting from $299 USD per year.

Read more

VPN software is crucial for defending against cybercrime

No matter whether you use a free VPN or a paid service, having one is crucial for defending your small business from cybercriminals. Having a VPN provides an extra layer of privacy and security to you and your employees when you use the internet. In addition to that, many VPN providers offer additional VPN storage and networking facilities, so that your employees can safely and securely access company resources from anywhere in the world, without compromising the security of your company’s data.

Looking for free VPN software? Check out our catalogue

 


Best free VPN in Australia: Tool list selection methodology:

Capterra chose tools for scheduling software based on the following criteria:

  • At least 30 real-user reviews on the Capterra website
  • A high search volume (using SEO tools) in Australia
  • At least an overview rating of 3 / 5 stars
  • Offers a free trial or free version.
  • An Australian market.

In 5 stappen veilig thuiswerken met de juiste ICT-beveiliging

veilig thuiswerken ict

Veilig thuiswerken begint bij een goede informatiebeveiliging. Dit zijn de belangrijkste tips en tools voor een solide ICT-beveiliging als medewerkers vanuit huis werken.

veilig thuiswerken ict

Veilig thuiswerken

Uit onderzoek van Capterra begin april over veilig thuiswerken ten tijde van corona bleek dat er een groot gebrek aan aandacht is voor informatiebeveiliging in het MKB. Terwijl er naarstig werd gezocht naar oplossingen voor werken op afstand als videoconferentietools en chat tools, namen maar weinig organisaties de tijd om hun ict-beleid aan te passen aan de thuiswerksituatie en hun medewerkers voorschriften te sturen voor veilig thuiswerken. 

Zo is 21% van de mkb-medewerkers wel eens slachtoffer geworden van een phishingmail en heeft 40% geen enkele cybersecurity-training gekregen. Zonder veiligheidsvoorschriften en controles is de kans dus groot dat jouw organisatie ook een keer ten prooi valt aan een cyberaanval met alle implicaties van dien.

Vergeet ook niet dat, volgens de AVG, elke inbreuk op gevoelige gegevens binnen 72 gemeld worden aan de Autoriteit Persoonsgegevens en de betrokken persoon. Zo niet riskeer je een boete.

thuiswerken slachtoffers phishingmails
Onderzoek Gebrek IT-beveiliging in MKB (bron)

Belangrijkste ict-risico’s bij thuiswerken

Laten we de belangrijkste veiligheidsrisico’s eens bekijken die verbonden zijn aan thuiswerken. 

  • Netwerkaanvallen

De eerste zwakke schakel is het thuisnetwerk. Een thuisnetwerk is meestal minder veilig dan een bedrijfsnetwerk. Hackers kunnen slecht beveiligde draadloze thuisnetwerken van werknemers binnendringen en zo het bedrijfsnetwerk met malware besmetten. De beveiliging van de toegang tot het bedrijfsnetwerk op afstand is daarom een van de belangrijkste aandachtspunten van je ict-beleid.  

  • Geïnfecteerde websites en apps

Het bezoeken van potentieel schadelijke niet-werkgerelateerde websites door medewerkers of het downloaden van apps kunnen bedrijfssystemen en gevoelige klantgegevens in gevaar brengen. 

  • Phishing

Cybercriminelen spelen in op de actualiteit en gebruiken persoonlijk nieuws of schokkende berichten slim als haakje om onwetende (en niet zo onwetende) medewerkers erin te luizen en gegevens buit te maken. Een voorbeeld is de app ‘COVID19 Tracker’. Deze app installeert ransomware op Android-toestellen. 

In 5 stappen veilig thuiswerken met de juiste ICT tools

Veel bedrijven onderschatten de mogelijkheid en ernst van een cyberaanval. Ze vergeten dat één enkele aanval soms al genoeg is om een heel bedrijf te ontwrichten. Je kunt deze vijf stappen als uitgangspunt nemen om de beveiligingsrisico’s aan te pakken en een sterk ICT-beleid neer te zetten. 

1. Bescherm het thuis- en bedrijfsnetwerk met endpoint protection

Endpoint protection software: Deze software beschermt netwerkservers en apparaten van eindgebruikers, zoals laptops, desktops en mobiele telefoons, door malware en kwaadaardig verkeer te detecteren en te blokkeren. De tool scant zowel bestanden die het netwerk binnenkomen als bestanden die worden gedownload op individuele apparaten.

Endpoint security verschaft antivirus bescherming, geïntegreerde firewalls, e-mail gateways, web browsing beveiliging, encryptie, patch management en gecentraliseerd endpoint management om de beveiliging van het netwerk en het apparaat te garanderen. 

De populairste* endpoint beveiligingssoftware-oplossingen op Capterra met de meeste reviews zijn: Malwarebytes, McAfee Endpoint Security, Avast Business Anti Virus, Kaspersky Endpoint Security, ESET Endpoint Security

endpoint protection tool
Een kijkje in het dashboard van Avast Business (bron)

2. Bescherm je bedrijfsgegevens met een Virtual Private Network (VPN)

Virtuele particuliere netwerken (VPN’s) beveiligen de online activiteiten van je medewerkers door de gegevens die naar webservers worden verzonden te versleutelen. Zonder een VPN zijn de gegevens die via het internet worden verzonden openbaar en kwetsbaar voor hacking. 

Maak VPN verplicht wanneer medewerkers op afstand toegang hebben tot het intranet, vertrouwelijke bedrijfsinformatie, klantgegevens of andere interne toepassingen. 

De populairste* VPN’s op Capterra met de meeste reviews zijn: Cisco Anyconnect, Tunnelbear, Forticlient, Express VPN, OpenVPN Access Server

VPN om gegevens te beschermen
Dashboard van FortiClient (bron)

3. Gebruik multifactor authenticatie voor een solide wachtwoordbeleid

Uit eerder onderzoek tijdens de intelligente lockdown bleek dat 56% van de MKB-medewerkers geen veilige lange wachtwoorden met minimaal 8 tot 16 tekens gebruikt. Bovendien bewaart 19% hun wachtwoorden nog in hun browsergeheugen of schrijft ze op papier. Hier bestaan wachtwoordmanagers voor, een soort digitale kluizen waar alle wachtwoorden die toegang geven tot bedrijfsapplicaties in kunnen worden opgeslagen. Medewerkers hoeven alleen in te loggen op de account van de wachtwoordbeheerder en deze vult vervolgens automatisch de inloggegevens van al je apps en bedrijfsaccounts in. Nu hoeven medewerkers alleen maar het wachtwoord van de wachtwoordmanager te onthouden. Bovendien helpt het programma bij het aanmaken van sterke nieuwe wachtwoorden. 

Het is aan te raden om een wachtwoordmanager met multifactor authenticatie (2FA) te kiezen. Multifactor authenticatiesoftware biedt een extra beveiligingslaag door medewerkers te verplichten om naast een wachtwoord ook gebruik te maken van een (tweede) code of biometrische gegevens om in te loggen op hun account. De identiteit van de gebruiker wordt bevestigd met push notificaties, een token of code naar de mobiele telefoon, terugbellen of andere methoden. Authenticatietools zijn betaalbaarder en eenvoudig te implementeren. 

De populairste* wachtwoordmanagers met multifactor authenticatie op Capterra met de meeste reviews zijn: LastPass for Business, Okta, JumpCloud Directory-as-a-Service, ADSelfService Plus, Avatier Identity Anywhere.

multifactor authenticatie Jumplcloud
MFA van JumpCloud (bron)

4. Leg de gedragsregels vast in een Acceptable Use Policy en een BYOD

Om er voor te zorgen dat medewerkers zich als veilige internetgebruikers gedragen en de regels voor veilig thuiswerken opvolgen kun je een Acceptable Use Policy (AUP) opstellen. Hierin bepaal je welk online gedrag toegestaan is en welke activiteiten verboden zijn op het bedrijfsnetwerk.

Een AUP bevat richtlijnen over de behandeling van gevoelige gegevens en heeft betrekking op alle IT-systemen in je bedrijf zoals: 

  • Computer hardware
  • Mobiele and IoT-apparatuur
  • Software applicaties
  • Internet and Wi-Fi

Een AUP heeft ook betrekking op privé- apparatuur. Uit onderzoek van Capterra tijdens de lockdown bleek dat bijna de helft (46%) van de thuiswerkers in ons land op privé-apparatuur aan het werk was. Slechts 43% had anti-virus software geïnstalleerd en maar 37% voerde regelmatig software-updates uit. In een BYOD-beleid bepaal je óf en hoe privé-apparatuur als computers, tablets of smartphones voor zakelijke doeleinden gebruikt mogen worden. Een BYOD-beleid bevat bijvoorbeeld afspraken over het gebruik van het apparaat, de beveiliging, de aansprakelijkheid, toegestane modellen en support. Het doel van een AUP en een BYOD is medewerkers bewust maken van de risico’s die gepaard gaan met het gebruik van eigen apparatuur en het beleid handhaven.

5. Informeer medewerkers en stuur reminders over veilig thuiswerken

Ontwikkel een ict-beleid dat alleen de meest waarschijnlijke risico’s beslaat en duidelijke richtlijnen geeft. Zorg er ook voor dat het geen ellenlang document wordt vol met juridische en technische taal. Je wilt dat je medewerkers het ook echt lezen en toepassen, en niet alleen snel tekenen en vergeten. Informeer medewerkers over veiligheidsrisico’s en voorzorgsmaatregelen. Stuur wekelijks of tweewekelijks een e-mail met de best practices voor veilig thuiswerken die werknemers kunnen volgen. 

Naast de implementatie van de hierboven besproken tools zijn hier nog enkele richtlijnen die je met je medewerkers kunt delen:

  • Voer software-updates op tijd uit. Stimuleer medewerkers om hun systemen te updaten zodra er een update beschikbaar is en vermijd het gebruik van de “snooze” of “herinner me later” optie. Gebruik bijvoorbeeld patch management tools om regelmatig updates te sturen naar apparaten die zijn aangesloten op het bedrijfsnetwerk.
  • Train medewerkers in het herkennen van phishingmails en -berichten. Je kunt valse phishing-e-mails versturen om te testen hoe waakzaam je medewerkers zijn. Gebruik e-learnings of andere online leermiddelen om de kennis van medewerkers aan te vullen.   
  • Beperk het downloaden van shadow-IT (toepassingen van derden). Apps van derden die niet tot de standaard bedrijfsapplicaties behoren kunnen leiden tot potentiële veiligheidsproblemen als malware-aanvallen. Maak het voor medewerkers verplicht om hun managers toestemming te vragen voordat ze applicaties van derden installeren (via een google form bijvoorbeeld).
  • Maak geen verbinding met onbeveiligde openbare Wi-Fi-netwerken: Medewerkers op afstand loggen vaak in op hun zakelijke computer of bedrijfsapplicaties via openbare Wi-Fi-netwerken. Deze netwerken zijn niet versleuteld en kunnen zakelijke gegevens blootstellen aan hackers. Adviseer uw medewerkers om persoonlijke hotspots te gebruiken in plaats van verbinding te maken met onbeveiligde openbare Wi-Fi-netwerken.
En nu? Bekijk onze catalogus met endpoint protection software om de juiste tool te vinden

Selectieciteria voor de populaiste tools

* Met ‘populairste’ worden de 5 best beoordeelde softwareproducten bedoeld met de meeste reviews. De producten staan in volgorde van meeste reviews.

Free trial VPN software: The best 4 tools for your SME

free trial VPN software

Since the beginning of the COVID-19 pandemic, there has been an increase in the number of employees working remotely. And, according to Gartner, 82% of company leaders plan to allow employees to work remotely the rest of the time.

free trial VPN software

As remote working increases, your company will need an extra layer of security to ensure that employees are protected against cyber attacks. Simply put, this is because increased numbers of people are working from home and connecting to their companies’ servers remotely.

However, such connections are not always as secure as you might think, which means that an additional layer of security is always beneficial – especially for SMEs which may not have all of the cyber threat management systems in place as big corporations.

The benefits of a VPN

Virtual Private Network or VPN software encrypts the information that is sent back and forth over the internet between businesses and remote workers so that it is as though you are communicating on a private network.

Below we have prepared a list of four free trial VPN software on the market. This way, small and medium business owners can try out a trial version before making the decision of whether or not invest in the full version.

These are the four most popular free trial VPN software solutions in GetApp’s directory chosen by:

  • Offer VPN Free Trial
  • Rated 4+ stars by users on GetApp UK
  • Most number of reviews on GetApp UK
  • High search volume in the UK
  1. ExpressVPN

ExpressVPN allows users to access sites and documents that might be otherwise blocked to them if they access the internet via a public network. This particular app makes use of split tunnelling, a function that means you can route a specific device’s traffic through a VPN, something that offers a high level of cybersecurity.

Furthermore, ExpressVPN hides traffic data which includes DNS queries, browsing activity and other types of logs. In short, this is a good app if you want your staff to enjoy full anonymity when they are connected to the internet.

expressVPN free trial vpn

What’s more, the tool supports multiple languages, including English, Spanish, Korean, French and Italian, among others. 

  • Overall rating – 4.5/5 
  • Value for money rating – 4.3/5
  • Ease of use rating – 4.6/5
  • Worth knowing – Suited to medium and large enterprises

Read more

  1. PureVPN

One of the great things about PureVPN is that it is designed for both SMEs and individual usage. The app is quite easy to get going with, even if you consider yourself to be something of a technophobe. After the free trial, it works on a month-by-month subscription basis per user.

purevpn free trial vpn

PureVPN is a perfectly reliable VPN for SMEs but it already has a great reputation among gamers who use it to interact with one another without revealing unwanted data. According to some of their high data demands, PureVPN can drop out from time-to-time but it is fast to re-establish itself.

Although there are cheaper options, this VPN service will allow you to use it on several different devices which makes it handy for households with more than one employee or even small satellite offices.

  • Overall rating – 4.4/5
  • Value for money rating – 4.3/5
  • Ease of use rating – 4.5/5
  • Worth knowing – 12-month accounts are considerably cheaper starting at $49.95 per annum (around £40)

Read more

  1. Norton Secure VPN

If you are looking for protection from passwords or bank account details, then this VPN provider will do the job.

norton vpn software free trial vpn

It will also protect credit card information as well as safeguarding staff from malware and other malicious hacking attempts. For people on the go, it will also allow the manual selection of locations and even hide an IP address to back this up.

  • Overall rating – 4.3/5
  • Value for money rating – 4.1/5
  • Ease of use rating – 4.5/5
  • Worth knowing – A good option if you connect to unsecured (public) networks

Read more

  1. Pangeo

Is proxy VPN service, which means that internet traffic is routed via a proxy network to keep it out of potential attackers.  Pangeo is a browser-based plug-in so you will need to download it with a compatible browser.pangeo vpn free trial vpn

The VPN service will allow you to emulate mobile devices or internet TVs completely anonymously even if you connect via an unsecured network. As such, it is handy for people who move around a lot for their work.

One of the key features with this VPN service is that it allows users to adjust their geolocation data. This can be handy in certain circumstances when you don’t want data to be captured about you or reveal where you might be in the world. One drawback is that Pangeo comes with no kill switch which can be a minor frustration at times.

  • Overall rating – 5/5
  • Value for money rating – 5/5
  • Ease of use rating – 5/5
  • Worth knowing – It doesn’t offer pricing plans for a longer-term commitment

Read more

Want to know more? Check out our catalogue of VPN software to discover more products.

Covid-19 leidt tot versnelde digitalisering van het mkb – een wereldwijd onderzoek 

digitalisering mkb bedrijven wereldwijd

COVID-19 heeft de digitale transformatie van bedrijven wereldwijd versneld. Zo heeft 48% van de ondervraagde mkb-bedrijven wereldwijd software moeten installeren om hun bedrijf draaiende te houden tijdens de crisis, blijkt uit onderzoek van Capterra. Deze versnelling kwam voor veel bedrijven echter onder druk tot uitvoer. De vraag is of bedrijven opvolging blijven geven aan de in gang gezette digitalisering en wat hun verwachtingen zijn over de toekomst van hun bedrijf.

digitalisering mkb bedrijven wereldwijd

We hebben daarom een enquête gehouden onder 2904 medewerkers en managers van kleine en middelgrote bedrijven in Australië, Brazilië, Frankrijk, Duitsland, Italië, Nederland, Spanje en het Verenigd Koninkrijk. Voor dit artikel hebben we de antwoorden van 2141 managers, senior managers, executive managers en eigenaren gebruikt. De volledige methodologie wordt onderaan het artikel beschreven. We vroegen hen o.a.:

  • Of bedrijven voorbereid waren op een eventuele crisis;
  • Welke maatregelen ze hebben genomen;
  • Of bedrijven verwachten de crisis te overleven;
  • Waar hun prioriteiten liggen voor de toekomst;
  • Hoe ver bedrijven zijn in het onderzoeken van hun technologische behoeften.

53% van de bedrijven had geen bedrijfscontinuïteitsplan

Business continuity management is volgens de definitie van Gartner: “Een plan waarin wordt beschreven hoe bedrijven het herstel van het volledige bedrijfsproces moeten aanpakken. Dit omvat een plan voor werkruimten, telefoons, werkstations, servers, applicaties, netwerkverbindingen en andere middelen die nodig zijn in het bedrijfsproces.”

De wereld, inclusief het bedrijfsleven, werd totaal verrast door de coronacrisis. Op de vraag of ze vóór de crisis een continuïteitsplan hadden, antwoordde 53% dat niet te hebben of niet te weten. In Nederland had 36% geen continuïteitsplan, 47% wel en 17% wist het niet.

bedrijfscontinuïteitsplan

Het niet hebben van een bedrijfscontinuïteitsplan kan tot grote verliezen leiden en zelfs tot sluiting van een bedrijf. COVID-19 is een onvoorspelbare crisis en daarom is het belangrijker dan ooit om een noodplan te hebben. 

Auteur Nassim Nicholas Taleb heeft het over ‘de theorie van de zwarte zwaan’. Deze theorie beschrijft de extreme impact van zeldzame en onvoorspelbare externe gebeurtenissen en hoe bedrijven hier niet op voorbereid kunnen zijn.

Als je over een plan beschikt waarmee je je kunt voorbereiden op het ongeplande, kan dat je veel tijd en geld besparen en uiteindelijk zelfs de toekomst van je bedrijf redden. 

De voordelen van een bedrijfscontinuïteitsplan

  • Je kunt sneller op de gebeurtenis reageren
  • Je hebt minder tijd nodig om de kritieke functies te herstellen
  • Je kunt voorkomen dat er in de beginstadia verkeerde beslissingen worden genomen
  • Je beschikt over een goed werkende communicatiestroom met medewerkers en essentiële mensen tijdens de crisis
Software voor bedrijfscontinuïteit zoals doorlopende back-up, versleuteling en dataopslag kan helpen om je bedrijf voor te bereiden op een onverwachte crisis of een cyberaanval.

Bedrijven gingen massaal digitaal ondernemen

Om in de huidige situatie toch aan het werk te blijven, heeft 46% van de ondervraagde organisaties wereldwijd gezocht naar digitale oplossingen om hun producten of diensten te verkopen

Andere aanpassingen die bedrijven hebben overwogen of doorgevoerd zijn bijvoorbeeld het aanbieden van een afhaalsysteem (14%) of levering (30%).  

Om deze veranderingen mogelijk te maken moesten medewerkers andere taken op zich nemen dan normaal. 49% van de medewerkers wereldwijd heeft tijdelijk andere functies moeten vervullen binnen hun organisatie. 15% heeft zelfs permanent een andere functie gekregen. 

61% van de bedrijven denkt het niet langer dan 6 maanden vol te houden

Doordat de crisis onverwacht kwam waren weinig bedrijven voorbereid. Daarom moesten ze stante pede belangrijke beslissingen nemen, zonder rekening te kunnen houden met de lange termijn. 

Meer dan 61% van de ondervraagde bedrijven denkt het onder de huidige omstandigheden niet langer dan zes maanden vol te houden. 

De EU en lokale overheden bieden financiële steun om bedrijven te helpen de verliezen als gevolg van de pandemie te compenseren. Voor sommige bedrijven zijn die verliezen echter te groot en zij zullen de deuren moeten sluiten.

Voortsbestaan bedrijven

Franse, Spaanse en Italiaanse mkb-bedrijven blijken er het slechts voor te staan. Respectievelijk 72% en 69% geeft aan dat ze het niet langer dan 6 maanden vol kunnen houden zonder overheidssteun, respectievelijk 35% en 30% zelfs niet meer dan 3 maanden.

Verwachting overleven bedrijven

In Nederland, het Verenigd Koninkrijk en Brazilië ligt het gemiddelde percentage bedrijven dat verwacht het in de huidige economische situatie langer dan 6 maanden uit te houden of zelfs langer dan een jaar een stuk hoger dan in landen als Frankrijk, Italië en Spanje.

Op de korte termijn zijn kleine bedrijven het kwetsbaarst. Uit de cijfers van Nederland blijkt hoe kleiner het bedrijf hoe groter het risico op faillissement. 

Waar liggen de prioriteiten voor de toekomst nu?

De overstap naar digitaal heeft nu niet de hoogste prioriteit in het mkb.

Gartner definieert digitale transformatie als volgt: “Alles van IT-modernisering (bijvoorbeeld de overstap naar cloud computing) tot digitale optimalisatie tot het uitvinden van nieuwe digitale businessmodellen.”

Het onderzoek liet zien dat bedrijven hun aanbod wel aanpassen als reactie op COVID-19, maar uit de resultaten van het onderzoek blijkt dat een verdere verschuiving naar digitaal niet de hoogste prioriteit heeft op de korte termijn. 

Wanneer wordt gevraagd naar het belang dat wordt gehecht aan diverse aspecten, zoals de productiviteit van medewerkers, brand image of het vasthouden van klanten op de korte termijn, heeft de overstap naar digitale activiteiten bij respondenten in Australië, Brazilië, Frankrijk en Spanje de laagste prioriteit. 

digitalisering tijdens Covid-19

Voor de meeste landen, waaronder ook ons land, heeft het behoud van de productiviteit van medewerkers en het behouden van klanten nu de hoogste prioriteit. 

Prioriteiten mkb medewerkers behouden

Een andere hoofdzaak is het opvolgen van de richtlijnen voor social distancing en de anderhalvemetersamenleving. In landen als Brazilië (92%) en het Verenigd Koninkrijk (88%) heeft dit de hoogste prioriteit op dit moment. Ook in ons land wordt hier nu veel aandacht aan besteed. 72% vindt dit belangrijk tot heel belangrijk. Het belangrijkste voor de ondervraagde bedrijven in ons land nu is het behouden van de productiviteit van medewerkers, het vasthouden van klanten en medewerkers behouden.

Maatregelen op het gebied van gezondheid en veiligheid zijn al sinds het begin van de crisis een hoofdzaak voor 64% van de respondenten.

Een andere hoofdzaak was het implementeren van beleid om mensen thuis te laten werken (58%). Toen bedrijven dat beleid eenmaal hadden geregeld, moesten ze daarna zo snel mogelijk de software implementeren om de grootste verstoring te voorkomen en om hun medewerkers zoveel mogelijk vast te houden en te motiveren.

48% van de bedrijven was niet van plan om in software te investeren en heeft dat sinds het begin van de crisis wel gedaan

Bijna de helft van de onderzochte bedrijven heeft sinds het begin van de crisis in software geïnvesteerd. Brazilië (55%), Spanje (55%) en Italië (52%) waren de drie landen met de meeste mkb-bedrijven die door de coronacrisis in software moesten investeren. Nederland ligt met 46% rond het gemiddelde. Duitsland (38%) en Frankrijk (39%) hebben minder geïnvesteerd. 

Slechts 34% van de bedrijfsleiders gaf aan dat ze alle benodigde software al in huis hadden. Vooral Duitsland, met bijna de helft van de bedrijven (49%) die aangeeft dat ze geen nieuwe software hebben moeten aankopen, lijkt het meest digitaal voorbereid te zijn geweest.  

Het soort software dat is aangeschaft varieert. 35% van de bedrijven had nieuwe software nodig voor teamwork en 20% voor interne processen. Remote desktop software, videoconferentie– en live chat software waren de drie typen software die het meest werden aangeschaft of overwogen in reactie op COVID-19.

Softare aankopen tijdens Covid-19

In de top drie van Nederland staat remote desktop software ook op één en live chat software op twee. Op de derde plaats staat project management software. Wat opvalt is dat Australië (19%) en Nederland (28%) minder videoconferentiesoftware hebben moeten aanschaffen dan landen als  Brazilië (48%) en Duitsland (48%).  Waarschijnlijk hadden meer bedrijven programma’s voor werken op afstand al in huis omdat er voor de crisis al regelmatig thuis werd gewerkt. 

Technolgische innovatie na COVID-19: de juiste technologische keuze maken

Door het gebrek aan een bedrijfscontinuïteitsplan zagen de meeste kleine en middelgrote bedrijven in de enquête zich gedwongen om zonder voorafgaand plan in software en nieuwe digitale processen en bedrijfsmodellen te investeren. Daarbij werd er vooral gekeken naar prijs (49%), gebruiksgemak (46%) en of er een gratis proefversie (40%) beschikbaar was. 

Er werd echter ook heel veel gekeken naar reviews (37%) en de ervaringen van zakelijke gebruikers op social media (20%). Besluitvormers zoeken hulp bij het kiezen van de juiste software. Uit het onderzoek komt ook naar voren dat een derde van de beslissers in het mkb zich nog in de interessefase bevindt: ze weten welke technologie ze nodig hebben, maar moeten nog onderzoeken welke producten aansluiten bij hun specifieke zakelijke behoeften. 

hoe ver is mkb in aankoopproces voor technologie

Als we kijken naar het verschil in het belang dat aan reviews wordt gehecht, waren er significante verschillen tussen de landen. Van de Europese landen in dit onderzoek en Brazilië vindt respectievelijk 39% en 45% reviews nuttig bij het nemen van beslissingen over een software-aankoop. In Australië vindt echter slechts 18% reviews nuttig bij het zoeken naar software en is gebruiksgemak de beslissende factor (22%). In ons land vindt 38% van de ondervraagde organisaties reviews een nuttig hulpmiddel bij het selecteren van software.

Eigenlijk zou iedereen die software wil kopen, reviews moeten bekijken. Reviews van derden geven inzicht in de software-ervaring van gebruikers en wijzen je op details die juist zo belangrijk kunnen zijn. 

Neem software op in je bedrijfsstrategie voor de toekomst

Zoals gezegd heeft de coronacrisis grote gevolgen gehad voor bedrijven. Sommige hebben snel softwarebeslissingen moeten nemen om problemen op de korte termijn op te lossen. Nu de maatregelen worden versoepeld en medewerkers weer langzaam naar kantoor komen, moeten bedrijven gaan nadenken over een strategie voor de langere termijn.

Volgens Gartner moet de reactie op de COVID-19-crisis uit drie hoofdstappen bestaan: 

  • Reageren: Maatregelen zijn er in de eerst plaats op gericht het bedrijf op de korte termijn draaiende te houden als een snelle reactie op een crisis.
  • Herstellen: Een meer gecoördineerde aanpak om de activiteiten te stabiliseren. Denk hierbij aan het maken van specifieke plannen om het bedrijf weer op hetzelfde peil te krijgen als vóór de crisis en het bekijken van de beschikbare middelen om dit te realiseren.
  • Hernieuwen: Leren van de ervaring en werken aan veerkracht voor de toekomst is volgens Gartner van levensbelang.

Veel bedrijven hebben door de crisis geld verloren of zelfs hun deuren moeten sluiten. Bedrijven die leren van het verleden, kunnen inventariseren welke fouten er tijdens een crisis zijn gemaakt en op basis daarvan een gedegen noodplan opstellen voor het geval er zich een nieuwe crisis aandient. 

Ben je op zoek naar samenwerkingssoftware, bekijk dan onze online softwaregids.

*Onderzoeksmethodologie

Om de data voor dit rapport te verzamelen hebben we in de laatste week van mei 2020 een enquête gehouden onder 2904 respondenten bestaande uit medewerkers en managers van kleine en middelgrote bedrijven tot 250 medewerkers uit verschillende branches in Australië, Brazilië, Frankrijk, Duitsland, Italië, Nederland, Spanje en het Verenigd Koninkrijk.