Wie finde ich die passende Videokonferenzsoftware? Eine Checkliste

Checkliste Videokonferenzsoftware

Checkliste Videokonferenzsoftware

In den meisten Startups gehört Videokonferenzsoftware inzwischen zur Standardausstattung. Auch in der Kundenkommunikation ist sie ein gern genutztes Tool.

Wer sie neu einführen oder auf eine andere Videokonferenzsoftware umstellen möchte, steht aber vor einer Herausforderung: Wie skaliere und organisiere ich meine Lösung richtig? Natürlich kann man einfach mit einer Anwendung wie Skype anfangen und die kostenlosen Konferenzschaltungen verwenden. Aber mal ehrlich, die Probleme mit Sicherheit, Verlässlichkeit und Abrechnung hat man dabei immer im Hinterkopf. Bei einer kostenpflichtigen Anschaffung wiederum sollte man unbedingt das Wachstum des eigenen Unternehmens mit in die Überlegungen einbeziehen. Als Ausgangspunkt für die Suche haben wir eine Checkliste zusammengestellt, mit der sich die passende Lösung finden lassen sollte.

Erwartungen an VideokonferenzsystemeGrundlegende Überlegungen zu VideokonferenzsystemeGrundlegende Funktionen von Videokonferenzsysteme

Weitere Informationen

Du brauchst noch weitere Informationen oder hast noch Fragen? Wir haben in unserem Blog bereits Informationen zu Videokonferenzsoftware zusammengetragen. Schau dich hier mal um:

Überwachung von Skype-Gesprächen

Beliebte Skype-Alternativen

Der Unterschied zwischen Skype und Skype for Business

Auch nützlich: Eine umfassende Liste mit Alternativen sowie die Möglichkeit, nach verschiedenen Filtern zu sortieren und mehrere Lösungen miteinander vergleichen zu lassen, findest du in unserer Liste mit Videokonferenzsoftware.

 

Skype Monitoring: sollten Skype-Gespräche überwacht werden?

Skype monitoring

Skype monitoring

Die Zeiten, in denen die orwellsche Vorstellung vom Überwachen der Nachrichten am Arbeitsplatz noch eine vage Zukunftsversion waren, sind lange vorbei. Jetzt stellt sich vielmehr die Frage, in welchem Umfang und wie oft es geschieht. Als Arbeitgeber fragst du dich, ob du deine Mitarbeiter überwachen solltest und ob das überhaupt möglich ist; als Angestellter fragst du dich, wie gut du Acht geben solltest. Diese Fragen ranken sich logischerweise um den zentralen Punkt im Büro, über den immer mehr Unterhaltungen geführt werden: die Plattformen für Unternehmenskommunikation

Skype zählt zu den beliebtesten Softwarelösungen für internetbasierte Multi-Channel-Kommunikation, auch wenn es mittlerweile eine Fülle anderer Unternehmenskommunikations-Apps gibt, wie Slack und Stride (ehemals HipChat). Natürlich kommt in diesem Zusammenhang immer wieder die Frage auf, ob das Überwachen von Skype-Gesprächen möglich und wie wahrscheinlich es ist.

Egal ob dein kleines Start-Up-Unternehmen Skype für Unterhaltungen mit den Kollegen nutzt, oder ob deine große Firma Skype for Business nutzt, um an Video-Konferenzen teilzunehmen oder sie zu veranstalten – das Überwachen von Skype-Gesprächen ist ein Thema, das sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer umtreibt.

Überlegst du, die Skype-Gespräche deiner Angestellten in Zukunft zu überwachen, bist aber nicht sicher, ob das möglich ist? Wir werden im Folgenden auf einige der Faktoren eingehen, die es zu bedenken gilt, bevor man eine Entscheidung fällt. Doch hier zunächst eine kurze Zusammenfassung der unterschiedlichen Varianten von Skype:

  • Skype ist eine kostenlose Kommunikations- und VoIP-Software für Privatleute und Unternehmen mit bis zu 25 Mitarbeitern (so lautet die Empfehlung von Microsoft).
  • Skype for Business ist das Angebot von Skype für Unternehmen. Der Vorläufer von Skype for Business war Lync, Microsofts Chat-Tool für Unternehmen. 2011 wurde Skype von Microsoft übernommen, und 2014 taufte Microsoft seine Anwendung Lync in Skype for Business um. Derzeit gibt es zwei Versionen:
    • Skype for Business Online ist die Cloud-basierte Version und in bestimmten Paketen von enthalten.
    • Skype for Business Server ist die lokale Variante, die auf den firmeneigenen Servern läuft und für große Unternehmen und Institutionen konzipiert wurde.
    • Microsoft hat 2016 mit außerdem eine kostenlose webbasierte Anwendung für kleine Teams an den Start gebracht. Sie ist bisher allerdings nur in den USA erhältlich, soll an dieser Stelle aber kurz erwähnt werden, falls sie in Zukunft auch auf dem deutschsprachigen Markt verfügbar ist.

Ist Skype sicher?

Das Wichtigste zuerst – natürlich will man wissen, welche Sicherheitsstandards Skype bietet, damit man als Unternehmen seine Mitarbeiter (und deren Gespräche) schützen kann. Da es sich bei Skype und Skype for Business tatsächlich um zwei verschiedene Anwendungen handelt, bieten sie auch recht unterschiedliche Sicherheitsstandards und Funktionen.

Als Tool, das für den Privatanwender gedacht ist, verschlüsselt Skype alle Gespräche zwischen Skype-Nutzern. Alle Sofortnachrichten, Video- und Sprachanrufe sowie Datenübertragungen werden mittels 256 Bit AES-Verschlüsselung geschützt – ein Industriestandard, den auch die US-Regierung zum Schutz vertraulicher Daten verwendet.

Bei Anrufen von Skype aufs Festnetz oder aufs Handy über das öffentlich vermittelte Telefonnetzwerk (PTSN) wird das Gespräch nur aufseiten von Skype verschlüsselt. In den Einstellungen der Privatsphäre kann man auswählen, wer die Profil-Informationen sehen darf, seinen Gesprächsverlauf verwalten und Kontakte blockieren.

Skype for Business zielt mehr auf große Unternehmen mit strikten Compliance-Bestimmungen ab und bietet dementsprechend erweiterte Sicherheitsstandards als die Privatnutzer-Variante.

Skype for Business Online verfügt über denselben Sicherheitsstandard wie alle Cloud-Anwendungen in Microsoft Office 365. Dazu gehören u. a. die Verschlüsselung sowohl im Ruhezustand als auch während der Übermittlung, Threat Management und Sicherheitsüberwachung.

Skype for Business Server bietet die gleichen Sicherheitsfeatures – und zudem noch einige weitere. Dazu zählen Sicherheitsoptionen hinsichtlich des Servers, z. B. ein zentraler Verwaltungsspeicher, Server-to-Server-Authentifizierung, rollenbasierte Zugriffssteuerung sowie Planungs- und Entwurfs-Tools.

Kann man die Skype-Nutzung überwachen?

Ja – sowohl Skype als auch Skype for Business bieten verschiedene Überwachungsmöglichkeiten.

Skype Manager ist das zentrale Verwaltungstool von Skype. Es ermöglicht einem Unternehmen, verschiedene Informationen über die Skype-Nutzung zu erhalten: Erfasst werden Uhrzeit, Datum, Dauer und Empfänger der Anrufe und Chats. Hier erhalten die Administratoren Einblick in die Aktivitäten der Gruppenmitglieder, können auf die oben genannten Daten aber nur mit dem Einverständnis der Mitglieder zugreifen. Fehlt dieses, können die Administratoren lediglich den Guthabenstand der Gruppenmitglieder überprüfen.

Was Skype for Business betrifft, so sind die Überwachungsmöglichkeiten deutlich umfassender, um den gesteigerten Bedürfnissen größerer Betriebe und Konzerne zu entsprechen.

Skype for Business Online speichert die Daten auf den Servern von Microsoft, was bedeutet, dass man das System vermutlich weniger streng überwachen muss, als wenn man seine eigenen Server nutzt. Zu den Überwachungsfunktionen von gehören die Erfassung der Daten und Berichte über Peer-to-Peer-Aktivitäten, die Aktivitäten der Konferenzteilnehmer, „verwendete Clients“ und „blockierte Benutzer“. Zudem bietet es die Möglichkeit, das Dashboard zur Qualitätssicherung der Anrufe zu aktivieren.

Das Überwachen von Anrufen über Skype for Business Server geschieht meist aus Gründen der Qualitätssicherung. Microsoft führt einen durch die erforderlichen Schritte zum Einrichten der Überwachungsdienste hindurch. Ähnlich wie die Cloud-Version bietet auch Skype for Business Server Kurzberichte über die Peer-to-Peer-Aktivität. Sie stellen ähnliche Daten bereit wie die Berichte in Skype Manager, gehen aber mehr ins Detail. Die Funktion zur Aufzeichnung von Kommunikationsdatensätzen ermöglicht zudem, die Nutzungs- und Diagnoseinformationen über alle Arten von Peer-to-Peer-Aktivitäten (wie Chats, Datenübermittlung und Internettelefonie) über Skype for Business Server abzurufen.

Wo werden die Skype-Gespräche gespeichert?

Wenn du Skype benutzt, werden deine Gespräche für einen begrenzten Zeitraum auf deiner Festplatte gespeichert. Sowohl bei Windows als auch bei Mac kann nur über einen Ordner auf deiner Festplatte auf diese Gespräche zugegriffen werden, wobei Skype die letzten 30 Tage deines Gesprächsverlaufs auch in der Cloud speichert, sodass man seine aktuellsten Gespräche auch dann sehen kann, wenn man sich auf einem anderen Gerät einloggt.

Skype for Business Online speichert Gespräche ausschließlich in einem Microsoft Exchange Ordner, zum großen Unmut vieler Nutzer. Dieser Ordner heißt „aufgezeichnete Unterhaltungen“, und wenn dein Unternehmen Microsoft Outlook verwendet, kannst du ihn dir dort lassen. Das größte Problem für den Arbeitgeber besteht hier darin, dass die Angestellten das Speichern des Unterhaltungsverlaufs in Outlook umkehrt auch desaktivieren können (und somit gar keine Unterhaltungen aufgezeichnet werden).

Die einzige Möglichkeit, den Unterhaltungsverlauf außerhalb des Exchange-Ordners zu speichern, besteht darin, Skype for Business Server zu benutzen. Dabei werden die Unterhaltungen lokal auf dem Server des Unternehmens gespeichert, wodurch es einfacher ist, auch den Gesprächsverlauf von Mitarbeitern nachzuvollziehen, die mit Mobilgeräten auf Skype for Business zugreifen. Hier wird beschrieben (bisher nur auf Englisch), wie die Einstellungen für Mobilgeräte konfiguriert werden können.

Was sagt das Gesetz über das Überwachen von Skype-Gesprächen?

Angesichts der oben aufgeführten Features ist klar, dass Skype for Business mehr Möglichkeiten bietet, die Nutzung von Skype zu überwachen als die Variante für Privatnutzer (und bei Skype for Business Server gibt es verständlicherweise noch mehr Überwachungsoptionen als bei Online).

Bei der herkömmlichen Skype-Variante sind das Überwachen von Gesprächen und der Zugang zum Unterhaltungsverlauf nicht explizit vorgesehen; es gibt allerdings Tools von Drittanbietern, die in der Lage sein sollen, Chats und Anrufe aufzuzeichnen. Wer in seinem Unternehmen Skype benutzt, bräuchte theoretisch Zugriff auf das physische Gerät seines Mitarbeiters, um dessen Unterhaltungsverlauf einsehen zu können.

Bei Skype for Business gibt es mehr Möglichkeiten, die Gespräche zu überwachen und gesprächsrelevante Daten anzufordern und einzusehen, ohne Zugriff auf das Gerät zu haben. Die Sache hat nur einen Haken: die gesetzlichen Vorschriften.

Technisch gesehen ist es also durchaus möglich, Skype-Gespräche zu überwachen, aber ob es auch legal ist, hängt von den jeweiligen Richtlinien deines Unternehmens und von den Gesetzen zum Schutz des Persönlichkeitsrechts der Arbeitnehmer ab. Die privaten Benutzerrechte gelten beim Überwachen der Unternehmenskommunikation oftmals nur eingeschränkt – vorausgesetzt deine Firma stellt und verwaltet sämtliche für die Kommunikation verwendeten Geräte sowie das Netzwerk. Eine gute Zusammenfassung der Persönlichkeitsrechte von Arbeitnehmern ist hier zu finden. Der Schlüssel liegt darin, die Mitarbeiter zum einen darüber zu informieren, dass ihre Gespräche potenziell überwacht werden können, und sich zum anderen zu vergewissern, dass man weder gegen offizielle Rechtsvorschriften noch gegen interne Betriebsvereinbarungen verstößt.

Wer die Unterhaltungen seiner Mitarbeiter über Skype regelmäßig überwachen muss (oder möchte), ist mit Skype for Business Online oder Skype for Business Server besser beraten. Wichtig ist nur, darauf zu achten, dabei die Grenzen der rechtlichen Bestimmungen nicht zu überschreiten.

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