Entretien en ligne : astuces pour employeurs et recruteurs

entretien à distance

entretien à distance

Depuis le début de la crise sanitaire, nous vivons tous un peu différemment. Cette situation inédite se traduit par des incertitudes accrues pour les entreprises, surtout concernant le recrutement. Cependant, pour celles qui continuent ou se remettent à embaucher, les outils technologiques viennent à leur rescousse. Des outils tels que les logiciels d’entretien vidéo permettent de limiter les risques de transmission du virus grâce à la tenue d’un entretien en ligne.

Utiliser la technologie pour poursuivre le recrutement

Si de nombreuses organisations ont déjà mis en place des plans d’urgence pour gérer la situation dans les mois à venir, les PME se heurtent à une incertitude que les professionnels de tous niveaux apprennent à gérer au jour le jour.

Bien entendu, la décision de poursuivre le recrutement dépend de nombreux facteurs : le secteur d’activité, la nature de l’entreprise et l’évolution de la demande en période de crise sanitaire. Cela dit, il est évident que l’utilisation de technologies dédiées aura un impact durable sur le recrutement. Les entretiens à distance font appel à des outils audiovisuels qui peuvent être utilisés où que vous vous trouviez.

Les avantages de l’entretien en ligne

Les solutions qui facilitent le recrutement à distance proposent de nombreux avantages en comparaison avec les entretiens en personne :

  • Le candidat n’a pas à se déplacer et gagne ainsi du temps.
  • Le candidat se trouve dans un lieu familier, ce qui réduit le stress.
  • L’entretien peut être enregistré et partagé plus tard avec d’autres parties prenantes.
  • La liste de candidats peut être étendue pour inclure ceux qui vivent loin du siège de l’entreprise.

Les entretiens vidéo peuvent être menés de bien des façons. En voici trois exemples :

  1. Vidéo en direct : semblable à la visioconférence.
  2. Enregistrement : le recruteur envoie une ou plusieurs questions au candidat qui enregistre ensuite ses réponses au format vidéo.
  3. CV vidéo : il s’agit d’une alternative à la lettre de motivation où le candidat se filme en train de présenter son parcours, ses motivations et ses ambitions.

Mener un entretien d’embauche en vidéo : les clés du succès

Il est important de comprendre comment vous pouvez évaluer les candidats participant à un entretien d’embauche à distance.

Voici nos conseils pour vous aider à identifier le meilleur candidat :

1. Choisissez le bon logiciel

Il est crucial de sélectionner l’outil le plus adéquat. Menez-vous des entretiens individuels ou en groupe ? Préférez-vous le direct ou le différé ?

Des vidéos de présentation, une base de données de questions, des sessions d’évaluations ou de formation font partie des fonctionnalités des logiciels d’agences d’intérim.

Certains outils d’entretien à distance facilitent l’utilisation de la présentation vidéo, la présélection et le tri des candidats basés sur l’expérience des parties prenantes.  Ces fonctionnalités vous permettent de mieux connaître les candidats avant de les inviter à participer à un entretien.

D’autres outils s’appuient sur une série d’algorithmes pour déterminer le candidat le plus qualifié et celui qui correspond au mieux au poste à pourvoir.

Apprivoisez l’outil choisi pour mener vos entretiens et apprenez à utiliser ses fonctionnalités pour tirer parti de tous ses avantages.

2. Suivez toutes les étapes d’un entretien traditionnel

Un entretien d’embauche en personne commence toujours par l’accueil du candidat à la réception et un échange informel pour le mettre à l’aise. Autant que faire se peut, l’entretien vidéo doit suivre le même protocole qu’une réunion face à face : présentation, questions et réponses, fin de l’entretien et information sur les étapes suivantes.

Planifiez toutes les phases d’un entretien en ligne et prévoyez une durée précise pour chacune d’entre elles pour ne rien laisser de côté et évaluer correctement le candidat.

3. Préparez une liste de questions pour évaluer les compétences clés requises

Pour garantir une expérience positive pour le candidat, le recruteur doit préparer une liste de questions adaptées au contexte et ciblant les critères du poste à pourvoir.

Tout comme un entretien traditionnel, le candidat doit être prêt à parler de lui-même et de ses expériences. Dans ce cas-là, un script préparé à l’avance peut sembler un peu trop rigide. Il convient cependant d’avoir une liste de points à aborder pour maintenir le flot naturel de l’entretien.

Le candidat devrait penser à des questions à poser à son interlocuteur pour connaître les tenants et aboutissants du poste à pourvoir, et ne pas hésiter à les coucher sur le papier.

4. Respectez le temps prévu de l’entretien

Grâce aux entretiens en ligne, les temps d’attente sont considérablement réduits. Le candidat n’a pas à se déplacer, perdre du temps dans les transports en commun ou dans les embouteillages, ou patienter à la réception.

Commencez l’entretien à l’heure dite et prévoyez un échange structuré de 30 à 45 minutes. Si pour une raison spécifique, vous devez prendre plus de temps, essayez de ne pas dépasser une heure ; au-delà, les parties prenantes peuvent être fatiguées et cela peut se traduire par un manque de clarté et de concentration. Il vaut mieux réduire la durée de la réunion pour garantir des échanges de qualité.

5. Notez les signes de communication non verbale

La communication non verbale peut être tout aussi importante que la communication verbale. Dans le cas d’un entretien vidéo, les gestes revêtent une plus grande signification, car vous n’avez pas l’occasion d’évaluer le candidat face à face.

La position de la caméra vous permet-elle d’avoir une interaction naturelle ? Avez-vous choisi le meilleur endroit où mener l’entretien ?

Entre échanger avec un candidat qui vous parle depuis son bureau avec une couverture Wi-Fi parfaite ou essayer de comprendre quelqu’un qui s’exprime depuis sa cuisine à l’heure du déjeuner ou sur un balcon exposé aux bruits, il y a un monde.

Conseil subsidiaire : l’empathie !

En ces temps de crise et de télétravail imposé, restez ouvert aux éventuels imprévus. Tout le monde n’a pas l’espace chez soi pour à la fois travailler et mener une vie personnelle sans aucune interruption, malgré toutes les précautions prises. N’oubliez pas de fair preuve d’empathie et de distinguer la négligence d’une situation subie ! Nous espérons que tous ces conseils et suggestions vous aideront à obtenir une idée précise des candidats que vous interviewez.

Et maintenant ? Consultez notre catalogue de logiciels d’entretien vidéo pour trouver l’outil qu’il vous faut.

Pagamento com celular dispara após pandemia e promete mudar o mercado

pagamento móvel

pagamento móvel

A aposta de que a pandemia do coronavírus daria um impulso na digitalização tanto das empresas como da sociedade como um todo parece estar se concretizando. 

Depois da corrida das pequenas e médias empresas (PMEs) por softwares para o trabalho remoto (como os de videoconferência) logo no início da crise, em abril, chega a vez também dos consumidores. 

Novo estudo feito pelo Capterra com 1.002 entrevistados de todas as regiões do país entre os dias 14 e 21 de julho mostra um crescimento de 32% no volume de pagamentos frequentes por dispositivos móveis entre aqueles que possuem carteiras digitais, que permitem realizar as chamadas transações contactless, instaladas nos seus celulares ou relógios inteligentes (veja metodologia completa no final do texto).  

Carteiras digitais são aplicativos que armazenam cartões e permitem que os consumidores processem pagamentos em lojas físicas e virtuais. No varejo tradicional, as máquinas de cartão devem estar equipadas com a tecnologia NFC (sigla em inglês para comunicação por campo de proximidade) para receber os pagamentos.

Segundo a pesquisa, 46% dos que tinham esses apps instalados afirmavam pagar regularmente produtos ou serviços usando tais aplicativos antes da crise, contra 61% desde o início da pandemia. O número dos que pagam ocasionalmente usando essa tecnologia ficou praticamente estável comparando os dois períodos (veja gráfico abaixo). 

Já o número daqueles que possuem carteira digital e dizem não utilizá-la caiu 72% na comparação do período anterior à crise com o atual (de 18% para 5% dos entrevistados, respectivamente).   

Este último dado tem reflexo direto no aumento da adesão ao pagamento móvel no pós-crise: entre o total de entrevistados pelo Capterra, 67% afirmavam fazer transações contactless antes da pandemia, contra 78% atualmente. 

Por fim, 96% dos consumidores com uma carteira digital instalada pretendem seguir ou começar a utilizar o contactless após o fim da pandemia, confirmando a tendência de consolidação deste meio de pagamento.

uso carteira digital

Preocupação com coronavírus impulsiona pagamento móvel

Sem grande surpresa, a crise sanitária influenciou os hábitos dos consumidores que usam carteiras digitais na hora de pagar: 28% destes apontam o pagamento 100% sem contato como a maior vantagem desses aplicativos, atrás apenas dos que consideram mais seguro pagar com carteiras digitais do que com cartão de crédito (29%). 

Ainda que a segurança desse tipo de transação comparada aos cartões seja vista como a principal vantagem pelos que utilizam as carteiras digitais, o medo de ataques é uma realidade. 

Isso porque tanto aqueles que usam a tecnologia como os que ainda não a utilizam enxergam a questão da segurança como principal desvantagem do pagamento móvel: 70% dos entrevistados apontam as possíveis falhas de proteção que possam resultar no roubo dos seus dados como a sua principal preocupação com respeito a operações com carteira digital.

O medo do consumidor a ataques relacionados a transações bancárias não é infundado: pesquisa divulgada em junho pela Câmara de Dirigentes Lojistas em conjunto com o Serviço de Proteção ao Consumidor mostrou que em apenas 12 meses quase 9 milhões de brasileiros tiveram seu cartão de crédito clonado.

segurança carteira digital

Consumidores com carteira digital acompanham crescimento do mercado 

A rápida proliferação das carteiras digitais no Brasil parece estar tendo um efeito direto no comportamento do consumidor. 

Segundo os dados levantados pelo Capterra, 83% do total de entrevistados afirmam ter um app do tipo instalado em seu dispositivo, dado que sobe de acordo com a faixas de renda observadas, como mostra o gráfico abaixo:

pagamento móvel salário

Os dados recentes sobre o crescimento do mercado brasileiro de e-wallets são contundentes. Segundo pesquisa lançada em junho pela área de Inteligência de Mercado da Globo, o Brasil tem cerca de 600 carteiras digitais disponíveis

Atento a essa revolução nos meios de pagamento, o Banco Central (BC) lançou recentemente um projeto para modernizar o sistema financeiro nacional, o PIX, aprovado no último dia 12 de agosto e com previsão de lançamento para novembro. 

Além da promessa de aposentar as velhas DOCs e TEDs para transferências bancárias, o projeto quer unificar as transações com Código QR (outro tipo de operação que vem crescendo no Brasil) e incluir em uma segunda etapa a implantação de um novo suporte para pagamentos por aproximação.

Outra prova da expansão deste mercado no país foi o anúncio do Whatsapp de testar a realização de transações dentro da plataforma para clientes de três bancos (Banco do Brasil, Nubank e Sicredi) em meados de junho, que acabou suspensa temporariamente pelo Cade (Conselho Administrativo de Defesa Econômica) por questões ligadas à concorrência. O Banco Central agora analisa a viabilidade do serviço.  

4 áreas essenciais para se preparar para o pagamento móvel 

Todas essas mudanças realçam a importância de os negócios estarem preparados para uma nova realidade na forma como os consumidores pagam por produtos e serviços.

Preparar o seu negócio para a nova era do pagamento móvel que se aproxima passa por diversas áreas, com destaque para as seguintes:

  • Pessoal: é preciso que os colaboradores saibam informar sobre todos os meios de pagamento aceitos e como processá-los.
  • Tecnológica: como vimos, a tecnologia para pagamentos contactless ainda não é padronizada, e o BC trabalha na questão. Os negócios devem, no entanto, buscar soluções de frente de caixa e de pagamento que se adaptem às opções mais utilizadas ou que sejam as preferidas da maioria da clientela.
  • Marketing: os clientes precisam saber que seu negócio aceita novas modalidades de pagamento e que está investindo na modernização. 
  • Segurança: como vimos anteriormente, a segurança das transações digitais é uma preocupação de grande parte dos consumidores, por isso certifique-se de que seu negócio segue todos os protocolos para evitar fraudes e informe os clientes sobre isso.

Maioria dos consumidores enxerga um futuro sem dinheiro físico

Além de traçar um panorama sobre os pagamentos com celular, o Capterra comparou a preferência do consumidor por transações em dinheiro físico com outros meios de pagamento, como cartões (incluindo o contactless).

Segundo a pesquisa, somente 18% do total de entrevistados afirmam preferir pagar usando notas e moedas (veja as demais preferência na imagem abaixo).

pagamento móvel preferidos

Ao analisar por faixas de renda, no entanto, é possível notar que os consumidores com rendas mais baixas tendem a ser menos digitais na hora da escolha do meio de pagamento preferido, como mostra o gráfico: 

pagamento móvel faixa renda

Segundo a pesquisa, 61% dos entrevistados afirmam ser mais provável comprar de estabelecimentos que aceitam pagamentos sem dinheiro físico do que daqueles que não.

Além disso, 67% dizem que se sentiriam confortáveis em uma sociedade sem dinheiro físico.

Como podemos observar, a adaptação dos negócios, com o impulso extra trazido pelo coronavírus, pode representar uma questão de sobrevivência para muitos negócios, seja no curto ou no longo prazo. É preciso, por tanto, estar preparado para a mudança na forma como o consumidor paga.

Busca sistemas de pagamento? Confira o nosso catálogo!

Metodologia

Para reunir os dados presentes neste estudo, o Capterra realizou um levantamento online entre os dias 14 e 21 de julho em que ouviu 1.002 consumidores com mais de 18 anos, de diferentes faixas de renda (até 1 salário mínimo, de 1 a 3, de 3 a 7, de 7 a 15, de 15 a 20 e mais de 20) e de todas as regiões do país. Os entrevistados deveriam ser trabalhadores em tempo integral ou parcial, freelancers/autônomos, estudantes em tempo integral, aposentados ou terem perdido o emprego durante a crise. O painel contou com 50% dos entrevistados do sexo feminino e 50% do sexo masculino. Os resultados são representativos da pesquisa, mas não necessariamente da população como um todo.

6 consigli fondamentali per il tuo processo di onboarding digitale

Processo di onboarding digitale

Le prime impressioni sono importanti, soprattutto quando si tratta del luogo di lavoro. L’esperienza di un nuovo dipendente durante i suoi primi giorni di lavoro può essere decisiva per quanto riguarda l’opinione che si farà dell’azienda. 

Processo di onboarding digitale

In assenza di un buon processo di onboarding, i nuovi assunti potrebbero non sentirsi a proprio agio con il nuovo lavoro, ad esempio per non aver ben chiaro quale sia il loro ruolo, non sapere a chi rivolgersi e, di conseguenza, essere incapaci di iniziare con il piede giusto.

Nel caso del lavoro da remoto, fare un buon onboarding può essere ancora più difficile. I manager non sono presenti per accogliere fisicamente i nuovi dipendenti sul posto di lavoro e, pertanto, devono fare uno sforzo in più per aiutarli a mettersi in pista.

Se stai cercando come preparare l’onboarding digitale per i nuovi membri del tuo team in telelavoro, abbiamo le informazioni che cercavi. Questo articolo funge da checklist per l’onboarding da remoto per darti tutto il necessario per elaborare un’esperienza di onboarding semplice e trasparente.

Che cos’è l’onboarding digitale?

L’onboarding digitale o virtuale è il processo attraverso il quale le aziende accolgono un nuovo lavoratore nel suo ruolo a distanza. A differenza dell’onboarding tradizionale, che si svolge normalmente di persona in ufficio, quello virtuale avviene mediante un software per videoconferenze e strumenti di team collaboration.

Un processo di onboarding digitale ottimale prevede:

  • Una panoramica del ruolo del dipendente
  • La presentazione del nuovo membro ai suoi principali colleghi
  • Un riepilogo di tutti i sistemi interni necessari per il lavoro
  • La revisione del vademecum dell’azienda
  • La presentazione della cultura aziendale

Perché è importante l’onboarding digitale, anche da remoto?

L’onboarding è importante in qualsiasi realtà lavorativa per fomentare nel nuovo membro del personale la fiducia nel proprio ruolo e un’approfondita conoscenza dell’azienda. Serve anche per risparmiare tempo sul lungo termine. Se i dipendenti ricevono tutte le informazioni corrette sin dal primo momento, i manager non dovranno dedicare molto altro tempo a rispondere a domande e dare spiegazioni in un secondo momento.

Nella realtà dello smart working, l’onboarding diventa ancora più importante. I dipendenti che lavorano da casa non hanno la possibilità di avvicinarsi a un collega per fare una semplice domanda. Anche l’assenza di eventi di lavoro presenziali può rendere più difficile sentirsi parte dell’azienda.

Fortunatamente, grazie alle moderne tecnologie e ad alcune soluzioni creative, è possibile migliorare il processo di onboarding digitale per far sì che i nuovi assunti si sentano ben accolti e sicuri di sé fin dal primo giorno di lavoro.

Quali sono i migliori strumenti per l’onboarding digitale?

Per creare un processo di onboarding da remoto ottimale è indispensabile innanzitutto disporre degli strumenti e della tecnologia appropriati. Esistono in totale cinque principali tipi di software che dovresti implementare e avviare prima di poter effettuare un corretto onboarding per i tuoi smart worker.

1. Software di collaborazione aziendale

Per prima cosa, avrai bisogno di un software di collaborazione aziendale. Programmi come Monday.com e Asana permettono ai dipendenti di lavorare insieme ai progetti da remoto, organizzare il flusso di lavoro e garantire gli uni agli altri la trasparenza sullo stato delle attività. Monday.com dispone anche di un template per l’onboarding dei dipendenti che potrai sfruttare per muovere i tuoi primi passi con il processo di onboarding.

2. Software per videoconferenze

Lavorare a distanza può provocare una sensazione di isolamento, che tuttavia può essere mitigata con l’uso di un software per videoconferenze. Con piattaforme come Zoom o Webex, puoi riunirti “faccia a faccia” con i tuoi nuovi dipendenti in occasione della loro prima giornata di lavoro. Un’iniziativa importante per aiutarli a relazionarsi con te e con gli altri colleghi da un punto di vista più umano.

3. Software per comunicazione interna

Le videoconferenze sono ottime per le riunioni, ma può capitare che durante il processo di onboarding i nuovi membri del personale abbiano delle domande da porti al volo. In questo caso, strumenti come Slack o Workplace by Facebook, sono molto comodi poiché permettono ai nuovi arrivati di ottenere le risposte di cui hanno bisogno dalle persone giuste e al momento giusto.

4. Gestionali HR

Il dipartimento delle risorse umane riveste un ruolo importante nell’onboarding dei dipendenti da remoto. Per riuscire a tenere traccia di ogni cosa relativa al personale, dai permessi ai contratti di assunzione, puoi dotare il dipartimento HR di software come BambooHR o Calamari.

5. Software per la firma digitale

In un ufficio convenzionale, un dipendente trascorre la maggior parte del suo primo giorno di lavoro a firmare contratti e compilare moduli. Tali pratiche possono essere complicate da gestire a distanza, a meno che non si disponga di un software per la firma digitale come eSign Genie o DocuSign. Con piattaforme di questo tipo non dovrai più scansionare o stampare alcun documento, che verrà invece digitalizzato consentendo di apporre la firma con un semplice click.

6 consigli per l’onboarding digitale e la nuova esperienza di assunzione

1. ‘A tu per tu’ virtuali

Anche se difficilmente riuscirai a incontrare di persona i tuoi lavoratori da remoto, assicurati che possano associare un volto a un nome. Non esitare a riempire le loro prime giornate di lavoro con videochiamate con te o con chiunque lavorerà con loro.

2. Distribuisci le responsabilità

Un buon processo di onboarding non dovrebbe essere gestito da una sola persona. Delega i vari aspetti della formazione a membri del personale che lavoreranno con il nuovo arrivato. In questo modo potrà conoscere molte persone e imparare svariate abilità direttamente dagli esperti del settore.

3. Spazio a cultura e vita sociale

Con tutte le attività amministrative e formative previste durante l’onboarding virtuale è facile dimenticarsi degli aspetti culturali legati alla tua azienda. È importante anche organizzare delle videoconferenze con i responsabili di ogni dipartimento, in modo tale che i nuovi dipendenti possano conoscere i membri del loro team e farsi un’idea della cultura aziendale.

4. Prevedi un piano d’emergenza

Un processo di onboarding che si rispetti dovrà comprendere un piano di emergenza nel caso qualcosa vada storto. Per esempio, uno dei formatori potrebbe non essere disponibile oppure qualche problema di connessione potrebbe rendere impossibile lo svolgimento di una videoconferenza. Prepara dei piani di emergenza per tali evenienze. Ad esempio, potresti fornire ai tuoi nuovi dipendenti dei numeri di telefono da chiamare quando le videoconferenze non funzionano.

5. Offri una formazione presenziale ove possibile

A seconda del tipo di contesto di telelavoro, puoi dare ai nuovi membri del personale l’opportunità di conoscere i colleghi di persona. Ciò può essere possibile attraverso una giornata di formazione presso la sede dell’azienda oppure mettendo in contatto i dipendenti di una stessa regione in modo tale che possano costruire un legame umano più solido con gli altri lavoratori.

6. Ripensa il contenuto per adattarlo a un ufficio in casa

È necessario ripensare le parti del processo di onboarding sulla salute e la sicurezza per incentrarle sul lavoro da casa anziché sull’ambiente d’ufficio. Per fare un esempio, non ha molto senso spiegare la procedura antincendio in questo momento in cui tutti lavorano da remoto. Piuttosto, è importante pensare a come creare un ambiente di lavoro in casa che sia sicuro e confortevole.

Vuoi saperne di più? Consulta il nostro catalogo di software di team collaboration per scoprire tutti i prodotti.

Software fürs Home-Office: So bleiben Teams motiviert

Software fürs Home-Office- So bleiben Teams motiviert

Mit dieser Software fürs Home-Office bleiben alle Teammitglieder produktiv und motiviert.

Software fürs Home-Office- So bleiben Teams motiviert

Ein Remote-Team zu managen ist keine leichte Aufgabe. Genauso wichtig wie der Fortschritt der laufenden Projekte ist die Frage, wie es den einzelnen Teammitgliedern geht: Sind alle noch motiviert bei der Arbeit und kommen gut mit ihren Aufgaben zurecht? Wenn nicht, sinkt schnell die Produktivität und schlimmstenfalls entscheiden sich Angestellte für die Kündigung.

Die Remote-Arbeit muss auch Spaß machen und es ist Aufgabe der Teamleitung, genau dafür zu sorgen. Eine Möglichkeit ist der Einsatz von Software fürs Home-Office, mit der Teambuilding-Aktivitäten geplant und durchgeführt werden können.

In diesem Artikel möchten wir ein paar Softwarelösungen vorstellen, die für mehr Motivation im Home-Office sorgen können.

Die vier wichtigsten Arten von Software fürs Home-Office

  • Software zur Mitarbeiterüberwachung
  • Tools für die Teamkommunikation
  • Webkonferenztools
  • Projektmanagementlösungen

 Software zur Mitarbeiterüberwachung

Software zur Mitarbeiterüberwachung trägt dazu bei, die Produktivität deines Teams im Blick zu behalten. Du kannst den Browserverlauf von Angestellten, ihre Software-/Internetnutzung, die aktive und inaktive Zeit ihrer Computer usw. überwachen, um zu überprüfen, ob sie ihre Arbeitszeit produktiv nutzen.

Das klingt erst mal wenig nach Spaß bei der Arbeit, aber auch hier lassen sich angenehme Elemente einbauen: Du kannst deine Mitarbeiter*innen abhängig von ihrer Arbeitsleistung mit Belohnungen überraschen. So steigt ihre Motivation und sie haben einen zusätzlichen Anreiz dafür, kontinuierlich gute Arbeit zu liefern. Hier sind ein paar Tipps für einfallsreiche Anreizsysteme:

Belohne eine gute Work-Life-Balance

Tools zur Mitarbeiterüberwachung wie Hubstaff und WorkTime Corporate bieten Einblicke in die Produktivität von Teams und Einzelpersonen. Diese kannst du nutzen, um besonders produktive Personen zu belohnen, aber du solltest auch diejenigen nicht vergessen, die eine gute Balance zwischen Arbeit und Freizeit schaffen und angemessene Pausen einlegen. So sorgst du für eine gute Work-Life-Balance und zeigst, dass dir die Gesundheit deiner Angestellten wichtig ist.

Berichte zur Internetnutzung von Angestellten in WorkTime Corporate
Berichte zur Internetnutzung von Angestellten in WorkTime Corporate (Quelle)

Aktiv dafür sorgen, dass alle einbezogen werden

Performance-Einblicke helfen dir auch dabei, die Nachzügler*innen in deinem Team zu identifizieren. Bei diesen Angestellten besteht das Risiko, dass sie demotiviert sind und die Mitarbeit aufgeben, du solltest ihnen also besonders viel Aufmerksamkeit widmen. Teile dein Team bewusst in Gruppen auf, in denen sowohl besonders produktive als auch weniger produktive Personen sind, und plane lockere Teamaktivitäten, bei denen alle mitmachen müssen – zum Beispiel Geschichten oder lustige persönliche Erlebnisse erzählen, per Videoanruf zusammen zu Mittag essen oder den anderen eine Tour durch die eigene Wohnung geben.

Gute Leistungen können auf humorvolle Weise anerkannt werden: Wie wäre es mit Titeln wie „Storytelling-Meisterin“ oder „Finanz-Ninja“? Wenn Nachzügler*innen wichtige Aufgaben abschließen, informiere den Rest des Teams über ihre Leistung. Das Lob gibt ihnen Anerkennung und stärkt ihre Verbindung zum Rest des Teams.

Profi-Tipp: Ermutige Remote-Teammitglieder dazu, Zeitmanagement-Methoden wie die Pomodoro-Technik anzuwenden. Bei der Pomodoro-Methode wird die Arbeit in 25-minütige Intervalle gegliedert, denen jeweils drei- bis fünfminütige Pausen folgen. Nach vier aufeinanderfolgenden Intervallen wird eine längere Pause von 20–30 Minuten eingelegt. So fällt es leichter, in diesen Zeiten die Konzentration zu bewahren und sich produktiv einer Aufgabe zu widmen. Zeiterfassungstools sind nützlich, um die Arbeitszeit während der Pomodoros zu verfolgen.

Tools für die Teamkommunikation

Tools für die Teamkommunikation ermöglichen per Chat den unkomplizierten Kontakt zwischen Teammitgliedern. Für den projektbezogenen Austausch können separate Kanäle genutzt werden. Aber nicht nur bei der eigentlichen Arbeit sind solche Tools eine große Hilfe, sie können auch stark dazu beitragen, den Zusammenhalt im Team zu stärken. Hier sind ein paar Ideen:

Kanäle für nicht-arbeitsbezogene Gespräche bereitstellen

Tools wie Slack, Chanty und Flock können Teammitgliedern helfen, einander auch abseits von der Arbeit besser kennenzulernen. Du kannst Kanäle für Unterhaltungen über Freizeitbeschäftigungen, Interessensbereiche (Bücher, Filme usw.), Haustiere, Familienthemen und mehr erstellen. Starte selbst das Gespräch oder lass jemanden die Verantwortung für eine Gruppe übernehmen, um dort den Austausch anzuregen.

Chat mit Smalltalk in Chanty
Chat mit Smalltalk in Chanty (Quelle)

Mentoring-Gruppen erstellen

Finde heraus, in welchen Bereichen deine Angestellten sich außerhalb der Arbeit weiterentwickeln oder dazulernen wollen. Bringe Angestellte mit denselben Zielen zusammen und erstelle Chat-Kanäle, die sich genau damit beschäftigen. Weise jeder Gruppe einen Mentor zu, beispielsweise erfahrene Angestellte oder Personen aus dem Management, die sich im entsprechenden Bereich auskennen. Lade dann die Gruppenmitglieder dazu ein, aktiv das Gespräch zu suchen: Sie können Fragen stellen, Ideen teilen, Challenges starten, Feedback einholen, ihre Fortschritte teilen und mehr.

Profi-Tipp: Auch die Führungsetage sollte sich aktiv an Gesprächen zu nicht-arbeitsbezogenen Themen und am Smalltalk beteiligen. Das schafft positive Kontakte und trägt zu einer angenehmen, von guter Kommunikation und Rücksichtnahme geprägten Arbeitsatmosphäre geschaffen.

Webkonferenztools

Webkonferenztools bringen Remote-Teams über Videoanrufe miteinander in Kontakt. Bildschirm- und Dateifreigabefunktionen ermöglichen die Zusammenarbeit in Echtzeit. Auch diese Tools können neben arbeitsbezogenen virtuellen Meetings auch für unterhaltsame Aktivitäten genutzt werden. Ein paar Ideen:

Virtuelle Kaffeepausen

Tools wie Zoom, Skype und Google Meet eignen sich wunderbar für virtuelle Kaffeepausen mit deinem Team. Überleg dir, wie häufig sie stattfinden sollen: Als tägliches Ritual oder als spontane Zusammenkunft? Was funktioniert für dein Team am besten? Bei diesen Treffen könnt ihr über arbeitsfremde Themen sprechen, virtuelle Spiele spielen oder sogar eine Kostümparty feiern. Natürlich musst du dich nicht auf Kaffeepausen beschränken: Auch eine Party nach Feierabend kann online stattfinden.

 

Virtuelles Team-Treffen in eyeson
Virtuelles Team-Treffen in eyeson (Quelle)

Virtuelle Workouts

Lass deine Teammitglieder zusammen sportlich aktiv werden! Frag nach, ob jemand aus dem Team Lust hat, gemeinsame Workouts per Videoanruf anzuleiten, oder engagiere professionelle Trainer*innen, die allen eine Einladung zum Workout schicken. Gemeinsame Bewegung macht nicht nur Spaß, sondern regt deine Angestellten auch dazu an, auf ihre Gesundheit zu achten.

Profi-Tipp: Tools zur Geräuschunterdrückung wie Krisp und SoliCall helfen, Hintergrundgeräusche und Echos aus Audio- und Videokonferenzen zu entfernen.

Projektmanagementlösungen

Proktmanagementsoftware hilft Teams dabei, Projekte rechtzeitig und innerhalb des vorgesehenen Budgets fertigzustellen. Es liegt nicht unbedingt nahe, beim Projektmanagement spaßige Aktivitäten ins Spiel zu bringen, aber auch hier kann man als Teamleiter*in kreativ werden.

Projekte planen, die Spaß machen

Nutze Tools wie Asana oder MeisterTask, um Projekte für Freizeitaktivitäten zu erstellen. Weise diesen Projekten Mitglieder aus verschiedenen Teams zu, damit sie zusammenarbeiten. So lernen sich Personen kennen, die im Arbeitsalltag wenig miteinander zu tun haben, beispielsweise aus den Content- und Finanzteams, und planen gemeinsam Aktivitäten wie Fahrradtouren, Filmabende oder Workout-Challenges.

Aufgabenliste in MeisterTask
Aufgabenliste in MeisterTask (Quelle)

(Freizeit-)Überraschungsaufgaben zuweisen

Führe eine Umfrage durch, um die Interessensgebiete deiner Teammitglieder herauszufinden. Anschließend kannst du ihnen als kleine Überraschung Aktivitäten zuweisen, die ihnen Spaß machen. Wenn ein Teammitglied beispielsweise die Natur liebt, kannst du ihm oder ihr die Aufgabe geben, im Garten zu arbeiten oder etwas in der Natur zu fotografieren. Solche Aufgaben tragen dazu bei, das Burnout-Risiko deiner Angestellten zu reduzieren.

Profi-Tipp: Gib den Mitarbeiter*innen viel Zeit zur Erledigung solcher spaßiger Projekte und setze keinesfalls Deadlines, die unnötig Stress erzeugen.

Weitere Schritte

Es gibt noch weitere Software fürs Home-Office, die mehr Motivation und Produktivität schaffen kann.

  • Gamification-Software fördert auf positive Weise einen spielerischen Wettbewerb unter Angestellten im Home-Office. Interaktive Spielelemente wie Ranglisten, zu erzielende Punkte und Abzeichen lockern den Arbeitsalltag auf.
  • Software zur Förderung des Mitarbeiterengagements hilft dir, die Jobzufriedenheit deines Teams zu ermitteln. So erkennst du potentielle Probleme und kannst entsprechende Maßnahmen ergreifen, damit sich alle Mitarbeiter*innen wirklich wohl fühlen.
  • Im Capterra-Verzeichnis mit Software fürs Home-Office kannst du noch mehr Softwareanwendungen durchstöbern und auswählen.

Auch interessant:

Willst du mehr erfahren? Dann wirf einen Blick auf unser Webkonferenz Software Verzeichnis, um weitere Produkte zu entdecken.

Bereid je kantoor voor op de 1,5 meter economie – werken en samenwerken op 1,5 meter afstand

1,5 meter economie

Om je bedrijf te openen ten tijde van de 1,5 meter economie moet je een plan bedenken om je kantoor veilig te maken en verspreiding van Covid-19 te voorkomen. Dat betekent de richtlijnen van het RIVM volgen en overal op kantoor 1,5 meter afstand houden, grondige maatregelen voor hygiëne en je medewerkers beschermen tegen het risico van besmetting. Geen eenvoudige taak. De anderhalvemetersamenleving zal waarschijnlijk nog lang van kracht blijven. Je zult dus maatregelen moeten treffen die niet alleen nu, maar ook op de langere termijn werken. Hoog tijd dus om eens na te denken over hoe jouw kantoor eruit gaat zien. 

1,5 meter economie

De 1,5 meter economie

Welke oplossingen kun je inzetten om je kantoor veilig te maken? Moeten we eigenlijk wel terug naar het kantoor zoals we het nu kennen of is dit hét moment om je kantoor permanent te veranderen? Hierover spraken we Eduard Schaepman, de CEO van Tribes, aanbieder van flexibele kantoorruimtes, en Angelique Schouten, Chief Commercial Officer en lid van het bestuur van Ohpen, een cloudgebaseerd core banking platform.

  • De basis van je 1,5 meter kantoor: je medewerkers
  • Je oude kantoorconcept aanpassen aan het nieuwe normaal
  • Een nieuwe kantoorconcept bedenken
  • Samenwerking op afstand met collega’s, klanten en nieuwkomers

De basis van je 1,5 meter kantoorplan: je medewerkers

Voordat je meteen je plattegrond pakt om uit te rekenen hoeveel bureau’s er in je pand passen en het internet induikt op zoek naar spatschermen en temperatuurmeters, denk eerst eens na wat de behoeftes van jouw organisatie zijn. 

Hoeveel ruimte heb je nodig? Vraag je eerst af hoeveel medewerkers er eigenlijk terug naar kantoor moeten en willen. Misschien heb je met minder werkplekken wel genoeg. Angelique Schouten van Ohpen, zegt

“Voer een enquête uit onder je personeel om te peilen wat zij willen. Het advies is thuiswerken tot 1 september, maar wat willen jullie?”

Onderzoek wijst uit dat een derde van het kantoorpersoneel ervoor zou kiezen om altijd thuis te werken. Voor een andere groep geldt precies het tegenovergestelde, zij willen zo snel mogelijk terug naar kantoor, omdat hun thuissituatie niet ideaal is. Voor deze groep zou je het kantoor al eerder kunnen openen. 

quote 1.5 meter economie Schouten

Tip: Gebruik planningssoftware voor de intekenlijst om de bezetting van je kantoor eenvoudig te beheren. 

Je huidige kantoorconcept aanpassen aan het ‘nieuwe normaal’

Nu je weet voor hoeveel werknemers er minimaal plek moet zijn, kun je je kantoor gaan aanpassen. Welke oplossingen kun je inzetten om je kantoor veilig te maken? Eduard Schaepman van Tribes heeft 23 kantoorpanden moeten aanpassen in verschillende landen als gevolg van Covid-19.

1,5 meter kantoor

Schaepman vertelt welke maatregelen je allemaal kunt nemen om 1,5 meter afstand te houden:

  • Tafels uit elkaar zetten 
  • Rondom elke werkplek de 1,5 meter zone aangeven met stickers
  • Doorzichtige spatschermen van plexiglas rondom de werkplekken plaatsen om werknemers te scheiden. Omdat ze doorzichtig zijn blijft samenwerken mogelijk. 
  • Wegwerpbare papieren ‘desk pats’ op de bureau’s plaatsen om het lichamelijk contact met de tafel te beperken en besmetting via objecten te vermijden. 
  • Eenrichtingsverkeer creëren op kantoor door looproutes aan te geven met pijlen zodat  je elkaar niet kruist.
  • Sensoren in de hoeken van alle algemene ruimtes plaatsen die de afstand tussen personen meten en met een geluids- of rood lichtsignaal aangeven dat mensen te bij elkaar staan. “Dit is handig omdat sommige mensen zich bezwaard voelen er iets van te zeggen, dus dan doet de apparatuur het voor je”, zegt Schouten hierover.

Het handhaven van de regels is ook een uitdaging. Schouten vertelt dat mensen heel enthousiast zijn om hun collega’s weer te zien waardoor de aandacht voor de maatregelen kan verzwakken.

terug naar kantoor

Om mensen aan het ‘nieuwe normaal’ te herinneren kun je bijvoorbeeld banners ophangen of informatie op digitale schermen plaatsen. 

coronamaatregelen op kantoor herinneren

Maatregelen voor de bescherming van de gezondheid en hygiëne

De richtlijnen van het RIVM vragen ook om specifieke maatregelen voor de bescherming van de gezondheid van werknemers. Hierbij kun je denken aan zaken als:

  • Temperatuurmeting bij binnenkomst. Dit kan met thermische infrarood camera’s voor koortsdetectie, met een thermometer ‘pistool’ of bijvoorbeeld met een polschecker, zodat mensen zelf hun temperatuur kunnen meten, een minder invasieve methode vertelt Schaepman. Tribes heeft alvorens met temperatuurmeting te beginnen de Autoriteit Persoonsgegevens geraadpleegd om ervoor te zorgen dat hun nieuwe veiligheidsmaatregelen in overeenstemming zijn met de privacywetgeving.
  • Een ander aandachtspunt is de ventilatie op kantoor: 

ventilatie tegen corona

  • Contactloos toegang geven tot het gebouw en ruimtes. Zo vertelt Schouten van Ohpen dat zij hun toegang met fingerprint gaan vervangen voor een iris scanner.  
  • Het beschikbaar stellen van handgel en mondkapjes.
  • Extra schoonmaken.

Een nieuwe kantoorconcept bedenken

Als je veel werkplekken moet opheffen, dan kies je er wellicht voor om een vergaderruimte of een sportruimte om te bouwen in een werkruimte. Misschien voldoet jouw pand of kantoor dan echter niet meer aan wat jij je werknemers wilt bieden. Als dit het geval is dan kun je ook out of the box denken en je huidige kantoorconcept kritisch bekijken en vernieuwen. Dat doet Schouten van Ohpen:

“Daar waar je vroeger aan een kantoor dacht als ‘je komt samen en het is een werkplek’, wat ik nu wil doen, naar de toekomst toe, is functies ondersteunen. Ik wil behoeftes ondersteunen, het pand veranderen naar zones, er zijn bijvoorbeeld mensen die stilte willen hebben, er zijn mensen die juist het sociale aspect willen hebben, of het natuuraspect, ik wil gaan kijken hoe ik die behoeftes kan weergeven.”

Het kantoor gaat dus permanent veranderen sinds de 1,5 meter economie van kracht is volgens Schouten. En dat betekent wellicht een andere ruimte huren. 

1,5 meter samenleving

Ook thuiswerken hoeft vanaf nu niet meer op dezelfde manier. De keuze was meestal je werkt een volle dag op kantoor of een volle dag thuis. Sinds de lockdown volgen mensen veel meer hun eigen ritme. 

“In de ochtend wil ik een douche, een kop koffie en focus. In de middag ga ik naar kantoor. Misschien moet het kantoor wel 7 dagen open zijn in de toekomst.”

Slimme tip voor thuiswerkers van Schouten: Gebruik een strijkplank met verschillende hoogtes om een sta-tafel na te bootsen. 

Tips voor samenwerken in de 1,5 meter economie

Ongeacht hoe je kantoor er uit gaat zien, het nieuw normaal zal ook van invloed blijven op de manier van werken. Vergaderen, met klanten afspreken, een teamuitje organiseren of een sollicitatiegesprek voeren, als er sprake is van sociaal contact zullen we voor een langere periode behoedzaam moeten blijven. De kans bestaat dat er een nieuwe besmettingsgolf komt waardoor iedereen weer thuis zit. Je kunt je dus maar beter voorbereiden op regelmatig gebruik van digitale samenwerkingstools. Daarbij moet ook worden gedacht aan oplossingen voor het onboarden van nieuwe medewerkers en het ontmoeten van klanten en prospects. 

Onboarding van nieuwe medewerkers in de 1,5 meter economie

Sollicitatiegesprekken voeren via videocalls en een interactief onboarding programma maken, het kan allemaal digitaal. “On-boarding van nieuwkomers kan ook via de webcam, mission briefing noemen wij dat. Normaal vliegen wij iedereen over naar het hoofdkantoor, doen we een rondje langs de oude panden waar Ohpen begonnen is. Nu hebben wij dit alles digitaal gemaakt, een virtual tour”, aldus Schouten.

Met video interview software kun je nieuwe medewerkers interviewen zonder dat ze naar je kantoor hoeven te komen. Met virtuele tour software kunnen recruiters sollicitanten een 360 graden virtuele tour geven van het kantoor en de installaties. 

Afspreken met klanten

Ook afspreken met klanten en prospects is een uitdaging in het ‘nieuwe normaal’. Afspraken kunnen wel persoonlijk op kantoor met social distancing, maar misschien voel jij of je klant zich wel niet op zijn gemak in een gesloten ruimte. Om ongemak te voorkomen kun je natuurlijk via de webcam afspreken, maar hoe houdt je de aandacht van je prospect vast?  

“Je kunt het met filmpjes doen of een inspirerende spreker uitnodigen. Een gemiddelde afspraak kost je dan wel twee keer de tijd die het normaal kostte. Je wilt de ladder hoger leggen, energie erin houden om niet in te kakken achter een webcam,” vertelt Schouten.

Tip van Schouten: Om thuis een professionele indruk te wekken bij klanten zou je banners met het bedrijfslogo achter je stoel kunnen zetten of green screens waarop je afbeeldingen of video’s kunt afspelen.

Een ander goed idee is om buiten af te spreken. Niet alleen veiliger maar ook gezonder om wat extra te bewegen.

social distancing

Het 1,5 meter kantoor is dan misschien wel een uitdaging, maar het is ook een kans om te innoveren. Nu is hét moment om veranderingen door te voeren waar je wellicht al langer over na zat te denken en je werkplek beter af te stemmen op de nieuwe realiteit. Als je het zo bekijkt klinkt het nieuwe normaal helemaal zo gek nog niet!

En nu? Bekijk onze catalogus met planningssoftware om de juiste tool te vinden

Dit artikel is bedoeld om onze lezers te informeren over bedrijfsgerelateerde zaken in Nederland. Het is op geen enkele wijze bedoeld om juridisch advies te geven of om een specifieke handelswijze te onderschrijven. Voor advies over uw specifieke situatie, raadpleeg uw juridisch adviseur.

Transformação digital no mundo: COVID-19 faz PMEs promoverem mudanças

transformação digital no mundo

transformação digital no mundo

O impacto econômico da COVID-19 nos negócios, particularmente nas PMEs, alcançou uma escala global. Desde a adoção de medidas de curto prazo para permitir que os funcionários trabalhem remotamente e o aumento da segurança com recursos como VPNs, empresas do mundo todo tiveram que pensar na maneira mais rápida e eficaz de manter seus negócios funcionando durante a crise.

Entretanto, a pergunta que permanece é se as empresas seguirão esse caminho de transformação ou voltarão a ser como antes.

O Capterra queria saber mais sobre como a pandemia afetou as PMEs, o impacto que teve em suas decisões de compra de software e seus planos para o futuro. Para isso, entrevistou 2.904 pessoas, incluindo funcionários e gerentes de pequenas e médias empresas (PMEs) de Alemanha, Austrália, Brasil, Espanha, França, Holanda, Itália e Reino Unido.

Para escrever este artigo, o Capterra usou as respostas de 2.141 entrevistados com posições de gerente, gerente sênior, gerente executivo ou sócio nessas empresas. (Para conhecer a metodologia completa, vá até o final do artigo.)

53% das empresas não possuíam um plano de continuidade de negócios

De acordo com a Gartner, a gestão de continuidade de negócios é:

Uma abordagem por meio da qual as empresas planejam a recuperação de todo o processo de negócios. Isso inclui um plano para os ambientes de trabalho, telefones, estações de trabalho, servidores e softwares, conexões de rede e quaisquer outros recursos necessários no processo de negócios.

 

A pandemia pegou o mundo de surpresa –e as empresas não foram exceção. Quando perguntados se tinham um plano de continuidade em vigor antes da crise, 53% dos entrevistados responderam que não possuíam ou não tinham certeza se a empresa possuía um plano definido.
transformação digital no mundo-continuidade de negócios

 

Não ter um plano de continuidade de negócios pode levar a perdas significativas e até mesmo ao fechamento do negócio. Se você enxerga a COVID-19 como uma crise imprevisível, ter um plano de contingência faz mais sentido do que nunca.

Ter um plano que permita que você se prepare para o inesperado pode fazê-lo economizar tempo e dinheiro –e possivelmente salvar o futuro da empresa. Com ele, você pode:

  • Reduzir o tempo de resposta ao evento
  • Reduzir o tempo para recuperar as funções críticas
  • Evitar a tomada de decisões erradas nos estágios iniciais
  • Ter um fluxo de comunicação bem-sucedido com funcionários e pessoas-chave durante a crise.
Um software de continuidade de negócios com recursos como backup contínuo, criptografia e armazenamento de dados pode ajudar sua empresa a se preparar para uma crise inesperada ou um ataque cibernético.

61% das empresas acreditam que não durarão mais de 6 meses

A falta de preparação de muitas empresas as levou a tomar decisões de última hora em meio à pandemia e a não pensar a longo prazo.

Segundo o estudo, mais de 61% das empresas pesquisadas não acreditam que durarão mais de seis meses com as medidas atuais. Nos países europeus (Alemanha, Espanha, França, Holanda, Itália e Reino Unido) pesquisados para este estudo, assim como na Austrália, o percentual de empresas que acreditam não durar mais de 6 meses com as medidas atuais é de 62%.

Tanto a União Europeia como o Brasil estão implementando apoio financeiro para ajudar com as perdas geradas pela pandemia. No entanto, para algumas empresas, as perdas são grandes demais e elas acabarão fechando.

tempo de vida negócios

A mudança para o digital ainda não é uma prioridade para as PMEs 

A transformação digital é definida pela Gartner como:

Qualquer coisa, desde a modernização da TI –por exemplo, a migração para a computação na nuvem– até a otimização digital e a invenção de novos modelos de negócios digitais.

 

Apesar das empresas terem adaptado suas ofertas em resposta à COVID-19, os resultados do estudo mostraram que a mudança para o digital não é uma prioridade para as PMEs no curto prazo.

Quando perguntados sobre o nível de importância de vários aspectos do dia a dia dos negócios, como produtividade dos funcionários, imagem de marca ou retenção de clientes no curto prazo, a mudança para operar digitalmente é classificada como a última prioridade pelos entrevistados de Austrália, Brasil, Espanha e França; para a Itália, a penúltima. Para Alemanha, Itália e Reino Unido, a última prioridade é garantir assistência financeira e, para a Holanda, melhorar a imagem de marca.

O estudo mostrou que, para a maioria dos países, manter a produtividade dos funcionários e reter clientes são as duas principais preocupações. Para o Brasil e o Reino Unido, a principal prioridade é aderir ao distanciamento social e às orientações locais com respeito à quarentena, seguida pela manutenção da produtividade dos funcionários.

As ações de saúde e segurança têm sido o foco principal das empresas desde o início da crise para 64% dos entrevistados.

A implementação de políticas de trabalho remoto (58%) tem sido o outro foco das empresas. Depois que as empresas colocaram tais políticas em prática, a etapa seguinte foi implementar um software o mais rápido possível para evitar a interrupção em larga escala e ajudar na retenção e no engajamento dos funcionários.

transformação digital no mundo mudar digital

produtividade trabalhadores

48% dos entrevistados investiram em software desde o início da crise

Quase metade das empresas pesquisadas investiu em novos softwares desde o início da crise. Brasil (55%), Espanha (55%) e Itália (52%) foram os três países com o maior número de PMEs que tiveram que investir em software como consequência da COVID-19.

Isso não surpreende, já que 35% das empresas precisaram introduzir algum novo software para o trabalho em equipe e 70% dos negócios foram capazes de adaptar parte ou todas as suas ofertas comerciais para que pudessem ser entregues virtualmente, de acordo com outro estudo recente do Capterra.

transformação digital no mundo ferramentas adotadas

Analisando o tipo de softwares implementados, os programas de assistência remota, de videoconferência e de atendimento via chat foram os três tipos mais adquiridos ou nos planos das empresas como resposta à COVID-19.

Compra de software além da COVID-19: fazendo a escolha certa

A falta de planos de continuidade de negócios levou a maioria das PMEs pesquisadas a investir em softwares que visam garantir a produtividade dos funcionários.

Os tomadores de decisão precisam de ajuda para escolher o software certo. O estudo constatou que um terço das pessoas com essa responsabilidade nas PMEs está no estágio de interesse, isto é, eles sabem o tipo de software necessário, mas precisam pesquisar produtos que atendam às suas necessidades de negócio.

O estudo constatou que metade (49%) dos gerentes baseou suas decisões em preço, 46% na facilidade de uso e 37% em avaliações.

Foram identificadas diferenças significativas entre os países no que diz respeito às avaliações. Para os países europeus pesquisados e o Brasil, por exemplo, as avaliações são consideradas úteis na hora de tomar uma decisão sobre a compra de um software para 39% e 45% dos entrevistados, respectivamente. Já na Austrália, apenas 18% consideram as avaliações úteis ao analisar um software, sendo a facilidade de uso (22%) o principal fator destacado.

A análise de avaliações de terceiros deve fazer parte de qualquer processo de compra de software, já que fornece uma boa visão sobre a experiência de outros usuários com a ferramenta. 

Torne o software parte de sua estratégia de negócios para o futuro

Como foi dito anteriormente, a crise da COVID-19 abalou os negócios e levou algumas empresas a tomarem decisões emergenciais em matéria de software, procurando uma solução a curto prazo. Na medida em que as restrições diminuem e os funcionários começam a voltar ao escritório, as empresas precisam pensar em uma estratégia de mais longo prazo.

A Gartner (conteúdo em inglês) divide a resposta à crise da COVID-19 em três etapas principais:

  • Resposta: as ações são direcionadas principalmente a manter o negócio funcionando no curto prazo, como uma resposta rápida à crise.
  • Recuperação: há um esforço mais coordenado para estabilizar as operações. Isso pode incluir a criação de planos específicos para restaurar os negócios ao nível anterior à crise e também analisar os recursos disponíveis para isso.
  • Renovação: a Gartner enfatiza a importância de aprender com a experiência e desenvolver resiliência para o futuro.

Ficou claro que, para muitas empresas, a crise significou perda de dinheiro ou, pior ainda, o fechamento dos negócios. Aprender com a experiência anterior ajudará as empresas a avaliar os erros cometidos durante uma crise e a criar um plano de contingência sólido que as ajudará no caso de uma nova crise.

Busca ferramentas de colaboração? Confira nosso catálogo!

Metodologia:

Para coletar os dados deste estudo, foi realizada uma pesquisa online entre 15 e 25 de maio de 2020 com 2.904 pessoas, incluindo funcionários e gerentes de pequenas e médias empresas (PMEs) de Alemanha, Austrália, Brasil, Espanha, França, Holanda, Itália e Reino Unido.

Covid-19 leidt tot versnelde digitalisering van het mkb – een wereldwijd onderzoek 

digitalisering mkb bedrijven wereldwijd

COVID-19 heeft de digitale transformatie van bedrijven wereldwijd versneld. Zo heeft 48% van de ondervraagde mkb-bedrijven wereldwijd software moeten installeren om hun bedrijf draaiende te houden tijdens de crisis, blijkt uit onderzoek van Capterra. Deze versnelling kwam voor veel bedrijven echter onder druk tot uitvoer. De vraag is of bedrijven opvolging blijven geven aan de in gang gezette digitalisering en wat hun verwachtingen zijn over de toekomst van hun bedrijf.

digitalisering mkb bedrijven wereldwijd

We hebben daarom een enquête gehouden onder 2904 medewerkers en managers van kleine en middelgrote bedrijven in Australië, Brazilië, Frankrijk, Duitsland, Italië, Nederland, Spanje en het Verenigd Koninkrijk. Voor dit artikel hebben we de antwoorden van 2141 managers, senior managers, executive managers en eigenaren gebruikt. De volledige methodologie wordt onderaan het artikel beschreven. We vroegen hen o.a.:

  • Of bedrijven voorbereid waren op een eventuele crisis;
  • Welke maatregelen ze hebben genomen;
  • Of bedrijven verwachten de crisis te overleven;
  • Waar hun prioriteiten liggen voor de toekomst;
  • Hoe ver bedrijven zijn in het onderzoeken van hun technologische behoeften.

53% van de bedrijven had geen bedrijfscontinuïteitsplan

Business continuity management is volgens de definitie van Gartner: “Een plan waarin wordt beschreven hoe bedrijven het herstel van het volledige bedrijfsproces moeten aanpakken. Dit omvat een plan voor werkruimten, telefoons, werkstations, servers, applicaties, netwerkverbindingen en andere middelen die nodig zijn in het bedrijfsproces.”

De wereld, inclusief het bedrijfsleven, werd totaal verrast door de coronacrisis. Op de vraag of ze vóór de crisis een continuïteitsplan hadden, antwoordde 53% dat niet te hebben of niet te weten. In Nederland had 36% geen continuïteitsplan, 47% wel en 17% wist het niet.

bedrijfscontinuïteitsplan

Het niet hebben van een bedrijfscontinuïteitsplan kan tot grote verliezen leiden en zelfs tot sluiting van een bedrijf. COVID-19 is een onvoorspelbare crisis en daarom is het belangrijker dan ooit om een noodplan te hebben. 

Auteur Nassim Nicholas Taleb heeft het over ‘de theorie van de zwarte zwaan’. Deze theorie beschrijft de extreme impact van zeldzame en onvoorspelbare externe gebeurtenissen en hoe bedrijven hier niet op voorbereid kunnen zijn.

Als je over een plan beschikt waarmee je je kunt voorbereiden op het ongeplande, kan dat je veel tijd en geld besparen en uiteindelijk zelfs de toekomst van je bedrijf redden. 

De voordelen van een bedrijfscontinuïteitsplan

  • Je kunt sneller op de gebeurtenis reageren
  • Je hebt minder tijd nodig om de kritieke functies te herstellen
  • Je kunt voorkomen dat er in de beginstadia verkeerde beslissingen worden genomen
  • Je beschikt over een goed werkende communicatiestroom met medewerkers en essentiële mensen tijdens de crisis
Software voor bedrijfscontinuïteit zoals doorlopende back-up, versleuteling en dataopslag kan helpen om je bedrijf voor te bereiden op een onverwachte crisis of een cyberaanval.

Bedrijven gingen massaal digitaal ondernemen

Om in de huidige situatie toch aan het werk te blijven, heeft 46% van de ondervraagde organisaties wereldwijd gezocht naar digitale oplossingen om hun producten of diensten te verkopen

Andere aanpassingen die bedrijven hebben overwogen of doorgevoerd zijn bijvoorbeeld het aanbieden van een afhaalsysteem (14%) of levering (30%).  

Om deze veranderingen mogelijk te maken moesten medewerkers andere taken op zich nemen dan normaal. 49% van de medewerkers wereldwijd heeft tijdelijk andere functies moeten vervullen binnen hun organisatie. 15% heeft zelfs permanent een andere functie gekregen. 

61% van de bedrijven denkt het niet langer dan 6 maanden vol te houden

Doordat de crisis onverwacht kwam waren weinig bedrijven voorbereid. Daarom moesten ze stante pede belangrijke beslissingen nemen, zonder rekening te kunnen houden met de lange termijn. 

Meer dan 61% van de ondervraagde bedrijven denkt het onder de huidige omstandigheden niet langer dan zes maanden vol te houden. 

De EU en lokale overheden bieden financiële steun om bedrijven te helpen de verliezen als gevolg van de pandemie te compenseren. Voor sommige bedrijven zijn die verliezen echter te groot en zij zullen de deuren moeten sluiten.

Voortsbestaan bedrijven

Franse, Spaanse en Italiaanse mkb-bedrijven blijken er het slechts voor te staan. Respectievelijk 72% en 69% geeft aan dat ze het niet langer dan 6 maanden vol kunnen houden zonder overheidssteun, respectievelijk 35% en 30% zelfs niet meer dan 3 maanden.

Verwachting overleven bedrijven

In Nederland, het Verenigd Koninkrijk en Brazilië ligt het gemiddelde percentage bedrijven dat verwacht het in de huidige economische situatie langer dan 6 maanden uit te houden of zelfs langer dan een jaar een stuk hoger dan in landen als Frankrijk, Italië en Spanje.

Op de korte termijn zijn kleine bedrijven het kwetsbaarst. Uit de cijfers van Nederland blijkt hoe kleiner het bedrijf hoe groter het risico op faillissement. 

Waar liggen de prioriteiten voor de toekomst nu?

De overstap naar digitaal heeft nu niet de hoogste prioriteit in het mkb.

Gartner definieert digitale transformatie als volgt: “Alles van IT-modernisering (bijvoorbeeld de overstap naar cloud computing) tot digitale optimalisatie tot het uitvinden van nieuwe digitale businessmodellen.”

Het onderzoek liet zien dat bedrijven hun aanbod wel aanpassen als reactie op COVID-19, maar uit de resultaten van het onderzoek blijkt dat een verdere verschuiving naar digitaal niet de hoogste prioriteit heeft op de korte termijn. 

Wanneer wordt gevraagd naar het belang dat wordt gehecht aan diverse aspecten, zoals de productiviteit van medewerkers, brand image of het vasthouden van klanten op de korte termijn, heeft de overstap naar digitale activiteiten bij respondenten in Australië, Brazilië, Frankrijk en Spanje de laagste prioriteit. 

digitalisering tijdens Covid-19

Voor de meeste landen, waaronder ook ons land, heeft het behoud van de productiviteit van medewerkers en het behouden van klanten nu de hoogste prioriteit. 

Prioriteiten mkb medewerkers behouden

Een andere hoofdzaak is het opvolgen van de richtlijnen voor social distancing en de anderhalvemetersamenleving. In landen als Brazilië (92%) en het Verenigd Koninkrijk (88%) heeft dit de hoogste prioriteit op dit moment. Ook in ons land wordt hier nu veel aandacht aan besteed. 72% vindt dit belangrijk tot heel belangrijk. Het belangrijkste voor de ondervraagde bedrijven in ons land nu is het behouden van de productiviteit van medewerkers, het vasthouden van klanten en medewerkers behouden.

Maatregelen op het gebied van gezondheid en veiligheid zijn al sinds het begin van de crisis een hoofdzaak voor 64% van de respondenten.

Een andere hoofdzaak was het implementeren van beleid om mensen thuis te laten werken (58%). Toen bedrijven dat beleid eenmaal hadden geregeld, moesten ze daarna zo snel mogelijk de software implementeren om de grootste verstoring te voorkomen en om hun medewerkers zoveel mogelijk vast te houden en te motiveren.

48% van de bedrijven was niet van plan om in software te investeren en heeft dat sinds het begin van de crisis wel gedaan

Bijna de helft van de onderzochte bedrijven heeft sinds het begin van de crisis in software geïnvesteerd. Brazilië (55%), Spanje (55%) en Italië (52%) waren de drie landen met de meeste mkb-bedrijven die door de coronacrisis in software moesten investeren. Nederland ligt met 46% rond het gemiddelde. Duitsland (38%) en Frankrijk (39%) hebben minder geïnvesteerd. 

Slechts 34% van de bedrijfsleiders gaf aan dat ze alle benodigde software al in huis hadden. Vooral Duitsland, met bijna de helft van de bedrijven (49%) die aangeeft dat ze geen nieuwe software hebben moeten aankopen, lijkt het meest digitaal voorbereid te zijn geweest.  

Het soort software dat is aangeschaft varieert. 35% van de bedrijven had nieuwe software nodig voor teamwork en 20% voor interne processen. Remote desktop software, videoconferentie– en live chat software waren de drie typen software die het meest werden aangeschaft of overwogen in reactie op COVID-19.

Softare aankopen tijdens Covid-19

In de top drie van Nederland staat remote desktop software ook op één en live chat software op twee. Op de derde plaats staat project management software. Wat opvalt is dat Australië (19%) en Nederland (28%) minder videoconferentiesoftware hebben moeten aanschaffen dan landen als  Brazilië (48%) en Duitsland (48%).  Waarschijnlijk hadden meer bedrijven programma’s voor werken op afstand al in huis omdat er voor de crisis al regelmatig thuis werd gewerkt. 

Technolgische innovatie na COVID-19: de juiste technologische keuze maken

Door het gebrek aan een bedrijfscontinuïteitsplan zagen de meeste kleine en middelgrote bedrijven in de enquête zich gedwongen om zonder voorafgaand plan in software en nieuwe digitale processen en bedrijfsmodellen te investeren. Daarbij werd er vooral gekeken naar prijs (49%), gebruiksgemak (46%) en of er een gratis proefversie (40%) beschikbaar was. 

Er werd echter ook heel veel gekeken naar reviews (37%) en de ervaringen van zakelijke gebruikers op social media (20%). Besluitvormers zoeken hulp bij het kiezen van de juiste software. Uit het onderzoek komt ook naar voren dat een derde van de beslissers in het mkb zich nog in de interessefase bevindt: ze weten welke technologie ze nodig hebben, maar moeten nog onderzoeken welke producten aansluiten bij hun specifieke zakelijke behoeften. 

hoe ver is mkb in aankoopproces voor technologie

Als we kijken naar het verschil in het belang dat aan reviews wordt gehecht, waren er significante verschillen tussen de landen. Van de Europese landen in dit onderzoek en Brazilië vindt respectievelijk 39% en 45% reviews nuttig bij het nemen van beslissingen over een software-aankoop. In Australië vindt echter slechts 18% reviews nuttig bij het zoeken naar software en is gebruiksgemak de beslissende factor (22%). In ons land vindt 38% van de ondervraagde organisaties reviews een nuttig hulpmiddel bij het selecteren van software.

Eigenlijk zou iedereen die software wil kopen, reviews moeten bekijken. Reviews van derden geven inzicht in de software-ervaring van gebruikers en wijzen je op details die juist zo belangrijk kunnen zijn. 

Neem software op in je bedrijfsstrategie voor de toekomst

Zoals gezegd heeft de coronacrisis grote gevolgen gehad voor bedrijven. Sommige hebben snel softwarebeslissingen moeten nemen om problemen op de korte termijn op te lossen. Nu de maatregelen worden versoepeld en medewerkers weer langzaam naar kantoor komen, moeten bedrijven gaan nadenken over een strategie voor de langere termijn.

Volgens Gartner moet de reactie op de COVID-19-crisis uit drie hoofdstappen bestaan: 

  • Reageren: Maatregelen zijn er in de eerst plaats op gericht het bedrijf op de korte termijn draaiende te houden als een snelle reactie op een crisis.
  • Herstellen: Een meer gecoördineerde aanpak om de activiteiten te stabiliseren. Denk hierbij aan het maken van specifieke plannen om het bedrijf weer op hetzelfde peil te krijgen als vóór de crisis en het bekijken van de beschikbare middelen om dit te realiseren.
  • Hernieuwen: Leren van de ervaring en werken aan veerkracht voor de toekomst is volgens Gartner van levensbelang.

Veel bedrijven hebben door de crisis geld verloren of zelfs hun deuren moeten sluiten. Bedrijven die leren van het verleden, kunnen inventariseren welke fouten er tijdens een crisis zijn gemaakt en op basis daarvan een gedegen noodplan opstellen voor het geval er zich een nieuwe crisis aandient. 

Ben je op zoek naar samenwerkingssoftware, bekijk dan onze online softwaregids.

*Onderzoeksmethodologie

Om de data voor dit rapport te verzamelen hebben we in de laatste week van mei 2020 een enquête gehouden onder 2904 respondenten bestaande uit medewerkers en managers van kleine en middelgrote bedrijven tot 250 medewerkers uit verschillende branches in Australië, Brazilië, Frankrijk, Duitsland, Italië, Nederland, Spanje en het Verenigd Koninkrijk.

 

6 populaire video recruitment tools voor succesvol onboarding van medewerkers op afstand

video recruitment tools

Sollicitatiegesprekken per video zijn handig voor zowel recruiters als sollicitanten. Bekijk om te beginnen eens de top 6 tools video recruitment tools die verkrijgbaar zijn.

video recruitment tools

Sollicitatiegesprekken per video bieden een effectieve manier om sollicitanten op afstand te screenen. Deze aanpak bespaart recruiters niet alleen kosten en tijd, maar geeft zowel recruiters als sollicitanten meer flexibiliteit.

Vanwege de coronapandemie zijn sollicitatiegesprekken per video nu relevanter dan ooit. Nu voor vele landen maatregelen gelden voor afstand houden, is het een goed oplossing voor recruiters om sollicitatiegesprekken via video en de webcam te laten verlopen.

Het selecteren van een video recruitment tool voor het voeren van sollicitatiegesprekken is echter geen sinecure vanwege het grote aantal producten in de markt. Dus om recruiters al dat werk te besparen, hebben we een lijst met de top 6 tools samengesteld.

Wat bedoelen we precies met de “populaire”?

De tools op deze lijst hebben op z’n minst de basis functionaliteiten van video interview software, d..w.z live interviewing en beoordeling/scoring van vaardigheden.  Als je meer wilt weten over de manier waarop we deze tools hebben geselecteerd, kijk dan eens naar onze selectiemethodologie onder aan dit artikel. Dit zijn de 6 video recruitment tools die we in dit artikel zullen bespreken (in alfabetische volgorde):

  • AON-vidAssess
  • Cammio
  • HireVue
  • Interviewstream
  • Sonru
  • Spark Hire

De top 6 video recruitment tools

AON- vidAssess

VidAssess is een video interview management programma dat bedrijven helpt bij het afnemen van videosollicitatiegesprekken via desktop, mobiele telefoon, laptops of tablets. Het systeem is gebaseerd op een vragenlijst die competenties meet. Je kunt zelf de vragen samenstellen of gebruik maken van een vooraf ontworpen vragenlijsten met meer dan 600 vragen, afgestemd op verschillende functies en verantwoordelijkheidsniveau’s.

Kandidaten kunnen zelf bepalen wanneer ze het geautomatiseerde interview willen afnemen en hun gesprek opnemen of zelfs her-opnemen als je die optie wilt bieden. De tool kan aan de eigen merkidentiteit worden aangepast met logo’s, kleuren, bewoording en formaat

VidAssess biedt niet alleen de mogelijkheid tot het afnemen van video interviews, maar ook tot het beoordelen van de vaardigheden van kandidaten en het meten van hun persoonlijkheid op basis van de persoonlijkheidsvragenlijst of op basis van AI en het ADEPT-15 persoonlijkheidsbeoordelingsmodel. Het programma filtert automatisch ongeschikte kandidaten uit en genereert een uitgebreid rapport over eventueel geschikte kandidaten.

Video recruitment tool Aon-Vidassess
Rapport over de kandidaat op basis van ADEPT-15 pesoonlijkheidsscore (bron)

Unieke functie: AI-assessment

Vidassess makt gebruik van AI om video interviews te analyseren. Andre aanbieders op deze lijst zeten ook AI in, maar Aon is heel transparatn over de werking ervan. Het AI-systeem maakt een transcipt (met Natural Language Processing (NPL)) van wat de kandidaat zegt. Vervolgens scant het de tekst op zinnen en woorden die verbonden worden aan bepaalde karaktertrekken. Er zijn positieve en negatieve indicatoren voor elke karaktertrek. Zo ontstaat er automatisch een rapport over de kandidaat. De recruiter kan de scores altijd nog aanpassen op basis van zijn eigen beoordelingen. Zo werken het AI-systeem en de recruiter samen.

Beordelen van kandidaten via AI
Transcript van interview waarop AI-assessment wordt toegepast (bron)

Er zijn nog geen reviews van VidAssess op GetApp, maar de voordelen die Vidassess zelf belicht op hun site zijn:

  • Het verminderen van bias en het vergroten van de diversiteit binnen een organisatie doordat de tool alleen vaardigheden en werk gerelateerde aspecten evalueert. De recruiters kunnen bovendien alle resultaten zelf aanpassen.
  • Het uitvoeren en beoordelen van sollicitatiegesprekken is sneller en eenvoudig doordat er geen planning meer aan te pas komt (kandidaten kunnen kiezen zelf wanneer ze het doen en er wordt automatisch een rapport gegenereerd).
  • Het systeem kan gekoppeld worden aan meerdere ATS-systemen van derden.

Meer informatie

Cammio

Cammio is een cloudgebaseerd video recruitment platform van Nederlandse bodem met filialen in Europa, Azië en de VS dat recentelijk is overgenomen door Stepstone Group, een groot Europees online job board platform. Randstad en Aegon zijn bijvoorbeeld klant van Cammio.

Cammio biedt verschillende video-oplossingen ter ondersteuning van het sollicitatieproces voor zowel kandidaten als recruiters. Recruiters kunnen persoonlijke of groeps face-to-face sollicitaties met de webcam afnemen in het speciaal daarvoor ontwikkelde recruitment systeem. Je kunt er afspraken mee inplannen, scripts in opstellen en notities in maken. Videogesprekken kunnen worden opgenomen om achteraf opnieuw te worden afgeluisterd. Met het smart hiring algoritme wordt de scoring van kandidaten gefaciliteerd.

Live video sollicitatiegesprek afnemen
Live video interview afnemen in het systeem van Cammio (bron)

Recruiters kunnen met Cammio ook videovacatures maken. In plaats van een vacature die de functie beschrijft met tekst kun je een video gebruiken om de betrokkenheid van kandidaten te vergroten. Kandidaten kunnen met Cammio een video pitch maken als sollicitatiebrief. Daarnaast heeft de tool functionaliteiten voor smart planning van sollicitatiegesprekken: een geautomatiseerde manier van plannen van live interviews waarmee recruiters tijd besparen.

Unieke functie: Cammio-API

Cammio kan gemakkelijk met andere recruitment software worden geïntegreerd met de daarvoor ontwikkelde API.

Er zijn nog geen reviews van Cammio op GetApp, maar de voordelen die Cammio zelf belicht op hun site zijn:

  • Video-interviews geven kandidaten de kans om meer van zichzelf te laten zien dan alleen hun ervaring en opleiding, wat deuren opent voor gekwalificeerde, maar vaak over het hoofd geziene kandidaten.
  • Je kunt met meer kandidaten tegelijk aan de slag
  • Verbeterde planning, je bespaart tijd en geld
  • Eerlijker proces

Meer informatie

HireVue

HireVue is een video recruitment systeem dat erop gericht is om het wervingsproces te versnellen, de ervaringen van kandidaten en werknemers te verbeteren en teams te trainen en te coachen.

Met HireVue Pre-Hire Assessment kunnen recruiters kandidaten laten voorselecteren door video, AI en opdrachten op spelbasis te combineren. Recruitment teams krijgen hiermee inzicht in de werkstijl van een kandidaat, in de omgang met andere mensen, persoonlijkheid en algemene cognitieve vaardigheden.

video interview HireVue
Rapportage van sollicitatiegesprekken met HireVue (bron)

Met de HireVue video interview functie kunnen er live video sollicitaties worden afgenomen en opgenomen. Het platform kan aan de branding van je merk worden aangepast. De software automatiseert ook het plannen van interviews wat recruiters veel tijd bespaart.

De psychometrische test op spelbasis kan ingezet worden tijdens de voorselectie maar ook voor interne functiewijzigingen en om leiderschap potentieel te ontdekken. Het spelaspect maakt het voor kandidaten een aantrekkelijkere ervaring dan een traditionele test.

Unieke functie: test voor IT’ers

HireVue heeft een speciale test voor het vinden van de meest geschikte technische profielen. In deze test worden kandidaten coderingsuitdagingen voorgelegd, gecombineerd met video interviews en een beoordeling op basis van AI.

Wat gebruikers beviel

  • Handige tool voor volume recruitment
  • Bespaart tijd
  • Gebruiksvriendelijk en makkelijk toegankelijk zowel voor kandidaten als recruiters

Wat gebruikers graag zouden willen zien

  • Minder haperingen in beeld en geluid tijdens sollicitatiegesprekken
  • Toestaan van Excel uploads

Meer informatie

Interviewstream

Interviewstream is een cloudoplossing waarmee gebruikers live en opgenomen sollicitatiegesprekken kunnen voeren. Enkele van de belangrijkste kenmerken zijn een builder voor sollicitatiegesprekken, geautomatiseerde planning, een bibliotheek met vragen en voorbeelden van sollicitatiegesprekken.

video recruitment planner
Geautomatiseerde planner voor sollicitatiegesprekken in interviewstream (bron)

Met de builder kunnen recruiters speciale richtlijnen voor sollicitatiegesprekken opstellen met specifieke vragen voor sectoren, functies en bedrijfsprocessen. Deze vragen zorgen voor consistentie en kwaliteit van het sollicitatieproces doordat recruiters de juiste informatie kunnen verzamelen.

We hebben gebruikersreviews van een aantal tools geanalyseerd om erachter te komen wat kopers beviel aan het product en wat ze vonden dat beter zou kunnen. Dit zijn onze bevindingen.

Unieke functie: Planner voor sollicitatiegesprekken

interviewstream heeft een geautomatiseerde planner voor sollicitatiegesprekken met behulp waarvan geselecteerde kandidaten de kalender van de recruiter kunnen zien en een datum en tijd kunnen kiezen die hen het beste uitkomt. Het geplande sollicitatiegesprek wordt dan opgenomen in de kalender van zowel het recruitmentteam als de sollicitant, zodat er niet heen en weer hoeft te worden geschoven bij het plannen van het gesprek.

Wat gebruikers beviel

  • Personalisatie van kandidaten voor sollicitatiegesprekken volgens de open toewijzing.
  • De mogelijkheid om sollicitanten te beoordelen aan de hand van een uniforme beoordelingsschaal.

Wat gebruikers graag zouden willen zien

  • Minder haperingen in beeld en geluid bij opgenomen sollicitatiegesprekken.
  • Live video’s zonder vertragingen.

Meer informatie

Sonru

Sonru is een cloudgebaseerde video interview management systeem waarmee je kandidaten kan screenen met geautomatiseerde video interviews tijdens de voorselectie op desktop en mobiele telefoon. Face-to-face interviews kunnen vervolgens met de voorgeselecteerde kandidaten worden gehouden waardoor recruiters veel tijd besparen. De interviewer stelt de vragen op op basis van de rol, de competentie en de culturele fit van je organisatie en bepaalt de maximale lees- en antwoordtijden voor elke vraag. Kandidaten kunnen het interview op elke gewenste tijd afnemen. Sonru is in het Nederlands beschikbaar en met hun API kan Sonru aan elk ATS-systeem gekoppeld worden.

De video’s zijn versleuteld en de data wordt in ISO 127001 gecertificeerde data centers bewaard.

Video interview software
Geautomatiseerd interview in Sonru (bron)

Unieke functie: Klantenservice

Sonru heeft een wereldwijde klantenservice die 24 uur per dag, 7 dagen per week en 365 dagen per jaar ondersteuning biedt aan kandidaten en recruiters.

Uit de gebruikersreviews van Sonru bleek dat zakelijke gebruikers positief waren over:

Wat gebruikers beviel

  • Dat je de maximale maximale lees- en antwoordtijden kunt bepalen.
  • De extra 2 minuten spraaktijd voor kandidaten na afloop van het geautomatiseerde interview.

Wat gebruikers graag zouden willen zien

  • De vindbaarheid van alle opties en settings in de tool.

Meer informatie

 Spark Hire

Spark Hire is een cloudoplossing waarmee kandidaten virtueel kunnen worden gescreend. Deze video recruitment tool ondersteunt live en opgenomen sollicitatiegesprekken, evenals sollicitatiegesprekken met een panel, en biedt uitgebreide aanpassingsmogelijkheden voor recruiters.

Onboarding op afstand
Eenrichtings sollicitatiegesprek in Spark Hire (bron)

Recruiters kunnen naar wens verschillende aspecten van het videosollicitatieproces aanpassen. Ze kunnen zaken instellen zoals de lengte van het gesprek, responstijd van de sollicitant en een limiet voor opnieuw opnemen. Bovendien kunnen recruiters en aanwervende managers dankzij de tool beter samenwerken door opmerkingen over sollicitatievideo’s uit te wisselen.

We hebben gebruikersreviews van Spark Hire geanalyseerd om erachter te komen wat kopers beviel aan het product en wat ze vonden dat beter zou kunnen. Dit zijn onze bevindingen.

Unieke functie: Integratie met veel volgsystemen voor sollicitanten

SparkHire kan worden geïntegreerd met meer dan 30 volgsystemen voor sollicitanten, zoals iCIMSZoho en JazzHR. De integraties zijn kosteloos en maken het sollicitatieproces sneller.

Wat gebruikers beviel

    • Betalende gebruikers kunnen hun abonnement uitzetten tijdens maanden waarin er weinig of geen sollicitatiegesprekken plaatsvinden.
    • Uitgebreide integratiemogelijkheden met tal van volgsystemen voor sollicitanten.

Wat gebruikers graag zouden willen zien

  • De mogelijkheid om CV’s te koppelen aan sollicitatiegesprekken per video.
  • Minder bugs en haperingen.

Meer informatie

Volgende stappen

Zodra je een algemeen idee hebt van deze producten en hun functies, zijn er nog enkele stappen nodig om de juiste tool te vinden. Het gaat om de volgende stappen:

  • Doe onderzoek naar de leverancier:Het is belangrijk om onderzoek te doen naar leveranciers om een idee te krijgen van hun positie in de markt, de verleende services en de bedrijfsvoering. Daarvoor kun je kijken naar hoeveel klanten ze bedienen, de landen waarin ze actief zijn en het aantal jaren dat ze werkzaam zijn in de sector. Bekijk ook reviews over leveranciers op websites van derden zoals die van ons of bekijk de casestudy’s op de website van de leveranciers zelf.
  • Praat met de leverancier:Het helpt om met de leverancier in gesprek te gaan voordat je een definitieve keuze maakt. Dat biedt je de kans om meer te weten te komen over nieuwe functies die nog niet op de website worden vermeld. Je kunt ook een productdemo aanvragen of informatie krijgen over nieuwe aanpassingen die beschikbaar zijn. En als je wilt weten of de tool voldoet aan voor jou unieke vereisten of geschikt is voor integratie met producten van derden, kun je dat ook met de leverancier bespreken.

Methodologie:

In dit artikel staan de 6 populairste video recruitment tools gebaseerd op de volgende criteria:

  • De tools ranken op positie 1-6 in Google SERP op 22 juni 2020 op zoekwoord video interview systeem.
  • De tools hebben op z’n minst de basis functionaliteiten van video interview software:
    • Live interviewing
    • Skill assessment/scoring
  • De tools zijn AVG-compliant

Staff morale boosters to turn your team into an A-Team

staff morale boosters during remote working

Before COVID-19 threw the earth off its axis, remote working was a luxury only 7% of workers could enjoy. 

staff morale boosters during remote working

Most were white-collar workers with finance and IT backgrounds. Today, it’s estimated that 77% of UK workers are working from home due to the pandemic, and the trend is showing no signs of slowing down. Location independence was a growing trend long before the COVID-19 crisis.

It decreases business overheads, improves productivity, and boosts employee morale. Study after study hails the benefits, but some employers have resisted remote workspaces for one simple reason: mistrust. 

The pandemic has forced late adopters to find out how trustworthy their employees are in practice: one workday at a time. And they’ve discovered that remote workers are:

Finding new working strategies to improve productivity and morale. 
Putting more discretionary effort into their work hours.             
Exhibiting 13% more certainty about staying with their current employers.

That doesn’t make location independence a silver bullet, unfortunately. Studies show that remote productivity levels only climb if employee morale is high, and drive is no guarantee. 

Businesses that want to move into the new year with smaller officers and a larger work-from-home base will need to find new ways to incite enthusiasm, positive employee morale, increasing employee engagement and discipline. 

That can seem well-nigh impossible without morning chats and weekend team-building exercises, but all it takes is a little lateral thinking.

Overcoming the challenges of self-motivation 

Remote working takes a little getting used to. Solitude, family distractions, and lack of discipline can all carve chips out of a perfect eight-hour day. Add COVID-19 panic and unsettled employees, and you have a potential white-collar disaster and low employee morale. 

40% of the UK workforce say that the pandemic has affected their work, and 20% are having difficulties overcoming the challenges of location independence. 

The change is affecting management, too, with C-suite executives and other leaders finding themselves with two to six hours of extra time in their days. The hours they once spent on commuting and managing the office are now empty. 

However, not all of the effects are negative. Meetings have become more streamlined, and for some, creative workers are delivering more inspired work than they ever did before. The IT industry has famously led the pack in terms of revolutionising office trends, and they’re doing the same today. 

For example, MyZone is relying on virtual team building to keep smiles on their employees’ faces and help them to overcome the emotional challenges of a post-COVID life. 

They’ve created a murder mystery team building activity and mandated similar exercises through their own shared screen software. 

It turns out that the best employee morale booster isn’t necessarily the most revolutionary one. Sometimes, an old fashioned quiz game works perfectly well. 

Team communication software lets you host a shared playlist, photograph contest, or self-care hour. 

You might also want to try:

  • A virtual coffee team meeting each morning before work to create structure and add oomph to the workday.
  • A lunch hour yoga session: Get your workers moving while checking in for lunch.
  • Virtual quizzes and weekend drinks: You can still meet for festive after-work activities virtually.
  • Old-fashioned board games are perfect for staff who feel unsupported.
  • Lateral thinking questions are the perfect way to coax your team into thinking more creatively.
  • Video calls will make weekly work meetings or weekend movie nights far more sociable.

The importance of effective communication

Team building exercises are pointless if virtual office communication isn’t flowing. Adjusting to home office connections takes a little work, and managers need to be more intentional than ever before. Staff need as much guidance as before, so leaders must find new ways to keep channels open. 

That entails mentorship as much as it does leadership. Personal interest is one of the most effective staff morale boosters available today, and the current crisis makes it more critical than ever before.

Office leaders must be available to lead their teams through the crisis on an emotional level. Openness, honesty, and transparency can orient employees and provide much-needed strength. This is not the time to gloss over the truth. A lack of honesty breeds fear. 

Distrust goes both ways, and leaders must earn their staff’s confidence. This is the perfect time to teach employees about self-care. Speak openly about the work your employees are worried about and lead by example.

 Avoiding digital saturation

With technology dominating remote work life, digital saturation follows closely behind. Workers can only fit so much technology into their work days. Content consumption has its limits, and technology fatigue can bring its own challenges. 

Gartner found that 41% of remote workers don’t feel connected to their colleagues, and 26% felt more isolated.The remote work industry already has a range of collaboration software that allows staff to easily share documents along a work timeline. 

There are several other staff morale boosters to discover through screen sharing: Apps like Slack will break projects up into smaller parts and help staff to work together on the same documents. 

Find the right tool to help you

With the right software, your teams can work on concepts and ideas together. Remote desktop software also lets staff collaborate on big projects that are easily overseen by management. The world is in disarray, relying on digital tools at a time when human needs are at their highest. The best way to overcome is still flesh-and-blood kindness and mentorship. 

Digital tools should thus be used to channel, and not replace, professional relationships. Human relations still make the world go around, even in a white-collar world.

Looking for Collaboration Software? Check our catalogue

 

Las pymes a nivel global aceleran el cambio a digital debido a la situación creada por la COVID-19

Cambio a modelo online en las pymes a nivel global

En las empresas el impacto económico derivado de la COVID-19 ha tenido un alcance mundial. Desde la adopción de medidas a corto plazo para permitir que el personal de plantilla teletrabaje hasta el aumento de la seguridad con redes privadas virtuales (VPN), las organizaciones de todo el mundo han tenido que pensar en la forma más rápida y eficaz de mantenerse en funcionamiento durante la crisis. 

Sin embargo, continúa siendo una incógnita si las empresas seguirán ese camino de transformación o se quedarán como antes.

Queríamos saber más sobre cómo ha afectado la pandemia a las pymes, conocer el impacto en sus decisiones de compra de software y sus planes para el futuro. Por esta razón, realizamos una encuesta a 2904 participantes, entre los que se encontraban empleados y directivos de pequeñas y medianas empresas (pymes) de Alemania, Australia, Brasil, España, Francia, Italia, Países Bajos y el Reino Unido.

Para este artículo hemos tenido en cuenta las respuestas de 2141 participantes que ocupaban cargos de dirección, dirección sénior, dirección ejecutiva o  que eran titulares de estas empresas. (Puedes consultar toda la metodología desplazándote hasta el final de este artículo). 

El 53 % de las empresas no tenía un plan de continuidad de negocio en marcha

La gestión de la continuidad de negocio como la define Gartner (contenido en inglés) consiste en:

Un enfoque en el que las empresas planifican la recuperación de todo el proceso operativo. Incluye un plan de espacios de trabajo, teléfonos, puestos de trabajo, servidores, aplicaciones, conexiones de red y cualquier otro recurso necesario para el funcionamiento de la empresa.

La crisis ha pillado al mundo por sorpresa y los negocios no son una excepción. Cuando se les preguntó si tenían un plan de continuidad antes de la crisis, el 53 % de los participantes no tenía o no estaba seguro de si la empresa contaba con uno. 

La mayoría de las pymes no tenía plan de continuiad de negocio previo a la pandemia

No tener un plan de continuidad de negocio podría acarrear pérdidas considerables y potencialmente incluso el cierre del negocio. Si ves la COVID-19 como una crisis impredecible, tener un plan de contingencia tiene más sentido que nunca.  

El autor Nassim Nicholas Taleb habla de la “teoría del cisne negro“. Esta teoría explica el tremendo impacto de los eventos externos raros e impredecibles y que las empresas no pueden estar preparadas para ellos. 

Por lo tanto, tener un plan que te permita prepararte para lo no planeado puede ahorrarte tiempo y dinero, y posiblemente de él dependerá el futuro de la empresa. Entre los beneficios de contar con un plan destacan:

  • Se reduce el tiempo de respuesta al evento
  • Se reduce el tiempo de recuperación de las funciones esenciales
  • Se evita la toma de decisiones equivocadas en las primeras etapas
  • El éxito de la comunicación con el personal y las personas clave durante la crisis
Los sistemas de gestión de continuidad de negocio con funciones como las copias de seguridad continuas, el cifrado y el almacenamiento de datos puede ayudar a tu empresa a prepararse para una crisis inesperada o un ciberataque.

El 61 % de las empresas a nivel global cree que no durará más de 6 meses bajo las medidas actuales sin ayuda gubernamental

La falta de preparación de muchas empresas ha hecho que tengan que tomar decisiones de inmediato en medio de la pandemia y que no piensen a largo plazo. 

A su vez, más del 61 % de las empresas encuestadas globalmente no cree durar más de 6 meses con las condiciones actuales. En los países europeos (Francia, Alemania, Italia, Países Bajos, España y el Reino Unido) que participan en este estudio, así como en Australia, el porcentaje de empresas que cree que no durará más de 6 meses con las medidas actuales es del 62 %.  

La UE y los gobiernos nacionales están aplicando un apoyo financiero para ayudar con las pérdidas generadas por la pandemia. Sin embargo, para algunas empresas, las pérdidas son demasiado cuantiosas y terminarán cerrando.

Más de la mitad de las pymes a nivel mundial no aguantará más de 6 meses en estas condiciones

El cambio a lo digital no es todavía una prioridad principal para las pymes  

La transformación digital es según la definición de Gartner (contenido en inglés):

Todo aquello, desde la modernización de la TI (por ejemplo, la transición a la computación en nube), a la optimización digital, a la invención de nuevos modelos de negocios digitales. 

A pesar de que las empresas han adaptado su oferta en respuesta a la COVID-19, los resultados del estudio demuestran que el paso a lo digital no es todavía una prioridad principal para las pymes a corto plazo. 

Cuando se les ha consultado por el nivel de importancia de una serie de aspectos como la productividad del personal, la imagen de marca o la retención de los clientes a corto plazo, el cambio de las empresas para que operen de forma digital es la última prioridad de los encuestados en Australia, Brasil, Francia y España.

Para Alemania, Italia y el Reino Unido, la última prioridad es asegurar el apoyo financiero y para los Países Bajos es mejorar la imagen de marca.

 El estudio demostró que para la mayoría de los países, el mantenimiento de la productividad de los empleados y la retención de los clientes son las dos prioridades principales. En el caso de Brasil y el Reino Unido, la prioridad principal es cumplir el distanciamiento físico y las guías locales sobre la cuarentena seguida del mantenimiento de la productividad de los empleados.  

Las medidas de salud y seguridad han sido el principal foco de atención de las empresas desde el comienzo de la crisis para el 64 % de los encuestados.

La aplicación de políticas de teletrabajo (58 %) ha sido el otro punto de interés de las empresas. Una vez que las empresas aplicaron las políticas y las tuvieron en marcha, el siguiente paso fue implementar el software lo antes posible para evitar la interrupción máxima, y fomentar la retención y el compromiso del personal.

Cambiar de modelo de negocio para operar de manera digital

Mantener la productividad de los empleados en tiempos de COVID-19

El 48 % de las pymes ha invertido en software debido a la crisis

Casi la mitad de las empresas encuestadas ha tenido que cambiar su plan de inversión en software desde el comienzo de la crisis. Brasil (55 %), España (55 %) e Italia (52 %) han sido los tres países con mayor número de pymes que han tenido que invertir en nuevo software como resultado de la COVID-19.

Estos datos no sorprenden, puesto que el 35 % de las empresas ha tenido que plantearse incorporar software nuevo para fomentar el trabajo en equipo y el 70 % de las empresas ha sido capaz de adaptar algunas o todas sus ofertas comerciales para poder entregarlas de forma virtual.

Software adquirido por pymes a nivel mundial

En cuanto al tipo de software que se ha implementado, el software de escritorio remoto, el software de videoconferencia y el software de chat en vivo han sido los tres tipos de software que más se han adquirido o considerado en respuesta a la COVID-19.

Adquisición de software más allá de la COVID-19: la elección correcta

La falta de planes de continuidad de negocio ha llevado a la mayoría de las pymes encuestadas a invertir en software con la finalidad de garantizar la productividad de los empleados.

Los responsables de la toma de decisiones necesitan ayuda para elegir el software adecuado. El estudio reveló que un tercio de los responsables de la toma de decisiones en las pymes se encuentran en una etapa de interés, es decir, conocen el software que necesitan, pero todavía deben investigar qué productos se ajustan a las necesidades de su empresa. 

El estudio averiguó que casi la mitad de los directivos basaron sus decisiones en el precio (49 %), la facilidad de uso (46 %) y las reseñas (37 %).

Hemos descubierto diferencias significativas entre los países al analizar las reseñas. Por ejemplo, para los países europeos encuestados en este estudio (39 %) y Brasil (45 %), las reseñas se consideran útiles a la hora de tomar una decisión sobre la adquisición de software. Sin embargo, en Australia, solo el 18 % encuentra útiles las reseñas cuando se trata de software y el factor principal es la facilidad de uso (22 %).  

Consultar las reseñas debería ser parte de cualquier proceso de compra de software. Las reseñas de terceros proporcionan una visión muy importante de la experiencia de los usuarios con el software.

Incorpora el software como parte de tu estrategia empresarial para el futuro 

Como hemos visto, la crisis de la COVID-19 ha sacudido a las empresas y a algunas de ellas las ha llevado a tomar decisiones de software de emergencia destinadas a resolver problemas a corto plazo. A medida que las restricciones disminuyen y el personal empieza a volver a la oficina, las empresas deben pensar en una estrategia a más largo plazo.

Gartner ve la respuesta a la crisis de la COVID-19 en tres pasos principales (artículo en inglés): 

  • Respuesta: Las acciones se dirigen principalmente a mantener el negocio en funcionamiento a corto plazo como respuesta rápida a una crisis.
  • Recuperación: Un “esfuerzo más coordinado para estabilizar las operaciones”. Este esfuerzo puede incluir la creación de planes específicos para restablecer el negocio al nivel anterior a la crisis y también examinar los recursos disponibles para hacerlo.
  • Renovación: Gartner subraya la importancia de aprender de la experiencia y de crear resiliencia para el futuro. 

Hemos visto cómo para muchas empresas la crisis ha supuesto pérdidas económicas o, peor aún, el cierre. Aprender de la experiencia contribuirá a que las empresas evalúen los errores que se han cometido durante la crisis y a elaborar un plan de contingencia sólido que les ampare en caso de que aparezca una crisis nueva.

¿Buscas herramientas de colaboración? Consulta nuestro catálogo.

* Metodología de la encuesta
Para recopilar los datos de este informe, hemos realizado una encuesta en línea en mayo de 2020 entre 2904 encuestados, que ha incluido a personas empleadas y con cargos de dirección de pequeñas y medianas empresas (pymes) de Alemania, Australia, Brasil, España, Francia, Italia, Países Bajos y el Reino Unido