5 astuces pour une réunion virtuelle parfaite

réunion virtuelle

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2020 est et restera sans aucun doute l’année de la prise de pouvoir de la réunion virtuelle. À l’heure où le coronavirus confine la moitié de la population mondiale chez elle, l’heure n’est plus aux rassemblements et beaucoup d’entreprises découvrent le télétravail et les réunions en ligne.

Une réunion virtuelle bien ficelée permet à des équipes géographiquement dispersées de collaborer, de résoudre des problèmes et de travailler en groupe. En revanche, une réunion mal organisée et inefficace constitue une perte de temps. Résultat : collaborateurs démotivés et productivité en berne.

Les chefs d’entreprise doivent tenir compte des défis uniques de la communication virtuelle pour tirer le meilleur parti de leurs équipes lors de chaque réunion. Voici quelques conseils utiles pour maîtriser l’organisation de vos réunions en ligne.

Astuce n° 1 : établissez un programme

Ce conseil est valable pour toute réunion, mais il prend une importance particulière lorsque les participants ne sont pas physiquement réunis.

Il est crucial de fixer à l’avance le programme d’une réunion virtuelle afin que les participants sachent à quoi s’attendre et comment apporter leur contribution aux discussions. Voici les bonnes pratiques incontournables :

  • Partagez votre ordre du jour à l’avance : communiquez l’ordre du jour aux participants bien avant la réunion afin qu’ils puissent s’y préparer au mieux. Dans votre invitation par e-mail, détaillez les principaux points qui seront abordés et mentionnez les éventuels documents, dossiers ou recherches pertinents auxquels vous vous référerez durant la réunion.
  • Le cas échéant, donnez aux participants la possibilité de consulter les documents que vous utiliserez ou d’y ajouter des commentaires avant la réunion : laissez une chance à chacun de contribuer de manière équitable à la réunion au moyen d’outils de gestion documentaire tels que Google Drive. Qu’il s’agisse d’un diaporama, d’une vidéo ou d’un rapport annuel, l’utilisation de logiciels de partage de fichiers tels que Dropbox et Box permettra à tout le monde de disposer de toutes les informations nécessaires.
  • Formulez vos attentes sur la gestion de l’espace virtuel : assurez-vous que tous les participants sont sur la même longueur d’onde en ce qui concerne la manière dont la réunion virtuelle sera menée. Faut-il couper son micro lorsque quelqu’un d’autre prend la parole ? Les interventions sont-elles bienvenues ou préférez-vous qu’une seule personne s’exprime pendant toute la réunion ?

Astuce n° 2 : planifiez vos réunions virtuelles bien à l’avance

La coordination des différents plannings et fuseaux horaires des participants peut se révéler compliquée. Voici quelques recommandations pour que tout le monde soit en phase en termes de planification :

  • Choisissez des plages horaires qui conviennent au fuseau horaire de chacun : par exemple, si vous attendez des participants de New York et de Londres, l’heure idéale pour organiser une réunion en ligne serait 10 h à New York et 13 h à Londres.
  • Fiez-vous à des logiciels pour choisir le bon créneau horaire : il peut sembler pratiquement impossible de concilier les disponibilités de chacun. Au lieu de vous casser la tête sur les fuseaux horaires, confiez le problème à un logiciel d’agenda qui détectera automatiquement les fuseaux horaires de tous les participants.
  • Planifiez les réunions bien à l’avance : plus les participants sont informés à l’avance des réunions, moins ils risquent d’être confrontés à des conflits d’horaires. Si vous devez programmer une réunion de dernière minute, assurez-vous que tous les participants ont encore des disponibilités.

Astuce n° 3 : édictez des règles de conduite pour vos réunions en ligne

Les règles de conduite donnent le ton d’une réunion virtuelle fluide et productive. Voici quelques conventions utiles que les organisateurs et les participants peuvent s’imposer avant chaque réunion virtuelle afin d’en assurer le bon déroulement :

  • Testez vos outils : vérifiez vos connexions et notamment les fonctionnalités vidéo, Wi-Fi et partage d’écran de l’appareil que vous comptez utiliser. Si possible, connectez-vous environ dix minutes avant le début de la réunion.
  • Rencontrez-vous en face-à-face par vidéo : veillez à ce que chaque participant à la réunion virtuelle puisse voir les autres. La communication passe en grande partie par le langage corporel. Une rencontre en face-à-face, même par vidéo, est donc bien plus personnelle qu’une réunion téléphonique avec une voix désincarnée. Ce mode de communication améliore le contact en permettant aux participants de percevoir le langage corporel et les signaux. Il permet notamment de comprendre plus rapidement si une personne a fini de parler ou fait simplement une pause.
  • Évitez toute distraction :  il est toujours tentant de consulter sa messagerie lorsque l’on s’ennuie dans une réunion, même lorsque les collègues, clients ou supérieurs sont présents. Rappelez à vos collaborateurs de consacrer toute leur attention aux autres et de limiter les distractions comme les e-mails et les textos pendant la réunion.

Astuce n° 4 : impliquez les participants

Tous vos efforts d’organisation et de planification auront été vains si votre audience n’est pas impliquée. Voici nos recommandations pour que votre équipe reste attentive et active durant la réunion virtuelle :

  • Prévoyez du temps pour les conversations informelles : laissez les participants discuter spontanément en début d’une réunion. Ces conversations permettent aux équipes d’établir une connexion personnelle avant de passer aux choses sérieuses, comme elles le feraient dans la vie réelle.
  • Encouragez la participation : offrez différentes possibilités d’interaction à vos collaborateurs pour les inciter à s’impliquer dans la réunion virtuelle. Invitez-les par exemple à transmettre leurs questions avant de les retrouver en ligne. Si nécessaire, vous pouvez également lancer un sondage ou leur proposer de s’exprimer sur un chat en direct.
  • Posez fréquemment des questions : faites le point tout au long de la réunion afin de permettre aux participants d’échanger et assurez-vous qu’ils suivent. Posez des questions fermées plutôt qu’ouvertes. Par exemple, au lieu de demander ce que votre public pense d’un outil, demandez-lui clairement s’il pense que cet outil améliorera la productivité de l’équipe.

Astuce n° 5 : assurez un suivi

Après n’importe quelle réunion au bureau, les échanges qui suivent autour de la machine à café peuvent être tout aussi déterminants que la réunion elle-même. En ligne, c’est pareil. Voici ce que vous pouvez faire pour assurer une communication claire et limpide :

  • Concluez par une discussion informelle : cinq à dix minutes avant la fin de la réunion, demandez à votre équipe si elle souhaite poser d’autres questions ou exprimer d’autres préoccupations. À ce stade des échanges, les participants seront plus enclins à partager leurs réserves ou leurs doutes. Résumez les informations qui ressortiront de cette conversation et organisez ensuite un débriefing avec votre équipe. Pour ce faire, vous pouvez récapituler dans un e-mail ce qui a été abordé lors de la réunion, les décisions clés qui ont été prises et les actions que votre équipe doit entreprendre.
  • Déterminez les points à améliorer : posez-vous les bonnes questions. Qu’est-ce qui a fonctionné ? Qu’est-ce qui n’a pas marché ? Il n’est pas nécessaire d’appliquer tous les principes ci-dessus dans ces sessions moins formelles, mais vous ne pourrez assurer le succès de vos prochaines réunions que si vous prenez le temps d’écouter, d’évaluer et de vous corriger honnêtement.

Choisissez le bon logiciel pour organiser votre réunion virtuelle

Qu’il s’agisse d’un logiciel de web conférence ou d’un logiciel de gestion de projets, vous avez accès à une large palette d’outils technologiques pouvant vous aider à organiser des réunions virtuelles productives et efficaces.

L’essentiel est de trouver le logiciel qui conviendra le mieux à votre équipe. Pour faire le bon choix, posez-vous ces deux questions :

  • Quelle est la fonctionnalité principale nécessaire pour réussir ma réunion virtuelle ? Vous avez besoin que tout le monde collabore simultanément sur un même document ? Alors Google Docs semble être la solution tout indiquée. Les membres de votre équipe doivent visualiser une démo en temps réel ? Dans ce cas, un logiciel de partage d’écran est l’outil qu’il vous faut.
  • Quel est le nombre moyen de participants à vos réunions virtuelles ? Le logiciel de réunion dont vous avez besoin pour une réunion virtuelle avec une seule personne peut être très différent de celui qui vous permettra d’organiser une réunion avec plus de 15 collaborateurs. Assurez-vous que l’outil de web conférence ou de réunion en ligne que vous envisagez d’adopter est suffisamment flexible.

D’autres stratégies pour un télétravail efficace

Capterra a compilé les articles et conseils pour aider les entreprises à faciliter le travail à distance. Retrouvez sur cette page tous les articles concernant le management à distance, la cybersécurité, l’inclusion des télétravailleurs, et bien d’autres problématiques !

Enquête : 44 % de PME n’étaient pas préparées au télétravail

Du jour au lendemain, les entreprises ont dû faire face à une nouvelle réalité et s’adapter à la situation inédite provoquée par l’épidémie de COVID-19. L’une des premières mesures prises, outre celle de permettre aux employés de réaliser leur travail à distance, a été de s’intéresser et d’adopter des logiciels de télétravail.

Capterra a mené l’enquête* et interrogé 311 travailleurs à plein temps et temps partiel issus de tous les domaines et officiant dans une PME. L’objectif de cette enquête était de prendre le pouls du télétravail en France, quelques jours après l’annonce du confinement général.

Au lendemain de l’annonce, on distinguait trois principaux cas de figure :

  • Les employés qui peuvent effectuer le télétravail et dont l’entreprise était préparée à l’annonce du confinement.
  • Les employés qui pourraient en théorie effectuer leur travail à distance mais dont l’entreprise n’a pas immédiatement permis le télétravail à l’annonce du confinement.
  • Les employés dont la présence physique est requise (soins aux personnes, services de nettoyage, transport routier…).

L’analyse qui suit s’appuie alors sur les deux premières catégories de personnes, soit un nombre de 183 répondants.

Quelles ont été les mesures prises pour permettre le travail à distance ? Quels logiciels de télétravail les PME ont-elles adoptés pour l’occasion ? Quels sont les principaux défis du télétravail ? Réponse dans notre étude.

Points importants de l’étude

  • 59 % des 311 répondants ont eu rapidement la possibilité de travailler à distance.
  • 13 % affirment que leur entreprise n’était pas du tout préparée à l’annonce du confinement.
  • 44 % des entreprises interrogées ont dû s’équiper de technologies afin de permettre à leurs employés de poursuivre leurs activités.
  • Les logiciels de web conférence et de collaboration sont ceux qui ont été le plus massivement adoptés.
  • Les plus grands défis auxquels les télétravailleurs doivent faire face sont la concentration, les relations clients et la communication interne.

Quelles ont été les diverses réactions des PME à l’annonce du confinement ?

Une majorité de répondants (59 %) affirme que leur entreprise avait pris ses dispositions pour permettre le télétravail.

Parmi les employés qui n’ont pu effectuer cette transition à l’annonce du confinement (13 %), les principales raisons ont été les suivantes : leur entreprise n’était pas préparée, ou n’avait pas encore donné d’instructions, ou encore, n’avait pas donné la permission d’effectuer le télétravail (scepticisme de la direction, par exemple).

Après plus de deux semaines de confinement, il est probable, il faut du moins l’espérer, que ces trois données pourraient être réévaluées, au regard des diverses mesures qui ont ponctué l’actualité.

Enfin, 26 % des 311 répondants effectue un travail requérant la présence physique (services aux personnes, agriculture, travailleurs sociaux…). Les 2 % restants n’effectuaient pas de télétravail pour raisons personnelles (congé maladie, manque de matériel ou préférence pour travailler dans les bureaux habituels).

entreprise télétravail

Si une majorité de répondants a pu transférer son activité professionnelle à son domicile du jour au lendemain, nous verrons cependant que les PME ont dû investir dans des logiciels en urgence afin de faciliter la collaboration à distance. Certaines se seront rendu compte, à l’heure qu’il est, que la digitalisation d’une entreprise et l’adoption d’outils est alors nécessaire, sinon salutaire. Le télétravail est alors assez peu répandu sous nos latitudes, mais pourrait-il devenir la norme ? Et pas seulement en cas de catastrophe…

Dans quels logiciels de télétravail les PME ont-elles investi ou comptent-elles investir en priorité ?

70 % de nos répondants aujourd’hui leur ordinateur personnel pour le télétravail, les 30 % restants bénéficiant de matériel prêté par l’entreprise. Les échanges d’informations et de projets s’en retrouvant limités à e-mail ou le téléphone (ou la visioconférence pour les réunions), la meilleure réponse à ce manque d’interactivité a été d’investir dans des outils basés sur le Cloud.

44 % affirment que leur entreprise a immédiatement acheté ou installé des logiciels pour permettre ou faciliter le télétravail et 19 % affirment que leur entreprise prévoyait de telles mesures au lendemain de la mise en place du confinement.

Les quatre catégories d’outils suivantes, d’ordinaire déjà populaires, ont connu un sursaut d’intérêt significatif :

  • Web conférence
  • Collaboration et communication
  • Gestion de projet
  • E-mail marketing

Web conférence : maintenir un contact humain et pragmatique

La première mesure pragmatique a été de pouvoir organiser les réunions habituelles et extraordinaires et maintenir un peu de cette vie de bureau en cette période de distanciation sociale. Ces outils ont été les plus plébiscités (55 % des 183 répondants).

Ces outils ne se limitent pas à maintenir virtuellement un contact humain : les fonctionnalités de partage de présentation (qu’elles soient statiques ou animées) complètent ces outils de communication.

Collaboration et communication : faire partie d’une équipe, de chez soi

La collaboration fait partie des principaux défis rencontrés par les télétravailleurs : comment maintenir une collaboration sans faille et une communication étroite lorsque l’on est chacun chez soi ?

Gestion des tâches, partage de documents, calendrier, espaces de brainstorming : les outils collaboratifs ont tout prévu pour inciter à la participation et au bon déroulement des projets.

Preuve de leur succès, 40 % des répondants affirment que leur entreprise s’est tournée vers de tels outils.

Gestion de projet : mener à bien ses objectifs et à distance

Comment mener son projet à terme lorsque tous les acteurs sont aux quatre coins de la région, voire du pays ? Internet a aboli les frontières et la gestion de projet a trouvé un terrain de prédilection dans les outils en ligne. Les fonctionnalités de tels outils ont été pensées pour organiser les tâches et les flux de travail, quel que soit l’endroit où se trouvent les collaborateurs. Les fonctionnalités collaboratives rationnalisent et simplifient la vie du chef du projet et celle des parties prenantes.

Pour 17 % des répondants, un outil de gestion de projet s’est révélé indispensable pour poursuivre leurs activités. Les outils de gestion de projet sont par ailleurs parmi les plus recherchés dans le monde professionnel car le concept de projet et de chef de projet est bien celui que l’on retrouve dans tous les domaines (lien : chef de projet).

E-mail marketing : maintenir la communication externe

En ce qui concerne la communication externe, les outils d’e-mail marketing sont un canal efficace pour garder les clients informés du statut de votre activité et de vos produits, surtout si l’entreprise a dû modifier son mode opératoire, ses services ou son stock de produits.

19 % des personnes interrogées ont ainsi répondu avoir investi dans un logiciel d’e-mail marketing à l’aune de la mise en place du télétravail pour tous.

Un logiciel de télétravail pour une ou plusieurs problématiques à la fois

D’autres outils peuvent également trouvent d’autant plus grâce aux yeux des employeurs en cette période (et le reste de l’année !), les problématiques inhérentes à chaque secteur étant diverses et variées : outils de gestion du personnel (retrouvez notre template Excel téléchargeable gratuitement), ceux de webinar pour créer des présentations instructives et des formations, de chat pour communiquer avec les clients et ceux de service client, ces deux dernières catégories répondant à l’un des autres défis majeurs du télétravail.

Quels sont les principaux défis auxquels font face les télétravailleurs ?

Le passage soudain d’une routine de travail dans des bureaux au domicile personnel n’est pas sans difficultés, qu’elles soient matérielles ou psychologiques.

Si les horaires restent sensiblement les mêmes, une nouvelle organisation personnelle s’impose. Quant à rester dans l’ambiance “bureau”, outre disposer d’un espace dédié (dans la mesure du possible), il est crucial de pallier les défis que représente le travail à distance, surtout lorsqu’il s’agit d’une pratique nouvelle pour un grand nombre d’employés.

défi télétravail

  • Productivité et concentration : c’est la première inquiétude du télétravailleur néophyte. Discipline personnelle, vie familiale, espace inadéquat, nombreuses sont les embûches sur la route de la concentration. On peut suivre ces quelques conseils afin d’intégrer une ambiance de travail à son univers personnel. Une to-do list ou la méthode GTD peuvent également aider à organiser sa journée sans stress.
  • Relations clients : si le cœur de son métier consiste à être en communication avec la clientèle, il n’y a pas de raison pour que celle-ci ne persiste en dehors des murs du bureau. Après tout, tout le monde est à la maison. S’il est possible grâce à un softphone de passer des appels depuis son ordinateur, un outil de chat permet de son côté de discuter en ligne en toute quiétude.
  • Collaboration et communication : la productivité est certes ce qui inquiète le plus les entreprises, mais il ne faut pas oublier que chacun vient avec son individualité et que le contexte de télétravail ne convient pas forcément à tout le monde. Le moins que l’on puisse faire est d’entretenir le moral des troupes avec toutes les petites habitudes que cela sous-entend. Cela peut se traduire par des espaces dédiés aux centres d’intérêt ou discussions personnelles dans votre outil de communication ou encore proposer une pause-café ou une activité ludique par vidéo (objet d’un prochain article !).
  • Gestion de projet : comme évoquée plus haut, la gestion prend une autre tournure dès que l’on n’a plus de contact direct avec son équipe. Les outils dédiés centralisent toutes les tâches et informations nécessaires afin d’en suivre totues les étapes. Vous pouvez également vous essayer au diagramme de Gantt en téléchargeant gratuitement notre modèle Excel.

La digitalisation comme plan de continuité

Capterra a compilé pour vous une liste de logiciels de diverses catégories ayant adapté leur offre afin de permettre aux entreprises de se retourner et de poursuivre leur activité à distance le plus efficacement possible. Vous pourrez également consulter ces articles abordant plusieurs problématiques liées au télétravail : plan de communication, cybersécurité, management, et bien d’autres !


*Méthodologie de l’enquête : pour collecter les données de ce rapport, nous avons mené une enquête en ligne entre le 20 et 24 mars 2020. Les réponses proviennent d’un échantillon du marché cible français. Parmi les 639 personnes ayant été sollicitées, 311 répondants correspondant à ces critères ont été sélectionnés pour répondre à nos questions. Les participants sont issus de divers secteurs d’activité et travaillent dans une PME. Parmi ces 311 répondants, 183 pratiquent le télétravail ; les pourcentages représentés dans cet article se basent sur ce dernier nombre de répondants, à l’exception de ceux rapportés dans l’infographie n° 3 (voir détails ci-dessous).

 **Les infographies 2 et 3 étant à réponses multiples, la somme totale des pourcentages peut dépasser 100 %.

***L’infographie n° 3 a été réalisée d’après les réponses à la question suivante “ Quel(s) défi(s) rencontrez-vous vis-à-vis du télétravail ?”. Les répondants à cette question sont les 183 réalisant leur travail à distance, plus 39 des 128 ne pouvant réaliser de travail à distance (les autres répondants ne pouvant réaliser de télétravail car leur présence est requise ou pour raisons personnelles ont été exclus).

El 42 % de las pymes no estaba preparado para el teletrabajo

Pymes no preparadas para el teletrabajo y con retos en comunicación

Retos del teletrabajo, las pymes no estaban preparadas para el coronavirus

La pandemia obliga al teletrabajo: ¿cómo reaccionaron las pymes?

El coronavirus tiene al mundo contra las cuerdas, la sociedad se encuentra en una nueva realidad, aislada y evitando el contacto humano. Debido a esta situación, muchas actividades se están haciendo de manera remota, la industria y los negocios no son la excepción. El trabajo a distancia se ha convertido en el nuevo estándar de operar de muchas organizaciones, que necesitan en muchos casos herramientas para teletrabajar específicas. 

En este contexto, Capterra ha realizado una encuesta* a empleados de pequeñas y medianas empresas para conocer su estado actual con respecto al teletrabajo.

¿Estaban las pymes españolas preparadas para el trabajo remoto? ¿Qué herramientas son las que más utilizan los negocios para funcionar a distancia? ¿Cuáles son los principales retos del teletrabajo?

Puntos destacados del estudio:

  • 42 % de las pymes no tenía el software necesario para teletrabajar
  • 67 % de los empleados utiliza software en la nube para trabajar a distancia
  • Las herramientas para videoconferencias son las más utilizadas 
  • Los principales retos del teletrabajo son concentrarse, ser productivo y la comunicación interna y externa

El 42 % de las pymes no tenía el software necesario para el trabajo remoto

Cuándo las organizaciones tuvieron que implementar el teletrabajo, ya fuese por decisión propia o debido al aislamiento obligatorio, el 42 % de las pymes no tenía las herramientas necesarias para que los empleados pudieran teletrabajar. Este segmento tuvo que adquirir (31 %) o planificar la compra (11 %) de software específico para ello. 

Casi la mitad de pymes no tenían software necesario antes de la pandemia

A su vez, las pymes tampoco estaban preparadas en cuestión de equipo, ya que el 76 % de los participantes que realiza teletrabajo lo hace con su propio portátil u ordenador de mesa y únicamente un 24 % tiene uno de la empresa.

Aunque el 58 % de los encuestados ya tenía el software necesario para trabajar a distancia previo, el segmento que no estaba preparado sigue siendo un porcentaje muy alto si se tiene en cuenta que se sabía que el coronavirus estaba expandiéndose por Europa y que muchas organizaciones ya estaban tomando precauciones.

La nube, más importante que nunca

Si el uso de software en la nube en las pymes ya estaba en auge, ahora ha incrementado sustancialmente su importancia gracias a la variedad de herramientas y utilidades que presenta, especialmente las diseñadas para la comunicación y trabajo en equipo. Un 67 % de los participantes indica que utiliza de manera parcial (43 %) o total (24 %) software en la nube.

Más de la mitad de las pymes usan software en la nube para teletrabajo

Para una empresa es más sencillo adquirir un servicio o software en la nube para que los empleados accedan a él utilizando un navegador, en vez de que tengan que descargar o instalar un programa. Una opción conveniente especialmente si se trabaja de manera remota.

Aún así, el software instalado en el ordenador sigue predominando para el trabajo a distancia, utilizado por el 74 % de los participantes, ya sea de manera parcial (43 %) o total (31 %). 

Top 5 software más utilizado para el teletrabajo

Las actividades del día a día que antes eran sencillas, como revisar un proyecto con el equipo en una sala de reuniones y discutir las acciones a seguir, ahora se han vuelto más complejas. Las indicaciones o mensajes se pueden interpretar distinto, por eso es esencial contar con herramientas de comunicación y organización que faciliten el proceso.

Estas son las cinco categorías de software más utilizadas por las pymes para el trabajo remoto:

Top-5-software-teletrabajo
Los números en la gráfica son los porcentajes que cada respuesta tuvo con respecto al número de participantes.

El boom de la videoconferencia y el despegue de las herramientas para comunicarse

Las herramientas que están ascendiendo notablemente durante esta crisis son las que permiten las videoconferencias y conferencias web. La facilidad con la que se pueden hacer presentaciones, integrando imágenes o vídeos, logra que las ideas se transmitan de una forma completa. También hay que contar con el factor humano, sigue siendo esencial poder ver a la persona con la que se interactúa, ya sea en una llamada o una reunión. Más en estos tiempos de distanciamiento social.

El software de gestión de proyectos es uno de los más utilizados en circunstancias normales, pero en esta situación de teletrabajo también ha ganado terreno ya que es una herramienta indispensable para tener un control del progreso de las tareas, recursos, disponibilidad de empleados y demás elementos que conlleva un proyecto. 

A su vez, la comunicación entre equipos y una óptima colaboración a distancia son retos del teletrabajo al que se enfrentan las organizaciones. Por este motivo, las herramientas para trabajar en equipo y las herramientas de colaboración son de las más utilizadas en esta época del coronavirus. Este tipo de software posibilita una comunicación fluida y eficiente, calendarios en común, compartir y editar archivos y base de datos, entre otros elementos que un equipo utiliza para trabajar.

De cara a la comunicación externa, las herramientas de email marketing son un buen canal para mantener informado a los clientes sobre el estatus del negocio y los productos, especialmente si la empresa ha tenido que modificar su forma de operar y su abanico de productos o servicios. El software de servicio al cliente sigue siendo fundamental para atender y resolver los problemas a los que los clientes se enfrentan. Así como para recopilar y analizar información nueva sobre necesidades y tendencias en el mercado.

El desafío de concentrarse y el reto de las nuevas formas de comunicación

Trabajar a distancia presenta una serie de nuevos retos que normalmente no se encuentran en las oficinas. Muchos empleados no estaban acostumbrados a combinar su vida personal (en casa) con la profesional (en la oficina) y tampoco a basar la mayor parte de la comunicación del trabajo en herramientas digitales.

Los desafíos cruciales a los que se enfrentan los empleados son de tipo individual y de comunicación, tanto interna como externa.

Principales retos de teletrabajo en pymes
Los números en la gráfica son los porcentajes que cada respuesta tuvo con respecto al número de participantes.

La encuesta indica que el reto principal es de carácter individual: poderse concentrar y ser productivo (57 %). Las obligaciones del hogar, las distracciones de la casa, las noticias de la COVID-19 y la preocupación por los familiares son tan solo algunos elementos que tienen a la mente ocupada sin poder enfocarse de lleno al trabajo. Cada persona debe encontrar la forma, y el lugar, para poder trabajar concentrado y ser lo más productivo posible, evitando distracciones no urgentes.

El desafío general del teletrabajo en las pymes es acostumbrarse a la nueva forma de comunicación, ya sea con los compañeros de trabajo (43 %) o relacionarse con los clientes (41 %). Esto también influye en la planificación y gestión de proyectos (40 %).

Aprender a utilizar correctamente las herramientas de trabajo remoto es indispensable para superar estos retos pero también lo es el cambiar la forma de entender la comunicación en este mundo hiperconectado, saber contextualizar mensajes según el remitente y el medio que se esté usando. Es clave aplicar el lenguaje adecuado conforme el canal de comunicación y a la persona que se envía el mensaje, siempre siendo claro en lo que se pide o lo que se pregunta.

Las pymes reaccionaron al coronavirus pero deben aprender a teletrabajar

A pesar de estar en las noticias y afectando ya a empresas en Asia y en Italia, el coronavirus tomó por sorpresa a las pymes españolas, las cuales no estaban preparadas cuando inició el estado de alarma. Un 42 % no tenía el software que requieren sus empleados para el trabajo remoto y un 74 % tiene que utilizar su ordenador/portátil personal para ello. 

La implementación de herramientas para teletrabajo se tuvo que hacer con la crisis en marcha y, por lo tanto, muchos trabajadores tampoco estaban formados o preparados para operar de esta manera. Por lo mismo, uno de los retos principales para los empleados es aprender a concentrarse y ser productivo desde casa, un tema en el que intervienen muchos factores. Mientras que el desafío general de las pymes es la comunicación, tanto interna como externa, entre los compañeros de trabajo y de cara a los clientes. Un reto que implica conocer y utilizar adecuadamente el software de teletrabajo y desarrollar un nuevo lenguaje de comunicación para estos canales, uno que limite las posibles interpretaciones erróneas de los mensajes y que a la vez mantenga la cercanía humana.

La comunicación correcta influye mucho en la planificación y gestión de proyectos. Las pymes comprenden esto y es por ello que el software más utilizado para el teletrabajo es de videoconferencia, gestión de proyectos y colaboración. La importancia de estar informado, actualizado y poder transmitir correctamente las ideas a todos los miembros del equipo es esencial para que el negocio funcione, así como el relacionarse con los clientes correctamente de manera remota.

Actualmente las pymes tienen una crisis que enfrentar, están obligadas a que sus procesos y equipos funcionen a distancia. Un reto complicado pero superable. Es una ineludible revolución al teletrabajo.

En Capterra tenemos una página de recursos digitales para ayudar a las empresas durante la crisis. Descubre ofertas de software, consejos para plan de contingencia de empresas, tips de ciberseguridad y mucho más.

* Metodología de la encuesta: para recopilar los datos de este informe hemos llevado a cabo una encuesta en línea. Las respuestas provienen de una muestra del mercado español. El cuestionario se envió a 517 personas, entre las que se seleccionaron 306 para participar. Los participantes cualificados están empleados (a jornada completa o parcial) en pequeñas y medianas empresas (pymes) y trabajan en diferentes sectores de la industria.
De los 306 participantes, 212 realizan teletrabajo para su empresa, este segmento es el que se analizó principalmente para los datos reportados en este artículo a excepción de la gráfica 4. 
** La gráfica 3 y gráfica 4 son de respuesta múltiple, debido a esto la suma de los porcentajes en cada gráfica puede ser mayor a 100 %.
** La gráfica 4 corresponde a la pregunta: ¿Cuáles son los principales retos para hacer teletrabajo? Los resultados incluyen a los 212 participantes que realizan teletrabajo más 39 de los 94 participantes que no teletrabajan (los 54 participantes no considerados para esta pregunta son los que respondieron que están de baja médica o que su trabajo requiere presencia física).

Online Teaching: A Guide To Tools, Software And Best Practices

online teaching solutions and tips

Online teaching is nothing new. Tutors, teachers, and professors have been using technology to connect remotely with students since the advent of the internet. 

online teaching solutions and tips

However, in recent months, the Coronavirus pandemic has required more students and their educators to adapt to online or digital courses than ever before. Regulations around social distancing and isolation have come at us so quickly, many teachers and tutors are scrambling to find the best ways to convey their lessons to students, even when far apart. 

Here’s the good news: The technology required to connect educators and students in these uncertain times exists. In this article, we’ll provide tips for educators facing the reality of virtual teaching, and outline some of the best technology for building digital classrooms. 

How educators are adapting to Covid-19

The news about Covid-19 is changing every day, but one thing is for certain: Our way of life has changed fundamentally for the foreseeable future. Social distancing guidelines require us to limit human contact as much as possible, which has had an enormous impact on the traditional classroom. 

Fortunately, this is not uncharted territory. Digital classrooms have existed before, and schools in Italy, China, and other countries impacted by Covid-19 earlier have already paved the way for teachers today. And they’ve seen some incredible results.

“We were initially concerned about whether our students, particularly younger students, would adapt well to online learning,” says Hannah Titley, Director of The Golden Circle, a UK Professional Home Schooling Group. “However, the feedback is that they are proving as effective as in-person lessons.”

 

In some cases, online education may be an improvement for some students. Learning in the comfort of their own home, free from distractions found in traditional classrooms, may make it easier for them to absorb information and apply their lessons. 

Leaning on technology during the pandemic

One silver lining to the timing of the Coronavirus outbreak is that we already have the technology required to help students and educators communicate—while maintaining social distancing. 

There are many video conferencing tools, document management applications, and digital collaboration products available on the market. These tools are easy to use (for students and educators) and don’t require a huge IT team to manage. They also work reliably and are typically available for little to no cost.

We’ve outlined some of the best platforms and tools for educators. We’ve selected these apps based on the features they offer, their overall rating, ease of use, customer support, and the number of reviews on Capterra. Find the detailed methodology at the bottom of this page.*

Software for online teaching comparison
A quick comparison of the online teaching software solutions analysed in this article.

Software to run virtual lessons

Zoom Meetings & Chat

Rating: 4.6/5

Ease of use: 4.5/5

Customer service: 4.2/5

SME Pricing: £15.99 per user per month

Free version: Basic plan

Zoom meetings and chat product image
Demonstration of Zoom Meetings & Chat interface (Source)

About Zoom:

Zoom is one of the leading video conferencing platforms. It’s versatility and low price point (including a free option) make it a preferred tool for businesses large and small, and educators. The tool features one-on-one video conferencing (suitable for tutors), but it also easily accommodates large group lessons—the free version allows for up to 100 participants. 

You can make the call as interactive as you like, or you can elect to be the leader on the call. This means you will be the only one able to speak out loud, and you can share your screen as a presentation. 

The free version also includes: 

  • HD video conferencing
  • Unlimited number of meetings (maximum 40 minutes runtime) 
  • Chrome & Outlook plugins
  • Breakout rooms 
  • Group messaging
  • Whiteboarding
  • Scheduling for Chrome & Outlook

Zoom is compatible with Mac, Windows, Linux, iOS and Android.

Cisco Webex Meetings

Rating: 4.4/5

Ease of use: 4.2/5

Customer service: 4.2/5

SME Pricing: £11.25 – £14.85 per user per month

Cisco Meetings Team Meeting
Cisco Meeting’s team meeting layout (Source)

Free version: Personal plan (recently updated with new features), plus first month free with any paid monthly plan, and four months free when purchasing an annual plan (updated: April 2020).

Over 110 million professionals use Webex to connect every month. Though originally developed for business use, Cisco Webex has become a popular option among educators in the virtual classroom as well. 

Webex works particularly well for education settings because a number of its built-in features allow for collaboration that mimics traditional classrooms. For example, Webex allows “virtual hand-raising” so students can ask and answer questions, and it also has live chat features so that pupils can discuss the lessons with one another without interrupting the teacher. 

Additionally, Cisco Meetings includes: 

  • Brainstorming features
  • Attendee and invite management
  • Web conferencing and screen sharing
  • Collaboration tools
  • Screen capture and recording
  • Presentation tools

Cisco is compatible with Apple and Windows products. 

Join.me

Rating: 4.3/5

Ease of use: 4.4/5

Customer service: 4.2/5

Pricing: £9 – £20 per month for multiple users

Free version: 14-day free trial

Join.me screenshare function
Join.me’s screen-sharing feature demonstrated (Source)

About Join.me

Join.me has been helping groups connect virtually since 2003. Users highlight the tool’s simplicity—it’s easy to set up, and once you’re on the platform, launching meetings with small or large groups only takes a few clicks. 

Join.me also features personalisation features. For example, you can customise backgrounds and chat bubbles to suit your personality—this may be particularly appealing to educators who are keen to help students express themselves and have fun while learning. 

Join.me also includes: 

  • Meeting prep tools
  • Action item tracking
  • Time-zone tracking
  • Desktop/browser sharing
  • Real-time chat
  • Mobile access
  • Multi-hosting. 

Join.me works on both Mac and Windows products, as well as iOS and Android. 

Communication tools

Further requirements: To aid remote working environments, we extended the tool requirements to include a live group chat conversation feature.

Slack

Rating: 4.6/5

Ease of use: 4.6/5

Customer service: 4.4/5

Pricing: US$8 – US$15 per user, per month

Free trial: Available (contact sales for free trial options)

Slack group communication channels
Slack’s conversation channels group communication (Source)

About Slack

Slack is a versatile communication tool, and it’s used widely by businesses of all sizes. However, it’s well-suited for educational purposes as well. 

Slack works in your browser, as a mobile app, and also as a downloadable app for laptops and desktops. At its base level, Slack is a customisable chat platform that allows users to create chat rooms within a single, digital environment. For example, teachers could create a room for every course they teach or create small groups for students to work on projects together. 

Slack also features one-on-one chat features, and it’s very simple to share videos, screenshots, hyperlinks, and other forms of media with anyone on any channel. 

As a communication tool, Slack features: 

  • Realtime chat
  • Task management
  • Chat search
  • Chat threads
  • Audio and video calls
  • File sharing
  • Third-party integration.

Slack is compatible with virtually any browser and can be installed on Mac and Windows machines.

Google Hangouts Meet

Rating: 4.5/5

Ease of use: 4.6/5

Customer service: 4.3/5

Pricing: Free with a G Suite account

Free trial: 14-days free trial (G Suite)

Google Hangouts live chat function
Google Hangouts live chat function (Source)

About Google hangouts

If you use Gmail, you may already be familiar with Google Hangouts. The communication platform is built into G Suite, making it easy to hop on a chat or video call with anyone else who uses the platform for email (or anything else). 

Google Hangouts allows you to start a one-on-one or group chat with other users, or you can start an audio or video call in just a few clicks. You can also schedule meetings, which comes in handy for tutors or teachers who want to make sure their students are available at certain times. 

In addition, Google Hangouts includes: 

  • File sharing
  • Real-time chat
  • Audio calls
  • A mobile app
  • Private chat
  • Recording & playback ability.

Microsoft Teams

Rating: 4.4/5

Ease of use: 4.2/5

Customer service: 4.2/5

Pricing: Free with Office 365

Free version: Try 1 month free

Microsoft Team Group Conversations
Microsoft teams group conversation features (Source)

About Microsoft Teams

If you and your students are comfortable with Microsoft products, then Microsoft Teams may be a logical tool for you to manage your virtual classroom. The diverse product, which includes features such as one-on-one chat to group video conferencing, is well-suited for educators of all sorts. 

Microsoft Teams is an all-in-one, cloud-based solution. Not only can you use the platform to communicate with teams, but you can also use it to manage documents, as it integrates seamlessly with Microsoft’s OneDrive

Other features of Microsoft Teams include: 

  • Discussion threads
  • Surveys/feedback
  • Task management
  • Presentation streaming
  • On-demand webcasting
  • Presentation tools.

Collaboration software:

Further requirements: Must include a document management feature.

Dropbox Business

Rating: 4.5/5

Ease of use: 4.5/5

Customer service: 4.2/5

Pricing: £12 – £18 per user per month

Free version: 30-day free trial

Dropbox document management interface
Dropbox document management team folder interface (Source)

About Dropbox

Dropbox is a popular document storage and management tool for businesses, but it’s also well-suited to students working in a virtual collaborative environment. With Dropbox, anyone who has access to a “box” can upload documents from their mobile device, browser, or desktop/laptop. 

Once documents have been uploaded, they can easily be accessed by anyone else who has permission to organise the “box”. Documents can be updated live, or downloaded in their original form. It’s a way for teachers to share syllabuses, worksheets, and other documents students will need. On the flip side, students can upload their papers and projects for a teacher’s review. 

Some other great features from Dropbox: 

  • Access control
  • Backups
  • Archiving & retention
  • Encryption
  • Project management
  • Real-time editing.

DropBox works on both Mac and Windows products, as well as iOS and Android devices.

Trello

Rating: 4.5/5

Ease of use: 4.5/5

Customer service: 4.3/5

Pricing: US$12.50

Free version: Free plan

Trello education features
Trello education board (Source)

About Trello

Trello’s unique design allows users to create visual task management dashboards, where anyone can see the different projects and tasks happening at any given time. 

Trello allows you to add labels, assign tasks to specific people, group tasks together, and add backgrounds to your projects. Users can also upload imagery, videos, and links to your different tasks, making this tool a diverse task-management platform too. 

Trello also includes: 

  • Milestone tracking
  • Resource management
  • Project roadmapping
  • Idea management
  • Agile & traditional methodologies
  • Gantt charts
  • Customisable templates.

Slack

Slack's document management feature
Example of document management within Slack (Source)

About Slack

We’ve already discussed the benefits of Slack as a communication tool, but it’s also an option for document management. If you need students to be able to exchange documents, find them later on via search, and collaborate on live documents together, Slack can fulfil these needs

Slack integrates with third-party document storage platforms you or your students may be using. While you can exchange documents via the platform itself, you can also integrate Slack with Google Drive storage or Dropbox, for example. This means that students can easily share their work, even if they are using different storage tools. 

Check out Capterra’s directory to discover more document management, collaboration and web-conferencing software.

 


*Methodology 

All of the software on this list meet the following criteria: 

  • Rated 4+ stars by users on Capterra.co.uk
  • High search volume in the UK
  • Free version available
  • Rated 4+ stars for ease of use
  • Rated 4+ stars for customer service.

Note: The tools included in this article have been listed in no particular order.

Come fare una teleconferenza? 5 consigli per una pianificazione ottimale

Come organizzare una teleconferenza

Il 2020 sarà ricordato come l’anno che ha portato il tema teleconferenza sotto i riflettori. Poiché l’allerta relativa al COVID-19 continua e le aziende sono costrette a rivalutare il mondo virtuale quale scenario per svolgere le proprie attività commerciali.

Come organizzare una teleconferenza

Se eseguite in modo ottimale, le teleconferenze consentono ai team geograficamente distanti di collaborare, risolvere i problemi e svolgere il lavoro in gruppo. In caso contrario, possono rappresentare una perdita di tempo e causare una diminuzione della produttività e dell’interesse dei dipendenti.

Come fare una buona conference call? È fondamentale che i leader aziendali prendano in considerazione tutti i fattori legati alla comunicazione virtuale per ottenere dai propri team il massimo dei benefici durante ogni meeting. Di seguito troverai alcune linee guida per la pianificazione di una teleconferenza di successo.

5 consigli per fare una buona teleconferenza:

  1. Definisci un piano
  2. Pianifica con anticipo
  3. Definisci un’etichetta per le riunioni virtuali
  4. Mantieni vivo l’interesse dei partecipanti
  5. Fai follow-up

Consiglio 1: definisci un piano

La definizione di un piano è fondamentale per qualsiasi riunione, ma lo è ancora di più se i partecipanti appartengono ad aree geografiche diverse.

Nel caso delle teleconferenze, è importante definire anticipatamente un piano in modo che i partecipanti sappiano cosa aspettarsi e possano contribuire alla conversazione. Ecco alcuni consigli fondamentali:

  • Condividi il programma della riunione con anticipo: invia l’ordine del giorno ai partecipanti, in modo che possano prepararsi al meglio. Nell’e-mail di invito indica i punti salienti che verranno trattati e allega qualsiasi file o documento a cui farai riferimento durante il meeting.
  • Se possibile, consenti ai partecipanti di visualizzare i documenti rilevanti o di aggiungere commenti prima della riunione: è fondamentale che tutti i partecipanti siano coinvolti nella preparazione. A tal proposito, esistono tool per la gestione dei documenti come Google Drive. Che si tratti di una presentazione, un video o un report annuale, l’utilizzo di tool per la condivisione dei file come Dropbox e Box garantirà il coinvolgimento di tutti i partecipanti.
  • Fornisci indicazioni sulla gestione dello spazio virtuale: verifica che tutti i partecipanti abbiano compreso la modalità di svolgimento della teleconferenza. Ad esempio, sarà necessario disattivare il microfono mentre un altro partecipante sta parlando? Sono previste discussioni oppure il meeting sarà condotto principalmente dall’organizzatore?

Consiglio 2: pianifica con anticipo

Nel caso in cui i partecipanti appartengano ad aree geografiche diverse, coordinare i diversi fusi orari può risultare un’impresa difficile. Di seguito ti forniamo alcune indicazioni per garantire una pianificazione ottimale:

  • Scegli una fascia oraria adatta ai fusi orari di tutti i partecipanti: ad esempio, se alla riunione parteciperanno utenti sia da New York che da Roma, potresti pianificare il tuo meeting alle ore 10:00 di New York e alle ore 15:00 di Roma.
  • Utilizza tool che ti permettano di selezionare la fascia oraria corretta: individuare la disponibilità oraria di ciascun partecipante può essere un compito arduo. Prima di farti sopraffare dall’intricato mondo dei fusi orari, ti consigliamo di impiegare un software per la pianificazione di appuntamenti, in modo da rilevare automaticamente i fusi orari di tutti i partecipanti.
  • Pianifica le tue riunioni per tempo: con quanto più anticipo avviserai i partecipanti, minori saranno le probabilità di pianificazioni in conflitto. In caso di meeting last minute, verifica sempre prima la disponibilità oraria dei partecipanti.

Consiglio 3: definisci un’etichetta per le riunioni virtuali

L’adozione di alcune procedure ti permetterà di realizzare riunioni produttive e senza interruzioni. Di seguito ti forniamo alcune indicazioni utili sia per l’organizzatore che per i partecipanti, con il fine di garantire un’esperienza ottimale:

  • Accertati che tutto sia in ordine prima della riunione: verifica con anticipo il funzionamento del tuo dispositivo, comprese le funzionalità video, Wi-Fi e di condivisione dello schermo. Se possibile, stabilisci la connessione circa dieci minuti prima dell’inizio del meeting.
  • Promuovi le videoconferenze: accertati che i partecipanti alla riunione possano vedersi l’uno con l’altro. In base a diverse ricerche condotte (in inglese), il 55% della comunicazione è rappresentato dal linguaggio del corpo, mentre un restante 38% dal tono della voce. Potersi vedere faccia a faccia rappresenta indubbiamente un’esperienza più personale rispetto alla semplice conversazione telefonica e permette di instaurare un rapporto più stretto. Consente inoltre ai partecipanti di cogliere i segnali del linguaggio del corpo, come ad esempio quando un interlocutore termina di parlare oppure sta semplicemente facendo una pausa.
  • Elimina tutte le distrazioni: la maggior parte dei partecipanti ai meeting dichiara di controllare abitualmente le proprie e-mail durante le riunioni o le presentazioni in persona. E questo con altri ospiti presenti in sala! Ricorda al tuo team di prestare la massima attenzione durante le riunioni virtuali e di ridurre al minimo le distrazioni, evitando ad esempio di controllare la posta o inviare messaggi.

Consiglio 4: mantieni vivo l’interesse dei partecipanti

Una pianificazione ottimale è inutile senza il coinvolgimento attivo dei partecipanti. Di seguito ti forniamo alcuni consigli per mantenere vivo l’interesse del tuo team durante le riunioni virtuali.

  • Dai spazio alle conversazioni informali: non essere troppo frettoloso nel troncare le chiacchiere iniziali che precedono una riunione, permetteranno al tuo team di stabilire una connessione personale con gli altri partecipanti prima di iniziare a parlare di lavoro. Niente di diverso da quello che succederebbe di persona!
  • Introduci metodi volti a mantenere attiva la partecipazione: promuovi il coinvolgimento diretto del tuo team, ad esempio esortando i partecipanti a inviare domande pertinenti prima dell’inizio della riunione. Potrai inoltre creare dei sondaggi oppure incoraggiare gli utenti a porre ulteriori domande tramite live chat.
  • Porgi spesso delle domande: per favorire il coinvolgimento attivo dei partecipanti e verificare che il tuo team ti stia seguendo, le domande rappresentano un’ottima strategia. Invece di utilizzare domande aperte, sii il più esplicito possibile. Ad esempio, al posto di chiedere “Cosa ne pensi di questo tool?” potresti optare per una domanda più diretta come “Credi che questo tool permetterà di aumentare la produttività?”

Consiglio 5: fai follow-up

Come per le riunioni in ufficio, le discussioni scaturite da un meeting possono essere altrettanto efficaci quanto le riunioni stesse. Ecco alcune azioni da intraprendere per garantire una comunicazione efficace e non generare confusione:

  • Termina la riunione con un discorso conclusivo: circa cinque-dieci minuti prima della fine del meeting, chiedi al tuo team se vi sono ulteriori dubbi o domande, in modo che tutti i partecipanti possano esprimersi liberamente. Ti consigliamo di redigere un resoconto del meeting e di condividerlo con il tuo team, ad esempio inviando un’e-mail di riepilogo dei punti salienti trattati, delle decisioni prese e delle azioni da adottare.
  • Richiedi un feedback sulla riunione: fai il punto della situazione. Cos’ ha funzionato? Quali sono gli aspetti da migliorare? Per le sessioni informali non sarà necessario applicare tutti i principi descritti in precedenza. Tuttavia, un’analisi attenta e onesta ti permetterà di condurre riunioni sempre più efficienti.

Scegli il software adatto alle tue riunioni virtuali

Che si tratti di un software per video conferenze o di un software per la gestione di progetti, l’offerta di tool per riunioni virtuali è estremamente ampia.

La chiave consiste nell’individuare il software adatto alle esigenze del tuo team. Per effettuare la tua scelta dovrai chiederti:

  • Di quale funzionalità chiave ho bisogno per garantire una teleconferenza ottimale? Ad esempio, è necessario che più partecipanti collaborino simultaneamente a un documento? In questo caso, Google Docs è la soluzione più adatta al tuo team. Se invece hai bisogno che i partecipanti visualizzino una demo in tempo reale, ti consigliamo un software per la condivisione dello schermo.
  • Qual è il numero medio di partecipanti alle mie riunioni? La tipologia di software per meeting virtuali one-to-one può essere molto diversa da quella che permette oltre 15 partecipanti. Durante la fase di valutazione del tool adatto alle tue esigenze, verifica di poter disporre di questa flessibilità.

 Qual è la tua strategia per le riunioni virtuali?

Parlaci della tua strategia. Quali consigli daresti agli altri utenti per garantire riunioni virtuali ottimali? Quali modalità utilizzi per connettere e riunire i partecipanti di continenti diversi? Condividi la tua esperienza nella sezione dei commenti sottostante!

El teletrabajo se ha convertido en la nueva normalidad: guía básica para pequeñas empresas

Guía básica de herramientas para inciarse en el teletrabajo
Guía básica de herramientas para inciarse en el teletrabajo
De repente, los protocolos del teletrabajo son una necesidad y las pequeñas empresas deben adaptarse rápidamente.  Estas son las tres herramientas tecnológicas que necesitas para empezar.

La mayoría de las veces, los cambios se producen gradualmente. Vamos refinando paulatinamente ideas nuevas, desarrollamos procesos más eficientes de forma metódica y vamos adoptando la nueva tecnología con precaución.

Pero a veces, el cambio se ve forzado por circunstancias que están fuera de nuestro control. 

En los últimos meses, la aparición de la COVID-19 (más conocido como el coronavirus) ha hecho que el trabajo remoto pase de ser un beneficio agradable a una necesidad indispensable. Y aunque la tendencia del teletrabajo ha ido ganando fuerza durante muchos años, la urgencia actual podría marcar el punto de inflexión que cambie profundamente nuestra actitud hacia la vida de oficina tradicional.

Las empresas deben adoptar el teletrabajo para seguir siendo competitivas

Algunas empresas están acostumbradas a trabajar a distancia, otras no. Las empresas que no están habituadas al teletrabajo carecen de la tecnología adecuada para llevarlo a cabo o afirman que la dirección simplemente no ve valor en esta modalidad.

En la actualidad todas las empresas deberían considerar o implementar ya el teletrabajo como consecuencia de la COVID-19.

Los empleados necesitarán algunos días para acostumbrarse a trabajar desde casa, pero luego en general se sentirán más productivos. Algunos empleados están acostumbrados a las videoconferencias, pero aun así la comunicación con sus compañeros puede no ser sencilla porque un correo electrónico o una conversación por chat pueden no transmitir exactamente lo que querían decir.

La comunicación por correo electrónico suele resultar demasiado formal y no es propicia para los intercambios naturales que se producen en una conversación. Del mismo modo, hacer videoconferencia con todas las personas con las que hay que hablar a lo largo del día es engorroso e incómodo. 

Por eso las empresas que está implementando un protocolo de teletrabajo deben invertir en algún software de comunicación específico que permita a los empleados que están en remoto que interactúen de una forma lo más parecida posible a cuando lo hacen en persona.

Si no se reconoce el valor ni la abrumadora demanda del teletrabajo, no será posible que las empresas atraigan y retengan el talento necesario para seguir siendo competitivas frente a las que sí lo hacen.

Por suerte, lanzar un protocolo de teletrabajo no es difícil.

3 elementos necesarios de un protocolo de teletrabajo

¿Cómo empezar con un protocolo de trabajo remoto? Las necesidades varían según el sector y las responsabilidades del puesto, pero todos los empleados remotos necesitan una VPN, un software de colaboración y una plataforma de videoconferencia.

1. Las VPN protegen los datos de la empresa

Tu empleado remoto probablemente trabajará desde su oficina en casa, una cafetería o cualquier otro lugar donde pueda obtener una señal wifi. Para garantizar que su conexión sea segura, es preciso proporcionarle una red privada virtual (VPN) que proteja los datos de la empresa y el acceso a los servicios de la nube.

Las VPN proporcionan una conexión encriptada a Internet que evita que otros vean la actividad de la red. Esto es especialmente importante cuando se transmiten datos sensibles de la empresa en un contexto de trabajo a distancia. Sin embargo, debido a que las VPN procesan tu tráfico en internet, es importante leer con atención los términos y condiciones para asegurarte de que el proveedor que elijas no guarde registros de actividad.

2. Las soluciones de colaboración facilitan el teletrabajo

La colaboración es bastante difícil de conseguir en la oficina y mucho más a través de internet. Las empresas que preparan un nuevo protocolo de trabajo remoto deben valorar cómo se comunicarán entre sí los empleados y cómo se organizarán para hacer el trabajo.

El sinfín de herramientas de comunicación basadas en la nube y de software de gestión de proyectos disponibles contribuye a agilizar las interacciones y a simplificar la colaboración a distancia. Estas aplicaciones suelen ofrecer una versión gratuita o un período de prueba para que puedas asegurarte de que cubren las necesidades de tu empresa antes de comprometerte a largo plazo.

Interfaz del software de colaboración monday.com

3. Las plataformas de videoconferencia suprimen la distancia

La videoconferencia ha mejorado de forma notable en la última década, pero sigue siendo un infierno para muchas organizaciones. Parte del problema se debe a la falta de interoperabilidad. A diferencia del correo electrónico, las llamadas por teléfono o los mensajes de texto, en una videoconferencia todos los participantes deben utilizar la misma aplicación.

Por eso es importante que elijas una software para videoconferencia para tus empleados. Existen numerosas soluciones independientes que reúnen todas las funciones, mientras que algunas herramientas de colaboración solo incluyen capacidades básicas de videoconferencia. Busca una solución que se integre con otras aplicaciones que ya estés usando.

Consejos para organizar una videoconferencia en línea

  •       Que todos aparezcan: Asegúrate de que todos los participantes de la conferencia puedan verse unos a otros o al menos estén al tanto de todos los demás participantes. Eso significa que todos los participantes deberán estar conectados a la reunión cada uno con su cuenta, incluso si algunos están en la misma habitación.
  • El tiempo es oro: La programación de reuniones a distancia puede ser complicada; ten en cuenta las zonas horarias y el cambio de hora en verano.
  • Vístete para la ocasión: Puede ser tentador reunirse a una videoconferencia tal y como sales de la cama, pero una videoconferencia debería abordarse como una reunión en persona. Si usas ropa de oficina, estarás más presentable y te sentirás de mejor ánimo para hacer negocios.
  • Que no te molesten: Evita las interrupciones apagando las alarmas, llamadas y notificaciones, poniendo un cartel de “no molestar” en la puerta y haciendo todo lo posible por no interactuar con otras personas que estén en la sala.
  • Enciende la luz: No te olvides de la iluminación. Demasiada luz desde atrás puede formar siluetas, un foco de luz desde arriba proyecta sombras poco favorecedoras y la luz natural que entra desde un lado provoca deslumbramiento. La luz ambiental, principalmente de frente, permite que los demás te vean con la iluminación más adecuada.
  •  Mantén el contacto visual: Siempre es tentador mirar a la persona con la que estás hablando o a ti mismo en la esquina de la pantalla. Intenta mirar a la cámara de vez en cuando para mantener el contacto visual.
  •  Mantente seguro: Si insistes en reunirte en un lugar público, como una cafetería, sé consciente de lo que te rodea, usa una pantalla de privacidad y ten cuidado de no revelar información sensible que pueda quedar al alcance de los demás.
  • Ten un plan de seguridad: Toda videoconferencia necesita un plan B. Tanto la aplicación principal como la de seguridad deben conectarse con antelación para que tu equipo no pierda tiempo en caso de que se produzcan dificultades técnicas.

El trabajo a distancia ya no es solo una tendencia

La llegada de la COVID-19 supone una crisis mundial que debe enfrentarse con una serie de estrategias, entre ellas, el teletrabajo. Trabajar desde casa puede ser un cambio brusco para algunos, pero con solo unas cuantas herramientas, la mayoría de las pequeñas empresas pueden adaptarse rápidamente para garantizar que los empleados trabajen de forma segura y productiva.

De 4 beste open source en gratis videoconferentie tools

gratis video conferentie tools

Een shortlist van de beste open source en gratis videoconferentie software voor videovergaderen en videobellen, op basis van reviews.

gratis video conferentie tools

Laten we beginnen met het slechte nieuws: het ziet er niet naar uit dat hologram meetings binnenkort al tot de mogelijkheden gaan behoren.

Tot het zover is, kun je echter profiteren van software voor videoconferenties (of videobellen) om virtueel bijeen te komen met je collega’s en andere thuiswerkers in deze moeilijke tijden van het coronavirus.

Met videoconferentie software kun je vergaderingen op afstand, interne vergaderingen, events, webinars en lezingen hosten. Dit biedt dus tal van waardevolle mogelijkheden, zeker als het dan ook nog gratis is.

We hebben een lijstje samengesteld van vier van de beste open source en gratis videoconferentie softwaretools voor online meetings. Open source betekent dat je ze eindeloos kunt aanpassen. Deze tools moet je echter alleen gebruiken als je a) ten minste over elementaire programmeerkennis beschikt en b) het geen probleem vindt dat er nauwelijks live klantenondersteuning is.

Methodologie

Om in aanmerking te komen voor dit artikel moesten producten aan de volgende voorwaarden voldoen:

  • De software moet een gratis versie hebben waarin het delen van het scherm, videovergaderingen en streaming van presentaties tot de mogelijkheden behoort.
  • De software moet in de lijst met videoconferentie software van Capterra staan en daar een gemiddelde beoordeling hebben van minimaal 90/100. (We hebben bijna 61.000 reviews van webconferentiesoftware geanalyseerd en op basis van die data een beoordelingssysteem ontwikkeld met een maximale score van 100 punten.)

De producten staan in alfabetische volgorde.

1. FreeConferenceCall.com

videobellen

 

Open source: Ja
Algemene beoordeling: 91,3/100
Reviews: 156

 

Als je een event hebt met minder dan 1000 deelnemers, kun je goed uit de voeten met de gratis versie van FreeConferenceCall.com. Dit bedrijf, dat in 2001 werd opgericht, heeft inmiddels meer dan 800.000 klanten en is dus een van de groten in de branche.

Voordelen

Als je een event hebt met minder dan 1000 deelnemers, kun je goed uit de voeten met de gratis versie van FreeConferenceCall.com. Dit bedrijf, dat in 2001 werd opgericht, heeft inmiddels meer dan 800.000 klanten en is dus een van de groten in de branche.

  • Het gebruiksgemak is fantastisch. Gebruikers gaven hiervoor 93,9 van de 100 punten en dat is ruim boven het gemiddelde van 89,2 voor video conferencing software.
  • Bovendien biedt het ook nog de meeste functies in vergelijking met de andere software in deze lijst en die functies kun je op je dashboard aanpassen.

Nadelen

  • Reviewers vinden dat de kwaliteit van de gesprekken beter zou kunnen.
  • Reviewers hadden wat problemen met de gebruikersinterface, afhankelijk van de browser die ze gebruikten.

Prijs voor upgrades:

Een standaardupgrade kost $ 12,95 (rond de € 12) per gebruiker per maand. Je kunt ook alleen bepaalde functies upgraden, zoals gepersonaliseerde wachtmuziek voor $ 2 ( € 1,85) per maand en extra opslag voor opnamen van vergaderingen voor $ 3 (€ 2,77) per maand voor 40 GB.

Vooral geschikt voor:

Middelgrote bedrijven die betaalbare en aanpasbare software voor videovergaderen zoeken.

free conference call

De profielpagina voor een gebruiker van FreeConferenceCall.com (bron)

2. Livestorm

gratis videoconferentie toolOpen source: Ja
Algemene beoordeling: 95,2/100
Reviews: 108

 

 

Livestorm is in de eerste plaats een oplossing voor webinars. De gratis versie biedt onbeperkte webconferenties voor maximaal vier deelnemers. Afhankelijk van de opzet van je event kan dat genoeg zijn.

Voordelen

  • Zeer geschikt voor beginners vanwege de goede klantenondersteuning (beoordeeld met 98/100 in vergelijking met het gemiddelde van 85,4 in deze categorie).

Nadelen

  • De replay-functie van Livestorm is beperkt, wat sommige gebruikers heel frustrerend vinden.

Prijs voor upgrades:

Een upgrade van de functie voor videovergaderingen kost $ 31 (rond de €28,65) per host per maand. Een upgrade van de webinarfunctie kost $ 99 (rond de € 91,50) per host per maand.

Vooral geschikt voor:

Bedrijven die nog maar weinig ervaring hebben met open source software voor videoconferenties. Uit de reviews kun je opmaken dat de meeste klanten van Livestorm kleine telecommunicatiebedrijven en overheidsbestuurders zijn.

online meeting

Behalve tekstchats biedt Livestorm tijdens een videoconferentie ook opties om vragen te stellen en peilingen te houden (bron)

3. Samepage

online meetings met videoOpen source: Nee
Algemene beoordeling: 95,4/100
Reviews: 768

 

 

De gratis versie van Samepage biedt een onbeperkt aantal gebruikers en vergaderingen, de mogelijkheid om te chatten en een zoekgeschiedenis. De zoekgeschiedenis is met name nuttig voor interne events. Zo kun je al je data en interacties centraliseren om de follow-up van het event te verbeteren.

Voordelen

  • Op basis van de cloud en kan met een groot aantal verschillende apps worden geïntegreerd.
  • Prijs voor upgrade het laagst van alle opties in deze lijst.

Nadelen

  • De software is in de eerste plaats bedoeld als samenwerkingstool en bevat daardoor misschien meer mogelijkheden dan je nodig hebt.
  • Sommige reviewers vinden dat de uitgebreide functionaliteit de navigatie een beetje lastig maakt.

Prijs voor upgrades:

Voor de Pro-versie betaal je $ 8 (rond de € 7,35) per lid per maand. Hiermee krijg je per lid 1 TB extra opslagruimte plus uitgebreide beheermogelijkheden.

Vooral geschikt voor:

Bedrijven die op zoek zijn naar samenwerkingssoftware en die videovergaderingen willen gebruiken voor interne doeleinden. Dit product is vooral beoordeeld door kleine non-profitinstellingen en onderwijsmanagementbedrijven.

videovergaderen

Met Samepage kun je chatten tijdens een videovergadering (bron)

4. Zoom Video Webinar

videovergaderenOpen source: Ja
Algemene beoordeling: 92,6/100
Reviews: 3.289

 

 

Zoom Video Webinar biedt een onbeperkt aantal een-op-eenmeetings en meetings van minder dan 40 minuten voor maximaal 100 deelnemers. De software stuurt je na afloop van een webinar of videoconferentie ook rapporten om je volgende event te plannen.

Voordelen

  • Zoom is de enige in deze lijst die in de reviews bovengemiddeld scoort op elke categorie: gebruiksgemak, functionaliteit, klantenondersteuning, prijs-kwaliteitverhouding en waarschijnlijkheid om het bij anderen aan te bevelen.
  • Reviewers zijn zeer te spreken over de uitstekende beeld- en geluidskwaliteit.

Nadelen

  • Bij Zoom moeten de deelnemers de software installeren en dat is voor sommige mensen een drempel.
  • Voor de hoge kwaliteit is een sterke en snelle internetverbinding nodig. Als je die niet hebt, kun je problemen krijgen met het tot stand brengen van een verbinding.

Prijs voor upgrades:

De Pro-versie kost $ 14,99 (rond de € 13,85) per gebruiker per maand en daarmee krijg je een tijdslimiet van 24 uur voor groepsvergaderingen van maximaal 100 deelnemers, met 1GB aan MP4- of M4A-cloudopnames.

Vooral geschikt voor:

Bedrijven die de beeld- en geluidskwaliteit erg belangrijk vinden. Zoom krijgt de hoogste beoordelingen van kleine bedrijven die actief zijn op het gebied van onderwijsmanagement en eLearning-professionals.

Zoom online meeting

Zoom biedt een hoge beeldkwaliteit, ook als er veel deelnemers zijn (bron)

Volgende stappen

Hopelijk heb je nu een beter beeld gekregen van welke webconferencing-software geschikt zou kunnen zijn voor jou. Als je nog twijfelt, kun je ook een kijkje nemen in onze gids voor kopers, die je een beter overzicht geeft van wat er allemaal mogelijk is met videoconferenties.

Als er daar niks voor je bij zit, kun je ook nog naar onze lijst met  web conferencing software gaan om te kijken of er een ander optie is die beter bij jou past.

13 promociones de software para que los empleados trabajen a distancia

Promociones de software por coronavirus

Promociones de software por coronavirus

Debido a la crisis del coronavirus, muchas empresas están recomendando a sus empleados que trabajen desde casa. A su vez, los proveedores reaccionaron a la situación con promociones de software para ayudar a las compañías en estos momentos complicados.

Por este motivo, hicimos una lista de productos que permiten el trabajo remoto y que modificaron sus planes o promociones de software debido al nuevo escenario mundial. 

Los criterios de selección para estar en la lista son:

  1. El cambio en el precio del producto o en la licencia debe ser un resultado directo de la pandemia COVID-19.
  2. El precio del producto o el cambio de licencia debe estar disponible para un amplio rango de usuarios (por ejemplo, todos los clientes actuales, todos los usuarios, etc.). 

Los cambios que se limitan a un sector o una profesión específica no se incluyeron en este artículo.

Debido a que el tipo de cambio del peso mexicano con respecto al dólar está fluctuando mucho estos días, hemos dejado los precios en dólares sin agregar una conversión a la moneda nacional ya que está puede ser distinta cada día.

Actualizaremos esta página en las próximas semanas para reflejar cualquier modificación y nuevas promociones de software. 

Software para conferencias web

1. Cisco Webex Meetings

Cisco aumentó las capacidades de su software Webex Meetings. Esta mejora ahora se extiende a todos los países que tienen acceso a la plataforma y no solo a los afectados por el coronavirus.

Oferta anterior

Cisco Webex Meetings ofrecía una versión gratuita de su software y una prueba gratis, mientras que sus precios son partir de 13.95 dólares al mes,

Oferta actualizada

Cisco ha actualizado sus capacidades Webex para su versión gratuita y en los países a los que presta servicio. Las características extra son: 

  •       Uso ilimitado; sin restricciones de tiempo 
  •       Hasta 100 participantes en la junta
  •       Dial-in ya está disponible (además de la actual prestación de VoIP).

Cisco ofrece licencias gratuitas de 90 días a las empresas que se inscriban por primera vez en Webex. 

Cisco aumentó las capacidades de su software Webex Meetings (Fuente)

Más información

2. GoToMeeting

GoToMeeting conecta a personas que están lejos, ayudando a enfrentar el desafío del coronavirus. La empresa está modificando su oferta para que los clientes puedan utilizar sus herramientas con mayor flexibilidad. 

Oferta anterior

Las suscripciones comienzan desde 12 dólares al mes.

Oferta actualizada

Los clientes que actualmente están suscritos a LogMeIn pueden acceder a las herramientas de colaboración, incluidos GoToMeeting y GoToWebinar. En principio, esta oferta puede ampliarse hasta tres meses sin cargo extra en una suscripción actual. GoToMeeting también está incorporando soporte, ayuda y asesoramiento adicionales para los usuarios de sus herramientas.

GoToMeeting versión móvil (Fuente)

Más información

3. Google Hangouts

Hangouts ofrece acceso gratuito a su plataforma de videoconferencia, Hangout Meets, para todos los clientes del paquete de Google. 

Oferta anterior

La versión del paquete de Google para empresas era desde 12 dólares al mes.

Oferta actualizada

Con una fecha preliminar de 1 de julio de 2020, Google proporcionará sus características premium de Hangouts de forma gratuita a todos los usuarios. Esto incluye hasta 250 participantes por llamada, transmisión en vivo para 100 000 espectadores dentro de un dominio, así como una función para grabar las reuniones y guardarlas en Google Drive. 

Hangout Meets ahora ofrece acceso gratuito a todos los clientes de la Suite G (Fuente)

 Más información

4. Microsoft Teams

Microsoft Teams ofrece una prueba gratis de seis meses a la suscripción de la herramienta de colaboración premium.

Oferta anterior

Los precios se fijaban en 12.50 dólares al mes por usuario. También había una versión gratuita de Microsoft Teams y una prueba gratis de la versión de pago.

Oferta actualizada

Ahora, Microsoft Teams ofrece a los usuarios una prueba gratis de seis meses de su versión premium para ayudar a las personas a colaborar con sus compañeros y socios comerciales.

Los usuarios tendrán una prueba gratuita de seis meses de la versión Premium de Microsoft Teams (Fuente)

Más información 

Software de edición y grabación de video

5. Plataforma de video de Brightcove

Durante un período de 90 días y para reducir los parones que sufrirán las empresas debido al coronavirus, Brightcove concede a los clientes 50 horas de transmisión en vivo HD gratuita. 

Oferta anterior

Aunque los precios no están disponibles directamente en el sitio web de la empresa, Brightcove cobraba una tarifa por sus productos y servicios.

Oferta actualizada

Las herramientas de colaboración gratuitas actuales que ofrece Brightcove ayudarán a los usuarios y a las empresas como medida temporal ante la pandemia del coronavirus. Su software de colaboración para pymes ya está disponible para los usuarios que se registren en Brightcove Live.

Brightcove da a sus clientes 50 horas de transmisión en vivo HD gratuitas. (Fuente)

Más información

6. Loom

Loom ofrece características y funcionalidades adicionales durante la crisis sanitaria mundial a la que se enfrentan las personas y las empresas.

Oferta anterior

Las ofertas de Loom comenzaban en 10 dólares al mes por usuario para el plan Pro, con un plan básico gratis.

Oferta actualizada

Como medida temporal hasta el 1 de julio de 2020, la plataforma de videomensajería de Loom eliminará el límite de grabación para los usuarios del plan básico. Loom también ha reducido a la mitad el coste de su versión Pro a 5 dólares al mes. La prueba gratis de Loom Pro aumentará de 14 a 30 días.

La plataforma de video-mensajes Loom elimina el límite de grabación en el plan Básico. (Fuente)

Más información

Herramientas de Colaboración

7. Zoho Remotely

Zoho Remotely es una nueva oferta de software. Creada debido al coronavirus.

Oferta anterior

Ninguna.

Oferta actualizada

Zoho Remotely es un conjunto de aplicaciones web y móviles que ayudan a la comunicación, colaboración y productividad. Este software permanecerá gratis hasta el 1ero de julio de 2020.

Con la intención de ayudar a equipos en todo el mundo, Zoho Remotely se mantendrá gratis hasta el 1ero de julio del 2020. (Fuente)

Más información

8. Box

Como proveedor de herramientas de colaboración, Box ahora ofrece una versión gratuita de su software para pymes y, de esta forma, ayudar a los usuarios continuar trabajando a pesar de la situación del coronavirus.

Oferta anterior

Los planes de Box para empresas estaban disponibles desde 12.82 dólares al mes por usuario. 

Oferta actualizada

Box ofrece una prueba gratis de tres meses de su plataforma de software de colaboración para pymes. 

La herramienta de colaboración está ofreciendo su software gratis para ayudar a las pymes. (Fuente)

Más información

Software para call center

9. CallHippo

Callhippo es una solución de protocolo de voz por internet (VoIP).

Oferta anterior 

Callhippo costaba 10 dólares al mes por usuario. 

Oferta actualizada

Se ofrece una prueba gratis de dos meses del plan Bronze de CallHippo.

El plan Bronze de CallHippo se ofrece de manera gratuita por dos meses debido a la crisis. (Fuente)

Más información

Software de asistencia remota

10. Instant Housecall

Instant Housecall ofrece subcuentas gratuitas en respuesta a la pandemia del coronavirus.

Oferta anterior

Los precios de Instant Housecall arrancaban en 29 dólares al mes por usuario.

Oferta actualizada

La empresa afirma que esta oferta se mantendrá hasta que la Organización Mundial de la Salud (OMS) declare que la pandemia ha terminado. A partir de entonces, todos los planes volverán a su estado anterior.

Más información 

Software CRM

11. Bitrix24

Bitrix24 ofrece un número ilimitado de usuarios en su versión gratuita de las herramientas de colaboración.

Oferta anterior

Bitrix establecía una restricción de 12 usuarios en la versión gratuita y los planes comenzaban a partir de 19  dólares al mes para 2 usuarios.

Oferta actualizada

Bitrix24 ha eliminado la restricción de 12 usuarios en sus cuentas gratuitas y ahora el número de usuarios es ilimitado. Cualquier cambio que se aplique a esta medida se comunicará con un mínimo de 30 días de antelación, para que los clientes tengan tiempo suficiente para guardar sus datos.

Bitrix24 elimina la restricción de 12 usuarios en su versión gratuita. (Fuente)

Más información

Seguridad de red

12. Cloudflare

Cloudflare ofrece seguridad a las pequeñas empresas y ha actualizado su servicio para proporcionar características de nivel empresarial de forma gratuita a las pequeñas empresas.

Oferta anterior

Los planes de empresa de Cloudflare tenían un precio de 200 dólares al mes.

Oferta actualizada

Hasta el 1 de septiembre de 2020, Cloudflare renuncia a su cuota mensual, con hasta 500 licencias libres en Cloudflare para equipos. No hay compromiso de permanencia a partir de esta fecha. La empresa también ofrece sesiones gratuitas de 30 minutos de bienvenida con su equipo técnico.

Hasta el 1ero de septiembre 2020, Cloudfare apoyará a las pymes con opciones gratuitas. (Fuente)

Más información

Software para administrar contraseñas

13. 1Password

1Password está aumentando su período de prueba en respuesta al coronavirus.

Oferta anterior

1Password no ofrecía plan gratuito. Los planes de la versión de negocios comenzaban en 3,99 dólares  al mes por usuario.

Oferta actualizada

Con efecto inmediato, 1Password Business amplía su período de prueba gratuito de 30 días a 6 meses.

1Password está eliminando las restricciones de la versión de prueba debido a la crisis. (Fuente)

Promociones de software de home office para pymes

Más información

¿Necesitas más productos para trabajo a distancia? Checa nuestro catálogo de herramientas de colaboración y encuentra lo que tu empresa requiere.

13 software deals to help Australian businesses with remote work

header remote work coronavirus

Across the globe, governments are responding to COVID-19 by suggesting people practice social-distancing and self-isolation. For businesses, this means allowing their employees to carry out remote work and revising their offerings. We’ve gathered a list of software providers who are adjusting their prices to help businesses get through these turbulent times. 

header remote work coronavirus

To be included in this article:

  1. The licensing change or product pricing must be an adaption brought about by the COVID-19 pandemic.
  2. The product pricing or licensing change must be accessible to a broad population of users (such as existing clients and new business clients). 

Changes limited to specific industry or profession (e.g. healthcare professionals) were not considered for this list.

We’ll update this page regularly over the upcoming weeks to identify new changes and offers. 

Web Conferencing Software

1. Cisco Webex Meetings

Cisco has expanded the capabilities of its Webex Meetings software. This now extends to all countries that have access to the platform, and not just to those impacted by the Coronavirus.

Previous offering

With prices starting at US$13.95 per month, Cisco Webex Meetings offered a free version of its software and a free trial.

Updated offering

Cisco has updated its Webex capabilities for its free version and in the countries it serves. The additional features are: 

  • Unlimited use; no restrictions on time 
  • As many as 100 meeting participants
  • Dial-in now available (in addition to the current VoIP provision).

Cisco is offering free 90-day licenses to companies that are new to sign up to Webex. 

print screen webex
Cisco has expanded the capabilities of its Webex Meetings software (Source)

More info

2. GoToMeeting

GoToMeeting connects people from far and wide and is responding to the Coronavirus challenge. The company is amending its offering to enable customers to use its tools more flexibly. 

Previous offering

Subscriptions started from US$12.00 a month.

Updated offering

Customers who currently subscribe to LogMeIn can now access collaboration tools, including GoToMeeting and GoToWebinar. Initially, this is for up to three months at no extra charge on a current subscription. GoToMeeting is also implementing extra support, help and guidance for users of its tools.

printscreen go to meeting
GoToMeeting mobile version (Source)

More info

3. Google Hangouts

Hangouts is offering free access for its video conferencing platform, Hangout Meets, for all G Suite customers. 

Previous offering

The G Suite version for businesses started at US$12 per user, per month.

Updated offering

With a preliminary date of 1 July 2020, Google is providing its Hangouts premium features for free to all users. This includes up to 250 participants in a call, live streaming for 100,000 viewers within a domain, as well as a function to record meetings and save these to Google Drive.

printscreen hangouts
Hangout Meets now offers with free access for all G Suite customers (Source)

More info

4. Microsoft Teams

Microsoft Teams is offering a free six-month trial to its premium collaboration tool subscription.

Previous offering

Prices were set at US$12.50 per user, per month. There was also a free version of Microsoft Teams and a free trial of the paid-for version.

Updated offering

Now, Microsoft teams is giving users a free six-month trial of its Premium Version to help individuals to collaborate with their colleagues and business partners.

printscreen microsoft teams
Users will benefit from a six-month free trial of the Premium Version of Microsoft Teams (Source)

More info 

 

Video editing/recording Software

5. Brightcove Video Platform

For a period of 90 days and to minimise the disruption businesses will face due to the Coronavirus, Brightcove is granting customers 50 hours of free HD Live Streaming. 

Previous offering

Although pricing is not immediately available on the company’s website, Brightcove did charge a fee for its products and services.

Updated offering

Brightcove’s current free collaboration tools on offer will assist users and businesses as a temporary measure in the light of the Coronavirus pandemic. Its SMB collaboration software is now available to users who sign up to Brightcove Live.

print screen brightcove
Brightcove is granting customers 50 hours of free HD Live Streaming (Source)

More info

6. Loom

Loom is offering additional features and functionality during the world health crisis faced by individuals and businesses.

Previous offering

Loom’s offerings started at US$10 per user per month for the Pro plan, with a free Basic plan.

Updated offering

As a temporary measure up to 1 July 2020, Loom’s video messaging platform will now remove the recording limit for users on the Basic plan. As an additional step, Loom has halved the cost of its Pro version to US$5 per month. A free trial of Loom Pro will increase from 14 days to 30 days.

print screen loom
The video messaging platform will remove the recording limit for the Basic plan (Source)

More info 

 

Collaboration

7. Box

As a provider of collaboration tools, Box is now offering a free version of its software for SMBs to help users to tackle the work demands caused by the Coronavirus.

Previous offering

Box business plans started at US€12.82 per user, per month. 

Updated offering

Box is offering a three-month free trial of its SMB collaboration software platform. 

print screen box
The collaboration tool is offering a free version of its software to help SMEs (Source)

More info

8. Zoho remotely

Zoho Remotely is a complete suite of web and mobile apps designed to help teams communicate, collaborate and be productive when working remotely.

Previous offering

None. This is a new offering that was created because of the coronavirus.

Updated offering

Zoho Remotely is a suite of web and mobile apps that will help you with communication, collaboration and productivity. Remotely will remain free till July 1, 2020.

Zoho Remotely screenshot
Zoho Remotely is a new tool created as a response to the COVID-19 pandemic (Source)

More info 

 

Call centre software

9. CallHippo

Callhippo is a Voice over Internet Protocol (VoIP) solution.

Previous offering

Callhippo was US$10 per user, per month.

Updated offering

The CallHippo Bronze Plan is being offered on a two-month free trial.

print screen call hippo
CallHippo Bronze Plan is being offered for free for two months due to the crisis (Source)

More info

 

Remote work support software

10. Instant Housecall

Instant Housecall is offering free sub-accounts in response to the Coronavirus pandemic.

Previous offering

Instant Housecall prices started at US$29.00 per user per month.

Updated offering

The company has said that this offer will run until the World Health Organization (WHO) declares that the pandemic is over. Thereafter, all plans return to their previous status.

More info

 

CRM software

11. Bitrix24

Bitrix24 is offering unlimited users in its free version of the company’s collaboration tools.

Previous offering

Bitrix imposed a restriction of 12 users on the free version and plans started from US$19 per month for 2 users.

Updated offering

Bitrix24 is now lifting the 12-user restriction on its free accounts and the number of users is unlimited. Any changes to this will be made with at least 30 days’ notice, so customers have enough time to save their data.

print screen bitrix24
Bitrix24 is now lifting the 12-user restriction on its free accounts (Source)

More info

 

Network security

12. Cloudflare

Cloudflare offers security to small businesses and has updated its service to provide free enterprise-grade features to small businesses.

Previous offering

Cloudflare business plans were priced at US$200 per month.

Updated offering

Up until 1 September 2020, Cloudflare is waiving its monthly fee, with up to 500 free seats on Cloudflare for Teams. There is no commitment after this date. The company is also providing free 30-minute onboarding sessions with its technical team.

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Up until 1 September 2020, Cloudfare will be supporting SMEs with free options (Source)

More info

 

Password management

13. 1Password

1Password is lifting its trial period in response to the Coronavirus.

Previous offering

1Password did not offer a free plan. Plans for the Business version started from US$7.99 per user, per month and US$3.99 per user, per month for the Teams version.

Updated offering

With immediate effect, 1Password Business and Teams is extending its 30-day free trial period to 6 months.

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1Password is removing trial limits for the next months in response to the crisis (Source)

More info

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Looking for collaboration software? Check out Capterra’s list of the best collaboration software solutions.

Thuiswerken is de nieuwe realiteit – een kickstart voor kleine bedrijven

thuiswerk

Plotseling is thuiswerken een noodzaak geworden en moeten kleine bedrijven zich snel aanpassen. Dit zijn de drie tech tools die je nodig hebt om snel van start te gaan.

thuiswerk

Bedrijven moeten overstappen op thuiswerken om concurrerend te blijven

Meestal vinden veranderingen geleidelijk plaats. We nemen de tijd om nieuwe ideeën uit te testen, ontwikkelen op methodische wijze efficiëntere processen en zijn zorgvuldig bij het in gebruik nemen van nieuwe technologie.

Maar soms moeten we sneller veranderen vanwege omstandigheden die we niet in de hand hebben. De laatste paar maanden is, door de opkomst van COVID-19 (algemeen bekend als het coronavirus), thuiswerken veranderd van leuk-om-erbij-te-hebben in noodzaak. Veel kleine bedrijven in veel verschillende sectoren krijgen daar nu voor het eerst mee te maken en zijn nog niet goed voorbereid op deze nieuwe realiteit.

Gelukkig is het niet zo moeilijk om een plan voor telewerken van de grond te krijgen.

3 vereiste elementen voor werken vanuit huis

Hoe stoom je je bedrijf heel snel klaar voor thuiswerken? De behoeften verschillen per sector en functievereisten, maar alle remote werkers hebben in ieder geval dit nodig:

  1. een VPN om bedrijfsgegevens te beschermen
  2. online samenwerkingssoftware om te communiceren
  3. een videoconferentie systeem

1. Werken vanuit huis doe je met een VPN om bedrijfsgegevens te beschermen

Je externe medewerkers werken waarschijnlijk vanuit huis of vanaf een andere plek waar een wifi-signaal kan worden ontvangen. Om ervoor te zorgen dat hun verbinding veilig is, moet je ze voorzien van een VPN (Virtual Private Network) dat bedrijfsgegevens afschermt en de toegang tot cloudservices beveiligt.

VPN’s bieden een versleutelde verbinding met internet, waardoor anderen de netwerkactiviteit niet kunnen zien. Dit is met name belangrijk bij de overdracht van gevoelige bedrijfsgegevens in een omgeving met telewerken. Maar omdat VPN’s je internetverkeer verwerken, moet je zorgvuldig de voorwaarden doornemen om zeker te weten dat de door jou gekozen provider geen activiteitenlogboeken bijhoudt.

Om de juiste VPN te vinden kun je op Getapp verschillende VPN tools bekijken en vergelijken en ook geverifieerde klantbeoordelingen lezen van andere zakelijke gebruikers.

2. Tools voor online samenwerken maken thuiswerken makkelijker

Het is al moeilijk genoeg om een goede samenwerking op kantoor te realiseren, laat staan via internet. Bedrijven die een nieuw programma voor telewerken gaan gebruiken, moeten goed nagaan hoe hun medewerkers met elkaar samenwerken en hun werk uitvoeren.

Er is in de cloud een overvloed aan communicatietools en oplossingen voor projectmanagement beschikbaar waarmee interacties kunnen worden gestroomlijnd en samenwerking op afstand kan worden vereenvoudigd. Deze toepassingen bieden doorgaans een gratis versie of proefperiode zodat je kunt controleren of het product aan je eisen voldoet voordat je je voor langere tijd vastlegt.

Om de juiste tools te vinden kun je de lijst met online samenwerkingstools of projectmanagement software op GetApp bekijken. Je leest er ook wat de ervaringen zijn van andere zakelijke gebruikers.

3. Videoconferentie systemen overbruggen elke afstand

De mogelijkheden van videoconferenties zijn de laatste tien jaar aanzienlijk verbeterd, maar veel organisaties hebben er nog moeite mee. Het probleem wordt deels veroorzaakt door een gebrek aan interoperabiliteit. In tegenstelling tot e-mail, telefoongesprekken of sms-berichten moeten alle deelnemers aan een videoconferentie dezelfde toepassing gebruiken.

Daarom is het belangrijk dat je medewerkers gebruikmaken van een videoconferentie systeem. Er zijn veel goed uitgeruste, zelfstandige oplossingen beschikbaar. Sommige online samenwerkingstools hebben ook elementaire functies voor videoconferentie. Zoek naar een oplossing die kan worden geïntegreerd met andere toepassingen die je gebruikt. De meeste videoconferentietools hebben een ‘grid view’ waarmee je iedereen tegelijkertijd op je scherm kan zien. Verder kun je ook je beeldscherm delen wat het samenwerken vereenvoudigt.

Om de juiste tools te vinden kun je op Getapp verschillende videoconferentie tools bekijken en vergelijken en ook geverifieerde klantbeoordelingen lezen van andere zakelijke gebruikers.

Tips voor het hosten van online videoconferenties

  • Face time voor iedereen: Zorg ervoor dat iedere deelnemer aan de vergadering alle andere deelnemers kan zien of dat ze op z’n minst de aanwezigheid van de anderen herkennen. Dit betekent dat iedere deelnemer moet zijn aangemeld bij de vergadering, ook als sommigen zich in dezelfde ruimte bevinden.
  • Alles draait om timing: Het plannen van vergaderingen op afstand kan ingewikkeld zijn – houd rekening met tijdzones en zomertijd.
  • Denk aan je uiterlijk: Je zou makkelijk zo uit je bed kunnen rollen om in een videoconferentie te stappen, maar beschouw de bijeenkomst als een gelegenheid waar mensen elkaar persoonlijk ontmoeten. Trek je gebruikelijke werkkleding aan om er toonbaar uit te zien en om je een zakelijker gevoel te geven.
  • Niet storen: Voorkom onderbrekingen door je telefoon en andere apparaten te dempen, een bordje ‘Niet storen’ op de deur te bevestigen en je best te doen om niet te communiceren met andere mensen in de ruimte die niet aan de vergadering deelnemen.
  • Zorg voor het juiste licht: Denk ook aan de lichtomstandigheden. Te veel licht van achteren geeft silhouetvorming, licht van boven zorgt voor lelijke schaduwen en zonlicht van opzij veroorzaakt schittering Met omgevingsverlichting, en dan met name van voren, ben je voor anderen het best zichtbaar.
  • Houd oogcontact: Het is altijd verleidelijk om naar de persoon te kijken met wie je praat of naar jezelf in het hoekje van je scherm. Probeer nu eens in de camera te kijken en zo oogcontact te houden.
  • Zorg voor een veilige omgeving: Als je de vergadering moet bijwonen vanaf een openbare plek, let dan op je omgeving, maak gebruik van een eventueel aanwezige afscherming en let erop dat je geen gevoelige informatie geeft binnen gehoorsafstand.
  • Houd een back-upplan achter de hand: Elke videoconferentie heeft een plan B nodig. Zowel de primaire toepassing als de back-up moet ruim op tijd worden ingesteld zodat je team geen tijd verknoeit mochten er technische problemen optreden.

Thuiswerken is geen trend meer

COVID-19 heeft een crisis op wereldwijde schaal veroorzaakt die moet worden aangepakt met een breed scala aan strategieën, en telewerken is er daar slechts één van. Werken vanuit huis kan voor sommigen een abrupte verandering betekenen, maar met slechts enkele hulpmiddelen kunnen de meeste kleine bedrijven zich snel aanpassen om ervoor te zorgen dat medewerkers zowel veilig als productief blijven.