Warum Capterra Rankings zu den Top 20 der beliebtesten Softwarelösungen erstellt

Software-Rankings Capterra

2012 startete Capterra die Serie „Top 20 der beliebtesten Software“, mit der in allen wichtigen Softwarebereichen die jeweils führenden Produkte ermittelt werden sollten. Mittlerweile stehen diese Software-Rankings auch auf Deutsch zur Verfügung, beispielsweise für Projektmanagementsoftware, CMS, Social Media Management-Software oder ERP-Systeme.

Mit den „Top 20“ meinen wir nicht die Softwareunternehmen mit den „besten“ oder innovativsten Produkten, denn diese Begriffe sind äußerst subjektiv. Uns geht es um die Marktführer, also die am weitesten verbreiteten Lösungen.

Software-Rankings Capterra

Seit 2012 haben wir unsere Infografiken zu den Top 20 der beliebtesten Software auf fast 50 Softwarebereiche ausgeweitet und Übersichten zu den 20 benutzerfreundlichsten und den 20 kostengünstigen Lösungen in den jeweiligen Bereichen hinzugefügt.

Uns erreichen immer wieder Fragen zu unseren Untersuchungen, vor allem von den Softwareanbietern, die wir kontaktierten, um sie einzubeziehen. Meist geht es darum, wie und weshalb wir diese Softwarelösungen eigentlich auswählen und einstufen.

Mit diesem Artikel möchten wir einige der häufigsten Fragen zu Capterras „Top 20 der beliebtesten Software“-Infografiken beantworten. Zusammengefasste Informationen zu allen drei Berichtstypen gibt es in unseren (bisher noch englischsprachigen) FAQ zu Capterras Top-20-Reports.

Das Ziel der Top-20-Rankings

Unser Ziel war es, eine komplett objektive Vergleichsmöglichkeit zu schaffen, die allen Interessierten aufzeigt, welche Softwareanbieter in einem bestimmten Bereich am beliebtesten sind.

Warum? Weil Softwarekäufer*innen es wissen wollen – und weil wir den Anspruch haben, unheimlich hilfreiche Ressourcen bereitzustellen und Softwarekäufer*innen alle Informationen zu liefern, die sie für fundierte Entscheidungen brauchen.

Damit ist nicht gemeint, dass die Leute die Absicht hätten, immer das beliebteste Produkt zu kaufen. Für viele besteht der erste Schritt vor einer großen Kaufentscheidung jedoch darin, herauszufinden, wer die führenden Anbieter sind.

So entsteht das Capterra-Ranking für Softwarelösungen

Wir haben einen eigenen Popularitätsindex entwickelt, mit dem wir die Lösungen in jedem Markt einstufen. Der Algorithmus errechnet anhand der folgenden Faktoren einen Beliebtheits-Score für jede Lösung:

Capterras Software-Popularitätsindex

  • Kundenzahl: Anzahl der Unternehmen bzw. Organisationen, die Lizenzen für die Software haben.
  • Zahl der aktiven Nutzer*innen: Einzelpersonen in diesen Organisationen, die die Software aktiv nutzen.
  • Social-Media-Präsenz: Twitter-Follower, Facebook-Likes, LinkedIn-Follower und Anzahl der Kundenbewertungen auf den Websites von Gartner Digital Markets (Capterra, GetApp und Software Advice).

Die Kunden- und Nutzerzahl machen je 40 % des Scores aus, die Präsenz in den sozialen Netzwerken 20 %.

Häufig gestellte Fragen

 Könnte man nicht einfach den jeweiligen Marktanteil zugrunde legen?

Warum identifizieren wir nicht einfach alle Akteure in einem Bereich und stufen sie nach ihrem Umsatz ein?

Die meisten Softwareunternehmen sind nicht börsennotiert und somit nicht dazu verpflichtet, ihre Umsätze offenzulegen. Und selbst wenn Unternehmen ihre Umsätze veröffentlichen, werden sie oft nicht nach Produktreihen aufgeschlüsselt.

Der wichtigste Grund dafür, dass wir den Umsatz nicht in unserer Berechnung mit einbeziehen, besteht jedoch darin, dass jedes Softwareunternehmen seine eigene Preispolitik hat.

Selbst wenn zwei konkurrierende Softwareanbieter den gleichen Umsatz haben, kann einer von ihnen eine viel höhere Marktpräsenz haben, weil seine Softwareprodukte weniger kosten. Würden wir den Umsatz in unsere Auswertung mit einbeziehen, würden wir teureren Produkten damit einen unfairen Vorteil verschaffen.

Softwarekäufer wollen wissen, wie beliebt und wie weit verbreitet Produkte sind, und nicht, welches Softwareunternehmen am meisten Geld verdient. Genau diese Informationen wollen wir ihnen auch bieten.

Warum nutzen wir also nicht einfach die Kundenzahl? Bei Business-Software gibt es sehr große Unterschiede zwischen den einzelnen Kunden. Ein Kunde mit Tausenden Nutzer*innen schafft eine weitere Verbreitung einer Softwarelösung als einer mit nur ein paar Dutzend Anwender*innen.

Wenn wir jedoch nur die Nutzerzahl in Betracht ziehen, haben wir ein ähnliches Problem. Eine höhere Kundenzahl bedeutet nur dann eine höhere Verbreitung der Software, wenn die Gesamtzahl der Nutzer*innen übereinstimmt. Dieses Problem kann einfach umgangen werden, indem wir beide Faktoren – Kunden- und Nutzerzahl – berücksichtigen.

Wer zählt als aktiver Nutzer bzw. aktive Nutzerin? Gehören Nutzer*innen von Gratisversionen dazu?

Softwareunternehmern dürfen bei uns die Konten von Gratisnutzer*innen in ihre Nutzerzahlen miteinbeziehen, solange es sich nicht um temporäre Kund*innen oder kostenlose Testversionen handelt. Sie machen zwar nur einen kleinen Marktanteil aus, aber es gibt Softwareprodukte, die vollkommen kostenlos sind – ob werbefinanziert oder als Open-Source-Software. Diese Produkte verdienen es, in ihren jeweiligen Marktbereichen miteinbezogen zu werden.

Gratisnutzer*innen sind jedoch noch nicht einmal die komplizierteste Frage: Wir legen beispielsweise Wert darauf, dass es um aktive Nutzer*innen geht und nicht um jede Person, die eine Softwarelösung einmal genutzt hat. Aber wer zählt als aktiv? Wann muss eine Person sich zuletzt eingeloggt haben? Einmal im Monat? Einmal im Vierteljahr?

Für uns zählt jedes Konto, das innerhalb des vergangenen Jahres aktiv war, als aktiv.

 Was, wenn ein Unternehmen seine Kunden- oder Nutzerzahlen nicht veröffentlicht?

Wie auch den Umsatz geben viele Unternehmen ihre Kunden- und Nutzerzahlen nicht heraus. Unserem Eindruck nach wächst jedoch die Zahl der Softwareunternehmen, die diese Zahlen auf ihrer Website, in Pressemitteilungen oder in Blogartikeln nennen oder an Branchenanalyst*innen und Journalist*innen weitergeben.

Von Unternehmen, die ihre Kunden- und Nutzerzahlen aus unterschiedlichen Gründen nicht veröffentlichen möchten, nehmen wir gerne Schätzungen entgegen oder erstellen diese selber. Wenn sich Unternehmen für Letzteres entscheiden, kontaktieren wir sie anschließend und teilen ihnen unsere Schätzungen mit, damit sie sie bestätigen oder verändern können. Alle Schätzungen werden in den „Top 20 Most Popular“-Blogartikeln der jeweiligen Kategorie als „Schätzungen von Capterra“ gekennzeichnet.

Woher weiß man, ob Softwareunternehmen ihre Zahlen nicht aufblähen?

Wenn Unternehmen uns Zahlen angeben, stellen wir klärende Fragen, um sicherzustellen, dass sie in jedem Unternehmen auf gleiche Weise ermittelt wurden. Statistische Ausreißer oder unrealistische Zahlen weisen wir zurück.

Gleichzeitig nehmen wir Softwareunternehmen, die uns Schätzungen zukommen lassen, beim Wort. Wir glauben, dass die Transparenz unserer Reports die Menschen dazu bringen wird, ehrlich zu bleiben und Schätzungen anzugeben, die auf der Realität basieren – schließlich kann alle Welt die genannten Zahlen einsehen. Und das umfasst alle Analyst*innen und Wettbewerber, die selbst fundierte Vermutungen anstellen können.

Warum werden Zahlen aus den sozialen Netzwerken in die Software-Rankings einbezogen?

Wir hätten den Popularitätsalgorithmus beinahe nach Kunden- und Nutzerzahlen für vollständig erklärt, aber bei unseren Untersuchungen haben wir noch einen anderen Trend bemerkt. Besonders schnell wachsende Softwareanbieter investieren oft sehr stark in den Dialog mit Online-Communities.

Der Dialog findet auf verschiedenen Netzwerken wie Facebook, Twitter und LinkedIn statt.

Neben den Followern in diesen Netzwerken berücksichtigen wir auch die Anzahl der Software-Nutzerbewertungen auf allen drei Websites von Gartner Digital Markets (Capterra, GetApp und Software Advice).

Wir glauben, dass sich Anbieter, die mit Influencern in ihrer Branche interagieren (also tatsächlichen und potentiellen Kund*innen, Analyst*innen, Blogger*innen, Journalist*innen und sogar anderen Anbietern), so positionieren, dass sie eine größere Stimme und mehr Autorität in ihrer Branche erreichen.

Welche Plattformen dabei als Indikatoren dienen, ist nicht in Stein gemeißelt: Immer wieder kommen neue Plattformen ins Spiel oder verschwinden wieder und Capterra analysiert kontinuierlich, auf welchen die aktivsten Dialoge zu Softwarethemen stattfinden.

Wenn du noch nicht davon überzeugt bist, dass die Aktivität in sozialen Netzwerken wirklich eine Auswirkung auf den Marktanteil hat, vergiss nicht, dass sie auch nur halb so viel Gewicht hat wie jeder der beiden anderen Faktoren. Egal wie aktiv ein Anbieter in sozialen Netzwerken ist, für unsere Rankings spielt die Zahl der aktiven Kund*innen und Nutzer*innen immer die größere Rolle.

 

Nutzerstudie zu Software für Start-ups: Trends und Herausforderungen in deutschen Start-ups

Start-ups gehören zu den faszinierendsten Unternehmen überhaupt. Als „Newcomer“ am Markt müssen sie sich erst noch behaupten – was sie zu Kreativität und Innovation inspiriert. Jedes Start-up braucht eine Idee, eine Vision davon, in welcher Nische es sich etablieren wird. Dafür greifen Start-ups gesellschaftliche Trends auf, um Bedürfnisse zu bedienen, die es vor kurzem vielleicht noch gar nicht gab, begeistern uns mit neuen Vertriebsmodellen oder setzen auf neue Technologien. Anders gesagt: Start-ups sind Motor und Indikator des gesellschaftlichen Wandels. Und es lohnt sich immer, ein Auge darauf zu haben, was in der Start-up-Szene los ist. Um genau dies zu tun, haben wir eine Umfrage in deutschen Start-ups durchgeführt. Im Folgenden schauen wir uns zunächst einige der Ergebnisse an. Dabei haben wir uns besonders dafür interessiert, welche Arten von Software Start-ups verwenden. Am Ende des Artikels empfehlen wir dann jeweils zwei tolle Lösungen für die vier wichtigsten Softwarekategorien.

Nutzerstudie Startups Deutschland - Software für Startups

Die Daten der Studie basieren auf einer Online-Umfrage mit einer Stichprobe im Zielmarkt Deutschland. Die Ergebnisse sind für diese Umfrage repräsentativ, jedoch nicht unbedingt für die Bevölkerung als Ganzes. Die Umfrage wurde an 4.200 Personen verschickt, von den Empfängern haben sich dann 255 für die weitere Teilnahme qualifiziert. Qualifizierte Teilnehmer sind berufstätig (vollzeitbeschäftigt, teilzeitbeschäftigt oder selbstständig) und arbeiten in einem Start-up.

Branchen – IT ist der Start-up King

Nutzerstudie Startups Deutschland - Software für Startups

Zunächst wollten wir wissen, in welchen Branchen am meisten passiert. Wenig überraschend landen „Internet, Computer und IT“ sowie „Medien und Informationen“ auf den ersten beiden Plätzen. Diese Branchen stehen nicht nur unter einem besonderen Innovationsdruck, sondern haben mit dem Internet eine Vertriebsplattform, die nicht nur über 4 Milliarden Menschen erreicht, sondern auch noch hervorragend für den Vertrieb ihrer Produkte geeignet ist. Zudem lassen sich in diesen Bereichen neue Ideen oft mit verhältnismäßig geringen Investitionskosten und kleinen Teams umsetzen und schnell an den Markt bringen – und „Knapp werdende Geldmittel“, gefolgt von „Arbeiten in kleinen Teams“ und „Umsatzgenerierung“ wurden in unserer Studie als die größten Herausforderungen für Start-ups genannt.

Nutzerstudie Startups Deutschland - Software für Startups

Zudem wollen wir noch auf eine Branche aufmerksam machen, die hier nicht auf den ersten Blick ins Auge fällt: „Gesundheit, Medizin und Wellness“. Wir rechnen in diesem Bereich für die nächsten Jahre mit noch mehr Bewegung, gerade wenn es um Start-ups geht. Von Apps, die bei der Stressbewältigung helfen, über Wearables und zugehörige Software, um Herzfrequenz und andere Körperfunktionen im Auge zu behalten, zu Lösungen, die Tierversuche verhindern sollen. Die Gesundheitsbranche beginnt gerade erst damit, die technischen Innovationen der letzten Jahre für sich zu entdecken.

Office alleine langt nicht mehr!

Ganze 78 % der befragten Start-ups geben an, dass sie Software einsetzen, die über die übliche Office Suite hinausgeht; immerhin 44 % der Befragten verwenden sogar mehrere Softwarepakete außer Office.

Nutzerstudie Startups Deutschland - Software für Startups

Das wundert uns nicht. Es gibt immer mehr Softwarelösungen, die sich gezielt auch an kleine Unternehmen und Start-ups wenden – und die Vorteile können enorm sein. ERP-Lösungen verringern den Verwaltungsaufwand und automatisieren repetitive Aufgaben, Projektmanagementtools organisieren den Alltag und CRM-Tools helfen beim Ausbau der Kundenbeziehungen. Zudem gibt es diese Lösungen oft für kleines Geld – und Start-ups fällt es leichter als etablierten Unternehmen, neue Lösungen auszuprobieren. Noch sind die Hierarchien flach und Entscheidungsprozesse können im Handumdrehen getroffen werden. Nicht selten experimentieren sogar verschiedene Mitarbeiter mit verschiedenen Tools.

Dabei nutzen 50 % der Start-ups installierte Software, 42 % Software aus der Cloud und 7 % wissen nicht, mit was für einer Art Software sie arbeiten.

Was aber sind die wichtigsten Tools, die Start-ups gegenwärtig einsetzen? Hier ist, was unsere Studienteilnehmer dazu zu sagen hatten:

Nutzerstudie Startups Deutschland - Software für Startups

Die vier wichtigsten Kategorien sind also Projektmanagement, Buchhaltung, Marketing und HR – in dieser Reihenfolge.

Empfehlungen – Software für Start-ups

Wer für sein eigenes Start-up auch Lösungen aus diesen Bereichen braucht, sollte bei der Auswahl sehr sorgfältig vorgehen. Einmal eingeführt, ist es oft schwerer, als man denkt, eine vorhandene Lösung auszutauschen. Um dir den Einstieg in die eigene Recherche zu erleichtern, empfehlen wir hier je zwei Tools für jede der vier wichtigsten Kategorien.

Hinweis: Im Projektmanagement und Marketing kann problemlos Software aus den USA verwendet werden. In der Buchhaltung und dem Personalmanagement sollten deutsche Produkte gewählt werden. Auf Grund von DSGVO sowie deutschlandspezifischen Arbeits- und Steuergesetzen ist amerikanische bzw. internationale Software oft nicht einsetzbar bzw. gesetzeskonform. Daher haben wir für PM und Marketing die Softwareanwendungen gewählt, die am besten für Start-ups geeignet sind, günstig bzw. kostenlos verfügbar sind, die beste Bewertung auf Capterra erzielen und auf Deutsch erhältlich sind. Die Tools aus den Bereichen Buchhaltung und HR sind unsere “Top Picks” aus dem deutschen Software-Markt. 

Projektmanagement Software für Start-ups

Freedcamp

Nutzerstudie Startups Deutschland - Software für Startups

Wir haben Freedcamp nicht nur als das benutzerfreundlichste Projektmanagementtool ausgezeichnet, das Tool erzielt auch eine Bewertung von insgesamt 4.5/5 Sternen. Ein weiterer Vorteil neben der aufgeräumten Benutzeroberfläche ist, dass Freedcamp alle wichtigen Features umsonst bietet. Freedcamp eignet sich auch für Start-ups und kleine Unternehmen und unterstützt die deutsche Sprache.

Übersicht:
  • Alle Core Features kostenlos
  • Günstige Upgrades
  • Geeignet für Start-ups und kleine Unternehmen
  • Benutzerfreundlichstes Tool auf Capterra.
  • 4,5 von 5 Sterne auf Capterra
  • Auf Deutsch verfügbar

Wrike

In Bezug auf Benutzerfreundlichkeit landet Wrike auf einem starken 4. Platz, zudem hat die Lösung eine Gesamtwertung von 4/5 Sternen erzielt. Write bietet eine kostenlose Version, Upgrades sind jedoch nicht ganz billig. Unternehmen können sich einen Eindruck von der Probeversion und der Kostenstruktur verschaffen. Die Lösung ist besonders geeignet für Teams mit 20+ Mitgliedern und zeichnet sich durch seine Funktionsvielfalt und Skalierbarkeit bis aufs Enterprise Level aus. Wrike ist auf Deutsch verfügbar.

Übersicht:
  • Kostenlose Version aber Upgrade etwas teurer
  • Viele Funktionen
  • Sehr gut skalierbar bis auf Enterprise Level
  • Platz 4 bei der Benutzerfreundlichkeit 
  • 4 Sterne von Capterra
  • Auf Deutsch verfügbar

Buchhaltung Software für Start-ups

MonKey Office 2019

MonKey Office 2019 kombiniert die Auftragsverwaltung und Finanzbuchhaltung in einem Tool. Das Basismodul ist kostenlos und für kleine Unternehmen und Freiberufler ausreichend, um die Buchführung für den Steuerberater vorzubereiten. Weiterführende Module können dann je nach Bedarf hinzugekauft werden. Für Start-ups besonders interessant: MonKey Office 2019 gibt es für Gründer ein Jahr komplett kostenlos. Das lässt sich auch nachträglich beantragen, aber der Zeitraum beginnt mit der Gewerbeanmeldung. MonKey Office 2019 ist auf Deutsch erhältlich – es gibt sogar eine eigens angepasste Version für Schweizer Unternehmen.

Übersicht:
  • Auftragsverwaltung und Finanzbuchhaltung in einem
  • Kostenloses Basismodell, Module bei Bedarf nachkaufen
  • Kostenlose einjährige Lizenz für Gründer
  • Auf Deutsch erhältlich, eigene Version für die Schweiz

Papierkram

Nutzerstudie Startups Deutschland - Software für Startups

Die Cloud-Software ist eine einfache Buchhaltungslösung, die sich speziell an Selbständige und Kleinstunternehmen richtet. Sie hat zwar einen geringeren Funktionsumfang als andere Tools, aber mit Papierkram können Einzelunternehmer ihre Buchhaltung einfacher und schmerzfreier als mit den meisten anderen Programmen erledigen. Die Software ist sehr benutzerfreundlich und bietet eine kostenlose Version. In der Gratis-Lösung können Angebote und Rechnungen erstellt sowie Ausgaben, Waren und Dienstleistungen erfasst werden. Weiterhin werden Belegmanagement und Zeiterfassung unterstützt. Für 8 Euro im Monat erhalten Nutzer in der Pro-Version weitere Funktionen wie Umsatzsteuervoranmeldung mit ESTER XML-Export, Einnahmeüberschussrechnung, DATEV-Export und Lieferscheine. Wie der Name schon sagt, ist Papierkram eine deutschsprachige Lösung.

Übersicht:
  • Einfache Lösung speziell für Selbstständige und Kleinstunternehmen
  • Sehr einfache Bedienung
  • Kostenlose Version verfügbar, Upgrade für 8 Euro/Monat
  • Deutschsprachige Lösung

Marketing Software für Start-ups

HubSpot Marketing Automation

Nutzerstudie Startups Deutschland - Software für Startups

HubSpot bietet eine tolle Kombination aus Tools für Marketing, Sales und Customer Support, die alle an ein kostenloses CRM-System andocken. Die Marketing Lösung hebt sich durch vielfältige Möglichkeiten zur Automatisierung hervor, was gerade in diesem Bereich immer wichtiger wird. Bei der Benutzerfreundlichkeit landet das Marketing-Tool in seiner Kategorie auf Platz 3, die Gesamtwertung liegt bei 4,5/5 Sternen. Die kostenpflichtigen Pakete skalieren dann von 46 Euro/Monat für kleine Teams über 740 Euro/Monat bis hoch zu 2.944 Euro/Monat im Enterprise-Segment. Davon sollten sich Start-ups jedoch nicht abschrecken lassen. Viele der Funktionen sind kostenlos nutzbar und die günstigen Pakete sind für viele Unternehmen ausreichend. HubSpot ist auch auf Deutsch erhältlich.

Übersicht:
  • Tolle Kombination aus Marketing, Sales und Customer Support
  • CRM-System für 0 Euro dabei!
  • Viele Möglichkeiten zur Automation
  • Platz 3 bei der Benutzerfreundlichkeit
  • 4,5 Sterne auf Capterra
  • Auf Deutsch verfügbar

Sendinblue

Sendinblue ist ein schlankes Tool zur Marketing-Automatisierung, das sich auf E-Mails, Newsletter und SMS konzentriert. Das Tool belegt bei uns den 8. Platz in der Kategorie „Most affordable“ und erzielt eine Gesamtbewertung von 4/5 Sternen. Mit der kostenlosen Variante versenden Sie bis zu 300 E-Mails pro Tag, die kostenpflichtigen Pakete skalieren dann nach Volumen. Zudem bietet das Tool die Möglichkeit viele Plugins wie WordPress, Magento oder Woocommerce zu nutzen. Die Lösung ist deutschsprachig.

Übersicht:
  • Schlankes Tool zur Marketing-Automatisierung
  • 300/Emails pro Tag kostenfrei, dann Skalierung nach Volumen
  • 8. Platz in der Kategorie „Most Affordable“
  • Gesamtbewertung 4/5 Sterne
  • Deutschsprachige Lösung

Human Resources Software für Start-ups

OrgOS

OrgOS ist eine anpassbare Komplettlösung für den täglichen Einsatz in Ihrer HR-Abteilung. Von Recruiting über Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung zu Dokumentenmanagement und Mitarbeiterbefragungen. Alles ist dabei. Die Bewertung von 5/5 Sternen auf Capterra spricht für sich. Das Paket für Start-ups mit bis zu 5 aktiven Stellenauschreibungen gleichzeitig gibt es für 49 Euro/Monat pauschal für Recruiting & Applicant Tracking, das größte Paket für unbegrenzte Jobs gibt es für 149 Euro/Monat. Das HR Management Modul kostet 5 EUR pro Nutzer (Mitarbeiter). Mehr zu den Preisen hier. Wenn du dir das Tool erst einmal ansehen willst, kannst du die kostenlose Probeversion nutzen. Das Tool ist auf Deutsch erhältlich.

Übersicht:
  • Guter Funktionsumfang: Recruiting, Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung, Dokumentenmanagement, Mitarbeiterbefragungen und mehr
  • Kostenfreie Probeversion und Start-up-Paket für 49 Euro im Monat
  • 5/5 Sterne auf Capterra
  • Auf Deutsch verfügbar

Personio

Nutzerstudie Startups Deutschland - Software für Startups

Personio ist eine All-in-One Software für Personalverwaltung und Recruiting für kleine und mittlere Unternehmen. Sie unterstützt Unternehmen in den Bereichen Recruiting, Onboarding, Abwesenheitsverwaltung, Lohnbuchhaltung, Dokumentenmanagement und mehr. Auf Capterra erzielt das Tool eine Bewertung von 4,5/5 Sternen. Personio bietet eine kostenlose Probeversion, das Einsteigerpaket Essential kostet dann 499 Euro/Monat. Damit empfiehlt sich die Lösung eher für Start-ups, die wissen, dass das Thema HR von Beginn an eine wichtige (und zeitraubende) Rolle spielen wird. Personio ist auf Deutsch verfügbar.

Übersicht:
  • All-in-One Software für Personalverwaltung und Recruiting für kleine und mittlere Unternehmen
  • Großer Funktionsumfang
  • Kostenfreie Probeversion, Einsteigerpaket für 499 Euro/Monat
  • 4,5/5 Sternen auf Capterra
  • Auf Deutsch verfügbar

Étude sur les utilisateurs de logiciels de gestion de la relation client dans les PME en France

Capterra, comparateur en ligne de logiciels professionnels, vient de publier une nouvelle étude sur les utilisateurs de logiciels de gestion de la relation client (GRC) afin de mieux comprendre les méthodes, les défis et les tendances de la gestion de la relation client dans les PME françaises.

Voici quelques données clés de cette enquête :

– 73 % des PME interrogées n’utilisent pas encore de logiciels de CRM (Customer Relationship Management) pour gérer leur relation client (autre que Excel ou Outlook)
– 1 entreprise sur 4 utilise son logiciel de gestion de la relation client comme un carnet d’adresses
– 75 % des PME prêtes à investir dans une solution CRM déclarent être prêtes à le faire jusqu’à 50 € par utilisateur et par mois
– Environ 3 PME sur 4 préfèrent utiliser un logiciel CRM en français

Capterra a également développé dans cette étude des graphiques lisibles que vous pouvez consulter sur la page de l’étude détaillée : Enquête sur les logiciels CRM dans les PME françaises en 2019.

Faut-il payer pour Skype ? 4 alternatives gratuites

alternatives à skype vidéoconférence

“Il faut vraiment payer pour ce truc ?”

Voilà une question typique des consommateurs de la génération Internet, élevés dans un univers où tout est facile d’accès, instantanément et souvent gratuitement : télévision, spectacles, musique, informations… Pourquoi payer s’il existe une version gratuite ?

Évidemment, cette approche est également de mise dans le monde professionnel, où l’on s’interroge notamment sur l’intérêt d’utiliser une version payante de Skype, l’outil de conférence web le plus populaire au monde (acquis par Microsoft en 2011).

alternatives à skype vidéoconférence

De nos jours, toute entreprise a besoin d’un outil de visioconférence en ligne.

Avec des équipes de plus en plus éclatées (selon une étude de l’Ifop, un quart des Français pratiqueraient le télétravail), disposer de canaux de communication puissants est essentiel à la réussite des entreprises.

En particulier lorsque l’on sait que l’échec des projets est souvent dû à un manque de communication.

En tant que gestionnaire de projets, vous devez vous assurer que votre équipe reste connectée (que ce soit pour des réunions Scrum ou pour tout échange, en général), mais vous devez également respecter votre budget. Il semble alors logique de se demander pourquoi utiliser un outil payant alors qu’un logiciel gratuit pourrait offrir des fonctionnalités identiques.

Dans cet article, nous passerons d’abord en revue les options payantes de Skype (installé par défaut sur toutes les machines Windows), puis nous présenterons quelques alternatives gratuites qui permettent notamment de discuter en face-à-face avec des collaborateurs à distance.

Faut-il vraiment payer pour utiliser Skype ?

Pour faire bref : non (enfin, vous devez payer votre connexion à Internet). Vous pouvez utiliser Skype gratuitement depuis votre smartphone ou votre ordinateur pour communiquer avec un autre utilisateur connecté sur un autre appareil.

Mais les choses se corsent si vous voulez entrer en contact avec une personne qui n’utilise pas Skype ou qui n’y a pas accès. Par exemple, un membre de votre équipe en déplacement qui ne dispose pas de l’application sur son téléphone mobile, ou encore un collaborateur qui dispose d’une connexion Internet faible, voire inexistante.

C’est peut-être improbable, mais ça arrive. Pour parer à toute éventualité, mieux vaut avoir une solution de rechange. Sans parler des interlocuteurs qui ne peuvent ou ne veulent pas utiliser Skype. Préférez-vous perdre votre temps à les convaincre d’adopter le logiciel ou envisager directement une autre option ?

Sans oublier qu’appeler un numéro fixe ou mobile depuis Skype (votre correspondant reçoit l’appel sur son téléphone et pas par le biais de l’application Skype), c’est payant.

Pour pouvoir effectuer ce type d’opération, vous devez acheter des crédits ou souscrire un abonnement mensuel.

  • Pour 100 minutes d’appel, l’abonnement vous coûtera 3,63 € par mois.
  • Pour 400 minutes d’appel, vous devrez débourser 7,87 € par mois.

Vous pouvez acheter des crédits Skype par tranche de 10 € ou de 25 €. Les tarifs à la minute varient selon la zone d’appel, mais ils sont très compétitifs.

Faut-il passer à Skype Entreprise ?

skype entreprise

Tout ce que nous venons d’énoncer correspond à la version de base de Skype, celle que mamie utilise pour discuter avec ses petits-enfants.

Elle suffit généralement aux auto-entrepreneurs et aux petites structures. Les organismes de plus grande envergure, en revanche, ont besoin de fonctionnalités supplémentaires : communication simultanée avec plus de deux utilisateurs, tableau blanc et partage d’écran notamment.

Ces fonctionnalités sont disponibles dans la version Skype Entreprise, qui est incluse dans Office 365 Business Essentials (4,20 € par utilisateur/mois) et dans Office 365 Business Premium (10,50 € par utilisateur/mois).

(Microsoft prévoit de fusionner Skype Entreprise et Microsoft Teams, son outil de web conférence. L’entreprise n’a pas encore annoncé de date précise, mais les utilisateurs peuvent s’attendre à retrouver toutes les fonctionnalités de Skype Entreprise dans le nouveau logiciel de conversation.)

Quelles sont les alternatives gratuites à Skype ?

Vous ne voulez pas passer à la version payante de Skype, mais vous avez besoin de fonctionnalités supplémentaires ? Voici quatre logiciels de visioconférence gratuits qui pourraient vous intéresser.

Vous trouverez ci-dessous le détail de leurs fonctionnalités et le prix d’un upgrade, au cas où l’évolution de votre entreprise vous pousse à chercher une solution plus robuste.

Certains de ces outils comprennent d’autres fonctionnalités de gestion de projets, comme la gestion des tâches et le partage des fichiers. Ils pourraient donc se révéler avantageux à plus d’un titre.

Les outils sont classés selon leur évaluation par les utilisateurs sur Capterra et le nombre d’avis publiés.

1. Wimi

wimi

Note des utilisateurs sur Capterra :  5/5

Nombre d’avis : plus de 75.

Wimi, logiciel conçu à Paris, est bien plus qu’une plateforme de visioconférence : c’est un véritable outil de gestion de projets incluant des fonctionnalités comme la gestion des tâches, le suivi des jalons ou encore les tableaux Kanban.

Version gratuite : inclut la gestion de 8 projets, 10 Go de stockage et un support client par e-mail pour trois utilisateurs.

Si vous voulez passer à la version supérieure : disponibles à partir de 9 € par utilisateur/mois, les versions payantes vous permettent d’enregistrer un nombre illimité de projets et d’invités et vous donnent accès à 250 Go de stockage, au partage de fichiers et à une assistance téléphonique.

2. Glip

glip

Note des utilisateurs sur Capterra :  4,5/5

Nombre d’avis : plus de 100.

Glip, créé en 2012 et racheté par RingCentral en 2015, présente quelques fonctionnalités supplémentaires dont la gestion des tâches et le partage de fichiers.

Version gratuite : publications, espace de stockage, intégrations et utilisateurs invités illimités. La version gratuite inclut 500 minutes de conversation vidéo par mois.

Si vous voulez passer à la version supérieure : pour 5 $ par utilisateur/mois (prix en euros à consulter), vous obtenez 1 000 minutes de visioconférence par personne et par mois. Vous bénéficiez également de fonctionnalités de contrôle administratif avancé, de politiques de rétention des données, d’exportations conformes et d’une assistance prioritaire en permanence.

3. GoToMeeting

gotomeeting

Note des utilisateurs sur Capterra :  4/5

Nombre d’avis : près de 700.

GoToMeeting, disponible depuis 2004, fait partie de la famille des logiciels Citrix Systems. Connu pour ses réunions “en un seul clic”, le logiciel vise avant tout à simplifier l’organisation de visioconférences. Il permet de lancer immédiatement la conversation sans avoir à  télécharger un logiciel supplémentaire ou à fouiller différents menus.

Version gratuite : avec GoToMeeting Free, collaborez avec trois personnes au maximum depuis votre navigateur Google Chrome. Inclut le partage d’écran.

Si vous voulez passer à la version supérieure : disponibles à partir de 19 € par mois (forfait annuel), les versions payantes prennent en charge jusqu’à 10 utilisateurs et vous donnent accès à des fonctionnalités comme les applications mobiles, les outils de dessin et le partage de clavier.

4. Join.Me

join.me

Note des utilisateurs sur Capterra :  4/5

Nombre d’avis : plus de 200.

JoinMe, logiciel du groupe LogMeln (Boston), est connu pour son interface utilisateur sympa et facile à utiliser, ainsi que pour sa connexion fiable. Sa version gratuite inclut de nombreuses fonctionnalités (et même un service d’assistance).

Version gratuite : réunions illimitées jusqu’à trois participants, partage d’écran, chat, transfert de fichiers et assistance par e-mail.

Si vous voulez passer à la version supérieure : disponibles à partir de 102 € par an, les versions payantes vous permettent de connecter jusqu’à 25 participants et d’utiliser des fonctionnalités telles que les appels vidéo internationaux et les audioconférences. En plus, l’entreprise offre des réductions aux organismes à but non lucratif.

D’autres alternatives à Skype ?

Et vous, comment communiquez-vous à distance avec vos collaborateurs ? Utilisez-vous Skype, une des alternatives présentées dans cet article ou bien une autre solution ? Partagez votre expérience en commentaire !

 

(article traduit de l’anglais)

CRM-Software im Vergleich: Ein umfassender Leitfaden für Kleinunternehmen

CRM Software im Vergleich

Die Wahl der richtigen Software für das Customer Relationship Management (CRM) für ein Kleinunternehmen ist gar nicht so einfach. Vielleicht hast du dich gerade erst entschieden, in ein CRM-System zu investieren, oder möchtest zu einem anderen Anbieter wechseln und stehst nun vor der Frage, wie du die passende Lösung für dein Unternehmen finden kannst.

So viel ist sicher: Die Auswahl ist groß, und ein Vergleich der erhältlichen Systeme ist eine echte Herausforderung. Als dieser Artikel geschrieben wurde, wurden im CRM-Verzeichnis von Capterra 571 Anbieter geführt. Angesichts dieses großen Angebots an CRM-Systemen ist es doch überraschend, dass in den meisten Unternehmen nur zwei Demo-Versionen von Softwareplattformen ausprobiert werden, bevor die Entscheidung für ein System fällt.

CRM Software im Vergleich

Dabei zahlt sich eine gründliche Recherche oft aus, denn so wird verhindert, dass Ressourcen für eine unzureichende Lösung ausgegeben werden, die dann möglicherweise schon bald nach der Implementierung wieder ausgetauscht werden muss.

Wenn in einem Unternehmen die CRM-Software gewechselt wird, liegt das oft daran, dass das bisherige System nicht die richtigen Funktionen bot oder zu teuer war. Dies ließe sich mit entsprechender Vorarbeit jedoch leicht vermeiden. Denn umfangreiche Informationen zu Features und Gebühren sind problemlos verfügbar; problematisch wird es erst, wenn Entscheidungsträger sich nicht die Zeit nehmen, verschiedene CRM-Lösungen genau zu vergleichen.

Zugegeben, es ist nicht einfach, das richtige CRM-System für ein Unternehmen zu finden. Vertriebsmanager, die hier die Qual der Wahl haben, sind wohl kaum zu beneiden. Ein Vergleich verschiedener Lösungen kostet Zeit, und es sind Unmengen von Faktoren zu berücksichtigen.

Dieser Artikel soll dir dabei helfen, die wesentlichen Faktoren für eine Entscheidung auszumachen, damit du die richtige Lösung für dein Unternehmen finden kannst. Dazu soll erörtert werden, wie du Anbieter vergleichen kannst, um die perfekte CRM-Software zu finden. Der gesamte Prozess wird dabei in zehn kleinere Schritte gegliedert.

1. Schreibe eine Liste der Geschäftsziele für dein CRM-System

Damit du verschiedene CRM-Lösungen auf sinnvolle Weise vergleichen kannst, musst du dir vorher genau überlegen, was du überhaupt von deinem CRM-System erwartest. So kannst du sichergehen, dass du die Software wählst, deren Stärken deinen Unternehmenszielen entsprechen.

Die folgenden oft genannten Ziele können dir dabei als Anhaltspunkt dienen:

  • Zusammenarbeit ermöglichen
  • Kundenzufriedenheit verbessern
  • Produktivität der Vertriebsmitarbeiter steigern
  • Marketing und Vertrieb besser aufeinander abstimmen
  • Den Vertriebstrichter verstehen

Diese Ziele werden im Folgenden genauer betrachtet.

Zusammenarbeit

Wenn du ein CRM-System suchst, das Vertriebsmitarbeitern ermöglichen soll, möglichst effektiv zusammenzuarbeiten, sollst du besonders auf das Ausmaß der Transparenz achten, das die verschiedenen Systeme bieten. Mitarbeiter sollten Einsicht in die Deals ihrer Kollegen und deren Kommunikation mit Interessenten haben.

Dazu sollte es zum Beispiel möglich sein, innerhalb der eigenen Deals andere Mitarbeiter zu taggen oder zu erwähnen. So müssen Vertriebsmitarbeiter nicht auf Instant-Messaging oder E-Mails zurückgreifen, um sich mit Kollegen über einen Deal auszutauschen. Die Kommunikation wird dabei jeweils mit einem bestimmten Kontakt-, Unternehmens- oder Deal-Datensatz verknüpft, sodass alle Informationen an einem Ort zu finden sind.

Spielt die Zusammenarbeit für dein Team eine besonders große Rolle, solltest du aber auch bedenken, dass viele CRM-Anbieter nach Anzahl der Benutzer pro Monat abrechnen. Falls du also ein großes Team hast und eine kostengünstige Lösung suchst, ist es vielleicht geraten, nur kostenlose CRM-Systeme zu vergleichen.

Kundenzufriedenheit

Wenn zu deinen wichtigsten Zielen die Verbesserung der Kundenzufriedenheit zählt, solltest du dir CRM-Systeme ansehen, die jedweden Kontakt mit Kunden und Interessenten nachverfolgen können. Interessenten sind oft verärgert, wenn sie die gleichen Informationen noch einmal angeben müssen, weil ein Vertriebsmitarbeiter sie vergessen hat. Wenn alle Informationen, die potenzielle Kunden dir bereits mitgeteilt haben, an einem Ort verfügbar sind, können deine Vertriebsmitarbeiter leichter gute Kundenbeziehungen aufbauen und mehr Deals abschließen.

Erfolgen Verkäufe in deinem Unternehmen oft über das Telefon, wirst du zudem ein gutes Anruf-Tracking benötigen. Das Gleiche gilt entsprechend für E-Mail-Tracking und Social-Media-Integrationen, wenn du diese Kanäle im Vertrieb häufiger nutzt.

Produktivität

Wenn du vorrangig in ein neues CRM-System investieren möchtest, um die Produktivität im Vertrieb zu verbessern, solltest du nach einer Lösung suchen, die sich problemlos in dein E-Mail-System integrieren lässt. So sind die Details zu deinen Kontakten direkt in deinem E-Mail-Konto verfügbar, und neue Kontakte lassen sich mit einem einfachen Mausklick zum CRM-System hinzufügen. Es sollte auch möglich sein, Datensätze von deinem E-Mail-Konto aus zu aktualisieren.

Im Bericht State of Inbound 2016 von HubSpot wurde deutlich, dass die manuelle Dateneingabe in CRM-Systemen eine der größten Herausforderungen für Vertriebsmitarbeiter ist. Deshalb solltest du in CRM-Software investieren, die Daten aus verschiedenen Quellen extrahieren kann.

Herausforderungen CRM System HubSpot
„State of Inbound” 2016 von HubSpot

Weitere Möglichkeiten, um die Produktivität im Vertrieb zu steigern, könnten konfigurierbare E-Mail-Vorlagen sein, sowie eine Funktion, über die Interessenten selbst Termine mit Vertriebsmitarbeitern buchen können. Selbst kleinere Vertriebsteams können pro Woche 20 Arbeitsstunden sparen, indem die Mitarbeiter einen Link zu einem solchen automatischen Buchungssystem in ihre E-Mail-Signaturen einfügen.

Abstimmung von Marketing und Vertrieb

Studien haben ergeben, dass nach den Vertriebsmitarbeitern Marketingteams am häufigsten mit CRM-Systemen arbeiten. Wenn es für dein Unternehmen besonders wichtig ist, dass Vertrieb und Marketing gut aufeinander abgestimmt sind, solltest du dich für ein CRM-System entscheiden, dass mit deiner Marketing-Software integriert werden kann.

Am besten wählst du einen Software-Anbieter, der sowohl Vertriebslösungen als auch Marketingtools bereitstellen kann. So können sämtliche Vertriebs- und Marketingaktivitäten an einem Ort verwaltet werden, was deine Vertriebs- und Marketingteams bei der effizienten Zusammenarbeit unterstützt.

Den Vertriebstrichter verstehen

Wenn du deinen Trichter analysieren und optimieren möchtest, solltest du nach CRM-Lösungen mit zuverlässigen Funktionen zur Berichterstattung suchen. Ein großer Vorteil ist es, wenn du den gesamten Trichter auf einen Blick anzeigen lassen kannst, inklusive der finanziellen Gewichtung der einzelnen Phasen des Vertriebsprozesses.

Dashboard von HubSpot
Beispiel für ein Dashboard von HubSpot

2. Schreibe eine Liste unverzichtbarer Features

Nachdem du dir vor Augen geführt hast, warum du ein neues CRM-System brauchst, solltest du dir überlegen, welche Funktionen ein System bieten muss, damit du die Ziele, die du dir gesetzt hast, auch erreichen kannst.

Hier eine Übersicht einiger der beliebtesten Funktionen vieler CRM-Lösungen:

  • Deal-Datensätze und Aufgaben
  • Kontakt- und Lead-Management
  • Detaillierte Informationen und Berichterstattung
  • E-Mail-Tracking
  • E-Mail-Vorlagen
  • Anruf-Erfassung

Weitere spezialisierte Funktionen, die ebenfalls hilfreich sein können:

  • Marketing-Automatisierung
  • Premium-Kundensupport
  • Projektmanagement
  • Lead-Scoring

Wenn dein Vertriebsprozess weitgehend auf E-Mails basiert, sind Funktionen wie E-Mail-Tracking und E-Mail-Vorlagen besonders wichtig. Arbeitest du dagegen hauptsächlich über das Telefon, wird vermutlich die Anruf-Erfassung eine größere Bedeutung haben.

Diese Funktionen sind besonders wichtig für die Vertriebsmitarbeiter, die das CRM-System jeden Tag nutzen. Die Berichterstattung ist dagegen vor allem für die Führungskräfte wichtig, damit sie den gesamten Trichter auf einen Blick verstehen und für mehr Geschäftsabschlüsse optimieren können.

Beim Vergleich von CRM-Lösungen solltest du darauf achten, wie diese einzelnen Funktionen bei den verschiedenen Anbietern umgesetzt sind. Bei vielen CRM-Systemen sind zum Beispiel das Kontaktmanagement und die Datenspeicherung kostenlos, allerdings können hierbei Obergrenzen gelten, die von Anbieter zu Anbieter variieren.

Die meisten CRM-Anbieter stellen auf ihren Webseiten entsprechende Tabellen bereit, damit du genau sehen kannst, was in den verschiedenen angebotenen Paketen enthalten ist. Hier ein Beispiel von HubSpot.

3. Plane dein Budget und schaue dir die Preisgestaltung der CRM-Systeme an

Überlege dir, wie viel du für CRM-Software ausgeben kannst und willst, damit du gar nicht erst Optionen in deinen Vergleich miteinbeziehst, die aus Kostengründen ohnehin nicht infrage kommen.

Bei den meisten CRM-Lösungen richtet sich der Preis nach der Anzahl der Benutzer, die das System nutzen. Beschäftige dich ausführlich mit der Preisgestaltung der verschiedenen Anbieter und untersuche, wie teuer die einzelnen Lösungen für dein Unternehmen wären. Berücksichtige dabei nicht nur die aktuelle Anzahl deiner Vertriebsmitarbeiter, sondern überlege dir auch, wie die Personalsituation in zwei oder drei Jahren aussehen wird.

Für Kleinunternehmen mit einem knappen Budget bieten sich mit günstigen oder sogar kostenlosen CRM-Systemen oft gute Optionen. Wenn du als Vertriebsmitarbeiter oder Marketer versuchst, die Führungsetage von der Implementierung eines CRM-Systems zu überzeugen, ist die Kostenfreiheit natürlich ein gutes Argument. Hier einige der günstigsten CRM-Systeme auf dem Markt:

CRM Software Preise

*Alle Gebühren basieren auf einem Szenario von Capterra mit einer bestimmten Anzahl von Benutzern und bestimmten Funktionen. Das verwendete Szenario wird unten in unserem HYPERLINK “https://www.capterra.com/customer-relationship-management-software/” \l “affordable” \t “_blank” Bericht über die günstigsten CRM-Lösungen (auf Englisch) beschrieben.

4. Informiere dich in Diskussionsforen

Benutzer, die bereits Erfahrung mit CRM-Systemen haben und in Diskussionsforen Fragen beantworten, sind oft eine wertvolle Hilfe. Sich mit diesen Nutzern auszutauschen, ist eine großartige Möglichkeit, aus erster Hand etwas über den praktischen Nutzen eines CRM-Systems zu erfahren.

Lese dazu Antworten auf bereits gestellte Fragen durch oder frage selbst etwas zu bestimmten Themen. Beliebte Diskussionsforen sind zum Beispiel Quora, Inbound.org. und gutefrage.

Dies sind CRM-bezogene Fragen, die bereits in Diskussionsforen beantwortet wurden (auf Englisch):

CRM System Fragen HubSpot
Fragen zu CRM-Systemen auf Inbound.org

Neben den Diskussionsforen kannst du natürlich auch soziale Netzwerke nutzen, um dich zu informieren. Gebe zum Beispiel bei Twitter oder LinkedIn den Namen eines CRM-Anbieters in das Suchfeld ein, um zu erfahren, wie andere Benutzer dessen System bewerten.

5. Lese Rezensionen auf unabhängigen Websites

Es lohnt sich auch, auf Rezensionswebseiten von Drittanbietern, zum Beispiel Capterra, GetApp oder Software Advice, Beiträge über CRM-Software zu lesen.

Capterra fragt Benutzer zum Beispiel nach den Vor- und Nachteilen ihrer jeweiligen CRM-Software und bittet sie um einen allgemeinen Kommentar zur Software. Dabei soll die Software unter den Gesichtspunkten Benutzerfreundlichkeit, Funktionsumfang, Kundensupport und Preis-Leistungs-Verhältnis bewertet werden.

Durch dieses Feedback bekommen potenzielle Benutzer einen Überblick über die Stärken und Schwächen der CRM-Systeme, die sie vergleichen. So kannst du leichter eine Lösung finden, die zu deinen Anforderungen passt.

Beispiel einer CRM-Rezension auf Capterra
Beispiel einer CRM-Rezension auf Capterra

Auf Rezensionswebseiten wird CRM-Software häufig in verschiedene Kategorien eingeteilt, zum Beispiel CRM für MacsCRM im Baugewerbe oder CRM im Finanzwesen. Dies ist hilfreich, wenn du nach einem CRM-System für ein bestimmtes Betriebssystem oder eine bestimmte Branche suchst.

6. Befrage dein Vertriebsteam

Natürlich muss dein CRM-System allen voran die Anforderungen des Unternehmens erfüllen, es ist aber auch wichtig, dass dein Vertriebsteam damit zufrieden ist. Andernfalls investierst du womöglich in eine Software, die deine Vertriebsmitarbeiter einfach nicht benutzen.

Ein Szenario, das überraschend häufig vorkommt. Das größte Problem, das die meisten Vertriebsmanager mit ihrem CRM-System haben, ist eine mangelnde Akzeptanz bei Vertriebsmitarbeitern.

Damit es gar nicht erst dazu kommt, solltest du deine Vertriebsmitarbeiter in die Kaufentscheidung miteinbeziehen. Dadurch gewinnst du nicht nur die Unterstützung deines Teams, sondern auch wertvolles Feedback von den Mitarbeitern, die jeden Tag mit dem CRM arbeiten sollen.

Dazu kannst du zum Beispiel die folgenden Fragen stellen:

  • Mit welchen CRM-Systemen hast du bereits gearbeitet? Was kannst du uns darüber berichten?
  • Wie lange dauerte die Einarbeitung in die jeweilige CRM-Software?
  • Hast du und dein Team eine gute Unterstützung vom Anbieter erhalten, wenn Probleme mit der Software auftraten?
  • Welche Ergebnisse konntest du mit der Software erreichen?
  • Hast du von anderen Vertriebsmitarbeitern Positives über andere CRM-Systeme gehört?

Wie du dieses Feedback am besten einholst, ist von der Größe des Teams abhängig. Du kannst zum Beispiel einfach eine E-Mail an deine Vertriebsmitarbeiter senden, oder du verwendest Google Formulare, um alle Rückmeldungen in einem Dokument zusammenzutragen.

Diese gesammelten Informationen kannst du dann noch ergänzen, indem du Benutzer von CRM-Software außerhalb deines Unternehmens befragst. Wende dich z. B. an dein Netzwerk, um herauszufinden, welche CRM-Systeme andere Leute/Unternehmen in Betracht gezogen haben, bevor sie eine Entscheidung trafen. Erkundige dich, was zur Auswahl eines bestimmten Systems geführt hat, und ob dieses System die Erwartungen erfüllt hat. Du kannst deine Fragen persönlich stellen oder einen entsprechenden Beitrag in Facebook, Twitter oder LinkedIn veröffentlichen.

7. Enge deine Liste ein

Nachdem du deine Geschäftsziele festgelegt und eine erste Recherche vorgenommen hast, solltest du die Liste der für dich infrage kommenden CRM-Lösungen für einen weiteren Vergleich eingrenzen.

So wichtig es auch ist, zunächst einmal möglichst viele CRM-Systeme in Betracht zu ziehen, wird es kaum möglich sein, jedes einzelne der mehr als 500 erhältlichen CRM-Systeme genauer unter die Lupe zu nehmen. Wähle die fünf oder sechs Systeme aus, die dir bei deiner Recherche besonders aufgefallen sind und die von deinem Vertriebsteam ins Gespräch gebracht wurden.

Auf Rezensionswebseiten wie Capterra kannst du deine Liste anhand verschiedener Faktoren eingrenzen. Dazu gehören zum Beispiel positive Bewertungen, die Anzahl der Benutzer in deinem Unternehmen, ob ein CRM-System webbasiert oder lokal installiert sein soll und welche Funktionen es bietet.

8. Nutze Vergleichsseiten von CRM-Anbietern

Wenn du nur noch fünf oder sechs verschiedene Lösungen auf deiner Liste hast, kannst du diese direkt vergleichen. An dieser Stelle wirst du die Webseiten von etlichen CRM-Anbietern besucht haben, und es schwirrt dir vermutlich der Kopf von der Fülle der Informationen. Um das Ganze etwas zu vereinfachen, kannst du Vergleichsseiten nutzen, auf denen werden meistens nur einige wenige Lösungen anhand von wichtigen Faktoren verglichen.

Anbieter von CRM-Software wie zum Beispiel HubSpot stellen häufig Leitfäden bereit, in denen die besten CRM-Lösungen für Kleinunternehmen und Startups verglichen werden. Diese Leitfäden beinhalten meistens eine Tabelle, damit die einzelnen Lösungen auf einen Blick verglichen werden können.

CRM Software Vergleich HubSpot
Eine CRM-Vergleichstabelle von HubSpot

9. Bringe in Erfahrung, welche CRM-Lösungen mit vorhandener Software kompatibel sind

Es kommt vor, dass Vertriebsmitarbeiter und Marketer feststellen müssen, dass ein gerade implementiertes CRM-System nicht zusammen mit den bereits vorhandenen Tools funktioniert. Für viele Vertriebsmanager ist eine mangelnde Integration eines der größten Probleme ihrer CRM-Systeme.

Integrationen sorgen dafür, dass alle im Unternehmen verwendeten Tools miteinander „kommunizieren“, was nicht nur die Arbeit erleichtert, sondern oft auch zu fundierteren Daten führt. Außerdem sparen sich deine Mitarbeiter damit in vielen Situationen eine lästige manuelle Dateneingabe.

Wenn deine verschiedenen Tools ineinandergreifen, erhälst du bessere Analytics-Daten, und die Produktivität steigt im gesamten Unternehmen.

CRM-Anbieter veröffentlichen auf ihren Websites meistens eine Liste der Tools, mit denen ihre Lösung integriert werden kann. Sollte ein Tool, das dir wichtig ist, nicht aufgeführt werden, frage den Anbieter, ob es nicht doch eine Möglichkeit zur Integration gibt. Hier kannst du z. B. eine Liste der Anwendungen sehen, mit denen das Dokumentmanagement-Tool PandaDoc integriert werden kann:

Integrationen von PandaDoc
Integrationen von PandaDoc

Einige Softwarehersteller binden hilfreiche Tools, zum Beispiel für Vertrieb und Marketing, gleich in ihre Lösungen ein. Unter Umständen lässt sich mit einer solchen Lösung langfristig Geld sparen. Zudem bietet sie den Vorteil, dass die Benutzer sich nur in ein System einarbeiten müssen. Überlege, welche Tools du in deiner neuen CRM-Software gebrauchen kannst und welche vorhandenen Tools mit dem neuen CRM-System integriert werden sollen.

10. Registriere dich für eine Demo oder eine Testversion

Bevor du ein neues Auto kaufst, machst du vermutlich zunächst eine Probefahrt. Das solltest du bei der Auswahl eines CRM-Systems nicht anders machen. Studien von Capterra haben gezeigt, dass Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit für Vertriebsmitarbeiter die wichtigsten Aspekte einer CRM-Lösung sind. Wie gut ein CRM-System in dieser Hinsicht aufgestellt ist, findest du am besten heraus, indem du es ausprobierst.

Bei den meisten CRM-Anbietern kannst du das System über einen bestimmten Zeitraum testen, oder du erhälst eine kostenlose Version mit eingeschränkter Funktionalität, eine sogenannte Freemium-Version. Nutze solche Angebote und teste die jeweiligen CRM-Systeme selbst. Auch deine Vertriebsmitarbeiter sollten die Systeme ausprobieren.

Viel Spaß beim Vergleichen!

Es lohnt sich, geschäftliche Anforderungen detailliert herauszuarbeiten und verschiedene CRM-Lösungen ausführlich zu vergleichen. Wenn du das richtige CRM-System für dein Unternehmen gefunden hast, kannst du von einer verbesserten Kommunikation mit potenziellen Kunden sowie von einer effektiveren Berichterstattung profitieren. Beides sollte dem Wachstum deines Unternehmens zugute kommen.

Diese ergänzenden Ressourcen (auf Englisch) können ebenfalls hilfreich sein:

 

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