44 % de los empleados piensa que la monitorización de su trabajo es positiva para la empresa

Encuesta sobre empleados monitorizados

Encuesta sobre empleados monitorizados

¿Qué opinan los empleados acerca de ser monitoreados por la empresa?

La monitorización de empleados es un tema controvertido, presenta beneficios operativos para el negocio pero también puede causar preocupaciones en los trabajadores debido a la invasión de privacidad que implica. La pandemia y el incremento del teletrabajo han tenido como efecto un aumento en la implementación de estas herramientas de control en las organizaciones.

¿Cómo se sienten los empleados al respecto? ¿Perciben positiva o negativamente este tipo de práctica? ¿Le ven algún beneficio? ¿Están informados del uso que la empresa hace con sus datos? Estas y más cuestiones son las que aborda Capterra en este estudio sobre monitorización de los trabajadores.

Para realizar este informe Capterra ha hecho una encuesta a 1187 empleados de pymes, incluyendo managers. La finalidad es conocer la percepción sobre esta actividad de monitorización desde su punto de vista. Ve al final del artículo para conocer la metodología completa.

Los empleados perciben confianza y libertad en su trabajo

Casi la totalidad de los encuestados (96 %) aprecia que hay confianza por parte de la directiva hacia ellos sobre su compromiso de realizar su trabajo día a día. A la vez, la mayoría (83 %) se siente cómodo haciendo descansos y tareas que no están relacionadas con el trabajo durante la jornada laboral, esto indica una percepción de flexibilidad en el trabajo mientras se cumplan los objetivos. 

Esta sensación de autonomía también se observa en otro dato de este estudio: más de la mitad de los participantes señala que tiene mucha libertad y que puede organizarse sin sentirse controlado por los empleadores. 

Sensación de control de los empleados por parte de la empresa

Aunque esta libertad o flexibilidad no siempre es considerada positiva, hay un porcentaje (8 %) que piensa que podría recibir más apoyo por parte de la directiva a la hora de gestionar su trabajo. Por otro lado, únicamente un 8 % se siente sumamente controlado. 

Esta impresión de sentirse vigilado lleva a las siguientes preguntas: ¿cómo son controlados los trabajadores?, ¿conocen las herramientas con las cuales la directiva los monitoriza?

Se duplican los empleados monitorizados debido a las restricciones de la COVID-19

El estudio indica que casi la mitad de los encuestados (48 %) es vigilado por su empleador, un 45 % dice que no lo es, y un 7 % no lo sabe con seguridad, a pesar de que es obligatorio ser informado de esta actividad por parte de la organización.

Del segmento que señala que su empresa utiliza herramientas de vigilancia y control, la mitad lo implementó después de las restricciones de la COVID-19.

Cuántos empleados son monitoreados

La mayoría de los empleados monitorizados están informados sobre sus derechos y de las actividades que son controladas

De este mismo grupo de empleados monitorizados, un 81 % ha recibido explicaciones y detalles sobre sus derechos en este ámbito por parte de la Dirección o de Recursos Humanos.

Conocimiento de derechos de los empleados monitorizados

Aun así, los resultados indican que las empresas tienen que mejorar en su comunicación a los trabajadores sobre este asunto ya que un 19 % dice que no se le ha explicado sus derechos, y un 36 % señala que requiere más información al respecto.

Las actividades que son monitorizadas varían según cada negocio y la empresa debe comunicar qué sistemas de vigilancia utiliza. El estudio muestra los principales tipos de monitorización a los que los empleados han dado su consentimiento:

  • Asistencia (51 %): control de horas trabajadas y horas extra, hora de conexión y desconexión. 
  • Actividad del ordenador (43 %): registro de tiempo y uso de dispositivos, uso de navegador web, control de movimiento de ratón y pulsaciones de teclas.
  • Lugar de trabajo (36 %): vigilancia a través de cámaras de seguridad, cámaras web y fotos a intervalos de tiempo.
  • Carga de trabajo (23 %): control de objetivos, gestión del tiempo, lista de actividades, agenda de trabajo, y KPI (indicadores de rendimiento clave).
  • Comunicación digital (22 %): monitoreo de correo electrónico, mensajería instantánea (chats) y videollamadas.

Este segmento de empleados vigilados tiene una opinión dividida sobre esta práctica, el 48 % preferiría no estar monitorizado, mientras que el 52 % dice que le parece bien estarlo.

A pesar de la invasión a la privacidad y otras preocupaciones, los empleados monitorizados ven beneficios en el uso de sistemas de control

Existen muchas preocupaciones por parte de los empleados sobre lo que puede vigilar la empresa dentro de su actividad laboral. Nuestro estudio indica que las principales son:

  • La invasión a la privacidad por parte de la empresa (45 %).
  • La confianza se ve afectada negativamente (38 %).
  • El estrés aumenta o baja la moral del personal (37 %).
  • El uso de la empresa de los datos personales, los empleados no están seguros de cómo se utilizan (31 %).
  • El personal se siente presionado para trabajar más horas (27 %).
Aunque el uso de los datos personales es una de las inquietudes principales, el 79 % de los trabajadores piensa que la empresa almacena y manipula sus datos de forma segura.

No obstante de estas preocupaciones, casi la mitad de ellos percibe que esta actividad es positiva para la empresa.

Percepción de que la monitorización de empleados es positivo para la empresa

El 44 % de los encuestados percibe positiva o muy positiva para la empresa su monitorización, el 25 % dice que es negativa o muy negativa y un 31 % no lo sabe.

En general, los empleados creen que el control y supervisión de sus actividades puede ser útil y que tiene beneficios, tanto para la organización como para ellos mismos.

Utilidades de herramientas de control de empleados

Los participantes señalan un interés en el uso de estas herramientas para el registro de su tiempo y desempeño en su jornada laboral, de igual forma ven útil la vigilancia del lugar del trabajo.

El registro y análisis de los aspectos mencionados anteriormente no sólo ayudan a la empresa, también puede tener beneficios para los trabajadores, la encuesta reporta los siguientes:

Beneficios para negocio y trabajadores de los sistemas de monitorización

Resultados consistentes con lo que los participantes creen que es útil para la empresa, un mejor control del trabajo y el tiempo dedicado de cada empleado. Esta información la pueden utilizar los directivos y managers para optimizar los procesos, la carga de trabajo, evitar o frenar incidencias, todo con el fin de mejorar la productividad. 

A la vez también sirve para que el desempeño y compromiso de cada empleado tenga mejor visibilidad y de esta forma la directiva pueda tomar acciones positivas o negativas hacia él.

Un 22 % opina que es bueno monitorizar a los empleados porque los empleadores tienen una mejor visibilidad del acoso laboral, de la discriminación y de otros conflictos

¿A los empleados les interesa la automonitorización?

Las soluciones de automonitorización permiten a los trabajadores medir su propio trabajo. Estas soluciones recopilan muchas herramientas de autoseguimiento en una sola plataforma. La idea es permitir a los empleados maximizar la productividad y tener un registro de su rendimiento.

Un 37 % de los encuestados opina que esta herramienta no tendría repercusión en su motivación para la consecución de los objetivos de la empresa. El 33 % dice que estaría más motivado y un 30 % dice que lo estaría menos. Una solución que aún no tiene una clara tendencia en España.

Empleados y directivos deben acostumbrarse al correcto uso y comunicación de las herramientas de monitorización

La nueva forma de operar de muchos negocios, a distancia, también supuso un incremento de las herramientas de monitorización de empleados, lo cual implica un registro de actividad y de datos personales que puede tener efectos negativos en la confianza y moral de los trabajadores.

Nuestro reporte indica que los empleados ven beneficios en los sistemas de monitoreo a pesar de la invasión a la privacidad y las preocupaciones que generan, la mitad creen que es positivo para la empresa esta actividad. Señalan que las herramientas de monitorización son útiles para optimizar el trabajo, evitar o solucionar problemas y a la vez registrar adecuadamente el rendimiento de cada uno.

Las empresas tienen que trabajar más en su comunicación sobre esta actividad, ya que de los empleados monitorizados, un 19 % no ha recibido explicación sobre sus derechos. Aun así existe una confianza amplia de los trabajadores sobre cómo la organización almacena y gestiona sus datos personales.

De la misma manera que la digitalización de los negocios y el trabajo remoto supone retos, también lo hace la monitorización del trabajo. Esta actividad es nueva para la mitad de los empleados controlados, por lo tanto, la empresa debe ser cuidadosa y muy clara sobre cómo recopila y gestiona esta información. 

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Metodología de la encuesta 
Para recopilar los datos de este informe hemos llevado a cabo una encuesta online durante noviembre de 2020. Las respuestas provienen de una muestra del mercado español. Participaron 1363 empleados y propietarios de pymes, entre los que se seleccionaron 1187 para este informe que tiene como objetivo el punto de vista de empleados y managers. El criterio de selección del participante de este estudio es:
  • Debe ser residente en España.
  • Debe trabajar a jornada completa o parcial en una pequeña o mediana empresa.
Los participantes provienen de diferentes sectores de la industria.

Mitarbeiterüberwachung in Deutschland – ein legitimes Instrument des Personalwesens?

Mitarbeiterüberwachung in Deutschland

Bei der Mitarbeiterüberwachung handelt es sich um ein Instrument des Personalwesens, das von Arbeitnehmern eingesetzt wird, um ihre Mitarbeiter beziehungsweise deren Leistung und Verhalten zu kontrollieren. In erster Linie werden entsprechende Maßnahmen getätigt, um betriebliche Prozesse zu optimieren. Durch die Überwachung von Mitarbeitern ist es beispielsweise möglich, bestehende Arbeitskräfte effizient einzusetzen und bei Rekrutierungsprozessen im Rahmen von Praktika oder unbefristeten Arbeitsverträgen die richtigen Entscheidungen zu treffen.

Mitarbeiterüberwachung in Deutschland

Methoden zur Mitarbeiterüberwachung

Im Zuge der voranschreitenden Digitalisierung haben Unternehmen inzwischen eine Reihe von Möglichkeiten, um die Überwachung von Mitarbeitern durchzuführen. Eine vor allem bei Handelsunternehmen wie Baumärkten, Discountern und Kaufhäusern gängige Praxis ist die Videoüberwachung, die entweder offen oder verdeckt erfolgt und insbesondere dem Diebstahlschutz dient. Vergleichbar mit dieser Methode wäre die Kommunikationsüberwachung, da diese ebenfalls einen nicht unerheblichen Eingriff in die Privatsphäre darstellt und aus diesem Grund umstritten ist. Bei der Kommunikationsüberwachung werden beispielsweise von Mitarbeitern geschriebene E-Mails und geführte Telefonate erfasst, um anhand dieser mehr über die beruflichen Ansichten oder gar das Privatleben herauszufinden.

Neben diesen beiden grundlegenden Überwachungsmethoden gibt es noch weitere, die sich auf die Bereiche Leistungsmessung, Ortsbestimmung und Zeiterfassung konzentrieren. Wie die Mitarbeiterüberwachung hierbei im Spezifischen erfolgt, hängt maßgeblich von der Ursache für die Überwachung ab. Geht es beispielsweise um die Ortsbestimmung, welche beispielsweise bei Taxiunternehmen unerlässlich ist, um effizient arbeiten zu können, kann eine Ortung über ein im Taxi integriertes GPS-System erfolgen. Generell spielen digitale Lösungen, darunter auch Softwares, im Bereich der Mitarbeiterüberwachung eine zunehmende Rolle. Zuletzt gilt es noch den Einsatz von Detektiven zu nennen. Detektive werden meist dann von Unternehmen angeheuert, wenn ein Betrugsverdacht – beispielsweise wegen häufiger Krankmeldungen – besteht. Manchmal erfolgt der Einsatz von Detektiven jedoch auch aus anderen Gründen wie einem Leistungsabfall.

Vorteile der Mitarbeiterüberwachung

Die Überwachung von Mitarbeitern kann Unternehmen einige Vorteile bringen. Einer der wichtigsten ist dabei ohne Frage eine potenzielle Steigerung der Leistung. Mithilfe der Mitarbeiterüberwachung können Arbeitgeber leichter feststellen, wie ein bestimmter Mitarbeiter seine Aufgaben erfüllt, was er für eine Einstellung gegenüber dem Betrieb hegt und wie es generell bezüglich der Arbeitsmoral aussieht. Diese Erkenntnisse können nicht nur dabei helfen, ineffiziente Mitarbeiter zu identifizieren und auf ihr Fehlverhalten hinzuweisen oder gegebenenfalls direkt zu entlassen, sondern auch effiziente Mitarbeiter auszumachen, um diese verstärkt zu fördern. Beides kann dazu beitragen, die Leistung des Unternehmens zu steigern.

Bei einer offenen Überwachung ist zudem davon auszugehen, dass Mitarbeiter sich mehr anstrengen, da sie einem höheren Druck ausgesetzt sind und sich vor dem Arbeitgeber beweisen möchten. Dieses Bewusstsein kann auch der Kundenbetreuung zugutekommen. Schließlich kann die Arbeitsleistung der Mitarbeiter darüber entscheiden, ob eine Entlassung oder eine Beförderung erfolgt. Generell gehen mit der Mitarbeiterüberwachung einige Vorteile bezüglich der Optimierung von betrieblichen Prozessen einher.

Nachteile der Mitarbeiterüberwachung

Obwohl sich die Vorteile der Mitarbeiterüberwachung nicht leugnen lassen, kann diese auch einige Nachteile mit sich bringen. Diesbezüglich gilt es vor allem den erhöhten Druck zu nennen, der nicht immer positive Resultate erzielt. Bei manchen Mitarbeitern kann die Überwachung zu einem hohen Stresspegel führen, da sie befürchten, dass bereits kleinste Fehler ihren Job kosten könnten. Im schlimmsten Fall trägt das nicht zu einer besseren Arbeitsleistung, sondern zu einer geringeren Effizienz und höheren Fehlerquote bei. Ganz zu schweigen davon, dass der erhöhte Stresspegel sogar psychische Probleme begünstigen kann, was gegebenenfalls zu einem Ausfall von Mitarbeitern führt.

Ein weiteres Problem ist, dass nicht alle Arbeitnehmer eine Überwachung einfach so hinnehmen. Manche Mitarbeiter könnten die Maßnahmen als ein Zeichen von fehlendem Vertrauen sehen. Das wiederum kann zu Unzufriedenheit am Arbeitsplatz führen und ebenfalls die Arbeitsleistung beeinträchtigen. Das ist nicht gerade förderlich für die Arbeitsatmosphäre. Zumal sogar Kündigungen nicht komplett ausgeschlossen werden können. Zuletzt gilt es noch das Risiko von rechtlichen Problemen zu nennen, da die Überwachung von Mitarbeitern ein komplexes Thema und nicht immer legitim ist.

Ist Mitarbeiterüberwachung in Deutschland legal?

Grundsätzlich ist Mitarbeiterüberwachung in Deutschland legal, aber Arbeitgeber müssen aus rechtlicher Sicht einige Dinge beachten, um keine geltenden Gesetze zu verletzen. Andernfalls kann es im Zuge von Klagen zu hohen Strafen und Imageschäden kommen. Diesbezüglich gilt es den Schutz des Persönlichkeitsrechts – der sowohl im Arbeitsvertrag als auch im Grundgesetz verankert ist – sowie die Datenschutzgrundverordnung (DSVGO) zu nennen. Beides schränkt Unternehmen bei der Mitarbeiterüberwachung ein. Prinzipiell ist eine solche nur dann zulässig, wenn der Arbeitnehmer seine vorherige Zustimmung gegeben hat und die Überwachung auf Basis der gesetzlichen Vorgaben erfolgt.

Ein gutes Beispiel dafür wäre die Videoüberwachung. Während eine offene Videoüberwachung zulässig sein kann, sofern ein legitimer Grund vorliegt, sieht das bei einer verdeckten Videoüberwachung schon anders aus. Schließlich haben die Mitarbeiter nicht zugestimmt, was das Ganze aus rechtlicher Sicht problematisch macht. In wenigen Sonderfällen ist eine verdeckte Videoüberwachung aber dennoch möglich. Ein solcher Fall würde beispielsweise dann vorliegen, wenn ein berechtigter Verdacht auf eine strafbare Handlung wie Diebstahl vorliegt und die Überwachungsmaßnahme gerichtlich genehmigt wurde. Auch der Einsatz von Detektiven wäre nur bei einem tatsachenbasierten Straftatenverdacht zulässig, da solche Maßnahmen die Persönlichkeitsrechte der Mitarbeiter verletzen.

Skandale im Bereich der Mitarbeiterüberwachung

Trotz der strengen gesetzlichen Rahmenbedingungen gab es in der Vergangenheit bereits mehrere Skandale im Bereich der Mitarbeiterüberwachung. Einer der aktuellsten und spektakulärsten Fälle ist der des schwedischen Modeunternehmens H&M. Durch Nachforschungen konnte 2019 festgestellt werden, dass das Unternehmen in Deutschland bereits seit 2014 eine Führungskräften zugängliche Akte mit privaten Daten von mehreren Hundert Mitarbeitern angelegt hatte. Darin waren teilweise sensible Daten wie familiäre Probleme, religiöse Bekenntnisse, gesundheitliche Probleme und konkrete Urlaubserlebnisse enthalten – und das in einer erschreckenden Detailtreue. Problematisch war hier nicht nur das Ausspähen der Mitarbeiter, sondern auch die unzulässige Speicherung der Daten. Wegen beidem wurde H&M zu einem Bußgeld von 35,3 Millionen Euro verurteilt – dem bisher höchsten Bußgeld seit Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung im Mai 2018. Solche Fälle zeigen, dass Unternehmen sich nicht immer an die rechtlichen Vorschriften bezüglich der Mitarbeiterüberwachung halten und das schwerwiegende Folgen haben kann.

Zeit für Plan B – wie Mitarbeiterüberwachung unproblematisch gelingen kann

Die Mitarbeiterüberwachung ist berechtigterweise umstritten. Zum einen gelten strenge rechtliche Rahmenbedingungen. Zum anderen kann sich eine offene Überwachung negativ auf die Arbeitsatmosphäre auswirken. Das heißt jedoch nicht, dass Unternehmen darauf verzichten sollten, denn es handelt sich berechtigterweise um ein wichtiges Instrument des Personalwesens. Arbeitgeber sollten lediglich versuchen, die Mitarbeiterüberwachung auf eine Art und Weise zu gestalten, die sowohl mit den geltenden Gesetzen als auch den Ansichten der Mitarbeiter vereinbar ist. Dafür gibt es zahlreiche Optionen und diese können im besten Fall die Arbeitsleistung und Motivation der Mitarbeiter steigern, ohne diese erhöhtem Stress auszusetzen. Einige Möglichkeiten wären tägliche Meetings, monatliche Feedbacks und regelmäßige persönliche Überprüfungen durch Manager.

Zudem bietet sich der Einsatz von Softwarelösungen wie Zeiterfassungssoftwares an. Entsprechende Lösungen bringen einige Vorteile mit sich und einer der entscheidenden ist, dass Anbieter für den deutschen Markt ihre Softwares so konzipiert haben, dass diese den geltenden rechtlichen Rahmenbedingungen entsprechen. Eine Erfassung von Arbeitszeiten hilft nicht nur bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung, sondern unterstützt Unternehmen auch bei der Optimierung von betrieblichen Prozessen. Mit der Zeiterfassung ist es beispielsweise möglich, die Produktivität von Mitarbeitern zu überprüfen und anschließend durch Analysen Maßnahmen zu treffen, um die Arbeit im Betrieb zu optimieren.

Die Mitarbeiterüberwachung birgt also trotz der Datenschutzgrundverordnung und anderen rechtlichen Hürden weiterhin ein enormes Potenzial. Unternehmen sollten das Instrument daher nicht außer Acht lassen, sondern zur Optimierung des Betriebs nutzen.

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Surveillez-vous vos employés pour leur bien ?

surveillance ordinateur salarié

surveillance ordinateur salarié

Alors que Microsoft fait beaucoup parler de lui avec son score de productivité (et se défend d’être un outil de surveillance après de premières réactions dubitatives), le thème de la surveillance des employés est plus que jamais sous les projecteurs. Si le télétravail peine cependant à se généraliser dans notre pays où la culture du présentéisme semble régner malgré les conditions que l’on connaît, la crise pousse à l’adoption d’outils de surveillance. Si cette dernière est également pratiquée en présentiel, on peut estimer que certains employeurs ont voulu apaiser certaines inquiétudes, justifiées ou non, quant à la capacité de leurs effectifs à travailler à distance.

Ces craintes ne viendraient-elles pas plutôt d’un manque de confiance entre employeurs et employés, alors que de nombreux logiciels permettent aux salariés de réaliser leurs tâches comme s’ils se trouvaient au bureau ? Les outils de surveillance instaurés en raison du télétravail et leurs fins sont-ils toujours pertinents ? La productivité est-elle réellement une question de chiffres ? Et comment peut-on alors impulser une “productivité saine” sans que cela ne devienne un gros mot ?

Dans la première partie de notre étude, nous donnions une définition ainsi qu’un aperçu des divers procédés de surveillance existants, ainsi que le point de vue des salariés interrogés.

Pour ce second article, GetApp a interrogé 269 managers et membres de la direction  de PME françaises afin de recueillir leurs opinions, objectifs et intentions d’investissement dans de telles technologies. Tous sont à la tête ou travaillent au sein d’une entreprise qui utilise des outils de surveillance. Vous retrouverez la méthodologie détaillée en fin d’article.

Les outils de surveillance connaissent une hausse d’investissement

Au sein des entreprises interrogées, les investissements dans des logiciels de surveillance des employés sont à la hausse depuis le début de la crise de COVID-19. Les budgets initiaux ont été revus de 50 % à 100 % à la hausse pour 32 % des répondants, et de 1 à 50 % à la hausse pour 29 % des répondants. 17 % affirment même investir un budget au moins 100 % supérieur à ce qui était prévu avant la crise.

22 % des répondants n’ont pas appliqué de changement ou ont revu cet investissement à la baisse.

Pour 48 % des répondants, l’investissement peut monter jusqu’à 100 € par mois pour tous les utilisateurs. Ces données illustrent un intérêt des entreprises à investir dans cette famille d’outils et les intégrer dans l’organisation de l’entreprise.

À savoir s’ils prolongeront cet investissement dans la surveillance des salariés, le marché des logiciels de surveillance (toutes catégories confondues) pourrait bien profiter de cet élan :

Du point de vue des supérieurs hiérarchiques interrogés, la surveillance des employés est jugée comme particulièrement bénéfique à l’entreprise dans son ensemble :

Contrairement aux employés interrogés (profils intermédiaires et postes juniors), qui sont plus partagés sur la question et témoignent d’une certaine indécision, la surveillance des salariés est perçue par les employeurs et managers comme une mesure “plutôt positive” (pour 42 % d’entre eux) voire “très positive” (42 % également).

Les répondants indécis le sont peut-être par manque de recul si l’adoption est récente. Un tel fossé dans les réponses pourrait s’expliquer à la fois par un manque de confiance de la part des employeurs et/ou un manque d’explications quant aux raisons de la surveillance mise en place.

Nous vous avons à l’œil

Cette surveillance peut prendre plusieurs formes et couvrir un ou plusieurs aspects, souvent inhérents à une activité, du moins lorsque leur mise en place a suivi une étude des besoins réels de l’entreprise. 

Les raisons de la mise en place d’une surveillance varient : une entreprise gérant des données sensibles voudra s’assurer de leur bonne manipulation. Dans le cas d’une équipe de vente, les employeurs voudront savoir si les objectifs sont atteints en temps et en heure, et si non, pourquoi. Les chefs de projets s’assureront que toutes les parties prenantes sont synchronisées. Un service de livraison aura recours au suivi GPS des véhicules.

S’ils ont été moins plébiscités, ces aspects n’en sont pas moins importants et méritent d’être considérés comme avantages à la surveillance :

  • 14 % affirment qu’ils peuvent être plus facilement au courant de situations de harcèlement, de discrimination et autres conflits.
  • 14 % disent que la surveillance contribue à la sécurité de l’entreprise (vol interne de données, fraude, visite de sites répréhensibles ou à risque…).
  • 9 % estiment qu’ils peuvent repérer des problèmes de communication ou d’organisation au sein d’une équipe.

Les outils agrégeant des données de productivité peuvent parfois brouiller les frontières entre suivi de l’efficacité et le contrôle excessif, lequel a tendance à s’avérer contre productif. Elles peuvent aussi créer des réticences, voire du rejet de la part des employés, d’autant plus si les raisons de la surveillance ne sont pas explicitées, ou pire, ne sont pas justifiées.

Surveillance n’est pas nécessairement synonyme de productivité

Utiliser la surveillance avec la conviction que cela améliorera automatiquement la productivité des salariés, c’est faire fausse route. Il est même probable que l’on arrive plutôt ainsi à créer une ambiance de travail toxique, sans même mentionner les échos qui pourraient ressortir publiquement sur des pratiques peu reluisantes. La productivité est un concept difficile à mesurer et doit être évaluée au cas par cas.

L’outil proposé par Microsoft semble se limiter à une compilation de données, dans le but de produire un tableau et de calculer ce fameux score de productivité sur une échelle de 800 points. Comme l’explique Antoine Jeuffin dans cette parution sur France Inter, la productivité ne peut pas être mesurée par le simple fait de quantifier des actions courantes, telles que le nombre d’e-mails envoyés ou le temps passé sur un document.

Pour cette question sur la productivité, les répondants ont été divisés en deux catégories, ceux dont l’entreprise utilise des outils de surveillance et ceux dont l’entreprise n’en utilise pas :

  • Parmi les répondants non surveillés, 72 % se déclarent “plutôt” à “très productifs” dans leur travail.
  • Parmi les répondants surveillés, 81 % s’estiment “plutôt” à “très productifs”.
  • 86 % des télétravailleurs non surveillés se disent “aussi productifs” ou “plus productifs” chez eux qu’au bureau et 92 % des télétravailleurs surveillés affirment de même.

Une majorité écrasante de répondants se sentent productifs dans leur travail, qui plus est en télétravail. La proportion de travailleurs “surveillés” à se sentir productifs est toutefois supérieure : la surveillance ferait-elle quand même son petit effet ? Mais cette productivité est-elle réellement efficace au quotidien, ou s’estime-t-on “productif” car l’on a passé plus d’heures à son poste ?

Dans cet article sur la surveillance des employés publié sur Welcome to the Jungle, média dédié au développement professionnel, l’auteur du billet affirme à juste titre que “Si un employé est surveillé, il sera forcé d’appliquer la méthode de travail qui lui a été transmise. Mais toute procédure peut être améliorée, et laisser de la liberté à ses collaborateurs permet justement de les rendre plus créatifs et donc plus productifs, en les autorisant indirectement à développer l’organisation et la méthodologie qui leur conviennent le mieux.

Plus que de la simple analyse de chiffres, la répartition des tâches et l’impulsion de la confiance/responsabilisation pourraient contribuer à favoriser le télétravail pour lequel les entreprises françaises semblent si réticentes, ou du moins encourager un mode de travail hybride.

De leur côté, les outils de collaboration peuvent rapidement être détournés de leur fonction première et mener, si l’on n’y prend pas garde, à juger d’actions isolées, d’où l’importance d’inclure d’autres indicateurs afin d’évaluer une performance.

La surveillance, levier de la reconnaissance des employés

Bien souvent, le simple fait d’accorder explicitement sa confiance à un salarié est déjà le responsabiliser et le rendre autonome. Certaines entreprises autorisent même les congés illimités et les abus sont rares.

Il s’agirait alors de ne pas simplement scruter les horaires de connexion ou le temps passé sur telle ou telle application, mais de comprendre comment ces heures sont exploitées. Le management au résultat, tendance venue d’Outre-Atlantique, par exemple, ne s’appuie pas tant sur le présentéisme que sur le fait d’atteindre des objectifs concrets.

61 % ont déjà pris des mesures positives envers des employés

Cela peut surprendre, mais la surveillance peut se révéler un moteur d’action et générer des mesures positives :

En outre, seuls 21 % des surveillants admettent avoir pris des mesures “négatives” suite à l’utilisation d’outils de surveillance. Mesures qui en réalité peuvent s’avérer bénéfiques et aider à préserver l’intégrité de l’entreprise et/ou celle des collaborateurs.

Alors, votre patron vous surveille-t-il pour votre bien ?

Certaines situations ont pu conduire à une adoption hâtive alors qu’elle devrait au contraire s’inscrire dans une démarche réfléchie.

Pour inspirer à leurs collaborateurs et obtenir d’eux la meilleure productivité possible dans un contexte donné, alors dirigeants et managers se doivent d’appuyer leur décision de surveillance sur des objectifs concrets et les communiquer en toute transparence, sans oublier de prendre en compte les situations personnelles et, bien sûr, les recommandations de la CNIL. Une fois ce cadre établi, la surveillance peut cesser d’être un contrôle excessif et infantilisant, mais un moyen de synchroniser les intérêts à la fois du collaborateur et ceux de l’entreprise.

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Méthodologie

Pour recueillir ces données, GetApp a interrogé un total de 1 418 professionnels. Selon leurs réponses, ceux-ci ont été répartis en plusieurs groupes de répondants, et soumis à des questions adaptées à leur situation : 1 309 employés (postes intermédiaires et surveillés) et 269 profils seniors et de direction (“surveillants/surveillés” ou “surveillants”). Le nombre de répondants peut ainsi varier d’une question à l’autre, selon la logique du sondage. Celui-ci a été mené du 13 au 17 novembre 2020. Les répondants devaient être âgés de plus de 18 ans, résider en France, et leur situation professionnelle devait être active. Ils sont travailleurs à temps plein (83 %) ou à temps partiel (17 %), issus de divers secteurs d’activité et font du travail présentiel ou du télétravail.

De la méfiance à l’utilité, le rapport ambigu du salarié à la surveillance

Les logiciels de surveillance des employés, s’ils semblent opportuns avec le télétravail, n’ont rien de nouveau. Le suivi des horaires, résultats, productivité et conversations a pu être utilisé dans le cadre de travail en présentiel. Comme nous le verrons dans notre enquête, entre méfiance et confiance, inquiétude et éthique, la surveillance peut paraître ambivalente au premier abord, du point de vue des salariés. Cependant, si les fins sont justifiées et communiquées de manière transparente, elle peut s’avérer bénéfique pour les employés.

En quoi consiste la surveillance des employés ? Quelles en sont les applications concrètes, les diverses utilités et les réticences du point de vue des salariés ?

GetApp a mené un sondage auprès de 1 418 répondants Français duquel nous publierons deux articles. Dans ce premier article, nous nous trouvons aux côtés des “surveillés” et tâchons de capter leur perception du concept de surveillance au travail. Nous publierons dans un second article une analyse du point de vue des “surveillants.” Vous retrouverez la méthodologie en fin d’article.

Qu’est-ce que la surveillance des employés ?

La surveillance au travail consiste à obtenir l’accès aux données générées par un employé sur du matériel de l’entreprise (le plus souvent par le biais d’un ordinateur et les applications utilisées) ou encore à filmer un espace de travail via la vidéosurveillance. La collecte de telles données peut servir, entre autres, à assurer la sécurité de l’entreprise et/ou de ses effectifs, à suivre le temps de présence ou encore à évaluer la productivité d’une personne.

Vous soupçonnez votre patron de vous surveiller avec une caméra ? Déjà, si c’est le cas, vous devriez être au courant. Mais connaissez-vous toutes les facettes de la surveillance au travail ?

Le portail juridique Droit Travail France établit la liste des divers procédés de surveillance des employés :

  • Vidéosurveillance
  • Surveillance téléphonique
  • Surveillance informatique
  • Contrôle d’Internet
  • Contrôle de la messagerie électronique
  • Consultation des documents de travail

L’employeur devra préalablement informer ses employés de la finalité des moyens mis en place, ainsi qu’effectuer une déclaration auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL). Dans le cas contraire, l’utilisation de tels outils est illicite, et toute action entreprise à la suite de l’utilisation de données (un licenciement, par exemple) pourrait être irrecevable.

Le magazine Numerama revient en détail sur nombre de ces procédés et leurs implications. Lorsqu’il s’agit de surveillance au travail, les droits et devoirs des salariés et employeurs doivent être scrupuleusement étudiés avant toute décision.

Si certaines entreprises utilisaient déjà de tels outils (pointeuse en ligne ou permettant l’accès à l’historique de navigation, par exemple), la mise en place soudaine du télétravail a certainement pu inciter d’autres entreprises à se tourner vers des outils de surveillance à distance pour s’enquérir de l’assiduité des employés.

Avant les considérations techniques (choix et mise en place d’un logiciel), une certaine réflexion, accompagnée d’éthique, s’impose : la collecte de données est-elle réellement justifiée ? Quels bénéfices l’entreprise et les employés peuvent-ils en tirer ?

Les mêmes règles s’appliquent en outre que l’on soit en présentiel ou en télétravail, avec en tête la protection des données personnelles et de la vie privée comme impératifs.

Entre perception et réalité(s), GetApp a voulu connaître l’opinion de salariés Français sur ces considérations.

À quel point est-on surveillé aujourd’hui dans les PME ?

surveillance ordinateur salarié

Sur 1 309 répondants, 45 % travaillent dans une entreprise qui utilise des outils de surveillance des employés. 20 % affirment que cette surveillance a commencé depuis la crise, tendance que l’on peut inscrire dans l’avènement du télétravail.

Parmi les répondants dont l’entreprise a investi dans des outils de surveillance, ils sont 74 % à surveiller d’autres employés. D’un autre côté, 66 % des répondants, qu’ils soient de niveau intermédiaire ou manager, sont surveillés par un supérieur hiérarchique (certains sont à la fois surveillés et surveillants).

Voici comment se sentent managées les personnes ayant répondu qu’elles étaient surveillées :

contrôle de l'activité des salariés

59 % rejettent l’idée de la surveillance

Lorsque l’on leur demande s’ils souhaiteraient ne pas ou ne plus être surveillés si l’occasion leur était présentée, une majorité de répondants répond instinctivement par l’affirmative.

Les principales raisons invoquées sont la perception d’une infantilisation et d’un manque de confiance, une augmentation du stress, la crainte de l’intrusion dans la vie privée, le manque de liberté quant à l’organisation personnelle.

Globalement, ces répondants tendent à penser que la confiance serait renforcée sans la surveillance.

41 % l’acceptent et y voient des avantages

Quant aux personnes interrogées qui souhaiteraient continuer à être surveillées, les raisons qui reviennent le plus souvent évoquent la sécurité (à travers la vidéosurveillance), une confiance mutuelle grâce aux preuves tangibles que le travail est réalisé (et par là-même jouer en faveur du télétravail), une motivation pour fournir des résultats ou les dépasser, et la prise en compte des heures supplémentaires.

Ces répondants affirment que la surveillance garantit au contraire un climat de confiance. 

Alors comment s’assurer que la surveillance, une fois les intentions établies et justifiées, crée une relation de confiance entre toutes les parties prenantes ? 

La transparence est la clé de la confiance et de l’acceptation

La clé se trouve entre autres dans une communication transparente. Une politique claire doit être présentée : celle-ci devrait exposer les mesures prises et les résultats que l’on souhaite obtenir par cette voie.

Les pratiques de surveillance ne devraient en outre pas être “gravées dans le marbre” et, au contraire, être révisées plusieurs fois par an afin d’en évaluer la pertinence et l’impact sur les salariés. 

Sans cela, les effectifs risquent d’imaginer “le pire” et de rejeter l’idée en bloc.

Loin de vouloir simplement obtenir une approbation résignée de la part des employés, il faut au contraire exposer les avantages dont ils peuvent bénéficier. Si les résultats attendus participent à une meilleure expérience employée, ceux-ci devraient être communiqués.

Quand la surveillance s’avère éthique

La surveillance s’applique à des aspects très concrets de la vie professionnelle, qu’il s’agisse par exemple des horaires de travail ou de l’historique de navigation. 

Voici les aspects pour lesquels les répondants surveillés ont explicitement donné leur accord (c’est-à-dire, ont reçu et approuvé un document les en informant) :

À noter que 16 % n’ont signé aucun accord pour des pratiques de surveillance.

La surveillance revêt des objectifs propres à chacun de ces aspects ; nous les listons ici de manière exhaustive, mais chaque entreprise peut décider d’en surveiller tout ou partie seulement. Attention, si certains outils existent bel et bien sur le marché, leur utilisation peut être strictement réglementée et il convient de se renseigner au cas par cas :

  • Activité sur l’ordinateur : suivi du temps, historique du navigateur, mouvements de la souris, enregistrement des frappes au clavier. 
  • Présence : heures de connexion/déconnexion, heures de travail, heures supplémentaires.
  • Espace de travail : surveillance par webcam, captures d’écran. 
  • Charge de travail : gestion du temps, listes des tâches, emploi du temps, objectifs et indicateurs clés de performance.
  • Communication numérique : e-mails, messagerie instantanée, visioconférence.
  • Conversations audio : utilisation du téléphone.
  • Emplacement : GPS, suivi du véhicule.
  • Réseaux sociaux : utilisation des comptes personnels et de l’entreprise.

En plus de garantir une utilisation correcte et sécurisée des outils de l’entreprise, certains aspects de la surveillance peuvent apporter une satisfaction toute particulière aux salariés.

C’est le cas des horaires qui prouvent sans ambiguïté les heures travaillées. C’est d’ailleurs l’aspect jugé le plus “utile” par 44 % des répondants :

Autre exemple, la charge de travail peut être plus “visible” et permettre une meilleure répartition des tâches au sein de l’équipe.

Malgré le sentiment d’infantilisation évoqué plus haut, la surveillance est objectivement perçue comme un atout pour les raisons suivantes :

  • 51 % considèrent que les heures travaillées ou les heures supplémentaires peuvent être plus facilement prises en compte par l’employeur.
  • 40 % estiment que les managers peuvent aider à optimiser le temps de travail et à répartir les tâches selon la charge de travail de chacun.
  • 31 % pensent que l’employeur peut obtenir un meilleur aperçu des opérations quotidiennes réalisées au sein de l’entreprise
  • 28 % pensent que l’employeur peut avoir plus de visibilité sur la productivité ou rentabilité de chaque employé.

Le stress et l’intrusion dans la vie privée parmi les craintes évoquées

Parmi les réticences face à la surveillance qui peuvent ressenties autant par les employés que par les employeurs, les plus évoquées sont les suivantes :

De fait, certaines pratiques existantes doivent être encadrées et utilisées à bon escient. Par exemple, l’enregistrement vidéo d’un écran ne devrait servir que dans le cadre d’une formation, afin de respecter tout ce qui relève de la vie privée (mots de passe ou correspondance personnelle, par exemple).

Entre outre, le Règlement général sur la protection des données (RGPD), adopté en mars 2018, encadre strictement le traitement des données personnelles. Dans le monde professionnel, certains aspects de la surveillance répondent à des exigences précises ; ceux-ci sont détaillés sur le site de la CNIL.

Certaines finalités sont plus sujettes à interprétation, comme la productivité, et devraient répondre à un jugement proportionné. Le temps passé sur une application n’est pas nécessairement synonyme de meilleur rendement. Une analyse d’autres indicateurs doit être considérée afin d’évaluer de manière pertinente le travail d’une personne.

Dans le cas par exemple de la capture d’écran à distance, celle-ci est considérée selon la CNIL comme “susceptible de n’être ni pertinente ni proportionnée, puisqu’il s’agit d’une image figée d’une action isolée de l’employé, qui ne reflète pas fidèlement son travail.” Il en va de même pour le keylogger qui n’est pas le garant d’une meilleure productivité et tend vers le contrôle excessif non justifié.

Vers une utilisation sereine de la surveillance

Si la surveillance des salariés est perçue comme “plutôt positive” par 26 % des répondants et comme “plutôt négative” par 28 % des répondants, 29 % d’entre eux s’avouent indécis sur la question, signe que la surveillance a, non seulement besoin d’être implémentée de manière judicieuse, mais doit également être expliquée, en ne laissant que peu de place à l’interprétation.

Le style de management doit de son côté évoluer et ne peut pas se contenter des outils pour scruter les faits et gestes par simple manque de confiance.

Si les abus existent et sont un risque, ils ne sont cependant pas une fatalité et la surveillance répond à des règles très strictes, dont celles du RGPD. La collecte de données doit être éthique, en plus de servir des intérêts clairs.

Cela étant, 84 % des répondants surveillés au travail sont à l’aise ou très à l’aise avec l’idée de prendre des pauses à leur convenance et d’effectuer des tâches personnelles durant les heures de travail, preuve que la liberté individuelle ne semble pas entravée, malgré la surveillance.

Dans la deuxième partie de notre étude, nous verrons comment les managers peuvent utiliser la surveillance comme levier d’une meilleure reconnaissance des employés.

Et maintenant ? Consultez notre catalogue de logiciels de surveillance des employés pour découvrir davantage de produits.

Méthodologie de l’enquête

Pour recueillir ces données, GetApp a interrogé 1 418 professionnels répartis en 1 309 employés (postes intermédiaires et middle management) et 269 profils seniors et de direction. Le sondage a été mené du 13 au 17 novembre 2020. Les répondants devaient être âgés de plus de 18 ans, résider en France, et leur situation professionnelle devait être active. Voici le profil de nos répondants : travailleur à temps plein (83 %) ou temps partiel (17 %). Ils sont issus de divers secteurs d’activité. Le nombre de répondants varie d’une question à l’autre selon leurs réponses apportées aux questions précédentes. Ainsi, les entreprises interrogées peuvent faire de la surveillance en présentiel ou en télétravail. Certains postes se retrouvent dans la catégorie “surveillant” ou “surveillé”, et certains autres dans les deux catégories à la fois.

 

Tips voor geslaagd projectmanagement – deadlines en budget struikelblok

projectmanagement tips

Helaas, bijna geen een project verloopt helemaal vlekkeloos. Als er meerdere projecten tegelijkertijd lopen kunnen er zelfs meerdere brandhaarden tegelijk zijn. 

De echte graadmeter van projectsucces is hoe je met die problemen omgaat.

In dit artikel, gebaseerd op een onderzoek onder 219 fulltime en parttime mede- en eindverantwoordelijken voor het uitvoeren van projecten binnen hun organisatie, bekijken we 5 veelvoorkomende problemen bij projectmanagement. We belichten hoe deze problemen ontstaan en hoe ze voorkomen kunnen worden. Hierbij vroegen we Eelkje Visser, een ervaren agile projectmanager en product owner, om toelichting. Ook bespreken we hoe project managament tools als hulpmiddel kunnen worden ingezet om een aantal problemen effectief op te lossen. 

De volledige onderzoeksmethodologie staat onderaan het artikel.

projectmanagement tips

5 uitdagingen bij projectmanagement

De in dit onderzoek gebleken uitdagingen bij het uitvoeren van projecten zijn problemen met deadlines, een slechte organisatie van taken, een gebrek aan middelen en goed kostenbeheer en te weinig wendbaarheid. Al deze factoren hangen nauw met elkaar samen, want als een van deze factoren wordt gewijzigd of uitgebreid, geldt hetzelfde onvermijdelijk voor de andere factoren.

Hieronder belichten we hoe bovenstaande problemen ontstaan en hoe deze voorkomen kunnen worden. 

1. Onhaalbare deadlines – 28% zwoegt om deadlines te halen

Deadlines zijn een terugkerend probleem tijdens de uitvoer van projecten. 28% van de ondervraagde bedrijven geeft aan dat dit een belangrijke oorzaak is voor problematische projecten.

Slecht 8% van de ondervraagde bedrijven rondt alle projecten dan ook exact binnen de geplande tijd af. 36% haalt de deadline voor 80-100%. Een grote groep (57%) zit onder de 80% en haalt regelmatig de deadline niet.

halen deadlines projectmanagement

Het halen van deadlines is niet perse een garantie voor projectsucces. 76% van de ondervraagde bedrijven geeft aan dat ze tevreden zijn over het projectresultaat onafhankelijk van tijds-, budgets- of functionele overschrijdingen. 

Toch meten de meeste opdrachtgevers projectsucces wel deels op basis van tijd en budget en blijven deze factoren dus belangrijk.

Er zijn twee soorten deadlines bij projecten. De deadline voor het opleveren van het hele project en de tussenliggende deadlines voor de verschillende taken.

Opleveringstermijn vastleggen is een kwestie van “refinen”

Voor de opleveringstermijn geldt overpromised = underdelivered. Ofwel, wat verkocht is moet wel haalbaar zijn. Een opdrachtgever kan niet altijd goed inschatten hoeveel tijd een project of release kost en verwacht meer dan mogelijk. Dat is al helemaal zo bij IT-projecten waarbij de opdrachtgever soms zelf geen kennis van softwareontwikkeling heeft. 

Daarom is het belangrijk dat de projectleider al in de beginfase bij het project wordt betrokken om als nodig de verwachtingen van de klant bij te stellen. Dan kan er overeenstemming worden bereikt over wat het minimale haalbare is binnen een bepaalde tijd. De projectleider draagt dus actief bij bij een goed opdrachtgeverschap. 

Tips projectmanagement deadlines halen

Deadlines van deliverables

Vervolgens moeten alle taken in het juiste tijdsbestek geplaatst worden. Het plannen van het taak-tijdschema is problematisch omdat mensen vaak de neiging hebben om de tijd die nodig is om taken uit te voeren te onderschatten (ongeacht hun ervaring uit het verleden). Ook zijn er altijd onvoorziene zaken, van binnenuit of buitenaf, die de planning onverwacht kunnen beïnvloeden.

Als een projectschema op onnauwkeurige taak-tijdinschattingen is gebaseerd, zal de eerste taak die langer duurt dan verwacht meteen tot het uitlopen van de hele planning leiden. Hierdoor kunnen dan weer extra middelen vereist zijn om te helpen bij het inhalen van de verloren tijd.

Tips voor het halen van deadlines

Hoe bepaal je dan de juiste tijdsplanning? Creëer een buffer van tijd voor eventuele calculatiefouten of onvoorziene zaken.

Het komt erop neer dat je de taak-tijdsinschattingen met een bepaald percentage verhoogt. Dus plan bijvoorbeeld alle driedaagse taken in voor vijf dagen. Of, als je weet dat ad-hoc verzoeken 20% van de tijd van je team in beslag nemen, verhoog dan hun taak-tijdsinschattingen met 20%.

Als je tijdens de planning een beetje speling in het projectschema’s hebt ingebouwd, blijf je ondanks onvoorziene tegenslagen toch binnen je deadlines.  

Tools voor tijdsplanning

Er zijn project management tools met functionaliteit voor tijdsregistratie, zodat je kunt bijhouden hoe lang het duurt om bepaalde taken uit te voeren. Je kunt ook bijhouden wanneer en waarom er sprake is van uitloop in tijd, zodat je inzichtelijk maakt welke taken in toekomstige projecten meer of minder tijd nodig hebben.

Uit ons onderzoek blijkt dat de groep die projectmanagement software gebruikt minder problemen heeft met het organiseren van taken dan de groep die geen projectmanagement software gebruikt. 29% van de niet-gebruikers geeft aan dat het organiseren van taken een oorzaak van het falen van projecten is, tegenover 21% van de groep die wel project management software gebruikt. 

Op Capterra kun je project management tools filteren op de feature ‘tijd en onkosten bijhouden’, dan krijg je een lijst te zien met tools die deze functie hebben. 

2. Te weinig resources beschikbaar – 27% bedrijven worstelt hiermee

Resources of middelen zijn de mensen die het projectwerk doen. Het effectief beheren van resources is een uitdaging voor 27% van de ondervraagde bedrijven. Dit probleem doet zich vaak voor wanneer er aan meerdere projecten tegelijk wordt gewerkt. 

Een van de redenen kan zijn dat er een gebrek aan transparantie is in de werklast van werknemers en dus een gebrek aan inzicht in een optimaal gebruik van de middelen.

Uit onderzoek blijkt dat slechts 40% van de werkweek van een medewerker wordt besteed aan functiespecifieke taken – de overige 60% wordt gevuld met vergaderingen, e-mails, administratieve taken, niet-projectmatig werk, etc. Desondanks plannen veel leidinggevenden nog steeds projecten in de veronderstelling dat medewerkers 100% van hun tijd kunnen en zullen besteden aan het project. Dit leidt tot onnauwkeurige taak-tijd schattingen.

Ten tweede weten veel leiders niet of accepteren ze niet dat het optimale gebruik van de middelen tussen 70% en 80% ligt – niet 100%. 

Tips voor het beheren van middelen

Wanneer je meerdere projecten vanuit dezelfde resourcepool bemant, is de kans groot dat je voor elk project vergelijkbare rollen nodig hebt, bijvoorbeeld een ontwerper en een ontwikkelaar. Dan moet je rekening houden met de werklast van iedere resource en met taakafhankelijkheid. De ontwikkelaar kan niet tegelijkertijd aan project A en B werken. En de designer kan pas beginnen met zijn werk als het werk van de ontwikkelaar af is. 

Met Excel is het onbegonnen werk om projectmiddelen in meerdere projecten tegelijkertijd te beheren. Daar heb je een speciale toepassing voor nodig die in staat is de aankomende beschikbaarheid te bekijken, behoeften te voorspellen en ‘placeholders’ in te plannen, alsmede om real-time updates en wijzigingen in de planning weer te geven en je te waarschuwen wanneer medewerkers overbelast raken of zijn. Je kunt hiervoor speciale resource planning software gebruiken of projectmanagementsoftware met mogelijkheden voor projectplanning en resourcemanagement.

tijd- taak inschattingen maken
Team tijdlijn in PM planning tool Toggle (bron)

3. Niet goed organiseren van verschillende taken – 24% komt hierdoor in de knoop

De organisatie van de verschillende taken is het volgende knelpunt op de lijst. Dit begint allereerst bij een goede voorbereiding van hele praktische zaken als de werkwijze. Hoe vaak zijn er meetings, welke tools worden er gebruikt, bijvoorbeeld voor de chat, om te meeten, voor ideation en de planning.  

project management tips Eelkje visser

Tips voor het organiseren van taken

Voor het organiseren van taken is het nuttig om een een Work Breakdown Structure (werkschema) te maken. Dit is een ontbinding van het project in deelprojecten die op hun beurt weer worden uitgesplitst in deeltaken net zo lang totdat er duidelijk hanteerbare taken te definiëren zijn. Met een WBS kun je zien hoe veranderingen in de scope (en de daarop volgende tijdlijn en middelen) je project zullen beïnvloeden.

Tools voor het organiseren van taken

Project management tools met robuuste planningsmogelijkheden, zoals Gantt-grafieken, kunnen helpen bij het maken van een WBS. Een Gantt-diagram is een grafische weergave van een project, waarbij de scope op de y-as wordt weergegeven ten opzichte van het schema op de x-as. Het maken van wijzigingen in de scope op een digitale Gantt-grafiek (ook wel een “dynamische tijdlijn” genoemd) zal automatisch veranderingen in de volgende taken weergeven.

sorting order pm
Herordenen van taken in een Gantt-grafiek in Wrike (bron)

4. Gebrekkig kostenbeheer – 54% ondervraagde bedrijven overschrijdt regelmatig budget.

Gebrekkig kostenbeheer is nauw verbonden met het overschrijden van deadlines. Want als deadlines niet worden gehaald dan moeten er meer uren gedraaid worden en daar zitten extra kosten aan verbonden. 46% van de ondervraagde bedrijven blijft goed binnen hun budget. 80% tot 100% van hun projecten wordt binnen het geplande budget afgerond. 54% van de bedrijven overschrijdt echter regelmatig het budget. Minder dan 80% van hun projecten wordt binnen het geplande budget afgerond. 

gebrekkig kostenbeheer project management

Oorzaken van budgetoverschrijding kunnen bij een verkeerde planning liggen, maar ook bij het oplopen van vertraging tijdens de uitvoer van het project. Zo kan het bijvoorbeeld gebeuren dat er halverwege een project een verkeerde technische keuze is gemaakt en iets over moet. Ook grote veranderingen in omstandigheden zoals corona kunnen een bedreiging vormen voor de kosten. 

Nu vanwege Corona duurden veel dingen langer. Klanten deden er langer over om te antwoorden, mensen waren niet bereikbaar en projecten vielen stil waardoor de planning uitliep. Hierdoor was veel flexibiliteit nodig om het project af te maken. Opdrachtgever en opdrachtnemer moesten elkaar tegemoet gekomen.

Eelkje Visser, Product Manager/Product Owner

 

Als het een commerciële klant is zit er wellicht wel wat speling in het budget en kan er extra geld vrijgemaakt worden. Of je kunt elkaar tegemoet komen en de extra kosten fifty-fifty delen met de klant. Als het een overheidsproject is dan wordt het echter heel erg lastig. Overheidsinstanties werken met vaste jaarlijkse budgetten en zijn niet flexibel. 

Tips voor budgetbeheersing

Om deze en andere risico’s beter in te schatten en de resultaten van een project beter te beheersen wordt risicomanagement toegepast. Potentiële bedreigingen van een project, bijvoorbeeld veroorzaakt door uitloop van planning of budget, worden opgenomen in een risicoanalyse. Een risicoanalyse zet alle risico’s van een project op een rijtje om de kans dat het risico optreedt te verkleinen en de gevolgen van het risico te beperken. Daarbij worden ook de bijpassende beheersmaatregelen vermeld.  81% van de ondervraagde bedrijven voert risicomanagement bij projecten uit, blijkt uit ons onderzoek

Risicomanagement is een constant proces, dat zich na elke projectfase herhaalt. Uit ons onderzoek blijkt dat bedrijven die vóór en tijdens het project risicomanagement uitvoeren minder problemen hebben met kostenbeheer dan bedrijven die alleen voor of alleen tijdens het project risicomanagement uitvoeren. 

Risicomanagement software helpt organisaties de blootstelling aan bedrijfs- en operationele risico’s te verminderen, de kwaliteit te verbeteren en verliezen te minimaliseren door beter gegevensbeheer. 

5. Moeite met reageren op onverwachte problemen – oorzaak van mislukking voor 19%

Wat gebeurt er echter als de opdrachtgever tijdens het project een aanpassing vraagt? Of wat gebeurt er als de omstandigheden veranderen en de eisen niet meer overeenkomen met de realiteit zoals tijdens corona kon gebeuren? 13% van de ondervraagde bedrijven zegt dat slecht beheerde wijzigingen in de scope de oorzaak zijn van het mislukken van projecten. 19% zegt dat niet goed reageren op onverwachte problemen oorzaak van mislukking is.   

Dit is vooral het afgelopen jaar relevant geweest vanwege de coronacrisis. De noodzaak van projecten veranderde, mensen hadden opeens andere dingen aan hun hoofd en prioriteiten verschoven. De scope of doelgroep van het project veranderde ook plots. 

Eelkje Visser

Tips voor wendbaarheid

Als er Agile gewerkt wordt kan er soepeler met veranderingen worden omgegaan. Niet alles staat namelijk al van te voren vast zoals bij de klassieke waterval-aanpak. In het projectplan is juist ruimte voor aanpassingen gelaten en er wordt wendbaar gewerkt in kleine multidisciplinaire teams die vooral experimenterend tot oplossingen komen.

voordelen agile projectmanagement

19% van de ondervraagde bedrijven gebruikt agile methoden. De respondenten uit ons onderzoek komen uit verschillende sectoren en functiegebieden van het midden- en kleinbedrijf van Nederland. Onder de respondenten uit de IT-sector ligt het percentage dat agile werkt een stuk hoger (52%). 

Het grootste voordeel van agile, zo blijkt uit het State of Agile 2020, een internationaal onderzoek onder 1.121 professionals uit de softwarebranche van Organize Agile in samenwerking met de Hogeschool Utrecht, is het aanpassingsvermogen bij veranderende prioriteiten (aangegeven door 70%). Door met frequente kleine releases te werken kunnen bedrijven tijdig tegemoet komen aan de veranderende behoeften van klanten en dat is in crisistijd belangrijker dan ooit. Agile werkt trouwens niet alleen voor IT-afdelingen, maar voor alle onderdelen van de organisatie. 

En nu? Bekijk onze online catalogus met agile projectmanagement tools

Onderzoeksmethodologie

Voor dit artikel is gebruik gemaakt van een online enquête uitgevoerd onder 219 full time en part-time medewerkers uit het midden en kleinbedrijf in Nederland,  freelancers of eenmanszaken uitgesloten, onder verschillende sectoren.  Alle deelnemers zijn mede- of eindverantwoordelijk voor de uitvoer van projecten binnen hun organisatie en hebben het afgelopen jaar op z’n minst één project uitgevoerd. Het onderzoek liep in Maart 2020.

10 empresas de software en España a seguir en el 2021

10 empresas de software en España a seguir en el 2021

10 empresas de software en España a seguir en el 2021

Capterra ha seleccionado a 10 exitosas empresas de software B2B (negocio a negocio por sus siglas en inglés) con sede en España a las cuales hay que seguir de cerca durante el 2021. Son organizaciones que cubren distintas necesidades empresariales, desde gestión de viajes de negocios o administración de propiedades de alquiler vacacional hasta software de recursos humanos o de creación de formularios y encuestas

¿Por qué seguir estas empresas de software en España? Porque son compañías que van a la alza, sus programas han tenido buenas valoraciones en Capterra y los productos y servicios que ofrecen son utilizados a nivel internacional tanto por pymes como por grandes empresas e incluso de uso académico o personal.

La lista se presenta en orden alfabético y se ha elegido según los siguiente criterios:

  • La empresa tiene la sede en España.
  • El software de la compañía cuenta con un mínimo de 30 opiniones publicadas en Capterra durante los últimos dos años.
  • La calificación del software de la empresa es de 4 estrellas o más en Capterra.
  • La empresa fue fundada a partir del 2010.
  • El software de la empresa tiene un alto volumen de búsqueda en internet.

Ve al final del artículo para ver la metodología completa mediante la cual se hizo la selección de las empresas del artículo.

10 empresas de software B2B con sede en España a seguir en el 2021

BEWE Software

  • Empresa: BEWE Software
  • Software: BEWE
  • Fundador: Diego Ballesteros
  • Fundada: 2014
  • Sede: Madrid

BEWE es una solución para gestionar centros de belleza y wellness, tanto de uso interno como de cara al cliente. La plataforma permite llevar la contabilidad del centro, los stocks, el número de solicitud de servicios, cantidad facturada al día o en cierto periodo de tiempo, contador de interacciones con clientes por distintos canales, entre otras funciones.

Entre sus funcionalidades se encuentran: crear una app personalizada, posibilitar el pago online, gestionar el calendario de los centros y automatización de campañas de marketing y fidelización. Cuenta con la integración de Google Maps que vincula las búsquedas de internet con los centros de belleza y wellness de los clientes.

Más información

Factorial

  • Empresa: Factorial
  • Software: Factorial
  • Fundadores: Jordi Romero, Pau Ramón y Bernat Farrero
  • Fundada: 2016
  • Sede: Barcelona

Factorial es una plataforma basada en la nube de recursos humanos y planes de incentivos a empleados. El objetivo de este software es optimizar procesos y tareas administrativas. Está ideado para que las empresas tengan el control de la gestión de los datos de su plantilla.

La herramienta permite administrar vacaciones, bajas y ausencias, analizar datos internos, control de horarios y turnos, facilitar el reclutamiento de nuevos empleados, automatizar la generación de nóminas y contratos laborales, entre otras características.

Más información

Hireflix

  • Empresa: Hireflix
  • Software: Hireflix
  • Fundador: Nacho González-Barros y Antonio González
  • Fundada: 2018
  • Sede: Barcelona 

Hireflix es un software de vídeo-entrevistas de trabajo asincrónicas, esto significa que el postulante recibe la invitación a una entrevista pregrabada y puede realizarla cuando mejor le convenga. La finalidad de esta plataforma es que los reclutadores puedan registrar más respuestas de candidatos en menos tiempo en comparación a si se tuvieran que hacer una a una.

La herramienta utiliza una interfaz de drag and drop para diseñar la entrevista, con ella también se pueden programar los mensajes y recordatorios (vía SMS y correo electrónico) a los candidatos, así como el seguimiento del proceso. Cuando las entrevistas se han grabado se pueden calificar en la misma plataforma. 

Más información

iLovePDF

  • Empresa: iLovePDF
  • Software: iLovePDF
  • Fundador: Marco Grossi
  • Fundada: 2010
  • Sede: Barcelona

iLovePDF es una plataforma para gestionar de múltiples maneras archivos PDF, uno de los formatos más conocidos y usados actualmente. Con este software se puede editar, organizar, dividir, combinar, comprimir, optimizar y administrar la seguridad de este tipo de archivos. También tiene la funcionalidad de convertir otros formatos de archivo a PDF y viceversa, por ejemplo: JPG, Word, Excel, PowerPoint, HTML y PDF/A.

Este servicio está disponible como app de móvil, software de instalación local en el ordenador y mediante el navegador. Está enfocado tanto al uso educativo como en los negocios.

Más información

Landbot

  • Empresa: Landbot
  • Software: Landbot
  • Fundadores: Cristobal Villar, Fernando Guirao y Jiaqi Pan
  • Fundada: 2015
  • Sede: Barcelona

Landbot es una plataforma para crear apps de chatbots por medio de una interfaz drag and drop. Está diseñado para que tanto principiantes como expertos puedan desarrollar chatbots personalizados para sus negocios. Sirve tanto para los procesos de asistencia al cliente como para generar nuevas oportunidades de clientes. .

Los chatbots que se construyen con esta herramienta se pueden implementar en una página web, una API, en WhatsApp o en Facebook Messenger. La app permite a los clientes conversar con un bot o con un humano, dependiendo sus necesidades. Los datos de las conversaciones se pueden almacenar y analizar en la misma plataforma pero también se puede compartir con otras herramientas para ser procesadas externamente, como un CRM o un ERP.

Más información

Lodgify

  • Empresa: Lodgify
  • Software: Lodgify
  • Fundadores: Dennis Klett y Marco De Gregorio
  • Fundada: 2012
  • Sede: Barcelona

Lodgify es un software de gestión y cobro de alquiler de casas vacacionales. Con esta herramienta puedes crear una página web de la propiedad que quieres alquilar, incluye de forma gratuita el dominio y recursos ilimitados del servidor.

Este servicio se sincroniza con Airbnb, VRBO, Booking, Expedia, entre otras, de esta manera se pueden controlar las reservas y calendario de estos canales desde Lodgify. A su vez, posibilita el pago online con distintas pasarelas y en múltiples monedas. Está disponible en más de 190 países.

Más información

Rentals United

  • Empresa: Rentals United
  • Software: Rentals United
  • Fundadores: Emil Majkowski, Vanessa de Souza Lage y James Burrows
  • Fundada: 2014
  • Sede: Barcelona 

Rentals United es un software basado en la nube con el que se gestionan distintos canales de alquileres de propiedades vacacionales. Desde esta plataforma se puede actualizar la disponibilidad, el precio, las fotos y la información de la propiedad en 40 canales distintos (generales o de nicho), incluidos AirBnB, Expedia y Booking, por mencionar algunos. 

El software también permite que los clientes realicen directamente una reserva por medio de páginas específicas, así como se tiene el control de las reservaciones, los mensajes y peticiones de los huéspedes, entre otras. 

Más información

The Mail Track Company

  • Empresa: The Mail Track Company
  • Software: MailTrack
  • Fundadores: Eduardo Manchón y Nacho González-Barros
  • Fundada: 2013
  • Sede: Barcelona

MailTrack es un tracker de correos electrónicos para Gmail, esta herramienta hace seguimiento de los emails que se envían y notifica cuando el receptor los ha abierto, siguiendo el estilo del doble tic (✓✓) de WhatsApp, un tic ✓ significa que el email ha sido entregado y el doble tic ✓✓ que ha sido abierto. La herramienta indica cuándo fue la primera vez que se abrió el email y permite hacer campañas de email marketing. 

Cuenta con versión gratuita y versión Pro, esta última incluye más funcionalidades como integración con herramientas CRM, cuánta veces se ha abierto el correo, informes de seguimientos diarios, recordatorios, por mencionar algunas.

Más información

Travelperk

  • Empresa: Travelperk
  • Software: Travelperk
  • Fundadores: Avi Meir, Javier Suarez, Ron Levin
  • Fundada: 2015
  • Sede: Barcelona 

Travelperk es una plataforma de gestión y reservas de viajes corporativos. En ella se centraliza la planificación de un viaje de negocios, buscar la disponibilidad, dentro el presupuesto establecido, automatización de facturas, así como muestra distintas opciones de medios de viaje: vuelos, trenes y coches de alquiler. 

La herramienta está diseñada para facilitar el trabajo tanto a los encargados de organizar los viajes como a los viajeros. Ofrece soporte de viaje 24/7 atendido por personas, en caso de cualquier incidencia.

Más información

Typeform

  • Empresa: Typeform
  • Software: Typeform
  • Fundadores: Robert Muñoz y David Okuniev
  • Fundada: 2012
  • Sede: Barcelona

Typeform es una plataforma basada en la nube que sirve para crear encuestas o formularios. La idea de este producto es ir pregunta a pregunta, de manera informal para que la experiencia del encuestado sea más parecida a una charla entre amigos.

El software permite agregar elementos como fotos o vídeos que van reaccionando a las respuestas, agregando interactividad a la experiencia. El editor de Typeform presenta una interfaz de drag and drop para diseñar los cuestionarios. Se pueden utilizar plantillas creadas por Typeform o puedes hacerlas tu mismo desde cero. A la vez también permite integrar las encuestas con otras plataformas como MailChimp, Hubspot o Google Sheets.

Más información

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Metodología
Las empresas presentadas en este artículo fueron seleccionadas siguiendo estos criterios:
  • Software de la empresa tiene 30 opiniones o más publicadas en los últimos dos años en Capterra
  • Cada software tiene 4 estrellas o más de calificación en Capterra
  • La empresa cuenta con una oficina central en España
  • La empresa fue fundada a partir del 2010 en adelante
  • El nombre del software de la empresa presenta un alto volumen de búsqueda (SV por sus siglas en inglés) en internet
Los productos se presentan en orden alfabético.

Smart office: l’ufficio del futuro

Smart office e ufficio digitale

Smart office e ufficio digitale

I recenti sviluppi osservati nel mondo del lavoro contribuiscono alla nascita di un modello già ben noto in molti ambienti professionali, basato su una maggiore flessibilità e mobilità. Agevolare l’accesso alle risorse aziendali in qualsiasi luogo e momento è una delle principali sfide di questa nuova dinamica.

La tendenza è tanto più pronunciata che la trasformazione digitale interessa tutti i settori di attività e da origine a soluzioni innovative come i software per digital workplace. Concetto molto attuale, il digital workplace – anche noto come smart office o ufficio digitale – risponde alle sfide del lavoro moderno e presenta molteplici vantaggi sia per i lavoratori che per le aziende.

Che cos’è lo smart office?

Lo smart office è un ambiente digitale di lavoro che offre agli utenti un accesso centralizzato a tutti gli strumenti e le informazioni necessarie per lo svolgimento delle loro funzioni all’interno dell’azienda. Si presenta come una versione digitale dell’ufficio fisico o della sala riunioni. L’ufficio digitale è una piattaforma collaborativa che unisce le principali risorse utilizzate dall’azienda, come le e-mail, la messaggistica istantanea, i social media, i software per uso professionale e la gestione dei documenti. A seconda delle particolari caratteristiche, lo smart office può anche integrare specifiche applicazioni aziendali, adattandosi così alle esigenze di ogni organizzazione.

Diretta conseguenza dell’evoluzione della rete Intranet, il digital workplace è una soluzione complessa che va ben al di là dei portali aziendali e delle suite per la produttività come Office 365 o G-Suite. Queste ultime, infatti, si limitano a fornire accesso a una varietà di applicazioni e a un ambiente di lavoro collaborativo senza garantire l’interconnessione e l’integrazione tra i vari strumenti. L’ufficio digitale è uno spazio di lavoro virtuale unificato e fondato su due principi fondamentali: l’integrazione e la collaborazione.

Quali sono le sfide dell’ufficio digitale?

Lo smart office si adatta alle nuove modalità di lavoro sempre più trasversali e collaborative. Il miglioramento della produttività dei dipendenti e della comunicazione all’interno dell’azienda sono le due principali sfide di questo strumento del futuro.

Migliorare la produttività dei dipendenti

Le modalità di lavoro e l’ambiente professionale stanno cambiando radicalmente. La necessità di flessibilità e di mobilità dei lavoratori sta contribuendo all’ espansione del telelavoro e della virtualizzazione.

Unificando in maniera intelligente tutti gli strumenti di lavoro, lo smart office semplifica l’accesso a molteplici programmi interconnessi di gestione delle attività, stimolando così la produttività dei collaboratori, che possono accedere alla propria area di lavoro, nonché a tutte le risorse aziendali, in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo, siano essi in ufficio, a casa o in viaggio.

Grazie alla centralizzazione delle applicazioni aziendali (talvolta troppo numerose), non è più necessario passare continuamente da un ambiente all’altro. Di conseguenza, si riducono significativamente le perdite di tempo mentre migliora l’efficienza delle squadre.

Migliorare la collaborazione e la comunicazione interna

La comunicazione è una sfida importante per le organizzazioni che desiderano un personale sempre più unito e coinvolto. Si tratta anche di un principio fondamentale dell’ufficio digitale, in quanto quest’ultimo agevola e ottimizza lo scambio di informazioni tra i collaboratori attraverso soluzioni integrate di messaggistica aziendale.

Migliorare la comunicazione e ottimizzare la condivisione delle informazioni contribuisce ad una più efficiente collaborazione all’interno dell’azienda, permettendo così di risparmiare tempo e di aumentare la produttività del personale.

Inoltre, il digital workplace crea un ambiente professionale dinamico che migliora l’appetibilità del posto di lavoro. Tutti questi fattori influiscono positivamente sulle prestazioni dei dipendenti.

Quali sono i principali vantaggi dello smart office?

Lo smart office comporta benefici associati alla trasformazione digitale dell’azienda, soprattutto in termini di mobilità, flessibilità e velocità nell’esecuzione delle attività. Permette inoltre di raggruppare queste attività sotto un’unica piattaforma e di collegare tra di loro tutti gli strumenti e le risorse di cui il dipendente ha bisogno per lavorare in modo efficiente.

Focalizzato sulle esigenze degli utenti, l’ufficio digitale crea un ambiente sicuro e funzionale che si adatta alle attività dei lavoratori, che possono così condividere facilmente documenti e conoscenze e fornire o ricevere assistenza e informazioni.

Più in particolare, il digital workplace consente di:

  • Disporre di un accesso unico e sicuro alle risorse professionali;
  • Agevolare e sincronizzare l’interazione e la comunicazione tra i collaboratori;
  • Coinvolgere i collaboratori e organizzare la collaborazione in base alle esigenze;
  • Pianificare le attività in un calendario condiviso e semplificarne la gestione;
  • Sfruttare e condividere le conoscenze e le risorse in tutta semplicità;
  • Accedere ai documenti e alle informazioni in mobilità;
  • Offrire un pannello di controllo in tempo reale;
  • Ridurre i costi operativi attraverso l’automazione delle attività.

I vincoli legati all’implementazione di uno smart office

Difficile da attuare a causa della sua complessità e della molteplicità di strumenti integrati che lo compongono, lo smart office non può essere immaginato come un elemento separato dalla strategia digitale dell’azienda. Infatti, la creazione di un ufficio digitale prevede innanzitutto un determinato livello di maturità del sistema informatico dell’organizzazione. Nasce dalla trasformazione digitale dell’azienda, la quale deve quindi soddisfare i requisiti di governance, di sicurezza, di gestione dei dati e di formazione del personale.

Anche l’integrazione dei dati è un elemento fondamentale ai fini della creazione di uno smart office, affinché quest’ultimo consenta di integrare i dati da una varietà di software implementati. Questa è la differenza tra l’ufficio digitale e le applicazioni di collaborazione. Inoltre, ogni settore professionale ha le proprie specifiche caratteristiche, di cui un digital workplace deve tenere conto. La piattaforma deve pertanto adattarsi alle esigenze di ogni organizzazione e garantire un ambiente di lavoro adatto alle aspettative e alle attività dei dipendenti, aumentando la loro produttività e il benessere sul luogo di lavoro.

Vuoi saperne di più? Consulta il nostro catalogo di software per digital workplace

App di time tracking: le 8 migliori soluzioni gratuite

App di time tracking gratis

App di time tracking gratis

Dal mio ingresso nel mondo del project management qualche anno fa, ho sempre avvertito la mancanza di un software adatto allo svolgimento del mio lavoro, ovvero un tool di time tracking semplice e intuitivo.

Ho quindi analizzato le principali app di time tracking disponibili sul mercato, basando la mia ricerca sui seguenti criteri:

– Disponibilità di una versione freemium (e non soltanto di una versione di prova gratuita per un periodo di tempo limitato)

– Integrazioni disponibili con altri tool

– Funzionalità di project management

– Possibilità di integrazione con un sistema di fatturazione o disponibilità di un sistema di fatturazione proprio

– Disponibilità di una soluzione mobile per le visite on site

– Presenza di un fattore WOW

Dopo un’analisi accurata dei circa 500 tool di time tracking presenti nella directory di Capterra, ho selezionato i seguenti otto. Ovviamente non tutti i prodotti descritti di seguito rappresentato la soluzione ideale per ogni azienda.

Ti consiglio di confrontare le caratteristiche, le funzionalità e i prezzi di ciascun tool e, nel caso ne abbia dimenticato qualcuno, potrai segnalarlo nell’apposita sezione dei commenti in fondo alla pagina.

I tool di time tracking sono stati riportati in ordine alfabetico.

8 tool di time tracking gratuiti

1. AccountSight

Screenshot AccountSight

Screenshot del tool AccountSight
Numerosi utenti apprezzano AccountSight per i prezzi competitivi, le caratteristiche offerte e il servizio di assistenza clienti.Ad esempio nelle recensioni, un utente segnala di aver potuto usare il sistema “in soli dieci minuti”, mentre un altro riporta: “Nel complesso, il software è la soluzione perfetta per il monitoraggio dei costi di progetto. I prezzi sono davvero competitivi e il servizio di assistenza ai clienti è imbattibile. Consiglio vivamente questo software.”Integrazioni: PayPal, QuickBooks ed eSign Genie per firme elettroniche.Funzioni di accounting: gli utenti utilizzano AccountSight per la gestione dei crediti e dei debiti, nonché dei fondi aziendali. AccountSight offre inoltre l’integrazione con QuickBooks Desktop e QuickBooks Online.Prezzo: la versione gratuita è disponibile per un utente e offre cinque clienti, cinque progetti e fatturazioni illimitate, nonché registrazioni delle ore e delle spese anch’esse illimitate. La versione a pagamento di AccountSight offre un numero illimitato di clienti e progetti e ha un costo mensile di $10 (circa 8.5 €) a persona per team composti da meno di cinque dipendenti. Per i team più grandi, sono disponibili pacchetti a prezzi scontati.Le funzionalità di time tracking sono particolarmente apprezzate sia dalle aziende che dai consulenti. Gli utenti possono inviare collettivamente i propri fogli presenze tramite Excel oppure immettere le ore direttamente online, mentre i manager possono approvare o rifiutare i fogli presenze direttamente dall’applicazione stessa. Inoltre, AccountSight invia regolarmente notifiche e promemoria per ricordare agli utenti di attivare la registrazione delle ore.

2. Harvest

Screenshot di Harvest
Screenshot del tool Harvest
Harvest è un tool di time tracking che consente di gestire sia i pagamenti dei clienti che le fatture e le ricevute. È particolarmente indicato per i freelance alla ricerca di un tool in grado di tenere traccia delle ore e, al contempo, gestire le fatture. Il punteggio complessivo attribuito ad Harvest da quasi 400 utenti su Capterra è di 4,5, i quali segnalano la facilità d’uso del tool e l’intuitività della piattaforma.La versione gratuita di Harvest offre inoltre l’accesso illimitato a tutte le funzionalità del prodotto. L’unico limite riguarda il numero di utenti e di progetti. Se sei interessato a un tool di time tracking per un numero ridotto di progetti (due al massimo), Harvest è la soluzione che fa per te! Le integrazioni offerte sono già disponibili con la versione gratuita, mentre le connessioni crittografate garantiscono un livello di sicurezza pari a quello dei sistemi bancari.Integrazioni: Basecamp, Asana, Trello, Quickbooks, Zendesk, Slack e Zapier.Funzioni di accounting: immissione dei costi, fatture e preventivi, inserimento automatico delle ore e delle spese nelle fatture, nonché dashboard riassuntive di tutte le fatture.Prezzo: la versione gratuita è disponibile per un utente e due progetti. La versione a pagamento ha un prezzo mensile di $12 (circa 10 €).
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3. Hubstaff

Screenshot del tool Hubstaff

Screenshot del tool Hubstaff

Le oltre 1000 recensioni su Capterra descrivono Hubstaff come il prodotto quasi perfetto. Gli utenti apprezzano particolarmente la possibilità di poter monitorare lo svolgimento delle attività in tempo reale e di acquisire screenshot (in modo che i manager e i clienti possano verificare in ogni momento l’effettiva produttività dei team), il sistema di time tracking e le funzionalità di reporting. Hubstaff viene descritto come “il tool di time tracking per desktop più accurato presente sul mercato” e, non a caso, l’azienda ha molto a cuore la propria reputazione.

La versione gratuita è particolarmente indicata per i freelance ed è disponibile per un singolo utente. Tuttavia, gli utenti scelgono solitamente la versione di base a pagamento per poter abilitare l’integrazione con altri tool. La versione Premium offre infine integrazioni illimitate, la possibilità di acquisire screenshot e numerose altre funzionalità per la fatturazione e la pianificazione dei turni.

Integrazioni: Asana, Atlassian Jira, Basecamp, Freshdesk, Paypal, Podio, QuickBooks, Salesforce, Trello, Wrike, Zendesk e Zoho.

Funzioni di accounting: fogli presenze, buste paga, funzionalità e integrazioni di reporting avanzato.

Prezzo: la versione gratuita è disponibile per un utente, mentre i piani a pagamento hanno un prezzo iniziale di $7 (6 €) al mese.

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4. Ronin

Screenshot del tool Ronin

Screenshot del tool Ronin
Ronin è probabilmente la miglior applicazione di time tracking disponibile sul mercato per consulenti, commercianti, avvocati e titolari di aziende di piccole dimensioni.È importante sottolineare che la versione gratuita di Ronin è disponibile per un solo utente, per un massimo di due clienti (con una sola persona di contatto per cliente) e per una sola workstation. Tuttavia, così come per alcuni dei tool riportati precedentemente, Ronin offre alcune funzionalità di base molto innovative agli utenti del piano gratuito.La maggior parte dei sottoscrittori decide di optare per la versione a pagamento per ottenere maggiori vantaggi, tra cui l’accesso per un numero più elevato di persone, l’integrazione dei pagamenti e domini personalizzati.
Funzioni di accounting: fatture, preventivi, spese, fatture ricorrenti e valute multiple.Prezzo: la versione di base è gratuita, mentre il prezzo iniziale dei piani a pagamento è pari a $15 (13 €) al mese.

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5. Tick

Screenshot tool Tick

Screenshot tool Tick
Un progetto insolitamente grande incombe sulla tua attività quotidiana? L’acquisto di un tool di project management solo per questa determinata occasione potrebbe non rivelarsi una buona idea, specialmente se sul mercato esistono tool come Tick.Anche se non hai mai utilizzato una applicazione di time tracking prima d’ora, il funzionamento di Tick è estremamente intuitivo. Una delle funzionalità più interessanti riguarda la visualizzazione automatica del tempo restante per il completamento di ciascuna attività. Dimenticati di registrare le ore in inutili tabelle: con Tick avviene tutto in automatico!Le recensioni su Tick (oltre 1400 su Capterra) sono estremamente positive, e il tool ha ottenuto un punteggio di medio di 4,5 in termini di facilità d’utilizzo, servizio di assistenza ai clienti e caratteristiche generali. Una recensione di un utente molto entusiasta afferma che “il tool permette di concentrarsi sugli aspetti essenziali delle proprie attività quotidiane e di dimenticarsi di tutto il resto”.
Integrazioni: Asana, Basecamp, FreshBooks, QuickBooks, Trello e Zapier.Funzioni di accounting: monitoraggio del budget a livello di attività e di progetti, report di time tracking per cliente o per persona, nonché numerose integrazioni con altri software per l’accounting management.Prezzo: la versione di base è gratuita, mentre i piani a pagamento hanno un prezzo iniziale di $19 (16,5 €) al mese per un numero illimitato di utenti.

6. todo.vu

Screenshot del tool Todovu

Screenshot del tool todo.vu

todo.vu non è soltanto un tool di time tracking, ma anche una suite di produttività per la gestione di attività e progetti, per il CRM (Customer Relationship Management) e per la fatturazione (opzioni disponibili a pagamento). A differenza della maggior parte dei tool riportati nel presente articolo, todo.vu non richiede alcuna integrazione per poter essere considerato un sistema completo.

La versione gratuita offre numerosi vantaggi: 100 MB di memoria e funzionalità di time tracking con assegnazioni su base individuale, nonché funzioni CRM come la gestione dei clienti e la possibilità di ottenere attività da terze parti.

Grazie alle funzionalità gratuite di project management e di gestione CRM offerte, il tool è particolarmente indicato per freelance e aziende di piccole dimensioni. Per le funzioni di fatturazione, invece, è necessaria un’applicazione aggiuntiva. Tuttavia, il principale vantaggio di todo.vu è rappresentato dalle funzionalità di reporting (specialmente quella di time tracking), le quali valgono il prezzo della versione a pagamento.

Integrazioni: FreshBooks

Funzioni di accounting: integrazione con FreshBooks e gestione dei clienti. La maggior parte delle funzionalità di accounting richiede la sottoscrizione alla versione a pagamento.

Prezzo: la versione di base è gratuita, mentre i piani a pagamento hanno un prezzo iniziale di $9 (circa 8 €) al mese per utente.

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7. Toggl

Screenshot dell'app di time tracking Toggl

Screenshot del tool Toggl

Al pari di Tick, anche Toggl è molto popolare tra gli utenti di Capterra. Il tool ha un punteggio complessivo di 4,6 su 5 e oltre 1000 recensioni.

Un utente riporta: “Uso Toggl da alcuni anni e tenere traccia del tempo che dedico a ciascun progetto non è mai stato così semplice! La versione gratuita di base del software (quella che utilizzo anche io) mi permette di visualizzare la distribuzione delle ore, oltre ad offrire numerose funzionalità e report di base. Il tool è caratterizzato da un design minimalista e intuitivo, mentre le pagine di time tracking sono estremamente facili da usare. Consiglio questo software a tutti coloro in cerca di un tool di time tracking”.

Toggl è compatibile con Windows, OS X, Linux, Android e iOS, oltre che praticamente con qualsiasi browser. È possibile tenere traccia delle ore direttamente in Toggl per poi esportarle tramite una delle numerose integrazioni (tra cui Asana, Atlassian Jira, Basecamp, FreshBooks, Github, Google Docs, Open Project, QuickBooks, Salesforce, Slack, Teamwork e Trello).

Inoltre, gli utenti possono registrare le proprie ore di lavoro offline e sincronizzare i dati in un secondo momento. E la sicurezza? Toggl esegue il backup su più posizioni fisiche ogni 24 ore e archivia tutti i dati su rack space, in modo da garantire la conformità ai requisiti ISO 27002, ISO 27001, SOC 1, SOC 2, SOC 3, CPS, Safe Harbor e SSAE16.

Infine, le versioni a pagamento offrono funzionalità di project management aggiuntive e consentono di creare team composti da più di cinque utenti.

Integrazioni: Asana, Atlassian Jira, Basecamp, Drive, Evernote, FreshDesk, Podio, QuickBooks, Salesforce, Slack, Trello, Wrike, Xero, Zapier, Zendesk, Zoho e altre 85 integrazioni disponibili con l’estensione Chrome per Toggl.

Funzioni di accounting: integrazione con FreshBooks e gestione dei clienti. La maggior parte delle funzionalità di accounting richiede la sottoscrizione alla versione a pagamento.

Prezzo: la versione di base è gratuita, mentre i piani a pagamento hanno un prezzo iniziale di $9 (circa 8 €) al mese per utente.

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8. Trigger

Screenshot del tool Trigger

Screenshot del tool Trigger
Il motivo per cui Trigger si trova in fondo a questo elenco è puramente alfabetico e non certo vincolato alla qualità. Si tratta di un’applicazione estremamente intuitiva che si sta convertendo in una valida alternativa a Trello e ad Asana. Inoltre, a differenza di questi popolari tool di project management, Trigger dispone anche di una funzionalità di time tracking. E il tutto gratuitamente!
È possibile visualizzare le attività in dettaglio, nonché assegnare tutti i dati di time tracking ad attività specifiche. Anche con la versione gratuita, qualsiasi attività manuale sarà soltanto un ricordo del passato! Grazie ai trigger, inoltre, le aziende sono in grado di identificare sia i clienti ottimali che quelli che richiedono quantità di tempo eccessive.
Il tool offre fogli presenze, funzionalità di fatturazione automatica e report online. Queste informazioni possono essere sincronizzate con Xero, FreshBooks e Zapier. Analogamente agli altri tool descritti nel presente articolo, la funzionalità di time tracking viene attivata con un semplice clic (o, in alternativa, manualmente) e consente di trasferire tutti i dati alle fatture, ai fogli presenze e ai report.Integrazioni: Basecamp, FreshBooks, Drive, Dropbox, Slack, Xero e Zapier.

Funzioni di accounting: integrazione con FreshBooks, Saasu e Xero. Le funzionalità di fatturazione sono disponibili con la versione a pagamento.

Prezzo: la versione di base è gratuita per tre membri di un team, cinque progetti attivi e cinque clienti e consente di creare report di base. Le versioni a pagamento hanno un prezzo iniziale di $11 (9,50 €) al mese per utente.

Vuoi saperne di più? Consulta il nostro catalogo di software per la gestione del tempo per scoprire altri prodotti.

Acquista in modo consapevole: sai quanto costa veramente un gestionale per azienda?

Quanto costa un gestionale per azienda

Quanto costa veramente un gestionale per azienda? Definire il budget di un gestionale  è complicato per molti. Ma noi siamo qui per aiutarti.

Quanto costa veramente un gestionale per azienda?

In un mondo ideale acquistare un software sarebbe semplice come acquistare un prodotto qualsiasi. C’è un prezzo stabilito, lo paghi… ed è fatta, il software è tuo!

Ma se hai già iniziato a esplorare le diverse soluzioni di software per la tua azienda, saprai che in realtà non è così semplice. Non solo i fornitori di software applicano modelli di tariffazione totalmente differenti, ma nascondono anche costi aggiuntivi collegati al possesso e all’esecuzione del loro sistema.

Spesso il timore che i costi superino il budget stabilito è il principale ostacolo interno all’acquisto di un software per il business. A meno che non si conosca il vero costo della licenza del software, il rischio di andare fuori budget è dietro l’angolo.

In questo articolo passeremo in rassegna i cinque elementi principali che formano il costo totale di un software aziendale. L’obiettivo? Chiarire quali sono i costi di un software in modo da prendere le tue decisioni d’acquisto in modo consapevole e sicuro.

I cinque elementi principali che formano il costo totale di un software aziendale


  1. La licenza del software
  2. Hardware
  3. Implementazione
  4. Formazione
  5. Supporto

Componente di costo n. 1: la licenza del software

La licenza del software – ovvero il costo effettivo di possesso e utilizzo del software – ha la duplice particolarità di costituire una parte significativa del prezzo del software e un costo difficile da congelare in modo definitivo in quanto può variare notevolmente nel corso del tempo e man mano che il tuo business cresce.

I modelli di tariffazione esistenti per le licenze dei software sono principalmente due: la licenza perpetua e la licenza in abbonamento.

La licenza perpetua prevede un pagamento iniziale che garantisce la proprietà del software a tempo indeterminato (vale a dire, per sempre, dall’inglese in perpetuity). Questo modello di tariffazione è quello usato da più tempo ed è utilizzato solitamente per i software “on-premise”, ovvero scaricati e installati su un computer locale o su un server della tua azienda.

Con la sottoscrizione di un abbonamento si paga un canone mensile o annuale per l’utilizzo del software. Se si interrompe il pagamento o non si rinnova il contratto, non è più possibile usufruire del software. Questo modello di tariffazione è più recente, più diffuso e spesso usato per soluzioni basate sul cloud (questo modello di distribuzione è anche noto come “Software-as-a-Service” o “SaaS”), vale a dire ospitati sui server del fornitore del software e accessibili agli utenti attraverso una connessione a internet.

Ricorda: i fornitori di software spesso offrono la possibilità di scegliere tra un abbonamento mensile o annuale, offrendo una tariffa complessiva più economica per quest’ultimo per indurre l’acquirente a sottoscrivere un contratto più lungo. Tuttavia non è detto che il costo dell’abbonamento annuale sia effettivamente più economico del totale delle singole mensilità. Ti consigliamo sempre di fare due conti per valutare quale delle due opzioni soddisfi meglio le tue esigenze.

Esistono altri tre tipi di abbonamento sul mercato, con prezzi che variano in base a diversi fattori, quali il consumo, le dimensioni e gli utenti.

  1. La tariffazione basata sul consumo prevede un costo variabile in base all’effettivo utilizzo del software o dei servizi ad esso associati.
  2. La tariffazione basata sulle dimensioni varia in base alle dimensioni dell’azienda, ad esempio in base a fattori come il numero di dipendenti o di clienti.
  3. La tariffazione basata sull’utente varia in base al numero di persone che hanno accesso al software.
Ricorda: è importante capire la differenza tra licenza per utente autorizzato e licenza per utente simultaneo. Nel caso della licenza per utente autorizzato, ogni utente dispone dei propri dati di accesso e tutti gli utenti possono utilizzare il software contemporaneamente. Con la licenza per utente simultaneo si dispone di un numero fisso di login utilizzabili da chiunque, ma la licenza non consente un numero di login simultanei superiore al massimo previsto. Se disponi di un team di 20 persone e queste avranno bisogno di utilizzare il software contemporaneamente, dovresti optare per una tariffa utente autorizzato che includa 20 utenti. Ma se solo cinque dei 20 membri del team utilizzano il software nello stesso momento, può essere più conveniente scegliere una tariffa utente simultaneo per cinque utenti.

Nella maggior parte dei casi, difficilmente potrai scegliere tra i due modelli di tariffazione per un determinato software. È raro che i produttori di software offrano entrambe le opzioni – licenza perpetua e abbonamento – per i loro prodotti.

Ad ogni modo, nei casi in cui tu abbia possibilità di scelta, o se stai confrontando un prodotto con licenza perpetua con un prodotto in abbonamento, valuta i pro e i contro di ciascuna opzione per determinare quale si adatta meglio al tuo business.

Confronto prezzi licenza perpetua software vs abbonamento

Componente di costo n. 2: hardware

Per quanto potrebbe sembrare ovvio, è sempre importante tenere in considerazione il costo dell’hardware necessario per utilizzare il software che si acquista.

Questo vale soprattutto per le installazioni in locale, che potrebbero richiedere non solo l’acquisto di un server per ospitare il software, ma anche di nuovi dispositivi che supportino il sistema operativo giusto. In altre parole, se utilizzi dispostivi Mac ma il software che desideri funziona solo su Windows, il costo finale diventa notevole.

Essendo accessibili attraverso un browser web, le soluzioni SaaS offrono molta più flessibilità in termini di hardware e funzioneranno su computer, tablet o smartphone. Le aziende possono anche risparmiare sull’hardware consentendo ai dipendenti di usare i propri dispositivi (ma in questo caso deve essere presente una politica per la sicurezza dei dispositivi mobili  per ridurre le vulnerabilità informatiche).

Alcune categorie di software richiederanno l’acquisto di hardware aggiuntivo. I sistemi di rilevazione biometrica delle presenze, ad esempio, usano l’impronta digitale di una persona o altro identificativo unico per verificare l’identità degli utenti. Queste piattaforme richiedono dispositivi hardware specializzati per registrare i dati biometrici con la massima precisione.

Alcuni fornitori possono richiedere di utilizzare il loro software in associazione al loro hardware, mentre altri offrono un’ampia compatibilità.

Componente di costo n. 3: implementazione

I fornitori possono applicare un costo una tantum al momento dell’acquisto per installare e rendere operativo il software presso la tua azienda. Oltre all’installazione e alla configurazione di base, i costi di implementazione possono coprire anche esigenze quali:

  • Personalizzazione del software
  • Migrazione dei dati dai sistemi precedenti
  • Integrazione con i sistemi attuali

Se sei in grado di gestire l’implementazione del software autonomamente, il fornitore potrebbe non applicare questo costo.

Di norma i sistemi in locale hanno un costo di implementazione maggiore rispetto a quelli basati sul cloud. Lo stesso vale per i sistemi più complessi rispetto alle applicazioni di base.

In alcuni casi l’implementazione potrebbe costare quanto la licenza del software – se non addirittura di più! Informati presso i fornitori circa i dettagli delle loro opzioni di implementazione e i relativi costi per pianificare le spese al meglio.

Componente di costo n. 4: formazione

Sebbene il costo di una licenza software normalmente includa l’accesso a guide in linea e forum di assistenza, i fornitori potrebbero prevedere anche una tariffa supplementare e opzionale per una formazione aggiuntiva. A seconda della complessità del software scelto e della sua importanza per il tuo business, potrebbe valere la pena investire nella formazione affinché i tuoi dipendenti possano familiarizzarsi rapidamente con la piattaforma.

La formazione può essere svolta in diversi formati, ognuno con un prezzo specifico:

  • I dipendenti si recano presso il luogo di formazione del fornitore del software
  • Il formatore si reca presso l’azienda
  • Sessioni webinar virtuali
  • Corsi in e-learning autogestiti

I fornitori di software di alto profilo possono anche offrire agli utenti la possibilità di conseguire una certificazione per dimostrare le loro competenze nell’uso del software.

Indipendentemente dall’opzione di formazione che sceglierai, assicurati di pianificare le spese non solo per gli utenti iniziali, ma anche per eventuali nuovi assunti che dovranno imparare a usare il software in futuro.

Componente di costo n. 5: supporto

Incluso talvolta nel costo della licenza, il supporto continuo può anche prevedere un costo a parte che copre la manutenzione, gli aggiornamenti e persino livelli premium di servizio clienti.

Il supporto può anche includere il servizio di consulenza con un agente dedicato con il quale potrai riunirti regolarmente per valutare gli obiettivi e imparare a ottenere il massimo dal software.

In base ai servizi di supporto che offre, il fornitore potrebbe farsi carico di alcune importanti attività complesse che tu non sei in grado di gestire (es: alcuni fornitori di software per buste paga possono gestire al posto tuo le buste paga della tua azienda).

Valuta quanto ti costerebbe svolgere queste attività internamente e confrontale con la possibilità di esternalizzarle.

Consigli finali per risparmiare sull’acquisto di un software

La tariffazione dei software non è mai così semplice come appare a prima vista. I costi nascosti sono molteplici e, se non stai attento a prevederli correttamente, ti ritroverai presto ad oltrepassare il budget destinato all’acquisto del software.

Conoscere tutti gli elementi che compongono il costo effettivo del tuo gestionale per l’azienda ti aiuterà a calcolare il tuo budget e a mantenere la spesa sotto controllo.

Con questi ultimi consigli potrai ridurre la spesa ulteriormente:

●        Negozia sempre. Molti fornitori, soprattutto quelli che espongono i loro prezzi al pubblico, non si sposteranno dalle cifre fissate. Ma alcuni possono concedere degli sconti se viene loro chiesto, in particolare se acquisti qualche componente o servizio aggiuntivo che aumenta il tuo valore come cliente.

●        Distingui le funzionalità di cui hai bisogno da quelle che desideri. Non vale la pena spendere un capitale per un software del quale useresti solo la metà delle funzionalità. Focalizzati sulle tue esigenze, acquista un software che le soddisfi a un prezzo che ti puoi permettere. Avrai sempre la possibilità di scalare più avanti, quando le tue esigenze saranno più ambiziose.

●        Valuta attentamente quale livello sottoscrivere. Spesso i fornitori offrono diversi livelli di sottoscrizione, dove a prezzo più elevato corrispondono più utenti, più spazio di archiviazione, più funzionalità, ecc. Se superi il limite previsto per la tariffa sottoscritta potresti dover pagare il prezzo, più alto, del livello successivo. Quindi, se la tua tariffa prevede dai 10 ai 25 utenti, passare da 11 o 12 utenti non comporterà alcuna differenza, ma passare da 25 a 26 utenti potrebbe avere un costo significativo.

●        Cerca opzioni gratuite e open-source con attenzione. Esistono sicuramente valide opzioni di software gratuiti e open-source, ma devi prestare attenzione. Molte soluzioni “gratuite” prevedono grossi limiti per quanto riguarda l’archiviazione, il numero di utenti o le funzionalità. I software open-source richiedono l’intervento del personale informatico per l’installazione, la personalizzazione e la manutenzione, che deve essere pagato. Leggi tutte le clausole prima di impegnarti con un programma.


NOTA: L’obiettivo di questo articolo è di informare i nostri lettori circa l’acquisto di un software in Italia. Non vuole in alcun modo fornire consigli economici o promuovere una specifica linea d’azione. Per ricevere consigli per la tua situazione concreta, consulta il tuo commercialista o consulente finanziario.

Software di time-tracking: 5 vantaggi per coordinare il personale

5 vantaggi dei time tracking software

5 vantaggi dei time tracking software

Ultimamente si è parlato di moltissimi argomenti legati a come coordinare un gruppo di lavoro da remoto e a come gestire il team nel modo più efficiente e smart possibile. Uno degli aspetti che è stato più difficile coordinare riguarda sicuramente la gestione del tempo ed il monitoraggio delle ore lavorate.

Il tempo, in un mondo in cui siamo sempre di corsa per stare al passo e per fare tutto ciò che dobbiamo, diventa la risorsa più importante che possiamo avere a disposizione. Pertanto, coordinare un gruppo di lavoro nel modo più efficiente possibile gioca un ruolo fondamentale sotto diversi aspetti:

  1. Per rispetto di scadenze che si hanno verso terzi;
  2. Per comunicare in modo adeguato con l’ufficio delle Risorse Umane e facilitarne il lavoro;
  3. Per ottenere maggiore successo nell’ambito del proprio business ed un vantaggio competitivo nei confronti dei propri concorrenti.

A tal proposito, si rileva la presenza di alcune piattaforme che vanno a supporto del lavoro dell’imprenditore e che dovrebbero essere utilizzate dalle PMI adesso più che mai, ora che cioè ci si ritrova ad affrontare l’emergenza legata al Coronavirus e non si hanno quindi i medesimi strumenti per coordinare un gruppo di lavoro così come avveniva fino a qualche mese fa.

Per facilitare tutto questo, esistono piattaforme che supportano il lavoro dell’imprenditore in questo ambito e che le PMI dovrebbero utilizzare ora più che mai, soprattutto dal momento che pare si continuerà a lavorare ancora da remoto e che, molto probabilmente, lo smart working diventerà sempre più la normalità per molte aziende.

Stiamo parlando dei software di time-tracking, ossia piattaforme che offrono servizi a supporto dell’attività lavorativa e con i quali poter valutare la quantità di tempo speso per la realizzazione di ogni progetto, in modo da individuare la persona più adatta per il suo sviluppo ed eliminare le eventuali cause che potrebbero ritardare il processo.

Le funzionalità offerte dai software di time-tracking permettono all’imprenditore (o a chi sta gestendo il progetto) di effettuare molteplici operazioni aziendali direttamente da casa e gestire la propria attività in modo proficuo anche in tempi di crisi.

Ma perché è importante gestire il tempo con questa tipologia di software? Vediamo i 5 vantaggi offerti dai software di time-tracking e come possiamo utilizzarli per coordinare al meglio un gruppo di lavoro.

5 vantaggi dei software time-tracking per il coordinamento dei dipendenti in tempi di crisi:


  1. Migliorano l’amministrazione del personale e l’elaborazione delle buste paga
  2. Evitano i disguidi legali relativi al settore di lavoro
  3. Semplificano la comunicazione interna tra personale e ufficio delle Risorse Umane
  4. Aiutano a coordinare meglio i gruppi di lavoro
  5. Danno maggiore autonomia sia a dipendenti che a dirigenti.

1. Migliorano l’amministrazione del personale e l’elaborazione delle buste paga

Tra le funzionalità di un software di time-tracking c’è sicuramente quella relativa al management del personale, cioè alla gestione delle incombenze burocratiche e fiscali dei propri dipendenti.

Basti pensare ad esempio alla tracciabilità delle ore di lavoro, al conteggio dei giorni di malattia e di ferie nonché all’elaborazione delle buste paga; ogni aspetto connesso ai processi HR può essere automatizzato e reso ancora più semplice attraverso un’unica piattaforma che permette all’imprenditore di ottimizzare anche il suo tempo, migliorando l’efficienza della propria organizzazione.

2. Evitano i disguidi legali relativi al settore di lavoro

Ogni settore è chiamato a rispettare determinate leggi, normative, standard qualitativi e, quando si parla di un progetto, requisiti precisi previsti per lo svolgimento dello stesso.

I software di time-tracking, possono offrire vantaggi considerevoli al datore di lavoro, soprattutto (ma non solo) nel momento in cui i suoi dipendenti lavorano a distanza (come è successo per l’attuale crisi pandemica). Inoltre, i processi di digitalizzazione di PA ed istituzioni di previdenza rendono sempre più necessatio dotarsi di strumenti digitali per migliorare la propria rendicontazione e la gestione dei dipendenti.

3. Semplificano la comunicazione interna tra personale e ufficio delle Risorse Umane

Affinché una PMI funzioni e sia efficiente occorre che tutti i dipartimenti siano in grado di comunicare e collaborare tra di loro rapidamente e senza perdere le informazioni, soprattutto se si opera a distanza.

Queste piattaforme digitali offrono il supporto e i canali necessari per mettersi subito in contatto con i propri responsabili, richiedere delucidazioni in merito a situazioni legate alla propria posizione lavorativa o al tempo passato a lavorare su un progetto e risolvere in modo più veloce anche eventuali emergenze che potrebbero presentarsi.

4. Aiutano a coordinare meglio i gruppi di lavoro

Indipendentemente dalla natura del progetto, è sempre necessario scegliere con attenzione le persone che andranno a comporre un gruppo di lavoro, in modo da affidare sempre alla risorsa migliore la mansione più adatta al fine di portare a termire il progetto.

I software di time-tracking sono contraddistinti da funzioni utili per la registrazione delle presenze del personale, tracciare il tempo che ogni lavoratore impiega a sviluppare il suo compito, programmare eventuali turni e ottimizzare le risorse affidate.

Dall’analisi dei dati forniti dal software e raccolti nel database, ogni azienda può coordinare un gruppo di lavoro più facilmente e avere di conseguenza una panoramica completa sul proprio livello di produttività, individuando i punti di forza e le aree di miglioramento.

5. Danno maggiore autonomia sia a dipendenti che a dirigenti

L’ultimo importante vantaggio offerto dai software di time-tracking si traduce in una maggiore autonomia affidata ai dipendenti e ai dirigenti stessi. Infatti, una volta dettate le linee guida da rispettare per la realizzazione del progetto, il tempo e le risorse da impiegare possono essere gestite da ognuno con più libertà ed efficienza.

In passato si sottovalutava l’importanza data da una gestione ottimale del tempo  in quanto si riteneva che incidesse poco sulla produttività complessiva dell’azienda. Tuttavia, come è stato dimostrato in tempi recenti, risparmiare tempo rappresenta una delle chiavi del successo di un’azienda, soprattutto se vengono utilizzati strumenti tecnologici, perché permette di conentrarsi su altri compiti più complessi, che possono riguardare il benessere dei dipendenti, la strategia d’impresa e la parte creativa nello sviluppo di un progetto.

Sei alla ricerca di uno strumento per coordinare efficacemente un gruppo di lavoro? Scopri l’elenco di software di time-tracking di Capterra!