¿Qué es agile management? Definición de la gestión ágil de proyectos

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En 2001, 17 desarrolladores de software se reunieron en un complejo de esquí de Utah (EE. UU.) y crearon el innovador Manifiesto ágil.

Con él se proponían simplificar el proceso de desarrollo de software restando importancia a las prácticas poco eficaces, como la documentación excesiva, las reuniones demasiado frecuentes y la aplicación rígida de procesos.

Por aquel entonces, no imaginaban la importancia que adquiriría el movimiento ágil. Pasados 15 años, la gestion ágil de proyectos se encuentra en todas partes.

El término “ágil” se ha convertido en toda una palabra de moda en el mundo empresarial, a la altura de “sinergia”, “disrupción” o, la más famosa de todas, “pensamiento creativo”. En todos los departamentos de las empresas, desde los comerciales hasta los administrativos, se discute sobre quién es el más ágil.

¿Pero cuál es la gran diferencia entre la metodología “ágil” y el resto de palabras de moda que precedieron a esta en el mundo de la gestión de proyectos? La diferencia es que el enfoque de gestión ágil de proyectos tiene una definición concreta.

Este artículo tiene el objetivo de ofrecer una definición clara y concisa del término. Así, podrás corregir a tu jefe la próxima vez que hable sobre lo ágiles que fueron las reuniones de la tarde para programar las reuniones de planificación del mes siguiente.

Al comprender lo que significa realmente la metodología ágil, podrás ayudar a implementar prácticas ágiles en tu organización y detectarás ciertos aspectos que podrían mejorarse con una pizca de agilidad (como suprimir las reuniones semanales de planificación de reuniones).

Este artículo también presenta tres ejemplos de gestión ágil de proyectos en el mundo real.

Definición de la gestión ágil de proyectos

¿Qué es la gestión ágil de proyectos o Agile Management? La primera definición (y quizá la más pura) de la gestión de proyectos ágil proviene del Manifiesto ágil:

  • Anteponer individuos e interacciones frente a procesos y herramientas.
  • Anteponer el software funcional frente a la documentación detallada.
  • Anteponer la colaboración del cliente frente a la negociación de contratos.
  • Responder a los cambios en lugar de ceñirse a planes estáticos.

Sin embargo, de este críptico resumen se puede extraer una definición más concisa:

La gestión ágil de proyectos o Agile Management es una metodología de desarrollo iterativa que valora la comunicación y la retroacción humana, que se adapta a los cambios y que produce resultados tangibles.

Veámoslo en mayor profundidad.

  • La metodología ágil es iterativa, esto significa que se realiza por partes (sprints). En cada sprint se aplica lo aprendido en los anteriores con el fin de mejorar. Aquí es donde entra en juego el marco de trabajo Scrum. En la cumbre sobre PPM de Gartner de 2017, Nathan Wilson, director de investigación de Gartner, indicó que “el Scrum es una manera de organizar el trabajo que fomenta la agilidad”.
  • La metodología ágil es también una mentalidad. No es un libro de texto, ni una lista de instrucciones, ni una certificación. El mero hecho de intentar crear una plantilla o guía para trabajar de forma ágil va en contra de la propia metodología; sería como tratar de elaborar una guía detallada, paso a paso, para ser “moderno” o para improvisar jazz. Sin embargo, existe software de gestión de proyectos diseñado específicamente para fomentar la agilidad.
  • La gestión de proyectos ágil da más importancia a una comunicación eficaz que a la documentación detallada, las cadenas interminables de correos y el exceso de reuniones. Según los 12 principios del Manifiesto ágil: “El método más eficaz y efectivo de transmitir información a un equipo de desarrollo es la conversación cara a cara”. Si puedes comunicar algo en una conversación de diez segundos en lugar de enviar un correo electrónico, hazlo. Aquí es donde entra en juego el Scrum diario.
  • La metodología ágil consiste en producir resultados funcionales y tangibles tras cada iteración. Este punto es muy importante. Según los 12 principios: “El software funcional es el principal indicador del progreso”. El desarrollo ágil se puede comparar con el proceso editorial: primero se presenta un borrador y luego se revisa de acuerdo a las sugerencias del editor. ¡No se entrega toda la obra al completo el mismo día que debe entrar en imprenta!

Por qué la agilidad es importante

Ya sabes lo que es la agilidad, pero ¿por qué es importante?

Según el Project Management Institute (PMI), más del 70 % de las organizaciones han adoptado enfoques ágiles (estudio en inglés).

El motivo es simple: las empresas que trabajan con la gestión ágil de proyectos incrementan sus ingresos un 37 % más rápido que las que usan proyectos tradicionales.

Si tu empresa no usa una metodología ágil, perteneces a esa minoría que se está quedando atrás.

Ejemplos de gestión ágil de proyectos en el mundo real

Se han publicado muchos libros sobre la gestión de proyectos ágil en los que esta se analiza desde cientos de ángulos y sectores diferentes. Pero el objetivo de este artículo es explicar la metodología ágil de forma sencilla y comprensible. Veamos, por tanto, algunos ejemplos de la agilidad en el mundo real.

1. Tu comida a tu gusto

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Subway, la gestión ágil de proyectos en el sector de la restauración

Seguro que conoces algún restaurante de comida rápida que te permite personalizar tu pedido sobre la marcha, como Subway: al pedir un bocadillo, vas indicando al empleado qué ingredientes quieres a medida que este lo prepara.

¿Extra de queso? ¿Sin queso? ¿En otro tipo de pan? ¿Con salsa? ¿Sin salsa? No hay problema.

A cada paso del camino, tu “gestor de proyectos” culinario comprueba que tu proyecto marcha justo como tú quieres. El resultado final es una comida deliciosa que ha mejorado en cada paso gracias a la colaboración constante.

2. El Genius Bar de Apple

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Gestión ágil de proyectos en el Genius Bar de Apple

Si se deja a un lado lo pretencioso de su nombre, el Genius Bar de Apple es un fantástico ejemplo de gestión ágil de proyectos en el mundo real.

El usuario que llega con su iPhone o iPad averiado no tiene que rellenar un montón de formularios ni esperar su turno en sucesivas colas. Comparado con cualquier gestión burocrática, como renovar el carnet de conducir, verás que es un proceso totalmente diferente.

El Genius Bar es un proceso ágil porque se centra en la comunicación: el empleado que te atiende te hace preguntas y toma notas. En otras palabras: “Anteponer individuos e interacciones frente a procesos y herramientas”.

Quizá estés pensando que Apple también emplea procesos y herramientas, como los iPad en los que se toman las notas. Es cierto, pero la conversación y la interacción personal son lo más importante.

3. El fútbol

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¡La gestión ágil de proyectos puede ayudar a conseguir grandes logros!

Quizá creas que se trata de un ejemplo un poco exagerado, pero sigue leyendo.

Para tener éxito, un entrenador de fútbol debe parecerse bastante a un gestor ágil de proyectos. Cada temporada es un gran proyecto compuesto por decenas de partidos y cada partido es una iteración en el proyecto.

Imagina que el entrenador siempre alineara a los mismos once jugadores en todos los partidos de la temporada, sin realizar un solo cambio y sin tener en cuenta las posibles lesiones, el rendimiento del equipo o los rivales. Un entrenador así no llegaría muy lejos, ¿verdad? Hasta los mejores equipos del mundo tienen que hacer pequeños ajustes para seguir siendo competitivos.

La propia metodología ágil es equiparable a un partido de fútbol. Hay reuniones de Scrum (en forma de charlas en el vestuario) antes de salir al campo, comunicación personal (como las indicaciones del entrenador desde el banquillo) y un resultado concreto (ganar, perder o empatar) al final de cada iteración (partido).

La próxima vez que veas un partido, piensa qué puedes hacer para que tu empresa trabaje como un auténtico equipo de fútbol. ¡Pero cuidado con dar balonazos a los cristales!

El más ágil de todos

Recuerda que la gestión ágil de proyectos se basa en la comunicación humana, la adaptación a las condiciones cambiantes y la obtención de resultados útiles.

Sin embargo, la gestión ágil de proyectos está en constante cambio y evolución. Si preguntas a diez gestores de proyectos por su definición de agilidad, probablemente obtendrás diez respuestas distintas.

¿Buscas un software de gestión de proyectos? Consulta la lista de los mejores software de gestión de proyectos elaborada por Capterra.

Encuesta 2019: el software de gestión de proyectos en las pymes de España

Características del uso de software de gestión de proyectos en España

Características del uso de software de gestión de proyectos en España

Toda empresa, desde una multinacional a una pyme, encuentra desafíos a la hora de gestionar un proyecto. Conseguir los objetivos siguiendo el presupuesto marcado y solucionar incidencias que puedan surgir en el proceso es esencial. Para facilitar este trabajo existen los software de gestión de proyectos, con más de 800 entradas en nuestro catálogo. Estas herramientas mejoran la comunicación y la colaboración en los equipos y facilitan el flujo de trabajo.

Nos interesa conocer la opinión que tienen las pymes sobre este tipo de software. Para ello hemos lanzado una encuesta* en la que hemos preguntado, entre otras cuestiones, si usan un software de gestión de proyectos y si es instalado o en la nube, qué desafíos encuentran y cuáles son las funciones que ven más importantes. Algunas respuestas nos han sorprendido. Por ejemplo, que siga habiendo un 43 % de trabajadores que usa Excel y Outlook como herramienta principal, o que los métodos ágiles solo están implementados en un 11 % de las empresas.

Hemos dividido a los encuestados entre puestos de mando y producción, viendo que en algunos casos difieren los desafíos ante los que se topan al comenzar un proyecto. También al llevarlo a cabo. En cuanto al uso que dan a estas herramientas, ambos trabajan, por lo general, con las mismas funciones de los programas.

Preámbulo: ¿Qué es un software de gestión de proyectos?

Un software de gestión de proyectos ofrece la posibilidad de organizar el tiempo y encargar tareas a diferentes grupos o personas específicas y definir la dificultad de cada una. Gracias a estos programas, el equipo entero está informado de los procesos y sabe en qué fase se encuentra cada usuario. La transparencia, la comunicación (interna y externa) y la facilidad con la que se detectan posibles problemas son otras ventajas del uso del software de gestión de proyectos.

¿Quién usa el software de gestión de proyectos en España?

En España el uso de software de gestión de proyectos en pymes es, según los datos recopilados, del 57 %. Sigue el mismo patrón que otros países europeos como Alemania (información en alemán), algo más rezagada con un 54 %, y Francia (información en francés), que adelanta esta cifra con un 67 % de usuarios de software de project management. No hemos incluído en estos datos otros programas de gestión y manipulación de datos como Excel, que es sin duda la herramienta con más recorrido en este campo empresarial.

Uso de software en la gestión de proyectos

Desafíos a la hora de organizar un proyecto

No debemos empezar la casa por el tejado cuando queremos organizar un proyecto relativamente costoso y en el que están implicados diferentes actores. La organización del tiempo y saber cuáles son las fechas de entrega sería uno de los primeros pasos a tomar, sobre todo por aquellos que dirigen los equipos. No es de extrañar que el 41 % de los encuestados, tanto directivos como empleados, vean este factor como clave. Un software con estas funciones ayudará no solo a tener en mente los plazos, sino en muchos casos a saber en qué punto de la cadena está trabajando cada compañero.

Si continuamos con la opinión de los gestores, en orden de importancia sigue la organización de tareas, con un 37 %, esencial para un buen desarrollo del trabajo y después la capacidad de reaccionar a cambios inesperados en el proyecto, con un 29 %. No es que un gestor de proyectos informatizado vaya a resolver por arte de magia cada incidencia que pueda surgir, pero gracias al uso de software, el proceso seguirá cierto orden y, si el problema aparece en una parte concreta del proceso, la capacidad de reacción será más acertada.

Desafíos como gestor en la gestión de proyectos

Como decíamos, cumplir con los plazos es también el mayor desafío para los trabajadores. También la organización de las tareas y la reacción a los cambios que puedan surgir (el 29 % de los encuestados ven ambas cuestiones como importantes). Por otro lado, el 22 % destaca la dificultad de enfrentarse a problemas e incidencias inesperadas. Sí, trabajadores y gestores parecen estar de acuerdo. Sin embargo, cabe destacar que entre los empleados el desafío es la distribución de los roles. Concretamente para el 22 % de los que respondieron a nuestra encuesta.

Viendo estas respuestas, parece curioso que solo el 15 % de los directivos, y el 5 % de los trabajadores (una cifra muy baja) usan los métodos ágiles. Este tipo de funcionamiento, con software específicos de gestión del tipo Scrum o Kanban, surgió de ámbitos informáticos, donde la relación entre proveedor y cliente es constante y los proyectos están abiertos a muchos cambios. Aun así, la metodología ágil favorece a cualquier tipo de proyecto. Nos gustará saber en el futuro cómo evoluciona esta tendencia que, por ahora, en España sigue siendo bastante menor: en términos totales, del 11 %. Una cifra que dobla a la de Francia, donde un 5 % de los encuestados asegura usar los métodos ágiles; y que está muy por encima de Alemania, donde la implementación de estas herramientas no llega al 2 %.

Desafíos como empleado en la gestión de proyectos

Principales funciones del software de gestión de proyectos

Encontramos varias similitudes al comparar los desafíos a los que se enfrentan los trabajadores con las características que más utilizan el software de gestión de proyectos. La gestión de las tareas (el 52 % de los gestores y el 56 % de los trabajadores la destacan) y la organización del tiempo (importante para el 40 % de los gestores y el 56 % de los trabajadores) siguen siendo las más importantes para ambos grupos.

Funciones que más utilizan los directivos de los software de gestión de proyectos

Cabría destacar una diferencia significativa. El 32 % de los gestores utiliza un software de gestión de proyectos para organizar el presupuesto. Es esencial conocer los costes que tiene cada fase del proyecto. También los que puede acarrear encontrarse con problemas que surjan a lo largo del proceso.

Por el contrario, el 41 % de los trabajadores utiliza este tipo de herramientas para la gestión de documentos, algo que destacan solo el 27 % de quienes gestionan. Tener una buena organización del trabajo, sobre todo si hay un equipo amplio implicado, es crucial para llegar a finalizar un buen proyecto.

Funciones que más utilizan los empleados en la gestión de proyectos

El 43 % de los encuestados no usan software de gestión de proyectos

Cerca de la mitad de quienes respondieron a nuestra encuesta aseguran no utilizar otro software para la gestión de proyectos más allá de Excel o Outlook. Esto no significa que no se enfrenten a desafíos al comenzar un trabajo en equipo de cierta envergadura. Es más, se encuentran prácticamente con los mismos. El 43 % de los gestores que no usan un software de gestión de proyectos da importancia al cumplimiento de los plazos, frente al 34 % de los trabajadores; el 35 % de quienes organizan ve como desafío la capacidad de reaccionar a los cambios, una cifra parecida a la de los trabajadores, del 30 %. Para ambos grupos la distribución de los roles debe ser acertada: el 21 % en el caso de los gestores, frente al 29 % de los trabajadores.

Las pymes están dispuestas a  invertir en un software de gestión de proyectos, pero no más de 10 €

El 34 % de los encuestados, aún sin utilizar ningún software de gestión de proyectos y sabiendo los desafíos a los que se enfrentan, confirman no estar dispuestos a invertir en un software de estas características. No así el 32 %, que sí los usa, y le gustaría continuar invirtiendo en ellos. El 44 % gastaría hasta 10 € en un nuevo software, y el 29 % llegaría hasta los 50 €. Tan solo un 12 % de los que no usan software se plantea adquirir uno.

¿Cuánto está dispuesto a pagar por un software de gestión de proyectos?

El futuro para los proveedores de software de gestión de proyectos

Los proveedores de software de gestión de proyectos tienen un futuro muy prometedor. En España, algo más de la mitad de los encuestados asegura utilizar una herramienta de gestión de proyectos, una cifra que tiene vistas de seguir creciendo. Si desarrollas estos programas, te recomendamos mejorar y promover las funciones de organización de las tareas, la capacidad de reacción frente a cambios o la ayuda en el cumplimiento de los plazos marcados. Todas estas características son, como hemos visto, los desafíos y funciones que más destacan los profesionales involucrados en proyectos.

¿Quieres saber más?

Existen programas de gestión de proyectos de muchos tipos y también con diferentes rangos de precios. Para aquellos que quieren bien reducir costes, o probar si les conviene o no el uso de este tipo de herramientas, tenemos buenas noticias: existen herramientas de gestión de proyectos gratuitas (o con una versión sin coste) y otras solo de gestión de tareas. Además, si cuentas con un buen equipo de IT, también puede que te interese el software de código abierto para la gestión de proyectos.

Infografía. Características de la gestión de proyectos en España.


  • Metodología de la encuesta: para recopilar los datos de este informe hemos lanzado una encuesta en línea. Las respuestas provienen de una muestra del mercado español. El cuestionario se envió a 716 personas, de las cuales se seleccionaron 261 participantes. Los participantes cualificados están empleados (a tiempo completo, parcial o de manera autónoma) y trabajan en una pyme (entre 1 y 250 empleados). Todos provienen de diferentes sectores empresariales.

Cinco software de gestión de proyectos de código abierto para pymes

Cinco software de gestión de proyectos de código abierto para pymes

Cinco software de gestión de proyectos de código abierto para pymes

¿Eres de los que opina como Richard Stallman? De los que comparten todo, incluso el software. En sus palabras, si no usas un software de código abierto es porque no tienes (o no quieres) amigos. Quizás es una declaración demasiado agresiva, pero bien es verdad que estas herramientas se basan en la transparencia. Los software de open source gozan de ciertas ventajas: ser capaz de cambiar el código a tu gusto y aprovechar el conocimiento de otros, son dos de ellas. También el que sea gratuito. Como desventaja, un software de código abierto requiere de conocimientos avanzados de programación. Si no cuentas con un equipo de IT en tu empresa, es posible que necesites la ayuda de especialistas del propio software, un servicio que suele ser de pago.

Piénsalo antes de tomar una decisión, pero si finalmente optas por este tipo de herramienta a la hora de adquirir un software para la gestión de proyectos, te mostramos a continuación una lista de cinco seleccionados. Todas son  agilizarán los procesos en tu pyme. Al final de este artículo encontrarás el análisis que hemos llevado a cabo para elegir cada una. No ha sido fácil, pero esperamos ayudarte en tu búsqueda. Están ordenadas por orden alfabético y en cada una destacamos las fortalezas y debilidades del software, que deberás comparar según tus necesidades específicas.  

Software de código abierto para la gestión de proyectos

Los mejores software de gestión de proyectos de código abierto

 

GanttProject: veterana herramienta de planificación de proyectos

GanttProject, creada en 2003, es una de las herramientas más veteranas de esta lista. En los últimos 16 años ha pasado por varias versiones, la más reciente se lanzó en enero de 2019 (GanttProject 2.8.10). Puedes descargarla desde el proveedor o mediante uno de los repositorios de código registrados, como GitHub o SourceForge.

Es ideal para pequeñas empresas que necesiten funciones de planificación de proyectos, gestión de recursos y gestión de tareas, aunque es necesario contar con personal de TI que supervise la implementación y la resolución de problemas.

GanttProject está programada en Java (requiere Java RunTime) y es compatible con los sistemas operativos Windows, OSX y Linux.

Entre sus funciones se incluyen la gestión de tareas, la gestión de recursos y la planificación de proyectos mediante diagramas de Gantt y diagramas PERT. Los usuarios pueden exportar datos en .csv y generar informes en PDF.

Planificación de proyectos con GanttProject
Vista de diagrama de Gantt en GanttProject (Fuente)

Ventajas: es un producto muy sólido y, como es gratuito, el proveedor deja claro qué incluye y qué no. Por ejemplo, su página de preguntas frecuentes (en inglés) indica claramente que GanttProject no puede realizar nivelación de recursos. Esta claridad sobre las capacidades del producto demuestra que el equipo trata de satisfacer las necesidades de sus usuarios.

Además de las preguntas frecuentes, el proveedor ofrece distintos recursos de soporte (en inglés), como tutoriales en vídeo creados por voluntarios y un foro de asistencia.

Desventajas: no es posible medir la duración de las tareas en horas, solo en días. Aunque esta desventaja no es exclusiva de GanttProject, puede disuadir a equipos que necesiten gestionar proyectos pequeños en los que las tareas se completan en menos de un día.

Precio de actualización: no aplicable

Aplicaciones móviles: no aplicable

Adecuado para: pequeñas y medianas empresas que necesiten supervisar la planificación de grandes proyectos y que cuenten con personal de TI dedicado a la supervisión del alojamiento, el mantenimiento del servidor y las actualizaciones del software.

OpenProject: robusta solución de gestión de proyectos

OpenProject Community es una sólida herramienta de gestión de proyectos creada en Ruby on Rails y compatible con sistemas operativos Linux.

Las capacidades gratuitas de OpenProject Community incluyen gestión de tareas, seguimiento del tiempo, colaboración de equipos, planificación de proyectos con diagramas de Gantt, presupuestos y creación de informes. También es compatible con gestión de proyectos ágil y ofrece paneles de tareas, backlogs, seguimiento de errores y hojas de ruta.

Los usuarios que deseen usar OpenProject en la nube o para fines empresariales pueden descargar una licencia de pago. Estos planes ofrecen funciones adicionales como personalización, mayor seguridad y soporte.

OpenProject se creó en 2012 y lanza mensualmente nuevas versiones. La más reciente se presentó en febrero de 2019 (OpenProject 8.2.1).

Puedes descargar o adquirir OpenProject en la web del proveedor o desde uno de los repositorios de código registrados, como GitHub o SourceForge.

Gestión de proyectos con código abierto de OpenProject
Resumen de sprint en OpenProject (Fuente)

Ventajas: OpenProject incluye todas sus funciones de gestión de proyectos en la versión gratuita.

Aquellas empresas que quieran actualizar a las versiones Cloud o Enterprise para obtener opciones de personalización, funciones de seguridad como la autenticación de dos factores y soporte profesional pueden hacerlo de forma asequible.

Desventajas: OpenProject Community no ofrece mucha asistencia más allá de los manuales de usuario. Además, como en cualquier solución de sobremesa autoinstalada, debes contar con conocimientos técnicos suficientes para resolver los problemas o con personal de TI que pueda supervisar la instalación y realizar el mantenimiento de la solución.

La herramienta no es compatible con Windows y para ejecutarla en OSX será necesario configurar un entorno de desarrollo. Linux puede ser el sistema operativo favorito de los desarrolladores, pero Windows es, sin duda, mucho más común. Esta incompatibilidad puede resultar problemática.

Precio de actualización: 4.95 euros mensuales por usuario para OpenProject Cloud, con un mínimo de cinco usuarios, y 9.95 euros mensuales por usuario para OpenProject Enterprise, con un mínimo de 15 usuarios.

Aplicaciones móviles: no aplicable

Adecuado para: pequeñas empresas ya establecidas que necesiten una solución de gestión de proyectos robusta y que cuenten con personal técnico de TI familiarizado con el sistema operativo Linux. Así podrán gestionar el alojamiento, las actualizaciones del software y el mantenimiento del servidor.

OrangeScrum: gestión de tareas básica para pequeñas empresas

OrangeScrum es una herramienta de gestión de proyectos y tareas. OrangeScrum Community es su aplicación gratuita de sobremesa y de código abierto. También se puede adquirir la versión en la nube o el software para alojamiento propio. Programada en CakePHP, es compatible con sistemas operativos Windows, OSX y Linux.

Sus funciones gratuitas incluyen gestión de tareas mediante listas o tableros Kanban, uso de recursos y creación de informes y analíticas. Los usuarios pueden adquirir funciones prémium para añadirlas a su plan gratuito o actualizar a un plan de pago.

Las funciones prémium incluyen seguimiento del tiempo, tareas recurrentes, diagramas de Gantt, plantillas de proyecto, gestión de clientes y gestión de roles de usuario. También se puede obtener formación y asistencia a un precio adicional.

OrangeScrum Community se creó en 2014 y se puede descargar desde la web del proveedor o desde el repositorio de código GitHub. La última versión de OrangeScrum se lanzó en enero de 2019 (V3.0).

Vista de notificaciones en el panel de usuario de OrangeScrum (Fuente)

Ventajas: los usuarios de OrangeScrum Community pueden acceder a un foro global y a la documentación disponible en línea para resolver problemas. También se ofrece una guía de instalación y soporte por correo electrónico, Skype y teléfono. Los usuarios de Capterra otorgan a este producto una valoración promedio de 4.5/5 estrellas por su atención al cliente.

Desventajas: la información sobre los planes de OrangeScrum puede resultar confusa para los usuarios, ya que la versión gratuita y la de pago comparten el mismo nombre. Si buscas en Google “OrangeScrum”, los resultados principales son orangescrum.com y orangescrum.org (versión gratuita y de código abierto), sin indicación clara de que sean el mismo producto.

En segundo lugar, el proveedor no distingue entre las capacidades gratuitas y los complementos de pago, presentándolos de igual manera a los visitantes de la web. Por ejemplo, al entrar en el apartado “funciones” de orangescrum.org, la primera capacidad que se enumera es el seguimiento del tiempo, una función prémium por la que el usuario debe pagar.

Puedes consultar las características de ambos planes en esta tabla comparativa (información en inglés).

Precio de actualización: la versión basada en la nube tiene un coste de 9 dólares mensuales para diez usuarios (Startup), 29 dólares mensuales para 20 usuarios (Basic), 49 dólares mensuales para 35 usuarios (Standard), 89 dólares mensuales para 60 usuarios (Professional) y 129 dólares mensuales para 100 usuarios (Corporate).

La versión autoinstalada se comercializa en paquetes similares, con pagos únicos de 259 dólares para diez usuarios (no incluye tasas de mantenimiento y soporte), 439 dólares para 20 usuarios y 709 dólares para 35 usuarios.

Aplicaciones móviles: iOS, Android

Adecuado para: pequeñas empresas que busquen una solución de gestión de tareas autoinstalada para personalizarla según sus necesidades. Es recomendable contar con personal de TI dedicado que pueda gestionar el alojamiento, las actualizaciones del software y el mantenimiento del servidor.

ProjectLibre: herramienta de diagramas de Gantt de código abierto

ProjectLibre es una herramienta de gestión de proyectos de código abierto muy popular que suma más de tres millones y medio de descargas. Sus funciones de diagramas de Gantt ayudan a crear tareas y visualizar al mismo tiempo el camino crítico en un solo panel.

Diagramas de Gantt con ProjectLibre
ProjectLibre en la práctica (Fuente)

Ventajas: los usuarios de Capterra otorgan a ProjectLibre una valoración media de 4.5/5 estrellas. Entre sus funciones destacan los diagramas de Gantt, que permiten visualizar dependencias de tarea, y los informes en hojas de cálculo, que facilitan el seguimiento de los costes del proyecto y la disponibilidad de recursos.

Los usuarios de Capterra mencionan también que su compatibilidad con Microsoft Project permite migrar archivos y diagramas de Gantt.

Desventajas: la interfaz de usuario de ProjectLibre no es muy atractiva para aquellos que no estén familiarizados con Microsoft Project y herramientas similares.

También es complicado encontrar asistencia. Hay un antiguo documento de Google de 2014 (en inglés), de 35 páginas, con comentarios como “no comprendo cómo funciona la búsqueda, ¿alguien puede explicármelo?”. Por suerte, existe un foro en su web medianamente activo. En caso de que tengas algún problema con ProjectLibre, te encontrarás perdido hasta que este se resuelva por sí mismo.

ProjectLibre es compatible con OpenOffice, LibreOffice y Microsoft Project 2003, 2007 y 2010; sin embargo, no es plenamente compatible con Microsoft Project 2013 o 2016.

Precio de actualización: ProjectLibre no ofrece versión de pago (todavía). Se espera que durante este año se lance una versión de pago en la nube.

Aplicaciones móviles: no aplicable

Adecuado para: usuarios que busquen una herramienta de diagramas de Gantt gratuita y de código abierto.

ProjeQtOr: solución de gestión de proyectos de código abierto repleta de funciones

ProjeQtOr es una robusta herramienta de gestión de proyectos de código abierto creada en 2009 por el desarrollador francés Pascal Bernard.

A lo largo de los años, decenas de colaboradores han trabajado de manera significativa en el proyecto, ampliándolo hasta convertirlo en una completa solución de gestión de proyectos con innumerables funciones. Entre ellas se incluyen gestión de cartera, seguimiento de errores, gestión de riesgos y gestión de presupuesto.

Puedes probar todo lo que ofrece la solución con esta demo en línea. Además de las versiones instaladas, puedes ejecutar el software directamente desde el navegador.

Gestión de proyectos de código abierto con ProjeQtOr
Interfaz de usuario principal de ProjeQtOr (Fuente)

Ventajas: ProjeQtOr es completamente gratuita. El desarrollador gana dinero con el alojamiento de la solución, el soporte prémium (el básico está disponible en el foro de la comunidad), la formación y el desarrollo de funciones personalizadas. Los usuarios pueden solicitar funciones de forma gratuita en el foro, pero el “patrocinio” de una solicitud siempre acelerará el proceso.

La solución se actualiza con frecuencia: se lanzan parches varias veces al mes y cada dos meses aproximadamente aparece una nueva versión con funciones adicionales y errores corregidos. El foro de la comunidad también es muy activo. Bernard (cuyo nombre de usuario en el foro es “babynus”) respondió a más de diez temas el día que lo consultamos.

Desventajas: como se puede ver en la captura de pantalla, ProjeQtOr ofrece mucho. Quizás demasiado. Esto puede resultar abrumador para los nuevos usuarios. La propia web indica: “ProjeQtOr puede dar miedo a primera vista, la cantidad de iconos disponibles tras instalar la aplicación es impresionante y quizá todo parezca demasiado complejo”.Sin embargo, el usuario puede desactivar cualquier botón que no necesite.

Precio de actualización: completamente gratuita, a menos que desees obtener el mencionado soporte de pago.

Aplicaciones móviles: no aplicable

Adecuado para: usuarios que busquen una solución de gestión de proyectos con muchas funciones y no necesiten demasiada asistencia ni una interfaz elegante.


La metodología aplicada

Productos gratuitos y de código abierto

Para incluir un software de código abierto en este artículo, la herramienta debe publicar su código fuente de modo que cualquiera pueda inspeccionarlo, modificarlo y mejorarlo.

Criterios de inclusión adicionales:

  • El código fuente debe haber sido actualizado (versiones completas o pequeñas correcciones) en los últimos 12 meses.
  • La puntuación promedio de las reseñas de usuarios de Capterra sobre la herramienta debe ser de, al menos, 3.5/5 estrellas.
  • El software debe, como mínimo, ser compatible con uno de los siguientes sistemas operativos: Windows, Mac, Linux.

Productos gratuitos o freemium

En la primera fase de esta investigación, se evaluaron los productos del directorio de software de gestión de proyectos de Capterra para determinar si existen versiones gratuitas y si estas cumplen los criterios de inclusión.

A continuación, se ordenaron los productos admitidos según su categoría: gestión de tareas y gestión de proyectos.

La evaluación final califica cada producto según su experiencia en el sector, tendencias del mercado y capacidades específicas del software.

1. ¿Es gratuito y cumple estos criterios de oferta gratuita?

En este artículo se clasifica un producto como gratuito si:

  • Ofrece una versión gratuita e independiente del software.
  • No es una versión de prueba de un software que, tras un determinado período de tiempo, debe adquirirse.

Cuando la herramienta se clasifica como gratuita, se analiza según los siguientes criterios:

  • Cuenta como mínimo con tres reseñas verificadas en la web de Capterra.
  • Admite al menos tres usuarios independientes en el plan gratuito.
  • Es identificada como aplicación “segura” en la tienda de Google Play.
  • Su proveedor no envía más de diez correos electrónicos de marketing durante la primera semana de registro.

2. ¿Es un software de gestión de proyectos o de gestión de tareas?

Los productos que cumplen los criterios anteriores se evalúan según esta definición de software de gestión de proyectos:

El software de gestión de proyectos ayuda a las organizaciones a gestionar y entregar proyectos a tiempo, según el presupuesto y dentro del alcance establecido. Estas herramientas ayudan a dirigentes de pequeñas empresas, equipos de proyecto y partes interesadas a planificar, supervisar y controlar sus proyectos.

Esta comprobación verifica las capacidades básicas de gestión de proyectos y su idoneidad para la categoría.

Los productos se clasifican como software de gestión de proyectos si contienen todas estas funcionalidades principales:

  • Gestión de tareas: creación de tareas, establecimiento de plazos y asignación de tareas a los usuarios. Supervisión del progreso de cada tarea hasta su finalización.
  • Funciones de colaboración: suministro de un espacio de trabajo centralizado que permite a múltiples usuarios comunicarse, debatir y coordinar.
  • Gestión de documentos/intercambio de archivos: capacidad de intercambio de archivos y almacenamiento en un repositorio central, con seguimiento de versiones e historial de cambios.
  • Planificación de proyectos: configuración de criterios de alcance, presupuesto y plazo. División de proyectos en hitos y tareas individuales. Definición de camino crítico e identificación de dependencias, limitaciones y recursos clave.
  • Creación de informes/paneles: capacidad de mostrar gráficos, tablas, presentaciones de datos y flujos de actividad. Seguimiento de estimaciones reales y previstas de tiempo y costes.

Muchas pequeñas empresas necesitan este software únicamente para gestionar tareas y colaborar entre grupos reducidos. Por ello, si un software no cumple esa definición de gestión de proyectos, se evalúa según la siguiente definición de software de gestión de tareas:

El software de gestión de tareas ayuda a individuos y equipos a organizar, gestionar y completar tareas. Estas herramientas permiten a los usuarios crear tareas, seguir los progresos de las mismas y colaborar.

Los productos se clasifican como software de gestión de tareas si contienen todas estas funcionalidades principales:

  • Creación de tareas: creación de tareas, asignación a usuarios y establecimiento de plazos. Posibilidad de añadir descripciones a las tareas y de designarlas como parte de un proyecto.
  • Seguimiento de progreso de tareas: visualización de historial y progresión de tareas.
  • Colaboración: posibilidad de comentar en las tareas y adjuntar archivos.
  • Especialización de asignación de tareas: posibilidad de añadir etiquetas a las tareas, mostrar su estado y marcar prioridades.
  • Notificaciones: configuración de notificaciones por correo electrónico o en la aplicación para distintos elementos de acción o recordatorios basados en la ubicación.
  • Posibilidad de mover o editar tareas: posibilidad de mover tareas arrastrándolas, y de elegir o designar nuevos estados.

3. Evaluación final

La evaluación final de los productos restantes combina siete factores específicos junto con el conocimiento del sector de los analistas, la experiencia con las herramientas y la comprensión de las tendencias y necesidades de los negocios en el panorama del software de gestión de proyectos.

Los factores de revisión final incluyen:

  • Capacidades nativas: conjuntos de funciones indicados en las definiciones de mercado de gestión de proyectos y gestión de tareas.
  • Móvil: disponibilidad para dispositivos de todo tipo (iOS, Android, Windows), puntuaciones generales de reseñas en tiendas de aplicaciones.
  • Atención al cliente: asistencia en el producto (temas de ayuda, preguntas frecuentes, comunidad), soporte por correo electrónico/texto, disponibilidad (24 horas, limitada, solo en EE. UU. o global).
  • Seguridad: cualificación ISO/IEC 27001, HIPAA, SP 800-53 y/o DIACAP Nivel 2, AES, TLS/SSL y 2FA.
  • API: disponibilidad, retrocompatibilidad.
  • Facilidad de uso.
  • Alcance de mercado.

Todas las soluciones se puntuaron en una escala de diez puntos para seleccionar los mejores  productos, que se enumeran en este artículo en orden alfabético.

En esta investigación se contó con la colaboración adicional de Anthony Bradley, Rachel Burger y Laura Clymer.

Gestion de projets marketing : top 5 des logiciels les mieux notés

Les cinq meilleurs logiciels de gestion de projets marketing

Le marketing mix de votre PME vous oblige à jongler entre marketing digital, content marketing, publicité et relations publiques ? Vous êtes trop débordé pour vous concentrer sur votre stratégie marketing globale et sur vos objectifs commerciaux ?
Alors il est peut-être temps d’investir dans un logiciel de gestion de projets.
Ce type d’outil vous donne un aperçu global de toutes vos activités marketing et vous permet de :

  • Collaborer et gérer les tâches associées à différents projets et à différentes campagnes
  • Planifier l’utilisation des ressources dans le cadre de divers projets selon leur disponibilité
  • Surveiller le temps consacré à chaque projet et le retour sur investissement de toutes vos actions marketing

Pour assurer un retour sur investissement (RSI) optimal, vous devez choisir la solution de gestion projets qui répondra à l’ensemble de vos besoins.

Les cinq meilleurs logiciels de gestion de projets marketing

Les avis utilisateurs peuvent vous aider à faire le bon choix. En effet, l’analyse des commentaires et des notes attribuées aux produits permet aux responsables marketing des PME de mieux comprendre les points forts et les points faibles de chaque solution. Sur cette base, ils peuvent sélectionner les outils les plus intéressants selon différents critères qualitatifs (convivialité, support client, fonctionnalités, etc.).

Pourtant, 34 % des PME ne consultent pas les avis utilisateurs et prennent donc le risque de s’équiper d’un outil  de gestion de projets qui ne répond pas véritablement à leurs besoins marketing.

Pour vous faciliter la tâche, nous avons analysé environ 4 000 avis publiés par des marketeurs de PME. Sur cette base, nous avons sélectionné les cinq meilleures solutions de gestion de projets marketing :

graphique-top-5 logiciels de gestion de projets marketing

Asana : solution de gestion de projets équipée de fonctionnalités avancées de gestion de tâches

Asana est une solution de gestion de projets et de tâches cloud.

Fonctionnalités clés

  • Gestion de tâches : créez des tâches et des sous-tâches, assignez-les aux membres de vos équipes et suivez la progression des activités dans des diagrammes de Gantt et des tableaux de bord.
  • Communication : informez les responsables et les intervenants de l’évolution du projet et ajoutez des commentaires détaillés aux tâches et aux sous-tâches.
  • Tableau de bord : créez des tableaux de bord personnalisés pour surveiller le statut et les jalons de tous vos projets.
  • Partage de fichiers : partagez des documents grâce aux intégrations Dropbox, Google Drive et Box.

Asana est accessible sous forme d’abonnement. Le logiciel se décline en trois versions (premium, business et enterprise) selon le nombre de fonctionnalités incluses. Il existe également une version freemium accessible à 15 utilisateurs maximum.

plateforme logiciel asana

Avis utilisateurs

D’après notre analyse des avis utilisateurs publiés sur Capterra par des clients présentant un profil de marketeur, voici les points forts d’Asana et les améliorations attendues des utilisateurs.

Points forts

  • Échéanciers clairs : pour de nombreux utilisateurs, l’affichage en ligne du temps simplifie le suivi en temps réel de la progression des tâches et des projets.
  • Partage de fichiers en glisser-déposer : les clients apprécient la simplicité d’utilisation de la fonctionnalité de partage de fichiers. Le logiciel permet de glisser-déposer des fichiers et des images dans des tâches, ainsi que de chercher des images à partir de balises meta.
  • Application mobile intuitive : les utilisateurs trouvent l’application mobile facile à prendre en main et à utiliser. Ils sont aussi séduits par la fonctionnalité d’accès hors ligne.

Améliorations attendues

  • Fonctionnalité de chat : certains utilisateurs Capterra estiment que le manque de systèmes de messagerie privée et de chat limite l’intérêt du logiciel.
  • Fonctionnalités de calendrier : quelques clients avertissent que les fonctionnalités de calendrier ne permettent pas aux utilisateurs de voir leurs tâches, leurs sous-tâches ou leurs échéances, ni de fusionner des calendriers.

Public visé

Asana est une solution complète de gestion de projets qui associe fonctionnalités de collaboration et de gestion de tâches. Le produit convient particulièrement bien aux responsables marketing d’entreprises de toutes tailles qui veulent rationaliser leurs processus de gestion des tâches.

Asana est aussi parfait pour les utilisateurs débutants à la recherche d’un produit gratuit. La version gratuite du logiciel est ouverte à 15 utilisateurs maximum et elle inclut des fonctionnalités de gestion de projets de base comme les tableaux et les listes de tâches, une vue calendrier et les mises à jour de statuts.

Basecamp : solution de gestion de projets simple pour gérer plusieurs projets

Basecamp est un logiciel de gestion de projets cloud.

Fonctionnalités clés

  • Listes de choses à faire : créez des listes de tâches, assignez-les à vos collaborateurs et fixez des échéances pour chaque tâche.
  • Tableaux de discussions : collaborez avec les membres de votre équipe autour de sujets, d’idées ou de projets précis.
  • Planification : programmez les événements et les tâches et synchronisez le calendrier de Basecamp avec iCal, Google Calendar ou Outlook.
  • Partage de fichiers : téléchargez des fichiers, des images et des documents grâce à la fonctionnalité glisser-déposer.
  • Accès client : autorisez vos clients à accéder aux tâches des projets et à ajouter leurs commentaires.

Basecamp propose un tarif mensuel fixe pour un nombre illimité d’utilisateurs et de projets.

plateforme logiciel basecamp
Liste de choses à faire dans Basecamp (source)

Avis utilisateurs

D’après notre analyse des avis utilisateurs publiés sur Capterra par des clients présentant un profil de marketeur, voici les points forts de Basecamp et les améliorations attendues des utilisateurs.

Points forts

  • Simplicité d’utilisation : Basecamp est conçu pour être facile à utiliser et les utilisateurs estiment que l’objectif est atteint. Ils apprécient la simplicité d’installation et de prise en main du logiciel.
  • Outils de gestion de projets multiples efficaces : autre avantage mentionné par de nombreux clients est la facilité de gestion de plusieurs projets. Basecamp permet aux gestionnaires de créer plusieurs projets et des listes de tâches communes.
  • Prix bas : les utilisateurs Capterra apprécient la structure de prix transparente de Basecamp.

Améliorations attendues

  • Fonctionnalités avancées : les utilisateurs saluent la simplicité de Basecamp, mais ils estiment que la solution manque de fonctionnalités avancées telles que la planification des ressources ou le suivi des heures.
  • Génération de rapports : selon les utilisateurs, le logiciel pourrait comprendre des fonctionnalités de reporting plus avancées.

Public visé

Basecamp est parfait pour les marketeurs de PME à la recherche d’un outil de gestion de projets leur permettant de gérer des projets multiples.

Monday.com : simplicité et support client approuvés

Monday.com est une solution de gestion de projets accessible en cloud et en local.

Fonctionnalités clés

  • Modèles de projets : personnalisez vos modèles de flux de travail et réutilisez-les dans des projets similaires.
  • Planification : établissez vos échéanciers en tenant compte des différentes phases de chaque projet et surveillez votre progression dans vos tableaux de bord.
  • Collaboration : communiquez avec les membres de votre équipe en ajoutant des messages aux tâches.
  • Gestion documentaire : ajoutez des fichiers, des images et d’autres types de contenu multimédia aux tâches. Profitez aussi de la fonctionnalité de recherche de documents.
  • Suivi des heures : surveillez le temps consacré aux projets par chaque membre de l’équipe et exportez cette information dans vos documents de facturation.

Monday.com est disponible sous forme d’abonnement mensuel et se décline en plusieurs versions (et tarifs) : basic, standard, pro et enterprise.

plateforme logiciel monday.com
Gestion de tâches dans monday.com (source)

Avis utilisateurs

D’après notre analyse des avis utilisateurs publiés sur Capterra par des clients présentant un profil de marketeur, voici les points forts de monday.com et les améliorations attendues des utilisateurs.

Points forts

  • Options de personnalisation étendues : les utilisateurs Capterra trouvent les tableaux de tâches, les flux de travail et les tableaux de bord faciles à personnaliser.
  • Outils de reporting intuitifs : les clients apprécient la simplicité de la fonctionnalité de reporting de monday.com, très utile pour les chefs de projet.
  • Support client réactif : les utilisateurs sont satisfaits de la réactivité du support client de monday.com.

Améliorations attendues

  • Rapidité : certains utilisateurs Capterra avertissent que le système ralentit lors de l’ajout de nombreux utilisateurs et projets.
  • Tarifs : les clients ne sont pas convaincus par le tarif global de monday.com, qui les force à payer un prix mensuel fixe jusqu’à cinq utilisateurs même si leur équipe est plus réduite.

Public visé

Monday.com est une solution de gestion de projets destinée aux équipes. Elle est donc idéale pour les responsables marketing de PME en charge de plus de cinq collaborateurs.

Monday.com inclut non seulement des fonctionnalités de gestion d’équipe, mais aussi des options robustes d’interactions client. Le logiciel convient donc également aux agences de marketing et aux équipes marketing en contact direct avec leurs clients.

Teamwork Projects : logiciel de collaboration pour petites équipes

Teamwork Projects est une solution de gestion de projets cloud.

Fonctionnalités clés

  • Messagerie : assurez une communication optimale entre les chefs de projets et les membres de l’équipe grâce aux commentaires et aux notes. Les mentions “@” permettent d’identifier des collaborateurs dans les commentaires.
  • Suivi des heures : surveillez les heures consacrées aux différentes tâches d’un projet et utilisez cette information pour établir vos données de facturation.
  • Diagrammes de Gantt : visualisez la progression des tâches.
  • Dépendances de tâches : en cas de retard dans une tâche, avertissez les intervenants des conséquences potentielles sur le bon déroulement du projet. Cette fonctionnalité est très utile pour coordonner des projets complexes impliquant de nombreux collaborateurs.

Teamwork Projects est accessible sous forme d’abonnement mensuel et se décline en trois versions : pro, premium et enterprise. Il existe également une version gratuite, limitée à cinq utilisateurs et deux projets.

plateforme logiciel teamwork projects
Tableau de bord de projet dans Teamwork Projects (source)

Avis utilisateurs

D’après notre analyse des avis utilisateurs publiés sur Capterra par des clients présentant un profil de marketeur, voici les points forts de Teamwork Projects et les améliorations attendues des utilisateurs.

Points forts

  • Prise en main aisée : les utilisateurs Capterra trouvent l’interface interactive et facile à prendre en main. Ils apprécient également les guides et les vidéos de formation.
  • Listes de tâches détaillées : les clients sont séduits par les nombreuses options de personnalisation des listes de tâches (étiquettes de tâches, sous-tâches, échéances et priorités).
  • Modèles de projets personnalisables : les utilisateurs Capterra estiment que les modèles de projets de Teamwork Projects simplifient la création de projets similaires.

Améliorations attendues

  • Suivi des heures : selon les utilisateurs Capterra, les fonctionnalités de suivi des heures du logiciel pourraient être plus puissantes.
  • Aperçus Gantt : les clients aimeraient que les diagrammes de Gantt soient plus interactifs et plus simples à utiliser.

Public visé

Teamwork Projects se centre sur la collaboration et convient donc particulièrement bien aux marketeurs actifs dans des agences, des équipes créatives ou des services marketing de PME qui veulent s’équiper d’un outil de gestion de projets pour améliorer la coordination au sein de leurs équipes.

Workfront : solution de gestion de projets centrée sur les processus et les flux de travail

Workfront est une solution de gestion de projets cloud.

Fonctionnalités clés

  • Gestion des demandes : créez et hiérarchisez les demandes grâce à des formulaires personnalisés.
  • Gestion des ressources : assignez les tâches aux collaborateurs les mieux placés  selon leurs disponibilités et leurs compétences.
  • Gestion de tâches : créez, assignez et surveillez les différentes tâches de chaque projet.
  • Gestion des approbations : établissez un système de gestion des approbations pour récolter les informations pertinentes et les commentaires utiles à chaque étape du processus d’approbation.
  • Collaboration : collaborez en temps réel avec vos équipes grâce à la messagerie instantanée et aux commentaires associés à chaque projet.

Workfront se décline en quatre versions : team, pro, business et enterprise. Les tarifs dépendent du nombre d’utilisateurs et de fonctionnalités.

plateforme logiciel workfront
Reporting dans Workfront (source)

Avis utilisateurs

D’après notre analyse des avis utilisateurs publiés sur Capterra par des clients présentant un profil de marketeur, voici les points forts de Workfront et les améliorations attendues des utilisateurs.

Points forts

  • Personnalisation aisée : les utilisateurs Capterra aiment les options de personnalisation des tableaux de bords, des tableaux de tâches, des feuilles de temps et des notifications offertes par Workfront.
  • Support client réactif : le support client de Workfront est apprécié. La base de connaissances en self-service est utile et l’équipe est réactive.
  • Flux de travail détaillés : pour les utilisateurs, les flux de travail sont faciles à construire et à personnaliser.

Améliorations attendues

  • Prise en main : selon les utilisateurs, la prise en main du produit est un peu longue.
  • Prix : les clients estiment que, malgré l’intérêt des nombreuses options incluses dans le produit, les tarifs peuvent être rédhibitoires, en particulier pour les petites équipes.

Public visé

Workfront permet de gérer des flux de projets complexes impliquant plusieurs équipes. Il est donc idéal pour les marketeurs de PME qui doivent travailler avec de nombreux collaborateurs et équipes internes et externes.

Comment choisir le logiciel idéal

Après avoir consulté cette liste de produits recommandés par les utilisateurs, il ne vous reste plus qu’à déterminer quelle solution répondra le mieux à vos besoins.

Voici trois étapes à suivre pour sélectionner le logiciel le plus adapté.

  1. Évaluez vos besoins : chaque outil présenté dans cette liste inclut des fonctionnalités de collaboration, de planification et de reporting, mais votre entreprise a peut-être d’autres exigences. Une agence marketing qui facture ses clients à l’heure, par exemple, a besoin d’un logiciel de gestion de projets incluant des fonctionnalités de suivi des heures. Identifiez les fonctionnalités nécessaires et sélectionnez les produits correspondants.
  2. Profitez des démos et des versions d’essai gratuites : avant de vous décider, n’hésitez pas à demander une démo ou à tester une version d’essai gratuite pour vous faire une idée concrète des capacités de l’outil que vous comptez utiliser.
  3. Calculez le coût de votre produit sur l’ensemble de son cycle de vie (TCO) : les coûts de l’acquisition d’une licence ne sont pas les seuls à prendre en compte lors de l’achat d’un nouveau logiciel. Un éditeur peut notamment vous facturer des fonctionnalités supplémentaires ou le support client avancé. Avant d’acheter un outil, pensez donc à calculer son TCO pour déterminer si le coût du produit sur l’ensemble de son cycle de vie correspond à votre budget.

Dans notre répertoire, vous pouvez comparer encore plus de solutions de gestion de projets, consulter les avis des utilisateurs et filtrer les options par notes, fonctionnalités et bien plus encore.


Critères de sélection

Les solutions reprises dans cette liste sont celles auxquelles des professionnels du marketing avaient attribué en moyenne la note la plus élevée au moment de la rédaction de l’article. Nous avons évalué 216 applications de gestion de projets et environ 3 936 avis utilisateurs certifiés extraits du site web de Capterra. Nous n’avons tenu compte que des informations fournies par des utilisateurs associés à des services marketing, des agences de marketing et des agences de relations publiques.

  • Nous avons d’abord analysé les avis des utilisateurs associés à des services marketing, des agences de marketing et des agences de relations publiques pour ne retenir que les produits qui avaient obtenu au moins quatre étoiles sur cinq et rassemblaient dix avis utilisateurs minimum.
  • Les logiciels retenus devaient inclure des fonctionnalités essentielles pour la gestion de projets : planification, collaboration et reporting.
  • Les sections “Points forts” et “Améliorations attendues” sont basées sur les commentaires publiés par les utilisateurs.
  • Les sections “Public visé” résument les commentaires généraux des utilisateurs. Elles récapitulent les fonctionnalités les plus appréciées et indiquent le type de clientèle à laquelle convient chaque outil.

Attention : cet article reflète les opinions et les points de vue exprimés par des utilisateurs ; il n’est pas représentatif de l’opinion de Capterra.

Vous avez besoin d’un logiciel de gestion de projets ? Consultez la liste des meilleures solutions de gestion de projets établie par Capterra.

5 Apps mit Spitzenbewertungen für die Projektzeiterfassung im Team

5 Apps zur Projektzeiterfassung

5 Apps zur Projektzeiterfassung

Die Stunden, die man mit seinem Team an einem Projekt arbeitet, manuell zu berechnen, ist nicht unmöglich, aber auch nicht ohne Risiko: Schlimmstenfalls verrechnet man sich und sendet dem Kunden eine falsche Zahl. Ist sie zu niedrig, verliert man Geld. Ist sie zu hoch, muss man eine Übersicht einreichen und Rechenschaft über die eigene Projektzeiterfassung ablegen. Und möglicherweise bekommt der Projektmanager Ärger.

Solche Situationen schädigen die Beziehungen und das Vertrauensverhältnis zu den eigenen Kunden. Schlimmstenfalls verliert man sogar einen.

Jedes kleine Unternehmen, das etwas auf seinen Ruf gibt, sollte alles daran setzen, Fehler bei der Projektzeiterfassung zu vermeiden. Jedoch erfassen immer noch 62 Prozent der kleinen Unternehmen mit Mitarbeiter*innen auf Stundenbasis die Projektzeit auf Papier oder mithilfe von Tabellenkalkulationen, die ein hohes Fehlerrisiko mit sich bringen.

Wer der Konkurrenz einen Schritt voraus bleiben und teure Fehler vermeiden will, benötigt Projektmanagement-Software zur Projektzeiterfassung. Dadurch wird nicht nur der Workflow gestreamlined, sondern auch genau festgehalten, wie viele Stunden an einem Projekt gearbeitet wurden. Ungenauigkeiten kosten letztendlich Geld und schaden dem Ruf und der Beziehung zu Kunden.

Wir haben eine Liste der fünf am höchsten bewerteten Apps zur projektbezogenen Zeiterfassung zusammengestellt (in alphabetischer Reihenfolge basierend auf GetApp-Nutzerbewertungen), damit Unternehmen nicht in die Zeitfalle geraten. Weitere Informationen zu unserer Vorgehensweise stehen am Ende des Artikels.

ActiveCollab: Stundensätze festlegen und Zeit erfassen

ActiveCollab ist ein Projektmanagement-Tool mit Funktionen zur Aufgabenverwaltung und -planung, zur Zusammenarbeit sowie zur Zeit- und Budgetverfolgung. Nutzer*innen können Anfangsdaten, Deadlines, Labels und mehr hinzufügen und so sicherstellen, dass alle Aufgaben termingerecht erledigt werden.

So funktioniert die Projektzeiterfassung mit ActiveCollab:

  • Über die Registerkarte „Time“ können die Arbeitszeit und eine Beschreibung der Aufgabe hinzugefügt werden. Wird diese Registerkarte über das Dashboardmenü geöffnet, werden alle gespeicherten Einträge angezeigt, anhand derer korrekte Rechnungen geschrieben werden können.
  • Die Timer-App für Projekte und Arbeit kann jederzeit gestartet, pausiert oder angehalten werden. Die App funktioniert wie eine Stoppuhr und läuft im Hintergrund. Alle Aufgaben werden in einer Liste zusammengefasst, die auch angezeigt wird, ohne dass man sich bei der Haupt-App von ActiveCollab anmelden muss.
  • Die Zeiterfassung wird in alle Projekte umfassenden Berichten festgehalten, in denen die abrechenbaren Zeiten hervorgehoben werden können. Weiterhin gibt es Berichte für abgeschlossene und laufende Projekte sortiert nach Tag, Woche, Monat oder Jahr.
  • Aufgrund des geschätzten Arbeitsaufwands für ein Projekt kann ein Kostenvoranschlag erstellt werden. Nach Beginn des Projekts lässt sich diese Schätzung in ein Projekt umwandeln, ohne dass die ganzen Angaben erneut eingegeben werden müssen.
  • Anhand der einsehbaren noch nicht in Rechnung gestellten Stunden lässt sich der Effektivverdienst berechnen: Eine gute Möglichkeit, die Mitarbeiter zu motivieren, da sie so den tatsächlichen Wert ihrer Zeit erfahren.

Projektzeiterfassung mit ActiveCollab

 

Trends beim User-Feedback

  • Nutzer*innen gefällt die Desktop-App zur Zeiterfassung, in der zugewiesene Aufgaben an einem Ort aufgelistet werden und sie deren Zeitaufwand festhalten können.
  • Sie berichten positiv, dass sie für jedes Projekt Stunden eingeben, die Projekte visuell im Kalender nachverfolgen sowie Kosten und Stunden überprüfen können.
  • Einige Nutzer*innen finden, dass die App langsam lädt und sie deswegen Zeit verlieren. Weiterhin wünschen sie sich eine Verbesserung der Benachrichtigungsfunktion, sodass sie daran erinnert werden, wenn ein Projekt sich dem Ende nähert.
  • Andere Nutzer*innen würden gerne erweitere Funktionen zur Berichterstellung sehen, da es zurzeit schwierig ist, die Zeit für einen Kunden in einem Bericht zusammenzufassen.

Wer sollte ActiveCollab nutzen?

ActiveCollab eignet sich am besten für Außendienstmitarbeiter*innen, da sie unterschiedliche Stundensätze für verschiedene Arten von Aufträgen eingeben können. Sie haben die Möglichkeit, die erbrachte Zeit für einzelne Aufgaben festzuhalten, um so korrekte Zahlungen basierend auf den Standardpreisen eines Unternehmens zu erhalten.

 

Weiterhin passt die Lösung auch zu kleinen, kreativen Unternehmen, die z. B. Jobs in den Bereichen Design, Texten und Werbung an Selbstständige auslagern. Diese wiederum können mühelos ihre Zeiten erfassen und ihre Budgets verwalten.

Everhour: Zeitlimits für Projekte festlegen und Budgetüberschreitungen vermeiden

Everhour ist eine cloudbasierte Software zur Zeiterfassung, die das Projektmanagement im gesamten Projektlebenszyklus unterstützt. Es gibt Funktionen für Aufgabenverwaltung, Budgetierung, Ressourcenplanung, Ausgabenüberwachung und Rechnungsstellung. Teams können den Projektfortschritt überwachen und mit einem Blick feststellen, wie das Projekt voranschreitet.

Funktionen zur Zeiterfassung in Everhour:

  • Die für eine Aufgabe aufgewendete Zeit kann in jedem Browser festgehalten werden (z. B. Safari, Chrome, Firefox). Dafür muss man einfach den Timer starten und die verbrachte Zeit einem Projekt hinzufügen. Dies ist möglich, ohne zwischen verschiedenen Apps zu wechseln.
  • Mit nur einem Klick kann auf Basis abrechenbarer Zeit eine Rechnung erstellt werden. Auch an den Kunden können fehlerfreie elektronische Rechnungen geschickt werden.
  • Über das Live-Dashboard lässt sich jederzeit feststellen, wer seine Zeit nicht festgehalten hat und wer wann an welchem Projekt arbeitet. In den Mitgliederprofilen sieht man, woran jedes Mitglied gearbeitet hat, sowie Details zu den einzelnen Zeiteinträgen.
  • In der Projektübersicht können die aufgewendete Zeit und die Kosten angezeigt werden. Hier kann der Gewinn berechnet werden, genau wie die Zeit, die jedes Mitglied bis zum Abschluss einer zugewiesenen Aufgabe aufgewendet hat. Mithilfe dieser Informationen können u. U. Schritte zur Verbesserung und Optimierung einzelner Mitglieder unternommen werden.
  • Vergisst ein Mitglied, vor dem Wechsel zu einer neuen Aufgabe seinen Timer anzuhalten und dann neu zu starten, wird eine Benachrichtigung versendet. Weiterhin wird eine automatische Erinnerung verschickt, wenn ein Timer für ein Projekt nicht gestartet wird.
  • Um zu vermeiden, dass das Budget überschritten wird, kann ein Zeitlimit für einen Nutzer, ein Projekt oder einen Kunden festgelegt werden.
  • Mithilfe von Filtern für Zeitspannen, Projektnamen und Teammitglieder ist es möglich, auch individuell angepasste Berichte zu erstellen. Zur besseren Lesbarkeit lassen sich die Zeiten zum nächsten Wert runden. Die Daten sollten jederzeit aktualisiert werden, sodass das Tool für das Projektmanagement immer auf dem neusten Stand ist.
Projektzeiterfassung mit Everhour
Manuelle Zeiterfassung in Everhour

Trends beim User-Feedback

  • Nutzer*innen gefällt die Integration von Everhour in Asana, wobei der Timer eingebettet wird und die Zeit für einzelne Projekte so jederzeit einfach festgehalten werden kann.
  • Nutzer*innen haben den Eindruck, dass ihre Zeit korrekt aufgezeichnet wird, was sie bei der Rechnungsstellung unterstützt. Weiterhin gefällt ihnen die Funktion zur Schätzung des Zeitaufwandes und somit der Kosten.
  • Einige Nutzer*innen wünschen sich einen Eintrag für eine Pauschale.
  • Einige wünschen sich eine Version für Einzelpersonen, die ihre Zeit erfassen und die Arbeitszeit in Echtzeit überblicken möchten.

Wer sollte Everhour nutzen?

Everhour eignet sich für kleine und mittlere Unternehmen, die mit Freiberuflern und Auftragnehmern arbeiten. Das Tool bietet die Möglichkeit, eine Obergrenze für die Zeit festzulegen, die Nutzer*innen oder ein Team an einem Projekt verbringen dürfen, sodass bei zeitlich gebundenen Projekten und Projekten mit kleinem Budget die Kosten nicht überschritten werden.

Mavenlink: Zeiten von Teammitgliedern in Projekten erfassen

Mavenlink ist eine SaaS-basierte Software für das Projektmanagement und die Ressourcenplanung, die auch Funktionen für Projektabrechnung, Teamzusammenarbeit und Analyse umfasst.

Folgende Zeiterfassungs-Features in der App erleichtern das Projektmanagement:

  • Über die Registerkarte „Track Time“ im Header „Menü“ kann die Zeit für ein Projekt erfasst werden. Diese kann während der Arbeit an einem Projekt oder am Ende des Tages/der Woche eingegeben werden.
  • Anhand von Stundenzetteln erhalten Nutzer*innen eine Tabellenübersicht über die abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden einer Woche. Diese Übersicht kann auch dem Kunden vor der Rechnungsstellung zum Einverständnis vorgelegt werden. Einträge in den Stundenzettel können jederzeit gelöscht, geändert und gespeichert werden.
  • Über die Funktion zur Berichterstellung sehen Nutzer*innen die abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden, die Gesamtzeiten einzelner Personen, die tatsächlich verbrachte Zeit im Vergleich zur geschätzten, die projektübergreifende Internetauslastung (vorteilhaft für die Optimierung der Bandbreite) und weiteres. So kann auch festgestellt werden, wer geschätzte Zeiten überschritten hat, damit zukünftige Projekte entsprechend angepasst werden.
  • Mithilfe der „Rate Cards“, auf denen Stundensätze für einzelne Aufgaben basierend auf dem Marktstandard verzeichnet sind, können Abrechnungssätze über Rollen und Währungen hinweg standardisiert werden. Durch die Zeiterfassung behält man die Ausfallquote für das Projekt im Blick und hilft Mitarbeitern, ihren Gewinn zu berechnen.
  • Wenn die Projektleitung zustimmt, können zusätzliche Mitglieder zu einem Projekt hinzugefügt werden.
Projektzeiterfassung mit Mavenlink
Geschätzte und tatsächlich aufgewendete Arbeitszeit in Mavenlink erfassen

Trends beim User-Feedback

  • Nutzer*innen wissen den Bedienkomfort von Mavenlink zu schätzen, genau wie die einfache Erstellung von Rechnungen und die Unterstützung bei der Lohnabrechnung.
  • Nutzer*innen mögen auch die Zeiterfassung über das Chrome-Plug-in. Sie müssen so nicht die Website der Software besuchen und können trotzdem ihre Stundenzettel ausfüllen und Zeiten für bestimmte Aufgaben hinzufügen.
  • Einige Nutzer*innen wünschen sich einen mehrstufigen Genehmigungsprozess für den Stundenzettel. Weiterhin sollte der Button für die Zeiterfassung größer und besser sichtbar sein.
  • Andere Rezensenten würden gerne die Zeit an einem Projekt pausieren und zu einem anderen Projekt wechseln können, d. h. die Zeit für mehrere Projekte separat festhalten.

Wer sollte Mavenlink nutzen?

Mavenlink ist ideal für global verteilte Teams oder Personen, die ständig unterwegs sind (z. B. im Vertrieb oder Support). Projektleiter*innen oder Manager*innen können Stunden für Teammitglieder hinzufügen. So ist das Projekt immer auf dem neusten Stand, ohne dass einzelne Mitglieder ihre Stunden eingeben müssen (besonders, wenn sie unterwegs sind).

Teamwork Projects: Tags zur visuellen Kategorisierung

Teamwork Projects ist eine cloudbasierte Projektmanagement-Lösung mit einem Dashboard, über das Teams ihren Fortschritt und ihre Deadlines nachverfolgen, ihre Aufgaben planen und mithilfe von Chats, Nachrichten und Kalendern zusammenarbeiten können. Das Tool hat auch Funktionen zur Zeiterfassung und Rechnungsstellung basierend auf protokollierten Stunden.

Teamwork Projects bietet folgende Features zur Zeiterfassung:

  • Die Zeit für jedes Projekt kann geschätzt werden, um den Ressourcenbedarf zu planen. Sobald das Projekt abgeschlossen ist, wird die tatsächlich aufgewendete Zeit manuell eingegeben. Über die Option „Billable hours“ nutzt das System die eingegebene Zeit zur Abrechnung. Die hinterlegten Zeiten können unterteilt nach Projekt angezeigt, gefiltert und bearbeitet werden.
  • Der Timer arbeitet im Hintergrund über den Browser und kann jederzeit pausiert werden. Es ist möglich, mehrere Timer für verschiedene Projekte zu haben, jedoch läuft immer nur einer, um die Zeit für ein bestimmtes Projekt festzuhalten und abzuspeichern. Der Timer pausiert automatisch, wenn sich der Computer im Ruhezustand befindet.
  • Den erfassten Zeiten können Tags hinzugefügt werden, sodass sie einfach zu identifizieren und nach Aktivitäten zu sortieren sind.
  • Übersichten zu Kunden geben Einblick in den Zeitaufwand, den ein einzelnes Teammitglied oder ein gesamtes Team für ein Projekt geleistet hat. Diese Berichte können als CSV- oder PDF-Datei exportiert und mit den Teammitgliedern geteilt werden.
Projektzeiterfassung mit Teamwork Projects
Feature zur automatischen Pausierung in Teamwork Projects

Trends beim User-Feedback

  • Die Teamwork Projects-Funktionen für die Zeiterfassung werden als benutzerfreundlich angesehen und zeigen für jede Aufgabe auch die geschätzten Stunden an. Nutzer*innen können in einer umfassenden Übersicht alle ihre Projekte anzeigen und ihren Fortschritt im Auge behalten.
  • Rezensenten gefallen die anpassbaren Berichte zu ihrer Zeit und ihrem Arbeitspensum. Sie erhalten so einen besseren Überblick über anstehende Aufgaben und können ihre Ressourcen gezielt einsetzen.
  • Beim Feature zur Zeiterfassung wünschen sich Nutzer*innen detailliertere Daten, benutzerdefinierte Anpassungsmöglichkeiten und eine bessere visuelle/grafische Darstellung.
  • Die Abrechnungs- und Kalenderfunktionen werden als nicht hilfreich und benutzerunfreundlich empfunden. Weiterhin sollten die Stunden nach Abrechnungen aufgeteilt werden können.

Wer sollte Teamwork Projects nutzen?

Teamwork Projects eignet sich hervorragend für Teams mit mehreren Projekten. Mithilfe der Funktion zur Zeiterfassung kann ein Projektmanager das Projekt von Anfang bis Ende betreuen.

Auch kleine Unternehmen auf der Suche nach einer Projektmanagement-Suite sollten Teamwork Projects in Betracht ziehen. Sie können damit Kosten sparen, da sie nicht in verschiedene Tools für die Projektzeiterfassung und die einzelnen Aspekte des Projektmanagements investieren müssen.

Wrike: Zeit erfassen und mehrere Projekte leicht verwalten

Wrike ist eine Projektmanagement- und Kollaborationslösung, mit der Projekte in einem zentralen Arbeitsbereich organisiert werden. Nutzer*innen können Projektaktualisierungen über den Activity Feed für Gruppen anzeigen, wichtige Dateien mit ihren Teams teilen und eine Übersicht über alle Aufgaben erhalten sowie die Zeit für Projekte erfassen, um die termingerechte Lieferung sicherzustellen.

In Wrike bietet das Feature zur Zeiterfassung folgende Möglichkeiten:

  • Einträge können manuell hinzugefügt, Stunden oder Minuten eingetragen und eine kurze Beschreibung der ausgeführten Aufgaben hinterlassen werden. Alle Einträge werden in Aktivitätenstreams aufgezeichnet, die in einer Timelog-Ansicht zur Verfügung stehen. In dieser Ansicht werden auch alle Einträge den Aufgaben oder Unteraufgaben zugeordnet.
  • Zeit wird automatisch mit dem Timer erfasst. Dieser kann pausiert, gestartet und angehalten werden, sobald das Projekt/die Aufgabe abgeschlossen ist. Wird zu einer anderen Aufgabe gewechselt, pausiert der Timer die aktuelle Aufgabe und erfasst dann die neue.
  • Der Report-Generator erstellt benutzerdefinierte Berichte für die einzelnen Projekte basierend auf den eingetragenen Zeiteingaben. Berichte können nach Bedarf geteilt, bearbeitet und gelöscht werden.
Projektzeiterfassung mit Wrike
Manuelle Zeiterfassung in Wrike

Trends beim User-Feedback

  • Einige Nutzer*innen erwähnen die Zeitleiste, in der der Projektfortschritt angezeigt wird. Hier können die Projektzeitleisten angepasst und, basierend auf vorhandenen und möglichen Problemen, die Gesamtzeit geschätzt werden.
  • Anderen Nutzer*innen gefällt, dass sie die Stunden für interne und externe Teammitglieder verwalten und die Aufgabenansicht nach Stunde benutzerdefiniert anpassen können.
  • Positiv hervorgehoben wird, dass in Berichten die Zeit für Einzelpersonen und Teams getrennt festgehalten werden kann. Jedoch wünschen sich manche, dass ihre Angestellten die Zeit erfassen können, ohne dass sie mit ihnen die Lizenz zum Erstellen oder Bearbeiten von Aufgaben teilen müssen.
  • Einige Nutzer*innen merken an, dass die Zeiterfassung einfacher sein könnte und es eine Weile dauert, bis man sich an die Benutzeroberfläche gewöhnt hat. Weiterhin würden sie gerne die Zeit ändern können, die einer Aufgabe hinzugefügt wurde, ohne alles zu löschen und von vorne anfangen zu müssen.

Wer sollte Wrike nutzen?

Die Funktionen für die Zeiterfassung sind beschränkt, jedoch verfügt Write über umfassende Funktionen für das Projektmanagement und die Zusammenarbeit. Es eignet sich hervorragend für kleine Unternehmen und wachsende Teams, die ein Tool mit Grundfunktionen bei der Zeiterfassung und umfassender Funktionalität im Projektmanagement benötigen.

Nächste Schritte bei der Projektzeiterfassung

Die Zeiterfassung ist eine äußerst wichtige Komponente für den Erfolg eines Projekts. Unternehmen sollten daher sorgfältig ein Tool für die projektbezogene Zeiterfassung auswählen und sicherstellen, dass die Mitarbeiter ihre Arbeitsstunden effizient nutzen.

Bei der Wahl einer Software zur Projektzeiterfassung empfiehlt es sich, auf folgende Punkte zu achten:

  • Zuerst sollten Informationen über verschiedene Lösungen eingeholt und dann zwei bis drei Optionen in die engere Auswahl genommen werden, um diese vor dem Kauf mit den Stakeholdern zu besprechen. Demos, kostenlose Test- und Freemium-Versionen geben Einblick in die einzelnen Produkte und zeigen Vor- und Nachteile auf.
  • Sind einige Softwarelösungen in der engeren Auswahl, muss auch unbedingt noch ein Blick auf die Preismodelle erfolgen, sodass nach dem Kauf keine unerwarteten Kosten auftreten. Installationskosten müssen hierbei genauso berücksichtigt werden wie die Skalierbarkeit des Produkts. (Insidertipp: Hierauf unbedingt achten, die Lösung sollte skalierbar sein.)
  • Es ist von Vorteil, wenn das neue Tool sich in vorhandene Software integrieren lässt. So spart man Zeit, da beim Arbeiten nicht zwischen verschiedenen Apps gewechselt werden muss und die Synchronisation der Daten automatisch verläuft.
  • Auch für Training und Support fallen weitere Kosten an und es gibt eine Vielzahl an Angeboten, z. B. 24-Stunden-Support über Telefon, Chat oder E-Mail. Je steiler die Lernkurve, desto mehr Zeit und Geld müssen investiert werden. Hier muss in Betracht gezogen werden, welchen Bedarf das Unternehmen hat und welche Mittel dafür zur Verfügung stehen.

VORGEHENSWEISE

Die in diesem Artikel vorgestellten Lösungen sind Softwaresysteme für das Projektmanagement mit Funktionen zur Zeiterfassung. Zum Zeitpunkt der Entstehung dieses Artikels (die Woche vom 4. Dezember 2018) hatten sie von allen rezensierten Produkten die besten Bewertungen erhalten. Die Liste der am höchsten bewerteten Apps wurde folgendermaßen zusammengestellt:

  • Es wurde nach Projektmanagement-Produkten gefiltert, die über Funktionen zur Zeiterfassung verfügen. Die Liste der 50 Produkte wurde dann in absteigender Reihenfolge sortiert, d. h. die Produkte mit den meisten Rezensionen standen oben. Von den 10 Produkten mit der höchsten Anzahl an Bewertungen wurden die fünf mit den besten Rezensionen in die engere Auswahl genommen.
  • Der in diesem Artikel für jedes Produkt erwähnte Abschnitt „Trends beim User-Feedback“ basiert auf der Analyse der Reviews, die Nutzer*innen des Produkts bei GetApp hinterlassen haben.
  • Weitere Informationen in diesem Artikel wurden auf den Websites der Anbieter und, wo erwähnt, über sekundäre Quellen gesammelt.

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Nos cuesta organizarnos la vida, no seamos ilusos. Sería fantástico tener un equipo de secretarios que supieran qué y cuándo tenemos que hacer cada cometido. ¡Seguiremos soñando! Hasta que llegue ese momento, nosotros vamos a ejercer de Mary Poppins del orden, al menos en el ámbito laboral. Porque cada vez existen más software que ejercen de administrador de tareas y muchos de ellos, como los que presentamos a continuación, tienen además una versión gratuita con la que podrás ahorrar costes además de tiempo.

Si tienes una pequeña empresa, o simplemente un proyecto en mente que te gustaría llevar a cabo con cierta organización, continúa leyendo. Hemos seleccionado quince software que utilizan diagramas de Gantt, tableros Kanban y la posibilidad de compartir, en algunos casos, con usuarios ilimitados. Además, los que disfrutan -o están obligados- a llevar el trabajo allá donde van, agradecerán que muchas de las soluciones de este listado cuenten con aplicaciones de planificación para Android e iOS.

Nota: las herramientas incluidas en la lista se encuentran entre las soluciones de gestión de tareas gratuitas más recomendables según la metodología que encontrarás al final del texto y se presentan en orden alfabético. Las fortalezas y debilidades de cada una de ellas deben examinarse en su conjunto y según las necesidades específicas (en lugar de comparar las herramientas entre sí). El lector deberá buscar las funciones más importantes para su caso concreto y considerar las necesidades de negocio y los objetivos que se pretenden cumplir con la implementación del software antes de tomar una decisión.

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Los mejores software de gestión de proyectos gratis

Agantty: herramienta de Gantt visualmente atractiva

Agantty es un software de planificación de proyectos gratuito (no una herramienta de pago que ofrece un plan gratuito), así que no hay niveles de producto ni costes de actualización. Todas las funcionalidades nativas son gratis para todos.

Incluye tareas, proyectos y usuarios ilimitados y permite configurar equipos y permisos de usuario. En la vista compartida de diagrama de Gantt, los usuarios pueden crear y ordenar tareas. También tienen un panel individual que muestra la asignación de tareas y proyectos.

Esta herramienta de diagramas de Gantt es perfecta para pequeñas y medianas empresas que buscan algo más allá de la mera gestión de tareas, pero no necesitan una solución completa de gestión de proyectos con funciones de creación de informes o gestión de recursos.

Organiación de tareas con Agantty
Vista del panel de Agantty (Fuente)

Ventajas: el proveedor es flexible en cuanto a su hoja de ruta del producto e informa de las funciones en desarrollo que pretende incorporar, como una aplicación nativa para móviles y seguimiento del tiempo.

La aplicación también cuenta con un botón de comentarios para que los usuarios informen de errores. Así puedan resolverse cuanto antes.

Desventajas: no es posible invitar a clientes o usuarios externos a colaborar en un proyecto de Agantty. Cada colaborador, ya sea interno o externo, debe crear una cuenta en el proveedor. Agantty permite configurar los permisos de usuario, pero es necesaria una supervisión del gestor de proyectos que asegure que clientes e invitados no tienen acceso a información que no les compete.

Precio de actualización: no aplicable

Aplicaciones móviles: no aplicable

Adecuado para: equipos pequeños que busquen una herramienta fácil de diagramas de Gantt y basada en el navegador, que ayude en la planificación de proyectos y gestión de tareas.

Airtable: flexible y polivalente

Airtable es una solución relativamente nueva en el mercado de gestión de proyectos, pero cuenta con altas valoraciones de los usuarios de Capterra. La herramienta ofrece un amplio conjunto de funciones y una interfaz personalizable para visualizar los flujos de trabajo de los proyectos.

La versión gratuita permite crear proyectos ilimitados (conocidos como “bases”), seguir hasta 1200 tareas (llamadas “registros”) por proyecto, añadir hasta 2 GB de archivos por base y comentar en las tareas.

Administrador de tareas Airtable
Gestión de tareas en Airtable (Fuente)

Ventajas: Airtable destaca como herramienta que ayuda monitorizar todo tipo de datos y además tareas. Diseñada como una hoja de cálculo, permite crear bases de datos con información como detalles de proyecto, cuentas de cliente y presupuestos de equipos. Es un software de fácil personalización en el que las tareas se pueden ver bien como listas en una hoja de cálculo o como tarjetas en un tablero Kanban o campos de datos en un calendario.

Desventajas: el principal inconveniente de Airtable es su curva de aprendizaje. Los nuevos usuarios pueden encontrar la solución abrumadora debido a sus muchas funcionalidades. Además, la versión móvil está limitada; por ejemplo, no permite ver múltiples tareas.

Precio de actualización: 10 dólares mensuales por usuario la versión Plus (unos 9 euros), y 20 dólares mensuales la versión Pro (unos 17 euros).

Aplicaciones móviles: iOS, Android

Adecuado para: equipos que necesitan una herramienta de gestión de tareas personalizable.

Asana: herramienta repleta de funciones

Asana es una herramienta de gestión de proyectos muy popular, con una puntuación promedio de 4.5/5 estrellas por parte de los usuarios de Capterra. Ofrece funciones como planificación de proyectos, intercambio de archivos, gestión de tareas y colaboración de equipos.

La versión gratuita permite crear tareas y proyectos ilimitados, pero con un máximo de 15 miembros por proyecto. Ciertas funciones, como la creación de dependencias de tarea o los proyectos privados, no se incluyen en el plan gratuito.

Asana. Software para la administración de tareas
Panel de resumen de proyecto en Asana (Fuente)

Ventajas: Asana permite al usuario crear hojas de ruta de productos, conocer las dependencias de tarea y colaborar con un equipo deslocalizado. Además, ofrece integraciones de terceros con seguimiento del tiempo, comunicación y creación de informes.

Desventajas: al ser una herramienta repleta de funciones, es más adecuada para usuarios avanzados. Los usuarios de Capterra indican un exceso de texto y falta de imágenes en la solución, por lo que los equipos que busquen una herramienta fácil de usar e intuitiva pueden encontrarla abrumadora.

Precio de actualización: 9.25 euros mensuales por usuario la versión Premium, y 18.75 euros mensuales la versión Business.

Aplicaciones móviles: iOS, Android

Adecuado para: equipos que trabajen en múltiples proyectos a la vez.

Easynote: gestor de tareas sencillo

Easynote es una solución de gestión de tareas básica que ayuda a los usuarios a organizar su lista de tareas. El plan gratuito incluye usuarios, tareas y proyectos ilimitados, así como 1 GB de espacio de almacenamiento de archivos por usuario.

Se puede elegir entre seis aplicaciones para añadir a los proyectos: calendario, actividad, subtareas, comentarios, urgencia y estadísticas. En la siguiente captura de pantalla, por ejemplo, puedes ver las pestañas de actividad y calendario. En la tarea “Implementar Google Calendar” hay un menú desplegable para indicar el estado de urgencia.

Aunque no cuenta con muchas reseñas en Capterra, los usuarios elogian la simplicidad y facilidad de uso de Easynote y le otorgan una valoración de 4.5/5 estrellas.

Captura de pantalla de las tareas en Easynote
Resumen de tareas en Easynote (Fuente)

Ventajas: las cuentas gratuitas incluyen atención al cliente por correo electrónico en un plazo de 48 horas, un soporte poco frecuente en el software gratuito. Para cuestiones menos urgentes, los usuarios pueden consultar la base de conocimiento y la documentación de ayuda de Easynote.

Desventajas: la solución es muy básica, sobre todo en el plan gratuito. Por ejemplo, puedes crear tareas y proyectos ilimitados, pero tienes que actualizar a una cuenta de pago para incluir fechas de entrega. Añadir comentarios es gratis, pero es necesaria la actualización para recibir notificaciones.

Además, no cuenta con aplicación móvil para iOS, lo cual puede ser problemático para usuarios de Apple.

Precio de actualización: 11.10 euros mensuales (Premium), 18.75 euros mensuales (Business).

Aplicaciones móviles: Android

Adecuado para: equipos pequeños que necesiten un gestor de tareas sencillo.

Hibox: gestión de tareas y colaboración

Hibox es ideal para equipos que necesiten una herramienta de gestión de tareas y colaboración. Los permisos basados en roles permiten designar administradores, gestores, usuarios básicos y usuarios externos. Después, los miembros del proyecto pueden crear flujos de trabajo para equipos y proyectos específicos.

En cada flujo de trabajo, los usuarios crean listas de tareas para ver los elementos de acción y distribuir responsabilidades. La versión gratuita de Hibox ofrece usuarios ilimitados, así que no tendrás que cambiar de herramienta si el equipo de proyecto crece.

Hibox, una aplicación para organizarse
Flujo de trabajo de Hibox (Fuente)

Ventajas: Hibox es ideal para equipos de proyecto no técnicos que necesiten una herramienta para colaborar y priorizar tareas. Es muy valorada por los usuarios de Capterra que trabajan con clientes, ya que pueden crear compartimentos en Hibox para cada uno.

Algunos usuarios de Capterra afirman que Hibox ha mejorado su comunicación tanto con equipos como con clientes, ya que permite gestionar tareas en diferentes grupos y estar al tanto de los mensajes fácilmente.

Desventajas: las funciones del plan gratuito de Hibox son limitadas. Es posible añadir usuarios, pero no ofrece mucho almacenamiento. La gestión de tareas y la asistencia en línea son muy básicas. Para integraciones con aplicaciones externas y videoconferencias, o gestionar tareas más avanzadas, es necesario contratar los planes Pro y Enterprise. Hibox tampoco tiene diagramas de Gantt ni ofrece la posibilidad de crear informes personalizados.

Precio de actualización: 4 dólares mensuales (unos 3 euros) por usuario la versión Pro y 8 dólares mensuales (unos 7 euros) la versión Enterprise.

Aplicaciones móviles: iOS, Android

Adecuado para: equipos que necesiten un gestor de tareas gratuito para muchos usuarios.

Hitask: aplicación intuitiva para autónomos y empresas unipersonales

Hitask es principalmente una herramienta de gestión de tareas, pero no creas que es una aplicación más para hacer listas con funciones limitadas. Ha sido desarrollada basándose en la metodología Getting Things Done (“hacer las cosas”) e incluye colaboración, seguimiento del tiempo y calendario compartido.

Hitask, programa para organizar las tareas
Pestaña de proyecto de Hitask (Fuente)

Ventajas: si tienes que organizar un proyecto en equipo, pero te aterra la idea de aprender a usar una complicada herramienta de gestión empresarial, Hitask puede ser la elección perfecta. Es lo suficientemente sencilla como para empezar a usarla de inmediato; todo lo que necesitas está en una pantalla. El software lleva más de una década perfeccionándose y mejorando con nuevas funciones como almacenamiento de documentos, tareas repetitivas y etiquetas. Es una herramienta estable y fiable que crecerá con tu equipo.

Desventajas: Hitask es, básicamente, un gestor de tareas. Si intentas usarla para organizar simultáneamente tres proyectos millonarios con múltiples equipos y organizaciones, es posible que te decepcione. La versión gratuita incluye medio giga de almacenamiento, adecuado solo para proyectos extremadamente sencillos. Cuenta con asistencia básica mediante correo electrónico (muy básica según algunos usuarios), preguntas frecuentes, formularios en línea y foro de la comunidad. El soporte prioritario solo está disponible para los clientes de pago.

Precio de actualización: 4 dólares mensuales (unos 3.50 euros) para cuentas individuales y 25 dólares mensuales (unos 22 euros) para equipos.

Aplicaciones móviles: iOS, Android

Adecuado para: individuos y pequeños equipos que necesiten una aplicación de gestión de tareas con algunas funciones de gestión de proyectos.

KanbanFlow: herramienta Kanban para consultores y grandes equipos

KanbanFlow, solución del desarrollador sueco CodeKick, es una excelente herramienta de gestión de tareas para fanáticos de los tableros Kanban. Si no eres ese tipo de persona será mejor que continúes tu búsqueda.

Modelo KanbanFlow de organizar tareas
Interfaz principal de KanbanFlow (Fuente)

Ventajas: con usuarios, tareas y tableros ilimitados en su versión gratuita, KanbanFlow puede adecuarse hasta al mayor de los equipos. Es una excelente elección para consultorías que trabajan con grupos de distintos tamaños en sus proyectos. La versión gratuita también incluye subtareas y tareas recurrentes.

Desventajas: KanbanFlow no cuenta con aplicación nativa, por lo que la interfaz puede verse algo tosca en dispositivos móviles. El proveedor afirma tener una “aplicación web móvil”, pero solo es un atajo móvil a su versión web.

Si necesitas funciones importantes como diagramas de carril, archivos adjuntos, búsquedas e integraciones, tendrás que actualizar a una cuenta de pago.

Precio de actualización: 5 dólares mensuales por usuario (unos 4 euros).

Aplicaciones móviles: no aplicable

Adecuado para: consultorías y grandes equipos.

MeisterTask: herramienta Kanban para la gestión visual de tareas

MeisterTask es una solución visual de gestión de tareas que ayuda a los equipos a organizar su trabajo en un tablero compartido de estilo Kanban. Los usuarios también cuentan con un panel individual que muestra un resumen de sus tareas y proyectos activos.

En el espacio de trabajo del proyecto, las tareas se presentan en tarjetas y columnas que representan las distintas etapas del flujo de trabajo. En la tarjeta de una tarea, los usuarios pueden añadir archivos, dividir el trabajo en una lista de tareas y colaborar con otros compañeros de equipo.

Es perfecta para quienes quieran agrupar las tareas relacionadas en un espacio de trabajo centralizado y no necesiten funciones avanzadas de seguimiento o planificación de proyectos (como creación de informes y analíticas). La versión gratuita de MeisterTask incluye tareas, proyectos y colaboradores internos ilimitados, espacios de trabajo de proyecto personalizados, almacenamiento ilimitado y la posibilidad de adjuntar archivos de hasta 20 MB.

Software administrador de tareas MeisterTask
Lista de tareas en MeisterTask (Fuente)

Ventajas: la versión gratuita no limita el número de tareas, proyectos o colaboradores internos. Los usuarios de Capterra valoran la simplicidad del producto y afirman que es fácil de usar para los nuevos usuarios.

Desventajas: aunque la mayor parte de las funciones de gestión de tareas son gratuitas, la automatización de flujos de trabajo (creación de tareas recurrentes) y la búsqueda de texto completo en tareas y proyectos archivados son funciones de pago. El soporte prioritario y el acceso para invitados también se limitan a los planes de pago.

Precio de actualización: 8.25 euros mensuales por usuario (Pro) y 20.75 euros mensuales por usuario (Empresas).

Aplicaciones móviles: iOS, Android

Adecuado para: pequeñas empresas que necesiten funciones básicas de gestión de tareas y deseen organizarlas en tableros de estilo Kanban.

Pipefy: galardonada solución de gestión de operaciones

Pipefy es una herramienta de gestión de operaciones para equipos de proyecto de hasta diez usuarios. Permite crear flujos de trabajo personalizados y emplearlos en la gestión de proyectos. Pipefy ha sido muy elogiada por los usuarios de Capterra y ha ganado los premios Capterra a “Mejor valor” y “Mayor facilidad de uso” en 2018.

Cómo organizar los trabajos con Pipefy
Tarjetas Kanban en Pipefy (Fuente)

Ventajas: la interfaz limpia de Pipefy facilita su uso tanto con clientes como con equipos internos. Los usuarios de Capterra afirman que es fácil delegar y supervisar las tareas después de configurar flujos de trabajo personalizados. La capacidad de automatizar y personalizar las plantillas de correo electrónico es otra ventaja significativa.

Desventajas: Pipefy carece de función de seguimiento de tiempos y de integraciones con herramientas populares, entre ellas Slack. No es la mejor opción si necesitas una herramienta de gestión de flujo de trabajo con una sólida aplicación para iOS; los usuarios de Capterra e iTunes indican que la aplicación está muy limitada y no favorece la productividad. Muchas reseñas afirman que Pipefy carece de las funciones de automatización de algunos de sus competidores; el mantenimiento de flujos de trabajo y procesos es altamente manual.

Precio de actualización: 9 dólares mensuales por usuario (unos 8 euros) el plan Professional y 18 dólares mensuales (unos 16 euros) el plan Business.

Aplicaciones móviles: iOS, Android

Adecuado para: equipos de proyecto de hasta diez usuarios que necesiten una solución gratuita de gestión de flujos de trabajo.

Podio: gestión de flujos de trabajo personalizables

Podio cuenta con una base de usuarios de más de medio millón de organizaciones, desde pequeñas empresas hasta grandes corporaciones. Es un espacio compartido que facilita la colaboración de equipos de todos los tamaños, permitiendo desde el envío de gráficas hasta la supervisión de proyectos.

Podio, para administrar tareas
Proyectos en Podio (Fuente)

Ventajas: los usuarios de Capterra valoran mucho las posibilidades de personalización de Podio y lo fácil que es de configurar sin necesidad de contar con un departamento de TI. También destacan la capacidad de seguir el progreso de tareas individuales en relación con los objetivos de proyecto compartidos.

Desventajas: el plan gratuito de Podio ofrece funciones limitadas. Los equipos de hasta cinco empleados pueden acceder a la gestión de tareas, las aplicaciones y los espacios de trabajo. Si se necesitan más funciones, como flujos de trabajo automatizados, acceso para usuarios externos o informes visuales, la versión gratuita de Podio se quedará corta. Los usuarios de Capterra indican que la herramienta carece de funciones cruciales de planificación de proyectos, como la capacidad de supervisar sprints e hitos.

Precio de actualización: 9 dólares (unos 8 euros) mensuales por usuario.

Aplicaciones móviles: iOS, Android

Adecuado para: equipos de proyecto de cinco o menos personas que necesiten una solución de gestión de tareas gratuita.

Process Street: gestión de procesos y flujos de trabajo

Process Street es una herramienta de gestión de flujos de trabajo que ayuda a equipos y empresas a estructurar y organizar tareas relacionadas con un procedimiento (o proceso) específico en una plantilla. Dicha plantilla se usará para crear listas de verificación cada vez que el equipo necesite seguir un determinado proceso.

Puedes elegir una plantilla de la biblioteca del proveedor o crear una propia mediante su editor de tipo arrastrar y soltar. Cuando quieras comenzar un proceso, “ejecuta” una lista de verificación de la plantilla, asigna elementos de la lista a los usuarios y marca las fechas límite. Podrás supervisar el progreso en el panel de resumen de plantilla.

El informe de actividad en la lista de verificación creará un registro de actividad con los comentarios y tareas completadas.

La versión gratuita de Process Street incluye usuarios ilimitados, cinco listas de verificación activas, cinco plantillas activas, función básica de creación de informes y asistencia por chat y correo electrónico.

Process Street, herramienta para ordenar tareas
Resumen de plantilla en Process Street (Fuente)

Ventajas: las listas de verificación y plantillas archivadas no cuentan en el total de listas activas de la versión gratuita. Es decir, puedes crear y archivar tantas plantillas como quieras siempre que tengas activas cinco o menos.

Además, Process Street reconoce dos tipos de usuario: los miembros (usuarios de pago) y los invitados (colaboradores gratuitos). El plan gratuito permite tener invitados ilimitados, que solo podrán acceder a la lista de verificación a la que hayan sido asignados.

Desventajas: si necesitas crear flujos de trabajo para un pequeño número de procesos sencillos, el plan gratuito será suficiente. Sin embargo, si tienes más de cinco procesos, deberás actualizar al plan Business. Para determinar el orden de las tareas (por ejemplo, que la tarea B no se pueda comenzar hasta haber completado la tarea A), hay que actualizar al plan Business Pro.

Precio de actualización: 12.50 dólares mensuales (unos 11 euros) por usuario (Business) y 25 dólares mensuales (unos 22 euros) por usuario (Business Pro).

Aplicaciones móviles: no aplicable

Adecuado para: equipos pequeños en sectores que deban estructurar cinco o menos procesos simultáneamente (estos procesos deben ser relativamente sencillos y no tener que realizarse en un orden específico).

Quire: un enfoque jerárquico de la gestión de tareas

Quire emplea una estructura de árbol para dividir los objetivos de proyecto en tareas organizadas según su importancia. Así, los usuarios pueden realizar las tareas según sus respectivas estrategias en el proyecto.

Quire. Programa de gestión de tareas.
Jerarquía de tarea de Quire (Fuente)

Ventajas: la facilidad de uso de Quire es su principal activo. Algunos usuarios de Capterra afirman que la estructura de árbol de la herramienta es la mejor forma de comprender las tareas del proyecto. Esta jerarquía es especialmente útil para autónomos que trabajen en proyectos para distintos clientes. Los usuarios también alaban la configuración de prioridad de Quire y la capacidad de pasar tareas de un proyecto a otro. Para aquellos gestores de proyectos que no paran en la oficina, las aplicaciones de Quire para iOS y Android ofrecen una experiencia similar.

Desventajas: la vista de lista de tareas de Quire puede no ser suficiente para los equipos que deseen visualizar su trabajo mediante diagramas de Gantt o tableros Kanban. Además, Quire carece de gestión de cartera, planificación de proyectos y creación de informes detallados. Si ordenas las tareas por fecha límite, será complicado saber las subtareas que corresponden a cada tarea. Esto puede ser problemático para equipos que trabajen en varios proyectos al mismo tiempo.

Por último, el límite preestablecido de Quire es de 30 miembros. Esta herramienta puede ser una buena elección para equipos de proyecto pequeños, pero los equipos más grandes deberán buscar otra solución.

Precio de actualización: la aplicación es gratuita, aunque Quire ha dejado entrever que en la segunda mitad de 2019 lanzarán versiones de pago.

Aplicaciones móviles: iOS, Android

Adecuado para: equipos de proyecto con menos de 30 miembros que deseen gestionar sus tareas con un enfoque jerárquico.

Streamtime: herramienta de gestión de trabajo colaborativa para agencias creativas

Streamtime es una solución de gestión de trabajo diseñada para autónomos, equipos creativos y agencias que trabajan para clientes. La plataforma cuenta con cuatro módulos principales: el plan de trabajo, la lista de tareas, el calendario y los informes.

En el plan de trabajo, los usuarios pueden crear nuevos proyectos, añadir tareas y colaboradores y estimar el número de horas necesarias para completar el trabajo. Streamtime obtiene información de salarios y calcula el coste total estimado para el trabajo, que puede exportarse al presupuesto para entregar al cliente.

La lista de tareas muestra con tarjetas qué tiene asignado cada usuario. El tamaño de la tarjeta representa el tiempo que tardará en completarse.

El calendario presenta las tareas y proyectos del equipo y ayuda a realizar un seguimiento de la carga de trabajo, disponibilidad y asignación. A través de los informes se ve el estado actual de todos los trabajos.

Los cuatro módulos están incluidos en el plan gratuito de Streamtime, limitado a cinco trabajos activos y 50 archivados.

Organizar tareas con Streamtime
Tarjeta de tarea en Streamtime (Fuente)

Ventajas: Streamtime es transparente en cuanto a la hoja de ruta del producto (en inglés). El equipo informa de lo que se está desarrollando en la actualidad (por ejemplo, la capacidad de presupuestar y facturar trabajos en múltiples monedas e idiomas) y de los cambios propuestos para futuras versiones.

El proveedor anima a los usuarios a votar las funciones que desean ver en próximas versiones, así que, si te mantienes activo en el foro de hoja de ruta, quizá veas tus deseos cumplidos. Los usuarios de Capterra indican que el proveedor responde rápidamente e incorpora los comentarios de los usuarios a su hoja de ruta.

Desventajas: los usuarios encuentran confuso el lenguaje empleado en las funciones de “seguimiento del tiempo” y “hojas de tiempo” de Streamtime. Además, Streamtime no ofrece seguimiento del tiempo automático mediante un temporizador en la aplicación, ni hojas de tiempo tradicionales. En lugar de ello, las tareas se configuran con una estimación que puede actualizarse manualmente. Cuando pasas el elemento de “pendiente” a “hecho”, se registra el tiempo real del trabajo. Los usuarios pueden crear, sin embargo, informes equivalentes.

Precio de actualización: 12.60 euros mensuales por usuario (Standard), 16.20 euros mensuales por usuario (Standard+) y 25.20 euros mensuales por usuario (Premium).

Aplicaciones móviles: iOS

Adecuado para: autónomos y pequeños equipos creativos que desarrollen hasta cinco trabajos simultáneamente y necesiten enviar presupuestos y facturas a sus clientes.

Trello: tablero Kanban sencillo y fácil de usar

Trello ofrece tableros Kanban para la creación y el seguimiento de tareas. Puedes asignar tareas a los miembros del proyecto con tarjetas digitales. Los miembros pueden añadir comentarios, adjuntar archivos, asignar fechas límite y mucho más.

No existe límite en el número de proyectos que puedes crear en la versión gratuita, pero será necesario actualizar si deseas controlar quién puede acceder a los proyectos, adjuntar archivos de más de 10 MB o acceder a integraciones avanzadas con herramientas como Jira, Bitbucket, Slack o Salesforce.

Ordena el trabajo con tarjetas con Trello
Vista de las tarjetas en un tablero Kanban de Trello (Fuente)

Ventajas: los tableros de Trello permiten seguir las tareas de forma visual, con un estilo parecido al de las notas adhesivas en una pizarra blanca. Aunque la herramienta fue ideada para gestionar proyectos de manera sencilla, su adquisición por parte de Atlassian en 2017 la ha convertido en una solución ampliable para negocios en crecimiento. Estos negocios pueden pasar a una solución de gestión de proyectos más avanzada (como Jira) cuando sea necesario sin la necesidad de migrar datos.

Desventajas: Trello facilita el seguimiento de tareas de unos pocos proyectos; para las empresas que trabajen en muchos proyectos simultáneamente, puede resultar complicado comprobar de un vistazo todas las tareas en curso. La herramienta también carece de funcionalidades como diagramas de Gantt para planificación de grandes proyectos, seguimiento del tiempo de empleados o sistema de contabilidad integrado.

Precio de actualización: 9.99 dólares por usuario al mes (unos 8 euros) la versión Business Class y 20.83 dólares (unos 18.42 euros) la Enterprise.

Aplicaciones móviles: iOS, Android

Adecuado para: equipos pequeños que busquen una herramienta sencilla de gestión de proyectos.

Wrike: seguridad sólida para equipos muy pequeños

La experiencia de Wrike permite a los usuarios trabajar con tableros Kanban en tablas parecidas a las hojas de cálculo. Si buscas una herramienta con grandes capacidades de seguridad, que se encuentre justo en el límite entre las soluciones de gestión de tareas más completas y la gestión de proyectos fácil, Wrike es una excelente opción.

Herramienta Kanban Wrike
Diagrama de Gantt en Wrike (Fuente)

Ventajas: Wrike no limita el número de proyectos activos en las cuentas gratuitas. Además, su almacenamiento de 2 GB es muy atractivo para autónomos y equipos de dos personas.

Las aplicaciones de Wrike están muy bien valoradas (solo en Google Play, tiene una valoración de 4.3/5 estrellas y más de 5000 reseñas). Wrike ofrece una sólida protección: la seguridad física de sus centros de datos es conforme a SSAE 16 de Tipo II, ISAE 3402 e ISO 27001 y cuenta con AES 256 y cualificación HIPAA.

Wrike es una herramienta excepcional cuando pasas a una cuenta de pago. Es una solución elegante e intuitiva que ofrece multitud de características sin abrumar al usuario, sea cual sea su nivel de experiencia en gestión de proyectos.

Desventajas: por desgracia, la versión gratuita de Wrike está tan limitada que solo es adecuada para equipos muy pequeños de hasta cinco usuarios y que compartan el espacio de almacenamiento, de 2 GB. Así, el generoso límite de 500 MB de subida que ofrece este software se convierte en un lastre para la comunicación y la supervisión. Las agencias creativas con grandes activos digitales (que conforman una gran parte del mercado al que se dirige Wrike) no sacarán mucho partido de la versión gratuita. En el caso de grandes empresas, esta versión solo es válida como entorno de prueba.

Precio de actualización: 9.80 dólares mensuales por usuario (unos 8.50 euros). Se vende con suscripción anual para grupos de cinco, diez o quince usuarios. La versión business, para entre 5 y 200 usuarios, cuesta 24.80 dólares al mes (unos 22 euros).

Aplicaciones móviles: iOS, Android

Adecuado para: individuos o equipos de hasta cinco personas.


La metodología aplicada

Productos gratuitos o freemium

En la primera fase de esta investigación, se evaluaron los productos del directorio de software de gestión de proyectos de Capterra para determinar si existen versiones gratuitas y si estas cumplen los criterios de inclusión.

A continuación, se ordenaron los productos admitidos según su categoría: gestión de tareas y gestión de proyectos.

La evaluación final califica cada producto según su experiencia en el sector, tendencias del mercado y capacidades específicas del software.

1. ¿Es gratuito y cumple estos criterios de oferta gratuita?

En este artículo se clasifica un producto como gratuito si:

  • Ofrece una versión gratuita e independiente del software.
  • No es una versión de prueba de un software que, tras un determinado período de tiempo, debe adquirirse.

Cuando la herramienta se clasifica como gratuita, se analiza según los siguientes criterios:

  • Cuenta como mínimo con tres reseñas verificadas en la web de Capterra.
  • Admite al menos tres usuarios independientes en el plan gratuito.
  • Es identificada como aplicación “segura” en la tienda de Google Play.
  • Su proveedor no envía más de diez correos electrónicos de marketing durante la primera semana de registro.

2. ¿Es un software de gestión de proyectos o de gestión de tareas?

Los productos que cumplen los criterios anteriores se evalúan según esta definición de software de gestión de proyectos:

El software de gestión de proyectos ayuda a las organizaciones a gestionar y entregar proyectos a tiempo, según el presupuesto y dentro del alcance establecido. Estas herramientas ayudan a dirigentes de pequeñas empresas, equipos de proyecto y partes interesadas a planificar, supervisar y controlar sus proyectos.

Esta comprobación verifica las capacidades básicas de gestión de proyectos y su idoneidad para la categoría.

Los productos se clasifican como software de gestión de proyectos si contienen todas estas funcionalidades principales:

  • Gestión de tareas: creación de tareas, establecimiento de plazos y asignación de tareas a los usuarios. Supervisión del progreso de cada tarea hasta su finalización.
  • Funciones de colaboración: suministro de un espacio de trabajo centralizado que permite a múltiples usuarios comunicarse, debatir y coordinar.
  • Gestión de documentos/intercambio de archivos: capacidad de intercambio de archivos y almacenamiento en un repositorio central, con seguimiento de versiones e historial de cambios.
  • Planificación de proyectos: configuración de criterios de alcance, presupuesto y plazo. División de proyectos en hitos y tareas individuales. Definición de camino crítico e identificación de dependencias, limitaciones y recursos clave.
  • Creación de informes/paneles: capacidad de mostrar gráficos, tablas, presentaciones de datos y flujos de actividad. Seguimiento de estimaciones reales y previstas de tiempo y costes.

Muchas pequeñas empresas necesitan este software únicamente para gestionar tareas y colaborar entre grupos reducidos. Por ello, si un software no cumple esa definición de gestión de proyectos, se evalúa según la siguiente definición de software de gestión de tareas:

El software de gestión de tareas ayuda a individuos y equipos a organizar, gestionar y completar tareas. Estas herramientas permiten a los usuarios crear tareas, seguir los progresos de las mismas y colaborar.

Los productos se clasifican como software de gestión de tareas si contienen todas estas funcionalidades principales:

  • Creación de tareas: creación de tareas, asignación a usuarios y establecimiento de plazos. Posibilidad de añadir descripciones a las tareas y de designarlas como parte de un proyecto.
  • Seguimiento de progreso de tareas: visualización de historial y progresión de tareas.
  • Colaboración: posibilidad de comentar en las tareas y adjuntar archivos.
  • Especialización de asignación de tareas: posibilidad de añadir etiquetas a las tareas, mostrar su estado y marcar prioridades.
  • Notificaciones: configuración de notificaciones por correo electrónico o en la aplicación para distintos elementos de acción o recordatorios basados en la ubicación.
  • Posibilidad de mover o editar tareas: posibilidad de mover tareas arrastrándolas, y de elegir o designar nuevos estados.

3. Evaluación final

La evaluación final de los productos restantes combina siete factores específicos junto con el conocimiento del sector de los analistas, la experiencia con las herramientas y la comprensión de las tendencias y necesidades de los negocios en el panorama del software de gestión de proyectos.

Los factores de revisión final incluyen:

  • Capacidades nativas: conjuntos de funciones indicados en las definiciones de mercado de gestión de proyectos y gestión de tareas.
  • Móvil: disponibilidad para dispositivos de todo tipo (iOS, Android, Windows), puntuaciones generales de reseñas en tiendas de aplicaciones.
  • Atención al cliente: asistencia en el producto (temas de ayuda, preguntas frecuentes, comunidad), soporte por correo electrónico/texto, disponibilidad (24 horas, limitada, solo en EE. UU. o global).
  • Seguridad: cualificación ISO/IEC 27001, HIPAA, SP 800-53 y/o DIACAP Nivel 2, AES, TLS/SSL y 2FA.
  • API: disponibilidad, retrocompatibilidad.
  • Facilidad de uso.
  • Alcance de mercado.

Todas las soluciones se puntuaron en una escala de diez puntos para seleccionar los mejores  productos, que se enumeran en este artículo en orden alfabético.

En esta investigación se contó con la colaboración adicional de Anthony Bradley, Rachel Burger y Laura Clymer.

Las mejores aplicaciones de gestión de proyectos para iPhone e iPad

Aplicaciones de gestión de proyectos para iPhone y iPad

Aplicaciones de gestión de proyectos para iPhone y iPad

Existen multitud de buenas aplicaciones de gestión de proyectos con base en la nube, pero no todas cuentan con versiones para iPhone o iPad.

La posibilidad de ver tus proyectos, hacer contribuciones, organizarlos y editarlos con un iPhone o iPad es vital para cualquier empresa que emplee software de gestión de proyectos. Esto es especialmente importante con el auge de tendencias como la política BYOD (siglas en inglés de Bring Your Own Device; en español Trae tu propio dispositivo), que permite a los empleados usar sus teléfonos particulares para acceder a datos del trabajo. Por suerte, muchas de las mejores soluciones de planificación y gestión de proyectos cuentan con aplicaciones para iOS (y también para Android) que facilitan, más que nunca, mantenerse al tanto de lo que ocurre en los proyectos sin tener que pisar la oficina.

A continuación encontrarás algunas de las mejores aplicaciones de gestión de proyectos para iPhone e iPad que proporcionan una experiencia similar a la de escritorio, pero en tu dispositivo iOS.

Aplicaciones para iPhone y iPad de gestión de proyectos

Wrike

La popular herramienta de colaboración y gestión de proyectos Wrike ha rediseñado su aplicación nativa para iOS, que ahora dispone de casi tantas funciones como su versión de escritorio. En su espacio centralizado podrás crear y asignar tareas, unirte a los debates y adjuntar fotos y archivos almacenados en tu dispositivo. Incluso podrás tomar fotografías de las tareas y compartirlas de inmediato con tus compañeros. Sus funciones de mensajería directa aseguran que siempre estés al tanto de las conversaciones.

Aplicación para iOS Wrike

Wrike también está optimizado para iPad, tal como demuestra su interfaz cómoda y fácil de usar.

PRECIOS

La versión gratuita de Wrike, disponible para equipos de hasta 5 miembros, otorga acceso básico a las listas de tareas compartidas y a la aplicación para iOS. Si buscas una solución completa de colaboración y planificación, el precio del plan más asequible es de 9.80 dólares mensuales (unos 8.60 €) por usuario para equipos de hasta 15 personas. Los planes de precios más altos ofrecen funciones adicionales, como gestión de trabajo y creación de informes ejecutivos.

Asana

Esta herramienta de productividad, creada por el cofundador de Facebook Dustin Moskovitz y el ingeniero Justin Rosenstein, salió al mercado con mucho bombo. Tiempo después Asana, que pretende incluso sustituir al correo electrónico, ha demostrado ser una de las mejores herramientas de gestión de proyectos y productividad para iOS gracias a su facilidad de uso.

Asana. Project Management para iPhone

La aplicación nativa para iPhone de Asana, de diseño minimalista, permite crear y editar tareas fácilmente, añadir notas, establecer fechas límite y mantener conversaciones con el equipo. Una de sus mejores funciones es la lista de notificaciones de la pantalla de inicio, que muestra un resumen del trabajo que hay que realizar durante el día.

PRECIOS

Puedes acceder a la aplicación de Asana para iOS con una cuenta básica de Asana, gratuita para equipos de hasta 15 usuarios. Los planes de pago, con funciones más avanzadas, se encuentran disponibles desde 11.10 € según el número de usuarios.

Basecamp

Si buscas un formato algo más libre que te permita seguir tus proyectos cómodamente, Basecamp es una buena opción. La última versión de Basecamp, con aplicaciones para iPhone e iPad, ha sido completamente rediseñada e incluye multitud de funciones nuevas, como los chats de grupo “Campfire”, las alertas de mensajes directos o instantáneos, una sección independiente para los comentarios del cliente e incluso una función de “aplausos” que valora la contribución de los miembros del equipo a un determinado proyecto o conversación.

Aplicación de gestión de proyectos Basecamp

Lo más importante es que podrás seguir accediendo a todos tus archivos de proyecto, documentos y comentarios desde la versión web de la aplicación.

PRECIOS

Basecamp ofrece una tarifa plana independientemente del número de usuarios. Por un precio de 99 dólares mensuales (unos 87 €) obtendrás acceso a la web, a la aplicación para iOS y a todas sus funciones.

Trello

Las capacidades organizativas de Trello, famosa por su sistema de tarjetas y tableros, se extienden al entorno móvil con su aplicación para iOS. Al igual que en la versión de escritorio, puedes mover tarjetas de un tablero a otro para reflejar el progreso de las tareas hasta su finalización. El diseño visual te permite ver exactamente las tareas que realizar y la aplicación ofrece flexibilidad para configurar y organizar los tableros.

Trello. PM para iOS

Las funciones adicionales incluyen avatares que muestran quién está haciendo qué, listas de tareas y la posibilidad de añadir archivos adjuntos a las tarjetas, como fotos y documentos.

PRECIOS

La web y la aplicación para iOS de Trello son gratuitas, aunque la actualización al plan “Business”, con un precio de 9.99 dólares mensuales (unos 9 €) por usuario, ofrece funciones adicionales. Entre otras, la agrupación de tableros, mayor seguridad y asistencia personalizada.

Monday.com

Monday.com es una solución de gestión de proyectos creada para fanáticos de los entornos visuales y su aplicación de iOS para iPad e iPhone ofrece un diseño similar. Puedes visualizar tus sprints actuales, saber quién es responsable de cada tarea y chatear con los miembros del equipo sobre los próximos proyectos. También incluye un tablón de noticias que permite ver un resumen de quién ha hecho qué a medida que progresa el proyecto.

App de Monday.com para iPhone y iPad

Además, puedes crear una base de conocimiento del proyecto, que contendrá toda la información del mismo. Encuentra rápidamente tareas, imágenes o interacciones del equipo.

PRECIOS

La web de Monday.com (y su aplicación para iOS) ofrece un sólido plan de precios según el número de usuarios. El precio del plan Lite es de 25 € mensuales para 5 usuarios. Si necesitas más funcionalidades, como almacenamiento ilimitado, puedes pasar a los planes de precio superior.

Podio

Este software de gestión de proyectos es bien conocido por su flexibilidad, así que no resulta sorprendente que sea esa la mayor ventaja de la aplicación móvil de Podio para iOS. frece multitud de opciones para organizar y personalizar tus proyectos maximizando la productividad. Organiza tus proyectos en “espacios” y personalízalos tanto como quieras. Comunícate fácilmente mediante los flujos de conversación, que reducen la carga de correo electrónico.

Podio. App de gestión de proyectos.

Si quieres ampliar la productividad aún más, puedes usar Podio para gestionar otras áreas de negocio, como las ventas. También ofrece integración con aplicaciones como Dropbox y Google Drive; si ya las usas en tu iPhone o iPad, su utilidad se multiplica.

PRECIOS

El plan básico de Podio, con gestión de tareas y controles de usuario, tiene un precio de 9 dólares mensuales (unos 8 €). Los siguientes niveles, de 14 (unos 12 €) y 24 dólares (unos 21 €) ofrecen más funcionalidades. Existe además la opción gratuita, disponible para hasta 5 empleados.

¿Cuál es tu aplicación favorita de gestión de proyectos para iPhone?

¿Eres usuario de Android? Si es así, echa un vistazo a las mejores aplicaciones de gestión de proyectos para Android.

Los mejores software de gestión de proyectos gratis

Software de gestión de proyectos

Software de gestión de proyectos

La competencia en el ámbito del software para gestión de proyectos gratis es cada vez mayor. Desde la primera vez que en Capterra reunimos las mejores herramientas de project management, allá por 2014, las opciones disponibles se han multiplicado por 10 (¡como mínimo!). Queremos facilitar la vida a las pequeñas y medianas empresas, y creemos que la mejor manera es ayudando a que se la organicen. Si tienes un presupuesto reducido y un equipo pequeño (de hasta cinco personas) y estás dispuesto a prescindir de algunas funciones prémium; te recomendamos optar por un software gratuito.

Con estos ocho software no gastarás dinero, al menos al principio, a la hora de coordinar tiempos y trabajadores que colaboran en cada proyecto. Además, como somos meticulosos, hemos seguido una metodología rigurosa (que encontrarás al final) con la que destacar de cada herramienta sus ventajas, desventajas, precios -si los hay- de actualizaciones y a quién creemos que va dirigido.

Pero en nuestra lista también encontrarás una amplia gama de opciones para empresas de cualquier tamaño; desde las funciones de gestión de tareas y colaboración de grupos para pequeñas empresas hasta completísimas herramientas que incluyen planificación, programación, diagramas de Gantt y capacidades ágiles.

Nota: las herramientas incluidas en la lista se encuentran entre las soluciones de gestión de proyectos gratuitas más recomendables según la metodología que encontrarás al final del texto y se presentan en orden alfabético. Las fortalezas y debilidades de cada una de ellas deben examinarse en su conjunto y según las necesidades específicas (en lugar de comparar las herramientas entre sí). El lector deberá buscar las funciones más importantes para su caso concreto y considerar las necesidades de negocio y los objetivos que se pretenden cumplir con la implementación del software antes de tomar una decisión.

Las herramientas están ordenadas en orden alfabético.

Las mejores opciones de software gratuito de gestión de proyectos

Lista de los mejores software gratis de gestión de proyectos

Bitrix24: software de gestión empresarial para pequeñas y medianas empresas

Bitrix24 es una solución de gestión empresarial colaborativa diseñada para aunar en una única plataforma la gestión de relaciones con los clientes (CRM), la gestión de proyectos (PM), los recursos humanos (RR. HH.) y la automatización de flujos de trabajo.

El plan gratuito incluye 12 usuarios, 5 GB de almacenamiento online y multitud de funciones que no cuestan nada. Con el CRM, se gestionan clientes potenciales y contactos, marketing por correo electrónico y automatización de ventas. Los RR. HH. cuentan con directorio de empleados, autoservicio para estos y ludificación.

Entre las funciones gratuitas de PM se encuentran las tareas y proyectos ilimitados, seguimiento del tiempo, listas de verificación, diagramas de Gantt y gestión de documentos. También ofrece distintas funciones de comunicación, como redes sociales, chat, mensajería instantánea y videoconferencia.

Las funcionalidades añadidas de CRM y marketing, además de la gestión de proyectos gratuita, hacen que Bitrix24 sea perfecto para equipos de ventas y empresas de servicios profesionales.

PM Britix24
Vista de “Mis tareas” en Bitrix24 (Fuente)

Ventajas: Bitrix24 no limita el número de tareas o proyectos en su plan gratuito. Es uno de los muchos productos repletos de funciones incluidos en esta lista.

Desventajas: los usuarios de Capterra indican dos importantes áreas problemáticas, el deficiente soporte técnico y la falta de materiales de formación adecuados para la expansión de funciones.

Ambos aspectos serán críticos para las empresas que opten por el plan gratuito, ya que este no incluye asistencia al cliente. Los nuevos usuarios se enfrentarán a una alta curva de aprendizaje y tendrán que pasar un período de adaptación antes de que el equipo pueda funcionar a pleno rendimiento.

Precio de actualización: versión basada en la nube, 39 dólares mensuales para 24 usuarios (Plus), 99 dólares mensuales para 50 usuarios (Standard) y 199 dólares mensuales para usuarios ilimitados (Professional).

Aplicaciones móviles: iOS, Android

Adecuado para:

Pequeñas y medianas empresas centradas en servicio, consultoría o ventas que deseen una solución de gestión empresarial sólida con funciones de gestión de proyectos.

Clubhouse: una herramienta Scrum altamente funcional

Clubhouse ha sido diseñada para equipos que trabajan en proyectos de software y es más ligera que otras herramientas. Ofrece un reducido conjunto de funciones que puede no ser suficiente para todos los equipos de proyecto, pero si necesitas un software con funciones básicas de Scrum, merece la pena que lo pruebes.

Pantallazo de Clubhouse
Diagrama de flujo acumulativo en Clubhouse (Fuente)

Ventajas: el mayor activo de Clubhouse es su especialización. En lugar de dirigirse al conjunto del mercado de gestión de proyectos, la solución ha sido diseñada de manera específica para equipos que gestionan sus proyectos de software con Scrum. Puedes marcar relaciones de historia, planificar epics y comenzar el trabajo mediante una configuración de tablero Kanban con actualizaciones de equipo automáticas. Algunos usuarios de Capterra indican que el panel de Clubhouse, con elementos básicos, es un soplo de aire fresco comparado con sus competidores menos intuitivos.

Clubhouse también mantiene a salvo los datos del usuario enviando copias de seguridad cifradas cada diez minutos a Amazon S3 y AWS, además de ofrecer inicios de sesión SSL y HTTPS.

¿La parte solidaria?: si diriges una organización sin ánimo de lucro que cumpla los criterios de elegibilidad de Clubhouse (información en inglés), puedes disfrutar de la solución de manera gratuita.

Desventajas: Clubhouse solo ofrece tres usuarios en su versión gratuita. Si superas este número, su precio es de 8.50 dólares mensuales por usuario. Las ventajas de la versión de pago son la asistencia prioritaria y el rol de observador.

La naturaleza minimalista de Clubhouse puede ser atractiva para ciertos usuarios, pero no es lo suficientemente sólida para muchos equipos de proyecto. No ofrece opciones de almacenamiento más allá de la integración con otras herramientas y carece de algunas funciones, como chat de equipo, portales de cliente y seguimiento del tiempo, que otros software de gestión de proyectos ofrecen en su versión estándar.

Clubhouse cuenta con una aplicación solo para iOS y su última versión ha desatado la ira de muchos usuarios que afirman que la aplicación es inferior a la herramienta.

Precio de actualización: 8.50 dólares mensuales por usuario.

Aplicaciones móviles: iOS

Adecuado para:

Individuos o equipos de desarrollo de hasta tres personas que gestionan proyectos con metodología ágil.

Freedcamp: usuarios y proyectos ilimitados

Haciendo honor a su nombre, Freedcamp ofrece casi todas sus funciones de manera gratuita. Así, en la versión freemium se pueden planificar proyectos más avanzados que con muchos de sus competidores.

Cuenta con intercambio y edición de archivos, foros de discusión, plantillas de proyecto y facturas. Algunos usuarios de Capterra elogian la facilidad de instalación de Freedcamp y su ágil atención al cliente.

Project Management Freedcamp
Lista de tareas en Freedcamp (Fuente)

Ventajas: los usuarios pueden añadir tareas, hitos y seguimiento del tiempo a los proyectos de Freedcamp. La herramienta también ofrece tableros Kanban que permiten seguir las tareas de forma visual y mantener en privado las personales.

Desventajas: a pesar de ofrecer una versión gratuita más sólida que muchos de sus competidores, Freedcamp cuenta con limitaciones. Entre otras, la necesidad de actualizar para crear informes de proyecto. Aunque Freedcamp ofrece subtareas, los usuarios echan en falta el soporte para capas adicionales en la versión gratuita.

Precio de actualización: 5.99 dólares mensuales para el propietario y 1.99 dólares mensuales por cada usuario adicional.

Aplicaciones móviles: iOS, Android

Adecuado para:

Equipos de proyecto que necesiten un software con proyectos, usuarios y almacenamiento ilimitados y gratuitos.

Hygger: herramienta de gestión de proyectos ágiles para gestión de cartera

¿Quieres usar tableros Kanban o Scrum o quizá una combinación de ambos? Hygger puede ser la opción más adecuada para tu equipo. Aunque la empresa se creó en 2017, ya ha conseguido una valoración promedio de 4.5/5 estrellas por parte de los usuarios de Capterra y más de 70 reseñas.

Software de PM Hygger
Tablero Kanban en Hygger (Fuente)

Ventajas: una de las mayores fortalezas de Hygger es que permite a los usuarios gestionar y combinar varios proyectos simultáneos de forma sencilla. Hygger también ofrece una gran flexibilidad con sus configuraciones: sprints, Kanban, tableros, diagramas de carril, backlogs, diagramas de quemado, hojas de ruta… Si lo puedes imaginar, está en Hygger. El nivel gratuito ofrece todas las funciones de la solución a equipos de hasta cinco usuarios, lo cual debería ser más que suficiente para equipos pequeños.

Desventajas: puesto que Hygger es un producto relativamente nuevo, sigue en fase de desarrollo. Los usuarios indican que aún se están corrigiendo errores y que ciertas funciones disponibles en la versión de sobremesa todavía no se han implementado en las aplicaciones móviles. Los usuarios afirman, además, que el cambio de configuración (por ejemplo, de tableros Kanban a backlog) no es fluido; es necesario copiar los datos de una configuración a otra.

Precio de actualización: 9 dólares mensuales por usuario.

Aplicaciones móviles: iOS, Android

Adecuado para:

Equipos ágiles en fase de crecimiento que necesiten una herramienta de gestión de proyectos completa.

Pivotal Tracker: herramienta de gestión de proyectos para pequeños equipos tecnológicos

Pivotal Tracker ha llegado al mundo de la gestión ágil afirmando poder conseguir que “la gestión de proyectos sea tan sencilla como pulsar un botón”.

Pivotal Tracker es un producto de Pivotal Software, empresa que fue adquirida por Dell como parte de la fusión con EMC en 2016. Esta unión conformó una de las mayores compañías tecnológicas del mundo. En otras palabras: Pivotal Tracker está respaldada.

Herramienta de gestión de proyectos Pivotal Tracker
Búsqueda en proyectos en el espacio de trabajo de Pivotal Tracker (Fuente)

Ventajas: la herramienta cuenta con multitud de funciones y es mucho más que una lista de tareas o una herramienta de seguimiento de tiempo con pretensiones. Cuenta con funcionalidades avanzadas como planificación automática de sprints, espacios de trabajo multiproyecto, más de 100 integraciones y analíticas profundas. La solución divide los proyectos en “historias”, palabra común en la terminología de desarrollo ágil (información en inglés). Las aplicaciones nativas también garantizan que Pivotal Tracker funcione de manera fluida en cualquier dispositivo, pero está  limitada a dos proyectos simultáneos. Sin embargo, si eres educador o trabajas en proyectos públicos u ONGs cualificadas, dispondrás de un plan gratis a tu medida.

Desventajas: la versión gratuita está limitada a tres usuarios, dos proyectos simultáneos y 2 GB de almacenamiento. Pivotal Tracker se ha diseñado para desarrolladores de software ágiles, así que, si no estás familiarizado con el sistema, quizá sea mejor que busques otra solución.

Precio de actualización: 150 dólares anuales, con capacidad para hasta cinco colaboradores.

Aplicaciones móviles: iOS, Android

Adecuado para:

Pequeños equipos de TI de tres o menos personas.

Redbooth: solución liviana de gestión de proyectos y tareas para espacios de trabajo compartidos

Redbooth es una solución colaborativa de gestión de proyectos y tareas que ayuda a los equipos a organizar su trabajo en un espacio compartido. Allí los usuarios pueden moverse entre tareas, conversaciones, notas y archivos. También pueden pasar de un espacio de trabajo a su panel para ver un resumen de todas sus tareas asignadas.

El plan gratuito de Redbooth incluye hasta diez usuarios, 2 GB de almacenamiento de archivos y dos proyectos (o “espacios de trabajo”) activos. Sus funciones de gestión de tareas son muy sólidas y cuenta con algunas capacidades de gestión de proyectos. La solución incluye, por ejemplo, diagramas de Gantt para planificación de proyectos, pero sus capacidades de creación de informes son limitadas (solo cuenta con informes de “calendario” y “resumen de tareas”).

Redbooth. Gestión de proyectos gratis
Diagrama de Gantt en Redbooth (Fuente)

Ventajas: Redbooth ofrece una sólida funcionalidad de gestión de tareas en el plan gratuito y permite a los usuarios importar tareas, convertir correos electrónicos en tareas, dividir estas en subtareas y asignar usuarios y fechas límite.

El plan gratuito tiene un límite de dos proyectos activos, pero los archivados no se tienen en cuenta. Una vez finalizado el proyecto, solo tienes que archivar el espacio de trabajo para guardar los datos y seguir trabajando dentro del límite de proyectos activos.

Desventajas: el plan gratuito de Redbooth no ofrece soporte para usuarios externos, lo que dificulta la colaboración de los equipos con clientes o personas ajenas a la organización.Tampoco cuenta con mucho espacio de almacenamiento (2 GB). Incluso los equipos pequeños de diez o menos personas querrán aprovechar las integraciones del producto con Google Drive y DropBox.

Precio de actualización: 12 dólares mensuales por usuario (Pro), 18.75 dólares mensuales por usuario (Business).

Aplicaciones móviles: iOS, Android

Adecuado para:

Equipos pequeños (de diez o menos personas) que necesiten gestionar tareas y deseen funciones básicas de planificación de proyectos para un número reducido de proyectos internos.

Targetprocess: diseñado para equipos ágiles

Targetprocess es una herramienta de gestión de proyectos especializada que ofrece marcos de gestión de proyectos ágiles, como tableros Kanban y Scrum. Entre algunas de sus funciones están los flujos de trabajo personalizados, la planificación de capacidad del equipo, el seguimiento del tiempo y la gestión de problemas.

La versión gratuita permite crear hasta 1000 proyectos y ofrece un soporte básico que incluye chat en directo y base de conocimiento.

Software de PM Targetprocess
Panel de planificación de sprints en Targetprocess (Fuente)

Desventajas: Targetprocess es una herramienta ideal para equipos de desarrollo de software pequeños que necesiten flujos de trabajo personalizados para la planificación de sprints, estimación de historias de usuario y preparación de backlog de producto. También ofrece excelentes funciones de creación de informes y seguimiento. Puedes ver resúmenes de progreso del proyecto en el panel con el tiempo que han empleado los miembros del equipo en las tareas e incluso consultar informes detallados, como la tendencia de errores por versión lanzada.

Desventajas: si buscas una herramienta de gestión de proyectos sencilla, puede que Targetprocess no sea la mejor opción. Puesto que va dirigida a un nicho de mercado muy técnico e incluye funciones especializadas que pueden ser irrelevantes para algunos equipos. Además, el diseño de la interfaz no es especialmente fácil de usar. Los nuevos usuarios necesitarán un tiempo para configurar los paneles y acceder a los informes.

Precio de actualización: 25 dólares mensuales por usuario.

Aplicaciones móviles: iOS, Android

Adecuado para:

Equipos de desarrollo de software.

Teamweek: una sólida herramienta para equipos

Teamweek comenzó siendo una herramienta interna del archiconocido software de seguimiento de tiempos Toggl y se lanzó al mercado de manera autónoma en 2017. Aunque aún está en período de transición, se ha ganado un lugar en esta lista gracias a sus sólidas funciones para equipos.

Gestión de proyectos Teamweek
Aplicación móvil de Teamweek (Fuente)

Ventajas: la fortaleza de Teamweek es su capacidad para facilitar el trabajo en equipo. Ofrece casi todo lo que buscan los usuarios en un software de gestión de proyectos: líneas de tiempo, un buen calendario, recursos compartidos e hitos. También ofrece información para la planificación de capacidad competitiva y cuenta con distintas integraciones con herramientas como Slack, GitHub y Chrome.

Desventajas: el producto gratuito de Teamweek carece de una función fundamental, la hoja de ruta de proyecto. Esto no es un problema si la usas para gestionar proyectos cortos que pueden planificarse por completo en un diagrama de Gantt, pero no es suficiente para proyectos de envergadura.

Los usuarios deben actualizar a una versión de pago si desean alojamiento nativo. Teamweek no permite que los usuarios adjunten archivos a las tareas, así que no es adecuada para equipos con mucho intercambio de recursos.

La versión gratuita ofrece hasta cinco usuarios. La actualización ofrece, además de la capacidad de incluir más usuarios, personalización de colores y vista anual, actualizaciones quizás superfluas para muchas pequeñas empresas.

Precio de actualización: 39 dólares mensuales para diez usuarios.

Aplicaciones móviles: iOS, Android

Adecuado para:

Pequeñas empresas que busquen una herramienta de planificación sencilla basada en diagramas de Gantt.


La metodología aplicada

Productos gratuitos o freemium

En la primera fase de esta investigación, se evaluaron los productos del directorio de software de gestión de proyectos de Capterra para determinar si existen versiones gratuitas y si estas cumplen los criterios de inclusión.

A continuación, se ordenaron los productos admitidos según su categoría: gestión de tareas y gestión de proyectos.

La evaluación final califica cada producto según su experiencia en el sector, tendencias del mercado y capacidades específicas del software.

1. ¿Es gratuito y cumple estos criterios de oferta gratuita?

En este artículo se clasifica un producto como gratuito si:

  • Ofrece una versión gratuita e independiente del software.
  • No es una versión de prueba de un software que, tras un determinado período de tiempo, debe adquirirse.

Cuando la herramienta se clasifica como gratuita, se analiza según los siguientes criterios:

  • Cuenta como mínimo con tres reseñas verificadas en la web de Capterra.
  • Admite al menos tres usuarios independientes en el plan gratuito.
  • Es identificada como aplicación “segura” en la tienda de Google Play.
  • Su proveedor no envía más de diez correos electrónicos de marketing durante la primera semana de registro.

2. ¿Es un software de gestión de proyectos o de gestión de tareas?

Los productos que cumplen los criterios anteriores se evalúan según esta definición de software de gestión de proyectos:

El software de gestión de proyectos ayuda a las organizaciones a gestionar y entregar proyectos a tiempo, según el presupuesto y dentro del alcance establecido. Estas herramientas ayudan a dirigentes de pequeñas empresas, equipos de proyecto y partes interesadas a planificar, supervisar y controlar sus proyectos.

Esta comprobación verifica las capacidades básicas de gestión de proyectos y su idoneidad para la categoría.

Los productos se clasifican como software de gestión de proyectos si contienen todas estas funcionalidades principales:

  • Gestión de tareas: creación de tareas, establecimiento de plazos y asignación de tareas a los usuarios. Supervisión del progreso de cada tarea hasta su finalización.
  • Funciones de colaboración: suministro de un espacio de trabajo centralizado que permite a múltiples usuarios comunicarse, debatir y coordinar.
  • Gestión de documentos/intercambio de archivos: capacidad de intercambio de archivos y almacenamiento en un repositorio central, con seguimiento de versiones e historial de cambios.
  • Planificación de proyectos: configuración de criterios de alcance, presupuesto y plazo. División de proyectos en hitos y tareas individuales. Definición de camino crítico e identificación de dependencias, limitaciones y recursos clave.
  • Creación de informes/paneles: capacidad de mostrar gráficos, tablas, presentaciones de datos y flujos de actividad. Seguimiento de estimaciones reales y previstas de tiempo y costes.

Muchas pequeñas empresas necesitan este software únicamente para gestionar tareas y colaborar entre grupos reducidos. Por ello, si un software no cumple esa definición de gestión de proyectos, se evalúa según la siguiente definición de software de gestión de tareas:

El software de gestión de tareas ayuda a individuos y equipos a organizar, gestionar y completar tareas. Estas herramientas permiten a los usuarios crear tareas, seguir los progresos de las mismas y colaborar.

3. Evaluación final

La evaluación final de los productos combina siete factores específicos junto con el conocimiento del sector de los analistas, la experiencia con las herramientas y la comprensión de las tendencias y necesidades de los negocios en el panorama del software de gestión de proyectos.

Los factores de revisión final incluyen:

  • Capacidades nativas: conjuntos de funciones indicados en las definiciones de mercado de gestión de proyectos y gestión de tareas.
  • Móvil: disponibilidad para dispositivos de todo tipo (iOS, Android, Windows), puntuaciones generales de reseñas en tiendas de aplicaciones.
  • Atención al cliente: asistencia en el producto (temas de ayuda, preguntas frecuentes, comunidad), soporte por correo electrónico/texto, disponibilidad (24 horas, limitada, solo en EE. UU. o global).
  • Seguridad: cualificación ISO/IEC 27001, HIPAA, SP 800-53 y/o DIACAP Nivel 2, AES, TLS/SSL y 2FA.
  • API: disponibilidad, retrocompatibilidad.
  • Facilidad de uso.
  • Alcance de mercado.

Todas las soluciones se puntuaron en una escala de diez puntos para seleccionar los mejores  productos, que se enumeran en este artículo en orden alfabético.

En esta investigación se contó con la colaboración adicional de Anthony Bradley, Rachel Burger y Laura Clymer.

 

Kanban vs Scrum: Welche Methode ist besser?

Kanban vs Scrum

Kanban vs Scrum

Scrum oder Kanban – oder beides?

Die Antwort lautet wie so oft: Es kommt darauf an! Sowohl Scrum als auch Kanban sind agile Frameworks. Das Ziel beider Werkzeuge ist es, einen Rahmen zu definieren, in dem Teams möglichst effektiv arbeiten können. Aber es sind eben unterschiedliche Tools, die je nach Kontext, Teamstruktur oder der Art der zu bewältigenden Aufgaben besser oder schlechter geeignet sind. Sie verwenden zum Kochen ja auch einmal Töpfe und das andere Mal Pfannen. Und es gibt sogar Situationen, wo sie beide einsetzen oder beides kombinieren. Aber egal ob Topf oder Pfanne, letztendlich wird das Werkzeug nicht allein entscheidend sein, ob Ihr Essen hinterher lecker schmeckt.

Im Rahmen dieses Artikels zu Kanban vs Scrum möchte ich Ihnen nicht noch einmal vorbeten, was Scrum ist oder wie genau Kanban funktioniert, nein, ich möchte Ihnen die wichtigsten Unterschiede und Gemeinsamkeiten kurz vorstellen. Ihnen Entscheidungshilfen für Ihr Ansinnen mitgeben und auf Kombinationsmöglichkeiten der beiden Werkzeuge hinweisen.

Hauptsache agil

Rund 50 Prozent der deutschen Unternehmen setzen mittlerweile auf agile Methoden. Wie einer Studie der Bitkom Research aus dem September 2019 zu entnehmen ist, setzen ein Großteil der Unternehmen auf Scrum. Die Gründe hierfür sind meist einheitlich. Sie empfinden agile Methoden als schneller, flexibler und somit erfolgreicher. Knapp 40 Prozent der befragten Unternehmen gaben an, dass Ihre Mitarbeiter durch die gesteigerte Verantwortung und Selbstorganisation motivierter wären. Darüber hinaus ermöglichen agile Vorgehensweisen – gemäß der Studie – eine einfachere Zusammenarbeit mit IT-Freiberuflern, die nach wie vor rund ein Viertel der gesamt anfallenden Arbeiten in IT-Projekten übernehmen. Aber nur rund 17 % der Befragten verwenden Kanban. Ich persönlich glaube, dass das Verhältnis Scrum zu Kanban auch auf das Marketing der beiden Varianten zurückzuführen ist. Scrum.org, die Scrum Alliance waren und sind Vorreiter in der Vermarktung von Scrum und haben das Produkt Scrum zu einer hippen Marke werden lassen. Fragen Sie doch einmal in Ihrem beruflichen Umfeld nach, was die Menschen mit „agiler Arbeitsweise“ assoziieren. Ich wette, dass Scrum schneller und häufiger fällt als das Wort Kanban.

Scrum oder Kanban - Anwendung agiler Projektmanagement-Methoden

Kanban vs Scrum: Wo sich die Methoden gleichen

Beide Frameworks unterstützen agiles Arbeiten und sind per Definition „lean“. Das bedeutet, dass sie sich auf folgende drei Prinzipien des Lean Management stützen:

  • Kontinuierliche Verbesserung
  • Prozessorientierung und
  • Kunden- und Mitarbeiterfokus

Sowohl Kanban als auch Scrum setzen auf einen fortwährenden und erfahrungsbasierten Ansatz der Verbesserung, mit dem Ziel Durchlaufzeiten zu verkürzen und Verschwendung zu minimieren. Dieses Lean-Prinzip basiert auf der traditionellen japanischen Geisteshaltung „Kaizen“ (Kai bedeutet „Veränderung“, Zen heißt übersetzt „zum Guten“). Das bedeutet, dass bei beiden Methoden eine offene Fehlerkultur ein zentrales Element darstellt. Fehler werden nicht als schlecht erachtet, sondern als Startpunkt für Verbesserungen.

Scrum und Kanban setzen bei der Abarbeitung der zu bewältigenden Arbeiten auf das Pull-Prinzip. Grundsätzlich wird bei beiden Methoden davon ausgegangen, dass das Team bestimmt, welche und wie viele Arbeitspakete es in der nächsten Zeit durchführt. Hierfür holt sich das Team selbstständig die Aufgaben aus einem Pool unerledigter Arbeiten. Vergleichen Sie das Prinzip mit einem Drucker. Dieser wird nicht schneller werden, wenn Sie ihn mit mehr Papier füttern.

Wichtig ist an dieser Stelle, dass sich das Team nicht die Aufgaben herauspickt, die ihm am besten gefallen. Ziel sollte es stets sein, die Anforderungen oder Aufgaben mit dem höchstmöglichen Wert für den Kunden priorisiert zu bearbeiten.

Darüber hinaus setzen beide Varianten auf sogenannte WIP („Work in progess“) – Limits. Das bedeutet, dass nur eine bestimmte Anzahl von Arbeitsaufträgen pro Arbeitsabschnitt durchgeführt werden können. Während allerdings in Scrum die Zahl der Arbeitspakete durch die Dauer eines Sprints begrenzt ist, limitiert Kanban die Menge an Arbeitspaketen pro Zustand entlang eines Arbeitsablaufes. Wie in den folgenden beiden Grafiken illustriert, befindet sich beim Zustand „in Arbeit“ ein WIP-Limit von drei (hellbrauner Kreis).

Kanban vs Scrum

Agile Methoden zeichnen sich durch Ihre Flexibilität aus. Beide Varianten sind nicht nur darauf konditioniert einen Plan exakt einzuhalten, sondern auch Änderungen und Anpassungen im Sinne des Kunden zeitnah vornehmen zu können. Außerdem sind beide Vorgehensweisen bestrebt, den Prozess so zu gestalten, dass es zu schnellen Ergebnissen kommt. Einerseits um den Kunden nahe am Entwicklungsprozess selbst zu halten und andererseits, um zeitnahes Feedback zu erhalten.

Ein weiteres Merkmal agiler Vorgehensweisen ist die Transparenz. Während diese bei Kanban mit der visuellen Darstellung über ein Board erreicht wird, erzeugen kurze Feedbackschleifen, z. B. durch Daily Standup Meetings bei Scrum das gewünschte Ergebnis. Mithilfe der Transparenz gelingt es ebenfalls, Fehler möglichst früh zu erkennen und Stellschrauben im Prozess zu optimieren.

Die wesentlichen Unterschiede der Modelle

Aber selbstverständlich weisen Kanban und Scrum auch Divergenzen auf. So ist Scrum grundsätzlich starrer in seiner Ausprägung als Kanban, da es mehr Regeln beinhaltet und Abläufe detaillierter vorschreibt.

Beginnen wir mit einer zeitlichen Betrachtung. Scrum basiert darauf, dass Iterationen in einem festgelegten Zeitrahmen (sogenannte Timeboxen) erledigt werden. Die Länge der Timeboxen ist zwar initial variierbar, sollte aber über einen längeren Zeitraum konstant bleiben, um eine gewisse Regelmäßigkeit bei den Beteiligten zu etablieren. Denn ein regelmäßiger Rhythmus, bestehend aus Planung, Umsetzung, Auslieferung der erstellten Arbeitsergebnisse und Reflexion der Ergebnisse, schafft Sicherheit. In Kanban finden Sie weder zeitliche Vorgaben noch Timeboxen. Es bleibt also Ihnen überlassen, wann Sie planen, reflektieren, den Prozess verbessern oder ausliefern. Allerdings erweist es sich in der Praxis als nützlich, auch hier einen gewissen Rhythmus zu etablieren.

Die drei Rollen Product Owner, Scrum Master und Entwicklungsteam sind in Scrum fest vorgeschrieben. Kanban sieht hingegen keine bindenden Rollen vor. Allerdings bedeutet dies nicht, dass Sie keine Rollen bei Kanban einsetzen dürfen oder sollen. Es ist sogar notwendig, dass es mindestens eine Person gibt, die die Prinzipien von Kanban verstanden hat und sich für die Einhaltung des Prozesses verantwortlich zeichnet. Gerne wird diese Rolle neuerdings als Flow Master oder Delivery Manager bezeichnet, sie können die Rolle aber auch durch einen Scrum Master, Projektleiter oder ein Produktmanager ausfüllen. Seit 2016 findet man ebenfalls für die Product Owner Rolle äquivalente Bezeichnungen im Kanban Umfeld, diese lauten dann Service Manager oder Product Manager.

Obwohl beide Methoden Veränderungen als die Norm ansehen, gehen Sie doch beide unterschiedlich damit um. Während bei Scrum, die Aufgaben während einer Sprintlänge (1-4 Wochen in der Regel) fix sind, können Änderungen bei Kanban fortlaufend aufgenommen und in der Prozessablauf integriert werden.

Ein weiterer Unterschied findet sich bei der Messung der Produktivität. Bei Scrum schätzt das Team den relativen Aufwand pro Arbeitspaket unter Berücksichtigung der Komplexität und des damit verbundenen Risikos. Dieser Aufwand wird für eine Sprintdauer aufaddiert und ergibt somit eine teamabhängige Geschwindigkeit. Nachdem sich ein Team eingependelt hat, also verlässlich schätzt und ähnliche Durchschnittsgeschwindigkeiten pro Sprint abliefert, wird diese Messgröße für folgende Sprints als Richtwert herangezogen. Allerdings birgt diese Messung auch Gefahren, Teamkonflikte, Krankheiten sowie schlecht beschriebene Anforderungen und daraus resultierende falsche Schätzungen können die Geschwindigkeit stark beeinflussen. In Kanban ist das Schätzen der Abarbeitungsdauer von Arbeitspaketen nicht vorgeschrieben. Die Messung der Produktivität erfolgt in Form einer Zykluszeit („Cycle-Time“). Also der Zeit, die benötigt wird, um ein komplettes Arbeitspaket von Anfang bis Ende abzuschließen.

Scrum + Kanban = Scrumban

Sie kennen nun die wichtigsten Gemeinsamkeiten und Unterschiede von Scrum und Kanban. Vielleicht kam Ihnen beim Lesen ja schon der Gedanke das passendste aus beiden Welten zu kombinieren. Sorry, aber da sind Sie leider nicht der oder die Erste. Unter dem Begriff Scrumban existieren schon seit Mitte dieses Jahrzehnts hybride Modelle, die diesen Ansatz verfolgen.

Das Basiselement von Scrumban stellt eine gewöhnliche Kanbantafel zum Visualisieren der Prozessabläufe dar. Die To-do-Liste des Kanbanboards ist hierbei nach dem Backlog-Prinzip von Scrum geordnet. Das heißt, dass die Einträge mit dem größten Geschäftswert die höchste Priorität besitzen. Im Unterschied zu Scrum gibt es bei Scrumban keine iterativen Sprints. Die Arbeit des Teams erfolgt kontinuierlich unter der Prämisse der Einhaltung der WIP-Grenzen.

Des Weiteren können aus Scrum auch die Rollen in Scrumban übernommen werden. Der Product Owner kümmert sich um die Backlog-Priorisierung, der Scrum Master ist für die Einhaltung des Prozesses notwendig und das Entwicklungsteam für die Umsetzung und Planung. Ebenso ist es sinnvoll Scrum Events wie das Daily-Scrum und die Retrospektive regelmäßig in den Prozess einzubauen. Auch eine wiederkehrende Überprüfung mit den Stakeholdern (Sprint Review) ist in der Regel hilfreich. Die Dauer der einzelnen Zeitfenster und die Frequenz der Treffen sollten im Team abgestimmt werden.

Bleibt die Frage, wann der Einsatz von Scrumban sinnvoll sein kann. In erster Linie bietet sich Scrumban für Arbeitsgruppen an, die regelmäßig und schnell Fehler beheben und kommunizieren müssen. Für derartige Arbeiten ist ein zweiwöchiger Scrum-Zyklus mit anschließendem Reporting zu langwierig und unflexibel.

Ebenfalls interessant kann Scrumban für Teams sein, die stark von Dritten abhängig sind. Oft basieren Vereinbarungen mit Zulieferern oder externen Dienstleistern auf Verträgen, die nicht mit einem internen Sprintzyklus synchronisiert sind. Dies hat zur Folge, dass das Team vielmals nur sehr schwer genaue Abschätzungen treffen kann, bis wann eine Arbeit erledigt ist. Die Erwartungshaltung von Scrum ist aber eine klare und verbindliche Zusage des Entwicklungsteams, was es gedenkt in den nächsten zwei Wochen fertigzustellen. Wie sie sich vorstellen können, ist dies in solch einem Kontext nahezu unmöglich.

Wann Scrum, wann Kanban?

1. Analysieren Sie Ihr Team

Ist Ihre Mannschaft eher weniger flexibel und braucht sie einen klaren Leitfaden mit festgelegten Timeboxen? Sollte Ihr Team Phasen haben, in denen es ungestört arbeiten soll? Dann würde ich zu Scrum raten, da die Aufgaben für zwei Wochen fest fixiert werden und Störungen von außen nicht betrachtet werden sollten.

2. Analysieren Sie Ihr Umfeld und Ihre Abläufe

Teams, die weniger definierte Arbeitsabläufe haben, die Arbeit sequenziell beginnen und beenden und häufig Aufgaben neu priorisieren müssen, um sich ändernden Anforderungen gerecht zu werden, sind mit Kanban besser aufgehoben. Voraussetzung hierfür ist, dass die Aufgaben nicht zu umfangreich sind, da ansonsten ebenfalls eine Neupriorisierung unmöglich wird.

Scrum hingegen eignet sich für Vorhaben mit einer gewissen Planungssicherheit, zumindest einer Sicherheit für die Dauer eines Sprints. Fordert Ihr Kunde eine regelmäßige Einbeziehung, empfehle ich Ihnen ebenfalls Scrum, da er regelmäßig zu jedem Sprintende den realen Fortschritt präsentiert bekommt.

3. Unternehmensstrategie berücksichtigen

Mal schnell Scrum einführen wird nicht funktionieren. Damit sich Scrum in einem Unternehmen etabliert braucht es Zeit und vor allen Dingen auch die Unterstützung und den Willen des Managements in Richtung Selbstorganisation zu marschieren. Wenn die Organisation Agilität aber erst einmal vorsichtig ausprobieren will und keine grundlegenden organisatorischen Veränderungen wünscht, ist ein Einstieg mit Kanban wohl die bessere Strategie.

 

 

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Tipps für die Projektmanagement-Software Einführung in 5 Schritten

Du brauchst eine neue Projektmanagement-Software

Stehen du und deine Mitarbeiter vor einem Produktivitätsproblem? Hast du den Eindruck, dein Projektmanagement-Tool hält nicht, was es verspricht? Wenn du jetzt zweimal mit „ja‟ geantwortet hast, ist die Zeit vermutlich reif für die Einführung einer neuen Projektmanagement Software, die besser auf die Bedürfnisse deines Unternehmens zugeschnitten ist.

Unsere Umfrage über die wichtigsten Herausforderungen für kleine Unternehmen bei der Investition in Software (s. u.) zeigt, dass die Produktivitätssteigerung einer der Hauptgründe ist, in neue Technologien zu investieren. An zweiter Stelle gaben kleine Unternehmen an, der Software, die sie verwenden, irgendwann zu entwachsen.

Doch die Entscheidung, dein bisheriges PM-Tool durch ein neues zu ersetzen, stellt dich und deine Projektmanager unweigerlich vor neue und erhebliche Herausforderungen: So muss man entscheiden, wann der richtige Zeitpunkt für den Kauf der neuen Software gekommen ist, und sich auf Widerstand der Mitarbeiter gegen die neue Technologie gefasst machen.

Kleine Unternehmen benötigen einen Plan für die Projektmanagement Software Einführung, in den alle Mitarbeiter eingebunden sind. So vermeidet man, dass es aufgrund von Schwierigkeiten im Projektablauf zu teilweise erheblichen finanziellen Einbußen kommt. Der eingesparte Betrag kann somit effizient woanders eingesetzt werden.

Dieser Artikel zielt darauf ab, kleine Unternehmen bei der Einführung einer neuen Projektmanagement-Software zu unterstützen. Die neue Anwendung soll ein effizienter Ersatz für die alte sein und die Produktivität des gesamten Teams steigern.

Auf diese Punkte werden wir eingehen:

  • Checkliste: Ist die Zeit reif für den Umstieg auf ein neues Projektmanagement-Tool?
  • 5 Schritte, um die neue Projektmanagement-Software zu implementieren
  • Andere wichtige Gesichtspunkte für eine reibungslose Umstellung
  • Nächste Schritte und empfohlene Ressourcen

Checkliste: Ist die Zeit reif für die Einführung einer neuen Projektmanagement-Software?

Eine aktuelle PMI-Studie besagt, dass durch schlechtes Projektmanagement rund 10 Prozent jedes investierten Dollars vergeudet werden. Kommt dir das bekannt vor? Dann könnte es an der Zeit sein, auf ein neues PM-Tool umzusteigen.

Die wichtigste Erwartung an die neue Software sollte sein, dass sie zu deinen Unternehmensabläufen passt und die Produktivität der Mitarbeiter ankurbelt.  

Wir wissen, wie erdrückend und verwirrend der Entscheidungsprozess sein kann, ob man eine neue Software braucht oder nicht. Hier kommt also unsere Checkliste, die kleinen Unternehmen bei der Überlegung helfen soll, ob der Zeitpunkt günstig ist, um die bisherige PM-Software gegen eine neue auszutauschen.

Checkliste: Richtige Zeitpunkt für einen Umstieg

5 Schritte, um die neue Projektmananagement-Software zu implementieren

Hast du die Entscheidung getroffen, dein Unternehmen auf die Einführung einer neuen Projektmanagement-Software vorzubereiten, musst du dafür sorgen, jeglichem Widerstand zu begegnen, der dir vonseiten deiner Mitarbeiter höchstwahrscheinlich entgegenschlagen wird.

In dieser Sektion führen wir Schritte auf, die man befolgen sollte, damit die Umstellung auf das neue Tool reibungslos verläuft. So kann man für höchste Zufriedenheit unter den Mitarbeitern seines kleinen Unternehmens sorgen:

1. Bereite das Mitarbeiterteam auf die Projektmanagement Software Einführung vor

Die Angestellten sind im Umgang mit der derzeitigen Software vertraut. Daher brauchen sie wahrscheinlich eine Weile, um sich mit der Entscheidung anzufreunden, auf ein neues System umzusteigen. Bereite sie deshalb schon im Vorfeld darauf vor – zum Beispiel auf diese Weise:

  • Halte Besprechungen in kleinen Gruppen ab, um die Diskussionen besser managen zu können. Es ist besser, die Sitzungen  über ein paar Tage zu verteilen, als alles in ein Meeting zu packen.
  • Geh auf die Bedenken deiner Mitarbeiter ein und sprich offen jede Form von Widerstand an. Wahrscheinlich sind sie besorgt, dass sich ihre Arbeitsprozesse ändern werden. Versichere ihnen, dass du ihre Bedenken ernstnimmst und alles tun wirst, damit es ein sanfter Übergang wird.
  • Organisiere fortlaufend Anschlussbesprechungen, um zu überprüfen, wie es deinem Team mit der Umstellung ergeht. Das führt dazu, dass ihre Bedenken mit der Zeit nachlassen.
  • Führe sie durch die neue PM-Software hindurch und hebe den Produktivitätsgewinn hervor. Vergleiche die neue Software mit der alten und demonstriere die Vorteile, Ähnlichkeiten und Unterschiede, um alle Restzweifel auszuräumen.
  • Sprich offen über jegliche zusätzliche Arbeit, die deine Mitarbeiter eventuell auf sich nehmen müssen, um sich mit der neuen Anwendung vertraut zu machen. Geh außerdem darauf ein, wie man von Mobilgeräten und aus dem Internet auf die neue Software zugreifen kann.
  • Biete deinem Team Rund-um-die-Uhr-Support mithilfe von Trainingsmodulen, Unterlagen, Demos etc.

Der Vorteil 

Dank dieser Vorgehensweise können sich die Mitarbeiter schrittweise an die Veränderung gewöhnen und werden rechtzeitig darauf vorbereitet. Die Gruppengespräche geben ihnen zudem das Gefühl, bei der Entscheidung und dem Implementationsprozess gleichberechtigte Partner zu sein.

2. Sorge dafür, dass die Führungskräfte volles Engagement zeigen

Eine Vielzahl von Meetings zu organisieren, bedeutet für die leitenden Angestellten eine Menge Arbeit. Doch die Besprechungen sind unerlässlich, um den Mitarbeitern zu zeigen, dass sie mit der vollen Unterstützung ihrer Vorgesetzten rechnen können. Hier ein paar Vorschläge, wie man es seinen Managern erleichtern kann, diese Umstellung leichter zu handhaben:

  • Halte die Augen nach Führungskräften auf, die gern am Umstellungsprozess auf die neue Software beteiligt wären.
  • Bitte leitende Angestellte, ihre eigenen Vorbehalte gegenüber der neuen Software aufzulisten und sie offen und ehrlich mit dem Mitarbeiterteam zu besprechen, um gemeinsam Lösungen zu entwickeln.
  • Sammle die gemeinschaftlich erarbeiteten Lösungsvorschläge und binde sie in den finalen Plan ein, um für eine reibungslose Implementierung der Software zu sorgen. Auf diese Weise werden sich sowohl die Führungskräfte als auch der Rest der Belegschaft eng in den Prozess eingebunden fühlen und mit mehr Engagement an das neue Tool herangehen.

Der Vorteil 

Dieser Schritt wird die Kommunikationsbarrieren überbrücken, die sich häufig zwischen Führungskräften und Angestellten auftun, wenn es um wichtige Geschäftsentscheidungen geht. In diesem Stadium sollte das Ziel darin bestehen, Vertrauen zwischen seinen Angestellten und Führungskräften zu schaffen und vollkommene Transparenz zu gewährleisten.

3. Wähle Testanwender und ein Projekt zu Demonstrationszwecken aus

Als kleines Unternehmen heißt es vorsichtig und wohlüberlegt zu handeln, wenn man sein Kapital in das passende PM-Tool investieren möchte — und das bereits zum zweiten Mal. Wer die folgenden Schritte beherzigt, vermeidet, Geld für eine Anwendung zu vergeuden, die auf lange Sicht nicht für das Unternehmen geeignet ist:

  • Nimm zwei bis fünf PM-Tools in die engere Auswahl, die deine Kriterien erfüllen. Nutze kostenlose Testversionen und Software-Demos, um abzuwägen, ob sich die Anwendungen für dein Unternehmen eignen.
  • Bestimme Kurz- und Langzeitprojekte, um die ausgewählten Tools zu testen.
  • Sorge dafür, dass dein Test-Team ein Basis-Training für die ausgewählten Softwarelösungen erhält, um sie effizient testen zu können.
  • Trage das Feedback deiner Testpersonen zusammen, um dir ein Bild von ihren Hauptbedenken und positiven Einschätzungen der Anwendungen zu machen. Nachdem das Test-Projekt oder die Test-Projekte abgeschlossen sind, kann man eine Situation aus dem Geschäftsalltag als Beispielszenario verwenden, um den Rest der Belegschaft von seinem Plan zu überzeugen, die Software zu wechseln.

Der Vorteil 

Der hauptsächliche Vorteil dieser Übung besteht darin, innerhalb der Firma Mitstreiter zu finden, die den Umstellungsprozess positiv beeinflussen. Ein Kern-Team, das bereits Erfahrung mit dem Tool hat und als interne Anlaufstelle für Fragen dient, wird allen anderen Mitarbeitern die Umstellung erleichtern.

4. Während der Umstellung Empathie zeigen, um sein Team zu unterstützen

Sich auf ein neues PM-Tool umzustellen, bedeutet auch eine persönliche Veränderung, denn es beeinflusst den Arbeitsablauf und Arbeitsstil eines jeden Mitarbeiters. Der Übergang kann mithilfe der folgenden Schritte sanfter gestaltet werden:

  • Erkläre deinen Mitarbeitern während der Umstellung, was du dir von der neuen Software erhoffst. Führe die angestrebten Ziele und die Vorteile der neuen Anwendung auf, damit es deinen Angestellten leichter fällt, deine Entscheidung zu verstehen.
  • Sobald du die Entscheidung verkündest, auf ein neues PM-Tool umzusteigen, wird dir von deinen Mitarbeitern gewisser Widerstand entgegenschlagen. Um eine volle Unterstützung durch dein Team zu erreichen, veranschauliche anhand schwieriger Situationen aus dem Arbeitsalltag, wie man sie mithilfe der neuen Anwendung bewältigen kann. Außerdem solltest du mit deinen Projektmanagern Treffen unter vier Augen anberaumen, um zu erfahren, mit welchen Schwierigkeiten sie bei der Projektverwaltung derzeit zu kämpfen haben.   

Der Vorteil 

Diese Schritte geben dir Rückendeckung, wenn du die Vorteile des Software-Wechsels herausstellst; deine Motivation wird sich besser auf deine Mitarbeiter übertragen.

5. Übergang zur neuen Software in überschaubaren Schritten

Der Hauptgrund für den stufenweisen Wechsel zu einer neuen PM-Anwendung ist, den Aneignungsprozess entspannter zu gestalten. Der Umstieg sollte für die Mitarbeiter nicht aus heiterem Himmel kommen. Untergliedere ihn in so viele Schritte wie möglich.

  • Der Wechsel sollte nicht stattfinden, während gerade an einem Projekt gearbeitet wird. Es gilt dafür zu sorgen, dass die Mitarbeiter nicht in Stress geraten, weil sie sich eine neue Software aneignen und zugleich auf knappe Abgabetermine hinarbeiten müssen.  
  • Die Implementierung sollte in einzelne Phasen gegliedert werden. Entwirf einen Zeitplan für die Projekte und starte mit neuen, unkomplizierten Projekten, die keine eng gesteckten Fristen haben. Informiere dein Team darüber, dass das alte und das neue System nebeneinander bestehen bleiben, bis das Training vollständig abgeschlossen ist und alles zu hundert Prozent rundläuft.
  • Stelle deinen Mitarbeitern zu Beginn der Umstellung Hilfe vor Ort zur Verfügung, um jeglichem Widerstand während der Lernphase vorzubeugen.
  • Setze Trainingszeiten für deine Mitarbeiterteams fest und sorge dafür, dass ausreichend Zeit für den Onboarding-Prozess zur Verfügung steht, auch wenn sie an fortlaufenden Projekten arbeiten.

Der Vorteil 

Die Software-Umstellung zeitlich zu planen, macht den gesamten Prozess für die Angestellten weniger überwältigend. Auf diese Weise sind sie viel eher gewillt, einen über die gesamte Dauer der Umstellung zu unterstützen.

Andere wichtige Gesichtspunkte für eine reibungslose Umstellung

Sobald du für den Umstieg auf ein neues Projektmanagement-Tool bereit bist, gilt es noch zwei wesentliche Dinge zu überdenken:

  • Die Kosten des Umstiegs kalkulieren. Um versteckte Kosten zu vermeiden, ist es wichtig, sich einen Überblick über die Gesamtkosten für die Umstellung auf die neue Anwendung zu verschaffen. Zu den Gesamtkosten zählen neben dem Preis der neuen Software die Ausgaben für das Training der Mitarbeiter, die Kosten für die Projektabwicklung und die Kosten für die Verzögerungen im Arbeitsablauf während der Übergangsphase.
  • Datensicherheit und nahtlosen Datentransfer gewährleisten. Sorge dafür, dass das neue System mit dem alten kompatibel ist, sodass du alle Unternehmensdaten nahtlos übertragen, synchronisieren und an einem sicheren Ort speichern kannst. So stellt man sicher, dass Projektdaten nicht verloren gehen.

Nächste Schritte und empfohlene Ressourcen

Mit diesen Ideen kannst du Schwung in den Software-Umstieg deines Unternehmens bringen:

  • Ernenne Mitarbeiter zu Botschaftern für die Projektmigration. Wähle Mitarbeiter aus verschiedenen Bereichen aus und mache sie zu kompetenten Ansprechpartnern, um die Umstellung zu meistern. Sie können beim Bewältigen der Probleme und Risiken helfen, die währenddessen auftauchen. Zudem können sie Rückfragen der Mitarbeiter beantworten, um zu verhindern, dass sie die Motivation verlieren.
  • Den Rahmen feststecken. Die Fristen jeder Phase der Implementierung und Umstellung auf die neue Software sollten der gesamten Belegschaft mitgeteilt werden, um das Vertrauen der Mitarbeiter zu gewinnen. Trage die Erwartungen aller Mitarbeiter an die neue Anwendung hinsichtlich der Technologie, Zeit und Kosten zusammen.
  • Den Erfolg der Umstellung testen. Nach Beendigung eines jeden Projekts sollten regelmäßige Tests durchgeführt und alle Probleme festgehalten werden, mit denen die Mitarbeiter konfrontiert worden sind. Leite diese Informationen an den Händler weiter, damit die Software entsprechend aufgerüstet oder angepasst werden kann.  
  • Den Mitarbeitern Anreize für die gelungene Umstellung bieten. Man sollte unbedingt Anreize für den nahtlosen Übergang und das Erlernen der neuen Software bieten. So kann man beispielsweise das Team küren, das die besten Tipps und Tricks auf Lager hat, um mit dem neuen Tool erfolgreiches Projektmanagement zu betreiben.

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Gartners Umfrage zu den Top-Technologie-Trends

Gartner hat die Primärforschung von Juli bis September 2018 unter 715 Befragten in den USA online durchgeführt. Die Ergebnisse der Forschung und der Umfrage basieren auf Gartners Studie, welche die Herausforderungen und Herangehensweise kleiner Unternehmen bei Investitionen in Software untersucht hat. Die Unternehmen wurden nach ihrer Größe, der Anzahl ihrer Mitarbeiter (zwei bis 249 Angestellte) und dem unternehmensweiten Jahreserlös (unter 100 Millionen USD) gefiltert.