Tips voor geslaagd projectmanagement – deadlines en budget struikelblok

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Helaas, bijna geen een project verloopt helemaal vlekkeloos. Als er meerdere projecten tegelijkertijd lopen kunnen er zelfs meerdere brandhaarden tegelijk zijn. 

De echte graadmeter van projectsucces is hoe je met die problemen omgaat.

In dit artikel, gebaseerd op een onderzoek onder 219 fulltime en parttime mede- en eindverantwoordelijken voor het uitvoeren van projecten binnen hun organisatie, bekijken we 5 veelvoorkomende problemen bij projectmanagement. We belichten hoe deze problemen ontstaan en hoe ze voorkomen kunnen worden. Hierbij vroegen we Eelkje Visser, een ervaren agile projectmanager en product owner, om toelichting. Ook bespreken we hoe project managament tools als hulpmiddel kunnen worden ingezet om een aantal problemen effectief op te lossen. 

De volledige onderzoeksmethodologie staat onderaan het artikel.

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5 uitdagingen bij projectmanagement

De in dit onderzoek gebleken uitdagingen bij het uitvoeren van projecten zijn problemen met deadlines, een slechte organisatie van taken, een gebrek aan middelen en goed kostenbeheer en te weinig wendbaarheid. Al deze factoren hangen nauw met elkaar samen, want als een van deze factoren wordt gewijzigd of uitgebreid, geldt hetzelfde onvermijdelijk voor de andere factoren.

Hieronder belichten we hoe bovenstaande problemen ontstaan en hoe deze voorkomen kunnen worden. 

1. Onhaalbare deadlines – 28% zwoegt om deadlines te halen

Deadlines zijn een terugkerend probleem tijdens de uitvoer van projecten. 28% van de ondervraagde bedrijven geeft aan dat dit een belangrijke oorzaak is voor problematische projecten.

Slecht 8% van de ondervraagde bedrijven rondt alle projecten dan ook exact binnen de geplande tijd af. 36% haalt de deadline voor 80-100%. Een grote groep (57%) zit onder de 80% en haalt regelmatig de deadline niet.

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Het halen van deadlines is niet perse een garantie voor projectsucces. 76% van de ondervraagde bedrijven geeft aan dat ze tevreden zijn over het projectresultaat onafhankelijk van tijds-, budgets- of functionele overschrijdingen. 

Toch meten de meeste opdrachtgevers projectsucces wel deels op basis van tijd en budget en blijven deze factoren dus belangrijk.

Er zijn twee soorten deadlines bij projecten. De deadline voor het opleveren van het hele project en de tussenliggende deadlines voor de verschillende taken.

Opleveringstermijn vastleggen is een kwestie van “refinen”

Voor de opleveringstermijn geldt overpromised = underdelivered. Ofwel, wat verkocht is moet wel haalbaar zijn. Een opdrachtgever kan niet altijd goed inschatten hoeveel tijd een project of release kost en verwacht meer dan mogelijk. Dat is al helemaal zo bij IT-projecten waarbij de opdrachtgever soms zelf geen kennis van softwareontwikkeling heeft. 

Daarom is het belangrijk dat de projectleider al in de beginfase bij het project wordt betrokken om als nodig de verwachtingen van de klant bij te stellen. Dan kan er overeenstemming worden bereikt over wat het minimale haalbare is binnen een bepaalde tijd. De projectleider draagt dus actief bij bij een goed opdrachtgeverschap. 

Tips projectmanagement deadlines halen

Deadlines van deliverables

Vervolgens moeten alle taken in het juiste tijdsbestek geplaatst worden. Het plannen van het taak-tijdschema is problematisch omdat mensen vaak de neiging hebben om de tijd die nodig is om taken uit te voeren te onderschatten (ongeacht hun ervaring uit het verleden). Ook zijn er altijd onvoorziene zaken, van binnenuit of buitenaf, die de planning onverwacht kunnen beïnvloeden.

Als een projectschema op onnauwkeurige taak-tijdinschattingen is gebaseerd, zal de eerste taak die langer duurt dan verwacht meteen tot het uitlopen van de hele planning leiden. Hierdoor kunnen dan weer extra middelen vereist zijn om te helpen bij het inhalen van de verloren tijd.

Tips voor het halen van deadlines

Hoe bepaal je dan de juiste tijdsplanning? Creëer een buffer van tijd voor eventuele calculatiefouten of onvoorziene zaken.

Het komt erop neer dat je de taak-tijdsinschattingen met een bepaald percentage verhoogt. Dus plan bijvoorbeeld alle driedaagse taken in voor vijf dagen. Of, als je weet dat ad-hoc verzoeken 20% van de tijd van je team in beslag nemen, verhoog dan hun taak-tijdsinschattingen met 20%.

Als je tijdens de planning een beetje speling in het projectschema’s hebt ingebouwd, blijf je ondanks onvoorziene tegenslagen toch binnen je deadlines.  

Tools voor tijdsplanning

Er zijn project management tools met functionaliteit voor tijdsregistratie, zodat je kunt bijhouden hoe lang het duurt om bepaalde taken uit te voeren. Je kunt ook bijhouden wanneer en waarom er sprake is van uitloop in tijd, zodat je inzichtelijk maakt welke taken in toekomstige projecten meer of minder tijd nodig hebben.

Uit ons onderzoek blijkt dat de groep die projectmanagement software gebruikt minder problemen heeft met het organiseren van taken dan de groep die geen projectmanagement software gebruikt. 29% van de niet-gebruikers geeft aan dat het organiseren van taken een oorzaak van het falen van projecten is, tegenover 21% van de groep die wel project management software gebruikt. 

Op Capterra kun je project management tools filteren op de feature ‘tijd en onkosten bijhouden’, dan krijg je een lijst te zien met tools die deze functie hebben. 

2. Te weinig resources beschikbaar – 27% bedrijven worstelt hiermee

Resources of middelen zijn de mensen die het projectwerk doen. Het effectief beheren van resources is een uitdaging voor 27% van de ondervraagde bedrijven. Dit probleem doet zich vaak voor wanneer er aan meerdere projecten tegelijk wordt gewerkt. 

Een van de redenen kan zijn dat er een gebrek aan transparantie is in de werklast van werknemers en dus een gebrek aan inzicht in een optimaal gebruik van de middelen.

Uit onderzoek blijkt dat slechts 40% van de werkweek van een medewerker wordt besteed aan functiespecifieke taken – de overige 60% wordt gevuld met vergaderingen, e-mails, administratieve taken, niet-projectmatig werk, etc. Desondanks plannen veel leidinggevenden nog steeds projecten in de veronderstelling dat medewerkers 100% van hun tijd kunnen en zullen besteden aan het project. Dit leidt tot onnauwkeurige taak-tijd schattingen.

Ten tweede weten veel leiders niet of accepteren ze niet dat het optimale gebruik van de middelen tussen 70% en 80% ligt – niet 100%. 

Tips voor het beheren van middelen

Wanneer je meerdere projecten vanuit dezelfde resourcepool bemant, is de kans groot dat je voor elk project vergelijkbare rollen nodig hebt, bijvoorbeeld een ontwerper en een ontwikkelaar. Dan moet je rekening houden met de werklast van iedere resource en met taakafhankelijkheid. De ontwikkelaar kan niet tegelijkertijd aan project A en B werken. En de designer kan pas beginnen met zijn werk als het werk van de ontwikkelaar af is. 

Met Excel is het onbegonnen werk om projectmiddelen in meerdere projecten tegelijkertijd te beheren. Daar heb je een speciale toepassing voor nodig die in staat is de aankomende beschikbaarheid te bekijken, behoeften te voorspellen en ‘placeholders’ in te plannen, alsmede om real-time updates en wijzigingen in de planning weer te geven en je te waarschuwen wanneer medewerkers overbelast raken of zijn. Je kunt hiervoor speciale resource planning software gebruiken of projectmanagementsoftware met mogelijkheden voor projectplanning en resourcemanagement.

tijd- taak inschattingen maken
Team tijdlijn in PM planning tool Toggle (bron)

3. Niet goed organiseren van verschillende taken – 24% komt hierdoor in de knoop

De organisatie van de verschillende taken is het volgende knelpunt op de lijst. Dit begint allereerst bij een goede voorbereiding van hele praktische zaken als de werkwijze. Hoe vaak zijn er meetings, welke tools worden er gebruikt, bijvoorbeeld voor de chat, om te meeten, voor ideation en de planning.  

project management tips Eelkje visser

Tips voor het organiseren van taken

Voor het organiseren van taken is het nuttig om een een Work Breakdown Structure (werkschema) te maken. Dit is een ontbinding van het project in deelprojecten die op hun beurt weer worden uitgesplitst in deeltaken net zo lang totdat er duidelijk hanteerbare taken te definiëren zijn. Met een WBS kun je zien hoe veranderingen in de scope (en de daarop volgende tijdlijn en middelen) je project zullen beïnvloeden.

Tools voor het organiseren van taken

Project management tools met robuuste planningsmogelijkheden, zoals Gantt-grafieken, kunnen helpen bij het maken van een WBS. Een Gantt-diagram is een grafische weergave van een project, waarbij de scope op de y-as wordt weergegeven ten opzichte van het schema op de x-as. Het maken van wijzigingen in de scope op een digitale Gantt-grafiek (ook wel een “dynamische tijdlijn” genoemd) zal automatisch veranderingen in de volgende taken weergeven.

sorting order pm
Herordenen van taken in een Gantt-grafiek in Wrike (bron)

4. Gebrekkig kostenbeheer – 54% ondervraagde bedrijven overschrijdt regelmatig budget.

Gebrekkig kostenbeheer is nauw verbonden met het overschrijden van deadlines. Want als deadlines niet worden gehaald dan moeten er meer uren gedraaid worden en daar zitten extra kosten aan verbonden. 46% van de ondervraagde bedrijven blijft goed binnen hun budget. 80% tot 100% van hun projecten wordt binnen het geplande budget afgerond. 54% van de bedrijven overschrijdt echter regelmatig het budget. Minder dan 80% van hun projecten wordt binnen het geplande budget afgerond. 

gebrekkig kostenbeheer project management

Oorzaken van budgetoverschrijding kunnen bij een verkeerde planning liggen, maar ook bij het oplopen van vertraging tijdens de uitvoer van het project. Zo kan het bijvoorbeeld gebeuren dat er halverwege een project een verkeerde technische keuze is gemaakt en iets over moet. Ook grote veranderingen in omstandigheden zoals corona kunnen een bedreiging vormen voor de kosten. 

Nu vanwege Corona duurden veel dingen langer. Klanten deden er langer over om te antwoorden, mensen waren niet bereikbaar en projecten vielen stil waardoor de planning uitliep. Hierdoor was veel flexibiliteit nodig om het project af te maken. Opdrachtgever en opdrachtnemer moesten elkaar tegemoet gekomen.

Eelkje Visser, Product Manager/Product Owner

 

Als het een commerciële klant is zit er wellicht wel wat speling in het budget en kan er extra geld vrijgemaakt worden. Of je kunt elkaar tegemoet komen en de extra kosten fifty-fifty delen met de klant. Als het een overheidsproject is dan wordt het echter heel erg lastig. Overheidsinstanties werken met vaste jaarlijkse budgetten en zijn niet flexibel. 

Tips voor budgetbeheersing

Om deze en andere risico’s beter in te schatten en de resultaten van een project beter te beheersen wordt risicomanagement toegepast. Potentiële bedreigingen van een project, bijvoorbeeld veroorzaakt door uitloop van planning of budget, worden opgenomen in een risicoanalyse. Een risicoanalyse zet alle risico’s van een project op een rijtje om de kans dat het risico optreedt te verkleinen en de gevolgen van het risico te beperken. Daarbij worden ook de bijpassende beheersmaatregelen vermeld.  81% van de ondervraagde bedrijven voert risicomanagement bij projecten uit, blijkt uit ons onderzoek

Risicomanagement is een constant proces, dat zich na elke projectfase herhaalt. Uit ons onderzoek blijkt dat bedrijven die vóór en tijdens het project risicomanagement uitvoeren minder problemen hebben met kostenbeheer dan bedrijven die alleen voor of alleen tijdens het project risicomanagement uitvoeren. 

Risicomanagement software helpt organisaties de blootstelling aan bedrijfs- en operationele risico’s te verminderen, de kwaliteit te verbeteren en verliezen te minimaliseren door beter gegevensbeheer. 

5. Moeite met reageren op onverwachte problemen – oorzaak van mislukking voor 19%

Wat gebeurt er echter als de opdrachtgever tijdens het project een aanpassing vraagt? Of wat gebeurt er als de omstandigheden veranderen en de eisen niet meer overeenkomen met de realiteit zoals tijdens corona kon gebeuren? 13% van de ondervraagde bedrijven zegt dat slecht beheerde wijzigingen in de scope de oorzaak zijn van het mislukken van projecten. 19% zegt dat niet goed reageren op onverwachte problemen oorzaak van mislukking is.   

Dit is vooral het afgelopen jaar relevant geweest vanwege de coronacrisis. De noodzaak van projecten veranderde, mensen hadden opeens andere dingen aan hun hoofd en prioriteiten verschoven. De scope of doelgroep van het project veranderde ook plots. 

Eelkje Visser

Tips voor wendbaarheid

Als er Agile gewerkt wordt kan er soepeler met veranderingen worden omgegaan. Niet alles staat namelijk al van te voren vast zoals bij de klassieke waterval-aanpak. In het projectplan is juist ruimte voor aanpassingen gelaten en er wordt wendbaar gewerkt in kleine multidisciplinaire teams die vooral experimenterend tot oplossingen komen.

voordelen agile projectmanagement

19% van de ondervraagde bedrijven gebruikt agile methoden. De respondenten uit ons onderzoek komen uit verschillende sectoren en functiegebieden van het midden- en kleinbedrijf van Nederland. Onder de respondenten uit de IT-sector ligt het percentage dat agile werkt een stuk hoger (52%). 

Het grootste voordeel van agile, zo blijkt uit het State of Agile 2020, een internationaal onderzoek onder 1.121 professionals uit de softwarebranche van Organize Agile in samenwerking met de Hogeschool Utrecht, is het aanpassingsvermogen bij veranderende prioriteiten (aangegeven door 70%). Door met frequente kleine releases te werken kunnen bedrijven tijdig tegemoet komen aan de veranderende behoeften van klanten en dat is in crisistijd belangrijker dan ooit. Agile werkt trouwens niet alleen voor IT-afdelingen, maar voor alle onderdelen van de organisatie. 

En nu? Bekijk onze online catalogus met agile projectmanagement tools

Onderzoeksmethodologie

Voor dit artikel is gebruik gemaakt van een online enquête uitgevoerd onder 219 full time en part-time medewerkers uit het midden en kleinbedrijf in Nederland,  freelancers of eenmanszaken uitgesloten, onder verschillende sectoren.  Alle deelnemers zijn mede- of eindverantwoordelijk voor de uitvoer van projecten binnen hun organisatie en hebben het afgelopen jaar op z’n minst één project uitgevoerd. Het onderzoek liep in Maart 2020.

Projektmanagement-Werkzeuge: Wie du den richtigen Projektmanagement-Stack für dein Unternehmen aufbaust

Projektmanagement-Werkzeuge für deinen Projektmanagement-Stack

Der erste Schritt hin zu einem effizienten Projektmanagement-Team ist die Auswahl der richtigen Projektmanagement-Werkzeuge.

Projektmanagement-Werkzeuge: Wie du den richtigen Projektmanagement-Stack für dein Unternehmen aufbaust

Jedes Projekt ist anders, und das gilt auch für Projektteams: Jedes hat seine eigenen Arbeitsweisen, Prozesse und Kommunikationsstile.

Agile Projektteams sind sehr kommunikativ und arbeiten mit häufigem Feedback und Revisionen. Teams, die nach der Wasserfallmethode arbeiten, kommunizieren tendenziell weniger, aber konzentrieren sich stark auf die Planung und stellen sicher, dass die Erwartungen von Anfang an klar sind.

Selbst zwischen Teams, die dieselbe Projektmanagement-Methode einsetzen, kann es große Unterschiede geben, beispielsweise Vorlieben für Kanban oder Scrum.

Daher kann kein Projektmanagement-Tool als Universallösung für alle Teams dienen. Unternehmen sollten ihren eigenen Projektmanagement-Stack aufbauen, der sich nahtlos in die Prozesse und Arten der Zusammenarbeit der verschiedenen Teams einfügt.

Was ist ein Projektmanagement-Stack?

Beim Projektmanagement-Stack handelt es sich um die Zusammenstellung verschiedener Projektmanagement-Werkzeuge, mit denen Teams Projekte effektiv managen. Diese Softwarelösungen können für einen reibungslosen Datenaustausch miteinander integriert werden. So verschwenden die Teams keine Zeit mit repetitiven Datenerfassungsaufgaben und können sich auf strategischere Projektanforderungen konzentrieren.

Gut zusammengestellte Projektmanagement-Werkzeuge können zahlreiche typische Probleme von Projektteams verhindern, beispielsweise eine schlechte Planung, Kommunikationsverzögerungen oder Fehlschläge aufgrund eines unzureichenden Risikomanagements.

Vor dem Zusammenstellen eines geeigneten Projektmanagement-Stacks gilt es, die aktuelle Unternehmensgröße zu analysieren (Angestellte und Umsatz), die Komplexität der Projekte zu betrachten und sich einen strategischen Überblick über die am Markt verfügbaren Projektmanagement-Werkzeuge zu machen.

Dieser Artikel soll bei den ersten Schritten helfen und die wichtigsten Überlegungen bei der Auswahl aufzeigen.

Die Themen dieses Artikels:

  • Projektmanagementprozesse evaluieren
  • 3 Grundlagen für einen soliden Projektmanagement-Stack
  • Wie arbeiten die Tools zusammen?
  • Überlegungen beim Vergleich von Projektmanagement-Software

Projektmanagementprozesse evaluieren

Bevor du deinen Projektmanagement-Stack näher planen kannst, musst du zunächst die Projektmanagement-Anforderungen deines Teams überblicken.

Dabei kann die folgende Übung helfen:

Organisiere ein Meeting mit dem Projektmanagement-Team, um über die bestehenden Projektmanagementprozesse und -werkzeuge zu sprechen. Notiere auf einem Whiteboard (oder einem digitalen Whiteboard bei Remote-Teams) und auf Haftnotizen und Flowcharts (wie im Beispiel unten) jeden einzelnen Schritt und visualisiere die Prozessabläufe.

Visualisierte Projektpläne auf einem digitalen Whiteboard in MyDraw
Visualisierte Projektpläne auf einem digitalen Whiteboard in MyDraw (Quelle)

Bitte anschließend deine Teammitglieder, die Schritte und Arbeitsabläufe zu nennen, bei denen sie vor Herausforderungen stehen. So kannst du Engpässe identifizieren, die der Effizienz deines Teams schaden, beispielsweise manuelle Prozesse oder ineffektive Kommunikationsabläufe.

Auf die Lösung genau dieser Herausforderungen solltest du dich bei der Auswahl von Projektmanagement-Software konzentrieren.

3 Grundlagen für einen soliden Projektmanagement-Stack

Zur Kategorie der Projektmanagement-Software gehören zahlreiche unterschiedliche Lösungen, zum Beispiel Tools für das Anforderungsmanagement oder Remote-Arbeitssoftware. Verschaffe dir einen Überblick und wähle die richtigen Projektmanagement-Werkzeuge, indem du dich auf drei Kernbereiche konzentrierst: Planung, Überwachung und Zusammenarbeit.

  1. Planung

In dieser Anfangsphase kalkuliert die Projektleitung die Zeit, das Budget und die menschlichen Fähigkeiten, die zur Projektdurchführung benötigt werden. Hierfür braucht sie Projektplanungstools, mit denen wichtige Aufgaben priorisiert und den richtigen Personen zugewiesen werden können.

Dafür werden zwei Arten von Projektmanagementlösungen benötigt: Projektplanungssoftware und Ressourcenmanagement-Software.

 Was ist Projektplanungssoftware?

Mit Projektplanungssoftware kann das Projektteam die kritischen Projektpfade aufzeichnen. Dabei werden Projekte in eine Abfolge von Aufgaben aufgeteilt und die nötige Zeit für deren Erledigung abgeschätzt.

Häufig umfasst die Software Funktionen wie Gantt-Diagramme, Kalender, Ressourcenplanung und Kommunikationstools. Zusätzlich kann es Funktionen für die Aufgabenverwaltung, Budgetierung und Ausgabenverfolgung geben.

Wobei hilft Projektplanungssoftware?

  • Die Zeitachse des Projekts auf einem Kalender visualisieren
  • Aufgabenprioritäten und abhängige Aufgaben identifizieren
  • Risiken und Engpässe erkennen
  • Mit Teammitgliedern über Projektzeitpläne kommunizieren

Wann benötigst du Projektplanungssoftware?

Dein Unternehmen sollte über Projektplanungssoftware nachdenken, wenn dein Team ein Tool zum Verwalten von Aufgabenprioritäten sucht, damit Projekte rechtzeitig und im Rahmen des verfügbaren Budgets fertig werden.

Darstellung zentraler Projektabläufe mit Gantt-Diagrammen in Wrike
Darstellung zentraler Projektabläufe mit Gantt-Diagrammen in Wrike (Quelle)

Weitere Informationen zu Projektplanungssoftware:

Was ist Ressourcenmanagement-Software?

Mit Ressourcenmanagement-Software können Unternehmen die Fähigkeiten und die Verfügbarkeit von Angestellten effektiv verwalten. Die Software dient dazu, die Zuteilung von Personen (Ressourcen) zu einem Projekt zu planen und zu optimieren. Zentrale Funktionen sind Mitarbeiterplanung, Qualifikationsabgleich, Personalprognosen und Stundenzettel-Management.

Wobei hilft Ressourcenmanagement-Software?

  • Personalzuweisung zu Projekten planen
  • Vorhandenes oder noch benötigtes qualifiziertes Personal überblicken
  • Von Angestellten zur Erledigung von Aufgaben benötigte Zeit verfolgen

Wann benötigst du Ressourcenmanagement-Software? 

Dein Unternehmen sollte über Ressourcenmanagement-Software nachdenken, wenn deine Teammitglieder an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten und mit Arbeit überhäuft werden. Mit der Software kann die Projektleitung Engpässe und Konflikte bei der Arbeitszuweisung erkennen.

Aufgaben und zeitliche Einteilung von Angestellten in ProWorkflow
Aufgaben und zeitliche Einteilung von Angestellten in ProWorkflow (Quelle)

Weitere Informationen zu Ressourcenmanagement-Software:

  1. Überwachung

Die kontinuierliche Überwachung von Projektmeilensteinen und -zielen ist unverzichtbar, wenn Projektpläne erfolgreich umgesetzt werden sollen. Mit Projektüberwachungstools kannst du alle wichtigen Ergebnisse im Blick behalten.

Besonders entscheidend sind Projekttracking-Software und Software für die Zeit- und Spesenerfassung.

 Was ist Projekttracking-Software?

Mit Projekttracking-Software können Unternehmen verschiedene Bereiche eines Projekts nachverfolgen, beispielsweise Zeitplan und Budget. Die Software bietet fortgeschrittene Berichtsfunktionen, um Daten zu visualisieren und Projekt-KPIs zu messen.

Wobei hilft Projekttracking-Software?

  • Den Status von Projektzeitplänen und Meilensteinen im Blick behalten
  • Die Ressourcenauslastung visualisieren
  • Entscheidungen anhand von Erkenntnissen aus der früheren Projekt-Performance treffen

Wann benötigst du Projekttracking-Software? 

Dein Unternehmen sollte über Projekttracking-Software nachdenken, wenn deine Projektmanager*innen Scope Creep feststellen, also eine schleichende Erweiterung des Projektumfangs oder -budgets. Mit der Software können wichtige Projektmetriken kontinuierlich überwacht und die bisherige Performance analysiert werden, um zukünftige Projektpläne zu optimieren.

Projektberichte in einem Analyse-Dashboard in Clarizen
Projektberichte in einem Analyse-Dashboard in Clarizen (Quelle)

Weitere Informationen zu Projekttracking-Software:

 Was ist Software für die Zeit- und Spesenerfassung?

Software für die Zeit- und Spesenerfassung wird genutzt, um die für Aufgaben und Projekte aufgewendete Zeit und die projektbezogenen Kosten zu verfolgen. Sie bietet Funktionen wie Zeiterfassungstools, Ausgaben-Tracking und projektbasierte Buchhaltung, um Rechnungen für Kunden zu erstellen und unnötige Projektkosten zu identifizieren.

Wobei hilft Software für die Zeit- und Spesenerfassung?

  • Arbeitszeiten der Angestellten im Blick behalten
  • Material- und Reisekosten im Zusammenhang mit Projekten nachverfolgen
  • Die Auslastung von Angestellten über Berichte analysieren

Wann benötigst du Software für die Zeit- und Spesenerfassung? 

Dein Unternehmen sollte über Zeit- und Spesenerfassungstools nachdenken, wenn dein Team an Kundenprojekten beteiligt ist, die auf Stundenbasis abgerechnet werden.

Zeiterfassung und Spesenmanagement in Hubstaff 
Zeiterfassung und Spesenmanagement in Hubstaff (Quelle)

Weitere Informationen zu Software für die Zeit- und Spesenerfassung:

  1. Zusammenarbeit

Der Erfolg eines Projekts hängt stark davon ab, wie effektiv die Teammitglieder zusammenarbeiten. Spezielle Software für die Zusammenarbeit kann dabei einen großen Unterschied machen. Wenn du Software für die Zusammenarbeit zu deinem Projektmanagement-Stack hinzufügen willst, achte darauf, dass du kein Geld für unnötige Software ausgibst: Es gibt unzählige verschiedene Lösungen von Community-Software bis hin zu Social-Networking-Software.

Unten haben wir zwei grundlegende Tools für Projektzusammenarbeit, Teamkommunikation und Dokumentenverwaltung aufgeführt.

 Was ist Software für die Teamkommunikation?

Software für die Teamkommunikation hilft Teams, Verzögerungen in der Kommunikation zu vermeiden, die zu verpassten Deadlines führen könnten. Zu den üblichen Funktionen gehören Privat- und Gruppenchats, Anrufe und Videoanrufe, Bildschirmfreigaben und Dateiübertragungen.

Wobei hilft Software für die Teamkommunikation?

  • Nachrichten und Dateien an Einzelpersonen und Gruppen senden
  • Bildschirme und Präsentationen übertragen
  • Anrufe und Videoanrufe über Computer oder mobile Apps tätigen

Wann benötigst du Software für die Teamkommunikation? 

Dein Unternehmen sollte über Kommunikationstools nachdenken, wenn dein Team von verschiedenen Orten aus arbeitet (beispielsweise im Homeoffice) oder an Projekten beteiligt ist, die eine ständige Kommunikation erfordern, um Zweifel zu klären, Ideen zu brainstormen oder Neuigkeiten mitzuteilen.

Team-Chat in Slack 
Team-Chat in Slack (Quelle)

Weitere Informationen zu Kommunikationssoftware:

 Was ist Dokumentenmanagementsoftware?

Dokumentenmanagementsoftware unterstützt Unternehmen dabei, eine durchsuchbare und organisierte Ablage mit projektbezogenen Dokumenten und Aufzeichnungen zu erstellen. Mit Funktionen wie Indexierung, Berechtigungsverwaltung und Dokumentenveröffentlichung können Unternehmen Dokumente erstellen, bearbeiten und verschiedene Versionen in organisierten digitalen Bibliotheken speichern.

Wobei hilft Dokumentenmanagementsoftware?

  • Eine digitale Ablage für Dokumente erstellen
  • Sensible Informationen in einem sicheren Portal aufbewahren
  • Den Benutzerzugriff auf Projektinformationen kontrollieren

Wann benötigst du Dokumentenmanagementsoftware? 

Dein Unternehmen sollte über Dokumentenmanagementsoftware nachdenken, wenn dein Team mit vielen sensiblen Informationen umgeht. Die Software hilft dabei, eine sichere und zentralisierte Online-Bibliothek für Dokumente zu erstellen.

Dokumentenmanagement-Dashboard in eFileCabinet 
Dokumentenmanagement-Dashboard in eFileCabinet (Quelle)

Wie arbeiten diese Projektmanagement-Werkzeuge zusammen?

Üblicherweise können die Tools im Projektmanagement-Stack über native Integrationsmöglichkeiten, Drittanbieter-Plattformen oder offene APIs miteinander integriert werden. So können Teams Projektinformationen schneller abrufen und austauschen und effizienter arbeiten.

Wenn beispielsweise Änderungen an der Zeitleiste für Aufgaben in einem Projekttracking-Tool erfolgen, können diese augenblicklich über die Teamkommunikationslösung an alle Teammitglieder gesendet werden.

Auch die Einblicke aus Zeit- und Kostenverfolgungstools können in die Projektplanungs- oder Ressourcenzuweisungssoftware einfließen und so zu einer besseren Planung zukünftiger Projekte beitragen.

Überlegungen beim Vergleich von Projektmanagement-Software

Dieser Artikel soll als erste Hilfe für den Start dienen und nennt die grundlegendsten Tools für einen Projektmanagement-Stack. Um alle Anforderungen deines Unternehmens abzudecken, solltest du auch weitere Projektmanagement-Lösungen evaluieren und deine spezifischen Anforderungen analysieren.

Integrationen: Ideal sind Tools, die bereits native Integrationsmöglichkeiten bieten. Wenn das nicht der Fall ist, solltest du überprüfen, ob Integrationen über Drittanbieter wie Zapier, IFTTT oder Automate.io verfügbar sind.

Falls nicht, finde heraus, wie einfach du Daten von einem Tool zum anderen übertragen kannst. Sieh beispielsweise nach, ob die Software unterschiedliche Dateiformate für den Download von Berichten unterstützt.

Branchen- oder prozessspezifische Software oder Software für bestimmte Unternehmensgrößen: Deine Branche, die Größe deines Unternehmens und deine Projektmanagementprozesse sind wichtige Faktoren bei der Auswahl von Projektmanagement-Tools.

Projektplanungstools wie eigenständige Lösungen für Gantt-Diagramme sind beispielsweise ideal für kleine und mittlere Unternehmen mit wenigen laufenden Projekten, während Projektportfoliomanagement-Software sich für Großunternehmen mit einer Vielzahl an Projekten anbietet.

Genauso gibt es Projektmanagementlösungen, die für bestimmte Branchen konzipiert wurden. Softwareunternehmen nutzen häufig Bug-Tracking-Tools für ihre Entwicklungsteams, während Firmen im Bauwesen ihre Projektkosten und -ressourcen mit Berechnungssoftware für Baumaterialien analysieren.

Peer-Review: Die Vor- und Nachteile einer Software findest du besonders schnell heraus, indem du nachliest, was bisherige Nutzer*innen über die Software denken. So kommst du deutlich schneller zu einer Entscheidung und wirst möglicherweise vor einem Fehlkauf bewahrt.

Empfehlenswert sind Drittanbieter-Plattformen mit verifizierten Softwarebewertungen. Wirf gerne einen Blick auf unsere eigene Plattform: Hier kannst du Nutzerbewertungen nach Kriterien wie der beruflichen Position oder der Unternehmensgröße des Reviewers filtern.

Langlebigkeit der Software: Zu guter Letzt gilt es zu betrachten, wie die Software langfristig genutzt werden soll. Hole dazu wichtige Stakeholder (wie das IT-Team oder Business-Analytiker*innen) mit ins Boot und analysiert, ob das Tool auch langfristig einen Mehrwert bringen wird.

Hier findest du weitere Informationen zur Softwareauswahl:

Suchst du nach Projektmanagement-Software? Wirf einen Blick auf Capterras Liste der besten Projektmanagement-Softwarelösungen!

Hinweis: Die in diesem Artikel ausgewählten Anwendungen dienen als Beispiele, um Funktionen im Kontext zu präsentieren. Dies stellt keine Empfehlung dar. Die Informationen stammen aus Quellen, die wir als vertrauenswürdig beurteilen.

¿Qué es y por qué considerar la gamificación en la gestión de proyectos?

Gamificación en la gestión de proyectos

Gamificación en la gestión de proyectos

Este artículo se publicó por primera vez el 25/06/2019 y se ha actualizado el 03/11/2020

¿Qué es la gamificación en la gestión de proyectos? ¿Cómo se puede relacionar tu trabajo con la diversión que implican los videojuegos? ¿Por qué se habla cada vez más de este concepto en las empresas? 

Videojuegos y gamificación

Como pasa con muchos otros integrantes de mi generación, los videojuegos han formado parte de mi infancia. Desde Age of Empires hasta Zoombinis, comencé a entender lo que significaba la palabra superación a base de niveles y puntuaciones.

La gamificación integra en el entorno laboral la diversión que supone la superación de obstáculos en el ámbito de los videojuegos; en lugar de luchar contra orcos gigantescos, los equipos se reúnen para enfrentarse a un monstruo muy diferente: los proyectos.

El concepto es muy sencillo: emplear un modelo de jugabilidad para crear recompensas en torno a la productividad y a la consecución de objetivos. Los miembros del equipo pueden “subir de nivel” o ganar distintivos en función de su rendimiento. En resumen, el trabajo se empieza a parecer cada vez más a un juego, algo que beneficia a las pymes.

La gestión de proyectos y la gamificación van siempre de la mano; a fin de cuentas, la primera no es más que el fruto de organizar a los miembros de un equipo para conseguir los mejores resultados mientras se sienten satisfechos. El responsable de la gestión de proyectos puede recurrir a la gamificación para establecer un equipo que sea imaginativo, competitivo y apasionado.

La gamificación en la gestión de proyectos funciona

Uno de los problemas de los entornos laborales es cuando los empleados no se involucran de forma activa o no se implican en los proyectos.

Por poner un ejemplo, las imprecisiones que se cometieron a causa de la poca implicación por parte de los empleados ocasionaron serios problemas a la empresa Lawley Insurance en el año 2012 (información en inglés). Los trabajadores no tuvieron el suficiente cuidado a la hora de actualizar el software que utilizaba el equipo de ventas y, como resultado, las predicciones que se generaron eran caóticas y los informes, erróneos. Lawley recurrió a la gamificación en la gestión de proyectos para solucionar el problema. La empresa estableció un reto quincenal para los trabajadores, que podían ganar puntos si actualizaban sus archivos, registraban sus llamadas telefónicas o hacían seguimiento de los clientes potenciales. Según afirma Concur.com (contenido en inglés): “Gracias a la competición, el equipo de ventas generó durante esas dos semanas la misma cifra de actividades que se había contabilizado en los siete meses y medio anteriores”.

Este caso es uno de los muchos que existen, las mecánicas de juego consiguen implicar y motivar a la plantilla de forma eficaz, al tiempo que mantienen y refuerzan ciertos comportamientos de los trabajadores.

Después de todo lo que se ha mencionado, solo queda una duda: ¿Cómo pueden los gestores de proyecto sacar el máximo partido a la gamificación?

Consejos  que hay que tener en cuenta al implementar la gamificación

Es muy peligroso ir solo, así que confía en los consejos que te brindamos.

  1. La diversión que ofrecen los juegos radica, en parte, en el desafío que suponen, pero es cierto que también hay un cierto sentimiento de esperanza que es el que motiva a superar la partida. No se debería crear un juego en el que sea imposible ganar. Crear retos y reglas alcanzables para los miembros del equipo.
  2. Lo ideal sería que cada trabajador tuviera la oportunidad de ganar un premio o El premio. En resumen, si solo uno de los empleados puede ganar cada desafío, es posible que el resto se desanime. Diseña varios premios para que siempre estén motivados por alcanzar alguno.
  3. Durante los juegos hay que fomentar el trabajo en equipo. Las ventajas que supone el verdadero trabajo en equipo en comparación con el trabajo individual o el de un grupo de trabajo se pueden medir y son increíbles y si, además, añadimos la gamificación, se observa cómo la implicación se dispara.
  4. La recurrencia genera un ambiente negativo. Es necesario asegurarse de que los juegos brindan los suficientes retos como para que los usuarios sigan implicándose. La variedad de retos evita que se pierda el interés.
  5. Aun así, la gamificación no es algo que le guste a todo el mundo y no siempre va a funcionar. Como líder y gestor de proyectos, eres tú quien debe averiguar lo que motiva a tu equipo. Si la gamificación no es lo suyo, no temas tener que descartar los juegos. Analiza si los miembros de tu equipo tienen este espíritu de gamificar el trabajo y si no es así debes buscar otros caminos.
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Como escolher as ferramentas de marketing digital certas para o seu negócio

ferramentas Marketing digital

Não sabe em quais ferramentas de marketing digital investir? Este artigo traz uma breve análise dos principais softwares do tipo, o que esperar deles e como selecionar os mais adequados.

ferramentas Marketing digital

Antes de entrar nos termos técnicos de marketing, como automação, análise e engajamento, é importante que você entenda como seus processos de marketing funcionam. Isso é fundamental para identificar as necessidades que podem ser atendidas pelas ferramentas de marketing, os tipos de ferramentas que vão ajudá-lo, o modo como elas funcionam umas com as outras e o papel do elemento humano. Sim, as ferramentas de marketing (ainda) não substituem o elemento humano.

Faça o seguinte exercício com sua equipe:

Reúna todos em uma sala para traçar juntos o fluxo do processo de marketing da empresa. Quer seja na criação de uma campanha de e-mail marketing ou de uma nova estratégia de geração de leads, anote cada etapa em um post-it e os posicione linearmente na parede ou sobre uma mesa.

Dessa forma, vocês serão capazes de identificar quaisquer desconexões ou gargalos e onde o processo fica lento. Também podem existir grupos de tarefas que precisam ser otimizados.

Cada um desses problemas é um desafio que você precisa resolver. Portanto, o mais lógico é procurar ferramentas com foco nessas atividades e que ofereçam uma automação completa ou, pelo menos, um fluxo mais simplificado.

Ferramentas de marketing digital: as 3 áreas mais importantes

Marketing de conteúdo, e-mail marketing, gerenciamento de redes sociais, web analytics e ferramentas de pesquisa. Existem dezenas de categorias de software que se enquadram como ferramentas de marketing. Porém, as pequenas e médias empresas (PMEs) devem evitar se distrair com ferramentas “moderninhas” e, em vez disso, se concentrar em três áreas principais: engajamento, execução e insight.

1. Engajamento

De acordo com a Gartner, as ferramentas da categoria de engajamento são aquelas que potencializam os pontos de contato que chegam até seus clientes e leads. Muitas vezes, elas são os motores de canais específicos que entregam mensagens de outbound marketing e registram os resultados (artigo completo, em inglês, disponível para clientes da Gartner).

Dois tipos populares de software de engajamento que podem ajudar a sua empresa a criar campanhas de marketing direcionadas e eficazes são as ferramentas de e-mail marketing e as de marketing de redes sociais.

O que é uma ferramenta de e-mail marketing?

Uma ferramenta de e-mail marketing é um sistema que automatiza as comunicações por e-mail entre uma empresa e seus leads e clientes. Ela oferece recursos como envio de e-mails em massa, banco de dados de contatos, gestão de assinantes e modelos de e-mail para usar em campanhas.

Esse tipo de software também ajuda a monitorar a eficácia do marketing por e-mail e a aumentar sua eficiência com insights que podem ser aplicados tanto em campanhas atuais como nas mais antigas.

As ferramentas de e-mail marketing ajudam em tarefas como:

  • gestão de modelos de e-mail
  • criação de newsletters com foco no cliente
  • envio de e-mails de pesquisa
  • execução de campanhas promocionais
EmailOctopus e-mail marketing
Exemplo de criação de campanha de e-mail marketing no EmailOctopus (Fonte)

Quando vale a pena optar por um software de e-mail marketing?

Sua empresa deve pensar em adicionar um software de e-mail marketing ao seu pacote de ferramentas de marketing se sua equipe estiver buscando uma maneira de enviar e-mails para clientes existentes e potenciais de maneira eficaz e direcionada e de rastrear o sucesso das interações em um só lugar.

Mais informação sobre ferramentas de e-mail marketing:

O que é uma plataforma de gerenciamento de redes sociais?

As plataformas de gerenciamento de redes sociais são sistemas que permitem que as equipes de marketing trabalhem o reconhecimento da marca e a fidelidade do cliente, ao mesmo tempo em que centralizam todas as atividades de redes sociais e de alcance em uma única plataforma. Normalmente, esse software oferece recursos como publicação automática, gestão de conteúdo e segmentação de clientes.

As ferramentas de redes sociais ajudam em tarefas como:

  • agendamento e seguimento de postagens
  • rastreamento de conversão
  • gerenciamento de múltiplas contas
Hootsuite gerenciamento de redes sociais
Criação de calendário de conteúdo no Hootsuite, que possui versão grátis (Fonte)

Quando vale a pena optar por um software de marketing de redes sociais?

Você deve considerar adquirir um software de marketing de redes sociais se deseja construir uma presença forte nas redes com o objetivo de fomentar o relacionamento com clientes já existentes.

2. Execução

De acordo com a Gartner, as ferramentas da categoria de execução fornecem um repositório unificado para seu conteúdo de marketing e ajudam a manter suas campanhas no caminho certo. As ferramentas de execução podem ser um local para armazenar todos os seus conteúdos ou podem ser ferramentas que ajudam a otimizar e automatizar tarefas e processos recorrentes (artigo completo, em inglês, disponível para clientes Gartner).

Os softwares de execução mais comuns de um pacote de ferramentas de marketing são os automação de marketing e de gestão de conteúdo (CMS na sigla em inglês).

O que é uma ferramenta de automação de marketing?

As ferramentas de automação de marketing ajudam as empresas a otimizarem os processos de outbound marketing e a gerenciar campanhas em vários canais, como e-mail, redes sociais e SMS, por exemplo. Elas também ajudam a automatizar tarefas recorrentes, como o disparo de e-mails e a coleta de dados de clientes.

Geralmente, os programas de automação de marketing oferecem recursos como monitoramento de ROI (retorno sobre o investimento na sigla em inglês), gestão de leads, campanhas gota a gota, geração e segmentação de leads e gerenciamento de canais.

As ferramentas de automação de marketing ajudam em tarefas como:

  • criação e lançamento de campanhas gota a gota
  • lead scoring
  • testes A/B e análise de dados
Omnisend automação de marketing
Mapeamento de campanha gota a gota no Omnisend, que possui versão grátis (Fonte)

Quando vale a pena optar por um software de automação de marketing?

Você deve considerar investir em um software de automação de marketing se estiver procurando otimizar as execuções de campanhas de marketing e utilizar novas tecnologias para obter o máximo de cada interação com o cliente.

O que é CMS?

Um sistema de gerenciamento de conteúdo (CMS) ajuda as empresas a gerenciarem todo o conteúdo digital existente em seu site. Ele ajuda a estabelecer um repositório categorizado de conteúdo e permite a criação, modificação, armazenamento e exclusão de todas as formas de ativos digitais, incluindo documentos, imagens e vídeos.

Os sistemas de gerenciamento de conteúdo ajudam em tarefas como:

  • personalização de conteúdo usando templates
  • monitoramento e indexação de documentos
  • gerenciamento de SEO
CMS Hub cms
Gerenciamento de páginas no CMS Hub, que possui versão em português (Fonte)

Quando vale a pena optar por um CMS?

Você deve considerar a aquisição de um software de gerenciamento de conteúdo se já tiver ou pensa em investir em um grande repositório de conteúdo.

Mais informação sobre softwares de gestão de conteúdo:

3. Insight

De acordo com a Gartner, os softwares de insights capturam dados valiosos e fornecem insights que podem ajudá-lo a identificar estratégias para alcançar as metas de negócios (artigo completo, em inglês, disponível para clientes da Gartner).

Eles também proporcionam informações de grande valor sobre como os clientes estão interagindo com suas campanhas de marketing, dando a você a oportunidade de ajustar suas ações com base em feedbacks reais. Aqui entram os softwares de pesquisa e de experiência do cliente.

O que é uma ferramenta de pesquisa?

Uma ferramenta de pesquisa permite que os usuários projetem, conduzam, agendem e publiquem pesquisas, enquetes e questionários online para realizar pesquisas de mercado, medir a satisfação do cliente, coletar feedback de funcionários, etc. Ela oferece uma variedade de formatos de feedback de usuário, como botões de opção, caixas de seleção e campos de texto de formato livre.

As ferramentas de pesquisa ajudam em tarefas como:

  • análise de sentimentos 
  • coleta de feedback de clientes
  • acompanhamento de eventos
SurveyLegend ferramenta de pesquisa
Criação de pesquisa de marca no SurveyLegend, que possui versão grátis (Fonte)

Quando vale a pena optar por uma ferramenta de pesquisa?

Sua equipe de marketing deve pensar em investir em um software de pesquisa se há necessidade de avaliar a opinião dos clientes sobre qualquer desenvolvimento ou atividade de marketing recente ou de forma regular.

Mais informação sobre softwares de pesquisa:

O que é uma ferramenta de experiência do cliente?

As ferramentas de experiência do cliente permitem que suas equipes gerenciem as interações com clientes potenciais e já existentes e acompanhem aspectos como emoções e interações. Elas ajudam os profissionais de marketing a monitorar, responder e melhorar cada momento-chave ao longo da jornada do cliente, agregando as opiniões dos clientes em tempo real em seus processos de tomada de decisão.

Os softwares de experiência do cliente ajudam em tarefas como:

  • coleta de dados multicanal
  • coleta de dados para desenvolver melhores estratégias de segmentação
  • análise preditiva
UserLike experiência do cliente
Janela de bate-papo do agente no UserLike, que está disponível em português (Fonte)

Quando vale a pena optar por um software de experiência do cliente?

Um software de experiência do cliente é necessário se você deseja monitorar ativamente como seus clientes estão se envolvendo com seu site, seus e-mails, suas atividades de marketing e outras ações online.

Mais informação sobre softwares de experiência do cliente:

Como todas essas ferramentas podem trabalhar juntas?

É importante entender que as ferramentas de marketing digital que trabalham isoladas não serão úteis para o seu negócio. Os dados e ativos precisam fluir de uma ferramenta para outra, de diferentes formas.

Por exemplo, os insights coletados pelo software de e-mail marketing devem poder ser usados pela ferramenta de automação de marketing para uma melhor segmentação e qualificação de leads. Da mesma forma, os ativos armazenados no sistema de gestão de conteúdo devem poder migrar para as ferramentas de marketing de redes sociais, pesquisas, e-mail marketing e de experiência do cliente.

Assim, para que um pacote de softwares de marketing tenha sucesso, você precisa garantir que as ferramentas escolhidas sejam capazes de comunicar-se entre si. Isso vai além da integração direta e requer um entendimento completo de como e onde cada ferramenta se encaixa no fluxo de trabalho de marketing.

Tente traçar um gráfico de como você acha que isso funciona em seu negócio. Crie um fluxograma de como as tarefas e os dados devem fluir de uma ferramenta para outra.

Abaixo, colocamos um exemplo de um gráfico de fluxo de trabalho de marketing. Ele mostra como várias ferramentas de marketing podem trabalhar juntas, formando uma rede integrada de processos e atividades.

ferramentas Marketing digital integradas

O que ter em mente ao explorar ferramentas de marketing digital

Com todas essas ferramentas diferentes para explorar, pode ser difícil saber como avaliá-las. Para ajudá-lo, listamos algumas perguntas a serem feitas antes de investir.

  • Quão importantes são as integrações? As integrações ajudam suas ferramentas a se comunicarem e, portanto, são muito importantes. A maioria das ferramentas oferece integrações embutidas (ou seja, uma conexão direta entre dois ou mais aplicativos) ou integrações por meio de ferramentas de terceiros, como Zapier, IFTTT e Automate.io. Se as ferramentas que você está considerando não se integram diretamente, certifique-se ao menos de que os dados possam passar de uma à outra. Por exemplo, certifique-se de que sua ferramenta de pesquisa permite que você baixe dados como arquivos Excel ou CSV para que você possa passá-los à sua ferramenta de automação de marketing. Mas essa deve ser apenas sua última opção. A integração é sempre preferível a mover dados manualmente de uma ferramenta para outra.
  • Preciso de um software específico para o meu setor? Provavelmente não. A maioria das ferramentas de marketing digital são baseadas em funcionalidades e não são específicas de um setor. Portanto, independentemente da sua indústria, se você precisa de uma ferramenta para monitorar suas redes sociais, uma ferramenta de gerenciamento de mídias sociais padrão deve funcionar bem. Mas se você também está avaliando ferramentas de gestão de projetos, de contabilidade ou de inteligência de negócios como um add-on para suas ferramentas de marketing, pode explorar soluções específicas do seu setor.
  • O que as pessoas pensam? Ler avaliações de usuários reais pode não apenas economizar tempo na pesquisa mas também evitar que você repita erros que outros já cometeram. Portanto, passe algum tempo lendo comentários em plataformas de terceiros como o Capterra. Se desejar, entre em contato com alguns usuários de seu software preferido. Você pode explorar o site do fornecedor para conhecer histórias de sucesso e entrar em contato com algumas das empresas que eles destacaram. Lembre-se de escolher empresas semelhantes à sua com respeito a setor, tamanho, base de clientes e localização geográfica.
  • O software pode ficar defasado? Eventualmente, sim. Para planejar a longo prazo e levar em conta os próximos meses e anos, utilize o conhecimento e a experiência da sua equipe e deixe-a contribuir com a avaliação das ferramentas de marketing digital. Procure as informações que o fornecedor oferece por meio de seus blogs, artigos, webinars e redes sociais. Além disso, avalie com que frequência eles ajustam sua ferramenta para incorporar novidades.

E, finalmente, teste as ferramentas por algumas semanas antes de assinar um contrato de um ano. Isso o ajudará a descobrir qual valor a ferramenta pode oferecer e quais desafios esperar dela.

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Nota: As aplicações selecionadas neste artigo são exemplos para mostrar uma característica em um contexto e não são endossos ou recomendações. Elas foram obtidas de fontes que se acreditavam confiáveis no momento da publicação.

Plantilla de criterios de comparación para elegir el software adecuado

Plantilla excel gratuita para comparar software

Plantilla excel gratuita para comparar software

Con la plantilla de criterios para comparar software de GetApp podrás elegir el producto que más se ajusta a las necesidades de tu empresa.

La adquisición de un nuevo software conlleva la inversión de una gran cantidad de tiempo y recursos. Es posible que tengas en mente un par de productos pero no sepas cómo decidirte por uno de ellos. También hay otros aspectos que debes tener en cuenta, como el presupuesto, los plazos de implementación, las opciones de atención al cliente o la seguridad de los datos. 

El proceso de evaluación para adquirir un software puede llegar a ser complicado. Por ese motivo, GetApp ha creado una plantilla de criterios de selección de software que te permite comparar las diferentes ofertas de proveedores, para que te decidas por el producto que mejor se ajusta a las necesidades de tu empresa. 

Esta plantilla te ayudará a comparar software empresarial, sea el que sea, desde una herramienta para colaboración de proyectos o un software CRM hasta software de inteligencia artificial.

Factores que hay que tener en cuenta al comparar software

La plantilla de evaluación de software facilita la valoración de los productos que se han seleccionado previamente en función de los siguientes criterios: características del software, asistencia en cuanto a formación, opciones de atención al cliente, especificaciones del funcionamiento, integraciones y precios. A continuación se enumera la información que hay que recopilar para valorar cada uno de estos criterios.

Características del software 

La mayoría de las herramientas que se orientan a un sector específico ofrecen un abanico similar de funciones. Comprueba que las herramientas que has preseleccionado cuentan con las características que necesitas. En esta plantilla puedes enumerar las más esenciales, así como aquellas que te gustaría que tuviera, para que te sea más sencillo tomar la decisión. También deberás valorar si las funciones en cuestión conllevan un coste adicional, de forma que veas claramente en qué vas a invertir el dinero. 

Formación para el uso del software 

Las necesidades en cuanto a la formación de los usuarios difieren en función de la complejidad de cada software. Pide al proveedor que te informe sobre las opciones disponibles de asistencia al respecto: si cuentan con sesiones de formación en línea grabadas o en directo, si los cursos son presenciales, etc. Pregúntale también si esta asistencia formativa es gratuita o tiene un coste adicional.

Atención al cliente

Las opciones que ofrece el proveedor en cuanto a atención al cliente pueden ser diferentes en función del plan de precios que elija el usuario, pero suelen contemplar las comunicaciones por correo electrónico, por teléfono (en horario ininterrumpido todos los días de la semana o solo de lunes a viernes), el envío de tickets en línea, un chat en directo y una base de conocimientos. Comprueba que el software que vas a elegir ofrece un amplio abanico de recursos de asistencia, de forma que sepas quién es la persona de contacto si te encuentras con problemas técnicos.

Especificaciones de funcionamiento 

Al seleccionar un software, no olvides que debe ser compatible con las aplicaciones y la infraestructura tecnológica que ya tienes. Elige un modelo de implementación adecuado (en las instalaciones o basado en la web) y comprueba los sistemas operativos (SO) compatibles: Windows, Mac o Linux. Infórmate también sobre si el proveedor ofrece aplicaciones móviles para dispositivos iOS, Android o Windows. Toda esta información contribuirá a la elección de un sistema de software cuyas especificaciones sean compatibles con la tecnología que estás utilizando en ese momento.

Integraciones

Asegúrate de que el software que vayas a elegir se puede integrar con los sistemas que ya tienes o que su integración es compatible, al menos, con otras herramientas que te planteas utilizar. Ten en cuenta que la integración conllevará un intercambio de datos entre las aplicaciones, por lo que deberías preguntar al proveedor sobre los riesgos que puede entrañar en cuanto a la seguridad de los datos. Además, debes comprobar que el software cumple todas las normativas vigentes relativas a la privacidad de los datos.

Precio

En cada una de las herramientas que has preseleccionado, comprueba los detalles relacionados con el precio, como el coste total de mantenimiento, los costes iniciales (si los hubiera), el precio por cada usuario, la periodicidad de la facturación (mensual, anual o en un solo pago), la duración del contrato, los costes medios de cualquier tarifa adicional, la información detallada sobre el periodo de prueba gratuito y cualquier otra tarifa especial, descuento o promoción. 

Para estudiar los productos que has preseleccionado, consulta el directorio de software para empresas GetApp. Nuestro directorio facilita información detallada sobre la comparación de cada uno de los aspectos del software mencionados anteriormente. También puedes consultar las opiniones de los usuarios y conocer la experiencia que han tenido los compradores reales con las herramientas que has elegido. Además, te permitirá ponerte en contacto con el proveedor, concertar una cita para ver la demo y comprobar de primera mano la utilidad del software.

Plantilla de criterios para comparar software

Cómo utilizar la plantilla para comparar software

La plantilla de criterios de selección de software de GetApp permite comparar diferentes ofertas de proveedores. Contiene secciones especializadas sobre todos los criterios de comparación que se han mencionado anteriormente. En las secciones de “Características” e “integraciones necesarias” deberás introducir tus preferencias: aquellas funciones que estás buscando y que no tienen por qué ser necesariamente las que ofrecen los proveedores. El resto de los apartados contienen preguntas descriptivas que se responden con un sí o un no. 

En cada sección, será necesario que valores las funciones del software con una escala del 1 (muy deficiente) al 5 (excelente). Si un proveedor no ofrece una de las funciones que has enumerado, deja el campo de la puntuación en blanco. Asigna una puntuación en función de las conversaciones que hayas mantenido con el proveedor, de las demos a las que hayas asistido y de tu opinión sobre la utilidad del software, la sencillez de uso, lo asequible que es el precio, etc. 

Una vez que hayas introducido todas las puntuaciones en cada apartado, en la plantilla se calculará de forma automática la puntuación que obtiene cada producto para que te sea más fácil compararlos. Cuanto más elevada sea la puntuación, mejor se ajustará la herramienta a las necesidades de tu empresa. 

Puedes descargar la plantilla excel gratuita para comparar software empresarial. Para orientarte sobre la forma de rellenar la plantilla, hemos elaborado un ejemplo de comparación de dos productos. Si quieres comparar varias herramientas, solo tienes que añadir más campos de productos a la plantilla copiando y pegando.

¿Quieres saber más? Visita nuestro catálogo de software para empresas para descubrir y comparar productos.

5 Tips to choose software for small business successfully

5 Tips to Choose Software for Small Businesses Successfully

Is hardly surprising that the choice of enabling software for small business has become more crucial than ever before. Although some larger organisations were already geared up for flexible working arrangements and remote working practices prior to the devastating outbreak of COVID-19, SMEs and sole traders did not necessarily always have all the right tools.

5 Tips to Choose Software for Small Business Successfully

According to a recent Capterra survey, over half of the SME owners asked said that they had had to implement new software systems as a result of the pandemic. In fact, it should be noted that increased digitalisation of previously standard business practices has rushed forward in 2020 due to the restrictions and new ways of working that many SMEs have had to adopt.

That said, it has not all been plain sailing for SMEs because choosing the right software for small businesses remains a challenge.

In part, this is due to the fact that some of the best-known remote working packages – such as video conferencing and virtual meeting software – are really geared up for the needs of larger organisations. Some have pricing models that either make them prohibitively expensive for smaller business owners or, when they are cheaper, they provide an inadequate service because they are not reliable enough.

When it comes to software for small businesses, a middle ground is usually preferable. This is what most business owners are seeking – something that allows them to continue working in a way that fulfils their customers’ needs but without adding to their fixed costs so dramatically that it would mean pushing prices up.

In fact, what many SME owners have sought is a tech stack i.e. a rationalised set of software for small businesses that function well together.

So, what do business owners and IT professionals need to bear in mind when selecting the software for small business that will see them through the crisis? Read on to find out.

#1 Build an Integrated tech stack

The first thing to say about software for a small business operating remotely or without a centralised network is that they will need to rely on secure cloud-based software and apps.

Without access to a central server, for example, SMEs can share information and work through the cloud. Various software packages are on offer but a tech stack means having a mix of them which will integrate fully.

It is no use operating with a cloud-based app if it cannot display the software you already commonly use, such as Microsoft PowerPoint or Apple’s Keynote, for example. A tech stack must work seamlessly in the cloud among all software components.

#2 Don’t rely on one software solution

It can be tempting to try and shoehorn everything that goes on in an SME into just one or two software solutions. However, you cannot operate like this for long. Not everything can be conveyed via email just as not all communications should take place in video conferencing software.

SMEs, like larger organisations, need a blend of communication and processing tools that replicate the office environment as much as possible. Small businesses that only operate with one or two systems will inevitably create problems for themselves down the line as their limitations start to become apparent.

#3 Plan for the long haul

When buying software for a small business that will enable these to carry on working in a socially distanced world, it might be tempting to opt for the lowest cost option. Although this could be a financial necessity for some, future-proofing your software investments will be better in the longer-term.

No one knows how long the world will have to deal with the contagion and even whether old modes of working will return once it is defeated.

Therefore, the smart thing to do is to opt for a software stack that doesn’t just meet emergency conditions but will help to transition to new working practice in the middle and long-term, too.

#4 Invest in time management software

One of the things that worry many SME owners is that they no longer have the tools they need to monitor their staff. It becomes harder to assign tasks, to see who is performing well and who is logged on but not being very productive. With time management software as a part of your stack, this becomes much less of an issue. With remote worker management software, you can keep on top of the hours employees are putting in even if they are working outside of normal office hours. It will also allow managers and team leaders to monitor performance as well as who might be overdoing it and potentially heading for an unwanted burnout due to overwork.

#5 Trial freeware wherever possible

Something else that puts small business owners off investing in what would otherwise be enabling technology is the cost of the software. This is much more of an acute issue for SMEs with tighter margins than it is for bigger businesses.

That said, lots of software for small businesses is scalable these days, so you can purchase only the licenses you need to match your current demands.

Equally, many SME-focussed software packages available today offer free trial periods. This will allow you to assess whether it is right for you in your stack before committing any financial resources to invest in it.

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Beter contractbeheer met een professionele contractmanagement tool

professioneel contractmanagement

Elke onderneming heeft te maken met contracten: huurcontracten, contracten met de verzekeringsmaatschappij, contracten met leveranciers en klanten of arbeidscontracten. Het niet nakomen van de contractvoorwaarden kan financiële claims tot gevolg hebben. Excel lijkt wellicht een goede (goedkope) oplossing, maar je moet het wél allemaal zelf bijhouden.

Effectief contractmanagement met professionele contractmanagement software zorgt dat je niet voor onverwachte kosten komt te staan in verband met boetes of vergeten opzegtermijnen. Inzicht, overzicht en signalering zijn de sleutelwoorden.

professioneel contractmanagement

Contract beheren in Excel

Het beheren van contracten in losse spreadsheets is mogelijk een goede oplossing als er sprake is van een klein aantal standaardcontracten. Het is voordelig, want er hoeft geen software aangeschaft te worden. Het kost echter wel tijd om alles up-to-date te houden. Wordt het aantal contracten groter, dan kost het in Excel al snel erg veel tijd om de gegevens overzichtelijk te houden en de integriteit te waarborgen.

In een spreadsheet kun je wel makkelijk contracten registreren, maar niet beheren of managen. Op de site van MochaDocs staat een casestudy over de struggle van het managen van contracten met Excel. Daaruit blijkt dat het niet eenvoudig is. Er ontstaan problemen door het werken in verschillende Excel versies, door beperkingen in de e-maildienst (alleen Outlook kan gebruikt worden) en mogelijke fouten in de code van de gemaakte oplossing. Vaak weet enkel de maker van de spreadsheet hoe deze precies is opgezet, wat een risico voor de continuïteit kan betekenen.

Waarom contractmanagement?

Door gebruik te maken van contractmanagement software, worden mijlpalen, aflooptermijnen, betalingstermijnen, opzegtermijnen en nog veel meer parameters bijgehouden. Automatische herinneringen worden gestuurd als een kritiek moment nadert, zodat tijdig actie ondernomen kan worden. Mijlpalen kunnen tevens workflows aansturen, zodat de juiste persoon geïnformeerd wordt; automatisch, dus het bespaart veel tijd en zorgen.

Digitale opslag van contracten maakt het mogelijk snel een contract terug te vinden: op nummer, naam, type, sector enzovoorts. Wordt er gekozen voor een cloud-oplossing, dan zijn de documenten 24/7 overal beschikbaar en in geval van een calamiteit zijn de contracten tevens veilig opgeslagen. Contractmanagement software komt overigens met nog veel meer functionaliteiten.

overzicht contracten in gatekeeper
Overzicht van contracten in de cloudgebaseerde oplossing voor contractbeheer  GateKeeper (bron)

De belangrijkste functionaliteiten van een contract management systeem

Centrale digitale opslag

Het centraal digitaal bewaren van contracten is de basisfunctionaliteit van contractmanagement software. Niet meer zoeken in archiefkasten of op de harddrives van verschillende apparaten. Snel overzicht, want contracten zijn te categoriseren op vrij te definiëren parameters.

Opstellen contracten en sjablonen

De software helpt bij het opstellen van een contract door bijvoorbeeld gebruik te maken van templates en clausuleblokken.

template-overeenkomst-contractbeheer
Sjabloon van een standaard overeenkomst in de contractbeheertool Precisely (bron)

Versie management en het koppelen van een workflow

Versiebeheer zorgt er onder andere voor dat alle betrokkenen met de laatste versie van een contract werken en dat een contract door de juiste personen wordt geautoriseerd. Met een gekwalificeerde e-handtekening kunnen contracten digitaal en rechtsgeldig worden ondertekend, zodat het proces van het aanbieden van een contract tot en met acceptatie en ondertekening snel en veilig online kan gebeuren.

Automatische levensduurbeheer

Veel tijd (en dus geld) wordt bespaard met het automatisch managen van de contracten. De voorheen genoemde bewaking van mijlpalen, lopende verplichtingen of einddata en opzegtermijnen gebeurt geheel automatisch.

Rapportage

Contractmanagement software heeft tevens uitgebreide rapportage mogelijkheden. Deze geven met een druk op de knop onder andere inzicht in:

  • de contractstatus en de contract life cycle dankzij triggers, als afloopdatum, opzegtermijn, mijlpalen etc.;
  • de kosten welke met een contract zijn gemoeid;
  • de waarde van een contract of groep contracten;
  • de prestaties van contractpartners.
  • De risico’s van een contract
risicobeheer contractmanagement tool icertis
Een analyse van het risico van een contract in contract management tool Icertis (bron)

E-negotiation

Snel en accuraat vanuit de werkplek. Je hebt tevens een schat aan informatie ter beschikking bij onderhandelingen van nieuwe contracten. Een snelle beschikking over de contractdata van eerder afgesloten contracten, helpt bij het evalueren van de nieuwe voorwaarden. Ingestelde compliance regels bewaken tevens de bedrijfsstandaarden. Met een druk op de knop stuur je het voorstel naar de klant.

digitaal contractbeheer met Conga
Digitaal contractbeheer in Conga Contracts (bron)

Waar moet je op letten bij het kiezen van een contractmanagement systeem?

Een van de eerste vragen die gesteld moet worden is: “cloud of on-premise?” Bij on-premise installaties heb je alles in eigen hand. Kies je voor de cloud, dan heb je geen zorgen over software en infrastructuur, maar de leverancier moet garant kunnen staan voor de beveiliging van de contractdata. Onderstaande punten zijn daarom van belang.

  • Is de leverancier ISAE 3402 en ISO 27001 en/of ISO 9001 gecertificeerd? ISO 27001 is een internationale norm voor gegevensbeveiliging binnen de organisatie en ISAE 3402 betreft een audit standaard voor uitbestede processen. Cloudhosting wordt namelijk door softwareleveranciers veelal uitbesteedt aan een derde partij. ISO 9001 is de internationale norm voor kwaliteitsmanagementsystemen.
  • Waar staan de servers? Heb je een Nederlands bedrijf, dan kies je het beste voor een leverancier die zijn servers in Nederland of in elk geval binnen de EU heeft staan. Dit onder andere in verband met verschillen in de privacywetgeving in verschillende delen van de wereld.
  • Hoe zijn back-ups en een eventuele recovery geregeld?

Bij het kiezen van de contractmanagement software dient er gekeken te worden naar de wensen en eisen binnen de onderneming. Een demo van de leverancier kan inzicht geven of de mogelijkheden van de software voldoen. Denk ook aan mogelijk gewenste functionaliteiten in de toekomst. Belangrijk is ook de support: Is deze online, 24/7 of enkel tijdens kantooruren? En wat is de responstijd? Ziet het er allemaal goed uit, dan rest enkel de implementatie nog. Informeer hoe de bestaande contracten worden overgezet naar de nieuwe contractapplicatie en welke ondersteuning er door de leverancier wordt geboden.

Belangrijke trends op het gebied van contractmanagement software

Het bekende “one size fits all” contract volstaat tegenwoordig niet meer. Bijna elk contract heeft klantspecifieke voorwaarden en prijscondities. Dankzij de contractmanagement software kunnen al deze gepersonaliseerde condities automatisch bewaakt worden en krijgen je tijdig een signalering als er actie ondernomen moet worden.

Artificial Intelligence (AI)

Kunstmatige intelligentie wordt steeds frequenter gekoppeld aan contractmanagement. AI analyseert alle contracten en clausules in de database en geeft voorstellen en inzichten bij het onderhandelen en opstellen van een nieuw contract. Hiermee wordt handmatig zoeken in voorgaande contracten en herhaling van mogelijke fouten in het verleden voorkomen, wat veel tijd bespaart.

En nu? Bekijk onze catalogus met contract management software om de juiste tool te vinden.

¿Buscas un administrador de tareas gratis?

Administrador de tareas gratis

Administrador de tareas gratis

Este artículo se publicó por primera vez el 08/03/2019 y se ha actualizado el 30/09/2020

Nos cuesta organizarnos la vida, no seamos ilusos. Sería fantástico tener un equipo de secretarios que supieran qué y cuándo tenemos que hacer cada cometido. ¡Seguiremos soñando! Hasta que llegue ese momento, nosotros vamos a ejercer de Mary Poppins del orden, al menos en el ámbito laboral. Porque cada vez existen más software que ejercen de administrador de tareas y muchos de ellos, como los que presentamos a continuación, tienen además una versión gratuita con la que podrás ahorrar costes además de tiempo.

Si tienes una pequeña empresa, o simplemente un proyecto en mente que te gustaría llevar a cabo con cierta organización, continúa leyendo. Hemos seleccionado cinco software de administración de tareas gratis que están basados en la nube (SaaS, por sus siglas en inglés) y además cuentan con aplicaciones de planificación para Android e iOS. Ve al final del artículo para ver la metodología completa mediante la cual hicimos la selección de los productos.

Descubre el mejor administrador de tareas gratis

Asana

  • Puntuación general 4,4 / 5
  • Facilidad de uso 4,3 / 5
  • Atención al cliente 4,3 / 5

Asana ofrece funciones como planificación de proyectos, intercambio de archivos, gestión de tareas y colaboración de equipos. Tiene su versión de gestor de tareas gratis, el cual permite crear tareas y proyectos ilimitados, pero con un máximo de 15 miembros por proyecto. Ciertas funciones, como la creación de dependencias de tarea o los proyectos privados, no se incluyen en el plan gratuito.

Asana, gestor de tareas gratuito
Asana (Fuente)

Asana permite al usuario crear hojas de ruta de productos, colaborar con un equipo deslocalizado, conocer responsables y fecha de entrega. Además, ofrece integraciones de terceros con seguimiento del tiempo, comunicación y creación de informes.

Precio de actualización: 10,99 $ (9,30 € aprox.) mensuales por usuario la versión Premium, y 24,99 $ (21 € aprox.) mensuales la versión Business.

Aplicaciones móviles: iOS, Android

Más información

ClickUP

  • Puntuación general 4,7 / 5
  • Facilidad de uso 4 ,4/ 5
  • Atención al cliente 4,7 / 5

ClickUp es un software que una de sus funcionalidades principales es proporcionar distintos formatos de visualización de tareas y procesos. Si alguien del equipo prefiere visualizar las tareas o responsabilidades en una lista, lo puede hacer, mientras que otra persona puede ver las misma información en un tablero, por ejemplo. 

La versión de este producto como administrador de tarea gratis incluye usuarios ilimitados, tareas ilimitadas y 100 Mb de almacenamiento. También incluye colaboración en tiempo real y uso limitado de diagramas de Gannt, así como uso limitado de las distintas vistas.

Las versiones de paga permiten editar los permisos, almacenamiento ilimitado y diagramas de Gannt ilimitados. El número de uso de las distintas vistas es mayor o ilimitado, según el plan que se decida adquirir.

ClickUp, administrador de tareas gratuito
ClickUp (Fuente)

El poder desglosar una tarea en subtareas (en forma de lista o notas) y poder gestionar todo desde distintos formatos de visualización hacen de esta herramienta una opción versátil y personalizable para cada miembro del equipo.

ClickUP constantemente está desarrollando más funcionalidades basadas en la retroalimentación de la comunidad de usuarios. La atención al cliente es uno de sus puntos fuertes.

Precio de actualización: el plan Unlimited cuesta 4,24 € mensuales por usuario.

Aplicaciones móviles: iOS, Android

Más información

JIRA

  • Puntuación general 4,4 / 5
  • Facilidad de uso 3,9 / 5
  • Atención al cliente 4,1 / 5

Jira es un software que se puede personalizar a las necesidades de la empresa gracias a la variedad de apps que se pueden integrar, es funcional para distintos proyectos o productos. 

En su versión de gestor de tareas gratuito permite hasta 10 usuarios, utilizar tableros Scrum y Kanban, flujos de trabajo personalizables, 2GB de almacenamiento, entre otras funciones. 

Con las versiones de pagas obtienes más prestaciones, por ejemplo: visibilidad y análisis de uso del producto para administradores, 250 GB de almacenamiento, historial de registro de cambios o eventos importantes y seguimiento de problemas. 

Software de gestión de tareas gratuito, Jira
Jira (Fuente)

Las integraciones y apps que ofrece lo hacen un software escalable por lo que si tu empresa crece o se hace más pequeña, esta herramienta se puede adaptar. Es útil para planificar flujos de trabajo tanto con Kanban o con sprints estándar. Es un programa complejo debido a la variedad de funcionalidades pero vale la pena dedicarle tiempo para aprender a utilizarlo y sacarle el mayor provecho.

Precio de actualización: el plan Standard cuesta 10 $ (8,40 € aprox.) para un máximo de 10 usuarios y el Premium 14 $ mensuales por usuario (11,80 € aprox.)

Aplicaciones móviles: iOS, Android

Más información

Trello

  • Puntuación general 4,5 / 5
  • Facilidad de uso 4,5 / 5
  • Atención al cliente 4,3 / 5

Trello ofrece tableros Kanban para la creación y el seguimiento de tareas. Puedes asignar tareas a los participantes del proyecto con tarjetas digitales. Los miembros pueden añadir comentarios, adjuntar archivos, asignar fechas límite, entre otras características.

No existe límite en el número de proyectos que puedes crear en su versión de administrador de tareas gratuito, pero será necesario actualizar si deseas controlar quién puede acceder a los proyectos, adjuntar archivos de más de 10 MB o acceder a integraciones avanzadas con herramientas como Jira, Bitbucket, Slack o Salesforce.

Trello, gestor de tareas gratis
Trello (Fuente)

Los tableros de Trello permiten seguir las tareas de forma visual, con un estilo parecido al de las notas adhesivas en una pizarra blanca. Aunque la herramienta fue ideada para gestionar proyectos de manera sencilla, su adquisición por parte de Atlassian en 2017 la ha convertido en una solución ampliable para negocios en crecimiento. Estos negocios pueden pasar a una solución de gestión de proyectos más avanzada (como Jira) cuando sea necesario sin necesidad de migrar datos.

Precio de actualización: la versión Business cuesta 9,99 $ por usuario al mes (unos 8,4 € aprox.) y la versión Enterprise cuesta 17,5 $ (unos 14,8 € aprox.).

Aplicaciones móviles: iOS, Android

Más información

Wrike

  • Puntuación general 4,2 / 5
  • Facilidad de uso 4 / 5
  • Atención al cliente 4,3 / 5

Wrike permite a los usuarios trabajar con tableros Kanban en tablas parecidas a las hojas de cálculo. Si buscas una herramienta con capacidades de seguridad, que se encuentre justo en el límite entre las soluciones de administración de tareas más completas y la gestión de proyectos fácil, Wrike es una opción.

En su modalidad de administrador de tareas gratis, Wrike permite hasta 5 usuarios, apps para móvil (de esta forma estar actualizado en cualquier momento), integración con plataformas de almacenamiento en la nube (Google Drive, Dropbox, Box, OneDrive), por mencionar algunas prestaciones.

Administrador de tareas gratis, Wrike
Wrike (Fuente)

Wrike es una herramienta con muchas más funciones cuando pasas a una cuenta de pago, así como aumenta la capacidad de almacenamiento. Es una solución con una multitud de características sin abrumar al usuario, sea cual sea su nivel de experiencia en gestión de proyectos.

Su página web está disponible en español.

Precio de actualización: la versión Professional cuesta 9,80 $ mensuales por usuario ( 8,20 € aprox.) y la versión Business cuesta 24,80 $ al mes por usuario (21 € aprox.).

Aplicaciones móviles: iOS, Android

Más información

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Metodología
Se evaluaron los productos del directorio de herramientas de gestión de tareas de Capterra, los cuales se eligieron siguiendo este criterio:
  • Ofrecer una versión gratuita
  • Tener más de 4 estrellas de calificación en Capterra
  • Ser un producto basado en la nube
  • Implementación en iOS
  • Implementación en Android
Se eligieron los cinco productos con más opiniones publicadas en Capterra que cumplen con los puntos mencionados.

Como as tecnologias inovadoras podem ajudar as PMEs

tecnologias inovadoras

tecnologias inovadoras

Não há como negar que a pandemia do novo coronavírus acelerou o processo de transformação digital nas pequenas e médias empresas (PMEs). 

No início da crise, o home office, que já vinha ganhando espaço nos últimos anos, virou regra para um grande número de PMEs como forma de respeitar as recomendações de distanciamento social. Nessa nova realidade, mais descentralizada, as empresas tiveram que correr para adotar tecnologias que tornassem o trabalho remoto mais ágil e eficiente, como a computação na nuvem e as ferramentas para o comércio eletrônico e de gestão de projetos, por exemplo.

O caminho, no entanto, ainda é longo.

Pesquisa realizada pelo Capterra ainda no final de 2019 –antes da chegada do coronavírus, portanto–, analisando o estado da transformação digital nas empresas naquele momento identificou que a maioria delas, apesar de já ter iniciado seu processo de transformação, considerava que deveria investir mais em novas tecnologias.

Apesar de estar na frente de países como Austrália, Alemanha e Japão em relação aos investimentos em tecnologia na nuvem, o Brasil ainda tem muito o que desenvolver, sobretudo em relação a tecnologias inovadoras, como IoT (da sigla em inglês para Internet das Coisas), inteligência artificial, blockchain e big data, ainda pouco exploradas pelas pequenas e médias empresas brasileiras. 

Aproveitando o impulso na digitalização provocado pelo coronavírus, tentaremos desmistificar algumas dessas tecnologias inovadoras e mostrar como elas podem ajudar as PMEs a se adaptarem ainda melhor à crise atual.

Impressão 3D: inovação em produto e manufatura

A impressão 3D não é novidade, remonta à década de 1980, mas apenas recentemente se popularizou a ponto de se tornar acessível para empresas com orçamento reduzido e até mesmo para profissionais autônomos.

O que é impressão 3D?

Segundo a Gartner, a impressão 3D, também chamada de fabricação aditiva, é o processo que usa um dispositivo para criar objetos a partir de modelos digitais. Ela tem aplicação prática em diversos setores da economia, desde o alimentício até o educacional, mas é na moda e na construção civil que tem sido usada em maior escala.

Com impressoras 3D, é possível produzir protótipos de praticamente qualquer tipo de produto e até casas inteiras e completamente funcionais. Então, se a sua empresa fabrica produtos físicos, vale a pena avaliar a possibilidade de substituir a fabricação convencional pela 3D ou mesmo desenvolver novos produtos cuja concepção original já esteja pensada para esta tecnologia.

No campo da construção, seja em arquitetura ou engenharia, a impressão 3D cai como uma luva. Os softwares CAD atuais são, em sua maioria, compatíveis com a tecnologia 3D e auxiliam não apenas na confecção de maquetes hiper-realistas como na própria construção arquitetônica. E o melhor, de maneira sustentável.

Confira também as seguintes categorias: 

Chatbot: atendimento ao cliente 24 horas

O chatbot é um recurso relativamente simples, de fácil implementação e, ao mesmo tempo, poderoso, ao permitir que o cliente converse com um robô usando uma linguagem natural. São inúmeras as possibilidade de aplicação dessa tecnologia no contexto comercial, mas o uso mais comum são os chats automatizados inseridos em sites.

A automatização do atendimento ao cliente tem a grande vantagem de torná-lo um serviço permanente, disponível a qualquer hora do dia ou da noite, em qualquer lugar do planeta. Muitos dos programas de chatbot, inclusive, incluem vários idiomas em sua configuração.

A lista de softwares de chatbot disponíveis é extensa, assim como os recursos oferecidos. Reconhecimento de voz, atendimento omnichannel, assistente virtual, como os dos smartphones, e bots pré-configurados são alguns deles. O importante aqui é programar bem o bot para tornar a experiência do usuário o mais natural e humana possível.

Realidade aumentada: ambientes virtuais quase reais

A realidade aumentada (AR, da sigla em inglês) também é uma tecnologia inovadora cuja origem é ainda mais antiga do que a impressão 3D, mas que também tem ganhado muita visibilidade na última década. Esta tecnologia se adapta muito bem aos smartphones, onde tem vasta aplicação. Vários games e apps usam a realidade aumentada para tornar a experiência do usuário mais interativa e real.

Diferentemente da impressão 3D, a realidade aumentada não está relacionada diretamente com produtos físicos, mas com a oferta e a apresentação deles, especialmente em celulares e tablets. Há diversas situações em que a aplicação da AR permite ao consumidor viver uma imersão quase real da experiência de compra ou uso do produto ou serviço.

A realidade aumentada possibilita reproduzir fielmente qualquer espaço físico, incluindo até os detalhes de decoração, como quadros na parede e luminárias. Isso permite que os clientes façam uma visita virtual bastante real a qualquer tipo de estabelecimento, como se estivessem caminhando entre prateleiras e produtos, por exemplo, mas sem sair de suas casas. Basta usar o celular e a ponta dos dedos. Se você ainda combinar a AR com chatbots, a experiência de venda virtual fica ainda mais parecida com a vida real.

Muitos museus, galerias de arte e parques temáticos largaram na frente agregando realidade aumentada a seus sites e aplicativos próprios. Com a pandemia, outro setor que tem aproveitado os recursos proporcionados por programas de AR é o imobiliário. A AR torna viável a visita virtual a imóveis residenciais e comerciais, permitindo que os clientes potenciais fiquem em casa.

O setor educacional também pode se beneficiar dessa tecnologia inovadora, simulando salas de aula para oferecer cursos e formações. A gamificação aliada à realidade aumentada leva a educação a distância a outro patamar.

Big data: grande volume de dados transformados em informação valiosa

De forma bastante simplificada, podemos considerar o big data como a evolução do processamentos de dados, em que uma grande quantidade de dados é processada a grande velocidade (e até em tempo real), graças ao poder computacional da atualidade.

Com uma capacidade quase infinita de processamento de informações, essa tecnologia abre caminho para gerar insights de valor incalculável para sua empresa. Antecipação de tendências de mercado, decisões de compra de clientes e padrões de comportamento são apenas alguns exemplos do que a análise de dados é capaz de determinar.

Novamente, quando combinado com outras tecnologias, o big data agrega ainda mais valor. Por exemplo, você pode integrar os logs dos chatbots e sua ferramenta de CRM a fim de acompanhar todos os passos do cliente no funil de compras, desde o primeiro contato até o pagamento. Um fator imprescindível é a integração da ferramenta de big data com aquelas já disponíveis na empresa, para armazenar todos os dados em um único lugar e, assim, obter uma análise mais completa.

É hora de investir em tecnologias inovadoras

Essas são somente algumas das tecnologias inovadoras mais difundidas atualmente. Com o amplo desenvolvimento e disseminação que sofreram na última década, elas ficaram mais baratas, deixando de ser inacessíveis às PMEs. A lista de ferramentas é bastante ampla e variada, incluindo opções gratuitas ou de código aberto na maioria das vezes.

Tempo de crise também pode ser tempo de reinventar-se, descobrir novas soluções e experimentar tecnologias inovadoras, sempre com foco no cliente. A epidemia do coronavírus irá passar e, junto com ela, a crise, mas os investimentos feitos agora certamente ficarão como legado para o que vier depois.

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Anatomie d’un plan de continuité d’activité efficace

plan de continuité

plan de continuité

Une entreprise sans plan de continuité d’activité (PCA), c’est comme un chirurgien opérant sans examen préalable : l’on a beau connaître son opération par cœur, si l’on avance à l’aveuglette, les conséquences peuvent être fatales. Un plan de continuité d’activité est un peu le carnet de santé d’une entreprise : il aide à connaître et comprendre sa structure en détail, et à anticiper les traitements futurs si un mal survenait.

Lors d’une enquête GetApp* menée auprès de 335 décisionnaires fin mars 2020, il est ressorti que 37 % ne disposaient pas de PCA et que 13 % ignoraient si un tel plan existait au sein de leur entreprise. La crise a rendu la mise en place d’un tel plan d’autant plus pertinente que de nombreuses incertitudes planent sur le long terme.

À chaque entreprise correspond un PCA qui lui est propre. Pour établir le vôtre, il vous faudra disséquer votre organisation afin d’identifier les organes essentiels (ceux qui maintiennent votre activité en vie) et ceux dont le rôle est secondaire.

Qu’est-ce qu’un plan de continuité d’activité ?

Un plan de continuité d’activité est un manuel de survie compilant les risques pouvant affecter une entreprise et les stratégies pour en apaiser les effets au plus vite. L’objectif est de permettre la poursuite de l’activité dans les meilleures conditions possibles et d’accélérer la reprise. Une entreprise disposant d’un tel plan sera plus à même de se remettre rapidement et de limiter les pertes.

Un PCA ne se résume cependant pas à une brochure théorique condamnée à prendre la poussière dans un tiroir : il s’agit d’un support permettant de préparer tous les collaborateurs à  l’action en cas d’incident. En détaillant les étapes et actions concrètes des départements impliqués, cet ensemble de documents se veut un plan d’action détaillé laissant peu de place à l’improvisation.

Le PCA vise les objectifs suivants :

  • Avoir une vision claire des risques
  • Prendre des mesures préventives
  • Déterminer des solutions de secours
  • Informer et former les collaborateurs 
  • Maintenir l’activité, accélérer la reprise

La crise a provoqué une recrudescence des attaques informatiques. Vol de données afin de les exploiter ou de les revendre, blocage du système avec demande de rançon, saturation de serveurs ou encore phishing : telles sont les diverses attaques prisées des hackers à l’heure où opérer en ligne est gage de survie.

Les données constituent une cible de choix pour les pirates qui s’intéressent à ces précieuses informations stockées par les entreprises, qu’elles concernent l’entreprise elle-même ou les clients. Un vol de données peut entacher durablement une réputation, voire sonner le glas pour une entreprise.

Si le risque informatique fait partie des incidents majeurs pour une PME, d’autres événements peuvent survenir : une panne téléphonique mettra au chômage technique une équipe de service client ou de vente, une inondation rendra des bureaux inaccessibles, une erreur humaine exposera des données confidentielles, la faillite d’un client affectera la santé financière… Le quotidien ne manque pas de mauvaises surprises et celles-ci n’arrivent pas “qu’aux autres”. Les dommages sont réels, en particulier pour les PME qui ne disposent pas d’une organisation rodée comme beaucoup de grands groupes.

Un PCA est efficace lorsque l’ensemble des mesures fonctionnent en symbiose. Sa mise en place n’est cependant pas aussi complexe qu’une opération à cœur ouvert et consiste en quelques étapes. Mais comment établit-on et organise-t-on un PCA ? Quels sont les logiciels qui facilitent sa préparation et sa mise en œuvre ? Gartner a d’autre part rédigé un modèle de plan de continuité d’activité, disponible pour les clients Gartner (document en anglais).

plan continuité activité

Prévenir et guérir à la fois : anatomie d’un plan de continuité efficace

Comment rédiger un plan de continuité d’activité ? La rédaction d’un PCA peut être découpée en 7 grandes étapes. Celles-ci sont d’ordre général et s’adaptent à la plupart des secteurs d’activité. À chaque entreprise de créer le contenu correspondant à ses besoins spécifiques.

1. Examen : listez les risques pouvant affecter votre activité

Quels sont les risques les plus à même de survenir et d’affecter votre organisation ? Listez tous les cas de figure et identifiez-en l’impact potentiel sur votre entreprise. Vous pouvez les classer par ordre de probabilité ou de force d’impact. 

Conseil logiciel : un outil de gestion de projet vous aidera à organiser cette première étape de votre PCA.

2. Bilan de santé : identifiez les processus critiques

Posez-vous les questions suivantes :

  • Sur quoi repose principalement le fonctionnement de votre activité ?
  • Quel est l’outil ou le processus sans lequel votre monde s’effondre ?
  • Quel est l’organe le plus fragile de votre entreprise ?
  • Pendant combien de temps votre entreprise peut-elle survivre sans cet organe ?
  • Quels sont ceux qui peuvent être mis en pause et réactivés ultérieurement ?

En somme, demandez-vous si vous disposez d’un plan B pour effectuer à peu de choses près le même travail. Si vous y répondez par la négative, il est temps d’envisager des solutions préventives et curatives.

Conseil logiciel : utilisez une base de connaissances pour documenter votre analyse.

3. Collège d’experts : réunissez des chefs d’équipe

E-mail, Internet, intranet, serveurs, matériel informatique… Rares sont les PME qui se passent aujourd’hui de ces outils au quotidien. Votre meilleur allié sera le département informatique ou, à défaut de disposer d’une telle structure, un prestataire externe. Ces experts sauront vous conseiller en matière de mesures préventives et sont les plus à même d’assurer la maintenance et la réparation des divers incidents.

Nommez également un porte-parole ou manager de chaque département : ceux-ci sauront identifier les points critiques de leur domaine, anticiper les risques hypothétiques et proposer une solution pour y remédier ou les contourner. 

Par exemple, le responsable RH saura identifier les compétences nécessaires en cas de crise et organiser les formations ; le responsable des ventes rassurera la clientèle ; le spécialiste en marketing pourra créer une campagne de communication ; l’expert-comptable connaîtra tout des données les plus sensibles. 

4. Diagnostic : discutez ensemble des meilleures stratégies

Une fois l’équipe d’experts constituée, réunissez-les afin de mettre noir sur blanc la marche à suivre et les remèdes possibles. Ensuite, ceux-ci rapporteront à leur équipe les actions envisagées et répartiront les rôles. Il est important d’impliquer l’ensemble des collaborateurs : ils sont les rouages de la grande machine qu’est votre entreprise.

Conseil logiciels : envisagez un logiciel de collaboration et de communication d’équipe afin de faciliter la répartition des tâches et de favoriser l’inclusion des collaborateurs.

5. Prophylaxie : réduisez les risques et menaces

Pour chaque risque, une solution de secours existe. En voici quelques exemples :

La formation des collaborateurs constitue une mesure préventive. Des cours de cybersécurité ou de classification de données permettent d’enseigner les bons gestes à adopter et de réduire ainsi les erreurs humaines en interne. Certains outils peuvent d’ailleurs accompagner au quotidien ces bonnes pratiques, comme les gestionnaires de mot de passe.

Dans tous les cas, une communication à l’échelle de l’entreprise est cruciale pour le bon déroulement des opérations d’un PCA.

Conseil logiciels : une plateforme LMS est un outil pédagogique pour former de nombreux collaborateurs sur des thèmes à la carte. Les logiciels de plan de continuité d’activité s’inscrivent également dans cette démarche de prévention en sécurisant les données.

6. Traitement : soyez attentif aux symptômes

Les besoins d’une entreprise peuvent évoluer et les risques peuvent réserver des surprises qu’il était difficile de prévoir. On a beau avoir pensé “à tout”, la flexibilité reste de mise.

Il est recommandé de tester son PCA une à deux fois par an afin d’en vérifier la pertinence et l’efficacité. Votre modèle a peut-être évolué depuis la création du PCA et certaines sections méritent éventuellement d’être mises à jour.

Un exercice de type “alerte incendie” appliqué à votre secteur peut être un bon moyen de d’évaluer l’efficacité de votre plan de continuité. Cela peut prendre la forme d’un test partiel (un département) ou complet (l’ensemble de l’entreprise). Rédigez un rapport à la suite de l’exercice et actualisez le PCA si besoin. N’oubliez pas de communiquer les changements, le cas échéant.

Quant aux imprévus, gardez en tête que le PCA n’est pas gravé dans le marbre et que certaines solutions ne seront peut-être pas à la hauteur des dommages le jour J. Néanmoins, vous serez autrement mieux préparé et bénéficierez d’une solide base de connaissances pour les affronter et poursuivre vos activités.

7. Guérison : pansez les plaies et avancez

Armé de votre PCA, vous serez prêt à affronter la plupart des situations. Sans cette documentation, vous risquez de perdre du temps à chercher des solutions qui peuvent s’avérer contre-productives.

Une fois la tempête passée, faites-en le bilan : ces informations vous aideront à consolider votre modèle, voire à le transformer.

La crise de COVID-19 a chamboulé le modèle traditionnel du travail présentiel et a poussé les entreprises à une certaine digitalisation pour faciliter le télétravail. Au moment où le confinement général s’est imposé, 44 % des PME françaises** n’étaient pas prêtes à opérer pleinement en télétravail. Celui-ci s’est pourtant imposé en devenant une nouvelle normalité.

Conseil logiciel : il arrive parfois que l’on doive repenser son business model ; un logiciel de conduite du changement vous permettra d’analyser la situation et de mener à bien la transformation nécessaire.

La résilience comme nouvelle normalité

La crise de COVID-19 est une mine d’enseignements en ce qui concerne la transformation numérique des entreprises. N’a-t-on pas, pour donner un exemple, observé l’explosion des commandes en ligne avec le confinement ? Cette adaptation n’a pas été aisée pour tout le monde et beaucoup n’y étaient pas préparés. L’onde de choc provoquée par le COVID-19 continue de métamorphoser les modèles de travail. Aux entreprises, en particulier les petites, d’apprendre à s’adapter pour leur survie et d’adopter une attitude salutaire d’anticipation des risques.

Et maintenant ? Consultez notre catalogue de logiciels de plan de continuité d’activité pour trouver l’outil qu’il vous faut.

*Méthodologie de l’enquête : pour collecter les données de ce rapport, nous avons mené une enquête en ligne entre le 15 et 19 mai 2020 auprès de 397 employés de PME françaises effectuant du télétravail en raison de la crise de COVID-19. Les 335 répondants aux questions présentées dans ce rapport ont été sélectionnés selon leur rôle dans l’entreprise : ceux-ci sont issus de divers secteurs d’activité et sont tous preneurs de décision (confirmé/manager, manager sénior, membre de la direction ou haute direction).

**Méthodologie de l’enquête : pour collecter les données de ce rapport, nous avons mené une enquête en ligne entre le 20 et 24 mars 2020. Les réponses proviennent d’un échantillon du marché cible français. Parmi les 639 personnes ayant été sollicitées, 311 répondants correspondant à ces critères ont été sélectionnés pour répondre à nos questions. Les participants sont issus de divers secteurs d’activité et travaillent dans une PME.