Comunicazione efficace, ecco la migliore combinazione di strumenti

Comunicazione efficace e project management

Nel project management si fa largo uso del termine Agile, sinonimo di flessibile, versatile, adattabile, innovativo. Ma allora perché siamo così rigidi quando dobbiamo scegliere gli strumenti di comunicazione per la gestione dei progetti? Non possiamo deciderci senza troppi intoppi per lo strumento che ci aiuti a creare una comunicazione efficace e che raggiunga il nostro pubblico?

Nei sistemi basati sul modello a cascata (Waterfall) si ricorre molto all’uso di documenti e mail, mentre con la metodologia Agile si prediligono brevi riunioni faccia a faccia e  software di collaborazione  (o groupware). Persino Agile  utilizza una variante per le riunioni faccia a faccia: lo stand-up meeting, ovvero la riunione in piedi.

A prescindere dal modello di project management che si adotta, è importante scegliere un tool che migliori la comunicazione relativamente a ogni singolo progetto, perché una comunicazione efficace contribuisce enormemente al successo di un progetto.

Comunicazione efficace e project management

Ma perché dovresti utilizzare un programma di project management per migliorare la comunicazione nel tuo team? Le imprese che comunicano in modo efficace:

  • hanno un premio di mercato superiore;
  • aumentano il ritorno per gli azionisti;
  • hanno maggiori probabilità di registrare livelli più alti di coinvolgimento del personale;
  • hanno più probabilità di avere un tasso inferiore di ricambio del personale.

Con una posta in gioco così alta, è più importante usare gli strumenti di comunicazione più adatti ad ogni specifica situazione piuttosto che cercare di seguire una strategia globale di project management. Combinando i migliori tool di comunicazione usati in diversi sistemi gestionali, le piccole imprese possono sviluppare un piano di comunicazione che risulta più azzeccato di qualsiasi altro approccio generico.

La giusta combinazione di strumenti per una comunicazione efficace

Chi utilizza i tool di tool di project management più avanzati dice che il modello Waterfall  è inferiore perché ricorre massicciamente alla documentazione. Ma perché non possiamo usare la documentazione a piccole dosi – quando è opportuno –  in aggiunta alle riunioni in piedi?

Anche se il tuo team applica rigorosamente la metodologia Agile, in alcune circostanze sono necessari documenti in formato elettronico, come quando devi inviare un singolo annuncio a un gruppo di persone sparpagliate per il mondo.

Comunicare nel 2019 è molto più complicato di quanto non lo fosse nel 1989, quando dovevi sostanzialmente scegliere tra una telefonata, un fax o una lettera. Ora più che mai, ci vuole una tipologia di comunicazione diversa e specifica per ogni situazione.

Strumenti di comunicazione efficace

Come scegliere il canale di comunicazione più adatto

“Se, per esempio, c’è stato un cambiamento nel quadro dirigenziale, sarebbe semplicistico pensare, ‘Pubblicherò un breve annuncio sulla Intranet’”, dice Iliyana Hadjistoyanova, Senior Research Analyst di Gartner. “Bisogna invece chiedersi, ‘Cosa posso fare per essere sicuro che i dipendenti vengano informati nel modo corretto e siano pronti per affrontare questo cambiamento a livello di leadership?’”

Nella fattispecie, si dovrebbe inviare un’e-mail a tutta l’azienda, pubblicare un annuncio sulla Intranet aziendale e convocare una videoconferenza con i manager di tutti i team.

E se fosse possibile scegliere tra le più efficaci tecniche di comunicazione e scuole di pensiero per comunicare nel modo più chiaro possibile con i tuoi team?

È possibile, ed ecco come. Nelle cinque sezioni che seguono prenderemo in esame cinque sistemi di comunicazione: e-mail, software di collaborazione, videoconferenze, riunioni faccia a faccia e telefono. Vedremo quando è meglio utilizzare ognuno di questi strumenti, e quando evitarli, per fornirti il maggior numero possibile di esempi di utilizzo nell’ambito del project management in modo da creare una strategia di comunicazione efficace.

1. E-mail per informare ampi gruppi di persone e per inviare file

Quando se ne consiglia l’uso:

  • Per informare di una problematica che riguarda tutti i dipendenti dell’azienda ma non richiede una risposta da parte dei singoli individui.
  • Per orientare i destinatari verso canali di comunicazione più appropriati tramite inviti ed eventi del calendario.
  • Per inviare documenti a soggetti che non sono ancora stati inseriti nelle liste del tuo software per la condivisione di file.

Quando non se ne consiglia l’uso:

  • Quando hai bisogno che il destinatario risponda tempestivamente.
  • Quando devi discutere di una questione delicata con il destinatario, come la valutazione delle prestazioni o il ricambio del personale.
  • Quando hai bisogno di intrattenere un dialogo continuo con l’interlocutore.

Quando si comunica tramite e-mail per la gestione di un progetto, è fondamentale non lasciare spazio a equivoci o trattare superficialmente una questione delicata. Immagina, ad esempio, come ti sentiresti se qualcuno con cui collabori a stretto contatto da cinque anni annunciasse per e-mail che lascia l’azienda.

Inoltre, è importante non intasare la casella di posta altrui. Se devi parlare con sei persone e puoi scegliere tra una rapida riunione in piedi o via chat e una conversazione per e-mail che finirà inevitabilmente per contenere decine di messaggi secondari, per il bene di tutti, ti preghiamo di scegliere la prima opzione.

Con cosa si combina bene:  l’efficacia comunicativa di una mail può essere potenziata quando è accompagnata da un video o un post sulla Intranet che chiarisce e approfondisce l’argomento in oggetto. Ad esempio: l’amministratore delegato va in pensione oppure stai ridefinendo il piano di assistenza sanitaria dell’azienda, quindi fai l’annuncio con un’e-mail di massa invitando tutti ad ascoltare la videoconferenza.

2. Software di collaborazione per comunicazioni destrutturate

Quando se ne consiglia l’uso:

  • Per un occasionale scambio di opinioni all’interno del team.
  • Per richiedere informazioni da condividere quali documenti di riferimento o l’orario di una riunione.
  • Per un brainstorming digitale in cui non è necessario intraprendere un’azione immediata.

 Quando non se ne consiglia l’uso:

  • Per comunicare informazioni sensibili come dettagli su performance o retribuzione.
  • Nelle conversazioni a due su canali pubblici.
  • Nei brainstorming in cui è richiesta una collaborazione intensa da parte dei partecipanti.

I software di collaborazione dell’era Web 2.0 sono stati una manna per i project manager che adottano la metodologia Agile. Le conversazioni che finivano in un circolo infinito di e-mail ora possono essere gestite in modo più elegante con un sistema che permette di ritrovare i messaggi di cui hai bisogno mettendo in secondo piano gli altri, rendendo così la comunicazione più efficace.

I groupware consentono inoltre di ridurre il numero dei meeting. Ad esempio: il lunedì mattina puoi richiedere al tuo team un aggiornamento rapido sulle operazioni di routine invece di andare tutti in una sala riunioni per 30 minuti.

Con cosa si combina bene:  quando le risposte a una mail iniziano a moltiplicarsi e a divagare dal tema principale, trasformati in un project ninja e prosegui la discussione sul tuo groupware. Una conversazione che inizia in una videoconferenza o in una riunione faccia a faccia può anche essere continuata all’interno del software di collaborazione per evitare che vada fuori controllo.

3. Videoconferenze per riunioni faccia a faccia con team dislocati su più sedi

Quando se ne consiglia l’uso:

  • Per la programmazione di incontri tra alti dirigenti che lavorano da sedi diverse.
  • Per importanti riunioni faccia a faccia tra manager e diretti subordinati, quando le spese di trasferta sono troppo elevate.
  • Per un brainstorming su progetti urgenti tra collaboratori dislocati in varie parti del mondo.

 Quando non se ne consiglia l’uso:

  • Quando devi fare soltanto una riunione di controllo con un singolo individuo o con un gruppo ristretto di persone.
  • Quando devi fornire informazioni per cui non è necessaria una replica.
  • Quando devi fare un paio di domande specifiche a un collaboratore.

La videoconferenza (che pur esistendo dagli anni ’60 ha trovato un’applicazione pratica solo 50 anni dopo) è ideale per le situazioni in cui sarebbe necessaria una riunione faccia a faccia ma le spese di trasferta sono troppo elevate. Ad esempio per una valutazione annuale delle prestazioni o per parlare di promozioni con un diretto subordinato in un’altra sede.

Molti software di videoconferenza hanno anche una funzione per la condivisione dello schermo, una soluzione perfetta per presentare un nuovo  al team. Un suggerimento utile: prendi dimestichezza con le funzioni del tool prima di iniziare la videoconferenza, altrimenti perderai i primi 15 minuti per configurarlo.

Con cosa si combina bene:  supponiamo tu stia parlando via chat con un collega sul groupware del tuo team. Durante la conversazione, ti imbatti in una funzionalità del tuo software di project management che sta mettendo in difficoltà il tuo collega o inizi a parlare di un problema relativo alla tua revisione trimestrale. È il tipico scenario in cui sarebbe opportuno passare dalla chat alla videoconferenza, che permette di approfondire il discorso e condividere lo schermo.

4. Riunioni faccia a faccia/in piedi per un confronto rapido

Quando se ne consiglia l’uso:

  • Quando il tuo team è composto da numerose persone che lavorano nella stessa sede e l’alternativa sarebbe una videoconferenza (vedi sopra).
  • Quando hai in mente un obiettivo chiaro che può essere raggiunto in meno di un’ora incontrando personalmente gli altri dirigenti.
  • Quando devi discutere di affari con un collega che lavora nella tua stessa sede.

 Quando non se ne consiglia l’uso:

  • Quando alcuni dirigenti chiave non possono presenziare fisicamente. (In questo caso, dovresti pensare una soluzione ibrida: meeting con chi è in sede e videoconferenza con chi lavora da altre sedi.)
  • Quando non hai definito un obiettivo concreto per la riunione. Ad esempio, non hai bisogno di tenere una riunione solo per avere un aggiornamento della situazione.
  • Quando l’obiettivo di un meeting può essere raggiunto usando sistemi più efficienti, come un’e-mail o un software di collaborazione.

Parlare faccia a faccia è sicuramente il miglior modo per comunicare. Tuttavia, non è affatto la forma di comunicazione più efficiente e, per la gestione di un progetto, l’efficienza è fondamentale.

Quando si presentano le circostanze o disponi del tempo necessario, le riunioni faccia a faccia sono sempre preferibili alle alternative, però ricordati di pensarci bene prima di programmare un meeting.

Con cosa si combina bene:  l’utilizzo della mail per inviare documenti o presentazioni importanti prima di una seduta faccia a faccia è un ottimo metodo per rendere l’incontro il più fruttuoso possibile e per rendere più fluido il processo di project management. Anche i groupware possono essere utilizzati per ritornare velocemente su un argomento discusso durante un meeting.

5. Chiamate telefoniche per questioni urgenti e conference call

Quando se ne consiglia l’uso:

  • Quando c’è una questione urgente, come quando la riunione viene cancellata a meno di un’ora dal suo inizio.
  • Quando hai bisogno di riunire un gruppo di persone dislocate in varie regioni per tenere una conversazione dal vivo e non tutti hanno la connessione a Internet o la tecnologia per supportare una videoconferenza.
  • Quando devi parlare con un diretto interessato che preferisce il telefono ad altre forme di comunicazione.

 Quando non se ne consiglia l’uso:

  • Durante i weekend, le vacanze o al di fuori degli orari di ufficio se non è un’urgenza reale.
  • Quando puoi inviare un’e-mail o un messaggio istantaneo.
  • Quando puoi scegliere di fare una videoconferenza. La videoconferenza offre il valore aggiunto del contatto visivo e della condivisione dello schermo.

Ah, il telefono. Potrebbe sembrare una tecnologia di altri tempi, ma se ci pensi, la sua evoluzione – l’onnipotente smartphone – ti consente di avere sul palmo della mano quattro di questi cinque strumenti di comunicazione.

Ma quando è meglio utilizzare le sue svariate funzioni? È fondamentale conoscere il proprio team. Se il tuo collaboratore esterno risponde all’istante via chat e ha il groupware aziendale installato sullo smartphone, perché rischiare di essere invadenti disturbandolo con una telefonata?

Descriviamo ora un altro scenario: fra tre ore hai una riunione importante con un fornitore ma hai bisogno di spostarla. Gli invii una mail però non ricevi conferma per due ore. Questo è il momento di rispolverare il caro vecchio telefono. Gestire al meglio i processi è proprio il punto focale della metodologia di project management.

Con cosa si combina bene:  la maggior parte dei più recenti software di videoconferenza consente ai partecipanti di collegarsi dal computer facendo una videochiamata oppure dal telefono chiamando un numero telefonico. In questo modo puoi usufruire dei benefici di una videoconferenza e combinarla con una conferenza telefonica per non escludere le persone in trasferta o in una zona con una connessione a Internet poco stabile.

El burndown chart: una herramienta eficaz para equipos ágiles

Plantilla gratis Excel Burndown Chart

Plantilla gratis Excel Burndown Chart

Incluye una plantilla gratuita de Excel para descargar

¡Claro! Los equipos ágiles no trabajan con hitos ni plazos tradicionales. No planificar todos los pasos de trabajo por adelantado suele ser un acierto. Sin embargo, sí que es importante poder estimar el progreso del proyecto: ¿Cuánto trabajo queda por hacer en el sprint actual? ¿Tu equipo está dentro de plazo o trabaja con demasiada lentitud? ¿Qué recursos siguen estando asignados a cada tarea y durante cuánto tiempo? Todas suelen ser preguntas frecuentes en proyectos ágiles. En el mundo ágil, el burndown chart se ha establecido como una herramienta que da respuesta a estas preguntas.

Los equipos de proyecto con experiencia, así como los equipos que trabajan en muchas tareas al mismo tiempo, suelen utilizar herramientas Scrum. Los equipos más pequeños que son nuevos en el mundo de la gestión ágil de proyectos no tienen que invertir de inmediato en una solución de software más completa. El burndown chart proporciona a estos equipos todo lo que necesitan para desarrollar una idea del entorno de trabajo ágil antes de tomar esa decisión. 

Con este propósito hemos creado una plantilla de Excel. Así tu empresa (o si se trata de un solo equipo) podrá probar el aire de un proyecto ágil sin tener que comprometerte con una transición permanente. La plantilla contiene explicaciones que muestran cómo rellenar cada campo. Además, todas las fórmulas ya están incluidas para crear el chart con la cantidad de trabajo pendiente tras la introducción de datos.

Descarga nuestra plantilla de forma gratuita.

A lo largo de este artículo se tratará lo siguiente:

  • Características más importantes de los proyectos ágiles
  • El método ágil más común: Scrum
  • Ventajas y uso de la herramienta más utilizada, Scrum: el burndown chart

El rey de la gestión ágil de proyectos: Scrum

Scrum y Kanban son métodos ágiles que están en boca de todos. El objetivo de la gestión ágil de proyectos es definir un marco en el que los equipos puedan trabajar de la forma más eficaz posible. Los métodos ágiles se caracterizan por su flexibilidad y transparencia. No se trata de desarrollar un plan exacto por anticipado; en los proyectos ágiles el objetivo del proyecto al principio es a menudo solo un esbozo. 

En cambio, es importante trabajar en ciclos iterativos cada vez más cercanos a un resultado final que satisfaga los deseos del cliente (que solo se pueden elaborar con claridad durante el curso del proyecto). 

Esto también muestra por qué la visión general y la transparencia son tan importantes. Si no se tiene 100% claro a dónde ir, es muy importante saber por lo menos dónde se encuentra y cómo serán los próximos pasos. 

Kanban crea la vista general necesaria con la ayuda de la llamada tabla Kanban, que visualiza el flujo de trabajo en el proyecto. En los proyectos Scrum, los bucles breves de retroalimentación en las reuniones diarias sirven para el mismo propósito. Además, Scrum se basa en el burndown chart para la visualización.

El método de la gestión ágil de proyectos está siendo utilizado por más del 70 % de las empresas en todo el mundo. ¿Qué hace que el popular método Scrum sea tan especial y cómo se utiliza?

Scrum de un vistazo

Aplicación

Scrum es un método de trabajo ágil, que se ideó para el entorno de desarrollo de software. Es especialmente adecuado para el desarrollo de soluciones y productos complejos y, por lo tanto, se utiliza principalmente en las áreas de TI e ingeniería. Scrum se basa en un enfoque de mejora continua y en la experiencia, con el objetivo de acortar los plazos de entrega y minimizar los derroches.

Paquete de trabajo

Para lograr estos objetivos, Scrum se basa en el principio de “pull” cuando procesa el trabajo por realizar. Por lo tanto, el equipo determina qué y cuántos paquetes de trabajo llevará a cabo en un futuro próximo. 

Para ello, realiza tareas de forma independiente de un grupo de tareas inacabadas. A continuación, el equipo calcula el esfuerzo relativo por paquete de trabajo, teniendo en cuenta la complejidad y el riesgo que implica. 

Este esfuerzo se suma para obtener la duración de un sprint y por lo tanto da como resultado una velocidad en función del equipo. Una vez que un equipo se ha estabilizado, es decir, que estima de forma fiable y ofrece velocidades medias similares por sprint, esta medida se utiliza como punto de referencia para sprints posteriores.

Sprints

Scrum utiliza los llamados límites WIP (“Work in progress”). Esto significa que solo se puede ejecutar cierto número de órdenes de trabajo por sección. El número de paquetes de trabajo en los proyectos Scrum se limita a la duración de un sprint, generalmente de 1 a 4 semanas.

Roles

En cada proyecto Scrum se establecen los tres roles: propietario de producto, Scrum Master y equipo de desarrollo y se les asignan tareas y responsabilidades.

Herramientas

Los equipos de Scrum pueden utilizar plantillas de Excel, software de gestión ágil de proyectos o software especial de Scrum. La herramienta más adecuada para tu empresa dependerá del alcance de las tareas.

En proyectos Scrum de gran envergadura, las tareas deben dividirse en un gran número de puntos historia para que el esfuerzo pueda estimarse de forma realista. Esto conlleva una gran cantidad de requisitos que se gestionan mejor en un software avanzado. En proyectos Scrum más pequeños o como introducción al mundo laboral ágil, los equipos de TI pueden utilizar la plantilla excel gratuita de Capterra.

También es importante para la aplicación de la plantilla de Excel estar familiarizado con la idea de los puntos historia y saber lo que un burndown chart debe lograr de verdad. Por esta razón, vamos a analizar a continuación estos conceptos con más detalle.

El burndown chart: la visualización simplificada

Una de las herramientas más importantes en los proyectos Scrum es el burndown chart. Visualiza cuánto trabajo queda por hacer en el momento actual.

Para ello, el equipo ágil indica al comienzo de un sprint qué tareas quiere completar en este sprint. También calcula cuáles de esas tareas valen puntos historia y cuántos. Dependiendo de la complejidad de la tarea, se estiman los puntos historia. La estimación comienza con 1 para “muy fácil”, continúa con 2 para “fácil”, 3 para “más difícil”, 5 para “aún más difícil”, etc.

Dato curioso: La secuencia de números de esta evaluación corresponde a la Sucesión de Fibonacci. El aumento repentino de la secuencia de números tiene por objeto garantizar que la creciente incertidumbre se tenga debidamente en cuenta a medida que aumenta la complejidad.

La suma de todos los puntos de historia se introduce en el burndown chart para el día 0 (eje X = días, eje Y = puntos restantes). Al final de cada día, el sistema verifica qué historias (tareas) se han completado. El resto de los puntos se introducen en el chart del día correspondiente.

Si conectas todos los puntos introducidos, obtendrá la curva que muestra el desarrollo real del proyecto (en azul oscuro en el chart que se muestra a continuación) Si conectas los puntos del día 0 con el eje X del último día del sprint, obtendrás la llamada línea ideal (en naranja en el chart que se muestra a continuación). Si el curso real está por debajo de la línea ideal, el equipo de proyecto completa las tareas más rápido de lo estimado. Si el recorrido real se eleva por encima de la línea ideal, el equipo se está retrasando.

Fuente: Plantilla Excel del burndown chart de Capterra

Una vez que comprendes cómo funciona el burndown chart, es muy fácil de crear, mantener y comprender. 

Esto lo convierte en una herramienta sencilla pero muy importante para la gestión ágil de proyectos, que permite al propietario del producto, al Scrum Master y al equipo de desarrollo hacer un seguimiento para saber si se pueden cumplir los requisitos y plazos del proyecto. 

Por lo tanto, el burndown chart también sirve como un sistema de gestión de riesgos y de alerta temprana. Los problemas, cuellos de botella y desviaciones de los puntos de vista estimados y de la implementación real se identifican rápidamente. 

La información del chart también puede utilizarse para la comunicación con los clientes. Especialmente a los clientes que aún no están acostumbrados a la implementación ágil de los proyectos, a veces les resulta difícil no recibir compromisos firmes para plazos fijos. Es fácil llevarse la impresión de que se está trabajando en el proyecto de cualquier manera sin que se concrete nada. 

El burndown chart puede ser una gran herramienta para visualizar el progreso del proyecto y hacerlo tangible. La capacidad de mostrar el progreso en cualquier momento muestra al cliente que el equipo está trabajando de forma profesional y fiable.

Simplemente pruébalo

Migrar al trabajo ágil no es coser y cantar. Y simplemente por la idea de introducir una nueva herramienta para la gestión ágil de proyectos puede consumir tiempo (y dinero) de forma innecesaria. Nuestra recomendación: al menos los equipos más pequeños podrían sencillamente descargar nuestra plantilla para el burndown chart y probarla. 

Lo mejor para ti y tu equipo es elegir un proyecto que no sea demasiado nuevo y que sea relativamente fácil de implementar. Así podrás concentrarte en la diferencia que marca el método ágil en el proyecto y siempre sabrás que puedes recurrir a las rutinas tradicionales para completar el proyecto con éxito.

A continuación te facilitamos de nuevo el enlace para descargar gratis la plantilla Excel de burndown chart.

Was ist Yammer und welche Teams profitieren davon?

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Es gibt viele Wege, mit den Kolleg*innen in Kontakt zu bleiben: Text- oder Sprachnachrichten, E-Mails und Kooperationstools kommen einem da in den Sinn. Manchmal hilft vielleicht sogar der gut gezielte Wurf eines Papierfliegers. Als Projektmanager*in solltest du mit allen Kommunikationsmöglichkeiten vertraut sein.

Besonders praktisch ist es, einen Ort zu haben, an dem das gesamte Team zusammenkommen und sich gegenseitig auf den neuesten Stand bringen kann.

Gleichzeitig sind soziale Netzwerke aus unserem Leben nicht mehr wegzudenken, beruflich wie privat. Das liegt daran, dass sie sich unglaublich gut dafür eignen, persönliche Beziehungen zu pflegen.

Und wenn Angestellte Facebook, Twitter und Instagram sowieso nutzen, kann man sich auch deren beste Features zunutze machen und eine entsprechende Plattform für die Arbeit erstellen – oder?

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Das ist der Grundgedanke hinter Microsoft Yammer.

Yammers Gründer David Sacks beschreibt die Entstehung auf dem Blog von Yammer so: „Wir haben nach einem Tool gesucht, um unser Unternehmen zu vernetzen. Uns hat eine Art Twitter für Unternehmen vorgeschwebt, aber so etwas gab es nicht. Also haben wir eine eigene Lösung entwickelt.“

Im Folgenden schauen wir uns an, wie Yammer Teil der Microsoft-Familie wurde und Hunderte Millionen Nutzer*innen gewann und für welche Teams es eigentlich hilfreich ist – und für welche weniger.

Yammer, was ist das denn nun?

Anders als der Name vermuten lässt – to yammer bedeutet auf Deutsch etwa aufdringlich drauflosreden – ist Yammer im Kern eine Kollaborationssoftware und ein soziales Netzwerk, das dazu dienen soll, Teams – und insbesondere räumlich getrennte Teams –zusammenzubringen.

Yammer – eine Einführung

Anders als klassische Projektmanagement-Software, die auch Features wie Budgetplanung, Aufgabenverwaltung und Zeiterfassung umfasst, geht es bei Yammer um die Zusammenarbeit und das Netzwerken.

Zwar enthalten auch einige Projektmanagement-Lösungen Tools wie einen Chat oder Filesharing-Optionen, bei ihnen steht aber das Projektmanagement im Zentrum. Nicht so bei Yammer. Yammer ist dazu gedacht, zusätzlich zu einer klassischen Projektlösung verwendet zu werden.

Überhaupt hat Yammer eine interessamte Geschichte. Das Tool, das heute zu Microsoft gehört, begann als Inhouse-Kommunikationsplattform für die Genealogie-Website Geni.com. Sacks und sein Mitbegründer Adam Pisoni erkannten bald, wie einzigartig Yammer war und dass es auch anderen Unternehmen nützlich sein könnte. Also vermarkteten sie es als eigenständiges Programm. Sobald sie öffentlich verfügbar war, erreichte die Software in 4 Jahren 5 Millionen Nutzer*innen.

Das ist wiederum Microsoft aufgefallen und der Softwareriese hat Yammer 2012 für 1,2 Milliarden Dollar gekauft. Inzwischen ist das Programm in bestimmte Pakete der Office 365-Suite integriert, sodass es vermutlich bereits auf deinen Firmenrechnern zwischen Excel, Word, PowerPoint und Konsorten vor sich hinschlummert.

Microsoft zufolge nutzen 85 % der weltweit erfolgreichsten Unternehmen Yammer für die interne Kommunikation. Bedenkt man, dass Office 365 der am weitesten verbreitete Cloud-Dienst der Welt ist, ist das gar nicht so überraschend.

Und falls du ein anderes Office-Paket im Einsatz hast, ist das auch kein Problem: Ein aktuelles Microsoft-Abo ist nicht erforderlich, man kann sich einfach mit seiner E-Mail-Adresse anmelden. Unternehmen mit gültigem Office-Paket haben aber erweiterte Möglichkeiten und erhalten gewissermaßen Admin-Rechte.

Warum Yammer?
screenshot yammer
Die Startseite von Yammer

Wer die Office 365-Suite kennt, fragt sich vermutlich, warum (und ob) die nun wirklich noch ein weiteres Kollaborationstool gebraucht hat, wo doch auch Delve, SharePoint und Teams enthalten sind. Zumal es ja noch eine Vielzahl von  unabhängigen Alternativen gibt.

Auf der Speisekarte oder bei der Urlaubsplanung ist viel Auswahl eine gute Sache. Geht es aber darum, eine neue Plattform auszuwählen und sie einem Team schmackhaft zu machen, kann das auch nerven.

Jeder kennt es: Eine über verschiedene Kanäle wie E-Mail, Chat und ein Kollaborationstool hinweg geführte Konversation ist ein ziemlicher Albtraum und führt ganz schnell zu Missverständnissen und Fehlern.

Um für ein bisschen mehr Klarheit zu sorgen, haben die Gartner-Analysten Jeffrey Mann und Mike Gotta einen Bericht mit dem Titel Help Employees Select the Right Office 365 Productivity Tools erstellt (der gesamte Bericht steht Gartner-Kunden auf Englisch zur Verfügung).

  • Derzeit scheint Microsoft einfach immer mehr Tools zur Kommunikation und Zusammenarbeit in die Office-Suite aufzunehmen, ohne sie ausreichend voneinander abzugrenzen oder darzulegen, wie sie nun eigentlich miteinander in Verbindung stehen. Das führt dazu, dass es Unternehmen zunehmend schwer fällt, sie auch effizient zu nutzen.
  • Funktionsüberschneidungen zwischen einzelnen Programmen, wie man sie bei Microsoft Teams besonders deutlich sieht, führen zu Verwirrung und es bleibt häufig den Mitarbeiter*innen einer Firma überlassen, sich zu überlegen, was sie nun wofür genau einsetzen wollen.
  • Entsprechend häufig werden IT-Abteilungen gebeten, Licht ins Dunkel zu bringen – haben aber meist selbst Mühe, klare Anwendungsgebiete zu definieren und ihren Kolleg*innen so eine Orientierung zu bieten.

In diesem Bericht schlägt Gartner vor, dass Change Manager*innen festlegen sollten, in welchem Zusammenhang ihre Teams welche Tools verwenden und eine Handreichung dazu erstellen, anstatt einfach „alle Tools von Office 365 zur Verfügung zu stellen und auf das Beste zu hoffen“.

Es ist also im Prinzip so, dass man sich auch hier zuerst über die einzelnen Möglichkeiten informieren und sie miteinander und auch mit den Vorlieben der eigenen Angestellten vergleichen sollte, um sich dann für die für das eigene Team passendste Lösung zu entscheiden.

Will sagen: Fühlt sich die Mehrheit eines Teams auf Facebook wohl, ist Yammer eine ausgezeichnete Wahl, da das Interface durchaus an Facebook erinnert.

Bei einer Gruppe Facebook-averser Programmierer hingegen ist ein Tool wie Github oder SourceForge vielleicht eher angebracht.

Wer sollte also auf Yammer setzen – und wer eher nicht?

Das Besondere an Yammer ist die nahtlose Integration in Office 365. Aus einer Konversation auf Yammer heraus lassen sich Termine in Outlook anlegen, eine Skype-Konferenz öffnen, Dokumente aus dem OneDrive verknüpfen oder PowerPoint-Präsentationen bearbeiten.

Es geht also im Grunde darum, ob Teams innerhalb des Office 365-Ökosystems arbeiten oder nicht. Wenn ja, dann ist Yammer eine sehr gute bereits integrierte Lösung, die sicherlich mit neuen Innovationen glänzen wird.

Teams hingegen, die auf eine andere Suite setzen, also zum Beispiel auf die G Suite oder auf Apple iWork, haben unter zahllosen plattformübergreifenden internen Netzwerken die Wahl und können ebenso gut auf Podio, Wrike, Slack oder etwas ganz anderes zurückgreifen.

Yammerst du schon?

Arbeitest du schon mit Yammer (oder hast in der Vergangenheit damit gearbeitet)? Dann hinterlasse uns doch eine Bewertung und sage uns: Wie funktioniert Yammer für dich?

Wir wüssten gern, was du davon hältst. War es nützlich? Wenn ja, warum? Wenn nein, warum nicht? Was würdest du daran ändern, wenn du könntest? Mit welchen Kniffen kann man besonders viel herausholen? Erzähl es in den Kommentaren!

Du suchst noch nach Projektmanagement-Software? Wirf einen Blick auf Capterras Liste der besten Projektmanagement-Lösungen!

 

 

¿Éxito o fracaso? Indicadores para evaluar un proyecto

Indicadores para evaluar un proyecto

Indicadores para evaluar un proyecto

Si le pides a cinco personas diferentes que definan “fracaso del proyecto”, es probable que obtengas cinco respuestas distintas. Esto se debe a que el fracaso de un proyecto es subjetivo, determinado tanto por los criterios de éxito como por los indicadores para evaluar un proyecto, su desempeño durante y después de su finalización.

Un proyecto puede considerarse un éxito si se adhiere al calendario previsto, otro proyecto si se mantiene dentro de su presupuesto inicial, y otro más si evita la corrupción del alcance, también conocido como el síndrome de lavadero.

Pero si alguien más tuviera que medir el éxito según la satisfacción del cliente, y estos proyectos no cumplieran con las expectativas del cliente, cada uno de ellos también podría llamarse un fracaso.

Debido a que el fracaso es subjetivo, es esencial incorporar criterios de éxito en un plan de proyecto, y es aún más importante que cada parte interesada esté alineada bajo la misma definición de éxito.

La falta de alineación se ve reflejada en falta de comunicación, descontento y la eventual fragmentación de los equipos, una receta para la ineficacia. 

Pero si cada parte interesada está trabajando en conjunto hacia la misma meta y se ponen de acuerdo sobre cuál es la restricción que priorizar sobre la otra, entonces cada proyecto entregará su valor exitosamente.

En este artículo, revisaremos cinco indicadores para evaluar un proyecto que se utilizan comúnmente para medir el éxito o el fracaso, y destacaremos las herramientas que puedes utilizar para realizar un seguimiento del rendimiento.

Indicadores para evaluar un proyecto

1. Alcance

El alcance son los resultados previstos de un proyecto y la labor que debe realizarse para lograr esos resultados. Describe los objetivos específicos, los entregables, las características, etc., que se espera que un proyecto entregue, además de las tareas, los plazos y los costos que se necesitarán para lograrlo.

Si no tienes un alcance completamente definido al comienzo de un proyecto, entonces el alcance no debería ser tu criterio principal de éxito. Ten en cuenta que una marca clave del método Agile es la falta de requisitos completamente definidos antes del inicio del proyecto, por lo que los proyectos ágiles deben usar una métrica diferente.

Cuando se aumenta el alcance de un proyecto, también se debe aumentar el presupuesto y/o el tiempo. Con demasiada frecuencia, las partes interesadas quieren añadir requisitos después de que un proyecto está en marcha, pero no quieren comprometer otras limitaciones.

¿Cuál es el riesgo?: En el último año, el 52% de los proyectos experimentaron el síndrome de lavadero, según el informe PMI’s 2018 Pulse of the Profession (disponible en inglés).

Cómo rastrear el alcance: Durante la planificación del proyecto, trabaja con las partes interesadas para crear un plan de la estructura del proyecto:

  • Identifica todos los requisitos del proyecto
  • Divide las necesidades en productos entregables más pequeños
  • Describe las tareas necesarias para completar los entregables (y los recursos clave*)
  • Calcula el tiempo necesario para realizar cada tarea
  • Determina el camino crítico del proyecto

*Los recursos juegan un papel importante en la comprensión del alcance de su proyecto. Tienes que conocer el ancho de banda de tu equipo, la utilización de los recursos clave y cómo las tasas de pago afectan el presupuesto.

Una vez que entienda el camino crítico y cómo las restricciones de recursos impactan el plan del proyecto, puedes usar el Diagrama de Gantt para visualizar el proyecto.

Ver el proyecto en un calendario es una manera de hacer que todas las partes interesadas comprendan el alcance del proyecto, y cómo se logran los requisitos específicos en el tiempo y el presupuesto asignado.

Los diagramas de Gantt también sirven como una herramienta de seguimiento de proyectos; los gerentes pueden utilizarlos para vigilar el rendimiento y asegurarse de que los proyectos estén en camino de cumplir con el alcance previsto.

Un gráfico de Wrike Gantt que describe el lanzamiento de una línea de cosméticos orgánicos (Fuente)

2.Calendario

El calendario es la línea de tiempo de tu proyecto. Abarca no sólo la fecha de cierre final (o el lanzamiento del producto, según sea el caso), sino también los hitos importantes y los plazos de las tareas a lo largo del proceso.

La razón más común por la que los proyectos exceden su calendario inicial es el exceso de trabajo de los empleados. En lugar de esperar que los empleados den el 100% a un proyecto, debe reconocerse que, de manera realista, pueden dedicar sólo el 33% de su tiempo disponible a los proyectos, según Gartner.

En “Resource Capacity Planning for PPM Leaders: Crawl Before You Walk” (informe completo disponible para los clientes de Gartner), dicen los analistas Robert Handler y Mbula Schoen:

“Forzar a la gente a saltar de una actividad a otra no relacionada a través de un compromiso excesivo impone un costo de 20 minutos a dos horas en términos de eficiencia y efectividad del trabajo del proyecto”.

Para evitar excesos en el programa, debe planificarse el tiempo de ejecución o el tiempo de flotación y la capacidad de recursos.

Si el calendario es tu criterio de éxito más importante y notas que la agenda comienza a fallar, tendrás que aumentar tu presupuesto para conseguir más gente a bordo que ayude a recuperar las pérdidas de tiempo, o reducir el alcance del proyecto para lograr lo que se pueda en la fecha límite.

¿Cuál es el riesgo?: En el último año, el 48% de los proyectos no se completaron dentro de su calendario inicial, de acuerdo con el informe PMI’s 2018 Pulse of the Profession.

Cómo hacer un seguimiento del calendario: Existen numerosas herramientas que pueden ayudarte a realizar un seguimiento de la programación de su proyecto, incluidos los diagramas de Gantt. Pero es importante tener en cuenta que también es necesario controlar las limitaciones de recursos.

Entre los indicadores clave para evaluar un proyecto que pueden ayudar a mantener tu proyecto a tiempo incluyen:

  • Porcentaje de tareas completadas
  • Tareas pendientes del proyecto 
  • Hitos perdidos
  • Índice de rendimiento de programa: Valor de terminación (EV) / valor planificado (PV) 
Visualización de tareas y utilización de recursos en TeamGantt (Fuente)

3. Presupuesto

El presupuesto es lo que costará tu proyecto. ¿Cuánto estás estimando gastar para completar el alcance del trabajo? ¿Qué fondos estás invirtiendo en el proyecto?

Cuando los proyectos exceden su presupuesto inicial, casi siempre es el resultado de una mala planificación. Necesitas identificar todos los gastos posibles (salarios, materiales, diseño, pruebas, etc.), estimar el costo de cada partida y también planear para cuando las cosas salgan mal.

Para evitar sobrecostes, es importante planificar la contingencia en tu presupuesto, no sólo para tener en cuenta los costos inesperados, sino también en caso de que tus estimaciones resulten ser inexactas.

La mayoría de los expertos están de acuerdo en que debes agregar entre 10% y 30% de contingencia a los presupuestos de los proyectos. Y si un proyecto es de alto perfil, es posible que desees un presupuesto de respuesta de riesgo adicional.

El presupuesto está intrínsecamente ligado a los otros criterios de éxito mencionados aquí. Si ésta es tu principal limitación (como suele ocurrir) y los costos reales comienzan a superar sus gastos planificados, deberás ajustar el calendario, el alcance y/o la satisfacción del cliente para alcanzar el punto de equilibrio.

¿Cuál es el riesgo?: En el último año, el 43% de los proyectos no se completaron con su presupuesto inicial, según el informe PMI’s 2018 Pulse of the Profession.

Cómo hacer un seguimiento del presupuesto: Para realizar un seguimiento preciso del presupuesto, necesitarás herramientas automatizadas, no hojas de cálculo. Considera la posibilidad de crear una base de datos de gastos para ayudarte a estimar con mayor precisión los costos del proyecto en el futuro.

KPIs (indicadores claves de rendimiento) específicos para rastrear que pueden ayudarle a mantener su proyecto dentro del presupuesto incluyen:

Análisis del rendimiento de tiempo y materiales (T&M) en Mavenlink (Fuente)

4. Logro de los objetivos de negocio

El logro de los objetivos de negocio es la forma en que tu proyecto se desempeñó en comparación con tu business case. ¿Conseguiste los beneficios esperados (tanto tangibles como intangibles)? ¿Obtuviste el rendimiento esperado de la inversión (ROI por sus siglas en inglés)?

Con el ritmo tan rápido de cambio que trae consigo la digitalización, no es raro que el problema u objetivo empresarial que inicialmente incentivaba a un proyecto, cambie con el tiempo o desaparezca por completo. Los proyectos redundantes desperdician tiempo, dinero y recursos, además de que no proporcionan nada de valor a tu organización.

¿Cuál es el riesgo?: En el último año, el 31% de los proyectos no cumplieron con sus objetivos comerciales originales y su intención comercial, según el informe PMI’s 2018 Pulse of the Profession.

Cómo hacer un seguimiento del logro de los objetivos de negocio: Es probable que tengas una cola de proyectos esperando luz verde. Antes de dar luz verde a cualquier iniciativa, pide a un comité interdepartamental que revise el business case para asegurarte de que sigue alineado con los objetivos de la organización.

Las preguntas que hacerse incluyen:

  • ¿Es el proyecto único?
  • ¿Cómo se clasifica el proyecto en relación con los objetivos del negocio? (¿Es de prioridad alta, media o baja?)
  • ¿Cuál es el perfil riesgo-rentabilidad? (Alto riesgo, alto rendimiento, bajo riesgo, bajo rendimiento)

Luego, una vez que el proyecto esté en proceso, revisa periódicamente la intención frente a las necesidades del negocio para asegurarse de que el proyecto aporta valor en última instancia.

Tabla ejemplo de objetivos de negocio
Matriz de ejemplo que muestra los proyectos priorizados por objetivo de negocio

5. La satisfacción del cliente

La satisfacción del cliente se refiere al grado en que los resultados del proyecto cumplen o superan las expectativas. Esto abarca la calidad de las entregas, la experiencia general del cliente, el servicio al cliente, y la comunicación entre las partes interesadas internas y externas a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Esta métrica de éxito es de una importancia crítica porque a menudo es la que más se ve comprometida. ¿Importa si ganas por 1 o por 100 si ambos ganan? Eso depende del proyecto y de los demás criterios de éxito que estén sobre la mesa.

Ten en cuenta, sin embargo, que el 52% de los clientes han cambiado de proveedor en el último año debido a un mal servicio al cliente, según la encuesta de Accenture’s Global Consumer Pulse. Y habiendo cambiado, el 68% de ellos no regresará.

¿Cuál es el riesgo?: Según el informe de Gartner IT Key Metrics Data 2018 (disponible en inglés para los clientes de Gartner), el 26% de los participantes internos del proyecto (desde los CIOs hasta el personal de TI) no sienten que satisfacen adecuadamente las expectativas de los clientes, calificando sus percepciones de la satisfacción del cliente como “expectativas no satisfechas” o “algo decepcionantes”.

Cómo hacer un seguimiento de la satisfacción del cliente: Hay varias maneras de recopilar y analizar los comentarios de tus clientes, incluyendo:

  • Poner atención a las redes sociales
  • Encuestas a los clientes (incluyendo respuestas de campo abierto, no sólo una calificación numérica)
Realización de una encuesta de satisfacción de clientes en Nextiva (Fuente)

Conclusión

“Rápido, barato o bueno – elige dos.”

Este refrán sobre el triángulo de hierro es popular por una razón. Sigue siendo aplicable -y probablemente más cierto que nunca- con las limitaciones adicionales de la satisfacción de las partes interesadas y el logro de la intención empresarial añadidas a la mezcla.

Al principio de la planificación, identifica qué restricción del proyecto es más importante para tu proyecto y haz que sean tus criterios de éxito los que definan el éxito.

Lo más importante es asegurar que cada parte interesada se alinee y apoye la entrega exitosa de la métrica que se decida.

¿Qué otros indicadores para evaluar un proyecto existen? ¿Usas otros criterios? Cuéntamelo en los comentarios de abajo.

¿Buscas un software de gestión de proyectos? Ve la lista de Capterra de las soluciones de software de gestión de proyectos.

Was sind die besten Projektmanagementmethoden für Teams mit weniger als 10 Mitgliedern?

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Projektmanagementmethoden gibt es wie Sand am Meer – allein projektmagazin listet mehr als 100 davon auf. Sie sind nicht ohne Grund so zahlreich vertreten: Schlechte Kommunikation ist verantwortlich für das Scheitern von einem Drittel aller Projekte und einer Untersuchung vom Project Management Institute zufolge verschwenden Unternehmen 109 Millionen US-Dollar für jede in Projekte investierte Milliarde, wobei große Projekte besonders häufig scheitern.

Vor allem Teams mit weniger als 10 Mitgliedern fällt es angesichts dessen, was auf dem Spielt steht, oft nicht leicht, unter der großen Auswahl die passende Projektmanagementmethode zu wählen. Wie trifft man aber für das eigene Team die beste Wahl, um die oben genannten Probleme möglichst zuverlässig zu vermeiden?

In diesem Artikel beantworten wir häufige Fragen zur Auswahl der besten Projektmanagementmethoden für kleinere Projektteams, um die erste Orientierung zu erleichtern.

1. Was ist die üblichste Projektmanagementmethode für Teams mit weniger als 10 Mitgliedern?

Die Antwort heißt: Keine.

Als GetApp fast 200 Projektmanager*innen in den USA nach den von ihnen verwendeten Methoden fragte, antwortete fast die Hälfte (43 %), dass sie überhaupt keine nutzen. 47 % der Projektmanager*innen von Teams, die keine Projektmanagementmethode einsetzen, gaben an, dass sie dies auch zukünftig nicht planen.

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2. Muss mein Team eine Projektmanagementmethode einsetzen?

Nicht unbedingt.

Manchmal kann es von Vorteil sein, keine Projektmanagementmethode zu nutzen. Je nach den Anforderungen des Teams ist das vielleicht sogar die beste Wahl.

Untersuchungen von Gartner (für Kunden auf Englisch verfügbar) raten Projektleiter*innen, in Erfahrung zu bringen, welche Tools ihre Teams spontan für die Zusammenarbeit nutzen. Autor Jeffrey Mann sagt, strikte Prozesse seien unnötig, wenn „Projektmanagement“ in einem Team das Synonym für „Zusammenarbeit“ sei.

In solchen Fällen sollte die Teamleitung beobachten, welche Tools die Mitglieder bereits selbst zum Arbeiten einsetzen. Anschließend können sie ihre Teams dazu anregen, weniger strukturierte Projekte mit diesen Kollaborationstools zu organisieren.

3. Welche Projektteams profitieren am meisten von Projektmanagementmethoden?

Teams, die an Softwareprojekten arbeiten.

Jeder vierte Teilnehmer der GetApp-Umfrage war entweder in der IT oder im Technologie- oder Softwarebereich tätig. Auch wenn die Zusammenarbeit bei Softwareprojekten eine Schlüsselrolle spielt, brauchen diese Teams einen formaleren Plan.

Der Softwareentwicklungsprozess umfasst eine Reihe von Schritten, vom ersten Entwurf über Tests bis hin zu Bugfixes. Und da Softwareprojekte bestimmte Produkte unterstützen (die Software selbst), ist während des Lebenszyklus von Softwareprodukten eine ganze Reihe von Projekten zu managen.

4. Was ist das größte Risiko, wenn ich keine Projektmanagementmethode einsetze?

Das Risiko, Projekte verspätet abzuschließen oder das Budget zu überschreiten.

Wenn es dem Projektteam hauptsächlich um die Zusammenarbeit geht, ist dafür vielleicht keine bestimmte Methode nötig. Aber Projektmanagementmethoden beeinflussen auch den Rest des Projektteams – und das erwiesenermaßen positiv.

Samuel Malachowsky, Autor zum Thema Projektmanagement und Dozent im Department of Software Engineering am Rochester Institute of Technology, erklärt, dass Projektmanagementmethoden alles vom Vertrieb und der Angebotserstellung bis hin zu Budgets und Zeitplänen beeinflussen. Sie helfen Teammitgliedern außerdem, Aufgaben nachzuverfolgen, den Fortschritt zu visualisieren und Probleme zu vermeiden.

„Wird also die Wahrscheinlichkeit größer, dass Teams Projekte pünktlich und im Rahmen des Budgets abliefern?“, fragt Malachowsky. „Ja – doch noch wichtiger ist: Sie haben vermutlich genauere Budgets und Zeitplanungen und verfügen über die nötige Transparenz, um zu wissen, wo sie im Hinblick auf diese Kriterien stehen.“

Wenn kein einheitlicher Prozess für alle Teammitglieder verwendet wird, geraten Projekte schnell in Zeit- und Geldnot. Dies kann die Existenz der Softwareprodukte bedrohen, die möglicherweise das Rückgrat eines kleinen Unternehmens sind. Angesichts der Tatsache, dass kleine Unternehmen besonders häufig – und oft schon nach wenigen Jahren – Insolvenz anmelden müssen, zählt jeder Euro.

5. Was ist die beste Methode für Teams, die umfangreiche Tests durchführen müssen?

Six Sigma.

Die Six Sigma-Methode zielt darauf ab, Prozesse zu verbessern, indem die Anliegen der Kund*innen wahrgenommen werden. Zu ihren größten Vorteilen gehören:

  • Nachvollziehen, wie Kundenanforderungen sich ändern
  • Qualität und Lieferung verbessern
  • Ausschuss und Kosten reduzieren
  • Starke Produkte und Prozesse entwickeln
  • Kontinuierliche Verbesserung
  • Die Wettbewerbsposition des Unternehmens stärken

Six Sigma erfordert fundierte Kenntnisse in Statistik, Ingenieurswesen und Projektmanagement. Dadurch ist diese Methode ideal für Projektteams in Branchen wie dem Finanzwesen, Medizin und Militär.

„Während eines Code Freeze werden die unterschiedlichsten Tests durchgeführt und erst wenn alle Tests bestanden wurden, wird die Software veröffentlicht“, erläutert Alexis Wilke, CEO der Made to Order Software Corporation. In den meisten Fällen bedeutet dies, dass das Team mit der Arbeit an einem neuen Projektzweig für die nächste Version beginnt, während die Tester den „eingefrorenen“ Code überprüfen.

„Wenn ein Bug entdeckt wurde, wird im Release-Zweig an einem Fix gearbeitet“, sagt Wilke. „An diesem Zweig erfolgen keine weiteren Code-Änderungen. Das verlangsamt zwar den Prozess, aber im Ergebnis ist der Code mit großer Wahrscheinlichkeit sehr viel sicherer und funktionaler.“

6. Was ist die beste Methode für Projektteams aus Wissensarbeiter*innen?

Scrum oder Kanban.

Scrum und Kanban sind zwei separate Methoden, die zu den agilen Projektmanagementmethoden gehören. Scrum und Kanban sind also nicht einfach nur Synonyme für „agil“ (darum wird es in einem späteren Abschnitt gehen). Stattdessen handelt es sich um zwei verschiedene Frameworks, mit denen agile Projektmanagementmethoden umgesetzt werden können.

Scrum kontrolliert Zeit und Kosten, um die Anforderungen im Blick zu behalten.
Eine direkte Zusammenarbeit zwischen den Projekt- und Kundenerfolgsteams ist für die erfolgreiche Umsetzung von Scrum besonders wichtig. Somit eignet sich Scrum hervorragend für kleine Teams mit weniger als 10 Personen, die gemeinschaftlich an Projekten arbeiten.

Scrum-Teams arbeiten in als Sprints bezeichneten Iterationen, die nicht länger als einen Monat dauern. Die Fortschritte bei diesen Sprints präsentieren Scrum-Teams bei täglichen 15-minütigen, im Stehen abgehaltenen Meetings – sogenannten Daily Scrums.

Kanban steuert die Produktentwicklung mit dem Ziel der Continuous Delivery ohne die Entwicklungsteams übermäßig zu belasten.
Zentrale Ziele sind:

  • Den Workflow für an einem Tag fällige Aufgaben visualisieren
  • Die Menge der aktuell in Arbeit befindlichen Aufgaben reduzieren, sodass Teams sich nicht zu viel vornehmen
  • Prozesse optimieren, sodass Rückstand priorisiert wird und die wichtigsten Aufgaben vorgezogen werden

Die Kanban-Projektmanagementmethode regt zu kontinuierlichen Verbesserungen an, indem Team-Workflows optimiert werden. Damit ist sie eine gute Wahl für Teams mit einer fortlaufenden Produktentwicklung.

„Für Teams aus Wissensarbeiter*innen wie Softwareentwickler*innen, Wissenschaftler*innen, Vertriebs- und Marketingprofis usw. ist Agile/Scrum oder Agile/Kanban meine Standardempfehlung“, sagt Shai Sandil, Gründer und CEO von Soft Solutions Consulting. „Beide Methoden wurzeln in der Idee, dass sich Projektanforderungen ständig ändern und Projekte nur Erfolg haben können, wenn auf diese Veränderungen reagiert wird.“

7. Was sind die größten Schwierigkeiten beim Untersuchen verschiedener Methoden?

Fehlende Unterstützung der Führungsetage.

Der Mangel an Unterstützung durch die Führungsetage ist einer der Hauptgründe dafür, dass Projekte fehlschlagen. Dies ist wenig verwunderlich: Schließlich ist es die Aufgabe des Trägers, die Projektvision festzulegen und zu erläutern, wie das Projekt zu den Unternehmenszielen beiträgt. Ist dies nicht gegeben, ist es schwierig, herauszufinden, welche Projektmanagementmethode für ein bestimmtes Team und Projekt die Richtige ist.

„Eines der größten Hindernisse ist fehlende Unterstützung durch die Leitung“, sagt Sandil. „Häufig zeigt sich das in einer „Lasst das Team doch machen, was es will“-Haltung. Das ist zwar besser als ein klares Nein, aber auch problematisch, wenn das Team das Management um Ressourcenzusagen bittet.“

Um dieser Herausforderung zu begegnen, sollte man als Projektleiter*in klar darlegen, weshalb man sich für eine Methode entschieden hat, warum sie die richtige Wahl für das Team ist und wie sie das Unternehmenswachstum vorantreiben wird.

8. Was ist der wichtigste Faktor für die erfolgreiche Einführung einer Projektmanagementmethode?

Sicherstellen, dass jeder sie einsetzen wird.

Untersuchungen zeigen, dass Führungskräfte in Zeiten der Veränderung ihre Erwartungen häufig nicht klar benennen. Sie formulieren die gewünschten Erwartungen als Aufgaben, nicht als Ergebnisse. Da der Mensch ein Gewohnheitstier ist und sich Änderungen gerne widersetzt, erstaunt es wenig, dass dies zu schlechten Resultaten führt.

Die Projektleitung hat die Aufgabe, dem Team klar zu kommunizieren, warum die neue Methode zu besseren Ergebnissen führen wird. Besonders wichtig ist das, wenn das Team noch nie zuvor eine Projektmanagementmethode eingesetzt hat. Jetzt gilt es zu erklären, warum die althergebrachten Arbeitsweisen nicht mehr ausreichen und die neuen Methoden positive Veränderungen bringen werden.

„Es ist äußerst wichtig, dass das Team die neuen Methoden wirklich mitträgt“, sagt Shandil. „Bei einem Drei-Personen-Team wird eine sehr umständliche Methode beispielsweise nie ankommen. Ein zehnköpfiges Team wird wiederum nicht mit einer Methode klarkommen, die sich auf eine Kommunikation von Angesicht zu Angesicht konzentriert, denn man will ja nicht immer die Zeit von zehn Personen verschwenden, sobald es etwas zu klären gibt.“

9. Ist es in Ordnung, mit einer Methode zu beginnen und später zu einer anderen zu wechseln?

Ja, solange die neue Methode mit der Projektstrategie im Einklang ist.

Häufig möchten Projektleiter*innen ihre Methode gerne noch einmal wechseln, wenn das Team und die Kundenanforderungen gewachsen sind. Dies gilt insbesondere für Softwareprojekte.

„In der Anfangszeit des Projekts ist die Kanban-Methode sehr sinnvoll“, sagt Wilke. „Eine Programmiererin sollte schließlich nicht aufhören müssen, an einer Funktion zu arbeiten, wenn sie mit einem neuen Projekt anfängt. Sie wird mit der Funktion fortfahren, bis sie abgeschlossen ist und dieser Teil des Codes veröffentlicht werden kann.

Sobald ein funktionierendes Produkt besteht und die Kund*innen ständig neue Funktionen wünschen, empfiehlt sich die Scrum-Methode für das Team, das für die Weiterentwicklung verantwortlich ist. Hier ist es die Aufgabe des Managers oder der Managerin, eine Liste mit neuen Funktionen zu führen und diese zu priorisieren. Sobald ein neuer Meilenstein festgelegt ist, wird an den Features und Bugs mit der höchsten Priorität für diesen Meilenstein gearbeitet.“

Malachowsky rät jedoch davon ab, überstürzt zu wechseln. Projektteammitglieder sind meist am erfolgreichsten, wenn sie Methoden nutzen, mit denen sie vertraut sind. Daher sollte auch der Hintergrund der einzelnen Teammitglieder in Betracht gezogen werden, bevor man sich für eine neue Methode entscheidet.

„Die Chance ist groß, dass das Team mit Methoden erfolgreicher ist, die es bereits zuvor verwendet hat“, sagt Malachowsky, „sei es durch das Team selbst (wenn sie bereits zusammengearbeitet haben), einzelne Teammitglieder (durch Unternehmensstandards) oder brancheninterne Standards (bei kürzlich angeworbenen Teams). Es gibt natürlich noch mehr zu bedenken, aber diese Überlegungen sollten am Anfang stehen.“

10. Kann mein Projektteam eine Methode eher als Leitfaden verwenden, statt sie haargenau umzusetzen?

Ja – Projektmanagementmethoden sind Konzepte, die Spielraum bieten, keine unveränderlichen Vorschriften.

Wer einen Marathon laufen möchte, befolgt üblicherweise einen Trainingsplan. Doch wer setzt seinen Plan schon bis ins kleinste Detail genauso um, wie er dasteht? Vermutlich fast niemand.

Agile Methoden sind unter anderem genau deshalb so erfolgreich geworden, weil sie Veränderungen und Abstufungen zulassen: Das agile Manifest priorisiert Individuen vor Prozessen. Es ist also durchaus sinnvoll, Methoden eher als Richtschnur für ein Team und nicht als starren Prozess zu betrachten.

Vor allem kleine Projektteams haben meist gar keine andere Wahl, als Änderungen in ihrer Planung mit einzukalkulieren. Jede gewählte Methode sollte zum Projekt und zu den Unternehmenszielen passen. Alles, was darüber hinausgeht, kann nach Bedarf angepasst werden.

„Wenn eine Methode nicht funktioniert, lass sie weg, probier etwas anderes aus oder verändere sie, bis sie passt“, sagt Sandil. „Keine Methode will „nach Vorschrift“ ausgeführt werden. Sie alle wollen an die individuellen Bedürfnisse angeglichen werden. Als Berater sollte ich das vielleicht nicht sagen, aber die Wahrheit ist die Wahrheit.“

11. Was genau bedeutet „agil“?

„Agil“ ist ein Oberbegriff für mehrere Methoden, mit denen Projektteams erfolgreich auf Veränderungen reagieren können.

„Agil“ ist nicht eine bestimmte Methode, sondern eine ganze Reihe von Methoden (einschließlich Scrum und Kanban), die Projektteams beim Bewältigen von Projektabweichungen helfen.

Angesichts dieses breit gefassten Ziels können Projektleiter*innen agile Methoden ihrer Wahl auf die unterschiedlichsten Projekte anwenden, vom Marketing bis hin zur Softwareentwicklung. Agile Methoden bieten sich an, wenn auf ein Projekt Folgendes zutrifft:

  • Es basiert auf der engen Zusammenarbeit zwischen den Entwicklungs- und Geschäftsteams
  • Es muss einen kontinuierlichen Geschäftswert liefern
  • Die Anforderungen sind flexibel
  • Die Teams – idealerweise mit maximal neun Personen – sind selbstorganisiert

„Wenn ein Projekt kompliziert oder komplex ist und eine regelmäßige Interaktion zwischen dem Product Owner und dem Team erfordert, ist die Scrum-Methode optimal“, sagt Alan Zucker, Gründer von Project Management Essentials LLC.

„Scrum eignet sich am besten, wenn man neue Anwendungen oder große Verbesserungen für veraltete Anwendungen entwickelt, wobei man schrittweise einen Mehrwert schaffen will und tägliche Interaktionen zwischen dem Entwicklungsteam und dem Unternehmen gewünscht sind.

Wenn es vor allem darum geht, die Arbeitsabläufe eines Projekts zu managen und Überflüssiges zu vermeiden, ist Kanban die beste Methode.“

12. Okay, wir haben uns entschieden, Scrum auszuprobieren. Womit fangen wir an?

Die ersten Schritte mit Scrum bestehen darin, die Rollen von Product Owner und Scrum Master zuzuweisen. (Diese Rollen werden beispielsweise hier genauer erklärt.)

Zur erfolgreichen Scrum-Implementierung legt der Product Owner im Voraus Zeitrahmen fest, in denen fällige Aufgaben erledigt werden sollen. Diese festgelegten Zeitrahmen werden auch als Sprints bezeichnet und sind üblicherweise zwei Wochen lang, manchmal auch bis zu einem Monat.

„Wir entwickeln ein Produkt und die Anforderungen und Prioritäten ändern sich regelmäßig – wöchentlich, wenn nicht gar täglich“, erklärt Nitin Verma, Mitgründer von Orgzit. „Die Arbeit unserer Teams war stark miteinander verflochten und damit war es grundlegend wichtig, dass jedes Teammitglied wusste, woran die anderen arbeiten und ob es etwas fertigzustellen gibt, bei dem die anderen festhängen.“

Scrum-Teams führen täglich ein kleines Meeting durch („Daily Scrum“ oder „Daily Stand-Ups“), in dem der Fortschritt während der Sprints festgehalten wird. Diese Meetings sollen allen Teammitgliedern die Gelegenheit bieten, in höchstens 15 Minuten einen Überblick über ihre Arbeit zu geben. Entscheidend für erfolgreiche Daily Scrums ist die richtige Balance zwischen Kürze und Teamwork.

„Wir befolgen eine sehr einfache Daily Scrum-Methode und nutzen einfache Aufgabenlisten“, sagt Verma. „Im Grunde muss jedes Teammitglied jeden Tag nur drei Fragen beantworten:

  1. Was hast du gestern erreicht?
  2. Warst oder bist du bei etwas blockiert?
  3. Woran wirst du heute arbeiten?“
Welche Projektmanagement-Software ist für deine eigenen Projekte und Methoden am besten geeignet?
Im GetApp-Softwarekatalog kannst du nach Funktionen, Preis, Integrationen und mehr filtern.

Best Task Management Apps To Speed Up Your Team

Best task management apps for team productivity

Looking to help your team work through their to-do lists quicker? We’ve got you covered. In this article, we reveal the best task management apps for speeding up team projects.

Best task management apps for team productivity

What is the best way to manage tasks?

Every employee has their own way of working through a to-do list, and there’s no ‘one-size-fits-all’ approach to task management. One person’s liking for brightly coloured labels is another person’s trigger for a migraine. But when we all work in silos, it’s trickier to spot opportunities to speed up processes and work collaboratively. 

Managers should empower their employees to work independently, but it’s also their responsibility to create environments where teammates can work in conjunction with each other. Standardising task management can assist with this, but finding a process to suit everyone isn’t easy. It’s essential to test out different task management apps to find the best fit for your team.

What is the best app for task management

Task management apps need to be able to suit a variety of use cases. To that end, we set the following criteria during our research.

The software selected must have the following features:

  • Task management 
  • Reminders and notifications
  • Multiple options to organise tasks
  • Fast organisation (specifically, tasks can be added within a few clicks)
  • Cloud deployment for remote working
  • Download options for iOS and Android.

The platforms must also have:

  • An established market in Australia
  • A high search volume in Australia
  • At least 7,000 reviews on Capterra Australia with 4+ stars.

Based on these requirements, we’ve selected five task management apps that help drive productivity and improve team performance.

Listed in alphabetical order.

Asana

Asana online task management softwarescreenshot
Screenshot to show Asana’s Product Launch template for task management purposes.

 

Overall rating: 4.4/5

Ease of use: 4.3/5

Features: 4.3/5

Value for money: 4.4/5

What is Asana?

Asana allows users to organise tasks into projects or objectives within one platform. Teams create channels, labelled under hashtags, to discuss specific tasks or projects. 

Asana can be used by teams to stay in sync, hit deadlines, and reach goals. The Asana Basic plan focuses on tasks and personal to-do lists. It includes multiple ways to display tasks, such as within lists, boards, and calendars. 

Key features included with Asana:

  • Task management
  • Delegation and assignment
  • Deadline management
  • Collaboration with up to 15 teammates.

The platform also integrates with apps such as Slack, Litmus and Dropbox.

Cost: New subscribers have access to the Premium version for 30 days. After this, users can decide whether to continue with the Premium version at a monthly rate of AUD$13.49 or downgrade to the basic, freemium model.

What users liked: Capterra users say Asana’s ability to manage small operational tasks and carry out task delegation is beneficial for collaboration. Progress is easy-to-track and users are alerted to changes made to the project. 

User recommended improvements: Reviewers said an Asana time tracking feature would make a useful addition. Users also suggested that the platform is best-suited to team projects, rather than individuals.

Basecamp

 

Basecamp free task manager
Screenshot of Basecamp’s to-do list report function.

 

Overall rating: 4.3/5

Ease of use:  4.3/5

Features: 4.2/5

Value for money: 4.2/5

What is Basecamp?

Basecamp combines several collaboration tools in one platform. For example, the business subscription option includes:

  • Boards
  • Messaging
  • Scheduling
  • To-do lists
  • Group chats
  • Documents 
  • File storage.

Cost: Basecamp Business allows a free trial of 30 days for new subscribers. After this, subscribers must pay a flat rate of AUD$99 per month. Alternatively, they can downgrade to Basecamp Personal, which is meant for lighter use. Users who pick this preference have 1GB of storage space available and can manage up to three projects at one time. 

What users liked: Capterra reviewers expressed that Basecamp had proved to be an essential tool in streamlining project processes. Users also highlighted the ease to integrate with other apps, particularly time trackers, further enabled them to reach their goals. 

User recommended improvements: Users suggested that workflows can become disorganised between teams because of the multiple communication channels available. They advised subscribers to create clear processes for communication within the platform to get the best results from their collaboration projects.

JIRA

 

JIRA online task management software for teams
Screenshot of a JIRA task management board.

 

Overall rating: 4.3 / 5

Ease of use:  3.9 / 5

Features: 4.4 / 5

Value for money: 4.2 / 5

What is JIRA?

JIRA is popular with developers and caters to teams that follow agile project management frameworks. Teams can plan, manage and track tasks within boards. The task management functionality is broken down into:

  • Open tasks
  • In progress
  • Under review
  • Final approval
  • Completed tasks.

The platform integrates with hundreds of development tools and works with more than 3,000 add-ons apps. 

Cost: JIRA is free to use for up to ten users. It includes most features except standard support, but users still have access to community support. The Standard platform costs AUD$7 per user per month and has a 5,000 user limit with 9-5 support. The Premium version, which increases to AUD$14 per user per month, includes a 99% upside SLA along with 24/7 support. 

What users liked: Capterra reviewers say JIRA is easy to set up and it’s ease-of-use makes it simple to onboard entire teams onto a customised platform. Users also said the customisation allowed them to adjust the platform to best fit into their preference of working.

User recommended improvements: Capterra reviewers say that while JIRA is very dynamic, it may be too advanced for smaller teams or inexperienced product teams. 

Slack Project Management

 

Slack project management
Screenshot of a Slack channel. (Source: Slack)

 

Overall rating: 4.6/5

Ease of use:  4.6/5

Features: 4.5/5

Value for money: 4.5/5

What is Slack?

Slack is a communication tool created for teams to discuss and manage tasks, keep projects on track, and collaborate on shared project files. 

Its primary focus is as a messaging app, but project management teams also use Slack for:

  • Automation
  • Planning
  • Oversight
  • Collaboration.

Teams can create a project or objective-specific channel to keep conversations focused.

Cost: The Standard Plan costs AUD$8 per person, per month when billed monthly. The plan comes with unlimited apps and integrations, and 10 GB storage per member. For users who require larger storage allowance, the Plus plan offers 20 GB per user and costs a monthly fee of $15 per person.

What users liked: Slack users say the platform is a useful asset for teams that work remotely because of its ability to integrate with cloud extensions. It allows employees to share and collaborate on project files from multiple locations while staying within the platform.

User recommended improvements: Capterra reviewers suggested that the standard plan could benefit from additional sharing options. For example, the current version offers limited sharing ability with outside users, such as agencies and clients.

Trello

 

Trello free task manager
Screenshot of Trello’s task management board.

Overall rating: 4.5/5

Ease of use: 4.5/5

Features: 4.3/5

Value for money: 4.6/5

What is Trello?

Trello is for teams across sales and marketing, HR and operations, but also performs well as a cross-team collaboration tool. 

Trello’s core feature is its sticky-note style boards, which allow teams to organise tasks according to their needs. For example, teams following kanban and scrum frameworks can use the boards to get information about tasks quickly and track their progressions within a project. 

Smaller teams benefit most from the basic platform, but there are also options for project or product teams who require additional customisation and personalised branding.

All versions of Trello include:

  • Unlimited cards (sticky-notes)
  • Personal boards 
  • Team boards
  • Calendar syncing
  • Automation by Butler (Trello’s digital assistant)
  • 2-Factor authentication.

Cost: Trello offers subscribers a free version that includes all the features mentioned and up to 10 MB per file attachment. If users require customisation, they can upgrade to the business class option for a monthly cost of AUD$12.50 per person.

What users liked: Capterra reviewers say that Trello worked well for a variety of departments, from software development teams to content marketing teams. Trello also caters to most technical abilities.

User recommended improvements: Trello’s freemium model users say the 10 MB attachment limit prevents teams from being able to attach PDF, video, or slide deck presentations to cards. However, reviewers noted that it’s possible to resolve the issue through a link attachment.

If you’re ready to speed up your teams progress on projects, check out Capterra’s directory of task management apps today.

Warum Veränderungen geplant und begleitet sein wollen: 3 Change Management-Beispiele von Lego bis Netflix

Header-change-management

Header-change-management

Veränderung ist gut und wichtig. Veränderung ist schwer.

Veränderung kann Wachstum, Verbesserung und Fortschritt bedeuten.

Ein Mangel an Veränderung bedeutet hingegen oft Stillstand: Dieselben Fehler geschehen wieder und wieder, man lässt sich von anderen ein- und überholen oder steckt in alten Mustern fest, nur weil man etwas „schon immer so gemacht“ hat.

Inhaber*innen kleiner Unternehmen sollten hingegen den Fortschritt mit offenen Armen empfangen (und beispielsweise zu einer neuen Projektmanagement-Software wechseln), ohne dabei die Vision aus den Augen zu verlieren, die ihr Unternehmen ursprünglich erfolgreich gemacht hat. Mit dem Wissen, wann und wie Veränderungen erfolgen sollten, stehen und fallen ganze Unternehmen. Und da sind wir auch schon bei unseren Change Management-Beispielen:

Dem Branchenriesen Prosci zufolge ist die Wahrscheinlichkeit, dass Unternehmen mit herausragenden Change Management-Prozessen ihre Ziele erreichen, sechsmal größer als bei denjenigen mit schlechtem Change Management.

Kleine Unternehmen haben beim Thema Change Management keine große Wahl: Wenn Veränderungsprozesse mehr als einmal schieflaufen, ist das Unternehmen schlimmstenfalls pleite, bevor es einen zweiten Versuch wagen kann.

Egal ob es um den Umzug in ein neues Gebäude, die Einführung eines moderneren Projektmanagement-Systems oder die Begrüßung einer neuen Teamleiterin geht: Ein effektives Change Management ist in allen Fällen unabdingbar.

3 erfolgreiche Change Management-Beispiele

Wir könnten viele Geschichten von Unternehmen erzählen, die das Change Management falsch angegangen sind und ernsthafte Schwierigkeiten bekommen haben. Zum Glück gibt es auch viele positive Change-Management-Praxisbeispiele, von denen wir lernen können.

Die folgenden drei Unternehmen haben in Sachen Change Management eine Menge richtig gemacht.

1. Netflix vertraut auf seine Digitalstrategie

netflix

Netflix (Quelle)

Vor der Änderung:  Netflix wurde 1998 als DVD-Versandservice ins Leben gerufen. Die Nutzer*innen erstellten eine Liste von Filmen, die sie gerne sehen wollten, und das Unternehmen schickte ihnen die DVDs nacheinander nach Hause – immer nach Rücksendung der vorherigen DVD. Für die späten 90er und frühen 2000er Jahre war das ein geniales Geschäftsmodell: Netflix gewann Hunderttausende Kunden und ging 2002 an die Börse.

Doch die Unterhaltungsbranche war im Wandel, genau wie die Erwartungen der Verbraucher. Wenn Netflix weiterhin physische DVDs in Umschlägen versandt hätte, hätte sein Wachstum bald stagniert und wäre durch externe Faktoren wie die Versandmöglichkeiten der US-Post, die sinkende Beliebtheit des DVD-Formats und den physischen Bestand an seine Grenzen gelangt.

2006 begann Amazon, Video-Streamingdienste anzubieten, während das weiterhin auf physische Medien konzentrierte Unternehmen Blockbuster (das im Jahr 2000 eine Gelegenheit ausgeschlagen hatte, Netflix zu übernehmen) schon im Niedergang begriffen war und nach Strohhalmen greifen musste.

Netflix stand am Scheideweg und sein langfristiger Erfolg hing davon ab, wie es auf dem Weg zu einer digitalen Zukunft den Wandel meistern würde.

Erfolgreiches Change Management:  Wir alle wissen, wie die Geschichte endet. Die Zahl der Netflix-Abonnenten ist von 23 Millionen im Jahr 2011 auf 163 Millionen im Jahr 2019 gestiegen.

Doch anfangs war das Change Management auch für Netflix etwas holprig: Kund*innen regten sich auf, als Netflix ankündigte, separate Gebühren für digitales Streaming und DVDs zu erheben, und 800.000 von ihnen verließen Ende 2011 den Service. Innerhalb von nur vier Monaten sank die Aktie von Netflix um 77 %.

Doch trotz dieser anfänglichen Turbulenzen hielt die Führungsetage von Netflix am eingeschlagenen Weg fest. Das Management rückte zusammen, ließ sich nicht von seinen Zielen abbringen und steckte auch weiterhin Ressourcen in digitales Streaming und eigene Programme. 2017 hatte Netflix bereits mehr Abonnenten als die Kabel-TV-Anbieter in den USA.

Das können wir fürs Change Management lernen:  Änderungen verlaufen selten ganz reibungslos und wie bei den meisten Projekten dauert es oft deutlich länger als ursprünglich erwartet, bis sich ein wirklicher Fortschritt zeigt.

Genau deshalb ist es so wichtig, auf Kurs zu bleiben und den eigenen Plänen zu vertrauen – natürlich unter der Voraussetzung, dass du bereits über einen soliden Plan verfügst.

Netflix-CEO Reed Hastings wusste, dass DVDs langsam, aber sicher aussterben würden und sein Unternehmen umdenken und sich der digitalen Zukunft anpassen musste, um weiter zu bestehen. Im Februar 2009 erzählte er Bloomberg: „Wir haben ein einziges Ziel: Im Streaming erfolgreich sein. Wenn wir das schaffen, haben wir schon gewonnen.“

Genau wie Hastings und Netflix müssen auch kleine Unternehmen eigene Recherchen anstellen, ihr Unternehmen zukunftsfähig machen und ihren Plan durchdenken. Möglicherweise bedeutet es, von einem physischen zu einem digitalen Produkt zu wechseln, vielleicht aber auch nur, in neue Smartphones für die eigenen Vertriebler*innen zu investieren.

Das Wichtigste ist: Auf keinen Fall aufgeben, nur weil es am Anfang zu Widerstand oder Rückschritten kommt.

2. Apple entwickelt sich weiter und bleibt seiner ursprünglichen Vision treu

 

apple

Apple: Think different. (Quelle)

Vor der Änderung:  Heute ist fast in Vergessenheit geraten, dass Apple ursprünglich für andere Produkte als iPhone und MacBook bekannt war und in den späten 1990ern um sein Überleben kämpfen musste.

Doch genau das war 1997 der Fall: Apple hatte 56 Mio. USD in einem einzigen Quartal verloren – das schlechteste Quartal der Unternehmensgeschichte. Und heute? Heute erzielt Apple mehr als 60 Milliarden Dollar im Quartal.

Damals befand sich das schon seit langem als visionär und innovativ bekannte Unternehmen in einer Sackgasse. Der 7 kg schwere Mac Portable für 6.500 $ (1989), der nicht ganz ausgereifte Apple Newton (1993), das wenig Anklang findende Videospielsystem Apple Pippin (1996) und andere Fehlschläge bewirkten, dass Apple auf dem Weg ins 21. Jahrhundert um seine Glaubwürdigkeit kämpfte.

Doch dank der Rückkehr eines Mitgründers sollte eine bahnbrechende Idee für den großen Wandel sorgen.

Erfolgreiches Change Management:  1997 kehrte Apple-Mitgründer Steve Jobs, der das Unternehmen 1985 verlassen hatte, zurück, um Apple aus der Misere zu helfen. Der eigenwillige Visionär verhalf Apple zu fast einem Jahrzehnt voller bahnbrechender Erfolge, darunter der iMac (1998), das iBook/MacBook (1999) und der iPod (2001).

Aus diesen Innovationen entstand schließlich das Produkt, das Apple zum ersten börsennotierten US-amerikanischen Unternehmen mit einem Wert von 1 Billion Dollar machen sollte: das iPhone, das mittlerweile mehr als eine Milliarde Mal verkauft wurde.

All dies war Apple gelungen, indem das Unternehmen sein ursprüngliches Ziel (nämlich aufstrebende Technologien an die breite Masse zu bringen) mit dem Willen zur Veränderung kombinierte.

Das können wir fürs Change Management lernen:  Bleib deiner Vision treu, aber begrüße gleichzeitig den Wandel.

Noch kein Unternehmen ist jemals gewachsen, ohne sich den immer neuen Kundenanforderungen entsprechend weiterzuentwickeln. Selbst Coca-Cola hat zwar sein Grundrezept in 130 Jahren nicht geändert, aber dafür Nebenprodukte eingeführt, die Packung verändert und immer wieder neue Werbekampagnen gestartet, um auf der Höhe der Zeit zu bleiben.

Neben Blockbuster sind auch einige Printmedien gute Beispiele dafür, welche Probleme Unternehmen bekommen können, die sich dem Wandel verschließen.

Inhaber*innen und Projektmanager*innen kleiner Unternehmen sollten an den wichtigsten Elementen ihrer Unternehmensvision festhalten und sie gleichzeitig so anpassen, dass sie relevant und wettbewerbsfähig bleiben. Das ist der Kern des Change Managements.

Ruf dir die Vision ins Gedächtnis, die dein Unternehmen einzigartig gemacht und ihm einen Mehrwert gegeben hat, und dann überlege, wie du diese Vision durch inkrementelle Veränderungen an dem, was du bereits tust, noch besser erreichen könntest.

Die Veränderung kann die unterschiedlichsten Formen annehmen, beispielsweise die Einstellung einer neuen Führungskraft oder die Partnerschaft mit einem anderen kleinen Unternehmen, um den Kund*innen mehr zu bieten oder in eine neue Region zu expandieren.

Gartner schlägt für diese Art des durchdachten, inkrementellen Change Managements eine einfache Vorgehensweise vor, die die Ausgangssituation, die gewünschte Veränderung und den Grund dafür definiert:

  • Ausgangssituation: Definiere zusammen mit Management, Geschäftspartner*innen und Angestellten den Ist-Zustand.
  • Ziel: Beschreibe die Richtung, in die sich das Unternehmen entwickeln soll, entwickele eine Vision für den Soll-Zustand.
  • Grund: Mache deutlich, warum die Änderung wichtig ist, und sorge dafür, dass sie im Einklang mit deiner Geschäftsstrategie ist.

Dieser (englischsprachige) Artikel von Smarter With Gartner erläutert die From/To/Because-Methode des Change-Managements, wie sie auf Englisch heißt, im Detail.

3. Lego baut mit Bytes und Steinen

lego

Lego-Steine (Quelle)

Vor der Änderung:  Heute kann man sich kaum noch vorstellen, dass Lego einmal fast ausschließlich auf die bekannten kleinen Plastiksteine baute. Genau diese Steine verhalfen dem Unternehmen zum Erfolg, vor allem als Lego begann, auch kleine Figuren sowie Sets zu mittelalterlichen Ritterburgen, modernen Städten und mehr anzubieten.

Dies alles war noch vor der Zeit von Internet, Netflix, iPhone und Videospielen, all diesen tausend Dingen, die heute fortwährend um die Aufmerksamkeit von Kindern buhlen. Doch die Welt wurde digital und Lego verlor an Bedeutung.

Mitte der 2000er Jahre verlor Lego jedes Jahr Hunderte Millionen Dollar, musste Tausenden Angestellten kündigen, wechselte seine Leitung und schloss Vergnügungsparks und Werke.

„Wir verlieren den Boden unter den Füßen“, sagte Lego-CEO Jørgen Vig Knudstorp zu seinem Team. „Uns geht das Geld aus … [und wir] werden wahrscheinlich nicht überleben.“

Um sich auch im 21. Jahrhundert über Wasser zu halten, musste Lego um die Ecke denken und Veränderungen herbeiführen.

Erfolgreiches Change Management:  Wie kann ein Unternehmen, dessen Erfolg auf schlichten kleinen Plastikbausteinen beruht, im digitalen Zeitalter Aufmerksamkeit generieren? Indem es alles nimmt, was diesen Erfolg ermöglicht hat – den Spaß, das Spielerische, die Phantasie – und es in Form von Fernsehsendungen, Filmen und Videospielen in die digitale Welt überträgt.

Doch gleichzeitig – und das ist das Wichtigste – produziert Lego auch weiter die bunten Plastiksteinchen, die das Unternehmen erstmals erfolgreich gemacht haben, zur Freude von Kindern, Fans und Sammelbegeisterten.

In anderen Worten: Lego sorgte dafür, dass ein starker Markenkern erhalten blieb, und probierte gleichzeitig neue Strategien aus.

In der Zwischenzeit wurde Legos Vorstoß ins Entertainment-Business zum vollen Erfolg: Filme und Videospiele, die auf Star Wars, Marvel-Helden und Batman basierten, und eigene Marken wie Bionicle, Ninjago und The Lego Movie brachten die Marke und ihre Produkte an eine neue Generation.

2015 hatte Lego Verkäufe in Höhe von mehr als 5 Milliarden US-Dollar erzielt, fast drei Milliarden mehr als noch fünf Jahre zuvor.

Das können wir fürs Change Management lernen:  Kleine Unternehmen müssen sich Änderungen stellen, ob sie wollen oder nicht. Entweder sie ignorieren den Wandel und müssen zusehen, wie ihr Geschäft an Bedeutung verliert, oder sie nehmen die Zügel selbst in die Hand und werden ein Teil der Zukunft.

Dabei ist es genauso wichtig, den Kern des Unternehmens intakt zu halten, wie Änderungen zu begrüßen und spannende neue Wege einzuschlagen. In anderen Worten: Pass auf, dass du nicht das Kind (oder den Legostein) mit dem Bade ausschüttest.

Warte aber auch nicht ab, bis du bereits Umsatzeinbußen zu verzeichnen hast, bevor du über eine Veränderung nachdenkst.

Kleine Unternehmen sollten die Zeichen der Zeit erkennen und neue Gegebenheiten aktiv nutzen, um sich einen Wettbewerbsvorteil zu schaffen.

Die folgenden Signale weisen deutlich darauf hin, dass es Zeit für Veränderungen ist:

  • Dein Umsatz und Marktanteil sinken Monat für Monat und Jahr für Jahr.
  • Die Mitarbeiterfluktuation ist hoch und es wird schwer, leere Stellen rechtzeitig neu zu besetzen.
  • Die zur Arbeit genutzte Technologie ist langsam und ineffizient und sorgt für Unzufriedenheit und Produktivitätseinbußen.

Egal ob du deine Geschäftsstrategie ändern, das Arbeitsklima verbessern, neue Führungskräfte einstellen oder neue Software anschaffen solltest, eines funktioniert auf gar keinen Fall: Trotz Veränderungen weitermachen wie bisher und hoffen, dass Probleme irgendwann von selbst verschwinden.

Im Grunde geht es beim effektiven Change Management darum, das zu behalten, was funktioniert, und loszuwerden, was nicht funktioniert, um Platz und Flexibilität für etwas Neues zu schaffen – und dann wird genau dieser Prozess wiederholt.

Mach dein Unternehmen zu einem erfolgreichen Change-Management-Beispiel

Bei den obigen Beispielen für gelungene Change-Management-Prozesse geht es um milliardenschwere Unternehmen, doch wir alle können von ihnen lernen.

Egal vor welcher Herausforderung dein KMU steht, behalte die folgenden drei Grundsätze im Kopf:

  • Entwickle einen soliden Plan und halte dich während des gesamten Änderungsprozesses an ihn.
  • Begrüße den Wandel deines Unternehmens und bleibe dabei seiner ursprünglichen Vision treu.
  • Halte nach Zeichen dafür Ausschau, dass dein Unternehmen ins Hintertreffen gerät, um das Change Management proaktiv angehen zu können, bevor es zu spät ist.

Hast du auch ein gutes (oder schlechtes) Change-Management-Beispiel zu erzählen? Lass uns in den Kommentaren davon wissen!

Das Change Management ist nur ein Baustein eines guten Projektmanagement-Toolkits.

Wirf einen Blick auf unsere anderen Artikel zum Thema Projektmanagement:

Suchst du nach Projektmanagement-Software? Wirf einen Blick auf Capterras Liste der besten Projektmanagement-Softwarelösungen!

5 prima Trello-alternatieven voor projectplanning

Projecten kunnen door tal van redenen mislukken: geen goede planning, slechte communicatie in het team, inefficiënt resourcemanagement… en deze lijst is nog veel langer.

Een belangrijke en veel voorkomende reden voor het mislukken van projecten is het voortdurend missen van deadlines. Dit is een uitdaging voor de meeste bedrijven en zelfs voor de overheid: denk maar eens aan de vertragingen bij de bouw van de luchthaven Berlin Brandenburg of van de Amsterdamse Noord-Zuidlijn.

Als de planning bij zoveel bedrijven fout gaat, hoe kun je dan wel je deadlines halen? Heel eenvoudig. Begin met het effectiever managen van je projecten door gebruik te maken van projectplanning tools.

trello alternatieven

Met een online tool zoals Trello ben je af van foutgevoelige en tijdrovende handmatige processen. Je kunt van elk project zien wie er aan het project werkt, uit welke taken het project bestaat en wat de leverdatum is. Je kan ook bestanden koppelen en gemakkelijk samenwerken met je team op één enkel dashboard.

Trello is echter niet perfect. Hoewel de tool meer dan 14.000 reviews op Capterra heeft met een gemiddelde score van 4.5 van de 5 sterren, dragen veel gebruikers gegronde bezwaren aan. Zo zijn veel functies van Trello afhankelijk van extensies, “Power-Ups” genaamd. Als je meer dan één Power-Up wilt, waarbij je de keuze hebt uit facturering, urenregistratie, rapportage, kalenders, herhaalde taken en alternatieve weergaven (zoals gantt-grafieken), gaan de tarieven van gratis tot € 9 per gebruiker.

Sommige reviewers melden dat Trello soms traag is met laden en e-mailmeldingen pas verzendt lang nadat er een taak is gewijzigd, iets wat met name gebeurt bij overvolle dashboards. Vanwege deze problemen stappen veel mensen over naar de concurrenten van Trello.

Top 5 Trello-alternatieven

De 5 beste Trello-alternatieven voor projectmanagement

Om de beste alternatieven voor Trello te vinden, hebben we de aanbevelingen en scores van Capterra-gebruikers geanalyseerd. Vervolgens hebben we op basis van die analyse de vijf beste tools bepaald aan de hand van de volgende criteria:

  • Minstens 4.5 sterren op Capterra;
  • Minstens tien verschillende reviewers van verschillende bedrijven;
  • Een abonnement met power-ups van maximaal € 10 per maand per gebruiker;

De programma’s staan in alfabetische volgorde.

ClickUp: Productiviteit van kleine teams verbeteren

Clickup projectplanning

 

Score: 4.5 sterren op Capterra          Klantbeoordelingen: 1.421

 

ClickUp lijkt op Trello wat betreft de samenwerkingsfunctionaliteit: gebruikers kunnen taken maken met behulp van kaarten, gesprekken markeren en reageren op de opmerkingen daarin. Ze kunnen ook tekst met opmaak schrijven, samenwerking in realtime bekijken en schakelen tussen dashboardweergaven.

De software heeft een uniek perspectief op accountmachtigingen. Beheerders kunnen schakelen tussen machtigingsopties op basis van projecthiërarchie – op organisatie-, team-, project- of taakniveau. De tool biedt ook integraties zoals met Dropbox voor het delen van bestanden en met Harvest voor urenregistratie.

 Pluspunten

  • Gebruikers waarderen de vele samenwerkingsfuncties zoals de mogelijkheid om notities vast te leggen en de ingebouwde kalender.
  • Gebruikers bevalt de optie om te kunnen schakelen tussen verschillende dashboardweergaven zoals tijd (kalender), kanban, lijst en gantt-grafiek.
  • Ze waarderen de kladblokfunctie waarmee notities en ideeën kunnen worden vastgelegd, die later kunnen worden omgezet in taken.

Minpunten

  • Er is vraag om de mobiele app te voorzien van functies zoals de mogelijkheid om taken te sorteren op prioriteit of einddatum.
  • Het kost nogal wat tijd om vertrouwd te raken met de interface.
  • Vraag om een snellere laadtijd zodat gebruikers taken sneller kunnen maken en sluiten.

Hoeveel kost ClickUp?

Gratis voor één project met 100MB opslag. Upgrade voor ca. €4,50 per gebruiker per maand voor onbeperkte opslagruimte, projecten, apps, aangepaste velden en workflows.

Trello alternatief Clickup

Taken bijhouden op een kanban-dashboard in ClickUp

FunctionFox: Uren en projectstatus bijhouden

logo functionfox alternatieven voor trello

 

Score: 4.5 sterren op Capterra                    Klantbeoordelingen: 120

 

FunctionFox is een oplossing voor project- en urenregistratie die uitstekend geschikt is voor kleinere bedrijven die aan klantprojecten werken. De tool biedt functionaliteiten zoals taakbeheer, groepskalenders, roosters, stopwatch, facturering, declareren van onkosten en contactbeheer

Als alternatief voor Trello biedt FunctionFox soortgelijke functies voor taakbeheer. Deelnemers aan een project kunnen vanaf een centrale locatie taken maken, toewijzen en volgen. Waar Trello met eenvoudige kanban-projectworkflows werkt, biedt FunctionFox gedetailleerde rapportage waarmee bedrijven projectmijlpalen en beschikbaarheid van teamleden kunnen volgen.

 Pluspunten

  • Gebruikers waarderen het feit dat de tool functionaliteiten als projectmanagement, urenregistratie en boekhouding in zich verenigt.
  • Gebruikers bevalt de functionaliteit voor het toewijzen van resources waarmee managers personeelsroosters kunnen plannen.
  • Ze waarderen ook de rapportagefunctionaliteit voor het opstellen van rapporten voor klanten, zoals kostenramingen, onkostendeclaraties en rapporten voor factureerbare uren.

Minpunten

  • Zorg dat er meer dan één bestand tegelijk in het documentbeheer kan worden geüpload.
  • Maak de interface intuïtiever zodat gebruikers minder tijd kwijt zijn aan het leren omgaan met de tool.
  • Verbeter de functionaliteit voor klantbeheer door bijvoorbeeld opheffing van de beperkingen in het aantal klanten dat gebruikers kunnen opnemen in het rooster.

Hoeveel kost FunctionFox?

Vanaf ca. € 4,50 per gebruiker per maand, met roosters, mobiele toegang en projectsjablonen. Voor ca. € 9 per gebruiker per maand kun je resources toewijzen en is er een projectblog. Voor ca. € 13,50 per gebruiker per maand beschik je over documentbeheer en aanpasbare rapporten.

projectplanning in functionfox
Projectstatus volgen in FunctionFox

GoodDay: Taken plannen en workflows stroomlijnen

Goodday logo

 

Score: 4.5 sterren op Capterra                      Klantbeoordelingen: 59

 

Met GoodDay kunnen bedrijven verschillende aspecten van een project bijhouden, zoals de voortgang van taken, gerealiseerde mijlpalen en activiteiten van medewerkers. De tool biedt projectplanning voor het vaststellen van onderling afhankelijke taken met gantt-grafieken, op basis waarvan bedrijven duidelijke schattingen kunnen maken van de tijd en de stappen die nodig zijn om een project te voltooien.

Als alternatief voor Trello biedt GoodDay een online kanban-dashboard voor het stroomlijnen van projectworkflows met kaarten, waarbij de kaarten langs een eenvoudige, lineaire baan kunnen worden verplaatst. Dat is handig voor IT-teams en voor gebruikers van Scrum in het bijzonder, omdat deze vaak een kanban-workflow van taken instellen met kolommen voor productbacklog, sprintplanning, huidige sprint, in progress en done.

Pluspunten

  • Gebruikers waarderen de bruikbaarheid en de eenvoudige navigatie met behulp van slepen en neerzetten.
  • Ze waarderen functies voor taakbeheer zoals de mogelijkheid om taken langs een tijdlijn te verplaatsen.
  • Ze zijn positief over het klantenserviceteam, dat snel reageert op vragen en met oplossingen komt.

Minpunten

  • Verbeter de bruikbaarheid en functionaliteit van de mobiele app door tijdrapporten ook op mobiele apparaten te laten zien.
  • Voeg meer integraties met oplossingen van derden toe, zoals Jira en Github.
  • Neem meer functies op zoals de mogelijkheid om subtaken te maken en een taak aan meerdere deelnemers van het project toe te wijzen.

Hoeveel kost GoodDay?

Gratis voor 15 deelnemers aan een project met 1 GB opslag. Upgrade naar ca. € 4,50 per gebruiker per maand voor onbeperkte opslag, 250 deelnemers aan een project en geavanceerde integratie met Slack en Dropbox. Voor het Enterprise-abonnement gelden speciale prijzen en zijn er geen beperkingen wat betreft het aantal gebruikers en opslagruimte.

Goodday taken plannen
Taken plannen met een gantt-grafiek in GoodDay

monday.com: Project- en taakstatus visualiseren

projectmanagement Monday

 

Score: 4.7 sterren op Capterra                      Klantbeoordelingen: 1861

 

monday.com is een oplossing voor project- en urenregistratie met functies zoals projectsjablonen, dashboards voor teamsamenwerking, het delen van bestanden en taakbeheer. Teams kunnen projectdocumenten delen, communiceren door opmerkingen bij taken te plaatsen, projectworkflows maken en bekijken hoeveel tijd er aan taken wordt besteed.

De oplossing biedt bovendien functies voor offerte- en klantbeheer. Dat maakt het een geschikte oplossing voor professionals die met klanten werken, zoals aannemers en architecten, en die tools nodig hebben voor het maken van offertes en contactbeheer.

Pluspunten

  • Gebruikers waarderen het gemak waarmee ze de software kunnen aanpassen en boards, workflows en dashboards kunnen configureren.
  • Ze zijn positief over de rapportagefuncties zoals de mogelijkheid inzicht te krijgen in de teamcapaciteit voor een project met behulp van rapporten voor het toewijzen van resources.
  • Ze waarderen de klantenondersteuning die responsief en behulpzaam is, en snel met een oplossing op vragen van gebruikers komen.

Minpunten

  • Versnel het laden van de software zodat deze ook soepel blijft werken wanneer een groot aantal medewerkers projectdetails moeten bijwerken.
  • Vereenvoudig de prijzen per gebruiker met een basisabonnement voor minder dan vijf gebruikers.

Hoeveel kost monday.com?

Het “Basic”-abonnement begint vanaf ca. € 23 voor vijf gebruikers, met 5 GB bestandsopslag en een onbeperkt aantal projectboards. Het “Standard”-abonnement begint vanaf ca. € 35 voor vijf gebruikers, met 50GB opslagruimte en een onbeperkt aantal activiteitenlogs. Het “Pro”-abonnement begint vanaf ca. € 53 voor vijf gebruikers, met onbeperkte bestandsopslag, tijdregistratie en privé-dashboards. Voor het “Enterprise”-abonnement gelden speciale prijzen, met integratie van eenmalige aanmelding en een-op-een training.

Taken projectplanning monday
Taken bijhouden in monday.com (Bron)

Resource Guru: Inzicht in de beschikbaarheid van teams voor projecten

logo Resource guru

 

Score: 4.5 sterren op Capterra                      Klantbeoordelingen: 154

 

Met Resource Guru kun je personeelsroosters in een project bijhouden, naast andere zaken zoals de beschikbaarheid van apparatuur.

Als oplossing voor projectbeheer biedt Resource Guru functies zoals een ingebouwde kalender waarmee projectmanagers tijdlijnen voor taken kunnen uitzetten. Medewerkers kunnen de aan hen toegewezen taken, de voortgang en deadlines bekijken. Projectmanagers kunnen bovendien de juiste medewerkers aan een project toewijzen door hun vaardigheden te vergelijken met de vereisten voor het project.

Je kunt met Resource Guru ook de beschikbaarheid van medewerkers beheren, zoals het bijhouden van betaalde verlofdagen.

Pluspunten

  • Gebruikers waarderen de eenvoudige interface van de oplossing waardoor teamtaken gemakkelijk te plannen en te volgen zijn.
  • Ze zijn positief over de klantenondersteuning, die adequaat reageert op vragen en wijzigingen doorvoert op basis van de geleverde feedback.
  • Gebruikers waarderen de mogelijkheid om rapporten over het gebruik van resources in projecten samen te stellen en te exporteren.

Minpunten

  • Bied ook mobiele versies van de software aan, bijvoorbeeld in de vorm van iOS- en Android-apps.
  • Zorg voor kortere laadtijden om de software sneller en handiger in gebruik te maken.
  • Maak het mogelijk om meldingen aan te passen zodat gebruikers specifieke tijden voor de ontvangst van updates kunnen instellen.

Hoeveel kost Resource Guru?

Het eenvoudige abonnement begint vanaf ca. €2,20 per gebruiker per maand, met een onbeperkt aantal projecten en absentiebeheer. Upgrade naar ca. € 3,78 per gebruiker per maand voor extra functies zoals rapportages, of naar het “Master”-abonnement voor ca. € 6 per gebruiker per maand voor telefonische ondersteuning en de mogelijkheid om gegevens te importeren.

Resources bijhouden
Gebruik van resources bijhouden in Resource Guru

Welk Trello-alternatief is het beste voor een klein bedrijf zoals het jouwe?

Hieronder zie je een korte samenvatting van de in dit artikel gepresenteerde alternatieven om je te helpen bepalen wat de juiste oplossing voor jouw type bedrijf en behoeften is:

  • Clickup: Deze oplossing is geschikt voor gebruikers die behoefte hebben aan veel verschillende dashboardweergaven voor het bijhouden van projecten, waarbij gebruik kan worden gemaakt van gantt-grafieken en takenlijsten, en niet alleen van kanban.
  • FunctionFox: Deze software biedt functies voor het bijhouden van werkuren, het beheer van projecten en het afhandelen van klantgegevens. Dat maakt de oplossing geschikt voor het bijhouden van klantgebaseerde projecten waarvoor managers rapporten voor factureerbare uren moeten maken.
  • GoodDay: Lijkt in zoverre op Trello dat het werkt met een kanban-board voor het volgen van projecten. De software kan van pas komen voor bedrijven die hun bestaande processen voor projectmanagement willen verbeteren en meer inzicht willen in de prestaties van medewerkers.
  • monday.com: Deze oplossing biedt functies zoals projectkalenders en dashboards voor het bijhouden van taken. Er zijn ook tools voor het maken van offertes die handig kunnen zijn voor architecten en aannemers.
  • Resource Guru: Deze tool heeft gespecialiseerde functies zoals absentiebeheer en het inpassen van resources. Daardoor kunnen projectmanagers de juiste medewerkers aan een project toewijzen op basis van hun beschikbaarheid.

Als je meer wilt weten over projectmanagement, ga dan naar:

Op zoek naar software voor projectmanagement? Bekijk dan de door Capterra opgestelde lijst van de beste software voor projectmanagement.

 

56% of British SMEs rely on project management software

project management saas

project management saas

We have previously seen the benefits of using project management software. The right project management tool provides a better overview and transparency in the project. Also, risks are quickly detected by the software, which limits the risk of project failure . The progress of the project is made more efficient, and its implementation faster. In addition, project management software improves team communication and collaboration.

We asked British SMEs how they keep track of tasks when working on a project and what challenges they find.

Highlights of the study:

  • Over half (56%) of SMEs use one or more project management tool
  • 45% use software installed in computers rather than project management SaaS  one
  • Time tracking (24%) and management of tasks (13%) are the two most wanted features by companies
  • Only 3% of companies use Agile or Scrum tools

UK and France lead the use of project management tools

We asked SMEs in the UK if they use a project management software to plan and organise time or tasks. We carried the same study out in Germany and France, and the results showed that Excel is the method most used by German SMEs (54%), followed by 35% in France.

The results also showed that, whilst adoption of at least one project management tool is broader in France (47%), the UK is not far off with 43% and Germany with 30%. Furthermore, when looking at the general adoption of project management software (including one or more tools), the results showed that it’s also wider in France (64%), followed by the UK (56%) and Germany (46%).

project management saas

When we asked in more detail, over half of British SMEs (56%) stated using one or more than two project management software tools. Out of these, 43% use only one tool and 13% use two or more. 17% of companies stated not using any software to manage projects and stated that rely on Excel and Outlook for this. Furthermore, 9% use manual methods.

This result is interesting as sometimes there is the perception that smaller businesses are more agile in adopting new technologies. However, it’s often the case that smaller businesses don’t have processes in place, which makes more difficult the process of implementation of new tools without incurring an additional cost with no tangible benefit. 

A quarter of SMEs use cloud based software

While the cloud market is booming globally, the results of the survey showed that only 27% of British SMEs are using project management SaaS software

SaaS ( Software as a Service ), also known as cloud technology, is the provision of subscription-based software tools, accessible over the Internet, without the need to download and install the software on the computer.

project management saas

Similar results were found in France and Germany. France has a larger adoption of cloud based SaaS, with over a third of companies using it (35%), whilst in Germany the use of project management SaaS software is only 13%.

In the UK, we also found that respondents use more software installed on computers (45%) than cloud based ones (27%). This is interesting as it may mean that companies are not aware of the benefits of project management SaaS software or have a misconception of what is it and how they can use it.

Cloud software can have many benefits to SMEs: for example cloud solutions are scalable to the needs of the company. They are also more dynamic and flexible and can be adapted to the growth and needs of the company. In addition, company data is available from anywhere and mobile working is supported. 

Price and lack of knowledge stopping companies from implementing software

When asked about what stops companies looking to implement project management software, respondents named price (25%) and lack of knowledge (20%) as the two main ones.

project management saas

Linked to price, 65% of respondents would prefer to spend less than £10 per user or have free software. Only  a further 23% would consider spending up to £50 for a project management software.

Project management helps companies with various tasks in the course of a project. When we asked what are the biggest challenges users find in project management we found that not exceeding the budget (13%), respond to changes in the course of the project (12%) and meet the set deadlines (10%) were the main ones stated by users.

project management saas

Others included help with communication (8%), help with the supervision of the project (8%) and allow to react to unexpected problems (7%). 

Time management, the feature most used by SMEs

When asked about what features SMEs use the most, almost a quarter of respondents (24%) stated time management, including calendar, planning and tracking time. Management of tasks (13%) and budget management (13%) were the other two selected by companies. 

Surprisingly, only 3% of respondents stated Agile or Scrum, and another 8% in Project planning (such as Gantt chart and route planning). In France, the number of respondents investing in Agile or Scrum methods is also 3% and in Germany just under 2%. Agile methods allow professionals to be more flexible and know how to handle unexpected changes more smoothly. This result is surprising as it is across the three countries – and it could be due to lack of information and how can it be applied to a business. 

project management software use in the UK

To find out what project management software is better suited to your project, take a look at our listing on Capterra for more information.

Methodology of the study

To collect the data for this report, we conducted an online survey. The answers come from a sample of the target market UK.  Over 300 participants qualified to participate in the survey through screening questions out in October 2019. Qualified participants are employed (full-time, part-time or self-employed) and work in a small to medium sized enterprise (1-250 employees).

Gráfico de burndown: uma ferramenta eficiente para equipes ágeis

BurndownExcel template

BurndownExcel template

Equipe ágeis não trabalham com prazos clássicos. Uma coisa é não planejar todas as etapas do trabalho com antecedência, mas é importante ser capaz de estimar o progresso de um projeto. Quanto trabalho ainda precisa ser feito no sprint atual? A equipe está dentro do cronograma ou está trabalhando muito devagar? Quais recursos ainda são necessários para determinada tarefa e por quanto tempo? Essas são dúvidas frequentes em projetos ágeis. No mundo Agile, o gráfico de burndown se estabeleceu como uma ferramenta para responder a essas questões.

Equipes de projeto mais experientes, bem como aquelas que trabalham em muitas tarefas ao mesmo tempo, geralmente usam um software Scrum. Por outro lado, equipes menores, novas no mundo da gestão ágil de projetos, não precisam investir imediatamente em uma solução mais abrangente. 

O gráfico de burndown fornece a esses times tudo o que eles precisam para experimentar a sensação de um ambiente de trabalho ágil antes de tomarem essa decisão. Com este objetivo, o Capterra criou um modelo em Excel que permitirá que sua empresa (ou equipe) use alguns dos recursos do gráfico sem se comprometer com uma transição permanente. O modelo contém informações sobre como preencher cada campo. Além disso, todas as fórmulas já estão incluídas para criar o gráfico. Você só precisará adicionar os dados.

Este artigo inclui:

  • Os recursos mais importantes de projetos ágeis
  • A metodologia ágil mais comum: o Scrum
  • As vantagens da ferramenta Scrum mais usada: o gráfico de burndown

Scrum: o rei da gestão ágil de projetos

Scrum e Kanban são métodos ágeis muito populares atualmente. O objetivo da gestão ágil de projetos é definir uma estrutura na qual as equipes possam trabalhar da maneira mais eficaz possível. Os métodos ágeis são caracterizados pela flexibilidade e a transparência. Portanto, não se trata de desenvolver um planejamento exato com antecedência —em projetos ágeis, o objetivo do projeto geralmente é visível apenas superficialmente no início. 

Em vez disso, é importante trabalhar em ciclos recorrentes para se aproximar de um resultado final que atenda aos desejos do cliente (que somente pode ser elaborado durante o andamento do projeto). Isso também mostra por que a visão geral e a transparência são tão importantes. Se o caminho não estiver 100% claro, pelo menos é importante saber onde você está e como serão as próximas etapas. 

O Kanban cria a visão geral necessária com a ajuda do chamado quadro Kanban, que permite visualizar o fluxo de trabalho no projeto. Em projetos Scrum, reuniões diárias com breves ciclos de feedback fazem o mesmo papel. Além disso, o Scrum conta com o gráfico de burndown para visualização.

Visão geral do Scrum

Uso

O Scrum é um método para o trabalho ágil criado para desenvolvimento de software. É particularmente adequado para o desenvolvimento de soluções e produtos complexos e, portanto, é usado principalmente nas áreas de TI e engenharia. O Scrum funciona a partir de uma abordagem contínua e baseada na experiência para o aperfeiçoamento, com o objetivo de reduzir os tempos de entrega e minimizar o desperdício.

Pacotes de trabalho

Para atingir esses objetivos, o Scrum conta com o sistema pull (puxado) ao processar o trabalho a ser realizado. A equipe determina quais e quantos pacotes de trabalho serão executados no curto prazo. Para isso, executa tarefas de um conjunto de tarefas inacabadas de forma independente. A equipe estima o esforço relativo por pacote de trabalho, levando em consideração a complexidade e os riscos envolvidos. Esse esforço é calculado para a duração de um sprint e o resultado é a velocidade da equipe. Depois que uma equipe se estabiliza, ou seja, estima com confiabilidade e fornece velocidades médias semelhantes por sprint, essa medida é usada como referência para os sprints subsequentes. 

Sprints

O Scrum usa os chamados limites de work in progress (WIP na sigla em inglês). Isso significa que apenas um determinado número de ordens de serviço pode ser executado por segmento de trabalho. O número de pacotes de trabalho nos projetos Scrum é limitado pela duração de um sprint, que geralmente varia de uma a quatro semanas.

Papéis

Em projetos Scrum, há três papéis —product owner, scrum master e equipe de desenvolvimento—, que possuem tarefas e responsabilidades específicas.

Ferramentas

As equipes Scrum podem usar modelos em Excel, programas de gestão ágil de projetos ou um software Scrum especial. A ferramenta mais adequada depende do escopo das tarefas.

Em grandes projetos Scrum, as tarefas devem ser divididas em um grande número de pontos de história para que o esforço possa ser estimado de forma realista. Isso leva a uma enorme quantidade de requisitos que são melhor gerenciados com um software mais moderno. Em projetos Scrum menores, ou como uma introdução ao mundo ágil de trabalho, as equipes de TI podem usar o modelo em Excel gratuito do Capterra.

Também é importante que quem for usar o template esteja familiarizado com a ideia de pontos de história e saiba o que um gráfico de burndown deve alcançar. Para ajudar, abordaremos abaixo esses conceitos com mais detalhes.

O gráfico de burndown: visualização mais fácil

Uma das ferramentas mais importantes nos projetos Scrum é o gráfico de burndown. Ele mostra de forma visual quanto trabalho ainda precisa ser feito no momento atual.

Para tal, a equipe de desenvolvimento indica, no início de um sprint, quais tarefas deseja concluir no respectivo sprint. Também estima quantos pontos de história valem essas tarefas. A estimativa é feita dependendo da complexidade da tarefa: 1 para “muito fácil”, 2 para “fácil”, 3 para “mais difícil”, 5 para “mais difícil ainda” e assim por diante.

Uma curiosidade é que a escala de dificuldade segue a sequência de Fibonacci (sequência  infinita que começa com 0 e 1 e na qual os números seguintes são sempre a soma dos dois números anteriores). O aumento rápido da sequência de números visa garantir que a incerteza crescente seja adequadamente levada em consideração à medida que a complexidade aumenta.

A soma dos pontos de história é inserida no gráfico de burndown para o dia 0, cujo eixo X são os dias e o Y, os pontos de história restantes. Ao final de cada dia, o sistema verifica quais histórias (tarefas) foram concluídas. Os pontos de história restantes são inseridos no gráfico para o dia correspondente.

Ao conectar todos os pontos inseridos, você obterá uma curva que mostra o andamento real do projeto (em azul escuro, no gráfico abaixo). Ainda, conectando os pontos de história no dia 0 ao eixo X do último dia do sprint, você obterá a chamada linha ideal (em laranja, no gráfico abaixo). Se o andamento real estiver abaixo da linha ideal, quer dizer que a equipe concluirá as tarefas mais rapidamente do que o estimado. Por outro lado, se o andamento real ultrapassar a linha ideal, a equipe está atrasada.

gráfico de burndown Excel template

Depois de entender como funciona o gráfico de burndown, é muito fácil criar e usar um. Trata-se de uma ferramenta simples, mas muito importante para a gestão ágil de projetos, permitindo que o product owner, o scrum master e a equipe de desenvolvimento acompanhem se os requisitos e prazos do projeto podem ser atendidos. Dessa forma, o gráfico de burndown também serve como um sistema de gestão de riscos e de alerta antecipado.

Problemas, gargalos e desvios entre os pontos de história estimados e a implementação real são rapidamente identificados graças a ele. As informações do gráfico também podem ser usadas na comunicação com os clientes, que muitas vezes não compreendem a ausência de prazos fixos de entrega, principalmente quando não estão acostumados com a implementação ágil de projetos. É fácil deixar a impressão de que o projeto está sendo desenvolvido sem qualquer tipo de controle.

O gráfico de burndown pode ser uma ótima ferramenta para visualizar o andamento do projeto e torná-lo palpável. A possibilidade de ver o progresso a qualquer momento mostra ao cliente que a equipe está trabalhando de maneira profissional e confiável.

Por que não experimentar?

Mudar para um processo de trabalho ágil não é pouca coisa. Nossa recomendação é que equipes pequenas que queiram experimentar o gráfico de burndown façam o download e usem nosso modelo. Para começar, o mais recomendável é escolher um projeto não muito novo e que seja relativamente fácil de executar. Assim, você pode se concentrar na diferença que a metodologia ágil trará ao projeto enquanto tem a segurança de saber que pode recorrer aos métodos antigos para concluí-lo com êxito.