Uren bijhouden als zzp’er– wat zijn de voordelen en hoe pak je het aan?

Waarom uren bijhouden

Ja, het is extra werk. En het is ook niet zo makkelijk als je zou denken maar je uren bijhouden levert je wel enorm veel op. Niet alleen omdat je als startende ondernemer voor de startersaftrek in aanmerking komt als je 1255 uur werkt in je onderneming. Maar ook omdat je op die manier meer inzicht krijgt in je tijdsbesteding en daar kan je je voordeel uithalen. Hoe? Dat lees je hier. Benut jij alle voordelen van urenregistratie al?

uren bijhouden

Uurtarief bepalen

Een van de grootste uitdagingen voor een zzp’er is het bepalen van je tarieven. Je wilt natuurlijk niet te weinig vragen voor je diensten want je moet wel van je zaak kunnen leven. Tegelijkertijd wil je ook weer niet te veel vragen en zo potentiële klanten afschrikken. Je tarieven bepalen is vooral wanneer je net begint als zzp’er moeilijk. Dan kan het bijhouden van je uren je echt helpen . Stel je wilt 2500 euro bruto per maand verdienen met een werkweek van 40 uur, dan zou je dus een uurtarief moeten instellen van €62,50 (exclusief BTW). Op het moment dat je er door je uren bij te houden achter komt dat je 30 uur per week werkt in plaats van 40 uur kan je twee dingen doen:

  1. Nog 10 uur aan werk erbij zoeken;
  2. Je uurtarief verhogen naar €83,33

Maar uren bijhouden is niet alleen handig bij het bepalen van je tarief, het helpt je ook om meer klanten te werven en meer tijd te hebben om de opdrachten van die klanten aan te nemen.

Vermijd stress en verbeter je reputatie

Hoe vaak ben jij aan het stressen omdat je je deadline niet gaat halen? Hoe los je dit op? Vraag je je klant om uitstel of haal je regelmatig een nachtje door? De eerste oplossing is niet goed voor je reputatie. De tweede oplossing is niet goed voor je gezondheid.

De meeste mensen schatten de tijd die ze nodig hebben om een project af te maken te optimistisch in. Wanneer je je uren een tijdje registreert, zal je een veel beter beeld krijgen van hoeveel tijd je nodig hebt om een bepaald project af te krijgen. Dat zal je helpen om een realistische tijdsplanning te maken waardoor je minder stress zult ervaren en je werk op tijd aan je klanten zult leveren. En hoe meer tevreden klanten je hebt, hoe meer kans om doorverwezen te worden naar nieuwe klanten. Als klanten door mond-op-mond reclame bij jou terecht komen, hoef je én minder tijd te besteden aan marketing (waardoor je dus meer betaalde projecten kan aannemen) én kan je je tarieven verhogen. Klanten betalen namelijk graag voor goede service.

Besteed minder tijd aan randzaken

Elke ondernemer wil natuurlijk het liefste bezig zijn met zijn of haar vak. Maar wanneer je op zzp basis gaat werken zal je toch ook tijd moeten besteden aan andere zaken. Zoals bijvoorbeeld je administratie en je marketing. Hoe meer tijd je aan die activiteiten besteedt waar je in feite niet voor wordt betaald, hoe minder tijd je over hebt om je vak uit te oefenen en betaald te krijgen.

Veel zzp’ers baseren hun tarieven op de tijd die ze besteden aan een bepaald project. Ze vergeten de tijd die ze besteden aan andere taken ook mee te rekenen waardoor hun uurloon omlaag gaat. Die uren zou je eigenlijk ook moeten doorberekenen. Maar dat kan natuurlijk alleen maar wanneer je weet hoeveel van die onbetaalde uren je werkt.

Je zou die taken ook kunnen uitbesteden waardoor je weer meer tijd hebt om nieuwe opdrachten aan te nemen. Werk uitbesteden kost misschien wel wat maar een professional is vast en zeker veel sneller klaar met je administratie waardoor het dus eigenlijk minder kost dan wanneer je het zelf zou doen.

Verhoog je inkomen door middel van tijdregistratie

In de voorgaande alinea’s heb je al een paar tips kunnen vinden om meer te verdienen. Maar dan nu de allerbelangrijkste tip: hou je uren bij om niet meer uurtje-factuurtje te werken. Klinkt dat tegenstrijdig? Het risico van meer werken is dat je jezelf overwerkt en op een gegeven moment aan het maximale uren zit dat je überhaupt kan werken. En als je je uurloon verhoogt is er een kans dat je jezelf de markt uit prijst.

Juist door je uren te gaan bijhouden kan je veel beter een projectprijs afspreken met klanten. Doordat je weet hoeveel uur je normaal gesproken aan een bepaald project kwijt bent, kan je een vast tarief per project instellen. Dit schept voor klanten ook veel duidelijkheid en geeft ze met name zekerheid. Als je het aantal uren dat je kwijt bent aan een project goed kan inschatten en je een marge aanhoudt voor onvoorziene tegenslagen dan zal je vrijwel nooit te weinig rekenen. Maar als je door onvoorziene meevallers eerder klaar bent, dan verdien je juist iets extra’s. De klant rekende immers toch al op de prijs die je had opgegeven.

Uren bijhouden in een urenregistratie app

Je uren bijhouden kan je heel simpel doen door op je klok te kijken wanneer je aan een project begint en wanneer je het project beëindigd. Je kan het aantal uur dat je gewerkt hebt opschrijven of in Excel bijhouden. Maar in het jaar 2019 zijn er natuurlijk ook speciale urenregistratie tools die je het leven makkelijker kunnen maken. Met sommige apps kan je alleen je uren bijhouden en met andere apps kan je je uren bijhouden en ook meteen declareren. Er bestaan gratis urenregistratie apps die prima kunnen voldoen en die zelfs ook functionaliteiten voor projectmanagement bieden. De tools zijn eenvoudig te gebruiken en hebben een aantal hele handige functies. Zo sturen ze je bijvoorbeeld geregeld een bericht om je eraan te herinneren je klok aan te zetten en zo kan je labels creëren om verschillende taken afzonderlijk te timen. Had je dat nou maar bij je eerste project gehad!

Tips voor tijdregistratie met een urenregistratie tool

Om optimaal inzicht te krijgen in je tijdsbesteding is het handig om je projecten in hele kleine stukjes op te delen. Voor elke werkzaamheid die je doet hou je dan de tijd bij. Als je bijvoorbeeld aannemer bent en je moet een hek plaatsen voor een klant dan kan je je project als volgt indelen:

tijdregistratie project labelen

Doordat je inzicht hebt in alle afzonderlijke delen van je proces, kan je ook het aantal uur dat je nodig hebt voor een ander soort project beter inschatten wanneer dezelfde werkzaamheden weer terugkomen. Om je uren op deze manier bij te houden heb je een urenregistratie tool nodig, zoals bijvoorbeeld Toggle, Rodeo, Keeping of TimeCamp, waarmee je verschillende taken binnen een project kan labelen . Ook is het handig om een pauzeknop te hebben voor als je tussendoor even weg moet. Uiteraard moet de app ook zelf de uren van al je labels binnen een project kunnen optellen.

Wil jij ook je uren efficiënter bijhouden? Bekijk en vergelijk dan verschillende urenregistratietools op Capterra.

Comunicação interna nas empresas: como escolher a ferramenta ideal

comunicação interna nas empresas

comunicação interna nas empresas

Na comunidade de gestão de projetos, todos adoram usar o termo “ágil”. Ser ágil é sinônimo de ser flexível, versátil, adaptável e inovador. Por que, então, somos tão rígidos no que diz respeito aos métodos que usamos para a comunicação interna nas empresas na hora da gestão de projetos?

O modelo de gerenciamento de projetos em cascata, por exemplo, se baseia em documentação e muitos e-mails, enquanto a metodologia Agile utiliza reuniões presenciais e rápidas, junto com ferramentas de colaboração. Mesmo dentro do método Agile, o framework estrutural Scrum utiliza outra variação na hora das reuniões presenciais: a reunião diária (ou scrum diário).

Seja qual for o estilo de gestão de projetos adotado, é importante escolher a ferramenta de comunicação mais eficaz para cada um, já que isso representa um impacto enorme no sucesso dos projetos.

De acordo com a Gartner (conteúdo grátis com registo de e-mail comercial), as empresas que se comunicam efetivamente:

  • Apresentam um retorno aos acionistas 57% maior
  • São 4,5 vezes mais propensas a reportar altos níveis de engajamento dos funcionários
  • São 20% mais propensas a reportar um turnover (taxa de rotatividade dos colaboradores em uma empresa) baixo 

Com tanto em jogo, é melhor usar as ferramentas de comunicação mais eficazes para cada situação do que tentar aderir a um estilo abrangente de gestão de projetos.

Ao fazer isso, os líderes de pequenas empresas podem desenvolver um plano de comunicação mais eficaz.

A combinação eficaz para melhorar a comunicação interna nas empresas

Comunicar-se em 2019 é muito mais complicado do que há 30 anos, quando só era necessário decidir-se entre um telefonema, um fax ou uma carta. Hoje, mais do que nunca, situações diferentes requerem diferentes tipos de ferramentas.

tabela com dicas de ferramentas para comunicação interna nas empresas

“Se há uma troca de uma liderança sênior, por exemplo, podemos pensar que um comunicado pela intranet já é o suficiente” diz Iliyana Hadjistoyanova, analista de pesquisa sênior da Gartner (conteúdo em inglês). Em vez disso, destaca Hadjistoyanova, os responsáveis pela comunicação devem se questionar qual o melhor modo de fazer com que os colaboradores sejam informados da mudança e se sintam melhor preparados para lidar com ela.

Nesse caso, tal abordagem pode envolver o envio de um e-mail para toda a empresa, a publicação de um post na intranet e também a realização de uma videoconferência entre os líderes de equipe.

Abaixo, analisaremos as cinco principais formas de comunicação no trabalho:  e-mail, ferramentas de colaboração, videoconferência, reuniões presenciais e telefonemas. Veremos quando é melhor usar cada uma delas e quando evitá-las e apresentaremos um guia para diferentes situações que envolvem a comunicação na gestão de projetos.

1. E-mails para atualização de grupos grandes e envio de arquivos

 Quando usar:

  • Ao atualizar grupos grandes sobre uma questão que afeta a todos na organização, mas que não requer uma resposta específica.
  • Ao conduzir os destinatários a outros canais de comunicação, através de convites e eventos de calendário.
  • Ao enviar documentos a quem ainda não têm acesso a programas para compartilhar arquivos.

 Quando não usar:

  • Quando for preciso uma resposta imediata.
  • Quando for necessário discutir uma questão sensível com o destinatário, como avaliações de desempenho.
  • Quando a comunicação exigir uma longa conversa para dar seguimento ao tema.

O segredo para usar o e-mail em comunicações de gestão de projetos é estar seguro de não deixar espaço para interpretações errôneas ou de não tratar um assunto delicado com pouca sensibilidade. 

Também é importante estar atento ao excesso de e-mails. É melhor iniciar uma discussão entre seis pessoas com uma reunião rápida ou através de mensagens instantâneas ao invés de começar um tópico que inevitavelmente se expandirá por dezenas de mensagens. 

Também funciona bem para:  A eficácia de um e-mail aumenta quando ele é acompanhado de um vídeo ou post na intranet que esclarece e complementa o que foi anunciado. Por exemplo: se o presidente da empresa está se aposentando ou o plano de saúde será renovado, um e-mail coletivo serve para fazer o anúncio e pode ser seguido de uma videoconferência.

2. Ferramentas de colaboração para trocas mais informais 

 Quando usar:

  • Em discussões casuais dentro da equipe.
  • Para solicitações de informações compartilhadas, tais como documentos de referência ou horários de reuniões.
  • Para brainstormings digitais que não requerem uma ação imediata.

 Quando não usar:

  • Ao discutir informações confidenciais, como desempenho ou remuneração.
  • Para conversas individuais em canais públicos.
  • Para brainstorms que exigem uma colaboração extensa entre os participantes.

As ferramentas de colaboração da era Web 2.0 são uma dádiva para as equipes de gestão de projetos Agile. Discussões que costumavam resultar em longas trocas de e-mail podem agora ser tratadas em uma conversa que fica oculta em segundo plano, mas que está acessível quando necessário.

Ferramentas de colaboração podem ser a salvação ao evitar reuniões excessivas. Com elas, é possível, por exemplo, obter atualizações de status rápidas da equipe na segunda-feira de manhã em vez de arrastar todos para uma sala de conferências por 30 minutos.

Também funciona bem para:  Direcionar a comunicação para um canal de colaboração quando uma cadeia de e-mails se torna extensa e se afasta do tópico original. Continuar uma conversa iniciada em uma videoconferência ou reunião presencial em vez de prolongar uma reunião com pormenores.

3. Videoconferência para contato pessoal com equipes geograficamente separadas

 Quando usar:

  • Ao planejar discussões entre responsáveis pela tomada de decisões que estão separados geograficamente.
  • Para reuniões entre gerentes e subordinados diretos quando uma viagem seria um empecilho devido ao custo.
  • Em um brainstorming entre colaboradores baseados em locais diferentes dentro de um projeto com o tempo contado.

 Quando não usar:

  • Quando apenas um contato com um indivíduo ou um pequeno grupo de colaboradores for o suficiente.
  • Quando se tratam de informações que não requerem um acompanhamento posterior.
  • Quando houver uma ou duas perguntas específicas que precisam ser feitas para um colaborador.

A videoconferência é ideal para situações que normalmente exigiriam uma reunião cara a cara, mas que o custo com viagens torna impossível. Por exemplo: discutir uma avaliação de desempenho anual ou uma promoção com um subordinado direto baseado em outro local.

A maioria das ferramentas de videoconferência também inclui recursos de compartilhamento de tela. Sugestão: pratique usando o aplicativo antes da reunião para que não seja necessário gastar os primeiros 15 minutos lutando para configurá-lo.

Também funciona bem para:  Ajudar com conversas de rotina com colegas em ferramentas de colaboração de equipe. Quando um colega tem dificuldades de lidar com um recurso de uma das ferramentas de gestão de projetos ou um conflito na planilha de planejamento trimestral começa a ser discutido é o momento ideal para passar do chat para a videoconferência, onde as coisas podem ser explicadas em mais profundidade e com a possibilidade de compartilhar a tela.

4. Reuniões cara a cara para discussões rápidas 

 Quando usar:

  • Quando vários membros da equipe estão juntos no mesmo local.
  • Quando há um objetivo claro em mente que pode ser alcançado em menos de uma hora.
  • Quando um assunto sensível para os negócios deve ser discutido.

 Quando não usar:

  • Quando algum dos responsáveis não pode estar fisicamente presente. (Neste caso, deve-se considerar uma reunião híbrida, presencial para aqueles no local e combinada com uma videoconferência.)
  • Quando não há um objetivo concreto com a reunião. Não é necessário uma reunião só para “pôr o assunto em dia”.
  • Quando o objetivo da reunião puder ser alcançado por meio de métodos mais eficientes, como um e-mail ou uma ferramenta de colaboração.

A conversa cara a cara é a forma de comunicação ideal, mas está longe de ser a mais eficiente. 

As reuniões presenciais são sempre preferíveis às outras alternativas quando a situação exige e quando há tempo, mas certifique-se de refletir sobre os quatro pontos abaixo antes de agendar qualquer reunião presencial:

  • Por que realizá-la?
  • Ela poderia ser substituída por um e-mail?
  • Quem precisa fazer parte da reunião?
  • Quanto tempo ela precisa durar?
Também funciona bem como:  Uma ótima maneira de ajudar a uma reunião a funcionar da forma mais eficiente possível é enviar e-mails com documentação importante ou slides de apresentação antes de do encontro presencial. Adotar uma ferramenta de colaboração também ajuda a fornecer informações de acompanhamento rápido sobre questões que surjam durante a reunião.

5. Chamadas telefônicas para assuntos urgentes e chamadas em conferência

 Quando usar:

  • Ao surgir um assunto urgente, como, por exemplo, o cancelamento de uma reunião menos de uma hora antes da hora marcada.
  • Ao precisar reunir um grupo separado geograficamente para uma conversa ao vivo, mas em que nem todos têm acesso à internet ou a outra tecnologia que dê suporte a uma videoconferência.
  • Ao contatar alguém que tenha dito de antemão preferir telefonemas a outras formas de comunicação.

 Quando não usar:

  • Nos finais de semana, feriados ou depois do expediente, a menos que haja uma emergência real.
  • Quando um e-mail ou mensagem instantânea for suficiente.
  • Quando uma videoconferência for uma opção substituta plausível. A videoconferência oferece o benefício adicional de sugestões visuais e compartilhamento de tela.

O telefone pode parecer ultrapassado, mas os smartphones são hubs portáteis para quatro das cinco ferramentas de comunicação desta lista.

A chave para saber qual recurso utilizar é conhecer a equipe que se tem em mãos. Se um colaborador sempre responde às mensagens instantâneas rapidamente e tem a ferramenta de colaboração da equipe no seu smartphone, por que distraí-lo com um telefonema invasivo?

Também funciona bem com:  Os softwares mais modernos de conferência permitem participar de uma conferência a partir de um computador através de videochamada ou de um telefone com discagem normal. Desta forma, é possível combinar a videoconferência com uma conferência telefônica, aproveitando os benefícios adicionais da primeira sem excluir aqueles que estão longe de seus computadores ou em uma área com conexão de internet ruim.

Quais ferramentas funcionam para você?

Um gerente de projetos deve se sentir confiante ao usar as diferentes ferramentas de comunicação disponíveis. Listamos alguns dos cenários mais comuns, mas as possibilidades são ilimitadas.

Qual é a sua receita para uma comunicação eficaz? Videoconferência acompanhada de mensagem instantânea? E-mail com uma pitada do bom e velho telefonema? E quais são as situações em que você nunca usaria uma ou mais das ferramentas listadas acima? Conte-nos nos comentários abaixo.

À procura de ferramentas de gerenciamento de projetos? Confira a lista da Capterra com os melhores softwares de gestão de projetos.

3 Sprint Planning blunders die de productiviteit de das om doen

Sprint Planning

Kleine bedrijven willen de productiviteit van hun medewerkers verhogen. Dat blijkt uit de door Capterra uitgevoerde enquête over digitalisering van het MKB in Nederland*. Bedrijven gaven daarin aan dat het vergroten van de productiviteit van hun personeel een van hun belangrijkste zakelijke doelstellingen was voor de komende jaren.

Om dit doel te bereiken, zijn er diverse creatieve strategieën beschikbaar. Denk aan innovatieve initiativen zoals gamification van de bedrijfscultuur tot slimme klimaatbeheersing op kantoor. Een andere effectieve manier om meer uit kleine teams te halen, is het gebruik van tools en kaders voor Agile management, zoals Scrum Sprint Planning.

Niet alle Agile projecten zijn echter succesvol. Volgens een rapport van het Engelse digitale adviesbureau 6point6 hebben bedrijven in het Verenigd Koninkrijk in de afgelopen twaalf maanden zo’n €40 miljard verspild aan mislukte Agile IT-projecten. Dit rapport gaat vooral over grote bedrijven, maar ook het mkb kan leren van de fouten die tot mislukking leiden.

Sprints in Scrum mislukken vooral door onrealistische verwachtingen, verkeerd beheer van Backlogs en een te uitgebreide planning. Dit kost bedrijven veel tijd en geld en het gaat ten koste van de productiviteit.

In dit rapport kijken we naar drie blunders op het gebied van Sprint Planning die het mkb moet voorkomen om hun Scrum projecten te laten slagen.

Het resultaat staat of valt met een effectieve Sprint Planning

Kleine bedrijven die Scrum toepassen, voeren projecten uit in de vorm van events die binnen een bepaald tijdskader moeten worden voltooid. Zo’n event heet een “Sprint” en kan een week tot een hele maand duren. Een Sprint wordt gepland door de Product Owner, de Scrum Master en het ontwikkelteam. Zij leggen vast welke specifieke taken moeten worden uitgevoerd (bijvoorbeeld ontwikkeling van nieuwe functies of bugfixes).

De Sprint Planning vormt het fundament van Scrum, omdat deze van invloed is op het uiteindelijke resultaat van het project. Een project kan alleen slagen als de teamleden de taken die ze tijdens de planning van de Sprint op zich hebben genomen, ook daadwerkelijk voltooien.

Door een gebrek aan kennis van Agile management lukt het bedrijven echter vaak niet om effectieve sprintplanningen te maken. Uit onderzoek naar de Agile volwassenheid op initiatief van de Agile Coach Company  blijkt dat  organisaties nog maar weinig ervaring hebben met Agile planning. Teams zijn nog samengesteld op de traditionele wijze. Er is één persoon die kennis heeft van Agile en probeert deze kennis over te dragen aan de organisatie of zijn/haar team. De toepassing van Agile is nog minimaal.

Dit geldt ook voor mkb-bedrijven die pas begonnen zijn met Scrum en daardoor vaak nog geen ervaren Scrum Masters en Product Owners hebben. Deze werken dan niet productief samen met het ontwikkelteam om een effectieve Sprint Planning op te stellen en daardoor loopt het projectmanagement op een mislukking uit.

3 veelvoorkomende blunders bij sprint planning die kleine bedrijven moeten kennen en voorkomen

1. Onrealistische verwachtingen wekken door te veel tegemoet te komen aan veeleisende Product Owners

Sprint Planning meetings zijn productieve sessies, totdat de Product Owner onredelijke eisen begint te stellen aan het team. Product Owners willen meestal graag voldoen aan alles wat de stakeholders van het project willen.

Zij moeten echter leren om nee te zeggen tegen die stakeholders als dat nodig is, legt Gartner-analist Tina Nunno uit:

Assertief “nee” leren zeggen (Bron)

Hoe software hierbij kan helpen:

Een Product Owner die assertief nee kan zeggen, kan effectief met de stakeholders van een project communiceren over de capaciteit van het team. Gebruik de voorzieningen in Agile projectmanagementtools, zoals status tracking, om datagestuurde redenen te geven waarom teams wel of niet aan een verzoek kunnen voldoen in een bepaalde Sprint.

  • Centraliseer de projectcommunicatie: Geef stakeholders realtime toegang tot de status van het project, met centrale dashboards waarin ze kunnen zien welke taken zijn voltooid en wat er nog moet gebeuren. Houd ze op de hoogte van de voortgang en veranderingen van een project met in-app meldingen, e-mail en ingebouwde chatfunctionaliteit.
  • Deel belangrijke project- en performance-metrics: Maak een schatting van wat een team tijdens een Sprint kan voltooien door de historische performance van het team bij te houden in burndown en velocity charts. Deel deze inzichten met de stakeholders van het project om duidelijk te maken wat de capaciteit (de scope) van het team is voor een bepaalde Sprint.
Sprint Planning graphs
Velocity chart in SpiraPlan (Bron)

Capterra-tips:

Gebruik de functies voor meldingen van je Agile PM-software om effectief met stakeholders te communiceren over de voortgang van een project.
Maak gebruik van functionaliteit zoals burndown en velocity charts om goed in te schatten wat een team aankan.

2. Sprint Planning meetings houden zonder prioritering van de Product Backlog

De Product Owner heeft veel verantwoordelijkheden. Een van de belangrijkste hiervan is het stellen van prioriteiten binnen de Product Backlog, ofwel de User Stories. Zonder een goede prioritering, kiezen ontwikkelteams vaak naar eigen inzicht User Stories die aan een Sprint zijn toegevoegd zonder volledig te begrijpen hoe deze van invloed zijn op de scope van het project.

Prioritering is het vastleggen van welke productfuncties eerst moeten worden gebouwd. Bedrijven in het mkb moeten hiervoor bepalen wat de eenvoudig te bouwen functies zijn die voor gebruikers de hoogste waarde hebben. Devin Deen (Agile Scrum Master en projectmanagement-expert) legt uit hoe dat werkt:

De Product Backlog opstellen (Bron)

Hoe software hierbij kan helpen:

Volgens Deen moeten bedrijven bij het prioriteren van de Product Backlog het Pareto-principe in gedachten houden: Gebruikers halen 80% van de waarde van jouw product uit 20% van de functionaliteit ervan. Gebruik Agile tools voor projectmanagement om te bepalen welke functionaliteit in die belangrijke 20% valt.

  • Prioriteer functies met Story punten: In Scrum tools zoals VivifyScrum kan elk teamlid met Planning Poker punten toewijzen aan een User Story. Zo kan er een schatting worden gemaakt van de complexiteit en de hoeveelheid werk die nodig is om die functie te maken. Meer punten betekent meer complexiteit. Op basis hiervan kunnen de teams bekijken welke functies de laagste kosten of het minste werk met zich meebrengen en dat bepaalt dan weer welke User Stories worden geprioriteerd en opgenomen in een bepaalde Sprint.
  • Zorg dat teams meer inzicht krijgen in de productvereisten: Schattingen voor User Stories geven teams een indicatie van de complexiteit van een functie. Daarnaast geeft een Product Requirements Document (PRD) ontwikkelteams inzicht in de waarde van een functie voor gebruikers. Product Owners kunnen in dit document met productvereisten bijvoorbeeld informatie over gesprekken met klanten en persona’s opnemen. Ontwikkelaars en ontwerpers kunnen die informatie dan weer gebruiken bij het bouwen van productfuncties.
Agile Management
Document met productvereisten in Confluence (Bron)

Capterra-tips:

Stel een Product Requirement Document (PRD) op om teams meer inzicht te geven in wat klanten en stakeholders willen.
Maak een nauwkeurige schatting van de hoeveelheid werk die nodig is om een functie te maken door punten toe te wijzen aan User Stories.

3. Te veel tijd besteden aan Sprint Planning meetings

Hoe je het ook wendt of keert, Scrum teams vergaderen veel: dagelijkse Scrums, Sprint reviews, Sprint retrospectives en zo kunnen we nog wel even doorgaan. En dan hebben we ook nog de doorlopende training, workshops en een-op-eensessies. Het meest tijdrovende van allemaal is echter de Sprint Planning meeting. Dit is vragen om overwerkte teams die onder de maat presteren.

Kleine bedrijven die Scrum gebruiken, moeten ervoor zorgen dat hun teams voorbereid zijn op Sprint Planning meetings, anders verspillen ze kostbare uren aan vruchteloze vergaderingen, zoals Mike Cohn uitlegt:

Tijd besparen in Sprint Planning meetings (Bron)

Hoe software hierbij kan helpen:

De Sprint Planning meeting is cruciaal voor het succes van Scrum. Kleine bedrijven moeten er echter wel voor zorgen dat hun teams de tijd productief gebruiken. Agile projectbeheertools komen daarbij goed van pas. Deze tools bieden teams een centraal platform om meetings te plannen, te communiceren en bestanden te delen.

  • Bereid het team voor op Sprint Planning meetings: Een van de grote fouten die teams maken is volgens Cohn dat ze onvoorbereid aan Sprint Planning meetings beginnen. Om dit te voorkomen, moeten Product Owners belangrijke documentatie over het project, zoals de Product Backlog, vooraf met de teams delen, zodat mensen weten wat ze in de meetings moeten bespreken. Tools voor het delen van bestanden zijn hiervoor heel nuttig, omdat Product Owners hiermee projectgerelateerde documenten op een veilige en centrale locatie kunnen delen.
  • Houd de planning van je team bij en schrap onnodige meetings: Sprint Planning meetings kunnen lang duren omdat teams niet genoeg tijd hebben om zich goed voor te bereiden. Dit komt vaak doordat ze buitensporig veel tijd kwijt zijn aan andere vergaderingen die eigenlijk niet nodig zijn. Scrum Masters kunnen planningstools met ingebouwde kalenders en rapportagedashboards gebruiken om de beschikbaarheid van teamleden bij te houden en aan te geven wat de belangrijkste meetings zijn die mensen moeten bijwonen.
Sprintplanning
Teamkalendar in Wrike (Bron)

Capterra-tips:

Bereid het team voor op de meeting door vooraf de Product Backlog en andere belangrijke projectdocumentatie te delen.
Houd de beschikbaarheid van je teamleden bij en schrap onnodige meetings.

Conclusies en volgende stappen

Dit rapport is niet bedoeld om met een beschuldigende vinger naar Product Owners te wijzen of om één pasklare oplossing te bieden voor de verschillende problemen waarmee kleine bedrijven te maken kunnen krijgen als ze met Scrum werken.

We willen kleine bedrijven die Agile projectmanagement gebruiken of die hierop willen overstappen een paar goede richtlijnen geven voor wat ze vooral niet moeten doen. Frameworks voor Agile projectbeheer passen zich gemakkelijk aan de flexibele organisatiestructuur van het midden- en kleinbedrijf aan. Het is echter belangrijk dat deze bedrijven hun processen voortdurend heroverwegen om van Agile een succes te maken.

Hier zijn de hoofdpunten die je moet onthouden:

Sprint Blunders Blunders


*Onderzoek over digitaliseringstrends: Capterra voerde een online enquête uit in juli 2019. De antwoorden komen uit een steekproef van de doelmarkt Nederland. De enquête werd verzonden naar 615 mensen waaruit, na screeningvragen, uiteindelijk 158 deelnemers kwalificeerde om de enquête in te vullen. Gekwalificeerde deelnemers zijn in dienst (voltijd, deeltijd of zelfstandig), werken in een kleine tot middelgrote onderneming (1-250 werknemers) en gebruiken software voor hun werk.

 

Gerenciador de projetos grátis: conheça 5 soluções

gerenciador de projetos grátis

gerenciador de projetos grátis

Prazos perdidos. Gargalos de produção. Conversas fragmentadas.

Tais contratempos custam tempo e dinheiro. Por sorte, ter em mãos uma solução é mais simples do que se imagina.

Se a equipe ainda for pequena ou o orçamento apertado e a empresa estiver disposta a deixar de lado alguns recursos premium, um gerenciador de projetos grátis ou freemium pode ser o ideal. (Produtos freemium são versões gratuitas de softwares pagos que oferecem funcionalidades restritas, número limitado de acessos, ou ambos.)

Neste artigo, destacamos 5 entre as 10 principais ferramentas de gerenciamento de projetos gratuitas listadas no Capterra e explicamos cada produto e o custo para fazer um upgrade.

Essa lista ajuda a determinar 1) se um software gratuito é a solução ideal e 2) qual sistema gratuito é o melhor dependendo das necessidades.

Como definimos os principais softwares? Cada uma das 5 ferramentas incluídas neste artigo tem uma classificação geral de usuário acima da média quando comparada com outros produtos da categoria. A  metodologia completa por ser acessada no final do texto.

As 5 opções gratuitas de softwares de gestão de projetos selecionadas são:

(Os produtos estão apresentados em ordem alfabética)


  • Airtable
  • ClickUp
  • Freedcamp
  • MeisterTask
  • Paymo

Qual a diferença entre um software de gestão de projetos e um de gestão do trabalho?

Softwares para gestão de projetos (PM na sigla em inglês) tornaram-se abrangentes, com uma gama de soluções que vai desde ferramentas para gestão do trabalho mais leves e colaborativas até a soluções robustas para gestão de portfólio.

Para escolher a ferramenta que melhor atenda às necessidades de uma empresa é importante entender as diferenças entre esses tipos de software:

  • Softwares para gestão do trabalho ajudam as equipes a gerenciar os fluxos de trabalho, organizar tarefas e atividades (projetos e processos) e colaborar em um espaço de trabalho compartilhado. Tais ferramentas compreendem a execução do trabalho, fornecendo notificações em tempo real e visualizações relevantes para diferentes áreas. Seus destinatários são profissionais não técnicos.
  • Já os softwares para gestão de projetos ajudam gerentes de projeto e organizações a executar projetos com um escopo definido (entregas), cronograma e orçamento (recursos). Tais ferramentas ajudam as empresas a planejar, monitorar e controlar custos, cronogramas e recursos para que elas possam gerar valor e atender os critérios de sucesso do projeto. Seus destinatários são profissionais técnicos.

As 5 melhores soluções gratuitas de softwares de gestão de projetos

Airtable

O Airtable é uma solução colaborativa para a gestão do trabalho com armazenagem na nuvem. As equipes podem visualizar tarefas em uma grade (semelhante a uma planilha), um calendário, um quadro Kanban ou em uma galeria. Entre os principais recursos estão os de gestão de tarefas, colaboração, geração de relatórios, acompanhamento do projeto e controle do tempo. Consulte as descrições detalhadas dos recursos no final.

O componente central do Airtable são as bases, que contêm todos os dados necessários para um projeto. As bases são constituídas por um conjunto de tabelas, e cada tabela cobre um aspecto particular do projeto. As tabelas contêm campos (anexos de arquivos, caixas de seleção etc.) e registros (dados relevantes que estão sendo rastreados).

O plano gratuito do Airtable inclui tabelas ilimitadas, 1.200 registros por base, 2 GB de espaço de anexos por base e histórico de duas semanas de revisão e de snapshot, além de colaboração e comentários em tempo real.

Os planos pagos incluem registros adicionais por base, mais espaço para anexos e um histórico de revisões mais longo, além de assistência prioritária e acesso a “blocos”, aplicativos modulares que estendem a funcionalidade das bases.

captura de tela do airtable
Visão de grade do Airtable (Fonte)

Os prós: O Airtable oferece templates para vários tipos de uso, incluindo produção de conteúdos, setor de criação e de marketing, RH e  recrutamento, entre outros. Está disponível em português.

Os contras: Apesar de ter uma aparência semelhante à de uma planilha, vários usuários ressaltam que o software carece de algumas das funções disponíveis no Excel e em outras ferramentas de banco de dados. Além disso, os usuários mais recentes salientam que há uma curva de aprendizagem muito acentuada para descobrir como a ferramenta funciona, já que ela é extremamente flexível.

O custo para o upgrade: Quando cobrado mensalmente, US$ 12 (cerca de R$ 47) por usuário por mês (no plano Plus) ou US$ 24 (cerca de R$ 95) por usuário por mês (no plano Pro). É possível contatá-los para obter o preço de pacotes para empresas. Há descontos disponíveis para assinaturas anuais.

Aplicativos para celular: iOS, Android

Bem avaliado por: No ano passado, 81% dos comentários de usuários do Airtable no Capterra vieram de pequenos empresários de vários setores. Entre os cinco primeiros estão marketing e publicidade, software, educação superior, design e organizações sem fins lucrativos.

ClickUp

O ClickUp é uma solução para gestão do trabalho com armazenagem na nuvem. O programa ajuda indivíduos e equipes a estabelecer metas, gerenciar tarefas e organizar o trabalho nos chamados “espaços de projeto”. Entre os principais recursos estão gestão de tarefas, colaboração, geração de relatórios, acompanhamento do projeto, controle do tempo e gráfico de Gantt. Consulte as descrições detalhadas dos recursos no final.

Os componentes centrais do ClickUp incluem tarefas, campos personalizados, metas (objetivos definidos que são divididos e atribuídos a uma meta mensurável) e portfólios (uma visão geral do trabalho, semelhante a um painel de controle).

O plano gratuito inclui usuários, tarefas e áreas de trabalho ilimitados, 100 MB de armazenamento de arquivos, suporte 24 h todos os dias da semana (por chat, telefone, e-mail e um centro de ajuda on-line) e limitações para campos personalizados e geração de relatórios.

Os planos pagos incluem armazenamento ilimitado, integrações, opções completas de geração de relatórios e recursos adicionais, como gráficos de Gantt.

Captura de tela do ClickUp
Visão do painel de controle do ClickUp (Fonte)

Os prós: Embora a maioria dos fornecedores ofereça um desconto na compra do software em uma assinatura anual, o ClickUp é o que tem o maior desconto em comparação com os produtos da nossa lista (os usuários economizam 45% ao pagar pelo ClickUp anualmente; já com outras ferramentas a economia é, em média, de 15% a 20%).

Os contras: O plano gratuito do ClickUp inclui apenas 100 MB de armazenamento e não oferece integração com o Google Drive ou o DropBox.

O custo para o upgrade: Quando cobrado mensalmente, € 8,02 (cerca de R$ 36) por usuário por mês (no plano Ilimitado) e € 16,93 (cerca de R$ 76) por usuário por mês (no plano Business). Há descontos para assinaturas anuais.

Aplicativos para celular: iOS, Android

Bem avaliado por: No ano passado, 87% dos comentários de usuários do ClickUp no Capterra vieram de pequenos empresários de vários setores. Entre os cinco primeiros estão marketing e publicidade, software, TI, serviços, design e gestão educativa.

Freedcamp

O Freedcamp é uma solução para gestão do trabalho colaborativa que pode ser instalada na nuvem, em Mac ou no Windows. Entre os principais recursos estão os de gestão de tarefas, colaboração, geração de relatórios, acompanhamento do projeto, controle do tempo e gráfico de Gantt. Consulte as descrições detalhadas dos recursos no final.

O plano gratuito do Freedcamp inclui acesso ilimitado de usuários, tarefas, áreas de trabalho, armazenamento (10 MB por arquivo), além de assistência básica.

Os planos pagos incluem uploads de arquivos de tamanho maior, atendimento ao cliente premium, backups periódicos e recursos adicionais como gráfico de Gantt, templates de projetos, relatórios e cobranças.

Captura de tela do Freedcamp
Painel do usuário do Freedcamp (Fonte)

Os prós: O Freedcamp oferece armazenamento ilimitado com o seu plano gratuito.

Os contras: As equipes que necessitarem de mais funcionalidades do que a gestão básica de tarefas precisarão atualizar para o plano Business (US$ 8,99 por usuário por mês, cerca de R$ 36).

O custo para o upgrade: Quando cobrado mensalmente, US$ 2,49 (cerca de R$ 10) por usuário por mês (no plano Minimalist), US$ 4,99 (cerca de R$ 20) por usuário por mês (para Freelancers), US$ 8,99 (cerca de R$ 36) por usuário por mês (no plano Business) e US$ 16,99 (cerca de R$ 67) por usuário por mês (no plano Enterprise). Há descontos disponíveis para assinaturas anuais.

Aplicativos para celular: iOS, Android

Bem avaliado por: No ano passado, 87% das avaliações do Freedcamp no Capterra vieram de pequenas empresas de vários setores. Entre os cinco primeiros estão contabilidade, serviços financeiros, marketing e publicidade, TI, serviços, softwares e design.

MeisterTask

O MeisterTask é uma solução visual para gestão do trabalho que ajuda as equipes a gerenciarem fluxos de trabalho e organizar tarefas em um quadro Kanban compartilhado. Pode ser instalado na nuvem, em Mac ou no Windows. Entre os principais recursos estão os de gestão de tarefas, colaboração, geração de relatórios, acompanhamento do projeto e controle do tempo. Consulte as descrições detalhadas dos recursos no final.

O plano gratuito da MeisterTask inclui usuários ilimitados, tarefas, quadro Kanban, armazenamento e anexos de arquivos de até 20 MB.

Os planos pagos incluem assistência prioritária e recursos adicionais, como tarefas recorrentes, geração de relatórios e campos personalizados.

Captura de tela do Meistertask
Painel de controle de tempo do MeisterTask (Fonte)

Os prós: Não há limite para o número de tarefas, quadros Kanban ou colaboradores internos na versão gratuita. As avaliações disponíveis no Capterra destacam a simplicidade do produto e a facilidade para os novos usuários se adaptarem. Está disponível em português.

Os contras: Embora a maior parte das funcionalidades de gestão de tarefas seja gratuita, a automação do fluxo de trabalho (definição de tarefas recorrentes) e a pesquisa de texto completo em tarefas e projetos arquivados não estão acessíveis. Estas funcionalidades, juntamente com a assistência prioritária e o acesso de convidados, são restritas a planos pagos.

O custo para o upgrade: Quando cobrado anualmente, € 8,25 (cerca de R$ 37) por usuário por mês (no plano Pro) ou € 20,75 (R$ 93) por usuário por mês (no plano Business).

Aplicativos para celular: iOS, Android

Bem avaliado por: No ano passado, 76% das avaliações do MeisterTask no Capterra vieram de pequenas empresas e 15% de grandes empresas. O maior número de avaliações veio de usuários da indústria de softwares, seguido por marketing e publicidade, IT, serviços, design e gestão educativa.

Paymo

O Paymo é uma solução de PM robusta, disponível para implantação na nuvem ou instalada em Mac, Windows ou Linux. Entre suas principais funcionalidades estão gráficos de Gantt, quadros Kanban, gestão de tarefas, colaboração, geração de relatórios, acompanhamento do projeto, gestão de recursos e controle do tempo. Consulte as descrições detalhadas dos recursos no final.

O plano gratuito inclui acesso para um usuário, tarefas e quadros Kanban ilimitados, assistência da comunidade de usuários e uma base de dados on-line, além de armazenamento de 1GB e controle do tempo.

Os planos pagos incluem armazenamento adicional, treinamento gratuito e assistência prioritária, planejamento e acompanhamento de projetos, bem como a possibilidade de gestão de recursos.

Captura de tela do paymo
Painel do usuário do Paymo (Fonte)

Os prós: Os usuários destacam o atendimento ao cliente e a rapidez nas respostas e na qualidade dos retornos da equipe do Paymo. Os usuários também têm acesso à central de ajuda on-line e à base de dados on-line do programa.

Os contras: Se funcionalidades de gestão de projetos que vão além da gestão de tarefas forem necessárias, será preciso atualizar para um plano pago. Quem precisar de gráficos de Gantt e gestão de recursos, por exemplo, terá de migrar o Plano Business, a US$ 18,95 (cerca de R$ 75) por usuário por mês.

O custo para o upgrade: Quando cobrado mensalmente, US$ 11,95 (cerca de R$ 48) por usuário por mês (no plano Small Office) ou US$ 18,95 (cerca de R$ 75) por usuário por mês (no plano Business). Há descontos disponíveis para assinaturas anuais.

Aplicativos para celular: iOS, Android.

Bem avaliado por: No ano passado, 80% das avaliações do Paymo no Capterra vieram de de pequenas empresas e 14% de grandes empresas. Os usuários vêm de setores variados, sendo os cinco principais TI, serviços, marketing e publicidade, consultoria de gestão e design, arquitetura e planejamento.

À procura de ferramentas de código aberto?

Para entrarem nesta lista, os produtos deveriam ter pelo menos 20 avaliações no ano passado e uma classificação global superior à média quando comparados com outros produtos da categoria (ou seja, 4,5/5 estrelas).

Nenhum gerenciador de projetos open source foi avaliado bem o suficiente para fazer parte de nossa lista este ano. Aos que procuram por ferramentas de código aberto, abaixo seguem os dois produtos mais bem avaliados com pelo menos 20 comentários no período de 12 meses analisados (de fevereiro de 2018 a fevereiro de 2019):

  • GanttProject (48 avaliações, classificação geral 4.2/5 estrelas)
  • Projectlibre (25 avaliações, classificação geral 4.2/5 estrelas)

Descrições dos recursos

Abaixo detalhamos as funcionalidades dos softwares citados acima:

Gestão de tarefas: Permite criar tarefas, adicionar descrições, definir datas de início e prazos e prioridades, estimar o nível de empenho necessário (número de horas, por exemplo) e atribuir tarefas aos usuários. Os usuários podem adicionar anexos, deixar comentários e atualizar o status da tarefa à medida que trabalham em um item ou mover tarefas através de um fluxo de trabalho em um quadro de tarefas (Kanban ou Scrum). Funções adicionais incluem: converter e-mails em tarefas, criar subtarefas, tarefas recorrentes e listas de verificação de tarefas.


Colaboração: Fornece um espaço de trabalho centralizado que permite que vários usuários se comuniquem, façam conferências e se coordenem para facilitar o trabalho em grupo. Permite criar painéis de tarefas compartilháveis de projetos e/ou da equipe e calendários. Ajuda o time a manter-se atualizado com a atividade de outros usuários através do feed de atividades, a compartilhar arquivos, conversar e fazer videoconferências adicionando convidados.


Geração de relatórios e acompanhamento do projeto: Relatórios e painéis de controle fornecem uma maneira rápida e visual para os usuários entenderem o status de um projeto, seus custos ou outras informações importantes. Permite visualizar o progresso feito em comparação ao plano inicial, rastrear etapas e tarefas ativas, visualizar tarefas concluídas, comparar o tempo estimado com o tempo real gasto ou as despesas estimadas com os custos reais e acompanhar o desempenho da equipe.


Planejamento de projetos: Permite definir o escopo do projeto, o cronograma, os recursos e o orçamento. Ajuda a dividir os projetos em etapas, identificar as entregas, prever o fluxo de caixa, criar a estrutura analítica do projeto, definir um caminho, identificar restrições e planejar os recursos necessários.


Controle do tempo: Permite acompanhar o tempo gasto em várias tarefas, acessar relatórios do tempo estimado versus o tempo real gasto nas tarefas, medir o tempo a ser cobrado versus o tempo restante e acessar o tempo registrado em folha de ponto para cobrar dos clientes.


Gestão de recursos: Permite criar uma tabela ou um registo da mão de obra com informações de contato, retribuições, funções e habilidades. Ajuda a delegar projetos aos funcionários e monitorar o volume de trabalho. Funções extras incluem o planejamento da necessidade de mais mão de obra e a priorização de projetos com base na demanda.


Gráfico de Gantt: Um gráfico de barras horizontais em cascata com datas que marcam o início e o fim das partes interdependentes de um projeto. As tarefas são dispostas por ordem de quando cada item precisa ser completado. Geralmente usado para criar a estrutura do plano do projeto e delinear o caminho crítico durante o planejamento, para então comparar o status do projeto com os planos iniciais durante sua execução.


Quadro Kanban: O equivalente digital de post-its em um quadro branco, os quadros Kanban fornecem uma representação visual de um processo ou fluxo de trabalho. O quadro é dividido em colunas que representam as etapas de um fluxo de trabalho (“backlog”, “desenvolvimento” e “teste”, por exemplo) ou um status (“a fazer”, “em andamento” e “terminado”). As tarefas são representadas com “cartões” que podem ser expandidos para mostrar os responsáveis, bem como detalhes das tarefas e comentários. As métricas Kanban incluem diagramas de fluxo cumulativos e diagramas de tempo de ciclo e de leads.

 

Metodologia

Os produtos considerados para este artigo tiveram que cumprir com os seguintes requisitos:

  • Oferecer uma versão gratuita e independente do software (não uma versão de teste onde você deve comprar um produto após um período de tempo limitado).
  • Cumprir com nossa definição de gerenciamento de projetos.

Esta definição inclui a evolução dos softwares de gerenciamento de projetos a fim de abranger uma variedade de soluções, desde ferramentas mais leves para gestão do trabalho e de tarefas até soluções robustas de gestão de portfólio:

  • Os softwares para gestão do trabalho ajudam as equipes a planejar e gerenciar fluxos de trabalho, organizar tarefas e atividades e colaborar em um espaço de trabalho compartilhado. Tais ferramentas compreendem a execução do trabalho, fornecendo notificações em tempo real e visualizações relevantes para diferentes partes interessadas
  • Softwares de gerenciamento de projetos ajudam gerentes e organizações a executarem projetos com data de início e fim, escopo e recursos e orçamento definidos. Essas soluções auxiliam as empresas a planejar, monitorar e controlar os custos e os cronogramas do projeto para que possam gerar valor e atender aos critérios de sucesso do projeto (por exemplo, entrega dentro do prazo, do orçamento, do escopo e de acordo com as metas de negócios).

Os softwares que atendessem às definições de comercialização também precisavam de um mínimo de 20 avaliações enviadas pelos usuários publicadas entre 15 de fevereiro de 2018 e 15 de fevereiro de 2019 e ter uma classificação geral de usuário acima da média em comparação com outros produtos da categoria.

  • As ferramentas gratuitas em destaque foram classificados pelos usuários com pelo menos 4,5/5 estrelas.

Nota: O conteúdo neste artigo relativo a opiniões e pontos de vista expressos pelos usuários não representa as opiniões do Capterra.

À procura de softwares de gestão de projetos? Confira a lista da Capterra com os melhores softwares de gestão de projetos.

Sprint plans: 3 errores que acaban con la productividad de tu equipo

Errores Sprint plans Scrum

Errores Sprint plans Scrum

A los pequeños negocios les preocupa mucho mejorar la productividad de sus empleados. Las pequeñas y medianas empresas (pymes) están optando por incorporar algunas estrategias creativas para formar y mejorar el desempeño de sus empleados, desde la gamificación de la cultura corporativa hasta el equipamiento de las oficinas con control inteligente del aire acondicionado.

Una forma eficaz de sacar más partido de los equipos pequeños es a través de herramientas y estructuras de gestión ágil de proyectos (Agile Project Management), como Scrum. Sin embargo, no todos los proyectos de gestión ágil tienen éxito, una mala planeación puede resultar en fracaso.

La mayoría de fracasos de los sprint plans (planificación de sprints) en Scrum se deben a expectativas poco realistas, a la mala gestión de la lista de tareas a desarrollar (conocida como product backlog) y a la sobre planificación de los sprints, lo que supone un enorme despilfarro en términos de productividad, tiempo y dinero.

Un sprint plan eficaz marca la diferencia entre el éxito y el fracaso

Reunion planificación de sprints

 

Los pequeños negocios que aplican el método Scrum, completan sus proyectos en eventos cronometrados llamados “sprints” que pueden durar entre una semana a un mes entero.

La planificación de sprints implica al propietario de producto, al Scrum Master y al equipo de desarrollo, que se compromete a completar un conjunto de tareas (por ejemplo, el desarrollo de nuevas funciones o la corrección de errores).

Los sprint plans son esenciales en Scrum, porque repercute en los resultados reales del proyecto. El éxito o el fracaso de un proyecto depende de la capacidad de un equipo de cumplir con las tareas que se comprometen a llevar a cabo durante la fase de planificación de sprints.

Sin embargo, las empresas a menudo cometen errores en la planificación de sprints debido a la falta de experiencia en la gestión ágil de proyectos.

Este escenario es similar para las pymes que han adoptado Scrum recientemente, ya que a menudo ni el Scrum Master ni los propietarios de producto tienen experiencia. Como resultado, no pueden colaborar de forma productiva con el equipo de desarrollo para trazar sprint plans efectivos, lo que lleva al fracaso de la gestión de proyectos.

3 errores en la planificación de sprints que los pequeños negocios deben conocer y evitar

A continuación, analizamos 3 errores comunes en los sprint plans que cometen las pymes.

Evitar errores durante los sprint plans

1. Establecer expectativas poco realistas al comprometerse en exceso con los propietarios de producto sumamente ambiciosos

Las reuniones de planificación de sprints son sesiones productivas, hasta que el propietario de producto empieza a hacer peticiones que no son razonables al equipo. Esto suele ocurrir cuando los propietarios de producto intentan encajar cada una de las peticiones de las partes interesadas del proyecto.

Los propietarios de producto deben aprender a decir “no” a las partes interesadas cuando sea necesario.

Cómo puede ayudar la tecnología:

La capacidad de usar el “no” asertivo indica que el propietario de producto puede comunicarse de forma eficaz con las partes interesadas del proyecto sobre la capacidad del equipo. 

Utilizar las funciones disponibles en las herramientas de gestión ágil de proyectos, como el seguimiento de estados, proporciona razones fundamentadas en datos por las que los equipos pueden o no pueden encajar una petición en un sprint concreto.

  •     Centralizar la comunicación del proyecto: Las partes interesadas deben tener acceso en tiempo real al estado del proyecto con cuadros de mando centralizados que informan sobre las tareas completadas y pendientes.  De igual forma, las partes interesadas deben recibir información sobre el progreso y los cambios del proyecto con notificaciones internas, correo electrónico y funciones de chat incorporadas.
  •     Compartir proyectos clave y métricas de rendimiento: Es muy importante calcular qué tareas podrá completar el equipo durante un sprint en base al historial de rendimiento en los gráficos de burndown (gráfico de trabajo pendiente) y de velocidad. Las partes interesadas del proyecto deben tener acceso a estos datos, para que comprendan la capacidad de compromiso del equipo (alcance) con un sprint concreto.
Métrica Agile para mejorar sprint en Scrum
Gráfico de velocidad en SpiraPlan
Acciones recomendadas:
  •     Utiliza las funciones de notificación de un software Agile PM para comunicarle de manera eficaz a las partes interesadas sobre el progreso de un proyecto.
  •     Sácale partido a funciones como los gráficos de burndown y de velocidad para estimar correctamente la capacidad de compromiso de un equipo.

2. Celebrar reuniones de sprint plans sin priorizar el product backlog

Entre las muchas responsabilidades del propietario de producto, la más importante es priorizar el product backlog (las tareas a desarrollar durante todo el proyecto), también conocido como “historias de usuario”. Si no se prioriza de manera efectiva, los equipos de desarrollo terminarán eligiendo y añadiendo historias de usuario a un sprint sin entender del todo cómo afectarán al alcance del proyecto. 

Priorizar significa seleccionar las funciones del producto que se van a desarrollar primero. Para ello, las pymes deben analizar las funciones fáciles de desarrollar que ofrecen el mayor valor para los usuarios. 

Cómo puede ayudar la tecnología:

Al priorizar el product backlog, los negocios deben recordar el principio de Pareto: los usuarios obtendrán el 80% del valor de tu producto del 20% de sus funciones. Utiliza herramientas de gestión ágil de proyectos para determinar las características que entran dentro de ese 20% tan importante.

  •     Dar prioridad a las funciones usando puntos para las historias de usuario: Algunas herramientas de Scrum, como VivifyScrum, tienen una funcionalidad de estimación llamada planning póker que permite a cada miembro del equipo asignar puntos a las historias de usuario. Esto les ayuda a calcular la complejidad y el esfuerzo que serán necesarios para desarrollar esa función; más puntos significa una complejidad mayor. Esto permite a los equipos identificar las funciones que requieren el menor coste o esfuerzo, lo que determina qué historias de usuario son prioritarias y que se deben incluir en ciertos sprints concretos.
  •     Ayudar a los equipos a comprender mejor los requisitos de los productos: Mientras que la evaluación de las historias de usuario (tareas a desarrollar) ayuda a los equipos a comprender la complejidad de una función, un documento de requisitos de producto ofrece a los equipos una visión del valor de una función o característica para los usuarios finales del producto. 

En este documento de requisitos, los propietarios de producto pueden incluir información como entrevistas con clientes y buyer-persona, de esta forma los desarrolladores y diseñadores pueden comprender la importancia de estos detalles a medida que trabajan las funciones del producto.

Documento requisitos de producto
Documento de requisitos del producto en Confluence
Acciones recomendadas:
  •     Elabora un documento de requisitos de producto para ayudar a los equipos a comprender mejor las peticiones de los clientes y de las partes interesadas.
  •     Calcula con precisión el esfuerzo necesario para crear una función asignando puntos a las historias de usuario.

3. Pasar demasiado tiempo en las reuniones de sprint plans

Los equipos de Scrum asisten a muchas reuniones: Scrums diarios, revisiones de sprints, análisis de sprints… y la lista no termina. Añade a este entrenamiento continuo, los talleres, las sesiones individuales y la que más tiempo requiere de todas, las reuniones de planificación de sprints. Todo esto ocasiona el escenario perfecto para que los equipos tengan exceso de trabajo pero bajo rendimiento.

Un pequeño negocio que usa Scrum debe asegurarse de que los equipos vayan preparados a las reuniones de sprint plans. De lo contrario, perderán horas en reuniones improductivas.

Cómo puede ayudar la tecnología:

La reunión de planificación de sprints es crucial para el éxito de un proceso Scrum. Sin embargo, los pequeños negocios deben asegurarse de que sus equipos estén utilizando el tiempo de forma productiva. En este momento, es donde entran en juego las herramientas de gestión ágil de proyectos, permiten a los equipos planificar reuniones, comunicarse y compartir archivos en una plataforma centralizada.

  •     Preparar al equipo para las reuniones de sprint plans: Un error principal que cometen los equipos es no estar preparados para las reuniones de sprints plans. Para evitarlo, los propietarios de producto deben compartir la documentación clave del proyecto, como el product backlog, para que los equipos puedan participar en las reuniones. 

Para esto, resultan útiles los programas para compartir archivos, puesto que permiten a los propietarios de producto compartir documentos relacionados con el proyecto con los equipos pertinentes en una ubicación segura y centralizada.

  •     Hacer seguimiento de la agenda del equipo y eliminar las reuniones innecesarias: Las reuniones de planificación de sprints tienden a alargarse porque los equipos no han tenido tiempo suficiente de prepararse para ellas. Esto se debe al excesivo tiempo que pasan en otras reuniones innecesarias. 

Los Scrum Masters pueden utilizar software para administración de recursos que tienen calendarios incorporados y cuadros de mando de informes para hacer seguimiento de la disponibilidad de los miembros del equipo e identificar las reuniones más importantes a las que deben asistir.

calendario para reunión de planificación de sprints
Calendario de equipo en Wrike
Acciones recomendadas:
  •     Prepara al equipo para la reunión compartiendo con antelación el product backlog y otra documentación esencial del proyecto.
  •     Rastrea la disponibilidad de los miembros del equipo y elimina las reuniones innecesarias.

Conclusiones y pasos siguientes

El propósito de este informe no es vilipendiar a los propietarios de producto ni ser una solución prescriptiva para las diferentes cuestiones a las que se enfrentan los pequeños negocios cuando aplican Scrum. 

Más bien, es una guía de “lo que no se debe hacer” para pequeños negocios que aplican la gestión ágil de proyectos o que se están planteando cambiar de sistema y aplicarlo. 

Recordamos a las pymes que las estructuras de gestión ágil de proyectos se adaptan fácilmente a su estructura organizativa tipo lean, pero que deben revisar constantemente sus procesos para lograr una exitosa gestión ágil de proyectos.

Consejos para evitar errores en la planificación de sprints:

Consejos para evitar errores planificación sprints

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5 Tipps zur Führung virtueller Projektteams

Projektleiter sind selten wirklich auf das Führen virtueller Projektteams vorbereitet. Durch die räumliche Distanz entfällt ein Großteil der auch und gerade in Projekten so wichtigen Kommunikation und Interaktionen. Das verlangt vor allem Projektleitern viel ab. Sie müssen das Team zusammenhalten und die Entfernung gekonnt überbrücken.

5 Tipps zur Führung virtueller Projektteams

Die Arbeitswelt hat sich stark gewandelt: Home Offices sind längst etabliert und das mobile Arbeiten gehört in vielen Branchen zum Alltag. Dadurch verändert sich auch die Art der Zusammenarbeit. Durch die zunehmende Globalisierung und die fortschreitende Digitalisierung gewinnt vor allem das Arbeiten in virtuellen Projektteams immer mehr an Bedeutung. Das bringt besondere Herausforderungen mit sich. Die Kommunikation läuft überwiegend über Medien und erschwert den Aufbau vertrauensvoller Beziehungen. Ein motivierender Teamgeist kann sich nur schwer ausbilden. Die Distanz führt leicht zu Missverständnissen und zu unterschiedlichen Interpretationen der Aufgaben und Rollen. Damit die Führung virtueller Projektteams gelingt, sollte ein Projektleiter fünf wichtige Aspekte im Auge behalten.

5 Tipps zur Führung virtueller Projektteams

1 – Die richtigen Mitarbeiter

Gemeinsame Grundlagen wie Vertrauen, Zusammengehörigkeitsgefühl, Wissen um die Zuverlässigkeit der Kollegen, Commitment für das Projekt, die in traditionellen Teams durch das tägliche Zusammenarbeiten automatisch wachsen, kommen in virtuellen Teams oft nicht zustande. Stattdessen muss der Projektleiter sicherstellen, dass diese gemeinsamen Grundlagen vorhanden sind und eingehalten werden.

Ein virtuelles Projektteam wird also nur funktionieren, wenn Sie die richtigen Mitarbeiter an Bord haben. Ihre Mitarbeiter müssen aus sich heraus motiviert sein. Sie müssen bereit sein, eigenverantwortlich zu arbeiten, ohne dass Sie als Projektleiter ständig kontrollieren müssen. Achten Sie deshalb darauf, dass Sie nur Mitarbeiter ins Projektteam aufnehmen, denen Sie hundertprozentig vertrauen. Geben Sie Ihren Mitarbeitern einen großen Vertrauensvorschuss mit auf den Weg, denn ob jemand wirklich ins Team passt, erweist sich oft erst im Laufe des Projekts.

2 – Klare Ziele und Regeln

Jedes traditionelle Team hat ein ungeschriebenes Regelwerk. Wer ist für welches Thema zuständig? Wie werden Entscheidungen getroffen? Wie findet die Kommunikation im Team statt? Wie werden Konflikte gelöst? Solche Regeln etablieren sich irgendwann im Team und werden von neuen Teammitgliedern relativ schnell übernommen. In virtuellen Teams fehlen diese Normen, dadurch entsteht Unsicherheit.

Als Projektleiter müssen Sie diese Lücke schließen, denn Unklarheiten verlangsam die virtuelle Teamarbeit. Sprechen Sie daher ab, wer welche Aufgaben übernimmt und wie Sie den Fortschritt der Projektarbeit messen wollen. Legen Sie die Verantwortlichkeiten der einzelnen Teammitglieder fest und sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter eigenverantwortlich arbeiten können. Außerdem sollte allen Teammitgliedern klar sein, wer an wen berichtet, wer wen informiert und wer mit wem zusammenarbeitet.

3 – Eine effiziente Kommunikation

In traditionellen Teams arbeiten die Mitglieder die meiste Zeit räumlich zusammen und treffen sich regelmäßig, um sich von Angesicht zu Angesicht auszutauschen. In virtuellen Teams ist dies anders. Mitglieder virtueller Teams arbeiten an unterschiedlichen Orten und oft auch zu anderen Zeiten. Dadurch sind sich die Teammitglieder untereinander eher fremd. Das führt nicht selten zu Missverständnissen.

Eine effiziente Kommunikation ist deshalb das A und O in virtuellen Teams. Besprechen Sie alles Wesentliche am besten direkt. Ein wöchentliches Teammeeting per Videokonferenz sollte fester Bestandteil jeden virtuellen Teams sein. Darin besprechen Sie mit Ihrem Team den Projektstatus, die Aufgaben für die Woche und andere Themen, die gerade aktuell sind. Kleine Teams halten oft zusätzlich jeden Morgen ein kurzes Daily Meeting ab. Halten Sie Ihre Teams dazu an, bei Bedarf eigene Meetings untereinander abzuhalten. Legen Sie außerdem fest, welches Medium für welche Art Kommunikation verwendet wird. Ein Chat eignet sich für schnelle Nachfragen beim Kollegen und kurze Diskussionen. Wichtige Informationen und Dokumente werden per E-Mail ausgetauscht.

4 – Eine funktionierende Technik

Projektteams treffen sich in digitalen Konferenzräumen, bearbeiten gemeinsam Dokumente in Echtzeit und bilden Arbeitsfortschritte per Mausklick für jeden nachvollziehbar ab. Präsenzinformationen zeigen an, ob ein Kollege verfügbar oder gerade beschäftigt ist; Nachrichten lassen sich per Messenger schnell und unbürokratisch übermitteln.

Viele digitale Technologien sorgen dafür, dass die virtuelle Zusammenarbeit reibungslos abläuft. Nur: Die technische Ausstattung muss auch einwandfrei funktionieren. Denn wenn bei jedem virtuellen Meeting der Ton wackelt oder bei größeren Datenmengen das Internet zusammenbricht, kann niemand vernünftig arbeiten. Wer bei der Projektarbeit auf digitale Kommunikation angewiesen ist, muss sich auf die Technik verlassen können. Ansonsten steigt die Frustration unter den Mitarbeitern.

5 – Der informelle Austausch

Die fachliche Kommunikation klappt auch in einem virtuellen Team meist recht gut. Sich über Tools zu organisieren und digital zu kommunizieren gehört für die meisten heute zur Routine, für die jüngeren sowieso. Aber: Das allein reicht nicht aus. Ohne den informellen, persönlichen Austausch kann kein Vertrauen innerhalb des Teams entstehen. Der tägliche Austausch an der Kaffeemaschine, der gemeinsame Gang in die Kantine und die gegenseitige Aufmunterung zwischendurch sind der Kit, der ein Team zusammenschweißt.

Sorgen Sie dafür, dass sich Ihre Mitarbeiter auch mal persönlich treffen können – idealerweise bereits zum Start des Projekts. Solche Treffen oder gemeinsame Workshops zwischendurch bedeuten für Ihre Projektmitarbeiter einen ungeheuren Motivationsschub. Aber auch abseits solcher Highlights sollten Sie den persönlichen Austausch fördern. Warum nicht den Kaffee morgens gemeinsam in einer ungezwungenen Telefonkonferenz trinken? Oder Meetings mit einem Plausch über etwas Persönliches beginnen – mal Familie, mal Hobbies oder was sich sonst noch als Stichwort anbietet?

Fazit

Ein Projektteam steht und fällt mit seinen Mitarbeitern – das ist in einem virtuellen Team nicht anders. Software und digitale Kommunikation machen ein verteiltes Arbeiten zwar erst möglich, sie schweißt ein Team aber nicht zusammen. Der Erfolg des Projekts hängt in großem Maße von Ihnen ab, denn in einem virtuellen Team sind die Führungskompetenzen des Projektleiters stärker gefordert als je zuvor.
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Ressourcenplanung im Projektmanagement

Ressourcenplanung im Projektmanagement

Ressourcenplanung im Projektmanagement

Wenn du im Internet nach dem Schlagwort Ressourcenplanung suchst, wirst du allein in Deutschland knapp eine halbe Million Treffer landen. Schaust du dir dann die Ergebnisse genauer an, wirst du primär folgende Informationen finden:

  • Ein passendes Tool für dein Projekt, mit dem du diese Planung durchführen kannst,
  • Ein Best Practice Ansatz, der dir erklärt, was du bei der Ressourcenplanung im Projektmanagement genau zu beachten hast oder,
  • Eine Anleitung zur bestmöglichen Ausnutzung von menschlichen Kapazitäten in deinem Projekt.

Das werdet Ihr in diesem Artikel primär nicht finden. Vielmehr möchte ich euch für das Thema Ressourcenplanung im Projektmanagement sensibilisieren und besonders die Rolle des Faktor Mensch in den Vordergrund rücken. Blicken wir aber zunächst einmal auf die Projektmanagement-Standards und Ihre – sich sehr ähnelnden – Definitionen zum Begriff Ressource. Exemplarisch sei die DIN 69901 genannt. Laut ihr bezeichnet eine „Ressource“ im Projektmanagement ein für die Durchführung einer Aufgabe notwendiges Mittel. Dabei ist „Ressource“ ein Oberbegriff sowohl für Mitarbeiter als auch für Sachmittel oder Finanzmittel. Und genau diese Ressourcen bzw. Einsatzmittel gilt es nun im Sinne des Projekterfolges möglichst effizient und effektiv zu planen.

Menschen sind keine Ressourcen

Aber halt! Möchtest du als Ressource bezeichnet werden? Oder verschlimmbessert als Humanressource? Wohl kaum. Allerdings hat sich diese unmenschliche Rhetorik in Projekten immer mehr durchgesetzt. Menschen werden zu Humankapital (übrigens das Unwort des Jahres 2004) reduziert und lediglich als betriebswirtschaftliche Größe betrachtet. Frei nach dem Motto:

Ein Mitarbeiter wurde als Mensch eingestellt, dann zur Ressource und heute ist er lediglich noch ein Asset.

Menschen werden also aus betriebswirtschaftlichem Blickwinkel häufig mit anderen Sachmitteln gleichgestellt. Und das ist ein Problem! Betrachten wir nur einmal den Aspekt Leitung. Bei Maschinen kann ich sehr genau vorhersagen, wie viel sie pro Zeiteinheit leisten werden (vorausgesetzt sie gehen nicht kaputt). Aber bei Menschen? Menschen können krank werden und weisen nicht jeden Tag die gleiche Leistungsfähigkeit auf. Auch kann ich Menschen nicht einfach austauschen. Denn Menschen haben aufgrund ihres Werdegangs und ihrer Sozialisation eine unterschiedliche persönliche Reife: Denkt nur an Aspekte wie Mündigkeit, Selbstorganisation, Selbstbestimmung, Empathie, Teamfähigkeit oder Erfahrung. Um es also ganz klar zu sagen. Die Planbarkeit von Menschen bzw. die Planung ihrer Leistungsfähigkeit wird immer ein Blick in die Glaskugel sein. Das soll nicht heißen, dass Ihr Einsatz nicht abgestimmt werden muss, aber eben mit Bedacht und stets mit dem Bewusstsein, dass weiche Faktoren wie Zusammenarbeit eine entscheidende Rolle spielen.

Sachmittel, Finanzmittel und Wissen

Maschinen, Ausrüstungen, Materialien und Güter sind Sachmittel. Bei dieser Art von Ressourcen können wir unterscheiden, ob wir sie verbrauchen oder ob diese beständig vorhanden sind. Betrachten wir einen Hausbau als Beispielprojekt. Während Zement und Ziegel Verbrauchsmaterialien darstellen, wird der Betonmischer nur als temporäres Hilfsmittel benötigt werden.

Finanzmittel sind in der Regel Investitionen, die im Rahmen eines Projektes getätigt werden müssen. Hierbei gilt es zu unterscheiden ob die Investitionen für die Projektdurchführung benötigt werden oder im Hinblick auf den Lebenszyklus der Lösung.

Die dritte Art von Ressourcen sind intellektueller Natur. Informationen, Wissen und Dokumentationen sind gerade bei komplexen Projektvorhaben essenziell.

Schätzen und Planen

Nachdem wir jetzt wissen, was Ressourcen sind und was nicht, gilt es diese zu für unser Projekt einzuplanen. Vorab haben wir uns bereits überlegt, was wann zu tun ist. Beispielsweise haben wir hierfür einen Projektstrukturplan erstellt und die einzelnen Vorgänge in eine Ablaufreihenfolge gebracht. Nun gilt es für jeden Vorgang den Bearbeitungsaufwand zu schätzen. Hierfür stehen dir verschiedene Methoden zur Verfügung:

  • Den Aufwand mit den Aufwänden aus ähnlichen Vorgängerprojekten vergleichen,
  • Experten befragen oder Schätzklausuren durchführen,
  • Parametrische Verfahren (sprich: Formeln) anwenden,
  • Komplexere Varianten, wie die Function Point Methode oder das Constructve Cost Model (COCOMO) anwenden oder,
  • Auf Methoden aus der agilen Welt, wie Planning Poker, oder das Team Estimation Game zurückgreifen.

Wichtig an dieser Stelle ist nur, dass sie den Aufwand nicht mit der Dauer eines Vorgangs verwechseln. So führt beispielsweise ein Arbeitsaufwand von 10 Personentagen zu einer Dauer von 20 Tagen, wenn die entsprechende Person nur mit einer Kapazität von 50 % zur Verfügung steht. Allerdings ist auch hier Vorsicht und Fingerspitzengefühl geboten. Denn eine Aufgabe lässt sich nicht zwingend beschleunigen, wenn man mehr Mitarbeiter darauf ansetzt. Denn du willst ja nicht einer der Projektmanager sein, die glauben, dass 9 Frauen ein Baby in einem Monat zur Welt bringen können. Übrigens sind solch prozentuale Schätzungen in der Praxis ohnehin schwierig, denn häufig wird davon ausgegangen, dass es sich bei einem Arbeitstag um acht Stunden Netto-Arbeitszeit handelt. Meetings, Abstimmungen oder Reisezeiten werden häufig bei der Schätzung vergessen.

Kapazität und Auslastung

Sobald die Aufwände abgeschätzt sind, können Ressourcen und/oder Teammitglieder den einzelnen Vorgängen zugeordnet werden (im besten Falle als gemeinsamer Akt zwischen Projektleiter und Team). Sobald dies für den nächsten Planungsabschnitt (z. B. Meilenstein oder Sprint) durchgeführt ist, solltest du dir das Belastungsprofil einer jeden Ressource genauer ansehen. Wird eine Maschine versehentlich parallel eingesetzt, oder wurde ein Teammitglied zu viel oder zu wenig eingeplant? Falls dies der Fall sein sollte, musst die Deine Planung anpassen, bzw. Deine Ressourcenzuordnung überdenken. Das entscheidende Schlagwort hier heißt Kapazität. Als Kapazität wird die Verfügbarkeit einer Ressource einschließlich des verfügbaren Volumens bezeichnet. Wird beispielsweise ein Mensch für mehr als 100 % ihrer Kapazität eingeplant, spricht man von Überlast. Entsteht diese Überlast, weil die Person für zwei konkurrierende oder parallele Vorgänge eingeplant ist, handelt es sich um einen Ressourcenkonflikt.

Ressourcenkonflikte können aber auch über Projektgrenzen hinweg entstehen. Wird der Mitarbeiter noch für Aufgaben in der Linie benötigt oder wollen andere Projekte des Unternehmens auf die gleiche Ressource zur gleichen Zeit zugreifen? Ein ebenfalls häufig verwendeter Begriff in diesem Kontext der Projekt-Ressourcenplanung ist der, der Engpassressource. Hierbei handelt es sich um eine Ressource, die aufgrund von begrenzter Kapazität oder Mehrfachbelastung zum gewünschten Zeitpunkt nur eingeschränkt zur Verfügung steht. Ferner kann ihre Kapazität nicht einfach erweitert werden, besonders unter Berücksichtigung der Rendite des Projektes.

A Fool with a Tool

In der Praxis macht kein Projektleiter diese Schritte händisch. Projektmanagement-Software, wie Microsoft Project, Merlin oder Excel-Vorlagen, bieten die Möglichkeit, Arbeitspakete inklusiver Ressourcenverwaltung elektronisch durchzuführen. Alle Ressourcen werden hierfür in Einheiten wie Stunden, Kilogramm oder Meter gemessen und direkt mit den jeweiligen Kosten verbunden. Die Software erkennt automatisch Ressourcenkonflikte und kann bei der Auflösung mithilfe von Analysedaten helfen. Zudem generiert die Software einen Gantt-Chart inklusiver aller Abhängigkeiten. Der Projektplan ist fertig und kann an die Auftraggeber und Stakeholder kommuniziert werden.

Aber auch hier gilt: VORSICHT! Überlege dir genau, wann du wie detailliert einen Projektplan kommunizierst. Leider Gottes werden Pläne oft als Versprechen interpretiert und Projektleiter an der Einhaltung ihrer Pläne gemessen. Willst du wirklich zu Beginn eines Projektes alles bis zum Ende durchplanen, obwohl du selbst noch nicht wirklich Klarheit hinsichtlich der Umsetzung hast? Willst du Dich immer wieder für einen Plan rechtfertigen, von dem du selbst weißt, dass er zum Großteil auf Annahmen beruht? Oder willst du Personen bereits Monate vor deren Einsatz stundengenau verplanen, obwohl du keine Ahnung hast, ob diese Personen zu diesem Zeitpunkt überhaupt noch im Unternehmen tätig sind?

Keine Angst, ich rate dir nicht ab, diese Tools einzusetzen, aber setze sie mit Bedacht ein. Denk an das Thema Planungstiefe, lasse Dich nicht zu Aussagen hinreißen, von denen du ohnehin weißt, dass sie falsch sein werden und denke stets an den Faktor Mensch, mit all seinen Überraschungen.

Zusammenfassung & Anregung

Ressourcenplanung mit Sach- und Finanzmitteln ist in der Regel nicht allzu komplex und kann mithilfe des Einsatzes von Projektmanagement-Software gut erledigt werden. Wenn es aber zu der Planung auf menschlicher Ebene kommt, wird es schwierig. Klassische Planungsansätze versagen häufig, wenn es zu „menscheln“ beginnt. Wird ein Team gut funktionieren oder gestaltet sich die Zusammenarbeit als schwierig? Habe ich eine konstante Teamzusammensetzung oder eine hohe Fluktuation? Für all diese dynamischen und daher nicht vorhersehbaren Faktoren sind klassischen Planungsmethoden nicht tauglich. Vielmehr sind schwer greifbare Skills wie, Empathie, Intuition und Pragmatismus gefragt.

Konzentriert euch auf die Qualifikationen und Talente Eurer Mitarbeiter. Bindet diese aktiv in Euren Planungsprozess ein und gebt Verantwortung ab. Die Bereitschaft eines Mitarbeiters, eine Aufgabe termingerecht zu erfüllen, wird größer sein, wenn er die Aufgabe selbst gewählt und spezifiziert hat. Denn es ist etwas anderes sich um „sein Baby“ zu kümmern, als eine Aufgabe vorgesetzt zu bekommen. Verinnerlicht das Pareto-Prinzip und konzentriert euch auf die wirklich wichtigen Aufgaben. Priorisiert laufend mit Eurem Team die zu verrichtenden Aufgaben. Achtet auf Engpässe und Abhängigkeiten. Denkt an das Schlagwort Belastungsprofil und beutet eure Teammitglieder nicht aus. Denn wie sagte schon Tom DeMarco in seinem Buch „Der Termin“: „Projekte mit einem aggressiven Terminplan werden (meist) später abgeschlossen, als das mit einem vernünftigen Terminplan der Fall gewesen wäre!“.

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Bürosoftware für Architekten – Der Stand heute und Potenziale für Morgen

Bürosoftware für Architekten – Der Stand heute und Potenziale für Morgen

Der gesamte Bereich Architektur und Bau gehört zu den Sektoren, die sich durch die Digitalisierung nicht nur grundlegend gewandelt haben, sondern in denen darüber hinaus sehr bald weitere grundlegende Veränderungen anstehen. Künstliche Intelligenz, Virtual Reality und Augmented Reality sind hier wichtige Technologien, die schon heute spürbare Veränderungen nach sich ziehen – und schon bald zu einer kleinen Revolution führen werden. Aber: Die Digitalisierung verändert die Branche nicht nur durch spektakuläre neue Anwendungsmöglichkeiten von KI, AR oder VR – auch weniger spektakuläre Anwendungsfälle, beispielsweise Rechnungswesen und Buchhaltung, haben sich grundlegend geändert.

Über diesen Bereich wollten wir mehr wissen. Welche Geschäftsprozesse haben sich geändert? Welche Art von Software hat sich für welche Aufgaben durchgesetzt? Wie stehen Architekturbüros zu Themen wie Cloud Computing? Mit welchen Entwicklungen wird aktuell gerechnet? Was könnte der nächste Trend sein?

Um diese zu beantworten, haben wir über 200 Architekten dazu befragt, welche Bürosoftware sie für die Planung und Steuerung ihres Architekturbüros einsetzen. Einige der Ergebnisse entsprachen unseren Erwartungen, andere waren eher eine Überraschung, die auf ein Potenzial hindeuten, das sich die ein oder andere Softwareschmiede vielleicht bald genauer ansehen wird.

Highlights der Studie:

  • Architekturbüros setzen vermehrt allgemeine statt für ihre Branche spezialisierte Software ein.
  • Software wird in Architekturbüros am häufigsten für Projektmanagement und die Verwaltung von Angeboten und Rechnungen genutzt.
  • 50 % der befragten Büros können sich vorstellen, in Zukunft vermehrt auf Cloud-Lösungen zu setzen.

Welche Bürosoftware kommt zum Einsatz

Zunächst hat uns interessiert, in welchen Bereichen überhaupt Software eingesetzt wird.

Verteilung der Bürosoftware für Architekten

Ganz vorne liegen hier Projektmanagement und die Verwaltung von Angeboten und Rechnungen. Gefolgt werden diese beiden Kategorien von Software aus dem HR Bereich, beispielsweise für die Urlaubsplanung.

Dieser Teil der Umfrage hat uns nicht weiter überrascht. Projektmanagement, Rechnungswesen und HR sind so etwas wie die heilige Dreifaltigkeit der Softwareverwendung in vielen Branchen.

Überraschender fanden wir die Antwort auf die nächsten Fragen.

Wenig spezialisierte Softwarelösungen

Spezielle Architektur Software gegenüber normaler Bürosoftware für ArchitektenUnsere Ergebnisse zeigen eindeutig, dass Architekturbüros mehrheitlich dazu neigen, allgemeine statt für ihre Branche spezialisierte Lösungen einzusetzen. Wir hätten hier mit dem umgekehrten Ergebnis gerechnet, da die Branche viele spezielle Abläufe und Anforderungen hat, die mit spezialisierten Lösungen ggf. einfacher abzubilden wären – beispielsweise wenn es gilt mehrere Dutzend (oder gar Hunderte) Baustellen gleichzeitig zu mangen, Bautagebücher und Mängelberichte zu erstellen etc.

Wenig integrierte Lösungen

Grafik integrierte Bürosoftware für Architekten

Es ist auch nicht so, dass Architekturbüros Software einsetzen, die speziell für sie entwickelt wurde und gleichzeitig andere Aufgaben übernimmt (z. B. aus dem Projektmanagement). Solche integrierten Lösungen werden ebenfalls von einer Minderheit der Büros eingesetzt.

Cloud am Tipping Point

Auch die Verwendung von Cloud-Lösungen ergibt ein interessantes Bild. Der Einsatz von Cloud-Lösungen scheint gegenwärtig an einer Art Tipping Point angekommen zu sein.

Zum einen ist die hervorstechendste Antwort, dass lokale Installationen und Cloud-Lösungen ausgewogen eingesetzt werden. Ansonsten scheinen die befragten Büros noch eine leichte Präferenz für lokale Installationen zu haben, aber der Vorsprung ist gering.

Vergleich Bürosoftware für Architekten, lokal vs. Cloud

Zum anderen geben über 50 % der befragten Büros an, sich vorstellen zu können, in Zukunft vermehrt auf Cloud-Lösungen zu setzen.

Grafik über Cloud-Lösungen bei Bürosoftware für Architekten

Nur 3 % verneinen die Möglichkeit entschieden.

Dies ist wiederum ein Ergebnis, das wenig überrascht. Nicht nur liegen Cloud-Lösungen allgemein und branchenübergreifend im Trend – in der Architektenbranche spielen Mobilität und Verfügbarkeit von Daten vor Ort eine besondere Rolle. Cloud-Lösungen bieten hier klare Vorteile.

Potenziale für die Zukunft

Architekturbüros haben einige Workflows, die sehr spezifisch für ihre Branche sind – und das von der Entwurfs- und Konzeptionsphase über die Umsetzung der Projekte bis hin zu deren Abnahme. Viele dieser Besonderheiten wirken sich auch auf die „Standardworkflows“ aus, also die Bereiche Projektmanagement, HR und Rechnungswesen. Dennoch werden hier von Architekturbüros gegenwärtig mehrheitlich allgemeine Lösungen eingesetzt, die nicht für eine spezielle Branche entwickelt wurden. Wir sehen hier das Potenzial für speziell auf Architekturbüros zugeschnittene Lösungen. Sei es, dass für Architekten angepasste Lösungen in den Bereichen Projektmanagement, HR und Rechnungswesen entwickelt werden, sei es, dass andere Softwarelösungen, die sich speziell an Architekten richten, beginnen diese Funktionen zu integrieren.

Auch kann davon ausgegangen werden, dass sich die Cloud in der Branche weiter durchsetzen wird. Diese neue Klasse an Lösungen für Architekten sollte also die Möglichkeit bieten, über die Cloud genutzt zu werden. Zusammenfassend glauben wir, dass Lösungen, die die folgenden Merkmale aufweisen, großes Potenzial in der Branche haben:

Merkmale von zukunftsorientierter Software im Architekturbereich

Außerdem könnten wir uns vorstellen, dass Entwickler, denen es gelingt anstehende große Veränderungen in der Branche (KI, VR, AR) vorauszusehen und mitzudenken, weitere Vorteile für sich erschließen können. Sprich: Wir rechnen mit der Entwicklung von Lösungspaketen, beispielsweise in Form einer modularen und über die Cloud bereitgestellten Suite, die sowohl für die Branche spezifische Aufgaben abbildet als auch besondere Anforderungen der Branche in Bezug auf Standardprozesse wie HR, Projektmanagement und Rechnungswesen integriert. Und wir rechnen damit, dass sich die Lösungspakete durchsetzen, die die anstehenden weitereichenden Veränderungen voraussehen und abbilden, die die fortschreitende Digitalisierung mit sich bringen wird.

Für uns wird es spannend zu sehen, ob sich unsere Prognose im Verlauf der nächsten zwei bis drei Jahre bestätigt.

Encuesta 2019: el software de gestión de proyectos en las pymes de España

Características del uso de software de gestión de proyectos en España

Características del uso de software de gestión de proyectos en España

Toda empresa, desde una multinacional a una pyme, encuentra desafíos a la hora de gestionar un proyecto. Conseguir los objetivos siguiendo el presupuesto marcado y solucionar incidencias que puedan surgir en el proceso es esencial. Para facilitar este trabajo existen los software de gestión de proyectos, con más de 800 entradas en nuestro catálogo. Estas herramientas mejoran la comunicación y la colaboración en los equipos y facilitan el flujo de trabajo.

Nos interesa conocer la opinión que tienen las pymes sobre este tipo de software. Para ello hemos lanzado una encuesta* en la que hemos preguntado, entre otras cuestiones, si usan un software de gestión de proyectos y si es instalado o en la nube, qué desafíos encuentran y cuáles son las funciones que ven más importantes. Algunas respuestas nos han sorprendido. Por ejemplo, que siga habiendo un 43 % de trabajadores que usa Excel y Outlook como herramienta principal, o que los métodos ágiles solo están implementados en un 11 % de las empresas.

Hemos dividido a los encuestados entre puestos de mando y producción, viendo que en algunos casos difieren los desafíos ante los que se topan al comenzar un proyecto. También al llevarlo a cabo. En cuanto al uso que dan a estas herramientas, ambos trabajan, por lo general, con las mismas funciones de los programas.

Preámbulo: ¿Qué es un software de gestión de proyectos?

Un software de gestión de proyectos ofrece la posibilidad de organizar el tiempo y encargar tareas a diferentes grupos o personas específicas y definir la dificultad de cada una. Gracias a estos programas, el equipo entero está informado de los procesos y sabe en qué fase se encuentra cada usuario. La transparencia, la comunicación (interna y externa) y la facilidad con la que se detectan posibles problemas son otras ventajas del uso del software de gestión de proyectos.

¿Quién usa el software de gestión de proyectos en España?

En España el uso de software de gestión de proyectos en pymes es, según los datos recopilados, del 57 %. Sigue el mismo patrón que otros países europeos como Alemania (información en alemán), algo más rezagada con un 54 %, y Francia (información en francés), que adelanta esta cifra con un 67 % de usuarios de software de project management. No hemos incluído en estos datos otros programas de gestión y manipulación de datos como Excel, que es sin duda la herramienta con más recorrido en este campo empresarial.

Uso de software en la gestión de proyectos

Desafíos a la hora de organizar un proyecto

No debemos empezar la casa por el tejado cuando queremos organizar un proyecto relativamente costoso y en el que están implicados diferentes actores. La organización del tiempo y saber cuáles son las fechas de entrega sería uno de los primeros pasos a tomar, sobre todo por aquellos que dirigen los equipos. No es de extrañar que el 41 % de los encuestados, tanto directivos como empleados, vean este factor como clave. Un software con estas funciones ayudará no solo a tener en mente los plazos, sino en muchos casos a saber en qué punto de la cadena está trabajando cada compañero.

Si continuamos con la opinión de los gestores, en orden de importancia sigue la organización de tareas, con un 37 %, esencial para un buen desarrollo del trabajo y después la capacidad de reaccionar a cambios inesperados en el proyecto, con un 29 %. No es que un gestor de proyectos informatizado vaya a resolver por arte de magia cada incidencia que pueda surgir, pero gracias al uso de software, el proceso seguirá cierto orden y, si el problema aparece en una parte concreta del proceso, la capacidad de reacción será más acertada.

Desafíos como gestor en la gestión de proyectos

Como decíamos, cumplir con los plazos es también el mayor desafío para los trabajadores. También la organización de las tareas y la reacción a los cambios que puedan surgir (el 29 % de los encuestados ven ambas cuestiones como importantes). Por otro lado, el 22 % destaca la dificultad de enfrentarse a problemas e incidencias inesperadas. Sí, trabajadores y gestores parecen estar de acuerdo. Sin embargo, cabe destacar que entre los empleados el desafío es la distribución de los roles. Concretamente para el 22 % de los que respondieron a nuestra encuesta.

Viendo estas respuestas, parece curioso que solo el 15 % de los directivos, y el 5 % de los trabajadores (una cifra muy baja) usan los métodos ágiles. Este tipo de funcionamiento, con software específicos de gestión del tipo Scrum o Kanban, surgió de ámbitos informáticos, donde la relación entre proveedor y cliente es constante y los proyectos están abiertos a muchos cambios. Aun así, la metodología ágil favorece a cualquier tipo de proyecto. Nos gustará saber en el futuro cómo evoluciona esta tendencia que, por ahora, en España sigue siendo bastante menor: en términos totales, del 11 %. Una cifra que dobla a la de Francia, donde un 5 % de los encuestados asegura usar los métodos ágiles; y que está muy por encima de Alemania, donde la implementación de estas herramientas no llega al 2 %.

Desafíos como empleado en la gestión de proyectos

Principales funciones del software de gestión de proyectos

Encontramos varias similitudes al comparar los desafíos a los que se enfrentan los trabajadores con las características que más utilizan el software de gestión de proyectos. La gestión de las tareas (el 52 % de los gestores y el 56 % de los trabajadores la destacan) y la organización del tiempo (importante para el 40 % de los gestores y el 56 % de los trabajadores) siguen siendo las más importantes para ambos grupos.

Funciones que más utilizan los directivos de los software de gestión de proyectos

Cabría destacar una diferencia significativa. El 32 % de los gestores utiliza un software de gestión de proyectos para organizar el presupuesto. Es esencial conocer los costes que tiene cada fase del proyecto. También los que puede acarrear encontrarse con problemas que surjan a lo largo del proceso.

Por el contrario, el 41 % de los trabajadores utiliza este tipo de herramientas para la gestión de documentos, algo que destacan solo el 27 % de quienes gestionan. Tener una buena organización del trabajo, sobre todo si hay un equipo amplio implicado, es crucial para llegar a finalizar un buen proyecto.

Funciones que más utilizan los empleados en la gestión de proyectos

El 43 % de los encuestados no usan software de gestión de proyectos

Cerca de la mitad de quienes respondieron a nuestra encuesta aseguran no utilizar otro software para la gestión de proyectos más allá de Excel o Outlook. Esto no significa que no se enfrenten a desafíos al comenzar un trabajo en equipo de cierta envergadura. Es más, se encuentran prácticamente con los mismos. El 43 % de los gestores que no usan un software de gestión de proyectos da importancia al cumplimiento de los plazos, frente al 34 % de los trabajadores; el 35 % de quienes organizan ve como desafío la capacidad de reaccionar a los cambios, una cifra parecida a la de los trabajadores, del 30 %. Para ambos grupos la distribución de los roles debe ser acertada: el 21 % en el caso de los gestores, frente al 29 % de los trabajadores.

Las pymes están dispuestas a  invertir en un software de gestión de proyectos, pero no más de 10 €

El 34 % de los encuestados, aún sin utilizar ningún software de gestión de proyectos y sabiendo los desafíos a los que se enfrentan, confirman no estar dispuestos a invertir en un software de estas características. No así el 32 %, que sí los usa, y le gustaría continuar invirtiendo en ellos. El 44 % gastaría hasta 10 € en un nuevo software, y el 29 % llegaría hasta los 50 €. Tan solo un 12 % de los que no usan software se plantea adquirir uno.

¿Cuánto está dispuesto a pagar por un software de gestión de proyectos?

El futuro para los proveedores de software de gestión de proyectos

Los proveedores de software de gestión de proyectos tienen un futuro muy prometedor. En España, algo más de la mitad de los encuestados asegura utilizar una herramienta de gestión de proyectos, una cifra que tiene vistas de seguir creciendo. Si desarrollas estos programas, te recomendamos mejorar y promover las funciones de organización de las tareas, la capacidad de reacción frente a cambios o la ayuda en el cumplimiento de los plazos marcados. Todas estas características son, como hemos visto, los desafíos y funciones que más destacan los profesionales involucrados en proyectos.

¿Quieres saber más?

Existen programas de gestión de proyectos de muchos tipos y también con diferentes rangos de precios. Para aquellos que quieren bien reducir costes, o probar si les conviene o no el uso de este tipo de herramientas, tenemos buenas noticias: existen herramientas de gestión de proyectos gratuitas (o con una versión sin coste) y otras solo de gestión de tareas. Además, si cuentas con un buen equipo de IT, también puede que te interese el software de código abierto para la gestión de proyectos.

Infografía. Características de la gestión de proyectos en España.


  • Metodología de la encuesta: para recopilar los datos de este informe hemos lanzado una encuesta en línea. Las respuestas provienen de una muestra del mercado español. El cuestionario se envió a 716 personas, de las cuales se seleccionaron 261 participantes. Los participantes cualificados están empleados (a tiempo completo, parcial o de manera autónoma) y trabajan en una pyme (entre 1 y 250 empleados). Todos provienen de diferentes sectores empresariales.

The 3 most common project management challenges that can be solved by software

Project management challenges that are solved by software

Starting a project can sometimes feel like being at the beginning of an obstacle course race. If you have ever participated in one, you will know what I mean: there are going to be challenges, is exhausting, messy, and there might be a few tears along the way. Project management works a bit like an obstacle course race. Although you have to do as much preparation as possible for months, and you feel that you are ready for it, you can’t plan for the obstacles that you’ll encounter during the course of the project.

However, with the right software at your fingertips, any project management challenges that arise during the race can be mitigated.

Project management challenges that are solved by software

The importance of project management in business 

The role of the project manager is key in the success of a project. Sticking with the sports theme, the role is a bit like a coach who analyses every move the team does and is ready to call a timeout,  if necessary, to redirect the strategy. The project manager is responsible for not only designing the project, but making sure that it’s realistic and is executed within the agreed time frame. 

Starting a project from scratch can feel a bit daunting: deadlines, reporting and goals needed to be met in order to complete the project and make it a success can make the project manager and feel like it is an unattainable goal.

Luckily, there are more than 700 project management software options in the UK that can help address some of the unexpected challenges that may arise during a project – looking at improving collaboration, visibility and a more agile approach to project management. In this post we’ll help you identify the main challenges that can emerge during a project and, most importantly, how to target them using the right software.

Problem number one: Communication

At the beginning of a project keeping track of communication is an easy task. However, as the project evolves and more people get involved in it, keeping communication efficient can become a challenge: emails pile up with the risk of being left unread.

  • Solution: Opting for software that allows your team to share documents and have real-time conversations can dramatically decrease the number of emails and streamline communications across teams. The BBC implemented Slack to improve collaboration across the teams involved in the launch of a new trial  of streaming matches in Ultra High Definition (UHD) during the 2018 FIFA World Cup. Through the use of a dedicated channel for the project, the teams could easily report any incidents and updates with all the members involved in the project, being able to tackle any incidents almost in real-time.
project management challenges example: slack helped the BBC through unifying emails and communication
Slack

Problem number two: Visibility

Once the project is up and running, it can be more difficult to keep track of different aspects of the project, for example what tasks have been actioned and which ones haven’t.

  • Solution: Allow teams to organise and share projects on a common platform where they can communicate with each other and see what the other team members are working on. American restaurant chain BurgerFi used Trello to unify the goals and objectives and share them with the 300 staff that the company has across the country. By implementing Trello, the company has improved its employee communication and visibility of projects being done across different teams. 
trello helped visibility across teams
Trello

Problem number three: Scope

‘Scope creep’ is probably the most feared term for project managers. If you are not familiar with it, it’s defined as “any changes, continuous or uncontrolled growth in a project’s scope, at any point after the project begins.”

Developing (and sticking to) a project scope is one of the most important tasks for a  project manager, with 27% of projects going over budget. When looking to create the project scope it’s important to take into account the work that needs to be done to achieve the goals, the required staff members and the budget.

  • Solution: To ensure you’re on top of the project make sure you’re keeping track of the important features to avoid any unexpected changes in the scope. Choosing a software solution that allows you to have visibility of budget and resource management, as well as time and expense tracking, will help you stay on top of this. John Lewis Partnership used Asana to help  manage different projects in the UX team to design internal HR solutions aimed at employees. The team used the tool to help manage the workload and keep track of the workflow, making sure there were no unplanned tasks crawling and all team members were up-to-date with the progress of the project.
asana helped managing projects
Asana

Choosing the right partner

Some obstacle course races are based on teamwork and if you don’t have the right partner on your team, you’ll lose the race. The right software can be the perfect teammate. For more information on project management software, why not looking at our listing to find which one would be most suited to your needs.