Faut-il payer pour Skype ? 3 alternatives gratuites

Cet article a été publié une première fois en mai 2018, puis mis à jour en juin 2020.

“Il faut vraiment payer pour cette application ?” Voilà une question typique des consommateurs de la génération Internet, élevés dans un univers où tout est facile d’accès, instantanément et souvent gratuitement : télévision, spectacles, musique, informations… Pourquoi payer s’il existe une version gratuite ?

Évidemment, cette approche est également de mise dans le monde professionnel, où l’on s’interroge notamment sur l’intérêt d’utiliser une version payante de Skype, l’outil de conférence web le plus populaire au monde (acquis par Microsoft en 2011).

De nos jours, toute entreprise a besoin d’un outil de visioconférence en ligne et disposer de canaux de communication puissants est essentiel à la réussite des entreprises.

En particulier lorsque l’on sait que l’échec des projets est souvent dû à un manque de communication.

En tant que gestionnaire de projets, vous devez vous assurer que votre équipe reste connectée (que ce soit pour des réunions Scrum ou pour tout échange, en général), mais vous devez également respecter votre budget. Il semble alors logique de se demander pourquoi utiliser un outil payant alors qu’un logiciel gratuit pourrait offrir des fonctionnalités identiques.

Dans cet article, nous passerons d’abord en revue les options payantes de Skype (installé par défaut sur toutes les machines Windows), puis nous présenterons quelques alternatives gratuites qui permettent notamment de discuter en face-à-face avec des collaborateurs à distance.

Faut-il vraiment payer pour utiliser Skype ?

Pour faire bref : non (enfin, vous devez payer votre connexion à Internet). Vous pouvez utiliser Skype gratuitement depuis votre smartphone ou votre ordinateur pour communiquer avec un autre utilisateur connecté sur un autre appareil.

Mais les choses se corsent si vous voulez entrer en contact avec une personne qui n’utilise pas Skype ou qui n’y a pas accès. Par exemple, un membre de votre équipe en déplacement qui ne dispose pas de l’application sur son téléphone mobile, ou encore un collaborateur qui dispose d’une connexion Internet faible, voire inexistante.

C’est peut-être improbable, mais ça arrive. Pour parer à toute éventualité, mieux vaut avoir une solution de rechange. Sans parler des interlocuteurs qui ne peuvent ou ne veulent pas utiliser Skype. 

Sans oublier qu’appeler un numéro fixe ou mobile depuis Skype (votre correspondant reçoit l’appel sur son téléphone et pas par le biais de l’application Skype), c’est payant.

Pour pouvoir effectuer ce type d’opération, vous devez acheter des crédits ou souscrire un abonnement mensuel.

  • Pour 400 minutes d’appel, vous devrez débourser 7,80 € par mois.
  • Vous pouvez passer des appels illimités dans 63 pays pour 15,60 € par mois (des restrictions peuvent s’appliquer).
  • Enfin, vous pouvez acheter des crédits Skype par tranche de 5 €, 10 € ou de 25 €. Les tarifs à la minute varient selon la zone d’appel.

Au revoir Skype Entreprise, bonjour Microsoft Teams

Tout ce que nous venons d’énoncer correspond à la version de base de Skype.

Elle suffit généralement aux auto-entrepreneurs et aux petites structures. Les organismes de plus grande envergure, en revanche, ont besoin de fonctionnalités supplémentaires : communication simultanée avec plus de deux utilisateurs, tableau blanc et partage d’écran notamment.

Microsoft a récemment fusionné Skype Entreprise et Microsoft Teams, son outil de web conférence. Les utilisateurs y retrouvent toutes les fonctionnalités de Skype Entreprise dans le nouveau logiciel de conversation.

3 alternatives gratuites à Skype

Vous ne voulez pas passer à la version payante de Skype, mais vous avez besoin de fonctionnalités supplémentaires ? Voici 3 logiciels de visioconférence gratuits qui pourraient vous intéresser.

Vous trouverez ci-dessous le détail de leurs fonctionnalités et le prix d’un upgrade, au cas où l’évolution de votre entreprise vous pousse à chercher une solution plus robuste.

Certains de ces outils comprennent d’autres fonctionnalités de gestion de projets, comme la gestion des tâches et le partage des fichiers. Ils pourraient donc se révéler avantageux à plus d’un titre.

Ils sont ici présentés par ordre alphabétique.

1. Glip

Aperçu de Glip (source)

Note des utilisateurs sur Capterra :  4,5/5 (161 avis)

Glip, créé en 2012 et racheté par RingCentral en 2015, présente quelques fonctionnalités supplémentaires dont la gestion des tâches et le partage de fichiers.

Version gratuite : publications, espace de stockage, intégrations et utilisateurs invités illimités. La version gratuite inclut 500 minutes de conversation vidéo par mois.

Si vous voulez passer à la version supérieure : pour 5 $ par utilisateur/mois (environ 4,5 €), vous obtenez 1 000 minutes de visioconférence par personne et par mois. Vous bénéficiez également de fonctionnalités de contrôle administratif avancé, de politiques de rétention des données, d’exportations conformes et d’une assistance prioritaire en permanence.

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2. GoToMeeting

Aperçu de GoToMeeting (source)

Note des utilisateurs sur Capterra :  4,5/5 (7 244 avis)

GoToMeeting, disponible depuis 2004, fait partie de la famille des logiciels Citrix Systems. Connu pour ses réunions “en un seul clic”, le logiciel vise avant tout à simplifier l’organisation de visioconférences. Il permet de lancer immédiatement la conversation sans avoir à  télécharger un logiciel supplémentaire ou à fouiller différents menus.

Version gratuite : avec GoToMeeting Free, collaborez avec 3 personnes au maximum depuis votre navigateur Google Chrome, jusqu’à 40 minutes par session. Inclut le partage d’écran.

Si vous voulez passer à la version supérieure : disponible à partir de 12 € par organisateur/mois (forfait annuel), la première version payante prend en charge jusqu’à 150 participants et vous donnent accès à des fonctionnalités comme les applications mobiles, les outils de dessin et le partage de clavier.

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3. Wimi

Aperçu de Wimi (source)

Note des utilisateurs sur Capterra :  4,7/5 (93 avis)

Wimi, logiciel conçu à Paris, est bien plus qu’une plateforme de visioconférence : c’est un véritable outil de gestion de projets incluant des fonctionnalités comme la gestion des tâches, le suivi des jalons ou encore les tableaux Kanban.

Version gratuite : inclut la gestion de 8 projets, 10 Go de stockage et un support client par e-mail pour 3 utilisateurs.

Si vous voulez passer à la version supérieure : disponibles à partir de 9 $ (environ 8 €) par utilisateur/mois, les versions payantes vous permettent d’enregistrer un nombre illimité de projets et d’invités et vous donnent accès à 250 Go de stockage, au partage de fichiers et à une assistance téléphonique.

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D’autres alternatives à Skype ?

Et vous, comment communiquez-vous à distance avec vos collaborateurs ? Utilisez-vous Skype, une des alternatives présentées dans cet article ou bien une autre solution ? Partagez votre expérience en commentaire !

Vous souhaitez en savoir plus ? Consultez notre catalogue de logiciels de visioconférence pour découvrir davantage de produits.

9 alternativas a Slack para pequeñas empresas

Alternativas a slack

Alternativas a Slack

Este artículo se publicó por primera vez el 07/05/2019 y se ha actualizado el 26/06/2020

Para la generación del baby boom, la libertad era tener un coche con el que poder escapar de unos padres autoritarios y recorrer las carreteras del país en un descapotable. Los jóvenes ansiaban carreteras abiertas, independencia y desconexión. Para los millennials, sin embargo, la liberación está en el acceso a Internet y a las redes sociales.

Esta generación, con una clara orientación social, tiende a estar conectada en todo momento. Para la mayoría de los jóvenes resulta terrible estar completamente desconectados por un período de tiempo indefinido. Y no solo por la desconexión a Internet, sino también por la desconexión de la gente.

Puesto que los millennials conforman ahora la mayor parte de la población activa, no es de extrañar que las herramientas de comunicación en línea hayan alcanzado nuevos hitos.

Ciertas empresas de software de gestión de proyectos, como Asana o Crocagile, se proponen reinventar el correo electrónico. Las redes sociales ya no sirven solo para hablar con los amigos, sino que se han convertido en una herramienta básica de interconexión.

¿Y el chat? Desde los días de AOL Instant Messenger el chat ha evolucionado mucho, tanto en el uso personal como en el profesional.

El pez gordo en cuanto a chat empresarial es Slack, del que el crítico del New York Times Farhad Manjoo escribió lo siguiente:

“Slack cuenta con varias funciones singulares que lo hacen perfecto para el trabajo, como la posibilidad de archivar todas las interacciones de manera automática, un buen motor de búsqueda y la capacidad de funcionar prácticamente en cualquier dispositivo. Puesto que se aloja en Internet y es altamente personalizable, es una solución sencilla de configurar y mantener para los departamentos tecnológicos de las empresas. Estas características han ayudado a que Slack sea una de las aplicaciones empresariales que más rápido han crecido a lo largo de la historia”.

Slack se ha convertido en todo un éxito: los millennials lo usan para pasar de hablar sobre proyectos empresariales a comentar Elite en solo unos segundos. Además de cumplir su función con gran eficacia, ofrece una sólida versión gratuita.

Por ello no es sorprendente que Slack haya atraído gran parte del mercado de software de colaboración.

Hasta ahora.

Slack ofrece muchas funciones útiles incluso en su versión gratuita, pero el coste de actualización, 6.67 $ mensuales por usuario en una suscripción mensual (6 € aprox.), puede suponer una gran carga en el presupuesto de pequeñas empresas.

La innovación fomenta aún más innovación y las alternativas a Slack que abordan estas cuestiones surgen tan rápido como los fans de Apple el día de la presentación del nuevo iPhone.

9 alternativas a Slack para colaborar de forma sencilla

Desde Capterra se han seleccionado las mejores alternativas a Slack de entre cientos de soluciones de chat y se han usado para ello cinco parámetros.

Cada competidor de Slack debe:

  • Tener un precio de actualización por usuario similar a Slack en su versión de pago más económica
  • Ser adaptable para poder integrar al menos 500 usuarios
  • Adecuarse bien a pequeñas y medianas empresas (aunque pueden contar también con opciones para grandes empresas)
  • Ofrecer aplicación para iOS y Android

Todos los productos de la lista cumplen estos parámetros y se enumeran según su coste de actualización por usuario (del más económico al más caro).

1. Rocket.Chat

Rocket.chat alternativa a Slack
Plataforma Rocket.chat (Fuente)

Rocket.Chat es una herramienta de colaboración con base en Brasil. Ha sido diseñada para “comunidades y empresas que quieran tener su propio servicio de chat privado o para desarrolladores que quieran crear y perfeccionar sus plataformas de chat”.

Es una aplicación de código abierto con más de 850 desarrolladores que contribuyen al proyecto. Al ser de código abierto, jamás tendrás que pagar nada por Rocket.Chat; su versión completa y sin limitaciones es siempre gratuita.

Las desventajas del código abierto son que no puedes llamar a atención al cliente si tienes algún problema con Rocket.Chat (aunque puedes buscar ayuda en sus foros en línea en GitHub) y que el proyecto está siempre en constante desarrollo.

Rocket.Chat se posiciona como una buena  opción de alternativas a Slacka ya que prácticamente las mismas funciones. Si echas de menos alguna función, puedes solicitarla en GitHub.

Rocket.Chat también cuenta con una ventaja adicional: traducción automática en tiempo real a más de 35 idiomas. Para disfrutar de esta función en Slack, es necesario instalar un complemento.

Coste de actualización:  Versión gratuita y 3 $ (2,6 € aprox.) por usuario en la versión Pro

Integraciones destacadas: GitHub, Zapier

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2. Ryver

Ryver, herramienta de colaboración
Chat en un grupo de Ryver (Fuente)

Si Slack se centrase en terceros (como proveedores, socios, contratistas, asesores e inversores) en lugar de dedicarse únicamente a equipos internos, se parecería mucho a Ryver. Ryver no tiene limitación de miembros e invitados y permite una gran expansión tanto interna (colaboradores) como externa (clientes, trabajadores independientes).

Ryver es un sistema de comunicación versátil. La versión gratuita incluye almacenamiento, mensajes, publicaciones, equipos y foros ilimitados, por lo que se trata de una buena opción para pequeñas empresas que busquen una herramienta flexible, adaptable y económica. Las cuentas de pago permiten enviar mensajes de invitación personalizados e integrar a más usuarios con tareas.

Ryver se dirige principalmente a pequeñas y medianas empresas, pero en sus planes para el primer semestre de 2018 se incluye el desarrollo de funciones para grandes empresas, como SSO, seguimiento completo de auditorías y políticas de retención.

Coste de actualización: 49 $ mensuales por cada 12 usuarios (unos 44 €; algo más de 3.5 € por usuario)

Integraciones destacadas: Zapier

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3. Flock

Herramienta de colaboración, Flock
Captura de pantalla de un chat con el equipo de diseño en Flock (Fuente)

Flock se diseñó para ayudar a los equipos a reducir sus comunicaciones por correo electrónico y fomentar una comunicación más ágil. ¿Te suena familiar?

Al igual que Slack, Flock permite a los usuarios formar canales de equipo, enviar mensajes instantáneos y compartir archivos.

Entonces, ¿qué hace que Flock sea diferente? Flock permite realizar videoconferencias de 20 minutos para hasta cuatro usuarios, incluso en la versión gratuita.

Entre sus desventajas, algunos usuarios afirman que los bots y notificaciones automatizadas de Flock por correo electrónico y mensaje pueden resultar pesados y difíciles de deshabilitar.

Flock es ideal para pequeños equipos que quieran probar este tipo de herramientas de colaboración con una solución sencilla y que necesiten chats de vídeo para cuatro o menos personas.

Ventaja adicional: Flock cuenta con una integración que te permite pedir un Uber desde la propia aplicación.

Coste de actualización: 4.5 $ mensuales por usuario (unos 4 €)

Integraciones destacadas: Asana, Uber

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4. Twist

Twist es una de las alternativas a Slack
Plataforma Twist (Fuente)

Businessinsider indica que “Twist, es el Slack para gente harta de que la distraigan en el trabajo“.

Doist, la empresa que creó Todoist (una solución útil para partidarios del método Getting Things Done), ha diseñado una aplicación con las funciones clave de Slack, como la mensajería en hilos, la búsqueda en el historial y numerosas integraciones gratuitas.

Según sus usuarios, Twist ofrece una interfaz limpia y de fácil aprendizaje y la versión gratuita incluye hasta cinco integraciones y 5 GB de espacio total de almacenamiento.

En la versión gratuita, los usuarios solo pueden realizar búsquedas en el historial del último mes, una limitación que podría afectar a la escalabilidad. Twist tampoco ofrece videoconferencias ni gestión de documentos, por lo que es más adecuada para pequeñas y medianas empresas que ya cuenten con herramientas para estos fines.

Coste de actualización: 5 $ mensuales por usuario  (unos 4 €).

Integraciones destacadas: Appear.in, Bindle

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5. JANDI

Jandi, software de colaboración, alternativa a Slack
Compartir archivos por medio de JANDI utilizando el móvil (Fuente)

Quizá aún no hayas oído hablar de JANDI, pero su popularidad es cada vez mayor; ya cuenta con más de 100 000 instalaciones solo en Android. Esta empresa coreana ganó el quinto concurso QPrize de Qualcomm Incorporated.

JANDI ha sido desarrollada en Corea y se dirige al público asiático, pero ofrece versiones completamente traducidas al inglés (que incluyen chat en directo y tutoriales en inglés). La aplicación está repleta de Aeni, personajes de animación coreanos, y de referencias a KakaoTalk (la plataforma de mensajería más popular de Corea del Sur), LINE (una conocida aplicación de comunicación japonesa) y WeChat (aplicación de mensajería multiusos famosa en China).

Los mismos motivos que hicieron de JANDI un éxito en Corea (su fiabilidad, su interfaz sencilla y sus útiles integraciones) son válidos para los usuarios del resto del mundo. Según indica Daniel Chan, director general de JANDI, el equipo de desarrollo quiere salir a “nuevos mercados internacionales para mantener su buena trayectoria”.

JANDI permite realizar videoconferencias y hace hincapié en las integraciones con aplicaciones de TI/desarrollo y comunicación como Zapier, Jira y Dropbox.

La versión gratuita ofrece un único administrador de equipo y 15 000 mensajes. Pueden parecer muchos mensajes, pero se agotarán rápidamente con equipos de hasta 500 miembros. A menos que a la empresa no le importe perder mensajes, esta limitación en el almacenamiento puede hacer que tanto pequeñas como grandes empresas necesiten actualizar a versiones de pago.

Coste de actualización: 5 $ mensuales por usuario (unos 4 €).

Integraciones destacadas: Dropbox, GitHub, JIRA, Trello, Google Calendar, Webhooks

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6. Fleep

Fleep, herramienta de colaboración, alternativa a Slack
Plataforma Fleep (Fuente)

Puede que Fleep tenga un nombre divertido, pero se trata de una herramienta de comunicación de lo más seria. De hecho, la empresa estonia encargada de su desarrollo afirma que su producto es “la forma perfecta de comunicarse”, contendiendo por posicionarse como una de las principales alternativas a Slack.

Aunque muchas de las herramientas de la lista de alternativas a Slack se proponen superar o sustituir el correo electrónico, Fleep reconoce que este seguirá estando con nosotros durante mucho tiempo. Así pues, en lugar de intentar ignorar el correo electrónico, Fleep se integra con él (de manera similar a Google Meet en Gmail) y permite a los usuarios chatear desde su bandeja de entrada.

Y esa no es la única manera en la que Fleep abre líneas de comunicación. Fleep es una red abierta, así que sus usuarios pueden chatear con otros usuarios independientemente de su plataforma, organización o equipo. También es posible chatear con personas que no dispongan de Fleep; solo necesitas su dirección de correo electrónico para enviar tu chat de Fleep en un correo.

La versión gratuita incluye conversaciones ilimitadas e historial completo de mensajes. También integra una herramienta de gestión de tareas personales integrada que está disponible para la versión de pago.

Coste de actualización: 5 € mensuales para usuarios ilimitados

Integraciones destacadas: Toggl, Jira

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7. uShare.to (HyperOffice)

ushare, herramienta alternativa a Slack
Chat por vídeo y colaboración de uShare.to en web y móvil (Fuente)

No dejes que las palabras “prueba gratis” de uShare.to te engañen; esta prueba gratis es en realidad una versión gratuita sin restricción de tiempo. (Este dato se constató para escribir el artículo original en mayo del 2019, pero si tienes algo que objetar, cuéntanoslo en la sección de comentarios).

Si eres autónomo, deberías probar uShare.to. Su versión gratuita ofrece tres espacios de trabajo compartidos, 90 minutos de reuniones y 5 GB de almacenamiento. Si eres una pyme, pagarás algo más de 6 € mensuales por espacios de trabajo compartido ilimitados, 20 GB de almacenamiento y la posibilidad de convertirte en administrador.

Esta plataforma se centra en los sectores de seguros, inmobiliario y automovilístico; es decir, empresas que se benefician de la discreción y la movilidad. Así, uShare.to ofrece cifrado SSL, autenticación de dos factores, autenticación biométrica y gestión de dispositivos.

No cuenta con muchas integraciones y sus complementos se basan en un “editor de aplicaciones”. Sin embargo, sí se integra con productos básicos de gestión de activos digitales como Dropbox y Google Drive. Dicho esto, es una herramienta de productividad y comunicación completamente funcional; incluye calendarios, contactos, tareas, gestión de documentos y notas, por lo que tampoco se hace necesario el uso de integraciones.

Coste de actualización: 7 $ mensuales por usuario (unos 6 €)

Integraciones destacadas: OneDrive, Box

8. Wimi

Wimi software
Plataforma Wimi (Fuente)

Wimi se propuso extraer lo mejor de Slack y de sus alternativas para crear una solución de gestión de proyectos completa. Y está claro que esta aplicación está haciendo las cosas bien, ya que marcas como Sephora, Shazam y Tesla la emplean para satisfacer sus necesidades de comunicación y gestión de proyectos.

Wimi ofrece hilos de mensajes, videoconferencia y funciones avanzadas de edición y gestión de documentos (como versiones de archivos, flujos de trabajo de aprobación o etiquetas). Cuenta con API abierta y SAML V2 y puede integrarse con muchas otras herramientas, entre las que se incluyen MailChimp, Slack, Asana, Trello, Jira, GitHub y Freshdesk.

La mayor queja de sus usuarios es que la aplicación móvil de Wimi carece de ciertas funcionalidades clave, como el acceso a un calendario completo.

La versión gratuita ofrece mensajes ilimitados y 10 GB de almacenamiento, pero sólo admite tres participantes, lo cual podría resultar muy restrictivo.

Por 15 $ mensuales por usuario  (13 € aprox.) puedes actualizar para conseguir 10 TB de almacenamiento, proyectos ilimitados, invitados ilimitados e intercambio de archivos. Si te gusta la versión gratuita, pero necesitas las funciones adicionales, es un gasto que merece la pena.

Este es el único producto de la presente lista de alternativas a Slack que su precio se eleva más pero vale la pena mencionarlo por las características que presenta y porque cuenta con una versión gratuita que se puede probar.

Coste de actualización: 15 $ mensuales por usuario (13 € aprox.)

Integraciones destacadas: Basecamp, Skype

Más información

9. Quip

Quip, software de colaboración
Plataforma Quip (Fuente)

Quip es más que una simple herramienta de comunicación: es un completo software de colaboración gratuito.

Los usuarios afirman que Quip presenta una interfaz elegante y fiable, por lo que es una buena opción de la lista de alternativas a Slack para aquellos que solo quieren terminar el trabajo.

El público objetivo de Quip son, sencillamente, los equipos de cualquier sector: desde RR. HH. hasta TI, ventas o producción. Quip se adapta tanto a pequeñas como a grandes empresas y ofrece seguridad (SSO basado en SAML y SOC 2), gestión de documentos (con un sistema de comentarios parecido al de Google Docs para que todos estén al tanto) e historial de chat ilimitado. Sí, la versión gratuita incluye todo esto.

Las mayores desventajas de Quip son la falta de funciones de videoconferencia y un precio relativamente alto para lo que ofrece. Además, algunos usuarios apuntan que la interfaz es algo tosca.

Su diseño básico recuerda mucho más a Dropbox que a Slack, así que si ya usas Dropbox o alguna alternativa gratuita a Dropbox para gestionar tu trabajo, te gustará Quip.

Coste de actualización: 30 $ mensuales para un equipo de cinco miembros (27 € aprox., 5,4 € aprox. por usuario ).

Integraciones destacadas: Giphy, Stripe

Más información

¿Por qué vale la pena investigar y probar alternativas a Slack?

Slack es una de las herramientas de colaboración más importantes del mundo, y con razón: es divertida, fiable y fácil de usar. Pero también ofrece multitud de funciones, probablemente más de las que algunas empresas necesitan en realidad. El coste de actualización (6 € aprox. mensuales por usuario) de ciertas funciones, como la búsqueda ilimitada en los mensajes y las videollamadas de grupo, puede ser algo elevado para pequeñas empresas. Por suerte, con las alternativas a Slack prestentadas en este artículo puedes probar opciones más sencillas a precios más asequibles.

¿Quieres saber más? Mira nuestro catálogo de herramientas de colaboración para descubrir más productos.

Home office en pymes implica retos en comunicación y ciberseguridad pero también beneficios significativos

Home Office y ciberseguridad en pymes mexicanas

El coronavirus empuja a las pymes a cambiar su forma de funcionar

La situación creada por COVID-19 obligó a muchas pequeñas y medianas empresas a funcionar de manera remota. Procesos y canales de comunicación se tuvieron que adaptar al home office, lo cual significó un cambio sustancial en la manera trabajar y la implementación de nuevas herramientas digitales. Esto implica nuevos retos pero también conlleva beneficios.

En Capterra* lanzamos una encuesta para conocer la situación de las pymes y su forma de operar bajo esta nueva normalidad. ¿Estaban las empresas preparadas para operar a distancia? ¿Qué dificultades y beneficios presenta? ¿Están las compañías preparadas en ciberseguridad para esta manera de trabajar? ¿Los empleados quieren seguir haciendo trabajando en remoto?

Adaptar el negocio y adquirir nuevo software

El confinamiento causó que oficinas, locales, agencias y demás tipo de negocios tuvieran que transformarse para seguir funcionando. El 71% de las pymes adaptó su servicio o producto a un formato virtual o lo está planeando hacer. Un porcentaje muy alto que indica que las empresas no estaban preparadas para operar de esta manera ni total ni parcialmente. Por lo tanto es un cambio significativo en mentalidad y organización.

Pymes adaptaron su producto o servicio a un formato virtual

Esta adaptación también supone utilizar nuevas herramientas para trabajar, ya sean para el funcionamiento interno de la empresa o de cara al cliente. Nuestro estudio señala que el 61% de las pymes tuvo que comprar/instalar nuevo software para hacer home office o está planeando hacerlo.

Compra de software debido al home office

Las nuevas herramientas digitales a las que se han tenido que acostumbrar los trabajadores son principalmente productos que facilitan la comunicación y la organización, por ejemplo:

Software en la nube despega en uso

La diferencia entre un software local y un software basado en la nube es que el primero se encuentra instalado únicamente en la computadora o laptop y sólo se puede acceder desde ese dispositivo en específico, y el segundo está en internet, por lo tanto se puede acceder desde cualquier dispositivo con conexión a la red, por ejemplo gmail o facebook.

Por este motivo, el software basado en la nube es más importante que nunca, la facilidad de acceso desde cualquier dispositivo y desde cualquier lugar con conexión a internet hace que sea la opción lógica para que los trabajadores puedan trabajar en remoto ya sea con su computadora personal o con una de la empresa.

La encuesta confirma esta tendencia, ya que un 68% de los participantes usa software en la nube ya sea de manera parcial o total. Mientras que el uso de software instalado localmente únicamente llega al 54%.

La nube es fundamental para hacer home office

La cultura de ciberseguridad es muy baja

En cuestión de ciberseguridad, los resultados no son positivos. Faltan buenos hábitos y cultura de seguridad informática. La educación en esto es de suma importancia ya que  los empleados que están en su casa no cuentan con infraestructura de seguridad que podría tener su oficina y por lo tanto están expuestos a mayores riesgos.

Por ejemplo, el software anti-virus y de redes, el cual está especializado en reconocer software malicioso y ayuda a proteger los datos, solo lo tiene instalado un 43% de los empleados de pymes. Este programa es básico para la seguridad y ni siquiera la mitad lo usa. Un mal hábito que facilita la entrada de malware y ransomware a la computadora y servidores, lo cual le puede costar mucho dinero y reputación a las empresas

Otro ejemplo que también aporta mucha ciberseguridad, es un VPN. Este tipo de software protege la comunicación entre una computadora y el servidor de la empresa, encripta los datos mientras recorren el internet público, una tecnología muy eficaz en tiempos de trabajo a distancia. En este caso únicamente un 30% de los encuestados lo tiene instalado.

Otro mal hábito es cómo se administran las contraseñas, por ejemplo, tener una única contraseña para varias cuentas y/o que sean fáciles de descifrar ya que son sencillas debido a que se memorizan únicamente. 

Hoy en día una herramienta muy útil para crear, guardar y gestionarlas es el software de administración de contraseñas ya que permite tener múltiples credenciales con distintas claves pero se gestionan únicamente con un master password (uno bien diseñado, muy difícil de descifrar). Esta eficaz herramienta sólo la usa un 39% de los empleados, casi el mismo porcentaje que usa su memoria (31%) para recordar el acceso a sus diversas cuentas.

Las pymes deben invertir más en herramientas y formación de los trabajadores en este tipo de tecnología con el fin de reducir al máximo el riesgo de ataques de cibercriminales.

Home office, una modalidad nueva con retos pero también beneficios

El trabajo en remoto es una nueva forma de trabajar que conlleva hacer cambios en la vida y espacio personal, como reacomodar la casa, crear nuevos horarios, aprender a concentrarse en otro entorno, entre otros. Un porcentaje de empleados de pymes ya estaba acostumbrado a esto pero la mayoría no.

Trabajadores no estaban acostumbrados a trabajar desde casa

Para el 56% es una novedad completamente trabajar en remoto, el coronavirus supuso un fuerte giro a su manera de funcionar. Mientras que para un 19% es conocido porque lo hacían de vez en cuando. Aun así, cambiar de un día para otro a este formato es difícil, los retos que implica son varios. No sólo para para estos dos segmentos sino también para los que están acostumbrados a el trabajo en remoto (25%) porque ellos ahora deben operar con compañeros o clientes que son nuevos en esto, por lo tanto los procesos y la comunicación es distinta también.

Retos del trabajo a distancia

La comunicación es el principal reto, ya sea con compañeros de trabajo, con clientes, o la complejidad de gestionar la cantidad de mensajes que llegan por diferentes canales.

Este es un problema global, la sociedad se debe acostumbrar a la nueva realidad, ya que aunque la pandemia termine, el distanciamiento social seguirá por un tiempo y los hábitos de trabajo ya habrán cambiado lo suficiente como para que muchos procesos se queden a nivel remoto. Por esto, aprender a relacionarse a distancia es clave para que los negocios fluyan sin contratiempos de malinterpretaciones que pueden causar pérdida de tiempo, dinero y contactos.

Debido a estos desafíos, las herramientas de comunicación y colaboración están en auge, mientras que el software de administración de proyectos o gestión de relaciones con los clientes (CRM) se convierten en indispensables para que las pymes puedan seguir funcionando de manera correcta.

A pesar de haber tenido que adoptar nuevo software y herramientas de una forma rápida, nuestra encuesta indica que para la mayoría de los empleados ha sido fácil muy fácil aprender a usarlas.

Fue fácil para empleados aprender a usar las nuevas herramientas digitales

Al 85% de las pymes le gusta hacer home office

Al 85% de los encuestados le gusta (44%) o le gusta mucho (41%) hacer home office. Un porcentaje alto para un formato de trabajo que es novedoso en México. 

¿Cuáles son los motivos principales de esto?

Beneficios de home office

Es lógico que la comodidad de estar en casa y no de tener que usar el coche o subirse al metro o camión para ir al trabajo sea una de las razones principales. El tráfico de las metrópolis mexicanas puede hacer que una persona pierda varias horas al día sólo con ir y regresar de la oficina, demasiado tiempo perdido al año por este motivo. De hecho, trabajar desde casa significa ganar tiempo de vida personal.

La flexibilidad de ajustar el horario conforme a la responsabilidades permite realizar labores domésticas y cuidar a los niños y mascotas. Otro punto a favor para la vida personal.

También se percibe que se gana experiencia y conocimiento tecnológico, esto seguramente es debido a que los trabajadores ahora no cuentan con un técnico que les ayude o les haga las cosas completamente. Ahora ellos tienen que configurar conexiones, instalar programas ver tutoriales por su cuenta, incluso aunque un técnico les ayude forma remota, ya el hecho de que ellos lo operen manualmente es ganar experiencia.

México con mentalidad digital y con la confianza de funcionar a home office

La mayoría de los encuestados (64%) cree que las empresas pueden funcionar al máximo con personal trabajando tiempo completo desde casa. De igual forma, les gustaría continuar con este formato de trabajo cuando se regrese a nueva realidad, aunque sea sólo algunos días.

Pymes quieren seguir haciendo home office cuando se regrese a la normalidad

Home office obligatorio sienta precedente para el futuro inmediato de los nuevos modelos de negocios

La forma de hacer negocios se está transformado rápidamente en México: 

  • Muchas compañías tuvieron que cambiar parte o todo su producto/servicio a un formato virtual invirtiendo en nuevo software especializado para trabajar a distancia. 
  • La adopción de esta tecnología ha sido rápida y positiva, los trabajadores no han encontrado dificultades en utilizar las nuevas herramientas.
  • El reto principal al que se están enfrentando es la comunicación, interna y externa, y la diversidad de canales en la que ahora se produce. 
  • Las herramientas de colaboración, organización interna, comunicación con los clientes y de planeación y gestión de proyectos son claves en este contexto.
  • Las pymes reprueban en cultura y protocolos de ciberseguridad. Programas, actualmente básicos, como un anti-virus, un administrador de contraseñas o un VPN, son usados muy poco, debajo del 50%. Esto puede resultar en una brecha de seguridad seria y, en el peor de los casos, arruinar a la empresa.
  • A los trabajadores les gusta trabajar desde su casa, le encuentran muchos beneficios y quisieran continuar haciéndolo después de que pasé la pandemia. 
  • La mayoría cree que el negocio puede rendir al máximo con personal haciendo home office a tiempo completo. Hay un espíritu pro-digital y de trabajo en remoto.

El coronavirus ha acelerado la digitalización en México, la nube ha ganado terreno, los empleados han ganado conocimiento en tecnología, y están dispuestos a seguir operando así. El futuro de los negocios en México será distinto cuando este hecho histórico termine.

¿Buscas herramientas para trabajar en remoto? Consulta nuestro catálogo.

*Metodología de la encuesta: para recopilar los datos de este informe hemos llevado a cabo una encuesta online en abril del 2020. Las respuestas provienen de una muestra del mercado mexicano. El cuestionario se envió a 1240 personas, entre las que se seleccionaron 508 para participar. Los participantes cualificados están empleados (a jornada completa o parcial) en pequeñas y medianas empresas (pymes), trabajan en diferentes sectores de la industria, y durante la realización de la encuesta estaban haciendo home office debido a la emergencia sanitaria. 

7 dicas para manter uma boa comunicação com o cliente

comunicação com o cliente

comunicação com o cliente

Não há como negar que a pandemia do novo coronavírus trouxe grandes desafios para os negócios, exigindo que as empresas de todo o mundo se adaptassem à crise sanitária. De um dia para o outro, o home office passou a ser adotado como regra e, junto com ele, as empresas tiveram que repensar diversos processos, internos e externos, para continuar operando.

Gestão de equipes remotas, realização de reuniões por videoconferência, compartilhamento de documentos colaborativos na nuvem são apenas alguns dos workflows internos que viraram rotina nas empresas em tempos de COVID-19.

Como consequência, o relacionamento e a comunicação com os clientes também sofreram grande impacto, necessitando ajustes para se adequar a essa nova realidade.

Não à toa, em um estudo realizado pelo Capterra sobre a adoção do teletrabalho entre as PMEs após o início da pandemia, 36% dos entrevistados consideraram justamente a comunicação com os clientes como seu principal problema atual. A comunicação externa pode parecer mais complexa do que a relação entre trabalhadores, mas –por sorte– muitas vezes segue a mesma dinâmica e se beneficia diretamente das mudanças internas.

Neste artigo, vamos apresentar sete dicas para manter a qualidade da comunicação e fidelizar os clientes trabalhando com equipes remotas.

1. Escute

Escutar o que o cliente tem para dizer é o ponto de partida de todo relacionamento bem-sucedido. Conhecer a realidade do outro lado é essencial para poder tomar melhores decisões sobre como trabalhar. Em tempos de crise, essa conversa é ainda mais importante. Assim como sua empresa precisou se reestruturar, o cliente também está vivendo um momento de mudanças, e você pode (e deve) ajudá-lo.

Toda informação que você puder obter dele é valiosa, seja direta ou indiretamente. Abra um canal de comunicação direto com ele e deixe-o à vontade para explicar suas necessidades e problemas. Acompanhe suas redes sociais e aprofunde-se nas questões relacionadas ao seu negócio. Quanto mais você conhecer a realidade do seu cliente, mais chances tem de oferecer a melhor solução para os problemas que ele enfrenta.

Ferramentas que podem ajudar: Ferramentas para redes sociais e de CRM social.

2. Escolha o melhor canal de comunicação com o cliente

Ruídos na comunicação podem fazer ruir todo o relacionamento entre empresa e cliente. Por isso, a seleção do canal de comunicação mais apropriado é tão importante. Atualmente, a oferta é bastante vasta, indo desde o telefone e as ligações convencionais –muitas vezes relegadas, mas que ainda têm muito valor– até sistemas complexos com bate-papo em tempo real, chatbots e gravações de conversas em arquivos de log completos.

Você não precisa optar por apenas um canal de comunicação, mas caso utilize mais de um é necessário agrupar toda a informação em um único local para manter sua uniformidade e coerência. Nesse caso, o mais recomendado é utilizar softwares CRM.

Ferramentas que podem ajudar: Softwares de comunicação com o cliente, softwares CRM  e programas de gravação de ligações.

3. Centralize a comunicação

Não são apenas as informações e dados fornecidos pelo cliente que devem estar armazenados em um único lugar. O ponto de contato do cliente dentro da empresa também deve ser centralizado, ou seja, você deve designar uma pessoa para ser a responsável por toda a comunicação direta com ele. Dessa forma, a conversa manterá fluidez e constância, dificultando mal entendidos.

Esta pessoa pode ser você ou um líder de equipe, lembrando que o responsável deve ter uma visão ampla do negócio do cliente e de suas necessidades. No caso de escolher um líder de equipe para gerenciar essa comunicação, opte por alguém da área mais envolvida com o cliente, como TI, marketing ou recursos humanos. E tenha sempre um backup, para qualquer eventualidade.

Ferramentas que podem ajudar: Software CRMprogramas para compartilhar arquivos.

4. Organize e priorize as demandas do cliente

Um depósito unificado de informações e um atendimento centralizado permitem que as demandas do cliente sejam organizadas e priorizadas mais facilmente. Organize-as por tópicos, urgência e relevância e trabalhe junto com o próprio cliente para priorizá-las, se necessário.

Ferramentas Agile são uma boa opção para categorizar as demandas, distribui-las às áreas internas correspondentes e fazer o seguimento adequado. Essas ferramentas funcionam bem com equipes remotas e geralmente incluem ou se integram com recursos de comunicação, como chats ou fóruns, o que contribui com a agilidade e eficácia do processo.

Ferramentas que podem ajudar: Ferramentas Agile.

5. Mantenha contato constante

O uso de metodologias ágeis para gerenciar internamente as demandas cria um ambiente perfeito para incluir o cliente como stakeholder do processo e realizar reuniões rotineiras de seguimento com ele. Agende conversas periódicas para fazer um follow-up de revisão e validação das tarefas.

Reuniões constantes e periódicas podem ajudar também a diminuir  intervenções ativas do cliente que causam interferências ou imprevistos, atrasando o andamento dos processos. Discuta com ele a frequência e o canal mais adequados para manter essas conversas.

Ferramentas que podem ajudar: Ferramentas Agile e softwares para agendar reuniões.

6. Seja resolutivo nas reuniões e conversas

Agilidade na comunicação não se resume apenas a reuniões constantes, mas principalmente à duração das conversas. Assim como o seu tempo, o tempo do cliente também é valioso. Portanto, oriente os responsáveis de contato para serem diretos e resolutivos. Ir direto ao ponto, além de economizar tempo, demonstra que sua empresa tem foco no que é mais relevante: a resolução dos problemas do cliente.

Mais uma vez, o uso de metodologias ágeis e a realização de reuniões frequentes pode ajudar. Para complementar, você pode desenhar um roteiro para seguir em cada conversa, passando pelas tarefas em andamento, as finalizadas e dedicando tempo ao cliente para solicitar novas demandas, caso existam.

Ferramentas que podem ajudar: Ferramentas Agilesoftwares para reuniões.

7. Ofereça serviços inovadores

O cliente é quem solicita as demandas, mas as conversas não têm porque serem sempre de mão única. Sua empresa deve ser proativa e propor novas soluções e inovações para o cliente.

A manutenção e a centralização das informações exercem papel fundamental nessa etapa. Ao conhecer o negócio do cliente com amplitude e profundidade, é possível desenhar estratégias inovadoras que nem ele chegou a pensar e, assim, surpreendê-lo positivamente.

Ferramentas que podem ajudar: Sistemas de gestão de ideias e programas para criar mapas mentais.

arte comunicação com o cliente

Foco no cliente sempre

Estas são sete atitudes recomendadas para sustentar a qualidade do atendimento ao cliente trabalhando com equipes remotas. Elas funcionam como um fluxo de trabalho, uma vez que estão intrinsecamente conectadas entre si e se alimentam umas das outras.

Algumas empresas já haviam se adiantado ao home office mesmo antes da crise do coronavírus e há quem diga que essa tendência veio para ficar na chamada “nova normalidade”.

Então, não encare o desafio de adaptar o processo de comunicação da sua empresa como algo temporário, mas como algo perene e que será usado de agora em diante. Lembre-se que o foco no cliente também deve ser permanente.

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5 beste gratis alternatieven voor PowerPoint om je presentaties te verbeteren

alternatief powerpoint

Omdat veel gevestigde bedrijven Microsoft Office-suite op de computers van hun werknemers hebben staan, is MS PowerPoint steevast de standaardkeuze voor het maken van presentaties. Executives, marketeers, projectleiders, onderzoekers en managers, bijna iedereen maakt gebruik van PowerPoint voor het presenteren van informatie.  In dit artikel bekijken we echter 5 gratis alternatieven voor Powerpoint:

  1. Canva
  2. Google Slides
  3. Prezi
  4. Renderforest
  5. Visme

alternatief powerpoint

Waarom is PowerPoint zo populair?

Als standaardtool binnen de sector heeft PowerPoint zijn populariteit te danken aan de vele gevarieerde en vertrouwde functies die het samenstellen van pakkende presentaties zo makkelijk maken.

Toch is PowerPoint niet voor iedereen een optie. Er zijn kleine bedrijven die niet werken met Microsoft Office vanwege de kosten en freelancers beschikken niet altijd over het vereiste budget voor proprietary software.

Daar komt bij dat sommige professionals, zoals projectmanagers, niet alle functies van MS PowerPoint gebruiken. In plaats daarvan hebben ze een handige oplossing nodig waarmee ze de omvang en het budget van een project aan hun team kunnen presenteren voor een succesvolle kickoff- en afwikkelingsbijeenkomst.

Kleine bedrijven die hun softwareaankopen niet goed onderbouwen (bijvoorbeeld door geen rekening te houden met totale kosten, beschikbare functies en bruikbaarheid) kunnen worden opgescheept met een oplossing die onnodig duur en/of te complex is voor hun doeleinden.

Door naar alternatieve softwareproducten te kijken, krijgen kleinere bedrijven in het mkb een beter idee van wat er verkrijgbaar is, in dit geval presentatiesoftware, zodat de juiste oplossing kan worden gevonden.

In dit artikel bekijken we vijf PowerPoint-alternatieven. De volledige lijst met PowerPoint-alternatieven vind je hier.

In dit artikel bespreken we de vijf meest aanbevolen gratis PowerPoint-alternatieven op basis van gebruikersscores op Capterra. Om op deze lijst te komen, moesten producten aan de volgende criteria voldoen:

  • Ze moeten de kernfuncties van PowerPoint bevatten, zoals ingebouwde sjablonen, de mogelijkheid om dia’s/afbeeldingen te maken, documentbeheer en publishing.
  • Ze moeten een “altijd gratis”-versie hebben.
  • Ze moeten meer dan 20 reviews op Capterra hebben.

Na analyse van de functies en ons ervan verzekerd te hebben dat elk product een gratis versie heeft, keken we ook naar de aanbevelingsscores van Capterra-gebruikers. Daardoor konden we de lijst terugbrengen tot vijf gratis alternatieven voor PowerPoint, die hieronder in alfabetische volgorde worden vermeld.

De beste 5 gratis PowerPoint-alternatieven

1. Canva

Sjabloon gratis alternatief powerpoint canva
Sjabloon uit Canva (bron)

Maak snel presentaties met minimalistische sjablonen. Canva is geschikt voor gebruikers die nog niet bekend zijn met het maken van presentaties. De gratis versie bevat meer dan 8000 sjablonen zodat ook beginners professioneel ogende dia’s kunnen maken.

De minimalistische functies van de software zijn perfect voor nieuwkomers die een gebruiksvriendelijke tool willen. De meer gevorderde gebruiker zal echter bepaalde PowerPoint-functies missen, zoals “overgangen”, waarmee gebruikers de ene dia vloeiend kunnen laten overlopen in de andere.

 Wat Capterra-reviewers goed vinden

  • Gebruikers waarderen de grote verzameling kant-en-klare lay-outs, waardoor het maken van dia’s snel en gemakkelijk verloopt.
  • Er zijn verschillende use cases aan de hand waarvan gebruikers presentaties, briefhoofden, e-books, brochures en infographics kunnen maken.
  • Dankzij het gebruikersvriendelijke ontwerp en de video-instructies voor beginners hebben gebruikers de tool in een mum van tijd onder de knie.

 Welke verbeteringen klanten willen

  • Elementen (vormen/grafieken) moeten makkelijker kunnen worden toegevoegd omdat gebruikers melden dat ze lang moet scrollen voordat er een gevonden wordt die hen bevalt.
  • Verbeter de mogelijkheid om afbeeldingen te labelen en markeren zodat gebruikers snel de afbeeldingen kunnen vinden die ze uploaden.
  • Voeg geavanceerde ontwerpopties toe zoals tekstcontouren, cirkelvormige sjablonen en 3D-tekst.

 Prijzen

Er zijn twee betaalabonnementen: Canva Pro (vanaf € 8,99 per gebruiker per maand, jaarlijks gefactureerd) en Canva Onderneming (€ 27,00 per gebruiker per maand, jaarlijks gefactureerd). Deze twee betaalabonnementen bevatten functionaliteiten zoals een visuele identiteit voor je merk, onbeperkt aantal mappen en stockafbeeldingen van foto’s en functies voor teambeheer, die niet in de gratis versie zijn opgenomen.

Meer informatie

2. Google Slides

Presentatie tool Google Slides
De templates van Google Slides (bron)

Ontwerp presentaties met realtime samenwerking. Google Presentaties, of Google Slides, biedt ingebouwde samenwerkingsfuncties met behulp waarvan verschillende gebruikers met elkaar kunnen samenwerken. De tool kan worden geopend in een browser of als iOS- of Android-app. Je kunt presentaties op je telefoon bewerken en die vervolgens weergeven via Chromecast of Apple Airplay.

 Wat Capterra-reviewers goed vinden

  • Met de realtime samenwerkingsfuncties kunnen meerdere gebruikers presentaties maken, bewerken en controleren.
  • Gebruikers zijn positief over de mogelijkheid van versiebeheer waarmee ze eerdere versies kunnen terughalen en wijzigingen kunnen bijhouden tussen verschillende documenten.
  • Door integratie met G Suite kunnen gebruikers YouTube-video’s en Google Foto’s naadloos integreren in een presentatie.

 Welke verbeteringen klanten willen

  • Voeg meer sjablonen en grafische elementen toe om presentaties visueel aantrekkelijker te maken.
  • Neem betere overgangs- en animatie-effecten op, zoals 3D en reflecties, waarmee gebruikers interactieve presentaties kunnen maken.
  • De software moet meer stijlen, opsommingstekens en lettertypen bevatten voor meer flexibiliteit in het ontwerpen.

 Prijzen

Google Presentaties is gratis als je een Gmail-account hebt. Bedrijven kunnen ook G Suite aanschaffen vanaf € 4,68 per gebruiker per maand als ze een aangepast e-mailadres bij de domeinnaam van het bedrijf en geavanceerde gegevensbeveiliging nodig hebben.

Meer informatie

3. Prezi

gratis alternatief powerpoint Prezi
(Bron)

Maak aansprekende presentaties als effectieve ondersteuning voor discussies. In Prezi kunnen gebruikers in- en uitzoomen op dia’s in plaats van alleen maar de een na de ander te kunnen bekijken, zoals in PowerPoint. Een handige functie als je bepaalde onderwerpen in je presentatie wilt benadrukken, zoals een statistiek of citaat.

Met de nieuwste versie van Prezi kunnen 10 gebruikers in realtime samenwerken. Dat maakt de tool ideaal voor freelancers, omdat ze annotaties kunnen invoegen om gewenste wijzigingen aan te geven.

 Wat Capterra-reviewers goed vinden

  • Met de dynamische ontwerpfunctie kunnen gebruikers visueel aantrekkelijke presentaties maken met dia’s waarop kan worden in- en uitgezoomd.
  • Gebruikers waarderen de samenwerkingsfuncties, die het makkelijk maken om met meerdere gebruikers aan een en dezelfde presentatie te werken, zonder alle problemen van versiebeheer.
  • De tool maakt gebruik van analytische gegevens om toekomstige presentaties te verbeteren. De tool bevat informatie over de dia’s die het meest werden bekeken en de dia’s die werden overgeslagen.

 Welke verbeteringen klanten willen

  • Bied een intuïtievere interface zodat gebruikers niet zoveel tijd hoeven te besteden aan het onder de knie krijgen van de tool.
  • Verbeter de prestaties door problemen te verhelpen zoals het traag laden van overgangen en het vastlopen van het systeem tijdens het bewerken van afbeeldingen.
  • Geef de gebruiker meer controle over presentatiefunctionaliteiten, zodat ze niet overweldigd en duizelig raken bij het in- en uitzoomen van de dia’s.

 Prijzen

Prezi begint vanaf € 7 per maand voor het Tier 1-abonnement en loopt op tot $ 59 per maand voor Tier 2. Er zijn aangepaste tarieven voor bedrijven met grote teams. Het basisabonnement is gratis, waarmee je presentaties kunt maken in een browsergestuurde tool. Die versie ontbeert echter functies als privacybeheer, offline toegang en analytische gegevens.

Meer informatie

4. Renderforest

Presentatie programma Renderforest
Presentatie maken in Renderforest (bron)

Stel videopresentaties samen en zet ze online. Renderforest is het enige product in deze lijst waarmee uitsluitend videopresentaties kunnen worden gemaakt. De tool heeft een vereenvoudigde workflow waarmee je videopresentaties in drie stappen kunt maken: bewerken van de dia, aanpassen van de kleuren en selecteren van de muziek.

Gebruikers kunnen de video rechtstreeks publiceren op Facebook of YouTube, de link delen op verschillende sociale netwerken of de video downloaden als mp4-bestand.

 Wat Capterra-reviewers goed vinden

  • Met de handige en intuïtieve functies kunnen gebruikers snel videopresentaties samenstellen.
  • Het brede scala aan videosjablonen biedt vele mogelijkheden om presentaties van HD-kwaliteit te maken.
  • Gebruikers waarderen de video-instructies waarmee beginnende gebruikers in een mum van tijd videopresentaties kunnen maken.

 Welke verbeteringen klanten willen

  • Geef gebruikers de mogelijkheid aan elke afzonderlijke dia muziek toe te voegen in plaats van één en hetzelfde nummer voor de gehele presentatie te moeten gebruiken.
  • Video’s moeten sneller kunnen worden weergegeven.
  • Vereenvoudig de prijzen zodat gebruikers precies kunnen berekenen en bijhouden hoeveel ze moeten betalen.

 Prijzen

Renderforest biedt twee typen prijzen: op abonnementbasis of betalen per export, dat wil zeggen, betalen voor elke videodownload.

De abonnementen beginnen vanaf € 9,99 per maand voor 7 mockups. De prijs verandert echter op basis van het aantal video’s van HD 720-kwaliteit, de duur van de video, het aantal muzieknummers en de opslag van gegevens.

In het gratis abonnement kun je een onbeperkt aantal videopresentaties maken, maar je moet wel betalen voor branding, een hogere videokwaliteit, opslagruimte boven 500 MB, video’s langer dan drie minuten en muzieknummers.

Meer informatie

5. Visme: Dashboards met drag-and-drop voor beginners

Visme presentatie maken
Design dashboard in Visme (bron)

Visme werkt met drag-and-drop ontwerpdashboards om snel presentaties te kunnen maken. De tool bevat elementen zoals meer dan 6000 pictogrammen en grafieken.

Visme is een cloudoplossing en genereert automatisch een URL die kan worden gedeeld, zodat gebruikers de presentatie niet eerst naar een toepassing voor cloudopslag zoals OneDrive hoeven te uploaden, zoals wel het geval is bij PowerPoint.

 Wat Capterra-reviewers goed vinden

  • Reviewers melden dat de gebruikersvriendelijke interface het beginnende gebruikers makkelijk maakt om interactieve presentaties te ontwerpen.
  • Ze zijn positief over de kant-en-klare sjablonen, illustraties en stockfoto’s, die van pas komen om snel presentaties te maken.
  • Gebruikers zijn ook te spreken over de mogelijkheid om presentaties te ontwerpen met behulp van foto’s en kleurenpaletten die gebaseerd zijn op hun eigen huisstijl.

 Welke verbeteringen klanten willen

  • Bied een mobiele app zodat gebruikers de tool ook kunnen openen op een iOS- of Android-apparaat.
  • Verbeter de prestaties van bepaalde onderdelen, zoals een betere visuele editor die niet vertraagt of vastloopt.
  • Vergroot de opslaglimiet voor bestanden omdat gebruikers met veel bestanden en documenten deze lokaal moeten opslaan.

 Prijzen

De tool heeft verschillende abonnementen voor individuele personen, bedrijven en onderwijsinstellingen. Het Tier 1-bedrijfsabonnement begint vanaf $ 25 per maand, met functies zoals privacybeheer en 10 GB aan opslagruimte die niet in de gratis versie zijn opgenomen.

Meer informatie

Welk PowerPoint-alternatief is het beste voor een klein bedrijf als het jouwe?

Als je te weinig tijd of mensen hebt voor het maken van presentaties, kan Canva de ideale oplossing zijn. Met de uitgebreide sjabloonbibliotheek kun je snel presentaties, infographics, posts op social media, e-books, enzovoort, ontwerpen.

Bij geografisch verspreide teams, bestaande uit freelancers en telewerkers, is Google Presentaties een populaire keuze, omdat de oplossing over realtime samenwerkingsfuncties beschikt.

Prezi is vooral geschikt voor bedrijven in het mkb-segment die behoefte hebben aan extra creatieve presentaties. Kies voor deze oplossing als je een dynamische ontwerptool nodig hebt waarmee je presentaties kunt maken en de impact van die presentaties op je doelgroep kunt analyseren.

Heb je een klein bedrijf dat videopresentaties wil maken, dan is Renderforest de beste keuze.

En tot slot, als je team niet de nodige deskundigheid bezit voor het maken van presentaties en je een handige oplossing nodig hebt, kies dan voor Visme.

Wil je meer weten? Bekijk dan onze online catalogus met een uitgebreid aanbod aan presentatieprogramma’s

Top 7 des applications de gestion de projet et de planification pour Android

Ce post a été publié pour la première fois le 20 août 2014, mis à jour en avril 2017, puis en février 2019, et une nouvelle fois en juin 2020.

application gestion de projet

De plus en plus d’employés utilisent leurs appareils mobiles pour le travail.  Il est dès lors inévitable que les plateformes de gestion de projet les plus connues développent et intègrent des applications de gestion de projet et de planification pour Android (ou iPad et iPhone).

Aujourd’hui, les affaires ne se concluent pas toujours dans un bureau. Le BYOD (Bring Your Own Device, “apportez vos appareils personnels”) est devenu la norme et tout le monde a toujours un smartphone à portée de main, ou presque. De ce fait, il faut des outils qui permettent de suivre l’avancement des projets hors du bureau. Voici quelques applications de gestion de projets pour Android parmi les meilleures du catalogue GetApp et présentées par ordre alphabétique.

Asana

planificateur application
Aperçu d’Asana (source)

Permettant de combiner parfaitement gestion de projet et collaboration d’équipe, Asana est une solution appréciée des utilisateurs Android. Ses fonctionnalités de gestion des tâches vous permettent d’organiser, d’ajouter et de finaliser des tâches sur votre appareil Android, tandis que ses fonctions de gestion de projets sont idéales pour la collaboration des membres de l’équipe sur des tâches ou des projets partagés. La possibilité d’ajouter des photos et des fichiers à chaque tâche garantit que tout le monde est au diapason. Et en cas de doute, les fonctionnalités de commentaire, d’annonce et de question permettent aux utilisateurs de communiquer.

Prix

  • Une version gratuite du logiciel est disponible jusqu’à 15 utilisateurs.
  • La version Premium coûte 10,99 € par utilisateur par mois, en tarification annuelle.
  • La version Business est à 24,99 € par utilisateur par mois, en tarification annuelle.
  • Pour les entreprises désirant plus de sécurité et de contrôle, des tarifs sur-mesure sont disponibles.

Toutes les options tarifaires incluent un nombre illimité de projets et de tâches, mais les versions premium comprennent les projets privés, un nombre illimité de tableaux de bord, des fonctionnalités avancées de reporting et un support client prioritaire.

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Podio

application de gestion de planning
Aperçu de Podio (source)

Podio est une autre application de gestion de projet pour Android conçue pour la collaboration et idéale pour les chefs de projet constamment occupés. Elle possède toutes les fonctionnalités essentielles d’une application mobile de gestion de projets : suivi de l’état d’un projet, partage de fichiers et collaboration en temps réel avec les collègues. Une interface simple vous permet d’accéder à toutes vos tâches, votre calendrier, vos contacts et vos espaces de travail dans un menu latéral facilement accessible. Vous pouvez également voir la dernière activité effectuée sur vos projets.

Prix

  • Une version gratuite de Podio est disponible jusqu’à 5 utilisateurs.
  • La version Basique revient à 7,20 $ (environ 6,5 €), la version Plus à 11,20 $ (environ 10 €) et la version Premium à 19,20 $ (environ 17 €). Ces tarifs sont annuels.

Chaque version payante dispose d’un nombre illimité d’utilisateurs.

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Smartsheet

gestionnaire de tache android
Aperçu de Smartsheet (source)

Si vous êtes plus classique et que vous préférez utiliser des feuilles de calcul pour organiser vos projets, Smartsheet pour Android est l’application faite pour vous. C’est un logiciel facile à maîtriser pour quiconque utilise déjà n’importe quel type de feuilles de calcul pour suivre ou gérer ses projets. Flexible, il permet d’obtenir un très bon aperçu de tous vos projets, avec différentes vues pour les listes, les feuilles de calcul ou les diagrammes de Gantt. Vous pouvez créer une nouvelle feuille dans l’application, en utilisant des modèles prédéfinis ou en ajoutant une feuille vierge, puis donner accès à toute personne de l’organisation, pour une visibilité et une collaboration maximales

Prix

  • La première version de Smartsheet coûte 12,5 € par utilisateur et par mois jusqu’à 10 utilisateurs ; 10 feuilles maximum peuvent être créées.
  • Une version Business est disponible pour 22 € par mois et par utilisateur, offrant un nombre illimité de projets et d’utilisateurs.
  • Des forfaits sur-mesure sont aussi disponibles pour les grandes entreprises ayant besoin de plus de fonctionnalités.

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Trello

application gestion de projet gratuit
Aperçu de Trello (source)

Trello et sa solution populaire de tableaux est disponible sur Android afin de vous aider à organiser toutes vos tâches et équipes. Vous pouvez accéder à tous vos tableaux Trello, déplacer des cartes pour prioriser les tâches, ajouter des “to-do lists” que vous pouvez désélectionner lorsque vous avez terminé, et même attacher des fichiers à partir de systèmes cloud tels que Google Drive et Dropbox. Si vous utilisez Android Wear, Trello dispose d’une application qui vous aidera à effectuer le travail encore plus rapidement, avec l’option de créer des cartes ou de répondre aux commentaires depuis votre smartwatch compatible avec Android.

Prix

  • Trello est gratuit pour les équipes qui veulent un outil d’organisation et de collaboration simple.
  • Le tarif Business Class coûte 9,99 $ (environ 8,85 €) par utilisateur et par mois en tarification annuelle ; il est destiné aux entreprises qui recherchent davantage de fonctionnalités.
  • Des tarifs sur-mesure sont disponibles pour les grandes entreprises à partir de 20 utilisateurs.

Toutes les options tarifaires incluent un nombre illimité de projets et de listes de tâches. Les version Business Class et Entreprise proposent les power-ups illimités.

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Wimi

gestionnaire de tache android
Aperçu de Wimi (source)

Wimi est une bonne option si vous recherchez une solution de gestion de projet moderne pour Android. Son interface intuitive vous permet de naviguer entre les projets en cours, d’organiser vos documents et tâches par priorité, ainsi que de prendre des notes et de suivre les avancements d’un projet en direct. Vous pouvez également créer des espaces de travail pour inviter les clients à collaborer, ainsi que définir des autorisations pour vous assurer que seules les personnes concernées ont accès au projet.

Prix

  • Vous avez gratuitement accès à 8 projets et 10 Go d’espace de stockage, pour 3 utilisateurs.
  • La version Team coûte 15 $ par utilisateur et par mois (environ 13 €) et propose un minimum de 250 Go de stockage.
  • Pour partager plus de fichiers et intégrer plus d’utilisateurs, vous devrez payer 9 $ (environ 8 €) par utilisateur par mois avec la version Drive.
  • Le tarif Entreprise ne vous coûtera jamais plus de 18 $ (environ 16 €) par utilisateur par mois. Il comprend des intégrations complètes, un nombre illimité de projets et d’utilisateurs, ainsi que 500 Go de stockage.

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Wrike

application suivi projet
Aperçu de Wrike (source)

Wrike comporte un grand nombre de fonctionnalités impressionnantes, et beaucoup d’entre elles sont intégrées dans l’application Android. Hormis les options de gestion de tâches standard, les diagrammes détaillés de Gantt et les listes de tâches dynamiques, Wrike pour Android intègre des options telles qu’une fonction de caméra qui vous permet de joindre des photos et une gestion simplifiée des fichiers. Un autre avantage de Wrike : vous avez la possibilité de personnaliser l’outil pour que celui-ci s’adapte aux méthodes actuelles de travail de vos équipes et qu’il évolue selon leurs besoins.

Prix

  • Une version gratuite du logiciel est disponible jusqu’à 5 utilisateurs. 
  • La version Professional coûte 9,80 $ par utilisateur et par mois (soit environ 8,70 €) et intègre jusqu’à 15 utilisateurs.
  • La version Business revient à 24,80 $ (environ 21,95 €) par utilisateur et par mois, intégrant jusqu’à 200 utilisateurs.
  • Les plus grandes entreprises peuvent avoir des tarifs sur-mesure avec un nombre illimité d’utilisateurs.

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Zoho Projects

projet sur android
Aperçu de Zoho Projects (source)

Zoho Projects pour Android offre un ensemble puissant de fonctionnalités de suivi, de collaboration, de création de diagrammes et de génération de rapports qui vous aident à coordonner les projets avec beaucoup de contrôle et d’efficacité. L’application Android comprend également des fonctionnalités de communication entre équipes, de notification (pour obtenir des informations en temps réel sur l’avancement d’un projet), de gestion du temps (pour enregistrer le temps consacré aux tâches), et bien d’autres encore. Dans le cadre de la suite de logiciels Zoho, c’est une bonne option pour quiconque utilise déjà d’autres produits Zoho.

Prix

  • La première version de Zoho Projects est gratuite pour 2 projets et jusqu’à 3 utilisateurs.
  • Pour les petites entreprises, une version Standard existe à 2,5 € par utilisateur et par mois (6 utilisateurs minimum, 10 maximum) pour 10 projets et 5 Go de stockage, facturés annuellement.
  • Une version Express est également disponible à 3 € par utilisateur et par mois (12 utilisateurs minimum, 50 maximum) avec projets illimités et 20 Go de stockage, facturés annuellement.
  • Pour les entreprises de taille moyenne, le tarif Premium revient à 4 € par utilisateur et par mois (15 utilisateurs minimum, 100 maximum), avec un nombre illimité de projets et 100 Go de stockage, et le tarif Entreprise à 5 € par utilisateurs et par mois (20 utilisateurs minimum, évolutivité illimitée, ces deux derniers abonnements étant annuels ; au-delà de 100 utilisateurs, prix sur demande, avec projets illimités et 120 Go de stockage.

En savoir plus


Méthodologie :

Les logiciels cités dans cet article ont été choisis selon les critères suivants :

  • Logiciels de gestion de projets ou de tâches disponibles dans le catalogue GetApp
  • Disposant d’une version pour Android
  • Ayant obtenu une note globale minimum de 4 sur 5 par les utilisateurs
  • Proposant des tarifs adaptés aux PME (forfaits inférieurs à 30 € par mois avec suffisamment de fonctionnalités).
Et maintenant ? Consultez notre catalogue de logiciels de gestion de projets pour trouver l’outil qu’il vous faut.

47% das PMEs não possuíam planos de gestão de continuidade de negócios

gestão de continuidade de negócios

gestão de continuidade de negócios

Não é novidade que o novo coronavírus pegou todos de surpresa.

Ainda que nem o mais pessimista dos empresários pudesse prever uma crise dessa magnitude, a pandemia colocou em evidência a importância dos negócios estarem preparados para resistir a momentos de dificuldade como o que estamos vivendo, até mesmo para questões simples como adotar softwares de videoconferência para comunicar-se com equipes remotas.  

A realidade, no entanto, aponta o contrário: quase metade das pequenas e médias empresas (PMEs) brasileiras afirmam que não tinham um plano de gestão de continuidade de negócios preparado para enfrentar um desastre do tipo. 

É o que aponta a primeira parte de um estudo realizado pelo Capterra sobre como as PMEs, principalmente aquelas que adotaram o trabalho remoto ou adaptaram seus serviços ou produtos para seguir com suas operações, estão lidando com a chamada nova normalidade. 

Para o estudo, o Capterra ouviu 409 trabalhadores de negócios com até 250 funcionários e de diversos setores de todo o país (veja a metodologia completa do estudo no final do texto).

gestão de continuidade de negócios adoção

Transformação digital: falta de plano forçou empresas a irem às compras

Uma das partes mais importantes de um plano de gestão de continuidade de negócios é a identificação das áreas vitais da empresa que não podem parar em uma situação de crise e das principais atividades de cada uma dessas áreas que são críticas para a continuidade do negócio.

A pandemia forçou as empresas, principalmente aquelas que não tinham qualquer tipo de plano preparado, a fazer tal análise praticamente da noite para o dia. 

Como o barato sai caro, essa falta de preparação prévia obrigará a maioria das empresas a colocar a mão no bolso para se readaptar às pressas a essa nova realidade, segundo os dados levantados pelo Capterra. 

De acordo com o estudo, 63% dos gerentes responsáveis pela compra de softwares das empresas consultadas afirmam que seus negócios terão de adotar novas ferramentas como resposta à Covid-19. Para muitas empresas, a crise representa uma aceleração do processo de transformação digital, que inclui um melhor uso da tecnologia, a introdução de novas tecnologias e softwares nos negócios e a criação de novos modelos de negócio digitais.

plano de gerenciamento de crises software novo

Ao menos em parte, a crise atual facilitou o trabalho de busca de novas soluções: com grande parte dos trabalhadores adotando o home office, ficou evidente que as áreas relacionadas à comunicação e à segurança para o trabalho remoto eram as prioritárias.

Mas outras questões, como aquelas ligadas à remodelações na entrega dos produtos, por exemplo, também foram afetadas pela crise e igualmente obrigaram as empresas a investirem em soluções para seguir atendendo os clientes. Entre todos os gerentes ouvidos, 86% consideram a retenção de clientes importante ou muito importante no curto prazo.

Entre as principais ferramentas já adotadas ou que estão nos planos das empresas estão:  

plano de gerenciamento de-crises ferramentas adotadas

Confira como fazer reuniões online eficazes.
Uma tendência que se consolidou no Brasil com a crise foi a relação de clientes e empresas pelo Whatsapp, que registrou aumento de 500%. Mostramos como usar o whatsapp para o atendimento e melhorar ainda mais a relação com os clientes.
Confira dicas de como montar ou melhorar seu e-commerce para vender na internet e como criar uma operação de delivery eficiente.

A importância da pesquisa e da análise antes da compra

Comprar ou adotar uma nova ferramenta é um passo muito importante para qualquer negócio. Além dos gastos de aquisição, o processo envolve um período de pesquisa das melhores opções, de adaptação da equipe e de construção de uma boa relação com os fornecedores. Por isso, mesmo em momentos de crise, que exigem respostas rápidas, as empresas precisam seguir alguns passos para não se arrependerem de suas escolhas.

Entre os gerentes que buscam novas ferramentas, apenas 12% afirmam já ter fechado a compra. O restante, segue em alguma das etapas iniciais ou intermediárias do processo, como mostra a figura abaixo: 

gestão de continuidade de negócios funil vendas

Para estes, vale ressaltar os passos mais importantes na hora da busca das melhores ferramentas: 

1. Descubra o seu problema: 

O primeiro passo é saber quais são suas necessidades e certificar-se de que elas estão alinhadas com os objetivos do negócio.

Pergunte-se: Que problema eu preciso resolver? 

2. Defina suas necessidades

Provavelmente existem dezenas de softwares desenhados para resolver o seu problema. Mas você precisa daquele que encaixe perfeitamente com o que você necessita. 

Pergunte-se: Como pretendemos usar esse software?

3. Identifique as opções e faça uma pré-seleção

Aqui você deve fazer uma lista das soluções que atendem suas necessidades. Vá eliminando até chegar a no máximo cinco opções.

Pergunte-se: Tal solução realmente está entre as melhores para as minhas necessidades?

4. Escolha

Depois de tanta pesquisa, você está pronto para escolher entre os finalistas. 

Para estar seguro da escolha:

  • Leia avaliações de usuários (menos da metade dos gerentes consultados pelo Capterra afirmam ler avaliações de usuários em sites de terceiros na hora de tomar uma decisão de compra)
  • Faça testes e envie perguntas ao fornecedor
  • Contate os fornecedores para saber sobre detalhes de preço e fale com o financeiro para certificar-se que a compra encaixa no orçamento

5. Consulte sua equipe

Antes de comprar, consulte membros da sua equipe sobre a decisão. Compartilhe sua avaliação do produto e explique por que você chegou a essa decisão.

6. Compre

Antes de passar o cartão: 

  • Revise os termos do contrato 
  • Pergunte sobre descontos e discuta sobre o que o fornecedor oferecerá depois da compra

Observar esses passos é muito importante em um momento em que muitas empresas afirmam que gastarão mais: 40% dos gerentes ouvidos dizem que planejam aumentar entre 25% e 75% as despesas em softwares por causa da Covid-19. 

A visão dos trabalhadores

Na mesma pesquisa, o Capterra também perguntou a trabalhadores de nível júnior e intermediário, com restritos poderes de decisão na compra de softwares em suas empresas, quais eram suas percepções sobre os investimentos na área nos locais em que trabalhavam. 

O dado mais interessante quando comparamos o que dizem os trabalhadores e os tomadores de decisão entre todas as PMEs consultadas é a diferença de percepção sobre a importância das novas ferramentas para a sobrevivência do negócio pós-pandemia. 

Entre os trabalhadores, há uma ideia mais acentuada de que muitas das ferramentas adotadas não são essenciais para o seu trabalho, como mostra o gráfico abaixo: 

gestão de continuidade de-negócios importância software

Os dados deixam claro que muitos gestores estão falhando na hora de comunicar aos trabalhadores a importância das medidas adotadas pela empresa para enfrentar a crise, entre elas o investimento em novos softwares. Para os negócios que já adotaram novas ferramentas e observam trabalhadores insatisfeitos, o problema pode ter ocorrido na escolha da melhor solução. 

As PMEs que souberem como gerir melhor a crise são as que têm mais chance de saírem dela com uma equipe mais engajada e comprometida com as tarefas.

Busca programas de assistência remota? Confira nosso catálogo.

 


Metodologia 

Para esta pesquisa, foram ouvidos 409 trabalhadores de empresas com até 250 trabalhadores que, devido à crise da COVID-19, adotaram o trabalho remoto (83%), optaram por não aderir à prática (7%) ou que estão impedidas de fazê-lo, mas que adaptaram seus serviços (como restaurantes que aderiram ao delivery, por exemplo). Do total de entrevistados, 337 ocupavam cargos de gerência e com poder de decisão nas empresas em que atuam e 72 eram trabalhadores de nível júnior e intermediário, com restritos poderes de decisão. Empresas nas quais o trabalho remoto não é possível e que não adaptaram seus serviços ou produtos não foram consideradas para o levantamento. As entrevistas foram realizadas de maneira online entre os dias 19 e 21 de maio. 

Die fünf wichtigsten Change Management Methoden für den Projekterfolg

Die wichtigsten Change Management Methoden

Projekte bedeuten Veränderung, dafür werden sie ja aufgelegt. Manche von ihnen greifen tief in bestehende Unternehmensstrukturen ein, verändern Prozesse und Abläufe grundlegend – was unter den Betroffenen zwangsläufig Ängste und Widerstände auslöst und viele Veränderungsprojekte zum Scheitern bringt. Warum ist das so? Welche Change Management Methoden sind besonders wichtig für den Erfolg eines Veränderungsprojekts?

Die wichtigsten Change Management Methoden

Ob Produktion, Logistik, Fertigungsbetrieb oder Händler: Die Geschwindigkeit, mit der sich Prozesse, Branchen und Märkte verändern, war noch nie so hoch wie heute. Kaum ein Unternehmen kann sich der rasanten Entwicklung entziehen. Weder Größe noch Erfahrung schützen vor den disruptiven Auswirkungen der Digitalisierung und Globalisierung.

Ehemals mächtige Marktführer verlieren Marktanteile und werden von neuen, agilen Akteuren auf dem Markt überholt. Nicht erst seit Charles Darwin wissen wir: Nicht die Stärksten oder die Klügsten werden überleben, sondern diejenigen, die sich am schnellsten an Veränderungen anpassen.

Die Fähigkeit zur Veränderung zählt deshalb zu den wichtigsten Voraussetzungen, um als Unternehmen wettbewerbsfähig zu bleiben. Hier haben jene die Nase vorn, die sich mit professionellen Change Management Methoden für die Herausforderungen der digitalen Welt rüsten. Doch damit Change Management Methoden funktionieren können, sollte man fünf wichtige Erfolgsfaktoren stets im Auge behalten.

Die fünf wichtigsten Change Management Methoden für den Projekterfolg

1. Erfolgsfaktor Zielklarheit

Für ein erfolgreiches Change Management sind zwei Dinge absolut unerlässlich: Erstens Klarheit der übergeordneten Ziele, und zweitens ein belastbarer Konsens darüber, auf welchem Weg diese Ziele erreicht werden sollen. Denn im Verlauf des Veränderungsprozesses wird es mit ziemlicher Sicherheit zu Schwierigkeiten, Krisen und Konflikten kommen. Und da ist es tödlich, wenn entweder Risse im Zusammenhalt der Führungsriege sichtbar werden oder sich gar der Wert des gesamten Unterfangens als zweifelhaft herausstellt.

Aus diesem Grund muss die Strategie schlüssig und das Veränderungskonzept mit allen Beteiligten abgestimmt sein. Denn nur wer die Strategie verstanden hat und von ihrer Schlüssigkeit überzeugt ist, kann auch in kritischen Phasen ein überzeugendes Change Management betreiben: Wer selbst im Stillen zweifelt, ob das Unternehmen auf dem richtigen Weg ist, kann schlecht andere überzeugen.

  • Führungskräfte sollten eine emotional aufgeladene Vision präsentieren, mit der sich die Mitarbeiter identifizieren können und die die Richtung weist.
  • Menschen, die von einer Veränderung betroffen sind, müssen die Vision, den bevorstehenden Weg und das Ziel verstehen. Dialog mit den Menschen ist hier der Schlüssel zum Erfolg.

Projekte, bei denen keine Zielklarheit herrscht, sollten am besten gar nicht erst gestartet werden. Denn jedes Veränderungsvorhaben braucht eine dauerhafte Energiequelle, damit es auch Krisen, Konflikte und Schwierigkeiten überstehen kann.

2. Erfolgsfaktor Führung

Erfolgreiche Veränderung ist immer ein Gemeinschaftswerk. Sie lebt davon, dass unzählige Mitarbeiter an vielen Stellen des Unternehmens die richtigen Zahnräder bewegen, Probleme lösen, Ideen entwickeln und diese im Zusammenspiel umsetzen. Dabei kommt den Führungskräften eine wichtige Rolle zu. Sie müssen geschlossen hinter der Veränderung stehen und sie ehrlich mittragen. Von ihnen hängt es ab, ob kurzfristig auftretende Turbulenzen, aufkeimende Widerstände oder Verweigerungshaltungen überwunden werden können. Das Vorhaben ist zum Scheitern verurteilt, wenn nicht die gesamte Führungsriege geschlossen hinter dem Wandel steht.

  • Etabliere eine schlagkräftige Kerntruppe, die den Rückhalt der Geschäftsführung genießt und über hinreichend Expertise und Sachverstand – auch für die „dreckigen Details“ – verfügt.
  • Die beiden zentralen Aufgaben von Führung im Change Management sind erstens, Orientierung zu vermitteln, zweitens für eine zügige Umsetzung der festgelegten Ziele zu sorgen.

Das Führen eines Veränderungsprozesses kostet Zeit. Räume also deinen Terminkalender frei, um das Vorhaben zum Erfolg führen zu können.

3. Erfolgsfaktor Kommunikation

Für ein erfolgreiches Change Management ist von entscheidender Bedeutung, dass der Kommunikationsfaden zwischen der Geschäftsleitung, Projektteams und dem “Rest der Belegschaft” nicht abreißt – zumal dieser Rest in Großunternehmen aus einigen zehntausend Mitarbeitern und Führungskräften bestehen kann. Die regelmäßige Information über den Projektstand, Zwischenergebnisse und vom Management getroffene Entscheidungen ist daher ebenso unverzichtbar wie der Dialog: das Aufnehmen von Reaktionen und Feedback ebenso wie die Auseinandersetzung mit Ängsten, Widerständen und Konflikten.

  • Veränderungen verursachen Ängste und Unsicherheiten. Eine frühzeitige und offene Kommunikation des geplanten Wandels gibt Orientierung und Sicherheit.
  • Tausche dich mit den Mitarbeitern aus, höre zu und verstehe die Bedürfnisse und Sorgen der Betroffenen. Vermittele aber auch die Dringlichkeit und erläutere die Gründe für die Veränderungen.

Bleibe kontinuierlich – auch außerhalb deiner eigenen Hierarchieebene – im Dialog mit den Menschen. Frühstücksrunden und Mitarbeiterversammlungen sind gute Gelegenheiten, wieder und wieder über die Veränderungen zu sprechen.

In der jetzigen Situation kannst du mithilfe von Videokonferenz-Software mit deinem Team verbunden bleiben.

4. Erfolgsfaktor Einbindung

Dass die Firmenspitze die Richtung vorgibt, heißt nicht, dass sie den Rest der Belegschaft hinter sich lassen darf. Ohne engagierte Führungskräfte und Mitarbeiter lässt sich weder eine neue Strategie, noch eine Veränderung nachhaltig erfolgreich etablieren. Gerade das mittlere Management wie auch die Mitarbeiter mit direktem Kundenkontakt können eine Change-Initiative blockieren – oder beschleunigen. Mitarbeiter haben eine andere Haltung zu bevorstehenden Veränderungen, wenn sie sich persönlich einbringen dürfen.

  • Versuche, alle betroffenen Mitarbeiter aktiv einzubinden und in den Change-Prozess zu integrieren. Schaffe den Mitarbeitern Raum und Möglichkeit, sich einzubringen und Teile der Veränderung selbst zu gestalten.
  • In jedem Team gibt es Kollegen ohne Leitungsfunktion, aber mit Charisma und Überzeugungskraft. Solche Mitarbeiter bringen den Change voran.

Ignoriere Widerstände in der Belegschaft nicht, sondern finde die Ursachen heraus. Bestenfalls kannst du diese Widerstände in positive Veränderungsenergie umwandeln.

5. Erfolgsfaktor Erfolgserlebnisse

Jedes Veränderungsprojekt erlebt früher oder später eine Durststrecke. Nach der anfänglichen Euphorie machen sich erste Ermüdungserscheinungen und Zweifel breit. Es stellt sich heraus, dass manches doch schwieriger und aufwendiger ist, als es zunächst den Anschein hatte. Den Mühen stehen bislang wenig greifbare Resultate gegenüber …

Das ist Wasser auf die Mühlen der Skeptiker und Besserwisser. Ganz schnell wagen sich die Gegner der Veränderung aus ihrer Deckung – sie wittern Morgenluft. Auch die Mitläufer wechseln kurzerhand die Seiten, denn sie haben es schließlich „schon immer gewusst“ … Kurz: Die Stimmung kippt, das Projekt gerät unter Druck, möglicherweise droht sogar das Scheitern.

  • Um die Motivation hoch zu halten und Skeptikern den Wind aus den Segeln zu nehmen, solltest du zeitnah erste sichtbare Erfolge erzielen.
  • So ärgerlich all dieser Opportunismus ist, die dahinter stehende Entwicklung ist so vorhersehbar, dass es fahrlässig wäre, nicht von Anfang an darauf vorbereitet zu sein.

Quick Wins sind eine Sache der Einstellung. Denn kleine Erfolge gibt es immer, man schenkt ihnen im Alltag oft nur nicht die notwendige Beachtung.

Wie geht’s jetzt weiter? Wirf einen Blick auf unser Verzeichnis der besten Change-Management-Software.

8 der besten kostenlosen Zeiterfassungstools 

Kostenlose Zeiterfassungstools

Update 15. Mai 2020: Die kostenlosen Zeiterfassungstools dieser Liste wurden aktualisiert.

Seit ich vor ein paar Jahren in die Welt des Projektmanagements eingestiegen bin, stellte ich fest, dass mir für die Erledigung meines Jobs die richtige Software fehlte – eine einfache Zeiterfassung.

Ich machte mich also auf die Suche und warf einen Blick auf alle Zeiterfassungstools, die…

  • eine Freemium-Version anbieten (nicht nur eine kostenlose Testversion mit zeitlicher Beschränkung)
  • Integration mit anderen beliebten Tools bieten
  • über Projektmanagementfunktionen verfügen
  • in ein Abrechnungssystem integriert werden können oder selbst eines haben
  • eine mobile Lösung für Besuche vor Ort bieten
  • einen Wow-Faktor haben

Kostenlose Zeiterfassungstools

Nachdem ich etwa 500 Zeiterfassungstools im Capterra-Verzeichnis durchgesehen hatte, waren es diese acht Tools, die in den mir wichtigen Bereichen besonders herausstachen. Natürlich ist nicht jede hier genannte Lösung für jedes Unternehmen das Richtige. Nimm dir die Zeit, Funktionen und Preise zu vergleichen, und sag mir in den Kommentaren, ob ich ein tolles Tool vergessen habe!

Ich habe die Zeiterfassungstools alphabetisch geordnet, denn bei so vielen unterschiedlichen Funktionen ist es kaum möglich, von „besser“ oder „schlechter“ zu sprechen.

8 der besten kostenlosen Zeiterfassungstools

1. AccountSight

AccountSight Zeiterfassung Software

Viele Nutzer loben AccountSight für seine faire Preisgestaltung, die Funktionen und den Kundenservice.

So war beispielsweise ein Nutzer begeistert davon, das System schon „in nur zehn Minuten!“ nutzen zu können, während ein anderer schrieb: „Insgesamt ist die Software die perfekte Onlinelösung, um Projektkosten nachzuverfolgen. Die Preise sind wirklich angemessen und der Kundenservice ist unübertroffen. Ich kann die Software wärmstens empfehlen.“

Tatsächlich gibt es kaum eine Rezension, die den Kundenservice von AccountSight nicht erwähnt.

Auch die Zeiterfassungsfunktionen werden von Unternehmen und Beratern gleichermaßen lobend hervorgehoben. Nutzer können ihre Stundenzettel gesammelt via Excel einreichen oder ihre Zeit einfach online erfassen. Manager können Stundenzettel direkt in der Anwendung genehmigen oder ablehnen. Du hast vergessen, deine Zeit aufzuzeichnen? AccountSight sendet dir regelmäßig Erinnerungen, damit du dran denkst, die Uhr einzuschalten.

Wichtige Integration(en): Paypal, QuickBooks, eSign Genie für elektronische Signaturen

Buchhaltungsfunktionen: Nutzer verwenden AccountSight zur Verwaltung von Forderungen, Verbindlichkeiten und Firmenmitteln. Außerdem bietet AccountSight die Integration mit QuickBooks Desktop und QuickBooks Online.

Preis: Gratis für einen Nutzer, fünf Kunden, fünf Projekte, unbegrenzte Rechnungen und unbegrenzte Zeit- und Kostenerfassung. Die erweiterte Version von AccountSight (unbegrenzt viele Kunden und Projekte) kostet 10 USD pro Person für Teams von unter fünf Personen. Wenn dein Team größer ist, kannst du dich auf Rabatte freuen.

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2. Harvest

Harvest Zeiterfassung

Harvest ist eine Zeiterfassung, die alle Kundenzahlungen und die Rechnungsstellung/Mahnungen verwaltet. Harvest eignet sich ideal für Freiberufler, die Zeit und Rechnungen erfassen müssen. Das beliebte Tool erhält 4,5 Sterne von knapp 400 Nutzern auf Capterra. Nutzer wiederholen immer wieder, wie unkompliziert und leicht zu handhaben Harvest ist. Für Erstbenutzer ist es leicht, die Navigation auf der Plattform zu erlernen.

Das Besondere in Harvest ist, dass Nutzer in der Gratisversion uneingeschränkten Zugriff auf alle Funktionen haben. Die Version ist lediglich durch die Zahl der Nutzer und Projekte eingeschränkt. Bist du an einer Zeiterfassung für lediglich 1-2 Projekte interessiert und möchtest Buchhaltungsfunktionen gratis nutzen, bist du bei Harvest genau richtig. Ebenfalls stehen die Integrationen, die Harvest anbietet, bereits in der Gratisversion zur Verfügung und Nutzer erhalten Datensicherheit auf Bankebene.

Wichtige Integration(en): Basecamp, Asana, Trello, Quickbooks, Zendesk, Slack und Zapier.

Buchhaltungsfunktionen: Kostenerfassung, Rechnungen & Schätzungen, fakturierbare Zeit und Ausgaben automatisch in Rechnungen ziehen, Dashboard mit einer Übersicht zu allen Rechnungen

Preis: Kostenlos für einen Nutzer und 2 Projekte, Upgrade für 12 USD/Monat

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3. Hubstaff

Hubstaff Zeiterfassung Software

Hubstaff wird in über 1000 Rezensionen auf Capterra nahezu perfekt bewertet. Nutzer loben die Funktion, zufällige Screenshots zu erstellen (damit Manager und Kunden überprüfen können, ob das Team wirklich arbeitet, wenn es das behauptet), das Stechuhrsystem und die Berichterstellungsfunktionen. Hubstaff bezeichnet sich selbst als den „genauesten Desktop-Timer“ und arbeitet hart daran, seinem Ruf gerecht zu bleiben.

Das Gratissystem eignet sich am besten Freiberufler und ist für einen einzelnen Nutzer kostenlos. Nutzer entscheiden sich meist für das Basic Upgrade, wenn sie eine Integration in ein anderes Tool freischalten wollen. Sind Nutzer an unbegrenzten Integrationen, Screenshots und vielen weiteren Funktionen zu Schichtplanung  und Rechnungsstellung interessiert, kann auf die Premium Version upgegradet werden.

Wichtige Integration(en): Asana, Atlassian Jira, Basecamp, Freshdesk, Paypal, Podio, QuickBooks, Salesforce, Trello, Wrike, Zendesk und Zoho

Buchhaltungsfunktionen: Stundenzettel, Lohn- und Gehaltsabrechnung, erweiterte Berichterstellungsfunktionen und Integrationen.

Preis: Gratis für einen Nutzer. Upgrades ab 7 USD/Monat

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4. Ronin

Ronin Zeiterfassung Software

An alle Berater, Gewerbetreibende, Anwälte und Inhaber kleiner Unternehmen: Ronin ist vielleicht die beste Zeiterfassungs-App für euch.

Dabei ist zu betonen: Ronin funktioniert am besten für eine Person. Mit der Gratis-App kommst du sonst nicht sehr weit – sie ermöglicht nur zwei Kunden (mit einer Kontaktperson pro Kunden) mit einem Arbeitsplatz – aber wie auch einige der oben genannten Tools bietet Ronin seinen Gratisnutzern dennoch gute grundlegende Funktionen.

Meist entscheiden sich Nutzer für das Upgrade, um Zugriff auf zusätzliche Mitarbeiter, die Zahlungsintegration und benutzerdefinierte Domains zu bekommen.

Wichtige Integration(en): Zapier

Buchhaltungsfunktionen: Rechnungen, Kostenvoranschläge, Ausgaben, wiederkehrende Rechnungen und mehrere Währungen.

Preis: Kostenlos; Upgrades ab 15 USD/Monat

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5. Tick

Ein ungewöhnlich großes Projekt steht an und du willst nicht nur für diesen Anlass ein teures Projektmanagement-Tool anschaffen? Hier kommt Tick ins Spiel – und du wirst es so klasse finden, dass du es sicher noch öfter benutzt.

Wenn du schon mal einen Timer benutzt hast, findest du schnell raus, wie Tick funktioniert. Zu den coolsten Funktionen gehört, dass es Nutzern in jeder Zeitkarte automatisch aktuelle Infos zum Zeitbudget anzeigt. Jetzt musst du dein Budget nie mehr in nervigen und nutzlosen Tabellen überwachen!

Außerdem hat Tick eine begeisterte Nutzerbasis. Über 1400 Rezensionen auf Capterra geben dem Tool durchschnittlich 4,5 Sterne für seine Benutzerfreundlichkeit, den Kundenservice und die allgemeinen Funktionen. Ein überzeugter Nutzer schrieb: „Das Tool befreit die Arbeit von Spekulationen. Jetzt kann ich mich endlich ganz auf meine Aufgaben konzentrieren!“

Wer will nicht gern eine App nutzen, die einem hilft, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren?

Wichtige Integration(en): Asana, Basecamp, FreshBooks, QuickBooks, Trello und Zapier

Buchhaltungsfunktionen: Budgetverfolgung auf Aufgaben- und Projektebene, Zeitberichte nach Kunden oder Person und zahlreiche Integrationen für Buchhaltungssoftware.

Preis: Kostenlos; Upgrade ab 19 USD/Monat für eine unbegrenzte Zahl an Nutzern

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6. todo.vu

todo.vu Zeiterfassung Software

todo.vu ist nicht nur auf die Zeiterfassung spezialisiert, sondern es ist sogar ein umfassendes Tool für Aufgaben- und Projektmanagement, CRM und Abrechnung (nach dem Upgrade). Im Gegensatz zu vielen anderen der hier genannten Optionen erfordert es keine Integrationen, um ein vollständiges System zu sein.

Die Gratisversion ist eindrucksvoll: Ein Nutzer erhält Zugriff auf 100 MB Speicher, Zeiterfassungsfunktionen mit Zuweisung zu individuellen Aufgaben sowie CRM-Funktionen wie Kundenverwaltung und die Möglichkeit, Aufgaben von Dritten zu erhalten.

Freiberufler und kleine Unternehmen werden sich über die kostenlosen Projektmanagement- und CRM-Funktionen freuen, aber sie müssen eine zusätzliche Anwendung für Abrechnungsfunktionen nutzen. Die größte Stärke von todo.vu liegt allerdings in seinen Berichterstellungsfunktionen (vor allem Zeitmanagement-Analysen), die den Preis für das Upgrade allemal wert sind.

Wichtige Integration(en): FreshBooks

Buchhaltungsfunktionen: FreshBooks-Integration und Kundenverwaltung; die meisten Buchhaltungsfunktionen erfordern ein Upgrade.

Preis: Kostenlos; Upgrades ab 9 USD pro Nutzer und Monat

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7. Toggl

Toggl Zeiterfassung Software

Genau wie Tick ist auch Toggl unter unseren Rezensenten sehr beliebt. Das Tool kann sich über eine Bewertung von 4,6 von 5 Sternen auf Capterra und über über 1000 Rezensionen freuen.

Ein Nutzer berichtet: Ich habe Toggl in den letzten Jahren als schnelle und kostengünstige Möglichkeit genutzt, um aufzuzeichnen, wie viel Zeit ich mit welchem Projekt verbrachte, und mir die Verteilung meiner Zeit anzeigen zu lassen. Die Software bietet in der kostenlosen Grundversion (die ich selbst nutze) zahlreiche Funktionen und grundlegende Berichte. Das Tool ist angenehm und minimalistisch gestaltet, die Zeiterfassungsseiten sind unkompliziert und einfach zu nutzen. Ich kann das Tool jedem empfehlen, der nach einer grundlegenden Zeiterfassungssoftware sucht.

Toggl funktioniert auf Windows, OS X, Linux, Android und iOS und in nahezu jedem Browser. Du kannst deine Zeit direkt in Toggl erfassen und dann über eine der zahllosen Integrationen exportieren (unter anderem Asana, Atlassian Jira, Basecamp, FreshBooks, Github, Google Docs, Open Project, QuickBooks, Salesforce, Slack, Teamwork und Trello).

Außerdem können Nutzer ihre Zeit offline erfassen und die Daten später synchronisieren. Wie sieht es mit der Sicherheit aus? Toggl erstellt alle 24 Stunden ein Backup an mehreren physischen Standorten und speichert alle Daten auf Rackspace. Damit erfüllt es die Compliance-Anforderungen von ISO 27002, ISO 27001, SOC 1, SOC 2, SOC 3, CPS, Safe Harbor und SSAE16.

Für ein Upgrade entscheiden sich Nutzer, wenn sie zusätzlich Projektmanagement-Funktionen benötigen oder ein Team mit mehr als fünf Nutzern erstellen wollen.

Wichtige Integration(en): Asana, Atlassian Jira, Basecamp, Drive, Evernote, FreshDesk, Podio, QuickBooks, Salesforce, Slack, Trello, Wrike, Xero, Zapier, Zendesk, Zoho und über 85 weitere Integrationen mit der Chrome-Erweiterung für Toggl

Buchhaltungsfunktionen: FreshBooks-Integration und Kundenverwaltung; die meisten Buchhaltungsfunktionen erfordern ein Upgrade.

Preis: Kostenlos; Upgrades ab 9 USD pro Nutzer und Monat

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8. Trigger

Trigger Zeiterfassung Software

Trigger steht auf dieser alphabetischen Liste zwar ganz hinten, aber das heißt noch längst nicht, dass es den letzten Platz verdient hätte. Die Anwendung ist bemerkenswert benutzerfreundlich und entwickelt sich zu einer leistungsstarken Alternative zu Trello und Asana – und im Gegensatz zu diesen beliebten Projektmanagement-Tools hat Trigger eine Zeiterfassung.

Und das alles kostenlos!

Aufgaben können auf der Detailebene genau eingesehen werden und alle Zeitdaten können bestimmten Aufgaben zugewiesen werden – selbst in der Gratisversion musst du dich also nicht mit ungeordneten Tabellen herumschlagen. Unternehmen können mithilfe von Trigger somit herausfinden, welche Kunden für ihr Geschäft am besten sind und welchen zu viel Zeit gewidmet wird.

Dazu gibt es Stundenzettel, automatisierte Rechnungen und Online-Berichte. All diese Informationen können mit Xero, FreshBooks und Zapier synchronisiert werden. Genau wie andere Tools auf dieser Liste funktioniert die Zeiterfassung mit einem einfachen Klick (oder alternativ manuell) und alle Daten werden in Rechnungen, Stundenzettel und Berichte übertragen.

Wichtige Integration(en): Basecamp, FreshBooks, Drive, Dropbox, Slack, Xero, Zapier

Buchhaltungsfunktionen: FreshBooks-, Saasu- und Xero-Integration; Rechnungsfunktionen sind mit dem Upgrade verfügbar.

Preis: Gratis für drei Teammitglieder, fünf aktive Projekte, fünf Kunden und grundlegende Berichte. Upgrades sind ab 11 USD pro Nutzer und Monat verfügbar.

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Willst du mehr erfahren? Dann wirf einen Blick auf unser Zeiterfassungstools Verzeichnis, um weitere Produkte zu entdecken. 

De 5 beste Wunderlist-alternatieven voor jouw taakmanagement

wunderlist alternatieven

De populaire taakmanager Wunderlist heeft zijn laatste taak bijna afgerond, want de to-do app gaat met pensioen. Tot grote teleurstelling van veel gebruikers, want de zoektocht naar een alternatief is zo makkelijk nog niet. Wij ondersteunen jullie hier graag bij en hebben het brede aanbod aan taakmanagement tools onderzocht, waaruit we 5 uitstekende alternatieven voor jullie hebben gekozen.

De beste Wunderlist-alternatieven

wunderlist alternatieven

Maar eerst nog even over Wunderlist…

Wunderlist wordt stopgezet. Voor Wunderlist gebruikers, die het einde van de app al een tijdje met spijt tegemoetzien, is dit oud nieuws. Al enige tijd geleden werd het einde van de to-do app aangekondigd. In een blogartikel laten ze ons nu weten dat het per 6 mei zover zal zijn.

Sinds de publicatie van de To-Do app van Microsoft in Office 365 is al duidelijk dat de Wunderlist service zal stoppen. De in 2011 gepubliceerde taskmanager app van de Berlijnse start-up 6 Wunderkinder werd in 2015 opgekocht door Microsoft. Microsoft kondigde aan dat de toepassing door een nieuwe app vervangen zou worden, zodra de functionaliteiten van Wunderlist zijn omgezet in Microsoft To-Do. Dat is nu drie jaar geleden.

De migratie van Wunderlist naar andere taakmanagers

Microsoft zou het liefste zien dat alle Wunderlist gebruikers op de Microsoft To-Do app overschakelen. De switch naar To-Do lijkt op het eerste gezicht de makkelijkste weg, aangezien taken binnen enkele seconden gemigreerd kunnen worden. Een aantal andere grote to-do tools stelt echter ook officiële migratietools ter beschikking, waarmee jouw taken net zo makkelijk kunnen worden overgeheveld.

Een migratietool van de fabrikant is weliswaar een groot voordeel bij het switchen, maar geen must. Als het Wunderlist alternatief van jouw voorkeur de migratie niet ondersteunt, hebben wij een mooie workaround voor je. Zapier beschikt over een eigen Wunderlist integratie, waarmee data uit Wunderlist naar duizenden toepassingen kunnen worden geëxporteerd. De integratie is volledig gratis voor de overdracht van 100 taken per maand.

De 5 beste alternatieven voor Wunderlist

Op naar de beste alternatieven voor Wunderlist. Alle voorgestelde takenmanagers voldoen aan de door ons vastgelegde selectiecriteria, die je vindt aan het einde van dit artikel. Laten we onze lijst met tools starten met To-Do. De volgorde van de lijst zegt overigens niets over de rangschikking van de taakmanagers.

1. Microsoft To-Do: de logische switch

Zoals al eerder vermeld, zou Microsoft het liefst zien dat Wunderlist gebruikers omschakelen naar To-Do. De Microsoft app lijkt op Wunderlist qua opbouw en zal gebruikers vertrouwd voorkomen. To-Do kan alles wat Wunderlist ook kan. Bovendien zijn er wat extra’s, zoals een gepersonaliseerde dagagenda en achtergronden voor de lijsten die door de gebruiker kunnen worden gedefinieerd.

Voordelen & bijzonderheden

Het grote voordeel van To-Do is de integratie met het ecosysteem van Microsoft. Taken kunnen bijvoorbeeld gesynchroniseerd worden met Outlook. Verder kunnen gebruikers van Windows taken met Cortana, de virtuele assistent, toevoegen of via invoer in het startmenu. Typ je dus ‘voeg brood toe aan mijn boodschappenlijst’ dan wordt brood toegevoegd aan de lijst met de naam ‘boodschappen’.

Nadelen

Microsoft To-Do is puur een taskmanager. In tegenstelling tot de andere toepassingen in deze lijst is To-Do niet geschikt voor samenwerking in teams of voor projectbeheer.

Kosten

Microsoft To-Do is gratis voor alle Office 365 klanten.

Databescherming en lokale contactpersoon

Jouw taken worden opgeslagen in je Exchange map, waarin zich ook data van andere Exchange modules zoals e-mails, contacten en notities bevinden. Europese data verlaten standaard niet de regio Europa. Bij vragen en problemen kunnen gebruikers terecht bij de Nederlandse Microsoft Support.

alternatief voor wunderlist
Voorbeeld dagagenda van Microsoft To-Do (bron)

2. Trello: het bekendste alternatief

Trello is de bekendste taakbeheertool op deze lijst. Het aantal Trello gebruikers spreekt voor zich. Trello wordt gewaardeerd met 4,5 sterren door 16.234 trotse gebruikers.

In de online toepassing is het mogelijk om op zogeheten boards samen met andere leden lijsten op te stellen. Ze kunnen naar behoefte worden bewerkt en met checklists, databijlagen en deadlines worden aangevuld. Gebruikers kunnen kaarten verschuiven om te laten zien waar hun taak zich bevindt binnen de geplande workflow.

Voordelen & bijzonderheden

Voor bedrijven is het grote voordeel dat veel medewerkers de tool al kennen en vertrouwd zijn met de functionaliteiten. Trello is vooral populair bij IT-teams. Scrum-gebruikers stellen vaak workflows met Trello-boards op en gebruiken bijvoorbeeld de kolommen Product-backlog, Sprint-planning, Actuele sprint, In bewerking en Uitgevoerd.

Nadelen

In de eigenlijk gratis tool moet je voor de meeste functionaliteiten betalen voor de zogeheten Power-Ups. Veel van de Trello functionaliteiten zijn gebaseerd op Power-Ups, die alternatieve weergaven zoals Gantt-diagrammen en extra functies zoals samenwerking, toegangsrechten, tijdregistratie en rapportagemogelijkheden bevatten.

Kosten

Wil je meer dan één van deze Power-Ups gebruiken, dan kost Trello tussen 0 en 9,99 dollar per gebruiker.

Databescherming en lokale contactpersoon

Trello is conform AVG en heeft een Nederlandse klantenservice. Als gebruikers geavanceerde veiligheidsfunctionaliteiten willen zoals Single Sign-On, een tweetraps-authenticatie of de versleuteling van opgeslagen data, dan kunnen deze worden gekocht voor 20,83 dollar per gebruiker in de Enterprise versie.

Migratie van Wunderlist naar Trello

Trello biedt helaas geen migratietool aan. De migratie moet daarom via Zapier plaatsvinden.

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Voorbeeld Trello board van een ICT-team (bron)

3. Todoist: de leukste switch

Todoist is een intuïtief te bedienen taskmanager, waarvan de layout doet denken aan die van Gmail. Gebruikers kunnen in Todoist samenwerken met anderen, lijsten delen, herinneringen en subtaken opstellen, data toevoegen en nog veel meer. Taken kunnen met de online toepassing heel makkelijk worden afgerond.

Voordelen & bijzonderheden

Todoist biedt unieke gamification functies, die je niet in andere tools vindt. De tool moedigt gebruikers aan ‘Todoist Karma’ te verdienen om hun productiviteitstrends bij gedane taken bij te houden. Gebruikers hoeven alleen het aantal dagelijkse en wekelijkse taken vast te leggen en ontvangen Karma-punten voor het behalen van hun doelen.

Nadelen

De gratis versie van Todoist biedt alleen zeer beperkte functionaliteiten. Gebruikers kunnen geen filters gebruiken, geen opmerkingen of data-uploads aan hun taken toevoegen en er is geen toegang tot herinneringen.

Kosten

Todoist is gratis voor 5 gebruikers en 80 projecten. In de premium versie (voor 25 gebruikers en tot 300 projecten) kost de tool € 3 per maand en gebruikers krijgen toegang tot extra functies. Voor € 5 is de tool beschikbaar tot 50 gebruikers en 500 projecten.

Databescherming en lokale contactpersoon

Todoist is conform de AVG en biedt een Nederlandse klantenservice aan. Todoist premium- en business gebruikers profiteren van dagelijkse automatische backups binnen de app. Business-klanten krijgen voorrang bij de support.

Migratie van Wunderlist naar Todoist

Todoist stelt een eigen migratietool voor het overnemen van data uit Wunderlist beschikbaar. De migratie is daardoor snel en eenvoudig.

to-do list app Todoist
Voorbeeld Karmapunten in Todoist (bron)

4. MeisterTask: het meest gebruiksvriendelijke alternatief

MeisterTask is een taskmanager van MeisterLabs GmbH in Duitsland, die erin geslaagd is wereldwijd te behoren tot de meest populaire toepassingen voor het plannen van taken. Deze online tool kan worden ingezet als eenvoudige takenlijst of als oplossing voor projectmanagement. MeisterLabs biedt naast MeisterTask het bekende mindmapping programma MindMeister aan. Heb je een tool nodig om ideeën te ontwikkelen, dan vormt de combinatie van beide tools een uitstekende oplossing. Je importeert Mindmaps heel makkelijk en verandert het in MeisterTask in taken.

Voordelen & bijzonderheden

MeisterTask is de meest gebruiksvriendelijke takenmanagement software op deze lijst. De gebruikersvriendelijk van Meistertask wordt met 4,8 van de 5 sterren beoordeeld op Capterra. De tool is snel onder de knie te krijgen en werkt intuïtief.
Het bijzondere aan MeisterTask is de configureerbare taakautomatisering. Hiermee kan een actie in MeisterTask getriggerd worden zodra een bepaalde taak is uitgevoerd of een mijlpaal is bereikt. MeisterTask kan bijvoorbeeld automatisch de tijdregistratie stopzetten zodra een taak is uitgevoerd. Of via Slack een bericht aan collega’s sturen om de taak over te dragen.

Nadelen

In de gratis versie moeten gebruikers het helaas zonder deze bijzonder coole triggerfunctie doen.

Kosten

Er is een gratis versie voor een maximum van 3 projecten. De Pro-versie is er voor € 8,25 en biedt een onbeperkt aantal projecten en extra taken.

Databescherming en lokale contactpersoon

MeisterTask is een onderdeel van MeisterLabs GmbH. Data worden opgeslagen in Duitse datacentra. Volgens Capterra gebruikers is de klantenservice van MeisterTask behulpzaam en antwoordt snel.

Migratie van Wunderlist naar MeisterTask

Ook MeisterTask maakt de migratie van Wunderlist makkelijk en biedt in de toepassing een importfunctie aan.

Altenatief taakmanager wunderlist
Projectboard in MeisterTask (bron)

5. Zenkit: het verrassende alternatief

Deze taskmanager biedt ondernemingen een takenbeheer tool die je kunt aanpassen via het dashboard, dat als Kanbanbord, lijst, kalender, tabel of mindmap gebruikt kan worden. Zenkit wil zich manifesteren als allround oplossing op de markt en biedt naast het takenbeheer ook functionaliteiten uit projectmanagement en CRM’s aan. Op die manier kun je naast taken ook teamwerk, klanten en documenten beheren. Met de takenlijsten add-on kunnen in Zenkit lijsten veranderd worden in takenlijsten.

Voordelen & bijzonderheden

Het voordeel van Zenkit is, dat de toepassing naast het overzichtelijke takenbeheer ook als volledige projectmanagement software kan worden ingezet. En we hebben een verrassing. Zenkit ontwikkeld een gratis to-do list app voor gebruikers die Wunderlist uitschakelen en vervolgens niet naar een omvangrijk projectbeheer zoeken maar naar een eenvoudige takenplanner. Deze app ging live op 6 april. Wij hebben de exclusieve interne versie al voor de publicatie voor jullie getest. De app biedt dezelfde functionaliteiten als Wunderlist, zoals bijvoorbeeld intelligente lijsten, de inbox en herinneringen. Ook het intuïtieve scherm herinnert je aan Wunderlist. Het is in ieder geval de moeite waard om de app even te checken!

Nadelen

Documenten kunnen niet samen worden bewerkt zonder Drive. Bovendien is er geen team chatfunctie.

Kosten

Zenkit is gratis tot 3 gebruikers en 1 GB dataopslag. Voor € 9 heb je een onbeperkt aantal gebruikers en 6 GB dataopslag. In de Business versie voor € 25 vinden gebruikers naast 50 GB dataopslag ook toegang tot verdere functies zoals centraal gebruiksbeheer, priority klantenservice en Single Sign-On.

Databescherming en lokale contactpersoon

Alle data worden opgeslagen in Duitse datacenter en Zenkit biedt in alle prijsklassen (ook de gratis versie) een tweetraps-authenticatie aan. De Zenkit klantenservice antwoordt snel via e-mail, de chat of telefonisch.

Migratie van Wunderlist naar Zenkit

Zowel voor de projectmanagement software Zenkit als voor de nieuwe To-Do toepassingen wordt een migratietool aangeboden voor de eenvoudige import van Wunderlist data.

to-do list app
De nieuwe To-Do app van Zenkit (bron)
Voor nog meer wunderlist-alternatieven kun je de volledige lijst met to-do apps bekijken op Capterra.

Selectiecriteria van de Wunderlist-alternatieven:

  • Alle takenmanagers op onze lijst hebben een algemene beoordeling van ten minste 4,5 van de 5 sterren op Capterra en zijn beoordeeld door meer dan 200 gebruikers.
  • De tools ondersteunen teams op afstand en worden in de cloud aangeboden.
  • Hun kosten zijn vergelijkbaar met die van Wunderlist, d.w.z. dat de aanbieders een gratis basisversie leveren en de upgradekosten minder dan 10 euro per maand en per gebruiker bedragen.
  • De tools bieden integraties en kunnen daarom aan vele bedrijfsoplossingen worden gekoppeld.
  • Ze zijn AVG-conform.