Free business plan template for startups

business plan template for startups

business plan template for startups

From Brexit to COVID-19 and everything in between, trying to start a new business in 2021 might feel a bit like trying to build a sailboat while treading water in the middle of a squall at sea. 

But just because the past several years have been tumultuous doesn’t mean that the world should hunker down to safely ride out the storm. Life goes on, and the path forward includes the emergence of businesses such as yours. 

To navigate these rough waters, though, it’s important to have a sound plan in place as you start your new business. In this article, we’ll help you create a business plan for your startup. 

In this article:

  • Why do you need a business plan for your startup?
  • A business plan template for startups
  • Next steps for startups

Why do you need a business plan for your startup?

A business plan is an outline that can be used as evidence to secure loans and financial backing from investors.

Beyond just helping you secure funding for your business, a business plan can also help:

  • Organise your ideas
  • Uncover gaps in your plan
  • Lay out a clear strategy that you can refer back to
  • Track your progress

While a sound business plan is essential for setting your business off on the right foot, there’s a lot more you can do before you open shop to set yourself up for success. After the business plan template for startups, we’ll go over six tips for new business owners.

A business plan template for startups

This template is based on information provided by the British Business Bank.

Click here to download the full business plan template for startups.

a business plan template for startups in the UK

Next steps for startups

Once you have your business plan in place, you’re off to a great start. But there is still plenty to do before you open your doors to customers. 

Follow these tips to keep moving in the right direction: 

  1. Register your business

Do you want to launch as a sole trader, a limited company, or a partnership?

You’ll need to decide, and each option has its own advantages and disadvantages.

As a sole trader, you’ll have the most freedom and the simplest setup, but also the most personal accountability and liability if your business loses money. This is a good option if you’ll be personally overseeing all aspects of your business and if you have a fairly low risk business plan. Here’s more information on how to set up as a sole trader.

As a limited company, you’ll have a layer of protection between your personal finances and your business finances, but you’ll also have more responsibilities as a company director. If you choose this option, it’s highly recommended that you hire a professional accountant. Here’s a step-by-step guide on setting up as a limited company.

If you’re setting up a company with a 50/50 partner, you should establish a partnership. This will ensure that all profits, taxes, and debts will be equally divided between you and your business partner. Here’s a brief guide on how to set up your business partnership.

These are some of the most common types of businesses, but there are additional considerations if you will be selling goods online, importing and/or exporting, collecting personal data, running your business from your home, and hiring help.

2. Check the rules for your business

Whether you’re opening a pub or a web design agency, there are unique variables for your business. For example, you may need a special licence for the type of business you’re planning to start. Use this tool from gov.UK to find out which licences you might need to apply for before opening shop.

license finder for startup
The new business Licence Finder tool from gov.UK (Source)

It’s impossible to go over every rule for every type of business here, so once you know what type of enterprise you hope to launch, it may be helpful to talk to a lawyer or trusted adviser in that field to get the lay of the land.

3. Build your financial foundation

Whether you’re launching a sole tradership or a limited company, you need a solid financial foundation or you’ll be doomed to failure before you make your first sale.

If you’ve chosen to launch as a sole trader, it’s especially important to have a solid financial foundation because if your business ends up owing a lot of money, you’ll personally be on the hook for paying back those debts.

As discussed in the first tip, limited companies have more financial safeguards. But whether you’re a sole trader or limited company, you’ll need startup capital to get going.

This money can come from your personal savings, family loans, bank loans, government loans, and other sources.

British Business Bank’s Start Up Loans program lends up to £25,000 at a fixed rate of 6% per annum for one to five years for qualified businesses. The loan is government backed and includes one year of free mentoring. A sound business plan is a key to loan qualification.

WeWork suggests six other methods for securing startup funding, from crowdfunding to venture capital.

4. Hire the right people

If you’re a sole trader selling your own merchandise, you might not need to bring on any employees. But if you need to hire help—whether it’s seasonal help on a freelance basis or a full-time staff—it’s important to follow the rules, from running payroll to paying for their National Insurance (don’t worry, you can claim an allowance if you do so).

Running payroll is not something you want to attempt manually on your own. Payroll software can free you from this burden.

Here’s a guide from gov.UK on how to hire employees for the first time, including:

  • Determining fair wages
  • Running employment checks
  • Securing employer liability insurance
  • Providing a written statement of employment
  • Registering as an employer with Her Majesty’s Revenue and Customs
employing staff for the first time
“Employing staff for the first time” guide (Source)
Not sure how to go about recruiting new employees? Here’s an A to Z guide.

5. Assemble your software stack

Starting a new business is hard enough as is without trying to also do things that software should be assisting you with. The software you need can vary widely depending on what type of business you’re launching, but virtually all businesses need essentials such as accounting software, customer relationship management software, and project management software.

Check out our directories for those categories below to find top options that you can filter by pricing model, features, average user rating, and more. This will assist you in building out your stack based on your individual business needs.

assemble your software stack, xample accounting software
GetApp’s accounting software directory (Source)

6. Market your new business

No matter how solid your startup business plan is, you need to get the word out about your business in order to accelerate growth. And to market effectively, you need the right tools. In fact, more than 20% of the business owners we surveyed for the GetApp New Business Model Survey said that they needed new marketing software to support their new business model, just behind video conferencing, CRM, and live chat software (methodology below).

software needed for starting new business

Our recent article looks at more ways that British businesses are adapting to COVID-19, from investing in new software to finding new ways to communicate with customers.

Check it out here to learn more about how your peers are facing these challenges.

new rules brexit
Concerned about how Brexit affects your new business? Use gov.UK’s free Brexit checker to get a personalised checklist of actions for you and your business (Source).
Want to know more? Check out our catalog of software products to discover more products.

Methodology

*Data for the GetApp New Business Model Survey has been collected in November 2020. The sample comes from an online survey of 1,851 respondents that live in the UK.

The survey data used for this article comes from 539 participants who have qualified to answer.  The information in this article corresponds to the average of all surveyed participants.

The criteria for participants is:

  • Owner, founder, or another head role
  • C-suite executive (e.g., CEO, CIO)
  • President or vice president

7 tolle Online-Whiteboard-Tools für die visuelle Zusammenarbeit in Remote-Teams

Online-Whiteboard-Tools

In Zeiten von Remote-Meetings sind Tools für die visuelle Zusammenarbeit extrem wichtig geworden: besonders hilfreich für das Brainstorming und die Kreativität in Remote-Teams sind Online-Whiteboard-Tools.

Online-Whiteboard-Tools

Warum Online-Whiteboard-Tools?

Trotz räumlicher Entfernung gilt es, Aufgaben zu verteilen, Projekte zu planen, Ideen zu sammeln, Konzepte zu entwerfen und bei alledem nicht den Überblick zu verlieren. Online-Whiteboard-Tools bieten dabei durchaus Vorteile gegenüber klassischen Whiteboards in Meeting-Räumen: Alle Teammitglieder können gleichzeitig und gleichberechtigt daran arbeiten, Anmerkungen vornehmen und miteinander kommunizieren. Die Ergebnisse lassen sich flexibel speichern, exportieren und weiterverarbeiten und auch Personen außerhalb des Unternehmens können unkompliziert Zugriff erhalten.

In vielen Online-Whiteboard-Tools kann nicht nur per Chat oder über Kommentare, sondern auch per Videoanruf kommuniziert werden: So können Teams ganz unmittelbar Meetings und Workshops abhalten, an Projekten arbeiten oder Ideen gegenüber Kunden präsentieren, ohne die Arbeitsumgebung zu wechseln. Idealerweise sind die Whiteboard-Tools außerdem in bestehende Team-Kommunikationssoftware, Projektmanagementsoftware, und Dokumentenmanagement-Systeme integrierbar, sodass nahtlos zwischen Arbeitsschritten gewechselt werden kann.

7 tolle Online-Whiteboard-Tools für Remote-Teams

Für diesen Artikel haben wir Online-Whiteboard-Tools ausgesucht, die mindestens 30 Nutzerbewertungen auf GetApp erhalten haben und mit mehr als 4 von 5 Sternen bewertet wurden. 

Los geht’s mit unserer Liste der besten Online-Whiteboard-Tools. Sie sind in alphabetischer Reihenfolge aufgeführt.

  1. Ayoa

Gesamtbewertung: 4,5/5 Sterne auf GetApp

Anzahl an Nutzerbewertungen: 191

Das Online-Whiteboard-Tool Ayoa

Remote-Teams können in Ayoa Ideen in Mindmaps festhalten, mit Kanban-inspirierten Workflow-Übersichten und Gantt-Diagrammen Aufgaben planen und per Chat oder (in Ayoa Ultimate) per Videoanruf zusammenarbeiten. Aufgaben und Prioritäten lassen sich in Kreisdiagrammen oder der Canvas-Ansicht anschaulich darstellen und es gibt zahlreiche Vorlagen, beispielsweise für Monatspläne, Bug-Reports, SWOT-Analysen oder Sprints. Die Mindmaps können per Link öffentlich geteilt werden. Alle Informationen sind mit TLS verschlüsselt und können in verschiedenen Dateiformaten heruntergeladen werden. Aoya ist als Webanwendung, Desktopversion oder Mobilversion für iPhone, iPad und Android nutzbar.

Für wen ist die Software besonders geeignet?

Ayoa eignet sich für Teams, die kreativ zusammenarbeiten und Aufgaben und Projekte organisieren möchten. Dank der Möglichkeit zur Synchronisierung mit Google, Evernote, Dropbox und anderen Tools lässt sich das Tool in bestehende Arbeitsabläufe integrieren und die Onboarding-Funktion hilft neuen Nutzer*innen bei den ersten Schritten.

Preise:

Ayoa kann mit bis zu 5 Boards und bis zu 50 Elementen pro Board kostenlos genutzt werden. Die Pro-Version ab 9,17 € pro Person und Monat bietet unbegrenzte Boards und Elemente, einen Dateispeicher, Gantt-Zeitachsen, Aufgabenzuweisungen, Tags und Filtermöglichkeiten. In der Ultimate-Version für 11,92 € pro Person und Monat kommen unter anderem eine Zoom- und Google Kalender-Integration, Videokonferenzen und Präsentationsmöglichkeiten hinzu.

Mehr erfahren

2. AWW App

Gesamtbewertung: 4,4/5 Sterne auf GetApp

Anzahl an Nutzerbewertungen: 31

Board teilen in AWW App

AWW App ist ein Online-Whiteboard-Tool für Brainstorming, Webkonferenzen und digitalen Unterricht. Ideen und Konzepte können einfach visualisiert werden. Dank Zoom-Einbindung können Teams Audio- und Videoanrufe direkt in AWW App abhalten und es ist möglich, PDF-Dateien hochzuladen und an die anderen Teammitglieder freizugeben. AWW App ist sowohl im Browser als auch auf Tablets und Mobilgeräten nutzbar.

Für wen ist die Software besonders geeignet?

AWW App richtet sich an jede Art von Unternehmen oder Bildungseinrichtungen, Tutor*innen, Berater*innen, Entwickler*innen und Designer*innen. Unsere Rezensent*innen auf GetApp nutzen die Freigabefunktionen gerne, um mit Personen außerhalb ihres Unternehmens zusammenzuarbeiten und Inhalte und Entwürfe zu präsentieren.

Preise:

Die Basisversion mit grundlegenden Funktionen, Chatmöglichkeiten und Freigabe-Tools ist kostenlos verfügbar. Die Personal-Version für 10 $ monatlich bietet unbegrenzte Premium-Boards für beliebig viele Nutzer*innen, erweiterte Funktionen und eine Rechteverwaltung, die Organisation-Version für 75 $ bietet zusätzliche Admin- und Mitgliederkonten und Priority-Support. Ab 60 Personen ist eine benutzerdefinierte On-Premises-Lösung mit privater Cloud, dedizierter IP-Adresse und SLA verfügbar.

Mehr erfahren

  1. InVision

Gesamtbewertung: 4,6/5 Sterne auf GetApp

Anzahl an Nutzerbewertungen: 604

Inspiration Board in Invision

InVision bietet ein digitales Whiteboard und eine Designplattform für digitale Produkte, beispielsweise für interaktive Prototypen. Boards können dank Integrationen direkt aus Slack, Microsoft Teams, Sketch und Photoshop heraus erstellt werden. Alle Teammitglieder können in Echtzeit Feedback geben oder eine Live-Ansicht ihrer eigenen Boards mit anderen teilen. Neben dem Whiteboard-Tool InVision Freehand stehen Tools für das digitale Prototyping, Design und Softwareentwicklung zur Verfügung.

Für wen ist die Software besonders geeignet?

InVision eignet sich insbesondere für Webdesigner*innen und App- und Software-Entwickler*innen, die remote mit anderen zusammenarbeiten oder Entwürfe präsentieren möchten. Unsere Nutzer*innen setzen InVision beispielsweise für das Wireframing beim Webdesign oder zum Einholen von Kundenfeedback bei laufenden Projekten ein.

Preise:

InVision kann von bis zu 10 aktiven Nutzer*innen und für bis zu 3 Dokumente und unbegrenzt viele öffentliche Spaces kostenlos verwendet werden. Ab 7,95 $ pro Person und Monat steht die Pro-Version für bis zu 15 aktiver Nutzer*innen mit unbegrenzt vielen Dokumenten sowie öffentlichen und privaten Spaces zur Verfügung. Auf Anfrage gibt es eine Enterprise-Version für Teams aller Größen. 

Mehr erfahren

  1. Lucidspark

Gesamtbewertung: 4,7/5 Sterne auf GetApp

Anzahl an Nutzerbewertungen: 64

Online-Whiteboard-Tool Lucidspark

Remote-Teams können über die interaktiven Whiteboards von Lucidspark gemeinsam Ideen sammeln, organisieren, kommentieren und auswerten, Feedback einholen sowie Geschäftsprozesse visualisieren und optimieren. Abstimmungsfunktionen, Kommentare, Erwähnungen und Emoji-Reaktionen erleichtern die Interaktion. Boards können in das Tool Lucidchart exportiert werden, um Diagramme und Arbeitsabläufe zu erstellen. Per Slack-Integration können Boards über Slack für Teams freigegeben, bearbeitet und kommentiert werden und es ist möglich, alle Mitglieder eines Slack-Channels direkt zu einem neuen Board hinzuzufügen. Auch die Integration in Google Drive und Zoom ist möglich.

Für wen ist die Software besonders geeignet?

Lucidspark ist sowohl an kleine als auch an große Unternehmen gerichtet. Dank der deutschsprachigen Website ist es besonders für Teams geeignet, die eine deutschsprachige Lösung suchen.

Preise:

Die kostenlose Version ermöglicht das Erstellen von 3 Boards mit je bis zu 300 Objekten. Ab der Individual-Version für 6,95 € monatlich sind unbegrenzt viele Boards und Objekte nutzbar und es gibt Tags sowie Hervorhebungs- und Gruppierungsfunktionen. Die Versionen Team (ab 8,00 € pro Person, mindestens 3 Personen) und Unternehmen (Preis auf Anfrage) bieten erweiterte Funktionen zur Zusammenarbeit, Abstimmungsmodus und Timer, die Unternehmensversion außerdem Teamverwaltungsfunktionen. 

Mehr erfahren

  1. Milanote

Gesamtbewertung: 4,8/5 Sterne auf GetApp

Anzahl an Nutzerbewertungen: 31

To-Do-Liste in Milanote

Milanote wird als „Evernote for Creatives“ beschrieben und bietet flexible Möglichkeiten, um Text, Bilder, Dateien und Links auf verschiedenen Boards visuell zu organisieren, Ideen zu sammeln und Zusammenhänge zu erfassen. Notizen, URLs mit Vorschau, Bilder, Pfeile, Listen und andere Objekte lassen sich per Drag and Drop auf die Arbeitsfläche ziehen, verschieben und kombinieren. Die Boards können sowohl privat als auch gemeinsam genutzt und mit Lese-, Bearbeitungs- und/oder Kommentierzugriff freigegeben oder als PDF exportiert werden. Milanote bietet eine mobile App für iOS und Android.

Für wen ist die Software besonders geeignet?

Milanote richtet sich an Menschen, die im kreativen Bereich tätig sind und ein visuelles Tool für Notizen, Mindmaps und Moodboards suchen. Unsere Rezensent*innen nutzen Milanote, um alleine oder mit kleineren Teams zu arbeiten oder um ihre Arbeit Kund*innen zu präsentieren, und empfehlen das Tool für die kreative Projektplanung und das Entwerfen von Strategien und Marketingkampagnen. 

Preise:

Milanote bietet eine unbegrenzt nutzbare Gratisversion für bis zu 100 Notizen, Bilder oder Links, bis zu 10 Dateiuploads und unbegrenzt viele gemeinsam genutzte Boards. Die kostenpflichtige Version ab 9,99 $/Monat pro Person erlaubt unbegrenzt viele Elemente, Boards und Uploads und bietet eine Suchfunktion. Die Team-Version kostet 49 $/Monat für bis zu 10 Personen bzw. 99 $/Monat für bis zu 50 Personen und bietet Priority-Support.

Mehr erfahren

  1. Miro

Gesamtbewertung: 4,8/5 Sterne auf GetApp

Anzahl an Nutzerbewertungen: 258

Online-Whiteboard-Tool Miro

Miro ist ein digitales Whiteboard, das Remote-Teams bei der Zusammenarbeit unterstützt. Teams können über Videoanrufe direkt in Miro Meetings oder Workshops veranstalten, Ideen sammeln und Strategien entwickeln, indem sie Bilder, Dokumente, Karten, Diagramme und mehr hinzufügen und anschaulich miteinander verbinden. Es stehen mehr als 100 Vorlagen für verschiedene Zwecke zur Verfügung, beispielsweise für Flowcharts, Produkt-Roadmaps oder Customer Journey Maps, und Teams können nach Bedarf ihre eigenen Vorlagen erstellen. Die Boards können als Bilddatei oder PDF exportiert werden. Miro ermöglicht die Integration mit mehr als 70 Tools wie Trello, JIRA, Asana und Microsoft Teams und bietet eine Desktopanwendung sowie Apps für Android und iOS.

Für wen ist die Software besonders geeignet?

Miro richtet sich an funktionsübergreifende Teams aller Größen, die auch remote effektiv zusammenarbeiten wollen. Unterschiedliche Nutzer- und Administratorrollen, Freigabeeinstellungen und Möglichkeiten zur sicheren Zusammenarbeit mit externen Personen erleichtern die Nutzung in großen Teams. Miro gibt an, dank seines hohen Sicherheitsniveaus auch für Unternehmen geeignet zu sein, die strenge Sicherheitsstandards gewährleisten und entsprechende Richtlinien einhalten müssen. Unsere Rezensent*innen auf GetApp verwenden Miro unter anderem für Meetings mit Kund*innen, Brainstorming-Sitzungen, die Strukturierung von F&E-Prozessen oder UX-Tests und beschreiben den Einstieg als intuitiv und unkompliziert.

Preise:

Die Gratisversion von Miro bietet 3 bearbeitbare Boards inklusive Vorlagen, die von anderen auch anonym betrachtet und von unbegrenzt vielen Teammitgliedern bearbeitet werden können, sowie grundlegende Integrationsmöglichkeiten. In der Team-Version ab 8 $ pro Mitglied und Monat sind unter anderem unbegrenzt viele Boards, private Freigaben, unbegrenzt viele externe Nutzer*innen, Projekte, benutzerdefinierte Vorlagen und zusätzliche Integrationen (z. B. Asana) verfügbar. Die Business-Version ab 16 $/Monat bietet zusätzlich Single-Sign-On und Tageslizenzen für externe Nutzer*innen, während die Enterprise-Version (Preis auf Anfrage) unter anderem flexible Lizenzoptionen für Großunternehmen sowie zusätzliche Sicherheits- und Supportoptionen bietet.

Mehr erfahren

  1. Mural

Gesamtbewertung: 4,6/5 Sterne auf GetApp

Anzahl an Nutzerbewertungen: 50

Online-Whiteboard-Tool Mural

Mural ist ein interaktives Whiteboard, auf dem Teams in Echtzeit zusammenarbeiten, visuelle Pläne erstellen und Ideen sammeln können. Die interaktiven und visuellen Boards vereinfachen Designprozesse und agile Arbeitsabläufe und sind unter anderem für virtuelle Schulungen, Planungsprozesse und Meetings gedacht. Nutzer*innen können Zeichnungen, Listen, Diagramme, Flowcharts und mehr erstellen und dabei sehen, wo sich die Mauszeiger der anderen Teammitglieder gerade befinden. Mural bietet mehr als 100 Vorlagen sowie Integrationen für Slack, Jira, Trello und zahlreiche weitere Tools.

Für wen ist die Software besonders geeignet?

Mural eignet sich für Unternehmen aller Größen, beispielsweise im Technologie-, Finanz- oder Beratungsbereich, aber auch für Bildungseinrichtungen und gemeinnützige Organisationen. Die Rezensent*innen auf GetApp nutzen das Tool unter anderem für Online-Workshops und Meetings, Abstimmungen und Entscheidungsfindungsprozesse sowie für die visuelle Dokumentation.

Preise:

Die Starter-Version für 1–50 Mitglieder kostet 12 $ pro Mitgliedschaft und Monat und bietet einen einzelnen Workspace für unbegrenzt viele Murals sowie Meeting-Funktionen, Vorlagen, Integrationen, DSGVO-Konformität und mehr. In der Plus-Version (20 $/Monat) können außerdem unbegrenzt viele Gäste eingeladen werden und Single Sign-On, Priority-Support und flexible Zahlungsoptionen sind verfügbar. Die Enterprise Network-Version bietet zusätzlich u. a. zentralisierte Steuerungsoptionen, benutzerdefinierte Vorlagen, Schulungsprogramme und Enterprise-APIs.

Mehr erfahren

Online-Whiteboard-Tools fördern die Kreativität in Remote-Teams

Whiteboards waren vor der Krise eine beliebte Brainstorming-Methode für die Zusammenarbeit im Büro. Sitzt jedoch der Großteil der Belegschaft im Home-Office, muss die visuelle Zusammenarbeit auf digitale Kanäle verschoben werden.

Die oben beschriebenen Online-Whiteboard-Tools können Unternehmen helfen,  neue Ideen zu finden, besser zusammenzuarbeiten und die Kreativität in Remote-Teams zu fördern.

Willst du mehr erfahren? Dann wirf einen Blick auf unser Online-Whiteboard-Software Verzeichnis, um weitere Produkte zu entdecken.


Methodik

Die Online-Whiteboard-Tools dieser Liste erfüllen folgende Kriterien:

  • Mindestens 30 Nutzerbewertungen auf GetApp
  • Mindestens 4 von 5 Sterne auf GetApp

50% thuiswerkers hikt tegen burn-out aan – Werkgevers schieten tekort in zorgplicht

zorgplicht werkgever verdient meer aandacht

zorgplicht werkgever verdient meer aandacht

Lang thuiswerken, zonder persoonlijk contact met collega’s en in je eentje achter een beeldscherm, kan mentaal en fysiek belastend zijn. Ook het combineren van werk- en privéverplichtingen kan stress veroorzaken. Thuiswerken komt met nieuwe gezondheidsuitdagingen en dat maakt de zorgplicht voor werkgevers nu extra relevant. Zowel werkgevers als werknemers dienen maatregelen te treffen om zowel fysieke als mentale gezondheidsrisico’s te beperken en uitval te voorkomen. Niet alleen omdat vitale werknemers productiever zijn, maar ook omdat de zorg voor een veilige en gezonde werkplek een wettelijke verplichting is.

In dit onderzoek brengt Capterra de mate van fysieke en emotionele belasting van thuiswerkers uit het midden- en kleinbedrijf in beeld en daarbij de betrokkenheid van werkgevers. Alle respondenten werkten gewoonlijk op kantoor of op een andere bedrijfslocatie, maar zijn sinds het begin van de coronapandemie overgestapt op thuiswerken. Uit de resultaten blijkt dat veel thuiswerkers met stress- en gezondheidsklachten kampen en zelfs tegen een burn-out aanzitten. De zorgplicht zou hoger op de agenda moeten staan bij werkgevers om psychisch verzuim te voorkomen. Ook werknemers blijven achter in het toepassen van gezonde basisprincipes voor thuiswerken zoals het maken van een dagplanning of het strakker scheiden van werk en privé. 

De volledige methodologie staat onderaan het artikel.

Uitgelicht uit het HR onderzoek

  • 37% van de ondervraagde thuiswerkers heeft hun mentale gezondheid nog nooit met hun manager besproken sinds ze thuiswerken.
  • 57% thuiswerkers heeft nog nooit voorlichting ontvangen over hoe ze hun mentale welzijn kunnen beschermen sinds ze thuiswerken.
  • 36% van de ondervraagde werkenden ervaart meer stress sinds ze zijn overgestapt op thuiswerken.
  • 50% ervaart een zekere mate van burn-out. 

mentaal welzijn en zorgplicht werkgever

De zorgplicht van werkgevers

Vanuit de Arbowet ben je als werkgever wettelijk verplicht je werknemers een gezonde en veilige werkplek en werkomgeving te bieden. Deze wettelijke zorgplicht geldt ook voor medewerkers die thuiswerken. Dit betekent dat werkgevers verplicht zijn zowel de fysieke als psychosociale arbeidsrisico’s die gepaard gaan met thuiswerken te inventariseren. De werkgever moet zijn werknemers vervolgens actief instrueren hoe deze zijn werk veilig en gezond kan doen en dit moet een terugkerend onderwerp van gesprek zijn. De werknemer draagt ook een gedeelte van de verantwoordelijkheid en dient de voorlichtingen en instructies van de werkgever zo goed mogelijk op te volgen. 

37% thuiswerkers heeft hun mentale gezondheid nooit met hun manager besproken

Uit ons onderzoek blijkt dat werkgevers niet voldoende aandacht besteden aan de inventarsatie van de mentale arbeidsrisico’s van hun thuiswerkend personeel. Meer dan een derde van de ondervraagde thuiswerkers geeft namelijk aan dat hun manager of werkgever hen nog nooit heeft gevraagd hoe ze er mentaal voor staan sinds het begin van de coronacrisis. 

werkgevers te weinig aandacht aan zorgplicht11% zegt dat ze hun leidinggevende zelf hebben benaderd om hun zorgen te bespreken. Maar veel mensen durven die stap waarschijnlijk niet te zetten, uit onzekerheid of omdat ze zich ongemakkelijk voelen om over zichzelf te praten met hun manager. 

Een online vragenlijst is dan een goede oplossing voor het peilen van de gezondheid van elke individuele werknemer. Het maakt het onderwerp bespreekbaar zonder te persoonlijk te worden. 27% van de ondervraagde thuiswerkers is op die manier benaderd. Met een online gezondheidscheck bevorder je niet alleen de gezondheid binnen je bedrijf, maar toon je als werkgever ook waardering en betrokkenheid bij je werknemers. 

Door de crisis en het telewerken zijn werknemers anders gaan denken over de reikwijdte van de employee experience. De sociale rol van werkgevers wordt steeds belangrijker.

57% thuiswerkers heeft geen voorlichting ontvangen over het beschermen van hun mentale welzijn bij werken vanuit huis

Naast het in beeld brengen van de risico’s en risicogroepen, is het ook de taak van de werkgever om actief te instrueren en voorlichting te geven hoe een werknemer gezond kan werken. Meer dan de helft (57%) van de ondervraagde thuiswerkers heeft hierover echter nooit informatie ontvangen.

gebrk aan voorlichting arbeidsrisico's

Bijna 40% thuiswerkers heeft geen voorlichting ontvangen over het ergonomisch inrichten van de thuiswerkplek

De werkgever moet ook zorgen dat de werkplek in de eigen woning volgens de ergonomische beginselen is ingericht. Omdat thuiswerken door de overheid is opgelegd, wordt niet perse verwacht dat de werkgever een heel kantoor bekostigt bij de werknemer thuis. Maar er wordt wel verwacht dat de werkgever binnen wat redelijkerwijs mogelijk is invulling geeft aan deze zorgplicht. Wellicht kan een stoel of tafel wel in bruikleen worden gegeven bijvoorbeeld. En de werkgever kan in ieder geval voorlichting geven over hoe een werknemer gezond en veilig zijn werk kan doen. Die voorlichting kan gaan over de juiste ergonomische inrichting van de werkplek met tips voor beeldschermwerk, zoals het nemen van pauzes. 

Uit ons onderzoek blijkt dat slechts 27% van de ondervraagde thuiswerkers instructies heeft ontvangen over hoe zij hun beeldscherm, toetsenbord, tafel- en stoelhoogte ergonomisch kunnen instellen. Meer dan een derde (39%) heeft hier helemaal geen voorlichting gehad. 

gebrek voorlichting ergonomische thuiswerkplek

Slecht 11% is door hun werkgever ‘gecontroleerd’  door een checklist in te vullen over de inrichting van hun werkplek.  Een preventieve online thuiswerkplek-checklist voor beeldschermwerk is handig, omdat vanuit deze evaluatie zowel de werkgever als de werknemer de benodigde maatregelen kunnen nemen om de werkplek gezond te maken. 

Over de inrichting van hun thuiswerkplek zijn de meeste medewerkers echter zeker niet ontevreden. De helft van de respondenten is tevreden en 16% is zelfs zeer tevreden over hun thuiskantoor.  Slechts 7% is (zeer) ontevreden, de rest is neutraal. 

Ligt een massale coronaburn-out op de loer?

De cijfers over de mentale gezondheid van thuiswerkers zijn echter zorgelijker. De mentale weerbaarheid van thuiswerkers lijkt door de voortdurende periode van thuiswerken achteruit te zijn gegaan. In juli, na de eerste golf van Covid-19, berichtte TNO nog dat het aantal gerapporteerde burn-outklachten van hetzelfde niveau was als voor de crisis: 17% van de werknemers (zowel thuiswerkers als mensen die op locatie werken) had burn-outklachten. Uit ons onderzoek, dat uit januari 2021 dateert, oftewel midden in de tweede golf (en alleen over thuiswerkers uit het mkb gaat), blijkt dat dit aantal sinds juli 2020 weleens flink gestegen zou kunnen zijn, zo blijkt uit onderstaande cijfers.

50% thuiswerkers zit in een kwetsbare positie

50% van de ondervraagde mkb’ers geeft aan last te hebben van een zekere mate van burn-out sinds ze zijn overgestapt op werken vanuit huis. Iets meer dan een kwart (27%) zegt dat het om een lichte burn-out gaat, het andere kwart (24%) geeft aan dat het een matige tot zware burnout is. Laat duidelijk zijn dat we het in ons onderzoek niet hebben over burn-outs die door medische deskundigen zijn vastgesteld. In ons onderzoek schatten werknemers zelf hun mate van burn-out in zonder dat daar een officiële diagnose aan verbonden is of een zelftest is gedaan. 

burn-out bij thuiswerkers

In Nederland zijn de cijfers beter dan in de andere ondervraagde landen (het gemiddelde van Duitsland, Frankrijk, VK, Spanje, Italië, Australië, Canada en de VS is 65%). In Italië en de Verenigde Staten zegt meer dan driekwart van de respondenten dat ze een zekere mate van burn-out ervaren. In Duitsland is het aantal het laagst (48%).

Opmerkelijk is dat respondenten met partner en kinderen zich gemiddeld iets minder burned-out voelen (56% heeft geen klachten), terwijl het voor deze groep juist een grotere uitdaging is om werk en privé te combineren dan voor werkenden zonder kinderen. Het zijn echter juist de mensen zonder kinderen, degenen die bij hun ouders of familieleden wonen, degenen die met huisgenoten wonen of alleen wonen, die de meeste burn-outklachten ervaren. We zien ook dat vooral jonge thuiswerkers van 18 tot 25 jaar minder mentaal weerbaar zijn. 32% geeft aan een lichte burn-out te hebben en 32% een matige. Deze groep, die aan het begin van hun carrière staat, wordt door alle beperkingen in hun ontwikkeling gehinderd.

Het wegvallen van de structuur van werktijden, sociale afspraken en sporten laat weinig afleiding over. Voor gezinnen met kinderen gaan de zorgtaken in ieder geval gewoon door of nemen juist toe doordat kinderen nu soms online les krijgen. Hierdoor behouden gezinnen in ieder geval meer structuur, en dat is juist heel belangrijk in crisistijd, structuur biedt houvast.

Ondervraagde thuiswerkers uit de gezondheidszorg, overheidsdiensten en de entertainment branche ervaren gemiddeld een stuk meer burn-outklachten dan andere sectoren zoals marketing en communicatie, de financiële sector of consultancydiensten. 

burn-out per sector

Ook al ontwikkelt slechts een klein percentage werknemers met burn-outklachten ook daadwerkelijk een burn-out, het is belangrijk als werkgever vroegtijdig de signalen te herkennen en de werkgerelateerde risico’s aan te pakken om verzuim door burn-out te vermijden. Maar liefst een derde van het langdurend verzuim heeft namelijk een psychische oorzaak

Dat verzuim een zeer serieus probleem voor werkgevers is, blijkt wel uit deze cijfers: 

  • Werknemers verzuimen 11 miljoen dagen met werkstress als reden voor verzuim volgens TNO.
  • Een werknemer met een burn-out ben je gemiddeld 290 dagen kwijt.
  • Eén verzuimdag kost gemiddeld 250 euro. De gemiddelde kosten van een hersteltraject van 9 maanden liggen dus rond de 72.000 euro.
  • De verplichte arbeidsongevallenverzekering vergoedt een burnout niet.
  • Ook de behandeling van een burn-out via de GGZ valt niet onder de vergoeding van de basisverzekering. De behandeling dient dan ook door de werknemer zelf of door de werkgever bekostigd te worden. 
HR software biedt oplossingen voor het beheer van verlof en verzuim.  Een HR tool helpt om beter overzicht te houden op personeelszaken en personeelskosten.

Werkstress onder thuiswerkers is een zorg

Werkstress is de beroepsziekte nummer één van het langdurige psychisch verzuim. Nu blijkt dat 36% van de ondervraagde werknemers zich meer gestrest voelt sinds ze zijn overgestapt op thuiswerken.

niveau van werkstress bij thuiswerkers mkb

Blurring van werk en privé is de belangrijkste oorzaak van stress

Werkdruk (25%), angst om hun baan te verliezen (29%), problemen met communicatie met collega’s (25%) en een gebrek aan zichtbaarheid (27%) veroorzaken veel thuiswerkers stress. De belangrijkste oorzaak van de toename van stress is echter het vervagen van de grenzen tussen werk en privé, zegt 58% van de respondenten.

oorzaken van werkstress bij werken vanuit huis

Het is niet goed om je werk mee naar huis te nemen… nu kan het echter niet anders. Thuis moet je kunnen uitschakelen en opladen, maar dat gaat nu niet zo makkelijk meer, met een werklaptop op de eettafel en de stem van de manager die nog nagalmt door de huiskamer. 

Dankzij het thuiswerken is er misschien wel aan fysieke vrijheid gewonnen, maar daarvoor in de plaats is er aan geestelijke vrijheid ingeboet. Het gevoel om altijd aan te moeten staan begint zijn tol te eisen. 

69% thuiswerkers werkt soms of vaak meer uren door

En dat thuiswerkers altijd aan staan blijkt wel uit het feit dat 69% soms of vaak meer uren doorwerkt voor of na de officiële werktijd. Dat is 16% meer dan toen er op kantoor werd gewerkt. 

64% van de ondervraagde thuiswerkers beantwoordt ook soms of vaak werkgerelateerde berichten buiten werktijd. Ook dat deed men minder toen er op de bedrijfslocatie werd gewerkt. Zakelijke telefoontjes worden meer aangenomen na het werk dan vroeger en ook in het weekend beantwoordt 51% soms of vaak nog hun werkmail.

thuiswerkers staan altijd aan

Het werk neemt dus steeds meer plek in in de privésfeer en vermengt zich steeds meer met momenten van ontspanning en rust. Hierdoor blijven de hersenen actief en blijven de stresshormonen gestimuleerd. 

Daarnaast valt een groot gedeelte van de stressremmende factoren, dingen waar we juist energie uithalen, zowel op ons werk als in ons privéleven, ook nog eens weg. Minder sporten, minder sociale contacten, minder nieuwe dingen doen of leren, minder verbintenis met de bedrijfscultuur, al deze energiegevende elementen staan op een laag pitje. 

De juiste balans tussen deze energiegevende en energienemende factoren is van groot belang voor de mentale gezondheid van werkenden. Maar door de opgelegde coronabeperkingen en het thuiswerken zijn deze twee energiebronnen al een tijdje uit balans en dat heeft negatieve gevolgen voor de gezondheid van thuiswerkers.  

Bijna een derde van de thuiswerkers kampt met concentratieproblemen en somberheid

Het aantal werknemers dat gezondheidsklachten ervaart is aanzienlijk. 30% van de ondervraagde respondenten zegt bijvoorbeeld regelmatig moeite te hebben met concentreren en 28% heeft slaapproblemen. Ongeveer drie op de tien thuiswerkers voelt zich regelmatig somber en heeft hoofdpijn. Ook eenzaamheid komt regelmatig voor, vooral oudere werknemers vanaf 56 jaar hebben hier last van (31% tegenover 22% gemiddeld). 

gezondheidsklachten werknemers mkb

Vooral de groep tussen de 26 en 35 jaar heeft gemiddeld meer moeite met concentreren (36% tegenover 30% gemiddeld). Waarschijnlijk houdt dit verband met het combineren van de zorg voor kleine kinderen en werken thuis, waardoor er te veel afleiding is en er minder goed gefocust kan worden. 

Actief beleid om de gezondheid van thuiswerkers te bevorderen is dus hard nodig want veel thuiswerkers kampen met werkgerelateerde zorgen en voelen zich gestrest. 

Werknemers geven weinig gehoor aan de basisprincipes voor vitaal thuiswerken

TNO heeft een aantal basisprincipes opgesteld om zo vitaal mogelijk vanuit huis te werken. Deze basisprincipes zijn het maken van een dagplanning, zorgen voor voldoende beweging en momenten van ontspanning en in contact blijven met collega’s. 

Dit zijn het soort tips die werkgevers met hun werknemers zouden kunnen delen. Het is echter ook de verantwoordelijkheid van de werknemer om zich in te zetten voor zijn eigen gezondheid en deze instructies op te volgen.  

Uit ons onderzoek blijkt dat er nog veel ruimte is voor verbetering in werkgewoonten vanuit de thuiswerker zelf. Zo maakt slechts 27% van de respondenten normaal gesproken een dagplanning en legt 31% zijn computer ook echt weg en doet hem uit na het werk. Ook is er weinig animo voor virtuele sociale activiteiten. De meeste mensen (78%) doen niet (meer) mee.

Verbinding met anderen is juist een belangrijk onderdeel van de gezondheid, waaruit juist veel energie gehaald kan worden. Medewerkers stimuleren om toch echt te blijven meedoen aan de virtuele koffiechat en online evenementen is dus belangrijk. Ook al zeggen mensen dat ze het allemaal wel hebben gezien, wellicht is het wel het enige sociale contact dat ze die dag hebben.

basisprincipes vitaal thuiswerken TNO

Een andere gewoonte die kan helpen de grens tussen werk en privé (stressfactor nummer één) strak te trekken is het scheiden van de werkplek en de plek waarin men ontspanning zoekt. Slecht 38% doet dit. Bijna de helft (48%) gaat wel even van de werkplek weg als er een pauze wordt genomen om zowel het lichaam als de geest even afstand van het werk te gunnen. 

Ook al zijn dit allemaal kleine en simpele gewoontes, toch kunnen deze een verschil maken. Nu de normale structuur van het leven door Covid-19 ontwricht is, helpt het om thuis en in je werk in ieder geval wél een bepaalde mate van structuur aan te houden. Het maken van een dagplanning hoort daarbij. Het helpt ook om die planning niet alleen in je hoofd te hebben (iets wat 19% doet), maar om deze ook op te schrijven, op papier, of in een taakmanager, projectplanningssyteem of digitale agenda (de populairste optie voor 26%). Het afvinken van een taak geeft namelijk voldoening, daarmee is weer een doel bereikt, hoe klein dat doel ook is, toch geef je er een beetje betekenis mee aan je leven. 

maken van een dagplanning biedt structuur

Conclusie

De zorgplicht is meer dan voor een ergonomische thuiswerkplekinrichting zorgen. Een actief beleid gericht op het voorkomen en beperken van psychosociale arbeidsbelasting is in de huidige situatie extra relevant. Overbelasting ligt namelijk op de loer. Om gezond te blijven werken zijn gezonde werkgewoonten, structuur en doelstellingen belangrijk. 

En nu? Bekijk onze catalogus met HR software om de juiste tool te vinden.

Onderzoeksmethodologie

Het onderzoek werd uitgevoerd middels een online enquête bij een ISO 20252 gecertificeerd platform. Het panel voor dit onderzoek bestaat uit 882 fulltime en parttime werkenden uit het midden- en kleinbedrijf van Nederland (freelancers en eenmanszaken niet inbegrepen). De 882 respondenten zijn als volgt onderverdeeld: 

  • 443 respondenten (50%) werkten voor de crisis op kantoor, in een winkel of op een andere bedrijfslocatie en doen dat nog steeds.
  • 386 (44%) werkten voor de crisis op kantoor, in een winkel of op een andere bedrijfslocatie, maar nu thuis.
  • 53 (6%) werkten zonder coronamaatregelen al vanuit huis en nu nog steeds thuis.

Bovenstaande resultaten zijn gebaseerd op de antwoorden van de respondenten die vóór de coronapandemie gewoonlijk op kantoor, in een winkel of op een andere bedrijfslocatie werkte, maar nu vanuit huis werken. De respondenten zijn werkzaam in verschillende sectoren en tussen de 18 en 65 jaar. Van de ondervraagde respondenten werkt 67% in fulltime dienstverband en 33% in parttime dienstverband. Dit HR onderzoek liep in de maand januari 2021.

Voor de vergelijking met de andere ondervraagde landen is gebruik gemaakt van de resultaten van hetzelfde onderzoek onder een totaal van 2490 deelnemers uit de VS, VK, Canada, Brazilië, Frankrijk, Duitsland, Italië en Spanje.

Qu’est-ce qu’une carte mentale ?

Les cartes mentales peuvent donner à votre PME un avantage sur la concurrence au moment de faire évoluer votre modèle commercial ou de déterminer de nouvelles sources de revenus.

La carte mentale, aussi appelée carte heuristique ou cognitive (“mind map” en anglais) est peut-être la technique de réflexion dont votre PME a besoin pour trouver des solutions créatives en pleine pandémie. Que ce soit pour faire évoluer votre modèle commercial, améliorer l’expérience client sans contact ou identifier de nouvelles sources de revenus, vous voulez bien entendu que votre entreprise prospère dans une économie de plus en plus numérique.

C’est là qu’intervient la carte mentale, cet outil de brainstorming au nom curieux capable de stimuler la créativité des entreprises. Et quand ces entreprises utilisent des logiciels de cartes mentales pour créer ces graphiques, elles peuvent aussi le faire à distance. Dans cet article, nous allons vous expliquer en quoi consiste une carte mentale, comment s’en servir au sein d’une PME et comment un logiciel dédié peut vous aider.

Qu’est-ce qu’une carte mentale ?

Une carte mentale est un outil de brainstorming qui vous aide à visualiser les relations entre plusieurs idées. Une carte mentale utilise des nœuds pour représenter les idées principales, avec des lignes partant de ces nœuds pour montrer les idées associées.

Les cartes cognitives ont été popularisées par le psychologue britannique Tony Buzan dans les années 1970, qui a également défini les principes fondateurs :

  • Utilisez une idée centrale, telle qu’une image, un sujet ou un mot
  • Placez une idée sur chaque branche
  • Placez les sous-rubriques sur les sous-branches
  • Utilisez les mises en valeur et affichez les associations
  • Utilisez au moins trois couleurs
  • Utilisez un mot-clé ou image par ligne
  • Écrivez tous les mots en majuscules ou minuscules
  • Laissez de l’espace pour les sujets inattendus ou les nouvelles idées
  • Laissez votre esprit vagabonder
  • Développez votre propre style de carte mentale

Comment créer une carte mentale ?

En vous appuyant sur les principes précédents, vous pouvez facilement créer une carte mentale avec un papier et un crayon, un tableau blanc ou même un logiciel. La rédaction de cet article a été précédée d’une carte mentale réalisée à l’aide de papier, d’un stylo ET d’un logiciel.

On comprend rapidement l’avantage d’un logiciel par rapport à la méthode manuscrite.

Un logiciel de carte mentale vous permet de facilement déplacer vos idées et de corriger vos erreurs. Vous pouvez également partager vos cartes avec vos collègues en leur envoyant un lien. La plupart des logiciels de ce type fournissent un modèle de carte de base pour créer des connexions et des nœuds sans avoir à commencer de zéro.

Quel est l’intérêt d’une carte mentale pour une PME ?

Les cartes mentales s’avèrent incontournables pour les petites entreprises ; il s’agit d’une excellente technique de brainstorming à intégrer dans votre boîte à outils lorsque vous vous heurtez à un obstacle ou que vous avez besoin d’aide pour trouver des solutions nouvelles et créatives.

Les avantages des cartes mentales sont nombreux :

  • Elles sont parfaites pour les petites équipes. Pensez à la théorie de la pizza, selon laquelle il ne doit pas y avoir plus de participants à une session de brainstorming que de personnes pouvant partager une pizza (6 à 8 personnes). Comme vous travaillez déjà en petites équipes dans une PME, une carte mentale peut être l’outil parfait pour votre prochain brainstorming.

  • Il s’agit d’un excellent outil de recherche sur la concurrence. Les PME sont souvent confrontées à une concurrence forte, et les cartes mentales peuvent vous aider à visualiser qui sont exactement vos concurrents, quels sont leurs arguments de vente uniques et comment vous pourriez envisager de les intégrer à votre gamme de produits ou de services.

  • Elles définissent mieux les rôles. Dans une petite entreprise, vos employés portent plusieurs chapeaux. En utilisant une carte cognitive, vous pouvez travailler avec vos collaborateurs pour définir et délimiter plus clairement leurs rôles afin qu’ils puissent se concentrer sur ce qui apporte vraiment de la valeur à votre entreprise.

  • Elles stimulent la mémoire et l’apprentissage, ce qui améliore les processus de planification ou de pérennisation. Des employés intelligents, innovants et capables de résoudre les problèmes sont les piliers des petites entreprises, où ils assument souvent plusieurs rôles et de nombreuses responsabilités. En tant que support visuel, une carte mentale peut améliorer la mémoire si elle est utilisée comme un outil pour explorer des idées. Cela peut s’avérer particulièrement bénéfique si vous utilisez une carte mentale lorsque vous faites un post-mortem une fois un projet terminé. En veillant à ce que vos employés puissent tirer des enseignements des erreurs passées et appliquer leurs connaissances aux problèmes à venir, vous pouvez aider votre entreprise à mieux servir ses clients.

  • Elles proposent des solutions nouvelles et uniques, qui peuvent vous aider à piloter votre entreprise. Les PME peuvent être particulièrement vulnérables en période de fluctuations économiques importantes, comme nous l’avons vu lors de la pandémie. Dans ce cas, il est plus important que jamais d’avoir une entreprise agile, prête à changer de cap. Avec une carte mentale, vous pouvez utiliser des images, des icônes ou d’autres éléments visuels pour faire naître de nouvelles pensées et idées qui n’auraient peut-être pas vu le jour avec un brainstorming textuel.

Les autres outils de visualisation

En quoi la carte mentale diffère-t-elle des autres techniques de visualisation ?

Carte des concepts : plus complexe que la cartographie des idées, la cartographie des concepts met en valeur la relation entre les composantes d’un concept spécifique (comme la science impliquée dans la cuisson des aliments) au lieu de permettre la libre association des idées (comme les nouvelles recettes de cuisson des œufs).

Diagramme de Kiviat : aussi appelé diagramme en radar ou en toile d’araignée, il s’agit d’un diagramme où l’idée principale comporte plusieurs sous-branches, rappelant les pattes d’une araignée.

En période d’incertitude, ne sous-estimez pas l’importance de la pensée créative

La cartographie mentale peut être un outil puissant pour encourager la créativité et les nouvelles relations entre les idées. C’est un moyen bien souvent sous-estimé de générer de la valeur pour votre entreprise, d’autant plus que les PME ont besoin de solutions créatives pour créer des expériences clients à distance en période de pandémie. Nous avons vu que les entreprises les plus capables de s’adapter et de changer de cap ont plus de chances de survivre et de prospérer, en particulier celles qui améliorent leur arsenal technologique et digital.

Les logiciels de cartographie mentale sont plus que jamais essentiels, car le nombre de télétravailleurs devrait doubler en 2021. Si l’on a moins écrit sur un tableau blanc en 2019, nous allons devoir nous adapter à un environnement de plus en plus numérique, et un bon logiciel de carte mentale vous permet d’échanger rapidement des idées avec vos collègues. En outre, de tels logiciels peuvent même s’avérer plus utiles que les diagrammes manuels, car vous pouvez facilement (et littéralement) déplacer les idées ou les modifier plutôt que de les rayer.

Et maintenant ? Consultez notre catalogue de logiciels de cartes mentales pour trouver l’outil qu’il vous faut.

5 Free cloud Project Management software for Australian SMEs

5 free project management software for Australian SME

Keeping projects organised is crucial for maintaining a productive work environment. Everybody needs to be on the same page and know what they need to do. Free project management software helps make this easy, providing the organisational tools needed to give employees lists of work tasks, and the visualisation tools managers require for a big picture view of the status of projects at any time.

5 free project management software for Australian SME

By using project management software, managers and workers can centralise all project data in one convenient place. This can then be curated in a number of different ways to suit team preferences. By providing a centralised structure for a project, organisation is made much easier for both managers and team members.

Free project management software

Cloud-based project management tools allow all team members to have access to the latest version of their data. Employees and project managers no longer have to be in the office to stay up-to-date. Instead, by using project management software, all information can be centralised and made accessible as and when it is needed.

Below we’ve put together a list of the 5 best free project management software platforms available in Australia. This list has been curated based on a number of factors, including having a free-forever version available to users. For the full methodology we used to create this list, skip to the bottom of the page.

Slack

Overall rating: 4.6/5

Ease of use: 4.6/5

Customer service: 4.4/5

Slack is a tool that started life as a communication platform but has quickly gained wider relevance for the ease with which additional platforms and services can be integrated. Slack allows for both direct messages and the creation of channels, which multiple people can be invited to participate in on a per-channel basis. Slack works across multiple platforms, including Windows, Mac, Android, and iOS. Features like notifications and reminders help project managers and employees stay on top of what needs to be done.

Price to upgrade: Slack offers a free version and a free trial. A paid upgrade starts at $6.67 USD (around $8.70 AUD) per month.

Read more

Trello

Overall rating: 4.5/5

Ease of use: 4.5/5

Customer service: 4.3/5

Trello is a Kanban-style project management tool that helps organise data and provides overviews of projects for team members. Tasks can be placed into dedicated lists, which can be used in a number of ways. For example, by grouping ‘upcoming tasks’ and ‘current sprint’ into different lists, users can see what needs to be done and by when. These Kanban cards can take the form of social media-like updates, but they can also include graphics, videos and other multimedia. Tags, checklists, attachments, and more help to centralise and organise data. Tasks and lists are managed with a drag-and-drop interface.

Price to upgrade: Trello offers a free version and a free trial. A paid upgrade starts at $12.50 USD (around $16.30 AUD) per month.

Read more

Jira

Overall rating: 4.4/5

Ease of use: 3.9/5

Customer service: 4.1/5

Jira is Kanban-style tool built specifically for software development by Atlassian. As Jira is geared towards software development, it comes with built-in tools to handle sprints, waterfalls, and other popular organisational methodologies within software development. Projects can be customised according to how familiar team members are with concepts like Agile development, what the focus of the project is (e.g., fixing bugs, creating apps), and how tight deadlines are.

Price to upgrade: Jira offers a free version and a free trial. A paid upgrade starts at $7 USD (around $9.11 AUD) per month.

Read more

Asana

Overall rating: 4.4/5

Ease of use: 4.3/5

Customer service: 4.3/5

Asana is a project management tool that lets you create multiple projects and add tasks using cards. These cards can be customised with tags, comments, subtasks, and more. Asana offers multiple ways to view each project, such as with a traditional column-based view,  via calendar, timeline, and dashboard. Project members also have a task overview, which shows them upcoming deadlines and tasks in one place across multiple projects.

Price to upgrade: Asana offers a free version and a free trial. A paid upgrade starts at $11.99 USD (around $15.60 AUD) per month.

Read more

ClickUp

Overall rating: 4.7/5

Ease of use: 4.4/5

Customer service: 4.7/5

ClickUp is a project management tool that offers both card-style list views for tasks within projects, but also timelines, calendars, goals, and mindmaps. It also integrates with other tools, allowing Kanban-style cards specifically customised for linking from external tools and software.

Team members can be assigned multiple tasks, and an overview shows how far along each person is at any time, with a completion percentage for all assigned tasks.

Price to upgrade: ClickUp offers a free version and a free trial. A paid upgrade starts at $5 USD (around $6.5 AUD) per month.

Read more

Provide structure to your projects for free

Free cloud project management software makes organising projects, delegating tasks, and keeping track of outstanding work easier.

Looking for project management software? Check out our catalogue.

Methodology:

  • Rated 4+ stars by users on Capterra Australia
  • Most reviews on Capterra Australia
  • Include a Free version
  • Listed in order of higher to lowest search volume in Australia

Las pymes indican que el software en la nube ayuda a mejorar los procesos de negocio y afrontar los retos de la pandemia

Estudio: Uso e importancia de software en la nube para las pymes

Estudio: Uso e importancia de software en la nube para las pymes

Incremento de uso e importancia de software en la nube en las pymes

El software en la nube es la alternativa a usar software instalado de forma local en los ordenadores y dispositivos de las empresas. Este tipo de servicio provee herramientas digitales desde internet, a las cuales se pueden acceder desde diferentes dispositivos como un portátil, móvil, tablet u ordenador, lo cual quiere decir que no hace falta estar en un lugar específico para acceder a ellas. Las soluciones en la nube cubren varias categorías, algunas de ellas son software de seguridad, almacenamiento de datos o comunicación.

Desde antes de la pandemia, las organizaciones ya estaban optando por este tipo de servicio en algunas de sus áreas. La llegada de la crisis sanitaria incrementó la implementación de estas herramientas. ¿Cuáles son las ventajas de este tipo de software frente al software de instalación local? ¿De qué forma influyó el coronavirus en la adopción y uso de estas aplicaciones? ¿Mejoran los procesos de negocios gracias a este software? 

GetApp ha realizado una encuesta a 616 propietarios, directivos y managers de pymes que utilizan software en la nube, la finalidad es conocer el impacto y uso que tiene esta tecnología en los negocios y si ha sido útil para enfrentar tanto los retos que surgieron a partir de la pandemia como los desafíos usuales de la empresa. Ve al final del artículo para leer la metodología completa.

Mantenimiento, implementación y accesibilidad son motivos para elegir software en la nube frente al software de instalación local

El software en la nube es parte de la computación en la nube, en la cual existen varios modelos de negocio: SaaS (software como servicio, por sus siglas en inglés), PaaS (Plataforma como servicio, por sus siglas en inglés) e IaaS (Infraestructura como servicio, por sus siglas en inglés). Este es un gran abanico de servicios disponibles en este formato que cubren diferentes necesidades de las organizaciones.

La encuesta señala que la mayoría de las empresas que tiene implementado software en la nube también utiliza software instalado de forma local (78 %), aunque cabe destacar que el porcentaje que usa únicamente herramientas en la nube (22 %) indica que es posible operar un negocio exclusivamente de esta forma.

Los motivos principales por los que las pymes eligen utilizar software en la nube en vez de local son esencialmente operativos (mantenimiento, implementación y responsabilidad del software) y de alcance (acceder a la información desde cualquier sitio por medio de distintos dispositivos).

Importancia y ventajas de software en la nube frente a software instalado localmente

Implementar varios productos en la nube también es una decisión común si ya se ha optado por esta tecnología en el negocio. El 65 % de los encuestados utiliza de 1 a 5 productos, un 19 % utiliza de 6 a 10 herramientas, un 10 % tiene implementado de 10 a 15 software, y el resto usa más de 15 productos en su negocio.

El 89 % de las pymes encuestadas ya había implementado software en la nube antes de la pandemia. Las áreas en que más se había invertido son las siguientes:

  • Seguridad y TI (45 %)
  • Gestión de proyectos (30 %)
  • Almacenamiento e intercambio de datos (30%)
  • Finanzas y contabilidad (28 %)
  • Ventas (26 %)

Esto muestra un uso de esta tecnología en aspectos esenciales de cualquier negocio: vender, llevar las cuentas, gestionar los proyectos, el almacenamiento y seguridad de la información.

La inversión de software en la nube incrementó debido a la pandemia

El 45 % de las organizaciones encuestadas tuvo que adquirir nuevo software en la nube, no planificado, debido a la pandemia. De este segmento que invirtió de manera imprevista, un 25 % lo hizo por primera vez en este tipo de tecnología.

Este gasto inesperado supuso destinar de 1 a 50 % más del presupuesto anual programado para este tipo de software a casi la totalidad de las empresas (90 %) que se vieron en esta situación.

Las áreas en las que se invirtió a raíz de la situación causada por el coronavirus son básicamente las mismas que antes (Seguridad y TI, Gestión de proyectos, Finanzas y contabilidad) pero con dos áreas nuevas que están enfocadas a la comunicación interna y externa.

Áreas en las que se invirtió software en la nube debido a la crisis causada por el coronavirus

Esto señala el valor de las herramientas de colaboración y comunicación, ya sea de forma interna (con el equipo de la empresa) o de forma externa (asistencia y gestión de clientes). Este incremento de inversión y uso en estas categorías observa una necesidad de compensar operativamente la falta de contacto en persona causado por el distanciamiento social y el teletrabajo.

¿Ha valido la pena esta inversión imprevista? El 89 % de los encuestados dice que sí, el software en la nube ha sido útil o muy útil a la hora de afrontar los problemas surgidos a raíz de la pandemia.

El software en la nube ayuda a mejorar los procesos de negocio

El estudio reporta que el software en la nube es útil de forma general, no únicamente en el contexto actual. Casi la totalidad (90 %) de los encuestados cree que los procesos de negocio han mejorado mucho (46 %) o en cierta medida (44 %) desde que se implementó esta tecnología, independientemente de la pandemia.

Importancia de softwre en la nube: mejora los procesos de negocio

Las ventajas más importantes del software en la nube, indicadas en la encuesta, son las siguientes:

  • La capacidad de acceder al software desde diferentes dispositivos: portátiles, móviles, tablets, ordenadores, etc. (59 %)
  • La disponibilidad de los cambios en tiempo real (35 %)
  • La disponibilidad de la información y los documentos, que siempre están al alcance de todo el mundo (33 %)
  • La implementación y la configuración, relativamente rápidas, del software en la nube (32 %)
  • La capacidad de facilitar el funcionamiento de la empresa en remoto (31 %)

La utilidad principal de las herramientas alojadas en la nube es permitir a las empresas operar a distancia. Los empleados pueden acceder, utilizar y modificar los datos desde cualquier dispositivo y cualquier lugar. Estos cambios se actualizan en tiempo real, lo cual optimiza la comunicación y procesos.

A su vez, la rapidez y facilidad de implementar esta tecnología es otra ventaja que sobresale, un 45 % de los encuestados dice que es sencillo este proceso, mientras que un 20 % señala que es muy sencillo.

Aunque utilizar de este software también tiene desventajas, las principales son:

  • La exigencia de contar con internet para poder utilizar el software, no siempre presenta la funcionalidad de poder trabajar sin conexión (47 %)
  • Es más probable que el software sufra ataques de hackers (40%)
  • La dependencia de terceros proveedores (34 %) 
  • Hay menos control sobre cómo se almacenan y controlan los datos, ya que los gestiona el proveedor de software (31 %)
  • Los problemas de cumplimiento con la legislación local, por ejemplo: la protección de datos (27 %)

La implementación de software en la nube ha ganado la confianza de las empresas, es una herramienta muy útil actualmente

El estudio muestra que las pymes que utilizan software en la nube consideran que es favorable para la organización. Casi la totalidad de los encuestados cree que esta tecnología ha mejorado los procesos del negocio, y también señala que ha sido útil para enfrentar los nuevos retos que se crearon a raíz de la pandemia.

El valor de estas herramientas está en que permite a los empleados trabajar de forma remota, con información actualizada en tiempo real, y desde cualquier lugar utilizando distintos dispositivos. Por su parte, las empresas se ahorran tiempo y gastos en equipo y personal ya que es un servicio externo y es el proveedor quién se encarga del mantenimiento, seguridad y tareas operativas del software y los datos.

Las principales áreas en donde se utiliza esta tecnología son áreas clave en cualquier negocio, lo cual indica la importancia que han adquirido para las empresas, así como el nivel de seguridad que hay en ellas a pesar de las preocupaciones y desventajas que esto implica.

El hecho de que casi un cuarto de las pymes que utilizan esta tecnología lo hace exclusivamente con software en la nube, sin software instalado de forma local, también observa una tendencia de los negocios a confiar más en la nube.

La importancia del software en la nube y su utilidad para las empresas, ya sean pymes o grandes, no está en duda. Esto es parte de la forma actual de operar de los negocios y no hay indicadores que muestren que se va a revertir esta tendencia, al contrario, es posible que en unos años sea la forma común de trabajar.

¿Quieres saber más? Visita nuestro catálogo de soluciones de integración en la nube y descubre más productos.
Infografía GetApp - Uso e importancia de software en la nube en las pymes - España

Metodología de la encuesta
Para recopilar los datos de este informe hemos llevado a cabo una encuesta online durante diciembre de 2020. Las respuestas provienen de una muestra del mercado español. La encuesta se envió a 1479 propietarios y empleados de pequeñas y medianas empresas, entre los que se seleccionaron 616 para participar. El criterio de selección de los participantes es:
  • Debe ser residente en España.
  • Debe trabajar a jornada completa o parcial en una pequeña o mediana empresa.
  • Debe tener alguno de los siguientes puestos en la empresa:
    • Propietario o CEO
    • Directivo 
    • Gestor de varios departamentos
    • Gestión intermedia 
  • Debe estar involucrado o al tanto del proceso de selección y compra de software en la empresa.
Los participantes provienen de diferentes sectores de la industria. 

Digitalisation in Singapore – 76% of businesses are now operating virtually since COVID-19

digitalisation singapore

Small and medium business in Singapore are embracing digital tools as a means to cope during the pandemic, but there is also a need for a long-term plan for business continuity.

In Singapore, the coronavirus crisis has accelerated digitalisation and digital transformation in many aspects of our lives, from our lifestyle and hobbies to work. However, the pandemic had a much bigger impact on how businesses leverage technology to ensure continuity – from the way businesses connect with employees and customers to running administrative tasks and internal processes.

In March last year, the Infocomm Media Development Authority (IMDA) rolled out a “Stay Healthy, Go Digital” initiative to help small and medium enterprises (SMEs) implement safe distancing and business continuity measures by building their digital capabilities such as collaboration tools, online meeting software tools, queue management systems and temperature screening solutions. The initiative helped businesses adapt and become more resilient to economic disruptions.

The state of digitalisation in Singapore small and medium businesses

As we enter 2021, businesses need to shift from using digital tools for disaster recovery to a more strategic use of technology that will drive better business outcomes in a post-pandemic world. Hence, we’ve asked over 500 local SMEs in Singapore about their digital transformation initiatives to date to better understand how they can ensure their technology deployments are delivering business value.

While the survey findings reveal that organisations have shown great adoption of digital tools, they will also need to focus on planning for the long-term and working with technology partners that can help them achieve their business goals.

93% businesses are seeing increase in traffic from Singapore and overseas

In Singapore, many organisations (76%) have seen a boost in digital engagements from customers and prospects since the COVID-19 outbreak last March. 32% report a major rise in traffic to websites, while 44% have experienced minor increases.

Furthermore, 92% of businesses are seeing heavier traffic originating from regions or countries where they had not previously operated in:

website traffic from new regions due to digitalisation

Apart from increased digital customer and prospect engagements, most companies in Singapore (76%) state that they have been conducting the bulk of their business virtually since the start of the pandemic:

surge in digitalisation of singapore organisations

73% of respondents reported that they are using their online channels to drive promotions and sales of their products and services. Businesses are also communicating with customers on product reviews, providing updates and addressing queries – all of which suggests reactive and short-term usage of online channels.

use of digital networks for engagement

While Singapore has been able to successfully transition to Phase 3 of COVID-19 reopening in December last year, it is clear that digital will continue to play a significant role in facilitating businesses in 2021.

Globally, we saw organisations from various industries rapidly accelerating their digital transformation to survive. Today, the way we used to do business has changed for good and businesses’ competitive advantage is now based on how well they adopt these digital tools.

While businesses have been able to engage customers digitally, challenges of digitalisation remain

A successful digitalisation plan starts with understanding the business objectives. For many of our survey respondents, across both the first financial quarter and 2021 as a whole, they’ve identified these priorities: retaining existing customers, shifting business operations digitally/remotely, cutting costs and increasing cash flow.

Businesses are also thinking ahead, where finding new customers and improving brand image ranked high in priority for respondents in the long run.

business priorities 2021

According to the findings, 29% ‘very successful’ and 55% ‘somewhat successful’ of the business leaders surveyed believe they were successful at engaging customers in digital environments, including company websites and social media accounts. But their success may not last forever as they are continuously facing challenges that could affect their business performance in an increasingly digitalised economy.

Over a third (35%) of organisations are finding several key areas of digitalisation considerably challenging, such as the process of enabling online checkout and payments and the shift to socially distanced operational processes, such as contactless delivery.

Challenges of digitalisation

Furthermore, organisations are also encountering issues trying to digitalise internal procedures. Most of the business leaders surveyed experienced moderate or considerable challenges in maintaining team and cross-team collaboration (76%), shifting business processes online (80%), and training employees to use new software (78%).

The key to optimising an organisation’s digitalisation strategy is the need to improve software acquisition and implementation. More than a third (34% and 32% respectively) reported that they are facing considerable challenges in both areas.

40% of businesses will need social media marketing skills in the next six months

For a holistic digital transformation, organisations also need to upskill their workers and equip them with digital skills to gain competitive edge and remain relevant in the digital landscape.

The survey respondents reported they would need these digital skills the most in the next six months: social media marketing, cybersecurity, business intelligence/data analytics and website and app development.

challenges of digital transformation

Seeing that hybrid work formats and digital business models are likely here to stay, one of the findings that was quite concerning revealed that a significant number of companies are deploying new technologies on a temporary basis only.

We asked respondents whether COVID-19 had led them to consider shifting marketing efforts online, 40% reported that they had implemented or planned to implement temporarily. Likewise, when it came to expanding the use of digital selling platforms (e.g. Facebook Shops, Qoo10, Carousell, Shopee, Lazada) 36% were also doing so temporarily.

These temporary solutions could be attributed to how businesses are leveraging their digital environments for short-term goals on sales, promotion, updates and addressing queries. This suggests great potential for businesses to maximise their digital channels to build long-term engagement, reputation, affinity and loyalty.

To survive and thrive in today’s digital age, businesses need to adopt a long-term view on their digital investments from choosing the right tools to deploying them. With over a third (34% “finding the right software” and 32% “software implementation”) of the respondents finding these areas challenging, it is even more crucial to work with the right technology partner.

Business leaders must ensure their choice of vendors and service providers are adept at helping them create a cohesive digital strategy that addresses today’s roadblocks, while anticipating and mitigating future challenges. Partners who can also train and upskill employees are also worth the long-term investment to help businesses derive maximum value from their technology.

Looking to optimise your digital transformation strategy? Check out our catalogue.

Survey methodology

Data for this digitalisation study was collected in December 2020 from an online survey of 538 respondents that live in Singapore.

To participate on the survey, respondents had to be:

  • Employed full-time in one of the following roles:
    • Owner, founder or other head of an organisation
    • C-Suite executive e.g. CEO, CIO
    • President of Vice-president
    • Director
    • Manager
  • Working for a company of up to 250 people
  • Working at the organisation during the COVID-19 pandemic

Een projectplan maken in 5 stappen

projectplan maken

Weet je niet hoe je een effectief projectplan moet maken? Lees dan snel verder.

projectplan maken

Wie kent de tv-serie The A-Team uit de jaren tachtig niet? Hannibal, de leider van het team, sprak na een geslaagde missie vaak de gevleugelde woorden: “I love it when a plan comes together.”

Wat dat meesterlijke plan inhield, bleef altijd onduidelijk. Er werd alleen veel geschoten, waarbij nooit iemand geraakt werd, en er werd van alles in mekaar gelast in een oud schuurtje. We zagen nooit dat Faceman of B.A. Baracus aan de slag gingen met een systeem voor project management om hun dubieuze plannen voor te bereiden, maar op het einde vielen alle puzzelstukjes altijd weer op hun plaats.

Elke goede projectmanager weet echter dat een succesvol project zonder solide plan niet mogelijk is. We zullen dus moeten invullen wat Hannibal en The A-Team aan de verbeelding overlieten: hoe ziet een projectplan eruit dat niet kan mislukken?

In dit artikel: 

  • Het belang van projectplanning
  • Een projectplanning maken in 5 stappen
      • Stap 1: Definieer je project
      • Stap 2: Identificeer risico’s, aannames en beperkingen
      • Stap 3: Organiseer de mensen voor je project
      • Stap 4: Maak een lijst van je projectmiddelen
      • Stap 5: Maak een communicatieplan voor het project
  • Andere resources voor projectplanning

Het belang van projectplanning

Zonder plan aan een project beginnen, is hetzelfde als zonder kaart op reis gaan. Uiteindelijk kom je er wel, maar het kost je onnodig veel tijd en geld.

Vier van de belangrijkste problemen bij projectmanagement die door projectmanagers werden aangewezen in ons PM onderzoek zouden voorkomen kunnen worden met een betere planning:

Van start gaan met een project zonder een goedgeschreven plan kan leiden tot scope creep, budgetoverschrijdingen en deadlines die niet worden gehaald.

Door met je team rond de tafel te gaan zitten en een blauwdruk voor het project te maken voordat je concreet aan de slag gaat, kun je verwachtingen opstellen die ervoor zorgen dat het project slaagt.

Opmerking: Bij al deze stappen wordt ervan uitgegaan dat je project management software gebruikt als hulpmiddel bij de communicatie binnen het team, de planning, de budgettering en het bereik. Een projectmanagementtool is ook de beste plek om de informatie die je in de onderstaande stappen verzamelt, te documenteren en op te slaan. Als je nog niet meteen wilt investeren in projectmanagementsoftware, kun je ook eerst een gratis versie uitproberen.

Een projectplan maken in 5 stappen

Definieer je project

Of je nu een app ontwerpt of een nieuwe vestiging van je zaak opent: je moet altijd eerst definiëren wat je precies wilt bereiken. “Een nieuwe lunchroom openen” is dus niet voldoende.

Je projectdefinitie moet zes hoofdelementen bevatten:

  1. Doelen.  Beschrijf nauwkeurig wat je met dit project wilt bereiken, zowel extern (winst, marktaandeel, klanttevredenheid) als intern (infrastructuur verbeteren, processen stroomlijnen, medewerkers vasthouden). Gebruik daarbij SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden) doelen.
  2. Bereik (scope). Hoe zorgvuldig je ook plant, een project heeft altijd te maken met veranderingen en daar moet je rekening mee houden. In plaats van alles te identificeren dat binnen het bereik van je project valt, is het soms makkelijker om te bepalen wat er sowieso buiten het bereik valt. Dit is ook meteen een goed moment om te bepalen wie er verantwoordelijk is voor het goedkeuren of weigeren van veranderingen in het bereik.
  3. Succescriteria. Wat bepaalt er of dit project slaagt of mislukt? In deze stap moet je terugkijken naar je doelen. Algemene criteria zijn bijvoorbeeld dat het project op tijd en binnen het budget wordt voltooid, dat het eindproduct een bepaald kwaliteitsniveau heeft en dat er een specifiek zakelijk probleem wordt opgelost.
  4. Deliverables. Maak een lijst van de essentiële deliverables (het uiteindelijke resultaat) voor je project. Dit kan bijvoorbeeld een werkende mobiele app zijn voor je bedrijf, een lunchroom die klaar is om klanten te ontvangen of een nieuw payrollsysteem voor je medewerkers. Beschrijf dit zo gedetailleerd mogelijk.
  5. Vereisten. Bepaal wat je nodig hebt (middelen, personeel, budget, tijd) om de doelen van het project te behalen en een geslaagd resultaat te leveren. Documenteer dat hier. Overleg dit met alle belangrijke stakeholders om ervoor te zorgen dat je niets vergeet.
  6. Planning. Gebruik een work breakdown structure (WBS) om te bepalen wat er geleverd moet worden en wanneer. Gebruik deze planning vervolgens als uitgangspunt voor je basisplanning, projectmijlpalen en deadlines.

Stap 2: Identificeer risico’s, aannames en beperkingen

Door potentiële valkuilen en tegenslagen vooraf te identificeren, ben je voorbereid op problemen die onvermijdelijk gaan komen.

Wijs in deze fase een teamlid aan die verantwoordelijk wordt voor het risicobeheer. Dat kun je zelf zijn, de projectmanager of een andere projectleider, afhankelijk van de grootte van het project. Het gaat erom dat er iemand verantwoordelijk is voor het bewaken van de risico’s die je hebt geïdentificeerd (bijvoorbeeld het missen van deadlines of overschrijding van het budget). Project management software kan risicomanagement een stuk eenvoudiger maken als je een nauwkeurige projectdefinitie hebt.

In deze fase (en in de projectplanning in het algemeen) gaat het er niet alleen om chaotische omstandigheden vóór te blijven. Het is ook belangrijk om bepaalde aannames of beperkingen meteen te documenteren, bijvoorbeeld de beschikbare middelen of de financiering van het project.

Als het project bijvoorbeeld tijdens normale werktijden (dus zonder overwerk) voltooid moet worden of alleen met de middelen die al aanwezig zijn, moet je team dat vooraf weten.

Stap 3: Organiseer de mensen voor je project

Deze stap is cruciaal voor je projectplan. Project management is in de eerste plaats people management. Hoe grondiger je stap 1 en 2 aanpakt, hoe eenvoudiger deze stap wordt.

Voor het organiseren van je project moet je het volgende identificeren en documenteren:

  • Klant. Voor wie is het eindproduct bestemd? Gaat het hier om interne of externe klanten?
  • Stakeholders. Dit zijn de mensen of groepen die een gevestigd belang hebben in een geslaagde voltooiing van het project. Het identificeren van je stakeholders vormt de basis voor je communicatieplan.
  • Rollen en verantwoordelijkheden. Stel de organisatorische hiërarchie op voor het project. Wie heeft het laatste woord als er beslissingen genomen moeten worden? Wie is verantwoordelijk voor de communicatie met de klant? Wie bewaakt het budget en de planning in je programma voor projectmanagement? Wie voert het feitelijke werk uit?

Stap 4: Maak een lijst van je projectmiddelen

In stap 1 heb je enkele algemene vereisten geïdentificeerd voor de voltooiing van het project. Je hebt ook al de menselijke resources geïdentificeerd die nodig zijn om het werk uit te voeren en te managen. Dan is het nu tijd om te kijken naar de specifieke middelen die nodig zijn om aan de slag te gaan.

Voorbeelden van projectmiddelen zijn:

  • Technologie (computers, software, mobiele apparaten)
  • Salarissen
  • Voertuigen
  • Fysieke materialen

Maak een lijst van alle resources die je nodig hebt, met de bijbehorende kosten, voor je budget- en resourcemanagement. (Dit hoeft niet heel gedetailleerd. Als je cijfers maar kloppen, dan doet je project management software de rest).

Wil je het handmatig doen, dan kun je ook gebruikmaken van dit Excel-sjabloon voor projectbegroting.

Stap 5: Maak een communicatieplan voor het project

Je hebt nu een duidelijk gedefinieerd project met een planning, budget, resources en team. Dan kun je dus aan de slag zou je denken. Nog niet helemaal. Je hebt namelijk nog geen communicatieplan.

Slechte communicatie, tussen de projectleider en het projectteam, of de projectleider en de opdrachtgever, zijn belangrijkste redenen waarom projecten mislukken, bleek uit ons onderzoek over projectmanagement in het mkb. Als je ervan uitgaat dat het wel goed zit met de communicatie in jouw team, kan die aanname je hele project ondermijnen.

Alle belangrijke factoren, zoals het halen van deadlines, binnen het budget blijven enzovoort, staan of vallen met de communicatie van je teamleden onderling en met je stakeholders en klanten.

Een goed projectcommunicatieplan moet het volgende omvatten:

  • Communicatiedoelen. Wat is het doel van een bepaald bericht? Wil je weten of een team over voldoende middelen beschikt of wil je een teamleider herinneren aan een belangrijke deadline die eraan komt? Bedenk eerst wat je wilt bereiken en maak dit duidelijk in je bericht voordat je op Verzenden klikt.
  • Doelgroep. Wie moet de communicatie ontvangen? De directeur van het bedrijf hoeft bijvoorbeeld niet alle routine-updates over mijlpalen te krijgen, maar moet wel worden geraadpleegd als het budget wordt overschreden.
  • Belangrijke inhoud voor communicatie. Welke informatie moet telkens worden opgenomen in de communicatie met je projectteam? Misschien stuur je alle belangrijke stakeholders een wekelijkse statusupdate over de voortgang met betrekking tot komende mijlpalen, herinneringen aan belangrijke deadlines en de status van het budget en de planning. Documenteer dat allemaal in je communicatieplan.
  • Communicatiemethode en -frequentie. Hoe worden de standaard teamcommunicaties verstuurd en met welke frequentie? Wekelijks op vrijdagochtend of tweewekelijks op maandagmiddag? Via e-mail of een samenwerkingstool? Leg die informatie aan het begin van het project vast en blijf dit consistent zo doen.

Er is meer: andere resources voor projectplanning

Als jouw projecten vaak uit de hand lopen, het budget overschrijden, deadlines missen of niet het gewenste resultaat opleveren, is de kans groot dat dit op zijn minst voor een deel aan een slechte planning ligt.

Je project duidelijk definiëren, risico’s identificeren, je team samenstellen, resources verzamelen en een communicatieplan opstellen: dit zijn factoren die een groot verschil maken.

Andere resources voor projectplaning vind je hier:

En nu? Bekijk onze catalogus met project management software om de juiste tool te vinden.

Cosa significa Software as a Service (SaaS)?

Saas cos'è, significato

Il Software as a Service (SaaS) è un modo relativamente recente di fornire soluzioni software che negli ultimi tempi ha conosciuto una crescita costante, sebbene il suo nome non sia estremamente intuitivo. Il SaaS è strettamente legato al cloud computing, pur differenziandosi da questa tecnologia.

Saas cos'è, significato

Generalmente, l’esecuzione di piattaforme SaaS richiede però un uso considerevole del cloud e di strumenti correlati come i software gestionali cloud. Continua a leggere per scoprire tutto sul SaaS e perché è così importante nel settore della tecnologia moderna.

Che cos’è il SaaS?

SaaS è l’acronimo di Software as a Service. Normalmente, i software come li abbiamo sempre conosciuti, come ad esempio Microsoft Word o Adobe Photoshop, venivano distribuiti attraverso dei supporti disponibili per l’acquisto in un negozio fisico o sul web. L’utente doveva quindi installare il software sul proprio computer, e se successivamente voleva aggiornare il software doveva effettuare un ulteriore acquisto una volta disponibile la nuova versione.

Invece di prevedere l’acquisto di una versione unica del prodotto, normalmente il SaaS è un modello di distribuzione one-to-many che genera reddito mediante una formula ad abbonamento. Gli utenti pagano per accedere al software, che viene fornito via internet, e possono così usufruire anche degli aggiornamenti e delle nuove funzionalità che vengono sviluppate e rilasciate costantemente.

Oggigiorno, grazie alle tecnologie Wi-Fi e 4G/5G, che forniscono una connessione a internet ad alta velocità e una copertura praticamente ovunque, e grazie al progresso informatico a livello di browser (come i linguaggi HTML5 e JavaScript), i software sono accessibili direttamente da un browser web. L’utente non ha bisogno di scaricare o installare nulla (è comunque possibile sviluppare applicazioni personalizzate), il software funziona tendenzialmente su qualsiasi dispositivo e gli aggiornamenti possono essere inviati agli utenti all’istante. 

SaaS e cloud sono la stessa cosa?

SaaS e cloud non sono la stessa cosa. Di norma, il SaaS usa la tecnologia cloud per distribuire e gestire il suo prodotto. Per capire meglio la differenza tra SaaS e cloud, può essere utile spiegare come si è sviluppata la tecnologia cloud. Anteriormente, un server conteneva tutti i file di un sito web, e gli utenti vi accedevano collegandosi direttamente a quel particolare server. Con l’aumento del traffico internet, i server sono diventati più potenti, ma non riuscivano più a sostenere tali carichi di traffico singolarmente. Per risolvere questo problema, i siti sono stati suddivisi tra cluster (gruppi) di server, ognuno contenente una copia del sito web. Gli utenti si collegano ora al server più vicino alla loro posizione, in questo modo si riducono i tempi di caricamento e la larghezza di banda per i singoli server. Questa è l’idea che sta alla base del cloud.

Il cloud consiste in una serie di centri di elaborazione dati interconnessi, distribuiti in tutto il mondo e contenenti ognuno enormi server farm. In passato, le aziende potevano disporre del server direttamente in loco. Il concetto di Software as a Service utilizza il cloud per ospitare il software e i dati. Le copie dei software SaaS sono distribuire tra vari server cloud (spesso ubicati in tutto il globo), offrendo così agli utenti un’esperienza, in termini di velocità, simile nella maggior parte dei casi a quella di un’installazione locale. 

Che cos’è un modello di business SaaS?

Un modello di business SaaS è diverso dal software tradizionale. L’utente, infatti, non acquista una copia di un software come succedeva anteriormente. Anzi, generalmente non possiede mai una copia del software SaaS, che di solito viene fornito attraverso un modello di abbonamento (simile ad un servizio di streaming come Netflix), concedendo all’utente una licenza per accedere al software finché non cessa di essere un cliente pagante.

Si tratta di un modello che offre flessibilità sia allo sviluppatore del software che all’utente finale, il quale può pagare una quota mensile o, in alcuni casi, effettuare un pagamento anticipato di più mesi. 

Quali sono i vantaggi del modello SaaS?

Il SaaS ha il vantaggio di permetterti di accedere allo stesso servizio da molti dispositivi diversi e addirittura di iniziare un lavoro su un dispositivo e proseguire su un altro, senza perdere nemmeno una virgola. 

Inoltre, con il SaaS si tende a lanciare la stessa versione del prodotto per tutti gli utenti. In questo modo puoi stare tranquillo di usare sempre la versione più recente del software e non devi preoccuparti degli aggiornamenti né di perdere eventuali nuove funzionalità. Infatti, il prodotto gira su server cloud, garantendoti così di usare sempre la versione più recente del programma.

Il SaaS funziona anche in abbonamento, il che ti offre più flessibilità nel caso tu voglia smettere di usare il prodotto. Alcuni servizi prevedono un pagamento su base mensile o annuale, e in molti casi è possibile usufruire di un periodo di prova gratuito per testare il software prima di sottoscrivere l’abbonamento.

Vuoi sapere se il SaaS fa al caso tuo?

Sono molte le ragioni per cui prendere in considerazione un SaaS: è flessibile, scalabile e conveniente sia per gli utenti che per gli sviluppatori. Tuttavia, è importante analizzare questi vantaggi in base alle specifiche esigenze del tuo business. Il SaaS fornisce l’infrastruttura di rete e di archiviazione attraverso terze parti. Ciò significa che i dati della tua azienda, compresi quelli dei tuoi clienti e il codice sorgente, vengono archiviati attraverso un servizio di terzi. A seconda delle policy di conservazione dei dati, questo modello potrebbe essere non adatto a tutte le aziende.

Vuoi saperne di più? Consulta il nostro catalogo completo di i software gestionali cloud.

South African SMEs embrace digitalisation: 47% say that digital engagement with customers has improved 

digitalisation of South African businesses

digitalisation of South African businesses

In just a matter of months, the COVID-19 pandemic struck the world at the speed of light. Most businesses weren’t prepared and were forced to adapt to extraordinary challenges in order to continue with business operations –whilst battling to stay afloat. In South Africa, many businesses have opted for mass work-from-home policies for their staffas businesses navigate through new ways of working as a direct result of the pandemic.  

Digital transformation has become the enabler, propelling businesses into the future. Technologies like collaboration and online meeting software have become a necessity through the transition to digitally enable remote workingThe acceleration saw a broader impact on commercial use of technology, transforming everything from the way businesses interact with prospects and customers, to the internal processes needed, not only to survive, but thrive as business enterprises. 

 As we enter 2021, it is vital for organisations to shift from using digital for disaster recovery, to a more considered application of technology that will drive business benefits post-pandemic.  

The digitalisation of South African SMEs

To assist businesses with ensuring their technology deployments deliver real commercial value, GetApp recently surveyed over 500 SME business leaders about their digitalisation and experiences in accelerating transformation initiatives. The results suggested a need to focus on planning for the long-term, as well as working with technology partners that can support this forward-thinking approach.  

61% of respondents cited social distancing as a driver for going online.

Despite the government’s decision to ban online shopping for all but essential purchases under Level 5 Lockdown, ecommerce has flourished with large numbers of consumers making online purchases for the first timeThis indicates that these consumers were likely to increase their online spend in the future.  

Almost half of South African businesses (46%) state that the majority of their business has been conducted virtually since the start of the pandemic:  

businesses are conducted virtually since Covid-19

South African businesses are seeing over 76increase in digital traffic, whilst 18% have seen a decrease and 10% have had no change in the digital traffic. In addition to increased digital customer and prospect engagements, businesses confirm that 38% of new traffic has originated in regions or countries where they had not previously operated in:  

new traffic from new regions

Just 11 days into 2021, South Africa was at its most devastating peak of the pandemic, and the new variant of the coronavirus seems to be forcing the state back into harder lockdowns. It is becoming more crucial for businesses to adapt to digitisation and accelerate their transformation to maintain business services through the year. 

88% of business leaders surveyed believe that software purchases have enabled their businesses ability to survive

It has taken agility and innovation to mitigate through this new world order, create new revenue channels, upskill or reskill staff at this accelerated pace. All these, which were lingering issues pre-pandemic, have now been given the spotlight during COVID-19. 

Optimising digitisation strategy depends on first understanding over-arching business goals. For most of our respondents, these goals are relatively consistent throughout 2021. Across both the first financial quarter and 2021 as a whole, a significant proportion identified retaining customers, increasing cash flow, cutting costs, finding new customers and retaining employees as their top five business goals for the year: 

short and long term business goals south african companies 2021

 88% of business leaders surveyed believe that software purchases have enabled their businesses ability to survive:  

role of software for survival businesses

The survey also looked at the success of businesses in engaging with customers in digital environments, such as social media and the business website.  

The most positive response with 47% shared that a digital engagement with customers has been very much of a success; while it has fairly been successful for 40% respondents, almost three quarters (11%) of respondents said the digital engagement with customers is a minimal success. However, customer digital engagements are not at all successful for 2% of respondents. Any shift that was unplanned always comes with challenges, and as such, businesses have experienced moderately challenging aspects in converting their businesses digitallyconverting the in-person services provided to be online (e.g., teaching classes online) had the highest respondents with 43This is followed by 41% of respondents who said shifting from in-person meetings to virtual ones is also moderately challenging.  

In order to drive support in the digital shift, the survey asked the respondents which other emerging technologies could be valuable to their businesses as well as to drive the success of their business digital transformation; and 58% believe that Internet of things (IoT) connectivity could be beneficial to their business, followed by 58% who believed in  Big data analytics to a range of 49% – 46% of respondents who believed that Artificial Intelligence (AI) and machine learning as well as Cloud-based data storage would be valuable to their business leaving  10% who  believe that  Blockchain could also be valuable to their businesses.  

The respondents also shared further operational changes they have considered or implemented because of the COVID-19 pandemic and social distancing requirements as well as the areas of their business where they plan to invest the most in digitisation in 2021.  

Looking to optimise your digital transformation strategy? Check out our catalogue 

Survey methodology 

Data for this study was collected in December 2020 from an online survey of 500 respondents that live in the South Africa. 

To participate on the survey, respondents had to be: 

  • Employed full-time in one of the following roles: 
  • Owner, founder or other head of an organisation 
  • C-Suite executive e.g. CEO, CIO 
  • President of Vice-president  
  • Director 
  • Manager 
  • Working for a company of up to 250 people 
  • Working at the organisation during the COVID-19 pandemic