Mieux collaborer avec vos sponsors projet

Mieux collaborer avec vos sponsors projets header

Garder vos projets sur les rails à l’aide de votre sponsor

Mieux collaborer avec vos sponsors projets header

Comment votre sponsor projet réagirait-il si vous lui disiez que, malgré tous ses efforts, son soutien ne suffit pas ? Pouvez-vous vous exprimer franchement sur le sujet et parler des hauts et des bas de votre collaboration ?

Si vous grimacez rien qu’à l’idée de cette rencontre, vous devriez remettre en question votre capacité à gérer un projet avec cette personne. C’est en tout cas ce que conseille Michael Hanford, analyste chez Gartner (article complet en anglais disponible pour les clients Gartner).

“Le manque d’engagement de la part du sponsor d’un projet force l’équipe à fournir des efforts supplémentaires et à recommencer certaines tâches. Il peut aussi bloquer la prise de décisions applicables dans le temps imparti”, écrit Hanford.

Malgré l’importance du soutien d’un sponsor, de nombreuses entreprises ne maîtrisent pas bien cet aspect de la gestion de projets.

Le rôle de sponsor projet est crucial. C’est pour cette raison qu’en tant que responsable vous devez absolument pouvoir travailler avec différents profils de personnalités et savoir comment maintenir la motivation de vos sponsors et leur engagement dans vos projets.

Dans cet article, vous découvrirez les types de sponsors projet que vous êtes susceptibles de rencontrer ainsi que des conseils pour mieux gérer votre relation avec eux.

Rôle et responsabilités du sponsor projet

Si tant d’entreprises peinent à gérer le soutien de leurs sponsors projet, c’est d’abord parce que la définition du rôle et des responsabilités d’un sponsor n’est pas claire (ou pas fixe).

Cadres, chefs de projets, activités, secteurs… Chacun a sa propre idée de ce qu’implique ce statut.

Il y a peu, le PMI a décidé de définir quelques principes bienvenus afin de mieux cerner la question. Voici les éléments à retenir.

Rôle d’un sponsor projet

Le rôle de sponsor projet est attribué à un cadre (ou un autre responsable) qui répond globalement du bon déroulement d’un projet. Le sponsor est donc directement associé à la réussite d’une initiative. Il est attaché à un projet spécifique, dont il supervise tout le cycle de vie, depuis ses débuts jusqu’à son adoption.

Responsabilités d’un sponsor projet

Le sponsor projet est responsable du lancement, du suivi, de l’approbation, de la détermination de la vision, de la gestion et de la concrétisation de la valeur et des bénéfices d’un projet.

Quelques responsabilités d’un sponsor projet :

  • Informer et conseiller le chef de projet et l’équipe.
  • Porter le projet, notamment en le défendant et en obtenant le soutien de différents services.
  • Assurer la disponibilité des ressources ainsi que le financement des activités et communiquer les priorités liées au projet au sein de l’organisation.
  • Relayer les informations à la hiérarchie et contribuer à la résolution des problèmes qui dépassent les responsabilités du chef de projet.
  • Servir de premier point de contact pour les intervenants internes et externes (p. ex. équipe en charge du projet et clients).

Un sponsor projet engagé jette des ponts, élimine les obstacles et fait en sorte que les personnes impliquées dans un projet soient sur la même longueur d’onde pour que les projets aboutissent. Cependant, la plupart des responsables n’excellent pas immédiatement dans ce rôle. Il faut de l’expérience mais aussi avoir été formé et coaché pour acquérir les compétences nécessaires à tout bon sponsor projet.

Quel est le niveau d’engagement de votre sponsor projet ?

Nous avons demandé à des professionnels du management de partager leur expérience de collaboration avec différents types de sponsors afin d’en définir les caractéristiques essentielles.

Au cours de votre carrière, vous rencontrerez probablement l’un des quatre types de sponsors suivants :

1. Engagé et investi

Ce sponsor connaît son sujet et sait s’impliquer tout en laissant l’équipe prendre des décisions. Il offre un support adéquat et use de son influence pour éliminer activement les obstacles.

Son approche exige du temps et de l’expérience, mais il peut toujours bénéficier des conseils du chef de projet pour apprendre comment aider au mieux l’équipe.

2. Modérément engagé, mais demandeur d’informations

Ce sponsor veut être informé, mais il ne veut pas s’embarrasser des détails. Il fera remonter les problèmes et communiquera avec la hiérarchie sur l’avancement du projet, mais il peut négliger ou minimiser certaines responsabilités clés.

Cette approche est souvent adoptée lorsque le sponsor a d’autres priorités et ne se rend pas suffisamment disponible pour le projet.

3. Contrôlant et autoritaire

Ce sponsor essaie de tout contrôler et devient souvent un goulot d’étranglement pour les décisions importantes concernant le projet. En conséquence, de trop nombreuses actions nécessaires restent en suspens, ce qui peut bloquer certains aspects du projet, voire sa réalisation complète.

Cette approche découle souvent d’un manque de confiance ou d’une certaine incertitude, notamment en cas de mauvaise expérience par le passé, d’arrivée dans une nouvelle équipe ou de découverte du sujet.

4. Désengagé et indifférent

Ce sponsor n’est ni impliqué dans le projet ni investi dans l’équipe et il est difficile de lui demander des comptes. Souvent, il ne prend part au projet que lorsqu’un problème nécessite l’attention de ses supérieurs.

Cette approche peut être observée lorsque le sponsor ne comprend pas son rôle et ses responsabilités, a d’autres priorités ou dispose d’une expérience limitée du sujet.

Comment gagner et conserver le soutien d’un sponsor projet

Fixer les attentes

Selon Todd Williams, président d’eCameron, Inc., une société de conseil spécialisée dans l’audit, la reprise et la complétion de projets, la plupart des sponsors sont désengagés.

Cela se produit souvent lorsque leur rôle n’est pas bien défini et qu’ils ne sont donc pas certains de ce qu’ils sont censés faire (et la plupart des chefs de projets détestent devoir le leur dire).

“Je ne présuppose jamais que le sponsor d’un projet sait ce qu’il doit faire. C’est pour cette raison que j’essaie de former tous mes sponsors.”
Todd Williams, président d’eCameron, Inc.

Williams rencontre d’abord ses sponsors et parcourt avec eux un document qui définit leurs responsabilités ainsi que les attributions du chef de projet et celles du sponsor. Selon lui, ce processus est généralement très instructif.

“De nombreux sponsors en savent si peu sur la gestion de projets qu’ils sont choqués par la quantité de travail à abattre”, précise Williams. “S’ils pensent qu’une responsabilité ne leur incombe pas, nous en discutons immédiatement et nous essayons de déterminer qui pourra s’en charger et comment elle devrait être transférée à la hiérarchie.”

Établir un plan de communication

Il est essentiel que vous établissiez un plan de communication et le planning correspondant avec votre sponsor. Cette opération peut varier selon le type de sponsor avec lequel vous travaillez. Si vous ne parvenez pas à fixer ces éléments dès le départ, préparez-vous au désengagement de votre sponsor.

Chacun communique et interagit différemment. Vous devez donc veiller à vous adresser à chaque sponsor projet en utilisant le canal de communication qui lui convient.

Préfère-t-il discuter par e-mail ou par chat ? Utilise-t-il Google Sheets ou Excel ? A-t-il besoin d’un bilan quotidien ou hebdomadaire ?

“Les chefs de projets doivent être des caméléons et adapter constamment leurs techniques de management et de communication pour adopter des approches qui conviennent aux différents membres de l’équipe. Le sponsor d’un projet devrait toujours être pris en considération”, affirme Emily Meyers, consultante principale et practice lead chez Sparkhound, une société de gestion de services informatiques et de conseil commercial.

La meilleure manière de définir les besoins, les sources de motivation et le type de communication que votre sponsor projet préfère est de le rencontrer et de lui poser la question.

Astuce de pro

Si votre entreprise a pris part à un exercice sur les styles sociaux ou les profils de personnalité, c’est un excellent moyen d’apprendre à connaître vos sponsors et de découvrir leur style de communication privilégié.

De plus, selon Emily Meyers, vous pouvez interroger vos collaborateurs pour obtenir des conseils sur la communication avec un sponsor particulier. Pensez simplement à préciser que vous cherchez à savoir ce qui a fonctionné par le passé, pas à récolter des avis négatifs. Vous garantissez ainsi que les discussions restent constructives et professionnelles.

Résoudre les problèmes à la source

Si votre sponsor n’est pas engagé et investi, prenez le temps de comprendre pourquoi afin de pouvoir corriger le tir.

Par exemple, un sponsor qui essaie de contrôler un projet agit souvent ainsi parce qu’il ne fait pas suffisamment confiance à ses collaborateurs.

Meyers prévient qu’un sponsor peut devenir autoritaire s’il a vécu une mauvaise expérience sur un précédent projet, s’il ne maîtrise pas suffisamment la matière à son goût ou s’il intervient dans une toute nouvelle équipe.

Dans ce cas, plusieurs problèmes doivent être pris en considération : un besoin de connaître le moindre détail, une tendance à régenter les comportements de tous les collaborateurs, une propension à microgérer les membres de l’équipe ou encore une tolérance limitée pour les prises de décision collectives.

“Le défi avec ce type de sponsor consiste à canaliser son énergie pour la focaliser sur des activités productives afin de faire progresser le projet tout en lui permettant de sentir qu’il est aux commandes”, précise Meyers.

“Une fois la confiance établie, vous pouvez l’aider à convertir son énergie en atout. C’est le meilleur moyen d’aider toute l’équipe et de la voir avancer.”

Faire des bilans périodiques

Si votre sponsor commence à se désengager ou ne réagit plus, Williams conseille de prendre des mesures correctives. Vérifiez par exemple qu’il considère toujours le projet comme une priorité et déléguez les questions moins cruciales à d’autres personnes pour l’en décharger.

Ensuite, si un problème urgent se déclare et que votre sponsor n’y répond pas, faites remonter l’information pour faire face à ce manque de réponse. Enfin, si le problème persiste, Williams conseille de changer de sponsor de projet.

Conseils pour bien gérer le partenariat avec un sponsor

Les recommandations reprises dans cet article sont résumées dans une liste pratique de conseils à laquelle vous pourrez vous référer pour assurer le bon encadrement de vos projets. Gardez-la avec vous afin d’améliorer la collaboration avec votre sponsor lors de votre prochain projet.

Infographie de conseils pour mieux collaborer avec son sponsor projet

Un logiciel de gestion de projet pourrait grandement vous aider à organiser vos projets et donc améliorer vos relations avec vos sponsors. N’hésitez pas à comparer les différentes options qui s’offrent à vous !

Das Burn-Down-Diagramm – Ein Effizientes Tool für agile Teams

titelbild-burndown-chart

Inklusive kostenloser Excel Vorlage zum Download

titelbild-burndown-chart

Schon klar! Agile Teams arbeiten nicht mit klassischen Milestones und Deadlines. Ein Punkt ist ja gerade, nicht alle Arbeitsschritte im Voraus durchplanen zu wollen. Dennoch ist es wichtig, den Projektfortschritt abschätzen zu können: Wie viel Arbeit steht im aktuellen Sprint noch an? Liegt dein Team im Plan oder arbeitet es zu langsam? Welche Ressourcen sind noch wie lange für welche Aufgabe gebunden? All dies sind häufig gestellte Fragen in agilen Projekten. Als Tool, um sie zu beantworten, hat sich in der agilen Welt das Burn-Down-Diagramm etabliert.

Erfahrene Projektteams sowie Teams, die viele Aufgaben zugleich bearbeiten, nutzen meist Scrum-Software. Kleinere Teams, die neu in der Welt des agilen Projektmanagements sind, müssen aber nicht sofort in eine umfangreichere Softwarelösung investieren. Das Burn-Down-Diagramm bietet solchen Teams alles, was sie brauchen, um ein Gefühl für die agile Arbeitswelt zu entwickeln, bevor sie diese Entscheidung treffen. Genau für diesen Zweck haben wir ein Excel Template erstellt. Damit kann dein Unternehmen (oder ein einzelnes Team) agile Luft schnuppern, ohne gleich ein Commitment für den dauerhaften Umstieg machen zu müssen. Die Vorlage enthält Erklärungen, die dir zeigen, wie du die einzelnen Felder ausfüllst. Außerdem sind auch schon alle Formeln enthalten, um nach der Dateneingabe das Diagramm mit dem verbleibenden Arbeitsumfang zu erzeugen.

Im weiteren Verlauf dieses Artikels stellen wir dir folgendes vor:

  • Wichtige Merkmale agiler Projekte vor
  • Die häufigste agile Methode Scrum
  • Vorteile und Nutzung des meistgenutzten Scrum-Tools ein: das Burn-Down-Diagramm

Der König im agilen Projektmanagement: Scrum

Scrum und Kanban sind agile Methoden, die in aller Munde sind. Das Ziel des agilen Projektmanagements ist es, einen Rahmen zu definieren, in dem Teams möglichst effektiv arbeiten können. Dabei zeichnen sich agile Methoden durch Flexibilität und Transparenz aus. Es geht nicht darum, im Voraus einen exakten Plan zu erarbeiten – in agilen Projekten ist zu Beginn oft sogar das Projektziel nur in Umrissen erkennbar. Stattdessen kommt es darauf an, sich in iterativen Zyklen immer näher an ein Endergebnis hinzuarbeiten, das die Kundenwünsche erfüllt (die unter Umständen auch erst im Projektverlauf klar herausgearbeitet werden). Dies zeigt auch, warum Übersicht und Transparenz so wichtig sind. Wenn nicht zu 100% klar ist, wo es hingehen soll, ist es um so wichtiger, zumindest zu wissen, wo man gerade steht und wie die nächsten Schritte aussehen. Kanban erzeugt die nötige Übersicht mithilfe des sogenannten Kanban Boards, das den Workflow im Projekt visualisiert. In Scrum Projekten dienen kurze Feedbackschleifen in täglichen Standup Meetings dem gleichen Zweck. Außerdem setzt Scrum auf das Burn-Down-Diagramm zur Visualisierung.

Rund 50 Prozent der deutschen Unternehmen setzen mittlerweile auf agile Methoden. Die Gründe hierfür sind meist die gleichen. Agile Methoden werden als schneller, flexibler und somit erfolgreicher wahrgenommen. Knapp 40 Prozent der befragten Unternehmen gaben zudem an, dass ihre Mitarbeiter durch die gesteigerte Verantwortung und Selbstorganisation motivierter seien. Wie einer Studie der Bitkom Research aus dem September 2019 zu entnehmen ist, setzt ein Großteil der Unternehmen auf Scrum.

Burn-Down-Chart 2.png

Was macht die beliebte Scrum-Methode aus und wie wird sie genutzt?

Scrum im Überblick

Anwendung

Scrum ist eine Methode zum agilen Arbeiten, die in der Softwareentwicklung entstanden ist. Sie eignet sich besonders gut zur Entwicklung komplexer Lösungen und Produkte und kommt daher vor allem in den Bereichen IT und Engineering zur Anwendung. Scrum setzt auf einen fortwährenden und erfahrungsbasierten Ansatz der Verbesserung, mit dem Ziel Durchlaufzeiten zu verkürzen und Verschwendung zu minimieren.

Arbeitspakete

Um diese Ziele zu erreichen, setzt Scrum bei der Abarbeitung der zu bewältigenden Arbeiten auf das Pull-Prinzip. Das Team bestimmt demzufolge, welche und wie viele Arbeitspakete es in der nächsten Zeit durchführt. Hierfür holt sich das Team selbstständig Aufgaben aus einem Pool unerledigter Arbeiten. Anschließend schätzt das Team den relativen Aufwand pro Arbeitspaket unter Berücksichtigung der Komplexität und des damit verbundenen Risikos. Dieser Aufwand wird für eine Sprintdauer aufaddiert und ergibt somit eine teamabhängige Geschwindigkeit. Nachdem sich ein Team eingependelt hat, also verlässlich schätzt und ähnliche Durchschnittsgeschwindigkeiten pro Sprint abliefert, wird diese Messgröße für folgende Sprints als Richtwert herangezogen.

Sprints

Scrum setzt auf sogenannte WIP („Work in progess“) – Limits. Das bedeutet, dass nur eine bestimmte Anzahl von Arbeitsaufträgen pro Arbeitsabschnitt durchgeführt werden können. Die Zahl der Arbeitspakete wird in Scrum-Projekten durch die Dauer eines Sprints, in der Regel 1-4 Wochen, begrenzt.

Rollen

In jedem Scrum-Projekt sind die drei Rollen Product Owner, Scrum Master und Entwicklungsteam fest vorgeschrieben und haben zugewiesene Aufgaben und Verantwortlichkeiten.

Tools

Scrum-Teams können entweder auf Excel-Vorlagen, agile Projektmanagementsoftware oder auf spezielle Scrum-Software zurückgreifen. Welches Tool am besten für dein Unternehmen geeignet ist, hängt von dem Umfang der Aufgaben ab.

In großen Scrum-Projekten müssen die Aufgaben in eine Vielzahl an Teilaufgaben (Storypoints) heruntergebrochen werden, damit der Aufwand realistisch geschätzt werden kann. Dies führt dies zu einer hohen Menge an Anforderungen, die am besten in einer fortgeschrittenen Software verwaltet werden. In kleineren Scrum-Projekten oder zum Einstieg in die agile Arbeitswelt können IT-Teams das kostenlose Excel-Template von Capterra einsetzten.

Auch für die Anwendung des Excel Templates ist es wichtig, mit der Idee der Storypoints vertraut zu sein und zu wissen, was ein Burn-Down-Diagramm eigentlich leisten soll. Daher gehen wir auf diese Konzepte noch einmal näher ein.

Das Burn-Down-Diagramm – Visualisierung leicht gemacht

Eines der wichtigsten Tools in Scrum-Projekten ist das Burn-Down-Diagramm. Dieser visualisiert, wie viel Arbeit zum aktuellen Zeitpunkt noch zu erledigen ist.

Dafür gibt das agile Team zum Start eines Sprints an, welche Aufgaben es in diesen Sprint erledigen will. Zudem schätzt es, welche dieser Aufgaben wie viele Storypoints wert sind. Je nach Komplexität der Aufgabe werden die Storypoints geschätzt. Die Schätzung beginnt mit 1 für „sehr einfach“ und setzt sich fort mit 2 für „einfach“, 3 für „schwieriger“, 5 für „noch schwieriger“ usw. Fun Fact: Die Zahlenfolge für diese Bewertung entspricht der Fibonacci-Folge. Der sprunghafte Anstieg der Zahlenfolge soll sicherstellen, dass die steigende Unsicherheit bei steigender Komplexität adäquat berücksichtigt wird.

Die Summe aller Storypoints wird dann im Burn-Down-Diagramm für Tag 0 eingetragen (X-Achse = Tage, Y-Achse = verbleibende Storypoints). Am Ende jedes Tages wird geprüft, welche Stories (Aufgaben) abgeschlossen wurden. Die verbleibenden Storypoints werden im Diagramm für den entsprechenden Tag eingetragen.

Verbindet man alle eingetragenen Punkte, ergibt sich die Kurve, die den realen Projektverlauf zeigt (Dunkelblau im Diagramm unten). Verbindet man die Storypoints an Tag 0 mit der X-Achse für den letzten Tag des Sprints, ergibt sich die sogenannte Ideallinie (Gelb im Diagramm unten). Liegt der reale Verlauf unter der Ideallinie, schließt das Projektteam Aufgaben schneller als geschätzt ab. Steigt der reale Verlauf über die Ideallinie, gerät das Team in Verzug.

Burn-Down-Chart 1

Quelle: Burn-Down-Diagramm Excel-Template Capterra

Hat man einmal verstanden, wie das Burn-Down-Diagramm funktioniert, lässt er sich sehr einfach anlegen, pflegen und verstehen. Das macht ihn zu einem einfachen, aber sehr wichtigen Tool der agilen Projektverwaltung, mit dem Product Owner, Scrum Master und Entwicklungsteam stets den Überblick darüber haben, ob Projektanforderungen und Fristen eingehalten werden können. Somit dient das Burn-Down-Diagramm auch dem Risikomanagement und als Frühwarnsystem. Probleme, Engpässe sowie Abweichungen von geschätzten Storypoints und tatsächlicher Umsetzung werden schnell erkannt. Auch können die Informationen aus dem Diagramm für die Kommunikation mit Kunden verwendet werden. Gerade Kunden, die noch nicht an die agile Umsetzung von Projekten gewöhnt sind, haben manchmal Schwierigkeiten damit, keine festen Zusagen für feste Deadlines zu erhalten. Schnell entsteht der Eindruck, es würde irgendwie vor sich hingearbeitet, ohne dass etwas Konkretes dabei herumkommt. Das Burn-Down-Diagramm kann hier ein tolles Hilfsmittel sein, das Projektfortschritte visualisiert und greifbar macht. Die Fähigkeit, Fortschritte jederzeit aufzuzeigen, zeigt dem Kunden, dass das Team professionell und verlässlich arbeitet.

Einfach mal ausprobieren

Der Umstieg auf agiles Arbeiten ist kein ganz kleiner Schritt. Und einfach mal auf Verdacht, ein neues Tool für agiles Projektmanagement einzuführen, kann unnötig Zeit (und Geld) verschlingen. Unsere Empfehlung: Zumindest kleinere Teams können einfach unser Template für das Burn-Down-Diagramm herunterladen und damit losexperimentieren. Am besten wählen du und dein Team dafür ein Projekt aus, das nicht zu neuartig und relativ einfach zu erledigen ist. So könnt ihr euch darauf konzentrieren, was für einen Unterschied die agile Methode für das Projekt macht, und ihr wisst immer, dass ihr zur Not auf alte Routinen zurückgreifen könnt, um das Projekt erfolgreich abzuschließen.

Hier nochmal der Link zum kostenlosen Download des Capterra Templates.

 

Bist du auf der Suche nach einer Scrum Software? Dann wirf einen Blick auf unsere Liste der besten Scrum-Tools!

Les critères et indicateurs d’évaluation d’un projet

Les critères et indicateurs d'évaluation d'un projet

Entièrement subjective, la notion d’échec peut prendre différentes formes. Bien entendu, elle entièrement subjective. C’est notamment le cas dans le domaine de la gestion de projets, où elle est déterminée par les critères et indicateurs d’évaluation du projet qui permettront de déterminer la réussite d’un projet avant et après sa livraison.

Les critères et indicateurs d'évaluation d'un projet

Alors que la réussite d’un projet donné reposera entièrement sur le respect des délais impartis, le succès d’un autre dépendra du respect du budget ou des objectifs prévus. Jugez maintenant ces projets sur la base du niveau de satisfaction client et ils échoueront tous s’ils ne satisfont pas aux exigences de leurs clients respectifs.

Par conséquent, il est essentiel d’intégrer les critères de réussite dans la planification des projets et de veiller à ce que tous les acteurs concernés comprennent bien ce que vous attendez d’eux.

Ce faisant, vous éviterez les malentendus et les conflits, ce qui permettra aux équipes de rester soudées et de collaborer efficacement pour éviter l’échec.

La réussite d’un projet repose sur une collaboration efficace entre tous les acteurs qui y prennent part. Tous les participants doivent travailler dans le même objectif et être conscients des priorités à respecter.

Cet article a pour but d’examiner les cinq critères de réussite les plus communément employés pour mesurer le succès ou l’échec d’un projet. Nous y ferons également la liste des outils permettant d’évaluer la performance des projets.

Critères d’évaluation de la réussite d’un projet

1. Objectifs

Il s’agit là des résultats anticipés du projet et des tâches à accomplir pour les réaliser. Y sont définis les objectifs spécifiques (missions, livrables, fonctionnalités, etc.) que le projet doit remplir ainsi que les tâches, délais et coûts y étant associés.

Évitez de définir le succès ou l’échec de votre projet en vous basant sur ce critère si vos objectifs ne sont pas clairement définis dès le départ. Si vous préférez adopter une démarche “agile”, ne pas définissez pas d’objectifs dès le départ. Donnez plutôt la priorité à d’autres critères et indicateurs d’évaluation.

Si vous augmentez les objectifs d’un projet, n’oubliez pas d’en faire de même pour le budget et les délais. La dérive des objectifs se produit souvent lorsque les acteurs d’un projet ajoutent aux exigences déjà prévues sans faire de concessions sur d’autres contraintes.

QUELS SONT LES RISQUES ?  Selon le rapport “Pulse of the Profession” (en anglais) de l’association américaine Project Management Institute (PMI), 52 % des projets ont fait face au problème de la dérive des objectifs au cours de l’année passée.

Exemple d’indicateurs de suivi des objectifs d’un projet : dans la phase de planification, collaborez étroitement avec les acteurs concernés pour définir une structure détaillée composée des éléments suivants :

  • Identification de toutes les exigences associées au projet.
  • Division de ces exigences en plusieurs livrables de moindre envergure.
  • Définition des tâches nécessaires à la production des livrables.
  • Estimation du temps nécessaire à chaque tâche.
  • Établissement de la marche à suivre pour exécuter le projet.

Les ressources doivent impérativement avoir intégré les objectifs de votre projet. Veillez à bien connaître les capacités votre équipe et apprenez à utiliser les ressources clés tout en restant conscient de l’impact des taux de rémunération sur le budget.

Lorsque vous aurez déterminé comment exécuter le projet avec efficacité et établi l’impact des ressources sur le plan de projet, utilisez les graphiques Gantt pour le visualiser.

Affichant le plan de projet sous forme de calendrier, les graphiques Gantt permettent à tous les acteurs d’intégrer les différents objectifs du projet ainsi que le temps et le budget impartis à chaque critère spécifique.

En tant qu’outils de suivi, ils donnent aux responsables la possibilité de contrôler la performance du projet et de veiller au bon déroulement des différents objectifs.

Capture d'écran du Diagramme Gantt de Wrike
Exemple de graphique Gantt créé sur Wrike pour définir les différentes étapes du lancement d’une gamme de produits cosmétiques (Source)

2. Calendrier

Nous nous référons ici au calendrier qui définit le délai global du projet (ou la date de lancement du produit, selon les cas) ainsi que les étapes importantes et les délais spécifiques à chaque tâche.

Le dépassement des délais de livraison est généralement lié à la charge de travail excessive des collaborateurs qui participent au projet. Pour éviter ce problème, ne soyez pas trop exigeant envers vos collaborateurs. Selon Gartner, ils travailleront plus efficacement s’ils ne consacrent pas plus de 33 % de leur temps au projet.

Dans leur article “Resource Capacity Planning for PPM Leaders: Crawl Before You Walk” (Planification des capacités des ressources pour les gestionnaires P3M : retour aux principes fondamentaux ; rapport complet disponible aux clients de Gartner en anglais), les analystes Robert Handler et Mbula Schoen défendent la théorie suivante :

“Surchargés, les collaborateurs participant au projet sont obligés de passer d’une tâche à l’autre sans transition, ce qui affecte considérablement leur productivité ainsi que leur efficacité et se traduit par une perte de temps allant de 20 minutes à deux heures.”

Pour éviter les retards, prévoyez une marge de manœuvre dans la planification de vos délais et de vos ressources.

Si le respect des délais est votre principal critère de réussite, vous devrez impérativement éviter les retards. En cas de problème, augmentez le budget et intégrez de nouvelles recrues pour rattraper le temps perdu. Sinon, réduisez les objectifs du projet pour finir dans les délais.

QUELS SONT LES RISQUES ?  Selon le même rapport “Pulse of the Profession” du PMI, 48 % des projets ont dépassé les délais prévus au cours de l’année passée.

Exemple d’indicateurs de suivi du calendrier d’un projet : de nombreux outils peuvent vous permettre de suivre le calendrier de votre projet, y compris les graphiques et calendriers Gantt. Toutefois, restez conscient des contraintes auxquelles vos ressources sont soumises.

Utilisez des KPI spécifiques pour veiller au respect des délais prévus dans le cadre de votre projet. Ceux-ci incluent les suivants :

  • Progression des tâches en pourcentage
  • Tâches en retard
  • Étapes échouées
  • Indice de performance du calendrier : Valeur acquise (VA) / valeur planifiée (VP)
Affichage des tâches et ressources utilisées TeamGantt
Affichage des tâches et des ressources mobilisées dans TeamGantt (Source)

3. Budget

Le budget représente le coût total de votre projet. Combien pensez-vous devoir dépenser pour atteindre les objectifs prévus ? D’où proviennent les fonds que vous investirez dans le projet ?

Les dépassements de budget résultent très fréquemment d’une planification inadéquate. Veillez à identifier toutes les dépenses associées au projet (salaires, matériaux, conception, essais, etc.) et à estimer le coût de chaque article, sans oublier de vous préparer à toutes les éventualités.

Évitez les dépassements de budget en prévoyant un plan de secours permettant d’anticiper les dépenses imprévues et d’éviter les erreurs d’estimation.

Les experts s’accordent sur un point : prévoyez une marge de contingence comprise entre 10 et 30 % du budget prévu et n’oubliez pas de planifier un budget supplémentaire pour anticiper les risques associés aux projets plus importants.

Le budget est intrinsèquement lié aux autres critères de réussite que nous avons déjà mentionnés. D’ailleurs, il constitue généralement le principal critère de réussite d’un projet. Si les coûts réels associés au projet dépassent les dépenses prévues, modifiez le calendrier, les objectifs ou les critères de satisfaction client pour résoudre le problème.

QUELS SONT LES RISQUES ?  Selon le rapport “Pulse of the Profession” du PMI, 43 % des projets de l’année passée ont dépassé le budget prévu.

 Exemple d’indicateurs de suivi du budget d’un projet : le suivi du budget d’un projet repose sur l’utilisation d’outils automatisés. Oubliez les feuilles de travail et préférez utiliser une base de données des dépenses permettant d’estimer les coûts avec plus de précision.

L’utilisation de KPI spécifiques (dont les suivants) vous permettra de livrer votre projet en respectant le budget prévu :

  • Valeur prévue
  • Coût réel
  • Valeur acquise
  • Indice de performance des coûts : Valeur acquise (VA) / coût réel (CR)
Capture d'écran des analytiques de Mavenlink
Affichage de l’analytique de performance associée au temps et aux matériaux (T&M) dans Mavenlink (Source)

4. Réalisation des objectifs commerciaux

Il s’agit là du rapport entre la performance du projet et sa justification économique. Les avantages prévus (qu’ils soient tangibles ou non) ont-ils été livrés ? Le retour sur investissement (RSI) généré correspond-il à vos prévisions ?

À l’ère du numérique, il est commun que l’évolution rapide du marché élimine ou transforme progressivement le problème ou l’objectif commercial ayant donné lieu au projet. Dénués de toute utilité, les projets redondants sont une perte de temps, d’argent et de ressources pour votre organisation.

QUELS SONT LES RISQUES ?  Selon le rapport “Pulse of the Profession” du PMI, 31 % des projets de l’année passée n’ont pas réalisé les ambitions et objectifs commerciaux initialement prévus.

Exemple d’indicateurs de suivi des objectifs commerciaux : si votre liste de projets en attente d’autorisation n’en finit plus, demandez à un comité interdisciplinaire d’examiner la justification économique d’un projet avant de l’autoriser, afin de veiller à ce qu’il s’aligne sur les objectifs de l’organisation.

Voici une liste des questions à poser :

  • Le projet est-il unique ?
  • Quelle place occupe-t-il dans la réalisation de nos objectifs commerciaux ? (Quel est son niveau de priorité : élevé, moyen ou faible ?)
  • Quel est son rapport risque-RSI ? (Risque élevé, RSI élevé, risque faible, RSI faible)

Après le lancement, comparez périodiquement les objectifs du projet aux besoins de l’entreprise pour éviter de perdre du temps avec un projet sans valeur ajoutée.

Infographie avec exemples de critères et indicateurs de succès d'un projet
Exemple de matrice affichant les projets hiérarchisés en fonction des objectifs commerciaux

5. Satisfaction client

Défini par le degré de satisfaction généré par le projet une fois livré, le critère de satisfaction client englobe la qualité des livrables, l’expérience globale des clients, le service client et la communication entre les acteurs internes et externes du projet, tout au long de son cycle de vie.

Pourtant essentiel, cet indicateur de réussite est généralement sous-estimé et fait trop souvent l’objet de compromis. Néanmoins, tout dépend du projet et des critères de réussite qui s’y appliquent.

Selon le sondage Global Customer Pulse effectué par Accenture, 52 % des clients ont changé de fournisseur au cours de l’année passée, citant l’inadéquation du service client comme facteur principal de leur décision. 68 % de ces clients ont également affirmé ne plus souhaiter faire affaire avec leur fournisseur précédent.

 QUELS SONT LES RISQUES ?   Selon le rapport publié par Gartner en 2018 et intitulé IT Key Metrics Data 2018 (Données essentielles d’évaluation du secteur informatique 2018 ; disponible en anglais pour les clients de Gartner), 26 % des participants internes à l’exécution des projets (des DSI au personnel informatique) affirmaient ne pas avoir adéquatement satisfait aux exigences des clients, évaluant leur performance comme “n’ayant pas été à la hauteur des exigences prévues” ou “peu satisfaisante”.

 Exemple d’indicateurs de suivi de la satisfaction client : plusieurs outils sont disponibles pour recueillir et analyser les commentaires de vos clients, dont les suivants :

  • L’analyse de commentaires publiés sur les médias sociaux.
  • L’utilisation de sondages client (en faisant usage de questions ouvertes et de questions demandant aux clients de vous donner une note chiffrée).

Conclusion

“Livraison rapide, budget serré ou résultat de qualité : choisissez deux critères et veillez à vous y tenir.”

Clair et limpide, l’adage du “triangle de fer agile” postule qu’un projet ne peut satisfaire qu’à deux des critères ci-dessus. Toujours applicable et plus vrai que jamais, il est devenu plus complexe avec l’arrivée de nouveaux critères, tels que la satisfaction des différents acteurs et la réalisation de l’ambition commerciale.

Dès que possible, identifiez le critère de réussite qui définira le succès de votre projet.

Avant tout, veillez à ce que tous les acteurs aient intégré ce critère de réussite et contribuent à sa réalisation.

Et vous, comment mesurez-vous la réussite de vos projets ? Quels sont les autres critères et indicateurs de réussite que vous utilisez pour évaluer leur performance ? Laissez-moi un commentaire ci-dessous pour me faire part de vos suggestions.

Vous recherchez un logiciel de gestion de projets ? Consultez la liste des meilleures solutions logicielles de gestion de projets publiée par Capterra.

Manager à distance pour améliorer ses performances

Manager à distance pour améliorer ses performances

Voici une situation que la plupart des chefs de projet connaissent bien : les membres de votre équipe préfèrent travailler de chez eux et souhaitent de la flexibilité. Cependant, vous n’êtes pas en mesure de trouver un équilibre entre les exigences de votre équipe et de créer un environnement de travail agile et collaboratif qui facilite la bonne performance du projet. Par conséquent, les membres de votre équipe sont malheureux et désengagés au travail, ce qui nuit à leur productivité.

Manager à distance pour améliorer ses performances

Que vous utilisiez le logiciel de gestion de projet dernier cri ou que vous ayez adopté un style de management novateur, c’est une situation dont personne ne sort gagnant.

La solution ? Personnaliser son style de gestion de projet afin d’être en mesure de manager à distance et de maintenir l’implication de votre équipe.

Votre équipe sera plus heureuse et plus productive si ses membres peuvent travailler de chez eux au moins une fois par mois, en comparaison avec ceux qui ne le font pas. Vous réduirez également l’absentéisme de vos employés, augmenterez leur loyauté envers l’entreprise, améliorerez votre image de marque et aurez accès à un bassin de talents plus vaste, plus diversifié et hautement qualifié.

Tous ces facteurs feront en sorte que votre main-d’œuvre se sentira appréciée, ce qui, en fin de compte, profitera à l’entreprise. Un employé satisfait est plus productif, ce qui se traduit par une hausse de revenus pour l’entreprise.

Nos 3 meilleurs conseils pour maximiser le potentiel des travailleurs à distance

  1. Établissez une base de confiance : formez les télétravailleurs et les managers
  2. Permettez aux télétravailleurs d’accéder à la bonne technologie : encouragez la collaboration et l’agilité
  3. Redéfinissez les indicateurs de performance des projets pour les travailleurs distants : repensez-les entièrement

3 conseils pour manager une équipe à distance

1. Établissez une base de confiance : formez les télétravailleurs et les managers

En tant que chef de projet, il est crucial de faire confiance aux membres de votre équipe distante et de savoir qu’ils accomplissent leur travail de manière responsable. Il est tout aussi important pour les membres de l’équipe de croire que leur gestionnaire leur permettra de travailler à distance et facilitera la bonne exécution de leurs tâches.

Voici quelques mesures que les chefs de projet peuvent prendre pour assurer une gestion efficace des travailleurs à distance tout en établissant un climat de confiance :

  • Dites simplement aux membres de votre équipe que vous leur faites confiance : en tant que chef de projet responsable d’une équipe hybride de travailleurs sur site et à distance, faites confiance aux membres de votre équipe de manière égale et impartiale. Dites-leur que vous avez confiance en eux et que vous appréciez leur travail ; rappelez qu’ils ont des chances égales d’apprentissage et bénéficient des mêmes avantages que les autres, quel que soit le mode de travail. Assurez-les que les mesures de productivité seront justes et transparentes afin de favoriser la confiance dans vos processus.
  • Ne surveillez pas les équipes distantes à outrance et encouragez l’autogestion : dans une équipe éloignée, il faut encadrer les travailleurs et non les micromanager. Veillez à ce que les travailleurs à distance soient responsables de leur travail. Expliquez-leur les tâches et indiquez des dates de livraison, mais évitez de leur envoyer des rappels répétés pour qu’ils n’aient pas l’impression d’être surveillés de près. Cela montrera aux travailleurs distants que vous avez confiance en eux et les aidera à s’engager dans leur travail.
  • Facilitez-leur la tâche : prévoyez des réunions hebdomadaires et mensuelles pour discuter des défis auxquels font face les travailleurs distants dans le cadre des projets. Implémentez leurs idées et répondez à leurs préoccupations afin qu’ils se sentent entendus. Ils devraient vous voir comme un médiateur qui se concentre sur l’avancement du projet, et non sur la situation géographique de son équipe. C’est la bonne stratégie pour motiver les collaborateurs à distance et obtenir leur soutien. Vous devriez également vous assurer qu’ils sont visibles pour les cadres supérieurs de votre entreprise.

2. Permettez aux télétravailleurs d’accéder à la bonne technologie : encouragez la collaboration et l’agilité

Disposer de la bonne technologie pour collaborer et rester agile aidera vos télétravailleurs à améliorer leurs performances. Vous pouvez intégrer de nouveaux logiciels pour autoriser le travail à distance dans votre écosystème technologique existant, ou établir des règles pour une utilisation efficace des capacités de travail à distance.

Voici quelques conseils à l’intention des chefs de projet pour s’assurer que les employés à distance disposent des bons outils :

  • Évaluez les atouts technologiques afin d’identifier les caractéristiques essentielles des logiciels de gestion de projet : effectuez un audit des projets passés et analysez ce qui n’a pas fonctionné d’un point de vue technologique. Discutez avec vos équipes et obtenez leur opinion. Essayez d’identifier les principales fonctionnalités logicielles qui auraient facilité le travail à distance. Sur la base de ces résultats, mettez à niveau vos outils actuels ou investissez dans de nouveaux outils.
  • Investissez dans de multiples outils de collaboration et de gestion de projet : si vous introduisez la possibilité de travailler à distance, vous pouvez vous procurer des outils de collaboration qui proposent des fonctionnalités de visioconférence, de partage de documents, de messagerie instantanée et de chat en direct. Vous aurez également besoin d’un outil de gestion de projet facile à utiliser qui inclut des fonctions de collaboration et de communication. L’outil devrait proposer des fonctionnalités de planification des tâches, gestion des tâches, suivi du temps, partage de documents, etc. pour vous aider à gérer les travailleurs à distance sans avoir à intervenir.
  • Réservez de l’espace sur place pour les employés hors site : si, comme beaucoup d’entreprises, vous proposez de travailler sur site ou à distance, vous aurez besoin de bureaux désignés pour les télétravailleurs. De cette façon, ils pourront travailler confortablement chaque fois qu’ils seront sur place. Pour économiser les coûts d’infrastructure, planifiez une rotation pour les jours sur site pour que chacun puisse venir au bureau, mais pas tous en même temps. Ils pourront se coordonner entre eux et choisir des jours sur place pour gérer efficacement les interdépendances sans surcharger les bureaux.

Pour que les choses se déroulent au mieux, établissez quelques règles de base pour les travailleurs à distance et informez-les de vos attentes. Il est important qu’ils aient chez eux un espace calme dédié au travail et sans distractions et qu’ils bénéficient d’une connexion Internet rapide pour maintenir la productivité. Vous pourriez également établir des politiques de remboursement pour Internet, car vous économiserez les coûts d’infrastructure liés à la location d’un espace de bureau.

3. Repensez les indicateurs de performance des projets pour les travailleurs distants

Les indicateurs clés de performance des employés distants ne doivent pas être les mêmes que ceux des employés sur site. Cependant, établissez les mêmes objectifs pour les deux groupes d’employés afin de vous assurer qu’aucun projet ne soit délaissé.

Voici comment les chefs de projet peuvent personnaliser les paramètres de mesure du rendement pour les travailleurs à distance :

  • Demandez des retours sur les interactions avec les employés : mettez en place un mécanisme de commentaires où les employés pourront s’évaluer et s’analyser mutuellement sur la communication et la collaboration. De cette façon, vous apprendrez à connaître les compétences interpersonnelles et de communication de vos travailleurs à distance. Cela améliorera vos processus de travail à distance et la performance de vos projets.
  • Établissez des évaluations justes pour les travailleurs à distance : vous pourriez avoir besoin d’un système de gestion du rendement des projets pour les télétravailleurs vous permettant de vous concentrer sur la tâche et les résultats du projet plutôt que sur le nombre d’activités ou le temps consacré aux tâches. Assurez-vous que vos employés sur place et à distance connaissent les différents systèmes d’évaluation du rendement.
  • Récompensez les travailleurs à distance : n’oubliez pas de féliciter vos équipes distantes pour leurs efforts. Organisez des réunions en ligne pour distinguer les travailleurs à distance les plus performants et les motiver. Ils se sentiront valorisés et s’efforceront de maintenir leur productivité.

Infographie sur la gestion des télétravailleurs : ce qu'il faut faire et ce qu'il faut éviter de faire

En plus de suivre les conseils que nous avons listés ci-dessus, vous pouvez prendre les mesures suivantes afin de manager une équipe à distance efficacement :

Conseils complémentaires

  • Déterminez quels projets sont faisables à distance : il sera avantageux pour votre entreprise d’étiqueter les projets comme pouvant être réalisés sur place ou à distance. De cette façon, vous pouvez embaucher le bon nombre de collaborateurs et éviter les écueils habituels qui entravent la réussite du projet.
  • Prévoyez une période d’essai pour juger un travailleur à distance : qu’il soit au bureau ou chez lui, tout employé a besoin d’une formation pour atteindre son efficacité maximale. Menez des expériences réelles qui permettent aux nouveaux télétravailleurs d’évaluer leur aptitude au travail à distance.
  • Connectez vos télétravailleurs à des forums externes : les travailleurs distants rencontrent des problèmes uniques tels que le sentiment d’isolement, une collaboration ou communication difficile, des distractions à la maison… Mettez-les en contact avec d’autres équipes à distance qui pourraient répondre à leurs préoccupations et les aider à se sentir connectés.

5 programas gratuitos de controle de tempo para gerentes de projeto

controle de tempo

controle de tempoQuanto vou demorar com certa tarefa? Qual é o nível de esforço para tal atividade?

Se você não usa uma ferramenta de controle de tempo, será difícil responder com precisão a essas perguntas. Uma estimativa incorreta pode custar tempo e dinheiro. Felizmente, você não precisa gastar muito para encontrar uma solução.

Se a sua equipe é pequena, o orçamento é apertado e dá para abrir mão de alguns recursos mais avançados, uma software de controle de tempo grátis ou freemium deve ser suficiente para você. (Softwares freemium são versões gratuitas de programas pagos que oferecem funcionalidades limitadas, limite de usuários ou ambos.)

Neste post destacamos cinco programas grátis de gestão de tempo e produtividade entre aqueles com melhor classificação* no Capterra, além do valor do upgrade de cada um.

Você pode consultar esta lista para definir 1) se ferramentas grátis são a solução adequada para sua empresa e 2) qual opção grátis se encaixa melhor com suas necessidades.

* Cada uma das cinco ferramentas incluídas neste artigo possui classificação geral feita pelos usuários acima da média em comparação com outros produtos da mesma categoria, além de um número alto de avaliações de gerentes de projeto. Conheça a nossa metodologia no final do texto.

As ferramentas estão listadas em ordem alfabética.


  • Clockify
  • Freedcamp
  • Harvest
  • MeisterTask
  • Toggl

gráfico controle de tempo

5 programas grátis de controle de tempo e produtividade para gerentes de projeto

1. Clockify

O Clockify é uma ferramenta de controle de tempo projetada para trabalho em equipe e que funciona na nuvem ou pode ser instalada em Mac, Windows ou Linux. Os principais recursos do Clockify incluem um cronômetro, a capacidade de definir valores flexíveis (por exemplo, por projeto, categoria ou usuário) e de diferenciar entre horas faturáveis e não faturáveis. Também oferece visualização das planilhas de horas do usuário, além de relatórios (rastreamento da lucratividade e progresso do projeto).

O plano gratuito inclui acesso ilimitado às funcionalidades básicas, além de usuários e projetos ilimitados, suporte por e-mail e acesso à base de conhecimento online da ferramenta.

O plano pago oferece funcionalidades adicionais como relatórios personalizados, modelos de projetos, metas e lembretes, além de assistência ao usuário exclusiva.

Prós: os usuários destacam a simplicidade e a interface intuitiva do Clockify e afirmam que a ferramenta é muito direta e fácil de usar.

Contras: segundo os usuários, falta um detector de inatividade, o que significa que as pessoas podem esquecer de interromper o cronômetro, resultando em quadros de horários imprecisos.

Valor do upgrade: US$ 9,99 (cerca de R$ 41) por mês (Plus), US$ 29,99 (cerca de R$ 123) por mês (Premium), US$ 450 (cerca de R$ 1.840) por mês (Server), em pagamentos mensais. Os planos pagos têm um custo fixo por local de trabalho, não por usuário.

Integrações: O Clockify oferece mais de 50 integrações pré-configuradas com outros aplicativos web, incluindo várias ferramentas para gestão de projetos, como Trello, Asana, Monday.com e Basecamp.

Aplicativos para celular/tablet: iOS, Android

Melhor avaliado por: No ano passado, 86% das avaliações do Clockify no Capterra foram realizadas por profissionais de pequenas empresas. A maior quantidade de reviews foi de usuários das áreas de desenvolvimento de software, TI e de marketing e publicidade.

captura de tela do clockify
Visão da área de trabalho do Clockify, que também possuis diversas integrações (Fonte)

2. Freedcamp

O Freedcamp é uma ferramenta de gestão de trabalho colaborativo que pode ser usada na nuvem ou instalada nos sistemas operacionais Mac e Windows. Ela inclui controle de tempo juntamente com outros recursos, como gestão de tarefas, rastreamento de erros e gestão de relacionamento com o cliente (CRM na sigla em inglês). Os principais recursos de gestão de tempo incluem a capacidade de calcular o tempo dedicado a diferentes tarefas e cobrar dos clientes pelo tempo gasto nos projetos.

O plano gratuito do Freedcamp inclui acesso a usuários, tarefas, projetos e armazenamento ilimitados, além de suporte padrão.

O plano pago do Freedcamp oferece atendimento exclusivo ao cliente e funcionalidades adicionais, como relatórios, CRM e faturamento.

Prós: os usuários destacam a personalização do Freedcamp e afirmam ser fácil ativar e desativar os módulos do programa de acordo com suas necessidades.

Contras: vários usuários citam problemas com os apps do Freedcamp para dispositivos móveis.

Valor do upgrade: US$ 2,49 (cerca de R$ 10) por usuário, por mês (Minimalist), US$ 8,99 (cerca de R$ 37) por usuário, por mês (Business), US$ 16,99 (cerca de R$ 69) por usuário, por mês (Enterprise), em pagamentos mensais. Há descontos para assinaturas anuais.

Integrações: O Freedcamp oferece mais de 1.500 integrações através do Zapier a vários produtos, incluindo Slack, G-suite e ferramentas de gestão de projetos, como Smartsheet e Monday.com.

Aplicativos para celular/tablet: iOS, Android

Melhor avaliado por: No ano passado, 88% das avaliações do Freedcamp no Capterra foram feitas por profissionais de pequenas empresas. O maior número foi de usuários dos setores de marketing e publicidade, serviços de TI e desenvolvimento de software.

captura de tela do freedcamp
Área de trabalho da ferramenta de gestão de trabalho colaborativo Freedcamp (Fonte)

3. Harvest

O Harvest é uma ferramenta de gestão de tempo baseada na nuvem e projetada para trabalhos em equipe. Os principais recursos incluem um cronômetro, planilhas de horários de usuários, a capacidade de definir valores flexíveis (por exemplo, por projeto, categoria ou usuário), diferenciação entre horas faturáveis e não faturáveis, faturamento, painéis para monitoramento do progresso do projeto e relatórios (de capacidade de recursos e lucratividade, por exemplo).

O plano gratuito do programa inclui um usuário, dois projetos, todas as funcionalidades, suporte por telefone ou e-mail e uma central de ajuda online.

Já o plano pago oferece usuários e projetos ilimitados.

Prós: os usuários apontam que o Harvest é fácil de usar e se integra a uma variedade de outros softwares de negócios, como sistemas de contabilidade, processadores de pagamento e ferramentas de gestão de projetos.

Contras: vários usuários afirmam que o preço do programa é uma desvantagem.

Valor do upgrade: US$ 12 (cerca de R$ 49) por usuário, por mês (Solo e Team), em pagamentos mensais. Há desconto para assinaturas anuais.

Integrações: O Harvest oferece centenas de integrações pré-configuradas com várias ferramentas, incluindo programas de gestão de projetos como Asana, Basecamp, Smartsheet, Teamwork Projects e Trello, por exemplo.

Aplicativos para celular/tablet: iOS, Android

Melhor avaliado por: No ano passado, 86% das avaliações do Harvest no Capterra foram realizadas por profissionais de pequenas empresas. O maior número de reviews foi de usuários dos setores de marketing e publicidade, design e desenvolvimento de software.

captura de tela harvest
Área de trabalho ferramenta de gestão de tempo baseada na nuvem Harvest (Fonte)

4. MeisterTask

O MeisterTask é um programa visual de gestão de trabalho que pode ser usado na nuvem ou instalado no Mac ou no Windows. O programa oferece controle de tempo juntamente com outros recursos, como gestão de tarefas e trabalho colaborativo. Entre as principais funcionalidades de gestão de tempo estão um cronômetro, a possibilidade de registrar o tempo por tarefas e relatórios de tempo (por exemplo, tempo registrado por usuário, tarefa ou projeto).

O plano gratuito do MeisterTask inclui usuários, tarefas, controle de tempo e armazenamento ilimitados, além de integrações limitadas, suporte por e-mail e documentação de ajuda online.

O plano pago oferece suporte prioritário, integrações ilimitadas, backups e outras funcionalidades, como relatórios, calendário e perfis de usuários.

Prós: quem utiliza o MeisterTask destaca a simplicidade do programa e afirma ser fácil para os novatos se ambientarem com a ferramenta.

Contras: vários usuários observam que o plano gratuito é limitado, principalmente quando se trata da automação do fluxo de trabalho, isto é, da definição de tarefas recorrentes.

Valor do upgrade: € 8,25 (cerca de R$ 37) por usuário, por mês (Pro), € 20,75 (cerca de R$ 93) por usuário, por mês (Business).

Integrações: O MeisterTask oferece integrações pré-configuradas com vários softwares de negócios, como o Slack e o Microsoft Teams. Além disso, existem mais de 1.000 integrações disponíveis no Zapier, incluindo ferramentas de gestão de projetos, como Asana, JIRA e Trello.

Aplicativos para celular/tablet: iOS, Android

Melhor avaliado por: No ano passado, 77% das avaliações do MeisterTask no Capterra foram feitas por profissionais de pequenas empresas. A maior quantidade de reviews foi de usuários dos setores de desenvolvimento de software, serviços de TI e marketing e publicidade.

captura de tela do meistertask
Detalhe da função de controle de tempo da ferramenta de gestão MeisterTask (Fonte)

5. Toggl

O Toggl é uma ferramenta de gestão de tempo projetada para freelancers e equipes que pode ser usada na nuvem ou instalada nos sistemas operacionais Mac ou Windows. Os principais recursos do Toggl incluem um cronômetro, detecção de inatividade, capacidade de definir valores flexíveis (por exemplo, por projeto, categoria ou usuário), diferenciação entre horas faturáveis e não faturáveis, relatórios e monitoramento de funcionários.

O plano gratuito da ferramenta inclui acesso para até cinco usuários, várias integrações e funcionalidades como controle de tempo, painéis de usuários e relatórios básicos.

O plano pago do Toggl oferece mais integrações e recursos avançados, como auditorias de tempo, possibilidade de definir valores faturáveis, gestão de tarefas e estimativas de tempo de projeto.

Prós: os usuários destacam as integrações do Toggl e a facilidade com que podem conectar o gestor de tempo a outros softwares de negócios.

Contras: muitos afirmam que o preço do Toggl é uma desvantagem.

Valor do upgrade: US$ 10 (cerca de R$ 41) por usuário, por mês (Starter), US$ 20 (cerca de R$ 82) por usuário, por mês (Premium), em pagamentos mensais. É necessário entrar em contato com o fornecedor para preços corporativos.

Integrações: O Toggl oferece integrações pré-configuradas com mais de 100 ferramentas, incluindo várias soluções de gestão de projetos, como Asana, Basecamp, Pivotal Tracker, Podio e Redbooth.

Aplicativos para celular/tablet: iOS, Android

Melhor avaliado por: No ano passado, 84% das avaliações do Toggl no Capterra foram realizadas por profissionais de pequenas empresas. O maior número de reviews foi de usuários dos setores de marketing e publicidade, desenvolvimento de software e serviços de TI.

captura de tela do toggl
Área de trabalho da ferramente de gestão de tempo Toggl (Fonte)

Saiba mais

Para serem incluídos nesta lista, os programas precisavam ter uma quantidade mínima de avaliações no Capterra e uma classificação geral acima da média em comparação com outros programas da categoria (veja nossa metodologia mais abaixo). Além disso, as ferramentas precisavam ter um alto número de avaliações de gerentes de projeto.

Se as avaliações das ferramentas de gestão de tempo por outros usuários não são relevantes para você, os seguintes programas também atendem às demais condições mencionadas, com exceção do requisito associado à posição profissional:

  • AND CO (248 avaliações, 4.9/5 estrelas)
  • My Hours (21 avaliações, 4.8/5 estrelas)
  • Paymo (64 avaliações, 4.5/5 estrelas)

Além disso, você pode visitar a lista de ferramentas de gestão de tempo do Capterra e filtrá-la para mostrar apenas produtos que atendem a determinados critérios, como os principais recursos necessários ou o número de usuários.


Metodologia

As ferramentas consideradas para este post tinham que cumprir as seguintes condições:

  • Oferecer uma versão gratuita e independente do programa e não uma versão de teste que exige que o software seja comprado após certo período.
  • Satisfazer a definição para gestores de tempo do Capterra.

Tal definição afirma que “softwares de gestão de tempo ajudam indivíduos, equipes e organizações de todos os setores a acompanhar o tempo gasto pelos funcionários em esforços de trabalho, ou seja, o tempo gasto em tarefas e projetos, locais de trabalho, turnos, tarefas de clientes, etc. Essas ferramentas fornecem dados sobre o nível de esforço, lucratividade e hábitos dos funcionários, ajudando a melhorar a produtividade, bem como a carga e o planejamento do trabalho”.

As ferramentas que atendiam à definição acima também precisavam ter um mínimo de 20 avaliações publicadas entre 30 de junho de 2018 e 30 de junho de 2019 e alcançar uma classificação geral dos usuários acima da média em comparação com outros programas da categoria.

  • As melhores ferramentas têm uma avaliação geral de, pelo menos, 4.5/5 estrelas.

A lista de ferramentas de gestão de tempo do Capterra apresenta uma variedade de programas que refletem as diversas necessidades dos compradores, como cálculo de tempo para RH e folhas de pagamento, área de construção civil, gestão de projetos e departamento jurídico, por exemplo. Assim, para identificar as melhores ferramentas para gerentes de projeto, foram escolhidos os programas que tinham um alto número de avaliações feitas especificamente por estes profissionais.

Observação: O conteúdo deste artigo apresenta opiniões e pontos de vista expressos por usuários e não representa necessariamente a opinião do Capterra.

 À procura de softwares para gestionar o tempo? Confira a lista da Capterra com as melhores opções de ferramentas de controle de tempo.

Como fazer um plano de projeto perfeito em 5 passos

como fazer um plano de projeto

como fazer um plano de projeto

Tem dúvidas de como fazer um plano de projeto? Então este post pode te ajudar!

Iniciar um projeto sem um plano é o mesmo que viajar sem um mapa. Você pode até chegar ao local exato desejado, mas certamente vai gastar mais tempo e dinheiro.

Pesquisa do Project Management Institute (informação em inglês) mostra que quatro dos sete principais motivos de fracasso de projetos citados por gerentes de projetos poderiam ter sido resolvidos por meio de um melhor planejamento.

falhas plano de projeto

Embarcar em um projeto sem ter uma estratégia bem escrita pode levar ao desvio do escopo, estouro do orçamento e perda dos prazos.

Ao se sentar com sua equipe e montar um plano de projeto antes de começar  a implantação, você pode definir as expectativas que o guiarão para o sucesso.

Observação: Todos os passos a seguir pressupõem que você está usando uma ferramenta de gestão de projetos para ajudar na comunicação com a equipe, cronograma, orçamento e escopo. Um software do tipo também é o melhor lugar para documentar e armazenar as informações que você coletará nos passos abaixo. Se você está relutante em investir em um programa de gestão de projetos, pode fazer testes usando uma opção gratuita.

Como fazer um plano de projeto em 5 passos

Passo 1: Defina o projeto

Tanto se você está criando um aplicativo como abrindo uma nova loja, sempre comece definindo seu objetivo. Mas definir um objetivo não é simplesmente escrever “Quero abrir uma lanchonete” em um papel.

Há seis elementos principais na hora de definir um projeto:

1. Objetivos: Trata-se do que você está tentando alcançar com esse projeto, tanto externamente (lucro, participação de mercado, satisfação do cliente) quanto internamente (melhoria da infraestrutura, racionalização de processos, retenção de funcionários). As diretrizes dos objetivos devem ser SMART: acrônimo em inglês para específicos, mensuráveis, realizáveis, realistas e com prazo determinado.

2. Escopo: Independentemente do cuidado na hora de fazer o planejamento, seu projeto sofrerá alterações com as quais você precisará lidar. Em vez de tentar identificar tudo o que está dentro do escopo, pode ser mais fácil distinguir o que está definitivamente fora. Esse também é um bom momento para determinar quem será responsável por aprovar ou rejeitar alterações do escopo.

3. Critérios de sucesso: O que determinará se o seu projeto é um sucesso ou um fracasso? Faça referência aos seus objetivos nesta etapa. Alguns critérios muito usados são: projetos entregues dentro do prazo e do orçamento, produtos acabados atendendo a um certo nível de qualidade e resolução de um problema específico do negócio.

4. Entregas: Faça uma lista das entregas essenciais para o seu projeto. Alguns exemplos: um aplicativo móvel funcional para sua empresa, uma lanchonete pronta para o cliente ou um novo sistema de folha de pagamento. Seja o mais detalhado possível ao definir as entregas do seu projeto.

5. Requisitos: Esta etapa consiste em determinar tudo o que você precisa (recursos, pessoal, orçamento, tempo) para alcançar os objetivos do projeto e obter um bom resultado. Consulte os principais stakeholders (partes interessadas) para garantir que você não está esquecendo nada.

6. Cronograma: Crie uma EAP (estrutura analítica de projetos) para determinar o que precisa ser entregue e quando. Em seguida, use-a para estabelecer a linha de base do cronograma, os marcos do projeto e os prazos.

Passo 2: Identifique riscos, premissas e restrições

Identificar possíveis armadilhas e contratempos antes que eles aconteçam pode ajudar você a se salvar dos imprevistos quando eles aparecerem.

Neste passo, você deve nomear um membro da equipe como responsável pelo gerenciamento de riscos. Dependendo do tamanho do projeto, essa pessoa pode ser você, o gerente do projeto ou outro líder. O importante é que alguém seja responsável por monitorar os riscos identificados, como, por exemplo, atrasos ou estouro de orçamento. Softwares de gestão de projetos podem facilitar a gestão de riscos com uma definição precisa do projeto.

Esta etapa (e o planejamento do projeto em geral) não se resume apenas a tentar superar condições caóticas e imprevisíveis. Também é importante documentar certas premissas ou restrições à medida que você as estabelece, como os recursos disponíveis ou a fonte de financiamento do projeto.

Se o projeto precisar ser concluído durante o horário normal de trabalho (sem horas extras) ou concluído usando apenas os recursos que já estão disponíveis, é importante que sua equipe saiba disso.

Passo 3: Organize a equipe

Este passo é a base do seu plano de projeto afinal, gestão de projetos é basicamente gestão de pessoase, quanto mais completo for o trabalho executado nos passos 1 e 2, mais fácil será o passo 3.

Organizar a equipe significa identificar e documentar os seguintes pontos:

  • Cliente: Quem receberá o produto final? São internos ou externos?
  • Stakeholders: São os indivíduos ou grupos com interesses particulares na conclusão bem sucedida do projeto. A identificação dos stakeholders será usada no plano de comunicação do projeto.
  • Papéis e responsabilidades. Estabeleça a hierarquia organizacional para o projeto. Quem tem a palavra final nas decisões? Quem é responsável pela comunicação com o cliente? Quem monitora o orçamento e o cronograma dentro da ferramenta de gestão? Quem é responsável por fazer o trabalho de verdade?

Passo 4: Liste os recursos necessários

No passo 1, foram identificados alguns requisitos gerais necessários para concluir o projeto com sucesso. Já no passo anterior, ficaram definidos os recursos humanos necessários para executar e gerenciar o trabalho. Agora, é hora de focar nos recursos específicos necessários para começar a trabalhar.

Exemplos de recursos para o projeto podem ser:

  • Tecnologia (hardware, software ou dispositivos móveis)
  • Salários
  • Veículos
  • Materiais 

Faça uma lista de tudo o que for necessário, juntamente com os respectivos custos, para poder informar sobre o orçamento e o gerenciamento de recursos. Não se preocupe com os cálculos. Desde que seus números sejam precisos, seu software de gestão de projetos fará o trabalho pesado.

Passo 5: Estabeleça um plano de comunicação

Agora você já tem um projeto claramente definido com cronograma, orçamento, recursos e equipe. Hora de começar a trabalhar, certo? Errado. Você ainda não tem um plano de comunicação.

Ainda segundo a PMI,  falhas de comunicação são uma das principais causas de fracasso de um projeto. Se você pensa que pode contar sempre com a boa comunicação de sua equipe, sua suposição pode prejudicar todo o projeto.

Isso acontece porque muitos fatores do projeto –cumprimento de prazos e manutenção do orçamento, por exemplo– dependem dos membros da equipe se comunicarem entre si, com os stakeholders e com os clientes.

Um bom plano de comunicação deve incluir:

  • Objetivos: Qual é o objetivo de uma determinada mensagem? Você está querendo saber se uma equipe específica tem recursos suficientes ou lembrando ao líder da equipe que um prazo importante está chegando em breve? Saiba bem o que você quer alcançar e deixe que isso guie sua mensagem antes de pressionar o botão ‘Enviar’.
  • Público-alvo: Quem deve ser incluído nas comunicações? O presidente da empresa, por exemplo, não precisa saber das atualizações rotineiras de cada etapa, mas deve ser consultado se o projeto estiver excedendo o orçamento.
  • Conteúdo essencial: Quando você se comunica com sua equipe, quais informações devem ser incluídas em cada mensagem? Pode ser necessário enviar aos stakeholders uma atualização semanal do estado do projeto, incluindo o progresso em relação às próximas etapas, lembretes de prazos importantes e de como vai o orçamento. Documente todas essas informações no seu plano de comunicação.
  • Método e frequência: Como serão entregues as comunicações de rotina da equipe e com qual frequência? Semanalmente, na sexta-feira de manhã, ou quinzenalmente, às  segundas-feiras? Por e-mail ou usando uma ferramenta de colaboração? Defina essas informações no início do projeto e siga consistente com elas.

Aprenda e melhore cada vez mais

Se você notou que seus projetos costumam ficar fora de controle, extrapolar o orçamento, perder prazos ou que eles falham na qualidade da entrega do produto final, é bem provável que um mal planejamento tenha pelo menos parte da culpa.

Fazer uma definição clara do projeto, identificar os riscos, montar a equipe, reunir os recursos e elaborar um plano de comunicação fará uma enorme diferença.

Siga nosso blog para receber mais dicas sobre todas as fases do ciclo de gestão de projetos.

À procura de softwares de gestão de projetos? Confira a lista da Capterra com as melhores ferramentas de gestão de projetos.

Agile, wat is dat nou eigenlijk? Een definitie van Agile projectmanagement

Outside the box denken voor de 21e eeuw of de sleutel tot succes? Wat is Agile voor projectmanagement precies?

In 2001 staken 17 softwareontwikkelaars in een Amerikaans skiresort de koppen bijeen om te kijken of softwareontwikkeling niet anders – beter – kon. Dat leverde het baanbrekende Agile manifest op.

Deze principeverklaring was bedoeld om het proces van softwareontwikkeling te stroomlijnen en een einde te maken aan inefficiënte praktijken zoals uitgebreide documentatie, eindeloos vergaderen en strak vasthouden aan het oorspronkelijke proces.

Dat de ontwikkelaars van toen visie hadden, lijdt geen twijfel. Hoe belangrijk de hele Agile beweging uiteindelijk zou worden, hadden ze destijds echter niet kunnen bedenken. Het is nu bijna 20 jaar later en Agile is overal. Het is een buzzword geworden, zoals “synergie”, “disruptief” en het alomtegenwoordige “outside the box denken” (niet te verwarren met “out of the box denken”).

Iedereen in het bedrijfsleven, van de directiekamer tot de postkamer, heeft het erover en mensen kloppen zich op de borst omdat ze meer Agile denken te zijn dan hun collega’s.

Wat is Agile

Agile is meer dan een buzzword

Het grote verschil tussen Agile en de rest van de project management buzzwords die we eerder al zagen? Agile is een concrete aanpak van projectmanagement met een duidelijke definitie. Je kunt niet kwantificeerbaar outside the box denken, maar je kunt Agile projectmanagement wel in jouw bedrijf toepassen als je weet wat het is.

En als je tegenwoordig succesvol wilt zijn moet je dat ook doen. Als je in jouw bedrijf nog niet Agile werkt, behoor je tot de minderheid en dat betekent dat je achterop raakt.

Volgens het Project Management Institute maakt al meer dan 70% van alle organisaties gebruik van een Agile aanpak en zijn Agile projecten 28% succesvoller dan traditionele projecten.

Hieronder vind je een duidelijke en beknopte definitie van de term, zodat je jouw manager op de vingers kunt tikken als die de volgende keer beweert Agile bezig te zijn met vergaderingen om de volgende reeks planningsbijeenkomsten voor de volgende maand te plannen.

Als je begrijpt wat Agile echt inhoudt, kun je de Agile manier van werken ook beter toepassen in jouw organisatie en herken je situaties die verbeterd kunnen worden met een snufje Agile (zoals het afschaffen van die wekelijkse vergadering om volgende meetings te plannen).

We kijken ook even naar een geslaagd voorbeeld van Agile projectmanagement uit de praktijk.

De definitie van Agile projectmanagement

De eerste en misschien wel zuiverste definitie van Agile projectmanagement komt uit het oorspronkelijke Agile manifest:

  • Mensen en hun onderlinge interactie boven processen en hulpmiddelen
  • Werkende software boven allesomvattende documentatie
  • Samenwerking met de klant boven contractonderhandelingen
  • Inspelen op verandering boven het volgen van een plan

Wat is Agile

Wat is de essentie van Agile projectmanagement?

Die samenvatting is nog steeds een beetje vaag, dus we maken de definitie nog beknopter.

Agile projectmanagement is een iteratieve ontwikkelingsmethode waarin communicatie en feedback tussen mensen, aanpassing aan veranderingen en het leveren van resultaten die werken, centraal staan.

Dat zullen we even verder uitleggen:

  • Agile is iteratief, dat wil zeggen dat het werk in opeenvolgende stukjes wordt gehakt (sprints genaamd). Bij elke volgende sprint wordt voortgebouwd op de vorige sprint en worden dingen verbeterd op basis van de lessen die in de vorige sprint zijn geleerd. En daarbij komt Scrum om de hoek kijken, ook weer zo’n term die we overal horen. Wat is Scrum? Scrum is een methode op basis van een workflow die uit sprints en reviews bestaat en die wordt gebruikt om Agile projectmanagement te ondersteunen.
  • In tegenstelling tot Scrum, dat tot een stapsgewijs proces kan worden herleid, is Agile een aanpak en een mindset. Het is geen vastomlijnde procedure of lijst met instructies en ook geen certificering. Er is geen kant-en-klare sjabloon voor Agile, want dat is nou juist wat Agile niet is. Je kunt mensen immers ook niet stap voor stap leren hoe ze “cool” moeten worden of jazz moeten spelen. Er is wel projectmanagementsoftware die speciaal is gemaakt om Agile werken te bevorderen.
  • Bij Agile projectmanagement gaat het in de eerste plaats om efficiënte communicatie. Dat is belangrijker dan uitgebreide documentatie waarin alles tot in detail is vastgelegd, ingewikkelde e-mailketens en een overmaat aan vergaderingen. Volgens de 12 principes van het Agile manifest is de meest efficiënte en effectieve methode om informatie over te brengen naar en binnen een ontwikkelteam een face-to-facegesprek. Als je een boodschap in een gesprek van 10 seconden kunt overbrengen in plaats van met een e-mail, moet je dat vooral doen.
  • Bij Agile gaat het erom na elke iteratie tastbare resultaten te leveren die werken. Volgens de 12 principes is werkende software de belangrijkste maatstaf voor vooruitgang. Vergelijk Agile met een journalistiek proces: je maakt eerst een ruw concept en dat pas je vervolgens aan op basis van de opmerkingen van je redacteur. Je levert niet het hele stuk in één keer in op de dag dat het naar de drukker moet.

Praktijkvoorbeeld van Agile projectmanagement

Er zijn talloze boeken geschreven over Agile projectmanagement. We zouden het dus vanuit 100 verschillende hoeken kunnen bekijken, vanuit het oogpunt van diverse sectoren. Dit artikel is echter bedoeld om kort en bondig uit te leggen wat Agile is.

Daarom kijken we nu even naar één voorbeeld van hoe Agile in de praktijk werkt.

De Genius Bar van Apple

De naam getuigt niet van bescheidenheid, maar de Genius Bar van Apple is een uitstekend praktijkvoorbeeld van Agile projectmanagement.

Als je er binnenkomt met je iPhone of iPad die niet meer naar behoren werkt, hoef je niet eerst een stapel formulieren in te vullen of in de juiste rij te gaan staan. Als je het vergelijkt met menig overheidsloket waar je eerst een nummertje moet trekken, weet je hier niet wat je overkomt.

Wat de Genius Bar zo Agile maakt, is de focus op communicatie. De medewerker die jou helpt, stelt je vragen en maakt aantekeningen. Dat is wat ze bedoelen met “mensen en hun onderlinge interactie boven processen en hulpmiddelen”.

Dan zeg je misschien: “Maar Apple gebruikt toch ook processen en hulpmiddelen, zoals de iPad waarop ze aantekeningen maken.”

Dat is ook zo, maar het gaat om het gesprek tussen mensen.

Hoe Agile is jouw team?

Als je in je achterhoofd houdt dat het bij Agile projectmanagement gaat om communicatie van mens tot mens, aanpassing aan veranderende omstandigheden en het leveren van resultaten die werken, ben je al een eind op de goede weg.

Het woord Agile betekent “behendig”, “lenig”. Dat geeft al aan dat Agile projectmanagement voortdurend in beweging is en verandert. Vraag aan tien verschillende projectmanagers om Agile te definiëren en je krijgt waarschijnlijk tien hele verschillende antwoorden.

Ik ben benieuwd wat jouw definitie van Agile is. Laat het me weten in de opmerkingen of op Twitter @Capterra_NL.

Meer weten over projectplanning? Dan ben je bij ons aan het goede adres. Ga naar de lijst met software voor projectplanning op Capterra.

5 règles de base du travail en équipe

5 règles de base du travail en équipe

5 règles de base du travail en équipe

Un guide pour connaître les règles de base du travail en équipe

Aujourd’hui, lors d’un atelier d’entreprise :

“Formez des groupes de trois ou quatre personnes et réalisez l’activité notée au tableau. Nous nous réunirons de nouveau dans 20 minutes pour partager nos résultats.”

Que faites-vous en premier ?

  • Vous établissez immédiatement un contact visuel avec vos amis dans la pièce, concluant un accord tacite de partenariat.
  • Vous vous tournez vers vos voisins et utilisez la proximité comme mécanisme de regroupement.

De leur propre volonté, la plupart des employés rejoignent l’un de ces deux camps. Question à mille euros : quelle équipe sera la plus efficace ?

À l’école, les professeurs séparent souvent les groupes d’amis pour les projets collaboratifs, afin d’éviter les distractions. Paradoxalement, des études montrent que les équipes d’amis sont plus productives que les celles composées de connaissances ou d’étrangers.

Ce bénéfice se retrouve dans tous les groupes d’âge et est de fait plus marqué dans les grandes équipes. On peut donc s’interroger : en quoi l’amitié rend-elle le travail d’équipe en entreprise plus efficace ?

Pourquoi les amis font-ils de bons coéquipiers ?

Les amis ont un net avantage au niveau de la performance : ils se connaissent déjà et ont noué des liens par le partage et la vulnérabilité mutuelle. C’est ce lien et ce capital social qui leur permettent d’exceller en tant que coéquipiers.

Cependant, même si les amis font de bons coéquipiers, l’amitié en soi n’est pas un prérequis pour obtenir une équipe performante. Les éléments formant la base de l’amitié (confiance, respect, etc.) sont identiques à ceux qui sont nécessaires pour bâtir le capital social au travail.

En reconnaissant le lien entre le capital social et l’efficacité de l’équipe et en prenant des mesures pour favoriser cet environnement, les organisations pourront constater des améliorations en termes de rendement, d’engagement des employés et même de revenus.

Même de petits changements peuvent avoir un impact majeur. Par exemple, la pause café permet aux collaborateurs de resserrer les liens de manière informelle et d’apprendre à se connaître. 

Nous présentons ci-dessous cinq aspects essentiels du capital social et vous indiquons comment utiliser ces informations pour former des équipes hautement performantes au sein de votre organisation.

5 façons d’améliorer l’efficacité de votre équipe

1. Prenez le temps d’établir un climat de confiance

La confiance est au cœur de toute relation réussie, y compris au travail. Sans confiance, il n’y a aucune collaboration possible et il est extrêmement difficile d’obtenir des résultats probants.

La confiance se construit lorsque ces trois qualités sont présentes :

  • Bienveillance : faire preuve de gentillesse et avoir à cœur les intérêts des autres.
  • Intégrité : être honnête, fiable et avoir un bon caractère ; par exemple, comment vous agissez quand personne ne vous regarde.
  • Compétence : posséder les compétences et les connaissances requises pour un emploi.

Il faut du temps pour établir la confiance, mais il en faut très peu pour l’éroder. Comme l’indique John Blakey, coach d’entreprise auprès des PDG, la confiance est constituée d’une formule de multiplication et non d’addition :

Bienveillance × Intégrité × Compétence = Fiabilité

Si vous obtenez un zéro dans n’importe quel domaine, votre fiabilité sera également à zéro. De même, les personnes qui obtiennent des résultats positifs en termes de bienveillance, d’intégrité et de compétence seront plus dignes de confiance que celles qui excellent dans deux domaines, mais qui ont des difficultés avec la troisième.

Comment appliquer cette théorie à votre équipe ?

De nos jours, le temps est une denrée précieuse, mais qui est essentielle pour bâtir la confiance. Aidez les membres de votre équipe à établir un climat de confiance en leur permettant de faire connaissance (pauses café, sorties de groupe, etc.).

De plus, en tant que leader, vous devriez prendre le temps de reconnaître les membres de l’équipe lorsqu’ils font preuve de bienveillance, d’intégrité et de compétence. Par exemple, félicitez celui qui aide un coéquipier à respecter une échéance sans qu’on lui ait demandé, ou celle qui met les bouchées doubles pour piloter un nouveau projet et/ou apprendre une nouvelle compétence.

2. Faites preuve d’empathie

L’empathie désigne notre capacité à considérer l’expérience et l’état émotionnel d’une autre personne de son point de vue et à réagir en conséquence, sans arrière-pensée. L’empathie est une qualité cruciale pour collaborer, car cela nous aide à communiquer et à bien nous comporter les uns envers les autres.

L’empathie va de pair avec la sensibilité sociale. Si vous savez reconnaître les contextes sociaux, décoder les éléments de la communication non verbale et détecter les changements subtils d’humeur et de comportement, vous pourrez plus facilement faire preuve d’empathie à l’égard des autres.

L’empathie et la sensibilité sociale permettent aux équipes de communiquer plus efficacement, de comprendre les forces et les faiblesses des uns et des autres et de se soutenir et de se motiver mutuellement dans les situations les plus tendues.

Comment appliquer cette théorie à votre équipe ?

Certaines personnes ont naturellement plus d’empathie que d’autres. Cependant, vous pouvez développer de l’empathie (et aider les membres de l’équipe à faire de même) en pratiquant l’intelligence émotionnelle. Vous pouvez commencer par mettre en pratique les trois conseils ci-dessous, puis vous pouvez féliciter vos employés quand ils reproduisent ces comportements :

  • Pratiquez l’écoute active : écoutez pour comprendre, pas seulement pour répondre.
  • Soyez vulnérable : montrez aux autres qu’ils peuvent l’être à leur tour en toute sécurité.
  • Examinez votre attitude : quel est le plus important pour vous, avoir raison ou faire preuve de bonté ?

3. Privilégiez la collaboration et non la rivalité

Les équipes performantes savent faire la différence entre la compétition et la collaboration. Afin de travailler ensemble efficacement, l’objectif d’un individu ne peut pas être plus important que celui du groupe et les membres de l’équipe doivent adopter le mantra que personne ne gagne à moins que tout le monde gagne.

Une mentalité axée sur la collaboration favorise le partage et l’entraide. Comme la chercheuse Margaret Heffernan l’a expliqué lors d’une conférence TED : “La collaboration […] c’est vraiment le cœur des équipes performantes et elle surpasse très souvent l’intelligence individuelle. Collaborer, ça veut dire que je ne suis pas obligée de tout savoir, je dois simplement être avec des gens qui savent demander et aider.” Des outils collaboratifs peuvent vous aider à instaurer une telle entraide en facilitant le contact. 

D’autre part, la concurrence crée des silos, réduit l’utilité et restreint le partage des connaissances entre les individus. Bien qu’elle puisse produire des résultats positifs à court terme sur le dos du succès d’un individu, elle compromet les objectifs à long terme et la productivité d’une équipe. C’est ce que Heffernan appelle le phénomène de la super poule : “On pensait réussir en sélectionnant les superstars, les hommes, parfois les femmes, les plus brillants et en leur donnant toutes les ressources et tout le pouvoir. Et le résultat […] : agressivité, dysfonctionnement et gâchis”.

Comment appliquer cette théorie à votre équipe ?

Avant tout, prenez du recul et réfléchissez au type de comportement que vos actions suscitent. Avez-vous l’habitude de féliciter vos collaborateurs pour leurs contributions ou vos équipes pour ce qu’elles accomplissent ensemble ? Identifiez le comportement que vous voulez développer.

Le fait de monter les individus les uns contre les autres dans le but d’obtenir des gains rapides est profondément ancré dans notre société. Ainsi, pour passer d’une culture qui valorise la concurrence à une culture qui favorise la collaboration, il ne suffit pas de se contenter de belles paroles : il faut que les dirigeants rejettent les comportements convenus.

D’après Daniel Pink, journaliste américain, le système de commission des commerciaux est contre-intuitif, érode la motivation des équipes de ventes et divise les collaborateurs. 

4. Maintenez un état d’esprit de développement

D’après une étude menée par Carol Dweck, on discerne deux états d’esprit principaux chez les individus (dans les équipes et les organisations également) : un état d’esprit fixe et un état d’esprit de développement. Voici quelques-unes des principales différences entre les deux :

  • Un état d’esprit fixe : l’individu considère que les capacités innées sont établies, il veut paraître intelligent (peur de l’échec) et est bien adapté à la maîtrise individuelle et aux problèmes nécessitant une expérience passée.
  • Un état d’esprit de développement : l’individu croit que l’intelligence et le talent peuvent s’apprendre, il est désireux d’apprendre (l’échec est une occasion de grandir) et est bien adapté au travail d’équipe, à la collaboration et aux problèmes exigeant créativité et prise de risques.

Le maintien d’un état d’esprit de développement est crucial pour les équipes. Non seulement elle favorise l’apprentissage continu, mais elle permet aussi de réduire les conflits tout en développant le débat. Les équipes qui ont une mentalité de développement ne considèrent pas que les questions sont synonymes d’un manque de respect. Au contraire, elles cherchent activement un désaccord constructif pour s’assurer qu’elles sont sur la bonne voie.

Comment appliquer cette théorie à votre équipe ?

Les individus et les équipes auront tendance à adopter l’état d’esprit que les dirigeants valorisent et incarnent. En termes simples, si vous voulez promouvoir un état d’esprit de développement, vous devez d’abord le pratiquer vous-même, puis reconnaître, encourager et récompenser ce comportement chez les autres. Par exemple, ne mesurez pas seulement le rendement en fonction du succès, mais aussi en fonction des connaissances acquises pour l’atteindre.

5. Établissez un plan de communication et une hiérarchie des outils

Le cinquième et dernier secret des équipes performantes réside dans leur plan de communication et leur hiérarchie d’outils établis. Le fait d’indiquer à l’avance quel support utiliser pour quel type de communication réduit les répétitions, les questions et le temps perdu.

En effet, 33 % des répondants d’un récent sondage Planview ont déclaré qu’ils souffrent d’un “chaos de communication” qui a un impact négatif sur leur productivité. Ce chaos est causé par l’abondance d’outils à leur disposition, mais aussi par l’absence de directives sur la façon de les utiliser collectivement.

Comment appliquer cette théorie à votre équipe ?

Établissez des lignes directrices : il est préférable d’être clair vis-à-vis de vos attentes que de supposer que les gens vont tous utiliser le même outil de la même façon. Par exemple, utilisez la messagerie instantanée ou des logiciels de communication interne pour tout ce qui est informel ou non urgent, privilégiez le courrier électronique pour les demandes de renseignements plus formelles et lancez toutes les conversations liées aux projets dans votre outil de gestion de projet partagé. Vous instaurez ainsi les règles de base nécessaires à un travail en équipe efficace.

Tableau sur les outils de communication efficaces

Voilà, vous connaissez désormais les 5 règles de base du travail en équipe ! Comment allez-vous les appliquer à votre entreprise ? N’hésitez pas à profiter de toute l’aide que peuvent apporter des logiciels de gestion de projet pour accorder tous les membres de l’équipe !

5 apps que facilitan el método GTD para organizarte con eficacia

Apps para método GTD

Apps para método GTD

Existen dos grupos de personas: aquellas que elaboran una lista con todo lo que hay que hacer durante el día y se van a casa con el trabajo hecho y otras a quienes les gustaría ser así pero terminan su horario laboral con un montón de proyectos pendientes, fechas de entrega aplazadas y correos electrónicos sin responder.

No nos engañemos: todos queremos pertenecer al primer grupo pero la mayoría terminamos librando una batalla continua para evitar formar parte del segundo.

La clave está en el método GTD (acrónimo en inglés de Getting Things Done, lo cual quiere decir: organizarse con eficacia).

Para organizarse con eficacia y hacer las cosas no hay que ser un superhéroe. Se trata más bien de contar con las herramientas adecuadas y emplearlas de una forma eficaz. Para hacerlo hay que parecerse más a Batman que a Superman.

Si la meta es cumplir los objetivos de forma eficaz, tanto en el ámbito personal como en el laboral, es necesario contar con un sistema que funcione. Como gestor de proyectos, ya sea tu puesto o te hayas visto cumpliendo esa función por casualidad, la organización y la administración del tiempo son cualidades imprescindibles.

A fin de cuentas, si no eres capaz de mantener tus propias prioridades ni llevar a cabo tu planificación, ¿cómo vas a liderar un equipo para que lo haga?

Filtrar miles de aplicaciones relacionadas con la productividad o intentar compaginar proyectos en una docena de aplicaciones diferentes puede llegar a ser contraproducente. 

Para facilitarte este proceso, te proponemos cinco aplicaciones que servirán para mejorar el método GTD.

¿Qué es el método GTD?

Si todavía no conoces el método GTD, aquí va un apunte rápido: organizarse con eficacia (Getting Things Done o GTD) es una teoría sobre la mejora de la productividad que se basa en el libro superventas con ese mismo título de David Allen.

La primera edición se publicó en 2001 y, desde entonces, el método GTD se ha convertido en un fenómeno que ahora cuenta con formadores certificados en la franquicia por todo el mundo y sobre el que se organizó un encuentro a nivel mundial en 2008.

El método GTD se puede resumir en una sola idea: cuanto más productivo seas, estarás sometido a menos estrés.

Es decir, consigue hacer más cosas en menos tiempo de forma que puedas relajarte más.

Según el método GTD que propone Allen, la clave es saber priorizar la bandeja de entrada de forma que se elimine todo el desorden y poder centrarse en la tarea principal mientras se mueven todas las tareas sin finalizar a una lista que mantenga un orden adecuado. De esta forma, estas últimas se pueden retomar cuando llegue su turno.

Para seguir el método GTD, es necesario contar con las siguientes herramientas:

  • Bandeja de entrada
  • Papelera
  • Sistema de archivo para los materiales de referencia
  • Listas
  • Calendario

En el año 2001, todas estas herramientas para GTD eran físicas, como en el caso del archivador y de la agenda de escritorio. En 2018, es posible tener una versión electrónica de todas ellas en el móvil.

Hay personas que prefieren tener un calendario o una lista de cosas pendientes sobre la mesa, porque para ellas es la forma más eficaz de organizarse. Esto también está bien.

Pero es verdad que la tecnología ha avanzado mucho desde el año 2000 y las aplicaciones han encontrado su sitio y no tienen intención de abandonarlo.

Las herramientas para GTD para el móvil pueden contener funciones, como la automatización o la colaboración, con las que no pueden competir nuestro antiguo cuaderno ni el calendario de planificación diaria, y es posible que, además, contribuyan a que la empresa ahorre tiempo y dinero y a que el equipo esté siempre conectado.

5 aplicaciones que te ahorrarán tiempo y reducirán el estrés

A partir de las cinco herramientas clave del método GTD (buzón de entrada, papelera, sistema de archivado, lista de comprobación y calendario), hemos elaborado una lista de cinco opciones que se pueden utilizar en cada una de las fases del método GTD.

Estas herramientas se han elegido tras un intenso estudio de varios foros relacionados con el método GTD en los que los usuarios que lo utilizan profesionalmente exponían sus opiniones y recomendaciones.

Estas cinco opciones que proponemos siempre estaban presentes. Algunas de ellas son únicamente compatibles con iOS, porque, como sabes, hay unos cuantos usuarios de Apple en el mercado, pero figuran también herramientas de otras plataformas para que nadie se quede fuera.

Las aplicaciones aparecen en orden alfabético.

  1. G Suite

Android | iOS

Software GTD G-Suite
Bandeja de entrada de Gmail en el entorno de aplicaciones G Suite  (Fuente)

El método GTD comienza con el buzón de entrada y en el caso de G Suite, un entorno de Google compatible con este método, la sencilla aplicación de Gmail es la encargada de gestionarlo. Es posible que la conozcas: al fin y al cabo, no es más que el cliente de correo electrónico más famoso del mundo que funciona en todas las plataformas.

Desde esta aplicación puedes archivar correos antiguos u organizarlos en carpetas de clasificación, como en el caso de aquellos correos sobre proyectos pendientes que tengas que utilizar en el futuro.

En G Suite también se pueden encontrar aplicaciones como Documentos de Google o Google Keep, con las que es posible tomar notas o elaborar listas de comprobación, así como el Calendario de Google, que permite hacer un seguimiento de la planificación de un equipo. La colaboración es uno de los puntos fuertes de G Suite: los miembros del equipo pueden hacer comentarios y responder en todos los aspectos, desde documentos y hojas de cálculo hasta presentaciones. Y, como no podía ser de otra forma, todo ello completamente integrado.

 La mejor solución para: Equipos muy colaborativos que están familiarizados con entornos basados en Gmail.

Precio: 5.20 € al mes por cada usuario con dominio de correo electrónico personalizado, almacenamiento de 30 GB y asistencia técnica en horario ininterrumpido. Las aplicaciones que incluye se pueden descargar por separado de forma gratuita.

  1. Microsoft To-Do

Android | iOS

Herramienta GTD To Do Microsoft
Versión de Microsoft To-Do para portátil y para iPhone (Fuente)

Si ya conocías las aplicaciones para GTD, es probable que te preguntes por qué no se ha incluido Wunderlist (la famosa aplicación alemana para gestión de tareas). Por una sencilla razón: Microsoft adquirió Wunderlist en el año 2015 y se ha comprometido a remplazarlo con Microsoft To-Do.

Wunderlist todavía estaba disponible durante el verano de 2018, pero, tal y como dijo Ori Artman, director general de Microsoft To-Do en 2017: “Una vez hayamos garantizado que las mejores funciones de Wunderlist están integradas en Microsoft To-Do, la retiraremos del mercado”.

La parte buena es que, tal y como afirmó Artman, Microsoft se ha comprometido a incorporar en To-Do los aspectos más importantes de Wunderlist, como la versión gratuita, la funcionalidad entre diferentes plataformas, las notificaciones y las subtareas.

To-Do también contará con su función más característica, Mi día, que permite a los usuarios quitar ciertas tareas de la lista de pendientes para que puedan centrarse en cumplir los objetivos del día. Si te encanta la gestión de proyectos Agile, esta función te fascinará.

 La mejor solución para: Gestores de proyectos Agile que están familiarizados con el entorno Office 365 y buscan una herramienta para GTD muy sencilla sin tener que pagar un euro.

Precio: Gratuita

  1. OmniFocus

iOS

Software GTD Omnifocus
Funcionamiento de OmniFocus en un iPhone (Fuente)

OmniFocus únicamente está disponible para dispositivos iOS, por lo que, si no eres usuario de Apple, puedes pasar directamente a la quinta recomendación. Si lo eres y estás buscando una aplicación para GTD, te aconsejamos que le dediques un buen rato a OmniFocus.

En OmniFocus se ha optado por la potencia en lugar de la simplicidad. Se ha mejorado el abanico de funcionalidades en beneficio de aquellos usuarios a los que no les importa que la interfaz esté más abarrotada si gracias a ello pueden contar con algunas funciones más.

La última actualización, OmniFocus 3, que se lanzó en primavera de 2018, incorpora nuevas características como la automatización, las etiquetas y la edición en lote. Si realmente te interesa el método GTD, te encantará ver que OmniFocus se ha creado específicamente para GTD y orienta al usuario desde las fases de buzón de entrada, procesamiento y delegación hasta las de organización, actuación y revisión.

Ten en cuenta que la colaboración no es uno de los puntos fuertes de OmniFocus, que se ha diseñado para usuarios individuales (el mismo desarrollador ofrece un producto diferente para los proyectos en equipo, OmniPlan). Si tus proyectos suelen ser colaborativos,necesitarás otra herramienta.

 La mejor solución para: Usuarios avanzados del método GTD que suelen trabajar solos, a los que les encantan los productos de Apple y no tienen ningún problema en gastar un poco más para conseguir una herramienta para GTD.

Precio versión Pro: 41,99

  1. Things

iOS

Things
Vista de listas en la aplicación Things (Fuente)

La aplicación “Things” (“Cosas” en español, un nombre de lo más curioso) era en su origen, en 2007, un programa para Mac de la startup alemana Cultured Code y fue una de las primeras aplicaciones que se lanzaron para iPhone cuando se creó el App Store en 2008.

Things ha sido siempre leal a Apple y ha contribuido al lanzamiento de las versiones actualizadas para iPad y para Apple Watch de esta famosa aplicación que se centra en mejorar la productividad. Recibió el premio Apple Design Award en 2009 y 2017 y ya cuenta con su tercera generación: el lanzamiento de “Things 3” se llevó a cabo en mayo de 2017.

¿Cómo ha logrado Things mantenerse en el mercado durante más de una década y cómo consigue elevar su número de adeptos cada año? Según las opiniones de los usuarios (en inglés), su diseño minimalista encaja a la perfección con el entorno de Apple y la aplicación cuenta con las funciones más importantes para implementar por completo el método GTD, como el buzón de entrada, el sistema de archivado, la lista de tareas pendientes o el calendario, sin características innecesarias que puedan distraer al usuario.

Mientras que OmniFocus sobresale por la personalización y el detalle de sus funciones, Things se distingue por su diseño sencillo y minimalista. Como ya se mencionaba en el caso de OmniFocus, Things tampoco es la aplicación adecuada cuando existe colaboración: con ella, el usuario puede llevar a cabo sus propias tareas, pero para implicar a un equipo deberá emplear otra herramienta.

 La mejor solución para: Usuarios individuales que quieren una herramienta sencilla para GTD que encaje perfectamente con la estética limpia y minimalista de Apple.

Precio: 10.99 €

  1. Todoist

Android | iOS

Herramienta Todoist
Vista de un día sin tareas planificadas (¿no sería maravilloso?) de Todoist en su versión para navegador (Fuente)

Si las dos últimas aplicaciones te han parecido perfectas pero no tienes un dispositivo de Apple, estás de suerte. Todoist combina las mejores características de OmniFocus y Things y las ofrece en un paquete compatible con diferentes plataformas. Cuenta incluso con una versión para navegador.

La aplicación tiene su origen en 2007, cuando el refugiado bosnio Amir Salihefendic la creó para organizar sus propios proyectos. Todoist ha conseguido desde entonces una cartera de más de cinco millones de usuarios.

¿Qué es lo que la hace diferente? Tiene una versión gratuita, incorpora herramientas de colaboración (a diferencia de OmniFocus y Things, que se han diseñado para usuarios individuales) e incluye una función de gamificación única que premia a los usuarios con “karma” cuando consiguen finalizar sus tareas.

Cuenta también con todas las funciones necesarias para implementar un método GTD optimizado. Pero su punto realmente fuerte es que se puede acceder a Todoist desde cualquier dispositivo que tenga un navegador.

 La mejor solución para: Líderes de proyectos que quieren cumplir sus objetivos pero no creen demasiado en las marcas y tienen que ajustarse a un presupuesto.

Precio: Gratuita

¿Qué aplicaciones para el método GTD prefieres?

Pues ya está. Con suerte, todas estas aplicaciones te ayudarán a poner en marcha tu método GTD para que funcione perfectamente y puedas organizarte. No olvides que cada usuario debe personalizar su propio método. La mejor opción es probar algunas de estas herramientas y ver cuál se ajusta mejor a tus necesidades.

¿Qué software para GTD prefieres? Comparte tu opinión en la sección de comentarios.

¿Estás intentando encontrar un software para la gestión de proyectos? No dejes de consultar la lista de Capterra con las mejores soluciones de software para la gestión de proyectos.

5 Professionele tips om de ultieme PowerPoint-presentatie te maken

powerpoint-presentatie maken

Ik kan me de presentatie nog goed voor de geest halen, maar niet omdat die zo fantastisch was.

De keynotespreker op een bekende conferentie over projectmanagement was een oude rot in het vak, had een duidelijke boodschap, een geweldige présence op het podium en een werkelijk tenenkrommende presentatie, die bol stond van de clip art, stockfoto’s en dansende gifjes.

De boodschap weet ik niet meer, maar wat ik me des te beter herinner, is wat je vooral niet moet doen in een PowerPoint-presentatie.

PowerPoint is een must in de softwaretoolbox van elke goede projectmanager.

Heb jij nieuwe ideeën nodig om je presentaties een boost te geven? Dan heb ik hier wat nuttige tips voor je. Deze zijn afkomstig van de website van Microsoft en het YouTube-kanaal van Office 365 en hiermee leer je hoe je boeiende, professionele presentaties maakt met PowerPoint in Office 365.

1. Voeg YouTube-video’s toe die de aandacht trekken

Wist je dat we met elkaar elke dag meer dan een miljard uur video kijken op YouTube? En Cisco voorspelt dat tegen het jaar 2021 meer dan 80% van alle internetverkeer videocontent zal zijn.

Dus, waar je presentatie ook over gaat, er is waarschijnlijk wel een goede video op YouTube te vinden die illustreert wat jij wil zeggen.

Waarom zou je je publiek vervelen met saaie tekst of grafieken als je in plaats daarvan ook een video kunt invoegen? Je publiek is inmiddels al gewend aan videocontent.

Zo doe je dat:

  • Kopieer de URL van je YouTube-video.
  • Klik in je PowerPoint-dia in het menu Invoegen op Video > Onlinevideo.
Hoe voeg je video aan powerpointpresentatie toe
Een YouTube-video invoegen in Microsoft PowerPoint
  • Plak de URL die je eerder hebt gekopieerd en klik op ‘invoegen’. Je kunt ook vanuit PowerPoint zoeken naar een YouTube-video.
  • Zet de video waar je hem hebben wilt binnen de dia, pas het formaat aan en bekijk hem dan om er zeker van te zijn dat het de juiste is.

2. Zoom razendsnel tussen dia’s 

Vroeger navigeerde je door een presentatie door telkens op de volgende dia te klikken, één voor één.

Met Zoom hoeft dat niet meer.

Met Zoom kun je in de gewenste volgorde naar verschillende dia’s in je presentatie gaan zonder dat je eerst door alle dia’s heen hoeft te klikken.

Stel, je wilt nog even snel naar de eerste dia en dan weer terug naar waar je gebleven was. Dan gebruik je Zoom. Of je hebt een grappige geanimeerde GIF (spaarzaam gebruikt uiteraard) in het midden van je presentatie en die wil je nog even opnieuw laten zien. Dan gebruik je Zoom. Of je wilt al je dia’s in één overzicht laten zien, als een soort inhoudsopgave. Dan gebruik je Overzichtzoom.

Zoom voor PowerPoint 

Zo doe je dat:

  • Klik in het menu Invoegen op Zoom.
  • Met Overzichtzoom geef je al je dia’s in een overzicht weer, met Diazoom kun je naar elke andere dia in je presentatie springen en met Sectiezoom kun je een groep geselecteerde dia’s laten zien.
  • Als je dat eenmaal onder de knie hebt, kun je met Zoomhulpmiddelen (in het menu Opmaak) een stapje verder gaan en overgangen en achtergronden aanpassen.

3. Betover je publiek met Morphing

Begin jaren 90 konden toeschouwers hun ogen niet geloven toen ze zagen hoe T-1000 van een plasje kwik geleidelijk in een mens veranderde in “Terminator 2” of toen Michael Jackson in zijn Black Or White-video liet zien hoeveel we eigenlijk allemaal op elkaar lijken. Dit werd mogelijk gemaakt met een nieuwe grafische techniek die ‘morphing’ werd genoemd.

Morphing was toen nog een peperdure techniek die alleen de grote productiestudio’s in Hollywood zich konden veroorloven. Nu beschikt PowerPoint over een Morphing-functie, waarmee je animaties naadloos kunt laten overlopen van de ene dia naar de andere.

Morphing is in feite een eenvoudigere en snellere manier om enkele van de dingen te doen die je ook op het tabblad Animaties kunt doen, maar die daar wat omslachtiger zijn.

Zo doe je dat:

  • Klik op het tabblad Overgangen op Morphing.
  • De twee dia’s die je met elkaar wilt verbinden, moeten ten minste één gemeenschappelijk object hebben, zoals tekst, een vorm, een afbeelding of een grafiek.
  • De eenvoudigste manier om dit aan te pakken is als volgt: je kopieert de eerste dia en past vervolgens die kopie aan door objecten te verplaatsen, tekst toe te voegen of te verwijderen enzovoort.
  • De veranderingen worden automatisch geanimeerd door PowerPoint.

4. Gebruik Designer om strakke dia’s te maken

Was jij zo’n kind dat op school altijd buiten de lijntjes kleurde en eigenwijs je eigen creaties maakte? Of ben je iemand die tijdens de schildercursus nooit luistert naar de docent en je eigen meesterwerk maakt? Dan is Designer misschien niet geschikt voor jou.

Als je echter precies weet welke tekst en afbeeldingen je wilt gebruiken, maar niet de tijd of het talent hebt om de perfecte lay-out te maken, biedt Designer uitkomst. Zie het als een AI-interieurontwerper voor je dia’s. Jij voegt de tekst en de afbeeldingen toe en Designer maakt er een goede lay-out van. Zoals Heather Ackmann, PowerPoint MVP, zegt: “Het geeft je dia’s direct een make-over.”

Maar maak je geen zorgen: jij blijft de baas. Als het resultaat je niet bevalt, laat je het Designer gewoon nog een keer proberen, tot jij tevreden bent over het resultaat.

Een inleiding tot PowerPoint Designer en Morphing in PowerPoint 2016 (in het Engels)

Zo doe je dat:

  • Het mooie aan Designer is dat het automatisch op de achtergrond werkt terwijl jij je presentatie maakt.
  • Je begint gewoon afbeeldingen en illustraties toe te voegen vanuit het menu Invoegen en Designer doet suggesties. De functie maakt zelfs fraaie sequentiële afbeeldingen van je afgezaagde bullet lists.
  • Designer werkt alleen als je verbonden bent met internet en een van de ingebouwde thema’s van PowerPoint gebruikt.
  • Je moet ervoor kiezen om Designer te gebruiken als je PowerPoint de eerste keer gebruikt, maar je kunt het ook altijd inschakelen via het tabblad Ontwerpen of uitschakelen via Bestand > Opties > Algemeen.

5. Gebruik je smartphone als afstandsbediening en laseraanwijzer

Je kent dat beeld vast wel: de presentator is de draad van zijn verhaal kwijtgeraakt en zit zenuwachtig op zijn laptop te rommelen om te proberen een andere dia weer te geven.

Stel nu dat die presentator gewoon zijn smartphone pakt en rustig op het scherm tikt om de volgende dia te laten zien of nonchalant met diezelfde telefoon naar het scherm wijst om belangrijke cijfers in een grafiek te markeren, als een soort van James Bond. Dan zou je pas onder de indruk zijn.

Of nog beter: jij kunt zelf je publiek imponeren door je telefoon als afstandsbediening en laser pointer te gebruiken.

Zo doe je dat:

  • Vervolgens sluit je de telefoon op de projector aan met een HDMI-kabel of via wifi (bijvoorbeeld met AirPlay of ChromeCast).
  • En dan kun je toveren met PowerPoint.
  • Je kunt zelfs in een handomdraai presentaties maken en delen met de PowerPoint-app en er dan verder aan werken als je weer achter je computer zit.

Heb jij nog meer PowerPoint-tips?

Slechte PowerPoint-presentaties zijn wel leuk om ons aan te ergeren, maar uiteindelijk zien we toch allemaal liever een schitterende diavoorstelling. Gebruik deze tips om jouw steentje bij te dragen.

Ben jij een PowerPoint pro? Ik zie graag jouw tips in de opmerkingen of deel ze met me op Twitter @capterra_NL.

Op zoek naar project management software? Bekijk de project management softwarelijst van Capterra.