5 Tipps zum Planen von erfolgreichen Online-Meetings

5 Tipps zum Planen von erfolgreichen virtuellen Meetings

2020 wird als das Jahr im Gedächtnis bleiben, in dem Online-Meetings zum Standard wurden. Die COVID-19-Pandemie bringt große Einschränkungen für unser Arbeits- und Alltagsleben mit sich und Unternehmen verlegen Zusammenkünfte in die virtuelle Welt, um weiterarbeiten zu können.

5 Tipps zum Planen von erfolgreichen Online-Meetings

Gut durchgeführte Online-Meetings bieten geografisch verteilten Teams eine tolle Möglichkeit, sich auszutauschen, Probleme zu lösen und gemeinsam Dinge erledigt zu kriegen. Ineffiziente und schlecht geplante Meetings werden allerdings schnell zur Zeitverschwendung und rauben den Angestellten ihre Produktivität und Motivation.

Führungskräfte müssen die speziellen Herausforderungen der virtuellen Kommunikation im Blick behalten, um bei jedem Meeting das Beste aus ihren Teams herauszuholen. Die folgenden Best Practices bieten eine gute Grundlage für erfolgreiche Online-Meetings.

5 Tipps zum Planen von erfolgreichen Online-Meetings

Tipp Nr. 1: Einen Plan festlegen

Dieser Grundsatz gilt für sämtliche Meetings, doch wenn die Teilnehmenden sich von den unterschiedlichsten Orten aus einwählen, ist er besonders wichtig.

Lege für jedes virtuelle Meeting im Voraus einen Zeitplan fest, damit alle wissen, was sie erwarten und wie sie sich beteiligen können. Folgende Maßnahmen haben sich bewährt:

  • Teile den Zeitablauf im Vorhinein mit: Schicke den Teilnehmenden rechtzeitig vor dem Meeting eine Übersicht über den zeitlichen Ablauf, damit sie sich gut vorbereiten können. Informiere in der E-Mail-Einladung über wichtige Gesprächspunkte und schicke eventuelle relevante Dokumente, Dateien oder Untersuchungsergebnisse mit, auf die du dich während des Meetings beziehen wirst.
  • Gib den Teilnehmenden die Möglichkeit, verwendete Dokumente vor dem Meeting einzusehen und zu kommentieren (falls anwendbar): Gib allen die gleiche Möglichkeit, zum Meeting beizutragen. Dafür können Dokumentenmanagement-Tools wie Google Drive sehr nützlich sein. Ob Präsentationen, Videos oder Jahresberichte: Du kannst beliebige Dokumente über Filesharing-Tools wie Dropbox oder Box bereitstellen, sodass alle auf dem gleichen Stand sind.
  • Schaffe klare Erwartungen zum Ablauf und Management des Meetings: Stell sicher, dass alle Teilnehmenden genau wissen, wie das virtuelle Meeting abläuft und was von ihnen erwartet wird. Sollen beispielsweise alle ihre Mikrofone auf stumm schalten, während andere sprechen? Wird eine Diskussion gewünscht oder wird das Meeting hauptsächlich von der Person geleitet, die es moderiert?

Tipp Nr. 2: Im Voraus planen

Wenn Teammitglieder unterschiedliche Tagesabläufe haben oder sogar in verschiedenen Zeitzonen arbeiten, kann es schwierig sein, geeignete Zeitpunkte für Besprechungen zu finden. Die folgenden Empfehlungen sollen dabei helfen, die Zeitplanung zu erleichtern:

  • Wähle Zeiträume, die für alle Zeitzonen passend sind: Wenn du beispielsweise Teammitglieder aus München und Austin (Texas) erwartest, ist 16 Uhr deutscher Zeit eine gute Option – dann ist es in Austin 9 Uhr morgens.
  • Nutze Tools, die dir helfen, einen passenden Zeitraum zu finden: Schnell wird es chaotisch, wenn abgeglichen werden muss, wer denn nun wann verfügbar ist. Damit dich die unterschiedlichen Zeitzonen nicht zu sehr verwirren, empfiehlt sich die Nutzung von Terminfindungssoftware, die die Zeitzonen aller Beteiligten automatisch erkennen kann.
  • Meetings im Voraus planen: Je früher die Teilnehmenden von Meetings erfahren, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie keine Terminkonflikte haben. Wenn du dennoch einmal in der letzten Minute ein Meeting einberufen musst, überprüfe, ob alle Teilnehmenden freie Zeiträume haben.

Tipp Nr. 3: Regeln für Online-Meetings festlegen

Durchdachte Regeln für die Vorbereitung und den Umgang miteinander tragen viel zu problemlosen und produktiven Online-Meetings bei. Die folgenden Grundsätze helfen Organisator*innen und Teilnehmer*innen, für reibungslose Abläufe und eine gute Atmosphäre zu sorgen:

  • Teste alle Technologien vor dem Meeting: Probiere unbedingt im Voraus aus, ob alle benötigten Geräte, Tools und Verbindungen funktionieren. Dazu gehören Audio und Video, die Internetverbindung und die Bildschirmfreigabefunktionen. Stelle nach Möglichkeit schon zehn Minuten vor Beginn des Meetings die Verbindung her.
  • Seht euch per Video von Angesicht zu Angesicht: Sorge dafür, dass alle Beteiligten einander per Video sehen können. Körpersprache, Mimik und Gestik machen – genau wie der Tonfall –bei der Kommunikation eine ganze Menge aus. Einander zu sehen, und sei es nur per Video, macht Gespräche gleich sehr viel persönlicher als nur eine körperlose Stimme am Telefon zu hören und hilft dabei, Beziehungen aufzubauen. Außerdem können Missverständnisse vermieden werden und die Kommunikation wird einfacher: Körpersprachliche Hinweise helfen beispielsweise zu erkennen, ob jemand zu Ende gesprochen hat oder nur eine Pause macht.
  • Alle Ablenkungen ausschalten: Selbst bei im Büro stattfindenden Meetings oder Präsentationen schauen nicht wenige Anwesende zwischendurch auf ihr Smartphone oder beantworten E-Mails – und wenn keine anderen Personen im Raum sind, die einem tadelnde Blicke zuwerfen, ist die Versuchung natürlich noch größer. Bitte die Teilnehmenden, den anderen ihre ganze Aufmerksamkeit zu widmen und Ablenkungen wie Benachrichtigungen durch E-Mails und Textnachrichten während des Meetings zu deaktivieren.

Tipp Nr. 4: Die Teilnehmenden motiviert halten

Die ganze Planung nützt wenig, wenn das Publikum innerlich abwesend ist. Ein paar einfache Maßnahmen können viel dazu beitragen, alle motiviert zu halten:

  • Schaffe Raum für zwanglose Gespräche: Vor allem zu Beginn eines Meetings kommt es oft automatisch zu Smalltalk. Unterbrich ihn nicht zu schnell: Schließlich haben die Remote-Teams so eine Gelegenheit, eine Verbindung auf persönlicher Ebene zu schaffen, bevor es an die Arbeit geht – genau wie sie es auch bei Treffen vor Ort tun würden.
  • Fördere mit verschiedenen Methoden die aktive Beteiligung: Ermutige alle dazu, sich aktiv zu beteiligen und so zu handeln, als würden sie bei einem Präsenzmeeting gerade selbst vorne stehen. Gib ihnen beispielsweise die Gelegenheit, ausreichend früh vor Beginn des Meetings Fragen einzureichen. Bei Bedarf kannst du auch Umfragen einbinden oder dazu aufrufen, per Live-Chat weitere Fragen zu stellen.
  • Stell häufig Fragen: Stell beim Meeting immer wieder Fragen an die Zuhörerschaft, um sicherzugehen, dass alle dir folgen können, und ihnen Gelegenheiten zu bieten, sich selbst zu äußern. Statt offener Fragen solltest du deine Fragen präzise formulieren: Auf die Frage „Was denkt ihr über dieses Tool?“ bekommst du wahrscheinlich weniger konstruktive Antworten als auf die Frage „Denkt ihr, dieses Tool könnte unsere Produktivität steigern?“.

Tipp Nr. 5: Die Nachbereitung nicht vernachlässigen

Wie auch bei Meetings im Büro kann die anschließende Diskussion in der Kantine genauso aufschlussreich sein wie die Sitzung selbst. Sorge für eine klare Kommunikation ohne Verwirrung oder Missverständnisse:

  • Schließe das Meeting mit einer Gelegenheit für Austausch und Smalltalk: Frage die Teilnehmenden etwa fünf bis zehn Minuten vor Ende des Meetings, ob sie noch Fragen oder Anliegen haben. An dieser Stelle haben sie die Gelegenheit, auch eventuelle Vorbehalte oder Zweifel zu äußern. Fasse das Gesagte zusammen und besprich es im Anschluss mit deinem Team: Sinnvoll ist beispielsweise eine Follow-up-E-Mail, die zusammenfasst, was im Meeting besprochen wurde, welche Entscheidungen gefallen sind und welche Handlungen als Nächstes vom Team verlangt werden.
  • Überlege, wie das Meeting hätte besser sein können: Betrachte dich selbst kritisch. Was hat funktioniert? Was ist zu kurz gekommen? Insbesondere bei weniger formellen Meetings müssen nicht alle genannten Prinzipien angewendet werden, doch es lohnt sich immer, sich die Zeit zu nehmen, anderen zuzuhören, Feedback zu berücksichtigen und Vorgehensweisen zu überdenken. So wird das nächste Meeting noch erfolgreicher.

Die richtige Software für dein Online-Meeting

Ob für Webkonferenzen oder das Projektmanagement: Es gibt eine breite Auswahl an Softwaretools, die zu produktiven und effizienten virtuellen Meetings beitragen.

Jetzt gilt es nur noch herauszufinden, welche Tools für dein Team am besten passen. Stell dir bei der Auswahl folgende Fragen:

  • Was sind die wichtigsten Funktionen, die du für virtuelle Meetings brauchst? Müssen beispielsweise alle Beteiligten gleichzeitig an einem Dokument arbeiten? Dann ist Google Docs eine gute Lösung. Sollen die Teammitglieder eine Präsentation in Echtzeit verfolgen? Dann brauchst du Software für die Bildschirmfreigabe.
  • Was ist die durchschnittliche Teilnehmerzahl deiner virtuellen Meetings? Für Videogespräche zu zweit brauchst du eventuell ganz andere Software als für Meetings mit 15 Angestellten oder mehr. Stell sicher, dass die von dir gewählte Webkonferenz- oder Meeting-Software die nötige Flexibilität bietet.

Was ist deine Strategie für Online-Meetings?

Erzähl uns, wie du vorgehst! Hast du bewährte Tipps für erfolgreiche virtuelle Besprechungen? Wie gelingt es dir am besten, Teilnehmende in verschiedenen Räumen oder auf unterschiedlichen Kontinenten in Verbindung zu bringen? Erzähl es in den Kommentaren!

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Enquête : 44 % de PME n’étaient pas préparées au télétravail

Du jour au lendemain, les entreprises ont dû faire face à une nouvelle réalité et s’adapter à la situation inédite provoquée par l’épidémie de COVID-19. L’une des premières mesures prises, outre celle de permettre aux employés de réaliser leur travail à distance, a été de s’intéresser et d’adopter des logiciels de télétravail.

Capterra a mené l’enquête* et interrogé 311 travailleurs à plein temps et temps partiel issus de tous les domaines et officiant dans une PME. L’objectif de cette enquête était de prendre le pouls du télétravail en France, quelques jours après l’annonce du confinement général.

Au lendemain de l’annonce, on distinguait trois principaux cas de figure :

  • Les employés qui peuvent effectuer le télétravail et dont l’entreprise était préparée à l’annonce du confinement.
  • Les employés qui pourraient en théorie effectuer leur travail à distance mais dont l’entreprise n’a pas immédiatement permis le télétravail à l’annonce du confinement.
  • Les employés dont la présence physique est requise (soins aux personnes, services de nettoyage, transport routier…).

L’analyse qui suit s’appuie alors sur les deux premières catégories de personnes, soit un nombre de 183 répondants.

Quelles ont été les mesures prises pour permettre le travail à distance ? Quels logiciels de télétravail les PME ont-elles adoptés pour l’occasion ? Quels sont les principaux défis du télétravail ? Réponse dans notre étude.

Points importants de l’étude

  • 59 % des 311 répondants ont eu rapidement la possibilité de travailler à distance.
  • 13 % affirment que leur entreprise n’était pas du tout préparée à l’annonce du confinement.
  • 44 % des entreprises interrogées ont dû s’équiper de technologies afin de permettre à leurs employés de poursuivre leurs activités.
  • Les logiciels de web conférence et de collaboration sont ceux qui ont été le plus massivement adoptés.
  • Les plus grands défis auxquels les télétravailleurs doivent faire face sont la concentration, les relations clients et la communication interne.

Quelles ont été les diverses réactions des PME à l’annonce du confinement ?

Une majorité de répondants (59 %) affirme que leur entreprise avait pris ses dispositions pour permettre le télétravail.

Parmi les employés qui n’ont pu effectuer cette transition à l’annonce du confinement (13 %), les principales raisons ont été les suivantes : leur entreprise n’était pas préparée, ou n’avait pas encore donné d’instructions, ou encore, n’avait pas donné la permission d’effectuer le télétravail (scepticisme de la direction, par exemple).

Après plus de deux semaines de confinement, il est probable, il faut du moins l’espérer, que ces trois données pourraient être réévaluées, au regard des diverses mesures qui ont ponctué l’actualité.

Enfin, 26 % des 311 répondants effectue un travail requérant la présence physique (services aux personnes, agriculture, travailleurs sociaux…). Les 2 % restants n’effectuaient pas de télétravail pour raisons personnelles (congé maladie, manque de matériel ou préférence pour travailler dans les bureaux habituels).

entreprise télétravail

Si une majorité de répondants a pu transférer son activité professionnelle à son domicile du jour au lendemain, nous verrons cependant que les PME ont dû investir dans des logiciels en urgence afin de faciliter la collaboration à distance. Certaines se seront rendu compte, à l’heure qu’il est, que la digitalisation d’une entreprise et l’adoption d’outils est alors nécessaire, sinon salutaire. Le télétravail est alors assez peu répandu sous nos latitudes, mais pourrait-il devenir la norme ? Et pas seulement en cas de catastrophe…

Dans quels logiciels de télétravail les PME ont-elles investi ou comptent-elles investir en priorité ?

70 % de nos répondants aujourd’hui leur ordinateur personnel pour le télétravail, les 30 % restants bénéficiant de matériel prêté par l’entreprise. Les échanges d’informations et de projets s’en retrouvant limités à e-mail ou le téléphone (ou la visioconférence pour les réunions), la meilleure réponse à ce manque d’interactivité a été d’investir dans des outils basés sur le Cloud.

44 % affirment que leur entreprise a immédiatement acheté ou installé des logiciels pour permettre ou faciliter le télétravail et 19 % affirment que leur entreprise prévoyait de telles mesures au lendemain de la mise en place du confinement.

Les quatre catégories d’outils suivantes, d’ordinaire déjà populaires, ont connu un sursaut d’intérêt significatif :

  • Web conférence
  • Collaboration et communication
  • Gestion de projet
  • E-mail marketing

Web conférence : maintenir un contact humain et pragmatique

La première mesure pragmatique a été de pouvoir organiser les réunions habituelles et extraordinaires et maintenir un peu de cette vie de bureau en cette période de distanciation sociale. Ces outils ont été les plus plébiscités (55 % des 183 répondants).

Ces outils ne se limitent pas à maintenir virtuellement un contact humain : les fonctionnalités de partage de présentation (qu’elles soient statiques ou animées) complètent ces outils de communication.

Collaboration et communication : faire partie d’une équipe, de chez soi

La collaboration fait partie des principaux défis rencontrés par les télétravailleurs : comment maintenir une collaboration sans faille et une communication étroite lorsque l’on est chacun chez soi ?

Gestion des tâches, partage de documents, calendrier, espaces de brainstorming : les outils collaboratifs ont tout prévu pour inciter à la participation et au bon déroulement des projets.

Preuve de leur succès, 40 % des répondants affirment que leur entreprise s’est tournée vers de tels outils.

Gestion de projet : mener à bien ses objectifs et à distance

Comment mener son projet à terme lorsque tous les acteurs sont aux quatre coins de la région, voire du pays ? Internet a aboli les frontières et la gestion de projet a trouvé un terrain de prédilection dans les outils en ligne. Les fonctionnalités de tels outils ont été pensées pour organiser les tâches et les flux de travail, quel que soit l’endroit où se trouvent les collaborateurs. Les fonctionnalités collaboratives rationnalisent et simplifient la vie du chef du projet et celle des parties prenantes.

Pour 17 % des répondants, un outil de gestion de projet s’est révélé indispensable pour poursuivre leurs activités. Les outils de gestion de projet sont par ailleurs parmi les plus recherchés dans le monde professionnel car le concept de projet et de chef de projet est bien celui que l’on retrouve dans tous les domaines (lien : chef de projet).

E-mail marketing : maintenir la communication externe

En ce qui concerne la communication externe, les outils d’e-mail marketing sont un canal efficace pour garder les clients informés du statut de votre activité et de vos produits, surtout si l’entreprise a dû modifier son mode opératoire, ses services ou son stock de produits.

19 % des personnes interrogées ont ainsi répondu avoir investi dans un logiciel d’e-mail marketing à l’aune de la mise en place du télétravail pour tous.

Un logiciel de télétravail pour une ou plusieurs problématiques à la fois

D’autres outils peuvent également trouvent d’autant plus grâce aux yeux des employeurs en cette période (et le reste de l’année !), les problématiques inhérentes à chaque secteur étant diverses et variées : outils de gestion du personnel (retrouvez notre template Excel téléchargeable gratuitement), ceux de webinar pour créer des présentations instructives et des formations, de chat pour communiquer avec les clients et ceux de service client, ces deux dernières catégories répondant à l’un des autres défis majeurs du télétravail.

Quels sont les principaux défis auxquels font face les télétravailleurs ?

Le passage soudain d’une routine de travail dans des bureaux au domicile personnel n’est pas sans difficultés, qu’elles soient matérielles ou psychologiques.

Si les horaires restent sensiblement les mêmes, une nouvelle organisation personnelle s’impose. Quant à rester dans l’ambiance “bureau”, outre disposer d’un espace dédié (dans la mesure du possible), il est crucial de pallier les défis que représente le travail à distance, surtout lorsqu’il s’agit d’une pratique nouvelle pour un grand nombre d’employés.

défi télétravail

  • Productivité et concentration : c’est la première inquiétude du télétravailleur néophyte. Discipline personnelle, vie familiale, espace inadéquat, nombreuses sont les embûches sur la route de la concentration. On peut suivre ces quelques conseils afin d’intégrer une ambiance de travail à son univers personnel. Une to-do list ou la méthode GTD peuvent également aider à organiser sa journée sans stress.
  • Relations clients : si le cœur de son métier consiste à être en communication avec la clientèle, il n’y a pas de raison pour que celle-ci ne persiste en dehors des murs du bureau. Après tout, tout le monde est à la maison. S’il est possible grâce à un softphone de passer des appels depuis son ordinateur, un outil de chat permet de son côté de discuter en ligne en toute quiétude.
  • Collaboration et communication : la productivité est certes ce qui inquiète le plus les entreprises, mais il ne faut pas oublier que chacun vient avec son individualité et que le contexte de télétravail ne convient pas forcément à tout le monde. Le moins que l’on puisse faire est d’entretenir le moral des troupes avec toutes les petites habitudes que cela sous-entend. Cela peut se traduire par des espaces dédiés aux centres d’intérêt ou discussions personnelles dans votre outil de communication ou encore proposer une pause-café ou une activité ludique par vidéo (objet d’un prochain article !).
  • Gestion de projet : comme évoquée plus haut, la gestion prend une autre tournure dès que l’on n’a plus de contact direct avec son équipe. Les outils dédiés centralisent toutes les tâches et informations nécessaires afin d’en suivre totues les étapes. Vous pouvez également vous essayer au diagramme de Gantt en téléchargeant gratuitement notre modèle Excel.

La digitalisation comme plan de continuité

Capterra a compilé pour vous une liste de logiciels de diverses catégories ayant adapté leur offre afin de permettre aux entreprises de se retourner et de poursuivre leur activité à distance le plus efficacement possible. Vous pourrez également consulter ces articles abordant plusieurs problématiques liées au télétravail : plan de communication, cybersécurité, management, et bien d’autres !


*Méthodologie de l’enquête : pour collecter les données de ce rapport, nous avons mené une enquête en ligne entre le 20 et 24 mars 2020. Les réponses proviennent d’un échantillon du marché cible français. Parmi les 639 personnes ayant été sollicitées, 311 répondants correspondant à ces critères ont été sélectionnés pour répondre à nos questions. Les participants sont issus de divers secteurs d’activité et travaillent dans une PME. Parmi ces 311 répondants, 183 pratiquent le télétravail ; les pourcentages représentés dans cet article se basent sur ce dernier nombre de répondants, à l’exception de ceux rapportés dans l’infographie n° 3 (voir détails ci-dessous).

 **Les infographies 2 et 3 étant à réponses multiples, la somme totale des pourcentages peut dépasser 100 %.

***L’infographie n° 3 a été réalisée d’après les réponses à la question suivante “ Quel(s) défi(s) rencontrez-vous vis-à-vis du télétravail ?”. Les répondants à cette question sont les 183 réalisant leur travail à distance, plus 39 des 128 ne pouvant réaliser de travail à distance (les autres répondants ne pouvant réaliser de télétravail car leur présence est requise ou pour raisons personnelles ont été exclus).

El 42 % de las pymes no estaba preparado para el teletrabajo

Pymes no preparadas para el teletrabajo y con retos en comunicación

Retos del teletrabajo, las pymes no estaban preparadas para el coronavirus

La pandemia obliga al teletrabajo: ¿cómo reaccionaron las pymes?

El coronavirus tiene al mundo contra las cuerdas, la sociedad se encuentra en una nueva realidad, aislada y evitando el contacto humano. Debido a esta situación, muchas actividades se están haciendo de manera remota, la industria y los negocios no son la excepción. El trabajo a distancia se ha convertido en el nuevo estándar de operar de muchas organizaciones, que necesitan en muchos casos herramientas para teletrabajar específicas. 

En este contexto, Capterra ha realizado una encuesta* a empleados de pequeñas y medianas empresas para conocer su estado actual con respecto al teletrabajo.

¿Estaban las pymes españolas preparadas para el trabajo remoto? ¿Qué herramientas son las que más utilizan los negocios para funcionar a distancia? ¿Cuáles son los principales retos del teletrabajo?

Puntos destacados del estudio:

  • 42 % de las pymes no tenía el software necesario para teletrabajar
  • 67 % de los empleados utiliza software en la nube para trabajar a distancia
  • Las herramientas para videoconferencias son las más utilizadas 
  • Los principales retos del teletrabajo son concentrarse, ser productivo y la comunicación interna y externa

El 42 % de las pymes no tenía el software necesario para el trabajo remoto

Cuándo las organizaciones tuvieron que implementar el teletrabajo, ya fuese por decisión propia o debido al aislamiento obligatorio, el 42 % de las pymes no tenía las herramientas necesarias para que los empleados pudieran teletrabajar. Este segmento tuvo que adquirir (31 %) o planificar la compra (11 %) de software específico para ello. 

Casi la mitad de pymes no tenían software necesario antes de la pandemia

A su vez, las pymes tampoco estaban preparadas en cuestión de equipo, ya que el 76 % de los participantes que realiza teletrabajo lo hace con su propio portátil u ordenador de mesa y únicamente un 24 % tiene uno de la empresa.

Aunque el 58 % de los encuestados ya tenía el software necesario para trabajar a distancia previo, el segmento que no estaba preparado sigue siendo un porcentaje muy alto si se tiene en cuenta que se sabía que el coronavirus estaba expandiéndose por Europa y que muchas organizaciones ya estaban tomando precauciones.

La nube, más importante que nunca

Si el uso de software en la nube en las pymes ya estaba en auge, ahora ha incrementado sustancialmente su importancia gracias a la variedad de herramientas y utilidades que presenta, especialmente las diseñadas para la comunicación y trabajo en equipo. Un 67 % de los participantes indica que utiliza de manera parcial (43 %) o total (24 %) software en la nube.

Más de la mitad de las pymes usan software en la nube para teletrabajo

Para una empresa es más sencillo adquirir un servicio o software en la nube para que los empleados accedan a él utilizando un navegador, en vez de que tengan que descargar o instalar un programa. Una opción conveniente especialmente si se trabaja de manera remota.

Aún así, el software instalado en el ordenador sigue predominando para el trabajo a distancia, utilizado por el 74 % de los participantes, ya sea de manera parcial (43 %) o total (31 %). 

Top 5 software más utilizado para el teletrabajo

Las actividades del día a día que antes eran sencillas, como revisar un proyecto con el equipo en una sala de reuniones y discutir las acciones a seguir, ahora se han vuelto más complejas. Las indicaciones o mensajes se pueden interpretar distinto, por eso es esencial contar con herramientas de comunicación y organización que faciliten el proceso.

Estas son las cinco categorías de software más utilizadas por las pymes para el trabajo remoto:

Top-5-software-teletrabajo
Los números en la gráfica son los porcentajes que cada respuesta tuvo con respecto al número de participantes.

El boom de la videoconferencia y el despegue de las herramientas para comunicarse

Las herramientas que están ascendiendo notablemente durante esta crisis son las que permiten las videoconferencias y conferencias web. La facilidad con la que se pueden hacer presentaciones, integrando imágenes o vídeos, logra que las ideas se transmitan de una forma completa. También hay que contar con el factor humano, sigue siendo esencial poder ver a la persona con la que se interactúa, ya sea en una llamada o una reunión. Más en estos tiempos de distanciamiento social.

El software de gestión de proyectos es uno de los más utilizados en circunstancias normales, pero en esta situación de teletrabajo también ha ganado terreno ya que es una herramienta indispensable para tener un control del progreso de las tareas, recursos, disponibilidad de empleados y demás elementos que conlleva un proyecto. 

A su vez, la comunicación entre equipos y una óptima colaboración a distancia son retos del teletrabajo al que se enfrentan las organizaciones. Por este motivo, las herramientas para trabajar en equipo y las herramientas de colaboración son de las más utilizadas en esta época del coronavirus. Este tipo de software posibilita una comunicación fluida y eficiente, calendarios en común, compartir y editar archivos y base de datos, entre otros elementos que un equipo utiliza para trabajar.

De cara a la comunicación externa, las herramientas de email marketing son un buen canal para mantener informado a los clientes sobre el estatus del negocio y los productos, especialmente si la empresa ha tenido que modificar su forma de operar y su abanico de productos o servicios. El software de servicio al cliente sigue siendo fundamental para atender y resolver los problemas a los que los clientes se enfrentan. Así como para recopilar y analizar información nueva sobre necesidades y tendencias en el mercado.

El desafío de concentrarse y el reto de las nuevas formas de comunicación

Trabajar a distancia presenta una serie de nuevos retos que normalmente no se encuentran en las oficinas. Muchos empleados no estaban acostumbrados a combinar su vida personal (en casa) con la profesional (en la oficina) y tampoco a basar la mayor parte de la comunicación del trabajo en herramientas digitales.

Los desafíos cruciales a los que se enfrentan los empleados son de tipo individual y de comunicación, tanto interna como externa.

Principales retos de teletrabajo en pymes
Los números en la gráfica son los porcentajes que cada respuesta tuvo con respecto al número de participantes.

La encuesta indica que el reto principal es de carácter individual: poderse concentrar y ser productivo (57 %). Las obligaciones del hogar, las distracciones de la casa, las noticias de la COVID-19 y la preocupación por los familiares son tan solo algunos elementos que tienen a la mente ocupada sin poder enfocarse de lleno al trabajo. Cada persona debe encontrar la forma, y el lugar, para poder trabajar concentrado y ser lo más productivo posible, evitando distracciones no urgentes.

El desafío general del teletrabajo en las pymes es acostumbrarse a la nueva forma de comunicación, ya sea con los compañeros de trabajo (43 %) o relacionarse con los clientes (41 %). Esto también influye en la planificación y gestión de proyectos (40 %).

Aprender a utilizar correctamente las herramientas de trabajo remoto es indispensable para superar estos retos pero también lo es el cambiar la forma de entender la comunicación en este mundo hiperconectado, saber contextualizar mensajes según el remitente y el medio que se esté usando. Es clave aplicar el lenguaje adecuado conforme el canal de comunicación y a la persona que se envía el mensaje, siempre siendo claro en lo que se pide o lo que se pregunta.

Las pymes reaccionaron al coronavirus pero deben aprender a teletrabajar

A pesar de estar en las noticias y afectando ya a empresas en Asia y en Italia, el coronavirus tomó por sorpresa a las pymes españolas, las cuales no estaban preparadas cuando inició el estado de alarma. Un 42 % no tenía el software que requieren sus empleados para el trabajo remoto y un 74 % tiene que utilizar su ordenador/portátil personal para ello. 

La implementación de herramientas para teletrabajo se tuvo que hacer con la crisis en marcha y, por lo tanto, muchos trabajadores tampoco estaban formados o preparados para operar de esta manera. Por lo mismo, uno de los retos principales para los empleados es aprender a concentrarse y ser productivo desde casa, un tema en el que intervienen muchos factores. Mientras que el desafío general de las pymes es la comunicación, tanto interna como externa, entre los compañeros de trabajo y de cara a los clientes. Un reto que implica conocer y utilizar adecuadamente el software de teletrabajo y desarrollar un nuevo lenguaje de comunicación para estos canales, uno que limite las posibles interpretaciones erróneas de los mensajes y que a la vez mantenga la cercanía humana.

La comunicación correcta influye mucho en la planificación y gestión de proyectos. Las pymes comprenden esto y es por ello que el software más utilizado para el teletrabajo es de videoconferencia, gestión de proyectos y colaboración. La importancia de estar informado, actualizado y poder transmitir correctamente las ideas a todos los miembros del equipo es esencial para que el negocio funcione, así como el relacionarse con los clientes correctamente de manera remota.

Actualmente las pymes tienen una crisis que enfrentar, están obligadas a que sus procesos y equipos funcionen a distancia. Un reto complicado pero superable. Es una ineludible revolución al teletrabajo.

En Capterra tenemos una página de recursos digitales para ayudar a las empresas durante la crisis. Descubre ofertas de software, consejos para plan de contingencia de empresas, tips de ciberseguridad y mucho más.

* Metodología de la encuesta: para recopilar los datos de este informe hemos llevado a cabo una encuesta en línea. Las respuestas provienen de una muestra del mercado español. El cuestionario se envió a 517 personas, entre las que se seleccionaron 306 para participar. Los participantes cualificados están empleados (a jornada completa o parcial) en pequeñas y medianas empresas (pymes) y trabajan en diferentes sectores de la industria.
De los 306 participantes, 212 realizan teletrabajo para su empresa, este segmento es el que se analizó principalmente para los datos reportados en este artículo a excepción de la gráfica 4. 
** La gráfica 3 y gráfica 4 son de respuesta múltiple, debido a esto la suma de los porcentajes en cada gráfica puede ser mayor a 100 %.
** La gráfica 4 corresponde a la pregunta: ¿Cuáles son los principales retos para hacer teletrabajo? Los resultados incluyen a los 212 participantes que realizan teletrabajo más 39 de los 94 participantes que no teletrabajan (los 54 participantes no considerados para esta pregunta son los que respondieron que están de baja médica o que su trabajo requiere presencia física).

What Is The Project Life Cycle?

What is a project life cycle?

Storytelling is arguably the most powerful form of communication. It captivates us in novels, movies and, yes, down the pub. It might sound obvious, but the reason stories are so effective is because they have a logical flow; A beginning, middle and an end. Similarly, a project life cycle follows a simple structure that helps you to navigate a project from start to finish.

In this article, we’ll outline the four fundamental phases (or ‘acts’ to labour the storytelling analogy), of a project life cycle that needs to be performed to guide your project to success. 

What is a project life cycle?

Naturally, every project is different, with varying deliverables, timescales and pressures; but with this clear framework, the standard project life cycle can flex and adapt to meet individual needs and circumstances. These stages provide project managers with the foundation for the most logical and efficient journey for a project to follow and achieve success. 

Project lifecycle management software can help project managers action many of the key tasks you’ll see within the four phases, including creating timelines, allocating resource, and budgeting.  

What are the four phases of the project life cycle?

The four key phases that comprise the standard project life cycle are as follows:

1. The initiation phase

This is the first piece of the puzzle for any project. It’s the stage at which you define your problem, the desired outcome, and any necessary information around this to launch the project. 

The initiation phase should define the following details:

  • An agreed business case to justify the project idea 
  • The problem the project is trying to solve
  • The project’s objectives and what you aim to achieve
  • What exactly the project will deliver
  • How you plan to successfully execute the project 
  • A steer on likely budget, timeline, and any potential risks.

2. The planning phase

Once the required stakeholders are on board with the launch of the project, the planning phase requires a more detailed strategy breaking down the individual tasks and outlining how exactly the project will be run. 

The planning phase should determine the following two key elements:

  • Agreement on the strategic detail of the project—what success looks like and the specific goals required to get there
  • Defining the logistical details to perform this—finalise the budget, identify project schedule for all tasks, determine resource requirements (internal and/or external), and allocate key tasks to the appropriate team members.

It’s also important to ensure all team members are on the same page and clear on the project detail as well as their individual tasks. A good way to achieve this is to produce clear briefs for the team and hold a face-to-face briefing or kick-off meeting to discuss together. 

3. The execution phase

This is the stage of the project when the actual work is carried out to get to the desired goal agreed upon. This requires your team members performing their tasks, alongside project management oversight to ensure everything runs as planned and any issues that arise are acted upon. 

The execution phase should encompass the following workstreams: 

  • Team members fulfil their assigned tasks as agreed 
  • Monitoring time and budget
  • Identifying potential issues and determining solutions
  • Additional resources requirements
  • Foresight on ways to further streamline the project.

4. The project closure phase

This final phase occurs once the above execution phase has been completed and the project is ready for closure. This involves not only supplying the necessary deliverables and tying up all loose ends but also evaluating the success of the project and any learnings that can be applied moving forward. 

The project closure phase should cover off the following steps:

  • Supply of required assets as per the project’s agreed deliverables 
  • Assessment of overall project performance
  • Evaluation of individual team performance
  • Finalising of key documents, such as final budget spend and any third party supplier contracts
  • A project report to stakeholders outlining what was achieved and any lessons learnt to take forward for future projects. 

By following these four project phases, you can ensure each project has the basic foundation to lead it on the path from initial conception through to successful completion. 

Of course, no two projects are the same and no one can predict the challenges that will arise with each. But with this simple structure to adhere to, you can be confident that, just like storytelling, you’re guiding a project through the necessary acts to get to the final outcome. The End. 

Ready to try project lifecycle management software? Check out the highest-rated project lifecycle tools in Capterra’s directory today.

Mitarbeitermotivation in Krisenzeiten: Wie du dein Team trotz Corona förderst

Mitarbeitermotivation in Krisenzeiten

Die Corona-Krise spitzt sich immer weiter zu. Unterbrochene Lieferketten, fallende Aktienkurse und verunsicherte Mitarbeiter: Führungskräfte sind in diesen Tagen besonders gefordert. Sie müssen im Umgang mit den Ängsten ihrer Mitarbeiter zeigen, dass sie gute Krisenmanager sind. In diesem Artikel wollen wir Führungskräfte mit 4 Tipps für die Mitarbeitermotivation in Krisenzeiten unterstützen.

Mitarbeitermotivation in Krisenzeiten

Die Corona-Krise legt das öffentliche Leben weitgehend lahm. Im Drogeriemarkt sind die Desinfektionsmittel ausverkauft. Durch die sozialen Medien geistern Bilder von leeren Regalen. In allen Bundesländern werden Schulen und Kitas wochenlang geschlossen. Und langsam werden auch die Auswirkungen auf die Wirtschaft sichtbar: Sie sind dramatisch.

Kein Wunder, dass bei den Mitarbeitern vieler deutscher Unternehmen derzeit Untergangsstimmung herrscht: Die Unsicherheit ist groß – Kunden kaufen nicht mehr, Lieferketten sind unterbrochen und Aktienkurse brechen ein. In solch einer Situation ist kaum jemand vor Angst gefeit. Viele Führungskräfte fallen bei Krisen in eine Schockstarre. Gerade jetzt ist die Mitarbeitermotivation in Krisenzeiten entscheidend. Doch sie sind mehr mit sich selbst beschäftigt, statt den Mitarbeitern die Angst zu nehmen, oder ihnen zumindest zu helfen, die Sorgen nicht übermächtig werden zu lassen. Das Sars-CoV-2, wie das neuartige Virus offiziell heißt, wird zur echten Bewährungsprobe für viele Führungskräfte: Sie müssen in dieser Situationen einen kühlen Kopf bewahren.

Vor Angst gelähmte Mitarbeiter machen es jedem Unternehmen schwer, diese tiefgreifende Krise erfolgreich zu bewältigen, denn Zukunftsängste ersticken jede Kreativität und schüren das Misstrauen. Zudem folgen viele Firmen dem Rat der Gesundheitsexperten und schicken ihre Mitarbeiter nach Hause ins Home-Office. Das erschwert im Gegensatz zur Präsenzarbeit vor allem die Kommunikation mit verunsicherten Mitarbeitern. Und die größte Gefahr für das Gelingen sitzt im Chefsessel.

Ratschlag 1 – Denke an deine Fürsorgepflicht!

Das Coronavirus bestimmt mehr und mehr den Arbeitsalltag vieler Beschäftigter in den Unternehmen. Durch die Pandemie ist das Home-Office für viele Unternehmen ein Weg trotz der Lahmlegung des öffentlichen Lebens produktiv zu bleiben. Für viele Mitarbeiter bringt das Veränderungen im Arbeitsalltag mit sich. Führungskräfte müssen jetzt in Alltagsfragen eindeutig Stellung beziehen. Ihre wichtigste Aufgabe besteht darin, „den Laden“ trotz aller Widrigkeiten mit klaren Aussagen und Anweisungen am Laufen zu halten. Diese Funktion muss in Zeiten der Unsicherheit im Fokus der Aufmerksamkeit stehen.

Zudem ist der Kontakt zu den ins Home-Office verbannten Mitarbeitern nun wichtiger denn je! Denn: Auch Mitarbeiter ohne permanente Anwesenheit im Büro brauchen Führung und Ansprache. In der aktuellen Krisensituation sogar mehr, als wenn man täglich ins Büro kommt. Führungskräfte müssen sich dabei auch für den Mitarbeiter als Mensch interessieren und dessen Routinen und familiäres Umfeld kennen. Wer wegen Schulschließungen zu Hause gleichzeitig noch auf die Kinder aufpasst, braucht vielleicht im Moment mehr Verständnis und andere Aufgaben.

  • Gebe deinen Mitarbeitern ruhig einige Zeit, um persönliche Unsicherheiten und Besorgnisse zu äußern. So fühlt sich jeder ernst genommen und der gemeinsame Austausch hat schon etwas die Last von den Schultern genommen.
  • Bringe verstärkt Empathie für deine Mitarbeiter auf, nehmen deren Belange und Nöte ernst und behalte gleichzeitig immer das größere Ganze im Auge.
  • Signalisiere deinen Mitarbeitern, dass du in der nächsten Zeit für sie da bist und alles tun wirst, um das Team sicher durch die Krise zu geleiten. Vermittle das Gefühl, ihnen mit Rat und Tat zur Seite zu stehen.

Ratschlag 2 – Kommuniziere offen und ehrlich!

Die Einschläge kommen näher – und viele Führungskräfte ducken sich weg. Anstatt Zuversicht auszustrahlen und auf die Mitarbeiter zuzugehen, werden sie selbst von der Angst gepackt. Kritischen Fragen der Mitarbeiter gehen sie aus dem Weg und verstärken dadurch die Verunsicherung noch weiter. Vor allem, weil sich die Mitarbeiter zunehmend fragen: Was kommt da noch alles auf uns zu?

In der aktuellen Situation erfordert es von den Führungskräften vor allem Mut, vor ihre Mitarbeiter zu treten und ihnen beispielsweise zu sagen: „Wie Sie wissen, hat die Corona-Krise bereits zu dramatischen Verwerfungen geführt. Daraus haben sich auch für unser Unternehmen einige Probleme im Bereich xy ergeben, bei denen wir aktuell noch nicht genau wissen, wie wir darauf reagieren sollen. Die Geschäftsleitung wird diesbezüglich aber in nächster Zeit die erforderlichen Entscheidungen treffen und Sie hierüber dann informieren. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass ich Ihnen heute noch keine näheren Infos geben kann. Lassen Sie uns bitte …“ Gibt eine Führungskraft ihren Mitarbeitern eine solche Information, dann haben diese eine bessere Orientierung.

  • Gewinne Klarheit über die aktuelle Situation und die Auswirkungen auf die Mitarbeiter! Klarheit und Souveränität kann nur ausstrahlen, wer Bescheid weiß.
  • Betreibe keine Schönfärberei! Beschönige nichts. Es hat keinen Sinn, eine schwierige Lage zu verschweigen. Deine Mitarbeiter wissen ohnehin um den Ernst der Situation. Versuche also erst gar nicht, ihnen etwas vorzumachen.
  • Kommuniziere mehr denn je! Lasse deine Mitarbeiter nicht im Unklaren, denn damit würdest du den Nährboden für Angst und Misstrauen legen.

Ratschlag 3 – Achte auf dich selbst!

Wenn die Geschäftsführung täglich Krisenmeetings abhält und gerüchteweise Horrormeldungen die Runde machen, hat es sich bald auch unter den Führungskräften herumgesprochen: Die Corona-Krise hat auch uns voll im Griff. Sie ahnen, dass eine ernste Gefahr droht, doch die Situation bleibt (noch) vage. Da ist es fast unvermeidlich, dass viele von ihnen die Angst packt. Manche verfallen in Pessimismus, andere wirken wie gelähmt – wieder andere ducken sich weg.

Doch wie soll ein Vorgesetzter seine Mitarbeiter beruhigen, wenn die eigenen Sorgen derart übermächtig sind? Zuversicht vermitteln kann nur, wer die eigene Angst in den Griff bekommen hat. Nur dann kann er seinen Mitarbeitern den notwendigen Rückhalt geben.

Führungskräfte müssen sich nun mit ihrer persönlichen Lage auseinandersetzen: Wie gehe ich mit einem möglichen Jobverlust um? Vor welchen aktuellen Aufgaben habe ich Angst? Was kann schlimmstenfalls passieren und wie würde ich mit diesem Worst Case umgehen? Nur wer diese Fragen beantworten kann, bekommt den Kopf frei. Erst jetzt kann es gelingen, zuversichtlich nach vorne zu blicken – und erst jetzt ist man in der Lage, vor die Mitarbeiter zu treten.

  • Sorge immer wieder für Auszeiten, wenn es zwischendurch hoch hergeht. Verschaffe dir Luft zum Nachdenken.
  • Identifiziere deine eigenen Ängste! Stärke zeigen und deinen Mitarbeitern die Angst nehmen: Das kannst du nur, wenn du deine eigenen Ängste im Griff hast.
  • Tausche dich aus und suche Rat bei anderen. Wer sich mit anderen abspricht, entscheidet nachweislich besser und effizienter als die Alleinbestimmer.

Ratschlag 4 – Stelle dich der Herausforderung!

In der aktuellen Situation kommt es vor allem auf eines an: Führungsstärke. Für deine Mitarbeiter bist du der erste Ansprechpartner – bei dir informieren und orientieren sie sich, bei dir heulen sie sich aus. Als Führungskraft ist es deine Aufgabe, den Mitarbeitern ihre Ängste zu nehmen, ohne die Gefahren der Krise kleinzureden. Deine Aufgabe ist, Zuversicht zu verbreiten, aber dennoch den Tatsachen ins Auge sehen. Obwohl du selbst von der Krisensituation betroffen bist, darfst du keine Unsicherheit zeigen. Vielmehr ist es deine Aufgabe, auf die Mitarbeiter zuzugehen, ihnen Mut zu machen, Handlungsmöglichkeiten aufzuzeigen und mit ihnen gemeinsam die Probleme zu meistern.

  • Stelle dich der Herausforderung. Lege mit deinem Team die empfundene Ohnmacht ab und gewinne Handlungsoptionen zurück.
  • Überlege gemeinsam mit deinem Team, wie diese schwierige Zeit erfolgreich überstanden werden kann. Jede Idee ist dafür willkommen.
  • Entwickele einen Plan. Untermauere das Gefühl der wiedergewonnenen Kontrolle durch gezielte Schritte der Umsetzung.

 

Werfe einen Blick auf unsere Liste der besten Videokonferenz-Software. Diese wird dir dabei helfen, die Kommunikation mit deinen Mitarbeitern im Home-Office zu erleichtern.

Che cos’è un progetto? Project management vs work management

cos'è un progetto?

cos'è un progetto?

So come ti senti: con quei mille fogli di calcolo non sai da dove iniziare e le collaborazioni via e-mail ti mandano in tilt.

Hai cercato su Google un tool che ti possa aiutare, ma invece di trovare una soluzione ti sei imbattuto in una miriade di pagine con elenchi di prodotti presentati come software di project management con le più svariate funzionalità e fasce di prezzo.

Hanno tutti lo stesso scopo? Come sai di quale tipo di strumento hai effettivamente bisogno? La risposta sta nel capire la differenza tra progetti e lavoro.

Sapere cos’è un progetto ti permette di conoscere meglio le tue esigenze e di conseguenza di valutare i software per ciò che realmente sono, senza perderti in un elenco infinito di funzionalità.

In questo articolo spiegheremo la differenza tra progetti e lavoro e capiremo quando è meglio usare un software di project management e quando uno strumento per la gestione del lavoro.

Nell’articolo tratteremo i seguenti punti:


  • Che cos’è un progetto? E cosa non si considera come tale?
  • Perché è importante distinguere i progetti dalle altre attività lavorative?
  • Quando usare un software di project management e quando un software di work management?
  • Come puoi trovare gli strumenti adatti alle tue esigenze?

 

Che cos’è un progetto? E cosa non si considera come tale?

I progetti sono attività con scadenze precise (e una fine), producono un prodotto/risultato finale unico e vengono messi in atto rispettando determinate limitazioni (obiettivo, tabella di marcia, budget/risorse).

Tutto il resto è normale lavoro e non rientra strettamente nella definizione di progetto. Ci riferiamo, ad esempio, a:

  • Attività di ordinaria amministrazione (come rispondere alle e-mail, mansioni quotidiane, incarichi continuativi)
  • Comunicazione/collaborazione con i colleghi
  • Richieste specifiche di basso impatto
  • Gestione dei processi

E anche se questo lavoro di tipo occasionale non è un progetto, richiede comunque di essere gestito.

Perché è importante distinguere i progetti dalle altre attività lavorative?

Differenziare i progetti dal resto del lavoro ha due grandi vantaggi:

  1. Sapere quale grado di controllo e supervisione e quale livello di processi di project management applicare all’attività.
  2. Sapere che tipo di software è più adatto alle tue mansioni.

Unità di lavoro leggere e di ridotta entità non richiedono lo stesso rigore né di applicare gli stessi processi di project management dei progetti. Appesantire iniziative di questo tipo con un tale livello di controllo e supervisione potrebbe causare inutili colli di bottiglia, allungare i tempi e deteriorare le risorse essenziali.

Se non sai distinguere tra uno strumento di project management e work management, quando ne acquisti uno corri il rischio di pagare per funzionalità di cui non hai bisogno e che non userai.

Ecco dove sta l’inganno: in mancanza di un termine migliore, la parola “progetto” viene applicata automaticamente alla maggior parte delle mansioni, sia che si tratti di un’attività strategica ad alto rischio/rendimento o di un semplice incarico collaborativo di routine.

Questa abitudine è problematica per i seguenti motivi:

  1. Il termine “progetto” assume un significato distinto in base a chi lo usa – in particolare professionisti tecnici vs professionisti non tecnici (es: un project manager vs un team leader). Questa mancanza di congruenza può provocare fraintendimenti e confusione. Per intenderci, se ti parlano di un “progetto” non puoi dare per scontato che si stia parlando di project management, obiettivi di progetto, analisi dei rischi, soggetti esecutivi, ecc. Dovresti indagare più a fondo per capire se si tratta di un progetto a tutti gli effetti o meno.
  2. Ora che la parola “progetto” viene usata per la maggior parte delle attività lavorative, il concetto di “software di project management” è diventato un termine generico che abbraccia una varietà di soluzioni, dagli strumenti di task/work management più semplici a robusti programmi di gestione del portafoglio progetti. Infatti, gran parte dei prodotti commercializzati come “software di project management” non sono concepiti per gestire veri e propri progetti (con scadenze prestabilite, obiettivi e specifici budget/risorse), quanto piuttosto per gestire task, planning e team che collaborano insieme in attività occasionali.

Quando usare un software di project management e quando un software di work management?

È consigliabile usare un vero e proprio software di project management (PM) quando devi gestire un progetto nel vero senso della parola. In questo caso, infatti, hai bisogno di uno strumento che ti consenta di gestire e controllare obiettivi, scadenze e limitazioni di budget e/o risorse, oltre a dover monitorare e riferire tali limitazioni alle figure principali. Sarebbe difficile soddisfare queste esigenze con uno strumento che non offra queste caratteristiche.

Se l’attività non ti richiede di monitorare questo tipo di limitazioni, significa che non hai a che fare con un progetto, pertanto puoi usare un software di work management di qualsiasi tipo che soddisfi le tue esigenze (dalle to-do list personali a tool per task management passando per software di collaborazione).

Di seguito ti presentiamo tre modi per riconoscere gli strumenti di project management da quelli di work management:

  • Come si usa/per quali necessità è pensato
  • Funzionalità
  • Target di utente finale

Va ricordato che spesso alcune funzionalità degli strumenti di PM e work management possono coincidere. Tuttavia, se il software non consente di pianificare i progetti – soprattutto in termini di gestione di budget e risorse – rientrerebbe nella categoria di gestione del lavoro piuttosto che di vero e proprio project management.

project management vs work management

Come posso trovare gli strumenti adatti alle mie esigenze?

Innanzitutto, ricorda che il mercato del project management è in costante evoluzione e cambiamento e la terminologia impiegata per descrivere software e attività lavorative moderni non si è ancora del tutto consolidata.

Se 20 anni fa i progetti erano iniziative aziendali strategiche formalizzate – gestite quasi esclusivamente da project manager certificati – che si attenevano a una metodologia tradizionale/a cascata, oggi la situazione è ben diversa.

Il termine “progetto” viene usato a piacimento per descrivere quasi tutte le attività lavorative e i ruoli di responsabilità vengono sempre più frequentemente assegnati a utenti non tecnici, se non più spesso rispetto a project manager certificati. Nel 2019, per la prima volta dal 2001, anno di creazione del Manifesto Agile, la metodologia Agile o ibrida è stata la metodologia dominante nella maggior parte delle organizzazioni.

Bisogna riconoscere che non è intenzionale la confusione generata dai fornitori che definiscono i loro prodotti come “software di project management” anche se non sono progettati per gestire veri e propri progetti. In realtà molti di loro si trovano tra l’incudine e il martello, dovendo scegliere se descrivere il loro prodotto per quello che è oppure avvicinarsi alla definizione che gli utenti non tecnici cercano online.

Come sopravvivere a tanti tecnicismi e trovare gli strumenti che soddisfano le tue esigenze?

Segui i seguenti passaggi per trovare il software adatto a te


  1. Analizza le necessità dell’utente finale e distingui le funzionalità essenziali da quelle di cui potresti fare a meno. In base alle caratteristiche che cerchi, dovresti poter rispondere alla domanda: “Devo gestire dei progetti o si tratta di semplice lavoro?”
  2. Individua una selezione di prodotti in base alle funzionalità e alle esigenze del team (basato sul cloud, installazione locale, servizio di assistenza, ecc.). Nell’elenco di software di project management di Capterra potrai filtrare i prodotti in base alle funzionalità che stai cercando.
  3. Passa in rassegna i prodotti chiedendo ai fornitori qual è il loro target di utente e se dispongono delle funzionalità imprescindibili per te.
  4. Riduci la selezione fino ad avere da tre a cinque prodotti, quindi studiane la demo e assegna loro un voto.
  5. Investi nello strumento che si posiziona in cima alla tua classifica.

IA y Project Management (I): la actual Dirección de Proyectos en las pymes

Dirección de proyectos en las pymes

Dirección de proyectos en las pymes

Según la consultora Gartner, en el año 2030, la inteligencia artificial habrá revolucionado el ámbito de la gestión de proyectos (contenido disponible en inglés). De acuerdo con estas previsiones, la tecnología relacionada con la Inteligencia Artificial habrá sustituido las tareas más básicas realizadas hoy en día por Project Managers.

En la misma línea, el Project Management Institute (PMI) dedicó su estudio Pulse of the Profession In-Depth Report en 2019 sobre AI Innovators: Cracking the Code on Project Performance  (contenido disponible en inglés), en el que recogía los datos de la encuesta realizada a 551 profesionales de la gestión de proyectos a nivel mundial. El informe extrae tres tecnologías relacionadas con la IA que ya están impactando en la gestión de proyectos:

  • Sistemas estructurados en función del conocimiento que ayudan al aprendizaje y la toma de decisiones en base al contexto de los datos;
  • Aprendizaje automático mediante la creación de patrones y modelos;
  • Gestión de decisiones, construyendo modelos y patrones que ayuda a la mejora de la toma de decisiones Apoyada por un conjunto de procesos en función de reglas lógicas y patrones detectados en los datos.

Al mismo tiempo, el informe AI Innovators especula con el aumento del impacto de otras herramientas relacionadas con la IA en los próximos tres años:

Sin embargo, debemos tener en cuenta que este tipo de análisis se realizan en un contexto muy específico, toda vez que la mayoría de los estudios sobre la gestión de proyectos y los reportes de la herramientas asociadas vienen de grandes proyectos y corporaciones.

La pregunta que nos hacemos es, ¿cómo pueden  afectar las nuevas tecnologías al ejercicio de la Dirección de Proyectos en aquellas pequeñas y medianas empresas donde esta práctica no está consolidada?

Las empresas de menor escala, pequeñas y medianas organizaciones, son una parte fundamental de la economía por su empleo, la innovación y el crecimiento económico. La Economía de los Proyectos, tal y como lo expresa el PMI debe tener también su reflejo en la gestión de los proyectos realizados por estas empresas de menor tamaño.

Sin embargo, sus particulares características hacen que, tanto la aplicación de los procesos relacionados con la Dirección de Proyectos como la tecnología y herramientas para implementar estos procesos, se vean obstaculizadas o mermadas.

Este primer artículo se centra en la cultura de la Dirección de Proyectos en las pymes: cómo se gestiona, los retos que se presentan, las ventajas que tienen como pequeñas y medianas organizaciones, y consejos para implementar procesos funcionales.

¿Cómo es la Dirección de Proyectos en las pymes?

La gestión formal de proyectos no está muy extendida en las pymes, y viene realizándose de una forma menos estructurada que en aquellas organizaciones de mayor envergadura y con implementación tradicional de las prácticas en project management.

La mayoría de las actividades “internas” que podríamos considerar como proyectos  ocurren de forma esporádica entre las operaciones continuas, y generalmente son atendidas por el personal de gestión de manera informal.

Las actividades o proyectos “externos” para un cliente fuera de la empresa generalmente reciben más atención, pero aún se gestionan de manera informal y, en la mayoría de los casos, por personal sin capacitación específica en gestión de proyectos.

Podemos afirmar que no existe una cultura de Dirección de Proyectos en las pymes. Esto no quiere decir que sus proyectos no tengan éxito. Un gran número de ellas gestionan de forma eficaz basadas en la experiencia y el  conocimiento tácito de las personas involucradas, más que un esfuerzo consciente o a unos procesos formalmente establecidos.

La consecuencia de esta falta de cultura de proyectos conlleva un fracaso futuro en la gestión de ese conocimiento, ya que el éxito de los proyectos normalmente se apoya en la experiencia de unas pocas personas especialistas acostumbradas a realizar este tipo de proyectos, y no otros.

Según Ghobadian y Gallear en su artículo TQM and Organization Size (contenido disponible en inglés), las pymes demandan de sistemas sencillos para planificar, controlar e informar sobre el estado de sus proyectos debido a la falta de recursos evitan los procesos formales y muy burocráticos.

La gestión de proyectos tradicionalmente ha precisado de roles especializados para establecer procesos formales para la toma de decisiones. Sin embargo, las pymes tienden a utilizar procedimientos no estandarizados y ningún sistema de gobierno de sus proyectos. Los procesos de toma de decisiones suelen ser personalistas, en manos de pocos roles responsables que normalmente coinciden con los propietarios, y basados idealmente en la experiencia.

Sistemas flexibles para dirección de proyectos

Sistemas sencillos y flexibles para las pymes

La Dirección de Proyectos influye en el organigrama de las grandes empresas, llegando a establecer PMO, Project Management Office, personal y estructuras estables aplicadas a afrontar los proyectos, ya sean internos o externos. En las pymes, sin embargo, la estructura organizacional se soporta sobre roles relacionados con la gestión de los proyectos con un grado de especialización muy bajo. Los roles encargados de planificar y controlar los proyectos normalmente están dedicados a tiempo parcial a estas tareas, compatibilizándolas con otras funciones.

Los procesos y procedimientos normalmente utilizados por las pymes reflejan que éstas requieren metodologías y herramientas en gestión de proyectos menos estructuradas y flexibles. La mayoría de las pymes no utilizan o lo hacen de forma muy somera, metodologías en gestión de proyectos por la falta de personal cualificado entre el staff, al mismo tiempo que los directivos (normalmente coinciden en la persona del fundador/propietario) de las empresas no muestran ningún interés en que los proyectos se gestionen de una forma más científica y profesional.

En caso de apostar por mejorar en la gestión profesional de sus proyectos, prefieren utilizar metodologías y herramientas testadas en vez de apostar por consultoría, talento y recursos asignados a las tareas relacionadas con la gestión, que podrían adaptar la metodología a la medida de la organización. Tailoring, el término acuñado por PMI para referirse a la necesidad de adaptar la metodología, los procesos y las herramientas utilizadas a la medida de la empresa y el proyecto en cuestión.

Al mismo tiempo, la estructura y los recursos dedicados a la gestión de proyectos requieren de las pymes poner el foco en las personas simplificando la burocracia y los formalismos que consumen mucho tiempo y recursos.

Por contra, las pymes poseen puntos favorables que las convierten en organizaciones competitivas en otros aspectos. Debido a la falta de estructuras rígidas y encorsetadas, son organizaciones en las que la cultura de innovación y emprendimiento están muy arraigadas.

Los trabajadores pertenecientes a la generación millenials representará el 75 % de la fuerza del trabajo en el año 2025, cambiando la cultura y la forma de realizar los proyectos. Esta generación de nuevos trabajadores prefiere trabajar en empresas más pequeñas, pymes, donde las estructuras organizativas pesan menos sobre la libertad de las personas. Sólo el 7 % de la Gen Y trabaja para grandes corporaciones mientras que su mundo gira alrededor de la cultura de las start-ups. Esta generación no espera que las grandes compañías escuchen su voz y reconozca su contribución, por este motivo prefieren trabajar en una pequeña empresa que valore su contribución y conocimientos como nativos digitales.

Muchas pymes se ven abordadas por la montaña cada vez mayor de literatura relacionada con los proyectos, la profesión de gestión de proyectos en rápido crecimiento y la creciente complejidad de las metodologías. En la encrucijada de la Economía de Proyectos no sorprende que los gerentes de las empresas más pequeñas no duden en asumir el desafío. Para que la gestión de proyectos sea más fácil de usar y aplicable a las pymes, sus gerentes demandan soluciones que tengan el tamaño adecuado para el proyecto correcto, es decir, simple, rápido, relevante y práctico.

Integrar la Dirección de Proyectos en los procesos de trabajo de las pymes supone incorporar la tecnología en sus procesos: IA, innovación y mejora de procesos.

En la segunda parte de este artículo, presentamos a la Inteligencia Artificial cómo una herramienta sumamente útil para la Dirección de Proyectos en las pymes.


Carlos Javier Pampliega es Arquitecto especializado en la Gestión de Proyecto y Riesgos, en diferentes sectores, es Certified Associate in Risk Management por la George Washington University.

Certificado Project Management Professional (PMP), amplía su ámbito de actuación a otros sectores, incorporando las Metodologías Ágiles de desarrollo de Proyectos como Professional Scrum Master.

Es voluntario del Project Management Institute (PMI) y secretario de la Junta Directiva de su Capítulo en Madrid.

Carlos es consultor y formador en Dirección de Proyectos, su marca personal en las redes es un referente en el ámbito de la  dirección de proyectos, autor de numerosos artículos, participa regularmente como ponente en presentaciones y cursos de diferentes Escuelas de Negocio y Universidades, así como en Congresos organizados por PMI.

Comment travailler plus efficacement avec son équipe ?

comment améliorer le travail d'équipe

comment améliorer le travail d'équipe

Lorsque l’environnement professionnel d’une entreprise devient trop contraignant, ses collaborateurs peuvent rapidement céder à l’envie de tout laisser tomber. En tant que chef de petite entreprise et gestionnaire de projets, vous devez savoir identifier les signes indiquant qu’il est temps de changer d’approche. En ce sens, comment travailler plus efficacement afin que son équipe reste motivée ?

Si votre équipe dépasse constamment les délais prévus, envisagez d’alléger la charge de travail ou d’employer plus de personnel pour éviter que vos collaborateurs ne cèdent au surmenage.

Que vous décidiez de mettre à jour vos technologies de gestion de projets, d’employer plus de personnel ou de réduire le nombre de réunions ainsi que le volume de tâches administratives, vous pourrez améliorer l’efficacité de votre organisation en sachant identifier les signes de fatigue au sein de votre équipe ainsi que la façon d’y remédier.

Voici 5 conseils pour améliorer l’efficacité de votre équipe.

1. Mettre à jour les technologies utilisées

Peu importe le talent et la motivation de votre équipe si les technologies que vous utilisez sont dépassées. Vous saurez que vos technologies sont obsolètes si vous utilisez plusieurs outils distincts pour mettre en œuvre vos projets (p. ex., des outils non intégrés de collaboration, de suivi des projets et de planification) ou si votre équipe ne peut pas travailler sur le terrain en raison du manque d’ordinateurs portables.

Si vous souhaitez donner à votre équipe les moyens de travailler efficacement, ce qui suit devrait vous intéresser.

 Signes avant-coureurs de problèmes :

  • Votre équipe peine à communiquer, montre des signes d’épuisement et dépasse les délais impartis en dépit de longues journées de travail.
  • Vos meilleurs talents vous quittent pour d’autres organisations.
  • Un nombre important de collaborateurs préfèrent utiliser leurs propres appareils au travail pour travailler plus efficacement.

Changements à mettre en œuvre :
Questionnez votre équipe pour savoir si votre logiciel de gestion de projets et vos appareils leur conviennent. Vous pouvez, par exemple, leur demander s’ils disposent des outils dont ils ont besoin pour faire leur travail et s’ils font parfois face à des problèmes technologiques.

Faites également un audit technologique interne : assurez-vous que tous vos collaborateurs disposent d’un ordinateur portable et d’un smartphone qui fonctionnent.

2. Employer plus de personnel

Si votre équipe ne travaille pas efficacement, il est fort probable qu’il y ait trop de travail pour tous ses membres, ce qui peut entraîner frustration, épuisement et problèmes dans la réalisation des projets.

La théorie selon laquelle il faut “en faire plus avec moins de moyens” n’ayant pas vraiment été reconnue comme viable ne vous sera pas utile. Plus vous avez de ressources, plus vous pourrez travailler efficacement.

Si vous travaillez déjà en sous-effectif, que se passera-t-il lorsque votre personnel commencera à quitter l’entreprise pour cause d’épuisement ?

 Signes avant-coureurs de problèmes : 

  • Vos collaborateurs omettent certaines tâches et manquent les délais impartis.
  • Vous demandez à vos collaborateurs de se charger de tâches qui ne devraient pas leur revenir.
  • Les collaborateurs qui quittent l’équipe ne sont pas remplacés.
Changements à mettre en œuvre :
Vous avez le choix : employez plus de personnel ou réduisez les objectifs. Si vous en demandez trop à votre équipe, il est fort probable qu’elle échoue. Ses membres partiront les uns après les autres pour cause d’épuisement.Même si vous ne pensez pas avoir les fonds nécessaires pour employer du personnel, la bonne personne pourra faire toute la différence et augmenter le chiffre d’affaires tout en allégeant la charge de travail de l’équipe, ce qui vous permettra largement de rentrer dans vos fonds.

3. Rationaliser le nombre de réunions programmées

Rien de plus contre-productif que d’incessantes réunions qui interrompent le rythme de travail de l’équipe.

D’après un article que nous avions publié, le phénomène de “réunionite” conduit à une baisse de productivité significative. Pour éviter cet écueil, il est nécessaire de penser à la fréquence des réunions et à leur contenu de manière rationnelle.

Examinez de près le planning des réunions si la productivité au sein de votre entreprise semble battre de l’aile.

 Signes avant-coureurs de problèmes : 

  • Votre planning des réunions est trop chargé.
  • Les membres de votre équipe sont distraits et sortent parfois des réunions avant la fin, car leur présence n’est pas vraiment nécessaire.
  • Alors que le nombre de réunions avec votre équipe ne cesse d’augmenter, les délais sont dépassés et vos projets ne donnent pas de résultats concluants.
Changements à mettre en œuvre :
Heureusement, il est relativement simple de résoudre ce problème au sein d’une petite entreprise. Posez-vous les cinq questions suivantes :

    1. Quelle est le but de cette réunion ?
    2. Peut-elle être remplacée par un e-mail ?
    3. Serait-il possible de consolider ces réunions pour n’en faire qu’une seule ?
    4. Qui doit prendre part à cette réunion ?
    5. Combien de temps doit-elle durer ?

En répondant honnêtement à ces questions, vous parviendrez à rationaliser votre planning des réunions, ce qui permettra à votre équipe de se concentrer sur son travail.

4. Améliorer la communication interne

En dépit des progrès réalisés ces dernières années avec l’avènement des outils de communication (smartphones, messageries instantanées, visioconférence), une mauvaise communcation est l’une des causes principales de l’échec de nombreux projets.

Alors que la mise à jour des technologies que vous utilisez et le recrutement de nouveaux collaborateurs représentent généralement un investissement considérable, l’amélioration de la communication au sein de votre équipe nécessite simplement l’adoption d’une nouvelle approche (si vous disposez déjà des outils de base).

Cet article sur les règles du travail en équipe et celui concernant les soft skills indispensables vous donneront de précieux conseils pour mener à bien cette mission.

 Signes avant-coureurs de problèmes : 

  • Des informations importantes se perdent dans une cascade d’e-mails.
  • Les canaux de communication “bouchés” (vous ne disposez pas de plateforme centralisée de communication) empêchent les messages de parvenir à leurs destinataires.
  • Les membres de votre équipe ne communiquent pas entre eux.
 Changements à mettre en œuvre : 
Adoptez un outil de communication rapide et encouragez votre équipe à utiliser sa messagerie instantanée au lieu d’envoyer des e-mails.

Consultez notre graphique des outils favorisant une communication efficace, pour découvrir les avantages et inconvénients de différents outils :

communication efficace en équipe

5. Encourager l’équipe à faire des pauses pour augmenter sa productivité

Vous êtes perplexe à l’idée d’améliorer la productivité en travaillant moins ? Eh  bien, détrompez-vous ! Il est parfois bénéfique de faire une pause pour se rafraîchir les idées et augmenter son efficacité.

Selon Jeffrey Pfeffer, professeur du comportement organisationnel à Stanford Graduate School of Business (article en anglais), “Les collaborateurs qui viennent malades au travail ne sont pas aussi productifs.” Les entreprises font encore face au problème du présentéisme (rester au travail alors que l’on est trop fatigué pour être efficace), perdant des journées entières de travail pour cause de stress psychologique et de maladie.

En imposant de longues heures de travail consécutives à votre équipe comme à vous-même, vous avez l’impression d’en faire plus. Au contraire, il est fort probable que vous meniez votre équipe au surmenage.

Il est essentiel de prendre des pauses régulières pour retrouver motivation et inspiration. Il faut également encourager l’apprentissage de nouvelles connaissances ainsi que l’amélioration de sa santé physique et psychologique pour que tous travaillent dans de bonnes conditions.

 Signes avant-coureurs de problèmes : 

  • Votre équipe fait de longues journées, montre des signes d’épuisement et dépasse les délais prévus.
  • Vous faites des erreurs dues à la fatigue, tout comme votre équipe (erreurs de code, oubli de tâches, e-mails clients laissés sans réponse).
  • Votre équipe et vous-mêmes finissez l’année avec plusieurs jours de congé inutilisés.
 Changements à mettre en œuvre : 
Encouragez votre équipe à prendre des congés et à faire des pauses au travail.
En tant que responsable, créez un système moins strict pour éviter que vos collaborateurs se sentent constamment surmenés et pour vous donner les moyens de vous adapter aux changements.

Selon Robert Handler, analyste chez Gartner, la meilleure approche de la productivité est de confier aux membres de votre équipe une charge de travail comprise entre 70 et 80 % de ce dont ils sont réellement capables de se charger.

Contestée par les responsables et coaches les plus exigeants au monde, cette approche augmente pourtant réellement la productivité des équipes et réduit les problèmes de surmenage.

N’hésitez pas à initier les changements que vous souhaitez voir dans votre entreprise

Si vous avez réussi à améliorer l’efficacité de votre équipe en changeant la façon dont elle travaille, en mettant à jour les technologies que vous utilisez, en améliorant la communication au sein de l’équipe ou en adoptant un système moins strict, laissez-nous un commentaire ci-dessous pour nous faire part de vos suggestions !

Découvrez l’ensemble des outils de gestion de projets du catalogue Capterra qui contribueront à ce changement.

Conheça as mulheres na tecnologia que transformam o setor no país

mulheres na tecnologia

mulheres na tecnologia

As grandes corporações já entenderam: um local de trabalho que promove a pluralidade, a equidade e a inclusão é sinônimo de ganhos em várias frentes, da rentabilidade à inovação.

Como destaca a consultoria Gartner, estudos recentes mostram que há conexão entre diversidade étnica e de gênero e a melhora dos resultados dos negócios (relatório completo disponível para assinantes), tanto é que, até 2022, estima-se que 75% das grandes empresas incluirão critérios de inclusão e diversidade ao processo de escolha de ferramentas para a gestão do seu capital humano (relatório completo disponível para assinantes).

Outro elemento-chave para a diminuição do gap de gênero é a capacitação. Prova disso é a presença no Brasil dos megaeventos impulsionados por gigantes da tecnologia como o Google. O seu projeto “Cresça com o Google”, por exemplo, já beneficiou 100 mil pessoas desde o seu lançamento no país, em 2017. A edição brasileira deste ano, que ocorre no dia 13 de março, em São Paulo, promoverá um treinamento gratuito sobre liderança e empreendedorismo digital para mulheres. 

Embora as iniciativas se multipliquem, os números são desanimadores. Segundo dados do IBGE, somente 20% das profissionais de TI são mulheres no Brasil. E o pior: elas ganham em média 34% menos do que eles.   

As oportunidades para fazer da igualdade de gênero uma preocupação central na gestão de talentos da indústria de TI e começar a mudar tal dinâmica, no entanto, estão dadas: de acordo com dados da Associação Brasileira das Empresas de Tecnologia da Informação, a perspectiva é que até 2024 a demanda no setor deverá chegar a 420 mil novos profissionais. Trata-se de um bom momento para as empresas pensarem suas contratações impulsionando a equidade.

Mulheres na tecnologia: quando elas assumem a liderança

Atentas a essa realidade e com vontade de transformá-la, muitas engenheiras, programadoras e analistas de dados brasileiras tomaram as rédeas com iniciativas para promover uma maior inclusão feminina no mundo da tecnologia no Brasil. 

Projetos como PrograMaria, {reprograma}, Minas Programam, Preta Lab, She’s Tech, Cloud Girls, Pyladies, entre outros, trabalham para que mais mulheres jovens, negras, trans ou simplesmente aquelas que buscam novas oportunidades de carreira tenham acesso à formação e a comunidades de profissionais que lhes deem o apoio necessário para trabalhar, empreender e discutir novas ideias. 

O Capterra entrevistou algumas das líderes dessas iniciativas e também conversou com mulheres em diferentes fases das suas carreiras para saber sobre suas experiências, as dificuldades que enfrentaram, a evolução das suas trajetórias e como elas enxergam o seu futuro na área. Com isso, buscamos desenhar um pequeno panorama do mercado das mulheres de TI no país.

Confira abaixo essas histórias: 

Ana Luca Diegues

Com quase 20 anos de carreira e passagens por empresas como IBM, Uol e instituições como o Banco Itaú, a engenheira Ana Luca Diegues é um exemplo da importância do aprendizado na prática, tão comum entre as que se dedicam ao mundo da tecnologia. 

Interessada por informática desde pequena por influência familiar, teve a chance de aplicar o que havia visto em casa logo em seu primeiro estágio, em um banco público, onde trabalhava na área contábil. O estágio acabou lhe abrindo as portas ao primeiro trabalho, e o estudo formal, tanto técnico como universitário, só veio mais tarde.

A conscientização de entrar em um mercado laboral dominado pelo sexo masculino não foi imediata, afirma Diegues. A participação em um encontro de mulheres dedicadas à tecnologia, o Cloud Girls, foi um dos gatilhos que lhe despertaram para a questão. 

O Cloud Girls nasceu dentro de uma outra comunidade de tecnologia sobre computação em nuvem, onde a presença feminina nunca ultrapassava os 10% (que se resumia à minha presença e a de mais duas mulheres). O organizador do Meetup foi então desafiado a criar um grupo só para mulheres pelo time do Google Campus, onde aconteceu o primeiro Meetup do Cloud Girls

Quando você promove isso, coisas ‘mágicas’ acontecem: a primeira delas é o fato de que as mulheres descobrem que são muitas, só estão espalhadas. A segunda é que muitas das dificuldades e vieses são comuns, ou seja, você descobre que aquilo que acontece com você, acontece com a maioria de nós.

 

Para Diegues, o acesso das novas gerações à educação e à informação será um fator decisivo para, na sua opinião, o “futuro promissor” das mulheres na área.

“Não há espaço no futuro para quem não entender que representamos parte importante das consumidoras, da força de trabalho e do potencial da inovação. Nós somos parte ativa da construção do futuro”, afirma. 

Danielle Monteiro

Mestre em engenharia da computação pela Universidade de São Paulo (USP), colunista do site iMasters, autora do blog DB4Beginners (para ajudar desenvolvedores iniciantes), palestrante do evento de tecnologia TEDx, a arquiteta de dados Danielle Monteiro acumula um currículo repleto de iniciativas voltadas à difusão e ao ensino da tecnologia que acolhem profissionais de TI independentemente de gênero. 

Muitas das empreitadas surgiram dos momentos duros vividos em seus quase 20 anos de carreira, que lhe fizeram acreditar que o caminho das novas profissionais poderia ser “bem diferente” do seu e a empurraram a trabalhar para mudar essa realidade. 

Como outras das mulheres ouvidas pelo Capterra, Monteiro entrou na área por acaso. 

“Quando prestei vestibular, queria fazer fisioterapia”, conta. “Um belo dia, me ligaram da Fatec [São Paulo] perguntando se eu iria fazer a matrícula. Eu nem tinha verificado a lista, porque não estava nos meus planos. Foi assim que entrei na faculdade.”

As dúvidas a respeito da profissão desapareceram com a entrada no mercado de trabalho, que lhe despertou para as possibilidades que atuar na área podiam proporcionar. 

“No segundo semestre [da faculdade] eu consegui um estágio. Ganhava mais do que a minha mãe, que era copeira hospitalar. Me interessei primeiro pelo dinheiro e não pela tecnologia. Isso foi mudando quando comecei a entender o impacto da tecnologia na vida das pessoas. Nessa etapa eu já amava programar. Até que passei a trabalhar com bancos de dados e me encontrei! Era como se todas as minhas escolhas tivessem feito sentido”, explica.

Nas universidades, infelizmente, só vejo iniciativas frágeis e concentradas no mês de março. Existem falhas desde a quantidade de professoras até o incentivo para as alunas continuarem no curso.

Por outro lado, acredito na força das comunidades femininas, como o WoMakersCode, para apoiar e incentivar as mulheres a entrar e continuar no mercado e nas faculdades de tecnologia. Juntas formamos uma rede de apoio forte e extensa.

 

Veja a entrevista completa

Iana Chan

Jornalista formada pela USP, Iana Chan é uma das jovens empreendedoras de maior êxito no mercado de TI brasileiro. 

Em 2015, movida pelo seu interesse de longa data pela programação e por uma “inquietação com a falta de mulheres na tecnologia”, fundou a PrograMaria. A iniciativa ajuda empresas a se conectarem e contratarem mão de obra técnica por meio de cursos para mulheres que querem entrar na área e não têm conhecimento prévio. Outra frente da PrograMaria são ciclos de formação em tecnologias e ferramentas específicas para as profissionais que já atuam na área e querem se aperfeiçoar. 

Desde a sua fundação, a ProgaMaria já organizou 16 oficinas com mais de 300 participantes, além de quatro edições do curso Eu ProgrAmo, em que mulheres sem conhecimentos prévios aprendem fundamentos de HTML (veja como funcionam os editores HTML), CSS e Javascript e onde já se formaram 115 alunas. 

Dentre as que decidiram seguir carreira em tecnologia, quase 80% conseguiram emprego na área em até um ano após o curso, destaca Chan.

Durante muito tempo, o computador e o videogame foram objetos direcionados para os meninos. Tudo isso cria esse estereótipo tão difundido de que mulher e tecnologia não combinam. O senso comum e errôneo de que ‘mulheres não são boas em matemática’ tem consequências na relação negativa que muitas mulheres acabam criando com a tecnologia e nas carreiras que escolhem seguir. Não dá para simplificar e dizer que se trata apenas de “falta de interesse’, é importante problematizar como essas experiências, estímulos e oportunidades diferentes contribuem para a desigualdade na área.

 

Veja a entrevista completa

Letícia Portella

Mestre em oceanografia, a engenheira de software Letícia Portella é outra profissional que teve o rumo da carreira mudado depois do contato com a programação.

Aprendeu a programar sozinha ainda na faculdade e, com a ajuda de colegas, amigos e mentoras (“fundamentais” no seu aprendizado e que lhe “mostraram por onde seguir”) abriu as portas do mercado de trabalho para iniciar uma carreira na área. 

Desde 2016, ano da sua primeira experiência como desenvolvedora, trata de devolver o que recebeu: foi diretora de marketing e trabalhou como organizadora de eventos da Python Brasil, que divulga essa linguagem de programação no país, ajudou na organização de outras conferências sobre o tema, além de participar de iniciativas como a Django Girls e a Pyladies, que promovem workshops de programação para mulheres. 

Também mantém um blog, em que escreve sobre tecnologia e carreira, e criou o Pizza de Dados, um podcast sobre ciência de dados.

Acredito que esse ecossistema é fundamental para ajudar a aumentar a diversidade na tecnologia. Os eventos em que eu participo sempre têm uma preocupação em serem um ambiente seguro, onde as pessoas podem ir sem ter medo. E esse ecossistema é importante não apenas porque ajuda a mostrar como programar e como impulsionar uma carreira na área, mas também a criar justamente o tipo de rede que me ajudou a alavancar a minha carreira.

 

Para as que estão começando, Portella tem quatro dicas: 

“Crie sua rede de conhecidas, aprenda bem pelo menos uma tecnologia, aprenda a se vender e seja corajosa.” 

Dica: Para o seu dia a dia no trabalho, Portella destaca também a importância de ferramentas de colaboração, como Dropbox paper. No blog do Capterra, mostramos a relevância da utilização de ferramentas que melhoram a colaboração entre membros do mesmo time ou de times diferentes para otimizar tarefas e aprimorar resultados.

 

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Mariel Reyes Milk

Com um currículo focado na área de desenvolvimento econômico e uma longa passagem pelo IFC (sigla em inglês para Corporação Financeira Internacional), organização vinculada ao Banco Mundial, Mariel Reyes Milk entrou no mundo da tecnologia graças ao seu interesse por projetos sociais. 

Em 2016, depois de deixar o IFC, fundou a {reprograma}, startup de impacto social focada em ensinar programação a mulheres cis e transgênero que não têm recursos ou oportunidades para aprender a programar. Além de dar aulas, a instituição conecta as mulheres com o mercado de trabalho por meio de mentorias e parcerias com a iniciativa privada. 

Desde o seu surgimento, foram 16 turmas e cerca de 428 mulheres impactadas. Segundo Reyes, 90% das ex-alunas estão atuando no mercado de tecnologia. No final de fevereiro, o Banco Itaú anunciou a contratação de 22 ex-alunas formadas pela instituição.

Sou muito otimista em relação ao futuro das mulheres no setor de
tecnologia. Acho que as coisas estão melhorando. Há duas coisas que acredito serem muito importantes para que, cada vez mais, o número de mulheres cresça nesse setor: fazer um trabalho de educação de base com meninas na sua primeira infância e pré-adolescência, incentivando e instigando o interesse delas pelas ciências exatas e investir em iniciativas como a {reprograma}, que empoderam e trazem um lugar seguro de aprendizado para que mulheres consigam se inserir na área. 

 

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Michelle Araujo

Com parte da sua carreira dedicada à pesquisa, a arquiteta de softwares Michelle Araujo acredita faltar principalmente às instituições de ensino um melhor trabalho para a inclusão das mulheres no mercado de TI. 

“Existem poucos programas de inclusão de mulheres na tecnologia nas universidades, enquanto a iniciativa privada investe fortemente, seja em hackathons, meetups ou em parceria com grupos de capacitação para mulheres entrarem na área”, opina.

Apesar de destacar o trabalho feito pelas empresas, que, segundo ela, “estão incentivando mais a entrada de mulheres na área de TI”, Araujo acredita que “ainda falta a construção de um ambiente saudável para essas mulheres”. 

“Não adianta ter uma cultura de contratar mais mulheres se os homens que trabalham [na área] continuam com pensamentos machistas”, completa.

Nina Silva

Formada em administração, Nina Silva demorou muito pouco para mergulhar na tecnologia da informação. Em seu primeiro estágio, depois de participar da implantação de um sistema ERP na empresa em que atuava, se interessou pela área e nunca mais a deixou. 

A opção foi acertada: Silva é hoje um dos nomes mais destacados do empreendedorismo negro e feminino brasileiro. Foi consultora e gerente de projetos de empresas de grande porte, trabalhou fora do país, até fundar o Movimento Black Money, que busca a inserção e a autonomia da comunidade negra na era digital, com iniciativas de educação, empreendedorismo e educação financeira.   

Foi eleita uma das mulheres mais influentes do país pela revista Forbes em 2019 e escolhida uma das 100 pessoas afrodescendentes mais influentes do mundo com menos de 40 anos pela Mipad (Most Influential People of African Descent), em 2018, iniciativa ligada à ONU.

Vejo que o mundo está atrasado quando se fala em equidade de gênero. Se falarmos de equidade de raça, podemos esquecer, porque as pessoas não querem nem discutir sobre isso. Falo sobre equidade, não igualdade. Não precisamos buscar igualdade, as pessoas não são iguais. Se eu busco igualdade, deixo de fazer intencionalmente trabalhos para que as pessoas cheguem de maneira equânime na mesma situação. Não posso dar as mesmas oportunidades para homens e mulheres, porque partimos de lugares diferentes na história.

 

Silva é outro exemplo de empreendedora que enfatiza o trabalho em comunidade e a interseção das iniciativas para promover a inserção das mulheres na área de TI.

“Sou parceira de algumas iniciativas, como a {reprograma}, onde sempre dou aulas magnas. Também sou parceira do Programa ELAS, de liderança feminina, onde faço participações especiais”, conta. “Estou sempre aberta a apoiar e promover nas minhas redes e nos lugares em que palestro todos os programas que auxiliam a essa democratização.”

Veja a entrevista completa

Tatiana Scarpioni

Outra integrante do Cloud Girls, a arquiteta técnica Tatiana Scarpioni soma 20 anos de experiência no mercado de TI, com empresas como IBM e Oracle no currículo. 

Como muitas das mulheres entrevistadas pelo Capterra, começou aprendendo na prática e criando suas próprias oportunidades. 

“Meu primeiro emprego não era em TI. Trabalhava numa empresa de atendimento ao consumidor, mas vi uma oportunidade de informatizar/automatizar muitos processos e assim me tornei responsável pela área de TI dessa empresa”, conta. 

Vejo que hoje em dia as empresas têm entendido cada vez mais a importância da diversidade para os negócios. Já existem dados que comprovam o aumento nos lucros [com mulheres na equipe]. Fora a diversidade de pensamento que promove um ambiente inclusivo para todos. Em muitas empresas existem programas de mentoria para mulheres, o que é de extrema importância para a carreira de todas nós.

Houd je kosten en resources onder controle met deze Excel-template voor projectbegroting

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Hoeveel werknemers heb ik nodig om het project op tijd klaar te hebben? Ben ik nog binnen het door de afdeling inkoop vastgestelde budget? Wat zijn de niet-geplande kosten van mijn project? Om deze en andere vragen te kunnen beantwoorden, wordt een projectbegroting uitgevoerd om de beste acties te bepalen.

projectbegroting excel-template

Laten we beginnen met een definitie van de term ‘resource’. Een ‘resource’ in projectmanagement is een hulpmiddel dat nodig is om een taak uit te voeren. Resource is een overkoepelende term die kan verwijzen naar werknemers, materialen of financiële middelen binnen een project. Deze resources moeten zo efficiënt en effectief mogelijk worden gepland om het project te laten slagen.

Om je bedrijf te helpen, hebben we een gratis Excel-template voor projectbegroting gemaakt.

Projectbegroting: waar moet je rekening mee houden bij het plannen van kosten en resources ?

Voordat je kosten en resources gaat plannen, moet er een structuur voor opsplitsing werktaken (SOW) voor de Gantt-grafiek worden gemaakt en moeten de afzonderlijke processen in de juiste volgorde worden gezet. Het is echter belangrijk om in te schatten wat de verwerking van elk proces inhoudt.

Voorbeeld Gantt-Chart
Voorbeeld van een Gantt-chart (Excel-sjabloon voor Gantt-chart is hier gratis te downloaden)

Zodra dat is bepaald, kunnen de resources en/of teamleden aan de afzonderlijke processen worden toegewezen. Dat kan het beste door de projectmanager in samenwerking met het team worden gedaan. Wanneer dat voor de volgende planningsfase is gebeurd (dat kan een mijlpaal of sprint zijn), neem dan het gebruiksprofiel van elke resource onder de loep.

Wordt een machine onbedoeld parallel gebruikt of zijn er voor een teamlid te veel of te weinig uren ingepland? In zulke gevallen moet de planning worden aangepast of de toewijzing van resources opnieuw worden bepaald.

Capaciteit is hier het sleutelwoord: de beschikbaarheid van een resource, het beschikbare volume inbegrepen. Als bijvoorbeeld voor een werknemer meer dan 100% van zijn of haar capaciteit is ingepland, wordt dat aangeduid als overbelasting. Als die overbelasting wordt veroorzaakt doordat de persoon is ingezet op twee verschillende of parallel lopende bewerkingen, is er sprake van een resourceconflict.

Resourceconflicten kunnen ook optreden tussen verschillende projecten. Is de werknemer nog steeds nodig voor bepaalde taken of hebben andere projecten in het bedrijf dezelfde resource op hetzelfde moment nodig? Nog zo’n veelgebruikte term in de context van resourceplanning voor projecten is de zogenaamde ‘bottleneck resource’. Dit is een resource die alleen in bepaalde gevallen beschikbaar is vanwege beperkte capaciteit of meerdere belastingen.

Het gebruik van tools voor kosten- en resourceplanning

In de praktijk maakt de projectmanager gebruik van een tool voor kosten- en resourceplanning. Met projectmanagementsoftware of Excel-sjablonen kunnen werkpakketten worden uitgevoerd, waaronder elektronisch resourcemanagement.

De Excel-sjabloon voor projectbegroting en kosten- en resourceplanning is geschikt voor kleine projecten. Als het project groter of complexer wordt doordat er steeds meer werkpakketten nodig zijn, kun je het beste overstappen op projectmanagement– of projectplanningsoftware.

Het grote voordeel van softwareprogramma’s is dat ze automatisch conflicten detecteren die op resourcing betrekking hebben en dat ze die kunnen oplossen met behulp van data-analyse. Bovendien genereert de software automatisch een Gantt-grafiek die alle afhankelijkheden bevat.

Hoe werkt ons Excel-template voor projectbegroting?

De Excel-sjabloon voor de begroting van kosten- en middelen is een eenvoudig formulier dat een snel overzicht geeft van de kosten voor je project. De sjabloon heeft drie tabbladen:

Het eerste tabblad geeft de  ‘Basisgegevens’ weer en wordt gebruikt om je projectspecifieke gegevens in te voeren. Hier kun je de algemene projectgegevens en de kostensoorten (van kosten voor intern en extern personeel tot materiaal- en licentiekosten) invoeren.

Vervolgens kun je de relevante typen, eenheden en kosten toewijzen aan projectdeelnemers, services en materialen in het gebied ‘Resources’.

In het gebied ‘Soorten’ kun je onderscheid maken tussen interne en externe kosten, maar ook of de eenheden gebaseerd zijn op uurtarieven (voor personen) of op forfaitaire bedragen. Waar de uurtarieven vast zijn voor de duur van het project, is er een verschil in forfaitaire bedragen voor geplande kosten en kosten voor aanpassing.

Op het tweede tabblad, ‘Algemeen plan’, kun je alle werkpakketten van de structuur voor opsplitsing werktaken (SOW) invoeren. Geef het bijbehorende werkpakket een naam, wijs het toe aan het bijbehorende SOW-element en wijs de bijbehorende resource toe. Je kunt echter alleen resources selecteren die je op het tabblad ‘Basisgegevens’ hebt opgeslagen. Vervolgens kun je in het groene gebied ‘Geplande kosten’ de geraamde hoeveelheid invoeren, waarna de bijbehorende prijs automatisch wordt berekend. Als je vanwege bepaalde veranderingen de kosten moet wijzigen, geef je de bijbehorende hoeveelheid op in het rode gebied ‘Niet-geplande kosten’. Het veld ‘Vrijgeven op’ heeft alleen betrekking op de niet-geplande kosten.

Op het derde tabblad vind je de analyse van het project op basis van draaitabellen.

Met de Excel-template voor projectbegroting en het plannen van kosten- en resources, als gratis alternatief voor het plannen van kleine projecten, sluiten we onze serie met downloadbare Excel-templates af.

Onze andere gratis templates kun je hier vinden:

Ben je op zoek naar projectmanagement tools, bekijk dan de productcatalogus op Capterra.