Sprint planning et productivité : 3 erreurs à éviter

Sprint planning et productivité 3 erreurs à éviter

Sprint planning et productivité 3 erreurs à éviter

Les PME s’inquiètent constamment de l’amélioration de la productivité de leurs collaborateurs : c’est souvent leur principal objectif.

Les entreprises peuvent recourir à plusieurs stratégies créatives pour améliorer cette productivité, comme la gamification ou l’installation d’une climatisation intelligente dans leurs bureaux.

Les outils et méthodes de gestion de projet agiles comme Scrum permettent de tirer le meilleur parti des petites équipes.

Cependant, l’agilité n’est pas toujours garante de réussite. La plupart des échecs relatifs de Scrum s’expliquent par des attentes irréalistes, une mauvaise gestion du backlog et un mauvais sprint planning. Ils coûtent cher aux entreprises en termes de productivité, de temps et d’argent.

Voici 3 erreurs de sprint planning à éviter pour assurer le succès des projets Scrum de votre PME.

Réussite ou échec : un sprint planning qui fait la différence

Les PME qui pratiquent Scrum bouclent leurs projets lors de périodes appelées “sprints”, longues d’une semaine à un mois. Le sprint planning concerne le product owner (responsable produit), le Scrum master (maître de mêlée) et l’équipe de développement, cette dernière s’engageant à accomplir une série de tâches comme la création d’une nouvelle fonctionnalité ou la résolution d’un bug.

Le sprint planning est au cœur de Scrum parce qu’il influence l’ensemble du projet. Le succès ou l’échec d’un projet dépend de la capacité de l’équipe à accomplir les tâches qu’elle s’est engagée à prendre en charge lors du sprint planning.

Malheureusement, les entreprises échouent souvent à planifier efficacement leurs sprints en raison d’un manque d’expertise agile.

Les PME qui viennent d’adopter Scrum se trouvent souvent dans ce genre de situation car elles manquent de Scrum masters et de product owners expérimentés. Elles sont donc incapables de collaborer efficacement avec l’équipe de développement pour réaliser des sprints réalistes et constructifs, ce qui entraîne des problèmes de gestion de projet.

3 erreurs de sprint planning à éviter à tout prix :

1. Fixer des objectifs irréalistes en faisant des promesses intenables à des product owners trop enthousiastes

Les réunions de sprint planning sont généralement des sessions productives jusqu’à ce que le product owner commence à formuler des demandes extravagantes. Cela se produit généralement lorsqu’il essaie d’exaucer tous les souhaits des parties prenantes.

Les product owners doivent apprendre à dire “non” lorsque c’est nécessaire, comme l’explique Tina Nunno, analyste chez Gartner (sous-titres anglais) :


Apprenez à dire “non” avec assertivité

Intérêt des outils logiciels :

Un product owner capable de dire “non” avec assurance démontre qu’il peut communiquer efficacement avec les parties prenantes au sujet des capacités de l’équipe. Utilisez les fonctionnalités offertes par les outils de gestion de projet agile comme le suivi des étapes pour expliquer, données à l’appui, pourquoi vos équipes peuvent ou non prendre en charge une demande particulière au cours d’un sprint spécifique.

  • Centralisez la communication de projet : informez en direct les parties prenantes de l’évolution d’un projet en leur donnant accès à des tableaux de bord qui leur permettront de voir quelles tâches sont en cours et lesquelles sont terminées. Avertissez-les de la progression du projet et des modifications apportées grâce à des notifications, des e-mails et un outil de chat intégré.
  • Partagez les chiffres clés : estimez ce qu’une équipe peut réaliser pendant un sprint en vous basant sur un historique de ses performances établi à l’aide de graphiques d’avancement (burndown chart) ou de vélocité (velocity chart). Partagez ces informations avec les collaborateurs du projet pour leur indiquer la charge de travail votre équipe peut supporter pendant un sprint défini.
graphique de vélocité logiciel spiraplan
Graphique de vélocité dans SpiraPlan

Actions recommandées :

  • Utilisez les fonctionnalités de notification de votre logiciels de gestion de projet agile pour communiquer efficacement avec les parties prenantes au sujet de l’avancée des projets.
  • Exploitez des outils comme les graphiques de progression et de vélocité pour estimer au plus juste ce que votre équipe peut prendre en charge.

2. Organiser des réunions de sprint planning sans product backlog bien hiérarchisé

Le product owner a de nombreuses responsabilités. La plus importante est de hiérarchiser les spécifications du product backlog, les “user stories” (“récits utilisateurs”). Si les priorités ne sont pas clairement établies, les équipes de développement finiront par se centrer sur certaines user stories sans complètement comprendre leur impact sur le projet global.

La hiérarchisation implique de sélectionner les fonctionnalités prioritaires. Il faut donc déterminer quelles sont les fonctionnalités les plus simples à construire et les plus importantes pour les utilisateurs.

Intérêt des outils logiciels :

Lorsque vous hiérarchisez les spécifications du product backlog, Deen conseille de garder en tête le principe de Pareto : les utilisateurs tirent 80 % de la valeur du produit de 20 % de ses fonctionnalités. Utilisez des outils de gestion de projet agile pour déterminer quelles fonctionnalités entrent dans la catégorie des 20 %.

  • Donnez la priorité aux fonctionnalités associées aux user stories les plus complexes : dans certains outils Scrum comme VivifyScrum, chaque membre de l’équipe peut attribuer des points aux user stories grâce à une fonctionnalité appelée planning poker. Elle permet d’estimer la complexité d’une fonctionnalité et les efforts nécessaires pour la créer. Plus le score est élevé, plus la tâche est complexe. Les équipes peuvent ainsi identifier les fonctionnalités qui leur demanderont le moins d’efforts, ce qui permet de déterminer quelles user stories doivent être prioritaires et incluses dans un sprint donné.
  • Aidez vos équipes à mieux comprendre les exigences produit : si l’évaluation des user stories permet aux équipes de déterminer la complexité des fonctionnalités, la fonction product requirements document (PRD) (“récapitulatif des exigences produit”) les aide à comprendre la valeur de chaque fonctionnalité pour les utilisateurs. Les product owners peuvent inclure dans ce document des détails comme des interviews de clients ou les personas pour aider les développeurs et les concepteurs à comprendre l’importance de ces détails au fur et à mesure qu’ils créent les fonctionnalités.
plateforme outil confluence
Product requirement document dans Confluence

Actions recommandées :

  • Établissez un product requirement document (PRD) (récapitulatif des exigences produit) pour aider vos équipes à mieux comprendre les demandes des utilisateurs et des parties prenantes.
  • Estimez précisément les efforts nécessaires pour créer une fonctionnalité en attribuant des scores de complexité aux user stories.

3. Perdre son temps dans des réunions de sprint planning

Il faut bien le reconnaître : les équipes Scrum participent à de très nombreuses réunions : scrums quotidiens, revues de sprint, rétrospectives de sprint… La liste n’en finit pas. Ajoutez à cela la formation permanente, les ateliers, les sessions personnelles et les réunions de sprint planning, qui sont toujours les plus longues et vous obteniez le bouillon de culture idéal des équipes surmenées et sous-performantes.

Si votre PME travaille en Scrum, assurez-vous que vos équipes sont bien préparées pour les réunions de sprint planning. Sans cela, vous perdrez des heures dans des réunions inutiles.

Intérêt des outils logiciels :

Les réunions de sprint planning sont essentielles au succès d’un projet Scrum. Cependant, les PME doivent s’assurer que leurs équipes utilisent leur temps de manière productive. Les outils de gestion de projet agile sont bien utiles car ils permettent aux équipes de planifier des réunions, de communiquer et de partager des fichiers sur une plateforme centralisée.

  • Préparez votre équipe aux réunions de sprint planning : les équipes font souvent l’erreur de participer aux réunions de sprint planning sans s’y être préparées. Pour éviter cette situation, les product owners doivent partager la documentation essentielle avec l’équipe, dont le product backlog, afin que tout le monde soit au point sur l’objet des réunions. Les outils de partage de fichiers sont très pratiques en ce sens.
  • Surveillez l’emploi du temps de vos équipes et éliminez les réunions superflues : les réunions de sprint planning ont tendance à être longues car les équipes n’ont pas suffisamment de temps pour s’y préparer, probablement parce qu’elles perdent leur temps dans des réunions inutiles. Les Scrum masters peuvent utiliser des outils de planification incluant des calendriers et des tableaux de bord pour garder à l’œil la disponibilité des membres de l’équipe et identifier les réunions auxquelles les collaborateurs doivent absolument participer.
calendrier outil wrike
Calendrier d’équipe dans Wrike

Actions recommandées :

  • Préparez votre équipe à chaque réunion en partageant avec elle le product backlog et d’autres documents essentiels au projet.
  • Vérifiez la disponibilité des membres de l’équipe et éliminez les réunions superflues.

Les étapes suivantes

L’idée ici n’est ni de diaboliser les product owners ni d’imposer des solutions toutes faites aux différents problèmes que rencontrent les PME pratiquant Scrum.

Il s’agit plutôt d’établir une sorte de guide des erreurs à ne pas commettre pour les PME qui pratiquent la gestion de projet agile et celles qui songent à se lancer. N’oubliez pas que les méthodes de gestion de projet agile peuvent facilement s’adapter à la structure organisationnelle légère des PME, mais qu’elles exigent une révision constante des processus pour que l’approche fonctionne.

Voici les informations à retenir :

les erreurs en sprint planning

De 10 beste open source en gratis projectmanagement tools

Tools die de workflow van je team bevorderen zonder een gat in je budget te slaan.

gratis projectmanagement tools

Is je project uitgelopen? Heb je een deadline niet gehaald? Heb je het budget overschreden of verliep de samenwerking tussen meerdere partijen niet goed?

Misschien ben jij dan wel een projectmanager zonder het te weten. Als het jouw missie is om complexe taken uit te voeren op meerdere niveaus waarvan het doel en de termijn vaststaan, dan houd jij je bezig met projectmanagement. Voeg daar een team externe en interne medewerkers aan toe, agile methodes en liters koffie en je hebt de projectbeheermix bij uitstek.

Gelukkig sta je er niet alleen voor, want wellicht biedt projectmanagement software wel uitkomst. Maar dat is toch veel te duur, denk je misschien? Niet per se, want als je met een klein team werkt, met een klein budget en bereid bent af te zien van enkele premium functies, zijn freemium of gratis projectmanagement tools wellicht de juiste oplossing voor jou. Freemium producten zijn gratis versies van betaalde software met beperkte functionaliteit, een beperkt aantal gebruikers, of beide.

In dit artikel staan de 10 beste gratis projectmanagement tools op Capterra, met een beschrijving van elk product en de kosten voor een upgrade.

Je kan deze lijst gebruik om te bepalen:

  • of gratis software de juiste oplossing voor jouw organisatie is
  • welke gratis oplossing het beste bij je behoeften aansluit

Ben je op zoek naar open source projectmanagement software, kijk dan onderaan het artikel.

Wat bedoelen we met “beste”? Elk van de 10 tools op deze lijst heeft een bovengemiddelde algehele gebruikersscore in vergelijking met andere producten in dezelfde softwarecategorie. Onze volledige methodologie staat onderaan het artikel

Vergelijkende tabel met top 10 gratis projectmanagement tools

Wat is projectmanagement software?

Project management software, of planning software, is een overkoepelende term voor een scala van oplossingen: van lichtere projectmanagement tools voor samenwerking tot krachtige oplossingen voor portfoliobeheer.

Met krachtige projectmanagement tools  kunnen projectmanagers en organisaties projecten uitvoeren die gekenmerkt worden door unieke initiatieven met een afgebakend toepassingsgebied (deliverables), een gedefinieerde tijdlijn en een gedefinieerd budget (resources). Met deze tool kunnen bedrijven uitgaven, schema’s en resources plannen, controleren en beheren zodat ze waarde kunnen creëren en voldoen aan succescriteria voor projecten. De doelgroep bestaat uit technische professionals, zoals projectmanagers.

Lichtere projectmanagement tools dienen meer om workflows te beheren, taken en activiteiten (zoals projecten en processen) in te delen en samenwerking mogelijk te maken in een gedeelde werkruimte. Deze tools leggen de uitvoering van werk vast en bieden live meldingen en weergaven die voor verschillende belanghebbenden relevant zijn. De doelgroep bestaat uit niet technisch onderlegde zakelijke gebruikers.

De 10 beste gratis projectmanagement tools

Airtable

Airtable is een cloudoplossing voor lichter projectmanagement. Teams kunnen taken bekijken in een rasterweergave (vergelijkbaar met een spreadsheet), kalender, kanbanbord of galerij. De voornaamste functies zijn taakbeheer, samenwerking, rapportage en projecten volgen, en urenregistratie.

Het centrale onderdeel van Airtable wordt gevormd door (data)bases, die alle gegevens bevatten die je voor een project nodig hebt. Bases bestaan uit een verzameling tabellen, en elke tabel heeft betrekking op een bepaald aspect van het project. Tabellen bevatten velden (bestandsbijlagen, selectievakjes, etc.) en records (met relevante gegevenspunten die je bijhoudt).

De gratis versie van de projectplanner van Airtable biedt een onbeperkt aantal bases, 1200 records per base, 2 GB ruimte per base voor bijlagen

en twee weken revisie- en snapshotgeschiedenis, evenals samenwerking en opmerkingen in realtime.

Betaalde abonnementen bieden extra records per base, meer ruimte voor bijlagen en een langere revisiegeschiedenis, naast prioriteitsondersteuning en toegang tot “blokken”, modulaire apps die de functionaliteit van bases vergroten.

Rasteroverzicht van Airtable projectmanagement tool

Rasterweergave in Airtable (Bron)

 

 Pluspunten: Airtable biedt kant-en-klare sjablonen voor meerdere use cases, waaronder contentproductie, advertenties, HR en werving, marketing en meer.

 Minpunten: Hoewel het product de look-and-feel van een spreadsheet heeft, melden verschillende reviewers het ontbreken van een aantal functies die Excel en andere databasetools wel te bieden hebben. Bovendien brengen beginnende gebruikers naar voren dat het heel wat tijd vergt om uit te zoeken hoe de tool werkt, juist omdat deze zo flexibel is en zo los is opgezet.

Upgrade-kosten: Bij maandelijkse facturering: circa €10 euro per gebruiker per maand (Plus), circa €21 per gebruiker per maand (Pro). Neem contact op met de leverancier voor zakelijke tarieven. Er geldt rond de 17% korting voor jaarabonnementen.

 Mobiele apps: iOSAndroid

Voornaamste bron van reviews: Het afgelopen jaar was 81% van de klantbeoordelingen van Airtable op Capterra afkomstig van personen uit kleine bedrijven in tal van branches. De top vijf bestond uit marketing en reclame, computersoftware, hoger onderwijs, design en non-profit. Lees hier reviews over Airtable (in het Engels).

Avaza

Avaza is een project management software in de cloud. De voornaamste functies zijn taakbeheer, projectplanning, projecten bijhouden, resourceplanning , urenregistratie, offertes maken en factureren. Al deze functies zijn beschikbaar in het gratis abonnement. Bekijk de tabel onderaan dit artikel voor uitleg over de functiebeschrijvingen.

Hoewel Avaza de functionaliteit tussen productcategorieën niet beperkt, wordt er wel onderscheid gemaakt en wordt de toegang beperkt op basis van gebruikersrol. Tot de typen rollen behoren: gebruiker beheer/facturering, gebruiker rooster/uitgaven, gebruiker resourceplanning, klant en medewerker.

Avaza’s gratis abonnement biedt toegang voor één gebruiker rooster/uitgaven, één gebruiker beheer/facturering en één gebruiker planning, plus vijf lopende projecten (met een onbeperkt aantal gearchiveerde projecten), 10 klanten, vijf facturen per maand, 100 MB opslag en reguliere ondersteuning per e-mail en chat, plus de online kennisbank.

Betaalde abonnementen bieden toegang voor extra gebruikers/rollen, meer lopende projecten, een onbeperkt aantal klanten, meer facturen per maand, meer opslag en prioriteitsondersteuning.

Kanban weergave in Avaza project management software

Kanban-weergave in Avaza (Bron)

 

 Pluspunten: Reviewers zijn lovend over de klantenondersteuning van Avaza (e-mail en live chat) en de uitgebreide online resources (kennisbank en instructievideo’s).

 Minpunten: Sommige reviewers melden dat Avaza weliswaar een solide product is, maar dat de sociale samenwerkingsfuncties misschien minder goed ontwikkeld zijn.

 Upgrade-kosten: Bij maandelijkse facturering: circa 9 euro per maand (Startup), circa 18 euro per maand (Basic), circa 35 euro per maand (Business).

 Mobiele apps: iOSAndroid

 Voornaamste bron van reviews: Het afgelopen jaar was 89% van de klantbeoordelingen van Avaza op Capterra afkomstig van personen uit kleine bedrijven. Het grootste aantal recensies kwam van gebruikers uit de IT-servicebranche, gevolgd door marketing en reclame, computersoftware en design. Lees hier reviews over Avaza (in het Engels).

Backlog

Backlog is een cloudoplossing voor lichter projectmanagement voor ontwikkelaars. De oplossing biedt Gantt-grafieken, taak/probleembeheer, rapportage en projecten bijhouden, samenwerking en versiebeheer (geïntegreerd met GIT en SVN.) Je kunt privé-opslagplaatsen instellen, wijzigingen voorstellen, wijzigingen vergelijken, opmerkingen plaatsen bij pull-aanvragen en commits bijhouden. Bekijk de tabel onderaan dit artikel voor uitleg over de functiebeschrijvingen.

Het gratis abonnement van Backlog biedt toegang voor 10 gebruikers, 100 MB opslag, ondersteuning per e-mail en live chat plus een online helpcentrum en knowledge base, werkruimte voor één project, foutopsporing, code review en samenwerking (Git, subversie en wiki).

Betaalde abonnementen bieden extra gebruikers, projecten en opslag, plus Gantt-grafieken, burndown-diagrammen, sjablonen en subtaken.

Gebuikersdashboard in Backlog

Gebuikersdashboard in Backlog (Bron)

 

 Pluspunten: Reviewers zijn lovend over het gebruiksgemak van Backlog en melden dat zowel beginnende als ervaren gebruikers de tool snel onder de knie hebben dankzij de eenvoudige gebruikersinterface.

 Minpunten: Het gratis abonnement is nogal beperkt, zowel wat betreft functies als opslag. Teams moeten twee segmenten verdergaan naar het Standaardabonnement (89 euro per maand) om subtaken te kunnen maken en toegang te krijgen tot Gantt- en burndown-grafieken. Bovendien biedt het gratis abonnement slechts één project zonder archivering, zodat teams eerst een project moeten verwijderen om aan een nieuw project te kunnen beginnen.

 Upgrade-kosten: Bij maandelijkse facturering: rond de 31 euro per maand (Starter), rond de 89 euro per maand (Standaard) en rond de 156 euro per maand (Premium). Er gelden kortingen voor jaarabonnementen. Teams kunnen ook een zelfgehoste versie aanschaffen voor rond de 1070 euro per jaar (Enterprise).

 Mobiele apps: iOSAndroid

 Voornaamste bron van reviews: Het afgelopen jaar was 70% van de klantbeoordelingen van Backlog op Capterra afkomstig van personen uit kleine bedrijven en 19% van personen uit middelgrote bedrijven. Het grootste aantal reviews was afkomstig van gebruikers uit IT-services en computersoftware. Lees hier reviews over Backlog (in het Engels).

ClickUp

ClickUp is een cloudoplossing voor lichter projectmanagement, die zichzelf afficheert als “productiviteitssoftware.” Met dit product kunnen individuele personen en teams doelen stellen, taken beheren en werk onderverdelen in “projectruimtes”. De voornaamste functies zijn taakbeheer, samenwerking, rapportage en projecten volgen, tijden bijhouden en Gantt-grafieken. Bekijk de tabel onderaan dit artikel voor uitleg over de functiebeschrijvingen.

De centrale onderdelen van ClickUp hebben betrekking op taken, aangepaste velden, doelen (gedefinieerde doelstellingen die worden onderverdeeld in en toegewezen aan een meetbare target) en portfolio’s (een totaaloverzicht van het werk, zoals bij een dashboard).

Het gratis abonnement van ClickUp biedt een onbeperkt aantal gebruikers, een onbeperkt aantal taken en projectruimtes, 100 MB bestandsopslag, 24/7 ondersteuning (chat, telefoon, e-mail en online helpcentrum), plus 100 maal gebruik van aangepaste velden, 100 maal gebruik van doelen, 100 maal gebruik van portfolio’s en beperkte rapportage.

De betaalde abonnementen bieden onbeperkte opslag, integraties, opties voor volledige rapportage en extra functies zoals Gantt-grafieken.

Dashboardweergave in ClickUp

Dashboardweergave in ClickUp (Bron)

 

 Pluspunten: Hoewel de meeste leveranciers wel kortingen bieden bij een jaarabonnement op hun software, biedt ClickUp de grootste korting van alle producten in onze lijst (met een besparing van meer dan 50% wanneer er jaarlijks wordt betaald, in vergelijking met het gemiddelde van zo’n 15% tot 20% voor de andere producten).

 Minpunten: Het gratis abonnement van ClickUp biedt slechts 100 MB opslag en integreert niet met Google Drive of DropBox.

 Upgrade-kosten: Bij maandelijkse facturering: €7,99 per gebruiker per maand (Unlimited), €16,86 per gebruiker per maand (Business). Er geldt meer dan 50% korting voor jaarabonnementen.

 Mobiele apps: iOSAndroid

 Voornaamste bron van recensies: Het afgelopen jaar was 87% van de klantbeoordelingen van ClickUp op Capterra afkomstig van personen uit kleine bedrijven in tal van sectoren. De top vijf bestond uit marketing en reclame, computersoftware, IT-services, design en opleidingsbeheer. Lees hier reviews over ClickUp (in het Engels).

Flowlu

Flowlu is een cloudoplossing voor bedrijfsmanagement met meer dan 10 tools voor zakelijk gebruik, waaronder PM, financieel management en CRM. De voornaamste PM-functies zijn taakbeheer, projectplanning, rapportage en projecten volgen, tijdenregistratie en Gantt-grafieken. Bekijk de tabel onderaan dit artikel voor uitleg over de functiebeschrijvingen.

Het gratis abonnement van Flowlu biedt toegang voor twee gebruikers (waarvan één beheerder), één projectwerkruimte, 1 GB bestandsopslag en ondersteuning via een online supportcentrum en kennisbank, plus beperkte PM-functionaliteit (alleen taakbeheer).

De betaalde abonnementen bieden extra gebruikers, meer opslag en geavanceerdere functies (zoals terugkerende taken, sjablonen, financiële planning voor projecten, urenregistratie, rapportage.)

Project-dashboard in Flowlu

Project-dashboard in Flowlu (Bron)

 

 Pluspunten: Reviewers zijn te spreken over het gebruiksgemak van Flowlu en de verschillende functies voor bedrijfsmanagement (CRM, knowledge base, etc.) en over de PM-mogelijkheden.

 Minpunten: De PM-functionaliteit in het gratis abonnement is nogal beperkt. Teams kunnen niet veel meer doen dan taken beheren als ze niet willen upgraden.

 Upgrade-kosten: Bij maandelijkse facturering: circa 35 euro per maand voor acht gebruikers (Team), circa 66 euro per maand voor 16 gebruikers (Business), circa 132 euro per maand voor 25 gebruikers (Professional) en circa 265 euro per maand voor een onbeperkt aantal gebruikers (Enterprise). Er gelden kortingen voor jaarabonnementen.

 Mobiele apps: iOSAndroid

 Voornaamste bron van recensies: Het afgelopen jaar was 65% van de klantbeoordelingen van Flowlu op Capterra afkomstig van personen uit kleine bedrijven, 22% uit middelgrote bedrijven en 13% uit grote bedrijven. De meeste recensies waren afkomstig van gebruikers uit de sector voor computersoftware, gevolgd door financiële dienstverlening, hoger onderwijs en non-profit. Lees hier reviews over Flowlu (in het Engels).

Freedcamp

Freedcamp is een samenwerkingsoplossing voor lichter projectmanagement die kan worden geïmplementeerd in de cloud of worden geïnstalleerd op iOS of Windows. De voornaamste functies zijn taakbeheer, samenwerking, rapportage en projecten volgen, urenregistratie en Gantt-grafieken. Bekijk de tabel onderaan dit artikel voor uitleg over de functiebeschrijvingen.

Het gratis abonnement van Freedcamp biedt toegang voor een onbeperkt aantal gebruikers, taken, projectwerkruimtes en opslag (10 MB per bestand), plus standaardondersteuning.

Betaalde abonnementen bieden uploads voor grotere bestanden, premium ondersteuning, regelmatige back-ups, plus extra functies zoals Gantt-grafieken, projectsjablonen, rapporten en facturering.

Gebuikersdashboard in Freedcamp

Gebuikersdashboard in Freedcamp (Bron)

 

 Pluspunten: Freedcamp biedt onbeperkte opslag in het gratis abonnement, iets wat slechts door één andere leverancier in deze lijst wordt geboden.

 Minpunten: Teams die meer PM-functionaliteit nodig hebben dan elementair taakbeheer, moeten upgraden naar het Businessabonnement (rond de 8 euro per gebruiker per maand).

 Upgrade-kosten: Bij maandelijkse facturering: circa €2,20 per gebruiker per maand (Minimalist), circa €4,45 per gebruiker per maand (Freelancer), circa €8,00 per gebruiker per maand (Business), circa €15,17 per gebruiker per maand (Enterprise). Er gelden kortingen voor jaarabonnementen.

 Mobiele apps: Android

 Voornaamste bron van reviews: Het afgelopen jaar was 87% van de klantbeoordelingen van Freedcamp op Capterra afkomstig van personen uit kleine bedrijven in tal van sectoren. De top vijf wordt gevormd door financiële dienstverlening, marketing en reclame, IT-services, computersoftware en design. Lees hier reviews over Freedcamp (in het Engels).

Meistertask

MeisterTask is een visuele oplossing voor lichter projectmanagement waarmee teams workflows kunnen beheren en taken kunnen organiseren in een gedeeld kanbanbord. MeisterTask kan worden geïmplementeerd in de cloud of worden geïnstalleerd op iOS of Windows. De voornaamste functies zijn taakbeheer, samenwerking, rapportage en projecten volgen, en urenregistratie. Bekijk de tabel onderaan dit artikel voor uitleg over de functiebeschrijvingen.

Het gratis abonnement van MeisterTask biedt een onbeperkt aantal gebruikers, taken, kanbanborden, opslag en bestandsbijlagen tot 20 MB.

Betaalde abonnementen bieden prioriteitsondersteuning en extra functies zoals terugkerende taken, rapportage en aangepaste velden.

Dashboard voor urenregistratie in MeisterTask

Dashboard voor urenregistratie in MeisterTask (Bron)

 

 Pluspunten: Er is geen limiet aan het aantal taken, kanbanborden of interne medewerkers in de gratis versie van MeisterTask. Capterra-reviewers zijn te spreken over de eenvoud van het product en melden dat ook nieuwe gebruikers er al snel mee overweg kunnen.

 Minpunten: Hoewel de meeste functies voor taakbeheer gratis zijn, geldt dat niet voor workflowautomatisering (instellen van terugkerende taken) en het volledig doorzoeken van tekst in gearchiveerde taken en projecten. Deze functionaliteit is samen met prioriteitsondersteuning en toegang als gastgebruiker alleen beschikbaar in betaalde abonnementen.

 Upgrade-kosten: Bij jaarlijkse betaling: €8,25 per gebruiker per maand (Pro), €20,75 per gebruiker per maand (Business).

 Mobiele apps: iOSAndroid

 Voornaamste bron van reviews: Het afgelopen jaar was 76% van de klantbeoordelingen van MeisterTask op Capterra afkomstig van personen uit kleine bedrijven en 15% uit grote bedrijven. Het grootste aantal recensies kwam van gebruikers in de sector voor computersoftware, gevolgd door marketing en reclame, IT-services, design en opleidingsbeheer. Lees hier reviews over Meistertask (in het Engels).

Paymo

Paymo is een krachtige PM-oplossing die kan worden geïmplementeerd in de cloud of worden geïnstalleerd op Mac, Windows of Linux OS. De voornaamste functies zijn Gantt-grafieken, kanbanborden, taakbeheer, samenwerking, rapportage en projecten volgen, projectplanning, resourcemanagement en urenregistratie. Bekijk de tabel onderaan dit artikel voor uitleg over de functiebeschrijvingen.

Het gratis abonnement van Paymo biedt toegang voor één gebruiker, een onbeperkt aantal taken en kanbanborden, community-ondersteuning plus een online knowledge base, 1 GB opslag en tijdenregistratie.

Betaalde abonnementen bieden extra opslag, gratis training en prioriteitsondersteuning, plus projectplanning, projecten bijhouden en resourcemanagement.

Project-dashboard in Paymo

Project-dashboard in Paymo (Bron)

 

 Pluspunten: Reviewers zijn positief over de klantenservice en het ondersteuningsteam van Paymo en over de snelheid en kwaliteit van de verstrekte antwoorden. Gebruikers hebben bovendien toegang tot het online helpcentrum en de kennisbank van Paymo.

 Minpunten: Als je meer PM-functionaliteit dan alleen maar taakbeheer nodig hebt, moet je upgraden naar een betaald abonnement. Als je specifiek Gantt-grafieken en resourceplanning nodig hebt, moet je overstappen naar het Business-abonnement van circa €13,50 per gebruiker per maand. Daarmee is dit de duurste upgrade van de producten in deze lijst.

 Upgrade-kosten: Bij maandelijkse facturering: circa €8,50 per gebruiker per maand (Small Office), circa €13,50 per gebruiker per maand (Business). Er gelden kortingen voor jaarabonnementen.

 Mobiele apps: iOSAndroid.

 Voornaamste bron van reviews: Het afgelopen jaar was 80% van de klantbeoordelingen van Paymo op Capterra afkomstig van personen uit kleine bedrijven en 14% uit grote bedrijven. Reviewers zijn afkomstig uit tal van sectoren, waarbij de top vijf wordt gevormd door IT-services, marketing en reclame, managementconsulting, design en architectuur en planning. Lees hier reviews over Paymo (in het Engels).

Streamtime

Streamtime is een PM-oplossing in de cloud bedoeld voor freelancers, creatieve teams en bureaus die werk aannemen voor klanten. De voornaamste functies zijn taakbeheer, rapportage en projecten volgen, projectplanning (hier “job” planning” genoemd), het maken van offertes en facturering. Bekijk de tabel onderaan dit artikel voor uitleg over de functiebeschrijvingen.

Opmerking: Op de website van de leverancier wordt “urenregistratie” vermeld als functie, maar het product houdt geen tijden bij met behulp van een timer of rooster. In plaats daarvan worden taken ingesteld met een tijdschatting die handmatig kan worden aangepast op basis van daadwerkelijke werktijden (daarvoor moet je de rand van een taakkaart uit- of intrekken om de bestede tijd te vergroten of te verkleinen). Als je vervolgens het item van “to-do” naar “done” sleept, wordt de daadwerkelijke tijd van de taak vastgelegd.

Het gratis abonnement van Streamtime biedt vijf actieve “jobs”, opslag voor 50 gearchiveerde “jobs”, meerdere ondersteuningsopties (online kennisbank, chat en een-op-eensessies), plus de hierboven beschreven functionaliteit.

De betaalde abonnementen bieden een onbeperkt aantal actieve “jobs” en een onbeperkt aantal gearchiveerde “jobs”, extra opties voor teamplanning, inkooporders en integratie met boekhoudpakketten.

Planning en teamcapaciteit in Streamtime

Planning en teamcapaciteit in Streamtime (Bron)

 

 Pluspunten: Streamtime is transparant wat betreft de ontwikkeling van hun product, waarbij duidelijk wordt aangegeven waaraan momenteel wordt gewerkt (bijvoorbeeld de mogelijkheid om in meerdere valuta’s en talen offertes en facturen voor jobs te maken) en welke wijzigingen eventueel in aanmerking komen voor toekomstige releases.

Capterra-reviewers melden dat de leverancier snel reageert op feedback van gebruikers en die ook snel in de productroadmap opneemt.

 Minpunten: Reviewers lijken verdeeld over Streamtime’s aanpak van urenregistratie, waarbij sommigen vinden dat de aanpasbare tijdblokken best wel intuïtief zijn, maar anderen toch liever een traditionele timer hebben.

 Upgrade-kosten: Bij maandelijkse facturering: €12,60 per gebruiker per maand (Standard); €16,20 per gebruiker per maand (Standard+) en €25,20 per gebruiker per maand (Premium). Er gelden kortingen voor jaarabonnementen.

 Mobiele apps: iOS

 Voornaamste bron van reviews: Het afgelopen jaar was 95% van de klantbeoordelingen van Streamtime op Capterra afkomstig van personen uit kleine bedrijven. Reviewers kwamen uit vier hoofdsectoren: design, marketing en reclame, grafisch ontwerp en architectuur en planning. Lees hier reviews over Streamtime (in het Engels).

Teamwork Projects

Teamwork Projects is een cloudoplossing voor lichter projectmanagement waarmee teams hun taken kunnen indelen, kunnen samenwerken aan taken en deze op tijd kunnen leveren. De voornaamste functies zijn Gantt-grafieken, kanbanborden, taakbeheer, samenwerking, rapportage en projecten volgen, urenregistratie en resourcemanagement. Bekijk de tabel onderaan dit artikel voor uitleg over de functiebeschrijvingen.

Het gratis abonnement van Teamwork biedt toegang voor vijf gebruikers, twee lopende projecten, 100 MB opslag, verschillende ondersteuningsopties (e-mail, live chat, telefoon, online kennisbank en handleidingen) en een beperkte beschikbaarheid van de hierboven beschreven functionaliteit.

Betaalde abonnementen bieden extra projecten, meer opslagruimte, prioriteitsondersteuning en krachtigere mogelijkheden om projecten bij te houden, zoals een portfolioweergave en een risicoregister.

Dashboardweergave in Teamwork Projects

Dashboardweergave in Teamwork Projects (Bron)

 

 Pluspunten: Teamwork biedt 24/7 ondersteuning via e-mail en chat, 24/5 telefonische ondersteuning en uitgebreide online documentatie via een knowledge base.

De leverancier biedt bovendien verschillende andere tools in zijn pakket, waaronder Chat, Desk (helpdesksoftware) en Spaces (documentbeheer).

 Minpunten: Een specifiek probleem is dat gebruikers Gantt-grafieken alleen kunnen exporteren naar Microsoft Project of GanttProject, waardoor het moeilijk is om tijdlijnen en voortgang van projecten te delen met anderen, tenzij deze ook met een van deze twee tools werken.

Bovendien vinden reviewers dat het veel tijd kost om Teamwork Projects onder de knie te krijgen en blijkt de score voor gebruiksgemak onder het marktgemiddelde uit te komen.

 Upgrade-kosten: Bij maandelijkse facturering: circa €10 per gebruiker per maand, minimaal 5 gebruikers (Pro), circa €16,70 per gebruiker per maand, minimaal 5 gebruikers (Premium). Neem contact op met de leverancier voor de prijs van de Enterprise-versie. Er geldt 20% korting voor jaarabonnementen.

 Mobiele apps: iOSAndroid

 Voornaamste bron van reviews: Het afgelopen jaar was 75% van de klantbeoordelingen van Teamwork Projects op Capterra afkomstig van personen uit kleine bedrijven, 13% uit middelgrote bedrijven en 13% uit grote bedrijven. Reviewers waren afkomstig uit tal van sectoren, waarvan de top drie werd gevormd door marketing en reclame, computersoftware en IT-services. Lees hier reviews over Teamwork Projects (in het Engels).

Op zoek naar open source tools?

Voor opname in deze update moeten producten het afgelopen jaar minimaal 20 recensies hebben gehad en een bovengemiddelde algehele gebruikersscore hebben in vergelijking met andere producten in dezelfde categorie (bijvoorbeeld 4.5 van de 5 sterren).

Helaas waren er geen open source projectmanagement tools met een score die hoog genoeg was om dit jaar in onze lijst te worden opgenomen. Ben je op zoek naar open source PM-tools, dan geven we hier de twee producten met de hoogste score die ten minste 20 recensies kregen in de periode van 12 maanden die we geanalyseerd hebben (feb 2018-feb 2019):

  • GanttProject (79 recensies met een algehele score van 4.2 van de 5 sterren)
  • Projectlibre (26 recensies met een algehele score van 4.5 van de 5 sterren)

Wil je een betaalbare oplossing, bekijk dan de volledige lijst met project management software op Capterra.


Functiebeschrijvingen

Hieronder zie je beschrijvingen van de softwarefunctionaliteit waarnaar wordt verwezen in de bovenstaande productomschrijvingen:

Voornaamste functies en mogelijkheden van PM-software

Taakbeheer

Taken maken, beschrijvingen toevoegen, start- en einddatums instellen, prioriteiten bepalen, mate van belasting inschatten (bijv. uren, punten, etc.) en taken toewijzen aan gebruikers. Gebruikers kunnen bijlagen toevoegen, opmerkingen achterlaten en de taakstatus bijwerken terwijl ze aan het item werken of taken verplaatsen in een workflow op een taakbord (kanban- of scrumbord). Extra functies omvatten: e-mails converteren naar taken, afhankelijkheden instellen, subtaken maken, terugkerende taken maken, controlelijsten voor taken maken.

Samenwerking

Biedt een gecentraliseerde werkplek waar meerdere gebruikers met elkaar kunnen communiceren, vergaderen en het werk onderling kunnen verdelen om het werken in een groep te vergemakkelijken. Gedeelde taakborden voor teams en/of projecten maken, kalenders, agenda’s, wiki’s, dashboards, etc. maken; op de hoogte blijven van de activiteiten van andere gebruikers via activiteitenfeeds; teamleden op de hoogte stellen via @tags; bestanden delen; chatten; videovergaderen en gastgebruikers uitnodigen om deel te nemen.

Rapportage en projecten bijhouden

Rapporten en dashboards bieden gebruikers een snelle, visuele manier om de status van een project te zien, samen met de bijbehorende kosten en andere belangrijke informatie. Voortgang van het projectplan bekijken, mijlpalen volgen, lopende taken volgen, voltooide taken bekijken, geraamde tijd vergelijken met daadwerkelijk bestede tijd, geraamde kosten vergelijken met daadwerkelijke uitgaven en teamprestaties bijhouden.

Projectplanning

De draagwijdte van een project bepalen, tijdlijn en resources/budget definiëren. Projecten onderverdelen in mijlpalen, resultaatgebieden bepalen en cashflow voorspellen. Een structuur voor specifieke werkonderdelenmaken, het kritieke pad aangeven, afhankelijkheden en beperkingen identificeren en de belangrijkste resources plannen.

Urenregistratie

Bestede tijd aan diverse taken bijhouden, bijhouden van geraamde versus daadwerkelijk bestede werktijd aan taken, factureerbare versus niet-factureerbare uren meten, inloguren opnemen in een rooster voor facturering aan klanten.

Resource management

Resource-tabel of -verslag maken met contactgegevens, salariëring, rol en vaardigheidsniveau. Medewerkers toewijzen aan projecten en werkbelasting controleren. Functies kunnen bestaan uit resourcecapaciteitplanning en prioriteitsbepaling van projecten op basis van vraag naar de belangrijkste resources.

Gantt-grafiek

Verlopende, horizontale staafgrafiek met datums die het begin en einde van de van elkaar afhankelijke onderdelen van een project aanduiden. Taken worden weergegeven in de volgorde waarin elk daarvan voltooid moet zijn. Vaak gebruikt om structuur aan te geven voor verschillende onderdelen van het werk en het kritieke pad tijdens de projectplanning aan te geven en vervolgens de huidige projectstatus te vergelijken met het oorspronkelijke plan tijdens de uitvoering van het project.

Kanbanbord

Kanbanborden zijn het digitale equivalent van post-its op een whiteboard en bieden een visuele weergave van een workflow of proces. Het bord is onderverdeeld in kolommen die staan voor de fasen in een workflow (bijv. “achterstand”, “in ontwikkeling” en “testfase”) of voor een status (bijv. “nog te doen”, “lopend” en “gereed”). Taken worden weergegeven als “kaarten” die kunnen worden uitgevouwen om deelnemers aan het project, taakdetails en opmerkingen te tonen. Kanbanstatistieken omvatten cumulatieve stroomdiagrammen en diagrammen voor doorloop- en cyclustijden.


Methodologie

  • Een gratis, zelfstandige versie van de software aanbieden (geen proefversie van de software waarbij je na een beperkte hoeveelheid tijd een product moet aanschaffen).
  • Voldoen aan onze PM-marktdefinitie.

Deze definitie omvat de ontwikkeling van PM-software waarbij een scala van oplossingen wordt opgenomen, van lichtere managementtools voor samenwerking tot krachtige oplossingen voor portfoliobeheer:

  • Met software voor licht projectmanagement kunnen teams workflows beheren, taken en activiteiten organiseren en samenwerken in een gedeelde werkruimte. Deze tools leggen de uitvoering van werk vast en bieden live meldingen en weergaven die voor verschillende belanghebbenden relevant zijn.
  • Krachtige PM-software helpt managers en organisaties bij het uitvoeren van projecten: initiatieven met een gedefinieerde begin- en einddatum, draagwijdte en budget, en gedefinieerde resources. Met PM-oplossingen kunnen bedrijven projectkosten en -planningen opzetten en deze controleren en beheren zodat ze waarde kunnen leveren en kunnen voldoen aan succescriteria voor projecten, zoals op tijd, binnen het budget, binnen de draagwijdte en voldaan aan bedrijfsdoelen.

Bovendien hadden softwareproducten die aan deze marktdefinitie voldeden, minimaal 20 door gebruikers geleverde reviews nodig, gepubliceerd tussen 15 februari 2018 en 15 februari 2019, en moesten ze een bovengemiddelde algehele gebruikersscore hebben in vergelijking met andere producten in dezelfde categorie.

  • De beste gratis projectmanagement tools in de top hebben een algehele score van minimaal 4.5 van 5 sterren.

Opmerking: De door gebruikers geuite meningen en gezichtspunten in dit document vertegenwoordigen niet het standpunt van Capterra.

Op zoek naar software voor projectmanagement? Bekijk dan de door Capterra opgestelde lijst van meest populaire projectmanagement tools

 

 

Projektstrukturplan, Ablaufplan und Co.: 5 wichtige Planungswerkzeuge

Person hakt Punkte auf einem Projektplan ab
Person hakt Punkte auf einem Projektplan ab

Die Methoden der Projektplanung sind der Werkzeugkasten eines jeden Projektleiters. Bei kleineren und mittleren Projekten ist die Versuchung groß, auf diese Techniken ganz oder teilweise zu verzichten. „Das kriegen wir schon hin“, so lautet die Devise. Doch in Wahrheit verlieren Sie in der Folge den Überblick, verpassen Termine und übersehen wichtige Details. Ob Projektstrukturplan, Ablaufplan oder Aufwandsschätzung: Projektleiter tun gut daran, jederzeit das richtige Werkzeug parat zu haben.

»Planen heißt, den Zufall durch den Irrtum ersetzen.« – das behauptet zumindest so mancher Zyniker. Dieser Sarkasmus ist ein beliebter Einwand gegen jede Form der Planung – auch und gerade in kleineren Projekten. Er suggeriert, alle Planung sei ohnehin für die Katz. Denkt man einen Moment darüber nach, wird man jedoch feststellen: Der Tausch von Zufall gegen Irrtum ist am Ende gar kein so schlechtes Geschäft. Oder wollen Sie Ihr Projekt wirklich dem Zufall überlassen?

Die reine Lehre des Projektmanagements fordert deshalb: Wir sollen sorgfältig planen. Zu diesem Zweck empfiehlt die Literatur oft komplizierte Werkzeuge, in die man sich zunächst einarbeiten muss. Die Realität sagt dem Projektleiter dagegen, dass er mit dem Projekt besser schon vorgestern angefangen hätte. Wie gelingt dieser Spagat zwischen notwendiger Vorbereitung und real existierendem Termindruck?

In den meisten Projekten lässt sich die notwendige Planung mit den fünf einfachen Projektmethoden Projektstrukturplan, Ablaufplan, Aufwandsschätzung, Balken- und Terminplan und Risiko-Check bewältigen:

1 – Der Projektstrukturplan

Zunächst benötigen wir ein Instrument, das die erforderlichen Aktivitäten erfasst. Der Projektstrukturplan ist dafür genau das richtige Werkzeug. Hinter diesem Instrument steht die Idee, das Projekt in kleinere Teile zu gliedern und schrittweise weiter zu verfeinern.

Ein Projektstrukturplan

Die erste Ebene fasst das Projekt als Ganzes zusammen, darunter folgen die Teilbereiche (Ebene 2) und die Tätigkeiten (Ebene 3). Indem wir das Projekt auf der dritten Ebene in einzelne Aufgaben, Tätigkeiten und Aktivitäten zerlegen, machen wir es besser plan- und steuerbar. Ziel des Projektstrukturplans ist, eine vollständige und strukturierte Übersicht über alle im Projekt anfallenden Aufgaben, Tätigkeiten und Vorgänge zu erhalten.

2 – Der Ablaufplan (Netzplan)

Der Projektstrukturplan gliedert das Projekt in einzelne Teilbereiche und führt alle zur Zielerreichung notwendigen Aktivitäten auf. Nun geht es darum, die einzelnen Aktivitäten in die richtige Reihenfolge zu bringen. Das Werkzeug hierfür ist der Ablaufplan.

Bild eines Netzplans

Um den Ablaufplan zu erstellen, bespricht der Projektleiter mit den Fachleuten die Abhängigkeiten und Randbedingungen der geplanten Arbeiten. Das Team bestimmt, welche Aktivitäten sequenziell ablaufen und welche unabhängig voneinander parallel stattfinden können.

3 – Die Aufwandsschätzung

Es ist die wohl unangenehmste und mühsamste Aufgabe – doch sie muss im Rahmen der Projektplanung erledigt werden: Für jede Aktivität im Ablaufplan müssen Sie Aufwand und Dauer schätzen. Einzig und allein auf diese Weise erhalten Sie eine zuverlässige Terminplanung.

Doch denken Sie daran: Viele Projekte finden meist zusätzlich zum normalen Tagesgeschäft statt, das heißt, die Projektarbeit ist oft so etwas wie ein besserer Nebenjob. Bevor ein Projektmitarbeiter Dauer und Aufwand abschätzt, sollte er sich deshalb erst einmal klarmachen, wie viel Zeit am Tag ihm für Projektarbeit überhaupt zur Verfügung steht. Das Ergebnis ist oft sehr überraschend: Da erstreckt sich dann eine Aufgabe von wenigen Stunden über einen Zeitraum von Tagen, vielleicht sogar Wochen. Oft sind es solche Nachlässigkeiten in der Planung, die dafür sorgen, dass Terminpläne heillos überzogen werden.

4 – Balken- und Terminpläne

Wenn im Projektmanagement von einem Projektplan gesprochen wird, versteht man darunter meist das Gantt-Diagramm, benannt nach dem US-amerikanischen Unternehmensberater Henry L. Gantt (1861–1919). Das Gantt-Diagramm ist ein einfaches, aber sehr effektives Planungsinstrument. Es stellt die zeitliche Abfolge von Aktivitäten grafisch in Form von Balken auf einer Zeitachse dar – und wird daher oft einfach nur Balkendiagramm genannt.

Das Gantt-Diagramm hat einen großen Vorteil: Als Projektleiter behalten Sie alle Aktivitäten im Blick. Sie »verschlafen« keinen Vorgang, weil Sie vor Augen haben, wann die einzelnen Vorgänge beginnen müssen. Ebenso achten Sie darauf, eine Aktivität nicht zu überziehen – schließlich zeigt der Balken unmissverständlich den Endtermin an.

5 – Der Risiko-Check

Wer ein Projekt übernimmt, sollte darauf gefasst sein, dass hinter jeder Ecke ein neues Risiko auf ihn wartet.  Risiken zu verdrängen oder kollektiv zu ignorieren bringt nichts. Die Realität schert sich nicht um Wunschdenken oder haltlosen Optimismus nach dem Motto: »Das wird schon alles irgendwie gut gehen«.

Um Risiken managen zu können, müssen sie zunächst identifiziert werden. Der Risiko-Check setzt genau dort an. Denken Sie anschließend über geeignete Maßnahmen durch, um den Risiken zu begegnen. Legen Sie dabei ein besonderes Augenmerk auf Risiken, die schwerwiegende Folgen haben können.

Fazit

Viele Projektleiter neigen dazu, auf eine Planung zu verzichten. Das ist nicht nur naiv, sondern bringt Sie schnell in Teufels Küche – vergessene Aktivitäten, verschwitzte Termine und erdrückende Arbeitslast. Natürlich können Sie versuchen, ohne Plan loszulegen. Aber wollen Sie wirklich alles dem Zufall überlassen?

Unternehmen können zur Unterstützung in der Planung von Projekten und Abbildung der verschiedenen Projektpläne Projektplanungssoftware einsetzen. Projektpläne wie der Projektstrukturplan können einfach und digital in der Software abgebildet, mit allen Teammitgliedern geteilt und in Echtzeit bearbeitet und angepasst werden.

Los 5 software de gestión de proyectos para Mac

Software de gestión de proyectos para Mac

Software de gestión de proyectos para Mac

Los aficionados a Apple saben que sus productos son sofisticados, rápidos y fáciles de usar. Se describe a los usuarios de los dispositivos de Apple, ya sea de iPhone, iPad o iMac, como creadores de tendencias modernos e imaginativos.

En las empresas pasa lo mismo. Las más importantes, como Facebook, Google, Cisco han confiado en Mac, y otras muchas van camino de hacerlo.

Por todo ello, es lógico que cuando las empresas se plantean comprar un software para gestión de proyectos, busquen uno específico para Mac.

Los mejores software de gestión de proyectos para Mac

Al buscar en Google sobre software para gestión de proyectos específico para Mac, aparecen, sobre todo, multitud de opciones basadas en la nube. Si bien programas como Wrike, LiquidPlanner o Teamwork son herramientas que funcionan a las mil maravillas con Mac, muchas empresas buscan opciones que se puedan instalar de forma local.

Teniendo en cuenta todo lo anterior, es el momento de profundizar en los cinco mejores software de gestión de proyectos para Mac y ayudar a los posibles compradores para que conozcan las opciones que tienen a su alcance.

Durante la evaluación de estas herramientas se han tenido en cuenta las características que habitualmente buscan los usuarios de Mac: diseño intuitivo, precio medio-alto y ese toque «moderno», pilar de la marca Mac, que se materializa en una funcionalidad sencilla.

Las siguientes opciones de software de gestión de proyectos para Mac aparecen por orden alfabético.

Daylite

Herramienta de gestión de proyectos Daylite

Si la empresa es pequeña y lo que se está buscando es un software para gestión de relaciones con los clientes y una herramienta para la gestión de proyectos diseñada para los productos de Apple, sería buena idea echarle un vistazo a Daylite. Este software tiene casi 50 valoraciones en Capterra y una fiable calificación de 4.5/5. Además, los usuarios alaban su “perfecta integración con el software y el hardware de Apple”.

Cualquiera que haya trabajado con el ecosistema de Apple estará familiarizado con su interfaz de usuario, ya que la apariencia y el funcionamiento de Daylite son parecidos a los de otras herramientas, como iCal y Keynote, además de ser igual de intuitivo. Los gestores de proyecto pueden emplear Daylite para agrupar todos los elementos del proyecto: desde notas hasta tareas, pasando por correos electrónicos y contactos. El resultado es un sencillo software para la gestión de proyectos (o un denso gestor de tareas), perfecto para empresas pequeñas con un enfoque orientado al cliente.

Características destacadas

  • Todas las actividades asociadas se pueden agrupar en proyectos para que Daylite las registre y haga un seguimiento de forma automática.
  • Su gran capacidad de personalización permite crear flujos funcionales y procesos de aprobación propios para los nuevos proyectos.
  • Funciona con iOS, por lo que no hay necesidad de limitarse a MacBook o a iMac para que la herramienta sea eficaz.

Precio: 29 $ por usuario al mes (unos 26 €)

FastTrack Schedule 10.2

Gestión de proyectos para Mac Fast Track Schedule 10.2

FastTrack Schedule 10.2 conoce bien a sus usuarios. Toda su interfaz es extremadamente intuitiva. La mejor descripción proviene de la reseña de un usuario de Macworld:

[FastTrack Schedule 10] incorpora una apariencia y un funcionamiento parecidos a los de Mac, con iconos que se identifican fácilmente para acceder a los diseños, los filtros, la organización y el resto de las funciones. Todo acompañado por una etiqueta de texto que se ajusta a lo que se ve en iPhoto y otros programas.

En resumen, si el usuario está acostumbrado a trabajar con software de Mac, como Keynote o Safari, ponerse al día con FastTrack Schedule 10 será muy sencillo.

Características destacadas:

  • Los gestores de proyecto que no lo hayan utilizado antes podrán comenzar inmediatamente gracias a las más de 30 plantillas que incluye el programa y que funcionan con una sencilla interfaz de usuario que se basa en el gesto de arrastrar y soltar.
  • Los gestores podrán ver qué miembros del equipo están trabajando en los diferentes elementos del proyecto y en qué plazos. Con esta función también pueden asegurarse de que no están cargando de trabajo excesivamente a los miembros del equipo.
  • ¿Te interesa una visión más general? La función “calendario principal” de FastTrack Schedule 10 permite a los usuarios ver cómo encajan todos los proyectos. Esta opción es perfecta para empresas más grandes que quieren invertir en software para la gestión de proyectos para empresas.

Precio: 349 $ (unos 310 €)

iTaskX

iTaskX para gestionar proyectos con Mac

La opinión de un usuario señala que iTaskX es irrisoriamente fácil de usar y añade que es “sencillo aprender a utilizar el software y su interfaz es intuitiva, además de lo cómodo que resulta trabajar con él [sic] incluso para los nuevos usuarios”.

El programa de iTaskX tiene un diseño atractivo y es fácil de utilizar. La perfecta integración con Microsoft Project, el software más famoso para gestión de proyectos por mayoría aplastante, es una de las características por las que tiene gran renombre. Con iTaskX, el usuario puede abrir proyectos de Microsoft Project y compartir información de forma sencilla a través de archivos XML y MPX.

El diseño de iTask se basa en la gestión de proyectos en cascada y funciona con diagramas de Gantt, tareas y recursos, organizando toda la información en gráficos sencillos.

Características destacadas:

  • iTaskX es lo suficientemente resistente para controlar la gestión de proyectos a nivel empresarial y se mantiene siempre actualizado con la información de todos los usuarios del sistema.
  • Este software de gestión de proyectos proporciona 60 calculadoras basadas en campos de tareas, entre ellos, el tiempo de inactividad, la acumulación de costes y una programación orientada a la dificultad del trabajo.
  • iTaskX también permite personalizar por completo el diseño y la disposición de los elementos. Los gestores de proyecto pueden adaptar la estética de todos los proyectos y personalizar tanto la fuente como la distribución. Para todos aquellos usuarios menos creativos, iTask también ofrece una gran cantidad de plantillas.

Precio: 140 $ (unos 125 €)

Merlin Project 4

Herramienta de gestión de proyectos Merlin Project 4

Este artículo no estaría completo sin tener en cuenta uno de los software de gestión de proyectos para Mac más utilizados: Merlin Project.

Lo primero que llama la atención al utilizar Merlin es lo intuitivo que es. Para que nos entendamos, Merlin es el programa de esta lista con la mayor cantidad de características disponibles, pero sus desarrolladores han sido muy cuidadosos a la hora de presentar las opciones del sistema con una disposición muy intuitiva.

En lugar de aparecer en una maraña de menús y carpetas, en Merlin se muestran todas las características de una forma sencilla. Tal y como explica TechRadar:

Todos los procesos suceden en una gran ventana que se divide en un panel principal y uno o más paneles más pequeños que van cambiando en función del elemento con el que estás trabajando en ese momento.

Existen cuatro vistas básicas para el panel principal… Un diagrama de Gantt con las rutas más importantes destacadas en negrita; un diagrama de redes con un formato de Actividad en el nodo; una lista de los recursos del proyecto y un indicador de utilización de recursos que depende de los plazos[.]

Desde los paneles más pequeños se accede a la información detallada de las tareas elegidas y de los recursos, entre otros.

En resumen, Merlin convierte la planificación de proyectos en algo sencillo, incluso cuando el gestor depende de innumerables herramientas para llevarla a cabo.

Características destacadas:

  • Merlin también puede utilizarse como un sistema para la gestión de documentos, dado que los usuarios pueden subir archivos directamente a las tareas.
  • El sistema ofrece una elaboración de informes inmediata y la capacidad de crear informes completamente personalizados.
  • Fantásticos diagramas de Gantt y una interfaz muy fácil de usar.

Precio: 349 $ (unos 310 €)

OmniPlan 3

Software de gestión de proyectos Omniplan 3

Esta es una fantástica opción de software de gestión de proyectos para Mac.

Omniplan es una de las aplicaciones del mercado más atractivas visualmente para la gestión de proyectos, independientemente de la plataforma que se utilice.

Solo hay que arrastrar y soltar los miembros del equipo en las tareas, definir los plazos estimados para finalizarlas y ¡ya está! OmniPlan lo convierte todo en un maravilloso diagrama de Gantt.

Si necesitas adaptar una tarea porque algunos de los miembros del equipo tienen disponibilidad limitada o porque otra tarea ha llevado más tiempo del estimado, no hay problema. Solo hay que arrastrar y soltar y el programa corregirá las estimaciones.

Características destacadas:

  • OmniPlan cuenta con unas increíbles opciones de filtro. Los gestores de proyecto pueden restringir las listas de tareas por fecha, por recurso, por dificultad, por prioridad y por solicitudes de dependencia, entre otros criterios, de forma que no aparezca una abrumadora cantidad de información en el diagrama de Gantt general.
  • OmniPlan también proporciona Violation Resolution, una función mediante la que el software detecta estimaciones en el programa que puedan ser incorrectas y las señala para que el gestor de proyecto las revise.
  • Este sistema es absolutamente compatible con Microsoft Project.

Precio: 199 $ (unos 177 €)

¿Estás intentando encontrar un software para la gestión de proyectos? No dejes de consultar la lista de Capterra con las mejores soluciones de software para la gestión de proyectos.

Comment créer un plan de communication projet robuste : check-list pratique

Comment créer un plan de communication projet robuste check list pratique

Le matin du 13 janvier 2018, un message fut envoyé à tous les habitants d’Hawaï les alertant que l’île allait être touchée par des missiles.

Le message était clair : “METTEZ-VOUS À L’ABRI IMMÉDIATEMENT. CECI N’EST PAS UN EXERCICE”.

Mais ce ne fut que 40 minutes plus tard que les résidents de l’île apprirent qu’il s’agissait d’une fausse alerte. 40 minutes pendant lesquelles ils crurent que la fin était proche.

Ce n’est pas tant l’erreur initiale d’un opérateur ayant confondu un exercice interne avec une urgence véritable, mais l’inaction totale des autorités qui a marqué les esprits et fait de cet incident l’un des plus gros désastres du monde de la communication. C’est même devenu un cas d’étude.

L’Agence de gestion de crise d’Hawaï aurait sûrement eu besoin d’un meilleur plan de communication, comme bien d’autres organisations.

Comment créer un plan de communication projet robuste check list pratique

Pourquoi un plan de communication ?

Vous pouvez avoir les meilleurs employés, le meilleur équipement et le meilleur logiciel de gestion de projet sur le marché, votre projet peut quand même s’effondrer comme un château de cartes si la communication n’est pas au point.

Analysons rapidement l’incident d’Hawaï : un message peu clair a été formulé, envoyé aux mauvaises personnes, et a été suivi par un autre message envoyé bien trop tard et par les mauvais canaux de communication. C’est comme ça qu’on déclenche un mouvement de panique qui affecte des millions de gens.

Même si vous n’êtes pas régulièrement confronté à des situations de cette ampleur, la communication est un aspect crucial de la gestion de projet. Qui dit bonne décision, dit bonne communication, et vous pouvez vous assurer que votre équipe échange de façon constructive et efficace en suivant cet exemple de plan de communication projet.

J’espère que votre équipe ne sera pas confrontée à une situation impliquant des missiles nucléaires, mais on ne sait jamais à quoi s’attendre avec la gestion de projet. Cependant, vous pouvez vous éviter des maux de tête en prévoyant dès le début du projet les outils que votre équipe utilisera pour partager des informations.

Une check-list pour établir un plan de communication projet

Cette check-list vous présente les étapes à suivre pour transmettre un message, quel qu’il soit. Elle est polyvalente et peut s’adapter à tout type de scénario. Vous pourrez remplir les champs libres selon les critères de votre projet.

Mais ne vous inquiétez pas : à chaque étape, j’ai inclus la ou les questions auxquelles vous devrez répondre avant de passer à l’étape suivante.

infographie check-list pour établir un plan de communication projet

1. Déterminez l’objectif de cette communication

LA QUESTION :  Qu’attendez-vous du destinataire ?

Ne commencez pas à écrire votre message tant que vous ne savez pas exactement pourquoi vous l’envoyez. Attendez-vous une réponse immédiate d’un collaborateur en retard, ou s’agit-il d’un rapport hebdomadaire indiquant aux parties prenantes que tout se passe comme prévu ?

Dans le premier cas de figure, vous devez inclure des instructions claires détaillant ce que vous attendez exactement du destinataire et annoncer la tenue d’une réunion de suivi. Dans le deuxième cas de figure, vous n’attendez aucune réponse.

2. Sélectionnez le bon canal de communication

LA QUESTION :  Quel canal de communication est le plus approprié pour transmettre rapidement et efficacement votre message aux bonnes personnes ?

Envoyez-vous un mémo interne à votre équipe de développement ou une mise à jour du statut de projet à un client ? Chaque scénario requiert un canal de communication différent.

Votre équipe de développement est peut-être habituée à recevoir des messages de votre part via votre outil de collaboration, tandis que votre logiciel de gestion de projet propose peut-être un canal sécurisé pour discuter avec les parties prenantes externes.

Ces attentes doivent être définies pendant la phase de préparation et suivies tout au long du projet.

Si vous envoyez des mises à jour de statut par e-mail, puis par l’outil de collaboration, puis par SMS, vous allez déconcerter vos collaborateurs et perdre la face.

3. Identifiez les parties prenantes (les destinataires)

LA QUESTION :  À qui est destiné ce message ?

Si vous voulez demander à deux programmeurs de faire des heures supplémentaires le week-end pour terminer un projet urgent, avez-vous vraiment besoin d’envoyer un mail à toute l’équipe ?

Votre équipe a-t-elle identifié une faille de sécurité dont il faut alerter immédiatement le grand public ?

Ce sont deux types de communication bien différents, et vous devez déterminer à qui vous vous adressez avant de cliquer sur “Envoyer”.

Si vous envoyez sans arrêt des messages qui ne sont pas adaptés aux destinataires, ils finiront rapidement par ne plus les lire, ce qui représente un risque non négligeable pour le bon déroulement de votre projet.

La version moderne de la fable d’Ésope “Le Garçon qui criait au loup s’appellerait probablement “Le collègue qui incluait tout le monde en copie”.

4. Déterminez le ton du message

LA QUESTION :  Quel membre de l’équipe est le plus qualifié pour livrer ce message ?

Quand vous envoyez un message, vous voulez qu’il soit pris au sérieux. Vous voulez que les destinataires vous fassent confiance et y prêtent attention.

Pour cette même raison, vous ne demanderez pas à un stagiaire d’annoncer à vos clients que le projet d’un million d’euros sur lequel travaille votre équipe depuis un an va finalement coûter le double et accumule déjà un an de retard.

Et à l’inverse, vous n’avez pas besoin que le PDG interrompe ses vacances pour venir annoncer que le pique-nique estival se tiendra dans le parc du coin.

Si votre message concerne le budget du projet, demandez au comptable ou responsable financier du projet de s’occuper de la communication. Si votre message concerne le code du logiciel, demandez au programmeur en chef de s’en occuper. Si votre message concerne le barbecue organisé pour les stagiaires, vous pouvez demander à l’un d’eux de faire passer le mot au reste de l’équipe.

5. Préparez et envoyez le message en temps et en heure

LA QUESTION Votre message est-il clair, concis et factuel ? Quand doit-il être envoyé pour que les destinataires en prennent acte ?

Enfin ! Après tous ces préparatifs, il est temps d’envoyer ce fameux message.

Mais cette étape consiste en fait de plusieurs parties : le brouillon, la modification et la relecture. De nombreux ouvrages ont été publiés sur la communication d’affaires, et on pourrait étudier le sujet pendant des années sans jamais vraiment le maîtriser.

Gardez une chose à l’esprit : il faut toujours vérifier non seulement la grammaire et l’orthographe, mais aussi le ton du message que vous envoyez.

De nombreuses entreprises ont oublié ce principe pourtant simple et en ont payé le prix. Une coquille ou un commentaire insensible peut endommager votre marque auprès de vos collaborateurs et vos clients.

Le timing est également un aspect important à prendre en compte.

Le “meilleur” moment pour publier du contenu sur les réseaux sociaux change d’une plateforme à l’autre. Faites preuve de bon sens : pensez-vous que votre équipe sera plus réceptive à un e-mail envoyé un lundi à 10 h ou un vendredi à 22 h ?

6. Surveillez le canal de communication

LA QUESTION :  Comment les destinataires de mon message peuvent-ils me répondre, et qui surveille les voies de communication ?

Vous avez écrit votre message, identifié votre public et votre porte-parole avant de le diffuser par le canal de communication adéquat. C’est fini, non ? Et… non.

La communication n’est pas un exercice à sens unique. Les destinataires de votre message voudront sûrement vous faire part de leurs questions et commentaires. Si un client vous pose une question sur le nouveau budget et se voit complètement ignoré, votre message aura échoué.

Idéalement, celui qui a envoyé le message doit également surveiller le canal de communication
(e-mail, outil de collaboration…) pour accuser réception des commentaires, mais dans certains cas une équipe (l’équipe informatique, par exemple) devrait s’en occuper pour fournir une réponse plus rapide.

Et vous, quel est votre plan de communication projet ?

Même si l’Agence de gestion de crise d’Hawaï avait suivi ce plan, elle n’aurait peut-être pas pu éviter ce scandale. Mais un bon plan de communication projet aurait pu l’aider à rectifier rapidement la situation et à mieux gérer les retombées de cet incident.

Il est parfois difficile de maintenir une bonne communication projet, mais avec les bonnes personnes et les outils adéquats, vous saurez au moins par où commencer pour prendre les meilleures décisions.

Cette liste vous semble-t-elle complète ? Quels sont vos conseils pour mieux communiquer en
équipe ? Dites-nous tout dans les commentaires ci-dessous !

Si vous voulez développer vos compétences de communication en gestion de projet, suivez notre blog Capterra pour obtenir des mises à jour hebdomadaires.

Vous cherchez un logiciel de gestion de projets ? Jetez un coup d’œil à la liste de Capterra des meilleurs logiciels de gestion de projets.

L’importance de la motivation dans l’entreprise : 10 façons d’inspirer vos employés en période de croissance

la motivation dans l'entreprise 10 façons d'inspirer vos employés

Comme la plupart des managers de PME, vous avez sûrement déjà déterminé vos objectifs pour 2020, tous axés autour de la croissance de votre entreprise.

Mais pendant cette période de croissance, toujours accompagnée d’embauches, de nouveaux outils à maîtriser, de responsabilités à attribuer, de processus à mettre à jour et de divers changements, il est facile de perdre le contact avec vos employés et d’oublier l’importance de la motivation dans l’entreprise.

Vous vous concentrez sur le futur alors que les employés se préoccupent surtout de l’instant présent.

Avant que la productivité et le moral de votre équipe ne soient impactés par la croissance rapide de votre entreprise (ce qui peut avoir des conséquences désastreuses), il est crucial de rallier les troupes.

la motivation dans l'entreprise 10 façons d'inspirer vos employés

Vous et vos managers avez de nombreux outils à votre disposition pour montrer à vos employés que vous vous préoccupez de leur efficacité et bien-être au jour le jour. Aidez-les à atteindre leurs objectifs pour qu’ils soient plus engagés et vous aident en retour à atteindre vos objectifs stratégiques.

Dans cet article, nous passons en revue dix stratégies pour motiver vos employés et retenir une main-d’œuvre efficace afin d’atteindre vos objectifs de croissance.

 

Comment motiver ses salariés en 10 leçons

1 Donnez à vos collaborateurs les outils dont ils ont besoin pour bien travailler

Après avoir étudié pendant 20 ans l’engagement des employés pour leur étude sur le monde du travail, l’institut de sondage Gallup a révélé que la mise à disposition d’outils adéquats était l’indicateur le plus déterminant de stress ou de satisfaction au travail.

En effet, avoir accès aux bons outils rationalise les tâches spécifiques à chaque rôle et réduit le temps passé aux tâches non spécifiques (communication/collaboration interne, gestion des e-mails, recherche d’informations).

Cependant, quand les outils et processus sont obsolètes, ils impactent la productivité. L’inefficacité mène au désengagement, car les employés frustrés finissent immanquablement par se contenter de la médiocrité.

Pour les managers, il convient d’évaluer les besoins des employés et d’endiguer les problèmes d’inefficacité le plus tôt possible. Élaborez une analyse de rentabilisation, encore appelée étude d’opportunité (un business case) pour identifier les outils dont les employés ont besoin pour travailler dans de bonnes conditions. Vous constaterez rapidement que la productivité et l’engagement augmentent et vous garantissent un excellent retour sur investissement.

2Expliquez à chacun comment leur rôle s’inscrit au sein de l’entreprise

Personne n’aime se considérer comme un simple rouage au sein d’un mécanisme complexe, comme un élément nécessaire, mais d’importance négligeable quant aux opérations de l’entreprise. La plupart des salariés veulent se sentir indispensables et avoir foi en la mission de l’entreprise.

Et pourtant, en jonglant au jour le jour avec les responsabilités et les tâches, les employés peuvent rapidement oublier pourquoi leur rôle est important pour l’entreprise, mais aussi pour les clients, qu’ils soient directs ou indirects.

En tant que manager, c’est à vous qu’il incombe de rappeler régulièrement à vos collaborateurs comment ils contribuent à la réussite de l’entreprise. Identifiez des anecdotes illustrant la mission de votre équipe en plus de grandes et petites victoires. Partagez-les dans votre newsletter interne, sur le forum de l’entreprise ou pendant les réunions.

3Mettez en place des opportunités d’avancement

Les employés quittent une entreprise pour différentes raisons : conformité du poste à leurs attentes, culture de l’entreprise, management, salaires et avantages… Cependant, la raison qui revient le plus est l’absence d’opportunités.

Les cadres […] évoluent sur un marché de plein emploi où les entreprises ont des difficultés à les recruter et à les fidéliser. [Ils] ont donc la chance de pouvoir envisager de quitter leur entreprise pour tenter d’être plus heureux ailleurs si cette dernière ne répond pas à leurs attentes.

Julien Breuilh, Directeur des études de Cadremploi

Incitez vos employés à rester en établissant un parcours de progression clair et jalonné. Soulignez les critères à remplir pour obtenir une promotion, donnez-leur la chance de franchir ce palier et fournissez des retours réguliers sur leur évolution.

4Reconnaissez le succès de vos employés

Les critiques constructives nous aident à apprendre de nos erreurs, mais recevoir des louanges pour un travail bien fait nous encourage à continuer dans la même veine et à viser l’excellence.

Encouragez vos employés pour qu’ils se sentent valorisés. La reconnaissance au travail est un paramètre parfois nébuleux, mais qui joue un rôle crucial pour les employés. Si les félicitations d’un manager constituent la marque de reconnaissance la plus prisée, les retours positifs de collaborateurs ou de clients sont également importants.

Bien sûr, pour identifier les réussites de vos employés, il est important de collaborer pour fixer des objectifs personnalisés. Cela leur permet de savoir où ils se situent dans l’organisation et d’identifier les métriques utilisées pour mesurer leurs progrès et réussites.

N’oubliez pas que si un feedback doit être spécifique et immédiat, il doit également être communiqué de façon adéquate. Un compliment professionnel peut être fait face à face, mentionné dans votre newsletter interne ou communiqué dans un e-mail informel (directement ou dans un fil de discussion). Tous ces moyens se valent, mais certains sont plus adaptés à un contexte donné.

5Misez sur la responsabilité mutuelle

Vous le savez aussi bien que moi : il n’est rien de plus simple que de se fixer des objectifs, mais les remplir est une autre paire de manches (oui, c’est à toi que je pense, liste de résolutions du Nouvel An). S’il est malheureusement trop facile de mettre de côté un objectif que nous nous sommes fixé, il n’en est pas de même pour un objectif fixé par quelqu’un d’autre.

Les études sur la responsabilité ont révélé que si vous confiez cet objectif à une autre personne, les chances d’accomplir cet objectif sont de 65 %. Et si vous faites part de vos progrès à cette même personne de façon régulière, vos chances passent à 95 %.

Ainsi, la responsabilité mutuelle constitue un outil intéressant pour motiver les employés et établir des objectifs de productivité au sein des équipes.

6Définissez la culture de votre entreprise et construisez une communauté

Vos employés passent beaucoup de temps au travail : après tout, une semaine de 40 heures correspond à environ 2 000 heures par an.

Quand on y pense, le fait que tant de cadres démissionnent pour trouver une meilleure culture d’entreprise n’a rien de surprenant.

Pendant le processus d’embauche, il est important de déterminer si un candidat pourrait convenir ou non à votre culture d’entreprise. Vous cherchez un collaborateur qui illustre les idéaux de votre PME et qui apporte une valeur ajoutée à votre équipe.

Cependant, il convient également de vous appuyer sur la culture d’entreprise que vous avez définie pour créer un environnement de travail où les employés se sentent connectés et soutenus. Cela se traduit par l’organisation d’événements et d’activités pendant et en dehors des heures de travail pour inciter vos collaborateurs à se lier les uns aux autres.

7Privilégiez la transparence

La plupart d’entre nous préfèrent attendre d’avoir toutes les informations en main avant d’annoncer une nouvelle ou un changement à venir. Après tout, admettre que l’on ne sait pas tous les tenants et aboutissants d’une situation semble contre-productif, n’est-ce pas ?

Détrompez-vous : le simple fait de communiquer qu’il vous manque telle ou telle information vous rend plus accessible, favorise la confiance et améliore l’engagement de vos employés. Privilégiez la transparence quant aux prises de décisions au fur et à mesure (modification de la stratégie, initiatives de changements, objectifs de croissance), admettez que vous n’avez pas forcément toutes les informations nécessaires et donnez à vos collaborateurs une chance de poser des questions et de vous faire part de leurs commentaires.

Quand les décisions sont prises à l’insu des employés, c’est souvent source de mécontentement et voire même de désengagement. Une politique de porte ouverte encourage la motivation collective de votre main-d’œuvre et garantit l’implication de vos employés.

8Laissez de la place pour les 20 %

Surcharger les employés de travail contribue au stress, au mécontentement et surtout, au taux élevé de renouvellement du personnel. Cela a également un impact sur la valeur commerciale, augmente le risque d’erreurs et coûte du temps et de l’argent à votre entreprise.

Pour éviter de surcharger votre équipe de travail, adoptez la règle des 80/20, connue aussi sous le nom de principe de Pareto. Le management et les employés assignent 80 % de leur temps à des tâches précises et laissent les 20 % restants libres. Ces 20 % servent de marge de manœuvre pour absorber les retards et imprévus tout en vous permettant d’accomplir 100 % de vos tâches.

9Sollicitez et faites des commentaires

Bien que votre stratégie d’engagement des salariés doive inclure bien plus qu’une simple enquête annuelle, cela constitue un bon moyen de savoir ce que vos employés pensent vraiment de leur entreprise :

  • Ont-ils l’impression que leur opinion est prise en compte ?
  • Considèrent-ils que la direction communique de façon efficace ?
  • Pensent-ils occuper un poste qui tire parti de leurs compétences et talents ?

Vous pouvez créer un sondage interne ou participer à une enquête régionale. Vous pouvez également demander à vous faire auditer par un organisme externe spécialisé.

10Donnez l’exemple

Il est nécessaire de donner l’exemple quand il s’agit de motiver vos employés. Le ton que vous employez impacte les salariés à tous les niveaux, que ce soit l’éthique professionnelle, la culture de l’entreprise ou l’atmosphère générale au bureau.

Soyez enthousiaste, relevez les défis avec optimisme et incarnez les valeurs de votre entreprise. En résumé, évitez d’incarner l’adage “Faites ce que je dis, pas ce que je fais.”

Pourquoi un taux de renouvellement élevé est une menace pour les PME

Moins les employés se sentent engagés au travail, plus ils ont de chance de démissionner.

Les managers le savent et pensent bien souvent qu’il vaut mieux laisser un employé démotivé démissionner. Après tout, c’est mieux pour tout le monde et c’est aussi l’occasion de le remplacer par un nouveau collaborateur plus inspiré.

Bien que ce raisonnement semble parfaitement logique, ce type de pratique a un coût non négligeable. Remplacer un employé démotivé vous coûte autant que remplacer un employé enthousiaste.

Plus exactement, cela vous coûte entre la moitié et le triple du salaire annuel d’un collaborateur (les coûts augmentent selon les compétences et l’expérience requises pour ce rôle). Cela signifie qu’un taux élevé de renouvellement du personnel est l’ennemi juré d’une PME en pleine croissance.

Si vos employés quittent le navire (et 62 % des cadres y pensent sérieusement), les remplacer vous coûtera du temps, de l’argent et de l’énergie. Autant de ressources que vous pourriez attribuer à vos objectifs de croissance.

Pour que votre PME atteigne ses objectifs, vous devez pouvoir compter sur des employés productifs et motivés, qui sont capables de :

  • S’adapter aux changements organisationnels
  • Soutenir les initiatives de changements et s’impliquer
  • Motiver leurs collaborateurs à participer aux efforts de croissance

Ces astuces vous aideront à motiver et retenir les bons employés et à positionner votre PME de façon à atteindre vos objectifs de croissance.

Et vous, quelles stratégies employez-vous pour réduire le taux de renouvellement de vos équipes ? Comment motivez-vous les salariés de votre entreprise ? Dites-nous tout dans les commentaires
ci-dessous !

Vous cherchez un logiciel de gestion de projets ? Jetez un coup d’œil à la liste de Capterra des meilleurs logiciels de gestion de projets.

¿En qué se diferencian el software de gestión de proyectos y el de gestión de tareas?

Diferencia entre administrador de tareas y gestor de proyectos

Diferencia entre administrador de tareas y gestor de proyectos

¿Cuáles son las diferencias entre trabajar en un proyecto y trabajar en una tarea?

La respuesta es fácil: los proyectos suelen tener fechas claras de inicio y fin y normalmente se marcan hitos a lo largo de su duración. El resultado del proyecto es un servicio o producto completado.

Las tareas, por otra parte, son unidades únicas de trabajo. Wrike define las tareas como “acciones que llevar a cabo en un proyecto, pasos únicos a lo largo de un camino. Una tarea debe finalizarse en una determinada fecha y contribuir a objetivos relacionados con el trabajo. Así, la gestión de proyectos es la coordinación de tareas individuales. Dichas tareas, a su vez, pueden dividirse en subtareas, que también deben tener fechas claras de inicio y finalización”.

Si sigues sin tener claro qué tipo de software necesitas, a continuación encontrarás información sobre las características del software de gestión de tareas y las del software de gestión de proyectos. ¡Continúa leyendo para descubrir las ventajas (e inconvenientes) de ambos tipos y averiguar cuál es el más adecuado en tu caso!

Diferencias generales entre el software de gestión de tareas y el de gestión de proyectos

La finalidad del software de gestión de tareas es proporcionar soluciones para tareas específicas. Este tipo de programas deben permitir al usuario nombrar y categorizar las tareas, así como establecer las fechas de inicio y fin de las mismas. Existen multitud de opciones de software gratuito de gestión de tareas para todo aquel que busque una solución económica.

El software de gestión de proyectos, por otro lado, abarca muchos más aspectos. Suele ofrecer funciones de gestión de tareas e incluye otras capacidades, como estimación del esfuerzo previsto y real de los miembros del equipo, gestión de recursos y dependencias. Si solo necesitas una lista de verificación (es decir, un software de gestión de tareas), el software de gestión de proyectos puede resultar abrumador.

El software de gestión de tareas es rápido, el de gestión de proyectos es completo

El software de gestión de tareas es mucho más fácil de configurar y usar que el de gestión de proyectos. El primero, obviamente, es más sencillo de utilizar porque es menos detallado y solo gestiona tareas pequeñas.

El software de gestión de proyectos, por el contrario, permite trazar una planificación de proyectos más profunda y detallada. Es capaz de asignar varias tareas, en ocasiones de manera simultánea, a múltiples miembros del equipo, permitiendo así planificar tareas complejas y proyectos de forma ágil y coordinada.

¿Qué ocurre con las interdependencias entre tareas?

El software de gestión de tareas destaca de verdad en la gestión de tareas específicas o componentes individuales de un proyecto.

Este tipo de software es el más útil cuando la finalización de una tarea no influye directamente en el comienzo de otra.

Por el contrario, el software de gestión de proyectos se centra en las interdependencias entre tareas. Las actividades del proyecto se vinculan a tareas específicas, pero no terminan súbitamente con la finalización de una tarea. Aparte de que estas suelen estar relacionadas entre sí, también es frecuente que los miembros del equipo se comuniquen y opinen sobre las distintas tareas.

¿Y los diagramas de Gantt?

El software de gestión de tareas no suele ofrecer diagramas de Gantt; de hecho, las soluciones con estas capacidades, como Smartsheet o TeamGantt, también funcionan a modo de software de gestión de proyectos.

Los diagramas de Gantt muestran las distintas actividades de las que se compone un proyecto, sus fechas de inicio y finalización, la progresión o el estado del proyecto y las interdependencias entre tareas. El software de gestión de proyectos facilita la creación de estos gráficos de barras, que ofrecen una representación visual de la planificación del proyecto.

¿Y si tengo un proyecto muy pequeño?

El alcance del proyecto determina también el software más adecuado.

Los proyectos pequeños, con menos de cinco tareas individuales, se gestionan mejor con un software de gestión de tareas. Para proyectos más grandes o con muchas interdependencias entre tareas, el software de gestión de proyectos resulta más adecuado.

El software de gestión de proyectos suele usarse, por ejemplo, en el sector de la construcción (este software específico recibe el nombre de “software de gestión de construcción“). Esto es así porque los proyectos de perfil alto suelen requerir de gran planificación y seguimiento. Pueden durar meses (como en el caso de las implementaciones de software) o incluso años (por ejemplo, en la construcción de un estadio) y es necesario tener en cuenta múltiples factores, como interdependencias entre tareas, disponibilidad y consumo de recursos o cálculos de riesgo.

¿El tamaño del equipo influye en la idoneidad del software?

El software de gestión de tareas es capaz de administrar tareas que requieren de la participación de una sola persona o, como mucho, de un equipo pequeño de no más de cinco miembros.

En el caso de equipos más grandes, con más de cinco miembros que realicen distintas tareas en un proyecto multidimensional, es más adecuado el software de gestión de proyectos. Este ofrece un entorno ideal para la comunicación y realización de otras actividades en proyectos importantes; de hecho, las investigaciones sobre software de gestión de proyectos (información en inglés) indican que la comunicación del equipo es la mayor ventaja de este tipo de programas.

¿Buscas solo una lista de tareas o necesitas una solución más completa?

El software de gestión de proyectos permite profundizar más en aspectos complejos de planificación y seguimiento. El de gestión de tareas, sin embargo, se limita a dividir las tareas en listas de pasos específicos. Además de crear estas listas para los distintos componentes del proyecto, el software de gestión de proyectos es capaz de evaluar el progreso de las tareas individuales y administrar los matices más complejos del proyecto, como presupuesto, comunicación del equipo y plazos.

¿Nos hemos dejado algo?

¿Crees que se ha pasado por alto alguna otra diferencia entre el software de gestión de proyectos y el de gestión de tareas? ¿Cuáles son tus soluciones favoritas de software de gestión de tareas y proyectos? ¡Deja un comentario a continuación!

3 outils collaboratifs incontournables pour organiser une réunion efficace

3 outils collaboratifs incontournables pour organiser une réunion efficace

3 outils collaboratifs incontournables pour organiser une réunion efficace

Quel que soit le secteur d’activité, la sacro-sainte réunion a toujours fait partie de la vie de l’entreprise. Au cours de l’année 2018, les cadres français ont passé environ 27 jours en réunion, soit davantage qu’en vacances. Malheureusement, seulement 52 % de ces réunions sont considérées comme utiles d’après des statistiques de 2017 : les salariés interrogés déplorent l’absence d’ordre du jour clair et le manque de pertinence dans le choix des participants. Et du côté des organisateurs, il n’y a rien de plus frustrant que de préparer soigneusement une présentation et de constater que la moitié des collaborateurs ont les yeux rivés sur leur smartphone.

Les raisons de ce manque d’appréciation pour les réunions sont nombreuses, mais c’est l’aspect chronophage qui revient le plus régulièrement : généralement trop longues, les réunions requièrent bien souvent de s’investir avant même qu’elles n’aient lieu. En effet, il n’est pas rare de recevoir une invitation suivie de 3 ou 4 notifications pour indiquer un changement de salle ou d’horaire pour accommoder tel ou tel collaborateur.

Pour éviter de souffrir du syndrome de la “réunionite aiguë“, il est crucial de prévoir des réunions efficaces et adaptées aux besoins des équipes. Vous avez de la chance, nous avons déniché pour vous 3 logiciels de réunions qui vous faciliteront la vie tout en encourageant vos collaborateurs à participer.

Gotomeeting

plateforme outil gotomeeting

Lancé en 2004, Gotomeeting s’est rapidement imposé comme un géant de la vidéoconférence. Ses nombreuses fonctionnalités vous permettront de gagner du temps et de miser sur la clarté et la transparence.

Points forts :

  • Son interopérabilité : ce logiciel polyvalent est disponible pour les clients PC et Mac ainsi que les systèmes d’exploitation mobiles, que ce soit iPhone, iPad ou Android.
  • Pour organiser une vidéoconférence avec Gotomeeting, il n’y a rien de plus facile : vous pouvez créer et gérer vos réunions depuis un panneau de configuration dédié et envoyer une URL de participation à vos collaborateurs.
  • Partagez uniquement ce que vous voulez montrer : Gotomeeting vous permet de sélectionner les programmes que vous souhaitez afficher lors du partage d’écran et les participants peuvent échanger depuis une fenêtre de discussion accessible à tous.

Points faibles :

  • Il n’y a pas d’option “lever la main” pour les collaborateurs, qui doivent utiliser la fenêtre de chat ou faire signe au présentateur via webcam pour prendre la parole.
  • Par ses nombreuses fonctionnalités, Gotomeeting est un outil plutôt gourmand en ressources dont l’interface varie grandement d’une plateforme à l’autre.

Prix : à partir de 19 €/mois pour la version Starter avec abonnement annuel

Klaxoon

plateforme logiciel klaxoon

Développé par une start-up rennaise, Klaxoon est une solution de vidéoconférence et partage d’écran optimisée pour le travail d’équipe.

Points forts :

  • Cet outil original est basé sur la gamification, la transposition de mécaniques de jeu à des contenus non ludiques : accumuler des points, passer un niveau, déverrouiller des bonus… Son efficacité n’est plus à démontrer et Klaxoon l’a bien compris.
  • Lors d’un brainstorming, les participants pourront envoyer leurs suggestions depuis leurs smartphones à un tableau blanc (l’écran du présentateur de la réunion) pour créer un nuage de mots et faire avancer la réflexion.
  • Vignettes, captures d’écran, quiz : avec Klaxoon, c’est la collaboration qui prime.

Points faibles :

  • Klaxoon est un outil complètement indépendant et ne peut pas être utilisé pour partager des présentations de type PowerPoint.
  • Il conviendra surtout aux équipes créatives, mais ne pourra pas remplacer un outil traditionnel de vidéoconférence avec partage d’écran et envoi de fichiers.

Prix : sur devis, mais il faut compter généralement à partir de 49 € par mois pour la version cloud jusqu’à 99 € pour la version box, qui vous permet de profiter d’un réseau Wi-Fi réservé à la réunion et aux participants.

TeamViewer

plateforme logiciel teamviewer

Lancé pour la toute première fois en 2005 par une entreprise allemande, TeamViewer s’est rapidement imposé comme un outil incontournable pour la télémaintenance et la téléassistance : plus besoin d’envoyer d’explications compliquées par e-mail quand on peut simplement prendre la main sur l’ordinateur concerné ! Mais TeamViewer, c’est aussi un outil polyvalent de réunion et chat en ligne qui vous garantit un flux de travail fluide.

Points forts :

  • Même si vos collaborateurs n’ont pas installé le logiciel, ils pourront se rendre sur le site en ligne et y saisir le code communiqué au préalable par le présentateur pour rejoindre la réunion.
  • Pour les sessions de brainstorming, utilisez la fonction de tableau blanc pour encourager vos collaborateurs à participer.
  • Enregistrez vos réunions au format vidéo AVI et partagez-les ensuite avec votre équipe.

Points faibles :

  • Lors de partage d’écran, le texte peut souvent s’afficher dans une police réduite, ce qui peut rendre la lecture difficile.
  • TeamViewer requiert une bande passante conséquente pour maintenir la connexion entre les postes.

Prix : gratuit pour un usage privé. Les abonnements professionnels vont de 9,90 € par mois pour les utilisateurs seuls en télétravail à 124,90 € pour les équipes avec 3 sessions incluses.

Vidéoconférence, partage d’écran ou enregistrement de la réunion pour les absents : comme vous le voyez, les fonctionnalités ne manquent pas pour organiser des réunions efficaces et encourager vos collaborateurs à participer. Et, quelle que soit la taille de votre équipe ou votre secteur d’activité, vous trouverez à coup sûr le programme parfait dans notre liste de logiciels de réunions et de conférence Web. Et vous, quels sont vos outils de réunion préférés ? Dites-nous tout dans les commentaires !

Was ist ein Scrum Master?

Das Wort SCRUM mit Symbolen aus dem Projektmanagement

Alles zum Thema Scrum Master – von den Aufgaben zu den Qualitäten, die einen guten Scrum Master auszeichnen, zur Zertifizierung.

Das Wort SCRUM mit Symbolen aus dem Projektmanagement

Stell dir einmal Personen aus deinem Bekanntenkreis, die nicht mit IT oder Engineering zu tun haben die Frage, was ist ein Scrum Master? Du erhälst recht unterhaltsame Antworten. In meinem Bekanntenkreis reichten die Tipps von He-Man Bösewicht bis hin zu einer Kekssorte. Ein Bekannter mit guten Englischkenntnissen wusste, dass Scrum auf Deutsch Gedränge bedeutet. Er schlussfolgerte, der Scrum Master sei vielleicht der, der in Videos aus Japan die Menschen in die überfüllte U-Bahn drückt.

Diese Art von Antworten sind unterhaltsam und die Menschen, die sie geben, wissen, dass sie nicht wissen, was ein Scrum Master ist. Gefährlicher wird es, wenn Sie dieses kleine Experiment mit Leuten durchführen, die zwar wissen, dass Scrum eine Methode zum agilen Arbeiten ist, aber noch nicht wirklich verinnerlicht haben, wie anders agile Methoden im Vergleich zum klassischen Projektmanagement sind. Da wird der Scrum Master schnell zu einer Art Chef im Scrum Prozess, der anderen sagt, wie sie zu „scrummen“ haben. Noch unangenehmer wird es, wenn du mit Scrum arbeitest und dein Scrum Master glaubt das selbst. Oder wenn du als Scrum Master in ein Team einsteigen sollst und alle anderen (inklusive der Geschäftsführung) denken, du bist jetzt der Boss oder der Projektmanager.

(Gute) Scrum Master sind weder „Chef“ oder „Boss“ noch „Projektmanager“. Sie versuchen auch nicht, überfüllte U-Bahnen mit Menschen zu füllen oder He-Man aus Castle Grayskull zu vertreiben. Manchmal haben sie vielleicht Kekse dabei.

OK, aber was ist ein Scrum Master?

Bevor wir diese Frage wirklich beantworten, müssen wir in aller Kürze darauf eingehen, was Scrum eigentlich ist. Scrum ist eine Methode zum agilen Arbeiten, die in der Softwareentwicklung entstanden ist. Sie eignet sich besonders gut zur Entwicklung komplexer Lösungen und Produkte und kommt daher vor allem in den Bereichen IT und Engineering zur Anwendung. Mit Scrum entwickeln selbstorganisierte Teams in kleinen Schritten Produkte, von denen zu Beginn nicht immer klar ist, wie sie aussehen sollen. Scrum arbeitet mit flachen Hierarchien sowie inkrementell und iterativ, um sich an das Endergebnis heranzutasten. Eine genaue Erklärung von Scrum und agilem Arbeiten würde den Rahmen dieses Artikels sprengen, aber diese kurze Zusammenfassung sollte schon gezeigt haben, dass sich Scrum und klassisches Projektmanagement erheblich unterscheiden. Ein Beispiel: Scrum kennt keine Deadlines. An deren Stelle stehen sogenannte Sprints, in denen in einem festgelegten Zeitraum ein zuvor vereinbarter Teil des Endprodukts fertiggestellt wird. Sprints sind eine Art Miniprojekt im Projekt und zielen auf fertige, funktionsfähige und oft sogar markttaugliche Teillösungen.

Wenn das Thema neu für dich ist, lies bei Gelegenheit den deutschen Wikipedia Artikel zu Scrum, der tatsächlich ziemlich gut ist.

Die Überschrift hat versprochen, Antwort auf die Frage “was ist ein Scrum Master” zu geben. Ich weiß es immer noch nicht. Was denn jetzt? Was sind Scrum Master Aufgaben?

Scrum Master ist eine Rolle im Scrum Prozess. Für das Team sind Scrum Master Ansprechpartner, Mentor, Coach, Moderator, Konfliktberater und manchmal auch eine Art Therapeut. Außerdem „verteidigen“ sie das Team gegen äußere Einflüsse und sorgen dafür, dass sie während Sprints in Ruhe arbeiten können. Dabei arbeiten Scrum Master nicht selbst an der Entwicklung des Produkts oder der Lösung mit. Ihre Aufgabe ist es, den gesamten Scrum Prozess im Auge zu behalten und sicherzustellen, dass alle anderen so effektiv wie möglich arbeiten können.

Sagen wir du willst ein Softwareprodukt entwickeln und hast ein Budget für 5 Angestellte. Dann stellst du in diesem Modell nicht fünf Entwickler ein, sondern vier Entwickler und einen Scrum Master, der dafür sorgt, dass die anderen 4 den Scrum Prozess optimal umsetzen können. Das ist die Kernaufgabe der Rolle. Dafür beseitigt er (oder sie) Hindernisse, erkennt Optimierungspotentiale, schult Teammitglieder, vermittelt zwischen Product Owner, Stakeholdern und Team und sorgt im Allgemeinen dafür, dass das Team richtig „scrummen“ kann.

Hand zeigt auf Scrum und verbundene Symbole

Das Problem mit der Rolle des Scrum Masters ist, dass das alles etwas abstrakt klingt. Daher hier einige konkrete Beispiele:

Das Daily Scrum. Zur Scrum Methode gehört das Daily Scrum, ein kurzes 15 minütiges Meeting am Morgen, in dem kurz darüber geredet wird, wer heute was vorhat und ob es irgendwo Probleme gibt. Bilder wie dieses verdeutlichen die grundlegende Herausforderung mit diesem Konzept:

Das Daily Scrum ist ein essentieller Bestandteil der Scrum Methode und ist wirklich super hilfreich für das ganze Team. Wenn es kurz bleibt. Wenn es wirklich nur 15 Minuten dauert. Wenn Herr Maier und Herr Schmitt nicht wieder diskutieren, ob Python als Programmiersprache ernst genommen werden kann oder nicht. Gelingt es nicht, das Daily Scrum für einen schnellen morgendlichen Informationsaustausch zu nutzen, bei dem potentielle Probleme identifiziert werden, liegt es beim Scrum Master dies a) zu erkennen, b) zu thematisieren und c) eine Lösung zu finden. Bei hartnäckigen Fällen könnte er beispielsweise eine Handhupe zum Meeting bringen. Driftet das Meeting ab, wird gehupt und es ist klar, dass das Thema nicht ins Daily Scrum gehört – selbst wenn es vielleicht wichtig ist.

Der Kaffee ist leer. Donnerstagnachmittag mitten in einem Sprint, der zu scheitern droht. Der Kaffee ist leer. Der Scrum Master rennt los welchen holen und, falls das öfter passiert, redet mit den Verantwortlichen in der Geschäftsleitung, um klar zu machen, dass man Programmierer nicht ohne ausreichend Kaffee betreiben kann.

Streit. Zwei Teammitglieder kommen einfach nicht miteinander aus. Der Scrum Master kann hier als Ansprechpartner und Vermittler dienen und Lösungen vorschlagen (beispielsweise eine Aussprache oder Sitzplätze und Aufgaben neu verteilen).

Sprints scheitern. Es scheitern viel zu viele Sprints (Sprints werden bei Scrum nie verlängert. Entweder die Ziele werden erreicht oder nicht). Der Scrum Master sollte in der Lage sein, die Ursachen zu erkennen und Lösungsstrategien zu entwickeln. Beispielsweise könnte das Team zu Sprintbeginn immer zu enthusiastisch und übermotiviert sein und sich unrealistische Ziele stecken. Dann interveniert der Scrum Master, wenn erneut extrem ambitionierte Sprintziele festgelegt werden. Oder das Team ist chronisch unterbesetzt und der Scrum Master argumentiert bei der Geschäftsleitung vehement für die Einstellung weiterer Mitarbeiter.

Was macht einen guten Scrum Master aus?

Der Scrum Master steht vor einer besonderen Herausforderung: Er erfüllt all seine Aufgaben, ohne direkte Weisungsbefugnis oder die Möglichkeit, Teammitglieder zu sanktionieren. Der Scrum Master führt das Team nicht im Sinne einer klassischen Führungskraft, sondern dient diesem. Man bezeichnet Scrum Master daher auch als „Servant-Leader“ oder als „dienende Führungskraft“. Gute Scrum Master müssen über die richtige Persönlichkeit verfügen, um damit klarzukommen. Leute, die mit der Ernennung zum Scrum Master auf einen Machttrip kommen und glauben, endlich mal anderen sagen zu können, wie es so zu laufen hat, sind völlig(!) ungeeignet für die Rolle.

Gute Scrum Master brauchen keine institutionelle Autorität, sondern genießen den Respekt der Teams, die sie unterstützen. Die Teammitglieder schätzen seinen Rat, seine Kompetenz und seine Erfahrung (bzw. ihre/n Rat/Kompetenz/Erfahrung) und wenden sich an ihn (oder sie), wenn sie auf Hürden stoßen oder Ideen haben.

Scrum Master sollten gute organisatorische Fähigkeiten haben und auch in undurchsichtigen Situationen die Ruhe bewahren (und ausstrahlen) können. Was auch immer im Projekt schief läuft, Scrum Master sind im Optimalfall die letzten Teammitglieder, die in Panik geraten.

Außerdem sollten Scrum Master viel Erfahrung mit Scrum haben. Je mehr desto besser. Scrum hat seinen ganz eigenen Stil und während es toll ist, sich inkrementell und iterativ an ein nur in Umrissen bekanntes Ziel heranzutasten, ist es gut, wenn irgendjemand im Team möglichst früh bemerkt, dass man in die falsche (oder gar keine) Richtung sprintet. Daher ist es gut, wenn der Scrum Master schon viele möglichst anspruchsvolle Scrum Projekte erlebt hat. Er sollt wissen, wie es sich anfühlt, wenn ein Scrum Projekt auf Erfolgskurs ist – und wie es sich anfühlt, wenn ein Projekt gerade dabei ist, in kleinen Schritten und wiederholt mit dem Kopf gegen die Wand zu rennen.

Scrum Master sollten zudem gute Lehrer sein, da es bei ihnen liegt, Teammitglieder, die die Methode noch nicht gut kennen, in diese einzuweisen. Scrum Master sind für das Team Knowledge Center und Mentor in Sachen Scrum.

Und wie sieht es mit der Scrum Master Zertifizierung aus?

Wie du im Verlauf dieses Artikels sicherlich erkannt hast, ist es gar nicht so einfach, gute Scrum Master zu erkennen (und zu finden). Ein Mechanismus, der Unternehmen eine erste Idee geben soll, ob jemand geeignet ist, ist die Zertifizierung als Scrum Master. Es gibt gegenwärtig drei Zertifizierungsstellen:

Alle drei Stellen gehen etwas anders an das Thema heran, aber im Wesentlichen nehmen die angehenden Scrum Master an einem mehrtägigen Kurs teil und zeigen dann in einer Prüfung, was sie über Scrum wissen. Dieser Artikel vergleicht die drei Ansätze miteinander und gibt einen guten ersten Überblick. Eines gilt jedoch für alle Modelle: Die Scrum Master Zertifizierung sagt, dass jemand etwa 2.000 Euro zur Verfügung hatte und gut darin ist, Fragen zu Scrum zu beantworten. Das ist nicht unwichtig, macht aber noch nicht zu einem guten Scrum Master. Dafür spielen Persönlichkeit und praktische Erfahrung eine zu große Rolle.

Falls du selbst zum Master werden willst, kann die Scrum Master Zertifizierung sicher nicht schaden – und selbst Scrum Master mit Erfahrung lernen bei den Schulungen vermutlich noch etwas hinzu. Falls du Scrum Master einstellen willst, empfehlen wir, die Zertifizierung als einen Indikator zu nehmen, aber nicht zu viel Gewicht darauf zu legen. Es gibt gute Scrum Master mit und ohne Zertifizierung.

Placer l’humain au cœur de la transformation digitale, un gage de réussite

la transformation digitale et l'humain

la transformation digitale et l'humain

Le défi technologique dans un projet de transformation digitale est de taille : de nouvelles plateformes voient le jour et il est toujours plus difficile d’en analyser la pertinence. Par exemple, comment comparer les logiciels de signature électronique selon les besoins de votre entreprise ? Ou bien les outils de gestion documentaire, si vous avez un budget prédéfini ? Que dire de tous les outils d’intégration lancés sur le marché afin de vous faciliter la vie en tant que professionnel de votre secteur donné ? Mais le moteur dans tout cela reste bel et bien l’humain. Un projet de cette envergure n’a aucune chance d’aboutir si on ne donne pas aux différents acteurs la place qu’ils méritent.

La bonne nouvelle, c’est que la prise de conscience par les organisations de l’importance de la transformation digitale est grandissante. En revanche, selon des données récentes du baromètre de la maturité digitale, la mise en place de projets qui approchent cette transformation de manière globale peinent à voir le jour. Les dirigeants des entreprises préfèrent malheureusement adopter des mesures plutôt marketing vouées à donner une image plus actuelle de l’entreprise.

Un véritable processus de transformation, ou plutôt de mutation numérique, est donc nécessaire pour que la nouvelle réalité digitale s’installe progressivement et de façon durable.

Réfléchir à de bonnes pratiques, simples et efficaces, pour chaque moment du projet, et impliquer les individus dans ce processus sont des étapes indispensables afin que la transformation digitale prenne tout son sens.

Le rôle de l’humain

le role de l'humain dans la transformation digitale

C’est une pratique courante de considérer les salariés d’une entreprise comme un capital d’exploitation où l’aspect financier prime sur tout le reste. Ceci constitue une très mauvaise approche qui n’assure même pas de gagner plus d’argent ! En effet, une personne qui n’est pas motivée produit moins, et dans une telle situation, la qualité est loin d’être au rendez-vous.

Il faut changer totalement cette vision de l’humain pour en créer une plus adaptée au grand défi de la révolution digitale.

Deux idées doivent être très clairement définies dans l’esprit des chefs de projet digitaux ou de tout collaborateur en charge de la mutation numérique dans son entreprise :

  • La transformation digitale est mise en place pour que la technologie aide les individus à être plus performants dans un environnement où la qualité prime. En aucun cas ils ne seront remplacés par la technologie : ils auront un nouveau rôle qui les motivera encore plus.
  • La collaboration entre employés est le maître-mot. Il faut considérer comme révolu le temps des organisations avec une structure hiérarchique fermée où le surmenage est à l’ordre du jour.

Une fois que le responsable de la transformation numérique a bien compris la nouvelle place de l’humain dans l’organisation, il peut analyser comment agir par des actions très concrètes et efficaces pour que les individus puissent donner le meilleur d’eux-mêmes. S’il y parvient, la réussite du projet est pratiquement assurée, ou du moins, il pourra rectifier le tir en voyant où sont les points bloquants.

1. Expliquer

transformation digital au sein des secteurs

L’inconnu fait peur : ne pas savoir laisse place à l’imagination qui peut faire des ravages ! Les rumeurs et fausses idées se mettent à circuler et l’effet boule de neige risque de compliquer très sérieusement le déroulement du projet.

La première chose à faire est donc d’essayer à tout prix de faire adhérer tous les acteurs au changement pour qu’ils soient réellement convaincus que le processus de transformation sera positif pour eux. Plus facile à dire qu’à faire : beaucoup de projets échouent à cause d’une communication défaillante.

Une approche claire et simple s’impose. On peut la résumer en trois points :

  1. Expliquer aux individus, en prenant en exemple des situations connues, les technologies digitales.
  2. Mettre en avant les avantages de la nouvelle façon de travailler.
  3. Présenter les changements prévus comme un défi et une opportunité d’amélioration.

Voici un exemple très simple pour comprendre :

Problématique : expliquer la signature électronique

  1. Explication : signer un document électronique avec un certificat numérique est l’équivalent de signer un document papier avec un stylo.
  2. Avantages : à la différence de la signature manuscrite, la signature électronique assure l’intégrité du document. C’est-à-dire qu’on sait qu’il n’a pas été modifié.
  3. Améliorations : signer électroniquement et stocker les documents dans un système de gestion documentaire permet de ne plus réaliser des tâches répétitives et de faible valeur ajoutée telles qu’imprimer, classer, rechercher des documents papier.

2. Former

Une fois que tout le monde est conscient des enjeux et de la signification de la révolution digitale, il faut donner les moyens à tous les acteurs de participer à cent pour cent à ce nouveau défi. Une formation adaptée aux différents profils est indispensable et doit se réaliser tout au long du projet.

Mais cela ne suffit pas, la complexité de ce processus de transformation exige de former tout le personnel sur deux aspects bien différents :

  • L’utilisation des logiciels et des technologies
  • L’organisation et les méthodes de travail

Deux conseils à ce sujet : il vaut mieux que le contenu soit très pratique et que les sessions de formation se déroulent juste avant l’application réelle du sujet traité pour qu’elles soient efficaces.

3. Participer

Pour que les efforts de communication et de transfert de connaissances puissent être bénéfiques au projet, le moment est venu de profiter de l’apport de toutes les personnes impliquées. Chaque individu maîtrise désormais les nouveaux outils, sait quelle est sa nouvelle place dans l’organisation et connaît les nouveaux processus.

De bonnes bases sont là : il faut maintenant passer à l’action.

Le manager principal ou le dirigeant de l’entreprise a besoin de quelqu’un qui dirige d’une forme décidée et flexible en même temps : un chef de projet expérimenté est indispensable. Au niveau des acteurs impliqués dans le projet, il faut les introduire progressivement à la nouvelle façon de travailler.

Pour le côté technique, il faut :

En ce qui concerne l’organisation et la méthode de travail :

  • Ne pas hésiter à organiser de courtes réunions informelles dites “agiles”, de quelques minutes s’il le faut, pour laisser s’exprimer les doutes et les attentes des collaborateurs.
  • Commencer par des procédés simples et toujours accompagner la personne, au moins dans un premier temps.

Enfin, comme dans tout autre projet, une bonne gestion du temps s’impose : de bonnes pratiques simples et l’utilisation d’outils de gestion du temps peuvent vous permettre de tenir les délais, de rendre des projets plus complexes, de réduire les coûts, de redéfinir les priorités etc.

4. Collaborer

Transition digitale est synonyme d’utilisation de nouvelles technologies et de nouvelles plateformes. Les smartphones et les tablettes se généralisent, ainsi que les réseaux sociaux et le cloud. L’information circule très vite entre les salariés, des nouvelles idées naissent sans arrêt, une collaboration naît naturellement entre les individus.

Pourquoi ne pas en profiter dans la transformation digitale ? On peut avoir plus de contributions, très rapidement : un flux d’information non canalisé qui représente une base très riche pour développer le projet. De plus, l’entraide qui se matérialise entre collaborateurs permet d’améliorer le résultat et de produire plus de qualité.

Il faut donc repenser l’organisation, ne plus utiliser les systèmes hiérarchiques connus et profiter pleinement de la communication horizontale est transversale dans l’organisation.

Pour mettre en place une relation collaborative, il faut agir à deux niveaux :

  1. Outils collaboratifs : donner accès à tous les collaborateurs à un espace de travail partagé et leur permettre de communiquer sans limite en utilisant les applications de messagerie instantanée.
  2. Organisation : constituer des équipes multidisciplinaires focalisées sur des objectifs partagés. Les membres ne sont pas sélectionnés en fonction de leur statut, ils sont choisis en considérant leurs motivations, capacités et intérêts communs.

Ce nouveau type d’approche s’utilise d’abord dans le cadre du projet de transformation digitale ; il va ensuite se généraliser progressivement au sein de l’entreprise. Cela se produit seulement si la transition digitale est abordée par une démarche globale qui tient compte du rôle central de l’humain dans toutes les phases du projet.

Capital humain : un rôle central

capital humain detient un role central dans la transformation digitale

Si l’on veut que la transformation digitale ne soit pas une opération de façade, vide de contenu, commençons par nous focaliser sur l’humain et laissons à la technologie le rôle de support, certes indispensable, mais non central.

Pour que la réussite soit au rendez-vous, il vous faudra d’abord fixer les indicateurs de la réussite avant de commencer le projet, puis au cours du projet vous pourrez en réévaluer les jalons selon la méthode agile ou Scrum.

Des actions concrètes que le chef de projet digital ou l’entreprise digitale dans son ensemble devront prendre pendant toute la transition peuvent se résumer par expliquer, former, participer et collaborer avec les employées qui constituent le capital humain de l’entreprise.


À PROPOS DE L’AUTEUR

auteur jeanlouis rogé

JEAN-LOUIS ROGÉ
Ingénieur informatique
Directeur des services d’informations (DSI).
PCO (contrôleur de projet), responsable de la planification, de la mise à jour et du contrôle de projets pendant plus de 20 ans dans différents secteurs d’activités tels que les télécom, la grande distribution et le service public.

Blog : http://www.comment-reussir-mon-projet.com/