Get resources under control with the cost and resource planning Excel template

How many employees do I need to complete the project on time? Am I on budget with procurement? What are the unplanned costs of my project? In order to be able to answer these and other questions, a cost management plan is carried out in projects to determine the best actions. 

First, let’s start with a definition of the term ‘resource’. The resource is a generic term that can refer to either employees, material or financial resources within a project. And exactly these resources need to be planned as efficiently and effectively as possible in the interest of project success. 

In order to help your company, we have created a free cost and resource planning Excel template for you. 

What has to be considered when planning costs and resources?

Before planning costs and resources, a work breakdown structure needs to be created for the Gantt chart and bring the individual processes into a sequence. It’s important, however, to estimate the processing effort for each process. 

As soon as the effort has been estimated, the resources and/or team members can be assigned to the individual processes. This is best carried out by the project manager together with the team. Once this is done for the next planning stage (e.g. milestone or sprint), you should take a closer look at each resource’s exposure profile. 

Is a machine accidentally used in parallel or has a team member been over- or under-scheduled? If this is the case, they will need to adjust your planning or reconsider your resource allocation. 

Capacity here is the keyword – the availability of a resource, including the available volume. For example, if an employee is scheduled for more than 100% of his or her capacity, this is referred to as overload. If this overload occurs because the person is dispatched for two competing or parallel operations, it is a resource conflict.

Resource conflicts can also arise across project boundaries. Is the employee still needed for tasks or do other projects in the company want to access the same resource at the same time? Another frequently used term in this context of project resource planning is the bottleneck resource. This is a resource that is only available in certain cases due to limited capacity or multiple loads. 

The use of cost and resource planning tools

In practice, the project manager uses a tool for cost and resource planning. Project management software or Excel templates offer the possibility of carrying out work packages including resource management electronically. 

The cost and resource planning Excel template can be used for small projects. As the project grows or it becomes more complex with many work packages, it’s advised to switch to project management or project planning software

The great advantage of software programs is that they automatically detect conflicts related to resourcing and help resolve them using data analysis. In addition, the software automatically generates a Gantt chart including all dependencies. 

How does the cost and resource planning Excel template work? 

The cost and resource planning Excel template is a simple form to give you a quick overview of the costs incurred in your project. The template contains three tabs, the first tab Basic Data is used to enter your project-specific framework data. Here you can enter the general project data and the cost types (from internal and external personnel costs to material and license costs). Then you can assign the appropriate types, units and costs to project members, services and materials in the Resources area. 

Under Types, you can differentiate between internal and external costs, whether the units are hourly rates (for persons) or lump sums. While the hourly rates are fixed for the duration of the project, the flat rates differentiate between planned costs and change costs.

In the second tab Overview plan you can enter all the work packages of your work breakdown structure. Name the corresponding work package, assign it to the corresponding WBS element, and assign the corresponding resource. However, you can only select resources that you have stored in the basic data. After, you will be able to enter the forecast quantity in the green area called ‘Planned costs’ and the corresponding price will be calculated automatically. If you need to make any modifications to the costs due to changes, then note their quantity in the red area ‘unplanned costs’. The field ‘Release on’ only affects the unplanned costs.

With cost and resource planning, we end our series of downloadable Excel templates to provide your company with a free alternative for planning small projects.

You can find our other free templates here:

The Gantt-Chart Excel Template for easy project planning

The Burn Down Diagram – Efficient Tool for Agile Teams

 

Conheça a metodologia OKR e saiba como aplicá-la

metodologia okr

A metodologia OKR ajuda a definir melhor os objetivos dos trabalhadores e a avaliá-los de forma mais eficiente. Quer saber tudo sobre OKR? Explicamos neste post.

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A cena é comum em muitas empresas mundo afora: uma vez por ano acontece a avaliação de desempenho dos trabalhadores, os objetivos do ano anterior são revistos pelo chefe e pelo funcionário, novas metas são definidas e a performance do período passado é avaliada. Dependendo do resultado, pode haver promoções, bônus, etc.

Há, no entanto, muitas críticas com esse tipo de avaliação. Entre as razões principais estão:

1. Frequência: no mundo complexo de hoje é praticamente impossível enxergar o que passará em um ano e definir metas significativas para os funcionários. E se os objetivos ficarem obsoletos no meio do caminho? Eles serão cancelados ou avaliados de forma neutra? Além disso, as metas de longo prazo, muitas vezes extensas, tendem a causar incerteza, porque o trabalhador geralmente não sabe como desenvolvê-las por um período tão longo.

2. Objetividade: todo gerente quer avaliar seus funcionários de maneira justa. Entretanto, infelizmente, isso só é possível na teoria, porque erros de julgamento fazem parte da natureza do ser humano. As avaliações são feitas com base na experiência pessoal, nos valores e a partir de influências externas.

3. Bilateralidade: a avaliação de desempenho ocorre, geralmente, entre o funcionário e seu superior. A transparência dentro de uma equipe ou mesmo de toda a organização costuma não ser promovida pelos gerentes. Muitas vezes, os chefes definem sozinhos os objetivos de seus funcionários, o que pode limitar a influência do trabalhador.

A liderança moderna, que promove aspectos como responsabilidade pessoal, co-decisão, transparência e liberdade, torna cada vez mais difícil encaixar as avaliações de desempenho clássicas em um mundo de tendências ágeis, abordagens enxutas, digitalização e afins. 

É por isso que a metodologia OKR, adotada por os pioneiros da Internet como Google, LinkedIn e Apple, ganha popularidade.

O que é OKR: o básico

OKR, sigla em inglês para objetivos e principais resultados, é uma metodologia para medição de objetivos e metas. Foi desenvolvida em 1970 pelo co-fundador da Intel Andrew Grove, que visualizou os “resultados-chave” usando etapas cronologicamente estruturadas. Isso tornou os objetivos a serem alcançados transparentes e visíveis. Em meados da década de 1990, o Google desenvolveu ainda mais o método, definindo prazos fixos e concentrando-se nos tópicos de reflexão e co-decisão.

Como o nome sugere, a metodologia OKR é baseada em dois elementos centrais. As metas visionárias abstratas (os objetivos) e os resultados-chave, que são os pequenos passos que podem ser medidos em direção a esse objetivo.

Objetivos são metas qualitativas que não podem ser medidas. Eles apoiam a missão da empresa e, portanto, são definidos em certa medida pela direção. Geralmente, representam 40% do total. As metas restantes são originárias do nível operacional do funcionário.

Após a determinação dos objetivos, são definidos os resultados-chave associados, que descrevem como esses objetivos devem ser alcançados. Depois que essa definição é feita, repete-se o processo um nível hierárquico abaixo na empresa. Isso continua até que cada funcionário tenha seus objetivos pessoais e os resultados-chave definidos. Esses objetivos são então tornados públicos.

Tal transparência completa evita rumores e fornece uma visão geral na empresa de quem está trabalhando em quê. Sinergias potenciais podem ser identificadas e, assim, a cooperação pode ser melhorada. Com isso, é possível derivar OKRs de equipe para as iterações seguintes.

Em função da dinâmica do mundo atual, os objetivos e, consequentemente, os resultados-chave associados a eles são determinados iterativamente a cada três ou quatro meses. Isso permite que a empresa reaja com flexibilidade às mudanças.

Outro aspecto do OKR é o princípio pull. O próprio funcionário escolhe os objetivos apropriados ou os define, uma vez que geralmente está em uma posição mais adequada para avaliar a melhor forma de apoiar os objetivos da empresa. A implementação dos resultados-chave ocorre de maneira independente. Um aspecto positivo dessa responsabilidade pessoal é a promoção da motivação do funcionário.

O foco é outro aspecto central da metodologia OKR. Não se trata de alcançar o maior número de objetivos no menor tempo possível, mas de se concentrar nos objetivos essenciais. O número de resultados-chave por objetivo não deve ser maior do que cinco, por exemplo.

Como funciona o OKR

Visite nossa seção de softwares OKR e saiba como essas ferramentas podem ajudá-lo a trabalhar resultados e objetivos na sua empresa!

O OKR é uma estrutura ágil. Isso significa que, por um lado, possui um marco  fixo de orientação, mas que, por outro, é flexível o suficiente para ser adaptado às necessidades específicas da sua empresa. Dentro da estrutura fixa, existem os conceitos do OKR master, dos eventos definidos e da lista OKR:

  • OKR master

O OKR master é responsável pelo processo e sua conformidade. Ele atua em dois níveis: como facilitador, ensina e explica processos e modera as reuniões de OKR; como responsável, remove obstáculos no processo e dá segurança aos funcionários que têm dúvidas sobre o processo.

  • Eventos

Existem três tipos de eventos: workshops, revisões e retrospectivas.

O workshop serve para definir os OKRs e, geralmente, ocorre em três níveis: da empresa, da equipe e do funcionário. Os diferentes níveis se relacionam entre si. Primeiro, as metas são definidas no nível de empresa para os três ou quatro meses seguintes. No workshop de equipe, cada grupo analisa como podem apoiar esses OKRs com seus próprios objetivos e resultados-chave. O mesmo procedimento é repetido mais adiante no nível de funcionário, em uma entrevista entre o OKR master, o gerente e o próprio funcionário.

A reflexão é uma parte importante do OKR. Por esse motivo, cada equipe se reúne pelo menos uma vez por mês para uma revisão, a fim de verificar até que ponto os objetivos foram alcançados e se o caminho percorrido foi adequado.

As revisões são a avaliação do OKR. Para poder verificar no final de uma iteração se os OKRs foram alcançados, as revisões são parte institucionalizada da estrutura. Durante o ciclo, há também revisões regulares para verificar se o caminho está correto. Essas revisões ocorrem em todos os níveis da empresa. No final de um ciclo, os resultados finais são registrados na última reunião de revisão do OKR.

A retrospectiva tem como objetivo uma melhoria contínua. O foco dessa reunião é o exame crítico do processo. Os pontos fracos do último ciclo são analisados e anotados em uma lista de medidas a serem aprimoradas.

  • Lista OKR

A lista OKR é a coleção de todos os OKRs, comparando-se a um backlog no Scrum (saiba mais sobre Scrum aqui). Ela mapeia todos os OKRs em todos os níveis, de forma transparente, para todos os funcionários. Os fatores decisivos para o sucesso de uma lista são sua atualidade, integridade e clareza.

Por fim, a lista OKR funciona tanto como um instrumento de gestão e controle quanto como um registro de riscos. Se estiver claramente estruturada, as sinergias também poderão ser identificadas. O OKR master é responsável por administrar a lista OKR.

Considerações sobre a introdução do OKR

Uma vez que traz uma mudança em padrões já estabelecidos, a introdução de procedimentos ágeis (como o OKR) é, como qualquer processo de mudança, acompanhada de dificuldades. Os funcionários devem mudar posturas anteriores, portanto espere resistência, rejeição e muitas críticas.

Para que a mudança seja bem-sucedida, você pode se basear em um processo de oito etapas desenvolvido pelo professor americano de Harvard John P. Kotter:

1. Primeiro, deixe clara a urgência da mudança. Então, discuta as vantagens em todos os níveis e descreva os cenários possíveis se qualquer mudança ocorrer.

2. Forme uma forte equipe de suporte com as áreas mais diversas possíveis e, o mais importante, ganhe o apoio da direção.

3. Desenvolva e dissemine uma visão clara, incluindo uma estratégia precisa sobre como atingir o objetivo.

4. Seja persistente e repita essa visão continuamente para que ela fique guardada na cabeça de todos.

5. Observe os processos e estruturas existentes em sua empresa que dificultam a implementação e remova-os.

6. Execute as etapas para alcançar os objetivos no prazo mais curto possível, porque o sucesso motiva as pessoas.

7. Reflita após cada etapa.

8. Fixe as conquistas alcançadas em sua cultura de trabalho.

Ao implementá-las, lembre-se de experimentar novos métodos e procedimentos: se você deseja introduzir algo ágil, seja ágil você também. 

Exemplo prático

Para ilustrar como a metodologia OKR pode ser usada para definir uma meta estratégica no nível de equipe, primeiro precisamos imaginar uma empresa hipotética da indústria de software que enfrenta um alto nível de rotatividade de clientes. Um possível objetivo poderia ser, portanto, reduzir a flutuação de clientes.

Para tornar esse objetivo quantitativamente mensurável, são definidos os resultados-chave associados. Nesse caso, eles poderiam ser: melhoria da avaliação da empresa no Google em 0,5 ponto, melhoria das avaliações de atendimento ao cliente em 25% e redução pela metade de falhas no sistema. Esses objetivos e resultados-chave corporativos são herdados por outras equipes.

A equipe de marketing está agora tentando apoiar esses OKRs definindo o objetivo de “desenvolver e promover uma forte identidade de marca”. Os possíveis resultados-chave derivados mensuráveis podem incluir a melhoria da pontuação de SEO do site em 20% e a diminuição do tempo de resposta dos comentários na internet para menos de duas horas.

A próxima iteração ocorre no nível de funcionário, para que cada um possa apresentar seus OKRs pessoais e começar a processá-los. O progresso é relatado e os ajustes necessários são feitos nas datas de revisão. Se a pontuação de SEO melhorou devido a um novo algoritmo do Google, é necessário verificar se o objetivo deve ser corrigido para cima ou se pode ser considerado concluído.

Conclusão

A metodologia OKR promove a participação e a reflexão de cada funcionário, o que geralmente leva a um aumento da motivação individual. Além disso, garante mais transparência em toda a empresa e incentiva o trabalho coletivo com uma visão comum. 

Mas lembre-se de que o OKR não pode ser introduzido num piscar de olhos. Trata-se de um processo demorado que precisa ser continuamente otimizado. Pense também nos gerentes da sua empresa. Alguns deles certamente sentirão uma perda de poder e controle. Resta saber se eles irão se adaptar às novas circunstâncias, enxergando-as como progresso, ou dar as costas à empresa.

Busca soluções que lhe ajudem a aplicar de maneira mais fácil a metodologia OKR? Confira a lista de softwares OKR disponível no Capterra!

Führen auf Distanz: Ein Projektmanagement-Leitfaden für Remote-Teams

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Führen auf Distanz: Ein Projektmanagement-Leitfaden für Remote-Teams

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Flexible Arbeitsregelungen sind zunehmend beliebt, doch sie bringen Herausforderungen mit sich, auf die nicht jede Projektleitung vorbereitet ist. Die folgenden Best Practices helfen Remote-Teams und lokalen Teams bei der erfolgreichen Zusammenarbeit.

Unternehmen machen immer häufiger Gebrauch von flexiblen Arbeitsregelungen, um talentierte Köpfe anzulocken und an sich zu binden. Doch Führen auf Distanz ist nicht immer einfach und wenn dein flexibles Arbeitsmodell weniger attraktiv ist als das von anderen, verlierst du schnell Arbeitskräfte an die Konkurrenz:

Eine Gallup-Studie ergab, dass 51 % der Arbeitnehmer*innen ihren bestehenden Job für einen Job mit flexiblen Arbeitszeiten kündigen würden und 37 % für einen Job, der es ihnen ermöglich, zumindest teilweise remote zu arbeiten.

Räumliche und zeitliche Distanz macht Projekte jedoch um einiges komplexer und erfordert Methoden, Tools und Softskills, die nicht unbedingt zum traditionellen Aufgabenfeld des Projektmanagements gehören.

Angestellte setzen flexible Arbeitsbedingungen immer stärker voraus und Projektleiter*innen müssen schleunigst dafür sorgen, dass sie mit dieser Entwicklung Schritt halten.

Dieser Artikel soll Empfehlungen für den Umgang mit fünf Herausforderungen geben, die das Führen auf Distanz und das Management verteilten Personals mit sich bringen.

Doch zunächst: Denkst du, du bist bereit dafür, ein Remote-Team zu leiten? Mach diesen schnellen Test und finde heraus, ob du den Herausforderungen gewachsen bist.

Neben Tipps für das Führen auf Distanz teilen wir in diesem Artikel auch die Ratschläge von Projektfachleuten, die aktuell Remote-Teams führen und erzählen, wie sie diese Probleme angehen.

 

1.Koordination über mehrere Zeitzonen hinweg

 DESHALB IST ES EINE HERAUSFORDERUNG:  Wenn Angestellte am selben physischen Standort arbeiten, können sie direkt und spontan kommunizieren und zusammenarbeiten. Sobald sie jedoch über mehrere Orte und Länder und vielleicht sogar mehrere Zeitzonen verteilt sind, werden deutlich mehr Vorausplanung und Koordination erforderlich.

Europa erstreckt sich über vier verschiedene Zeitzonen (oder, wenn man für die Definition den gesamten Kontinent zugrunde legt, sogar sieben) und auch in den USA gibt es sechs verschiedene Zeitzonen. Je nachdem, wo auf der Welt sich die Angestellten befinden, ist die Wahrscheinlichkeit nicht gering, dass jemand seinen Arbeitstag beginnt, während jemand anderes ihn schon beendet.

 SO KANNST DU DARAUF REAGIEREN:  Lege Erwartungen und Grundregeln fest und nutze Tools zur Zusammenarbeit.

Kollaborationstools ermöglichen die Kommunikation in Echtzeit, egal wo sich andere Teammitglieder befinden. Natürlich ist es schwierig, sicherzustellen, dass alle Teammitglieder zur gleichen Zeit online sind, wenn man von niemandem verlangen möchte, zu ungewöhnlichen Zeiten zu arbeiten. Daher ist es ratsam, überlappende Zeitpläne anzustreben.

Halte die Standorte, Zeitzonen und üblichen Arbeitszeiten der Mitarbeiter*innen schriftlich fest. Hebe dann die Zeiten hervor, die sich überschneiden. Die Informationen zu den zeitlichen Überschneidungen sollten immer aktuell gehalten werden und für alle leicht auffindbar sein, zum Beispiel in einem gemeinsamen Diskussionsforum oder einem gemeinsam genutzten Kalender.

Wenn beispielsweise Jonas in München arbeitet und Jane in Austin (Texas), sollten beide wissen, dass sie Meetings und Anrufe am besten zwischen 8 und 10 Uhr CDT vereinbaren, dann ist es in München 15 bis 17 Uhr.

Wichtig ist auch: Gehe nicht davon aus, das alle über den geografischen Standort der anderen Bescheid wissen. Es ist eine gute Idee, den eigenen Standort und die Zeitzone als Status im Kollaborationstool einzustellen, insbesondere wenn man auf Reisen ist oder außerhalb des normalen Standorts arbeitet.

status screenshot slack

Der Standort als Status in Slack

Die zeitzonenübergreifende Zusammenarbeit wirkt sich auch darauf aus, wie lange die Erledigung von Aufgaben dauert. Plane Projekte also entsprechend.

Wenn eine Aufgabe schätzungsweise vier Stunden dauert, aber von Jonas (in Deutschland) und Jane (in den USA) gemeinsam bearbeitet werden muss, kann es aufgrund der begrenzten Überschneidung ihrer Arbeitstage nötig sein, diese Arbeit auf zwei Tage zu verteilen.

2. Ohne gemeinsamen Standort ein Gemeinschaftsgefühl schaffen

DESHALB IST ES EINE HERAUSFORDERUNG:  Geburtstagskuchen in der Kantine, Smalltalk am Wasserspender, Teamausflüge, gemeinsame Abendessen: All dies bietet Gelegenheit, einander auch außerhalb der eigentlichen Arbeit auf lockere Weise kennenzulernen und eine gemeinsame Kultur und ein Gemeinschaftsgefühl zu entwickeln.

Wo Teams remote arbeiten, fehlen diese Interaktionen natürlich und es kann schwierig sein, einen Gemeinschaftssinn zu schaffen und aufrechtzuerhalten.

SO KANNST DU DARAUF REAGIEREN:  Auch hier ist Kollaborationssoftware ein nützliches Werkzeug:

  • Schaffe spezielle digitale Räume zum Feiern von besonderen Ereignissen (z. B. Geburtstagen und Arbeitsjubiläen)
  • Plane Teambindungsaktivitäten, bei denen das Team nicht am selben Ort sein muss (z. B. ein Buchclub oder virtuelle Spiele)
  • Sende regelmäßig nicht-arbeitsbezogene Nachrichten, um persönliche Interaktionen und Bindungen zu fördern (z. B. indem du Teammitglieder dazu einlädst, Fotos ihrer Haustiere zu teilen, oder nach einem bevorstehenden Urlaub fragst, auf den sie sich freuen)

basecamp automatisierte nachrichten screenshot

Automatisierte Nachrichten in Basecamp (Quelle)

Um mithilfe von Technologie erfolgreich ein Gemeinschaftsgefühl zu schaffen, müssen Manager*innen aktiv vorgehen und mit gutem Beispiel vorangehen.

Sie sollten eine kommunikative und lockere Atmosphäre schaffen, indem sie gute Wünsche aussprechen, am Buchclub teilnehmen und auch etwas über sich selbst erzählen, wenn sie das Team zum Austausch anregen.

Wenn die Manager*innen sich keine Mühe geben, tut es auch das Team nicht.

3. Effektive Kommunikation ohne persönlichen Kontakt

DESHALB IST ES EINE HERAUSFORDERUNG:  Remote-Angestellte sind zur Zusammenarbeit mit Kolleg*innen und dem Management hauptsächlich auf schriftliche Kommunikation angewiesen, in Form von E-Mails, Direktnachrichten, Kommentaren und mehr. Leider ist schriftliche Kommunikation anfällig für Missverständnisse und Fehlkommunikation.

Wir Menschen kommunizieren schließlich auch durch unseren Tonfall und unsere Sprechweise und mehr noch durch nonverbale Hinweise wie Mimik und Körpersprache.

Gleichzeitig neigen wir im Schriftlichen dazu, uns eher kurz zu fassen, was zwar grundsätzlich nichts Schlechtes ist, aber nicht immer zum besseren Verständnis beiträgt.

SO KANNST DU DARAUF REAGIEREN:  Hier ist die Lösung einfach: Nutze so oft wie möglich Videokonferenzen, um die Interaktion von Angesicht zu Angesicht zu ermöglichen.

  • Meetings zwischen zwei Personen sollten immer per Videokonferenz stattfinden. So können Manager*innen nicht nur besser herüberbringen, wie sie die Leistung der Angestellten wahrnehmen, sondern auch durch verbale und nonverbale Zeichen besser wahrnehmen, wie es den Angestellten geht. Dies hilft ihnen, rechtzeitig zu merken, ob jemand beispielsweise unsicher ist, was ein bevorstehendes Projekt betrifft, oder gar kurz vorm Burnout steht.
  • Bitte bei Teammeetings alle Teammitglieder (auch diejenigen, die vor Ort sind), sich in die Videokonferenz einzuwählen, anstatt dass die lokalen Teammitglieder in einem Raum zusammenkommen. So sorgst du dafür, dass alle das Meeting auf die gleiche Weise erleben: Remote und vor Ort arbeitende Teammitglieder können gleichermaßen zur Diskussion beitragen sowie verbale und nonverbale Signale wahrnehmen und darauf reagieren, ohne dass die Remote-Mitglieder einen Nachteil haben.

skype konversation führen auf distanz
Videokonferenz mit Skype (
Quelle)

 

4. Mit Technologie kommunizieren und zusammenarbeiten

DESHALB IST ES EINE HERAUSFORDERUNG:  Für die Kommunikation und Kollaboration mit Remote-Teams und das Führen auf Distanz brauchst du die richtige Technologie. Tatsächlich nutzen die meisten Teams gleich mehrere Tools für unterschiedliche Zwecke. Schwierig wird es, wenn Funktionen verschiedener Tools sich überschneiden.

E-Mails überschneiden sich beispielsweise mit Chat-Tools und die meisten Chat-Tools bieten Videogespräche, die wiederum auch mit Videokonferenzsoftware möglich wären.

Wenn nicht klar festgelegt ist, welchen Zweck jedes einzelne Tool hat, oder du stillschweigend davon ausgehst, dass die Leute ein Tool schon so verwenden werden, wie du es dir vorstellst, kann das Ganze nur schiefgehen.

SO KANNST DU DARAUF REAGIEREN:  Zuallererst: Triff keine Annahmen. Sei offen mit deinen Erwartungen und stelle etwas lieber zu oft klar, statt dass die anderen sich fragen, wie sie ein zur Verfügung gestelltes Tool denn nun verwenden sollten.

Zweitens: Verwechsle das Setzen klarer Richtlinien nicht mit mangelndem Vertrauen. Richtlinien sorgen für Vorhersehbarkeit, die wiederum Vertrauen schafft, anstatt es zu verringern.

Erstelle einen Kommunikationsplan und eine Toolhierarchie und überlege dir, wie du die Einhaltung dieser Richtlinien durchsetzt. Wenn jemand dir eine E-Mail zu einem aktuellen Projekt schickt, bitte darum, die Frage in euer Kollaborationstool oder die Projektmanagementsoftware zu kopieren, damit alle projektbezogene Kommunikation an einem zentralen Ort gespeichert ist.

Dein Kommunikationsplan und die Richtlinien zur Tool-Nutzung sollten folgende Punkte umfassen:

  • Die gewünschte Kommunikationshäufigkeit: Wie häufig sollen sich Remote-Teammitglieder melden und wie häufig haben sie Nachrichten von dir zu erwarten?
  • Das bevorzugte Tool für unterschiedliche Arten der Kommunikation: Lege beispielsweise fest, dass Chats für alle nicht dringenden oder informellen Dinge und E-Mails für formellere Anfragen genutzt werden sollen und sämtliche projektbezogenen Konversationen im gemeinsamen PM-Tool stattfinden sollen.

5. Welche Angestellte sind für die Remote-Arbeit geeignet?

DESHALB IST ES EINE HERAUSFORDERUNG:  Genau wie man zum Führen auf Distanz bestimmte Techniken, Tools und Softskills benötigt, braucht man auch zum Remote-Arbeiten eine bestimmte Kombination aus Arbeitsmoral, technischer Versiertheit und persönlichen Fähigkeiten.

Nur weil jemand im Büro großartige Arbeit leistet, muss das nicht zwingend heißen, dass diese Person auch die Richtige für die Remote-Arbeit ist. Und wenn nicht, kann sich das negativ auf die Produktivität des restlichen Teams auswirken.

SO KANNST DU DARAUF REAGIEREN:  Arbeite mit der Personalabteilung zusammen, um sicherzustellen, dass du die richtigen Leute für Remote-Rollen einstellst.

Lege der Personalverwaltung eine Liste der Eigenschaften vor, auf die sie bei der Auswahl achten soll. Mithilfe einer Wertungsliste können sie die Kompetenz der Kandidat*innen in diesen Bereichen einordnen und dir dann die besten Personen für die nächste Runde Vorstellungsgespräche präsentieren.

Bei diesen Gesprächen sollten die Manager*innen konkret fragen, wie die Kandidat*innen mit den oben genannten Herausforderungen umgehen würden.

Unter anderem solltest du auf die folgenden Qualitäten achten:

  • Sie sind sich dessen bewusst, dass Remote-Arbeit einsam sein kann, und ergreifen Maßnahmen, um sich nicht isoliert zu fühlen.
  • Sie verstehen, dass das Arbeiten ohne Aufsicht ein Mehrfaches an Kommunikation erfordert, und betrachten dies nicht als Belastung.
  • Sie wissen, dass es beim Remote-Arbeiten leicht zu Fehlkommunikation und Fehlinterpretationen kommen kann, und zögern nicht, Fragen zu stellen oder Sinn und Absicht von etwas zu klären.
  • Sie fühlen sich wohl damit, Technologien zur Kommunikation zu verwenden, und betrachten Richtlinien für die richtige Nutzung der Tools nicht als unnötiges Mikromanagement oder Zeichen für mangelndes Vertrauen.

screenshot scorecard führen auf distanz

Scorecard für ein telefonisches Bewerbungsgespräch in der Recruiting-Software Greenhouse (Quelle)

Ressourcen zum Führen auf Distanz

Die obigen Tipps helfen dabei, die Herausforderungen beim Führen auf Distanz zu überwinden und Warnsignale für ineffektive Zusammenarbeit in Remote-Teams zu erkennen.

Wirf einen Blick in unser Softwareverzeichnis, um die richtigen Kollaborationstools für dein Team zu finden: Filtere nach den benötigten Funktionen oder der durchschnittlichen Nutzerbewertung (z. B. 3 von 5 Sternen).

Unser letzter Tipp: Lerne von deinen Kolleg*innen! Die folgenden Tipps von Geschäftsführer*innen und Manager*innen, die selbst für Remote-Teams verantwortlich sind, sollen dir Ideen für Best Practices für dein eigenes Unternehmen geben.

Kim Turnage ist Director of Leadership Consulting bei Talent Plus, Inc. und leitet remote ein Team von 15 Führungsberater*innen. Die Hälfte des Teams arbeitet in der Unternehmenszentrale, die andere Hälfte von zuhause aus. Es gibt Teammitglieder in allen Zeitzonen der USA sowie in Singapur.

Zum Thema Recruiting:

„Wir können den richtigen Leuten beibringen, unsere Softwareplattformen zu nutzen. Wir [suchen nach] hochleistungsfähigen Machern, die einfallsreich Probleme lösen und einen natürlichen Antrieb zum Aufbauen positiver Beziehungen haben. Sie möchten miteinander kommunizieren und in Kontakt treten, also sorgen sie durch proaktive und positive Kommunikation dafür, dass dies geschieht.”

Kommunikation mithilfe von Technologie:

 

„Ich habe mindestens einmal pro Woche ein persönliches Gespräch mit jedem Teammitglied und auch dazwischen bleiben wir nach Bedarf in Kontakt.
Als Managerin muss man wissen, wer mehr Gesprächszeit braucht oder auf wen man zutreten muss, damit er oder sie die Fragen stellen kann, die er/sie in einer größeren Gruppe nicht stellen würde. Es ist wichtig, auf diese individuellen Unterschiede einzugehen.”
Shilonda Downing ist die Gründerin von Virtual Work Team, einem Onlineunternehmen, das Unternehmen administrativ unterstützt.

Zum Thema Recruiting:

„Es ist sehr wichtig in Erfahrung zu bringen, wie zuversichtlich Angestellte mit Technik umgehen. Für Remote-Arbeit muss man üblicherweise ziemlich technisch versiert sein, da man verschiedene Softwareprogramme nutzt, um mit dem Team zu kommunizieren und Aufträge für Kunden zu erledigen. Ich bin überzeugt davon, dass jeder unabhängig von Alter oder Status den Umgang mit Technik erlernen kann. Dennoch fällt es manchen leichter als anderen, sie einzusetzen und effektiv zu nutzen.” 

Kommunikation mithilfe von Technologie:

„Ich erwarte von meinem Remote-Team eine sehr gute Kommunikation. Wenn man ungesehen arbeitet, muss man sicherstellen, dass das Team und die Kunden jederzeit wissen, welche Aufgaben erledigt wurden, was noch zu tun ist und wozu es Fragen gibt. Ich möchte niemals einem Teammitglied hinterherlaufen müssen, um auf den neuesten Stand gebracht zu werden. Mikromanagement kann ich nicht leiden – und den meisten Teammitgliedern geht es genauso.”
 David Jackson ist CEO bei Fullstack Labs, einem 50-köpfigen Software-Beratungsunternehmen, in dem etwa das halbe Team remote arbeitet.

Richtlinien für Remote-Teammitglieder aufstellen:

„Formuliere klare und deutliche Richtlinien für das, was von remote Arbeitenden erwartet wird:
  • Benötigen sie zuhause ein privates Büro, in dem sie arbeiten können?
  • Zu welchen Zeiten wird von ihnen erwartet, dass sie arbeiten?
  • Können sie mitten am Tag lange Pausen machen und frühmorgens oder abends arbeiten oder sollen sie zu den Standard-Geschäftszeiten verfügbar sein?
  • Erwartest du von ihnen, dass sie jeden Tag zu bestimmten Zeiten online sind?
  • Wie schnell müssen sie auf Nachrichten von Teammitgliedern reagieren?”

Kommunikation mithilfe von Technologie:

„Wir raten zu Videokonferenzen für wichtige Gespräche oder wenn Kunden oder Angestellte mit etwas unzufrieden sind. Wir wollen nicht, dass wichtige Gespräche über [ein Chat-Tool] geführt werden, denn dort gibt es zu viel Potential für Missverständnisse, was alles nur schlimmer machen würde.
Wir erwarten, dass alle Angestellten konstruktives Feedback entweder persönlich oder per Videokonferenz geben. Wegen dem hohen Risiko von Fehlkommunikation darf Feedback nicht per E-Mail oder [einem Chat-Tool] gegeben werden: Die Gefahr ist zu hoch, dass das Feedback nicht richtig aufgenommen oder umgesetzt wird. Gelobt werden darf öffentlich, aber anderes Feedback soll privat und von Angesicht zu Angesicht erfolgen.” 

Hinweis: Die Informationen in diesem Artikel stammen aus Quellen, die wir als vertrauenswürdig beurteilen. Die ausgewählten Anwendungen dienen als Beispiele, um Funktionen im Kontext zu präsentieren. Dies stellt keine Empfehlung dar.

Suchst du nach Projektmanagement-Software? Wirf einen Blick auf Capterras Liste der besten Projektmanagement-Softwarelösungen!

 

Haz un seguimiento eficaz de tus proyectos con nuestra plantilla de diagrama de Gantt en Excel

Plantilla de diagrama de Gantt en Excel

Plantilla de diagrama de Gantt en Excel

La tentación de prescindir de una planificación es enorme, sobre todo en los primeros proyectos pequeños. Al principio hay pocas personas involucradas, las tareas, el tiempo y las responsabilidades parecen estar claramente definidas. Todo es fácil.

Pero entonces comienza el proyecto y las expectativas se encuentran con la realidad. De repente, algo se complica, alguien se pone enfermo, algún proveedor no cumple con lo esperado. El cliente llama por teléfono e insiste en que necesita el proyecto para ayer. Quiere saber para cuándo estará listo.

Cómo puede crecer la complejidad de un proyecto

En algún momento, el jefe de proyectos tendrá que admitir que el seguimiento se le ha ido de las manos. Las tareas pendientes se confunden, no se cumplen los plazos importantes y entonces se hace evidente: la planificación es esencial. 

Una solución sencilla: el diagrama de Gantt

Insistimos: cuando se trabaja en un proyecto, la planificación es indispensable. La planificación es el factor clave para ejecutar con éxito los proyectos. Esto se aplica tanto a los proyectos pequeños como a los grandes, porque incluso los proyectos más pequeños cuentan con tareas complejas, implican riesgos y requieren la coordinación de los distintos participantes del proyecto.

Los diagramas de Gantt se han consolidado como herramienta de planificación en la gestión de proyectos. Los gráficos de Gantt tienen solo dos ejes: en uno (el vertical), se muestran las tareas del proyecto, en el otro (el horizontal), en qué periodo de tiempo deben completarse estas tareas.

A primera vista, parece muy simple, pero incluso esta sencilla versión del gráfico de Gantt tiene enormes ventajas. A simple vista se hace evidente cuando debe producirse algo. También facilita la gestión de interdependencias entre las diferentes tareas. Por ejemplo, si la tarea 4 no puede completarse hasta que finalice la tarea 2, los efectos de los retrasos en la tarea 2 pueden evaluarse y programarse con rapidez. Además, el diagrama de Gantt permite un rápido control del rendimiento del proyecto sobre la marcha. Si la tarea 1 no se completa el día 3, de inmediato queda claro que algo no va como debería y podemos buscar la mejor manera de encarar la situación.

Otra gran ventaja de los gráficos de Gantt: se crean y se mantienen actualizados de forma rápida y sencilla. Son simplemente uno de los métodos más eficaces para mostrar las actividades en función del tiempo. Con los diagramas de Gantt, dispondrás de una herramienta sencilla para la planificación de proyectos que te permitirá lograr un gran impacto con poca inversión de tiempo. No es de extrañar que los diagramas de Gantt se hayan consolidado como una de las herramientas más utilizadas en la planificación de proyectos.

Hemos creado una plantilla de diagrama de Gantt en Excel para ayudarte en la planificación de proyectos de tu empresa. Esta plantilla ya es un poco más compleja que la de la imagen anterior, también se puede utilizar para hacer un seguimiento de quién es responsable de cada tarea y qué porcentaje de cada tarea se ha completado ya. Sin embargo, aunque la complejidad ha aumentado un poco, la mayor ventaja del gráfico de Gantt sigue siendo que de un vistazo ves cuándo sucede algo.

Con nuestra plantilla, tu empresa podrá probar la herramienta de planificación antes de invertir en un software de gestión de proyectos. La plantilla Gantt en Excel incluye explicaciones sobre cómo rellenar los campos y las fórmulas que generan el gráfico una vez introducidos los datos.

Cómo funciona nuestra plantilla de diagrama de Gantt en Excel 

Para crear un gráfico de Gantt, primero necesitas un plan de proyecto detallado. La idea fundamental de los gráficos de Gantt es definir primero las tareas y subtareas, y luego determinar el tiempo necesario para completarlas. Por lo tanto, un plan de proyecto consiste en una serie de tareas interrelacionadas que deben ejecutarse en un orden determinado.

Por ejemplo, si quieres pintar una habitación, no puedes empezar a pintar hasta que hayas sacado todos los muebles de la habitación. Sin embargo, sí podrías mezclar la pintura mientras un amigo retira todos los muebles de la habitación.

Por lo tanto, el primer paso para armar un plan de proyecto es crear un plan de la estructura del proyecto, es decir, una técnica utilizada para dividir aspectos del proyecto en distintas tareas. Por ejemplo, las tareas “conseguir pintura” y “mezclar pintura” pertenecen al subaspecto “pintura”.

Además de las distintas tareas, también debe definirse el orden en el que estas deben completarse. Por ejemplo, tienes que conseguir la pintura antes de mezclarla. Una vez introducidos los datos, el gráfico de Gantt muestra de inmediato si las tareas se están ejecutando en paralelo o de forma consecutiva.

Una vez que hayas tomado nota de la duración y de la fecha de inicio de cada actividad, nuestra plantilla crea barras en el gráfico de Gantt. La duración determinará la longitud de las barras del cronograma. La fecha de finalización de las actividades también se calcula automáticamente.

También puedes usar un software de gráfico Gantt específico

Además de nuestra plantilla de diagrama de Gantt en Excel, se pueden utilizar un software de diagrama de Gantt específico para la planificación de proyectos. 

Con nuestra plantilla de Excel, puedes echarle un vistazo a cómo es una herramienta de planificación. Utilízala para planificar un proyecto particular o de la compañía durante un tiempo y así conoces y te das una buena idea de cómo funciona la gráfica de Gantt. 

No obstante, las soluciones de software específicas tienen algunas ventajas frente al Excel que hacen que merezca la pena el cambio. El software especializado es mucho más fácil de usar y más claro en su presentación. Además, se ahorra gran parte de la introducción manual de datos y de las actualizaciones, especialmente si el software permite transferir fácilmente datos importantes de otros sistemas a través de las interfaces.

Igualmente, las empresas también pueden invertir en un software de gestión de proyectos completo. Los cuales, además de incluir herramientas de planificación como el gráfico de Gantt, ofrecen otras funciones como el registro de tiempo, la gestión de tareas, la colaboración en proyectos, etc. 

Prueba diferentes soluciones para averiguar cuál es la que mejor se ajusta a tus necesidades. No importa qué solución decidas al final, el gráfico de Gantt se convertirá casi seguro en un componente central de tu gestión de proyectos.

Podrás encontrar más plantillas gratuitas aquí:

El burndown chart: una herramienta eficaz para equipos ágiles

Qué es un Scrum Master

Qué es un Scrum Master

Qué es un Scrum Master

Recuerdo la primera vez que escuché el término en una reunión. “Debo haberme desviado del tema”, pensé. “¿Cuándo se convirtió la conversación en un juego de rol?” 

Una vez concluida la reunión, resulta que otros compañeros desconcertados llegaron a la misma conclusión relacionada con los juegos de rol. Rápidamente descubrí que la confusión sobre este término es común, especialmente para aquellos que son nuevos en el mundo del software para la gestión de proyectos Agile.

Pero, hay buenas noticias: Scrum y los roles dentro de él no son tan complejos como se podría pensar. Para entender qué es un Scrum Master, es útil conocer primero un poco sobre la metodología. 

En este artículo, te contamos sobre esta función y su papel en el método Scrum de la gestión de proyectos Agile. 

¿Qué es Scrum?

Scrum es un método ágil de trabajo que se originó en el área de desarrollo de software. Hoy en día, es una forma de que los equipos, sean técnicos o no, trabajen en proyectos complejos de forma colaborativa y eficiente. El objetivo es entregar el mejor resultado posible sin sofocar la creatividad y la productividad. 

En el corazón de esta forma de trabajo se encuentran los eventos Sprint. Un Sprint es un período de tiempo (rígido) de un mes o menos en el que el equipo se dedica a completar una sola tarea, como desarrollar funciones, actualizaciones, características, etc. Una vez que un Sprint concluye, el siguiente Sprint comienza inmediatamente.

La configuración del equipo maximiza la flexibilidad, la creatividad y la productividad. Aquí hay un rápido desglose de los roles:

  • El dueño del producto es responsable del producto que resulta del trabajo de desarrollo.
  • El equipo de desarrollo está integrado por profesionales que realizan el trabajo.
  • Scrum Master sirve al dueño del producto y al equipo de desarrollo.

¿Qué es un Scrum Master?

La Guía de Scrum define el rol como un “servant-leader para el Equipo de Scrum”. El Scrum Master, o facilitador, ayuda al equipo a entender la teoría del método Agile y a adherirse a sus prácticas, reglas y valores. 

También ayuda a los empleados que están fuera del equipo a entender cuáles de sus interacciones con el equipo del proyecto son útiles (y cuáles no). 

¿Qué hace un Scrum Master?

La tarea principal de un Scrum Master es eliminar los obstáculos que tiene el equipo, para que pueda trabajar de manera productiva. Para ello, deben: 

  • Eliminar los obstáculos, por ejemplo: un conflicto entre los integrantes del equipo.
  • Identificar los potenciales de optimización en cualquier aspecto.
  • Capacitar al equipo de scrum en la metodología ágil.
  • Mediar entre los propietarios de los productos, las partes interesadas y el equipo.

El problema con este rol es que todo suena un poco abstracto. Así que veamos un ejemplo concreto: parte del método ágil es el scrum diario, una junta obligatoria de quince minutos que tiene lugar por la mañana. Las personas del proyecto discuten sus responsabilidades del día y destacan los posibles obstáculos. 

El scrum diario es una parte esencial del método, pero sólo si se mantiene dentro de los quince minutos asignados. Si no es posible utilizar la reunión para un intercambio rápido de información, el facilitador debe reconocerlo, discutirlo y encontrar una solución. También tienen que mantener a las personas en el tema, evitar que se aleje la conversación.

Por ejemplo, algunas empresas traen una gallina de juguete a la junta. Si la conversación se desvía, la gallina hace un graznido para indicar que el tema no pertenece a la reunión, ¡aunque pueda parecer importante!

Gallina de goma para juntas Sprint dentro de la metodología Scrum
Fuente: Atlassian Twitter

¿Cuáles son las herramientas utilizadas en el scrum?

Existe una gama de herramientas de colaboración para los equipos que utilizan la metodología Scrum dentro de su negocio. A continuación se presentan algunas sugerencias, basadas en que el software tenga al menos 100 comentarios de usuarios con más de 4 puntos en valoración general y un alto volumen de búsquedas en Capterra México

Herramientas de colaboración para los equipos Scrum

Listado en orden alfabético:

  • Bitrix24 tiene una versión gratuita de código abierto para hasta 12 usuarios.
  • ClickUp se describe como una plataforma de productividad destinada a proyectos ágiles. 
  • JIRA es una herramienta de desarrollo de software utilizada por equipos ágiles.

¿Cómo convertirse en un Scrum Master?

Ya sabes qué es un Scrum Master, ¿quieres ser uno? Si bien no existe un organismo nacional o internacional para ello, la Scrum Alliance se ha convertido en la organización de facto para hacerte un Certified Scrum Master (CSM). 

Aquí están los aspectos del Scrum con los que tendrás que familiarizarte antes de inscribirte:

  • Teoría y valores
  • Equipos y roles
  • Eventos
  • Artefactos.

También debería descargar y leer la Guía de Scrum

Estos pasos son esenciales porque se te pedirá que hagas un pequeño test al principio del curso. Una vez que lo apruebes, estarás listo para comenzar el proceso de entrenamiento.

Qué es la Certificación Master de Scrum (CSM)

La certificación permite a los estudiantes aprender el marco de trabajo y obtener conocimientos sobre los roles, eventos y artefactos del equipo de scrum. El curso tiene una duración de varios días y al final del programa, los estudiantes realizan un breve examen (alrededor de 60 minutos).

Los estudiantes también deberán aceptar el Acuerdo de Licencia y completar su perfil de membresía de la Scrum Alliance, en caso de que aprueben el examen. 

La Scrum Alliance recomienda que los miembros certificados renueven su acreditación cada dos años.

¿Cuál es el salario promedio de un CSM?

Basado en los datos proporcionados por Neuvoo, el salario promedio de un CSM en México es de 35,000 pesos mexicanos. 

Las habilidades más deseadas para tener el mejor salario posible:

  • Desarrollo ágil de software.
  • Experiencia con Scrum.
  • Gestión de proyectos.
  • Análisis del negocio.
Consulta el directorio de Capterra para descubrir el software ágil para amplificar tu proceso de scrum. Si eres nuevo en el framework, explora las plataformas que ofrecen una versión gratuita hoy.

Die 5 besten Zendesk-Alternativen für Kundenservice-Software

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Zendesk bietet einige richtig gute Funktionen, aber es ist nicht unbedingt für jedes Unternehmen die passende Lösung. Wir stellen die Top 5 der Zendesk-Alternativen vor.

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Die Kundenservice-Software Zendesk bietet ein Ticketsystem, Omnichannel-Support und Self-Service-Funktionen für Kund*innen. Unternehmen jeder Größe schätzen das Tool für seine Benutzerfreundlichkeit, die schnelle Einrichtung und die APIs.

Außerdem hat Zendesk zahlreiche weitere Funktionen zu bieten:

  • Ein KI-gesteuerter Chatbot, der Kund*innen zu Self-Service-Optionen oder an Mitarbeiter*innen weiterleitet
  • Kundensupport-Berichte zum Verfolgen der Team-/Mitarbeiterleistung
  • Starke Sicherheits- und Compliance-Maßnahmen wie TLS-Verschlüsselung, HTTPS und Single Sign-On

Trotz des Funktionsreichtums von Zendesk kann für manche Unternehmen eine alternative Lösung dennoch die bessere Wahl sein. Zendesk eignet sich vorrangig für Prozesse in Bereichen wie Finanzdienstleistung, Einzelhandel und Medien und wurde wenig in komplexen Szenarien in Branchen wie Telekommunikation und Gesundheitswesen getestet.

Einige Zendesk-Alternativen bieten ebenso gute Funktionen zu vergleichbaren oder sogar günstigeren Preisen. Wir haben die Daten zu mehr als 170 verschiedenen Kundenservice-Softwarelösungen im Verzeichnis von Capterra analysiert, um die fünf besten Alternativen zu Zendesk zu finden.

Auswahlkriterien

Wir haben die Zendesk-Alternativen nach den folgenden Kriterien ausgewählt:

  • Zentrale Kundenservice-Funktionen: Das Produkt muss zentrale Funktionen für den Kundenservice bieten: Ticketverwaltung, eine Wissensdatenbank und Multi-Channel-Support.
  • Mindestens 20 Nutzerbewertungen auf Capterra in letzten zwei Jahren: So wird sichergestellt, dass genügend Reviews zur Verfügung stehen, um Vorteile und Nachteile der Produkte zu analysieren.
  • Hohe Empfehlungswahrscheinlichkeit: Nutzer*innen sollten die Wahrscheinlichkeit, dass sie das Produkt weiterempfehlen, mit mindestens durchschnittlich 8 von 10 Punkten auf der Capterra-Website angeben.
  • Hohe Funktionsbewertung: Die Funktionen des Produkts sollten auf Capterra eine Mindestbewertung von 4 von 5 erhalten haben.

Die Produkte sind in alphabetischer Reihenfolge aufgeführt.

zendesk alternativen

Die 5 besten Zendesk-Alternativen für Kleinunternehmen

1.Freshdesk: Kundendienst-Supportsoftware mit Prognosefunktionen

freshdesk logoEmpfehlungswahrscheinlichkeit: 8,6/10
Funktionsbewertung: 4,3/5
Reviews: 1.544+

Freshdesk ist eine Kundendienst-Supportsoftware von Freshworks.

Die Software unterstützt den Chat zwischen Kund*innen und Kundendienstmitarbeiter*innen. Prognosefunktionen helfen einzuschätzen, wie frustriert Kund*innen sind, beispielsweise durch Anzeichen wie verärgertes Klicken, unnützes Scrollen oder Cursor-Abstürze, damit der Support noch besser auf die einzelne Person abgestimmt werden kann.

Freshdesk priorisiert jedes Ticket automatisch, sendet Follow-up-Benachrichtigungen und leitet Tickets an Mitarbeiter*innen abhängig von ihren Fähigkeiten und ihrer Arbeitsbelastung weiter.

Mithilfe der Berichterstellungs- und Analysefunktionen lassen sich die Arbeitslast der Teammitglieder nachverfolgen und ihre Produktivität erhöhen, um insgesamt das Kundenerlebnis zu verbessern. Zusätzlich kann man Widgets auf einer Website einbinden und darüber Kundenfeedback sammeln.

Vorteile

  • Die Nutzer*innen heben positiv hervor, dass die Anwendung schnell läuft, über eine einfach zu bedienende Benutzeroberfläche verfügt und in kurzer Zeit zu erlernen ist.
  • In den Reviews wird die Vielzahl an nützlichen Funktionen hervorgehoben, darunter Berichterstellung, vorgefertigte Textbausteine, Integrationen und Dashboards.

Nachteile

  • Viele Nutzerbewertungen erwähnen, dass einheitliche Formatierungsoptionen und erweiterte Anpassungsmöglichkeiten gut wären.
  • Einige finden, dass Funktionen wie eine intelligente Spam-Erkennung oder erweiterte Automatisierung die Software noch besser machen würden.

Was kostet Freshdesk?

Freshdesk steht in fünf verschiedenen Preisoptionen zur Verfügung: Sprout, Blossom, Garden, Estate und Forest. Sprout ist die Gratisversion; die Bezahlversionen starten mit Blossom für 15 $ pro Mitarbeiter*in und Monat.

ticketverwaltung freshdesk screenshot

Ticketverwaltung in Freshdesk (Quelle)

2. LiveAgent: Helpdesk-Software mit Gamification-Elementen zur Produktivitätsverfolgung

live agent logo
Empfehlungswahrscheinlichkeit: 9,0/10
Funktionsbewertung: 4,5/5
Reviews: 686+

LiveAgent ist eine Software für Helpdesk, Ticketverwaltung und Live-Chat. Das Tool nutzt erweiterte Automatisierungsregeln, um Kundenanfragen aus E-Mails, Chats, Erwähnungen in sozialen Medien, Anrufen und anderen Kanälen zu erfassen. Anschließend werden diese Informationen in Tickets umgewandelt, die Mitarbeiter*innen über Dashboards bearbeiten können.

Weitere Funktionen von LiveAgent umfassen einen Sprachaufzeichnungsspeicher, eine Wissensdatenbank, Videoanrufe, Feedback-Management und Performance-Tracking mit Gamification-Methoden.

Vorteile

  • Nutzer*innen beschreiben die Software als einfach einzurichten und zu verwenden und loben die Funktionen zur Ticketerstellung sowie zum Taggen von Zuständigen.
  • Außerdem schätzen sie die schnellen Updates der Software und das hilfsbereite Kundensupport-Team.

Nachteile

  • Einige Anwender*innen sind der Ansicht, dass interne Regeloptionen, Tastaturkürzel und erweiterte Chat-Einstellungen das Produkt verbessern würden.
  • Manche erwähnen, dass zusätzliche Anpassungsmöglichkeiten hilfreich wären.

Was kostet LiveAgent?

LiveAgent kostet 39 $ pro Mitarbeiter*in und Monat.

live agent performance screenshotPerformance-Berichte in LiveAgent (Quelle)

3. Salesforce Service Cloud: Kundendienst-Supportsoftware mit Makros zur Automatisierung von Aufgaben

 

salesforce logoEmpfehlungswahrscheinlichkeit: 8,2/10
Funktionsbewertung: 4,4/5
Reviews: 4.350+

Salesforce Service Cloud ist eine Kundendienst- und Helpdesk-Software, die es ermöglicht, über unterschiedliche Kanäle wie E-Mail, soziale Medien und Telefon mit Kund*innen in Kontakt zu treten. Kundendaten und -interaktionen werden so organisiert, dass verschiedene Teams wie Sales, Marketing und Kundensupport eine zentrale, einheitliche Übersicht erhalten.KI-gesteuerte Chatbots verbessern die von Salesforce angebotenen Self-Service-Funktionen und helfen dabei, Kundeninformationen zu qualifizieren, um die Bearbeitungszeit zu reduzieren. Kritische Fälle werden von den Chatbots identifiziert und an die richtigen Ansprechpartner weitergeleitet. Außerdem lassen sich Makros erstellen, um sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren.

Vorteile

  • Anwender*innen schätzen die Berichts-, Anpassungs- und Integrationsfunktionen.
  • Auch die zentrale Konsole zum Verwalten von Projektdetails, Vertrieb und Verkaufschancen-Pipeline wird gelobt.

 Nachteile

  • Einige Rezensent*innen empfinden die Preise als eher hoch.
  • Außerdem könnte einigen zufolge der Kundensupport und technische Support von Salesforce verbessert werden, damit Ausfallzeiten und Systemfehler schneller behoben werden.

    Was kostet Salesforce Service Cloud?

    Salesforce Service Cloud ist in vier Versionen erhältlich: Salesforce Essentials, Lightning Professional, Lightning Enterprise und Lightning Unlimited. Die günstigste Version Salesforce Essentials kostet 25 € pro Nutzer*in und Monat für bis zu 10 Personen.

    salesforce screenshot

Dashboard-Funktion in Salesforce Service Cloud (Quelle)

 

4. TeamSupport: B2B-Kundensupport und Helpdesk-Software

team support logo
Empfehlungswahrscheinlichkeit: 8,6/10
Funktionsbewertung: 4,3/5
Reviews: 714+

Die B2B-Kundenservice- und Helpdesk-Software TeamSupport bietet Funktionen zur Ticketverwaltung, Zusammenarbeit, Berichterstellung und Analyse. Das Tool ermöglicht es, auf unterschiedlichen Kanälen mit Kund*innen zu kommunizieren (Chat, E-Mail, Telefon, Social Media), Kundeninformationen im Blick zu behalten sowie Tickets zu erstellen und zu organisieren.

Kundenprobleme können je nach Produkt nachverfolgt und ähnliche Tickets gruppiert werden, um Produkt- oder Serviceprobleme zu identifizieren. Die Analysefunktionen bieten Kundeneinblicke in Echtzeit. Mit der internen Chatfunktion können Teammitglieder zusammenarbeiten und Kund*innen schnelle Antworten senden.

Vorteile

  • In den Nutzerbewertungen wird die benutzerfreundliche Oberfläche gelobt.
  • Auch die Anpassungs- und Integrationsmöglichkeiten werden positiv hervorgehoben.

Nachteile

  • Einige Nutzer*innen erwähnen, dass die Software gelegentlich langsam wird, wenn Tickets gespeichert, Daten gesucht oder Berichte erstellt werden.
  • Den Nutzervorschlägen zufolge könnte TeamSupport die Anpassungsmöglichkeiten und Signaturoptionen in der mobilen App verbessern.

Was kostet TeamSupport?

TeamSupport ist in zwei Preisoptionen verfügbar: Support Desk und Enterprise. Die günstigere Variante Support Desk kostet 50 $ pro Mitarbeiter*in und Monat.

teams support kundenservice
Nach Produkten gruppierte Tickets in TeamSupport (Quelle)

5. Zoho Desk: Kundensupport-Software mit KI-Funktionen

zoho logoEmpfehlungswahrscheinlichkeit: 9,0/10
Funktionsbewertung: 4,3/5
Reviews: 1.553+

Zoho Desk bietet Funktionen für Ticketverwaltung, Live-Chat und den Multi-Channel-Kundensupport. Das KI-Tool Zia von Zoho Desk taggt Tickets automatisch, teilt relevante Lösungen aus der Wissensdatenbank mit Kunden und bietet Stimmungsanalysen für Kundengespräche. Außerdem stehen Dashboards zum Überwachen wichtiger Geschäftskennzahlen zur Verfügung.

Layout, Design und Farben des Tools können an das eigene Corporate Design angepasst werden. Die Software kann sowohl in andere Zoho-Tools als auch in Drittanbieteranwendungen wie JIRA und Slack integriert werden. Auch Zusammenarbeitsfunktionen wie Tagging und Kommentare sind verfügbar.

Vorteile

  • Den Nutzerbewertungen zufolge kann die Software problemlos in andere Zoho-Produkte wie Zoho CRM sowie Drittanbieteranwendungen integriert werden.
  • Den Anwender*innen gefallen die Benutzeroberfläche und das Dashboard der Lösung ebenso wie die Berichtsfunktionen, Tastaturkürzel und automatischen Vorschläge.

Nachteile 

  • Viele Nutzer*innen erwähnen, dass die Lösung keine On-Premises-Version bietet.
  • Außerdem empfinden manche die Lernkurve als steil und sagen, dass die Konfiguration mancher Funktionen, wie des E-Mail-Brandings, etwas Zeit in Anspruch nimmt.

    Was kostet Zoho Desk?

    Die Gratisversion von Zoho Desk unterstützt bis zu drei Mitarbeiter*innen. Die Professional-Version beginnt preislich bei 12 $ pro Person und Monat.

    sentimentalanalyse Zoho

Sentimentanalyse von Zia, dem KI-Tool von Zoho Desk (Quelle)

Die finale Entscheidung: Welche Zendesk-Alternative soll es werden?

Nachdem du die Liste von Zendesk-Alternativen durchgegangen bist und dich mit den anderen Softwareoptionen in unserem Verzeichnis mit Kundenservice-Software beschäftigt hast, besteht der nächste Schritt in der Auswahl des passenden Produkts für deine Geschäftsanforderungen. Die folgenden Tipps können dich bei der Entscheidung unterstützen:

  • Triff abhängig von deiner Teamgröße und deinen Anforderungen an den Kundensupport eine Vorauswahl: Wie viele Personen arbeiten im Kundenservice deines Unternehmens? Welche Kundenservice-Funktionen benötigst du am dringendsten? Gleiche deine geschäftlichen Anforderungen mit den angebotenen Funktionen der Produkte ab und überlege, was deine Bedürfnisse am besten abdeckt.
  • Wähle die Produkte, die in dein Budget passen: Wie viel bist du für Kundenservice-Software bereit auszugeben? Sobald du dein Budget festgelegt hast, kannst du alle Produkte aus deiner Liste streichen, die dir zu viel kosten.
  • Probiere die Produkte aus: Nutze kostenlose Testversionen oder frag nach Produktvorführungen, um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie eine Software funktioniert. Unterhalte dich mit dem Vertriebspersonal des Herstellers, um das Produkt besser zu verstehen. Du kannst bei dieser Gelegenheit auch die Preisgestaltung und eventuell erforderliche Anpassungsmöglichkeiten verhandeln.
  • Lies Capterra-Nutzerbewertungen: Lies von echten Nutzer*innen geschriebene Reviews auf Capterra und verschaff dir so einen Eindruck davon, was deine Kolleg*innen von einem Produkt halten.

Erzähl es uns gerne in den Kommentaren, wenn du noch eine andere Zendesk-Alternative kennst, die du empfehlen kannst.

Weitere Informationen zum Thema Kundenservice und Helpdesk findest du beispielsweise auf unserem Blog:

Suchst du nach Helpdesk-Software? Wirf einen Blick auf Capterras Liste der besten Helpdesk-Lösungen!

 

Como escolher o software de gerenciamento de atividades certo

gerenciamento de atividades

gerenciamento de atividades

Há muita confusão sobre o que é um software de gestão de atividades e como ele se diferencia de um programa de gestão de projetos. Estamos aqui para esclarecer isso.

Neste artigo, explicaremos o que é um programa de gerenciamento de atividades e exploraremos em que situações os diferentes tipos de ferramentas do gênero podem ser aplicados. Nosso objetivo? Encontrar a melhor solução para suas necessidades.

Visão geral dos softwares de gestão de atividades

O que é um software de gestão de atividades?

Programas do tipo ajudam os usuários a gerenciar fluxos e processos de trabalho, organizar tarefas e atividades e colaborar em um espaço de trabalho compartilhado. Essas ferramentas capturam o planejamento e a execução do trabalho, facilitam a comunicação e fornecem atualizações e visualizações de estado, relevantes para diferentes stakeholders.

Você já deve ter ouvido falar sobre softwares de gestão de atividades sendo chamados por diferentes nomes, incluindo:

  • Ferramentas de colaboração de trabalho
  • Software de gestão de equipe
  • Ferramentas de produtividade da equipe
  • Software social
  • Ferramentas de colaboração social

Você deve ter percebido que dois termos se repetem: equipe e colaboração.

Isso ocorre porque o público-alvo desse tipo de software são profissionais de negócios não técnicos e trabalhadores do conhecimento, e um objetivo crítico dessas ferramentas é facilitar a colaboração entre os usuários.

Os principais recursos incluem:

Existe alguma sobreposição entre os recursos dos programas de gestão de atividades e os de gestão de projetos. A principal diferença entre essas ferramentas é que as segundas incluem planejamento e acompanhamento, além de serem orientadas para gerenciar as três condicionantes de um projeto (escopo, cronograma e orçamento). As soluções de gestão de atividades não oferecem esse grau de supervisão.

Usos dos programas de gerenciamento de atividades

Segundo a Gartner, as ferramentas de gestão de atividades se prestam a situações em que o trabalho não pode ser planejado com tanto rigor e em que a ordem exata das tarefas é incerta (relatório completo disponível para clientes da Gartner).

Esse tipo de trabalho é mais comum em certas funções e setores, onde há  geralmente mais colaboração, exigindo uma solução criativa para problemas em vez de uma sequência detalhada de instruções e aderência a fluxos de trabalho estritos.

Essas ferramentas podem ser usadas nas seguintes áreas:

  • Assessoria
  • Marketing
  • Coordenação de eventos
  • Gestão de crise
  • Pesquisa
  • Desenvolvimento de estratégias

4 categorias dos softwares de gerenciamento de atividades

Esta é a maneira como a Gartner separa as diferentes categorias de programas de gestão de atividades (relatório completo disponível para clientes):

1. Lista de tarefas pessoal

Versão online de listas de tarefas, projetadas para uso pessoal. Exemplos: Any.do, Todoist e Wunderlist.

Prós: facilidade de uso; bom custo-benefício (há boas opções grátis)

Contras: funcionalidade limitada; orientação a indivíduos e não a equipes

2. Gestão de tarefas compartilhadas

Funciona como um espaço de trabalho centralizado, projetado para equipes, permitindo que os usuários atribuam tarefas, acompanhem o trabalho de cada um, colaborem e se comuniquem sobre as atividades. Exemplos: Asana, Basecamp e Trello.

Prós: aumenta a transparência e a responsabilidade; recursos de rastreamento fornecem informações sobre o desempenho do usuário/equipe.

Contras: mais útil quando usado com processos padronizados; não projetado para projetos reais: faltam recursos de planejamento, acompanhamento de projetos, gestão de recursos e funcionalidades de gestão de orçamentos.

3. Ferramentas colaborativas

Fornecem uma plataforma compartilhada que permite que vários usuários se comuniquem e coordenem o trabalho por meio do compartilhamento de arquivos, chamadas de vídeo e mensagens. Exemplos: Slack, Yammer e Confluence.

Prós: simplifica a comunicação e a colaboração; geralmente, inclui integrações pré-definidas com ferramentas de gestão de projetos e tarefas.

Contras: exige um acordo sobre como usá-la (por exemplo, um plano de comunicação e hierarquia de ferramentas); pode ter o efeito contrário e diminuir a produtividade da equipe.

4. Ferramentas ágeis

Geralmente, são específicas para equipes de desenvolvimento de software, fornecendo um espaço de trabalho colaborativo para executar e rastrear tarefas em cada estágio do ciclo de vida de desenvolvimento. Exemplos: Leankit, Pivotal Tracker e SpiraTeam.

Prós: aumenta a transparência e a responsabilidade; simplifica a comunicação e a colaboração.

Contras: geralmente muito especializado; mais útil quando usado com processos padronizados.

Como encontrar o software certo para suas necessidades

Agora que você tem já uma ideia de como ferramentas diferentes podem ser usadas para propósitos distintos, estas são as próximas etapas:

  • Analise as necessidades do usuário final e identifique quais funcionalidades são indispensáveis e quais são opcionais. Com base nos recursos necessários, você deve responder a esta pergunta: “Preciso de uma ferramenta específica apenas para a gestão de tarefas ou colaboração ou de uma solução completa de gestão de atividades?”
  • Crie uma lista de produtos com base nas funcionalidades e nos requisitos da equipe (baseado na nuvem, com instalação local, oferta de serviços ao cliente, etc.). Você pode usar o diretório do Capterra para filtrar a lista de programas pelos recursos que procura.
  • Analise os produtos perguntando aos fornecedores quem é o usuário-alvo e se eles incluem os recursos que você considera essenciais.
  • Reduza sua lista em no máximo cinco produtos, experimente cada um e dê notas.
  • Invista na solução que melhor se adapta às suas necessidades.
Busca softwares de gestão de projetos? Confira a lista completa de programas do tipo disponível no Capterra, compare as soluções e escolha a que melhor se adapta às suas necessidades!

Warum scheitern Projekte – Stolperfallen und Tipps

Warum Projekte scheitern

Projekte sind aufwendig und voller Risiken – das liegt in der Natur der Sache, schließlich sind Projekte oft einmalig und neuartig. Da führen scheinbare Kleinigkeiten schnell dazu, dass so manches schwungvoll begonnene Projekt in Schwierigkeiten gerät und am Ende gar scheitert. Damit die Projektziele erreicht werden, müssen Sie sich die Frage stellen: Warum scheitern Projekte und mögliche Stolperfallen vermeiden.

Warum Projekte scheitern

Die Projektarbeit nimmt in Unternehmen einen immer größeren Raum ein. In den letzten zwei bis drei Jahren ist ihr Anteil um 62 Prozent gestiegen. Insgesamt verbringen Mitarbeiter mittlerweile 35 Prozent ihrer Arbeitszeit in Projekten – Tendenz weiter steigend. Zwei Drittel dieser Projekte werden in Deutschland erfolgreich abgeschlossen und bewegen sich im gesteckten Rahmen des magischen Zieldreiecks – Ergebnis, Kosten und Zeit. Das heißt aber auch, dass bei einem Drittel der angestoßenen Projekte längst nicht alles rund läuft. Verantwortlich dafür sind fünf Stolperfallen, die den Projekterfolg gefährden.

Warum scheitern Projekte – Stolperfallen und Tipps

Stolperfalle 1 – Unklare Zielsetzung

Gehen Sie davon aus, dass Projektideen selten hundertprozentig durchdacht sind. Es ist ein Fehler, darauf zu vertrauen, dass sich der Auftrag im Laufe der Zeit schon klären wird. Meist geschieht dies, wenn überhaupt, viel zu spät – und kostet dann richtig viel Zeit und Geld.

Meine Tipps:

  • Sorgen Sie dafür, dass Ihre Projektziele klar formuliert sind. Je schneller Sie das beherzigen und umsetzen, desto erfolgreicher wird Ihr Projekt.
  • Hüten Sie sich davor, die Ziele Ihres Auftraggebers zu erraten, sondern fragen Sie gezielt nach. Beginnen Sie das Projekt nicht ohne die notwendige Zielklarheit.
  • Bleiben Sie hartnäckig, und entlocken Sie Ihrem Auftraggeber seine Prioritäten. Geben Sie sich erst zufrieden, wenn zumindest Größenordnungen für Termine und Kosten auf dem Tisch liegen.

Stolperfalle 2 – Fehlende Unterstützung

Wenn Sie als Projektleiter eine Entscheidung brauchen, gerade auch in schwierigen Situationen, fehlt plötzlich der Ansprechpartner im Management. Die Folge: Es kommt zu Verzögerungen, für die Sie eigentlich gar nichts können, die Sie aber verantworten müssen.

Meine Tipps:

  • Prüfen Sie, ob es einen Auftraggeber gibt, der Ihr Projekt vollständig unterstützt und Ihnen als Ansprechpartner zur Verfügung steht.
  • Vereinbaren Sie mit dem Auftraggeber von Anfang an klare und verbindliche Regeln für die künftige Zusammenarbeit. Gerade in kritischen (Entscheidungs-) Situationen müssen Sie mit seiner Unterstützung handlungsfähig bleiben.
  • Animieren Sie Ihren Auftraggeber dazu, sich persönlich für das Projekt zu engagieren. Auf diese Weise sorgen Sie auch im Umfeld des Projektes für die notwendige Aufmerksamkeit.

Stolperfalle 3 – Unzureichende Planung

Der Projektleiter und sein Team gehen unvorbereitet in das Projekt. Sie schlagen möglicherweise einen falschen Weg ein und sind auf unvorhergesehene Ereignisse nicht vorbereitet. Fehler in der Planungsphase sind später kaum mehr korrigierbar und stellen eine häufige Ursache für das Scheitern von Projekten dar.

Meine Tipps:

  • Verschaffen Sie sich frühzeitig einen schnellen und einfachen Überblick über den Projektablauf. Legen Sie bei wichtigen Zwischenergebnissen Meilensteine fest.
  • Identifizieren Sie alle notwendigen Arbeitspakete und bilden Sie diese in einem Projektstrukturplan ab. Stimmen Sie den Plan mit allen Beteiligten ab.
  • Ermitteln Sie die logischen Abhängigkeiten der einzelnen Arbeitspakete und legen Sie im Netzplan eine sachlich und zeitlich korrekte Reihenfolge der Arbeitspakete fest. Organisieren Sie auf dieser Basis die Arbeit in Ihrem Team.

Stolperfalle 4 – Unterschätzte Risiken

Projektarbeit ist spannend, man weiß nie, welche Überraschung hinter der nächsten Ecke wartet. Risiken zu verdrängen oder kollektiv zu ignorieren bringt nichts. Die Realität schert sich nicht um Wunschdenken oder haltlosen Optimismus getreu dem Motto: »Das wird schon alles irgendwie gut gehen.«

Meine Tipps:

  • Überlegen Sie zu Beginn, welche Risiken überhaupt existieren. Ein Problem ist halb gelöst, wenn es nur klar formuliert wird.
  • Führen Sie geeignete Maßnahmen durch, um die Risiken zu minimieren. Legen Sie dabei ein besonderes Augenmerk auf Risiken, die schwerwiegende Folgen haben können.
  • Bagatellisieren Sie ein Risiko nicht. Nur wenn Sie die Gefahrenpotenziale ehrlich analysieren, können Sie dem Risiko erfolgreich begegnen.

Stolperfalle 5 – Mangelnde Kommunikation

Kontinuierliche aktive Kommunikation stellt eine Grundvoraussetzung für den Erfolg eines Projektes dar. Ohne passende Kommunikationsstrukturen kommen in kritischen Phasen des Projekts keine Entscheidungen zustande – und das Projekt bleibt auf der Strecke.

Meine Tipps:

  • Halten Sie fest, wer welche Informationen wann und in welchem Format erhalten soll. So stellen Sie sicher, dass jeder die Informationen bekommt, die er für eine erfolgreiche Projektarbeit braucht.
  • Sorgen Sie dafür, dass jede Person im Projekt weiß, für was sie verantwortlich ist. Nur wenn es eine klare Zuordnung von Verantwortlichkeiten gibt, können Aufgaben gut und rechtzeitig erledigt werden.
Bist du auf der Suche nach einer Software, damit deine Projekte in Zukunft nicht mehr scheitern? Dann wirf einen Blick auf Capterras Liste der besten Projektmanagement Software!

Autorenprofil Mario Neumann

Portrait

Mario Neumann hat 15 Jahre in einem internationalen IT-Konzern als Experte für Projektmanagement gearbeitet. Seit 2008 entwickelte er als selbständiger Trainer und Berater sein Konzept für „Situatives Projektmanagement“, mit dem er Projektleiter für alle Phasen ihrer Projekte fit macht.

Cycle de vie d’un projet : le guide pour améliorer vos performances

Header Cycle de vie le projet - le guide pour améliorer vos performances

Header Cycle de vie le projet - le guide pour améliorer vos performances

Sur les plus de 2 200 acheteurs potentiels de logiciels de gestion de projet GetApp interviewés de 2016 à 2018, 64 % d’entre eux ont déclaré que la gestion inefficace et non organisée des projets représentait l’aspect le plus difficile de leur travail. Pour leur défense, le cycle de vie d’un projet n’est pas chose facile à maîtriser.

Si votre petite entreprise souffre de problèmes de gestion de projet et d’un rendement médiocre entraînant une perte de revenus, il est temps de réévaluer vos processus.

Les gestionnaires de projet peuvent s’attaquer à ce problème en utilisant une méthodologie normalisée, étape par étape, du cycle de vie des projets. Intégrer des pratiques normalisées de gestion de projet dans l’ensemble de l’organisation réduit le risque d’échec du projet et permet d’obtenir de meilleurs résultats.

Dans cet article, nous allons vous présenter 5 étapes à suivre pour garantir la livraison en temps et en heure de vos projets. Nous étudierons chaque phase de réalisation en profondeur.

Guide méthodologique étape par étape de la gestion du cycle de vie d'un projet
Guide méthodologique étape par étape de la gestion du cycle de vie d’un projet

5 étapes pour la gestion du cycle de vie d’un projet

1. Initiation : déterminez l’objectif du projet

Cette étape, si elle est correctement implémentée, augmente les chances de succès d’un projet. Le lancement d’un projet est la première étape du cycle de vie et implique l’élaboration d’une solide analyse de rentabilisation. Il s’agit d’un document qui explique à l’équipe la nécessité du projet, sa portée et sa vision. Un business plan détaillé vous aidera également à faire financer votre projet.

Voici comment lancer un projet avec succès :

  • Créez une charte de projet ou une analyse de rentabilisation : ce document est nécessaire pour expliquer la vision, les objectifs, la portée, les intervenants, les rôles et les responsabilités du projet, ainsi que le plan et le budget.
  • Lancez une étude de faisabilité pour analyse de rentabilisation : identifiez un problème commercial que votre projet pourra résoudre.
  • Identifiez les parties prenantes du projet : déterminez quel sera l’impact du projet sur vos équipes. Vous devez également comprendre les attentes de vos collaborateurs à l’égard du projet.
Conseil
Dans la phase de lancement du projet, n’oubliez pas d’inclure la portée de la gestion des opportunités. Vous éviterez ainsi de passer à côté d’occasions intéressantes et pourrez planifier vos ressources à l’avance.

2. Planification : établissez une feuille de route et une équipe de projet

En gestion de projet, la différence entre réussite et échec dépend de la qualité du plan. Il est crucial de s’assurer que vous avez planifié correctement votre projet.

Au cours de cette phase, vous devez créer un document ou un ensemble de documents de planification de projet. Ce plan de projet indique les tâches à réaliser par l’équipe et comment elles seront exécutées. Vous y indiquerez tous les processus (financiers, qualité, développement du projet, etc.) requis pour garantir le bon déroulement du projet.

Pour une planification réussie, voici les étapes à suivre :

  • Créez une feuille de route : tout d’abord, déterminez les objectifs et le calendrier du projet. Faites un tableau ou un graphique et visualisez les étapes importantes. Créez également un cahier des charges en prenant en compte les objectifs et les événements marquants du projet.
  • Estimez le budget : il est crucial de déterminer le montant requis pour réaliser votre projet et le retour sur investissement attendu.
  • Formez une équipe de projet fonctionnelle : évaluez les ressources de votre organisation et formez une équipe pour accomplir toutes les tâches du projet.
  • Identifiez les barrages potentiels : dressez une liste des risques prévisibles pour mieux les contourner et assurer la qualité du projet tout au long de son cycle de vie. Les réductions budgétaires et la limitation des ressources font partie des risques les plus courants.
  • Élaborez un plan de communication : vous devez savoir comment communiquer avec vos parties prenantes, internes et externes. Établissez un calendrier pour assurer l’efficacité de ces communications.
Conseil
Établissez un calendrier pour les réunions régulières de collaboration intraservices, comme l’équipe de business intelligence, produits et marketing. Vous aurez ainsi un créneau réservé aux discussions, tout en vous assurant de respecter des échéances réalistes.

3. Exécution : passez à l’action

C’est pendant cette phase que vous devez exécuter la stratégie établie à l’étape précédente : en somme, on crée les livrables et on les présente au client. Au cours de l’étape d’exécution du projet, un gestionnaire de projet doit être en charge des équipes, des processus et de la communication.

Voici quelques conseils pour y arriver :

  • Organisez les flux de travail : assignez les tâches selon les aptitudes de vos collaborateurs. Expliquez-leur quels sont leurs responsabilités, les critères et les processus du projet.
  • Prévoyez des réunions de suivi : organisez des briefings réguliers pour ne rien manquer de l’état d’avancement du projet. Vous pourrez ainsi vous assurer que chacun atteint ses objectifs et éclaircir tout doute ou problème avec les membres de votre équipe.
  • Communiquez avec les clients : au cours de cette phase, il est essentiel de tenir vos clients au courant de l’évolution du projet.
Conseil
Discutez de la façon dont vous aimeriez intégrer les retours des clients à cette étape, de la fréquence à laquelle vous les solliciterez et du délai d’exécution pour les implémenter. Vous éviterez ainsi les retouches de dernière minute et réduirez les coûts associés.

4. Suivi et contrôle : appuyez-vous sur des métriques clés

Dans cette phase, vous mesurez la progression et le rendement du projet pour vous assurer de son bon déroulement. Les gestionnaires de projet peuvent en suivre l’état d’avancement à tout moment pour modifier le plan si besoin.

Voici ce que cette phase implique :

  • Mesurez l’avancement du projet : les indicateurs clés de performance (ou KPI en anglais) permettront de suivre l’avancement du projet et de s’assurer que les tâches se déroulent comme prévu. En suivant ces indicateurs, vous serez sûr de respecter les échéances des livrables. Pour s’assurer que vous ne dépassez pas le budget alloué, le gestionnaire de projet devrait faire le suivi du coût de toutes les ressources utilisées.
  • Évaluez les risques et trouvez des solutions : vous devriez être conscient des risques qui pourraient impacter le projet. Effectuez des ajustements et trouvez des solutions pour vous assurer que lesdits risques n’impactent pas de façon significative la portée ni le budget du projet. Documentez les solutions pour vous aider lors de projets futurs.
Conseil
Pendant cette phase, prenez le temps de vous réunir avec votre équipe pour discuter d’autres solutions financières. Il est important de suivre de près votre projet pour avoir une idée précise du montant total des ressources dépensées et identifier les domaines dans lesquels vous pouvez économiser.

5. Clôture : préparez un rapport de projet

Cette phase indique que le projet est terminé et implique un post-mortem et un suivi. Un gestionnaire de projet identifie les forces et les faiblesses du projet en termes de temps, de processus suivis et de ressources utilisées. Les faiblesses sont évaluées pour que les chefs de projet puissent élaborer des solutions.

Voici ce que vous devez faire pour clôturer un projet avec succès :

  • Réévaluez les ressources : analysez la performance de votre équipe en termes de respect des délais de livraison et de qualité du travail. Vous devrez alors mettre fin à votre collaboration avec les ressources contractuelles et sécuriser les ressources à temps plein pour le prochain projet.
  • Organisez une réunion d’équipe : clôturez officiellement le projet avec une réunion pour revenir sur les succès, les lacunes, les risques et les échecs. Cela vous sera utile pour de futurs projets.
  • Documentez l’achèvement du projet et préparez le rapport final : vous devrez documenter tous les aspects du projet une fois qu’il sera terminé. Effectuez une analyse finale des performances globales. Réalisez un audit de toutes les phases et préparez un rapport pour les parties prenantes en couvrant tous les aspects du projet : objectifs atteints, tâches réalisées, délais de livraison, budget final dépensé, ressources totales dépensées, risques rencontrés, etc.
Conseil
Organisez une réunion de clôture de projet avec votre client et prenez note de son point de vue sur les performances globales du projet. Vous pouvez intégrer ses retours et opinions dans les domaines relatifs à la gestion de projet pour améliorer l’efficacité de votre équipe. Cela peut vous aider à gagner la confiance de vos clients et à renforcer votre image de marque en tant que fournisseur de services de confiance.

Mesures recommandées

Vous vous êtes muni de ce guide méthodologique étape par étape sur le cycle de vie des projets pour votre petite entreprise, c’est parfait ! Ensuite, voici ce que vous devriez faire :

  • Identifiez une plateforme de gestion de projet compatible avec votre modèle de cycle de vie préféré et propose des fonctionnalités telles que la gestion de tâches, les diagrammes de Gantt, les tableaux Kanban et la documentation.
  • Recueillez les opinions de votre équipe sur la méthodologie du cycle de vie du projet et implémentez-les lors de la mise à jour de votre stratégie. Il est essentiel de s’assurer que votre méthodologie répond aux besoins uniques de votre entreprise lorsque vous suivez les étapes listées dans cet article.

Acompanhe seus projetos com este modelo de Gráfico de Gantt no Excel

gráfico de Gantt no Excel

Depois de disponibilizar um modelo de Gráfico de Burndown, o Capterra traz agora uma opção de Gráfico de Gantt no Excel para você e sua equipe cuidarem melhor dos seus projetos. 

gráfico de Gantt no Excel

A tentação de realizar um projeto sem planejamento é grande, principalmente com aqueles pequenos. No começo, são apenas algumas pessoas envolvidas, e as tarefas, prazos e responsabilidades parecem estar claramente definidos. Tudo é fácil!

Só que o projeto começa, e a expectativa não vira realidade. De repente, tudo se complica, alguém fica doente e um fornecedor não faz a entrega conforme o esperado. O cliente liga e reafirma que precisa do projeto finalizado o mais rápido possível. É quando surge a pergunta: quando estará pronto?

Em algum momento, o gerente de projeto precisa admitir que perdeu a visão geral do que está sendo feito. As tarefas se misturam, prazos importantes não são cumpridos e a resposta fica clara: é preciso planejar!

Uma solução simples: o Gráfico de Gantt

Quem trabalha em um projeto precisa planejar. Trata-se do passo definitivo para a uma implementação bem-sucedida. Isso se aplica tanto aos projetos pequenos como aos grandes, porque até mesmo os menores possuem tarefas complexas, envolvem riscos e precisam da coordenação entre vários participantes.

Os Diagramas de Gantt se estabeleceram como um instrumento de planejamento na gestão de projetos. Eles possuem apenas dois eixos: o vertical mostra as tarefas do projeto, enquanto o horizontal mostra o período em que essas tarefas devem ser concluídas.

A princípio, parece muito limitado, mas mesmo essa versão simples do Gráfico de Gantt traz enormes vantagens. Com ele, você pode ver rapidamente quando cada ação deve acontecer. Também é mais fácil lidar com as dependências entre tarefas. 

Por exemplo, se a tarefa número 4 não puder ser concluída até que a tarefa número 2 acabe, as consequências dos atrasos da última poderão ser avaliadas rapidamente. Além disso, o Gráfico de Gantt funciona bem para realizar controles e correções ao longo do projeto. Se a tarefa número 1 não for entregue no dia 3 de um mês, fica imediatamente claro que algo não está indo como deveria e assim é possível definir a melhor maneira de lidar com a situação.

Outra vantagem deste tipo de gráficos é que eles podem ser criados e atualizados com rapidez e facilidade. É um dos métodos mais eficazes para exibir atividades com base no tempo e apresenta uma solução simples para o planejamento de projetos que pode causar grande impacto com pouco tempo investido. Não surpreende que eles tenham se estabelecido como uma das ferramentas mais usadas na gestão de projetos.

Por isso, criamos um modelo de Gráfico de Gantt no Excel para ajudar a sua empresa. Nele, você pode verificar quem são os responsáveis pelas tarefas, qual porcentagem de cada uma já foi concluída e ver de maneira fácil e rápida quais estão sendo feitas e o estado de cada uma.

Ao usá-lo, sua empresa pode experimentar uma ferramenta de planejamento antes de investir em softwares de gestão de projetos. Nosso modelo de Gráfico de Gantt no Excel inclui explicações sobre como preencher os campos, bem como fórmulas que criam gráficos automaticamente após a entrada de dados.

Como funciona nosso modelo 

Para criar um Gráfico de Gantt, primeiro você precisa de um plano de projeto detalhado. A ideia básica por trás destes gráficos é nomear todas as tarefas e subtarefas e determinar o tempo necessário para cada uma. Portanto, um plano de projeto consiste em uma série de tarefas relacionadas que precisam ser concluídas em uma determinada ordem.

Por exemplo, se você pretende pintar uma sala, não pode começar antes de colocar todos os móveis para fora. Nada impede, no entanto, que você comece a misturar a tinta enquanto um amigo retira todos os móveis da sala.

O primeiro passo para fazer um plano de projeto é, portanto, a definição da sua estrutura, subdividindo aspectos do projeto em tarefas individuais. Por exemplo, as tarefas “comprar tinta” e “misturar tinta” pertencem ao conjunto “tinta”.

Além das tarefas individuais, também é preciso definir a sequência na qual elas devem ser concluídas. No exemplo anterior, você deve comprar a tinta antes de misturá-la. Ao incluir essa informação, o Gráfico de Gantt mostra imediatamente se as tarefas são executadas paralelamente ou uma após a outra.

Depois de anotar a duração e a data de início das tarefas, o modelo cria barras no gráfico. A duração determina o comprimento das barras no calendário. A data final das atividades é calculada automaticamente.

Software de Gráfico de Gantt

Além do modelo de Gráfico de Gantt no Excel que apresentamos, também é possível usar softwares especiais para a gestão de projetos. As empresas podem usar o modelo em Excel para ter uma ideia de como planejar. Uma opção é começar com um projeto pessoal para conhecer esse tipo de ferramenta.

Já os programas especializados incluem algumas vantagens que não estão no Excel, são muito mais fáceis de usar e mais claros na apresentação. Com eles, também é possível economizar tempo nas entradas de dados e atualizações manuais, especialmente se o software é capaz de importar dados de outros sistemas.

Softwares completos de gestão de projetos têm outras vantagens: além de ferramentas de planejamento, como o Gráfico de Gantt, eles também oferecem funcionalidades como registro de horas, gestão de tarefas, colaboração em projetos, etc.

Experimente diferentes soluções para descobrir qual se adequa melhor às suas necessidades. Independentemente da solução que você escolher, o Gráfico de Gantt provavelmente se tornará um elemento essencial na gestão dos seus projetos.

Confira outros templates para gerir projetos abaixo:

Faça aqui o download grátis do nosso modelo de Gráfico de Burndown.