Lean PPM : comment garder une vision claire de la gestion de portefeuille projet

Lean PPM garder une vision claire de la gestion de portefeuille projet

Lean PPM garder une vision claire de la gestion de portefeuille projet

Soyons honnêtes : si vous lisez cet article, c’est probablement parce que vous êtes, de près ou de loin, impliqué dans la gestion de projets. Vous connaissez donc certainement cette impression désagréable d’avoir perdu le fil… Le problème vient peut-être de cet imprévu dans le planning. Ou des trois nouveaux projets qui sont soudainement arrivés, vous obligeant à bouleverser tous vos plans. Quelle que soit la raison, une chose en a entraîné une autre et voilà : vous avez des sueurs froides et vous ne savez plus où donner de la tête. Votre collègue Éric devait s’occuper du module A du projet X cette semaine, mais c’est aussi le seul à pouvoir assurer le débogage du projet Y. Rien ne va, c’est tout simplement impossible. Mais comment se fait-il que vous ayez deux projets de priorité 1 en phase critique à gérer en même temps ? “Ai-je commis une erreur ?”, vous demandez-vous. Et surtout, que faire ?  

Tous ces projets vous dépassent, vous ne savez plus où vous en êtes ? Vous en faites des cauchemars ? Pourquoi ne pas essayer la gestion de portefeuille de projets ?

C’est une situation que nous connaissons tous. Et la bonne nouvelle, c’est qu’elle n’a rien de dramatique. On ne fait pas d’omelettes sans casser des œufs, n’est-ce pas ? Vous avez beau faire des pieds et des mains, il y a toujours quelque chose qui se passe mal. C’est d’ailleurs ce qui fait les meilleures anecdotes, qu’on se raconte encore trois ans plus tard: “Tu te souviens quand on avait confié en même temps le projet X et le projet Y à Éric ? On l’a échappé belle !”. En revanche, il est anormal que ces problèmes reviennent tout le temps, parce que cela signifie qu’ils sont d’ordre systémique et qu’ils peuvent détruire votre entreprise à terme.

Gestion de projets et gestion de portefeuille de projets : envisager d’autres critères

Quand une entreprise constate qu’elle est confrontée à des problèmes systémiques, elle commence évidemment par améliorer sa gestion de projets (PM). Et c’est une approche qui peut fonctionner. Mais la MANIÈRE dont vous gérez vos projets n’est peut-être pas optimale. Il est donc logique de se poser la question et, au besoin, de mettre en place des améliorations. Nous sommes cependant convaincus qu’en se demandant “comment”, on occulte d’autres questions importantes. Il est en effet essentiel de savoir aussi QUELS sont les projets que vous lancez et QUAND, pas seulement COMMENT vous les gérez. Et malheureusement, la gestion de projets ne sera que peu utile pour répondre à cette question. Quand vous avez le temps, réfléchissez aux informations dont un responsable de projet a besoin pour mener à bien un projet typique à votre entreprise. Identifiez ensuite les informations nécessaires pour décider de lancer un projet ou non. Vous remarquerez vite que ce sont deux questions radicalement différentes, même si certains points se recoupent.  

La question de savoir QUEL projet lancer et QUAND porte aussi un nom : la gestion de portefeuille projet, ou PPM. Toutes les entreprises font appel à ce procédé par la force des choses, mais dans de nombreuses sociétés, il s’est aussi spontanément développé en même temps que l’entreprise en question. Les problèmes qui en découlent sont généralement exacerbés parce que le PPM est optimisé avec des outils qui appartiennent au domaine de la gestion de projets. Le résultat ? Des processus flous et des responsables de projets noyés dans des détails sur les projets en cours. Dans le doute, on accepte des projets et des délais serrés, ce qui engendre beaucoup d’heures supplémentaires, des dépassements de deadlines, des problèmes de qualité et de l’insatisfaction chez les clients comme dans votre équipe.

Si la situation vous semble familière, nous vous recommandons de vous pencher systématiquement sur le PPM. La bonne nouvelle, c’est qu’un nombre incalculable d’entreprises ont déjà été confrontées à la question avant vous, et qu’il existe toutes sortes de méthodes et d’approches qui fonctionnent. Celle que nous vous conseillons s’appelle le lean PPM.

Qu’est-ce que le lean PPM ?

Reprenons d’abord le concept de PPM : la gestion de portefeuille projet est une méthode permettant aux entreprises de décider sur quel projet travailler, à quel moment et qui y affecter. Mais alors, dans le lean PPM, qu’est-ce que le “lean” ? C’est très simple : le lean PPM vise simplement à réduire la complexité. Un minimum de réunions, de rôles et de domaines de fonction. Recueillir et traiter uniquement les informations nécessaires. C’est dans la relation entre le lean PPM et la gestion de projets qu’on le constate le plus clairement. Plusieurs méthodes globales cherchent à regrouper la gestion de projets et le PPM en un seul système. Le lean PPM adopte une autre approche : qu’importe les méthodes et les outils que vous utilisez pour votre gestion de projets. D’ailleurs, si les équipes ne travaillent pas toutes de la même manière, ça ne pose pas de problème. Certaines optent pour la méthode Agile, alors que d’autres choisissent des approches plus traditionnelles ? En lean PPM, c’est loin d’être problématique. Les équipes transmettent uniquement les informations nécessaires pour prendre des décisions ou affectant votre portefeuille. Ce faisant, votre équipe gagne en flexibilité, mais vous évitez aussi de diluer votre PPM avec des informations inutiles ou non pertinentes, qui doivent être collectées pour chaque projet.  

Le lean PPM se traduit par un processus de PPM allégé, qui ne concerne que le PPM et rien d’autre. Vous disposez ainsi de la clarté nécessaire pour prendre des décisions stratégiques de portefeuille sur la base de critères clairement définis.

D’accord, mais comment fonctionne le lean PPM ?

Le lean PPM comprend quatre domaines d’action : Stratégie, Rassemblement, Décision, Exécution. En voici une brève explication sans rentrer dans les détails.

lean ppm

La partie Stratégie consiste à lister les critères qui serviront à évaluer et à classer les projets par la suite. Ce sont des critères qui doivent correspondre à votre stratégie entrepreneuriale, par exemple le retour sur investissement ou l’importance stratégique des clients. La capacité à classer les projets selon des critères clairement définis figure au cœur de cette méthode.

La phase Rassemblement, quant à elle, correspond au moment où les idées de projet sont rassemblées et traitées. Il est essentiel de concevoir un processus qui, dès le départ, soit prévu pour recueillir les informations pertinentes et les préparer pour les personnes chargées de prendre la décision. Dans la phase Décision, les projets potentiels leur sont présentés lors d’une réunion appelée le Portfolio Board Meeting. À ce stade, tous les projets ont déjà fait l’objet d’une évaluation préliminaire, leur réalisation est donc clairement compréhensible et abordable. C’est le moment où les idées sont évaluées et classées, et où les projets retenus se voient attribuer des ressources en fonction de leur priorité. Enfin, la partie Exécution correspond à la phase de concrétisation du planning de portefeuille.

C’est là que réside l’interface de liaison avec la gestion de projets, c’est-à-dire que l’état des projets en cours se répercute dans le PPM. Les comités de pilotage, tels qu’on les appelle, passent de la gestion de projets au PPM, filtrent les informations et décident de ce qui est réellement utile pour le PPM. C’est dans ces comités que l’on aborde et résout les conflits de ressources et les autres problèmes. La situation n’est soumise au PPM que si les problèmes ne peuvent être réglés au niveau de la gestion de projets et qu’ils ont un impact réel sur le portefeuille.

Prenons un exemple : l’un de vos collaborateurs, Éric, tombe malade. Il dispose de la compétence X, ce qui est seulement le cas de quelques autres collaborateurs. Vous êtes donc confrontés à la disparition d’une ressource clé. Stéphanie possède elle aussi cette compétence, mais elle travaille déjà sur un autre projet. Le comité de pilotage s’entretient avec les différents responsables de projets. Tous les projets ont été clairement évalués et priorisés, ce qui aide tout le monde à décider où Stéphanie doit être affectée en premier. Le comité peut donc adapter relativement facilement le planning du projet et trouver une solution qui convient à chacun. Il n’y a pas de raison de soumettre ce problème au PPM parce que la situation est sous contrôle. Deux jours plus tard, Stéphanie appelle pour dire qu’elle a eu un accident de voiture : elle va bien, mais elle sera malheureusement absente pendant au moins 4 semaines. Éric, de son côté, vient de prolonger son congé maladie. Le comité de pilotage s’aperçoit rapidement que les écueils sont désormais importants et soumet le projet au PPM pour qu’il soit présenté lors du prochain Portfolio Board Meeting. On parlera alors des retombées sur le portefeuille et non de questions opérationnelles, comme de savoir quel collaborateur se chargera de quelle tâche.

Avec le lean PPM, toutes les personnes impliquées savent toujours exactement de quoi il retourne. S’agit-il de PPM ou de gestion de projets ? Quel est le projet qui arrive en tête et pour quelles raisons ? Quelles sont les informations pertinentes ? Et les informations inutiles ? De manière générale, vous bénéficiez d’une vue globale plus claire sur ce qui se passe dans votre société, depuis les premières idées de planning jusqu’à la concrétisation, en passant par la gestion de la crise.

Top 7 des applications de gestion de projet et de planification pour Android

Top 7 des applications de gestion de projet pour Android

Ce post a été publié pour la première fois le 20 août 2014, mis à jour en avril 2017, puis mis à jour une nouvelle fois en février 2019.

De plus en plus d’’employés apportent leurs appareils mobiles au travail.  Il est dès lors inévitable que les plateformes de gestion de projet les plus connues développent et intègrent des applications de gestion de projet et de planification pour Android (ou iPad et iPhone).

Aujourd’hui, les affaires ne se concluent pas toujours dans un bureau. Le BYOD (Bring Your Own Device, “apportez vos appareils personnels”) est devenu la norme et tout le monde a toujours un smartphone à portée de main, ou presque. De ce fait, il faut des outils qui permettent de suivre l’avancement des projets hors du bureau. Voici quelques-unes des meilleures applications de gestion de projets pour Android (présentées par ordre alphabétique).

Top 7 des applications de gestion de projet pour Android

Wrike

Capture wrike

Wrike comporte un grand nombre de fonctionnalités impressionnantes, et beaucoup d’entre elles sont intégrées dans l’application Android. Hormis les options de gestion de tâches standard, les diagrammes détaillés de Gantt et les listes de tâches dynamiques, Wrike pour Android intègre des options telles qu’une fonction de caméra qui vous permet de joindre des photos et une gestion simplifiée des fichiers. Un autre avantage de Wrike : vous avez la possibilité de personnaliser l’outil pour que celui-ci s’adapte aux méthodes actuelles de travail de vos équipes et qu’il évolue selon leurs besoins

Prix
Une version gratuite du logiciel est disponible jusqu’à 5 utilisateurs. Ensuite, le prix varie en fonction du nombre d’utilisateurs et des fonctionnalités. La version professionnelle coûte 9,80 $ par mois par utilisateur (soit environ 8,70 €) jusqu’à 15 utilisateurs et 24,80 $ (environ 21,95 €) pour la version Business intégrant jusqu’à 200 utilisateurs. Les plus grandes entreprises peuvent avoir des tarifs sur-mesure.

screenshot wrike

Asana

Permettant de combiner parfaitement gestion de projet et collaboration d’équipe, Asana est une solution appréciée des utilisateurs Android. Ses fonctionnalités de gestion des tâches vous permettent d’organiser, d’ajouter et de finaliser des tâches sur votre appareil Android, tandis que ses fonctions de gestion de projets sont idéales pour la collaboration des membres de l’équipe sur des tâches ou des projets partagés. La possibilité d’ajouter des photos et des fichiers à chaque tâche garantit que tout le monde est au diapason. Et en cas de doute, les fonctionnalités de commentaire, d’annonce et de question permettent aux utilisateurs de communiquer.

Prix
Une version gratuite du logiciel est disponible jusqu’à 15 utilisateurs. Son prix varie ensuite selon le nombre d’utilisateurs. La version premium coûte 9,25 € par utilisateur par mois. Pour les entreprises désirant plus de sécurité et de contrôle, des tarifs sur-mesure sont disponibles. Toutes les options tarifaires incluent un nombre illimité de projets et de tâches, mais les versions premium comprennent les projets privés, un nombre illimité de tableaux de bord, des fonctionnalités avancées de reporting et un support client prioritaire.

Zoho Projects

Zoho Projects pour Android offre un ensemble puissant de fonctionnalités de suivi, de collaboration, de création de diagrammes et de génération de rapports qui vous aident à coordonner les projets avec beaucoup de contrôle et d’efficacité. L’application Android comprend également des fonctionnalités de communication entre équipes, de notification (pour obtenir des informations en temps réel sur l’avancement d’un projet), de gestion du temps (pour enregistrer le temps consacré aux tâches), et bien d’autres encore. Dans le cadre de la suite de logiciels Zoho, c’est une bonne option pour quiconque utilise déjà d’autres produits Zoho.

Prix
La première version de Zoho Projects est gratuite pour 2 projets et jusqu’à 5 utilisateurs. Pour les petites entreprises, une version payante existe à 20 € par mois pour 10 projets et 10 utilisateurs avec 5 Go de stockage. Le tarif Premium revient à 85 € par mois, avecun nombre illimité de projets et 100 Go de stockage

Trello

Trello et sa solution populaire de tableaux est disponible sur Android afin de vous aider à organiser toutes vos tâches et équipes. Vous pouvez accéder à tous vos tableaux Trello, déplacer des cartes pour prioriser les tâches, ajouter des “to-do lists” que vous pouvez désélectionner lorsque vous avez terminé, et même attacher des fichiers à partir de systèmes cloud tels que Google Drive et Dropbox. Si vous utilisez Android Wear, Trello dispose d’une application qui vous aidera à effectuer le travail encore plus rapidement, avec l’option de créer des cartes ou de répondre aux commentaires depuis votre smartwatch compatible avec Android.

Prix
Trello est gratuit pour les équipes qui veulent un outil d’organisation et de collaboration simple. Le tarif Business coûte 9,99 $ (environ 8,85 €) par utilisateur et par mois ; il est destiné aux entreprises qui recherchent davantage de fonctionnalités. Des tarifs sur-mesure sont disponibles pour les grandes entreprises (à partir de 20 utilisateurs).
Toutes les options tarifaires incluent un nombre illimité de projets et de listes de tâches.

Podio

Podio est une autre application de gestion de projet pour Android conçue pour la collaboration et idéale pour les chefs de projet constamment occupés. Elle possède toutes les fonctionnalités essentielles d’une application mobile de gestion de projets : suivi de l’état d’un projet, partage de fichiers et collaboration en temps réel avec les collègues. Une interface simple vous permet d’accéder à toutes vos tâches, votre calendrier, vos contacts et vos espaces de travail dans un menu latéral facilement accessible. Vous pouvez également voir la dernière activité effectuée sur vos projets.

Prix
Une version gratuite de Podio est disponible jusqu’à 5 utilisateurs. Ensuite, les tarifs varient en fonction du nombre de fonctionnalités disponibles, allant de 9 $ (environ 7,99 €) jusqu’à 25 $ (soit environ 21,30 €) pour la version Premium.
Chaque version payante dispose d’un nombre illimité d’utilisateurs.

screnshot podio

Wimi

Wimi est une bonne option si vous recherchez une solution de gestion de projet moderne pour Android. Son interface intuitive vous permet de naviguer entre les projets en cours, d’organiser vos documents et tâches par priorité, ainsi que de prendre des notes et de suivre les avancements d’un projet en direct. Vous pouvez également créer des espaces de travail pour inviter les clients à collaborer, ainsi que définir des autorisations pour vous assurer que seules les personnes concernées ont accès au projet.

Prix
L’avantage principal de l’outil Wimi est qu’il ne coûte pas cher. Vous avez gratuitement accès à 8 projets et 10 Go d’espace de stockage, pour 3 utilisateurs. Pour partager plus de fichiers et intégrer plus d’utilisateurs, vous devrez payer 9 € par utilisateur par mois. Et le tarif Entreprise ne vous coûtera jamais plus de 18 € par utilisateur par mois. Il comprend des intégrations complètes, un nombre illimité de projets et d’utilisateurs, ainsi que 500 Go de stockage.

Smartsheet

Si vous êtes plus classique et que vous préférez utiliser des feuilles de calcul pour organiser vos projets, Smartsheet pour Android est l’application faite pour vous. C’est un logiciel facile à maîtriser pour quiconque utilise déjà n’importe quel type de feuilles de calcul pour suivre ou gérer ses projets. Flexible, il permet d’obtenir un très bon aperçu de tous vos projets, avec différentes vues pour les listes, les feuilles de calcul ou les diagrammes de Gantt. Vous pouvez créer une nouvelle feuille dans l’application, en utilisant des modèles prédéfinis ou en ajoutant une feuille vierge, puis donner accès à toute personne de l’organisation, pour une visibilité et une collaboration maximales

Prix
La première version de Smartsheet coûte 14 $ par utilisateur et par mois (environ 12,40 €) jusqu’à 10 utilisateurs ; 10 feuilles maximum peuvent être créées. Une version Business est disponible pour 25 $ par mois et par utilisateur (environ 22,20 €), offrant un nombre illimité de projets et d’utilisateurs. Des forfaits sur-mesure sont aussi disponibles pour les grandes entreprises ayant besoin de plus de fonctionnalités.

Les applications de gestion de projet pour Android sont là pour durer

Il y a de plus en plus d’applications de gestion de projet mobiles natives, et il est difficile de trouver la bonne. Si vous êtes à la recherche d’une solution, notre liste vous aidera à choisir le bon outil pour organiser vos projets en cours.

5 kostenlose PowerPoint-Alternativen für hochwertige Präsentationen

Kostenlose Powerpoint-Alternativen

Viele etablierte Unternehmen haben die Microsoft Office-Suite bereits auf den Computern ihrer Angestellten installiert. Kein Wunder, dass MS PowerPoint standardmäßig von Führungskräften, Forschern, Managern und so ziemlich jedem gewählt wird, der Wissenswertes präsentiert. Die Beliebtheit des Standard-Branchentools mit seiner großen und vertrauten Auswahl an Funktionen zum Erstellen von visuell ansprechenden ist immer noch ungebrochen. PowerPoint ist jedoch nicht für jedermann die beste Lösung: Kleine Unternehmen und Freelancer können und wollen sich Microsoft Office nicht immer leisten und suchen daher kostenlose PowerPoint-Alternativen.

Kostenlose Powerpoint-Alternativen

Darüber hinaus benötigen viele Fachkräfte, wie z. B. Projektmanager, nicht die gesamte Kapazität von MS PowerPoint. Stattdessen brauchen sie eine benutzerfreundliche Lösung, mit der sie ihrem Team den Projektumfang und das Budget vorstellen und so erfolgreich ein Kickoff-Meeting starten können.

Kleine Unternehmen müssen beim Softwarekauf Faktoren wie die Gesamtkosten, die verfügbaren Funktionen und die Benutzerfreundlichkeit berücksichtigen. Sonst geraten sie an unnötig teure oder zu komplexe Lösungen für ihre Geschäftszwecke.

Für kleine und mittlere Unternehmen lohnt es sich also, sich nach Alternativen umzusehen und sich einen besseren Übersicht über den Markt für Präsentationssoftware zu verschaffen, um die für sie richtige Lösung zu finden.

Im folgenden Artikel werfen wir einen Blick auf die fünf kostenlosen PowerPoint-Alternativen, die von Capterra-Nutzern am häufigsten empfohlen werden. Das Produkt muss dabei den folgenden Kriterien entsprechen:

  • Umfasst Vorlagen und Funktionen zum Erstellen von Folien/Bildern sowie Funktionen zum Erstellen und Veröffentlichen von Dokumenten
  • Verfügt über eine Version, die immer kostenlos zugänglich sein wird
  • Über 20 Nutzerrezensionen auf Capterra

Nachdem wir die Funktionen analysiert und sichergestellt haben, dass jedes Tool über eine kostenlose Version verfügt, haben wir uns die Bewertungen von Capterra-Nutzern angesehen. Auf diese Weise kam eine Liste mit fünf kostenlosen Präsentationsprogrammen zustande, die nachfolgend alphabetisch aufgeführt sind.

Canva: Präsentationen schnell und mit minimalistischen Vorlagen erstellen

Kostenlose Powerpoint-Alternative Canva
Gebrauchsfertige Vorlage auf Canva

Canva eignet sich für Nutzer, die bei der Erstellung von Präsentationen noch recht unerfahren sind. In der kostenlosen Version sind über 8.000 Vorlagen enthalten, sodass sogar Anfänger professionell aussehende Folien erstellen können.

Die minimalistischen Funktionen der Lösung sind hervorragend für Einsteiger, die ein benutzerfreundliches Tool benötigen. Experten werden jedoch einige PowerPoint-Funktionen wie „Übergänge“ vermissen, mit der Nutzer den Wechsel von einer Folie zur nächsten gestalten können.

Was Capterra-Nutzern an dem System gefällt

  • Nutzer mögen die große Auswahl an gebrauchsfertigen Layouts, mit denen Folien schnell und einfach erstellt werden können.
  • Vielseitige Anwendungsszenarien bieten Nutzern die Möglichkeit, nicht nur Präsentationen, sondern auch Briefköpfe, eBooks, Broschüren und Infografiken zu erstellen.
  • Neue Nutzer finden sich dank benutzerfreundlichem Design und einem Video-Tutorial für Anfänger schnell in das Tool ein.

Von Kunden gewünschte Verbesserungen

  • Das Hinzufügen von Elementen (Formen/Tabellen) sollte einfacher sein, da Nutzer wohl eine ganze Weile scrollen müssen, bis sie etwas Passendes finden.
  • Bilder müssten besser zu beschriften und zu taggen sein, damit Nutzern schnell nach den hochgeladenen Bildern suchen können.
  • Erweiterte Designoptionen wie Textaussparungen, runde Vorlagen und 3D-Texte müssten hinzugefügt werden.

Kosten

Es gibt zwei kostenpflichtige Preismodelle: Canva for Work für 12,95 USD pro Teammitglied/Monat und Canva für Unternehmen, bei dem die Kosten direkt bei Canva erfragt werden können. Diese beiden Bezahlversionen verfügen über Funktionen wie eine unbegrenzte Anzahl von Ordnern, unbegrenzten Speicherplatz, Teamfunktionen und vieles mehr, was nicht in der kostenlosen Version enthalten ist.

Google Slides: Präsentationen mit mehreren Personen in Echtzeit designen

Kostenlose PowerPoint-Alternativen Google Slides
Eine Präsentation mit Google Slides beginnen

Google Slides bietet integrierte Funktionen zur Zusammenarbeit, sodass verschiedene Personen gemeinsam und gleichzeitig an einer Präsentation arbeiten können. Auf das Tool kann über einen Browser oder die iOS- oder Android-Apps zugegriffen werden. So kann man eine Präsentation auf dem Handy bearbeiten und dann drahtlos über Chromecast oder Apple Airplay übertragen.

Was Capterra-Nutzern an dem System gefällt

  • Die Funktionen zur Zusammenarbeit in Echtzeit ermöglichen mehreren Nutzern das Erstellen, Bearbeiten und Überprüfen von Präsentationen.
  • Nutzer loben die Funktion zur Versionskontrolle, mit der auf ältere Versionen zugegriffen werden und Änderungen über verschiedene Dokumente nachverfolgt werden können.
  • Das Hinzufügen von YouTube-Videos und Google Photos ist dank der Integration in die G Suite nahtlos möglich.

Von Kunden gewünschte Verbesserungen

  • Weitere Vorlagen und Grafikelemente für visuell ansprechende Präsentationen müssten hinzugefügt werden.
  • Bessere Übergänge und Animationen wie 3D-Elemente und Reflexionen wären für interaktive Präsentationen nützlich.
  • Die Software sollte zusätzliche Stile und Gestaltungsmöglichkeiten, Aufzählungspunkte und Schriftarten für größere Flexibilität beim Design bieten.

Kosten

Google Slides steht kostenlos zur Verfügung, solange man über ein Gmail-Konto verfügt. Unternehmen können sich auch für die G Suite für 4 EUR pro Nutzer und Monat entscheiden. Geschäftliche E-Mails erhalten so den Domänennamen des Unternehmens und erweiterte Sicherheitsfunktionen.

Prezi: Ansprechende Präsentationen sorgen für lebhafte Diskussionen

Kostenlose Powerpoint-Alternative Prezi
In Prezi-Folien kann man rein- und rauszoomen

Prezi lässt den Nutzer in seine Folien rein- und rauszoomen, anstatt sie wie z. B. in PowerPoint nacheinander anzuzeigen. Diese Funktion ist besonders hilfreich, wenn du wichtige Punkte wie eine Statistik oder ein Zitat hervorheben möchtest.

In der aktuellen Version von Prezi können bis zu zehn Nutzer gemeinsam und in Echtzeit an einer Präsentation arbeiten. Somit eignet sich das Tool ideal für Freiberufler, die mithilfe von Kommentaren nötige Änderungen anzeigen möchten.

Was Capterra-Nutzern an dem System gefällt

  • Mit dem dynamischen Design-Tool können Nutzer visuell ansprechende Präsentation erstellen, in die man rein- und rauszoomen kann.
  • Nutzer mögen auch die Funktion zum Zusammenarbeiten, die eine Versionskontrolle überflüssig macht.
  • Prezi setzt eine Analysefunktion ein, um zukünftige Präsentationen zu verbessern. Der Nutzer erfährt, welche Folien am häufigsten angesehen und welche übersprungen wurden.

Von Kunden gewünschte Verbesserungen

  • Nutzer wünschen sich eine intuitivere Oberfläche, sodass das Tool schnell und leicht erlernt werden kann.
  • Eine verbesserte Performance würde Probleme wie langsam landende Übergänge und Systemabstürze beim Bearbeiten von Bildern verhindern.
  • Mehr Kontrolle seitens der Präsentationsfunktionalität würde dazu führen, dass Nutzer beim Rein- und Rauszoomen nicht überfordert sind oder ihnen sogar schwindlig wird.

Kosten

Prezi bietet drei Preismodelle, wobei die Standard-Option bei 7 EUR/Monat liegt, Plus bei 19 EUR/Monat und Premium für Geschäftsleute bei 59 EUR/Monat. Zudem gibt es noch eine kostenlose Basic-Version, mit der Präsentationen in einem browserbasierten Tool erstellt werden können. Hier fehlen jedoch Funktionen wie Privatsphäre, Offline-Zugriff und die zuvor erwähnte Analyse.

Renderforest: Videopräsentationen erstellen und übertragen

Kostenlose Powerpoint-Alternative Renderforest
Eine Folie in Renderforest bearbeiten

Renderforest ist die einzige Software in dieser Liste, die ausschließlich für Videopräsentationen einzusetzen ist. Das Tool verfügt über einen vereinfachten Workflow, über den Videopräsentationen in drei Schritten erstellt werden: Folie bearbeiten, Farben anpassen, Musik auswählen.

Nutzer können das Video anschließend direkt auf Facebook oder YouTube veröffentlichen, den Link in verschiedenen sozialen Netzwerken teilen oder das Video als MP4-Datei herunterladen.

Was Capterra-Nutzern an dem System gefällt

  • Einfach zu verwendende und intuitive Funktionen ermöglichen den Nutzern, Videopräsentationen schnell zusammenzustellen.
  • Dank der großen Auswahl an Videovorlagen entstehen qualitativ hochwertige Präsentationen in HD-Qualität.
  • Nutzern gefallen die Videotutorials, mit denen auch Anfänger schnell in das Thema Videopräsentationen einsteigen.

Von Kunden gewünschte Verbesserungen

  • Nutzer würden gerne jeder Folie eigene Musik hinzufügen, statt einen Song für die gesamte Präsentation auszuwählen.
  • Das Rendern dauert zu lange.
  • Eine vereinfachte Preisstruktur würde es Nutzern ermöglichen, die Kosten genau zu errechnen.

Kosten

Renderforest bietet zwei Preisstrukturen, zum einen Abonnements und zum anderen die Zahlung pro Produkt.

Bei den Abonnements geht es bei 14 USD pro Monat los, bei den Bezahlungen pro Produkt bei 9,99 USD für einen Export. Der Preis variiert jedoch basierend auf der Qualität bzw. der Anzahl an HD-720-Videos, der Länge der Videos, der Anzahl der Songs und der Größe.

In der kostenlosen Variante können unbegrenzt viele Videopräsentationen erstellt werden, jedoch fallen hier zusätzliche Kosten für Branding, höhere Videoqualität, Speicherplatz von mehr als 500 MB, Videos länger als drei Minuten sowie Musik an.

Visme: Design-Dashboards für Anfänger mit Drag & Drop-Funktion

Design-Dashboard in Visme

In Visme können Präsentationen dank der Design-Dashboards mit Drag & Drop-Funktion schnell erstellt werden. Es bietet Zugriff auf mehr als 6.000 Symbole und Tabellen.

Das Tool ist cloudbasiert und generiert automatisch eine URL, die geteilt werden kann. Auf diese Weise müssen Nutzer die Präsentation nicht erst in einem Cloud-Speicher hochladen, wie es bei PowerPoint der Fall ist.

Was Capterra-Nutzern an dem System gefällt

  • Die benutzerfreundliche Oberfläche erleichtert Anfängern das Erstellen von interaktiven Präsentationen.
  • Nutzern gefällt die Auswahl an gebrauchsfertigen Vorlagen, Clipart und Archivfotos.
  • Schriftarten und Farben lassen sich für ein eigenes Branding anpassen.

Von Kunden gewünschte Verbesserungen

  • Eine App würde es ermöglichen, von iOS- und Android-Geräten auf das Tool zuzugreifen.
  • Die Performance müsste in einigen Bereichen verbessert werden, z. B. beim Visual Editor, der zurzeit hängen oder abstürzen kann.
  • Größere Speicherkapazitäten sind wünschenswert, da Nutzer mit vielen Dateien und Dokumenten diese lokal speichern müssen.

Kosten

Das Tool bietet verschiedene Preisoptionen für Einzelpersonen, Unternehmen und Bildungseinrichtungen. Die unterste Stufe für Firmen beginnt bei 25 USD pro Monat und enthält Funktionen wie Privatsphäre-Einstellungen und 10 GB Speicherplatz, die in der kostenlosen Version nicht enthalten sind.

Welche kostenlose PowerPoint-Alternative eignet sich am besten für kleine Unternehmen?

Wenn du nicht viel Zeit oder wenig Ressourcen für eine Präsentation hast, könnte Canva die ideale Lösung sein. Mit der großen Auswahl an Vorlagen erstellst du schnell Präsentationen, Infografiken, Posts für soziale Medien, eBooks und mehr.

Verteilte Teams, wie sie sich häufig bei Freiberuflern und Telearbeitern finden, entscheiden sich oft für Google Slides, da es über Funktionen für die Zusammenarbeit in Echtzeit verfügt.

Prezi wurde für kleine und mittlere Unternehmen geschaffen, die kreative Präsentationen benötigen. Mit dem dynamischen Designtool kannst du zudem auch den Impact auf deine Zielgruppe analysieren.

Wenn du Teil eines kleinen Unternehmens bist und Videopräsentationen erstellen möchtest, ist Renderforest deine Wahl.

Verfügt dein Team über wenig Erfahrung und ihr benötigt eine benutzerfreundliche Lösung, solltet ihr mit Visme arbeiten.

Möchtest du mehr über kostenlose PowerPoint-Alternativen erfahren? In unserem Verzeichnis für Präsentationssoftware kannst du Produkte anhand ihrer Funktionen, des Preises, der durchschnittlichen Bewertung und vielen weiteren Kriterien vergleichen.

Suchst du nach Projektmanagement-Software? Wirf einen Blick auf Capterras Liste der besten Projektmanagement-Softwarelösungen.

 

4 outils de visioconférence open source pour organiser vos événements

outils visioconférence open source organiser événements

Vous avez tous entendu parler du Keynote d’Apple, cette fameuse conférence qui a lieu plusieurs fois par an depuis quelques années et qui sert à présenter les nouveaux produits de la marque. Retransmis en direct, cet événement est attendu impatiemment par les journalistes spécialisés et autres fans de la marque à la pomme.

Alors oui, votre événement n’est pas aussi célèbre que celui d’Apple. Mais utiliser un logiciel de conférence web donne une chance unique de faire participer des conférenciers prisés à des événements auxquels ils ne peuvent pas se rendre en personne. Ils permettent de profiter de leur présence virtuelle tout en réduisant les frais de transport et de logement.

Plus simplement, les logiciels de visioconférence sont aussi utiles pour les réunions en petit comité grâce à leurs multiples fonctionnalités : forums de discussion, streaming vidéo, partage de fichiers, etc.

Vous pensez que les outils de web conférence coûtent cher aux entreprises ? Eh bien sachez qu’il existe des solutions très économiques, voire même gratuites et open source.

outils visioconférence open source organiser événements

Outils de visioconférence open source et gratuits

Si vous êtes tenté par l’open source, vous trouverez dans cet article plusieurs logiciels pour conférences qui devraient répondre à vos besoins. Nous les avons sélectionnés selon leurs fonctionnalités de collaboration. Ils comprennent tous des forums de discussion, le partage de fichiers et un tableau blanc collaboratif.

Vous avez quelques connaissances de base en programmation et pouvez vous passer du support client ? Découvrez 4 logiciels de visioconférence open source pour retransmettre vos événements sans dépenser un centime.

Les logiciels sont présentés par ordre alphabétique.

1. Apache OpenMeetings

apache openmeetings

Impossible de constituer une liste de logiciels open source sans y inclure un produit d’Apache Software Foundation, l’un des créateurs de solutions open source les plus populaires avec Oracle.

OpenMeetings présente toutes les fonctionnalités standard de conférence web : streams vidéo multiples, messagerie instantanée, tableau blanc collaboratif prêt à recueillir les idées et les concepts les plus originaux, collaboration entre les participants et modification de documents en direct.

En outre, Apache a récemment amélioré l’apparence du logiciel pour lui donner un look plus agréable et plus moderne.

Fonctionnalités :

  • Conférence audio/vidéo
  • Enregistrement et partage de réunions
  • Explorateur et partage de fichiers
  • Système de modération
  • Tableau blanc collaboratif
  • Forums de discussion
  • Gestion des utilisateurs et des forums
  • Messagerie instantanée privée
  • Planning et calendrier des réunions
  • Sauvegarde des données

Note des utilisateurs sur Capterra : 4/5

2. BigBlueButton

bigbluebutton

BigBlueButton se positionne comme un logiciel de présentation open source conçu pour l’apprentissage en ligne. Il se distingue donc des autres solutions présentées dans cette liste, mais ses fonctionnalités standard de conférence permettent de diffuser des événements et d’organiser des réunions en interne.

BigBlueButton inclut la visioconférence, l’enregistrement des réunions, des forums de discussion, un système de vote et des tableaux blancs collaboratifs.

Ce qui fait la différence, c’est son interface utilisateur épurée et élégante, en plus des nombreuses possibilités de personnalisation des présentations.

BigBlueButton est aussi disponible sur mobile, mais il est réservé aux appareils Android.

Fonctionnalités :

  • Conférence audio/vidéo
  • Enregistrement et partage de réunions
  • Explorateur et partage de fichiers
  • Système de modération
  • Tableau blanc collaboratif
  • Forums de discussion
  • Gestion des utilisateurs et des forums
  • Messagerie instantanée privée
  • Planning et calendrier des réunions
  • Accès mobile

Note des utilisateurs sur Capterra : 4/5

3. Jitsi

jitsi

Jitsi est un logiciel de visioconférence open source qui présente de nombreuses fonctionnalités classiques comme les discussions en ligne ou les conférences audio et vidéo. Malheureusement, certaines options plus avancées incluses dans d’autres solutions, comme les tableaux blancs collaboratifs ou les systèmes de planification et de vote, manquent à l’appel.

Jitsi se centre en fait sur la visioconférence et la sécurité : suppression des bruits parasites, neutralisation de l’écho ou encore cryptage des mots de passe et des messages. Les intégrations sont un autre atout majeur du système, qui s’associe notamment avec Google Hangouts, Facebook et Microsoft Outlook.

Ce logiciel est idéal pour les entreprises spécialisées dans l’événementiel ou dans l’organisation de conférences à la recherche d’une solution de diffusion de haute qualité.

Jitsi présente aussi des capacités mobiles avec ses applications Jitsi Meet pour iPhone et appareils Android.

Fonctionnalités :

  • Conférence audio/vidéo
  • Enregistrement et partage de réunions
  • Explorateur et partage de fichiers
  • Système de modération
  • Gestion des utilisateurs et des forums
  • Messagerie instantanée privée
  • Accès mobile

Note des utilisateurs sur Capterra : 4/5

4. Mconf

mconf

Les origines de Mconf sont particulières : créé à partir du code source de la solution BigBlueButton, ce logiciel de visioconférence open source est désormais entièrement indépendant. Son interface attrayante reste cependant clairement inspirée de celle de BigBlueButton.

Mconf est disponible sous forme d’application mobile sur Google Play et sur l’Apple Store (alors que BigBlueButton propose une appli Android uniquement). Toutes les fonctionnalités de BigBlueButton sont également accessibles dans Mconf, mais les options mobiles sont plus étendues.

L’outil se décline aussi depuis peu sous la forme d’un portail web qui facilite la navigation (par sujet) dans les fichiers pour les participants qui souhaitent consulter directement des documents durant les réunions.

Fonctionnalités :

  • Conférence audio/vidéo
  • Enregistrement et partage de réunions
  • Explorateur et partage de fichiers
  • Système de modération
  • Tableau blanc collaboratif
  • Forums de discussion
  • Gestion des utilisateurs et des forums
  • Messagerie instantanée privée
  • Planning et calendrier des réunions
  • Accès mobile

Note des utilisateurs sur Capterra : ce logiciel n’a pas encore été évalué par les utilisateurs

Visioconférence : découvrez d’autres outils open source

Maintenant que vous avez choisi votre logiciel de visioconférence, il est temps de diffuser l’intervention du conférencier de votre choix lors de votre événement. Pour aller plus loin, n’hésitez pas à lire notre top 20 des outils de web conférence les plus appréciés.

Vous avez déjà utilisé un logiciel de conférence repris dans cet article ou une autre solution ? N’hésitez pas à nous dire en commentaire ce que vous en avez pensé !

Vous avez besoin d’un logiciel événementiel ? Consultez la liste des meilleures solutions de gestion d’événements établie par Capterra.

Basecamp : 12 alternatives de premier choix

12 meilleures alternatives basecamp

Il y a 20 ans, l’éditeur de logiciels qui s’appelait alors 37Signals créait Basecamp, son logiciel de gestion de projets vedette.

Conçu à l’origine comme un simple outil permettant aux travailleurs indépendants de gérer notamment leurs projets de conception de site web, Basecamp est devenu l’une des solutions de gestion de projets les plus appréciées sur le marché. Avec plus de 285 000 clients, 15 millions d’utilisateurs et des centaines de milliers de projets bouclés, on ne peut pas nier que Basecamp a remporté un franc succès.

12 meilleures alternatives basecamp

À son lancement, la simplicité et l’approche collaborative de l’outil contrastaient fortement avec la méthode en cascade et la complexité de Microsoft Project. Depuis, la devise de Basecamp n’a pas changé et l’éditeur a réussi à éviter de surcharger son logiciel de fonctionnalités pour garantir une expérience utilisateur simple et conviviale.

Cependant, l’accent mis sur la simplicité ne plaît pas à tout le monde. Certains se plaignent notamment du manque de fonctionnalités de base comme le suivi des heures intégré ou l’affichage en listes de tâches.

De plus, des centaines de nouveaux logiciels de gestion de projets ont été lancés depuis les débuts de Basecamp, dont plusieurs offrent une convivialité comparable pour un prix équivalent (voire inférieur).

Les meilleures alternatives à Basecamp

Les 12 logiciels de gestion de projets repris dans cet article partagent deux caractéristiques :

  1. Un prix inférieur à celui de Basecamp (maximum 99 $/mois soit environ 87,50 € pour un nombre illimité de projets et d’utilisateurs).
  2. Une attention particulière à la simplicité, la convivialité et la transparence

Ces 12 logiciels de gestion de projets (présentés par ordre alphabétique) valent vraiment le détour si vous envisagez actuellement de souscrire à Basecamp ou si vous avez déjà utilisé le logiciel mais cherchez un outil comparable. Toutes les solutions de cette liste sont accessibles en ligne et constituent de véritables alternatives à Basecamp, dont certaines proposant des versions gratuites très intéressantes.

1. ActiveCollab

activecollab

Accessible en ligne ou en local, ActiveCollab a convaincu plus de 10 000 clients depuis 2007, dont certains poids lourds comme Apple, l’université d’Harvard ou encore Adobe. Le logiciel présente une UI élégante et moderne, s’intègre à Xero pour le suivi des heures et offre une option de facturation.

La version SaaS d’ActiveCollab est disponible à partir de 7 $ (environ 6,20 €) par mois par utilisateur. Elle comprend plusieurs caractéristiques telles que la prise en charge d’un nombre illimité de projets ou une durée d’enregistrement illimitée.

2. Asana

asana

Avec plus de 40 000 clients dont Dropbox, Tesla et Uber, Asana promet un travail collaboratif fluide sans e-mails. L’intégration Google Drive, la possibilité de transférer un e-mail à Asana et de le convertir automatiquement en tâche, ainsi que la liste complète de raccourcis claviers font d’Asana une option de premier choix en matière de convivialité et de fonctionnalités.

Le logiciel est gratuit jusqu’à 15 utilisateurs. Son prix dépend ensuite du nombre d’utilisateurs. La version premium coûte 9,25 € par utilisateur par mois, mais les petites équipes peuvent bénéficier d’une réduction. Toutes les options tarifaires incluent un nombre illimité de projets et de tâches, mais les versions premium comprennent les projets privés, un nombre illimité de tableaux de bord, des fonctionnalités avancées de reporting et un support client prioritaire.

3. Atlassian JIRA

jira

JIRA est un logiciel d’Atlassian qui compte plus de 35 000 clients et près de 46 millions d’utilisateurs. C’est une excellente alternative à Basecamp pour les équipes techniques. La NASA, Twitter et Pandora l’utilisent déjà. JIRA inclut une intégration à Google Apps, la gestion et le suivi des heures, ainsi qu’une interface HTML5 adaptée au mobile pour les équipes en déplacement.

Le logiciel coûte 10 $ par mois (environ 8,85 €) jusqu’à 10 utilisateurs ; plus l’équipe est grande, plus le prix par utilisateur baisse. De plus, comme ActiveCollab, JIRA est disponible en auto-hébergement. Vous devrez débourser une seule fois 10 $ (environ 8,85 €) par utilisateur jusqu’à 10 utilisateurs et
2 500 $ (environ 2 210 €) pour 25 utilisateurs. Les plus grandes entreprises ont accès à des tarifs sur-mesure. Petit plus : Atlassian vous permet d’utiliser le logiciel gratuitement pour gérer des projets open source. Une alternative gratuite à Basecamp très intéressante !

4. Freedcamp

freedcamp

Vendu comme “l’alternative la plus proche de Basecamp”, Freedcamp, un logiciel d’Enavu, peut se vanter de compter Google, PayPal et Airbnb parmi ses 140 000 clients. Son interface simple, comparable à celle de Basecamp, ainsi que ses outils de communication en groupe (une sorte de mur de conversation), ses alertes navigateur et ses intégrations avec les réseaux sociaux en font une solution robuste de gestion de projets. Nous lui avons même attribué la deuxième place des logiciels de gestion de projets gratuits et open source disponibles.

Si Basecamp n’est pas gratuit, Freedcamp, lui, l’est pour un nombre illimité d’utilisateurs, de projets et de tâches.

5. Mavenlink

mavenlink

Près de 50 000 organisations dont BuzzFeed et la célèbre équipe américaine de basket des Spurs de San Antonio ont adopté Mavenlink, le “logiciel de gestion de croissance”. Ses atouts majeurs sont l’intégration avec QuickBooks et Google Apps, ainsi que l’optimisation pour mobile et la fonctionnalité de suivi des heures.

Mavenlink coûte 19 $ par mois (environ 16,80 €) jusqu’à 5 utilisateurs. Pour la gestion des aspects financiers des projets ou la personnalisation et l’automatisation de certains services, vous devrez débourser au minimum 39 $ par utilisateur par mois (environ 34,50€).

6. Podio

podio

Utilisé par des clients comme Volvo, la NFL ou encore Sony, Podio présente une appli marketplace robuste et des intégrations à Zendesk, Evernote et Freshbooks. Le logiciel inclut également des espaces de travail privés et publics, une messagerie instantanée et un système de chat vidéo.

Le logiciel coûte au minimum 9 $ (environ 7,95 €) par utilisateur par mois. Les grandes équipes peuvent bénéficier de réductions.

7. ProWorkflow

ProWorkFlow

Si vous aimez la convivialité de Basecamp, vous devriez apprécier ProWorkflow. Dans cet outil, simplicité ne rime pas avec manque de fonctionnalités. Le logiciel offre le suivi du temps et la gestion financière ainsi qu’un tas d’autres fonctionnalités de gestion de projets : échéanciers, tâches et sous-tâches, rapports sur les ressources, etc.

La version professionnelle de ProWorkflow est accessible dès 20 $ par utilisateur par mois (environ 17,70 €). Elle inclut 25 Go d’espace de stockage, le cryptage SSL, l’accès client, la facturation et le paramétrage des permissions. À partir de 30 $ par utilisateur par mois (soit environ 26,50 €), vous pourrez accéder à 50 Go d’espace de stockage, à des modèles de projets et à des options de personnalisation.

8. Teamwork Projects

teamwork

Teamwork Projects est une solution de gestion de projets très complète. Vous pouvez comparer ses fonctionnalités à celles de Basecamp sur son site web. Parmi les fonctionnalités favorites de ses utilisateurs, on trouve un moteur de recherche sophistiqué, une intégration avec Freshbooks pour le suivi des heures et des applis pour iPhone et appareils Android régulièrement mises à jour. Parmi ses 255 000 clients, on compte Spotify, eBay et Forbes. La version Pro de Teamwork revient à 9 $ par utilisateur par mois jusqu’à 50 utilisateurs, 300 projets et 100 Go d’espace de stockage. Les prix augmentent ensuite selon la taille des projets et les fonctionnalités disponibles.

9. Wimi

wimi

Vous cherchez un logiciel de gestion de projets entièrement consacré au développement des PME ? Vous devriez apprécier Wimi, une appli tout-en-un de gestion de projets avec des espaces de travail unifiés, des options étendues de paramétrage des autorisations utilisateurs et des fonctionnalités détaillées de suivi des tâches et de reporting.

Cerise sur le gâteau : Wimi n’est pas très cher. Il vous donne gratuitement accès à 8 projets, 10 Go d’espace de stockage et maximum 3 invités. Pour partager plus de fichiers et intégrer plus d’utilisateurs, vous devrez débourser 9 € par utilisateur par mois. Et la version grandes entreprises ne vous coûtera jamais plus de 18 € par utilisateur par mois ! Elle inclut des intégrations complètes, un nombre illimité de projets et d’invités et un programme de “customer success” associé avec une API privée et à un service client dédié.

10. Worksection

worksection

Worksection est clairement opposé à la centralisation forcée de tous les besoins de gestion de projet dans un tableau de bord. Pour l’éditeur, les informations et les fonctionnalités sont trop nombreuses pour tenir en une seule page.

Grâce à la séparation en différentes “sections” (gestion du projet, gestion documentaire, planification, etc.), chaque activité est associée à son propre espace, ce qui encourage les utilisateurs à se concentrer sur les tâches qu’ils ont sous les yeux. Hyundai et Burda font partie des 12 000 équipes qui ont déjà adopté cette solution.

Les fonctionnalités offertes par Worksection dépendent de l’option tarifaire que vous choisissez. La version gratuite inclut 2 projets actifs, 5 utilisateurs et très peu d’espace de stockage (100 Mo). Pour 49 $ par mois (environ 43,33 €), vous aurez accès à 20 projets actifs, 20 Go de stockage et un calendrier, ainsi que des diagrammes de Gantt, le suivi des heures, un minuteur, des fonctionnalités de comptabilité et le stockage en FTP. La version Premium lève la limite du nombre de projets actifs, inclut 500 Go d’espace de stockage, toutes les fonctionnalités déjà évoquées et le cryptage SSL, ainsi qu’un compte sur le domaine de votre entreprise.

11. Wrike

wrike

Parmi les 4 000 clients de Wrike, on retrouve PayPal et Capgemini. La collaboration en ligne via les intégrations Google Drive, Dropbox et Box ainsi que les applications mobiles gratuites et le suivi des heures détaillé ne sont que quelques-unes des fonctionnalités impressionnantes de cet outil de gestion de projets.

La version gratuite est limitée à 5 utilisateurs et 2 Go de stockage. La première version payante, Professionnel, coûte 9,80 $ (environ 8,66 €) par utilisateur par mois et comprend 5 Go de stockage. Elle est limitée à 15 utilisateurs.

12. Zoho Projects

zohoprojects

Zoho Projects est l’une des options de cette liste qui comptent le moins d’utilisateurs. C’est pourtant une solide alternative à Basecamp qui a notamment convaincu Techcrunch, PC World et le New York Times. Parmi ses fonctionnalités intéressantes, on peut signaler les intégrations à Google Apps, Dropbox et Github, ainsi que les applis mobiles et le suivi des heures.

Zoho Projects est gratuit pour 2 projets et 10 Mo de stockage. Pour le suivi des heures, il faut passer à une version payante à partir de 20 $ par mois (environ 17,68 €) pour 10 projets et 5 Go de stockage. Au tarif Premium, qui revient à 85 $ par mois (environ 75,15 €), le nombre de projets est illimité et vous bénéficiez de 100 Go de stockage.

D’autres alternatives à Basecamp ?

Les 12 alternatives présentées dans cet article nous semblent les plus proches de Basecamp, mais il existe de nombreuses autres solutions qui pourraient mieux répondre à vos besoins dont Copper Project, Huddle, Smartsheet ou encore Project Manager, des logiciels reconnus et adoptés par de nombreux utilisateurs.

Vous connaissez d’autres alternatives à Basecamp ? Partagez-les en commentaire !

Vous avez besoin d’un logiciel de gestion de projets ? Consultez la liste des meilleures solutions de gestion de projets établie par Capterra.

Microsoft Planner, Trello y Asana: compara las herramientas de gestión de proyectos para pequeñas empresas

Compara Trello, Asana y Microsoft Planner

Compara Trello, Asana y Microsoft Planner

Trello, Asana y Microsoft Planner, la última en aparecer en el mercado, son las herramientas de gestión de proyectos y de proyectos de colaboración más populares. Las dos primeras probablemente las conozcas; si eres suscriptor de Office 365, merece la pena que pruebes el Planner que lanzaron en 2016, que han ido actualizando hasta llegar a los niveles de utilidad de Asana y Trello. Todos son software de proyectos de colaboración intuitivos y basados en el estilo de gestión Kanban, que agrupa las tareas y objetivos en tarjetas.

Microsoft Planner gustará a quienes encuentran Microsoft Project demasiado complejo y necesitan más utilidades que las que ofrece Excel. Pero ¿Cuáles son realmente las diferencias entre estas tres herramientas? Comparamos su funcionamiento y destacamos sus similitudes para que decidas cuál es la que más te conviene.

Microsoft, Trello y Asana: ¿En qué se parecen?

Este artículo presenta algunas de las principales funciones, características y experiencias de usuario de Microsoft Planner, Trello y Asana para responder a las siguientes preguntas:

  • Registro: ¿Es fácil crear una cuenta en el software? ¿Cuánto cuesta?
  • Paneles: ¿Cómo son y cómo funcionan los paneles de proyecto?
  • Configuración de proyectos: ¿Es fácil configurar proyectos en Microsoft Planner, Trello y Asana?
  • Tareas: ¿Cómo es la gestión de tareas en estas aplicaciones de gestión de proyectos?
  • Plazos: ¿Cómo establecer fechas de entrega y supervisar los proyectos de acuerdo al calendario?
  • Colaboración: ¿Qué funciones de conversación, intercambio de archivos y notificaciones se encuentran disponibles?

Registro

Registro en Microsoft Planner

Para acceder a Planner es necesario tener una cuenta de Office 365 (hablaremos de ello a continuación). Si ya tienes una, solo tienes que encontrar el botón de Microsoft Planner en la pantalla de tus aplicaciones, a la que puedes acceder haciendo clic en la esquina superior izquierda de la página de inicio de Office 365.

Registro en Microsoft Planner

Planner está integrado de forma nativa en el paquete Office 365, así que no es necesario registrarse en webs de terceros para acceder a los proyectos. La desventaja es que es un sistema cerrado. Para añadir miembros al equipo (algo que seguramente querrás hacer, ya que es algo básico en una herramienta de colaboración), estos también deberán tener una cuenta de Office 365. Una vez añadidos, recibirán una invitación mediante Outlook para colaborar en los “planes”.

Registro en Trello

Para acceder a la aplicación de Trello no es necesario pagar una suscripción. Puedes crear una cuenta gratuita con Google o con tu correo electrónico. La cuenta gratuita de Trello es perfecta para pequeñas empresas. Si formas parte de una gran organización, será más adecuado suscribirse a una cuenta de pago.

Trello ofrece dos planes de precios: el plan Business Class, con un precio de 9.99 dólares mensuales por usuario (válido hasta 100) y el plan Enterprise, con un precios de 20.83 dólares mensuales (válido para empresas con más de 100 usuarios) y de 4.17 dólares (si la empresa supera los 1 000 empleados). Estos planes incluyen más integraciones y funciones, como la posibilidad de adjuntar archivos de hasta 250 MB, controles de privacidad y seguridad y soporte prioritario.

Para añadir miembros a un tablero Trello no es neceario que tengan cuenta en la aplicación, sino que basta con enviar una invitación.

Registro en Asana

Asana ofrece un plan gratuito limitado para equipos de hasta 15 personas. Cuenta con funciones básicas como conversaciones, tareas y proyectos ilimitados. El siguiente nivel es el plan Premium. Su precio es de 9.25 € mensuales e incluye más funciones, como paneles ilimitados y controles de administración. Asana Business, por 18.75 € mensuales, permite a las empresas monitorizar el trabajo de toda la compañía. Asana ofrece una calculadora de precios muy práctica que indica exactamente cuál será el precio de la actualización para tu empresa.

Tanto Trello como Asana cuentan con muchas integraciones útiles y ambas tienen API públicas que te ayudarán a integrarlas en tu pila de software. Microsoft Planner ha creado la API Microsoft Graph, con la que sincronizar y acceder a los datos que hayas almacenado en tu cuenta de Microsoft 365.

Paneles

Panel de Microsoft Planner

Microsoft Planner ofrece un diseño sobrio y minimalista, ideal para cualquier negocio o empresa. Es adecuado para quienes buscan una herramienta eficiente que haga el trabajo sin necesidad de funciones originales ni diseños llamativos.

Panel de Microsoft Planner

El panel de Planner ofrece información general de todos tus planes favoritos e incluye el estado de las tareas.

Panel de Trello

El panel de Trello muestra la información general de los tableros, con los favoritos en la parte superior. Sin embargo, la información general de tareas solo se encuentra disponible en las cuentas de pago.

Panel de Trello

Panel de Asana

Al igual que Microsoft Planner, el panel de Asana ofrece información general sobre todos los proyectos, incluido el estado de las tareas.

Panel de Asana

Configuración de proyectos

Creación de proyectos en Microsoft Planner

Para dar de alta un nuevo proyecto en Microsoft Planner crea un “plan” y da un título al proyecto, por ejemplo, “Calendario de contenidos”.

Creación de proyectos con Microsoft Planner

Después, crea una dirección de correo electrónico para el plan, que se vinculará a los hilos de conversación en Outlook (más información a continuación). Configura el plan como público o privado y añade una descripción. Puedes añadir a los miembros del equipo arrastrando sus iconos al plan.

Los “planes” son, básicamente, corchos que representan el conjunto del proyecto. En ellos es posible adjuntar listas de tareas que en Microsoft Planner llevan el nombre de “cubos”.

Creación de proyectos en Microsoft Planner

Creación de proyectos en Trello

Trello funciona con “tableros” que se configuran prácticamente igual que en Microsoft Planner. La diferencia es que no se puede añadir una descripción ni crear una dirección de correo electrónico para el tablero. Para añadir a los miembros del equipo, escribe su nombre y envíales un correo electrónico.

Creación de proyectos en Trello

Creación de proyectos en Asana

Es muy sencillo crear “proyectos” en Asana: solo tienes que hacer clic en el icono “+” que aparece en el menú del Panel de control, junto a Proyectos. Para añadir a los miembros del equipo, basta con escribir su nombre y enviarles un correo electrónico. Después, decide si quieres mantener el proyecto privado o compartirlo con un equipo.

Creación de proyectos en Asana

Al igual que los “Planes” y los “Tableros”, los “Proyectos” son corchos a los que se adjuntan “Listas”.

Tareas

Tareas en Microsoft Planner

Las tres aplicaciones permiten detallar los proyectos mediante tareas.

En Microsoft Planner, las tareas se crean en los “cubos” y se asignan a la persona que las realizará. Puedes ver el estado de las tareas: “en curso”, “retrasada” o “completada”. Para asignar los trabajos solo hay que arrastrar los iconos de los miembros del equipo.

Tareas en Microsoft Planner

Tareas en Trello

Trello funciona con “tarjetas”, que permiten asignar múltiples miembros a cada tarea y nombrar un líder de proyecto. La aplicación también ofrece un bot que ayuda a limpiar y organizar el tablero de manera automática. Puedes encontrar más información aquí (en inglés).

Tareas en Trello

Tareas en Asana

Las tareas de Asana también ofrecen funciones muy útiles. Además de asignarte tareas a ti mismo o a los miembros del equipo, también es posible usar etiquetas para agrupar determinados trabajos. Puedes asignar una tarea a una persona y añadir una lista de verificación, o crear subtareas que, a su vez, pueden asignarse a varias personas. También ofrece la opción de marcarlas como completas o incompletas.

Tareas en Asana

Las tres herramientas de gestión de proyectos permiten añadir notas, enlaces, archivos y etiquetas con códigos de color, así como crear listas de verificación. También puedes mover tareas entre las distintas listas.

Una de las ventajas de Asana es que permite copiar listas de tareas a otras tarjetas, lo cual es perfecto para cometidos que se repiten.

Otra función interesante de Asana es la fusión. Al fusionar trabajos, todas las etiquetas, corazones y seguidores se mueven a la otra tarea de manera automática.

Fechas de entrega

Las tres herramientas permiten establecer fechas de entrega. Tanto Microsoft Planner como Asana ofrecen la opción de marcar las tareas como completadas. Entonces se archivan y quedan ocultas, siendo posible marcarlas para que se vuelvan a mostrar. 

Tanto Planner como Trello tienen una lista de verificación para ver los trabajos completados en la portada de la tarea o la tarjeta.

Fechas de entrega en Microsoft Planner

Planner va un paso más allá que Trello permitiendo previsualizar las tareas en la portada de las mismas. Si marcas la casilla “Mostrar en tarjeta” en la lista de verificación, la verás en el tablero del plan, bajo las tareas. Así podrás marcar las tareas finalizadas sin tener que abrir la tarjeta.

Fechas de entrega en Microsoft Planner

Fechas de entrega en Trello

En Trello puedes usar un “Power-Up” para que las tarjetas “Envejezcan” cuando pase su fecha de entrega. También cuenta con un Power-Up de calendario que proporciona información general de todas las tareas que deben completarse:

Fechas de entrega en Trello

Puedes eliminar o editar la fecha de entrega si ya no es relevante, así como archivar las tareas completadas.

Fechas de entrega en Asana

Asana muestra las fechas de entrega junto a la tarea en el tablero del proyecto, además de en la tarjeta de dicha tarea.

Fechas de entrega en Asana

También cuenta con un calendario con información de plazos.

Fechas de entrega en Asana

Información de progreso

Información de progreso de Microsoft Planner

Microsoft Planner permite visualizar el progreso de dos formas. Puedes comprobar de un vistazo tus planes favoritos en “Planner Hub”. El estado de las tareas se visualiza mediante rosquillas con códigos de color: el amarillo es para tareas que aún no se han iniciado, el rojo es para tareas atrasadas, el azul para tareas en progreso y el verde para tareas completadas.

Información de progreso en Microsoft Planner

Puedes ver la información general de todas las tareas de un plan haciendo clic en el plan y en “Gráficos”, que muestra el gráfico de rosquilla y una barra por cada miembro del equipo.

Información de progreso en Microsoft Planner

Lo bueno de Microsoft Planner es que permite ver fácilmente el progreso realizado en las tareas y cuáles han sido completadas. También muestra las tareas cuyo plazo ha vencido. Si hay una tendencia en el retraso de tareas similares, puedes evaluar la posibilidad de implementarlas de manera distinta o asignarlas a otras personas.

También puedes ver cuántas tareas ha realizado cada miembro del equipo para asegurar un reparto equitativo de las mismas.

Información de progreso en Microsoft Planner

Información de progreso de Trello

Trello solo permite visualizar la información general de todos los proyectos en las cuentas de pago que ofrecen “Power-Ups” especiales. Si tienes un plan gratuito, tendrás que entrar y salir de los proyectos para comprobar sus estados. La única actualización disponible es una lista continua en el Panel de Actividad que se encuentra en la parte derecha del tablero.

Información de progreso de Asana

Asana permite ver rápidamente la información de progreso de las tareas en todos los proyectos del panel. Esta información también se encuentra disponible en la pestaña “Progreso” de cada proyecto. Además, puedes configurar una actualización de estado y fijar un recordatorio para revisarla cada viernes. Las actualizaciones pueden enviarse de manera automática a otros miembros del equipo.

Información de progreso Asana

Conversaciones, intercambio de archivos y notificaciones

Colaboración en Microsoft Planner

Microsoft Planner cuenta con un menú desplegable de notificaciones que avisa cuando se han producido cambios en alguno de tus planes.

Colaboración en Microsoft Planner

También se integra de manera nativa con el paquete Office 365 y envía notificaciones de los planes mediante Outlook. Cuando, por ejemplo, se añade un usuario a un plan, este recibe automáticamente un correo electrónico en su cuenta de Outlook.

También puedes participar en conversaciones en Outlook sobre los planes en los que estás trabajando. Los miembros pueden comentar y reaccionar a tareas, añadir enlaces, archivos e imágenes o dar “me gusta” a una tarea o plan.

Colaboración en Trello

En Trello puedes conversar sobre las tareas dejando comentarios en las tarjetas. En la parte derecha del tablero también hay un panel de actividad que registra todos los cambios en las tarjetas, incluidos los nuevos comentarios.

Tanto Asana como Trello permiten recibir notificaciones en el móvil y por correo electrónico, pero es necesario usar integraciones para sacar el máximo partido a ambas soluciones. Trello y Asana pueden integrarse con otras aplicaciones de comunicación, como Slack, para el envío de notificaciones.

Colaboración en Trello

Colaboración en Trello

Incluso puedes gestionar tus tableros de Trello y proyectos de Asana desde la comodidad del chat de Slack, que ofrece funciones como añadir nuevas tarjetas, miembros del equipo y tableros, asignar tareas, fijar fechas de entrega y comentar en las tarjetas.

Colaboración en Trello

Trello también cuenta con integraciones con Dropbox y Google Drive.

Colaboración en Asana

Asana ofrece integración con Box y Google Drive para facilitar el almacenamiento e intercambio de archivos. Al igual que Planner, cuenta con funciones de conversación; puedes comentar en la propia aplicación o enviar mensajes de correo electrónico al correo específico designado en Asana para la conversación del proyecto.

Colaboración en Asana

Conclusión

Asana, Trello y Microsoft Planner ofrecen una interfaz de usuario intuitiva. Si estás familiarizado con las aplicaciones web, te será fácil aprender a usar estas soluciones.

Microsoft Planner es una buena opción para quienes aprecian el minimalismo y, sobre todo, conocen a fondo el ecosistema Office 365. A diferencia de Trello, Microsoft Planner permite comprobar la información general de varios proyectos de un vistazo y muestra cuántas tareas están pendientes de completar. Es una excelente herramienta colaborativa para conversaciones e intercambio de archivos.

Dicho esto, no aporta nada revolucionario a las soluciones ya existentes. A menos que seas usuario de Office 365 o lo adquieras por primera vez, no ofrece ventajas más allá de la completa integración con Microsoft. De hecho, si no usas Office 365, esa integración exclusiva con Microsoft puede resultar limitada.

Siguientes pasos

Microsoft Planner, Trello y Asana no son las únicas soluciones de gestión de proyectos disponibles en el mercado. Existen multitud de herramientas que pueden resultar útiles para tu equipo y merece la pena compararlas antes de tomar una decisión. Encontrarás más información en estos recursos:

Der ultimative Leitfaden für das Lean Project Management

lean project management

Möchtest du dein Projektmanagement entschlacken und verbessern? In einigen Fällen bedeutet das, weniger Ressourcen einzusetzen, in anderen, das Bestandsmanagement zu verbessern. Welcher Ansatz auch verfolgt wird, Produktivität ist für jedes Projekt von entscheidender Bedeutung und wenn du diese erhöhen möchtest, solltest du dich mit Lean Project Management befassen.

lean project management

Als Projektmanager hast du wahrscheinlich schon einige Ansätze zur Produktivitätssteigerung getestet. Wie sieht’s mit Lean Management aus?

Im Folgenden erläutern wir, was Lean Management überhaupt ist, in welchen Projektmanagement-Ansätzen wir es finden und wie es eingesetzt wird.

Worum handelt es sich bei Lean Project Management?

Lean Management

Das „schlanke“ Management wurde zusammen mit dem Toyota-Produktionssystem (TPS) entwickelt, um Verschwendung zu vermeiden, die Herstellung und Logistik zu fördern und die Interaktion mit Lieferanten und Kunden zu optimieren. Lean folgt dem Prinzip der „Just-in-time-Produktion“.

Der Toyota Weg: Erfolgsfaktor Qualitätsmanagement von Dr. Jeffrey Liker beschreibt die 14 Prinzipien des Lean Management auf Grundlage des TPS und schildert die Herausforderungen, auf die Toyota bei der Optimierung seiner Automobilherstellung getroffen ist. Diese Herausforderungen waren u. a.:

  • Transport – Produkte werden bewegt, die für den Herstellungsprozess nicht nötig sind
  • Materialbestände – Schlechtes Management von Komponenten, Prozessen und dem fertigen Produkt
  • Laufwege – Mitarbeiter und Materialien werden im Laufe eines Prozesses unnötig bewegt
  • Wartezeiten – Zusammenarbeit mit dem nächsten Produktionsschritt führt zu Wartezeiten
  • Überproduktion – Mehr Komponenten als aktuell benötigt werden hergestellt
  • Umständliche Bearbeitung – Mehr Ressourcen als der Standard vorschreibt werden eingesetzt
  • Fehler – Fehlerrisiko aufgrund mangelnder Qualitätsprüfung

Diese Risiken sind bekannt als die sieben Mudas oder Verschwendungen, die Toyota mit seinem TPS bei der Automobilproduktion eliminieren wollte.

Wie kam Toyota auf Lean Management?

Toyota hat die Mudas im eigenen Unternehmen identifiziert und dann Prozesse entwickelt, die durch eine entschlackte Herstellung zu den gewünschten Ergebnissen führten. Seitdem hat sich Lean Management über die Prinzipien von Toyota hinaus weiterentwickelt und als eigenständige Methode etabliert.

John Krafcik stellte im Jahr 1988 im Rahmen seiner Masterarbeit an der MIT Sloan School of Management das Konzept von ‚Lean‘ im Artikel „Triumph of the Lean Production System vor. Krafciks Studien wurden anschließend vom International Motor Vehicle Program (IMVP) am MIT fortgeführt und mündeten letztendlich in dem internationalen Bestseller „Die zweite Revolution in der Autoindustrie: Konsequenzen aus der weltweiten Studie des Massachusetts Institute of Technology, der von Jim Womack, Daniel Jones und Daniel Roos geschrieben wurde.

Lean Project Management hat mittlerweile Einzug in die verschiedensten Sektoren gehalten, darunter IT, Bauwesen und Bildung.

Das Lean Management bietet zahlreiche Vorteile:

  • Erweiterter Kundendienst – Kunden erhalten genau das, was sie brauchen
  • Verbesserte Produktivität – Steigerung von Leistung und Mehrwert pro Person
  • Qualität – Implementierung rigoroser Qualitätssicherungen zur Reduzierung von Produktfehlern und Nachbesserungen
  • Innovation – Verbesserung des Projekts durch Brainstorming und kreative Ideen
  • Reduzierung von Verschwendung – weniger Transport, geringere Wartezeiten, effizientere Platznutzung und weniger Abfall
  • Verbesserte Durchlaufzeit – schnellere Reaktion auf Projektanforderungen und weniger Verzögerungen
  • Optimierteres Bestandsmanagement – weniger laufende Arbeiten und Inventar und somit weniger Engpässe

Definition

Das Lean Enterprise Institute stellt fest: „Beim Kerngedanken von Lean Management geht es um die Maximierung des Kundennutzens, während Verschwendung minimiert wird. Einfach gesagt wird mit weniger Ressourcen ein Mehrwert für den Kunden geschaffen. Ein nach Lean-Prinzipien arbeitendes Unternehmen versteht den Kundennutzen und konzentriert seine Schlüsselprozesse auf dessen Steigerung. Alles ist darauf ausgerichtet, dem Kunden durch einen perfekten Wertschöpfungsprozess größtmöglichen Nutzen bereitzustellen, und das ohne Verschwendung.“

Kurz gesagt soll in jeder Phase Verschwendung jeglicher Art reduziert und ein Mehrwert geschaffen werden.

Im Folgenden stellen wir den Demingkreis (PDCA-Zyklus), Kanban und Lean Six Sigma (DMEDI) als Vertreter des Lean Projektmanagement vor.

 

Was gibt es für Lean Management-Prozesse?

Demingkreis (PDCA-Zyklus)

Inspiriert von den Kaizen-Tools für Lean Management entwickelte W. Edwards den Demingkreis, der einen vierstufigen kontinuierlichen Verbesserungsprozess umfasst. Der PDCA-Zyklus besteht aus vier Elementen:

  • Plan – Das Problem identifizieren und analysieren
  • Do – Lösungen entwickeln, um das Problem zu beheben
  • Check – Die Effektivität der Lösungen überprüfen und diese verbessern
  • Act – Die überarbeiteten Lösungen umsetzen

Im Deutschen werden diese Schritte auch als ‚Planen – Tun – Überprüfen – Umsetzen‘ oder ‚Planen – Umsetzen – Überprüfen – Handeln‘ übersetzt.

Ein Beispiel für den angewandten Demingkreis ist die 5-Why-Methode.

Der Demingkreis ist besonders bei wiederkehrenden Projekten äußerst hilfreich. Ein Beispiel: Während der Planphase sollte eine Wirkungsanalyse durch Brainstorming erstellt werden, wobei besonderer Fokus auf der Beantwortung der Fünf Warums liegt, um den vorherigen Prozess zu durchleuchten.

Sehen wir uns das am Beispiel der folgenden Frage genauer an: „Traten bei vorherigen Projekten Engpässe auf?“

In der Umsetzungsphase soll das Team Lösungen für Probleme in einem Projektlebenszyklus entwickeln. In der Überprüfungsphase werden die Qualität und die Effektivität der implementierten Lösungen getestet. Während der abschließenden Handlungsphase werden Verbesserungen an dem Projekt vorgenommen. Theoretisch sollte das Projekt bei jeder Wiederholung des Demingkreises ein Stück weit verbessert werden.

Zusätzlich zum Bereich der Fertigung wird der Demingkreis auch im Bauwesen eingesetzt, wobei sich diese Methode des Lean Project Management für alle Branchen mit einem systematischen Produktionszyklus eignet.

Lean Six Sigma (DMEDI)

Lean Six Sigma (Six Sigma oder 6σ ist ein statistisches Konzept, bei dem 3,4 Fehler je 1 Million in einem Produktionsprozess behoben werden) identifiziert die Ursache eines Problems im Projektmanagement. Der Fokus dieses Ansatzes liegt auf der Vermeidung von Zeit- und Ressourcenverschwendung und unterteilt sich in fünf Phasen:

  • Define – Der Projektumfang wird festgelegt, Ziele werden geplant und der Nutzen für den Kunden identifiziert.
  • Measure – Es wird ermittelt, wie der Erfolg im Laufe eines Projekts gemessen und die bestehenden Kundenanforderungen erfüllt werden können.
  • Explore – Neue Möglichkeiten zur Fertigstellung eines Projekts und zur Verbesserung des Prozesses werden ausgewertet.
  • Develop – Ein vollständiger Projektplan wird aufgrund der Prozessanforderungen entwickelt.
  • Implement – Der Projektplan wird zur Einhaltung der Projektziele umgesetzt.

Die ersten Buchstaben der Lean Six Sigma-Phasen bilden das Akronym DMEDI.

lean project management six sigma

Lean Six Sigma-Methoden greifen auf Tools für das Lean Management zurück, um Daten zu überprüfen und die kontinuierliche Verbesserung der Projektziele zu messen. Zu den Tools für das Projektmanagement gehören die folgenden:

  • Wertstromanalyse – Der Projektprozess wird von Anfang bis Ende in seinem Ist-Zustand durchleuchtet.
  • Umfragen zum Kunden-Feedback und Fokusgruppen  tragen zur Lösung wiederholt auftretender Problemstellungen im Projekt bei.
  • Fehler-Ursachen-Analyse – Probleme und Symptome werden erfasst.
  • Gantt-Diagramm – Fortschritte in Projekten und Ziele werden in einem Gantt-Diagramm oder in einem Balkenplan dargestellt.
  • Statistische Prozesslenkung – Daten werden überprüft.

Kanban

Das japanische Kanban bedeutet so viel wie „Karte“, „Tafel“ oder „Beleg“ und ist Teil des Lean Project Management. Warum? Teams können mithilfe von visuell dargestellten Arbeitsabläufen kommunizieren und sind so während eines Projektverlaufs immer auf demselben Stand. Weiterhin werden Aufgaben standardisiert, um Verschwendung zu reduzieren und den Kundennutzen zu maximieren.

Kanban ist in der Projektverwaltung einsetzbar, indem jede Phase in die drei Kategorien „Aufgabe“ („To Do), „In Bearbeitung“ („Doing“) und „Erledigt“ („Done“) unterteilt und die Aufgaben mithilfe von Haftnotizen zugewiesen werden. Anstelle der manuellen Vorgehensweise kann auch von Kanban inspirierte Projektmanagement-Software eingesetzt werden.

 

Lean Project Management umsetzen

Bevor du Lean Project Management in deinem Unternehmen implementierst, sollst du mit den Toyota-Prinzipien (Englisch) vertraut sein.

Sie bilden die Eckpfeiler der Lean Management-Philosophie und sollten bei der Entwicklung neuer Prozesse für das Projektmanagement als Referenz und Inspiration dienen.

Zusammengefasst sind es die folgenden Prinzipien, die es dir ermöglichen, Verschwendung zu reduzieren und produktiver zu arbeiten:

Plane lieber auf lange Sicht als kurzfristige Finanzziele im Auge zu haben

Die Mitarbeiter in deinem Projekt müssen einen Sinn in ihrer Arbeit sehen, um ihre Projektziele zu erreichen. Mit der richtigen Motivation behalten sie das Ziel im Auge und stehen dafür ein. Identifiziere Lücken oder Verschwendung in deinem Projektmanagement-Prozess. Häufig tragen auch die Erkenntnisse, die man während der Projektoptimierung gewonnen hat, entscheidend zum Projekterfolg bei und sind gleichzeitig in sich wertvoll für die Zukunft. ROI und Gewinn sind nicht das einzige Maß für Geschäftserfolg.

Mach Problembereiche kenntlich, indem du einen kontinuierlichen Prozessverlauf schaffst

Konzentriere dich nicht auf eine Projektaufgabe nach der anderen, sondern verbessere den gesamten Projektmanagementprozess gleichzeitig. Verfolge diesen Ansatz, wenn mehr als 10 Personen an dem Projekt arbeiten. Innoviere immer wieder neue Prozesse, um den Projektzyklus zu verbessern.

Nutze das Pull-System  zur Vermeidung von Überproduktion

Woher weißt du, dass du einem Kunden keine weiteren Lieferungen schicken sollst? Der Kunde würde dir sehr wahrscheinlich schreiben und einen Lieferungsstopp erwirken. Konzentriere dich auf eine effektive Kommunikation mit allen Interessenvertretern und nutze Kanban mithilfe von Software wie Trello, damit alle auf dem Laufenden sind. Angebot und Nachfrage sollten auf dem Projektmanagementprozess basieren. Jeder Stakeholder wird über den Status informiert.

Verteile die Arbeit gleichmäßig auf alle Teammitglieder

Auf diese Weise wird Verschwendung minimiert und keiner der Mitarbeiter überlastet. Vergiss nicht: Jeder Stakeholder im Projekt nimmt eine vordefinierte Rolle ein und wenn eine Aufgabe eine Person übermäßig in Anspruch nimmt, leidet die Qualität. Als Projektmanager solltest du Qualität über Quantität stellen. Teile den Mitgliedern deines Teams Aufgaben zu, die sie auch wirklich bewältigen können.

Erschaffe ein Umfeld, in dem Probleme behoben werden und so höchste Qualitätsstandards herrschen

Alle Stakeholder in einem Projekt haben das gleiche Recht, Lösungen zu implementieren und Qualitätsmängel aufzuzeigen. Während des gesamten Managementprozesses solltest du für Feedback offen sein.

Aufgaben und Prozesse sollten kontinuierlich ausgeführt und unter Mithilfe der Mitarbeiter verbessert werden

Führe Checklisten zur Qualitätskontrolle ein und standardisiere Betriebsverfahren, um ein vereinheitlichtes Projekt zu erhalten. Die Projektqualität wird nur durch standardisierte Parameter gesteigert.

Verwende visuelle Kontrollen wie Kanban, um Problembereiche herauszukristallisieren und den Überblick zu behalten

Die 5S sind eine Lean-Methode, die es jedem Team ermöglicht, seinen Arbeitsplatz für maximale Prozesseffizienz zu organisieren. Die 5S stehen für:

  • Sortieren (Seiri)
  • Ordnung schaffen (Seiton)
  • Arbeitsplatz zum Glänzen bringen (Seiso)
  • Standards einführen (Seiketsu)
  • An die Regeln halten (Shitsuke)

Mithilfe von Kanban werden Probleme in den einzelnen Projektschritten deutlich.

Nutze verlässliche und bewährte Technologie für dein Team und dein Projekt

Finde heraus, welche Tools und welche Software dein Projektmanagement verbessern können.

Stärke Führungskräfte, die die Arbeitsphilosophie verstehen und an das Team weitergeben

Die Lean-Prinzipien sollten Teil des Projektmanagementprozesses sein, da sie ohne konstante Innovation in den Hintergrund rücken. Deine Mitarbeiter sollten ihre eigenen Fähigkeiten stetig weiterentwickeln und Schulungen erhalten, damit das ganze Unternehmen in einem fortlaufenden Lernprozess bleibt.

Fördere Einzelpersonen und Teams, sodass sie der Philosophie deines Unternehmens folgen

Stelle Teams aus mindestens 4 bis 5 Personen aus verschiedenen Führungsebenen zusammen. Der Erfolg deines Projekts hängt vom Team und nicht von einzelnen Personen ab.

Respektiere deine Netzwerkpartner und Lieferanten, indem du sie bei der Verbesserung ihrer Prozesse unterstützt

Dieses Prinzip gilt unter Umständen nicht für dich als Projektmanager. Arbeite mit anderen Teammanagern zusammen und respektiere ihre Best Practices im Projektmanagement.

Bilde dich selbst und deine Teammitglieder zu zentralen Projektanforderungen weiter

Projektmanagement ist ein kontinuierlicher Lernprozess, in dem du aus Erfolgen und Fehlschlägen lernst.

Berücksichtige alle Optionen und triff eine Entscheidung basierend auf Konsens

Manchmal erfüllt ein Projektplan nicht die in ihn gesetzten Erwartungen. Folge diesen Parametern, um solche eine Situation zu vermeiden:

  • Finde heraus, was los ist
  • Ermittele die Ursache des Problems
  • Berücksichtige alle Alternativen
  • Schaffe Konsens über die Lösung
  • Nutze effiziente Kommunikationstools

Schaffe durch kontinuierliche Reflexion und Verbesserung eine lernende Organisation

Bemühe dich, eine Umgebung zu schaffen, in der dein Team gerne und selbstständig lernt.

Diese breitgefächerten Prinzipien sind Teil der Unternehmensvision und ‑mission von Toyota.

Wende die ersten fünf Prinzipien auf dein Projektmanagement an und gestalte deine Projekte basierend auf den restlichen Prinzipien neu.

In seinem oben erwähnten Buch „Der Toyota Weg: Erfolgsfaktor Qualitätsmanagement“ erklärt Jeffrey Liker (übersetzt aus dem Englischen): „Wenn Sie mithilfe des Toyota-Wegs zu einem schlanken Unternehmen werden möchten, müssen Sie nicht Toyota imitieren und bestimmte Tools einsetzen, um denselben schlanken Eindruck zu erwecken. Der Toyota-Weg ist eine Philosophie und bedient sich einer Reihe von Werkzeugen, die entsprechend Ihrer Situation eingesetzt und gegebenenfalls angepasst werden müssen. Sie sollten an diese Prinzipien glauben und danach streben. Sie sind Teil eines höheren Systems, das sich für nachhaltigen Erfolg um Einklang und Perfektion bemüht.“

Kurz gesagt: Halte dich nicht streng an alle Prinzipien, sondern setze jene um, die deiner Meinung nach essentiell für dein Projektmanagement sind.

Wann solltest du Lean Management einsetzen?

Schlanke Projekte haben eine ähnlich iterative Struktur wie agiles Projektmanagement, aber darüber hinaus ist auch der Kunde Teil des Lean Management-Prozesses.

Kleine, eigenverantwortliche Teams sind bei großen Projekten weniger effektiv, daher sollte Lean Project Management vorrangig bei kleinen Projekten mit einer engen Lieferzeit eingesetzt werden. In solchen Projekten müssen die Teammitglieder gut kommunizieren können und weitere Ressourcen sind nicht von Vorteil.

Willst auch du Lean Project Management einsetzen?

Lean Management reduziert unnütze Vorgänge und verbessert die Zusammenarbeit mit Kunden, wodurch es sich ideal für kleine Projekte eignet.

Was ist deine Meinung zu Lean Project Management? Hast du es schon einmal genutzt? Erzähl uns in den Kommentaren von deinen Erfahrungen.

Suchst du nach Projektmanagement-Software? Wirf einen Blick auf Capterras Liste der besten Projektmanagement-Softwarelösungen.

Outils PIM (Product Information Management), comment les implanter dans les PME ?

Outils PIM comment les implanter dans les PME

Outils PIM comment les implanter dans les PME

Les logiciels PIM (Product Information Management) sont des solutions qui permettent de gérer les catalogues produits et tous les contenus associés afin de les mettre à disposition sur tous les canaux. Voyons ici la pertinence des PIM pour les petites et moyennes entreprises, ainsi que mes conseils sur le choix d’une solution adaptée à votre entreprise.

À quoi servent les solutions PIM

Les outils PIM sont arrivés sur le marché au début des années 2000 et plus récemment en France. Ce concept répond à un besoin simple : en finir avec les tableaux Excel de bases de données produits.

Ce n’est pas un sujet anodin, j’ai vu de grandes sociétés gérer leurs informations produits dans des tableurs. Le résultat est désastreux : duplication d’informations, décalages de lignes, erreurs de frappe, caractères indésirables, etc.

Les PIM servent donc à rationaliser la gestion des catalogues produits.

comprendre le PIM
En un clin d’œil, comprendre comment fonctionne un PIM (schéma original avec des emprunts à Akeneo.com, product-information-management.com et desk.net)

Comment fonctionne une solution PIM ?

Tout commence par le chargement de fichiers en provenance de vos fournisseurs, de bases de données extérieures ou de votre système de gestion.

Au coeur du PIM vous allez enrichir les données avec des descriptifs supplémentaires, ajouter des classifications produits, des familles, des traductions, sans oublier les contrôles de la complétude de votre base et de la qualité des données. En sortie, vous pourrez utiliser ces données pour alimenter des catalogues imprimés, des sites e-commerce (en liaison avec un autre CMS), des applications mobiles et mêmes des points de vente qui pourront ainsi être branchés sur la même base de données que le site en ligne afin d’améliorer l’expérience client multicanale.

En résumé, les solutions PIM fournissent un point d’accès unique à la donnée et de multiples vues sur tous les canaux.

À qui s’adressent les PIM ?

Les PIM s’adressent en premier lieu à tous les commerçants et e-commerçants dont les catalogues produits sont complexes et fournis. Si vous vendez des services vous n’aurez, en principe, pas besoin d’outil PIM.

À l’inverse, si vous avez un site e-commerce et des milliers de références, alors un PIM s’impose à vous.

Comme l’explique Simon Walker, analyste chez Gartner, les premiers clients du PIM sont les équipes digitales et e-commerce qui cherchent à améliorer l’expérience client. Une des raisons qui expliquent que certains acteurs du marché (dont le français Akeneo et l’américain Salsify) suggèrent de changer l’acronyme PIM en PxM pour Product Experience Management.

Vous verrez beaucoup d’articles et de commentaires mentionnant des acronymes plus ou moins synonymiques comme MDM, PLM, MAM, DAM, etc. Ne vous laissez pas intimider par cette inflation lexicale commune chez les éditeurs de logiciels et focalisez-vous sur la chose la plus importante : vos besoins.

Qui sont les clients du PIM ?

Les clients des PIM sont principalement les marketeurs. Ces outils leur servent à la création d’une expérience client omnicanale sans heurts entre les différents canaux.

Quelles sont les fonctionnalités principales d’un PIM ?

Toutes les solutions de PIM ne se valent pas et il vous faudra en comparer les fonctionnalités. Voici les principales, présentées de manière simplifiée : gestion de données centralisées, intégration avec les systèmes de gestion et bases de données tierces, mise à jour, transfert et export des informations produits, segmentation des données en fonction de la population cible, chaînes de validation (workflow), export des données (XML, ou formats standard PDF, HTML, etc.), gestion des langues. Sans oublier un point crucial qui est le module de configuration et de paramétrage, dont la souplesse est primordiale.

Outil PIM Comparaisons
Avec Capterra, vous pourrez aisément comparer les logiciels entre eux pour faire un premier tri. Un essai sera ensuite nécessaire pour une comparaison plus poussée.

Quel type de solution PIM choisir ?

Une PME choisit rarement les mêmes solutions qu’un grand compte. Elle ira souvent au meilleur rapport qualité-prix et tentera, autant que faire se peut, de limiter la taille du projet informatique. Ce qui compte pour l’entreprise et ses clients, c’est avant tout le résultat.

La bonne nouvelle, c’est quela quasi-totalité des nombreux offreurs de solutions PIM s’adresse aux PME. Il est même possible de tester 11 solutions gratuitement. Pour trouver les solutions qui offrent cette possibilité, il suffit de cliquer sur le filtre “gratuit” dans la liste comparative.

logiciels PIM gratuits

Le marché des solutions PIM est assez riche en fournisseurs, et le danger pour une PME serait d’être tentée de toutes les analyser. Pour cela, j’ai comparé 4 solutions leader du marché.

comparaison solutions leaders marche
Nous avons comparé, avec Capterra, les principales solutions du marché.

Les principales solutions du marché sont Enterworks Enable, inRiver PIM, Salsify et Step (de Stibo Systems).

Enterworks cible les entreprises de 100 à 1 000 utilisateurs, et est donc plutôt fait pour les clients moyens et grands, inRiver les équipes de 50 à 99, et Step celles de 1 à 1 000 personnes. Salsify s’adresse aux petites entreprises de moins de 100 personnes. Cette dernière offre également, à l’essai, une version gratuite de son logiciel (en anglais).

Enterworks a fait l’impasse sur des fonctionnalités importantes comme le contrôle de la qualité des données, et InRiver, Step et Salsify sur la gestion des versions et des formulaires. Enterworks propose aussi la personnalisation et l’éditeur graphique de “workflow”, fonctionnalités plus adaptées aux grandes entreprises.

Si vous cherchez une solution française, Akeneo (disponible aussi dans de très nombreuses autres langues), qui est bien positionnée pour les PME, pourrait attirer votre attention. Elle permet de servir des équipes de 2 à 1 000 personnes sur le nuage (SaaS) et propose une version d’essai gratuite. La solution comprend des fonctionnalités comme le contrôle qualité des données, la gestion de la documentation et le contrôle des versions.

akeneo
Légende : l’interface d’Akeneo permet de gérer de larges catalogues de produits. La version démo en ligne permet de tester la solution directement sans même charger son catalogue. Une version d’essai permet quant à elle d’aller plus loin dans le test.

Notons que les Européens sont bien présents parmi les éditeurs de PIM. En dehors d’Akeneo déjà cité, on compte des sociétés comme Censhare ou Productsup en Allemagne, Inriver PIM en Suède ou Agility Multichannel au Royaume-Uni.

La méthode pour bien choisir son PIM

La quête d’un bon logiciel pour une PME est souvent un défi. Comparer les solutions, évaluer les fonctionnalités nécessite du temps et des essais. Je vais vous donner mes conseils afin de choisir le PIM le plus adapté à votre entreprise.

  1. Définissez vos besoins liés à vos métiers ou à ceux de vos clients. Faites une liste simple, évitez l’exhaustivité. Pour cela, vous pouvez vous aider de la liste ci-dessus et vous appuyer sur le catalogue d’outils PIM de Capterra.
  2. À partir d’une liste comparative comme celle de Capterra, présélectionnez un petit groupe de solutions qui convient à votre cahier des charges simplifié (cf. no.1) et qui vous permettra de répondre à vos besoins. Essayez de ne garder que 3 solutions, car il est difficile d’en comparer plus si vous n’êtes pas un expert.
  3. Premier critère, posez-vous la question de l’hébergement de la solution, même si la grande majorité des solutions (40 dans la liste Capterra) est disponibles dans le cloud. Dans ce cas, assurez-vous bien de la pérennité de vos données en cas de changement ultérieur. L’indépendance de vos données est un critère crucial pour les solutions SaaS, encore plus que pour les logiciels à installer.
  4. Dans vos critères de choix, rajoutez quelques éléments simples comme la pérennité de la solution. Une solution PIM est un investissement, pas une dépense. Si la plateforme de votre catalogue produit amoureusement enrichi n’est plus maintenue, vous aurez perdu tout cet investissement et devrez procéder à des exports de données longs et hasardeux. La qualité du service client (en français de préférence), du suivi et de l’accompagnement sont aussi des critères importants.
  5. Créez un tableau Excel comparant les différentes réponses à vos besoins avec des codes couleur : ROUGE (ne répond pas du tout au besoin), ORANGE (répond partiellement au besoin) et VERT (répond bien au besoin). Puis associez une note à ces couleurs et faites vos comptes.

PIM : quel outil choisirez-vous ?


Maintenant que vous connaissez la méthode, sur quelle solution se portera votre choix ?

Pour aller plus loin


À PROPOS DE L’AUTEUR

Fondateur et dirigeant de l’agence de marketing digital Visionary Marketing, Program Director du MS Digital Strategy de Grenoble Ecole de Management, je suis un marketer, spécialiste du Web et des médias sociaux, intervenant en marketing, conférencier et auteur.

Projektmanagement-Methoden: Fünf Trends, die das Projektmanagement verändern

Projektmanagement-Methoden - Best Practices

Die Aufgaben in den Unternehmen wandeln sich – und mit ihnen die Projektmanagement-Methoden. Globalisierung, Digitalisierung, künstliche Intelligenz und mobile Arbeit verändern die Arbeitswelt womöglich stärker als die industrielle Revolution. Die Folgen für die Projektlandschaft lassen sich in fünf Trends zusammenfassen.

Projektmanagement-Methoden - Best Practices

Trend 1: Strategische Initiativen

Nach wie vor versanden viele Unternehmensstrategien im Tagesgeschäft. Die operative Umsetzung bleibt auf der Strecke, weil Umstände, Sachzwänge oder Unvermögen die Realisierung behindern. Das ist erstaunlich – denn noch nie war die Notwendigkeit so drängend, mit Wettbewerbern Schritt zu halten oder noch unbekannten Wettbewerbern zuvorzukommen. Um strategische Initiativen künftig effektiver zu gestalten, muss sich das Projektmanagement in vielen Unternehmen grundlegend verändern.

Typisch sind noch immer Jahresstrategieplanungen, die eher an gute Vorsätze zu Silvester erinnern: Die Protokolle der jährlichen Strategiemeetings lesen sich oftmals wie eine Aneinanderreihung guter Absichten. In langen Sitzungen wird vieles beschlossen, dann aber nur weniges umgesetzt. Was mit viel Elan auf den Weg gebracht wurde, fällt später veränderten Prioritäten und einer Kräfteverzettelung zum Opfer – und landet als Strategiepapier in der Schublade. Manche Führungskraft ist schon froh, wenn sie das laufende Geschäft bewältigt. Zusätzliche Projektarbeit versucht sie möglichst zu vermeiden.

Langsam wächst die Erkenntnis, sich ein solches Verhalten nicht mehr länger leisten zu können – schließlich ist eine erfolgreiche Strategieumsetzung das wohl wichtigste Projekt einer Unternehmensführung. Die große Herausforderung liegt dabei in den knappen Ressourcen: Arbeitszeit und Kompetenzen der Mitarbeiter sind bei der Umsetzung von Projekten längst zu einem limitierenden Faktor geworden. Daher kommt es entscheidend darauf an, die Prioritäten richtig zu setzen und sich auf die wirklich wichtigen Projekte zu konzentrieren. Eine Unternehmensführung, der das nicht gelingt, setzt die Existenz des Unternehmens aufs Spiel.

Hinzu muss die Bereitschaft kommen, den dornigen Weg einer soliden Strategieumsetzung zu gehen. Dazu zählen die bekannten Details eines stringenten Projektmanagements: Projektziele, Projektplan, Meilensteine, definierte Aufgabenpakete mit Terminen und Verantwortlichkeiten. Jedes Unternehmen sollte über eine Anzahl an Projektleitern verfügen, die in der Lage sind, strategische Projekte zu managen – und zwar so, dass eine Strategie am Ende auch Früchte trägt.

Trend 2: Das Ende der Planbarkeit

Mit der Digitalisierung gehen Beschleunigung und wachsende Komplexität einher – eine Entwicklung, die sich in den nächsten Jahren fortsetzen wird. Geschäftsprozesse und Wertschöpfungsketten sind global ausgerichtet und zunehmend vernetzt, während die Planbarkeit in den Unternehmen abnimmt. Es liegt auf der Hand: Das alles geht nicht spurlos am Projektmanagement vorüber.

Das klassische Projektmanagement stammt aus einer Zeit, in der man von der Planbarkeit eines Vorhabens ausging. Auch wenn viele Projekte groß und komplex waren und man damit oft auch Neuland betrat, war doch das Umfeld, in dem sich die Projekte und Organisationen bewegten, vergleichsweise stabil. Natürlich hat dieses klassische Projektmanagement nicht ausgedient. Sinnvollerweise kommt es weiterhin in Projekten zum Einsatz, bei denen die notwendige Planbarkeit gegeben ist – beispielsweise in der Bauindustrie und im Engineering.

In den meisten Unternehmen stellt der digitale Wandel jedoch neue Anforderungen an die Projektplanung. Es ist kaum noch möglich, konkrete langfristige Ziele festzulegen. Die Unternehmen bewegen sich auf einen unklaren Zielzustand hin und müssen adaptiv auf Veränderungen reagieren. Damit endet auch die Planbarkeit der Projekte: Ein Projektleiter muss oft „Pionierarbeit“ leisten, die sich per se nur schwer planen lässt. Projekte in Zeiten des digitalen Wandels verlangen ein schrittweises Vorgehen, bei dem die Beteiligten immer in Bewegung bleiben und flexibel reagieren. Ohne agile Methoden ist das nicht zu bewerkstelligen.

Trend 3: Digital Leadership

Mit dem Begriff Digital Leadership wird gerne „nur“ das Führen über Distanz via digitaler Kommunikationsmedien verbunden. Das ist anspruchsvoll genug, doch bei näherer Betrachtung wird schnell deutlich: Projektleiter müssen sich in einer digital vernetzten Welt ganz neue Eigenschaften aneignen. Es geht für sie darum, mehr zu coachen als zu führen, mehr zu ermöglichen als zu bestimmen, mehr Prozesse zu steuern als Aufgaben zu kontrollieren.

Wie ein Projektleiter die Führung seines Projektteams konkret ausgestaltet, hängt von der Situation und der Art des Projekts ab – eine Blaupause gibt es nicht. Der Trend aber ist klar: Die Entwicklung geht hin zu dezentralen Strukturen mit agilen Teams, in denen Projektmitarbeiter eigenverantwortlich handeln. Der Projektleiter ermutigt seine Mitarbeiter, sich aktiv einzubringen, und schafft die Voraussetzungen, damit sich die „kollektive Intelligenz“ seines Teams bestmöglich entfaltet.

Aufgabe des Projektleiters wird es sein, das Team zusammenzuhalten und einen (virtuellen) Raum zu schaffen, in dem die Mitarbeiter ihre Arbeit selbst gestalten und ihr Potenzial frei entfalten können. Die gesamte Kommunikation läuft über verschiedenste Kanäle – analog wie digital – beim Projektleiter zusammen. Damit zeichnet sich ab, dass ein Projekt künftig in hohem Maße mit Hilfe von Tools gesteuert wird.

Das Wissen um Prozesse und Technik reicht nicht aus. Wer als Projektleiter künftig noch erfolgreich sein will, braucht sehr gute Fähigkeiten in Kommunikation, Führung und Moderation. Das Arbeiten in Netzwerken verlangt eine andere Art der Führung und Zusammenarbeit. Stichworte dazu sind: agile Teams, Selbstorganisation, virtuelle und vernetzte Kollaboration – und ein Führungsstil, der mehr auf Coaching basiert als auf Kontrolle und Vorgaben.

Trend 4: Neue Projektmanagement-Methoden

In immer kürzerer Folge jagt eine technische Neuerungen die nächste, disruptive Innovationen stellen ganze Geschäftsmodelle in Frage. Um auf alle diese Veränderungen adäquat reagieren zu können, gilt eine agile Organisation als überlebenswichtig. An dieser Stelle erfolgt jedoch häufig ein Trugschluss: Eine agile Organisation entsteht nicht einfach dadurch, dass Projekte nun nach Scrum oder nach einem anderen agilen Framework durchgeführt werden. Vielmehr muss die Agilität über die Projektorganisation hinausreichen. Auch das Management sowie Prozesse und Strukturen benötigen einen „agilen Mindset“.

Eine zentrale Rolle spielt der Projektleiter, der durch sein Handeln und Verhalten in den Projekten sowohl hemmend als auch fördernd auf die Agilität im Unternehmen wirken kann. Seine Aufgabe ist es, die Methoden und Werkzeuge des klassischen Projektmanagements zu überdenken und neue Techniken in seine Arbeit einzubeziehen. Konzepte wie zum Beispiel „Task Boards“, „Daily Standup-Meetings“ und „User Stories“ werden mittlerweile auch in Projekten außerhalb der Software-Entwicklung eingesetzt und erlauben es, mehr Agilität im Projektalltag zu erreichen.

Der bloße Einsatz agiler Projektmanagement-Methoden greift jedoch zu kurz. Ebenso wichtig sind Techniken, die einem Unternehmen helfen, schneller und kundenorientierter zu agieren. Design Thinking, Design Sprint, Lean Start Up, Scrum und Business Model Canvas gehören künftig mindestens ebenso zum kleinen Einmaleins der Projektleitung wie Strukturpläne, Gantt-Diagramme oder Risiko-Logs. Entscheidend für den Erfolg ist am Ende aber vor allem eines: die Haltung, mit der die Projektleiter und ihre Teams an Themen herangehen – also letztlich die Projekt- und Unternehmenskultur.

Trend 5: Eine Flut kleiner Projekte

Die Zusammenarbeit in Projektform hat sich bewährt, wenn es darum geht, sich schnell und flexibel auf eine sich ändernde Umwelt einzustellen. Projektarbeit ist deshalb in vielen Unternehmen zum gelebten Alltag geworden. Selbst in kleinen und mittleren Unternehmen hat sie sich in den letzten Jahren als Arbeitsform etabliert. In nahezu allen Fachbereichen nimmt der Anteil prozessorientierter Arbeit zugunsten von Projektarbeit ab.

Die Folge: In den Unternehmen entsteht eine Vielzahl an kleineren und mittleren Projekten. Immer mehr Mitarbeiter sind in Projekte involviert. Ob im Personal, in der Buchhaltung oder im Marketing – heute muss jeder Mitarbeiter in der Lage sein, kleinere Projekte durchzuführen.

Das Management kleiner Projekte bringt ganz eigene Probleme mit sich. Die gängigen Projektmanagement-Methoden erweisen sich als überdimensioniert – Aufwand und Nutzen stehen hier oft in keinem vernünftigen Verhältnis zueinander. Diese Techniken wurden für Großprojekte wie Autobahnen oder milliardenschwere Kraftwerke entwickelt, nicht jedoch für kleinere und mittlere Projekte. Ihr Einsatz bei einem kleinen Projekt gleicht dem Ansinnen, eine Molkerei zu bauen, um ein Glas Milch zu bekommen. Anstelle der klassischen Tools braucht es einfache Werkzeuge, mit denen sich speziell kleine und mittelgroße Projekte professionell managen lassen.

Eine weitere Herausforderung liegt darin, angesichts der Vielzahl von Projekten den Überblick zu behalten. Der Aufwand, die Projekte zu koordinieren und übergreifend zu steuern, wird häufig unterschätzt. In vielen Unternehmen sind weder die Organisation noch die Führungskräfte auf die Flut der kleinen Projekte eingestellt.


Über den Autor

Mario Neumann hat 15 Jahre in einem internationalen IT-Konzern als Experte für Projektmanagement gearbeitet. Seit 2008 entwickelte er als selbständiger Trainer und Berater sein Konzept für „Situatives Projektmanagement“, mit dem er Projektleiter für alle Phasen ihrer Projekte fit macht.

Die Top 30 kostenlosen bzw. Open Source-Projektmanagement-Tools für kleine Unternehmen

Die Top 30 kostenlosen bzw. Open Source-Projektmanagement-Tools für kleine Unternehmen

Update 31.01.2019: Der Artikel wurde aktualisiert und umfasst nun eine größere Zahl an Projektmanagement-Tools sowie aktualisierte Informationen.

 

Im Bereich der kostenlosen Projektmanagement-Tools ist der Wettbewerbsdruck sprunghaft angestiegen.

Als wir 2014 zum ersten Mal über die beste kostenlose Projektmanagement-Software geschrieben haben, gab es etwa 50 konkurrierende Tools, zehn davon waren richtig gut und sechs landeten am Ende auf unserer Liste.

Mittlerweile umfasst unsere Projektmanagement-Software-Liste 775 Tools, von denen immerhin 297 kostenlos sind. In diesem Artikel möchten wir ganze 30 gratis nutzbare bzw. Open-Source-Lösungen vorstellen. Nur etwa 4 % der Tools aus unserem Verzeichnis haben es somit auf diese Liste geschafft.

Es gibt also noch viel mehr Auswahl da draußen und wir haben nur die Tools aufgenommen, die wir wirklich herausragend fanden.

Die Top 30 kostenlosen bzw. Open Source-Projektmanagement-Tools für kleine Unternehmen

Der hart umkämpfte Markt der Projektmanagement-Tools

Wenn du ein kleines Team (mit weniger als fünf Leuten) und ein kleines Budget hast und bereit bist, auf manche Funktionen zu verzichten, könnte ein Gratisprodukt das Richtige für dich sein.

Aber auch kostenpflichtige, kommerzielle Projektmanagement-Tools mit einer Gratisoption („Freemium“) können eine budgetfreundliche Alternative für kleine Teams darstellen. Wenn du feststellst, dass du zusätzliche Funktionen oder Benutzer benötigst, kannst du immer noch das Upgrade auf eine Bezahlversion durchführen.

Bei den meisten hier aufgeführten Tools sind die Upgrades recht kostengünstig, sodass sie dein Budget nicht sprengen sollten.

Es war keine einfache Aufgabe, die lange Liste der Tools auszuwerten (am Ende des Artikels haben wir beschrieben, wie wir vorgegangen sind). Unser Ziel ist es, mit dieser Liste eine umfassende und nützliche Hilfe für die Auswahl kostenloser Projektmanagement-Tools bereitzustellen.

Du findest hier zahlreiche kostenlose Softwaretools von der grundlegenden Aufgaben- und Teamverwaltung bis hin zu voll ausgestatteter Software mit Planungsfunktionen, Gantt-Diagrammen und agilen Funktionalitäten.

Wir haben die Tools in drei Kategorien zusammengefasst: kostenlose Projektmanagement-Software, kostenlose Aufgabenverwaltungssoftware und Open-Source-Projektmanagement-Software.

Außerdem findest du hier eine grafische Übersicht aller 30 Produkte.

Hinweis: Die nachfolgende Liste ist alphabetisch geordnet. Alle Tools haben eigene Stärken und Schwächen und sollten jeweils mit deinen eigenen Anforderungen verglichen werden (und nicht nur miteinander). Vor einer Kaufentscheidung solltest du überlegen, welche Funktionen dir am wichtigsten sind, welche geschäftlichen Anforderungen und Ziele hinter dieser Softwareanschaffung stehen und was du dir davon versprichst bzw. damit erreichen möchtest.

Die besten kostenlosen bzw. Open-Source-Projektmanagement-Tools für dein Kleinunternehmen

 

Die besten kostenlosen Projektmanagement-Tools

Bitrix24: Business-Management-Software für kleine und mittlere Unternehmen

Bitrix24 ist eine für die gemeinsame Nutzung gedachte Business-Management-Lösung, die CRM (Customer Relationship Management), Projektmanagement, Personalverwaltung und Workflow-Automatisierung in einer zentralen Plattform zusammenführt.

Die Gratisversion bietet 12 Nutzer, 5 GB Onlinespeicher und zahlreiche integrierte Funktionen. Dazu gehören im CRM Lead- und Kontaktmanagement, E-Mail-Marketing und Sales-Automatisierung. Für die Personalverwaltung gibt es ein Mitarbeiterverzeichnis, einen Mitarbeiter-Self-Service-Bereich und Gamification-Funktionen.

Die kostenlosen PM-Funktionen umfassen eine unbegrenzte Zahl an Aufgaben und Projekten, Zeiterfassung, Checklisten, Gantt-Diagramme und eine Dokumentenverwaltung. Dazu gibt es diverse Kommunikationsfunktionen wie soziale Netzwerke, Chats und Videokonferenzen.

Die zusätzlichen CRM- und Marketingfunktionen machen Bitrix24 zur idealen Option für Sales-Teams und professionelle Dienstleistungsunternehmen.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools Bitrix24
Die Aufgabenansicht in Bitrix24 (Quelle)

Vorteile: Die Zahl der verfügbaren Aufgaben und Projekte ist auch in der Gratisversion von Bitrix24 nicht begrenzt. Im Vergleich mit den anderen Gratistools auf dieser Liste ist das Tool besonders funktionsreich. Zudem ist es auf Deutsch verfügbar.

Nachteile: Den Capterra-Rezensenten sind zwei bedeutende, artverwandte Nachteile aufgefallen: Einerseits könnte der technische Support besser sein und andererseits wünschen sie sich angesichts des Funktionsreichtums mehr Schulungsmaterialien.

Für Unternehmen, die die Gratisversion nutzen, ist unter Umständen problematisch, dass der Kundensupport nicht inklusive ist. Neue Nutzer haben zunächst eine steile Lernkurve vor sich, sodass du dich auf eine gewisse Einarbeitungszeit einstellen musst, bevor dein Team das Tool wirklich beherrscht.

Upgrade-Kosten: Für die cloudbasierte Version: 39 $ (35 €) monatlich für 24 Nutzer (Plus); 99 $ (89 €) monatlich für 50 Nutzer (Standard) und 199 $ (179 €) monatlich für unbegrenzt viele Nutzer (Professional).

Mobile Apps: iOSAndroid

Am besten geeignet für:

Kleine und mittlere Unternehmen mit einem Fokus auf Dienstleistungen, Beratung oder Vertrieb, die eine leistungsfähige Business-Management-Lösung mit Projektmanagement-Anteil suchen.

Clubhouse: Ein hochfunktionales Scrum-Tool

Clubhouse ist schlanker als andere Tools und für Teams gedacht, die an Softwareprojekten arbeiten. Der reduzierte Funktionsumfang ist für manche Projektteams eventuell nicht ausreichend, aber wer Software mit grundlegenden Scrum-Funktionen sucht, könnte hier fündig werden.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools Clubhouse
Kumulatives Flussdiagramm in Clubhouse (Quelle)

Vorteile: Der größte Vorteil von Clubhouse liegt in seiner passgenauen Ausrichtung auf eine Nische. Das Tool versucht nicht, alle Bereiche des Projektmanagement-Markts abzudecken, sondern richtet sich speziell an Teams, die Softwareprojekte mit Scrum managen. Du kannst Beziehungen zwischen Stories und Epics aufzeigen und mit einem Kanban-Board mit automatischen Team-Updates arbeiten. In mehreren Reviews auf Capterra wird erwähnt, dass das schlichte Dashboard von Clubhouse im Vergleich mit anderen, weniger intuitiven Tools für frischen Wind sorgt.

Clubhouse sichert die Nutzerdaten, indem alle zehn Minuten Backups an Amazon S3 und AWS gesendet werden. Außerdem gibt es SSL-Logins und HTTPS.

Sympathisch ist auch die Nonprofit-Version von Clubhouse: Gemeinnützige Organisationen, die die Kriterien von Clubhouse erfüllen, erhalten das Tool kostenlos.

Nachteile: Die Gratisversion von Clubhouse kann von maximal drei Personen genutzt werden, danach kostet das Tool 10 $ pro Nutzer und Monat. Die kostenpflichtige Version bietet Priority-Support und eine Beobachterrolle.

Auch wenn der minimalistische Charakter von Clubhouse viele Nutzer anspricht, ist es für manche Projektteams möglicherweise nicht umfassend genug. Clubhouse kann in andere Tools integriert werden, doch es mangelt an darüber hinausgehenden Speicheroptionen und auch andere Funktionen, die sonst oft zum Standard gehören – wie Team-Chat, Kundenportal und Zeiterfassung – fehlen bisher.

Clubhouse bietet eine iOS-App, die manchen Bewertungen zufolge allerdings nicht so gut ist wie das Tool selbst.

Upgrade-Kosten: 10 $ pro Nutzer und Monat

Mobile Apps: iOS

Am besten geeignet für:

Einzelpersonen oder kleine Entwicklungsteams mit bis zu drei Personen, die Projekte agil leiten.

Freedcamp: Unbegrenzt viele Nutzer und Projekte

Freedcamp bietet viele seiner zahlreichen Funktionen kostenlos an und bietet somit in der Freemium-Version mehr Projektplanungsfunktionen als viele Wettbewerber, darunter Dateifreigabe und -bearbeitung, Diskussionsforen, Projektvorlagen und Rechnungen. Mehrere Capterra-Rezensenten loben Freedcamp für die einfache Einrichtung und den schnellen Kundenservice.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools Freedcamp
Eine To-Do-Liste in Freedcamp (Quelle)

Vorteile: Nutzer können Projekten Aufgaben zuweisen, Meilensteine hinzufügen und die Zeit erfassen. Außerdem bietet das Tool Kanban-Boards zur Visualisierung des Fortschritts und ermöglicht es, persönliche Aufgaben privat zu halten.

Nachteile: Die Gratisversion von Freedcamp ist zwar umfassender als die mancher Konkurrenten, aber sie hat dennoch ihre Beschränkungen. Um Projektberichte zu nutzen, müssen die Nutzer mindestens auf die Business-Version upgraden. Auch Unteraufgaben können in der Gratisversion nur eingeschränkt genutzt werden.

Upgrade-Kosten: Upgrades sind ab 1,49 $ pro aktivem Nutzer und Monat verfügbar.

Mobile Apps: iOSAndroid

Am besten geeignet für:

Projektteams, die Software mit unbegrenzten Projekten, Nutzern und Speicherplatz benötigen.

Hygger: Komplettes agiles Projektmanagement-Tool für das Portfoliomanagement

Du möchtest Kanban-Boards, Scrum oder eine Kombination aus beidem nutzen? Da könnte Hygger das Richtige für dein Team sein. Das Unternehmen ist erst seit 2017 tätig, hat aber in dieser Zeit auf Capterra bereits mehr als 70 Bewertungen mit durchschnittlich 4,5 von 5 Sternen erhalten.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools Hygger
Ein Kanban-Board in Hygger (Quelle)

Vorteile: Eine der größten Stärken von Hygger ist es, dass Nutzer mehrere Projekte gleichzeitig bearbeiten können, ohne sich zu verzetteln. Zudem lassen sich Projekte nach bestimmten Kriterien zu Sammlungen zusammenfassen. Auch das Layout von Hygger ist sehr flexibel: Ob Sprints, Kanban-Boards, Swimlane-Ansichten, Backlogs, Burndown-Charts oder Roadmaps, alles ist da. In der Gratisversion stehen alle Funktionen zur Verfügung, doch der Speicherplatz ist auf 100 MB und 50 Aufgaben beschränkt.

Nachteile: Hygger ist ein vergleichsweise junges Produkt. Einigen Nutzerbewertungen zufolge treten gelegentlich noch Bugs auf und einige Funktionen der Desktop-Version sind noch nicht in den mobilen Apps verfügbar. Manche Nutzer sagen auch, dass der Wechsel zwischen Layouts – z. B. Kanban-Boards und Backlog – nicht reibungslos verläuft, sodass Daten von einem Layout ins andere kopiert werden müssen.

Upgrade-Kosten: 7 $ pro Nutzer und Monat

Mobile Apps: iOSAndroid

Am besten geeignet für:

Wachsende agile Teams, die eine komplette Projektmanagement-Lösung benötigen.

Pivotal Tracker: Ein rundes PM-Tool für kleine Technikteams

Mit dem agilen Tool Pivotal Tracker wird das Projektmanagement angeblich „fast so einfach wie ein Knopfdruck“.

Das Tool wurde von Pivotal Software entwickelt, die im Rahmen der EMC-Fusion im Jahr 2016 von Dell übernommen wurde und somit zu einem der größten Technologieunternehmen der Welt gehört. Mit anderen Worten: Bei Pivotal Tracker steckt viel dahinter.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools Pivotal Tracker
Projektsuche im Arbeitsbereich von Pivotal Tracker (Quelle)

Vorteile: Pivotal Tracker bietet eine Menge Funktionen und ist viel mehr als nur eine etwas coolere Checkliste oder Zeiterfassung. Es verfügt über erweiterte Funktionen wie eine automatisierte Sprint-Planung, Arbeitsbereiche für mehrere Projekte, mehr als 100 Integrationen und detaillierte Analysefunktionen. Projekte werden der Agile-Terminologie gemäß in „Stories“ zerlegt. Native Anwendungen sorgen dafür, dass Pivotal Tracker auf jedem Gerät reibungslos funktioniert. Die Gratisversion ist auf zwei Projekte gleichzeitig beschränkt. Projekte können unter bestimmten Voraussetzungen für die Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden und fallen dann nicht unter die mengenmäßige Beschränkung für Projekte und Mitarbeiter. Bildungseinrichtungen erhalten eine Gratisversion mit unbegrenzt vielen Projekten, auch gemeinnützige Organisationen können derartige Gratisversionen beantragen.

Nachteile: Die kostenlose Version ist auf drei Nutzer, zwei gleichzeitige Projekte und 2 GB Speicherplatz beschränkt. Außerdem wurde Pivotal Tracker für die agile Softwareentwicklung geschaffen und ist daher für alle, die nicht zumindest ein wenig mit dieser Welt vertraut sind, möglicherweise nicht das Richtige.

Upgrade-Kosten: 150 $ für bis zu fünf Mitarbeiter pro Jahr.

Mobile Apps: iOSAndroid

Am besten geeignet für:

Kleine IT-Teams mit bis zu drei Personen.

Redbooth: Aufgabenverwaltung und schlichte PM-Lösung für gemeinsame Arbeitsbereiche

Redbooth ist eine kollaborative Aufgabenverwaltungs- und Projektmanagement-Lösung, mit der Teams ihre Arbeit in einem gemeinsamen Arbeitsbereich besser organisieren können.

Die User können innerhalb eines Arbeitsbereichs Aufgaben, Gespräche, Notizen und Dateien nutzen und von einem Arbeitsbereich zur Dashboard-Ansicht wechseln, um alles zu überblicken, was ihnen zugewiesen wurde.

Die Gratisversion für bis zu 2 Nutzer und 2 aktive Projekte (Arbeitsbereiche) bietet 2 GB Speicherplatz. Sie bietet belastbare Funktionen zur Aufgabenverwaltung sowie grundlegende Projektmanagementfunktionen. So sind beispielsweise Gantt-Diagramme auch in der Gratisversion verfügbar, die Berichterstellungsfunktionen sind allerdings eingeschränkt.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools Redbooth
Gantt-Diagramm in Redbooth (Quelle)

Vorteile: Redbooth bietet auch in der Gratisversion eine solide Aufgabenverwaltung, die es Nutzern ermöglicht, Aufgaben zu importieren, E-Mails in Aufgaben umzuwandeln, Aufgaben in Unteraufgaben zu unterteilen sowie Anwender und Fälligkeitsdaten zuzuweisen.

Die kostenlose Version ist auf zwei aktive Projekte beschränkt, wobei archivierte Projekte nicht angerechnet werden. Sobald ein Projekt beendet wurde, kann man es also archivieren und dann ein neues Projekt anlegen.

Nachteile: Die Gratisversion von Redbooth unterstützt keine Gastnutzer, was es Teams erschwert, mit Kunden oder Nutzern außerhalb ihres Unternehmens zusammenzuarbeiten.

Auch der Speicherplatz in der Gratisversion ist mit 2 GB eher knapp bemessen, sodass auch kleine Teams vermutlich von der Integration von Google Drive oder Dropbox Gebrauch machen müssen.

Upgrade-Kosten: 12 $ (Pro) bzw. 18,75 $ (Business) pro Nutzer und Monat bei monatlicher Abrechnung

Mobile Apps: iOSAndroid

Am besten geeignet für:

Sehr kleine Teams mit höchstens 2 Nutzern, die Aufgaben verwalten müssen und für eine kleine Anzahl interner Projekte grundlegende Projektplanungsfunktionen benötigen.

Targetprocess: Für agile Teams entwickelt

Targetprocess ist ein spezialisiertes Projektmanagement-Tool, das sich gut für agile Ansätze wie Kanban-Boards und Scrum eignet. Es bietet unter anderem Funktionen für benutzerdefinierte Workflows, Teamkapazitätsplanung, Zeiterfassung und Problemmanagement.

In der Gratisversion können bis zu 1000 Elemente (wie Projekte, Bugs oder Iterationen) erstellt werden und den Nutzern steht ein Basis-Support per Live-Chat und eine Wissensdatenbank zur Verfügung.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools Targetprocess
Sprintplanungs-Dashboard in Targetprocess (Quelle)

Vorteile: Targetprocess ist ideal für Software-Entwicklungsteams, die maßgeschneiderte Workflows zum Planen von Sprints oder für User Stories und Product Backlog benötigen. Auch die Berichts- und Tracking-Funktionen des Tools sind erstklassig: Im Dashboard lassen sich der Projektfortschritt, die von Projektmitgliedern für Aufgaben aufgewendete Zeit und sogar detaillierte Berichte, beispielsweise zu Fehlertrends pro Feature-Release, auf einen Blick erfassen.

Nachteile: Wer nach einem schlichten Projektmanagement-Tool sucht, wird mit Targetprocess nicht unbedingt glücklich. Das Tool richtet sich an einen Nischenmarkt und verfügt dementsprechend über spezielle Funktionen, die für nicht-technische Teams unwichtig sein könnten, aber die Komplexität erhöhen. Auch die Benutzeroberfläche ist nicht ganz einfach zu bedienen und neue Nutzer könnten eine Weile brauchen, um herauszufinden, wie man Boards einrichtet und auf Berichtsdetails zugreift.

Upgrade-Kosten: 25 $ pro Nutzer und Monat

Mobile Apps: iOSAndroid

Am besten geeignet für:

Software-Entwicklungsteams.

Teamweek: Ein robustes Tool für Teams

Teamweek war ursprünglich ein intern genutztes Nebenprodukt zur bekannten Zeiterfassungssoftware Toggl und wurde 2017 als eigenständiges Tool veröffentlicht, das sehr nützliche Funktionen für die Zusammenarbeit im Team bietet.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools Teamweek
Die mobile App von Teamweek (Quelle)

Vorteile: Der Name verrät bereits die größte Stärke von Teamweek, nämlich die Förderung der Zusammenarbeit im Team. Es bietet einen Großteil der Funktionen, die man von Projektmanagement-Software erwartet: Zeitpläne, einen ansprechenden Kalender, gemeinsame Ressourcen und Meilensteine. Dazu gibt es eine Vielzahl von Integrationen mit Tools wie Slack, Github und Chrome sowie Funktionen zur Kapazitätsplanung im Team.

Nachteile: In der Gratisversion fehlt eine grundlegende Funktion, nämlich die Projekt-Roadmap. Bei kurzen Projekten, die komplett mit einem Gantt-Diagramm geplant werden können, braucht man die nicht unbedingt, aber bei großen Projekten, bei denen man von einer höheren Ebene aus den Überblick behalten muss, sieht das anders aus.

Auch wer ein natives Hosting wünscht, muss sich für eine Bezahlversion entscheiden und Teams, die mit vielen verschiedenen Dateien hantieren, werden sich möglicherweise daran stören, dass man in Teamweek keine Dateien an Aufgaben anhängen kann.

Die Gratisversion ist von bis zu 5 Personen nutzbar. Auch kleineren Teams bietet ein Upgrade neben der Roadmap weitere Vorteile, nämlich benutzerdefinierte Farben und eine Jahresansicht, die allerdings von vielen kleinen Unternehmen nicht benötigt werden.

Upgrade-Kosten: 39 $ für zehn Nutzer pro Monat

Mobile Apps: iOSAndroid

Am besten geeignet für:

Kleine Unternehmen, die ein schlichtes, Gantt-basiertes Planungstool suchen.

 

factro: Aufgaben- und Projektmanagement in der Cloud

Die cloudbasierte Projektmanagement-Software factro bietet unterschiedliche Projektansichten, zwischen denen Nutzer per Klick wechseln können: Neben Tabellenansicht, Kanban-Board und Gantt-Diagramm (mit Meilensteinen und Vorgänger/Nachfolger-Beziehungen) gibt es auch einen Projektstrukturbaum. Nutzer können Aufgaben filtern, sortieren, gruppieren und miteinander verknüpfen. Es gibt Checklisten mit Fortschrittsbalken, eine Deadline-Ampel und Funktionen zur Zeit- und Leistungserfassung sowie für die Verwaltung von Kunden, Benutzern und Berechtigungen.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools factro
Projektübersicht in factro (Quelle)

Vorteile: Die übersichtliche Webplattform ist ohne Einarbeitung intuitiv bedienbar, außerdem stehen Videoanleitungen und kostenlose Webinare zur Verfügung. Im Best Practice Store erhalten Nutzer Schritt-für-Schritt-Anleitungen zu verschiedenen unternehmensrelevanten Themen sowie von Experten entwickelte Projektvorlagen. Für die ortsunabhängige Zusammenarbeit ist es möglich, externe Partner in einzelne Aufgaben oder Projekte einzubinden. Benachrichtigungen informieren in Echtzeit und ohne E-Mails über Änderungen und Nutzer sehen im zentralen Dashboard auf einen Blick, welche Aufgaben aktiv, welche in Planung und welche bereits abgeschlossen sind. Anpassbare Vorlagen beschleunigen das Erstellen zukünftiger Projekte und Aufgaben. Der Kalender kann mit Outlook synchronisiert werden und Daten lassen sich als CSV-Datei exportieren.

Alle Server befinden sich in Deutschland, es gelten also für alle Daten die deutschen Datenschutzrichtlinien und das Tool ist zu 100 % DSGVO- und BDSG-neu-konform. Benutzeroberfläche und Website sind deutsch und auch die Entwicklungs- und Support-Teams sitzen in Deutschland. Auf Anfrage wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) zur Verfügung gestellt.

Nachteile: factro verfügt bisher nicht über Schnittstellen zu Tools von Drittanbietern. Daher kann es umständlich sein, Daten beim Wechsel von zuvor genutzten Projektmanagement-Lösungen zu factro zu migrieren.

Upgrade-Kosten: Für factro stehen vier verschiedene Preispakete zur Auswahl. Der kostenlose Basic-Tarif ist für kleine Teams mit maximal 10 Nutzern geeignet und bietet alle grundlegenden Funktionen zur Aufgabenverwaltung. Das Team-Paket für kleine bis mittelgroße Teams (7,99 € pro Nutzer und Monat) bietet außerdem Funktionen wie Echtzeit-Benachrichtigungen und ein Rechtesystem zur Vergabe von Lese- und Bearbeitungszugriffsrechten. Im Business-Paket (19,99 € pro Nutzer und Monat) stehen ein persönliches Dashboard mit Echtzeit-Newsfeed, anpassbare Vorlagen, Gantt-Diagramme und mehr zur Verfügung. Die Professional-Version (29,99 € pro Nutzer und Monat) dient der Verwaltung größerer Teams und eignet sich damit auch für Abteilungen oder ganze Unternehmen und bietet u. a. Funktionen für Leistungserfassung und Controlling sowie einen Kalender mit Outlook-Synchronisation.

Mobile Apps: factro bietet mobile Apps für iOS und Android.

Am besten geeignet für:

Das skalierbare SaaS-Tool mit flexibler Preisgestaltung ist für Unternehmen aller Größen und Branchen geeignet, insbesondere für die Unternehmensbereiche Marketing, Produktion, Fertigung und Beratung.

 

Die besten kostenlosen Aufgabenverwaltungstools

Agantty: Optisch ansprechendes Gantt-Tool

Agantty ist eine kostenlose Projektplanungssoftware (völlig kostenlos, nicht etwa die Gratisversion eines kostenpflichtigen Tools), es gibt also keine Upgrade-Kosten und du kannst alle Funktionen von Anfang an nutzen. Dazu gehören unbegrenzt viele Aufgaben, Projekte und Nutzer sowie die Möglichkeit, Team- und Nutzerberechtigungen festzulegen. In der gemeinsam genutzten Gantt-Diagrammansicht lassen sich Aufgaben erstellen und sortieren. Nutzer können in individuellen Dashboards die ihnen zugewiesenen Aufgaben und Projekte einsehen.

Der Hersteller arbeitet an Erweiterungen, die gegen eine geringe Gebühr erworben werden können. Obwohl alle nativen Funktionen kostenlos bleiben, könnten Nutzer aus Nischenbereichen Agantty damit zukünftig besser auf ihre branchenspezifischen Bedürfnisse zuschneiden.

Das Gantt-Diagramm-Tool ist ideal für kleine und mittlere Unternehmen, die mehr als nur eine Aufgabenverwaltung brauchen, aber keine umfassende Projektmanagement-Lösung mit Berichts- oder Ressourcenverwaltungsfunktionen benötigen.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools Agantty
Die Dashboard-Ansicht von Agantty (Quelle)

Vorteile: Der Hersteller legt seine Produkt-Roadmap offen dar und listet die Funktionen auf, die aktuell geplant sind, beispielsweise eine native mobile App und Zeiterfassungsfunktionen.

Ein Feedback-Button in der App ermöglicht es, Bugs zu kennzeichnen und eine schnelle Behebung zu erleichtern.

Nachteile: Es ist nicht möglich, externe Kunden oder Nutzer zur Zusammenarbeit an einem Projekt in Agantty einzuladen. Jeder interne oder externe Mitarbeiter muss sich für ein eigenes Konto registrieren. Agantty bietet die Möglichkeit, Nutzerberechtigungen festzulegen, aber Projektmanager sollten dabei gut aufpassen und sicherstellen, dass Gäste und Kunden keinen Zugriff auf Aufgaben und Projekte haben, die sie nicht sehen sollten.

Upgrade-Kosten: N/A

Mobile Apps: N/A

Am besten geeignet für:

Kleine Teams, die ein schlankes, browserbasiertes Gantt-Tool für eine leichtere Projektplanung und Aufgabenverwaltung suchen.

Airtable: Flexibel und vielseitig einsetzbar

Airtable ist relativ neu auf dem Projektmanagement-Markt, steht aber bei Capterra-Nutzern als funktionsreiches Tool zur Visualisierung von Projektabläufen mit anpassbarer Nutzeroberfläche hoch im Kurs.

In der Gratisversion lassen sich unbegrenzt viele Projekte (die hier Bases heißen) erstellen. Pro Base kann man bis zu 1.200 Aufgaben (Records genannt) und 2 GB an Dateien hinzufügen sowie Aufgaben kommentieren.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools Airtable
Aufgabenverwaltung in Airtable (Quelle)

Vorteile: Airtable ist nicht nur zur Verwaltung von Aufgaben, sondern für alle möglichen Arten von Daten sehr hilfreich. Das wie eine Tabellenkalkulation konzipierte Tool macht es möglich, Datenbanken mit Informationen zu Projektdetails, Kundenkonten oder Teambudgets aufzubauen. Man kann es unkompliziert anpassen und sich Aufgaben unter anderem als Listen in einer Tabelle, Karten auf einem Kanban-Board oder Daten in einem Kalender anzeigen lassen.

Nachteile: Der größte Nachteil von Airtable ist die steile Lernkurve. Anfänger finden das Tool mit seinen vielen verschiedenen Funktionalitäten möglicherweise zunächst etwas überwältigend. Demgegenüber stehen  Funktionseinschränkungen in der mobilen Version, so sind beispielsweise weniger Aufgabenansichten verfügbar.

Upgrade-Kosten: 12 $ pro Nutzer und Monat

Mobile Apps: iOSAndroid

Am besten geeignet für:

Teams, die ein anpassbares Aufgabenverwaltungstool suchen.

Asana: Vielfältige Funktionen

Asana ist ein beliebtes Projektmanagement-Tool und hat auf Capterra eine Durchschnittsbewertung von 4,5 von 5 Sternen. Es bietet Funktionen für Projektplanung, Dateifreigabe, Aufgabenverwaltung und Teamzusammenarbeit.

In der kostenlosen Basic-Version kann man unbegrenzt viele Aufgaben und Projekte erstellen, aber die Zahl der Projektmitglieder ist auf 15 beschränkt und es ist nicht möglich, Aufgabenabhängigkeiten oder private Projekte zu erstellen.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools Asana
Projektübersichtsdashboard in Asana (Quelle)

Vorteile: Mit Asana kann man Produkt-Roadmaps erstellen und mit einer über verschiedene Standorte verstreuten Belegschaft zusammenarbeiten. In der Bezahlversion lassen sich Aufgabenabhängigkeiten aufzeigen und außerdem sind Drittanbieter-Integrationen mit Zeiterfassungs-, Kommunikations- und Berichtstools verfügbar, sodass auch Intensivnutzer auf ihre Kosten kommen.

Nachteile: Asana ist ein funktionsreiches Tool für technisch versierte Nutzer. Einige Capterra-Rezensenten finden die Software textlastig und wünschen sich mehr visuelle Elemente, die die Bedienung intuitiver machen.

Upgrade-Kosten: 9,25 € pro Nutzer und Monat

Mobile Apps: iOSAndroid

Am besten geeignet für:

Teams, die an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten.

Checkvist: Checklisten-Tool für Freelancer

Wie der Name schon sagt, verzichtet Checkvist zugunsten der guten alten Checkliste auf Kanban-Boards, Gantt-Diagramme und andere stylishe Designspielereien. Solche Listen werden meist eher von Einzelpersonen genutzt, da es schnell unübersichtlich wird, wenn ganze Teams Elemente zu einer Checkliste hinzufügen. Dementsprechend ist das Produkt für Einzelpersonen und sehr kleine Teams am besten geeignet.

 

Checkvist-Tutorial (Quelle)

Vorteile: Wer eine schlichte und unkomplizierte Checklisten-App zur Aufgabenorganisation benötigt, findet in Checkvist ein nützliches Hilfsmittel. Checkvist unterstützt unbegrenzte Hierarchien innerhalb von Listen, du kannst also nach Belieben ins Detail gehen. Das Upgrade auf die Premium-Version für 3,90 $ pro Nutzer und Monat bietet zusätzliche Funktionen wie bis zu 1 GB große Anhänge oder die Wiederholung von Aufgaben und Erinnerungen.

Nachteile: Sobald dein Team mehr als zwei oder drei Mitglieder umfasst, wird die Organisation per Checkliste schnell unübersichtlich. Checkvist ist webbasiert, wobei man auch offline Listen einsehen und bearbeiten kann (sie werden synchronisiert, sobald wieder eine Verbindung verfügbar ist). Außerdem gibt es ein mobiles Portal (also leider keine richtige native App), das dem Anbieter zufolge für Chrome optimiert wurde.

Upgrade-Kosten: 3,90 $ pro Nutzer und Monat

Mobile Apps: N/A

Am besten geeignet für:

Freiberufler und sehr kleine Teams.

Easynote: Einfache Aufgabenverwaltung

Easynote ist ein grundlegendes Aufgabenverwaltungstool. Die Gratisversion bietet unbegrenzte Nutzer, Aufgaben und Projekte sowie 1 GB Dateispeicher pro Person.

Bei Bedarf lassen sich sechs Apps (Kalender, Aktivität, Unteraufgaben, Kommentare, Dringlichkeit und Statistiken) zu Projekten hinzufügen. Im nachstehenden Screenshot sind beispielsweise Registerkarten für Aktivität und Kalender zu sehen und zur Aufgabe „Implement Google Calendar“ gibt es ein Status-Dropdown-Menü, das die Dringlichkeit anzeigt.

Easynote hat erst wenige Reviews auf Capterra erhalten, aber dafür bereits durchschnittlich 4,5 von 5 Sternen und Lob für seine einfache Handhabung.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools Easynote
Aufgabenübersicht in Easynote (Quelle)

Vorteile: E-Mail-Anfragen an den Kundenservice werden bei kostenlosen Konten innerhalb von 48 Stunden beantwortet, was bei Gratis-Software selten ist. Hilfe bei weniger dringlichen Problemen findet man in der Wissensdatenbank und den Hilfe-Dokumenten von Easynote.

Nachteile: Das Tool ist besonders in der Gratisversion stark abgespeckt. So kann man beispielsweise unbegrenzt viele Aufgaben und Projekte anlegen, aber keine Projekt-Deadlines bestimmen, ohne zuvor ein Upgrade zu erwerben. Die Kommentar-App ist kostenlos, aber erst nach einem Upgrade sind auch Benachrichtigungen verfügbar.

Außerdem gibt es keine mobile App für iOS, was für Apple-Nutzer ein Problem sein könnte.

Upgrade-Kosten: 5 $ (Business) bzw. 10 $ (Extended) pro Nutzer und Monat.

Mobile Apps: Android

Am besten geeignet für:

Kleine Teams, die eine unkomplizierte Aufgabenverwaltung brauchen.

Hibox: Aufgabenverwaltung und Kollaboration

Hibox ist ideal für Projektteams, die Zusammenarbeit und Aufgabenverwaltung auf einmal organisieren wollen. Mit rollenbasierten Berechtigungen kann man Administratoren, Manager, Basisnutzer und externe Nutzer zuweisen. Anschließend können Projektteams Arbeitsbereiche für bestimmte Teams und Projekte erstellen.

In jedem Arbeitsbereich können Nutzer Aufgabenlisten anlegen und anzeigen, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist. Die Gratisversion kann von bis zu 10 Personen genutzt werden und ist für kleine Teams somit ausreichend.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools Hibox
Ein Hibox-Arbeitsbereich (Quelle)

Vorteile: Hibox ist ideal für nicht-technische Projektteams, die ein Tool zur Zusammenarbeit und zur Priorisierung von Aufgaben suchen. Das Tool wird von Capterra-Rezensenten gelobt, die eng mit externen Kunden zusammenarbeiten, insbesondere wegen der Möglichkeit, Bereiche für einzelne Kunden zu erstellen.

Capterra-Reviewer geben an, dass die Nutzung von Hibox ihre Kommunikation mit Teams und Kunden gleichermaßen verbessert hat, da sie damit unkompliziert gruppenübergreifende Aufgaben verwalten und Nachrichten verfolgen können.

Nachteile: Die Funktionen der Gratisversion sind begrenzt. Es stehen zehn Nutzer, 2 GB Speicherplatz, grundlegende Aufgabenverwaltungsfunktionen und ein Basis-Onlinesupport zur Verfügung. Für eine erweiterte Aufgabenverwaltung, unbegrenzte Suchen, externe App-Integrationen und Videokonferenzen ist die Pro- oder Enterprise-Version erforderlich. Außerdem fehlt es Hibox an einigen Projektplanungsfunktionen wie Gantt-Diagrammen und benutzerdefinierten Berichten.

Upgrade-Kosten: 4 $ pro Nutzer und Monat

Mobile Apps: iOSAndroid

Am besten geeignet für:

Projektteams, die eine kostenlose Aufgabenverwaltung für bis zu 10 Nutzer suchen.

Hitask: Eine intuitive Aufgabenverwaltungs-App für Freelancer und Einzelunternehmer

Hitask ist zunächst einmal ein Aufgabenverwaltungstool, doch es kann viel mehr als nur To-Do-Listen anlegen. Das Tool wurde mit der „Getting Things Done“-Methode im Hinterkopf entwickelt und beinhaltet Kollaborationsfunktionen, eine Zeiterfassung und einen gemeinsamen Kalender.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools Hitask
Der Projekt-Tab in Hitask (Quelle)

Vorteile: Wer Projekte im Team zu organisieren hat, aber ungern den Umgang mit einem umfangreichen Portfoliomanagement-Software für Unternehmen erlernen möchte, könnte mit Hitask gut bedient sein. Alles, was man braucht, findet sich in einer zentralen Ansicht und man kann sofort loslegen. Die Software wird seit mehr als zehn Jahren kontinuierlich weiterentwickelt und mit neuen Funktionen versehen (zum Beispiel Dokumentenspeicherung, sich wiederholende Aufgaben und Tags), ist stabil und zuverlässig und wächst mit deinem Team.

Nachteile: Hitask ist im Kern ein Aufgabenverwaltungstool. Wenn du versuchst, damit drei millionenschwere Projekte mit mehreren Teams und Unternehmen gleichzeitig zu verwalten, wirst du wahrscheinlich enttäuscht. Die Gratisversion bietet 500 MB Dateispeicher, was nur für sehr einfache Projekte ausreichen dürfte. Der Basis-Support ist über E-Mail, FAQs, Online-Formulare und ein Community-Forum verfügbar, Priority-Support gibt es nur für zahlende Kunden. Einige Benutzer geben an, ein persönlicher Support sei für Nutzer der Gratisversion praktisch nicht vorhanden.

Upgrade-Kosten: 4 $ pro Monat für Einzelpersonen; 5 $ pro Nutzer und Monat in der Business-Version für Teams bzw. 20 $ pro Nutzer und Monat in der Unternehmensversion.

Mobile Apps: iOSAndroid

Am besten geeignet für:

Einzelpersonen und kleine Teams, die eine Aufgabenmanagement-App mit einzelnen PM-Funktionen benötigen.

KanbanFlow: Kanban-Tool für Berater und große Teams

KanbanFlow ist ein Produkt des schwedischen Entwicklers CodeKick und eine klasse Wahl für Kanban-Board-Fans. Wer sich nicht dazuzählt, wird mit KanbanFlow wahrscheinlich nicht zufrieden.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools KanbanFlow
Die Hauptansicht in KanbanFlow (Quelle)

Vorteile: In der Gratisversion von KanbanFlow kann man unbegrenzt viele Nutzer, Aufgaben und Boards anlegen, sodass selbst große Teams sie gut nutzen können. Auch Beratern, die von Projekt zu Projekt mit Gruppen unterschiedlicher Größe arbeiten, kommt dies entgegen. Unteraufgaben und wiederkehrende Aufgaben sind ebenfalls verfügbar, man kommt also nicht allzu schnell an die Grenzen der Gratisversion.

Nachteile: Da KanbanFlow keine native App anbietet, kann die Nutzeroberfläche auf mobilen Geräten etwas unpraktisch sein. Die vom Anbieter angegebene „mobile Web-App“ ist eigentlich nur ein Shortcut zur Web-App.

Für wichtige Funktionen wie Swimlane-Ansichten, Dateianhänge, die Suche und Integrationen muss man bezahlen.

Upgrade-Kosten: 5 $ pro Nutzer und Monat.

Mobile Apps: N/A

Am besten geeignet für:

Berater und größere Teams.

MeisterTask: Kanban-Tool zur visuellen Aufgabenverwaltung

MeisterTask ist eine visuelle Aufgabenverwaltungslösung, mit der Teams ihre Arbeit mit einem gemeinsam genutzten Kanban-ähnlichen Board organisieren können. Individuelle Dashboards bieten eine Übersicht über aktuelle Projekte und Aufgaben.

Die Aufgaben werden in den Projekt-Workspaces als Karten dargestellt, die Spalten zeigen verschiedene Phasen im Workflow an. In den einzelnen Aufgabenkarten kann man Dateien hinzufügen, Aufgaben in To-Do-Listen aufteilen und mit anderen Nutzern zusammenarbeiten.

MeisterTask ist perfekt für Teams, die zusammenhängende Aufgaben in einem zentralen Projektarbeitsbereich gruppieren möchten, aber keine erweiterte Projektplanung oder -verfolgung benötigen (wie Berichte und Analysen). Die Gratisversion bietet unbegrenzte Aufgaben, Projekte und interne Mitarbeiter, anpassbare Projekt-Workspaces, unbegrenzten Speicherplatz und Dateianhänge von bis zu 20 MB.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools MeisterTask
Eine To-Do-Liste in MeisterTask (Quelle)

Vorteile: Die Anzahl der Aufgaben, Projekte und internen Projektmitglieder ist in der Gratisversion nicht beschränkt. Capterra-Reviewer loben die Einfachheit des Produkts und geben an, auch neue Nutzer kämen schnell mit dem Programm zurecht.

Nachteile: Auch wenn die meisten Aufgabenverwaltungsfunktionen gratis verfügbar sind, ist dies bei der Workflow-Automatisierung (Erstellung wiederkehrende Aufgaben) und der Volltextsuche in archivierten Aufgaben und Projekten nicht der Fall. Wie auch der Priority-Support und Gastzugänge sind diese Funktionen auf kostenpflichtige Versionen beschränkt.

Upgrade-Kosten: 8,25 € (Pro) bzw. 20,75 € (Business) pro Nutzer und Monat.

Mobile Apps: iOSAndroid

Am besten geeignet für:

Kleine Unternehmen, die eine grundlegende Aufgabenverwaltung brauchen und Aufgaben auf einem Kanban-ähnlichen Board organisieren möchten.

Pipefy: Preisgekröntes Operations Management

Pipefy ist ein Operations-Management-Tool für Projektteams mit bis zu fünf Nutzern, das es ermöglicht, benutzerdefinierte Workflows zu erstellen und zur Projektverwaltung zu nutzen. Unter Capterra-Nutzern ist Pipefy sehr beliebt und wurde 2018 in den Kategorien „Best Value“ und „Best Ease of Use“ ausgezeichnet.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools Pipefy
Kanban-Karten in Pipefy (Quelle)

Vorteile: Durch seine schlichte, intuitive Benutzeroberfläche ist Pipefy für Kunden und interne Teams einfach zu verwenden. Capterra-Reviewern zufolge lassen sich Aufgaben nach der Einrichtung benutzerdefinierter Workflows unkompliziert delegieren und überwachen. Auch die Möglichkeit, E-Mail-Vorlagen zu automatisieren und nach Wunsch anzupassen, ist ein großer Vorteil.

Nachteile: Pipefy fehlt es an Zeiterfassungsfunktionen und Integrationsmöglichkeiten mit gängigen Tools wie Slack. Auch wer sein Workflow-Management-Tool über eine iOS-App verwenden möchte, ist mit Pipefy eventuell nicht gut bedient, da die Funktionen der App einigen Capterra- und iTunes-Rezensenten zufolge für wirkliche Produktivität noch zu begrenzt sind. Viele Bewertungen erwähnen, dass die in manchen Konkurrenzprodukten enthaltenen Automatisierungsfunktionen in Pipefy fehlen. Workflows und Prozesse werden weitgehend manuell organisiert.

Upgrade-Kosten: Ab 12 $ pro Nutzer und Monat.

Mobile Apps: iOSAndroid

Am besten geeignet für:

Projektteams, die eine kostenlose Workflow-Verwaltung für bis zu 5 Nutzer suchen.

Podio: Anpassbares Workflow-Management

Podio verfügt über eine große Nutzerbasis von mehr als einer halben Million Unternehmen von klein bis groß. Das Tool will Teams jeder Größe einen Raum zur Zusammenarbeit bieten und ermöglicht alles vom Teilen von Grafiken bis hin zur Überwachung von Projekten.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools Podio
Projekte in Podio (Quelle)

Vorteile: Capterra-Rezensenten nennen die Anpassbarkeit von Podio als großes Plus. Das Tool wurde hauptsächlich für nicht-technische Teams entwickelt, sodass man es umstandslos auch ohne eine IT-Abteilung konfigurieren kann. Auch die Möglichkeit, einzelne Aufgaben anhand gemeinsam gesetzter Projektziele zu verfolgen, wird von vielen geschätzt. Als Ableger aus dem Hause Citrix hat es außerdem einen soliden Hintergrund.

Nachteile: Die Gratisversion von Podio bietet begrenzte Aufgabenverwaltungsfunktionen, dazu Apps und Workspaces für Teams von bis zu fünf Personen. Projektteams, die Funktionen wie automatisierte Arbeitsabläufe, Zugriff für externe Nutzer oder visuelle Berichte brauchen, werden diese Funktionen in der Gratisversion vermissen. Capterra-Rezensenten erwähnen, dass dem Tool wichtige Funktionen für die Projektplanung fehlen, beispielsweise die Möglichkeit, Sprints und Meilensteine nachzuverfolgen.

Upgrade-Kosten: Ab 9 $ pro Nutzer und Monat.

Mobile Apps: iOSAndroid

Am besten geeignet für:

Projektteams mit fünf oder weniger Mitgliedern, die eine kostenlose Aufgabenverwaltung benötigen.

Process Street: Workflow- und Prozessmanagement

Das Workflow-Management-Tool Process Street hilft Teams und Unternehmen, auf bestimmte Verfahren bzw. Prozesse bezogene Aufgaben zu strukturieren und als Vorlagen zu organisieren. Die Vorlagen können anschließend als Checklisten ausgeworfen werden, sobald das Team den entsprechenden Prozess erneut durcharbeiten muss.

Zusätzlich zu den Vorlagen aus der Vorlagenbibliothek des Anbieters kann man auch per Drag-and-Drop-Editor eigene Vorlagen erstellen. Sobald man bereit ist, einen Prozess zu starten, führt man eine Checkliste aus der Vorlage aus, weist Elemente den betreffenden Nutzern zu und plant Fälligkeitsdaten. Anschließend kann man im Dashboard den Fortschritt anhand der Vorlagenübersicht überwachen.

In einem Aktivitäts-Feed für Checklisten werden Aktivitäten, Kommentare und erledigte Aufgaben angezeigt.

Die Gratisversion von Process Street kann von unbegrenzt vielen Nutzern verwendet werden und bietet fünf aktive Checklisten, fünf aktive Vorlagen, grundlegende Berichtsfunktionen sowie Chat- und E-Mail-Support.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools Process Street
Übersicht in Process Street (Quelle)

Vorteile: Archivierte Checklisten und Vorlagen gelten nicht als aktiv und zählen somit nicht zu den fünf, die in der Gratisversion erlaubt sind. Du kannst also beliebig viele Vorlagen erstellen und archivieren, solange du darauf achtest, dass immer höchstens fünf gleichzeitig aktiv sind.

Process Street unterscheidet zwischen zwei Nutzertypen: Mitglieder (zahlende Nutzer) und Gäste (nicht-zahlende Nutzer, z. B. externe Mitarbeiter). In der Gratisversion kannst du unbegrenzt viele Gäste haben, die nur auf die Checkliste zugreifen können, zu der sie eingeladen bzw. zugewiesen wurden.

Nachteile: Für das Erstellen von Workflows für eine kleine Zahl unkomplizierter Prozesse reicht die Gratisversion aus. Für mehr als fünf Prozesse ist jedoch die Business-Version erforderlich. Auch um die Reihenfolge festzulegen, in der Aufgaben erledigt werden müssen (z. B. wenn Aufgabe B zwingend erst nach Beendigung von Aufgabe A starten kann), wird ein Upgrade auf die Business Pro-Version benötigt.

Upgrade-Kosten: 15 $ pro Nutzer und Monat (Business) bzw. 30 $ pro Nutzer und Monat (Business Pro).

Mobile Apps: N/A

Am besten geeignet für:

Kleine branchenübergreifende Teams, die höchstens fünf relativ einfache Prozesse gleichzeitig organisieren müssen, die nicht in einer bestimmten Reihenfolge abgeschlossen werden müssen.

Quire: Hierarchisch organisierte Aufgabenverwaltung

Quire teilt Projektziele mit einer Art Baumstruktur in Aufgaben auf, die nach ihrer Wichtigkeit geordnet sind, um Arbeitsabläufe zu visualisieren und Aufgaben zu priorisieren.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools Quire
Aufgabenhierarchie in Quire (Quelle)

Vorteile: Der größte Vorteil von Quire ist seine Benutzerfreundlichkeit. Mehrere Capterra-Rezensenten nennen die baumartige Struktur des Tools als bestens geeignet, um Projektaufgaben zu überblicken. Besonders für Freelancer, die an Projekten für verschiedene Kunden arbeiten, ist die hierarchische Darstellung nützlich. Auch die Prioritätseinstellungen und die Möglichkeit, Aufgaben zwischen Projekten zu verschieben, werden gut bewertet. Die iOS- und Android-Apps von Quire bieten Nutzern unterwegs eine ähnliche Benutzeroberfläche. Außerdem ist Quire auf Deutsch verfügbar.

Nachteile: Projektteams, die ihre Arbeit anderweitig – beispielsweise über Gantt-Diagramme und Kanban-Boards – visualisieren möchten, werden mit der Aufgabenliste in Quire nicht glücklich. Auch Funktionen für Portfoliomanagement, Projektplanung und eine umfassende Berichterstellung fehlen. Wenn Aufgaben nach Fälligkeitsdatum sortiert werden, ist nicht leicht zu erkennen, welche Unteraufgaben zu welchen Aufgaben gehören. Für Teams, die an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten, kann das ziemlich störend sein.

Quire hat ein Standardlimit von 30 Mitgliedern und 80 Projekten. Für kleine Projektteams kann es also eine gute Wahl sein, aber große Teams sollten besser woanders weitersuchen.

Upgrade-Kosten: Quire ist vollständig kostenlos. Möglicherweise werden im Laufe des Jahres 2019 Bezahlversionen hinzukommen.

Mobile Apps: iOSAndroid

Am besten geeignet für:

Projektteams mit bis zu 30 Mitgliedern, die eine hierarchisch organisierte Aufgabenverwaltung benötigen.

Streamtime: Kollaboratives Arbeitsmanagement-Tool für Kreativagenturen

Streamtime ist eine Arbeitsmanagement-Lösung für Freelancer, Kreativteams und Agenturen, die Auftragsarbeiten für Kunden durchführen. Die Plattform besteht aus vier Hauptmodulen: Arbeitsplanung, To-Do-Liste, Zeitplan und Berichte.

Im Planungsbereich lassen sich Projekte erstellen, Aufgaben und Beteiligte hinzufügen und schätzen, wie viele Stunden für die Arbeit benötigt werden. Mithilfe der angegebenen Stundensätze berechnet Streamtime die geplanten Gesamtkosten für den Auftrag, die anschließend in ein Angebot für den Kunden übernommen werden können.

Die To-Do-Liste zeigt Nutzern in Form von Karten die ihnen zugewiesenen Aufgaben an. Die Größe der Karte gibt an, wie lange es voraussichtlich dauern wird, sie zu bearbeiten.

Im Zeitplan werden alle Aufgaben und Projekte des Teams in einem Kalender angezeigt, sodass Workloads, Verfügbarkeiten und Zuweisungen gut überblickt werden können.

Die Berichte zeigen eine Momentaufnahme des aktuellen Status aller Aufträge und lassen sich nach zahlreichen Kriterien filtern.

Die Gratisversion von Streamtime umfasst alle vier Module, die Nutzer sind allerdings auf 5 aktive und 50 archivierte Jobs beschränkt.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools Streamtime
Aufgabenkarte in Streamtime (Quelle)

Vorteile: Streamtime informiert transparent über seine Pläne für die Zukunft, aktuelle Entwicklungen (so sind beispielsweise Vorhersageanalysen und Funktionen zum Erstellen wiederkehrender Aufgaben geplant) und Änderungen, die für zukünftige Versionen in Betracht gezogen werden.

Die Nutzer werden dazu eingeladen, im Roadmap-Forum aktiv über gewünschte Funktionen abzustimmen. Capterra-Rezensenten zufolge wird das Nutzerfeedback schnell beantwortet und in die Roadmap integriert.

Nachteile: Einige der Begrifflichkeiten in Streamtime könnten für manche verwirrend sein, beispielsweise wenn es um Time Tracking und Timesheets geht. Streamtime bietet keine automatische Zeiterfassung mit integriertem Timer und auch keine herkömmlichen Stundenzettel. Stattdessen werden die Aufgaben mit einer geschätzten Zeit versehen und können manuell an die tatsächliche Arbeitszeit angepasst werden. Sobald man Elemente von „To Do“ nach „Done“ zieht, wird die tatsächliche Zeit gespeichert. Man kann einen Bericht erstellen, der einem Stundenzettel entspricht, indem man die Filter entsprechend anpasst oder den vordefinierten Bericht „My time this week“ im „Favorites“-Tab nutzt.

Upgrade-Kosten: 14 € pro Nutzer und Monat (Standard); 18 € pro Nutzer und Monat (Standard+); 28 € pro Nutzer und Monat (Premium).

Mobile Apps: iOS

Am besten geeignet für:

Freelancer und kleine Kreativteams, die bis zu fünf Aufträge gleichzeitig bearbeiten und Kundenangebote und Rechnungen erstellen müssen.

Trello: Schlichtes und einfach zu nutzendes Kanban-Board

Trello ermöglicht das Erstellen und Nachverfolgen von Aufgaben mithilfe von Kanban-Boards. Über digitale Karten lassen sich Projektmitgliedern Aufgaben zuweisen. Sie können Kommentare hinzufügen, Dateien anhängen, Fälligkeitsdaten festlegen und vieles mehr.

In der Gratisversion können unbegrenzt viele Boards erstellt werden, doch nur die Bezahlversionen bieten die Möglichkeit, Dateien von mehr als 10 MB anzuhängen, den Zugriff auf Projekte zu kontrollieren und erweiterte Integrationen mit Tools wie Jira, Bitbucket, Slack oder Salesforce zu nutzen.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools Trello
Karten in einem Kanban-Board in Trello (Quelle)

Vorteile: Mit Trello-Boards lassen sich Aufgaben auf optisch ansprechende Weise verfolgen, ähnlich wie Haftnotizen auf einem Whiteboard. Auch wenn das Tool zunächst fürs einfache Projektmanagement gedacht war, entwickelte es sich nach der Übernahme durch Atlassian Anfang 2017 zu einer skalierbaren Lösung für Unternehmen mit wachsenden Anforderungen. Bei Bedarf ist für größere Unternehmen auch der Umstieg auf erweiterte Projektmanagementlösungen wie Jira kein Problem. Trello ist auf Deutsch verfügbar.

Nachteile: Mit Trello lassen sich zwar die Aufgaben für eine kleine Zahl an Projekten wunderbar überblicken, aber Unternehmen mit vielen gleichzeitig laufenden Projekten werden Probleme damit haben, schnell alle aktuellen Aufgaben zu erfassen. Auch Funktionen wie Gantt-Diagramme für eine umfassende Projektplanung, eine Zeiterfassung für Mitarbeiter oder integrierte Buchhaltungssysteme fehlen.

Upgrade-Kosten: Ab 9,99 $ pro Nutzer und Monat.

Mobile Apps: iOSAndroid

Am besten geeignet für:

Kleine Teams auf der Suche nach einem schlichten Projektmanagement-Tool.

Wrike: Starke Sicherheit für sehr kleine Teams

Wrike bietet Kanban-Boards, interaktive Gantt-Diagramme und zahlreiche weitere Funktionen, um Aufgaben zu organisieren und im Team zusammenzuarbeiten. Wer etwas zwischen einem umfangreichen Aufgabenverwaltungstool und einer unkomplizierteren Projektmanagementlösung sucht und dabei Wert auf Sicherheit legt, ist mit Wrike gut bedient.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools Wrike
Gantt-Diagramm in Wrike (Quelle)

Vorteile: In der Gratisversion können unbegrenzt viele Projekte erstellt werden und es stehen 2 GB Speicherplatz zur Verfügung, was das Tool zu einer guten Option für Einzelpersonen oder Zwei-Personen-Teams macht.

Die Apps sind allgemein beliebt: Allein bei Google Play hat die Wrike-App eine Bewertung von 4,3 von 5 Sternen (bei über 5.000 Bewertungen). Workspace-Daten und Anhänge sind standardmäßig verschlüsselt und eine weitere Verschlüsselungsebene lässt sich hinzufügen. Es ist möglich, Konten auf Wrikes Rechenzentrum in Europa migrieren zu lassen.

Insbesondere in den kostenpflichtigen Versionen ist Wrike ein außergewöhnliches Tool: Es ist schlank, intuitiv und bietet zahlreiche Funktionen, die auch Endnutzer mit wenig Erfahrung im Projektmanagement nicht überfordern. Außerdem ist es auf Deutsch verfügbar.

Nachteile: Die Gratisversion von Wrike ist leider relativ eingeschränkt und nur für sehr kleine Teams interessant. Sie ermöglicht nur bis zu 5 Nutzer, die sich 2 GB Speicherplatz teilen müssen. Dass Dateien von einer Größe von bis zu 500 MB hochgeladen werden können, wird somit eher hinderlich. Kreative Agenturen mit großen digitalen Ressourcen – eine zentrale Zielgruppe von Wrike – haben daher nicht viel von der Gratisversion. Für größere Unternehmen ist sie ohnehin nur zum Testen interessant.

Upgrade-Kosten: $ 9,80 pro Nutzer und Monat, in Gruppen von 5, 10 oder 15 Nutzern verfügbar (jährliche Abrechnung).

Mobile Apps: iOSAndroid

Am besten geeignet für:

Einzelpersonen oder Teams von bis zu fünf Personen.

Open-Source-Projektmanagementsoftware

GanttProject: Etabliertes Projektplanungstool

Das 2003 entwickelte Tool GanttProject gehört zu den etablierteren Lösungen auf unserer Liste. Es hat in den letzten 15 Jahren viele Versionsveröffentlichungen durchlaufen und wurde zuletzt im August 2018 aktualisiert (GanttProject 2.8.9).

GanttProject kann beim Anbieter oder über ein Code Repository wie GitHub oder SourceForge heruntergeladen werden.

Es ist ideal für kleine Unternehmen, die Projektplanungs-, Ressourcen- und Aufgabenverwaltungsfunktionen benötigen und über ein IT-Team verfügen, das sich um die Implementierung kümmern und Probleme beheben kann.

GanttProject ist in Java geschrieben (Java RunTime ist erforderlich) und mit den Betriebssystemen Windows, OSX und Linux kompatibel.

Das Tool bietet Funktionen für Aufgaben- und Ressourcenmanagement sowie Projektplanung und hilft mit Gantt- und PERT-Diagrammen. Die Nutzer können Daten als CSV-Dateien exportieren und zusammenfassende PDF-Berichte erstellen.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools GanttProject
Gantt-Diagramm in GanttProject (Quelle)

Vorteile: Die Software ist ziemlich umfassend. Weil sie kostenlos ist, geht der Anbieter auch offen damit um, was sie kann und was nicht. In den FAQ wird beispielsweise klargestellt, dass GanttProject keinen Ressourcenabgleich durchführen kann. Diese offene Kommunikation über die Möglichkeiten und Grenzen des Produkts zeigt, wie wichtig es den Entwicklern ist, den Anforderungen der Nutzer gerecht zu werden.

Zusätzlich zu den FAQs werden diverse Support-Ressourcen angeboten, beispielsweise von Nutzern erstellte Video-Tutorials und ein Support-Forum.

Nachteile: Es ist nicht möglich, die Aufgabendauer in Stunden statt in Tagen zu messen. Diesen Nachteil gibt es auch bei anderen Projektmanagement-Tools, aber für Teams mit kleineren Projekten, bei denen einzelne Aufgaben eher weniger Zeit in Anspruch nehmen, kann das sehr unpraktisch sein.

Upgrade-Kosten: N/A

Mobile Apps: N/A

Am besten geeignet für:

Kleine und mittlere Unternehmen, die größere Projekte planen und über IT-Personal verfügen, das sich um Hosting, Serverwartung und Software-Updates kümmern kann.

OpenProject: Robuste Projektmanagement-Lösung

OpenProject ist eine leistungsstarke Projektmanagementlösung, die in Ruby on Rails geschrieben und mit Linux-Betriebssystemen kompatibel ist.

Zu den Gratisfunktionen gehören Aufgabenverwaltung, Zeiterfassung, Zusammenarbeit im Team, Projektplanung mit Gantt-Diagrammen, Budgetverwaltung und Berichterstellung. Auch das agile Projektmanagement wird unterstützt und es gibt Taskboards, Backlogs, Bug-Tracking und Roadmap-Funktionen.

Wer OpenProject in der Cloud oder als Unternehmen nutzen möchte, benötigt dafür eine kostenpflichtige Lizenz. Die Bezahlversionen bieten zusätzliche Anpassungsmöglichkeiten, Sicherheitsfunktionen und Support.

OpenProject wurde 2012 veröffentlicht und bringt mindestens einmal im Monat eine neue Version raus.

Die Software kann direkt beim Anbieter heruntergeladen oder erworben oder über ein Code Repository wie GitHub oder SourceForge heruntergeladen werden.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools OpenProject
Sprint-Übersicht in OpenProject (Quelle)

Vorteile: Die Gratisversion von OpenProject umfasst sämtliche Projektmanagementfunktionen.

Auch das Upgrade auf OpenProject Cloud oder Enterprise ist bezahlbar und bietet zusätzliche Anpassungsoptionen, Sicherheitsfunktionen wie die Zwei-Faktor-Authentifizierung und professionellen Support.

Nachteile: Die OpenProject-Community bietet abgesehen von den Nutzerhandbüchern nur minimalen Support. Wie bei jeder selbst installierten Desktop-Lösung muss man zudem entweder technisch versiert genug sein, um Probleme selbst zu beheben, oder über IT-Personal verfügen, das die Installation und Systemwartung übernehmen kann.

Zudem wird Windows nicht unterstützt und man muss eine Entwicklungsumgebung einrichten, um OpenProject auf OSX ausführen zu können. Auch wenn Linux das bevorzugte Betriebssystem vieler Entwickler ist, wird Windows zweifelsohne häufiger genutzt. Die fehlende Windows-Version kann somit für viele Unternehmen problematisch sein.

Upgrade-Kosten: 4,95 € pro Nutzer und Monat für OpenProject Cloud (Minimum 5 Nutzer); 5,95 € pro Nutzer und Monat für OpenProject Enterprise (Minimum 20 Nutzer). Fixpreis ab 200 Nutzern.

Mobile Apps: N/A

Am besten geeignet für:

Etablierte kleine Unternehmen, die eine starke Projektmanagementlösung suchen und technisch versiertes IT-Personal haben, das mit Linux OS vertraut ist und Hosting, Software-Updates und Serverwartung übernehmen kann.

OrangeScrum: Grundlegende Aufgabenverwaltung für kleine Unternehmen

Das Aufgabenverwaltungs- und Projektmanagement-Tool OrangeScrum ist als kostenlose Open-Source-Desktop-App „OrangeScrum Community“ oder als kostenpflichtige cloudbasierte oder selbst gehostete Software erhältlich. OrangeScrum ist in CakePHP geschrieben und läuft unter Windows, OSX und Linux.

Zu den kostenlosen Standardfunktionen gehören die Aufgabenverwaltung mit Listen oder Kanban-Boards, Ressourcenplanung sowie Aufgaben- und Ressourcenberichte und Analysen. Premiumfunktionen kann man entweder als Add-ons für die Gratisversion erwerben oder gleich auf eine Bezahlversion upgraden. Dazu gehören Zeiterfassung, wiederkehrende Aufgaben, Gantt-Diagramme, Projektvorlagen, Kundenverwaltungsfunktionen und die Verwaltung von Benutzerrollen. Schulungen und Support beim Onboarding sind gegen Aufpreis möglich.

Die Open-Souce-Version wurde 2014 entwickelt und ist beim Anbieter und auf GitHub erhältlich.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools OrangeScrum
Benachrichtigungen auf dem Nutzer-Dashboard von OrangeScrum (Quelle)

Vorteile: Ein globales Forum und die Online-Dokumentation bieten OrangeScrum-Nutzern Hilfe bei der Lösung von Problemen. Außerdem sind ein Installationsleitfaden sowie Support per E-Mail, Telefon und Skype verfügbar. Capterra-Rezensenten verleihen dem Kundenservice durchschnittlich 4,5 von 5 Sternen.

Nachteile: Die Informationen zu den unterschiedlichen OrangeScrum-Versionen können erst mal verwirrend sein, da die Open-Source-Version und die Bezahlversionen den gleichen Namen tragen. Wenn man auf Google nach „OrangeScrum“ sucht, findet man „orangescrum.com“ (die kostenpflichtigen Versionen) und „orangescrum.org“ (die Open-Source-Version) und es wird nicht gleich klar, dass es sich um dasselbe Produkt handelt.

Außerdem ist nicht deutlich ersichtlich, welche Funktionen kostenlos und welche nur als Add-on verfügbar sind. So wird auf orangescrum.org unter „Features“ als Erstes „Time Tracking“ angezeigt, die Zeiterfassung ist jedoch eine Premium-Funktion, für die bezahlt werden muss.

In dieser Vergleichstabelle werden die Unterschiede zwischen den Versionen deutlich.

Upgrade-Kosten: Für die cloudbasierte Version: 9 $ für 10 Nutzer pro Monat (Startup), 29 $ für 20 Nutzer pro Monat (Basic), 49 $ für 35 Nutzer pro Monat (Standard), 89 $ für 60 Nutzer pro Monat (Professional), 109 $ für unbegrenzt viele Nutzer pro Monat (Corporate).

Die selbst gehostete Version wird in ähnlichen Paketen verkauft, beginnend mit einer Einmalzahlung von 259 $ für 10 Nutzer (ohne Gebühren für Wartung und Support), 969 $ für 50 Nutzer, 1789 $ für 100 Nutzer und 4999 $ für unbegrenzt viele Nutzer.

Mobile Apps: iOSAndroid

Am besten geeignet für:

Kleine Unternehmen, die eine selbst gehostete Aufgabenverwaltungslösung suchen, die sie an ihre Bedürfnisse anpassen können und die über ein eigenes IT-Team verfügen, das Hosting, Software-Updates und Serverwartung übernehmen kann.

ProjectLibre: Open-Source-Tool für Gantt-Diagramme

ProjectLibre ist ein beliebtes Open-Source-Projektmanagement-Tool und wurde bereits über drei Millionen Mal heruntergeladen. Gantt-Diagramme helfen dabei, Aufgaben zu erstellen und gleichzeitig kritische Pfade in einem zentralen Dashboard zu visualisieren.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools ProjectLibre
ProjectLibre in Aktion (Quelle)

Vorteile: Capterra-Rezensenten geben ProjectLibre durchschnittlich 4,5 von 5 Sternen. Zu den wichtigsten Funktionen gehören neben den Gantt-Diagrammen zur Visualisierung von Aufgabenabhängigkeiten auch Tabellenkalkulationen zum Berechnen von Projektkosten und Überblicken der Ressourcenverfügbarkeit.

Laut Capterra-Nutzern ist das Tool außerdem mit Microsoft Project kompatibel, sodass Gantt-Diagramme und Dateien migriert werden können.

Nachteile: Wer mit Microsoft Project und ähnlichen Tools nicht vertraut ist, wird die Nutzeroberfläche möglicherweise wenig ansprechend finden.

Auch der Support ist etwas schwer zu finden: Es gibt ein altes, 35-seitiges Google-Dokument von 2014 mit einem Nutzerleitfaden und ein mäßig aktives Nutzerforum. Das bedeutet: Wer mit ProjectLibre Probleme bekommt, hat möglicherweise keine andere Wahl, als es selbst irgendwie auf die Reihe zu kriegen.

ProjectLibre ist mit OpenOffice, LibreOffice und Microsoft Project 2003, 2007 und 2010 kompatibel, wurde aber noch nicht für neuere Versionen von Microsoft Project aktualisiert.

Upgrade-Kosten: Bisher gibt es ProjectLibre nur als kostenlose Version. Eine kostenpflichtige Cloud-Version ist derzeit in Entwicklung und soll bald veröffentlicht werden.

Mobile Apps: N/A

Am besten geeignet für:

Nutzer auf der Suche nach einem kostenlosen Open-Source-Tool für Gantt-Diagramme.

ProjeQtOr: Open-Source-Projektmanagement-System mit umfangreichen Funktionen

Das 2009 vom französischen Entwickler Pascal Bernard veröffentlichte Open-Source-Tool ProjeQtOr wurde im Laufe der Jahre von Dutzenden Mitwirkenden aktiv weiterentwickelt und zu einem umfassenden Projektmanagementsystem mit einer schwindelerregenden Zahl von Funktionen ausgebaut, darunter Portfoliomanagement, Bug-Tracking, Risikomanagement und Budgetmanagement.

In einer Online-Demo kann man alles ausprobieren. Neben den fest installierten Versionen ist das Programm auch direkt im Browser nutzbar.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools projeqtor
Die Nutzeroberfläche von ProjeQtOr (Quelle)

Vorteile: ProjeQtOr ist völlig kostenlos. Der Entwickler verdient mit dem Projekt Geld, indem er kostenpflichtig das Hosting des Systems, Premium-Support (Basis-Support ist über das Community-Forum verfügbar), professionelle Schulungen und die Entwicklung kundenspezifischer Funktionen anbietet. Außerdem können Nutzer im Forum Feature-Requests stellen und den Prozess durch „Sponsoring“ der Anfrage beschleunigen.

Das System wird regelmäßig aktualisiert: Mehrmals im Monat erscheinen neue Patches und etwa alle zwei Monate wird ein größeres Update mit neuen Funktionen und Bugfixes veröffentlicht. Auch das Community-Forum ist sehr aktiv. Bernard (im Forum „babynus“ genannt) hat an dem Tag, an dem wir es besucht haben, ganze zehn Themen im Forum beantwortet.

Nachteile: Der obige Screenshot zeigt: Bei ProjeQtOr ist viel los. Für neue Nutzer kann das schnell überwältigend sein und auch auf der Website heißt es: „ProjeQtOr kann auf den ersten Blick einschüchternd wirken. Nach der Installation sind so viele Menüsymbole verfügbar, dass es erst mal extrem komplex scheint.“

Gleichzeitig wird darauf hingewiesen, dass nicht benötigte Schaltflächen deaktiviert werden können.

Upgrade-Kosten: Das Tool ist völlig kostenlos, außer man möchte den oben erwähnten kostenpflichtigen Support nutzen.

Mobile Apps: N/A

Am besten geeignet für:

Nutzer auf der Suche nach einem Projektmanagementsystem mit zahlreichen Funktionen, die keinen Wert auf eine schlanke Benutzeroberfläche legen und wenig Support benötigen.


Unsere Methodik

Kostenlose Tools und Open-Source-Lösungen

Tools, die als Open-Source-Software in diesem Artikel aufgeführt sind, legen ihren Quellcode offen, sodass jede*r ihn begutachten, verändern und verbessern kann.

Weitere Auswahlkriterien waren:

  • Der Quellcode wurde innerhalb der letzten 12 Monate (vor Erscheinen der englischen Version dieses Artikels) aktualisiert (neue Version oder mindestens Bugfixes).
  • Die Nutzerbewertungen des Tools auf der Capterra-Website ergeben einen Durchschnitt von mindestens 3,5 von 5 Sternen.
  • Die Software unterstützt mindestens eines der Betriebssysteme Windows, Mac und Linux.

Gratis-/Freemium-Produkte

Wir haben zunächst die Produkte im Projektmanagement-Softwareverzeichnis von Capterra daraufhin untersucht, ob sie eine Gratisversion bieten und den genannten Kriterien entsprechen.

Anschließend haben wir die in Frage kommenden Produkte in Aufgabenverwaltungs- und Projektmanagement-Tools eingeteilt.

Zuletzt haben wir jedes Produkt anhand von Branchen-Know-how, Markttrends und spezifischen Softwarefunktionen beurteilt.

1. Ist das Tool kostenlos bzw. entspricht es unseren Kriterien für ein kostenloses Angebot?

In diesem Artikel definieren wir Produkte als kostenlos, die …

  • eine eigenständige Gratisversion der Software anbieten
  • eine Gratisversion bieten, die keine Testversion der Software ist, bei der man nach gewisser Zeit eine kostenpflichtige Version erwerben müsste

Sobald wir ein Tool als gratis eingestuft haben, haben wir es nach den folgenden Kriterien analysiert:

  • Das Tool hat mindestens drei verifizierte Reviews auf der Capterra-Website.
  • Die Gratisversion umfasst mindestens drei unabhängige Nutzer.
  • Die App ist im Google Play Store als „sicher“ identifiziert.
  • Der Anbieter sendet in der ersten Woche nach der Registrierung nicht mehr als zehn Marketing-E-Mails.
2. Geht es um Projektmanagement- oder Aufgabenverwaltungssoftware?

Die Produkte, die die obigen Kriterien erfüllen, wurden anschließend anhand unserer Definition für Projektmanagement-Software ausgewertet:

Projektmanagement-Software hilft Organisationen, Projekte pünktlich, im Rahmen des Budgets und im Rahmen des geplanten Projektumfangs zu verwalten und abzuschließen. Geschäftsleitung, Projektteams und Stakeholder können mit diesen Tools Projekte planen, überwachen und steuern.

Tools, auf die diese Definition passt, bieten grundlegende Projektmanagementfunktionen und passen somit in unsere Kategorie „Projektmanagementsoftware“.

Wir haben Produkte als Projektmanagement-Software eingeordnet, wenn sie alle folgenden grundlegenden Funktionen bieten:

  • Aufgabenverwaltung – Aufgaben erstellen, Fälligkeitsdaten planen und Nutzern Aufgaben zuweisen. Den Fortschritt jeder Aufgabe bis zum Abschluss nachverfolgen.
  • Funktionen für die Zusammenarbeit – Ein zentraler Arbeitsbereich, in dem mehrere Nutzer kommunizieren, sich absprechen und planen können.
  • Dokumentenverwaltung/Dateifreigabe – Dateien freigeben, an einem zentralen Ort speichern und Versions- und Änderungsverlauf nachverfolgen.
  • Projektplanung – Orientierungswerte für Projektumfang, Budget und Zeitplan festlegen. Projekte in Meilensteine und Einzelaufgaben aufteilen. Den zentralen Projektpfad darlegen und Abhängigkeiten, Hindernisse und wichtige Ressourcen identifizieren.
  • Berichte/Dashboards – Diagramme, Tabellen, Präsentationen von Daten und Aktivitäts-Streams anzeigen. Tatsächliche vs. geschätzte Zeit und aufgelaufene Kosten nachverfolgen.

Viele kleine Unternehmen brauchen lediglich eine Software für die Aufgabenverwaltung und die Zusammenarbeit in kleinen Teams. Wenn Produkte nicht unserer Projektmanagement-Software-Definition entsprachen, haben wir sie anhand unserer Definition für Aufgabenverwaltungssoftware betrachtet:

Aufgabenverwaltungssoftware hilft Einzelpersonen und Teams beim Organisieren, Verwalten und Erledigen von Aufgaben. Sie ermöglicht es, Aufgaben zu erstellen, den Aufgabenfortschritt nachzuverfolgen und zusammenzuarbeiten.

Wir haben Produkte als Aufgabenverwaltungssoftware eingeordnet, wenn sie alle folgenden grundlegenden Funktionen bieten:

  • Aufgabenerstellung – Aufgaben erstellen, Nutzern zuweisen und Deadlines festlegen. Aufgabenbeschreibungen hinzufügen und jede Aufgabe einem Projekt zuordnen.
  • Nachverfolgen des Aufgabenfortschritts – Aufgabenverlauf und Bearbeitungsfortschritt anzeigen.
  • Zusammenarbeit – Aufgaben kommentieren und Dateianhänge hinzufügen.
  • Aufgabenspezialisierung zuweisen – Etiketten/Tags zu Aufgaben hinzufügen, Status anzeigen, Prioritäten zuweisen.
  • Benachrichtigungen – Für verschiedene Tätigkeiten Benachrichtigungen per E-Mail oder in der App sowie standortbasierte Erinnerungen einrichten.
  • Aufgaben verschieben/bearbeiten – Aufgaben per Drag and Drop verschieben oder Status und Bezeichnung ändern.
3. Abschließende Bewertung

Zum Schluss haben wir die verbleibenden Produkte im Hinblick auf heutige Geschäftsanforderungen und Projektmanagement-Trends anhand von sieben weiteren Faktoren untersucht:

 

  • Integrierte Funktionen – Der in den Projektmanagement- und Aufgabenverwaltungsdefinitionen festgelegte Funktionsumfang.
  • Mobile Nutzbarkeit – Verfügbarkeit für alle Gerätetypen (IOS, Android und Windows); Gesamtbewertung in den App Stores.
  • Kundendienst – Produktinterne Unterstützung (Hilfethemen, FAQ, Communities), Support per E-Mail oder SMS, Verfügbarkeit (rund um die Uhr, zeitlich beschränkt, nur in den USA oder global)
  • Sicherheit – ISO/IEC 27001-Qualifizierung, HIPAA, SP 800-53 und/oder DIACAP Level 2, AES, TLS/SSL und 2FA.
  • API – Verfügbarkeit, Abwärtskompatibilität
  • Benutzerfreundlichkeit
  • Marketing

Wir gaben den Produkten eine relative Bewertung von 0–10 Punkten und wählten anschließend die Gewinner aus, die hier in alphabetischer Reihenfolge vorgestellt werden.

An dieser Untersuchung waren auch Anthony Bradley, Rachel Burger und Laura Clymer beteiligt.

Suchst du nach Projektmanagement-Software? Wirf einen Blick auf Capterras Liste der besten Projektmanagement-Softwarelösungen. Eine umfassende Liste mit Aufgabenverwaltungssoftware findest du hier.