Anatomie d’un plan de continuité d’activité efficace

plan de continuité

plan de continuité

Une entreprise sans plan de continuité d’activité (PCA), c’est comme un chirurgien opérant sans examen préalable : l’on a beau connaître son opération par cœur, si l’on avance à l’aveuglette, les conséquences peuvent être fatales. Un plan de continuité d’activité est un peu le carnet de santé d’une entreprise : il aide à connaître et comprendre sa structure en détail, et à anticiper les traitements futurs si un mal survenait.

Lors d’une enquête GetApp* menée auprès de 335 décisionnaires fin mars 2020, il est ressorti que 37 % ne disposaient pas de PCA et que 13 % ignoraient si un tel plan existait au sein de leur entreprise. La crise a rendu la mise en place d’un tel plan d’autant plus pertinente que de nombreuses incertitudes planent sur le long terme.

À chaque entreprise correspond un PCA qui lui est propre. Pour établir le vôtre, il vous faudra disséquer votre organisation afin d’identifier les organes essentiels (ceux qui maintiennent votre activité en vie) et ceux dont le rôle est secondaire.

Qu’est-ce qu’un plan de continuité d’activité ?

Un plan de continuité d’activité est un manuel de survie compilant les risques pouvant affecter une entreprise et les stratégies pour en apaiser les effets au plus vite. L’objectif est de permettre la poursuite de l’activité dans les meilleures conditions possibles et d’accélérer la reprise. Une entreprise disposant d’un tel plan sera plus à même de se remettre rapidement et de limiter les pertes.

Un PCA ne se résume cependant pas à une brochure théorique condamnée à prendre la poussière dans un tiroir : il s’agit d’un support permettant de préparer tous les collaborateurs à  l’action en cas d’incident. En détaillant les étapes et actions concrètes des départements impliqués, cet ensemble de documents se veut un plan d’action détaillé laissant peu de place à l’improvisation.

Le PCA vise les objectifs suivants :

  • Avoir une vision claire des risques
  • Prendre des mesures préventives
  • Déterminer des solutions de secours
  • Informer et former les collaborateurs 
  • Maintenir l’activité, accélérer la reprise

La crise a provoqué une recrudescence des attaques informatiques. Vol de données afin de les exploiter ou de les revendre, blocage du système avec demande de rançon, saturation de serveurs ou encore phishing : telles sont les diverses attaques prisées des hackers à l’heure où opérer en ligne est gage de survie.

Les données constituent une cible de choix pour les pirates qui s’intéressent à ces précieuses informations stockées par les entreprises, qu’elles concernent l’entreprise elle-même ou les clients. Un vol de données peut entacher durablement une réputation, voire sonner le glas pour une entreprise.

Si le risque informatique fait partie des incidents majeurs pour une PME, d’autres événements peuvent survenir : une panne téléphonique mettra au chômage technique une équipe de service client ou de vente, une inondation rendra des bureaux inaccessibles, une erreur humaine exposera des données confidentielles, la faillite d’un client affectera la santé financière… Le quotidien ne manque pas de mauvaises surprises et celles-ci n’arrivent pas “qu’aux autres”. Les dommages sont réels, en particulier pour les PME qui ne disposent pas d’une organisation rodée comme beaucoup de grands groupes.

Un PCA est efficace lorsque l’ensemble des mesures fonctionnent en symbiose. Sa mise en place n’est cependant pas aussi complexe qu’une opération à cœur ouvert et consiste en quelques étapes. Mais comment établit-on et organise-t-on un PCA ? Quels sont les logiciels qui facilitent sa préparation et sa mise en œuvre ? Gartner a d’autre part rédigé un modèle de plan de continuité d’activité, disponible pour les clients Gartner (document en anglais).

plan continuité activité

Prévenir et guérir à la fois : anatomie d’un plan de continuité efficace

Comment rédiger un plan de continuité d’activité ? La rédaction d’un PCA peut être découpée en 7 grandes étapes. Celles-ci sont d’ordre général et s’adaptent à la plupart des secteurs d’activité. À chaque entreprise de créer le contenu correspondant à ses besoins spécifiques.

1. Examen : listez les risques pouvant affecter votre activité

Quels sont les risques les plus à même de survenir et d’affecter votre organisation ? Listez tous les cas de figure et identifiez-en l’impact potentiel sur votre entreprise. Vous pouvez les classer par ordre de probabilité ou de force d’impact. 

Conseil logiciel : un outil de gestion de projet vous aidera à organiser cette première étape de votre PCA.

2. Bilan de santé : identifiez les processus critiques

Posez-vous les questions suivantes :

  • Sur quoi repose principalement le fonctionnement de votre activité ?
  • Quel est l’outil ou le processus sans lequel votre monde s’effondre ?
  • Quel est l’organe le plus fragile de votre entreprise ?
  • Pendant combien de temps votre entreprise peut-elle survivre sans cet organe ?
  • Quels sont ceux qui peuvent être mis en pause et réactivés ultérieurement ?

En somme, demandez-vous si vous disposez d’un plan B pour effectuer à peu de choses près le même travail. Si vous y répondez par la négative, il est temps d’envisager des solutions préventives et curatives.

Conseil logiciel : utilisez une base de connaissances pour documenter votre analyse.

3. Collège d’experts : réunissez des chefs d’équipe

E-mail, Internet, intranet, serveurs, matériel informatique… Rares sont les PME qui se passent aujourd’hui de ces outils au quotidien. Votre meilleur allié sera le département informatique ou, à défaut de disposer d’une telle structure, un prestataire externe. Ces experts sauront vous conseiller en matière de mesures préventives et sont les plus à même d’assurer la maintenance et la réparation des divers incidents.

Nommez également un porte-parole ou manager de chaque département : ceux-ci sauront identifier les points critiques de leur domaine, anticiper les risques hypothétiques et proposer une solution pour y remédier ou les contourner. 

Par exemple, le responsable RH saura identifier les compétences nécessaires en cas de crise et organiser les formations ; le responsable des ventes rassurera la clientèle ; le spécialiste en marketing pourra créer une campagne de communication ; l’expert-comptable connaîtra tout des données les plus sensibles. 

4. Diagnostic : discutez ensemble des meilleures stratégies

Une fois l’équipe d’experts constituée, réunissez-les afin de mettre noir sur blanc la marche à suivre et les remèdes possibles. Ensuite, ceux-ci rapporteront à leur équipe les actions envisagées et répartiront les rôles. Il est important d’impliquer l’ensemble des collaborateurs : ils sont les rouages de la grande machine qu’est votre entreprise.

Conseil logiciels : envisagez un logiciel de collaboration et de communication d’équipe afin de faciliter la répartition des tâches et de favoriser l’inclusion des collaborateurs.

5. Prophylaxie : réduisez les risques et menaces

Pour chaque risque, une solution de secours existe. En voici quelques exemples :

La formation des collaborateurs constitue une mesure préventive. Des cours de cybersécurité ou de classification de données permettent d’enseigner les bons gestes à adopter et de réduire ainsi les erreurs humaines en interne. Certains outils peuvent d’ailleurs accompagner au quotidien ces bonnes pratiques, comme les gestionnaires de mot de passe.

Dans tous les cas, une communication à l’échelle de l’entreprise est cruciale pour le bon déroulement des opérations d’un PCA.

Conseil logiciels : une plateforme LMS est un outil pédagogique pour former de nombreux collaborateurs sur des thèmes à la carte. Les logiciels de plan de continuité d’activité s’inscrivent également dans cette démarche de prévention en sécurisant les données.

6. Traitement : soyez attentif aux symptômes

Les besoins d’une entreprise peuvent évoluer et les risques peuvent réserver des surprises qu’il était difficile de prévoir. On a beau avoir pensé “à tout”, la flexibilité reste de mise.

Il est recommandé de tester son PCA une à deux fois par an afin d’en vérifier la pertinence et l’efficacité. Votre modèle a peut-être évolué depuis la création du PCA et certaines sections méritent éventuellement d’être mises à jour.

Un exercice de type “alerte incendie” appliqué à votre secteur peut être un bon moyen de d’évaluer l’efficacité de votre plan de continuité. Cela peut prendre la forme d’un test partiel (un département) ou complet (l’ensemble de l’entreprise). Rédigez un rapport à la suite de l’exercice et actualisez le PCA si besoin. N’oubliez pas de communiquer les changements, le cas échéant.

Quant aux imprévus, gardez en tête que le PCA n’est pas gravé dans le marbre et que certaines solutions ne seront peut-être pas à la hauteur des dommages le jour J. Néanmoins, vous serez autrement mieux préparé et bénéficierez d’une solide base de connaissances pour les affronter et poursuivre vos activités.

7. Guérison : pansez les plaies et avancez

Armé de votre PCA, vous serez prêt à affronter la plupart des situations. Sans cette documentation, vous risquez de perdre du temps à chercher des solutions qui peuvent s’avérer contre-productives.

Une fois la tempête passée, faites-en le bilan : ces informations vous aideront à consolider votre modèle, voire à le transformer.

La crise de COVID-19 a chamboulé le modèle traditionnel du travail présentiel et a poussé les entreprises à une certaine digitalisation pour faciliter le télétravail. Au moment où le confinement général s’est imposé, 44 % des PME françaises** n’étaient pas prêtes à opérer pleinement en télétravail. Celui-ci s’est pourtant imposé en devenant une nouvelle normalité.

Conseil logiciel : il arrive parfois que l’on doive repenser son business model ; un logiciel de conduite du changement vous permettra d’analyser la situation et de mener à bien la transformation nécessaire.

La résilience comme nouvelle normalité

La crise de COVID-19 est une mine d’enseignements en ce qui concerne la transformation numérique des entreprises. N’a-t-on pas, pour donner un exemple, observé l’explosion des commandes en ligne avec le confinement ? Cette adaptation n’a pas été aisée pour tout le monde et beaucoup n’y étaient pas préparés. L’onde de choc provoquée par le COVID-19 continue de métamorphoser les modèles de travail. Aux entreprises, en particulier les petites, d’apprendre à s’adapter pour leur survie et d’adopter une attitude salutaire d’anticipation des risques.

Et maintenant ? Consultez notre catalogue de logiciels de plan de continuité d’activité pour trouver l’outil qu’il vous faut.

*Méthodologie de l’enquête : pour collecter les données de ce rapport, nous avons mené une enquête en ligne entre le 15 et 19 mai 2020 auprès de 397 employés de PME françaises effectuant du télétravail en raison de la crise de COVID-19. Les 335 répondants aux questions présentées dans ce rapport ont été sélectionnés selon leur rôle dans l’entreprise : ceux-ci sont issus de divers secteurs d’activité et sont tous preneurs de décision (confirmé/manager, manager sénior, membre de la direction ou haute direction).

**Méthodologie de l’enquête : pour collecter les données de ce rapport, nous avons mené une enquête en ligne entre le 20 et 24 mars 2020. Les réponses proviennent d’un échantillon du marché cible français. Parmi les 639 personnes ayant été sollicitées, 311 répondants correspondant à ces critères ont été sélectionnés pour répondre à nos questions. Les participants sont issus de divers secteurs d’activité et travaillent dans une PME.

Software fürs Home-Office: So bleiben Teams motiviert

Software fürs Home-Office- So bleiben Teams motiviert

Mit dieser Software fürs Home-Office bleiben alle Teammitglieder produktiv und motiviert.

Software fürs Home-Office- So bleiben Teams motiviert

Ein Remote-Team zu managen ist keine leichte Aufgabe. Genauso wichtig wie der Fortschritt der laufenden Projekte ist die Frage, wie es den einzelnen Teammitgliedern geht: Sind alle noch motiviert bei der Arbeit und kommen gut mit ihren Aufgaben zurecht? Wenn nicht, sinkt schnell die Produktivität und schlimmstenfalls entscheiden sich Angestellte für die Kündigung.

Die Remote-Arbeit muss auch Spaß machen und es ist Aufgabe der Teamleitung, genau dafür zu sorgen. Eine Möglichkeit ist der Einsatz von Software fürs Home-Office, mit der Teambuilding-Aktivitäten geplant und durchgeführt werden können.

In diesem Artikel möchten wir ein paar Softwarelösungen vorstellen, die für mehr Motivation im Home-Office sorgen können.

Die vier wichtigsten Arten von Software fürs Home-Office

  • Software zur Mitarbeiterüberwachung
  • Tools für die Teamkommunikation
  • Webkonferenztools
  • Projektmanagementlösungen

 Software zur Mitarbeiterüberwachung

Software zur Mitarbeiterüberwachung trägt dazu bei, die Produktivität deines Teams im Blick zu behalten. Du kannst den Browserverlauf von Angestellten, ihre Software-/Internetnutzung, die aktive und inaktive Zeit ihrer Computer usw. überwachen, um zu überprüfen, ob sie ihre Arbeitszeit produktiv nutzen.

Das klingt erst mal wenig nach Spaß bei der Arbeit, aber auch hier lassen sich angenehme Elemente einbauen: Du kannst deine Mitarbeiter*innen abhängig von ihrer Arbeitsleistung mit Belohnungen überraschen. So steigt ihre Motivation und sie haben einen zusätzlichen Anreiz dafür, kontinuierlich gute Arbeit zu liefern. Hier sind ein paar Tipps für einfallsreiche Anreizsysteme:

Belohne eine gute Work-Life-Balance

Tools zur Mitarbeiterüberwachung wie Hubstaff und WorkTime Corporate bieten Einblicke in die Produktivität von Teams und Einzelpersonen. Diese kannst du nutzen, um besonders produktive Personen zu belohnen, aber du solltest auch diejenigen nicht vergessen, die eine gute Balance zwischen Arbeit und Freizeit schaffen und angemessene Pausen einlegen. So sorgst du für eine gute Work-Life-Balance und zeigst, dass dir die Gesundheit deiner Angestellten wichtig ist.

Berichte zur Internetnutzung von Angestellten in WorkTime Corporate
Berichte zur Internetnutzung von Angestellten in WorkTime Corporate (Quelle)

Aktiv dafür sorgen, dass alle einbezogen werden

Performance-Einblicke helfen dir auch dabei, die Nachzügler*innen in deinem Team zu identifizieren. Bei diesen Angestellten besteht das Risiko, dass sie demotiviert sind und die Mitarbeit aufgeben, du solltest ihnen also besonders viel Aufmerksamkeit widmen. Teile dein Team bewusst in Gruppen auf, in denen sowohl besonders produktive als auch weniger produktive Personen sind, und plane lockere Teamaktivitäten, bei denen alle mitmachen müssen – zum Beispiel Geschichten oder lustige persönliche Erlebnisse erzählen, per Videoanruf zusammen zu Mittag essen oder den anderen eine Tour durch die eigene Wohnung geben.

Gute Leistungen können auf humorvolle Weise anerkannt werden: Wie wäre es mit Titeln wie „Storytelling-Meisterin“ oder „Finanz-Ninja“? Wenn Nachzügler*innen wichtige Aufgaben abschließen, informiere den Rest des Teams über ihre Leistung. Das Lob gibt ihnen Anerkennung und stärkt ihre Verbindung zum Rest des Teams.

Profi-Tipp: Ermutige Remote-Teammitglieder dazu, Zeitmanagement-Methoden wie die Pomodoro-Technik anzuwenden. Bei der Pomodoro-Methode wird die Arbeit in 25-minütige Intervalle gegliedert, denen jeweils drei- bis fünfminütige Pausen folgen. Nach vier aufeinanderfolgenden Intervallen wird eine längere Pause von 20–30 Minuten eingelegt. So fällt es leichter, in diesen Zeiten die Konzentration zu bewahren und sich produktiv einer Aufgabe zu widmen. Zeiterfassungstools sind nützlich, um die Arbeitszeit während der Pomodoros zu verfolgen.

Tools für die Teamkommunikation

Tools für die Teamkommunikation ermöglichen per Chat den unkomplizierten Kontakt zwischen Teammitgliedern. Für den projektbezogenen Austausch können separate Kanäle genutzt werden. Aber nicht nur bei der eigentlichen Arbeit sind solche Tools eine große Hilfe, sie können auch stark dazu beitragen, den Zusammenhalt im Team zu stärken. Hier sind ein paar Ideen:

Kanäle für nicht-arbeitsbezogene Gespräche bereitstellen

Tools wie Slack, Chanty und Flock können Teammitgliedern helfen, einander auch abseits von der Arbeit besser kennenzulernen. Du kannst Kanäle für Unterhaltungen über Freizeitbeschäftigungen, Interessensbereiche (Bücher, Filme usw.), Haustiere, Familienthemen und mehr erstellen. Starte selbst das Gespräch oder lass jemanden die Verantwortung für eine Gruppe übernehmen, um dort den Austausch anzuregen.

Chat mit Smalltalk in Chanty
Chat mit Smalltalk in Chanty (Quelle)

Mentoring-Gruppen erstellen

Finde heraus, in welchen Bereichen deine Angestellten sich außerhalb der Arbeit weiterentwickeln oder dazulernen wollen. Bringe Angestellte mit denselben Zielen zusammen und erstelle Chat-Kanäle, die sich genau damit beschäftigen. Weise jeder Gruppe einen Mentor zu, beispielsweise erfahrene Angestellte oder Personen aus dem Management, die sich im entsprechenden Bereich auskennen. Lade dann die Gruppenmitglieder dazu ein, aktiv das Gespräch zu suchen: Sie können Fragen stellen, Ideen teilen, Challenges starten, Feedback einholen, ihre Fortschritte teilen und mehr.

Profi-Tipp: Auch die Führungsetage sollte sich aktiv an Gesprächen zu nicht-arbeitsbezogenen Themen und am Smalltalk beteiligen. Das schafft positive Kontakte und trägt zu einer angenehmen, von guter Kommunikation und Rücksichtnahme geprägten Arbeitsatmosphäre geschaffen.

Webkonferenztools

Webkonferenztools bringen Remote-Teams über Videoanrufe miteinander in Kontakt. Bildschirm- und Dateifreigabefunktionen ermöglichen die Zusammenarbeit in Echtzeit. Auch diese Tools können neben arbeitsbezogenen virtuellen Meetings auch für unterhaltsame Aktivitäten genutzt werden. Ein paar Ideen:

Virtuelle Kaffeepausen

Tools wie Zoom, Skype und Google Meet eignen sich wunderbar für virtuelle Kaffeepausen mit deinem Team. Überleg dir, wie häufig sie stattfinden sollen: Als tägliches Ritual oder als spontane Zusammenkunft? Was funktioniert für dein Team am besten? Bei diesen Treffen könnt ihr über arbeitsfremde Themen sprechen, virtuelle Spiele spielen oder sogar eine Kostümparty feiern. Natürlich musst du dich nicht auf Kaffeepausen beschränken: Auch eine Party nach Feierabend kann online stattfinden.

 

Virtuelles Team-Treffen in eyeson
Virtuelles Team-Treffen in eyeson (Quelle)

Virtuelle Workouts

Lass deine Teammitglieder zusammen sportlich aktiv werden! Frag nach, ob jemand aus dem Team Lust hat, gemeinsame Workouts per Videoanruf anzuleiten, oder engagiere professionelle Trainer*innen, die allen eine Einladung zum Workout schicken. Gemeinsame Bewegung macht nicht nur Spaß, sondern regt deine Angestellten auch dazu an, auf ihre Gesundheit zu achten.

Profi-Tipp: Tools zur Geräuschunterdrückung wie Krisp und SoliCall helfen, Hintergrundgeräusche und Echos aus Audio- und Videokonferenzen zu entfernen.

Projektmanagementlösungen

Proktmanagementsoftware hilft Teams dabei, Projekte rechtzeitig und innerhalb des vorgesehenen Budgets fertigzustellen. Es liegt nicht unbedingt nahe, beim Projektmanagement spaßige Aktivitäten ins Spiel zu bringen, aber auch hier kann man als Teamleiter*in kreativ werden.

Projekte planen, die Spaß machen

Nutze Tools wie Asana oder MeisterTask, um Projekte für Freizeitaktivitäten zu erstellen. Weise diesen Projekten Mitglieder aus verschiedenen Teams zu, damit sie zusammenarbeiten. So lernen sich Personen kennen, die im Arbeitsalltag wenig miteinander zu tun haben, beispielsweise aus den Content- und Finanzteams, und planen gemeinsam Aktivitäten wie Fahrradtouren, Filmabende oder Workout-Challenges.

Aufgabenliste in MeisterTask
Aufgabenliste in MeisterTask (Quelle)

(Freizeit-)Überraschungsaufgaben zuweisen

Führe eine Umfrage durch, um die Interessensgebiete deiner Teammitglieder herauszufinden. Anschließend kannst du ihnen als kleine Überraschung Aktivitäten zuweisen, die ihnen Spaß machen. Wenn ein Teammitglied beispielsweise die Natur liebt, kannst du ihm oder ihr die Aufgabe geben, im Garten zu arbeiten oder etwas in der Natur zu fotografieren. Solche Aufgaben tragen dazu bei, das Burnout-Risiko deiner Angestellten zu reduzieren.

Profi-Tipp: Gib den Mitarbeiter*innen viel Zeit zur Erledigung solcher spaßiger Projekte und setze keinesfalls Deadlines, die unnötig Stress erzeugen.

Weitere Schritte

Es gibt noch weitere Software fürs Home-Office, die mehr Motivation und Produktivität schaffen kann.

  • Gamification-Software fördert auf positive Weise einen spielerischen Wettbewerb unter Angestellten im Home-Office. Interaktive Spielelemente wie Ranglisten, zu erzielende Punkte und Abzeichen lockern den Arbeitsalltag auf.
  • Software zur Förderung des Mitarbeiterengagements hilft dir, die Jobzufriedenheit deines Teams zu ermitteln. So erkennst du potentielle Probleme und kannst entsprechende Maßnahmen ergreifen, damit sich alle Mitarbeiter*innen wirklich wohl fühlen.
  • Im Capterra-Verzeichnis mit Software fürs Home-Office kannst du noch mehr Softwareanwendungen durchstöbern und auswählen.

Auch interessant:

Willst du mehr erfahren? Dann wirf einen Blick auf unser Webkonferenz Software Verzeichnis, um weitere Produkte zu entdecken.

Delivery Route Optimisation: Advantages For Small & Medium Businesses

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We’re living in an increasingly on-demand world, so it’s no surprise that we’re expecting things faster, better and easier. In other words: now! 

For transport companies and delivery services, this presents a double challenge: Increasing their speed of service to meet the growing expectations of consumers, while keeping their costs from soaring in the process. To achieve this, companies must focus on delivery route optimisation. 

route planning optimisation

Delivery route optimisation requires a solution that combines speed and economic efficiency. This involves analysing two key variables—the distance and the duration of the journey, and the constraints and costs to determine the ideal route. But the key question is: How can organisations carry out this analysis quickly and accurately on the move for each trip? The solution lies in route planning software, an essential tool for optimising transport and delivery costs.

What is route planning?

Route planning is the process of calculating the fastest and most economical route for a trip (including a multi-stop route). A vehicle fleet management tool intended for transport and logistics companies can also complement the route planning tool for the distribution and delivery sector. It’s usually a piece of software or an online platform that companies can customise to their individual needs.

To plan the most efficient trip, the tool takes into account a series of parameters, such as:

  • Driving time
  • Distance
  • Stopping times
  • Vehicle load
  • Number of packages
  • Toll roads
  • Road restrictions
  • Delivery times
  • Working hours.

The software calculates not only the duration of the journey but also the transport costs involved. Based on this data, the tool generates the most efficient route plan. 

What are the objectives and benefits of route planning for SMEs?

The objectives and benefits of route planning software are the ability to get from A to B as efficiently as possible.

With this in mind, route planning is hugely beneficial for both the profitability of transport services and customer satisfaction. By minimising kilometres travelled and delivery times, companies can reduce transport costs including fuel, overtime payments, and the number of vehicles to operate, ultimately increasing their productivity and profits.

For companies delivering products for various industries, route planning tools can be easily integrated into existing tools. For instance, the addresses listed on an Excel sheet can be directly converted into an itinerary, freeing up employees for other tasks. 

The tool is suitable for sectors as diverse as mail delivery, construction and waste collection, and insurance and leasing companies. For service providers, route planning also guarantees greater productivity and efficiency when managing fleets of several hundred vehicles by intelligently distributing tasks. 

For customers, intelligent route planning means a greater satisfactory experience since companies can more accurately calculate delivery times, and therefore communicate and fulfil more precise ETAs. In addition, the tool gives customers increased control and reassurance as they can track orders, receive regular notifications regarding their order’s status, and ultimately receive products and services on time.

The essential functionalities of route planning software

Route planning tools integrate the following functionalities:

  • A quick calculation of the best route and intelligent assignment of tasks.
  • Track vehicle progress on the map in real-time.
  • Management of deliveries, including delivery status, proof of delivery receipt, and quantities delivered.
  • Customer information, including order tracking and instant notifications.
  • Recording of arrival and departure times at each site.
  • Real-time map and route updates.
  • Communication via messages and calls with both team members and customers.
  • Filter search and intelligent analysis of activity reports.
  • Navigation with voice guidance.
  • Receiving feedback, comments and ratings from the driver.

To explore suitable options, its worth companies utilising route planning software platforms that offer free versions of their account—either in a form of a trial or a free forever version.

Efficiency and reliability—it’s win-win

With intelligent route planning, transport companies and delivery services can save both time and money. They’ll avoid unnecessary miles as well as increase productivity. It also equips them to meet the expectations of our increasingly demanding society, making for happy customers. 

Looking for route planning software? Check out our catalogue.

LinkedIn para empresas: conselhos profissionais para se destacar na plataforma

linkedin para empresas

linkedin para empresas

Não é de hoje que o LinkedIn para empresas se tornou uma realidade. Lançada em 2003, a plataforma deixou para trás a alcunha de “rede social focada em pessoas que querem encontrar emprego” e se transformou em uma mega ferramenta, especialmente útil para empresas. Atualmente os negócios do LinkedIn para companhias se concentram em diferentes frentes: editorial, recrutamento e seleção, geração de negócios e ações de marketing.

Só para se ter uma ideia da dimensão, segundo dados da própria companhia, o LinkedIn possui cerca de 50 milhões de empresas cadastradas e 675 milhões de usuários distribuídos globalmente, sendo que 43 milhões dele estão no Brasil, o que faz do País o quarto maior mercado da plataforma, somente atrás de Estados Unidos, China e Índia.

Para as empresas, criar um perfil na plataforma é uma oportunidade de divulgar a marca, encontrar talentos, ganhar autoridade através de conteúdo relevante, fazer conexões com outros negócios e comunicar-se com a sua própria comunidade.

Neste post, reunimos algumas dicas para você construir a presença da sua marca no LinkedIn e explicamos como utilizar algumas ferramentas, como de automação de marketing ou edição de vídeos e produção de lives, que podem ajudá-lo na tarefa.

Como criar um perfil de LinkedIn para empresas

Cadastrar a sua empresa no LinkedIn é muito fácil. O primeiro passo é ter um perfil pessoal e, a partir dele, registrar a sua empresa. Para isso, você terá de preencher um formulário com todas as informações relevantes sobre a sua companhia.

Nesta etapa, não dá para ser vago ou pular alguma informação, já que agindo assim as chances de a sua página ganhar visibilidade diminuem significativamente –segundo o próprio Linkedin, quando as empresas inserem informações completas, aumenta em 30% as visualizações do perfil por semana.  

Fique atento a dados cruciais que você deve preencher com atenção para que seu perfil ganhe relevância:

1 – Definição de URL: opte por manter o mesmo nome de usuário que você inseriu em outras redes sociais. Dessa maneira, você mantém consistência e não confunde os seus clientes.

2 – Escolha das categorias: é importantíssimo que você faça uma seleção apropriada das categorias as quais o seu negócio pertence, tanto as relacionadas ao tamanho da empresa (pequena, média ou grande) quanto à indústria que pertence. Isso ajudará a sua empresa a ser encontrada quando o usuário faz uma busca utilizando filtros.

3 – Defina um tagline: para este campo, escolha uma frase que traduza a essência da sua empresa. Aliás, quando sua empresa aparece nas buscas do Google, parte da tagline também aparece, portanto as primeiras palavras são cruciais para sua marca ser identificada rapidamente.

4 – Coloque hashtags: o LinkedIn possui uma aba Hashtags para você inserir termos relacionados ao seu negócio. Você até pode ter uma hashtag própria, mas é importante que insira algumas que associem sua marca a termos já existentes.

Outro ponto de atenção são os conteúdos visuais, que devem estar em uma boa resolução para que a visibilidade seja correta e não passe uma impressão de amadorismo. Para uma boa visualização, o logo deve estar no tamanho de 300 x 300 px, enquanto a imagem de capa deve ter 1.584 x 395 px.

Na hora de adicionar informações da marca em Visão Geral, descreva sua missão, objetivos e valores, além dos produtos e/ou serviços que você oferece, sempre respeitando o tom de voz que a sua marca se comunica.

Faça bom uso das palavras-chave, pois é assim que a sua empresa ganhará destaque no buscador do LinkedIn. Com o auxílio de ferramentas de SEO, é possível listar as palavras-chave relevantes para cada segmento.

Como funciona o LinkedIn para empresas?

O LinkedIn oferece uma gama completa de serviços para Company Pages, todos baseados nas propostas da rede social, as quais mencionamos no início deste texto.

Para escolher qual usar –afinal, com exceção dos posts, sugestões de conteúdo, stories, analytics e lives, todas as outras funcionalidades são pagas–, é necessário que você identifique qual estratégia sua marca seguirá nessa rede social.

Se a ideia é dar uma força às estratégias de marketing, então basta usar as funcionalidades que permitem produzir e compartilhar conteúdo e que se baseiam nos seguintes princípios:

  • Publicação e compartilhamento: como outras redes sociais, o LinkedIn permite o compartilhamento de conteúdo de texto e audiovisual, com opções de emojis, hashtags, links externos e menções a outros usuários ou empresas. Com tantos recursos, o ideal é diversificar as mensagens para chamar a atenção dos seguidores. 
  • Sugestões de conteúdo: uma maneira de saber quais assuntos estão em alta entre a audiência da sua empresa é consultar a ferramenta de Sugestões de conteúdo. Com uso de filtros de segmentação, você pode conseguir bons insights de temas e ainda tem a possibilidade de estimar o tamanho da audiência para determinado tópico. Este é um excelente termômetro para  identificar quais conteúdos estão alinhados com seu produto ou setor, atraindo mais engajamento quando forem publicados.

Mas se o foco é apoiar o time de recrutamento, então vale a pena usufruir dos recursos de busca de talentos.

Abaixo listamos todas as funcionalidades para empresas que o LinkedIn oferece.

Principais funcionalidades

Confira um resumo das principais funcionalidades do Linkedin e como utilizá-las.  

LinkedIn Stories

O Brasil foi o primeiro mercado no mundo a receber a funcionalidade de stories no LinkedIn, lançado em abril de 2020. Hoje, Austrália, França, Holanda e Emirados Árabes Unidos também têm acesso. Apesar disso, apenas Company Pages selecionadas podem usar a funcionalidade, já que ela ainda está em fase de testes.

O conteúdo publicado nesta ferramenta, que pode ser de imagem ou vídeo, fica disponível para todos os seguidores durante 24 horas. Cada vídeo tem no máximo 20 segundos, e as dimensões usadas devem seguir o padrão a seguir:

Vídeos: 1.080 x 1.920 px, 30 Fps, Square pixels, H264, MP4 files; 9:16 proporção retrato

Imagens: 1.080 x 1.920 px, JPG/PNG; 9:16 proporção de retrato

Confira nossa lista de programas para fazer vídeo que também podem ajudá-lo na hora de produzir seus stories.

LinkedIn Lives

As lives no LinkedIn funcionam de uma maneira diferenciada. Isso porque as empresas só conseguem transmitir conteúdo de vídeo ao vivo para seus seguidores se o LinkedIn aprovar. Para isso, é necessário submeter uma inscrição à plataforma, que pode ou não autorizar.

Confira nossa lista de softwares de streaming que também podem ajudá-lo na hora de fazer lives.

LinkedIn Page Analytics

Esta funcionalidade permite que você avalie o desempenho da sua Company Page. Ao avaliar os indicadores disponíveis, você consegue saber que tipos de conteúdo são mais eficientes na sua estratégia em termos de engajamento. Também é possível conhecer melhor quem são seus seguidores e visitantes. 

Confira nossa lista de softwares de web analytics que também podem ajudá-lo na hora de avaliar resultados.

LinkedIn Sales Navigator

Trata-se de uma ferramenta de vendas focada no mercado B2B. A partir dela, os vendedores podem buscar perfis de potenciais clientes ou tomadores de decisão e entrar em contato com eles.

Confira nossa lista de sistemas de automação de vendas que também podem ajudá-lo a vender mais.

LinkedIn Recruiter

linkedin jobs
Página para postar vagas no Linkedin, que pode ser integrado com softwares (Fonte)

O LinkedIn Recruiter é a ferramenta focada na localização de talentos dentro do LinkedIn. Se o foco da empresa é contratação, ela é ideal para você fazer uma pesquisa a partir de filtros avançados. 

Confira nossa lista de softwares de recrutamento e seleção que também podem ajudá-lo na busca de candidatos.

LinkedIn Ads

Os anúncios do LinkedIn são uma maneira de aumentar a quantidade de seguidores da sua página, divulgá-la, gerar mais leads ou promover um evento. Por meio de segmentação do público por cargo ou função, o anúncio aparece na timeline ou então diretamente na caixa de entrada do público-alvo –cabe a você a definição da abordagem.

Confira nossa lista de programas de design gráfico que também podem ajudá-lo na hora de criar anúncios.

Career Pages

A Career Pages é uma opção oferecida pelo LinkedIn para tornar a página da empresa ainda mais completa. Ela oferece algumas funcionalidades mais aprofundadas, como a aba Dia a Dia, em que a empresa consegue mostrar um pouco mais da sua cultura e dos bastidores da sua rotina.

Além dela, também libera a aba Vagas, na qual a empresa publica oportunidades de emprego e onde os interessados enviam as suas informações de candidatura.

Confira nossa lista de ferramentas de gestão de projetos que também podem ajudá-lo na hora administrar todas suas tarefas.

Dicas para administrar sua página empresarial no LinkedIn

Não tem maneira: ganha relevância no LinkedIn quem posta conteúdos únicos e exclusivos com frequência e, além disso, explora os diferentes formatos e possibilidades de uso oferecidos pela plataforma. Entenda a seguir como diversificar sua mensagem e conquistar a atenção dos seguidores.

Tenha uma rotina de produção de conteúdo

O algoritmo do LinkedIn prioriza a publicação de conteúdos relevantes para aumentar a credibilidade de uma Company Page. Para se organizar, defina pelo menos três editorias de conteúdo (pode ser um dia dedicado a frases inspiradoras, outro a notícias do segmento e, por último, a imagens dos bastidores da sua empresa) e distribua essas editorias em um calendário de publicações. Assim que você tiver uma visualização ampla do tipo de conteúdo que tem de produzir, ficará mais fácil escrevê-lo.

Se precisar de ajuda com o calendário editorial, você pode usar um software de automação de marketing que permite a distribuição desses textos para cada dia que você for publicar. Outra vantagem de usar esse tipo de ferramenta é que você não precisará mais se preocupar em entrar no LinkedIn e publicar o seu post, já que o software fará isso por você de acordo com o dia e a hora configurados.

Mantenha a estética

O LinkedIn não é só texto, e o visual tem bastante peso. A diferença é que aqui a selfie dá lugar às imagens da equipe e às fotografias da empresa. Dica essencial: é importante que elas não estejam em má resolução, pois seu conteúdo pode perder credibilidade e profissionalismo.

Você também pode pensar na criação de vídeos, mesmo que sejam feitos a partir de fotos ou gravados com celular. Hoje, há programas de edição de vídeo que permitem criar facilmente conteúdos para serem distribuídos nas  redes sociais.

Outra prática bastante comum no LinkedIn é inserir logos ou molduras em fotos usando programas de design. Além de diferenciar o seu conteúdo daqueles publicados por outras companhias, mostra que sua empresa tem uma coerência na linguagem visual. Depois de um tempo, basta as pessoas baterem o olho rapidamente na imagem para identificar a sua marca.

Pratique o social selling

Se tem uma plataforma que dá a oportunidade para a prática do social selling (ou venda por relacionamento), é o LinkedIn.

Seja usando o recurso Sales Navigator ou ampliando manualmente as suas conexões, com o LinkedIn e sua ferramenta de busca por perfis, seu time de vendas pode entrar em contato com profissionais-chave de outras empresas, abordá-los para apresentar seu serviço/produto e assim aumentar as vendas.

Inclusive, se você já possui um software CRM –ou pretende contratar este tipo de solução para fazer a gestão de relacionamento com clientes e armazenar dados de vendas– é possível integrar com o Sales Navigator, que compartilhará informações dos contatos criados por meio do LinkedIn.

Monte uma equipe poderosa 

Uma parte significativa do trabalho de recrutamento é encabeçada por softwares de automação de recursos humanos. Usando esse tipo de plataforma, o RH da sua empresa gerencia facilmente o processo de contratação, analisa habilidades específicas para uma vaga e seleciona os candidatos corretos.

Se você já usa um software de recrutamento e seleção (ATS), é possível associá-lo ao Recruiter, visualizando as informações de candidatos do LinkedIn no seu próprio ATS. Ao combinar uma ferramenta com a outra, o seu time de RH tem mais informações sobre candidatos para escolher aqueles que podem ajudar a sua empresa a crescer.

linkedin para empresas o que publicar

É hora de divulgar a sua Company Page

Com a página construída e funcionando a pleno vapor, agora é a hora de divulgá-la e ganhar mais seguidores. 

A maneira mais rápida e imediata de aumentar o seu número de seguidores é investir em publicidade por meio do LinkedIn Ads –mas lembre-se que você deverá investir uma quantidade significativa para alcançar bons resultados.

No entanto, se você não tem pressa e quer economizar nesta etapa, há outras ações que podem ser tomadas sem necessariamente representar um gasto. A primeira é adicionar o perfil da sua Company Page na assinatura do e-mail da sua empresa –todos os funcionários devem ter essa mesma assinatura. Basta inserir o logo do LinkedIn ao lado do logo das outras redes sociais, se você já usar esse formato de assinatura.

Uma outra maneira de crescer em seguidores e alcance é estimular os seus funcionários a adicionar a sua empresa em seus perfis na parte de experiência profissional. O LinkedIn promove interações entre usuários quando um funcionário começa a trabalhar em determinada empresa ou completa um ciclo de aniversário de trabalho, o que permite que sua página ganhe visibilidade de maneira indireta.

Além disso, sempre que for adicionar um conteúdo, especialmente aqueles que contenham fotos de eventos com profissionais da sua equipe ou externos, aproveite para fazer marcações do perfil das pessoas e empresas que aparecem na fotos. Dessa forma, você promoverá interação e seu conteúdo ganhará mais likes. Sempre que alguém recomenda ou reage ao seu conteúdo, o LinkedIn mostra a atividade na timeline dos usuários, deixando a sua empresa ainda mais visível a terceiros. 

Por fim, aproveite que o próprio LinkedIn oferece a opção de convidar membros da sua própria rede e faça convites para as sua conexões de primeiro grau seguirem a sua empresa. 

Essas dicas ajudarão a sua Company Page a gerar engajamento e ganhar visibilidade no LinkedIn.

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Workflow management: cos’è e come può aiutarti a gestire i tuoi flussi di lavoro

Cos'è il workflow management 1
Workflow management: cos'è?
Perché automatizzare la gestione dei flussi di lavoro e come può aiutarti!

“Hai controllato la mail che ti ho inviato?” “A che punto siamo con quell’approvazione?” “Puoi inviarmi di nuovo il file?” Queste sono le frasi più comuni che si sentono in un team di lavoro quando i processi aziendali sono gestiti manualmente.

Sapere cos’è il workflow e, di conseguenza, il workflow management, ti aiuta a semplificare, automatizzare e ottimizzare le attività aziendali ripetibili, riducendo gli errori e individuando aree da migliorare per massimizzare il livello di efficienza, sviluppare strategie innovative e far crescere il tuo business.

Per essere competitivo e battere la concorrenza, devi solo comparare e trovare i software e le app workflow più adatte alle tue esigenze aziendali. Nei prossimi paragrafi ti spiegheremo cos’è il workflow management e ti elencheremo qualche esempio!

Cos’è un workflow?

Con il termine “workflow“, che possiamo tradurre in italiano come “flusso di lavoro”, si indica l’organizzazione automatizzata e coordinata secondo modelli prestabiliti di compiti e persone coinvolti in un processo lavorativo. Ogni processo aziendale è costituito da una sequenza di attività, chiamate task, da completare per raggiungere un obiettivo predeterminato e passare alla fase successiva.

Cos’è il workflow management?

Ai tempi dell’emergenza sanitaria dettata dal Covid-19, lo smart working sta diventando un modello di organizzazione aziendale sempre più diffuso.

Per essere pronti ad affrontare il cambiamento e creare una nuova idea di collante aziendale, occorre affidarsi sempre più a strumenti informatici che rendano il lavoro veramente digitale.

I software per workflow rappresentano lo strumento fondamentale per gestire la rivoluzione digitale e rendere la collaborazione a distanza tra persone sempre più agevole.

È evidente che una corretta interazione tra i soggetti e una rapida trasmissione delle informazioni permette un’esecuzione efficace ed efficiente dei processi lavorativi, consentendo all’azienda di raggiungere gli obiettivi economici predefiniti, ridurre i costi e reagire con prontezza all’evoluzione dei mercati.

Compito del workflow management, dunque, è quello di definire l’organizzazione e il coordinamento dei processi aziendali, ottimizzando i flussi di lavoro attraverso la creazione di modelli ripetibili e definiti che aumentano il livello di trasparenza e controllo.

In termini pratici, gli strumenti di workflow sono software che definiscono un processo lavorativo individuando le fasi da realizzare, scomponendole in attività e operazioni da assegnare ai soggetti coinvolti nel progetto, che così ricevono informazioni puntuali e corrette per realizzare le task loro assegnate, ottimizzando tempi e costi.

La comprensione di cos’è il workflow management è solo la prima parte del processo. Implementare strumenti di workflow dà infatti la possibilità di analizzare i processi aziendali nel loro svolgimento per verificarne il funzionamento e correggere gli errori evitando ritardi, intoppi e inutili sprechi.

Workflow: esempio di applicazione

Come abbiamo visto, il workflow management riguarda l’organizzazione del lavoro svolto dalle persone all’interno di un processo aziendale, ma le attività possono essere automatizzate ed eseguite da sistemi IT che definiscono, gestiscono e assegnano priorità ai flussi di lavoro.

Per rendersi conto delle implicazioni concrete dell’applicazione di un sistema workflow e non restare troppo sul teorico, pensiamo ai vantaggi che comporta l’utilizzo di un workflow nell’ottimizzazione della gestione dei contratti.

La creazione di un nuovo contratto, infatti, richiede l’interazione tra uffici e tra soggetti interni ed esterni all’azienda, ognuno dei quali partecipa alla definizione di specifiche parti del documento ed è responsabile dell’approvazione o della modifica del suo contenuto.

Un tool workflow consente di definire in anticipo chi deve partecipare alla creazione del contratto, indicando quando e quali azioni compiere sul documento e proseguendo in modo automatico ogni volta che una persona ha portato a termine il proprio lavoro; definito e approvato il contenuto del contratto, un nuovo step di workflow procede con l’invio al cliente, che può proporre modifiche o rinviare il contratto firmato. Sempre automaticamente si procederà all’archiviazione, mentre in prossimità della data di scadenza del documento il workflow attiverà un nuovo processo.

La gestione dei contratti rappresenta solo un esempio di come possano essere utilizzati i tool workflow, che trovano applicazione anche in numerosi altri settori. Esistono software workflow che gestiscono processi di assunzione oppure le prenotazioni di voli, hotel e tour, eseguono il controllo qualità o addirittura, in ambito militare, distribuiscono compiti per gestire situazioni difficili seguendo le regole di ingaggio.

I vantaggi di utilizzare un tool workflow

L’utilizzo del Workflow Management System ti consente di raggiungere prima i tuoi obiettivi di business, e già questo rappresenta un valido motivo per implementare la gestione del flusso di lavoro nell’organizzazione della tua azienda.

Se però ancora non sei convinto, ecco alcuni dei principali vantaggi che derivano dall’utilizzo dei tool workflow:

  • Semplificazione e velocizzazione dei processi interni
  • Riduzione degli errori e della necessità di rielaborazioni
  • Riduzione dei rischi di approvare richieste e contratti errati
  • Miglioramento della audit trail compliance
  • Incremento di produttività e produzione
  • Aumento della soddisfazione dei dipendenti
  • Tracciamento dei dati e delle informazioni in tempo reale
  • Chiara definizione delle performance di gruppo e individuali
  • Monitoraggio progressi dei gruppi di lavoro
  • Identificazione e rimozione dei rallentamenti del processo produttivo
  • Distribuzione del lavoro secondo le competenze
  • Drastica riduzione dei rifiuti e relativi costi di gestione
  • Maggiore trasparenza nelle comunicazioni
  • Possibilità per management e personale di focalizzarsi sulle attività a valore aggiunto

Perché è importante utilizzare un sistema di workflow

Per affrontare un contesto economico sempre più competitivo, devi elaborare una strategia che aiuti la tua azienda a distinguersi sul mercato e a crescere.

L’automazione dei flussi di lavoro, focalizzandosi anche sui più piccoli dettagli, ti consente di avere una visione d’insieme più chiara dei processi produttivi, permettendoti di migliorarne efficienza ed efficacia e di conseguenza incrementare i profitti.

Molte aziende sono sopraffatte da una mole di attività inutili e ridondanti e da problemi di comunicazione tra reparti, che non fanno altro che rallentare il lavoro e creare malcontento. Grazie agli strumenti di workflow puoi individuare ed eliminare tutte le attività routinarie, migliorare le relazioni tra management e dipendenti e fornire prodotti e servizi migliori ai tuoi clienti, dando valore alla tua azienda.

Vuoi saperne di più? Consulta il nostro catalogo di software per workflow per scoprire altri prodotti.

Mit Multiprojektmanagement-Software mehrere Projekte gleichzeitig verwalten

Multiprojektmanagement-Software und Tipps

Mit Multiprojektmanagement-Software behältst du Umfang, Zeitpläne und Ressourcen mehrerer Projekte gleichzeitig im Griff.

Auch wenn wir es uns anders wünschen: Kaum ein Projekt verläuft völlig reibungslos. Und wenn du mehrere Projekte gleichzeitig verwalten musst, tauchen wahrscheinlich gleich mehrere Dinge auf, die die geplanten Abläufe stören.

Ob ein Projekt erfolgreich ist, hängt jedoch nicht davon ab, ob es Probleme gibt, sondern davon, wie du mit diesen Problemen umgehst.

In diesem Artikel geht es um drei Bereiche des Projektmanagements, die beim Managen mehrerer Projekte besonders herausfordernd sein können. Wir stellen bewährte Strategien und Multiprojektmanagement-Software vor, die helfen, Probleme schnell zu bewältigen..

Multiprojektmanagement-Software und Tipps

3 Herausforderungen beim Multiprojektmanagement

Umfang, Zeitrahmen und Ressourcen/Budget sind die drei Faktoren, die Projekte beschränken. Wenn einer davon verändert oder erhöht wird, muss das zwangsläufig auch für die anderen Faktoren gelten.

Schon bei einem einzelnen Projekt können diese Punkte für Frustration sorgen und mehrere Projekte, die deine Aufmerksamkeit in verschiedene Richtungen lenken, machen die Sache nicht einfacher. Das ist keine Überraschung: Ein Rückschlag bei einem Projekt kann schnell auch zu Problemen bei den anderen führen und das gesamte Portfolio gefährden.

Im Folgenden soll es darum gehen, welche Herausforderungen durch die drei beschränkenden Faktoren entstehen und mit welchen Tools du projektübergreifend Umfang, Zeitpläne und Ressourcen im Griff behältst.

1. Scope Creep bei gleichzeitigen Projekten vermeiden

Was ist das Scope Management bzw. Inhalts- und Umfangsmanagement? Der Projektumfang bezeichnet alle innerhalb der gesteckten Projektgrenzen erforderlichen Arbeiten. Beim Inhalts- und Umfangsmanagement werden zunächst die Anforderungen gesammelt und das Ausmaß eines Projekts definiert. Anschließend wird die Durchführung überwacht und kontrolliert, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Aufgaben – und ausschließlich die erforderlichen Aufgaben – abgeschlossen werden.

Bei der Arbeit an Projekten ist oft wenig Spielraum: Zeit, Budget und Ressourcen werden so knapp kalkuliert wie möglich.

Von Scope Creep oder der schleichenden Erweiterung des Projektumfangs spricht man, wenn Stakeholder die Projektaufgaben ändern oder ausweiten wollen, aber nicht wissen oder zugeben, dass damit auch Zeitrahmen und/oder Budget erweitert werden müssen.

Es ist nicht einfach, Scope Creep zu vermeiden, vor allem, wenn die Bitte oder Forderung von einer Führungsperson kommt, der du nicht so gerne Nein sagst (und die es vielleicht gar nicht gewohnt ist, dass ihr widersprochen wird).

Wenn du jetzt auch noch mit mehreren Anfragen von mehreren Stakeholdern unterschiedlicher Projekte umgehen musst, kommst du mit deinen Zeit- und Budgetplänen schnell in die Bredouille.

So behältst du den Umfang mehrerer Projekte im Griff:  Mache den Projektstrukturplan (PSP) zum wichtigen Teil jedes Projektplans und nutze ihn, um Scope Creep entgegenzuwirken.

Während der Planung stellst du die Projektanforderungen in einer Inhalts- und Umfangsbeschreibung zusammen und erstellst daraus den Projektstrukturplan. Der PSP bricht die Projektanforderungen in einzelne Leistungen auf, beschreibt die zur Erbringung dieser Leistung erforderlichen Aufgaben, gibt die schätzungsweise für die Aufgaben nötige Zeit an und legt Reihenfolge und Vorgehensweise fest.

Mit einem PSP kannst du aufzeigen, wie sich eine vorgeschlagene Änderung des Umfangs auf den Zeitplan und die Projektressourcen auswirkt. Und, noch wichtiger: Du kannst deutlich machen, was das für die anderen Projekte bedeutet, die du gleichzeitig managst.

Ein Beispiel: Du verwaltest Projekt A und Projekt B. Beide erfordern die Arbeit einer Softwareentwicklerin. Wenn dieselbe Entwicklerin in einer Woche Projekt A und in der folgenden Woche Projekt B eingeplant hat, aber eine Erweiterung des Umfangs von Projekt A vorgeschlagen wird, kann sich das auf verschiedene Weise auswirken:

  • Die Erweiterung von Umfang und Zeitplan von Projekt A wird genehmigt. Projekt B wird pausiert, bis die Entwicklern Projekt A abgeschlossen hat. Dadurch wird Projekt B später abgeschlossen und voraussichtlich ändert sich der Budget- und Ressourcenbedarf.
  • Die Erweiterung von Umfang und Zeitplan von Projekt A wird genehmigt. Projekt B wird eine andere Entwicklerin zugewiesen, damit der ursprüngliche Zeitplan eingehalten wird.
  • Die Erweiterung von Umfang und Zeitplan von Projekt A wird nicht genehmigt. Die Entwicklerin erledigt die Arbeit an Projekt A im ursprünglich vereinbarten Umfang und fährt in der folgenden Woche wie geplant mit Projekt B fort.

So kann Multiprojektmanagement-Software helfen:  Empfehlenswert ist Multiprojektmanagement-Software mit robusten Planungsfunktionen wie Gantt-Diagramme, mithilfe derer du den Projektstrukturplan erstellen kannst.

Gantt-Diagramme stellen den Projektablauf grafisch dar, mit dem Umfang auf der y-Achse und dem Zeitrahmen auf der x-Achse. Wenn du im Gantt-Diagramm Änderungen vornimmst, werden automatisch auch die darauffolgenden Aufgaben angepasst (eine Funktion, die auf den Websites von Softwareanbietern oft als „dynamische Zeitachse“ bezeichnet wird).

So siehst du sofort, ob eine Änderung den Zeitrahmen verschiebt oder mit den geplanten Ressourcen in Konflikt steht. Wenn du Aufgaben oder Ressourcen abrechenbare Stunden zugewiesen hast, siehst du auch mögliche Auswirkungen auf das Projektbudget.

Beim Managen mehrerer gleichzeitiger Projekte bieten Gantt-Diagramme einen Überblick über Umfang, Zeitplan und Ressourcen jedes Projekts, sodass du alles im Blick behältst.

Multiprojektmanagement-Software Wrike
Änderung der Aufgabenreihenfolge und kaskadierende Änderungen in einem Gantt-Diagramm in Wrike (Quelle)

2. Mehrere Projektzeitpläne im Griff behalten

Was ist das Zeitplanmanagement? Der Projektzeitplan ist die geschätzte Zeit, die erforderlich ist, um alle Aufgaben innerhalb des Projektumfangs zu erledigen. Der Prozess des Zeitplanmanagements läuft ähnlich ab wie das Umfangsmanagement: Zuerst werden Anforderungen gesammelt, dann der Projektstrukturplan erstellt und anschließend die Durchführung der Aufgaben und die Einhaltung des Zeitplans überwacht und kontrolliert.

Die zweitgrößte Herausforderung, mit der Projektteams umgehen müssen, sind einer kürzlichen Umfrage von Capterra zufolge Falscheinschätzungen der für Aufgaben benötigten Zeit.

Probleme entstehen in diesem Bereich aus zwei Hauptgründen:

1. Menschen neigen dazu, die für die Erledigung von Aufgaben nötige Zeit zu unterschätzen (unabhängig von früheren Erfahrungen), sodass Zeiteinschätzungen meist bestenfalls optimistisch sind.

2. Oft werden Zeitpläne von Personen festgelegt, die nicht aktiv an der Projektarbeit beteiligt sind und daher unrealistische Erwartungen an die Fertigstellung haben.

Ob aufgrund zu optimistischer Zeitschätzungen oder unrealistischer Erwartungen, es wird immer wieder dazu kommen, dass die angepeilten Zeiten überschritten werden. Deshalb müssen Zeiteinschätzungen für Aufgaben immer als genau das behandelt werden: als Schätzwerte.

Wenn Projektpläne auf ungenauen Schätzungen basieren, bringt die erste Aufgabe, die länger dauert als erwartet, gleich den ganzen Plan aus dem Gleichgewicht oder macht es erforderlich, neue Personen zum Projekt hinzuzuziehen, um die verlorene Zeit aufzuholen.

Beim Multiprojektmanagement kann sich eine Verzögerung in einem Projekt schnell auch auf den Zeitplan und/oder die Ressourcen der anderen auswirken.

So verwaltest du die Zeitpläne mehrerer Projekte:  Plane Pufferzeiten und größere Zeitfenster in die Projektpläne ein, die mögliche Fehlberechnungen abfangen.

Dazu reicht es schon, Schätzwerte für Aufgaben um einen bestimmten Faktor zu erhöhen, beispielsweise indem du fünf Tage für alle Aufgaben einplanst, die vermutlich drei Tage in Anspruch nehmen. Wenn du weißt, dass Ad-hoc-Anfragen 20 % der Zeit deines Teams beanspruchen, kannst du ihre Zeit für Aufgaben um 20 % erhöhen.

Ein solcher Puffer macht es möglich, trotz der fast unvermeidlichen Verzögerungen und Änderungen im Ablauf den Projektplan einzuhalten – und vor allem zu verhindern, dass sich Verzögerungen in einem Projekt auch auf die anderen auswirken.

Wenn ein QA-Team beispielsweise in einer Woche Projekt A und in der folgenden Woche Projekt B eingeplant hat, aber Projekt A sich um einige Tage verzögert, gibt es folgende Möglichkeiten:

  • Die Prüfung von Projekt A wird verschoben, bis Projekt B geprüft wurde. Damit wird A erst zwei Wochen später abgeschlossen als geplant.
  • Sowohl Projekt A als auch Projekt B werden um eine Woche nach hinten verschoben und sind somit erst eine Woche später fertig.
  • Wenn in den Zeitplänen beider Projekte ein Puffer eingeplant wurde, benötigt das QA-Team nicht die ganze Woche für seine Arbeit und kann die verlorene Zeit aufholen, sodass gar kein Zeitplan geändert werden muss.

So kann Multiprojektmanagement-Software helfen:  Mit Tools mit Zeiterfassungsfunktionen kannst du nachverfolgen, wie viel Zeit verschiedene Aufgaben in Anspruch nehmen, und damit die Genauigkeit deiner Schätzungen drastisch verbessern. Außerdem kannst du analysieren, an welchen Stellen und weshalb Zeitvorgaben überschritten wurden und bei welchen Aufgaben zukünftig mehr oder weniger Puffer eingeplant werden sollte.

Auch für das Risikomanagement bietet die Zeiterfassung Vorteile: Du kannst Warnmeldungen ausgeben lassen, wenn Zeitüberschreitungen den Zeitplan zu gefährden drohen. Diese frühe Risikoerkennung ist für ein effektives Portfoliomanagement unverzichtbar, damit Probleme bei einem Projekt sich nicht auf die anderen auswirken.

Multiprokektmanagement-Software Mavenlink
Zeiteingaben für ein Projekt in Mavenlink (Quelle)

Mehrere Projekte mit demselben Personal abdecken

Was ist das Ressourcenmanagement? Die Projektressourcen sind alle an der Projektarbeit beteiligten Personen. Beim Ressourcenmanagement wird analysiert, welche Fähigkeiten und Rollen in einem Projekt benötigt werden und wie viele Personen dafür schätzungsweise erforderlich sind. Diese Personen werden den Projekten zugewiesen und der Arbeitsfortschritt kontrolliert, damit Hindernisse aus dem Weg geräumt werden können und alles läuft wie geplant.

Wenn kein transparenter Überblick über die Arbeitsbelastung der Angestellten und damit ihre optimalen Einsatzmöglichkeiten besteht, wird das effektive Ressourcenmanagement zur Herausforderung.

Untersuchungen zeigen, dass nur 40 % der Arbeitswoche von Angestellten aus tätigkeitsspezifischen Aufgaben bestehen, während der Rest der Zeit für Meetings, E-Mails, administrativen Aufgaben, Arbeit außerhalb von Projekten usw. aufgewandt wird. Dennoch gehen viele Führungskräfte davon aus, dass Angestellte 100 % ihrer Zeit einem Projekt widmen können und werden. Daraus entstehen zwangsläufig falsche Zeiteinschätzungen und Zeitpläne.

Viele Führungskräfte wissen oder akzeptieren außerdem nicht, dass die optimale Auslastung von Angestellten bei 70 bis 80 Prozent liegt, keinesfalls bei 100 %. Projektteams mit einer Auslastung von über 80 % verlieren an Produktivität und kosten das Unternehmen Zeit und Geld.

So verwaltest du die Beteiligten mehrerer Projekte:  Investiere in Ressourcenmanagement-Software, um einen Überblick über die Arbeitsbelastung aller Personen zu erhalten.

Wenn du mehrere Projekte mit demselben Personalpool abdecken musst, benötigst du vermutlich ähnliche zentrale Rollen für jedes Projekt (z. B. einen Designer und eine Entwicklerin). Beachte nicht nur die Abhängigkeiten der Aufgaben, sondern auch die Arbeitslast jeder beteiligten Person, wenn du Projektzeitpläne erstellst und Aufgaben priorisierst.

Die Entwicklerin kann beispielsweise nicht zur gleichen Zeit an Projekt A und Projekt B arbeiten. Auch wenn sie erst mit ihrer Arbeit beginnen kann, wenn der Designer seine Aufgabe abgeschlossen hat, muss das im Projektplan berücksichtigt werden.

Tabellenkalkulationen reichen einfach nicht aus, um die Teams mehrerer Projekte gleichzeitig zu verwalten. Du brauchst ein Tool, mit dem du die Fähigkeiten der verschiedenen Personen überblicken, den Bedarf prognostizieren, „Platzhalter-Ressourcen“ einplanen und Planänderungen in Echtzeit einpflegen kannst und das dich warnt, wenn Beteiligte an ihre Kapazitätsgrenze geraten.

 So kann Multiprojektmanagement-Software helfen:  Es gibt unterschiedliche Tools, die dich beim Ressourcenmanagement für mehrere Projekte unterstützen können, darunter:

Eine Software mit durchdachtem Ressourcenmanagement ist beim Verwalten gleichzeitiger Projekte unverzichtbar. Achte also beim Produktvergleich darauf, dass du nicht nur Personen Aufgaben zuweisen kannst, sondern auch Fähigkeiten eintragen, den Bedarf verwalten, Prognosen treffen und die Ressourcenkapazität planen.

Multiprojektmanagement-Software GanttPro
Ressourcenmanagement in GanttPro (Quelle)

Probleme beim Multiprojektmanagement vermeiden

Beim Umgang mit mehreren Projekten gilt es, die drei beschränkenden Faktoren Umfang, Zeit und Ressourcen bzw. Budget besonders genau im Blick zu behalten.

Achte besonders auf folgende Punkte:

  • Erstell bei der Projektplanung einen durchdachten Projektstrukturplan (PSP).
  • Plane Pufferzeiten für jedes Projekt ein.
  • Verschaffe dir eine transparente Übersicht über die Arbeitsbelastung deines Personals und optimiere die Aufgabenzuteilungen mit Ressourcenmanagement-Tools.

Ganz wichtig ist, genau wie bei allen Einzelprojekten: Kommuniziere alle Probleme zeitnah, klar und häufig mit allen Stakeholdern.

Informiere den leitenden Auftraggeber schon bei den ersten Anzeichen von Schwierigkeiten und teile mit, was du kurzfristig geplant hast, um die Probleme zu beheben. Vereinbart einen weiterführenden Eskalationsplan, wenn der kurzfristige Plan das Problem nicht löst, und halte den Auftraggeber in kurzen Abständen auf dem Laufenden, damit er oder sie Bescheid weiß, wenn eine Eskalation nötig ist.

Probleme dürfen niemals heruntergespielt oder nicht erwähnt werden, in der Hoffnung, dass man sie schon rechtzeitig in den Griff kriegen wird, bevor es jemand bemerkt. Wenn dann doch alles schiefgeht, hast du sonst alles Vertrauen deiner Stakeholder verspielt.

Willst du mehr erfahren? Dann wirf einen Blick auf unser Projektmanagement-Software Verzeichnis, um weitere Produkte zu entdecken.

Hinweis: Die in diesem Artikel ausgewählten Anwendungen dienen als Beispiele, um Funktionen im Kontext zu präsentieren. Dies stellt keine Empfehlung dar. Die Informationen stammen aus Quellen, die wir als vertrauenswürdig beurteilen.

Acquista in modo consapevole: sai quanto costa veramente un gestionale per azienda?

Quanto costa un gestionale per azienda

Quanto costa veramente un gestionale per azienda? Definire il budget di un gestionale  è complicato per molti. Ma noi siamo qui per aiutarti.

Quanto costa veramente un gestionale per azienda?

In un mondo ideale acquistare un software sarebbe semplice come acquistare un prodotto qualsiasi. C’è un prezzo stabilito, lo paghi… ed è fatta, il software è tuo!

Ma se hai già iniziato a esplorare le diverse soluzioni di software per la tua azienda, saprai che in realtà non è così semplice. Non solo i fornitori di software applicano modelli di tariffazione totalmente differenti, ma nascondono anche costi aggiuntivi collegati al possesso e all’esecuzione del loro sistema.

Spesso il timore che i costi superino il budget stabilito è il principale ostacolo interno all’acquisto di un software per il business. A meno che non si conosca il vero costo della licenza del software, il rischio di andare fuori budget è dietro l’angolo.

In questo articolo passeremo in rassegna i cinque elementi principali che formano il costo totale di un software aziendale. L’obiettivo? Chiarire quali sono i costi di un software in modo da prendere le tue decisioni d’acquisto in modo consapevole e sicuro.

I cinque elementi principali che formano il costo totale di un software aziendale


  1. La licenza del software
  2. Hardware
  3. Implementazione
  4. Formazione
  5. Supporto

Componente di costo n. 1: la licenza del software

La licenza del software – ovvero il costo effettivo di possesso e utilizzo del software – ha la duplice particolarità di costituire una parte significativa del prezzo del software e un costo difficile da congelare in modo definitivo in quanto può variare notevolmente nel corso del tempo e man mano che il tuo business cresce.

I modelli di tariffazione esistenti per le licenze dei software sono principalmente due: la licenza perpetua e la licenza in abbonamento.

La licenza perpetua prevede un pagamento iniziale che garantisce la proprietà del software a tempo indeterminato (vale a dire, per sempre, dall’inglese in perpetuity). Questo modello di tariffazione è quello usato da più tempo ed è utilizzato solitamente per i software “on-premise”, ovvero scaricati e installati su un computer locale o su un server della tua azienda.

Con la sottoscrizione di un abbonamento si paga un canone mensile o annuale per l’utilizzo del software. Se si interrompe il pagamento o non si rinnova il contratto, non è più possibile usufruire del software. Questo modello di tariffazione è più recente, più diffuso e spesso usato per soluzioni basate sul cloud (questo modello di distribuzione è anche noto come “Software-as-a-Service” o “SaaS”), vale a dire ospitati sui server del fornitore del software e accessibili agli utenti attraverso una connessione a internet.

Ricorda: i fornitori di software spesso offrono la possibilità di scegliere tra un abbonamento mensile o annuale, offrendo una tariffa complessiva più economica per quest’ultimo per indurre l’acquirente a sottoscrivere un contratto più lungo. Tuttavia non è detto che il costo dell’abbonamento annuale sia effettivamente più economico del totale delle singole mensilità. Ti consigliamo sempre di fare due conti per valutare quale delle due opzioni soddisfi meglio le tue esigenze.

Esistono altri tre tipi di abbonamento sul mercato, con prezzi che variano in base a diversi fattori, quali il consumo, le dimensioni e gli utenti.

  1. La tariffazione basata sul consumo prevede un costo variabile in base all’effettivo utilizzo del software o dei servizi ad esso associati.
  2. La tariffazione basata sulle dimensioni varia in base alle dimensioni dell’azienda, ad esempio in base a fattori come il numero di dipendenti o di clienti.
  3. La tariffazione basata sull’utente varia in base al numero di persone che hanno accesso al software.
Ricorda: è importante capire la differenza tra licenza per utente autorizzato e licenza per utente simultaneo. Nel caso della licenza per utente autorizzato, ogni utente dispone dei propri dati di accesso e tutti gli utenti possono utilizzare il software contemporaneamente. Con la licenza per utente simultaneo si dispone di un numero fisso di login utilizzabili da chiunque, ma la licenza non consente un numero di login simultanei superiore al massimo previsto. Se disponi di un team di 20 persone e queste avranno bisogno di utilizzare il software contemporaneamente, dovresti optare per una tariffa utente autorizzato che includa 20 utenti. Ma se solo cinque dei 20 membri del team utilizzano il software nello stesso momento, può essere più conveniente scegliere una tariffa utente simultaneo per cinque utenti.

Nella maggior parte dei casi, difficilmente potrai scegliere tra i due modelli di tariffazione per un determinato software. È raro che i produttori di software offrano entrambe le opzioni – licenza perpetua e abbonamento – per i loro prodotti.

Ad ogni modo, nei casi in cui tu abbia possibilità di scelta, o se stai confrontando un prodotto con licenza perpetua con un prodotto in abbonamento, valuta i pro e i contro di ciascuna opzione per determinare quale si adatta meglio al tuo business.

Confronto prezzi licenza perpetua software vs abbonamento

Componente di costo n. 2: hardware

Per quanto potrebbe sembrare ovvio, è sempre importante tenere in considerazione il costo dell’hardware necessario per utilizzare il software che si acquista.

Questo vale soprattutto per le installazioni in locale, che potrebbero richiedere non solo l’acquisto di un server per ospitare il software, ma anche di nuovi dispositivi che supportino il sistema operativo giusto. In altre parole, se utilizzi dispostivi Mac ma il software che desideri funziona solo su Windows, il costo finale diventa notevole.

Essendo accessibili attraverso un browser web, le soluzioni SaaS offrono molta più flessibilità in termini di hardware e funzioneranno su computer, tablet o smartphone. Le aziende possono anche risparmiare sull’hardware consentendo ai dipendenti di usare i propri dispositivi (ma in questo caso deve essere presente una politica per la sicurezza dei dispositivi mobili  per ridurre le vulnerabilità informatiche).

Alcune categorie di software richiederanno l’acquisto di hardware aggiuntivo. I sistemi di rilevazione biometrica delle presenze, ad esempio, usano l’impronta digitale di una persona o altro identificativo unico per verificare l’identità degli utenti. Queste piattaforme richiedono dispositivi hardware specializzati per registrare i dati biometrici con la massima precisione.

Alcuni fornitori possono richiedere di utilizzare il loro software in associazione al loro hardware, mentre altri offrono un’ampia compatibilità.

Componente di costo n. 3: implementazione

I fornitori possono applicare un costo una tantum al momento dell’acquisto per installare e rendere operativo il software presso la tua azienda. Oltre all’installazione e alla configurazione di base, i costi di implementazione possono coprire anche esigenze quali:

  • Personalizzazione del software
  • Migrazione dei dati dai sistemi precedenti
  • Integrazione con i sistemi attuali

Se sei in grado di gestire l’implementazione del software autonomamente, il fornitore potrebbe non applicare questo costo.

Di norma i sistemi in locale hanno un costo di implementazione maggiore rispetto a quelli basati sul cloud. Lo stesso vale per i sistemi più complessi rispetto alle applicazioni di base.

In alcuni casi l’implementazione potrebbe costare quanto la licenza del software – se non addirittura di più! Informati presso i fornitori circa i dettagli delle loro opzioni di implementazione e i relativi costi per pianificare le spese al meglio.

Componente di costo n. 4: formazione

Sebbene il costo di una licenza software normalmente includa l’accesso a guide in linea e forum di assistenza, i fornitori potrebbero prevedere anche una tariffa supplementare e opzionale per una formazione aggiuntiva. A seconda della complessità del software scelto e della sua importanza per il tuo business, potrebbe valere la pena investire nella formazione affinché i tuoi dipendenti possano familiarizzarsi rapidamente con la piattaforma.

La formazione può essere svolta in diversi formati, ognuno con un prezzo specifico:

  • I dipendenti si recano presso il luogo di formazione del fornitore del software
  • Il formatore si reca presso l’azienda
  • Sessioni webinar virtuali
  • Corsi in e-learning autogestiti

I fornitori di software di alto profilo possono anche offrire agli utenti la possibilità di conseguire una certificazione per dimostrare le loro competenze nell’uso del software.

Indipendentemente dall’opzione di formazione che sceglierai, assicurati di pianificare le spese non solo per gli utenti iniziali, ma anche per eventuali nuovi assunti che dovranno imparare a usare il software in futuro.

Componente di costo n. 5: supporto

Incluso talvolta nel costo della licenza, il supporto continuo può anche prevedere un costo a parte che copre la manutenzione, gli aggiornamenti e persino livelli premium di servizio clienti.

Il supporto può anche includere il servizio di consulenza con un agente dedicato con il quale potrai riunirti regolarmente per valutare gli obiettivi e imparare a ottenere il massimo dal software.

In base ai servizi di supporto che offre, il fornitore potrebbe farsi carico di alcune importanti attività complesse che tu non sei in grado di gestire (es: alcuni fornitori di software per buste paga possono gestire al posto tuo le buste paga della tua azienda).

Valuta quanto ti costerebbe svolgere queste attività internamente e confrontale con la possibilità di esternalizzarle.

Consigli finali per risparmiare sull’acquisto di un software

La tariffazione dei software non è mai così semplice come appare a prima vista. I costi nascosti sono molteplici e, se non stai attento a prevederli correttamente, ti ritroverai presto ad oltrepassare il budget destinato all’acquisto del software.

Conoscere tutti gli elementi che compongono il costo effettivo del tuo gestionale per l’azienda ti aiuterà a calcolare il tuo budget e a mantenere la spesa sotto controllo.

Con questi ultimi consigli potrai ridurre la spesa ulteriormente:

●        Negozia sempre. Molti fornitori, soprattutto quelli che espongono i loro prezzi al pubblico, non si sposteranno dalle cifre fissate. Ma alcuni possono concedere degli sconti se viene loro chiesto, in particolare se acquisti qualche componente o servizio aggiuntivo che aumenta il tuo valore come cliente.

●        Distingui le funzionalità di cui hai bisogno da quelle che desideri. Non vale la pena spendere un capitale per un software del quale useresti solo la metà delle funzionalità. Focalizzati sulle tue esigenze, acquista un software che le soddisfi a un prezzo che ti puoi permettere. Avrai sempre la possibilità di scalare più avanti, quando le tue esigenze saranno più ambiziose.

●        Valuta attentamente quale livello sottoscrivere. Spesso i fornitori offrono diversi livelli di sottoscrizione, dove a prezzo più elevato corrispondono più utenti, più spazio di archiviazione, più funzionalità, ecc. Se superi il limite previsto per la tariffa sottoscritta potresti dover pagare il prezzo, più alto, del livello successivo. Quindi, se la tua tariffa prevede dai 10 ai 25 utenti, passare da 11 o 12 utenti non comporterà alcuna differenza, ma passare da 25 a 26 utenti potrebbe avere un costo significativo.

●        Cerca opzioni gratuite e open-source con attenzione. Esistono sicuramente valide opzioni di software gratuiti e open-source, ma devi prestare attenzione. Molte soluzioni “gratuite” prevedono grossi limiti per quanto riguarda l’archiviazione, il numero di utenti o le funzionalità. I software open-source richiedono l’intervento del personale informatico per l’installazione, la personalizzazione e la manutenzione, che deve essere pagato. Leggi tutte le clausole prima di impegnarti con un programma.


NOTA: L’obiettivo di questo articolo è di informare i nostri lettori circa l’acquisto di un software in Italia. Non vuole in alcun modo fornire consigli economici o promuovere una specifica linea d’azione. Per ricevere consigli per la tua situazione concreta, consulta il tuo commercialista o consulente finanziario.

De 7 beste tools voor social media management

social media management

Ook zo genoeg van dat gehaspel met al die profielen op social media? Kijk dan eens naar deze social media management tools om je aanwezigheid op social media te stroomlijnen.

social media management

“Hoe kun je je sociale profielen op Facebook, Twitter en Instagram synchroon houden?”

“Hoe zorg je ervoor dat je niet dezelfde content op verschillende sociale profielen herhaalt?”

“Vijf maanden geleden ben je met je Instagram-pagina gestart, maar je hebt nog maar 150 volgers. Hoe kun je dat aantal vergroten?”

Wat voor bedrijf je ook hebt of voor welk bedrijf je ook werkt, als je je bezighoudt met social media marketing, heb je dergelijke vragen ongetwijfeld al eens gehoord.

Het beheren van social media kan veel tijd kosten, vooral doordat je zoveel zaken moet bijhouden. Bovendien kunnen negatieve opmerkingen die onbeantwoord blijven of gemiste klantenreviews je online reputatie en je relatie met klanten beschadigen.

Maar gelukkig zijn er social media management tools die een deel van het proces automatiseren en het verwerken van je sociale profielen stukken makkelijker kunnen maken.

Deze tools bieden tal van functies, waaronder het plannen van posts, het bijhouden van interacties, het volgen van betrokkenheid van doelgroepen, het controleren van onderwerp of merk, en analytische functies. Sommige geavanceerde tools bieden nog meer functionaliteit zoals het segmenteren van doelgroepen, plannen van hashtags en sentimentanalyse.

Om je een beter begrip te geven van wat sociale media management tools inhouden zodat je de juiste voor je bedrijf kunt vinden, hebben we een lijst met de beste tools samengesteld.

Maar om te beginnen, wat houdt “beste” eigenlijk in? Om voor dit artikel in aanmerking te komen, moest de tool een totale score van minimaal 4 van 5 sterren hebben in het softwareoverzicht van GetApp. Meer informatie over onze methodologie is onder aan dit artikel te vinden.

Hieronder vind je de social media management tools die we (in alfabetische volgorde) gaan bespreken:

beheertools voor social media

  1. Agorapulse

Agorapulse is een beheertool voor social media waarmee bedrijven verschillende social media accounts via één speciale inbox kunnen stroomlijnen. Met de tool kun je content plannen en publiceren, influencers identificeren, activiteiten op social media volgen voor betrokkenheid en rapporten genereren om een scala aan statistische gegevens te analyseren.

social media management tool Agorapulse
Activiteiten op social media analyseren met de rapportagefunctie van Agorapulse

Dit zijn enkele belangrijke kenmerken van de tool:

  • Een toewijzingsfunctie voor het samenstellen van contentworkflows met behulp waarvan meerdere gebruikers content kunnen maken en voor goedkeuring naar de juiste persoon kunnen sturen.
  • Geautomatiseerde inbox-assistent die opmerkingen op alle sociale pagina’s controleert om spam te signaleren en vragen/opmerkingen te markeren waarop gereageerd moet worden.
  • Geautomatiseerde doelgroepsegmentering op basis van sector, sales funnel, locatie, jaarlijkse uitgaven, enz., naast identificatie van de belangrijkste volgers, influencers en ambassadeurs.
  • URL-gerelateerde functies, zoals Bitly-integratie (voor het inkorten van links) en een ingebouwde UTM-codegenerator om te kunnen volgen hoeveel mensen op een post klikken en op welke platforms ze dat doen.

Social media platforms die door de tool worden ondersteund: Facebook, Twitter, Instagram, YouTube en LinkedIn.

Mobiele apps: Android en iOS.

Prijzen: Vanaf $ 79 (rond de €70 euro) per maand voor 10 sociale profielen en 2 gebruikers. De leverancier levert ook enkele gratis modules, zoals AdReports, Ad Reporting, Employee Advocacy, Facebook Page Barometer en Twitter Report Card.

Case-story: NewFire Media, een bureau voor digitale media in het Amerikaanse North Augusta, gebruikte de tool om sneller opmerkingen bij Facebook-advertenties te kunnen controleren. Deze optie om opmerkingen bij sociale advertenties te kunnen controleren hielp spam te voorkomen en droeg bij aan een goede online reputatie van het merk.

Meer informatie

2. Buffer

Buffer is een social media management tool waarmee bedrijven content op verschillende platforms kunnen publiceren, reacties kunnen analyseren en meer betrokkenheid van doelgroepen kunnen genereren.

Buffer beheertool social media
Bijschriften aanpassen in Buffer

Dit zijn enkele belangrijke kenmerken van de tool:

  • Met functies voor goedkeuring en concepten van posts kunnen teams samenwerken aan content, posts opstellen en deze naar reviewers sturen.
  • De tool maakt gebruik van voorspellende analyses en rapportage om een beter inzicht te geven, zoals de beste tijd om berichten te posten, met het juiste type post en met de juiste frequentie.
  • Met “Shop grid” kunnen links worden ingesloten in de bio op Instagram om producten of shoppingpagina’s te laten zien.
  • De hashtagplanner geeft suggesties voor de beste hashtags voor posts en de juiste planning ervan op basis van trends op sociale media en prestaties in het verleden.

Social media platforms die door de tool worden ondersteund: Facebook, Twitter, Instagram, LinkedIn en Pinterest.

Mobiele apps: Android en iOS.

Prijzen: Afzonderlijke prijzen voor de modules Publish en Analyze, vanaf respectievelijk $ 15 per maand (rond de € 13,15) (8 sociale profielen en 1 gebruiker) en $ 35 per maand (8 sociale profielen en 1 gebruiker).

Casestory: Fortune magazine gebruikte de tool om het in clusters plaatsen van posts te voorkomen en om in plaats daarvan een postingschema op te stellen. Dat zorgde voor een lichte toename in verkeer voor periodieke posts en voor meer reacties bij posts met foto’s.

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3. Hootsuite

Hootsuite was in 2008 een van de eerste social media management tools die in de markt verschenen. Begonnen als tool voor het plannen van social media posts op populaire platforms als Facebook en Twitter, is de tool nu doorontwikkeld tot een suite met modules voor employee advocacy (het inzetten van medewerkers als merkambassadeurs), effectbeoordeling, adverteren op social media, enz.

Social media manager Hootsuite
Een op trefwoorden gebaseerde zoekstroom maken in Hootsuite

Dit zijn enkele belangrijke kenmerken van de tool:

  • Zoekstromen op basis van een hashtag, locatie of trefwoord om pakkende content voor social media profielen te zoeken en beheren.
  • Functies voor toewijzing en goedkeuring waarmee teams kunnen samenwerken om te reageren op posts en opmerkingen.
  • Een rapportagefunctie voor het maken van aangepaste rapporten met 200 statistische gegevens om de impact van content van social media in verschillende profielen te meten.
  • Integratie met tools van derden, zoals Trello voor projectmanagement en Slack voor teamsamenwerking.

Social media platforms die door de tool worden ondersteund: Meer dan 20 platforms, waaronder Facebook, Instagram, Twitter, YouTube, LinkedIn en Pinterest.

Mobiele apps: Android en iOS.

Prijzen: Vanaf $ 19 per maand (rond de € 6,80) voor 10 sociale profielen en 1 gebruiker. Hootsuite hanteert speciale prijzen voor het grootbedrijf.

Casestory: De UNESCO gebruikte de tool voor het maken van de #TruthNeverDie-campagne in 2019, die voor de non-profitorganisatie de grootste betrokkenheid in vier jaar tijd opleverde . De campagne had een potentieel bereik van 2 miljoen gebruikers en genereerde alleen al op de vijfde dag 14.400 tweets.

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4. HubSpot

HubSpot is software voor marketingautomatisering met een module voor het beheren van social media. Met de marketingfuncties van de tool, waaronder blogging, bestemmingspagina’s, e-mail, advertenties en segmenteren van leads, kun je digitale campagnes maken. Je kunt er content mee publiceren en promoten en sociale profielen mee stroomlijnen.

rapportage in Hubspot markting automatiserings tool
Rapportagedashboard van HubSpot

Dit zijn enkele belangrijke kenmerken van de tool:

  • “Content scheduling” voor het plannen en maken van kalenders en het automatisch posten van content op sociale profielen.
  • “Interaction tracking” voor het maken van één enkele stroom van opmerkingen op basis van alle sociale profielen en posts om snel te kunnen reageren.
  • “Keyword monitoring” om betrokkenheid en posts met betrekking tot een bepaald trefwoord te volgen en om pakkende content te vinden en beheren en deze vervolgens te delen.
  • Aangepaste rapportage om de prestaties van meerdere campagnes, posts en publicatietijden te analyseren en vergelijken.

Social media platforms die door de tool worden ondersteund: Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn en YouTube.

Mobiele apps: Android en iOS.

Prijzen: $ 800 per maand voor de “Professional”-versie die de module voor sociale media bevat. Deze versie biedt ondersteuning voor 50 gekoppelde sociale profielen en 10.000 posts per maand.

Casestory: Plastic Printers, een bedrijf gevestigd nabij Hastings, Minnesota (VS), gebruikte de beheertool voor sociale media van HubSpot om het genereren van leads voor zijn sociale profielen te stroomlijnen. Het bedrijf wist ook zijn volgers op Twitter over te brengen naar de eigen database met leads en wist 64% van de belangrijkste nieuwe leads aan te zetten tot koop.

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5. Sendible

Sendible is een tool met een dashboardinterface die niet alleen de standaardfuncties voor het beheer van sociale media biedt, maar op sociale media ook luistert naar trends en het nieuws en blogs in bredere zin controleert op vermeldingen van je bedrijf. De tool kan worden gebruikt voor het plannen en uitvoeren van campagnes op sociale media en voor het samenstellen van posts via de samenwerkingsfuncties.

social media post versturen
Posts versturen voor goedkeuring in Sendible

Dit zijn enkele belangrijke kenmerken van de tool:

  • Functies voor toewijzing en goedkeuring om het reageren op opmerkingen en berichten te delegeren aan de juiste teamleden en om goedkeuringsprocedures voor uitgaande berichten in te stellen.
  • Automatische sentimentanalyse voor het identificeren van vermeldingen over uw bedrijf op social media, in nieuwsberichten of in blogs.
  • Integratie met tools van derden, zoals Slack, DropboxGoogle Drive en Medium, voor het beheren en delen van content, projectmanagement en teamsamenwerking.
  • Google Chrome-extensie voor het delen of plannen van content waar dan ook op internet terwijl je aan het surfen bent.

Platforms voor sociale media die door de tool worden ondersteund: Facebook, Twitter, Instagram, LinkedIn, YouTube en Pinterest.

Mobiele apps: Android en iOS.

Prijzen: Vanaf $ 29 per maand (rond de €25,75) voor 12 sociale profielen en 1 gebruiker.

Casestory: Fearless & Framed, gevestigd in Charlotte, North Carolina (VS), gebruikte de tool voor het plannen en uitvoeren van eigen campagnes op sociale media. Daardoor nam het aantal volgers op sociale media met meer dan 11.000 gebruikers toe en groeide de lijst met abonnees op de podcasts en blogs van het bedrijf met 50%.

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6. SocialPilot

SocialPilot is een social media plannings- en analysetool waarmee bedrijven content naar verschillende sociale platforms kunnen pushen en de prestaties van die content kunnen volgen. De tool omvat modules voor publiceren en planning, samenwerking, een social inbox, analysefuncties en Facebook-advertenties.

social media beheertool
Reageren op berichten in SocialPilot

Dit zijn enkele belangrijke kenmerken van de tool:

  • Uniforme kalender om posts op meerdere sociale platforms te bekijken en in te plannen.
  • Mogelijkheid om bij reacties op opmerkingen foto’s en GIF-bestanden te delen vanuit de tool.
  • Toewijzingsfunctie voor het delegeren van taken aan teamleden en instellen van goedkeuringsworkflows voor uitgaande content.
  • Analyserapporten met statistische gegevens zoals de beste tijd om te posten, belangrijkste volgers, betrokkenheid van de doelgroep, prestaties van de content en hashtags.

Social media platforms die door de tool worden ondersteund: LinkedIn, Twitter, Instagram, TikTok, Facebook, Pinterest, Google My Business, VK en Tumblr.

Mobiele apps: Android en iOS.

Prijzen: Vanaf $ 30 per maand (rond de € 26,50) voor 25 sociale profielen en 3 gebruikers.

Casestory: Seriously Social, een bureau voor digitale marketing in het Britse Manchester, voerde onlangs de campagne “The Christmas Carol of the Day” uit, om mensen aan te sporen deel te nemen aan een challenge op sociale media. Het bureau kon de campagne uitvoeren door de juiste hashtags te bepalen en de juiste content klaar te zetten voor publicatie.

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7. Sprout Social

Sprout Social is een social media management tool die bovendien functies voor CRM en helpdesks te bieden heeft. In de tool zijn verschillende modules geïntegreerd, zoals luisteren op sociale media, publiceren, betrokkenheid van de doelgroep en analyses.

social media management software sprout social
Prestaties op Instagram controleren in Sprout Social

Dit zijn enkele belangrijke kenmerken van de tool:

  • Met contactweergaven kun je klantenrecords, geschiedenis van gesprekken en interne aantekeningen voor elk contact openen.
  • Voltooien van berichten om beantwoorde opmerkingen te markeren en voltooide gesprekken te verbergen in de actieve weergave van de inbox.
  • Met berichttaken kunnen berichten van sociale media worden omgezet in een praktische taak en toegewezen aan de juiste teamleden.
  • Optimalisatie van publicatetijden om de beste tijd te bepalen voor het publiceren van een bepaald deel van de content.
  • Meerdere rapporttypen, zoals voor Facebook-pagina’s, voor groepen op verschillende netwerken, voor concurrentie op Instagram en voor gedetailleerde inzichten in trends en betrokkenheid van doelgroepen.

Social media platforms die door de tool worden ondersteund: Twitter, Facebook, Instagram, LinkedIn en Pinterest.

Mobiele apps: Android en iOS.

Prijzen: $ 99 per maand (rond de € 88) voor 5 sociale profielen.

Casestory: De Amerikaanse hotelketen Innisfree Hotels gebruikte de tool om te zoeken naar posts van gasten over de hotels van de keten en gebruikte die als klantverhalen in de eigen sociale profielen. En met de controlefuncties van de tool werd gezocht naar mensen die op zoek waren naar hotels in bepaalde plaatsen om ze uit te nodigen een kamer te boeken.

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Voornaamste overwegingen bij het kiezen van de juiste tool

Nu je een beeld hebt van wat de beste tools te bieden hebben, kun je gaan wegstrepen. Dit zijn enkele overwegingen om mee te nemen:

✔ Stel een budget in dat je je gemakkelijk kunt veroorloven en houd daaraan vast.

✔ Controleer of het socialemediaplatform dat je gekozen hebt, daadwerkelijk door de tool wordt ondersteund.

✔ Lees reviews op platforms, zoals dat van ons om te zien wat echte gebruikers van de tool erover te melden hebben.

✔ Gebruik een proefversie van de tool om een goed idee te krijgen van de gebruikersinterface en hoeveel tijd het kost om de tool onder de knie te krijgen.

✔ Bekijk het gedeelte met veelgestelde vragen op de website van de leverancier voor antwoorden op algemene vragen die je zou kunnen hebben.

Wil je meer weten? Bekijk dan onze online catalogus met een uitgebreid aanbod aan social media management software.

Methodologie

Bij het selecteren van de in dit artikel vermelde producten hebben we de belangrijkste productoverzichten van beheersoftware voor sociale media vastgesteld via zoekopdrachten op Incognito Google op 2 juni 2020. Producten die ten minste tweemaal tijdens dit onderzoek op deze lijsten voorkwamen, kwamen in aanmerking voor verdere beoordeling.

De producten op deze shortlist werden vervolgens beoordeeld aan de hand van deze definitie van social media management software: een tool om bedrijven te helpen bij het betrekken van social media gebruikers en bij het converteren van gebruikers naar betalende klanten. Deze tools bieden een scala aan mogelijkheden: content publiceren op social media platforms, bepaalde social media gebruikers of conversaties lokaliseren en het succes van social media marketing campagnes meten.

Bovendien kozen we de tools op basis van de volgende kenmerken: 

  • Totale waardering van 4,0 (zonder afronding) op GetApp tussen 2 juni 2019 en 2 juni 2020.
  • 10 of meer beoordelingen op GetApp tussen 2 juni 2019 en 2 juni 2020.
  • Niet beperkt tot één social media platform.

Tools die aan alle bovenstaande criteria voldoen zijn geselecteerd voor het artikel.

Faut-il payer pour Skype ? 3 alternatives gratuites

Cet article a été publié une première fois en mai 2018, puis mis à jour en juin 2020.

“Il faut vraiment payer pour cette application ?” Voilà une question typique des consommateurs de la génération Internet, élevés dans un univers où tout est facile d’accès, instantanément et souvent gratuitement : télévision, spectacles, musique, informations… Pourquoi payer s’il existe une version gratuite ?

Évidemment, cette approche est également de mise dans le monde professionnel, où l’on s’interroge notamment sur l’intérêt d’utiliser une version payante de Skype, l’outil de conférence web le plus populaire au monde (acquis par Microsoft en 2011).

De nos jours, toute entreprise a besoin d’un outil de visioconférence en ligne et disposer de canaux de communication puissants est essentiel à la réussite des entreprises.

En particulier lorsque l’on sait que l’échec des projets est souvent dû à un manque de communication.

En tant que gestionnaire de projets, vous devez vous assurer que votre équipe reste connectée (que ce soit pour des réunions Scrum ou pour tout échange, en général), mais vous devez également respecter votre budget. Il semble alors logique de se demander pourquoi utiliser un outil payant alors qu’un logiciel gratuit pourrait offrir des fonctionnalités identiques.

Dans cet article, nous passerons d’abord en revue les options payantes de Skype (installé par défaut sur toutes les machines Windows), puis nous présenterons quelques alternatives gratuites qui permettent notamment de discuter en face-à-face avec des collaborateurs à distance.

Faut-il vraiment payer pour utiliser Skype ?

Pour faire bref : non (enfin, vous devez payer votre connexion à Internet). Vous pouvez utiliser Skype gratuitement depuis votre smartphone ou votre ordinateur pour communiquer avec un autre utilisateur connecté sur un autre appareil.

Mais les choses se corsent si vous voulez entrer en contact avec une personne qui n’utilise pas Skype ou qui n’y a pas accès. Par exemple, un membre de votre équipe en déplacement qui ne dispose pas de l’application sur son téléphone mobile, ou encore un collaborateur qui dispose d’une connexion Internet faible, voire inexistante.

C’est peut-être improbable, mais ça arrive. Pour parer à toute éventualité, mieux vaut avoir une solution de rechange. Sans parler des interlocuteurs qui ne peuvent ou ne veulent pas utiliser Skype. 

Sans oublier qu’appeler un numéro fixe ou mobile depuis Skype (votre correspondant reçoit l’appel sur son téléphone et pas par le biais de l’application Skype), c’est payant.

Pour pouvoir effectuer ce type d’opération, vous devez acheter des crédits ou souscrire un abonnement mensuel.

  • Pour 400 minutes d’appel, vous devrez débourser 7,80 € par mois.
  • Vous pouvez passer des appels illimités dans 63 pays pour 15,60 € par mois (des restrictions peuvent s’appliquer).
  • Enfin, vous pouvez acheter des crédits Skype par tranche de 5 €, 10 € ou de 25 €. Les tarifs à la minute varient selon la zone d’appel.

Au revoir Skype Entreprise, bonjour Microsoft Teams

Tout ce que nous venons d’énoncer correspond à la version de base de Skype.

Elle suffit généralement aux auto-entrepreneurs et aux petites structures. Les organismes de plus grande envergure, en revanche, ont besoin de fonctionnalités supplémentaires : communication simultanée avec plus de deux utilisateurs, tableau blanc et partage d’écran notamment.

Microsoft a récemment fusionné Skype Entreprise et Microsoft Teams, son outil de web conférence. Les utilisateurs y retrouvent toutes les fonctionnalités de Skype Entreprise dans le nouveau logiciel de conversation.

3 alternatives gratuites à Skype

Vous ne voulez pas passer à la version payante de Skype, mais vous avez besoin de fonctionnalités supplémentaires ? Voici 3 logiciels de visioconférence gratuits qui pourraient vous intéresser.

Vous trouverez ci-dessous le détail de leurs fonctionnalités et le prix d’un upgrade, au cas où l’évolution de votre entreprise vous pousse à chercher une solution plus robuste.

Certains de ces outils comprennent d’autres fonctionnalités de gestion de projets, comme la gestion des tâches et le partage des fichiers. Ils pourraient donc se révéler avantageux à plus d’un titre.

Ils sont ici présentés par ordre alphabétique.

1. Glip

Aperçu de Glip (source)

Note des utilisateurs sur Capterra :  4,5/5 (161 avis)

Glip, créé en 2012 et racheté par RingCentral en 2015, présente quelques fonctionnalités supplémentaires dont la gestion des tâches et le partage de fichiers.

Version gratuite : publications, espace de stockage, intégrations et utilisateurs invités illimités. La version gratuite inclut 500 minutes de conversation vidéo par mois.

Si vous voulez passer à la version supérieure : pour 5 $ par utilisateur/mois (environ 4,5 €), vous obtenez 1 000 minutes de visioconférence par personne et par mois. Vous bénéficiez également de fonctionnalités de contrôle administratif avancé, de politiques de rétention des données, d’exportations conformes et d’une assistance prioritaire en permanence.

En savoir plus

2. GoToMeeting

Aperçu de GoToMeeting (source)

Note des utilisateurs sur Capterra :  4,5/5 (7 244 avis)

GoToMeeting, disponible depuis 2004, fait partie de la famille des logiciels Citrix Systems. Connu pour ses réunions “en un seul clic”, le logiciel vise avant tout à simplifier l’organisation de visioconférences. Il permet de lancer immédiatement la conversation sans avoir à  télécharger un logiciel supplémentaire ou à fouiller différents menus.

Version gratuite : avec GoToMeeting Free, collaborez avec 3 personnes au maximum depuis votre navigateur Google Chrome, jusqu’à 40 minutes par session. Inclut le partage d’écran.

Si vous voulez passer à la version supérieure : disponible à partir de 12 € par organisateur/mois (forfait annuel), la première version payante prend en charge jusqu’à 150 participants et vous donnent accès à des fonctionnalités comme les applications mobiles, les outils de dessin et le partage de clavier.

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3. Wimi

Aperçu de Wimi (source)

Note des utilisateurs sur Capterra :  4,7/5 (93 avis)

Wimi, logiciel conçu à Paris, est bien plus qu’une plateforme de visioconférence : c’est un véritable outil de gestion de projets incluant des fonctionnalités comme la gestion des tâches, le suivi des jalons ou encore les tableaux Kanban.

Version gratuite : inclut la gestion de 8 projets, 10 Go de stockage et un support client par e-mail pour 3 utilisateurs.

Si vous voulez passer à la version supérieure : disponibles à partir de 9 $ (environ 8 €) par utilisateur/mois, les versions payantes vous permettent d’enregistrer un nombre illimité de projets et d’invités et vous donnent accès à 250 Go de stockage, au partage de fichiers et à une assistance téléphonique.

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D’autres alternatives à Skype ?

Et vous, comment communiquez-vous à distance avec vos collaborateurs ? Utilisez-vous Skype, une des alternatives présentées dans cet article ou bien une autre solution ? Partagez votre expérience en commentaire !

Vous souhaitez en savoir plus ? Consultez notre catalogue de logiciels de visioconférence pour découvrir davantage de produits.

9 alternativas a Slack para pequeñas empresas

Alternativas a slack

Alternativas a Slack

Este artículo se publicó por primera vez el 07/05/2019 y se ha actualizado el 26/06/2020

Para la generación del baby boom, la libertad era tener un coche con el que poder escapar de unos padres autoritarios y recorrer las carreteras del país en un descapotable. Los jóvenes ansiaban carreteras abiertas, independencia y desconexión. Para los millennials, sin embargo, la liberación está en el acceso a Internet y a las redes sociales.

Esta generación, con una clara orientación social, tiende a estar conectada en todo momento. Para la mayoría de los jóvenes resulta terrible estar completamente desconectados por un período de tiempo indefinido. Y no solo por la desconexión a Internet, sino también por la desconexión de la gente.

Puesto que los millennials conforman ahora la mayor parte de la población activa, no es de extrañar que las herramientas de comunicación en línea hayan alcanzado nuevos hitos.

Ciertas empresas de software de gestión de proyectos, como Asana o Crocagile, se proponen reinventar el correo electrónico. Las redes sociales ya no sirven solo para hablar con los amigos, sino que se han convertido en una herramienta básica de interconexión.

¿Y el chat? Desde los días de AOL Instant Messenger el chat ha evolucionado mucho, tanto en el uso personal como en el profesional.

El pez gordo en cuanto a chat empresarial es Slack, del que el crítico del New York Times Farhad Manjoo escribió lo siguiente:

“Slack cuenta con varias funciones singulares que lo hacen perfecto para el trabajo, como la posibilidad de archivar todas las interacciones de manera automática, un buen motor de búsqueda y la capacidad de funcionar prácticamente en cualquier dispositivo. Puesto que se aloja en Internet y es altamente personalizable, es una solución sencilla de configurar y mantener para los departamentos tecnológicos de las empresas. Estas características han ayudado a que Slack sea una de las aplicaciones empresariales que más rápido han crecido a lo largo de la historia”.

Slack se ha convertido en todo un éxito: los millennials lo usan para pasar de hablar sobre proyectos empresariales a comentar Elite en solo unos segundos. Además de cumplir su función con gran eficacia, ofrece una sólida versión gratuita.

Por ello no es sorprendente que Slack haya atraído gran parte del mercado de software de colaboración.

Hasta ahora.

Slack ofrece muchas funciones útiles incluso en su versión gratuita, pero el coste de actualización, 6.67 $ mensuales por usuario en una suscripción mensual (6 € aprox.), puede suponer una gran carga en el presupuesto de pequeñas empresas.

La innovación fomenta aún más innovación y las alternativas a Slack que abordan estas cuestiones surgen tan rápido como los fans de Apple el día de la presentación del nuevo iPhone.

9 alternativas a Slack para colaborar de forma sencilla

Desde Capterra se han seleccionado las mejores alternativas a Slack de entre cientos de soluciones de chat y se han usado para ello cinco parámetros.

Cada competidor de Slack debe:

  • Tener un precio de actualización por usuario similar a Slack en su versión de pago más económica
  • Ser adaptable para poder integrar al menos 500 usuarios
  • Adecuarse bien a pequeñas y medianas empresas (aunque pueden contar también con opciones para grandes empresas)
  • Ofrecer aplicación para iOS y Android

Todos los productos de la lista cumplen estos parámetros y se enumeran según su coste de actualización por usuario (del más económico al más caro).

1. Rocket.Chat

Rocket.chat alternativa a Slack
Plataforma Rocket.chat (Fuente)

Rocket.Chat es una herramienta de colaboración con base en Brasil. Ha sido diseñada para “comunidades y empresas que quieran tener su propio servicio de chat privado o para desarrolladores que quieran crear y perfeccionar sus plataformas de chat”.

Es una aplicación de código abierto con más de 850 desarrolladores que contribuyen al proyecto. Al ser de código abierto, jamás tendrás que pagar nada por Rocket.Chat; su versión completa y sin limitaciones es siempre gratuita.

Las desventajas del código abierto son que no puedes llamar a atención al cliente si tienes algún problema con Rocket.Chat (aunque puedes buscar ayuda en sus foros en línea en GitHub) y que el proyecto está siempre en constante desarrollo.

Rocket.Chat se posiciona como una buena  opción de alternativas a Slacka ya que prácticamente las mismas funciones. Si echas de menos alguna función, puedes solicitarla en GitHub.

Rocket.Chat también cuenta con una ventaja adicional: traducción automática en tiempo real a más de 35 idiomas. Para disfrutar de esta función en Slack, es necesario instalar un complemento.

Coste de actualización:  Versión gratuita y 3 $ (2,6 € aprox.) por usuario en la versión Pro

Integraciones destacadas: GitHub, Zapier

Más información

2. Ryver

Ryver, herramienta de colaboración
Chat en un grupo de Ryver (Fuente)

Si Slack se centrase en terceros (como proveedores, socios, contratistas, asesores e inversores) en lugar de dedicarse únicamente a equipos internos, se parecería mucho a Ryver. Ryver no tiene limitación de miembros e invitados y permite una gran expansión tanto interna (colaboradores) como externa (clientes, trabajadores independientes).

Ryver es un sistema de comunicación versátil. La versión gratuita incluye almacenamiento, mensajes, publicaciones, equipos y foros ilimitados, por lo que se trata de una buena opción para pequeñas empresas que busquen una herramienta flexible, adaptable y económica. Las cuentas de pago permiten enviar mensajes de invitación personalizados e integrar a más usuarios con tareas.

Ryver se dirige principalmente a pequeñas y medianas empresas, pero en sus planes para el primer semestre de 2018 se incluye el desarrollo de funciones para grandes empresas, como SSO, seguimiento completo de auditorías y políticas de retención.

Coste de actualización: 49 $ mensuales por cada 12 usuarios (unos 44 €; algo más de 3.5 € por usuario)

Integraciones destacadas: Zapier

Más información

3. Flock

Herramienta de colaboración, Flock
Captura de pantalla de un chat con el equipo de diseño en Flock (Fuente)

Flock se diseñó para ayudar a los equipos a reducir sus comunicaciones por correo electrónico y fomentar una comunicación más ágil. ¿Te suena familiar?

Al igual que Slack, Flock permite a los usuarios formar canales de equipo, enviar mensajes instantáneos y compartir archivos.

Entonces, ¿qué hace que Flock sea diferente? Flock permite realizar videoconferencias de 20 minutos para hasta cuatro usuarios, incluso en la versión gratuita.

Entre sus desventajas, algunos usuarios afirman que los bots y notificaciones automatizadas de Flock por correo electrónico y mensaje pueden resultar pesados y difíciles de deshabilitar.

Flock es ideal para pequeños equipos que quieran probar este tipo de herramientas de colaboración con una solución sencilla y que necesiten chats de vídeo para cuatro o menos personas.

Ventaja adicional: Flock cuenta con una integración que te permite pedir un Uber desde la propia aplicación.

Coste de actualización: 4.5 $ mensuales por usuario (unos 4 €)

Integraciones destacadas: Asana, Uber

Más información

4. Twist

Twist es una de las alternativas a Slack
Plataforma Twist (Fuente)

Businessinsider indica que “Twist, es el Slack para gente harta de que la distraigan en el trabajo“.

Doist, la empresa que creó Todoist (una solución útil para partidarios del método Getting Things Done), ha diseñado una aplicación con las funciones clave de Slack, como la mensajería en hilos, la búsqueda en el historial y numerosas integraciones gratuitas.

Según sus usuarios, Twist ofrece una interfaz limpia y de fácil aprendizaje y la versión gratuita incluye hasta cinco integraciones y 5 GB de espacio total de almacenamiento.

En la versión gratuita, los usuarios solo pueden realizar búsquedas en el historial del último mes, una limitación que podría afectar a la escalabilidad. Twist tampoco ofrece videoconferencias ni gestión de documentos, por lo que es más adecuada para pequeñas y medianas empresas que ya cuenten con herramientas para estos fines.

Coste de actualización: 5 $ mensuales por usuario  (unos 4 €).

Integraciones destacadas: Appear.in, Bindle

Más información

5. JANDI

Jandi, software de colaboración, alternativa a Slack
Compartir archivos por medio de JANDI utilizando el móvil (Fuente)

Quizá aún no hayas oído hablar de JANDI, pero su popularidad es cada vez mayor; ya cuenta con más de 100 000 instalaciones solo en Android. Esta empresa coreana ganó el quinto concurso QPrize de Qualcomm Incorporated.

JANDI ha sido desarrollada en Corea y se dirige al público asiático, pero ofrece versiones completamente traducidas al inglés (que incluyen chat en directo y tutoriales en inglés). La aplicación está repleta de Aeni, personajes de animación coreanos, y de referencias a KakaoTalk (la plataforma de mensajería más popular de Corea del Sur), LINE (una conocida aplicación de comunicación japonesa) y WeChat (aplicación de mensajería multiusos famosa en China).

Los mismos motivos que hicieron de JANDI un éxito en Corea (su fiabilidad, su interfaz sencilla y sus útiles integraciones) son válidos para los usuarios del resto del mundo. Según indica Daniel Chan, director general de JANDI, el equipo de desarrollo quiere salir a “nuevos mercados internacionales para mantener su buena trayectoria”.

JANDI permite realizar videoconferencias y hace hincapié en las integraciones con aplicaciones de TI/desarrollo y comunicación como Zapier, Jira y Dropbox.

La versión gratuita ofrece un único administrador de equipo y 15 000 mensajes. Pueden parecer muchos mensajes, pero se agotarán rápidamente con equipos de hasta 500 miembros. A menos que a la empresa no le importe perder mensajes, esta limitación en el almacenamiento puede hacer que tanto pequeñas como grandes empresas necesiten actualizar a versiones de pago.

Coste de actualización: 5 $ mensuales por usuario (unos 4 €).

Integraciones destacadas: Dropbox, GitHub, JIRA, Trello, Google Calendar, Webhooks

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6. Fleep

Fleep, herramienta de colaboración, alternativa a Slack
Plataforma Fleep (Fuente)

Puede que Fleep tenga un nombre divertido, pero se trata de una herramienta de comunicación de lo más seria. De hecho, la empresa estonia encargada de su desarrollo afirma que su producto es “la forma perfecta de comunicarse”, contendiendo por posicionarse como una de las principales alternativas a Slack.

Aunque muchas de las herramientas de la lista de alternativas a Slack se proponen superar o sustituir el correo electrónico, Fleep reconoce que este seguirá estando con nosotros durante mucho tiempo. Así pues, en lugar de intentar ignorar el correo electrónico, Fleep se integra con él (de manera similar a Google Meet en Gmail) y permite a los usuarios chatear desde su bandeja de entrada.

Y esa no es la única manera en la que Fleep abre líneas de comunicación. Fleep es una red abierta, así que sus usuarios pueden chatear con otros usuarios independientemente de su plataforma, organización o equipo. También es posible chatear con personas que no dispongan de Fleep; solo necesitas su dirección de correo electrónico para enviar tu chat de Fleep en un correo.

La versión gratuita incluye conversaciones ilimitadas e historial completo de mensajes. También integra una herramienta de gestión de tareas personales integrada que está disponible para la versión de pago.

Coste de actualización: 5 € mensuales para usuarios ilimitados

Integraciones destacadas: Toggl, Jira

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7. uShare.to (HyperOffice)

ushare, herramienta alternativa a Slack
Chat por vídeo y colaboración de uShare.to en web y móvil (Fuente)

No dejes que las palabras “prueba gratis” de uShare.to te engañen; esta prueba gratis es en realidad una versión gratuita sin restricción de tiempo. (Este dato se constató para escribir el artículo original en mayo del 2019, pero si tienes algo que objetar, cuéntanoslo en la sección de comentarios).

Si eres autónomo, deberías probar uShare.to. Su versión gratuita ofrece tres espacios de trabajo compartidos, 90 minutos de reuniones y 5 GB de almacenamiento. Si eres una pyme, pagarás algo más de 6 € mensuales por espacios de trabajo compartido ilimitados, 20 GB de almacenamiento y la posibilidad de convertirte en administrador.

Esta plataforma se centra en los sectores de seguros, inmobiliario y automovilístico; es decir, empresas que se benefician de la discreción y la movilidad. Así, uShare.to ofrece cifrado SSL, autenticación de dos factores, autenticación biométrica y gestión de dispositivos.

No cuenta con muchas integraciones y sus complementos se basan en un “editor de aplicaciones”. Sin embargo, sí se integra con productos básicos de gestión de activos digitales como Dropbox y Google Drive. Dicho esto, es una herramienta de productividad y comunicación completamente funcional; incluye calendarios, contactos, tareas, gestión de documentos y notas, por lo que tampoco se hace necesario el uso de integraciones.

Coste de actualización: 7 $ mensuales por usuario (unos 6 €)

Integraciones destacadas: OneDrive, Box

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8. Wimi

Wimi software
Plataforma Wimi (Fuente)

Wimi se propuso extraer lo mejor de Slack y de sus alternativas para crear una solución de gestión de proyectos completa. Y está claro que esta aplicación está haciendo las cosas bien, ya que marcas como Sephora, Shazam y Tesla la emplean para satisfacer sus necesidades de comunicación y gestión de proyectos.

Wimi ofrece hilos de mensajes, videoconferencia y funciones avanzadas de edición y gestión de documentos (como versiones de archivos, flujos de trabajo de aprobación o etiquetas). Cuenta con API abierta y SAML V2 y puede integrarse con muchas otras herramientas, entre las que se incluyen MailChimp, Slack, Asana, Trello, Jira, GitHub y Freshdesk.

La mayor queja de sus usuarios es que la aplicación móvil de Wimi carece de ciertas funcionalidades clave, como el acceso a un calendario completo.

La versión gratuita ofrece mensajes ilimitados y 10 GB de almacenamiento, pero sólo admite tres participantes, lo cual podría resultar muy restrictivo.

Por 15 $ mensuales por usuario  (13 € aprox.) puedes actualizar para conseguir 10 TB de almacenamiento, proyectos ilimitados, invitados ilimitados e intercambio de archivos. Si te gusta la versión gratuita, pero necesitas las funciones adicionales, es un gasto que merece la pena.

Este es el único producto de la presente lista de alternativas a Slack que su precio se eleva más pero vale la pena mencionarlo por las características que presenta y porque cuenta con una versión gratuita que se puede probar.

Coste de actualización: 15 $ mensuales por usuario (13 € aprox.)

Integraciones destacadas: Basecamp, Skype

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9. Quip

Quip, software de colaboración
Plataforma Quip (Fuente)

Quip es más que una simple herramienta de comunicación: es un completo software de colaboración gratuito.

Los usuarios afirman que Quip presenta una interfaz elegante y fiable, por lo que es una buena opción de la lista de alternativas a Slack para aquellos que solo quieren terminar el trabajo.

El público objetivo de Quip son, sencillamente, los equipos de cualquier sector: desde RR. HH. hasta TI, ventas o producción. Quip se adapta tanto a pequeñas como a grandes empresas y ofrece seguridad (SSO basado en SAML y SOC 2), gestión de documentos (con un sistema de comentarios parecido al de Google Docs para que todos estén al tanto) e historial de chat ilimitado. Sí, la versión gratuita incluye todo esto.

Las mayores desventajas de Quip son la falta de funciones de videoconferencia y un precio relativamente alto para lo que ofrece. Además, algunos usuarios apuntan que la interfaz es algo tosca.

Su diseño básico recuerda mucho más a Dropbox que a Slack, así que si ya usas Dropbox o alguna alternativa gratuita a Dropbox para gestionar tu trabajo, te gustará Quip.

Coste de actualización: 30 $ mensuales para un equipo de cinco miembros (27 € aprox., 5,4 € aprox. por usuario ).

Integraciones destacadas: Giphy, Stripe

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¿Por qué vale la pena investigar y probar alternativas a Slack?

Slack es una de las herramientas de colaboración más importantes del mundo, y con razón: es divertida, fiable y fácil de usar. Pero también ofrece multitud de funciones, probablemente más de las que algunas empresas necesitan en realidad. El coste de actualización (6 € aprox. mensuales por usuario) de ciertas funciones, como la búsqueda ilimitada en los mensajes y las videollamadas de grupo, puede ser algo elevado para pequeñas empresas. Por suerte, con las alternativas a Slack prestentadas en este artículo puedes probar opciones más sencillas a precios más asequibles.

¿Quieres saber más? Mira nuestro catálogo de herramientas de colaboración para descubrir más productos.