Drie nieuwe cyberbedreigingen die je moet kennen

3 nieuwe cyberbedreigingen

Er zijn talloze cyberbedreigingen en deze veranderen voortdurend. Wat in eerste instantie een gewoon telefoontje lijkt, kan een geavanceerde social-engineering aanval zijn.

3 nieuwe cyberbedreigingen

Stel, je baas belt je en vraagt je om € 220.000 over te maken op een externe bankrekening. Doe je dat dan gewoon of controleer je toch even of het echt wel je baas was die belde?

Dat controleer je natuurlijk!

Maar als die baas je nu aanspreekt met je naam, uitlegt dat het om een zéér dringende en belangrijke zakelijke transactie gaat en wil dat het geld onmiddellijk overgemaakt wordt? Je herkent de typische ‘melodie’ van zijn stem en zijn Duitse accent.

Zou dat je twijfels wegnemen en zou je het geld nu overmaken?

Als dat zo is, dan loop je de kans een grote fout te maken.

Dit is namelijk precies wat een bedrijf in het Verenigd Koninkrijk overkwam toen een cybercrimineel er met state-of-the art deepfake audio technologie in slaagde de CEO om de tuin te leiden.

Wat kunnen we hiervan leren? Cybercriminelen maken nu ook al gebruik van opkomende technologieën om nog geloofwaardiger over te komen en mensen in de val te lokken. Wat in eerste instantie een gewoon telefoontje lijkt, kan een geavanceerde social-engineering aanval zijn die een bedrijf veel geld kan kosten.

Als eigenaar of manager wil je weten hoe je je bedrijf kunt beschermen tegen de nieuwste cyberbedreigingen. Dan moet je eerst weten hoe de cyberrisico’s van bedrijven zijn veranderd. In deze blog gaan we dieper in op het veranderende landschap van cybersecurity-risico’s en geven we een paar nuttige tips voor de beveiliging van jouw bedrijf.

cyberrisico's bedrijven 2021

  1. Deepfake: het nieuwe gezicht van social engineering

Social engineering cyberbedreigingen zijn uiteenlopende soorten cyberaanvallen die beveiligingssystemen en -protocollen omzeilen door op een slimme manier misbruik te maken van de menselijke aard. Een typisch voorbeeld hiervan is een phishingaanval via e-mail, waarin mensen verleid worden om op een schadelijke link te klikken of een bijlage te downloaden die malware bevat.

Door recente ontwikkelingen in de deepfake-technologie kunnen cybercriminelen hun social engineering aanvallen nog geloofwaardiger maken.

Deepfakes zijn nepfoto’s en audio- of video-opnamen waarmee beelden of stemmen van mensen worden nagebootst. Deze worden gemaakt met geavanceerde machine learning algoritmen waarmee tools gebruik kunnen maken van deep learning en beeldsynthese.

Wat kun je tegen deepfake bedreigingen doen?

De beste manier om deepfake social engineering aanvallen te voorkomen, is training van je medewerkers. Hieronder staan enkele best practices hiervoor.

Geef security trainingen

Social engineering aanvallen richten zich op typisch menselijk gedrag en zwakke beveiligingspraktijken. Met een goed trainingsprogramma kunnen de meeste social engineering aanvallen worden tegengehouden door mensen bewust te maken van deze werkwijzen. In deze trainingen moeten mensen leren hoe ze deepfakes kunnen herkennen (bijvoorbeeld door verschillen in de huidtint in een video of een ongewoon helder geluid via de telefoon). Ook moeten ze precies weten waar en hoe ze verdachte incidenten moeten melden.

Het is altijd verstandig om opfriscursussen te geven zodat mensen niet vergeten wat ze eerder hebben geleerd. Stuur regelmatig – liefst een keer per twee weken – een herinnering aan de best practices voor het beschermen van gevoelige informatie en het identificeren van deepfake social engineering aanvallen.

Zorg voor een bedrijfscontinuïteitsplan

Een bedrijfscontinuïteitsplan is je laatste verdedigingslinie. Zo’n plan omvat strategieën voor dataopslag, databack-ups, proces- en dataherstel, communicatieworkflows enzovoort. Een dergelijk plan maakt je activiteiten veerkrachtig, zodat het bedrijf cyberaanvallen tot op zekere hoogte kan ‘absorberen’ en schade kan herstellen.

  1. API-aanval: het nieuwe datalek

Softwareleveranciers gebruiken API’s (Application Programming Interfaces) al lang om data te kunnen delen tussen apps en apparaten. API’s zijn echter meer dan connectoren waarmee softwareleveranciers hun tools met andere producten integreren.

Veel bedrijven, zoals social media sites, mobiele app stores en zelfs postdiensten, bieden tegenwoordig openbare API’s om zakelijke partners en klanten eenvoudiger toegang te geven tot hun diensten.

Hierdoor ontstaat er een risico op API-datalekken, waarbij hackers automatische toolkits inzetten om via zwakke plekken in een API gebruikersgegevens te bemachtigen. Dat kan rampzalige financiële gevolgen hebben. Een hacker kan een datalek bijvoorbeeld omzetten in een ransomware-aanval, met name bij bedrijven die veel gevoelige informatie hebben, zoals medische en bankgegevens.

Wat kun je tegen API-bedreigingen doen?

In een Gartner-rapport over API-beveiliging worden verschillende manieren beschreven waarop organisaties API-bedreigingen kunnen aanpakken (inhoud alleen beschikbaar voor klanten van Gartner). Hier volgt een samenvatting van de hoofdpunten:

Identificeer de API’s die jouw organisatie levert of gebruikt

Als eerste stap in API-beveiliging moet je bijhouden hoe API’s in jouw bedrijf worden gebruikt. Om hier achter te komen, moet je met je IT-team, vooral de ontwikkelaars, gaan praten om inzicht te krijgen in welke API’s worden ontwikkeld of al zijn gepubliceerd. Ook moet je inventariseren welke API’s van derden in je bedrijf worden gebruikt.

Gebruik beveiligingsoplossingen die beschermen tegen API-bedreigingen

Er zijn verschillende producten die je kunnen helpen bij je API-beveiliging. API-management software, ook wel een API gateway genoemd, helpt bijvoorbeeld bij het beheren van de toegang tot back-end systemen. Ook kun je encryptiesoftware gebruiken om je databases te versleutelen en te voorkomen dat onbevoegde gebruikers toegang krijgen tot ‘data in ruste’.

En ten slotte, maar zeker niet minder belangrijk, is er IT, server en network monitoring software om te controleren op zwakke plekken in je systemen waarvan API-hackers misbruik kunnen maken.

  1. CPS- en IoT-bedreigingen: het nieuwe speelveld van cybercriminelen

Het gebruik van cyber-physical systems (CPS) en het internet of things (IoT) neemt toe. Denk hierbij bijvoorbeeld aan bouwdrones, slimme gezondheidszorgsystemen, slimme steden, autonome voertuigen, wearables en robotica.

Deze technologie wordt in bepaalde sectoren al veel toegepast, echter vaak zonder een goede beveiliging. Dit heeft te maken met de grote diversiteit aan applicaties en devices. Van die gebrekkige beveiliging in deze systemen maken cybercriminelen gretig gebruik. De media staan inmiddels vol met horrorverhalen over IoT-kwetsbaarheden en de grote financiële gevolgen van een CPS-aanval.

Wat kun je tegen CPS- en IoT-bedreigingen doen?

Om CPS- en IoT-devices te kunnen beveiligen, moeten bedrijven eerst hun huidige gebruik hiervan inventariseren. Op basis daarvan moeten ze hun investeringen in de beveiliging prioriteren. Het is belangrijk dat bedrijven deze devices en systemen voortdurend blijven monitoren om ze actief te beschermen tegen bedreigingen.

Analyseer je CPS- en IoT-usecases

Elke sector zet CPS en IoT op zijn eigen specifieke manier in. De gezondheidszorg gebruikt bijvoorbeeld CPS om gepersonaliseerde geneeskunde te bieden en in de productiesector worden IoT-apparaten en CPS gebruikt voor het verbeteren van zakelijke activiteiten zoals de inkoop van materiaal en de levering van producten.

Cyberrisico’s van bedrijven zijn dus branchespecifiek. Dat betekent dat je eerst goed moet gaan kijken hoe CPS en IoT bij jou worden ingezet. Je kunt ook cybersecurity professionals inschakelen om de kwetsbaarheid van jouw bedrijf te analyseren.

Blijf deze systemen en devices voortdurend monitoren

De producten die op dit moment beschikbaar zijn om CPS- en IoT-devices te controleren, staan nog in de kinderschoenen. Toch kunnen bedrijven aanvallen op deze systemen en devices monitoren en beheersen.

Ze kunnen bijvoorbeeld network monitoring tools en log management software gebruiken om het netwerkverkeer te monitoren en proactief op jacht te gaan naar bedreigingen die tot een cybersecurity-incident kunnen leiden.

Cyberrisico’s voor bedrijven veranderen, dus je cybersecurity moet mee

In deze blog hebben we enkele nieuwe bedreigingen op een rijtje gezet. Er zijn echter veel verschillende soorten cyberbedreigingen en deze veranderen voortdurend. Bedrijven moeten daarom op de hoogte blijven van de laatste ontwikkelingen op het gebied van cyberbeveiliging.

Neem een kijkje in onze cybersecurity-categorie als je op zoek bent naar een softwareoplossing. Tussen de meer dan 70 opties vind je er vast een die geschikt is voor jouw bedrijf. Selecteer de grootte van je bedrijf en het type branche. Er zijn verschillende filters om het aantal opties nog verder te beperken, bijvoorbeeld op basis van het prijsmodel, ondersteunde apparaten, locatie en integratie-opties.

En nu? Bekijk onze catalogus met cybersecurity software om de juiste tool te vinden.

Optimización de procesos empresariales: gastos mínimos, producción máxima

Optimización de procesos empresariales con software BPM

Optimización de procesos empresariales con software BPM

Adaptarse a los cambios es necesario. De no hacerlo, correrías el riesgo de quedarte atrás perdiendo parte de tu clientela. En resumen, las nuevas técnicas, programas, legislaciones y exigencias del mercado requieren una reacción rápida. Sin embargo, cuando los procesos de una empresa se adaptan y se expanden con frecuencia, se podría perder de vista un elemento sumamente importante: su integración.

Las herramientas BPM (Business Management Tools, por sus siglas en inglés) te echan una mano en esto al gestionar y optimizar los procesos empresariales. Con ellas de tu lado, podrás ver el panorama completo y tener la percepción adecuada para adaptarte rápidamente a cualquier circunstancia.

Recientemente, la digitalización del sector empresarial se ha visto impulsada como nunca antes. Gran parte de ello se debe a la reacción de los países y empresas ante la pandemia de la COVID-19. Por ejemplo, muchas empresas se han adaptado al teletrabajo y han tenido que modificar sus procesos para operar de esta forma.

¿Qué es la optimización de procesos empresariales?

La optimización de procesos empresariales comprende el examen constante de todos los procedimientos de una empresa. Los datos obtenidos en la evaluación servirán para tomar ciertas decisiones, ya sea adaptar algunos procesos, reemplazarlos o eliminarlos. Puede parecer un gran desafío, pero es factible con las soluciones BPM.

Esta optimización del negocio ayuda a que los procesos funcionen mejor, elevando la eficiencia y evitando la pérdida de tiempo y recursos, consiguiendo beneficios económicos. El resultado se resume en productividad máxima con gastos mínimos y, por supuesto, en una mejora de la experiencia de empleados y clientes.

5 problemas frecuentes en la optimización de procesos empresariales

  • Si se tiene la misma rutina durante muchos años, puede ser complicado detectar el punto débil de la cadena o encontrar una solución. ¡Toma esto en cuenta!
  • Los cambios generan resistencia. Coméntales a los empleados que integran la organización lo que implica la optimización de procesos y cuál es el objetivo que persigue. De ser posible, pídeles su opinión.
  • No te enfoques en demasiados procesos a la vez, en especial al comienzo. Es mejor tener un proyecto bien integrado que cinco parches temporales.
  • La continuidad es importante. Procura que la optimización de los procesos empresariales sea continua. Así, te llevará menos tiempo y podrás reaccionar de forma rápida ante un nuevo escenario. Además, esta especie de flexibilidad te ayudará a no retroceder a los “viejos hábitos”.
  • Los procesos empresariales no sólo implican procesos operativos, sino también procesos de gobernanza y gestión de instalaciones. Ten esto en cuenta.

Optimización de procesos: ¿cómo funciona?

Todo empieza con una evaluación de los procesos actuales. Además de ser el primer paso, esta tarea será la más tediosa de todo el procedimiento. De hecho, se llevará cerca de un 80 % del tiempo total de la optimización. Puedes comenzar este examen exhaustivo haciéndote unas cuantas preguntas básicas: 1) ¿cuáles son las funciones más importantes del departamento?, 2) ¿cuál es su objetivo? y 3) ¿qué pasos necesita para ejecutar sus funciones? De esta manera, obtendrás un resumen detallado de los procesos.

La siguiente tarea será localizar posibles desperdicios de tiempo o recursos. ¿Hay un paso determinado que tarda demasiado? ¿Algún proceso requiere de muchas acciones innecesarias para poder concluirlo? En este caso, escuchar a tus trabajadores podría ofrecerte una nueva perspectiva. Los empleados pueden detectar con facilidad dónde pierden más tiempo del necesario.

La optimización e integración de los distintos procesos será el último paso. Te podría sorprender lo sencillo que pueden llegar a ser las soluciones que necesitas. Automatiza todo aquello que puedas automatizar. Piensa en, por ejemplo, crear un sistema de flujo de trabajo para evaluar el cumplimiento de cada procedimiento o en utilizar varias aplicaciones en la nube para organizar los distintos procesos.

Uso del big data y process mining

Los negocios manejan muchísimos datos que se almacenan en el ordenador. Esos datos contienen información que se puede usar para analizar cada proceso. Si usas el análisis big data, podrías -por ejemplo- calcular la cantidad total de ventas de un período determinado o identificar las tendencias estacionales.

Las transacciones en el ordenador recibirán una estampa temporal y se registrarán en el sistema. De esa forma, podrás observar qué procesos conlleva completar una orden de venta (desde el pedido hasta su entrega) y cuánto tiempo te cuesta cada uno de ellos. Process mining (minería de procesos, por sus siglas en inglés) analiza estos event-data o datos de eventos. Así, obtendrás conocimientos valiosos para innovar y proponer una nueva estrategia empresarial.

Herramientas de software para la optimización de los procesos empresariales

En el pasado, se solía buscar un programa que ofreciera una solución completa. Pero hoy en día, se utilizan distintas aplicaciones que se integran a una misma plataforma en la nube, también conocidas como plataformas PaaS (plataforma como servicio, por sus siglas en inglés). Esto conforma un solo sistema de información empresarial que te permitirá actuar rápidamente en circunstancias específicas.

Plataforma PaaS

Si se usan distintas aplicaciones con funciones diferentes, la integración de ellas, tanto en la nube como en tus ordenadores o servidores locales, es imperativa. Una solución PaaS ofrece un mundo de posibilidades para la integración de aplicaciones locales y en la nube de forma escalable.

Plataforma PaaS para optimización de procesos empresariales
Diseño de integraciones de aplicaciones locales y en la nube con Boomi (fuente).

Herramientas de integración

Existen muchas aplicaciones específicas que solo se utilizan en un proceso, como el almacenamiento de datos de contacto. El software de integración sincroniza los datos en tiempo real. De esta manera, todas las aplicaciones que necesiten usar esta información, podrán hacerlo de forma automática e instantánea.

Herramienta de integración para optimizar procesos de negocio
Ejemplo de integración en PieSync (fuente)

Herramientas BPM

Las herramientas BPM han sido diseñadas para apoyar, rastrear y manejar la optimización de los procesos empresariales. En estas herramientas se almacenará toda la información y actualizaciones sobre un proyecto específico.

No habrá notas sueltas, documentos, correos electrónicos o reuniones de actualización para discutir el estado del proyecto. Todos los usuarios que tengan acceso al sistema pueden ver online y en tiempo real el progreso del proyecto.

Herramienta para optimizar procesos de empresas
Manejo laboral en Asana (fuente)

Reportar y llevar el control de las metas cumplidas es importante. De ahí que necesites crear informes claros con información fácil de leer. Cuando comienzas a usar una nueva aplicación, podrás hacer estos informes de manera estándar, pero con BPM podrás personalizarlos al máximo para así reportar tus KPI de manera adecuada.

Software para analizar rendimiento y mejorar procesos
La realización de un análisis causal para controlar el rendimiento de las aplicaciones en Germain APM (fuente)
¿Quieres saber más? Consulta nuestro catálogo de software BPM.
Las aplicaciones citadas en este artículo son ejemplos que muestran cada función explicada en contexto. Por tanto, su inclusión en este artículo no debe entenderse como una aprobación o recomendación. Las imágenes e información utilizada han sido adquiridas a través de fuentes que consideramos fiables al momento de hacer esta publicación.

Online meeting platforms are the most purchased software solution since the start of COVID-19

software solution UK business invested most in

software solution UK business invested most in

Last week, Health Secretary Matt Hancock warned the UK is a “long, long, long way” away from lockdown restrictions being lifted, maintaining pressure on businesses as they continue to adapt to COVID-19.

In 2020, many organisations assumed that pandemic-driven changes to operations would be temporary. However, the ongoing nature of the crisis is bringing home the reality that they may need to be retained in the medium- to long-term, particularly the use of collaboration and communication solutions to enable remote working.

With digital tools playing such a critical role in helping businesses respond to the coronavirus, we asked over 500 SME business leaders about their experiences introducing new technologies throughout the pandemic.

The findings indicate that while most organisations have seen success in driving effective digital transformation, there is still work to be done in 2021 to optimise IT strategies.

43% of businesses purchased online meeting software since the start of the COVID-19 crisis

The analysis of technology investments across eight software categories found that online meeting tools are the most purchased solution since the introduction of social distancing requirements. 43% of organisations have bought products from this category to use on either a temporary or permanent basis.

The next most popular purchase (28%) was website software, possibly a result of brands seeking to improve experiences for an increasingly virtual customer base. The same number of businesses also ramped up efforts to protect their digital assets by investing in endpoint protection software.

Further, over a quarter of respondents confirmed they had bought CRM (28%), project management (28%) or Virtual Private Network (26%) software.

online meeting most purchased software solution

91% of organisations satisfied with the performance of their 2020 software investments

Overall, the UK’s investments in technology appear to have paid off, addressing both the immediate challenge of coronavirus and driving overall satisfaction.

Almost three in four businesses (74%) report that their software purchases have helped them to adapt to the challenges of COVID-19. A quarter state (25%) that new technology has had a very positive impact, while a further 49% say it has been somewhat positive.

When it comes to satisfaction with overall performance, this trend is more pronounced. 39% indicate they are very satisfied with the software they have acquired, while 52% are somewhat satisfied – 91% in total.

Taking a closer look at the specific benefits of technology investments, it appears the solutions purchased have had a broad impact across business operations, helping companies to achieve a wide range of key commercial goals:

main benefits software solutions

Sales and promotion are the top technology priorities for 2021

While most businesses are clearly happy with the results of their investments in digital, many feel more work is required before they can consider their IT fully optimised. Indeed, a significant number believe they need to replace or eliminate at least one software programme in the next 12 months.

31% of organisations intend to replace software due to legacy systems failing to meet business needs. Similarly, almost a quarter (24%) plan to eliminate outdated software as it is incompatible with their evolving business model. 21% plan to replace software for the same reason.

software solutions to be replaced or eliminated

Given the broad range of solutions businesses plan to replace or eliminate, it is unsurprising that the top areas they intend to invest in are similarly diverse. Sales and promotion ranked as the top tech priority for 2021 with 71%, followed by production and service delivery (57%) and logistics and supply chain (45%).

areas to invest in digitisation

Businesses already anticipating the impact of emerging technologies

Whether planning to invest big in technology this year or not, businesses would be well advised to closely monitor digital developments in the coming months. Across both the UK and EU, digital technologies are at the forefront of policy initiatives designed to drive the economic recovery post-pandemic.

From the UK’s National Data Strategy to the European Commission’s Digital Decade, data and technology will be central to efforts to inspire innovation and generate growth. Moreover, it is important to a number of emerging technologies are rapidly maturing and likely to become commercially viable in an increasing array of industries:

most valuable emerging technologies

Next-generation 5G connectivity, for example, combined with Internet of Things (IoT) and Artificial Intelligence (AI), is set to enable a new age of intelligent automation opportunities via edge computing. Meanwhile, advancements in Augmented Reality (AR) and Virtual Reality (VR) are providing compelling new ways to engage with remote audiences.

Many businesses are already thinking about how these innovations could fit into their operations so monitoring developments will be important for keeping up with the competition.

Looking to optimise your digital transformation strategy? Check out our catalogue.

Survey methodology

Data for this study was collected in December 2020 from an online survey of 541 respondents that live in the UK.

To participate on the survey, respondents had to be:

  • Employed full-time in one of the following roles:
    • Owner, founder or other head of an organisation
    • C-Suite executive e.g. CEO, CIO
    • President of Vice-president
    • Director
    • Manager
  • Working for a company of up to 250 people
  • Working at the organisation during the COVID-19 pandemic

Digital business growth in New Zealand – 64% of SMEs state that all or most of their business is now virtual 

study about digital business growth in New Zealand

study about digital business growth in New Zealand

Now it’s clear that remote work is here to stay, with Gartner predicting 48% of employees working remotely at least part of the time even after the pandemic, the spotlight on digital transition and acceleration is brighter than ever.

Research on digital business growth in New Zealand

Nearly a year into the monumental shift to remote and hybrid work models, business leaders have been convinced by the productivity gains achieved through collaboration and online meeting software.  In fact, Gartner estimates that the worldwide IT spending is projected to total $3.8 trillion in 2021, an increase of 4% from 2020.

With the economy quickly bouncing back from the COVID slump, and business and about the year ahead due to the news of promising vaccines, organisations are continuing their digital transformation journeys.

This goes beyond just enabling remote working; digitalisation is picking up pace across different aspects of business operations, including marketing, sales, logistics, and customer service. Organisations are now more open than ever to the use of innovative technologies to achieve their strategic business goals post-pandemic.

To gain insight into digital business acceleration, GetApp recently surveyed 608 business leaders of small to medium-sized (SME) companies in New Zealand (the full methodology is available at the bottom of the article).

Almost two thirds of Kiwi SMEs surveyed conduct business virtually due to COVID-19

Our survey shows that since the pandemic began, most organisations are now conducting at least some of their business processes on digital platforms. A total of 64% of SMB leaders state that all or most of their business is now virtual, compared to just 2% who fully relied on virtual platforms pre-pandemic.

growth of digital business

74% of businesses surveyed reported significant website traffic from new regions

Businesses are experiencing higher levels of digital interaction, with 72% seeing increased website traffic since the start of the crisis. The shift to virtual platforms has also led to a more diverse customer reach, with 74% of businesses reporting that half or more of this new traffic is from regions or countries where they hadn’t previously operated.

new website traffic from new areas

This insight supports data from the New Zealand Post in a study of eCommerce trends. Amongst a range of statistics showing increases in eCommerce activity, it was found that much of this growth came from regional areas like Taranaki, Northland, and Gisborne— places that have traditionally been slower to embrace online shopping.

73% of Kiwi businesses find software implementation as the major challenge in going digital

Businesses are increasingly turning to technology to achieve their short and long-term goals. Across 2021, the top goals are broadly consistent, with customer retention, cost-cutting, and increasing cash flow in both the first quarter and throughout the year.

Business goals new zealand smes

While 89% of businesses believe they have been successful transitioning to digital environments, particularly when it comes to using social media and websites to interact with customers, they have also encountered challenges along the way.

27% of businesses state they have been “very successful” engaging with their customers digitally, while 62% feel “somewhat successful” in doing so. However, respondents also said there were challenges while moving their businesses away from traditional models to digital platforms.

The top challenges were upgrading and implementing new software (73%) and training employees to use it (72%).

challenges of taking digital business

70% of businesses believe they need to keep up digital investments to compete

The measures taken to combat COVID-19 domestically in New Zealand have significantly accelerated the shift towards digital transformation and virtual workplaces.

Reflecting on 2020, fewer than half of businesses (45%) feel that they would have failed without a pandemic-driven investment in digital technologies. But looking ahead to the future, 70% of organisations said they need to keep investing in digital systems to keep up with their competitors.

These are the digital skills organisations anticipate needing most in the next six months:

  • Website and app development (44%)
  • Project management (39%)
  • Social media marketing (35%)
  • Cybersecurity (32%)
  • Business intelligence/Data analytics (29%)
  • Agile decision-making (26%)
  • Content creation (18%)
  • Online customer service (16%)
  • Graphic design (12%)
  • Product development (11%)
Looking to optimise your digital transformation strategy? Check out our catalogue.

Survey methodology

Data for this study was collected in December 2020 from an online survey of 608 respondents that live in New Zealand.

To participate in the survey, respondents had to be:

  • Employed full-time in one of the following roles:
    • Owner, founder or other head of an organisation
    • C-Suite executive e.g. CEO, CIO
    • President of Vice-president
    • Director
    • Manager
  • Working for a company of up to 250 people
  • Working at the organisation during the COVID-19 pandemic

Thuiswerken goed voor productiviteit – Maar 71% thuiswerkers ervaart druk om productiviteit te bewijzen  

thuiswerken goed voor productiviteit

Nu er al bijna een jaar grotendeels vanuit huis wordt gewerkt en de eerste maanden van gewenning voorbij zijn, is het veilig om te zeggen dat er thuis net zo productief gewerkt wordt als op kantoor. 80% van de thuiswerkers die meededen aan dit onderzoek over thuiswerken en productiviteit bevestigen het. Toch voelt bijna driekwart van de thuiswerkers druk om (aan zichzelf) te bewijzen dat ze thuis net zo productief zijn. Die druk leggen werknemers zichzelf veelal op. 

In dit onderzoek onder 738 fulltime en parttime thuiswerkers bekijken we wat de implicaties zijn van de veranderende werkomgeving op werknemers en naar welke zaken de aandacht van leidinggevenden nog uit moet gaan om de productiviteit hoog te houden zonder de werkdruk te verhogen. De volledige methodologie staat onderaan het artikel.

thuiswerken goed voor productiviteit

Uitgelicht:

  • Respondenten tussen de 56 en 65 jaar zijn het meest productief thuis.
  • 71% werknemers ervaart druk om productiviteit thuis te bewijzen.
  • 59% werknemers ervaart druk om meer uren te werken sinds ze thuis werken. 
  • Bijna een derde thuiswerkers wil meer autonomie van manager

Thuiswerken heeft geen nadelig effect op productiviteit

Het is nog steeds goed gesteld met de productiviteit van thuiswerkers. Bijna driekwart (72%) van de ondervraagde werknemers geeft aan dat ze thuis heel of tamelijk productief zijn. Bijna niemand (7%) is thuis minder productief.

thuiswerken productiviteit

85% is ook zeer tot tamelijk tevreden over de kwaliteit van hun werk nu ze vanuit huis werken. 

Boomers meest productief thuis

Er zijn wel kleine verschillen op te merken in productiviteit afhankelijk van de leeftijd. Zo zijn respondenten tussen de 56 en 65 jaar, het meest productief thuis. 44% van deze groep zegt heel productief te zijn sinds ze thuis werken, tegenover 29% gemiddeld. De groep tussen de 18 en 25 is iets minder productief dan gemiddeld, gevolgd door de werknemers tussen de 26 en 35 jaar. 

Teamproductiviteit kan beter

Ook al zit het goed met de individuele productiviteit, de teamproductiviteit kan nog iets beter. De teamcommunicatie blijkt ook voor verbetering vatbaar.  

balans werk privé

Zonder face-to-face communicatie is het een uitdaging om voor iedereen op ieder moment duidelijk te maken hoe projecten lopen, via welke kanalen en hoe er gecommuniceerd moet worden en wat er op dat moment van iedereen wordt verwacht. Voor alles moet technologie gebruikt worden. Uit eerder onderzoek in juli bleek al dat 64% van het mkb in software geïnvesteerd heeft. Zo nam het gebruik van software voor videoconferenties, live chat software en software voor online samenwerking tijdens de crisis enorm toe. 

Naast technologie, spelen de communicatieve vaardigheden van werknemers en leidinggevenden ook een rol. De capaciteit om digitaal goed te blijven communiceren is cruciaal om werken op afstand te laten slagen.

Productiviteit thuis net zo goed als niet beter dan op kantoor 

De meeste werknemers hebben hun draai inmiddels wel gevonden thuis. 80% van de ondervraagde werkers concludeert dat thuiswerken geen nadelig effect heeft op hun productiviteit. Ongeveer de helft (48%) van de werknemers zegt namelijk thuis net zo productief te zijn als op kantoor en bijna een derde (32%) krijgt thuis zelfs meer werk gedaan. 

De ondervraagde managers (203) delen deze mening. Ook 80% van de leidinggevenden concludeert dat werknemers thuis net zo productief zijn of meer dan op kantoor. Voor deze werkgevers staat er dus weinig in de weg om medewerkers ook in de toekomst hun favoriete manier van werken te laten kiezen. Uit onderzoek in de maand mei van vorig jaar bleek al dat 23% van de werknemers na de crisis volledig vanuit huis zou willen gaan werken en 41% van mening is dat hun bedrijf prima kan functioneren met medewerkers die permanent op afstand werken.

productiviteit tuis vergeleken met kantoor

Een minderheid (twee op de tien respondenten) geeft aan dat thuiswerken nadelig is voor hun productiviteit. Vooral jongeren tussen de 18 en 25 jaar (23%) en millennials, tussen de 26 en 35 jaar (22%) hebben iets meer moeite om thuis net zo productief te blijven als op kantoor. 

Voor de groep tussen de 26 en 35 jaar speelt de thuissituatie een rol. In deze leeftijdsgroep zitten veel gezinnen met inwonende jonge kinderen die werk moeten combineren met zorgtaken. Tegelijk werken en voor de kinderen zorgen of helpen met school kost meer moeite.  

Afleiding is grootste oorzaak van productiviteitsdaling bij werken van huis

De daling in productiviteit wordt volgens de respondenten die thuis minder productief zijn (20%) vooral veroorzaakt door afleiding (68%), een gebrek aan creativiteit (29%), onduidelijkheid van taken en prioriteiten (25%), technische problemen (21%) en de uitdagingen van digitale communicatie.

afleiding verlaagt produtiviteit thuiswerken

Naast afleiding door kinderen, huisgenoten of andere zaken hebben de andere oorzaken niet zozeer met de thuissituatie te maken, maar eerder met de beperkingen die veroorzaakt worden door de fysieke afstand en de digitale samenwerking. Zo antwoordt 29% dat ze minder productief zijn doordat creatieve processen minder aandacht krijgen.

Gebrek aan mogelijkheden voor creativiteit werkt productiviteit tegen

Zonder creativiteit is het moeilijk om tot oplossingen te komen voor problemen of om te innoveren. Als er geen ruimte wordt gemaakt voor creatieve sessies kunnen dagelijkse uitdagingen van het werk vertraging veroorzaken. Maar hoe organiseer je bijvoorbeeld een digitale brainstormsessie? Je kunt niet meer in een groep om de tafel gaan zitten met grote witte cardboards en post-its. Er is voorbereidend werk nodig om zo’n sessie van de grond te krijgen. Er moeten digitale tools gevonden worden, bijvoorbeeld online whiteboardtools, om de digitale samenwerking te versoepelen. Dan moet iedereen de tool nog leren gebruiken. Daar gaat tijd inzitten en wellicht ook geld, als er voor de tool betaald moet worden. Niet alle organisaties hebben hier de middelen voor. Toch blijkt uit ons onderzoek dat een gebrek aan aandacht aan creatieve processen een nadelig effect kan hebben op de productiviteit.  

Een derde factor die de productiviteit drukt heeft te maken met onduidelijkheid van taken en prioriteiten. Een kwart van de respondenten die thuis minder productief is, wijdt hun verminderde productiviteit hieraan. Bij werken vanuit huis hoort een grote mate van zelfstandigheid. Dat betekent je eigen dagelijkse takenlijst maken en weten wat de belangrijke dingen zijn waar je functie eigenlijk om draait. En dat kan best een uitdaging zijn als je wordt overstroomt door ad-hoc vragen van collega’s, slackberichten, vergaderingen en e-mails. Het is soms een hele kunst om onderscheid te maken tussen wat nú moet en wat kan wachten. 

Als organisatie kun je je medewerkers hulpmiddelen bieden om hun werk beter te organiseren. Er bestaan veel productiviteitstools die kunnen helpen bij het in goede banen leiden van het werk, zowel op individueel als teamniveau.

71% werknemers ervaart druk om productiviteit thuis te bewijzen

Ondanks dat slecht 20% van de ondervraagde werknemers thuis minder productief is, voelt 71% toch druk om te bewijzen dat ze thuis net zo productief zijn als op kantoor. 

druk bewijzen productiviteit thuiswerken

De druk komt grotendeels van de werknemer zelf (53%) maar ook gedeeltelijk van managers (21%). De oorzaken verschillen in beiden gevallen. 

53% werknemers legt zichzelf druk op

De vraag is waar de druk die werknemers zichzelf opleggen vandaan komt. Misschien willen ze het bedrijf extra steunen in deze moeilijke tijd of zijn ze onzeker over de toekomst van hun baan. Ook kan het zijn dat ze, net als werkgevers, nog moeten wennen aan het verlies van de meer directe controle op hun werk en de nieuw verworven zelfstandigheid. Omdat het werk dat verricht wordt niet altijd meer direct zichtbaar is, proberen mensen op andere manieren hun inzet en betrokkenheid te tonen (aan zichzelf of aan hun baas). Zo ontstaat de druk om zich te bewijzen en daarbij ook de druk om meer uren te werken. Meer dan de helft (59%) van de ondervraagde werknemers geeft aan druk te voelen om langer door te gaan als ze vanuit huis werken. 

medwerkers ervaren druk om overuren te werken thuis

Bovendien voelt slechts 29% van de thuiswerkers zich helemaal prettig om te stoppen met werken na het aantal uren te hebben voldaan dat per contract is vastgelegd. De meerderheid voelt zich enigszins prettig (51%) en 19% voelt zich zelfs onprettig. 

Bij het nemen van pauzes voelen werknemers zich grotendeels tamelijk prettig, dus helemaal ongedwongen voelen ze zich dus blijkbaar niet.  

nemen van pauzes op werk

Werknemers zoeken nog naar de balans tussen autonomie en verantwoordelijkheid

Uit bovenstaande resultaten blijkt dat het verantwoordelijkheidsgevoel van de gemiddelde thuiswerker erg groot is. Er wordt eerder te hard gewerkt dan te weinig en er wordt voorzichtig omgesprongen met de vrijheid en ruimte die met thuiswerken gepaard gaat. Zo doet de meerderheid (67%) van de ondervraagde werknemers slechts soms of zelden dingen die niet met werk te maken hebben tijdens hun werktijd:

eigen dingen doen tijdens werktijd

Niet alleen werkgevers, maar ook werknemers zoeken dus nog naar de balans tussen de (nieuw) verworven autonomie en verantwoordelijkheid. Het is de taak van leidinggevenden om thuiswerkers te helpen hier een evenwicht in te vinden. 

16% ondervraagde thuiswerkers heeft meer ondersteuning nodig van mangement

Dat kan in sommige gevallen betekenen dat er juist minder autonomie moet worden gegeven. 16% van de respondenten geeft aan dat zij wel wat meer ondersteuning van hun manager zouden kunnen gebruiken. Een té grote zelfstandigheid is namelijk ook niet goed. Autonomie moet wel onderhevig blijven aan bepaalde kaders, want anders slaat onzekerheid al snel toe. Het is dus belangrijk dat leidinggevenden hun verwachtingen duidelijk communiceren. Bijna een kwart (24%) van de ondervraagde werknemers is ontevreden over de communicatie met hun manager. Als taken en prioriteiten duidelijk zijn, dan hebben werknemers de zekerheid dat zij aan hun doelstellingen voldoen. Direct communiceren en feedback geven helpt.

Voor het stellen van individuele doelen en het automatiseren van het proces om prestaties van medewerkers te beoordelen kun je een performance management systeem gebruiken. Deze systemen bieden ook oplossingen voor het geven van feedback door managers of collega’s.

Bijna een derde thuiswerkers wil meer autonomie van manager

Andersom kan het ook betekenen dat managers juist meer moeten loslaten en hun werknemers meer vrij moeten laten in de regie van hun werk. 30% van de ondervraagde thuiswerkers vindt dat hun manager wel iets meer aan hen zou kunnen overlaten. 

Autonomie is meer dan alleen tussendoor je kinderen naar school kunnen brengen of een uurtje tussendoor kunnen sporten, het is ook bepalen hoe je je werk uitvoert, organiseert en plant. Het gebrek aan autonomie kan juist druk veroorzaken.  

93% werkgevers vertrouwt veel of enigszins in zelfstandigheid werknemers

Om meer autonomie te kunnen geven is vertrouwen nodig. Daarom werd aan de deelnemers met een management functie gevraagd in hoeverre zij op hun werknemers vertrouwen als het gaat om het uitvoeren van hun dagelijkse werk vanuit huis. 47% geeft aan veel vertrouwen te hebben in hun thuiswerkers, 46% heeft enigszins vertrouwen. Ook werknemers geven aan dat hun managers veel (48%) en enigszins (47%) vertrouwen in hen hebben. Dit wederzijdse vertrouwen is een goede basis voor het vinden van de juiste balans en zal op de lange duur de druk wellicht verminderen. 


Onderzoeksmethodologie

Dit onderzoek werd uitgevoerd in de maand november 2020 in de vorm van een online enquête onder 738 werknemers waaronder 203 werknemers met een management functie die geheel of gedeeltelijk vanuit huis werken. Alle respondenten zijn tussen de 18 en 65 jaar en fulltime of parttime werkzaam in Nederland in het midden- en kleinbedrijf (bedrijven met 2 tot 250 medewerkers), zelfstandigen uitgesloten. De respondenten zijn afkomstig uit verschillende sectoren.

Qu’est-ce qu’un ERP ?

Ce post a été publié pour la première fois le 11 août 2014, puis mis à jour en décembre 2020.

Les entreprises de tous les secteurs, notamment les PME, sont souvent confrontées au défi majeur de la gestion optimale et intelligente des ressources. En effet, les entreprises exploitent pour leurs activités quotidiennes une variété de ressources qui peuvent être matérielles, financières, humaines et informationnelles.

L’utilisation rationnelle et harmonisée de ces ressources est essentielle à la bonne gouvernance et aux performances des organisations. Ces dernières, pour y parvenir, peuvent s’appuyer sur des logiciels ERP, c’est-à-dire des systèmes d’information qui centralisent les fonctions et les informations de l’entreprise.

Qu’est-ce qu’un logiciel ERP et comment contribue-t-il à la performance de l’entreprise ?

Logiciel ERP : définition et caractéristiques

L’acronyme ERP signifie “Enterprise Resource Planning”, soit “logiciel de planification des ressources de l’entreprise”. En français, on utilise parfois l’appellation “progiciel de gestion intégrée”, abrégée PGI. Concrètement, cela désigne une solution informatique permettant de gérer l’ensemble des fonctions de l’entreprise au sein d’un système unique. Elle peut inclure les finances, la comptabilité, la production, les achats et ventes, le marketing, les stocks ou encore les ressources humaines.

Le logiciel ERP a ainsi vocation à traiter toutes les informations et opérations de l’entreprise dans une seule et même application. À ce titre, l’ERP représente la colonne vertébrale de l’entreprise, unifiant le système d’information en un outil unique qui couvre un large périmètre de gestion.

Par exemple, lorsqu’un vendeur renseigne les informations d’une vente dans son module ERP, le changement induit par cette vente est automatiquement appliqué aux autres modules tels que le stock, le journal de ventes, la comptabilité, etc.

Caractéristiques d’un progiciel de gestion intégré

Un logiciel ERP présente typiquement les caractéristiques suivantes :

  • Il peut prendre la forme d’une architecture client/serveur, d’un SaaS ou d’un cloud.
  • Il est conçu par un seul et même éditeur.
  • Il est modulaire, c’est-à-dire constitué de plusieurs modules indépendants correspondant aux différentes fonctions de l’entreprise.
  • Il emploie une base de données unique reliée aux différents modules.
  • Le changement opéré dans un module impacte tous les autres modules.
  • Il est adaptable, l’entreprise pouvant limiter l’utilisation à quelques fonctionnalités selon ses besoins.
  • Il est évolutif, l’entreprise ayant le choix d’étendre progressivement l’utilisation à tous les modules.
  • Il est extensible, ce qui signifie qu’il peut s’étendre à de nouveaux postes lorsque le parc informatique de l’entreprise s’agrandit.

Les avantages d’un ERP pour les entreprises

Grâce à ses modules interopérables et aux caractéristiques susmentionnées, notamment son mode de fonctionnement centralisé, le logiciel ERP optimise les processus de gestion de l’entreprise. Il apporte des performances accrues et un résultat amélioré.

Il s’agit d’une solution particulièrement avantageuse pour les PME qui peuvent, dès lors, mieux organiser leurs activités et gérer efficacement leurs ressources. Parmi les nombreux avantages qu’un fournisseur d’ERP peut proposer, on peut retenir :

  • un gain de temps et d’argent dans la gestion des opérations ;
  • une réduction des erreurs lors de la communication et de la saisie des informations ;
  • l’amélioration du suivi et de la traçabilité des données et opérations ;
  • l’unicité du système d’information qui élimine les risques de doublons ;
  • la flexibilité dans l’utilisation et la sécurisation des données ;
  • la célérité du traitement des données qui améliore la productivité et accroît le profit.

Les fonctionnalités d’un logiciel ERP

Un logiciel ERP intègre nativement de nombreuses fonctionnalités, comme le traitement des informations en temps réel, la gestion de la comptabilité, des achats, de la production, des stocks, des ventes, des ressources humaines, de la relation client, du marketing, des contacts et des projets.

Voici quelques explications concernant les divers aspects d’un PGI :

  1. Gestion de la comptabilité : ce module assure le suivi financier et l’automatisation des tâches comptables rébarbatives, avec la prise en charge intégrée de plusieurs devises.
  2. Gestion des achats : cette fonctionnalité permet l’importation de catalogues de produits ou de prestations, la gestion des fournisseurs, des demandes, ainsi que le suivi des factures et des bons de livraison.
  3. Gestion de la production : elle débute à la prise en charge des besoins de la clientèle pour aboutir à la réalisation des produits, en passant par le planning de la production.
  4. Gestion des stocks : il s’agit du suivi en temps réel des mouvements des stocks et de l’entreposage, avec un renseignement intelligent et automatisé des données.
  5. Gestion des ventes : cette fonctionnalité aide à la structuration du prix des articles, à la création et à l’émission de factures ou encore à la mémorisation de crédits de vente.
  6. Gestion des ressources humaines : ce module porte, entre autres, sur le planning du personnel, le suivi des heures de présence et du temps de travail, la gestion de la paie et celle des congés.
  7. Gestion de la relation client : le module traite du suivi des clients, de la supervision des réclamations, du service après-vente et de la conception d’actions commerciales.
  8. Gestion marketing : le module a pour fonction de faciliter la mise en œuvre de campagnes marketing, le ciblage et la segmentation client, les campagnes d’e-mailing, la gestion des leads, etc.
  9. Gestion des contacts : cette fonction particulièrement utile prend en charge la synchronisation des agendas et des contacts des collaborateurs, ainsi que la messagerie interne.
  10. Gestion de projets : la gestion des projets avec l’ERP comprend la planification des tâches et des ressources, le suivi des activités en temps réel, la mise en place de tableau de bord, etc.

Le PGI : une gestion intégrée et intelligente

Un ERP est un logiciel indispensable pour qui veut centraliser ses ressources et faciliter leurs gestion au sein d’un seul et même outil. Que vous ayez une petite ou moyenne entreprise, les modules ERP s’adaptent à vos besoins spécifiques. Toutefois, sa mise en place s’avère être un projet à part entière auquel il est nécessaire de consacrer du temps et dont il est utile d’étudier toutes les étapes. Enfin, n’oubliez pas de former vos équipes à son utilisation afin de garantir une intégration fluide dans votre organisation.

Et maintenant ? Consultez notre catalogue de logiciels ERP pour trouver l’outil qu’il vous faut.

El 76 % de los directivos ve positiva la monitorización de empleados: beneficios a pesar de los retos de privacidad

Las herramientas de monitorización de empleados brindan beneficios a las empresas

Las herramientas de monitorización de empleados brindan beneficios a las empresas

La inversión en herramientas de monitorización de empleados aumentó en los últimos meses, es cierto, tiene que ver con la pandemia y el teletrabajo pero también tiene que ver con los beneficios en general que le ven las organizaciones, tanto para ellas como para los trabajadores a pesar de los retos que supone implantar estos sistemas.

GetApp ha hecho una encuesta sobre la importancia y uso que tiene el software para monitorear empleados en las pymes. Para ello se realizó una encuesta a 315 managers, directivos y propietarios de pymes. Ve al final del artículo para ver la metodología completa.

Managers y directivos dicen que la monitorización beneficia tanto a las empresas como a los empleados

El 76 % de los managers y directivos encuestados señala que monitorizar empleados es positivo o muy positivo para la organización. Los beneficios que supone a la organización son:

¿De dónde se obtiene esta información y qué aspectos del trabajo se analizan? Las principales actividades o lugares que se monitorizan son:

Prácticas de monitorización de empleados

El estudio reporta esencialmente una vigilancia digital, aunque las cámaras de vigilancia y cámaras web también controlan lo que sucede en el espacio físico. Estas son algunas de las actividades que se monitorizan:

  • Actividad del ordenador: control de uso, vigilancia de navegador web, registro de movimientos del ratón y de la pulsación de teclas en el teclado.
  • Lugar de trabajo: vigilancia con vídeo a través de cámaras de seguridad, cámaras web en el ordenador y/o fotos a intervalos de tiempo.
  • Asistencia: hora de acceso y desconexión, horas trabajadas y horas extra.
  • Redes sociales: uso de cuentas personales.
  • Comunicación digital: mensajes de correo electrónico, mensajería instantánea y videollamadas.

El 83 % de las pymes ha tomado medidas positivas y negativas con algún empleado gracias a utilizar herramientas de vigilancia

Los managers y directivos encuestados comprueban los informes sobre los trabajadores principalmente cada semana (45 %) y diario (40 %). La mayoría dice que alguna vez ha tenido que tomar medidas al respecto a raíz de utilizar las herramientas de monitorización.

Directivos toman medidas con empleados gracias a herramietnas de monitoreo

Las consecuencias de la vigilancia suelen ser positivas (63 %) como otorgar un bonus o una promoción, o dar más responsabilidades o nuevos proyectos al empleado. Pero también pueden ser negativas como afirma el 20 %, por ejemplo, dar avisos o realizar despidos. Cabe resaltar que algunos de los managers y directivos observan que a pesar de que no han tomado medidas debido a la vigilancia, su opinión sobre el trabajador ha cambiado de algún modo.

La pandemia ha ocasionado mayor gasto del planificado en software de monitoreo de empleados

En el 47 % de las pymes encuestadas, las herramientas de monitorización ya estaban implementadas antes de la pandemia, únicamente un 23 % lo instaló después de las restricciones de la COVID-19 y un 30% no utiliza este tipo de sistemas de vigilancia.

El 79% dice que tuvo que invertir más presupuesto del planificado en este tipo de software desde que comenzó la pandemia. Y un 82 % dice que va a continuar invirtiendo en estas herramientas durante el 2021 y adelante.

Cuánto invierten las pymes en software de monitorización de empleados

Confianza en los empleados es un esencial para que no se implementen herramientas de vigilancia

¿Qué hay de las empresas que no utilizan software de monitorización de empleados? Como se mencionó anteriormente, poco más de un cuarto de los encuestados no usa software de monitoreo. ¿Cuáles son sus motivos? El estudio muestra: 

  • La confianza en los empleados es la principal razón (70 %).
  • Afecta negativamente la confianza de los empleados (43 %). 
  • No considera ético vigilarlos (38 %).

Monitorizar a los empleados supone retos éticos y de comunicación a las organizaciones

Las empresas saben que vigilar a los empleados es un tema delicado, de privacidad, que puede tener consecuencias en su relación con ellos. Esto implica una serie de desafíos que tienen que afrontar, los cuales son:

Retos para pymes por monitorizar empleados

El principal reto es el efecto que tiene esta práctica en los trabajadores ya que pueden verse afectados anímicamente lo cual puede repercutir en su desempeño laboral. Por otro lado, están los desafíos de comunicación y transparencia sobre lo que se vigila, los retos éticos, y la invasión de la privacidad de la persona.  

Por este motivo, las organizaciones deberían ser transparentes y que tengan informados a los trabajadores sobre su sistema de monitorización, los motivos y cómo estas prácticas pueden beneficiarlos.

Cabe mencionar que a pesar de que las empresas tienen la obligación de comunicar a los empleados que los están vigilando, un 6 % de los encuestados afirma que los trabajadores están poco informados, mientras que un 1% señala que sus empleados no están informados. Puede parecer un porcentaje bajo pero se debería reducir aún más, ya que una buena comunicación siempre favorece a ambas partes.

Más de la mitad de los managers y directivos encuestados ha sobrepasado, al menos una vez, sus derechos para monitorizar empleados

La encuesta reporta que un 29 % de los participantes ha sobrepasado por error lo que establece la ley para monitorizar a un empleado, un 27 % lo ha hecho a propósito y un 5 % no lo ha hecho pero se ha visto tentado a hacerlo.

Continuará la inversión en herramientas de monitorización de empleados

Cuando los empleados trabajan desde su casa, el software de monitoreo es útil para que los managers y directivos estén informados sobre los procesos y rendimiento de los trabajadores, especialmente porque no es posible hacerlo presencialmente como antes. 

A pesar de que es un tema complejo debido a que existe un grado de invasión de privacidad, la inversión y uso de estas herramientas irá en aumento. Datos de este estudio lo indican:

  • La mayoría de los managers y directivos dice que continuará invirtiendo en este software durante el 2021 y adelante.
  • Actualmente se hace una inversión considerable en este tipo de software: la mayoría gasta más de 50 € al mes, incluso un 15 % gasta 250 € o más al mes.
  • La mayoría toma medidas en los empleados gracias a los datos que recibe.

La descentralización de empleados y de los procesos requiere nuevas herramientas para funcionar correctamente. No sólo al nivel de trabajadores sino también a nivel de quienes los supervisan.

¿Quieres saber más? Visita nuestro catálogo de software para monitorear empleados y descubre más productos.
NOTA: Este artículo tiene como objetivo informar a nuestros lectores sobre los asuntos relacionados con las empresas en España. No tiene la intención de proporcionar asesoramiento jurídico o de respaldar un curso de acción específico. Para obtener asesoramiento sobre tu situación específica, consulte a su consejero legal.

Metodología de la encuesta
Para recopilar los datos de este informe hemos llevado a cabo una encuesta online durante noviembre de 2020. Las respuestas provienen de una muestra del mercado español. Participaron 1363 empleados y propietarios de pymes, entre los que se seleccionaron 315 para este informe que tiene como objetivo el punto de vista de managers, directivos y propietarios. El criterio de selección del participante de este estudio es:
  • Debe ser residente en España.
  • Debe trabajar a jornada completa o parcial en una pequeña o mediana empresa.
  • Debe tener alguno de los siguientes puestos en la empresa:
    • Propietario o directivo en una empresa donde se monitoriza o no la actividad laboral de los trabajadores.
    • Manager de una empresa que sí monitoriza a los trabajadores pero el/ella mismo/a no es monitorizado/a.
Los participantes provienen de diferentes sectores de la industria. 

Cos’è il 5G e quali sono i suoi vantaggi per le PMI?

Vantaggi del 5G per le PMI

Vantaggi del 5G per le PMI

La tecnologia 5G è lo standard di nuova generazione per la connettività attraverso dispositivi mobili. I vantaggi del 5G sono molteplici, primo fra tutti la velocità di connessione, che potrebbe anche essere più elevata della connessione via fibra ottica. Questo aspetto influirà notevolmente sulle organizzazioni che si affidano a internet per svolgere le loro operazioni, da attività essenziali come la comunicazione tra le persone o la gestione dei dati in ambiente cloud, fino a processi più specifici come la raccolta e l’analisi di Big Data o l’uso di strumenti di business intelligence (BI).

Attualmente, la connessione 4G (la più diffusa tra le reti mobili) risulta limitata a causa dell’uso sempre maggiore delle nuove tecnologie, dell’archiviazione nel cloud e della gestione di file sempre più grandi, per non parlare della quantità di video che vengono visualizzati online ogni giorno. Il periodo di lockdown durante la pandemia da COVID-19 lo ha dimostrato: in molti casi il sovraccarico delle connessioni internet mobile ha provocato un aumento dei tempi di attesa per usufruire anche dei servizi più semplici come inviare messaggi o caricare una pagina web.

Con il 5G, tutti questi problemi vengono meno. Infatti, ogni dispositivo connesso alla rete mobile potrà usufruire di velocità fino ai 20 GB al secondo, ovvero tra 10 e 20 volte superiore all’attuale connessione in 4G.

La rivoluzione del 5G per le aziende

L’arrivo del 5G è accompagnato da numerosi progressi significativi nel campo della comunicazione, sia a livello privato che professionale.

A causa della pandemia del coronavirus e dopo lo stato d’emergenza, molte aziende hanno visto crescere il numero di dipendenti che lavorano in remoto nonché i servizi ospitati sul cloud, e ciò richiede un aumento importante anche nella capacità delle connessioni. L’introduzione del 5G consentirà di far fronte all’incremento della domanda e cambierà il modo in cui comunichiamo, con un maggior numero di dispositivi connessi a internet che inviano e ricevono dati in tempo reale.

I dispositivi 5G non subiranno rallentamenti di connessione a causa della saturazione della rete, come accade attualmente con le tecnologie 3G e 4G. Con il 5G, ciascun dispositivo usufruisce di una connessione esclusiva, come se disponesse di un cavo univoco grazie al quale non condivide la connessione con nessun altro dispositivo. In questo modo aumenta anche la sicurezza nella trasmissione dei dati.

Un altro vantaggio del 5G è la riduzione dei tempi di latenza, cioè la velocità di reazione della rete a una determinata richiesta, che in media scende a 3 millesimi di secondo, una durata quasi impercettibile per l’utente.

Cosa cambierà con l’uso del 5G?

Con l’introduzione del 5G cambieranno molte cose sia per le aziende che per il consumatore finale.

Quanto all’uso personale, la connessione sarà più veloce e stabile, permettendo di scaricare file e caricare film in streaming in pochi millesimi di secondo, proprio come se fossero fisicamente salvati sul nostro dispositivo.

Inoltre, non sarà più necessario ampliare la memoria interna o la capacità del nostro computer, dal momento che potremo archiviare e accedere ai nostri file salvati sul cloud in modo istantaneo, anche nel caso di file più pesanti.

Il 5G contribuirà anche all’evoluzione dell’internet delle cose (IoT, dall’inglese Internet of Things), dove più oggetti di uso quotidiano, come il frigorifero, il termostato di casa o l’automobile possono essere connessi a internet e controllati a distanza in tempo reale e senza interruzioni.

Si è stimato che in quest’anno 2020, le persone che utilizzano internet nel mondo siano più di 4,5 miliardi, una cifra che aumenterà sicuramente in seguito alle nuove condizioni create dalla pandemia. Pertanto, il 5G rivestirà senza dubbio un ruolo fondamentale nel facilitare l’accesso e garantire il traffico dati a tutti i dispositivi connessi a internet.

Nell’ambito professionale, i vantaggi del 5G vanno ben oltre la semplice connessione degli oggetti a internet. Il nuovo standard consentirà infatti di realizzare interventi chirurgici a distanza, azionare macchinari industriali in remoto o guidare veicoli telecomandati.

La tecnologia 5G applicata al B2B (Business to Business) permetterà anche di migliorare le relazioni commerciali e i processi aziendali, ad esempio con software per la logistica che tracciano in tempo reale le spedizioni o programmi intelligenti per la gestione del magazzino che elaborano gli ordini automaticamente.

O ancora, stimolerà la crescita di aziende tecnologiche, in un mercato in cui la domanda di servizi e prodotti basati sul cloud o sulla connessione internet è in costante crescita.

I vantaggi del 5G per le PMI

L’accesso al 5G permetterà alle piccole e medie imprese (PMI) di implementare servizi e tecnologie che finora solo le grandi aziende con un elevato potere d’acquisto potevano permettersi.

Con il 5G si delineano nuove possibilità di sviluppo per le aziende, che potranno accedere a una migliore automatizzazione dei processi e a una maggior ottimizzazione delle risorse. La possibilità di connettere a internet più dispositivi e attrezzature agevolerà il lavoro in remoto e farà così risparmiare i costi relativi agli spostamenti del personale e alla sua presenza sul luogo di lavoro.

Un altro vantaggio del 5G per le piccole e medie imprese è la possibilità di ampliare l’uso dei servizi basati sul cloud, evitando così di acquistare e mantenere dei server in loco. Non sarà necessario nemmeno disporre di un cablaggio fisico per collegare i computer e le attrezzature dell’azienda a una rete internet ad alta velocità.

L’ingresso del 5G nell’ambito aziendale permetterà inoltre di sfruttare il massimo potenziale dei software di intelligenza artificiale, per finalità tanto esterne quanto interne. In marketing, ad esempio, le connessioni più rapide e sicure miglioreranno significativamente il modo di analizzare il comportamento del cliente. Un altro esempio è quello degli strumenti di machine learning, che raccolgono informazioni e da queste imparano per migliorare i processi aziendali e risolvere automaticamente problemi inattesi.

Il 5G in Italia

In Italia, la pandemia del coronavirus ha rallentato molti progetti tecnologici, compresa l’implementazione della rete 5G.

Tim e Vodafone hanno attualmente implementato servizi commerciali 5G a Roma, Milano, Torino, Firenze, Napoli, Bologna, Genova, Sanremo, Brescia e Monza. I due principali operatori hanno siglato un accordo per la creazione di una rete condivisa, grazie alla quale, entro il 2021, dovrebbero essere coperte altre cento città italiane, oltre a numerosi distretti industriali e alle principali località turistiche.

Per accedere alla rete 5G bisogna disporre di uno smartphone compatibile con le nuove frequenze. Nel corso del 2020 il catalogo di dispositivi che supportano la connessione 5G è cresciuto e, attualmente, quasi tutti i brand vantano uno o più modelli di questo tipo, sia di gamma alta che media.

Poiché il 5G usa frequenze diverse dal 4G, per offrire questo tipo di connettività è necessario riadattare l’intera rete mobile esistente. Sebbene le tappe per portare al termine il processo siano ancora numerose, è molto probabile che nel prossimo futuro il 5G raggiunga molti punti del Paese e divenga accessibile alla maggior parte della popolazione italiana.

Sei alla ricerca di software per gestione dei dati in ambiente cloud? Consulta il nostro catalogo!

3 opções de sistemas de roteirização de entregas gratuitos

roteirização de entregas gratuito

roteirização de entregas gratuito

A otimização de rotas ajuda empresas de todo o mundo, incluindo o Brasil, a maximizar a entrega de seus pedidos. De acordo com pesquisa da Market Research Future, o mercado global de aplicativos de otimização de rota alcançará US$ 5 bilhões (cerca de R$ 27 bilhões) em 2023, com um crescimento anual de 11,4%. 

Os setores de crescimento mais rápido incluem os de bens de consumo embalados (CPG na sigla em inglês) e de varejo, com muitas empresas usando sistemas de roteirização de entrega gratuitos para otimizar suas operações.

Se você está procurando uma solução simples para diminuir custos, melhorar a eficiência das rotas e fornecer análises em tempo real, confira abaixo uma lista com  sistemas de roteirização gratuitos disponíveis hoje no Brasil. 

Por que usar um software de roteirização?

As pequenas empresas podem usar programas de roteirização para gerenciar horários e rotas de veículos, o que ajuda a melhorar os processos de distribuição e o desempenho dos motoristas. Os melhores softwares de roteirização gratuitos usam soluções poderosas de gerenciamento para minimizar o tempo de condução e o consumo de combustível e melhorar as entregas.

Esses softwares podem ser usados em combinação com outras soluções, como softwares de logística, ferramentas de gestão de entregasistemas de gerenciamento de frotas.

Abaixo, veja alguns dos principais benefícios que as empresas podem obter ao utilizar softwares de roteirização para otimizar suas entregas:

1. Maior capacidade de planejamento de rotas

Os softwares de roteirização permitem que as empresas tirem proveito das tecnologias de modelagem de cenário a fim de calcular diferentes variáveis para escolher a rota mais eficiente e rápida. Com eles, os motoristas recebem instruções passo a passo e aproveitam as atualizações dinâmicas da rota quando o caminho predeterminado já não é mais eficiente.

2. Economia de tempo

Em rotas com várias paradas, é vital planejar a que economiza mais tempo. Tempo é fundamental no atendimento ao cliente e na gestão do controle de qualidade. Entregas atrasadas podem ter impacto negativo em clientes, lucratividade e custos operacionais. 

Além disso, quando as encomendas são entregues fora do prazo, os acordos de nível de serviço (ANS) são quebrados e pode haver a necessidade de restituir clientes. Os melhores softwares de roteirização de entrega gratuitos garantem que todas as encomendas sejam entregues no prazo.

3. Maior visibilidade da logística

Com os sistemas de roteirização, as empresas podem aumentar a visibilidade dos seus ativos logísticos, como vans, caminhões e motoristas e ter uma melhor coordenação para melhor utilizar seus recursos, aumentando consideravelmente o número de entregas concluídas.

4. Integração com CRM

As integrações com softwares de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) permitem extrair, de forma automática, os endereços dos clientes para fornecer as rotas mais eficientes. 

Os softwares CRM eliminam erros na sincronização de dados, fornecendo informações atualizadas do banco de dados dos seus clientes. Os melhores softwares de roteirização de entrega gratuitos identificarão as rotas ideais com várias paradas, saindo dos centros de distribuição até os locais de entrega.

5. Melhor gestão da frota e dos motoristas

Plataformas baseadas na nuvem conectam motoristas, equipes de atendimento ao cliente e gerentes de operações com indicadores em tempo real para garantir que todos estejam a par de tudo. 

Os sistemas de roteirização ajudam a reduzir os custos de combustível, podem aumentar a produtividade e a lucratividade e oferecem ajudam na criação de relatórios de gerenciamento confiáveis para uma maior visibilidade de todo o processo.

3 sistemas de roteirização de entregas gratuitos 

Ao escolher o sistema de roteirização para o seu negócio, considere o nível de integração com seu banco de dados de clientes e seu software CRM. Leve em conta a conectividade e certifique-se de que o preço seja competitivo e que a equipe de suporte ao cliente atenda às suas necessidades.

Abaixo, listamos três dos principais sistemas de roteirização que possuem uma versão totalmente gratuita. Analisamos a classificação geral de cada um, a facilidade de uso, os principais recursos e as integrações com outras ferramentas .

A metodologia usada para a seleção dos sistemas está descrita ao final do texto.

1. Deliforce

deliforce roteirização de entregas gratuito
Janela de criação de nova tarefa no Deliforce, que inclui relatórios de desempenho (Fonte)

Classificação geral: 4,4/5

Praticidade: 4,6/5

Atendimento ao cliente: 4,8/5

O Deliforce oferece gerenciamento de coleta e entrega, com rastreamento em tempo real do entregador e pode ser usado tanto para entregas de produtos como de serviços.

Entre outras funcionalidades, o software inclui:

  • Gestão de expedição
  • Rastreamento de recursos, veículos e condutores
  • Agendamento
  • Roteamento
  • Relatórios de desempenho

Valor do upgrade: a versão gratuita do Deliforce inclui tarefas e expedições ilimitadas para um motorista. A versão “para conforme o uso” adiciona motoristas ilimitados e todas as funcionalidades por US$ 0,08 (cerca de R$ 0,43) por tarefa por mês.

2. Mapbox

mapbox roteirização de entregas
Telas de tráfego em tempo real no Mapbox, ideal para mapas customizados (Fonte)

Classificação geral: 4,6/5

Praticidade: 4,4/5

Atendimento ao cliente: 4,3/5

Voltado para quem deseja um produto à medida, o Mapbox é um sistema de roteirização que é base para outras plataformas de gerenciamento de rotas e entregas. Ele fornece mapas com tráfego em tempo real, navegação e pesquisa de endereços por meio de API e kit de desenvolvimento de software (SDK na sigla em inglês) próprios. 

Os mapas podem ser customizados e, posteriormente, acessados tanto em navegadores web como em aplicativos para celulares.

O Mapbox inclui, entre outras funcionalidades:

  • Customização de mapas
  • Modelos pré-definidos
  • Biblioteca de recursos
  • Método de colaboração
  • Busca de endereços por coordenadas

Valor do upgrade: o Mapbox é gratuito com todas as funcionalidades até determinados níveis de acesso, segundo o tipo de uso. Por exemplo, até 25 mil usuários ativos mensais para mapas SDK para celulares e até 50 mil carregamentos mensais de mapas na web. A partir desses limites, os valores são calculados segundo o volume.

3. RoadWarrior

roadwarrior entregas
Listas de motoristas e rotas ativas no RoadWarrior (Fonte)

Classificação geral: 4,4/5

Praticidade: 4,4/5

Atendimento ao cliente: 4,2/5

O RoadWarrior é um sistema de roteirização adequado para a otimização de rotas com várias paradas, que busca reduzir o tempo de entrega e o consumo de combustível.

Os despachantes podem usar o aplicativo na web para criar, otimizar e despachar rotas para os motoristas. Os motoristas têm a possibilidade de usar o aplicativo –disponível para iOS e Android— para receber e executar as tarefas.

O RoadWarrior inclui, entre outras funcionalidades:

  • Agendamento
  • Gestão de expedição
  • Roteamento
  • Localização do motorista em tempo real

Valor do upgrade: a versão gratuita do RoadWarrior inclui roteamento e um máximo de oito paradas por rota, limitadas a 50 paradas otimizadas por dia. A versão Pro custa US$ 10 (cerca de R$ 54) por mês e permite até 120 paradas por rota e um limite de 500 paradas otimizadas por dia, além de incluir sincronização e backup de dados.

Comece já

Empresas de qualquer porte podem aumentar a lucratividade, reduzir custos e agilizar suas operações logísticas e de entregas usando os melhores sistemas de roteirização gratuitos disponíveis no mercado.

Busca sistemas de roteirização? Confira nosso catálogo!

Metodologia:

O Capterra escolheu os softwares da lista acima com base nos seguintes critérios:

  • Uma classificação geral de pelo menos 4/5 estrelas
  • Pelo menos 10 avaliações de usuários
  • Uma versão totalmente gratuita (excluídas as soluções com versão de teste gratuita)
  • As ferramentas foram listadas em ordem alfabética

38% werknemers bevestigt gebruik employee monitoring software – Baas is positief, medewerkers wantrouwig 

employee pc monitoring software

Stel je eens voor dat jouw baas software gebruikt om te volgen wat jij allemaal op je werklaptop doet. Dan kan hij dus jouw slackgesprekken lezen, je e-mails bekijken, je internetgeschiedenis inzien of op afstand zelfs een screenshot maken van je scherm. Dit scenario klinkt misschien onrealistisch. Op deze manier werknemers controleren klinkt kinderachtig en druist in tegen de Nederlandse arbeidscultuur. Toch worden medewerkers in ons land wel degelijk digitaal begluurd. Sinds corona zelfs steeds meer.

employee pc monitoring software

Voor veel organisaties ontstond dit jaar een volledig nieuwe situatie waarin er veel vanuit huis moest worden gewerkt. Hierdoor zoeken leidinggevenden naar nieuwe manieren om vat te houden op de dagelijkse werkzaamheden van hun medewerkers. Zogenoemde employee monitoring software biedt uitkomst. Met deze software kunnen werkgevers in detail bijhouden en controleren wat hun medewerkers allemaal uitvoeren.

Getapp onderzocht het gebruik van employee monitoring software in het midden en kleinbedrijf in ons land. We bekeken de gevolgen van het gebruik van ‘spionagesoftware’ voor de relaties op de werkvloer, voor de arbeid zelf en voor de privacy van medewerkers. 

Aan dit onderzoek deden 1230 full-time en part-time werkenden mee. De volledige onderzoeksmethodologie staat onderaan het artikel.

Om te beginnen is het belangrijk om duidelijk te maken wat monitoring software precies is en wat de regels voor gebruik zijn.  

Wat is employee monitoring?

Employee monitoring is het volgen van de werkzaamheden van medewerkers. Dit gebeurt door gegevens op te halen die door werknemers zijn gegenereerd op bedrijfsapparatuur (computers of applicaties). Hiervoor wordt zogenoemde employee monitoring software gebruikt. Video-opnames van de werkplek of audio-opnames vallen ook onder monitoring.  

Employee monitoring software kan voor verschillende doeleinden worden ingezet: 

  • Om de individuele of teamproductiviteit te meten en verbeteren.
  • Om medewerkers te controleren.
  • Om basis HR-taken uit te voeren.
  • Om de veiligheid van bedrijfsmiddelen te waarborgen.

Hieronder staan de verschillende functionaliteiten van employee monitoring software kort toegelicht:

  1. Computeractiviteit en internettoegang – welke websites er worden bezocht en hoelang. Met een pop-up kan de werkgever zijn personeel waarschuwen als deze op een niet- werkgerelateerde site zijn tijd zit te verspillen. 
  2. Actieve versus niet-actieve tijd – bijvoorbeeld door te kijken naar het aantal muisbewegingen of toetsaanslagen van een werknemer.
  3. Aanwezigheidsregistratie – het tijdstip van in- en uitloggen, aanwezigheid en ziekteverlof.
  4. Digitale communicatie – het meelezen van zakelijke e-mails, het bekijken van chatlogs of videoconferenties.
  5. Tijdmanagement –  het bijhouden van de tijdsbesteding van werknemers (hoe lang ze bepaalde documenten bewerken/hoeveel tijd ze aan bepaalde taken besteden).
  6. Locatietracking – bijvoorbeeld GPS tracking voor een optimale routeplanning voor koeriers.
  7. Het opnemen van audio- en telefoongesprekken – bijvoorbeeld voor kwaliteitscontrole in de klantenservice.
  8. Werkplekbewaking – bijvoorbeeld video-opnames van de werkplek, screenshots van het computerscherm van medewerkers.
  9. Social media gebruik – gebruik van persoonlijke en zakelijke accounts. 
  10. Workloadbeheer – actielijsten, werkschema, doelen en KPI’s.
  11. Gezondheid en welzijn –  draagbare technologieën om het fysieke welzijn te volgen.

Is employee monitoring toegestaan?

Volgens privacywaakhond Autoriteit Persoonsgegevens (AP) is het controleren of monitoren van werknemers niet verboden, maar er gelden vrij strikte voorwaarden. Zo mag het niet in het geheim gebeuren en moeten medewerkers van het gebruik van deze software op de hoogte worden gesteld vóór die wordt ingezet. Als er een ondernemingsraad is moet die ook toestemming geven. En als de software eenmaal gebruikt wordt, moet er uiteraard aan de eisen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG) worden voldaan.

Monitoring mag alleen als er een gerechtvaardigd belang is

Verder moet de controle noodzakelijk zijn en mag het alleen als de reden voor het gebruik zwaarder weegt dan de redelijke verwachting van privacy van werknemers. Om dit te bepalen moet er een proportionaliteitstoest, een zogenoemde Data Protection Impact Assesment (DPIA), worden uitgevoerd. Veel van de functionaliteiten van monitoring software, zoals cameratoezicht, locatietracking, het controleren van internetgebruik, e-mail of profilering staan namelijk op de lijst van soorten gegevensverwerkingen waarvoor een DPIA (Data Protection Impact Assesment) verplicht is. Een DPIA biedt werkgevers een manier om vooraf een afweging te maken tussen de eigen legitieme belangen en de privacybelangen van werknemers. 

Employee monitoring gebruik Nederland in cijfers

Uit ons onderzoek blijkt dat 38% van de ondervraagde werknemers in een bedrijf werkt dat gebruik maakt van monitoringinstrumenten voor werknemers. Voor 22% is dat pas recentelijk, hun werkgever heeft de software geïmplementeerd tijdens de coronapandemie. Doordat er door corona op grote schaal vanuit huis gewerkt moest worden, zochten leidinggevenden naar manieren om vat te houden op de werkzaamheden van hun personeel. Met monitoring software met vergaande functionaliteiten voor het controleren van de werknemersactiviteit hopen bedrijven een oogje in het zeil te houden.

gebruik software voor monitoren medewerkers

 Van deze groep respondenten waarvan het bedrijf monitoring software gebruikt, zegt 31% dat zij degene zijn die werknemers monitoren, maar zelf niet gemonitord worden. De rest (69%) wordt zelf gemonitord.

Monitoring en de invloed op de kwaliteit van de arbeidsrelatie

In ons land is de arbeidsrelatie vooral gebaseerd op vertrouwen. Van managers wordt een ondersteunende rol verwacht. Ongezien meekijken past hier niet bij en schaadt het vertrouwen is de mening van de meerderheid van alle respondenten die meededen aan het onderzoek. 

monitoring schaadt vertrouwen arbeidsrelatie

Ook het ethische vraagstuk baart een kwart van de respondenten zorgen. Een bredere discussie ligt hieraan ten grondslag, namelijk hoe verantwoord het is om data in te zetten om mensen te doorgronden of voorspellingen te doen over hun gedrag of kunnen. Nu er steeds meer datagedreven wordt gewerkt zouden organisaties rekening moeten houden met de gevolgen van hun databeleid op de arbeidsrelatie. Bedrijven zouden er goed aan doen om ethische principes te formuleren die bij de cultuur van het bedrijf passen, deze te communiceren aan hun medewerkers en daar ook toezicht op te houden bij het maken van datagedreven besluiten. 

invloed monitoren van werknemers op de motivatie

Werknemers staan best open voor vormen van monitoring waar ze zelf ook bij gebaat zijn

Niet alle soorten monitoring zijn even invasief of privacygevoelig. Zo is er weinig bezwaar tegen het bijhouden van aanwezigheid of in- en uitlogtijden, maar heel veel bezwaar tegen werkplekmonitoring met video-opnames of het nemen van screenshots van het scherm van medewerkers. Locatietracking en het controleren van persoonlijke berichten op social media wordt ook door de meerderheid als zeer onaangenaam beschouwd. 

acceptatie soorten monitoring medewerkers

De drie soorten monitoring waar het minste bezwaar tegen is, zijn die waar werknemers zelf ook gebaat bij zijn: het beheren van de werkbelasting, de tijd die aan taken wordt besteed en het registreren van gezondheids- en welzijnsparameters. 

Dit zijn echter precies de drie vormen van monitoring die het minst door werkgevers worden gebruikt, blijkt uit de antwoorden van de ondervraagde leidinggevenden die employee monitoring software gebruiken.

E-mails, chatlogs, welke websites er allemaal bezocht zijn, werkplekcontrole en het opnemen van audiogesprekken, het wordt allemaal gedaan. Werkgevers gebruiken monitoring tools dus duidelijk als instrument ter controle van werknemers en minder als instrument ter verbetering van de werknemerservaring, terwijl dat de acceptatie van deze technologie juist ten goede zou komen.

66% leidinggevenden ziet vooral positieve effecten monitoren

Leidinggevenden zijn enthousiast over de inzet van monitoringtechnologie. 66% van de ondervraagde leidinggevenden vindt employee monitoring positief voor het bedrijf en 65% krijgt meer vertrouwen in hun werknemers door het gebruik van de tool. 65% is dan ook van plan om de komende jaren in deze software te blijven investeren.

De voordelen die zij zien in het gebruik van deze technologie zijn:

De voordelen van het monitoren van werknemers volgens werkgevers

Gebruikers vragen zich wel af wat het effect is van monitoring op het personeel. 31% maakt zich bijvoorbeeld zorgen of medewerkers zich onder druk voelen gezet om meer uren te maken, of minder pauzes te nemen als ze weten dat ze gemonitord worden. Uit het onderzoek blijkt dit echter niet het geval. Gemonitorde werknemers voelen zich niet minder prettig dan niet gemonitorde werknemers om de pauzes te nemen waar ze recht op hebben. Ook is het niet zo dat ze minder hun eigen dingen durven te doen tijdens werktijd dan werknemers die niet gevolgd worden.

Bijna een derde van de leidinggevenden is bezorgd over de mate van inbreuk op de privacy van hun werknemers, regelgeving en de invloed op het vertrouwen.    

Monitoring en privacygevoeligheid

De zorgen van leidinggevenden over de privacy zijn gegrond, want 60% van de ondervraagde werkenden vindt dat monitoring een inbreuk op hun privacy is. Monitoring tools kunnen gevoelige gegevens verzamelen, waaronder locatiegegevens, e-mailcommunicatie, video-opnames van de werkplek, het aantal muisbewegingen of toetsaanslagen. De privacy kan hierdoor onder druk komen te staan.

zorgen over privacy bij personeelvolgsysteem

Monitoren veroorzaakt ook onzekerheid omdat veel werknemers niet weten waarvoor de over hun verzamelde gegevens worden gebruikt (29%). Zo kunnen er zorgen zijn of de metingen worden gebruikt voor profilering of om beslissingen te nemen over promoties of contractverlenging bijvoorbeeld. Transparantie hierover is dus van groot belang en de basis van vertrouwen. 

Meer dan de helft van de gemonitorde werknemers is echter niet (helemaal) goed geïnformeerd over hun rechten

  • 43% van de werknemers die wordt gemonitord is goed geïnformeerd over hun rechten en ingelicht over wat er met hun persoonsgegevens gebeurt. 
  • 40% is deels geïnformeerd, maar zou graag meer informatie willen. 
  • 17% is niet geïnformeerd over hun rechten.

n=296

Omdat het gebruik van deze vergaande registratietools bijna instinctief op weerstand stuit, is goed informeren over privacy en gebruik een must. Als werknemers weten waarvoor hun gegevens worden gebruikt en welke rechten zij hebben om zelf controle te houden over hun persoonsgegevens, dan zullen ze zich minder zorgen maken en minder wantrouwig zijn. 

Onder de rechten van betrokkenen vallen bijvoorbeeld het recht op inzage, het recht op beperking van de verwerking van gegevens, het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking en het recht op een menselijke blik bij geautomatiseerde besluitvorming. 

53% gemonitorde werknemers hekelt deze praktijk

De hamvraag is hoe werknemers het vinden dat hun managers ongezien meekijken. Ruim de helft van de ondervraagde werknemers die gemonitord wordt heeft het liever niet.

monitoren bevalt werknemers niet

Zij vinden onder andere dat het een inbreuk is op hun privacy (48% van de gemonitorde respondenten vindt dit) en dat het een negatief effect heeft op het vertrouwen tussen henzelf en hun werkgever (41%). Bovendien tast het het moreel aan (35%).  

32% accepteert het gebruik van monitoring software

Bijna een derde van de gemonitorde respondenten heeft echter geen moeite met het feit dat ze gemonitord worden en zou er zelf ook voor kiezen. Ook al maken ook zij zich in bijna dezelfde mate als de groep hierboven zorgen over hun privacy en de legitimiteit, ervaren ze nauwelijks negatieve effecten op het moreel (16%), voelen er ook niet veel meer stress door en hun vertrouwen wordt er ook minder door geraakt (34%). 

Deze groep beschouwt het feit dat werkgevers inzicht krijgen in goed en slecht presterende medewerkers eerder een belangrijk voordeel (42% van deze groep vindt dit). De software levert concreet bewijs dat zij hun werk gedaan hebben, iets wat het vertrouwen juist ten goede komt nu er zo veel vanuit huis wordt gewerkt. Bovendien zorgt de software er ook voor dat overuren geregistreerd worden en dus uitbetaald kunnen worden (31% van deze groep ziet dit als voordeel).

Monitoring wordt door de meeste gemonitorde werknemers als positief gezien voor hun organisatie

Ook al wil de meerderheid van de gemonitorde respondenten liever niet gemonitord worden als ze de keuze hadden, toch denkt 52% wel dat de software (enigszins) positief is voor hun organisatie. Dit in tegenstelling tot de respondenten die niet gemonitord worden, waarvan de meerderheid (56%) denkt dat het (enigszins) negatief is voor de organisatie. 

De voordelen van monitoring volgens de gemonitorde werkenden zijn:

  • Werkgevers krijgen meer inzicht in de dagelijkse zakelijke activiteiten (43%). 
  • Fouten kunnen op tijd ontdekt worden voordat ze escaleren (40%). 
  • Het wordt zichtbaar wie er goed of slecht presteert (40%).

Als belangrijkste voordelen voor henzelf noemen de respondenten dat:

  • de software ze kan helpen efficiënter te werken (28%).
  • het bijhouden van werktijden ervoor zorgt dat ze nooit onderbetaald worden. 
  • managers meer zicht krijgen op de werkbelasting waardoor taken beter verdeeld kunnen worden. 

In tegenstelling tot de leidinggevenden, blijft 28% toch te twijfelen of deze technologie nou wel zo positief is en denkt 20% dat het (enigszins) negatief is. Voor meer acceptatie is het nodig dat werkgevers ook de voordelen voor de individuele werknemer benadrukken en niet alleen voor de organisatie.

Monitoring en de invloed op de kwaliteit van het werk

De volgende vraag is of monitoring software tot resultaat heeft dat medewerkers harder gaan werken. De meerderheid (41%) van de gemonitorde respondenten zegt dat het gebruik van deze technologie geen invloed heeft op hoe hard ze werken, maar bijna een derde (32%) van de gemonitorde werkenden gaat er wel harder door werken. Toezicht en controle heeft dus voor bijna een derde van de gemonitorde werknemers toch enigszins een positief effect op hun discipline. 

harder werken door controle baas
27% van de gemonitorde werknemers gaat er echter juist minder hard door werken. Zo’n infantiliserende houding vanuit de werkgever roept bij deze groep juist verzet op. 

Zoals Diederik Diercks, Directeur Result Mediation in het AD al zei ,,Het is een soort ouderschap. Dan is de reactie van de werknemers dat ze zich als kind gaan gedragen, sommige zullen zich tegen je gaan verzetten.” 

Anderzijds kan het ook betekenen dat werknemers, door het meten van bepaalde concrete aspecten van hun werk, daarnaar gaan handelen en zich te veel op dat aspect gaan focussen waardoor de kwaliteit van hun werk als geheel juist vermindert. Denk bijvoorbeeld aan callcentermedewerkers wiens productiviteit wordt gemeten in het aantal afgehandelde telefoontjes in een bepaald tijdsbestek. Dit kan leiden tot kwalitatief minder goed werk en  stressvolle medewerkers. 

Belangrijkste conclusies over het monitoren van werknemers

Enfin, uit ons onderzoek blijkt dat het monitoren van werknemers een negatief effect heeft op de arbeidsrelatie. Leidinggevenden krijgen er dan wel meer vertrouwen door in hun personeel, maar voor het personeel voelt het als een teken van wantrouwen. De sleutelwoorden voor het gebruik van monitoring zijn:

  • legitieme noodzaak – alleen dan mag het.
  • transparantie – duidelijke communiceren welke gegevens en waarvoor ze worden gebruikt om onzekerheid en wantrouwen te voorkomen.
  • ethische principes van gebruik van verworven gegevens formuleren en respecteren.
  • de wederzijdse voordelen van monitoring benadrukken, zowel voor de individuele werknemer als de organisatie.  
En Nu? Bekijk onze catalogus met employee monitoring software om de juiste tool te vinden.

Onderzoeksmethodologie

Voor dit onderzoek heeft GetApp 1230 parttime en fulltime werknemers uit Nederland geïnterviewd, waaronder 203 executive managers. Het onderzoek werd uitgevoerd van 10 tot 26 november 2020. Respondenten zijn ouder dan 18 jaar en komen uit bedrijven met 2 tot 250 medewerkers uit verschillende sectoren.  Het aantal respondenten varieert per vraag, afhankelijk van de antwoorden op de vorige vragen.