7 beste online whiteboard tools voor brainstorming online

7 online whitboard tools

Een face-to-face brainstormsessie zit er voorlopig nog niet in. Maar creatieve meetings kunnen niet langer worden uitgesteld. Als het niet fysiek kan dan maar online met behulp van een online whiteboard. Het is nog verassend leuk en handig ook! In dit artikel: de 7 online whiteboard tools die het best beoordeeld worden door gebruikers.

Waarom online whiteboard tools?

Ondanks de fysieke afstand blijft het belangrijk om taken te verdelen, projecten te plannen, ideeën te verzamelen, concepten te ontwerpen en bij dit alles niet het overzicht te verliezen. Online whiteboard tools bieden hierbij voordelen ten opzichte van klassieke whiteboards in vergaderruimtes. Alle teamdeelnemers kunnen namelijk tegelijkertijd en gelijkwaardig eraan werken, opmerkingen plaatsen en met elkaar communiceren. De resultaten zijn makkelijk op te slaan, te exporteren en verder te verwerken en ook personen buiten de onderneming kunnen ongecompliceerd toegang verkrijgen.

In vele online whiteboardtools kun je niet alleen communiceren via de chat of via opmerkingen, maar ook per videobellen. Zo kunnen teams onmiddellijk online meetings en workshops houden, werken aan projecten of ideeën presenteren aan klanten zonder dat ze van werkomgeving hoeven te wisselen. In het ideale geval kun je de online whiteboard tools integreren met bestaande teamcommunicatiesoftware, projectmanagementsoftware of documentmanagementsystemen, zodat makkelijk geschakeld kan worden tussen verscheidende werkprocessen en stappen.

Voor dit artikel hebben we online whiteboard tools uitgezocht die minimaal 30 reviews of GetApp hebben gekregen en met meer dan 4 van de 5 sterren zijn beoordeeld.

Daar gaan we. Onderstaand onze lijst met de best beoordeelde online whiteboard tools, in alfabetische volgorde:

7 best beoordeelde online whiteboard tools

1. Ayoa

Algemene beoordeling: 4,5/ 5 sterren op GetApp
Aantal reviews: 192

Ayoa online whitboard tool
Ayoa online whitboard tool (bron)

Remote teams kunnen in Ayoa ideeën opslaan in mindmaps met op Kanban geïnspireerde workflowoverzichten, taken in Gantt-grafieken plannen en per chat of (in Ayoa Ultimate) per videobellen samenwerken. Taken en prioriteiten kun je makkelijk inzichtelijk maken in cirkeldiagrammen of in de canvasweergave en er zijn talrijke sjablonen, bijvoorbeeld voor maandkalenders, bug reports, SWOT-analyses of Sprints. De mindmaps kun je delen via een link. Alle informatie is versleuteld met TLS en is downloadbaar in verschillende dataformaten. Aoya is als webapplicatie, desktopversie of mobiele versie te gebruiken voor iPhone, iPad en Android.

Voor wie is deze software geschikt?

Ayoa is geschikt voor teams die creatief samenwerken en taken en projecten willen organiseren. Dankzij de optie om te synchroniseren met Google, Evernote, Dropbox en andere tools kun je de tool integreren in bestaande werkprocessen en de onboardingfunctie helpt gebruikers bij de eerste stappen.

Tarieven

Ayoa is gratis bij gebruik tot vijf boards en tot vijftig elementen per board. De pro-versie vanaf € 9,17 per persoon per maand biedt onbeperkt boards en elementen, een dataopslag, Gantt-tijdlijnen, takenverdelingen, tags en filteropties. In de ultimate-versie voor € 11,92 per persoon per maand zitten onder andere een integratie voor Zoom en Google Kalender, videoconferenties en presentatiemogelijkheden.

MEER INFORMATIE

2. AWW App

Algemene beoordeling: 4,4/ 5 sterren op GetApp
Aantal reviews: 31

Aww App visualiseren structuur
Visualiseren van een structuur met AWW App (bron)

AWW App is een online whiteboardtool voor brainstormsessies, webconferenties en digitaal onderwijs. Ideeën en concepten kunnen eenvoudig gevisualiseerd worden. Dankzij Zoom-integratie kunnen teams direct in de AWW App audio- en videobellen en is het mogelijk om pdf-data te uploaden en deze vrij te geven aan de andere teamleden. AWW App is zowel in de browser als op tablets en mobiele apparaten te gebruiken.

Voor wie is deze software geschikt?

AWW App richt zich op alle types ondernemingen of opleidingsinstellingen, tutoren, adviseurs, ontwikkelaars en ontwerpers. Onze recensenten op GetApp gebruiken de vrijgavefunctie graag om samen te werken met mensen buiten hun bedrijf, en om content en ontwerpen te presenteren.

Tarieven

De basisversie met fundamentele functies, chatopties en vrijgavetools is gratis beschikbaar. De personeelsversie voor 10 dollar per maand biedt onbeperkt premium boards voor elk gewenst aantal gebruikers, uitgebreide functies en rechtenbeheer. De bedrijfsversie voor 75 dollar biedt bovendien administratie- en ledenaccounts en priority support. Vanaf zestig personen is maatwerk in on-premises oplossingen met privécloud, toegewezen IP-adres en SLA beschikbaar.

MEER INFORMATIE

3. InVision

Algemene beoordeling: 4,6/ 5 sterren op GetApp
Aantal reviews: 614

Invision inspirational board
Inspiratie-board van InVision (bron)

InVision biedt een digitaal whiteboard en een designplatform voor digitale producten, zoals interactieve prototypes. Boards kunnen dankzij integraties direct vanuit Slack, Microsoft Teams, Sketch en Photoshop worden gecreëerd. Alle teamleden kunnen live feedback geven of rechtstreeks beelden van hun eigen boards delen. Naast de whiteboardtool InVision Freehand staan tools ter beschikking voor digitale prototyping, ontwerp en softwareontwikkeling.

Voor wie is deze software geschikt?

InVision is vooral geschikt voor webdesigners en app- en softwareontwikkelaars die remote samenwerken met anderen of ontwerpen willen presenteren. Onze gebruikers zetten InVision bijvoorbeeld in voor wireframing bij webdesign of het verzamelen van feedback van klanten bij lopende projecten.

Tarieven

InVision is gratis te gebruiken tot tien actieve gebruikers en tot drie documenten en een onbeperkt aantal openbare spaces. Vanaf 7,95 dollar per persoon per maand staat de pro-versie ter beschikking, met tot vijftien actieve gebruikers en een onbegrensd aantal documenten en openbare plus privé-spaces. Op aanvraag is een Enterprise-versie beschikbaar voor teams van alle afmetingen.

MEER INFORMATIE

4. Lucidspark

Algemene beoordeling: 4,7/ 5 sterren op GetApp
Aantal reviews: 64

online whiteboard voor team samenwerking Lucidspark
Interactief whiteboard Lucidspark (bron)

Remote teams kunnen via de interactieve whiteboards van Lucidspark gezamenlijk ideeën verzamelen, organiseren, opmerkingen plaatsen en evalueren, feedback verzamelen en bedrijfsprocessen visualiseren en optimaliseren. Stemfuncties, opmerkingen, vermeldingen en emoji-reacties maken de interactie gemakkelijker. Je kunt boards exporteren naar de tool Lucidchart om diagrammen en werkprocessen te creëren. Per Slack-integratie kunnen boards via Slack worden vrijgegeven aan teams, bewerkt worden en van opmerkingen worden voorzien, en het is mogelijk alle medewerkers van een Slack channel direct aan een nieuw board toe te voegen. Ook integratie met Google Drive en Zoom is mogelijk.

Voor wie is deze software geschikt?

Lucidspark richt zich op zowel kleine als grote ondernemingen. Dankzij de Duitstalige website is de app bijzonder geschikt voor teams die op zoek zijn naar een Duitstalige oplossing.

Tarieven

Met de gratis versie kunnen drie boards met elk tot driehonderd objecten aangemaakt worden. Vanaf de Individual-versie voor € 6,95 per maand zijn een onbeperkt aantal boards en objecten te gebruiken, er zijn tags en je kunt functies markeren en groeperen. De versies Team (vanaf € 8 per persoon met een minimum van drie personen) en Onderneming (tarief op aanvraag) bieden uitgebreide functionaliteiten voor samenwerking, stemmodus en timer, de versie Onderneming biedt bovendien teammanagementfuncties.

MEER INFORMATIE

5. Milanote

Algemene beoordeling: 4,8/ 5 sterren op GetApp
Aantal reviews: 31

app van digitaal whiteboard Milanote
App van digitaal whiteboard Milanote (bron)

Milanote wordt de Evernote voor Creatives genoemd en biedt flexibele mogelijkheden om tekst, beeld, data en links op verschillende boards visueel te organiseren, ideeën te verzamelen en samenhangen te begrijpen. Notities, URL’s met preview, afbeeldingen, pijlen, lijsten en andere objecten kun je per drag & drop op het werkblad verschuiven en combineren. De boards kunnen zowel privé als gemeenschappelijk worden gebruikt en met toegang voor lezen, bewerken en/of opmerkingen worden vrijgegeven of als pdf geëxporteerd worden. Milanote biedt een mobile app voor iOS en Android.

Voor wie is deze software geschikt?

Milanote richt zich op mensen met een creatief beroep die op zoek zijn naar een visuele tool voor notities, mindmaps en moodboards. Onze recensenten gebruiken Milanote om alleen of met kleinere teams te werken of hun werk te presenteren aan klanten, en ze raden de tool aan voor creatieve projectplanning en het ontwerpen van strategieën en marketingcampagnes.

Tarieven

Milanote biedt een onbeperkt te gebruiken gratis versie voor tot honderd notities, afbeeldingen of links, tot tien uploads en een onbeperkt aantal gemeenschappelijk gebruikte boards. De versie waar kosten aan zijn verbonden (vanaf 9,99 dollar per maand) staat een onbeperkt aantal elementen, boards en uploads toe en biedt een zoekfunctie. De Team-versie kost 49 dollar per maand tot tien personen en 99 dollar per maand tot vijftig personen en biedt priority support.

MEER INFORMATIE

6. Miro

Algemene beoordeling: 4,7/ 5 sterren op GetApp
Aantal reviews: 273

Miro whiteboard
Digitaal whiteboard Miro (bron)

Miro is een digitaal whiteboard, dat remote teams ondersteunt bij de samenwerking. Teams kunnen in Miro-meetings videobellen of workshops organiseren, ideeën verzamelen en strategieën ontwikkelen, doordat ze afbeeldingen, documenten, kaarten, diagrammen en meer toevoegen en levendig en overzichtelijk met elkaar verbinden. Er staan meer dan honderd templates voor verschillende doeleinden ter beschikking, bijvoorbeeld voor flowcharts en roadmaps voor product of customer journey, en teams kunnen naar behoefte hun eigen sjablonen creëren. De boards kunnen als afbeeldingsdatabank of pdf worden geëxporteerd. Miro maakt integratie mogelijk met meer dan zeventig tools zoals Trello, Jira, Asana en Microsoft Teams en biedt een desktopapplicatie plus apps voor Android en iOS.

Voor wie is deze software geschikt?

Miro richt zich op functie-overstijgende teams van alle afmetingen, die ook remote effectief willen kunnen samenwerken. Verscheidende gebruikers- en beheerrollen, vrijgave-instellingen en opties voor veilig samenwerken met externen maken het werken in grote teams makkelijker. Miro geeft aan dankzij het hoge veiligheidsniveau ook geschikt te zijn voor ondernemingen die strenge veiligheidsstandaarden moeten garanderen en dienen te voldoen aan de relevante richtlijnen. Onze recensenten op GetApp gebruiken Miro onder andere voor meetings met klanten, brainstormsessies, het structureren van F&E-processen of UX-Tests en beschrijven het gebruik als intuïtief en ongecompliceerd.

Tarieven

De gratis versie van Miro biedt drie bewerkbare boards inclusief sjablonen die door anderen ook anoniem bekeken en bewerkt kunnen worden, en basale mogelijkheden tot integratie. In de Team-versie vanaf 8 dollar per lid per maand staat een onbeperkt aantal boards, vrijgaves, gebruikers, projecten, aangepaste templates en aanvullende integraties (bijvoorbeeld Asana) ter beschikking. De Business-versie vanaf 16 dollar per maand biedt bovendien single-sign-on en daglicenties voor externe gebruikers, terwijl de Enterprise-versie (tarief op aanvraag) onder andere flexibele licentie-opties voor grote ondernemingen en extra veiligheids- en supportopties biedt.

MEER INFORMATIE

7. Mural

Algemene beoordeling: 4,6/ 5 sterren op GetApp
Aantal reviews: 54

mural online experience map
Expeience maps van Mural (bron)

Mural is een interactief whiteboard waarop teams live samenwerken, visuele plannen creëren en ideeën verzamelen. De interactieve en visuele boards maken ontwerpprocessen en agile werkprocessen gemakkelijker en zijn onder andere bedoeld voor virtueel lesgeven, planningsprojecten en meetings. Gebruikers kunnen tekeningen, lijsten, diagrammen, flowcharts en meer creëren, en bekijken waar de cursor van andere teamleden zich bevindt. Mural biedt meer dan honderd templates en integraties voor Slack, Jira, Trello en talrijke andere tools.

Voor wie is deze software geschikt?

Mural is geschikt voor ondernemingen van alle afmetingen, bijvoorbeeld binnen de branches technologie, financieel of advies, maar ook voor opleidingsinstellingen en non-profitorganisaties. De recensenten op GetApp gebruiken de tool onder andere voor online workshops en -meetings, stemmen of besluitvormingsprocessen en visuele documentatie.

Tarieven

De startersversie voor één tot vijftig leden kost 12 dollar per lid per maand en biedt een workspace voor een onbeperkt aantal Murals en vergaderfuncties, templates, integraties, DSGVO-conformiteit en meer. In de Plus-versie (20 dollar per maand) kan bovendien een onbeperkt aantal gasten worden uitgenodigd en single-sign-on, priority support en flexibele betaalopties zijn ook beschikbaar. De Enterprise Network-versie biedt bovendien gecentraliseerde opties voor controle, aangepaste templates, opleidingsprogramma’s en Enterprise-API’s.

MEER INFORMATIE

Online whiteboardtools bevorderen de creativiteit binnen remote teams. Whiteboards waren voor de crisis een populaire methode om te brainstormen voor het samenwerken op kantoor. Als bijna alle collega’s echter thuis zitten te werken, moet de visuele samenwerking worden verplaatst naar digitale kanalen.

De hierboven beschreven online whiteboard tools kunnen bedrijven helpen om nieuwe ideeën te vinden, beter samen te werken en de creativiteit binnen remote teams te bevorderen.

Wil je meer weten? Bekijk dan ons uitgebreide aanbod aan whiteboard software om verdere producten te ontdekken.

Selectiemethodiek:

Om de ‘beste’ online whitboard tools te vinden hebben we de volgende criteria gehanteerd:

– Minimaal dertig reviews op GetApp
– Minimaal 4 van 5 sterren op GetApp

Speed of virtualisation – 52% Aussie organisations conduct most or all of their business online

Fast virtualisation of Australian smes

Since the global COVID-19 outbreak began in 2020, much discussion regarding the importance of technology has focused on the enablement of remote working. In a contactless or socially distanced world, the majority of interactions with colleagues, partners, and customers take place virtually by way of collaboration and communication tools. However, it is important to note this digital acceleration and virtualisation isn’t new, it has just been brought into sharp focus by the pandemic.

Fast virtualisation of Australian smes

Speed of virtualisation

Dramatic increases in the use of online meeting software may provide the more obvious example of this virtualisation trend at the moment—Zoom reported surpassing 300 million daily virtual meeting participants by April 2020. Additionally, businesses are also showing interest in emerging technologies and more sophisticated tools.

Today, digitalisation touches almost every part of a business’ operations, from marketing and sales to logistics and customer service. GetApp recently surveyed 493 Australian business leaders about their digital acceleration journey since the start of the COVID-19 crisis.

The results show businesses have been transitioning to digital models in increasing numbers, taking advantage of new hybrid ways of working and even enjoying a wider customer reach. However, the survey shows that organisations need to take a more strategic approach when implementing their digitalisation initiatives to achieve long-term business benefits post-pandemic (the full methodology is available at the bottom of the article).

The drastic surge in the number of businesses going virtual in some capacity. Over the course of the last year, there has been a drastic surge in the number of businesses going virtual in some capacity. 52% of Aussie organisations surveyed are now conducting all or most of their business online, compared to just 3% that were fully virtual pre-COVID.

Businesses are increasingly relying on digital platforms for customer engagement

As a result of this transition to virtual platforms, 21% of organisations have seen a major increase in customer engagement and online traffic to their websites, with a further 38% reporting a minor increase.  

Surge in virtualisation

Prospective customers from new and different regions are now able to engage with companies digitally where previously they were unable to connect via traditional channels. 64% of Aussie businesses are receiving half or more of their new online traffic from regions or countries where they hadn’t previously operated. This opens up new doors of opportunities for organisations to widen their net for clientele while improving their brand recognition and reach.

website traffic from new regions during pandemic

Increasing cash flow and retaining customers are the main priorities for the coming year

With digitalisation delivering clear business benefits beyond just facilitating remote working, technology will become increasingly critical to broader competitiveness. As Australia climbs towards economic recovery, the government has started providing support in the form of technical assistance.

However, in addition to ensuring that digital investments deliver beyond COVID-19, businesses also need to be resilient and agile in the current times of rapid change, which depends on more than just addressing technical issues. It starts with understanding and aligning initiatives with wider business goals.

Our research shows most businesses are fairly consistent when it comes to their short and long-term goals for 2021. Across the year, customer retention, employee retention, cost-cutting, increasing cash flow, and finding new customers, comprise Australian companies’ top five business goals.

Top 5 business goals for 2021 australia

Most businesses say that they have successfully engaged with customers in digital environments, interacting with them via social media or their websites. Of those surveyed, 32% say that they have been “very successful” while 51% say they have been “somewhat successful” in establishing such customer engagements. Though this transition from in-person to online hasn’t been without challenges.

The majority (73%) faced some obstacles when attempting to convert face-to-face services into online equivalents. Similarly, 68% of organisations faced difficulties in shifting in-person meetings online and keeping customers informed about changes relating to digitalisation.

challenges in conducting business virtually

Over half of respondents say digital investments won’t deliver in the medium- to long-term

As COVID-driven digitalisation continues to be the norm, there is increasing pressure on Aussie businesses to keep investing in technology to remain relevant and competitive.

The GetApp survey reveals 52% of organisations say their business would have failed without a pandemic-driven investment in digital technology, and 70% say they need to continually invest in digital infrastructure to keep up with competitors.

While most businesses accept, they need to keep pace with digital developments, 52% of organisations are worried that the technology they’ve invested in won’t deliver a return in the medium to long-term.

One of the primary reasons for this is the lack of digital skillsets organisations anticipate needing in the next six months. Of particular concern for most businesses is insufficient cybersecurity skills.

lack in skills

The offline and online battle won’t have a binary outcome. The companies should aim to use the best of both worlds to deliver a seamless, convenient, and meaningful experience.

Looking to optimise your digital transformation strategy? Check out our catalogue.

Survey methodology

Data for this study were collected in December 2020 from an online survey of 493 respondents that live in Australia.

To participate in the survey, respondents had to be:

  • Employed full-time in one of the following roles:
    • Owner, founder or other head of an organisation
    • C-Suite executive e.g. CEO, CIO
    • President of Vice-president
    • Director
    • Manager
  • Working for a company of up to 250 people
  • Working at the organisation during the COVID-19 pandemic

Digitalisation in Singapore – 76% of businesses are now operating virtually since COVID-19

digitalisation singapore

Small and medium business in Singapore are embracing digital tools as a means to cope during the pandemic, but there is also a need for a long-term plan for business continuity.

In Singapore, the coronavirus crisis has accelerated digitalisation and digital transformation in many aspects of our lives, from our lifestyle and hobbies to work. However, the pandemic had a much bigger impact on how businesses leverage technology to ensure continuity – from the way businesses connect with employees and customers to running administrative tasks and internal processes.

In March last year, the Infocomm Media Development Authority (IMDA) rolled out a “Stay Healthy, Go Digital” initiative to help small and medium enterprises (SMEs) implement safe distancing and business continuity measures by building their digital capabilities such as collaboration tools, online meeting software tools, queue management systems and temperature screening solutions. The initiative helped businesses adapt and become more resilient to economic disruptions.

The state of digitalisation in Singapore small and medium businesses

As we enter 2021, businesses need to shift from using digital tools for disaster recovery to a more strategic use of technology that will drive better business outcomes in a post-pandemic world. Hence, we’ve asked over 500 local SMEs in Singapore about their digital transformation initiatives to date to better understand how they can ensure their technology deployments are delivering business value.

While the survey findings reveal that organisations have shown great adoption of digital tools, they will also need to focus on planning for the long-term and working with technology partners that can help them achieve their business goals.

93% businesses are seeing increase in traffic from Singapore and overseas

In Singapore, many organisations (76%) have seen a boost in digital engagements from customers and prospects since the COVID-19 outbreak last March. 32% report a major rise in traffic to websites, while 44% have experienced minor increases.

Furthermore, 92% of businesses are seeing heavier traffic originating from regions or countries where they had not previously operated in:

website traffic from new regions due to digitalisation

Apart from increased digital customer and prospect engagements, most companies in Singapore (76%) state that they have been conducting the bulk of their business virtually since the start of the pandemic:

surge in digitalisation of singapore organisations

73% of respondents reported that they are using their online channels to drive promotions and sales of their products and services. Businesses are also communicating with customers on product reviews, providing updates and addressing queries – all of which suggests reactive and short-term usage of online channels.

use of digital networks for engagement

While Singapore has been able to successfully transition to Phase 3 of COVID-19 reopening in December last year, it is clear that digital will continue to play a significant role in facilitating businesses in 2021.

Globally, we saw organisations from various industries rapidly accelerating their digital transformation to survive. Today, the way we used to do business has changed for good and businesses’ competitive advantage is now based on how well they adopt these digital tools.

While businesses have been able to engage customers digitally, challenges of digitalisation remain

A successful digitalisation plan starts with understanding the business objectives. For many of our survey respondents, across both the first financial quarter and 2021 as a whole, they’ve identified these priorities: retaining existing customers, shifting business operations digitally/remotely, cutting costs and increasing cash flow.

Businesses are also thinking ahead, where finding new customers and improving brand image ranked high in priority for respondents in the long run.

business priorities 2021

According to the findings, 29% ‘very successful’ and 55% ‘somewhat successful’ of the business leaders surveyed believe they were successful at engaging customers in digital environments, including company websites and social media accounts. But their success may not last forever as they are continuously facing challenges that could affect their business performance in an increasingly digitalised economy.

Over a third (35%) of organisations are finding several key areas of digitalisation considerably challenging, such as the process of enabling online checkout and payments and the shift to socially distanced operational processes, such as contactless delivery.

Challenges of digitalisation

Furthermore, organisations are also encountering issues trying to digitalise internal procedures. Most of the business leaders surveyed experienced moderate or considerable challenges in maintaining team and cross-team collaboration (76%), shifting business processes online (80%), and training employees to use new software (78%).

The key to optimising an organisation’s digitalisation strategy is the need to improve software acquisition and implementation. More than a third (34% and 32% respectively) reported that they are facing considerable challenges in both areas.

40% of businesses will need social media marketing skills in the next six months

For a holistic digital transformation, organisations also need to upskill their workers and equip them with digital skills to gain competitive edge and remain relevant in the digital landscape.

The survey respondents reported they would need these digital skills the most in the next six months: social media marketing, cybersecurity, business intelligence/data analytics and website and app development.

challenges of digital transformation

Seeing that hybrid work formats and digital business models are likely here to stay, one of the findings that was quite concerning revealed that a significant number of companies are deploying new technologies on a temporary basis only.

We asked respondents whether COVID-19 had led them to consider shifting marketing efforts online, 40% reported that they had implemented or planned to implement temporarily. Likewise, when it came to expanding the use of digital selling platforms (e.g. Facebook Shops, Qoo10, Carousell, Shopee, Lazada) 36% were also doing so temporarily.

These temporary solutions could be attributed to how businesses are leveraging their digital environments for short-term goals on sales, promotion, updates and addressing queries. This suggests great potential for businesses to maximise their digital channels to build long-term engagement, reputation, affinity and loyalty.

To survive and thrive in today’s digital age, businesses need to adopt a long-term view on their digital investments from choosing the right tools to deploying them. With over a third (34% “finding the right software” and 32% “software implementation”) of the respondents finding these areas challenging, it is even more crucial to work with the right technology partner.

Business leaders must ensure their choice of vendors and service providers are adept at helping them create a cohesive digital strategy that addresses today’s roadblocks, while anticipating and mitigating future challenges. Partners who can also train and upskill employees are also worth the long-term investment to help businesses derive maximum value from their technology.

Looking to optimise your digital transformation strategy? Check out our catalogue.

Survey methodology

Data for this digitalisation study was collected in December 2020 from an online survey of 538 respondents that live in Singapore.

To participate on the survey, respondents had to be:

  • Employed full-time in one of the following roles:
    • Owner, founder or other head of an organisation
    • C-Suite executive e.g. CEO, CIO
    • President of Vice-president
    • Director
    • Manager
  • Working for a company of up to 250 people
  • Working at the organisation during the COVID-19 pandemic

30% of South African employees see their productivity increase as a result of working from home

Productivity while working remotely

Productivity while working remotely

Remote working was not all that common before COVID-19, only 26% of South Africans had the freedom to work from home before the crisis. Since March last year, almost all businesses in South Africa turned to technologies like digital communication and collaboration to enable employees to work remotely, without stepping out of their homes to adhere to Government regulations and assist in curbing the spread of the COVID-19.

Productivity has increased as a result of working from home

According to the GetApp study on productivity in the workplace, 30% of South African employees said their productivity has increased as a result of working from home, whilst 25% of employees said that they perform better with a mix of in-office and remote working.

The study also revealed that 37% of employees prefer to work at home on full-time basis, whilst 30% of employees prefer going to the office at least 2-3 times a week. Businesses in South Africa are still trying to navigate through this new working order and bring to life their company culture, ethics; and allow for flexibility, transparency, and collaboration; which are necessities for effective remote working. Businesses need to adapt its culture in this emerging hybrid model that combines remote work with a traditional office hub.

employees want hybrid model of work

Greater adoption of new cloud-based technologies and collaboration tools are a major driver

On a global scale, South Africa currently ranks 78th on the Digital Readiness Index that was published by Cisco in early 2020. This statistic further highlights that even with South Africa’s low ranking, multiple businesses still see themselves as already digitally transformed. This reflects a disparity between the companies’ transformation journey versus the country’s transformation journey and infrastructure capabilities. Therefore, South Africa’s digital transformation is mainly lead by its business sector.

Greater adoption of new cloudbased technologies is the major driver of this trend. The productivity in the workplace survey shows that South African employees consider online meeting softwaredocument sharing tools and collaboration software as the three most critical tools for their productivity.  

critical technology for productivity remote

Working remotely can seem like a dream come true for many employees— but it can present its own set of challenges

Many employees are trying to oversee day to day family needs whilst balancing their children’s education at home because many schools are closed or operating virtually. These employees need flexibility and support to stay engaged and productive while also dealing with the larger social disruption that has forced many of them; particularly employees dealing with loss and COVID-19 care.

Amongst the many challenges like dealing with depression, loneliness, time management problems and adapting to constant digital miscommunication, employees have expressed frustration with technology challenges like connectivity, cost of data, adequate equipment – 78% of employees expressed challenges with internet and speed.

connectivity main challenges to stay productive at home

On the positive side, remote working is effective on multiple levels. It ensures that employees are safe and productive; while it also transforms businesses by equipping them with resilient and adaptive ways to engage with their stakeholders and deliver economic value.

Therefore, businesses need to ensure that employees have the hardware and software they need to do their job and invest in the tools and training needed to support hybrid working that will benefit both businesses and employee’s productivity.

Looking for online collaboration or video meeting software? Check our catalogue.

Productivity and remote workplace study: GetApp Survey methodology 

Data for this study was collected in November 2020 from an online survey of 450 respondents that live in South Africa. 

To participate in the survey, respondents had to be: 

  • Employed full-time or part-time, or self-employed
  • Working for a company with at least two people
  • Working remotely sometimes or all the time since COVID-19.

Digital acceleration in the UK – 64% organisations conduct most of their business virtually due to COVID-19

Digital acceleration in the UK

Throughout the coronavirus crisis, a great deal of media attention has focused on the transition to digitally enabled remote working via technologies like collaboration and online meeting software. However, the pandemic has had a much broader impact on commercial use of technology, transforming everything from the way businesses interact with prospects and customers, to the internal processes used to ensure business continuity.

From driving sales to fulfilling orders, COVID-19 has driven a dramatic acceleration of digitalisation. And as we enter the second year of the crisis, it is vital organisations shift from using digital for disaster recovery, to a more considered application of technology that will drive business benefits post-pandemic.

Research about digital acceleration in UK

To help organisations ensure their technology deployments deliver real commercial value, we asked over 500 SME business leaders about their experiences accelerating digital transformation initiatives.

The results suggest a need to focus on planning for the long-term, as well as working with technology partners that can support this forward-thinking approach. (Full methodology is available at the bottom of the article).

Digital acceleration in the UK

Digital customer engagement is up – in the UK and overseas   

Across the UK, over half of organisations (56%) have seen a boost in digital engagements from customers and prospects. 21% report a major rise in traffic to websites, while 35% have experienced minor increases.

Furthermore, 84% of businesses seeing an increase in traffic confirm that it has originated in regions or countries where they had not previously operated:

New traffic from new regions

In addition to increased digital customer and prospect engagements, almost two thirds of UK companies (64%) state that the bulk of their business has been conducted virtually since the start of the pandemic:

digitalisation UK business 2021

With the UK entering its third coronavirus lockdown earlier this month, it is clear digital will continue to play a significant role in facilitating business in 2021. Recent research indicates some COVID-19 driven digitisation could be permanent. For example, 76% of UK employees are keen to continue using digital tools to work remotely, either full-time or on a weekly basis, post-pandemic.

In 2020, the crisis meant organisations had to rapidly accelerate their digital transformation just to survive. But now we know much of the way we used to do business may have changed for good, and competitiveness depends on optimising the use of these digital technologies.

Businesses believe they have been successful engaging customers digitally – but challenges remain

For any company, optimising digitisation strategy depends on first understanding over-arching business goals. For most of our respondents, these goals are relatively consistent throughout 2021. Across both the first financial quarter and 2021 as a whole, a significant proportion identified retaining customers, increasing cash flow, cutting costs, finding new customers and retaining employees as their top five business goals for the year:

UK business goals for 2021

Many business leaders surveyed believe they have been successful (26% “very successful” and 57% “moderately successful”) at engaging customers in digital environments, including company websites and social media accounts. However, they are also encountering challenges that could impact their ability to achieve business goals in an increasingly digitised economy.

Almost a quarter (23%) of organisations report the process of enabling online checkout and payment is proving a considerable challenge. Similarly, 31% are finding the shift to socially distanced operational processes, such as contactless delivery, considerably challenging.

Beyond these kinds of customer fulfilment issues, some organisations have also found the digitisation of internal processes problematic. Most had experienced moderate or considerable challenges in maintaining team and cross-team collaboration (72%), shifting business processes online (67%), and training employees to use new software (67%).

challenges digital acceleration

Perhaps most pressing for businesses trying to optimise their digitisation strategy in 2021 is the need to improve approaches to software acquisition and implementation. Around a quarter of respondents had faced considerable challenges in both areas.

Many COVID-19 driven digital deployments are only designed to provide temporary solutions

Many respondents recognise that internal skills gaps are at least partly responsible for the challenges they have encountered in the shift to digital. Asked about the top digital skills they anticipate needing most in the next six months, cybersecurity, website/app development, social media marketing and project management ranked significantly higher than other areas:

Most needed future skills in Uk organisations

Given the likelihood that hybrid working and digital business models are here to say, one finding from the research was of particular concern. Across a number of areas, a significant number of companies are choosing to deploy new technologies on a temporary basis only.

Asked whether COVID-19 had led them to consider shifting marketing efforts online, Likewise, when it came to expanding the use of digital selling platforms (e.g. Facebook Shops, Etsy, eBay) 28% were also doing so temporarily.

chnages in operations due to Covid-19

To ensure that digital investments deliver optimum value, it is essential that businesses take a longer-term view when it comes to the solutions they select and how they deploy them. But with over a quarter finding both of these things a significant challenge, choosing the right technology partners is critical.

Looking to the future, business leaders should ensure they work with vendors and service providers that can help them to map out a cohesive digital strategy that will help them to address the challenges they face today and those they might expect to encounter in the future. Further, partners with the ability to support employee upskilling will also help businesses secure maximum value from their technology.

Looking to optimise your digital transformation strategy? Check out our catalogue.

Survey methodology

Data for this study was collected in December 2020 from an online survey of 541 respondents that live in the UK.

To participate on the survey, respondents had to be:

  • Employed full-time in one of the following roles:
    • Owner, founder or other head of an organisation
    • C-Suite executive e.g. CEO, CIO
    • President of Vice-president
    • Director
    • Manager
  • Working for a company of up to 250 people
  • Working at the organisation during the COVID-19 pandemic

Consigli per organizzare lo smart working nel 2021

Consigli per organizzare lo smart working nel 2021

Consigli per organizzare lo smart working nel 2021

Il 2020 sarà ricordato non solo come l’anno della pandemia del Covid-19 ma anche come il primo esperimento massivo di smart working a livello nazionale. Tanto le grandi aziende quanto le piccole organizzazioni hanno dovuto riorganizzarsi velocemente per garantire il proseguimento delle attività anche con una parte o la totalità del personale lavorando a distanza.

Ora che il 2021 è alle porte e che questa nuova modalità di lavoro è ormai pratica diffusa, è bene pensare a come organizzarsi al meglio per garantire la massima efficienza.

Per approfondire questo argomento, Capterra ha intervistato 1.538 dipendenti italiani – dal personale con profilo junior fino ai dirigenti e ai proprietari di PMI – per indagare in merito alla loro esperienza di smart working durante questo 2020.

Il campione include intervistati di vari profili e settori professionali, che stanno attualmente svolgendo smart working o che si recano in ufficio, per permetterci di esplorare le differenze nelle risposte. La metodologia completa è disponibile alla fine di questo articolo.

Smart working o lavoro da remoto? Ecco le differenze

Durante il 2020, abbiamo sentito parlare molte volte sia di smart working sia di lavoro da remoto. Prima di avventurarci nell’analisi dei risultati e presentare le conclusioni del nostro studio, è bene chiarire le differenze.

Il lavoro da remoto è considerato da molti il predecessore dello smart working: si tratta del lavoro a distanza che implica lavorare in un luogo definito e stabile diverso dall’ufficio e, soprattutto, con un orario definito. In altri termini, parliamo di svolgere il proprio mestiere da una qualsiasi postazione piuttosto che dal classico luogo di lavoro come potrebbe essere un ufficio. Nella maggior parte dei casi tutto quello che serve è un computer e una connessione internet veloce.

Secondo la definizione del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali (contenuta nella Legge n. 81/2017) “Il lavoro agile (o smart working) è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro; una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività.”

La definizione pone dunque l’accento sulla flessibilità organizzativa, sulla volontarietà delle parti che sottoscrivono l’accordo individuale e sull’utilizzo di strumentazioni che consentano di lavorare da remoto (come ad esempio: pc portatili, tablet e smartphone).

Ora che abbiamo le idee più chiare e sappiamo di cosa si tratta, possiamo analizzare la situazione ad oggi nel nostro Paese.

Al 60% degli italiani intervistati è stato chiesto di lavorare in smart working

Dall’inizio della pandemia, più della metà dei lavoratori intervistati sono stati invitati a non recarsi in ufficio e a lavorare da casa per garantire la loro sicurezza e, nello stesso tempo, la continuità operativa dell’attività aziendale.

Lavoratori in smart working dall'inizio della pandemia del Covid-19

Mentre il 10% degli intervistati operava già in questo modo prima della pandemia, il 50% si è adeguato alle nuove disposizioni aziendali lavorando a distanza full-time o part-time.

Consiglio: introdurre una politica di lavoro flessibile

I dati raccolti dimostrano che lavorare con una forza lavoro distribuita tra ufficio e casa è possibile. Di conseguenza, è probabile che nel 2021 molte aziende cercheranno di rimodellare il loro punto di vista sul lavoro a distanza.

Inoltre, dal punto di vista dell’attrazione e del trattenimento dei talenti, una politica di lavoro flessibile offre alle aziende un vantaggio competitivo.

I software di time-tracking aiutano le organizzazioni a gestire i propri dipendenti in maniera centralizzata, favorendo il tracciamento del tempo (ore lavorate, ferie, permessi, straordinari) e la contabilizzazione delle attività svolte.

L’85% degli intervistati dichiara di essere altrettanto (o più) produttivo a casa rispetto all’ufficio

All’inizio del lockdown dello scorso marzo, molti manager e imprenditori erano comprensibilmente nervosi per il passaggio allo smart working. Le loro priorità immediate all’epoca comprendevano il mantenimento del personale e la garanzia di poter rimanere produttivi mentre si lavorava da casa.

A distanza di molti mesi dall’inizio della pandemia, i dati dimostrano che l’esperimento è riuscito: il 90% degli intervistati dichiara di aver mantenuto – o addirittura incrementato – il proprio livello di produttività:

Produttività dei lavoratori in smart working a causa del Covid-19

Volendo indagare a fondo il fenomeno della produttività, abbiamo specificamente chiesto agli intervistati di comparare la loro produttività a casa rispetto a quella in ufficio. Le loro risposte sono state chiare:

Produttività in smart working vs in ufficio

Mentre la metà degli intervistati dichiara di mantenere lo stesso livello di produttività sia in ufficio sia a casa, è interessante osservare come il 35% si senta maggiormente produttivo quando si trova ad operare in smart working.

Consiglio: stabilire obiettivi chiari e definiti nel rispetto della flessibilità

Garantendo le risorse adeguate, il personale può essere tanto produttivo in un ambiente digitale quanto lo è in un ufficio fisico. L’importante è definire in modo chiaro e trasparente gli obiettivi e i KPIs di ogni dipendente. Non conta se si trova in ufficio o a casa sua, è importante prendere in considerazione una disposizione più flessibile che consenta al personale di prosperare in tutti gli ambienti. Come? Ad esempio, offrendo orari di lavoro flessibili o consentendo ai dipendenti di lavorare da casa per un certo numero di giorni alla settimana.

I software per il monitoraggio dei dipendenti sono utili per monitorare la produttività e garantire un uso corretto delle risorse aziendali.

Il 37% degli intervistati ritiene che dovrebbe avere più libertà

Abbiamo chiesto a tutti gli intervistati, in smart working o meno, di valutare il livello di gestione e controllo a cui si sentono sottoposti da parte delle loro aziende. I risultati non evidenziano grandi differenze: mentre solo una piccola parte degli intervistati (7%) dichiara di sentirsi estremamente controllata, la maggior parte sente di disporre di molta libertà e di potersi organizzare in maniera autonoma.

Livello di gestione e controllo dei dipendenti in azienda smart working vs ufficio

È interessante però notare come il 37% degli intervistati che lavorano in smart working, pur non essendo sottoposta a controllo eccessivo, auspichi comunque ad avere più libertà. La stessa percentuale tra i lavoratori non in smart working scende al 30%.

Consiglio: introdurre politiche per la gestione dello smart working

È dovere di un buon manager manager assicurarsi che il proprio team possa lavorare al massimo della produttività ma è complicato stabilire il limite tra supporto e controllo eccessivo, soprattutto nel caso dei lavoratori in smart working.

Sfortunatamente, non esiste una formula prestabilita per ottenere questo risultato, soprattutto perché ogni dipendente è diverso. Tuttavia, è possibile stabilire delle politiche aziendali per regolare lo smart working ed evitare così di abbandonare i lavoratori a sé stessi o, al contrario, cadere nell’eccessivo micro-management dei propri collaboratori. Ecco alcuni esempi:

  • Usare la webcam nelle videoconferenze
  • Rispondere ai messaggi entro 24 ore
  • Avvisare i colleghi quando si va in pausa
  • Aggiornare sempre il proprio status nella live chat aziendale per informare i colleghi della propria disponibilità

La comunicazione dovrebbe sempre essere la preoccupazione organizzativa numero uno. Quando si lavora a distanza, è difficile mantenere alto il livello di comunicazione e pertanto bisogna investire in strumenti di team collaboration per gestire i flussi di lavoro in maniera ottimale.

La presenza di politiche comuni riduce la necessità di controllo da parte di manager e dirigenti e, di conseguenza, lo stress dei dipendenti che vengono così informati del comportamento che devono tenere durante il lavoro a distanza.

Per organizzare lo smart working nel 2021 è importante trovare il giusto equilibrio e accogliere le nuove sfide

Anche se viviamo tempi incerti, il 2020 ci ha dato un’opportunità per ripensare, resettare, reinventarci a livello aziendale e individuale. Lo smart working è la nostra nuova realtà e, se fatto bene, può aiutare le aziende ad essere più produttive, competitive e consapevoli.

La nuova modalità di lavoro porta con sé sfide importanti in termini di organizzazione aziendale ma apre anche le porte a nuove opportunità come, ad esempio, la possibilità di accedere ad un pool di talenti disponibili in tutto il mondo.

Con le nuove culture lavorative, appariranno nuove opportunità di business e coloro che saranno in grado di reinventarsi avranno maggiori possibilità di prosperare e sopravvivere a situazioni estreme come quella che stiamo vivendo ora.

Vuoi saperne di più? Consulta il nostro catalogo di software per lavoro a distanza


Metodologia

Per la raccolta di questi dati, Capterra ha intervistato 1.538 professionisti suddivisi tra 1.256 dipendenti (posizioni intermedie e di middle management) e 282 profili senior (dirigenti e imprenditori).

Gli intervistati hanno più di 18 anni, risiedono in Italia e lavorano per aziende di diversi settori a tempo pieno (80%) o a tempo parziale (20%).

Il 60% degli intervistati lavora attualmente in smart working mentre il 40% non effettua lavoro a distanza.

Il sondaggio è stato condotto dal 13 al 17 novembre 2020.

 

 

 

10 empresas de software en España a seguir en el 2021

10 empresas de software en España a seguir en el 2021

10 empresas de software en España a seguir en el 2021

Capterra ha seleccionado a 10 exitosas empresas de software B2B (negocio a negocio por sus siglas en inglés) con sede en España a las cuales hay que seguir de cerca durante el 2021. Son organizaciones que cubren distintas necesidades empresariales, desde gestión de viajes de negocios o administración de propiedades de alquiler vacacional hasta software de recursos humanos o de creación de formularios y encuestas

¿Por qué seguir estas empresas de software en España? Porque son compañías que van a la alza, sus programas han tenido buenas valoraciones en Capterra y los productos y servicios que ofrecen son utilizados a nivel internacional tanto por pymes como por grandes empresas e incluso de uso académico o personal.

La lista se presenta en orden alfabético y se ha elegido según los siguiente criterios:

  • La empresa tiene la sede en España.
  • El software de la compañía cuenta con un mínimo de 30 opiniones publicadas en Capterra durante los últimos dos años.
  • La calificación del software de la empresa es de 4 estrellas o más en Capterra.
  • La empresa fue fundada a partir del 2010.
  • El software de la empresa tiene un alto volumen de búsqueda en internet.

Ve al final del artículo para ver la metodología completa mediante la cual se hizo la selección de las empresas del artículo.

10 empresas de software B2B con sede en España a seguir en el 2021

BEWE Software

  • Empresa: BEWE Software
  • Software: BEWE
  • Fundador: Diego Ballesteros
  • Fundada: 2014
  • Sede: Madrid

BEWE es una solución para gestionar centros de belleza y wellness, tanto de uso interno como de cara al cliente. La plataforma permite llevar la contabilidad del centro, los stocks, el número de solicitud de servicios, cantidad facturada al día o en cierto periodo de tiempo, contador de interacciones con clientes por distintos canales, entre otras funciones.

Entre sus funcionalidades se encuentran: crear una app personalizada, posibilitar el pago online, gestionar el calendario de los centros y automatización de campañas de marketing y fidelización. Cuenta con la integración de Google Maps que vincula las búsquedas de internet con los centros de belleza y wellness de los clientes.

Más información

Factorial

  • Empresa: Factorial
  • Software: Factorial
  • Fundadores: Jordi Romero, Pau Ramón y Bernat Farrero
  • Fundada: 2016
  • Sede: Barcelona

Factorial es una plataforma basada en la nube de recursos humanos y planes de incentivos a empleados. El objetivo de este software es optimizar procesos y tareas administrativas. Está ideado para que las empresas tengan el control de la gestión de los datos de su plantilla.

La herramienta permite administrar vacaciones, bajas y ausencias, analizar datos internos, control de horarios y turnos, facilitar el reclutamiento de nuevos empleados, automatizar la generación de nóminas y contratos laborales, entre otras características.

Más información

Hireflix

  • Empresa: Hireflix
  • Software: Hireflix
  • Fundador: Nacho González-Barros y Antonio González
  • Fundada: 2018
  • Sede: Barcelona 

Hireflix es un software de vídeo-entrevistas de trabajo asincrónicas, esto significa que el postulante recibe la invitación a una entrevista pregrabada y puede realizarla cuando mejor le convenga. La finalidad de esta plataforma es que los reclutadores puedan registrar más respuestas de candidatos en menos tiempo en comparación a si se tuvieran que hacer una a una.

La herramienta utiliza una interfaz de drag and drop para diseñar la entrevista, con ella también se pueden programar los mensajes y recordatorios (vía SMS y correo electrónico) a los candidatos, así como el seguimiento del proceso. Cuando las entrevistas se han grabado se pueden calificar en la misma plataforma. 

Más información

iLovePDF

  • Empresa: iLovePDF
  • Software: iLovePDF
  • Fundador: Marco Grossi
  • Fundada: 2010
  • Sede: Barcelona

iLovePDF es una plataforma para gestionar de múltiples maneras archivos PDF, uno de los formatos más conocidos y usados actualmente. Con este software se puede editar, organizar, dividir, combinar, comprimir, optimizar y administrar la seguridad de este tipo de archivos. También tiene la funcionalidad de convertir otros formatos de archivo a PDF y viceversa, por ejemplo: JPG, Word, Excel, PowerPoint, HTML y PDF/A.

Este servicio está disponible como app de móvil, software de instalación local en el ordenador y mediante el navegador. Está enfocado tanto al uso educativo como en los negocios.

Más información

Landbot

  • Empresa: Landbot
  • Software: Landbot
  • Fundadores: Cristobal Villar, Fernando Guirao y Jiaqi Pan
  • Fundada: 2015
  • Sede: Barcelona

Landbot es una plataforma para crear apps de chatbots por medio de una interfaz drag and drop. Está diseñado para que tanto principiantes como expertos puedan desarrollar chatbots personalizados para sus negocios. Sirve tanto para los procesos de asistencia al cliente como para generar nuevas oportunidades de clientes. .

Los chatbots que se construyen con esta herramienta se pueden implementar en una página web, una API, en WhatsApp o en Facebook Messenger. La app permite a los clientes conversar con un bot o con un humano, dependiendo sus necesidades. Los datos de las conversaciones se pueden almacenar y analizar en la misma plataforma pero también se puede compartir con otras herramientas para ser procesadas externamente, como un CRM o un ERP.

Más información

Lodgify

  • Empresa: Lodgify
  • Software: Lodgify
  • Fundadores: Dennis Klett y Marco De Gregorio
  • Fundada: 2012
  • Sede: Barcelona

Lodgify es un software de gestión y cobro de alquiler de casas vacacionales. Con esta herramienta puedes crear una página web de la propiedad que quieres alquilar, incluye de forma gratuita el dominio y recursos ilimitados del servidor.

Este servicio se sincroniza con Airbnb, VRBO, Booking, Expedia, entre otras, de esta manera se pueden controlar las reservas y calendario de estos canales desde Lodgify. A su vez, posibilita el pago online con distintas pasarelas y en múltiples monedas. Está disponible en más de 190 países.

Más información

Rentals United

  • Empresa: Rentals United
  • Software: Rentals United
  • Fundadores: Emil Majkowski, Vanessa de Souza Lage y James Burrows
  • Fundada: 2014
  • Sede: Barcelona 

Rentals United es un software basado en la nube con el que se gestionan distintos canales de alquileres de propiedades vacacionales. Desde esta plataforma se puede actualizar la disponibilidad, el precio, las fotos y la información de la propiedad en 40 canales distintos (generales o de nicho), incluidos AirBnB, Expedia y Booking, por mencionar algunos. 

El software también permite que los clientes realicen directamente una reserva por medio de páginas específicas, así como se tiene el control de las reservaciones, los mensajes y peticiones de los huéspedes, entre otras. 

Más información

The Mail Track Company

  • Empresa: The Mail Track Company
  • Software: MailTrack
  • Fundadores: Eduardo Manchón y Nacho González-Barros
  • Fundada: 2013
  • Sede: Barcelona

MailTrack es un tracker de correos electrónicos para Gmail, esta herramienta hace seguimiento de los emails que se envían y notifica cuando el receptor los ha abierto, siguiendo el estilo del doble tic (✓✓) de WhatsApp, un tic ✓ significa que el email ha sido entregado y el doble tic ✓✓ que ha sido abierto. La herramienta indica cuándo fue la primera vez que se abrió el email y permite hacer campañas de email marketing. 

Cuenta con versión gratuita y versión Pro, esta última incluye más funcionalidades como integración con herramientas CRM, cuánta veces se ha abierto el correo, informes de seguimientos diarios, recordatorios, por mencionar algunas.

Más información

Travelperk

  • Empresa: Travelperk
  • Software: Travelperk
  • Fundadores: Avi Meir, Javier Suarez, Ron Levin
  • Fundada: 2015
  • Sede: Barcelona 

Travelperk es una plataforma de gestión y reservas de viajes corporativos. En ella se centraliza la planificación de un viaje de negocios, buscar la disponibilidad, dentro el presupuesto establecido, automatización de facturas, así como muestra distintas opciones de medios de viaje: vuelos, trenes y coches de alquiler. 

La herramienta está diseñada para facilitar el trabajo tanto a los encargados de organizar los viajes como a los viajeros. Ofrece soporte de viaje 24/7 atendido por personas, en caso de cualquier incidencia.

Más información

Typeform

  • Empresa: Typeform
  • Software: Typeform
  • Fundadores: Robert Muñoz y David Okuniev
  • Fundada: 2012
  • Sede: Barcelona

Typeform es una plataforma basada en la nube que sirve para crear encuestas o formularios. La idea de este producto es ir pregunta a pregunta, de manera informal para que la experiencia del encuestado sea más parecida a una charla entre amigos.

El software permite agregar elementos como fotos o vídeos que van reaccionando a las respuestas, agregando interactividad a la experiencia. El editor de Typeform presenta una interfaz de drag and drop para diseñar los cuestionarios. Se pueden utilizar plantillas creadas por Typeform o puedes hacerlas tu mismo desde cero. A la vez también permite integrar las encuestas con otras plataformas como MailChimp, Hubspot o Google Sheets.

Más información

¿Quieres saber más? Visita nuestro catálogo de software para empresas para descubrir y comparar productos.

Metodología
Las empresas presentadas en este artículo fueron seleccionadas siguiendo estos criterios:
  • Software de la empresa tiene 30 opiniones o más publicadas en los últimos dos años en Capterra
  • Cada software tiene 4 estrellas o más de calificación en Capterra
  • La empresa cuenta con una oficina central en España
  • La empresa fue fundada a partir del 2010 en adelante
  • El nombre del software de la empresa presenta un alto volumen de búsqueda (SV por sus siglas en inglés) en internet
Los productos se presentan en orden alfabético.

Smart office: l’ufficio del futuro

Smart office e ufficio digitale

Smart office e ufficio digitale

I recenti sviluppi osservati nel mondo del lavoro contribuiscono alla nascita di un modello già ben noto in molti ambienti professionali, basato su una maggiore flessibilità e mobilità. Agevolare l’accesso alle risorse aziendali in qualsiasi luogo e momento è una delle principali sfide di questa nuova dinamica.

La tendenza è tanto più pronunciata che la trasformazione digitale interessa tutti i settori di attività e da origine a soluzioni innovative come i software per digital workplace. Concetto molto attuale, il digital workplace – anche noto come smart office o ufficio digitale – risponde alle sfide del lavoro moderno e presenta molteplici vantaggi sia per i lavoratori che per le aziende.

Che cos’è lo smart office?

Lo smart office è un ambiente digitale di lavoro che offre agli utenti un accesso centralizzato a tutti gli strumenti e le informazioni necessarie per lo svolgimento delle loro funzioni all’interno dell’azienda. Si presenta come una versione digitale dell’ufficio fisico o della sala riunioni. L’ufficio digitale è una piattaforma collaborativa che unisce le principali risorse utilizzate dall’azienda, come le e-mail, la messaggistica istantanea, i social media, i software per uso professionale e la gestione dei documenti. A seconda delle particolari caratteristiche, lo smart office può anche integrare specifiche applicazioni aziendali, adattandosi così alle esigenze di ogni organizzazione.

Diretta conseguenza dell’evoluzione della rete Intranet, il digital workplace è una soluzione complessa che va ben al di là dei portali aziendali e delle suite per la produttività come Office 365 o G-Suite. Queste ultime, infatti, si limitano a fornire accesso a una varietà di applicazioni e a un ambiente di lavoro collaborativo senza garantire l’interconnessione e l’integrazione tra i vari strumenti. L’ufficio digitale è uno spazio di lavoro virtuale unificato e fondato su due principi fondamentali: l’integrazione e la collaborazione.

Quali sono le sfide dell’ufficio digitale?

Lo smart office si adatta alle nuove modalità di lavoro sempre più trasversali e collaborative. Il miglioramento della produttività dei dipendenti e della comunicazione all’interno dell’azienda sono le due principali sfide di questo strumento del futuro.

Migliorare la produttività dei dipendenti

Le modalità di lavoro e l’ambiente professionale stanno cambiando radicalmente. La necessità di flessibilità e di mobilità dei lavoratori sta contribuendo all’ espansione del telelavoro e della virtualizzazione.

Unificando in maniera intelligente tutti gli strumenti di lavoro, lo smart office semplifica l’accesso a molteplici programmi interconnessi di gestione delle attività, stimolando così la produttività dei collaboratori, che possono accedere alla propria area di lavoro, nonché a tutte le risorse aziendali, in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo, siano essi in ufficio, a casa o in viaggio.

Grazie alla centralizzazione delle applicazioni aziendali (talvolta troppo numerose), non è più necessario passare continuamente da un ambiente all’altro. Di conseguenza, si riducono significativamente le perdite di tempo mentre migliora l’efficienza delle squadre.

Migliorare la collaborazione e la comunicazione interna

La comunicazione è una sfida importante per le organizzazioni che desiderano un personale sempre più unito e coinvolto. Si tratta anche di un principio fondamentale dell’ufficio digitale, in quanto quest’ultimo agevola e ottimizza lo scambio di informazioni tra i collaboratori attraverso soluzioni integrate di messaggistica aziendale.

Migliorare la comunicazione e ottimizzare la condivisione delle informazioni contribuisce ad una più efficiente collaborazione all’interno dell’azienda, permettendo così di risparmiare tempo e di aumentare la produttività del personale.

Inoltre, il digital workplace crea un ambiente professionale dinamico che migliora l’appetibilità del posto di lavoro. Tutti questi fattori influiscono positivamente sulle prestazioni dei dipendenti.

Quali sono i principali vantaggi dello smart office?

Lo smart office comporta benefici associati alla trasformazione digitale dell’azienda, soprattutto in termini di mobilità, flessibilità e velocità nell’esecuzione delle attività. Permette inoltre di raggruppare queste attività sotto un’unica piattaforma e di collegare tra di loro tutti gli strumenti e le risorse di cui il dipendente ha bisogno per lavorare in modo efficiente.

Focalizzato sulle esigenze degli utenti, l’ufficio digitale crea un ambiente sicuro e funzionale che si adatta alle attività dei lavoratori, che possono così condividere facilmente documenti e conoscenze e fornire o ricevere assistenza e informazioni.

Più in particolare, il digital workplace consente di:

  • Disporre di un accesso unico e sicuro alle risorse professionali;
  • Agevolare e sincronizzare l’interazione e la comunicazione tra i collaboratori;
  • Coinvolgere i collaboratori e organizzare la collaborazione in base alle esigenze;
  • Pianificare le attività in un calendario condiviso e semplificarne la gestione;
  • Sfruttare e condividere le conoscenze e le risorse in tutta semplicità;
  • Accedere ai documenti e alle informazioni in mobilità;
  • Offrire un pannello di controllo in tempo reale;
  • Ridurre i costi operativi attraverso l’automazione delle attività.

I vincoli legati all’implementazione di uno smart office

Difficile da attuare a causa della sua complessità e della molteplicità di strumenti integrati che lo compongono, lo smart office non può essere immaginato come un elemento separato dalla strategia digitale dell’azienda. Infatti, la creazione di un ufficio digitale prevede innanzitutto un determinato livello di maturità del sistema informatico dell’organizzazione. Nasce dalla trasformazione digitale dell’azienda, la quale deve quindi soddisfare i requisiti di governance, di sicurezza, di gestione dei dati e di formazione del personale.

Anche l’integrazione dei dati è un elemento fondamentale ai fini della creazione di uno smart office, affinché quest’ultimo consenta di integrare i dati da una varietà di software implementati. Questa è la differenza tra l’ufficio digitale e le applicazioni di collaborazione. Inoltre, ogni settore professionale ha le proprie specifiche caratteristiche, di cui un digital workplace deve tenere conto. La piattaforma deve pertanto adattarsi alle esigenze di ogni organizzazione e garantire un ambiente di lavoro adatto alle aspettative e alle attività dei dipendenti, aumentando la loro produttività e il benessere sul luogo di lavoro.

Vuoi saperne di più? Consulta il nostro catalogo di software per digital workplace

6 consigli fondamentali per il tuo processo di onboarding digitale

Processo di onboarding digitale

Le prime impressioni sono importanti, soprattutto quando si tratta del luogo di lavoro. L’esperienza di un nuovo dipendente durante i suoi primi giorni di lavoro può essere decisiva per quanto riguarda l’opinione che si farà dell’azienda. 

Processo di onboarding digitale

In assenza di un buon processo di onboarding, i nuovi assunti potrebbero non sentirsi a proprio agio con il nuovo lavoro, ad esempio per non aver ben chiaro quale sia il loro ruolo, non sapere a chi rivolgersi e, di conseguenza, essere incapaci di iniziare con il piede giusto.

Nel caso del lavoro da remoto, fare un buon onboarding può essere ancora più difficile. I manager non sono presenti per accogliere fisicamente i nuovi dipendenti sul posto di lavoro e, pertanto, devono fare uno sforzo in più per aiutarli a mettersi in pista.

Se stai cercando come preparare l’onboarding digitale per i nuovi membri del tuo team in telelavoro, abbiamo le informazioni che cercavi. Questo articolo funge da checklist per l’onboarding da remoto per darti tutto il necessario per elaborare un’esperienza di onboarding semplice e trasparente.

Che cos’è l’onboarding digitale?

L’onboarding digitale o virtuale è il processo attraverso il quale le aziende accolgono un nuovo lavoratore nel suo ruolo a distanza. A differenza dell’onboarding tradizionale, che si svolge normalmente di persona in ufficio, quello virtuale avviene mediante un software per videoconferenze e strumenti di team collaboration.

Un processo di onboarding digitale ottimale prevede:

  • Una panoramica del ruolo del dipendente
  • La presentazione del nuovo membro ai suoi principali colleghi
  • Un riepilogo di tutti i sistemi interni necessari per il lavoro
  • La revisione del vademecum dell’azienda
  • La presentazione della cultura aziendale

Perché è importante l’onboarding digitale, anche da remoto?

L’onboarding è importante in qualsiasi realtà lavorativa per fomentare nel nuovo membro del personale la fiducia nel proprio ruolo e un’approfondita conoscenza dell’azienda. Serve anche per risparmiare tempo sul lungo termine. Se i dipendenti ricevono tutte le informazioni corrette sin dal primo momento, i manager non dovranno dedicare molto altro tempo a rispondere a domande e dare spiegazioni in un secondo momento.

Nella realtà dello smart working, l’onboarding diventa ancora più importante. I dipendenti che lavorano da casa non hanno la possibilità di avvicinarsi a un collega per fare una semplice domanda. Anche l’assenza di eventi di lavoro presenziali può rendere più difficile sentirsi parte dell’azienda.

Fortunatamente, grazie alle moderne tecnologie e ad alcune soluzioni creative, è possibile migliorare il processo di onboarding digitale per far sì che i nuovi assunti si sentano ben accolti e sicuri di sé fin dal primo giorno di lavoro.

Quali sono i migliori strumenti per l’onboarding digitale?

Per creare un processo di onboarding da remoto ottimale è indispensabile innanzitutto disporre degli strumenti e della tecnologia appropriati. Esistono in totale cinque principali tipi di software che dovresti implementare e avviare prima di poter effettuare un corretto onboarding per i tuoi smart worker.

1. Software di collaborazione aziendale

Per prima cosa, avrai bisogno di un software di collaborazione aziendale. Programmi come Monday.com e Asana permettono ai dipendenti di lavorare insieme ai progetti da remoto, organizzare il flusso di lavoro e garantire gli uni agli altri la trasparenza sullo stato delle attività. Monday.com dispone anche di un template per l’onboarding dei dipendenti che potrai sfruttare per muovere i tuoi primi passi con il processo di onboarding.

2. Software per videoconferenze

Lavorare a distanza può provocare una sensazione di isolamento, che tuttavia può essere mitigata con l’uso di un software per videoconferenze. Con piattaforme come Zoom o Webex, puoi riunirti “faccia a faccia” con i tuoi nuovi dipendenti in occasione della loro prima giornata di lavoro. Un’iniziativa importante per aiutarli a relazionarsi con te e con gli altri colleghi da un punto di vista più umano.

3. Software per comunicazione interna

Le videoconferenze sono ottime per le riunioni, ma può capitare che durante il processo di onboarding i nuovi membri del personale abbiano delle domande da porti al volo. In questo caso, strumenti come Slack o Workplace by Facebook, sono molto comodi poiché permettono ai nuovi arrivati di ottenere le risposte di cui hanno bisogno dalle persone giuste e al momento giusto.

4. Gestionali HR

Il dipartimento delle risorse umane riveste un ruolo importante nell’onboarding dei dipendenti da remoto. Per riuscire a tenere traccia di ogni cosa relativa al personale, dai permessi ai contratti di assunzione, puoi dotare il dipartimento HR di software come BambooHR o Calamari.

5. Software per la firma digitale

In un ufficio convenzionale, un dipendente trascorre la maggior parte del suo primo giorno di lavoro a firmare contratti e compilare moduli. Tali pratiche possono essere complicate da gestire a distanza, a meno che non si disponga di un software per la firma digitale come eSign Genie o DocuSign. Con piattaforme di questo tipo non dovrai più scansionare o stampare alcun documento, che verrà invece digitalizzato consentendo di apporre la firma con un semplice click.

6 consigli per l’onboarding digitale e la nuova esperienza di assunzione

1. ‘A tu per tu’ virtuali

Anche se difficilmente riuscirai a incontrare di persona i tuoi lavoratori da remoto, assicurati che possano associare un volto a un nome. Non esitare a riempire le loro prime giornate di lavoro con videochiamate con te o con chiunque lavorerà con loro.

2. Distribuisci le responsabilità

Un buon processo di onboarding non dovrebbe essere gestito da una sola persona. Delega i vari aspetti della formazione a membri del personale che lavoreranno con il nuovo arrivato. In questo modo potrà conoscere molte persone e imparare svariate abilità direttamente dagli esperti del settore.

3. Spazio a cultura e vita sociale

Con tutte le attività amministrative e formative previste durante l’onboarding virtuale è facile dimenticarsi degli aspetti culturali legati alla tua azienda. È importante anche organizzare delle videoconferenze con i responsabili di ogni dipartimento, in modo tale che i nuovi dipendenti possano conoscere i membri del loro team e farsi un’idea della cultura aziendale.

4. Prevedi un piano d’emergenza

Un processo di onboarding che si rispetti dovrà comprendere un piano di emergenza nel caso qualcosa vada storto. Per esempio, uno dei formatori potrebbe non essere disponibile oppure qualche problema di connessione potrebbe rendere impossibile lo svolgimento di una videoconferenza. Prepara dei piani di emergenza per tali evenienze. Ad esempio, potresti fornire ai tuoi nuovi dipendenti dei numeri di telefono da chiamare quando le videoconferenze non funzionano.

5. Offri una formazione presenziale ove possibile

A seconda del tipo di contesto di telelavoro, puoi dare ai nuovi membri del personale l’opportunità di conoscere i colleghi di persona. Ciò può essere possibile attraverso una giornata di formazione presso la sede dell’azienda oppure mettendo in contatto i dipendenti di una stessa regione in modo tale che possano costruire un legame umano più solido con gli altri lavoratori.

6. Ripensa il contenuto per adattarlo a un ufficio in casa

È necessario ripensare le parti del processo di onboarding sulla salute e la sicurezza per incentrarle sul lavoro da casa anziché sull’ambiente d’ufficio. Per fare un esempio, non ha molto senso spiegare la procedura antincendio in questo momento in cui tutti lavorano da remoto. Piuttosto, è importante pensare a come creare un ambiente di lavoro in casa che sia sicuro e confortevole.

Vuoi saperne di più? Consulta il nostro catalogo di software di team collaboration per scoprire tutti i prodotti.

Conversational AI in de klantenservice: hoe werkt het en waar moet je beginnen?

conversational ai in de klantenservice

Chatbots hebben hun beperkingen in de interactie met klanten en de meeste bedrijven zijn zich hiervan terdege bewust. Als je de klantenservice verder wilt automatiseren, kom je niet om conversational AI platforms heen. Dit artikel belicht:

  • hoe conversational AI werkt;
  • wat het verschil is tussen conversational AI en chatbots; 
  • hoe jouw bedrijf de beste applicatie voor de klantenservice kan vinden.

conversational ai in de klantenservice

Hoe werkt conversational AI?

AI, artificial intelligence of kunstmatige intelligentie, kan tegenwoordig ook worden ingezet om menselijke spraak te begrijpen en te gebruiken. De bijbehorende technologie wordt Natural Language Processing (NLP) genoemd. 

Er wordt al jaren geprobeerd om computers met mensen te laten communiceren. In het begin werden computersystemen getraind om complexe sets regels toe te passen (rule based AI). De huidige conversational AI-systemen kunnen al overweg met de complexiteiten en diepe structuren van menselijke taal. De algoritmen van conversational AI zorgen ervoor dat het systeem doorlopend leert van de interacties met mensen.

Tijdens die levensechte gesprekken worden ook data gebruikt en verzameld, van een bedrijf of van een derde partij. Omdat het AI-systeem blijft leren van de gesprekken met elk individu, kunnen de interacties tussen klanten en systemen worden gepersonaliseerd. 

Het verschil tussen chatbots en conversational AI

Veel mensen weten inmiddels wel wat chatbots zijn. De klant typt een eenvoudige vraag en de chatbot geeft een antwoord vanuit zijn beperkte repertoire van vooraf geprogrammeerde regels en antwoorden. Een rule based chatbot heeft een exact voorbeeld nodig van elke manier waarop een klant een vraag kan formuleren. Een AI-systeem daarentegen, herkent natuurlijke spraak en ‘weet’ dat een vraag op verschillende manieren kan worden gesteld. Een conversational AI-systeem kan bijvoorbeeld ook met afwijkingen, zoals spelfouten, uit de voeten, terwijl een chatbot de vraag dan niet meer herkent. 

Veel bedrijven maken al gebruik van chatbots voor diverse aspecten van hun klantenservice. De klant zal dit echter niet als een dialoog ervaren. Het is meer een reeks vereenvoudigde vragen met bijbehorende standaardantwoorden. Als de klant de bot afsluit, is dat meteen het einde van het gesprek. De bot onthoudt niet wie de klant is en kan bij een eventueel volgend contact ook niet terugverwijzen naar vorige gesprekken.

Chatbots hebben geen inzicht in de context, zoals het profiel van klanten, hun aankoopgeschiedenis of waar ze zich bevinden. De meeste chatbots werken op basis van tekst, maar veel telefooncentrales en callcenters gebruiken ook spraakbots. In de meest elementaire vorm vraagt de stem om eenvoudige informatie. De klant antwoordt en hierdoor wordt een bepaalde actie getriggerd. Ook dit is een systeem op basis van regels met beperkte antwoorden. 

Wat conversational AI voor de klantenservice doet

Een goed conversational AI-systeem kan menselijke emoties, zoals empathie of vriendelijkheid, nabootsen in zijn taalgebruik en op die manier een relatie met de klant opbouwen. De interactie is persoonlijker. 

Bij het gesprek kunnen bovendien databases van de klant of derden worden gebruikt om een transactie te vereenvoudigen of informatie bijeen te brengen. De klant krijgt zo een naadloze service. Voor het bedrijf betekent dit dat de kosten kunnen worden verlaagd. Medewerkers hoeven niet meer telkens opnieuw dezelfde vragen te beantwoorden, maar kunnen worden ingezet op complexere ondersteuningsvragen. 

Wanneer een bedrijf zijn producten of diensten verandert, moeten chatbots opnieuw worden getraind. Dit is niet handig voor bedrijven die met veel veranderingen te maken hebben. Als je een chatbot vergelijkt met conversational AI, is de eerste investering in AI meestal wel hoger, maar zijn de onderhoudskosten op de langere termijn juist lager. 

Waar te beginnen op je AI-traject

We hebben nu enkele belangrijke voordelen van conversational AI gezien. Vervolgens moet je kijken wat er beschikbaar is op de markt en welke platforms geschikt zijn voor de specifieke behoeften van jouw bedrijf. 

GetApp biedt een overzicht van meer dan 60 conversational AI platforms, waarvoor je diverse filters kunt instellen. Je kunt bijvoorbeeld filteren op functionaliteit, meerdere talen of integratie met applicaties van derden, als dat voor jou van belang is. Verder kun je filteren op het type organisatie en de diverse apparaten die jij moet ondersteunen. 

Houd er bij het bekijken van de verschillende platforms rekening mee dat deze technologie razendsnel verandert. Kies dus voor een systeem dat ook in de toekomst aan jouw zakelijke behoeften kan blijven voldoen. 

Data gebruiken om jouw conversational AI platform te bouwen

Met conversational AI kunnen bedrijven data verzamelen van gesprekken en andere interacties met klanten. Een bedrijf kan zo een huidige interactie aan een interactie uit het verleden koppelen of tijdens een gesprek aanvullende zakelijke voorstellen doen. Deze manier van datagebruik brengt wel de verantwoordelijkheid met zich mee om data van klanten veilig te houden. Een bedrijf moet bij het bouwen van een conversational AI systeem al in een vroeg stadium samenwerken met adviseurs op het gebied van IT-beveiliging. Transacties moeten op de juiste wijze worden versleuteld en alle bestaande regels voor IT governance moeten op het nieuwe systeem worden toegepast. 

Deze systemen zijn steeds beter in staat om meerdere databronnen te gebruiken. Daarom is het belangrijk om een goed inzicht te hebben in welke data van wie zijn, wie ze mag gebruiken en waarvoor. 

Conversational AI heeft voordelen voor klanten en bedrijven

Conversational AI is een baanbrekende technologie voor de klantenservice. Het is een gebied dat zich in een razend tempo ontwikkelt. Bedrijven moeten een platform en systeem kiezen waarmee ze snel kunnen opschalen en kunnen profiteren van de laatste ontwikkelingen. Spraak zal steeds belangrijker worden en interacties in natuurlijke taal tussen mensen en IT-systemen zullen elementen van menselijke gesprekken bevatten, zoals de juiste toon en emotie. Een groot voordeel van conversational AI dat steeds belangrijker zal worden, is de mogelijkheid om data te verzamelen en te gebruiken. Dit is iets waarvan zowel klanten als bedrijven zullen profiteren. 

En nu? Bekijk onze online catalogus met conversational AI software om de juiste tool te vinden.