Smart office: l’ufficio del futuro

Smart office e ufficio digitale

Smart office e ufficio digitale

I recenti sviluppi osservati nel mondo del lavoro contribuiscono alla nascita di un modello già ben noto in molti ambienti professionali, basato su una maggiore flessibilità e mobilità. Agevolare l’accesso alle risorse aziendali in qualsiasi luogo e momento è una delle principali sfide di questa nuova dinamica.

La tendenza è tanto più pronunciata che la trasformazione digitale interessa tutti i settori di attività e da origine a soluzioni innovative come i software per digital workplace. Concetto molto attuale, il digital workplace – anche noto come smart office o ufficio digitale – risponde alle sfide del lavoro moderno e presenta molteplici vantaggi sia per i lavoratori che per le aziende.

Che cos’è lo smart office?

Lo smart office è un ambiente digitale di lavoro che offre agli utenti un accesso centralizzato a tutti gli strumenti e le informazioni necessarie per lo svolgimento delle loro funzioni all’interno dell’azienda. Si presenta come una versione digitale dell’ufficio fisico o della sala riunioni. L’ufficio digitale è una piattaforma collaborativa che unisce le principali risorse utilizzate dall’azienda, come le e-mail, la messaggistica istantanea, i social media, i software per uso professionale e la gestione dei documenti. A seconda delle particolari caratteristiche, lo smart office può anche integrare specifiche applicazioni aziendali, adattandosi così alle esigenze di ogni organizzazione.

Diretta conseguenza dell’evoluzione della rete Intranet, il digital workplace è una soluzione complessa che va ben al di là dei portali aziendali e delle suite per la produttività come Office 365 o G-Suite. Queste ultime, infatti, si limitano a fornire accesso a una varietà di applicazioni e a un ambiente di lavoro collaborativo senza garantire l’interconnessione e l’integrazione tra i vari strumenti. L’ufficio digitale è uno spazio di lavoro virtuale unificato e fondato su due principi fondamentali: l’integrazione e la collaborazione.

Quali sono le sfide dell’ufficio digitale?

Lo smart office si adatta alle nuove modalità di lavoro sempre più trasversali e collaborative. Il miglioramento della produttività dei dipendenti e della comunicazione all’interno dell’azienda sono le due principali sfide di questo strumento del futuro.

Migliorare la produttività dei dipendenti

Le modalità di lavoro e l’ambiente professionale stanno cambiando radicalmente. La necessità di flessibilità e di mobilità dei lavoratori sta contribuendo all’ espansione del telelavoro e della virtualizzazione.

Unificando in maniera intelligente tutti gli strumenti di lavoro, lo smart office semplifica l’accesso a molteplici programmi interconnessi di gestione delle attività, stimolando così la produttività dei collaboratori, che possono accedere alla propria area di lavoro, nonché a tutte le risorse aziendali, in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo, siano essi in ufficio, a casa o in viaggio.

Grazie alla centralizzazione delle applicazioni aziendali (talvolta troppo numerose), non è più necessario passare continuamente da un ambiente all’altro. Di conseguenza, si riducono significativamente le perdite di tempo mentre migliora l’efficienza delle squadre.

Migliorare la collaborazione e la comunicazione interna

La comunicazione è una sfida importante per le organizzazioni che desiderano un personale sempre più unito e coinvolto. Si tratta anche di un principio fondamentale dell’ufficio digitale, in quanto quest’ultimo agevola e ottimizza lo scambio di informazioni tra i collaboratori attraverso soluzioni integrate di messaggistica aziendale.

Migliorare la comunicazione e ottimizzare la condivisione delle informazioni contribuisce ad una più efficiente collaborazione all’interno dell’azienda, permettendo così di risparmiare tempo e di aumentare la produttività del personale.

Inoltre, il digital workplace crea un ambiente professionale dinamico che migliora l’appetibilità del posto di lavoro. Tutti questi fattori influiscono positivamente sulle prestazioni dei dipendenti.

Quali sono i principali vantaggi dello smart office?

Lo smart office comporta benefici associati alla trasformazione digitale dell’azienda, soprattutto in termini di mobilità, flessibilità e velocità nell’esecuzione delle attività. Permette inoltre di raggruppare queste attività sotto un’unica piattaforma e di collegare tra di loro tutti gli strumenti e le risorse di cui il dipendente ha bisogno per lavorare in modo efficiente.

Focalizzato sulle esigenze degli utenti, l’ufficio digitale crea un ambiente sicuro e funzionale che si adatta alle attività dei lavoratori, che possono così condividere facilmente documenti e conoscenze e fornire o ricevere assistenza e informazioni.

Più in particolare, il digital workplace consente di:

  • Disporre di un accesso unico e sicuro alle risorse professionali;
  • Agevolare e sincronizzare l’interazione e la comunicazione tra i collaboratori;
  • Coinvolgere i collaboratori e organizzare la collaborazione in base alle esigenze;
  • Pianificare le attività in un calendario condiviso e semplificarne la gestione;
  • Sfruttare e condividere le conoscenze e le risorse in tutta semplicità;
  • Accedere ai documenti e alle informazioni in mobilità;
  • Offrire un pannello di controllo in tempo reale;
  • Ridurre i costi operativi attraverso l’automazione delle attività.

I vincoli legati all’implementazione di uno smart office

Difficile da attuare a causa della sua complessità e della molteplicità di strumenti integrati che lo compongono, lo smart office non può essere immaginato come un elemento separato dalla strategia digitale dell’azienda. Infatti, la creazione di un ufficio digitale prevede innanzitutto un determinato livello di maturità del sistema informatico dell’organizzazione. Nasce dalla trasformazione digitale dell’azienda, la quale deve quindi soddisfare i requisiti di governance, di sicurezza, di gestione dei dati e di formazione del personale.

Anche l’integrazione dei dati è un elemento fondamentale ai fini della creazione di uno smart office, affinché quest’ultimo consenta di integrare i dati da una varietà di software implementati. Questa è la differenza tra l’ufficio digitale e le applicazioni di collaborazione. Inoltre, ogni settore professionale ha le proprie specifiche caratteristiche, di cui un digital workplace deve tenere conto. La piattaforma deve pertanto adattarsi alle esigenze di ogni organizzazione e garantire un ambiente di lavoro adatto alle aspettative e alle attività dei dipendenti, aumentando la loro produttività e il benessere sul luogo di lavoro.

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6 consigli fondamentali per il tuo processo di onboarding digitale

Processo di onboarding digitale

Le prime impressioni sono importanti, soprattutto quando si tratta del luogo di lavoro. L’esperienza di un nuovo dipendente durante i suoi primi giorni di lavoro può essere decisiva per quanto riguarda l’opinione che si farà dell’azienda. 

Processo di onboarding digitale

In assenza di un buon processo di onboarding, i nuovi assunti potrebbero non sentirsi a proprio agio con il nuovo lavoro, ad esempio per non aver ben chiaro quale sia il loro ruolo, non sapere a chi rivolgersi e, di conseguenza, essere incapaci di iniziare con il piede giusto.

Nel caso del lavoro da remoto, fare un buon onboarding può essere ancora più difficile. I manager non sono presenti per accogliere fisicamente i nuovi dipendenti sul posto di lavoro e, pertanto, devono fare uno sforzo in più per aiutarli a mettersi in pista.

Se stai cercando come preparare l’onboarding digitale per i nuovi membri del tuo team in telelavoro, abbiamo le informazioni che cercavi. Questo articolo funge da checklist per l’onboarding da remoto per darti tutto il necessario per elaborare un’esperienza di onboarding semplice e trasparente.

Che cos’è l’onboarding digitale?

L’onboarding digitale o virtuale è il processo attraverso il quale le aziende accolgono un nuovo lavoratore nel suo ruolo a distanza. A differenza dell’onboarding tradizionale, che si svolge normalmente di persona in ufficio, quello virtuale avviene mediante un software per videoconferenze e strumenti di team collaboration.

Un processo di onboarding digitale ottimale prevede:

  • Una panoramica del ruolo del dipendente
  • La presentazione del nuovo membro ai suoi principali colleghi
  • Un riepilogo di tutti i sistemi interni necessari per il lavoro
  • La revisione del vademecum dell’azienda
  • La presentazione della cultura aziendale

Perché è importante l’onboarding digitale, anche da remoto?

L’onboarding è importante in qualsiasi realtà lavorativa per fomentare nel nuovo membro del personale la fiducia nel proprio ruolo e un’approfondita conoscenza dell’azienda. Serve anche per risparmiare tempo sul lungo termine. Se i dipendenti ricevono tutte le informazioni corrette sin dal primo momento, i manager non dovranno dedicare molto altro tempo a rispondere a domande e dare spiegazioni in un secondo momento.

Nella realtà dello smart working, l’onboarding diventa ancora più importante. I dipendenti che lavorano da casa non hanno la possibilità di avvicinarsi a un collega per fare una semplice domanda. Anche l’assenza di eventi di lavoro presenziali può rendere più difficile sentirsi parte dell’azienda.

Fortunatamente, grazie alle moderne tecnologie e ad alcune soluzioni creative, è possibile migliorare il processo di onboarding digitale per far sì che i nuovi assunti si sentano ben accolti e sicuri di sé fin dal primo giorno di lavoro.

Quali sono i migliori strumenti per l’onboarding digitale?

Per creare un processo di onboarding da remoto ottimale è indispensabile innanzitutto disporre degli strumenti e della tecnologia appropriati. Esistono in totale cinque principali tipi di software che dovresti implementare e avviare prima di poter effettuare un corretto onboarding per i tuoi smart worker.

1. Software di collaborazione aziendale

Per prima cosa, avrai bisogno di un software di collaborazione aziendale. Programmi come Monday.com e Asana permettono ai dipendenti di lavorare insieme ai progetti da remoto, organizzare il flusso di lavoro e garantire gli uni agli altri la trasparenza sullo stato delle attività. Monday.com dispone anche di un template per l’onboarding dei dipendenti che potrai sfruttare per muovere i tuoi primi passi con il processo di onboarding.

2. Software per videoconferenze

Lavorare a distanza può provocare una sensazione di isolamento, che tuttavia può essere mitigata con l’uso di un software per videoconferenze. Con piattaforme come Zoom o Webex, puoi riunirti “faccia a faccia” con i tuoi nuovi dipendenti in occasione della loro prima giornata di lavoro. Un’iniziativa importante per aiutarli a relazionarsi con te e con gli altri colleghi da un punto di vista più umano.

3. Software per comunicazione interna

Le videoconferenze sono ottime per le riunioni, ma può capitare che durante il processo di onboarding i nuovi membri del personale abbiano delle domande da porti al volo. In questo caso, strumenti come Slack o Workplace by Facebook, sono molto comodi poiché permettono ai nuovi arrivati di ottenere le risposte di cui hanno bisogno dalle persone giuste e al momento giusto.

4. Gestionali HR

Il dipartimento delle risorse umane riveste un ruolo importante nell’onboarding dei dipendenti da remoto. Per riuscire a tenere traccia di ogni cosa relativa al personale, dai permessi ai contratti di assunzione, puoi dotare il dipartimento HR di software come BambooHR o Calamari.

5. Software per la firma digitale

In un ufficio convenzionale, un dipendente trascorre la maggior parte del suo primo giorno di lavoro a firmare contratti e compilare moduli. Tali pratiche possono essere complicate da gestire a distanza, a meno che non si disponga di un software per la firma digitale come eSign Genie o DocuSign. Con piattaforme di questo tipo non dovrai più scansionare o stampare alcun documento, che verrà invece digitalizzato consentendo di apporre la firma con un semplice click.

6 consigli per l’onboarding digitale e la nuova esperienza di assunzione

1. ‘A tu per tu’ virtuali

Anche se difficilmente riuscirai a incontrare di persona i tuoi lavoratori da remoto, assicurati che possano associare un volto a un nome. Non esitare a riempire le loro prime giornate di lavoro con videochiamate con te o con chiunque lavorerà con loro.

2. Distribuisci le responsabilità

Un buon processo di onboarding non dovrebbe essere gestito da una sola persona. Delega i vari aspetti della formazione a membri del personale che lavoreranno con il nuovo arrivato. In questo modo potrà conoscere molte persone e imparare svariate abilità direttamente dagli esperti del settore.

3. Spazio a cultura e vita sociale

Con tutte le attività amministrative e formative previste durante l’onboarding virtuale è facile dimenticarsi degli aspetti culturali legati alla tua azienda. È importante anche organizzare delle videoconferenze con i responsabili di ogni dipartimento, in modo tale che i nuovi dipendenti possano conoscere i membri del loro team e farsi un’idea della cultura aziendale.

4. Prevedi un piano d’emergenza

Un processo di onboarding che si rispetti dovrà comprendere un piano di emergenza nel caso qualcosa vada storto. Per esempio, uno dei formatori potrebbe non essere disponibile oppure qualche problema di connessione potrebbe rendere impossibile lo svolgimento di una videoconferenza. Prepara dei piani di emergenza per tali evenienze. Ad esempio, potresti fornire ai tuoi nuovi dipendenti dei numeri di telefono da chiamare quando le videoconferenze non funzionano.

5. Offri una formazione presenziale ove possibile

A seconda del tipo di contesto di telelavoro, puoi dare ai nuovi membri del personale l’opportunità di conoscere i colleghi di persona. Ciò può essere possibile attraverso una giornata di formazione presso la sede dell’azienda oppure mettendo in contatto i dipendenti di una stessa regione in modo tale che possano costruire un legame umano più solido con gli altri lavoratori.

6. Ripensa il contenuto per adattarlo a un ufficio in casa

È necessario ripensare le parti del processo di onboarding sulla salute e la sicurezza per incentrarle sul lavoro da casa anziché sull’ambiente d’ufficio. Per fare un esempio, non ha molto senso spiegare la procedura antincendio in questo momento in cui tutti lavorano da remoto. Piuttosto, è importante pensare a come creare un ambiente di lavoro in casa che sia sicuro e confortevole.

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Conversational AI in de klantenservice: hoe werkt het en waar moet je beginnen?

conversational ai in de klantenservice

Chatbots hebben hun beperkingen in de interactie met klanten en de meeste bedrijven zijn zich hiervan terdege bewust. Als je de klantenservice verder wilt automatiseren, kom je niet om conversational AI platforms heen. Dit artikel belicht:

  • hoe conversational AI werkt;
  • wat het verschil is tussen conversational AI en chatbots; 
  • hoe jouw bedrijf de beste applicatie voor de klantenservice kan vinden.

conversational ai in de klantenservice

Hoe werkt conversational AI?

AI, artificial intelligence of kunstmatige intelligentie, kan tegenwoordig ook worden ingezet om menselijke spraak te begrijpen en te gebruiken. De bijbehorende technologie wordt Natural Language Processing (NLP) genoemd. 

Er wordt al jaren geprobeerd om computers met mensen te laten communiceren. In het begin werden computersystemen getraind om complexe sets regels toe te passen (rule based AI). De huidige conversational AI-systemen kunnen al overweg met de complexiteiten en diepe structuren van menselijke taal. De algoritmen van conversational AI zorgen ervoor dat het systeem doorlopend leert van de interacties met mensen.

Tijdens die levensechte gesprekken worden ook data gebruikt en verzameld, van een bedrijf of van een derde partij. Omdat het AI-systeem blijft leren van de gesprekken met elk individu, kunnen de interacties tussen klanten en systemen worden gepersonaliseerd. 

Het verschil tussen chatbots en conversational AI

Veel mensen weten inmiddels wel wat chatbots zijn. De klant typt een eenvoudige vraag en de chatbot geeft een antwoord vanuit zijn beperkte repertoire van vooraf geprogrammeerde regels en antwoorden. Een rule based chatbot heeft een exact voorbeeld nodig van elke manier waarop een klant een vraag kan formuleren. Een AI-systeem daarentegen, herkent natuurlijke spraak en ‘weet’ dat een vraag op verschillende manieren kan worden gesteld. Een conversational AI-systeem kan bijvoorbeeld ook met afwijkingen, zoals spelfouten, uit de voeten, terwijl een chatbot de vraag dan niet meer herkent. 

Veel bedrijven maken al gebruik van chatbots voor diverse aspecten van hun klantenservice. De klant zal dit echter niet als een dialoog ervaren. Het is meer een reeks vereenvoudigde vragen met bijbehorende standaardantwoorden. Als de klant de bot afsluit, is dat meteen het einde van het gesprek. De bot onthoudt niet wie de klant is en kan bij een eventueel volgend contact ook niet terugverwijzen naar vorige gesprekken.

Chatbots hebben geen inzicht in de context, zoals het profiel van klanten, hun aankoopgeschiedenis of waar ze zich bevinden. De meeste chatbots werken op basis van tekst, maar veel telefooncentrales en callcenters gebruiken ook spraakbots. In de meest elementaire vorm vraagt de stem om eenvoudige informatie. De klant antwoordt en hierdoor wordt een bepaalde actie getriggerd. Ook dit is een systeem op basis van regels met beperkte antwoorden. 

Wat conversational AI voor de klantenservice doet

Een goed conversational AI-systeem kan menselijke emoties, zoals empathie of vriendelijkheid, nabootsen in zijn taalgebruik en op die manier een relatie met de klant opbouwen. De interactie is persoonlijker. 

Bij het gesprek kunnen bovendien databases van de klant of derden worden gebruikt om een transactie te vereenvoudigen of informatie bijeen te brengen. De klant krijgt zo een naadloze service. Voor het bedrijf betekent dit dat de kosten kunnen worden verlaagd. Medewerkers hoeven niet meer telkens opnieuw dezelfde vragen te beantwoorden, maar kunnen worden ingezet op complexere ondersteuningsvragen. 

Wanneer een bedrijf zijn producten of diensten verandert, moeten chatbots opnieuw worden getraind. Dit is niet handig voor bedrijven die met veel veranderingen te maken hebben. Als je een chatbot vergelijkt met conversational AI, is de eerste investering in AI meestal wel hoger, maar zijn de onderhoudskosten op de langere termijn juist lager. 

Waar te beginnen op je AI-traject

We hebben nu enkele belangrijke voordelen van conversational AI gezien. Vervolgens moet je kijken wat er beschikbaar is op de markt en welke platforms geschikt zijn voor de specifieke behoeften van jouw bedrijf. 

GetApp biedt een overzicht van meer dan 60 conversational AI platforms, waarvoor je diverse filters kunt instellen. Je kunt bijvoorbeeld filteren op functionaliteit, meerdere talen of integratie met applicaties van derden, als dat voor jou van belang is. Verder kun je filteren op het type organisatie en de diverse apparaten die jij moet ondersteunen. 

Houd er bij het bekijken van de verschillende platforms rekening mee dat deze technologie razendsnel verandert. Kies dus voor een systeem dat ook in de toekomst aan jouw zakelijke behoeften kan blijven voldoen. 

Data gebruiken om jouw conversational AI platform te bouwen

Met conversational AI kunnen bedrijven data verzamelen van gesprekken en andere interacties met klanten. Een bedrijf kan zo een huidige interactie aan een interactie uit het verleden koppelen of tijdens een gesprek aanvullende zakelijke voorstellen doen. Deze manier van datagebruik brengt wel de verantwoordelijkheid met zich mee om data van klanten veilig te houden. Een bedrijf moet bij het bouwen van een conversational AI systeem al in een vroeg stadium samenwerken met adviseurs op het gebied van IT-beveiliging. Transacties moeten op de juiste wijze worden versleuteld en alle bestaande regels voor IT governance moeten op het nieuwe systeem worden toegepast. 

Deze systemen zijn steeds beter in staat om meerdere databronnen te gebruiken. Daarom is het belangrijk om een goed inzicht te hebben in welke data van wie zijn, wie ze mag gebruiken en waarvoor. 

Conversational AI heeft voordelen voor klanten en bedrijven

Conversational AI is een baanbrekende technologie voor de klantenservice. Het is een gebied dat zich in een razend tempo ontwikkelt. Bedrijven moeten een platform en systeem kiezen waarmee ze snel kunnen opschalen en kunnen profiteren van de laatste ontwikkelingen. Spraak zal steeds belangrijker worden en interacties in natuurlijke taal tussen mensen en IT-systemen zullen elementen van menselijke gesprekken bevatten, zoals de juiste toon en emotie. Een groot voordeel van conversational AI dat steeds belangrijker zal worden, is de mogelijkheid om data te verzamelen en te gebruiken. Dit is iets waarvan zowel klanten als bedrijven zullen profiteren. 

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Transformação digital no mundo: COVID-19 faz PMEs promoverem mudanças

transformação digital no mundo

transformação digital no mundo

O impacto econômico da COVID-19 nos negócios, particularmente nas PMEs, alcançou uma escala global. Desde a adoção de medidas de curto prazo para permitir que os funcionários trabalhem remotamente e o aumento da segurança com recursos como VPNs, empresas do mundo todo tiveram que pensar na maneira mais rápida e eficaz de manter seus negócios funcionando durante a crise.

Entretanto, a pergunta que permanece é se as empresas seguirão esse caminho de transformação ou voltarão a ser como antes.

O Capterra queria saber mais sobre como a pandemia afetou as PMEs, o impacto que teve em suas decisões de compra de software e seus planos para o futuro. Para isso, entrevistou 2.904 pessoas, incluindo funcionários e gerentes de pequenas e médias empresas (PMEs) de Alemanha, Austrália, Brasil, Espanha, França, Holanda, Itália e Reino Unido.

Para escrever este artigo, o Capterra usou as respostas de 2.141 entrevistados com posições de gerente, gerente sênior, gerente executivo ou sócio nessas empresas. (Para conhecer a metodologia completa, vá até o final do artigo.)

53% das empresas não possuíam um plano de continuidade de negócios

De acordo com a Gartner, a gestão de continuidade de negócios é:

Uma abordagem por meio da qual as empresas planejam a recuperação de todo o processo de negócios. Isso inclui um plano para os ambientes de trabalho, telefones, estações de trabalho, servidores e softwares, conexões de rede e quaisquer outros recursos necessários no processo de negócios.

 

A pandemia pegou o mundo de surpresa –e as empresas não foram exceção. Quando perguntados se tinham um plano de continuidade em vigor antes da crise, 53% dos entrevistados responderam que não possuíam ou não tinham certeza se a empresa possuía um plano definido.
transformação digital no mundo-continuidade de negócios

 

Não ter um plano de continuidade de negócios pode levar a perdas significativas e até mesmo ao fechamento do negócio. Se você enxerga a COVID-19 como uma crise imprevisível, ter um plano de contingência faz mais sentido do que nunca.

Ter um plano que permita que você se prepare para o inesperado pode fazê-lo economizar tempo e dinheiro –e possivelmente salvar o futuro da empresa. Com ele, você pode:

  • Reduzir o tempo de resposta ao evento
  • Reduzir o tempo para recuperar as funções críticas
  • Evitar a tomada de decisões erradas nos estágios iniciais
  • Ter um fluxo de comunicação bem-sucedido com funcionários e pessoas-chave durante a crise.
Um software de continuidade de negócios com recursos como backup contínuo, criptografia e armazenamento de dados pode ajudar sua empresa a se preparar para uma crise inesperada ou um ataque cibernético.

61% das empresas acreditam que não durarão mais de 6 meses

A falta de preparação de muitas empresas as levou a tomar decisões de última hora em meio à pandemia e a não pensar a longo prazo.

Segundo o estudo, mais de 61% das empresas pesquisadas não acreditam que durarão mais de seis meses com as medidas atuais. Nos países europeus (Alemanha, Espanha, França, Holanda, Itália e Reino Unido) pesquisados para este estudo, assim como na Austrália, o percentual de empresas que acreditam não durar mais de 6 meses com as medidas atuais é de 62%.

Tanto a União Europeia como o Brasil estão implementando apoio financeiro para ajudar com as perdas geradas pela pandemia. No entanto, para algumas empresas, as perdas são grandes demais e elas acabarão fechando.

tempo de vida negócios

A mudança para o digital ainda não é uma prioridade para as PMEs 

A transformação digital é definida pela Gartner como:

Qualquer coisa, desde a modernização da TI –por exemplo, a migração para a computação na nuvem– até a otimização digital e a invenção de novos modelos de negócios digitais.

 

Apesar das empresas terem adaptado suas ofertas em resposta à COVID-19, os resultados do estudo mostraram que a mudança para o digital não é uma prioridade para as PMEs no curto prazo.

Quando perguntados sobre o nível de importância de vários aspectos do dia a dia dos negócios, como produtividade dos funcionários, imagem de marca ou retenção de clientes no curto prazo, a mudança para operar digitalmente é classificada como a última prioridade pelos entrevistados de Austrália, Brasil, Espanha e França; para a Itália, a penúltima. Para Alemanha, Itália e Reino Unido, a última prioridade é garantir assistência financeira e, para a Holanda, melhorar a imagem de marca.

O estudo mostrou que, para a maioria dos países, manter a produtividade dos funcionários e reter clientes são as duas principais preocupações. Para o Brasil e o Reino Unido, a principal prioridade é aderir ao distanciamento social e às orientações locais com respeito à quarentena, seguida pela manutenção da produtividade dos funcionários.

As ações de saúde e segurança têm sido o foco principal das empresas desde o início da crise para 64% dos entrevistados.

A implementação de políticas de trabalho remoto (58%) tem sido o outro foco das empresas. Depois que as empresas colocaram tais políticas em prática, a etapa seguinte foi implementar um software o mais rápido possível para evitar a interrupção em larga escala e ajudar na retenção e no engajamento dos funcionários.

transformação digital no mundo mudar digital

produtividade trabalhadores

48% dos entrevistados investiram em software desde o início da crise

Quase metade das empresas pesquisadas investiu em novos softwares desde o início da crise. Brasil (55%), Espanha (55%) e Itália (52%) foram os três países com o maior número de PMEs que tiveram que investir em software como consequência da COVID-19.

Isso não surpreende, já que 35% das empresas precisaram introduzir algum novo software para o trabalho em equipe e 70% dos negócios foram capazes de adaptar parte ou todas as suas ofertas comerciais para que pudessem ser entregues virtualmente, de acordo com outro estudo recente do Capterra.

transformação digital no mundo ferramentas adotadas

Analisando o tipo de softwares implementados, os programas de assistência remota, de videoconferência e de atendimento via chat foram os três tipos mais adquiridos ou nos planos das empresas como resposta à COVID-19.

Compra de software além da COVID-19: fazendo a escolha certa

A falta de planos de continuidade de negócios levou a maioria das PMEs pesquisadas a investir em softwares que visam garantir a produtividade dos funcionários.

Os tomadores de decisão precisam de ajuda para escolher o software certo. O estudo constatou que um terço das pessoas com essa responsabilidade nas PMEs está no estágio de interesse, isto é, eles sabem o tipo de software necessário, mas precisam pesquisar produtos que atendam às suas necessidades de negócio.

O estudo constatou que metade (49%) dos gerentes baseou suas decisões em preço, 46% na facilidade de uso e 37% em avaliações.

Foram identificadas diferenças significativas entre os países no que diz respeito às avaliações. Para os países europeus pesquisados e o Brasil, por exemplo, as avaliações são consideradas úteis na hora de tomar uma decisão sobre a compra de um software para 39% e 45% dos entrevistados, respectivamente. Já na Austrália, apenas 18% consideram as avaliações úteis ao analisar um software, sendo a facilidade de uso (22%) o principal fator destacado.

A análise de avaliações de terceiros deve fazer parte de qualquer processo de compra de software, já que fornece uma boa visão sobre a experiência de outros usuários com a ferramenta. 

Torne o software parte de sua estratégia de negócios para o futuro

Como foi dito anteriormente, a crise da COVID-19 abalou os negócios e levou algumas empresas a tomarem decisões emergenciais em matéria de software, procurando uma solução a curto prazo. Na medida em que as restrições diminuem e os funcionários começam a voltar ao escritório, as empresas precisam pensar em uma estratégia de mais longo prazo.

A Gartner (conteúdo em inglês) divide a resposta à crise da COVID-19 em três etapas principais:

  • Resposta: as ações são direcionadas principalmente a manter o negócio funcionando no curto prazo, como uma resposta rápida à crise.
  • Recuperação: há um esforço mais coordenado para estabilizar as operações. Isso pode incluir a criação de planos específicos para restaurar os negócios ao nível anterior à crise e também analisar os recursos disponíveis para isso.
  • Renovação: a Gartner enfatiza a importância de aprender com a experiência e desenvolver resiliência para o futuro.

Ficou claro que, para muitas empresas, a crise significou perda de dinheiro ou, pior ainda, o fechamento dos negócios. Aprender com a experiência anterior ajudará as empresas a avaliar os erros cometidos durante uma crise e a criar um plano de contingência sólido que as ajudará no caso de uma nova crise.

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Metodologia:

Para coletar os dados deste estudo, foi realizada uma pesquisa online entre 15 e 25 de maio de 2020 com 2.904 pessoas, incluindo funcionários e gerentes de pequenas e médias empresas (PMEs) de Alemanha, Austrália, Brasil, Espanha, França, Holanda, Itália e Reino Unido.

Acquista in modo consapevole: sai quanto costa veramente un gestionale per azienda?

Quanto costa un gestionale per azienda

Quanto costa veramente un gestionale per azienda? Definire il budget di un gestionale  è complicato per molti. Ma noi siamo qui per aiutarti.

Quanto costa veramente un gestionale per azienda?

In un mondo ideale acquistare un software sarebbe semplice come acquistare un prodotto qualsiasi. C’è un prezzo stabilito, lo paghi… ed è fatta, il software è tuo!

Ma se hai già iniziato a esplorare le diverse soluzioni di software per la tua azienda, saprai che in realtà non è così semplice. Non solo i fornitori di software applicano modelli di tariffazione totalmente differenti, ma nascondono anche costi aggiuntivi collegati al possesso e all’esecuzione del loro sistema.

Spesso il timore che i costi superino il budget stabilito è il principale ostacolo interno all’acquisto di un software per il business. A meno che non si conosca il vero costo della licenza del software, il rischio di andare fuori budget è dietro l’angolo.

In questo articolo passeremo in rassegna i cinque elementi principali che formano il costo totale di un software aziendale. L’obiettivo? Chiarire quali sono i costi di un software in modo da prendere le tue decisioni d’acquisto in modo consapevole e sicuro.

I cinque elementi principali che formano il costo totale di un software aziendale


  1. La licenza del software
  2. Hardware
  3. Implementazione
  4. Formazione
  5. Supporto

Componente di costo n. 1: la licenza del software

La licenza del software – ovvero il costo effettivo di possesso e utilizzo del software – ha la duplice particolarità di costituire una parte significativa del prezzo del software e un costo difficile da congelare in modo definitivo in quanto può variare notevolmente nel corso del tempo e man mano che il tuo business cresce.

I modelli di tariffazione esistenti per le licenze dei software sono principalmente due: la licenza perpetua e la licenza in abbonamento.

La licenza perpetua prevede un pagamento iniziale che garantisce la proprietà del software a tempo indeterminato (vale a dire, per sempre, dall’inglese in perpetuity). Questo modello di tariffazione è quello usato da più tempo ed è utilizzato solitamente per i software “on-premise”, ovvero scaricati e installati su un computer locale o su un server della tua azienda.

Con la sottoscrizione di un abbonamento si paga un canone mensile o annuale per l’utilizzo del software. Se si interrompe il pagamento o non si rinnova il contratto, non è più possibile usufruire del software. Questo modello di tariffazione è più recente, più diffuso e spesso usato per soluzioni basate sul cloud (questo modello di distribuzione è anche noto come “Software-as-a-Service” o “SaaS”), vale a dire ospitati sui server del fornitore del software e accessibili agli utenti attraverso una connessione a internet.

Ricorda: i fornitori di software spesso offrono la possibilità di scegliere tra un abbonamento mensile o annuale, offrendo una tariffa complessiva più economica per quest’ultimo per indurre l’acquirente a sottoscrivere un contratto più lungo. Tuttavia non è detto che il costo dell’abbonamento annuale sia effettivamente più economico del totale delle singole mensilità. Ti consigliamo sempre di fare due conti per valutare quale delle due opzioni soddisfi meglio le tue esigenze.

Esistono altri tre tipi di abbonamento sul mercato, con prezzi che variano in base a diversi fattori, quali il consumo, le dimensioni e gli utenti.

  1. La tariffazione basata sul consumo prevede un costo variabile in base all’effettivo utilizzo del software o dei servizi ad esso associati.
  2. La tariffazione basata sulle dimensioni varia in base alle dimensioni dell’azienda, ad esempio in base a fattori come il numero di dipendenti o di clienti.
  3. La tariffazione basata sull’utente varia in base al numero di persone che hanno accesso al software.
Ricorda: è importante capire la differenza tra licenza per utente autorizzato e licenza per utente simultaneo. Nel caso della licenza per utente autorizzato, ogni utente dispone dei propri dati di accesso e tutti gli utenti possono utilizzare il software contemporaneamente. Con la licenza per utente simultaneo si dispone di un numero fisso di login utilizzabili da chiunque, ma la licenza non consente un numero di login simultanei superiore al massimo previsto. Se disponi di un team di 20 persone e queste avranno bisogno di utilizzare il software contemporaneamente, dovresti optare per una tariffa utente autorizzato che includa 20 utenti. Ma se solo cinque dei 20 membri del team utilizzano il software nello stesso momento, può essere più conveniente scegliere una tariffa utente simultaneo per cinque utenti.

Nella maggior parte dei casi, difficilmente potrai scegliere tra i due modelli di tariffazione per un determinato software. È raro che i produttori di software offrano entrambe le opzioni – licenza perpetua e abbonamento – per i loro prodotti.

Ad ogni modo, nei casi in cui tu abbia possibilità di scelta, o se stai confrontando un prodotto con licenza perpetua con un prodotto in abbonamento, valuta i pro e i contro di ciascuna opzione per determinare quale si adatta meglio al tuo business.

Confronto prezzi licenza perpetua software vs abbonamento

Componente di costo n. 2: hardware

Per quanto potrebbe sembrare ovvio, è sempre importante tenere in considerazione il costo dell’hardware necessario per utilizzare il software che si acquista.

Questo vale soprattutto per le installazioni in locale, che potrebbero richiedere non solo l’acquisto di un server per ospitare il software, ma anche di nuovi dispositivi che supportino il sistema operativo giusto. In altre parole, se utilizzi dispostivi Mac ma il software che desideri funziona solo su Windows, il costo finale diventa notevole.

Essendo accessibili attraverso un browser web, le soluzioni SaaS offrono molta più flessibilità in termini di hardware e funzioneranno su computer, tablet o smartphone. Le aziende possono anche risparmiare sull’hardware consentendo ai dipendenti di usare i propri dispositivi (ma in questo caso deve essere presente una politica per la sicurezza dei dispositivi mobili  per ridurre le vulnerabilità informatiche).

Alcune categorie di software richiederanno l’acquisto di hardware aggiuntivo. I sistemi di rilevazione biometrica delle presenze, ad esempio, usano l’impronta digitale di una persona o altro identificativo unico per verificare l’identità degli utenti. Queste piattaforme richiedono dispositivi hardware specializzati per registrare i dati biometrici con la massima precisione.

Alcuni fornitori possono richiedere di utilizzare il loro software in associazione al loro hardware, mentre altri offrono un’ampia compatibilità.

Componente di costo n. 3: implementazione

I fornitori possono applicare un costo una tantum al momento dell’acquisto per installare e rendere operativo il software presso la tua azienda. Oltre all’installazione e alla configurazione di base, i costi di implementazione possono coprire anche esigenze quali:

  • Personalizzazione del software
  • Migrazione dei dati dai sistemi precedenti
  • Integrazione con i sistemi attuali

Se sei in grado di gestire l’implementazione del software autonomamente, il fornitore potrebbe non applicare questo costo.

Di norma i sistemi in locale hanno un costo di implementazione maggiore rispetto a quelli basati sul cloud. Lo stesso vale per i sistemi più complessi rispetto alle applicazioni di base.

In alcuni casi l’implementazione potrebbe costare quanto la licenza del software – se non addirittura di più! Informati presso i fornitori circa i dettagli delle loro opzioni di implementazione e i relativi costi per pianificare le spese al meglio.

Componente di costo n. 4: formazione

Sebbene il costo di una licenza software normalmente includa l’accesso a guide in linea e forum di assistenza, i fornitori potrebbero prevedere anche una tariffa supplementare e opzionale per una formazione aggiuntiva. A seconda della complessità del software scelto e della sua importanza per il tuo business, potrebbe valere la pena investire nella formazione affinché i tuoi dipendenti possano familiarizzarsi rapidamente con la piattaforma.

La formazione può essere svolta in diversi formati, ognuno con un prezzo specifico:

  • I dipendenti si recano presso il luogo di formazione del fornitore del software
  • Il formatore si reca presso l’azienda
  • Sessioni webinar virtuali
  • Corsi in e-learning autogestiti

I fornitori di software di alto profilo possono anche offrire agli utenti la possibilità di conseguire una certificazione per dimostrare le loro competenze nell’uso del software.

Indipendentemente dall’opzione di formazione che sceglierai, assicurati di pianificare le spese non solo per gli utenti iniziali, ma anche per eventuali nuovi assunti che dovranno imparare a usare il software in futuro.

Componente di costo n. 5: supporto

Incluso talvolta nel costo della licenza, il supporto continuo può anche prevedere un costo a parte che copre la manutenzione, gli aggiornamenti e persino livelli premium di servizio clienti.

Il supporto può anche includere il servizio di consulenza con un agente dedicato con il quale potrai riunirti regolarmente per valutare gli obiettivi e imparare a ottenere il massimo dal software.

In base ai servizi di supporto che offre, il fornitore potrebbe farsi carico di alcune importanti attività complesse che tu non sei in grado di gestire (es: alcuni fornitori di software per buste paga possono gestire al posto tuo le buste paga della tua azienda).

Valuta quanto ti costerebbe svolgere queste attività internamente e confrontale con la possibilità di esternalizzarle.

Consigli finali per risparmiare sull’acquisto di un software

La tariffazione dei software non è mai così semplice come appare a prima vista. I costi nascosti sono molteplici e, se non stai attento a prevederli correttamente, ti ritroverai presto ad oltrepassare il budget destinato all’acquisto del software.

Conoscere tutti gli elementi che compongono il costo effettivo del tuo gestionale per l’azienda ti aiuterà a calcolare il tuo budget e a mantenere la spesa sotto controllo.

Con questi ultimi consigli potrai ridurre la spesa ulteriormente:

●        Negozia sempre. Molti fornitori, soprattutto quelli che espongono i loro prezzi al pubblico, non si sposteranno dalle cifre fissate. Ma alcuni possono concedere degli sconti se viene loro chiesto, in particolare se acquisti qualche componente o servizio aggiuntivo che aumenta il tuo valore come cliente.

●        Distingui le funzionalità di cui hai bisogno da quelle che desideri. Non vale la pena spendere un capitale per un software del quale useresti solo la metà delle funzionalità. Focalizzati sulle tue esigenze, acquista un software che le soddisfi a un prezzo che ti puoi permettere. Avrai sempre la possibilità di scalare più avanti, quando le tue esigenze saranno più ambiziose.

●        Valuta attentamente quale livello sottoscrivere. Spesso i fornitori offrono diversi livelli di sottoscrizione, dove a prezzo più elevato corrispondono più utenti, più spazio di archiviazione, più funzionalità, ecc. Se superi il limite previsto per la tariffa sottoscritta potresti dover pagare il prezzo, più alto, del livello successivo. Quindi, se la tua tariffa prevede dai 10 ai 25 utenti, passare da 11 o 12 utenti non comporterà alcuna differenza, ma passare da 25 a 26 utenti potrebbe avere un costo significativo.

●        Cerca opzioni gratuite e open-source con attenzione. Esistono sicuramente valide opzioni di software gratuiti e open-source, ma devi prestare attenzione. Molte soluzioni “gratuite” prevedono grossi limiti per quanto riguarda l’archiviazione, il numero di utenti o le funzionalità. I software open-source richiedono l’intervento del personale informatico per l’installazione, la personalizzazione e la manutenzione, che deve essere pagato. Leggi tutte le clausole prima di impegnarti con un programma.


NOTA: L’obiettivo di questo articolo è di informare i nostri lettori circa l’acquisto di un software in Italia. Non vuole in alcun modo fornire consigli economici o promuovere una specifica linea d’azione. Per ricevere consigli per la tua situazione concreta, consulta il tuo commercialista o consulente finanziario.

Il COVID-19 accelera la trasformazione digitale delle aziende di tutto il mondo

Il COVID-19 accelera la trasformazione digitale delle aziende di tutto il mondo

Il COVID-19 accelera la trasformazione digitale delle aziende di tutto il mondo

L’impatto economico e di trasformazione digitale che il COVID-19 ha avuto sulle aziende – soprattutto PMI – ha dimensioni globali. Dall’adozione di misure a breve termine per permettere ai dipendenti di lavorare in remoto fino a potenziare la sicurezza con l’uso di VPN, le imprese di tutto il mondo hanno dovuto escogitare il modo più veloce ed efficace per mantenere l’operatività aziendale durante la crisi e, volenti o meno, sono state costrette a venire a patti con la digital transformation .

Ma continueranno sulla strada della trasformazione digitale oppure torneranno come prima?

Curiosi di scoprire come la pandemia abbia colpito le PMI e nello specifico l’impatto che ha avuto sul percorso di digital transformation delle aziende, sulle decisioni d’acquisto dei software e sui progetti per il futuro, abbiamo condotto un sondaggio intervistando 3.144 persone, tra dipendenti e manager di piccole e medie imprese (PMI) in Australia, Brasile, Francia, Germania, Italia, Paesi Bassi, Spagna e Regno Unito.

Per questo articolo abbiamo estrapolato le risposte di 2.141 intervistati che rivestono ruoli di manager, senior manager, executive manager e proprietari all’interno di queste imprese (consulta la metodologia completa alla fine dell’articolo).

Il 53% delle aziende non dispone di un piano di continuità operativa

La gestione della continuità operativa è, secondo la definizione di Gartner:

Un approccio grazie al quale le aziende pianificano la ripresa dell’intero processo operativo. Ciò include un piano per gli spazi di lavoro, telefoni, postazioni di lavoro, server, applicazioni, connessioni di rete e qualsiasi altra risorsa necessaria per il processo operativo.”

 

La crisi ha colto il mondo di sorpresa e le aziende non fanno eccezione. Quando abbiamo chiesto agli intervistati se prima della crisi le loro aziende avessero un piano di continuità attivo, il 53% ha risposto che non lo avevano o che non ne erano sicuri.

Numero di PMI che avevano un piano di continuità operativa prima della crisi

Non disporre di un piano di continuità operativa può portare a importanti perdite e al rischio di chiusura dell’attività. Il COVID-19 è stata una crisi imprevedibile, come potrebbero essercene altre, per cui avere un piano di emergenza ha ora più senso che mai.

L’autore Nassim Nicholas Taleb parla della “teoria del cigno nero“. Si tratta di una teoria che descrive le conseguenze estreme di eventi esterni rari e imprevedibili e come le aziende non possano essere preparate per tali eventi.

A maggior ragione, avere un piano che permetta di prepararsi per l’imprevedibile può far risparmiare tempo e denaro – e possibilmente salvare il futuro dell’azienda – soprattutto se sviluppato seguendo l’ottica della trasformazione digitale delle imprese stesse. Fra i vantaggi dell’avere un piano di continuità operativa ci sono:

  • Ridurre il tempo di risposta all’evento
  • Ridurre il tempo di ripresa delle funzioni principali
  • Evitare di prendere decisioni sbagliate durante le fasi iniziali
  • Avere un flusso comunicativo agile ed efficiente con i dipendenti e le persone che rivestono ruoli chiave durante la crisi
I software per business continuity con funzionalità quali il backup continuo, la crittografia e l’archiviazione dei dati possono aiutarti a preparare la tua azienda per eventuali crisi impreviste o attacchi informatici.

Il 61% delle aziende crede che non resisterebbe più di 6 mesi

La mancanza di preparazione di molte aziende le ha obbligate a prendere decisioni sul momento nel corso della pandemia, senza fare riflessioni a lungo termine.

Ora, secondo quanto dichiarato, il 61% delle aziende intervistate pensa che con le misure adottate non sopravvivrebbe per più di 6 mesi. Nei paesi europei (Francia, Germania, Italia, Paesi Bassi, Spagna e Regno Unito) interpellati per questo sondaggio, nonché in Australia, la percentuale di aziende convinte che non durerebbero più di 6 mesi con le misure attuali si attesta al 62%.

L’Unione Europea e il governo italiano stanno predisponendo aiuti finanziari per aiutare la digital transformation delle aziende in questo momento complesso e per andare incontro alle perdite dovute alla pandemia. Tuttavia, per alcune aziende le perdite sono molto ingenti e le porteranno probabilmente alla chiusura.

Quando tempo potranno continuare ad operare le aziende nelle condizioni attuali, secondo i dirigenti

La trasformazione digitale non è ancora una priorità per le PMI

Gartner definisce la trasformazione digitale come:

Qualsiasi cosa che va dalla modernizzazione delle infrastrutture IT (ad esempio, passare al cloud computing) all’ottimizzazione digitale, fino all’invenzione di nuovi modelli di business digitali.”

 

Nonostante le aziende stiano adattando le loro offerte in reazione al COVID-19, i risultati dello studio mostrano che il passaggio al digitale non è ancora una priorità assoluta per le PMI nel breve termine.

Per quanto riguarda il livello di importanza di aspetti come la produttività dei dipendenti, l’immagine del brand o la fidelizzazione dei clienti nel breve termine, per gli intervistati australiani, brasiliani, francesi e spagnoli il passaggio a un’operatività digitale si colloca all’ultimo posto nella classifica delle priorità.

In Germania, Italia e Regno Unito l’aspetto meno importante è garantire il sostegno economico, mentre per i Paesi Bassi è il miglioramento dell’immagine del brand.

Lo studio ha mostrato che per la maggior parte dei Paesi la produttività dei dipendenti e la fidelizzazione dei clienti sono le due principali priorità. Per il Brasile e il Regno Unito, la priorità numero uno è il rispetto del distanziamento sociale e delle istruzioni a livello locale per la quarantena, seguita dalla produttività dei dipendenti.

Nel 64% delle aziende, la principale preoccupazione dall’inizio della crisi ha riguardato le misure per la salute e la sicurezza.

Anche adottare il lavoro a distanza (58%) è risultato essere una delle priorità delle aziende. Una volta attuate le politiche di risposta alla crisi, il passo successivo è stato quello di introdurre nel più breve tempo possibile i giusti software per evitare i danni più gravi e far sì che i dipendenti si sentano coinvolti e parte dell’azienda.

Priorità per le PMI: Trasformare l'attività per operare in modo digitale o remoto

Priorità per le PMI: Mantenere la produttività dei dipendenti

Il 48% degli intervistati ha investito in software fin dall’inizio della crisi

Quasi la metà delle aziende intervistate ha investito in nuovi software dall’inizio della crisi. Il Brasile (55%), la Spagna (55%) e l’Italia (52%) sono i tre Paesi con il maggior numero di PMI che hanno dovuto investire in acquisto di software a causa del COVID-19.

Un dato che non sorprende, dal momento che il 35% delle aziende ha dovuto introdurre nuovi software per il lavoro in team e il 70% è stato in grado di adattare una parte o tutta l’offerta per renderla fruibile in modo virtuale.

Tipi di software acquistati o presi in considerazione in seguito al COVID-19

Per quanto riguarda il tipo di software implementato, i più acquistati o presi in considerazione a causa del COVID-19 sono stati i software per desktop remoto, per videoconferenze e per live chat.

L’acquisto di software dopo il COVID-19: fare la scelta giusta

La mancanza di un piano di continuità operativa ha portato la maggior parte delle PMI intervistate a investire in software per garantire la produttività dei dipendenti, in molti casi senza avere un aiuto adeguato per eseguire la scelta.

I dirigenti hanno bisogno di supporto nella scelta del software più adatto al loro business. Lo studio ha rilevato che un terzo dei dirigenti di PMI conoscono il software di cui hanno bisogno, ma devono effettuare una ricerca dei prodotti che meglio soddisfano le esigenze del loro business.

Lo studio ha riscontrato che quasi la metà dei dirigenti ha preso le proprie decisioni in base al prezzo (49%), alla facilità d’uso (46%) e alle recensioni (37%).

Per quanto riguarda l’approccio alle recensioni, abbiamo notato sensibili differenze tra i vari Paesi. Ad esempio, i Paesi europei intervistati per questo sondaggio (39%) e il Brasile (45%), ritengono che le recensioni siano utili per prendere una decisione d’acquisto di un software. In Australia, invece, solo il 18% ritiene utili le recensioni per la scelta del software, mentre il primo fattore valutato è la facilità d’uso (22%).

L’analisi delle recensioni dovrebbe formar parte di ogni processo d’acquisto di software, in quanto le recensioni di terze parti forniscono una visione sull’esperienza degli utenti con il software in questione.

Introduci i software nella tua strategia aziendale per il futuro

Come abbiamo visto, la crisi del COVID-19 ha sconvolto le aziende e obbligato alcune di esse a prendere urgenti decisioni in fatto di trasformazione digitale e adozione di software per affrontare la situazione a breve termine.

Ora che le restrizioni si stanno allentando e che i dipendenti stanno tornando a lavorare in ufficio, è arrivato il momento per le aziende di pensare a una strategia per il lungo termine.

Gartner declina la risposta alla crisi del COVID-19 in tre fasi principali:

  • Reazione: azioni orientate principalmente a mantenere la continuità aziendale nel breve termine per rispondere rapidamente alla crisi.
  • Ripresa: uno “sforzo più coordinato per stabilizzare le operazioni”. Ad esempio creare piani specifici per ripristinare l’attività ai livelli pre-crisi e valutare le risorse disponibili per farlo.
  • Rinnovamento: Gartner sottolinea l’importanza di imparare dall’esperienza e costruire la resilienza per il futuro.

Siamo stati testimoni di come, per molte aziende, la crisi abbia significato perdite economiche e, nei casi peggiori, la chiusura. Imparare dalle esperienze precedenti aiuterà le aziende a riconoscere gli errori commessi durante una crisi e a creare un robusto piano d’emergenza per farsi trovare preparate nel caso di eventuali nuove crisi.

Vuoi saperne di più? Consulta il nostro catalogo di software di collaborazione per scoprire altri prodotti.

Metodologia 

Per ottenere i dati di questo studio abbiamo condotto un sondaggio online in maggio 2020 intervistando 3.144 persone, tra dipendenti e manager di piccole e medie imprese (PMI) in Australia, Brasile, Francia, Germania, Italia, Paesi Bassi, Spagna e Regno Unito.

Il 51% delle PMI italiane non aveva alcun piano di continuità operativa prima del COVID-19

Il 51% delle PMI non aveva alcun piano di continuità operativa prima del COVID-19

Il 51% delle PMI non aveva alcun piano di continuità operativa prima del COVID-19

La crisi dovuta al Covid-19 sembra essere – almeno momentaneamente – rientrata ma i suoi effetti si stanno rivelando in tutta la loro forza e stiamo assistendo a un cambio di abitudini e paradigmi senza precedenti.

Non parliamo solo di cambi nei nostri stili di vita e di consumo, la “nuova realtà” è arrivata per rimanere e i suoi strascichi si stanno avvertendo soprattutto nel mondo degli affari, andando ad impattare in molti casi le strategie di business impostate dalle aziende e le modalità lavorative.

Le piccole e medie imprese (PMI), sono state molo colpite non solo a livello economico ma anche e soprattutto a livello organizzativo. Un esempio su tutti è stata la necessità di riorganizzarsi per poter continuare a svolgere il lavoro in modalità telelavoro. La prova è stata brillantemente superata e ad oggi, oltre tre mesi dopo l’inizio della pandemia, il lavoro da remoto è considerato non solo una soluzione temporanea per far fronte all’emergenza ma un vero e proprio cambio di paradigma nel mondo aziendale.

Ora, alla fine dell’ondata pandemica, le aziende devono guardare al lungo termine e, in molti casi, rivedere il loro modello di business.

Quali misure sono state adottate in risposta all’emergenza? Quali cambiamenti nella strategia sono stati fatti per garantire la sopravvivenza delle attività? Si stanno apportando piani di continuità operativa e cambiando strategie di business per rispondere alle future crisi? Come si presenta il futuro a medio e lungo termine? Per rispondere a queste domande, Capterra ha intervistato 254 manager di PMI italiane tra il 15 e il 19 maggio 2020. La metodologia dettagliata è presentata alla fine dell’articolo.

Punti salienti dello studio


  • Prima del COVID-19, il 51% delle PMI non aveva alcun piano di continuità operativa per garantire lo svolgimento delle attività aziendali in caso di crisi.
  • Solo il 37% delle PMI si aspetta di poter sopravvivere per più di sei mesi con le misure speciali adottate e senza il sostegno finanziario del governo.
  • Il 46% delle PMI ha implementato o sta considerando di implementare un nuovo modello di business offrendo il proprio prodotto/servizio online.
  • Il 57% delle PMI ha cambiato o sta considerando di cambiare il ruolo dei propri dipendenti in maniera temporanea o permanente.

Le PMI non credono di poter garantire continuità operativa per più di 6 mesi

Per garantire la sopravvivenza del business durante l’emergenza, oltre alle misure di salute e sicurezza (67%) imposte dalla situazione eccezionale, le PMI hanno dovuto implementare con urgenza politiche di agevolazione del telelavoro (61%) e di sicurezza informatica (32%).

Le politiche per favorire il lavoro da remoto hanno portato all’adozione di software per agevolare lo svolgimento di mansioni quotidiane da parte dei dipendenti.  Abbiamo osservato – nella prima parte del nostro studio – come l’87% degli intervistati consideri l’adozione di software essenziale per la sopravvivenza della propria azienda. In particolare, i software per videoconferenza e i tool di collaborazione si sono rivelati indispensabili per garantire la business continuity.

E la sopravvivenza a lungo termine?

L'attuale modello operativo non è applicabile per più di 6 mesi

La percezione è piuttosto pessimista: solo il 15% delle PMI pensa di poter continuare ad operare con il modello attuale per oltre un anno (senza contare su aiuti economici da parte del Governo).

Nonostante le misure adottate, quindi, l’equilibrio a medio/lungo termine delle PMI rimane fortemente precario. La grande maggioranza prevede pertanto di dover ripensare in profondità i propri modelli operativi e le proprie strategie di business per riuscire a continuare a svolgere la propria attività.

Quanto potrà continuare ad operare la tua azienda con le misure speciali che ha adottato finora

Solo il 38% delle PMI aveva un piano di continuità operativa prima della crisi

La tua azienda aveva un piano di continuità operativa prima della crisi del COVID-19

La crisi del Covid-19 ha acceso i riflettori sull’estrema necessità di formulare un piano di continuità operativa: una serie formalizzata di passi pensati per riprendersi da un disastro aziendale.

La creazione di questo piano permette alle PMI di anticipare le conseguenze negative dovute ad una crisi e di continuare ad operare in “modalità ridotta”, limitando le perdite e accelerando la ripresa.

Ad oggi, con il rischio correlato all’arrivo di una seconda ondata pandemica o di un attacco infomatico, ad esempio, la gestione delle crisi è una politica che non può non essere implementata all’interno di ogni organizzazione. Esistono diverse strategie e strumenti che possono aiutare le imprese a creare un buon piano di business continuity.

I software per business continuity sono uno strumento pensato proprio per aiutare un’azienda a sopravvivere ad una crisi. Vengono utilizzati per progettare e realizzare un piano di continuità operativa e per attivarlo senza difficoltà al momento opportuno. Tra le principali funzioni, ad esempio, ci sono quelle volte a garantire l’integrità dei dati e renderli disponibili in caso di hacking, di identificare e notificare le minacce, di avvalersi dell’opzione di crittografia e dell’esecuzione di continui back up.

Ogni azienda dovrebbe determinare i punti chiave della propria attività, identificare i rischi potenziali e pianificare una soluzione per ciascuno di essi. I tool per business continuity permettono di raccogliere tutte queste informazioni, che possono essere voluminose, e le rendono facilmente accessibili e aggiornabili.

Per l’implementazione del piano in caso di necessità, è inoltre necessario prevedere un piano di comunicazione di crisi e l’adeguata formazione dei dipendenti. Tutta l’azienda si deve dimostrare reattiva e deve sapere quali azioni intraprendere.

Cambiare il modello di business per affrontare la crisi: e-commerce e cambio dei ruoli dei dipendenti

Secondo quanto emerso dallo studio, le priorità delle PMI in questo periodo di crisi sono state il mantenimento della base clienti, l’aumento della produttività, la fidelizzazione e il mantenimento della produttività dei dipendenti e la riduzione dei costi.

Come diretta conseguenza di queste necessità, abbiamo assistito al boom della digitalizzazione di prodotti e servizi, all’avvento definitivo dell’e-commerce e all’incremento di servizi di consegna a domicilio.

In particolare, dalla ricerca emerge come le aziende abbiamo optato per una vera e propria evoluzione del proprio modello di business:

Modifiche implementate al modello di business a causa del Covid-19

La principale reazione delle PMI a questa situazione, infatti, è stata la corsa alla digitalizzazione: adattare e offrire il proprio prodotto o servizio online. Circa l’87% dei manager intervistati ha dunque ritenuto indispensabile cambiare il modello di business per operare a distanza o in digitale.

La creazione di opportunità di e-commerce rappresenta una promessa di rinnovo e di rilancio, sia per i piccoli commercianti che per le aziende stesse. Sul mercato sono disponibili software per la creazione di siti web in grado di semplificare notevolmente il passaggio offline-online e di promuovere le attività di vendita.

Come dimostra l’indagine, le aziende stanno anche apportando cambiamenti nella strategia aziendale per far fronte alla nuova realtà: offrire un prodotto o un servizio gratuitamente, consegnarlo a casa del cliente o modificare il modello di prezzo.

In questo momento di grande fermento, l’aspetto umano non è stato sottovalutato e questo è un dato importante considerando che molti lavoratori italiani non hanno potuto lavorare a distanza in quanto svolgono attività che richiedono presenza fisica oppure non godevano delle condizioni necessarie per il telelavoro (mancanza di attrezzature informatiche, scarsa qualità della connessione internet, problemi legati alla vita privata…).

Dallo studio emerge come la riassegnazione temporanea (37%) o permanente (19%) dei dipendenti a ruoli diversi in risposta al COVID-19 è stata una misura efficace per evitare la riduzione del personale e, al contempo, per reinventarsi.

Anziché licenziare i dipendenti, gran parte delle PMI intervistate ha dunque potuto assegnare posizioni o mansioni diverse ai dipendenti che erano rimasti inattivi contribuendo magari a rafforzare alcuni reparti che stavano sperimentando un’esplosione della domanda.

La sopravvivenza dipende dalla capacità di adattamento e dalla velocità di risposta

La crisi causata dal COVID-19 ha colpito il mondo degli affari in modo totalizzante. Non si è trattato solo di adattarsi al telelavoro e di iniziare a vendere online, ma di una vera e propria rivoluzione del modello di business: nuovi programmi, strategia di pricing, inserimento di diversi servizi e riorganizzazione dell’organico aziendale.

In questa “nuova realtà”, la flessibilità indotta dagli strumenti di telelavoro, la digitalizzazione dell’offerta, la formazione dei team e la realizzazione ed esecuzione di un piano di continuità aziendale sono i pilastri della sopravvivenza delle aziende nel lungo periodo: le PMI che investiranno rapidamente in queste misure saranno quelle che potranno affrontare il futuro con spirito sereno.

Vuoi saperne di più? Consulta il nostro catalogo di software per business continuity per scoprire il programma più adatto alle tue esigenze.

 


Metodologia

Per raccogliere i dati di questo studio, abbiamo condotto un’indagine online tra il 15 e il 19 maggio 2020 su 401 dipendenti di PMI italiane che hanno svolto telelavoro a causa della crisi COVID-19. I 254 intervistati che hanno risposto alle domande presentate in questo studio sono stati selezionati in base al loro ruolo all’interno dell’azienda: provengono da diversi settori di attività e ricoprono ruoli di responsabilità e decision-making (manager, senior manager, dirigenti o quadri superiori).

IT trends 2020 – voor 61% van de bedrijven speelde software een sleutelrol tijdens de crisis

IT-trends 2020 mkb nederland

Meestal valt een virus de software aan. Dit keer werden de rollen omgedraaid en viel software het virus aan. Miljoenen bedrijven konden tijdens Covid-19 door blijven werken dankzij allerlei softwareoplossingen voor remote werken en digitalisering van producten en diensten. Wie had gedacht dat een wereldwijde pandemie de digitalisering van bedrijven zo’n impuls zou geven. 

Volgens recent onderzoek van Capterra geeft 61% van de mkb-bedrijven aan dat de software die ze hebben aangeschaft cruciaal is voor het voortbestaan van hun business tijdens deze crisis. 

IT-trends 2020 mkb nederland

Daarom heeft Capterra een enquête gehouden onder kleine en middelgrote ondernemingen (mkb’s) in Nederland om de IT-trends tijdens de coronacrisis te onderzoeken. In het onderzoek worden zakelijke beslissers (die betrokken zijn bij de softwarebeslissingen van hun bedrijf) en werknemers geïnterviewd. De volledige methodologie staat onderaan het artikel. 

IT-trends 2020 uitgelicht

  • 64% van de ondervraagde bedrijven heeft de afgelopen maanden software aangeschaft.
  • 46% van de bedrijven was niet van plan om software aan te schaffen, maar heeft dat vanwege de crisis wel gedaan.
  • Gebruiksgemak en prijs zijn nu de belangrijkste criteria bij software-aankopen.
  • De meeste zakelijke beslisser zitten in de interest of purchase fase van het software-aankoopproces.

Digitalisering in volle gang

Ondanks dalende omzetten en kostenbesparingen, heeft 64% van de ondervraagde bedrijven de afgelopen maanden software aangeschaft om hun business draaiende te houden tijdens Covid-19. 46% was niet van plan om software aan te schaffen maar heeft dat door de crisis wel gedaan.

Software-aankopen tijdens Covid-19

De IT-realiteit versus de IT-trend 

Als we in januari 2020 aan deze bedrijven hadden gevraagd in welke software ze van plan waren te investeren, dan stond team samenwerkingssoftware hoogstwaarschijnlijk niet bovenaan hun lijstje. De top drie IT-trends voor 2020 waren volgens een onderzoek van Gartner (beschikbaar voor klanten) kunstmatige intelligentie, business intelligence en mobiele bedrijfsapplicaties. Ons onderzoek wijst echter uit dat er in heel andere software geïnvesteerd moest worden. Van de oorspronkelijke plannen van veel bedrijven is niet veel terecht gekomen. Slechts 18% geeft aan dat de crisis géén effect heeft gehad op hun oorspronkelijke software aankoopplannen.

IT-trends 2020 software

Het oorspronkelijke IT-plan

Als we een blik terug werpen op ons digitaliseringsonderzoek van vorig jaar, blijkt dat veel mkb’ers de komende 1-2 jaar plannen hadden of aan het evalueren waren om software te gaan gebruiken voor digital marketing, boekhouden, CRM, project management, HR, databeveiliging of mobiele apps. Ook de implementatie van nieuwe technologieën als IoT en AI stonden vrij hoog op de agenda. Plots moest er nu in hele andere tools geïnvesteerd worden dan gepland. 

Het aangepaste IT-plan

In plaats van boekhoudsoftware, een CRM, AI of ML werd het remote desktop software om online ondersteuning te bieden, samenwerkingssoftware om informatie te kunnen delen en te communiceren in een online omgeving en videoconferentiesoftware om virtuele teams te blijven leiden en sociale contacten te onderhouden. Dit waren de populairste tools van de lockdown. Zonder deze systemen konden bedrijven met kantoorpersoneel niet overleven. 

Top 10 IT tijdens crisis

Nadat interne processen en teamsamenwerking op orde waren, kon de aandacht meer uitgaan naar oplossingen om verkoop en klantenondersteuning mogelijk te maken. 68% van de bedrijven heeft aanpassingen gedaan om producten of diensten digitaal beschikbaar te stellen. Daarom zien we bijvoorbeeld dat webshopsoftware en webdesign software hoog scoren. 

Ook live chat software voor contact met klanten staat in de top 5 van meest aangeschafte software tijdens de crisis. Het behouden van klanten is op dit moment de nummer één prioriteit bij bedrijven, dat blijkt uit de cijfers van ons onderzoek. Zolang de sociale afstandsmaatregelen gelden blijft het contact met klanten een uitdaging. Live chat software helpt organisaties realtime verbinding te maken met hun klanten en kan voor klantenondersteuning, leadgeneratie en klantbetrokkenheid worden gebruikt. 

Ook webinar software neemt een belangrijke rol in. Webinars worden voor externe communicatie gebruikt, bijvoorbeeld voor marketing om bestaande of nieuwe producten en diensten bij klanten onder de aandacht te brengen en customer engagement te verbeteren. Maar ook voor trainingen en cursussen van zowel eigen medewerkers als leerlingen en klanten.

Op nummer 8 staat VPN-software. Om remote verbindingen met het bedrijfsnetwerk te beschermen tegen indringers en datalekken is het gebruik van een VPN (Virtual Private Netwerk) een oplossing. Uit eerder onderzoek van Capterra over de IT-beveiliging tijdens het werken vanuit huis bleek dat ongeveer een derde van de thuiswerkende mkb’ers vpn-software gebruikt. Een toename van 15% in de aanschaf van VPN software is weinig gezien het grote aantal nieuwe thuiswerkers. Informatiebeveiliging verdient meer aandacht, zeker nu is gebleken dat 21% van de mkb-medewerkers wel eens het slachoffer is geworden van een cyberattack in de vorm van een phishingmail.  

Nederlands mkb zit vrij laag in de funnel voor software-aankopen 

Nu de intelligente lockdown zich aan het afbouwen is en het “nieuwe normaal” zich aandient staan bedrijven weer voor nieuwe uitdagingen. Een “normaal” kantoorleven zit er voorlopig niet in. Ook al zijn de eerste obstakels van telewerken overwonnen, nu staan bedrijven voor de uitdagingen die de 1,5 meter economie en het op lange termijn thuiswerken met zich meebrengen. Er moeten oplossingen bedacht worden voor personeelsplanning, projectmanagement of training van nieuw personeel. Zal er opnieuw geïmproviseerd worden of weten bedrijven welke software ze nodig zullen hebben in deze nieuwe fase? Dat brengt ons op de vraag in welke fase van de B2B buyer journey het mkb zich bevindt? 

purchase funnel software aankopen

Meer dan een kwart (29%) van de zakelijke beslissers weet welke specifieke technologie aan hun zakelijke behoefte kan voldoen en is klaar om verschillende leveranciers te gaan vergelijken (Interesse). 19% heeft dit proces al voltooid en is klaar om een software-aankoop te doen en te onderhandelen met leveranciers voor de beste deal (aankoop). 17% is een stuk minder ver in het aankoopproces. Zij zijn zich bewust dat er technologie nodig is om een bepaalde zakelijke behoefte te bedienen, maar moeten eerst nog op onderzoek uit om te bepalen wat ze precies nodig hebben (bewustwording).

funnel per bedrijfsgrootte

Middelgrote bedrijven van 51 tot 250 medewerkers bevinden zich vooral in de fase van selectie en aankoop, oftewel in de middle-of-funnel (MOF) en de bottom-of-funnel (BOF). Kleine bedrijven tot 50 medewerkers zitten vooral in de fase van interesse (middle-of-funnel). Voor software-leveranciers is het nuttig zich een beeld te vormen van het aankoopproces van mkb-bedrijven zodat zij hun potentiële klanten van de juiste informatie kunnen voorzien.   

*Er deden niet genoeg zakelijke beslissers van microbedrijven met het onderzoek mee om deze analyse op deze groep uit te voeren. 

Nieuwe software moet vooral eenvoudig in gebruik zijn

Als er tot een aankoop wordt overgegaan, waarop wordt de keuze voor software dan vooral gebaseerd? Wat is doorslaggevend in de keuze voor softwareproducten? 

invloed op IT aankopen

De crisis heeft veel bedrijven financiële schade toegebracht, daardoor zien we dat de prijs een van de belangrijkste selectiefactoren is. Maar gebruiksgemak speelt een nog belangrijkere rol in de keuze van software. Medewerkers moesten meteen met de nieuwe software aan de slag kunnen. Daarom moest de software een zo kort mogelijke leercurve hebben. 

Als er al tijd was voor training kon dat in ieder geval niet persoonlijk gegeven worden. De meeste respondenten hebben dan ook een informele online training gehad met een collega of manager om de software te leren gebruiken.

training nieuwe software

Digitalisering is meer dan software

Door de crisis werden veel bedrijven gedwongen om meer aandacht te besteden aan digitalisering, denkend aan hun klanten en hun medewerkers. De nieuwe software-implementaties zullen na corona waarschijnlijk niet teruggedraaid worden, omdat software voor het digitaliseren van producten, teamsamenwerking, VPN en live chat onder de huidige omstandigheden waarschijnlijk permanent nodig blijft. Medewerkers zullen op afstand willen blijven werken en klanten zullen gewend raken aan nieuwe bedrijfsprocessen en digitale diensten en zullen deze niet binnen enkele maanden willen zien vervagen. Al vóór de crisis waren veel bedrijven bezig om hun aanbod te digitaliseren en deze tendens zal blijven aanhouden. 

Het gebruik van de juiste software is een belangrijke stap in de richting van digitalisering, maar een digitaal bedrijf gaat veel verder dan het gebruik van software. Alleen bedrijven die hun kortetermijnoplossingen in langetermijnstrategieën kunnen omzetten en er tegelijkertijd voor zorgen dat werknemers over de instrumenten en ondersteuning beschikken die ze nodig hebben om succesvol te zijn zullen sterker uit deze crisis komen.

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Methodologie


Aan dit onderzoek deden 307 respondenten mee: 214 zakelijke beslissers waaronder managers, senior managers, executive managers en eigenaren die deels betrokken zijn bij de aankoopbeslissingen van software binnen hun bedrijf en 93 medewerkers van het mkb. Alle deelnemers komen uit bedrijven met 2 tot 250 medewerkers. Het onderzoek werd in de maand mei gehouden in de vorm van een online enquête met een panel van een ISO 20252 gecertificeerd onderzoeksbureau. 

47% das PMEs não possuíam planos de gestão de continuidade de negócios antes da COVID-19

gestão de continuidade de negócios

gestão de continuidade de negócios

Não é novidade que o novo coronavírus pegou todos de surpresa.

Ainda que nem o mais pessimista dos empresários pudesse prever uma crise dessa magnitude, a pandemia colocou em evidência a importância dos negócios estarem preparados para resistir a momentos de dificuldade como o que estamos vivendo, até mesmo para questões simples como adotar softwares de videoconferência para comunicar-se com equipes remotas.  

A realidade, no entanto, aponta o contrário: quase metade das pequenas e médias empresas (PMEs) brasileiras afirmam que não tinham um plano de gestão de continuidade de negócios preparado para enfrentar um desastre do tipo. 

É o que aponta a primeira parte de um estudo realizado pelo Capterra sobre como as PMEs, principalmente aquelas que adotaram o trabalho remoto ou adaptaram seus serviços ou produtos para seguir com suas operações, estão lidando com a chamada nova normalidade. 

Para o estudo, o Capterra ouviu 409 trabalhadores de negócios com até 250 funcionários e de diversos setores de todo o país (veja a metodologia completa do estudo no final do texto).

gestão de continuidade de negócios adoção

Transformação digital: falta de plano forçou empresas a irem às compras

Uma das partes mais importantes de um plano de gestão de continuidade de negócios é a identificação das áreas vitais da empresa que não podem parar em uma situação de crise e das principais atividades de cada uma dessas áreas que são críticas para a continuidade do negócio.

A pandemia forçou as empresas, principalmente aquelas que não tinham qualquer tipo de plano preparado, a fazer tal análise praticamente da noite para o dia. 

Como o barato sai caro, essa falta de preparação prévia obrigará a maioria das empresas a colocar a mão no bolso para se readaptar às pressas a essa nova realidade, segundo os dados levantados pelo Capterra. 

De acordo com o estudo, 63% dos gerentes responsáveis pela compra de softwares das empresas consultadas afirmam que seus negócios terão de adotar novas ferramentas como resposta à Covid-19. Para muitas empresas, a crise representa uma aceleração do processo de transformação digital, que inclui um melhor uso da tecnologia, a introdução de novas tecnologias e softwares nos negócios e a criação de novos modelos de negócio digitais.

plano de gerenciamento de crises software novo

Ao menos em parte, a crise atual facilitou o trabalho de busca de novas soluções: com grande parte dos trabalhadores adotando o home office, ficou evidente que as áreas relacionadas à comunicação e à segurança para o trabalho remoto eram as prioritárias.

Mas outras questões, como aquelas ligadas à remodelações na entrega dos produtos, por exemplo, também foram afetadas pela crise e igualmente obrigaram as empresas a investirem em soluções para seguir atendendo os clientes. Entre todos os gerentes ouvidos, 86% consideram a retenção de clientes importante ou muito importante no curto prazo.

Entre as principais ferramentas já adotadas ou que estão nos planos das empresas estão:  

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A importância da pesquisa e da análise antes da compra

Comprar ou adotar uma nova ferramenta é um passo muito importante para qualquer negócio. Além dos gastos de aquisição, o processo envolve um período de pesquisa das melhores opções, de adaptação da equipe e de construção de uma boa relação com os fornecedores. Por isso, mesmo em momentos de crise, que exigem respostas rápidas, as empresas precisam seguir alguns passos para não se arrependerem de suas escolhas.

Entre os gerentes que buscam novas ferramentas, apenas 12% afirmam já ter fechado a compra. O restante, segue em alguma das etapas iniciais ou intermediárias do processo, como mostra a figura abaixo: 

gestão de continuidade de negócios funil vendas

Para estes, vale ressaltar os passos mais importantes na hora da busca das melhores ferramentas: 

1. Descubra o seu problema: 

O primeiro passo é saber quais são suas necessidades e certificar-se de que elas estão alinhadas com os objetivos do negócio.

Pergunte-se: Que problema eu preciso resolver? 

2. Defina suas necessidades

Provavelmente existem dezenas de softwares desenhados para resolver o seu problema. Mas você precisa daquele que encaixe perfeitamente com o que você necessita. 

Pergunte-se: Como pretendemos usar esse software?

3. Identifique as opções e faça uma pré-seleção

Aqui você deve fazer uma lista das soluções que atendem suas necessidades. Vá eliminando até chegar a no máximo cinco opções.

Pergunte-se: Tal solução realmente está entre as melhores para as minhas necessidades?

4. Escolha

Depois de tanta pesquisa, você está pronto para escolher entre os finalistas. 

Para estar seguro da escolha:

  • Leia avaliações de usuários (menos da metade dos gerentes consultados pelo Capterra afirmam ler avaliações de usuários em sites de terceiros na hora de tomar uma decisão de compra)
  • Faça testes e envie perguntas ao fornecedor
  • Contate os fornecedores para saber sobre detalhes de preço e fale com o financeiro para certificar-se que a compra encaixa no orçamento

5. Consulte sua equipe

Antes de comprar, consulte membros da sua equipe sobre a decisão. Compartilhe sua avaliação do produto e explique por que você chegou a essa decisão.

6. Compre

Antes de passar o cartão: 

  • Revise os termos do contrato 
  • Pergunte sobre descontos e discuta sobre o que o fornecedor oferecerá depois da compra

Observar esses passos é muito importante em um momento em que muitas empresas afirmam que gastarão mais: 40% dos gerentes ouvidos dizem que planejam aumentar entre 25% e 75% as despesas em softwares por causa da Covid-19. 

A visão dos trabalhadores

Na mesma pesquisa, o Capterra também perguntou a trabalhadores de nível júnior e intermediário, com restritos poderes de decisão na compra de softwares em suas empresas, quais eram suas percepções sobre os investimentos na área nos locais em que trabalhavam. 

O dado mais interessante quando comparamos o que dizem os trabalhadores e os tomadores de decisão entre todas as PMEs consultadas é a diferença de percepção sobre a importância das novas ferramentas para a sobrevivência do negócio pós-pandemia. 

Entre os trabalhadores, há uma ideia mais acentuada de que muitas das ferramentas adotadas não são essenciais para o seu trabalho, como mostra o gráfico abaixo: 

gestão de continuidade de-negócios importância software

Os dados deixam claro que muitos gestores estão falhando na hora de comunicar aos trabalhadores a importância das medidas adotadas pela empresa para enfrentar a crise, entre elas o investimento em novos softwares. Para os negócios que já adotaram novas ferramentas e observam trabalhadores insatisfeitos, o problema pode ter ocorrido na escolha da melhor solução. 

As PMEs que souberem como gerir melhor a crise são as que têm mais chance de saírem dela com uma equipe mais engajada e comprometida com as tarefas.

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Metodologia 

Para esta pesquisa, foram ouvidos 409 trabalhadores de empresas com até 250 trabalhadores que, devido à crise da COVID-19, adotaram o trabalho remoto (83%), optaram por não aderir à prática (7%) ou que estão impedidas de fazê-lo, mas que adaptaram seus serviços (como restaurantes que aderiram ao delivery, por exemplo). Do total de entrevistados, 337 ocupavam cargos de gerência e com poder de decisão nas empresas em que atuam e 72 eram trabalhadores de nível júnior e intermediário, com restritos poderes de decisão. Empresas nas quais o trabalho remoto não é possível e que não adaptaram seus serviços ou produtos não foram consideradas para o levantamento. As entrevistas foram realizadas de maneira online entre os dias 19 e 21 de maio. 

L’87% delle PMI ritiene che i software acquisiti a seguito della crisi siano fondamentali per garantire la business continuity

L'87% delle PMI ritiene che i software acquisiti a seguito della crisi siano fondamentali per garantire la business continuity

L'87% delle PMI ritiene che i software acquisiti a seguito della crisi siano fondamentali per garantire la business continuity

La crisi del Covid-19 ha innescato grandi cambiamenti nel tessuto impresariale del nostro Paese. All’inizio del lockdown le piccole e medie imprese (PMI) si sono trovate nella condizione di doversi riorganizzare per favorire il telelavoro, agevolare la comunicazione con colleghi e clienti e assicurare la continuità del business.

In questo momento, dopo quasi 3 mesi dall’inizio ufficiale del confinamento, i problemi che si presentano alle PMI sono vincolati alla gestione di una “nuova normalità” che durerà ben oltre quanto inizialmente stimato.

Il processo di trasformazione digitale è ufficialmente iniziato e le PMI devono adattarsi rapidamente ai cambiamenti per garantire la sopravvivenza della loro attività. Capterra ha voluto indagare sui cambiamenti relativi all’adozione di nuovi software e programmi che la crisi ha portato in molti ambienti impresariali.

Gli intervistati sono stati accuratamente selezionati tra i responsabili dei processi decisionali relativi all’acquisto di software all’interno delle loro aziende. La metodologia è indicata in modo dettagliato alla fine dell’articolo.

Punti salienti dello studio


  • Il 52% degli intervistati ha dovuto acquisire nuovi software, sebbene non fossero in programma, per garantire la business continuity.
  • Il 30% degli intervistati dichiara che la propria spesa destinata ai software è aumentata del 50%.
  • Il 26% degli intervistati ha visto i propri programmi in termini di adozione di software anticipati di un semestre.

La crisi anticipa i programmi di adozione di nuovi tool e aumenta la spesa destinata ai software

In risposta alla domanda diretta sull’impatto della crisi del coronavirus sulla pianificazione dell’acquisizione di software della propria azienda più della metà delle PMI intervistate risponde confermando la nuova tendenza di corsa alla digitalizzazione.

Il 52% degli intervistati dichiara infatti che, nonostante non avesse pianificato l’acquisto o l’installazione di software o aggiornamenti prima della crisi, ora sta programmando di farlo o addirittura lo ha già fatto.

Impatto della crisi del Covid19 sull'acquisto di software

A livello di budget previsto per l’acquisto di nuovi tool e strumenti, il 30% degli intervistati segnala un aumento fino al 50% degli investimenti in software acquisiti o in corso di acquisizione a causa delle circostanze attuali.

Impatto della crisi del COVID-19 sulle previsioni di spesa per i software

Anche la pianificazione temporale degli acquisti di software è cambiata a causa della situazione che stiamo vivendo; mentre per gran parte delle PMI le intenzioni sono state rimandate a più o meno medio termine, il 26% degli intervistati dichiara di aver anticipato di un semestre il proprio programma di acquisto. I decision makers interpellati in merito hanno fornito le seguenti stime:

Impatto della crisi del Covid-19 sulla pianificazione dell'acquisto di software

Come possiamo osservare, molte intenzioni di acquistare o implementare software sono state rimandate a medio termine (ritardo di 6-12 mesi) mentre solo una piccola minoranza è stata posticipata sul lungo periodo (ritardo di oltre un anno).

La stragrande maggioranza delle PMI considera i software acquisiti come una garanzia di sopravvivenza

87% delle PMI intervistate ritiene che i software acquisiti a seguito della crisi siano fondamentali per garantire la business continuity

L’87% degli intervistati dichiara che i tool acquistati sono “particolarmente essenziali” (45%) o “assolutamente essenziali” (42%) per garantire la business continuity e la sopravvivenza dell’azienda in questa situazione di crisi sanitaria e, posteriormente, per far fronte alla “nuova normalità”.

Le 5 categorie di software più acquistate si confermano quelle che favoriscono l’interazione tra i membri del team, la formazione a distanza, il regolare svolgimento di riunioni e, in generale, i programmi che agevolano il telelavoro:

Impatto della crisi del Covid19 sulla tipologia di software acquistati

La maggior parte delle PMI sta valutando quale prodotto adottare

La “nuova normalità” porta con sé l’incertezza- o addirittura l’impossibilità- di un ritorno alla vita d’ufficio “tradizionale”, simile a quella precedente alla pandemia. Questa situazione costringe le PMI a pensare in modo differente, gettando le basi di un’organizzazione in termini di collaborazione a distanza non solo per pochi mesi, ma nel lungo periodo. A questo si affiancano i problemi di gestione del personale, la necessità di portare a termine i progetti o il bisogno di formare i dipendenti per renderli autonomi nell’utilizzo di nuovi strumenti e nella gestione di nuove mansioni.

Il 39% degli intervistati, dichiara di  aver bisogno di tecnologia per aiutare la propria azienda a risolvere specifiche necessità/opportunità di business, e di voler esplorare ulteriormente questo aspetto.

Da un punto di vista di processo decisionale, il 31% si trova in una fase di consapevolezza e valutazione delle diverse opportunità offerte dal mercato.

A questo proposito, è bene ricordare che molti  provider di software hanno modificato le proprie offerte con il fine di agevolare lo smart working in un’epoca così incerta e le PMI hanno ora molte nuove alternative a loro disposizione.

L’importanza di una visione a lungo termine per garantire la sopravvivenza del proprio business

La crisi dovuta al coronavirus ha cambiato – forse per sempre – i paradigmi tradizionali dei piccoli e medi business italiani. L’avvento del telelavoro, sebbene inizialmente complicato da gestire, ha accellerato il processo di digitalizzazione delle aziende e imposto un nuovo modo di pensare e di organizzare le giornate dei dipendenti.

Lo smart working si sta imponendo in molte realtà e le PMI si trovano in pieno processo di adattamento e adozione di software e strumenti non solo per garantire la loro sopravvivenza, ma anche per creare nuovi processi e best practices e ottimizzare quelle esistenti.

L’avvento del posto di lavoro digitale porta con sé la necessità di apprendimento dell’utilizzo di nuovi strumenti, di formazione in materia di sicurezza informatica, di gestione a distanza e le PMI italiane stanno dimostrando di saper reagire e organizzarsi per prepararsi al futuro che ci aspetta.

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Metodologia

Per raccogliere i dati di questo studio, abbiamo condotto un’indagine online tra il 15 e il 19 maggio 2020 tra 401 dipendenti delle PMI italiane che lavorano a telelavoro a causa della crisi del COVID-19. Questi dipendenti provengono da vari settori di attività e hanno vari livelli di anzianità; per il presente articolo sono stati considerati 254 “decision makers”: managers, senior managers e direttori.

Il numero degli intervistati varia da una domanda all’altra, con gli intervistati filtrati in base alle risposte alle domande precedenti. Tutti i soggetti indicati nelle statistiche sono coinvolti nel processo decisionale di acquisto o implementazione di nuovi software all’interno delle loro aziende o sono al corrente delle decisioni prese in questo ambito.