Transformação digital no mundo: COVID-19 faz PMEs promoverem mudanças

transformação digital no mundo

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O impacto econômico da COVID-19 nos negócios, particularmente nas PMEs, alcançou uma escala global. Desde a adoção de medidas de curto prazo para permitir que os funcionários trabalhem remotamente e o aumento da segurança com recursos como VPNs, empresas do mundo todo tiveram que pensar na maneira mais rápida e eficaz de manter seus negócios funcionando durante a crise.

Entretanto, a pergunta que permanece é se as empresas seguirão esse caminho de transformação ou voltarão a ser como antes.

O Capterra queria saber mais sobre como a pandemia afetou as PMEs, o impacto que teve em suas decisões de compra de software e seus planos para o futuro. Para isso, entrevistou 2.904 pessoas, incluindo funcionários e gerentes de pequenas e médias empresas (PMEs) de Alemanha, Austrália, Brasil, Espanha, França, Holanda, Itália e Reino Unido.

Para escrever este artigo, o Capterra usou as respostas de 2.141 entrevistados com posições de gerente, gerente sênior, gerente executivo ou sócio nessas empresas. (Para conhecer a metodologia completa, vá até o final do artigo.)

53% das empresas não possuíam um plano de continuidade de negócios

De acordo com a Gartner, a gestão de continuidade de negócios é:

Uma abordagem por meio da qual as empresas planejam a recuperação de todo o processo de negócios. Isso inclui um plano para os ambientes de trabalho, telefones, estações de trabalho, servidores e softwares, conexões de rede e quaisquer outros recursos necessários no processo de negócios.

 

A pandemia pegou o mundo de surpresa –e as empresas não foram exceção. Quando perguntados se tinham um plano de continuidade em vigor antes da crise, 53% dos entrevistados responderam que não possuíam ou não tinham certeza se a empresa possuía um plano definido.
transformação digital no mundo-continuidade de negócios

 

Não ter um plano de continuidade de negócios pode levar a perdas significativas e até mesmo ao fechamento do negócio. Se você enxerga a COVID-19 como uma crise imprevisível, ter um plano de contingência faz mais sentido do que nunca.

Ter um plano que permita que você se prepare para o inesperado pode fazê-lo economizar tempo e dinheiro –e possivelmente salvar o futuro da empresa. Com ele, você pode:

  • Reduzir o tempo de resposta ao evento
  • Reduzir o tempo para recuperar as funções críticas
  • Evitar a tomada de decisões erradas nos estágios iniciais
  • Ter um fluxo de comunicação bem-sucedido com funcionários e pessoas-chave durante a crise.
Um software de continuidade de negócios com recursos como backup contínuo, criptografia e armazenamento de dados pode ajudar sua empresa a se preparar para uma crise inesperada ou um ataque cibernético.

61% das empresas acreditam que não durarão mais de 6 meses

A falta de preparação de muitas empresas as levou a tomar decisões de última hora em meio à pandemia e a não pensar a longo prazo.

Segundo o estudo, mais de 61% das empresas pesquisadas não acreditam que durarão mais de seis meses com as medidas atuais. Nos países europeus (Alemanha, Espanha, França, Holanda, Itália e Reino Unido) pesquisados para este estudo, assim como na Austrália, o percentual de empresas que acreditam não durar mais de 6 meses com as medidas atuais é de 62%.

Tanto a União Europeia como o Brasil estão implementando apoio financeiro para ajudar com as perdas geradas pela pandemia. No entanto, para algumas empresas, as perdas são grandes demais e elas acabarão fechando.

tempo de vida negócios

A mudança para o digital ainda não é uma prioridade para as PMEs 

A transformação digital é definida pela Gartner como:

Qualquer coisa, desde a modernização da TI –por exemplo, a migração para a computação na nuvem– até a otimização digital e a invenção de novos modelos de negócios digitais.

 

Apesar das empresas terem adaptado suas ofertas em resposta à COVID-19, os resultados do estudo mostraram que a mudança para o digital não é uma prioridade para as PMEs no curto prazo.

Quando perguntados sobre o nível de importância de vários aspectos do dia a dia dos negócios, como produtividade dos funcionários, imagem de marca ou retenção de clientes no curto prazo, a mudança para operar digitalmente é classificada como a última prioridade pelos entrevistados de Austrália, Brasil, Espanha e França; para a Itália, a penúltima. Para Alemanha, Itália e Reino Unido, a última prioridade é garantir assistência financeira e, para a Holanda, melhorar a imagem de marca.

O estudo mostrou que, para a maioria dos países, manter a produtividade dos funcionários e reter clientes são as duas principais preocupações. Para o Brasil e o Reino Unido, a principal prioridade é aderir ao distanciamento social e às orientações locais com respeito à quarentena, seguida pela manutenção da produtividade dos funcionários.

As ações de saúde e segurança têm sido o foco principal das empresas desde o início da crise para 64% dos entrevistados.

A implementação de políticas de trabalho remoto (58%) tem sido o outro foco das empresas. Depois que as empresas colocaram tais políticas em prática, a etapa seguinte foi implementar um software o mais rápido possível para evitar a interrupção em larga escala e ajudar na retenção e no engajamento dos funcionários.

transformação digital no mundo mudar digital

produtividade trabalhadores

48% dos entrevistados investiram em software desde o início da crise

Quase metade das empresas pesquisadas investiu em novos softwares desde o início da crise. Brasil (55%), Espanha (55%) e Itália (52%) foram os três países com o maior número de PMEs que tiveram que investir em software como consequência da COVID-19.

Isso não surpreende, já que 35% das empresas precisaram introduzir algum novo software para o trabalho em equipe e 70% dos negócios foram capazes de adaptar parte ou todas as suas ofertas comerciais para que pudessem ser entregues virtualmente, de acordo com outro estudo recente do Capterra.

transformação digital no mundo ferramentas adotadas

Analisando o tipo de softwares implementados, os programas de assistência remota, de videoconferência e de atendimento via chat foram os três tipos mais adquiridos ou nos planos das empresas como resposta à COVID-19.

Compra de software além da COVID-19: fazendo a escolha certa

A falta de planos de continuidade de negócios levou a maioria das PMEs pesquisadas a investir em softwares que visam garantir a produtividade dos funcionários.

Os tomadores de decisão precisam de ajuda para escolher o software certo. O estudo constatou que um terço das pessoas com essa responsabilidade nas PMEs está no estágio de interesse, isto é, eles sabem o tipo de software necessário, mas precisam pesquisar produtos que atendam às suas necessidades de negócio.

O estudo constatou que metade (49%) dos gerentes baseou suas decisões em preço, 46% na facilidade de uso e 37% em avaliações.

Foram identificadas diferenças significativas entre os países no que diz respeito às avaliações. Para os países europeus pesquisados e o Brasil, por exemplo, as avaliações são consideradas úteis na hora de tomar uma decisão sobre a compra de um software para 39% e 45% dos entrevistados, respectivamente. Já na Austrália, apenas 18% consideram as avaliações úteis ao analisar um software, sendo a facilidade de uso (22%) o principal fator destacado.

A análise de avaliações de terceiros deve fazer parte de qualquer processo de compra de software, já que fornece uma boa visão sobre a experiência de outros usuários com a ferramenta. 

Torne o software parte de sua estratégia de negócios para o futuro

Como foi dito anteriormente, a crise da COVID-19 abalou os negócios e levou algumas empresas a tomarem decisões emergenciais em matéria de software, procurando uma solução a curto prazo. Na medida em que as restrições diminuem e os funcionários começam a voltar ao escritório, as empresas precisam pensar em uma estratégia de mais longo prazo.

A Gartner (conteúdo em inglês) divide a resposta à crise da COVID-19 em três etapas principais:

  • Resposta: as ações são direcionadas principalmente a manter o negócio funcionando no curto prazo, como uma resposta rápida à crise.
  • Recuperação: há um esforço mais coordenado para estabilizar as operações. Isso pode incluir a criação de planos específicos para restaurar os negócios ao nível anterior à crise e também analisar os recursos disponíveis para isso.
  • Renovação: a Gartner enfatiza a importância de aprender com a experiência e desenvolver resiliência para o futuro.

Ficou claro que, para muitas empresas, a crise significou perda de dinheiro ou, pior ainda, o fechamento dos negócios. Aprender com a experiência anterior ajudará as empresas a avaliar os erros cometidos durante uma crise e a criar um plano de contingência sólido que as ajudará no caso de uma nova crise.

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Metodologia:

Para coletar os dados deste estudo, foi realizada uma pesquisa online entre 15 e 25 de maio de 2020 com 2.904 pessoas, incluindo funcionários e gerentes de pequenas e médias empresas (PMEs) de Alemanha, Austrália, Brasil, Espanha, França, Holanda, Itália e Reino Unido.

Acquista in modo consapevole: sai quanto costa veramente un gestionale per azienda?

Quanto costa un gestionale per azienda

Quanto costa veramente un gestionale per azienda? Definire il budget di un gestionale  è complicato per molti. Ma noi siamo qui per aiutarti.

Quanto costa veramente un gestionale per azienda?

In un mondo ideale acquistare un software sarebbe semplice come acquistare un prodotto qualsiasi. C’è un prezzo stabilito, lo paghi… ed è fatta, il software è tuo!

Ma se hai già iniziato a esplorare le diverse soluzioni di software per la tua azienda, saprai che in realtà non è così semplice. Non solo i fornitori di software applicano modelli di tariffazione totalmente differenti, ma nascondono anche costi aggiuntivi collegati al possesso e all’esecuzione del loro sistema.

Spesso il timore che i costi superino il budget stabilito è il principale ostacolo interno all’acquisto di un software per il business. A meno che non si conosca il vero costo della licenza del software, il rischio di andare fuori budget è dietro l’angolo.

In questo articolo passeremo in rassegna i cinque elementi principali che formano il costo totale di un software aziendale. L’obiettivo? Chiarire quali sono i costi di un software in modo da prendere le tue decisioni d’acquisto in modo consapevole e sicuro.

I cinque elementi principali che formano il costo totale di un software aziendale


  1. La licenza del software
  2. Hardware
  3. Implementazione
  4. Formazione
  5. Supporto

Componente di costo n. 1: la licenza del software

La licenza del software – ovvero il costo effettivo di possesso e utilizzo del software – ha la duplice particolarità di costituire una parte significativa del prezzo del software e un costo difficile da congelare in modo definitivo in quanto può variare notevolmente nel corso del tempo e man mano che il tuo business cresce.

I modelli di tariffazione esistenti per le licenze dei software sono principalmente due: la licenza perpetua e la licenza in abbonamento.

La licenza perpetua prevede un pagamento iniziale che garantisce la proprietà del software a tempo indeterminato (vale a dire, per sempre, dall’inglese in perpetuity). Questo modello di tariffazione è quello usato da più tempo ed è utilizzato solitamente per i software “on-premise”, ovvero scaricati e installati su un computer locale o su un server della tua azienda.

Con la sottoscrizione di un abbonamento si paga un canone mensile o annuale per l’utilizzo del software. Se si interrompe il pagamento o non si rinnova il contratto, non è più possibile usufruire del software. Questo modello di tariffazione è più recente, più diffuso e spesso usato per soluzioni basate sul cloud (questo modello di distribuzione è anche noto come “Software-as-a-Service” o “SaaS”), vale a dire ospitati sui server del fornitore del software e accessibili agli utenti attraverso una connessione a internet.

Ricorda: i fornitori di software spesso offrono la possibilità di scegliere tra un abbonamento mensile o annuale, offrendo una tariffa complessiva più economica per quest’ultimo per indurre l’acquirente a sottoscrivere un contratto più lungo. Tuttavia non è detto che il costo dell’abbonamento annuale sia effettivamente più economico del totale delle singole mensilità. Ti consigliamo sempre di fare due conti per valutare quale delle due opzioni soddisfi meglio le tue esigenze.

Esistono altri tre tipi di abbonamento sul mercato, con prezzi che variano in base a diversi fattori, quali il consumo, le dimensioni e gli utenti.

  1. La tariffazione basata sul consumo prevede un costo variabile in base all’effettivo utilizzo del software o dei servizi ad esso associati.
  2. La tariffazione basata sulle dimensioni varia in base alle dimensioni dell’azienda, ad esempio in base a fattori come il numero di dipendenti o di clienti.
  3. La tariffazione basata sull’utente varia in base al numero di persone che hanno accesso al software.
Ricorda: è importante capire la differenza tra licenza per utente autorizzato e licenza per utente simultaneo. Nel caso della licenza per utente autorizzato, ogni utente dispone dei propri dati di accesso e tutti gli utenti possono utilizzare il software contemporaneamente. Con la licenza per utente simultaneo si dispone di un numero fisso di login utilizzabili da chiunque, ma la licenza non consente un numero di login simultanei superiore al massimo previsto. Se disponi di un team di 20 persone e queste avranno bisogno di utilizzare il software contemporaneamente, dovresti optare per una tariffa utente autorizzato che includa 20 utenti. Ma se solo cinque dei 20 membri del team utilizzano il software nello stesso momento, può essere più conveniente scegliere una tariffa utente simultaneo per cinque utenti.

Nella maggior parte dei casi, difficilmente potrai scegliere tra i due modelli di tariffazione per un determinato software. È raro che i produttori di software offrano entrambe le opzioni – licenza perpetua e abbonamento – per i loro prodotti.

Ad ogni modo, nei casi in cui tu abbia possibilità di scelta, o se stai confrontando un prodotto con licenza perpetua con un prodotto in abbonamento, valuta i pro e i contro di ciascuna opzione per determinare quale si adatta meglio al tuo business.

Confronto prezzi licenza perpetua software vs abbonamento

Componente di costo n. 2: hardware

Per quanto potrebbe sembrare ovvio, è sempre importante tenere in considerazione il costo dell’hardware necessario per utilizzare il software che si acquista.

Questo vale soprattutto per le installazioni in locale, che potrebbero richiedere non solo l’acquisto di un server per ospitare il software, ma anche di nuovi dispositivi che supportino il sistema operativo giusto. In altre parole, se utilizzi dispostivi Mac ma il software che desideri funziona solo su Windows, il costo finale diventa notevole.

Essendo accessibili attraverso un browser web, le soluzioni SaaS offrono molta più flessibilità in termini di hardware e funzioneranno su computer, tablet o smartphone. Le aziende possono anche risparmiare sull’hardware consentendo ai dipendenti di usare i propri dispositivi (ma in questo caso deve essere presente una politica per la sicurezza dei dispositivi mobili  per ridurre le vulnerabilità informatiche).

Alcune categorie di software richiederanno l’acquisto di hardware aggiuntivo. I sistemi di rilevazione biometrica delle presenze, ad esempio, usano l’impronta digitale di una persona o altro identificativo unico per verificare l’identità degli utenti. Queste piattaforme richiedono dispositivi hardware specializzati per registrare i dati biometrici con la massima precisione.

Alcuni fornitori possono richiedere di utilizzare il loro software in associazione al loro hardware, mentre altri offrono un’ampia compatibilità.

Componente di costo n. 3: implementazione

I fornitori possono applicare un costo una tantum al momento dell’acquisto per installare e rendere operativo il software presso la tua azienda. Oltre all’installazione e alla configurazione di base, i costi di implementazione possono coprire anche esigenze quali:

  • Personalizzazione del software
  • Migrazione dei dati dai sistemi precedenti
  • Integrazione con i sistemi attuali

Se sei in grado di gestire l’implementazione del software autonomamente, il fornitore potrebbe non applicare questo costo.

Di norma i sistemi in locale hanno un costo di implementazione maggiore rispetto a quelli basati sul cloud. Lo stesso vale per i sistemi più complessi rispetto alle applicazioni di base.

In alcuni casi l’implementazione potrebbe costare quanto la licenza del software – se non addirittura di più! Informati presso i fornitori circa i dettagli delle loro opzioni di implementazione e i relativi costi per pianificare le spese al meglio.

Componente di costo n. 4: formazione

Sebbene il costo di una licenza software normalmente includa l’accesso a guide in linea e forum di assistenza, i fornitori potrebbero prevedere anche una tariffa supplementare e opzionale per una formazione aggiuntiva. A seconda della complessità del software scelto e della sua importanza per il tuo business, potrebbe valere la pena investire nella formazione affinché i tuoi dipendenti possano familiarizzarsi rapidamente con la piattaforma.

La formazione può essere svolta in diversi formati, ognuno con un prezzo specifico:

  • I dipendenti si recano presso il luogo di formazione del fornitore del software
  • Il formatore si reca presso l’azienda
  • Sessioni webinar virtuali
  • Corsi in e-learning autogestiti

I fornitori di software di alto profilo possono anche offrire agli utenti la possibilità di conseguire una certificazione per dimostrare le loro competenze nell’uso del software.

Indipendentemente dall’opzione di formazione che sceglierai, assicurati di pianificare le spese non solo per gli utenti iniziali, ma anche per eventuali nuovi assunti che dovranno imparare a usare il software in futuro.

Componente di costo n. 5: supporto

Incluso talvolta nel costo della licenza, il supporto continuo può anche prevedere un costo a parte che copre la manutenzione, gli aggiornamenti e persino livelli premium di servizio clienti.

Il supporto può anche includere il servizio di consulenza con un agente dedicato con il quale potrai riunirti regolarmente per valutare gli obiettivi e imparare a ottenere il massimo dal software.

In base ai servizi di supporto che offre, il fornitore potrebbe farsi carico di alcune importanti attività complesse che tu non sei in grado di gestire (es: alcuni fornitori di software per buste paga possono gestire al posto tuo le buste paga della tua azienda).

Valuta quanto ti costerebbe svolgere queste attività internamente e confrontale con la possibilità di esternalizzarle.

Consigli finali per risparmiare sull’acquisto di un software

La tariffazione dei software non è mai così semplice come appare a prima vista. I costi nascosti sono molteplici e, se non stai attento a prevederli correttamente, ti ritroverai presto ad oltrepassare il budget destinato all’acquisto del software.

Conoscere tutti gli elementi che compongono il costo effettivo del tuo gestionale per l’azienda ti aiuterà a calcolare il tuo budget e a mantenere la spesa sotto controllo.

Con questi ultimi consigli potrai ridurre la spesa ulteriormente:

●        Negozia sempre. Molti fornitori, soprattutto quelli che espongono i loro prezzi al pubblico, non si sposteranno dalle cifre fissate. Ma alcuni possono concedere degli sconti se viene loro chiesto, in particolare se acquisti qualche componente o servizio aggiuntivo che aumenta il tuo valore come cliente.

●        Distingui le funzionalità di cui hai bisogno da quelle che desideri. Non vale la pena spendere un capitale per un software del quale useresti solo la metà delle funzionalità. Focalizzati sulle tue esigenze, acquista un software che le soddisfi a un prezzo che ti puoi permettere. Avrai sempre la possibilità di scalare più avanti, quando le tue esigenze saranno più ambiziose.

●        Valuta attentamente quale livello sottoscrivere. Spesso i fornitori offrono diversi livelli di sottoscrizione, dove a prezzo più elevato corrispondono più utenti, più spazio di archiviazione, più funzionalità, ecc. Se superi il limite previsto per la tariffa sottoscritta potresti dover pagare il prezzo, più alto, del livello successivo. Quindi, se la tua tariffa prevede dai 10 ai 25 utenti, passare da 11 o 12 utenti non comporterà alcuna differenza, ma passare da 25 a 26 utenti potrebbe avere un costo significativo.

●        Cerca opzioni gratuite e open-source con attenzione. Esistono sicuramente valide opzioni di software gratuiti e open-source, ma devi prestare attenzione. Molte soluzioni “gratuite” prevedono grossi limiti per quanto riguarda l’archiviazione, il numero di utenti o le funzionalità. I software open-source richiedono l’intervento del personale informatico per l’installazione, la personalizzazione e la manutenzione, che deve essere pagato. Leggi tutte le clausole prima di impegnarti con un programma.


NOTA: L’obiettivo di questo articolo è di informare i nostri lettori circa l’acquisto di un software in Italia. Non vuole in alcun modo fornire consigli economici o promuovere una specifica linea d’azione. Per ricevere consigli per la tua situazione concreta, consulta il tuo commercialista o consulente finanziario.

Il COVID-19 accelera la trasformazione digitale delle aziende di tutto il mondo

Il COVID-19 accelera la trasformazione digitale delle aziende di tutto il mondo

Il COVID-19 accelera la trasformazione digitale delle aziende di tutto il mondo

L’impatto economico e di trasformazione digitale che il COVID-19 ha avuto sulle aziende – soprattutto PMI – ha dimensioni globali. Dall’adozione di misure a breve termine per permettere ai dipendenti di lavorare in remoto fino a potenziare la sicurezza con l’uso di VPN, le imprese di tutto il mondo hanno dovuto escogitare il modo più veloce ed efficace per mantenere l’operatività aziendale durante la crisi e, volenti o meno, sono state costrette a venire a patti con la digital transformation .

Ma continueranno sulla strada della trasformazione digitale oppure torneranno come prima?

Curiosi di scoprire come la pandemia abbia colpito le PMI e nello specifico l’impatto che ha avuto sul percorso di digital transformation delle aziende, sulle decisioni d’acquisto dei software e sui progetti per il futuro, abbiamo condotto un sondaggio intervistando 3.144 persone, tra dipendenti e manager di piccole e medie imprese (PMI) in Australia, Brasile, Francia, Germania, Italia, Paesi Bassi, Spagna e Regno Unito.

Per questo articolo abbiamo estrapolato le risposte di 2.141 intervistati che rivestono ruoli di manager, senior manager, executive manager e proprietari all’interno di queste imprese (consulta la metodologia completa alla fine dell’articolo).

Il 53% delle aziende non dispone di un piano di continuità operativa

La gestione della continuità operativa è, secondo la definizione di Gartner:

Un approccio grazie al quale le aziende pianificano la ripresa dell’intero processo operativo. Ciò include un piano per gli spazi di lavoro, telefoni, postazioni di lavoro, server, applicazioni, connessioni di rete e qualsiasi altra risorsa necessaria per il processo operativo.”

 

La crisi ha colto il mondo di sorpresa e le aziende non fanno eccezione. Quando abbiamo chiesto agli intervistati se prima della crisi le loro aziende avessero un piano di continuità attivo, il 53% ha risposto che non lo avevano o che non ne erano sicuri.

Numero di PMI che avevano un piano di continuità operativa prima della crisi

Non disporre di un piano di continuità operativa può portare a importanti perdite e al rischio di chiusura dell’attività. Il COVID-19 è stata una crisi imprevedibile, come potrebbero essercene altre, per cui avere un piano di emergenza ha ora più senso che mai.

L’autore Nassim Nicholas Taleb parla della “teoria del cigno nero“. Si tratta di una teoria che descrive le conseguenze estreme di eventi esterni rari e imprevedibili e come le aziende non possano essere preparate per tali eventi.

A maggior ragione, avere un piano che permetta di prepararsi per l’imprevedibile può far risparmiare tempo e denaro – e possibilmente salvare il futuro dell’azienda – soprattutto se sviluppato seguendo l’ottica della trasformazione digitale delle imprese stesse. Fra i vantaggi dell’avere un piano di continuità operativa ci sono:

  • Ridurre il tempo di risposta all’evento
  • Ridurre il tempo di ripresa delle funzioni principali
  • Evitare di prendere decisioni sbagliate durante le fasi iniziali
  • Avere un flusso comunicativo agile ed efficiente con i dipendenti e le persone che rivestono ruoli chiave durante la crisi
I software per business continuity con funzionalità quali il backup continuo, la crittografia e l’archiviazione dei dati possono aiutarti a preparare la tua azienda per eventuali crisi impreviste o attacchi informatici.

Il 61% delle aziende crede che non resisterebbe più di 6 mesi

La mancanza di preparazione di molte aziende le ha obbligate a prendere decisioni sul momento nel corso della pandemia, senza fare riflessioni a lungo termine.

Ora, secondo quanto dichiarato, il 61% delle aziende intervistate pensa che con le misure adottate non sopravvivrebbe per più di 6 mesi. Nei paesi europei (Francia, Germania, Italia, Paesi Bassi, Spagna e Regno Unito) interpellati per questo sondaggio, nonché in Australia, la percentuale di aziende convinte che non durerebbero più di 6 mesi con le misure attuali si attesta al 62%.

L’Unione Europea e il governo italiano stanno predisponendo aiuti finanziari per aiutare la digital transformation delle aziende in questo momento complesso e per andare incontro alle perdite dovute alla pandemia. Tuttavia, per alcune aziende le perdite sono molto ingenti e le porteranno probabilmente alla chiusura.

Quando tempo potranno continuare ad operare le aziende nelle condizioni attuali, secondo i dirigenti

La trasformazione digitale non è ancora una priorità per le PMI

Gartner definisce la trasformazione digitale come:

Qualsiasi cosa che va dalla modernizzazione delle infrastrutture IT (ad esempio, passare al cloud computing) all’ottimizzazione digitale, fino all’invenzione di nuovi modelli di business digitali.”

 

Nonostante le aziende stiano adattando le loro offerte in reazione al COVID-19, i risultati dello studio mostrano che il passaggio al digitale non è ancora una priorità assoluta per le PMI nel breve termine.

Per quanto riguarda il livello di importanza di aspetti come la produttività dei dipendenti, l’immagine del brand o la fidelizzazione dei clienti nel breve termine, per gli intervistati australiani, brasiliani, francesi e spagnoli il passaggio a un’operatività digitale si colloca all’ultimo posto nella classifica delle priorità.

In Germania, Italia e Regno Unito l’aspetto meno importante è garantire il sostegno economico, mentre per i Paesi Bassi è il miglioramento dell’immagine del brand.

Lo studio ha mostrato che per la maggior parte dei Paesi la produttività dei dipendenti e la fidelizzazione dei clienti sono le due principali priorità. Per il Brasile e il Regno Unito, la priorità numero uno è il rispetto del distanziamento sociale e delle istruzioni a livello locale per la quarantena, seguita dalla produttività dei dipendenti.

Nel 64% delle aziende, la principale preoccupazione dall’inizio della crisi ha riguardato le misure per la salute e la sicurezza.

Anche adottare il lavoro a distanza (58%) è risultato essere una delle priorità delle aziende. Una volta attuate le politiche di risposta alla crisi, il passo successivo è stato quello di introdurre nel più breve tempo possibile i giusti software per evitare i danni più gravi e far sì che i dipendenti si sentano coinvolti e parte dell’azienda.

Priorità per le PMI: Trasformare l'attività per operare in modo digitale o remoto

Priorità per le PMI: Mantenere la produttività dei dipendenti

Il 48% degli intervistati ha investito in software fin dall’inizio della crisi

Quasi la metà delle aziende intervistate ha investito in nuovi software dall’inizio della crisi. Il Brasile (55%), la Spagna (55%) e l’Italia (52%) sono i tre Paesi con il maggior numero di PMI che hanno dovuto investire in acquisto di software a causa del COVID-19.

Un dato che non sorprende, dal momento che il 35% delle aziende ha dovuto introdurre nuovi software per il lavoro in team e il 70% è stato in grado di adattare una parte o tutta l’offerta per renderla fruibile in modo virtuale.

Tipi di software acquistati o presi in considerazione in seguito al COVID-19

Per quanto riguarda il tipo di software implementato, i più acquistati o presi in considerazione a causa del COVID-19 sono stati i software per desktop remoto, per videoconferenze e per live chat.

L’acquisto di software dopo il COVID-19: fare la scelta giusta

La mancanza di un piano di continuità operativa ha portato la maggior parte delle PMI intervistate a investire in software per garantire la produttività dei dipendenti, in molti casi senza avere un aiuto adeguato per eseguire la scelta.

I dirigenti hanno bisogno di supporto nella scelta del software più adatto al loro business. Lo studio ha rilevato che un terzo dei dirigenti di PMI conoscono il software di cui hanno bisogno, ma devono effettuare una ricerca dei prodotti che meglio soddisfano le esigenze del loro business.

Lo studio ha riscontrato che quasi la metà dei dirigenti ha preso le proprie decisioni in base al prezzo (49%), alla facilità d’uso (46%) e alle recensioni (37%).

Per quanto riguarda l’approccio alle recensioni, abbiamo notato sensibili differenze tra i vari Paesi. Ad esempio, i Paesi europei intervistati per questo sondaggio (39%) e il Brasile (45%), ritengono che le recensioni siano utili per prendere una decisione d’acquisto di un software. In Australia, invece, solo il 18% ritiene utili le recensioni per la scelta del software, mentre il primo fattore valutato è la facilità d’uso (22%).

L’analisi delle recensioni dovrebbe formar parte di ogni processo d’acquisto di software, in quanto le recensioni di terze parti forniscono una visione sull’esperienza degli utenti con il software in questione.

Introduci i software nella tua strategia aziendale per il futuro

Come abbiamo visto, la crisi del COVID-19 ha sconvolto le aziende e obbligato alcune di esse a prendere urgenti decisioni in fatto di trasformazione digitale e adozione di software per affrontare la situazione a breve termine.

Ora che le restrizioni si stanno allentando e che i dipendenti stanno tornando a lavorare in ufficio, è arrivato il momento per le aziende di pensare a una strategia per il lungo termine.

Gartner declina la risposta alla crisi del COVID-19 in tre fasi principali:

  • Reazione: azioni orientate principalmente a mantenere la continuità aziendale nel breve termine per rispondere rapidamente alla crisi.
  • Ripresa: uno “sforzo più coordinato per stabilizzare le operazioni”. Ad esempio creare piani specifici per ripristinare l’attività ai livelli pre-crisi e valutare le risorse disponibili per farlo.
  • Rinnovamento: Gartner sottolinea l’importanza di imparare dall’esperienza e costruire la resilienza per il futuro.

Siamo stati testimoni di come, per molte aziende, la crisi abbia significato perdite economiche e, nei casi peggiori, la chiusura. Imparare dalle esperienze precedenti aiuterà le aziende a riconoscere gli errori commessi durante una crisi e a creare un robusto piano d’emergenza per farsi trovare preparate nel caso di eventuali nuove crisi.

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Metodologia 

Per ottenere i dati di questo studio abbiamo condotto un sondaggio online in maggio 2020 intervistando 3.144 persone, tra dipendenti e manager di piccole e medie imprese (PMI) in Australia, Brasile, Francia, Germania, Italia, Paesi Bassi, Spagna e Regno Unito.

Il 51% delle PMI italiane non aveva alcun piano di continuità operativa prima del COVID-19

Il 51% delle PMI non aveva alcun piano di continuità operativa prima del COVID-19

Il 51% delle PMI non aveva alcun piano di continuità operativa prima del COVID-19

La crisi dovuta al Covid-19 sembra essere – almeno momentaneamente – rientrata ma i suoi effetti si stanno rivelando in tutta la loro forza e stiamo assistendo a un cambio di abitudini e paradigmi senza precedenti.

Non parliamo solo di cambi nei nostri stili di vita e di consumo, la “nuova realtà” è arrivata per rimanere e i suoi strascichi si stanno avvertendo soprattutto nel mondo degli affari, andando ad impattare in molti casi le strategie di business impostate dalle aziende e le modalità lavorative.

Le piccole e medie imprese (PMI), sono state molo colpite non solo a livello economico ma anche e soprattutto a livello organizzativo. Un esempio su tutti è stata la necessità di riorganizzarsi per poter continuare a svolgere il lavoro in modalità telelavoro. La prova è stata brillantemente superata e ad oggi, oltre tre mesi dopo l’inizio della pandemia, il lavoro da remoto è considerato non solo una soluzione temporanea per far fronte all’emergenza ma un vero e proprio cambio di paradigma nel mondo aziendale.

Ora, alla fine dell’ondata pandemica, le aziende devono guardare al lungo termine e, in molti casi, rivedere il loro modello di business.

Quali misure sono state adottate in risposta all’emergenza? Quali cambiamenti nella strategia sono stati fatti per garantire la sopravvivenza delle attività? Si stanno apportando piani di continuità operativa e cambiando strategie di business per rispondere alle future crisi? Come si presenta il futuro a medio e lungo termine? Per rispondere a queste domande, Capterra ha intervistato 254 manager di PMI italiane tra il 15 e il 19 maggio 2020. La metodologia dettagliata è presentata alla fine dell’articolo.

Punti salienti dello studio


  • Prima del COVID-19, il 51% delle PMI non aveva alcun piano di continuità operativa per garantire lo svolgimento delle attività aziendali in caso di crisi.
  • Solo il 37% delle PMI si aspetta di poter sopravvivere per più di sei mesi con le misure speciali adottate e senza il sostegno finanziario del governo.
  • Il 46% delle PMI ha implementato o sta considerando di implementare un nuovo modello di business offrendo il proprio prodotto/servizio online.
  • Il 57% delle PMI ha cambiato o sta considerando di cambiare il ruolo dei propri dipendenti in maniera temporanea o permanente.

Le PMI non credono di poter garantire continuità operativa per più di 6 mesi

Per garantire la sopravvivenza del business durante l’emergenza, oltre alle misure di salute e sicurezza (67%) imposte dalla situazione eccezionale, le PMI hanno dovuto implementare con urgenza politiche di agevolazione del telelavoro (61%) e di sicurezza informatica (32%).

Le politiche per favorire il lavoro da remoto hanno portato all’adozione di software per agevolare lo svolgimento di mansioni quotidiane da parte dei dipendenti.  Abbiamo osservato – nella prima parte del nostro studio – come l’87% degli intervistati consideri l’adozione di software essenziale per la sopravvivenza della propria azienda. In particolare, i software per videoconferenza e i tool di collaborazione si sono rivelati indispensabili per garantire la business continuity.

E la sopravvivenza a lungo termine?

L'attuale modello operativo non è applicabile per più di 6 mesi

La percezione è piuttosto pessimista: solo il 15% delle PMI pensa di poter continuare ad operare con il modello attuale per oltre un anno (senza contare su aiuti economici da parte del Governo).

Nonostante le misure adottate, quindi, l’equilibrio a medio/lungo termine delle PMI rimane fortemente precario. La grande maggioranza prevede pertanto di dover ripensare in profondità i propri modelli operativi e le proprie strategie di business per riuscire a continuare a svolgere la propria attività.

Quanto potrà continuare ad operare la tua azienda con le misure speciali che ha adottato finora

Solo il 38% delle PMI aveva un piano di continuità operativa prima della crisi

La tua azienda aveva un piano di continuità operativa prima della crisi del COVID-19

La crisi del Covid-19 ha acceso i riflettori sull’estrema necessità di formulare un piano di continuità operativa: una serie formalizzata di passi pensati per riprendersi da un disastro aziendale.

La creazione di questo piano permette alle PMI di anticipare le conseguenze negative dovute ad una crisi e di continuare ad operare in “modalità ridotta”, limitando le perdite e accelerando la ripresa.

Ad oggi, con il rischio correlato all’arrivo di una seconda ondata pandemica o di un attacco infomatico, ad esempio, la gestione delle crisi è una politica che non può non essere implementata all’interno di ogni organizzazione. Esistono diverse strategie e strumenti che possono aiutare le imprese a creare un buon piano di business continuity.

I software per business continuity sono uno strumento pensato proprio per aiutare un’azienda a sopravvivere ad una crisi. Vengono utilizzati per progettare e realizzare un piano di continuità operativa e per attivarlo senza difficoltà al momento opportuno. Tra le principali funzioni, ad esempio, ci sono quelle volte a garantire l’integrità dei dati e renderli disponibili in caso di hacking, di identificare e notificare le minacce, di avvalersi dell’opzione di crittografia e dell’esecuzione di continui back up.

Ogni azienda dovrebbe determinare i punti chiave della propria attività, identificare i rischi potenziali e pianificare una soluzione per ciascuno di essi. I tool per business continuity permettono di raccogliere tutte queste informazioni, che possono essere voluminose, e le rendono facilmente accessibili e aggiornabili.

Per l’implementazione del piano in caso di necessità, è inoltre necessario prevedere un piano di comunicazione di crisi e l’adeguata formazione dei dipendenti. Tutta l’azienda si deve dimostrare reattiva e deve sapere quali azioni intraprendere.

Cambiare il modello di business per affrontare la crisi: e-commerce e cambio dei ruoli dei dipendenti

Secondo quanto emerso dallo studio, le priorità delle PMI in questo periodo di crisi sono state il mantenimento della base clienti, l’aumento della produttività, la fidelizzazione e il mantenimento della produttività dei dipendenti e la riduzione dei costi.

Come diretta conseguenza di queste necessità, abbiamo assistito al boom della digitalizzazione di prodotti e servizi, all’avvento definitivo dell’e-commerce e all’incremento di servizi di consegna a domicilio.

In particolare, dalla ricerca emerge come le aziende abbiamo optato per una vera e propria evoluzione del proprio modello di business:

Modifiche implementate al modello di business a causa del Covid-19

La principale reazione delle PMI a questa situazione, infatti, è stata la corsa alla digitalizzazione: adattare e offrire il proprio prodotto o servizio online. Circa l’87% dei manager intervistati ha dunque ritenuto indispensabile cambiare il modello di business per operare a distanza o in digitale.

La creazione di opportunità di e-commerce rappresenta una promessa di rinnovo e di rilancio, sia per i piccoli commercianti che per le aziende stesse. Sul mercato sono disponibili software per la creazione di siti web in grado di semplificare notevolmente il passaggio offline-online e di promuovere le attività di vendita.

Come dimostra l’indagine, le aziende stanno anche apportando cambiamenti nella strategia aziendale per far fronte alla nuova realtà: offrire un prodotto o un servizio gratuitamente, consegnarlo a casa del cliente o modificare il modello di prezzo.

In questo momento di grande fermento, l’aspetto umano non è stato sottovalutato e questo è un dato importante considerando che molti lavoratori italiani non hanno potuto lavorare a distanza in quanto svolgono attività che richiedono presenza fisica oppure non godevano delle condizioni necessarie per il telelavoro (mancanza di attrezzature informatiche, scarsa qualità della connessione internet, problemi legati alla vita privata…).

Dallo studio emerge come la riassegnazione temporanea (37%) o permanente (19%) dei dipendenti a ruoli diversi in risposta al COVID-19 è stata una misura efficace per evitare la riduzione del personale e, al contempo, per reinventarsi.

Anziché licenziare i dipendenti, gran parte delle PMI intervistate ha dunque potuto assegnare posizioni o mansioni diverse ai dipendenti che erano rimasti inattivi contribuendo magari a rafforzare alcuni reparti che stavano sperimentando un’esplosione della domanda.

La sopravvivenza dipende dalla capacità di adattamento e dalla velocità di risposta

La crisi causata dal COVID-19 ha colpito il mondo degli affari in modo totalizzante. Non si è trattato solo di adattarsi al telelavoro e di iniziare a vendere online, ma di una vera e propria rivoluzione del modello di business: nuovi programmi, strategia di pricing, inserimento di diversi servizi e riorganizzazione dell’organico aziendale.

In questa “nuova realtà”, la flessibilità indotta dagli strumenti di telelavoro, la digitalizzazione dell’offerta, la formazione dei team e la realizzazione ed esecuzione di un piano di continuità aziendale sono i pilastri della sopravvivenza delle aziende nel lungo periodo: le PMI che investiranno rapidamente in queste misure saranno quelle che potranno affrontare il futuro con spirito sereno.

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Metodologia

Per raccogliere i dati di questo studio, abbiamo condotto un’indagine online tra il 15 e il 19 maggio 2020 su 401 dipendenti di PMI italiane che hanno svolto telelavoro a causa della crisi COVID-19. I 254 intervistati che hanno risposto alle domande presentate in questo studio sono stati selezionati in base al loro ruolo all’interno dell’azienda: provengono da diversi settori di attività e ricoprono ruoli di responsabilità e decision-making (manager, senior manager, dirigenti o quadri superiori).

IT trends 2020 – voor 61% van de bedrijven speelde software een sleutelrol tijdens de crisis

IT-trends 2020 mkb nederland

Meestal valt een virus de software aan. Dit keer werden de rollen omgedraaid en viel software het virus aan. Miljoenen bedrijven konden tijdens Covid-19 door blijven werken dankzij allerlei softwareoplossingen voor remote werken en digitalisering van producten en diensten. Wie had gedacht dat een wereldwijde pandemie de digitalisering van bedrijven zo’n impuls zou geven. 

Volgens recent onderzoek van Capterra geeft 61% van de mkb-bedrijven aan dat de software die ze hebben aangeschaft cruciaal is voor het voortbestaan van hun business tijdens deze crisis. 

IT-trends 2020 mkb nederland

Daarom heeft Capterra een enquête gehouden onder kleine en middelgrote ondernemingen (mkb’s) in Nederland om de IT-trends tijdens de coronacrisis te onderzoeken. In het onderzoek worden zakelijke beslissers (die betrokken zijn bij de softwarebeslissingen van hun bedrijf) en werknemers geïnterviewd. De volledige methodologie staat onderaan het artikel. 

IT-trends 2020 uitgelicht

  • 64% van de ondervraagde bedrijven heeft de afgelopen maanden software aangeschaft.
  • 46% van de bedrijven was niet van plan om software aan te schaffen, maar heeft dat vanwege de crisis wel gedaan.
  • Gebruiksgemak en prijs zijn nu de belangrijkste criteria bij software-aankopen.
  • De meeste zakelijke beslisser zitten in de interest of purchase fase van het software-aankoopproces.

Digitalisering in volle gang

Ondanks dalende omzetten en kostenbesparingen, heeft 64% van de ondervraagde bedrijven de afgelopen maanden software aangeschaft om hun business draaiende te houden tijdens Covid-19. 46% was niet van plan om software aan te schaffen maar heeft dat door de crisis wel gedaan.

Software-aankopen tijdens Covid-19

De IT-realiteit versus de IT-trend 

Als we in januari 2020 aan deze bedrijven hadden gevraagd in welke software ze van plan waren te investeren, dan stond team samenwerkingssoftware hoogstwaarschijnlijk niet bovenaan hun lijstje. De top drie IT-trends voor 2020 waren volgens een onderzoek van Gartner (beschikbaar voor klanten) kunstmatige intelligentie, business intelligence en mobiele bedrijfsapplicaties. Ons onderzoek wijst echter uit dat er in heel andere software geïnvesteerd moest worden. Van de oorspronkelijke plannen van veel bedrijven is niet veel terecht gekomen. Slechts 18% geeft aan dat de crisis géén effect heeft gehad op hun oorspronkelijke software aankoopplannen.

IT-trends 2020 software

Het oorspronkelijke IT-plan

Als we een blik terug werpen op ons digitaliseringsonderzoek van vorig jaar, blijkt dat veel mkb’ers de komende 1-2 jaar plannen hadden of aan het evalueren waren om software te gaan gebruiken voor digital marketing, boekhouden, CRM, project management, HR, databeveiliging of mobiele apps. Ook de implementatie van nieuwe technologieën als IoT en AI stonden vrij hoog op de agenda. Plots moest er nu in hele andere tools geïnvesteerd worden dan gepland. 

Het aangepaste IT-plan

In plaats van boekhoudsoftware, een CRM, AI of ML werd het remote desktop software om online ondersteuning te bieden, samenwerkingssoftware om informatie te kunnen delen en te communiceren in een online omgeving en videoconferentiesoftware om virtuele teams te blijven leiden en sociale contacten te onderhouden. Dit waren de populairste tools van de lockdown. Zonder deze systemen konden bedrijven met kantoorpersoneel niet overleven. 

Top 10 IT tijdens crisis

Nadat interne processen en teamsamenwerking op orde waren, kon de aandacht meer uitgaan naar oplossingen om verkoop en klantenondersteuning mogelijk te maken. 68% van de bedrijven heeft aanpassingen gedaan om producten of diensten digitaal beschikbaar te stellen. Daarom zien we bijvoorbeeld dat webshopsoftware en webdesign software hoog scoren. 

Ook live chat software voor contact met klanten staat in de top 5 van meest aangeschafte software tijdens de crisis. Het behouden van klanten is op dit moment de nummer één prioriteit bij bedrijven, dat blijkt uit de cijfers van ons onderzoek. Zolang de sociale afstandsmaatregelen gelden blijft het contact met klanten een uitdaging. Live chat software helpt organisaties realtime verbinding te maken met hun klanten en kan voor klantenondersteuning, leadgeneratie en klantbetrokkenheid worden gebruikt. 

Ook webinar software neemt een belangrijke rol in. Webinars worden voor externe communicatie gebruikt, bijvoorbeeld voor marketing om bestaande of nieuwe producten en diensten bij klanten onder de aandacht te brengen en customer engagement te verbeteren. Maar ook voor trainingen en cursussen van zowel eigen medewerkers als leerlingen en klanten.

Op nummer 8 staat VPN-software. Om remote verbindingen met het bedrijfsnetwerk te beschermen tegen indringers en datalekken is het gebruik van een VPN (Virtual Private Netwerk) een oplossing. Uit eerder onderzoek van Capterra over de IT-beveiliging tijdens het werken vanuit huis bleek dat ongeveer een derde van de thuiswerkende mkb’ers vpn-software gebruikt. Een toename van 15% in de aanschaf van VPN software is weinig gezien het grote aantal nieuwe thuiswerkers. Informatiebeveiliging verdient meer aandacht, zeker nu is gebleken dat 21% van de mkb-medewerkers wel eens het slachoffer is geworden van een cyberattack in de vorm van een phishingmail.  

Nederlands mkb zit vrij laag in de funnel voor software-aankopen 

Nu de intelligente lockdown zich aan het afbouwen is en het “nieuwe normaal” zich aandient staan bedrijven weer voor nieuwe uitdagingen. Een “normaal” kantoorleven zit er voorlopig niet in. Ook al zijn de eerste obstakels van telewerken overwonnen, nu staan bedrijven voor de uitdagingen die de 1,5 meter economie en het op lange termijn thuiswerken met zich meebrengen. Er moeten oplossingen bedacht worden voor personeelsplanning, projectmanagement of training van nieuw personeel. Zal er opnieuw geïmproviseerd worden of weten bedrijven welke software ze nodig zullen hebben in deze nieuwe fase? Dat brengt ons op de vraag in welke fase van de B2B buyer journey het mkb zich bevindt? 

purchase funnel software aankopen

Meer dan een kwart (29%) van de zakelijke beslissers weet welke specifieke technologie aan hun zakelijke behoefte kan voldoen en is klaar om verschillende leveranciers te gaan vergelijken (Interesse). 19% heeft dit proces al voltooid en is klaar om een software-aankoop te doen en te onderhandelen met leveranciers voor de beste deal (aankoop). 17% is een stuk minder ver in het aankoopproces. Zij zijn zich bewust dat er technologie nodig is om een bepaalde zakelijke behoefte te bedienen, maar moeten eerst nog op onderzoek uit om te bepalen wat ze precies nodig hebben (bewustwording).

funnel per bedrijfsgrootte

Middelgrote bedrijven van 51 tot 250 medewerkers bevinden zich vooral in de fase van selectie en aankoop, oftewel in de middle-of-funnel (MOF) en de bottom-of-funnel (BOF). Kleine bedrijven tot 50 medewerkers zitten vooral in de fase van interesse (middle-of-funnel). Voor software-leveranciers is het nuttig zich een beeld te vormen van het aankoopproces van mkb-bedrijven zodat zij hun potentiële klanten van de juiste informatie kunnen voorzien.   

*Er deden niet genoeg zakelijke beslissers van microbedrijven met het onderzoek mee om deze analyse op deze groep uit te voeren. 

Nieuwe software moet vooral eenvoudig in gebruik zijn

Als er tot een aankoop wordt overgegaan, waarop wordt de keuze voor software dan vooral gebaseerd? Wat is doorslaggevend in de keuze voor softwareproducten? 

invloed op IT aankopen

De crisis heeft veel bedrijven financiële schade toegebracht, daardoor zien we dat de prijs een van de belangrijkste selectiefactoren is. Maar gebruiksgemak speelt een nog belangrijkere rol in de keuze van software. Medewerkers moesten meteen met de nieuwe software aan de slag kunnen. Daarom moest de software een zo kort mogelijke leercurve hebben. 

Als er al tijd was voor training kon dat in ieder geval niet persoonlijk gegeven worden. De meeste respondenten hebben dan ook een informele online training gehad met een collega of manager om de software te leren gebruiken.

training nieuwe software

Digitalisering is meer dan software

Door de crisis werden veel bedrijven gedwongen om meer aandacht te besteden aan digitalisering, denkend aan hun klanten en hun medewerkers. De nieuwe software-implementaties zullen na corona waarschijnlijk niet teruggedraaid worden, omdat software voor het digitaliseren van producten, teamsamenwerking, VPN en live chat onder de huidige omstandigheden waarschijnlijk permanent nodig blijft. Medewerkers zullen op afstand willen blijven werken en klanten zullen gewend raken aan nieuwe bedrijfsprocessen en digitale diensten en zullen deze niet binnen enkele maanden willen zien vervagen. Al vóór de crisis waren veel bedrijven bezig om hun aanbod te digitaliseren en deze tendens zal blijven aanhouden. 

Het gebruik van de juiste software is een belangrijke stap in de richting van digitalisering, maar een digitaal bedrijf gaat veel verder dan het gebruik van software. Alleen bedrijven die hun kortetermijnoplossingen in langetermijnstrategieën kunnen omzetten en er tegelijkertijd voor zorgen dat werknemers over de instrumenten en ondersteuning beschikken die ze nodig hebben om succesvol te zijn zullen sterker uit deze crisis komen.

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Methodologie


Aan dit onderzoek deden 307 respondenten mee: 214 zakelijke beslissers waaronder managers, senior managers, executive managers en eigenaren die deels betrokken zijn bij de aankoopbeslissingen van software binnen hun bedrijf en 93 medewerkers van het mkb. Alle deelnemers komen uit bedrijven met 2 tot 250 medewerkers. Het onderzoek werd in de maand mei gehouden in de vorm van een online enquête met een panel van een ISO 20252 gecertificeerd onderzoeksbureau. 

47% das PMEs não possuíam planos de gestão de continuidade de negócios

gestão de continuidade de negócios

gestão de continuidade de negócios

Não é novidade que o novo coronavírus pegou todos de surpresa.

Ainda que nem o mais pessimista dos empresários pudesse prever uma crise dessa magnitude, a pandemia colocou em evidência a importância dos negócios estarem preparados para resistir a momentos de dificuldade como o que estamos vivendo, até mesmo para questões simples como adotar softwares de videoconferência para comunicar-se com equipes remotas.  

A realidade, no entanto, aponta o contrário: quase metade das pequenas e médias empresas (PMEs) brasileiras afirmam que não tinham um plano de gestão de continuidade de negócios preparado para enfrentar um desastre do tipo. 

É o que aponta a primeira parte de um estudo realizado pelo Capterra sobre como as PMEs, principalmente aquelas que adotaram o trabalho remoto ou adaptaram seus serviços ou produtos para seguir com suas operações, estão lidando com a chamada nova normalidade. 

Para o estudo, o Capterra ouviu 409 trabalhadores de negócios com até 250 funcionários e de diversos setores de todo o país (veja a metodologia completa do estudo no final do texto).

gestão de continuidade de negócios adoção

Transformação digital: falta de plano forçou empresas a irem às compras

Uma das partes mais importantes de um plano de gestão de continuidade de negócios é a identificação das áreas vitais da empresa que não podem parar em uma situação de crise e das principais atividades de cada uma dessas áreas que são críticas para a continuidade do negócio.

A pandemia forçou as empresas, principalmente aquelas que não tinham qualquer tipo de plano preparado, a fazer tal análise praticamente da noite para o dia. 

Como o barato sai caro, essa falta de preparação prévia obrigará a maioria das empresas a colocar a mão no bolso para se readaptar às pressas a essa nova realidade, segundo os dados levantados pelo Capterra. 

De acordo com o estudo, 63% dos gerentes responsáveis pela compra de softwares das empresas consultadas afirmam que seus negócios terão de adotar novas ferramentas como resposta à Covid-19. Para muitas empresas, a crise representa uma aceleração do processo de transformação digital, que inclui um melhor uso da tecnologia, a introdução de novas tecnologias e softwares nos negócios e a criação de novos modelos de negócio digitais.

plano de gerenciamento de crises software novo

Ao menos em parte, a crise atual facilitou o trabalho de busca de novas soluções: com grande parte dos trabalhadores adotando o home office, ficou evidente que as áreas relacionadas à comunicação e à segurança para o trabalho remoto eram as prioritárias.

Mas outras questões, como aquelas ligadas à remodelações na entrega dos produtos, por exemplo, também foram afetadas pela crise e igualmente obrigaram as empresas a investirem em soluções para seguir atendendo os clientes. Entre todos os gerentes ouvidos, 86% consideram a retenção de clientes importante ou muito importante no curto prazo.

Entre as principais ferramentas já adotadas ou que estão nos planos das empresas estão:  

plano de gerenciamento de-crises ferramentas adotadas

Confira como fazer reuniões online eficazes.
Uma tendência que se consolidou no Brasil com a crise foi a relação de clientes e empresas pelo Whatsapp, que registrou aumento de 500%. Mostramos como usar o whatsapp para o atendimento e melhorar ainda mais a relação com os clientes.
Confira dicas de como montar ou melhorar seu e-commerce para vender na internet e como criar uma operação de delivery eficiente.

A importância da pesquisa e da análise antes da compra

Comprar ou adotar uma nova ferramenta é um passo muito importante para qualquer negócio. Além dos gastos de aquisição, o processo envolve um período de pesquisa das melhores opções, de adaptação da equipe e de construção de uma boa relação com os fornecedores. Por isso, mesmo em momentos de crise, que exigem respostas rápidas, as empresas precisam seguir alguns passos para não se arrependerem de suas escolhas.

Entre os gerentes que buscam novas ferramentas, apenas 12% afirmam já ter fechado a compra. O restante, segue em alguma das etapas iniciais ou intermediárias do processo, como mostra a figura abaixo: 

gestão de continuidade de negócios funil vendas

Para estes, vale ressaltar os passos mais importantes na hora da busca das melhores ferramentas: 

1. Descubra o seu problema: 

O primeiro passo é saber quais são suas necessidades e certificar-se de que elas estão alinhadas com os objetivos do negócio.

Pergunte-se: Que problema eu preciso resolver? 

2. Defina suas necessidades

Provavelmente existem dezenas de softwares desenhados para resolver o seu problema. Mas você precisa daquele que encaixe perfeitamente com o que você necessita. 

Pergunte-se: Como pretendemos usar esse software?

3. Identifique as opções e faça uma pré-seleção

Aqui você deve fazer uma lista das soluções que atendem suas necessidades. Vá eliminando até chegar a no máximo cinco opções.

Pergunte-se: Tal solução realmente está entre as melhores para as minhas necessidades?

4. Escolha

Depois de tanta pesquisa, você está pronto para escolher entre os finalistas. 

Para estar seguro da escolha:

  • Leia avaliações de usuários (menos da metade dos gerentes consultados pelo Capterra afirmam ler avaliações de usuários em sites de terceiros na hora de tomar uma decisão de compra)
  • Faça testes e envie perguntas ao fornecedor
  • Contate os fornecedores para saber sobre detalhes de preço e fale com o financeiro para certificar-se que a compra encaixa no orçamento

5. Consulte sua equipe

Antes de comprar, consulte membros da sua equipe sobre a decisão. Compartilhe sua avaliação do produto e explique por que você chegou a essa decisão.

6. Compre

Antes de passar o cartão: 

  • Revise os termos do contrato 
  • Pergunte sobre descontos e discuta sobre o que o fornecedor oferecerá depois da compra

Observar esses passos é muito importante em um momento em que muitas empresas afirmam que gastarão mais: 40% dos gerentes ouvidos dizem que planejam aumentar entre 25% e 75% as despesas em softwares por causa da Covid-19. 

A visão dos trabalhadores

Na mesma pesquisa, o Capterra também perguntou a trabalhadores de nível júnior e intermediário, com restritos poderes de decisão na compra de softwares em suas empresas, quais eram suas percepções sobre os investimentos na área nos locais em que trabalhavam. 

O dado mais interessante quando comparamos o que dizem os trabalhadores e os tomadores de decisão entre todas as PMEs consultadas é a diferença de percepção sobre a importância das novas ferramentas para a sobrevivência do negócio pós-pandemia. 

Entre os trabalhadores, há uma ideia mais acentuada de que muitas das ferramentas adotadas não são essenciais para o seu trabalho, como mostra o gráfico abaixo: 

gestão de continuidade de-negócios importância software

Os dados deixam claro que muitos gestores estão falhando na hora de comunicar aos trabalhadores a importância das medidas adotadas pela empresa para enfrentar a crise, entre elas o investimento em novos softwares. Para os negócios que já adotaram novas ferramentas e observam trabalhadores insatisfeitos, o problema pode ter ocorrido na escolha da melhor solução. 

As PMEs que souberem como gerir melhor a crise são as que têm mais chance de saírem dela com uma equipe mais engajada e comprometida com as tarefas.

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Metodologia 

Para esta pesquisa, foram ouvidos 409 trabalhadores de empresas com até 250 trabalhadores que, devido à crise da COVID-19, adotaram o trabalho remoto (83%), optaram por não aderir à prática (7%) ou que estão impedidas de fazê-lo, mas que adaptaram seus serviços (como restaurantes que aderiram ao delivery, por exemplo). Do total de entrevistados, 337 ocupavam cargos de gerência e com poder de decisão nas empresas em que atuam e 72 eram trabalhadores de nível júnior e intermediário, com restritos poderes de decisão. Empresas nas quais o trabalho remoto não é possível e que não adaptaram seus serviços ou produtos não foram consideradas para o levantamento. As entrevistas foram realizadas de maneira online entre os dias 19 e 21 de maio. 

L’87% delle PMI ritiene che i software acquisiti a seguito della crisi siano fondamentali per garantire la business continuity

L'87% delle PMI ritiene che i software acquisiti a seguito della crisi siano fondamentali per garantire la business continuity

L'87% delle PMI ritiene che i software acquisiti a seguito della crisi siano fondamentali per garantire la business continuity

La crisi del Covid-19 ha innescato grandi cambiamenti nel tessuto impresariale del nostro Paese. All’inizio del lockdown le piccole e medie imprese (PMI) si sono trovate nella condizione di doversi riorganizzare per favorire il telelavoro, agevolare la comunicazione con colleghi e clienti e assicurare la continuità del business.

In questo momento, dopo quasi 3 mesi dall’inizio ufficiale del confinamento, i problemi che si presentano alle PMI sono vincolati alla gestione di una “nuova normalità” che durerà ben oltre quanto inizialmente stimato.

Il processo di trasformazione digitale è ufficialmente iniziato e le PMI devono adattarsi rapidamente ai cambiamenti per garantire la sopravvivenza della loro attività. Capterra ha voluto indagare sui cambiamenti relativi all’adozione di nuovi software e programmi che la crisi ha portato in molti ambienti impresariali.

Gli intervistati sono stati accuratamente selezionati tra i responsabili dei processi decisionali relativi all’acquisto di software all’interno delle loro aziende. La metodologia è indicata in modo dettagliato alla fine dell’articolo.

Punti salienti dello studio


  • Il 52% degli intervistati ha dovuto acquisire nuovi software, sebbene non fossero in programma, per garantire la business continuity.
  • Il 30% degli intervistati dichiara che la propria spesa destinata ai software è aumentata del 50%.
  • Il 26% degli intervistati ha visto i propri programmi in termini di adozione di software anticipati di un semestre.

La crisi anticipa i programmi di adozione di nuovi tool e aumenta la spesa destinata ai software

In risposta alla domanda diretta sull’impatto della crisi del coronavirus sulla pianificazione dell’acquisizione di software della propria azienda più della metà delle PMI intervistate risponde confermando la nuova tendenza di corsa alla digitalizzazione.

Il 52% degli intervistati dichiara infatti che, nonostante non avesse pianificato l’acquisto o l’installazione di software o aggiornamenti prima della crisi, ora sta programmando di farlo o addirittura lo ha già fatto.

Impatto della crisi del Covid19 sull'acquisto di software

A livello di budget previsto per l’acquisto di nuovi tool e strumenti, il 30% degli intervistati segnala un aumento fino al 50% degli investimenti in software acquisiti o in corso di acquisizione a causa delle circostanze attuali.

Impatto della crisi del COVID-19 sulle previsioni di spesa per i software

Anche la pianificazione temporale degli acquisti di software è cambiata a causa della situazione che stiamo vivendo; mentre per gran parte delle PMI le intenzioni sono state rimandate a più o meno medio termine, il 26% degli intervistati dichiara di aver anticipato di un semestre il proprio programma di acquisto. I decision makers interpellati in merito hanno fornito le seguenti stime:

Impatto della crisi del Covid-19 sulla pianificazione dell'acquisto di software

Come possiamo osservare, molte intenzioni di acquistare o implementare software sono state rimandate a medio termine (ritardo di 6-12 mesi) mentre solo una piccola minoranza è stata posticipata sul lungo periodo (ritardo di oltre un anno).

La stragrande maggioranza delle PMI considera i software acquisiti come una garanzia di sopravvivenza

87% delle PMI intervistate ritiene che i software acquisiti a seguito della crisi siano fondamentali per garantire la business continuity

L’87% degli intervistati dichiara che i tool acquistati sono “particolarmente essenziali” (45%) o “assolutamente essenziali” (42%) per garantire la business continuity e la sopravvivenza dell’azienda in questa situazione di crisi sanitaria e, posteriormente, per far fronte alla “nuova normalità”.

Le 5 categorie di software più acquistate si confermano quelle che favoriscono l’interazione tra i membri del team, la formazione a distanza, il regolare svolgimento di riunioni e, in generale, i programmi che agevolano il telelavoro:

Impatto della crisi del Covid19 sulla tipologia di software acquistati

La maggior parte delle PMI sta valutando quale prodotto adottare

La “nuova normalità” porta con sé l’incertezza- o addirittura l’impossibilità- di un ritorno alla vita d’ufficio “tradizionale”, simile a quella precedente alla pandemia. Questa situazione costringe le PMI a pensare in modo differente, gettando le basi di un’organizzazione in termini di collaborazione a distanza non solo per pochi mesi, ma nel lungo periodo. A questo si affiancano i problemi di gestione del personale, la necessità di portare a termine i progetti o il bisogno di formare i dipendenti per renderli autonomi nell’utilizzo di nuovi strumenti e nella gestione di nuove mansioni.

Il 39% degli intervistati, dichiara di  aver bisogno di tecnologia per aiutare la propria azienda a risolvere specifiche necessità/opportunità di business, e di voler esplorare ulteriormente questo aspetto.

Da un punto di vista di processo decisionale, il 31% si trova in una fase di consapevolezza e valutazione delle diverse opportunità offerte dal mercato.

A questo proposito, è bene ricordare che molti  provider di software hanno modificato le proprie offerte con il fine di agevolare lo smart working in un’epoca così incerta e le PMI hanno ora molte nuove alternative a loro disposizione.

L’importanza di una visione a lungo termine per garantire la sopravvivenza del proprio business

La crisi dovuta al coronavirus ha cambiato – forse per sempre – i paradigmi tradizionali dei piccoli e medi business italiani. L’avvento del telelavoro, sebbene inizialmente complicato da gestire, ha accellerato il processo di digitalizzazione delle aziende e imposto un nuovo modo di pensare e di organizzare le giornate dei dipendenti.

Lo smart working si sta imponendo in molte realtà e le PMI si trovano in pieno processo di adattamento e adozione di software e strumenti non solo per garantire la loro sopravvivenza, ma anche per creare nuovi processi e best practices e ottimizzare quelle esistenti.

L’avvento del posto di lavoro digitale porta con sé la necessità di apprendimento dell’utilizzo di nuovi strumenti, di formazione in materia di sicurezza informatica, di gestione a distanza e le PMI italiane stanno dimostrando di saper reagire e organizzarsi per prepararsi al futuro che ci aspetta.

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Metodologia

Per raccogliere i dati di questo studio, abbiamo condotto un’indagine online tra il 15 e il 19 maggio 2020 tra 401 dipendenti delle PMI italiane che lavorano a telelavoro a causa della crisi del COVID-19. Questi dipendenti provengono da vari settori di attività e hanno vari livelli di anzianità; per il presente articolo sono stati considerati 254 “decision makers”: managers, senior managers e direttori.

Il numero degli intervistati varia da una domanda all’altra, con gli intervistati filtrati in base alle risposte alle domande precedenti. Tutti i soggetti indicati nelle statistiche sono coinvolti nel processo decisionale di acquisto o implementazione di nuovi software all’interno delle loro aziende o sono al corrente delle decisioni prese in questo ambito.

Digitalisierung in Deutschland auf Hochtouren: 4 Softwaretrends in Krisenzeiten  

Digitalisierung Deutschland - Softwaretrends in Corona-Zeiten

Bisher lief die Digitalisierung in Deutschland nur mit angezogener Handbremse. Wer hätte gedacht, dass aufgrund einer weltweiten Pandemie nun in Sachen digitale Transformation Vollgas gegeben wird. Softwareinvestitionen wurden erhöht und für das Überleben von Unternehmen notwendige Software gekauft. 

So geben laut unserer aktuellen Capterra Studie ein Drittel der befragten Unternehmen an, dass die angeschaffte Software kritisch für ihr Überleben in dieser Krise sei. 

Digitalisierung Deutschland - Softwaretrends in Corona-Zeiten

Software ist nicht nur kritisch für die Ermöglichung des Home-Office, auch digitalisierte Prozesse und Produkte setzen den Einsatz von neuen Anwendungen in Unternehmen voraus. 

Software ist einer der wichtigsten Faktoren, der unserer Wirtschaft durch diese Krise hilft. Daher hat Capterra eine Umfrage* mit 417 kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) in Deutschland durchgeführt, um Softwaretrends in der Corona-Krise zu untersuchen. In der Umfrage wurden Manager, die an Software-Entscheidungen in ihrem Unternehmen beteiligt sind sowie Mitarbeiter befragt. 

Digitalisierung in Deutschland auf Hochtouren: 4 Softwaretrends in Krisenzeiten  

1. Unternehmen erhöhen Softwareinvestitionen um 25-50 %

Über ein Viertel der befragten Manager geben an, dass sich die geplanten Softwareausgaben in ihrem Unternehmen zwischen Januar und Mai 2020 aufgrund von COVID-19 um 25-50 % erhöht haben. 

Trotz der schwierigen Zeit, in der wir uns befinden, steigern Unternehmen ihre Softwareinvestitionen um ein Vielfaches. Dies ist auch dringend nötig, da in 44 % der KMU die Krise dazu geführt hat, das Teile des Unternehmens neue Software benötigten. In welchen Bereichen wurden die Investitionen getätigt?

2. Softwareinvestitionen in Webinar und Live-Chat Software

Eine im Sommer 2019 durchgeführten Gartner-Studie zeigte, dass künstliche Intelligenz, Business Intelligence und Mobile Business Applications zu den drei am meist geplanten Technologien für die Jahren 2020/21 gehörten. 

Unternehmen planten in diesem und dem nächsten Jahr in revolutionäre Technologien wie die künstliche Intelligenz zu investieren. Doch die Krise hat diesem Vorhaben einen Strich durch die Rechnung gemacht. Softwareinvestitionen werden komplett verlagert und Geld in andere Technologien gesteckt. 

Auf der linken Seite der Grafik siehst du, in welche Technologien Unternehmen aufgrund von COVID-19 tatsächlich investiert haben bzw. noch planen zu investieren, im Vergleich zu ihrem ursprünglichen Plan (rechte Seite). 

Digitalisierung Deutschland Softwaretrends

Mitarbeiter halten Besprechungen über Videokonferenzsoftware ab, Teams können in Echtzeit mithilfe von Kollaborationssoftware zusammenarbeiten und Techniker warten Endgeräte der Angestellten aus der Ferne mit Remote Support Software.

Weiterhin müssen sich Unternehmen überlegen, wie sie Kunden interaktiv in Marketingveranstaltungen und Produktvorstellungen einbeziehen können, ohne dass diese ihr Haus verlassen müssen. Webinare machen genau das möglich. Ein Webinar ist eine interaktive, audiovisuelle Online-Sendung, die für die Kundenkommunikation eingesetzt werden kann. Webinare eignen sich ebenfalls als Instrument der internen Kommunikation. So können diese für Meetings oder Online-Seminare eingesetzt werden. 

Tipp: Hier findest du eine Schritt für Schritt Anleitung für die Erstellung eines Webinars

Auch der Einsatz von Live-Chats hat stark zugenommen. Da immer mehr Kunden online sind und nicht mehr auf E-Mail-Antworten warten oder in einer endlosen Telefonschleife hängen wollen, müssen diese bedarfsgerecht und vor allem schnell bedient werden. Durch den Einsatz von Live-Chat Software kannst du die Kundenzufriedenheit erhöhen. Knapp 90 % aller Verbraucher ziehen eine eher informelle, persönliche Beratung über Kanäle wie einen Live-Chat vor. Der Hauptvorteil von Live-Chats liegt neben des schnellen Kundenservices in der Möglichkeit, Marketing-, Vertriebs- und Kundendienstaktivitäten optimal auf den Kunden ausrichten zu können. 

Tipp: Um deine neue Live-Chat Software richtig nutzen zu können, sind eine zentrale Datenpflege und ein schneller Zugriff auf aktuelle Kundeninformationen Grundvoraussetzungen.

3. Die Zeit für die Software-Recherche ist verkürzt

Deutsche Unternehmen lassen sich bei der Softwarebewertung und -auswahl normalerweise nicht hetzen. Eine Gartner-Studie zu Trends bei Softwarekäufen aus 2019 (für Gartner-Klienten zugänglich) ergab, dass die Mehrheit der Unternehmen in jedem Stadium des Kaufzyklus (Bewusstsein, Interesse, Auswahl und Kaufabschluss) 3-6 Monate verbringen, wobei im Durchschnitt 5 Software-Anbieter in Betracht gezogen werden, bevor die Kaufentscheidung getroffen wird.

Besonders die Digitalisierung des Mittelstands leidet unter diesen Zykluslängen. Ab dem Bewusstsein, dass neue Software benötigt wird, bis zur letztendlichen Einführung, vergehen oftmals 1-1,5 Jahre. In Start-ups mit flachen Hierarchien und schnellen Entscheidungsfindungen geht dies deutlich schneller. 

Die aktuelle Krise hat Unternehmen dazu gezwungen, sich von einem auf den anderen Tag umzustellen. So geben knapp 40 % der Unternehmen in Capterra’s aktuellen Studie an, dass COVID-19 ihren Zeitplan für Softwarekäufe um einen Monat bis hin zu einem Jahr verkürzt hat. 

4. Kostenlose Software steht in Krisenzeiten im Fokus 

Digitalisierung Deutschland_IT-Sicherheit im Home-Office

Vergleicht man die Ergebnisse, mit einer in 2018 durchgeführten Capterra Studie wird deutlich, dass die Faktoren einer Kaufentscheidung zu Krisenzeiten etwas anders bewertet werden. In 2018 war deutschen Softwarekäufern die Benutzerfreundlichkeit der Softwareanwendung am wichtigsten. Benutzerfreundlichkeit wurde um 29 % wichtiger als die Kosten eingestuft. 

Die Krise hat vielen Unternehmen finanziell geschadet, wodurch der wichtigste Auswahlfaktor nun das Vorhandensein einer kostenlosen Version der Software bzw. kostenlosen Testversion ist. 

Tipp: Wir haben für dich eine Liste an Softwareanbietern zusammengestellt, die eine kostenlosen Version ihrer Anwendungen während der Krise anbieten.

Digitalisierung ist mehr als Software

Die Krise ist ein wichtiger Weckruf für viele Unternehmen, sich in Bezug auf ihre Kunden sowie Mitarbeiter vermehrt der Digitalisierung zu widmen (und das auch nach Corona). So wie Mitarbeiter das von zu Hause arbeiten nicht mehr missen wollen, werden auch Kunden vermehrt auf digitalen Kanälen vorzufinden sein. Ein dauerhafter Umschwung auf digitale Kanäle ist jedoch nur zu erwarten, wenn die damit verbundenen Erfahrungen gleichbedeutend zu den nicht-digitalen Erfahrungen sind. 

Der Einsatz der richtigen Software ist ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung in Deutschland, jedoch geht ein digitales Unternehmen weit über den Einsatz von Software hinaus. Nur diejenigen Unternehmen, die eine Digitalisierungsstrategie aufstellen, die ihren Kunden langfristig einen echten Mehrwert bringt, werden aus der Krise als Gewinner herausgehen. 

Willst du mehr erfahren? Dann wirf einen Blick auf unser Home-Office Software Verzeichnis, um weitere Produkte zu entdecken.


* Methodik der Umfrage

Die Daten für die Studie “Software Trends” wurden im Mai 2020 bei einer Online-Umfrage unter 417 Mitarbeiter sowie Inhaber kleiner und mittelgroßer Unternehmen erhoben, deren Tätigkeit infolge der COVID-19-Pandemie remote ausgeführt werden kann. 

Die für diesen Artikel verwendeten Umfragedaten stammen von 219 Teilnehmern, die sich für die Beantwortung qualifiziert haben. Unter den 219 befragten Teilnehmern befinden sich 71 Manager (Management, Senior Manager, Executive Management und Inhaber), die an Software-Entscheidungen in ihrem Unternehmen beteiligt sind sowie 148 Angestellte, ohne Management- und Entscheidungsfunktionen. Die Angaben in diesem Artikel entsprechen dem Mittelwert aller befragten Teilnehmer.

Hinweis: Bei den Grafiken standen mehrere Antwortoptionen zur Verfügung, sodass die Gesamtsumme der Prozentwerte 100 % übersteigt.

De 4 beste Spiceworks-alternatieven voor IT-helpdesk

IT-help desk

IT-help desk

Spiceworks is niet de enige optie: bekijk eens deze 4 producten voor uw IT-helpdesk.

Spiceworks kan een fantastisch product zijn om uw IT-helpdesk te beheren. Capterra-reviewers geven de software een hoge score: het product is gratis met kosteloze klantenondersteuning en het heeft vele essentiële helpdeskfuncties zoals ticketingbeheer, beheer door e-mailondersteuning en beheer van een knowledge base.

Maar ondanks al deze voordelen is Spiceworks wellicht toch niet de beste keuze voor uw IT-helpdesk. Het product kan zelfs duurder blijken uit te vallen dan sommige betaalde producten.

Hoe kan dat?

  • Spiceworks verdient geld met advertenties, maar juist die advertenties kunnen voor bepaalde zakelijke gebruikers een belemmering vormen. En omdat er geen betaalde versie van het product is, kun je ze ook niet weghalen.
  • Er zijn andere producten met geavanceerde functies die beter aansluiten bij wat je precies nodig hebt. Zo biedt Spiceworks geen SLA-tracking en live chat, waardoor het product niet geschikt is voor bedrijven die juist die functies nodig hebben.
  • Als je dan uiteindelijk naar een ander product moet overschakelen omdat Spiceworks niet aan je behoefte voldoet of bepaalde functies mist, kost je dat tijd, geld en moeite vanwege de bestede uren aan implementatie en training.

Spiceworks is dan wel gratis, maar er zijn alternatieven die meer rendement opleveren.

We hebben zo’n 190 verschillende oplossingen voor helpdesksoftware geanalyseerd voor een overzicht van de beste Spiceworks-alternatieven voor je bedrijf.

Selectiecriteria van IT-helpdesk systemen

Dit zijn de criteria aan de hand waarvan we de alternatieven voor Spiceworks hebben bepaald:

  • Vergelijkbare prijzen: Wat rendement betreft, moet elk alternatief een beginprijs van minder dan $ 20 per agent, per maand hebben.
  • Spiceworks-kernfuncties: Het product moet de kernfuncties van Spiceworks bieden: ticketing, workflowmanagement, incidenten bijhouden en rapportage.
  • Prijzen geschikt voor het mkb: Het product moet minimaal één tarief hebben dat toegespitst is op het mkb.
  • Minimaal 20 gebruikersreviews op de site van Capterra gedurende de afgelopen twee jaar: Dat zorgt ervoor dat er voldoende reviews zijn om de plus- en minpunten van de producten goed te kunnen afwegen.
  • Hoge score voor Functionaliteit: Het product moet op Capterra een score hebben van minimaal 4,2 op een schaal van 1 tot 5.
  • Hoge algemene rating: Het product moet op Capterra een score hebben van minimaal 4 op een schaal van 1 tot 5.

De 4 beste Spiceworks-alternatieven

Op basis van onze analyse zijn dit de beste alternatieven voor Spiceworks (in alfabetische volgorde).

IT-helpdesk alernatieven op Spiceworks

1. Freshservice: Oplossing voor IT-helpdesk (ITSM) en servicedesk

IT-helpdeskBeginprijs: € 26
Score voor Functionaliteit: 4,3/ 5
Reviews: 2.164

Ticketin workflow IT-helpdesk

 

Freshservice is een cloudoplossing voor IT-helpdesks voor bedrijven van elke grootte. De belangrijkste functies zijn bijhouden van incidenten, beheer van knowledge bases, SLA-beheer, rapportage, contractbeheer en gebruik van auditlogboeken.

Het meest onderscheidende kenmerk van Freshservice is dat je regels voor ticktettoewijzing in een visuele workflow kunt maken en de werkbelasting voor elke fase kunt bekijken.

Pluspunten

  • Capterra-reviewersvinden dat het product gemakkelijk is te installeren en implementeren. Bovendien hadden ze de functies snel onder de knie.
  • Gebruikers zijn positief over de rapportage- en dashboardfuncties omdat die een overzichtelijk beeld van agents en tickets geven.

Minpunten

  • Sommige gebruikers geven aan dat ze niet altijd assets konden vinden met behulp van trefwoorden in de zoekfunctie.
  • Enkele gebruikers vinden dat het product met meer systemen voor klantenondersteuning zou moeten kunnen integreren.

Hoeveel kost Freshservice?

Freshservice is verkrijgbaar in vier bonnementsvormen: BlossomGardenEstate en Forest. Prijzen variëren van € 26 tot € 77 per agent, per maand.

Meer informatie

2. Lansweeper: Oplossing voor IT-helpdesks en assetbeheer

SLA in IT-helpdeskBeginprijs: gratis tot 100 assets, € 1 per asset per jaar
Score voor Functionaliteit: 4,6/ 5
Reviews:  43

SLA's in IT-servicedesk Lansweeeper

Lansweeper is een oplossing voor IT-assetbeheer en servicedesks voor bedrijven van elke grootte. Enkele van de erin opgenomen functies zijn e-mailticketing, SLA-beheer, ticketbeheer voor websites, samenwerking tussen agents, rapportage en toegang op basis van rollen.

Het sterke punt van de IT-servicedesk van Lansweeper is de naadloze integratie met systemen voor assetbeheer. Hiermee kunnen agents IT-assets zoeken en beheren vanuit de interface van de helpdesk.

Pluspunten

  • Capterra-reviewers vinden dat de interface en functies van het product gemakkelijk zijn aan te passen aan hun zakelijke behoeften.
  • Volgens gebruikers is de ticketingfunctionaliteit van het product gemakkelijk te leren en eenvoudig in gebruik.

Minpunten

  • Gebruikers melden dat de rapportagefunctionaliteit van het product moeilijk onder de knie te krijgen is en zijn van mening dat de interface eenvoudiger had gekund.
  • Sommige gebruikers zouden graag een functionaliteit als ticketplanning hebben gezien.

Hoeveel kost Lansweeper?

Lansweeper kent vier abonnementsvormen: Free en Enterprise. De software is gratis tot 100 assets, voor meer dan 100 assets betaal je € 1 per asset per jaar bij.

Meer informatie 

3. ServiceDesk Plus: Servicedesksoftware voor het volgen van IT-incidenten

servicedeskplus

Beginprijs: € 0 tot € 50 per technicus per maand
Score voor Functionaliteit: 4,4/ 5
Reviews: 140 +

IT servicedesk plus

ServiceDesk Plus van ManageEngine (onderdeel van Zoho Corporation) is een oplossing voor IT-helpdesks voor bedrijven van elke grootte. Het product is verkrijgbaar in een cloudversie en een lokaal te installeren versie. Belangrijke functies zijn workflows voor IT-servicebeheer, incidentbeheer, probleembeheer, wijzigingsbeheer, assetbeheer en rapportage.

Het onderscheidende kenmerk van de IT-helpdesk van ServiceDesk Plus is de functie voor projectmanagement waarmee gebruikers helpdeskprojecten kunnen maken met behulp van standaardsjablonen en de voortgang kunnen bijhouden in een Gantt-grafiek en met overzichtskaarten van projecten.

Pluspunten*

  • Capterra-reviewers vinden dat de ticketing- en rapportagefuncties van ServiceDesk gemakkelijk zijn aan te passen aan hun zakelijke behoeften.
  • Gebruikers vinden de functie voor contractbeheer handig omdat ze hiermee de status van actieve contracten kunnen volgen en een waarschuwing krijgen kort voordat een contract afloopt.

Minpunten

  • Gebruikers vinden dat de interface van het product eenvoudiger had gekund en dat de navigatie niet zo gemakkelijk is.
  • Sommige gebruikers melden dat er voor bepaalde functies geen handleidingen en trainingsmateriaal voorhanden zijn.

Hoeveel kost ServiceDesk?

ServiceDesk Plus kent drie abonnementsvormen: Standard, Professional en Enterprise. Prijzen variëren van $ 0 tot $ 50 per technicus, per maand.

Meer informatie 

4. Zendesk: IT-helpdesksoftware met krachtige self-service functionaliteit

 

Zendesk

Beginprijs: € 5
Score voor Functionaliteit: 4,3/ 5
Reviews: 2.362+

Ticketing IT-helpdesk Zendesk

Zendesk is een cloudoplossing voor IT-helpdesks voor bedrijven van elke grootte. Het product is bedoeld voor algemeen helpdeskgebruik, maar het biedt ook een oplossing voor ITSM (IT Service Management) voor het bijhouden van incidenten, rapportage, ticketing en ondersteuning via meerdere kanalen.

Het onderscheidende kenmerk van Zendesk is de self-service functionaliteit, waarmee medewerkers tickets kunnen verzenden via e-mail, webforums, chatten of een mobiele telefoon en hun status in een webinterface kunnen bekijken.

 Pluspunten*

  • Capterra-reviewers vinden de ticketingfuncties van Zendesk gemakkelijk te leren en gebruiken.
  • Gebruikers melden dat de zoekfunctionaliteit goed werkt voor het vinden van assets.

 Minpunten

  • Enkele gebruikers melden dat er in Zendesk bepaalde ticketingfuncties ontbreken, zoals het doorsturen van tickets naar een externe service.
  • Sommige gebruikers melden dat het laden van rapporten en dashboards lang kan duren.

Hoeveel kost Zendesk?

Zendesk kent vijf bonnementsvormen: EssentialTeamProfessionalEnterprise en Elite. Prijzen variëren van € 5 tot € 99 per agent, per maand.

Meer informatie 

Maak je keuze: Voor welk Spiceworks-alternatief kies jij?

Nadat je de lijst hierboven hebt doorgewerkt, is de volgende stap het kiezen van het product dat het beste bij de behoeften van jouw bedrijf aansluit. Volg deze stappen om te bepalen welke IT-helpdesk-oplossing het meest geschikt is voor jou:

  • Vergelijk functies: Omdat het ontbreken van bepaalde functies een van de voornaamste redenen is dat je geïnteresseerd bent in alternatieven voor Spiceworks, let er dan ook goed op dat de producten die je uiteindelijk hebt geselecteerd, die functies daadwerkelijk bevatten.
  • Stel een budget in: Stel een jaarbudget in voor een oplossing voor helpdesksoftware. Bereken de total cost of ownership van elk van de producten en beperk je tot de producten die binnen je budget passen.
  • Lees reviews: Nadat je de producten hebt geselecteerd die de door jou vereiste functies hebben en binnen je budget passen, neem dan de gebruikersreviews op Capterra door om te zien wat de ervaringen zijn van collega’s in jouw branche.

Als je op dit moment een IT-helpdeskoplossing hebt die niet goed werkt of als je een ander product in gedachten hebt, laat ons dat dan weten in het gedeelte voor opmerkingen hieronder.

Wil je meer weten? Bekijk dan onze online catalogus met een uitgebreid aanbod aan software voor ICT-beheer.

*Disclaimers

De vermelde plus- en minpunten zijn gebaseerd op functies die worden vermeld op de website van het product en op gebruikersreviews van het product op Capterra, GetApp en Software Advice. Ze vertegenwoordigen niet het standpunt van, en houden geen onderschrijving in door, Capterra of haar dochterondernemingen.

De toepasselijke bedrijfsgrootten zijn bepaald aan de hand van de bedrijfsgrootte van de reviewers.

10 Effective Communication Tips For Teams Working Remotely

Effective communications for remote teams

Adoption rates for tools such as video conference software and document management platforms have increased since the lockdown. Encouragingly, research by Capterra* shows Australian SME employees have adapted to these new resources with ease.

Due to the lack of complications with new technologies, it’s perhaps unsurprising that more than half of the respondents now believe their business could continue functioning with a distributed workforce. In fact, 87% of Australian’s want them to.

Effective communications for remote teams

While it’s unlikely that remote working will replace the office, there are certainly some benefits from it. 

Note: To read the full methodology for this survey, skip to the bottom of this page.

What remote working benefits have Australians highlighted during the lockdown?

Respondents in the study highlighted their top ten positive outcomes from working from home:

Remote working employee benefits
Infographic 1: Australian SME workers highlight the perks of teleworking.

Yet, even with the greater flexibility and an increase in company resources, teleworking only works well with one essential ingredient: Effective communication. Without this, employees cannot operate at full capacity.

Learning how to communicate in this new environment is vital. In this article, we shine a light on where communication in the workplace has slipped within SMEs. We also give our top tips to overcome these barriers.

Effective communication is the biggest remote working challenge

Respondents reported that communication was the third most popular subject that employers guided staff on. Despite this, half of the top ten challenges referenced issues of this type.

Remote working employee challenges
Infographic 2: Remote working challenges highlighted from the employee perspective.

These findings suggest current communication best practices lack clarity in three main ways:

  1. Communicating internally
  2. Speaking and maintaining relationships with customers
  3. Staying connected with colleagues.

Employers must cover all three aspects within their company guidelines. To further avoid confusion, they also need to delve into which tools are best suited for each purpose and why. If employees understand the reasoning behind company processes, they’re much more likely to follow them.

How to collaborate effectively

To help employers map out an effective communications policy, we tagged each communication type by:

  1. Purpose: Practical, client conversations or social connectedness?
  2. Time required: Specific time allowance or ongoing?
  3. Frequency: Ongoing or regular time intervals? 
  4. Tools: Software needs.

There are tonnes of tools suitable for remote working requirements. However, the aim is to find the right ones (and the right amount of platforms) to suit your team’s needs. It’s down to company leaders to streamline communication processes and bring all of the relevant stakeholders under one (virtual) roof.

10 effective communication tips for managers of remote teams

Purpose: Practical

1. Centralise how objectives and deadlines are communicated

Time required: Ongoing

Frequency: As required

Tools: Project management tools, collaboration tools

Normally at the beginning of a project, a team of people will gather in a room to discuss the desired end-result. This is an important first step because it brings everyone onto the same page. With a remote workforce, this shouldn’t be any different. 

In the case of small projects, goals and objectives should always include a detailed brief. Project leaders should take care to perfect the level of detail they use to communicate action points to avoid misinterpretation.

Project management tools and collaboration software both work well to centralise ad hoc and ongoing work activities. They generally operate on a project or task basis, allowing users to include an objective and brief. Additionally, managers can map out the individual steps required for bigger projects. 

Verbal communication is still important. However, having an online centralised system means employees have a reference point for when they need reminding of small details. 

2. Clearly explain collaboration processes 

Time required: Ongoing

Frequency: As required

Tools: Graphic design software

With most teams transitioning from an office into a teleworking structure, many processes will have changed. Left unacknowledged, employees will likely make their own adaptations—but its unlikely employees will change processes in the same way. 

Now is the time to re-streamline processes so that they suit the new digital environment. However, as indicated in the survey results, too many digital messages and instructions is a problem in itself. Instead, why not create simple, visual representations? 

Flow diagrams and PDF presentations work well for this. Using graphic design software, managers can outline all the variables included in a task or project. Similarly, visual corporate structures are a quick way for employees to understand the relevant points of contact.

3. Schedule progress updates

Time required: 15-60 minutes

Frequency: Daily or weekly

Tools: Video conferencing software, presentation software

With everyone working on individual tasks, even within the same project, it can be easy in a remote setting to lose track of each other. For fast-paced teams, a daily 15-minute stand-up is a proven way to align team members. Otherwise, an hour every week may be enough. 

Within these meetings, team members should give their colleagues an update on progress and provide an overview of upcoming tasks. It’s also a good opportunity to flag challenges or potential obstacles to discuss as a group.

While teams cannot physically be together during the lockdown, video conferencing software is one of the closest ways to it. This is down to our ability to see people’s body language and facial expressions, as well as hearing their tone of voice. It works best when employees throw energy into the discussion, rather than be passive participants! A good way to encourage this is to invite your remote team to pitch ideas, offer feedback on results, and create presentations to celebrate key wins.

Purpose: Client conversations

4. Share your COVID-19 strategy 

Time required: Ongoing

Frequency: As required

Tools: Email marketing, social media tools, business phone systems

Being honest in times of uncertainty is important because customers value transparency. Let customers in on the choices you’ve made; such as how you’re supporting your workforce and business. If you choose to temporarily close aspects of your business to keep staff safe, be open about that priority. When customers feel they’re being levelled with rather than fed corporate fluff, it builds trust.

If your business is still operating during the lockdown, this is your opportunity to put their mind at ease. Whether it’s through social media, a mass email or personal phone call, let your clients know how you’re able to keep serving them. 

5. Acknowledge how clients are affected

Time required: Ongoing

Frequency: As required

Tools: Email marketing software, video conferencing software

Disruption to workflows is unavoidable in times of unprecedented change. Your customers are likely to be forgiving of that fact. However, poor communication can leave a bitter aftertaste. Ensure you’re communicating as frequently as required to update clients on what you can deliver to them. 

Depending on the level of disruption, a quick email alert may suffice. For bigger disruptions, consider setting up a video conference to discuss Plan B. 

The world is facing instability right now. As a business, it’s your responsibility to provide a sense of authority and reassurance to your customers. 

6. Share positive ideas, feedback & advice

Time required: Ongoing

Frequency: Weekly or monthly cycles

Tools: Email marketing software, survey software

A portion of your clients may be feeling more anxious than usual right now. A courtesy email or phone call can go a long way to let them know you’re available to offer support. However, always be respectful of their time and the pressures they’re facing. Many people will be juggling a larger-than-normal workload, and so an unannounced phone call could be considered a nuisance. 

One way to bring value to your clients is by offering insights and advice. Carefully reach out to contacts to understand how they’re business is being disrupted as well as the problems they’re facing. Alternatively, run a survey.

Using this important data, you can consolidate common obstacles and use your expertise to create constructive content. For example, a monthly marketing report or weekly newsletter pointing to constructive content can help guide clients through these unprecedented times. 

Purpose: Social connectedness

7. Check-in with employees regularly

Time required: 30 minutes

Frequency: Daily or weekly

Tools: Video conferencing software

Nearly a third of SME employees in Capterra’s survey have reported feelings of loneliness since the lockdown was enforced. For any business operating right now, it’s important to check in on the wellbeing of your team. With so many conversations happening digitally, it’s worth managers booking in some quality face-to-face time with their individual reportees. 

Video conferencing software works well for employee-manager catch-ups. It acts as a virtual room for employees to discuss their wellbeing and for managers to practise some active listening. 

8. Throw a virtual activity

Time required: 1-2 hours

Frequency: Weekly

Tools: Video conferencing software

Hands up who is bored of casual coffee catch-ups that quickly turn to conversations about work? 

Try mixing up how your team socialises virtually. For example, host a games afternoon for your team over video chat. The Internet is bursting with free pub quizzes, and if you’ve got the budget available, you could even host a virtual murder mystery game

Whatever activity you choose, encourage staff to shake off their week and let their hair down. Invite them to bring their favourite beverage and ban all work-related topics!

9. Create virtual celebration rituals

Time required: Less than a minute (depending on effort levels)

Frequency: As required

Tools: Team communication software

Countless birthdays will happen during these months, and you may hit some company milestones. Even in lockdown, people still want to celebrate. While an office cake or team lunch may no longer be an option, you can create virtual rituals to shout about important occasions. 

Team communication software works well for this purpose. Alternatively, consider creating personalised graphics to celebrate the person of the hour. However, bear in mind that this may take a little more time.

Whatever approach you take, making the effort to mark the event is more important than how you do it. As the saying goes; it’s the thought that counts. 

Bonus tip

10. Prevent digital message bombarding

Dealing with too many digital messages was listed as the fifth biggest challenge for remote workers in Capterra’s survey. If this is an issue for your staff, then they may be overloading messaging channels.

It’s important when operating remotely to set new guidelines for communication norms. This should cover the mediums best suited to specific purposes. Additionally, many people’s home space will be doubling up as a home office, which can make switching off more of a challenge. Creating a rule where digital messaging is banned outside of business hours will encourage staff to take time for themselves. 

Removing the barriers to effective communication

While many Australians have had some experience with remote working before the lockdown, teleworking full-time is a new concept for most people. There are lots of benefits to be had from this setup, but good communication is the foundation for a productive remote workforce. 

Taking the time to figure out the most effective communication policies for your business now will lead to healthier, happier employees as well as a more functional business.

Looking for collaboration software? Check out Capterra’s list of the top-rated team collaboration platforms.

*Survey methodology

To collect the data from this report, we conducted an online survey between 4th April 2020 and 14th April 2020. The responses come from a sample of the Australian market. 

We then screened out all respondents not working remotely, and found 500 of 914 respondents fitted within our criteria:

  • Australian resident
  • Employed by a small or mid-sized business
  • Employed full-time or part-time
  • Working remotely as a response to COVID-19.

The participants come from various business sectors and levels of seniority. 

Note: Infographics 1 and 2 had multiple response options, so the total sum of the percentages exceeds 100%.