Knowledge Management: A Guide To Knowledge Management & Tools

Knowledge management

Knowledge management is a concept many companies tend to overlook, simply due to a lack of awareness of what it is. It refers to the collating of internal company information to be made available to all departments and employees in one place at the same time.

Knowledge management

Knowledge management tools can be hugely beneficial in streamlining information storage and sharing for businesses, especially those with varied departments that use different tools and resources. 

In this article, we will outline the key advantages of knowledge management and share three of the best software options that deliver on this.

What is a knowledge management tool?

Before we dive in, let’s clarify the nature and function of knowledge management tools. The tool comprises a secure platform which lists all files containing company knowledge: PDFs, videos, procedures, presentations, etc.

A good tool will offer an efficient search engine, the possibility of classifying resources in a logical and structured manner, and different levels of authorisation and access. Some even integrate a text editor to create and modify files natively to avoid multiplying the software used.

The benefits of knowledge management tools

Knowledge management tools are useful for companies and their teams in a number of ways, but here are the main, notable benefits:

Centralise information

Knowledge management fundamentally bridges divides between departments, so everyone can benefit from shared access to the same information. Did you know, according to research, the time employees spend searching for files costs companies on average over AUD$10,000 per employee per year?

Knowledge management tools reduce the time spent desperately searching for that specific PDF file on that specific server. With this tool, all information is in one place and is logically structured. It’s a particular time-saver for employees who, for example, need to respond to customers quickly or track down information from a different department. 

Maintain knowledge acquired over the years

The way you work and the platforms you use within your business naturally evolve along with new trends and technological innovations. At times, employees may be using a version of something that is already out of date until it is updated business-wide. But with knowledge management, all employees have access to the latest version of the same information. This also safeguards from losing information when an employee departs.

Train current employees and newcomers

Knowledge management standardises the development of skills for current employees and the training of new recruits by giving everyone the opportunity to share their knowledge on a single platform. This centralisation and optimisation of knowledge allow teams to train and inform themselves more easily. Permanent access to this increases the learning capacity of newcomers who no longer depend only on training, as well as that of employees who may have changed departments. 

3 knowledge management tools 

We have selected three tools that meet the following criteria:

  • Minimum overall rating of 4/5 on GetApp
  • A high number of reviews
  • Free trial version
  • Proposes knowledge management directly for the internal (the collaborators), not just for the external (the customers).

The software is listed in alphabetical order.

Freshdesk

  • Overall rating: 4.5 / 5 (2,167 reviews)
  • Price: from $30 per user / month

Freshdesk’s knowledge management tool allows for the collecting, accessing and sharing of knowledge within an organisation, regardless of its size. It compiles articles enriched with multimedia content which are shareable in various languages, as well as collects user comments and defines authorisation levels.

It lists the questions and problems most frequently asked by customers and helps to standardise responses. Resolution time is thus reduced and employees can focus on more complex or new tasks. You can also translate a customer email detailing a solution into an article and share with the wider company.

Freshdesk knowledge management tool
Freshdesk Knowledge Base Screen Capture (Source)

Key features:

  • Multimedia content
  • Translation management
  • Reporting
  • Email integration
  • Collecting comments
  • Access control

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SharePoint

  • Overall rating: 4.2 / 5 (2,801 reviews)
  • Price: from $8 per user / month
Microsoft Sharepoint knowledge management
SharePoint screenshot (Source)

SharePoint is Microsoft’s answer to knowledge management. Productivity is at the centre of the tool: the user benefits from practical functionalities such as notifications, approvals and libraries. The content also adapts to the user and offers suggested articles of interest. Plus an advanced and multilingual search function allows you to find information simply and quickly.

Naturally, the tool integrates easily into the Office suite and so allows you to work on the same article from several devices.

Key features:

  • Search engine
  • Collaborative workspace
  • SSL security
  • Classification in categories and subcategories
  • Access control
  • Reporting

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Zendesk

  • Overall rating: 4.4 / 5 (2,365 reviews)
  • Price: from $8 per user / month
Zendesk knowledge management
Zendesk screenshot (Source)

Zendesk offers Zendesk Guide, which you can personalise to your needs: internal knowledge management, IT knowledge base, knowledge management for customer support agents, or FAQ directly accessible by customers.

Designed as a self-service portal, the tool will not only save time and energy but also offer teams the same access to shared information. Employees can, therefore, be more efficient and spend significantly less time on recurring problems, increasing customer satisfaction.

It can also centralise all information relating to human resources, which is a comfort for employees consulting sensitive information.

Key features:

  • Email integration
  • Communication with clients
  • Multimedia content
  • Content history
  • Automatic archiving
  • Access control

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Knowledge management tools provide hugely helpful resources for organisations to centralise information and unify multiple collaborators and departments.

Looking for knowledge management software? Check out our catalogue

Gestion des connaissances : le savoir centralisé

knowledge management

knowledge management

La gestion des connaissances est un aspect qui a tendance à être délaissé par les entreprises, quand il n’est pas tout simplement inconnu de ces dernières. Ce concept désigne le fait de recueillir toutes les connaissances internes à une entreprise afin de les mettre à disposition de l’ensemble des départements et des collaborateurs en un seul et même emplacement.

On en parle peu, mais les outils de gestion des connaissances sont une véritable mine d’or pour les entreprises, surtout si les départements sont variés et qu’ils utilisent chacun leurs propres outils et ressources. Dans cet article, nous vous proposons de faire le tour des avantages de cette catégorie de logiciels et vous présentons ensuite trois parmi les meilleurs outils en la matière.

Qu’est-ce qu’un outil de gestion des connaissances ?

Avant d’approfondir le sujet, revenons un instant sur la nature et la fonction des outils de gestion des connaissances. Ils se présentent sous la forme d’une plateforme sécurisée qui répertorie tous les fichiers renfermant les savoirs propres à une entreprise : PDF, vidéos, procédures, présentations, etc.

Au niveau des fonctionnalités, un bon outil de gestion des connaissances proposera un moteur de recherche performant, la possibilité de classer les ressources de manière logique et structurée ainsi que différents niveaux d’autorisation et d’accès selon le poste du collaborateur. Certains vont même jusqu’à intégrer un éditeur de texte pour pouvoir créer et modifier les fichiers nativement et ainsi éviter de multiplier les logiciels utilisés.

Les avantages des outils de gestion des connaissances

Les outils de gestion des connaissances sont très utiles pour les entreprises et leurs équipes pour de nombreuses raisons ; voici les principales.

Centraliser les informations

L’outil de gestion des connaissance promet tout d’abord un décloisonnement des départements. Chaque service peut alors bénéficier de l’accès aux mêmes informations. Saviez-vous que, selon une étude, un employé passe environ 7 h 30 par semaine à chercher une information sans la trouver ? Les outils de gestion des connaissances réduisent considérablement le temps passé à retrouver le fichier PDF qui reprend LA bonne information que vous cherchez désespérément sur votre ordinateur, votre Google Drive ou encore le serveur de votre entreprise. Avec un outil de gestion des connaissances, toutes les informations sont rassemblées en un seul et même endroit et sont structurées de manière logique. C’est un véritable gain de temps pour les employés qui doivent par exemple répondre à une requête du service clientèle ou pour les collaborateurs du service marketing qui ont besoin d’informations du département commercial.

Pérenniser les connaissances acquises au fil des années

Votre entreprise n’est plus la même qu’à ses débuts et elle aura bien évolué dans 3 ans, 5 ans, 10 ans. Votre méthode de travail et vos procédures s’améliorent, s’affinent ou changent au fil des années, des tendances et des innovations technologiques. Il arrive souvent que la version qu’un collaborateur détient soit déjà dépassée depuis plusieurs mois. Dans ce cas aussi, les outils de gestion des connaissances s’avèrent très précieux. Les employés ont effectivement tous accès à la dernière version des mêmes informations. Ils permettent également de ne pas perdre d’informations avec le départ d’un salarié.

Former les employés actuels et les nouveaux arrivants

Les outils de gestion des connaissances permettent de standardiser le développement des compétences des employés actuels, mais aussi la formation des nouvelles recrues en donnant la possibilité à chacun de partager ses connaissances sur une plateforme unique. Cette centralisation et optimisation des savoirs en interne permet aux équipes nouvelles ou en pleine croissance de se former et de s’informer en quelques clics. L’accès permanent à ces connaissances augmente la capacité d’apprentissage des nouveaux venus qui ne dépendent plus seulement des heures de formation, tout comme celle des anciens qui n’ont pas forcément l’occasion d’être en contact avec tel ou tel département.

3 outils de gestion des connaissances pour centraliser les savoirs

Dans notre analyse, nous avons retenu les trois logiciels qui répondaient à ces critères :

  • Note globale minimum de 4/5 sur GetApp.fr
  • Plus grand nombre d’avis
  • Version française disponible
  • Version d’essai gratuite
  • Propose une gestion des connaissances directement pour l’interne (les collaborateurs), et pas seulement pour l’externe (les clients).

Les logiciels sont présentés ici par ordre alphabétique.

Freshdesk

  • Note globale : 4.5/5 (2167 avis)
  • Prix : à partir de 15 € par utilisateur/mois

L’outil de gestion des connaissances de Freshdesk propose toutes les fonctionnalités nécessaires à la collecte, l’accès et le partage du savoir au sein d’une organisation, quelle que soit sa taille. On peut y compiler des articles enrichis de contenu multimédias que l’on partegera en diverses langues pour ses équipes internationales, recueillir les commentaires des utilisateurs et définir des niveaux d’autorisation.

La base de connaissances répertorie les questions et problèmes les plus souvent posés par les clients et permet de standardiser les réponses à apporter. Le temps de résolution se voit ainsi réduit et les collaborateurs peuvent se concentrer sur des tâches plus complexes ou nouvelles.

On peut ainsi transformer un e-mail de support en article : un agent qui aura ainsi passé du temps à détailler une solution peut partager ce contenu avec l’ensemble de l’entreprise.

gestion des connaissances en entreprise
Capture d’écran de la base de connaissances de Freshdesk (source)

Fonctionnalités clés :

  • Contenu multimédia
  • Gestion des traductions
  • Reporting
  • Intégration des e-mails
  • Collecte des commentaires
  • Contrôle des accès

SharePoint

  • Note globale : 4.2/5 (2801 avis)
  • Prix : à partir de 4,20 € par utilisateur/mois
base de connaissances
Capture d’écran de SharePoint (source)

SharePoint, c’est la réponse de Microsoft au défi que représente la gestion des connaissances au sein des entreprises. La productivité est au centre de ses préoccupations :  l’utilisateur bénéficie de fonctionnalités pratiques telles que les notifications, les approbations et les bibliothèques. Le contenu s’adapte en outre à l’utilisateur et propose les articles susceptibles de l’intéresser. La fonction de recherche poussée et multilingue permet de trouver à coup sûr l’information désirée.

Évidemment, il s’intègre sans problème à la suite Office et permet ainsi de travailler sur un même article depuis plusieurs appareils.

Fonctionnalités clés :

  • Moteur de recherche
  • Espace de travail collaboratif
  • Sécurité SSL
  • Classement en catégories et sous-catégories
  • Contrôle des accès
  • Reporting

Zendesk

  • Note globale : 4.4/5 (2365 avis)
  • Prix : à partir de 15 € par utilisateur/mois
gestion des connaissances
Capture d’écran de Zendesk (source)

Zendesk propose Zendesk Guide, que l’on peut personnaliser selon ses besoins : gestion des connaissances en interne, base de connaissances informatiques, gestion des connaissances destinées aux agents du support client, ou encore FAQ directement accessible par les clients.

Pensé comme un portail en self-service, l’outil va non seulement faire économiser du temps et de l’énergie à tous les agents, mais également leur offrir le même accès aux mêmes informations. Les collaborateurs sont plus efficaces et s’attardent sensiblement moins longtemps sur des problèmes récurrents, augmentant significativement la satisfaction client.

On peut également l’utiliser pour centraliser toutes les informations relatives aux ressources humaines : c’est alors un confort pour les employés qui veulent consulter une information sensible et un gain de temps pour l’ensemble des employés.

Fonctionnalités phares :

  • Intégration des e-mails
  • Communication avec les clients
  • Contenu multimédia
  • Historique du contenu
  • Archivage automatique
  • Contrôle des accès

Vous l’aurez compris, les outils de gestion des connaissances constituent des ressources uniques pour les entreprises aux multiples collaborateurs et départements. Vous souhaitez en intégrer un à votre fonctionnement ? Lequel allez-vous choisir ? Consultez l’ensemble du catalogue GetApp des outils de gestion des connaissances pour approfondir vos recherches et votre connaissance sur le sujet !

How To Write An eLearning Course: Tips, Tricks & Suggested Software

How To Write An eLearning Course

How do you write an eLearning course, especially if you’ve never done it before? We’ve got the answer. Below you’ll find a step-by-step guide with our top tips and tricks for creating an eLearning course, as well as a review of some of the best learning management software (LMS) to get you started. 

How To Write An eLearning Course

eLearning is more than just a buzzword people throw around. In our interconnected world, providing digital courses and lessons is a valuable way to spread your message to a broad audience, no matter where they are. 

Whether you’re an educator looking to build a course for your digital classroom, a business hoping to train a large group of employees, or an individual looking to build an online course, you can use eLearning software to educate your audience.

How to write an eLearning course

Here’s how we recommend you begin: 

  1. Ask yourself, “What am I trying to accomplish and how can eLearning help?”

Before you can begin writing an eLearning course, you need to have a firm understanding of why you want to impart this lesson via a digital platform. The answer may be simple—your audience is too large to target in person, or they’re located around the globe. 

But beyond logistics, consider the lesson itself. You should make a list of what you want people to learn by the time they finish the course. This list will come in handy as you continue to write your eLearning course—it will make sure the content you create always ties into the core lessons you want to convey. 

  1. Create an audience profile for the eLearning course

How well do you know the audience you are speaking to with this course? It’s not enough to simply say, “They are employees at X company” or “They are students in X grade.” You need to think about them on a deeper level. 

Consider the age range, cultural background, experiences, and other demographic information that comprises the makeup of your audience. Ask yourself what formats they are most likely to enjoy, what kind of technology they are already familiar with, and what style of learning would be most effective. 

This information will help you design a course that performs well with your audience, so keep this information nearby as you build your course. 

  1. Set objectives for your lessons

We’ve already discussed what lessons we want to convey, but you also need to set measurable objectives for each section of your lesson. This will help you not only design the perfect eLearning course, but also take stock of your success once the course is finished. 

When setting objectives, think about what success will look like. Do you want your students to average a certain grade mark on the final test? Do you want your staff to be able to demonstrate specific proficiencies? Or maybe you want your homeschooling students to finish the course by a certain date or time? Think carefully about what success means for your specific course. 

  1. Create a storyboard

Once you know what your objectives are, who your audience is, and what major lessons you want to cover, it’s finally time to start creating a storyboard for your eLearning course. 

This storyboard will essentially be an outline of the course, covering the major topics you want to cover, in the right order, as well as the content you will create and the benchmarks you will set throughout the course. 

There are a number of eLearning authoring tools that make it easy to build your storyboard right in the same platform where you will eventually create your course. 

  1. Choose your technology and start writing!

The final step is to choose your technology. There are many different learning management software options, each with different features and capabilities to suit your specific needs. 

This step may feel a little overwhelming, especially if you haven’t used learning management software before. That’s why we’ve gone ahead and put together a rundown of some of the most popular LMS options on the market. 

What software works well for writing an eLearning course?

The learning management software you choose to write your eLearning course will largely depend on what you hope to achieve. Some platforms are better designed for businesses looking to train employees, while others are designed for teachers, tutors, and professors. Still, others are more open to customisation, making them perfect for outside-the-box courses. 

Below we’ve outlined some of the most widely used platforms for creating an eLearning course. We’ve compiled their overall rating and ease of use, customer service rating, their cost, and some of their key features and differentiators. 

For a detailed methodology of how we put together this list, see the bottom of the article.*

Free LMS tools

1. TalentLMS

Rating: 4.6

Ease of use: 4.6

Customer service: 4.6

Free version: Free version up to 5 users, 10 courses.

Cost to upgrade: US$59 per month for up to 40 users and unlimited courses.

Talent LMS eLearning software
TalentLMS home screen for educators interface (Source)

About TalentLMS:

TalentLMS is used by over 70,000 organisations to create eLearning courses. The platform is used in a wide variety of industries, from aviation to healthcare to education. 

Capterra users highly rate the platform’s versatility—they could become a course creator in a few clicks, and they said the technology integrates well with most file types and multimedia (including iFrame and SCORM presentations). 

Some of TalentLMS’s key features include: 

  • Live online user training
  • 24/7 live customer support
  • Self-paced courses
  • Test/Quiz creation
  • Gamification & social learning
  • Certification management

2. CANVAS

Rating: 4.5

Ease of use: 4.3

Customer service: 4.3

Free version: Free account.

Cost to upgrade: n/a

CANVAS dashboard free elearning tool
CANVAS free account dashboard (Source)

About CANVAS:

If you’re an educator working with students of any age (including university students), then you may already know all about CANVAS. This learning management software is widely used by schools and colleges around the globe to bring eLearning courses to students. 

CANVAS is owned by parent company Instructure, and while they do offer some employee training features, their primary focus is on teacher-student relationships. Their platform features a parent portal, so Mum and Dad can help their kids learn, as well as curriculum management options for higher education users. 

Other features of CANVAS include: 

  • Attendance tracking
  • Progress reports
  • Lesson planning
  • Report cards
  • Curve scores
  • Video conferencing
  • Built-in course authoring 

3. Moodle

Rating: 4.2

Ease of use: 4

Customer service: 3.9

Free version: Moodle downloads & MoodleCloud (up to 50 users)

Cost to upgrade: US$80 annually for the Starter plan.

Moodle lesson plan
Moodle’s course overview page (Source)

About Moodle:

Moodle’s open-source LMS is known as one of the most customisable options for building an eLearning course. Within the platform, you’ll be able to design your own space, where you can use different themes, features, and settings to create the course you and your audience want. 

Moodle integrates well with a number of other popular software platforms you may already be using, such as Google Apps, NextCloud, and Microsoft Office 365. Moodle also has built-in, in-depth analytics, which gives you deeper insights on how users are performing as they move through your course. 

Some other features of Moodle include: 

  • Blended learning
  • Mobile learning
  • Video conferencing
  • Asynchronous learning
  • SCORM compliance
  • Gamification

Free course authoring tools

4. iSpring Suite  

Rating: 4.7

Ease of use: 4.7

Customer service: 4.9

Free version: 14-day free trial

Cost to upgrade: $19 iSpring Suite for 3 months to support educators during COVID-19  (normally US$970 per user, paid annually)

iSpring suite eLearning class software
iSpring Suite’s interactive eLearning class (Source)

About iSpring Suite:

iSpring Suite is an eLearning toolkit that’s compatible with many LMS platforms (including the ones we’ve outlined above). iSpring’s interface lets educators and trainers create features to help their audience learn, from simulated dialogue modules to training videos and interactive quizzes. 

Capterra users said iSpring didn’t require much training. That being said, they do host online webinars and provide live online training for those who want it. They also offer 24/7 customer support for users, and say that 83% of all cases brought to their support team are solved within 24 hours. 

Some of iSprings’ features include: 

  • Interactive content
  • Test/quiz creation
  • Template management
  • Powerpoint conversion
  • Self-paced courses
  • Video management

5. Google Classroom

Rating: 4.6

Ease of use: 4.5

Customer service: 4.4

Free version: Google Classroom remains free for educators.

Cost to upgrade: Google is offering a promotional price of US$24 (normally US$48) per user, per year for its enterprise edition. Those wanting to take advantage of this offer should purchase it before July 31, 2020. 

Google classroom online classroom interface
Google’s Classroom 101 interface (Source)

About Google Classroom:

If you’re in an organisation that already uses Google Suite for things like email or document management, then you should consider Google Classroom. The goal of Google Classroom is to help teachers and students collaborate, no matter where they are or what device they are using. 

Google Classroom aims to streamline some of the administrative tasks that may bog them down otherwise when it comes to eLearning. The platform allows educators to provide feedback to students within the platform, reducing the communication issues that can sometimes appear with digital education. 

Some other key features of Google Classroom are: 

  • Course publishing
  • Test and quiz creation
  • In-document feedback and commenting
  • Live document collaboration
  • Locked quiz mode
  • User management

 

Note: Google Classroom has been review bombed on the iOS app store by students that are hoping a low rating will cause it to get removed. 

 


*Methodology:

  • We reviewed Capterra’s directories of learning management systems and course offering tools, which produced a list of 701 and 157 respectively (research conducted 16th March, 2020).
  • Out of these products, we narrowed the list to those that had an overall rating of 4/5 stars, which reduced the lists to 374 for learning management systems and 93 for course authoring software.
  • Since many educators won’t have access to face-to-face IT support during Australia’s lockdown, we examined user reviews and set a new criteria whereby the tools must have at least 3/5 star ratings for ease of use and customer service.
  • Additionally, the platforms had to offer a free version (in the form of a freemium model or free trial) to help businesses reduce costs as they fight against market challenges produced by the pandemic. 
  • We then evaluated the number of monthly searches being carried out for each tool using the brand names and chose the tools with the highest search volume. This produced the final five tools in the list to cover both categories.

 

NOTE: The content in this piece that provides opinions and points of view expressed by users does not represent the views of Capterra.

Online Document Management: How To Get Organised Fast & Free

online document management tools for small businesses

How many hours have you wasted hunting for a document that’s gone missing? How much anxiety have you felt searching through messy digital folders in search of an essential file? 

If these issues sound familiar to you, you’re likely in need of an online document management system. The necessity of such systems is even greater when employees are collaborating while working remotely. Having everything stored in one easy-to-access space can be a game-changer when workers are frequently switching from one device to another, or working at different times of the day. 

Think you’re ready for a secure records management system? Below, we’ve outlined some of the benefits and tips for getting set up on a document management system ASAP, as well as a review of some of the most popular platforms available.

The benefits of a document management system

Ask anyone who has switched to an online document management system, and they’ll be able to tell you how much life improves once you are set up and organised. But if you’re still on the fence wondering whether it’s worth the effort needed to switch over, here are some of the top benefits of a document management system: 

Improved organisation

By far the biggest advantage of a good system is how easy it is to be organised. With everything stored in one place and accessible from any approved device, as well as smart search functions, it’s much easier to stay organised. 

Better collaboration

Most document storage systems allow you to create “live” documents. Meaning if you’re working on something as a team, you won’t need to email versions of documents back and forth every time someone makes a change. Instead, any new changes will be visible in the live document stored within the system. 

Enhanced security

A good digital records management system will come with security measures that will give you peace of mind. You can limit who within your organisation has access to any given document, and if an employee’s workplace device is stolen or lost, you can easily deny the compromised device access to your documents. 

Easy backup storage

Traditional document storage relies on a hard drive to save files. This means if your computer malfunctions, you’ll lose every document stored on it. With an online document management system, this is no longer a worry—everything is stored safely in the cloud. As a bonus, this will free up lots of space on your hard drives.

How to create a document management system

The technology you use to store your online documents is a vital part of your document management system, but no matter what platform you choose, you’ll need to do some planning. 

Here are the steps we recommend you follow to get ready for the transition to digital document storage: 

  1. Take stock of your existing files

The first step of transitioning to a document management platform is uploading files that already exist. This may be the most time-consuming step, as you’ll need anyone in the organisation who has created and stored documents to lend a hand. You will need to decide what documents are worth storing and what ones you can discard. It can also eliminate any duplicates or old versions of documents. 

  1. Start building your folders

Most document management systems allow you to create folders, and these will be key to keeping everything organised. Creating folders first will make it easier when it comes time to upload individual documents. Start with “parent” folders—for example, you might have one folder titled “Marketing”, another titled “HR”, and another titled “Finance”. Within these, you can then create sub-folders like “Branding”, “Personnel Documents”, and “Tax Documents”. 

  1. Establish a standard naming convention

Within your digital management system, you’ll be able to sort documents alphabetically. Your system will be much easier to manage if you establish a naming convention for all files, and enforce that convention across your business. Many companies use the date of creation to name files, starting with the year—for example, call a document something like “2020-April-3 Blog Article”. You can also use words like “Draft” or “Version-2” or “FINAL” to help indicate where documents are within your internal processes. 

  1. Set security rules and regulations

As mentioned, one of the biggest benefits of online records storage is the added security you get—but this won’t mean much if your employees don’t adhere to your security standards. Once you have a good understanding of the security settings you want to employ, create a guide for employees so they will be able to follow suit with every document they create. 

Free document management software reviews

Below you’ll find an overview of some of the most widely used digital document storage platforms. We’ve listed them from highest to lowest based on user recommended score, and we’ve put details on their overall rating and ease of use, customer service rating, their cost, and some of their primary features. 

For a detailed methodology of how we put together this list, see the bottom of the article.*

1. Google Docs

Rating: 4.7/5

Features: 4.5/5

Ease of use: 4.7/5

Customer support: 4.3/5

User recommendation score: 9.2/10

 

Google Docs collaboration tool for online document management
Multiple users access a shared Google Docs file (Source)

 

About Google Docs:

Google Docs is an all-in-one document management system used by countless organisations around the world. If your business is already using Gmail or other Google Apps, then the transition to Google Docs should be pretty simple. 

Google Docs is part of the larger Google Drive suite, a cloud-based storage system that allows you to create and manage everything from word documents to photos, videos, spreadsheets, and slideshow presentations, all in one place. 

Fans of Google Docs praise the simple interface, as well as the ease of sharing and collaborating on documents. You can also upload existing files with a simple drag-and-drop method. This makes it simple to transition to Google Docs if you have existing files stored on hard drives.  

2. Dropbox

Rating: 4.5/5

Features: 4.4/5

Ease of use: 4.5/5

Customer support: 4.2/5

User recommendation score: 8.6/10

 

Dropbox online document management
Dropbox online document management interface (Source)

About Dropbox

Dropbox is one of the most common document management systems on the market today. It has an estimated 500 million people worldwide signed up for the service. The platform is a straightforward system, with an easy drag-and-drop interface that makes it easy to move and store files no matter how many people are working on the same system. 

Dropbox works within the cloud, but users can also install a Dropbox extension on their personal devices, meaning they can work on live documents even when offline. There are no restrictions on what file types you can store within Dropbox. If you use diverse multimedia, this solution may be a good option for your organisation. 

 

  1. Box

Rating: 4.3/5

Features: 4.3/5

Ease of use: 4.4/5

Customer support: 4.2/5 

User recommendation score: 8.4/10

Box online document management tool
Box’s online document management folder system (Source)

About Box:

With Box, you can access any of your stored files from any device or browser. This is an advantage when you have employees working on different types of mobile phones and computers. 

Box users cite the easy sharing capabilities of the platform as one of its best features. With just a few clicks, employees can share any type of stored document with one another. You can also assign administrator roles to specific people within your organisation; these individuals will have the ability to control sharing and storage, so you can feel more secure about sensitive files on the cloud. 

Organisation is key

If you haven’t used an online document management system before, it may seem daunting to switch over to a new platform. 

There will likely be a few teething issues to sort out initially, but once you have transitioned your team over, you’ll find the added organisation and security that comes with a document management system is well worth the effort. 

To take a deeper look at some of the options available, check out our full list of document management system platforms.

 


*Methodology:

  • We reviewed GetApp Australia’s directories of document management software, which produced a list of 250 software apps (research conducted 16th March 2020).
  • Out of these products, we narrowed the list to those that had an overall rating of 4/5 stars. This reduced the list to 210 apps.
  • Many users are in lockdown, and won’t have access to face-to-face IT support. We set criteria whereby the tools must have at least 4/5 star ratings for ease of use and customer service.
  • We then cut the list to include only the most reviewed apps and analysed the written reviews. This action took the list down to 8 tools (with 3,000 real-user reviews.)
  • The tools had an established market in Australia.
  • Finally, we evaluated the number of monthly searches being carried out for each tool. To assess this, we use keyword research software to narrow the list.
  • This produced the final three tools in the list.

NOTE: The content in this piece that provides opinions and points of view expressed by users does not represent the views of GetApp.

Aan de slag met online lesgeven: alle apps en software op een rij

online lesgeven

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Nu Corona ons in zijn greep heeft, zoeken we naar inventieve oplossingen om les te kunnen blijven geven. Niet alleen leraren van scholen, maar ook trainers, van hockeycoach tot yogalerares en professionele opleiders in vele branches zijn op zoek naar tools om leerlingen en medewerkers online les te geven of te trainen. In dit artikel vind je een uitgebreid overzicht van de mogelijkheden voor online lesgeven met voorbeelden van verschillende apps en softwareoplossingen voor online leren. We leggen van elke tool uit waar het precies voor dient zodat jij de tool kan kiezen die het beste bij jouw behoeften past.

In dit artikel bespreken we de volgende tools voor online lesgeven:

  • LMS-systemen
  • E-learning en opleidingssoftware
  • Videoconferentiesoftware
  • Software voor digitaal toetsen en gamification software
  • Software voor een virtual classroom
  • Webinar software

LMS-systemen

Voor scholen, onderwijsinstellingen of bedrijven met een trainingsprogramma is er speciale software in de vorm van een Learning Management Software (LMS). Een LMS helpt alle leeractiviteiten en trainingen binnen een organisatie te beheren. Het onderstaande plaatje legt goed uit wat er allemaal bij online lesgeven komt kijken. Je hebt een leeromgeving (academy) en een beheer en administratie-omgeving (LMS) nodig om alles op rolletjes te laten lopen.

leermanagementsysteem
Bron: studytube.nl

Belangrijkste functionaliteiten van een leermanagementsysteem

  • Cursusbeheer: het maken en beheren van cursusmateriaal, presentaties en inschrijvingen.
  • Volgen van cursussen: het bijhouden van de voortgang van studenten, hun cijfers en de tijd die ze besteden aan opdrachten en tests.
  • Blended learning: het ondersteunen van blended learning (een mix van online en klassikaal) met online tools en chatmogelijkheden, zoals wiki’s en message boards.
  • Mobiel leren: het toegang geven van studenten tot het cursusmateriaal via een LMS-app of een mobiele website, zodat ze kunnen leren op hun telefoon of tablet.
  • Toetsen/beoordelingen: het creëren en beheren van in-system toetsen en andere metingen van bekwaamheid of geleerd materiaal.

Voorbeelden van LMS-systemen zijn: Hubper, IliasLessonUp, Nearpod, MagisterOnlineMeetup, Procademy, Studytube.

onderwijs op afstand
Dashboard van het Nederlandse LMS-systeem LessonUp (bron)

Alternatief op LMS-systeem voor scholen

Een alternatief op een LMS-systeem voor scholen is Google Classroom voor scholen die werken met G Suite for Education. Het is geen LMS-systeem, maar een samenwerkingstool waarin leraren en leerlingen met een persoonlijke Google-account klassen kunnen vormen en documenten kunnen delen. Leraren kunnen hier hun lessen in organiseren, links naar hun lesmateriaal delen en hun online e-learnings uploaden. Er is een e-mail en chatfunctie en ouders ontvangen emailoverzichten op hun accounts.

E-learning software en opleidingssoftware

E-Learning tools gebruik je om interactieve educatieve inhoud te creëren. De les of cursus lever je aan via digitale media en elektronische apparaten. Een online les, training of college geven is iets heel anders dan een les in een klas of op een mooie trainingslocatie. Maak vooraf altijd een plan. Beschrijf het doel van de les en/of training en ga aan de slag.

Om je les op te nemen kun je gebruik maken van e-learning software of opleidingssoftware of een presentatietool. Ook is het natuurlijk mogelijk om een video te maken met behulp van videoconferentiesoftware.

e-learning
e-learning software thehuddle.nl (bron)

De belangrijkste functionaliteiten van e-learning of online opleidingssoftware 

  • Het eenvoudig ontwerpen van responsieve online lessen en cursussen voor meerdere apparaten
  • Resultaten bijhouden
  • Interactieve elementen zoals beoordelinge en quizzen
  • Sjablonen om je lessen snel vorm te geven
  • Op maat maken van je online les met je huisstijl
  • Ondersteuning van verschillende bestandstypen en multimedia zoals iFrame, SCORM, presentaties
  • Koppeling met LMS-systeem

Voorbeelden van e-learning software/opleidingssoftware zijn: Easygenerator, Thehuddle.nl, TalentCards.

Presentatietools

Presentatieprogramma’s helpen bedrijfstrainers of leraren met het vastleggen van informatie en het presenteren. Een bekende presentatietool is bijvoorbeeld Powerpoint. Je deelt de presentaties met je leerlingen in offline modus, dus door de presentatie te uploaden in je LMS-systeem, samenwerkingssysteem of e-mail bijvoorbeeld.

lesgeven op afstand presentatie software
Voorbeeld van presentatiesoftware van Explain Everything (bron)

Belangrijkste functionaliteiten van presentatietools:

  • Hulpmiddelen om informatie toe te voegen in de vorm van tekst, afbeeldingen, audio, video en grafieken
  • Aanpasbare sjablonen om snel en creatief vorm te geven aan ideeën met kleuren, lettertypen en effecten
  • Mediabibliotheek met pictogrammen, afbeeldingen, grafieken en bestanden uit het archief, om te gebruiken in een presentatie
  • Animaties op tekstelementen en overgangen van dia’s
  • Verwerken van audio- en videocontent om presentaties illustratiever te maken
  • Offline-presentatie: het delen van de presentatie met het publiek in de offline modus

Voorbeelden van presentatie software: Explain everything,  PowerPoint, Prezi.

Alternatieven op geschreven presentaties zijn videopresentaties. Voorbeelden van (gratis) videobewerkingssoftware zijn: iMovie , OpenShot-video-editor,  Shotcut.

Videoconferentie en online meetingstools

In een videoconference spreek en zie je elkaar real-time. Dit kan 1-op-1, maar videoconferencing is heel geschikt om online les te geven aan meer mensen. Je hebt wel videoconferentiesoftware nodig, een webcam en een microfoon op je computer. En een goede internetverbinding. Soms moet je de software ook installeren, maar dat is niet altijd zo. Ook handig is dat je meestal je scherm kunt delen, een bijlage (bijvoorbeeld een presentatie) kunt toevoegen en onderling kunt chatten.

videoconferentiesoftware
Videoconferentiesoftware van GoToMeeting (bron)

Belangrijkste functionaliteiten van videoconferentietools:

  • Scherm delen met deelnemers
  • Realtime chat: tekstchat tijdens een live-conferentie of na afloop van de vergadering
  • Streamen van presentaties: het streamen van presentaties tijdens een videoconferentie
  • Het streamen van video’s tijdens een videoconferentie
  • Het opnemen en later afspelen van live videogesprekken en conferenties
  • Hostbediening: controle van hosts over bepaalde acties
  • Native mobiele apps: online conferenties via een mobiele app

Voorbeelden van videoconferentie tools zijn bijvoorbeeld: Bigbluebutton, Gotomeeting, Zoho ShowTime

Open source alteratieven vind je in dit artikel:

Virtual classroom

lesgeven op afstand
Bron: Universiteit Utrecht

Een virtual classroom vergt een een behoorlijke investereing in IT- en AV-middelen. Een docent geeft namelijk vanuit een studio les. Hij staat voor een aantal schermen, waar deelnemers online aanwezig en zichtbaar zijn. Daarnaast kan hij op een ander scherm bijvoorbeeld presentaties of antwoorden op vragen zien. Het voordeel van de virtual classroom is dat je als docent oogcontact kunt maken met álle deelnemers. Ook is meer interactie mogelijk tussen docent en studenten, of de studenten onderling. Naast een ingerichte studio met de bijbehorende AV-middelen zoals monitors, camera’s etc., maak je gebruik van software. Vaak worden die ook al gebruikt voor webinars.

Voorbeelden van virtual classrooms en/of software geschikt voor virtual classrooms: Adobe Connect, Blackboard Collaborate, BlueJeans.

Apps voor digitale toetsen en spelletjes – gamification en learning experience software

Apps voor digitale toetsen en spelletjes maken de lessen leuker en interactiever. Er bestaan hele eenvoudige en intuïtieve apps voor het maken van goede quizzen en games die op mobiel of op de computer gespeeld kunnen worden. Denk wel na over beveiliging en hoe je de devices op afstand kunt beheren.

online leren
Kijkje in Socrative (bron)

Belangrijkste functionaliteiten van gamification software 

  • Host games live via videoconferentie of stuur de link van de games om verbinding te maken met de leerlingen/personeel thuis of andere locatie’s
  • Doelen stellen en bijhouden
  • Beheer van wedstrijden
  • Klantinzichten of meningen verzamelen
  • Feedbackbeheer
  • Badgebeheer en prestatiebeloningen (certificaat/sterren/punten)

Voorbeelden van digitaal toets software: Google Forms,  GoConqr, Kahoot, Socrative, Quizlet, Quayn, Learnbeat.

Webinar software

Een webinar is een seminar die online wordt gehouden. Webinar software stelt bedrijven en onderwijsinstellingen in staat om online audio- en videopresentaties te geven. De presentaties kunnen interactief zijn en live of vooraf worden opgenomen. Er is altijd 1 moderator, vaak ook de presentator. Ook kun je vragen laten stellen en chatten. Er zijn vele soorten webinar software op de markt. Let bij het selecteren van een webinar tool voor online lesgeven op de gebruikersvriendelijkheid (bijvoorbeeld registratie en inloggen), de stabiliteit van de tool, en hoeveel mensen er deel kunnen nemen. Daarnaast zijn kosten en service ook belangrijk.

webinar tools
Webinar tool van Demio (bron)

Belangrijkste functionaliteiten van webinar software:

  • Het beheren van de deelnemerslijst, de aanwezigheid en de annuleringen
  • Het opnemen en archiveren van presentaties voor toekomstig gebruik
  • Scherm delen tijdens een presentatie
  • Realtime chatten met de aanwezigen
  • Privé of openbaar beantwoorden van vragen van de deelnemers
  • Peilingen en stemmen: het instellen van snelle peilingen om mensen betrokken te houden

Voorbeelden van webinar software: Adobe Connect, Demio, GoToWebinar, WebinarGeek (in het Nederlands beschikbaar), Zoom Video Webinar.

Tip! is het veilig?

Er zijn talloze mogelijkheden voor online leren en lesgeven. Let er echter wel op dat het veilig is en voldoet aan de privacywetgeving (AVG/GDPR). Bij gebruik van online tools is ook nu de veiligheid van gegevens en privacy van leerlingen en personeel belangrijk. Je kunt hier achter komen door de volgende vragen te stellen:

  • Gebruikt de app persoonsgegevens? En zo ja, welke?
  • Is de veiligheid en privacy van leerlinggegevens goed gewaarborgd? Lees (of laat lezen) hiervoor privacyvoorwaarden!
  • Waarom zijn persoonsgegevens noodzakelijk?
  • Waar worden de gegevens opgeslagen?
  • Wil de software toegang tot (contact)gegevens van de smartphone, tablet of pc?
  • Vraagt de software toegang tot de camera of microfoon?

5 kostenlose Wissensmanagement Software-Lösungen

Kostenlose Wissensmanagement Software

Google setzte es sich zum Ziel, „die Informationen der Welt zu organisieren“ – und damit wurden sie zur weltweit beliebtesten Suchmaschine, machten das Internet deutlich nützlicher und erzielten einen weltweiten Umsatz von 74,54 Billionen US-Dollar (Stand 2015).

Was könntest du erreichen, wenn deine eigenen Informationen besser organisiert wären?

Genau das ist das Ziel von Wissensmanagement Software, die es in den unterschiedlichsten Varianten gibt.

Kostenlose Wissensmanagement Software

Für Kundenservice-Teams und Kleinunternehmen kann eine Self-Service-Wissensdatenbank die Kosten für den Kundenservice drastisch reduzieren, genau wie den Arbeitsaufwand deiner Mitarbeiter. Eine Self-Service-Wissensdatenbank kann beispielsweise ein FAQ-Bereich oder ein Forum sein, in dem Kunden nach Antworten auf ihre Fragen suchen können, bevor sie den Kundenservice kontaktieren.

Eine Studie von Dimension Data fand heraus, dass 73 % der Verbraucher lieber erst selbst nach Antworten suchen, bevor sie sich an den Kundenservice wenden. Andere Studien  ergaben, dass 91 % der Verbraucher eine Online-Wissensdatenbank nutzen würden, wenn sie die Möglichkeit hätten, und dass 67 % der Verbraucher den Self-Service gegenüber Telefonanrufen vorziehen.

Doch auch über den Self-Service für Kunden hinaus gibt es noch andere Anwendungen für das Wissensmanagement.

Tatsächlich umfasst das Wissensmanagement eine recht breite Palette an Aktivitäten. Google zufolge handelt es sich beim Wissensmanagement um die „effiziente Handhabung von Informationen und Ressourcen innerhalb einer kommerziellen Organisation“. Gartners Definition des Wissensmanagements wurde erstmals 1998 veröffentlicht, als Google noch so aussah:

Kostenlose Wissensmanagement Software

„Das Wissensmanagement ist eine Disziplin, die einen integrierten Ansatz für die Identifikation, Erfassung, Auswertung, den Abruf und die Freigabe aller Informationsressourcen eines Unternehmens vorantreibt. Diese Ressourcen können Datenbanken, Dokumente, Richtlinien, Verfahren und zuvor nicht erfasste Fertigkeiten und Erfahrungen einzelnen Mitarbeiter umfassen.“

Hier findest du fünf kostenlose Open-Source-Softwarelösungen für das Wissensmanagement:

1. OpenKM

Kostenlose Wissensmanagement Software OpenKM

OpenKM ist hervorragend, um kostenlos eine voll ausgestattete Wissensdatenbank zu erstellen. Der Nachteil: Du musst ziemlich technisch versiert sein, damit alles funktioniert und gut aussieht.

Wenn du damit klarkommst, erhältst du dafür eine für Mobilgeräte optimierte Wissensdatenbank, ein Forum und ein Wiki einschließlich Aufgabenverwaltung, Funktionen zur gemeinsamen Bearbeitung und integriertem Kalender. Du kannst Notizen und Anmerkungen hinzufügen und frühere Versionen der Dokumente einsehen und wiederherstellen. OpenKM bietet die Integration mit Anwendungen von Drittanbietern wie Bonitasoft BPM, Joomla, WordPress, Google Drive, Microsoft Office und Vtiger. Hier siehst du, wie eine OpenKM-Wissensdatenbank standardmäßig aussieht.

Die Sourceforge-Rezensenten lieben OpenKM und bezeichnen es als einfach zu installieren und benutzerfreundlich. Allerdings merken einige an, dass nicht alle Funktionen in der kostenlosen Version verfügbar sind.

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2. eXo

Kostenlose Wissensmanagement Software eXo

eXo bezeichnet sich selbst als „The open-source, enterprise social collaboration platform software“, also als Open-Source-Kollaborationsplattform für Unternehmen. Um eXo zu nutzen, muss man sich anmelden – das solltest du im Kopf behalten, falls du eine öffentlich zugängliche Wissensdatenbank erstellen willst. Für die Zusammenarbeit innerhalb von Teams bietet eXo dafür sehr umfassende Funktionen gemessen daran, dass es sich um ein Gratistool handelt. Dokumente können gemeinsam bearbeitet werden und es gibt Versionskontrollen sowie Zugriffsberechtigungen. Du kannst ein eigenes Wiki und Forum erstellen, es gibt eine Kalender-App und einen Chat für die Zusammenarbeit und eine Aufgabenverwaltung mit benutzerdefinierten Workflows. Es gibt sogar ein CMS und native Apps für iOS und Android!

Capterra-Rezensenten mögen eXo und bewerten es durchschnittlich mit 4,5 Sternen. Ein Rezent schrieb: „Wir haben mit der eXo-Plattform eine sichere portalbasierte Website und ein Intranet erstellt, um die Mitarbeiter eines Unternehmens dazu anzuregen, Wissen und Dokumente auszutauschen, zusammenzuarbeiten, Kontaktdaten zu teilen, Aufgaben zu verwalten … alles gemeinschaftlich und mobil.“

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3. Slack

Kostenlose Wissensmanagement Software Slack

Slack bezeichnet sich zwar nicht selbst als Wissensmanagement Software, doch selbst in der Gratisversion bietet es einige leistungsstarke Funktionen zum Wissensaustausch. Wie auch eXo ist es eine Plattform zur sozialen Zusammenarbeit. Die Hauptfunktion ist natürlich der Chat: Slack speichert die neuesten 10.000 Nachrichten sowie bis zu 5 GB an Dateien pro Team. Es gibt native Anwendungen für iOS, Android, Mac und Windows und Slack kann in zahlreiche unterschiedliche Anwendungen integriert werden. Mit einem Upgrade erhältst du einen unbegrenzten Nachrichtenspeicher, unbegrenzt viele App-Integrationen und mehr Speicherplatz für Dateien.

Die Slack-Kanäle kombinieren den Echtzeit-Faktor von IRC mit der Organisation und Durchsuchbarkeit eines Forums. Berechtigungen vergeben kannst du über private, nur per Einladung zugängliche Kanäle. Slack ermöglicht das Teilen von Dateien per Drag-and-Drop und Teammitglieder können Dateien innerhalb von Slack kommentieren. Außerdem kannst du Dateiinhalte in Slack durchsuchen. Slack macht es dir leicht, private Direktnachrichten an einzelne Teammitglieder oder Gruppen zu senden. Außerdem bietet es Funktionen, die viele Wissensmanagement-Softwarelösungen nicht bieten, beispielsweise Desktop-Benachrichtigungen.

Wie auch bei eXo muss man sich für Slack anmelden. Meiner Ansicht nach macht es jedoch alles, was es tut, besser als eXo – es macht nur weniger davon. Wenn du Dokumente gemeinsam bearbeiten und Versionskontrollen und Zugriffsberechtigungen nutzen willst, kannst du Slack in Kombination mit Google Drive nutzen.

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4. Google Drive

Kostenlose Wissensmanagement Software Google Drive

Wo wir gerade dabei sind: Auch Google Drive selbst ist eine ziemlich leistungsstarke Wissensmanagement Software. Du kannst es ziemlich unkompliziert zu einer Wissensdatenbank und einem Forum machen. Jeder, der deine in Google Drive gespeicherten Informationen einsehen will, muss über ein Google-Konto angemeldet sein. Allerdings haben die meisten von uns bereits ein Google-Konto und sind die meiste Zeit angemeldet. Anders als bei eXo und Slack kannst du in Google Drive außerdem eine Wissensdatenbank erstellen und die entsprechenden Ordner für deine Community öffentlich verfügbar machen, sodass sich niemand registrieren oder anmelden muss.

Google Drive bietet native mobile Apps für iOS, Android, Windows und Mac. Du kannst mit Zugriffsberechtigungen entscheiden, wer deine Dokumente ansehen, kommentieren und bearbeiten darf. Außerdem kannst du einen Chat innerhalb von Dokumenten nutzen, frühere Versionen wiederherstellen und einsehen, wer wann Änderungen vorgenommen hat. Natürlich gibt es auch einen integrierten Kalender. Drive bietet eine Aufgabenverwaltung über Gmail und du kannst alternativ eine der Chrome-Erweiterungen für die Aufgabenverwaltung nutzen, die mit Google Drive funktionieren.

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5. myBase

(Update November 2019: MyBase ist nicht mehr kostenlos)

Kostenlose Wissensmanagement Software myBase

myBase ist eine Software zum Erstellen eine Wissens- oder Forschungsdatenbank.

Paul J. Miller schrieb eine Rezension zu myBase und lobte die vielfältigen Funktionen, z. B. das hierarchische Tagging-/Schlagwort-System. Allerdings bemängelte er die fehlende Unterstützung von universellen Links. Bei großen Datensätzen oder Dateien mit einer Größe von über 300 MB neigt myBase dazu, langsam zu werden oder abzustürzen.

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Fazit

Google hat ziemlich gute Arbeit geleistet, wenn es darum geht, öffentlich verfügbare Informationen zu organisieren. Das bewahrt dich jedoch nicht davor, eine Methode zum Organisieren deiner eigenen Informationen zu finden.

Falls du Zugang zu entwicklerischen Talenten hast und eine Wissensdatenbank erstellen willst, die ohne Anmeldung zugänglich ist, empfehle ich OpenKM. eXo ist klasse, wenn du kostenlos Dokumente gemeinsam bearbeiten und dabei Versionskontrollen und Zugriffsberechtigungen nutzen willst oder wenn dir Wiki- und Forum-Tools, Kalender, Chat und Aufgabenverwaltung wichtig sind und es dich nicht stört, dass deine Nutzer sich anmelden müssen. Wenn es dir hauptsächlich um die Zusammenarbeit geht, ist Slack eine tolle Alternative. Google Drive ist die beste Option für das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten. Falls du kostenlos eine Datenbank erstellen willst, könnte myBase das Richtige für dich sein.

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