Enquête : 44 % de PME n’étaient pas préparées au télétravail

Du jour au lendemain, les entreprises ont dû faire face à une nouvelle réalité et s’adapter à la situation inédite provoquée par l’épidémie de COVID-19. L’une des premières mesures prises, outre celle de permettre aux employés de réaliser leur travail à distance, a été de s’intéresser et d’adopter des logiciels de télétravail.

Capterra a mené l’enquête* et interrogé 311 travailleurs à plein temps et temps partiel issus de tous les domaines et officiant dans une PME. L’objectif de cette enquête était de prendre le pouls du télétravail en France, quelques jours après l’annonce du confinement général.

Au lendemain de l’annonce, on distinguait trois principaux cas de figure :

  • Les employés qui peuvent effectuer le télétravail et dont l’entreprise était préparée à l’annonce du confinement.
  • Les employés qui pourraient en théorie effectuer leur travail à distance mais dont l’entreprise n’a pas immédiatement permis le télétravail à l’annonce du confinement.
  • Les employés dont la présence physique est requise (soins aux personnes, services de nettoyage, transport routier…).

L’analyse qui suit s’appuie alors sur les deux premières catégories de personnes, soit un nombre de 183 répondants.

Quelles ont été les mesures prises pour permettre le travail à distance ? Quels logiciels de télétravail les PME ont-elles adoptés pour l’occasion ? Quels sont les principaux défis du télétravail ? Réponse dans notre étude.

Points importants de l’étude

  • 59 % des 311 répondants ont eu rapidement la possibilité de travailler à distance.
  • 13 % affirment que leur entreprise n’était pas du tout préparée à l’annonce du confinement.
  • 44 % des entreprises interrogées ont dû s’équiper de technologies afin de permettre à leurs employés de poursuivre leurs activités.
  • Les logiciels de web conférence et de collaboration sont ceux qui ont été le plus massivement adoptés.
  • Les plus grands défis auxquels les télétravailleurs doivent faire face sont la concentration, les relations clients et la communication interne.

Quelles ont été les diverses réactions des PME à l’annonce du confinement ?

Une majorité de répondants (59 %) affirme que leur entreprise avait pris ses dispositions pour permettre le télétravail.

Parmi les employés qui n’ont pu effectuer cette transition à l’annonce du confinement (13 %), les principales raisons ont été les suivantes : leur entreprise n’était pas préparée, ou n’avait pas encore donné d’instructions, ou encore, n’avait pas donné la permission d’effectuer le télétravail (scepticisme de la direction, par exemple).

Après plus de deux semaines de confinement, il est probable, il faut du moins l’espérer, que ces trois données pourraient être réévaluées, au regard des diverses mesures qui ont ponctué l’actualité.

Enfin, 26 % des 311 répondants effectue un travail requérant la présence physique (services aux personnes, agriculture, travailleurs sociaux…). Les 2 % restants n’effectuaient pas de télétravail pour raisons personnelles (congé maladie, manque de matériel ou préférence pour travailler dans les bureaux habituels).

entreprise télétravail

Si une majorité de répondants a pu transférer son activité professionnelle à son domicile du jour au lendemain, nous verrons cependant que les PME ont dû investir dans des logiciels en urgence afin de faciliter la collaboration à distance. Certaines se seront rendu compte, à l’heure qu’il est, que la digitalisation d’une entreprise et l’adoption d’outils est alors nécessaire, sinon salutaire. Le télétravail est alors assez peu répandu sous nos latitudes, mais pourrait-il devenir la norme ? Et pas seulement en cas de catastrophe…

Dans quels logiciels de télétravail les PME ont-elles investi ou comptent-elles investir en priorité ?

70 % de nos répondants aujourd’hui leur ordinateur personnel pour le télétravail, les 30 % restants bénéficiant de matériel prêté par l’entreprise. Les échanges d’informations et de projets s’en retrouvant limités à e-mail ou le téléphone (ou la visioconférence pour les réunions), la meilleure réponse à ce manque d’interactivité a été d’investir dans des outils basés sur le Cloud.

44 % affirment que leur entreprise a immédiatement acheté ou installé des logiciels pour permettre ou faciliter le télétravail et 19 % affirment que leur entreprise prévoyait de telles mesures au lendemain de la mise en place du confinement.

Les quatre catégories d’outils suivantes, d’ordinaire déjà populaires, ont connu un sursaut d’intérêt significatif :

  • Web conférence
  • Collaboration et communication
  • Gestion de projet
  • E-mail marketing

Web conférence : maintenir un contact humain et pragmatique

La première mesure pragmatique a été de pouvoir organiser les réunions habituelles et extraordinaires et maintenir un peu de cette vie de bureau en cette période de distanciation sociale. Ces outils ont été les plus plébiscités (55 % des 183 répondants).

Ces outils ne se limitent pas à maintenir virtuellement un contact humain : les fonctionnalités de partage de présentation (qu’elles soient statiques ou animées) complètent ces outils de communication.

Collaboration et communication : faire partie d’une équipe, de chez soi

La collaboration fait partie des principaux défis rencontrés par les télétravailleurs : comment maintenir une collaboration sans faille et une communication étroite lorsque l’on est chacun chez soi ?

Gestion des tâches, partage de documents, calendrier, espaces de brainstorming : les outils collaboratifs ont tout prévu pour inciter à la participation et au bon déroulement des projets.

Preuve de leur succès, 40 % des répondants affirment que leur entreprise s’est tournée vers de tels outils.

Gestion de projet : mener à bien ses objectifs et à distance

Comment mener son projet à terme lorsque tous les acteurs sont aux quatre coins de la région, voire du pays ? Internet a aboli les frontières et la gestion de projet a trouvé un terrain de prédilection dans les outils en ligne. Les fonctionnalités de tels outils ont été pensées pour organiser les tâches et les flux de travail, quel que soit l’endroit où se trouvent les collaborateurs. Les fonctionnalités collaboratives rationnalisent et simplifient la vie du chef du projet et celle des parties prenantes.

Pour 17 % des répondants, un outil de gestion de projet s’est révélé indispensable pour poursuivre leurs activités. Les outils de gestion de projet sont par ailleurs parmi les plus recherchés dans le monde professionnel car le concept de projet et de chef de projet est bien celui que l’on retrouve dans tous les domaines (lien : chef de projet).

E-mail marketing : maintenir la communication externe

En ce qui concerne la communication externe, les outils d’e-mail marketing sont un canal efficace pour garder les clients informés du statut de votre activité et de vos produits, surtout si l’entreprise a dû modifier son mode opératoire, ses services ou son stock de produits.

19 % des personnes interrogées ont ainsi répondu avoir investi dans un logiciel d’e-mail marketing à l’aune de la mise en place du télétravail pour tous.

Un logiciel de télétravail pour une ou plusieurs problématiques à la fois

D’autres outils peuvent également trouvent d’autant plus grâce aux yeux des employeurs en cette période (et le reste de l’année !), les problématiques inhérentes à chaque secteur étant diverses et variées : outils de gestion du personnel (retrouvez notre template Excel téléchargeable gratuitement), ceux de webinar pour créer des présentations instructives et des formations, de chat pour communiquer avec les clients et ceux de service client, ces deux dernières catégories répondant à l’un des autres défis majeurs du télétravail.

Quels sont les principaux défis auxquels font face les télétravailleurs ?

Le passage soudain d’une routine de travail dans des bureaux au domicile personnel n’est pas sans difficultés, qu’elles soient matérielles ou psychologiques.

Si les horaires restent sensiblement les mêmes, une nouvelle organisation personnelle s’impose. Quant à rester dans l’ambiance “bureau”, outre disposer d’un espace dédié (dans la mesure du possible), il est crucial de pallier les défis que représente le travail à distance, surtout lorsqu’il s’agit d’une pratique nouvelle pour un grand nombre d’employés.

défi télétravail

  • Productivité et concentration : c’est la première inquiétude du télétravailleur néophyte. Discipline personnelle, vie familiale, espace inadéquat, nombreuses sont les embûches sur la route de la concentration. On peut suivre ces quelques conseils afin d’intégrer une ambiance de travail à son univers personnel. Une to-do list ou la méthode GTD peuvent également aider à organiser sa journée sans stress.
  • Relations clients : si le cœur de son métier consiste à être en communication avec la clientèle, il n’y a pas de raison pour que celle-ci ne persiste en dehors des murs du bureau. Après tout, tout le monde est à la maison. S’il est possible grâce à un softphone de passer des appels depuis son ordinateur, un outil de chat permet de son côté de discuter en ligne en toute quiétude.
  • Collaboration et communication : la productivité est certes ce qui inquiète le plus les entreprises, mais il ne faut pas oublier que chacun vient avec son individualité et que le contexte de télétravail ne convient pas forcément à tout le monde. Le moins que l’on puisse faire est d’entretenir le moral des troupes avec toutes les petites habitudes que cela sous-entend. Cela peut se traduire par des espaces dédiés aux centres d’intérêt ou discussions personnelles dans votre outil de communication ou encore proposer une pause-café ou une activité ludique par vidéo (objet d’un prochain article !).
  • Gestion de projet : comme évoquée plus haut, la gestion prend une autre tournure dès que l’on n’a plus de contact direct avec son équipe. Les outils dédiés centralisent toutes les tâches et informations nécessaires afin d’en suivre totues les étapes. Vous pouvez également vous essayer au diagramme de Gantt en téléchargeant gratuitement notre modèle Excel.

La digitalisation comme plan de continuité

Capterra a compilé pour vous une liste de logiciels de diverses catégories ayant adapté leur offre afin de permettre aux entreprises de se retourner et de poursuivre leur activité à distance le plus efficacement possible. Vous pourrez également consulter ces articles abordant plusieurs problématiques liées au télétravail : plan de communication, cybersécurité, management, et bien d’autres !


*Méthodologie de l’enquête : pour collecter les données de ce rapport, nous avons mené une enquête en ligne entre le 20 et 24 mars 2020. Les réponses proviennent d’un échantillon du marché cible français. Parmi les 639 personnes ayant été sollicitées, 311 répondants correspondant à ces critères ont été sélectionnés pour répondre à nos questions. Les participants sont issus de divers secteurs d’activité et travaillent dans une PME. Parmi ces 311 répondants, 183 pratiquent le télétravail ; les pourcentages représentés dans cet article se basent sur ce dernier nombre de répondants, à l’exception de ceux rapportés dans l’infographie n° 3 (voir détails ci-dessous).

 **Les infographies 2 et 3 étant à réponses multiples, la somme totale des pourcentages peut dépasser 100 %.

***L’infographie n° 3 a été réalisée d’après les réponses à la question suivante “ Quel(s) défi(s) rencontrez-vous vis-à-vis du télétravail ?”. Les répondants à cette question sont les 183 réalisant leur travail à distance, plus 39 des 128 ne pouvant réaliser de travail à distance (les autres répondants ne pouvant réaliser de télétravail car leur présence est requise ou pour raisons personnelles ont été exclus).

Il 47% delle PMI italiane non era preparata per il lavoro a distanza

Studio lavoro a distanza

Studio lavoro a distanza

La crisi dovuta al Coronavirus sta scuotendo le fondamenta del nostro sistema economico. Le pubbliche istituzioni stanno lavorando per arginare la propagazione del virus e, contemporaneamente, cercare di minimizzare il suo devastante impatto sull’economia del nostro Paese.

Uno dei principali risultati di questa situazione d’emergenza è il fatto che stiamo assistendo a un cambio radicale di tutti i paradigmi a cui eravamo abituati. A livello economico, la necessità di portare avanti l’attività produttiva ha spinto molte piccole e medie imprese (PMI) a riorganizzarsi per poter sopravvivere alla crisi.

Il tanto commentato lavoro a distanza non è più un’opzione lontana ma, in seguito al lockdown imposto in tutto il Paese dal 9 marzo, si è trasformato per molti imprenditori in una necessità reale per non soccombere in tempi incerti come quelli che stiamo vivendo.

Per decine di migliaia di dipendenti, lavorare a distanza significa munirsi di un computer e di una buona connessione wi-fi e, soprattutto, ridefinire le modalità di vivere il proprio lavoro. Si tratta di una vera e propria rivoluzione che coinvolge persone, cultura manageriale e strumenti tecnologici.

Ma quanti lavoratori di PMI italiane stanno avendo effettivamente la possibilità di lavorare a distanza? Qual è la situazione attuale dello smart working nelle diverse regioni della penisola?

Per dare risposta a questa domanda, abbiamo condotto un’indagine il cui obiettivo principale è avere una foto realistica della situazione attuale in termini di lavoro a distanza e accesso alle principali tecnologie che lo facilitano.

Punti salienti dello studio


  • Il 68% degli intervistati sta lavorando a distanza ma solo il 24% ha a disposizione un computer aziendale.
  • Il 47% delle PMI italiane ha dovuto acquistare e installare nuovi software per permettere ai propri dipendenti di lavorare da remoto.
  • I software di web conference, collaborazione e live chat sono i più utilizzati in questo periodo per lavorare da casa.
  • Secondo i dipendenti intervistati, trovare la concentrazione e riuscire a interagire con colleghi e clienti sono le principali sfide del lavoro a distanza.

Le PMI sono preparate per il lavoro a distanza?

Quali software facilitano lo smart-working?

Quali sono le principali sfide che si presentano lavorando da casa?

Di seguito presentiamo dettagliatamente i risultati dello studio, che ci hanno aiutato a mappare lo stato di sviluppo dello smart working nel nostro Paese. Alla fine dell’articolo, illustriamo la metodologia applicata per la ricerca.

Il 68% degli intervistati sta lavorando a distanza, in tutta Italia

Il  68% degli intervistati dichiara che attualmente sta lavorando da casa come risposta allo stato di lockdown imposto dal Governo nella giornata del 9 marzo.

Percentuale di dipendenti che svolgono lavoro a distanza

La maggior parte dei lavoratori che attualmente stanno lavorando a distanza risiede nel Nord Italia (48%), mentre il Centro (21%) e la zona Sud e Isole (31%) presentano valori inferiori ma comunque interessanti.

È bene tenere presente che, come riportato dal Corriere della Sera, molte zone di Italia non sono dotate di una copertura wi-fi soddisfacente e questo sta sicuramente rendendo più difficile, per molti dipendenti, il passaggio alla modalità smart working.

Molti settori, dall’educazione ai servizi finanziari, dall’Informatica all’amministrazione pubblica, si sono attrezzati per concedere ai loro dipendenti la possibilità di lavorare da casa e portare avanti le loro attività.

Le PMI si devono preparare per le nuove sfide del lavoro a distanza

Nonostante il gran numero di dipendenti che stanno lavorando da casa, il 76% degli intervistati dichiara di utilizzare il proprio pc con conseguente rischio in termini di cyber security e gestione delle vulnerabilità.

Hardware utilizzato per lavorare da casa

A livello di hardware, dunque, sembrerebbe che le PMI non fossero sufficientemente preparate per le nuove sfide presentate dal lavoro da remoto. Infatti, tra gli intervistati che non stanno lavorando da casa, il 30% dichiara di non poterlo fare proprio perché l’azienda non ha fornito loro gli strumenti adeguati.

Dotare i propri dipendenti di un pc aziendale con tutti i tool necessari permette di conservare un livello di controllo maggiore in termini di sicurezza, garantire flessibilità e, in ultima analisi, agevolare lo smart working.

Il 47% delle PMI italiane ha inoltre dovuto acquistare e installare nuovi software per permettere ai propri dipendenti di lavorare da remoto. Si tratta di una vera e propria corsa alla digitalizzazione che sta facendo spiccare a molte piccole e medie aziende un gran balzo in termini di trasformazione digitale.

Le 5 categorie di software più utilizzate per lavorare a distanza

Il 44% degli intervistati dichiara di utilizzare software sia cloud based sia installati sul pc. Il 38% utilizza solo strumenti installati sul computer mentre il 13% dichiara di lavorare unicamente con tool cloud based.

La necessità di relazionarsi con clienti, fornitori e ora anche colleghi e di portare a termine i progetti sta spingendo molte PMI a puntare su strumenti specifici. Software per video conferenza, comunicazione/collaborazione e live chat sono i più utilizzati in questo periodo per lavorare da remoto. Seguono software di project management e tool di gestione del personale/programmazione.

5 categorie di software più utilizzate per lavorare a distanza

Il 2020 sarà ricordato come l’anno che ha portato le video conferenze sotto i riflettori. Se eseguite nel modo giusto, queste consentono ai team geograficamente distanti di collaborare e risolvono i problemi legati al coordinamento.

Per rispondere all’invito di lavorare da casa da parte dei governi di tutto il mondo, molti  provider di software hanno modificato le proprie offerte con il fine di agevolare lo smart working in un’epoca così incerta e le PMI hanno ora molte alternative a loro disposizione.

Mantenere la concentrazione e interagire con colleghi e clienti: le principali sfide del lavoro a distanza

Il cambio di paradigma ha portato ad uno stravolgimento storico nella routine di molti lavoratori italiani. Il tanto commentato remote work si è trasformato in realtà dal giorno alla notte e la nuova quotidianità ha portato con sé una serie di problemi.

Tra le principali sfide che devono affrontare quotidianamente, gli intervistati riconoscono che le più dure sono mantenere la concentrazione e interagire con colleghi e clienti.

Principali sfide dello smart working

La crisi dovuta al Covid-19 ha scatenato il panico e gettato nello sconforto manager e dipendenti, ma, soprattutto ora, è di vitale importanza mantenere alta la motivazione dei lavoratori. Di fronte al senso di smarrimento dei loro dipendenti, i manager devono dimostrare di essere preparati a gestire le crisi e mantenere il team coeso ed efficiente.

La crisi sanitaria sta obbligando le PMI a riorganizzarsi per procedere a un ritmo coerente con le potenzialità tecnologiche

Contrariamente alle previsioni dei più pessimisti, le PMI italiane stanno dimostrando di sapersi riorganizzare per consentire ai loro dipendenti di portare avanti le proprie attività quotidiane e garantire così la sopravvivenza del business.

A livello di hardware e software c’è sicuramente ancora molta strada da fare, ma la crisi del Covid-19 sta spingendo molte aziende ad accelerare il proprio processo di trasformazione digitale e sta imponendo un cambio di paradigma nelle metodologie tradizionali di lavoro.

Lo smart working si sta dunque rivelando uno strumento valido per garantire produttività ed efficienza organizzativa. Quello che stiamo vivendo, è il più grande esperimento di lavoro da remoto mai condotto a livello nazionale e auspicabilmente porterà a cambiare l’approccio con cui tradizionalmente viene visto questo argomento.

Uno studio condotto dall’Osservatorio Digital Innovation della School of Management del Politecnico di Milano, ha dimostrato come lo smart working migliori di fatto il livello di engagement dei dipendenti. I lavoratori che ne beneficiano si dimostrano inoltre più capaci di responsabilizzarsi rispetto agli obiettivi aziendali. L’uso delle tecnologie affiancate agli strumenti tradizionali di collaborazione contribuisce allo sviluppo della cosiddetta “attitudine smart”, versatile e flessibile.

In conclusione, l’attuale crisi sanitaria sta obbligando molte PMI a riorganizzarsi per procedere a un ritmo coerente con le potenzialità che tecnologie e strumenti digitali potrebbero già far cogliere da tempo.

Utilizzando le parole di Mariano Corso, responsabile scientifico dell’Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano: “Lo Smart Working non è solo una moda, è un cambiamento che risponde alle esigenze delle persone, delle organizzazioni e della società nel suo complesso, e come tale è un fenomeno inarrestabile.”


Metodologia del sondaggio

Per raccogliere i dati di questo studio abbiamo lanciato un sondaggio online. Le risposte provengono da un campione di partecipanti selezionato sul mercato italiano. Il questionario è stato inviato a 613 persone, tra le quali sono stati selezionati 309 partecipanti. I partecipanti che abbiamo ritenuto qualificati per lo studio sono dipendenti (full-time o part-time) di una PMI (tra 1 e 250 dipendenti). Il campione raccolto include imprese provenienti da diversi settori di attività. Su 309 intervistati, il 68% è stato in grado di passare al lavoro a distanza, il 32% non ci è riuscito. I dati riportati si riferiscono quindi a 210 intervistati che stanno attualmente lavorando da remoto. I restanti 99 intervistati non sono nelle condizioni di farlo perché appartengono a settori di attività che richiedono la presenza fisica per il regolare svolgimento del proprio lavoro (58%), perché l’azienda non è riuscita a dare rapida risposta alla crisi (30%) o perché il management non approva la modalità di lavoro in remoto (9%).

El 42 % de las pymes no estaba preparado para el teletrabajo

Pymes no preparadas para el teletrabajo y con retos en comunicación

Retos del teletrabajo, las pymes no estaban preparadas para el coronavirus

La pandemia obliga al teletrabajo: ¿cómo reaccionaron las pymes?

El coronavirus tiene al mundo contra las cuerdas, la sociedad se encuentra en una nueva realidad, aislada y evitando el contacto humano. Debido a esta situación, muchas actividades se están haciendo de manera remota, la industria y los negocios no son la excepción. El trabajo a distancia se ha convertido en el nuevo estándar de operar de muchas organizaciones, que necesitan en muchos casos herramientas para teletrabajar específicas. 

En este contexto, Capterra ha realizado una encuesta* a empleados de pequeñas y medianas empresas para conocer su estado actual con respecto al teletrabajo.

¿Estaban las pymes españolas preparadas para el trabajo remoto? ¿Qué herramientas son las que más utilizan los negocios para funcionar a distancia? ¿Cuáles son los principales retos del teletrabajo?

Puntos destacados del estudio:

  • 42 % de las pymes no tenía el software necesario para teletrabajar
  • 67 % de los empleados utiliza software en la nube para trabajar a distancia
  • Las herramientas para videoconferencias son las más utilizadas 
  • Los principales retos del teletrabajo son concentrarse, ser productivo y la comunicación interna y externa

El 42 % de las pymes no tenía el software necesario para el trabajo remoto

Cuándo las organizaciones tuvieron que implementar el teletrabajo, ya fuese por decisión propia o debido al aislamiento obligatorio, el 42 % de las pymes no tenía las herramientas necesarias para que los empleados pudieran teletrabajar. Este segmento tuvo que adquirir (31 %) o planificar la compra (11 %) de software específico para ello. 

Casi la mitad de pymes no tenían software necesario antes de la pandemia

A su vez, las pymes tampoco estaban preparadas en cuestión de equipo, ya que el 76 % de los participantes que realiza teletrabajo lo hace con su propio portátil u ordenador de mesa y únicamente un 24 % tiene uno de la empresa.

Aunque el 58 % de los encuestados ya tenía el software necesario para trabajar a distancia previo, el segmento que no estaba preparado sigue siendo un porcentaje muy alto si se tiene en cuenta que se sabía que el coronavirus estaba expandiéndose por Europa y que muchas organizaciones ya estaban tomando precauciones.

La nube, más importante que nunca

Si el uso de software en la nube en las pymes ya estaba en auge, ahora ha incrementado sustancialmente su importancia gracias a la variedad de herramientas y utilidades que presenta, especialmente las diseñadas para la comunicación y trabajo en equipo. Un 67 % de los participantes indica que utiliza de manera parcial (43 %) o total (24 %) software en la nube.

Más de la mitad de las pymes usan software en la nube para teletrabajo

Para una empresa es más sencillo adquirir un servicio o software en la nube para que los empleados accedan a él utilizando un navegador, en vez de que tengan que descargar o instalar un programa. Una opción conveniente especialmente si se trabaja de manera remota.

Aún así, el software instalado en el ordenador sigue predominando para el trabajo a distancia, utilizado por el 74 % de los participantes, ya sea de manera parcial (43 %) o total (31 %). 

Top 5 software más utilizado para el teletrabajo

Las actividades del día a día que antes eran sencillas, como revisar un proyecto con el equipo en una sala de reuniones y discutir las acciones a seguir, ahora se han vuelto más complejas. Las indicaciones o mensajes se pueden interpretar distinto, por eso es esencial contar con herramientas de comunicación y organización que faciliten el proceso.

Estas son las cinco categorías de software más utilizadas por las pymes para el trabajo remoto:

Top-5-software-teletrabajo
Los números en la gráfica son los porcentajes que cada respuesta tuvo con respecto al número de participantes.

El boom de la videoconferencia y el despegue de las herramientas para comunicarse

Las herramientas que están ascendiendo notablemente durante esta crisis son las que permiten las videoconferencias y conferencias web. La facilidad con la que se pueden hacer presentaciones, integrando imágenes o vídeos, logra que las ideas se transmitan de una forma completa. También hay que contar con el factor humano, sigue siendo esencial poder ver a la persona con la que se interactúa, ya sea en una llamada o una reunión. Más en estos tiempos de distanciamiento social.

El software de gestión de proyectos es uno de los más utilizados en circunstancias normales, pero en esta situación de teletrabajo también ha ganado terreno ya que es una herramienta indispensable para tener un control del progreso de las tareas, recursos, disponibilidad de empleados y demás elementos que conlleva un proyecto. 

A su vez, la comunicación entre equipos y una óptima colaboración a distancia son retos del teletrabajo al que se enfrentan las organizaciones. Por este motivo, las herramientas para trabajar en equipo y las herramientas de colaboración son de las más utilizadas en esta época del coronavirus. Este tipo de software posibilita una comunicación fluida y eficiente, calendarios en común, compartir y editar archivos y base de datos, entre otros elementos que un equipo utiliza para trabajar.

De cara a la comunicación externa, las herramientas de email marketing son un buen canal para mantener informado a los clientes sobre el estatus del negocio y los productos, especialmente si la empresa ha tenido que modificar su forma de operar y su abanico de productos o servicios. El software de servicio al cliente sigue siendo fundamental para atender y resolver los problemas a los que los clientes se enfrentan. Así como para recopilar y analizar información nueva sobre necesidades y tendencias en el mercado.

El desafío de concentrarse y el reto de las nuevas formas de comunicación

Trabajar a distancia presenta una serie de nuevos retos que normalmente no se encuentran en las oficinas. Muchos empleados no estaban acostumbrados a combinar su vida personal (en casa) con la profesional (en la oficina) y tampoco a basar la mayor parte de la comunicación del trabajo en herramientas digitales.

Los desafíos cruciales a los que se enfrentan los empleados son de tipo individual y de comunicación, tanto interna como externa.

Principales retos de teletrabajo en pymes
Los números en la gráfica son los porcentajes que cada respuesta tuvo con respecto al número de participantes.

La encuesta indica que el reto principal es de carácter individual: poderse concentrar y ser productivo (57 %). Las obligaciones del hogar, las distracciones de la casa, las noticias de la COVID-19 y la preocupación por los familiares son tan solo algunos elementos que tienen a la mente ocupada sin poder enfocarse de lleno al trabajo. Cada persona debe encontrar la forma, y el lugar, para poder trabajar concentrado y ser lo más productivo posible, evitando distracciones no urgentes.

El desafío general del teletrabajo en las pymes es acostumbrarse a la nueva forma de comunicación, ya sea con los compañeros de trabajo (43 %) o relacionarse con los clientes (41 %). Esto también influye en la planificación y gestión de proyectos (40 %).

Aprender a utilizar correctamente las herramientas de trabajo remoto es indispensable para superar estos retos pero también lo es el cambiar la forma de entender la comunicación en este mundo hiperconectado, saber contextualizar mensajes según el remitente y el medio que se esté usando. Es clave aplicar el lenguaje adecuado conforme el canal de comunicación y a la persona que se envía el mensaje, siempre siendo claro en lo que se pide o lo que se pregunta.

Las pymes reaccionaron al coronavirus pero deben aprender a teletrabajar

A pesar de estar en las noticias y afectando ya a empresas en Asia y en Italia, el coronavirus tomó por sorpresa a las pymes españolas, las cuales no estaban preparadas cuando inició el estado de alarma. Un 42 % no tenía el software que requieren sus empleados para el trabajo remoto y un 74 % tiene que utilizar su ordenador/portátil personal para ello. 

La implementación de herramientas para teletrabajo se tuvo que hacer con la crisis en marcha y, por lo tanto, muchos trabajadores tampoco estaban formados o preparados para operar de esta manera. Por lo mismo, uno de los retos principales para los empleados es aprender a concentrarse y ser productivo desde casa, un tema en el que intervienen muchos factores. Mientras que el desafío general de las pymes es la comunicación, tanto interna como externa, entre los compañeros de trabajo y de cara a los clientes. Un reto que implica conocer y utilizar adecuadamente el software de teletrabajo y desarrollar un nuevo lenguaje de comunicación para estos canales, uno que limite las posibles interpretaciones erróneas de los mensajes y que a la vez mantenga la cercanía humana.

La comunicación correcta influye mucho en la planificación y gestión de proyectos. Las pymes comprenden esto y es por ello que el software más utilizado para el teletrabajo es de videoconferencia, gestión de proyectos y colaboración. La importancia de estar informado, actualizado y poder transmitir correctamente las ideas a todos los miembros del equipo es esencial para que el negocio funcione, así como el relacionarse con los clientes correctamente de manera remota.

Actualmente las pymes tienen una crisis que enfrentar, están obligadas a que sus procesos y equipos funcionen a distancia. Un reto complicado pero superable. Es una ineludible revolución al teletrabajo.

En Capterra tenemos una página de recursos digitales para ayudar a las empresas durante la crisis. Descubre ofertas de software, consejos para plan de contingencia de empresas, tips de ciberseguridad y mucho más.

* Metodología de la encuesta: para recopilar los datos de este informe hemos llevado a cabo una encuesta en línea. Las respuestas provienen de una muestra del mercado español. El cuestionario se envió a 517 personas, entre las que se seleccionaron 306 para participar. Los participantes cualificados están empleados (a jornada completa o parcial) en pequeñas y medianas empresas (pymes) y trabajan en diferentes sectores de la industria.
De los 306 participantes, 212 realizan teletrabajo para su empresa, este segmento es el que se analizó principalmente para los datos reportados en este artículo a excepción de la gráfica 4. 
** La gráfica 3 y gráfica 4 son de respuesta múltiple, debido a esto la suma de los porcentajes en cada gráfica puede ser mayor a 100 %.
** La gráfica 4 corresponde a la pregunta: ¿Cuáles son los principales retos para hacer teletrabajo? Los resultados incluyen a los 212 participantes que realizan teletrabajo más 39 de los 94 participantes que no teletrabajan (los 54 participantes no considerados para esta pregunta son los que respondieron que están de baja médica o que su trabajo requiere presencia física).

Comment réaliser l’achat d’un logiciel en 6 étapes

comment choisir un logiciel

comment choisir un logiciel

Si vous peinez à choisir un logiciel parmi les nombreuses offres disponibles, n’ayez crainte : nous sommes là pour vous aider. Cet article examine les six étapes qui vous permettront de réaliser l’achat du logiciel le mieux adapté à vos besoins.

Étape 1 : définissez votre problème avec précision

Pour bien choisir votre logiciel, commencez par définir vos besoins en veillant à ce qu’ils correspondent à vos objectifs commerciaux.

Posez-vous la question suivante : quel est le problème que nous cherchons à résoudre ?

En identifiant ce problème, vous aurez une meilleure idée du type de logiciel dont vous avez besoin. Commencez par un problème spécifique, en gardant à l’esprit vos objectifs commerciaux.

En voici quelques exemples :

  • “Nous devons augmenter l’efficacité de la coopération entre collaborateurs sur nos projets.”
  • “Nous avons besoin de contrôler avec précision les stocks disponibles à travers plusieurs points de vente.”
  • “Nous devons améliorer la communication avec nos clients.”

Si vous ne savez pas comment bien choisir votre logiciel, voici quelques conseils pour vous aider à identifier vos problèmes et à les inscrire dans vos objectifs commerciaux :

  • Demander aux membres de votre équipe de définir les problèmes qu’ils rencontrent. Ne vous contentez pas de définir les symptômes de vos problèmes : posez des questions pertinentes pour en trouver la source.
  • Évaluez le logiciel que vous utilisez déjà et demandez à votre équipe de vous faire part de ses points faibles.
  • Adressez-vous à vos contacts et concurrents pour savoir s’ils font face aux mêmes problèmes que vous.

Étape 2 : définissez les fonctionnalités logicielles dont vous avez besoin

Il existe des centaines de produits logiciels conçus pour résoudre votre problème. Cela dit, il est crucial que la solution de votre choix corresponde à vos besoins spécifiques si vous souhaitez qu’elle vous aide à atteindre vos objectifs.

Posez-vous la question suivante : comment souhaitons-nous utiliser ce logiciel ?

En réfléchissant à ce que vous souhaitez obtenir de votre logiciel, vous vous constituerez une liste d’informations utiles pour bien le choisir.

Voici quelques facteurs dont il faudra tenir compte :

  • Fonctionnalités : tout ce que le logiciel doit pouvoir faire.
  • Nombre d’utilisateurs : faut-il créer un compte pour chacun d’entre eux ?
  • Facilité d’utilisation : votre équipe trouvera-t-elle le logiciel simple à utiliser ?
  • Intégrations : comment le logiciel interagit-il avec les autres logiciels que vous utilisez ?
  • Potentiel de croissance : le logiciel peut-il s’adapter à vos besoins futurs ?
  • Prix : combien souhaitez-vous investir dans le logiciel ?

Il ne s’agit là que de quelques-unes des questions que vous devrez vous poser. Utilisez toutes les informations à votre disposition pour mieux définir vos exigences et n’oubliez pas de consulter les catégories de logiciels répertoriées sur Capterra. En parcourant les avis d’utilisateurs dans le même cas que vous, vous en saurez plus sur les fonctionnalités les plus prisées par d’autres entreprises.

Pour confirmer votre choix d’exigences, consultez votre équipe et demandez-lui ce dont elle a vraiment besoin. N’oubliez pas de vous renseigner sur les fonctionnalités supplémentaires offertes par les éditeurs de logiciels les plus reconnus. En comparant les résultats de vos recherches au logiciel que vous envisagez d’acheter, vous obtiendrez une meilleure idée des fonctionnalités dont vous avez vraiment besoin et de celles qui permettront de joindre l’agréable à l’utile.

Étape 3 : identifiez les options à votre disposition et créez une liste de solutions potentielles

La prochaine étape consiste à créer une liste exhaustive de toutes les solutions qui répondent à vos besoins. Pour ce faire, visitez le site de Capterra et parcourez les logiciels de la catégorie correspondant à vos recherches.

Si votre liste est longue, faites le tri en éliminant les options les moins réalistes. Une liste contenant entre trois et sept options devrait largement suffire. Inutile de rendre le processus de sélection trop long et trop complexe.

Posez-vous la question suivante : cette solution logicielle mérite-t-elle de rester sur la liste ?

Pour répondre à cette question, comparez les logiciels de votre liste aux exigences que vous avez définies au cours de la deuxième étape de ce processus et tenez compte des facteurs suivants :

  • Le produit vous permettra-t-il de résoudre votre problème principal et d’atteindre vos objectifs commerciaux ?
  • Offre-t-il toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin ?
  • Est-il facile à utiliser ?
  • Est-il compatible avec les logiciels que vous utilisez actuellement (intégration) ?
  • Bénéficie-t-il de bons avis d’utilisateurs ?
  • Le prix est-il abordable ?

Après avoir répondu à ces questions, vous aurez sans aucun doute réussi à faire le tri dans votre liste initiale. Pour la rendre encore plus concise, utilisez le filtre du site de Capterra ainsi que les avis d’utilisateurs qui s’y trouvent.

Le filtre (qui se trouve sur les pages dédiées aux catégories de logiciels spécifiques) vous permet de trier les résultats de vos recherches en fonction des fonctionnalités les plus populaires, des tarifs pratiqués et bien plus. Les avis d’utilisateurs (qui se trouvent également sur les pages dédiées aux catégories de logiciels spécifiques) vous donnent accès à des notes globales ainsi qu’à des notes correspondant à la facilité d’utilisation, au service client, à la valeur globale et aux fonctionnalités offertes.

Pour vous permettre d’évaluer la pertinence d’un avis, vous pourrez vérifier le secteur et la taille de l’entreprise de l’utilisateur qui l’a publié. Si un produit vous plaît, assurez-vous qu’il satisfait aux exigences d’entreprises semblables à la vôtre.

Étape 4 : sélectionnez le logiciel qui vous plaît le plus

Ayant déjà investi beaucoup de temps dans vos recherches, vous souhaitez maintenant prendre une décision. Pour vous assurer de faire le bon choix, vérifiez encore les points suivants :

Posez-vous la question suivante : puis-je faire confiance à cette société ?

Votre relation avec l’éditeur de logiciel relèvera du partenariat. Voici quelques conseils pour créer une relation de confiance :

  • Explorez le site de Capterra et consultez les avis d’utilisateurs actuels dont les besoins sont semblables aux vôtres. Créez une liste de questions qui vous permettra de soulever tous les problèmes relevés dans les avis d’utilisateurs auprès des éditeurs de logiciels.
  • Contactez les éditeurs de logiciels, demandez à bénéficier de démonstrations et posez-leur des questions. En observant le fonctionnement d’un logiciel en direct, vous pourrez déterminer s’il convient à votre entreprise.
  • Contactez les éditeurs de logiciels sur votre liste pour discuter des prix définitifs et des niveaux de service offerts ainsi que des formations et supports d’intégration nécessaires. Les éditeurs de logiciels offrent tous différents niveaux de service après-vente. Si vous souhaitez bénéficier d’un service client exhaustif, discutez-en avec l’éditeur avant d’acheter le produit.

Ces vérifications devraient vous permettre de confirmer votre choix. Au cours de la prochaine étape, vous devrez présenter votre choix à votre équipe et obtenir son accord.

Étape 5 : persuadez votre équipe de la validité votre choix

Avant d’acheter un nouveau logiciel, assurez-vous que les membres de votre équipe approuvent votre choix. Bien que vous ayez investi beaucoup de temps dans vos recherches, ce n’est pas le cas de tous vos collaborateurs. N’hésitez pas à leur faire part de vos conclusions et du raisonnement qui vous a conduit à choisir le logiciel que vous leur proposez.

Posez-vous la question suivante : qui sera affecté par cette décision ?

Prenez soin d’inclure tous ceux qui seront affectés par le changement de logiciel dans vos présentations et discussions. Les personnes concernées peuvent inclure :

  • Les membres de l’équipe qui utiliseront le nouveau logiciel.
  • Les personnes chargées du budget logiciel.
  • Les cadres qui valideront l’achat du logiciel.
  • Le personnel informatique chargé d’implémenter le nouveau logiciel.
  • Les membres de la direction qui seront chargés de mener le changement à bien.

Partagez les résultats de vos recherches ainsi que les raisons de votre choix et laissez à tous le temps de vous faire part de leurs retours. Si vous parvenez à persuader les personnes affectées par le changement (et celles chargées du budget logiciel), vous pourrez réaliser l’achat du logiciel.

Étape 6 : réalisez l’achat du logiciel

Bien que la dernière étape soit la plus simple, n’oubliez pas de discuter de quelques derniers détails avec l’éditeur de logiciels avant de signer le contrat et de transférer votre premier paiement officiel :

  • Discutez des modalités du contrat avec l’éditeur de logiciel au préalable.
  • Demandez-lui si votre entreprise est habilitée à bénéficier d’un tarif réduit (p. ex., si vous travaillez pour une ONG).
  • Discutez des programmes de paiement et demandez à votre interlocuteur si vous pourrez bénéficier d’une réduction en effectuant un versement annuel au lieu de versements mensuels.
  • Engagez la conversation sur les responsabilités de l’éditeur de logiciel une fois l’achat réalisé (p. ex., supports d’intégration et formation du personnel, service client et accès aux mises à jour).
  • Si vous choisissez un paiement mensuel ou tout autre paiement récurrent, consultez votre service de comptabilité pour vous assurer que vous disposerez des fonds nécessaires pour effectuer chaque versement à temps.

Une fois l’achat du logiciel réalisé, prenez le temps de vous féliciter pour un travail bien fait ! En faisant l’effort de suivre toutes les étapes du processus d’achat, vous avez fait le bon choix pour votre entreprise. Vous pouvez maintenant profiter d’un rendement accru et tous les autres avantages offerts par votre nouvelle acquisition.

3 outils pour adapter votre PME au télétravail

logiciels travail à distance

logiciels travail à distance

En l’espace de quelques semaines, les programmes de travail à distance sont devenus indispensables aux entreprises et les PME doivent s’adapter rapidement. Voici les trois outils de télétravail qu’il vous faut pour vous lancer.

En général, les entreprises vivent le changement de manière graduelle. Les équipes peaufinent lentement de nouvelles idées, élaborent méthodiquement des processus plus efficaces et adoptent prudemment de nouveaux outils.

Malheureusement, le changement nous est parfois imposé par des circonstances qui échappent à notre contrôle.

Le travail à distance, alternative bien agréable il y a peu, est devenu incontournable ces derniers mois du fait de l’émergence de la COVID-19 (communément appelée “coronavirus”). Et si la tendance au télétravail se renforce depuis de nombreuses années, son urgence actuelle pourrait bien bouleverser nos attitudes à l’égard de la vie de bureau traditionnelle.

Le travail à distance devient la norme, mais n’est pas du goût de tout le monde

Les entreprises du monde entier font de leur mieux pour poursuivre leurs activités dans des circonstances tout à fait inhabituelles. Et si la continuité est importante, la sécurité des travailleurs l’est tout autant. Beaucoup de sociétés se tournent donc vers le travail à distance, souvent pour la première fois.

Les services d’information, les services financiers et les services aux entreprises sont taillés pour le télétravail. La construction, les transports et l’hôtellerie, en revanche, font partie des secteurs où les travailleurs doivent presque sans exception être actifs sur le terrain. Certaines technologies d’avenir, comme les jumeaux numériques, peuvent soulager une partie des besoins exigeant la présence physique des collaborateurs, mais de nombreuses fonctions ne pourront tout simplement jamais être exécutées à distance.

Les entreprises doivent adopter le travail à distance pour rester compétitives

De nombreuses PME envisagent pour la première fois d’adopter le travail à distance en raison de l’émergence de la COVID-19.

L’envoi d’un e-mail peut sembler formel et n’encourage pas la discussion. Et c’est sans compter l’organisation un peu pénible de visioconférences tout au long de la journée pour communiquer avec les uns et les autres… Les PME qui optent pour une approche de travail à distance n’ont pas le choix : elles doivent investir dans un logiciel de communication dédié permettant à leurs collaborateurs de converser presque comme ils le feraient en personne.

Si les entreprises ne reconnaissent pas la valeur du travail à distance et la forte demande en ce sens, elles ne pourront pas attirer et retenir les talents dont elles ont besoin pour rester concurrentielles.

Heureusement, la mise en place d’un programme de travail à distance n’a rien de compliqué. Associé à une méthode de management à distance, les activités peuvent suivre leur cours habituel.

Trois outils de télétravail essentiels pour assurer la continuité de votre activité

Comment créer un programme de travail à distance ? Les besoins varient selon le secteur et les responsabilités liées aux fonctions, mais tous les télétravailleurs ont besoin de trois outils indispensables : un VPN, un logiciel de collaboration et une plateforme de visioconférence.

1. Un VPN pour protéger les données de votre PME

Le travailleur à distance se connectera probablement depuis son domicile, un café ou tout autre endroit qui capte un signal Wi-Fi. Pour garantir la sécurité de sa connexion, vous devez lui fournir un VPN (virtual private network ou réseau privé virtuel) qui protège les données de votre entreprise et l’accès aux services en cloud.

Les VPN fournissent une connexion Internet chiffrée qui empêche les curieux de surveiller l’activité d’un utilisateur sur un réseau. Ils sont particulièrement utiles lors de l’envoi de données commerciales sensibles en télétravail. Mais attention : les VPN gèrent votre trafic Internet, alors lisez attentivement les conditions des différents fournisseurs pour vous assurer qu’ils ne tiennent pas de journal d’activités.

2. Des solutions collaboratives pour faciliter le travail à distance

Si la collaboration est déjà difficile à instaurer dans un bureau, la tâche est encore plus complexe à distance. Les PME qui adoptent un nouveau programme de télétravail doivent donc faire très attention à la manière dont leurs collaborateurs pourront communiquer entre eux sur Internet pour rester productifs.

La pléthore d’outils de communication en cloud et de solutions de gestion de projets disponibles permet de rationaliser les interactions et de simplifier la collaboration à distance. Les éditeurs proposent généralement une version gratuite ou une période d’essai afin que vous puissiez vous assurer que leurs applications répondent aux besoins de votre entreprise avant de vous engager à long terme.

3. Des plateformes de visioconférence pour réduire la distance

La visioconférence s’est considérablement améliorée ces dix dernières années, mais elle reste problématique pour de nombreuses organisations, notamment en raison du manque d’interopérabilité. Contrairement aux e-mails, aux appels téléphoniques ou aux textos, tous les participants à une visioconférence doivent en effet utiliser la même application.

Il est donc important de choisir une plateforme de visioconférence adaptée pour vos collaborateurs. De nombreuses solutions indépendantes très complètes sont disponibles et certains outils de collaboration incluent des fonctionnalités de visioconférence de base. Cherchez une solution qui s’intègre à d’autres applications que vous utilisez.

Conseils pour une visioconférence réussie

  • Tout le monde à l’écran : veillez à ce que tous les participants à la conférence puissent se voir ou à ce qu’ils soient au moins conscients de la présence de l’ensemble de leurs collègues. Même ceux qui se trouvent dans la même pièce doivent être personnellement connectés.
  • Choisissez le bon moment : la planification de réunions à distance peut être compliquée ; pensez aux fuseaux horaires et aux changements d’heure.
  • Soignez votre apparence : vous pourriez être tenté de participer à une visioconférence au saut du lit, mais n’oubliez pas qu’il s’agit d’une réunion comme une autre. Portez une tenue professionnelle pour être présentable, mais surtout pour vous mettre dans une véritable ambiance de travail.
  • Ne pas déranger : faites en sorte de ne pas être interrompu. Désactivez les sonneries et les alertes, placez un panneau “Ne pas déranger” sur votre porte et faites de votre mieux pour ne pas interagir avec d’autres personnes présentes dans la pièce.
  • Mettez-vous en lumière : pensez à l’éclairage. Une lumière trop forte dans votre dos peut créer un contre-jour, un éclairage vertical projette des ombres peu flatteuses, et la lumière du soleil peut éblouir vos interlocuteurs si elle vous illumine de côté. L’éclairage ambiant, principalement par l’avant, permet aux autres de vous voir sous votre meilleur jour.
  • Gardez le contact visuel : il est toujours tentant de regarder votre interlocuteur ou de vous regarder dans le coin de l’écran. Essayez de fixer la caméra de temps à autre pour établir un contact visuel plus naturel.
  • Veillez à la sécurité : si vous tenez à participer à la visioconférence depuis un lieu public (un café, par exemple), soyez attentif à votre environnement. Protégez votre écran des regards indiscrets et veillez à ne divulguer aucune information sensible à portée de voix d’autres personnes.
  • Prévoyez un plan B : toute visioconférence nécessite un plan B. Préparez au moins un plan A et une solution alternative avant la réunion afin que votre équipe ne perde pas de temps en cas de problème technique.

Le travail à distance n’est plus une simple tendance

Pour faire face à la crise mondiale liée à l’émergence de la COVID-19, vous devez recourir à différentes stratégies, dont le télétravail. Le passage au travail à domicile peut être brutal pour certains. Heureusement, il ne vous faut que quelques outils pour opérer rapidement la transition dans votre PME tout en assurant la sécurité et la productivité de vos collaborateurs.

13 promociones de software para que los empleados trabajen a distancia

Promociones de software por coronavirus

Promociones de software por coronavirus

Debido a la crisis del coronavirus, muchas empresas están recomendando a sus empleados que trabajen desde casa. A su vez, los proveedores reaccionaron a la situación con promociones de software para ayudar a las compañías en estos momentos complicados.

Por este motivo, hicimos una lista de productos que permiten el trabajo remoto y que modificaron sus planes o promociones de software debido al nuevo escenario mundial. 

Los criterios de selección para estar en la lista son:

  1. El cambio en el precio del producto o en la licencia debe ser un resultado directo de la pandemia COVID-19.
  2. El precio del producto o el cambio de licencia debe estar disponible para un amplio rango de usuarios (por ejemplo, todos los clientes actuales, todos los usuarios, etc.). 

Los cambios que se limitan a un sector o una profesión específica no se incluyeron en este artículo.

Debido a que el tipo de cambio del peso mexicano con respecto al dólar está fluctuando mucho estos días, hemos dejado los precios en dólares sin agregar una conversión a la moneda nacional ya que está puede ser distinta cada día.

Actualizaremos esta página en las próximas semanas para reflejar cualquier modificación y nuevas promociones de software. 

Software para conferencias web

1. Cisco Webex Meetings

Cisco aumentó las capacidades de su software Webex Meetings. Esta mejora ahora se extiende a todos los países que tienen acceso a la plataforma y no solo a los afectados por el coronavirus.

Oferta anterior

Cisco Webex Meetings ofrecía una versión gratuita de su software y una prueba gratis, mientras que sus precios son partir de 13.95 dólares al mes,

Oferta actualizada

Cisco ha actualizado sus capacidades Webex para su versión gratuita y en los países a los que presta servicio. Las características extra son: 

  •       Uso ilimitado; sin restricciones de tiempo 
  •       Hasta 100 participantes en la junta
  •       Dial-in ya está disponible (además de la actual prestación de VoIP).

Cisco ofrece licencias gratuitas de 90 días a las empresas que se inscriban por primera vez en Webex. 

Cisco aumentó las capacidades de su software Webex Meetings (Fuente)

Más información

2. GoToMeeting

GoToMeeting conecta a personas que están lejos, ayudando a enfrentar el desafío del coronavirus. La empresa está modificando su oferta para que los clientes puedan utilizar sus herramientas con mayor flexibilidad. 

Oferta anterior

Las suscripciones comienzan desde 12 dólares al mes.

Oferta actualizada

Los clientes que actualmente están suscritos a LogMeIn pueden acceder a las herramientas de colaboración, incluidos GoToMeeting y GoToWebinar. En principio, esta oferta puede ampliarse hasta tres meses sin cargo extra en una suscripción actual. GoToMeeting también está incorporando soporte, ayuda y asesoramiento adicionales para los usuarios de sus herramientas.

GoToMeeting versión móvil (Fuente)

Más información

3. Google Hangouts

Hangouts ofrece acceso gratuito a su plataforma de videoconferencia, Hangout Meets, para todos los clientes del paquete de Google. 

Oferta anterior

La versión del paquete de Google para empresas era desde 12 dólares al mes.

Oferta actualizada

Con una fecha preliminar de 1 de julio de 2020, Google proporcionará sus características premium de Hangouts de forma gratuita a todos los usuarios. Esto incluye hasta 250 participantes por llamada, transmisión en vivo para 100 000 espectadores dentro de un dominio, así como una función para grabar las reuniones y guardarlas en Google Drive. 

Hangout Meets ahora ofrece acceso gratuito a todos los clientes de la Suite G (Fuente)

 Más información

4. Microsoft Teams

Microsoft Teams ofrece una prueba gratis de seis meses a la suscripción de la herramienta de colaboración premium.

Oferta anterior

Los precios se fijaban en 12.50 dólares al mes por usuario. También había una versión gratuita de Microsoft Teams y una prueba gratis de la versión de pago.

Oferta actualizada

Ahora, Microsoft Teams ofrece a los usuarios una prueba gratis de seis meses de su versión premium para ayudar a las personas a colaborar con sus compañeros y socios comerciales.

Los usuarios tendrán una prueba gratuita de seis meses de la versión Premium de Microsoft Teams (Fuente)

Más información 

Software de edición y grabación de video

5. Plataforma de video de Brightcove

Durante un período de 90 días y para reducir los parones que sufrirán las empresas debido al coronavirus, Brightcove concede a los clientes 50 horas de transmisión en vivo HD gratuita. 

Oferta anterior

Aunque los precios no están disponibles directamente en el sitio web de la empresa, Brightcove cobraba una tarifa por sus productos y servicios.

Oferta actualizada

Las herramientas de colaboración gratuitas actuales que ofrece Brightcove ayudarán a los usuarios y a las empresas como medida temporal ante la pandemia del coronavirus. Su software de colaboración para pymes ya está disponible para los usuarios que se registren en Brightcove Live.

Brightcove da a sus clientes 50 horas de transmisión en vivo HD gratuitas. (Fuente)

Más información

6. Loom

Loom ofrece características y funcionalidades adicionales durante la crisis sanitaria mundial a la que se enfrentan las personas y las empresas.

Oferta anterior

Las ofertas de Loom comenzaban en 10 dólares al mes por usuario para el plan Pro, con un plan básico gratis.

Oferta actualizada

Como medida temporal hasta el 1 de julio de 2020, la plataforma de videomensajería de Loom eliminará el límite de grabación para los usuarios del plan básico. Loom también ha reducido a la mitad el coste de su versión Pro a 5 dólares al mes. La prueba gratis de Loom Pro aumentará de 14 a 30 días.

La plataforma de video-mensajes Loom elimina el límite de grabación en el plan Básico. (Fuente)

Más información

Herramientas de Colaboración

7. Zoho Remotely

Zoho Remotely es una nueva oferta de software. Creada debido al coronavirus.

Oferta anterior

Ninguna.

Oferta actualizada

Zoho Remotely es un conjunto de aplicaciones web y móviles que ayudan a la comunicación, colaboración y productividad. Este software permanecerá gratis hasta el 1ero de julio de 2020.

Con la intención de ayudar a equipos en todo el mundo, Zoho Remotely se mantendrá gratis hasta el 1ero de julio del 2020. (Fuente)

Más información

8. Box

Como proveedor de herramientas de colaboración, Box ahora ofrece una versión gratuita de su software para pymes y, de esta forma, ayudar a los usuarios continuar trabajando a pesar de la situación del coronavirus.

Oferta anterior

Los planes de Box para empresas estaban disponibles desde 12.82 dólares al mes por usuario. 

Oferta actualizada

Box ofrece una prueba gratis de tres meses de su plataforma de software de colaboración para pymes. 

La herramienta de colaboración está ofreciendo su software gratis para ayudar a las pymes. (Fuente)

Más información

Software para call center

9. CallHippo

Callhippo es una solución de protocolo de voz por internet (VoIP).

Oferta anterior 

Callhippo costaba 10 dólares al mes por usuario. 

Oferta actualizada

Se ofrece una prueba gratis de dos meses del plan Bronze de CallHippo.

El plan Bronze de CallHippo se ofrece de manera gratuita por dos meses debido a la crisis. (Fuente)

Más información

Software de asistencia remota

10. Instant Housecall

Instant Housecall ofrece subcuentas gratuitas en respuesta a la pandemia del coronavirus.

Oferta anterior

Los precios de Instant Housecall arrancaban en 29 dólares al mes por usuario.

Oferta actualizada

La empresa afirma que esta oferta se mantendrá hasta que la Organización Mundial de la Salud (OMS) declare que la pandemia ha terminado. A partir de entonces, todos los planes volverán a su estado anterior.

Más información 

Software CRM

11. Bitrix24

Bitrix24 ofrece un número ilimitado de usuarios en su versión gratuita de las herramientas de colaboración.

Oferta anterior

Bitrix establecía una restricción de 12 usuarios en la versión gratuita y los planes comenzaban a partir de 19  dólares al mes para 2 usuarios.

Oferta actualizada

Bitrix24 ha eliminado la restricción de 12 usuarios en sus cuentas gratuitas y ahora el número de usuarios es ilimitado. Cualquier cambio que se aplique a esta medida se comunicará con un mínimo de 30 días de antelación, para que los clientes tengan tiempo suficiente para guardar sus datos.

Bitrix24 elimina la restricción de 12 usuarios en su versión gratuita. (Fuente)

Más información

Seguridad de red

12. Cloudflare

Cloudflare ofrece seguridad a las pequeñas empresas y ha actualizado su servicio para proporcionar características de nivel empresarial de forma gratuita a las pequeñas empresas.

Oferta anterior

Los planes de empresa de Cloudflare tenían un precio de 200 dólares al mes.

Oferta actualizada

Hasta el 1 de septiembre de 2020, Cloudflare renuncia a su cuota mensual, con hasta 500 licencias libres en Cloudflare para equipos. No hay compromiso de permanencia a partir de esta fecha. La empresa también ofrece sesiones gratuitas de 30 minutos de bienvenida con su equipo técnico.

Hasta el 1ero de septiembre 2020, Cloudfare apoyará a las pymes con opciones gratuitas. (Fuente)

Más información

Software para administrar contraseñas

13. 1Password

1Password está aumentando su período de prueba en respuesta al coronavirus.

Oferta anterior

1Password no ofrecía plan gratuito. Los planes de la versión de negocios comenzaban en 3,99 dólares  al mes por usuario.

Oferta actualizada

Con efecto inmediato, 1Password Business amplía su período de prueba gratuito de 30 días a 6 meses.

1Password está eliminando las restricciones de la versión de prueba debido a la crisis. (Fuente)

Promociones de software de home office para pymes

Más información

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Krisenmanagement in Unternehmen neu denken

Krisenmanagement in Unternehmen neu denken

Krisenmanagement in Unternehmen neu denken

Die Auswirkungen der Corona-Krise erfassen weite Kreise der Wirtschaft. Inzwischen ist die Krise in nahezu allen Branchen spürbar. In erheblichem Maße sind auch klassische Mittelständler bis hin zu den großen Konzernen  betroffen. Eigentlich sollte ein gutes Krisenmanagement in Unternehmen selbstverständlich sein. Aber die Corona-Krise zeigt, dass diese Pläne oft unter falschen Prämissen entstehen.

Krisenmanagement in Unternehmen neu denken

Störfälle, Großschadensfälle und Katastrophen dürfen für ein Unternehmen eine möglichst seltene Ausnahme sein. Trotzdem muss es sich auf solche Fälle vorbereiten. Mitarbeiter sollen vor Schaden für Leben und Gesundheit bewahrt und der wirtschaftliche Schaden so klein wie möglich gehalten werden.

Schadensfälle wie ein Großbrand auf dem Firmengelände oder der Ausfall der Systeminfrastruktur treten zumeist als plötzliche Ereignisse auf und verlangen sofortige und zielgerichtete Reaktionen. Die Beschäftigten müssen evakuiert, Produktionsprozesse so gut wie möglich zurückgefahren und besondere Schutzmaßnahmen für empfindliche Anlagen, den Lagerbestand etc. ergriffen werden. Das Krisenmanagement im Unternehmen wird von außen durch Feuerwehr, Rettungsdienste, Polizei, Technische Hilfe unterstützt, wenn die betrieblichen Möglichkeiten erschöpft sind. Für solche Schadensfälle bestehen in den meisten Betrieben Katastrophenpläne, die mit den außerbetrieblichen Institutionen abgestimmt worden sind und in Übungen regelmäßig getestet werden.

Die Besonderheiten einer dynamischen Lage

Was diese Krisenszenarien gemeinsam haben: Sie alle beschreiben zwar eine Katastrophe für das Unternehmen, aber gleichzeitig auch eine statische Situation: eine ausgebrannte Produktionshalle oder eine nicht mehr funktionsfähige Infrastruktur. In diesen Fällen kann das Krisenmanagement an einem „Punkt Null“ ansetzen und damit beginnen, die Krise Schritt-für-Schritt zu bewältigen.

Eine Pandemie unterscheidet sich aber in einigen Punkten von diesen Schadensfällen. Diese sind meistens lokal oder regional begrenzt und beginnen plötzlich (Erdbeben, Orkane, Überschwemmungen oder Großbrände). Eine Pandemie ist ein räumlich und zeitlich nicht begrenztes Ereignis, das sich weiter entwickelt. Vorhersagen über Ausbreitungsrichtung, Geschwindigkeit und Dauer sind nur schwer möglich.

Eine pandemische Lage, wie wir sie im Zuge der Corona-Krise erleben, hat keinen „Punkt Null“, auf dem man sinnvoll aufsetzen könnte. Der Coronavirus verursacht eine „dynamische Lage“, wie es Gesundheitsminister Jens Spahn immer wieder betont. In einer solchen Situation ist es wichtig, die Lage stetig neu zu bewerten und dynamisch zu reagieren. Darauf ist das Krisenmanagement der Unternehmen in den seltensten Fällen wirklich vorbereitet. Das sollte sich nach der Corona-Krise und mit dem Wissen aus dieser Krise schnellstens ändern.

4 Ratschläge für das Krisenmanagement in Unternehmen

Ratschlag 1 – Die betriebliche Pandemieplanung

Von einer Pandemie ist jeder Betrieb betroffen, da seine Mitarbeiter krank werden können oder aus anderen Gründen fehlen (Schulschließungen, Ausgangssperren, etc.). Lieferketten können unterbrochen sein, Rohstoffe und Dienstleistungen für die eigene Produktion können ausbleiben, weil Lkws an den Grenzen festsitzen. Es kann sein, dass fertige Produkte nicht mehr verlangt oder abgeholt bzw. die eigenen Dienstleistungen nicht mehr nachgefragt werden. Es kann aber auch umgekehrt sein, dass die Produkte und Dienstleistungen eines Betriebes gerade im Falle einer Pandemie besonders gefragt sind. Es ist nicht nur das Gesundheitswesen, welches in besonderer Weise beansprucht wird. Die Hersteller von Atemschutzmasken, Desinfektionsmitteln oder Klopapier müssen ihre Produktion kurzfristig hochfahren. Aber auch Dienstleister werden mehr beansprucht, wie die Anbieter eines Pizza-Service oder eines Lieferservices für Lebensmittel. Andere müssen umdenken, um den eigenen Betrieb am Laufen zu halten, wenn beispielsweise die Nachfrage nach Büchern zwar groß ist, der eigene Buchladen aber geschlossen bleiben muss. Zudem gibt es Leistungen, die kontinuierlich weiter erbracht werden müssen, z.B. die Versorgung der Bevölkerung mit Lebensmitteln, Energie und Informationen. Jedes Unternehmen braucht also einen eigenen Plan, um eine solche Krise zu bewältigen.

  • Machen Sie sich Gedanken darüber, wie sich eine Pandemie auf Ihr Geschäft auswirkt. Die Nachfrage kann völlig zum Erliegen kommen oder stark ansteigen. Die aktuelle Corona-Krise gibt Ihnen genügend Anhaltspunkte.
  • Überlegen Sie sich, wie Sie Ihren Betrieb aufrecht erhalten, insbesondere wenn Sie die Bevölkerung mit lebenswichtigen Produkten und Dienstleistungen versorgen.
  • Vergessen Sie nicht, dass auch Maßnahmen notwendig werden können, um die Ausbreitung des Virus selbst zu verlangsamen (z.B. Home-Office). Ernennen Sie zu diesem Zweck einen Pandemie-Beauftragten.

Ratschlag 2 – Die Einsetzung eines Krisenstabes

Die herkömmlichen Führungsstrukturen eines Unternehmens sind im Katastrophenfall oft nicht geeignet, um die Krise zu bewältigen. Es empfiehlt sich daher die Ernennung einer verantwortlichen Person, die als „Leiter Krisenstab“ das Krisenmanagement übernimmt und beispielsweise den Betrieblichen Pandemieplan in Kraft setzt.

Der Leiter des Krisenstabes trifft bei Not- und Katastrophenfällen – also nicht nur im Falle einer Pandemie – nach Beratung mit dem Krisenstab die erforderlichen Entscheidungen. In mittelständischen Unternehmen ist es in der Regel der Unternehmer oder Geschäftsführer. Der Leiter des Krisenstabes muss einen Überblick über die Geschäftsabläufe und mögliche Schwachpunkte haben. Die Einzelvorschläge aus dem Krisenstab laufen hier zusammen und müssen zu einem konsistenten Gesamtplan zusammengeführt werden.

Der Krisenstab erarbeitet Maßnahmen und Konzepte, um die Krise zu bewältigen. Ihm können Personen angehören, die bestimmte Funktionen im Betrieb haben, z. B.: Betriebsleitung, Personal, Finanzen, Werkschutz, Gesundheitsdienst, etc. Die Mitglieder des Krisenstabes erarbeiten für die im Stab festgelegten Aufgaben Lösungen, die anschließend aufeinander abgestimmt werden. In großen Betrieben mit mehreren Betriebsteilen (Werken) werden lokale Krisenstäbe erforderlich sein, die dem zentralen Stab zuarbeiten.

  • Sorgen Sie im Katastrophenfall für klare Führungsstrukturen und schnelle Entscheidungen. Ein Brandmeister setzt bei einem Feueralarm auch kein Team-Meeting an.
  • Setzen Sie zügig einen Krisenstab ein, der alle relevanten Funktionen im Betrieb abdeckt. Der Krisenstab erarbeitet Lösungen, um die Krise zu bewältigen.
  • Im Falle einer Pandemie sollten Sie zusätzlich einen Pandemie-Beauftragten benennen. Er unterstützt den Krisenstab und hält Kontakt zu den Behörden.

Ratschlag 3 – Den Minimalbetrieb aufrecht erhalten

Die Produktion von nicht nachgefragten Gütern oder Produkten, deren Herstellung von der regelmäßigen, aber im Pandemiefall unterbrochenen Nachlieferung abhängt, kann reduziert oder eingestellt werden. Andererseits kann auch eine Intensivierung von Aktivitäten erforderlich sein.

Die Einschränkung der Produktion bzw. des Dienstleistungsangebots muss an zuvor festgelegte Kriterien gebunden sein. Diese sind in erster Linie betriebswirtschaftlich bestimmt (Kosten der Aufrechterhaltung des Betriebs versus Nutzen), können sich aber auch durch äußere Zwänge ergeben (z. B. unterbrochene Lieferketten, Ausgangssperren).

Es ist damit zu rechnen, dass viele Beschäftigte von der Arbeit fern bleiben, so dass eine geregelte Produktion nicht mehr aufrecht erhalten werden kann. Sie muss dann auf besonders wichtige Produkte eingeschränkt oder ganz eingestellt werden. Bei Einschränkungen kann das noch vorhandene Personal für diese Produktion eingesetzt werden. Das gilt natürlich auch für Dienstleistungsangebote. Hier können das Leistungsangebot eingeschränkt oder nur noch bestimmte Kunden bedient werden. Umgekehrt müssen am Ende der Pandemiephase Produktion und Leistungsangebote wieder normalisiert werden. Auch die Normalisierung kann mit erheblichen Anstrengungen verbunden sein.

  • Bestimmen Sie die Personen in Schlüsselfunktionen, welche zur Aufrechterhaltung des Betriebs erforderlich sind. Benennen von Ersatzpersonen, die im Krankheitsfall einspringen können. Denken Sie daran, dass unter Umständen innerbetriebliche Prozesse, wie IT, ebenfalls ständig überwacht werden müssen.
  • Entscheiden Sie, welches Personal vorübergehend zuhause bleiben soll. Legen Sie Kriterien fest, nach welchen eine Mindest- bzw. Notbesetzung sichergestellt werden kann.
  • Ergreifen Sie erforderliche Maßnahmen, um die Mindestbesetzung in besonderer Weise – beispielsweise vor einer Infektion – zu schützen. Überlegen Sie, welche Arbeiten von zu Hause aus erledigt werden können.

Ratschlag 4 – Den Notfallplan konsequent abarbeiten

Je weiter eine Krise anhält und voranschreitet, desto gefährlicher ist sie für das Unternehmen. Rechtzeitige Sanierungs- aber auch Vorsorgemaßnahmen – wie zum Beispiel ein sorgfältig erstellter Notfallplan – können das Unternehmen dann wieder auf Erfolgskurs bringen. Wohl dem, der einen solchen Notfallplan in der Schublade liegen hat.

Hier abschließend einige Beispiele, was ein sorgfältig ausgearbeiteter Notfallplan beinhalten könnte:

  • Die ausbleibenden finanziellen Gewinne oder Probleme bei der Kapitalbeschaffung führen in der Folge zur Liquiditätskrise – das schränkt den Handlungsspielraum des Unternehmens ein. Die kurzfristige Liquiditätsbeschaffung gehört deshalb ganz oben auf die Liste der Notfallmaßnahmen.
  • Bei Produkten kann es zu Lieferengpässen oder Ausfällen kommen. Legen Sie fest, welche Produkte bzw. Dienstleistungen von außerhalb für Ihr Unternehmen unverzichtbar sind und treffen Sie entsprechende Absprachen mit Ihren Lieferanten.
  • Schon bei der Planung kann sich zeigen, dass Lieferanten oder Dienstleister für den Pandemiefall keine Garantie geben können, ihre Produktion oder ihr Angebot aufrecht zu erhalten. Treffen Sie Vereinbarungen mit Lieferanten oder Dienstleistern, die ersatzweise einspringen können.
  • Aber auch Ihr Unternehmen hat Verpflichtungen gegenüber anderen Unternehmen, die für den Pandemiefall abgestimmt werden müssen. Erkundigen Sie sich, welche Produkte bzw. Dienstleistungen Sie für Ihre Kunden gewährleisten müssen.
  • Denken Sie daran, dass Ihre Gebäudetechnik aufrecht erhalten werden muss. Insbesondere die Notstromversorgung muss regelmäßig auf ihre Funktionstüchtigkeit geprüft werden. Für einen Dieselgenerator sollte beispielsweise ein ausreichender Treibstoffvorrat vorgehalten werden, da es in Katastrophenfällen schnell zu Treibstoff-Lieferengpässen kommen kann.
Bist du auf der Suche nach einer Software, um das Krisenmanagement in deinem Unternehmen zu verbessern? Schau dir unsere Liste mit den besten Risikomanagement-Tools an!

Passe deine Unternehmensstrategie an die Corona-Krise an mit unserer Checkliste der 10 Dinge für den Krisenfall

Checkliste - 10 Dinge für den Krisenfall

Die Unternehmensstrategie muss an die Corona-Krise angepasst werden. Ein Pandemieplan soll die Sicherheit der Arbeitnehmer in den Vordergrund rücken und Betriebsunterbrechungen minimieren. Beachte bei der Erstellung deines Pandemieplans unsere Checkliste der 10 Dinge für den Krisenfall. 

Checkliste - 10 Dinge für den Krisenfall

Noch Anfang 2020 hatten alle Unternehmen ambitionierte Pläne für das Jahr aufgestellt, doch nun, zwei Monate später, hat das neue Coronavirus COVID-19 seine ganz eigenen Pläne.

Das hoch infektiöse Virus verbreitet sich immer weiter und niemand kann sagen, wann ein Ende der Pandemie in Sicht sein wird. Personalabteilungen auf der ganzen Welt stehen vor der fast unmöglichen Aufgabe, gleichzeitig die Sicherheit der Angestellten und den Geschäftsbetrieb sicherzustellen. Dabei müssen sie schnellstens handeln: Personalverantwortliche können nicht abwarten, wie sich die Krise entwickelt, sondern müssen sofort reagieren.

Die Herausforderungen sind riesig und wir möchten dabei helfen, sie bestmöglichst zu bewältigen. Die folgenden zehn an den Leitfaden von Gartner angelehnten Fragen sollen dir helfen, einen durchdachten Plan zu erstellen, um in deinem Unternehmen auf COVID-19 zu reagieren.

An den Coronavirus angepasste Unternehmensstrategie: Checkliste der 10 Dinge für den Krisenfall

1. Kann unser Unternehmen mit Fehlzeiten von 25 % oder mehr umgehen?

COVID-19 kommt Unternehmen aus zwei Gründen teuer zu stehen. Erstens kann es nach einer Infektion zwei bis 14 Tage dauern, bis erste Symptome auftreten, sodass ein hohes Risiko besteht, dass Angestellte, ohne es zu wissen, andere anstecken und das Virus sich schnell im Unternehmen verbreitet. Zweitens dauert es durchschnittlich zwei Wochen, bis an COVID-19 Erkrankte sich wieder erholt haben, wobei die Zeitspanne bei einem schweren Krankheitsverlauf deutlich länger sein kann.

Unternehmen sollten sich somit darauf einstellen, einige Zeit lang nicht zu 100 % arbeiten zu können. Falls du dies noch nicht getan hast, identifiziere die kritischen Geschäftsfunktionen und Teams, die du unbedingt brauchst, um den Betrieb auch dann am Laufen zu halten, wenn ein großer Teil der Angestellten nicht arbeiten kann. Bei der Kapazitätsplanung und dem Setzen von Zielen solltest du Abwesenheitsraten von mindestens 25 % einkalkulieren.

2. Sind die Angestellten bereichsübergreifend geschult und könnten mehrere Aufgaben erfüllen, falls Krankheit zu hohen Fehlzeiten führt?

Gibt es Vertriebspersonal, das im Kundendienst einspringen könnte? Können Front-End-Entwickler Aufgaben im Back-End übernehmen, damit die Website online bleibt? Sobald du die kritischen Geschäftsfunktionen identifiziert hast, solltest du sicherstellen, dass genug Personal bereichsübergreifend in der Lage ist, diese Aufgaben zu erfüllen.

Falls nicht, solltest du überlegen, Zeitarbeiter*innen einzustellen oder Ressourcen wie Wissensmanagement-Datenbanken und Mentorschaftsprogramme bereitzustellen, damit Angestellte sich in kurzer Zeit weiterbilden und lernen können.

3. Können deine Angestellten remote arbeiten?

Selbst Unternehmen, die Remote-Arbeit sehr ablehnend gegenüberstehen, sind nun gezwungen, sie in Betracht zu ziehen. Es gibt keine bessere Möglichkeit, die Verbreitung von COVID-19 im Unternehmen zu verhindern, als die Angestellten zuhause zu lassen.

Analysiere die unterschiedlichen Rollen in deinem Unternehmen und teile sie in drei Gruppen auf:

  • Personen, die nicht remote arbeiten können (Kassierer*innen, Fließbandarbeiter*innen)
  • Personen, die mit großem Aufwand remote arbeiten können (Vertriebsteams)
  • Personen, die problemlos remote arbeiten können (Wissensarbeiter*innen)

Mithilfe dieser Analyse kannst du Richtlinien dafür aufstellen, wer wann von zuhause arbeiten wird. Diese Richtlinien sollten auch Angestellte berücksichtigen, die zu den Risikogruppen gehören, wie ältere Personen und Personen mit chronischen Erkrankungen, um die Gefahr schwerer Infektionsverläufe zu verringern.

Diese Artikel können dir zusätzlich dabei helfen, dein Remote-Arbeitsprogramm auf die Beine zu stellen:

4. Welche Infrastruktur wird für das Home Office benötigt?

In einer Umfrage von Gartner nennen 54 % der Personalverantwortlichen mangelhafte oder unzureichende Technologie und Infrastruktur als größte Hinderungsgründe für effektive Remote-Arbeit. Je nachdem, welche Art von Arbeit ausgeführt wird, benötigen deine Arbeitskräfte meist Folgendes:

Checkliste 10 Dinge für den Krisenfall mit GoToMeeting

Eine Präsentation für Remote-Teammitglieder in GoToMeeting (Source)

Außerdem musst du deine Technologie- und IT-Richtlinien aktualisieren, sodass sie für die Nutzung im Home Office gemietete Geräte, Sicherheitsbedenken und technischen Support berücksichtigen.

Tools für das Remote arbeiten findest du hier: 13 Software-Deals zur Unterstützung beim Arbeiten von zuhause

5. Wird unser Unternehmen Reisen überwachen, einschränken oder ganz vermeiden?

Allgemein haben Unternehmen drei Optionen, wenn es um Reiseeinschränkungen geht:

  • Nicht zwingend notwendige Reisen untersagen
  • Reisen in besonders stark betroffene Hochrisikogebiete untersagen
  • Sämtliche Reisen untersagen

Die aktuelle Situation ändert sich von Tag zu Tag. In vielen Ländern und Regionen gibt es bereits strenge Ausgangssperren, Grenzschließungen und Reiseverbote, der Flugverkehr ist teils stark eingeschränkt. Das Auswärtige Amt hat eine Reisewarnung für nicht notwendige Reisen bis mindestens Ende April 2020 ausgesprochen. Auch vor Reisen im Inland wird gewarnt. Angesichts der Situation ist eindeutig zu empfehlen, nach Möglichkeit sämtliche Reisen zu vermeiden. Falls das unmöglich ist, sollte man die Informationen des Auswärtigen Amts und anderer offizieller Stellen genau verfolgen und Empfehlungen unbedingt berücksichtigen. Informiere deine Angestellten so früh wie möglich über Entscheidungen und erkundigt euch, ob ihr Tickets und Hotelkosten für nicht angetretene Reisen erstattet bekommen könnt.

6. Welche Maßnahmen sorgen für Hygiene am Arbeitsplatz?

Coronaviren können auf Oberflächen abhängig vom Material und der Umgebung mehrere Tage lang überleben. Engagiere einen professionellen Reinigungsdienst, der während der Pandemie alle Arbeitsplätze regelmäßig gründlich reinigt, und stell sicher, dass dabei sorgfältig vorgegangen wird:

  • Oberflächen sollten vor der Desinfektion mit Reinigungsmittel oder Seife und Wasser gereinigt werden.
  • Verwendet werden können verdünnte haushaltsübliche Bleichlösungen, alkoholische Lösungen mit mindestens 70 % Alkohol oder Desinfektionsmitteln mit nachgewiesener Wirksamkeit, die mindestens dem Wirkungsbereich „begrenzt viruzid“ entspricht.
  • Während des ganzen Reinigungsprozesses sollten Einmalhandschuhe und Schutzkittel getragen werden, auch beim Umgang mit Abfällen.
  • Nach der Reinigung sollten die Handschuhe ausgezogen und die Hände sofort gründlich mit Wasser und Seife gewaschen werden.

7. Welche Sicherheitsmaßnahmen sind nötig, um unsere Angestellten während der Arbeit zu schützen?

Dieser Punkt ist besonders wichtig. Angestellte, die sich nicht vorsichtig genug verhalten, können eine Gefährdung für alle darstellen. Gleichzeitig möchte man Panik und Angst möglichst vermeiden.

Die wichtigste Grundlage sind Richtlinien für die Remote-Arbeit, die es den Angestellten nach Möglichkeit erlauben, von zuhause zu arbeiten. Zusätzlich können folgende Schritte dazu beitragen, die Sicherheit am Arbeitsplatz zu erhöhen und Ängsten entgegenzuwirken:

  • Lass deinen Angestellten grundlegende Informationen zu COVID-19 zukommen, beispielsweise zu den Übertragungswegen und Krankheitssymptomen.
  • Platziere am Arbeitsplatz Desinfektionstücher und geeignetes Handdesinfektionsmittel mit mindestens 60 % Alkohol. Achte darauf, dass an allen Waschbecken genügend Seife und Papierhandtücher vorhanden sind.
  • Erinnere deine Angestellten an die richtige Handwaschtechnik sowie die Hygiene beim Husten und Niesen und hänge dazu Plakate auf.
  • Informiere deine Angestellten auch darüber, welche Maßnahmen nicht oder nur unter bestimmten Umständen sinnvoll sind (z. B. das Tragen von Mundschutzmasken durch gesunde Personen) und wie man unnötigen Kontakt miteinander vermeidet (z. B. zwei Meter Abstand halten und kein Händeschütteln!).
  • Passe Urlaubsregelungen nach Bedarf an, um erkrankten Angestellten entgegenzukommen, und rufe alle dazu auf, sich krankzumelden, sobald sie erste Symptome bemerken.

Bei allen Überlegungen sollten die Gesundheit und das Wohlbefinden aller Beteiligten an erster Stelle stehen, und das solltest du auch klar kommunizieren.

8. Wie können reisende Angestellte nach Hause gebracht werden, insbesondere wenn sie krank sind?

In den unterschiedlichen Ländern herrschen zunehmend strengere Reisebeschränkungen, die sich tagtäglich ändern können, genau wie die Verfügbarkeit von Zug- und Flugverbindungen. Vor allem bei Fernreisen besteht das Risiko, dass Reisende irgendwo gestrandet sind. Falls Reisen absolut unvermeidbar sind, solltest du ein Infopaket zusammenstellen, das du deinen Angestellten per E-Mail oder über das Intranet des Unternehmens zur Verfügung stellst.

Darin sollten deine Angestellten die Kontaktdaten von Personen im Unternehmen finden, die sie kontaktieren können, falls sie Hilfe benötigen, sowie eine Liste lokaler Organisationen und seriöser Informationsquellen wie der WHO (Weltgesundheitsorganisation) und dem Auswärtigen Amt.

Außerdem sollte im Voraus geklärt sein, welche Optionen zur Verfügung stehen, wenn Angestellte länger im Ausland festsitzen als erwartet: Können sie beispielsweise von dort aus weiterarbeiten oder bezahlten Urlaub nehmen? All das sollte rechtzeitig besprochen werden.

Wichtig ist auch, sich vor Reiseantritt genau zu erkundigen, wie man am Reiseort im Falle des Verdachts auf eine COVID-19-Infektion vorgehen sollte.

9. Wie gehen wir im Ernstfall vor?

In einer Krisensituation ist es wichtig, dass alle wissen, was genau im Ernstfall zu tun ist, und keine Unsicherheit darüber herrscht. Formuliere Schritt-für-Schritt-Anweisungen für deine Angestellten, die sie darüber informieren, was sie tun sollen, wenn sie den Verdacht haben, sie könnten sich mit COVID-19 infiziert haben, oder wenn sie Kontakt mit einer infizierten Person hatten.

Diese Anweisungen sollten die folgenden Punkte umfassen:

  • Kontaktdaten der Manager*innen, die informiert werden sollen, sowie mitzuteilende Informationen (z. B. Aufenthaltsorte im Unternehmen im Zeitraum vor der Infektion)
  • Informationen dazu, wie man bei Symptomen vorgehen und wen man kontaktieren soll, z. B. die Kontaktdaten des lokalen Gesundheitsamts
  • Die dringende Aufforderung, sich im Verdachtsfall sofort selbst zuhause in Quarantäne zu begeben

Dein Personalverwaltungssystem kann behelfsmäßig dazu dienen, COVID-19-Fälle in deinem Unternehmen zu dokumentieren und genau im Blick zu behalten, wie sich die Situation im Laufe der Zeit entwickelt, indem alle neuen Fälle sofort notiert werden.

Informiere dich bei zuständigen Behörden darüber, wie du bei Verdachtsfällen im Unternehmen vorgehen sollst. Hotlines für Unternehmen findest du beispielsweise auf der Website vom Bundeswirtschaftsministerium.

10. Gibt es ein geschultes und repräsentatives Krisenmanagementteam, das Bereitschaftspersonal umfasst?

Ein Krisenmanagementteam aus Führungspersonen und Mitarbeiter*innen verschiedener Abteilungen kann deiner Personalabteilung helfen, Informationen schnell zu verbreiten, für die Verwaltung und Durchsetzung deines Coronavirus-Plans zu sorgen und im Notfall Hilfe zu leisten.

Dieses Team kann nicht nur Fragen beantworten und Angestellten auf die richtigen Ressourcen verweisen, sondern auch die wichtige Aufgabe übernehmen, sich kontinuierlich über die aktuellsten Neuigkeiten und Anweisungen von Behörden und Gesundheitsorganisationen zu informieren und Strategien entsprechend anzupassen, wenn sich die Situation verschlechtert.

Weitere Ressourcen zum Thema COVID-19

Niemand weiß, wie lange die Coronavirus-Pandemie noch dauern wird. Die Situation ändert sich von Tag zu Tag und Unternehmen müssen ständig informiert bleiben, um ihre Unternehmensstrategie schnell anpassen zu können.

Aktuelle Informationen zum Coronavirus für Unternehmen findest du beispielsweise auf der Website der Industrie- und Handelskammer. Folge uns außerdem auf Facebook, Twitter oder LinkedIn, um über unsere neuesten Artikel und Ressourcen zu COVID-19 informiert zu bleiben.

Auf unserer Übersichtsseite zu Geschäftskontinuität in Zeiten des Coronavirus-Ausbruchs findest du eine Liste unserer bisherigen Ressourcen zu diesem Thema.

 

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