10 consejos para una comunicación efectiva en equipos que teletrabajan

Comunicación efectiva en equipos durante el teletrabajo

Comunicación efectiva en equipos durante el teletrabajo

Las pequeñas y medianas empresas se han visto obligadas a implantar el teletrabajo para poder hacer frente al confinamiento y a la nueva normalidad. Muchas empresas han tenido que comprar nuevos software para poder mantener el ritmo de la nueva situación de mercado. También se ha observado un incremento en el uso de las herramientas de comunicación, como los programas para videoconferencias y de los software de gestión de proyectos.

Esta nueva forma de trabajar implica un cambio de mentalidad tanto en los trabajadores como en los clientes. También conlleva enfrentarse a nuevos desafíos.

Conseguir una comunicación efectiva es uno de los retos más importantes que presenta el teletrabajo

En un reciente estudio de Capterra* sobre el trabajo en remoto, los encuestados indicaron cuales son problemas principales a los que se enfrentan cuando teletrabajan. Además del reto que supone mantener la concentración, la comunicación entre los miembros del equipo y la relación con los clientes demostraron ser los desafíos más importantes a los que hay que hacer frente.

Principales retos del teletrabajo

Los resultados sugieren que las prácticas de comunicación actuales no son del todo claras en los siguientes tres aspectos:

  • Comunicación interna
  • Comunicación y mantenimiento de las relaciones con los clientes
  • Contacto continuo con los compañeros y sentirse parte de un equipo.

Las directrices de comunicación que elaboren las empresas deben cubrir estos tres aspectos. Para evitar mayores confusiones, también es necesario profundizar en las herramientas que mejor se adaptan a cada objetivo y los motivos por los que son las más adecuadas. Si los empleados entienden las razones en las que se sustentan los procesos de la empresa, estarán más dispuestos a respetarlos. De esta forma se podrá enfrentar los retos de comunicación interna y externa que el teletrabajo supone.

Cómo colaborar de forma eficaz

Para contribuir a que las empresas elaboren una política de comunicación efectiva, hemos clasificado cada tipo de comunicación en función de estos criterios:

  1. Objetivo: Práctico, ¿conversaciones con clientes o interacción social?
  2. Tiempo invertido: ¿Durante un horario determinado o continuamente?
  3. Frecuencia: ¿Continua o a intervalos de tiempo periódicos? 
  4. Herramientas: Necesidades de software.

Existe una inmensa variedad de herramientas indicadas para cubrir las necesidades del teletrabajo. No obstante, el objetivo es encontrar las más adecuadas y la cantidad correcta de plataformas en función de las necesidades de tu equipo. Los líderes de una empresa deberían ser los responsables de facilitar los procesos de comunicación y de reunir a todas las partes interesadas bajo un solo techo (virtual).

10 consejos para que los gestores de equipos que trabajan en remoto consigan una comunicación efectiva

Objetivo: Práctico

1. Centraliza la forma de comunicar los objetivos y los plazos de entrega

Tiempo invertido: Continuamente

Frecuencia: La que sea necesaria

Herramientas: Software de gestión de proyectos, herramientas de colaboración

Habitualmente, al comienzo de cada proyecto, el equipo de personas implicado en él se reúne en una sala para debatir el resultado final que se quiere alcanzar. Este primer paso es de suma importancia, dado que se trata de conseguir que todo el mundo esté al día. En el caso de un equipo que teletrabaja, organizarse a distancia es uno de los retos de la comunicación interna pero ese no es motivo para saltarse este paso.

Cuando se trata de proyectos pequeños, siempre debería existir un informe detallado que contenga los objetivos y las metas. Los líderes del proyecto deberían encargarse de perfeccionar el nivel de detalle con el que van a comunicar las líneas de actuación para evitar que se produzcan malentendidos.

Las herramientas de colaboración y los software de gestión de proyectos suelen funcionar bien para centralizar las actividades ad-hoc y las relacionadas con el trabajo continuo. Por lo general, la gestión se lleva a cabo por proyecto o por tareas, lo que permite a los usuarios incluir tanto el informe como el objetivo. Además, los gestores pueden desarrollar los pasos necesarios para los proyectos más grandes de forma independiente. 

La comunicación verbal sigue siendo crucial. Sin embargo, el hecho de tener un sistema en línea centralizado facilita a los empleados un punto de referencia cuando necesitan recordar pequeños detalles. 

2. Explica de forma clara los procesos de colaboración

Tiempo invertido: Continuamente

Frecuencia: La que sea necesaria

Herramientas: Programas de diseño gráfico

Ha sido necesario modificar muchos de los procesos, dado que la mayoría de los equipos han tenido que pasar de una estructura de trabajo en la oficina al teletrabajo. Si no reciben ningún tipo de orientación, los trabajadores probablemente se adaptarán a la nueva situación a su manera, pero es bastante improbable que modifiquen los procesos de la forma oportuna. 

Es el momento de volver a optimizar los procesos de forma que se adapten al nuevo entorno digital. Sin embargo, la sobrecarga de mensajes y de instrucciones digitales puede llegar a ser un problema. Para solucionarlo, es posible crear representaciones sencillas y visuales. 

Los organigramas y las presentaciones en PDF resultan muy útiles en este caso. Con los software de diseño gráfico, los gestores pueden resumir todas las variables de una tarea o proyecto. Del mismo modo, las estructuras corporativas visuales son una forma sencilla de que los trabajadores conozcan los puntos de contacto más importantes.

3. Agenda reuniones para actualizar sobre el avance del proyecto

Tiempo invertido: De 15 a 60 minutos

Frecuencia: Diaria o semanal

Herramientas: Programas para videoconferencias, programas para hacer presentaciones

En un entorno de teletrabajo, es muy sencillo perder la pista de lo que hacen los demás cuando uno está trabajando en tareas individuales, aunque todo ello forme parte de un mismo proyecto. En el caso de los equipos que tienen un ritmo de trabajo rápido, como en la metodología Agile, una breve reunión de 15 minutos a diario ha demostrado ser una forma eficaz de mantener a los miembros del equipo actualizados. Si no hay posibilidad de hacerlo, debería ser suficiente con una reunión semanal de una hora. 

En estas reuniones, los miembros del equipo deberían poner al día a sus compañeros sobre sus avances y facilitarles un resumen de las tareas que se van a desarrollar a continuación. También es una buena oportunidad para detectar los posibles problemas u obstáculos y debatirlos en grupo.

A pesar de que los equipos no puedan reunirse en persona todas las veces, los programas de videoconferencia facilitan la forma de juntarse más parecida a la física. El motivo es, probablemente, que podemos ver el lenguaje corporal de los demás y sus expresiones faciales, así como oír su tono de voz. Estas reuniones son mucho más útiles cuando los trabajadores dinamizan los debates en lugar de ser participantes pasivos. Una buena forma de fomentarlo es animar a los miembros del equipo a aportar ideas, comentar los resultados y crear presentaciones para celebrar los logros importantes.

Objetivo: Conversaciones con los clientes

4. Comparte la estrategia frente a la COVID-19

Tiempo invertido: Continuamente

Frecuencia: La que sea necesaria

Herramientas: Herramientas de email marketing, herramientas de marketing en redes sociales, software para sistemas telefónicos

La honestidad en momentos de incertidumbre es importante porque los clientes valoran la transparencia. Comunica a tus clientes las decisiones que has tomado, por ejemplo, en cuanto a la forma de apoyar a tus equipos y a la empresa. Si decides cerrar de forma temporal ciertas facetas de la empresa para garantizar la seguridad de la plantilla, deja bien claro que es una de tus prioridades. El hecho de tratar a los clientes de tú a tú en vez de enviar propaganda corporativa genera confianza.

Si la empresa sigue funcionando ya sea total o parcialmente en la situación actual, es la oportunidad de dejar tranquilos a tus clientes. Ya sea a través de las redes sociales o bien con correos electrónicos masivos o llamadas telefónicas, comunica que vas a seguir prestando los servicios oportunos. 

5. Asume las repercusiones que van a sufrir los clientes

Tiempo invertido: Continuamente

Frecuencia: La que sea necesaria

Herramientas: Herramientas de email marketing, programas para videoconferencias

La interrupción de los flujos de trabajo es inevitable cuando se atraviesan etapas de cambios sin precedentes. Es muy probable que los clientes lo disculpen sin pensar. Sin embargo, la falta de comunicación puede dejar muy mal sabor de boca. Asegúrate de que la frecuencia de las comunicaciones es suficiente para mantener actualizados a los clientes sobre aquello que les puedes ofrecer. 

En función del nivel de interrupción al que te enfrentes, puede bastar con una alerta rápida de correo electrónico. En caso de que la interrupción sea más importante, plantéate la posibilidad de realizar una videoconferencia para debatir un plan alternativo. 

El mundo está viviendo una etapa de inestabilidad en estos momentos. Como empresa, tu responsabilidad es transmitir sensación de tranquilidad y confianza a tus clientes. 

6. Comparte ideas, comentarios y consejos positivos

Tiempo invertido: Continuamente

Frecuencia: Semanal o mensualmente

Herramientas: Herramientas de email marketing, software para encuestas

Es posible que algunos clientes estén más nerviosos de lo normal en estos momentos. Un correo electrónico o una llamada de cortesía puede contribuir en gran medida a que sepan que estás disponible para ofrecerles asistencia. Sin embargo, respeta siempre sus horarios y la presión a la que se están viendo sometidos. Ciertas personas van a tener que lidiar con una carga de trabajo más elevada de lo normal, por lo que puede resultar molesto encontrarse con una llamada imprevista. 

Una de las formas de ofrecer valor añadido a los clientes es ofrecerles opiniones y consejos. Comunícate de forma diligente con tus contactos para saber el tipo de interrupciones que están sufriendo y los problemas a los que se están enfrentando. También puedes realizar una encuesta.

Con los datos importantes que recabes, puedes abordar los obstáculos más habituales y utilizar la experiencia para crear un contenido constructivo. Por ejemplo, un informe mensual de marketing o un boletín semanal en el que se destaque contenido constructivo que pueda orientar a los clientes durante esta etapa sin precedentes. 

Objetivo: Interacción social

7. Haz un seguimiento de forma regular a los trabajadores

Tiempo invertido: 30 minutos

Frecuencia: Diaria o semanal

Herramientas: Programas para videoconferencias

Un 43 % de los participantes que respondieron a la encuesta de Capterra indican que uno de los retos del teletrabajo es sentirse parte de un equipo y la comunicación con los compañeros. Para cualquier empresa que esté funcionando en estos momentos, es importante hacer un seguimiento del bienestar del equipo. Con tantas conversaciones digitales, es necesario que los gestores hagan un hueco para mantener conversaciones individuales cara a cara y de calidad con los miembros de sus equipos. 

Los programas para videoconferencias son muy útiles para que los gestores y sus trabajadores se puedan poner al día. Es una sala virtual en la que los trabajadores pueden hablar de su bienestar y los gestores pueden practicar la escucha activa. 

8. Organiza actividades virtuales

Tiempo invertido: De 1 a 2 horas

Frecuencia: Semanalmente

Herramientas: Programas para videoconferencias

Que levante la mano el que no esté cansado ya de las charlas durante el café que terminan convirtiéndose en conversaciones sobre el trabajo. 

Trata de revolucionar la forma de socializar virtualmente del equipo. Por ejemplo, organiza una tarde de juegos para el equipo a través de videollamadas. Internet está repleta de actividades lúdicas gratuitas y, si tu presupuesto lo permite, podrás incluso organizar un juego para tus empleados, como un escape room virtual.

Sea cual sea la actividad que elijas, anima a la plantilla a dejar atrás la semana y relajarse un poco. Pídeles que se tomen algo y prohíbe cualquier tema relacionado con el trabajo.

9. Crea rituales de celebraciones virtuales

Tiempo invertido: Menos de un minuto (en función del esfuerzo que se quiera invertir)

Frecuencia: La que sea necesaria

Herramientas: Herramientas de comunicación interna

Durante todos estos meses se celebrarán muchos cumpleaños y es posible que se logren alcanzar algunos de los objetivos de la empresa. La gente tendrá ganas de celebrarlo. Como llevar un aperitivo al trabajo o una comida fuera con todo el equipo no son actualmente una opción recomendada o viable, es posible crear ciertos rituales virtuales que permitan celebrar las ocasiones importantes. 

El software de comunicación interna es muy útil en estos casos. Además, plantéate crear imágenes personalizadas para rendir homenaje a quien lo merezca. Ten en cuenta, no obstante, que todo ello puede conllevar la inversión de una gran cantidad de tiempo.

Sea cual sea tu perspectiva al respecto, invertir esfuerzos en destacar el evento es más importante que la forma de hacerlo. Como se suele decir, la intención es lo que cuenta. 

Consejo adicional

10. Evita los bombardeos de mensajes digitales

Cuando se trabaja a distancia es importante establecer nuevas directrices en cuanto a las normas de comunicación. En ellas deben incluirse los medios más adecuados para cada propósito. Además, la casa de los empleados se ha convertido también en su oficina, lo que conlleva que sea mucho más difícil desconectar. Elaborar una norma que prohíba el uso de mensajería digital fuera del horario laboral animará a la plantilla a mantener su tiempo de ocio. 

Elimina los obstáculos para conseguir una comunicación efectiva

El teletrabajo a jornada completa es un concepto nuevo en la mayoría de las empresas. Las ventajas que aporta esta situación son muchas, pero la buena comunicación sigue siendo la base de un equipo de trabajo productivo en remoto. 

El hecho de tomarse ahora el tiempo necesario para elaborar las políticas de comunicación más eficaces para la empresa dará como resultado un incremento en el bienestar y la satisfacción de los empleados, así como el desarrollo de una empresa más funcional.

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*Metodología de la encuesta

Para recopilar los datos de este informe hemos llevado a cabo una encuesta en línea durante 23 y 27 de marzo del 2020. Las respuestas provienen de una muestra del mercado español. El cuestionario se envió a 517 personas, entre las que se seleccionaron 306 para participar. El criterio de selección es:

  • Residente en España
  • Empleado o dueño de una pequeña o mediana empresa
  • Empleado a jornada completa o parcial durante el inicio del confinamiento debido a COVID-19

Los participantes provienen de diferentes sectores de la industria. 

Nota: La gráfica presentada en este artículo corresponde a la pregunta de respuesta múltiple: ¿Cuáles son los principales retos para hacer teletrabajo? Los resultados incluyen a los 212 participantes que realizan teletrabajo más 39 de los 94 participantes que no teletrabajan (los 54 participantes no considerados para esta pregunta son los que respondieron previamente que estaban de baja médica o que su trabajo requiere presencia física).

Il 51% delle PMI italiane non aveva alcun piano di continuità operativa prima del COVID-19

Il 51% delle PMI non aveva alcun piano di continuità operativa prima del COVID-19

Il 51% delle PMI non aveva alcun piano di continuità operativa prima del COVID-19

La crisi dovuta al Covid-19 sembra essere – almeno momentaneamente – rientrata ma i suoi effetti si stanno rivelando in tutta la loro forza e stiamo assistendo a un cambio di abitudini e paradigmi senza precedenti.

Non parliamo solo di cambi nei nostri stili di vita e di consumo, la “nuova realtà” è arrivata per rimanere e i suoi strascichi si stanno avvertendo soprattutto nel mondo degli affari, andando ad impattare in molti casi le strategie di business impostate dalle aziende e le modalità lavorative.

Le piccole e medie imprese (PMI), sono state molo colpite non solo a livello economico ma anche e soprattutto a livello organizzativo. Un esempio su tutti è stata la necessità di riorganizzarsi per poter continuare a svolgere il lavoro in modalità telelavoro. La prova è stata brillantemente superata e ad oggi, oltre tre mesi dopo l’inizio della pandemia, il lavoro da remoto è considerato non solo una soluzione temporanea per far fronte all’emergenza ma un vero e proprio cambio di paradigma nel mondo aziendale.

Ora, alla fine dell’ondata pandemica, le aziende devono guardare al lungo termine e, in molti casi, rivedere il loro modello di business.

Quali misure sono state adottate in risposta all’emergenza? Quali cambiamenti nella strategia sono stati fatti per garantire la sopravvivenza delle attività? Si stanno apportando piani di continuità operativa e cambiando strategie di business per rispondere alle future crisi? Come si presenta il futuro a medio e lungo termine? Per rispondere a queste domande, Capterra ha intervistato 254 manager di PMI italiane tra il 15 e il 19 maggio 2020. La metodologia dettagliata è presentata alla fine dell’articolo.

Punti salienti dello studio


  • Prima del COVID-19, il 51% delle PMI non aveva alcun piano di continuità operativa per garantire lo svolgimento delle attività aziendali in caso di crisi.
  • Solo il 37% delle PMI si aspetta di poter sopravvivere per più di sei mesi con le misure speciali adottate e senza il sostegno finanziario del governo.
  • Il 46% delle PMI ha implementato o sta considerando di implementare un nuovo modello di business offrendo il proprio prodotto/servizio online.
  • Il 57% delle PMI ha cambiato o sta considerando di cambiare il ruolo dei propri dipendenti in maniera temporanea o permanente.

Le PMI non credono di poter garantire continuità operativa per più di 6 mesi

Per garantire la sopravvivenza del business durante l’emergenza, oltre alle misure di salute e sicurezza (67%) imposte dalla situazione eccezionale, le PMI hanno dovuto implementare con urgenza politiche di agevolazione del telelavoro (61%) e di sicurezza informatica (32%).

Le politiche per favorire il lavoro da remoto hanno portato all’adozione di software per agevolare lo svolgimento di mansioni quotidiane da parte dei dipendenti.  Abbiamo osservato – nella prima parte del nostro studio – come l’87% degli intervistati consideri l’adozione di software essenziale per la sopravvivenza della propria azienda. In particolare, i software per videoconferenza e i tool di collaborazione si sono rivelati indispensabili per garantire la business continuity.

E la sopravvivenza a lungo termine?

L'attuale modello operativo non è applicabile per più di 6 mesi

La percezione è piuttosto pessimista: solo il 15% delle PMI pensa di poter continuare ad operare con il modello attuale per oltre un anno (senza contare su aiuti economici da parte del Governo).

Nonostante le misure adottate, quindi, l’equilibrio a medio/lungo termine delle PMI rimane fortemente precario. La grande maggioranza prevede pertanto di dover ripensare in profondità i propri modelli operativi e le proprie strategie di business per riuscire a continuare a svolgere la propria attività.

Quanto potrà continuare ad operare la tua azienda con le misure speciali che ha adottato finora

Solo il 38% delle PMI aveva un piano di continuità operativa prima della crisi

La tua azienda aveva un piano di continuità operativa prima della crisi del COVID-19

La crisi del Covid-19 ha acceso i riflettori sull’estrema necessità di formulare un piano di continuità operativa: una serie formalizzata di passi pensati per riprendersi da un disastro aziendale.

La creazione di questo piano permette alle PMI di anticipare le conseguenze negative dovute ad una crisi e di continuare ad operare in “modalità ridotta”, limitando le perdite e accelerando la ripresa.

Ad oggi, con il rischio correlato all’arrivo di una seconda ondata pandemica o di un attacco infomatico, ad esempio, la gestione delle crisi è una politica che non può non essere implementata all’interno di ogni organizzazione. Esistono diverse strategie e strumenti che possono aiutare le imprese a creare un buon piano di business continuity.

I software per business continuity sono uno strumento pensato proprio per aiutare un’azienda a sopravvivere ad una crisi. Vengono utilizzati per progettare e realizzare un piano di continuità operativa e per attivarlo senza difficoltà al momento opportuno. Tra le principali funzioni, ad esempio, ci sono quelle volte a garantire l’integrità dei dati e renderli disponibili in caso di hacking, di identificare e notificare le minacce, di avvalersi dell’opzione di crittografia e dell’esecuzione di continui back up.

Ogni azienda dovrebbe determinare i punti chiave della propria attività, identificare i rischi potenziali e pianificare una soluzione per ciascuno di essi. I tool per business continuity permettono di raccogliere tutte queste informazioni, che possono essere voluminose, e le rendono facilmente accessibili e aggiornabili.

Per l’implementazione del piano in caso di necessità, è inoltre necessario prevedere un piano di comunicazione di crisi e l’adeguata formazione dei dipendenti. Tutta l’azienda si deve dimostrare reattiva e deve sapere quali azioni intraprendere.

Cambiare il modello di business per affrontare la crisi: e-commerce e cambio dei ruoli dei dipendenti

Secondo quanto emerso dallo studio, le priorità delle PMI in questo periodo di crisi sono state il mantenimento della base clienti, l’aumento della produttività, la fidelizzazione e il mantenimento della produttività dei dipendenti e la riduzione dei costi.

Come diretta conseguenza di queste necessità, abbiamo assistito al boom della digitalizzazione di prodotti e servizi, all’avvento definitivo dell’e-commerce e all’incremento di servizi di consegna a domicilio.

In particolare, dalla ricerca emerge come le aziende abbiamo optato per una vera e propria evoluzione del proprio modello di business:

Modifiche implementate al modello di business a causa del Covid-19

La principale reazione delle PMI a questa situazione, infatti, è stata la corsa alla digitalizzazione: adattare e offrire il proprio prodotto o servizio online. Circa l’87% dei manager intervistati ha dunque ritenuto indispensabile cambiare il modello di business per operare a distanza o in digitale.

La creazione di opportunità di e-commerce rappresenta una promessa di rinnovo e di rilancio, sia per i piccoli commercianti che per le aziende stesse. Sul mercato sono disponibili software per la creazione di siti web in grado di semplificare notevolmente il passaggio offline-online e di promuovere le attività di vendita.

Come dimostra l’indagine, le aziende stanno anche apportando cambiamenti nella strategia aziendale per far fronte alla nuova realtà: offrire un prodotto o un servizio gratuitamente, consegnarlo a casa del cliente o modificare il modello di prezzo.

In questo momento di grande fermento, l’aspetto umano non è stato sottovalutato e questo è un dato importante considerando che molti lavoratori italiani non hanno potuto lavorare a distanza in quanto svolgono attività che richiedono presenza fisica oppure non godevano delle condizioni necessarie per il telelavoro (mancanza di attrezzature informatiche, scarsa qualità della connessione internet, problemi legati alla vita privata…).

Dallo studio emerge come la riassegnazione temporanea (37%) o permanente (19%) dei dipendenti a ruoli diversi in risposta al COVID-19 è stata una misura efficace per evitare la riduzione del personale e, al contempo, per reinventarsi.

Anziché licenziare i dipendenti, gran parte delle PMI intervistate ha dunque potuto assegnare posizioni o mansioni diverse ai dipendenti che erano rimasti inattivi contribuendo magari a rafforzare alcuni reparti che stavano sperimentando un’esplosione della domanda.

La sopravvivenza dipende dalla capacità di adattamento e dalla velocità di risposta

La crisi causata dal COVID-19 ha colpito il mondo degli affari in modo totalizzante. Non si è trattato solo di adattarsi al telelavoro e di iniziare a vendere online, ma di una vera e propria rivoluzione del modello di business: nuovi programmi, strategia di pricing, inserimento di diversi servizi e riorganizzazione dell’organico aziendale.

In questa “nuova realtà”, la flessibilità indotta dagli strumenti di telelavoro, la digitalizzazione dell’offerta, la formazione dei team e la realizzazione ed esecuzione di un piano di continuità aziendale sono i pilastri della sopravvivenza delle aziende nel lungo periodo: le PMI che investiranno rapidamente in queste misure saranno quelle che potranno affrontare il futuro con spirito sereno.

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Metodologia

Per raccogliere i dati di questo studio, abbiamo condotto un’indagine online tra il 15 e il 19 maggio 2020 su 401 dipendenti di PMI italiane che hanno svolto telelavoro a causa della crisi COVID-19. I 254 intervistati che hanno risposto alle domande presentate in questo studio sono stati selezionati in base al loro ruolo all’interno dell’azienda: provengono da diversi settori di attività e ricoprono ruoli di responsabilità e decision-making (manager, senior manager, dirigenti o quadri superiori).

Raus aus der Digitalisierungswüste: Wie die Krise die Digitalisierung der Wirtschaft antreibt

Raus aus der Digitalisierungswüste- Wie die Krise die digitale Transformation in Deutschland antreibt

Von einem Tag auf den anderen sahen sich Tausende von Unternehmern mit einem völlig unerwarteten Szenario konfrontiert: dem sofortigen und alternativlosen Umstieg aufs Home-Office. Vor Monaten installierte Konferenzsoftware wurde zum ersten Mal geöffnet. Webcams nicht erkannt. Mitarbeiter suchten einen Arbeitsplatz in den eigenen vier Wänden, irgendwo zwischen Kaffeemaschine und Kinderzimmer. Plötzlich musste geschehen, was seit Jahren vorhergesagt wurde – die Corona-Krise wird zum Katalysator für die Digitalisierung der Wirtschaft.

Raus aus der Digitalisierungswüste: Wie die Krise die Digitalisierung der Wirtschaft antreibt

Eins ist klar: Unternehmen wurden gezwungen Strukturen zu schaffen, die die Krise überdauern werden und somit nachhaltig verändern, wie wir leben und arbeiten. Und das nicht nur in Deutschland – die Krise treibt die Digitalisierung der Wirtschaft weltweit an. Es ist wichtiger als je zuvor, Geschäftsmodelle, Angebote, Arbeitsmodelle und Denkweisen flexibel an neue Bedingungen anzupassen – und in einer Zeit, in der Abstand das Gebot der Stunde ist, bietet die Digitalisierung die dringend benötigten Antworten. Oder um es mit Frank-Walter Steinmeier zu sagen: „Die Welt danach wird eine andere sein.“

Wie gehen deutsche Unternehmen mit dieser Situation um? Bewältigen Sie die digitale Transformation einfach so auf Knopfdruck? Um eine erste Antwort auf diese Fragen zu geben, haben wir eine Online-Umfrage* unter 530 kleinen und mittleren Unternehmen zum Thema Remote-Arbeit durchgeführt. Sie zeigt, dass deutsche Unternehmen es geschafft haben, sich in kürzester Zeit an die neue Extremlage anzupassen.

Im Folgenden zeigen wir euch anhand von 4 Faktoren, wie die Corona-Krise die Digitalisierung der Wirtschaft in Deutschland vorantreibt.

Raus aus der Digitalisierungswüste: Wie die Krise die Digitalisierung der Wirtschaft antreibt

Dass Deutschland im globalen Vergleich bei der Digitalisierung hinterherhinkt, war in den letzten Jahren ein Allgemeinplatz, der sich leider immer wieder mit Zahlen belegen ließ. Es war sogar die Rede von der „Digitalisierungswüste Deutschland“. Es ist nicht immer einfach, der aktuellen Krise etwas Positives abzugewinnen, aber in den folgenden vier Punkten hat sich tatsächlich gezeigt, dass deutsche Unternehmen die plötzlichen Herausforderungen erfolgreich angehen. Auch und gerade im Bereich Digitalisierung.

1. Der technologische Wandel

Die Ausgangssperre hat die Überlebensfähigkeit vieler Marken und Unternehmen in verheerender Weise bedroht. Kleine und mittelständische Unternehmen haben sich jedoch schnell technologisch angepasst, um gegen die schwierigen Marktbedingungen anzukämpfen:

1. Unternehmen investieren in neue Software, Mitarbeiter passen sich schnell an.

2. Sie setzen dabei immer mehr auf die Cloud.

3. Die größten Investitionen werden in den Bereichen Kommunikation und Sicherheit getätigt.

Unsere Umfrage ergab, dass 35 % der KMU neue Software kauften und weitere 18 % die Anschaffung neuer Software planen. Mitarbeiter konnten sich unserer Umfrage zufolge ohne Schwierigkeiten an die neuen Softwareanwendungen gewöhnen. Ganze 70 % geben an, den Umgang mit den Tools einfach bis sehr einfach erlernt zu haben.

Auch die Software-Infrastrukturen haben sich in Deutschland gewandelt. Während Unternehmen lange dem Einsatz von Cloud-Software aufgrund von Datenschutzbedenken skeptisch gegenüber standen, setzen sie nun vermehrt auf die Technologie, um die Remote-Zusammenarbeit zu vereinfachen. So nutzen 42 % der Mitarbeiter ausschließlich Cloud-Anwendungen im Home-Office.

Technologieinvestitionen verlagern sich weg von den ursprünglich geplanten Bereichen und hin zu Softwarerubriken, die für die Zusammenarbeit, Remote Unterstützung und Sicherheit benötigt werden.

Digitalisierung der Wirtschaft: Technologieinvestitionen in Deutschland

Zukunftsblick: Die rasche Übernahme von Software und Cloud-Technologien in deutschen KMU wird erheblich zur Innovation von Geschäftsprozessen und -abläufen beitragen. Entscheidend ist allerdings, dass Datensicherheit und Datenschutz mit der gleichen Geschwindigkeit übernommen werden. Andernfalls steigen für Unternehmen die Risiken, die mit der Digitalisierung einhergehen. Die Gefahr liegt hier darin, dass schnell gefundene Lösungen als dauerhafte Provisorien erhalten bleiben.

2. Digitale Angebote vermehren sich

Fitness-Studios strahlen Trainingsvideos über YouTube aus, Restaurants bieten auf einer selbsterstellten Webseite Essenslieferungen an, Immobilienmakler verlagern die Wohnungsbesichtigung ins Internet und Lehrer unterrichten ihre Schüler per Webcam.

In unseren Umfrageergebnissen wird sichtbar, dass viele Unternehmen die Krise nutzen, um die Digitalisierung voranzutreiben und neue digitale Vertriebskanäle aufzubauen. Stolze 59 % aller kleinen und mittelständischen Unternehmen haben ihr Geschäftsangebot entweder vollständig (16 %) oder teilweise (43 %) angepasst, damit es jetzt virtuell bereitsteht.

Welche Branchen in Deutschland ihr Angebot dabei am meisten angepasst haben, sehen wir in der nachstehenden Grafik.

Digitalisierung der Wirtschaft: Brachen, die ihr Geschäftsangebot virtuell angepasst haben

Zukunftsblick: Die momentane Krise bringt den Zwang zur Veränderung mit sich. Digitale Angebote werden sich jedoch auch nach der Krise als wertvoll für Kunden erweisen. Daher sollten Unternehmen die Kundenorientierung als Schlüsselfaktor für Entscheidungen zur digitalen Transformation nutzen. Denn wie Prof. Dr. Andreas Schmietendorf erklärt, liegt “der Schlüssel zur Digitalisierung letztendlich beim Verständnis der Kundenbedürfnisse und bei der Fähigkeit der Integration auf allen Ebenen – von einer rein technologischen bis zu einer soziologischen Ebene der Integration. Wer das kann, wer das beherrscht, der wird zum Schluss erfolgreich sein.”

3. Remote-Arbeit als neuer Standard

Schön ruhig von zu Hause am eigenen Schreibtisch bei einer Tasse Kaffee, sanfter Musik und ohne störenden Lärm der Kollegen arbeiten: Klingt das nicht schön? Bisher galt die Remote-Arbeit als Vorteil, den nur wenige Mitarbeiter genießen konnten. Dies hat sich seit Beginn der Krise jedoch geändert. 45 % der Unternehmen haben ihre Mitarbeiter als Reaktion auf COVID-19 Vollzeit ins Home-Office geschickt.

Digitalisierung der Wirtschaft: Wie viele Mitarbeiter in Deutschland im Home-Office arbeiten

Knapp ein Drittel der Mitarbeiter, die momentan im Home-Office sitzen, arbeiten ansonsten im Büro. Das ist eine große Umstellung, die noch dazu nicht freiwillig erfolgte. Daher haben wir mit einem eher negativen Stimmungsbild gerechnet. Jedoch ganz im Gegenteil: 70 % der remote arbeitenden Angestellten teilen uns mit, dass sie gerne von zu Hause arbeiten.

Dabei wurden und diese drei Punkte als größte Vorteile der Remote-Arbeit genannt:

  • Kein Pendeln
  • Die Möglichkeit, Arbeitszeiten an Verantwortlichkeiten im Privatleben anzupassen
  • Lockerer Dresscode

Zukunftsblick: Wenn so viele Menschen angeben, dass sie gerne von zu Hause arbeiten und Arbeitgeber sehen, dass sich die Produktivität nicht verschlechtert, dann wird die Remote-Arbeit auch nach der Krise in großem Umfang beibehalten oder eingeführt.

4. Die Unternehmensführung treibt Digitalisierung voran

Das Aufstellen und Durchführen einer Digitalisierungsstrategie beginnt in der Unternehmensführung. Diese ist ebenfalls für die erfolgreiche Durchsetzung der neuen Maßnahmen verantwortlich. Einfach nur Software kaufen ist noch kein erfolgreicher Digitalisierungsprozess. Neben dem Faktor Technologie entscheidet auch immer der Faktor Mensch über Erfolg oder Misserfolg der Digitalisierungsmaßnahmen.

Die Unternehmensführungen in Deutschland haben in diesem Punkt besonders gut abgeschnitten. Nur 6 % der Befragten geben an, dass sie von ihren Vorgesetzten keine Anleitung zur Remote-Arbeit erhalten haben. Die Mehrheit der Unternehmen führen ihre Mitarbeiter durch Veränderungen in der Arbeitsweise.

Digitalisierung der Wirtschaft: Richtlinien für das Home-Office

Die meisten Richtlinien erhalten Mitarbeiter zu den Themen Arbeitszeiten, Kommunikation und Team-Meetings. Genau hier treten auch die meisten Schwierigkeiten auf. Auf die Frage, was die größten Herausforderungen bei der Remote-Arbeit seien, werden fehlende soziale Kontakte & Einsamkeit sowie Schwierigkeiten bei der Kommunikation mit Kolleg*innen am häufigsten genannt.

Zukunftsblick: Neben der Vorgabe von Richtlinien wird die Unternehmensführung auf Dauer kreativer werden müssen, um ihre Mitarbeiter im Home-Office zu motivieren. Neben der Ausstattung des Teams mit der richtigen Technologie ist es wichtig, eine gute Arbeitsatmosphäre zu schaffen, in der alle Beteiligten sich wertgeschätzt und dem Team zugehörig fühlen und gleichzeitig eigenverantwortlich agieren. Wichtig ist auch ein Vertrauensverhältnis zwischen den Teammitgliedern untereinander sowie dem Team und dem Management, besonders wenn es um die Leistungsbeurteilung geht.

Eine Oase ist bereits in Sicht

Deutsche Unternehmen haben sich schnell an die Krise angepasst, vor allem wenn man bedenkt, wie weit hinten die meisten bei der digitalen Transformation vor Kurzem noch lagen. Wenn es eine positive Sache der Corona-Krise gibt, dann die angekurbelte Digitalisierung der Wirtschaft. Auch wenn es noch viel zu verbessern, lernen und digitalisieren gibt, können wir bereits mächtig stolz auf uns sein. Die ersten Schritte aus der Digitalisierungswüste sind gemacht und die Digitalisierungsoase ist in der Ferne bereits in Sicht.

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*Methodik der Studie:

Capterra führte diese Online-Umfrage zwischen Ende März und Anfang April 2020 unter 528 voll- oder teilzeitbeschäftigten Deutschen aus verschiedenen Branchen kleiner und mittelständischer Unternehmen (2 bis 250 Mitarbeiter) durch, die wegen der Krise von zu Hause aus arbeiten. Die Ergebnisse sind repräsentativ für die Umfrage, aber nicht notwendigerweise für die deutsche Bevölkerung als Ganzes.

Hinweis: Bei einigen Fragen standen mehrere Antwortoptionen zur Verfügung, sodass die Gesamtsumme der Prozentwerte in den Grafiken 100 % übersteigt.

Reagiere auf COVID-19 mit einem Business Continuity Plan

Business Continuity Plan in 5 Schritten erstellen

Die COVID-19-Krise hat unsere Wirtschaft stark getroffen. Jedes dritte kleine und mittelständischer Unternehmen (KMU) in Deutschland gibt in einer neuen Capterra Studie* an, ohne Staatshilfen nicht mehr als 3-6 Monate überleben zu können. 

Unternehmen mussten schnell auf die neuen Umstände reagieren und konnten nicht an Strategien und Plänen arbeiten. Jetzt ist es jedoch an der Zeit, dein Führungsteam zusammenzutrommeln und die harten Lektionen dieser Krise zu nutzen, um dein Unternehmen mit einem Business Continuity Plan für eine neue Realität zu wappnen. 

Business Continuity Plan in 5 Schritten erstellen

Was ist ein Business Continuity Plan

Ein Business Continuity Plan (Geschäftskontinuitätsplan auf Deutsch) hilft Unternehmen, sich auf mögliche Katastrophen vorzubereiten und in diesen richtig zu handeln. Er umfasst Pläne und Strategien, um Prozesse, deren Unterbrechung ernsthafte Schäden mit sich bringen würden, zu schützen oder alternative Abläufe zu ermöglichen. Ein Business Continuity Plan betrachtet die Kontinuität der gesamten Organisation und kann je nach Unternehmen verschiedene Bereiche und Prozesse umfassen. 

Laut unserer Umfrage verfügen lediglich 28 % der KMU über einen Business Continuity Plan. Das Fehlen eines Plans bedeutet, dass Unternehmen länger als nötig brauchen, um sich von einem Ereignis oder Zwischenfall zu erholen.

Du weißt nie, ob uns eine zweite COVID-19-Welle erschüttert, einer deiner wichtigsten Kunden pleite geht oder sensible Unternehmensdaten von einem Hacker gestohlen werden. Stelle mit diesen 5 Schritten deinen Geschäftskontinuitätsplan für die Zeit während und auch nach der Krise auf, um auf zukünftige Risiken besser vorbereitet zu sein. 

Geschäftskontinuitätsplanung in 5 Schritten

1. Stelle ein Team aus IT, Vertrieb und HR zusammen

Bevor du mit der Erstellung des Plans beginnst, solltest du ein Team innerhalb des Unternehmens zusammenstellen. Die IT-Abteilung spielt eine entscheidende Rolle, wenn es um die Aufrechterhaltung der Geschäftskontinuität im Katastrophenfall geht. Der Vertrieb und die Personalabteilung sollten jedoch auch in die Planung miteinbezogen werden. Innerhalb des Teams sollten genaue Verantwortlichkeiten festgelegt werden, damit jeder weiß, was (und wann er was) zu tun hat. 

Im Fall des neuartigen COVID-19-Virus wurden Unternehmen von einem Tag auf den anderen gezwungen, Remote-Teams zu verwalten. Ohne einen Geschäftskontinuitätsplan in der Hand mussten Personalabteilungen, Manager und IT-Fachkräfte über Nacht einen Notfallplan entwickeln und praktisch gleichzeitig umsetzen.

Software-Tipp: Projektmanagement und Kollaborationssoftware kann dir helfen, Aufgaben und Timelines bei der Zusammenarbeit im Team im Auge zu behalten.

2. Identifiziere die kritischen Prozesse in deinem Unternehmen

Der nächste Schritt besteht darin, die kritischen Prozesse zu identifizieren, die im Falle einer Krise aufrechterhalten werden müssen. Das Ziel besteht darin, sicherzustellen, dass die Tätigkeit des Unternehmens in Zukunft nicht schwerwiegend beeinträchtigt wird.

Stelle dir einen Unternehmer vor, der einen Kundendienst leitet. Die Möglichkeit seiner Mitarbeiter Anrufe entgegenzunehmen ist ein kritischer Geschäftsvorgang. Also sollte in seinem Business Continuity Plan festgelegt werden, was zu einer Unterbrechung des Telefons führen kann und wie auf diese Störung reagiert werden soll. 

Der Zweck dieser Planung besteht nicht darin, Probleme zu verhindern, sondern die Auswirkungen von Problemen zu mildern, wenn das Unerwartete eintritt. So könnte im Falle des Telefonausfalls auf die Kundenbetreuung per Live-Chat umgestiegen werden. Stelle einen Plan auf, welche genauen Schritte in diesem Fall eingeleitet werden müssen, damit keine wertvolle Zeit verloren geht. 

Software-Tipp: Business Continuity Software hilft Unternehmen dabei, Bedrohungen zu erkennen und Prävention und Wiederherstellung zu planen.

3. Der wichtigste Bestandteil deines Business Continuity Plans ist die IT-Sicherheit 

Jeder Business Continuity Plan umfasst Strategien, um den IT-Betrieb unter Krisenbedingungen sicherstellen sowie IT-Prozesse nach einem Ausfall wiederherzustellen. Definiere für die kritischen Prozesse maximal tolerierbare Ausfallzeiten und mögliche Wiederanlaufmaßnahmen.

Mögliche Szenarien im Krisenfall, die in deinem Plan berücksichtigt werden sollten, sind: 

  • Ausfall von Hardware, Software, Netzwerken oder IT-Prozessen 
  • Versagen der Cybersicherheit
  • Ausfall von Personal, Partnern und Dienstleistern
  • Naturkatastrophen, Feuer, Stromausfall

Viele Hacker nutzen gerade die momentane Krise, um Unternehmen anzugreifen. Laut einer Capterra-Umfrage zur Datensicherheit im Home-Office waren bereits 26 % der Mitarbeiter in KMU Opfer einer Phishing-Attacke. Ein Drittel dieser Angriffe bezogen sich dabei auf das Coronavirus. Wenn man diese Zahlen liest, ist es umso erschreckender, dass lediglich in 29 % der KMU Richtlinien zur IT-Sicherheit implementiert wurden. 

Reagiere auf COVID-19 mit einem Business Continuity Plan 1

Die Implementierung von IT-Sicherheitsrichtlinien ist für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Lege in deinem Plan fest, wie im Falle eines Angriffs zu handeln ist, und gebe an, wer im Notfall zu kontaktieren ist.

Software-Tipp: IT-Management-Software stellt Tools und Prozesse für die Steuerung und Überwachung von Computernetzwerken bereit. 

4. Das Geschäftsmodell selbst bedroht häufig die Betriebskontinuität

Unternehmen tendieren dazu, traditionelle Geschäftskontinuitätspläne zu haben, die sich auf die Kontinuität der Prozesse konzentrieren, aber das Geschäftsmodell weglassen. Das (ungeeignete) Geschäftsmodell selbst kann jedoch bei externen Ereignissen, wie z.B. dem weltweiten Ausbruch von COVID-19, eine Bedrohung für die Betriebskontinuität darstellen.

Untersuche den Ansatz deines Geschäftsmodells in fünf Phasen (ganzer Report für Gartner-Klienten zugänglich) um auf die Zeit während und nach COVID-19 vorbereitet zu sein. Zu den Phasen gehören:

1. Definition des Geschäftsmodells: Unternehmen sollten sich bei der Definition ihres Geschäftsmodells zunächst auf Kernkunden konzentrieren, die für die Kontinuität ihres Betriebs von wesentlicher Bedeutung sind. 

2. Ermittlung von Unsicherheiten: Dies kann durch SWOT-Analyse oder durch Brainstorming erfolgen.

3. Bewertung der potenziellen Auswirkungen: In diesem Schritt werden die Auswirkungen der identifizierten Unsicherheiten abgeschätzt.

4. Ermittlung eventueller Änderungen: Zweck dieses Schrittes ist es, Veränderungsstrategien zu entwerfen, um potenzielle Auswirkungen anzugehen.

5. Durchführung dieser Änderungen: Das Geschäftskontinuitätsteam sollte die Strategien auswählen, die sie am dringendsten umgesetzt werden sollen.

Laut unseren Studienergebnissen haben knapp 80 % der KMU in Deutschland ihr Geschäftsmodell als Reaktion auf die Krise geändert.

Änderungen am Geschäftsmodell aufgrund von COVID-19

COVID-19 hat viele Unternehmen gezwungen, Produkte anzupassen und online zu verkaufen. Die Krise wird jedoch auch langfristig Kundenverhalten und -bedürfnisse ändern. Unternehmen sollten daher die Chance ergreifen und ihr Geschäftsmodell von Grund auf überarbeiten. 

Software-Tipp: Change-Management-Software hilft bei der Planung und Durchführung von Änderungen in Unternehmen.

5. Denke über mögliche Versetzungen deiner Mitarbeiter nach

Um deine Mitarbeiter in einer Krise optimal zu nutzen, können in deinem Business Continuity Plan Versetzungen in neue Rollen berücksichtigt werden. Ein verändertes Geschäftsmodell führt häufig auch zu angepassten Rollen und Zuständigkeiten. 

In Deutschland haben 46 % der KMU vorübergehende oder permanente Versetzungen ihrer Mitarbeiter als Reaktion auf die Krise vorgenommen. So mussten beispielsweise Ladenmitarbeiter über Nacht lernen einen Online-Shop zu bedienen. 

Versetzung der Mitarbeiter in verschiedene Rollen

Um auf zukünftige Versetzungen besser vorbereitet zu sein, ist es wichtig diesen Punkt in deinem Geschäftskontinuitätsplan einzuarbeiten. Spreche mit deinen Mitarbeitern mögliche Versetzungen und Interessengebiete ab und plane Schulungen und Trainings, damit sie im Krisenfall bereits eingearbeitet sind.  

Software-Tipp: Lernplattformen ermöglichen eine Lernumgebung, die E-Learning-Kurse und -Tests ermöglicht und verfolgt. 

Business Continuity Planung ist ein MUSS in jedem Unternehmen

Ob durch neue Produktlinien, eine vollständig ferngesteuerte Belegschaft oder ein ganz neues Online-Geschäft, COVID-19 wird die Art und Weise, wie Unternehmen arbeiten, weiter verändern.

Lerne aus der Krise und deinen bisherigen Erfahrungen und Fehlern, um zukünftig besser vorbereitet zu sein. Die Überlebenschance deines kleinen Unternehmens steigt, je schneller und passender du auf neue Krisensituationen reagieren kannst. 

Willst du mehr erfahren? Dann wirf einen Blick auf unser Business Continuity Software Verzeichnis, um weitere Produkte zu entdecken.

* Methodik der Umfrage

Die Daten für die Studie “Software Trends” wurden im Mai 2020 bei einer Online-Umfrage unter 417 Teilnehmern erhoben, deren Tätigkeit infolge der COVID-19-Pandemie remote ausgeführt werden kann. 

Unter den befragten Teilnehmern befinden sich 269 Manager (Management, Senior Manager, Executive Management und Inhaber), die an Software-Entscheidungen in ihrem Unternehmen beteiligt sind sowie 148 Angestellte, ohne Management- und Entscheidungsfunktionen.

Hinweis: Bei den Grafiken standen mehrere Antwortoptionen zur Verfügung, sodass die Gesamtsumme der Prozentwerte 100 % übersteigt.

El 54 % de las pymes ve clave ofrecer productos online para renovar su modelo de negocio ante la crisis

Cambios en el modelo de negocio

Cambios en el modelo de negocio

Los distintos frentes abiertos de las pymes ante la crisis

El impacto del coronavirus en los negocios tiene muchos frentes. La supervivencia ante la crisis actual se basa en la adquisición de nuevo software, la oferta de productos y servicios en formato virtual, el aprendizaje y la integración de herramientas de teletrabajo, el cambio de mentalidad a la hora de operar y, por supuesto, los cambios en la organización.

Capterra ha realizado un estudio* a fin de conocer la transformación del modelo de negocio y la organización interna de las pymes para poder navegar en los peligrosos oleajes de la nueva realidad. ¿Cuánto tiempo creen poder sobrevivir bajo las condiciones actuales? ¿Estaban preparadas para una crisis así? ¿Han hecho cambios internos para habituarse al emergente mercado virtual? ¿Cómo han tenido que adaptar su producto o servicio?

Al ser cuestiones que competen a la directiva de las empresas, para este artículo se analizaron únicamente las respuestas de los participantes con poder de toma de decisión.

Puntos destacados del estudio

  • Sólo el 32 % prevé que puede sobrevivir más de seis meses bajo las medidas especiales sin ayudas económicas gubernamentales.
  • El 54 % de las pymes ha implementado o consideran ofrecer su producto/servicio de forma online.
  • El 73 % de las pymes ha cambiado los roles de los empleados o están pensando en hacerlo.

Preocupante pronóstico de supervivencia de las pymes a pesar de la existencia de plan de continuidad

La economía se está reactivando y los negocios poco a poco vuelven a un tipo de normalidad que está condicionada por las medidas especiales tomadas como respuesta a la pandemia. La percepción de supervivencia de las pymes bajo esta situación no es positiva. El estudio indica que únicamente un 32 % prevé que puede sobrevivir más de seis meses sin ayudas económicas gubernamentales.

Pronostico continuidad de pymes en medidas especiales de la pandemia

¿Estaban las pymes preparadas para una crisis de esta índole? El análisis indica que no, incluso teniendo un plan para asegurar la continuidad del negocio. Un 45 % sí tenía plan de continuidad, un 40 % no lo tenía y el resto no está seguro. Pero, sorpresivamente, el sí tenerlo no garantiza la supervivencia del negocio ya que una crisis económica derivada de una pandemia es un caso excepcional.

Casi la mitad de las pymes tenían plan de continuidad previo a la pandemia

Un porcentaje considerable de las organizaciones (64 %) que sí tenía un plan para asegurar la continuidad del negocio frente a una crisis económica está en el segmento que considera no aguantar más de seis meses. Esto sugiere que la pandemia desarrolló frentes inesperados incluso para los escenarios previstos por estos planes.

Renovar el modelo de negocio para enfrentar la crisis: productos online y cambio de roles de los empleados

La reacción principal de las pymes ante esta situación ha sido la digitalización: adaptar y ofrecer su producto o servicio vía online. Un 66 % de ellas considera importante cambiar el modelo de negocio para operar de manera remota o digital.

Por ejemplo, utilizar software de videoconferencia para las reuniones de equipos, instalar un chatbot de asistencia al cliente en la página web o incluso abrir un ecommerce para una experiencia optimizada al usuario.

Como expone la encuesta, las empresas también están realizando cambios en la estrategia de negocio para resistir en la nueva realidad: ofrecer un producto o servicio gratis, entregar a domicilio o modificar el modelo de precios. 

Son cambios en el modelo de negocio que principalmente residen en la digitalización de los productos. Para ello fue necesario comprar nuevo software, una decisión considerada crucial por el 75 % de las pymes

Software adquirido por pymes debido a COVID-19

Un 63 % de las pymes ha adquirido nuevo software para trabajo en equipo, procesos internos y entrega de producto. Por ejemplo, herramientas de colaboración, software de gestión de proyectos o software de chat en directo.

Adquirir e implementar nuevas herramientas implica aprender a utilizarlas, ya que una herramienta mal usada no sólo es pérdida de dinero sino también de tiempo y calidad en el servicio al cliente. Las pymes lo tienen claro, ya que un 82 % de ellas dio formaciones online ya fuese mediante un curso certificado (36 %) o informal (46 %) por medio de un miembro del equipo.

Empleados han recibido formación online informal en las nuevas herramientas digitales

Este nuevo escenario, donde se opera a distancia y se reconfiguran los equipos y los procesos de trabajo, ha supuesto que el 73 % de las pymes hayan cambiado los roles de los empleados o estén pensando en hacerlo. 

Pymes planifican o implementan recolocación de empleados debido al coronavirus

Es consecuente que en situaciones extraordinarias las organizaciones también tengan que tomar medidas no sopesadas anteriormente. De momento, la implementación o consideración de cambio de roles temporal es mayor al permanente pero el mundo de los negocios no es ni será el mismo que el previo al coronavirus, por lo que estas modificaciones podrían mantenerse incluso terminando la crisis, en la nueva realidad. 

Revolución integral de las pymes: modelo de negocio, producto y estructura interna

La crisis causada por la COVID-19 está afectando de manera integral el mundo de los negocios. No es únicamente adaptarse al teletrabajo y expandir el producto a canales virtuales, sino también cambiar el modelo de negocio: planes, precios, servicios, roles de los empleados y la manera de pensar el mercado.

Estos cambios no son fáciles y la mayoría de las pymes no estaban preparadas para un paro tan agresivo y repentino como el que supuso la pandemia, ni siquiera las que tenían planes de continuidad.

El camino que están siguiendo las pymes para mantenerse operativas es ofrecer el producto o servicio online. Y muchas de ellas están haciendo lo necesario para lograrlo: comprar software, formar a los empleados, reorganizarse internamente, abrirse a los nuevos canales y cambiar la mentalidad de funcionar en el mercado.

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*Metodología de la encuesta
Para recopilar los datos de este informe hemos llevado a cabo una encuesta en línea durante mayo 2020. Las respuestas provienen de una muestra del mercado español. El cuestionario se envió a 1009 personas, entre las que se seleccionaron 421 para participar. El criterio de selección es:
  • Residente en España
  • Empleado o dueño de una pequeña o mediana empresa
  • Empleado a jornada completa o parcial
Los participantes provienen de diferentes sectores de la industria. 
De los 421 participantes, 325 son directivos, gerentes o dueños con poder de toma de decisiones y 96 son empleados sin poder de toma de decisiones. Este artículo está basado en el análisis de las respuestas de los participantes con poder de toma de decisiones.
Nota: La gráfica 3 corresponde a una pregunta con opción de respuesta múltiple, debido a esto la suma total de los porcentajes es mayor a 100 %.

Millennials Are Open To AI In HR—But Say There’s Still A Place For Humans

AI in HR

HR technology has integrated into the human resources department over the last decade—and as technology advances, the inclusion of artificial intelligence (AI) technology has grown with it. Many HR professionals are embracing this type of technology. However, to some, the notion of machines taking over a role that is based upon building very human relationships is a big concern.

But what about the employee perspective? With 40% of millennials making up the Australian workforce, we wondered if this generation of employees will embrace the involvement of AI-powered technology in HR.

AI in HR

The results indicate that millennials are open to AI technology handling HR tasks but they’d still prefer some activities to be owned by humans.

Other key highlights from the survey include:

  • 63% of millennials believe AI could make HR a fairer department.
  • The older the millennial, the less comfortable they feel with AI in HR.
  • Men are the most open to AI-driven HR technology, women are on the fence.

How is AI used in HR?

Artificial intelligence is already transforming the jobs of HR professionals in several ways. Here are just a few examples:

Administration

Artificial intelligence is well-suited to handling repetitive, low-value tasks. By automating these, HR professionals can focus on more strategic work as well as ones that require uniquely human abilities (such as the analysis of a specific context.)

To give some context, AI can relieve HR staff from administrative tasks like:

  • Payroll processing
  • Workforce analysis
  • Policymaking and implementation
  • Employee paperwork processing.

One example of deep learning AI within HR administration is chatbots. Through natural language processes (NLP), the AI learns to understand language that humans use rather than the language that a computer uses. As hinted by the name, NLP sets out to understand human language in its more natural form, in both written and spoken context. It takes into account tone, context and intent to make a judgement on what information the user is seeking.

By powering the chatbot with an algorithm that provides prompt and accurate responses to employee queries, it relieves HR staff from constantly relaying the same information to different people.

Recruitment

It’s difficult to know the true financial cost of hiring the wrong candidate, but a SmartCompany survey found 18% of small business owners felt their hires were worse or much worse than they had expected.

A great hire, on the other hand, can boost productivity, positively impact a company’s culture, and drive business revenue. For this reason, HR departments are using AI in their recruitment efforts to make smarter hiring choices.

The technology can automate candidate CV screening through to providing feedback to unsuccessful candidates. For candidates entering the interviewing stage, companies are using AI to ask interview questions. This includes the more basic questions, such as ‘How many years experience do you have?’ to more complex questions—like asking them to describe a professional difficulty they’ve had to overcome?’

Additionally, companies are using AI to make an assessment of a candidates personality type to help them decide whether they would fit in well with their company’s culture and values.

Onboarding new hires

AI-integrated systems can introduce new employees to relevant company information on their first day on the job. In a timely manner, an AI application will automatically send a new staff member information about their:

  • Duties
  • Benefits
  • Company policies and practices
  • Reporting authority figures
  • Team members
  • Training schedules
  • Meet-and-greets
  • Task assignments
  • Documentation to sign.

More than this, AI allows for customisation. The application will adapt the information included in the onboarding process based on the specific job role. For example, requesting specific devices that the employee will need or providing readily-prepared answers to frequently asked questions for that position.

Correctly onboarding new employees, especially in a virtual setting, is important because it sets them up for maximum success. It gives them a clear idea of what is expected of them and what they can achieve. For HR professionals, automating this process frees up a great deal of administration time.

Learning & development

HR departments are making use of personalised individual learning and development programs for their staff, which are powered by AI algorithms. Rather than providing a standardised program, the AI analyses which content and training need to be relayed to the employee to maximise their educational experience.

Often, this is based on the new employee’s job role, existing knowledge levels, skill sets and development plan. At the same time, the AI draws upon data and analytics from the business to factor in which skills the employee needs to develop to:

  • Positively impact the company’s bottom line
  • Drive business resiliency
  • Future-proof the business (by ensuring it has the right talent and expertise to meet long-term goals).

Tracking flight-risk employees

Some employers use AI to alert them to employees demonstrating behaviours that would suggest they’re unhappy in their job—putting them at risk of leaving the company. This includes tracking the way they express themselves on email and other company communication platforms to detect whether they change their overall tone. It also checks for keystrokes and internet browsing.

Of course, it’s for the employee to decide whether they want to seek out an opportunity elsewhere. However, by being aware that they’re considering other options, the HR department can proactively engage with them, and hopefully, encourage them to stay.

Incident management

AI-powered technology is also evident in the management of ethics and compliance situations. One business offering this technology is TalkToSpot. It allows businesses to identify cases of harassment and discrimination, policy violations, and whistleblowing.

According to the company: ‘Research shows that talking to a human is one of the biggest obstacles to reporting inappropriate behaviour at work.’ By allowing employees to communicate with its chatbot, a complaint is made anonymously—and importantly, the AI automatically triggers the appropriate corrective and disciplinary actions.

This sort of technology helps champion a healthy and inclusive culture; as well as demonstrating a no-tolerance attitude toward any behaviours that work against it.

The employee perspective: Are they ready for the future?

We surveyed 515 Australian millennials to ask how they’d feel about employers using AI within their HR department—a full methodology of the survey is available at the bottom of this page.

We set out to discover where the boundaries lie, from onboarding through to disciplinary actioning.

63% of millennials believe machines could make HR fairer

All humans are prone to bias. Unconscious biases are outside of our control and happen without us realising or intending it to happen. Our brain will trigger a biased response to help us make a quick judgement of a situation or person, and these thoughts are often based on our background, environment and personal experiences.

This was given as one of the key drivers behind the belief that AI could make HR fairer, according to 63% of Capterra’s survey respondents. One respondent said:

‘Artificial intelligence is impersonal. It does not judge on race, gender, or culture. It purely bases its judgments looking at skill whereas people can be unintentionally influenced.’

 

Respondents also made points about the potential for conscious bias in humans too. One millennial suggested that ‘human emotions sometimes get in the way of processes.’ Another said they believe AI ‘eliminates the possibility of favouritism and the involvement of personal preference’

On the other hand, 57% of respondents said they believe there is still an opportunity for bias to occur within AI. Of this number, 39% said the potential for bias depends on the situation.

Bias in AI in HR

Unfortunately, machines are only as good as the programmers that train them. It’s possible for AIs to learn biases due to engineers unwittingly introducing their hidden biases into the training data they use. In this respect, there are real concerns that AI could make issues of human and societal bias in HR worse. Mckinsey summarises this well:

‘AI can help reduce bias, but it can also bake in and scale bias.’

 

For this reason, experts advise companies to apply innovative training techniques and involve human judgement to ensure AI-supported decision making is fair.

Millennials value the people in HR but feel comfortable with some AI involvement

Recruitment

78% of millennials believe AI could help tackle bias in recruitment. 65% of respondents said they think AI could make HR fairer in the hiring process in general. However, the majority want a hybrid of AI and human recruiters to be used in the industry.

Within the hiring process;

  • 61% of millennials would be happy with an AI screening their CV, as long as a human review it too.
  • 40% of millennials aged 30 years old or more said they wouldn’t want an AI looking at their social history, compared to 32% of people under 30.
  • 27% of millennials said they’d be okay with an AI asking them basic interview questions.
  • 49% would be comfortable with an AI asking them more complex questions, as long as a human also makes a judgement.
  • 37% were interested in their skills being tested via an AI-powered game.
Read more on Capterra’s research into the millennials perspective of AI in recruitment.

The verdict: Millennials prefer a combination of humans and AI in the recruitment process

The use of AI within the recruitment industry relies partly on Australia’s readiness for it. Millennials are already showing indications of interest—and in some areas, such as tackling unconscious bias, they’ve demonstrated enthusiasm. But on that topic, employers must also consider ways that an AI-powered program could work against diversity efforts.

Technology that uses a video link to carry out personality type testing, for example, often relies on measurements such as eye movement, choice of words and tone of voice. However, it doesn’t account for blind candidates, deafness or disabilities such as autism. For this reason (and many more), it’s important that businesses don’t solely rely on AI in recruitment.

Onboarding

62% of millennials were happy with the use of AI in their new employee onboarding for a new job. However, of this number, almost half (47%) would prefer for a human HR professional to be involved as well.

AI-powered employee onboarding the millennial opinion

In terms of gender, women would prefer that this HR task was left to human professionals. A third (33%) would not like an AI involved at all (compared to 24% of men.)

Automating employee onboarding men vs women

The verdict: Millennials value people in onboarding, especially women

Automating the onboarding process has many benefits for HR professionals—a big benefit being that it saves a huge amount of time spent on highly administrative and repetitive tasks. An AI can also combine company data with the new employee profile to produce a personalised process much quicker than a human could.

At the same time, employees value human connection when joining a new company. For this reason, it’s important that new hires have a human point of contact during the process. This doesn’t have to be the HR professional, however. A buddy-system, where employers partner a new employee with an existing employee is a good alternative. However, it may be that an AI assigns a suitable buddy for every new hire.

Employee record management

A third of millennials said they’d feel uncomfortable with an AI handling their employee records. However, 65% were comfortable with it (with a quarter of the 65% saying they are happy for humans to step away from this activity completely.)

Importantly, there is a difference of opinion between ages. 45% of millennials aged 30 years old and older said they’re happy with AI handling their employee records. This is compared to 50% of millennials under 30 years old.  A third of over-30s would prefer humans to manage their records without any kind of AI assistance.

Age breakdown millennial opinion on employee record management AI-powered

A divide between genders is also apparent in the survey results. Almost a quarter (24%) of women are indifferent, compared to 18% of men. Half (50%) of men would be okay with artificial intelligence being the sole manager of their records.

Men vs women millennial opinions on AI driven employee record management

The verdict: The majority of millennials don’t mind an AI handling their employee records

Most millennials are open to AI operating this HR task, and a fifth are indifferent. This points to a clear automation opportunity for businesses. However, they should also bear in mind that around a third (32%) of respondents expressed feelings of uncomfortableness around this concept. With the task involving personal information, it’s worth employers asking staff to authorise and agree to the use of artificial intelligence here.

Career development

55% of the millennial respondents said they’d feel comfortable with an AI providing them with educational assistance to help them in their career. However, a quarter (25%) would prefer humans and 19% are indifferent.

Men were most certain of where they sat on the argument for AI-powered education or human educators. Just 16% said they were indifferent compared to 20% of women.

The verdict: Knowledge gap insights work well with human-led training sessions

Machines can automate a lot of the learning and development process for employees, such as choosing the most relevant programs and identifying what skills an employee needs developing. However, it’s trickier for a machine to teach softer skills, such as relationship building. With that in mind, the survey results present an opportunity for businesses to combine AI with human-to-human training sessions.

Performance analytics

Again, male respondents were more comfortable about the concept of an AI making decisions around promotion and salary increases. A fifth (20%) would be happy for an AI to make the judgement call compared to just 13% of women.

Both genders agreed that an AI application driving performance analysis decisions would only be workable in some situations (43% for men and 41% for women). The older the millennial, the more likely they were to agree with this statement.

Age and gender breakdown of payrise promotion decisions ai

The verdict: Humans should consider the context behind AI-driven performance analysis for employees

The discrepancies between genders and ages suggest a potential confidence gap exists amongst Australian millennials. If utilising artificial intelligence to make these kinds of decisions, businesses should ensure they’re transparent about the framework they’re using to make judgements.

Compensation and benefits

More than half (51%) of respondents said an AI could be effective at conducting analysis into the compensation and benefits that other companies are offering their employees. The aim of this exercise is to then create attractive and competitive employee compensation and benefits packages of their own. This opinion was unanimous across genders and age groups.

21% of employees were indifferent to who handles this task, while 29% would prefer humans to take ownership.

The verdict: AI can help pull relevant information, but humans understand company culture most

Using artificial intelligence to present important data around benefits to human HR professionals could be hugely beneficial to employers in the future. Combining this information with human knowledge about their company culture, businesses can pull together hard-to-rival packages for their workforce.

Disciplinaries

We asked respondents how they’d feel if an AI was involved in their employer’s disciplinary process (such as flagging if a person was frequently late.) Surprisingly, 65% said they were comfortable with it, with a quarter of these respondents saying they’d prefer humans not to be involved at all.

Importantly, however, 28% of millennials would prefer a human HR professional to handle disciplinary tasks without the assistance of AI.

The verdict: Machines can help identify problems, but humans should address them

The results indicate there is still a place for human agents when it comes to disciplinary practices. While machines can help to flag issues that need attention, a human-to-human meeting is likely to be more effective when it comes to taking action.

The final verdict: AI won’t replace humans in HR

With the HR tech solutions market coming in at around $148 billion according to global research by PWC, its role in the department will continue to increase. But what does this mean for HR professionals?

The reality of HR technology adoption increasing is that the role of HR professionals will change. It’s likely that uniquely human skills will grow in importance as a consequence. According to World Economic Forum predictions,  75 million current jobs will be displaced as the role of AI increases in human resources. However, in the same vein, the forum forecast that 133 million new jobs will be created by 2022.

Skills in both emotional intelligence and technical intelligence, like technology design and programming, will be important while analytical skills and the ability to operationalise change will be less important.

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*Survey methodology

To understand the opinions of millennials in Australia with regards to artificial intelligence in HR, we conducted an online survey between 3rd March – 8th March. 

We surveyed people living in Australia from the generational group (aged between 24 to 39 in 2020) who work full-time, part-time, or are actively job-seeking. To mitigate the potential for bias, we screened out survey participants that worked within HR and recruitment. This left us with our final number of respondents for the survey: 516.

Home office en pymes implica retos en comunicación y ciberseguridad pero también beneficios significativos

Home Office y ciberseguridad en pymes mexicanas

El coronavirus empuja a las pymes a cambiar su forma de funcionar

La situación creada por COVID-19 obligó a muchas pequeñas y medianas empresas a funcionar de manera remota. Procesos y canales de comunicación se tuvieron que adaptar al home office, lo cual significó un cambio sustancial en la manera trabajar y la implementación de nuevas herramientas digitales. Esto implica nuevos retos pero también conlleva beneficios.

En Capterra* lanzamos una encuesta para conocer la situación de las pymes y su forma de operar bajo esta nueva normalidad. ¿Estaban las empresas preparadas para operar a distancia? ¿Qué dificultades y beneficios presenta? ¿Están las compañías preparadas en ciberseguridad para esta manera de trabajar? ¿Los empleados quieren seguir haciendo trabajando en remoto?

Adaptar el negocio y adquirir nuevo software

El confinamiento causó que oficinas, locales, agencias y demás tipo de negocios tuvieran que transformarse para seguir funcionando. El 71% de las pymes adaptó su servicio o producto a un formato virtual o lo está planeando hacer. Un porcentaje muy alto que indica que las empresas no estaban preparadas para operar de esta manera ni total ni parcialmente. Por lo tanto es un cambio significativo en mentalidad y organización.

Pymes adaptaron su producto o servicio a un formato virtual

Esta adaptación también supone utilizar nuevas herramientas para trabajar, ya sean para el funcionamiento interno de la empresa o de cara al cliente. Nuestro estudio señala que el 61% de las pymes tuvo que comprar/instalar nuevo software para hacer home office o está planeando hacerlo.

Compra de software debido al home office

Las nuevas herramientas digitales a las que se han tenido que acostumbrar los trabajadores son principalmente productos que facilitan la comunicación y la organización, por ejemplo:

Software en la nube despega en uso

La diferencia entre un software local y un software basado en la nube es que el primero se encuentra instalado únicamente en la computadora o laptop y sólo se puede acceder desde ese dispositivo en específico, y el segundo está en internet, por lo tanto se puede acceder desde cualquier dispositivo con conexión a la red, por ejemplo gmail o facebook.

Por este motivo, el software basado en la nube es más importante que nunca, la facilidad de acceso desde cualquier dispositivo y desde cualquier lugar con conexión a internet hace que sea la opción lógica para que los trabajadores puedan trabajar en remoto ya sea con su computadora personal o con una de la empresa.

La encuesta confirma esta tendencia, ya que un 68% de los participantes usa software en la nube ya sea de manera parcial o total. Mientras que el uso de software instalado localmente únicamente llega al 54%.

La nube es fundamental para hacer home office

La cultura de ciberseguridad es muy baja

En cuestión de ciberseguridad, los resultados no son positivos. Faltan buenos hábitos y cultura de seguridad informática. La educación en esto es de suma importancia ya que  los empleados que están en su casa no cuentan con infraestructura de seguridad que podría tener su oficina y por lo tanto están expuestos a mayores riesgos.

Por ejemplo, el software anti-virus y de redes, el cual está especializado en reconocer software malicioso y ayuda a proteger los datos, solo lo tiene instalado un 43% de los empleados de pymes. Este programa es básico para la seguridad y ni siquiera la mitad lo usa. Un mal hábito que facilita la entrada de malware y ransomware a la computadora y servidores, lo cual le puede costar mucho dinero y reputación a las empresas

Otro ejemplo que también aporta mucha ciberseguridad, es un VPN. Este tipo de software protege la comunicación entre una computadora y el servidor de la empresa, encripta los datos mientras recorren el internet público, una tecnología muy eficaz en tiempos de trabajo a distancia. En este caso únicamente un 30% de los encuestados lo tiene instalado.

Otro mal hábito es cómo se administran las contraseñas, por ejemplo, tener una única contraseña para varias cuentas y/o que sean fáciles de descifrar ya que son sencillas debido a que se memorizan únicamente. 

Hoy en día una herramienta muy útil para crear, guardar y gestionarlas es el software de administración de contraseñas ya que permite tener múltiples credenciales con distintas claves pero se gestionan únicamente con un master password (uno bien diseñado, muy difícil de descifrar). Esta eficaz herramienta sólo la usa un 39% de los empleados, casi el mismo porcentaje que usa su memoria (31%) para recordar el acceso a sus diversas cuentas.

Las pymes deben invertir más en herramientas y formación de los trabajadores en este tipo de tecnología con el fin de reducir al máximo el riesgo de ataques de cibercriminales.

Home office, una modalidad nueva con retos pero también beneficios

El trabajo en remoto es una nueva forma de trabajar que conlleva hacer cambios en la vida y espacio personal, como reacomodar la casa, crear nuevos horarios, aprender a concentrarse en otro entorno, entre otros. Un porcentaje de empleados de pymes ya estaba acostumbrado a esto pero la mayoría no.

Trabajadores no estaban acostumbrados a trabajar desde casa

Para el 56% es una novedad completamente trabajar en remoto, el coronavirus supuso un fuerte giro a su manera de funcionar. Mientras que para un 19% es conocido porque lo hacían de vez en cuando. Aun así, cambiar de un día para otro a este formato es difícil, los retos que implica son varios. No sólo para para estos dos segmentos sino también para los que están acostumbrados a el trabajo en remoto (25%) porque ellos ahora deben operar con compañeros o clientes que son nuevos en esto, por lo tanto los procesos y la comunicación es distinta también.

Retos del trabajo a distancia

La comunicación es el principal reto, ya sea con compañeros de trabajo, con clientes, o la complejidad de gestionar la cantidad de mensajes que llegan por diferentes canales.

Este es un problema global, la sociedad se debe acostumbrar a la nueva realidad, ya que aunque la pandemia termine, el distanciamiento social seguirá por un tiempo y los hábitos de trabajo ya habrán cambiado lo suficiente como para que muchos procesos se queden a nivel remoto. Por esto, aprender a relacionarse a distancia es clave para que los negocios fluyan sin contratiempos de malinterpretaciones que pueden causar pérdida de tiempo, dinero y contactos.

Debido a estos desafíos, las herramientas de comunicación y colaboración están en auge, mientras que el software de administración de proyectos o gestión de relaciones con los clientes (CRM) se convierten en indispensables para que las pymes puedan seguir funcionando de manera correcta.

A pesar de haber tenido que adoptar nuevo software y herramientas de una forma rápida, nuestra encuesta indica que para la mayoría de los empleados ha sido fácil muy fácil aprender a usarlas.

Fue fácil para empleados aprender a usar las nuevas herramientas digitales

Al 85% de las pymes le gusta hacer home office

Al 85% de los encuestados le gusta (44%) o le gusta mucho (41%) hacer home office. Un porcentaje alto para un formato de trabajo que es novedoso en México. 

¿Cuáles son los motivos principales de esto?

Beneficios de home office

Es lógico que la comodidad de estar en casa y no de tener que usar el coche o subirse al metro o camión para ir al trabajo sea una de las razones principales. El tráfico de las metrópolis mexicanas puede hacer que una persona pierda varias horas al día sólo con ir y regresar de la oficina, demasiado tiempo perdido al año por este motivo. De hecho, trabajar desde casa significa ganar tiempo de vida personal.

La flexibilidad de ajustar el horario conforme a la responsabilidades permite realizar labores domésticas y cuidar a los niños y mascotas. Otro punto a favor para la vida personal.

También se percibe que se gana experiencia y conocimiento tecnológico, esto seguramente es debido a que los trabajadores ahora no cuentan con un técnico que les ayude o les haga las cosas completamente. Ahora ellos tienen que configurar conexiones, instalar programas ver tutoriales por su cuenta, incluso aunque un técnico les ayude forma remota, ya el hecho de que ellos lo operen manualmente es ganar experiencia.

México con mentalidad digital y con la confianza de funcionar a home office

La mayoría de los encuestados (64%) cree que las empresas pueden funcionar al máximo con personal trabajando tiempo completo desde casa. De igual forma, les gustaría continuar con este formato de trabajo cuando se regrese a nueva realidad, aunque sea sólo algunos días.

Pymes quieren seguir haciendo home office cuando se regrese a la normalidad

Home office obligatorio sienta precedente para el futuro inmediato de los nuevos modelos de negocios

La forma de hacer negocios se está transformado rápidamente en México: 

  • Muchas compañías tuvieron que cambiar parte o todo su producto/servicio a un formato virtual invirtiendo en nuevo software especializado para trabajar a distancia. 
  • La adopción de esta tecnología ha sido rápida y positiva, los trabajadores no han encontrado dificultades en utilizar las nuevas herramientas.
  • El reto principal al que se están enfrentando es la comunicación, interna y externa, y la diversidad de canales en la que ahora se produce. 
  • Las herramientas de colaboración, organización interna, comunicación con los clientes y de planeación y gestión de proyectos son claves en este contexto.
  • Las pymes reprueban en cultura y protocolos de ciberseguridad. Programas, actualmente básicos, como un anti-virus, un administrador de contraseñas o un VPN, son usados muy poco, debajo del 50%. Esto puede resultar en una brecha de seguridad seria y, en el peor de los casos, arruinar a la empresa.
  • A los trabajadores les gusta trabajar desde su casa, le encuentran muchos beneficios y quisieran continuar haciéndolo después de que pasé la pandemia. 
  • La mayoría cree que el negocio puede rendir al máximo con personal haciendo home office a tiempo completo. Hay un espíritu pro-digital y de trabajo en remoto.

El coronavirus ha acelerado la digitalización en México, la nube ha ganado terreno, los empleados han ganado conocimiento en tecnología, y están dispuestos a seguir operando así. El futuro de los negocios en México será distinto cuando este hecho histórico termine.

¿Buscas herramientas para trabajar en remoto? Consulta nuestro catálogo.

*Metodología de la encuesta: para recopilar los datos de este informe hemos llevado a cabo una encuesta online en abril del 2020. Las respuestas provienen de una muestra del mercado mexicano. El cuestionario se envió a 1240 personas, entre las que se seleccionaron 508 para participar. Los participantes cualificados están empleados (a jornada completa o parcial) en pequeñas y medianas empresas (pymes), trabajan en diferentes sectores de la industria, y durante la realización de la encuesta estaban haciendo home office debido a la emergencia sanitaria. 

Helft bedrijven houdt het niet langer dan 6 maanden vol – Hoe online ondernemen bedrijven kan redden

online ondernemen

Dit jaar zijn er 1.727 bedrijven failliet gegaan (CBS). Na drie en een halve maand crisis ligt het aantal faillisementen bijna 3% hoger dan in dezelfde periode vorig jaar. Als de crisis nog drie maanden langer voortduurt, zou het aantal faillisementen wel eens drastisch kunnen toenemen. 20% van de bedrijfsleiders die Capterra in de laatste week van mei interviewde zegt namelijk dat ze het niet langer dan 3 maanden meer vol kunnen houden. 

online ondernemen

Om te onderzoeken wat de impact van de crisis op ondernemingen is, heeft Capterra in de laatste week van mei een onderzoek gehouden onder 317 bedrijfsleiders en 93 medewerkers van kleine tot middelgrote bedrijven tot 250 medewerkers (eenmanszaken uitgesloten). We vroegen de managers o.a.:

  • hoe lang hun bedrijf het vol kan houden onder de huidige omstandigheden; 
  • welke veranderingen ze in hun bedrijfsmodel hebben aangebracht; 
  • of medewerkers andere functies hebben gekregen vanwege de crisis.

Aan dit onderzoek deden bedrijven mee uit verschillende branches. De volledige methodologie staat onderaan het artikel. 

Helft bedrijven denkt niet dat ze het langer dan 6 maanden kunnen volhouden

Bedrijven zijn heel hard getroffen door de crisis. Het gemiddelde omzetverlies over de maanden maart tot juli ligt rond de 70% (rond de 45 miljard euro) blijkt uit cijfers van het UWV en ABN AMRO. Vooral de horeca, detailhandel, industrie en transport leden de grootste verliezen. Met de versoepeling van de coronamaatregelen in juni neemt de bedrijfsactiviteit weer iets toe, maar een groei van de consumptie lijkt nog onzeker. Het CBS meldt dat Nederlandse huishoudens negatief zijn over de toekomstige werkgelegenheid en hun financiële toekomst wat de consumptie de komende maanden kan blijven drukken. 

Hoe lang denken bedrijven dat ze het onder de huidige omstandigheden kunnen volhouden zonder overheidssteun? De meeste bedrijfsleiders zien de toekomst somber tegemoet. In de laatste week van mei 2020 verwacht de helft (53%) van de ondervraagde mkb-bedrijven dat ze het niet langer dan 6 maanden vol kunnen houden. 20% van die groep verwacht zelfs in minder dan 3 maanden te moeten sluiten als de omzet niet snel weer begint te stijgen.  

De andere helft (47%) is positiever gestemd en verwacht dat ze in de huidige economische situatie langer dan 6 maanden (23%) of zelfs langer dan een jaar (24%) kunnen blijven voortbestaan. Dit zijn vooral middelgrote bedrijven met 11 tot 250 medewerkers.

Hoe kleiner het bedrijf hoe groter het risico op faillissement

De continuïteit van microbedrijven met 2 tot 10 werknemers dreigt vooral in het gedrang te komen. Op de korte termijn zijn kleine bedrijven het kwetsbaarst, blijkt uit de cijfers van het onderzoek. Iets minder dan de helft vreest voor hun voortbestaan in de komende 3 maanden als de overheid geen steun blijft bieden en de crisis aanhoudt. Ons land telt meer dan 1,1 miljoen microbedrijven (1-10 medewerkers), het is de snelst groeiende bedrijfsklasse in de afgelopen 10 jaar. Als 6% van deze bedrijven de continuïteit niet kan handhaven in de komende maand kan dat het faillissement van tienduizenden microbedrijven betekenen. De verlenging van de NOW-regeling (NOW 2.0) zal deze bedrijven hopelijk verlichting bieden en met het aantrekken van de economie zullen deze cijfers wellicht volgende maand anders zijn. Het CBS meldde een lichte verbetering van de overlevingskansen in de maand mei ten opzichte van april, maar de impact van de crisis op microbedrijven blijft nog steeds zeer verontrustend. 

voortbestaan bedrijven per bedrijfsgrootte

Kleine en middelgrote bedrijven hebben waarschijnlijk een grotere financiële buffer en kunnen het daardoor langer uithouden. Bijna de helft van deze bedrijven denkt dat ze het meer dan 6 maanden vol zullen houden en een kwart zelfs meer dan een jaar. 

Als we met een loep naar de IT-sector kijken (totaal 43 zakelijke beslissers) valt op dat meer dan de helft het langer dan 6 maanden kan volhouden (een kwart meer dan een jaar). In de handel ligt de gemiddelde verwachting tussen de 6 en 12 maanden. De transport en logistiek kan het gemiddeld nog 3 tot 6 maanden aan. 

voortbestaan bedrijven per sector

De beste strategie om de crisis te overleven is inzetten op online ondernemen

Ondernemers zitten ondanks de verslechterde economische situatie niet bij de pakken neer en zoeken naar manieren om hun bedrijven draaiende te houden. 

Uit ons onderzoek blijkt dat veel bedrijven, als gevolg van de COVID-19 crisis, hun bedrijfsmodel hebben veranderd door het aanbieden van een afhaalsysteem (13%), levering (26%), het aanpassen van producten of diensten (36%) of het aanbieden van digitale producten of diensten (35%).

Deze cijfers vertegenwoordigen de situatie van veel kleine bedrijven die door de crisis hun deuren moesten sluiten zoals restaurants en winkels, maar ook andere, minder voor de hand liggende instellingen (zoals dokterspraktijken en onderwijsinstellingen) die gedwongen werden hun manier van werken te veranderen.

Bijna driekwart van de ondervraagde organisaties heeft aanpassingen in hun producten- of dienstenaanbod overwogen of doorgevoerd. Meer dan een derde keek daarbij naar digitale oplossingen om hun traditionele aanbod aan te vullen.

aanpassingen in aanbos door crisis

Om deze veranderingen mogelijk te maken moesten medewerkers andere taken op zich nemen dan normaal. 45% van de medewerkers heeft tijdelijk andere functies moeten vervullen binnen hun organisatie. 13% heeft zelfs permanent een andere functie gekregen. 

nieuwe rollen door crisis

Online ondernemen is meer dan een webshop openen

Bij het aanpassen van producten en diensten zochten bedrijven vooral naar vormen van digitaal ondernemen. De manieren waarop bedrijven digitaal zaken kunnen doen kan vele vormen aannemen. Het kan variëren van het omzetten van een fysieke winkel in een webshop tot het aanbieden van aanvullende digitale diensten gebaseerd op Internet of Things. 

Onderstaande afbeelding beschrijft goed welke digital zakelijke modellen er mogelijk zijn op basis van een artikel van Gartner (volledig document alleen beschikbaar voor klanten).

modellen voor online odnernemen

De veranderingen van nu zijn niet tijdelijk maar blijvend

Veel bedrijven waren vóór de crisis al bezig om nieuwe digitale zakelijke modellen te ontwikkelen. Dit proces, waarover veel bedrijven misschien nog wel jaren hadden gedaan, heeft door Covid-19 in een sneltreinvaart plaatsgevonden en wordt hoogstwaarschijnlijk niet meer teruggedraaid. 

Klanten en medewerkers zullen gewend raken aan de nieuwe digitale modellen en processen en zullen verwachten dat deze ook na de crisis beschikbaar blijven. 

Hetzelfde geldt voor de technologie die is aangeschaft om werken vanuit huis mogelijk te maken. Ook dit is een verandering die moeilijk terug te draaien is. Als medewerkers eenmaal gewend zijn om online te chatten via Slack of te videovergaderen via Zoom of Webex, dan zullen zij deze digitale middelen blijven inzetten na de crisis. Bedrijven kunnen deze software-implementaties moeilijk terugdraaien zonder dat het overkomt als een stap achteruit. 

Investeren in digitale bedrijfsmodellen is een strategie met toekomstperspectief

Natuurlijk is het moeilijk om drastische veranderingen door te voeren tijdens een periode van crisis. In zo’n situatie wordt eerder gezocht naar korte termijn oplossingen en kostenbesparing. Het opzetten van nieuwe digitale zakelijke modellen is echter een van de beste dingen die bedrijven nu kunnen doen om te overleven en bovendien concurrerend te blijven in de toekomst. Bedrijfsmodellen gebaseerd op digitale producten, diensten en benaderingen vereisen namelijk meestal minder investering, hebben hogere winstmarges en een snellere omzetsnelheid waardoor ze ook op de lange termijn rendabel zijn.   

De voordelen van digitale bedrijfsmodellen

  • Digitale modellen vereisen over het algemeen minder investering en hebben daardoor ook hogere winstmarges. Denk bijvoorbeeld aan het verschil in kosten tussen een fysieke winkel en een webshop. Of denk aan het ontwikkelen van een online opleiding. De kosten van de ontwikkeling van software liggen veel lager dan die van een fysieke werkomgeving.
  • Digitale modellen hebben vaak een grotere afzetmarkt. Een digitaal product of dienst bereikt meer potentiële klanten omdat het mondiaal kan worden afgezet. Een website heeft geen grenzen. De data van een IoT-toepassing zijn niet alleen voor jouw bedrijf bruikbaar, maar kunnen ook aan derden worden doorverkocht
  • Digitale modellen bieden hoge kwaliteit. Denk aan een platformbusiness (Peerby, 3D Hubs, Airbnb) een model dat volledig op de klant is gericht en waar de wensen van de klant de uitvoering en vormgeving bepalen. Of denk aan een digitaal verdienmodel waarbij gefactureerd wordt op basis van gebruik of het resultaat van een dienst. De aanbieder zal er dan voor zorgen dat zijn product of dienst van de hoogste kwaliteit is om de levensduur en prestaties te optimaliseren en de meeste inkomsten te garanderen. 
  • Digitale modellen hebben vaak een hoge omzetsnelheid. Een abonnementsmodel of pay-per-use model is niet gebaseerd op één enkele transactie maar op terugkerende inkomsten. Het opzetten van een abonnementsmodel geeft bedrijven de zekerheid van maandelijkse terugkerende inkomsten in plaats van een enkele aankoop.
  • Digitale bedrijfsmodellen zijn makkelijk schaalbaar. Als de software eenmaal geïmplementeerd is, dan is uitbreiding van het aantal klanten/orders eenvoudig te beheren omdat alles geautomatiseerd kan.

Inzetten op digitale zakelijke modellen is dus een slimme strategische zet tijdens de crisis. Niet alleen om op de korte termijn te overleven, maar ook om verder op door te bouwen en concurrerend te blijven in de toekomst. Deze crisis heeft veel bedrijven verplicht om na te denken over innovatieve manieren om online te ondernemen waardoor hun kansen op voortbestaan zowel op de korte als lange termijn verbeteren.

En nu? Bekijk het overzicht van IoT-software of B2B e-commerce platforms om de juiste tool te vinden.

Onderzoeksmethodolgie:

Aan dit onderzoek deden 410 respondenten mee: 317 zakelijke beslissers waaronder managers, senior managers, executive managers en eigenaren en 93 medewerkers van het mkb. Alle deelnemers komen uit bedrijven met 2 tot 250 medewerkers. Het onderzoek werd in de laatste week van mei 2020 gehouden in de vorm van een online enquête met een panel van een ISO 20252 gecertificeerd onderzoeksbureau. 

72 % des PME estiment que leur modèle actuel ne sera pas viable plus de 6 mois

conduite du changement

conduite du changement entreprise

La pandémie de COVID-19 a provoqué des changements organisationnels et financiers pour une majorité d’entreprises à travers le monde. Actuellement, 72 % des répondants de notre enquête* estiment que le modèle actuel de leur entreprise ne pourra permettre de maintenir à flot leur organisation que 6 mois tout au plus.

À l’heure où la question du retour au bureau se pose pour de nombreuses entreprises, il convient de réfléchir à un modèle réaliste et fiable sur le long terme, où la question de l’imprévu n’a jamais autant pesé. Il semble que la crise ait montré que le présentiel n’était plus aussi essentiel dans certains secteurs, où la majorité du travail peut s’effectuer par la voie numérique.

Désormais au creux de la vague de la pandémie, c’est sur le long terme que les entreprises doivent se projeter et revoir leur modèle.

Quelles ont été les mesures prises en réponse à la situation ? Quels sont les changements de stratégie(s) qui ont dû être opérés pour garantir la continuité ? Quels sont ceux qui auraient pu être effectués ? Pour répondre à ces questions, Capterra a interrogé 335 managers de PME françaises, entre le 15 et 19 mai 2020. Vous trouverez la méthodologie détaillée en fin d’article.

conduite de changement

6 mois : durée estimée par les PME de la solidité de leur modèle actuel

Outre les mesures de santé et de sécurité (66 %) imposées par la situation exceptionnelle, des politiques de télétravail (61 %) et d’utilisation d’appareils personnels (31 %) ont dû être implémentées en urgence.

Ces bonnes pratiques concernant le travail à distance peuvent inclure des recommandations concernant les horaires et la présence en ligne, la mise en place d’un logiciel de suivi du temps pour éviter les débordements et respecter l’équilibre vie professionnelle/vie privée, la tenue de réunions par web conférence ou encore la formation à la cybersécurité.

Aux côtés de ces mesures qui transforment les comportements et habitudes dans le cadre professionnel, nous avons pu observer dans le premier volet de notre enquête que 85 % jugent l’adoption de logiciels essentielle à la survie de leur entreprise.

Qu’en est-il de la survie sur le long terme ?

Celle-ci s’avère plutôt pessimiste : seules 15 % des PME répondent être préparées pour continuer sur leur modèle actuel au-delà d’une année. Malgré les mesures engrangées, l’équilibre des PME sur la durée reste précaire. C’est ainsi qu’une large majorité de PME s’attend à devoir consolider ou repenser en profondeur leurs modes de fonctionnement. 6 mois est un délai très court dans la vie d’une entreprise.

Les tendances d’investissement précédemment évoquées montrent que la crise a poussé à l’adoption de logiciels : 42 % des répondants ont décidé d’investir en raison de celle-ci.

Comment prévoir et repenser son modèle lorsque les lignes bougent continuellement ?

Tandis que le débat autour du retour au bureau fait rage, une transformation numérique de fond ne devrait plus être ignorée. En parallèle, la mise en place d’un plan de continuité se révèle plus que jamais nécessaire.

Seules 50 % de PME disposaient d’un plan de continuité avant la crise

La création d’un tel plan permet d’anticiper les conséquences fâcheuses de divers cas de figure et de poursuivre son activité en “mode dégradé”, par exemple, pour limiter les pertes et accélérer la reprise. 

Avec les risques de seconde vague ou d’une cyberattaque, par exemple, la gestion de crise est une mesure incontournable au sein d’une organisation. 

Les logiciels de plan de continuité d’activité sont des outils qui aident à la survie d’une entreprise en cas de crise. Ils servent à concevoir et mettre en place un tel plan, et à l’activer au moment opportun. Ils peuvent, par exemple, à garantir l’intégrité des données et les rendre disponibles en cas de piratage. Pour prendre une image simple, un plan de continuité d’activité est comme un générateur en cas de panne d’électricité.

Voici quelques exemples de fonctionnalités d’un tel logiciel :

  • Identification et notification de menaces
  • Préservation de l’intégrité des données
  • Sauvegardes en continu ou planifiées
  • Cryptage

Dans d’autres secteurs, il s’agira peut-être de pertes matérielles ou financières. Chaque entreprise doit déterminer les points clés de son activité, identifier les risques potentiels et prévoir une solution pour chacun de ses risques. Le logiciel de PCA permettra de compiler toutes ces informations, qui peuvent s’avérer volumineuses, et de les rendre facilement accessibles et actualisables. Si une “seconde vague” ou une cyberattaque (rappelons que les crises sont propices à ces attaques) devaient survenir, une entreprise disposant d’un plan de continuité aura davantage de chances de se retourner.

Pour parfaire cette mesure, un plan de communication (nous en donnions un exemple en regard de la crise de COVID-19 dans cet article) et la formation des collaborateurs permettra à l’ensemble de l’entreprise d’être réactif et de savoir quelles actions entreprendre.

Les priorités des PME tiennent dans la rétention des clients, celle des employés et la productivité

Le confinement a bouleversé tous nos comportements : non seulement nos habitudes sociales, mais également celles de consommation et de dépenses. Le séisme causé à fait bouger les lignes stratégiques et les priorités des entreprises.

4 aspects sont ressortis des priorités à court termes pour les PME interrogées et outre les recommandations sanitaires imposées à l’ensemble de la population, 3 aspects en particulier se dégagent de cette enquête.

La rétention de la clientèle

Les pertes ont été pour chaque entreprise proportionnelles à leurs capacités à gérer la crise, à la pertinence du produit ou service proposé dans ce contexte, mais ont été réelles pour la majorité. Mais avant la réduction des coûts, c’est sur la clientèle que les PME se sont focalisées. La fermeture des commerces et l’interdiction de sortir de chez soi (à part pour les biens de première nécessité) ont d’une part freiné les dépenses jugées non urgentes et, d’autre part, renvoyé les consommateurs vers l’achat en ligne.

Suite logique de ces priorités, il a fallu faire preuve de réactivité et de créativité pour limiter la casse et s’adapter.

La conduite du changement est un concept permettant à une entreprise d’aborder et de s’adapter à de nouvelles situations, qu’elles soient provoquées par des événements internes ou externes. L’ADN d’une entreprise peut s’en trouver modifié : à elle de savoir évoluer. L’adaptation a été le nerf de la guerre dans la survie des PME.

Voici quelques exemples que l’on a pu observer au plus fort du confinement : 

  • Populaires dans la vie comme en ligne, les organisateurs d’escape rooms ont adapté leurs énigmes pour qu’elles soient jouées en ligne.
  • Les lieux culturels ont investi dans la diffusion en ligne et la visite virtuelle, tout comme les agences immobilières pour qui les visites de logements en présentiel n’étaient plus possibles.
  • 2020 est aussi l’année de la consécration de la télémédecine pour qui le passage au virtuel est le plus bel exemple de digitalisation.

Le boom de la numérisation du produit ou service, du commerce en ligne et de la livraison à domicile sont autant de métamorphoses dont on peut s’attendre à ce qu’elles s’inscrivent dans la durée.

Conseil : les campagnes de marketing digital ont pris une importance toute particulière. Il est préférable de repenser les campagnes automatisées afin d’éviter tout faux pas ou hors propos et de sonder la clientèle afin de se concentrer sur le produit ou service le plus recherché dans un certain contexte.

La rétention des employés

L’aspect humain n’est pas en reste et c’est là une donnée intéressante lorsque l’on sait que de nombreux employés ont pu se retrouver au chômage technique (présence physique requise) ou pour qui les conditions nécessaires au télétravail n’étaient pas réunies (matériel informatique, qualité de la connexion, vie personnelle…). La réassignation temporaire (42 %) ou permanente (17 %) a été une mesure efficace pour ne pas réduire les effectifs et au contraire, se réinventer. Plutôt que de licencier, ces entreprises ont pu assigner des postes ou tâches à des employés se retrouvant sans activité (un recruteur, par exemple, pour qui les embauches auront été gelées). Ces modifications ont pu également permettre de renforcer certains département en difficulté alors que la demande explosait.

La maintenance de la productivité

Les baisses de productivité causées par ce contexte matériel et psychologique exceptionnel a été une autre crainte pour les PME. Contrairement aux idées reçues, il semblerait au contraire que l’on travaille de chez soi aussi bien, si ce n’est mieux, lorsque les conditions sont réunies. Un management à distance adapté et les outils adéquats permettent un environnement de travail sain sans oublier les activités sociales qui participent à maintenir l’engagement des collaborateurs et à la culture d’entreprise.

Adaptation et anticipation, concepts clés de la survie

Dans le contexte actuel, ces adaptations ont permis à de nombreuses entreprises de mettre un pied à l’étrier de la transformation digitale ou d’accélérer cette dernière. Sans forcément renoncer au présentiel, la flexibilité induite par les outils de télétravail, la virtualisation de son offre, la formation des équipes ainsi que la mise en place d’un plan de continuité sont en somme les piliers de la survie des entreprises sur le long terme : celles qui investissent dans ces mesures seront celles qui pourront appréhender l’avenir l’esprit serein.

Vous souhaitez en savoir plus ? Consultez notre catalogue de logiciels de plan de continuité d’activité pour découvrir davantage de produits.

*Méthodologie de l’enquête : pour collecter les données de ce rapport, nous avons mené une enquête en ligne entre le 15 et 19 mai 2020 auprès de 397 employés de PME françaises effectuant du télétravail en raison de la crise de COVID-19. Les 335 répondants aux questions présentées dans ce rapport ont été sélectionnés selon leur rôle dans l’entreprise : ceux-ci sont issus de divers secteurs d’activité et sont tous preneurs de décision (confirmé/manager, manager sénior, membre de la direction ou haute direction).

Studie zum Home-Office: 59 % der Unternehmen weltweit arbeiten wegen COVID-19 remote

Studie zum Home-Office weltweit

Die COVID-19-Pandemie hat die Welt, wie wir sie kennen, von einem Tag auf den anderen auf den Kopf gestellt. Egal ob wir auf dem Kontinent der Kängurus, im Land des Sauerkrauts, der Stadt der Liebe oder der Hauptstadt des Karnevals leben, wir alle sind zuhause und müssen nun in Vollzeit im Home-Office arbeiten und unsere Produkte und Dienstleistungen virtuell anpassen. 

Studie zum Home-Office weltweit

Die Arbeitswelt steht vor zahlreichen Herausforderungen: Jetzt gilt es, schnell den Umgang mit neuen Softwaretools für die Remote-Arbeit zu lernen und sich an neue Formen der Kommunikation mit Teammitgliedern und Management zu gewöhnen. Auch die IT-Sicherheit ist eine große Herausforderung. Viele Hacker nutzen die Krise, um Unternehmen anzugreifen und wertvolle Daten zu stehlen. Personal im Home-Office ist für diese Kriminellen ein leichtes Ziel.

Wir wollten mehr darüber erfahren, wie weltweit während der Pandemie im Home-Office gearbeitet, Software genutzt und IT-Sicherheitspraktiken umgesetzt werden. Daher befragte Capterra in der Studie “Home-Office” 4.600 in Vollzeit remote arbeitende Angestellte aus kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) in Australien, Brasilien, Spanien, Frankreich, Deutschland, Italien, Mexiko, den Niederlanden und dem Vereinigten Königreich (*Methodologie der Studie Home-Office am Ende der Seite).

59 % der Unternehmen weltweit arbeiten aktuell komplett remote 

Arbeiten am eigenen Schreibtisch, mit dem Lieblingsradiosender im Hintergrund, einer heißen Tasse Kaffee und ganz ohne lärmiges Büro: Das sind die aktuellen Arbeitsbedingungen für fast 60 % der Beschäftigten weltweit.

Studie Home Office

Wir fragten, welche Vorteile der Arbeit im Home-Office weltweit als am größten wahrgenommen wurden. Die Top 5 sind:

  • Kein Pendeln
  • Die Möglichkeit, Arbeitszeiten an Verantwortlichkeiten im Privatleben anzupassen
  • Lockerer Dresscode
  • Verbesserte Produktivität
  • Die Möglichkeit, sich um Kinder/Haustiere zu kümmern

Die Zukunft ist remote: 55 % könnten sich eine Zukunft ihres Unternehmens mit permanenter Remote-Arbeit vorstellen

Die Krise treibt die digitale Transformation voran und zeigt Unternehmen, wie wichtig es ist, nicht nur Produkte und Dienstleistungen der aktuellen Situation anzupassen, sondern auch Arbeitsbedingungen und Denkweisen. 

Das Home-Office gehörte vor Corona nur für eine kleine Zahl von Mitarbeitern zur Realität: Nur 11 % der Beschäftigten weltweit arbeiteten vor der Krise auf Vollzeitbasis von zu Hause. Jetzt, wo so viele Menschen von zuhause aus arbeiten, ohne dass das Management Produktivitätseinbrüche bemerkt, dürfte das Home-Office immer stärker die Zukunft prägen.

Studie Home Office

Gartner prognostiziert, dass die Generation Z diesen Trend weiter verstärken wird. Generation Z (geboren zwischen 1995 und 2010) ist die Generation der wahren Digital Natives. Für sie ist digitaler statt persönlicher Kontakt eine Normalität, denn sie sind es schon ihr ganzes Leben lang gewohnt, digital zusammenzuarbeiten. Diese Vorliebe der Generation Z wird dafür sorgen, dass Telearbeit zu einer standardmäßigen Arbeitsweise wird.

Tipps und Empfehlungen, um die Produktivität im Home-Office zu fördern

Mit den folgenden Ratschlägen von Brian Kropp (VP bei Gartner) hilfst du deinen Angestellten, im Home-Office produktiv zu bleiben:

1. Angestellte gut ausrüsten: Stell sicher, dass deine Angestellten über alle nötigen Technologien für ein erfolgreiches Arbeiten verfügen – von der Hardware bis zur richtigen Software für die Zusammenarbeit im Team.

2. Auf Ergebnisse statt Prozesse fokussieren: Konzentriere dich darauf, was Teammitglieder erreichen sollen. Liege klare Ziele fest und behalte diese im Blick anstelle der Prozesse, die zu ihnen hinführen.

3. Mehr Anerkennung schaffen: „In Krisenzeiten steigt der Wunsch der Angestellten, für ihren Beitrag anerkannt zu werden, um etwa 30 %“, sagt Kropp. Diese Anerkennung kann durch öffentliches Lob, Zeichen der Wertschätzung, Möglichkeiten zur Weiterentwicklung und kostengünstige Extras erfolgen.

4. Kommunikation in beide Richtungen: Ein Dialog zwischen Management und Personal ist unverzichtbar. Besonders in Zeiten der Veränderung ist es enorm wichtig, dass Angestellte die Entscheidungen des Unternehmens und deren Auswirkungen verstehen und das Management die Probleme und Bedenken der Angestellten kennt.

5. Vertrauen in die Angestellten: Auch wenn es Führungskräfte zunächst frustrieren kann, die Tätigkeiten ihrer Angestellten nicht mehr ständig zu überblicken, ist Mikromanagement die falsche Antwort. Dadurch werden bereits gestresste Angestellte zusätzlich demotiviert. Hab stattdessen Vertrauen in deine Mitarbeiter*innen.

70 % der Unternehmen weltweit können ihre Produkte online anbieten

Fitnessstudios senden Trainingsvideos, Restaurants bieten Essenslieferungen über selbst erstellte Websites, Makler*innen bieten Hausbesichtigungen per Webcam an und Lehrer*innen verwandeln ihre Wohnzimmer in virtuelle Klassenzimmer.

Studie Home Office

Es ist beeindruckend zu sehen, wie viele Unternehmen weltweit in kürzester Zeit auf die Krise reagiert haben. Der Studie zufolge konnten 70 % der Unternehmen ihr Angebot ganz oder teilweise verändern und virtuell anbieten. Die Digitalisierung deines Produkts oder deiner Dienstleistungen ist ein erster Schritt auf diesem Weg. Wenn du darüber hinaus deine Geschäftsangebote weiter transformieren willst, können dir die folgenden Ratschläge helfen.

Tipps und Empfehlungen, wie neue digitale Einnahmen generiert werden können 

Hung LeHong (VP bei Gartner) nennt 6 zentrale Möglichkeiten zum Generieren neuer digitaler Einnahmen, die im Folgenden beginnend mit der Option aufgelistet werden, für die am wenigsten Veränderung nötig ist.

1. Bestehende digitale Ressourcen vertreiben: Für den Einstieg ist es am einfachsten, digitale Ressourcen zu verkaufen, die du bereits besitzt, beispielsweise Informationen oder Know-how.

2. Produkte oder Dienstleistungen digitalisieren: Passe deine Produkte oder Dienstleistung an die virtuelle Welt an. Biete dein Produkt in digitaler Form an oder vertreibe Dienstleistungen online.

3. Nutzungsabhängige Zahlungsmodelle anbieten: Digitale Produkte werden häufiger genutzt, wenn keine Ressourcen dafür eingesetzt werden müssen, sie selbst zu besitzen oder zu managen.

4. Variiere die Preise abhängig von gemeinsamen Faktoren: Biete flexible Preise abhängig von gemeinsam mit dem Kunden festgelegten Erfolgsfaktoren, wie erfolgreichen Verkäufen oder erreichten Serviceleveln.

5. Nutze ein Plattform-Geschäftsmodell: Über eine Plattform kannst du Produkte oder Dienstleistungen vertreiben, ohne sie selbst besitzen oder verteilen zu müssen. Ein Beispiel für ein solches Geschäftsmodell ist Airbnb.

6. Dringe in neue Branchen vor: Nutze deine Erfahrungen aus einer Branche, um in eine andere vorzustoßen.

60 % der KMU weltweit müssen für die Arbeit im Home-Office in neue Software investieren

Infolge der Krise ändert sich die Art und Weise, wie Technologie in Unternehmen verwendet wird. Für die Remote-Arbeit wird neue Software erworben und die Angestellten lernen schnell, mit ihr umzugehen. Unsere Daten zeigen, dass 60 % der Unternehmen bereits neue Softwaretools für die Arbeit im Home-Office erworben haben oder dies aktuell planen.

Der Umfrage zufolge konnten 64 % der Angestellten weltweit den Umgang mit der neuen Software leicht oder sehr leicht erlernen. 

Studie Home Office

Auch die Softwareinfrastruktur hat sich geändert. Unternehmen investieren zunehmend in Cloud-Technologien: 39 % der Unternehmen weltweit nutzen für die Remote-Arbeit ausschließlich Cloud-Produkte. 

Studie Home Office

Die nachstehende Grafik zeigt auf, welche Tools weltweit aktuell am häufigsten für die Remote-Arbeit verwendet werden.

Software fürs Home-Office

Ein wichtiger Hinweis: Die meisten eingeführten Softwareprodukte dienen der

Bei der Anschaffung neuer Tools ist es sehr wichtig, auch in die IT-Sicherheit zu investieren. Ansonsten erhöht sich das Risiko von Cyberangriffen (siehe Tipps zum Schaffen einer sicheren Arbeitsumgebung unten).

Kommunikationsprobleme mit Kollegen und Einsamkeit gehören zu den größten Herausforderungen im Home-Office

Auch wenn viele Angestellte das Arbeiten von zuhause genießen, bringt es auch Schwierigkeiten mit sich. Erst wenn diese angegangen werden, ist eine erfolgreiche und produktive Remote-Arbeit möglich.

Herausforderungen im Home-Office

Die meisten Unternehmen unterstützen ihre Angestellten während dieser Krise und stellen ihnen Software für die Kommunikation und Richtlinien in den richtigen Bereichen bereit. Unserer Homeoffice-Studie zufolge bieten 37 % der Unternehmen Richtlinien zu Kommunikation und Team-Meetings. Doch das reicht nicht aus. Trotz allem haben Angestellte weltweit immer noch Probleme mit der Kommunikation mit Teammitgliedern.

Tipps und Empfehlungen, wie die Kommunikation im Home-Office verbessert werden kann

Diese fünf Empfehlungen können helfen, die Teamkommunikation zu verbessern: 

1. Meetings zum Austausch von Neuigkeiten planen: Plane tägliche Stand-up-Meetings (oder wöchentliche Meetings mit kleineren Teams), damit alle Teammitglieder einander informieren und den Überblick über Aufgaben, Fortschritte, Änderungen usw. behalten können.

2. Raum für Smalltalk bieten: Verwende vor oder nach offiziellen Meetings Videokonferenzsoftware, um einen Raum zu schaffen, in dem Menschen über Themen sprechen können, die nicht mit der Arbeit zu tun haben. Spreche mit Mitarbeitern über Dinge, an denen sie persönlich interessiert sind.

3. Brainstorming-Sitzungen planen: Plane feste Zeiten ein (zweiwöchentlich oder monatlich), zu denen die Teams Prozesse verbessern und neue Ideen entwickeln. Zeiten der Veränderung bieten besonders viel Raum und Bedarf für innovative Ideen. 

4. Das richtige Tool wählen: Bestehe nicht auf einem endlosen E-Mail-Austausch oder dem Chat im Messaging-Tool, wenn dadurch Zeit verlorengeht. Manchmal löst ein kurzer Anruf das Problem am schnellsten.

5. Den Spaß nicht vergessen: Organisiere virtuelle Teambuilding Aktivitäten, wie virtuelle Feierabenddrinks, Pub Quiz, Filmabende oder virtuelle Escape-Rooms. 

Infografik zur Studie Home-Office

Nur 36 % der Angestellten nutzen starke Passwörter

Zu den wichtigsten Aspekten der Remote-Arbeit gehört das Schaffen einer sicheren Arbeitsumgebung. Die folgenden fünf Schritte helfen, die IT-Sicherheit im Unternehmen zu stärken. 

40 % der Angestellten weltweit nutzen nur ihre persönlichen Geräte für die Arbeit im Home-Office. 

1. Es wird dringend empfohlen, nicht dieselben Geräte bei der Arbeit und privat zu verwenden, da sonst das Angriffsrisiko steigt und Kriminelle leichter wertvolle Daten stehlen können.

Nur 39 % aller Angestellten haben Antivirus-Software installiert.            29 % nutzen Firewalls.

2. Investiere in Sicherheitssoftware wie Antivirus-Software und Firewalls. Diese beiden Dinge sollten in jedem Unternehmen unbedingt Standard sein. Zusätzlich kannst du überlegen, in Netzwerk-Monitoring und Endpoint Protection zu investieren.

Tipp: Sicherheitssoftware muss auf allen privaten Geräten (Laptops, Tablets, Smartphones) installiert werden, mit denen auf Unternehmensdaten zugegriffen wird. 

32 % wurden Opfer eines Phishing-Angriffs, davon 49 % während der Remote-Arbeit.                                                                                                             Nur 22 % nutzen global E-Mail-Sicherheitssoftware.

3. E-Mails sind einer der wichtigsten, aber leider auch unsichersten Kommunikationswege in Unternehmen. E-Mail-Sicherheitssoftware hilft, das Risiko von Phishing-Angriffen zu reduzieren. Die Software identifiziert bösartige E-Mails und sortiert sie aus. 

Tipp: Unternehmen sollten ein Phishing-Test durchführen. Damit können Sie herausfinden, wie anfällig ihre Angestellten für Phishing per E-Mail sind. 

Weniger als ein Drittel der Unternehmen nutzt ein VPN. 

4. Implementiere während der Remote-Arbeit ein VPN, besonders, wenn sensible Geschäftsdaten übertragen werden. VPNs ermöglichen eine verschlüsselte Internetverbindung, sodass Dritte die Netzwerkaktivitäten nicht einsehen können.

Nur 36 % der Angestellten weltweit nutzen starke Passwörter mit zufälligen Buchstaben, Zahlen und Symbolen.                                               29 % nutzen einen Passwortmanager. 

5. Gutes Passwortmanagement ist unerlässlich, um Cyberangriffe zu verhindern. Unternehmen sollten die aktuelle Zeit nutzen, um ihren Angestellten die Wichtigkeit starker Passwörter bewusst zu machen. Ein Passwortmanager ist die sicherste und bequemste Lösung und ermöglicht es, Passwörter unkompliziert mit Teammitgliedern zu teilen. 

Tipp: Beim Kauf eines Passwortmanagers solltest du auf einen mit zweistufiger Authentifizierung achten. Die zweistufige Authentifizierung ist üblicherweise nicht automatisch aktiviert, also vergiss nicht, sie einzurichten, bevor du die Software mit deinem Team verwendest. 

Die nachstehende Grafik zeigt auf, wie Angestellte im Home-Office ihre Passwörter verwalten:

Infografik zur IT Sicherheit im Home-Office

Mit Blick nach vorne 

Wir befinden uns in einer Zeit der Unsicherheit. Es gibt jedoch einige Erkenntnisse, die nicht nur während einer Krise relevant sind, sondern auch dann, wenn sich die Lage zu beruhigen beginnt. 

Das haben wir gelernt:

  • Unternehmen stellen sich schnell darauf ein, von zu Hause zu arbeiten und Produkte virtuell anzubieten.
  • Unternehmen führen neue Software ein.
  • Mitarbeiter mögen die Möglichkeit, remote zu arbeiten.

Wir haben jedoch auch gelernt, dass Unternehmen sich verbessern müssen in den Bereichen:

  • Kommunikation mit Mitarbeitern,
  • Der Verwendung von Sicherheitssoftware und
  • Passwort-Richtlinien.

Im Home-Office Angestellte sind glücklicher, wenn ihr Unternehmen ihnen mehr Vertrauen entgegenbringt. Dieses Vertrauen könnte die Form einer lockeren Kleiderordnung oder flexibler Arbeitszeiten annehmen. Der entscheidende Punkt ist, dass Vertrauen kein Mikromanagement zulässt. Unternehmen haben Erfolg damit gehabt, ihr Angebot virtuell anzupassen und auf neue Software umzustellen. Habe also keine Angst davor, Prozesse und Werkzeuge zu ändern, wenn sie nicht funktionieren.

Willst du mehr erfahren? Dann wirf einen Blick auf unser Home-Office Software Verzeichnis, um weitere Produkte zu entdecken.

* Methodik der Studie Home-Office

 Die Daten für die Studie “Home-Office” wurden vom 4. bis 14. April 2020 bei einer Online-Umfrage unter 4.600 Angestellten kleiner oder mittelgroßer Unternehmen erhoben, die infolge der COVID-19-Pandemie remote arbeiten. Die Teilnehmenden sind in den unterschiedlichsten Unternehmensbereichen tätig und verfügen über unterschiedliche Berufserfahrung. Befragte Teilnehmer kommen aus Australien, Brasilien, Spanien, Frankreich, Deutschland, Italien, Mexiko, den Niederlanden und dem Vereinigten Königreich.

Hinweis: Bei der Grafik zu den größten Herausforderungen bei der Remote-Arbeit standen mehrere Antwortoptionen zur Verfügung, sodass die Gesamtsumme der Prozentwerte 100 % übersteigt.