Enjeux du big data : les tendances qui vont freiner ou accélérer votre carrière en 2019

enjeux big data

“Tout robot aura droit à son jour de gloire et celui-ci s’avérera être le dernier jour de votre carrière.”

“J’ai participé à l’invasion des robots. Tout ce que j’y ai gagné, c’est une clé USB et une lettre de renvoi.”

“Conseil IA du jour : emparez-vous des postes occupés par des humains.”

Vous commencez à voir apparaître des publications de ce genre dans votre fil d’actualité ? Rien d’étonnant : certains adorent faire planer l’ombre d’une révolte des machines en avertissant des dangers de l’automatisation et en dramatisant les enjeux du big data.

enjeux big data

Pas de panique. Respirez profondément.

Ne vous inquiétez pas. Peu importe que les robots prennent nos emplois. Ce ne sont quand même pas des algorithmes incompréhensibles qui vont nous empêcher de dormir, pas vrai ? Le mieux est de ne pas s’en faire, et pas seulement parce que nous sommes résignés face au développement de l’intelligence artificielle.

Pour être honnête, ce ne sont pas les machines qui devraient nous préoccuper le plus, mais une entité bien plus déstabilisante et plus proche de nous que l’automatisation.

Si l’humanité telle que nous la connaissons est en déclin, c’est en partie à cause du big data et de l’analytique. Cela vous surprend ?

Et pourtant, c’est la vérité : la tendance big data justifie que vous commenciez à éplucher les petites annonces à la recherche d’un nouvel emploi. Quelle entreprise aurait besoin de vous alors qu’elle détient de fabuleuses données ?

Si vous tenez à votre poste, voici quatre tendances du big data à garder à l’œil en 2019.

Les entreprises commenceront à se fier aux données plutôt qu’à leur instinct

De plus en plus d’entreprises essaient de baser leur stratégie et leur fonctionnement sur les données. Elles sont désormais nombreuses à préférer s’appuyer sur des informations précises et vérifiables pour prendre des décisions plutôt que de se fier à leur intuition ou à leurs affinités. Ces informations apportent de la cohérence et de la légitimité aux décisions, tout en offrant de beaux résultats face à la concurrence.

La majorité des entreprises sont guidées par une vision unique, celle d’une personne ou d’une équipe de décisionnaires aguerris. Mais, à l’heure où des ordinateurs peuvent quantifier et calculer tout ce qui a trait aux affaires, les leaders ne savent plus vraiment comment définir leur valeur ajoutée. Que vous reste-t-il à proposer si votre intuition n’a plus d’intérêt pour votre entreprise ?

Les compétences exigées de la part des data scientists seront moins pointues

Aujourd’hui, l’analytique en self-service et les outils de business intelligence font fureur. Simples d’utilisation pour tout un chacun, avec ou sans connaissances techniques préalables, ils permettent de réaliser des tâches autrefois réservées aux data scientists.

D’après Gartner (étude en anglais, accessible aux clients Gartner), les “citizen data scientists” ou “Citizen X” devraient se développer cinq fois plus rapidement que les spécialistes traditionnels de l’analytique d’ici 2020.

2020 sera une grande année pour les Citizen X : plus de 40 % des tâches associées à la science des données seront automatisées avant cette date, ce qui engendrera une croissance de la productivité et une extension de l’activité des spécialistes citizen data. Et avant la fin de l’année 2019, les utilisateurs de logiciels de BI produiront plus d’analyses que les spécialistes de l’analytique (communiqué en anglais, accessible aux clients Gartner).

Les experts des données devront disputer progressivement leur place aux Citizen X. Se convertiront-ils en instructeurs pour les nouvelles recrues afin de contribuer au succès de l’analyse des données ou chercheront-ils refuge dans d’autres domaines, secteurs et fonctions à mesure que les entreprises trouveront leur compte avec les Citizen X ?

Les Citizen X et les travailleurs familiers des enjeux du big data, bien formés dans le domaine et capables d’exploiter des données pour atteindre des objectifs commerciaux, pousseront vers la sortie ceux qui n’ont aucune connaissance en analytique.

Vos entretiens d’embauche seront évalués par un jury virtuel

Comme si les entretiens d’embauche n’étaient pas déjà suffisamment stressants, vous devrez faire face au verdict silencieux des données. Les processus de recrutement incorporent déjà de plus en plus l’analytique. À l’avenir, les travailleurs devront se préparer à affronter les épreuves habituelles des processus de recrutement, mais aussi à faire face aux défis posés par leur profil de données.

Regroupées, analysées et comparées dans un processus de tri élaboré, les données constitueront un argument convaincant dans le choix d’un candidat plutôt que d’un autre. Mais le big data représente aussi une possibilité de raffiner le processus de recrutement.

Tom O’Neill, directeur technique et cofondateur de Periscope Data, décrit la manière dont le big data a influencé le processus de recrutement au sein de son entreprise :

“Nous savons quelles sources ont le plus d’intérêt. Nous savons quand le filtrage téléphonique ne fonctionne pas, c’est-à-dire quand il rejette ou accepte trop de candidatures inadéquates, et nous savons comment résoudre le problème. Nous procédons à une révision hebdomadaire des données. C’est un processus itératif et très pragmatique”, précise O’Neill.

Pour Tom O’Neill et Periscope Data, la priorité consiste à utiliser les analyses pour optimiser le recrutement et pour offrir la meilleure expérience possible aux candidats :

“Nous voulons que l’expérience de recrutement soit agréable pour les candidats que nous rencontrons. Je pense donc que nous optimisons autant que faire se peut l’évaluation des postulants et le reste de la procédure pour pouvoir garantir une bonne expérience à chacun.”

Les cadres n’y échapperont pas

Vous pensiez ne devoir vous préoccuper que de l’automatisation ? Détrompez-vous. Vous pensiez être à l’abri parce que vous faites un travail principalement intellectuel ? Pensez-y à deux fois. Le big data et l’analytique pour tous vont entraîner l’obsolescence de certaines professions.

Ressources humaines : nous avons déjà vu comment le big data transformera les processus de recrutement du point de vue des candidats. Par extension, il influencera aussi les compétences exigées des spécialistes des RH. Les professionnels du secteur devront maîtriser l’analyse de données et la prise de décision fondée sur les données.

 Médecine : certains aspects de la pratique de la médecine peuvent désormais être automatisés grâce au machine learning et au big data. Par exemple, Watson, l’intelligence artificielle d’IBM, est déjà capable de diagnostiquer aussi bien voire mieux qu’un humain un cancer sur la base de données tirées d’analyses IRM. Combien de temps devrons-nous encore attendre avant de faire appel au docteur Big Data pour notre prochain examen ?

Finances et assurances : en matière d’impôts et de taxations, le big data s’est déjà fait une belle place des deux côtés de la barrière. Actuellement, les contribuables peuvent remplir leurs déclarations d’impôt en ligne et les administrations s’appuient sur le machine learning pour repérer et examiner des fraudes éventuelles. Les courtiers en assurances devraient également disparaître. Pourquoi faire appel à eux alors que le big data permet de déterminer en un instant la meilleure couverture du marché ?

Rédaction et journalisme : ce billet est peut-être le dernier écrit par un être humain car le big data ne devrait pas tarder à remplacer les rédacteurs, ou du moins les épauler. Des outils d’analyse narrative basés sur le machine learning et le big data pourraient agencer des 0 et des 1 pour produire des textes convenables et des articles de presse convaincants. Les sujets les plus courants comme la finance et les sports seront les premières cibles, mais il ne faudra probablement pas longtemps avant que les autres domaines ne soient aussi conquis.

Conseils : anticipez les enjeux du big data

  • Acquérez des compétences analytiques avant qu’elles ne soient indispensables : préparez-vous à vous familiariser encore plus avec les tableaux de bord et les rapports analytiques, car la maîtrise des données sera une compétence attendue à l’avenir (l’équivalent des compétences informatiques actuelles).
  • Trouvez votre créneau : améliorez vos compétences et votre expérience analytiques en utilisant les données. Intégrez une vision orientée sur les données dans la stratégie de votre département ou développez des politiques de maintenance de la qualité et de la conformité des données.
  • Redéfinissez la valeur singulière de l’humain : lorsque le big data se sera imposé dans tous les postes possibles, orientez-vous vers les domaines à haute valeur ajoutée qui nécessitent un peu d’humanité ou inventez carrément une nouvelle profession.

Pour aller plus loin

Management des talents : les tendances qui seront de plus en plus utiles dans les années à venir

les tendances en management des talents

les tendances en management des talents

Comme dans tous les domaines, de nouvelles tendances apparaissent régulièrement en management. Certaines influencent considérablement l’évolution du marché en matière de gestion des talents en entreprise. Ce sont surtout les domaines de l’informatique et des nouvelles technologies qui forgent le monde de demain et certaines entreprises sont d’ailleurs déjà pionnières en la matière. À moyen terme, quelques-unes de ces pratiques sont pressenties pour avoir un impact durable sur la manière dont sont gérés les talents, de même que sur les exigences imposées dans le domaine. Nous vous présentons dans cet article trois des tendances majeures actuelles.

La people analytics

Les entreprises font de plus en plus souvent appel à des opportunités technologiques pour évaluer leurs compétences en matière de management des talents. C’est une démarche cruciale, parce qu’elle permet de s’appuyer sur des données probantes, plutôt que de simplement faire confiance à son intuition pour prendre une décision. L’approche de la people analytics est utilisée pour mesurer, comprendre et interpréter des données pertinentes, avant de prendre les mesures qui s’imposent. Ses domaines d’application en matière de management des talents sont pratiquement illimités. On l’utilise autant pour évaluer clairement tous les canaux et sources de recrutement que pour calculer la probabilité de mettre fin à un emploi ou mesurer le rendement.

La plupart des solutions de people analytics n’en sont cependant qu’à leurs balbutiements et sont loin d’être utilisées dans toutes les entreprises. Les employeurs qui abordent très tôt la question des people analytics disposeront d’un avantage indéniable sur leurs concurrents dans la bataille pour trouver les meilleurs talents, du moins dans les années à venir.

Profitez dès aujourd’hui des opportunités qu’offre la people analytics. Quelques fournisseurs proposent déjà une introduction simple au sujet.

L’intelligence artificielle

La deuxième tendance axée sur les données que l’on observe dans la gestion des talents en entreprise est l’intelligence artificielle (IA). C’est un sujet de plus en plus présent dans les médias, qu’il s’agisse d’IBM avec Watson, de Google avec ses nombreuses IA telles qu’AlphaGo ou encore l’intelligence artificielle d’Amazon. En somme, les solutions qui se basent sur l’intelligence artificielle sont de plus en plus recherchées. Mais en quoi consiste exactement cette dernière ?

L’intelligence artificielle est le terme générique utilisé pour désigner les applications dans lesquelles les machines fournissent des services semblables à ceux des humains. Elle comprend l’apprentissage automatique (“machine learning”), le traitement automatique du langage naturel (TALN) et l’apprentissage profond (“deep learning”). L’idée de base est d’utiliser des machines pour reproduire les fonctions importantes du cerveau humain : apprentissage, jugement et résolution de problèmes (source : SAP.com).

Les domaines d’application de l’intelligence artificielle étant pratiquement illimités, ce n’était qu’une question de temps avant que les premières solutions fassent leur apparition sur le marché. Par certains aspects, l’intelligence artificielle est très intéressante pour la gestion des talents en entreprise, mais ces solutions ne seront lancées sur le marché que dans plusieurs années.

Intéressez-vous à l’intelligence artificielle et aux outils disponibles. Attention toutefois à ne pas tomber dans le piège des fournisseurs qui prétendent disposer d’une solution IA.

L’importance du CRM

L’idée d’adapter des méthodes et des théories provenant du marketing, de la vente ou des logiciels de CRM au management des talents n’est pas nouvelle. L’étape suivante consiste logiquement à utiliser les outils appropriés. Salesforce, entre autres, propose notamment un portefeuille de ses solutions pouvant améliorer durablement cette responsabilité. Qu’il s’agisse de candidats potentiels, de candidats réels ou de collaborateurs, un bon logiciel CRM vous permet de jouer sur du contenu différencié auprès des divers groupes cibles et de communiquer avec eux de manière automatique (partiellement ou entièrement).

Entretenez-vous avec vos collègues du marketing ou du CRM et invitez-les à vous expliquer quels outils ils utilisent pour leurs clients. Vous en déduirez certainement les outils qui pourraient servir dans votre domaine.

Il est important de saisir une tendance au bon moment. En optant pour une solution d’analyse bien profilée, il est possible d’optimiser de manière significative la majorité des canaux de recrutement et d’ainsi accroître son efficacité.

Néanmoins, en ne suivant pas la bonne tendance, il se peut que vous gaspilliez des ressources précieuses. Et si vous ne saisissez pas la balle au bond, vous perdrez du terrain.

Au cours des deux ou trois prochaines années, les tendances mentionnées ci-dessus vous donneront un net avantage sur vos concurrents.

Prélèvement à la source : quels effets pour les PME ? Enquête 2019

Prélèvement à la source quels effets pour les PME

Prélèvement à la source quels effets pour les PME

Depuis la mise en application du prélèvement à la source en janvier 2019 dans l’ensemble des entreprises, de nombreux processus ont changé en termes de gestion des salaires et de gestion de la trésorerie. Si les grands groupes n’ont pas eu de mal à s’adapter grâce aux nombreuses ressources dont ils disposent, les PME auront perçu différemment cette nouveauté. Comment ces dernières ont-elles été affectées par la loi sur le prélèvement à la source ? Nous avons demandé à des employés de PME ce qu’ils en pensaient. Retour sur les résultats.

Qu’est-ce que le prélèvement à la source ?

Le prélèvement à la source, ou PAS, vise à adapter le recouvrement de l’impôt à la situation réelle du contribuable. Dans la pratique, les règles de calcul restent inchangées et vous ne subissez plus le décalage d’un an entre la perception des revenus et le prélèvement de l’impôt.

Du dirigeant d’entreprise au salarié, tout le monde est concerné et cette nouvelle mesure a surtout entraîné des changements sur la fiche de paie et le net perçu. Vous avez effectivement pu constater qu’un taux d’imposition est appliqué sur votre salaire suivant une grille d’imposition et que l’impôt est directement retenu sur votre paie par l’employeur.

Il s’agit donc d’une simplification du prélèvement de l’impôt où votre PME devient collectrice de l’impôt pour l’administration fiscale.

Une mesure globalement plébiscitée

Près de 59 % des interrogés approuvent la mise en place du prélèvement à la source quand seuls 12,8 % la désapprouvent.

enquête opinion sur le prélèvement à la source

Même si plus d’un quart des participants ont un avis neutre quant à ce changement, on constate qu’il n’y a pas de profond rejet de cette mesure depuis son application. D’autant plus que l’État a mis en place des solutions afin que vous puissiez être accompagné dans vos démarches. Par ailleurs, il est intéressant de noter que les répondants à notre étude qui travaillent dans des entreprises de plus grande taille (plus de 250 employés) sont en réalité moins ouverts à ce changement que les employés de PME : près de 22 % d’entre eux ne sont pas d’accord et à peine plus de 53 % approuvent la mesure.

Comment le prélèvement à la source est-il perçu dans les PME ?

La simplification du bulletin de paie a été conjointement mise en place avec le prélèvement à la source en janvier 2019. Cette mesure visant à rendre plus lisible le bulletin de paie a eu pour effet l’ajout, le regroupement et la suppression de certains intitulés.

Parmi les PME interrogées lors de notre enquête, il ressort que 48 % d’entre elles considèrent que la simplification du bulletin de paie a eu un impact positif, et 45 % un impact neutre. Cette nouvelle présentation de la fiche de paie n’a donc majoritairement pas eu d’impact négatif pour les PME puisque seuls moins de 8 % des interrogés estiment que cela a affecté négativement leur entreprise.

enquete le bulletin de paie simplifié

Mais la mise en application du prélèvement à la source en 2019, c’est aussi et surtout la modification de la périodicité du paiement des charges sociales. Qu’en pensent les employés de PME ? Qu’est-ce qui a changé ? Pour 63 % des interrogés, cela n’a eu aucun impact particulier sur l’entreprise. Plus de 25 % vont même jusqu’à dire que cette nouvelle réglementation a eu un impact positif sur leur entreprise, et seuls 11 % signalent qu’elle a eu un impact négatif. On appréhende facilement ces chiffres puisque le paiement des charges sociales est un processus déjà bien maîtrisé par les PME. Toutefois, les PME semblent plus adeptes du changement que les entreprises plus grandes : de façon surprenante, dans les entreprises de plus de 250 employés, alors même que le processus devrait être encore plus intégré, l’opinion est moins enthousiaste avec 17 % des interrogés qui trouvent que cette mesure a eu un impact négatif.

enquête comment la périodicité des paiements affecte une entreprise

De manière plus générale, nous avons également voulu connaître les difficultés rencontrées par les entreprises en termes de gestion des salaires. Lorsque l’on demande aux PME quelles sont les plus grandes difficultés rencontrées dans ce domaine, la mise en conformité avec les nouvelles lois est la plus évoquée (33 % des avis exprimés). Cependant, bien que sa mise en place ne soit pas toujours évidente, les PME considèrent le prélèvement à la source comme une mesure positive. Ensuite, vient le problème de gestion du temps (25 % des interrogés), puis les problèmes de planning et d’échéances (17 %). Ces différents points peuvent être facilement solutionnés à l’aide de logiciels de ressources humaines. Les PME ont donc tout intérêt à investir dans de tels outils.

enquete les grandes difficultés gestion des salaires

Comment être conforme avec le prélèvement à la source ?

La mise en œuvre du prélèvement à la source nécessite l’application d’un taux calculé à partir d’une assiette de calcul et d’une grille d’imposition qui correspond au salaire net imposable.

Cette assiette est déjà calculée par les logiciels de paie. Ainsi, pour être en conformité avec cette nouvelle réglementation, votre logiciel de paie doit respecter les obligations du PAS.

L’ensemble des acteurs et éditeurs de solutions présents sur le marché ont tous mis à jour leur logiciel afin que ce dernier permette de gérer efficacement la retenue sur salaire par l’employeur.

Afin d’avoir une gestion des salaires simplifiée et de mettre votre PME en conformité, vous pourrez utiliser, par exemple, Payfit ou encore Sage Payroll. Ces deux solutions s’adapteront parfaitement aux besoins de votre PME et vous aideront à gérer le temps et les présences de manière optimale tout en respectant les échéances en termes de salaires.

PME et prélèvement à la source : une adaptation facilitée

Le prélèvement à la source a exigé des PME qu’elles adaptent leur système de gestion des salaires. Si cette réforme semble plutôt bien accueillie et que la simplification du bulletin de paie ne semble pas avoir particulièrement affecté les PME, certaines difficultés ont été relevées.

Des solutions existent pour vous aider à gérer efficacement les salaires de vos collaborateurs et appliquer la retenue de l’impôt à la source. Vous pourrez ainsi gagner du temps et être en phase avec le prélèvement à la source en 2019.



* Méthodologie de l’enquête : pour collecter les données de ce rapport, nous avons mené une enquête en ligne entre novembre 2018 et janvier 2019. Les réponses proviennent d’un échantillon du marché cible français. Le sondage a été envoyé à
1695 personnes, parmi lesquelles 394 se sont qualifiées au moyen de questions de sélection. Les participants qualifiés occupent tous un emploi (à temps plein, à temps partiel ou sont à leur compte). Capterra a également sélectionné un sous-groupe de 187 personnes travaillant dans des PME (1 à 250 employés). Elles sont issues de divers secteurs d’activité.

Bureau agile : plus de flexibilité pour plus de productivité

Bureau agile : plus de flexibilité pour plus de productivité

Bureau agile : plus de flexibilité pour plus de productivité

La satisfaction générale des travailleurs est étroitement liée à l’efficacité de la gestion des espaces de travail. Selon Gartner, les employés satisfaits de leur bureau sont 16 % plus productifs, 18 % plus enclins à conserver leur poste et 30 % plus intéressés par leur entreprise que par ses concurrentes (rapport en anglais accessible aux clients).

Les PME doivent donc repenser leur utilisation des espaces de travail pour concevoir des “bureaux agiles” favorisant la productivité et la rétention des talents.

Employés satisfait de leur espace de travail agile

Bureau agile et flux de travail actuels

Les flux de travail agiles se sont imposés dans le monde de l’entreprise. La segmentation des projets, les itérations et la priorité donnée à la flexibilité et à la collaboration boostent la productivité et l’innovation.

Les entreprises doivent faire en sorte que leurs bureaux s’accordent à leurs flux de travail agiles en mettant à la disposition de leurs collaborateurs des espaces flexibles, segmentés, adaptés à différents types de tâches et favorables à la collaboration.

Les bureaux agiles sont des environnements bien connectés adaptés à différents types d’activités et styles de travail. Ils sont composés de plusieurs zones bien distinctes et donnent la priorité à l’expérience employé. Il faut donc repenser les espaces traditionnels pour que chacun puisse travailler dans son bureau idéal.

Aujourd’hui, les employés sont habitués aux espaces de travail partagé (coworking) et ne s’imaginent plus vivre dans des bâtiments qui ne leur garantissent pas une connexion Wi-Fi au moins dans les zones communes. Les bureaux suivent la tendance. Les environnements de travail sont de moins en moins encombrés et proposent de plus en plus d’aménagements permettant aux travailleurs de circuler librement.

Les bureaux agiles doivent être configurés de sorte à associer harmonieusement espaces collaboratifs et individuels, publics et privés. En général, ils incluent donc des postes de travail individuels, des bureaux collaboratifs, des zones communes et des zones de silence. Les employés choisissent l’espace qui correspond le mieux au projet qui les occupe à un temps donné.

Depuis plusieurs années, de nombreuses entreprises se sont lancées à corps perdu dans l’open space et les sommes investies dans ce modèle les empêchent d’adopter une nouvelle approche de la gestion des espaces de travail.

Heureusement, il suffit souvent d’apporter quelques modifications à un espace ouvert pour créer un bureau agile. Le passage à cette nouvelle configuration exige un peu de créativité pour repenser un usage plus efficace des espaces, mais il permet la création d’un bureau aux multiples facettes qui devrait plaire à tous les collaborateurs.

Chacun son style

Chaque employé a une personnalité et un style de travail propres. Pour simplifier les choses, nous avons défini trois grandes catégories de travailleurs. Dans cet article, nous explorerons comment ces différents profils répondent aux espaces de travail agiles.

Employés dans un bureau agile

Espaces dans bureaux agiles et profiles associés

Quatre idées pour créer un bureau agile

1. Hot desking : premier arrivé, premier installé

La plupart des entreprises en croissance se retrouvent rapidement à court de bureaux. Pourtant, de nombreux postes restent libres lorsque les employés sont en vacances, en déplacement ou en journée de travail à distance. Pour créer un bureau agile, oubliez les places attribuées et passez à un agencement hot desking, qui permet aux travailleurs de s’installer chaque jour à un endroit différent.

Lors de son arrivée, chacun trouve un poste libre avant de se mettre au travail, un peu comme dans un espace de coworking. Ce type d’approche permet notamment d’encourager les contacts avec des collègues différents et de réduire les espaces de travail nécessaires. Comme la plupart des configurations de bureau agile, le hot desking ne fonctionne bien que si les employés peuvent disposer d’ordinateurs portables, d’applications cloud et d’une connexion Wi-Fi ultrarapide.

2. Zones communes, salles de réflexion et zones de silence

L’utilisation optimale d’espaces inutilisés peut contribuer à compenser les défauts habituels des bureaux conventionnels. Un bureau agile doit inclure des zones communes, des salles de réflexion et des zones de silence.

Zones communes

La plupart des entreprises mettent à la disposition de leurs collaborateurs une salle de pause ou une cuisine, mais elles leur proposent rarement une zone commune dans laquelle ils peuvent se détendre et s’installer avec leur ordinateur portable. Ce type d’espace peut être aménagé dans un coin équipé de quelques poufs bien confortables ou encore le long d’un mur contre lequel vous disposez des canapés ou une table haute et quelques tabourets. Le mobilier modulaire est idéal. Les zones communes encouragent les rencontres et rassemblent les employés.

Zones de silence

Les zones de silence permettent aux employés facilement distraits de s’installer à l’écart pendant quelques heures. Il peut s’agir d’espaces entièrement fermés (cabines, par exemple) ou de zones cloisonnées qui rappellent les boxes. Ce type de bureau, parfois décrié, peut être idéal pour s’isoler dans un open space un peu trop bruyant. Ces petites enclaves favorisent la concentration.

Salles de réflexion (huddle rooms)

Les salles de réflexion sont de petites salles de réunion ou des espaces de rencontre adaptés à deux à quatre employés. Parfois équipées d’outils de visioconférence, elles sont idéales pour les brainstormings improvisés ou les réunions de bilan ponctuelles. Au contraire des grandes salles de conférences qu’il faut réserver parfois des mois à l’avance, les salles de réflexion sont des espaces informels qui ne sont habituellement pas gérés dans un calendrier de réservations.

Zones communes des bureaux de Software Advice á Austin
L’une des nombreuses zones communes des bureaux de Software Advice à Austin (Texas)

3. Adieu l’artificiel, place à la lumière naturelle

La lumière du jour a un effet bénéfique sur la santé et permet d’équilibrer le rythme biologique du corps humain. L’absence de lumière naturelle sur le lieu de travail peut avoir des effets néfastes : changement d’humeur, problèmes de concentration, maux de tête, voire même risque accru de cancers. Or, la norme NF EN 12-464-1 d’éclairage sur les lieux de travail ne mentionne presque pas cette source de lumière et, malheureusement, dans les lieux de travail classiques, les bénéfices de la lumière naturelle sont généralement réservés aux cadres supérieurs.

Mais pas dans un bureau agile. Dans ce type d’agencement, les zones communes sont placées près des fenêtres dans la mesure du possible pour que chaque travailleur puisse profiter d’une bonne lumière et d’une vue sur l’extérieur. Les employés ont naturellement tendance à s’installer dans ces espaces, ce qui encourage les rencontres et les collaborations improvisées. L’utilisation de couleurs vives sur les murs et de séparateurs en verre (à la place des murs ou des cloisons opaques) permet de diffuser la lumière naturelle dans tout le bureau.

4. Le travail à distance, atout du bureau agile

La semaine de travail classique et ses journées de 8 heures en horaire fixe ont laissé la place à un modèle horaire centré sur les résultats qui permet aux employés d’adapter leur travail à leur vie. De plus en plus d’entreprises s’intéressent moins aux heures de présence tant que les résultats sont là.

Les possibilités de travail à distance séduisent les employés pour la liberté et la flexibilité qu’il représente. Le travail à distance convainc aussi de plus en plus les employeurs, car il est synonyme de réduction des coûts. Selon Gartner, l’augmentation du nombre de travailleurs à distance devrait permettre aux entreprises d’employer 40 % de personnes supplémentaires dans les mêmes espaces d’ici 2021 (rapport en anglais accessible aux clients).

Les horaires flexibles et les options de travail à distance permettront en effet de libérer des postes et d’utiliser plus efficacement l’espace disponible.

Prenons l’exemple d’un bureau accueillant 50 employés répartis en deux équipes :

  • 4 jours | 10 heures par jour | 1 jour de travail à distance
  • 5 jours | 8 heures par jour | 2 jours de travail à distance

Un bureau appliquant le modèle du hot desking devrait accueillir 30 et non 50 employés chaque jour, ce qui réduirait de 40 % les postes de travail nécessaires. Cela permettrait de libérer de l’espace pour aménager des zones communes.

Espaces alternatifs, normes et technologie

Pour que le travail à distance et l’aménagement d’espaces agiles aient une chance de réussir, il faut que l’entreprise dispose des bons outils technologiques, notamment des ordinateurs portables équipés de connexions VPN et Wi-Fi sécurisées. L’établissement de normes d’accès aux données et d’utilisation des appareils est aussi indispensable.

L’adoption de logiciels cloud est également cruciale. Que les collaborateurs travaillent depuis un bureau, un café ou une plage à l’autre bout du monde, tous les membres de l’équipe doivent pouvoir accéder aux données de l’entreprise, partager leurs idées et collaborer au sein d’un même environnement numérique.

Les outils de gestion de projets permettent de simplifier les communications, le suivi des activités et la gestion du temps. Samepage, par exemple, inclut des fonctionnalités bien utiles : listes de tâches, cocréation de documents en temps réel, chat vidéo en groupe, planification, etc. Le tout dans une seule application.

Logiciel de gestion de projets Samepage
Samepage, logiciel de gestion de projets (source)

Les horaires flexibles et les possibilités de travail à distance libèrent l’espace et permettent aux entreprises d’en faire meilleur usage. Avec des ordinateurs portables équipés de logiciels cloud, les employés peuvent travailler depuis n’importe quel endroit.

Et ensuite ?

Le passage à un bureau agile doit être mûrement réfléchi. Les membres des générations Y et Z sont déjà mobiles. Ils auront nettement moins de mal à s’adapter à un bureau agile que les membres de la génération X et les baby-boomers, plus habitués aux espaces de travail traditionnels.

Vous avez plus de chances de convaincre tous vos employés si vous leur démontrez clairement les avantages que représente un nouveau type de configuration. L’introduction de mesures appréciées comme le travail à distance peut compenser d’autres approches plus radicales comme le hot desking.

N’hésitez pas à demander l’avis de vos collaborateurs et à envisager des solutions variées. Certains employés peu enthousiastes à l’idée de perdre leur espace de travail privé pourraient par exemple apprécier l’installation de casiers dans les zones communes pour ranger leurs effets personnels.

Les nouvelles approches de l’agencement des bureaux remettent en question notre vision du travail. Les hiérarchies disparaissent progressivement puisque les responsables travaillent à présent côte à côte avec leurs collaborateurs directs. Désormais, les espaces de travail alternatifs permettent aux employés de s’installer chaque jour à un nouveau poste et de profiter constamment des avantages d’un bureau agréable plutôt que de passer leur vie à se battre pour obtenir le bureau le plus confortable ou le plus prestigieux de l’entreprise.

infographie les bureaux agiles


Attention : l’information contenue dans cet article provient de sources considérées comme fiables. Les applications présentées illustrent certaines fonctionnalités dans un contexte précis. Leur sélection n’indique en aucun cas une marque d’adhésion ou une recommandation.

L’open space est mort, vive les espaces de travail alternatifs

L'open space est mort vive les espaces de travail alternatifs

Pendant plus d’un demi-siècle, le concept de l’open space a été vendu comme la panacée de l’aménagement des lieux de travail, LA solution favorisant la collaboration, la productivité et la rétention des meilleurs talents.

Pratiquement toutes les entreprises, des start-up aux sociétés d’envergure, y ont cru. Aujourd’hui, 20% des français travaillent dans des bureaux agencés selon les préceptes du “plateau ouvert”, mais travailler en open space peut s’avérer être un cauchemar pour les salariés.
En effet, des études scientifiques indiquent que les effets de ce type de disposition sont bien différents de ceux escomptés :

  • Des professeurs de l’université d’Harvard ont découvert que les interactions personnelles sont réduites de 73% dans les open spaces.
  • L’université d’Exeter a démontré que la productivité chute de 15 % dans les bureaux ouverts.
  • Bospar PR a révélé que 76 % des travailleurs détestent l’agencement open office pour diverses raisons dont le bruit et le manque d’intimité.

Pour renverser la tendance, les PME doivent proposer à leurs collaborateurs des espaces de travail qui leur apportent une expérience employé exceptionnelle. Les open spaces n’ont pas répondu aux attentes, mais un retour aux énormes surfaces cloisonnées (successions de boxes étriqués) ou l’installation de bureaux privés hors de prix n’a aucun sens.

Quelles sont donc les solutions envisageables ?

L'open space est mort vive les espaces de travail alternatifs

Rassurez-vous : il y en a des tas. Trois nouvelles approches ont déjà fait leurs preuves : la biophilie, l’activity-based working (ABW) et les espaces de travail intelligents.

Les responsables des ressources humaines, de l’informatique et des installations doivent dès à présent collaborer à la mise en œuvre de nouvelles initiatives d’aménagement des bureaux. Les PME prêtes à investir dans ces solutions alternatives auront plus de chances d’attirer et de retenir les meilleurs talents.

Dans cet article basé sur une enquête* menée par Capterra et d’autres ressources Gartner, entre autres, vous découvrirez ce qu’impliquent ces trois nouvelles approches  et comment vous pouvez les appliquer avec succès dans n’importe quel espace de travail actuel ou futur.

La nature entre dans les bureaux grâce à la biophilie

Dans un récent sondage, plus de 1 600 travailleurs américains ont révélé l’ingrédient clé d’un bon espace de travail, plus important que tous les autres. Cuisine ? Espace de jeu ? Salle de sport ? Non. Ils veulent simplement plus de lumière naturelle.

Ampoules fluorescentes aveuglantes, moniteurs d’ordinateurs éblouissants, écrans de téléphones éclatants… Les sources de lumière artificielle des bureaux modernes font des ravages sur le bien-être physique et mental des employés.

Le même sondage révèle que l’absence de lumière naturelle fatigue 47 % des travailleurs et que, pour 43 % des employés, ce type d’éclairage est carrément lugubre.
Si vos bureaux sont fermés et inondés de lumière artificielle, vos collaborateurs souffrent probablement plus que vous ne l’imaginez et il est temps de commencer à intégrer la biophilie dans vos espaces de travail.

bureau entreprise etsy
Exemple d’agencement biophile dans les bureaux d’Etsy à Brooklyn (source)

La biophilie encourage l’intégration de lumière et de matériaux naturels ainsi que de végétation dans les bureaux, non seulement pour des raisons esthétiques, mais surtout pour des raisons psychologiques : ces éléments ont un effet positif, voire thérapeutique, sur les travailleurs. Plantes par dizaines, grandes fenêtres, meubles en bois… Vous pouvez facilement imaginer à quoi ressemble un bureau de ce type.

Les sphères installées près du siège social d’Amazon à Seattle sont un exemple représentatif (et complexe) de l’approche biophile. D’autres entreprises comme Etsy, Airbnb et Microsoft ont adopté la même approche.

Ne ratez pas le train en marche, car plusieurs études ont déjà démontré l’intérêt des espaces de travail biophiles :

  • Dans les bureaux dont l’éclairage est optimisé selon la lumière du soleil, on observe une diminution de 51 % des cas de fatigue visuelle, une réduction de 63 % des cas de migraine et
    56 % de somnolence en moins.
  • Les employés dont le milieu de travail inclut des éléments naturels rapportent des niveaux de bien-être et de créativité 15 % supérieurs. Cependant presque la moitié d’entre eux affirment qu’ils n’ont pas de lumière naturelle directe dans leur espace de travail.
  • La présence de plantes permet de purifier l’air, ce qui réduit les absences pour maladie.

La biophilie ne répond pas directement aux problèmes soulevés par les open spaces qui peuvent être un vrai cauchemar pour les salariés, mais elle offre des avantages indéniables que toute PME devrait prendre en considération.

Conseils

  1. Impliquez vos collaborateurs. Permettez à vos employés d’installer une plante verte ou deux dans leur espace de travail. Une étude a démontré que les plantes réduiraient de 30% la fatigue et le 19% les maux de têtes..
  2. Soyez créatif. Pierres, sable et eau permettent d’ajouter une touche nature bienvenue dans des pièces dominées par des matériaux plus froids comme le marbre ou le granit. Certaines entreprises se sont même lancées dans la diffusion de sons naturels pour renforcer la bonne humeur et la productivité de leurs collaborateurs.
  3. Investissez dans des fenêtres intelligentes. La lumière solaire naturelle n’a pas que des atouts : elle peut créer des reflets désagréables sur les écrans et chauffer un bâtiment à blanc. Si vous n’aimez pas vous battre avec des stores à longueur de journée, pensez à investir dans des fenêtres intelligentes dont la transparence s’adapte automatiquement à la luminosité. Cerise sur le gâteau : vous réduirez vos coûts énergétiques.

Finis les bureaux attitrés avec l’activity-based working (ABW)

Les caractéristiques démographiques des employés et les capacités des outils technologiques sont en pleine mutation. Les lieux, les horaires et les méthodes de travail aussi.

Selon une enquête** sur les ressources humaines menée par Capterra, 61 % des PME françaises ont recours au télétravail ou envisagent de l’implémenter. Par ailleurs, en moyenne, une personne sur 2 utilise la communication par vidéo à des fins professionnelles.
Ces tendances montrent que les bureaux attitrés perdent leur attrait. De plus, leur entretien est coûteux. De nombreuses entreprises comptent d’ailleurs se débarrasser des bureaux personnels pour se convertir au flex office.

D’autres pratiques prennent le relais comme le hot desking (premier arrivé, premier installé) ou le desk hoteling (réservation en ligne d’un espace de travail avant l’arrivée au bureau). Cependant, ces alternatives ne répondent pas à la question centrale qui occupe les responsables de la gestion des talents (et qui semblait avoir trouvé une réponse dans l’open space) :
“Comment utiliser au mieux l’espace disponible pour tirer le meilleur parti des efforts et des interactions de tous les collaborateurs ?”

L’activity-based working (ABW) constitue une solution intéressante.

workspace entreprise gerson lehrman allemagne
Exemple d’espace de travail ABW dans les bureaux de Gerson Lehrman Group (source)

Le modèle de l’ABW ne s’encombre pas de la division entre espaces publics et espaces privés. Il offre un éventail d’environnements de travail flexibles convenant à une variété d’activités. En fonction de ce qui l’occupe, chacun s’installe dans un espace de travail adapté.

Dans un article intitulé “Create a Catalog of Activity-Based Spaces in the Digital Workplace to Improve the Employee Experience” (en anglais, article complet disponible pour les clients Gartner), Gartner définit les six types d’espaces susceptibles d’émerger dans une approche ABW.

infographie 6 types d'espace de travail

C’est prouvé : les espaces de travail ABW permettent de réduire les coûts, de gagner de la place, d’améliorer la collaboration et de booster le moral des équipes.

Et ce n’est pas tout ! Selon une étude de Gartner intitulée “Crafting Workspaces That Enhance the Employee Experience” (en anglais, article complet disponible pour les clients Gartner) les entreprises qui encouragent leurs collaborateurs à définir leurs propres manières de travailler observeront une augmentation de plus de 10 % du taux de rétention de leurs employés d’ici 2020.

L’ABW se positionne clairement en successeur potentiel de l’open office.

Conseils

  1. Commencez par comprendre les besoins de vos collaborateurs. Que ce soit par le biais d’un sondage, d’entretiens informels ou d’autres techniques de récolte d’information, vous devez comprendre comment vos collaborateurs préfèrent travailler pour concevoir des espaces de travail adaptés à leurs besoins.
  2. Méfiez-vous de l’encombrement des espaces. Si vous comptez aménager sept zones ABW mais que l’espace disponible ne peut en accueillir que cinq, les zones définies risquent vite d’être encombrées et vos collaborateurs devront se contenter de travailler dans des espaces moins adaptés. Tout le système tombera rapidement à l’eau. Maîtrisez les attentes et les possibilités pour éviter ce type de situation.
  3. Ne négligez pas la gestion du changement. L’attachement inconscient à un espace de travail propre ne s’évanouit pas du jour au lendemain. Si lors de sa mise en oeuvre, la majorité de votre personnel risque de ne pas travailler de manière fluide et mobile comme le veut le modèle ABW, la transition sera plus fluide et plus rapide si vous encadrez vos collaborateurs et si vous gérez le changement en montrant l’exemple.

Exploitez l’IoT pour rationaliser le chaos professionnel

Les bureaux d’aujourd’hui rassemblent une belle diversité d’objets physiques et numériques. Les placards à fourniture côtoient les chaînes Slack, les tableaux blancs et les outils de conférence web.

Il y a peu, ces deux univers étaient clairement séparés, mais, grâce à l’Internet des objets (IoT), les espaces de travail intelligents deviennent peu à peu réalité. Bureaux, salles et objets divers s’équipent de capteurs et de fonctionnalités Wi-Fi. Les mondes physique et numérique se mêlent pour nous offrir de nouvelles façons de travailler, de partager des informations et de collaborer.

tableau de travail iot
Exemple de tableau blanc intelligent basé sur l’IoT (source)

Comment ces innovations peuvent-elles s’intégrer dans les bureaux des entreprises ? L’article de Gartner intitulé “Align Smart Workplace Efforts With Employee Needs for Knowledge-Based Work” (en anglais, article complet disponible pour les clients Gartner) présente quelques exemples concrets.

  • Lors de votre arrivée au bureau, vous recevez sur votre téléphone une notification de la part d’un assistant virtuel qui vous indique où vous installer selon la disponibilité des espaces de travail, vos préférences personnelles et votre programme du jour.
  • Lorsque votre chef décide au dernier moment de déplacer une réunion dans une salle de conférences que vous ne connaissez pas bien, il vous suffit de consulter une carte détaillée des espaces sur votre téléphone pour savoir où vous rendre et où se trouve actuellement chacun de vos collègues.
  • Avant une réunion, les participants reçoivent une demande automatique de mise à jour à propos des projets en cours. Les nouvelles informations qu’ils fournissent sont affichées sur un support numérique dans la salle de réunion. Après la réunion, un enregistrement audio ou vidéo ainsi qu’une transcription des notes prises sur le tableau intelligent sont envoyés à tous les participants.

Vous avez l’impression de lire le scénario d’un film de science-fiction ? Pourtant, les résultats de notre étude* indiquent que les espaces de travail intelligents devraient devenir une réalité dans les PME plus tôt qu’on ne pourrait le croire. En effet, selon un sondage de 2018 mené par Capterra sur les tendances technologiques, 47 % des PME américaines utilisent déjà l’IoT et 15 % des entreprises prévoient d’adopter cette technologie d’ici 2020.

graphique IoT prévisions des PME

De plus, dans l’année qui vient, 25 % des entreprises disposeront d’un catalogue d’espaces de travail intelligents.
Ces chiffres sont prometteurs, mais si vous n’avez pas encore commencé à concevoir l’intégration d’espaces intelligents dans vos bureaux actuels, vous êtes déjà à la traîne. Des trois approches présentées dans cet article, se sont les bureaux intelligents qui exigent le plus de temps, d’argent, de planification et de réflexion.

Conseils

  1. Envisagez des cas concrets. Les stratégies centrées sur l’expérience employé exigent de déterminer les processus spécifiques ou les “parcours” suivis par les travailleurs pour repérer les améliorations possibles. Adoptez la même approche pour repenser l’agencement de vos bureaux. Ne vous lancez pas dans des installations technologiques de pointe sans avoir à l’esprit des objectifs précis et mesurables.
  2. Renforcez d’abord votre arsenal de logiciels. Avant de vous jeter sur des palettes de capteurs IoT ou de montres intelligentes, faites le point sur les logiciels que vous utiliserez pour gérer vos appareils physiques et le partage des informations. Si vous n’avez pas encore d’outil collaboratif ou de système de gestion des appareils mobiles, il est temps de vous équiper.
  3. Braquez les projecteurs sur votre support technique. Selon la loi des probabilités, plus vous introduisez des innovations technologiques dans vos bureaux, plus vous avez de chances que quelque chose tourne mal. Pour garantir à vos collaborateurs une meilleure expérience employé en cas de souci avec leur espace de travail intelligent, pensez à leur offrir un support technique inspiré des Genius Bars d’Apple.

Commencez à créer un bureau à la hauteur de vos ambitions

Votre espace de travail ne se limite pas à quatre murs et un plafond. C’est un composant essentiel de l’expérience de vos collaborateurs. Si vous ignorez cette réalité, vous risquez de voir vos meilleurs talents vous tourner le dos, car oui, travailler en open space peut devenir un cauchemar pour vos salariés.

Simples plantes vertes ou dispositifs IoT complexes, à vous de choisir vos armes pour contrer les effets néfastes de l’open space et améliorer la vie de vos employés.

Pour aller plus loin, lisez “Mettez en valeur vos meilleurs éléments : 25 idées pour la reconnaissance employés.
Vous avez besoin d’un logiciel de ressources humaines ? Consultez la liste des meilleures solutions de GRH établie par Capterra.

 


* Information sur l’enquête menée par Capterra sur les tendances technologies au sein des PME : Capterra a mené cette enquête en juin et juillet 2018 auprès de 715 PME installée aux États-Unis employant plus d’une personne et dont le CA annuel ne dépasse pas 100 millions de dollars à l’exclusion des sociétés à but non lucratif. Les répondants étaient des chefs d’entreprise ou des décisionnaires en matière d’achats technologiques.

** Enquête menée par Capterra entre janvier et février 2019 auprès de 107 professionnels des ressources humaines travaillant dans des PME en France.

Nutzerstudie zu HR Trends 2019: Der Fachkräftemangel macht digitale Veränderung notwendig

HR Trends in deutschen KMU

Die Digitalisierung ist auf dem Vormarsch und ist auch in der Personalabteilung unabdingbar. Unternehmen, die in der digitalen Transformation hinterherhinken, büßen einen großen Wettbewerbsvorteil ein. Digitalisierungsprozesse im Unternehmen liegen zu einem großen Teil in den Händen der Personalabteilungen. Human Resources ist durch die Veränderungen in anderen Unternehmensbereichen gefordert, geeignete digitale Kompetenzen zu entwickeln und die digitale Transformation zu begleiten.

Trotzdem verwalten die Personalabteilungen zahlreicher Kleinunternehmen ihr Personal noch immer mit Excel-Tabellen. Mit diesen Tabellen werden administrative Verwaltungsaufgaben wie die Urlaubsplanung abgewickelt. Solche Tätigkeiten kosten Personalabteilungen viel Zeit und bieten dem Unternehmen keinen Mehrwert.

Administrative und wiederkehrende Routineaufgaben können mit einem geringen Implementierungsaufwand von Softwareprogrammen übernommen werden. Dadurch erlangen Personaler mehr Zeit für wertvolle Aufgaben wie das Recruiting oder Talentmanagement. Diesen Bereichen kommen vor allem in Zeiten des Fachkräftemangels immer mehr Bedeutung zu. Nur eine digitalisierte Personalabteilung kann insbesondere junge Talente für das Unternehmen gewinnen. Die Automatisierung von Routineaufgaben spielt in Personalabteilungen eine wichtige Rolle, um vermehrt an der Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter zu arbeiten. Treiber der Digitalisierung ergeben sich nicht nur durch technologische Innovationen, sondern auch durch veränderte Arbeitsformen, Geschäftsmodelle, Unternehmenskulturen und Kommunikationsstrukturen der Mitarbeiter.

HR Trends in deutschen KMU

Capterra initiierte eine Studie, um einen tieferen Einblick in die Methoden, Herausforderungen und Trends in der Personalverwaltung in deutschen KMU zu gewinnen. In der Studie zu HR Trends wurden 250 Teilnehmer befragt, die in Personalabteilungen tätig sind.

Highlights der Studie

  • Knapp 30 % der Unternehmen nutzen keine spezielle Software zur Personalverwaltung und arbeiten mit manuellen Methoden wie Excel-Tabellen, E-Mail oder händisch.
  • Nur 11 % der eingesetzten Software ist aus der Cloud.
  • Der Hauptgrund für die Zurückhaltung bei den Nicht-Nutzern von Software ist die Angst vor hohen Kosten.
  • Die Hälfte aller Nutzer von HR-Software sind an einer alternativen Lösung interessiert.
  • Für 62 % der Unternehmen ist es wichtig, dass die verwendete Software aus Deutschland stammt.

Personalabteilungen setzen nicht auf die Cloud

Knapp 40 % der Personalabteilungen in deutschen KMU nutzen eine installierte Personalmanagement-Software (Excel nicht mit eingeschlossen) und 21 % eine unternehmenseigene Software. Lediglich 11 % der Unternehmen nutzen HR-Software aus der Cloud.

HR Trends: Wird in deiner Porsonalabteilung Hr-Software eingesetzt?

Diese geringe Anzahl an Cloud-Nutzern verwundert bei den vielen Vorteilen, die besonders HR-Software aus der Cloud bietet. Ein besonders wichtiger Faktor bei Cloud-HR-Software ist die Möglichkeit, ein Self Service-Portal anzubieten. Bewerber können sich über das Internet einloggen und ihre Daten und Bewerbungsunterlagen selbst einstellen. Weiterhin haben Mitarbeiter auch von unterwegs aus Zugriff auf das Intranet des Unternehmens. HR-Software wird zunehmend wichtig, da Bereiche wie das Talentmanagement und digitale Personalakten an Bedeutung gewinnen. Manager und Teamleiter haben von überall aus Zugriff auf Mitarbeiterdaten, um diese zu aktualisieren oder um Feedback zu verfassen.

Ganze 28 % der Unternehmen nutzen keine spezielle HR-Software, sondern arbeiten mit manuellen Methoden wie Excel-Tabellen oder E-Mail-Programmen. Um Informationen zur HR-Softwarenutzung zu erhalten, haben wir in der Fragestellung Excel ausgeschlossen: In unseren bisherigen Studien machten wir die Erfahrung, dass Excel von deutschen Unternehmen als vollständige Software angesehen wird. Excel kann jedoch keine Aufgaben automatisieren und weist im Vergleich zu einer Personalsoftware entscheidend weniger Vorteile auf. Gerade die Nutzung von Excel-Tabellen und E-Mail-Clients führt häufig zu den Problemen, die in KMU auftreten. Themen wie Personalförderung und Talentmanagement sind Trends im Personalmanagement, die für jedes Unternehmen unabdingbar werden. Weiterhin ist es erfolgsentscheidend, mehr Zeit ins Recruiting zu investieren, um qualifiziertes Personal zu beschaffen. Der Erfolg eines Unternehmens steht und fällt bekanntermaßen mit den Mitarbeitern. Softwareprogramme können Unternehmen in diesen Bereichen unterstützen und bieten vordefinierte Prozesse, die Unternehmen für sich anpassen und nutzen können.

Die größten Herausforderungen von Personalern spiegeln dies wieder. Auf die Frage, was die größte Schwierigkeit in Personalabteilungen ist, nennt die eindeutige Mehrheit das Finden von qualifizierten Mitarbeitern. Im Folgenden fragten wir die Personalverwalter, die Software nutzen, welche Aufgabenbereiche mit der Software abgedeckt werden. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung und allgemeine Personalverwaltung wird mit 24 % am häufigsten genutzt, gefolgt von der Urlaubs- und Fehltageverwaltung mit 10 % sowie der Personaleinsatzplanung bzw. Schichtplanung mit 9 %.

Softwarenutzung hängt von Unternehmensgröße und Branche ab

Die Nutzung von HR-Software hängt stark von der Unternehmensgröße und dem Sektor ab. Im Gegensatz hierzu zeigen unsere Studienergebnisse zur Nutzung von CRM– und Projektmanagement-Software keinen Zusammenhang zwischen Unternehmensgröße und Softwarenutzung. Die Verwaltung von Kunden und Projekten ist in allen Unternehmen essentiell und daher nicht von der Größe abhängig. Dies gilt jedoch genauso für das Personalmanagement.

In Startups und kleineren Unternehmen ist die Mitarbeiterverwaltung oftmals ohne Software machbar. Jedoch sind gerade in diesen wachsenden Unternehmen Recruiting-Lösungen wichtig, um Mitarbeiter zu akquirieren. Moderne HR-Lösungen bieten viel mehr als die klassische Personalverwaltung und Gehaltsabrechnung.

Die Studienergebnisse zeigen, dass in Unternehmen mit 101 bis 250 Beschäftigten zu 90 % HR-Software genutzt wird. In Unternehmen mit 1–5 Mitarbeitern liegt die Anzahl der Software-Nutzern dagegen nur bei 60 %. Der stärkste Einsatz von HR-Software findet sich in der Immobilienbranche, im Handel sowie in den Branchen Transport & Logistik, Landwirtschaft & Nahrungsmittel und Herstellung & Produktion.

Angst vor hohen Kosten ist der Grund für Zurückhaltung

Wir haben die Nicht-Software-Nutzer gefragt, was sie davon abhält, HR-Software einzusetzen.

HR Trends: Was hält dich davon ab HR Software zu nutzen?

Die eindeutige Mehrheit (27 %) nennt zu hohe Kosten als Hauptgrund gegen die Nutzung. 20 % der Personalverwalter geben an, für ihre Aufgaben und Zwecke keine Software zu benötigen. Vorteile, die Konkurrenten durch den Einsatz von HR-Software genießen, sind von außen oft schwer zu erkennen. Bisherige Prozesse funktionieren, wie sie sind, und die verpassten Vorteile und Zeiteinsparungen werden häufig nicht erkannt.

Weiterhin werden mit 12 % Schwierigkeiten bei der Anpassung an Unternehmensprozesse genannt. Die Implementierung und Prozessanpassung stellt für viele Unternehmen einen Grund der Zurückhaltung dar. Unternehmenseigene Softwarelösungen werden auf das spezifische Unternehmen und seine Prozesse zugeschnitten. Installierte Software oder Cloud-Lösungen dagegen sind meistens so aufgebaut, dass sie von einer breiten Masse an verschiedenen Unternehmen nutzbar sind. Daher müssen bei der Übertragung von Prozessen in die Software erst einmal alle Prozesse dargestellt und anschließend neu definiert, oft angepasst und folglich übertragen werden. Ohne eine Anpassung der Unternehmensprozesse an die Software kann diese nicht in bestmöglicher Weise genutzt werden.

Immerhin planen 15 % der Nicht-Nutzer, in Zukunft Software in ihrer Personalabteilung einzusetzen.

Wir wollten erfahren, wie das Interesse an (neuer) HR-Software bei Nutzern und Nicht-Nutzern aussieht. Der Softwaremarkt für Personalmanagement hat großes Potenzial und (neue) Lösungen sind sehr gefragt.

Knapp die Hälfte der Software-Nutzer sind an einer alternativen Software interessiert

59 % der Unternehmen sind bereit, in HR-Software zu investieren. Dabei verwundert, dass lediglich 15 % der Nicht-Nutzer daran interessiert sind, einmalig in eine Lösung zu investieren.

HR Trends: Wärst du bereit in Personalmanagement HR Software zu investieren?

Im Gegensatz dazu scheinen 44 % mit ihrer bisherigen Lösung nicht zufrieden zu sein und geben an, in eine alternative Software investieren zu wollen. Lediglich knapp ein Viertel der Personalverwalter sind mit der verwendeten Lösung zufrieden und nicht an einer Alternative interessiert. Die Mehrzahl der Personaler sind dabei bereit, zwischen 11 und 50 Euro pro Nutzer und Monat für Software auszugeben.

Weiterhin wollten wir wissen, ob Personalabteilungen Unterstützung von externen Personalberatungsfirmen in Anspruch nehmen. 63 % der Unternehmen verwalten ihre ganzen Personalprozesse intern. 37 % werden im Recruiting und in der Lohn-und Gehaltsabrechnung unterstützt. Die Auslagerung von Prozessen an externe Firmen kann mitunter einen Grund für das Nicht-Interesse an Software darstellen.

HR Trends: In welche Art von Software würdest du investieren?Personalverwaltung, Lohn-und Gehaltsabrechnung sowie Personaleinsatzplanung sind wie bei der Frage nach den meist genutzten HR-Aufgaben ganz oben dabei. Was bei dieser Frage auffällt, ist, dass Talentmanagement mit knapp 10 % an fünfter Stelle genannt wird. Das Interesse, in Talentmanagement zu investieren, ist in deutschen KMU also vorhanden. In der Realität wird das Talentmanagement jedoch viel weniger genutzt. Lediglich 5 % der Personaler geben in Frage 2 an, Talentmanagement in ihrer Software zu nutzen. Das liegt zum Teil auch daran, dass viele (vor allem ältere) HR-Lösungen den Bereich Talentmanagement nicht zur Genüge abdecken.

Bei arbeitsrechtlichen Vorgaben ist Vorsicht geboten

Für 62 % der Unternehmen ist es wichtig oder sehr wichtig, dass die verwendete Software aus Deutschland stammt. Ganze 38 % sehen diese Anforderung als nicht sehr oder überhaupt nicht wichtig an.

HR Trends: Wie wichtig ist es dir dass die verwendete HR Software aus Deutschland stammt?

Bei Personalmanagement-Software ist in diesem Punkt jedoch Vorsicht geboten. Wenn ein deutsches Unternehmen HR-Software für Aufgaben verwenden möchte, die nicht aufgrund von Arbeitsgesetzen zwischen USA und Deutschland variieren (z. B. Zeiterfassung, Leistungsmanagement, Recruiting), kann eine amerikanische Software eingesetzt werden. Wenn die Software allerdings für etwas verwendet werden soll, das von Land zu Land aufgrund von Arbeitsgesetzen variiert (z. B. die Lohn- und Gehaltsabrechnung), sollte jeder in Frage kommende US-Anbieter sorgfältig untersucht werden. Unternehmen müssen überprüfen, ob für Deutschland spezifische Regulierungen in der Personal-Software zu vereinbaren sind.

Unternehmen sollten stets im Hinterkopf behalten, dass deutsche Cloud-Anbieter näher an den Feinheiten des deutschen Rechtssystems wie dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) sind. Weiterhin gibt es Unternehmensbereiche, auf die seit dem Inkrafttreten der DSGVO zum 25. Mai 2018 besondere Herausforderungen zukommen. Deutsche HR-Lösungen sind im Vergleich zu der amerikanischen Konkurrenz oft teuer, jedoch lohnt sich die Investition. In anderen Bereichen wie Projektmanagement oder Business Collaboration gibt es keinen eindeutigen Favoriten und die Entscheidung hängt von der persönlichen Präferenz des Unternehmens ab. Durch länderspezifische arbeitsrechtliche Vorgaben sieht das bei Personalmanagement-Software jedoch anders aus.

„Ich bin im Steuerberatungsbüro groß geworden. Da habe ich gelernt, was es in der Lohnbuchhaltung ausmacht, wenn die Steuergesetzgebung relativ zeitnah in die Software einfließt. Schon aus dieser Perspektive würde ich niemals eine amerikanische Software einsetzen, die keinen klaren Fokus auf Deutschland hat. Die Steuergesetzgebung in Deutschland ist fies. Sie ändert sich so schnell, dass man als Mensch gar nicht mithalten kann. Hier muss man auf die eingesetzte Software vertrauen können. Ich würde mich also immer für eine deutsche Software im Personalbereich entscheiden”, warnt Guido Bosbach, CEO von ZUKUNFTheute.net.

Home-Office auf dem Vormarsch

In 54 % der Unternehmen können Mitarbeiter von zu Hause arbeiten, wobei 13 % der Personalabteilungen planen, Home-Office in Zukunft zu erlauben.

Die Erwartungen an den Arbeitsplatz nehmen mit neuen technologischen Entwicklungen deutlich zu. In der Studie „Arbeitsplatz der Zukunft 2017“ von IDG Research Services wurden über 1.500 Unternehmen und Mitarbeiter zu ihren Vorstellungen zum „Arbeitsplatz der Zukunft“ befragt. Die Studienergebnisse zeigen, dass sich Mitarbeiter neue Arbeitszeitmodelle, Home-Office bzw. Remote-Arbeit sowie mehr Mobilität wünschen. Der Arbeitsplatz der Zukunft ist also flexibel und nicht mehr an einen bestimmten Ort gebunden, das übliche Büro und der feste Schreibtisch werden seltener.

Cloud-Software erleichtert die Zusammenarbeit unter Remote-Teams und die Kommunikation wird verbessert. In Unternehmen mit mehreren Niederlassungen vereinfacht Cloud-Software außerdem die Verwaltung und Zusammenarbeit untereinander erheblich.

HR Trends: Zusammenfassung der Ergebnisse

Der Fachkräftemangel macht digitale Veränderung notwendig

Durch den Fachkräftemangel und die Schwierigkeit, geeignete Talente für das Unternehmen zu finden, wird Veränderung in Unternehmen notwendig. Bewerber geben sich mit der bloßen Aussicht auf einen gut bezahlten Job nicht mehr zufrieden. Hier kommt die Wichtigkeit von HR Trends wie Talentmanagement, Personalmarketing, Employer Branding, Home-Office, digitalen Strukturen und modernen Technologien ins Spiel. Unternehmen, die nicht digitalisiert sind, sind vor allem für junge Arbeitskräfte wenig interessant. Auch diese zu finden wird ohne eine digitalisierte Personalabteilung und den Einsatz von Software schwierig. Bewerber müssen dort angesprochen werden, wo sie sich auch bewegen – und das ist digital.

HR-Software muss her: Nicht-Nutzer scheuen hohe Kosten, Software aus Deutschland ist den meisten Personalabteilungen wichtig, diese ist jedoch meistens teurer als Lösungen von der Konkurrenz aus den USA. Die Investition lohnt sich jedoch. Deutsche KMU scheuen Cloud-Lösungen. Diese sind nicht unbedingt billiger als On-Premises-Software, die Kosten fallen allerdings auf einer monatlichen Basis an, was besonders für kleine und mittelständische Unternehmen entscheidend sein kann. Auch die Gefahr einer Fehlinvestition wird durch die Anschaffung von Cloud-Software deutlich reduziert. Die Hälfte der Unternehmen scheinen mit ihrer verwendeten HR-Software nicht zufrieden zu sein und sind an einer Alternative interessiert. Für moderne und kostengünstige Softwareanbieter, die sich an die Bedürfnisse von KMU richten, ergibt sich dadurch eine große Chance.

Weiterhin ist es wichtig zu bedenken, dass viele HR Trends die Nutzung von Software bzw. Cloud-Software voraussetzen. Themen wie künstliche Intelligenz, Predictive Analytics und Chatbots sind ohne Softwareeinsatz nicht möglich. Das Recruiting ist einer der HR-Bereiche, die das größte Potenzial für AI und Chatbots aufweisen.

Gartner schätzt, dass Kandidaten, die sich bei großen globalen Unternehmen bewerben, bis 2020 zu 20 % mit Chatbots vor Personalvermittlern in Kontakt treten werden.

Für kleine und mittelständische Unternehmen liegt bis dahin noch ein langer Weg, doch diese Veränderungen werden kommen.

 


Um die Daten für diesen Report zu sammeln, haben wir eine Online-Umfrage durchgeführt. Die Antworten stammen aus einer Stichprobe des Zielmarktes Deutschland. Die Umfrage wurde an 5066 Personen verschickt, woraufhin sich durch Screeningfragen 253 Teilnehmer für die Vervollständigung der Umfrage qualifiziert haben. Qualifizierte Teilnehmer sind berufstätig (vollzeitbeschäftigt, teilzeitbeschäftigt oder selbstständig), arbeiten in einem kleinen bis mittleren Unternehmen (1–250 Mitarbeiter) und sind in der Personalabteilung tätig.

Apprentissage mobile : 3 grandes tendances pour 2019

3 grandes tendances pour 2019 apprentissage mobile

Depuis l’explosion de l’utilisation d’Internet sur les appareils mobiles, l’expérience d’apprentissage mobile, autrefois secondaire, est devenue essentielle dans les programmes de formation des PME.

Pour encourager leurs employés à se former, les entreprises doivent aujourd’hui leur proposer des expériences exceptionnelles (surtout lorsqu’on sait que trois français sur quatre utilisent Internet depuis leurs smartphones).

Cependant, l’amélioration de nombreuses expériences sur téléphone mobile (achats en ligne, jeux, memojis, etc.) a fait grimper le niveau de qualité attendu par les utilisateurs.

3 grandes tendances pour 2019 apprentissage mobile

Les PME ne peuvent donc plus se contenter d’adapter leurs formations aux petits écrans et de prétendre que ce sont des formations mobiles. Plus que jamais, les entreprises doivent rester informées des dernières tendances pour garantir une expérience employé convaincante.

Que vous réserve 2019 ? À quels changements devez-vous vous attendre en matière d’apprentissage mobile ? Dans cet article, vous découvrirez les trois tendances majeures annoncées pour 2019 en termes de formation mobile ainsi que quelques conseils pour en profiter.

1. Le coaching mobile deviendra incontournable

application mobile veelo
Les travailleurs peuvent s’enregistrer et faire réviser leurs performances par leurs coaches dans Veelo (source)


Qu’est-ce que le coaching mobile ?

Le coaching mobile permet à vos collaborateurs de toujours avoir un expert dans la poche. Avant une réunion importante il leur suffit de lancer une appli de coaching mobile sur leur portable pour profiter des conseils de dernière minute d’un mentor ou d’un formateur via chat vidéo. Rien de mieux pour booster leur confiance.

Aucun référent n’est joignable ? Pas de problème : l’appli comprend une bibliothèque de vidéos qui permettent de rafraîchir ses connaissances en quelques minutes. Les employés peuvent même se filmer lorsqu’ils s’entraînent pour une présentation ou une réunion, envoyer la vidéo à leurs mentors ou à leurs coaches et recevoir une note et un retour.


Pourquoi cette tendance en 2019 ?

Aujourd’hui, l’importance des programmes de mentorat est indéniable.
Plus de 71 % des entreprises du Fortune 500 ont adopté cette approche aux bienfaits indiscutables. Une enquête menée auprès de 5 000 membres de la génération Z a démontré que 77% des répondants français aimeraient avoir un mentor.

Le regain d’importance de ce type de programme se produit en parallèle d’une augmentation du nombre de travailleurs à distance, qui entraîne une dispersion géographique plus importante des employés. Les PME ont donc besoin des bons outils technologiques pour connecter leur personnel avec des mentors de manière régulière. Elles doivent aussi offrir plus de possibilités de formation en temps réel et adaptées au contexte selon les besoins de leurs collaborateurs. C’est tout l’intérêt des plateformes de coaching, qui vont décoller en 2019.

Actuellement, ces applications sont principalement utilisées par les équipes de vente en déplacement et par les techniciens déployés sur le terrain. Mais les jeunes de la génération Z veulent plus de mentorat, ce qui devrait pousser les PME à adopter le coaching mobile à tous les types de postes.


Comment surfer sur la tendance

Si vous n’avez pas encore de programme de mentorat, il est temps d’en créer un.
Dressez d’abord la liste de tous les seniors et responsables de votre entreprise motivés à l’idée de jouer les mentors, puis complétez, si nécessaire, l’équipe en trouvant des ressources dans d’autres entreprises ou dans des écoles.

Ensuite, demandez à chaque intervenant d’enregistrer de courtes vidéos informelles à propos de scénarios professionnels récurrents dans leur domaine d’expertise. Rassemblez toutes les vidéos pour bâtir une bibliothèque de contenus sur votre plateforme de coaching.

2. Les micro-évaluations mobiles vont renforcer le maintien des connaissances

application mobile conveyour
Les employés peuvent passer des micro-évaluations depuis leur mobile grâce à ConveYour (source)


Que sont les micro-évaluations mobiles ?

Les micro-évaluations mobiles permettent de prolonger la formation des employés. Les formateurs peuvent créer des évaluations très brèves de deux ou trois questions et programmer leur envoi aux employés (quelques jours, semaines ou mêmes mois après la fin d’une formation) pour tester le maintien de leurs connaissances.

Certaines plateformes permettent même aux employés de passer ces tests par textos, sans même devoir se connecter à une application ou à un système en cloud.


Pourquoi cette tendance en 2019 ?

Le maintien des connaissances est une préoccupation majeure dans le domaine des programmes de formation professionnelle. On sait en effet qu’un travailleur oublie jusqu’à 60 % de ce qu’il a appris dans la journée et 80 % dans le mois suivant la fin d’un cours. Ces résultats sont alarmants, en particulier lorsque la formation porte sur des sujets cruciaux pour le fonctionnement des entreprises comme la sécurité des mots de passe.

Pourtant, il est délicat de demander aux employés de sacrifier une partie de leurs heures de travail pour réviser certaines matières dans votre système de gestion des apprentissages (LMS) (surtout car ces outils ne sont généralement pas simples à utiliser). Les formateurs en entreprise doivent ruser pour rafraîchir la mémoire de leurs apprenants d’une manière qui ne soit ni trop chronophage, ni trop exigeante.

Les micro-évaluations mobiles ont de nombreux avantages :

  • Brièveté : une micro-évaluation sous forme de questions à choix multiple ne prend que quelques minutes. Les employés peuvent la boucler rapidement et reprendre aussitôt leurs activités.
  • Commodité : de plus en plus de travailleurs utilisent leur téléphone mobile au travail. L’effort demandé pour réaliser une micro-évaluation par textos n’est donc pas insurmontable.
  • Effet de surprise : les employés qui pensent être tranquilles une fois déconnectés du LMS de l’entreprise ne peuvent pas échapper à une micro-évaluation signalée par e-mail ou par texto. De plus, une limite du temps de passation peut les forcer à se reposer uniquement sur leurs connaissances personnelles plutôt qu’à rechercher des informations en ligne.
  • Données exploitables : à partir des résultats des micro-évaluations, vous pouvez évaluer quels sujets nécessitent un rappel et modifier vos contenus ou y ajouter d’autres matières.

À mesure que les PME continuent d’explorer les techniques de micro-apprentissage pour décomposer des blocs de cours trop massifs en petites sections intéressantes et abordables, les micro-évaluations s’imposeront comme la suite logique de cette démarche et permettront d’assurer l’entretien des connaissances des employés.


Comment surfer sur la tendance

L’ajout de logiciels de microapprentissage aux LMS gagne du terrain car ces outils permettent de proposer des formations courtes et informelles sur appareils mobiles. Si votre LMS n’inclut pas les fonctionnalités nécessaires pour assurer des micro-évaluations, pensez à investir dans une solution de ce type.

Une fois le logiciel installé, passez en revue tous vos cours pour créer des questions et élaborer des choix de réponse adaptés au format.

N’hésitez pas à discuter avec vos managers de la fréquence des évaluations (rien ne sert d’inonder vos collaborateurs de tests intempestifs).

3. De plus nombreuses PME s’équiperont d’outils d’aide à la performance basés sur la réalité augmentée (RA)

outil aide a la performance
Les employés peuvent utiliser des fonctionnalités de réalité augmentée sur leurs smartphones pour se former sur le terrain (source)


Que sont les outils d’aide à la performance en RA ?

Les outils d’aide à la performance existent depuis plusieurs années sous diverses formes : PDF, infographies, graphiques, vidéos… Les entreprises n’ont que l’embarras du choix. Ces supports reprennent tous les contenus de formation auxquels les employés ont accès dans le cadre de leurs activités.

Le passage à la réalité augmentée (RA) leur donne une tout autre dimension. En effet, grâce aux outils d’aide à la performance en RA, les employés peuvent viser n’importe quel objet avec leur téléphone et obtenir en temps réel des informations leur permettant d’orienter leurs actions.


Pourquoi cette tendance en 2019 ?

Malgré les efforts des formateurs, les employés acquièrent 70 % de leurs connaissances et de leurs compétences directement sur le terrain. Essayer et apprendre de par ses erreurs a du bon, mais les entreprises n’ont souvent pas une marge d’erreur suffisante pour se le permettre.

C’est pour cette raison que Boeing, Airbus et AGCO, notamment, ont déjà déployé leurs propres applications en RA afin d’offrir à leurs employés l’aide nécessaire lors de l’assemblage de moteurs, de missions de réparation ou de recherche de pièces dans un entrepôt géant.

En 2019, les plus petites entreprises pourront aussi bénéficier de cette technologie.
Les smartphones sont de plus en plus perfectionnés et Apple et Google ajoutent sans cesse de nouveaux outils à leurs kits de développement RA. Davantage de PME vont donc pouvoir déployer leurs propres expériences RA sur les appareils mobiles de leurs employés (adieu casques encombrants et lunettes intelligentes).

Selon une enquête de Capterra sur les tendances technologiques menée en 2018 (en anglais), jusqu’à 46 % des PME américaines pourraient bénéficier de la RA d’ici 2020.

graphique previsions realité augmentée des PME

Il est donc temps d’envisager sérieusement l’adoption d’outils d’aide à la performance en RA dans votre PME pour offrir à vos employés ce dont ils ont besoin, quand ils en ont besoin.


Comment surfer sur la tendance

Les outils de RA n’ont un intérêt pour votre PME que si vous en faites bon usage. Si vous pouvez clairement envisager l’utilité de la RA dans vos activités, commencez par rencontrer des développeurs pour définir l’allure que pourrait prendre une application adaptée à votre entreprise. En revanche, si vous comptez utiliser la RA juste pour le plaisir, sachez qu’elle ne vous sera pas d’une grande utilité.

Le passage à la RA est aussi une occasion de dépoussiérer votre matériel d’aide à la performance. Revoyez dans le détail votre base de connaissances avec les cadres de votre PME pour vous assurer que chaque processus est associé à une documentation précise et à jour.

Quelles autres innovations d’apprentissage mobile vont marquer 2019 ?

D’ici 2020, le marché mondial des logiciels de formation mobile devrait atteindre les 37 milliards de dollars (soit environ 33 milliards d’euros). Cela laisse présager de l’apparition de nouveaux outils et de nouveaux éditeurs intéressants, ainsi que le développement d’un potentiel énorme pour les PME.

Cela signifie aussi que tout peut arriver. Le coaching mobile, les micro-évaluations mobiles et les outils d’aide à la performance en RA feront particulièrement parler d’eux en 2019, mais le marché devrait connaître d’autres transformations.

D’après vous, quelles seront les tendances majeures dans le domaine de l’apprentissage mobile en 2019 ? Partagez votre avis en commentaire. Si vous avez besoin d’un nouveau système de formation mobile, découvrez ici les options les plus appréciées pour trouver la plateforme idéale pour votre entreprise.


Information sur l’enquête menée par Capterra sur les tendances technologies au sein des PME :

Capterra a mené cette enquête en juin et juillet 2018 auprès de 715 PME installée aux États-Unis employant plus d’une personne et dont le CA annuel ne dépasse pas 100 millions de dollars à l’exclusion des sociétés à but non lucratif. Les répondants étaient des chefs d’entreprise ou des décisionnaires en matière d’achats technologiques.

Attention : l’information contenue dans cet article provient de sources considérées comme fiables. Les applications présentées illustrent certaines fonctionnalités dans un contexte précis. Leur sélection n’indique en aucun cas une marque d’adhésion ou une recommandation.

Vous avez besoin d’un logiciel de formation ? Jetez un œil à la sélection Capterra des meilleures solutions de formation.

Rapport : top 20 des logiciels de planning du personnel les moins chers

logiciels de planning du personnel

Lassés de perdre leur temps et de s’arracher les cheveux sur des horaires papier ou des tableurs dépassés, les managers s’orientent de plus en plus vers des logiciels de planning du personnel pour gérer les horaires de leurs collaborateurs.

logiciels de planning du personnel

Ces solutions permettent non seulement d’améliorer la communication entre les managers et les employés, mais aussi de réduire les erreurs et les conflits au sein des équipes. En structurant les informations horaires via des outils de communication spécialisés, vous pouvez créer de meilleurs plannings, maximiser la productivité de vos employés et améliorer la planification de leurs activités.

On dénombre plus de 100 logiciels de planning du personnel sur le marché. Il est donc pratiquement impossible d’éplucher les informations disponibles sur le site web de chaque éditeur. Heureusement, Capterra est là pour vous simplifier la tâche !

Nous avons établi le classement des 20 logiciels de planning du personnel les moins chers (en anglais) pour vous aider à trouver les solutions les plus adaptées aux besoins de votre PME et à votre budget.

Processus de sélection

Pour constituer cette liste, nous avons défini les fonctionnalités standard attendues d’un logiciel de gestion du personnel et pris en compte le prix des différentes options. Nous avons également considéré le coût de l’implémentation et de l’exploitation de chaque outil sur deux ans. Nous avons enfin compilé et évalué les avis d’utilisateurs publiés sur le site web de Capterra et sur ceux de nos sociétés sœurs, GetApp et Software Advice.

Fonctionnalités standard attendues :

  1. Base de données des employés
  2. Planification des heures de travail
  3. Portail employés
  4. Feuilles de temps
  5. Gestion du calendrier
  6. Permutations horaires
  7. Horloge pointeuse
  8. Gestion des congés / départs
  9. Accès mobile
  10. Rappels et alertes horaires

Pour déterminer le coût sur deux années d’utilisation, nous nous sommes basés sur le scénario suivant :

L’entreprise ABC est à la recherche d’un logiciel de planning du personnel Elle compte 20 utilisateurs à accès total (18 employés et 2 managers). Elle veut souscrire à un contrat de 2 ans incluant l’implémentation du logiciel et toutes les fonctionnalités, les formations et les ressources disponibles (API, adaptation au mobile, intégration registre du personnel, vidéos et documents de formation, démo gratuite, support technique par téléphone et/ou e-mail, FAQ et accès à une base de connaissances).

Ci-dessous, vous trouverez le détail du coût mensuel des 20 logiciels de planification du personnel les moins chers selon ces critères.

Top 20 logiciels de planning du personnel

Pour conclure

Cette liste n’est pas exhaustive et il existe d’autres logiciels de planning du personnel. Nos classements sont conçus pour vous aider mais rien ne vaut votre propre étude de marché pour trouver la solution la plus adaptée à vos besoins. Pour découvrir une liste plus complète, vous pouvez consulter notre répertoire de logiciels de planning du personnel. Nous vous recommandons d’explorer trois à cinq solutions avant de faire votre choix.

Que pensez-vous de ce classement ? Avons-nous oublié un logiciel incontournable ? N’hésitez pas à partager votre avis, car nous mettons ce classement à jour chaque année.

10 LMS gratuits et open source pour réussir vos formations en entreprise

10 LMS gratuits open source pour réussir vos formations en entreprise

10 LMS gratuits open source pour réussir vos formations en entreprise

Certains sont prêts à tout pour obtenir gratuitement la moindre chose.

Un de mes amis s’est un jour couvert de papier aluminium de la tête aux pieds, a demandé qu’on écrive sur son front “guacamole + nachos” et s’est rendu dans le restaurant mexicain le plus proche. Il a essuyé les regards et les moqueries des passants et ravalé sa fierté pour… se faire offrir un repas.

Heureusement, vous n’avez pas besoin de sacrifier votre dignité pour trouver un learning management system (LMS) gratuit ou open source.

Dans cet article, nous avons dressé pour vous la liste des meilleurs logiciels de LMS freemium (des solutions accessibles gratuitement mais dont les fonctionnalités les plus intéressantes sont payantes), entièrement gratuits et/ou open source.

Les outils sélectionnés sont tous gratuits et/ou open source et adaptés aux formations en entreprise. Ils sont présentés par ordre de popularité selon les avis Capterra au moment de la publication de l’article. Ce classement pourrait donc changer lors de prochaines mises à jour.

infographie outils lms gratuits

1. Moodle

Moodle est un logiciel open source entièrement gratuit dont certaines options tierces (support ou fonctionnalités) sont payantes. Attention : les solutions open source peuvent en définitive coûter aussi cher, voire plus cher que les logiciels propriétaires, car leur implémentation et leur maintenance exigent parfois des ressources internes importantes.

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Écran d’accueil de Moodle

Fonctionnalités clés

Moodle propose la plupart des fonctionnalités attendues d’un LMS : tableaux de bord pour les apprenants, suivi des progrès, support pour les classes multimédias, etc. De plus, le logiciel inclut des thèmes adaptés au mobile, le support pour les plug-ins et les modules complémentaires tiers, ainsi que la possibilité de vendre des cours via PayPal.

Remarques

Moodle est un grand nom sur le marché des LMS open source. Il rassemble une large communauté d’utilisateurs très actifs qui créent de multiples plug-ins et options de personnalisation. De plus, la riche documentation disponible en ligne permet de trouver très facilement des réponses et des solutions à la plupart des questions et problèmes. Enfin, il existe énormément de cours préconstruits qui vous font gagner un temps précieux lors de la création de vos propres contenus.

Cependant, tous ces avantages ont un prix : la complexité. Les utilisateurs critiquent en ce sens le manque de simplicité de Moodle et la difficulté de prise en main de l’outil pour les non-initiés. Parmi les autres défauts du logiciel, on peut mentionner la faiblesse des fonctionnalités de reporting et les difficultés de gestion des groupes d’apprenants.

2. CourseSites par Blackboard

CourseSites, logiciel gratuit de Blackboard Learn, est destiné aux formateurs indépendants. Comme les autres outils de Blackboard, il s’adresse au milieu académique plutôt qu’aux entreprises.

Le logiciel est gratuit et accessible en ligne. Il autorise la création de cinq “espaces de cours” actifs (chacun correspondant à une classe distincte) au maximum.

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Exemple de création de plan de cours dans CourseSites

Fonctionnalités clés

CourseSites permet aux utilisateurs de se connecter via des services web bien connus comme Facebook ou Gmail et il prend en charge un nombre illimité d’étudiants ainsi que des intégrations simplifiées avec les autres produits Blackboard.

Remarques

CourseSites n’est pas un logiciel open source. Il évite donc les écueils qui menacent les outils de ce type (manque de support utilisateur, besoin de connaissances techniques, etc.). Cependant, il ne présente pas toutes les fonctionnalités des solutions payantes de Blackboard. Il a donc peut-être moins d’intérêt pour les institutions et les organisations. On regrette notamment l’absence d’options de branding personnalisé ou marque blanche, de scripts sur-mesure, d’intégration avec un système d’inscription plus large et de la possibilité de traiter en lot et d’archiver certains éléments comme les notes.

3. Sakai CLE

Sakai est une solution open source qui se distingue de Moodle en plusieurs points. Codé en Java, le logiciel se présente comme un outil open source mais, contrairement aux LAMP (Linux, Apache, MySQL et PHP), il n’autorise que quelques intervenants et affiliés commerciaux à contribuer à son code source. Il a été conçu pour les institutions académiques et non pour les entreprises.

La mise à jour 11 de Sakai vise à épurer l’interface utilisateur et à améliorer l’optimisation pour les appareils mobiles et la navigation. Elle apporte aussi un remaniement des systèmes de cahier de notes et d’évaluation ainsi que de nouveaux outils de création de leçons.

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Écran de Sakai

Fonctionnalités clés

Sakai s’intègre à Google Docs et inclut plusieurs fonctionnalités intéressantes dont un wiki, des tests en ligne, des diapositives et l’association à Dropbox.

Remarques

Sakai bénéficie du soutien d’une fondation éducative bien dotée qui supervise son développement stratégique. L’éditeur a donc accès à toutes les ressources nécessaires pour résoudre d’éventuels problèmes.

L’outil s’adresse à une clientèle assez restreinte ; ne comptez donc pas sur une communauté d’utilisateurs étendue, ni sur une tonne de plug-ins ou de modules complémentaires.

4. LatitudeLearning

LatitudeLearning est un LMS “freemium” gratuit jusqu’à 100 apprenants. Il coûte ensuite 0,60 $ par utilisateur par mois jusqu’à 1000 utilisateurs.

Le système est largement basé sur le web et il cible la formation professionnelle et les environnements B2B. Il compte parmi ses clients Chrysler, General Motors et l’American Board of Emergency Medicine.

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Cours dans LatitudeLearning

Fonctionnalités clés

LatitudeLearning inclut la certification, l’intégration avec WebEx et GoToMeeting ainsi que des tableaux blancs collaboratifs et un support dans neuf langues. Il propose également des extensions payantes (e-commerce notamment).

Remarques

LatitudeLearning est avant tout conçu pour les formations en entreprise, ce qui le distingue d’autres solutions plutôt axées sur le milieu académique. C’est un avantage non négligeable pour les organismes de formation et les formateurs indépendants. Cependant, LatitudeLearning ne bénéficie pas encore d’un support mobile ni d’une bibliothèque de contenus tiers et les modules complémentaires permettant d’étendre ses fonctionnalités peuvent coûter cher.

5. Dokeos

Dokeos est une solution open source en PHP. Elle a été créée en France et a déjà convaincu de nombreux utilisateurs partout dans l’hexagone et en Belgique (ainsi que dans 60 autres pays). Elle a été installée plus de 6 000 fois. La version open source de Dokeos n’existe pas en cloud ; elle est uniquement disponible en téléchargement.

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Leçons dans Dokeos

Fonctionnalités clés

Dokeos présente un outil auteur intégré pour la création des cours ainsi que des modèles de quiz, des groupes privés et un système de chat.

Remarques

Grâce à la fonctionnalité Oogie, les utilisateurs peuvent convertir des présentations PowerPoint et OpenOffice Impress en parcours pédagogiques aux normes SCORM. Dokeos pèche par la difficulté de personnalisation des niveaux utilisateurs. De plus, certains utilisateurs se plaignent de la lenteur des réponses aux questions ou aux problèmes postés sur le forum et avertissent que le support client risque de ne pas être à la hauteur.

6. Schoology

Schoology est un LMS freemium principalement destiné aux enseignants (comme CourseSites, le freemium de Blackboard). Il est accessible en ligne et le pack Basic est gratuit pour les formateurs. La version Enterprise inclut un support spécialisé et une intégration avec un système d’information scolaire (SIS). Schoology ne dévoile pas le tarif de ce pack sur son site.

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Cours dans Schoology

Fonctionnalités clés

Parmi les fonctionnalités caractéristiques de Schoology, on peut citer l’accès mobile, l’intégration à Google Drive, les outils de création de contenu et l’accès à un catalogue de cours publics et d’autres contenus.

Remarques

Les utilisateurs adorent l’option mobile et le flux de travail de Schoology. L’interface moderne ainsi que les intégrations avec des applications cloud de dernière génération permettent au logiciel de se démarquer de ses concurrents et font oublier l’absence de système de messagerie privée entre les apprenants.

7. Myicourse

Myicourse permet de créer des “universités” en ligne hébergeant différents cours. Si vous décidez d’ouvrir vos leçons au public, vous pouvez les construire et les dispenser gratuitement (Myicourse est financé par la publicité). Si vous préférez les garder privées, en revanche, vous ne pourrez utiliser le logiciel gratuitement que jusqu’à 100 apprenants.

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Exemple d’université publique sur Myicourse

Fonctionnalités clés

Les options de marque blanche et de vente des cours (Myicourse prélève 10 % des revenus générés) font de ce système un outil intéressant pour la formation en entreprise. Les organismes proposant des certifications devraient être séduits par le suivi du trafic d’apprenants, la vente des cours et d’autres fonctionnalités poussées.

Remarques

Si vous ne souhaitez pas que le contenu de vos cours soit ouvert à n’importe qui, la version gratuite n’est pas la meilleure solution puisqu’elle impose leur publication. De plus, ses fonctionnalités sont limitées et des bannières publicitaires apparaissent sur les écrans des apprenants. Cependant, il faut souligner que l’outil est assez simple d’utilisation grâce à sa fonction intégrée de création de cours.

8. Coggno

Centré sur la formation professionnelle, Coggno est un LMS accessible en ligne. Il est gratuit pour les entreprises.

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Cahier de notes dans Coggno

Fonctionnalités clés

Coggno est gratuit car la stratégie commerciale de son éditeur ne repose pas sur la distribution du logiciel mais sur la vente des cours qu’il héberge sur la plateforme. C’est une approche assez novatrice et très intéressante, car, que vous achetiez des cours ou non, vous pouvez utiliser indéfiniment le LMS sans limite de nombre d’utilisateurs. Si vous voulez accéder à des cours préconstruits, vous pouvez vous offrir ceux qui vous plaisent dans le catalogue. Vous pouvez aussi vendre vos propres cours sur la plateforme et encaisser une partie des revenus.

Remarques

De nombreux LMS peuvent convenir aux entreprises et aux établissements scolaires, mais Coggno est clairement conçu pour le premier public et il est donc moins adapté au second (optez pour un outil d’administration d’établissement scolaire gratuit si vous faites partie de ce public). Cependant, il est entièrement personnalisable.

9. Forma Lms

Fork de Docebo, Forma Lms est vendu comme un module complémentaire qui fait office d’upgrade, voire de plateforme logicielle indépendante.

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Liste de cours dans Forma Lms, plateforme accessible en plusieurs langues dont le français

Fonctionnalités clés

Comme Coggno, Forma vous permet de vendre des cours via son catalogue. Parmi ses fonctionnalités les plus intéressantes, on peut mentionner les options de modification massive pour la gestion des utilisateurs (très pratiques si vous avez déjà perdu votre temps à cocher des centaines de cases dans une liste) et une fonction de reporting personnalisable.

Remarques

Le logiciel a été conçu pour les formations en entreprise, mais un utilisateur indique qu’il fonctionne très bien pour les établissements scolaires. De nombreux aspects de Forma Lms sont assez standard, mais le logiciel “en a sous le capot”, comme l’a souligné un utilisateur. Les outils de reporting et de gestion sont bien plus robustes qu’ils n’y paraissent au premier abord.

10. iTunes U

iTunes U est un LMS étonnamment efficace. Il a beaucoup de potentiel si vous travaillez avec de nombreux utilisateurs Mac et si vous êtes prêt à laisser votre créativité s’exprimer.

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Affichage de la bibliothèque iTunes U

Fonctionnalités clés

iTunes U est gratuitement pré-installé sur tous les appareils macOS et iOS. Le logiciel inclut énormément de contenu (en grande partie gratuit) et il permet de créer des cours personnalisés.

La bibliothèque rassemble des cours pour les entreprises et pour les établissements scolaires. Elle permet de travailler dans des tableurs intégrés et de boucler des leçons complètes. Si vous gérez un petit groupe d’apprenants, le logiciel pourrait vous séduire.

Remarques

Le passage complet à iTunes U est inattendu et certains utilisateurs (et responsables de cours) pourraient être déstabilisés malgré la simplicité d’utilisation du logiciel. Pourtant, l’outil permet de créer des cours vraiment originaux. Si vous ne travaillez pas avec des inconditionnels d’Apple, vous allez avoir du mal à vous procurer le matériel nécessaire, mais si vos apprenants et votre entreprise font déjà partie de la famille Mac, il n’y a aucune raison de snober iTunes U.

Pour aller plus loin

Vous souhaitez en savoir plus sur la formation en général ? Lisez les différents articles disponibles sur notre blog Capterra :

Vous avez besoin d’un logiciel de LMS ? Consultez la liste des meilleures solutions de LMS établie par Capterra.

Processus de recrutement : 8 techniques que tout bon recruteur doit adopter

processus de recrutement techniques a adopter

De nombreux recruteurs débutants pensent qu’il suffit de publier une offre d’emploi en ligne pour que les meilleurs candidats se présentent d’eux-mêmes. Malheureusement, ce n’est pas aussi simple. D’après une étude de Manpower, en France, 23 % des employeurs ont des difficultés à recruter, et la principale raison est le manque de candidats disponibles.

processus de recrutement techniques a adopter

Pour être un bon recruteur et embaucher les meilleurs éléments, il faut être bien préparé et utiliser notamment un système de suivi des candidatures (ATS) pour gérer plus efficacement le processus d’embauche de bout en bout ainsi que les ressources utiles à chaque étape.

En définitive, comme dans n’importe quel domaine, la qualité du travail du recruteur dépend de celle des outils qu’il utilise. Voici 8 techniques que les meilleures équipes de recrutement utilisent pour embaucher les talents les plus intéressants.

1. Définir des profils

Un bon recruteur sait exactement ce qu’il recherche. Il établit, en collaboration avec toute l’équipe RH, des profils idéaux pour chaque poste. Ces descriptifs détaillent les responsabilités et les critères de réussite associés à chaque fonction.

Lorsqu’il faut recruter un nouvel employé pour endosser un rôle précis, il suffit à l’équipe de consulter le profil correspondant pour déterminer quelle expérience et quelles compétences le candidat idéal doit avoir.

2. Disposer d’un organigramme

Les recruteurs travaillent avec les gestionnaires RH pour intégrer les différents profils des employés à l’organigramme de l’entreprise. Cela simplifie la compréhension des structures de chaque équipe et de toute la hiérarchie de la société.

Un organigramme a bien des avantages, mais il est particulièrement utile lorsqu’il faut confier le recrutement d’un poste disponible à un responsable, programmer des entretiens ou déterminer quelle rémunération proposer. Microsoft Office a publié un organigramme sur lequel vous pouvez vous baser pour construire celui de votre PME.

3. Planifier le recrutement des effectifs

La planification des effectifs est cruciale pour les jeunes entreprises en croissance. La société(et plus particulièrement l’équipe de recrutement)devrait avoir une vision claire des postes à pourvoir dans les 12 prochains mois.

Si votre entreprise a des projets de développement, mais pas de plan de recrutement, construisez-en un avec votre équipe dirigeante. Chaque responsable de service devra vous communiquer ses objectifs et ses futurs besoins en ressources humaines.

4. Utiliser des échelles de rémunération

Trop d’entreprises ne pensent pas suffisamment au salaire et aux avantages lorsqu’elles proposent une offre d’emploi. Cette négligence peut compliquer les négociations et entraîner un manque de cohérence des rémunérations.

Tout bon recruteur garde en tête une fourchette salariale équitable tout au long du processus d’embauche. Il se base sur un document définissant les échelles de rémunération et reprenant les salaires de chaque employé pour savoir exactement ce qu’il peut proposer. Pensez à réviser les rémunérations tous les 6 à 12 mois pour vous assurer qu’elles sont comparables à celles proposées par d’autres entreprises. Il serait dommage de perdre un excellent collaborateur parce qu’il se sent sous-payé.

5. Disposer d’un modèle de description de poste

Votre processus de recrutement gagnera en efficacité si vous parvenez à gagner un peu de temps sur certaines tâches récurrentes. C’est pour cette raison que les bons recruteurs utilisent des modèles de description de poste préremplis avec les coordonnées de l’entreprise et les avantages offerts aux employés. Il ne leur reste plus qu’à intégrer les détails spécifiques à une offre avant de publier le document dans les petites annonces.

Ceci dit, une description de poste avec une touche de personnalité et d’humour convient mieux à certaines fonctions. Ne vous sentez donc pas toujours obligé d’utiliser les modèles et n’oubliez pas de les mettre à jour et de les modifier au besoin.

6. Être présent sur les réseaux sociaux

Il y a 10 ans, lorsque les réseaux sociaux ont commencé à gagner en popularité, de nombreuses personnes craignaient que certaines de leurs publications sur ces plateformes ne leur coûtent leur emploi. Mais les professionnels les plus habiles ont commencé à utiliser LinkedIn, Facebook ou Twitter pour exposer leurs compétences et leurs parcours. Les autres n’ont pas tardé à suivre le mouvement. Ces sites débordent aujourd’hui de candidats et représentent une plateforme idéale pour les recruteurs, qui ne s’y trompent pas et savent qu’ils doivent se former à l’usage des réseaux sociaux

Les membres de la Génération Y (les Millennials) et les jeunes nés après 2005 (les Homelanders) sont le futur de la population active et un bon recruteur doit savoir comment se connecter avec eux en ligne.

7. Utiliser un système d’évaluation des compétences

Vous devez impérativement vous assurer que vos candidats ont bien les compétences nécessaires pour assurer leurs futures fonctions. Malheureusement, ce n’est pas toujours évident, en particulier pour les postes techniques.

La clé est de créer un test qui permette d’estimer rapidement les capacités du candidat. Les chercheurs d’emploi sont très occupés et n’ont probablement pas envie de se soumettre à une longue évaluation lorsqu’ils n’ont aucune certitude d’embauche, mais ils seront sans doute enclins à réaliser un test rapide.

8. Évaluer les candidats dans un document

Dans un processus de recrutement, il vaut toujours mieux impliquer plusieurs membres de l’entreprise dans les entretiens pour récolter différentes opinions sur chaque candidat.

Les meilleurs recruteurs demandent aux évaluateurs participants de compléter un document standardisé après l’entretien, ce qui les encourage à fournir un retour détaillé plutôt qu’une simple appréciation. Votre logiciel de suivi des candidatures (ATS) peut vous aider à créer un questionnaire post-interview et à le partager avec les membres de l’équipe qui vont rencontrer et évaluer les candidats.

Mettez votre entreprise sur la bonne voie

Un processus de recrutement long et inefficace peut ralentir la productivité de vos équipes et coûter de l’argent à votre PME. De plus, si vous n’assurez pas un bon suivi, vous risquez de laisser filer un candidat qui aurait pu faire la différence. Pour être un bon recruteur, pensez donc à utiliser les technologies et les ressources disponibles, pour que votre entreprise puisse trouver, attirer et engager les meilleurs talents.

Vous avez besoin d’un logiciel de gestion des talents ? Consultez la liste des meilleures solutions de gestion du personnel établie par Capterra.