Coronavirus et entreprise : 10 questions à vous poser

coronavirus entreprise questions

En cas de pandémie, vous devriez disposer d‘un plan axé sur la sécurité de vos collaborateurs et la limitation des retombées négatives sur vos activités.

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Au début de l’année 2020, toutes les entreprises ont fait de grands projets. Deux mois plus tard, ils ont été complètement chamboulés par un nouveau coronavirus : la COVID-19.

La maladie, très contagieuse, continue de se propager sans qu’on puisse savoir quand la pandémie prendra fin. Les départements RH du monde entier sont donc chargés d’une mission impossible : trouver un juste équilibre entre la sécurité du personnel et la poursuite des activités. Et il faut agir vite. Les responsables RH ne peuvent pas se permettre d’attendre que la crise s’aggrave.

La tâche n’est pas facile, mais nous sommes là pour vous aider. Pour vous assurer que votre PME est bien prête à faire face à la COVID-19, voici 10 questions adaptées des conseils publiés par Gartner sur le sujet (contenu en anglais).

10 questions à se poser pour faire face à la pandémie

1. Votre entreprise peut-elle continuer à tourner avec des effectifs réduits d’au moins 25 % ?

Le coronavirus coûte cher aux entreprises pour deux raisons. Tout d’abord, les symptômes peuvent apparaître entre 2 et 14 jours après l’exposition au virus, ce qui laisse le temps à vos collaborateurs de le transmettre rapidement et à leur insu. De plus, il faut environ 2 semaines pour guérir de la COVID-19.

En d’autres termes, les entreprises doivent se préparer à travailler avec des effectifs réduits pendant un certain temps. Si vous ne l’avez pas encore fait, commencez à identifier les fonctions commerciales et les équipes dont vous ne pouvez pas vous passer pour poursuivre vos activités même si une grande partie de votre personnel ne peut pas travailler. Envisagez un taux d’absentéisme de 25 % lorsque vous évaluez vos capacités et définissez vos objectifs.

2. Si la maladie entraîne un absentéisme important, vos collaborateurs sont-ils suffisamment formés pour jouer différents rôles ?

Vos représentants commerciaux sont-ils prêts à prendre le relai en service client ? Vos développeurs front-end peuvent-ils gérer les besoins du back-end pour continuer à faire tourner votre site web ? Une fois que vous avez identifié les fonctions commerciales essentielles à vos activités, vous devez vous assurer d’avoir suffisamment de collaborateurs capables de les assumer.

Si vous manquez de personnel, pensez à engager de la main-d’œuvre occasionnelle ou à développer des ressources comme des outils de gestion des connaissances et des programmes de tutorat pour stimuler l’apprentissage et l’amélioration des compétences.

3. Vos employés peuvent-ils travailler à distance ?

Même les entreprises complètement fermées à l’idée du télétravail sont forcées de revoir leur position. Pour empêcher le coronavirus de se répandre dans votre entreprise, la meilleure solution reste le travail à domicile.

Analysez les positions au sein de votre organisation pour répartir vos collaborateurs dans trois groupes :

  • Ceux qui ne peuvent pas travailler à distance (caissiers, ouvriers d’assemblage)
  • Ceux qui peuvent travailler à distance, mais à grands frais (équipes de ventes)
  • Ceux qui peuvent travailler à distance sans aucun problème (travailleurs du savoir)

Vous pouvez vous appuyer sur cette analyse pour déterminer qui pourra travailler à domicile et quand. Pour éviter le pire, pensez aussi aux employés à risque comme les personnes plus âgées et celles qui souffrent de maladies chroniques sévères.

4. Que vous faut-il pour assurer un télétravail efficace ?

Selon un sondage Gartner (disponible en anglais), 54 % des responsables RH estiment que les plus grands obstacles à l’efficacité des télétravailleurs sont les insuffisances technologiques et les problèmes d’infrastructure. Selon ses activités, votre personnel pourrait avoir besoin de différentes choses :

 

GoToMeeting presentation teletravail
Présentation PowerPoint dans GoToMeeting (source)

Mettez bien à jour vos politiques d’utilisation des technologies et des ressources informatiques pour y intégrer la location d’équipements et d’appareils, les questions de sécurité et le support technique.

Pour en savoir plus, n’hésitez pas à vous reporter à nos conseils avec notre article “Manager une équipe à distance : guide pratique“.

5. Votre entreprise va-t-elle surveiller, voire limiter les déplacements dans des zones à risque ?

De manière générale, les entreprises ont trois possibilités en matière de limitation des déplacements :

  • interdire les déplacements superflus
  • interdire les déplacements dans des zones à risque
  • interdire tous les déplacements

Des sites retraçant l’évolution du coronavirus comme celui du Centre européen de prévention et de contrôle des maladies et les conseils dispensés par le gouvernement peuvent vous aider à faire le bon choix. Quelle que soit votre décision, communiquez-la immédiatement à vos collaborateurs et demandez-leur d’essayer de se faire rembourser ce qu’ils auraient déjà payé pour leurs réservations de vols et de logements.

6. Quelles procédures de décontamination sont en place pour vos locaux ?

La COVID-19 peut survivre sur des surfaces pendant parfois plusieurs jours selon la matière et la température du milieu. En plus de faire appel à un service de nettoyage professionnel pour décontaminer régulièrement vos espaces de travail, assurez-vous que tout le monde suit bien les procédures recommandées :

  • Utilisez un détergent ou un savon et de l’eau avant la désinfection.
  • Utilisez de l’eau de Javel diluée, des solutions contenant au moins 70 % d’alcool ou des désinfectants domestiques approuvés par l’agence européenne pour l’environnement.
  • Portez une blouse et des gants jetables à toutes les étapes du nettoyage, notamment lorsque vous manipulez des ordures.
  • Retirez vos gants après avoir nettoyé une pièce et lavez-vous immédiatement les mains au savon et à l’eau.

Vous devriez aussi avoir conscience que certaines mesures sont inefficaces. Les filtres à air à haute efficacité (HEPA), notamment, ne peuvent absolument rien contre la COVID-19.

7. Que devez-vous dire à vos collaborateurs pour qu’ils se sentent en sécurité dans vos locaux ?

C’est une question de taille. Les collaborateurs qui ne prennent pas suffisamment de précautions présentent certains risques sanitaires, tandis que ceux qui en prennent trop peuvent susciter l’anxiété, voire la panique.

Pour rassurer vos collaborateurs, vous pouvez d’abord établir une politique de travail à distance pour ceux qui sont concernés puis prendre les mesures suivantes :

  • Publiez des informations de base sur la COVID-19 et notamment sur sa transmission et ses symptômes.
  • Mettez à disposition des lingettes désinfectantes et des gels antibactériens pour les mains (minimum 60 % d’alcool).
  • Rappelez à vos employés comment se laver les mains et apposez des affiches en différents endroits.
  • Informez vos collaborateurs sur les précautions inutiles (p. ex. les personnes saines ne doivent pas porter de masque) et les façons d’éviter les contacts (p. ex. en renonçant aux poignées de main).
  • Mettez à jour vos politiques de congés payés pour mieux gérer les absences et rappelez à vos collaborateurs de se mettre en arrêt maladie dès qu’ils ressentent des symptômes.

Toute communication devrait reposer sur un principe : l’attention portée à la santé et au bien-être de votre personnel.

8. Comment les collaborateurs en déplacement seront-ils rapatriés, en particulier s’ils sont malades ?

La récente fermeture des frontières américaines aux Européens pendant 30 jours rappelle l’importance pour les entreprises de prévoir une procédure pour les collaborateurs bloqués à l’étranger. Avant que l’inimaginable se produise, rassemblez les informations nécessaires et envoyez-les par e-mail à votre personnel ou postez-les sur votre intranet.

Pensez à inclure le numéro de téléphone et l’adresse e-mail d’une personne de référence que vos collaborateurs peuvent contacter s’ils ont besoin d’aide ainsi qu’une liste d’organisations locales et de ressources fiables à consulter, comme le site de l’Organisation mondiale de la santé (OMS).

Fournissez également à vos employés des informations sur ce qu’ils peuvent faire s’ils se retrouvent coincés à l’étranger plus longtemps que prévu, que vous optiez pour un arrangement flexible (avec comptabilisation de jours de congé pour raisons familiales ou médicales) ou pour un congé sabbatique complet. Les employés devraient dégager une solution avec leur manager.

Pour les collaborateurs sains, envisagez différentes possibilités de changement de réservations pour le transport et le logement. Pour les collaborateurs touchés par la COVID-19, suivez les procédures recommandées par les organes officiels.

9. Quelle est votre procédure en cas de (potentielle) contagion ?

L’incertitude est votre pire ennemie en situation d’urgence. C’est pour cette raison que vous devez établir une liste d’instructions claires que vos collaborateurs peuvent suivre s’ils sont infectés par la COVID-19 ou s’ils craignent d’avoir été en contact avec une personne malade.

Ces instructions devraient notamment leur enjoindre de :

  • contacter leur manager pour lui communiquer leurs dernières activités sur le lieu de travail ;
  • consulter leur assureur ;
  • s’imposer une quarantaine à domicile jusqu’à la disparition des symptômes.

Votre système d’information sur les ressources humaines (SIRH) peut vous servir d’outil de secours pour gérer les cas et ainsi surveiller l’évolution de la COVID-19 dans vos équipes. Vous et vos managers pouvez l’alimenter au fur et à mesure.

10. Disposez-vous d’une équipe de gestion de crise bien entraînée et représentative de votre personnel ?

Une équipe de gestion de crise constituée de responsables et de collaborateurs issus de différents départements peut soutenir votre service RH en communiquant rapidement des informations, en assurant le respect de votre plan coronavirus et en intervenant en renfort en cas d’urgence.

Elle peut également répondre aux questions des collaborateurs et les orienter vers les bonnes ressources. Enfin, elle est précieuse pour récolter les derniers avis et conseils des organisations sanitaires et contribuer à la révision de votre stratégie si la situation s’aggrave.

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Mitarbeitermotivation im Home-Office: So sorgst du dafür, dass Remote-Teams sich einbezogen fühlen

Mitarbeitermotivation im Home Office

Remote-Mitarbeiter*innen fühlen sich schnell isoliert und einsam. Es ist Aufgabe der Personalabteilung, ihnen das Gefühl zu geben, Teil des Teams zu sein und die Mitarbeitermotivation im Home-Office zu verbessern.

Mitarbeitermotivation im Home Office

Schon längst wird in Unternehmen nicht mehr nur an einem zentralen Standort oder in einem großen Büro gearbeitet. Immer mehr Angestellte arbeiten aus der Ferne, ob aufgrund plötzlicher Veränderungen wie der aktuellen Maßnahmen zum Schutz vor dem Coronavirus oder infolge allgemeiner Trends wie steigenden Transport- und Immobilienkosten. Auch verbesserte Technologien wie Software für Webkonferenzen tragen dazu bei, dass räumliche Distanz bei der Zusammenarbeit eine immer geringere Rolle spielt. Weltweit arbeitet mehr als die Hälfte der Beschäftigten an mindestens 2,5 Tagen pro Woche außerhalb des zentralen Büros ihres Arbeitgebers: Flexibles Arbeiten ist zur Normalität geworden.

Diese Entwicklungen bieten Arbeitgebern und Arbeitnehmern gleichermaßen eine enorme Flexibilität, deren Vorteile nicht unterschätzt werden sollten. Doch mit der zunehmenden räumlichen Distanz zwischen den Mitgliedern vieler Teams entstehen auch neue Probleme:

  • Remote-Mitarbeiter*innen neigen stärker dazu, sich von anderen ausgeschlossen oder gemieden zu fühlen, teils aus der Sorge heraus, Entscheidungen und Änderungen könnten ohne ihre Einbeziehung getroffen werden.
  • Remote-Mitarbeiter*innen haben häufig mit Einsamkeit und mangelnder Zusammenarbeit zu kämpfen.

Unternehmen, die an dieser Stelle nicht aufpassen, könnten dies schnell bereuen: Wenn die Personalabteilung bei solchen Problemen zu langsam reagiert, dauert es nicht lange, bis Angestellte die Motivation verlieren und kündigen.

Entsprechend wichtig sind Tools und Richtlinien, um die Bedürfnisse der Remote-Mitarbeiter*innen im Blick zu behalten.

3 Tipps, mit denen die Mitarbeitermotivation im Home-Office steigt

Es ist ein Fehler, automatisch anzunehmen, Remote-Teammitglieder hätten genau die gleichen Wünsche und Anforderungen wie Angestellte, die im Büro arbeiten. Unternehmen sollten sich genug Zeit nehmen, darüber nachzudenken, wie die neuen Arbeitsmethoden verwirklicht werden.

Falls du bisher noch keine Strategie zur Einbeziehung deiner Remote-Mitarbeiter*innen aufgestellt hast, bieten die folgenden drei Tipps dir eine gute Grundlage.

Tipp Nr. 1: Schaffe online einen Ort für Smalltalk

Bei Online-Meetings gibt es keine Kaffeemaschine, an der man sich begegnen kann, doch das Bedürfnis, auch einmal über etwas anderes als die Arbeit zu reden, ist genauso groß – egal ob über Serien, Fußball, Haustiere oder einfach nur das Wetter. Während man sich im Büro ganz selbstverständlich auf dem Flur, in der Cafeteria oder am Kopierer begegnet und ins Gespräch kommt, müssen solche Orte online erst geschaffen werden. Smalltalk ist für Remote-Angestellte, die nur wenig Gelegenheit dazu haben, eine wertvolle Sache. Wenn er fehlt, haben Teammitglieder zu den anderen keinerlei Verbindung außer der Arbeit selbst.

Nicht alle sind überzeugt davon, dass Kollaborationstools wie Slack und Microsoft Teams uns wirklich produktiver machen, aber in einer Sache besteht wenig Zweifel: Diese Tools sind für Remote-Teams auch deshalb so wichtig, weil sie ihnen Smalltalk ermöglichen.

Wer noch über kein solches Tool verfügt, sollte sich daher unbedingt eines zulegen. Anschließend sollten ein paar Grundlagen bei der Einrichtung bedacht und kommuniziert werden, damit alle das Tool auch auf die richtige Weise nutzen:

Mitarbeitermotivation im Home-Office: der richtige Umgang mit Kollaborationssoftware

Ein zusätzlicher Vorteil: Manager*innen haben nun eine ideale Plattform, um dem ganzen Team oder sogar dem gesamten Unternehmen von den Leistungen der Remote-Angestellten zu erzählen. Auch das trägt stark dazu bei, dass sie sich einbezogen fühlen.

Tipp Nr. 2: Organisiere Management-Schulungen zum fairen Beurteilen und Befördern von Remote-Angestellten

Manager*innen gehen oft davon aus, dass sie alle Angestellten gleich behandeln. Allerdings empfinden diese das nicht immer so – vor allem, wenn sie remote arbeiten und wenig Kontakt mit dem Management haben. Viele Remote-Angestellte fürchten, Karrierechancen zu verpassen, die denjenigen zur Verfügung stehen, die vor Ort tätig sind.

Personalabteilungen müssen mit dem Management zusammenarbeiten, um diese Bedenken auszuräumen, damit ihre besten Remote-Arbeitskräfte nicht zu Unternehmen wechseln, in denen sie sich stärker wertgeschätzt fühlen.

Der Gartner-Report „Out of Sight, Out of Mind? Managing the Remote Worker“ legt den Fokus auf zwei Bereiche, in denen Manager*innen geschult werden sollten, damit sie die Leistung von Remote-Angestellten fair beurteilen und ihnen Möglichkeiten zur Karriereentwicklung bieten können (vollständiger Report ist nur für Gartner-Kunden verfügbar):

  1. Biete Remote-Angestellten anspruchsvolle Aufgaben und Führungsmöglichkeiten an. Es mag einfacher wirken, Remote-Angestellten eher unkomplizierte Routineaufgaben zuzuweisen, damit ihre Fortschritte seltener überprüft werden müssen, doch das ist genau der falsche Weg. Das Management sollte Remote-Teams anspruchsvolle und herausfordernde Aufgaben stellen und regelmäßig mit ihnen in Kontakt treten, um bei Problemen Hilfe anzubieten. Wenn Remote-Angestellte Projekte leiten, wird dadurch auch die Interaktion zwischen remote und im Büro arbeitenden Teammitgliedern gefördert.
  2. Miss Leistungen anhand von Ergebnissen anstatt von Arbeitszeit oder Beobachtungen. Wenn du die aufgewandte Arbeitszeit oder „Mühe“ deiner Angestellten als Grundlage nimmst, um ihre Leistung zu beurteilen, wird es Zeit, grundlegend umzudenken. Die Personalabteilung und das Management sollten zusammen daran arbeiten, bessere ergebnisorientierte Kennzahlen zu entwickeln, mit denen die Leistung von Remote-Angestellten fair verglichen werden kann. Möglich ist beispielsweise, die Menge bestimmter Ergebnisse in Augenschein zu nehmen (z. B. Codezeilen) oder deren Qualität durch andere Teammitglieder beurteilen zu lassen.

Vergiss bei alledem nicht, wie wichtig die Aneignung neuer Fähigkeiten ist. Wie alle Angestellten sollten auch Remote-Mitarbeiter*innen ihre Entwicklung selbst in die Hand nehmen, doch das Management spielt eine wichtige Rolle darin, ihnen dabei eine helfende Hand zu bieten.

Tipp Nr. 3: Sorge für abwechslungsreiche Gespräche von Angesicht zu Angesicht

Manche Remote-Teammitglieder haben das Gefühl, dass ihr Team sie nicht wirklich kennt oder versteht – doch kann man ihnen das wirklich vorwerfen, wenn sie ihre Kolleg*innen nur einmal im Monat im verschwommenen Bild eines Videoanrufs sehen?

Besonders bei größeren Remote-Teams müssen Unternehmen diese rein geschäftlichen Video-Meetings mit anderen Gesprächsformen abwechseln, damit die Teammitglieder einander als Menschen wahrnehmen und nicht nur als Gesichter auf einem Bildschirm.

Die folgenden Ideen können dabei als Inspiration dienen, wobei wir die mit dem niedrigsten Aufwand zuerst nennen:

  • Lade neu eingestellte Remote-Teammitglieder dazu ein, allen ihre Arbeitsräume zu zeigen. (Geringer Aufwand)
  • Bringe remote und im Büro arbeitende Angestellte für virtuelle Kaffeepausen zusammen. (Geringer Aufwand)
  • Plane Events, bei denen remote und im Büro arbeitende Angestellte gemeinsam aktiv sind und beispielsweise Filme schauen oder Spiele spielen. (Mittlerer Aufwand)
  • Bezahle dafür, diejenigen, die remote arbeiten, zu einem Besuch ins Büro einzuladen. (Hoher Aufwand)

Ein idealer Zeitpunkt für das Einladen ins Büro ist gegeben, wenn große Veränderungen anstehen, bei denen persönliche Kommunikation ratsam ist, beispielsweise wenn Strategien grundlegend geändert wird oder das Führungspersonal wechselt.

Wir sind noch längst nicht am Ziel

Selbst den großen Unternehmen fällt es nicht immer leicht, Remote-Teams zu managen. Unternehmen wie Yahoo, IBM und Best Buy haben sogar Remote-Arbeitsprogramme wieder aufgegeben, da sie nicht die gewünschte Zusammenarbeit erreicht haben.

Doch auch wenn anfangs nicht alles glatt läuft, ist das für die meisten Unternehmen kein Grund, gleich das Handtuch zu werfen. Mit den richtigen Tools und Methoden gelingt es jedem Unternehmen, Remote-Teams auf die Beine zu stellen und dafür zu sorgen, dass sie sich wirklich wertgeschätzt fühlen.

Mitarbeitermotivation im Home-Office ist ein großes Thema und ein Artikel kann längst nicht alle Aspekte abdecken. Weitere Informationen findest du beispielsweise hier:

 

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Mitarbeitermotivation in Krisenzeiten: Wie du dein Team trotz Corona förderst

Mitarbeitermotivation in Krisenzeiten

Die Corona-Krise spitzt sich immer weiter zu. Unterbrochene Lieferketten, fallende Aktienkurse und verunsicherte Mitarbeiter: Führungskräfte sind in diesen Tagen besonders gefordert. Sie müssen im Umgang mit den Ängsten ihrer Mitarbeiter zeigen, dass sie gute Krisenmanager sind. In diesem Artikel wollen wir Führungskräfte mit 4 Tipps für die Mitarbeitermotivation in Krisenzeiten unterstützen.

Mitarbeitermotivation in Krisenzeiten

Die Corona-Krise legt das öffentliche Leben weitgehend lahm. Im Drogeriemarkt sind die Desinfektionsmittel ausverkauft. Durch die sozialen Medien geistern Bilder von leeren Regalen. In allen Bundesländern werden Schulen und Kitas wochenlang geschlossen. Und langsam werden auch die Auswirkungen auf die Wirtschaft sichtbar: Sie sind dramatisch.

Kein Wunder, dass bei den Mitarbeitern vieler deutscher Unternehmen derzeit Untergangsstimmung herrscht: Die Unsicherheit ist groß – Kunden kaufen nicht mehr, Lieferketten sind unterbrochen und Aktienkurse brechen ein. In solch einer Situation ist kaum jemand vor Angst gefeit. Viele Führungskräfte fallen bei Krisen in eine Schockstarre. Gerade jetzt ist die Mitarbeitermotivation in Krisenzeiten entscheidend. Doch sie sind mehr mit sich selbst beschäftigt, statt den Mitarbeitern die Angst zu nehmen, oder ihnen zumindest zu helfen, die Sorgen nicht übermächtig werden zu lassen. Das Sars-CoV-2, wie das neuartige Virus offiziell heißt, wird zur echten Bewährungsprobe für viele Führungskräfte: Sie müssen in dieser Situationen einen kühlen Kopf bewahren.

Vor Angst gelähmte Mitarbeiter machen es jedem Unternehmen schwer, diese tiefgreifende Krise erfolgreich zu bewältigen, denn Zukunftsängste ersticken jede Kreativität und schüren das Misstrauen. Zudem folgen viele Firmen dem Rat der Gesundheitsexperten und schicken ihre Mitarbeiter nach Hause ins Home-Office. Das erschwert im Gegensatz zur Präsenzarbeit vor allem die Kommunikation mit verunsicherten Mitarbeitern. Und die größte Gefahr für das Gelingen sitzt im Chefsessel.

Ratschlag 1 – Denke an deine Fürsorgepflicht!

Das Coronavirus bestimmt mehr und mehr den Arbeitsalltag vieler Beschäftigter in den Unternehmen. Durch die Pandemie ist das Home-Office für viele Unternehmen ein Weg trotz der Lahmlegung des öffentlichen Lebens produktiv zu bleiben. Für viele Mitarbeiter bringt das Veränderungen im Arbeitsalltag mit sich. Führungskräfte müssen jetzt in Alltagsfragen eindeutig Stellung beziehen. Ihre wichtigste Aufgabe besteht darin, „den Laden“ trotz aller Widrigkeiten mit klaren Aussagen und Anweisungen am Laufen zu halten. Diese Funktion muss in Zeiten der Unsicherheit im Fokus der Aufmerksamkeit stehen.

Zudem ist der Kontakt zu den ins Home-Office verbannten Mitarbeitern nun wichtiger denn je! Denn: Auch Mitarbeiter ohne permanente Anwesenheit im Büro brauchen Führung und Ansprache. In der aktuellen Krisensituation sogar mehr, als wenn man täglich ins Büro kommt. Führungskräfte müssen sich dabei auch für den Mitarbeiter als Mensch interessieren und dessen Routinen und familiäres Umfeld kennen. Wer wegen Schulschließungen zu Hause gleichzeitig noch auf die Kinder aufpasst, braucht vielleicht im Moment mehr Verständnis und andere Aufgaben.

  • Gebe deinen Mitarbeitern ruhig einige Zeit, um persönliche Unsicherheiten und Besorgnisse zu äußern. So fühlt sich jeder ernst genommen und der gemeinsame Austausch hat schon etwas die Last von den Schultern genommen.
  • Bringe verstärkt Empathie für deine Mitarbeiter auf, nehmen deren Belange und Nöte ernst und behalte gleichzeitig immer das größere Ganze im Auge.
  • Signalisiere deinen Mitarbeitern, dass du in der nächsten Zeit für sie da bist und alles tun wirst, um das Team sicher durch die Krise zu geleiten. Vermittle das Gefühl, ihnen mit Rat und Tat zur Seite zu stehen.

Ratschlag 2 – Kommuniziere offen und ehrlich!

Die Einschläge kommen näher – und viele Führungskräfte ducken sich weg. Anstatt Zuversicht auszustrahlen und auf die Mitarbeiter zuzugehen, werden sie selbst von der Angst gepackt. Kritischen Fragen der Mitarbeiter gehen sie aus dem Weg und verstärken dadurch die Verunsicherung noch weiter. Vor allem, weil sich die Mitarbeiter zunehmend fragen: Was kommt da noch alles auf uns zu?

In der aktuellen Situation erfordert es von den Führungskräften vor allem Mut, vor ihre Mitarbeiter zu treten und ihnen beispielsweise zu sagen: „Wie Sie wissen, hat die Corona-Krise bereits zu dramatischen Verwerfungen geführt. Daraus haben sich auch für unser Unternehmen einige Probleme im Bereich xy ergeben, bei denen wir aktuell noch nicht genau wissen, wie wir darauf reagieren sollen. Die Geschäftsleitung wird diesbezüglich aber in nächster Zeit die erforderlichen Entscheidungen treffen und Sie hierüber dann informieren. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass ich Ihnen heute noch keine näheren Infos geben kann. Lassen Sie uns bitte …“ Gibt eine Führungskraft ihren Mitarbeitern eine solche Information, dann haben diese eine bessere Orientierung.

  • Gewinne Klarheit über die aktuelle Situation und die Auswirkungen auf die Mitarbeiter! Klarheit und Souveränität kann nur ausstrahlen, wer Bescheid weiß.
  • Betreibe keine Schönfärberei! Beschönige nichts. Es hat keinen Sinn, eine schwierige Lage zu verschweigen. Deine Mitarbeiter wissen ohnehin um den Ernst der Situation. Versuche also erst gar nicht, ihnen etwas vorzumachen.
  • Kommuniziere mehr denn je! Lasse deine Mitarbeiter nicht im Unklaren, denn damit würdest du den Nährboden für Angst und Misstrauen legen.

Ratschlag 3 – Achte auf dich selbst!

Wenn die Geschäftsführung täglich Krisenmeetings abhält und gerüchteweise Horrormeldungen die Runde machen, hat es sich bald auch unter den Führungskräften herumgesprochen: Die Corona-Krise hat auch uns voll im Griff. Sie ahnen, dass eine ernste Gefahr droht, doch die Situation bleibt (noch) vage. Da ist es fast unvermeidlich, dass viele von ihnen die Angst packt. Manche verfallen in Pessimismus, andere wirken wie gelähmt – wieder andere ducken sich weg.

Doch wie soll ein Vorgesetzter seine Mitarbeiter beruhigen, wenn die eigenen Sorgen derart übermächtig sind? Zuversicht vermitteln kann nur, wer die eigene Angst in den Griff bekommen hat. Nur dann kann er seinen Mitarbeitern den notwendigen Rückhalt geben.

Führungskräfte müssen sich nun mit ihrer persönlichen Lage auseinandersetzen: Wie gehe ich mit einem möglichen Jobverlust um? Vor welchen aktuellen Aufgaben habe ich Angst? Was kann schlimmstenfalls passieren und wie würde ich mit diesem Worst Case umgehen? Nur wer diese Fragen beantworten kann, bekommt den Kopf frei. Erst jetzt kann es gelingen, zuversichtlich nach vorne zu blicken – und erst jetzt ist man in der Lage, vor die Mitarbeiter zu treten.

  • Sorge immer wieder für Auszeiten, wenn es zwischendurch hoch hergeht. Verschaffe dir Luft zum Nachdenken.
  • Identifiziere deine eigenen Ängste! Stärke zeigen und deinen Mitarbeitern die Angst nehmen: Das kannst du nur, wenn du deine eigenen Ängste im Griff hast.
  • Tausche dich aus und suche Rat bei anderen. Wer sich mit anderen abspricht, entscheidet nachweislich besser und effizienter als die Alleinbestimmer.

Ratschlag 4 – Stelle dich der Herausforderung!

In der aktuellen Situation kommt es vor allem auf eines an: Führungsstärke. Für deine Mitarbeiter bist du der erste Ansprechpartner – bei dir informieren und orientieren sie sich, bei dir heulen sie sich aus. Als Führungskraft ist es deine Aufgabe, den Mitarbeitern ihre Ängste zu nehmen, ohne die Gefahren der Krise kleinzureden. Deine Aufgabe ist, Zuversicht zu verbreiten, aber dennoch den Tatsachen ins Auge sehen. Obwohl du selbst von der Krisensituation betroffen bist, darfst du keine Unsicherheit zeigen. Vielmehr ist es deine Aufgabe, auf die Mitarbeiter zuzugehen, ihnen Mut zu machen, Handlungsmöglichkeiten aufzuzeigen und mit ihnen gemeinsam die Probleme zu meistern.

  • Stelle dich der Herausforderung. Lege mit deinem Team die empfundene Ohnmacht ab und gewinne Handlungsoptionen zurück.
  • Überlege gemeinsam mit deinem Team, wie diese schwierige Zeit erfolgreich überstanden werden kann. Jede Idee ist dafür willkommen.
  • Entwickele einen Plan. Untermauere das Gefühl der wiedergewonnenen Kontrolle durch gezielte Schritte der Umsetzung.

 

Werfe einen Blick auf unsere Liste der besten Videokonferenz-Software. Diese wird dir dabei helfen, die Kommunikation mit deinen Mitarbeitern im Home-Office zu erleichtern.

Nur jede 3. Personalabteilung in Deutschland ist mit ihrer verwendeten Personalmanagement Software zufrieden

Personalmanagement Software Nutzung in Deutschland

Du denkst darüber nach, dir eine Personalmanagement Software anzuschaffen? Oder bist du unzufrieden mit deiner jetzigen? Dann kann diese Studie eine wichtige Hilfe in deinem Entscheidungsprozess sein. Wir haben über 470 Personaler aus kleinen und mittelständischen Unternehmen zu ihrer Softwarenutzung befragt.

Personalmanagement Software Nutzung in Deutschland

Highlights der Studie:

  • 75 % der Personalabteilungen in deutschen KMU setzen Personalmanagement Software ein.
  • Davon nutzen 30 % Software aus der Cloud.
  • 69 % der Personalabteilungen sind nicht mit ihrer derzeit verwendeten Personalmanagement Software zufrieden.

Personalmanagement Softwarenutzung in Deutschland

Die gute Nachricht zuerst: 75 % der Personalabteilungen in deutschen KMU setzen HR-Software ein. Im Vergleich zum Vorjahr ist die Zahl der Nutzer gestiegen: Im März 2019 lag die Softwarenutzung bei 71 %.

Damit ist Deutschland Großbritannien in der Softwarenutzung einiges voraus, denn nur 43 % der britischen KMU nutzen Personalverwaltungs-Software.

Jetzt die schlechte Nachricht: 69 % der Personalabteilungen sind nicht mit ihrer derzeit verwendeten HR-Software zufrieden und an einer Alternative interessiert.

Im Folgenden werfen wir einen Blick auf die wichtigsten Ergebnisse der Nutzerstudie. Daraus leiten wir nützliche Tipps für die Auswahl neuer Personalmanagement Software ab, sodass diese deutlich besser die Anforderungen erfüllt.

Qualifizierte Mitarbeiter zu finden ist schwer 

Qualifizierte Mitarbeiter zu finden – das ist die mit Abstand größte Herausforderung in deutschen Personalabteilungen. Nahezu jedes Unternehmen hat Schwierigkeiten, fähige Talente zu rekrutieren. Es gibt jedoch Methoden, die dabei helfen können. Der Einsatz von Recruiting-Software, Social Recruiting und Cloud-Technologie gehört dazu. Wir werden uns im Folgenden mit diesen 3 Bereichen befassen.

Recruiting- und Talentmanagement-Software haben einen zu geringen Stellenwert

Softwarenutzung in Personalabteilungen

Lediglich 9 % der KMU nutzen HR-Software für ihr Recruiting. Für das Talentmanagement liegt der Wert sogar noch darunter. Talente zu finden und zu halten, ist für den Unternehmenserfolg jedoch von essenzieller Bedeutung. Der Einsatz von Software im Recruiting ist daher ein entscheidender Erfolgsfaktor. Bewerber müssen dort angesprochen werden, wo sie sich bewegen – und das ist digital.

Damit Mitarbeiter das Unternehmen nicht gleich wieder verlassen, müssen sie gefördert und motiviert werden. Das klassische einjährige Feedback-Gespräch allein kann das nicht leisten. Durch den Einsatz von Talentmanagement-Software kannst du deine Mitarbeiter und ihre Erfolge im Auge behalten und sie dazu motivieren, sich mehr zu engagieren.

Social Recruiting setzt sich durch

Der Begriff Social Recruiting oder auch Social Media Recruiting beschreibt alle Maßnahmen im Recruiting, die sich Social-Media-Kanälen bedienen. Es ist einer der wichtigsten Trends im Recruiting in den vergangenen Jahren. Der Trend schafft es insbesondere, die nicht aktiv suchenden Kandidaten zu aktivieren.

Social Recruiting lässt sich in zwei Bereiche aufteilen. Zum einen das direkte Social Recruiting oder auch Active Sourcing, welches die direkte Ansprache von potenziellen Kandidaten auf sozialen Netzwerken umfasst. Zum anderen gibt es das indirekte Social Recruiting, worunter alle Maßnahmen fallen, die über Werbeeinblendung auf Social Media Bewerber generieren.

Unsere Umfrageergebnisse bestätigen den Trend zum Social Recruiting: Berufliche soziale Netzwerke wie LinkedIn und Xing sind unserer Umfrage zufolge der zweitwichtigste Kanal für das Recruiting in Unternehmen.

Genutzte Recruiting Kanäle in Unternehmen

Nutzt dein Unternehmen Social Media noch nicht, um nach geeigneten Kandidaten zu suchen, sollte es schnellstens damit anfangen. Funktionen zum Active Sourcing sind in den Softwareprodukten einiger Hersteller implementiert.

Der Arbeitsplatz der Zukunft liegt in der Cloud

Die Erwartungen an den Arbeitsplatz nehmen mit neuen technologischen Entwicklungen deutlich zu. Mitarbeiter wünschen sich neue Arbeitszeitmodelle, Home-Office und mehr Mobilität.

Bewerber geben sich mit der bloßen Aussicht auf einen gutbezahlten Job nicht mehr zufrieden. Hier kommt die Wichtigkeit von HR-Trends wie Talentmanagement, Home-Office, Remote Teams, digitalen Strukturen und modernen Technologien ins Spiel.

67 % der KMU in Deutschland erlauben ihren Mitarbeitern Home-Office. Das sind 24 % mehr als im Vorjahr. Jedoch nutzen nur 30 % der deutschen KMU HR-Software aus der Cloud. Cloud-Software erleichtert die Zusammenarbeit unter Remote-Teams, fordert Mobilität und Flexibilität und verbessert die Kommunikation.

Warum nutzen dann nicht mehr Unternehmen in Deutschland die Cloud? Datenschutzbedenken werden von 40 % der Personaler als Hauptgrund genannt. Die Angst vor Cyberangriffen ist besonders bei dem Einsatz von Cloud-Technologie hoch.

Es führt jedoch zukünftig kaum noch ein Weg an der Cloud vorbei. Cloud-Software legt nicht nur die Basis für mobile Arbeitsmodelle, sondern auch für IT-Trends wie künstliche Intelligenz (KI). Im eigenen Serverraum ist der Aufbau von KI-Systemen für kleine Unternehmen nahezu unmöglich. Das größte Hindernis sind die extrem hohen erforderlichen Rechenleistungen. Durch den revolutionären Aufstieg von Cloud-Technologien wird KI jedoch für Unternehmen jeder Größe zugänglich.

Die Zukunft im Recruiting heißt künstliche Intelligenz

Künstliche Intelligenz unterstützt Recruiter bei der schwierigen Suche nach Talenten. Recruiting ist einer der Bereiche im Personalmanagement, die das größte Potenzial für KI und Chatbots aufweisen.

Chatbots im Recruiting

Chatbots können Recruiter bei der Kommunikation im Active Sourcing unterstützen. Vor allem die erste Nachricht an die Kandidaten dient lediglich dazu, einen Kontakt herzustellen, und kann von Chatbots übernommen werden. Darüber hinaus kann der Chatbot weitere Kommunikation wie die Terminvergabe, Informationen zum Interview und einfache Fragen zum Recruiting-Prozess übernehmen.

Künstliche Intelligenz im Recruiting

KI-Systeme können auf Basis des Stellenprofils und Daten der Vergangenheit automatisch passende Stellenanzeigen verfassen. Stellenanzeigen werden anschließend vom System auf den optimalen Kanälen veröffentlicht. KI kann Bewerber den passenden Stellen zuordnen, indem es Lebensläufe und Stellenbeschreibungen abgleicht und und und … Die Möglichkeiten von KI im Recruiting sind riesig.

Starte das Jahr mit neuer Personalmanagement Software

Für die 69 % der unzufriedenen Softwarenutzer wird es Zeit, sich nach einer Alternative umzuschauen. Achte bei der Auswahl deiner neuen HR-Software darauf, dass sie Recruiting und Talentmanagement Funktionen anbietet. Schaue dir besonders Softwareanwendungen an, die dein Social Recruiting unterstützen können.

Wir empfehlen Unternehmen den Umstieg auf Cloud-Software. Es wird immer wichtiger, neue Arbeitszeitmodelle, Home-Office und mehr Mobilität in Unternehmen umzusetzen. Deine neue Cloud-Software kann dir dabei helfen.

Es ist vielleicht noch zu früh, über KI in deinem Unternehmen nachzudenken. Du kannst dich jedoch schon einmal mit der Technologie und ihren Möglichkeiten auseinandersetzen. Achte bei der Wahl eines neuen Softwareanbieters darauf, dass KI-Funktionen angeboten bzw. geplant sind. So musst du den Anbieter nicht schon wieder wechseln, falls du in Zukunft von den Vorteilen der künstlichen Intelligenz in deiner Personalabteilung profitieren willst.

Nutzerstudie Personalmanagement Software Nutzung in Deutschland

Over half of British employees don’t think they get enough recognition at work

94% consider employee recognition to be key in retaining talent

The highly competitive landscape has forced companies to regard recognition as a vital part of employee retention. Money, treats such as gift card or voucher or simply public acknowledgment is sometimes more efficient in keeping workers happy and engaged. So does this mean that employee recognition is critical to retain talent? 

In the past, the most common form of recognition would be given privately during performance reviews, however, Millennials have shaken up the way companies reward their employees. 

Small and medium-sized enterprises (SME) have traditionally struggled more to find and retain talent against larger corporations. We conducted a survey amongst SME employees to understand how they feel about recognition and how can it impacts their engagement with the company.

Highlights of the study:

  • 78% of respondents said they would work harder if they had more recognition 
  • 56% don’t think they get enough recognition from their companies 
  • 50% believed that employee recognition is a priority in their company 
  • 34% have at least received a verbal thank you for a job well done at work as recognition
  • When received recognition, the two ways more used are one-on-one with a manager (36%) and informally within teams (29%)

Recognition, a strong motivator for Millennials

78% of respondents said that employee recognition is a strong motivator for them, with another 22% stating it doesn’t make a difference for them. Out of those that responded yes, 41% were aged between 25-34. 36% of those who responded no were aged 35-44.

According to a report from Robert Walters, 32% of Millennials considered recognition of individual achievements at work keeps them engaged.

In addition, half of British respondents in our survey stated that recognition is a priority in their company. 78% mentioned they would work harder if they had more recognition at work, and out of those, 41% are aged between 25-34.

This could mean that older generations are not so worried about getting recognition at work in order to motivate themselves to work harder, whilst younger ones seem to have a ‘need for this in order to keep motivated at work. 

This is not surprising if we think that, Millennials are going to make up most of the workforce in 5 years, so companies should start implementing strong recognition practices now.

The type of recognition matters

When asked about the type of recognition that employees have received at work, a third (34%) stated a verbal thank you for a job well done. The two most common ones following this are treats given to staff (15%) in the form of vouchers and gift cards and monetary ones (13%) such as bonuses.

Nevertheless, over half of respondents (57%) don’t think they get enough recognition from the company, with 16% being recognised once a month and a further 10% once a week. When asked what type of recognition they would like to get, the three most popular ones are a verbal thank you (22%), treats (18%) such as vouchers and gift cards and monetary (16%) as bonuses. A personal note (11%) and a handshake (11%) are also mentioned by respondents as preferred ones.

When asked about how would they like to receive recognition over a third (36%) prefer it to be done in a one-on-one with their manager, whilst 29% of them don’t mind it being done informally within teams. When looking at the way recognition is communicated to the team, a third prefer it to be done in private (33%). 

If you want to keep your employees, it’s critical you recognise them: A staggering 94% said that employee recognition is key in retaining talent. The results also reveal that employees are more interested in personal recognition than monetary ones such as treats and bonuses.

We wanted to know what software are companies using to provide recognition. Respondents cited Slack, Microsoft Office or Sage 200cloud as some of the ones that companies are using to recognise employees either in a written or a verbal way, however, 82% of companies are not using specific software for this at present.

Employee recognition software is linked to HR software and Talent management software, and can help collaboration, as well as promoting peer-to-peer recognition, increasing the satisfaction of employees as well as their engagement and motivation in the company. A win-win situation for all. 

Methodology of the study

To collect the data for this report, we conducted an online survey. The answers come from a sample of the target market UK.  Over 300 participants qualified to participate in the survey through screening questions out in December 2019. Qualified participants are employed (full-time, part-time or self-employed) and work in a small to medium sized enterprise (1-250 employees).

Voldoe eenvoudig aan de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) met salaris- en HR-software

Wet arbeidsmarkt in balans

De Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) is op 1 januari 2020 ingegaan. De WW-premie wordt aangepast, net als het ontslagrecht en de ketenregeling. Daarnaast gelden andere regels voor oproepkrachten en payrollmedewerkers. Met salaris- en HR- software van verschillende leveranciers voldoe je eenvoudig aan de complexe WAB-wetgeving. Wij zetten voor je op een rij wat er verandert en hoe je het jezelf makkelijker kunt maken aan de wet te voldoen.

Wet arbeidsmarkt in balans

De Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) moet vast personeel aantrekkelijker maken. De WAB bevat maatregelen die volgens het kabinet de arbeidsmarkt weer in balans moet brengen. De WAB vervangt de Wet Werk en Zekerheid (WWZ).

Enerzijds krijgen flexwerkers meer zekerheid en een iets sterkere positie. Anderzijds wordt het makkelijker om iemand in vaste dienst te ontslaan. De zogenaamde ‘cumulatiegrond’ zorgt ervoor dat werkgevers meerdere redenen bij elkaar op mogen tellen om iemand te ontslaan. Ook mogen werkgevers voortaan drie tijdelijke contracten in drie jaar aangaan, in plaats van drie in twee jaar.

WAB: Waar moet je op letten?

De nieuwe regelgeving van de WAB heeft impact op de personeelsadministratie van organisaties en daarom hebben leveranciers van salaris-software en HR-software functionaliteiten aangepast en toegevoegd. Zo kun je eenvoudig voldoen aan de complexe WAB-wetgeving. Op welke onderwerpen moet je letten:

  1. WW-premiedifferentiatie: vast contract: lage WW-premie, flexibel contract: hoge WW-premie
  2. Transitievergoeding vanaf de 1e werkdag
  3. Oproepkrachten: aanbod voor vaste uren na 12 maanden
  4. Ketenbeding van 2 naar 3 jaar
  5. Gelijke rechtspositie payrollmedewerkers
  6. Ontslagrecht op basis van cumulatiegrond

WAB-functionaliteiten en ondersteuning in salaris- en HR-software

Welke functionaliteiten zijn er in salarisadministratie-software en HR-software om aan de WAB te voldoen? Hieronder volgt per onderwerp een toelichting.

1. WW-premiedifferentiatie

Als werkgever betaal je vanaf 1 januari 2020 een lage WW-premie voor werknemers in vaste dienst. Voor werknemers met een flexibel contract betaal je een hoge WW-premie. Dit heet WW-premiedifferentiatie. In de loonaangifte moet de juiste WW-premie worden afgedragen. Het gaat om de volgende software-ondersteuning voor WW-problematiek:

  • Lage of hoge WW-premie bijhouden per medewerker en per ingangsdatum (contract).
  • Met terugwerkende kracht automatisch WW-premie hoog berekenen als werknemer binnen 2 maanden weer uit dienst is.
  • Bijhouden verloonde uren per kalenderjaar en tonen (vrije) ruimte als het gaat om het bereiken van meer dan dertig procent van de uren, zoals in een arbeidsovereenkomst overeengekomen voor dat jaar. Dit dient als signalering wanneer een of meer werknemers boven de dertig procent dreigt te komen en daardoor met terugwerkende kracht alsnog hoge WW-premie berekend gaat worden voor betreffende werknemers. Je kan dan indien gewenst tijdig bijsturen.
  • Automatisch omzetten naar hoge WW-premie met terugwerkende kracht wanneer er overschrijding is van meer dan dertig procent van de uren, zoals in de arbeidsovereenkomst overeengekomen voor dat jaar.

Voorbeelden van HR- en salarissoftware met WW-differentiatie tools

Veel verschillende leveranciers van HR- en salarispakketten hebben functionaliteiten zoals hierboven beschreven meegenomen in nieuwe releases. De volgende leveranciers (op alfabetische volgorde) zijn bijvoorbeeld ingericht voor de WAB als het gaat om WW-differentiatie:

Afas Profit, BCS, Exact HR Salaris Plus, Nmbrs® Business & Nmbrs® Accountant, Logisal, Loon Salarissoftware Pakket: LoonBasis en LoonPro, Easylon, SalarFusion, Mercash Pakket, SDB Salaris en HRM, Nocore Facilitair en Nocore Flex, Flexservice, Polaris, Nextens Desktop Loon, Humanwave, RAET Youforce.

Kijk op de lijst met apps voor salarisadministratie-software of HR-software op Getapp voor meer leveranciers.

Tips keuze HR- en salarissoftware WW-differentiatie

  • De salarissoftware moet de WW-premie laag of hoog kunnen bijhouden per medewerker en per ingangsdatum (contract).
  • Houd in de gaten of de software dan ook automatisch WW-premie hoog met terugwerkende kracht kan berekenen als een werknemer binnen twee maanden weer uit dienst is. Dit geldt ook als er een overschrijding is van meer dan dertig procent van de uren, zoals in de arbeidsovereenkomst overeengekomen voor dat jaar.
  • Het is ideaal als de software als poortwachter fungeert en een tijdige signalering geeft als een of meer werknemers boven de dertig procent dreigt te komen. Dan kun je indien nodig tijdig bijsturen. Zo betaal je niet teveel WW-premie.

Over WW-differentiatie

Van elke medewerker moet je ervoor zorgen dat er een schriftelijke arbeidsovereenkomst aanwezig is waarin duidelijk staat of het om een tijdelijke of vaste arbeidsovereenkomst gaat. Dit voorkomt onduidelijkheid bij controle en voorkomt dat je tóch de hoge premie moet afdragen.

Zet het soort contract ook op de loonstrook en vermeldt duidelijk of de hoge of lage premie werd afgedragen.

Overweeg om tijdelijke contracten van goed functionerende medewerkers om te zetten in vaste contracten. Natuurlijk in samenspraak met de betrokken manager en HR. Dit kan aanzienlijk schelen in de premies.

2. Transitievergoeding vanaf de 1e werkdag

Sinds 1 januari 2020 moet je bij een ontslag of het niet verlengen van een tijdelijk contract een transitievergoeding betalen vanaf de eerste werkdag, ook tijdens de proeftijd. Het maakt dan niet meer uit hoe lang de arbeidsovereenkomst heeft geduurd. Hiermee verandert dus ook de berekening van het te betalen bedrag.

WAB software ondersteuning AFAS
Bron: AFAS Profit

De berekening van transitievergoeding bestaat in de basis uit twee onderdelen, het actuele maandsalaris en het arbeidsverleden/dienstjaren. Daarbij hebben medewerkers vanaf dag 1 recht op transitievergoeding bij ontslag, dus ook tijdens de proeftijd!

Je gaat wel een lagere transitievergoeding betalen, namelijk voor elk jaar dienstverband betaal je een 1/3 bruto maandsalaris, dus ook voor de jaren na tien jaar dienstverband. Voor 2020 was dat nog na tien jaar nog 1/2 bruto maandsalaris per contractjaar. De periode voor de transitievergoeding wordt niet meer afgerond op halve jaren, maar berekend over de werkelijke contractduur.

Salaris- en HR Software leveranciers zoals AFAS Profit en BCS hebben hun software al voorzien van de mogelijkheid om de transitievergoeding volgens de nieuwe WAB te berekenen.

Tips over transitievergoeding

  • De ontslag- en transitievergoeding wordt meestal bij de afrekening uitbetaald. In de praktijk kan dit in de maand na afloop van de arbeidsverhouding. Dit wordt als leidraad aangehouden om te bepalen of de werkgever de uitbetaling tijdig heeft gedaan. Betaal je te laat, dan heeft de medewerker recht op wettelijke rente.
  • Ben je een klein bedrijf, dan krijg je onder de WAB vanaf 1-1-2021 compensatie voor transitievergoedingen die je moet betalen als je je bedrijf beëindigt omdat je ziek bent of met pensioen gaat.
  • De maximale transitievergoeding wordt vooraf bepaald in 2019: €81.000 of maximaal 1 bruto jaarsalaris, indien hoger dan maximum.
  • Er is géén transitievergoeding:
    • na bereiken AOW-gerechtigde leeftijd
    • bij ernstig verwijtbaar handelen of nalaten van werknemer
    • voor jongeren onder 18 jaar die banen hebben van gemiddeld twaalf uur per week of minder

3. Oproepkrachten: aanbod voor vaste uren na 12 maanden

 Werk je veel met oproepkrachten? Dan zijn dit de wijzigingen waar je rekening mee moet houden:

Sinds 1 januari 2020 moet je oproepkrachten die je langer dan 12 maanden in dienst hebt, een aanbod doen voor een vast contract voor het gemiddelde aantal uren dat hij in dat jaar heeft gewerkt. Een voorbeeld: huurde je de oproepkracht voor 20 uur per week in en werkte hij een jaar lang 28 uur per week? Dan moet je hem een contract voor 28 uur bieden.

De nieuwe wet schrijft voor dat een oproepkracht met een nulurencontract of een min/maxcontract alleen verplicht is te komen werken als je hem minimaal vier dagen van tevoren oproept. Doe je dat niet, dan heeft hij het recht het werk te weigeren. En zeg je een oproep tot werken korter dan vier dagen van tevoren af, dan moet je de oproepkracht toch uitbetalen, tenzij er afwijkende afspraken in de cao zijn gemaakt.

 Tips over oproepkrachten en de WAB

  • Een oproepkracht is niet verplicht om het aanbod voor een vast contract aan te nemen. Kiest de werknemer voor de oproepovereenkomst, dan moet je wel elke 12 maanden een aanbod voor vaste uren aanbieden.
  • Heb jij op 1 januari 2020 al oproepkrachten die langer dan 12 maanden in dienst zijn, dan moet je deze werknemers vóór 1 februari 2020 een aanbod met vaste uren doen.
  • Veel oproepkrachten in dienst? Houd rekening met een stijging van kosten door de hogere WW-premie door de WW-differentiatie.

Voor dit onderdeel van de WAB, hebben softwareleveranciers meestal geen specifieke functionaliteit ingericht.

4. Ketenbeding van 2 naar 3 jaar

Vanaf 1 januari 2020 kunnen werkgever en medewerkers 3 tijdelijke contracten in maximaal 3 jaar aangaan. Het hierop volgende contract is dan automatisch een vast contract. Tot en met 31 december 2019 was het mogelijk om 3 tijdelijke contracten in maximaal 2 jaar aan te gaan.

Het is belangrijk dat de salaris-software en hr-software overzicht biedt in de contracten van medewerkers. Verschillende leveranciers werken met dashboards  waarop je kunt zien hoeveel en welke contracten er met medewerkers zijn.

Wet Arbeidsmarkt in Balans contracten overzicht
Bron: Afas

Tips voor ketenbeding in de WAB

De verplichte pauze tussen twee opvolgende contracten blijft in principe zes maanden. Wel kan in de verplichte cao voor jouw bedrijfstak worden afgesproken dat deze periode tot drie maanden wordt verkort. Dat mag alleen als sprake is van seizoenswerk dat maximaal negen maanden per jaar kan worden verricht.

Controleer of de HR-software zelf of door de leverancier kan worden aangepast zodat de ketens juist worden geregistreerd.

5. Gelijke rechtspositie payrollmedewerkers

Onder de WAB hebben payrollers vrijwel dezelfde status als eigen werknemers, voor zowel primaire als de secundaire arbeidsvoorwaarden. De wijzigingen op een rij, zodat je er rekening mee kunt houden in de keuze voor salaris- en HR-software:

  • Payrollers vielen onder de uitzend-cao, vanaf 2020 hebben payrollwerknemers recht op de primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden volgens de cao van de organisatie. Werkgevers zijn verplicht om deze arbeidsvoorwaarden (denk aan vakantiegeld, 13e maand) aan te leveren bij het payrollbedrijf. De extra loonkosten berekenen payrollbedrijven door.
  • Vanaf 1 januari 2020 geldt de herziene ketenregeling ook voor payrollmedewerkers. Dat betekent dat na drie contracten of na drie jaar een vast contract aangeboden moet worden.
  • Ongeacht hoe lang een payrollmedewerker voor het bedrijf werkt, is het verplicht om ook na de eerste werkdag transitievergoeding te bieden. De transitievergoeding van een derde bruto maandsalaris per gewerkte maand wordt berekend vanaf de eerste werkdag en geldt ook wanneer je een tijdelijk contract niet verlengt.
  • Binnen de nieuwe WAB-wet moet er aan payrollmedewerkers een pensioenregeling worden aangeboden. Deze nieuwe pensioenregeling gaat echter pas in 2021 in.

6. Ontslagrecht op basis van cumulatiegrond

Met ingang van de Wet arbeidsmarkt in balans zijn er minder strenge voorwaarden voor het ontslag van werknemers in vaste dienst. Onder de WAB is ontslag ook mogelijk als sprake is van een optelsom van omstandigheden, de zogeheten cumulatiegrond. Bij de keuze van software moet je er dus op letten dat er voldoende mogelijkheden zijn om aan dossiervorming te doen.

Tip WAB ontslagrecht: Cumuleren kost geld! Bij toepassing van cumulatiegrond kan een organisatie bovenop de transitievergoeding een extra ontslagvergoeding moeten betalen van maximaal de helft van de transitievergoeding.

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3 HR trends in 2019 to look out for in 2020

HR trends 2019

As we prepare for the New Year ahead it is worth looking at the new HR trends that are promising to shape 2020 – and possibly the next decade.

HR trends 2019

If you are wondering if robots will interview candidates instead of humans or how much will the workplace change with Millennials coming into the workforce, read on. In this article we will explore the main three HR trends next year, and how these can impact your SME. 

Trend #1: AI in HR

Not as scary as it may initially sound, Artificial Intelligence (AI) is finding its way to ‘almost’ all areas of daily life. Digitalisation and automation are expanding to all areas of the business, and HR is no exception. Despite having the most ‘human’ element in the whole company, HR departments are also adopting new technologies – such as AI and predictive analytics. These allow departments to improve their accuracy in finding the right candidates when looking for specific qualities. This, in turn, helps them to reduce staff turnover.

AI has started to be used more broadly in HR, mainly in the areas of recruitment. Gartner has identified talent acquisition, the voice of the employee and virtual assistants as three of the most common use cases in HR.

However, how much would people trust an AI assistant? A recent survey showed that over half of British SMEs think that AI could make a positive impact on HR. Despite this positive attitude towards it, the results also showed that people would trust an HR manager to decide on promotions and salary more than an AI assistant. 

But before we can get hired or promoted by a robot, there are still some more advances needed. AI in HR  is still in its infancy, however, AI software can be used in the company for task automation and data analysis, bringing the best of both worlds together.

Trend #2: Generational change

As baby boomers retire and younger workforce enters the company, recruiters will need to take these generational differences into consideration. More and more Millennials are coming into the workforce and changing the way they work and interact with companies. 

Did you know? Baby boomers are those born between 1946 and 1964 and Millennials  (also called Generation Y) are those born between 1981 and 1996.

Millennials are keen and more open to trying new things at work. Results from our survey showed that almost half of the participants (47%) who have a junior position wouldn’t mind having AI involved in their hiring process. This should not come as a surprise, as they have been interacting with virtual voice assistants such as Siri and Amazon Alexa and are used to chatbots.

Millennial workers also value flexibility and remote working, as well as access to the latest technology.  This is particularly important since they feel comfortable around technology, they have grown up with it – therefore they will expect the workplace to be equipped with the latest technological advances. Being more flexible in terms of location and the use of collaboration tools at work is a good way to attract them to your company and keep them engaged.

Trend #3: All about the skills 

It has been estimated that 1 in 5 jobs will be likely done by a robot by 2030. Industries such as retail, warehouse and customer service have a greater chance to have job roles currently done by a human replaced by a robot. However, there is no need to panic. As technology advances and automises the more manual processes, there is a growing trend for soft skills to be highly sought after by companies.

UNESCO defines soft skills as a set of intangible personal qualities, traits, attributes, habits and attitudes that can be used in many different types of jobs.

The term has been around for a while, but due to the rapid advancements of technology and how is starting to be integrated into many processes within companies, these are becoming more important. And which ones are companies looking for? Skills such as emotional intelligence, problem-solving, creativity and teamwork will be the ones that HR professionals look for in candidates when looking to recruit new hires. Soft skills are seen as ‘time-proofed’ and stable, as opposed to technical skills, that change at the same pace as new developments appear in technology.

Applicant tracking systems allow companies to collect applicant information and then filter, grade and match candidates’ skills against job requirements.

A new decade for more significant changes in HR

This decade leaves us with great technological advancements, and we will be curious to see how these continue to evolve in the next year: the integration of AI into businesses and the development of human-AI interaction, a new generational workforce that will introduce significant changes to the way we work and the skills that will be critical for businesses. Stay tuned for more in 2020!

Come realizzare un onboarding aziendale di successo in 90 giorni

onboarding aziendale per neoassunti

Perché è importante sviluppare un efficace processo di onboarding aziendale per il nuovo arrivato? Se crei un clima sereno in cui il neoassunto riesce ad avere un’esperienza positiva e coinvolgente, avrai un collaboratore che si impegnerà seriamente per la tua azienda .

Al contrario, se l’atmosfera è noiosa e stressante, o ci sono montagne di scartoffie da compilare, avrai un dipendente che non vedrà l’ora di cambiare lavoro non appena ne avrà la possibilità. E dovrai rimetterti alla ricerca di qualcuno, con tutti i costi associati  al nuovo inserimento lavorativo.

Le piccole imprese possono ridurre notevolmente il tasso di abbandono dei dipendenti con un piano strutturato di onboarding aziendale per i primi 90 giorni del neoassunto.

L’utilizzo di appositi programmi di onboarding e software gestionali per HR può, inoltre, facilitare l’organizzazione delle varie fasi.

onboarding aziendale per neoassunti

La settimana prima: presentazioni e documenti da preparare per tempo

Se aspetti il primo giorno di lavoro per avviare il processo di onboarding aziendale, hai già commesso un errore.

Mettiti nei panni del neoassunto. Sta per entrare in un nuovo ufficio che non conosce, per fare un lavoro che non conosce, con persone che non conosce. La tensione è snervante, però tu hai il potere di alleggerirla prima che arrivi quel primo giorno così tanto atteso.

Una settimana prima del primo giorno di lavoro, dovresti inviare un’e-mail al neoassunto per:

  • Dare il benvenuto in azienda
  • Definire un piano di lavoro per la sua prima settimana
  • Dimostrarti disponibile per rispondere a qualsiasi domanda.

Fornendo alcune indicazioni pratiche prima che arrivi la nuova risorsa puoi contribuire enormemente al suo futuro successo.

Inoltre, sarebbe opportuno che, nel corso del suo inserimento lavorativo,  il nuovo arrivato venisse affiancato da un tutor aziendale – idealmente un collega con più esperienza in un ruolo simile – e che parlassero per telefono o per e-mail.

Utilizza un software di onboarding aziendale durante i primi tempi di lavoro del neoassunto, a cui devi chiedere di espletare tutte le pratiche necessarie prima del suo arrivo.

sistema self-service di onboarding aziendale in Namely

Sistema self-service di onboarding aziendale in Namely (fonte)

Il giorno prima: crea un ambiente di lavoro favorevole

Come ti sentiresti se il tuo datore di lavoro non si preoccupasse neanche di pulire la tua nuova postazione? Ti causerebbe senz’altro una brutta impressione, non ci sono dubbi.

La prima impressione conta molto. Per questa ragione, il giorno prima del suo arrivo, devi fare di tutto affinché la postazione di lavoro del neoassunto sia organizzata in modo impeccabile.

Ecco alcuni consigli in questo senso:

  • Libera la scrivania dagli oggetti lasciati dal precedente impiegato.

    Verifica che la postazione di lavoro sia pulita e che non ci siano oggetti lasciati da altri.

  • Fai in modo che ci siano tutti gli strumenti di cui ha bisogno.

    Controlla che la postazione del nuovo collaboratore sia attrezzata con computer, telefono, forniture da ufficio, badge aziendale, elenco contatti, ecc.

  • Rispolvera il merchandising.

    Vai in magazzino a prendere tutto quello su cui c’è il logo aziendale. Magliette, tazze, penne, copribottiglia termici e regalali al nuovo arrivato. Ancora meglio se riesci a trovare gadget personalizzati.

  • Fai in modo che il nuovo arrivato sia affiancato nelle varie attività durante l’onboarding aziendale.

    Così lo aiuterai a comprendere sia il modo in cui opera l’intera azienda che il suo ruolo all’interno dell’organigramma. Questo può inoltre favorire future collaborazioni tra un reparto e l’altro.

  • Definisci e comunica gli obiettivi di breve e lungo termine.

    Oltre agli incontri individuali con il proprio manager, i neoassunti ritengono che capire quali sono gli obiettivi in termini di prestazioni sia la cosa più importante per l’inserimento in azienda.

  • Fagli trovare un messaggio di benvenuto da parte dei colleghi.

    Alcuni messaggi di incoraggiamento scritti dai colleghi possono rendere l’onboarding più piacevole e il primo giorno molto più speciale.

Il 1° giorno di onboarding aziendale: fai sì che il lavoro sia gratificante, non monotono

 

Se c’è una cosa del processo di inserimento lavorativo che devi preparare nei minimi dettagli, quella è la prima giornata di lavoro. Questa è la tua occasione per produrre un impatto rilevante, quindi sfruttala al massimo. Il nuovo impiegato deve tornare a casa pensando “Mi piace il mio nuovo lavoro”.

Fai in modo che qualcuno – preferibilmente il suo supervisore o il tutor aziendale – lo aspetti all’ingresso per salutarlo al suo arrivo (non immagini quanti neoassunti restino soli ad aspettare). Invitalo a mettersi comodo, offrigli un caffè o uno spuntino e accompagnalo a fare un giro dell’ufficio.

Invia a tutti una e-mail che specifica il ruolo del nuovo dipendente, chiarisce a chi deve riferire e offre una sua breve biografia. Invitalo a pranzo insieme ad alcuni dei suoi nuovi colleghi e paga per tutti.

Credo che adesso il quadro sia più chiaro: il neoassunto deve aver un bel ricordo del suo primo giorno di lavoro. Questo significa che non deve avere moduli da compilare (dovrebbe averlo già fatto prima) né corsi di formazione da seguire. Per questi ci sarà tempo nelle settimane successive.

Dal 2° al 10° giorno: formazione, affiancamento, definizione degli obiettivi e feedback iniziale

 

Passato questo primo, importante giorno, è ora di mettersi a lavoro. Questo è il momento in cui devi pianificare le sessioni di training sui principali tool e sui processi aziendali, discutere con la nuova risorsa del suo ruolo e delle sue responsabilità, e spiegare la storia dell’azienda, la sua cultura e i suoi valori.

Gli impiegati che accolgono con entusiasmo la cultura aziendale sono spesso più motivati, più produttivi e restano più a lungo in azienda. Una cosa importante da ricordare: non supporre che il nuovo dipendente accetti i valori della cultura aziendale e li faccia subito propri, glieli devi trasmettere tu.

Tuttavia, non sottoporlo a una serie infinita di corsi di formazione. Ecco alcune altre cose che dovresti fare in questa fase:

  • Fai in modo che il nuovo arrivato sia affiancato nelle varie attività durante l’onboarding aziendale.

    Così lo aiuterai a comprendere sia il modo in cui opera l’intera azienda che il suo ruolo all’interno dell’organigramma. Questo può inoltre favorire future collaborazioni tra un reparto e l’altro.

  • Definisci e comunica gli obiettivi di breve e lungo termine.

Oltre agli incontri individuali con il proprio manager, i neoassunti ritengono che capire quali sono gli obiettivi in termini di prestazioni sia la cosa più importante per l’inserimento in azienda.

  • Fai un sondaggio per raccogliere un feedback iniziale sulla prima fase del processo di onboarding.

    Forse stai andando troppo velocemente. Forse il nuovo impiegato non ha ancora ben chiare certe norme o politiche aziendali. Non lo saprai mai finché non gli darai l’opportunità di dirtelo. Queste informazioni possono anche aiutarti a facilitare l’inserimento lavorativo di altri candidati.

In molti software di onboarding, la funzionalità per la realizzazione di sondaggi è incorporata. Altrimenti puoi scegliere un tool per condurre sondaggi sul coinvolgimento di dipendenti, in modo da ricevere e analizzare i feedback di tutto l’organico.

sondaggio per employee engagement

Creazione di un breve sondaggio in Honestly (fonte)

 

Dall’ 11° al 30° giorno: più training, controlli e ritorno alla normalità

 

Dopo un mese, la nuova risorsa dovrebbe aver già capito come funziona l’azienda e qual è il suo ruolo, e iniziare a sentirsi parte integrante delle attività quotidiane. Anche se non può dare un contributo significativo, il neoassunto dovrebbe iniziare a partecipare alle riunioni del team con regolare normalità.

Una volta poste le basi in termini di fiducia perché tu possa essere sicuro che il nuovo dipendente non spifferi i segreti aziendali alla concorrenza, puoi anche iniziare a svelare i dettagli della strategia dell’impresa e la sua posizione sul mercato.

Non passare queste informazioni in un PowerPoint o con un corso di e-learning, un manager o un dirigente in persona dovrebbe tenere un corso di formazione e permettere al neoassunto di porre tutte le domande che desidera.

Per ultimo, se ancora non l’hai fatto, dovresti pianificare delle verifiche di controllo settimanali sia con il manager del nuovo dipendente che con il suo tutor aziendale: i tuoi dipendenti potrebbero sentirsi più a loro agio rivelando alcuni problemi a un collega anziché a un loro superiore.

Gli incontri individuali con il manager dovrebbero continuare dopo la fase di inserimento, mentre le verifiche di controllo con il tutor possono terminare dopo 90 giorni.

Dal 31° al 60° giorno: collaborazione, riconoscimento dei meriti e pianificazione della carriera

 

È giunta l’ora che il neoassunto inizi a fare la sua parte, seppur in modo limitato. Tieni presente che ci vogliono sempre dai 12 ai 15 mesi prima che un nuovo dipendente diventi pienamente produttivo; pertanto ora non è ancora il momento di lasciarlo completamente libero.

Il secondo mese potrai assegnare al nuovo arrivato il suo primo grande progetto. Può collaborare con qualcuno a un progetto in corso o gestirne uno nuovo con l’aiuto di un tutor o di un altro collega; in ogni caso, ci deve essere qualcuno che supervisiona e controlla il suo lavoro regolarmente.

Se lavora bene, ricordati di riconoscere i suoi meriti.

Se vuoi premiare i lavoratori usando un metodo più partecipativo, rapido e flessibile rispetto alle e-mail o alle riunioni, dai un’occhiata ai tool per il riconoscimento dei meriti aziendali. Si tratta di sistemi strutturati come social media che consentono a tutti i dipendenti di tessere le lodi di un collega e applicano metodi di ludicizzazione per favorire la partecipazione.

software per il riconoscimento di meriti aziendali

Gli impiegati possono riscattare i punti guadagnati con gli elogi acquistando veri e propri premi in Bonusly (Fonte)

È anche il momento di pensare a lungo termine. I manager dovrebbero incontrare il nuovo dipendente per parlare dei progetti di sviluppo professionale e individuare quale sarebbe il percorso ideale da intraprendere. I programmi possono cambiare, certo, ma anche solo discuterne può trarre un grande beneficio al suo inserimento in azienda.

Dal 61° al 90° giorno: lavoro in autonomia, analisi delle prestazioni e feedback finale

 

Se il primo progetto a cui il neoassunto ha collaborato il secondo mese è andato bene, allora puoi finalmente lasciarlo libero nel corso del terzo mese e assegnargli il primo lavoro da realizzare in modo autonomo. Ricorda soltanto di illustrare chiaramente gli obiettivi e i fattori chiave per il successo del progetto, sgombrando il campo da ogni ambiguità.

Passati i 90 giorni, esegui la prima valutazione della prestazione della nuova risorsa. Questo è il momento di parlare di cos’è andato bene durante la fase di onboarding, di cos’è andato male e di cosa deve essere migliorato. È importante ascoltare anche il neoassunto, che dovrebbe dirti quello che ha funzionato e quello che non ha funzionato durante l’onboarding aziendale.

E se alla fine ti rendi conto che proprio non è la persona giusta? La soluzione ideale è rescindere il contratto. Il costo per rimpiazzarlo può essere alto ma non è nulla in confronto al prezzo da pagare per aver assunto il dipendente sbagliato.

AI in HR could have a positive impact – 56% of British SMEs say

ai in hr

Artificial intelligence (AI) is starting to be present in many aspects of our lives and HR is not an exception. But what does it mean to have AI in HR? 

ai in hr

Technology companies are starting to develop AI and machine learning technologies to make it easier for employers to deal with administrative tasks related to HR. Big corporations and banks are starting to look at AI as a possible partner when looking to hire the right candidates. In Wall Street, some of the major banks are starting to use AI to help detect personality traits that wouldn’t normally come up on face-to-face interviews in the selection process for candidates to avoid high staff turnover.

Gartner has identified talent acquisition as one of the key areas where AI has the potential to grow. 

 “Recruiters, who most commonly use AI prior to hiring, start with labor market analysis, competency identification, skills matching, and bias detection in job descriptions and candidate ranking. HR recruiters use chatbots for scheduling appointments or answering common questions.”

 

We wanted to know what SMEs think of AI, and in particular, what is their opinion of AI in HR: how could it change the way candidates are recruited and also how AI could be incorporated into HR processes such as promotions and salary revisions.

Highlights of the study:

  • 56% of respondents think that AI could make a positive impact on HR
  • Almost half of respondents (42%) feel neutral about having an AI assistant involved in the hiring process
  • Over half (59%) would prefer a human manager to make a decision about a promotion

Hiring process 

Over half of respondents (56%) feel that AI could make a difference in the hiring process. When we asked companies how would they feel about having an AI assistant involved in their hiring process, almost half (42%) stated not being affected by it.

However, a third of them (29%) stated being concerned about having an AI assistant involved somehow in the hiring process. When asked for the reason why they would be concerned, respondents mentioned the lack of ability to perceive the more personal skills of a candidate, potential bias from the bot, lack of objectivity or simply not trusting the capacity of an AI assistant to make the correct decision.

It’s interesting to note that almost half of the participants (47%) who have a junior position answered don’t mind having AI involved in their hiring process. And 40% of the respondents in junior positions are aged between 25-34 years old.

Only 11% of respondents would prefer an AI assistant to be involved in the hiring process. When we asked them the reason why respondents stated accuracy, efficiency and objectivity as well as cheaper cost. Out of the respondents who answered this, 12% have an executive position, and of these, 45% are also aged 25-34 years old.

Younger people seem to be more comfortable with the idea of having an AI assistant involved in the hiring process. This should not come as a surprise, as a third of millennials understand AI and have most probably had any experience with it, for example with chatbots and voice-activated devices such as Siri and Amazon Alexa.

Did you know? Millennials (also called Generation Y) are those born between 1981 and 1996 and Generation Z includes those born after 1996 to the present day.

Respondents with manager (30%) and senior (38%) positions expressed having concerns about the involvement of AI in hiring. 33% of respondents who answered having a manager position and 36% that hold a senior position are aged 35 – 44years old.

Generational preferences and relationship with technology could have a lot to do in these answers. What is clear from these is that younger generations seem to be more open to adopting AI in recruitment whilst people in manager or senior roles have more concerns about how it could help and the wider implications for the company on this.

Liaising with AI for promotions and salary, a matter of trust

Respondents state trusting a human manager more than an AI assistant when assessing promotions (59%). Despite this, over a third would still trust an AI assistant in combination with a human manager (38%). 

When looking at a decision regarding salary review, over half (57%) would be comfortable with an AI assistant making a decision over salary only if it’s in combination with a human manager. Only 9% would be comfortable with it and 32% would prefer not having an AI assistant involved at all.

We wanted to know what is the perception around the impartiality of an AI assistant when looking at giving promotions and salary increases. We asked respondents if they consider that an AI assistant would be fairer than a human manager when looking at this. 

We found that 40% would not want an AI assistant involved in any decision regarding promotion or salary revision. In this case, it was the respondents who have a manager (47%) and senior (43%) positions who answered not wanting an AI involved at all in the revision process.

However, a third (30%) stated that AI would make the process fairer. Looking in more detail, out of the respondents who answered having a junior (32%) and executive (47%) positions were the two groups that had a bigger percentage in this question and would find it fairer to have an AI involved in this process.

When looking at how could AI help in creating a personalised training programme, we wanted to know if respondents prefer to have just an AI, a combination of human manager or just a human manager. Over half of respondents (54%) stated they would not mind having an AI helping create a training program but with the help of a human manager. A quarter (25%) would prefer just an AI assistant to create the programme and 20% would prefer not having AI involved in the creation of a training programme.

When looking more in detail by job title, a third of respondents (31%) in junior positions would be comfortable with an AI assistant creating a training programme for them. Respondents with a manager (57%) and executive (59%) positions would prefer a human manager to be involved in the process of creating the training programme. Finally, almost a quarter of respondents with senior job titles (25%) would prefer not having an AI assistant involved in the process at all.

Despite this, SMEs are confident that AI could have a positive impact on HR

Over half of SMEs (56%) believe that AI could have a positive impact on HR.  It is worth noting that over a third (32%)  state not being sure about this, which could mean that they simply don’t have the information to make a decision. Most of the time, it is a lack of information that keeps companies away from trying and implementing new software as they don’t know what benefits could bring to their companies. 

ai in hr

Artificial intelligence software can bring many advantages to a business, starting with the automation of the more administrative and manual tasks, as well as the ability to create reports based on analytics that can provide insights to your business. It can also be used for sales and customer service in the form of chatbots. If you want to know more about what type of AI software could be suitable for your small business visit our listing to learn more.

Methodology of the study

To collect the data for this report, we conducted an online survey. The answers come from a sample of the target market UK.  Over 300 participants qualified to participate in the survey through screening questions out in November 2019. Qualified participants are employed (full-time, part-time or self-employed) and work in a small to medium sized enterprise (1-250 employees).

5 retos de los Recursos Humanos que no dejan dormir a los directivos

Retos de los Recursos Humanos que quitan el sueño a los directivos

¿Cuáles son los retos de los Recursos Humanos que no dejan dormir a los directivos? ¿Estos problemas son como fantasmas que los visitan en la noches? ¿Tienen pesadillas con gestionar correctamente la doble paga?

Los problemas del departamento de Recursos Humanos pueden ser desde la preocupación que supone la gestión de nóminas y el control de horas, hasta los espíritus de la conformidad y la gestión del talento.

En este artículo, analizamos los cinco retos de los Recursos Humanos a los que se enfrentan los directores en la actualidad. Pero para asegurarnos de que no pases noches en vela, también te vamos a mostrar cómo combatir estos horrores eligiendo la opción de software de Recursos Humanos con acierto. 

Gestión de nóminas

Llevar al día las nóminas puede hacer temblar hasta al director de Recursos Humanos más valiente. Si se siguen procesos manuales, la gestión siempre cambiante del rango de salarios, sueldos, bonificaciones y deducciones que abarca todo negocio se convierte en un reto espeluznante. A veces se necesita demasiado tiempo y energía.

Sin embargo, gracias al software de automatización, ya no hay motivos para temer que las nóminas sean un problema en los Recursos Humanos. El software actual te permite relajarte y dejar que el sistema se encargue de la gestión de sueldos y salarios. El software de nóminas puede rastrear el tiempo de ausencias, el devengo de vacaciones, los beneficios y las cuentas de jubilación con lo que ofrecer un paquete completo que las empresas pueden administrar por su cuenta. 

Los responsables de Recursos Humanos son cada vez más conscientes de las ventajas que ofrecen los programas de nóminas: una función común que buscan en un nuevo software de Recursos Humanos. 

Gestión del talento

Otro de los retos de los Recursos Humanos es cómo evaluar con precisión el trabajo realizado por los empleados y asegurarse de que se les recompensa adecuadamente y se les asignan tareas adecuadas a sus habilidades. Con la carencia de habilidades que surgen en muchas funciones empresariales, esta exigencia es más apremiante que nunca: si no eres capaz de gestionar tu talento de forma eficaz, verás cómo el talento se marcha a trabajar con un competidor, lo que te dejará sin personal en esas funciones empresariales tan decisivas. La mejor manera de evitarlo es ser muy claro con las habilidades y la experiencia que necesitas en tu negocio en el momento de la selección de personal.

El software puede hacer que la gestión del talento sea mucho más precisa, fiable y eficaz. El software de gestión del talento da suma importancia a los datos en la gestión del talento y proporciona a los empleadores las herramientas digitales que necesitan para gestionar, evaluar y compensar en función del rendimiento. Esto mejora la eficacia de la plantilla y proporciona información útil sobre las necesidades de los empleados. 

Motivación para los empleados

Si hay un aspecto que esté estrechamente relacionado con la gestión del talento, es la necesidad de que los directores de Recursos Humanos mantengan a los empleados motivados. Cuando los empleados no están motivados con su trabajo, serán menos productivos y más propensos a buscar lo que les falta en otra parte. Los equipos sumamente motivados son más productivos que los que tienen un bajo nivel de implicación.

Esto puede ser aterrador. Si no funciona correctamente la implicación de los empleados, le cuesta dinero a tu negocio, afecta negativamente a las experiencias de los empleados y dificulta la gestión del talento. Pero no temas: el software está a tu alcance. Las soluciones de motivación para empleados te ayudarán a crear conciencia entre los empleados sobre la cultura corporativa y los valores. Además, a través de encuestas de empleados, herramientas de gamificación, análisis de sentimientos de equipo y muchas otras aplicaciones, el software de motivación para los empleados te ayudará a aumentar el nivel de inversión de los empleados en la empresa.

Una de las claves para la motivación de los empleados es utilizar todas las herramientas y plataformas posibles para lograr una comunicación y formación efectivas, consiguiendo que el proceso sea transparente y pertinente para todos los miembros del equipo.

Gestión del tiempo

Si tus empleados gestionan su tiempo correctamente y finalizan las tareas de forma eficiente, la empresa mejorará sus márgenes. Una buena gestión del tiempo también puede ayudar a tus empleados a establecer el equilibrio adecuado entre trabajo y vida privada, lo que mejora la satisfacción y aumenta la probabilidad de que se queden en tu empresa. Los empleados trabajan con más ahínco si sienten que tienen un buen equilibrio en su vida laboral que los que no. 

Sin embargo, sin la capacidad de automatizar el seguimiento, el almacenamiento y el análisis de datos sobre cómo dedican el tiempo tus empleados, el sueño de la gestión del tiempo se convierte pronto en una pesadilla. Los directores de Recursos Humanos que confían en las plantillas de control de horas analógicas se enfrentan al continuo horror de la recopilación manual de datos y la comprobación de las cifras donde es fácil que se cometan errores.

Por lo tanto, no es de extrañar que uno de los retos de recursos humanos es que los directivos busquen funciones de seguimiento del tiempo en un paquete de software. Conocido como software de “medición del tiempo” o también “plantillas de control de horas” existe un abanico de opciones en el mercado que pueden ayudarte a automatizar el seguimiento de la asistencia de los empleados, la planificación y los días de vacaciones. 

Cumplimiento 

El espectro del cumplimiento normativo es realmente aterrador. Si das un paso en falso, tu empresa puede enfrentarse a sanciones e incluso a acciones legales. Un verdadero problema de los Recursos Humanos.

Quizás la carga de cumplimiento normativo más aterradora es el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), que se aplica a los datos personales tanto de empleados como de clientes y que ha tenido un impacto significativo en todo tipo de negocios. Ahora todos los negocios deben tener mucho cuidado con los datos que tienen y cómo los manejan.

Pero el RGPD es solo uno de los muchos reglamentos que los directores de Recursos Humanos tienen que cumplir para que su negocio esté conforme a ellos. A veces estos directores se sienten como si estuvieran girando discos de cumplimiento y que solo será cuestión de tiempo hasta que uno o varios discos se estrellen contra el suelo. Y más si a estos discos le agregas el resto de los retos de Recursos Humanos que hemos mencionado.

Por suerte, las complejidades que supone el cumplimiento normativo pueden superarse gracias al software. El software de cumplimiento trabaja automatizando los procesos con los que se supervisan los controles internos y las normas, asegurando que se cumplan la normativa requerida por los numerosos reglamentos de Recursos Humanos que debes seguir. 

Si eres director de Recursos Humanos y quieres deshacerte de los fantasmas que te persiguen antes de Halloween, visita nuestra página software de análisis para Recursos Humanos en Capterra para descubrir cómo el software puede ser tu mejor aliado para combatirlos.