Die 6 wichtigsten Home-Office Regeln: Was du zu Mitarbeiterrechten in der Corona-Krise wissen solltest

Mitarbeiterrechte in der Corona-Krise

Auch wenn aktuell erste Lockerungen unseren Alltag erleichtern – die Zeit im Home-Office ist für die meisten noch lange nicht vorbei. Welche Home-Office Regeln gibt es und welche Rechte hast du als Mitarbeiter in der momentanen Corona-Lage?

Wer von zu Hause aus arbeitet, kann die Verpflichtung verspüren, permanent erreichbar zu sein. Doch statt die Abwesenheit im Büro durch permanentes Mail-Checken zu überkompensieren, solltest du gerade jetzt deine Mitarbeiterrechte kennen, um in dieser Ausnahmesituation wenigstens ein paar Unsicherheitsfaktoren weniger zu haben. Das kann Arbeitszeiten betreffen, aber auch sensible Bereiche wie Krankmeldungen und IT-Sicherheit.

Home-Office Regeln: Was du zu Mitarbeiterrechten in der Corona-Krise wissen solltest

Die 6 wichtigsten Home-Office Regeln

1. Krankschreibungen und „Distant Working“

Grundsätzlich ist Gesundheit Privatsache. Du musst deinem Arbeitgeber nicht sagen, woran du erkrankt bist. Ein Attest solltest du aber auch bei einer Krankmeldung aus dem Home-Office vorweisen können. Melde dich je nach Regelung mit dem Arbeitgeber zunächst bei deinen Vorgesetzten krank. Nach spätestens drei Tagen sollte ein Attest vorliegen.

Einige Ärzte stellen diese inzwischen wieder normal aus. Durch die erhöhte Anfrage und die Maßnahmen zum Infektionsschutz, besonders in Arztpraxen, greift zusätzlich noch mindesten bis zum 23. Juni eine Sonderregelung der Kassenärztlichen Bundesvereinigung. Sie ermöglicht, dass Patienten auf Grundlage eines telefonischen Anamnesegesprächs bis zu 14 Tage krankgeschrieben werden können. Als Arbeitnehmer hast du das Recht, auch im Home-Office zu den normalen Bedingungen krank zu sein. Das bedeutet: Ruhe & Erholung, du musst krank keine beruflichen Termine wahrnehmen, nur weil du per Konferenzschaltung könntest!

2. Meldepflicht bei Corona

Solltest du an dir selbst Symptome des Corona-Virus bemerken oder Kontakt mit einer erwiesenermaßen infizierten Person gehabt haben, sind deine Mitarbeiterrechte anders als bei anderen Erkrankungen. Zwar besteht keine Auskunftspflicht, wenn du als Corona-Kontaktperson zählst. Aber dein Arbeitgeber hat allen Mitarbeitern gegenüber eine Fürsorgepflicht, die er nur einhalten kann, wenn du ihn über deine Ansteckung informierst.

Um die Verbreitung einzudämmen, solltest du deshalb bei Corona-Verdacht dringend deinen Arbeitgeber informieren, damit alle deine Kontaktpersonen die entsprechenden Maßnahmen, wie zweiwöchige Quarantäne, umsetzen können und nicht noch mehr Mitarbeiter angesteckt werden. Dieser Schritt ist notwendig, um die Pandemie einzudämmen. Mitarbeiter, die im Verdacht stehen, am Virus erkrankt zu sein, können von den Behörden sogar an der Arbeit gehindert werden. Daher ist es essenziell, deinen Arbeitgeber früh zu informieren.

3. Recht auf Home-Office

Gleich vorweg: Es gibt hierzulande kein Recht auf Home-Office. Dementsprechend hast du als Arbeitnehmer auch kein Recht darauf, präventiv zu Hause zu bleiben, wenn du dich vor einer Ansteckung fürchtest. Viele Arbeitgeber haben jedoch in den vergangenen Wochen hart daran gearbeitet, allen Mitarbeitern die größtmögliche Sicherheit am Arbeitsplatz zu gewähren und weitreichende Home-Office Möglichkeiten als Teil der Kontaktsperre einzurichten.

Wichtigster Bestandteil dieser Sicherheitsmaßnahmen ist vor allem ein permanenter Austausch zwischen Arbeitgeber und Angestellten. Solltest du als Arbeitnehmer zu einer Risikogruppe gehören oder durch die Corona-Krise die Kinderbetreuung zu Hause übernehmen müssen, informiere deinen Arbeitgeber über deine Sorgen. Eine entgegenkommende Lösung wird sich sicher finden lassen!

4. Arbeitszeiten im Home-Office

Sofern keine gesonderten Vereinbarungen für Remote Working oder mobiles Arbeiten in deinem Arbeitsvertrag festgehalten sind, gelten grundsätzlich die gleichen Arbeitszeiten wie sonst auch. Das bedeutet in vielen Bereichen vor allem, dass du in den Kern-Bürozeiten erreichbar sein musst, damit die Teamarbeit mit den Kollegen auch auf Distanz zuverlässig funktioniert.

Trotzdem lohnt es sich in der Corona-Situation besonders, das Gespräch mit Vorgesetzten zu suchen. Für viele, deren Arbeitsverträge keine Hinweise zum mobilen Arbeiten enthalten, weil die Situation nie bestand, tauchen jetzt Fragen im „Praxistest“ des Home-Office auf. Wenn für dich also Randarbeitszeiten besser wären, damit die Kinderbetreuung funktioniert, oder Erreichbarkeit für Kunden im Wechsel mit Kollegen eine Entlastung bedeuten könnte, erarbeite hierzu gemeinsam mit deinem Arbeitgeber ein funktionierendes Konzept! Denn letztlich profitieren sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer von einem Arbeitszeitmodell, dass für beide Seiten dauerhafte Belastbarkeit gewährleistet.

5. Kostenübernahme im Home-Office

Ist die erste Eingewöhnungsphase ins Arbeiten von Zuhause geschafft, stellen sich auch ganz praktische Fragen: Wer bezahlt eigentlich Internet, Telefon, Storm und Arbeitsmaterialen, wenn Home-Office zur Dauersituation wird?

Wenn du klar festhalten kannst, welche Dinge du ausschließlich für die Arbeit anschaffen musstest (etwa Headsets für Videoschalten, Software für die Remote Arbeit oder Kopierpapier für Unterlagen), kannst du eine Kostenbeteiligung des Arbeitgebers einfordern. Nutzt du für dein Home-Office die gleiche Internetverbindung wie privat, wird hier die Argumentation jedoch schwer fallen – denn diese Ausgabe ist keine Zusatzausgabe durch das Home-Office.

6. IT-Sicherheit trotz Home-Office

Telefonkonferenz im Wohnzimmer, Kundendaten bearbeiten am Küchentisch, Tabellen downloaden im heimischen WLAN – wer trägt eigentlich die Verantwortung für Datenschutz im Home-Office? Grundsätzlich lautet diese Home-Office Regel für IT-Sicherheit: Der Arbeitgeber muss gewährleisten, dass Datenschutzstandards im Home-Office gewahrt werden können. Das kann etwa durch die Verwendung von VPN-Clients erreicht werden, um eine sichere Verbindung zu den wichtigsten Unternehmensdaten herzustellen. Wenn du das Gefühl hast, hier teilweise in einer Grauzone zu arbeiten, ein entlastender Punkt: Arbeitnehmer, die im Home-Office arbeiten, kommen in Datenschutzfragen nicht in Beweispflicht, sofern den Anweisungen des Arbeitgebers Folge geleistet wurde. Das heißt, sollte doch ein Datenleck entstehen, obwohl du alles anweisungsgemäß ausgeführt hast, haftet dein Arbeitgeber.

Sollten bislang noch keine Regelungen zum Datenschutz im Home-Office getroffen worden sein, hilft dir vor allem die Orientierung an der DSGVO. Besonders in Bereichen, in denen mit personenbezogenen Daten gearbeitet wird, gibt eine Übersicht zur erfolgreichen Umsetzung der DSGVO im Home-Office Sicherheit.

Im Bereich der Datensicherheit gilt das Gleiche wie in sämtlichen anderen Gebieten, die das Verhältnis zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber betreffen: Auch in Zeiten von Corona, in denen alle eine nie dagewesen Situation meistern müssen, genießt du grundsätzlich Schutz durch deine Mitarbeiterrechte.

Setze anstatt auf Home-Office Regeln auf Vertrauen

Da einige Problemstellungen gerade erst neu entstehen, hilft enge Kommunikation mit deinen Vorgesetzten für eine vertrauensbasierte Absprache, wie die Herausforderungen durch Covid-19 bewältigt werden können.

Wie geht es weiter? Wirf einen Blick auf unser Home-Office Software Verzeichnis, um das passende Tool zu finden.

Hinweis: Dieser Artikel soll unsere Leser über geschäftsbezogene Anliegen in Deutschland informieren. Er ist in keiner Weise dazu gedacht, Rechtsberatung zu leisten oder eine bestimmte Vorgehensweise zu befürworten. Für Ratschläge zu deiner spezifischen Situation wende dich bitte an deinen Rechtsberater.

78% of millennials believe AI could help tackle bias in recruitment

AI in recruitment

In a study of 516 respondents, Capterra reveals how receptive Australian millennials are to the involvement of artificial intelligence (AI) technology in recruitment.

AI in recruitment

Key highlights from the survey include: 

  1. 78% believe AI could help to reduce unconscious bias.
  2. 65% of Australian millennials think AI could make recruitment fairer in general.
  3. Most millennials want a hybrid of AI and human recruiters involved in the hiring process.

AI is changing the game for recruiters

Employing the right talent is critical for business success. Finding the talent, however, isn’t always simple—and hiring the wrong candidate is a costly expense. 

Fortunately for businesses, some innovative AI companies are tackling this challenge head-on in a bid to improve talent acquisition. Here are four ways the recruitment industry is using AI technology:

1. More accurate advertising

AI technology can leverage existing data to better-focus advertising campaigns (i.e. showing them to the right people at the right time). Texio, for example, allows companies to tailor job postings to their target candidates by identifying the wording that will resonate best. 

2. Speedy screening 

Recruitment and HR professionals are increasingly using AI to make the first round of candidate cuts. The rules for eliminating a CV from the process is often based on the success of previous or similar applicants.

With this technology, recruiters can reduce the effort and time spent on this stage. According to a survey by LinkedIn, 67% of hiring managers and recruiters said AI saved them time.

3. Less operational burdens

AI sets out to automate low-level tasks on behalf of human recruiters. For Australian recruitment expert, Greg Savage, the involvement of AI will enable recruiters to be better sellers. In his article, he says:

Artificial Intelligence frees you up to complete the tasks which only you can do best: Influencing, persuading, advising, consulting, negotiating, collaborating, acting as an agent for the best talent, and building reputation and brand.’

 

An example of a company using AI to reduce operational burdens for clients is Filtered. They use technology to free up time for recruiters sourcing high-quality technical candidates by auto-generating coding challenges. While these won’t make up the entire recruitment cycle, it means recruiters can proceed candidates with greater confidence.

4. Automated feedback

Finding the time to prioritise feedback can be tricky. One company that is tackling this problem is Predictive Hire. CEO, Barb Hyman, reveals how her clients are using AI to focus on the entirety of the candidate experience:

‘Immediacy and convenience is the new norm for consumers, and candidates now expect the same when they are job hunting. Compare recruitment to applying for a bank loan where AI has been in use for over a decade. Why shouldn’t a candidate expect to get a response about a role within 24 hours too? AI can automate candidate feedback in a way that is impossible without technology.’

 

Taking the time to offer feedback to unsuccessful candidates can assist them in their job search. Constructive advice can also help relieve some of the disappointment from a job they may have emotionally invested in too. 

Issues of bias are a concern

Critics suggest that using AI in recruitment promotes issues of bias. Other areas of concern include a lack of accountability and transparency of the hiring process, and issues with the data that the machine learns from.

A good example of this was an issue reported by Reuters about Amazon. The global business created an algorithm which unintentionally favoured male applicants over females for some of its job openings. 

The AI based its decisions on a decade of CVs submitted to the company, of which had mostly been men. This was a reflection of male dominance across the industry, but as a result, the AI taught itself that men were preferable candidates. It even trained itself to screen out resumes that included keywords such as ‘women’s’ (as in ‘women’s chess club.’) 

As soon as Amazon became aware of this issue, they changed the programs. However, it’s an event that may be enough to deter companies from using AI in their own recruitment efforts. 

Omer Molad, CEO and Co-Founder at Vervoe suggests recruitment agencies and professionals thinking about using AI should try and keep an open mind. He explains how to avoid issues such as these:

‘Machine learning models learn from experience. If the data set that feeds the models is biased, then the models will learn biased behaviors. It’s incumbent upon recruiters to seek explanations from technology providers about how their AI uses data. It’s also important to remember that machine learning and other AI-based models need to be constantly monitored to ensure quality control. There is no “set and forget” with respect to AI.’

Looking at the candidate’s perceptive

Millennials make up 40% of the Australian workforce, according to Deloitte. As AI technology works its way further into the recruitment process, we wondered how receptive this generation will be.

We surveyed 515 Australian millennials to ask how they’d feel about employers using AI in the hiring process for a job they’re applying to. We set out to discover where the boundaries lie, from the initial application stage through to interviewing and skills testing.

65% of millennials say AI could make recruitment fairer

The majority of respondents said they believed AI could make the hiring process fairer. However, more than a third of respondents didn’t.

Will AI make recruitment fairer

To explore the motivations behind these results, Capterrra asked respondents to explain their reasons. 

Interestingly, respondents tended to argue the same point for and against AI technology.  For example, respondents gave ‘an inability to feel’ as an argument to support both negative and positive feelings. Some felt this made the process more objective, as machines base their decisions purely on hard data. Others felt the lack of emotional intelligence and the inability to consider individual circumstances could make the process weaker. 

Most millennials also believe AI could help tackle bias

The media often covers the existence of bias in artificial intelligence, and the majority of millennials have taken note. Just 19% of respondents firmly believe machines aren’t biased.

Potential bias in AI

Despite this, 78% of millennials think AI could help to reduce bias when it comes to the recruitment process. 55% of this number said it could help to reduce bias, but only in some situations.

AI reduce human bias

The results indicate that millennials still see the value in using AI technology in recruiting. Mostly, it’s because they believe humans always have the potential for bias (consciously or unconsciously), and with the right training, machines may be able to eliminate its presence faster. 

One respondent said: ‘I think, provided biases are removed in the creation of AI (by using diverse developers and test subjects and research) this could have the potential of tapping into true equality.’

Millennials prefer a combination of AI and human recruiters throughout the hiring process

Pre-selection

Many hiring managers use AI to screen out candidates during the initial stages of the hiring process—such as for selecting CVs that match their recruitment criteria. This is otherwise known as AI screening. 

The rule-based system is the simplest form of artificial intelligence. It works from ‘if this, then that’ rules and mathematical formulas. Once a human recruiter creates a set of deciding factors in selecting who can progress to the next stage, an AI can automate it. 

What motivates employers to use this method? Firstly, it speeds up processes not only for the recruiter but also the job seeker (successful or not.) Using an AI means screened out candidates are automatically informed so that busy recruiters can dedicate time to building relationships with high potential candidates. 

AI screening CV

Capterra discovered that 78% of millennials would be comfortable with a company using AI technology for this purpose. However, 61% of this number still want a human to review and check the CVs too. 

The verdict: Companies could drastically speed up candidate sourcing using AI for pre-screening

Employers should take note that nearly a quarter (23%) of respondents said they wouldn’t be comfortable with this process. 

Whilst there is a convincing argument to use AI in the pre-selection stage, businesses should offer complete transparency about its involvement. To avoid missing out on talent, recruiters could offer an alternative application route for those who only want a human assessment.

Using AI to check a candidate’s social media history

Another form of AI in recruitment is the analysis of candidates’ online activities on social media. 

For example, DeepSense is a company that carries out assessments on candidate suitability based on an analysis of their online activities. For many, the idea of a potential employer reading our decade-old Facebook statuses is enough to make us cringe. However, AI tools are more sophisticated than that. 

They look at learning ability, stability, attitude, autonomy, teamwork, and more. The software then assigns a personality score based on DISC profiles and the Big Five (OCEAN) personality analysis. These scores take into consideration the characteristics of successful candidates from the past to arrive at best-fit recommendations.

We asked respondents how they’d feel about an AI carrying out this task and 38% of candidates said they would be against it. More than a quarter (26%) would be comfortable for an AI to handle this task and 37% would be happy for an AI to analyse their social profiles, as long as a human also reviewed them. 

The verdict: Candidates value human involvement for analysing social history

Recruiters could gain valuable insights from tools that provide this service. However, candidates still prefer human involvement. 

While the numbers don’t heavily lean in one direction, recruiters should apply this type of technology with careful consideration. For example, the older the millennial, the more uncomfortable they feel about the notion. 40% of millennials aged 30 years old or more said they wouldn’t want an AI looking at their social history, compared to 32% of people under 30. 

One way to approach this is to ask candidates to authorise the AI-powered assessment before it carries out the test.

Interview screening

The purpose of a job interview is to understand how a candidate could fit within a company. It’s also to assess whether their qualifications and career ambitions align with the position. 

Sometimes, job interviews can be quick, but often the entire cycle involves the candidate meeting several members of staff over a few days. To speed up this process, many businesses are turning to AI. 

Machine Learning (ML) technology is a type of artificial intelligence that recruiters increasingly use for this stage. In contrast to a rule-based system, the rules and formulas that the machine learning system applies are not set by humans. Instead, the system learns from patterns that lead to successful candidates in real-time.

One example where the recruitment industry is leveraging machine learning is the interview stage. 

First-stage interviewing

We wondered how comfortable candidates would be with a chatbot asking them basic interview questions. Most millennials were happy for companies to apply AI at this stage. 81% said they’d be comfortable either with or without a human recruiters involvement. Just 18% wouldn’t be uncomfortable.

AI asking basic interview questions

Second-stage interviewing

We wanted to know how millennials would feel with AI playing a bigger role in their interview. For example, by conducting their entire interview.

AI full interview

There was a small increase in candidates feeling uncomfortable, jumping from 18% to 33%.  However, half of the Australian millennials would still be okay with an AI application conducting their job interview, as long as a human recruiter reviews the responses too. 

Body language, facial expression & tone of voice analysis

AI applications can analysis body language, facial expression, tone of voice and language at any stage of the interviewing phase. For example, L’Oréal and Coca Cola use software such as Seedlink to analyse the candidate’s use of wording in interviews. 

The aim of this software is to gage a score of how successful candidates could be in the role. But would candidates feel comfortable being analysed in this way? 

68% of respondents said they would. Of this number, 39% would want a human to also make an assessment. Almost a third of candidates (32%) said they wouldn’t be comfortable with companies using AI for this purpose.

Candidates expect companies to judge them fairly based on their ability. The results indicate that they may not trust methods like facial recognition to accurately determine their potential in a role. However, most candidates feel happier with a combination of AI and human analysis.

The verdict: AI is a good fit for first-stage interviewing (and maybe more) 

Even though the above recruitment techniques are already happening in companies, millennials become warier the more involved an AI becomes. 

With careful education, businesses should consider how AI can help enable recruiters during the interview stages of the hiring process. However, based on these results, it’s clear there is still a balance to be met. 

Skills testing

Companies, such as Unilever are using AI and machine-learning to hire candidates based purely on merit. The second stage of the company’s recruitment process, after CV submission, involves a neuroscience game. 

The game tests traits like focus, memory, emotional intelligence, and how risk-averse the candidate is. 

The Dutch-British company said: ‘There is no right or wrong in the spectrum. Traits at either end of the spectrum could be really well-suited to different careers.’ As a result of using this technology, Unilever saw the ‘most diverse class to date.’ They’ve also experienced:

  • Significantly more applications
  • An increase in offers made to candidates 
  • A greater number of job acceptances
  • A decrease in the average time taken to hire a candidate (from four months to four weeks.)

There are some obvious benefits to a company applying an AI-powered skills test to their hiring process. But how do candidates feel about being assessed this way?

Games skill testing

The results indicated that the verdict is still out on using gamification to test candidate skills. A quarter of candidates oppose the idea while the rest would either like it or feel indifferent.

The verdict: Employers could do more to win candidates over

If employers are considering using games as part of their recruitment cycle, they should consider ways to bring candidates on board too. With so many respondents saying they’re indifferent, it’s possible that they simply need educating. As demonstrated by Unilever, using neuroscience games benefits the candidate too by increasing their chances of securing a job well-suited to them. In turn, this will lead to greater job satisfaction.

AI won’t replace human recruiters 

Will AI replace hiring managers? It’s unlikely. But it’s probable that AI will integrate more and more into the hiring process to enable recruiters to operate smarter and more efficiently.

Prior to COVID-19, the recruitment industry generated $11 billion in revenue each year for the Australian economy. As the outbreak has forced businesses across all sectors to be more dynamic and innovative, AI-powered technology is likely to be a strong ally in the country’s economic road to recovery.

It’s worth businesses and recruitment agencies using this time wisely. Investigate the tools you’ll need to handle applications intelligently when companies begin hiring again. But more importantly, prepare ways to educate talent on how AI could play a bigger role in their future applications. A key driver of success for using AI within the recruitment industry will be Australia’s readiness for it.

Looking for recruitment software? Check out our catalogue.

*Survey methodology

To understand the opinions of millennials in Australia with regards to artificial intelligence in recruitment, we conducted an online survey between 3rd March – 8th March. 

We surveyed people living in Australia from the generational group (aged between 24 to 39 in 2020) who work full-time, part-time, or are actively job-seeking. To mitigate the potential for bias, we screened out survey participants that worked within HR and recruitment. This left us with our final number of respondents for the survey: 516.

El 59 % de las empresas adoptan el teletrabajo a nivel global

Las empresas adoptan el teletrabajo en el mundo

De un día para otro, la COVID-19 cambió por completo la forma de trabajar en el mundo entero. Tanto si vivimos en el continente de los canguros, en el país de la paella y el terraceo, en la ciudad del amor o en la capital del carnaval, a todos nos han mandado a casa a teletrabajar a tiempo completo, y los productos y servicios se han tenido que adaptar al mundo digital. 

Las empresas adoptan el teletrabajo en el mundo

El mundo se enfrenta a muchos desafíos, como tener que aprender a utilizar nuevas herramientas para teletrabajar y acostumbrarnos a utilizar nuevas formas de comunicarnos con nuestros compañeros y jefes. Queríamos saber más sobre los retos del teletrabajo en el mundo, el uso del software y las prácticas de seguridad informática en todo el mundo durante la pandemia.

Por esta razón, Capterra ha llevado a cabo una encuesta* con 4600 empleados a tiempo completo que trabajaban a distancia en pequeñas y medianas empresas (pymes) de Australia, Brasil, España, Francia, Alemania, Italia, México, Países Bajos y el Reino Unido. 

A principios de abril, Capterra ya realizó una encuesta donde quedó reflejado que el 42 % de las pymes españolas no estaba preparado para el trabajo en remoto. Además, el escaso uso de herramientas como antivirus o VPN generaban una brecha en la seguridad que facilitaba el phishing y los ciberataques ahora que la mayoría de los empleados trabajan desde casa y donde alrededor del 70 % lo hace con su ordenador personal. 

El 59 % de las pymes adoptaron el teletrabajo a nivel mundial  

Trabajar en tu propio escritorio con tu emisora de radio favorita puesta, una humeante taza de café y sin el ruido de la oficina: casi el 60 % de los empleados de todo el mundo están disfrutando de estas condiciones de trabajo en la actualidad. 

Líderes en el teletrabajo en el mundo.

Queríamos conocer cuáles son las mayores ventajas que se experimentan gracias al teletrabajo a nivel mundial. Estas son las cinco principales:  

  •   No hay que desplazarse para ir al trabajo
  •   El horario se ajusta en función de las responsabilidades personales
  •   No hace falta vestirse formal
  •   Se puede sacar adelante más trabajo de lo habitual
  •   Permite poder atender también los cuidados de los niños y de las mascotas

El futuro está en el teletrabajo: el 55 % opina que su empresa podría funcionar con personal fijo en remoto

La crisis está impulsando la transformación digital y muestra a las empresas lo importante que es no solo adaptar los productos y servicios, sino también las condiciones de trabajo y la mentalidad. El trabajo remoto era una realidad para una minoría de trabajadores en el mundo: solo el 11 % de los empleados teletrabajaban a tiempo completo antes de la crisis.

Si a tanta gente le gusta trabajar desde casa y la dirección no experimenta una caída en la productividad, el futuro será cada vez más en remoto. 

La aceptación del teletrabajo a nivel mundial

Gartner prevé que la Generación Z reforzará aún más esta tendencia.

La Generación Z (que incluye a los nacidos entre 1995 y 2010) es la generación de los verdaderos nativos digitales. La Generación Z ha perfeccionado sus capacidades de colaboración digital a través de su vida y ahora prefieren trabajar así que en persona. La capacidad que tiene esta generación para trabajar en remoto consolidará el teletrabajo como práctica laboral en el futuro. 

Cómo mantener la productividad teletrabajando

Brian Kropp (vicepresidente de Gartner) tiene algunos consejos sobre cómo puedes ayudar a tus empleados a mantenerse productivos (en inglés) trabajando desde casa.  

  1. Equipa a tus empleados: asegúrate de que tus empleados tengan la tecnología que necesitan para que puedan dar lo máximo de sí.Con esto nos referimos desde el hardware hasta unas adecuadas herramientas de colaboración
  2. Céntrate en los resultados, no en los procesos: enfócate en qué deben lograr los empleados. Establece objetivos claros para generar una mayor claridad en los empleados y céntrate en estos objetivos en lugar de enfocarte en los procesos. 
  3. Aumenta el reconocimiento: “Durante estos períodos de parón, el deseo de los empleados de que se les reconozca su contribución aumenta alrededor de un 30 %”, afirma Kropp. El reconocimiento puede ser público, una muestra de aprecio, oportunidades de desarrollo e incentivos asequibles.
  4. Comunicación bidireccional: la comunicación bidireccional entre los directivos y los empleados es esencial.Especialmente durante el cambio es muy importante que los empleados comprendan las decisiones de las organizaciones y sus implicaciones, y que los directivos entiendan los retos y preocupaciones de los empleados.
  5. Confía en tus empleados: los directivos se pueden sentir frustrados al perder visibilidad sobre sus trabajadores, pero evita interferir en su trabajo. Eso solo desmotivará a los empleados ya estresados. En su lugar, elige la confianza. 

El 70 % de las empresas del mundo adaptan sus productos al mundo digital

Los gimnasios transmiten vídeos de entrenamiento en línea, los restaurantes ofrecen entrega de pedidos en sitios web que ellos mismos han creado, los agentes inmobiliarios muestran las casas a los clientes a través de una cámara web y los profesores transforman sus salas de estar en aulas. 

El teletrabajo aumenta la oferta digital

Es impresionante ver cuántas empresas de todo el mundo han sido capaces de reaccionar a la crisis en el menor tiempo posible.

Según la encuesta, el 70 % de las empresas han sido capaces de adaptar algunas o todas sus ofertas comerciales para poderlas vender ahora de forma digital.

Cómo obtener nuevos ingresos digitales

Las 6 formas clave de obtener nuevos ingresos digitales (en inglés) de Hung LeHong (vicepresidente de Gartner) están clasificadas de menos a más transformadoras.  

  1. Vender los productos digitales que ya tengas: la forma más fácil de empezar es vendiendo los activos digitales que ya tengas, como la información o el know-how.
  2. Digitalizar un producto o servicio: adapta tu producto o servicio al mundo digital.Vende tus productos digitalmente u ofrece tus servicios en línea. 
  3. Vender basándose en el coste por uso: es más probable que los compradores usen tus productos digitales si no tienen que agotar sus recursos para adquirirlos o gestionarlos en propiedad.
  4. Adaptar los precios para los compradores en función de las métricas que comparten: ofrece precios flexibles para lograr una venta exitosa o cubrir un nivel de servicio específico. 
  5. Dirigir un negocio de plataforma: con una plataforma de negocio se puede comerciar con productos y servicios sin tener que poseerlos o distribuirlos.Airbnb es un ejemplo de este tipo de negocio.
  6. Pivotar a nuevos sectores: utiliza tu experiencia en un sector para abrirte camino en otro.

El 60 % de las pymes de todo el mundo tiene que invertir en software con el que prepararse para teletrabajar

Las empresas han adaptado su uso de la tecnología para responder a la crisis, han adquirido software para el teletrabajo y los empleados han aprendido con rapidez a utilizar nuevas herramientas de software. Los datos muestran que el 60 % de las empresas han adquirido o están planeando adquirir nuevas herramientas de software para poder trabajar a distancia.

La encuesta señala que el 64 % de los empleados de todo el mundo podrían aprender a utilizar las nuevas herramientas de software fácil o muy fácilmente.  

El uso de software en el teletrabajo

Además, la infraestructura de software ha cambiado. Podemos ver que las empresas están invirtiendo cada vez más en tecnologías de nube: el 39 % de las empresas de todo el mundo utiliza solo productos en la nube para sustentar el teletrabajo.  

El teletrabajo y el uso de la nube

En el siguiente gráfico se pueden ver las herramientas que más se utilizan actualmente en todo el mundo para teletrabajar. 

Las herramientas más populares en el teletrabajo en el mundo

Nota importante: La mayoría de los productos de software se han adoptado para permitir

Mientras te abasteces con nuevas herramientas, es muy importante invertir también en seguridad informática. De lo contrario, aumentará el riesgo de ciberataques (consulte los consejos sobre cómo crear un entorno de trabajo seguro más adelante). 

La comunicación con los compañeros y la soledad: los principales desafíos del teletrabajo 

Aunque a muchos empleados les gusta trabajar desde casa, también se presentan algunos retos. Es importante abordar y resolver esos desafíos para que podamos dar paso a un futuro productivo y eficaz de teletrabajo. 

Los desafíos del teletrabajo a nivel mundial

La mayoría de las empresas están apoyando a sus empleados durante esta crisis, proporcionándoles herramientas para trabajar en equipo y directrices en las áreas adecuadas. El estudio muestra que el 37 % de las empresas proporciona directrices sobre la comunicación y las reuniones de equipo. Pero esto no es suficiente.

Cómo mejorar la comunicación teletrabajando 

A continuación te ofrecemos cinco consejos para mejorar la comunicación en tu equipo:  

  1. Programar reuniones de actualización: planifica reuniones diarias “informales” (o reuniones semanales de actualización con equipos más pequeños) para que todos los miembros del equipo se informen y mantengan la visión general sobre las tareas, el progreso, los cambios, etc.
  2. Promover breves conversaciones: antes o después de las reuniones oficiales, usa software para conferencias para ofrecer un espacio en el que hablar de temas no laborales. Habla con tus empleados sobre temas en los que están interesados personalmente.
  3. Programar sesiones de lluvia de ideas: programa reuniones fijas (quincenales o mensuales) para que los equipos mejoren los procesos y piensen en nuevas ideas. Especialmente en tiempos de cambio hay espacio y necesidad de ideas innovadoras.
  4. Elegir el mejor método: no insistas en usar una herramienta de mensajería o en interminables intercambios de correo electrónico si sientes que estás perdiendo demasiado tiempo. Una llamada de cinco minutos puede ser más eficaz, en ocasiones, que un correo electrónico extenso. 
  5. No olvidarnos de la parte divertida: organiza actividades virtuales como noches de cine, escape rooms virtuales o juegos que harán que tu equipo se conecte y aporte algo de diversión en un día de trabajo. 

El teletrabajo a nivel global

Solo el 36 % de los empleados usa contraseñas seguras

Una de las cuestiones más importantes para el teletrabajo es crear un entorno de trabajo seguro. Te recomendamos que sigas los cinco pasos siguientes para que puedas garantizar la seguridad informática en tu empresa.  

El 40 % de los empleados de todo el mundo utilizan solo sus dispositivos personales para trabajar a distancia. 

1. Es muy recomendable no usar los mismos dispositivos para el trabajo y el uso personal. Esto supone un mayor riesgo de ser atacado y da lugar a que los ciberdelincuentes roben datos valiosos.

Solo el 39 % de los empleados tiene instalado un software antivirus.
El 29 % usa cortafuegos.

2. Invierte en software de seguridad como antivirus y cortafuegos.

Estos dos sistemas deberían ser el estándar en todas las empresas. Además, puedes plantearte invertir en herramientas de monitorización de redes y herramientas de seguridad de equipos informáticos. 

Consejo: las herramientas de seguridad deben instalarse en todos los dispositivos privados (ordenador portátil, tableta, teléfono inteligente) que se utilicen para acceder a los datos de la empresa. 

El 32 % fue víctima de un ataque de phishing; de ellos, el 49 % se produjo durante el teletrabajo.
Solo el 22 % utiliza software de seguridad de correo electrónico a nivel mundial. 

3. El correo electrónico es una de las formas de comunicación más importantes en los negocios, lamentablemente también una de las más inseguras. Las herramientas de mensajería segura pueden ayudar a reducir el riesgo de ataques de phishing. El software identifica los correos electrónicos maliciosos y los clasifica.   

Consejo: las empresas deberían hacer una prueba de phishing. La prueba puede utilizarse para determinar la susceptibilidad de los empleados a la suplantación de identidad por correo electrónico.   

Menos de un tercio de las empresas usa una VPN.

4. Implementa una VPN, especialmente si se transfieren datos comerciales sensibles durante el teletrabajo. Una VPN proporciona una conexión cifrada a Internet que impide a terceros ver la actividad de la red. 

Solo el 36 % de los empleados del mundo usa contraseñas seguras, con letras, números y caracteres aleatorios.
El 29 % usa un administrador de contraseñas.  

5. Un buen software para administrar contraseñas es esencial para prevenir los ciberataques. Las empresas deberían utilizar esta época para sensibilizar a sus empleados sobre la importancia de las contraseñas seguras. Un software para administrar contraseñas es la solución más segura y cómoda, y permite que compartir las contraseñas con los compañeros sea fácil.

Consejo: cuando vayas a comprar un gestor de contraseñas, deberías buscar uno que ofrezca autentificación de dos factores. Ésta no se activará automáticamente, así que no olvides prepararlo antes de presentárselo a tu equipo.  

En el siguiente gráfico puedes ver cómo gestionan sus contraseñas los empleados que teletrabajan en todo el mundo: 

La seguridad y el teletrabajo en el mundo

Mirando al futuro

Nos encontramos en un momento de incertidumbre histórica. Sin embargo, hay algunas aportaciones clave que no solo son relevantes durante una crisis, sino también cuando las aguas vuelvan a su cauce.

Hemos aprendido que:

  • Las empresas se están adaptando al teletrabajo y empiezan a ofrecer su producto de manera virtual
  • Las compañías están implementando nuevo software
  • Los empleados disfrutan del trabajo en remoto

Sin embargo, también hemos aprendido que las empresas necesitan mejorar:

Los empleados en remoto han estado más satisfechos cuando la compañía ha confiado en ellos. Esa confianza puede ser un código de vestimenta casual u horario flexible. Lo importante es saber que es más efectiva que el micromanagement. Compañías han adaptado con éxito su oferta virtual y pasando a un software nuevo, así que no tengas miedo de revisar aquellos procesos o herramientas que no te están funcionando.

¿Buscas software para el teletrabajo? No dejes de consultar nuestra lista de las mejores herramientas para teletrabajar.

* Metodología de la encuesta

 Para recoger los datos de este informe hemos llevado a cabo una encuesta en línea entre el 4 y el 14 de abril de 2020 con 4600 empleados de pequeñas o medianas empresas que están trabajando a distancia como respuesta a la COVID-19. Los participantes proceden de diversos sectores empresariales y distintos niveles de antigüedad.

Nota: El gráfico sobre los principales desafíos del teletrabajo tenía opciones de respuesta múltiple, por lo que la suma total de los porcentajes supera el 100 %.

Digital transformation: 70% of SMEs worldwide adapted their business offerings as a result of COVID-19

digital transformation

From one day to the other COVID-19 completely changed the way the world used to work. No matter if we live on the continent of kangaroos, in Shakespeare’s country, in the city of love, or in the capital of Carnival, we have all been sent home to work fully remote and products and services had to be adapted virtually, leading SMEs to an obligatory digital transformation.

digital transformation during the coronavirus

The world is facing many challenges, like having to learn how to use new software tools for remote work and getting used to new forms of communication with colleagues and managers. Another big challenge is IT security: Many hackers have used the crisis to attack companies and steal valuable data. Remote workers are an easy target for those criminals. 

We wanted to learn more about digital transformation, remote work challenges, the usage of software, and security practices around the world during the pandemic. Therefore, Capterra conducted a survey* of 4,600 full time remote work employees from small and medium businesses (SMEs) from Australia, Brazil, Spain, France, Germany, Italy, Mexico, Netherlands and the UK.

Particularly in the UK, the results of the remote work survey showed that the majority of employees are enjoying working remotely (67%) despite the lockdown. Other key highlights of the study in the UK include:

  • 43% of companies had to buy or install new software to be able to work remotely
  • 76% of companies have changed some or all of their offering so it can be delivered virtually
  • The main benefits of working remotely for UK employees include no commute (37%) and casual dress code (27.9%)
  • The main challenges to working remotely are loneliness (26%) and internet connectivity (25%)

59% of SMEs went fully remote globally  

Whether it’s working at home with your favourite radio channel on, a hot cup of coffee, or no noise from a busy office: Almost 60% of employees worldwide are enjoying working remotely.

Our global survey respondents also identified many advantages of working remotely. Here are the top 5 mentioned:

  • No commute
  • Adjusting work hours around personal life responsibilities
  • Casual dress code
  • Increased productivity
  • Ability to take care of children and pets

The future is remote: 55% believe their business could function permanently with remote work staff

The crisis is pushing digital transformation and shows companies how important it is to not only adapt products and services, but also working conditions and mindset. Remote work had been reality for a small number of employees around the globe: Only 11% of employees worldwide worked remote full time before the crisis.

If people enjoy working remote and management doesn’t perceive a drop in employee productivity during this period, the future will continue to trend toward remote work.

Gartner predicts that the Generation Z will further reinforce this trend. Generation Z (born between 1995 and 2010) is the generation of true digital natives. Generation Z have honed their digital collaboration skills throughout their lifetime, and prefer digital collaboration over in-person collaboration. Generation Z’s preference to work remotely will solidify remote work as a standard working practice moving forward.

How to keep a remote workforce productive

Brian Kropp (VP at Gartner) has some tips on how to help your employees stay productive in the home office. 

  1. Equip employees: Make sure employees have the technology they need to be successful. This covers everything from the right hardware to the software for team collaboration
  2. Focus on outputs not processes: Focus on what employees should be accomplishing. Set up clear objectives to create greater clarity for employees and focus on them and not on processes. 
  3. Increase recognition: “During periods of disruption, employees’ desire for being recognized for their contribution increases by about 30%,” says Kropp. Recognition can be public acknowledgment, tokens of appreciation, development opportunities and low-cost perks.
  4. Use two-way communication: Two-way dialogue between managers and employees is essential. Especially during change it is very important that employees understand organizations’ decisions and their implications and managers understand employees’ challenges and concerns.
  5. Trust in your employees: Managers may be frustrated to lose the constant visibility into their employees, but don’t respond by micromanaging. That will only disengage already stressed employees. Put trust and confidence in your employees instead.

70% of companies globally were able to adapt their products virtually

Gyms broadcasting training videos online, restaurants offering food delivery on self-created websites, real estate agents showing houses to customers via webcam and professors transforming their living rooms into classrooms. 

It’s impressive to see how many companies worldwide were able to react to the crisis in the shortest amount of time. According to the survey, 70% of companies were able to adapt some or all of their business offerings so they could be delivered virtually now. Digitalising your product or service is one step on the way to earning new digital revenue. If you want to further transform your business offerings, here is a how-to list we created to guide you through the process.

How to earn new digital revenue

For tips, check out Gartner vice president Hung LeHong’s 6 key ways to earn new digital revenue, which are sorted from least to most transformative. 

  1. Sell existing digital assets: The easiest way to start is selling digital assets, which you already own, like information or know-how.
  2. Digitalise a product or service: Adapt your product or service virtually. Deliver your products digitally or offer your services online. 
  3. Sell on a pay-as-you-use basis: Buyers will be more likely to use your digital assets if they don’t have to sink resources into owning or managing them.
  4. Vary prices for buyers based on shared metrics: Offer flexible pricing for a successful sale or a specific service level. 
  5. Run a platform business: With a platform business you can trade products and services without having to own or distribute them. Airbnb is an example of this type of business.
  6. Move into new industries: Use your expertise in one industry to launch its way into another.

60% of SMEs worldwide have to invest in software to prepare for working remotely

Companies adapted their usage of technology to respond to the crisis, leading to a digital transformation in their strategy. Remote work software was purchased and these tools were quickly adopted by their employees. Our data shows that 60% of companies bought or are planning to buy new software tools for being able to work remotely. 

The survey found that 64% of employees worldwide learned these newly purchased software tools easily or very easily.

Furthermore, the software infrastructure has also been impacted. Our survey discovered that businesses are increasing their investment in cloud technologies. In fact, 39% of companies globally are now using cloud products to support remote work.

In the following graphic, you can see which tools are being used for remote work worldwide.

most-used-tools-for-remote-work

Important note: Most software products were adopted to enable

When purchasing new tools, it’s important to invest in IT security as well. Otherwise, the risk of cyberattacks will increase (see tips on how to create a safe working environment at the end of the article). 

Communication problems with colleagues and loneliness are among the top 3 challenges of working remotely

Although the majority of employees identified they enjoy working from home, some challenges were also identified. It’s important to address and solve these challenges, so employees can experience a more successful and productive remote work experience. 

top-5-challenges-of-remote-work

The majority of businesses are supporting their employees during this crisis, providing software for communication and guidelines in the right areas. The study shows that 37% of companies provide guidelines on communication and team meetings, but this isn’t enough. 

How to improve communication when working remote

We have 5 tips on how you can improve the communication in your team: 

  1. Schedule update meetings: Plan daily stand-up meetings (or weekly update meetings with smaller teams), so all team members are informed and have an overview of tasks, project progress, and any important changes.
  2. Provide space for small talk: Before or after official meetings, use conference software to provide a space for people to talk about topics not related to work. Speak to employees about things they are personally interested in.
  3. Schedule brainstorming sessions: Schedule fixed times for teams to improve processes and think of new ideas. During periods of great change, it’s important to keep looking out for innovative ideas.  
  4. Choose the right method: Don’t insist on using a messaging tool or endless e-mail exchanges if you feel you are losing too much time. Get on the phone or webcam: A 5-minute call can be much faster compared to a lengthy direct message. 
  5. Don’t forget the fun part: Organise team building activities like virtual after-work drinks, pub quizzes, movie nights, or virtual escape rooms.

working-remote-globally-digital-transformation

Only 36% of employees use strong passwords

One of the most important things for remote work is creating a safe working environment. We recommend the following 5 steps to help ensure IT security for your business. 

→ 40% of the employees globally use only their personal devices to work remotely.
  1. It’s highly recommended to not use the same device for work and personal use. This leads to a higher risk of exposing not only your data, but your company’s data too. 
→ Only 39% of all employees have antivirus software installed.
29% use Firewalls.

2. Invest in security tools like antivirus and firewall. These two systems should be the standard in every business. Furthermore, consider investing in network monitoring and endpoint protection.

Tip: Security software has to be installed on all private devices (laptop, tablet, smartphone) which are used to access business data.

32% were victims of a phishing attack; of those, 49% happened during remote work.
→ Only 22% use e-mail security software globally. 

3. E-mails are one of the most important forms of communication in businesses, and unfortunately also one of the most insecure. Email security software can help to reduce the risk of phishing attacks. The software identifies malicious emails and sorts them out.  

Tip: Companies should conduct a phishing test. The test can be used to determine the susceptibility of employees to e-mail phishing.  

→ Less than one-third of companies use a VPN.

4. Implement a VPN, especially if sensitive business data is transferred during remote work. VPNs can provide an encrypted connection to the Internet that prevents third parties from viewing network activity.

→ Only 36% of employees worldwide use strong passwords, with randomized letters, numbers and characters.
→ 29% use a password manager.  

5. Good password management is essential to prevent cyberattacks. Companies should use this time to educate their employees about the importance of strong passwords. A password manager is the most secure and convenient solution. It also makes sharing passwords with colleagues easy. 

Tip: When you buy a password manager you should look for one that offers two-factor authentication (2FA). The authentication won’t activate automatically, so don’t forget to set it up before sharing it with your team.  

In the graphic below you can see how remote work employees worldwide are managing their passwords: 

it-security-issues-digital-transformation

Looking forward

This is a moment of historical uncertainty. However, there are some key takeaways that aren’t just relevant during a crisis, but also for when things start to calm down.

We’ve learned that:

  • Companies are quickly adapting to working remotely and offering their product virtually
  • Companies are adopting new software
  • Employees like the option to work remotely.

However, we’ve also learned that companies need to improve:

  • Communication with employees
  • The use of security tools
  • Password policies.

Employees working remotely have been happier when their company has given them a bit more trust. That trust could be in the form of casual dress codes or flexible working hours, but the point is that trust goes further than micromanagement. Companies have had success adapting their offering virtually and switching to new software, so don’t be afraid to look at your processes and tools if they’re not working. 

Looking for remote work software? Check out our list of the best remote work software solutions.

*Survey methodology

To collect the data from this report, we conducted an online survey between 4th April 2020 and 14th April 2020 with 4600 employees of small or mid-sized businesses, who are working remotely as a response to COVID-19. The participants come from various business sectors and levels of seniority. Respondents are from Australia, Brazil, Spain, France, Germany, Italy, Mexico, Netherlands and the UK.

Note: The graphic about top challenges working remotely had multiple response options, so the total sum of the percentages exceeds 100%.

 

59 % de PME sont passées au télétravail à travers le monde

télétravail dans le monde

Du jour au lendemain, la crise de COVID-19 a bouleversé la marche du monde. Que nous habitions le pays des kangourous, celui de la bière, la ville lumière ou la capitale du carnaval, nous avons été nombreux à nous confiner pour travailler à distance. Par conséquent, bien des produits et services ont dû être adaptés virtuellement. télétravail dans le monde

Les employés à distance sont confrontés à de nombreux défis, comme celui d’apprendre à utiliser les nouveaux logiciels de télétravail ou de s’habituer aux nouvelles formes de communication. Tous ces nouveaux outils et processus posent la question de la sécurité informatique. De nombreux pirates profitent de la crise pour attaquer les entreprises et voler des données précieuses : les travailleurs à distance sont une cible facile pour ces criminels. 

Nous avons voulu en savoir plus et compiler des statistiques sur les défis du télétravail, l’utilisation des logiciels et les pratiques de sécurité informatique dans le monde pendant la pandémie. C’est pourquoi Capterra a mené une enquête* auprès de 4 600 employés à plein temps travaillant à distance dans des petites et moyennes entreprises (PME) d’Australie, du Brésil, d’Espagne, de France, d’Allemagne, d’Italie, du Mexique, des Pays-Bas et du Royaume-Uni.

59 % des PME font du télétravail à plein temps

Travailler confortablement dans son salon,  son émission de radio préférée en fond sonore et, surtout, sans les distractions de l’open space : près de 60 % des employés dans le monde travaillent actuellement dans ces conditions.

Nous avons voulu savoir quels sont les 5 aspects du télétravail que les employés apprécient le plus : 

  • Ne pas avoir à se déplacer pour se rendre au bureau
  • Les horaires de travail adaptés aux responsabilités de la vie personnelle
  • Un code vestimentaire décontracté
  • Pouvoir travailler plus efficacement que d’habitude
  • S’occuper des enfants et des animaux domestiques

Le télétravail, c’est l’avenir : 55 % pensent que leur entreprise pourrait fonctionner à distance de façon permanente

La crise pousse à la transformation numérique et montre aux entreprises combien il est important d’adapter non seulement les produits et les services, mais aussi les conditions de travail et l’état d’esprit des équipes. Le travail à distance était jusqu’à présent une réalité pour un petit nombre d’employés à travers le monde :  seuls 11 % avaient déjà adopté ce mode de vie avant la crise.

Si tant de personnes aiment travailler à domicile et que l’on ne note aucune baisse de productivité, le télétravail a un bel avenir devant lui.

Gartner prédit que la génération Z renforcera encore cette tendance. La génération Z (née entre 1995 et 2010) est la génération des véritables natifs du numérique. Pour eux qui ont aiguisé leurs compétences en matière de collaboration numérique tout au long de leur vie, le contact numérique a tendance à être plus naturel que le contact en personne. La préférence de la génération Z pour le travail à distance fera en sorte que le télétravail deviendra une pratique de travail standard.

Comment assurer la productivité d’une équipe à distance ?

Brian Kropp (vice-président chez Gartner) donne quelques conseils sur la façon d’aider vos employés à rester productifs depuis chez eux (article en anglais).

  1. Équipez les employés : assurez-vous que vos collaborateurs disposent de la technologie dont ils ont besoin pour réussir. Cela va du matériel informatique au bon choix de logiciel collaboratif.
  2. Concentrez-vous sur les résultats et non sur les processus : l’important, c’est bien ce que les employés doivent accomplir et non comment ils y arrivent. Fixez des objectifs clairs pour tout le monde afin que vos employés puissent se focaliser sur les résultats et non sur les processus.
  3. Misez sur la reconnaissance : “Pendant les périodes de perturbation, le désir des employés d’être reconnus pour leur contribution augmente d’environ 30 %”, explique Brian Kropp. Cette reconnaissance peut prendre plusieurs formes : des gages d’appréciation, des opportunités d’évolution ou des avantages à faible coût.
  4. Établissez un canal de conversation à double sens : un dialogue bilatéral entre les cadres et les employés est essentiel. Il est très important, surtout en période de bouleversement, que les salariés comprennent les décisions prises par l’entreprise et leurs implications, et que les responsables comprennent les difficultés et les préoccupations des employés.
  5. Faites confiance à vos employés : les gestionnaires peuvent parfois être frustrés de perdre la visibilité sur les activités de leurs employés, mais ne tombez pas dans le piège du micromanagement. Cela ne fera que démotiver les employés déjà stressés. Il est plus important que jamais de faire confiance à vos équipes.

70 % des entreprises dans le monde ont pu adapter leurs produits virtuellement

Les salles de sport diffusent des vidéos de formation en ligne, les restaurants proposent la livraison depuis des sites web qu’ils ont eux-mêmes créés, les agents immobiliers organisent des visites de logements via webcam et les enseignants transforment leur salon en salle de classe.

Il est impressionnant de voir combien d’entreprises dans le monde ont pu réagir à la crise en un minimum de temps. Selon notre enquête, 70 % des entreprises ont pu adapter tout ou partie de leurs offres commerciales. La numérisation de votre produit ou service est une première étape. Si vous souhaitez transformer davantage votre offre commerciale, nous pouvons vous accompagner. 

Comment générer des revenus avec le numérique ?

Les 6 moyens clés de faire des bénéfices avec le numérique sont triés selon le niveau de transformation requis, des méthodes les plus faciles à implémenter aux plus complexes.

  1. Vendez les ressources numériques existantes : le moyen le plus simple de commencer est de vendre les ressources numériques que vous possédez déjà, comme des informations ou du savoir-faire.
  2. Numérisez un produit ou un service : adaptez votre produit ou service au monde virtuel. Livrez vos produits par voie numérique ou offrez vos services en ligne. 
  3. Vendez sur la base d’une rémunération à l’usage : les acheteurs seront plus enclins à utiliser vos ressources numériques s’ils n’ont pas à dépenser des fortunes pour les posséder ou les gérer.
  4. Variez les prix pour les acheteurs en fonction de paramètres communs : proposez des tarifs flexibles pour garantir une vente réussie ou fournir un niveau de service spécifique. 
  5. Lancez une plateforme professionnelle : avec une plateforme commerciale, vous pouvez échanger des produits et des services sans avoir à les posséder ou à les distribuer. Airbnb est un exemple de ce type d’entreprise.
  6. Intéressez-vous à de nouvelles industries : utilisez votre expertise dans un secteur pour vous lancer dans un autre.

60 % des PME dans le monde doivent investir dans des logiciels pour faciliter le télétravail

Les entreprises ont adapté leur utilisation de la technologie pour répondre à la crise. Elles ont dû acquérir des logiciels dédiés au travail à distance et les employés ont dû rapidement se faire à de nouveaux outils. Les données montrent que 60 % des entreprises ont acheté ou prévoient d’acheter de nouveaux programmes pour pouvoir travailler à distance. 

L’enquête montre d’autre part que 64 % d’employés dans le monde ont appris facilement ou très facilement à utiliser ces nouveaux outils. 

En outre, l’infrastructure logicielle a changé. Nous pouvons constater que les entreprises investissent de plus en plus dans les technologies de l’informatique dématérialisée : 39 % des entreprises mondiales utilisent uniquement des applications sur le cloud pour prendre en charge le travail à distance. 

Dans le graphique suivant, vous pouvez voir quels sont les outils de télétravail les plus utilisés actuellement. 

Remarque importante : la plupart des produits logiciels ont été adoptés pour faciliter trois aspects clés :

Quand on se dote de nouveaux outils, il est très important d’investir également dans la sécurité informatique. Dans le cas contraire, le risque de cyberattaques sera accru (voir nos conseils pour créer un environnement de travail sécurisé en fin d’article).

Les problèmes de communication avec les collègues et l’isolement figurent parmi les trois principaux défis du télétravail

Bien que de nombreux employés aiment travailler de chez eux, tout n’est pas idyllique. Il est important de noter et de résoudre les défis du télétravail avant que ceux-ci ne deviennent un frein pour l’entreprise.

La majorité des entreprises soutiennent leurs employés pendant cette crise, en leur fournissant des logiciels de communication et des guides d’utilisation. L’étude montre que 37 % des entreprises fournissent des lignes directrices sur la communication et les réunions d’équipe. Mais ce n’est pas suffisant : les employés sont toujours confrontés à des problèmes de communication avec leurs collaborateurs.

Comment améliorer la communication en télétravail ?

  1. Programmez des réunions : prévoyez des réunions quotidiennes rapides (ou des réunions hebdomadaires avec des équipes plus petites), afin que tous les membres de l’équipe soient informés des tâches, des progrès, des changements, etc. qui affectent leur service ou l’entreprise.
  2. Réservez du temps pour les conversations informelles : avant ou après les réunions de travail, utilisez un logiciel de web conférence pour discuter de façon plus décontractée avec vos collaborateurs. Partagez vos centres d’intérêt et apprenez à vous connaître un peu plus personnellement.  
  3. Prévoyez des séances de brainstorming : réservez un créneau fixe, toutes les deux ou quatre semaines, pour que les équipes améliorent les processus et laissent leur créativité s’exprimer. C’est surtout en période de changement que l’on a besoin d’idées nouvelles.  
  4. Choisissez le bon outil : si vous voyez qu’un outil vous fait perdre plus de temps qu’il ne vous en fait gagner, n’insistez pas pour que vos collaborateurs l’utilisent. Un appel de 5 minutes peut parfois résoudre le problème et éviter à tous de laborieux échanges par e-mail.
  5. N’oubliez pas de vous amuser : organisez des activités virtuelles telles qu’un pot après la journée de travail, un pub quiz, une soirée film ou des jeux en ligne.

Seuls 36 % des employés utilisent des mots de passe forts

L’une des choses les plus importantes pour le travail à distance est de créer un environnement de travail sûr. Nous vous recommandons de suivre les 5 étapes suivantes afin de garantir la sécurité informatique dans votre entreprise.

→ 40 % des employés dans le monde utilisent uniquement leurs appareils personnels pour travailler à distance.

1. Il est fortement recommandé de ne pas utiliser les mêmes appareils pour le travail et l’usage personnel. Cela augmente le risque d’attaque et permet aux criminels de voler des données précieuses. 

→ Seuls 39 % des employés ont un logiciel antivirus installé sur leurs appareils.
29 % d’entre eux utilisent un pare-feu.

2. Investissez dans des logiciels de sécurité comme les antivirus et les pare-feux. Ces deux outils devraient être obligatoires dans toutes les entreprises. En outre, vous pouvez envisager d’investir dans le monitoring réseau et la protection des points de terminaison.

Conseil : un logiciel de sécurité doit absolument être installé sur tous les appareils privés (ordinateur portable, tablette, smartphone) qui sont utilisés pour accéder aux données professionnelles.

→ 32 % des personnes interrogées ont été victimes d’une attaque de phishing ; parmi celles-ci, 49 % se sont produites pendant une session de travail à distance.
→ Seulement 22 % d’entre elles utilisent un logiciel de sécurité pour leur boîte de messagerie.

3. Le courrier électronique est l’une des formes de communication les plus importantes pour les entreprises, et malheureusement, c’est aussi l’une des moins sécurisées. Un logiciel de messagerie sécurisée peut contribuer à réduire le risque d’attaques de phishing en identifiant les e-mails malveillants et en les plaçant en quarantaine.

Conseil : effectuez un test d’hameçonnage si vous ne l’avez jamais fait. Vous déterminerez ainsi la vulnérabilité des employés au phishing par e-mail. 

→ Moins d’un tiers des entreprises utilisent un VPN.
4. Mettez en place un VPN, surtout si des données commerciales sensibles sont transférées lors de sessions de télétravail. Les VPN fournissent une connexion Internet cryptée qui empêche les tiers de consulter l’activité du réseau.
→ Seuls 36 % des employés dans le monde utilisent des mots de passe forts, avec des lettres, des chiffres et des caractères spéciaux choisis aléatoirement.
→ 29 % utilisent un gestionnaire de mots de passe. 

5. Une bonne gestion des mots de passe est essentielle pour prévenir les cyberattaques. Les entreprises devraient profiter de cette période pour sensibiliser leurs employés à l’importance de choisir des mots de passe forts. Un gestionnaire de mots de passe est la solution la plus sûre et la plus pratique et permet de partager facilement les mots de passe avec ses collègues. 

Conseil : au moment de choisir un gestionnaire de mots de passe, ciblez les logiciels qui proposent l’authentification à deux facteurs. Attention, cette fonctionnalité ne s’activera pas automatiquement. Vous devrez la configurer avant de présenter l’outil à votre équipe.

Dans le graphique suivant, vous pouvez voir comment les télétravailleurs du monde entier gèrent leurs mots de passe : 

Se tourner vers l’avenir

Cette incertitude dans notre futur proche est historique. Cependant, certains enseignements sont bons à retenir et appliquer pour améliorer ses méthodes de travail en temps normal et pas seulement en période de crise.

Nous avons pu ainsi apprendre ce qui suit :

  • Les entreprises s’adaptent rapidement au télétravail et proposent leur produit virtuellement.
  • Les entreprises adoptent de nouveaux logiciels.
  • Les collaborateurs apprécient le travail à distance.

D’autre part, nous avons pu voir que certaines entreprises doivent améliorer les points suivants :

  • La communication entre collègues
  • L’utilisation de logiciels de sécurité informatique
  • La politique de gestion des mots de passe
Les travailleurs apprécient d’autant plus le télétravail lorsque leur entreprise leur fait davantage confiance. Cette confiance peut prendre la forme d’une tenue décontractée ou d’horaires flexibles, mais l’idée centrale est que la confiance n’est pas le lot du micromanagement. De nombreuses entreprises ont adapté leur produit au virtuel avec succès et mis en place de nouveaux logiciels : n’ayez pas peur de remettre en question certains aspects de vos processus ou outils si ceux-ci ne fonctionnent pas.
Vous souhaitez en savoir plus sur le télétravail ? Consultez notre liste de logiciels de télétravail.

Méthodologie de l’enquête : pour collecter les données de ce rapport, nous avons mené une enquête en ligne entre le 4 et 14 avril 2020 auprès de 4 600 employés de PME effectuant du télétravail en raison de la crise de COVID-19. Ceux-ci sont issus de divers secteurs d’activité et de divers niveaux d’ancienneté. Les répondants viennent d’Australie, du Brésil, d’Espagne, de France, d’Allemagne, d’Italie, du Mexique, des Pays-Bas et du Royaume-Uni.

Note : l’infographie présentant les défis du télétravail était une question à réponse multiple ; la somme des pourcentages peut ainsi dépasser 100 %.

Onderzoek thuiswerken wereldwijd – 55% denkt dat hun organisatie goed kan functioneren met permanent thuiswerkend personeel

onderzoek thuiswerken

Door COVID-19 ging de wereld plotseling anders werken. Het maakt niet uit of we op het continent van de kangoeroes, in het land van de tulpen, de stad van de liefde of de hoofdstad van het carnaval wonen: we zijn allemaal naar huis gestuurd om fulltime op afstand te werken. Producten en diensten moesten virtueel worden aangepast.

onderzoek thuiswerken

Er moest geleerd worden te werken met nieuwe software voor werken op afstand en we moesten wennen aan nieuwe vormen van communicatie met collega’s en managers. Een belangrijke uitdaging bij dat alles is de IT-beveiliging. Veel hackers grijpen de crisis aan om bedrijven aan te vallen en waardevolle gegevens te stelen. Thuiswerkers vormen een gemakkelijk doelwit voor deze criminelen.

Wereldwijd onderzoek naar thuiswerken

We wilden graag meer weten over de wereldwijde uitdagingen van thuiswerken, het gebruik van software daarbij en hoe de IT-beveiliging wordt aangepakt tijdens de pandemie. Daarom heeft Capterra een onderzoek over thuiswerken uitgevoerd onder 4600 medewerkers van kleine en middelgrote bedrijven in Australië, Brazilië, Spanje, Frankrijk, Duitsland, Italië, Mexico, Nederland en het Verenigd Koninkrijk die nu fulltime thuiswerken. Voor de resultaten van alleen Nederland verwijzen we naar onze eerder verschenen artikels over thuiswerken in coronatijd en IT-beveiliging in het mkb.

59% van het mkb wereldwijd ging fulltime thuiswerken

Thuis werken aan je eigen bureau met je favoriete muziek op de achtergrond, een kop lekkere koffie en geen last van kantoorgeluiden: bijna 60% van de werknemers over de hele wereld profiteert op dit moment van deze werkomstandigheden. In Nederland ligt dit percentage op 54%.

thuis werken wereldwijd

We wilden erachter komen wat mensen wereldwijd gezien de belangrijkste voordelen vinden van thuiswerken. Dit is de top 5:

  • Je hoeft niet te reizen
  • Je kunt je werktijden aanpassen aan je privéleven
  • Je draagt lekker vrijetijdskleding
  • Je bent productiever
  • Je kunt ook voor de kinderen en de huisdieren zorgen

Thuiswerken is de toekomst: 55% is van mening dat hun bedrijf kan functioneren met medewerkers die permanent op afstand werken

Door de crisis komt de digitale transformatie in een stroomversnelling. Bedrijven zien nu duidelijk hoe belangrijk het is om niet alleen producten en diensten aan te passen, maar ook de werkomstandigheden en de mindset. Thuiswerken was tot voor kort een recht voor slechts een klein aantal werknemers. Slechts 11% van de werknemers wereldwijd werkte tot nu toe altijd op afstand, blijkt uit het onderzoek.

De studie suggereert dat de crisis voor een verschuiving in het thuiswerkbeleid van het mkb zou kunnen zorgen. Een derde van de respondenten zegt na de crisis volledig vanuit huis te willen gaan werken en 55% is van mening dat hun bedrijf kan functioneren met medewerkers die permanent op afstand werken (in Nederland is dit respectievelijk 23% en 41%). De laatste cijfers van het CBS tonen dat in Nederland, in normale omstandigheden, 39% van de beroepsbevolking incidenteel of regelmatig vanuit huis werkt. Uit het onderzoek blijkt dat er veel meer medewerkers vanuit huis zouden willen werken.

Als zoveel mensen het prettig vinden om vanuit huis te werken en het management ziet dat de productiviteit er niet onder te lijden heeft, zullen in de toekomst steeds meer mensen thuis gaan werken.

onderzoek thuiswerken permanent

Gartner voorspelt dat generatie Z deze trend steeds meer zal afdwingen. Dit is de generatie die tussen 1995 en 2010 geboren is, ofwel de echte digital natives. Deze jongeren werken al hun hele leven digitaal samen en voor hen is niet persoonlijk contact maar digitaal contact de norm. Doordat generatie Z liever op afstand werkt, zal telewerk op den duur de standaard worden.

Tips voor een productief remote team

Brian Kropp (vicepresident van Gartner) heeft een paar tips voor hoe je je medewerkers kunt helpen om productief te blijven als ze thuis werken.

  1. Geef medewerkers de juiste tools: Zorg ervoor dat medewerkers over de technologie beschikken die ze nodig hebben om hun werk goed te doen. Hierbij gaat het om hardware en de juiste software voor teamsamenwerking.
  2. Focus op het resultaat, niet op de processen: Focus op wat medewerkers moeten bereiken. Stel duidelijke doelen op zodat mensen weten wat er van hen wordt verwacht. Focus daarop en niet op processen.
  3. Geef mensen meer erkenning: “In tijden waarin de normale werkroutine wordt verstoord, hebben medewerkers zo’n 30% meer behoefte aan erkenning voor hun bijdrage”, aldus Kropp. Erkenning kan bestaan uit een openbare bevestiging, tekenen van waardering, ontwikkelingskansen en kleine extraatjes.
  4. Communiceer in twee richtingen: Een dialoog in twee richtingen tussen managers en medewerkers is essentieel. Vooral in tijden van verandering is het belangrijk dat medewerkers de besluiten van hun organisatie en de implicaties hiervan begrijpen. Managers moeten inzicht hebben in de uitdagingen en zorgen van hun medewerkers.
  5. Vertrouw je medewerkers: Managers vinden het vaak lastig dat ze niet voortdurend in de gaten kunnen houden waarmee hun medewerkers bezig zijn. Het is belangrijk om dan niet te gaan micromanagen. Dat gaat ten koste van de motivatie van de medewerkers, die toch al onder druk staan. Laat zien dat je je mensen vertrouwt.

70% van de bedrijven wereldwijd is erin geslaagd zijn producten virtueel aan te passen

Sportscholen bieden online trainingsvideo’s, restaurants hebben nieuwe websites gemaakt zodat klanten eten online kunnen bestellen, makelaars gebruiken een webcam om huizen aan klanten te laten zien en leraren geven online les vanuit hun woonkamer.

digitale stroomversnelling

Het is indrukwekkend om te zien dat zoveel bedrijven over de hele wereld zich in zo’n korte tijd hebben aangepast aan de crisis. Uit ons onderzoek naar thuiswerken blijkt dat 70% van de bedrijven erin is geslaagd om hun producten of diensten deels of helemaal virtueel te leveren.  Het digitaliseren van je product of dienst via een website of app is echter een van de vele manieren om digitale inkomsten te genereren. Als je het aanbod van jouw bedrijf nog verder wilt transformeren, kunnen wij je helpen met de uitvoering daarvan.

Tips voor het genereren van digitale inkomsten

 Hung LeHong (vicepresident van Gartner) beschrijft 6 belangrijke manieren om nieuwe digitale inkomsten te genereren, hieronder oplopend van minder tot meer transformatief.

  1. Verkoop bestaande digitale activa: De eenvoudigste manier om te beginnen is het verkopen van digitale activa die je al hebt, zoals informatie of knowhow.
  2. Digitaliseer een product of dienst: Pas je product of dienst virtueel aan. Lever je producten digitaal of bied je diensten online aan.
  3. Verkoop op basis van betalen naar gebruik: Kopers zullen eerder geneigd zijn om je digitale activa te gebruiken als ze deze niet zelf hoeven aan te schaffen of te beheren.
  4. Bied kopers prijsvariaties aan op basis van gedeelde metrics: Bied flexibele prijzen voor een geslaagde verkoop of een bepaald serviceniveau.
  5. Start een platformbedrijf: Met een platformbedrijf kun je producten en diensten verhandelen zonder dat deze jouw eigendom hoeven te zijn en zonder dat jij ze zelf hoeft te distribueren. Een voorbeeld van zo’n soort bedrijf is Airbnb.
  6. Breid uit naar nieuwe sectoren: Gebruik je expertise in de ene sector om uit te breiden in een andere.

60% van de mkb-bedrijven wereldwijd moest software aanschaffen om thuiswerken mogelijk te maken

Als reactie op de crisis zijn bedrijven technologie anders gaan gebruiken. Ze hebben software aangeschaft voor werken op afstand en de medewerkers hebben daar snel mee leren werken. De data laten zien dat 60% van de bedrijven al nieuwe software heeft gekocht of geïnstalleerd om mensen thuis te laten werken of nog van plan is om dat te gaan doen. In ons land ligt dit percentage lager (54%).

Uit de enquête blijkt dat 64% van de medewerkers over de hele wereld gemakkelijk of heel gemakkelijk aan de slag kon met de nieuwe applicaties.

leren nieuwe technologie

Ook de software-infrastructuur is veranderd. Bedrijven investeren steeds meer in cloudtechnologie: 39% van de bedrijven wereldwijd gebruikt uitsluitend cloudproducten om werken op afstand te ondersteunen.

cloud gebruik

De volgende afbeelding laat zien welke tools op dit moment het meest worden gebruikt om thuis te werken.

meest gebruikte software coronacrisis

Let op: de meeste softwareproducten werden aangepast om het volgende mogelijk te maken:

Als je nieuwe software aanschaft, moet je ook investeren in IT-beveiliging, anders loop je een groter risico op cyberaanvallen. (Onderaan vind je enkele tips om een veilige werkomgeving te creëren.)

De grootste nadelen van thuiswerken zijn communicatieproblemen met collega’s en eenzaamheid

Veel mensen vinden het prettig om thuis te werken, maar er zijn ook nadelen. Het is belangrijk om deze aan te pakken om thuiswerken ook in de toekomst succesvol en productief te maken.

uitdagingen werken op afstand

De meerderheid van de bedrijven ondersteunt zijn medewerkers tijdens deze crisis met communicatiesoftware en relevante richtlijnen. Uit het onderzoek blijkt dat 37% van de bedrijven richtlijnen geeft voor communicatie en teammeetings. Dat is echter niet genoeg. Het zijn met name communicatieproblemen met teamleden waar medewerkers over de hele wereld tegenaan lopen.

Tips voor het verbeteren van de communicatie op afstand

We hebben 5 tips voor je om de communicatie binnen je team te verbeteren:

  1. Plan updatemeetings: Plan dagelijkse korte meetings (of wekelijkse updatemeetings met kleinere teams), zodat alle teamleden de informatie krijgen die ze nodig hebben en het overzicht houden over taken, voortgang, veranderingen enzovoort.
  2. Geef mensen de ruimte om bij te kletsen: Plan voor of na officiële meetings even wat tijd in om gewoon te kletsen. Gebruik een videoconferentietool om werknemers de mogelijk te geven om bij te praten over andere dingen dan werk en deel persoonlijke interesses.
  3. Plan brainstormsessies: Plan vaste tijden (tweewekelijks of maandelijks) waarop teams kunnen praten over het verbeteren van processen en nieuwe ideeën kunnen bedenken. Met name in tijden van verandering is er ruimte voor en behoefte aan nieuwe ideeën.
  4. Kies de juiste tool: Gebruik niet voor alles een berichtenapp en voorkom eindeloze e-mailthreads als dat teveel tijd kost. Soms is gewoon een telefoongesprek van een paar minuten genoeg.
  5. Het moet ook leuk blijven: Organiseer virtuele activiteiten zoals een virtuele borrel, een  pub quiz, een filmavond of een virtuele escape room.

Werelwdij onderzoek vanuit huis werken

Slechts 36% van de medewerkers gebruikt sterke wachtwoorden

Een van de belangrijkste voorwaarden voor thuiswerken is een veilige werkomgeving. Wij raden de volgende 5 stappen aan voor een goede IT-beveiliging binnen jouw bedrijf.

40% van de medewerkers wereldwijd werkt op privé-apparatuur nu ze thuis werken. In Nederland is dat zelfs 46%.
  1. Het wordt sterk aanbevolen om niet hetzelfde apparaat te gebruiken voor werk- en privédoeleinden. Als je dat wel doet, is het risico op aanvallen groter en geef je criminelen de kans om waardevolle data te stelen.
Slechts 39% van alle medewerkers heeft antivirussoftware geïnstalleerd. In Nederland is dat 43%.

2. Investeer in beveiligingssoftware zoals antivirus en firewalls. Deze twee moeten in elk bedrijf standaard zijn. Denk daarnaast ook eens na over netwerkbewaking en endpointbescherming.

Tip: installeer beveiligingssoftware op alle privéapparaten die worden gebruikt voor toegang tot bedrijfsgegevens (laptop, tablet, smartphone).

32% is ooit slachtoffer geweest van een phishingaanval, waarvan 49% tijdens het werken thuis plaatsvond. In Nederland is dit respectievelijk 21% en 50%.
Wereldwijd gebruikt slechts 22% e-mailbeveiliging.

3. In de meeste bedrijven is e-mail een van de belangrijkste communicatiemethoden. Helaas is het ook een van de minst veilige. Software voor e-mailbeveiliging kan helpen het risico op phishingaanvallen te verkleinen. Deze software identificeert e-mail met kwaadaardige bedoelingen en filtert die eruit.

Tip: bedrijven kunnen een phishingtest uitvoeren om erachter te komen hoe groot de kans is dat hun medewerkers in e-mailphishing trappen.

Minder dan een derde van de bedrijven gebruikt een VPN.

4. Implementeer een VPN, zeker als er tijdens het werken op afstand gevoelige bedrijfsgegevens worden overgedragen. Een VPN zorgt voor een versleutelde internetverbinding die voorkomt dat derden de netwerkactiviteit kunnen bekijken.

Van alle werknemers wereldwijd gebruikt slechts 36% sterke wachtwoorden, die uit willekeurige letters, cijfers en tekens bestaan. In Nederland nog minder (33%).
29% gebruikt een wachtwoordmanager. In Nederland gebruiken iets meer mensen dit (32%).

5. Goed wachtwoordbeheer is essentieel om cyberaanvallen te voorkomen. Bedrijven moeten deze tijd gebruiken om hun medewerkers voor te lichten over het belang van sterke wachtwoorden. Een wachtwoordmanager is de veiligste en handigste oplossing, die het bovendien gemakkelijk maakt om wachtwoorden met collega’s te delen.

Tip: Koop een wachtwoordmanager die Two-Factor Authentication ofwel tweeledige verificatie biedt. De verificatie wordt niet automatisch geactiveerd, dus je moet dit wel vooraf instellen.

In de volgende afbeelding zie je hoe thuiswerkers over de hele wereld hun wachtwoorden beheren:

cybersecurity thuiswerken

Mondiaal gezien hebben bedrijven zich zeer snel aangepast aan de crisis, zeker als je bedenkt dat veel bedrijven nog een grote achterstand hadden op het gebied van digitale transformatie. De coronacrisis heeft dus toch nog een zilveren randje, namelijk de sterke toename van de digitalisering in onze economie. En ook al valt er nog veel te verbeteren, te leren en te digitaliseren, we mogen nu al trots zijn op onszelf!

Op zoek naar software voor thuiswerken? Bekijk onze lijst met de beste software voor thuiswerken.

*Methodologie van onderzoek

 Om de data voor dit rapport te verzamelen hebben we tussen 4 april 2020 en 14 april 2020 een online enquête gehouden onder 4600 medewerkers van kleine of middelgrote bedrijven die door COVID-19 thuis werken. De deelnemers waren afkomstig uit verschillende sectoren en hadden uiteenlopende functieniveaus.

Opmerking: de afbeelding over de grootste nadelen van thuiswerken is gebaseerd op verschillende antwoordopties, waardoor de som van de percentages hoger is dan 100%.

Como preparar um Plano de Continuidade de Negócios

plano de continuidade de negócios

plano de continuidade de negócios

Ter um Plano de Continuidade de Negócios (PCN) é essencial para qualquer empresa, não importa o tamanho. Nenhuma organização está livre de ser acometida por um desastre, seja ele de caráter intencional (ataques maliciosos, por exemplo) ou natural, como ficou bem claro com a pandemia da COVID-19.

Desastres são, na maioria das vezes, imprevisíveis e suas consequências, incalculáveis. Por isso, é necessário ter um plano de contingência para saber como reagir e permitir que os negócios sigam em frente diante de qualquer catástrofe.

É evidente que diferentes tipos de desastres exigem diferentes ações, e elas devem ser contempladas no Plano de Recuperação de Desastres (PRD), que é parte do plano da continuidade de negócios. Entretanto, a maior parte do PCN é composto de estratégias e ações amplas e genéricas o suficiente para encarar todo o tipo de problema.

Neste artigo, vamos mostrar as etapas necessárias para preparar um plano de continuidade de negócios para a sua empresa e deixá-la pronta para continuar operando em caso de desastres.

Por que o plano de continuidade de negócios é importante

Antes de entrar no plano propriamente dito, é preciso destacar que o departamento de TI pode ser o mais importante a ser analisado e preparado a fim de manter a continuidade do negócio em caso de desastres, mas não é o único.

Vendas, recursos humanos e até mesmo a direção da empresa também precisam ter um plano estruturado para esses infortúnios. Todas as ferramentas de TI indispensáveis para colocar o plano em prática não servirão de nada se o componente humano for esquecido.

Por exemplo, no caso do novo coronavírus, muitas empresas se viram obrigadas a gerenciar equipes remotas da noite para o dia. Sem um PCN em mãos, os departamentos de recursos humanos, assim como os gerentes das mais diversas áreas, tiveram que desenvolver um plano e colocá-lo em ação praticamente ao mesmo tempo.

Pandemias podem ser raras, mas ataques cibernéticos ou quedas contínuas de sistemas não são tanto assim. O plano de continuidade de negócios funciona como um seguro na prevenção de situações como essas.

Vamos ao plano!

As etapas do plano de continuidade de negócios

Desenvolver um plano de continuidade de negócios não tem porque ser complexo, porém precisa ser abrangente. Afinal, você já conhece os processos internos da empresa e não deve ter dificuldade para definir como eles devem se adaptar em caso de desastres. É importante também confiar em um software de continuidade de negócio e contar com a participação de atores das diferentes áreas da empresa abrangidas pelo plano.

1. Definir o objetivo do plano

O primeiro passo na elaboração de um PCN é a definição do objetivo. Sem saber aonde se quer chegar, não se chega a lugar nenhum. Então, comece deixando claro o escopo em que ele se desenvolve e os objetivos a serem alcançados.

Como mencionado anteriormente, a finalidade do PCN é única para qualquer organização: prepará-la para manter suas atividades frente a um eventual desastre. Entretanto, a abrangência do plano varia segundo o setor e o tamanho da empresa, uma vez que esses fatores determinarão qual a amplitude da preparação necessária. Descreva o objetivo do plano no início da elaboração, mas volte para revisá-lo depois de concluídos todos os passos.

2. Identificar as principais áreas

Existem áreas da empresa que não precisam entrar no PCN, ou porque não são vitais ou porque já estão estruturadas de forma que uma catástrofe não afetará suas atividades. Então, cabe a você determinar quais são as áreas da empresa que precisam de um plano de continuidade.

O departamento de TI figura em praticamente todos os planos de continuidade de negócios, simplesmente porque se trata de uma área vital para o andamento dos demais setores nos dias de hoje.

O departamento de recursos humanos também integra o time principal das áreas que precisam de um plano de contingência, mas isso depende muito da estrutura da empresa e da maturidade organizacional em que ela se encontra.

A comunicação com os funcionários sobre o andamento do plano também é muito importante. Utilize os softwares de comunicação de equipe para informar os trabalhadores sobre todos os passos. Para os que já adotam sistemas de recursos humanos, é o momento de aproveitar essas ferramentas para ter uma visibilidade total do componente humano.

Se você não tem segurança sobre todas as áreas que devem ser abrangidas pelo PCN, converse com os gestores de cada uma delas e identifique junto com eles se as atividades da respectiva área estão aptas a prosseguirem sem grande impacto em caso de catástrofe.

3. Identificar as atividades críticas

Uma vez definidas as áreas internas da empresa que farão parte do PCN, o passo seguinte é identificar as atividades de cada uma que são críticas para a continuidade do negócio. É sabido que há tarefas que são mais ou menos vitais dentro da organização, mas isso não significa que sejam dispensáveis.

Nessa fase, o objetivo é diferenciá-las para detectar quais operações precisam, obrigatoriamente, entrar no plano de continuidade de negócios para a atividade da empresa não ser gravemente afetada quando ocorrer um desastre.

Novamente, nessa fase é crucial contar com a participação dos gestores das áreas participantes.  É importante cruzar informações para identificar atividades paralelas ou interdependentes, cujo andamento ou resultados decorrem de mais de um setor da empresa.

4. Determinar o tempo de inatividade aceitável para cada atividade crítica

É incontestável que a ocorrência de um desastre causará algum impacto nas atividades da organização. A proposta do plano de continuidade de negócios é minimizar esse impacto e reduzir ao máximo o tempo de reação da empresa. Para isso, você deve determinar o tempo aceitável que cada atividade crítica pode ficar comprometida.

Atividades mais vitais devem ter prioridade no restabelecimento das funções normais da empresa. Assim, além de definir os prazos de inatividade aceitáveis, é importante também estabelecer a ordem de prioridade da lista de atividades críticas.

5. Criar um plano de ação e recuperação de desastres

Agora que você já tem o objetivo, as principais áreas envolvidas e as atividades críticas definidos, é hora de criar o plano de ação e recuperação de desastres. Em outras palavras, você deve incluir no PCN como ele será implementado quando necessário.

O plano de ação resume o plano de continuidade de negócios em termos práticos. Nesta etapa, você deve analisar as opções de softwares de continuidade de negócio e selecionar o que melhor se adapta às definições feitas até aqui.

Para ficar completo, inclua os responsáveis e os prazos de cada ação. Ter pontos de controle também é essencial para verificar se a implementação do plano está conforme o esperado. Se possível, faça uma simulação antes da ocorrência de um caso real.

Plano pronto

Pronto. Se você seguiu todas etapas, seu plano está pronto para ser executado.

O PCN é como um seguro que não se quer usar nunca, mas oferece à empresa a tranquilidade de ter um plano de ação para mantê-la em atividade caso algum desastre aconteça.

Faltou prevenção e está precisando remediar? Confira este artigo sobre gestão de crise e nossas dicas para gerenciamento de equipes remotas.

Time Tracking Software: How To Coordinate Employees In Times Of Crisis

Employee time tracking software

It’s said that the only thing we can’t get back in life is time, so you best use it wisely. For businesses in the services industry, it is particularly important to have a firm grip on the time —i.e. billable hours— their team spends making things happen. That’s where employee time tracking software comes in handy—it’s a practical tool to help easily track the time spent on individual tasks or entire projects within a business.

Employee time tracking software

In this article, we’ll outline the benefits that time tracking provides and share our top three recommended software apps to help your business track time more easily.  

The benefits of employee time tracking software

Since the software’s designed to monitor your team’s hours, it’s especially useful for team managers or project managers to keep track of the time spent on client projects quickly and simply, rather than trying to manually manage this yourself. In fact, 25% of employers are already using a time tracking application with their employees. So, let’s look at five key benefits of using these tools. 

1. Provides an overview of time spent on tasks

The fundamental benefit of time tracking is oversight of how and where your team spends their time. This isn’t necessarily about distrust or micromanaging, but instead helping to manage the team’s time more efficiently. It saves you time on physically checking in on your team and you can track your employees’ time. 

2. Motivates employees to use their time efficiently 

Just as time tracking helps managers to assess how their team spends their time, it is also a motivator for the team to utilise their time and resources efficiently and effectively at work. Given they know their time is visible, it can be a simple way to encourage discipline at work and help your employees accurately divide up their time to focus on different tasks. 

3. Recognises the time it takes to complete different tasks 

Most project managers launch a project by estimating the time and resources required to carry out the job. If you have a running record of the time your team has spent on varying projects, it makes life easier to more accurately generate time estimates, and therefore cost.

4. Accurately bills your clients for the work done

Having a precise and expansive overview of projects ultimately benefits your business’ bottom line (and saves headaches), since you can accurately bill clients for time worked. This means you don’t have to add additional hours you didn’t charge for—you don’t want to have an awkward conversation where you ask a client to pay more than originally agreed upon. This way you’ll have evidence on hand to reassure clients they are being billed fairly. 

5. Calculates your pricing more precisely 

Lastly, as any business naturally evolves and grows, you will need to assess and optimise your pricing to ensure you’re as profitable as possible. By having hard data on the time required for different projects, you can more easily calculate and adjust your costing, and tally this alongside other factors such as business expenses to get a clear picture of where your business stands financially. 

Recommended time-tracking software for remote employees

This brings us to the three recommended time tracking apps for managing your team’s hours. Each software app has been selected based on a specific set of criteria, including the number of user reviews and the user rating. The apps are listed in order of the highest overall user rating in Capterra. You can find the detailed methodology at the bottom of this page.*

1. ClickUp

Rating: 4.7/5

Features: 4.6/5

Ease of use: 4.4/5 

Free version: Free forever account

Cost to upgrade: £4.07 per user per month, billed annually.

ClickUp time tracking software
Time tracking functionality within ClickUp (Source)

About ClickUp:

ClickUp is a productivity app to help you keep everything work-related organised in one place for your team to access. With productivity at its core, it helps businesses plan their team’s day and provides oversight of all tasks. It functions on both desktop and mobile, and has a range of features to help you organise your team’s time, such as:

  • Resource management
  • Automatic time capture
  • Offline time tracking
  • Billable & non-billable hours
  • Timesheet management.

2. Freshbooks

Rating: 4.5/5

Features: 4.2/5

Ease of use: 4.5/5

Free version: 30-day free trial

Cost to upgrade: £11 per month for the Lite plan.

Freshbooks time tracking software function
Freshbooks time tracking integration for remote employees (Source)

About Freshbooks:

Freshbooks is a time-tracking and scheduling app allowing you to easily manage your team’s time, wherever they’re working from. Employee hours are viewable and you can see an overview of what employees are working on, as well as where they’re working thanks to its GPS tracker, which is aimed at managing mobile or remote teams. Its features include:

  • Automated scheduling
  • Offline time tracking
  • Mobile time tracking
  • Overtime calculation 
  • Timesheet management. 

3. Wrike

Rating: 4.2/5

Features: 4.2/5

Ease of use: 4/5

Free version: Free plan

Cost to upgrade: US$9.80 per user per month for the Professional plan, try it for 6-months free.

Wrike time tracking feature
Creating a time tracking benchmark in Wrike (Source)

About Wrike:

Wrike is a work management and collaboration app that allows you to manage workflows and track time, as well as monitor project progress. Managers can create custom workflows for teams so they can track the status of each employees’ progress on particular projects, giving you total visibility of tasks as well as the ability to streamline this. The app works across both desktop and mobile, and includes the following features:

  • Resource management
  • Mobile time tracking
  • Task management
  • Status tracking 
  • Annual leave tracking.

Learn more about time tracking software

By using time tracking software, you’ll have a better and data-backed understanding of employee time and progress across different tasks.

Check out our time tracking software directory to compare applications and learn more.  

*Methodology

  • We reviewed Capterra’s directory of time tracking software, which produced a list of 484 tools (research conducted on 20th April 2020).
  • Out of these products, we narrowed the list to those that had an overall rating of 4/5 stars, which reduced the list to 286 tools.
  • We then cut the list to include only the most reviewed apps and analysed the written reviews. This action took the list down to 5 tools (with 1,500 real-user reviews.)
  • The tools had an established market in the United Kingdom.
  • Finally, we evaluated the number of monthly searches being carried out for each tool. To assess this, we use keyword research software to narrow the list.
  • This produced the final three tools in the list.

NOTE: The content in this piece that provides opinions and points of view expressed by users does not represent the views of Capterra.

43% das PMEs adotaram novas tecnologias para home office

home office nas empresas

O home office nas empresas de pequeno porte era uma tendência, mas aumentou drasticamente após o surto do coronavírus. O Capterra ouviu trabalhadores de PMEs de todo o país para saber como eles estão vivendo este período. 

home office nas empresas

O surto de coronavírus obrigou pequenas e médias empresas (PMEs) de todo o país a  adaptarem rapidamente seus regimes de trabalho à nova realidade. E também a investir. 

Quase metade das PMEs brasileiras com até 250 trabalhadores tiveram que adotar novas tecnologias para operar em regime de home office devido à crise do coronavírus.

É o que aponta estudo realizado pelo Capterra sobre a adoção do teletrabalho entre as PMEs após o início da pandemia.

De acordo com levantamento, 43% dos entrevistados afirmam que sua empresa comprou ou instalou novos softwares para poder operar remotamente; 25% planejam fazê-lo.

home office adoção geral

Se observamos os cinco principais setores entrevistados, notamos que a área de TI se destaca em relação aos investimentos:

adoção geral setor

As categorias e softwares mais citados foram: 

Para o levantamento, foram ouvidos 481 trabalhadores de todas as regiões do Brasil entre os dias 3 e 4 de abril (veja a metodologia completa no final do texto). Os dados da pesquisa fazem parte de um levantamento global do Capterra com profissionais de outros oito países: Alemanha, Austrália, Espanha, França, Holanda, Itália, México e Reino Unido.   

Com o estudo, o Capterra buscou saber mais sobre as políticas das PMEs sobre o tema e entender os hábitos e o nível de satisfação daqueles que adotam o teletrabalho neste momento, grande parte deles pela primeira vez. 

Segundo a pesquisa, 55% dos trabalhadores de pequenos negócios hoje em regime de home office não costumavam trabalhar em casa antes do surto de coronavírus.

Os dados pretendem, portanto, mostrar um pequeno panorama da flexibilidade no trabalho entre as PMEs em uma época tão complexa e dar dicas a trabalhadores e gestores de como aproveitar ao máximo as possibilidades do home office.  

porcentagem já trabalhavam antes

home office nas empresas Equipamentos usados

Teletrabalho: tendência acelerada pela crise

A crise do coronavírus obrigou as PMEs a se adaptarem a uma nova realidade, mas apenas colocou em evidência uma mudança no mercado de trabalho brasileiro anterior à pandemia. 

Dados recentes mostram que, mesmo antes da crise, a questão começava a ser debatida de forma mais ampla no país, e realizar atividades laborais em casa tornava-se uma realidade para um bom número de trabalhadores brasileiros. 

De acordo com o Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), a quantidade de brasileiros em home office aumentou 44% entre 2012 e 2018. Já a Sociedade Brasileira de Teletrabalho e Teleatividades (Sobratt) apontou um crescimento de 22% nessa modalidade de trabalho entre 2016 e 2018. 

A pesquisa do Capterra também mostra que, além de obrigar as empresas a adaptarem seus regimes de trabalho, a crise forçou muitas delas a acelerarem seu processo de transformação digital: 

teletrabalho Ofertas adaptadas

Gestão: com teletrabalho em alta, confiança deve aumentar

O estudo do Capterra também aponta na direção de um novo modelo na flexibilização do regime de trabalho entre as PMEs brasileiras. De acordo com o levantamento, 54% dos que somente agora experimentam o home office dizem querer seguir combinando a modalidade com a ida ao escritório após o fim da pandemia. Já 33% afirmam querer mudar para um regime completamente remoto. 

A adaptação, no entanto, não pode centrar-se apenas em instalar novas ferramentas, já que a tecnologia é apenas uma aliada. 

Confira abaixo algumas dicas de gestão preparadas pela consultoria Gartner (conteúdo em inglês) especialmente para aquelas empresas que não possuíam uma política de trabalho remoto anterior à crise: 

1. Esteja atento a sinais de estresse dos trabalhadores

Deixe claro que a empresa lhes dará todo o suporte necessário. 

Como a tecnologia pode ajudar? Utilize softwares para reuniões para manter contato direto com seus funcionários e ouvi-los sempre que necessário.

2. Certifique-se de que os funcionários saibam como usar as ferramentas disponíveis

Mais do que oferecer uma infinidade de novos softwares, é importante que as empresas auxiliem seus colaboradores a trabalhar efetivamente em um ambiente totalmente virtual. 

Como a tecnologia pode ajudar? Cada funcionário reagirá de maneira diferente à situação. Enquanto um email com instruções básicas sobre as atividades bastará para alguns, para outros será  preciso uma atenção mais personalizada. 

Softwares de comunicação de equipe, como Slack e Trello, por exemplo, são essenciais.

3. Mais do que nunca, foque em objetivos e resultados 

Concentre-se naquilo que os seus funcionários têm de entregar e deixe um pouco de lado os processos: seja mais flexível para que sua equipe complete as tarefas à sua maneira.

Como a tecnologia pode ajudar? Conhece o método GTD, sigla em inglês para “Getting Things Done”? Ele pode ser resumido com o seguinte princípio: quanto mais produtivos formos, menos estresse teremos. Algo mais do que vital para o momento. 

Adote softwares de produtividade, de gestão do fluxo de trabalho e ferramentas de gestão de tarefas. Entre opções de programas que se adaptam a pequenas empresas estão o Jira e o Meister Task, que oferecem opções grátis.

4. Confie nos seus funcionários

Não é hora de preocupar-se com a chamada microgestão e concentrar-se em cada detalhe do que é esperado da equipe. Isso só desmotivará e cansará profissionais já bastante estressados com a situação atual. 

A melhor coisa que você pode fazer como gerente agora é depositar em seus funcionários a máxima confiança de que eles farão a coisa certa –o que acontecerá, se os empregadores fornecerem uma estrutura de apoio.

Brian Kropp, analista distinto da Gartner

Foco deve seguir no cliente

Os dados da pesquisa feita pelo Capterra indicam a importância de pensar no bem-estar do trabalhador, mas os principais desafios enfrentados por equipes trabalhando 100% remotamente são aqueles ligados ao relacionamento com os clientes

Segundo o estudo, 36% dos entrevistados apontam a comunicação com os consumidores como o principal problema.

Em um momento em que praticamente todas as empresas se veem afetadas pela crise é preciso que os gerentes estejam focados em promover a melhor comunicação possível com seus clientes.

Internamente, suas equipes de vendas, de atendimento ao cliente e de customer success precisam saber com clareza qual estratégia seguir. 

Externamente, é preciso focar todos os esforços em melhorar o relacionamento com os consumidores.    

A consultora em planejamento e gestão de crises Isabela Pimentel afirma que não é hora de focar em vendas e metas acima da preocupação com a vida dos colaboradores. Para Pimentel, este é o momento de ser gentil, o que, segundo ela, fará toda diferença no pós-crise.

teletrabalho Desafios

Lost in translation: solidão e comunicação, entre os principais problemas

A solidão afeta 30% dos trabalhadores das PMEs que adotaram o regime de home office desde o início da crise do coronavírus. 

O problema aparece entre os cinco principais desafios do trabalho remoto entre os entrevistados, ao lado daqueles relacionados à comunicação e relação com os clientes, de conexão à internet e de comunicação interna. 

Os que experimentam o teletrabalho pela primeira vez sofrem mais. Quase dois terços (60%) dos que apontam a solidão e a falta de contato social como um problema não costumavam trabalhar em casa antes da pandemia. Ao mesmo tempo, somente 36% dos entrevistados, pouco mais de um em cada três trabalhadores, afirmam ter recebido algum tipo de orientação dos empregadores a respeito de como equilibrar trabalho com vida pessoal nesse momento de isolamento social. 

Gerir a questão emocional, no entanto, é tão importante quanto cuidar das demais áreas. 

Segundo a Gartner (conteúdo em inglês disponível para clientes), as empresas precisam: 

  • Reconhecer os medos e estresses dos funcionários e criar mecanismos para compartilhar ideias sobre como atender às necessidades externas ao trabalho usando fóruns online –algo que pode ser feito por meio de ferramentas de colaboração.
  • Reajustar prioridades e ser flexível com horários e sobre quando e como o trabalho deve ser realizado. Ferramentas de gestão de projetos são grandes aliadas para acompanhar o andamento do trabalho à distância sem cobranças excessivas que podem estressar ainda mais os trabalhadores. 
  • Falar com os funcionários sobre a situação e ser transparente a respeito das condições e do desempenho do negócio. Softwares de videoconferência permitem às empresas organizar reuniões para comunicar novidades e ouvir perguntas comuns à equipe.
Confira também 5 dicas essenciais para fazer reuniões online eficazes.
home office Orientações da empresa

 

Softwares gratuitos para ajudar os negócios durante a crise

Não deixe de conferir a lista que preparamos com conteúdos mais úteis para ajudar as PMEs durante a crise já publicados no blog do Capterra

São artigos com dicas de gestão e softwares gratuitos para manter sua equipe engajada enquanto trabalha em casa, ajudando sua empresa a continuar funcionando em tempos tão complicados.


Metodologia

Para reunir os dados presentes neste estudo, o Capterra realizou um levantamento online entre os dias 3 e 4 de abril em que ouviu 481 profissionais que trabalham em em micro, pequenas e médias empresas (com até 250 funcionários) de diferentes setores de todo o país. Os resultados são representativos da pesquisa, mas não necessariamente da população como um todo.

Zo effectief mogelijk een remote team managen in drie stappen

virtuele teams managen

Een solide plan voor nieuwe technologie en een nieuwe kijk op werken met een remote team leidt tot vertrouwen en productiviteit.

virtuele teams managen

Nu er steeds meer beleidsregels voor thuiswerken komen, besparen bedrijven vastgoedkosten terwijl het vertrouwen en de productiviteit van werknemers erop vooruitgaan.

Maar wat in eerste instantie op een win-winsituatie lijkt, is tot mislukken gedoemd als er alleen maar laptops worden overhandigd en mensen naar huis worden gestuurd. Een goed draaiend extern team vereist planning vooraf.

Bij een goede planning wordt vastgesteld wat voor werk er extern kan worden gedaan en wordt er vertrouwen gegeven aan remote werkende teamleden. Daarvoor moet er voor de juiste samenwerkingstools worden gezorgd en dienen werknemers die vanuit huis werken op hun uiteindelijke resultaten worden beoordeeld en niet op het aantal uren dat zij werken.

Of je nu een nieuw virtueel team wilt samenstellen of voor het eerst met een remote team aan de slag gaat, met de volgende drie stappen leer je hoe je de productiviteit van je thuiswerkend personeel kan verbeteren.

3 stappen voor het managen van remote teams

  1. Voorzie thuiswerkers van de juiste technologie

Wanneer je weet wat voor werk je bedrijf op afstand kan uitvoeren weet je ook welke infrastructuur en tools jouw remote team nodig heeft. Om de vereiste produvtiviteit te realiseren en effectief te blijven als management is een minimum aan technologie nodig.

Om na te gaan of je klaar bent voor het effectief managen van remote werkende teams raadt Gartner aan de volgende lijst door te nemen met technologieën en overwegingen voor werkgevers met een remote werken team (volledig rapport beschikbaar voor klanten van Gartner).

  1. Door de werkgever verstrekte technologieën: Geven we werknemers laptops mee? Moeten we ze een VPN geven voor externe toegang tot bedrijfssystemen?
  2. Videoconferenties : Kunnen we de nodige technologie voor videoconferenties verstrekken? Wat kunnen we doen aan tragere verbindingen?
  3. Samenwerkingstools: Met welke toepassingen kan er effectief worden gecommuniceerd met thuiswerkers?
  4. Technische ondersteuning : Is onze huidige ondersteuningsstrategie ook geschikt voor een remote team?
  5. Resourceplanning: Maken we het thuiswerkers gemakkelijk om een ruimte te boeken of apparatuur te huren wanneer ze toch naar kantoor moeten komen?
Bovenstaande tools helpen telewerkers niet alleen met het uitvoeren van hun werk, maar ze bieden managers ook verschillende mogelijkheden voor communicatie en prestatie-indicatoren zonder dat daarvoor persoonlijke gesprekken met fysieke aanwezigheid nodig zijn.

2. Bepaal bevoegdheden, verantwoording en betrokkenheid

Als manager van een remote team, dien je extra rekening te houden met het bepalen van werkmethoden en de betrokkenheid van je team. Wat zijn ieders bevoegdheden, hoe worden prestaties bepaald, hoe geef je eerlijke kansen aan mensen die minder zichtbaar zijn omdat ze niet fysiek aanwezig zijn. Hoe houd je een remote team betrokken bij het bedrijf en collega’s? Door aandacht te besteden aan deze zaken verbetert de productiviteit van werknemers die vanuit huis werken.

managen van remote team

3. Beoordeel de prestaties van thuiswerkers op een eerlijke manier

De laatste stap om het managen van een remote team te verbeteren is hun prestaties op een andere manier gaan meten. Gartner ziet veranderingen in de manier waarop bedrijven hun werknemers beoordelen, gekoppeld aan de groei van werken op afstand.

“In 2022 is 30% van alle organisaties afgestapt van one-size-fits-all methoden voor prestatiebeheer en zijn deze vervangen door maatoplossingen ter ondersteuning van de verschillende doelstellingen van diverse bedrijfsfuncties.”

Melanie Lougee en Helen Poitevin, Gartner VP-analisten (volledig rapport beschikbaar voor klanten van Gartner)

De traditionele methoden voor het meten van werknemersprestaties werken niet goed voor werknemers op kantoor en al helemaal niet voor telewerkers. Zoals we hierboven al aangaven, betekent verantwoordelijkheid onder meer dat managers het geleverde werk op de juiste wijze moeten beoordelen.

Daarom moet de manager heldere doelstellingen aandragen en precies definiëren hoe goede resultaten er uitzien. Daarmee kunnen gemakkelijk te begrijpen mijlpalen worden ingesteld die de telewerker kan bereiken en de manager kan herkennen zonder dat beiden zich op dezelfde plek hoeven te bevinden.

Wil je een eenvoudige manier om te beginnen? Omdat je je mensen niet de hele dag kunt zien werken, beoordeel hun prestaties dan ook niet op basis van gewerkte uren. Definieer in plaats daarvan opdrachten met deadlines en duidelijke resultaten.

Haal alles uit je virtuele team

Het managen van externe teams vereist een tweeledige aanpak met enerzijds technologie om het werk buiten de kantooromgeving te kunnen uitvoeren en anderzijds erkenning van de verschillende soorten werkzaamheden die telewerkers verrichten.

Als je bedrijf nog niet werkt met VPNvideoconferentiessamenweringstoolstechnische ondersteuning of resourceplanning, bekijk dan eens de topproducten op Capterra om te zien welke technologieën voor jou bedrijf het meest geschikt zijn.

Nadat de vereiste technologie in gebruik is genomen, vergeet dan niet te blijven werken aan een relatie op basis van vertrouwen, verantwoordelijkheid en eerlijkheid om alle voordelen van het werken met externe teams te benutten.

Lees hier verwante artikels over dit onderwerp: