Mittels Targeting zur individuellen Candidate Experience

Business Mann schießt mit Bogen auf Target

Business Mann schießt mit Bogen auf Target

Kaum ein Thema hat sich in den letzten Jahren so sehr in den Vordergrund gespielt im Bereich Recruiting, wie das Thema Candidate Experience. Dabei existiert hin und wieder noch relativ viel Unwissen bei diesem Thema und bei den Möglichkeiten, die sich Arbeitgebern dadurch ermöglichen. Bevor wir also darauf eingehen, wie man mit geringen Möglichkeiten, möglichst bewerberorientierte Prozesse und Maßnahmen erzeugen kann, widmen wir uns den Grundlagen des Themas Candidate Experience.

Was ist eigentlich Candidate Experience?

Der Begriff Candidate Experience lässt sich vom Begriff Customer Experience ableiten. Während das Thema Customer Experience also die „Summe aller Kundenerlebnisse“ (Stindl, 2010) den Fokus auf das Kundenbedürfnis legt, wird im Bereich Candidate Experience „der Fokus auf das Kundenbedürfnis durch den Fokus auf das Kandidatenbedürfnis ersetzt“ (Verhoeven, 2016). Für den weiteren Verlauf legen wir diese Definition zugrunde:

„Candidate Experience bezeichnet den Gesamteindruck, den ein potenzieller Bewerber im Rahmen der Prozesse des Personalmarketings, des Recruitings und darüber hinaus vom potenziellen Arbeitgeber erhält. Es geht dabei um das individuelle Erleben in einem Bewerbungs- und Auswahlprozess an allen direkten und indirekten Kontaktpunkten mit dem Unternehmen.“ (Verhoeven, 2016)

Ausgehend vom Begriff der Candidate Experience wird auch der Begriff ‚Candidate Centricity‘ genutzt, welcher bedeutet, dass Arbeitgeber ihre Prozesse bewerberzentriert ausrichten, um damit eine optimale Candidate Experience zu erzeugen.

Was führt zu eine optimalen Candidate Experience?

Eine optimale Candidate Experience ist von Zielgruppe zu Zielgruppe unterschiedlich. Jedoch gibt es ein paar Kriterien, welche übergeordnet von der Mehrheit aller Bewerber attraktiv und positiv wahrgenommen werden. Die vier relevantesten Kriterien sind:

  • Geschwindigkeit: Geschwindigkeit ist einer der wichtigsten objektiven Faktoren in einem Bewerbungsprozess. Je schneller und barrierefreier Bewerbungs- und Auswahlprozesse sind, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Bewerber den Prozess als positiv wahrnehmen. Oder auch umgekehrt gesagt: Sind deine Prozesse zu langsam, springen deine Bewerber ab.
  • Transparenz: Ein wichtiger Faktor – insbesondere bei Recruitingprozessen ist Transparenz, denn nur dadurch kann eine realistische Erwartungshaltung bei potenziellen Bewerbern geschaffen werden. Studien sind sich einig darüber, dass Bewerber ein deutlich höheres Maß an Transparenz im Recruitingprozess wünschen, als Arbeitgeber häufig bereit sind zu zeigen. Ein Mangel an Transparenz führt in der Regel zu viel vermeidbarem Frust bei Bewerbern.
  • Wertschätzung: Jeder persönliche Kontakt zu Bewerbern sollte immer auch von einem Mindestmaß an Wertschätzung geprägt sein. Die Zeiten sind vorbei, als man als Arbeitgeber Bewerber als Bittsteller betrachten und behandeln konnte. Bewerber entscheiden im Bewerbungsprozess sehr genau, ob sie sich vorstellen können mit einem potenziellen Arbeitgeber zusammenarbeiten zu wollen oder nicht. Dabei ist ein wertschätzender Umgang auf Augenhöher immer wichtiger. Wer schon im Vorstellungsgespräch nicht wertschätzend ist, dem traut man es erst recht nicht im täglichen Arbeitsumfeld zu.
  • Zielgruppenorientierung: Bewerber sind Individuen und wollen individuell angesprochen werden. Das ist naheliegend, da es auch unserer Konsumentensicht entspricht – auch dort wollen wir individuell angesprochen werden. Zusammenfasst bedeutet dies: Je konkreter ihr potenzielle Bewerber ansprecht, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie sich angesprochen fühlen und sich bewerben.

Wie erreiche ich eine möglichst ideale Zielgruppenorientierung?

Die drei Dimensionen ‚Geschwindigkeit‘, ‚Transparenz‘ sowie ‚Wertschätzung‘ sind in der Regel am einfachsten zu verstehen für Arbeitgeber – aber ihr stellt euch zurecht die Frage, wie man denn eine möglichst optimale Zielgruppenorientierung erzielen könnt. Das Thema ist komplexer, weil wir es im Recruiting nicht zwingend gewohnt sind zielgruppenspezifisch zu agieren. Ich werde im Folgenden vereinfacht erläutern, wie man seine Zielgruppen optimal definiert und dann mit ihnen kommuniziert.

Listen to the candidate:

Als erstes sollte ich genauer hinhören, was meine Zielgruppe möchte und was meine Zielgruppe bewegt. Dazu sollte ich entweder bisherige Stelleninhaber oder externe Zielgruppen-Peers interviewen, um mehr über ihr Medienverhalten, Motivation etc. zu verstehen. Am besten macht man dies in Einzelinterviews – alternativ kann man auch Gruppendiskussionen durchführen. Durch die Interviews lernt man deutlich mehr über die Zielgruppe und dies ist die Grundlage für den nächsten Schritt.

Candidate Personas:

Mit den Daten aus den Interviews kann man dann sogenannte Candidate Personas erstellen – also den/ die typische/n Bewerber mit seinen Motivationen, seinem Hintergrund, seinen Bedürfnissen und seinen Zielen. Diese Methode hilft dabei, sich konkret vorstellen zu können, wie unterschiedlich die Zielgruppe ausfallen kann und wie unterschiedlich man diese Zielgruppe dann ansprechen und überzeugen kann.

Candidate Centricity:

Aufbauend auf diesen Candidate Personas kann man nun anfangen seinen Medienmix zu erstellen – für jede Zielgruppe das passende individuelle Medium, individuelle Botschaften, individuelle Bildwelten und eventuell individuelle Angebote. Die wichtigste Methode hierzu nennt sich Targeting und wird gleich weiter vertieft. Man kann dieses Prinzip auch ausweiten auf die Bewerbungs- und Auswahlprozesse, die auch auf die unterschiedlichen Ansprüche und Besonderheiten der Zielgruppe angepasst werden können.

Mittels Targeting individualisierte Werbung ausspielen

Targeting nennt sich die individuelle Ausspielung von Werbemitteln in der Regel über Online-Kanäle. Über Google oder viele soziale Medien wie beispielsweise Facebook kann ich genau festlegen, wer meine Werbung ausgespielt bekommt – und daraufhin kann ich meine Maßnahmen anpassen. Ich könnte also beispielsweise bei Google festlegen, dass man bei den Suchbegriffen „Ingenieur Jobs“ eine spezielle Werbeanzeige von mir angezeigt bekommt, die auf Ingenieure ausgerichtet ist. Bei Facebook könnte ich segmentieren, dass nur Ingenieure in Deutschland innerhalb einer jüngeren Altersklasse eine Anzeige mit einem jüngeren Testimonial angezeigt bekommen und die Zielgruppe einer älteren Altersklasse eine Anzeige mit einem älteren Testimonial.

Mit diesem Prinzip kann man seine Maßnahmen sehr genau auf die Bedürfnisse der Zielgruppen ausrichten und so potenzielle Bewerber deutlich besser ansprechen. Wir machen dies bei meinem aktuellen Arbeitgeber schon seit einigen Jahren und konnten folgendes feststellen: Je spezifischer wir uns auf die Bedürfnisse der Zielgruppe ausrichten, desto höher die Anzahl von tatsächlichen Bewerbungen in Relation zur Anzahl an Klicks auf eine Anzeige. Damit schafft man es nicht nur, deutlich schwierigere Zielgruppen zu rekrutieren, sondern man reduziert auch bei nicht so schwierigen Zielgruppen relevante Kennzahlen wie ‚cost-per-application‘ und ‚cost-per-hire‘.

Fazit

Je mehr wir uns auf das Thema Candidate Experience fokussieren, desto besser werden unsere Recruiting- sowie Bewerbungsprozesse und desto zufriedener werden unsere Bewerber. Zufriedene Bewerber führen zu besseren Recruitingkennzahlen. Wenn wir es dann auch noch schaffen, unsere potenziellen Bewerber durch Targeting und andere Maßnahmen möglichst individuell anzusprechen, dann erhöhen wir auch die Anzahl und die Qualität unserer Bewerber.

Es bleibt also nicht die Frage, ob man es macht, sondern nur, wer schneller ist: Du oder deine Konkurrenz?

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Was sind die besten Recruiting-Kanäle?

Recruiter stehen vor Laptop

Recruiter stehen vor Laptop

Im Zeitalter von Data-Driven Recruiting und immer höheren Recruiting-Budgets kommt natürlich immer mehr die Frage auf, welche Maßnahmen sich lohnen und welche Maßnahmen hingegen Geldverschwendung sind.

Da die Anzahl der Recruiting-Kanäle permanent wächst durch immer mehr Online-Recruiting-Plattformen, Jobbörsen und anderen digitalen Lösungen, ist es nicht so einfach, den Überblick zu behalten. Zu aller erst lohnt es sich jedoch, wenn wir uns erst einmal der Frage widmen, wie wir überhaupt festlegen können, ob ein Kanal gut oder schlecht ist.

Wie können wir messen, welcher Recruiting-Kanal der Beste ist?

Es gibt grundsätzlich vier verschiedene Dimensionen zur Betrachtung der Qualität von Recruiting-Kanälen, die je nach Betrachtungswinkel alle richtig und wichtig sind und in der Regel zu unterschiedlichen Ergebnissen kommen.

1. Quantität: Hierbei handelt es sich insbesondere um die reine Zahl der Bewerbungen. Diese Messgröße ist speziell dann relevant, wenn man Jobs hat, bei denen es um Massengeschäft geht und die individuellen Anforderungen nicht zu spezifisch sind.

Beispiele: Mitarbeiter im Einzelhandel oder Mitarbeiter am Fließband.

Messgrößen: Bewerbung pro Kanal. Kosten pro Bewerbung pro Kanal.

 

2. Qualität: Hierbei betrachten wir in erster Linie, wie gut Bewerbungen unseren Anforderungen passen. Insbesondere bei Positionen, wo wir hohe Kriterien haben oder sich prozentuell zu viele Personen bewerben, die die Anforderungen nicht erfüllen, ist dieser Ansatz sinnvoll. Denn zu viele unpassende Bewerber kosten auch Zeit und damit letzten Endes auch wieder Geld.

Beispiele: Marketing-Manager, Häufig auch bei Führungspositionen

Messgrößen: Kandidaten, die zum Interview eingeladen wurden pro Kanal pro Stelle (und deren Kosten), Kandidaten die ein Vertragsangebot bekommen haben pro Kanal pro Stelle (und deren Kosten), Kandidaten die eingestellt wurde pro Kanal und pro Stelle (und deren Kosten)

 

3. Spezifität: Manche erfolgskritischen Stellen sind so schwer zu besetzen – insbesondere, wenn man nicht viele davon besetzt und sich in diesem Segment noch nicht als attraktiver Arbeitgeber etabliert hat. In diesem Fall ist die Besetzung einer solchen Stelle von höherer Priorität, als andere Stellen.

Beispiele: Spezielle Controlling-Positionen, Mitarbeiter im Strategy-Department

Messgrößen: Bewerbungen, Einladungen zum Interview nur auf diese spezielle Stelle

 

4. Langfristigkeit: Insbesondere, wenn das Thema Fluktuation bei euch wichtig ist, dann solltet ihr manche Kanäle auch hinsichtlich dieser Dimension genauer betrachten. Erfahrungsgemäß werden sich folgende Kanäle vom Durchschnitt unterscheiden: Personalberater, Mitarbeiterempfehlungen, Übernahme von Studenten oder Auszubildenden.

Beispiel: Alle Jobs, bei denen das Thema Fluktuation besonders relevant ist oder aktuelle ein Problem im Unternehmen darstellt.

Messgröße: Durchschnittliche Verweildauer der eingestellten Kandidaten je Kanal im Unternehmen, Anteil eingestellter Kandidaten je Kanal, die nach 5 (oder mehr) Jahren noch im Unternehmen sind.

Man kann also pauschal gar nicht sagen, welche Jobbörse beispielsweise allgemeingültig der beste Recruiting-Kanal ist. Man kann jedoch verschiede Modelle von Recruiting-Kanälen miteinander vergleichen, die am erfolgversprechendsten sind. Der Erfolg von Recruiting-Kanälen hängt jedoch immer auch von medialen Trends und dem gängigen Medienverhalten der konkreten Zielgruppe ab. Vor 30 Jahren wäre möglicherweise die Printausgabe der FAZ die beste Wahl gewesen. Heute spielt Print insgesamt nur noch eine untergeordnete Rolle. Irgendwann kamen die klassischen Jobbörsen mit einem sehr hohen Wachstum, welches jedoch nachgelassen hat und nicht mehr so stark ist, wie früher. Darauf folgte der Hype um Social Media, welcher in Summe nicht abebbt, sondern sich nur verändert. Auf der einen Seite, weil sich immer wieder andere Netzwerke hervortun – oder nutzt ihr noch SudiVz? Auf der anderen Seite ändern sich auch die Methoden der Werbung in sozialen Netzwerken. Erst kamen die Fanpages und heute geht es mehr um Targeting und ‚Sponsored Posts‘. Darauf aufbauend kam eine Entwicklung, die ich persönlich sehr begrüße und bei meinem aktuellen Arbeitgeber sehr gut ansetze: Der Weg von laufzeitorientierten Recruiting-Kanälen zu leistungsorientierten Recruiting-Kanälen. Hier ein kleiner Überblick:

 

Leistungsorientiert           Laufzeitorientiert
CPC-basierte Angebote, wie bspw. Indeed           Klassische Jobbörsen, wie                          Stepstone
Google – Advertising           Häufig Bannerwerbung
Facebook-Sponsored Posts

 

Welche Formen des leistungsorientierten Recruitings gibt es?

Letzten Endes kann es für jede Form der messbaren Leistung auch ein vertragliches Konstrukt für die Zusammenarbeit im Recruiting geben. Die einfachste und deswegen anfangs auch besonders häufig vorkommende Variante ist ‚Cost-per-Click‘, bei der man einen Preis zahlt für jeden Klick auf eine Stellenanzeige, ein Werbebanner oder ein anderes Werbemittel.

Im deutschen Markt noch nicht etabliert haben sich die Modelle, die noch weiter gehen, bei denen man pro Bewerbung, die so genannte ‚Cost-per-Application‘ oder pro Einstellung, die so genannte ‚Cost-per-Hiring‘ zahlen würde.

Warum sind noch nicht so viele Anbieter leistungsorientiert?

Es gibt meiner Einschätzung nach vier Hauptgründe, warum das Thema noch nicht überall auf dem deutschen Markt angekommen ist und warum beispielsweise noch nicht alle größeren Jobbörsen auf ein solches Modell umgestellt haben.

  • Mangelnde technische Standards: Insbesondere, wenn es um ‚Cost-per-Application‘ oder ‚Cost-per-Hiring‘ geht, wird der Markt der leistungsbezogenen Jobbörsen oder Jobsuchmaschinen noch kleiner, als bei ‚Cost-per-Click‘. Dies liegt daran, dass es in Deutschland kaum etablierte Standards gibt, wie solche Daten sauber erhoben werden können. Das macht die Nachvollziehbarkeit nahezu unmöglich. Andere Länder sind hier schon deutlich weiter.
  • Lohnender für Jobbörsen: Natürlich ist es aus Sicht von Jobbörsen eine komfortable Situation, wenn man lediglich nach Laufzeit bezahlt wird und im Zweifel auch nicht nach Leistung gemessen wird. Daher ist es aus wirtschaftlicher Sicht durchaus nachvollziehbar, dass manche Jobbörsen vor diesem Schritt zögern und nicht so transparent werden.
  • Know-How auf Recruiter-Seite: Da ich viel zum Thema Recruiting Analytics veröffentliche, kann ich aus eigener Erfahrung bestätigen: Das Wissen um solche Themen wie ‚Cost-per-Click‘ o.ä. ist bei vielen Recruitern noch ausbaufähig. Das bedeutet im Umkehrschluss, dass solche Produkte komplexer zu erklären sind und dadurch schwerer zu verkaufen.
  • Technische Komplexität: Es ist für die Anbieter in der Regel technisch deutlich komplexer ein leistungsorientiertes Modell aufzubauen, als ein laufzeitbasiertes Modell.

Warum ist die Zukunft des Recruitings leistungsorientiert?

Es gibt grob gesagt zwei verschiedene Gründe, warum leistungsorientierte Kanäle laufzeitorientierten gegenüber Kanälen grundsätzlich überlegen sind. Auf der einen Seite liegt hier das Thema Preis-Leistung-Verhältnis. In leistungsorientierten Angeboten hat man den Vorteil, nur zu zahlen, wenn auch eine Leistung erfolgt ist. Das ist für 99% der Arbeitgeber ein großer Vorteil.

Daneben hat man bei leistungsorientierten Modellen deutlich mehr Möglichkeiten der Feinjustierung. Wenn es zu wenig Bewerber gibt, kann ich mehr Geld investieren – wenn es wieder genug Bewerber sind, kann ich das Budget wieder kürzen.

Zusammenfassung:

Es gibt verschiedene Betrachtungsmöglichkeiten, ob ein Recruiting-Kanal gut oder schlecht ist. Wichtig ist, dass die Stärken des Kanals zu den eigenen Bedürfnissen und der eigenen Zielgruppe passen müssen. Daneben gibt es allgemeine Trends und Entwicklungen, die aktuell ganz klar dafür sprechen, dass Recruiting-Kanäle mit einem Modell, wie ‚Cost-per-Click‘ oder ‚Cost-per-Application‘ die besten Voraussetzungen haben für Erfolg.

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5 parcours d’intégration innovants pour votre PME

5 parcours d'intégration innovants pour votre PME

Pour le collaborateur qui vient d’être embauché, les 90 premiers jours sont déterminants. Vous pouvez augmenter de façon significative ses chances de réussite en apportant un soin particulier à cette journée d’intégration dans votre entreprise.

Dans le cas contraire, si les premiers jours au sein de votre équipe sont synonymes de stress et de paperasse, votre nouveau collaborateur aura bien du mal à s’acclimater et cela pourrait bien le pousser vers la sortie.

5 parcours d'intégration innovants pour votre PME

Les faits sont probants : les salariés n’ont plus peur de démissionner. Cela signifie qu’il est plus important que jamais de proposer une (ou plusieurs) journée d’intégration mémorable pour retenir les nouveaux talents.

C’est là que se pose la question : comment faire du processus d’intégration une expérience “mémorable” ?

Voici cinq exemples d’entreprises ayant relevé le défi avec brio et dont vous pourrez vous inspirer pour améliorer le parcours d’intégration dans votre PME.

Idée n° 1 : les entretiens d’accueil

intégration innovante PME entretien d'accueil

Principe

Chez Thrive Global, une startup consacrée à la gestion du stress et du bien-être au travail, les nouveaux employés participent à un entretien où ils en apprennent davantage sur les aspects les plus importants de leur travail et les outils de soutien de l’entreprise.

D’après Arianna Huffington, la fondatrice de Thrive Global, l’entretien d’accueil fait partie intégrante de leur politique d’entreprise centrée sur le bien-être de leurs employés.

Cela passe par des initiatives variées : programmer les réunions un peu plus tard le matin pour permettre aux employés de déposer leurs enfants à l’école ou permettre à un collaborateur de se rendre chez le kinésithérapeute toutes les deux semaines pour soigner sa tendinite.

Avantages

“Asseyez-vous là, lisez ce document, remplissez ce formulaire” : les nouveaux employés ont souvent l’impression de recevoir instruction après instruction lors de leurs premiers jours au sein d’une nouvelle structure. Les managers ont tendance à oublier que l’évaluation se fait dans les deux sens : si le nouvel arrivant constate qu’on ne l’écoute pas, il y a peu de chance qu’il se sente accepté.

Cela dit, il ne suffit pas d’adopter une politique de porte ouverte, car les nouveaux employés hésitent bien souvent à prendre la parole.

Un entretien d’accueil formel envoie un message clair : “Nous sommes à l’écoute. Dites-nous comment nous pouvons vous soutenir.”

 

COMMENT ADAPTER CETTE IDÉE POUR VOTRE PME
Ces conversations constituent une étape cruciale du parcours d’intégration. Si vous n’avez pas le temps de mener ces entretiens, vous pouvez envoyer un questionnaire à votre nouvel employé avant qu’il n’arrive. Aime-t-il plutôt le thé ou le café ? Est-il plutôt du matin ou du soir ? N’hésitez pas à lui poser toute question qui pourrait vous aider à personnaliser son parcours. Envoyez ensuite un second questionnaire pendant le processus et un autre à la fin. Cela vous permettra de peaufiner les journées d’intégration pour les collaborateurs à venir.

Idée n° 2 : un jeu de piste sur Intranet

Principe

Conçu pour encourager les nouveaux arrivants à connaître leur équipe et les locaux, le jeu de piste en entreprise ne date pas d’hier. De nombreuses entreprises ont implémenté cette idée avec succès.

Chez MHS Homes, on fait les choses un peu différemment. Au lieu de participer à un jeu de piste physique pouvant éventuellement déranger leurs collaborateurs, les nouveaux arrivants prennent part à un jeu de piste virtuel, hébergé sur l’Intranet de l’entreprise.

Les nouveaux arrivants doivent identifier la bonne personne dans le répertoire de l’entreprise à partir d’un seul indice. Les questions, sans être intrusives, peut tourner autour des hobbies ou des anecdotes que les employés auront bien voulu partager.

Avantages

Avec un jeu de piste sur Intranet, vos nouveaux collaborateurs ne se contentent pas d’en apprendre davantage sur leurs collègues. C’est également l’occasion pour eux de découvrir les outils et technologies dont ils feront usage tous les jours.

Si les employés n’ont pas le temps de s’approprier les processus de travail ou rechignent à les utiliser, ils finiront par demander de l’aide à leurs collègues, leur manager ou les responsables RH, ce qui s’avère chronophage pour toute l’équipe et impacte la productivité.

 

COMMENT ADAPTER CETTE IDÉE POUR VOTRE PME 
Si vous n’avez pas encore implémenté un système RH convivial et facile à utiliser, vous avez le choix dans les logiciels. Ces plateformes permettent aux employés de gérer eux-mêmes leurs besoins RH et de renseigner leur profil dans le répertoire de l’entreprise, ce qui vous sera utile lors du jeu de piste.
Si les employés n’ont pas le temps de créer des profils détaillés, ou si vous préférez que les nouveaux arrivants apprennent à les connaître face à face, vous pouvez transformer le jeu de piste en exercice de prise en main des principaux outils et ressources de l’entreprise.

Idée n° 3 : le lunch roulette

intégration innovante PME lunch roulette

Principe

Pour aider les nouveaux employés à s’acclimater à l’entreprise, un développeur américain a créé le concept du “lunch roulette“. Il s’agit d’une application qui sélectionne chaque semaine des collaborateurs au hasard et les invite à se réunir à l’heure du déjeuner. Chaque groupe se retrouve ensuite autour d’une table, aux frais de l’entreprise.

De plus, l’application s’assure de ne jamais inclure deux personnes du même service dans un groupe.

Avantages

En invitant les nouveaux arrivants à déjeuner, vous faites d’une pierre deux coups : vous mettez l’accent sur le côté humain de l’entreprise et les encouragez à en savoir plus sur les autres services. Cette démarche s’inclut parfaitement dans une journée d’intégration type.

Le lunch roulette présente bien des avantages. Les participants étant sélectionnés aléatoirement, les RH et les managers n’ont pas à associer eux-mêmes les nouveaux arrivants avec les employés avec lesquels ils sont le plus susceptibles de tisser des liens.

Ce concept implique toute l’entreprise et donne aux nouveaux collaborateurs une instruction claire (“Déjeuner avec A, B et C”) pendant une période bien souvent stressante et pleine d’incertitudes.

COMMENT ADAPTER CETTE IDÉE POUR VOTRE PME 
Vous pouvez préparer un générateur de noms à partir de votre liste d’employés et d’une simple feuille Microsoft Excel. Si vous trouvez cela un peu trop compliqué, LinkedIn propose une alternative simplifiée.
Lors d’une enquête menée par le géant du networking, 52 % des 14 000 professionnels interrogés ont indiqué qu’ils préféraient avoir une liste des collaborateurs à rencontrer pendant le processus d’intégration. Concertez-vous avec chaque service pour identifier des participants motivés, compilez une liste puis programmez les déjeuners pour que les nouveaux arrivants aient un aperçu des autres facettes de votre entreprise.

Idée n° 4 : la réalité virtuelle

Principe

À Honeygrow, une chaîne de restaurants américaine, les nouveaux employés participent aux sessions de formation habituelles dans le secteur : étude du menu, hygiène du service, gestion des clients…

Cependant, un petit détail a fait toute la différence : au lieu de consulter des manuels ou de regarder des vidéos, les employés enfilent un casque de réalité virtuelle qui les transporte dans l’un des restaurants de la marque pour découvrir l’histoire de l’entreprise et les valeurs du PDG.

Aperçu de la formation avec réalité virtuelle de Honeygrow par Klip Collective sur Vimeo

Avantages

La formation constitue un critère clé de la satisfaction des employés. Cela signifie qu’un programme de formation rébarbatif peut avoir un impact non négligeable sur le taux de rétention.

Non seulement la réalité virtuelle peut donner une touche ludique à vos parcours d’intégration, mais elle peut également améliorer l’assimilation des connaissances et accélérer la prise d’autonomie.

De plus, il a été démontré que l’utilisation de la réalité virtuelle peut vous aider à attirer les meilleurs talents : en effet, d’après une étude menée par Dell et Intel en 2016, 80 % des millenials (la génération dominant actuellement le monde du travail) prennent en compte la technologie utilisée par une entreprise au moment de choisir où travailler.

COMMENT ADAPTER CETTE IDÉE POUR VOTRE PME
Si vous hésitez encore à adopter la réalité virtuelle pour vos programmes de formation et d’intégration, je vous recommande l’article La réalité virtuelle, un outil pour la formation professionnelle.
Si vous savez déjà que la RV n’est pas pour vous, vous pouvez à la place implémenter un système de gestion de l’apprentissage (LMS). Un logiciel de LMS vous permet de gérer et suivre les formations des employés et met à votre disposition de nombreux outils de création de contenu. Transformez des documents de formation ennuyeux en cours d’apprentissage en ligne riches en vidéos, jeux et simulations.

Idée n° 5 : payez-les pour qu’ils démissionnent

intégration innovante PME prime à la démission

Principe

Le concept de prime à la démission fut d’abord développé chez Zappos, une entreprise américaine de commerce en ligne, avant d’être adopté par Amazon.

En pratique, c’est très simple : après quatre semaines de formation, les nouveaux collaborateurs se voient proposer une offre des plus originales. S’ils démissionnent à l’issue du programme, ils reçoivent le salaire correspondant aux quatre semaines passées en formation ainsi qu’une prime de 2 000 dollars.

Avantages

Vous pensez tout donner pour vos nouveaux employés, mais est-ce réciproque ? D’après l’enquête Gallup de 2018, les entreprises qui se targuent d’une main-d’œuvre engagée et impliquée signalent également un meilleur engagement client, une productivité accrue, un taux de rétention élevé, une réduction des accidents du travail et de plus gros bénéfices.

Si l’on prend en compte qu’un salarié mal choisi peut coûter très cher à une PME au fil du temps, il est clair qu’il vaut mieux se séparer rapidement d’un nouvel arrivant peu impliqué.

C’est là que la prime à la démission peut faciliter la séparation. Les employés qui ne se sentent pas particulièrement motivés peuvent partir et trouver l’entreprise qui leur convient, et ceux qui refusent l’offre et souhaitent rester bénéficient d’une meilleure expérience et peuvent prouver leur implication sur la durée. Dans les deux cas, vous gagnez sur tous les tableaux.

 

COMMENT ADAPTER CETTE IDÉE POUR VOTRE PME
Il se peut que vous n’ayez pas le budget pour mettre en place ce système, plutôt adapté aux grosses structures.
À la place, vous pouvez adopter ce que Jellyvision appelle la “politique de sortie harmonieuse“. Cela désigne un entretien mené avec les nouveaux arrivants au cours du parcours d’intégration, pendant lesquels vous passez en revue les aspects du poste qu’ils n’apprécieront pas et les moyens dont ils disposent pour démissionner. Ainsi, ils savent exactement à quoi s’en tenir et peuvent prendre une décision informée s’ils réalisent que le poste ne correspond pas à leurs attentes.

Inspirez-vous

Lorsque l’on prend en compte toutes les responsabilités incombant aux RH, il n’est pas étonnant que seulement 50 % des PME (article en anglais) aient implémenté un parcours d’intégration structuré. Après tout, quand on a besoin d’employés productifs et déjà formés, a-t-on vraiment le temps de créer un parcours d’intégration complet ?

Le résultat en vaut la peine. Créer un parcours d’intégration innovant qui soit à la fois mémorable et interactif s’avère bénéfique pour retenir les employés et garantir leur productivité à long terme. C’est un atout incontournable pour votre PME.

Pour en savoir plus au sujet de l’intégration, consultez les ressources Capterra ci-dessous :

Vous cherchez un logiciel de gestion des talents ? Jetez un coup d’œil à la liste de Capterra des meilleurs logiciels de gestion des talents.

Diese HR-Startups könnten den Recruiting Markt verändern

Recruiter steht mit Lupe vor Lebensläufen

Recruiter steht mit Lupe vor Lebensläufen

Der Recruitingmarkt verändert sich momentan schnell und stetig. Dinge, die vor einigen Jahren noch erfolgversprechend galten, sind heutzutage schon längst überholt. Oder wer versucht heute noch bei Googe+ aktiv zu sein? Zu erkennen, wenn ein Trend nicht mehr aktuell oder erfolgsversprechend ist, ist schon schwierig genug. Dann aber auch noch zu antizipieren, welcher Trend als nächstes erfolgreich sein könnte, ist eine echte Herausforderung. Eine bewährte Methode dazu werde ich im Folgenden genauer beleuchten.

Viele Veränderungen, die heute den Recruiting Markt prägen, haben ihren Ursprung in Startups oder vergleichbaren Organisationsformen, wie internen Inkubatoren von größeren Unternehmen. Da es jedoch in den letzten Jahren eine wahre Gründungswelle an Recruitment Startups gab, ist es schwieriger denn je, einen halbwegs verlässlichen Überblick zu bekommen. Im Folgenden werde ich ein paar dieser deutschen Startups hervorheben, die in den letzten Monaten Aufmerksamkeit erzielt haben und sich interessanten Themen beschäftigen, die Einfluss auf Recruiting haben können. Unterteilt habe ich die Liste der Startups nach Themen, damit es übersichtlicher ist.

Recruiting Analytics

Der Bereich Recruiting Analytics beschäftigt sich in erster Linie damit, Recruiting messbar zu machen und mit den dadurch gewonnen Zahlen das eigene Recruiting zu optimieren. Dabei gibt es zwei verschiedene Ausrichtungen.

  1. Zusätzliche Daten erfassen: Es gibt erfahrungsgemäß viele Prozessschritte im Recruiting, wo wir überhaupt keine Daten erheben aus verschiedensten Gründen. Entweder, weil das interne Know-How fehlt oder weil wir nicht wissen, dass es dort einen Mehrwert bringen könnte oder schlichtweg, weil gewisse Prozesse noch analog sind und dort eine Erfassung häufig zu komplex ist. Insbesondere im Bereich der Recruiting-Kanäle hat in den letzten 1-2 Jahren die Firma HRI Solutions aus Hamburg von sich reden gemacht. Sie bieten einen Komplettservice an, in dem sie individuell Recruitingkanäle auswerten und mit den Daten aus dem jeweiligen Bewerbermanagementsystem verknüpfen. Dadurch bekommt man dann Auswertungen darüber, wie viele Bewerbungen über welchen Kanal in welcher Zeit zu welchen Kosten eingegangen sind und wie erfolgreich diese waren. Dieser Ansatz sorgt dafür, dass man einen großen Wettbewerbsvorteil bekommt durch genauere Steuerungsmöglichkeiten. Außerdem wird man mit seinen Jobbörsen in eine komplett andere Verhandlungssituation gebracht. Hierfür hat die HRI Solutions mit einer ihrer Lösungen auch den HR Excellence Award 2018 in der Kategorie Data & Tech gewonnen für ein gemeinsames Projekt mit dem Kunden BearingPoint.
  2. Aus bestehenden Daten mehr ableiten: Manchmal ist die Herausforderung jedoch eine andere. Wir haben relativ viele Daten, die jedoch nicht einmal ansatzweise genutzt werden. Beispielsweise die Rohdaten aus dem Bewerbermanagementsystem. Oder man hat Daten in verschiedenen Quellen, die nicht mit einander verbunden werden, wie beispielsweise Daten aus dem Bewerbermanagementsystem und Daten aus späteren Performance-Messungen der Mitarbeiter. In diesem Kontext empfehle ich die Firma functionHR aus München, welche 2017 auch mit dem HR innovation award ausgezeichnet wurde in der Kategorie Software & Hardware.

Bots

Bots sind Programme, die automatisiert und dadurch autonom Befehle durchführen. Populäre Beispiele sind Chatbots, bei denen eine Person via Texteingabe mit einem Programm interagiert. Es gibt noch eine gewisse Skepsis von Arbeitgebern und teilweise auch Bewerbern gegenüber Bots, wie beispielsweise Chatbots. Dies liegt häufig daran, dass es an Transparenz mangelt oder auch daran, dass nicht jeder Chatbot sinnvoll eingesetzt wird.  Neben den klassischen Chatbots gibt es auch Lösungen durch Sprachassistenten, wie Alexa oder Siri. Ein HR-Startup, welches in diesem Umfeld sehr aktiv ist und daher sicherlich in den kommenden Jahren noch einige prägende Use-Cases zeigen wird, ist die Firma Jobpal, die sich auf (Chat-)bots im Recruiting-Kontext spezialisiert hat.

Mitarbeiterempfehlungen

Kaum ein erfolgreicher Arbeitgeber kann es sich heutzutage noch leisten, kein eigenes Mitarbeiterempfehlungsprogramm zu haben. Die Vorteile sind zu naheliegend und der Aufwand in der Regel überschaubar. Die meisten Unternehmen nutzen jedoch noch relativ altertümliche Prozesse, Methoden und Tools in diesem Kontext. Deswegen gab es in den letzten Jahren im deutschsprachigen Raum insbesondere zwei junge Unternehmen, die davon profitieren konnten und von denen ich in den kommenden Jahren noch sehr viel erwarte. Firstbird aus Österreich und das Münchener HR-Startup Talentry sind diese beiden Firmen. Beide Unternehmen haben sich der Digitalisierung des Themas Mitarbeiterempfehlung verschrieben und bieten neben Tools auch viel Expertise an, wie man die eigenen Programme zeitgemäß optimieren sollte.

Ich kann auf jeden Fall empfehlen, sich mit beiden Firmen auseinander zu setzen. Da beide noch einige Pfeile im Köcher haben und immer höhere Marktanteile bekommen, werden sie das Thema Mitarbeiterempfehlungen in den nächsten Jahren prägen.

Etabliertere Firmen auf die man ein Auge werfen sollte

Neben den genannten HR-Startups gibt es auch ein paar etablierte Recruiting-Tech-Companies, die sehr innovativ auf dem Markt agieren und meiner Einschätzung nach noch einige Veränderungen in den Markt einbringen werden. Dabei ist hier der Vorteil, dass diese Firmen durch ihre Größe und ihr Vertriebsnetz schneller in der Lage sind, einen Markt mit neuen Ideen zu erschließen und die kritische Masse für den Erfolg von neuen Ideen zu erreichen.

1. LinkedIn: Das globale soziale Business-Netzwerk ist längst deutlich mehr, als nur ein einfaches Business-Netzwerk. Es bietet mittlerweile eine Vielzahl von Recruiting-Produkten an und wird in den kommenden Jahren insbesondere mit einer stärkeren Nutzung des wahren Schatzes an Daten auf dem sie sitzen für Aufmerksamkeit sorgen. Schon heute gibt es Drittanbieter, die die Wechselwahrscheinlichkeit von Kandidaten voraussagen auf Grund der Analyse von LinkedIn-Daten. Diese Informationen könnten, wenn man sie systematisch nutzt, extrem spannend im Kontext von Werbeausspielung sein. Aber nicht nur.

2. Indeed: Indeed ist die weltweit größte Jobsuchmaschine und mittlerweile auch schon mit sehr großem Marktanteil in Deutschland erfolgreich. Indeed hat einen wesentlichen Trend gestartet, der meiner Auffassung nach den Jobbörsen-Markt nachhaltig verändern wird. Mit dem sogenannten pay-for-performance gewinnt gerade ein fundamental anderer Ansatz an Bedeutung als es die Anbieter von laufzeitbasierten Stellenanzeigen über Jahrzehnte in Deutschland etabliert haben. Wir können davon ausgehen, dass pay-for-performance als Geschäftsmodell im Recruiting deutlich an Stellenwert gewinnen wird und dabei ist Indeed der Marktteilnehmer, der den größten Einfluss hat. Dadurch, dass Unternehmen immer häufiger Methoden und Tools aus dem Bereich Recruiting Analytics nutzen, können Sie die Leistung von Kanälen besser einschätzen und wollen dem entsprechend auch nur für Leistung zahlen. Die Zeit von post-and-pray wird bald vorbei sein.

Pay-for-Performance

Laufzeitbasierte Stellenanzeigen

·       Man zahlt für eine fest definierte Leistung – wenn keine Leistung erfolgt, dann entstehen keine Kosten

·       In Deutschland ist bisher das Cost-per-Click-Modell am weitesten verbreitet.

·       In Zukunft werden hier auch andere Modell wichtiger werden, wie Cost-per-Candidate oder Cost-per-Hiring.

·       Man zahlt pro Zeitintervall, unabhängig von der tatsächlichen Leistung

·       In Deutschland werden monatliche Intervalle am häufigsten genutzt.

 

Daneben gibt es natürlich noch viele weitere interessanten HR-Startups und andere Technologie Firmen, die den Recruiting Markt weiter prägen werden. Hier zum Abschluss noch ein paar Tipps, wo man eine gute Auswahl solcher Firmen finden und kennenlernen kann und innerhalb eines Tages einen guten Überblick über aktuelle Trends und Entwicklungen bekommen kann.

  1. Zukunft Personal Europe: Einmal jährlich findet diese Messe in Köln statt und dort gibt es seit wenigen Jahren ein eigenes Areal, welches voller HR-Startups ist.
  2. HR TEC Night: Die HR Tec Night tourt das komplette Jahr durch Deutschland und ist ein explizit niedrigschwelliges Angebot, bei dem man sehr günstig 2-3 Referenten zu einem spezialisierten Thema anhören kann aus dem HR Tech Umfeld.
  3. HR Tech Europe: Jedes Jahr an einem anderen europäischen Standort findet die HR Tech Europe statt – in diesem Jahr in Berlin. Hier findet man das Who-is-Who der europäischen HR Tech Szene inklusive vieler interessanten HR-Startups, die jetzt oder zukünftig auch in den deutschen Markt expandieren werden.

Halten Sie die Augen offen nach neuen Ideen von interessanten Unternehmen, denn die Ideen von heute sind die Veränderungen von morgen.

Formation et LMS : comment choisir le bon logiciel ?

LMS formation

LMS formation

La digitalisation de la formation commencée il y a plus de 20 ans est désormais devenue incontournable avec la rapidité des changements auxquels les entreprises doivent faire face. Les connaissances et compétences ne peuvent plus être seulement absorbées par les formations présentielles classiques, mais nécessitent de pouvoir disposer d’outils spécifiques. Les logiciels de Learning Management System permettent à la fois de gérer les différentes offres de formation, de diffuser des contenus, de suivre les courbes d’apprentissage et offrent bien d’autres fonctionnalités au service des professionnels de la formation et des apprenants.

Mais si ces outils de learning management sont devenus indispensables aux entreprises, les critères sur lesquels elles peuvent s’appuyer pour choisir leur solution LMS ne sont pas toujours évidents.

Nous vous donnons dans cet article les éléments clés afin de faciliter votre choix de plateforme de formation en ligne, en insistant sur cinq critères qui nous paraissent décisifs.

À quels besoins répond un LMS ?

Un LMS répond à la fois à des besoins des entreprises, des responsables de la formation mais aussi des apprenants afin de rendre l’expérience formation plus fluide sur l’ensemble du parcours.

En effet, ces systèmes permettent de gérer la montée en puissance de l’offre de formation de manière homogène et réactive. Ils offrent un suivi de la performance et du parcours de chaque utilisateur (employé, collaborateur, permanent ou non). Ils permettent en outre de former rapidement beaucoup de monde à un coût faible par apprenant.

Pour les employés, c’est la possibilité de ne plus avoir à attendre l’accord de son manager pour définir des dates parfois si lointaines qu’elles retirent l’intérêt même de cette formation. Un LMS permet d’accéder n’importe quand, n’importe où, à un contenu très large, et offre ainsi aux salariés la possibilité de construire leur parcours de formation et leur parcours professionnel en toute autonomie, en fonction de leurs besoins.

En effet, les postes et les intitulés voient leurs frontières s’élargir par une nécessité de polyvalence et d’adaptabilité aux évolutions des missions, et nécessitent de former les employés en temps réel.

5 critères essentiels dans le choix d’un LMS

LMS formation

1. Les fonctionnalités

Les fonctionnalités d’un LMS sont nombreuses ; voici les plus importantes à prendre en compte au moment de choisir votre solution LMS.

  • Gestion : ces fonctionnalités vont permettre de gérer à la fois les cours, les inscriptions à ces derniers, ainsi que les différents rôles dans l’outil (enseignant ou apprenant).
  • Diffusion et création des contenus : permet de diffuser plusieurs contenus, d’interagir avec ceux-ci en fonction des rôles, et de les afficher sur des supports variés (ordinateur, tablette, smartphone) ; permet également de créer des contenus originaux pouvant prendre la forme de parcours de formation organisés, d’évaluations de type QCM ou bien de cours avec importation et création de document.
  • Personnalisation : chaque apprenant doit pouvoir disposer de son espace personnel, d’un suivi de ses activités avec reporting et agenda, et d’une personnalisation de son espace.
  • Outils de communication : ils permettent d’animer le LMS et d’assurer un lien avec les apprenants, ce qui amène de nombreux LMS à adopter les mêmes outils que les réseaux sociaux et plateformes collaboratives.
  • Reporting : les LMS doit son succès à sa capacité de mobilisation des apprenants. Le système doit donc permettre de connaître rapidement le nombre d’apprenants, leur progression, leur taux de satisfaction, le pourcentage de formations suivies jusqu’au bout…

2. La taille de l’entreprise

Une PME devra s’orienter vers des solutions qui facilitent au maximum le travail du responsable du LMS car celui-ci sera souvent le responsable formation. Il est préférable de sélectionner des systèmes reprenant les standards du marché comme les contenus de type SCORM, ainsi que le mode cloud qui simplifie la mise en place. Un outil comme TalentLMS est un bon exemple d’un tel logiciel.

Une entreprise de taille intermédiaire aura le choix entre l’hébergement en interne de la solution ou celui d’un mode cloud. Ses ressources lui permettront de travailler plus finement sur les aspects graphiques et l’intégration de solution aux outils de formation existants pour les centraliser.

Une grande entreprise doit aborder le choix d’un LMS comme un projet informatique majeur avec une équipe dédiée. Elle devra en outre gérer les problématiques de reprise de l’outil existant et d’interface avec le SIRH, rendre les contenus disponibles en plusieurs langues, et garantir la sauvegarde et protection des données. Ce projet devient souvent le fer de lance de la transformation digitale de l’entreprise avec un soutien fort de la direction, mais également des hautes exigences de réussite. Seuls les LMS ayant des expériences réussies avec d’autres grandes entreprises ou groupes seront susceptibles de pouvoir répondre à ces attentes.

3. Les modes d’utilisation

Les modes de travail ont fortement évolué : les moyens d’accéder à la formation, les lieux et les supports sont désormais d’une grande diversité.

Lorsque l’on parlait de formation en ligne il y a quelques années, on s’imaginait les salariés suivant les cours à leur poste de travail pendant leur pause, ou bien lors d’heures de formation prévues avec leur manager.

Ce temps est révolu et de plus de plus de salariés suivent ces formations de chez eux, que ce soit en dehors des heures de travail ou en télétravail, ce dernière pratique étant de plus en plus courante.

La véritable révolution est l’usage du mobile comme appareil à tout faire. Il suffit de voir que 64 % des Français surfent depuis leur mobile pour comprendre cette révolution et la prendre en compte lors du choix de votre LMS. Si vous avez un nombre important de salariés en télétravail, jeunes ou avec des temps de transport importants, la compatibilité de votre LMS avec un usage par mobile est importante et votre LMS devrait être conçu dès le départ comme “mobile friendly”.

Il peut ainsi être intéressant d’avoir un LMS permettant les consultations hors ligne après téléchargement, une orientation ludique en responsive design des contenus et un chargement en ligne rapide avec une navigation fluide.

4. Les langues

Ce point est d’autant plus important si votre entreprise est implantée à l’international afin de permettre le plus large accès aux apprenants sans discrimination par rapport à la langue. Le choix de votre LMS sera alors fortement influencé par ses capacités en formations multilingues avec une interface disponible dans plusieurs langues.

Vous aurez certainement intérêt à préférer une solution dans le cloud plutôt qu’un hébergement sur vos propres serveurs pour des raisons de disponibilité et de capacité à gérer des interfaces multiples et des problèmes de sécurité.

Qui dit multilingue dit aussi multiculturel avec un travail sur les contenus corporate afin de ne pas utiliser des images pouvant être mal perçues dans certains pays. Ce souci de compréhension doit aussi s’appliquer aux principes de navigation comme au choix des boutons de navigation et pictogrammes.

Enfin vous pouvez vérifier si le LMS affiche par défaut une langue en fonction de la géolocalisation de l’apprenant, ce qui peut faciliter son accès tout en s’assurant que le changement de langue reste aisé.

5. Le budget

Calculer le budget de la mise en place d’un LMS et de son exploitation sur plusieurs années demande une bonne appréciation de l’ensemble des coûts à chaque étape.

Parmi tous les LMS disponibles, vous allez trouver des outils gratuits avec des versions basiques, des outils payants aux fonctionnalités avancées, d’autres avec une licence à vie ou mensuelle, ou encore proposant une facturation en fonction du nombre d’apprenants pour les solutions dans le cloud. Vous devrez estimer le budget nécessaire pour votre propre LMS, assurer sa maintenance, ainsi que son approvisionnement en nouveaux contenus.

  • Si votre LMS est hébergé dans votre entreprise :

Le choix d’héberger son LMS dépend, d’une part, de vos ressources internes en informatique, mais aussi du coût des serveurs dédiés, des équipes qui devront assurer le back office et les mises à jour, ainsi que les interfaces avec votre SIRH.

Vous aurez alors le choix entre un outil en open source avec tous les aléas de la gratuité apparente, ou de prendre une licence et disposer ainsi d’une garantie de suivi, de maintenance et de support professionnel.

Cette licence peut être à durée limitée ou illimitée. Le premier choix sera réservé aux entreprises qui sont certaines de maintenir le même LMS durant plusieurs années, alors que le second permettra une plus grande souplesse et une capacité d’adaptation en fonction de la progression du nombre d’apprenants.

  • Si votre LMS est dans le cloud :

Une fois la phase de déploiement passée, vous pourrez choisir différentes options pour avoir accès à votre plateforme.

Vous pourrez opter pour une tarification basée sur le coût par apprenant et souvent par paliers de nombres d’utilisateurs avec des tarifs dégressifs.

Les droits par utilisateur de la solution dans le cloud peuvent sembler élevés, mais ils sont aussi le prix de la tranquillité, de la disponibilité et du support lors de problème. Il faut être vigilant sur la définition de ce qu’est un utilisateur pour votre fournisseur, en particulier s’il fait une différence entre utilisateur enregistré et utilisateur actif.

Il existe aussi la tarification basée sur le coût d’utilisation. Le budget mensuel dépend alors des inscriptions et du suivi des cours, ce qui le rend plus juste, mais aussi plus difficile à évaluer et donc parfois moins intéressant si son utilisation s’annonce importante.

Dans tous les cas, lors des comparaisons entre les offres, vous devrez exiger la plus grande lisibilité sur leur grille tarifaire, avec une définition des termes employés, l’ensemble des coûts dans la durée du projet. Stipuler contractuellement à ne pas avoir à supporter des coûts cachés.

Les clés du succès des LMS

LMS formation

Le LMS répond au besoin d’autonomie des salariés, en particulier des plus jeunes, et à celui de pouvoir se former où ils le désirent et quand ils le veulent. Les formations présentielles ont bien entendu des avantages mais sont compliquées à organiser et demandent du temps ; il est tellement plus facile de sortir son mobile sur le trajet du travail.

À l’heure où les entreprises sont en permanence amenées à s’adapter, les salariés doivent acquérir de nouvelles compétences, et la formation en ligne à l’aide d’un LMS répond particulièrement bien à la nécessité d’acquisition rapide de soft skills. Vous pouvez bien entendu proposer des programmes spécifiques au leadership ou à la collaboration, mais ce qui est intéressant dans le LMS, c’est que l’outil par lui-même permet aux salariés qui l’utilisent de développer de nouvelles compétences. Ils doivent parfois utiliser les outils de partage et de collaboration afin de suivre leur parcours de formation ; celui-ci peut être évalué par leur manager pour mesurer l’acquisition de nouvelles soft skills.

Les LMS peuvent apporter de nouvelles approches de la formation : gamification,  puissance de la vidéo ou du virtuel, couplés à des questionnaires dynamiques afin de créer une expérience immersive. On améliore ainsi largement le suivi des formations et l’engagement des salariés.

Enfin, les LMS proposent des badges ou la reconnaissance des acquis par certification. Cela  permet aux salariés de construire un portefeuille de compétences validées qu’ils peuvent utiliser dans leur parcours professionnel, pour prétendre à un nouveau poste ou de nouvelles missions.

La formation à portée de main

Les LMS constituent une révolution douce et digitale de la formation car ils sont faciles à utiliser, personnalisables, attractifs et accessibles.

Ce sont des outils puissants pour les salariés à qui ils permettent de suivre des formations en fonction de leurs centres d’intérêt et de leur disponibilité, ainsi que d’accéder à de nombreux contenus et de gérer leur parcours à l’aide d’un tableau de bord personnel. Les LMS sont des outils essentiels et efficaces pour évoluer, se réinventer et s’adapter.

L’expérience positive de l’apprenant qui utilise un LMS renforce l’expérience salarié et améliore sa productivité comme son engagement.

Le choix du LMS devra correspondre à la taille de l’entreprise, à son implantation (locale ou à l’étranger), et bien entendu à son budget afin de lui offrir les plus grandes chances de réussite. Comme nous l’avons vu, les LMS se sont pas réservés aux grandes entreprises, à condition de bien identifier ses objectifs d’utilisation prioritaires.

À PROPOS DE L’AUTEUR

 

 

 

 

 

Vincent Berthelot a été enseignant associé au CELSA dans les Masters RH à l’ESG, responsable formation, puis chargé des relations sociales dans un grand groupe français. Auteur de divers ouvrages, il est actuellement responsable de la veille stratégique à l’Observatoire des réseaux sociaux d’entreprise et intervenant auprès des entreprises dans les domaines du management, de l’expérience salarié et de la performance sociale. Retrouvez-le sur LinkedIn et sur Twitter : @VinceBerthelot

Enjeux du big data : les tendances qui vont freiner ou accélérer votre carrière en 2019

Enjeux big data les tendances qui vont freiner ou accélérer votre carrière en 2019

“Tout robot aura droit à son jour de gloire et celui-ci s’avérera être le dernier jour de votre carrière.”

“J’ai participé à l’invasion des robots. Tout ce que j’y ai gagné, c’est une clé USB et une lettre de renvoi.”

“Conseil IA du jour : emparez-vous des postes occupés par des humains.”

Vous commencez à voir apparaître des publications de ce genre dans votre fil d’actualité ? Rien d’étonnant : certains adorent faire planer l’ombre d’une révolte des machines en avertissant des dangers de l’automatisation et en dramatisant les enjeux du big data.

Enjeux big data les tendances qui vont freiner ou accélérer votre carrière en 2019

Pas de panique. Respirez profondément.

Ne vous inquiétez pas. Peu importe que les robots prennent nos emplois. Ce ne sont quand même pas des algorithmes incompréhensibles qui vont nous empêcher de dormir, pas vrai ? Le mieux est de ne pas s’en faire, et pas seulement parce que nous sommes résignés face au développement de l’intelligence artificielle.

Pour être honnête, ce ne sont pas les machines qui devraient nous préoccuper le plus, mais une entité bien plus déstabilisante et plus proche de nous que l’automatisation.

Si l’humanité telle que nous la connaissons est en déclin, c’est en partie à cause du big data et de l’analytique. Cela vous surprend ?

Et pourtant, c’est la vérité : la tendance big data justifie que vous commenciez à éplucher les petites annonces à la recherche d’un nouvel emploi. Quelle entreprise aurait besoin de vous alors qu’elle détient de fabuleuses données ?

Si vous tenez à votre poste, voici quatre tendances du big data à garder à l’œil en 2019.

Les entreprises commenceront à se fier aux données plutôt qu’à leur instinct

De plus en plus d’entreprises essaient de baser leur stratégie et leur fonctionnement sur les données. Elles sont désormais nombreuses à préférer s’appuyer sur des informations précises et vérifiables pour prendre des décisions plutôt que de se fier à leur intuition ou à leurs affinités. Ces informations apportent de la cohérence et de la légitimité aux décisions, tout en offrant de beaux résultats face à la concurrence.

La majorité des entreprises sont guidées par une vision unique, celle d’une personne ou d’une équipe de décisionnaires aguerris. Mais, à l’heure où des ordinateurs peuvent quantifier et calculer tout ce qui a trait aux affaires, les leaders ne savent plus vraiment comment définir leur valeur ajoutée. Que vous reste-t-il à proposer si votre intuition n’a plus d’intérêt pour votre entreprise ?

Les compétences exigées de la part des data scientists seront moins pointues

Aujourd’hui, l’analytique en self-service et les outils de business intelligence font fureur. Simples d’utilisation pour tout un chacun, avec ou sans connaissances techniques préalables, ils permettent de réaliser des tâches autrefois réservées aux data scientists.

D’après Gartner (étude en anglais, accessible aux clients Gartner), les “citizen data scientists” ou “Citizen X” devraient se développer cinq fois plus rapidement que les spécialistes traditionnels de l’analytique d’ici 2020.

2020 sera une grande année pour les Citizen X : plus de 40 % des tâches associées à la science des données seront automatisées avant cette date, ce qui engendrera une croissance de la productivité et une extension de l’activité des spécialistes citizen data. Et avant la fin de l’année 2019, les utilisateurs de logiciels de BI produiront plus d’analyses que les spécialistes de l’analytique (communiqué en anglais, accessible aux clients Gartner).

Les experts des données devront disputer progressivement leur place aux Citizen X. Se convertiront-ils en instructeurs pour les nouvelles recrues afin de contribuer au succès de l’analyse des données ou chercheront-ils refuge dans d’autres domaines, secteurs et fonctions à mesure que les entreprises trouveront leur compte avec les Citizen X ?

Les Citizen X et les travailleurs familiers des enjeux du big data, bien formés dans le domaine et capables d’exploiter des données pour atteindre des objectifs commerciaux, pousseront vers la sortie ceux qui n’ont aucune connaissance en analytique.

Vos entretiens d’embauche seront évalués par un jury virtuel

Comme si les entretiens d’embauche n’étaient pas déjà suffisamment stressants, vous devrez faire face au verdict silencieux des données. Les processus de recrutement incorporent déjà de plus en plus l’analytique. À l’avenir, les travailleurs devront se préparer à affronter les épreuves habituelles des processus de recrutement, mais aussi à faire face aux défis posés par leur profil de données.

Regroupées, analysées et comparées dans un processus de tri élaboré, les données constitueront un argument convaincant dans le choix d’un candidat plutôt que d’un autre. Mais le big data représente aussi une possibilité de raffiner le processus de recrutement.

Tom O’Neill, directeur technique et cofondateur de Periscope Data, décrit la manière dont le big data a influencé le processus de recrutement au sein de son entreprise :

“Nous savons quelles sources ont le plus d’intérêt. Nous savons quand le filtrage téléphonique ne fonctionne pas, c’est-à-dire quand il rejette ou accepte trop de candidatures inadéquates, et nous savons comment résoudre le problème. Nous procédons à une révision hebdomadaire des données. C’est un processus itératif et très pragmatique”, précise O’Neill.

Pour Tom O’Neill et Periscope Data, la priorité consiste à utiliser les analyses pour optimiser le recrutement et pour offrir la meilleure expérience possible aux candidats :

“Nous voulons que l’expérience de recrutement soit agréable pour les candidats que nous rencontrons. Je pense donc que nous optimisons autant que faire se peut l’évaluation des postulants et le reste de la procédure pour pouvoir garantir une bonne expérience à chacun.”

Les cadres n’y échapperont pas

Vous pensiez ne devoir vous préoccuper que de l’automatisation ? Détrompez-vous. Vous pensiez être à l’abri parce que vous faites un travail principalement intellectuel ? Pensez-y à deux fois. Le big data et l’analytique pour tous vont entraîner l’obsolescence de certaines professions.

Ressources humaines : nous avons déjà vu comment le big data transformera les processus de recrutement du point de vue des candidats. Par extension, il influencera aussi les compétences exigées des spécialistes des RH. Les professionnels du secteur devront maîtriser l’analyse de données et la prise de décision fondée sur les données.

 Médecine : certains aspects de la pratique de la médecine peuvent désormais être automatisés grâce au machine learning et au big data. Par exemple, Watson, l’intelligence artificielle d’IBM, est déjà capable de diagnostiquer aussi bien voire mieux qu’un humain un cancer sur la base de données tirées d’analyses IRM. Combien de temps devrons-nous encore attendre avant de faire appel au docteur Big Data pour notre prochain examen ?

Finances et assurances : en matière d’impôts et de taxations, le big data s’est déjà fait une belle place des deux côtés de la barrière. Actuellement, les contribuables peuvent remplir leurs déclarations d’impôt en ligne et les administrations s’appuient sur le machine learning pour repérer et examiner des fraudes éventuelles. Les courtiers en assurances devraient également disparaître. Pourquoi faire appel à eux alors que le big data permet de déterminer en un instant la meilleure couverture du marché ?

Rédaction et journalisme : ce billet est peut-être le dernier écrit par un être humain car le big data ne devrait pas tarder à remplacer les rédacteurs, ou du moins les épauler. Des outils d’analyse narrative basés sur le machine learning et le big data pourraient agencer des 0 et des 1 pour produire des textes convenables et des articles de presse convaincants. Les sujets les plus courants comme la finance et les sports seront les premières cibles, mais il ne faudra probablement pas longtemps avant que les autres domaines ne soient aussi conquis.

Conseils : anticipez les enjeux du big data

  • Acquérez des compétences analytiques avant qu’elles ne soient indispensables : préparez-vous à vous familiariser encore plus avec les tableaux de bord et les rapports analytiques, car la maîtrise des données sera une compétence attendue à l’avenir (l’équivalent des compétences informatiques actuelles).
  • Trouvez votre créneau : améliorez vos compétences et votre expérience analytiques en utilisant les données. Intégrez une vision orientée sur les données dans la stratégie de votre département ou développez des politiques de maintenance de la qualité et de la conformité des données.
  • Redéfinissez la valeur singulière de l’humain : lorsque le big data se sera imposé dans tous les postes possibles, orientez-vous vers les domaines à haute valeur ajoutée qui nécessitent un peu d’humanité ou inventez carrément une nouvelle profession.

Pour aller plus loin

Management des talents : les tendances qui seront de plus en plus utiles dans les années à venir

les tendances en management des talents

les tendances en management des talents

Comme dans tous les domaines, de nouvelles tendances apparaissent régulièrement en management. Certaines influencent considérablement l’évolution du marché en matière de gestion des talents en entreprise. Ce sont surtout les domaines de l’informatique et des nouvelles technologies qui forgent le monde de demain et certaines entreprises sont d’ailleurs déjà pionnières en la matière. À moyen terme, quelques-unes de ces pratiques sont pressenties pour avoir un impact durable sur la manière dont sont gérés les talents, de même que sur les exigences imposées dans le domaine. Nous vous présentons dans cet article trois des tendances majeures actuelles.

La people analytics

Les entreprises font de plus en plus souvent appel à des opportunités technologiques pour évaluer leurs compétences en matière de management des talents. C’est une démarche cruciale, parce qu’elle permet de s’appuyer sur des données probantes, plutôt que de simplement faire confiance à son intuition pour prendre une décision. L’approche de la people analytics est utilisée pour mesurer, comprendre et interpréter des données pertinentes, avant de prendre les mesures qui s’imposent. Ses domaines d’application en matière de management des talents sont pratiquement illimités. On l’utilise autant pour évaluer clairement tous les canaux et sources de recrutement que pour calculer la probabilité de mettre fin à un emploi ou mesurer le rendement.

La plupart des solutions de people analytics n’en sont cependant qu’à leurs balbutiements et sont loin d’être utilisées dans toutes les entreprises. Les employeurs qui abordent très tôt la question des people analytics disposeront d’un avantage indéniable sur leurs concurrents dans la bataille pour trouver les meilleurs talents, du moins dans les années à venir.

Profitez dès aujourd’hui des opportunités qu’offre la people analytics. Quelques fournisseurs proposent déjà une introduction simple au sujet.

L’intelligence artificielle

La deuxième tendance axée sur les données que l’on observe dans la gestion des talents en entreprise est l’intelligence artificielle (IA). C’est un sujet de plus en plus présent dans les médias, qu’il s’agisse d’IBM avec Watson, de Google avec ses nombreuses IA telles qu’AlphaGo ou encore l’intelligence artificielle d’Amazon. En somme, les solutions qui se basent sur l’intelligence artificielle sont de plus en plus recherchées. Mais en quoi consiste exactement cette dernière ?

L’intelligence artificielle est le terme générique utilisé pour désigner les applications dans lesquelles les machines fournissent des services semblables à ceux des humains. Elle comprend l’apprentissage automatique (“machine learning”), le traitement automatique du langage naturel (TALN) et l’apprentissage profond (“deep learning”). L’idée de base est d’utiliser des machines pour reproduire les fonctions importantes du cerveau humain : apprentissage, jugement et résolution de problèmes (source : SAP.com).

Les domaines d’application de l’intelligence artificielle étant pratiquement illimités, ce n’était qu’une question de temps avant que les premières solutions fassent leur apparition sur le marché. Par certains aspects, l’intelligence artificielle est très intéressante pour la gestion des talents en entreprise, mais ces solutions ne seront lancées sur le marché que dans plusieurs années.

Intéressez-vous à l’intelligence artificielle et aux outils disponibles. Attention toutefois à ne pas tomber dans le piège des fournisseurs qui prétendent disposer d’une solution IA.

L’importance du CRM

L’idée d’adapter des méthodes et des théories provenant du marketing, de la vente ou des logiciels de CRM au management des talents n’est pas nouvelle. L’étape suivante consiste logiquement à utiliser les outils appropriés. Salesforce, entre autres, propose notamment un portefeuille de ses solutions pouvant améliorer durablement cette responsabilité. Qu’il s’agisse de candidats potentiels, de candidats réels ou de collaborateurs, un bon logiciel CRM vous permet de jouer sur du contenu différencié auprès des divers groupes cibles et de communiquer avec eux de manière automatique (partiellement ou entièrement).

Entretenez-vous avec vos collègues du marketing ou du CRM et invitez-les à vous expliquer quels outils ils utilisent pour leurs clients. Vous en déduirez certainement les outils qui pourraient servir dans votre domaine.

Il est important de saisir une tendance au bon moment. En optant pour une solution d’analyse bien profilée, il est possible d’optimiser de manière significative la majorité des canaux de recrutement et d’ainsi accroître son efficacité.

Néanmoins, en ne suivant pas la bonne tendance, il se peut que vous gaspilliez des ressources précieuses. Et si vous ne saisissez pas la balle au bond, vous perdrez du terrain.

Au cours des deux ou trois prochaines années, les tendances mentionnées ci-dessus vous donneront un net avantage sur vos concurrents.

Prélèvement à la source : quels effets pour les PME ? Enquête 2019

Prélèvement à la source quels effets pour les PME

Prélèvement à la source quels effets pour les PME

Depuis la mise en application du prélèvement à la source en janvier 2019 dans l’ensemble des entreprises, de nombreux processus ont changé en termes de gestion des salaires et de gestion de la trésorerie. Si les grands groupes n’ont pas eu de mal à s’adapter grâce aux nombreuses ressources dont ils disposent, les PME auront perçu différemment cette nouveauté. Comment ces dernières ont-elles été affectées par la loi sur le prélèvement à la source ? Nous avons demandé à des employés de PME ce qu’ils en pensaient. Retour sur les résultats.

Qu’est-ce que le prélèvement à la source ?

Le prélèvement à la source, ou PAS, vise à adapter le recouvrement de l’impôt à la situation réelle du contribuable. Dans la pratique, les règles de calcul restent inchangées et vous ne subissez plus le décalage d’un an entre la perception des revenus et le prélèvement de l’impôt.

Du dirigeant d’entreprise au salarié, tout le monde est concerné et cette nouvelle mesure a surtout entraîné des changements sur la fiche de paie et le net perçu. Vous avez effectivement pu constater qu’un taux d’imposition est appliqué sur votre salaire suivant une grille d’imposition et que l’impôt est directement retenu sur votre paie par l’employeur.

Il s’agit donc d’une simplification du prélèvement de l’impôt où votre PME devient collectrice de l’impôt pour l’administration fiscale.

Une mesure globalement plébiscitée

Près de 59 % des interrogés approuvent la mise en place du prélèvement à la source quand seuls 12,8 % la désapprouvent.

enquête opinion sur le prélèvement à la source

Même si plus d’un quart des participants ont un avis neutre quant à ce changement, on constate qu’il n’y a pas de profond rejet de cette mesure depuis son application. D’autant plus que l’État a mis en place des solutions afin que vous puissiez être accompagné dans vos démarches. Par ailleurs, il est intéressant de noter que les répondants à notre étude qui travaillent dans des entreprises de plus grande taille (plus de 250 employés) sont en réalité moins ouverts à ce changement que les employés de PME : près de 22 % d’entre eux ne sont pas d’accord et à peine plus de 53 % approuvent la mesure.

Comment le prélèvement à la source est-il perçu dans les PME ?

La simplification du bulletin de paie a été conjointement mise en place avec le prélèvement à la source en janvier 2019. Cette mesure visant à rendre plus lisible le bulletin de paie a eu pour effet l’ajout, le regroupement et la suppression de certains intitulés.

Parmi les PME interrogées lors de notre enquête, il ressort que 48 % d’entre elles considèrent que la simplification du bulletin de paie a eu un impact positif, et 45 % un impact neutre. Cette nouvelle présentation de la fiche de paie n’a donc majoritairement pas eu d’impact négatif pour les PME puisque seuls moins de 8 % des interrogés estiment que cela a affecté négativement leur entreprise.

enquete le bulletin de paie simplifié

Mais la mise en application du prélèvement à la source en 2019, c’est aussi et surtout la modification de la périodicité du paiement des charges sociales. Qu’en pensent les employés de PME ? Qu’est-ce qui a changé ? Pour 63 % des interrogés, cela n’a eu aucun impact particulier sur l’entreprise. Plus de 25 % vont même jusqu’à dire que cette nouvelle réglementation a eu un impact positif sur leur entreprise, et seuls 11 % signalent qu’elle a eu un impact négatif. On appréhende facilement ces chiffres puisque le paiement des charges sociales est un processus déjà bien maîtrisé par les PME. Toutefois, les PME semblent plus adeptes du changement que les entreprises plus grandes : de façon surprenante, dans les entreprises de plus de 250 employés, alors même que le processus devrait être encore plus intégré, l’opinion est moins enthousiaste avec 17 % des interrogés qui trouvent que cette mesure a eu un impact négatif.

enquête comment la périodicité des paiements affecte une entreprise

De manière plus générale, nous avons également voulu connaître les difficultés rencontrées par les entreprises en termes de gestion des salaires. Lorsque l’on demande aux PME quelles sont les plus grandes difficultés rencontrées dans ce domaine, la mise en conformité avec les nouvelles lois est la plus évoquée (33 % des avis exprimés). Cependant, bien que sa mise en place ne soit pas toujours évidente, les PME considèrent le prélèvement à la source comme une mesure positive. Ensuite, vient le problème de gestion du temps (25 % des interrogés), puis les problèmes de planning et d’échéances (17 %). Ces différents points peuvent être facilement solutionnés à l’aide de logiciels de ressources humaines. Les PME ont donc tout intérêt à investir dans de tels outils.

enquete les grandes difficultés gestion des salaires

Comment être conforme avec le prélèvement à la source ?

La mise en œuvre du prélèvement à la source nécessite l’application d’un taux calculé à partir d’une assiette de calcul et d’une grille d’imposition qui correspond au salaire net imposable.

Cette assiette est déjà calculée par les logiciels de paie. Ainsi, pour être en conformité avec cette nouvelle réglementation, votre logiciel de paie doit respecter les obligations du PAS.

L’ensemble des acteurs et éditeurs de solutions présents sur le marché ont tous mis à jour leur logiciel afin que ce dernier permette de gérer efficacement la retenue sur salaire par l’employeur.

Afin d’avoir une gestion des salaires simplifiée et de mettre votre PME en conformité, vous pourrez utiliser, par exemple, Payfit ou encore Sage Payroll. Ces deux solutions s’adapteront parfaitement aux besoins de votre PME et vous aideront à gérer le temps et les présences de manière optimale tout en respectant les échéances en termes de salaires.

PME et prélèvement à la source : une adaptation facilitée

Le prélèvement à la source a exigé des PME qu’elles adaptent leur système de gestion des salaires. Si cette réforme semble plutôt bien accueillie et que la simplification du bulletin de paie ne semble pas avoir particulièrement affecté les PME, certaines difficultés ont été relevées.

Des solutions existent pour vous aider à gérer efficacement les salaires de vos collaborateurs et appliquer la retenue de l’impôt à la source. Vous pourrez ainsi gagner du temps et être en phase avec le prélèvement à la source en 2019.



* Méthodologie de l’enquête : pour collecter les données de ce rapport, nous avons mené une enquête en ligne entre novembre 2018 et janvier 2019. Les réponses proviennent d’un échantillon du marché cible français. Le sondage a été envoyé à
1695 personnes, parmi lesquelles 394 se sont qualifiées au moyen de questions de sélection. Les participants qualifiés occupent tous un emploi (à temps plein, à temps partiel ou sont à leur compte). Capterra a également sélectionné un sous-groupe de 187 personnes travaillant dans des PME (1 à 250 employés). Elles sont issues de divers secteurs d’activité.

Bureau agile : plus de flexibilité pour plus de productivité

Bureau agile : plus de flexibilité pour plus de productivité

Bureau agile : plus de flexibilité pour plus de productivité

La satisfaction générale des travailleurs est étroitement liée à l’efficacité de la gestion des espaces de travail. Selon Gartner, les employés satisfaits de leur bureau sont 16 % plus productifs, 18 % plus enclins à conserver leur poste et 30 % plus intéressés par leur entreprise que par ses concurrentes (rapport en anglais accessible aux clients).

Les PME doivent donc repenser leur utilisation des espaces de travail pour concevoir des “bureaux agiles” favorisant la productivité et la rétention des talents.

Employés satisfait de leur espace de travail agile

Bureau agile et flux de travail actuels

Les flux de travail agiles se sont imposés dans le monde de l’entreprise. La segmentation des projets, les itérations et la priorité donnée à la flexibilité et à la collaboration boostent la productivité et l’innovation.

Les entreprises doivent faire en sorte que leurs bureaux s’accordent à leurs flux de travail agiles en mettant à la disposition de leurs collaborateurs des espaces flexibles, segmentés, adaptés à différents types de tâches et favorables à la collaboration.

Les bureaux agiles sont des environnements bien connectés adaptés à différents types d’activités et styles de travail. Ils sont composés de plusieurs zones bien distinctes et donnent la priorité à l’expérience employé. Il faut donc repenser les espaces traditionnels pour que chacun puisse travailler dans son bureau idéal.

Aujourd’hui, les employés sont habitués aux espaces de travail partagé (coworking) et ne s’imaginent plus vivre dans des bâtiments qui ne leur garantissent pas une connexion Wi-Fi au moins dans les zones communes. Les bureaux suivent la tendance. Les environnements de travail sont de moins en moins encombrés et proposent de plus en plus d’aménagements permettant aux travailleurs de circuler librement.

Les bureaux agiles doivent être configurés de sorte à associer harmonieusement espaces collaboratifs et individuels, publics et privés. En général, ils incluent donc des postes de travail individuels, des bureaux collaboratifs, des zones communes et des zones de silence. Les employés choisissent l’espace qui correspond le mieux au projet qui les occupe à un temps donné.

Depuis plusieurs années, de nombreuses entreprises se sont lancées à corps perdu dans l’open space et les sommes investies dans ce modèle les empêchent d’adopter une nouvelle approche de la gestion des espaces de travail.

Heureusement, il suffit souvent d’apporter quelques modifications à un espace ouvert pour créer un bureau agile. Le passage à cette nouvelle configuration exige un peu de créativité pour repenser un usage plus efficace des espaces, mais il permet la création d’un bureau aux multiples facettes qui devrait plaire à tous les collaborateurs.

Chacun son style

Chaque employé a une personnalité et un style de travail propres. Pour simplifier les choses, nous avons défini trois grandes catégories de travailleurs. Dans cet article, nous explorerons comment ces différents profils répondent aux espaces de travail agiles.

Employés dans un bureau agile

Espaces dans bureaux agiles et profiles associés

Quatre idées pour créer un bureau agile

1. Hot desking : premier arrivé, premier installé

La plupart des entreprises en croissance se retrouvent rapidement à court de bureaux. Pourtant, de nombreux postes restent libres lorsque les employés sont en vacances, en déplacement ou en journée de travail à distance. Pour créer un bureau agile, oubliez les places attribuées et passez à un agencement hot desking, qui permet aux travailleurs de s’installer chaque jour à un endroit différent.

Lors de son arrivée, chacun trouve un poste libre avant de se mettre au travail, un peu comme dans un espace de coworking. Ce type d’approche permet notamment d’encourager les contacts avec des collègues différents et de réduire les espaces de travail nécessaires. Comme la plupart des configurations de bureau agile, le hot desking ne fonctionne bien que si les employés peuvent disposer d’ordinateurs portables, d’applications cloud et d’une connexion Wi-Fi ultrarapide.

2. Zones communes, salles de réflexion et zones de silence

L’utilisation optimale d’espaces inutilisés peut contribuer à compenser les défauts habituels des bureaux conventionnels. Un bureau agile doit inclure des zones communes, des salles de réflexion et des zones de silence.

Zones communes

La plupart des entreprises mettent à la disposition de leurs collaborateurs une salle de pause ou une cuisine, mais elles leur proposent rarement une zone commune dans laquelle ils peuvent se détendre et s’installer avec leur ordinateur portable. Ce type d’espace peut être aménagé dans un coin équipé de quelques poufs bien confortables ou encore le long d’un mur contre lequel vous disposez des canapés ou une table haute et quelques tabourets. Le mobilier modulaire est idéal. Les zones communes encouragent les rencontres et rassemblent les employés.

Zones de silence

Les zones de silence permettent aux employés facilement distraits de s’installer à l’écart pendant quelques heures. Il peut s’agir d’espaces entièrement fermés (cabines, par exemple) ou de zones cloisonnées qui rappellent les boxes. Ce type de bureau, parfois décrié, peut être idéal pour s’isoler dans un open space un peu trop bruyant. Ces petites enclaves favorisent la concentration.

Salles de réflexion (huddle rooms)

Les salles de réflexion sont de petites salles de réunion ou des espaces de rencontre adaptés à deux à quatre employés. Parfois équipées d’outils de visioconférence, elles sont idéales pour les brainstormings improvisés ou les réunions de bilan ponctuelles. Au contraire des grandes salles de conférences qu’il faut réserver parfois des mois à l’avance, les salles de réflexion sont des espaces informels qui ne sont habituellement pas gérés dans un calendrier de réservations.

Zones communes des bureaux de Software Advice á Austin
L’une des nombreuses zones communes des bureaux de Software Advice à Austin (Texas)

3. Adieu l’artificiel, place à la lumière naturelle

La lumière du jour a un effet bénéfique sur la santé et permet d’équilibrer le rythme biologique du corps humain. L’absence de lumière naturelle sur le lieu de travail peut avoir des effets néfastes : changement d’humeur, problèmes de concentration, maux de tête, voire même risque accru de cancers. Or, la norme NF EN 12-464-1 d’éclairage sur les lieux de travail ne mentionne presque pas cette source de lumière et, malheureusement, dans les lieux de travail classiques, les bénéfices de la lumière naturelle sont généralement réservés aux cadres supérieurs.

Mais pas dans un bureau agile. Dans ce type d’agencement, les zones communes sont placées près des fenêtres dans la mesure du possible pour que chaque travailleur puisse profiter d’une bonne lumière et d’une vue sur l’extérieur. Les employés ont naturellement tendance à s’installer dans ces espaces, ce qui encourage les rencontres et les collaborations improvisées. L’utilisation de couleurs vives sur les murs et de séparateurs en verre (à la place des murs ou des cloisons opaques) permet de diffuser la lumière naturelle dans tout le bureau.

4. Le travail à distance, atout du bureau agile

La semaine de travail classique et ses journées de 8 heures en horaire fixe ont laissé la place à un modèle horaire centré sur les résultats qui permet aux employés d’adapter leur travail à leur vie. De plus en plus d’entreprises s’intéressent moins aux heures de présence tant que les résultats sont là.

Les possibilités de travail à distance séduisent les employés pour la liberté et la flexibilité qu’il représente. Le travail à distance convainc aussi de plus en plus les employeurs, car il est synonyme de réduction des coûts. Selon Gartner, l’augmentation du nombre de travailleurs à distance devrait permettre aux entreprises d’employer 40 % de personnes supplémentaires dans les mêmes espaces d’ici 2021 (rapport en anglais accessible aux clients).

Les horaires flexibles et les options de travail à distance permettront en effet de libérer des postes et d’utiliser plus efficacement l’espace disponible.

Prenons l’exemple d’un bureau accueillant 50 employés répartis en deux équipes :

  • 4 jours | 10 heures par jour | 1 jour de travail à distance
  • 5 jours | 8 heures par jour | 2 jours de travail à distance

Un bureau appliquant le modèle du hot desking devrait accueillir 30 et non 50 employés chaque jour, ce qui réduirait de 40 % les postes de travail nécessaires. Cela permettrait de libérer de l’espace pour aménager des zones communes.

Espaces alternatifs, normes et technologie

Pour que le travail à distance et l’aménagement d’espaces agiles aient une chance de réussir, il faut que l’entreprise dispose des bons outils technologiques, notamment des ordinateurs portables équipés de connexions VPN et Wi-Fi sécurisées. L’établissement de normes d’accès aux données et d’utilisation des appareils est aussi indispensable.

L’adoption de logiciels cloud est également cruciale. Que les collaborateurs travaillent depuis un bureau, un café ou une plage à l’autre bout du monde, tous les membres de l’équipe doivent pouvoir accéder aux données de l’entreprise, partager leurs idées et collaborer au sein d’un même environnement numérique.

Les outils de gestion de projets permettent de simplifier les communications, le suivi des activités et la gestion du temps. Samepage, par exemple, inclut des fonctionnalités bien utiles : listes de tâches, cocréation de documents en temps réel, chat vidéo en groupe, planification, etc. Le tout dans une seule application.

Logiciel de gestion de projets Samepage
Samepage, logiciel de gestion de projets (source)

Les horaires flexibles et les possibilités de travail à distance libèrent l’espace et permettent aux entreprises d’en faire meilleur usage. Avec des ordinateurs portables équipés de logiciels cloud, les employés peuvent travailler depuis n’importe quel endroit.

Et ensuite ?

Le passage à un bureau agile doit être mûrement réfléchi. Les membres des générations Y et Z sont déjà mobiles. Ils auront nettement moins de mal à s’adapter à un bureau agile que les membres de la génération X et les baby-boomers, plus habitués aux espaces de travail traditionnels.

Vous avez plus de chances de convaincre tous vos employés si vous leur démontrez clairement les avantages que représente un nouveau type de configuration. L’introduction de mesures appréciées comme le travail à distance peut compenser d’autres approches plus radicales comme le hot desking.

N’hésitez pas à demander l’avis de vos collaborateurs et à envisager des solutions variées. Certains employés peu enthousiastes à l’idée de perdre leur espace de travail privé pourraient par exemple apprécier l’installation de casiers dans les zones communes pour ranger leurs effets personnels.

Les nouvelles approches de l’agencement des bureaux remettent en question notre vision du travail. Les hiérarchies disparaissent progressivement puisque les responsables travaillent à présent côte à côte avec leurs collaborateurs directs. Désormais, les espaces de travail alternatifs permettent aux employés de s’installer chaque jour à un nouveau poste et de profiter constamment des avantages d’un bureau agréable plutôt que de passer leur vie à se battre pour obtenir le bureau le plus confortable ou le plus prestigieux de l’entreprise.

infographie les bureaux agiles


Attention : l’information contenue dans cet article provient de sources considérées comme fiables. Les applications présentées illustrent certaines fonctionnalités dans un contexte précis. Leur sélection n’indique en aucun cas une marque d’adhésion ou une recommandation.

L’open space est mort, vive les espaces de travail alternatifs

L'open space est mort vive les espaces de travail alternatifs

Pendant plus d’un demi-siècle, le concept de l’open space a été vendu comme la panacée de l’aménagement des lieux de travail, LA solution favorisant la collaboration, la productivité et la rétention des meilleurs talents.

Pratiquement toutes les entreprises, des start-up aux sociétés d’envergure, y ont cru. Aujourd’hui, 20% des français travaillent dans des bureaux agencés selon les préceptes du “plateau ouvert”, mais travailler en open space peut s’avérer être un cauchemar pour les salariés.
En effet, des études scientifiques indiquent que les effets de ce type de disposition sont bien différents de ceux escomptés :

  • Des professeurs de l’université d’Harvard ont découvert que les interactions personnelles sont réduites de 73% dans les open spaces.
  • L’université d’Exeter a démontré que la productivité chute de 15 % dans les bureaux ouverts.
  • Bospar PR a révélé que 76 % des travailleurs détestent l’agencement open office pour diverses raisons dont le bruit et le manque d’intimité.

Pour renverser la tendance, les PME doivent proposer à leurs collaborateurs des espaces de travail qui leur apportent une expérience employé exceptionnelle. Les open spaces n’ont pas répondu aux attentes, mais un retour aux énormes surfaces cloisonnées (successions de boxes étriqués) ou l’installation de bureaux privés hors de prix n’a aucun sens.

Quelles sont donc les solutions envisageables ?

L'open space est mort vive les espaces de travail alternatifs

Rassurez-vous : il y en a des tas. Trois nouvelles approches ont déjà fait leurs preuves : la biophilie, l’activity-based working (ABW) et les espaces de travail intelligents.

Les responsables des ressources humaines, de l’informatique et des installations doivent dès à présent collaborer à la mise en œuvre de nouvelles initiatives d’aménagement des bureaux. Les PME prêtes à investir dans ces solutions alternatives auront plus de chances d’attirer et de retenir les meilleurs talents.

Dans cet article basé sur une enquête* menée par Capterra et d’autres ressources Gartner, entre autres, vous découvrirez ce qu’impliquent ces trois nouvelles approches  et comment vous pouvez les appliquer avec succès dans n’importe quel espace de travail actuel ou futur.

La nature entre dans les bureaux grâce à la biophilie

Dans un récent sondage, plus de 1 600 travailleurs américains ont révélé l’ingrédient clé d’un bon espace de travail, plus important que tous les autres. Cuisine ? Espace de jeu ? Salle de sport ? Non. Ils veulent simplement plus de lumière naturelle.

Ampoules fluorescentes aveuglantes, moniteurs d’ordinateurs éblouissants, écrans de téléphones éclatants… Les sources de lumière artificielle des bureaux modernes font des ravages sur le bien-être physique et mental des employés.

Le même sondage révèle que l’absence de lumière naturelle fatigue 47 % des travailleurs et que, pour 43 % des employés, ce type d’éclairage est carrément lugubre.
Si vos bureaux sont fermés et inondés de lumière artificielle, vos collaborateurs souffrent probablement plus que vous ne l’imaginez et il est temps de commencer à intégrer la biophilie dans vos espaces de travail.

bureau entreprise etsy
Exemple d’agencement biophile dans les bureaux d’Etsy à Brooklyn (source)

La biophilie encourage l’intégration de lumière et de matériaux naturels ainsi que de végétation dans les bureaux, non seulement pour des raisons esthétiques, mais surtout pour des raisons psychologiques : ces éléments ont un effet positif, voire thérapeutique, sur les travailleurs. Plantes par dizaines, grandes fenêtres, meubles en bois… Vous pouvez facilement imaginer à quoi ressemble un bureau de ce type.

Les sphères installées près du siège social d’Amazon à Seattle sont un exemple représentatif (et complexe) de l’approche biophile. D’autres entreprises comme Etsy, Airbnb et Microsoft ont adopté la même approche.

Ne ratez pas le train en marche, car plusieurs études ont déjà démontré l’intérêt des espaces de travail biophiles :

  • Dans les bureaux dont l’éclairage est optimisé selon la lumière du soleil, on observe une diminution de 51 % des cas de fatigue visuelle, une réduction de 63 % des cas de migraine et
    56 % de somnolence en moins.
  • Les employés dont le milieu de travail inclut des éléments naturels rapportent des niveaux de bien-être et de créativité 15 % supérieurs. Cependant presque la moitié d’entre eux affirment qu’ils n’ont pas de lumière naturelle directe dans leur espace de travail.
  • La présence de plantes permet de purifier l’air, ce qui réduit les absences pour maladie.

La biophilie ne répond pas directement aux problèmes soulevés par les open spaces qui peuvent être un vrai cauchemar pour les salariés, mais elle offre des avantages indéniables que toute PME devrait prendre en considération.

Conseils

  1. Impliquez vos collaborateurs. Permettez à vos employés d’installer une plante verte ou deux dans leur espace de travail. Une étude a démontré que les plantes réduiraient de 30% la fatigue et le 19% les maux de têtes..
  2. Soyez créatif. Pierres, sable et eau permettent d’ajouter une touche nature bienvenue dans des pièces dominées par des matériaux plus froids comme le marbre ou le granit. Certaines entreprises se sont même lancées dans la diffusion de sons naturels pour renforcer la bonne humeur et la productivité de leurs collaborateurs.
  3. Investissez dans des fenêtres intelligentes. La lumière solaire naturelle n’a pas que des atouts : elle peut créer des reflets désagréables sur les écrans et chauffer un bâtiment à blanc. Si vous n’aimez pas vous battre avec des stores à longueur de journée, pensez à investir dans des fenêtres intelligentes dont la transparence s’adapte automatiquement à la luminosité. Cerise sur le gâteau : vous réduirez vos coûts énergétiques.

Finis les bureaux attitrés avec l’activity-based working (ABW)

Les caractéristiques démographiques des employés et les capacités des outils technologiques sont en pleine mutation. Les lieux, les horaires et les méthodes de travail aussi.

Selon une enquête** sur les ressources humaines menée par Capterra, 61 % des PME françaises ont recours au télétravail ou envisagent de l’implémenter. Par ailleurs, en moyenne, une personne sur 2 utilise la communication par vidéo à des fins professionnelles.
Ces tendances montrent que les bureaux attitrés perdent leur attrait. De plus, leur entretien est coûteux. De nombreuses entreprises comptent d’ailleurs se débarrasser des bureaux personnels pour se convertir au flex office.

D’autres pratiques prennent le relais comme le hot desking (premier arrivé, premier installé) ou le desk hoteling (réservation en ligne d’un espace de travail avant l’arrivée au bureau). Cependant, ces alternatives ne répondent pas à la question centrale qui occupe les responsables de la gestion des talents (et qui semblait avoir trouvé une réponse dans l’open space) :
“Comment utiliser au mieux l’espace disponible pour tirer le meilleur parti des efforts et des interactions de tous les collaborateurs ?”

L’activity-based working (ABW) constitue une solution intéressante.

workspace entreprise gerson lehrman allemagne
Exemple d’espace de travail ABW dans les bureaux de Gerson Lehrman Group (source)

Le modèle de l’ABW ne s’encombre pas de la division entre espaces publics et espaces privés. Il offre un éventail d’environnements de travail flexibles convenant à une variété d’activités. En fonction de ce qui l’occupe, chacun s’installe dans un espace de travail adapté.

Dans un article intitulé “Create a Catalog of Activity-Based Spaces in the Digital Workplace to Improve the Employee Experience” (en anglais, article complet disponible pour les clients Gartner), Gartner définit les six types d’espaces susceptibles d’émerger dans une approche ABW.

infographie 6 types d'espace de travail

C’est prouvé : les espaces de travail ABW permettent de réduire les coûts, de gagner de la place, d’améliorer la collaboration et de booster le moral des équipes.

Et ce n’est pas tout ! Selon une étude de Gartner intitulée “Crafting Workspaces That Enhance the Employee Experience” (en anglais, article complet disponible pour les clients Gartner) les entreprises qui encouragent leurs collaborateurs à définir leurs propres manières de travailler observeront une augmentation de plus de 10 % du taux de rétention de leurs employés d’ici 2020.

L’ABW se positionne clairement en successeur potentiel de l’open office.

Conseils

  1. Commencez par comprendre les besoins de vos collaborateurs. Que ce soit par le biais d’un sondage, d’entretiens informels ou d’autres techniques de récolte d’information, vous devez comprendre comment vos collaborateurs préfèrent travailler pour concevoir des espaces de travail adaptés à leurs besoins.
  2. Méfiez-vous de l’encombrement des espaces. Si vous comptez aménager sept zones ABW mais que l’espace disponible ne peut en accueillir que cinq, les zones définies risquent vite d’être encombrées et vos collaborateurs devront se contenter de travailler dans des espaces moins adaptés. Tout le système tombera rapidement à l’eau. Maîtrisez les attentes et les possibilités pour éviter ce type de situation.
  3. Ne négligez pas la gestion du changement. L’attachement inconscient à un espace de travail propre ne s’évanouit pas du jour au lendemain. Si lors de sa mise en oeuvre, la majorité de votre personnel risque de ne pas travailler de manière fluide et mobile comme le veut le modèle ABW, la transition sera plus fluide et plus rapide si vous encadrez vos collaborateurs et si vous gérez le changement en montrant l’exemple.

Exploitez l’IoT pour rationaliser le chaos professionnel

Les bureaux d’aujourd’hui rassemblent une belle diversité d’objets physiques et numériques. Les placards à fourniture côtoient les chaînes Slack, les tableaux blancs et les outils de conférence web.

Il y a peu, ces deux univers étaient clairement séparés, mais, grâce à l’Internet des objets (IoT), les espaces de travail intelligents deviennent peu à peu réalité. Bureaux, salles et objets divers s’équipent de capteurs et de fonctionnalités Wi-Fi. Les mondes physique et numérique se mêlent pour nous offrir de nouvelles façons de travailler, de partager des informations et de collaborer.

tableau de travail iot
Exemple de tableau blanc intelligent basé sur l’IoT (source)

Comment ces innovations peuvent-elles s’intégrer dans les bureaux des entreprises ? L’article de Gartner intitulé “Align Smart Workplace Efforts With Employee Needs for Knowledge-Based Work” (en anglais, article complet disponible pour les clients Gartner) présente quelques exemples concrets.

  • Lors de votre arrivée au bureau, vous recevez sur votre téléphone une notification de la part d’un assistant virtuel qui vous indique où vous installer selon la disponibilité des espaces de travail, vos préférences personnelles et votre programme du jour.
  • Lorsque votre chef décide au dernier moment de déplacer une réunion dans une salle de conférences que vous ne connaissez pas bien, il vous suffit de consulter une carte détaillée des espaces sur votre téléphone pour savoir où vous rendre et où se trouve actuellement chacun de vos collègues.
  • Avant une réunion, les participants reçoivent une demande automatique de mise à jour à propos des projets en cours. Les nouvelles informations qu’ils fournissent sont affichées sur un support numérique dans la salle de réunion. Après la réunion, un enregistrement audio ou vidéo ainsi qu’une transcription des notes prises sur le tableau intelligent sont envoyés à tous les participants.

Vous avez l’impression de lire le scénario d’un film de science-fiction ? Pourtant, les résultats de notre étude* indiquent que les espaces de travail intelligents devraient devenir une réalité dans les PME plus tôt qu’on ne pourrait le croire. En effet, selon un sondage de 2018 mené par Capterra sur les tendances technologiques, 47 % des PME américaines utilisent déjà l’IoT et 15 % des entreprises prévoient d’adopter cette technologie d’ici 2020.

graphique IoT prévisions des PME

De plus, dans l’année qui vient, 25 % des entreprises disposeront d’un catalogue d’espaces de travail intelligents.
Ces chiffres sont prometteurs, mais si vous n’avez pas encore commencé à concevoir l’intégration d’espaces intelligents dans vos bureaux actuels, vous êtes déjà à la traîne. Des trois approches présentées dans cet article, se sont les bureaux intelligents qui exigent le plus de temps, d’argent, de planification et de réflexion.

Conseils

  1. Envisagez des cas concrets. Les stratégies centrées sur l’expérience employé exigent de déterminer les processus spécifiques ou les “parcours” suivis par les travailleurs pour repérer les améliorations possibles. Adoptez la même approche pour repenser l’agencement de vos bureaux. Ne vous lancez pas dans des installations technologiques de pointe sans avoir à l’esprit des objectifs précis et mesurables.
  2. Renforcez d’abord votre arsenal de logiciels. Avant de vous jeter sur des palettes de capteurs IoT ou de montres intelligentes, faites le point sur les logiciels que vous utiliserez pour gérer vos appareils physiques et le partage des informations. Si vous n’avez pas encore d’outil collaboratif ou de système de gestion des appareils mobiles, il est temps de vous équiper.
  3. Braquez les projecteurs sur votre support technique. Selon la loi des probabilités, plus vous introduisez des innovations technologiques dans vos bureaux, plus vous avez de chances que quelque chose tourne mal. Pour garantir à vos collaborateurs une meilleure expérience employé en cas de souci avec leur espace de travail intelligent, pensez à leur offrir un support technique inspiré des Genius Bars d’Apple.

Commencez à créer un bureau à la hauteur de vos ambitions

Votre espace de travail ne se limite pas à quatre murs et un plafond. C’est un composant essentiel de l’expérience de vos collaborateurs. Si vous ignorez cette réalité, vous risquez de voir vos meilleurs talents vous tourner le dos, car oui, travailler en open space peut devenir un cauchemar pour vos salariés.

Simples plantes vertes ou dispositifs IoT complexes, à vous de choisir vos armes pour contrer les effets néfastes de l’open space et améliorer la vie de vos employés.

Pour aller plus loin, lisez “Mettez en valeur vos meilleurs éléments : 25 idées pour la reconnaissance employés.
Vous avez besoin d’un logiciel de ressources humaines ? Consultez la liste des meilleures solutions de GRH établie par Capterra.

 


* Information sur l’enquête menée par Capterra sur les tendances technologies au sein des PME : Capterra a mené cette enquête en juin et juillet 2018 auprès de 715 PME installée aux États-Unis employant plus d’une personne et dont le CA annuel ne dépasse pas 100 millions de dollars à l’exclusion des sociétés à but non lucratif. Les répondants étaient des chefs d’entreprise ou des décisionnaires en matière d’achats technologiques.

** Enquête menée par Capterra entre janvier et février 2019 auprès de 107 professionnels des ressources humaines travaillant dans des PME en France.