Thuiswerken goed voor productiviteit – Maar 71% thuiswerkers ervaart druk om productiviteit te bewijzen  

thuiswerken goed voor productiviteit

Nu er al bijna een jaar grotendeels vanuit huis wordt gewerkt en de eerste maanden van gewenning voorbij zijn, is het veilig om te zeggen dat er thuis net zo productief gewerkt wordt als op kantoor. 80% van de thuiswerkers die meededen aan dit onderzoek over thuiswerken en productiviteit bevestigen het. Toch voelt bijna driekwart van de thuiswerkers druk om (aan zichzelf) te bewijzen dat ze thuis net zo productief zijn. Die druk leggen werknemers zichzelf veelal op. 

In dit onderzoek onder 738 fulltime en parttime thuiswerkers bekijken we wat de implicaties zijn van de veranderende werkomgeving op werknemers en naar welke zaken de aandacht van leidinggevenden nog uit moet gaan om de productiviteit hoog te houden zonder de werkdruk te verhogen. De volledige methodologie staat onderaan het artikel.

thuiswerken goed voor productiviteit

Uitgelicht:

  • Respondenten tussen de 56 en 65 jaar zijn het meest productief thuis.
  • 71% werknemers ervaart druk om productiviteit thuis te bewijzen.
  • 59% werknemers ervaart druk om meer uren te werken sinds ze thuis werken. 
  • Bijna een derde thuiswerkers wil meer autonomie van manager

Thuiswerken heeft geen nadelig effect op productiviteit

Het is nog steeds goed gesteld met de productiviteit van thuiswerkers. Bijna driekwart (72%) van de ondervraagde werknemers geeft aan dat ze thuis heel of tamelijk productief zijn. Bijna niemand (7%) is thuis minder productief.

thuiswerken productiviteit

85% is ook zeer tot tamelijk tevreden over de kwaliteit van hun werk nu ze vanuit huis werken. 

Boomers meest productief thuis

Er zijn wel kleine verschillen op te merken in productiviteit afhankelijk van de leeftijd. Zo zijn respondenten tussen de 56 en 65 jaar, het meest productief thuis. 44% van deze groep zegt heel productief te zijn sinds ze thuis werken, tegenover 29% gemiddeld. De groep tussen de 18 en 25 is iets minder productief dan gemiddeld, gevolgd door de werknemers tussen de 26 en 35 jaar. 

Teamproductiviteit kan beter

Ook al zit het goed met de individuele productiviteit, de teamproductiviteit kan nog iets beter. De teamcommunicatie blijkt ook voor verbetering vatbaar.  

balans werk privé

Zonder face-to-face communicatie is het een uitdaging om voor iedereen op ieder moment duidelijk te maken hoe projecten lopen, via welke kanalen en hoe er gecommuniceerd moet worden en wat er op dat moment van iedereen wordt verwacht. Voor alles moet technologie gebruikt worden. Uit eerder onderzoek in juli bleek al dat 64% van het mkb in software geïnvesteerd heeft. Zo nam het gebruik van software voor videoconferenties, live chat software en software voor online samenwerking tijdens de crisis enorm toe. 

Naast technologie, spelen de communicatieve vaardigheden van werknemers en leidinggevenden ook een rol. De capaciteit om digitaal goed te blijven communiceren is cruciaal om werken op afstand te laten slagen.

Productiviteit thuis net zo goed als niet beter dan op kantoor 

De meeste werknemers hebben hun draai inmiddels wel gevonden thuis. 80% van de ondervraagde werkers concludeert dat thuiswerken geen nadelig effect heeft op hun productiviteit. Ongeveer de helft (48%) van de werknemers zegt namelijk thuis net zo productief te zijn als op kantoor en bijna een derde (32%) krijgt thuis zelfs meer werk gedaan. 

De ondervraagde managers (203) delen deze mening. Ook 80% van de leidinggevenden concludeert dat werknemers thuis net zo productief zijn of meer dan op kantoor. Voor deze werkgevers staat er dus weinig in de weg om medewerkers ook in de toekomst hun favoriete manier van werken te laten kiezen. Uit onderzoek in de maand mei van vorig jaar bleek al dat 23% van de werknemers na de crisis volledig vanuit huis zou willen gaan werken en 41% van mening is dat hun bedrijf prima kan functioneren met medewerkers die permanent op afstand werken.

productiviteit tuis vergeleken met kantoor

Een minderheid (twee op de tien respondenten) geeft aan dat thuiswerken nadelig is voor hun productiviteit. Vooral jongeren tussen de 18 en 25 jaar (23%) en millennials, tussen de 26 en 35 jaar (22%) hebben iets meer moeite om thuis net zo productief te blijven als op kantoor. 

Voor de groep tussen de 26 en 35 jaar speelt de thuissituatie een rol. In deze leeftijdsgroep zitten veel gezinnen met inwonende jonge kinderen die werk moeten combineren met zorgtaken. Tegelijk werken en voor de kinderen zorgen of helpen met school kost meer moeite.  

Afleiding is grootste oorzaak van productiviteitsdaling bij werken van huis

De daling in productiviteit wordt volgens de respondenten die thuis minder productief zijn (20%) vooral veroorzaakt door afleiding (68%), een gebrek aan creativiteit (29%), onduidelijkheid van taken en prioriteiten (25%), technische problemen (21%) en de uitdagingen van digitale communicatie.

afleiding verlaagt produtiviteit thuiswerken

Naast afleiding door kinderen, huisgenoten of andere zaken hebben de andere oorzaken niet zozeer met de thuissituatie te maken, maar eerder met de beperkingen die veroorzaakt worden door de fysieke afstand en de digitale samenwerking. Zo antwoordt 29% dat ze minder productief zijn doordat creatieve processen minder aandacht krijgen.

Gebrek aan mogelijkheden voor creativiteit werkt productiviteit tegen

Zonder creativiteit is het moeilijk om tot oplossingen te komen voor problemen of om te innoveren. Als er geen ruimte wordt gemaakt voor creatieve sessies kunnen dagelijkse uitdagingen van het werk vertraging veroorzaken. Maar hoe organiseer je bijvoorbeeld een digitale brainstormsessie? Je kunt niet meer in een groep om de tafel gaan zitten met grote witte cardboards en post-its. Er is voorbereidend werk nodig om zo’n sessie van de grond te krijgen. Er moeten digitale tools gevonden worden, bijvoorbeeld online whiteboardtools, om de digitale samenwerking te versoepelen. Dan moet iedereen de tool nog leren gebruiken. Daar gaat tijd inzitten en wellicht ook geld, als er voor de tool betaald moet worden. Niet alle organisaties hebben hier de middelen voor. Toch blijkt uit ons onderzoek dat een gebrek aan aandacht aan creatieve processen een nadelig effect kan hebben op de productiviteit.  

Een derde factor die de productiviteit drukt heeft te maken met onduidelijkheid van taken en prioriteiten. Een kwart van de respondenten die thuis minder productief is, wijdt hun verminderde productiviteit hieraan. Bij werken vanuit huis hoort een grote mate van zelfstandigheid. Dat betekent je eigen dagelijkse takenlijst maken en weten wat de belangrijke dingen zijn waar je functie eigenlijk om draait. En dat kan best een uitdaging zijn als je wordt overstroomt door ad-hoc vragen van collega’s, slackberichten, vergaderingen en e-mails. Het is soms een hele kunst om onderscheid te maken tussen wat nú moet en wat kan wachten. 

Als organisatie kun je je medewerkers hulpmiddelen bieden om hun werk beter te organiseren. Er bestaan veel productiviteitstools die kunnen helpen bij het in goede banen leiden van het werk, zowel op individueel als teamniveau.

71% werknemers ervaart druk om productiviteit thuis te bewijzen

Ondanks dat slecht 20% van de ondervraagde werknemers thuis minder productief is, voelt 71% toch druk om te bewijzen dat ze thuis net zo productief zijn als op kantoor. 

druk bewijzen productiviteit thuiswerken

De druk komt grotendeels van de werknemer zelf (53%) maar ook gedeeltelijk van managers (21%). De oorzaken verschillen in beiden gevallen. 

53% werknemers legt zichzelf druk op

De vraag is waar de druk die werknemers zichzelf opleggen vandaan komt. Misschien willen ze het bedrijf extra steunen in deze moeilijke tijd of zijn ze onzeker over de toekomst van hun baan. Ook kan het zijn dat ze, net als werkgevers, nog moeten wennen aan het verlies van de meer directe controle op hun werk en de nieuw verworven zelfstandigheid. Omdat het werk dat verricht wordt niet altijd meer direct zichtbaar is, proberen mensen op andere manieren hun inzet en betrokkenheid te tonen (aan zichzelf of aan hun baas). Zo ontstaat de druk om zich te bewijzen en daarbij ook de druk om meer uren te werken. Meer dan de helft (59%) van de ondervraagde werknemers geeft aan druk te voelen om langer door te gaan als ze vanuit huis werken. 

medwerkers ervaren druk om overuren te werken thuis

Bovendien voelt slechts 29% van de thuiswerkers zich helemaal prettig om te stoppen met werken na het aantal uren te hebben voldaan dat per contract is vastgelegd. De meerderheid voelt zich enigszins prettig (51%) en 19% voelt zich zelfs onprettig. 

Bij het nemen van pauzes voelen werknemers zich grotendeels tamelijk prettig, dus helemaal ongedwongen voelen ze zich dus blijkbaar niet.  

nemen van pauzes op werk

Werknemers zoeken nog naar de balans tussen autonomie en verantwoordelijkheid

Uit bovenstaande resultaten blijkt dat het verantwoordelijkheidsgevoel van de gemiddelde thuiswerker erg groot is. Er wordt eerder te hard gewerkt dan te weinig en er wordt voorzichtig omgesprongen met de vrijheid en ruimte die met thuiswerken gepaard gaat. Zo doet de meerderheid (67%) van de ondervraagde werknemers slechts soms of zelden dingen die niet met werk te maken hebben tijdens hun werktijd:

eigen dingen doen tijdens werktijd

Niet alleen werkgevers, maar ook werknemers zoeken dus nog naar de balans tussen de (nieuw) verworven autonomie en verantwoordelijkheid. Het is de taak van leidinggevenden om thuiswerkers te helpen hier een evenwicht in te vinden. 

16% ondervraagde thuiswerkers heeft meer ondersteuning nodig van mangement

Dat kan in sommige gevallen betekenen dat er juist minder autonomie moet worden gegeven. 16% van de respondenten geeft aan dat zij wel wat meer ondersteuning van hun manager zouden kunnen gebruiken. Een té grote zelfstandigheid is namelijk ook niet goed. Autonomie moet wel onderhevig blijven aan bepaalde kaders, want anders slaat onzekerheid al snel toe. Het is dus belangrijk dat leidinggevenden hun verwachtingen duidelijk communiceren. Bijna een kwart (24%) van de ondervraagde werknemers is ontevreden over de communicatie met hun manager. Als taken en prioriteiten duidelijk zijn, dan hebben werknemers de zekerheid dat zij aan hun doelstellingen voldoen. Direct communiceren en feedback geven helpt.

Voor het stellen van individuele doelen en het automatiseren van het proces om prestaties van medewerkers te beoordelen kun je een performance management systeem gebruiken. Deze systemen bieden ook oplossingen voor het geven van feedback door managers of collega’s.

Bijna een derde thuiswerkers wil meer autonomie van manager

Andersom kan het ook betekenen dat managers juist meer moeten loslaten en hun werknemers meer vrij moeten laten in de regie van hun werk. 30% van de ondervraagde thuiswerkers vindt dat hun manager wel iets meer aan hen zou kunnen overlaten. 

Autonomie is meer dan alleen tussendoor je kinderen naar school kunnen brengen of een uurtje tussendoor kunnen sporten, het is ook bepalen hoe je je werk uitvoert, organiseert en plant. Het gebrek aan autonomie kan juist druk veroorzaken.  

93% werkgevers vertrouwt veel of enigszins in zelfstandigheid werknemers

Om meer autonomie te kunnen geven is vertrouwen nodig. Daarom werd aan de deelnemers met een management functie gevraagd in hoeverre zij op hun werknemers vertrouwen als het gaat om het uitvoeren van hun dagelijkse werk vanuit huis. 47% geeft aan veel vertrouwen te hebben in hun thuiswerkers, 46% heeft enigszins vertrouwen. Ook werknemers geven aan dat hun managers veel (48%) en enigszins (47%) vertrouwen in hen hebben. Dit wederzijdse vertrouwen is een goede basis voor het vinden van de juiste balans en zal op de lange duur de druk wellicht verminderen. 


Onderzoeksmethodologie

Dit onderzoek werd uitgevoerd in de maand november 2020 in de vorm van een online enquête onder 738 werknemers waaronder 203 werknemers met een management functie die geheel of gedeeltelijk vanuit huis werken. Alle respondenten zijn tussen de 18 en 65 jaar en fulltime of parttime werkzaam in Nederland in het midden- en kleinbedrijf (bedrijven met 2 tot 250 medewerkers), zelfstandigen uitgesloten. De respondenten zijn afkomstig uit verschillende sectoren.

Experten-Tipps für ein erfolgreiches Online Vorstellungsgespräch und Onboarding 

Tipps für das Online Vorstellungsgespräch

„Videointerviews sind eine echte Chance, zu einer verlässlichen Einschätzung von Eignung, Kompetenz und eben zukünftiger beruflicher Leistung,” Marcus Reif.

Zu Beginn der Krise haben 45 % der Unternehmen ihre Mitarbeiter als Reaktion auf COVID-19 Vollzeit ins Home-Office geschickt. Die Krise nahm damit kein Ende, wir befinden uns inmitten der zweiten Welle. Unternehmen, die auf der Suche nach neuen Mitarbeitern sind, mussten sich schnell mit dem Recruiting-Prozess per Video anfreunden. Der ICR Blitzumfrage mit über 500 Arbeitgebern zufolge, sind bei Bewerberinterviews in Zeiten von Corona zeitgleiche Videointerviews bei 56 % der Unternehmen das Mittel der Wahl.

Was hat sich aber geändert? 

Während das Online Vorstellungsgespräch für viele Recruiter nichts Neues ist, haben sich doch die Arbeitsstrukturen in vielen Unternehmen verändert. Vor der Krise haben lediglich 7,5 % der in einer Studie befragten Mitarbeiter Vollzeit remote gearbeitet haben. In Zukunft wird sich diese Zahl jedoch erhöhen. 70 % der remote arbeitenden Angestellten teilen uns mit, dass sie gerne von zu Hause arbeiten. 

Auch für Unternehmen ergeben sich viele Möglichkeiten wie die ortsunabhängige Mitarbeitersuche, Kostenersparnisse durch reduzierte Arbeitsplatzbelegung und ein Anstieg in der Attraktivität als Arbeitgeber. Daher sind immer mehr Unternehmen auf der Suche nach langfristig Remote-Angestellten.

Tipps für das Online Vorstellungsgespräch

Für diesen Artikel haben wir Interviews mit fünf bekannten HR-Bloggern geführt. Unsere Experten erklären uns, was in einem Online Vorstellungsgespräch entscheidend ist, wie man für eine remote Stelle interviewt, was im virtuellen Onboarding zu beachten ist und vieles mehr.

6 Tipps, um ein Online Vorstellungsgespräch erfolgreich durchzuführen

Im Grundsatz gilt, dass die gleichen Attribute für ein Präsenz-Interview auch für das Online Vorstellungsgespräch gelten. Es ist wichtig sich vor Augen zu halten, dass der Wechsel des Mediums nicht zu einem anderen Ansatz bei der Beurteilung der Eignung führt. 

Es gibt jedoch einige Besonderheiten, die in Remote-Interviews beachtet werden sollen. Diese sechs Tipps helfen Recruiter ein erfolgreiches Online Vorstellungsgespräch durchzuführen.

1. Das richtige Equipment

Besonders wichtig ist „eine technisch ausgereifte und stabile Video-Lösung sowie eine saubere Einbindung in den gesamten Recruiting-Prozess, inklusive der Einhaltung von Vorgaben aus dem BDSG sowie der DSGVO,” erklärt Stefan Scheller.

Eva Stock fügt hinzu: „dabei sollte man darauf achten, dass die Einwahl in das Tool auch für externe Personen einfach ist und das Tool auch außerhalb des Firmennetzes einwandfrei funktioniert. Besonders wichtig ist, dass es auch auf dem Smartphone oder Tablet läuft.” 

2. Eine klare und rechtzeitige Kommunikation 

Joachim Zitat

Wichtig ist auch, im Nachgang die weiteren Schritte transparent zu machen und bereits einen Zeitkorridor zu nennen, bis wann man sich zurückmeldet. „Verbindlichkeit ist gerade remote wichtig,” teilt uns Eva mit. 

3. Eine gute Vorbereitung 

„Kandidaten sowohl als auch Interviewer sollten gut vorbereitet in ein Interview gehen und sich inhaltlich mit der Stelle bzw. dem Kandidaten auseinandergesetzt haben,” sagt Marcel Rütten.

4. Für Ruhe und Professionalität sorgen

„Wir dürfen nicht glauben, dass der Wechsel des Mediums – also physisches Treffen in einem Raum – zu einem anderen Ansatz bei der Beurteilung der Eignung führten müsste. Im Interview bleibt das Smartphone stumm und das Notebook unangetastet,” erklärt Marcus Reif. 

Darüber hinaus sollten Störungsquellen wie offene Fenster oder Personen im selben Raum vermieden werden.

5. Unternehmenswerte richtig vermitteln 

„Recruiter müssen Ihren Arbeitgeber bestens repräsentieren, denn sie sind Botschafter ihres Unternehmens,” teilt uns Marcus Reif mit. Per Video ist es schwieriger Unternehmenswerte zu vermitteln – lege darauf einen Fokus und repräsentiere deinen Arbeitgeber bestmöglich. 

6. Augenkontakt herstellen und das Gespräch lenken

„Es ist wichtig, eine persönliche Verbindung zu suchen. Um Augenkontakt herzustellen, sollten die Gesprächsteilnehmer direkt in die Kamera schauen. Außerdem sollten Interviewer sich bemerkbar machen, wenn Sie das Wort ergreifen wollen und Kandidaten immer dann das Wort erteilen, wenn sie ihre Frage abgeschlossen haben,” fügt Marcel Rütten hinzu. 

Welche wichtigen Interviewfragen sollte man Kandidaten für eine remote Position stellen?

Wie kann ein Interview aussehen, wenn für eine Remote-Position interviewt wird? Marcel Rütten und Eva Stock teilen jeweils drei Eisbrecher Fragen mit uns, die man Remote-Kandidaten am Anfang eines Interviews stellen kann:

1. Können Sie mich hören und sehen? 

2. Wie haben Sie die Zeit seit dem ersten Lockdown erlebt? 

3. Welche Kommunikationsformate nutzen Sie seitdem proaktiv, um mit Kollegen vernetzt zu bleiben?

4. Wie stellen Sie sich einen perfekten Remote-Arbeitstag vor? Was muss den Tag über passiert sein, damit Sie in den Feierabend starten und denken: das war ein produktiver und erfolgreicher Tag?

5. Haben Sie bereits remote gearbeitet, wenn ja, wie lief das ab? War das über eine längere Zeit oder nur “tageweise”. Was gefällt bzw. gefiel Ihnen daran und was nicht?

6. Welches Equipment wünschen Sie sich für den remote Arbeitsplatz? Wie gut ist die vorhandene Internetverbindung? Gibt es Hard- oder Software, die Sie unbedingt brauchen und wie sieht Ihr Heimarbeitsplatz aus?

Es ist wichtig, den Kandidaten proaktiv nach seinen Bedürfnissen zu fragen. Das schafft Vertrauen in das Unternehmen, zeigt Wertschätzung in die Mitarbeiter und ihre Wünsche und sorgt für einen guten Start in den neuen Job mit der richtigen Software und Ausstattung.

Fragen zu den Gewohnheiten bei der Remote-Arbeit können als Einstieg gewählt werden und geben Einblicke in die Kommunikations- und Organisationsfähigkeit und -vorlieben des Kandidaten. 

Im weiteren Interviewverlauf sollten sich Recruiter auf die gleichen Skills, Kompetenzen oder Haltungen fokussieren, wie in einem Offline-Gespräch. „Dabei helfen vor allem hoch- oder zumindest teilstrukturierte Interviews, wissenschaftlich valide Testverfahren, Arbeitsproben oder Aufgaben im Bereich sogenannter „realistic job previews“, erklärt Stefan Scheller. 

Die realistic job preview oder auf Deutsch realistische Jobvorschau ist eine möglichst realistische Darstellung der Arbeitsstelle, die dafür sorgt, dass Bewerber mit den richtigen Erwartungen an den Job und das Unternehmen in den Bewerbungsprozess gehen. Die realistische Jobvorschau sorgt für eine höhere Authentizität des Unternehmens und weiger Abbrüche im Bewerbungsprozess. 

Marcus Reif schlägt folgende Fragen für den weiteren Gesprächsverlauf vor: 

  1. Wofür wollen Sie wahrgenommen und wertgeschätzt werden?
  2. Wieso sollten wir Sie einstellen und was denken Sie, würde uns davon abhalten?
  3. Erzählen Sie mir von einem Ihrer größten Fehler im Berufsleben, was Sie daraus gelernt haben und wie Sie das heute angehen würden?

Interviewer verwenden heute in Vorstellungsgesprächen häufig “verhaltensorientierte Interviewfragen”, wozu die dritte Frage von Marcus gehört. Recruiter wollen dadurch verstehen, wie der Bewerber mit verschiedenen – oft schwierigen – Situationen umgeht, um seine “Soft Skills” zu demonstrieren. Dies ist bei remote Stellen besonders wichtig, da Probleme nicht mal schnell von Angesicht zu Angesicht gelöst werden können. 

Was sich seit COVID-19 bzgl. einer guten Candidate Experience verändert hat

COVID-19 hat die Candidate Experience gut durchgeschüttelt. Kandidaten können nicht sehen, wie es im Unternehmen aussieht, wie die Empfangs- und Meetingkultur usw. ist. Es ist wichtig, dass der Kandidatenseite die Möglichkeit gegeben wird, sich ein Bild vom Unternehmen zu machen. „Das heißt, dass all diese Themen auf anderen Wegen transparent gemacht werden müssen: Über die Begleitkommunikation rund um die Bewerbung, über Social Media, über die Karriere-Website und natürlich auch indem diesen Punkten Raum innerhalb der Video-Interviews eingeräumt wird,” beschreibt Joachim Diercks.

„Viele Unternehmen wurden während der Kontaktbeschränkungen kreativ. Es wurden Image-Videos im Homeoffice gedreht, Kandidaten zur remote-Unternehmensführung eingeladen und ganze Recruiting-Tage und Messen online realisiert. Das macht für Kandidaten den Unterschied. Eine Firma, die modern rekrutiert und moderne Lösungen zeigt, die wird auch in Zukunft erfolgreich sein,“ erklärt Eva Stock. 

Marcel Zitat

Nach der Einstellung: Was besonders beim virtuellen Onboarding beachtet werden sollte

Zunächst sollten interne Verantwortlichkeiten und technische Voraussetzungen geklärt werden. Dabei müssen vor allem Arbeitsmittel wie Laptops oder PCs und Bildschirme erst einmal zu den neuen Beschäftigten gebracht werden. Es muss geklärt werden, ob der neue Mitarbeiter alle Informationen und Zugänge hat, um seinen neuen Job remote beginnen zu können. Danach ist eine ordentliche Zeitplanung entscheidend. 

Zitat Eva

Zusätzlich zu allen notwendigen Schulungen sollte auch Zeit und Möglichkeit für den informellen Austausch, z.B. durch digitale Kaffeepausen, Mittagspausen oder Afterworks, geschaffen werden.

Zitat Marcus

Das Online Vorstellungsgespräch macht den Bewerbungsprozess fairer

Bei einem Video-Interview fehlen zahlreiche nonverbale Eindrücke (wie ein Händeschütteln, Sitzhaltung, Etikette), die manchen Recruitern vermeintlich Aufschluss über den Charakter eines Kandidaten geben. Das Fehlen dieser Eindrücke bei Remote-Interviews ist meiner Meinung nach aber eher ein positiver Effekt und führt zu mehr Fairness im Bewerbungsprozess.

Scheller Zitat

Mehr Fairness in den Recruitingprozess zu bekommen ist und bleibt weiterhin die Hauptaufgabe und auch Schwierigkeit im Recruiting. 

Der nächste große Trend im Recruiting ist die künstliche Intelligenz (KI). Sich wiederholende Aufgaben können durch KI automatisiert werden. Dadurch gibt die künstliche Intelligenz Personalvermittlern Zeit, sich um wichtigere Aufgaben zu kümmern. Weiterhin soll KI dazu beitragen, die Fairness im Prozess zu erhöhen. In unserer Studie zu KI im Recruiting geben 40 % der Befragten an, dass sie glauben, dass KI den Rekrutierungsprozess fairer macht. 35 % glauben, dass KI unbewusste Vorurteile der Recruiter reduzieren kann.

Inwieweit KI in Zukunft Video-Interviews in kleinen und mittelständischen Unternehmen unterstützen bzw. ablösen kann, bleibt gespannt abzuwarten.

Online Vorstellungsgespräch erfolgreich durchführen
Wie geht es weiter? Wirf einen Blick auf unser Recruiting Software Verzeichnis, um das passende Tool zu finden.

Einen effektiven Schichtplan erstellen: 3 Tipps für mehr Produktivität und Verkaufserfolg

Einen effektiven Schichtplan erstellen

Kämpfst du damit, deine Personalressourcen und dein Budget in Einklang zu bringen? Mit diesen Tipps kannst du einen effektiven Schichtplan erstellen.

Einen effektiven Schichtplan erstellen

Die Schichtplanung ist nicht nur im Einzelhandel eine Herausforderung, sondern auch für andere Dienstleistungsbranchen wie Gastgewerbe, Logistik, Gesundheitswesen und Gastronomie. Unternehmen müssen einerseits zu jeder Zeit ausreichendes Personal sicherstellen, um die Kundenströme zu bewältigen, andererseits ist ein sich ständig ändernder und unvorhersehbarer Schichtplan ein Desaster für die Work-Life-Balance der Angestellten.

Häufig müssen im Schichtbetrieb arbeitende Mitarbeiter*innen jede Woche wechselnde Schichten ableisten. Sie haben nur selten Kontrolle über ihre Arbeitszeit und erfahren ihren Schichtplan oft erst ein paar Tage im Voraus. Solche Modelle werden von verschiedenen Unternehmen unterschiedlich bezeichnet, beispielsweise als Just-in-Time-Planung oder bedarfs- oder kundenorientierte Schichtplanung.

Kürzlich wurde dieses System beispielsweise vom amerikanischen Einzelhandelsunternehmen Lowe‘s eingeführt: Das Ziel besteht darin, das Personalangebot zeitlich an das Kundenaufkommen in den Filialen anzupassen. In der Theorie klingt das nach einem System, das gut fürs Geschäft ist, aber praktisch beschränkt es die Zahl der aufeinanderfolgenden freien Tage für die Angestellten und reduziert die Transparenz und Flexibilität der Zeitplanung. Durch die Veränderung wurde der Alltag der Mitarbeiter*innen weniger planbar und vorhersehbar, was sich negativ auf ihre Work-Life-Balance auswirkte und die Motivation der Belegschaft reduzierte.

Häufig herrscht zwar der Gedanke vor, dass eine wenig stabile Planung in den flexiblen Geschäftsumgebungen von heute die Norm ist, doch Unternehmen wie Nando’s und The Gap Inc. zeigen, dass eine stabile Schichtplanung nicht nur machbar ist, sondern auch Vertriebszahlen und Produktivität steigern kann. Die folgenden drei Tipps sollen dir helfen, in deinem eigenen Unternehmen einen stabilen Schichtplan zu erstellen.

Mit 3 Tipps einen erfolgreichen Schichtplan erstellen

Tipp 1: Angestellten bessere Einblicke in ihre Schichtpläne bieten

Stell dir folgende Situation vor: Markus arbeitet an der Kasse eines Bekleidungsgeschäfts. Die Weihnachtsfeiertage stehen kurz bevor und er möchte ein paar freie Tage mit seiner Familie planen. Allerdings ist die Weihnachtszeit in seinem Laden auch die umsatzstärkste Zeit des Jahres und er hat noch keine Ahnung, an welchen Tagen und in welchen Schichten er in der kommenden Woche arbeiten wird. Mit großer Wahrscheinlichkeit ist die fehlende Transparenz seines Schichtplans für Markus und Angestellte wie ihn in solchen Situationen ziemlich frustrierend und enttäuschend und kann schnell dazu führen, dass er die Lust an der Arbeit verliert.

Drag-and-Drop-Schichtplanung in Findmyshift
Drag-and-Drop-Schichtplanung in Findmyshift (Quelle)

Arbeitgeber können solche Situationen einfach vermeiden, indem sie Schichten lange genug im Voraus planen, zum Beispiel auf Papierkalendern oder in Anwesenheitsregistern. Noch besser ist die Nutzung von Schicht- und Dienstplanungssoftware, um Schichtpläne zu erstellen und weiterzugeben und vor jeder Schicht Erinnerungen an das Personal zu schicken.

Tipp 2: Die Möglichkeit zum Tausch von Schichten bieten

Auch die folgende Situation ist keine Seltenheit: Markus wird zu einem Elternabend eingeladen, doch ausgerechnet an dem Tag ist er für die Spätschicht eingeteilt. Er ruft also seine Managerin an und bittet sie um einen Schichtwechsel. Sie verbringt fast drei Stunden damit, einen anderen Mitarbeiter zu finden, der mit Markus tauschen kann, und allen Betroffenen die Änderung mitzuteilen.

Genehmigung für einen Tausch in CakeHR
Genehmigung für einen Tausch in CakeHR (Quelle)

Mit guter Schichtplanungssoftware, in der Angestellte ihre Schichten unkompliziert wechseln und tauschen können, wäre diese Situation leicht vermeidbar. Markus könnte die Schicht selbst im System zum Austausch anbieten, sodass andere verfügbare Mitarbeiter*innen sie auswählen können. Die Änderung erfolgt sofort und ist für alle Beteiligten sichtbar.

Bei einem Experiment bei The Gap wurden in einer Smartphone-App für den Schichttausch etwa 50 % der ein bis drei Tage im Voraus geposteten Anfragen übernommen. 62 % der Teilzeitangestellten, die die App nutzten, gaben an, Schichten dort angeboten oder übernommen zu haben. Insgesamt stimmten 95 % der teilnehmenden Angestellten zu, dass die App das Anpassen von Schichtplänen an ihre Bedürfnisse erleichterte.

Tipp 3: Den Personalbedarf überprüfen und Kostenüberschreitungen vermeiden

Kehren wir noch einmal zu unserem Beispiel zurück: Markus hat in diesem Monat montags und mittwochs Rufbereitschaft. Von ihm wird erwartet, sofort verfügbar zu sein, sobald er angerufen wird, und er kann an diesen Tagen keinerlei private Termine einplanen. Wenn er nicht angerufen wird, wird er für den Tag allerdings auch nicht bezahlt, obwohl er seine Zeit frei gehalten hat.

Analyse-Dashboard in ShopKeep
Analyse-Dashboard in ShopKeep (Quelle)

Diese Unplanbarkeit kann für Angestellte anstrengend und belastend sein, vor allem, wenn sie die Bereitschaftszeit nicht bezahlt bekommen und nicht wissen, mit welcher Arbeitszeit und welchem Verdienst sie letztendlich rechnen können.

Arbeitgeber können ihren Personalbedarf mit Tools wie Retail-Management-Software und Point-of-Sale-Software besser einschätzen und so die Notwendigkeit von Bereitschaftsdiensten vermeiden. Die in solchen Tools verfügbaren Berichtsfunktionen helfen beim Analysieren von Verlaufsdaten, um die Tage und Stunden zu identifizieren, in denen der meiste Kundenverkehr herrscht.

Mit diesem Wissen können Arbeitgeber einen besseren Schichtplan erstellen und fundiertere Budget-Entscheidungen treffen. So bieten sie ihren Angestellten mehr Zuverlässigkeit und Flexibilität und vermeiden unnötige Kosten durch Zusatzschichten.

Nächste Schritte: So findest du die richtige Software für dein Unternehmen

Jetzt, wo du weißt, wie du mit Software einen effizienteren Schichtplan erstellen kannst, wird es Zeit, die auf dem Markt verfügbaren Lösungen zu vergleichen. Dabei solltest du einige Punkte beachten:

  • Behalte Größe und Typ deines Unternehmens im Kopf: Ein Restaurant mit 10 Mitarbeiter*innen hat vollkommen andere Schichtplanungsanforderungen als ein Supermarkt mit 50 Angestellten. Überlege als Erstes, was die Software für dich erledigen soll und wie viele Personen sie nutzen werden, bevor du verschiedene Tools vergleichst.
  • Sieh ein Budget für die Software vor: Je nach Unternehmen steht nur eine begrenzte Summe für neue Tools zur Verfügung. In kleinen Unternehmen sind das vielleicht ein paarhundert Euro im Monat, in Großunternehmen mehrere tausend. Leg fest, welche Summe du für ein Schichtplanungstool ausgeben kannst und willst, und betrachte nur Optionen innerhalb dieses Budgets.
  • Überdenke deine Anforderungen: Schichtplanungssoftware ist eine sichere Wahl, aber zusätzlich stehen weitere Optionen wie Retail-Management-Software und POS-Software zur Verfügung, die noch deutlich über die Schichtplanung hinausgehende Funktionen bieten. Es lohnt sich, auch einen Blick auf Software speziell für die eigene Branche zu werfen, beispielsweise für Friseur- und Wellnesssalons oder Lebensmittelgeschäfte.
Willst du mehr erfahren? Dann wirf einen Blick auf unser Schichtplan Software Verzeichnis, um weitere Produkte zu entdecken.
Hinweis: Die in diesem Artikel ausgewählten Anwendungen dienen als Beispiele, um Funktionen im Kontext zu präsentieren. Dies stellt keine Empfehlung dar. Die Informationen stammen aus Quellen, die wir als vertrauenswürdig beurteilen.

LGPD e GDPR: a importância de preparar seu negócio para a era da privacidade

lgpd e gdpr

Conhece as novas leis de proteção de dados? Confira com duas das principais, LGPD e GDPR, infuenciam o seu negócio e como se adaptar, inclusive com a adoção de sistemas de gestão de dados .

lgpd e gdpr

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) pode até ser uma novidade em terras brasileiras. Entretanto, na União Europeia, uma versão semelhante da legislação já vem sendo aplicada nos países do bloco. Trata-se da General Data Protection Regulation (GDPR), a LGPD da Europa, que inspirou a norma brasileira. 

A GDPR foi implementada em 2018 e substituiu a Diretiva de Proteção de Dados, de 1995, que foi criada em uma época em que big data e redes sociais não faziam parte do nosso vocabulário. Portanto, antes da GDPR, a legislação existente não abarcava as particularidades da economia digital moderna. 

O objetivo da GDPR foi dar aos cidadãos europeus mais controle sobre o uso de seus dados, reforçando o princípio de que essas informações pertencem às pessoas, não ao Estado nem às empresas. 

Em muitos aspectos, LGPD e GDPR coincidem: ambas definem, cada uma à sua maneira, diretrizes sobre a coleta e a privacidade de dados. 

No entanto, como a GDPR veio ao mundo antes, observa-se que a Europa está um passo à frente na consolidação da lei. No Velho Continente, por exemplo, a lei já fez algumas vítimas: é o caso da penalização de mais de 50 milhões de euros imposta ao Google pelo governo da França por descumprimento da norma.  Ainda que timidamente, a justiça brasileira também já começou a se basear na LGPD para multar empresas que compartilham os dados de clientes sem o seu consentimento.

Neste texto, o Capterra avalia as duas leis, especialmente com intuito de analisar o que poderemos esperar da LGPD nos próximos anos por aqui.  

LGPD e GDPR: semelhanças e diferenças entre cada legislação 

As duas legislações entram em consenso na definição do que são dados pessoais –ou seja, informações que podem identificar, direta ou indiretamente, uma pessoa– e são baseadas em uma lista de direitos fundamentais. 

Outro ponto de semelhança é a extraterritorialidade. LGPD e GDPR se aplicam a todas empresas que oferecem serviços aos proprietários de dados dentro de seus territórios, independentemente de onde elas estão sediadas. 

Mas, com exceção desses pontos, cada uma segue um caminho diferente. Às vezes, inclusive, uma é mais rigorosa que a outra. 

Um desses cenários está relacionado à função do DPO (sigla para Data Protection Officer), o profissional responsável pela proteção de dados dentro das empresas. 

Na Europa, a figura do DPO é necessária em casos específicos, como em organizações que processam dados em larga escala, por exemplo. 

Já no Brasil, a LGPD supõe que qualquer empresa, independentemente do seu tamanho ou volume de dados tramitado, deve nomear um DPO —há expectativa de exceções determinadas pela recém criada Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), órgão responsável pela regulamentação e fiscalização da aplicação da LGPD. 

No quesito vazamento de dados, o texto brasileiro determina que a comunicação às autoridades deve acontecer dentro de um “prazo razoável”. É esperado que a ANPD regule qual será o período ideal. Na Europa, a GDPR especifica um prazo de 72 horas para que a organização comunique às autoridades de proteção sobre o vazamento de dados. 

Uma das maiores diferenças está em relação à penalização. A GDPR faz doer mais o bolso das empresas. No caso de violações da lei, a multa europeia pode chegar até 20 milhões (cerca de R$ 120 milhões) ou 4% da receita anual, o que for maior. 

Em território brasileiro, o descumprimento da lei acarreta uma multa de 2% do faturamento da empresa, com limite de R$ 50 milhões.   

Por fim, mais uma diferença está na resposta à solicitação de dados por parte dos proprietários. Na GDPR, as empresas têm 30 dias para responder ao pedido, enquanto a LGPD define 15 dias, sendo que os custos de solicitação são obrigatoriamente gratuitos –no caso da GDPR, há a possibilidade de cobrança de uma taxa para certos casos.

lgpd na europa diferenças GDPR

Na comparação entre a LGPD e a GDPR, sempre sucinta uma curiosidade: como os Estados Unidos tratam o tema? 

Por lá, não há nenhuma lei federal sobre o assunto –embora a Federal Trade Commission (FTC), que protege os consumidores, se encarregue quando necessário–, apenas legislações no âmbito estadual. 

Quatro estados já definiram algumas diretrizes para a proteção de dados: Maine, Nevada, Vermont e Califórnia. 

Este último, inclusive, é o que possui a legislação mais influente, a CCPA (sigla de California Consumer Privacy Act). Baseada na GDPR, entre alguns requisitos, ela se aplica a empresas que processam informações pessoais de mais de 50 mil consumidores californianos (conteúdo em inglês).  

Do ponto de vista do consumidor: como brasileiros e europeus encaram suas legislações de dados 

Um mês após a implementação da LGPD, o desconhecimento sobre o tema ainda era alto. Realizada em outubro de 2020, uma pesquisa do Capterra com consumidores de todas as regiões do Brasil apontou que 42% dos entrevistados não sabiam o que era a LGPD, enquanto 19% não tinham certeza. 

Apesar de muitos brasileiros ainda não estarem a par da legislação, um dado mostra otimismo e unanimidade. Para 96% dos entrevistados, é importante a aprovação de uma lei de proteção de dados no país. 

Quando se analisa o contexto europeu, o fato de a GDPR ser mais antiga parece refletir-se no conhecimento dos cidadãos sobre ela. 

Segundo a pesquisa Your rights matter: Data protection and privacy (conteúdo em inglês), feita pela Agência dos Direitos Fundamentais da União Europeia (FRA na sigla em inglês) em 27 países, 69% das pessoas entrevistadas declararam já ter ouvido falar da GDPR; por outro lado, 31% disseram desconhecer a lei. 

Para se aprofundar um pouco mais, o mesmo estudo buscou entender se os cidadãos estariam dispostos a compartilhar informações básicas, como endereço, nacionalidade e data de nascimento, para usar um serviço oferecido por uma empresa privada ou por um órgão público. 

Mais da metade dos entrevistados compartilharia endereço (63%), data de nascimento (62%) e nacionalidade (58%) com setores públicos. 

No entanto, observa-se uma grande redução para o caso de companhias privadas. Somente pouco mais de um terço dos entrevistados estão dispostos a fornecer dados como data de nascimento (38%), nacionalidade (37%) e endereço (36%) a agentes privados. 

Um dos motivos para que para as pessoas não se sintam confortáveis ao ceder dados a empresas pode estar relacionado à falta de conhecimento sobre o tratamento de dados e os seus direitos em relação ao acesso às informações. 

A preparação do negócio para a LGPD

Antes de tudo, é importante esclarecer que quando um negócio não está em sintonia com a legislação e a considera como um tema menor, corre os seguintes riscos: 

  • Penalizações por descumprimento
  • Perdas financeiras decorrente do vazamento de dados
  • Diminuição da confiança interna e externa
  • Perda de produtividade
  • Ameaça de ferir a reputação da marca

Fato é que, conforme os consumidores ficam mais cientes da LGPD, mais críticos e exigentes estarão sobre o tema. 

Por isso, as empresas devem ter urgência em criar procedimentos para o tratamento de dados —softwares de administração de dados e sistemas de gestão de dados podem ajudar nesta tarefa. 

Treinamentos de conscientização sobre o tema, especialmente envolvendo profissionais que trabalham diretamente com o tratamento de dados, são outras medidas para minimizar riscos. 

E, claro, é mandatório se comunicar sempre com os consumidores para esclarecer a qual tratamento suas informações estão expostas.

lgpd na europa informações

A proteção de dados nas empresas segundo brasileiros e europeus 

LGPD e GDPR não tratam apenas da relação entre empresa e consumidores, mas também de empresas e funcionários. Qual o departamento mais influenciado por esta dinâmica? O  de recursos humanos. 

Isso porque o RH lida com dados pessoais em todos os seus processos: pré-contratual, contratual e pós-contratual (o desligamento). 

O Capterra investigou, no Brasil, qual o panorama da LGPD por meio da pesquisa sobre a entrada em vigor da LGPD com trabalhadores de PMEs e ficou evidente que os funcionários do país ainda não estão muito exigentes sobre o tema. 

Quando questionados se já pediram informações nas suas empresas sobre a tramitação de seus dados, 15% disseram já terem feito solicitações antes da vigência da LGPD; após a entrada em vigor, apenas 9% afirmam ter feito este tipo de solicitação. 

Esta pesquisa foi replicada em outros mercados do Capterra, na Europa, para entender a percepção dos cidadãos europeus. 

Na França, 30% dos entrevistados disseram que já entraram em contato com a empresa em que trabalham para pedir informações sobre o uso de seus dados pessoais após a implantação da GDPR. 

Número igual ao da Holanda, onde também 30% dos entrevistados já fizeram este tipo de pedido e mais baixo na Itália e na Espanha, onde apenas 23% declararam terem pedido informações. 

Ao que parece, a questão não está avançada nem com a LGPD do Brasil nem com a LGPD na Europa. Afinal, há especialistas que são muito categóricos em dizer que a GDPR –o que tamém se aplica à LGPD– é um projeto de longo prazo. 

Entretanto, um dado chama a atenção. Em quase todos os países analisados, os funcionários confiam no armazenamento e na manipulação de dados realizados por suas empresas. 

A Holanda é o país em que os empregados têm a melhor percepção. Para 86% dos entrevistados, suas empresas armazenam e manipulam os dados corretamente. Na Itália, a percepção é parecida: 85% creem que suas empresas lidam de maneira correta com suas informações. No Brasil, a taxa se iguala a desses países europeus: 82% dos entrevistados pelo Capterra acreditam que as companhias em que trabalham tramitam os dados de forma segura. Os espanhóis são os mais desconfiados: 80% afirmam confiar em suas empresas. 

O único país que foge da linha é a França, onde a questão está bastante polarizada. Metade dos franceses afirmam que, sim, a empresa administra bem a questão, enquanto a outra parte afirma que não.

LGPD no RH: preocupação também deve existir 

Na mesma pesquisa citada acima, 60% dos trabalhadores brasileiros  disseram que a área de recursos humanos é a que mais os mantêm informados sobre o uso de seus dados. 

A tendência é que este setor seja cada vez mais cobrado para esclarecer as dúvidas sobre o tema. Para estar em linha com a legislação, o mais importante é que se analise quais dados a empresa coleta, gera, compartilha e armazena. 

A partir disso, é importante desenhar processos para ter controle de todo esse fluxo –mais uma vez, capacite os profissionais de recursos humanos sobre o tratamento de dados para que todos zelem pela segurança de informação.

Diferentemente da GDPR, que traz um artigo específico sobre o processamento de dados no âmbito laboral, a LGPD não trata especificamente do tema, mas diversos juristas e especialistas afirmam que isso não exclui as relações de trabalho do seu âmbito de aplicação.

lgpd rh

Não se adaptou? Está mais do que na hora 

A LGPD é recém-chegada no Brasil, portanto ainda falta muito tempo para a lei se consolidar. No entanto, isso não significa que sua empresa deva deixar toda adequação para depois. 

A tendência é que aumente a preocupação de funcionários e de consumidores sobre o tratamento de seus dados. 

No âmbito externo, é importante manter uma boa administração para evitar manchar a reputação da marca e produzir perdas financeiras. 

No âmbito interno, é importante manter uma boa gestão de dados para não criar desconfiança entre a equipe e manter a empresa longe de eventuais processos trabalhistas. 

Quanto antes sua empresa estiver adaptada, menor será a preocupação em curto e longo prazo.

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Metodologia 

Para os estudos citados neste artigo, o Capterra realizou um levantamento online entre os dias 2 e 15 de outubro em que ouviu 515 trabalhadores de empresas com entre 1 e 250 funcionários de todas as regiões do país e de diferentes setores de atuação. Os entrevistados não podiam estar envolvidos na gestão de dados pessoais dos trabalhadores das suas empresas. 

Para a parte referente aos consumidores, foram 531 entrevistados com entre 18 e 65 anos, de diferentes faixas de renda (até 1 salário mínimo, de 1 a 3, de 3 a 7, de 7 a 15, de 15 a 20 e mais de 20) e de todas as regiões do país. Os entrevistados eram trabalhadores em tempo integral ou parcial, freelancers/autônomos, estudantes em tempo integral, aposentados ou pessoas que perderam o emprego durante a crise. 

Para os estudos dos países europeus foram ouvidos os seguintes números de entrevistados: 1048 (Espanha), 1108 (França), 1002 (Holanda), 1085 (Itália). 

Os resultados são representativos das pesquisas, mas não necessariamente das populações como um todo. 


Nota: Este documento, embora tenha a intenção de informar nossos clientes sobre os atuais desafios de privacidade e segurança de dados experimentados pelas empresas de TI no mercado global, não se destina, de forma alguma, a fornecer aconselhamento jurídico ou endossar um plano de ação específico. Para obter conselhos sobre sua situação específica, consulte seu consultor jurídico.

Mitarbeiterüberwachung in Deutschland – ein legitimes Instrument des Personalwesens?

Mitarbeiterüberwachung in Deutschland

Bei der Mitarbeiterüberwachung handelt es sich um ein Instrument des Personalwesens, das von Arbeitnehmern eingesetzt wird, um ihre Mitarbeiter beziehungsweise deren Leistung und Verhalten zu kontrollieren. In erster Linie werden entsprechende Maßnahmen getätigt, um betriebliche Prozesse zu optimieren. Durch die Überwachung von Mitarbeitern ist es beispielsweise möglich, bestehende Arbeitskräfte effizient einzusetzen und bei Rekrutierungsprozessen im Rahmen von Praktika oder unbefristeten Arbeitsverträgen die richtigen Entscheidungen zu treffen.

Mitarbeiterüberwachung in Deutschland

Methoden zur Mitarbeiterüberwachung

Im Zuge der voranschreitenden Digitalisierung haben Unternehmen inzwischen eine Reihe von Möglichkeiten, um die Überwachung von Mitarbeitern durchzuführen. Eine vor allem bei Handelsunternehmen wie Baumärkten, Discountern und Kaufhäusern gängige Praxis ist die Videoüberwachung, die entweder offen oder verdeckt erfolgt und insbesondere dem Diebstahlschutz dient. Vergleichbar mit dieser Methode wäre die Kommunikationsüberwachung, da diese ebenfalls einen nicht unerheblichen Eingriff in die Privatsphäre darstellt und aus diesem Grund umstritten ist. Bei der Kommunikationsüberwachung werden beispielsweise von Mitarbeitern geschriebene E-Mails und geführte Telefonate erfasst, um anhand dieser mehr über die beruflichen Ansichten oder gar das Privatleben herauszufinden.

Neben diesen beiden grundlegenden Überwachungsmethoden gibt es noch weitere, die sich auf die Bereiche Leistungsmessung, Ortsbestimmung und Zeiterfassung konzentrieren. Wie die Mitarbeiterüberwachung hierbei im Spezifischen erfolgt, hängt maßgeblich von der Ursache für die Überwachung ab. Geht es beispielsweise um die Ortsbestimmung, welche beispielsweise bei Taxiunternehmen unerlässlich ist, um effizient arbeiten zu können, kann eine Ortung über ein im Taxi integriertes GPS-System erfolgen. Generell spielen digitale Lösungen, darunter auch Softwares, im Bereich der Mitarbeiterüberwachung eine zunehmende Rolle. Zuletzt gilt es noch den Einsatz von Detektiven zu nennen. Detektive werden meist dann von Unternehmen angeheuert, wenn ein Betrugsverdacht – beispielsweise wegen häufiger Krankmeldungen – besteht. Manchmal erfolgt der Einsatz von Detektiven jedoch auch aus anderen Gründen wie einem Leistungsabfall.

Vorteile der Mitarbeiterüberwachung

Die Überwachung von Mitarbeitern kann Unternehmen einige Vorteile bringen. Einer der wichtigsten ist dabei ohne Frage eine potenzielle Steigerung der Leistung. Mithilfe der Mitarbeiterüberwachung können Arbeitgeber leichter feststellen, wie ein bestimmter Mitarbeiter seine Aufgaben erfüllt, was er für eine Einstellung gegenüber dem Betrieb hegt und wie es generell bezüglich der Arbeitsmoral aussieht. Diese Erkenntnisse können nicht nur dabei helfen, ineffiziente Mitarbeiter zu identifizieren und auf ihr Fehlverhalten hinzuweisen oder gegebenenfalls direkt zu entlassen, sondern auch effiziente Mitarbeiter auszumachen, um diese verstärkt zu fördern. Beides kann dazu beitragen, die Leistung des Unternehmens zu steigern.

Bei einer offenen Überwachung ist zudem davon auszugehen, dass Mitarbeiter sich mehr anstrengen, da sie einem höheren Druck ausgesetzt sind und sich vor dem Arbeitgeber beweisen möchten. Dieses Bewusstsein kann auch der Kundenbetreuung zugutekommen. Schließlich kann die Arbeitsleistung der Mitarbeiter darüber entscheiden, ob eine Entlassung oder eine Beförderung erfolgt. Generell gehen mit der Mitarbeiterüberwachung einige Vorteile bezüglich der Optimierung von betrieblichen Prozessen einher.

Nachteile der Mitarbeiterüberwachung

Obwohl sich die Vorteile der Mitarbeiterüberwachung nicht leugnen lassen, kann diese auch einige Nachteile mit sich bringen. Diesbezüglich gilt es vor allem den erhöhten Druck zu nennen, der nicht immer positive Resultate erzielt. Bei manchen Mitarbeitern kann die Überwachung zu einem hohen Stresspegel führen, da sie befürchten, dass bereits kleinste Fehler ihren Job kosten könnten. Im schlimmsten Fall trägt das nicht zu einer besseren Arbeitsleistung, sondern zu einer geringeren Effizienz und höheren Fehlerquote bei. Ganz zu schweigen davon, dass der erhöhte Stresspegel sogar psychische Probleme begünstigen kann, was gegebenenfalls zu einem Ausfall von Mitarbeitern führt.

Ein weiteres Problem ist, dass nicht alle Arbeitnehmer eine Überwachung einfach so hinnehmen. Manche Mitarbeiter könnten die Maßnahmen als ein Zeichen von fehlendem Vertrauen sehen. Das wiederum kann zu Unzufriedenheit am Arbeitsplatz führen und ebenfalls die Arbeitsleistung beeinträchtigen. Das ist nicht gerade förderlich für die Arbeitsatmosphäre. Zumal sogar Kündigungen nicht komplett ausgeschlossen werden können. Zuletzt gilt es noch das Risiko von rechtlichen Problemen zu nennen, da die Überwachung von Mitarbeitern ein komplexes Thema und nicht immer legitim ist.

Ist Mitarbeiterüberwachung in Deutschland legal?

Grundsätzlich ist Mitarbeiterüberwachung in Deutschland legal, aber Arbeitgeber müssen aus rechtlicher Sicht einige Dinge beachten, um keine geltenden Gesetze zu verletzen. Andernfalls kann es im Zuge von Klagen zu hohen Strafen und Imageschäden kommen. Diesbezüglich gilt es den Schutz des Persönlichkeitsrechts – der sowohl im Arbeitsvertrag als auch im Grundgesetz verankert ist – sowie die Datenschutzgrundverordnung (DSVGO) zu nennen. Beides schränkt Unternehmen bei der Mitarbeiterüberwachung ein. Prinzipiell ist eine solche nur dann zulässig, wenn der Arbeitnehmer seine vorherige Zustimmung gegeben hat und die Überwachung auf Basis der gesetzlichen Vorgaben erfolgt.

Ein gutes Beispiel dafür wäre die Videoüberwachung. Während eine offene Videoüberwachung zulässig sein kann, sofern ein legitimer Grund vorliegt, sieht das bei einer verdeckten Videoüberwachung schon anders aus. Schließlich haben die Mitarbeiter nicht zugestimmt, was das Ganze aus rechtlicher Sicht problematisch macht. In wenigen Sonderfällen ist eine verdeckte Videoüberwachung aber dennoch möglich. Ein solcher Fall würde beispielsweise dann vorliegen, wenn ein berechtigter Verdacht auf eine strafbare Handlung wie Diebstahl vorliegt und die Überwachungsmaßnahme gerichtlich genehmigt wurde. Auch der Einsatz von Detektiven wäre nur bei einem tatsachenbasierten Straftatenverdacht zulässig, da solche Maßnahmen die Persönlichkeitsrechte der Mitarbeiter verletzen.

Skandale im Bereich der Mitarbeiterüberwachung

Trotz der strengen gesetzlichen Rahmenbedingungen gab es in der Vergangenheit bereits mehrere Skandale im Bereich der Mitarbeiterüberwachung. Einer der aktuellsten und spektakulärsten Fälle ist der des schwedischen Modeunternehmens H&M. Durch Nachforschungen konnte 2019 festgestellt werden, dass das Unternehmen in Deutschland bereits seit 2014 eine Führungskräften zugängliche Akte mit privaten Daten von mehreren Hundert Mitarbeitern angelegt hatte. Darin waren teilweise sensible Daten wie familiäre Probleme, religiöse Bekenntnisse, gesundheitliche Probleme und konkrete Urlaubserlebnisse enthalten – und das in einer erschreckenden Detailtreue. Problematisch war hier nicht nur das Ausspähen der Mitarbeiter, sondern auch die unzulässige Speicherung der Daten. Wegen beidem wurde H&M zu einem Bußgeld von 35,3 Millionen Euro verurteilt – dem bisher höchsten Bußgeld seit Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung im Mai 2018. Solche Fälle zeigen, dass Unternehmen sich nicht immer an die rechtlichen Vorschriften bezüglich der Mitarbeiterüberwachung halten und das schwerwiegende Folgen haben kann.

Zeit für Plan B – wie Mitarbeiterüberwachung unproblematisch gelingen kann

Die Mitarbeiterüberwachung ist berechtigterweise umstritten. Zum einen gelten strenge rechtliche Rahmenbedingungen. Zum anderen kann sich eine offene Überwachung negativ auf die Arbeitsatmosphäre auswirken. Das heißt jedoch nicht, dass Unternehmen darauf verzichten sollten, denn es handelt sich berechtigterweise um ein wichtiges Instrument des Personalwesens. Arbeitgeber sollten lediglich versuchen, die Mitarbeiterüberwachung auf eine Art und Weise zu gestalten, die sowohl mit den geltenden Gesetzen als auch den Ansichten der Mitarbeiter vereinbar ist. Dafür gibt es zahlreiche Optionen und diese können im besten Fall die Arbeitsleistung und Motivation der Mitarbeiter steigern, ohne diese erhöhtem Stress auszusetzen. Einige Möglichkeiten wären tägliche Meetings, monatliche Feedbacks und regelmäßige persönliche Überprüfungen durch Manager.

Zudem bietet sich der Einsatz von Softwarelösungen wie Zeiterfassungssoftwares an. Entsprechende Lösungen bringen einige Vorteile mit sich und einer der entscheidenden ist, dass Anbieter für den deutschen Markt ihre Softwares so konzipiert haben, dass diese den geltenden rechtlichen Rahmenbedingungen entsprechen. Eine Erfassung von Arbeitszeiten hilft nicht nur bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung, sondern unterstützt Unternehmen auch bei der Optimierung von betrieblichen Prozessen. Mit der Zeiterfassung ist es beispielsweise möglich, die Produktivität von Mitarbeitern zu überprüfen und anschließend durch Analysen Maßnahmen zu treffen, um die Arbeit im Betrieb zu optimieren.

Die Mitarbeiterüberwachung birgt also trotz der Datenschutzgrundverordnung und anderen rechtlichen Hürden weiterhin ein enormes Potenzial. Unternehmen sollten das Instrument daher nicht außer Acht lassen, sondern zur Optimierung des Betriebs nutzen.

Willst du mehr erfahren? Dann wirf einen Blick auf unser Zeiterfassungssoftware Verzeichnis, um weitere Produkte zu entdecken.

3 HR-trends voor 2021 – Covid-19 heeft de toekomst van werk op 3 manieren blijvend veranderd

hr trends 2021

hr trends 2021

Als Covid-19 eindelijk onder controle is en we weer terug kunnen naar kantoor, zal het kantoor er dan nog wel zijn zoals we het kenden voor Covid-19? Moeten we dan weer acht uur opeenvolgend op kantoor zitten of kunnen we eerder weg om onze kinderen van school te halen en later nog wat uurtjes thuis doorwerken? Als je thuis blijft werken, hoe blijf je dan in de picture voor promoties ten opzichte van degenen die op kantoor zitten en veel zichtbaarder zijn? Dit zijn allemaal begrijpelijke zorgen van werknemers, die zich afvragen hoe de toekomst van hun werk eruit gaat zien. 

Zal alles weer worden zoals het vóór de pandemie was? Waarschijnlijk niet, de impact van Covid-19 zal de komende jaren blijven voortduren. In dit artikel belichten we 3 aspecten van werk die door Covid-19 blijvend zijn veranderd volgens onderzoek van Gartner (document beschikbaar voor klanten). We bespreken deze HR-trends met twee gedreven HR-deskundigen, Kim Van Petegem, HR business partner bij Fujitsu Belgium, en Sjoerd van den Heuvel, datawetenschapper en docent aan de HU University of Applied Sciences in Utrecht, met als doel organisaties voor te bereiden op de impact van deze veranderingen en hun organisatie goed te positioneren voor de toekomst. 

3 HR trends 2021

HR-trend 1 – Werken op afstand neemt wereldwijd toe tot 48%

Voor de pandemie voorspelde Gartner al dat de vraag naar werken op afstand flink zou toenemen met de intrede van Generatie Z (geboren tussen 1995 en 2010) op de arbeidsmarkt (volledig document beschikbaar voor klanten). De coronapandemie heeft deze trend enorm versneld omdat nu meer mensen ervaring hebben opgedaan met werken vanuit huis waardoor de vraag nu ook sterker van andere generaties komt. Gartner voorspelt nu dat 48% van de werknemers wereldwijd in het post coronatijdperk ofwel enkele dagen of geheel remote zal blijven werken (volledig document beschikbaar voor klanten). 

In 2019 werkte in ons land 39 procent van alle werkenden (incidenteel of gewoonlijk) thuis. Ook hier is dus een flinke stijging te verwachten. Kim Van Petegem, HR business partner bij Fujitsu België, bevestigt deze tendens en zegt dat er een duidelijke shift zal plaatsvinden. 

thuiswerken is een trend in HR

De gevolgen van telewerken

Deze trend zal een aantal gevolgen hebben. Ten eerste zijn er praktische consequenties. Zo zal er minder kantooroppervlakte nodig zijn of zal indeling van het kantoor ruimer opgezet kunnen worden om aan andere behoeften te voldoen. 

“Het klassieke concept van een kantoor gaat stilaan uitdoven of heel sterk verminderen. Er zullen kleinere ruimtes of hubs worden afgehuurd waar teams tijdelijk samenkomen om aan een specifiek project te werken. Grote kantoorruimtes als eigen eigendom zullen worden vervangen voor minder vierkante meters”, voorspelt Kim Van Petegem

Daarnaast kan de talentenmarkt die bedrijven in aanmerking nemen bij de werving en selectie van personeel verbreed worden. Talent kan ook buiten de regio of zelfs landsgrenzen worden geworven. Binnen de Europese Economische ruimte (EER) is er ten slotte geen werkvergunning nodig

Gevolgen van remote werken voor het management 

Het managen van teams op afstand is anders dan het managen van mensen op kantoor. Daarom vereist het aanpassingen in de manier waarop er leiding wordt gegeven. Ook moet er nagedacht worden over de manier waarop er leiding wordt gegeven aan deels thuiswerkende en deels op kantoor aanwezige teams.

managementstijl verandert door werken op afstand

Agile HR management om de fysieke afstand te overbruggen

Een Agile managementstijl sluit goed aan bij het leiden van een remote team, vertelt Van Petegem. De fysieke afstand kan gecompenseerd worden door een meer korte termijn aanpak. Door regelmatig check-up momenten in te plannen, afgestemd op de behoefte van werknemers, kunnen managers op continue basis evaluatie en feedback geven en snel bijsturen.

Peer feedback ondersteunt performance management

De manier waarop prestaties van werknemers gemeten worden en doelen worden bepaald verandert ook. Als er op afstand wordt gewerkt verliezen managers zicht op de werkzaamheden van hun team. Peer feedback, ofwel de feedback van collega’s meenemen in de evaluatie van je werknemers, zal daarom belangrijker worden. 

Daarnaast kan er ook nagedacht worden over Agile performance management.

Agile performance management

HR trend 2 –  grotere sociale en maatschappelijke rol van werkgever

Door de crisis en het telewerken zijn werknemers anders gaan denken over de reikwijdte van de employee experience. Doordat werk en privé steed meer verweven raken, zijn de grenzen van de employee experience verschoven.  

Tijdens de pandemie hebben werkgevers hun werknemers meer steun moeten bieden afhankelijk van hun persoonlijk situatie. Met ouders die thuis zaten met kinderen of met de zorg voor een ander werden belast, moest er overlegd worden wat voor hen de beste uren waren om te werken. Werkgevers moesten onderzoeken hoe zij hun medewerkers meer flexibiliteit konden bieden. Sommigen bedrijven hebben hun businessmodel zelfs omgezet om goederen te produceren of diensten te leveren om de pandemie te helpen bestrijden. 

Maatschappelijke en persoonlijke factoren zullen na de pandemie een sleutelrol blijven spelen in de werknemerservaring en organisatorische ondersteuning vanuit de werkgever zal steeds belangrijker en relevanter worden.  

Daarom zal er nagedacht moeten worden of traditionele strategieën voor welzijn met het accent op het financiële en fysieke welzijn nog wel zullen werken. Er zullen nieuwe manieren bedacht moeten worden om meer aan de emotionele en sociale verwachtingen van personeel te voldoen. Zoals de Britse zakenman Richard Branson zei: ‘Clients don’t come first, employees come first. If you take care of your employees, they will take care of your clients.’ 

“Wellbeing begint bij het onderhouden van de verbondenheid binnen je team en je organisatie en ook bij het zorgen voor een goede mentale gezondheid van je werknemers”, zegt Kim Van Petegem. “Als je in goede mentale gezondheid kan blijven werken, betekent dat ook dat je beter kunt focussen.” 

Een goed voorbeeld van iets wat de digitale werkdynamiek negatief beïnvloed is de wildgroei aan meetings. Omdat mensen elkaar niet meer persoonlijk kunnen aanspreken moeten alle fysieke contactmomenten nu ingepland worden. Hierdoor neemt de druk op de agenda toe wat de productiviteit verstoort.

“Daarom gaan wij en ook andere bedrijven nu verplichte focustijden inlassen. Collectief, aaneensluitend in het hele bedrijf tijd inlassen waarin geen meetings worden geaccepteerd. Dat is puur om te kunnen focussen op die taken waar meer aandacht voor nodig is en om stressvrij te kunnen werken”, vertelt Kim Van Petegem.

HR trend 3 – People analytics ondersteunt HR

Het meten van gegevens van werknemers over bijvoorbeeld verlof, verzuim en verloop is al jaren een standaard praktijk binnen HR. 70% van de organisaties brengt ook gegevens over medewerkerstevredenheid en betrokkenheid in kaart. Maar people analytics is nog geen gemeengoed. Sjoerd van den Heuvel, datawetenschapper en associate professor aan de HU University of Applied Sciences in Utrecht, is stellig overtuigd van de kracht van data in HR en van het nut voor zowel werkgevers als werknemers.

poeple analytics

Door Covid-19 en de fysieke afstand tussen werkgevers en werknemers staat people analytics nu hoger op de agenda. Dat zien we bijvoorbeeld aan een toename in het gebruik van employee monitoring software om de dagelijkse werkzaamheden van werknemers in de gaten te houden en de productiviteit te analyseren.

Ook voor performance management en talentmanagement neemt de interesse toe, bevestigt Van Petegem. 

“Je kunt ermee zien welke skills op welke plek zitten, wie er welk potentieel heeft. Op het moment dat er zich nieuwe challenges voordoen, kunnen we zien wie er eigenlijk het meest geschikt is om op die uitdaging geplaatst te worden of gevraagd te worden. Het is een enorme troef”, zegt Van Petegem.

Een troef én een vereiste, vindt van den Heuvel. Puur vanuit het feit dat wij mensen zijn en in al ons handelen worden beïnvloed door bias, zegt hij. Dat het rationele vermogen van de mens niet onfeilbaar is, is iets wat Nobelprijswinnaar Khaneman jaren geleden beschreef. Data helpt om het gebrek van rationaliteit in hoe mensen keuzes maken en beslissingen nemen te compenseren.  

Data ondersteunt HR

Ook voor Learning and Development (L&D) biedt people analytics oplossingen. Als je weet welke skills je in huis hebt, kun je opleidingen eraan gaan koppelen, zegt Van Petegem. Bovendien kunnen tekorten aan vaardigheden tijdig gedetecteerd worden. 

De ultieme doelstelling is predictive analyse, dat wil zeggen voorspellingen doen op basis van de verzamelde data.

“Als de data compleet is dan kun je vooruit gaan kijken. Trends ontdekken en gaan inspelen op uitdagingen vanuit de markt. Je gaat kunnen voorspellen hoe de trends zich zullen doorzetten in de toekomst en voorspellen hoeveel mensen je aan moet gaan nemen bijvoorbeeld,” licht Van Petegem toe.

Met predictive analytics software kunnen organisaties geaggregeerde gegevens benutten door modellen te maken voor toekomstige resultaten en mogelijk winstgevende actiepaden te ontdekken.

Uitdagingen bij people analytics

Dit klinkt makkelijker dan dat het is, want bij gebruik van data komt meer kijken dan alleen de juiste HR-analytics software implementeren. Simpelweg de meetinstrumenten overnemen die bij een ander bedrijf in een andere context resultaten opleveren is ook geen garantie voor succes.  

Sjoerd van den Heuvel raadt bedrijven aan te beginnen met de business uitkomst die je wilt realiseren. Eerst wat je wilt bereiken en dan pas de technologie.

“Je wil innovatie realiseren, de klanttevredenheid moet omhoog, er moet meer sales gegenereerd worden, als je dat niet helder hebt, weet je ook niet welk concept je daarvoor moet adresseren en dus moet meten of monitoren. Het hangt af van de context van elke organisatie wat de doelen zijn en dus wat je gaat meten,” zegt van den Heuvel. 

Ook de dynamiek van de context moet hierbij worden meegenomen. Wanneer en hoe vaak ga je meten? 

meten op moments that matter

Naast de context en het moment van meten is er nog een derde factor die meeweegt bij het inzetten van data en dat is hoe je datgene wat je wilt meten operationaliseert. Hoe maak je een concept meetbaar? 

“Je kunt op heel veel manieren iets meten, als je dat niet uitgedacht hebt, zul je besluiten gaan implementeren waarvan je op voorhand al kan weten dat ze niet effectief zullen zijn,” benadrukt van den Heuvel.

Zijn advies voor HR-professionals die data willen inzetten is dan ook de volledige keten doorlopen. 

data verzamelen op de juiste manier

Ethische principes bij gebruik van data

Als er beleid gemaakt gaat worden gebaseerd op people analytics (bijvoorbeeld als gegevens van invloed zijn op promoties of prestatiebeoordelingen) dan moeten bedrijfsleiders ervoor zorgen dat gegevens van werknemers op een verantwoorde, legale en ethische manier worden verzameld en moeten zij ook met hun personeel communiceren over hoe en waarom zij die gegevens verzamelen. 

Naast het formuleren en toezien op het naleven van ethische principes is ook ownership belangrijk. Een volgende stap in de acceptatie en het gebruik van people analytics is als werknemers zelf de inzichten kunnen gebruiken die uit data worden verworven. “Dat is pas een ommeslag”,  zegt van den Heuvel, “als mensen zelf in staat worden gesteld analyses over zichzelf te doen. Dat kan mensen helpen zichzelf leren kennen en de goede besluiten te nemen over hun carrière of opleiding bijvoorbeeld.” 

Van den Heuvel verwacht dat het verzamelen en analyseren van data in de toekomst ook op bedrijfsoverstijgend niveau zal plaatsvinden door Trusted Third Parties. 

“Dan krijg je pas prachtige businessmodellen! Kennisinstellingen en consultancies kunnen deze rol gaan vervullen. Het is een kwestie van tijd dat die derde partijen er gaan komen.”

En nu? Bekijk onze catalogus met HR-Analytics software om de juiste tool te vinden.

Dit artikel is bedoeld om onze lezers te informeren over bedrijfsgerelateerde zaken in het Nederland. Het is op geen enkele wijze bedoeld om juridisch advies te geven of om een specifieke handelswijze te onderschrijven. Voor advies over uw specifieke situatie, raadpleeg uw juridisch adviseur.

How to Create an Electronic Signature Using Free Software

How to create an electronic signature

Having the ability to sign electronic documents digitally is helpful when you cannot be physically present or need to speed up the sign-off of paperwork by email. Indeed, in today’s more socially distanced world, an electronic signature can be even more beneficial because it means that people can remain safe. 

For businesses, knowing how to create an electronic signature is essential in an increasingly digitised world—and obtaining an electronic signature for free is entirely possible through digital signature software.

How to create an electronic signature

Read on to find out everything you need to know about how to create an electronic signature for yourself.

What is an electronic signature?

An electronic signature is a digital form of your actual signature. You can use it to sign documents and prove who you are in just the same way as you might using a pen on a particular piece of paperwork. 

The difference with an electronic version is that you can use it on documents which may only come to you in a digital format. Rather than printing them out, signing them and then scanning them back into a digitised format again to send, an electronic signature allows you to put your name to a digital document directly. It is quicker and more environmentally sustainable. 

In most jurisdictions around the world today, including Australia, most legal documents will stand up whether they have been signed in-person or digitally. The problem most people have is knowing how to create an electronic signature in the first place.

What is the best way to create a digital signature?

The best way to create a digital signature is to use software that is dedicated to this purpose. An electronic signature free from scanning errors will always be preferable if the document you sign needs to be looked at again in the future. 

Of course, you could use some straightforward art software to replicate your signature using a mouse or a stylus, but these tend to be pale imitations of how you would normally sign with a pen. Therefore, specialist software is always preferable, especially when it is freely available

Not only will it mean that your digital signature looks better than what you might produce in standard software, but you will also often be able to take advantage of other features. For example, applying digital audit trails and multiple signatories to the same document.

How to create an electronic signature

To create an electronic signature is easy with the right software at your disposal. Most will work in a similar fashion to the extent that you will need to use a touchscreen to produce a close representation of your usual signature. You can also use a mouse to form a digital version of your signature if you don’t have access to a touchscreen, of course.

With a stylus or by simply writing with your finger, draw your signature onto the screen as you normally would using pen and paper. If you go wrong at any point, then the software will usually allow you to delete what you have produced and start again. It is worth persevering to get your signature looking right. 

Once you are satisfied that your digital signature looks like a fair representation of your real one, you can then save it—usually, as an image file within the software platform that you are using. It will then be available to insert into any digital documents that require an electronic signature. This way, you can use it again and again without having to generate a new signature every time you need one.

How can I create a digital signature online for free?

You can create a digital signature online for free by using any of the free digital software versions available. Simply pick one of the software solutions and give it a go, or look at the reviews to see how useful other users have found each of them before making your choice. 

Alternatively, if you are looking for specific features in the software, then you can refine your search by clicking on the functions that are most important to you. For example, you may require a platform that offers mobile electronic signature services or multi-party signing. It really is that easy to find the digital signature for free in a way that will suit your requirements down to the ground.

Looking for digital signature software? Check out our catalogue.

5 key HR trends for UK businesses in 2021

HR trends for UK in 2021

With the pandemic having been the centre of our lives in 2020, it’s worth looking at HR trends for 2021, as COVID-19 has surely disrupted one of the core departments in every company – human resources.

HR trends for UK in 2021

Looking at 2021 we can’t foresee what the year will bring of course, but what is certain is that the pandemic has changed the way we work for the long haul. The once nice-to-have remote working policies and employee wellbeing have now become solid policies that companies are now implementing as their core strategies, not just to maintain, but to attract new employees. 

We have asked HR professionals in the UK to give us their views on what trends will shape HR in 2021, the future of work and in what areas SMEs should be focusing on for the year ahead. Things like remote working, retraining employees, and the importance of recruitment and collaboration software are some of the key points they told us.

1. Remote working will become a key part of the business offering

Perhaps as a way to retain or attract new employees, remote working has become something that employees will expect companies to offer moving forward in the long term. A recent survey from Natural HR into the priorities of HR leaders in 2021 reveals that 65% will be prioritising the recruitment and retention of employees, 64% on health and wellbeing initiatives, and 61% will be focusing on improving employee engagement and experience. 

Employee retention will become a key pillar for companies, as Sarah Dowzell, COO and Co-founder of Natural HR states: “The common goal for HR leaders in 2021 is supporting their employees and ensuring their wellbeing and happiness at work.” 

Likewise, the return to the office once restrictions have eased off will also have to be carefully managed. Alan Price, CEO of BrightHR says that HR departments will have to keep a close eye on restrictions and guidelines during 2021 too:

“Even with the promising news of the vaccine, companies will likely need to keep COVID restrictions in place for some time. HR will need to keep up to date with what is expected for their business.”

Alan Price, CEO, BrightHR

2. Businesses are looking for adaptability and flexibility skills

Gartner’s 2021 HR Priorities Survey found that 68% of respondents cited building critical skills and competencies as their number one priority in 2021. Being able to adapt to new working environments has been a key skill this year, and it will continue to be required by companies in 2021. 

Natural HRAdaptability and flexibility will be more important than ever before. It will be fundamental that employees are able to pivot during these ever-changing times without productivity taking a hit.

Being able to motivate oneself, support team members, and communicate effectively will be vital soft skills in 2021 as many businesses continue to work from home.”

Sarah Dowzell, COO and Co-founder, Natural HR

 

Soft skills will also have a strong impact on businesses, becoming more important for HR departments. Alan Price highlights how some skills will become an essential part of the recruitment process: “Soft skills such as timekeeping, networking and creative thinking have likely been critical throughout 2020. As we head into 2021 and continue to respond to the ongoing pandemic, employers may wish to focus on these attributes as part of their recruitment and selection process.”

Recruiters agree that while working remotely, being able to self-organise workloads and having a collaborative approach to teamwork will make a difference to employers. Michelle Raymond, HR Consultant and Visibility Strategist at recruiting firm The People’s Partner, says that: “The ability to engage in highly effective remote collaboration to build remote teams will be a skill that hirers will look out for.”

3. In order to keep employees, businesses will upskill and retrain them

One of the consequences of the pandemic has been that many businesses have had to move their business online to be able to continue to operate. Retaining employees (45%) and maintaining employee productivity (49%) are two of the main concerns for managers. 

Gartner recommends that HR leaders should identify the area of the business that has had the most significant changes and have a higher need for skills. Training staff to develop skills that will be needed in the new working environment and looking after the employees’ career paths will be as critical for the day-to-day operations as having the correct infrastructure in place. 

Sarah Dowzell says: “Many independent retailers have moved to online sales and restaurants have launched virtual cook alongs and gyms have held live fitness sessions and boot camps. In these industries, retraining employees to be confident in delivering online engagements or manage an eCommerce site, for example, will be important.

“Employees will need to be multiskilled due to layoffs and businesses are open to cross-training to deal with demand when there is a lack of staff.”

Michelle Raymond, HR Consultant and Visibility Strategist, The People’s Partner

4. Collaboration software will continue to play a pivotal role in business continuity

Most purchase decisions made during the beginning of the crisis earlier in the year were decisions based on covering an immediate need, for example implementing software that allows employees to work from home.

A Capterra study found that over half of decision-makers (51%) have been forced to invest in new software due to the pandemic. Also, during 2020, a total of 76% of companies have had to adapt their offerings so that they can be delivered virtually.

With the country back into lockdown since the 5th November and with the new local tier system implemented since the 2nd December, there is likely no prospect of going back to the office in the short term and the idea of working remotely is likely to continue through at least the first half of 2021. 

In addition, many companies are also choosing to extend their remote work policies in the event of a third wave and the use of software will become crucial for them to allow employees to work from different locations. Sarah Dowzell speaks about the importance of software for SMEs during this particular time: “As long as returning to the office at full capacity remains impossible due to social distancing guidelines, the need for tools that enable entire workforces to communicate and collaborate from their homes will only continue to grow.” 

This will also lead to two other trends: Employers will expand their talent pool thanks to remote work, allowing candidates with perhaps better-suited skills to apply for a job with them regardless of the location, something that before the pandemic would have not been considered. 

Another trend is HR managers will be looking for candidates with more tech skills, Dowzell says: “While some form of basic tech literacy has always been a requirement for many employers, the rise of remote working means that increased tech savviness will also become a vital skill.”

5. HR managers will continue to combine offline and online models for recruitment

Experts in HR agree that the digital transformation prompted by COVID-19 has set in motion changes that will likely continue next year, and possibly into the future. For example, the use of video conferencing software has increased significantly in the past months, and some recruiters believe that the year ahead will bring a combination of both offline and online practices.

“I believe that companies will continue with a hybrid model of offline and online methods for recruitment.” 

Michelle Raymond, HR Consultant and Visibility Strategist, The People’s Partner

 

“While remote working remains the norm, I believe the biggest challenge for businesses will be how we approach onboarding and training the next generation of workers while we are unable to be physically together in the office.

With no reference point for the world of work, it is important that we, as employers and business owners, find new ways to enable and support this cohort of workers remotely so they are able to enter the workplace and learn on the job.”

Sarah Dowzell, COO and Co-founder, Natural HR

5 HR trends in the UK

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5 Remote Working Statistics To Consider For 2021 Remote Work Policies

Remote working statistics from 2020 in australia

Despite COVID-19 bringing a year of immense disruption, technology like digital workplace software has meant many office-based businesses were able to survive. But as 2020 begins to wrap up, and a vaccine could be on the horizon, business leaders may be reconsidering their remote working policies.

To make this decision, it’s important to look at 2020 as a case study and ask: Is remote working effective? Are employees more productive under the watchful eye of managers?

Remote working statistics from 2020 in australia

To explore this topic, Capterra surveyed 1,400 Australian employees (from junior staff through to leadership teams and business owners) to ask how they would rate their productivity throughout the year.

Respondents were from a mixture of remote and non-remote-settings to allow us to explore differences in answersa full methodology is available at the bottom of this article. Read on to discover the five most important statistics for businesses to consider when building their flexible remote working policies for 2021.

5 remote working statistics from 2020

  1. Around two-thirds of Australian employees are working remotely

As of November (2021), 64% of employees working for a small or medium-sized business in Australia are working remotely full-time or part-time. This statistic is up from 57% since March 2020 (when the country originally went into a lockdown and Capterra first surveyed Australian employees about remote working circumstances).

remote employees 2020 in australia
Infographic 1: Remote working statistics in Australia for 2020.

While 21% of respondents said they have always been a remote worker, 43% were new to the concept this year.

How to apply this into a flexible work policy?

This year has proven that working with a distributed workforce is possible. As a result, it makes sense that many companies will be looking to relax their viewpoints toward remote working.

From a talent attraction and retainment perspective, a flexible work policy provides companies with a competitive edge. Capterra’s remote working survey found that 87% of employees would like to continue working remotely after the lockdown ends.

2. 78% of staff say they’re just as (or more) productive at home

At the beginning of the lockdown, employers were understandably nervous about transitioning to a remote working environment. Their biggest concerns and immediate priorities at the time included retaining staff and ensuring they could remain productive while working from home.

Fortunately, the majority of staff said they’ve been able to work well in a home-office environment. Just 4% of employees surveyed said they’re less productive since working from home, and only 1% said they’re struggling.

productivity levels Australia remote working
Infographic 2: Productivity levels of Australian employees since COVID-19

Taking aside the disruptions and distractions of the pandemic, Capterra was keen to understand which environment sets employees up for greater productivity. 38% of employees surveyed said they’re just as productive at home while 44% said they’re more productive at home. Combined, these figures indicate that working outside of the office has its benefits.

productivity levels remote vs home office
Infographic 3: Staff productivity levels at home vs the office

How to apply this to a flexible work policy

With the correct resources in place, staff can be productive in a digital environmentas proven this year. However, it’s important to note that around one in five staff members (18%) said they are less productive at home. The office may not be as critical to a business’s productivity levels as it was viewed at the start of this year, but it still has a place.

Instead of a one-size-fits-all approach to remote working, consider a more flexible arrangement that allows staff to flourish in all environments, at any given time. For example, by offering flexible working hours or allowing employees to work from home for a certain amount of days per week.

3. 31% of remote staff say they feel they could be less managed

Capterra asked remote and non-remote staff to put themselves on a scale with regards to how well they feel they’re managed. There was only a small minority of respondents feeling extremely unsupported or extremely micromanaged. The rest (88%) sat somewhere in the middle.

However, there were some key differences between the answers of remote vs non-remote respondents.

Management styles Australia
Infographic 4: Management styles in Australia

More than half (56%) of employees who are working in the office say they’re managed just right. This is slightly less for remote employees at 43%.

Remote employees are also more likely to feel their manager could loosen the reins. Around a third (31%) of them said they believe they could be ‘left more to their own devices,’ compared to just 20% of non-remote employees.

How to apply this to your remote work policy

As a manager, it’s your duty to ensure your team can work at peak productivity, but in a remote setting, it can be tricky to provide the right amount of support without interfering.

Unfortunately, there isn’t a one, set formula for getting this rightprimarily because every employee is different. However, if managers are worried about staff slipping into bad habits when out of the office, set some ground rules. Here are five examples:

  1. Get dressed before starting work
  2. Work from a desk or table (where possible)
  3. Remove distractions (where possible)
  4. Respond to messages within an hour
  5. Let your team know when you’re going on breaks.

Remote working policies provide an ideal opportunity for companies to establish how they expect staff to operate while working from home. By including these ground-rules, it instantly puts everyone on the same page.

4. 27% of remote staff feel very comfortable taking entitled breaks

Just over a quarter (27%) of remote staff said they’re very comfortable to take their entitled breaks; compared to more than a third (35%) of non-remote staff.

work life balance for staff in australia
Infographic 5: Work-life balance for remote vs non-remote staff in Australia

Additionally, there is a 10% decrease in remote staff feeling very comfortable to finish work at the end of their workday. This suggests that remote workers haven’t settled into a healthy work-life balance yet.

How to apply this to your remote work policy

Employers must keep an eye on how many hours their staff members are working to prevent issues, such as burnout. One way to monitor this is through time-tracking software. However, businesses should use their remote working policy to explain the reasons why they’ve chosen to use monitoring tools. Not doing so can negatively impact trust and lead to employees feeling policed rather than supported.

5. Use of employee monitoring tools increased by 15% during COVID-19

Since COVID-19 restrictions came in, 15% more business leaders within small and mid-sized businesses are using employee monitoring software. However, 44% said they were already using it.

Capterra asked business leaders and employees to give their stance on whether they believed employee monitoring software is generally positive or negative for businesses: 73% said it was positive. However, this number changes depending on whether the respondent is operating in the office or at home.

78% of remote leaders think employee monitoring tools are positive, compared to 51% of non-remote leaders.

employee monitoring tools impact on business
Infographic 6: Employee monitoring tools impact on business (business leaders)

Those in the office are also more likely to say the software has no impact on the business. This indicates that business leaders see less of a need for the software when operating in an office structure.

The employee perspective

In general, employees are significantly less enthusiastic about tracking tools in comparison to their leaders. However, similar to above, remote employees tended to see more value in employee monitoring tools than those who are office-based.

staff opinion employee monitoring tools impact on business
Infographic 7: Employee monitoring tools impact on business (employee perspective)

How to apply this to your remote work policy

The majority of employees said they feel employee monitoring could negatively impact the businesswhile the remaining few didn’t believe it would have any impact at all. With this in mind, business leaders should work to win the buy-in of employees to justify the use of tracking software. Otherwise, they risk amplifying anxiety and concerns.

Find the right balance when creating remote work policies

A large amount of successful remote working arrangements is founded on trust. However, establishing a remote working policy puts everyone on the same pagewhich should save you some headaches later on from discovering people have a different perception of what ‘flexible’ means.

If this your first flexible remote working policy, you may want to consider involving your staff in the conversation. Start by defining the type of arrangement that will enable your employees to thrive. For example, what tools do they need to be successful? With their perspective, you’re more likely to create a policy that keeps employees happy.

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Remote Working Statistics: Survey methodology:

Capterra ran a survey to highlight the most important remote work statistics from 2020, to allow companies to make better-informed decisions around remote working policies.

The survey ran during October 2020 and had 1,400 respondents take part. To qualify for this survey, respondents had to be employees of an Australian small or medium-sized business.

LGPD no RH: 45% das PMEs não informam sobre coleta de dados pessoais

lgpd rh

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Muito discutida no âmbito das relações entre consumidores e empresas, a nova lei de proteção de dados brasileira (LGPD), que entrou em vigor no último dia 17 de setembro, influenciará igualmente como os negócios lidam com os dados dos seus trabalhadores. Boas práticas no uso de softwares, como os de recursos humanos, por exemplo, também terão de ser adotadas. 

Diferentemente da lei europeia sobre a questão (a GDPR), que traz um artigo específico sobre o processamento de dados no âmbito laboral, a LGPD não trata especificamente do tema. 

O que não exclui as relações de trabalho do seu âmbito de aplicação, como destacam diversos juristas e especialistas na legislação

O que é a LGPD?

Segundo a lei, controladores, pessoas físicas ou empresas que tratam os dados para fins próprios, e operadores, que realizam o tratamento de dados pessoais em benefício de outra empresa, terão de seguir uma série de controles na hora de coletá-los e tratá-los para garantir a segurança da informação dos titulares. 

Neste post, o consultor e colaborador do Capterra Pedro Leal Fonseca, especialista na área de tecnologia, explica os principais pontos técnicos da LGPD. Entre eles, o quem é quem da lei (titulares, controladores e operadores dos dados) e como deverá agir cada um desses atores.

Por esse motivo, o Capterra entrevistou 515 trabalhadores de pequenas e médias empresas (PMEs) de todo o país para saber se seus locais de trabalho estão atentos às mudanças trazidas pelas LGPD. Os entrevistados não podiam estar diretamente envolvidos na gestão de dados pessoais dos trabalhadores (veja a metodologia completa no final de texto).

Confira abaixo os principais dados da pesquisa e questões relacionadas ao tema a que sua empresa precisa estar atenta.  

LGPD no RH: quase metade dos trabalhadores não recebem informações sobre seus dados

Segundo o estudo, quase metade (45%) dos entrevistados afirmam que sua empresa não os mantém informados sobre a coleta e o tratamento dos seus dados pessoais.

Um número considerável de entrevistados (13%) afirmam que passaram a receber informações sobre o tema depois da aprovação da nova lei. 

O dado pode indicar um aumento da preocupação dos empresários com a questão da privacidade dos dados dos seus funcionários, possivelmente sob a influência das recentes discussões ao redor da LGPD.

Vale lembrar que em março, apenas seis meses antes do início da vigência do texto, um quarto das PMEs afirmavam nem sequer conhecer a LGPD, segundo outro levantamento do Capterra.

lgpd funcionários informam

Maioria dos trabalhadores confia na gestão de dados da sua empresa

Ainda que um número significativo de trabalhadores não tenha informações sobre o tratamento dos seus dados, oito de cada dez entrevistados (82%) pelo Capterra creem que suas empresas armazenam e manipulam seus dados de forma segura.

O dado se reflete em um baixo interesse dos trabalhadores em consultar seus superiores sobre questões relacionadas ao tema. 

Do total de entrevistados, somente 15% afirmam ter solicitado informações relacionadas aos seus dados pessoais antes da entrada em vigor da LGPD e apenas 9% afirmam tê-lo feito depois do dia 17 de setembro deste ano.

O interesse dos trabalhadores sobe, no entanto, nas empresas mais preocupadas com a privacidade (veja gráfico abaixo). 

Entre aqueles negócios que mantêm os funcionários informados sobre a questão, 22% dos trabalhadores dizem ter solicitado algum tipo de informação sobre seus dados antes da vigência da LGPD e 15% depois do início da sua entrada em vigor. 

Nos negócios que não informam sua equipe sobre o tema, as porcentagens caem para 7% e 3% respectivamente.

lgpd rh buscam dados

Com relação à confiança na gestão de dados das empresas, é possível observar índices semelhantes tanto entre os trabalhadores que buscam informações sobre o tema com os superiores como entre os que não o fazem (veja gráfico abaixo).

O dado pode indicar um número alto de funcionários que apoiam a estratégia de privacidade da empresa sem conhecê-la em profundidade.

lgpd funcionários confiança

Trabalhadores temem que dados sejam acessados sem sua autorização

Ainda que 55% dos entrevistados afirmem que suas empresas os mantêm informados sobre a manipulação das suas informações pessoais e 82% confiem na gestão de dados que elas aplicam, o medo a possíveis vazamentos  é uma realidade. 

Segundo o estudo, 68% dizem que sua maior preocupação com respeito ao armazenamento e à manipulação das suas informações é que elas sejam acessadas sem o seu consentimento; 62% temem que elas sejam compartilhadas sem a sua autorização.

preocupações lei de proteção de dados pessoal

Como destacam especialistas, são diversas as ocasiões em que os empregadores se deparam com situações em que devem coletar e tratar os dados fornecidos pelos empregados nas diferentes fases da relação trabalhista, seja antes da contratação, durante o contrato ou após a sua finalização. 

Abaixo, destacamos algumas dessas situações e mostramos como a tecnologia pode ser uma aliada para evitar contratempos:

Fase pré-contratual

Trata-se do momento em que a empresa estabelece os primeiros contatos com aquele que poderá ser seu futuro funcionário. 

Nessa etapa de seleção, são coletados dados de identificação, currículo, cartas de recomendação, referências, etc.  

Como podemos observar, ainda que nenhum contrato tenha sido assinado, é grande a quantidade de informação que o candidato precisa fornecer à empresa antes da sua potencial admissão.

Utilize a tecnologia a seu favor

Certifique-se de que sua ferramenta de recrutamento e seleção esteja adaptada (ou em vias de adaptar-se) à nova norma. 

Se você ainda não adota uma ferramenta do tipo, esse pode ser o momento mais adequado, já que as ferramentas já adaptadas à LGPD lhe ajudarão a evitar deslizes na manipulação dos dados dos candidatos. Antes de buscar soluções e de fechar qualquer compra, garanta que os softwares que você está analisando estejam em conformidade com a lei.

Fase contratual 

Trata-se do momento em que já foi estabelecido o vínculo empregatício entre empresa e trabalhador. 

Nessa etapa são coletados a maioria dos dados, como os bancários (para pagamento de salários), aqueles relativos à saúde (como exames ocupacionais e atestados médicos) e outros, como filiação sindical.

Aqui cabe a máxima atenção, já que alguns dos dados fornecidos pelos funcionários podem ser considerados sensíveis e exigem cuidados especiais por parte da empresa, que passa a ser a controladora, de acordo com a LGPD.

Utilize a tecnologia a seu favor

Softwares de recursos humanos podem ajudá-lo a manter toda a informação dos seus funcionários em um só lugar e de maneira organizada. A simples perda de um documento, por exemplo, pode ser evitada com a adoção de plataformas do tipo.  

lei de proteção de dados areas empresa

Fase pós-contratual

Trata-se do momento da rescisão do contrato com o funcionário. 

Aqui, a empresa precisa estar atenta principalmente a questões ligadas ao armazenamento dos dados para questões relacionadas a eventuais ações trabalhistas e que por lei devem ser mantidos pela empresa após o desligamento do funcionário por diferentes períodos de tempo.

Utilize a tecnologia a seu favor

Além dos já mencionados softwares de recursos humanos, os sistemas de gestão de documentos podem ser grandes aliados das empresas na hora de manter bem arquivadas as informações de todos os funcionários, inclusive daqueles que deixaram a empresa.

LGPD e funcionários: questão está no centro das atenções

A maioria dos trabalhadores das PMEs entrevistados pelo Capterra não conhece (61%) ou não tem certeza (16%) se sabe o que é a LGPD.

Isso não impede que a imensa maioria (95%) considere importante a aprovação de um lei para proteger os dados dos cidadãos. 

Trata-se de números semelhantes observados em pesquisa sobre a LGPD feita pelo Capterra com a população em geral

De acordo com o estudo, 68% dos entrevistados afirmam que pretendem iniciar ou aumentar as consultas referentes aos seus dados pessoais no trabalho levando em conta que há uma nova lei tratando do tema. 

Dados que mostram a importância de os negócios não perderem tempo no processo de conformidade com a lei.

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Metodologia:

Para reunir os dados presentes neste estudo, o Capterra realizou um levantamento online entre os dias 2 e 15 de outubro em que ouviu 515 trabalhadores de empresas com entre 1 e 250 funcionários de todas as regiões do país e de diferentes setores de atuação. Os entrevistados não podiam estar envolvidos na gestão de dados pessoais dos trabalhadores das suas empresas. Para a parte referentes aos consumidores, foram 531 entrevistados com entre 18 anos e 65, de diferentes faixas de renda (até 1 salário mínimo, de 1 a 3, de 3 a 7, de 7 a 15, de 15 a 20 e mais de 20) e de todas as regiões do país. Os entrevistados eram trabalhadores em tempo integral ou parcial, freelancers/autônomos, estudantes em tempo integral, aposentados ou pessoas que perderam o emprego durante a crise. Os resultados são representativos da pesquisa, mas não necessariamente da população como um todo.


Nota: Este documento, embora tenha a intenção de informar nossos clientes sobre os atuais desafios de privacidade e segurança de dados experimentados pelas empresas de TI no mercado global, não se destina, de forma alguma, a fornecer aconselhamento jurídico ou endossar um plano de ação específico. Para obter conselhos sobre sua situação específica, consulte seu consultor jurídico.