5 Digital Onboarding Best Practices For New Remote Employees

Digital onboarding best practices

As the world continues to fight the coronavirus, Australia is advising businesses to allow staff to continue working from home where appropriate. To help businesses that are hiring while remote, we share five digital onboarding best practices to set new staff up for success. 

Digital onboarding best practices

What is digital onboarding?

Digital onboarding is the process of familiarising a new employee with a business (their new employer). It also refers to the welcoming of that person, ensuring they feel comfortable and able to establish positive working relationships with their colleagues.

Digital onboarding covers everything included in traditional onboarding. However, as the name suggests, the main difference is the former is executed online. Rather than holding an introductory meeting with their manager face-to-face, for example, the employee would meet them over video conferencing software instead.

Why is digital onboarding important?

Most of us have or know of someone who has a tale about being left to ‘sink or swim’ in a new job. Cases like this normally happen when the employer overestimates an employee’s ability to feel their way through a role without the relevant training. However, reality tends to be that the recruit is left feeling overwhelmed and unsupported. In a home office, where an employee won’t be surrounded by the buzz of an office, onboarding is even more important.

A report by Gartner says that successful onboarding can increase an employee’s discretionary effort by more than 20%. From a business perspective, digital onboarding boosts and accelerates a new employee’s ability to positively impact the company’s bottom line.

Read on to discover our five digital onboarding best practices. 

Interested in downloading an onboarding template, check out Capterra’s ultimate onboarding checklist.

Digital onboarding best practices for remote employees 

1. Complete paperwork ahead of their first day

Pre-boarding refers to the activity that takes place before a person officially joins the company. In this stage, it is a good idea to tackle administrative tasks such as signing contracts and completing payroll enrolling—all of which can be managed through online platforms. 

The advantage of handling paperwork online, and before the recruit’s start date, means their first day in work can be much more impactful and memorable. The day will revolve around them meeting colleagues and learning about the business, rather than reading through a pile of paperwork.

Handy tools for handling paperwork remotely:

  • Document management software allows HR managers to automate the process of collecting and storing digital paperwork. 
  • Digital signature software enables HR professionals to obtain signed paperwork from new employees electronically. Using the software, the employee can capture an image of their signature and attach it to the relevant documents.
  • Employee onboarding software works well for HR professionals looking for an end-to-end solution to handle elements such as contract generation, payroll setup, and paperwork automation.

2. Make day one memorable

Like the paperwork, managers should ensure the new employee has the relevant technology to create an at-home work station before their first day. This means having the physical technology available (such as a company laptop) as well as accounts to appropriate software. With those elements taken care of, new employees can jump straight into immersing themselves into the business. 

It’s important to consider ways a person may miss out on an in-person welcome. For example, meeting them at reception when they first arrive at the office is a nice touch. Being taken out for lunch is another first-day ritual people tend to look forward to because it gives them a chance to bond on a personal level with colleagues. 

These may be a little trickier to replicate digitally, but there are ways managers can make remote employees feel welcome:

Virtual meet-and-greets

Start their day with a one-on-one video call to greet them ‘face-to-face.’ Later in the day, and using the same software, managers can replace the in-person introductions with a virtual team-building activity. Using video can help to offer the new hire a warmer reception than a telephone or digital conversation. 

Handy tools for replicating remote meet-and-greets:

  • Video conferencing software is, as the name suggests, a technology that enables employees to host one-on-one or team meetings through video and audio display. 

Full-company introductions

Giving the hire a shout-out on an internal communication tool also helps create a sense of culture and togetherness. It gives colleagues who may not work directly with the new hire every day an opportunity to say hello and introduce themselves in an informal setting. To help kick off the conversations, try collecting some facts about the employee before they start so that you can share it in their welcome message.

Handy tools for virtual company introductions:

  • Survey software allows HR staff to share a pre-prepared fact-gathering questionnaire with new starters. Most platforms allow users to set up their survey so that the answers are automatically emailed to the relevant person.
  • Internal communication software enables colleagues to share information internally and have continuous interaction with each other. For this reason, it’s a suitable platform to post a welcome message to new members of the company.

The buddy system

A Capterra survey of 500 Australian millennials found that almost half (48%) of this age group appreciates people in the onboarding process over a completely automated version of it. A third (33%) of women would not like an AI involved in their onboarding at all, compared to 24% of men. 

A good solution for employers and new employees is to implement a buddy system—in other words, a colleague that the recruit can lean on for support and knowledge sharing.

Handy tools for buddy-systems:

3. Automate administrative tasks to reduce repetition

All new hires need the necessary team introductions and check-ins, as well as information on processes and tools. To make the most of the employees time, prepare and provide them with an agenda for their first day. This could extend to a full week, month, or probation period if necessary. 

For HR professionals, this aspect of onboarding can prove to be especially administration-heavy. Therefore, it’s worth managers considering tools that could reduce the time spent on this task so that their department can focus on tasks that require uniquely human skills. 

Handy tools for automating digital onboarding:

  • Project management tools can come in useful when it comes to creating a process as it allows users to lean on readily created templates—some even provide pre-made onboarding templates as part of their service. HR professionals can tailor the templates to suit their needs, attaching all of the relevant forms, instructions, and documents. 
  • Scheduling software gives staff access to a shared calendar, providing HR professionals with a real-time view of when the new employee’s team is available for onboarding meetings.

4. Set clear goals & objectives

After the new hire has had time to settle in, it’s important to introduce some expectations and goals to them. This step is a fundamental component in the process and helps provide them with a purpose in the business.

Goal setting should always come with a lot of clarity. For every objective, there should be a clear set of guidelines that explains how the employee can reach them. The objectives should be attainable and accessible. This may include participating in training modules or connecting them with a support network (such as internal experts).

Handy tools for setting goals & objectives:

  • HR software tends to include performance features that allow HR staff to create, assign, and track progress with set goals. Some platforms also automatically send reminders when performance review dates are coming up.

5.  Consider digital training methods

Ongoing training is essential in a person’s career. At the beginning of a new job, however, online training plays a pivotal role in the making or breaking of that person’s success within a company. 

Digital onboarding can sometimes be confused with orientation.  The latter handles the basics of a new hire’s role, office policies, and equipment usage. Online training, on the other hand, provides them with the software tools, resources, and knowledge that will allow them to be productive from the offset.

Hint! Thinking about holding an online staff training session? Check out our best practices for training remote employees.

Handy tools for training remote employees

  • Learning management software (LMS) helps to formalise online training in the onboarding process—such as the agenda, timeline, and training material. This makes onboarding a defined and scalable process.
  • Video conferencing software allows training facilitators to host live, interactive video presentations by sharing their screen with virtual attendees. The host could also, for example, walk through a tool as well have group discussions.

Defining your own digital onboarding best practices

Using automation technology to create a digital onboarding process helps to reduce repetitive task-handling. However, a one-size-fits-all program may not be the most impactful approach. Every new hire’s needs are different, which is often role and experience-dependent. 

What technology can do is centralise process flows and event triggers. By doing this, HR professionals can focus on creating a truly personalised experience for every hire.

Looking for employee onboarding software? Check out our catalogue.

Bereid je kantoor voor op de 1,5 meter economie – werken en samenwerken op 1,5 meter afstand

1,5 meter economie

Om je bedrijf te openen ten tijde van de 1,5 meter economie moet je een plan bedenken om je kantoor veilig te maken en verspreiding van Covid-19 te voorkomen. Dat betekent de richtlijnen van het RIVM volgen en overal op kantoor 1,5 meter afstand houden, grondige maatregelen voor hygiëne en je medewerkers beschermen tegen het risico van besmetting. Geen eenvoudige taak. De anderhalvemetersamenleving zal waarschijnlijk nog lang van kracht blijven. Je zult dus maatregelen moeten treffen die niet alleen nu, maar ook op de langere termijn werken. Hoog tijd dus om eens na te denken over hoe jouw kantoor eruit gaat zien. 

1,5 meter economie

De 1,5 meter economie

Welke oplossingen kun je inzetten om je kantoor veilig te maken? Moeten we eigenlijk wel terug naar het kantoor zoals we het nu kennen of is dit hét moment om je kantoor permanent te veranderen? Hierover spraken we Eduard Schaepman, de CEO van Tribes, aanbieder van flexibele kantoorruimtes, en Angelique Schouten, Chief Commercial Officer en lid van het bestuur van Ohpen, een cloudgebaseerd core banking platform.

  • De basis van je 1,5 meter kantoor: je medewerkers
  • Je oude kantoorconcept aanpassen aan het nieuwe normaal
  • Een nieuwe kantoorconcept bedenken
  • Samenwerking op afstand met collega’s, klanten en nieuwkomers

De basis van je 1,5 meter kantoorplan: je medewerkers

Voordat je meteen je plattegrond pakt om uit te rekenen hoeveel bureau’s er in je pand passen en het internet induikt op zoek naar spatschermen en temperatuurmeters, denk eerst eens na wat de behoeftes van jouw organisatie zijn. 

Hoeveel ruimte heb je nodig? Vraag je eerst af hoeveel medewerkers er eigenlijk terug naar kantoor moeten en willen. Misschien heb je met minder werkplekken wel genoeg. Angelique Schouten van Ohpen, zegt

“Voer een enquête uit onder je personeel om te peilen wat zij willen. Het advies is thuiswerken tot 1 september, maar wat willen jullie?”

Onderzoek wijst uit dat een derde van het kantoorpersoneel ervoor zou kiezen om altijd thuis te werken. Voor een andere groep geldt precies het tegenovergestelde, zij willen zo snel mogelijk terug naar kantoor, omdat hun thuissituatie niet ideaal is. Voor deze groep zou je het kantoor al eerder kunnen openen. 

quote 1.5 meter economie Schouten

Tip: Gebruik planningssoftware voor de intekenlijst om de bezetting van je kantoor eenvoudig te beheren. 

Je huidige kantoorconcept aanpassen aan het ‘nieuwe normaal’

Nu je weet voor hoeveel werknemers er minimaal plek moet zijn, kun je je kantoor gaan aanpassen. Welke oplossingen kun je inzetten om je kantoor veilig te maken? Eduard Schaepman van Tribes heeft 23 kantoorpanden moeten aanpassen in verschillende landen als gevolg van Covid-19.

1,5 meter kantoor

Schaepman vertelt welke maatregelen je allemaal kunt nemen om 1,5 meter afstand te houden:

  • Tafels uit elkaar zetten 
  • Rondom elke werkplek de 1,5 meter zone aangeven met stickers
  • Doorzichtige spatschermen van plexiglas rondom de werkplekken plaatsen om werknemers te scheiden. Omdat ze doorzichtig zijn blijft samenwerken mogelijk. 
  • Wegwerpbare papieren ‘desk pats’ op de bureau’s plaatsen om het lichamelijk contact met de tafel te beperken en besmetting via objecten te vermijden. 
  • Eenrichtingsverkeer creëren op kantoor door looproutes aan te geven met pijlen zodat  je elkaar niet kruist.
  • Sensoren in de hoeken van alle algemene ruimtes plaatsen die de afstand tussen personen meten en met een geluids- of rood lichtsignaal aangeven dat mensen te bij elkaar staan. “Dit is handig omdat sommige mensen zich bezwaard voelen er iets van te zeggen, dus dan doet de apparatuur het voor je”, zegt Schouten hierover.

Het handhaven van de regels is ook een uitdaging. Schouten vertelt dat mensen heel enthousiast zijn om hun collega’s weer te zien waardoor de aandacht voor de maatregelen kan verzwakken.

terug naar kantoor

Om mensen aan het ‘nieuwe normaal’ te herinneren kun je bijvoorbeeld banners ophangen of informatie op digitale schermen plaatsen. 

coronamaatregelen op kantoor herinneren

Maatregelen voor de bescherming van de gezondheid en hygiëne

De richtlijnen van het RIVM vragen ook om specifieke maatregelen voor de bescherming van de gezondheid van werknemers. Hierbij kun je denken aan zaken als:

  • Temperatuurmeting bij binnenkomst. Dit kan met thermische infrarood camera’s voor koortsdetectie, met een thermometer ‘pistool’ of bijvoorbeeld met een polschecker, zodat mensen zelf hun temperatuur kunnen meten, een minder invasieve methode vertelt Schaepman. Tribes heeft alvorens met temperatuurmeting te beginnen de Autoriteit Persoonsgegevens geraadpleegd om ervoor te zorgen dat hun nieuwe veiligheidsmaatregelen in overeenstemming zijn met de privacywetgeving.
  • Een ander aandachtspunt is de ventilatie op kantoor: 

ventilatie tegen corona

  • Contactloos toegang geven tot het gebouw en ruimtes. Zo vertelt Schouten van Ohpen dat zij hun toegang met fingerprint gaan vervangen voor een iris scanner.  
  • Het beschikbaar stellen van handgel en mondkapjes.
  • Extra schoonmaken.

Een nieuwe kantoorconcept bedenken

Als je veel werkplekken moet opheffen, dan kies je er wellicht voor om een vergaderruimte of een sportruimte om te bouwen in een werkruimte. Misschien voldoet jouw pand of kantoor dan echter niet meer aan wat jij je werknemers wilt bieden. Als dit het geval is dan kun je ook out of the box denken en je huidige kantoorconcept kritisch bekijken en vernieuwen. Dat doet Schouten van Ohpen:

“Daar waar je vroeger aan een kantoor dacht als ‘je komt samen en het is een werkplek’, wat ik nu wil doen, naar de toekomst toe, is functies ondersteunen. Ik wil behoeftes ondersteunen, het pand veranderen naar zones, er zijn bijvoorbeeld mensen die stilte willen hebben, er zijn mensen die juist het sociale aspect willen hebben, of het natuuraspect, ik wil gaan kijken hoe ik die behoeftes kan weergeven.”

Het kantoor gaat dus permanent veranderen sinds de 1,5 meter economie van kracht is volgens Schouten. En dat betekent wellicht een andere ruimte huren. 

1,5 meter samenleving

Ook thuiswerken hoeft vanaf nu niet meer op dezelfde manier. De keuze was meestal je werkt een volle dag op kantoor of een volle dag thuis. Sinds de lockdown volgen mensen veel meer hun eigen ritme. 

“In de ochtend wil ik een douche, een kop koffie en focus. In de middag ga ik naar kantoor. Misschien moet het kantoor wel 7 dagen open zijn in de toekomst.”

Slimme tip voor thuiswerkers van Schouten: Gebruik een strijkplank met verschillende hoogtes om een sta-tafel na te bootsen. 

Tips voor samenwerken in de 1,5 meter economie

Ongeacht hoe je kantoor er uit gaat zien, het nieuw normaal zal ook van invloed blijven op de manier van werken. Vergaderen, met klanten afspreken, een teamuitje organiseren of een sollicitatiegesprek voeren, als er sprake is van sociaal contact zullen we voor een langere periode behoedzaam moeten blijven. De kans bestaat dat er een nieuwe besmettingsgolf komt waardoor iedereen weer thuis zit. Je kunt je dus maar beter voorbereiden op regelmatig gebruik van digitale samenwerkingstools. Daarbij moet ook worden gedacht aan oplossingen voor het onboarden van nieuwe medewerkers en het ontmoeten van klanten en prospects. 

Onboarding van nieuwe medewerkers in de 1,5 meter economie

Sollicitatiegesprekken voeren via videocalls en een interactief onboarding programma maken, het kan allemaal digitaal. “On-boarding van nieuwkomers kan ook via de webcam, mission briefing noemen wij dat. Normaal vliegen wij iedereen over naar het hoofdkantoor, doen we een rondje langs de oude panden waar Ohpen begonnen is. Nu hebben wij dit alles digitaal gemaakt, een virtual tour”, aldus Schouten.

Met video interview software kun je nieuwe medewerkers interviewen zonder dat ze naar je kantoor hoeven te komen. Met virtuele tour software kunnen recruiters sollicitanten een 360 graden virtuele tour geven van het kantoor en de installaties. 

Afspreken met klanten

Ook afspreken met klanten en prospects is een uitdaging in het ‘nieuwe normaal’. Afspraken kunnen wel persoonlijk op kantoor met social distancing, maar misschien voel jij of je klant zich wel niet op zijn gemak in een gesloten ruimte. Om ongemak te voorkomen kun je natuurlijk via de webcam afspreken, maar hoe houdt je de aandacht van je prospect vast?  

“Je kunt het met filmpjes doen of een inspirerende spreker uitnodigen. Een gemiddelde afspraak kost je dan wel twee keer de tijd die het normaal kostte. Je wilt de ladder hoger leggen, energie erin houden om niet in te kakken achter een webcam,” vertelt Schouten.

Tip van Schouten: Om thuis een professionele indruk te wekken bij klanten zou je banners met het bedrijfslogo achter je stoel kunnen zetten of green screens waarop je afbeeldingen of video’s kunt afspelen.

Een ander goed idee is om buiten af te spreken. Niet alleen veiliger maar ook gezonder om wat extra te bewegen.

social distancing

Het 1,5 meter kantoor is dan misschien wel een uitdaging, maar het is ook een kans om te innoveren. Nu is hét moment om veranderingen door te voeren waar je wellicht al langer over na zat te denken en je werkplek beter af te stemmen op de nieuwe realiteit. Als je het zo bekijkt klinkt het nieuwe normaal helemaal zo gek nog niet!

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Dit artikel is bedoeld om onze lezers te informeren over bedrijfsgerelateerde zaken in Nederland. Het is op geen enkele wijze bedoeld om juridisch advies te geven of om een specifieke handelswijze te onderschrijven. Voor advies over uw specifieke situatie, raadpleeg uw juridisch adviseur.

Künstliche Intelligenz im Recruiting: 40 % denken, dass KI den Rekrutierungsprozess fairer macht

Künstliche Intelligenz im Recruiting

Personaler sind mit der Fülle an Bewerbungen überlastet. Laut einer Studie des Staufenbiel Institut und Kienbaum checken 40 % der Personaler Bewerbungen in weniger als fünf Minuten. 

Das manuelle Durchgehen aller Lebensläufe, die Organisation von Vorstellungsgesprächen und die Auswahl der richtigen Kandidaten ist ein zeitaufwändiger Prozess. HR-Fachleute setzen zur Unterstützung zunehmend künstliche Intelligenz (KI) im Recruiting ein, um mehr Zeit für die Kandidatenauswahl zu haben. 

Was halten die Deutschen eigentlich von einem AI unterstützten Recruitingprozess? Halten sie es für fair, sich von einer Maschine beurteilen zu lassen? Was wird akzeptiert und was nicht? Da der Einsatz von künstlicher Intelligenz im Recruiting zunimmt, ist es wichtig die soziale Akzeptanz zu berücksichtigen. Capterra hat dies anhand einer Studie* von 494 Teilnehmern untersucht. 

Künstliche Intelligenz im Recruiting

Highlights der Studie: 

  • 40 % denken, dass KI den Rekrutierungsprozess fairer macht.
  • 47 % empfinden ein KI-System, welches das Bewerbungsgespräch führt, als unangenehm. 
  • 76 % wollen sich im Nachhinein einen Einblick in die Schlussfolgerungen eines KI-Systems verschaffen können.

Der Einsatz von künstlicher Intelligenz im Recruiting

Der Einsatz der richtigen Talente ist entscheidend für den Geschäftserfolg. Die Talente zu finden, ist jedoch eine zeitaufwändige Angelegenheit. Sich wiederholende Aufgaben können durch KI automatisiert werden. Dadurch gibt die künstliche Intelligenz Personalvermittlern Zeit, sich um wichtigere Aufgaben zu kümmern. Die KI kann ebenfalls mit Bewerbern kommunizieren und sogar Bewerbungsgespräche führen. Wir fragten unsere Teilnehmer was sie von drei wichtigen Bereichen, in denen die künstliche Intelligenz im Recruiting eingesetzt wird, halten. 

Anwendungen der künstlichen Intelligenz im Recruiting

1. Schnellere Vorauswahl

Rekrutierungs- und HR-Fachleute nutzen zunehmend die KI, um die erste Runde der Kandidatenkürzungen vorzunehmen. Die Regeln für die Eliminierung eines Lebenslaufs aus dem Prozess basieren oft auf dem Erfolg früherer oder ähnlicher Bewerber. Somit können Personalvermittler den Aufwand und die Zeit, die in dieser Phase aufgewendet werden, reduzieren. 

2. KI-basierten Chatbots, die einfache Fragen stellen

Chatbots können z.B. Bewerbungsgespräche planen, einfache Fragen über die Kultur innerhalb eines Unternehmens, das Gehalt oder die Arbeitsumgebung beantworten. Chatbots können Recruiter unterstützen, indem sie den Kandidaten einfache Fragen zu ihren Kontaktdaten oder freien Terminen stellen.

3. KI-geführte Bewerbungsgespräche

KI kann Recruiter bei Bewerbungsgesprächen unterstützen. Dies geschieht meist durch die Analyse der Körpersprache, Mimik und verwendeten Sprache des Bewerbers. Die KI registriert zum Beispiel, welche Wörter ein Bewerber verwendet, wie gut er sich artikuliert und wie emotional er spricht, wie entspannt er wirkt und wie oft er lächelt. Eine Auswertung kann dem Recruiter ein besseres Bild über die Persönlichkeit des Bewerbers geben und bei der Entscheidung helfen, ob er für den Job geeignet ist und in das Team passt. Das Bewerbungsgespräch kann durch KI unterstützt mit einem Recruiter geführt werden oder komplett von der künstlichen Intelligenz übernommen werden. 

Künstliche Intelligenz im Recruiting bei der Bewerber-Vorauswahl

Was wird beim KI-geführten Bewerbungsgespräch akzeptiert?

Neben der Analyse von Körpersprache, Mimik und Sprache ist eine weitere Form der KI bei der Rekrutierung die Analyse der Online-Aktivitäten von Kandidaten in sozialen Medien. KI-Unternehmen bieten beispielsweise die Möglichkeit, auf der Grundlage der Analyse der Social-Media-Aktivitäten einen Bericht über Bewerber zu erstellen. 

Schauen wir uns einmal an, was Deutsche davon halten, durch die KI analysiert und bewertet zu werden. 

KI-Analyse und Bewertung der Bewerber

Auch wenn die oben genannten Rekrutierungstechniken bereits angewandt werden, bleiben die Befragten vorsichtig. Die Studie zeigt, dass die meisten Deutschen solche Analysen unangemessen oder schwer zu akzeptieren finden. Es ist verständlich, dass diese Formen der KI-Analyse Bedenken hinsichtlich des Schutzes der erhaltenen Daten, der Meinungsfreiheit und der Diskriminierung aufwerfen.

Die große Frage: Ist AI voreingenommen oder nicht?

Kritiker vermuten, dass die Verwendung der KI bei der Rekrutierung Voreingenommenheit fördern kann. Andere Bereiche, die Anlass zur Besorgnis geben, sind der Mangel an Verantwortlichkeit und Transparenz des Einstellungsprozesses sowie Probleme mit den Daten, aus denen die Maschine lernt.

Ein gutes Beispiel dafür ist ein von Reuters über Amazon berichtetes Problem. Das globale Unternehmen schuf einen Algorithmus, der bei einigen seiner Stellenangeboten unbeabsichtigt männliche Bewerber gegenüber weiblichen Bewerbern bevorzugte. 

Die KI stützte ihre Entscheidungen auf ein Jahrzehnt von Lebensläufen, die dem Unternehmen vorgelegt wurden und von denen die meisten Männer waren. Dies spiegelte die Dominanz der Männer in der gesamten Branche wider. Als Folge davon brachte sich die KI selbst bei, dass Männer die bevorzugten Kandidaten waren. Sie schulte sich sogar darin, Lebensläufe mit Schlüsselwörtern “Frauen” (wie in “Frauenschachklub”) auszusortieren. Sobald Amazon auf dieses Problem aufmerksam wurde, änderten sie die Programme.

Daten sind nicht frei von menschlichen Einflüssen und können in vielerlei Hinsicht verzerrt sein. Wenn diese “verzerrten” Daten als Trainingsdaten für eine KI verwendet werden, kann dies zu Diskriminierung führen. Unternehmen haben aus den Fehlern dieser “Early Adopter” gelernt.

Um Verzerrungen zu verhindern, wird die Funktionsweise der KI jetzt genauer untersucht und es kommen langsam Lösungen auf den Markt, die versuchen, Verzerrungen zu verhindern. Beispiele hierfür sind Explainable AI und Interpretierbares Maschinelles Lernen. Diese Werkzeuge untersuchen, inwieweit maschinelle Entscheidungen durch Vorurteile bestimmt werden und geben Einblick in die Argumentation des Computers. Dadurch kann angezeigt werden, welche Faktoren die Entscheidung positiv oder negativ beeinflusst haben.

Dank dieser Instrumente wird die Funktionsweise der KI sehr viel transparenter, sodass der Prozess auch für die Kandidaten transparenter gestaltet werden kann. Und das ist wichtig für das Vertrauen in die KI.

Was sagen unsere Umfrageteilnehmer dazu?

Schafft künstliche Intelligenz im Recruiting einen faireren Prozess

Die Frage nach der Voreingenommenheit von KI ist also nicht so leicht zu beantworten. Bei unserer Befragung haben wir ein Unentschieden: 38 % der befragten Teilnehmern glauben, dass KI voreingenommen sein kann, 38 % glauben es nicht. 

So meint ein Umfrageteilnehmer, auf die Frage, warum KI den Rekrutierungsprozess fairer macht: “Der Prozess wird fairer, weil KI keine persönlichen Eindrücke bzw. persönlichen Geschmack oder Sympathie in die Entscheidung einfließen lässt.” Ein anderer äußert sich folgendermaßen: “Die KI ist unvoreingenommen, was das Aussehen eines Menschen angeht, wo viele Bewerber auf normalen Weg schon aussortiert werden, weil sie einem optisch nicht passen.”

Ein Umfrageteilnehmer, der nicht glaubt, dass KI den Rekrutierungsprozess fairer machen kann, teilt seine Erfahrungen mit uns: “KI lässt die menschliche Komponente voll außer acht. Z.B. ich habe vor ca. 5 Jahren einen 57-jährigen Außendienstverkäufer eingestellt, der langzeitarbeitslos war, Konkurs gemacht hatte, kein abgeschlossenes Studium hatte, also einen Mann, der durch jede KI durchgefallen wäre. Ich habe aber das Potenzial gesehen. Er ist heute mein Vertriebsleiter und generiert jedes Jahr den meisten Umsatz, aber das tollste ist, dass er Jungverkäufer neidlos und verantwortungsvoll an die Hand nimmt, und diese so wesentlich motivierter sind und früher Umsatz generieren. Keine KI kann das.”

Transparenz im Bewerbungsprozess ist der Schlüssel

Wird KI die Einstellung durch Personaler ersetzen? Das ist unwahrscheinlich. Aber es ist wahrscheinlich, dass die KI mehr und mehr in den Einstellungsprozess integriert wird, damit Personaler intelligenter und effizienter arbeiten können.

Unternehmen, die zukünftig mit KI arbeiten wollen, sollten Transparenz an erste Stelle setzen. Transparenz ist die Grundlage für Vertrauen. Das zeigen auch die Ergebnisse der Umfrage sehr deutlich: 76 % der Befragten wollen sich im Nachhinein einen Einblick in die Schlussfolgerungen eines KI-Systems verschaffen können. Je transparenter das Verfahren, desto fairer wird das Auswahlverfahren wahrgenommen.

Wie geht es weiter? Wirf einen Blick auf unser Recruiting Software Verzeichnis, um das passende Tool zu finden.

*Methodik der Studie: 

Die Daten für die Studie “KI im Recruiting” wurden vom 24. Februar bis 30. März 2020 bei einer Online-Umfrage unter 494 in Voll- oder Teilzeit arbeitenden Deutschen zwischen 18 und 65 Jahren durchgeführt, die wissen, was künstliche Intelligenz ist. 

Quelle gestion de carrière à l’heure de la crise et des réaffectations d’employés ?

Comme nous avons pu l’observer au cours des derniers mois, la pandémie de COVID-19 a bouleversé les modèles de travail traditionnels. Après la mise en place du télétravail pour de nombreuses entreprises et la nécessité pour certaines de s’adapter à un modèle virtuel, un autre aspect du monde professionnel s’est vu affecté : celui de la nouvelle réalité de certains métiers en ces temps de crise. Une enquête GetApp révèle ainsi que 42 % de PME françaises ont assigné ou prévu d’assigner un nouveau rôle à certains de leurs employés de manière temporaire et 17 % de manière permanente (méthodologie en fin d’article). Les PME font ici face aux questions de résilience et de gestion de carrière.

Si certains ont recours au “prêt de main-d’œuvre”, proposer une mutation à plus ou moins long terme au sein de l’organisation est une alternative qui peut s’avérer fructueuse pour toutes les parties.

Pourquoi et comment décide-t-on d’une telle réaffectation ? Quels sont les bénéfices d’un tel changement, pour le collaborateur et pour l’entreprise ? Quelle importance la formation tient-elle dans cette pratique ? Enfin, quels sont les logiciels indispensables pour accompagner de telles évolutions ? Toutes les réponses à ces questions dans cet article.

La crise met en pause certains postes et pousse à valoriser la polycompétence

Logiquement, et malheureusement, la crise a pu, d’un côté, remettre en question ou réduire considérablement la charge de travail de certains métiers, ou au contraire provoquer un surcroît d’activité difficile à absorber pour les équipes en place.

Dans tous les cas de figure, le mot-clé a été l’adaptation. Que l’on ait adapté son produit ou service au virtuel (40 % des PME interrogées) ou qu’on l’ait modifié (36 %), il a fallu faire preuve d’agilité et prendre des décisions rapidement : accélération de la transformation digitale, investissement dans des logiciels collaboratifs et dans le cas qui nous intéresse, le redéploiement d’effectifs.

C’est le cas par exemple des postes de recruteurs pour qui les embauches ont été gelées ou encore celui de la restauration, comme le remarque Franck La Pinta, spécialiste de la transformation des organisations liée aux nouvelles technologies et au digital :

Compte tenu des prises de décisions courtes dans les PME, [la réaffectation] a pu être un bon moyen de re-prioriser rapidement l’activité de l’entreprise. L’exemple évident est celui de la restauration : les acteurs qui ont pu développer l’activité de vente à distance sont ceux qui s’en sortent le mieux.

Malgré les conséquences économiques de la crise, 79 % des PME ont souhaité concentrer leurs efforts sur la conservation de leurs employés, un aspect qu’elles jugent “plutôt important” (37 %) à très important” (42 %).

Un tel objectif demande de faire preuve de résilience. Ainsi, plutôt que de recourir au chômage technique ou au licenciement, il peut parfois être salutaire de réfléchir à déplacer stratégiquement les pions sur l’échiquier et mettre l’accent sur le management des talents.

Franck La Pinta abonde en ce sens :

Dans le cadre d’un échange avec les collaborateurs, la décision de revoir l’activité, l’organisation, et donc la réorganisation des tâches pour une raison de survie de l’entreprise est un discours qui est sans doute plus facile à accepter que le chômage technique.

Si ce changement est nécessairement présenté comme une situation d’urgence, cela peut aussi faire l’objet d’une réflexion à plus long terme sur le repositionnement de l’entreprise. Dans ce cas, cela sera aussi moins anxiogène pour le collaborateur, qui sait qu’il va basculer sur une activité qui deviendra essentielle. Cette crise peut être l’occasion pour la PME de réfléchir à son avenir, en concertation avec les collaborateurs.

Les responsables du personnel ou des ressources humaines ont pour option de se tourner vers le réagencement des effectifs là où la demande est soudainement accrue, vers la métamorphose d’un poste ou encore vers la promotion interne pour optimiser ses ressources.

Un chamboulement synonyme d’opportunités en termes de croissance et de gestion des talents

Un collaborateur, s’il a effectivement un rôle assigné, ne devrait cependant pas être “réduit” aux compétences liées à son poste. Au contraire, chacun détient des compétences non mises en œuvre ou qui ne demandent qu’à lui être révélées. Un changement de poste temporaire peut alors s’avérer comme une évolution positive, plutôt qu’un sacrifice ou un renoncement, tant pour le collaborateur que pour l’entreprise.

L’idée est de découvrir et d’exploiter les compétences inutilisées, qu’elles proviennent d’expériences précédentes, d’un intérêt particulier pour un domaine, de talent caché ou de potentiel qui ne demande qu’à être développé. La polyvalence et la polycompétence sont des atouts de taille pour les PME.

Les entreprises peuvent mettre en place tout ou partie de ces points stratégiques qui tendent vers la gestion de carrière :

  • Évaluer leur situation et les besoins nouveaux sur le moyen et long terme
  • Identifier les domaines dont la pertinence est désormais remise en cause
  • Identifier les domaines requérant main forte
  • Faire un bilan de compétences des employés dont le poste se retrouve affecté
  • Élaborer une stratégie pour redéployer ces employés à des postes stratégiques
  • Investir dans les programmes de formation nécessaires
  • Veiller au bien-être des employés

De telles mesures comportent plusieurs avantages : 

  1. L’entreprise optimise des ressources déjà disponibles au sein de l’entreprise.
  2. Le collaborateur peut apporter dans son nouveau rôle une vision inédite.
  3. D’autre part, si l’assignation n’est que temporaire, le collaborateur emportera avec lui des connaissances fraîchement acquises qui pourront apporter un nouvel éclairage à son poste initial.
  4. La confiance placée dans ses capacités renforce la relation employeur-employé.
  5. Un collaborateur épanoui aura tendance à rester motivé, profitant à l’activité générale de l’entreprise.
  6. Une telle évolution pare à toute éventuelle lassitude et favorise l’épanouissement personnel et professionnel.

Franck La Pinta estime cette approche pertinente :

Dans tous les cas, il ne faut pas que ce ne soit vécu comme un abandon par les collaborateurs, mais comme une opportunité de développer de nouvelles compétences, de faire un nouveau job.

Il est nécessaire d’effectuer un suivi pour maintenir l’engagement des employés.

Qu’elle s’avère temporaire ou permanente, la formation reste primordiale pour accompagner ce changement.

La formation, secret d’une transition réussie

Dans les grandes entreprises, la mobilité et les changements de carrière sont généralement bien rodés. En revanche, dans les entreprises de petite et moyenne taille, l’accompagnement se fait de manière plus informelle.

Au plus dur du confinement, alors que les entreprises investissaient dans des outils collaboratifs ou des logiciels de communication, 26 % des employés interrogés affirmaient n’avoir reçu aucune formation, et 45 % une formation par un collègue, des chiffres similaires aux réponses fournies par les décisionnaires interrogés lors de la même enquête :

Les deux principales raisons pour lesquelles les PME n’ont pas dispensé de formation aux nouveaux outils, et potentiellement aux nouveaux rôles assignés, sont le manque de temps et de budget.

“C’est plus difficile dans une PME que dans un grand groupe, qui dispose souvent d’une politique de mobilité interne bien organisée. Les PME sont parfois moins bien outillées que les grandes entreprises en matière de formation ou de possibilités de changement de poste” commente Franck La Pinta.

En effet, dans la précipitation, il est difficile pour une entreprise qui n’y est pas préparée de fournir des outils du jour au lendemain. Personne, a priori, ne naît avec la science infuse et c’est pour cela qu’existent les programmes de formation. L’éducation et l’apprentissage s’adressent à tous les métiers, à tous les âges de la vie.

Les logiciels indispensables pour la formation et les évolutions de poste

Les types de logiciels pouvant accompagner ces mutations s’inscrivent dans les catégories de LMS, de webinaires et tout simplement de formation. En voici les caractéristiques principales :

  • Les LMS : une plateforme LMS (“Learning Management System”) est l’outil phare de l’apprentissage à distance. Son avantage est d’être alimenté en permanence de nouveaux cours. Un tel outil permet d’élaborer un programme sur-mesure selon les besoins.
  • Les webinaires : ils consistent à diffuser des vidéos en direct ou préenregistrées. Les sessions de formation peuvent être interactives et requérir la participation des élèves, favorisant l’échange comme lors d’une formation présentielle.
  • Les logiciels de formation : outils d’éducation en ligne, ils permettent de créer des parcours d’apprentissage personnalisés et de suivre les progrès des apprenants.

Quant au suivi des employés, les gestionnaires de ressources humaines (RH) peuvent se tourner vers les solutions permettant la gestion de carrière :

  • Les logiciels de gestion du personnel : au-delà des fonctionnalités de planning et de calendrier, ces outils servent à la gestion des performances et des ressources. Ils s’avèrent particulièrement utiles lorsque des mouvements internes sont en cours pour suivre et optimiser les changements de postes.
  • Les outils de gestion des talents : ils se focalisent sur les profils et performances des collaborateurs, permettant aux responsables RH d’accompagner leur évolution au sein de l’entreprise.

La formation ne s’arrête pas cependant aux outils. Elle concerne également les différentes politiques internes à l’entreprise : cybersécurité, travail à distance ou encore hygiène et sécurité, autant de politiques indispensables même hors crise.

Si “nécessité fait loi”, elle crée également des opportunités salvatrices pour l’entreprise

Les PME qui auront passé cette épreuve du feu en faisant preuve de flexibilité, de réactivité et de créativité seront celles qui ont le plus de chances de se maintenir à flot, voire même de prospérer malgré la crise. Le rôle des responsables du personnel et des ressources humaines est essentiel pour assurer la pérennité des entreprises, en particulier celles de petite taille. Les entreprises qui misent constamment sur la résilience et la pertinence de leur main-d’œuvre sont susceptibles de mieux s’intégrer dans le monde post-COVID-19.

Sur ce point, Franck La Pinta propose en guise de conclusion :

Les PME, face aux grandes entreprises, ont une carte à jouer dans la proximité des échanges, dans les processus de décision plus collectifs, pour réfléchir à la fois à la manière de survivre à cette crise, mais aussi de penser au moyen terme. (…) Mais ces réaffectations, au-delà des contraintes liées aux modifications sur le contrat de travail, ne pourront se faire qu’à condition que les collaborateurs concernés soient engagés et motivés par ce nouveau projet d’entreprise. D’où la nécessité, certes de faire face à la situation d’urgence, mais aussi d’en profiter pour s’interroger sur ce que cette crise nous a enseigné.

Vous souhaitez en savoir plus ? Consultez notre catalogue de logiciels de LMS pour découvrir davantage de produits.

Méthodologie de l’enquête sur les Tendances d’achat de logiciels : pour collecter les données de ce rapport, nous avons mené une enquête en ligne entre le 15 et 19 mai 2020 auprès de 397 employés de PME françaises effectuant du télétravail en raison de la crise de COVID-19. Les 335 répondants aux questions ont été sélectionnés selon leur rôle dans l’entreprise : ceux-ci sont issus de divers secteurs d’activité et sont tous preneurs de décision (confirmé/manager, manager sénior, membre de la direction ou haute direction). Le nombre de répondants peut différer d’une question à l’autre selon le profil recherché pour une question donnée. Un panel de 62 employés a également participé à l’enquête (cf. question sur la formation).

6 populaire video recruitment tools voor succesvol onboarding van medewerkers op afstand

video recruitment tools

Sollicitatiegesprekken per video zijn handig voor zowel recruiters als sollicitanten. Bekijk om te beginnen eens de top 6 tools video recruitment tools die verkrijgbaar zijn.

video recruitment tools

Sollicitatiegesprekken per video bieden een effectieve manier om sollicitanten op afstand te screenen. Deze aanpak bespaart recruiters niet alleen kosten en tijd, maar geeft zowel recruiters als sollicitanten meer flexibiliteit.

Vanwege de coronapandemie zijn sollicitatiegesprekken per video nu relevanter dan ooit. Nu voor vele landen maatregelen gelden voor afstand houden, is het een goed oplossing voor recruiters om sollicitatiegesprekken via video en de webcam te laten verlopen.

Het selecteren van een video recruitment tool voor het voeren van sollicitatiegesprekken is echter geen sinecure vanwege het grote aantal producten in de markt. Dus om recruiters al dat werk te besparen, hebben we een lijst met de top 6 tools samengesteld.

Wat bedoelen we precies met de “populaire”?

De tools op deze lijst hebben op z’n minst de basis functionaliteiten van video interview software, d..w.z live interviewing en beoordeling/scoring van vaardigheden.  Als je meer wilt weten over de manier waarop we deze tools hebben geselecteerd, kijk dan eens naar onze selectiemethodologie onder aan dit artikel. Dit zijn de 6 video recruitment tools die we in dit artikel zullen bespreken (in alfabetische volgorde):

  • AON-vidAssess
  • Cammio
  • HireVue
  • Interviewstream
  • Sonru
  • Spark Hire

De top 6 video recruitment tools

AON- vidAssess

VidAssess is een video interview management programma dat bedrijven helpt bij het afnemen van videosollicitatiegesprekken via desktop, mobiele telefoon, laptops of tablets. Het systeem is gebaseerd op een vragenlijst die competenties meet. Je kunt zelf de vragen samenstellen of gebruik maken van een vooraf ontworpen vragenlijsten met meer dan 600 vragen, afgestemd op verschillende functies en verantwoordelijkheidsniveau’s.

Kandidaten kunnen zelf bepalen wanneer ze het geautomatiseerde interview willen afnemen en hun gesprek opnemen of zelfs her-opnemen als je die optie wilt bieden. De tool kan aan de eigen merkidentiteit worden aangepast met logo’s, kleuren, bewoording en formaat

VidAssess biedt niet alleen de mogelijkheid tot het afnemen van video interviews, maar ook tot het beoordelen van de vaardigheden van kandidaten en het meten van hun persoonlijkheid op basis van de persoonlijkheidsvragenlijst of op basis van AI en het ADEPT-15 persoonlijkheidsbeoordelingsmodel. Het programma filtert automatisch ongeschikte kandidaten uit en genereert een uitgebreid rapport over eventueel geschikte kandidaten.

Video recruitment tool Aon-Vidassess
Rapport over de kandidaat op basis van ADEPT-15 pesoonlijkheidsscore (bron)

Unieke functie: AI-assessment

Vidassess makt gebruik van AI om video interviews te analyseren. Andre aanbieders op deze lijst zeten ook AI in, maar Aon is heel transparatn over de werking ervan. Het AI-systeem maakt een transcipt (met Natural Language Processing (NPL)) van wat de kandidaat zegt. Vervolgens scant het de tekst op zinnen en woorden die verbonden worden aan bepaalde karaktertrekken. Er zijn positieve en negatieve indicatoren voor elke karaktertrek. Zo ontstaat er automatisch een rapport over de kandidaat. De recruiter kan de scores altijd nog aanpassen op basis van zijn eigen beoordelingen. Zo werken het AI-systeem en de recruiter samen.

Beordelen van kandidaten via AI
Transcript van interview waarop AI-assessment wordt toegepast (bron)

Er zijn nog geen reviews van VidAssess op GetApp, maar de voordelen die Vidassess zelf belicht op hun site zijn:

  • Het verminderen van bias en het vergroten van de diversiteit binnen een organisatie doordat de tool alleen vaardigheden en werk gerelateerde aspecten evalueert. De recruiters kunnen bovendien alle resultaten zelf aanpassen.
  • Het uitvoeren en beoordelen van sollicitatiegesprekken is sneller en eenvoudig doordat er geen planning meer aan te pas komt (kandidaten kunnen kiezen zelf wanneer ze het doen en er wordt automatisch een rapport gegenereerd).
  • Het systeem kan gekoppeld worden aan meerdere ATS-systemen van derden.

Meer informatie

Cammio

Cammio is een cloudgebaseerd video recruitment platform van Nederlandse bodem met filialen in Europa, Azië en de VS dat recentelijk is overgenomen door Stepstone Group, een groot Europees online job board platform. Randstad en Aegon zijn bijvoorbeeld klant van Cammio.

Cammio biedt verschillende video-oplossingen ter ondersteuning van het sollicitatieproces voor zowel kandidaten als recruiters. Recruiters kunnen persoonlijke of groeps face-to-face sollicitaties met de webcam afnemen in het speciaal daarvoor ontwikkelde recruitment systeem. Je kunt er afspraken mee inplannen, scripts in opstellen en notities in maken. Videogesprekken kunnen worden opgenomen om achteraf opnieuw te worden afgeluisterd. Met het smart hiring algoritme wordt de scoring van kandidaten gefaciliteerd.

Live video sollicitatiegesprek afnemen
Live video interview afnemen in het systeem van Cammio (bron)

Recruiters kunnen met Cammio ook videovacatures maken. In plaats van een vacature die de functie beschrijft met tekst kun je een video gebruiken om de betrokkenheid van kandidaten te vergroten. Kandidaten kunnen met Cammio een video pitch maken als sollicitatiebrief. Daarnaast heeft de tool functionaliteiten voor smart planning van sollicitatiegesprekken: een geautomatiseerde manier van plannen van live interviews waarmee recruiters tijd besparen.

Unieke functie: Cammio-API

Cammio kan gemakkelijk met andere recruitment software worden geïntegreerd met de daarvoor ontwikkelde API.

Er zijn nog geen reviews van Cammio op GetApp, maar de voordelen die Cammio zelf belicht op hun site zijn:

  • Video-interviews geven kandidaten de kans om meer van zichzelf te laten zien dan alleen hun ervaring en opleiding, wat deuren opent voor gekwalificeerde, maar vaak over het hoofd geziene kandidaten.
  • Je kunt met meer kandidaten tegelijk aan de slag
  • Verbeterde planning, je bespaart tijd en geld
  • Eerlijker proces

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HireVue

HireVue is een video recruitment systeem dat erop gericht is om het wervingsproces te versnellen, de ervaringen van kandidaten en werknemers te verbeteren en teams te trainen en te coachen.

Met HireVue Pre-Hire Assessment kunnen recruiters kandidaten laten voorselecteren door video, AI en opdrachten op spelbasis te combineren. Recruitment teams krijgen hiermee inzicht in de werkstijl van een kandidaat, in de omgang met andere mensen, persoonlijkheid en algemene cognitieve vaardigheden.

video interview HireVue
Rapportage van sollicitatiegesprekken met HireVue (bron)

Met de HireVue video interview functie kunnen er live video sollicitaties worden afgenomen en opgenomen. Het platform kan aan de branding van je merk worden aangepast. De software automatiseert ook het plannen van interviews wat recruiters veel tijd bespaart.

De psychometrische test op spelbasis kan ingezet worden tijdens de voorselectie maar ook voor interne functiewijzigingen en om leiderschap potentieel te ontdekken. Het spelaspect maakt het voor kandidaten een aantrekkelijkere ervaring dan een traditionele test.

Unieke functie: test voor IT’ers

HireVue heeft een speciale test voor het vinden van de meest geschikte technische profielen. In deze test worden kandidaten coderingsuitdagingen voorgelegd, gecombineerd met video interviews en een beoordeling op basis van AI.

Wat gebruikers beviel

  • Handige tool voor volume recruitment
  • Bespaart tijd
  • Gebruiksvriendelijk en makkelijk toegankelijk zowel voor kandidaten als recruiters

Wat gebruikers graag zouden willen zien

  • Minder haperingen in beeld en geluid tijdens sollicitatiegesprekken
  • Toestaan van Excel uploads

Meer informatie

Interviewstream

Interviewstream is een cloudoplossing waarmee gebruikers live en opgenomen sollicitatiegesprekken kunnen voeren. Enkele van de belangrijkste kenmerken zijn een builder voor sollicitatiegesprekken, geautomatiseerde planning, een bibliotheek met vragen en voorbeelden van sollicitatiegesprekken.

video recruitment planner
Geautomatiseerde planner voor sollicitatiegesprekken in interviewstream (bron)

Met de builder kunnen recruiters speciale richtlijnen voor sollicitatiegesprekken opstellen met specifieke vragen voor sectoren, functies en bedrijfsprocessen. Deze vragen zorgen voor consistentie en kwaliteit van het sollicitatieproces doordat recruiters de juiste informatie kunnen verzamelen.

We hebben gebruikersreviews van een aantal tools geanalyseerd om erachter te komen wat kopers beviel aan het product en wat ze vonden dat beter zou kunnen. Dit zijn onze bevindingen.

Unieke functie: Planner voor sollicitatiegesprekken

interviewstream heeft een geautomatiseerde planner voor sollicitatiegesprekken met behulp waarvan geselecteerde kandidaten de kalender van de recruiter kunnen zien en een datum en tijd kunnen kiezen die hen het beste uitkomt. Het geplande sollicitatiegesprek wordt dan opgenomen in de kalender van zowel het recruitmentteam als de sollicitant, zodat er niet heen en weer hoeft te worden geschoven bij het plannen van het gesprek.

Wat gebruikers beviel

  • Personalisatie van kandidaten voor sollicitatiegesprekken volgens de open toewijzing.
  • De mogelijkheid om sollicitanten te beoordelen aan de hand van een uniforme beoordelingsschaal.

Wat gebruikers graag zouden willen zien

  • Minder haperingen in beeld en geluid bij opgenomen sollicitatiegesprekken.
  • Live video’s zonder vertragingen.

Meer informatie

Sonru

Sonru is een cloudgebaseerde video interview management systeem waarmee je kandidaten kan screenen met geautomatiseerde video interviews tijdens de voorselectie op desktop en mobiele telefoon. Face-to-face interviews kunnen vervolgens met de voorgeselecteerde kandidaten worden gehouden waardoor recruiters veel tijd besparen. De interviewer stelt de vragen op op basis van de rol, de competentie en de culturele fit van je organisatie en bepaalt de maximale lees- en antwoordtijden voor elke vraag. Kandidaten kunnen het interview op elke gewenste tijd afnemen. Sonru is in het Nederlands beschikbaar en met hun API kan Sonru aan elk ATS-systeem gekoppeld worden.

De video’s zijn versleuteld en de data wordt in ISO 127001 gecertificeerde data centers bewaard.

Video interview software
Geautomatiseerd interview in Sonru (bron)

Unieke functie: Klantenservice

Sonru heeft een wereldwijde klantenservice die 24 uur per dag, 7 dagen per week en 365 dagen per jaar ondersteuning biedt aan kandidaten en recruiters.

Uit de gebruikersreviews van Sonru bleek dat zakelijke gebruikers positief waren over:

Wat gebruikers beviel

  • Dat je de maximale maximale lees- en antwoordtijden kunt bepalen.
  • De extra 2 minuten spraaktijd voor kandidaten na afloop van het geautomatiseerde interview.

Wat gebruikers graag zouden willen zien

  • De vindbaarheid van alle opties en settings in de tool.

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 Spark Hire

Spark Hire is een cloudoplossing waarmee kandidaten virtueel kunnen worden gescreend. Deze video recruitment tool ondersteunt live en opgenomen sollicitatiegesprekken, evenals sollicitatiegesprekken met een panel, en biedt uitgebreide aanpassingsmogelijkheden voor recruiters.

Onboarding op afstand
Eenrichtings sollicitatiegesprek in Spark Hire (bron)

Recruiters kunnen naar wens verschillende aspecten van het videosollicitatieproces aanpassen. Ze kunnen zaken instellen zoals de lengte van het gesprek, responstijd van de sollicitant en een limiet voor opnieuw opnemen. Bovendien kunnen recruiters en aanwervende managers dankzij de tool beter samenwerken door opmerkingen over sollicitatievideo’s uit te wisselen.

We hebben gebruikersreviews van Spark Hire geanalyseerd om erachter te komen wat kopers beviel aan het product en wat ze vonden dat beter zou kunnen. Dit zijn onze bevindingen.

Unieke functie: Integratie met veel volgsystemen voor sollicitanten

SparkHire kan worden geïntegreerd met meer dan 30 volgsystemen voor sollicitanten, zoals iCIMSZoho en JazzHR. De integraties zijn kosteloos en maken het sollicitatieproces sneller.

Wat gebruikers beviel

    • Betalende gebruikers kunnen hun abonnement uitzetten tijdens maanden waarin er weinig of geen sollicitatiegesprekken plaatsvinden.
    • Uitgebreide integratiemogelijkheden met tal van volgsystemen voor sollicitanten.

Wat gebruikers graag zouden willen zien

  • De mogelijkheid om CV’s te koppelen aan sollicitatiegesprekken per video.
  • Minder bugs en haperingen.

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Volgende stappen

Zodra je een algemeen idee hebt van deze producten en hun functies, zijn er nog enkele stappen nodig om de juiste tool te vinden. Het gaat om de volgende stappen:

  • Doe onderzoek naar de leverancier:Het is belangrijk om onderzoek te doen naar leveranciers om een idee te krijgen van hun positie in de markt, de verleende services en de bedrijfsvoering. Daarvoor kun je kijken naar hoeveel klanten ze bedienen, de landen waarin ze actief zijn en het aantal jaren dat ze werkzaam zijn in de sector. Bekijk ook reviews over leveranciers op websites van derden zoals die van ons of bekijk de casestudy’s op de website van de leveranciers zelf.
  • Praat met de leverancier:Het helpt om met de leverancier in gesprek te gaan voordat je een definitieve keuze maakt. Dat biedt je de kans om meer te weten te komen over nieuwe functies die nog niet op de website worden vermeld. Je kunt ook een productdemo aanvragen of informatie krijgen over nieuwe aanpassingen die beschikbaar zijn. En als je wilt weten of de tool voldoet aan voor jou unieke vereisten of geschikt is voor integratie met producten van derden, kun je dat ook met de leverancier bespreken.

Methodologie:

In dit artikel staan de 6 populairste video recruitment tools gebaseerd op de volgende criteria:

  • De tools ranken op positie 1-6 in Google SERP op 22 juni 2020 op zoekwoord video interview systeem.
  • De tools hebben op z’n minst de basis functionaliteiten van video interview software:
    • Live interviewing
    • Skill assessment/scoring
  • De tools zijn AVG-compliant

Erfahrungen mit der OKR Methode – ein Praxisbericht

Die Einführung von OKR's Praxisbeispiel

Für diesen Blogbeitrag haben wir ein Interview mit Linh Tran, Marketing Managerin bei InLoox geführt. Wir wollten wissen, wie Ihre Erfahrungen mit der OKR Methode (Objectives & Key Results) zur Zielvereinbarung in Unternehmen waren und sind. In erster Linie ging es uns darum, zu erkunden, wie sich das Marketing-Team dem Thema OKR Methode näherte, dieses in die Realität umsetzte und es sukzessive auf seine Bedürfnisse hin optimierte.

Erfahrungen mit der OKR Methode – ein Praxisbericht

Erfahrungen mit der OKR Methode – ein Praxisbericht

Die Motivation

In meinem Artikel Agile Führung mit OKR  aus dem vergangenen Jahr beschrieb ich ausführlich das Problem eines jährlichen Mitarbeiterzielgesprächs. Auch Linh Tran stellte fest, dass eine jährliche Bestandsaufnahme zur Überprüfung der Ziele für ihre Bedürfnisse zu lang war. Bei ihrer Suche, nach einer alternativen Vorgehensweise stieß sie auf die OKR Methode. Durch die quartalsmäßige Überprüfung der Ziele, versprach sich inLoox, schneller Aussagen hinsichtlich ihrer Erfolgsaussichten treffen zu können. Als idealen Pilotbereich für OKR identifizierten sie die Marketing-Abteilung, da hier besonders häufig neue Maßnahmen durchgeführt werden. Bereits nach den ersten vierteljährlichen OKR-Zyklen konnte schnell erkannt werden, ob es sinnvoll war, Aktivitäten weiter zu verfolgen oder diese zu beenden. Darüber hinaus wurden saisonale Effekte, die bei einer Jahresbetrachtung oft nicht sichtbar wurden, mit OKR transparent.

Die ersten Schritte

„Google is your friend“. Frei nach diesem Motto, startet Linh Tran die Reise in die OKR-Welt mit umfangreichen Internetrecherchen. Besonders hilfreich war folgendes YouTube-Video aus den Google Venture Startup Labs, in dem die Methode ausführlich vorgestellt wird. Die besondere Herausforderung bzw. der Fokus lag beim Start in der sauberen Abgrenzung von Objectives zu Key Results und deren Formulierung. Die erste Definition der Objectives, also der übergeordneten Unternehmensziele, wurde in einem Workshop erarbeitet. Nachdem diese definiert wurden, definierte das Team die davon abgeleiteten, persönlichen Key Results. Die gesammelten OKRs wurden dann im Kanban-Board der firmeneigenen Projektmanagement-Software dokumentiert und allen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt.

Insgesamt wurde das Einführungsprojekt nach dem Leitspruch „Learning by Doing“ durchgeführt. Neben fortlaufenden Internetrecherchen gewann das Unternehmen durch Austausch auf Messen und Events an Expertise. Via Twitter knüpften sie darüber hinaus Kontakt zu einem anderen Unternehmen, welches die Einführung der OKR Methode bereits etwas früher durchführte. Durch gezielten Erfahrungsaustausch lernten die beiden Firmen voneinander und ernteten wertvolle Impulse zur Optimierung ihres Systems.

Ein wichtiger Aspekt bei der Einführung neuer Systeme ist die Akzeptanz der Mitarbeiter. Der Münchner Softwareanbieter stellte dies sicher, indem er die Entscheidung die OKR Methode einzuführen dem Team überließ. Es handelte sich also nicht um eine Entscheidung von „oben“, sondern um ein kollektives Unternehmensprojekt. Zusätzlich wurden klare Absprachen getroffen, um den Mitarbeitern Sicherheit zu geben. Insbesondere stellte das Unternehmen klar, dass das Nichterreichen von Zielen keine persönlichen Konsequenzen nach sich zieht. Das bedeutet, dass Key Results nicht mit Bonuszahlungen oder Sanktionen verknüpft sind oder anders formuliert: OKR und Gehaltsverhandlungen sind voneinander entkoppelt. Zum einen, um Mitarbeiter nicht zu demotivieren, und zum anderen, um Silodenken und Egoismus zu unterbinden.

Schwierigkeiten und Lösungsansätze

Selbstverständlich lief bei der Einführung von OKR nicht alles rund. So stellte beispielsweise die pünktliche Terminierung der Retrospektive zum Ende eines OKR-Zyklus das Team vor Probleme. Durch die Verschiebung wurden die neuen Key Results häufig erst Wochen nach dem Abschluss des vorhergehenden Turnus definiert. Da sich dieses Problem wiederholte, beschloss InLoox seinen OKR-Zyklus von drei auf vier Monate zu erhöhen.

Auch die Qualität der Retrospektiven wurde sukzessive verbessert. Während zu Beginn lediglich geschaut wurde, ob Ziele erreicht wurden, oder nicht, liegt der Fokus heute auf der Frage warum ein Ziel erreicht wird oder nicht. Infolge dessen wurden Ziele kontinuierlich angepasst und verbessert. Zusätzlich führte das Unternehmen ein weiteres Meeting im Anschluss an die Retrospektive ein. Bei diesem Zusammentreffen präsentieren die Mitarbeiter dem Vorgesetzten ihre Key Results für das kommende Quartal. Gemeinsam mit dem Vorgesetzten findet dann eine Priorisierung der Themen statt.

Die Quantifizierung der Key Results stellte sich zunächst ebenfalls als schwierig heraus. Zunächst wurde ein Schwarz-weiß-Ansatz versucht. Das heißt, dass alle Ziele, die nicht vollständig erreicht wurden, als „nicht-erreicht“ in der Kanban-Software markiert wurden. Da die Key Results großteils sehr ambitioniert gestaltet wurden, war der Anteil der nicht erfüllten Key Results sehr hoch. Dies führte wiederum zu einer Demotivation. Um dies zu unterbinden, wurde ein Scoring-System für die Zielerreichung eingeführt. Meiner Meinung ist dies ausreichend, da es bei OKR in erster Linie nicht darum geht jedes Ziel zu 100% zu erreichen, sondern die Wirkung der erbrachten Ergebnisse zu validieren. Denn letztendlich soll nach Abschluss eines Zyklus eine Bewertung erfolgen, ob eine Initiative weiterverfolgt werden soll, angepasst werden muss oder verworfen werden sollte.

Positive Erfahrungen & Empfehlungen

Durch die Transparenz von OKR konnte die Kommunikation bei InLoox deutlich verbessert werden. Doppelarbeiten werden größtenteils vermieden, Rollen und Aufgaben sind klarer abgestimmt und die Arbeit selbst ist stärker auf die Unternehmensziele ausgerichtet. Aber es wird auch mehr miteinander gesprochen. Durch den Umstand, dass alle voneinander wissen, an was aktuell gearbeitet wird, kommt es häufiger zur Ausbildung von Synergien und Unterstützungsleistungen. Darüber hinaus wird viel offener über das Erreichen bzw. das Nichterreichen von Zielen gesprochen, was wiederum zu einer offeneren Kultur und einem stärkeren sozialen Halt untereinander führt.

Ein weiterer positiver Aspekt der gelebten Transparenz ist der Fakt, dass Aufgaben einfacher priorisiert werden können. Treten neue, ungeplante Aufgaben auf, findet stets eine Abwägung statt. Nämlich ob die Aufgabe für die aktuelle Zielerreichung relevant ist oder eben nicht. Falls dies nicht der Fall sein sollte, wird dies klar kommuniziert und die Aufgabe selbst wird zurückgewiesen.

Auf die Frage, ob Linh Tran und ihr Team das Thema OKR nochmals anpacken würden, antwortete sie mit einem eindeutigen “Ja”. Den größten Gewinn sah sie in der Fokussierung auf das Wesentliche und der Transparenz der Methode. Auch für andere Unternehmen, die OKR einführen möchten, habe ich ein paar Tipps mit auf den Weg bekommen:

1. Nehmt euch genügend Zeit, um die Unternehmensziele klar zu definieren. Lasst euch hierzu beispielsweise von den Ansichten von Amazon Gründer Jeff Bezos inspirieren.

2. Teilt diese Ziele in kurz-, mittel- und langfristige Ziele ein und richtet eure persönlichen Quartalsziele danach aus.

3. Sagt „Nein“ bei unpassenden Aufgaben und hinterfragt die Ziele – auch die der Kollegen bzw. die übergeordneten Unternehmensziele.

4. Passt die Methode kontinuierlich auf eure Bedürfnisse hin an.

Abschlussgedanken

Die OKR Methode kann funktionieren. Das ist wohl die wichtigste Nachricht. Allerdings nur, wenn es von allen Mitarbeitern gelebt wird. Und OKR wird nur seine volle Leistungsfähigkeit entfalten, wenn Transparenz, Offenheit und ehrliche Kommunikation gelebt werden. Silodenken und ein Mindset à la „das haben wir immer schon so gemacht“ wird bei OKR nicht funktionieren. Just in dem Moment, als ich in Vorbereitung auf diesen Artikel meinen Fragenkatalog an Linh Tran schickte, veröffentlichte André Claaßen seinen spannenden Artikel „Die 5 Mythen zum agilen Zielsystem Objectives & Key Results und der erste Mythos steckt schon in dieser Überschrift“.

Ich finde, dass die Aussagen aus dem Artikel und die Erfahrungen von Linh Tran durchaus im Einklang sind. Oder was denkt ihr?

Wie geht es weiter? Wirf einen Blick auf unser OKR Software Verzeichnis, um das passende Tool zu finden.

10 consejos para una comunicación efectiva en equipos que teletrabajan

Comunicación efectiva en equipos durante el teletrabajo

Comunicación efectiva en equipos durante el teletrabajo

Las pequeñas y medianas empresas se han visto obligadas a implantar el teletrabajo para poder hacer frente al confinamiento y a la nueva normalidad. Muchas empresas han tenido que comprar nuevos software para poder mantener el ritmo de la nueva situación de mercado. También se ha observado un incremento en el uso de las herramientas de comunicación, como los programas para videoconferencias y de los software de gestión de proyectos.

Esta nueva forma de trabajar implica un cambio de mentalidad tanto en los trabajadores como en los clientes. También conlleva enfrentarse a nuevos desafíos.

Conseguir una comunicación efectiva es uno de los retos más importantes que presenta el teletrabajo

En un reciente estudio de Capterra* sobre el trabajo en remoto, los encuestados indicaron cuales son problemas principales a los que se enfrentan cuando teletrabajan. Además del reto que supone mantener la concentración, la comunicación entre los miembros del equipo y la relación con los clientes demostraron ser los desafíos más importantes a los que hay que hacer frente.

Principales retos del teletrabajo

Los resultados sugieren que las prácticas de comunicación actuales no son del todo claras en los siguientes tres aspectos:

  • Comunicación interna
  • Comunicación y mantenimiento de las relaciones con los clientes
  • Contacto continuo con los compañeros y sentirse parte de un equipo.

Las directrices de comunicación que elaboren las empresas deben cubrir estos tres aspectos. Para evitar mayores confusiones, también es necesario profundizar en las herramientas que mejor se adaptan a cada objetivo y los motivos por los que son las más adecuadas. Si los empleados entienden las razones en las que se sustentan los procesos de la empresa, estarán más dispuestos a respetarlos. De esta forma se podrá enfrentar los retos de comunicación interna y externa que el teletrabajo supone.

Cómo colaborar de forma eficaz

Para contribuir a que las empresas elaboren una política de comunicación efectiva, hemos clasificado cada tipo de comunicación en función de estos criterios:

  1. Objetivo: Práctico, ¿conversaciones con clientes o interacción social?
  2. Tiempo invertido: ¿Durante un horario determinado o continuamente?
  3. Frecuencia: ¿Continua o a intervalos de tiempo periódicos? 
  4. Herramientas: Necesidades de software.

Existe una inmensa variedad de herramientas indicadas para cubrir las necesidades del teletrabajo. No obstante, el objetivo es encontrar las más adecuadas y la cantidad correcta de plataformas en función de las necesidades de tu equipo. Los líderes de una empresa deberían ser los responsables de facilitar los procesos de comunicación y de reunir a todas las partes interesadas bajo un solo techo (virtual).

10 consejos para que los gestores de equipos que trabajan en remoto consigan una comunicación efectiva

Objetivo: Práctico

1. Centraliza la forma de comunicar los objetivos y los plazos de entrega

Tiempo invertido: Continuamente

Frecuencia: La que sea necesaria

Herramientas: Software de gestión de proyectos, herramientas de colaboración

Habitualmente, al comienzo de cada proyecto, el equipo de personas implicado en él se reúne en una sala para debatir el resultado final que se quiere alcanzar. Este primer paso es de suma importancia, dado que se trata de conseguir que todo el mundo esté al día. En el caso de un equipo que teletrabaja, organizarse a distancia es uno de los retos de la comunicación interna pero ese no es motivo para saltarse este paso.

Cuando se trata de proyectos pequeños, siempre debería existir un informe detallado que contenga los objetivos y las metas. Los líderes del proyecto deberían encargarse de perfeccionar el nivel de detalle con el que van a comunicar las líneas de actuación para evitar que se produzcan malentendidos.

Las herramientas de colaboración y los software de gestión de proyectos suelen funcionar bien para centralizar las actividades ad-hoc y las relacionadas con el trabajo continuo. Por lo general, la gestión se lleva a cabo por proyecto o por tareas, lo que permite a los usuarios incluir tanto el informe como el objetivo. Además, los gestores pueden desarrollar los pasos necesarios para los proyectos más grandes de forma independiente. 

La comunicación verbal sigue siendo crucial. Sin embargo, el hecho de tener un sistema en línea centralizado facilita a los empleados un punto de referencia cuando necesitan recordar pequeños detalles. 

2. Explica de forma clara los procesos de colaboración

Tiempo invertido: Continuamente

Frecuencia: La que sea necesaria

Herramientas: Programas de diseño gráfico

Ha sido necesario modificar muchos de los procesos, dado que la mayoría de los equipos han tenido que pasar de una estructura de trabajo en la oficina al teletrabajo. Si no reciben ningún tipo de orientación, los trabajadores probablemente se adaptarán a la nueva situación a su manera, pero es bastante improbable que modifiquen los procesos de la forma oportuna. 

Es el momento de volver a optimizar los procesos de forma que se adapten al nuevo entorno digital. Sin embargo, la sobrecarga de mensajes y de instrucciones digitales puede llegar a ser un problema. Para solucionarlo, es posible crear representaciones sencillas y visuales. 

Los organigramas y las presentaciones en PDF resultan muy útiles en este caso. Con los software de diseño gráfico, los gestores pueden resumir todas las variables de una tarea o proyecto. Del mismo modo, las estructuras corporativas visuales son una forma sencilla de que los trabajadores conozcan los puntos de contacto más importantes.

3. Agenda reuniones para actualizar sobre el avance del proyecto

Tiempo invertido: De 15 a 60 minutos

Frecuencia: Diaria o semanal

Herramientas: Programas para videoconferencias, programas para hacer presentaciones

En un entorno de teletrabajo, es muy sencillo perder la pista de lo que hacen los demás cuando uno está trabajando en tareas individuales, aunque todo ello forme parte de un mismo proyecto. En el caso de los equipos que tienen un ritmo de trabajo rápido, como en la metodología Agile, una breve reunión de 15 minutos a diario ha demostrado ser una forma eficaz de mantener a los miembros del equipo actualizados. Si no hay posibilidad de hacerlo, debería ser suficiente con una reunión semanal de una hora. 

En estas reuniones, los miembros del equipo deberían poner al día a sus compañeros sobre sus avances y facilitarles un resumen de las tareas que se van a desarrollar a continuación. También es una buena oportunidad para detectar los posibles problemas u obstáculos y debatirlos en grupo.

A pesar de que los equipos no puedan reunirse en persona todas las veces, los programas de videoconferencia facilitan la forma de juntarse más parecida a la física. El motivo es, probablemente, que podemos ver el lenguaje corporal de los demás y sus expresiones faciales, así como oír su tono de voz. Estas reuniones son mucho más útiles cuando los trabajadores dinamizan los debates en lugar de ser participantes pasivos. Una buena forma de fomentarlo es animar a los miembros del equipo a aportar ideas, comentar los resultados y crear presentaciones para celebrar los logros importantes.

Objetivo: Conversaciones con los clientes

4. Comparte la estrategia frente a la COVID-19

Tiempo invertido: Continuamente

Frecuencia: La que sea necesaria

Herramientas: Herramientas de email marketing, herramientas de marketing en redes sociales, software para sistemas telefónicos

La honestidad en momentos de incertidumbre es importante porque los clientes valoran la transparencia. Comunica a tus clientes las decisiones que has tomado, por ejemplo, en cuanto a la forma de apoyar a tus equipos y a la empresa. Si decides cerrar de forma temporal ciertas facetas de la empresa para garantizar la seguridad de la plantilla, deja bien claro que es una de tus prioridades. El hecho de tratar a los clientes de tú a tú en vez de enviar propaganda corporativa genera confianza.

Si la empresa sigue funcionando ya sea total o parcialmente en la situación actual, es la oportunidad de dejar tranquilos a tus clientes. Ya sea a través de las redes sociales o bien con correos electrónicos masivos o llamadas telefónicas, comunica que vas a seguir prestando los servicios oportunos. 

5. Asume las repercusiones que van a sufrir los clientes

Tiempo invertido: Continuamente

Frecuencia: La que sea necesaria

Herramientas: Herramientas de email marketing, programas para videoconferencias

La interrupción de los flujos de trabajo es inevitable cuando se atraviesan etapas de cambios sin precedentes. Es muy probable que los clientes lo disculpen sin pensar. Sin embargo, la falta de comunicación puede dejar muy mal sabor de boca. Asegúrate de que la frecuencia de las comunicaciones es suficiente para mantener actualizados a los clientes sobre aquello que les puedes ofrecer. 

En función del nivel de interrupción al que te enfrentes, puede bastar con una alerta rápida de correo electrónico. En caso de que la interrupción sea más importante, plantéate la posibilidad de realizar una videoconferencia para debatir un plan alternativo. 

El mundo está viviendo una etapa de inestabilidad en estos momentos. Como empresa, tu responsabilidad es transmitir sensación de tranquilidad y confianza a tus clientes. 

6. Comparte ideas, comentarios y consejos positivos

Tiempo invertido: Continuamente

Frecuencia: Semanal o mensualmente

Herramientas: Herramientas de email marketing, software para encuestas

Es posible que algunos clientes estén más nerviosos de lo normal en estos momentos. Un correo electrónico o una llamada de cortesía puede contribuir en gran medida a que sepan que estás disponible para ofrecerles asistencia. Sin embargo, respeta siempre sus horarios y la presión a la que se están viendo sometidos. Ciertas personas van a tener que lidiar con una carga de trabajo más elevada de lo normal, por lo que puede resultar molesto encontrarse con una llamada imprevista. 

Una de las formas de ofrecer valor añadido a los clientes es ofrecerles opiniones y consejos. Comunícate de forma diligente con tus contactos para saber el tipo de interrupciones que están sufriendo y los problemas a los que se están enfrentando. También puedes realizar una encuesta.

Con los datos importantes que recabes, puedes abordar los obstáculos más habituales y utilizar la experiencia para crear un contenido constructivo. Por ejemplo, un informe mensual de marketing o un boletín semanal en el que se destaque contenido constructivo que pueda orientar a los clientes durante esta etapa sin precedentes. 

Objetivo: Interacción social

7. Haz un seguimiento de forma regular a los trabajadores

Tiempo invertido: 30 minutos

Frecuencia: Diaria o semanal

Herramientas: Programas para videoconferencias

Un 43 % de los participantes que respondieron a la encuesta de Capterra indican que uno de los retos del teletrabajo es sentirse parte de un equipo y la comunicación con los compañeros. Para cualquier empresa que esté funcionando en estos momentos, es importante hacer un seguimiento del bienestar del equipo. Con tantas conversaciones digitales, es necesario que los gestores hagan un hueco para mantener conversaciones individuales cara a cara y de calidad con los miembros de sus equipos. 

Los programas para videoconferencias son muy útiles para que los gestores y sus trabajadores se puedan poner al día. Es una sala virtual en la que los trabajadores pueden hablar de su bienestar y los gestores pueden practicar la escucha activa. 

8. Organiza actividades virtuales

Tiempo invertido: De 1 a 2 horas

Frecuencia: Semanalmente

Herramientas: Programas para videoconferencias

Que levante la mano el que no esté cansado ya de las charlas durante el café que terminan convirtiéndose en conversaciones sobre el trabajo. 

Trata de revolucionar la forma de socializar virtualmente del equipo. Por ejemplo, organiza una tarde de juegos para el equipo a través de videollamadas. Internet está repleta de actividades lúdicas gratuitas y, si tu presupuesto lo permite, podrás incluso organizar un juego para tus empleados, como un escape room virtual.

Sea cual sea la actividad que elijas, anima a la plantilla a dejar atrás la semana y relajarse un poco. Pídeles que se tomen algo y prohíbe cualquier tema relacionado con el trabajo.

9. Crea rituales de celebraciones virtuales

Tiempo invertido: Menos de un minuto (en función del esfuerzo que se quiera invertir)

Frecuencia: La que sea necesaria

Herramientas: Herramientas de comunicación interna

Durante todos estos meses se celebrarán muchos cumpleaños y es posible que se logren alcanzar algunos de los objetivos de la empresa. La gente tendrá ganas de celebrarlo. Como llevar un aperitivo al trabajo o una comida fuera con todo el equipo no son actualmente una opción recomendada o viable, es posible crear ciertos rituales virtuales que permitan celebrar las ocasiones importantes. 

El software de comunicación interna es muy útil en estos casos. Además, plantéate crear imágenes personalizadas para rendir homenaje a quien lo merezca. Ten en cuenta, no obstante, que todo ello puede conllevar la inversión de una gran cantidad de tiempo.

Sea cual sea tu perspectiva al respecto, invertir esfuerzos en destacar el evento es más importante que la forma de hacerlo. Como se suele decir, la intención es lo que cuenta. 

Consejo adicional

10. Evita los bombardeos de mensajes digitales

Cuando se trabaja a distancia es importante establecer nuevas directrices en cuanto a las normas de comunicación. En ellas deben incluirse los medios más adecuados para cada propósito. Además, la casa de los empleados se ha convertido también en su oficina, lo que conlleva que sea mucho más difícil desconectar. Elaborar una norma que prohíba el uso de mensajería digital fuera del horario laboral animará a la plantilla a mantener su tiempo de ocio. 

Elimina los obstáculos para conseguir una comunicación efectiva

El teletrabajo a jornada completa es un concepto nuevo en la mayoría de las empresas. Las ventajas que aporta esta situación son muchas, pero la buena comunicación sigue siendo la base de un equipo de trabajo productivo en remoto. 

El hecho de tomarse ahora el tiempo necesario para elaborar las políticas de comunicación más eficaces para la empresa dará como resultado un incremento en el bienestar y la satisfacción de los empleados, así como el desarrollo de una empresa más funcional.

¿Buscas software de colaboración en equipos? Consulta nuestro catálogo.

*Metodología de la encuesta

Para recopilar los datos de este informe hemos llevado a cabo una encuesta en línea durante 23 y 27 de marzo del 2020. Las respuestas provienen de una muestra del mercado español. El cuestionario se envió a 517 personas, entre las que se seleccionaron 306 para participar. El criterio de selección es:

  • Residente en España
  • Empleado o dueño de una pequeña o mediana empresa
  • Empleado a jornada completa o parcial durante el inicio del confinamiento debido a COVID-19

Los participantes provienen de diferentes sectores de la industria. 

Nota: La gráfica presentada en este artículo corresponde a la pregunta de respuesta múltiple: ¿Cuáles son los principales retos para hacer teletrabajo? Los resultados incluyen a los 212 participantes que realizan teletrabajo más 39 de los 94 participantes que no teletrabajan (los 54 participantes no considerados para esta pregunta son los que respondieron previamente que estaban de baja médica o que su trabajo requiere presencia física).

Raus aus der Digitalisierungswüste: Wie die Krise die Digitalisierung der Wirtschaft antreibt

Raus aus der Digitalisierungswüste- Wie die Krise die digitale Transformation in Deutschland antreibt

Von einem Tag auf den anderen sahen sich Tausende von Unternehmern mit einem völlig unerwarteten Szenario konfrontiert: dem sofortigen und alternativlosen Umstieg aufs Home-Office. Vor Monaten installierte Konferenzsoftware wurde zum ersten Mal geöffnet. Webcams nicht erkannt. Mitarbeiter suchten einen Arbeitsplatz in den eigenen vier Wänden, irgendwo zwischen Kaffeemaschine und Kinderzimmer. Plötzlich musste geschehen, was seit Jahren vorhergesagt wurde – die Corona-Krise wird zum Katalysator für die Digitalisierung der Wirtschaft.

Raus aus der Digitalisierungswüste: Wie die Krise die Digitalisierung der Wirtschaft antreibt

Eins ist klar: Unternehmen wurden gezwungen Strukturen zu schaffen, die die Krise überdauern werden und somit nachhaltig verändern, wie wir leben und arbeiten. Und das nicht nur in Deutschland – die Krise treibt die Digitalisierung der Wirtschaft weltweit an. Es ist wichtiger als je zuvor, Geschäftsmodelle, Angebote, Arbeitsmodelle und Denkweisen flexibel an neue Bedingungen anzupassen – und in einer Zeit, in der Abstand das Gebot der Stunde ist, bietet die Digitalisierung die dringend benötigten Antworten. Oder um es mit Frank-Walter Steinmeier zu sagen: „Die Welt danach wird eine andere sein.“

Wie gehen deutsche Unternehmen mit dieser Situation um? Bewältigen Sie die digitale Transformation einfach so auf Knopfdruck? Um eine erste Antwort auf diese Fragen zu geben, haben wir eine Online-Umfrage* unter 530 kleinen und mittleren Unternehmen zum Thema Remote-Arbeit durchgeführt. Sie zeigt, dass deutsche Unternehmen es geschafft haben, sich in kürzester Zeit an die neue Extremlage anzupassen.

Im Folgenden zeigen wir euch anhand von 4 Faktoren, wie die Corona-Krise die Digitalisierung der Wirtschaft in Deutschland vorantreibt.

Raus aus der Digitalisierungswüste: Wie die Krise die Digitalisierung der Wirtschaft antreibt

Dass Deutschland im globalen Vergleich bei der Digitalisierung hinterherhinkt, war in den letzten Jahren ein Allgemeinplatz, der sich leider immer wieder mit Zahlen belegen ließ. Es war sogar die Rede von der „Digitalisierungswüste Deutschland“. Es ist nicht immer einfach, der aktuellen Krise etwas Positives abzugewinnen, aber in den folgenden vier Punkten hat sich tatsächlich gezeigt, dass deutsche Unternehmen die plötzlichen Herausforderungen erfolgreich angehen. Auch und gerade im Bereich Digitalisierung.

1. Der technologische Wandel

Die Ausgangssperre hat die Überlebensfähigkeit vieler Marken und Unternehmen in verheerender Weise bedroht. Kleine und mittelständische Unternehmen haben sich jedoch schnell technologisch angepasst, um gegen die schwierigen Marktbedingungen anzukämpfen:

1. Unternehmen investieren in neue Software, Mitarbeiter passen sich schnell an.

2. Sie setzen dabei immer mehr auf die Cloud.

3. Die größten Investitionen werden in den Bereichen Kommunikation und Sicherheit getätigt.

Unsere Umfrage ergab, dass 35 % der KMU neue Software kauften und weitere 18 % die Anschaffung neuer Software planen. Mitarbeiter konnten sich unserer Umfrage zufolge ohne Schwierigkeiten an die neuen Softwareanwendungen gewöhnen. Ganze 70 % geben an, den Umgang mit den Tools einfach bis sehr einfach erlernt zu haben.

Auch die Software-Infrastrukturen haben sich in Deutschland gewandelt. Während Unternehmen lange dem Einsatz von Cloud-Software aufgrund von Datenschutzbedenken skeptisch gegenüber standen, setzen sie nun vermehrt auf die Technologie, um die Remote-Zusammenarbeit zu vereinfachen. So nutzen 42 % der Mitarbeiter ausschließlich Cloud-Anwendungen im Home-Office.

Technologieinvestitionen verlagern sich weg von den ursprünglich geplanten Bereichen und hin zu Softwarerubriken, die für die Zusammenarbeit, Remote Unterstützung und Sicherheit benötigt werden.

Digitalisierung der Wirtschaft: Technologieinvestitionen in Deutschland

Zukunftsblick: Die rasche Übernahme von Software und Cloud-Technologien in deutschen KMU wird erheblich zur Innovation von Geschäftsprozessen und -abläufen beitragen. Entscheidend ist allerdings, dass Datensicherheit und Datenschutz mit der gleichen Geschwindigkeit übernommen werden. Andernfalls steigen für Unternehmen die Risiken, die mit der Digitalisierung einhergehen. Die Gefahr liegt hier darin, dass schnell gefundene Lösungen als dauerhafte Provisorien erhalten bleiben.

2. Digitale Angebote vermehren sich

Fitness-Studios strahlen Trainingsvideos über YouTube aus, Restaurants bieten auf einer selbsterstellten Webseite Essenslieferungen an, Immobilienmakler verlagern die Wohnungsbesichtigung ins Internet und Lehrer unterrichten ihre Schüler per Webcam.

In unseren Umfrageergebnissen wird sichtbar, dass viele Unternehmen die Krise nutzen, um die Digitalisierung voranzutreiben und neue digitale Vertriebskanäle aufzubauen. Stolze 59 % aller kleinen und mittelständischen Unternehmen haben ihr Geschäftsangebot entweder vollständig (16 %) oder teilweise (43 %) angepasst, damit es jetzt virtuell bereitsteht.

Welche Branchen in Deutschland ihr Angebot dabei am meisten angepasst haben, sehen wir in der nachstehenden Grafik.

Digitalisierung der Wirtschaft: Brachen, die ihr Geschäftsangebot virtuell angepasst haben

Zukunftsblick: Die momentane Krise bringt den Zwang zur Veränderung mit sich. Digitale Angebote werden sich jedoch auch nach der Krise als wertvoll für Kunden erweisen. Daher sollten Unternehmen die Kundenorientierung als Schlüsselfaktor für Entscheidungen zur digitalen Transformation nutzen. Denn wie Prof. Dr. Andreas Schmietendorf erklärt, liegt “der Schlüssel zur Digitalisierung letztendlich beim Verständnis der Kundenbedürfnisse und bei der Fähigkeit der Integration auf allen Ebenen – von einer rein technologischen bis zu einer soziologischen Ebene der Integration. Wer das kann, wer das beherrscht, der wird zum Schluss erfolgreich sein.”

3. Remote-Arbeit als neuer Standard

Schön ruhig von zu Hause am eigenen Schreibtisch bei einer Tasse Kaffee, sanfter Musik und ohne störenden Lärm der Kollegen arbeiten: Klingt das nicht schön? Bisher galt die Remote-Arbeit als Vorteil, den nur wenige Mitarbeiter genießen konnten. Dies hat sich seit Beginn der Krise jedoch geändert. 45 % der Unternehmen haben ihre Mitarbeiter als Reaktion auf COVID-19 Vollzeit ins Home-Office geschickt.

Digitalisierung der Wirtschaft: Wie viele Mitarbeiter in Deutschland im Home-Office arbeiten

Knapp ein Drittel der Mitarbeiter, die momentan im Home-Office sitzen, arbeiten ansonsten im Büro. Das ist eine große Umstellung, die noch dazu nicht freiwillig erfolgte. Daher haben wir mit einem eher negativen Stimmungsbild gerechnet. Jedoch ganz im Gegenteil: 70 % der remote arbeitenden Angestellten teilen uns mit, dass sie gerne von zu Hause arbeiten.

Dabei wurden und diese drei Punkte als größte Vorteile der Remote-Arbeit genannt:

  • Kein Pendeln
  • Die Möglichkeit, Arbeitszeiten an Verantwortlichkeiten im Privatleben anzupassen
  • Lockerer Dresscode

Zukunftsblick: Wenn so viele Menschen angeben, dass sie gerne von zu Hause arbeiten und Arbeitgeber sehen, dass sich die Produktivität nicht verschlechtert, dann wird die Remote-Arbeit auch nach der Krise in großem Umfang beibehalten oder eingeführt.

4. Die Unternehmensführung treibt Digitalisierung voran

Das Aufstellen und Durchführen einer Digitalisierungsstrategie beginnt in der Unternehmensführung. Diese ist ebenfalls für die erfolgreiche Durchsetzung der neuen Maßnahmen verantwortlich. Einfach nur Software kaufen ist noch kein erfolgreicher Digitalisierungsprozess. Neben dem Faktor Technologie entscheidet auch immer der Faktor Mensch über Erfolg oder Misserfolg der Digitalisierungsmaßnahmen.

Die Unternehmensführungen in Deutschland haben in diesem Punkt besonders gut abgeschnitten. Nur 6 % der Befragten geben an, dass sie von ihren Vorgesetzten keine Anleitung zur Remote-Arbeit erhalten haben. Die Mehrheit der Unternehmen führen ihre Mitarbeiter durch Veränderungen in der Arbeitsweise.

Digitalisierung der Wirtschaft: Richtlinien für das Home-Office

Die meisten Richtlinien erhalten Mitarbeiter zu den Themen Arbeitszeiten, Kommunikation und Team-Meetings. Genau hier treten auch die meisten Schwierigkeiten auf. Auf die Frage, was die größten Herausforderungen bei der Remote-Arbeit seien, werden fehlende soziale Kontakte & Einsamkeit sowie Schwierigkeiten bei der Kommunikation mit Kolleg*innen am häufigsten genannt.

Zukunftsblick: Neben der Vorgabe von Richtlinien wird die Unternehmensführung auf Dauer kreativer werden müssen, um ihre Mitarbeiter im Home-Office zu motivieren. Neben der Ausstattung des Teams mit der richtigen Technologie ist es wichtig, eine gute Arbeitsatmosphäre zu schaffen, in der alle Beteiligten sich wertgeschätzt und dem Team zugehörig fühlen und gleichzeitig eigenverantwortlich agieren. Wichtig ist auch ein Vertrauensverhältnis zwischen den Teammitgliedern untereinander sowie dem Team und dem Management, besonders wenn es um die Leistungsbeurteilung geht.

Eine Oase ist bereits in Sicht

Deutsche Unternehmen haben sich schnell an die Krise angepasst, vor allem wenn man bedenkt, wie weit hinten die meisten bei der digitalen Transformation vor Kurzem noch lagen. Wenn es eine positive Sache der Corona-Krise gibt, dann die angekurbelte Digitalisierung der Wirtschaft. Auch wenn es noch viel zu verbessern, lernen und digitalisieren gibt, können wir bereits mächtig stolz auf uns sein. Die ersten Schritte aus der Digitalisierungswüste sind gemacht und die Digitalisierungsoase ist in der Ferne bereits in Sicht.

Willst du mehr erfahren? Dann wirf einen Blick auf unser Home-Office Software Verzeichnis, um weitere Produkte zu entdecken.

*Methodik der Studie:

Capterra führte diese Online-Umfrage zwischen Ende März und Anfang April 2020 unter 528 voll- oder teilzeitbeschäftigten Deutschen aus verschiedenen Branchen kleiner und mittelständischer Unternehmen (2 bis 250 Mitarbeiter) durch, die wegen der Krise von zu Hause aus arbeiten. Die Ergebnisse sind repräsentativ für die Umfrage, aber nicht notwendigerweise für die deutsche Bevölkerung als Ganzes.

Hinweis: Bei einigen Fragen standen mehrere Antwortoptionen zur Verfügung, sodass die Gesamtsumme der Prozentwerte in den Grafiken 100 % übersteigt.

Millennials Are Open To AI In HR—But Say There’s Still A Place For Humans

AI in HR

HR technology has integrated into the human resources department over the last decade—and as technology advances, the inclusion of artificial intelligence (AI) technology has grown with it. Many HR professionals are embracing this type of technology. However, to some, the notion of machines taking over a role that is based upon building very human relationships is a big concern.

But what about the employee perspective? With 40% of millennials making up the Australian workforce, we wondered if this generation of employees will embrace the involvement of AI-powered technology in HR.

AI in HR

The results indicate that millennials are open to AI technology handling HR tasks but they’d still prefer some activities to be owned by humans.

Other key highlights from the survey include:

  • 63% of millennials believe AI could make HR a fairer department.
  • The older the millennial, the less comfortable they feel with AI in HR.
  • Men are the most open to AI-driven HR technology, women are on the fence.

How is AI used in HR?

Artificial intelligence is already transforming the jobs of HR professionals in several ways. Here are just a few examples:

Administration

Artificial intelligence is well-suited to handling repetitive, low-value tasks. By automating these, HR professionals can focus on more strategic work as well as ones that require uniquely human abilities (such as the analysis of a specific context.)

To give some context, AI can relieve HR staff from administrative tasks like:

  • Payroll processing
  • Workforce analysis
  • Policymaking and implementation
  • Employee paperwork processing.

One example of deep learning AI within HR administration is chatbots. Through natural language processes (NLP), the AI learns to understand language that humans use rather than the language that a computer uses. As hinted by the name, NLP sets out to understand human language in its more natural form, in both written and spoken context. It takes into account tone, context and intent to make a judgement on what information the user is seeking.

By powering the chatbot with an algorithm that provides prompt and accurate responses to employee queries, it relieves HR staff from constantly relaying the same information to different people.

Recruitment

It’s difficult to know the true financial cost of hiring the wrong candidate, but a SmartCompany survey found 18% of small business owners felt their hires were worse or much worse than they had expected.

A great hire, on the other hand, can boost productivity, positively impact a company’s culture, and drive business revenue. For this reason, HR departments are using AI in their recruitment efforts to make smarter hiring choices.

The technology can automate candidate CV screening through to providing feedback to unsuccessful candidates. For candidates entering the interviewing stage, companies are using AI to ask interview questions. This includes the more basic questions, such as ‘How many years experience do you have?’ to more complex questions—like asking them to describe a professional difficulty they’ve had to overcome?’

Additionally, companies are using AI to make an assessment of a candidates personality type to help them decide whether they would fit in well with their company’s culture and values.

Onboarding new hires

AI-integrated systems can introduce new employees to relevant company information on their first day on the job. In a timely manner, an AI application will automatically send a new staff member information about their:

  • Duties
  • Benefits
  • Company policies and practices
  • Reporting authority figures
  • Team members
  • Training schedules
  • Meet-and-greets
  • Task assignments
  • Documentation to sign.

More than this, AI allows for customisation. The application will adapt the information included in the onboarding process based on the specific job role. For example, requesting specific devices that the employee will need or providing readily-prepared answers to frequently asked questions for that position.

Correctly onboarding new employees, especially in a virtual setting, is important because it sets them up for maximum success. It gives them a clear idea of what is expected of them and what they can achieve. For HR professionals, automating this process frees up a great deal of administration time.

Learning & development

HR departments are making use of personalised individual learning and development programs for their staff, which are powered by AI algorithms. Rather than providing a standardised program, the AI analyses which content and training need to be relayed to the employee to maximise their educational experience.

Often, this is based on the new employee’s job role, existing knowledge levels, skill sets and development plan. At the same time, the AI draws upon data and analytics from the business to factor in which skills the employee needs to develop to:

  • Positively impact the company’s bottom line
  • Drive business resiliency
  • Future-proof the business (by ensuring it has the right talent and expertise to meet long-term goals).

Tracking flight-risk employees

Some employers use AI to alert them to employees demonstrating behaviours that would suggest they’re unhappy in their job—putting them at risk of leaving the company. This includes tracking the way they express themselves on email and other company communication platforms to detect whether they change their overall tone. It also checks for keystrokes and internet browsing.

Of course, it’s for the employee to decide whether they want to seek out an opportunity elsewhere. However, by being aware that they’re considering other options, the HR department can proactively engage with them, and hopefully, encourage them to stay.

Incident management

AI-powered technology is also evident in the management of ethics and compliance situations. One business offering this technology is TalkToSpot. It allows businesses to identify cases of harassment and discrimination, policy violations, and whistleblowing.

According to the company: ‘Research shows that talking to a human is one of the biggest obstacles to reporting inappropriate behaviour at work.’ By allowing employees to communicate with its chatbot, a complaint is made anonymously—and importantly, the AI automatically triggers the appropriate corrective and disciplinary actions.

This sort of technology helps champion a healthy and inclusive culture; as well as demonstrating a no-tolerance attitude toward any behaviours that work against it.

The employee perspective: Are they ready for the future?

We surveyed 515 Australian millennials to ask how they’d feel about employers using AI within their HR department—a full methodology of the survey is available at the bottom of this page.

We set out to discover where the boundaries lie, from onboarding through to disciplinary actioning.

63% of millennials believe machines could make HR fairer

All humans are prone to bias. Unconscious biases are outside of our control and happen without us realising or intending it to happen. Our brain will trigger a biased response to help us make a quick judgement of a situation or person, and these thoughts are often based on our background, environment and personal experiences.

This was given as one of the key drivers behind the belief that AI could make HR fairer, according to 63% of Capterra’s survey respondents. One respondent said:

‘Artificial intelligence is impersonal. It does not judge on race, gender, or culture. It purely bases its judgments looking at skill whereas people can be unintentionally influenced.’

 

Respondents also made points about the potential for conscious bias in humans too. One millennial suggested that ‘human emotions sometimes get in the way of processes.’ Another said they believe AI ‘eliminates the possibility of favouritism and the involvement of personal preference’

On the other hand, 57% of respondents said they believe there is still an opportunity for bias to occur within AI. Of this number, 39% said the potential for bias depends on the situation.

Bias in AI in HR

Unfortunately, machines are only as good as the programmers that train them. It’s possible for AIs to learn biases due to engineers unwittingly introducing their hidden biases into the training data they use. In this respect, there are real concerns that AI could make issues of human and societal bias in HR worse. Mckinsey summarises this well:

‘AI can help reduce bias, but it can also bake in and scale bias.’

 

For this reason, experts advise companies to apply innovative training techniques and involve human judgement to ensure AI-supported decision making is fair.

Millennials value the people in HR but feel comfortable with some AI involvement

Recruitment

78% of millennials believe AI could help tackle bias in recruitment. 65% of respondents said they think AI could make HR fairer in the hiring process in general. However, the majority want a hybrid of AI and human recruiters to be used in the industry.

Within the hiring process;

  • 61% of millennials would be happy with an AI screening their CV, as long as a human review it too.
  • 40% of millennials aged 30 years old or more said they wouldn’t want an AI looking at their social history, compared to 32% of people under 30.
  • 27% of millennials said they’d be okay with an AI asking them basic interview questions.
  • 49% would be comfortable with an AI asking them more complex questions, as long as a human also makes a judgement.
  • 37% were interested in their skills being tested via an AI-powered game.
Read more on Capterra’s research into the millennials perspective of AI in recruitment.

The verdict: Millennials prefer a combination of humans and AI in the recruitment process

The use of AI within the recruitment industry relies partly on Australia’s readiness for it. Millennials are already showing indications of interest—and in some areas, such as tackling unconscious bias, they’ve demonstrated enthusiasm. But on that topic, employers must also consider ways that an AI-powered program could work against diversity efforts.

Technology that uses a video link to carry out personality type testing, for example, often relies on measurements such as eye movement, choice of words and tone of voice. However, it doesn’t account for blind candidates, deafness or disabilities such as autism. For this reason (and many more), it’s important that businesses don’t solely rely on AI in recruitment.

Onboarding

62% of millennials were happy with the use of AI in their new employee onboarding for a new job. However, of this number, almost half (47%) would prefer for a human HR professional to be involved as well.

AI-powered employee onboarding the millennial opinion

In terms of gender, women would prefer that this HR task was left to human professionals. A third (33%) would not like an AI involved at all (compared to 24% of men.)

Automating employee onboarding men vs women

The verdict: Millennials value people in onboarding, especially women

Automating the onboarding process has many benefits for HR professionals—a big benefit being that it saves a huge amount of time spent on highly administrative and repetitive tasks. An AI can also combine company data with the new employee profile to produce a personalised process much quicker than a human could.

At the same time, employees value human connection when joining a new company. For this reason, it’s important that new hires have a human point of contact during the process. This doesn’t have to be the HR professional, however. A buddy-system, where employers partner a new employee with an existing employee is a good alternative. However, it may be that an AI assigns a suitable buddy for every new hire.

Employee record management

A third of millennials said they’d feel uncomfortable with an AI handling their employee records. However, 65% were comfortable with it (with a quarter of the 65% saying they are happy for humans to step away from this activity completely.)

Importantly, there is a difference of opinion between ages. 45% of millennials aged 30 years old and older said they’re happy with AI handling their employee records. This is compared to 50% of millennials under 30 years old.  A third of over-30s would prefer humans to manage their records without any kind of AI assistance.

Age breakdown millennial opinion on employee record management AI-powered

A divide between genders is also apparent in the survey results. Almost a quarter (24%) of women are indifferent, compared to 18% of men. Half (50%) of men would be okay with artificial intelligence being the sole manager of their records.

Men vs women millennial opinions on AI driven employee record management

The verdict: The majority of millennials don’t mind an AI handling their employee records

Most millennials are open to AI operating this HR task, and a fifth are indifferent. This points to a clear automation opportunity for businesses. However, they should also bear in mind that around a third (32%) of respondents expressed feelings of uncomfortableness around this concept. With the task involving personal information, it’s worth employers asking staff to authorise and agree to the use of artificial intelligence here.

Career development

55% of the millennial respondents said they’d feel comfortable with an AI providing them with educational assistance to help them in their career. However, a quarter (25%) would prefer humans and 19% are indifferent.

Men were most certain of where they sat on the argument for AI-powered education or human educators. Just 16% said they were indifferent compared to 20% of women.

The verdict: Knowledge gap insights work well with human-led training sessions

Machines can automate a lot of the learning and development process for employees, such as choosing the most relevant programs and identifying what skills an employee needs developing. However, it’s trickier for a machine to teach softer skills, such as relationship building. With that in mind, the survey results present an opportunity for businesses to combine AI with human-to-human training sessions.

Performance analytics

Again, male respondents were more comfortable about the concept of an AI making decisions around promotion and salary increases. A fifth (20%) would be happy for an AI to make the judgement call compared to just 13% of women.

Both genders agreed that an AI application driving performance analysis decisions would only be workable in some situations (43% for men and 41% for women). The older the millennial, the more likely they were to agree with this statement.

Age and gender breakdown of payrise promotion decisions ai

The verdict: Humans should consider the context behind AI-driven performance analysis for employees

The discrepancies between genders and ages suggest a potential confidence gap exists amongst Australian millennials. If utilising artificial intelligence to make these kinds of decisions, businesses should ensure they’re transparent about the framework they’re using to make judgements.

Compensation and benefits

More than half (51%) of respondents said an AI could be effective at conducting analysis into the compensation and benefits that other companies are offering their employees. The aim of this exercise is to then create attractive and competitive employee compensation and benefits packages of their own. This opinion was unanimous across genders and age groups.

21% of employees were indifferent to who handles this task, while 29% would prefer humans to take ownership.

The verdict: AI can help pull relevant information, but humans understand company culture most

Using artificial intelligence to present important data around benefits to human HR professionals could be hugely beneficial to employers in the future. Combining this information with human knowledge about their company culture, businesses can pull together hard-to-rival packages for their workforce.

Disciplinaries

We asked respondents how they’d feel if an AI was involved in their employer’s disciplinary process (such as flagging if a person was frequently late.) Surprisingly, 65% said they were comfortable with it, with a quarter of these respondents saying they’d prefer humans not to be involved at all.

Importantly, however, 28% of millennials would prefer a human HR professional to handle disciplinary tasks without the assistance of AI.

The verdict: Machines can help identify problems, but humans should address them

The results indicate there is still a place for human agents when it comes to disciplinary practices. While machines can help to flag issues that need attention, a human-to-human meeting is likely to be more effective when it comes to taking action.

The final verdict: AI won’t replace humans in HR

With the HR tech solutions market coming in at around $148 billion according to global research by PWC, its role in the department will continue to increase. But what does this mean for HR professionals?

The reality of HR technology adoption increasing is that the role of HR professionals will change. It’s likely that uniquely human skills will grow in importance as a consequence. According to World Economic Forum predictions,  75 million current jobs will be displaced as the role of AI increases in human resources. However, in the same vein, the forum forecast that 133 million new jobs will be created by 2022.

Skills in both emotional intelligence and technical intelligence, like technology design and programming, will be important while analytical skills and the ability to operationalise change will be less important.

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*Survey methodology

To understand the opinions of millennials in Australia with regards to artificial intelligence in HR, we conducted an online survey between 3rd March – 8th March. 

We surveyed people living in Australia from the generational group (aged between 24 to 39 in 2020) who work full-time, part-time, or are actively job-seeking. To mitigate the potential for bias, we screened out survey participants that worked within HR and recruitment. This left us with our final number of respondents for the survey: 516.

Video Job Interview Tips For Employers And Recruiters

Video job interview tips

There is no doubt that we are experiencing a unique moment in our lives. Naturally, the situation may be a cause of uncertainty in companies, particularly regarding hiring plans. 

However, for those businesses that are still hiring, technology has come to the rescue. Tools, such as video interview software, are helping to keep people safe by eliminating the need to meet in person. 

Video job interview tips

Leveraging technology to continue recruitment efforts

Although many organisations will already have contingency plans to cope with the months ahead, SMEs face a landscape of uncertainty that professionals at all levels are learning to manage day by day.

Of course, the decision to continue hiring will depend on several factors, including the sector in which the company operates, the nature of the business and changes in demand as a result of the pandemic. However, it is clear that the adoption of dedicated technologies will have a long-term effect on the recruitment sector. Video job interviews use audiovisual technology, therefore they can take place anywhere.

Advantages of video interviews

The tools that facilitate remote candidate screening offer many advantages compared to a face-to-face interview, including:

  • Saving the candidate time by eliminating the need to travel.
  • Improving the convenience for the interviewee due to the at-home set up— also making the moment less stressful.
  • Interview recordings mean the interview can be viewed multiple times by several people.
  • Allowing the list of candidates to be extended to those who are physically far from the company’s headquarters.

Video job interviews can be executed in many different ways. Here are three examples:

  1. Streaming video: Similar to a traditional video conference setup.
  2. Video recording: The recruiter sends one or more questions to the interviewee (who then captures their answers on video.)
  3. CV video: A great alternative to a covering letter whereby the candidate video records a brief explanation of their experience, motivations and ambitions on camera.

Tips for conducting a successful job interview video

It is important to understand how to best evaluate candidates through video interviews. Below we have compiled a series of suggestions to make a good job interview video and to identify the best candidates:

1. Pick the right software

It is essential to choose a tool that suits your needs. Do you usually conduct individual interviews or group sessions? Do you prefer streaming or recorded mode?

Presentation videos, a database of questions, assessments or training sessions are some of the features of staffing agency software.

Some video interview solutions facilitate the use of video presentation of candidates, to make a pre-selection and filter based on the experience of the interested parties. These features allow you to get to know the candidates before inviting them to a fact-finding interview.

Other tools use a series of algorithms to choose the most qualified candidate and the one that best suits the requirements of the job position.

Learning about your tool for interviewing and managing each of its features is vital to take advantage of all its advantages.

2. Make sure that the video interview respects all stages of the traditional job interview

A traditional interview begins with the greeting of the candidate in reception and with a brief informal conversation to put them at ease. As far as possible, the video interview must be able to replicate the structure of a presidential meeting: Presentations, questions and answers, closure and information on the next steps.

Thinking about all the phases of a video interview and learning to structure them according to a period of time is fundamental in order not to leave out any of the questions and to correctly evaluate the candidate. 

3. Prepare a list of questions to evaluate the key skills for the position

To ensure a positive experience for the candidate, the recruiter should prepare a list of questions to focus on the context and requirements for the position offered.

Just like a traditional job interview, the candidates should prepare information to share about themselves and their experiences. In these cases, a previously prepared script may come across a little rigid. However, having a set of bullet-points to help the interview flow is a good idea.

They should also pre-consider questions to ask the interviewer to get to know the ins and outs of the job role better. Again, a written-down list of questions works well in this situation.

4. Do not exceed the optimal duration of the interview

The most important advantage of video job interviews is that they significantly reduce waiting times. The candidate doesn’t have to deal with rush-hour traffic or sit in reception until the interviewer is ready.

Make sure to start the interview on time, at the agreed time, and to structure it so that it can last between 30 and 45 minutes. If for specific needs you cannot meet this time limit make sure that, in any case, the interview never exceeds 60 minutes. Beyond this threshold, tiredness and fatigue can lead to a loss of clarity and focus on both sides. It’s better to reduce the time of the meeting to ensure quality interaction.

5. Pay particular attention to non-verbal communication

Non-verbal communication can be just as important as verbal communication. In the case of a video job interview, the small gestures are especially relevant as you do not have the opportunity to evaluate the candidate face-to-face. For example, is the location of the webcam ideal for promoting interaction?

In remote interviews, attention to detail also translates into the choice of location for the meeting. It is not the same thing to interact with a candidate who speaks from their desk with an excellent WiFi connection than to try to speak with someone who is immersed in the chaos of a kitchen at lunchtime or is live from the balcony.

All these small elements will help you form as accurate of a first impression as possible.

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