How your small business can overcome the skills shortage in the UK

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There is a skills shortage in the UK, and it’s costing businesses money. In this article, we look at the scale of the problem and what’s being done to tackle it. We also examine the effect on small businesses and how software can help.

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Skills shortage harms UK’s global competitiveness

The lack of skilled workers across UK industry is a potential time bomb. Businesses warn that the skills shortage is harming the UK’s global competitiveness, and the Industrial Strategy Council (ISC) recently released a report claiming that 20 percent of UK workers will be significantly under skilled for their job by 2030.

The reasons behind the shortage a numerous and complex. Educational failings are partly to blame – less than half the adult population has primary-school-level numeracy skills, says the ISC – and a similar proportion lack the digital skills to succeed at work today. As technology becomes increasingly important in the workplace, this skills mismatch will only get worse.

A nation in desperate need of digital skills 

There is a lack of skilled workers in science, technology, engineering and mathematics (STEM). 

Professions in demand include all jobs in biological sciences and biochemistry, civil, mechanical, electrical and electronic engineering, IT, programming and software development, web design, cybersecurity and medicine.

Business foots the bill

The issue has become a problem for CIOs. In Gartner’s Emerging Risk Report from late 2018, 63% of senior executives said that talent shortage was a key concern for their organisation. This outranked issues like GDPR, cybersecurity disclosure, and accelerating privacy regulation.

In the UK alone, addressing this digital deficit costs businesses £63 billion a year, according to the Confederation of British Industry. Its report from June 2019 says that more than two-thirds of UK companies have unfilled digital vacancies, less than one-third are confident that they will be able to access the digital skills they need in the next 3–5 years, and 69% of smaller businesses’ digital needs will peak within the next two years.

Collaboration required to bridge skills gap

There are broadly three solutions to the skills shortage, with responsibility falling across government, the education sector, employers, and individuals.

  1. Improve education and training for young people
  2. Make on-the-job training more accessible and attractive for employers
  3. Make it easier for employers to hire skilled workers

Schemes are currently in place, for example, to improve the level of vocational training. 

Since 2010, University Technical Colleges (UTCs) have helped 14–19-year-old gain the skills and knowledge they need to help the UK bridge its skills gap. Their focus is on STEM subjects like engineering, manufacturing, computer science, health sciences, digital technologies and cybersecurity. 

In 2018, 2,000 young people left UTCs to either go to university or enter the workforce.

Unlike traditional schools, UTCs have strong links to local universities and employers, meaning that their curricula are designed to meet the region’s needs.

In addition, students from UTCs, as well as those from schools, colleges and universities, can take advantage of apprenticeships, where they gain valuable work experience alongside study related to their role, as well as a wage.

Employers, especially small businesses, can get financial support for training apprentices – up to 100% of training costs in some cases. This makes it an attractive option for firms looking to fill vacancies. They don’t have to be teenagers, either – apprenticeships are available to people of all ages and backgrounds.

Girls key to growing STEM workforce

The UK needs killed STEM employees, but women only represent a small proportion of the current STEM workforce – 13% according to STEM Graduates. Furthermore, Girls Into STEM reports that 39% of girls enjoy engineering at school, but research by the Institute of Engineering & Technology  found that 93% of parents would not support their daughter in pursuing a career in the sector.

There are numerous initiatives designed to encourage girls into STEM careers, and this begins in primary school. Organisations like Stemettes and the WISE Campaign hold events where girls can develop skills or explore STEM careers. Small businesses can get involved by providing space, hosting events, offering mentoring or donating to campaigns.

Software can help you recruit the talent you need

The Open University Business Barometer reports that of the £6.3 billion the skills shortage costs business each year, £2.72 billion of that comes from temporary staffing and recruitment costs. An obvious solution to this problem is to streamline the recruitment processes, and there is a range of recruitment software to help.

Recruitment software lets you collect information about job applicants, then filter, grade and match applicants to your vacancies. At its most basic level, the software lets you automate the tedious tasks to save your small business time and money. Depending on what software you choose, there are features that help you improve communication with applicants, boosting your reputation as a considerate and engaged employer.

Our website contains a large number of recruitment software products – all rated and reviewed by small business owners and managers like you. You’ll also find links to download the software for trial periods – or for free in many cases.

The Ultimate Recruitment Strategy For Small Businesses

Recruitment strategy planning

Recruitment strategy planning

Recruitment is one of the most important issues in today’s labour force. The less we manage to present ourselves as an attractive employer, and find the right employees, the greater the competitive disadvantage. This raises the important question of: ‘What is the ultimate recruitment strategy?’ Or to put it another way: ‘How do I manage to make the right candidates aware of my open positions, at the right time and for a reasonable cost?’ 

There is no secret solution to fast, successful recruitment. But here are three fundamental considerations that will help form the basis for creating a triumphant recruitment strategy.

1. Recruitment is a craft

A good recruitment strategy is based on proven and successful measures. However, it must first be learned. You have to discover which methods to use and in which situations they should be applied.

2. Each company has a different starting position

There is no one-size-fits-all solution to recruitment. Every employer, every recruiting team, every recruitment budget, every recruitment process, every hiring manager – they’re all different. That’s why you need to find a solution that’s right for you and your situation. This can be inapplicable for other companies.

3. Every target group is different and has individual needs

Not only do companies differ, but each group of candidates is also unique and has different needs. They’ll read different media, be interested in different topics and have their own preferences for job boards.

There are some methods that can be used to develop an individual recruiting strategy that can be used relatively universally, such as fashion, telecommunications, real estate, management consulting and manufacturing SMEs. The methodical approach is very comparable, even if the individual elaborations and derivations were as different as the employers.

So how should you proceed when developing a recruiting strategy?

1. Needs analysis

At the beginning of every strategy, calculate the number of profiles you’ll need to review. Ideally, the profiles should go beyond what can be found in a standardised advertisement. However, it should clearly identify what the person should do, what impact the position will have and what type of candidate would fit ideally into the position.

2. Target group analysis

Next, you should carry out a detailed analysis of your target talent. The aim of this is to identify more precisely what ‘moves’ the target group. How can you attract the best candidates and talent? What are the main decision-drivers when they choose an employer? How important is work right now to them? In what life situation are they? Which media do they read? How do they look for a job and what do they do in their spare time? 

3.) Competition analysis

With all the focus on one’s own needs and the needs of the target group, you must not forget that the competition will also be active and use media or advertising material. Here, you should check first and foremost that you are not too arbitrarily positioned and that you’ve made a strategic decision of where to advertise based on where your target market is. Also consider the channels that are most appropriate, and which ones your competition uses. Ideally, you will advertise where your competition is, but you should also target your audience through niche channels and advertising platforms where there is less competition.

3. Advertising the position

Armed with the market research you carried out from the previous steps, you can now form a messaging strategy and decide which channels to advertise the job opportunity within. Careful not to restrict your budget too tightly here, or you’ll fail to see a return on investment. There are always saving opportunities in the process, but make sure they don’t come at the expense of effectiveness. If, for example, you save 20% when creating advertising material or selecting channels, then it may well be that you only see a fraction of the potential effectiveness.

4. Measuring success

Most recruitment software on the market includes some kind of analytics, so you can measure the success of your recruitment campaign and make adaptions if necessary. A/B tests work well because you can see which methods work better than others.

There are two further elements to keep in mind during recruitment. First, never underestimate the relevance of candidate experience. According to PageUp, candidates who are satisfied with their candidate experiences are 38% more likely to accept a job offer. Here you quickly realise that you can significantly improve your recruiting results by perfecting the process and educating your clients on what makes an exceptional interviewing process.

The second element to keep in mind is that there is no way around the use of pay-for-performance providers. The advantage to these are that you only pay for performance and can therefore easily include A/B tests for effectiveness in order to adjust your measures ideally to the target candidate pool.

The standard of the recruitment experience – from hiring managers, clients, candidates and recruiters themselves – is increasing. Technology is a key driver behind a new breed of recruiters who are both strategic and savvy in their ability to source the right talent for their clients. The next step is to work with employers to create successful onboarding strategies to set new-starters up for a winning, long-term collaboration with their business. In turn, this will improve talent acquisition and staff retention.

Are you still looking for recruiting software? Take a look at Capterra’s list of the best Recruitment Software

Bias In Recruitment: How To Avoid It In Your Hiring Process

Employer checking for unconscious bias in recruitment

We’d all like to believe that we’re immune to bias in recruitment—but science will disagree with you. It’s not that we’re actively prejudiced or inclined to discriminate against others. However, implicit bias is a natural part of human instincts.

Employer checking for unconscious bias in recruitment

Scientists believe stereotyping, for example, serves a purpose. It helps us navigate the world without feeling overwhelmed. The downside is that this potential to be biased is hard-wired into our way of thinking, and if it enters the workplace, it’s problematic. 

Part of Human Resources (HR) role is to mitigate this risk by proactively designing unbiased hiring strategies. In this article, we explain what bias in recruitment looks like, and how it can be eliminated from your process using recruitment tools, knowledge, and training.

What is unconscious bias?

Unconscious biases are previously learned stereotypes that are deeply ingrained in our minds. This is because ‘difference’ is harder for our brains to accommodate. 

One big problem with unconscious bias in the workplace is that it hinders inclusivity and diversity. Consider the trendy setting of a startup, for example. Think bean bag chairs, ping pong tables, and out-of-work hours activities, like happy hour. A hyper-focused CEO might not stop to consider what it’s like for employees with young children who can’t go out and network with their colleagues. These people could be seen as not being team players.

Additionally, some people don’t like to see the office with perks like ping pong tables. They might prefer a more traditional office space with fewer distractions that ultimately keep them from finishing earlier.

Now imagine a company that forces staff to use annual leave days during the Christmas period. What about those employees who celebrate different religious festivals? The ‘one rule to suit them all’ attitude has meant a sizable chunk of this person’s annual leave has been wiped out before they’ve had a chance to celebrate their own events.

As Australian businesses work to improve diversity, they have to consider how its culture could exclude some demographics.

Why is diversity important?

On top of several pieces of research that shows company diversity leads to greater profits, here are a few additional ways a diverse workforce can be good for business:

  • Greater inclusivity
  • Different perspectives
  • Increased creativity and higher innovation
  • Better decision-making
  • Employees feel more personally invested in company culture and corporate objectives.

It’s the norm to have people from a range of cultures, speaking a range of languages in one team. More than 30% of people don’t speak English at home in Sydney and Melbourne.  But if the candidate pool is consistently filled with the same type of person, creating a multifarious culture within the business is far less achievable. 

 

Recruiter starting blind recruitment process

How can employers guard against bias in recruitment?

We’ve listed five activities that businesses can action straight away.

1. Write inclusive job advertisements

Dominic Bareham from Morgan McKinley Australia says:

‘It starts with the advertising process. Make sure your adverts and content appeal to a diverse group of people. Certain words are more feminine or masculine than others, which means bias can begin even before CV’s lands on your desk.’

 

Your job description has the potential to deter diverse job candidates. Luckily, there is a simple solution to that—rewrite it! Here’s what you should consider when doing so:

Job title

The job title is the first thing a job seeker sees in your advertisement. Knowing you’ve got a matter of seconds to grab the attention of potential candidates, it’s tempting to create an elaborate job title. However, cliché terms such as ‘guru’, ‘hacker’, or ‘rock star’ put women off, says Forbes. Pick gender-neutral job titles, such as ‘executive’ or ‘programmer’.

Job description

Avoid a default pronoun. Instead, use ‘he/she’ or phrases such as ‘the successful candidate’. To be safe, copy and paste the text into a free gender decoder to catch words associated with female or male traits. 

Requirements and preferences

Research shows that women are far less likely to apply for jobs if they don’t match every requirement. Men, on the other hand, are more likely to apply, even if they only meet 60% of the list. Consider the list of requirements that you’ve set. Are they genuinely an absolute necessity? If the answer is no, put them under your list of ‘nice to have’ qualities.

Finally, proofread it and proofread it again. Ask a group of colleagues—ideally from different cultures and backgrounds—to cast their eyes over it too. The more people that review it, the more likely you’ll catch unintentional bias before the job advert is published.

2. Go blind

Blind recruitment is the process of removing any implications of a person’s identity, such as their name, age, gender, ethnicity, education, interests or beliefs. 

You can implement a blind recruitment process by following these steps:

  1. Recruit the help of a colleague who isn’t involved in the hiring process.
  2. Ask them to anonymise the information mentioned above for every candidate.
  3. Replace each candidate’s name with a number.
  4. Transfer the hard skills (such as experience, skills, qualifications plus any set requirements) into a template.

The recruitment manager then bases their decision on who to progress through to the interview stage based on skill and experience alone. 

3. Put candidates to the test

The process can only go so far without seeing and meeting the candidate. So how can you continue driving diversity and inclusivity through recruitment methods?

Two words: Skills tests. 

A skills test is an assessment used to gather an unbiased evaluation of the candidate’s ability to perform well. They usually come in the form of small work samples, such as copywriting, coding, selling or presenting.

There’s a strong case for using skills tests in interview processes. This famous scene from The Imitation Games shows Joan Clarke (Keira Knightley), competing for a spot within an elite team of code-breakers during World War II. The position was advertised by the team’s leader, Alan Turning (Benedict Cumberbatch) through a newspaper crossword. The fastest to complete the test would win a spot on the team. 

Spoiler alert: Keira beats Benedict.

4. Drive awareness internally

One of the best ways to tackle unconscious bias is to drive awareness of it. You could enrol hiring managers onto a course. However, focusing only on demographics within a business has its challenges. For example, it can generate a blame culture. 

Companies need to develop best practices, processes and policies that educate all staff on how to recognise and manage biases. Training Industry recommends seven tips to create an effective training program:

  1. Select a facilitator to lead the training that aligns with your company’s culture and values.
  2. Don’t squeeze training into a single session.
  3. Explain the psychology behind unconscious bias and what factors contribute to it.
  4. Provide actions to manage unintentional bias.
  5. Give options to repeat training regularly.
  6. Prioritise interaction over hour-long speeches.
  7. Outline some goals for learners to work toward.

Businesses could also add relevant virtual training and e-learning courses into their new employee onboarding process. 

5. Monitor artificial intelligence for bias

Artificial intelligence (AI) has transitioned from a concept we saw in science fiction films to a facilitator in our everyday lives. 

AI constantly improves and develops through a technology called machine learning (ML). This type of technology teaches computers to analyse data and do what comes naturally to humans: learn from experience. But, it’s important to consider the bias of the person who wrote or created the AI.

In recent years, the world has seen cases of AIs maintain the same evidence of biases we find in human cognition. Even Amazon came under scrutiny after its algorithm was found to favour the CVs of male applicants over female applicants.  

It’s for this reason that the federal government has released a discussion paper to find an ethical framework for AI in Australia. Just like humans, AI can also be biased. So what can businesses in Australia do to mitigate this risk?

Sharon Melamed, Founder of Matchboard, says:

‘There is a growing awareness amongst HR-techs, who build AI applications for recruiting, that it’s important to have female coders working on their product to minimise unconscious bias within AI algorithms. There is a shortage of coding skills in Australia so this is often easier said than done.’

 

If your business leverages AI technology, take concrete steps to monitor how it is coded as well as the content it absorbs its information from.

How can we curb bias in recruitment once and for all?

Unconscious bias isn’t going to disappear, and there’s no silver bullet to creating a diverse and inclusive business. However, there are several steps businesses can take to mitigate behaviour that works against it. Below, we’ve summarised everything we’ve suggested in this article into a single infographic.

Bookmark it, share it, and refer to it throughout your hiring process.

6 ways to remove unconscious bias from recruitment infographic

 

If you’re ready to try HR software, such as assessment tools and talent management platforms, check out Capterra’s directory today.

The Ultimate Onboarding Checklist for SMEs in Australia

Calendar to show onboarding checklist for new starters

Calendar to show onboarding checklist for new starters

Have you ever had a nightmarish first day at work? Perhaps you accidentally broke the coffee machine or mistakenly ate someone else’s lunch. Maybe you missed your train and consequently arrived late (and completely drenched because it rained that day.) The first few days on the job are tough! Put your new hires at ease from the moment they walk through the door. In this article, we provide the ultimate onboarding checklist, made especially with SMEs in mind. 

The cost of a poor onboarding is expensive for SMEs. In addition to the time spent pouring over CVs and interviewing candidates, the cost to replace an employee is around 50-60% of their salary, according to the Society of Human Resource Management. As well as a staff turnover reduction, successful onboarding increases productivity and makes for a happier workplace.

This checklist sets your new-starters up for a winning, long-term collaboration with your business. We suggest you download it, share it, and use it alongside your onboarding software

 

Download: The Ultimate Onboarding Checklist for SME’s

The pre-boarding checklist

The Workplace Loneliness research into Australian workers revealed that a timely onboarding process further connects new hires with their team. It’s essential to prioritise social connectedness from the start—the process should begin from the moment you present the successful candidate with a job offer. 

Here are some ideas for pre-boarding communication:

  • Explain what to expect from the onboarding process
  • Introduce the new-starter to their team and the wider organisation
  • Say congratulations from the manager and/or most relevant member of senior management.

It’s also a good idea to gather paperwork for the employee. This might seem premature, but there is a lot of sensitive information to collect, which can confuse new hires and employers.

Below is a list of what you, the employer, should provide before the recruit starts:

  • An offer letter
  • A job description
  • An employment contract
  • An employee induction pack (or preview).

By law, Australian employers must also provide:

Using surveys as onboarding software

The 90-Day onboarding checklist

Make sure the schedule has been entered into the employee’s calendar, and use the checklist to tick off each task upon completion.  

Day One

Arguably, the staff member’s first day is the most important of the 90-day onboarding process. The goal is to make it memorable. You want them to feel excited and motivated. 

Here’s some suggested ground you could cover on day one of the onboarding-checklist:

The welcome

  • Send an all-staff message to introduce the employee to their colleagues 
  • Assign them with a workplace buddy (so they have someone to talk to during a nerve-wracking period!)
  • Have a welcome message displayed in a communal area, such as written on a blackboard or posted on a staff pinboard.

The tour

  • Show the staff seating plan (introduce people by names and teams)
  • Give an office and building tour
  • Point out fire exits.

The equipment

  • Provide a nameplate or staff ID
  • Necessary office equipment (including a computer and phone if appropriate)
  • Staff handbook
  • An employee induction pack.

Presentations

  • Welcome presentation
  • Employee perks & benefits
  • Culture overview.

You may be tempted to skip the culture overview if you’re short on time, but we’d strongly recommend that you don’t. A meta-analysis of 172 studies found that employees who are a good cultural fit are likely to be happier, more productive, and stay longer with the employer. What can we learn from this? Describe and define your unique culture to new employees—never just assume they’ll fit in without explanation.

Other first-day activities for new-starters:

  • Tie a balloon to the employee’s computer. People can introduce themselves when they walk past and make a new hire feel welcome.
  • Allow them to get to know your business better with some time to read through relevant websites, blogs and industry news.
  • Organise a lunch with their reporting line and team.

It’s also critical that the employee is on-boarded onto your team communication platforms, on their first day. It also gives managers an easy way to do quick, regular check-ins.

Month One

Weeks 1 – 2

Day two is essentially the first day of the rest of their career with you. The aim is to ease them into the job role they were hired to do.

The schedule for week one and two should include:

  • Meet and greets with leaders or members of other departments to understand their role within the business.
  • Training sessions.
  • Introductions to important tools.

The employee should review and agree to company policies during this period too. 

For these fiddly administrative steps, you could try implementing HR software where the process can be managed within one system. HR software is useful when coordinating several departments within a company. 

Weeks 3 – 4

By now, the employee should have built up some momentum within the job role and so you’ll want to harness that. Step back and encourage them to take more ownership of their responsibilities. 

If they’re required to represent and conduct themselves on behalf of the company, consider a communication workshop. Do you have guidelines for your company’s tone of voice? Now is the time to introduce it if so. You could display the information in a document, PDF or use data visualisation tools to create a visual representation.

It’s crucial in this stage that you build upon the trust you’ve already established. A great way to do this is to demonstrate your investment in their personal career goals. Discuss objectives (long and short-term) and set up sessions to focus on their learning and development. Ideally, training should be face to face but when this isn’t possible, there are plenty of virtual educational platforms and learning management software to help staff develop skills.

Month two

“Employees want to be stimulated by their job and have a clear career path,” says employer brand research company, Randstad. With that in mind, month two is a good point to give employees their first ‘big’ project. Not only does it create a focus, but it also moves them further towards self-reliance. 

Consider how you’ll check in with the employee to get this balance. One way is to break the project down into chunk-size pieces. Not only does this allow you to check in regularly without micromanaging, but each step completed is a chance for you to give encouragement and praise. 

And it doesn’t have to be limited to employer-employee. Make space for peer-to-peer appreciation too: Be it acknowledgement in meetings, whiteboard messages, kudos in employee engagement platforms or shout-outs in a dedicated Slack channel. 

Using Slack to show culture in the onboarding process
Screenshot of a Slack shout-out during the onboarding process.

Month three

In month three of the onboarding checklist, you should extend perks and benefits to the staff member if you haven’t done so already. If you offer flexible working, its best to allow the employee to test the process while they’re still on probation. Not only does it instil trust, but you’ll also be viewed as a modern employer. 

All going well, at the end of the onboarding process, the new hire should have passed their probation. Survey software can help gather relevant information ahead of the end-of-probation review meeting. The employee should also offer his or her feedback on their onboarding experience. Not only does it help improve the onboarding-process for their future colleagues, but it also lets the new hire know that their feedback matters. 

Ensure you send an email announcement to acknowledge the event and show recognition for their contributions so far. Why? The O.C. Tanner Institute’s 2018 Global Culture Report highlights the power of recognition in the workplace. The report found that employees within companies that demonstrated regular recognition had a 16% higher sense of personal well-being and a 20% increase in their connection to purpose. 

How to use the onboarding-checklist

Refer to our onboarding checklist for each person you employ. We’ve included all the crucial aspects within this article, but you can create a customised version for each hire case. If you decide to automate the process, have a look at Capterra’s selection of onboarding software.

 

Download: The Ultimate Onboarding Checklist for SME’s

Améliorer le bien-être au travail : les 3 piliers

Les 3 piliers pour améliorer le bien être au travail

Quand on pense “travail”, on pense productivité, efforts, heures supplémentaires, mais pas forcément “bien-être”. Cependant, à en croire plusieurs études, s’il y a bien un mot-clé qui est de plus en plus d’actualité, c’est bien celui-ci. S’épuiser pour livrer un projet en temps et en heure, se laisser envahir par le stress et passer ses soirées à plancher sur des dossiers pour le lendemain : tout cela a un coût pour l’individu, l’entreprise et la société tout entière. D’après une étude du Baromètre des salariés publiée en février 2019, 38 % des salariés français souffrent de stress au bureau, 52 % d’entre eux ont ressenti de la fatigue liée à une surcharge de travail et 17 % ont déjà été victimes du burn-out, un état d’épuisement physique et mental qui peut avoir des conséquences sérieuses sur la santé de l’employé. Autant de raisons qui poussent à améliorer le bien-être au travail.

Mais alors, que faire pour remédier au mal-être au travail ? Devez-vous prévoir une soirée pétanque tous les vendredis ? Obliger vos équipes à déjeuner ensemble ? Organiser des séjours corporatifs à La Baule? Rien de tout ça.

Il s’agit tout d’abord d’évaluer ces trois critères du bien-être :

  • le bien-être physique
  • le bien-être auditif
  • le bien-être organisationnel

Les 3 piliers pour améliorer le bien être au travail

Le bien-être physique

Visualisez la scène : il fait beau, vous vous installez à la jolie terrasse d’un café, prêt à profiter d’un moment privilégié… Et vous réalisez que votre chaise est branlante. C’est agaçant, n’est-ce pas ? Mais pas autant que de travailler 8 heures et plus, assis sur une chaise inconfortable, trop basse et bruyante, en face d’un bureau des années 70 contre lequel vous vous cognez les genoux à chaque fois que vous vous tournez. L’ergonomie est un concept que de plus en plus d’entreprises prennent en considération au moment d’aménager leurs locaux.

L’action : dans le domaine du tertiaire, cela passe par le choix d’un bureau résistant et assez large pour y poser ses dossiers ; d’une chaise à roulettes réglables et à accoudoirs ; d’un support pour écran ajustable pour éviter la fatigue oculaire. Pensez à l’éclairage, aux meubles de rangement et aux aménagements requis pour les employés à mobilité réduite. Selon votre budget, vous pouvez également ajouter des repose-pieds, opter pour des bureaux électriques réglables en hauteur, ou proposer des fitballs (gros ballons gonflables extrêmement résistants) en guise de sièges. Vous pouvez contacter des consultants spécialisés dans la santé ou l’ergonomie pour organiser des ateliers adaptés aux besoins de vos employés.

L’objectif : limiter le risque de TMS ou troubles musculosquelettiques dus aux positions de travail forcées. Un employé mal installé à son poste de travail est un employé moins productif, plus vulnérable au stress et qui risque de s’absenter régulièrement pour raisons médicales.

La source d’inspiration : l’entreprise française Clarins a organisé une campagne de prévention des TMS sur leur site de Pontoise, ainsi qu’une journée annuelle consacrée à la santé du dos. 

Le bien-être auditif

Pour reprendre l’exemple de la pause en terrasse, imaginons maintenant qu’une équipe d’ouvriers s’installe en face dudit café et se mette à creuser la chaussée. Vous essaierez bien de continuer à lire votre journal entre deux coups de marteau-piqueur, mais vous ne voudriez pas y passer la journée non plus.

Les nuisances sonores, si elles peuvent être tolérables à (très) court terme, peuvent avoir un impact tangible sur les performances au travail. D’après une étude réalisée par Audika et OpinionWay en 2017, 20 % des salariés interrogés notent une perte de productivité de 30 min par jour en raison du bruit excessif sur leur lieu de travail. Bien sûr, même si les plus affectés sont les ouvriers du bâtiment et autres secteurs industriels, d’autres professions sont touchées : employés de la restauration, professionnels de la santé, travailleurs en open space… Pour ces derniers, il est en difficile de se concentrer quand un collègue parle à voix haute à longueur de journée, quand un responsable s’époumone au téléphone ou que la musique du voisin s’échappe de ses écouteurs. Le bruit constitue une pollution dont les conséquences sont aussi bien physiques que mentales.

L’action : il convient de penser à l’acoustique au moment d’aménager ses bureaux. Prévoyez un espace dédié situé à l’écart de l’open space pour les réunions, les conférences téléphoniques et les entretiens individuels. Séparez les divers espaces à l’aide de plantes. Regroupez les équipes les plus souvent au téléphone (commerciaux, assistance technique) loin des équipes nécessitant plus de tranquillité (service juridique, traducteurs). Quant aux employés les plus sensibles aux nuisances sonores, pensez aux casques antibruit ou même au télétravail.

L’objectif : limiter le risque de déconcentration et de troubles du sommeil pour l’individu, et préserver une atmosphère professionnelle au bureau. En effet, un environnement bruyant est un environnement propice aux conflits.

La source d’inspiration : L’Oréal, SDF, Sodexo… De plus en plus d’entreprises françaises marchent dans les traces de leurs consœurs américaines et proposent des ateliers de méditation guidée ou de yoga sur le lieu de travail, deux activités où le calme et la tranquillité sont de mise. La pause-silence, une alternative à la pause-café ?

Le bien-être organisationnel

Revenons une dernière fois à notre petite terrasse ensoleillée. Vous avez réussi à caler votre chaise branlante, les ouvriers sont partis sur un autre chantier, vous pouvez enfin finir votre café en toute tranquillité. Au moment de régler l’addition, c’est la débandade : une dizaine de clients patientent au comptoir, les serveurs ont disparu, vous n’avez pas de monnaie sur vous et vous ne savez pas s’ils acceptent la carte bleue. Vous perdez du temps à analyser une situation peu claire pour réaliser une action simple : payer votre consommation.S’il s’agit bien sûr d’un contretemps négligeable dans cet exemple-ci, imaginez un peu le chaos qu’un manque d’organisation peut générer à l’échelle d’une PME.

À l’heure actuelle, la tendance dans le monde du travail est aux employés polyvalents, capables de réaliser les tâches qu’on leur assigne mais aussi de faire preuve d’initiative (d’où cette élusive “force de proposition” que l’on retrouve dans bien des annonces). Il n’est pas rare que des managers embauchent des candidats proactifs et volontaires qui se heurtent rapidement aux processus lents et obsolètes d’une organisation embourbée dans un système de gestion rigide. Politiques RH mystérieuses, structure hiérarchique floue, outils de communication en surnombre… C’est là que l’ergonomie organisationnelle entre en scène. 

L’action : faites un sondage auprès de votre équipe pour identifier les aspects problématiques de votre structure interne. Convenez d’une révision annuelle de vos processus avec les services concernés. Vérifiez que vos manuels d’utilisation sont à jour, mis à disposition de tous et faciles à comprendre pour un novice, ou confiez-en la rédaction à des spécialistes. Établissez des canaux de communication dédiés à chaque type d’échange et définissez clairement le rôle de chacun au sein de l’équipe.

L’objectif : réduire le stress lié au manque d’organisation et encourager l’implication des collaborateurs. Un employé qui se sent perdu dans son travail ou qui doit prendre des centaines de microdécisions pour réaliser les tâches les plus simples est un employé qui risque de se désengager.

La source d’inspiration : la biscuiterie Poult s’est débarrassée de plusieurs niveaux de hiérarchie, a mis en place un incubateur d’idées et laisse désormais le soin à chaque employé de s’organiser comme il le souhaite.

Quelle que soit la taille de votre équipe, il est crucial d’étudier chacun de ces trois aspects pour évaluer le bien-être au travail. Une fois que vous avez déterminé votre champ d’action, organisez des sessions de brainstorming, appuyez-vous sur des logiciels dédiés et implémentez des changements durables pour replacer l’humain au cœur de l’entreprise.

User Study: 43% of SMEs in the UK use HR software

HR-software

How do small businesses in the UK handle their HR? Do they use spreadsheets, notebooks or Google Calendar? In today’s fast world where time is money, it’s important for companies to invest in the right software that will help reduce time and money by speeding up processes and reducing errors.

HR-software

Gartner defines HR software as: “Business applications for the management of HR-related transactions, best practices and enterprise reporting. Functions typically include core HR tracking, payroll and benefits. The scope is often extended to include recruiting, competency management, training, time management, performance management and self-service offerings.”

We conducted a survey amongst British SMEs to understand how they are using HR software, below are the most relevant results.

Highlights of the study

  • Almost half (45%) of British SMEs in the education, financial and IT sectors in the UK don’t use HR software.
  • Price (24%) is the main factor stopping businesses from implementing HR software.
  • 44% are interested in investing in new HR software or update the current one they have.

hr software for small businesses uk

43% of SMEs in the UK use HR software

The results of the survey show that almost half of British SMEs (43%) are investing in HR software. This is a significantly large result compared to the CRM adoption, with only 31% of SMEs having a CRM solution in place.

The results also show a divide almost equal between companies that are using HR Software, with 45% of them currently not using any HR software.

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We wanted to know how midsize British businesses were tracking their employees so we conducted a survey of 282 of businesses in the UK: Results showed that only half have a system in place. But what are the reasons for not adopting a HR software?

Price stopping businesses from implementing HR systems 

When asked about the reasons that are stopping them from implementing HR software, respondents stated that price being too high (24%) was the main one. There is a misconception around small businesses that HR software can’t help them manage their staff and that it’s an unnecessary expense. However, as their business grows, they’ll need support to manage all the growing number of staff and the increasingly complicated HR processes that come with a larger company.

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Almost half of SMEs are interested in HR software

Despite the concerns listed above by businesses when looking to implement HR software, almost half of SMEs are looking to implement a system for the first time (23%) or are currently using one and looking to change it (21%) for another more suited to their needs.

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It’s important to note that once companies have tried a software solution, they are more likely to want to stay with software rather than moving back to manual methods or spreadsheets. Companies that are looking to implement software for the first time should look at less feature-heavy solutions to start with, and add tailored features as the business grows. 

Most HR software  vendors offer free trials and demos where you can try their features to see if it’s a good fit for your company.

Companies looking would mostly consider a free software

Almost half of businesses (40%) would only consider free software and a third (30%) less than £10 per month. 16% of respondents would be willing to spend up to £50 and 5% up to a £100.

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Most vendors on the market offer entry level, free software that has basic features. However, as your business grows, you may need a more comprehensive system. Most vendors offer different pricing plans that start a low cost with limited features and move up to pricier plans that include complex features. 

Users want payroll and time tracking

We found a clear relation on the challenges that companies are facing and the solutions they are looking for. When asked about the biggest challenges that HR departments are facing, managing payrolls (21%) and tracking productivity (26%) came up as the two main ones.  

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When we asked what features from an HR software that companies would be most willing to invest in, respondents indicated that managing payrolls (21%) and tracking workers’ time and holidays (21%). 

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Other features include tracking travel and expenses (10%), manage the workforce (8%), regulating health insurance and other benefits (8%),  the applicant recruitment and application process (7%), scheduling shifts (7%), tracking productivity (6%), and other (4%).

Payrolls and recruitment: The two most outsourced features from HR departments

The results of the survey showed that 81% of SMEs handle their HR inhouse and only 14% use and external company to help them manage their payrolls. Only 5% of them use an external consultancy or headhunter to help them with recruitment.

If you are interested in learning more about HR software options in the UK, visit our full HR software directory on Capterra UK.

Methodology of the study

To collect the data for this report, we conducted an online survey. The answers come from a sample of the target market UK. The survey was completed by 282 participants who qualified to complete the survey through screening questions out of a total of 289 participants in August 2019. Qualified participants are employed (full-time, part-time or self-employed), work in a small to medium sized enterprise (1-250 employees).

De burn-outepidemie deel 1: waarom goede medewerkers vertrekken

Personeelsverloop voorkomen, wat ging er mis?

Het is de nachtmerrie van elke teamleider of HR-manager: je beste medewerker – harde werker, nooit te laat, kan met iedereen opschieten en komt altijd met de beste ideeën – vraagt of je even tijd hebt voor een gesprek.

Hij of zij heeft een nieuwe baan gevonden en vertrekt al over twee weken.

De schrik slaat je om het hart. Om deze droomwerknemer met die ongeëvenaarde werkethiek te vervangen, heb je wel drie nieuwe mensen nodig! Je moet snel iemand anders aannemen om de continuïteit te waarborgen, maar die moet eerst worden ingewerkt, waardoor een heleboel ander werk ook vertraging oploopt!

En dan de werving en training nog. Daar komen niet alleen kosten bij kijken, maar ook veel tijd. Als klein bedrijf of kleine trainingsafdeling van een middelgroot bedrijf kun je het je niet permitteren om tijd of geld te verspillen aan personeelsverloop.

Wat is er misgegaan? Had jij iets kunnen doen om dit te voorkomen? Lag het aan je software voor talent management misschien, was daar iets helemaal mis mee? In dit stuk over personeelsverloop door een burn-out zullen we deze en andere vragen beantwoorden.

personeelsverloop

Waarom stappen goede werknemers op?

Een belangrijke KPI van de medewerkerbeleving is de loyaliteit van de medewerkers. Als een medewerker gelukkig is met zijn werk, is de kans groter dat deze blijft en als merkambassadeur fungeert en de organisatie aanbeveelt. In de huidige arbeidsmarkt hebben veel organisaties echter te maken hebben met een hoog verloop van hun beste mensen. Volgens het rapport Medewerkerbeleving in Nederland 2018 is de eNPS (Employee Net Promotor Score) in Nederland -4%.

Het kan jou ook gebeuren dat medewerkers vertrekken als je de waarschuwingssignalen niet herkent.

In eerste instantie lijkt het misschien alsof je medewerkers zomaar, vanuit het niets, besluiten op te stappen. Maar in werkelijkheid heb je waarschijnlijk de signalen over het hoofd gezien, omdat je het te druk had met andere zaken. Of je hebt de indicatoren misschien wel opgemerkt, maar had geen idee wat de oorzaak van het probleem was. Waar moet je beginnen als je niet precies weet wat er mis is?

In veel gevallen is er voor personeelsverloop één grote boosdoener aan te wijzen, namelijk een burn-out. Dit kan een burn-out zijn op verschillende gebieden: werk, collega’s of verwachtingen.

We zien botsende persoonlijkheden of frustraties op kantoor niet meteen als een vorm van burn-out, maar als je er even over nadenkt, zul je het verband zien.

Als je een burn-out in al zijn facetten herkent, kun je jouw aanpak en je oplossing hierop afstemmen. Laten we eens kijken naar drie belangrijke redenen waarom goede medewerkers ontslag nemen, waarom die redenen als burn-out beschouwd kunnen worden en wat jij hieraan kunt doen (volgende maand, in Burnout-Epidemie Deel 2, gaan we dieper in op het voorkomen van een burn-out onder je personeel)

1. Botsende persoonlijkheden 

Vaak wordt gezegd dat mensen niet opstappen vanwege hun baan maar vanwege hun baas. Daar zit een kern van waarheid in. Je kunt je werk nog zo leuk vinden, maar als je niet met je baas of collega’s overweg kunt, kan dat een reden zijn om te vertrekken.

Misschien lag het aan de manager, misschien ook aan de medewerker zelf. Misschien waren het gewoon twee karakters of werkstijlen die niet verenigbaar waren.

Hoe dan ook, als iemand niet met zijn baas door een deur kan, loopt dat meestal niet goed af. De medewerker zal uiteindelijk zelf opstappen, ontslagen of overgeplaatst worden of gaan dwarsliggen op kantoor.

Waarom dat een burn-out is: De meesten van ons kunnen mensen die we niet mogen of waaraan we ronduit een hekel hebben, wel even verdragen. Wanneer we echter 40 uur per week met die persoon te maken hebben, gaan al die kleine ergernissen zich opstapelen. Uiteindelijk bereik je dan een punt waarop je het conflict of de spanning niet langer aankunt. Dan is er sprake van een burn-out en is er geen weg meer terug.

2. In de steek gelaten

Een goed bedrijf zorgt goed voor zijn talentvolle mensen. Het weet dat het succes van het bedrijf staat of valt met zijn medewerkers en dat slimme marketingprogramma’s of flitsende producten nooit een vervanging kunnen zijn voor de mensen die het uiteindelijk allemaal doen.

Helaas voelen mensen zich niet altijd gesteund door hun bedrijf. Door de cultuur, het beleid of de organisatie kunnen medewerkers het gevoel krijgen dat ze in de steek worden gelaten, worden genegeerd of niet gezien worden. Als bedrijven in dit opzicht steken laten vallen, kunnen medewerkers zich tegen hen keren en op zoek gaan naar groenere weiden.

Waarom dat een burn-out is: Over het algemeen gaan werknemers heus niet weg vanwege één grote teleurstelling. Als mensen zich niet gewaardeerd voelen, komt dat meestal door een heleboel kleine teleurstellingen die zich in de loop van de tijd hebben opgestapeld. Stel bijvoorbeeld dat iemand verschillende keren een verzoek heeft ingediend (voor flexibelere uren, aangepaste deadlines, een ander soort werk, veranderingen in de workflow, noem maar op) dat telkens wordt geweigerd. Die frustraties leiden uiteindelijk tot een burn-out en de medewerker stapt op.

3. Overwerkt

Je verwacht veel van je beste mensen, dat spreekt voor zich. Ze zijn niet voor niets de uitblinkers. Misschien liggen ze altijd voor op schema, komen ze keer op keer met vindingrijke ideeën of kunnen ze als geen ander met klanten overweg.

Daarom is het niet vreemd dat je ze net een beetje meer werk toevertrouwt … en dan nog een beetje extra … en dan nog wat, totdat hun agenda overvol staat met projecten en deadlines. Het is helemaal je bedoeling niet om ze te overbelasten, maar er is gewoon niemand anders die dit allemaal aankan.

Dit is dus vragen om moeilijkheden.

En het komt vaker voor dan je denkt. Overbelasting veroorzaakt stress. In de jaarlijkse TNO- Nationale Enquête Arbeidsomstandigheden (NEA) van 2018 gaf ruim 35,3% van de werknemers aan dat werkstress de belangrijkste oorzaak is van verzuim.  Overbelasting van je talentvolle medewerkers leidt tot verzuim en op den duur tot een groter personeelsverloop.

Waarom dat een burn-out is: Dit is de burn-out in de gebruikelijke betekenis van het woord. Mensen werken te hard of te veel en raken daardoor uitgeput. Als jij er niet op let dat je medewerkers voldoende pauzes nemen, niet te hard van stapel lopen en niet vastlopen, is burn-out onvermijdelijk.

OK, maar hoe kun je je beste mensen nu vasthouden?

Uit diezelfde Enquête Arbeidsomstandigheden 2018 blijkt ook dat zo’n 17% van de werknemers burn-outklachten ervaart.

Het is als manager dus heel belangrijk om de signalen te herkennen dat iemand overweegt te vertrekken en dan te veranderen wat nodig is om het tij te keren. Zo kan je het personeelsverloop onder je medewerkers tot een minimum beperken.

En eigenlijk is het helemaal niet zo moeilijk om problemen te identificeren en deze af te wenden voordat een medewerker besluit zijn heil elders te zoeken. Met een beetje kennis en wat opmerkzaamheid kun je kleine ergernissen snel opsporen voordat die uitgroeien tot grote problemen.

Dat is echter voldoende stof om een heel artikel aan te wijden. Volgende maand lees je meer hierover in “Burn-out deel 2: Hoe je een burn-out bij medewerkers van jouw bedrijf kunt voorkomen.”

Daarin leggen we uit hoe je beter communiceert, hoe je de tevredenheid van je medewerkers in de gaten kunt houden en hoe je ervoor kunt zorgen dat je werknemers betrokken en gemotiveerd blijven. Het artikel bevat ook enkele nuttige tools en bronnen. Wordt vervolgd.

Vond je dit artikel nuttig? Wil je meer weten over hoe je een uitstekende werkomgeving creëert? Lees dan ook deze Capterra-artikelen:
Op zoek naar software voor talentmanagement? Bekijk de lijst van Capterra met de beste Talent Management-softwareoplossingen

 

Boostez la productivité de vos réunions d’entreprise

Boostez la productivité de vos réunions d'entreprise

Boostez la productivité de vos réunions en entreprise

Si vous avez déjà travaillé dans un bureau, vous savez à quel point les incessantes réunions d’entreprise, la lecture continue d’e-mails et les célébrations d’anniversaire improvisées dans la salle commune peuvent réduire drastiquement la productivité.

Vous vous demandez peut-être ce que quelques réunions de 30 petites minutes peuvent bien faire de mal. Ou peut-être que vous vous dites qu’il vaut mieux perdre un peu de temps que ne pas communiquer du tout (nous y reviendrons plus loin).

En fait, l’impact de ces courtes réunions est bien réel.

Une enquête menée en 2017 par la Harvard Business Review auprès de plus de 180 cadres supérieurs a révélé que :

  • 65 % des répondants estiment que les réunions de ce type les empêchent d’accomplir leurs tâches
  • 71 % des cadres considèrent que ces séances sont stériles et inefficaces
  • 64 % des responsables pensent que ces réunions les empêchent de se plonger dans des réflexions poussées.

Tout cela coûte des centaines de milliards d’euros aux entreprises chaque année.

En tant que chef de projet à la tête d’une PME, vous êtes la première ligne de défense entre la productivité de votre équipe et la conduite de réunions inutiles.

Certaines sont nécessaires quand les circonstances l’exigent, mais vous pouvez radicalement réduire le temps perdu et booster l’efficacité de vos collaborateurs en éliminant les réunions superflues.

Voici un petit guide qui vous aidera à optimiser votre planning de réunions pour gagner en efficacité. Sacha Lopez de l’agence WorkLab, cabinet de conseil et organisme de formation spécialisé dans les méthodes de travail collaboratives, a bien voulu partager ses avis et conseils.

5 questions à vous poser avant de programmer une réunion

Les membres d’une équipe doivent communiquer. Malheureusement, les réunions excessives réduisent l’efficacité des employés, pourtant essentielle à la croissance des PME.

Pensez donc à vous poser les 5 questions suivantes avant d’ajouter une réunion au calendrier :

  • Pourquoi cette réunion est-elle nécessaire ?
  • Un e-mail suffirait-il ?
  • Peut-on regrouper plusieurs réunions ?
  • Qui doit participer à cette réunion ?
  • Combien de temps doit durer cette réunion ?

1. Pourquoi cette réunion est-elle nécessaire ?

Si vous ne parvenez pas à déterminer pourquoi vous voulez organiser une réunion (fixer les prochains objectifs stratégiques ou répondre à une question particulière, par exemple), vous pouvez très bien vous en dispenser.

Sacha Lopez : “ La clé de la réussite, c’est la définition de l’objectif. Partir de la fin, c’est le secret d’un atelier réussi. Projetez-vous à la fin de votre réunion et visualisez le livrable obtenu : à quoi ressemble-t-il ? Si vous deviez le prendre en photo, qu’y aurait-il dessus ? Un relevé de décision ? Un plan d’action ? Si cet objectif est clair, il ne reste plus qu’à construire votre déroulé à rebours.”

Si vous comptez annoncer quelque chose, communiquer sur la progression d’un projet ou proposer un feedback, vous pouvez recourir à d’autres méthodes de communication qui vous feront gagner du temps (envoi d’un e-mail ou collaboration via un logiciel de gestion de projets, par exemple).

Si vous n’avez pas de bonne raison d’organiser une réunion, annulez-la ou reportez-la.

Sacha Lopez nuance cependant ce propos  : “Je ne fais pas partie des extrémistes anti réunions. Lorsque que l’on veut travailler ensemble, être au même endroit au même moment est encore ce que l’on fait de mieux. La vraie question est : qu’est-ce qu’on y fait ?”

2. Un e-mail suffirait-il ?

Il faut beaucoup de temps et une fameuse dose de coordination pour rassembler plusieurs collaborateurs en personne ou lors d’un appel vidéo. En revanche, quelques minutes suffisent pour envoyer un e-mail et obtenir des résultats comparables.

Voici quelques situations dans lesquelles vous devriez préférer un e-mail (ou un message instantané) à une réunion :

  • Vous avez besoin d’un feedback de votre équipe. Vous avez revu le planning d’un projet ou retouché une offre et vous voulez connaître l’opinion de votre équipe. Que faire ? Demander un feedback ciblé grâce à un outil de collaboration ou rassembler toutes les personnes concernées pendant quelques heures pour passer en revue une pile de documents ? Et pour obtenir l’avis de vos collaborateurs sur un candidat à l’embauche que vous venez juste d’interviewer ? Dans ces situations, une enquête par e-mail fait parfaitement l’affaire. Il existe pour ce faire des outils de sondage par e-mail pour vous simplifier la tâche.
  • Vous devez communiquer une information mineure. Si vous présentez un nouveau chef d’équipe ou annoncez le départ d’un employé de longue date, mieux vaut organiser une réunion avec vos équipes. Mais pour informer vos collaborateurs d’une petite modification dans la politique de gestion des mots de passe de l’entreprise ou de la date du prochain lunch, un e-mail suffira. Si vous craignez que votre e-mail se perde dans les boîtes surchargées de vos collaborateurs, demandez aux destinataires de confirmer sa réception. Vous saurez ainsi qui relancer.
  • Vous voulez connaître l’état d’avancement des projets. Il y a 20 ans, la vie des entreprises était rythmée par les traditionnelles réunions hebdomadaires de programmation, idéales pour retrouver ses collègues autour d’un café et échanger des informations importantes. Aujourd’hui, elles ont toujours leur intérêt, mais elles ne sont plus indispensables. Vous pouvez maintenir vos réunions hebdomadaires, mais si votre équipe est surchargée, pensez à passer par un outil de collaboration. Vous pouvez même programmer des rappels automatiques.

Privilégiez l’envoi d’un e-mail ou un message instantané s’il vous permet d’obtenir les mêmes résultats qu’une réunion.

3. Peut-on regrouper plusieurs réunions ?

Dimanche soir : le programme chargé de la semaine qui s’annonce vous angoisse déjà. Pour prendre un peu d’avance, vous consultez votre calendrier. Les dizaines de petites cases colorées remplissant les colonnes des cinq prochains jours vous donnent le tournis.

Avec un peu de chance, vous pourrez déjà libérer quelques heures en éliminant les réunions superflues et en envoyant quelques e-mails à la place.

Pour alléger encore votre programme, voyez si vous pouvez regrouper certaines activités. Si vous avez planifié une réunion éclair avec deux chefs de projets le lundi matin pour passer leurs chiffres en revue, puis que vous comptez les revoir le mercredi après-midi pour fixer la date d’une prochaine réunion de lancement, pourquoi ne pas regrouper ces deux séances de 20 minutes en un seul bloc de 30 minutes ?

Si deux réunions impliquant les mêmes personnes sont prévues la même semaine et ne sont pas attachées à des échéances très précises, regroupez-les.

Les correspondances ne doivent pas être parfaites. Si vous avez une première réunion avec A, B et C, mais que vous n’avez besoin que de B et C pour la seconde, demandez à ces derniers de dégager un peu de temps après la première rencontre pour régler les questions que vous êtes censés aborder ensuite.

4. Qui doit participer à cette réunion ?

Vous pourriez être tenté de croire qu’on résout mieux les problèmes à plusieurs qu’en petit comité. Ce n’est pas totalement faux, mais ce n’est pas forcément en mobilisant une tonne de collaborateurs pour un brainstorming d’une heure que vous ferez vraiment avancer les choses.

Dans un monde idéal, tous vos collaborateurs vous conseillent au mieux sur tous les problèmes que vous rencontrez.

Dans la vie réelle, les outils de collaboration et un environnement de travail suffisamment ouvert encouragent les membres de votre équipe à partager librement leurs idées. La multiplication de réunions en grand comité n’a pas d’impact positif.

Sacha Lopez donne en exemple les méthodes de participation utilisées au WorkLab : “Pour engager les participants, je suis persuadé qu’il faut les rendre acteurs de la réunion et les impliquer dans la co-construction.” Ça passe par de la facilitation : on s’appuie sur une série d’exercices qui permettent d’atteindre au mieux l’objectif identifié.”

La co-construction consiste à rassembler tous les acteurs d’un projet et à les inciter à exposer les problématiques et leurs idées. Une telle émulation crée une dynamique collective dont l’entreprise peut tirer bénéfice.

La facilitation quant à elle est simplement la manière de motiver l’interaction et la prise d’initiative lors d’une réunion. Ses effets ne s’arrêtent pas là : l’esprit d’équipe se forge ainsi peu à peu. Sacha Lopez donne l’exemple de l’”icebreaker” (littéralement “brise-glace”), méthode visant à “dégeler” l’ambiance formelle d’une réunion : “C’est une bonne façon de démarrer la réunion sur de bons rails. On a remarqué qu’une personne qui ne parle pas d’entrée de jeu dans une réunion se sent implicitement autorisée à ne pas intervenir. C’est pour ça que les icebreakers existent : ils vont favoriser l’engagement des membres du groupe.”

Chez WorkLab, on ne manque pas d’idées d’icebreakers afin d’être toujours en mesure de proposer une introduction originale. On peut proposer des jeux simples, des exercices de communication, des tests de personnalité (non intrusifs), des modules créatifs…

Une personne qui n’apportera aucune contribution directe à une réunion ou qui ne pourra pas répondre à des questions susceptibles d’y être soulevées peut ne pas y participer.

Et ce n’est pas parce que quelqu’un s’intéresse à l’issue d’une réunion qu’il doit absolument y prendre part. Un partenaire peut très bien se soucier des décisions prises sans devoir absolument perdre une heure en séance. Un e-mail récapitulant les décisions prises est tout aussi efficace et nettement plus rapide.

Interrogez-vous sur l’intérêt de la présence de chaque personne que vous conviez à la réunion. Si quelqu’un n’a pas de raison d’y assister, ne l’invitez pas et permettez-lui ainsi de gagner quelques minutes ou quelques heures.

5. Combien de temps doit durer cette réunion ?

Ce n’est pas parce que vous avez réservé une salle de conférence pour une heure que vous devez absolument vous y enfermer jusqu’à la dernière minute. Les membres de votre équipe préféreraient probablement passer un peu plus de temps chez eux.

Certaines réunions pourraient être bouclées en 30 à 40 minutes, mais s’éternisent pendant 20 minutes de remplissage simplement parce qu’elles sont censées durer 60 minutes.

“Le timing est extrêmement important”, commente Sacha Lopez. “Connaissez-vous la loi de Parkinson ? Elle précise qu’une tâche finit toujours par prendre le temps qu’on lui alloue. Lorsque l’on planifie deux heures de réunion, on arrive toujours à se dire des choses pendant tout ce temps. Bonne nouvelle, l’inverse est vrai aussi. Réduisez le temps de vos réunions et vous forcerez les participants à aller à l’essentiel. Proposez des séquences courtes et faites du timeboxing. Minutez chaque séquence à l’aide d’un chronomètre : c’est un moyen redoutablement efficace pour regagner la maîtrise de votre temps.”

Si vous avez programmé une réunion d’une heure et que vous avez fait le tour du sujet après une demi-heure, clôturez la rencontre et laissez votre équipe reprendre le travail.

Vous avez quelque chose à ajouter après la fin de la séance ? Envoyez simplement un e-mail à vos collaborateurs. Cela vaut mieux que de gaspiller 20 minutes irrécupérables que votre équipe aurait pu consacrer à des tâches constructives.

Quelques astuces pour organiser des réunions productives

Vous savez maintenant comment alléger votre planning de réunions. Voici quelques conseils supplémentaires pour vous assurer que les réunions que vous maintenez se passent aussi fluidement et efficacement que possible.

3 conseils pour des réunions productives

  1. Envoyez les documents nécessaires à l’avance. Les réunions servent à prendre des décisions et à discuter de sujets importants, pas à découvrir les résultats des ventes du mois dernier. Si vous n’avez pas besoin de connaître l’avis de vos collaborateurs sur les informations que vous leur communiquez, contentez-vous d’un e-mail.
  2. Fixez clairement les limites. Un planning trop rigide ou trop serré peut étouffer la spontanéité des échanges, mais vous aurez des discussions plus fructueuses si vous définissez explicitement le temps consacré aux segments les plus importants de vos réunions.
  3. Souvenez-vous qu’une réunion n’est jamais la dernière. Ce n’est pas parce qu’un participant aborde un sujet intéressant que vous devez immédiatement le traiter. Vous pourrez en parler lors de la prochaine réunion, poursuivre la discussion par e-mail ou simplement abandonner la question. Si vous avez défini un ordre du jour, respectez-le.

En guise de conclusion, Sacha Lopez propose la métaphore du bateau : “C’est une pratique classique qui permet de travailler sur la vision de la cible (l’île au trésor), les faiblesses (ancres) et les forces (vents porteurs). Dans tous les cas n’hésitez pas à hacker vos réunions pour y injecter de la co-construction et du fun !”

Vous cherchez un logiciel pour gérer vos nombreux projets ? Jetez un coup d’œil aux 3 outils collaboratifs incontournables pour organiser une réunion efficace ainsi qu’à la liste de Capterra des meilleures solutions de gestion de projets.

¿Cómo evaluar a un trabajador? 5 factores clave para medir el desempeño laboral

Como evaluar a un trabajador

Como evaluar a un trabajador

Cualquier gestor de proyectos o líder de una pequeña empresa debería saber que los empleados son su activo más importante. Su valor es muy superior al de cualquier software, ordenador, máquina de café o vehículo de transporte, e incluso superior al de la combinación de todos estos elementos.

Los trabajadores cuentan con poderosos cerebros capaces de gestionar rasgos como las habilidades, el carisma, la versatilidad, la voluntad y, en definitiva, todos los factores básicos que caracterizan a los seres humanos. 

Cuentan también con un gran abanico de capacidades y cualidades que jamás podría aprender un ordenador.

Pero también tienen días buenos y días malos. Se ponen enfermos, cogen vacaciones, tienen niños, desarrollan aficiones y pasan por etapas personales complicadas que a veces afectan a su horario laboral.

En resumen, no hay un método perfecto o único para responder a la pregunta “¿Cómo evaluar a un trabajador?”. Obviamente medir el desempeño laboral de acuerdo con una escala de 0 a 100 tampoco es buena idea.

Lo que sí se debería poner en marcha es un sistema que establezca una referencia en cuanto a lo que se considera un desempeño satisfactorio, de forma que se pueda compensar adecuadamente el esfuerzo adicional de aquellos empleados que rinden más.

Para el director de una empresa pequeña, es posible que medir el desempeño laboral no sea la parte más divertida, pero es crucial para labrar el camino al éxito.

Si se ponen en práctica las pautas que se recomiendan a continuación, será posible medir la eficacia de los empleados sin tener la sensación de considerarlos máquinas.

Los 5 factores clave para medir el desempeño laboral

Si se opta por un método en el que se compense a los empleados que registran más horas en la empresa, se está escogiendo el camino incorrecto. Cabe la posibilidad de recompensar a un trabajador que se pasa mucho tiempo al día navegando por Internet en lugar de a otro que trabaja de forma eficaz y se va a su casa.

Si el método pasa por cuantificar “unidades de trabajo” para establecer la producción diaria de cada trabajador, conseguiremos medir algo mejor su eficacia, pero seguiremos dejándonos buena parte en el tintero.

Por ejemplo:

En una fábrica de sudaderas, el empleado A consigue terminar 15 sudaderas al día, mientras que el empleado B produce solo 12. Se supone que el empleado A debería obtener una puntuación de desempeño mayor, pero no es necesariamente el caso: si únicamente 7 de las sudaderas del empleado A pasan el control de calidad, frente a 11 de las que ha producido el empleado B, se observa claramente que este método, que mide la eficiencia basándose simplemente en la producción, sigue siendo deficiente.

Para poder medir el desempeño de un trabajador de forma justa y precisa, se deberá utilizar un planteamiento más global. Para elegir la dirección adecuada hay que tener en cuenta los siguientes cinco factores cruciales.

1. Definir el significado de eficiencia

No se puede medir la eficacia a menos que se sepa lo que significa “eficacia” para el equipo. La definición debería ajustarse a uno o varios de los objetivos de la empresa. Durante un trimestre determinado, esa eficiencia puede significar obtener mayor cantidad de ingresos, mientras que el siguiente, la meta puede consistir en aumentar la calidad.

Es necesario establecer cómo puede contribuir cada empleado a alcanzar un objetivo (para un comercial puede ser conseguir nuevos clientes y para un programador, crear un código útil) y ponderar su efectividad a partir de esa métrica. En otras palabras, para saber cómo evaluar a un trabajador primero se tiene que saber qué objetivos tiene, cada uno puede tener una función distinta y por lo tanto la regla para medir su desempeño laboral también debe ser distinta.

Eileen O’Loughlin, analista sénior de gestión de proyectos de Capterra en Estados Unidos, sugiere que se haga un seguimiento únicamente de tres a cinco métricas en cada momento dado.

Por ejemplo, en esta guía de Eileen O’Loughlin (contenido en inglés) se muestra una forma hacer un seguimiento del retorno de la inversión, del índice de rendimiento de costes, del índice de rendimiento de programación y de la capacidad de recursos.

Proceso de como evaluar a un trabajador
Infografía elaborada por O’Loughlin que muestra cómo los indicadores clave del rendimiento pueden contribuir a establecer la eficiencia de los empleados

2. Priorizar la consecución de objetivos frente a las horas trabajadas

Pedro Picapiedra tenía que fichar a la entrada y a la salida del trabajo en la cantera metiendo una tarjeta de piedra en la boca de un dinosaurio; ya estamos en 2019 y nuestro mundo ha cambiado mucho. Los trabajadores tienen ordenadores portátiles y teléfonos móviles, y cuentan con la posibilidad de trabajar desde casa, elegir su horario y fichar a distancia.

No es responsabilidad del director llevarlos de la mano ni ejercer de padres. Más bien al contrario, su función es ayudarlos para que consigan hacer mejor su trabajo y logren los objetivos establecidos. Lo ideal es saber cómo evaluar a un trabajador a partir de sus contribuciones, en lugar de basarse en las horas diarias que necesitan para terminar una tarea.

Teniendo en cuenta todo esto, si se observa que los empleados consiguen terminar el trabajo en una o dos horas al día, significa que ha llegado el momento de ascenderlos o de asignarles más trabajo.

3. Retroalimentación continua

Permitir que un empleado aporte absolutamente nada durante un año entero antes de informarle de una evaluación negativa no sirve para nada. 

Hay que hacer un seguimiento periódico, ya sea semanal, mensual o trimestral, e informarle de cómo está rindiendo y de los puntos en los que puede mejorar.

No se puede olvidar nunca que los trabajadores no son robots y que es previsible que su rendimiento varíe. Por ejemplo, no es necesario que cunda el pánico si un empleado tarda varios días en recuperar su ritmo de trabajo habitual tras las vacaciones de verano o si está atravesando un problema personal que se resolverá en un determinado momento.

Lo más importante es hacer un seguimiento constante de forma que se consigan mejoras progresivas durante todo el año antes de que surjan problemas que sea necesario abordar.

 4. Recurrir a la retroalimentación de los compañeros

El objetivo de la retroalimentación de los compañeros, denominada también evaluación 360 grados o encuesta circular, no es fomentar que los compañeros se critiquen unos a otros. Muy al contrario, se ha diseñado para ofrecer una perspectiva valiosa del rendimiento de los trabajadores a la que su superior no podría acceder de ningún otro modo.

Independientemente del nivel de implicación de un director, nunca pasará tanto tiempo con cada uno de los miembros de su equipo como el que pasan juntos entre ellos.

Para conseguir que no se pierda el anonimato y obtener la evaluación, es posible elaborar una encuesta mediante formularios de Google o cualquier otra herramienta gratuita. Someterse uno mismo a esta retroalimentación de los demás es también necesario para mostrar la implicación personal en este proceso y demostrar que no hay excepciones.

La retroalimentación de los compañeros, bien conducida, permite que empleados y jefes, en conjunto, realicen correcciones en el flujo de trabajo y en el entorno laboral. De esta forma se impulsa el aprendizaje y se mejora la confianza entre el equipo.

5. Medir el rendimiento del equipo

En el 2014 se retiró Carles Puyol del fútbol, jugador del Club Barcelona y de la selección española. Él no marcaba goles pero quedaba claro que su trabajo era, en gran medida, responsable de las victorias del equipo, frenando a los contrincantes y contagiando de carácter al equipo. Durante su carrera como jugador, el Barcelona tuvo su mejor momento y la selección española ganó un Mundial y dos Eurocopas.

Es importante aislar el rendimiento individual pero no siempre cuenta toda la historia (en este caso, medir el desempeño de Puyol en función de sus goles sería un error tremendo). Siempre van a existir las contribuciones intangibles, como facilitar el entendimiento entre los miembros del equipo o contribuir a la reducción del estrés, que únicamente se van a poder valorar si se mide el rendimiento del equipo en su conjunto.

El software para la gestión de proyectos permite hacer un seguimiento profundo del rendimiento del equipo para que siempre se cuente con un sólido conocimiento de su nivel de desempeño.

¿Cómo evaluar a un trabajador?

Para medir el desempeño laboral no existe una solución única que sirva para todo el mundo. Se trata más de un arte que de una ciencia y es, además, un proceso continuo de aprendizaje y reafirmación, tanto para los trabajadores como para el director.

Sin embargo, merece la pena invertir tiempo en ello: los empleados son el activo más valioso para una pequeña empresa y, por tanto, hay que tratarlos como los colaboradores únicos y valiosos que son.

Para hacerlo, se debe establecer objetivos realistas, desarrollar un método fiable para hacer un seguimiento de su evolución, aportar retroalimentación y motivación constantemente y priorizar el éxito del equipo frente al rendimiento individual.

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Social Recruiting – wichtiger Trend, aber kein Selbstläufer

Megafon in Laptop symbolisiert Social Recruiting

Megafon in Laptop symbolisiert Social Recruiting

Der Begriff Social Recruiting oder auch Social Media Recruiting beschreibt in der Regel alle Maßnahmen im Recruiting, die sich Social Media Kanälen bedienen und ist einer der wichtigsten Trends im Recruiting in den letzten Jahren. Was damit genau gemeint ist und wie man Misserfolge im Bereich Social Recruiting vermeiden kann, folgt jetzt.

Warum Social Recruiting?

Social Recruiting ist eine sehr gute Ergänzung für die eigene Recruiting Strategie und schafft es, insbesondere die nicht aktiv suchenden Kandidaten zu aktivieren. Daneben sollte man aber immer noch weitere Maßnahmen in Betracht ziehen, wie Jobbörsen und andere Werbemaßnahmen. Beides möglichst mit skalierbaren Modellen, wie bei Cost-per-Click-Anbietern.

Durch den Mix vieler Maßnahmen – die wiederum alle auf die Zielgruppe abgestimmt werden müssen, kann man seine Zielgruppe am bestmöglichen erreichen.

Was genau fällt alles unter Social Recruiting?

Allgemein lässt sich der Begriff Social Recruiting in zwei Bereiche gliedern. Auf der einen Seite haben wir das direkte Social Recruiting. Hierunter fallen sämtliche Maßnahmen im Bereich Active Sourcing – also der Direktansprache von Kandidaten über Social Media. Auf der anderen Seite gibt es auch noch das indirekte Social Recruiting. Hierunter fallen alle Maßnahmen, die über Werbeeinblendung auf Social Media Bewerber generieren sollen. Die reine Pflege einer Social Media Präsenz klammere ich hier bewusst aus.

Insgesamt kann man festhalten, dass der Markt des Social Recruitings auch schon Anzeichen einer Übersättigung zeigt. Insbesondere im Bereich des direkten Social Recruitings ist dies sehr stark zu sehen. Gute Kandidaten mit seltenen Fähigkeiten können sich vor – häufig 08/15 – Anfragen kaum noch retten und reagieren nicht mehr auf Anfragen oder kehren den entsprechenden sozialen Netzwerken den Rücken. Dies liegt daran, dass immer mehr Personalberater und auch Recruiting-Abteilungen Kandidaten ansprechen und es auch entsprechende Tools gibt, die Ansprachen teilautomatisiert oder vollautomatisiert durchführen.

Hier eine grobe Zusammenfassung über die relevantesten Vor- und Nachteile des direkten Social Recruitings:

Die Vor- und Nachteile von direktem Social Recruiting

Hier hingegen die Zusammenfassung der relevantesten Vor- und Nachteile des indirekten Social Recruitings:

Die Vor- und Nachteile von indirektem Social Recruiting

In Summe haben beide Möglichkeiten eine ausgewogene Anzahl an Vor- sowie Nachteilen, wodurch beide Maßnahmen attraktiv sind und davon abhängen, was man genau erreichen möchte. Ich kenne sowohl Firmen, die ausschließlich direktes Social Recruiting nutzen und damit auch einen Großteil der Vakanzen besetzen. Genau so kenne ich auch Firmen, für die dies in puncto indirektem Social Recruiting gilt. Jedoch gibt es auch sehr viele Fälle, wie Unternehmen an der erfolgreichen Umsetzung von Social Recruiting Maßnahmen scheitern. Meistens, weil sie die folgenden Fehler machen.

Die 5 Todsünden im Bereich Social Recruiting

  • Das kann doch jeder: Egal ob direkt oder indirekt – Social Recruiting erfordert Einarbeitung, Fingerspitzengefühl und einige Kompetenzen. Zumindest, wenn man das Geld nicht zum Fenster schmeißen möchte.
  • Das kostet doch nix: Mal eben ein paar Leute anschreiben und mal eben ein paar Posts verfassen – das kann doch nix kosten. Doch! Beide Varianten des Social Recruiting kosten schnell einen fünfstelligen Betrag, wenn man es optimal machen möchte. Dafür bringt es auch viel.
  • Das kann man nebenbei machen: Insbesondere direktes Social Recruiting ist sehr zeitaufwändig und sollte in der Regel nicht von einem Recruiter nebenbei gemacht werden, da es erstens komplett unterschiedliche Kompetenzen bedarf und zweitens immer in Kollision mit Recruiting-Aktivitäten gehen wird.
  • Das klappt doch schnell: Sowohl direktes als auch indirektes Social Recruiting benötigt Vorlauf und Zeit zur Adjustierung. Wenn man sich das erste Mal mit dem Thema beschäftigt, dann werden die ersten Monate vor allem als Lernzeit verbucht werden müssen – abgesehen von Glückstreffern.
  • Kandidaten sind doch auch Bewerber: Man muss für Kandidaten, also Personen die nicht aktiv nach dem Arbeitgeber gesucht haben, und klassischen Bewerbern unterscheiden und dem entsprechend idealerweise auch seine Prozesse danach ausrichten. Wenn man Kandidaten wir normale Bewerber durch die Prozesse führt, sind sehr viele Probleme vorprogrammiert.

Fazit:

Social Recruiting ist ein guter und wichtiger Bestandteil eines guten Recruiting Mix. Damit Social Recruiting jedoch erfolgreich ist, muss man sich bewusst werden, dass man auch in diesen Kanal Zeit als auch Geld investieren muss, sonst gilt dort genau so, wie überall: Wer nicht bereit ist zu investieren, wird ins Hintertreffen geraten.

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