¿Debe tu empresa monitorizar las conversaciones de Skype?

¿Debe tu empresa monitorizar Skype?

¿Debe tu empresa monitorizar Skype?

Monitorizar los mensajes de trabajo ya no parece una oscura fantasía salida de una distopía orwelliana. La pregunta es hasta qué punto y con qué frecuencia deben vigilarse las comunicaciones. Como empresario, probablemente te preguntes si puedes y si debes hacerlo; como empleado, dudarás sobre qué decir y qué no a través de las herramientas de comunicación en el trabajo. Sobre Skype, una de las soluciones más populares de comunicación y VoIP, han surgido preguntas acerca de la posibilidad (y legalidad) de monitorizar conversaciones. También con Slack o Stride (anteriormente conocida como HipChat).

Supervisar conversaciones en Skype es un tema recurrente en el mundo empresarial, tanto si perteneces a una pequeña empresa en la que se usa Skype para chatear con los compañeros como si trabajas en una gran corporación en la que las reuniones se llevan a cabo a través de Skype for Business.

¿Quieres empezar a cotillear qué hacen y dicen tus empleados? ¿Dudas hasta qué punto es posible? Te presentamos algunos factores a tener en cuenta a la hora de tomar una decisión, pero antes de todo ¿sabes qué es Skype?

  • Skype es una herramienta de comunicación y VoIP gratuita para usuarios domésticos aunque, según recomienda Microsoft, también se recomienda para empresas de hasta 25 empleados.
  • Skype for Business es la versión de Skype para empresas que antes conocíamos como Lync. Microsoft adquirió Skype en 2011 y en 2014 renombró Lync como Skype for Business. La solución cuenta con dos versiones:
    • Skype for Business Online: versión basada en la nube del paquete Microsoft Office 365.
    • Skype for Business Server: versión para instalación local que se implementa en los servidores de la empresa y va dirigida a grandes organizaciones.
    • Skype Empresarial: aplicación en línea gratuita para llevar a cabo reuniones —este artículo no entrará en detalles sobre dicha solución—.

¿Es seguro Skype?

Lo primero es lo primero: seguro que quieres saber qué seguridad ofrece Skype para mantener a salvo las conversaciones de los empleados. Skype y Skype for Business son dos herramientas diferentes, así que ofrecen distintos estándares y funciones de seguridad.

Como herramienta ideada para el uso doméstico, Skype cifra las conversaciones entre sus usuarios. Los mensajes instantáneos, llamadas y archivos transferidos se encriptan mediante cifrado AES de 256 bits, un estándar del sector que también emplea el gobierno de EE. UU.

En las llamadas entre usuarios de Skype y líneas telefónicas de redes fijas o móviles (conocidas como RTC), solo se cifra la conversación. Los ajustes de privacidad permiten configurar quién puede ver la información de perfil, gestionar el historial de conversaciones y bloquear contactos.

Skype for Business, dirigida a grandes empresas que han de actuar conforme a legislaciones más estrictas, ofrece estándares de seguridad más sólidos que la versión para uso doméstico.

Skype for Business Online ofrece el mismo estándar de seguridad que los productos en la nube de Microsoft Office 365. Entre sus funciones se incluyen cifrado en reposo y en tránsito, gestión de amenazas o supervisión de seguridad.

Skype for Business Server ofrece las mismas funciones, o incluso más, e incluye opciones de seguridad relativas al servidor, como almacenamiento en central de gestión, autenticación de servidor a servidor, control de acceso basado en roles y herramientas de planificación y diseño.

¿Se puede supervisar el uso de Skype?

La respuesta es sí: tanto Skype como Skype for Business ofrecen distintos grados de supervisión.

Skype Manager es el centro de control de Skype que permite a la empresa monitorizar el uso de la aplicación con datos como horas, fechas, duración y destino de llamadas y conversaciones. Los administradores pueden ver la actividad de los miembros, aunque estos deben dar su permiso de acceso a los datos anteriormente mencionados. Si no cuentan con este permiso, los administradores solo verán el balance de crédito de los miembros.

Las capacidades de supervisión de Skype for Business son mucho más amplias y pueden satisfacer las necesidades más específicas de grandes empresas y corporaciones.

Con Skype for Business Online los datos se almacenan en los servidores de Microsoft, por lo que quizá no sea necesario supervisar la solución tan exhaustivamente como si esta se encontrara instalada en los servidores de la empresa. La supervisión con Skype for Business Online incluye datos de participantes en conferencias o informes de usuarios activos y bloqueados. También ofrece la opción de activar el Panel de calidad de llamada.

La supervisión de llamadas mediante Skype for Business Server suele realizarse desde el punto de vista del control de calidad, con procesos y pasos detallados para su configuración. Al igual que la versión en la nube, Skype for Business Server ofrece informes de actividad punto a punto, que incluyen datos similares a los de Skype Manager, pero con mayor detalle. La grabación de datos de llamada también registra información sobre el uso y diagnóstico en todas las comunicaciones realizadas mediante Skype for Business Server, incluidas la mensajería instantánea, la transferencia de archivos y las llamadas VoIP.

¿Dónde se almacenan las conversaciones de Skype?

Si usas Skype, las conversaciones se almacenan en el disco duro durante un período de tiempo determinado. Los usuarios de Windows y Mac pueden acceder a las conversaciones desde una carpeta en el disco duro; Skype solo conserva en la nube el historial de conversación de los últimos 30 días. Por tanto, si inicias sesión desde otro dispositivo, solo podrás ver las conversaciones más recientes.

Skype for Business Online solo almacena las conversaciones en carpetas de Microsoft Exchange, de lo que se quejan muchos de sus usuarios. Esta carpeta se llama “Conversaciones” y aparece en el Outlook del empleado. El mayor problema que encuentran las empresas con esta función es que los trabajadores pueden desactivar el guardado del historial de conversaciones en Outlook (que no se guardarán en ningún otro sitio).

La única forma de almacenar automáticamente el historial de conversaciones fuera de Microsoft Exchange es usando Skype for Business Server. Con esta versión, las conversaciones se almacenan en el servidor, por lo que es más fácil el acceso al historial de conversaciones de los trabajadores que usen Skype for Business desde sus dispositivos móviles. Si tras leer esto, quieres cambiar la configuración, sigue estas instrucciones (información en inglés).

El veredicto sobre la supervisión de conversaciones de Skype

Dadas las características descritas en este artículo, queda claro que Skype for Business ofrece más funciones para supervisar las conversaciones que su versión para uso doméstico; además, la versión Server es más sólida que la versión Online.

Skype no menciona explícitamente la posibilidad de registrar o acceder al historial de conversación, ni la capacidad de supervisar llamadas, aunque existen herramientas de terceros que afirman poder hacerlo. Si tu empresa usa Skype deberá, en teoría, acceder físicamente al dispositivo del empleado para consultar su historial de conversaciones.

Skype for Business ofrece más posibilidades para supervisar las conversaciones, así como para solicitar y visualizar datos relacionados con las mismas sin necesidad de acceder físicamente al dispositivo. Sin embargo, existe un importante y posible problema: la ley.

Técnicamente, las conversaciones de Skype pueden supervisarse, pero esta posibilidad dependerá de las políticas de tu empresa y de las leyes de privacidad de tu país. La supervisión y monitorización de las comunicaciones empresariales suele estar sujeta a excepciones, por ejemplo, que la empresa posea y administre los dispositivos que se usan para la comunicación y funcionamiento de la red. La clave está en informar a los trabajadores de la posibilidad de que sus conversaciones se monitoricen y de asegurarse de no infringir ninguna política de RR. HH. o legislación de privacidad local.

Si necesitas (o quieres) supervisar las conversaciones de Skype con frecuencia, las soluciones (legales) más adecuadas para ello son Skype for Business Online o Server. Si quieres comparar Skype for Business con otros software, encuentra las alternativas. 

Recruitment Analytics: Mehr Effizienz im Recruiting-Prozess

Recruitment Analytics

Recruitment Analytics

Beginnen wir doch mit einer kleinen Geschichte: Stellen Sie sich vor, Sie gehen zum Arzt, weil Sie einen stechenden Schmerz im Rücken haben. Der Arzt schaut Sie kurz an und gibt Ihnen ohne weitere Untersuchung ein Medikament. Sie würden den Arzt mit hoher Wahrscheinlichkeit fragen, wie er denn zu dem Ergebnis käme, dass genau dieses Medikament das Richtige für Ihre Schmerzen sei. Der Arzt würde Ihnen entgegnen: „Ich hatte schon viele Patienten mit diesen Problemen und da hat sich noch niemand beschwert über dieses Medikament.“ – „Sie wissen also gar nicht, ob das Medikament bei meinen Beschwerden überhaupt hilft?“ – „Doch, natürlich. Wir haben ganz viele Daten dazu, dass dieses Medikament auch wirkt.“– „Aber auch bei meinen Beschwerden?“ – „Hmm… wissen Sie, sowas ist gar nicht so einfach nachzuweisen. Aber dafür bekommen Sie jetzt auch noch 10 % Rabatt von mir auf das Medikament. Na, sind wir im Geschäft?“

So abstrus dieses Beispiel beim Thema Medikamente auch scheint, so alltäglich ist dieses Thema im Bereich Recruiting. Gehen Sie mal zu einer Medienagentur oder einer Jobbörse und fragen Sie dort, ob es statistisch relevante Aussagen über die Wirkung der Stellenausschreibungen gibt. Wie viele Bewerbungen können Sie denn erwarten, wenn Sie dort eine definierte Stelle ausschreiben? Wie viel Klicks wird es geben? Was wäre eine vertretbare Conversion-Rate? Sie werden sich schnell an die oben genannte Geschichte erinnern: Es wird ausgewichen, es werden nicht-relevante Informationen genannt und vielleicht werden Sie noch für Ihre Fragen mit einem Rabatt zu besänftigen versucht. Übrigens sieht es häufig im Recruiting auch ähnlich aus, wenn der Fachbereich mit denselben Fragen an die Recruiting-Abteilung herantritt. Fragen wie „Was kostet mich eigentlich eine Bewerbung über Stepstone?“, „Über welchen Kanal kommen denn für die Stelle die besten Bewerbungen?“ oder „Was können wir denn noch an der Stelle oder den Kanälen optimieren, um mehr Bewerber zu bekommen?“ sind auch dort an der Tagesordnung und ließen sich mit der gleichen Lösung beheben: Einem Recruitment Analytics System.

Was genau ist Recruitment Analytics?

Recruitment Analytics bezeichnet alle Maßnahmen zur Messung und Analyse von Daten im Recruiting-Kontext, häufig basierend auf Methoden des Online-Marketings sowie E-Commerce. In diesen Disziplinen ist es selbstverständlich, minutiöse Analysen über die Werbewirksamkeit durchzuführen und die genauen Kosten pro Besucher, pro Kampagne etc. zu berechnen. Nicht umsonst spricht man vom gläsernen Kunden. Vom gläsernen Bewerber sind wir hingegen noch sehr weit entfernt – aber das muss nicht sein. Die genaue Analyse der Recruiting-Kanäle gehört zu den Basisfunktionen, die ein gutes Recruitment Analytics System abbilden sollte.

Dienstleister wie die HRI Solutions GmbH bieten schon heute maßgeschneiderte Lösungen an, die Online-Kanäle, beliebige weitere Datenquellen und Bewerbermanagement-Software miteinander vernetzen, damit man genau die Kennzahlen berechnen kann, die man zur Steuerung der Recruiting-Kanäle benötigt. Was kostet mich eine Bewerbung pro Kanal? Wie viele Bewerbungen benötige ich pro Kanal für ein Interview oder für eine Einstellung? Was ist der beste oder schlechteste Kanal für eine Stelle? Allein mit diesen Kennzahlen pro Kanal, pro Stelle oder pro Jobfamilie bekommt man einen komplett anderen Blick auf die eigenen Recruiting-Kanäle. Man kann evidenzbasiert agieren und hat eine komplett andere Diskussionsgrundlage bei Budgetverhandlungen oder bei der nächsten Verhandlung mit seinen Jobbörsen beziehungsweise Medienagenturen.

Was kann Recruitment Analytics darüber hinaus?

Die Basis einer guten Recruiting-Analytics-Lösung ist immer die Auswertung der Recruiting-Kanäle. Jedoch gibt es noch deutlich mehr Einsatzszenarien, die einen offensichtlichen Mehrwert für die tägliche operative oder strategische Recruiting-Arbeit ermöglichen können. Grundsätzlich kann Recruitment Analytics überall dort relativ einfach einen Mehrwert bringen, wo wir schon Daten und/oder digitale Prozesse haben. Zusätzliche Daten führen immer zu zusätzlichen Analysemöglichkeiten, die man gegebenenfalls sogar mit den bisherigen Daten zusammenführen kann. Analysieren Sie doch beispielsweise die Ergebnisse Ihrer Online-Assessments oder anderer Auswahlprozesse. Vielleicht erkennen Sie, welcher Ihrer Auswahlschritte überflüssig ist oder sogar eine besonders hohe prädiktive Validität hinsichtlich des späteren Berufserfolg hat. Oder Sie analysieren Bewerbermerkmale, welche Sie über ein CV-Parsing-Modul auslesen. So könnten Sie beispielsweise genau analysieren, wie erfolgreich Bewerber Ihrer Zielhochschulen im Bewerbungsprozess im Vergleich zu Bewerbern von anderen Hochschulen sind, um die Personalbeschaffung zu optimieren.

Worauf muss ich bei der Suche nach einer Recruitment Analytics-Lösung achten?

Das Thema HR Analytics ist noch nicht besonders etabliert und in Deutschland gibt es erste seriöse Anbieter erst seit wenigen Jahren. Achten Sie in erster Linie darauf, dass der Anbieter einer solchen Lösung neutral ist und kein Eigeninteresse daran hat, dass die Daten in eine spezielle Richtung ausschlagen. Dies wäre beispielweise der Fall, wenn er Provisionen für Vermittlung beziehungsweise Empfehlungen von Jobbörsen bekommen würde oder finanziell von Jobbörsen abhängig ist.

Der zweite wichtige Punkt: Achten Sie darauf, dass der Dienstleister technologisch unabhängig arbeitet. Die angebotene Lösung sollte also unabhängig davon funktionieren, welche Bewerbermanagement-Software oder welche Web-Analytics-Lösung Sie nutzen.

Der dritte wichtige Punkt: Achten Sie darauf, dass Sie keine Lösung von der Stange kaufen. So verlockend Plug-and-Play-Lösungen klingen, sie funktionieren in diesen komplexen Themenblöcken nicht. Jeder Recruiting-Prozess ist unterschiedlich und jede Zahl, jede Ableitung und jede Lösung muss individuell auf Sie abgestimmt werden. Seriöse Anbieter sind sich dessen bewusst und bieten auf Sie maßgeschneiderte Lösungen an.

Der vierte wichtige Punkt: Achten Sie auf die Kosten-Nutzen-Relation. Insbesondere beim Thema der Analyse der Recruiting-Kanäle sollte sich die Lösung schon im ersten Jahr zu größten Teilen amortisieren, sofern das Ziel Einsparungen sind.

Der letzte wichtige Punkt: Lassen Sie sich genau erklären, wie die Lösungen technisch funktionieren. Wenn ein Anbieter es nicht schafft, Ihnen zu erklären, wie seine Recruiting-Analytics-Lösung genau funktioniert, dann werden Sie auch nicht aussagefähig sein, wenn der Fachbereich Sie dazu ausfragen wird.

Zusammenfassung

Diejenigen Firmen, die bereits in ein gutes Recruitment-Analytics-System investiert haben, haben aktuell noch einen immensen Wettbewerbsvorteil, weil sie ihre Kanäle viel effizienter steuern und Verschwendungen sehr schnell erkennen und abschalten können. Dies ist jedoch nur der Beginn, denn es gibt noch eine Vielzahl an weiteren Einsatzszenarien, die in den nächsten Monaten und Jahren umgesetzt werden. Insbesondere bei der Steuerung der Recruiting-Kanäle ist eine solche Lösung unabdingbar und auch schon allmählich bei mehr und mehr Unternehmen etabliert. Wer hier nicht nachzieht, verpasst eine gute Chance, sich gegen seine Konkurrenz zu positionieren. Ob Sie dies wollen, liegt an Ihnen. Ob dies sinnvoll ist, steht jedoch schon bereits fest.

Software para mejorar el bienestar laboral

Software de bienestar laboral

Software de bienestar laboral

¿Están tus empleados sanos y felices? ¿Lo sabes? Es más, ¿te importa? Según una encuesta realizada por Investors in People (información en inglés) más de la mitad de los trabajadores sienten que a sus empresas no les preocupa su salud y bienestar laboral. Por este motivo, muchos consideran buscar un nuevo empleo.

Esta falta de atención puede provocar un importante desgaste del personal y obviamente no se puede esperar que los trabajadores den lo mejor de sí cuando están física o mentalmente agotados.

Según una investigación de la consultora de servicios profesionales Towers Watson, los empleados estresados se ausentan por enfermedad un promedio de 4.6 días anuales, en comparación con los 2.6 días de ausencia de aquellos con bajos niveles de estrés.

Bienestar laboral como símbolo de éxito empresarial

El bienestar laboral está empezando a valorarse como uno de los factores clave del éxito empresarial: según un estudio (en inglés) de Virgin Pulse, el 78 % de los directivos de RR. HH. y prestaciones afirman que el bienestar y la satisfacción del empleado son componentes fundamentales en su estrategia de negocio. ¡Tú también puedes poner tu grano de arena!

Una de las mejores formas de cuidar al personal es invirtiendo en una solución en la nube.

En este artículo se presentan varios software para el bienestar corporativo que te ayudarán a velar por el personal de tu empresa (las aplicaciones se enumeran en orden alfabético). Para formar parte de esta categoría de software, las aplicaciones deben incluir las siguientes funcionalidades:

  • Estar basadas en la nube (en lugar de tener únicamente una solución móvil o local).
  • Permitir que sea la empresa quien las controle y gestione (en lugar de basarse en el usuario).
  • Ofrecer evaluaciones, datos y analíticas de salud, pruebas biométricas y gestión de incentivos.

CoreHealth Technologies

CoreHealth Technologies ofrece portales de salud personalizados que incluyen funciones como:

  • Evaluaciones de salud
  • Coaching
  • Gestión biométrica
  • Programas de autoayuda
  • Desafíos e incentivos

CoreHealth Technologies

También proporciona acceso a todo un ecosistema de aplicaciones y dispositivos para la satisfacción del empleado, con informes personalizados para supervisar los progresos y encuestas que permiten evaluar la implicación de los trabajadores.

Anne Marie Kirby, revolucionaria de la salud y CEO de CoreHealth Technologies, indica que la solución permite a los proveedores de bienestar desarrollar y distribuir programas sobre, por ejemplo, “evaluaciones de salud, coaching, planificación, desafíos y mucho más”.

LifeWorks

LifeWorks integra capacidades de confort y satisfacción laboral tanto para el personal como a nivel corporativo, e incluye ayuda para los empleados, programas de reconocimiento social y una red social privada.

LifeWorks

La solución ofrece:

  • Coaching de salud en línea o por teléfono
  • Evaluaciones de riesgos para la salud
  • Seguimiento de ejercicio y nutrición en línea
  • Desafíos de equipo basados en la ludificación
  • Ayuda para el bienestar financiero

“Las personas dejan sus trabajos por cuatro motivos principales y LifeWorks se propone resolverlos todos con una experiencia de usuario sin precedentes”, afirma Jamie True, CEO de LifeWorks. “LifeWorks reúne distintos servicios de forma novedosa. La combinación de programas de ayuda para el bienestar mental de los empleados-recompensas, reconocimiento, crecimiento personal e implicación de la comunidad- crea un entorno en el que el trabajador se siente apreciado. Eso, a cambio, favorece las métricas empresariales clave, como rendimiento, asistencia, retención y fidelidad”.

Limeade

La plataforma de bienestar corporativo Limeade, fundada por la organización de investigación Limeade Institute, adopta un enfoque de cuatro vertientes para abordar el bienestar del empleado:

  • Sensibilización: evaluaciones de salud y pruebas biométricas
  • Acción: coaching y recursos para facilitar el cambio de comportamiento
  • Recompensas: ludificación con puntos y reconocimiento social
  • Información: paneles en tiempo real que permiten supervisar los progresos

Limeade

La plataforma de recursos humanos SaaS también incluye funcionalidades de vídeo móvil e interactivo y es compatible con dispositivos portátiles y wearables.

Henry Albrecht, CEO de Limeade, indica que “el bienestar es un indicador de rendimiento clave que todos los CEO deberían supervisar”.

Lyra Health

Lyra Health se centra específicamente en la salud mental de los empleados. El software ofrece acceso directo a terapeutas, psicólogos y psiquiatras mediante videoconsultas en directo, chat por web o citas en persona, así como distintos recursos de autoayuda.

Lyra Health

Incluye además cuestionarios de evaluación que permiten conectar al paciente con el proveedor sanitario y tratamiento adecuado. Actualmente, su objetivo es poder ofrecer a las empresas atención terapéutica en sus propias instalaciones.

El fundador de Lyra Health es David Ebersman, antiguo director financiero de Facebook.

Sprout

Sprout combina el reconocimiento del empleado con funciones de implicación, gestión de incentivos y portal de bienestar. La web es accesible tanto para los departamentos de RR. HH. (o administradores del programa) como para el personal.

Sprout

Los empleados pueden participar en desafíos de bienestar, conectar con compañeros y acceder a recursos de salud. Los administradores, por otra parte, tienen acceso a un centro en línea que les permite conectar con el personal, analizar datos y obtener información de los datos del programa.

El portal de bienestar ofrece:

  • Evaluación de riesgos de salud predictiva y basada en la actividad en tiempo real
  • Fijación personalizada de objetivos
  • Ludificación de las actividades saludables con recompensas e incentivos
  • Integración con los principales dispositivos y aplicaciones de seguimiento de actividad
  • Desafíos a nivel personal, para equipos y para el conjunto de la empresa

VirginPulse

VirginPulse ofrece soluciones personalizadas que ayudan a mejorar el bienestar de cada empleado.

VirginPulse

Para ello recaba información de distintas fuentes, como evaluaciones de salud y pruebas biométricas. Después, recomienda un plan de acción que puede incluir aspectos como:

  • Sueño
  • Nutrición
  • Bienestar financiero
  • Relaciones personales
  • Actividades estresantes

WeFitter

WeFitter es una plataforma de bienestar corporativo cuyo objetivo es reducir los costes sanitarios y fomentar la implicación animando a los empleados a llevar un estilo de vida saludable.

WeFitter

La solución ofrece:

  • Un panel en tiempo real que registra y monitoriza el progreso y rendimiento de los empleados
  • Un programa personalizado de desafíos y recompensas para mantener la implicación y actividad del personal
  • Una página de inicio de sesión personalizada que permite adaptar la experiencia de acceso del usuario
  • Tablas de clasificación para ludificar la experiencia de bienestar

WeFitter también ayuda a las empresas a controlar su gasto sanitario y descubrir el ahorro que pueden conseguir con el uso de la plataforma.

Whil

Whil es una solución empresarial ideada para aquellas organizaciones que quieren reducir el estrés y ayudar a los empleados con sus problemas más acuciantes de salud, rendimiento, relaciones personales y sueño.

Whil

En palabras del personal de su departamento de márketing, Whil ofrece “miles de sesiones de formación digitales dirigidas a abordar los factores de estrés más importantes de las empresas, que provocan un importante gasto sanitario” Para ello, la empresa se basa en la ciencia, el mindfulness y la psicología positiva. Mediante el aprendizaje automático, Whil evalúa las necesidades individuales de cada empleado, sugiere la formación más adecuada y proporciona resultados cuantificables.

“Whil se integra de manera fluida con las plataformas de bienestar corporativo más importantes, por lo que es el complemento mental y emocional perfecto para programas de bienestar ya implementados. Los paneles, conformes a la normativa HIPAA, ofrecen a los administradores información y datos prácticos que permiten medir las cifras de ROI y VOI”.

¿Qué aplicaciones utilizas para velar por el bienestar de tus empleados? Si quieres mejorar la satisfacción corporativa de tu empresa, quizás también puedan interesante las siguientes opciones:

¿Recomendarías alguna aplicación de bienestar que no esté incluida en esta lista? Cuéntanos en los comentarios cuál es tu software favorito.

Diese Recruiting-Trends werden 2019 den Durchbruch schaffen

Recruiting-Trends 2019

Recruiting-Trends 2019

Jedes Jahr kommt wieder die Frage auf, welche Recruiting-Trends das Jahr prägen werden. Dabei wird gerne vergessen, sich der Frage zu widmen, was man überhaupt mit dem Begriff „Trend“ genau meint. Je nachdem, was ich darunter verstehe, fällt meine Aussage sehr unterschiedlich aus. Denke ich bei Trends in erster Linie an Themen, die brandneu auf den Markt kommen und wozu es keine bisherigen Vergleiche gibt? Oder verstehe ich unter Trends diejenigen Themen, die eine kritische Masse an innovativen Unternehmen umsetzt? Oder ist etwas erst dann wirklich ein Trend, wenn die Mehrheit der Unternehmen es nutzt? Es gibt hier kein Richtig und kein Falsch. Es gilt stets nur, dass man den Bezug klar machen sollte.

Im Folgenden werde ich mich auf die zweite Definition von Trends fokussieren. Ich möchte Ihnen meine Analyse davon näherbringen, welche Themen im letzten Jahr bereits von einigen wenigen Unternehmen erfolgreich umgesetzt wurden, wodurch sehr gute Ergebnisse mit Vorbildcharakter erzielt wurden. Denn diese Themen werden mit hoher Wahrscheinlichkeit zukünftig auch von weiteren innovativen Unternehmen im Recruiting umgesetzt. Die drei Themen, die ich vorstellen werde, haben die Gemeinsamkeit, dass sie an keine speziellen Technologien gebunden sind, auch wenn sie mit spezifischen Technologien umgesetzt wurden.

Recruiting Analytics

Eine gute Recruiting-Analytics-Lösung bildet die Schnittstelle zwischen Bewerbermanagement-Software (beispielsweise Taleo, SuccessFactors o. ä.), Web-Analytics-Software (wie Google Analytics, Piwik Pro oder etracker) und Recruitingkanälen (beispielsweise Jobbörsen, Social-Media-Posts, Newsletter) sowie weiteren Datenquellen (wie Surveys, CV-Parsing-Lösungen o. ä.). Wenn man diese verschiedenen Tools und Datenquellen miteinander verbindet, hat man die ideale Grundlage zur Steuerung der eigenen Recruitingkanäle. Relativ einfach kann man sowohl die Effektivität (Qualität der Bewerbungen) und Effizienz (Kosten pro Bewerbung) pro Kanal ermitteln und dann transparent verschiedene Kanäle miteinander vergleichen. So kann man relativ schnell erkennen, dass für die eine Art von Jobs eine Social-Media-Kampagne am erfolgversprechendsten ist, für eine andere Art von Jobs vielleicht eine Spezialjobbörse und für wieder eine andere Art möglicherweise eine Jobsuchmaschine. Grundsätzlich gilt: Je mehr Daten ich habe, desto besser sind die potenziellen Rückschlüsse, die ich daraus ziehen kann.

Recruiting Automation

Aufbauend auf den Informationen, die man beispielsweise durch Recruiting Analytics oder Web Analytics-Software erhält, kann man automatisierte Routinen einrichten, die die Steuerung der Recruitingkanäle optimieren. Wenn ein Job beispielsweise besonders wenig Bewerbungen erhält oder eine Stellenanzeige besonders wenig Klicks bekommt, könnte man jeweils einen Trigger setzen, um zusätzliches Budget für Performance-Maßnahmen (beispielsweise Google AdWords oder Jobbörsen mit Cost-per-Click-Modell, wie beispielsweise Indeed) zu investieren. Man kombiniert also die permanente Beobachtung von einzelnen Key Perfomance Indicators (KPIs) mit Wenn-Dann-Triggern, die automatisch dazu führen, dass die KPIs besser werden. Selbstprogrammiert oder durch gängige Automatisierungssoftware lassen sich solche einfachen Wenn-Dann-Trigger erstellen, durch die man im Vergleich zur manuellen Beobachtung und Optimierung viel Zeit sparen kann. Als Grundlage dafür muss man jedoch erst einmal seine eigenen Prozess-Kennzahlen genau analysieren. Wie viele Bewerbungen benötige ich durchschnittlich für eine Einstellung für eine bestimmte Art von Job? Wie viele Klicks werden durchschnittlich für eine Bewerbung auf diese Art von Job benötigt? Mithilfe dieser Daten kann ich definieren, dass nach einer gewissen Zeit und einer Unterschreitung dieser Schwellenwerte (Anzahl Bewerbungen beziehungsweise Anzahl Klicks) automatisch Maßnahmen eingeleitet werden, welche die Anzahl der Klicks und damit idealerweise die Anzahl der Bewerbungen erhöhen.

Voice-Recruiting

Siri, Alexa, Google Voice und andere digitale Sprachassistenten sind längst fester Bestandteil vieler Wohnzimmer und Connected-Home-Ansätze. Der Markt wächst, und auch für die kommenden Jahre wird hier ein hohes Wachstum prognostiziert – sowohl aus Sicht der Hardwarehersteller wie Apple, Amazon oder Google als auch aus Sicht der Dienstleister, auf die per Sprachassistent zugegriffen wird. Aus E-Commerce wird Voice-Commerce, der genauso individuellen Mechanismen unterliegt wie der Offline-Commerce, also der Einzelhandel. Ebenso wird aus E-Recruiting Voice-Recruiting, bei dem dann ein Großteil der Interaktion zwischen Unternehmen und Bewerber über die Stimme abgebildet wird. So könnte zukünftig der Bewerbungsprozess über einen Sprachbefehl gestartet werden und anstelle eines Anschreibens eine Sprachnachricht abgeschickt werden. Eine große deutsche Versicherung hat eigens eine Applikation für einen dieser Sprachassistenten erstellt, mit der man ein Interview simulieren kann und durch die man Fragen über den Bewerbungsprozess stellen kann. Technisch ist sowas gar nicht all zu kompliziert und die Anzahl von spannenden Einsatzmöglichkeiten ist noch nicht absehbar. Die Vorteile liegen auf der Hand: Sprachkommunikation ist sehr intuitiv, leicht umsetzbar und durch die überschaubare Anzahl an populären Sprachassistenten kann man sich auf einen Anbieter fokussieren und deckt schon einmal einen großen Teil des Marktes ab. Insbesondere bei jüngeren und technikaffinen Zielgruppen kann sich der Einsatz von Voice-Recruiting gleichzeitig sehr positiv auf die Wahrnehmung der Arbeitgeberattraktivität auswirken.

Fazit: Recruiting-Trends 2019

Woran kann ich erkennen, ob diese Recruiting-Trends etwas für mein Unternehmen sind? Das hängt sehr stark vom individuellen Bedarf ab. Grundsätzlich lässt sich festhalten, dass eine höhere Anzahl an zu besetzenden Positionen und ein höheres Recruiting-Budget immer auch mehr Spielraum dafür bieten, den einen oder anderen sinnvollen Trend zu etablieren. Die meisten Trends bedürfen einer integralen Investition und rentieren sich erst mit einer gewissen Anzahl an Jobs oder Bewerbern. Eine solide Recruiting-Analytics-Lösung wird sich relativ schnell amortisieren, wenn man mehrere hunderttausend Euro in Recruitingkanäle investiert. Hat man jedoch nur wenige tausend Euro Budget für Recruitingkanäle zur Verfügung, wird sich eine solche Lösung definitiv nicht lohnen. Ähnlich sieht es bei einer Recruiting Automation-Lösung aus. Beim Thema Voice-Recruiting geht es hingegen je nach Einsatzszenario mehr um das Thema Candidate Experience, also darum, was man bereit ist, für eine gute Conversion und zufriedene Bewerber auszugeben.

Muss ich denn wirklich jedem Trend hinterherlaufen? Nein, auf keinen Fall. Es gibt kaum Trends, die für alle Arbeitgeber relevant sind, und das sieht bei den Trends im Recruiting nicht anders aus. Nichtsdestotrotz sollte man sich eingehend mit diesen Trends beschäftigen, damit man rechtzeitig absehen kann, ob ein Trend relevant ist oder nicht. Früh genug einen passenden Trend zu identifizieren kann enorme Vorteile mit sich bringen, denn anfangs profitiert man in der Regel davon, dass nur wenige diesen Trend nutzen. Wenn man einen Trend zu spät erkennt, muss man mit Nachteilen leben und kann diese nur mit Verlust oder hohem Aufwand wieder einholen. Regelmäßige Trendberichte von Experten sind ein gutes Mittel, um hier auf einem aktuellen Stand zu bleiben.

Software für die Personaleinsatzplanung richtig auswählen: Eine Checkliste

GetApp Checklists Software für die Personaleinsatzplanung

GetApp Checklists Software für die Personaleinsatzplanung

Schon in kleinen Unternehmen ist es gar nicht so einfach, die Zeitpläne einzelner Teammitglieder aufeinander abzustimmen. Natürlich kann man sich da von Software für die Personaleinsatzplanung helfen lassen, aber die will sorgfältig ausgewählt sein. Deshalb haben wir hier eine praktische Checkliste zusammengestellt, in der wir darlegen, wie man die passende Lösung findet und auf welche Funktionen und Eigenheiten man achten sollte.

Worauf man beim Kauf von Planungssoftware achten sollte

Diese Liste ist ein Werkzeug, um all jenen zu helfen, die für ihr Unternehmen eine passende Softwarelösung suchen. Wer sie sorgfältig abarbeitet, einmal Rücksprache mit den betreffenden Kollegen hält und sich ggf. die Zeit nimmt, eine Testversion auszuprobieren und zu evaluieren, sollte eine passende Lösung finden, mit der auf längere Zeit alle Beteiligten gut zurechtkommen.

Was erwarte ich eigentlich von Software für die Personaleinsatzplanung?

Die allererste Frage, die man sich stellen sollte, ist natürlich die nach den eigenen Erwartungen. Was soll mit der Einführung der Planungssoftware eigentlich erreicht werden? Verschiedene Ziele sind denkbar:

  • Mitarbeiter*innen erlauben, ihre Zeitpläne selbst zu verwalten
  • Terminkonflikte vermeiden
  • Mitarbeiter*innen rund um die Uhr die Möglichkeit geben, ihre Terminpläne einzusehen
  • Ressourcen und Aufgaben effizienter zuordnen

Grundlegende Überlegungen

Ist die Zielstellung geklärt, sollten zunächst einige generelle Überlegungen getroffen werden:

Cloudbasiert, im Firmennetzwerk oder lokal

Wo soll die Software betrieben bzw. installiert werden?

Zukunftssicherheit

Wird die Software regelmäßige Updates durchlaufen, um aktuell zu bleiben?

Integrationen

Lässt sich die Lösung in die bestehende Softwareumgebung einbinden? Können Daten von einer Anwendung in die nächste übertragen werden?

Skalierbarkeit

Kann die Software mit dem Unternehmen mitwachsen oder ist sie nur für eine bestimmte Unternehmensgröße wirklich geeignet? Wenn Letzteres der Fall ist, kommt sie dann überhaupt in Frage?

Mobile Nutzbarkeit

Gibt es für das Programm iOS- und Android-Apps, mit denen überall und jederzeit auf Informationen zugegriffen werden kann?

Benutzerfreundlichkeit

Können Mitarbeiter*innen sich schnell und ohne großes Training in das System einarbeiten?

Rechtsrahmen und weitere Bedingungen

Welche rechtlichen und pragmatischen Bedingungen muss die Software erfüllen? Das hängt wesentlich auch davon ab, wo und wofür genau sie eingesetzt werden soll. Wer auf Nummer sicher gehen will, achtet von vornherein auf DSGVO-Konformität bzw. die Einhaltung am jeweiligen Standort gültiger Gesetze.

Updates und Lebensdauer

Wie werden Updates gehandhabt, wie alt ist die Lösung, wie lange sind Wartung und Kompatibilität gegeben?

Hilfe und Support

Welches Ausmaß an Unterstützung ist im Problemfall erwünscht? Wie viele Hilfestellungen sollen die Anwender*innen haben? FAQ? Online-Hilfe? Forum? Technischer Support? Anwendersupport? Welche Reaktionszeiten sind akzeptabel?

Grundlegende Funktionen

Die folgenden Funktionen sollte eine gute Software für die Personaleinsatzplanung bieten:

  • Schichtpläne erstellen und Schichten zuweisen
  • Fehlzeiten wie Urlaubs- und Krankentage planen
  • Bei Schichtänderungen Benachrichtigungen verschicken
  • Gemeinsam genutzte Kalender- und Planungsfunktionen
  • Privatnachrichten für den Schichttausch
  • Zeiterfassung und Abrechnungsintegration
  • Kalenderintegration
  • Berichte und Grafiken erstellen

Nächste Schritte

Viele Unternehmen haben ihre Personaleinsatzplanung bereits mithilfe von Software umgestellt – und ihre Erfahrungen bieten eine wunderbare Grundlage für die Auswahl. Mit den Bewertungen von GetApp-Nutzer*innen für Software für die Personaleinsatzplanung kann man sich einen guten Überblick verschaffen und erfährt schnell, was sich in welchen Unternehmen bewährt hat – und was vielleicht auch nicht.

Lass dir Alternativen anzeigen, vergleiche verschiedene Programme miteinander und erstelle so eine Vorauswahl an Lösungen, die infrage kommen.

Erzähl uns in den Kommentaren, worauf dein Unternehmen besonders Wert legt und welche Lösung sich für euch am besten bewährt hat.

Machst du deine Bewerbermanagement-Software für eine schlechte Candidate Experience verantwortlich?

Schlechte Candidate Experience Bewerbermanagement

Was einmal die Lösung war, ist nun zu einem Problem geworden. So empfinden jedenfalls einige in Bezug auf Bewerbermanagement-Software (BMS). Auf der einen Seite werden neue Mitarbeiter schneller, einfacher und passender zum Job eingestellt, auf der anderen Seite kann der Bewerbungsprozess sich verlängern, das Tool sorgt für Verwirrung und eine schlechte Candidate Experience und die falsche Wahl wird getroffen.

Bewerber beschweren sich, dass BMS einem schwarzen Loch gleicht und Personalvermittler nutzen sie hauptsächlich als Suchmaschine. Und hier liegt ein Problem: Wenn du die BMS nicht mit sorgfältig ausgewählten Stichwörtern fütterst, erhältst du garantiert falsche Ergebnisse.

Die meisten regelmäßigen Nutzer wissen, dass Probleme auftreten, wenn die BMS nicht erfolgreich in den Bewerbungsprozess integriert wird. Wird sie jedoch richtig eingesetzt und die Bewerber nehmen das Einstellungsverfahren trotzdem negativ wahr, liegt dies wahrscheinlich nicht an deiner Software.

Schlechte Candidate Experience Bewerbermanagement

Warum haben Bewerber eine schlechte Candidate Experience?

Zur Candidate Experience gehört so viel mehr als eine gute BMS.

Bewerber verlassen sich in Zeiten des Fachkräftemangels mehr auf ihre eigene Erfahrung als auf das Gesamtbild eines Unternehmens. Wenn du ihnen ein gutes Gefühl vermittelst, bist du in der Lage, die besten Leute für den Job einzustellen und dein Business voranzutreiben.

Das Marktforschungsunternehmen Gartner hat herausgefunden, dass die führende Candidate Experience zu einer verbesserten Pipeline führte (95 % würden sich erneut bewerben), die Anzahl der Empfehlungen anstieg (97 % würden andere Bewerber empfehlen) und auch die Kundenbindung sich steigerte (88 % würden mehr Produkte des potenziellen neuen Arbeitgebers kaufen). (Der vollständige Artikel steht Gartner-Kunden auf Englisch zur Verfügung.)

Wenn auch du solche Ergebnisse erzielen möchtest, muss deine Candidate Experience herausragend sein.

In diesem Artikel betrachten wir daher die potenziellen Fallstricke und zeigen Wege, wie diese vermieden werden können.

1. Nichtssagende Stellenbeschreibungen

Schlechte Candidate Experience Bewerbermanagement Stellenanzeige

Fehler: Deine Stellenbeschreibung ist viel zu allgemein, z. B. werden keine Gehaltsinformationen, Arbeitsbedingungen, zusätzlichen Sozialleistungen und Informationen zum Bewerbungsprozess und dem Bewerbungsgespräch erwähnt. Vielleicht fehlen schlimmstenfalls sogar die Kontaktinformationen.

Warum du dies ändern solltest: Bekanntlich zählt der erste Eindruck und sollte der Bewerber dein Unternehmen nicht bereits zuvor kennen, ist der erste Eindruck die Stellenanzeige. Wenn deine Jobbeschreibung nur aus einer Auflistung der gesuchten Skills besteht, haben deine Bewerber hinterher wahrscheinlich mehr Fragen als zuvor.

Eine perfekte Stellenanzeige fällt nicht vom Himmel und es gibt einiges zu beachten. Mit ein bisschen Recherche (wie dieser Artikel mit Tipps zum Schreiben einer Stellenanzeige) können jedoch viele Probleme vermieden werden.

 Deine To-Do-Liste:

  • Liste die Herausforderungen und Ziele der ersten sechs Monate oder des ersten Jahres auf.
  • Beschreibe den Bewerbungsprozess so detailliert wie möglich: Wie viele Bewerber werden berücksichtigt und wie viele Stufen gibt es? Noch besser: Wie lange dauert jede Stufe ungefähr und wer ist dafür verantwortlich?
  • Du bist dir nicht sicher, ob die Beschreibung detailliert genug ist? Teile sie in einem Dokument mit anderen, die am Einstellungsprozess beteiligt sind, und bitte sie um ihr Feedback.
  • Gib eine Gehaltsspanne und eventuelle Zusatzleistungen an.
  • Füge Kontaktinformationen und auch den Namen der zu kontaktierenden Person hinzu.

2. Deine Arbeitgebermarke wird nicht deutlich

Schlechte Candidate Experience Employer Brand

Fehler: Deine Ausschreibung sticht nicht aus der Masse hervor und wird schnell vergessen. Deine BMS sieht aus wie jede andere. Ein Kandidat kann sich nicht an deine Stellenanzeige erinnern, weil einfach nichts daran besonders ist und du das Employer Branding ganz ignoriert hast.

Warum du dies ändern solltest: Wenn du eine Stellenanzeige einstellst, machst du gleichzeitig Werbung für dein Unternehmen. Genau wie du (potenzielle) Kunden durch den Verkaufstrichter begleitest und sie bei jeder Gelegenheit an deine Marke erinnerst, müssen auch mögliche neue Mitarbeiter im Laufe des Bewerbungsprozesses an deine Marke erinnert werden. Sonst läufst du Gefahr, dass sie das Interesse verlieren oder sich letztendlich gegen dich entscheiden.

Betrachte wir den Vorgang aus dem Blickwinkel der Kandidaten: Sie bewerben sich wahrscheinlich parallel bei vielen verschiedenen Stellen. Eine Studie aus Großbritannien hat ergeben, dass der durchschnittliche Jobsuchende sich auf 27 Anzeigen meldet, um nur ein Vorstellungsgespräch zu erhalten. Bei dieser Masse an Bewerbungen ist es schier unmöglich, sie auseinanderzuhalten.

In deinem Unternehmen sollte nicht einfach nur irgendein weiteres Formular ausgefüllt werden. Du bist etwas Besonderes – und daran sollen die Bewerber sich auch erinnern.

 Deine To-Do-Liste:

  • Stell sicher, dass das Employer Branding die Marke und Kultur deines Unternehmens auf der Bewerbungs-Website widerspiegelt und auch die Gesichter dahinter zeigt.
  • Verwende eine Bewerbermanagement-Software, die mindestens teilweise an dein Corporate Design angepasst und deinen Vorstellungen nach gestaltet werden kann.
  • Liste deine offenen Stellen auf einer für Mobilgeräte optimierten Website auf und entferne sie nach der Deadline. Hier solltest du auch eine Option für Initiativbewerbungen anbieten, damit dir kein Talent entgeht.

3. Bewerber erhalten keine Antwort

Fehler: Du kommunizierst nicht mit deinen Bewerbern. Weder wird eine Bestätigung über den Erhalt der Bewerbung geschickt noch eine Benachrichtigung oder Erklärung, dass jemand nicht angenommen wurde und aus welchem Grund. Deine Kandidaten haben keinerlei Rückmeldung und wissen nicht, woran sie sind.

Warum du dies ändern solltest: Dieser Fehler unterläuft einem so schnell. Du hast einfach zu viel zu tun, zu viele Bewerbungen auf dem Tisch und viel zu wenig Zeit.

Aber jetzt mal ernsthaft, eine schlechtere Entschuldigung gibt es eigentlich nicht. Deinen Bewerbern gegenüber ist es unhöflich und eine bisher gute Meinung verwandelt sich in eine schlechte Candidate Experience.

Jemand hat sich die Arbeit gemacht, sich bei dir zu bewerben, also ist es jetzt dein Job, dieser Person zu antworten. Solange sie sich noch im Bewerbungsprozess befinden, haben potentielle Arbeitnehmer ein Recht darauf, zu wissen, was als Nächstes und zu welchem Zeitpunkt passiert. Genauso wie ein ausgeschiedener Bewerber das Recht hat, dies zu erfahren und auch den Grund dafür.

Besonders heutzutage, wo viele BMS automatisch eine E-Mail-Antwort verschicken können, hast du keine Ausrede mehr. Sonst stichst du im schlechtesten Fall unter all den anderen Unternehmen negativ hervor.

 Deine To-Do-Liste:

  • Synchronisiere deinen Posteingang mit deiner BMS, um den Überblick über deine Kommunikation mit den Bewerbern zu behalten.
  • Gestalte deine automatische E-Mail-Antwort so freundlich und persönlich wie möglich (egal ob du nun siezt oder duzt), bevor du sie als Massen-E-Mail verschickst. Beispiel:

Hallo [Name des Bewerbers],
vielen Dank für deine Bewerbung bei [dein Unternehmen]. Hiermit bestätigen wir den Erhalt und die Vollständigkeit deiner Unterlagen. Wir melden uns bis zum [Abschlussdatum der Screeningphase ] bei dir. Solltest du weitere Fragen haben, melde dich bei [Name der Kontaktperson] unter [E-Mail-Adresse oder Telefonnummer der Kontaktperson].
Freundliche Grüße
[Dein Name]

4. Unstrukturierte Vorstellungsgespräche

Fehler: Deine Vorstellungsgespräche sind unstrukturiert. Deine Interviewer sind nicht vorbereitet. Das Gespräch verläuft spontan und dem Bewerber ist dies auch bewusst.

Warum du dies ändern solltest: Du gibst ein unprofessionelles Bild von dir und damit auch deinem Unternehmen ab, wenn du dich nicht auf ein Vorstellungsgespräch vorbereitest, und wahrscheinlich stellst du so auch die falschen Leute ein. Laszlo Bock, Senior Vize President of People Operations bei Google, bemerkte: „Typische unstrukturierte Vorstellungsgespräche waren ein ziemlich schlechter Indikator für die spätere Performance im Job.“

Allen Bewerbern sollten dieselben Kernfragen gestellt werden, was dir später einen direkten Vergleich ermöglicht. In der letzten Runde kannst du die Notizen deiner Kollegen und die Rangliste der Bewerber aus der BMS hinzuziehen. Wenn alles schriftlich festgehalten wird, verläuft die abschließende Entscheidung objektiv und fair.

 Deine To-Do-Liste:

  • Führe ein strukturiertes Vorstellungsgespräch mit vorbereiteten Fragen für verschiedene Bewerber, die sich alle um dieselbe Stelle bemühen. Entwirf einen Bewertungsbogen, um den Vorgang zu standardisieren.
  • Stell verhaltensorientierte Fragen wie:
    • Wie hat sich dein aktuelles Unternehmen durch dich geändert?
    • Kannst du deinen größten Erfolg beschreiben?
    • Beschreibe ein schwieriges Problem, das aufgrund deiner Fachkenntnisse gelöst wurde.
    • Welche Fragen haben wir dir nicht gestellt?
  • Hol dir noch am selben Tag das Feedback von allen Interviewern. Gib alle Notizen und Kommentare in deine BMS ein.
  • Melde dich bei den Bewerbern und frag nach, wie ihnen das Vorstellungsgespräch gefallen hat und wie es ihrer Meinung nach verbessert werden könnte.

Schiebst du immer noch die Schuld für eine schlechte Candidate Experience auf dein Bewerbermanagementsystem?

Indem du unsere Tipps befolgst, verwandelst du eine schlechte Candidate Experience ganz schnell in eine herausragende.

Was hat dir in diesem Artikel am meisten geholfen? Hast du was Neues gelernt? Teile es unten in den Kommentaren mit oder schick mir einen Tweet an @CapterraHalden.

Du suchst eine Bewerbermanagement-Software? Wirf einen Blick in die Capterra-Liste der besten BMS-Lösungen.

 

Mettez en valeur vos meilleurs éléments : 25 idées pour la reconnaissance employés

25 idées pour la reconnaissance employés

25 idées pour la reconnaissance employés

Nous travaillons beaucoup. Énormément, même. Du lundi au vendredi, un employé lambda travaillant à temps complet passe en moyenne 8 à 9 heures par jour sur son lieu de travail, pause déjeuner incluse. C’est beaucoup dans une journée de 24h !

Mieux vaut donc se sentir à l’aise et valorisé sur son lieu de travail. Et rien de tel que de recevoir un retour positif ou des félicitations de la part de ses supérieurs ou de ses collègues. C’est pourquoi, en tant que chef d’entreprise, instaurer un système de reconnaissance des salariés est crucial si vous souhaitez que vos employés soient satisfaits et ne soient pas frustrés s’ils ne reçoivent pas d’éloges lorsqu’ils ont fait du bon boulot.

L’importance de la reconnaissance des employés

La reconnaissance des employés recouvre toutes les actions qui visent à mettre en lumière et à saluer le travail d’un collaborateur. L’efficacité de la reconnaissance au travail n’est plus à démontrer : elle a un effet sur la qualité du travail, alors qu’au contraire, le manque de reconnaissance est source de stress.

Cela s’explique en partie parce que le cerveau humain aime recevoir des éloges. Cela nous rendrait même plus performants. Le feedback négatif, en revanche, peut blesser, en particulier lorsqu’il est plus fréquent que les félicitations. Il n’est pas toujours facile de trouver un juste milieu entre remarques positives et recadrage, car nous avons tous tendance à fixer notre attention sur le négatif.

Il est donc important d’avoir conscience de la puissance des compliments et de trouver des manières originales de les communiquer aux meilleurs collaborateurs. Voici 25 idées en vrac. Elles peuvent vous servir de base pour mettre en place un vrai système de reconnaissance des salariés.

Reconnaissance des employés : 25 idées en vrac

  1. Éloges publics : ne complimentez pas seulement vos employés en privé. Vos éloges auront plus de valeur à leurs yeux s’ils sont publics. Saluez le bon travail de vos collaborateurs devant leurs collègues et leurs supérieurs.
  2. Trophée d’équipe : procurez-vous un trophée que les employés offriront à leur collègue le plus méritant. La décision sera collective et prise chaque mois par exemple, pour que le trophée passe de mains en mains au sein de votre équipe.
  3. Pause déjeuner à rallonge : combien de temps dure généralement la pause déjeuner dans votre entreprise ? Proposez à un employé qui s’est particulièrement distingué de doubler cette durée pour une journée.
  4. Journée animaux admis : si l’espace de travail le permet, proposez à vos employés de venir au bureau avec leur chien ou leur chat (bien dressé) le temps d’une journée.
  5. Douceurs : pour remercier vos employés, apportez biscuits, gâteaux ou chocolats qu’ils pourront partager à la machine à café.
  6. Tirages au sort : créez un formulaire pour permettre à vos employés d’inscrire les collègues qui le méritent le plus à un tirage au sort mensuel. À la clé : un bon d’achat dans un commerce du coin, par exemple.
  7. Journée de télétravail : si votre secteur d’activité le permet et si ce n’est pas déjà un avantage qu’offre votre entreprise, offrez à vos meilleurs talents la possibilité de travailler à la maison le temps d’une journée.
  8. Petit-déjeuner offert : offrez aux lève-tôt des croissants tout chauds et le bon café qui va avec.
  9. Cartes-cadeaux originales : les bons d’achat Fnac et Carrefour, on connaît. Et si vous offriez plutôt une carte-cadeau plus personnalisée à vos meilleurs collaborateurs ? Pour vous assurer de viser juste, menez d’abord votre petite enquête sur les loisirs et les petits plaisirs de vos employés.
  10. Félicitations en interne : vantez les mérites de vos meilleurs éléments en interne. Vous envoyez régulièrement des newsletters ou des e-mails collectifs ? Vous organisez souvent des réunions ? Profitez-en pour mettre en avant vos meilleurs employés et vous assurer que toute l’entreprise sait qu’ils font du bon travail.
  11. Félicitations publiques en ligne : votre entreprise est présente sur le web ? Utilisez votre site pour mettre en lumière les collaborateurs dont vous êtes fiers. Vous leur ferez plaisir tout en partageant vos succès avec vos clients et en ajoutant une touche d’authenticité à votre communication client.
  12. Réunion de remerciement : organisez une réunion avec un employé d’exception dans le seul but de le remercier. Ne parlez pas des projets en cours ni des points à améliorer. Ce n’est pas une réunion d’évaluation. Contentez-vous de le remercier sincèrement et de le féliciter.
  13. Repas avec le patron : partager un repas avec le chef des chefs, ce n’est pas anodin, en particulier dans les structures où les cadres n’interagissent que rarement avec les employés. Offrez ce privilège à vos meilleurs employés.
  14. Coup de pouce pour les transports : un bon pour un plein d’essence ou une recharge de carte de transport peut être bien utile pour les collaborateurs qui vivent loin de leur lieu de travail.
  15. Reconnaissance sur les réseaux sociaux : utilisez votre page Facebook ou Twitter pour féliciter vos talents. C’est en outre une bonne tactique de social media marketing.
  16. Célébration des événements personnels : l’un de vos collaborateurs fête un exploit personnel ou un événement spécial ? Diplôme, anniversaire, prix artistique… Célébrez aussi l’occasion au bureau.
  17. Longévité récompensée : aujourd’hui, un emploi d’un an prend parfois des allures d’engagement longue durée. Eh bien ce n’est pas une raison pour oublier de célébrer les 3, 5 ou 20 années passées par certains de vos collaborateurs dans votre entreprise.
  18. Fête de fin d’année : à la fin de l’année fiscale, profitez des fonds non alloués pour organiser une fête d’entreprise. Soirée de gala ou soirée pizza, ce qui compte, c’est de montrer à vos employés que le succès de votre entreprise est d’abord le leur.
  19. Afterwork : emmenez votre équipe prendre un pot sur le compte de l’entreprise pour clôturer une semaine difficile.
  20. Food truck : faites venir un food truck sur le parking du bureau par beau temps et régalez votre équipe !
  21. Reconnaissance en réunion : un de vos collaborateurs s’est dépassé pour boucler le dernier rapport ? Ajoutez son nom aux remerciements ou félicitez-le à l’occasion d’une réunion avec ses supérieurs.
  22. Bonus surprise : les bonus programmés font toujours plaisir, mais un petit extra auquel on ne s’attendait pas donne toujours le sourire. Vous voyez, ce sentiment que l’on a tous quand on retrouve un billet de 50 € oublié dans la poche de sa veste ?
  23. Fête virtuelle : si votre équipe travaille à distance, organisez une fête virtuelle. Connectez tout le monde sur Google Hangouts, faites livrer une pizza sur le lieu de travail de chacun et fêtez votre succès par webcam.
  24. Repas d’équipe : offrez à votre équipe un bon repas en plein milieu de la semaine pour la remercier de ses efforts.
  25. Attentions personnalisées : aucune de ces idées ne peut fonctionner si vous ne connaissez pas bien vos employés. Quelqu’un qui déteste fêter son anniversaire n’appréciera probablement pas qu’on commande un gâteau le jour où il prend de l’âge. Faites l’effort d’en apprendre plus sur vos salariés, découvrez quelles attentions font mouche et enregistrez l’information (dans un tableur, si nécessaire).

Et pour ne pas vous perdre dans cette liste un peu trop fournie, pensez à utiliser un logiciel de satisfaction du personnel pour assurer la bonne répartition des avantages et la satisfaction de vos collaborateurs.

Quelles sont vos idées pour améliorer la reconnaissance des employés ?

Et vous, vous avez un système de reconnaissance des salariés propre ? Avez-vous déjà testé l’une des idées de cette liste ? Quels ont été les résultats ? Appliquez-vous une méthode infaillible que nous n’avons pas mentionnée dans cet article ? Partagez votre avis et vos conseils en commentaires.

Consultez aussi ces articles pour dénicher d’autres bonnes idées en matière de gestion des talents :

Et si vous avez besoin d’un logiciel de gestion des talents, consultez notre catalogue de solutions de gestion du personnel.

5 praktische Business-Apps, um aus der Ferne ein Unternehmen zu führen

Business-Apps Unternehmen aus der Ferne führen

Business-Apps Unternehmen aus der Ferne führen

Die Vorstellung, ein Unternehmen zu führen, ohne vor Ort zu sein, ist in vieler Hinsicht durchaus attraktiv. Allerdings muss man ein bisschen aufpassen, weil es schnell in eine Belastung umschlagen kann. Die eigene Firma in die Hände einer Führungsriege zu legen, erfordert viel Vertrauen – aber der Zweifel bleibt. Und lenkt im schlimmsten Fall von dem ab, was man eigentlich stattdessen tun wollte. Kommen die Angestellten eigentlich zur Arbeit? Sind die Finanzen in Ordnung? Fühlen sich die Mitarbeiter*innen wohl?

Glücklicherweise kann eine Vielzahl leistungsfähiger Cloud-Lösungen helfen, diese Sorgen zu vertreiben und die Herausforderungen zu meistern. In diesem Artikel wollen wir 5 essentielle Business-Apps vorstellen, mit denen sich ein Unternehmen aus der Ferne führen lässt. Speziell wenden wir uns folgenden Bereichen zu: Recruitment, Personaleinsatzplanung und Zeiterfassung, Mitarbeiterbeurteilung, Buchhaltung und Auftragsverwaltung.

Recruitment: Breezy HR

Breezy HR ist ein leistungsstarkes HR-Tool, das eine breite Palette von HR-Aufgaben übernehmen kann und viele Features vereint, mit denen sich ein leistungsstarkes Team zusammenstellen lässt. Es umfasst Bewerbermanagement, Stellenausschreibung, Personalbeschaffung und eine automatisierte Referenzprüfung.

Die Lösung bietet Pipelines, mit denen sich der Fortschritt von Kandidat*innen verfolgen lässt und die gezielt an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden können. Mit Breezy HR kann man E-Mails an Bewerber*innen schreiben, Bewerbungsgespräche vereinbaren und erfolgreichen Kandidat*innen sogar Stellenangebote unterbreiten. Außerdem lässt sich die Reichweite von Stellenausschreibungen vergrößern, da sie direkt auf Portalen wie Glassdoor, Jobrapido oder LinkedIn veröffentlicht werden können, die mit einem Klick erreichbar sind.

Zu Breezy HR gehört unter anderem eine Funktion für Videokonferenzen, mit der auch aus der Ferne Bewerbungsgespräche durchgeführt werden können, und mit der Chrome-Erweiterung lassen sich Bewerberprofile aus Portalen wie LinkedIn, Xing und AngelList bei Breezy importieren. Ebenso praktisch ist eine Funktion, die sogar unformatierte Lebensläufe in schlanke, durchsuchbare Bewerberprofile umwandeln kann.

Dank Apps für iOS und Android lassen sich die Teamkommunikation und der Kontakt zu den Bewerbern von überall einsehen und verwalten, auch der Fortschritt einzelner Kandidaten kann vom Smartphone aus gezielt eingesehen werden.

Außerdem lässt sich Breezy HR mit Twitter, BambooHR, G Suite, LinkedIn, Google Analytics, Facebook, Microsoft Outlook, Google Calendar, Slack, Gmail, Zapier, 1Password und Namely verbinden, um nur einige zu nennen.

Preise: Es gibt eine Single-User-Version, mit der die Verwaltung unbegrenzt vieler Kontakte kostenlos möglich ist. Auf ein paar der beschriebenen Funktionen muss man allerdings verzichten. Mit dem Startup-Paket kann man für 149 USD/Jahr (bei jährlicher Einmalzahlung, bei monatlicher Zahlung sind es 171 USD/Jahr) unbegrenzt viele offene Stellen bearbeiten.

So schneidet Breezy HR im Vergleich zu anderen Business-Apps ab.

Business-Apps Unternehmen aus der Ferne führen Breezy HR

Personaleinsatzplanung: TSheets

Mit TSheets lassen sich die eigenen Angestellten im Auge behalten. So kann sichergestellt werden, dass sie zur richtigen Zeit an der richtigen Aufgabe arbeiten. Arbeitszeiten, aktueller Aufenthaltsort einzelner Personen, Arbeitsaufträge, Urlaubszeiten, Projekt-Zwischenstände: Mit TSheets hat man alles immer im Blick. Darüber hinaus haben Mitarbeiter*innen die Möglichkeit, ihre Stundenzettel mit einfachen Textnachrichten flexibel anzupassen.

Mit der Crew-App lassen sich sogar die Zeiten der ganzen Belegschaft auf einen Blick anzeigen. Auch Kranken- und Urlaubstage sowie bezahlte Freistellungen können erfasst werden. Ebenso interessant ist die Tatsache, dass die Terminplanung mit der Zeiterfassung verknüpft ist. So lassen sich Zeitpläne für einzelne Kollegen leicht erstellen und überarbeiten. Es ist zudem möglich, Teammitglieder per SMS, E-Mail oder Push-Benachrichtigung über Änderungen zu informieren. Wenn eine Schicht oder Aufgabe nicht wie geplant begonnen wird, ergehen automatisierte Benachrichtigungen.

Es gibt Apps für iOS und Android, in denen sich Angestellte an- und abmelden, Stundenzettel einreichen, Pausen festhalten können und mehr, ganz einfach von ihrem Smartphone aus. Es gibt sogar eine GPS-Tracking-Funktion, mit der sich der aktuelle Aufenthaltsort Einzelner bestimmen lässt, auch das kann sehr praktisch sein.

Zu guter Letzt: TSheets lässt sich in Anwendungen wie Quickbooks, Microsoft Outlook, Google Calendar und mehr integrieren.

Preise: Die monatliche Mindestgebühr beträgt 16 USD plus 4 USD für jeden User. Außerdem gibt es eine kostenlose Variante für einen Nutzer bzw. eine Nutzerin, mit der beliebig viele Projekte betreut werden können.

So schneidet TSheets im Vergleich zu anderen Business-Apps ab.

Business-Apps Unternehmen aus der Ferne führen TSheets

Mitarbeiterbeurteilung: Trakstar

Trakstar ist eine Cloud-Lösung für die Mitarbeiterbeurteilung und liefert alle Informationen, die zu einer effizienten Leistungsbeurteilung nötig sind. Zu den grundlegenden Funktionen gehören 360-Grad-Feedback, die Verwaltung von Personalakten, ein Editor zur Prozesserstellung und Berichte über die Voreingenommenheit der Bewertenden.

Letztere helfen Führungskräften dabei, die jeweilige Leistung unvoreingenommen und sorgfältig zu bewerten. Die Echtzeitberichte liefern Einsichten, helfen bei der Auswertung der Leistung einzelner Angestellter und identifizieren Leistungsträger. Mit der Anwendung lassen sich eigene Bewertungsbögen erstellen, SMART-Ziele für Mitarbeiter*innen festlegen und flexible Arbeitsabläufe kreieren. Zusätzlich gibt es eine Option, mit der Führungskräfte und Belegschaft Ziele zu ihren Bewertungen hinzufügen und ihren Fortschritt auf dem Weg dorthin festlegen können.

Ebenfalls sehr hilfreich ist der Prozess-Editor, mit dem sich jederzeit sehen lässt, wie weit der Bewertungszyklus fortgeschritten ist.

Trakstar bietet unter anderem Integrationen mit Okta, OneLogin und der G Suite.

Preise: Das Jashresabo kostet bei bis zu 25 Mitarbeiter*innen 3.800 USD.

So schneidet Trakstar im Vergleich zu anderen Business-Apps ab.

Business-Apps Unternehmen aus der Ferne führen Trakstar

Buchhaltung: Zoho Books

Zoho Books ist eine Online-Buchhaltungslösung und wurde speziell dafür entwickelt, die Finanzen einer Firma immer und überall im Blick behalten und verwalten zu können. Das Tool ermöglicht einen besseren Überblick über getätigte Ausgaben, indem es sie in fakturierbare und nicht-fakturierbare Ausgaben unterteilt. Außerdem legt es Rechnungen, Kostenvoranschläge und Gutschriften ab. Angebote lassen sich mit nur einem Klick in Rechnungen umwandeln.

Zu den besten Eigenschaften von Zoho Books gehört definitiv die Tatsache, dass es sich in Zahlungssysteme wie PayPal, Worldpay oder Stripe integrieren lässt. Auch Bank- und Kreditkartenkonten lassen sich einbinden, sodass alle Buchungsvorgänge im Blick bleiben, ganz gleich, ob Einzahlungen, Überweisungen, Abgänge oder andere. Für grenzüberschreitende Zahlungen können außerdem andere Währungen und Wechselkurse im Zoho-Konto hinterlegt werden.

Mit Apps für Android und iOS lassen sich Rechnungen und Angebote direkt vom Mobilgerät aus versenden. Eine mit Apple Maps verknüpfte GPS-Integration ermöglicht außerdem die Berechnung zurückgelegter Strecken und der damit verbundenen Kosten. Auch Fotos von Belegen wie Spesenquittungen lassen sich vom Smartphone aus hochladen und sofort mit der entsprechenden Ausgabe verknüpfen.

Preise: Das Basispaket ist für 9 € pro Organisation und Monat erhältlich, das beliebteste Paket (Standard) für 19 € pro Organisation und Monat.

So schneidet Zoho Books im Vergleich zu anderen Business-Apps ab.

Business-Apps Unternehmen aus der Ferne führen Zoho Books

Auftragsverwaltung: SpringCM

SpringCM ist dazu da, Aufträge, Verträge und andere Dokumente einfach zu verwalten. Die Software automatisiert Prozesse und Nutzer*innen können aus bereits genehmigten Vorlagen schnell und einfach neue Verträge erstellen. Diese können dann gemeinsam bewilligt und unterzeichnet werden, die Unterstützung elektronischer Signaturen beschleunigt den Vorgang zusätzlich.

SpringCM legt zentrale Archive an, was die Verknüpfung von ortsfesten und mobilen Geräten erleichtert. Die Dokumentenhistorie bleibt nachvollziehbar und bei Bedarf kann auf ältere Versionen zurückgegriffen werden. Hierbei sind ausführliche Kommentare möglich, zudem können Benachrichtigungen ausgelöst werden, um andere Teammitglieder von Vertragsänderungen in Kenntnis zu setzen.

Darüber hinaus lässt sich SpringCM mit einer ganzen Reihe an Business-Software verknüpfen, unter anderem mit Salesforce und Office 365. Über die REST API-Schnittstelle kann außerdem auf eine Reihe von Onlinediensten zugegriffen werden.

Preise: Das Basispaket ist für 29 USD pro Nutzer*in und Monat erhältlich.

So schneidet SpringCM im Vergleich zu anderen Business-Apps ab.

Business-Apps Unternehmen aus der Ferne führen SpringCM

5 aplicaciones de seguimiento de empleados para iPhone para espiar a tu personal

Aplicaciones de seguimiento de empleados para iPhone

Aplicaciones de seguimiento de empleados para iPhone

¿Los comerciales se escaquean demasiado? ¿Crees que los empleados de servicio externo te toman el pelo? ¿O quizá el personal echa una cabezada en el almacén? Por mucho que se confíe en el personal, cualquier dueño o gerente de una pequeña empresa puede plantearse estas dudas de vez en cuando. Por suerte, hoy en día se puede comprobar desde cualquier lugar lo que hacen los trabajadores mediante aplicaciones de seguimiento de empleados para iPhone.

La vigilancia de los empleados puede resultar problemática, ya que a nadie le gusta sentirse espiado,pero con el uso de software de seguimiento de horarios, planificación de personal y seguimiento de ubicaciones es fácil saber si los trabajadores están haciendo bien su trabajo en el lugar y momento adecuados.

Incluso puedes ir un paso más allá y supervisar las conversaciones de los empleados. De hecho, el 50 % de los dueños de empresas admiten supervisar las conversaciones del personal, o les gustaría contar con esa opción. Ciertas aplicaciones de mensajería empresarial como HipChat, Slack o Yammer cuentan con opciones para controlar la mensajería interna hasta cierto punto.

Sin embargo, las cuestiones relativas a la privacidad son mucho más complicadas en este caso. No es necesario llegar tan lejos, ya que es posible usar aplicaciones de seguimiento de empleados con fines positivos. Los estudios indican que más de la mitad de los empleados que han usado aplicaciones de seguimiento por GPS han tenido una experiencia positiva. La clave es asegurarse de que el equipo confía en ti.

Descubre a continuación algunas de las mejores aplicaciones de seguimiento de empleados para iPhone que permiten supervisar los tiempos de los empleados, conocer sus ubicaciones y asegurar que se ciñen a sus horarios.

VeriClock

VeriClock es una aplicación de cronometraje basada en la web que permite a los empleados fichar mediante sus dispositivos móviles. Los gerentes pueden confirmar los horarios de los empleados mediante actualizaciones de estado en tiempo real, y comprobar sus entradas o salidas. El software también puede indicar dónde estaban los empleados en el momento de fichar gracias a sus coordenadas GPS o direcciones IP.

VeriClock

VeriClock para iPhone cuenta con dos conjuntos individuales de funciones: uno para empleados y otro para supervisores. Los miembros del equipo pueden registrar sus entradas y salidas, enviar informes detallados a los administradores y realizar un seguimiento de campos personalizados, como el kilometraje, por ejemplo.

Los supervisores pueden ver datos en tiempo real de las horas trabajadas de los empleados. También es posible obtener datos de ubicación GPS para comparar las ubicaciones supuestas y reales de los trabajadores. Además, el software permite configurar alertas para registrar, por ejemplo, horas extras, faltas de asistencia, costes laborales y errores de usuario.

Precio

VeriClock ofrece una suscripción mensual de 10 dólares más 5 dólares por cada usuario activo al mes. También cuenta con otras opciones que conllevan un coste adicional. Puedes consultar el coste del software para pequeñas empresas en la página web de VeriClock.

Hubstaff

Al trabajar con equipos remotos es complicado saber qué hace cada empleado. Hubstaff es una herramienta de supervisión de tiempo que combina capturas de pantalla, niveles de actividad e informes detallados para ayudar a los equipos virtuales a supervisar el trabajo realizado para cada cliente. Así, los gerentes de equipos remotos pueden saber cuánto tiempo se emplea en cada proyecto y cuánto trabajo sacan adelante los empleados.

HubStaff

Hubstaff es una de las aplicaciones de supervisión de tiempo para empleados mejor puntuadas en el App Store. Permite que los trabajadores registren sus tiempos con facilidad y precisión mediante seguimiento GPS, incluido el tiempo de conducción.

Los gerentes pueden ver con exactitud cuándo salen los miembros del equipo y supervisar el tiempo que emplean en cada destino. Hubstaff también muestra al gerente los registros de trabajo, así que es fácil averiguar por qué alguien ha llegado tarde o por qué ha registrado más tiempo en días concretos.

Precio

El plan Solo Lite de Hubstaff es gratuito para un usuario. El plan Basic cuesta 5 dólares al mes e incluye muchas más funciones, como pagos a empleados y asistencia en horario ininterrumpido.

Por último, el plan Premium cuesta 9 dólares al mes, y cuenta con todas las funciones del plan Basic más la creación automática de nóminas, planificación de asistencia, control de tiempo inactivo y presupuestos de proyecto.

Deputy

Todo sheriff necesita un alguacil, y Deputy es una aplicación muy útil para acabar con los ladrones de tiempo. Este software automatiza el proceso de supervisión de tiempo y asistencia; asimismo, facilita la planificación de los empleados. Estos pueden fichar desde cualquier lugar, así que Deputy elimina la necesidad de herramientas manuales de supervisión de tiempo.

Deputy

La aplicación de Deputy para iPhone permite realizar un seguimiento del equipo comprobando quién trabaja en cada momento y facilita la sustitución rápida en caso de ausencias. Deputy cuenta incluso con una versión para Apple Watch, desde la que se puede comprobar qué empleados están trabajando en un determinado momento.

Precio

El plan Starter de Deputy tiene un coste de 2 dólares mensuales por usuario en una suscripción anual. El plan Premium cuesta solo 3 dólares por usuario y mes (también en modalidad de suscripción anual) e incluye todas las funciones del plan Starter más seguimiento de tiempo y asistencia, con registro de ubicación y reconocimiento facial biométrico.

El plan Enterprise de Deputy incluye todas las funciones del plan Premium además de roles personalizables, permisos, creación de informes y mucho más. El precio de este plan es de 6 dólares al mes.

When I Work

¿Necesitas ayuda para gestionar los horarios de tu personal y saber cuándo debería estar trabajando cada empleado? When I Work cuenta con un módulo de asistencia con el que  podrás asegurarte de que los empleados entran a trabajar a su hora.

When I Work

Si un empleado olvida fichar, recibirá una alerta de aviso. Además, el gerente puede establecer alertas de aviso para evitar que se realicen horas extras.

When I Work es una de las aplicaciones de seguimiento de empleados para iPhone con mejor diseño visual. Los trabajadores pueden registrar su entrada y la aplicación muestra al momento quién está trabajando. También cuenta con funciones de seguimiento de tiempos, gestión de nóminas y creación de horarios. Cuando todos los parámetros están definidos, es posible notificar a todo el equipo mediante mensaje y correo electrónico.

Precio

When I Work Scheduler es gratuito para equipos de hasta 75 empleados. Contacta con la empresa para obtener un presupuesto para equipos más grandes.

Housecall Pro

Gestionar las operaciones del servicio externo puede ser abrumador, sobre todo en empresas con muchos técnicos. Por suerte, Housecall Pro ha sido diseñado para gestionar todo el proceso de gestión empresarial de servicios externos o a domicilio.

La aplicación Housecall Pro para iPhone cuenta con funciones de planificación y expedición para asignar trabajos a los técnicos en unos pocos clics. También incluye funcionalidad GPS, que facilita la planificación de trabajos urgentes asignando el técnico más cercano a la ubicación del cliente. Incluso cuenta con mapas en vivo que muestran la ubicación de los trabajadores.

Precio

El plan Simple de Housecall Pro cuesta 39 dólares al mes para un usuario en modalidad de suscripción anual. Las funciones de este plan incluyen paneles con estadísticas empresariales, expedición en tiempo real, integración con Google Calendar y mucho más.

Además, las funciones de seguimiento de Housecall se encuentran disponibles en los planes Modern y Advanced, con un coste mensual de 109 y 199 dólares respectivamente en modalidad de suscripción anual. El seguimiento de empleados solo se encuentra disponible en el plan Advanced de Housecall Pro, que además incluye usuarios ilimitados.

Para conocer en profundidad las aplicaciones de gestión de empleados para iPhone, consulta las mejores aplicaciones de seguimiento de tiempo y gastos para iPhone en GetApp.

 

Manager une équipe à distance : guide pratique

Tout employé s’intéresse aux avantages sociaux qu’on lui offre, et le télétravail est un avantage hautement apprécié. Selon une étude menée par Gallup, 51 % des travailleurs changeraient d’emploi pour bénéficier d’un horaire plus flexible et 37 % partiraient pour une entreprise dans laquelle ils peuvent travailler à distance, ne fût-ce qu’à temps partiel. En tant que responsable d’une PME, vous avez tout intérêt à offrir des solutions de travail flexibles à vos collaborateurs. Si vous ne le faites pas ou si vous proposez des conditions moins intéressantes que vos concurrents, vous risquez de perdre vos meilleurs éléments.

Or, ce qui fonctionne dans une équipe classique ne convient pas forcément si vous devez manager une équipe à distance. On attend de vous que vous gériez de la même manière tous les collaborateurs, qu’ils travaillent dans l’entreprise ou non, mais la distance physique et temporelle complique votre mission. Il faudra donc parfois recourir à des techniques, à des outils et à des compétences propres à la gestion de collaborateurs à distance.

Dans cet article, nous faisons le point sur cinq défis inhérents au management à distance et nous vous proposons des recommandations pour mieux y répondre. Nous partageons aussi l’avis de professionnels pour que vous puissiez vous inspirer de leur expérience.

Défi 1 – Gérer les fuseaux horaires

Lorsque vous et vos collaborateurs partagez le même lieu de travail, vous pouvez communiquer et collaborer spontanément. Si vous ne vivez pas dans le même fuseau horaire, en revanche, les échanges sont plus complexes et doivent être planifiés. Par exemple, si, en plus de vos bureaux en France, certains de vos collaborateurs travaillent aux États-Unis ou en Asie, il est possible que certains employés commencent leur journée quand d’autres la terminent.

Quelle est la solution ?

Formulez vos attentes, établissez des principes d’organisation et utilisez des outils de collaboration. Les logiciels de collaboration vous permettent de communiquer en temps réel avec vos équipes, où que vous vous trouviez. Slack est un classique, mais il existe des alternatives.

Pour faire en sorte que vos collaborateurs soient connectés en même temps à des heures raisonnables, pensez à vérifier les éventuels chevauchements dans les horaires. Faites d’abord le point sur la situation géographique, le fuseau horaire et les heures de travail de chaque employé. Ensuite, repérez les heures de travail communes. Diffusez cette information (dans une conversation de groupe, dans un calendrier partagé…) et assurez-vous qu’elle est régulièrement mise à jour. Par exemple, si Jean, depuis Paris, doit travailler avec Isabelle qui est basée à New York, informez-les que leurs réunions devront se dérouler entre 15h et 18h pour Jean et entre 9h et 12h pour Isabelle.

Assurez-vous également que chaque collaborateur sait où se trouve chacun de ses collègues. Suggérez par exemple à vos employés d’indiquer leur lieu de travail et leur fuseau horaire sous forme de statut dans votre outil de collaboration (en particulier s’ils voyagent ou changent de lieu de travail).

Statut indiquant le lieu de travail dans Slack

La collaboration entre employés actifs dans différents fuseaux horaires peut aussi ralentir les tâches. Planifiez donc vos projets en conséquence. Si Jean et Isabelle doivent collaborer sur une tâche censée durer quatre heures, il faudra peut-être deux jours dans le planning pour qu’elle soit finalisée, car ils devront s’y atteler durant leurs heures de travail communes.

Défi 2 – Entretenir l’esprit d’équipe malgré la distance

Anniversaires dans la cafétéria, discussions autour de la machine à café, activités de team building… Ces occasions permettent aux collègues d’interagir, de créer des liens et d’apprendre à se connaître tout naturellement. Elles contribuent donc au développement d’une culture commune et d’un esprit de groupe. Les employés qui travaillent à distance ne peuvent pas prendre part à ce type d’interactions, ce qui peut nuire à la culture d’entreprise et à l’esprit d’équipe.

Quelle est la solution ?

Encore une fois, un logiciel de collaboration peut s’avérer utile pour remédier à cette situation.

  • Créez des espaces numériques réservés à la célébration d’événements importants (anniversaires, clôtures de projets, nouveaux contrats, etc.).
  • Mettez sur pied des activités d’équipe qui n’exigent pas que tout le monde se trouve au même endroit (club de lecture ou jeu virtuel par exemple).
  • Établissez des contacts informels réguliers pour faciliter les interactions personnelles et créer des lien. Demandez par exemple à vos collaborateurs de partager des photos de leurs animaux de compagnie ou de discuter de leurs projets de vacances.
Programmation de discussions informelles automatiques dans Basecamp

Mais attention : pour développer l’esprit de groupe par des moyens technologiques, vous allez devoir y mettre du vôtre et montrer l’exemple. En effet, si vous ne faites aucun effort, les collaborateurs n’en feront pas non plus. Lancez donc le mouvement en étant le premier à envoyer vos vœux, à participer activement au club de lecture et à prendre des nouvelles des membres de l’équipe pour créer une dynamique commune.

Défi 3 – Réussir à communiquer à distance

Le travail à distance implique de très nombreux échanges écrits (e-mails, messages directs, commentaires, etc.) entre les chefs de projet et les membres de l’équipe. Malheureusement, l’écrit a ses limites et il engendre souvent des malentendus. En effet, nous communiquons énormément via des indices verbaux comme le ton et les inflexions de la voix, mais plus encore à partir d’informations non verbales comme les expressions faciales et le langage corporel.

Nous avons aussi tendance à être plus brefs par écrit que lors de nos conversations en personne. Malheureusement, la concision n’aide pas toujours à la compréhension.

Quelle est la solution ?

Encouragez autant que possible les interactions en face-à-face via visioconférence.

  • Menez tous vos entretiens personnels en vidéo. Cela vous permettra non seulement d’exprimer clairement à vos collaborateurs ce que vous pensez, mais aussi de décoder les sentiments des employés en vous appuyant sur des indices verbaux et non verbaux. En vidéo, vous pouvez plus facilement percevoir si un travailleur doute de sa contribution à un futur projet ou s’il a besoin d’être motivé, par exemple.
  • Pour les réunions d’équipe, faites en sorte que tous vos employés (à distance ou non) participent à un appel vidéo commun plutôt que de vous adresser à certains sur votre lieu de travail et à d’autres en ligne. Vous vous assurerez ainsi que toutes les personnes présentes vivent la même expérience et ont l’opportunité de contribuer aux discussions, et vous serez en mesure de percevoir les indices verbaux et non verbaux et d’y réagir.
Visioconférence dans Skype

 

Défi 4 – Dépendre de la technologie pour communiquer et collaborer

Communiquer et collaborer avec vos collègues à distance passe nécessairement par des outils technologiques. La plupart des équipes en utilisent d’ailleurs plusieurs. Les problèmes commencent lorsque les solutions choisies se font concurrence. Les e-mails et les outils de chat partagent notamment certaines fonctionnalités et la plupart des logiciels de messagerie proposent des options vidéo équivalentes à celles d’un outil de visioconférence.

Si l’usage de chaque outil n’est pas clairement défini ou si vous croyez que vos collaborateurs utilisent un logiciel, alors que ce n’est pas le cas, vos communications à distance risquent de ne pas fonctionner correctement.

Quelle est la solution ?

Avant tout, ne préjugez de rien. Mieux vaut clairement formuler vos attentes et les réitérer à plusieurs reprises que laisser les membres de votre équipe dans l’incertitude.

Ensuite, ne confondez cadrage et manque de confiance. En fixant un cadre assez strict d’utilisation des outils de communication, vous assurez une certaine prédictibilité, ce qui vous permettra de créer la confiance plutôt que de l’éroder.

Établissez un plan de communication et une hiérarchie claire d’utilisation des outils, puis efforcez-vous de le mettre en pratique. Si quelqu’un vous pose une question par e-mail, demandez que cette question soit plutôt posée dans l’outil de collaboration ou le logiciel de gestion de projets choisi pour centraliser les échanges.

Votre plan de communication et votre cadre d’usage des outils devraient clarifier ce qui suit :

  • La fréquence des communications : à quelle fréquence devriez-vous recevoir des nouvelles des travailleurs distants ? Quand devraient-ils s’attendre à en recevoir de votre part ?
  • Les outils associés à chaque type d’échange : par exemple, le chat pour tout ce qui n’est ni urgent ni formel, l’e-mail pour les demandes plus officielles et le logiciel de gestion de projets pour les discussions associées au projet.

Défi 5 – Trouver les employés taillés pour le travail à distance

Tout comme manager une équipe à distance requiert des techniques, des outils et des compétences particuliers, savoir travailler à distance exige un profil un peu spécial associant éthique, sens technique et qualités personnelles. Un excellent employé n’est pas forcément fait pour travailler en remote. Si vous n’en avez pas conscience, son manque d’efficacité pourrait rapidement avoir un effet négatif sur la productivité de toute l’équipe.

Quelle est la solution ?

Collaborez avec vos collègues des ressources humaines pour vous assurer d’engager les bonnes personnes pour les postes à distance. Présentez à votre service RH une liste des qualités indispensables chez les candidats à ce type d’emploi. Ces critères permettront de classer les postulants pour sélectionner les profils les plus intéressants.

Durant les entretiens, n’oubliez pas de demander aux candidats ce qu’ils pensent du travail à distance et comment ils envisagent de répondre aux défis mentionnés plus haut. Les candidats aptes à travailler à distance sont :

  • proactifs, disciplinés, capables de remplir leurs obligations sans supervision ;
  • préparés à la solitude inhérente à ce type de poste et disposés à trouver des solutions pour la combattre ;
  • conscients que l’invisibilité du travail à distance requiert un grand nombre d’échanges qu’il faut pouvoir gérer ;
  • informés des problèmes de communication potentiels et des malentendus qui peuvent en résulter et prêts à poser des questions pour clarifier les choses ;
  • capables de s’appuyer sur la technologie pour communiquer et aptes à saisir que l’établissement d’un cadre strict ne relève pas du micromanagement et n’est pas indicateur d’un manque de confiance.
Fiche d’évaluation d’un candidat pour un entretien téléphonique dans Greenhouse, logiciel de recrutement

Conseils d’experts de terrain pour manager une équipe à distance

En suivant les recommandations ci-dessus, vous pourrez faire face aux défis posés par le management à distance et repérer les signaux d’alerte révélateurs d’un problème de communication.

Consultez notre répertoire d’outils collaboratifs pour trouver le logiciel approprié. Vous pourrez filtrer les résultats de votre recherche selon les fonctionnalités des logiciels ou leur note moyenne. Les logiciels de gestion de projet peuvent également vous être utiles.

Pour aller plus loin, n’hésitez pas à vous inspirer de vos pairs. Voici quelques conseils prodigués par 3 chefs d’entreprise ou de projet responsables d’équipes à distance. Ils vous expliquent comment établir les meilleures pratiques dans votre entreprise.

 

♠ Kim Turnage est responsable consultance en leadership chez Talent Plus, Inc. Elle gère à distance une équipe de 15 personnes. La moitié des membres de son équipe travaillent au siège de l’entreprise, l’autre moitié à domicile. Ils sont actifs dans différents fuseaux horaires.

À propos du recrutement :

“Les employés qui ont le bon profil sont ceux qui seront en mesure d’apprendre à utiliser nos plateformes logicielles. Nous recherchons des personnes qui ont l’esprit d’initiative, qui sont capables de résoudre des problèmes de manière créative et qui ont naturellement tendance à établir de bonnes relations avec leurs collègues. Tous les membres de l’équipe doivent avoir envie de communiquer et de créer du lien pour échanger de manière proactive et positive.”

À propos des technologies :

“Je programme au minimum un entretien individuel par semaine avec chacun de mes collaborateurs et je maintiens constamment le contact. En tant que chef d’équipe, il faut repérer les personnes qui ont besoin de discuter seule à seule et celles qui aiment faire le point en privé après des réunions d’équipe parce qu’elles n’ont pas osé poser leurs questions devant leurs collègues, par exemple. Il faut s’adapter aux caractéristiques de chacun.”

 

♠ Shilonda Downing est la fondatrice de Virtual Work Team, une société d’aide en ligne aux entreprises.

À propos du recrutement :

“Il est essentiel d’évaluer l’attitude de chaque employé face aux technologies. Il faut être à l’aise avec les outils informatiques pour travailler à distance, car ce type de poste implique d’utiliser plusieurs outils informatiques pour communiquer avec le reste de l’équipe et remplir ses obligations envers les clients. Je suis convaincue que tout le monde peut dompter la technologie. Ce n’est pas une question d’âge ni de statut. Mais certaines personnes ont un talent naturel et sont donc plus à même de s’adapter au travail à distance et d’être efficaces à ce type de poste.”

À propos des technologies :

“Mes collaborateurs à distance doivent être d’excellents communicateurs. Quand on n’a qu’un contact virtuel avec ses collègues, il faut constamment s’assurer que l’équipe et les clients ont une vision claire des tâches clôturées, des activités en cours et des questions à poser. Je ne veux pas être forcée de quémander des informations auprès de mon équipe. Je déteste le micromanagement… La plupart des employés aussi.”

 

♠ David Jackson est le PDG de Fullstack Labs, une société de conseil en logiciels qui emploie 50 personnes. La moitié de son équipe travaille à distance.

À propos du cadre d’usage :

“Établissez des règles précises et formulez clairement vos attentes. Voulez-vous que vos employés travaillent dans un bureau spécialement aménagé à leur domicile ? Doivent-ils respecter un horaire précis ? Peuvent-ils prendre de longues pauses en milieu de journée et ne travailler qu’en matinée et en soirée ? Doivent-ils être disponibles pendant les heures de bureau habituelles ? Vous attendez-vous à ce qu’ils soient connectés pendant un certain nombre d’heures chaque jour ? Doivent-ils répondre dans la minute aux questions de leurs collègues ?”

À propos des technologies :

“Nous encourageons nos collaborateurs à utiliser la visioconférence pour discuter des sujets difficiles. D’ailleurs, nous communiquons par vidéo dès qu’un client ou un employé émet des griefs. Nous ne voulons pas que les discussions les plus sensibles passent par un chat, finissent sur un malentendu et aggravent la situation. Nous demandons par exemple à tous nos employés de nous donner régulièrement un feedback constructif en personne ou via visioconférence. Ils ne peuvent pas nous envoyer leur retour par e-mail ni par chat, car ces supports sont souvent sources de malentendus. Ils augmentent les risques de mauvaise transmission de l’information et d’inaction suite à certaines remarques. Les éloges sont publics, les feedbacks personnels.”