Lavoro da remoto: 3 consigli per una gestione ottimale del tuo team

Nuovi approcci di valutazione del lavoro da remoto e piani per l’implementazione di nuove tecnologie favoriscono l’aumento di motivazione e produttività.

Lavoro da remoto: 3 consigli per una gestione ottimale del tuo team

L’implementazione di nuove politiche di smart working sta consentendo alle aziende di risparmiare sui costi immobiliari e di ottenere al contempo miglioramenti significativi in termini di motivazione e produttività.

Tuttavia, quella che apparentemente può sembrare una situazione vantaggiosa per tutti, può facilmente rivelarsi un fallimento dopo aver distribuito i laptop ai dipendenti e aver spedito tutti a casa. Un team da remoto produttivo richiede di fatto una solida pianificazione anticipata.

Questa pianificazione include:

  1. L’individuazione delle attività che possono essere realizzate in remoto;
  2. L’instaurazione di un rapporto di fiducia con i membri del proprio team;
  3. L’implementazione dei tool di collaborazione adeguati;
  4. La valutazione delle prestazioni del team in base al lavoro svolto piuttosto che alle ore effettive di lavoro.

Che si tratti di un nuovo team appena creato che svolge lavoro da remoto o di uno già esistente, i tre consigli che ti forniamo di seguito ti permetteranno di ottenere i vantaggi legati a un team altamente produttivo, indipendentemente da dove esso lavori.

3 consigli per la gestione dei team che svolgono il loro lavoro da remoto

1. Potenzia il lavoro da remoto con la tecnologia adeguata

L’individuazione delle attività che la tua azienda può svolgere tramite lo smart working ti permetterà di identificare le infrastrutture e i tool di cui i tuoi dipendenti hanno bisogno. Per raggiungere la produttività aziendale necessaria e facilitare una gestione efficace sarà pertanto fondamentale disporre di un livello minimo di risorse.

Gartner consiglia di rivedere le seguenti considerazioni relative al lavoro da remoto e alle tecnologie aziendali impiegate per comprendere il tuo effettivo livello di preparazione per la gestione dei team da remoto (il report completo è disponibile, in inglese, per i clienti Gartner).

Tecnologia fornita dall’azienda I nostri dipendenti sono dotati di laptop? È necessario fornire loro una VPN per l’accesso remoto?
Videoconferenze Disponiamo della tecnologia necessaria per le videoconferenze? Come dobbiamo agire in caso di connessioni lente?
Tool di collaborazione Quali applicazioni sono in grado di favorire le interazioni fra i dipendenti che lavorano da remoto?
Assitenza tecnica La nostra attuale strategia di supporto è in grado di fornire assistenza per lo smart working?
Pianificazione delle risorse La nostra procedura di prenotazione delle sale o di noleggio dell’attrezzatura è sufficientemente semplice per i lavoratori da remoto che si devono recare in ufficio?

 

Questi tool non solo facilitano il lavoro da remoto, ma forniscono ai manager numerosi spunti di riflessione e diversi indicatori sulle prestazioni senza la necessità di dover ricorrere a conversazioni in persona.

2. Definisci i concetti di autorità, responsabilità e affiliazione

Il lavoro da remoto richiede la definizione da parte dei manager di tre fattori fondamentali nell’ambito delle modalità di lavoro e delle relazioni con i dipendenti. In modo meno tangibile, i concetti di autorità, responsabilità e affiliazione consentono ai lavoratori di mantenere la propria produttività e ai manager di valutare le prestazioni dei propri team in maniera adeguata.

3. Valuta in modo equo le prestazioni dei tuoi dipendenti

La fase finale per la gestione ottimale del lavoro da remoto consiste nel modificare il modo in cui valuti le prestazioni dei tuoi lavoratori. Oltre all’aumento dello smart working, Gartner prevede per il futuro un cambiamento da parte delle aziende nelle modalità di valutazione dei propri dipendenti.

Entro il 2022, oltre il 30% delle aziende avrà abbandonato gli approcci generici di valutazione delle prestazioni in favore di quelli personalizzati con il fine di supportare gli obiettivi associati alle varie funzioni aziendali.” Melanie Lougee ed Helen Poitevin, VP Analyst di Gartner (il report completo è disponibile, in inglese, per i clienti Gartner).

I metodi tradizionali di valutazione delle prestazioni dei dipendenti tendono a non essere efficaci in ufficio, figuriamoci nel caso del lavoro da remoto! Come già menzionato in precedenza, essere responsabile dei lavoratori a distanza significa anche saperne valutare la produttività in modo appropriato.

È pertanto fondamentale che i manager definiscano obiettivi chiari e indichino in modo esatto quali sono i risultati previsti. In questo modo sia i lavoratori da remoto che i dirigenti saranno in grado di riconoscere facilmente gli obiettivi definiti senza la necessità di essere fisicamente presenti nello stesso luogo.

Un modo semplice per iniziare? Poiché non puoi vedere i tuoi dipendenti in persona, non valutare le loro prestazioni in base alle ore di lavoro. Definisci piuttosto obiettivi precisi e stabilisci delle scadenze.

Potenzia i benefici del lavoro da remoto

Una gestione efficace dei team in remoto richiede un duplice approccio con la tecnologia, sia per quanto riguarda il lavoro svolto al di fuori dell’ufficio sia per l’accettazione dei diversi stili di lavoro adottati dai dipendenti.

Se la tua azienda non dispone di software VPN, di software per videoconferenze, di tool di collaborazione, di software per il supporto tecnico o di software per la pianificazione delle risorse, gli elenchi dei migliori prodotti sul mercato redatti da Capterra ti permetteranno di individuare le tecnologie adatte alle tue esigenze aziendali.

Una volta implementata la tecnologia necessaria, ricorda di promuovere sempre una relazione con il tuo team basata sulla fiducia, sulla responsabilità e sulla correttezza.

Lavorare in remoto: come aiutare i dipendenti a sentirsi inclusi?

Lavorare in remoto consigli per i dipendenti

Lavorare in remoto a volte porta i dipendenti a sentirsi più isolati e soli. Per questo, è importante che il dipartimento HR si impegni a farli sentire inclusi nel resto del team.

Lavorare in remoto consigli per i dipendenti

Il luogo di lavoro non è più semplicemente un ufficio o un locale aziendale. Negli ultimi tempi, sono sempre di più i dipendenti che lavorano da remoto, soprattutto a causa delle  ultime direttive legate alla diffusione del Covid-19, ma anche per circostanze generalizzate come l’aumento dei costi dei trasporti e del mercato immobiliare, o per la disponibilità di tecnologie d’avanguardia e software per videoconferenze che abbattono le barriere geografiche.

Nel complesso dunque, per tutta una serie di ragioni, lavorare in remoto è la nuova normalità.

Non si può negare il valore di questa flessibilità sia per i datori di lavoro che per i dipendenti (parola della content analyst che sta scrivendo questo articolo dal suo divano). Tuttavia, in una situazione normale e non di emergenza come quella che stiamo vivendo, la distanza fisica che separa un numero sempre maggiore di smart worker dal resto dei colleghi non è priva di conseguenze:

  • Chi lavora da casa è più propenso a sentirsi escluso o evitato dagli altri, in parte perché teme che vengano prese decisioni senza la sua opinione.
  • Di solito i dipendenti che lavorano a distanza devono vedersela con la solitudine e la carenza di collaborazione.
  • Un dipendente su tre di quelli che lavorano da remoto non si riunisce mai di persona con il proprio team.

Non prenderla alla leggera: se il dipartimento delle Risorse Umane non agisce al più presto, lavorare in remoto finirà per demotivare i dipendenti e porterà alle loro dimissioni.

Per fare in modo di rafforzare la fidelizzazione e l’impegno dei propri dipendenti, è importante che le aziende mettano in pratica delle misure volte a soddisfare le esigenze degli smart worker e pongano loro a disposizione gli strumenti adeguati.

3 consigli per aiutare i tuoi dipendenti a lavorare in remoto e a sentirsi coinvolti

Se pensi di non aver dato sufficiente importanza alle esigenze del tuo personale a distanza o se hai sempre creduto che siano le stesse dei dipendenti che lavorano in ufficio, dovresti prepararti a cambiare alcune cose.

Per iniziare, puoi seguire questi tre consigli.

1° consiglio: la pausa caffè virtuale

Quando si lavora in ufficio, brevi scambi di idee sul meteo, sulla partita di calcio o sulle attività svolte durante il fine settimana sono all’ordine del giorno e si danno spesso per scontato. Ma per un lavoratore da remoto, che raramente viene coinvolto in chiacchierate di questo tipo, si tratta di un lusso piuttosto raro. Senza queste brevi conversazioni, l’unica scusa che uno smart worker ha per interagire con i colleghi è… il lavoro!

Strumenti collaborativi come Slack e Microsoft Teams rivestono senza ombra di dubbio un ruolo essenziale nel permettere ai team che lavorano a distanza di partecipare a conversazione virtuali di ogni tipo.

Se non usi già uno di questi strumenti, trova quello più adatto al tuo team in questo elenco e organizzalo in modo tale da aiutare i tuoi dipendenti a trarne il massimo vantaggio.

3 step per usare un nuovo software di collaborazione

Ciliegina sulla torta, i tuoi manager disporranno finalmente del canale perfetto per condividere con il resto del team, o con l’intera azienda, i risultati ottenuti dai loro dipendenti da remoto – contribuendo al tempo stesso a farli sentire più integrati.

2° consiglio: fornisci ai manager gli strumenti per valutare correttamente e motivare i lavoratori a distanza

Se da un lato ai manager piace pensare che riservano lo stesso trattamento a tutti i dipendenti, questi ultimi non la pensano sempre allo stesso modo – soprattutto chi lavora da remoto, che riceve meno attenzioni rispetto ai colleghi che solitamente lavorano in ufficio. Ad esempio, secondo uno studio condotto sul lavoro a distanza (in inglese), un dipendente da remoto su quattro teme di farsi sfuggire opportunità professionali.

Se i dipartimenti delle risorse umane non collaborano con i manager per fugare questo tipo di preoccupazioni, corrono il rischio di vedere i loro migliori talenti da remoto lasciare l’azienda per inseguire tali opportunità.

Il report di Gartner, “Out of Sight, Out of Mind? Managing the Remote Worker” (Lontano dagli occhi, lontano dal cuore? Come gestire i lavoratori a distanza ndr), illustra due aspetti sui quali dovresti formare i manager della tua azienda per assicurarti che le prestazioni e l’evoluzione professionale dei dipendenti da remoto ricevano le dovute attenzioni (il documento completo è disponibile, in inglese, per i clienti di Gartner):

  1. Affidare al personale da remoto incarichi stimolanti e opportunità di leadership. Un manager che assegna agli smart worker le mansioni più facili e ripetitive, in modo da non dover controllarne spesso l’operato, è un manager che tende a prediligere il cammino più facile. L’approccio ideale sarebbe invece quello di affidare ai team a distanza compiti stimolanti che mettano alla prova le abilità di ognuno, verificando regolarmente se hanno bisogno di aiuto per determinate attività. Inoltre, permettere loro di gestire progetti contribuisce a favorire le interazioni tra i team da remoto e i colleghi in ufficio.
  2. Misurare le prestazioni in base ai risultati piuttosto che al numero di ore dedicate. Se sei uno di quelli che valutano le performance di un dipendente in base agli “sforzi” o al tempo impiegato, fermati. Risorse umane e manager dovrebbero fare squadra ed elaborare un metodo di valutazione basato sui risultati, ovvero più paritario, come ad esempio definire quantità misurabili di produttività (linee di codice, ecc.) o una peer review per valutare la qualità.

Un altro aspetto da non sottovalutare è l’importanza di sviluppare nuove abilità. Se è vero che i lavoratori da remoto dovrebbero (come tutti i dipendenti) essere gli artefici della propria evoluzione professionale, è altrettanto certo che i manager possono svolgere un ruolo chiave nell’aiutarli ad affermarsi.

3° consiglio: approfitta delle riunioni virtuali per creare una piacevole occasione di incontro tra colleghi

Se l’unico momento in cui gli smart worker vedono i membri del team è durante una videoconferenza dall’immagine sfocata e ritardata che si tiene una volta al mese, come possiamo pretendere che conoscano i loro colleghi e interagiscano con loro?

Con l’aumento delle persone che lavorano da casa, le aziende devono sforzarsi di combinare le call dedicate esclusivamente al lavoro con altre forme di incontro più informali. In questo modo, i team in loco inizieranno a vedere i loro colleghi da remoto come persone e non come volti semi-sconosciuti che appaiono di tanto in tanto sul loro schermo.

Ecco alcuni spunti (ordinate in base al livello di sforzo richiesto) per mettere in pratica questo consiglio:

  • Invita i dipendenti da remoto appena assunti a mostrare virtualmente il loro spazio di lavoro. (Sforzo basso)
  • Crea tandem di lavoratori in loco e a distanza per delle pause caffè virtuali. (Sforzo basso)
  • Organizza eventi in cui i dipendenti in loco e quelli che lavorano da remoto possano svolgere attività insieme, come guardare un film o sfidarsi a qualche gioco virtuale. (Sforzo medio)
  • Fai un investimento per portare in ufficio i dipendenti da remoto. (Sforzo alto)

Per quest’ultima idea, approfitta per far coincidere la visita degli smart worker alla sede aziendale con un periodo di novità in cui si otterrebbero maggiori benefici da una comunicazione diretta a tu per tu, come un importante cambiamento della strategia o di leadership.

L’argomento non è nemmeno lontanamente concluso

Anche le aziende più consolidate annaspano quando si tratta di gestire uno staff che lavora da remoto. Società come Best Buy, Yahoo e IBM sono arrivate persino a rimuovere lo smart working perché non sono riuscite a raggiungere il livello di collaborazione che esigevano.

In realtà, per la maggior parte delle aziende non è necessario arrivare a tanto. Con gli strumenti e le strategie adatte, il tuo business sarà in grado non solo di gestire i dipendenti che lavorano da remoto, ma anche di farli sentire apprezzati.

Non perderti il nostro articolo 4 consigli per assicurare il benessere dei dipendenti in tempi di crisi

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Mitarbeitermotivation im Home-Office: So sorgst du dafür, dass Remote-Teams sich einbezogen fühlen

Mitarbeitermotivation im Home Office

Remote-Mitarbeiter*innen fühlen sich schnell isoliert und einsam. Es ist Aufgabe der Personalabteilung, ihnen das Gefühl zu geben, Teil des Teams zu sein und die Mitarbeitermotivation im Home-Office zu verbessern.

Mitarbeitermotivation im Home Office

Schon längst wird in Unternehmen nicht mehr nur an einem zentralen Standort oder in einem großen Büro gearbeitet. Immer mehr Angestellte arbeiten aus der Ferne, ob aufgrund plötzlicher Veränderungen wie der aktuellen Maßnahmen zum Schutz vor dem Coronavirus oder infolge allgemeiner Trends wie steigenden Transport- und Immobilienkosten. Auch verbesserte Technologien wie Software für Webkonferenzen tragen dazu bei, dass räumliche Distanz bei der Zusammenarbeit eine immer geringere Rolle spielt. Weltweit arbeitet mehr als die Hälfte der Beschäftigten an mindestens 2,5 Tagen pro Woche außerhalb des zentralen Büros ihres Arbeitgebers: Flexibles Arbeiten ist zur Normalität geworden.

Diese Entwicklungen bieten Arbeitgebern und Arbeitnehmern gleichermaßen eine enorme Flexibilität, deren Vorteile nicht unterschätzt werden sollten. Doch mit der zunehmenden räumlichen Distanz zwischen den Mitgliedern vieler Teams entstehen auch neue Probleme:

  • Remote-Mitarbeiter*innen neigen stärker dazu, sich von anderen ausgeschlossen oder gemieden zu fühlen, teils aus der Sorge heraus, Entscheidungen und Änderungen könnten ohne ihre Einbeziehung getroffen werden.
  • Remote-Mitarbeiter*innen haben häufig mit Einsamkeit und mangelnder Zusammenarbeit zu kämpfen.

Unternehmen, die an dieser Stelle nicht aufpassen, könnten dies schnell bereuen: Wenn die Personalabteilung bei solchen Problemen zu langsam reagiert, dauert es nicht lange, bis Angestellte die Motivation verlieren und kündigen.

Entsprechend wichtig sind Tools und Richtlinien, um die Bedürfnisse der Remote-Mitarbeiter*innen im Blick zu behalten.

3 Tipps, mit denen die Mitarbeitermotivation im Home-Office steigt

Es ist ein Fehler, automatisch anzunehmen, Remote-Teammitglieder hätten genau die gleichen Wünsche und Anforderungen wie Angestellte, die im Büro arbeiten. Unternehmen sollten sich genug Zeit nehmen, darüber nachzudenken, wie die neuen Arbeitsmethoden verwirklicht werden.

Falls du bisher noch keine Strategie zur Einbeziehung deiner Remote-Mitarbeiter*innen aufgestellt hast, bieten die folgenden drei Tipps dir eine gute Grundlage.

Tipp Nr. 1: Schaffe online einen Ort für Smalltalk

Bei Online-Meetings gibt es keine Kaffeemaschine, an der man sich begegnen kann, doch das Bedürfnis, auch einmal über etwas anderes als die Arbeit zu reden, ist genauso groß – egal ob über Serien, Fußball, Haustiere oder einfach nur das Wetter. Während man sich im Büro ganz selbstverständlich auf dem Flur, in der Cafeteria oder am Kopierer begegnet und ins Gespräch kommt, müssen solche Orte online erst geschaffen werden. Smalltalk ist für Remote-Angestellte, die nur wenig Gelegenheit dazu haben, eine wertvolle Sache. Wenn er fehlt, haben Teammitglieder zu den anderen keinerlei Verbindung außer der Arbeit selbst.

Nicht alle sind überzeugt davon, dass Kollaborationstools wie Slack und Microsoft Teams uns wirklich produktiver machen, aber in einer Sache besteht wenig Zweifel: Diese Tools sind für Remote-Teams auch deshalb so wichtig, weil sie ihnen Smalltalk ermöglichen.

Wer noch über kein solches Tool verfügt, sollte sich daher unbedingt eines zulegen. Anschließend sollten ein paar Grundlagen bei der Einrichtung bedacht und kommuniziert werden, damit alle das Tool auch auf die richtige Weise nutzen:

Mitarbeitermotivation im Home-Office: der richtige Umgang mit Kollaborationssoftware

Ein zusätzlicher Vorteil: Manager*innen haben nun eine ideale Plattform, um dem ganzen Team oder sogar dem gesamten Unternehmen von den Leistungen der Remote-Angestellten zu erzählen. Auch das trägt stark dazu bei, dass sie sich einbezogen fühlen.

Tipp Nr. 2: Organisiere Management-Schulungen zum fairen Beurteilen und Befördern von Remote-Angestellten

Manager*innen gehen oft davon aus, dass sie alle Angestellten gleich behandeln. Allerdings empfinden diese das nicht immer so – vor allem, wenn sie remote arbeiten und wenig Kontakt mit dem Management haben. Viele Remote-Angestellte fürchten, Karrierechancen zu verpassen, die denjenigen zur Verfügung stehen, die vor Ort tätig sind.

Personalabteilungen müssen mit dem Management zusammenarbeiten, um diese Bedenken auszuräumen, damit ihre besten Remote-Arbeitskräfte nicht zu Unternehmen wechseln, in denen sie sich stärker wertgeschätzt fühlen.

Der Gartner-Report „Out of Sight, Out of Mind? Managing the Remote Worker“ legt den Fokus auf zwei Bereiche, in denen Manager*innen geschult werden sollten, damit sie die Leistung von Remote-Angestellten fair beurteilen und ihnen Möglichkeiten zur Karriereentwicklung bieten können (vollständiger Report ist nur für Gartner-Kunden verfügbar):

  1. Biete Remote-Angestellten anspruchsvolle Aufgaben und Führungsmöglichkeiten an. Es mag einfacher wirken, Remote-Angestellten eher unkomplizierte Routineaufgaben zuzuweisen, damit ihre Fortschritte seltener überprüft werden müssen, doch das ist genau der falsche Weg. Das Management sollte Remote-Teams anspruchsvolle und herausfordernde Aufgaben stellen und regelmäßig mit ihnen in Kontakt treten, um bei Problemen Hilfe anzubieten. Wenn Remote-Angestellte Projekte leiten, wird dadurch auch die Interaktion zwischen remote und im Büro arbeitenden Teammitgliedern gefördert.
  2. Miss Leistungen anhand von Ergebnissen anstatt von Arbeitszeit oder Beobachtungen. Wenn du die aufgewandte Arbeitszeit oder „Mühe“ deiner Angestellten als Grundlage nimmst, um ihre Leistung zu beurteilen, wird es Zeit, grundlegend umzudenken. Die Personalabteilung und das Management sollten zusammen daran arbeiten, bessere ergebnisorientierte Kennzahlen zu entwickeln, mit denen die Leistung von Remote-Angestellten fair verglichen werden kann. Möglich ist beispielsweise, die Menge bestimmter Ergebnisse in Augenschein zu nehmen (z. B. Codezeilen) oder deren Qualität durch andere Teammitglieder beurteilen zu lassen.

Vergiss bei alledem nicht, wie wichtig die Aneignung neuer Fähigkeiten ist. Wie alle Angestellten sollten auch Remote-Mitarbeiter*innen ihre Entwicklung selbst in die Hand nehmen, doch das Management spielt eine wichtige Rolle darin, ihnen dabei eine helfende Hand zu bieten.

Tipp Nr. 3: Sorge für abwechslungsreiche Gespräche von Angesicht zu Angesicht

Manche Remote-Teammitglieder haben das Gefühl, dass ihr Team sie nicht wirklich kennt oder versteht – doch kann man ihnen das wirklich vorwerfen, wenn sie ihre Kolleg*innen nur einmal im Monat im verschwommenen Bild eines Videoanrufs sehen?

Besonders bei größeren Remote-Teams müssen Unternehmen diese rein geschäftlichen Video-Meetings mit anderen Gesprächsformen abwechseln, damit die Teammitglieder einander als Menschen wahrnehmen und nicht nur als Gesichter auf einem Bildschirm.

Die folgenden Ideen können dabei als Inspiration dienen, wobei wir die mit dem niedrigsten Aufwand zuerst nennen:

  • Lade neu eingestellte Remote-Teammitglieder dazu ein, allen ihre Arbeitsräume zu zeigen. (Geringer Aufwand)
  • Bringe remote und im Büro arbeitende Angestellte für virtuelle Kaffeepausen zusammen. (Geringer Aufwand)
  • Plane Events, bei denen remote und im Büro arbeitende Angestellte gemeinsam aktiv sind und beispielsweise Filme schauen oder Spiele spielen. (Mittlerer Aufwand)
  • Bezahle dafür, diejenigen, die remote arbeiten, zu einem Besuch ins Büro einzuladen. (Hoher Aufwand)

Ein idealer Zeitpunkt für das Einladen ins Büro ist gegeben, wenn große Veränderungen anstehen, bei denen persönliche Kommunikation ratsam ist, beispielsweise wenn Strategien grundlegend geändert wird oder das Führungspersonal wechselt.

Wir sind noch längst nicht am Ziel

Selbst den großen Unternehmen fällt es nicht immer leicht, Remote-Teams zu managen. Unternehmen wie Yahoo, IBM und Best Buy haben sogar Remote-Arbeitsprogramme wieder aufgegeben, da sie nicht die gewünschte Zusammenarbeit erreicht haben.

Doch auch wenn anfangs nicht alles glatt läuft, ist das für die meisten Unternehmen kein Grund, gleich das Handtuch zu werfen. Mit den richtigen Tools und Methoden gelingt es jedem Unternehmen, Remote-Teams auf die Beine zu stellen und dafür zu sorgen, dass sie sich wirklich wertgeschätzt fühlen.

Mitarbeitermotivation im Home-Office ist ein großes Thema und ein Artikel kann längst nicht alle Aspekte abdecken. Weitere Informationen findest du beispielsweise hier:

 

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Comment inclure pleinement les télétravailleurs à votre équipe

télétravail équipe

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Pour les télétravailleurs, la solitude et l’isolement sont des problèmes de plus en plus communs. Le service des ressources humaines doit faire son possible pour qu’ils aient le sentiment de faire partie de votre équipe.

Le lieu de travail ne se limite plus uniquement au bureau ou à un site spécifique.

De nombreux facteurs (nécessité d’éviter la propagation de virus dangereux, lutte contre la hausse des prix de l’immobilier et des transports ou accès à des technologies et logiciels de conférence en ligne fonctionnels et innovants) ont favorisé l’essor du télétravail.

La flexibilité dont employeurs et collaborateurs bénéficient en raison de ce changement ne peut être sous-estimée. Néanmoins, la distance qui sépare un nombre croissant de télétravailleurs de leurs collègues présente certains problèmes :

  • Souvent inquiets à l’idée de ne pas être inclus dans le processus de prise de décision et dans la mise en œuvre de changements, les télétravailleurs sont plus nombreux à se sentir exclus ou ignorés par les autres.
  • Ils se sentent souvent isolés et exclus de la collaboration entre collègues.
  • Un tiers des télétravailleurs indique ne jamais avoir de contacts en face à face avec les collègues.

Ne vous y trompez pas : si votre service RH n’agit pas rapidement pour résoudre ces problèmes, vos télétravailleurs se démotiveront et iront voir ailleurs.

Les entreprises doivent impérativement mettre en œuvre des outils et politiques ciblant les besoins des télétravailleurs si elles souhaitent conserver leur personnel et le garder motivé.

Veillez à ce que vos télétravailleurs ne se sentent pas exclus avec ces 3 conseils

Si vous avez trop longtemps ignoré les besoins de vos télétravailleurs ou n’avez pas su identifier les différences entre leurs besoins et ceux de vos collaborateurs sur site, il est temps de changer d’approche.

Voici trois conseils astucieux pour vous mettre sur la bonne voie.

Conseil nº 1 : mettez la pause café en ligne

Au bureau, rien de plus banal qu’une petite discussion autour de la météo, du dernier match à la télé ou de la série du moment. Pour les télétravailleurs, c’est un privilège auquel ils ont rarement droit. Privés de ces échanges, les télétravailleurs n’ont qu’un seul lien avec leurs collaborateurs : le travail.

Bien que les outils de collaboration (tels que Microsoft Teams) ne puissent pas nous garantir plus de productivité, ils facilitent la communication entre les télétravailleurs et les collaborateurs sur site, tout en les incitant à échanger sur toutes sortes de sujets.

Si vous n’utilisez toujours pas ces outils, faites-le dès maintenant. Configurez l’outil de votre choix avec vos équipes pour les encourager à l’adopter rapidement :

conseils implémentation logiciel collaboration

En bonus, vos responsables disposeront du forum idéal pour partager les accomplissements des télétravailleurs avec le reste de l’équipe ou avec l’ensemble de l’entreprise, leur donnant ainsi le sentiment d’être des membres à part entière de l’équipe.

Conseil nº 2 : formez les responsables à évaluer les télétravailleurs de façon équitable et à partager leurs accomplissements

Les responsables pensent généralement savoir comment traiter tous leurs collaborateurs sur un pied d’égalité. Par contre, les collaborateurs ne sont pas toujours de cet avis, notamment les télétravailleurs qui sont moins visibles que leurs collaborateurs sur site. 

Les entreprises soucieuses de ne pas perdre leurs meilleurs télétravailleurs au profit d’un concurrent mieux organisé devront résoudre ces problèmes à l’aide d’une coopération efficace entre le service RH et leurs responsables.

Dans son rapport intitulé “Out of Sight, Out of Mind? Managing the Remote Worker” (“Invisibles et oubliés : comment mieux gérer vos télétravailleurs”), Gartner aborde deux facettes essentielles de la formation des responsables : les aider à traiter les télétravailleurs de façon équitable en matière de performance et d’avancement professionnel (étude complète disponible aux clients de Gartner) :

Offrez à vos télétravailleurs des affectations enrichies et des possibilités de leadership

Les responsables qui n’affectent que des tâches simples et routinières à leurs télétravailleurs pour ne pas avoir à se soucier d’eux ne font leur travail qu’à moitié. Les meilleurs responsables leur affectent des tâches complexes et les contactent régulièrement pour savoir s’ils ont besoin d’aide. Donner aux télétravailleurs l’occasion de prendre la tête de certains projets permet également d’augmenter le nombre d’interactions entre les télétravailleurs et les collaborateurs sur site.

Mesurez la performance en vous basant sur les résultats et non sur l’observation et les efforts perçus

Si vous investissez du temps et des “efforts” à évaluer la performance de vos collaborateurs, arrêtez dès maintenant. Il vaut mieux encourager le service RH et la direction à collaborer dans l’élaboration de métriques basées sur les résultats pour simplifier la comparaison des télétravailleurs et des collaborateurs sur site. Vous pouvez, par exemple, utiliser des données quantifiables (nombre de lignes de code) ou un examen par des pairs de la qualité des résultats fournis.

En outre, n’oubliez pas de favoriser le développement de nouvelles compétences. Bien que les télétravailleurs soient responsables de leur propre développement (comme tous les collaborateurs), les responsables jouent le rôle essentiel d’accompagnateurs.

Conseil nº 3 : ne misez pas tout sur les réunions en face à face

Est-ce vraiment la faute des télétravailleurs s’ils se sentent isolés et exclus de leur équipe, alors qu’ils ne voient leurs collègues qu’une fois par mois, lors de visioconférences floues et fragmentées ?

Étant donné l’essor du télétravail, il est indispensable que les entreprises organisent des événements en face à face pour mitiger le caractère impersonnel des visioconférences purement professionnelles. Les collaborateurs sur site apprendront ainsi à mieux connaître leurs collègues télétravailleurs, au lieu de ne les voir qu’à l’écran.

Voici quelques idées pour vous aider à vous lancer (organisées par niveau d’effort nécessaire : de peu d’effort à beaucoup d’effort) :

  • Demandez aux nouvelles recrues en télétravail de faire visiter leur espace de travail aux autres. (Peu d’effort)
  • Organisez des pauses café virtuelles entre collaborateurs sur site et télétravailleurs. (Peu d’effort)
  • Organisez des événements permettant aux collaborateurs sur site et aux télétravailleurs de faire des activités en communes (p. ex., regarder des films ou jouer à des jeux vidéo). (Effort moyen)
  • Faites venir les télétravailleurs au bureau à vos frais. (Beaucoup d’effort)

En ce qui concerne la dernière idée, il serait avantageux de faire venir les télétravailleurs au bureau dans le cadre de changements importants (changement de stratégie ou de leadership), pour lesquels une communication en face à face bénéficierait à tous.

Vous êtes loin d’avoir fini

La gestion des télétravailleurs est un problème complexe pour tous, y compris les entreprises les plus aptes dans le domaine. Incapables d’obtenir le niveau de collaboration nécessaire à leur bon fonctionnement, certaines entreprises telles Best Buy, Yahoo et IBM ont même abandonné leurs programmes de télétravail.

Dans la plupart des cas, il n’est pas nécessaire de prendre de mesures aussi drastiques. Si vous choisissez les bons outils et la bonne stratégie, votre entreprise pourra gérer ses télétravailleurs tout en veillant à ce qu’ils aient le sentiment de faire partie de l’équipe.

Découvrez tous les outils collaboratifs et de communication d’équipe du catalogue Capterra afin de favoriser une communication sans faille ! Apprenez également à gérer les télétravailleurs grâce à notre guide pratique pour manager une équipe à distance.

4 consigli per assicurare il benessere dei dipendenti in tempi di crisi

Assicurare il benessere dei dipendenti in tempi di crisi

Assicurare il benessere dei dipendenti in tempi di crisi

La crisi dovuta al coronavirus sta diventando ogni giorno più seria.

Attività commerciali chiuse, prezzi delle azioni in calo e dipendenti insicuri: i manager di questi tempi stanno affrontando molte sfide. In particolare, di fronte alla paura e al senso di smarrimento dei dipendenti, devono dimostrare di essere competenti e capaci di gestire le crisi.

In questo articolo vogliamo dare il nostro sostegno a tutti i dirigenti con 4 consigli per mantenere la motivazione e il benessere dei dipendenti in questa situazione di emergenza.

Consigli per assicurare il benessere dei dipendenti in tempi di crisi


  1. Ricordate di essere presenti
  2. Comunicate apertamente e onestamente
  3. Abbiate cura di voi
  4. Affrontate la sfida

Motivazione in tempi di crisi

La crisi sanitaria che stiamo vivendo sta paralizzando la vita pubblica. I gel disinfettanti e le mascherine sono esauriti nelle farmacie. Immagini di scaffali vuoti infestano i social media. Scuole e asili sono chiusi per settimane in tutto il Paese. E lentamente gli effetti sull’economia si stanno facendo sentire, è una situazione drammatica.

Non c’è da stupirsi che i dipendenti di molte aziende italiane  siano precipitati in uno stato d’animo di ansia e paura: l’incertezza è difficile da gestire, i clienti non comprano più, molti posti di lavoro sono a rischio e i titoli in borsa stanno crollando. In una situazione del genere, quasi nessuno è immune alla paura.

Molti manager sprofondano in uno stato di shock quando si verifica una crisi ma, soprattutto ora, mantenere alta la motivazione dei dipendenti è fondamentale. Il Covid-19, come viene ufficialmente chiamato il virus, sta diventando un vero e proprio test per molti dirigenti: devono mantenere il sangue freddo e trovare il modo di gestire i propri team in questa situazione.

I dipendenti paralizzati dalla paura possono rendere difficile per qualsiasi azienda superare con successo questa crisi, perché l’incertezza del futuro soffoca ogni impulso creativo e alimenta la sfiducia.

Inoltre, moltissime aziende hanno giustamente seguito i consigli degli esperti sanitari e hanno chiesto ai loro dipendenti di lavorare da casa. A differenza del classico lavoro in ufficio, lavorare da remoto rende più difficile la comunicazione con gli impiegati ansiosi che non sono abituati a ritrovarsi da soli con il loro pc.

Consiglio 1 – Ricordate di essere presenti!

Il coronavirus sta avendo un impatto sempre più grande sulla routine lavorativa quotidiana di molti dipendenti delle aziende italiane. L’home office è, per molte aziende, un modo per rimanere produttive nonostante la paralisi della vita pubblica ma per molti dipendenti questo comporta dei cambiamenti nella loro routine lavorativa quotidiana.

I manager devono ora prendere in mano le redini per garantire un’efficiente gestione dei team in remoto. Il loro compito più importante è quello di garantire il normale funzionamento dei processi attraverso compiti ed istruzioni chiare.

Inoltre, il contatto con i dipendenti in remoto è ora più importante che mai! Perché i dipendenti, in assenza di presenza fisica in ufficio, hanno bisogno di una leadership e di una guida ancora di più che nelle normali situazioni quotidiane.

Un buon manager dovrebbe interessarsi al dipendente anche a livello personale e conoscere le sue abitudini e il suo ambiente familiare. Coloro che si devono occupare dei bambini a casa a causa della chiusura della scuola, ad esempio,  potrebbero aver bisogno di maggiore comprensione e di svolgere momentaneamente compiti diversi.

Se ricoprite il ruolo di manager, dedicate ai vostri dipendenti un po’ di tempo in modo che possano esprimere le loro insicurezze e preoccupazioni personali. In questo modo, tutti si sentiranno valorizzati e le relazioni quotidiane saranno più semplici.

Mostrate empatia per i vostri dipendenti, prendete sul serio le loro preoccupazioni e le loro esigenze e tenete sempre presente il quadro generale della situazione e i vostri obiettivi comuni.

Rassicurate i vostri dipendenti che sarete lì per loro nel prossimo futuro e farete di tutto per guidare il team in modo deciso attraverso la crisi. Date loro la sensazione di essere al loro fianco per aiutarli con le parole e i fatti.

Consiglio 2 – Comunicate apertamente e onestamente!

Quando la situazione si fa difficile, molti manager tendono ad eclissarsi. Invece di dimostrare fiducia e vicinanza ai dipendenti, sono loro stessi in preda al panico. Evitano le domande critiche e, di conseguenza, aumentano ancora di più il senso d’ incertezza. Soprattutto perché i dipendenti si chiedono sempre più spesso: cos’altro ci aspetta?

La situazione attuale, richiede soprattutto il coraggio da parte dei dirigenti di mettersi davanti ai propri dipendenti e dire loro, ad esempio: “Come sapete, la crisi dovuta al coronavirus ha portato a drammatici sconvolgimenti. Ciò ha comportato anche una serie di problemi per la nostra azienda nell’area XY. Attualmente stiamo valutando come reagire: la direzione prenderà le decisioni necessarie a questo proposito nel prossimo futuro e vi informerà in merito appena possibile. Vi prego di comprendere che oggi non siamo in grado di fornirvi informazioni più dettagliate ma tornerò da voi appena le avrò.

Se un manager da’ queste informazioni, i suoi dipendenti si sentiranno rassicurati e mostreranno un’attitudine migliore.

È importante anche fare chiarezza sulla situazione attuale e sugli effetti che questa potrebbe avere sui dipendenti, non mentire e non sorvolare su nulla. Non ha senso nascondere un momento difficile. I dipendenti sanno comunque quanto sia grave la situazione, inutile cercare di ingannarli.

Consiglio 3 – Abbiate cura di voi!

Se la direzione organizza quotidianamente incontri di crisi e circolano quotidianamente aneddoti simili a storie dell’orrore, la voce si spargerà presto: il coronavirus ci ha in pugno.

È  quasi inevitabile che molti manager siano in preda all’ansia: alcuni cadono nel pessimismo più nero, altri sembrano paralizzati, altri ancora si nascondono.

Ma come può un dirigente rassicurare i propri dipendenti quando le sue stesse preoccupazioni sono così schiaccianti? Solo chi ha le proprie paure sotto controllo può trasmettere fiducia e dare ai dipendenti il necessario supporto.

Come manager dovete occuparvi in primo luogo di voi stessi facendovi queste domande:

    • Come affrontare la possibilità di perdere il lavoro?
    • Quali sono le sfide che mi spaventano?
    • Qual è lo scenario peggiore e come posso gestirlo nel caso si presenti?

Solo rispondendo a queste domande riuscirete a schiarirvi le idee. Una volta superato questo step, potete guardare avanti con fiducia e presentarvi con positività davanti ai vostri dipendenti.

Prendetevi un po’ di tempo libero quando le cose si fanno impegnative. Lasciatevi spazio per pensare. Identificate le vostre paure. Mostrate forza e incoraggiate i vostri dipendenti: lo potrete fare solo se riuscirete a controllare le vostre paure.

Scambiatevi idee e chiedete consigli agli altri. È dimostrato che chi si consulta con gli altri prende decisioni migliori e più efficienti di chi agisce sempre da solo.

Consiglio 4 – Affrontate la sfida!

Nella situazione attuale, una dote è particolarmente importante: la leadership. Voi siete il primo punto di contatto per i vostri collaboratori, con voi si confrontano e si orientano, con voi si fanno un bel pianto.

In qualità di manager, il vostro compito è quello di eliminare le paure dei vostri dipendenti senza mentire sui pericoli della crisi. Dovete diffondere la fiducia affrontando la realtà a viso aperto. Anche se voi stessi siete colpiti dalla situazione di crisi, non dovete mostrare alcuna incertezza.

Il vostro compito è piuttosto quello di avvicinarvi ai dipendenti, incoraggiarli, mostrare loro possibili linee d’azione e aiutarli a superare i problemi insieme.

Affrontate la sfida! Mettete da parte il sentimento di impotenza e riconquistate la vostra capacità di azione. Pensate insieme al vostro team a come superare con successo questo difficile momento. Ogni idea è benvenuta e solo remando nella stessa direzione si possono superare i momenti difficili.

Date un’occhiata alla nostra lista dei migliori software di videoconferenza. Vi aiuterà a facilitare la comunicazione con i vostri dipendenti che lavorano da casa.

 

10 preguntas clave para definir el plan de contingencia de tu empresa frente al coronavirus

10 puntos clave para definir el plan de contingencia de tu empresa frente al coronavirus

10 puntos clave para definir el plan de contingencia de tu empresa frente al coronavirus

¿Cómo es el plan de contingencia de tu empresa ante la situación del coronavirus? ¿Aún no lo has preparado? Este artículo está dirigido tanto a las empresas que ya tienen uno como a las que lo están desarrollando.

En el plan de contingencia de tu empresa frente a una pandemia, la salud de los trabajadores y la reducción al mínimo de las alteraciones que pueda causar en el negocio deben ser los factores prioritarios.

Al comienzo de 2020, todas las empresas llevaron a cabo planificaciones de lo más ambiciosas para el año. Dos meses después, el nuevo coronavirus y la enfermedad que provoca, la COVID-19, no han tenido piedad a la hora de trastocar todos nuestros planes. 

A medida que esta enfermedad, con un elevado índice de contagio, se va propagando y sin ningún tipo de certeza sobre cuándo llegará a su fin la pandemia que estamos sufriendo, los departamentos de recursos humanos de todo el mundo tienen en sus manos la imposible misión de abordar las cuestiones de seguridad que atañen a sus empleados al tiempo que tratan de mantener el ritmo habitual de la empresa, ya sea con teletrabajo o de manera presencial o la combinación de estas situaciones. Además, es primordial que tomen medidas con la mayor rapidez posible conforme se va desarrollando la crisis.

Son muchos los frentes que están abiertos y nosotros hemos querido ayudar con nuestro granito de arena. Para garantizar que la empresa está preparada para la COVID-19, proponemos diez preguntas, que hemos adaptado a partir de las pautas que ofrece la Guía de Gartner al respecto (contenido en inglés), que son clave para desarrollar o completar el plan de contingencia de tu empresa frente al coronavirus.

Desarrolla, completa u optimiza el plan de contingencia de tu empresa frente a una pandemia, haciéndote estas diez preguntas.

1. ¿Es capaz la empresa de seguir funcionando con una tasa de absentismo del 25 % o superior?

La COVID-19 está siendo un problema económico para las empresas por dos motivos principales. El primero, los síntomas de la enfermedad pueden aparecer en un periodo de entre dos y 14 días tras la exposición al virus, lo que da vía libre a que los trabajadores contagien la enfermedad en la empresa de forma muy rápida sin ni siquiera ser conscientes de que la padecen. El segundo, el plazo de recuperación de la enfermedad, COVID-19, es de aproximadamente dos semanas.

En resumen, las empresas deben plantearse que funcionarán con un rendimiento inferior al 100 % durante algún tiempo sin importar si los trabajadores hacen teletrabajo o presencial. Si no has comenzado a hacerlo, te aconsejamos que empieces a identificar las funciones y los equipos cruciales de la empresa que necesitas para seguir funcionando en caso de que una gran parte de la plantilla no pueda trabajar. Debes tener en cuenta, además, una tasa de absentismo de al menos un 25 % cuando estés planificando la capacidad y estableciendo los objetivos.

2. Si la enfermedad provoca un índice de ausencias de empleados muy elevado, ¿están los trabajadores preparados y formados para poder desarrollar varias funciones?

¿Tienes representantes de ventas que puedan pasar fácilmente al servicio de atención al cliente? ¿Es posible que los desarrolladores de front-end puedan trabajar en las necesidades del back-end para que siga funcionando tu página web? Una vez que hayas identificado estas funciones cruciales para la empresa, deberías asegurarte de que hay suficientes empleados formados para desarrollarlas.

Si este no es el caso, plantéate hacer una dotación de personal eventual o analiza la posibilidad de desarrollar recursos como bases de gestión de conocimiento y software educativo de sistema tutorial (también conocido como mentoring software) para fomentar el aprendizaje y la mejora de competencias con mayor agilidad.

3. ¿Tienen los empleados la posibilidad de teletrabajar?

Algunas empresas ya tenían políticas de trabajo a distancia desde antes y por lo tanto implementarlo de manera urgente no fue un problema, otras se prepararon a tiempo sabiendo que habría confinamiento, pero aún hay muchas empresas que no lo han hecho y que ahora se están viendo obligadas a tenerlo en cuenta como una posibilidad real en estos momentos.

El trabajo desde casa es una de las mejores maneras de evitar el contagio de la COVID-19 en toda la empresa.

Si estás preparando a tu empresa para el teletrabajo entonces debes estudiar en profundidad las funciones de los empleados de la empresa y distribúyelas en tres grupos:

  • Aquellos casos en los que el teletrabajo sea imposible (cadenas de producción, cajeros)
  • Aquellos casos en los que el teletrabajo supone grandes pérdidas (equipos de ventas)
  • Aquellos casos en los que el teletrabajo es una opción sencilla (trabajadores capacitados)

Utiliza este análisis para poder informar sobre la política que vas a desarrollar en cuanto a qué empleados van a trabajar desde casa y cuándo. Esta política debería tener en cuenta también a aquellos trabajadores que pertenezcan a los grupos de riesgo, como adultos de edad avanzada o personas con patologías crónicas, para evitar que haya casos de máxima gravedad.

4. ¿Qué infraestructura se necesita para apoyar a los empleados que trabajan desde casa?

Según la encuesta de Gartner (contenido disponible en inglés), el 54 % de los responsables de recursos humanos consideran que la deficiencia en las tecnologías y la infraestructura es el obstáculo más importante para conseguir que el teletrabajo sea eficaz. En función del tipo de trabajo que se esté desarrollando, los empleados que trabajen desde casa necesitarán contar con los siguientes elementos:

Software de colaboración para plan de contingencia de tu empresa
Presentación de diapositivas a trabajadores en remoto a través de GoToMeeting (Fuente)

También es necesario que actualices la tecnología que utilizas y las políticas de IT para que tengan en cuenta los alquileres de equipos para teletrabajar, las cuestiones de seguridad y la asistencia técnica.

5. ¿La empresa hará un seguimiento o incluso podrá llegar a restringir los viajes a territorios con un índice de riesgo elevado?

En general e independientemente de las decisiones del Gobierno o de la Unión Europea, las empresas tienen tres opciones a la hora de limitar los viajes:

  • Prohibir todos los viajes que no sean imprescindibles
  • Prohibir los viajes a territorios con un índice elevado de riesgo
  • Prohibir absolutamente todos los viajes

Las páginas de seguimiento del avance del coronavirus que se actualizan de forma periódica, como esta de la universidad Johns Hopkins (disponible en inglés pero muy útil), y las recomendaciones de viajes que elaboran los gobiernos de cada país pueden contribuir a que tomes una decisión más fundamentada. 

Decidas lo que decidas en el plan de contingencia de tu empresa, informa de manera inmediata a los trabajadores de las políticas que pongas en marcha y pídeles que recuperen, en la medida de lo posible, los importes de los vuelos y las habitaciones de hotel que hubieran reservado previamente y que no vayan a utilizar.

6. ¿Qué procedimientos se pueden establecer para descontaminar el lugar de trabajo?

El virus que provoca la COVID-19 puede permanecer en las superficies hasta varios días, en función de los materiales que contamine y de la temperatura ambiental. Además de la contratación de un servicio de limpieza profesional para que descontamine el lugar de trabajo de forma periódica mientras perdura la COVID-19, deberías asegurarte de que todo el mundo cumple las medidas oportunas que recomiendan los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades:

  • Limpieza con agua y detergente o jabón antes de la desinfección.
  • Limpieza con soluciones que contengan lejía diluida, fórmulas con al menos un 70 % de alcohol o desinfectantes domésticos que estén registrados en la Agencia de protección ambiental (EPA).
  • Uso de guantes desechables y de batas para realizar todas las labores del proceso de limpieza, incluida la manipulación de basura.
  • Desechar los guantes tras haber realizado la limpieza de una habitación y lavarse las manos inmediatamente con agua y jabón.

También deberías estar al tanto de todos los procedimientos que no tienen ningún tipo de eficacia. ¿Qué ocurre con los filtros de partículas de aire de alta eficacia (HEPA), por ejemplo? No son una medida eficaz frente a la COVID-19.

7. ¿Qué garantías de seguridad es necesario ofrecer a los empleados para que se sientan seguros en el trabajo?

Esta cuestión es de máxima importancia. Los trabajadores menos prudentes pueden ser muy perjudiciales, pero aquellos extremadamente precavidos pueden provocar un aumento de la ansiedad y el pánico. Por lo estos motivos, el plan de contingencia de tu empresa debe ser muy claro sobre estos puntos.

Además de desarrollar una política de teletrabajo conveniente para los empleados, siempre que sea posible, las siguientes recomendaciones pueden atenuar el miedo que siente la plantilla con respecto al lugar de trabajo:

  • Publica información básica acerca de la COVID-19, como los medios de propagación y cuáles son los síntomas.
  • Coloca toallitas desinfectantes y soluciones hidroalcohólicas para las manos que contenga al menos un 60 % de alcohol en todas las instalaciones.
  • Recuerda a los empleados cómo lavarse las manos adecuadamente y cuelga carteles con las instrucciones al respecto.
  • Informa a los trabajadores sobre las medidas de precaución innecesarias (por ejemplo, que las mascarillas no se deben usar si uno no está enfermo) y sobre las formas de evitar cualquier tipo de contacto personal que no sea imprescindible (como evitar dar la mano).
  • Actualiza las políticas de vacaciones ilimitadas cuando sea necesario para que puedan acogerse a ellas los trabajadores que están enfermos y recuérdales que deben coger la baja por enfermedad en cuanto empiecen a tener síntomas.

Todas las comunicaciones que elabores deben tener una sola prioridad en mente: la salud y el bienestar de tus trabajadores.

8. ¿Cómo se puede desplazar a su país de origen a aquellos trabajadores que se encuentran de viaje, especialmente si están enfermos?

La reciente prohibición de entrada en Estados Unidos a la mayoría de los viajeros procedentes de Europa durante 30 días informa de la importancia que tienen los planes de contingencia de las empresas para desplazar a aquellas personas que se han quedado aisladas fuera de su país. Antes de que pueda suceder lo impensable, recoge la información necesaria y envíala por correo electrónico o súbela a la intranet de la empresa.

Este paquete de información debería incluir, entre otros datos, el número de teléfono y la dirección de correo electrónico de una persona de contacto de la empresa que vaya a encargarse de ayudar a los empleados y una lista con las organizaciones locales y las fuentes fiables que deberían consultar, como la Organización Mundial de la Salud (OMS).

También debería informarse a los trabajadores de las opciones que tienen en caso de no poder volver a su territorio de origen durante más tiempo del previsto, como los acuerdos de flexibilidad laboral, las vacaciones ilimitadas de las que disponen, el permiso médico y familiar que tienen a su disposición o cualquier otra posible solución, como una excedencia. Los empleados deberían debatir la opción más conveniente con su responsable.

En cuanto al desplazamiento a su país de origen, si un trabajador no ha dado positivo en las pruebas para detectar la COVID-19, estudia las diferentes posibilidades que tienes de volver a reservarle un vuelo. Si han contraído la enfermedad, deben seguirse de forma estricta las medidas que proponga el gobierno del país oportuno.

9. ¿Qué medidas de intensificación están disponibles?

La confusión es el enemigo público número uno de cualquier situación de emergencia. Por ese motivo, deberías elaborar una lista que contenga una serie de instrucciones, paso a paso, para que los trabajadores la consulten en caso de que se les diagnostique la COVID-19 o piensen que se han podido contagiar.

Estas instrucciones deberán contener las siguientes medidas:

  • Cumplir las instrucciones de cuarentena que ofrece el gobierno de España
  • Contactar con sus responsables para informarles sobre los sitios en los que han estado dentro del lugar de trabajo
  • Consultar las recomendaciones del proveedor de seguros sanitarios de la empresa o los centros médicos de la Seguridad Social
  • Llamar al centro médico correspondiente en caso de que aparezcan síntomas de la enfermedad y seguir sus instrucciones al respecto

Tu sistema de información de recursos humanos (HRIS) puede funcionar como una herramienta improvisada de gestión de casos para hacer un seguimiento de la situación de tus empleados en cuanto a la COVID-19 a lo largo del tiempo. Tanto tú como los responsables de cada área podéis registrar la información detallada a medida que va apareciendo.

10. ¿Hay un equipo de gestión de crisis de empresa capacitado y representativo que incluya personal de guardia?

Un equipo de gestión de crisis empresarial formado por responsables y por trabajadores de base de diferentes departamentos puede contribuir a que el equipo de recursos humanos pueda divulgar de forma inmediata la información, ayuda a garantizar una administración coherente del plan de contingencia de tu empresa frente al coronavirus y ofrece asistencia durante las emergencias.

Además de ser capaz de contestar a las preguntas correspondientes y de orientar a los empleados para que encuentren los recursos adecuados, este equipo puede ser muy útil a la hora de estudiar las noticias y recomendaciones más recientes de las organizaciones sanitarias y de ofrecer información sobre el plan de contingencia si empeora la situación.

No te pierdas nuestros recursos adicionales sobre el coronavirus

Como ya se ha mencionado anteriormente, nadie sabe cuándo va a finalizar la pandemia por coronavirus. Las empresas deben mantenerse informadas sobre el desarrollo de la situación y estar preparadas para actuar con la mayor rapidez posible.

Nur jede 3. Personalabteilung in Deutschland ist mit ihrer verwendeten Personalmanagement Software zufrieden

Personalmanagement Software Nutzung in Deutschland

Du denkst darüber nach, dir eine Personalmanagement Software anzuschaffen? Oder bist du unzufrieden mit deiner jetzigen? Dann kann diese Studie eine wichtige Hilfe in deinem Entscheidungsprozess sein. Wir haben über 470 Personaler aus kleinen und mittelständischen Unternehmen zu ihrer Softwarenutzung befragt.

Personalmanagement Software Nutzung in Deutschland

Highlights der Studie:

  • 75 % der Personalabteilungen in deutschen KMU setzen Personalmanagement Software ein.
  • Davon nutzen 30 % Software aus der Cloud.
  • 69 % der Personalabteilungen sind nicht mit ihrer derzeit verwendeten Personalmanagement Software zufrieden.

Personalmanagement Softwarenutzung in Deutschland

Die gute Nachricht zuerst: 75 % der Personalabteilungen in deutschen KMU setzen HR-Software ein. Im Vergleich zum Vorjahr ist die Zahl der Nutzer gestiegen: Im März 2019 lag die Softwarenutzung bei 71 %.

Damit ist Deutschland Großbritannien in der Softwarenutzung einiges voraus, denn nur 43 % der britischen KMU nutzen Personalverwaltungs-Software.

Jetzt die schlechte Nachricht: 69 % der Personalabteilungen sind nicht mit ihrer derzeit verwendeten HR-Software zufrieden und an einer Alternative interessiert.

Im Folgenden werfen wir einen Blick auf die wichtigsten Ergebnisse der Nutzerstudie. Daraus leiten wir nützliche Tipps für die Auswahl neuer Personalmanagement Software ab, sodass diese deutlich besser die Anforderungen erfüllt.

Qualifizierte Mitarbeiter zu finden ist schwer 

Qualifizierte Mitarbeiter zu finden – das ist die mit Abstand größte Herausforderung in deutschen Personalabteilungen. Nahezu jedes Unternehmen hat Schwierigkeiten, fähige Talente zu rekrutieren. Es gibt jedoch Methoden, die dabei helfen können. Der Einsatz von Recruiting-Software, Social Recruiting und Cloud-Technologie gehört dazu. Wir werden uns im Folgenden mit diesen 3 Bereichen befassen.

Recruiting- und Talentmanagement-Software haben einen zu geringen Stellenwert

Softwarenutzung in Personalabteilungen

Lediglich 9 % der KMU nutzen HR-Software für ihr Recruiting. Für das Talentmanagement liegt der Wert sogar noch darunter. Talente zu finden und zu halten, ist für den Unternehmenserfolg jedoch von essenzieller Bedeutung. Der Einsatz von Software im Recruiting ist daher ein entscheidender Erfolgsfaktor. Bewerber müssen dort angesprochen werden, wo sie sich bewegen – und das ist digital.

Damit Mitarbeiter das Unternehmen nicht gleich wieder verlassen, müssen sie gefördert und motiviert werden. Das klassische einjährige Feedback-Gespräch allein kann das nicht leisten. Durch den Einsatz von Talentmanagement-Software kannst du deine Mitarbeiter und ihre Erfolge im Auge behalten und sie dazu motivieren, sich mehr zu engagieren.

Social Recruiting setzt sich durch

Der Begriff Social Recruiting oder auch Social Media Recruiting beschreibt alle Maßnahmen im Recruiting, die sich Social-Media-Kanälen bedienen. Es ist einer der wichtigsten Trends im Recruiting in den vergangenen Jahren. Der Trend schafft es insbesondere, die nicht aktiv suchenden Kandidaten zu aktivieren.

Social Recruiting lässt sich in zwei Bereiche aufteilen. Zum einen das direkte Social Recruiting oder auch Active Sourcing, welches die direkte Ansprache von potenziellen Kandidaten auf sozialen Netzwerken umfasst. Zum anderen gibt es das indirekte Social Recruiting, worunter alle Maßnahmen fallen, die über Werbeeinblendung auf Social Media Bewerber generieren.

Unsere Umfrageergebnisse bestätigen den Trend zum Social Recruiting: Berufliche soziale Netzwerke wie LinkedIn und Xing sind unserer Umfrage zufolge der zweitwichtigste Kanal für das Recruiting in Unternehmen.

Genutzte Recruiting Kanäle in Unternehmen

Nutzt dein Unternehmen Social Media noch nicht, um nach geeigneten Kandidaten zu suchen, sollte es schnellstens damit anfangen. Funktionen zum Active Sourcing sind in den Softwareprodukten einiger Hersteller implementiert.

Der Arbeitsplatz der Zukunft liegt in der Cloud

Die Erwartungen an den Arbeitsplatz nehmen mit neuen technologischen Entwicklungen deutlich zu. Mitarbeiter wünschen sich neue Arbeitszeitmodelle, Home-Office und mehr Mobilität.

Bewerber geben sich mit der bloßen Aussicht auf einen gutbezahlten Job nicht mehr zufrieden. Hier kommt die Wichtigkeit von HR-Trends wie Talentmanagement, Home-Office, Remote Teams, digitalen Strukturen und modernen Technologien ins Spiel.

67 % der KMU in Deutschland erlauben ihren Mitarbeitern Home-Office. Das sind 24 % mehr als im Vorjahr. Jedoch nutzen nur 30 % der deutschen KMU HR-Software aus der Cloud. Cloud-Software erleichtert die Zusammenarbeit unter Remote-Teams, fordert Mobilität und Flexibilität und verbessert die Kommunikation.

Warum nutzen dann nicht mehr Unternehmen in Deutschland die Cloud? Datenschutzbedenken werden von 40 % der Personaler als Hauptgrund genannt. Die Angst vor Cyberangriffen ist besonders bei dem Einsatz von Cloud-Technologie hoch.

Es führt jedoch zukünftig kaum noch ein Weg an der Cloud vorbei. Cloud-Software legt nicht nur die Basis für mobile Arbeitsmodelle, sondern auch für IT-Trends wie künstliche Intelligenz (KI). Im eigenen Serverraum ist der Aufbau von KI-Systemen für kleine Unternehmen nahezu unmöglich. Das größte Hindernis sind die extrem hohen erforderlichen Rechenleistungen. Durch den revolutionären Aufstieg von Cloud-Technologien wird KI jedoch für Unternehmen jeder Größe zugänglich.

Die Zukunft im Recruiting heißt künstliche Intelligenz

Künstliche Intelligenz unterstützt Recruiter bei der schwierigen Suche nach Talenten. Recruiting ist einer der Bereiche im Personalmanagement, die das größte Potenzial für KI und Chatbots aufweisen.

Chatbots im Recruiting

Chatbots können Recruiter bei der Kommunikation im Active Sourcing unterstützen. Vor allem die erste Nachricht an die Kandidaten dient lediglich dazu, einen Kontakt herzustellen, und kann von Chatbots übernommen werden. Darüber hinaus kann der Chatbot weitere Kommunikation wie die Terminvergabe, Informationen zum Interview und einfache Fragen zum Recruiting-Prozess übernehmen.

Künstliche Intelligenz im Recruiting

KI-Systeme können auf Basis des Stellenprofils und Daten der Vergangenheit automatisch passende Stellenanzeigen verfassen. Stellenanzeigen werden anschließend vom System auf den optimalen Kanälen veröffentlicht. KI kann Bewerber den passenden Stellen zuordnen, indem es Lebensläufe und Stellenbeschreibungen abgleicht und und und … Die Möglichkeiten von KI im Recruiting sind riesig.

Starte das Jahr mit neuer Personalmanagement Software

Für die 69 % der unzufriedenen Softwarenutzer wird es Zeit, sich nach einer Alternative umzuschauen. Achte bei der Auswahl deiner neuen HR-Software darauf, dass sie Recruiting und Talentmanagement Funktionen anbietet. Schaue dir besonders Softwareanwendungen an, die dein Social Recruiting unterstützen können.

Wir empfehlen Unternehmen den Umstieg auf Cloud-Software. Es wird immer wichtiger, neue Arbeitszeitmodelle, Home-Office und mehr Mobilität in Unternehmen umzusetzen. Deine neue Cloud-Software kann dir dabei helfen.

Es ist vielleicht noch zu früh, über KI in deinem Unternehmen nachzudenken. Du kannst dich jedoch schon einmal mit der Technologie und ihren Möglichkeiten auseinandersetzen. Achte bei der Wahl eines neuen Softwareanbieters darauf, dass KI-Funktionen angeboten bzw. geplant sind. So musst du den Anbieter nicht schon wieder wechseln, falls du in Zukunft von den Vorteilen der künstlichen Intelligenz in deiner Personalabteilung profitieren willst.

Nutzerstudie Personalmanagement Software Nutzung in Deutschland

Quatre solutions nouvelles à vos problématiques de gestion des talents

problématique gestion des talents

Plongées dans le bain de la quatrième révolution industrielle, les entreprises sont en pleine transformation numérique et organisationnelle. Les emplois et les compétences suivent le même chemin. Selon une recherche de Dell et de l’Institut of the Future (en anglais), 85 % des emplois de 2030 ne sont pas encore connus. De plus, un écart grandissant entre l’offre et la demande d’emplois rend certaines compétences rares. Des métiers spécialisés sont tout simplement mal connus alors qu’ils offrent d’étonnantes perspectives d’emploi.

Les problématiques de gestion des talents sont parfois si criantes qu’elles vont jusqu’à compromettre les opérations clients comme celle d’ouvrir un magasin ou d’effectuer une livraison à un client. Aujourd’hui, les entreprises sont au pied du mur pour attirer et développer autrement des talents diversifiés et opportunistes.

Aidée par les nouvelles technologies de gestion des talents et hautement priorisée dans les stratégies des comités de direction, la notion même de talent fait peau neuve. Voici quatre grandes étapes du cycle de vie et de l’expérience du talent.

1. Mobiliser les managers à engager des conversations “talent” avec leurs collaborateurs

Comment démontrer que la culture d’entreprise mise activement sur le talent ?

L’attitude du manager est l’indicateur vivant de la culture de développement d’une entreprise. Les conversations initiées par les managers sont tellement parlantes qu’elles influencent la décision des candidats de se joindre à une équipe. Un salarié sera davantage enclin à rester dans une équipe avec un manager stimulant l’apprentissage et le développement personnel et professionnel. Former les managers à apprécier et à développer les talents est crucial. Les conversations “talent” améliorent l’attraction et la fidélisation bien au-delà des promesses de la marque employeur. Pour les aider, des solutions de gestion de la performance dites “conversationnelles” ont vu le jour.

 C’est le cas de Zest qui favorise les conversations et l’introspection sur les forces du collaborateur, ses besoins de développement et ses objectifs pour la prochaine période. On ne cherche plus seulement à évaluer le talent, on cherche à l’écouter, à identifier son potentiel et à l’accompagner : un changement profond de culture et de philosophie de management s’opère.

2. Offrir une expérience unifiée entre toutes les activités de gestion des talents

Comment unifier les processus talents qui demeurent des silos informationnels et décisionnels ?

Trop souvent, la gestion des talents a du mal à exister car l’expérience repose sur des processus séparés. Les nouveaux parcours d’expérience donnent vie à une gestion fluide des talents. Les suites intégrées de gestion des talents font bien plus que relier toutes les activités de développement des talents entre elles. Ces suites permettent notamment de préparer un plan d’accueil et un plan de développement en fonction de l’évaluation lors de l’embauche. Elles relient très bien toutes les activités d’apprentissage (formation en ligne, coaching, co-développement, etc.) avec les objectifs définis dans le plan de développement. Ces liaisons sont visibles en un coup d’œil lors d’une conversation sur la performance et l’évolution du collaborateur.

 Des suites intégrées de gestion des talents comme Saba Cloud, TalentSoft ou Cornerstone Talent Management vous aident ainsi à mettre en musique de multiples activités. Elles organisent de grandes quantités de données talent, qu’elles soient organisationnelles, individuelles, qualitatives ou quantitatives. Sans cette unification des données du talent, le retour sur investissement est difficilement mesurable.

3. Rendre visibles et actionnables les opportunités de développement et de mobilité interne

Comment faciliter à grande échelle la mobilité et la gestion de carrière ?

Le développement des talents et la mobilité ont trop souvent été réservés à quelques profils à haut potentiel, par ailleurs très volatiles, et les conseillers RH ne peuvent faire de la gestion de carrière et de la personnalisation avec tous. C’est pourquoi les places de marché d’emploi et de carrières ont le vent en poupe. Elles visent à démocratiser et à engager tous les talents dans la lecture de leur profil. Elles les rapprochent des opportunités internes de développement et de mobilité (promotion ou transfert). Disponibles en mode libre-service et sur mobile, elles suggèrent aux collaborateurs des activités et des programmes de développement mais aussi des emplois en fonction de leur profil.

InnerMobility, 15Five ou HumanIntelligence offrent une place de marché. Elles mettent en adéquation les profils et les emplois. Elles interpellent les collaborateurs et les préparent à de prochaines opportunités internes. Ces plateformes inédites s’étendent aussi aux collaborateurs externes dit contingents (contractuels, consultants, freelancers, etc.). Ces ressources étendues peuvent dans certains secteurs d’activité représenter 15 à 20 % de vos bassins futurs de recrutement et de succession.

4. Laisser ses collaborateurs s’autoévaluer et oublier la laborieuse gestion des compétences

Comment accompagner les programmes de mise à niveau des compétences sans devoir administrer des référentiels et des mesures d’écart de compétences jamais à jour ?

La gestion des talents se limite au temps que peuvent leur accorder les conseillers RH pour les accompagner. Trop souvent accaparés par une gestion administrative des postes et par les mesures d’écarts, de nouvelles approches s’offrent maintenant aux professionnels RH pour se consacrer davantage au développement des talents.

Les nouvelles solutions, dites Talent Intelligence Platform (TIP), cherchent à dynamiser et à personnaliser les conseils et les prochaines étapes à l’échelle de tous vos collaborateurs en interprétant de multiples sources de données. C’est ce que propose la solution 365 Talents. Les collaborateurs ajoutent de l’information à leur profil de salarié au fil d’activités de déclaration personnelle ou de courtes questions sur leurs préférences et leurs accomplissements. La solution propose aussi aux collègues et aux managers d’apprécier les compétences d’un collaborateur inférées par l’intelligence artificielle. Les profils s’enrichissent donc de multiples points de données talent. À mesure que les collaborateurs interagissent avec les suggestions de formations proposées par la plateforme, les écarts et les parcours de développement s’affinent.

Les entreprises qui connaissent le plus de succès sont celles qui investissent significativement et autrement dans la gestion des talents. Mais c’est grâce à une conception résolument centrée sur le talent que nous assistons à l’émergence de solutions inédites.


À propos de l’auteur

Jean-Baptiste AudrerieJean-Baptiste Audrerie est psychologue organisationnel depuis 25 ans et titulaire d’un Executive MBA de l’Université Paris-Dauphine. Il aide les directions ressources humaines à apprivoiser les nouvelles capacités technologiques à leur portée. Il les aide également à transformer leur modèle de service et les parcours d’expérience des talents. Auteur du blog Futurs Talents, il est analyste des tendances en gestion des talents et en technologies RH.

Achtung Zeiterfassungspflicht! 5 Schritte zur Implementation einer Zeiterfassung

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Zeiterfassungspflicht in Deutschland?

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Am 14. Mai 2019 hat der Europäischen Gerichtshofs (EuGH) beschlossen, dass „Arbeitgeber aus allen Ländern der Europäischen Union die gesamten Arbeitszeiten der Mitarbeiter systematisch aufzeichnen müssen.“ Aktuell besteht zwar für deutsche Unternehmen kein großer Handlungsdruck, da das Bundesarbeitsministerium die für die Umsetzung nötigen Gesetze der Zeiterfassungspflicht erst entwerfen muss. Aber irgendwann wird dieses Urteil umgesetzt werden müssen. Was wiederum bedeutet, dass alle deutschen Unternehmen sich dann dazu verpflichten, ein System einzusetzen, welches objektiv und verlässlich alle geleisteten Arbeitszeiten der Mitarbeiter erfasst.

Aber wie führt ihr nun so eine Zeiterfassung ein? Auf was solltet ihr achten? Im Rahmen dieses Blogartikels möchte ich euch fünf Schritte ans Herz legen, die ihr bei der Implementierung einer Zeiterfassung bedenken solltet, damit ihr optimal für die Zeiterfassungspflicht gewappnet seid. Übrigens sind die Schritte auch übertragbar auf die Einführung anderer Systeme.

Bereite dein Unternehmen mit diesen 5 Schritten auf die Zeiterfassungspflicht vor

5 schritte zur einführung der zeiterfassungspflicht

Schritt 1 : Entwerfe ein Zielbild

Schnell ins Internet und nach der passenden Software-Lösung suchen. Am besten gleich ein paar Demo-Versionen von Zeiterfassungssoftware herunterladen und kräftig ausprobieren. Dann wird man rasch herausfinden, was die richtige Lösung ist. Genau davon rate ich euch ab.

Wie bei allen Projekten ist es wichtig, sich am Anfang reichlich Gedanken über das Ziel des Vorhabens zu machen und eine saubere Auftragsklärung durchzuführen. Überlegt euch, was ihr mit der Einführung erreichen wollt. Nur die neuen rechtlichen Vorschriften umsetzen oder vielleicht weitere sinnvolle Aspekte integrieren und Synergieeffekte nutzen? Die nachfolgende Auflistung soll euch bei diesen Gedankenspielen unterstützen:

  • Startet mit einer Stakeholder-Analyse. Ermittelt alle Anwendergruppen in eurem Unternehmen, denn laut dem EUGH-Urteil sind die Arbeitszeiten aller Mitarbeiter zu erfassen.
  • Macht euch Gedanken wie diese Mitarbeiter die Daten in ein System einpflegen sollen. Wollt ihr ihnen eine Stechuhr zumuten, soll die Eingabe am Rechner erfolgen oder via App? Oder soll es eine Kombination aus verschiedenen Möglichkeiten sein?
  • Stellt euch dann die Frage nach bestehenden Prozessen. Müssen bestehende Systeme integriert werden oder über Schnittstellen angebunden werden? Dies können beispielsweise Systeme zur Überstundenerfassung sein.
  • Braucht ihr neue Hardware für die Erfassung der Daten?
  • Soll auch eine interne Auswertung der gesammelten Daten erfolgen?
  • Sollen Zusatzinformationen wie Ort, Zeit und Art der Tätigkeit erfasst werden können?
  • Wie detailliert soll eine Zeiterfassung erfolgen? Soll es eine reine Erfassung der Arbeitszeit sein, oder sollen Überstunden und Projektstunden auch dokumentiert werden?

Ihr könnt euch sicherlich vorstellen, dass man diese Liste beliebig weiterführen könnte. Aber darum geht es nicht. Vielmehr ist das Ziel ein gemeinsames Verständnis aller aktiv involvierten Personen (z. B. Management und Projektleiter) für eine mögliche Lösung zu entwickeln.

Schritt 2: Die Rahmenbedingungen und IST-Situation beachten

DSVGO-Anforderungen, Einbindung des Betriebsrates, Überstundenregelungen sind nur einige der Schlagworte, die ihr bei der Einführung eines neuen Zeiterfassungssystems auf dem Radar haben solltet. Auch der Schutz der Daten selbst, die Klärung der Frage wer berechtigt ist, welche Daten einzusehen und wie ein Mitarbeiter auf seine eigenen Daten zugreifen kann, muss dringend beachtet werden.

Bestehende – vielleicht flexible – Arbeitszeitmodelle müssen ebenfalls inspiziert werden. Je nachdem, wie die Bundesregierung die neuen Gesetze ausgestalten wird, kann es durchaus passieren, dass freie Modelle, wie Homeoffice oder flexible Arbeitszeiten, wieder restriktiver gehandhabt werden müssen. Auch dies kann Auswirkungen auf die Gestaltung der Lösung haben.

Gibt es darüber hinaus einen zeitlichen und finanziellen Rahmen? Existiert eine fixe Deadline, bis wann die Zeiterfassung implementiert sein muss? Macht euch auch Gedanken über ein MVP (Minimal Viable Product). Es muss gerade zum Start eines solchen Vorhabens nicht immer die (scheinbar) perfekte Lösung sein. Konzentriert euch auf die Muss-Kriterien bei der ersten Lösung und sammelt dann schnell Feedback, um Akzeptanz für eure Lösung zu erhalten.

Denkt auch an das Thema Kommunikation. Wer wird für die Umsetzung des Projektes verantwortlich zeichnen? Wer trifft Entscheidungen? Welche Skills braucht ihr im Projektteam? Wer ist nach Abschluss des Projektes für den Betrieb der Lösung verantwortlich? Wie bindet ihr das Management ein und wie stellt ihr das notwendige Commitment sicher?

Schritt 3: Auswahl der Lösung

Bemüht doch einmal bei der Suchmaschine eures Vertrauens und sucht nach dem Schlagwort „Zeiterfassung“. Ihr bekommt vermeintliche Marktführer, Vergleiche der „TOP 20 Zeiterfassungssysteme“, Zeiterfassungssysteme für kleine und mittlere Unternehmen, Systeme mit allen möglichen Features und natürlich Lösungen, die konform zum EUGH-Urteil sind (obwohl die rechtliche Ausgestaltung für Deutschland noch gar nicht feststeht). Kurz um, ihr befindet euch in einem unübersichtlichen Informations-Dschungel. Es geht also darum, strukturiert vorzugehen, um die passende Lösung zu finden.

Startet zunächst mit einer Marktanalyse und erstellt eine Longlist der möglichen Kandidaten. Sammelt Produkt- und Preisinformationen zu den ermittelten Lösungen und definiert anschließend Kriterien zur Bewertung der einzelnen Produkte. Wichtig an dieser Stelle: Die Kriterien sind von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich und basieren auf den von euch zuvor definierten Anforderungen aus Zielbild und Rahmenbedingungen.

Anschließend gilt es diese Kriterien zu gewichten. ihr könnt z.B. zwischen Wunschkriterien, wichtigen, sehr wichtigen und kritischen Kriterien differenzieren. Vergebt Punkte für die einzelnen Klassen (z. B. Wunsch =1 Punkt, wichtig = 3 Punkte, sehr wichtig = 5 Punkte und kritisch = 8 Punkte) und vergleicht jedes der ermittelten Produkte gegen eure Anforderungen. Nach Abschluss dieses Vergleiches ergibt sich aus den Lösungen mit den höchsten Punktzahlen automatisch eine Shortlist mit den vermutlich besten Kandidaten.

Die Shortlist sollte nicht mehr als 3-5 Anbietern. Ladet die Firmen, die es auf die Shortlist geschafft haben ein, um ihr Produkt nochmals im Detail zu präsentieren. Prüft im Rahmen dieser Produktvorstellung die Anbieter mit vorbereiteten Fragen basierend auf euren Anforderungen. Vereinbart einen Nachweis, ob das gesprochene Wort auch dem Praxistest standhält und vereinbart einen Proof of Concept. Nach erfolgreicher Absolvierung des Tests geht es dann um die Themen Vertragsverhandlung und -abschluss mit eurem präferierten Anbieter.

Schritt 4: Die Einführung

Die Einführung einer unternehmensweiten Zeiterfassung erfordert Fingerspitzengefühl und umfangreiche Planungsaktivitäten. Grundsätzlich solltet ihr euch über die Einführungsstrategie Gedanken machen. Soll die Einführung in einem Big Bang Szenario erfolgen oder iterativ?

Die jeweiligen Vorteile sind im folgenden Artikel der t2-Informatik gut zusammengefasst, grundsätzlich sind jedoch die Menge an unterschiedlichen Anwendergruppen, die Komplexität der Lösung und die Größe des Unternehmens die entscheidenden Faktoren. Besonders im Hinblick auf die Anwender des Zeiterfassungssystems ist ein sensibler Umgang unabdingbar. Plant umfangreiche Schulungen ein, kommuniziert die Hintergründe der Einführung möglichst klar und schafft so Transparenz. Rechnet aber auch mit Gegenwind seitens der Anwender, denn gerade Mitarbeiter, die ein System ohne Arbeitszeitkontrolle gewohnt waren, werden das neue System primär als Einschränkung ihrer Freiheit betrachten.

Des Weiteren solltet ihr die Lösung vor dem Live-Gang auf Herz und Nieren testen. Definiert Pilotuser und achtet vor allen Dingen darauf reale und unbedarfte Anwender in die Tests mit einzubeziehen. Denkt aber auch an die Themen Stabilität und Performance. Denn wenn ein System kurz nach der Einführung seinen Geist aufgibt oder nur mit größter Mühe zu bedienen ist, wird dies für geringe Akzeptanz sorgen und die Vorurteile und Bedenken gegenüber dem Neuen erneuet befeuern.

Denkt auch an das Thema Support. Gerade nach einer Neueinführung wird es vermehrt zu Anfragen und Hilferufen von Anwendern kommen. Sorgt für einen professionellen und leicht erreichbaren Support, der sich dieser Themen annimmt und den Mitarbeitern kompetent weiterhilft.

Schritt 5: Überprüfen, verbessern und vorleben

Nachdem ihr das System eingeführt habt, werdet ihr mit Problemen konfrontiert werden, an die ihr vermutlich im Vorfeld nicht gedacht habt. Entwickelt ein Verfahren, bzw. ein Prozess, wie ihr diese Probleme löst und in die Verbesserung eures Systems einfließen. Nehmt Feedback ernst, versetzt euch in die Lage der Anwender und klärt gemeinsam die neuen Anforderungen. Bitte versteht mich nicht falsch, es geht hier nicht darum ein Wunschkonzert für Anwender zu implementieren, sondern sauber zu differenzieren, ob es sich um einen wirklichen Bedarf handelt, der aus unternehmerischer Sicht Nutzen stiftet.

Ein letzter Aspekt ist das Thema Vorleben. Das neue Systems wird nur dann erfolgreich sein, wenn es „gelebt wird“. Das bedeutet, dass alle Mitarbeiter das System wie angedacht nutzen und nicht ihre Zeit damit verbringen das System zu umgehen. Um dies zu erreichen, können natürlich Regeln und Folgeregeln für das Nicht-Befolgen aufgestellt werden. Wirksamer ist es jedoch die Nutzung des neuen Systems und die geänderten Prozesse auch und gerade in der Führungsebene vorzuleben.

Die Einführung einer unternehmensweiten Zeiterfassung ist also kein Hexenwerk, sondern ein überschaubares Projekt, wenn man nicht in Aktionismus verfällt und ein paar systematische Schritte befolgt. Ob und wann und vor allen Dingen in welcher Form das Gesetz zur verpflichtenden Arbeitszeiterfassung für alle Unternehmen kommt, steht in den Sternen. Nicht das erste Mal würde aus einer Mücke ein Elefant gemacht werden.

Bereite dich auf die Zeiterfassungspflicht vor und werfe einen Blick auf unsere Liste der besten Zeiterfassungssoftware! 

Comment faire un planning du personnel ? Notre modèle Excel à télécharger

comment faire un planning du personnel

comment faire un planning du personnel

Les gestionnaires des ressources humaines sont souvent confrontés à une difficulté majeure : la gestion des heures de travail des employés de manière à maintenir le bon fonctionnement de toutes les unités. La solution théorique à cette problématique est la planification du personnel. Reste à résoudre la question suivante : comment faire un planning de personnel simple, compréhensible et efficient ? Vous avez alors le choix entre les modèles Excel et les logiciels de planning du personnel adaptés aux PME​.

Inclus dans cet article : un modèle de planning du personnel à télécharger.

Qu’est-ce qu’un planning du personnel ?

Processus global d’organisation et de suivi des emplois du temps commun aux salariés d’une entreprise, le planning du personnel est une tâche importante de la gestion des ressources humaines.

Le calendrier des congés et des absences

Le planning du personnel est un outil de gestion des heures de travail, des congés et des absences des employés, de manière à assurer la continuité du service et à maintenir le niveau de productivité ainsi que les performances de l’entreprise. C’est un calendrier récapitulatif de la disponibilité des salariés (congés, absence, maladie, etc.), organisant les remplacements sur la base du profil et des compétences.

Le planning du personnel permet avant tout de veiller au contrôle des temps de travail dans le respect des dispositions légales en matière de temps de travail. Facteur clé du succès des entreprises, il anticipe les besoins, facilite la gestion des absences et réduit les risques d’erreurs liées à l’affectation du personnel, grâce à l’accès rapide à des informations fiables et actualisées. Ainsi, le planning du personnel simplifie le processus de demande et de validation des absences.

Nécessitant la mise en relation d’une multitude d’informations, une bonne planification RH peut s’avérer complexe et chronophage. Nous vous proposons notre modèle de planning du personnel Excel gratuitement pour débuter dans la gestion des congés et absences de votre personnel.

Un planning du personnel Excel pour un traitement efficient

Le modèle Excel de planning du personnel conçu par nos soins prend en compte les congés payés (P), les congés maladie (M) et les autres congés (A). Dans le premier onglet présentant la liste des employés et un calendrier annuel, inscrivez la lettre correspondante dans le calendrier, sur la ligne de chaque employé, selon le type de congé pris par ce dernier. Le tableau récapitule automatiquement le nombre de jours d’absence pour chaque employé, mais aussi le nombre d’employés absents un jour donné, en bas de chaque colonne. Les onglets suivants relatifs aux mois donnent une vue synthétique du nombre d’employés absents un jour donné.

comment créer un planning du personnel Excel

Avantages et inconvénients du planning Excel

Les principaux avantages de notre modèle Excel sont sa simplicité, sa praticité et, bien sûr, sa gratuité. Son interface intuitive et ergonomique simplifie les manipulations au quotidien. Ainsi, l’utilisation de cet outil ne requiert pas de compétences avancées, de même que son graphisme épuré (que vous pouvez évidemment adapter aux couleurs de votre PME) offre une lecture aisée et agréable. Le template présente cependant certaines limites : il n’est pas propice au travail collaboratif et sa conception ne convient pas aux plus grandes entreprises. D’autre part, l’insertion manuelle des informations peut parfois exposer à des risques d’erreurs humaines.

Les fonctionnalités essentielles d’un logiciel de planning du personnel

Outil de gestion des horaires de travail au sein d’une entreprise par excellence, le logiciel de planning du personnel inclut plusieurs fonctionnalités dont les plus importantes sont :

  • L’insertion facile des données: le logiciel permet d’enregistrer les périodes d’indisponibilité de chaque salarié et d’organiser la distribution des tâches en fonction des compétences.
  • Le calendrier : le logiciel présente une vue calendaire (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle) de la position des employés au sein de l’entreprise.
  • La notification: le logiciel peut émettre des alertes en temps réel si les contraintes légales de temps de travail ne sont pas respectées ou lorsqu’une anomalie survient.
  • L’option des filtres: Elle permet de retrouver l’information plus rapidement ou d’opter pour un affichage personnalisé selon des critères précis.
  • L’espace de collaboration: le logiciel offre un espace de communication interne, entre le gestionnaire, les salariés et le management, ces derniers pouvant interagir dans le logiciel.

Trois exemples de logiciels de planning du personnel performants

Il existe une multitude de logiciels de planning du personnel​​​. Voici trois exemples de logiciels issus du catalogue Capterra. Ces derniers ont été sélectionnés car ils présentent l’avantage d’être disponibles en français ; tous sont en règle avec le RGPD.

PlanningPME

logiciel planning personnel
Source : PlanningPME

PlanningPME est un outil client-serveur permettant de gérer efficacement les tâches, les projets, les rendez-vous, les horaires et les absences des salariés. Il propose plusieurs fonctionnalités, dont la messagerie, les notifications et rappels de tâches, l’utilisation de filtres, la planification des congés, l’importation et l’exportation de données ainsi que l’accès multiplateforme à distance.

  • Disponible en français pour 490 €, il a l’avantage d’être personnalisable, flexible et facile à utiliser. On peut également le “louer” à partir de 39 € par mois.

Eurécia HRIS

comment faire un planning du personnel
Source : capterra.fr

Conçu sous le modèle d’un SaaS, Eurécia HRIS prend en charge l’ensemble des tâches d’administration du personnel, du recrutement au bien-être des employés, en passant par la gestion des congés et absences, des notes de frais, du temps et des activités, des compétences, des entretiens et des formations.

  • Avec ce logiciel disponible à partir de 1 € par mois, vous profitez d’une interface intuitive et simplifiée, mais aussi d’une assistance et accessibilité permanentes sur ordinateur et mobile, de la maintenance et mise à jour automatiques et de la sécurisation complète des données.

Skello

planning du personne excel
Source : capterra.fr

Adapté aux commerçants et petites entreprises, Skello intègre diverses fonctionnalités à savoir le planning, la communication en temps réel, le traitement automatique de la paie, un tableau de bord et une badgeuse pour suivre les arrivées et départs des salariés.

  • Il est vendu à partir de 89 € par mois et présente divers avantages à savoir la simplicité d’utilisation, l’adaptabilité à divers secteurs, la compatibilité avec plusieurs logiciels de paie, l’accessibilité multiplateforme et la sécurisation des données.

Pour aller plus loin

Outre les congés et absences, données cruciales de la répartition du travail dans l’entreprise, il existe de nombreuses autres fonctionnalités que des outils de planning du personnel peuvent vous faciliter au quotidien : gestion de la paie, des équipes, suivi du temps en ligne, et bien d’autres.

Retrouvez nos autres modèles Excel à télécharger gratuitement et à personnaliser pour vous mettre le pied à l’étrier dans d’autres domaines : diagramme de Gantt, burndown chart et budget prévisionnel !