5 Remote Working Statistics To Consider For 2021 Remote Work Policies

Remote working statistics from 2020 in australia

Despite COVID-19 bringing a year of immense disruption, technology like digital workplace software has meant many office-based businesses were able to survive. But as 2020 begins to wrap up, and a vaccine could be on the horizon, business leaders may be reconsidering their remote working policies.

To make this decision, it’s important to look at 2020 as a case study and ask: Is remote working effective? Are employees more productive under the watchful eye of managers?

Remote working statistics from 2020 in australia

To explore this topic, Capterra surveyed 1,400 Australian employees (from junior staff through to leadership teams and business owners) to ask how they would rate their productivity throughout the year.

Respondents were from a mixture of remote and non-remote-settings to allow us to explore differences in answersa full methodology is available at the bottom of this article. Read on to discover the five most important statistics for businesses to consider when building their flexible remote working policies for 2021.

5 remote working statistics from 2020

  1. Around two-thirds of Australian employees are working remotely

As of November (2021), 64% of employees working for a small or medium-sized business in Australia are working remotely full-time or part-time. This statistic is up from 57% since March 2020 (when the country originally went into a lockdown and Capterra first surveyed Australian employees about remote working circumstances).

remote employees 2020 in australia
Infographic 1: Remote working statistics in Australia for 2020.

While 21% of respondents said they have always been a remote worker, 43% were new to the concept this year.

How to apply this into a flexible work policy?

This year has proven that working with a distributed workforce is possible. As a result, it makes sense that many companies will be looking to relax their viewpoints toward remote working.

From a talent attraction and retainment perspective, a flexible work policy provides companies with a competitive edge. Capterra’s remote working survey found that 87% of employees would like to continue working remotely after the lockdown ends.

2. 78% of staff say they’re just as (or more) productive at home

At the beginning of the lockdown, employers were understandably nervous about transitioning to a remote working environment. Their biggest concerns and immediate priorities at the time included retaining staff and ensuring they could remain productive while working from home.

Fortunately, the majority of staff said they’ve been able to work well in a home-office environment. Just 4% of employees surveyed said they’re less productive since working from home, and only 1% said they’re struggling.

productivity levels Australia remote working
Infographic 2: Productivity levels of Australian employees since COVID-19

Taking aside the disruptions and distractions of the pandemic, Capterra was keen to understand which environment sets employees up for greater productivity. 38% of employees surveyed said they’re just as productive at home while 44% said they’re more productive at home. Combined, these figures indicate that working outside of the office has its benefits.

productivity levels remote vs home office
Infographic 3: Staff productivity levels at home vs the office

How to apply this to a flexible work policy

With the correct resources in place, staff can be productive in a digital environmentas proven this year. However, it’s important to note that around one in five staff members (18%) said they are less productive at home. The office may not be as critical to a business’s productivity levels as it was viewed at the start of this year, but it still has a place.

Instead of a one-size-fits-all approach to remote working, consider a more flexible arrangement that allows staff to flourish in all environments, at any given time. For example, by offering flexible working hours or allowing employees to work from home for a certain amount of days per week.

3. 31% of remote staff say they feel they could be less managed

Capterra asked remote and non-remote staff to put themselves on a scale with regards to how well they feel they’re managed. There was only a small minority of respondents feeling extremely unsupported or extremely micromanaged. The rest (88%) sat somewhere in the middle.

However, there were some key differences between the answers of remote vs non-remote respondents.

Management styles Australia
Infographic 4: Management styles in Australia

More than half (56%) of employees who are working in the office say they’re managed just right. This is slightly less for remote employees at 43%.

Remote employees are also more likely to feel their manager could loosen the reins. Around a third (31%) of them said they believe they could be ‘left more to their own devices,’ compared to just 20% of non-remote employees.

How to apply this to your remote work policy

As a manager, it’s your duty to ensure your team can work at peak productivity, but in a remote setting, it can be tricky to provide the right amount of support without interfering.

Unfortunately, there isn’t a one, set formula for getting this rightprimarily because every employee is different. However, if managers are worried about staff slipping into bad habits when out of the office, set some ground rules. Here are five examples:

  1. Get dressed before starting work
  2. Work from a desk or table (where possible)
  3. Remove distractions (where possible)
  4. Respond to messages within an hour
  5. Let your team know when you’re going on breaks.

Remote working policies provide an ideal opportunity for companies to establish how they expect staff to operate while working from home. By including these ground-rules, it instantly puts everyone on the same page.

4. 27% of remote staff feel very comfortable taking entitled breaks

Just over a quarter (27%) of remote staff said they’re very comfortable to take their entitled breaks; compared to more than a third (35%) of non-remote staff.

work life balance for staff in australia
Infographic 5: Work-life balance for remote vs non-remote staff in Australia

Additionally, there is a 10% decrease in remote staff feeling very comfortable to finish work at the end of their workday. This suggests that remote workers haven’t settled into a healthy work-life balance yet.

How to apply this to your remote work policy

Employers must keep an eye on how many hours their staff members are working to prevent issues, such as burnout. One way to monitor this is through time-tracking software. However, businesses should use their remote working policy to explain the reasons why they’ve chosen to use monitoring tools. Not doing so can negatively impact trust and lead to employees feeling policed rather than supported.

5. Use of employee monitoring tools increased by 15% during COVID-19

Since COVID-19 restrictions came in, 15% more business leaders within small and mid-sized businesses are using employee monitoring software. However, 44% said they were already using it.

Capterra asked business leaders and employees to give their stance on whether they believed employee monitoring software is generally positive or negative for businesses: 73% said it was positive. However, this number changes depending on whether the respondent is operating in the office or at home.

78% of remote leaders think employee monitoring tools are positive, compared to 51% of non-remote leaders.

employee monitoring tools impact on business
Infographic 6: Employee monitoring tools impact on business (business leaders)

Those in the office are also more likely to say the software has no impact on the business. This indicates that business leaders see less of a need for the software when operating in an office structure.

The employee perspective

In general, employees are significantly less enthusiastic about tracking tools in comparison to their leaders. However, similar to above, remote employees tended to see more value in employee monitoring tools than those who are office-based.

staff opinion employee monitoring tools impact on business
Infographic 7: Employee monitoring tools impact on business (employee perspective)

How to apply this to your remote work policy

The majority of employees said they feel employee monitoring could negatively impact the businesswhile the remaining few didn’t believe it would have any impact at all. With this in mind, business leaders should work to win the buy-in of employees to justify the use of tracking software. Otherwise, they risk amplifying anxiety and concerns.

Find the right balance when creating remote work policies

A large amount of successful remote working arrangements is founded on trust. However, establishing a remote working policy puts everyone on the same pagewhich should save you some headaches later on from discovering people have a different perception of what ‘flexible’ means.

If this your first flexible remote working policy, you may want to consider involving your staff in the conversation. Start by defining the type of arrangement that will enable your employees to thrive. For example, what tools do they need to be successful? With their perspective, you’re more likely to create a policy that keeps employees happy.

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Remote Working Statistics: Survey methodology:

Capterra ran a survey to highlight the most important remote work statistics from 2020, to allow companies to make better-informed decisions around remote working policies.

The survey ran during October 2020 and had 1,400 respondents take part. To qualify for this survey, respondents had to be employees of an Australian small or medium-sized business.

LGPD no RH: 45% das PMEs não informam sobre coleta de dados pessoais

lgpd rh

lgpd rh

Muito discutida no âmbito das relações entre consumidores e empresas, a nova lei de proteção de dados brasileira (LGPD), que entrou em vigor no último dia 17 de setembro, influenciará igualmente como os negócios lidam com os dados dos seus trabalhadores. Boas práticas no uso de softwares, como os de recursos humanos, por exemplo, também terão de ser adotadas. 

Diferentemente da lei europeia sobre a questão (a GDPR), que traz um artigo específico sobre o processamento de dados no âmbito laboral, a LGPD não trata especificamente do tema. 

O que não exclui as relações de trabalho do seu âmbito de aplicação, como destacam diversos juristas e especialistas na legislação

O que é a LGPD?

Segundo a lei, controladores, pessoas físicas ou empresas que tratam os dados para fins próprios, e operadores, que realizam o tratamento de dados pessoais em benefício de outra empresa, terão de seguir uma série de controles na hora de coletá-los e tratá-los para garantir a segurança da informação dos titulares. 

Neste post, o consultor e colaborador do Capterra Pedro Leal Fonseca, especialista na área de tecnologia, explica os principais pontos técnicos da LGPD. Entre eles, o quem é quem da lei (titulares, controladores e operadores dos dados) e como deverá agir cada um desses atores.

Por esse motivo, o Capterra entrevistou 515 trabalhadores de pequenas e médias empresas (PMEs) de todo o país para saber se seus locais de trabalho estão atentos às mudanças trazidas pelas LGPD. Os entrevistados não podiam estar diretamente envolvidos na gestão de dados pessoais dos trabalhadores (veja a metodologia completa no final de texto).

Confira abaixo os principais dados da pesquisa e questões relacionadas ao tema a que sua empresa precisa estar atenta.  

LGPD no RH: quase metade dos trabalhadores não recebem informações sobre seus dados

Segundo o estudo, quase metade (45%) dos entrevistados afirmam que sua empresa não os mantém informados sobre a coleta e o tratamento dos seus dados pessoais.

Um número considerável de entrevistados (13%) afirmam que passaram a receber informações sobre o tema depois da aprovação da nova lei. 

O dado pode indicar um aumento da preocupação dos empresários com a questão da privacidade dos dados dos seus funcionários, possivelmente sob a influência das recentes discussões ao redor da LGPD.

Vale lembrar que em março, apenas seis meses antes do início da vigência do texto, um quarto das PMEs afirmavam nem sequer conhecer a LGPD, segundo outro levantamento do Capterra.

lgpd funcionários informam

Maioria dos trabalhadores confia na gestão de dados da sua empresa

Ainda que um número significativo de trabalhadores não tenha informações sobre o tratamento dos seus dados, oito de cada dez entrevistados (82%) pelo Capterra creem que suas empresas armazenam e manipulam seus dados de forma segura.

O dado se reflete em um baixo interesse dos trabalhadores em consultar seus superiores sobre questões relacionadas ao tema. 

Do total de entrevistados, somente 15% afirmam ter solicitado informações relacionadas aos seus dados pessoais antes da entrada em vigor da LGPD e apenas 9% afirmam tê-lo feito depois do dia 17 de setembro deste ano.

O interesse dos trabalhadores sobe, no entanto, nas empresas mais preocupadas com a privacidade (veja gráfico abaixo). 

Entre aqueles negócios que mantêm os funcionários informados sobre a questão, 22% dos trabalhadores dizem ter solicitado algum tipo de informação sobre seus dados antes da vigência da LGPD e 15% depois do início da sua entrada em vigor. 

Nos negócios que não informam sua equipe sobre o tema, as porcentagens caem para 7% e 3% respectivamente.

lgpd rh buscam dados

Com relação à confiança na gestão de dados das empresas, é possível observar índices semelhantes tanto entre os trabalhadores que buscam informações sobre o tema com os superiores como entre os que não o fazem (veja gráfico abaixo).

O dado pode indicar um número alto de funcionários que apoiam a estratégia de privacidade da empresa sem conhecê-la em profundidade.

lgpd funcionários confiança

Trabalhadores temem que dados sejam acessados sem sua autorização

Ainda que 55% dos entrevistados afirmem que suas empresas os mantêm informados sobre a manipulação das suas informações pessoais e 82% confiem na gestão de dados que elas aplicam, o medo a possíveis vazamentos  é uma realidade. 

Segundo o estudo, 68% dizem que sua maior preocupação com respeito ao armazenamento e à manipulação das suas informações é que elas sejam acessadas sem o seu consentimento; 62% temem que elas sejam compartilhadas sem a sua autorização.

preocupações lei de proteção de dados pessoal

Como destacam especialistas, são diversas as ocasiões em que os empregadores se deparam com situações em que devem coletar e tratar os dados fornecidos pelos empregados nas diferentes fases da relação trabalhista, seja antes da contratação, durante o contrato ou após a sua finalização. 

Abaixo, destacamos algumas dessas situações e mostramos como a tecnologia pode ser uma aliada para evitar contratempos:

Fase pré-contratual

Trata-se do momento em que a empresa estabelece os primeiros contatos com aquele que poderá ser seu futuro funcionário. 

Nessa etapa de seleção, são coletados dados de identificação, currículo, cartas de recomendação, referências, etc.  

Como podemos observar, ainda que nenhum contrato tenha sido assinado, é grande a quantidade de informação que o candidato precisa fornecer à empresa antes da sua potencial admissão.

Utilize a tecnologia a seu favor

Certifique-se de que sua ferramenta de recrutamento e seleção esteja adaptada (ou em vias de adaptar-se) à nova norma. 

Se você ainda não adota uma ferramenta do tipo, esse pode ser o momento mais adequado, já que as ferramentas já adaptadas à LGPD lhe ajudarão a evitar deslizes na manipulação dos dados dos candidatos. Antes de buscar soluções e de fechar qualquer compra, garanta que os softwares que você está analisando estejam em conformidade com a lei.

Fase contratual 

Trata-se do momento em que já foi estabelecido o vínculo empregatício entre empresa e trabalhador. 

Nessa etapa são coletados a maioria dos dados, como os bancários (para pagamento de salários), aqueles relativos à saúde (como exames ocupacionais e atestados médicos) e outros, como filiação sindical.

Aqui cabe a máxima atenção, já que alguns dos dados fornecidos pelos funcionários podem ser considerados sensíveis e exigem cuidados especiais por parte da empresa, que passa a ser a controladora, de acordo com a LGPD.

Utilize a tecnologia a seu favor

Softwares de recursos humanos podem ajudá-lo a manter toda a informação dos seus funcionários em um só lugar e de maneira organizada. A simples perda de um documento, por exemplo, pode ser evitada com a adoção de plataformas do tipo.  

lei de proteção de dados areas empresa

Fase pós-contratual

Trata-se do momento da rescisão do contrato com o funcionário. 

Aqui, a empresa precisa estar atenta principalmente a questões ligadas ao armazenamento dos dados para questões relacionadas a eventuais ações trabalhistas e que por lei devem ser mantidos pela empresa após o desligamento do funcionário por diferentes períodos de tempo.

Utilize a tecnologia a seu favor

Além dos já mencionados softwares de recursos humanos, os sistemas de gestão de documentos podem ser grandes aliados das empresas na hora de manter bem arquivadas as informações de todos os funcionários, inclusive daqueles que deixaram a empresa.

LGPD e funcionários: questão está no centro das atenções

A maioria dos trabalhadores das PMEs entrevistados pelo Capterra não conhece (61%) ou não tem certeza (16%) se sabe o que é a LGPD.

Isso não impede que a imensa maioria (95%) considere importante a aprovação de um lei para proteger os dados dos cidadãos. 

Trata-se de números semelhantes observados em pesquisa sobre a LGPD feita pelo Capterra com a população em geral

De acordo com o estudo, 68% dos entrevistados afirmam que pretendem iniciar ou aumentar as consultas referentes aos seus dados pessoais no trabalho levando em conta que há uma nova lei tratando do tema. 

Dados que mostram a importância de os negócios não perderem tempo no processo de conformidade com a lei.

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Para reunir os dados presentes neste estudo, o Capterra realizou um levantamento online entre os dias 2 e 15 de outubro em que ouviu 515 trabalhadores de empresas com entre 1 e 250 funcionários de todas as regiões do país e de diferentes setores de atuação. Os entrevistados não podiam estar envolvidos na gestão de dados pessoais dos trabalhadores das suas empresas. Para a parte referentes aos consumidores, foram 531 entrevistados com entre 18 anos e 65, de diferentes faixas de renda (até 1 salário mínimo, de 1 a 3, de 3 a 7, de 7 a 15, de 15 a 20 e mais de 20) e de todas as regiões do país. Os entrevistados eram trabalhadores em tempo integral ou parcial, freelancers/autônomos, estudantes em tempo integral, aposentados ou pessoas que perderam o emprego durante a crise. Os resultados são representativos da pesquisa, mas não necessariamente da população como um todo.

Nota: Este documento, embora tenha a intenção de informar nossos clientes sobre os atuais desafios de privacidade e segurança de dados experimentados pelas empresas de TI no mercado global, não se destina, de forma alguma, a fornecer aconselhamento jurídico ou endossar um plano de ação específico. Para obter conselhos sobre sua situação específica, consulte seu consultor jurídico.

De 7 beste platforms voor het opzetten van jouw online community

Beste 7 online community software

Wat leeft er onder jouw klanten, leden of medewerkers? Je zou je graag wat meer bij je klanten of partners willen betrekken, ze een ruimte willen geven om als groep of netwerk met elkaar in contact te komen en kennis met elkaar te delen. Zeker in deze coronatijd groeit de behoefte naar contact met ‘peers’. en zoek je als organisatie manieren om de band met relaties levend te houden. Social media is een optie, maar een online community platform kan hiervoor wellicht een betere tool zijn.

Beste 7 online community software

Wat is community software?

Community software stelt organisaties in staat contact te maken met hun klanten of partners door een ruimte te creëren voor het delen van ideeën, het verzamelen van meningen, het opslaan van vraag- en antwoordgegevens en interactie met andere klanten en bedrijfsvertegenwoordigers.

Voordelen van je eigen online community

Jij hebt je eigen doelgroep en wilt die graag op een plek bij elkaar brengen die past bij jouw organisatie en doelgroep.

Community software kun je beschouwen als sociale media specifiek voor jouw organisatie. Een ontmoetingsplek voor je klanten, leden of partners onderling, en een bron van informatie voor jouw organisatie; ‘brand to user’ en ‘peer to peer’.

Een aantal voordelen van community software op een rijtje:

  • Fully branded: je kunt het platform de “look and feel” geven van jouw organisatie.
  • Kies de functionaliteiten die het best bij jouw klanten, producten en organisatie passen.
  • Alle content op één platform: website, forum, tools, data, handleidingen, video’s, afbeeldingen et cetera.
  • Versterk de betrokkenheid van de klant door klanten informatie te laten uitwisselen in een forum.
  • Controle over ­­de data: an­alyse tools maken inzichtelijk wat er leeft binnen jouw klantenkring.
  • Mogelijkheden tot het genereren van inkomsten.

Top 7 online community software

Elke gemeenschap is anders en misschien vind je wel andere opties die beter passen bij jouw specifieke gemeenschap. Maar dit zijn de 7 platforms die gebruikers het best beoordelen op Capterra (van een totaal van 157 tools). Onder best beoordeeld worden alle tools met een sterrenscore van minimaal 4,4 op 5 en minimaal 60 reviews bedoeld. De lijst staat in alfabetische volgorde en de volledige methodologie staat onderaan het artikel.

Top online community platforms

Brilliant Directories

Gebruikers geven deze tool de volgende scores op een maximaal van 5 sterren:

Totaal aantal reviews: 563

sterrenscore reviewsTotaalscore: 4,7
Gebruiksgemak: 4,5
Klantenservice: 4,8
Functies: 4,6

opzetten gemeenschap met platform Brilliant directories
Organiseer evenementen voor jouw klanten via de community in Brilliant Directories (bron)

Een alles-in-één oplossing geschikt voor zowel verenigingen als clubs, non-profit organisaties, B2C en B2B. Met drag-and-drop kan de community snel worden opgezet. Bevat onder andere ledenadministratie, betaalmogelijkheden en een website builder.

Voor en nadelen volgens gebruikers

Gebruikers zijn zeer tevreden over de uitgebreide functionaliteiten en mogelijkheden van het platform. Ook de servicedesk laat niets te wensen over.

Als minpunt noemen gebruikers de (te) extensieve instructievideo’s welke niet altijd aangepast zijn aan de meest recente software releases.

Prijs vanaf $145 per maand voor het volledige pakket.

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Higher Logic Online Community

Gebruikers geven deze tool de volgende scores op een maximaal van 5 sterren:

Totaal aantal reviews: 93

sterrenscore reviews

Totaalscore: 4,4
Gebruiksgemak: 4,1
Klantenservice: 4,1
Functies: 4,2

Klantenbinding via een community pagina in Higher Logic.

Klantenbinding via een community pagina in Higher Logic (bron)Higher Logic Online Community richt zich op het bedrijfsleven: verbeteren van de customer service, experience en engagement. Het platform verwerkt ruim 2,4 miljard community interacties per jaar en biedt ondersteuning bij het opzetten van de community en migratie van data. Meer dan 40 integratiemogelijkheden met andere zakelijke softwaresystemen.

Voor en nadelen volgens gebruikers

Gebruikers vinden het vrij gemakkelijk te implementeren en ook de eenvoud van het customizen van pagina’s is een pluspunt. Er is een zeer actieve Higher Logic User Group (HUG).

Nadeel is dat het platform geen meerdere talen ondersteunt.

Prijs is op aanvraag bij de leverancier.

Meer informatie


Gebruikers geven deze tool de volgende scores op een maximaal van 5 sterren:

Totaal aantal reviews: 222

sterrenscore reviewsTotaalscore: 4,7
Gebruiksgemak: 4,5
Klantenservice: 4,8
Functies: 4,5

kennis delen in online gemeenschap Influitive
Customer engagement: uitdagingen voltooien bij Influitive (bron)

Influitive zet in op customer advocacy. Klanten kunnen meedoen aan uitdagingen en een bonus krijgen als de uitdaging voltooid is. De filosofie is om niet enkel klanten, maar ook personeel actief te betrekken in de community. Zo kan de community een smeltkroes worden van innovatieve ideeën. Influitive mag bedrijven als IBM, Oracle en Cisco tot haar klantenkring rekenen.

Voor en nadelen volgens gebruikers

Gebruikers van het platform zijn zeer tevreden over het gebruikersgemak en de service desk. Gebruikers zijn het minst tevreden over de rapporteringsmodule.

De prijs is op aanvraag bij de leverancier.

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Glue Up

Gebruikers geven deze tool de volgende scores op een maximaal van 5 sterren:

Totaal aantal reviews: 73

sterrenscore reviewsTotaalscore: 4,6
Gebruiksgemak: 4,5
Klantenservice: 4,7
Functies: 4,4

Bijhouden activiteit gebruikers community
Voorbeeld van het rapportage dashboard van Glue UP (bron)

Glue Up is is meer dan 50 landen over de hele wereld aanwezig. De spil van de Community Management Suite van Glue Up is een CRM module die integreert met de modules voor community, email en nieuwsbrieven en een module voor facturatie en betalen. Glue Up kan onder andere gekoppeld worden met Salesforce en Zoom en er zijn nog vele andere mogelijkheden.

Voor en nadelen volgens gebruikers

Klanten zijn zeer tevreden over de eenvoud van het opzetten en gebruik. De evenementpagina’s worden vaak geprezen.

Gebruikers melden dat de facturatie- en betalingsfunctionaliteiten niet geheel naar wens zijn.

De prijzen zijn op aanvraag bij de leverancier.

Meer informatie


Gebruikers geven deze tool de volgende scores op een maximaal van 5 sterren:

Totaal aantal reviews: 65

sterrenscore reviewsTotaalscore: 4,7
Gebruiksgemak: 4,8
Klantenservice: 4,8
Functies: 4,5

vragen en antwoord in gemeenschap op Tribe
Vraag & antwoord, advies of aanbevelingen onder leden van een gemeenschap op Tribe (bron)

Het cloudgebaseerde communityplatform Tribe is een no-code platform en dus volledig aanpasbaar. Bedrijven als Decathlon en Google Educators Group gebruiken het. Tribe is een white label platform. Gebruikers kunnen er volgen, vragen stellen, discussies en polls starten, stemmen, opmerkingen plaatsen en verschillende soorten content delen.

Voor en nadelen volgens gebruikers

De mogelijkheden voor maatwerk, de grote verscheidenheid aan features en gebruiksvriendelijkheid wordt door vele gebruikers geroemd.

Een minpunt is dat voor totale integratie van de community in de look en feel van de onderneming wel technische it-kennis nodig is.

Tribe heeft een gratis versie en een 14-daagse proefperiode voor de betaalde versies, welke verkrijgbaar zijn vanaf $85 per maand.

Meer informatie

Website Toolbox

Gebruikers geven deze tool de volgende scores op een maximaal van 5 sterren:

Totaal aantal reviews: 104

sterrenscore reviewsTotaalscore: 4,5
Gebruiksgemak: 4,4
Klantenservice: 4,5
Functies: 4,2

Forums en dsicussiegroepen op Website toolbox
Forums en discussiegroepen op Website Toolbox (bron)

Dit is ook een no-code platform voor het creëren van een forum dat gemakkelijk in een website geëmbed kan worden. Website Toolbox mag onder andere Samsung, Whirlpool en Greyhound tot haar klanten rekenen. Het platform bedient ruim 50.000 forums wereldwijd. Het platform is eenvoudig te personaliseren met je eigen logo, kleuren en opmaak.

Voor en nadelen volgens gebruikers

De klantenservice, prijs en het gebruiksgemak worden door gebruikers als pluspunten aangemerkt.

Gebruikers missen echter een app-versie.

Website Toolbox heb je vanaf $39 per maand.

Meer informatie


Gebruikers geven deze tool de volgende scores op een maximaal van 5 sterren:

Totaal aantal reviews: 62

sterrenscore reviewsTotaalscore: 4,4
Gebruiksgemak: 4,3
Klantenservice: 4,8
Functies: 4,2


Forums opzetten met online community platform vanilla
Productinformatie beschikbaar via de community pages (bron)

Vanilla heeft 2 versies: een business versie met uitgebreide functionaliteiten als SaaS-oplossing (met meer dan 3 miljard discussies per jaar) en een open source versie, on-premise en geschikt voor kleine ondernemingen. De open source versie heeft enkel ondersteuning van de open source community. De business versie integreert met vele applicaties, waaronder Salesforce, Zendesk en Mailchimp.

Voor en nadelen volgens gebruikers

Gebruikers zijn zeer tevreden over de intuïtieve interface en beschikbare templates.

Minpunt is dat de beschikbare API niet alle gewenste functionaliteit biedt.

Prijs is op aanvraag.

Meer informatie

Wil je meer weten? Bekijk dan onze online catalogus met een uitgebreid aanbod aan community software.


Om deze top 7 te maken hebben we 157 community software producten geanalyseerd op Capterra. Hieruit hebben we de top 5 producten gekozen op basis van de volgende criteria:

  • Het product voldoet aan de volgende definitie van community software: Community software stelt bedrijven in staat contact te maken met hun klanten door het creëren van een ruimte voor het delen van ideeën, het verzamelen van meningen, het opslaan van vraag- en antwoordgegevens en interactie met andere klanten en bedrijfsvertegenwoordigers.
  • Het product heeft functionaliteit voor discussieforums en groepenbeheer.
  • Het product heeft een gebruikersbeoordeling van minimaal 4,4 sterren.
  • Het product heeft ten minste 60 reviews waarvan de laatste 10 niet ouder zijn dan van april 2019.

Diversidade nas empresas: veja vantagens e como aplicar a tecnologia para promovê-la

diversidade nas empresas

diversidade nas empresas

Em setembro passado, o Magazine Luiza lançou um programa de trainee focado em pessoas negras. A decisão “quebrou a internet” para o bem e para o mal; houve quem comemorasse o feito e, ao mesmo tempo, também quem criticasse a iniciativa. Foi um catalisador para o tema da diversidade nas empresas voltar à pauta. 

A ação tinha um propósito maior: equalizar oportunidades. Isso porque a gigante do varejo identificou que 53% do seu quadro de funcionários estava formado por pessoas negras, mas apenas 16% eram líderes.

Em entrevista à revista Época Negócios, a diretora-executiva de gestão de pessoas do Magazine Luiza, Patrícia Pugas, afirmou que essa era uma das iniciativas para resolver a baixa representatividade de negros na liderança da empresa.

Entretanto, essa baixa representatividade não é um caso isolado da gigante do varejo. Uma pesquisa da consultoria Talenses com o Insper aponta que há apenas 5% de profissionais negros na presidência de organizações do Brasil. E estes números alarmantes também se estendem para outros grupos sub-representados: LGBTQIA+, mulheres, pessoas com deficiência (PCD), entre outros.

Diversidade e inclusão (D&I) se tornou uma pauta importante no meio empresarial. Além de ser uma maneira de promover a justiça social, a D&I permite que a empresa crie mais impacto e tome decisões pensando em públicos mais amplos.

“Permanecerão competitivas e relevantes no futuro as empresas e marcas que conseguirem se adequar ao novo paradigma”, explica Pri Bertucci, CEO da consultoria [DIVERSITY BBOX].

Segundo ele, a falta de transparência e de um posicionamento que vá de encontro com os avanços sociais tem consequências graves para empresas, “como os ‘cancelamentos’ que temos presenciado ultimamente e até mesmo o boicote de fato por parte do público”.

Embora o assunto esteja um pouco mais consolidado em multinacionais, o tema começa a ser empregado nas pequenas e médias empresas (PMEs) também. Como se trata de empresas com estruturas menores, a tecnologia pode exercer um papel fundamental para garantir a D&I.

Diversidade nas empresas: como trabalhar a equidade e a representatividade 

O caminho para promover diversidade e inclusão não é simples, já que requer  muito esforço corporativo.

A primeira ação que as empresas podem tomar é analisar aspectos demográficos do quadro de funcionários e fazer um diagnóstico a partir deles.  Esta análise pode ser realizada por meio de um conceito chamado people analytics.

O que é people analytics? 

O people analytics emprega a análise de dados à gestão de pessoas. No caso da da promoção da diversidade nas empresas, esta análise pode ser realizada por meio da identificação de perfis étnicos, diversidade de gênero e idade dos funcionários, e também pode servir para checar remunerações e se elas estão sendo igualitárias.

Com o uso de ferramentas de BI, transforma-se os dados disponíveis no setor de recursos humanos em insumos para entender o quadro atual da empresa e, em seguida, tomar ações.

Outro passo importante é se conectar a especialistas e protagonistas da diversidade. 

“Com eles, vamos aprender a transformar nossa empresa em um espaço seguro para que nossos colaboradores possam se manifestar, com liberdade, para ser quem eles são”, defende Ronaldo Ferreira, da Agência um.a, destaque no Fórum Diversidade Exame por promover iniciativas de inclusão. 

“Isso tudo é possível quando provamos que a soma das diferenças oferece abundância de soluções para a empresa e para os colaboradores.”

Também é importante que as lideranças estejam engajadas na mudança e na promoção da D&I. Quando o exemplo vem de cargos mais altos, as pessoas também acabam se inspirando pela forma de conduzir dos seus gestores e líderes.

Diversidade e inclusão no recursos humanos (e como a tecnologia pode colaborar)

Abaixo selecionamos as principais áreas em que a tecnologia pode ajudar na promoção da diversidade nas empresas.

Aquisição de talentos

Se o objetivo é construir equipes diversas, a aquisição de talentos é a porta de entrada nas estratégias de D&I. Para isso, é necessário que o RH, especialmente o time de recrutamento, esteja bastante sensibilizado sobre a importância de construir uma equipe diversa.

No entanto, é muito importante ter em mente que, por mais que o recrutamento pareça objetivo, há uma característica que muitas vezes barra as contratações inclusivas: trata-se do viés inconsciente, ou seja, as manifestações preconceituosas que aparecem de maneira oculta.

Contratar funcionários para uma vaga apenas levando em conta a sua universidade, pelo seu prestígio, ou então favorecer um homem em uma vaga porque se assume que, pela idade de uma mulher que concorre à mesma posição, ela poderá engravidar em breve são exemplos de vieses inconscientes que impedem a manifestação da diversidade.

Outro problema são as exigências das vagas, que acabam impedindo a atração de determinados talentos. Atualmente, diversas empresas, empenhadas na inclusão socioeconômica, estão eliminado o inglês como exigência para determinadas vagas, por exemplo.

Como a tecnologia pode ajudar

No mercado, existem softwares de recrutamento que dão a possibilidade de omitir algumas informações, como gênero, idade e outros dados pessoais, na análise do currículo. Essa prática é chamada de seleção às cegas. Além de omitir dados pessoais e assim eliminar vieses na contratação, algumas dessas ferramentas permitem realizar entrevistas por vídeo sem que a imagem da pessoa seja identificável.

A startup Movile foi uma das empresas que tomou atitude semelhante. Em um processo de seleção de estagiários e trainees, a promoveu o envio de vídeos para que as pessoas contassem experiências pessoais, distorcendo as imagens para ocultar a identidade das pessoas. 


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Retenção de profissionais

Empresas que trabalham a retenção de talentos já entenderam que é sempre benéfico quando os profissionais passem mais tempo nela. Afinal, altos índices de rotatividade geram custos às empresas, não apenas em dinheiro, mas também em tempo, além de afetar a imagem da marca.

Valores como identificação com a cultura são imprescindíveis para a permanência de um profissional em um ambiente de trabalho. No entanto, para muitas pessoas, o meio corporativo pode ser sinônimo de desgaste físico, mental e emocional, especialmente quando não se respeita a diversidade.

Um exemplo está nesta pesquisa da OutNow, que aponta que 68% dos empregados gays e lésbicas já ouviram comentários preconceituosos, disfarçados de piada, nas organizações em que atuam. Para evitar que este comportamento seja uma prática viva na empresa, é necessário trabalhar fatores que engajam colaboradores, como construir um ambiente em que as pessoas se sintam à vontade. 

Um ambiente torna-se seguro quando se cria opções de ouvidoria para que as pessoas possam alertar sobre comportamentos inadequados e preconceituosos. Além de promover cursos focados em áreas corporativas, também é importante que existam cursos relacionados à maneira de se comportar e pensar na diversidade.

Como a tecnologia pode ajudar:

Há ferramentas que se tornam canais de ouvidoria para que a pessoa possa falar da sua experiência ou fazer denúncias. Os chatbots podem servir para esta função, por exemplo.

Além disso, há plataformas de gestão de desempenho que ajudam as empresas a melhorarem sua cultura organizacional. Este tipo de ferramenta oferece a possibilidade de se criar uma cultura de feedback entre colaboradores ou líderes e liderados. Com isso, abre-se caminho para discussão do que pode melhorar.

Há ainda ferramentas de RH que permitem pesquisa de clima organizacional, em que pode se conhecer as impressões dos trabalhadores e como os eles estão se sentindo, além de fazer um diagnóstico dos pontos de atenção na sua empresa.

Desenvolvimento pessoal

Empresas devem dar insumos aos seus funcionários para que eles não apenas estejam engajados mas possam evoluir profissionalmente em suas habilidades e características.

Muitos treinamentos também podem estar associados à cultura organizacional para as pessoas aperfeiçoarem as aptidões em sintonia com a cultura da empresa. Desenvolva uma agenda da diversidade, com apresentações, workshops e treinamentos que valorizem a diversidade e o engajamento de toda a companhia.

O Google é uma das empresas que possui grupos de afinidade. Desde 2014, o comitê Afrogooglers estimula o aumento do número de negros na companhia e também cria ações de conscientização e parceria com outras entidades e empresas que também apoiam a inclusão racial.

Segundo Christiane Silva Pinto, gerente de marketing da companhia e criadora do Afrogooglers, a preocupação com a diversidade se estendeu para outras áreas, como o marketing, que entendeu que era necessário fazer campanhas que refletissem a população brasileira.

Como a tecnologia pode ajudar

Na criação de planos de formação e desenvolvimento para funcionários, use ferramentas de treinamento que permitam desenhar caminhos formativos.

Estes softwares permitem centralizar em um mesmo espaço todos os cursos de recursos humanos. Por meio de entrevistas, podem detectar necessidades de formação. Também podem verificar o engajamento dos funcionários em cursos de formação.


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Não deixe tudo na mão da tecnologia

É preciso ter em mente que depender apenas da tecnologia não é uma boa ideia. Embora o uso da tecnologia seja uma mão na roda para a diversidade, o tiro pode sair pela culatra. Um dos exemplos mais intrigantes de uso de tecnologia nos recursos humanos é o da Amazon.

Na tentativa de utilizar inteligência artificial para aumentar a contratação sem vieses, a empresa acabou priorizando os currículos masculinos. E por que isso aconteceu? Porque a tecnologia foi treinada para selecionar talentos com base nos currículos recebidos nos últimos 10 anos, que em sua maioria eram de homens.

“A gente costuma dizer na Mais Diversidade que por trás de um algoritmo inclusivo há, necessariamente, um programador inclusivo. E o oposto também! Por isso é tão importante que a organização considere que essa programação passe por um olhar de diversidade e inclusão”, comenta Thiago Roveri, consultor de diversidade na Mais Diversidade.

“Numa perspectiva racional, é muito mais fácil corrigir um software ou uma programação do que livrar seres humanos dos seus vieses, mas é fundamental considerar quem está por trás desse software.”

Buscas softwares de recrutamento e seleção? Confira nosso catálogo!


59% Of Aussie SME Business Leaders use Employee Monitoring Software

employee monitoring statistics

When Australia first went into a lockdown in March 2020, it was unclear how businesses would cope. To many, working from home full-time was a brand new concept. One key area of concern was how administrators and supervisors would manage their staff without being under the same roof.

employee monitoring statistics

In this article, we explore how using tracking and surveillance software plays an important role in the relationships between employers and their managers. 

But first, let’s go over some of the basics of what employee monitoring is, and the rules around what businesses can and can’t track. 

What is employee monitoring? 

Employee monitoring is the process by which a business tracks its staff’s work activities. Through software, companies can measure elements such as productivity, efficiency, and security. This data gives them a greater understanding of areas where they’re thriving as well as the ones which require attention.

An employee monitoring system also looks at how staff engage with individual and corporate goals. On top of that, it covers some basic HR (human resource) aspects, like tracking attendance and sick days.

Is employee monitoring legal in Australia?

Yes, employee monitoring is legal in Australia. However, the law permits that employers can’t do so without informing their staff. There are some exceptions to the rule—but this is rare and to do so would require a “covert surveillance authority” from a Magistrate

In most cases, however, employers must inform staff members that tracking or surveillance software has been installed or activated on their work devices within 14 days of doing so. This includes the tracking of:

  • User activity: Computer monitoring, internet access, time-tracking, web browsing. 
  • Active vs idle time: Mouse movements, keystroke logging (the action of recording the keys struck on a keyboard), login/log out time.
  • Attendance: Login/log out time, active/idle time, attendance, sick days.
  • Workspaces: Using webcams & video surveillance to take time-lapse photos or screenshots.
  • Audio conversations: Phone use.
  • Digital communications: Emails, instant chat, video conference.
  • Social media: Personal account use.
  • Location: Vehicle & GPS tracking.
  • Time management: Total time spent on individual tasks, time spent on projects, work calendar.
  • Workload management: Action lists, work schedule, goal metrics & KPIs (key performance indicators.)
  • Health & fitness: Wearable technologies to track physical wellbeing.

It’s important that employers explain exactly what they’re monitoring, and in a way that is easy to understand. For some areas, such as tracking staff’s internet and social media activities, employers should create clear policies to help increase awareness.

The current state of employee tracking in Australian SMEs

Many small and medium-sized businesses in Australia leapt forward in terms of digital transformation in 2020. Part of this was learning how to operate digitally with a distributed workforce and remote working software.

Capterra wanted to understand how the transition to remote work had impacted work relationships within Australian SMEs. We surveyed 1,400 Australian professionals about managerial relationships within their business; 20% of responses came from business and department leaders. *To see a detailed methodology of the survey, skip to the bottom of this article. 

Key employee monitoring statistics

1. 59% of business leaders surveyed use tools to monitor their employees

While the majority (59%) of business leaders said they use an employee monitoring software, only 15% said they introduced the software after COVID-19 restrictions came in. This suggests that businesses saw employee monitoring software as a valuable business asset before companies began operating remotely full-time. 

Tracking computer activity is the most common forms of surveillance

Monitoring staff’s computer activity, such as internet access, time-tracking and web browsing, is the most common employee monitoring solution. 

employee monitoring purposes
Infographic 1: Most common forms of employee monitoring

In recent years, wearable technologies (such as smartwatches and fitness-tracking bands) have made their way into the workplace. The idea is to promote healthier lifestyle choices and improve health. In turn, this should improve employee productivity, because according to Corporate Wellness Magazine, ‘a healthy employee is more likely to be productive than an unhealthy one.’ 

Despite this, only 14% of business leaders are following this trend, with health & fitness tracking proving to be the least popular form of surveillance. 

2. 73% of leaders believe tracking software has a positive impact on their business

Almost three quarters (73%) of business leaders from the survey said that they had seen some positive impacts of using employee monitoring software. 

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Infographic 2: Ways business leaders say tracking tools benefit their business

Around a quarter (24%) of business leaders also referenced the benefit of having greater visibility over HR issues, like workplace bullying or harassment.

Increased business security was another benefit noted by 28% of leaders surveyed. Given the potential threats of cybercrime (of which SMEs are the biggest target), there is a genuine need for businesses to keep a close eye on whether staff are following security measures. Activity monitoring also enables companies to protect themselves against insider threats (like data breaches) and track how employees store sensitive data.

More than three quarters (79%) of business owners who use employee tracking software say they plan to continue investing in it. 

3. 54% of employees believe tracking software can have a negative impact

Staff aren’t as enthusiastic as their leaders and management team are about tracking software. Just 28% of employees surveyed said it has a positive impact while 54% said the opposite. 

Employees are mostly indifferent or comfortable with tracking software

In general, 18% of the employees surveyed are indifferent about being monitored via software. This trend was evident across almost all areas of employee monitoring.

comfortability employee monitoring
Infographic 3: Employees rate their comfortability levels towards monitoring software

4. Deflated morale, increased stress, and work-life balance is a concern

Even though employees weren’t objecting to the use of their manager using software to track them, they did flag some concerns:

Employee morale

46% of respondents said knowing they’re being monitored (actually or hypothetically) would have no impact on how hard they work. In terms of motivation, 39% said it had or would have no impact. However, despite this, 42% of respondents expressed a concern around employee monitoring hurting trust levels within the business. Similarly, 44% of respondents said the software deflates morale.

Increased stress

There were also some important differences in behaviour from the respondents who said they are tracked versus those that aren’t:

  • 37% of employees who aren’t monitored through software say they feel very comfortable to take their entitled breaks 
  • 26% of employees who are tracked said the same. 

Overall, 46% of respondents said they feel concerned about the software contributing to increased stress from staff.

Prolonged pressure to work outside of contract hours

Employees who are monitored are also less comfortable ending their workday—28% of employees who are tracked said they’re very comfortable with leaving at the end of the day. However, this is less than unmonitored employees, 38% of respondents from this demographic said the same.

This feeling of being watched may put undue pressure on staff and create a culture of poor work-life balance. To avoid this, employers must actively keep an eye on their staff’s working hours to prevent further issues, like staff burnout. 

Ironically, using monitoring tools (such as time tracking software) is one way to learn how much work employees can achieve within their contracted hours. However, it’s important that managers explain the purpose behind the software usage.

How employers can get staff on board with tracking tools

The survey highlights that business leaders may be using employee monitoring software with good intentions, but there is a clear elephant in the room: Employees don’t like it.

While the survey demonstrated that most employees aren’t putting up any form of resistance towards being tracked via software—they don’t necessarily see the value in it. This is where employers could do more to get their staff’s buy-in. Providing greater insight into how software is beneficial to employees may relieve some anxiety and lead to greater acceptance. 

Looking for employee monitoring software? Check out our catalogue.

Survey methodology: Employee Monitoring Survey 2020 Australia, 09/11/2020.

Capterra conducted this survey in October 2020 of 1,400 respondents to learn more about how employee monitoring software affects the relationships between managers and employees. To qualify for this survey, respondents had to be employees of an Australian small or medium-sized business. 

Cómo aprovechar al máximo la adopción y uso de nuevo software en 3 pasos

Adopción y uso de nuevo software en 3 pasos

Adopción y uso de nuevo software en 3 pasos

Segmenta a los empleados para conocer quiénes necesitan más ayuda en la adopción y uso de nuevo software para formarlos de manera efectiva

Tu nuevo software solo es útil si tus empleados lo usan de forma correcta. No importa si es una herramienta BI, un software para inventarios o un programa para diseñar apps, los usuarios deben seguir los flujos de trabajo, completar los campos importantes, etiquetar a los compañeros de trabajo implicados, entre otros. De lo contrario, no aprovecharán el sistema al máximo.

Por eso es fundamental seguir tres pasos que ayuden a comprender los mayores desafíos que tienen los usuarios con el software existente, identificar a los usuarios más y menos eficientes, y abordar cualquier otro problema que tengan para poder utilizar correctamente el nuevo software.

Puedes aprovechar la experiencia de Gartner. Te ofreceremos acciones recomendadas que puedes poner en marcha ahora mismo para asegurarte de que tus empleados utilicen correctamente el nuevo software.

Nuestras recomendaciones:

  1.   Recopila los comentarios de los usuarios lo antes posible
  2.   Identifica a los usuarios expertos frente a los que necesitan ayuda
  3.   Resuelve las barreras que les dificultan la adopción de software

Recopila los comentarios de los usuarios lo antes posible

Muchas veces, los líderes de las empresas toman decisiones sobre el software y la tecnología con sus compañeros sin tener en cuenta las opiniones de las personas que realmente utilizan el sistema en su día a día.

Sin embargo, la investigación de Gartner (contenido en inglés) sobre que motiva el uso de nuevo software en los empleados de manera más efectiva muestra que la recogida de sus opiniones en las primeras etapas del proceso (cuando se está desarrollando el análisis de rentabilidad o cuando se está creando una lista de características) es lo que más positivamente repercute en la adopción del software.

Cuanto más esperes para involucrar a los usuarios finales, menos probable es que usen el software correctamente. Incluirlos en las primeras etapas del proceso puede aumentar tus probabilidades de aplicar el nuevo software. Si esperas al momento en que empiezas a elegir proveedores, será demasiado tarde.

Toma acción: Da lo mismo en qué punto del proceso te encuentres, siempre es bueno ser transparente sobre el proceso.

  • Si ya estás seleccionando proveedor de software, asegúrate de compartir en un correo electrónico o en una reunión una explicación clara de la dificultad de la empresa que deseas resolver con la nueva tecnología y la justificación de por qué es la mejor opción el proveedor que has elegido.
  • Si acabas de iniciar el proceso, reserva tiempo para recopilar comentarios específicos sobre el software ya existente con una muestra de usuarios que vaya desde directivos hasta puestos de nivel inicial en varios equipos para comprender los dos o tres problemas más comunes.

Identifica a los usuarios expertos frente a los no usuarios

Segmentar a los usuarios en grupos con desafíos similares facilita la tarea de abordar más adelante el mayor número posible de barreras de adopción. Y cuando se puede separar a los usuarios expertos de los que necesitan ayuda adicional, se puede invertir el tiempo de manera más eficiente.

A continuación, te mostramos algunos grupos clave que hay que tener en cuenta:

Usuario experto

  • Cómo identificarlos: Alta intereacción y alta competencia con el software.
  • Cómo ayudarlos: Aprovechar a los usuarios expertos como profesores y mentores adicionales que puedan fomentar el uso adecuado del software para otros grupos.

Usuario crítico

  • Cómo identificarlos: Alta interacción y competencia baja-media con el software.
  • Cómo ayudarlos: Concentra la mayor parte de tus esfuerzos de formación en este grupo y proporciona una continua retroalimentación para mejorar el uso.

No usuario

  • Cómo identificarlos: Baja interacción y ninguna competencia con el software.
  • Cómo ayudarlos: Solo se proporcionará formación a los miembros de este grupo si se prevén cambios en sus funciones que requerirían el uso del sistema.

Después de una simple encuesta, puedes clasificar a los usuarios menos competentes y determinar cómo resolver sus problemas.

Toma acción: Crea y comparte una encuesta sencilla con todos los usuarios finales de la empresa que incluya las siguientes preguntas:

  • ¿Cuál es su función en la empresa?
  • ¿Qué porcentaje de sus tareas diarias implica el uso de [software existente]?
  • Del uno al diez, ¿cómo calificarías tu propia competencia con [el software existente]?

Recopila las respuestas y represéntalas en un gráfico que muestre la interacción y la competencia en los ejes X e Y para agrupar rápidamente a los usuarios similares.

Resuelve las barreras que les dificultan la adopción y uso de nuevo software

En este punto, debes tener una retroalimentación cualitativa sobre los puntos de dolor, así como datos cuantitativos que segmenten a tus empleados por grupos. Ahora es el momento de ayudar a cada usuario a afrontar sus retos concretos.

Gartner recomienda (contenido en inglés) algunas tácticas que pueden ayudar a impulsar la adopción y uso de nuevo software basada en el desafío concreto de un usuario:

Informa: En el caso de usuarios que indiquen la falta de contexto para el cambio

  • Explícales los beneficios generales para la empresa de la nueva tecnología
  • Inclúyelos en listas de correo electrónico para actualizaciones de implementación y formación

Tranquiliza: A los usuarios que no tengan claro su papel en el cambio

  • Da ejemplos de las primeras “victorias” logradas con el nuevo software
  • Pídele a un usuario experto que planifique una sesión para responder a algunas preguntas concretas

Convence: A los usuarios que se resisten al nuevo software

  • Explícales la justificación comercial concreta de implantar el nuevo software
  • Compárteles solo las ventajas que obtendrán concretamente ellos
    gracias a la utilización del nuevo software

Involucra: A los usuarios que entienden el valor del nuevo software

  • Anímalos a actuar como defensores del nuevo sistema
  • Pide a los que queden satisfechos que compartan las ventajas del nuevo software

Utiliza estos enfoques primero con tus usuarios críticos para resolver las barreras de adopción más comunes, y luego trabaja con los grupos de usuarios críticos y no usuarios según sea preciso.

Toma acción: De cara al futuro, programar controles mensuales con cada grupo sería buena idea y ofrecer herramientas de autoservicio en la intranet de tu empresa o almacenadas junto a documentos importantes, como una página de preguntas más frecuentes y un centro de conocimiento donde consultar respuestas concretas.

Consigue que todos los empleados usen el nuevo software de manera correcta

Cualquier cambio en las herramientas que los empleados utilizan a diario implicará cierto nivel de resistencia, pero ayudarles a comprender y adoptar el nuevo software puede gestionarse como cualquier otro proyecto de tu organización. Los desafíos anecdóticos y los datos irrefutables de tus empleados guiarán el proceso.

¿Quieres saber más? Visita nuestro catálogo de software para empresas para descubrir y comparar productos.

10 empresas de software en España a seguir en el 2021

10 empresas de software en España a seguir en el 2021

10 empresas de software en España a seguir en el 2021

Capterra ha seleccionado a 10 exitosas empresas de software B2B (negocio a negocio por sus siglas en inglés) con sede en España a las cuales hay que seguir de cerca durante el 2021. Son organizaciones que cubren distintas necesidades empresariales, desde gestión de viajes de negocios o administración de propiedades de alquiler vacacional hasta software de recursos humanos o de creación de formularios y encuestas

¿Por qué seguir estas empresas de software en España? Porque son compañías que van a la alza, sus programas han tenido buenas valoraciones en Capterra y los productos y servicios que ofrecen son utilizados a nivel internacional tanto por pymes como por grandes empresas e incluso de uso académico o personal.

La lista se presenta en orden alfabético y se ha elegido según los siguiente criterios:

  • La empresa tiene la sede en España.
  • El software de la compañía cuenta con un mínimo de 30 opiniones publicadas en Capterra durante los últimos dos años.
  • La calificación del software de la empresa es de 4 estrellas o más en Capterra.
  • La empresa fue fundada a partir del 2010.
  • El software de la empresa tiene un alto volumen de búsqueda en internet.

Ve al final del artículo para ver la metodología completa mediante la cual se hizo la selección de las empresas del artículo.

10 empresas de software B2B con sede en España a seguir en el 2021

BEWE Software

  • Empresa: BEWE Software
  • Software: BEWE
  • Fundador: Diego Ballesteros
  • Fundada: 2014
  • Sede: Madrid

BEWE es una solución para gestionar centros de belleza y wellness, tanto de uso interno como de cara al cliente. La plataforma permite llevar la contabilidad del centro, los stocks, el número de solicitud de servicios, cantidad facturada al día o en cierto periodo de tiempo, contador de interacciones con clientes por distintos canales, entre otras funciones.

Entre sus funcionalidades se encuentran: crear una app personalizada, posibilitar el pago online, gestionar el calendario de los centros y automatización de campañas de marketing y fidelización. Cuenta con la integración de Google Maps que vincula las búsquedas de internet con los centros de belleza y wellness de los clientes.

Más información


  • Empresa: Factorial
  • Software: Factorial
  • Fundadores: Jordi Romero, Pau Ramón y Bernat Farrero
  • Fundada: 2016
  • Sede: Barcelona

Factorial es una plataforma basada en la nube de recursos humanos y planes de incentivos a empleados. El objetivo de este software es optimizar procesos y tareas administrativas. Está ideado para que las empresas tengan el control de la gestión de los datos de su plantilla.

La herramienta permite administrar vacaciones, bajas y ausencias, analizar datos internos, control de horarios y turnos, facilitar el reclutamiento de nuevos empleados, automatizar la generación de nóminas y contratos laborales, entre otras características.

Más información


  • Empresa: Hireflix
  • Software: Hireflix
  • Fundador: Nacho González-Barros y Antonio González
  • Fundada: 2018
  • Sede: Barcelona 

Hireflix es un software de vídeo-entrevistas de trabajo asincrónicas, esto significa que el postulante recibe la invitación a una entrevista pregrabada y puede realizarla cuando mejor le convenga. La finalidad de esta plataforma es que los reclutadores puedan registrar más respuestas de candidatos en menos tiempo en comparación a si se tuvieran que hacer una a una.

La herramienta utiliza una interfaz de drag and drop para diseñar la entrevista, con ella también se pueden programar los mensajes y recordatorios (vía SMS y correo electrónico) a los candidatos, así como el seguimiento del proceso. Cuando las entrevistas se han grabado se pueden calificar en la misma plataforma. 

Más información


  • Empresa: iLovePDF
  • Software: iLovePDF
  • Fundador: Marco Grossi
  • Fundada: 2010
  • Sede: Barcelona

iLovePDF es una plataforma para gestionar de múltiples maneras archivos PDF, uno de los formatos más conocidos y usados actualmente. Con este software se puede editar, organizar, dividir, combinar, comprimir, optimizar y administrar la seguridad de este tipo de archivos. También tiene la funcionalidad de convertir otros formatos de archivo a PDF y viceversa, por ejemplo: JPG, Word, Excel, PowerPoint, HTML y PDF/A.

Este servicio está disponible como app de móvil, software de instalación local en el ordenador y mediante el navegador. Está enfocado tanto al uso educativo como en los negocios.

Más información


  • Empresa: Landbot
  • Software: Landbot
  • Fundadores: Cristobal Villar, Fernando Guirao y Jiaqi Pan
  • Fundada: 2015
  • Sede: Barcelona

Landbot es una plataforma para crear apps de chatbots por medio de una interfaz drag and drop. Está diseñado para que tanto principiantes como expertos puedan desarrollar chatbots personalizados para sus negocios. Sirve tanto para los procesos de asistencia al cliente como para generar nuevas oportunidades de clientes. .

Los chatbots que se construyen con esta herramienta se pueden implementar en una página web, una API, en WhatsApp o en Facebook Messenger. La app permite a los clientes conversar con un bot o con un humano, dependiendo sus necesidades. Los datos de las conversaciones se pueden almacenar y analizar en la misma plataforma pero también se puede compartir con otras herramientas para ser procesadas externamente, como un CRM o un ERP.

Más información


  • Empresa: Lodgify
  • Software: Lodgify
  • Fundadores: Dennis Klett y Marco De Gregorio
  • Fundada: 2012
  • Sede: Barcelona

Lodgify es un software de gestión y cobro de alquiler de casas vacacionales. Con esta herramienta puedes crear una página web de la propiedad que quieres alquilar, incluye de forma gratuita el dominio y recursos ilimitados del servidor.

Este servicio se sincroniza con Airbnb, VRBO, Booking, Expedia, entre otras, de esta manera se pueden controlar las reservas y calendario de estos canales desde Lodgify. A su vez, posibilita el pago online con distintas pasarelas y en múltiples monedas. Está disponible en más de 190 países.

Más información

Rentals United

  • Empresa: Rentals United
  • Software: Rentals United
  • Fundadores: Emil Majkowski, Vanessa de Souza Lage y James Burrows
  • Fundada: 2014
  • Sede: Barcelona 

Rentals United es un software basado en la nube con el que se gestionan distintos canales de alquileres de propiedades vacacionales. Desde esta plataforma se puede actualizar la disponibilidad, el precio, las fotos y la información de la propiedad en 40 canales distintos (generales o de nicho), incluidos AirBnB, Expedia y Booking, por mencionar algunos. 

El software también permite que los clientes realicen directamente una reserva por medio de páginas específicas, así como se tiene el control de las reservaciones, los mensajes y peticiones de los huéspedes, entre otras. 

Más información

The Mail Track Company

  • Empresa: The Mail Track Company
  • Software: MailTrack
  • Fundadores: Eduardo Manchón y Nacho González-Barros
  • Fundada: 2013
  • Sede: Barcelona

MailTrack es un tracker de correos electrónicos para Gmail, esta herramienta hace seguimiento de los emails que se envían y notifica cuando el receptor los ha abierto, siguiendo el estilo del doble tic (✓✓) de WhatsApp, un tic ✓ significa que el email ha sido entregado y el doble tic ✓✓ que ha sido abierto. La herramienta indica cuándo fue la primera vez que se abrió el email y permite hacer campañas de email marketing. 

Cuenta con versión gratuita y versión Pro, esta última incluye más funcionalidades como integración con herramientas CRM, cuánta veces se ha abierto el correo, informes de seguimientos diarios, recordatorios, por mencionar algunas.

Más información


  • Empresa: Travelperk
  • Software: Travelperk
  • Fundadores: Avi Meir, Javier Suarez, Ron Levin
  • Fundada: 2015
  • Sede: Barcelona 

Travelperk es una plataforma de gestión y reservas de viajes corporativos. En ella se centraliza la planificación de un viaje de negocios, buscar la disponibilidad, dentro el presupuesto establecido, automatización de facturas, así como muestra distintas opciones de medios de viaje: vuelos, trenes y coches de alquiler. 

La herramienta está diseñada para facilitar el trabajo tanto a los encargados de organizar los viajes como a los viajeros. Ofrece soporte de viaje 24/7 atendido por personas, en caso de cualquier incidencia.

Más información


  • Empresa: Typeform
  • Software: Typeform
  • Fundadores: Robert Muñoz y David Okuniev
  • Fundada: 2012
  • Sede: Barcelona

Typeform es una plataforma basada en la nube que sirve para crear encuestas o formularios. La idea de este producto es ir pregunta a pregunta, de manera informal para que la experiencia del encuestado sea más parecida a una charla entre amigos.

El software permite agregar elementos como fotos o vídeos que van reaccionando a las respuestas, agregando interactividad a la experiencia. El editor de Typeform presenta una interfaz de drag and drop para diseñar los cuestionarios. Se pueden utilizar plantillas creadas por Typeform o puedes hacerlas tu mismo desde cero. A la vez también permite integrar las encuestas con otras plataformas como MailChimp, Hubspot o Google Sheets.

Más información

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Las empresas presentadas en este artículo fueron seleccionadas siguiendo estos criterios:
  • Software de la empresa tiene 30 opiniones o más publicadas en los últimos dos años en Capterra
  • Cada software tiene 4 estrellas o más de calificación en Capterra
  • La empresa cuenta con una oficina central en España
  • La empresa fue fundada a partir del 2010 en adelante
  • El nombre del software de la empresa presenta un alto volumen de búsqueda (SV por sus siglas en inglés) en internet
Los productos se presentan en orden alfabético.

Zurück ins Büro – wie sorgen HR Manager für die Sicherheit am Arbeitsplatz und welche Tools können sie nutzen 

Zurück ins Büro - Sicherheit am Arbeitsplatz gewährleisten

Die Herausforderung, an den Arbeitsplatz zurückzukehren ist nicht nur eine betriebliche Herausforderung, sondern eine menschliche Herausforderung. Wenn Unternehmen versuchen, ihre physischen Standorte wieder zu öffnen und zu irgendeiner Form von ‘normal’ zurückzukehren, müssen die Führungskräfte zusammenarbeiten, um Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz zu fördern.

Zahlreiche Angestellte wurden zu Beginn der Krise ins Home-Office geschickt. Für viele Unternehmen ist es an der Zeit, die Rückkehr ins Büro zu planen. Um die sichere Rückkehr ins Büro zu planen, müssen sich Inhaber und HR-Manager folgenden vier Fragen widmen: 

  1. Wann kehren Unternehmen ins Büro zurück?
  2. Wer kehrt als Erstes zurück? 
  3. Welche Sicherheitsmaßnahmen benötige ich im Büro?
  4. Welche Software kann mich bei der Umsetzung unterstützen? 

Eine Antwort auf alle diese Fragen werden wir euch im Laufe des Artikels geben. 

Zurück ins Büro – wie sorgen HR Manager für die Sicherheit am Arbeitsplatz und welche Tools können sie nutzen

Zurück ins Büro - Sicherheit am Arbeitsplatz gewährleisten

1. Wann kehren Unternehmen ins Büro zurück?

Wenn dein Unternehmen vor der Frage steht, wann es ins Büro zurückkehren soll, solltest du folgende Aspekte bedenken: 

Stelle zunächst sicher, dass du einen “Re-Exit”-Plan hast. Die Mitarbeiter müssen sich sicher sein können, dass du einen Plan für den Fall des Auftretens von Coronavirus-Infektionen hast. Lege fest, was Auslöser und Reaktionen des Plans sein sollen.

Plane die Sicherheitsmaßnahmen im Büro. Je nach den Richtlinien, Geräten und Technologien, die eingesetzt werden müssen, um die Sicherheit der Mitarbeiter im Büro zu gewährleisten, benötigst du möglicherweise mehr Zeit und Geld für die Vorbereitung, was sich auf das Rückkehrdatum auswirken wird.

Sorge dafür, dass sich die Mitarbeiter sicher fühlen. Es reicht nicht aus nur Sicherheitsmaßnahmen festzulegen; die Mitarbeiter müssen sich tatsächlich sicher fühlen. Sei mit deinen Plänen transparent und spezifisch, damit die Mitarbeiter die Maßnahmen verstehen und sie als sicher empfinden. Biete Schulungen über spezifische Sicherheitsmaßnahmen an, falls erforderlich.

Warte bis deine Mitarbeiter bereit sind. Wenn Mitarbeiter nicht bereit oder in der Lage sind, an ihren Arbeitsplatz zurückzukehren, solltest du sie nicht dazu zwingen. Führe Mitarbeiterbefragungen durch, um die Stimmung und das Wohlbefinden der Mitarbeiter bezüglich ihrer Rückkehr zu beurteilen (siehe “Mitarbeiterbefragungs-Software” weiter unten im Artikel).

Sobald du ein Datum für die Wiedereröffnung festgelegt hast, musst du dich der Frage widmen, welche Arbeitnehmer zurückkehren werden und welche die Möglichkeit haben, zu Hause zu bleiben.

2. Wer kehrt als Erstes zurück? 

Unterteile die Rückkehr nach Segmenten. Einige Organisationen haben ihre Mitarbeiter bereits formell nach ihren Rollen, Aktivitäten und Fähigkeiten segmentiert. Füge diesen Segmenten Erkenntnisse aus den jüngsten Erfahrungen der remote Arbeit hinzu, um festzustellen, welche Segmente in der Lage waren, sich schnell anzupassen und von zu Hause aus produktiv zu bleiben. Dann kannst die Rückkehr entsprechend planen. 

Hierbei ist jedoch ganz wichtig, flexibel in Bezug auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter zu sein. Einige Arbeitnehmer sind zum Beispiel immungeschwächt. Andere betreuen ältere Eltern oder Verwandte. Dann gibt es einen großen Störfaktor, mit dem jeder berufstätige Elternteil im Moment zu kämpfen hat: die Schule.

Du solltest den Mitarbeitern nicht nur die Option geben, ob sie überhaupt zurückkehren wollen, sondern auch Optionen für die Art und Weise ihrer Rückkehr. So können Unternehmen:

  • Ihren Mitarbeitern erlauben, nachts zu kommen, damit sie sich tagsüber um Kinder oder Eltern kümmern können. 
  • Gruppen festlegen, die an verschiedenen Tagen ins Büro kommen. Gruppe A kommt montags und mittwochs, und Gruppe B dienstags und donnerstags.
  • Den Angestellten mehr Flexibilität und Möglichkeiten bieten, remote zu arbeiten. 70 % der remote arbeitenden Angestellten teilen uns in einer Studie mit, dass sie gerne von zu Hause arbeiten. 

Je mehr Optionen du den Mitarbeitern für die Rückkehr an ihren Arbeitsplatz einräumst, desto schwieriger wird es natürlich, dies zu verfolgen und zu verwalten. Hier kann die richtige Software unglaublich wertvoll sein (siehe Abschnitt “Welche Software kann mich bei der Umsetzung unterstützen?”)

Sobald du weißt, wie viele Mitarbeiter auf einmal im Büro sein werden, kannst du damit beginnen, eine Strategie zu entwickeln, wie du den Arbeitsplatz sicher gestalten kannst.

3. Welche Sicherheitsmaßnahmen benötige ich im Büro?

Um dein Unternehmen zu eröffnen, musst du einen Plan ausarbeiten, um das Büro sicher zu gestalten und die Ausbreitung von Covid-19 zu verhindern. Das bedeutet überall im Büro einen Abstand von 1,5 Metern einzuhalten, gründliche Hygienemaßnahmen zu ergreifen und Mitarbeiter vor dem Risiko einer Kontamination zu schützen. 

Nachdem du weißt, für wie viele Mitarbeiter Platz im Gebäude Platz sein sollte, kannst du mit der Anpassung des Büros beginnen. Es gibt einfach umsetzbare Maßnahmen und etwas aufwändigere Maßnahmen. 

Einfache Sicherheitsmaßnahmen: 

  • Stelle die Schreibtische auseinander. Markiere die 1,5-Meter-Zone um jeden Arbeitsplatz mit Aufklebern. Platziere transparente Plexiglaskotflügel um die Arbeitsplätze, um die Mitarbeiter voneinander zu trennen. 
  • Lege Einwegpapier-Tischauflagen auf die Schreibtische, um den physischen Kontakt mit dem Tisch zu begrenzen und eine Kontamination durch Gegenstände zu vermeiden. 
  • Stelle Regeln auf, wie viele Mitarbeiter sich gleichzeitig in Besprechungsräumen bzw. Pausenräumen aufhalten dürfen.
  • Schaffe einen Einbahnverkehr im Büro, indem du Gehwege mit Pfeilen markierst, damit sie sich nicht kreuzen.
  • Halte das Büro sauber mit täglichen Putzplänen und besorge Masken, Seife und Desinfektionsmittel.

Aufwändigere Sicherheitsmaßnahme: 

  • Platziere in den Ecken aller gemeinsamen Bereiche Sensoren, die den Abstand zwischen den Personen messen und mit einem Ton oder einem roten Lichtsignal anzeigen, wenn die Personen zu nahe beieinander sind. 
  • Sorge für einen kontaktlosen Zugang in das Gebäude mit Zugangskarten/Iris-scann und Bewegungssensoren.
  • Implementiere das kontaktlose Bezahlen in der Cafeteria und an Getränke- und Snackautomaten.
  • Setze Temperaturmesser am Eingang des Gebäudes ein. 
  • In vielen Büros lassen sich die Fenster nicht öffnen. Hier ist der Einsatz eines ausgeprägten Lüftungssystems sehr wichtig.  

4. Welche Software kann mich bei der Umsetzung unterstützen?  

Es gibt verschiedene Tools, die für die Planung einer sicheren Rückkehr ins Büro eingesetzt werden können. Hierzu gehören:

  • Mitarbeiterbefragungs-Software
  • Dienstplan-Software & Schichtplaner
  • Arbeitsplatzbelegungs-Software 
  • Echtzeitverfolgungs-Software
  • Besuchermanagement-Software

Im Folgenden wollen wir dir aufzeigen, wie dich diese Programme unterstützen können und dir einige Beispiele für konkrete Produkte nennen.  


Mit einem Tool für Mitarbeiter-Befragungen kannst du benutzerdefinierte Umfragen erstellen und sie per E-Mail an deine Mitarbeiter senden, um ihre Präferenzen für die Rückkehr an den Arbeitsplatz zu erfassen. Es gibt viele kostenlose Umfragetools auf dem Markt, die du dir anschauen kannst. 

Umfrage in SurveyMonkey
Mitarbeiterumfrage in SurveyMonkey (Quelle)

Dienstplan-Software & Schichtplaner

Mit einer Dienstplan-Software können optimierte Schichtpläne erstellt werden, die Präferenzen der Mitarbeiter berücksichtigen.

Mitarbeiter können sich in der Software anmelden, um Schichten oder Urlaube anzufordern, Schichten abzubrechen und Schichten mit Kollegen auszutauschen. Benachrichtigungen zu Genehmigungen und Erinnerungen können automatisch per E-Mail, SMS oder Push-Benachrichtigung an Mitarbeiter gesendet werden. 

Eine Online Dienstplan-Software ermöglicht, das Mitarbeiter aktiv in die Planung miteinbezogen werden und auf Arbeitspläne sowie Änderungen in Echtzeit zugreifen können. 

Drag & Drop Schichtplanung in Findmyshift
Drag & Drop Schichtplanung in Findmyshift (Quelle)


Es gibt verschiedene Softwareprogramme zur Reservierung von Arbeitsplätzen und Meetingräumen. So können Mitarbeiter in der Software sehen welche Arbeitsplätze an einem bestimmten Tag gebucht werden können, einen Arbeitsplatz neben dem Kollegen buchen, mit dem sie an einem Projekt arbeiten und einen Schreibtisch wählen, der über das benötigte Inventar (wie beispielsweise zwei Bildschirme) verfügt. Das Gleiche gilt für Meeting- und Konferenzräume.  

Du kannst in der Software festlegen, dass nur Arbeitsplätze buchbar sind, die den 1,5-Meter-Sicherheitsabständen entsprechen. Es kann eine feste Zeit zwischen dem Wechsel von Mitarbeitern geblockt werden, um den Schreibtisch zu putzen und zu desinfizieren.  

Wenn sich jemand im Büro mit COVID-10 angesteckt hat ist das wichtigste, schnell alle Mitarbeiter zu identifizieren, mit denen die Person in Kontakt war. Arbeitsplatzbelegungs-Software kann dabei helfen. HR-Manager können nachverfolgen, wer, wann, neben wem gesessen hat oder sich in einem Meetingraum aufgehalten hat. 

Arbeitsplatzbuchung unter Berücksichtigung der Mindestabstände in FlexWhere
Arbeitsplatzbuchung unter Berücksichtigung der Mindestabstände in FlexWhere (Quelle)


Es gibt Software, die neben der Arbeitsplatzbuchung auch eine Echtzeitverfolgung der Mitarbeiter im Büro ermöglicht. Diese Programme liefern Echtzeitberichte über Kapazität und Nutzungsraten. 

Es gibt verschiedene Methoden der Echtzeitverfolgung. Einige Produkte erfordern, das Geräte wie Smartphones oder Identifikations-Tags wie z.B. Beacons von den Mitarbeitern mitgeführt werden. Andere Systeme arbeiten mithilfe sensorgestützter Technologie wie beispielsweise Passiv-Infrarot. Dadurch können Belegungsinformationen erfasst werden, ohne das der Benutzer etwas bei sich tragen muss. Mitarbeiter können mithilfe solcher Programme sicherstellen, in einem Stock zu arbeiten, in dem weniger los ist, in den Pausenraum zu gehen, wenn sich weniger Mitarbeiter darin befinden usw. 

Echtzeit Arbeitsplatzauslastung per Stockwerk in Mapiq (Quelle)


Besuchermanagement-Software verfolgt Besucher, die dein Büro oder Geschäft betreten. Dies kann ein Kunde, ein Kurier, ein Bewerber für ein Vorstellungsgespräch, ein Geschäftspartner, ein Berater oder sogar ein Verwandter des CEO sein. Jeder, der kein Vollzeitangestellter ist, kann als Besucher betrachtet werden. Zu diesen Zeiten ist es nicht nur wichtig die Bewegung der eigenen Mitarbeiter zu verfolgen, sondern auch aller Besucher. 

Besuchermanagement-Software bietet folgende Funktionen und Vorteile: 

  • Besucherverwaltungs-Software enthält Fragebögen. Unternehmen können den Besucher bei Ankunft bitten, den Fragebogen auszufüllen, mit dem nach dem gesundheitlichen Befinden des Besuchers gefragt wird. 
  • Die Software kann Ausweise mit einem Barcode drucken. Wenn das Empfangspersonal den Code einscannt, zeigt es automatisch die Besucherdaten zusammen mit dem Foto, Besuchsprotokollen und dem ausgefüllten Fragebogen an.
  • Mit Hilfe des Systems kann der Büro- oder Ladenmanager die Anzahl der Personen innerhalb des Gebäudes leicht verfolgen. Nähert sich die Kapazität der erlaubten Grenze, kann eingegriffen werden.
  • Ein weiterer Vorteil ist die Möglichkeit für Mitarbeiter, automatisch benachrichtigt zu werden, wenn ihre Gäste im Büro eintreffen. Die Systeme sind in der Lage, Benachrichtigungen per E-Mail, SMS und Messaging Apps (wie z.B. WhatsApp-Nachrichten) zu versenden.
Sicheres Besuchermanagement mit Sign In App
Sicheres Besuchermanagement mit Sign In App (Quelle)

Erkenne den nicht arbeitsbedingten Stress der Mitarbeiter an

Mit diesen Programmen sollte der sicheren Rückkehr deines Unternehmens ins Büro nichts mehr im Wege stehen. Denke immer daran flexibel zu bleiben und deine Mitarbeiter in die Planung und Entscheidungen miteinzubeziehen. 

Du solltest den nicht arbeitsbedingten Stress der Mitarbeiter anerkennen. Es kann für die Mitarbeiter immer noch schwierig sein, zu pendeln, die Kinderbetreuung zu sichern und mit den ständigen Unterbrechungen in ihrem täglichen Leben zurechtzukommen. Diese Belastungen werden sich in ihrer Arbeitsproduktivität widerspiegeln. Fordere deine Mitarbeiter auf, über die Besonderheiten ihrer Situation zu berichten und rüste Manager zur richtigen Reaktion. Schaffe konsistente Botschaften rund um Bewältigungsstrategien.

Zurück ins Büro - wie sorgen HR Manager für die Sicherheit am Arbeitsplatz

Willst du mehr erfahren? Dann wirf einen Blick auf unser Dienstplan Software Verzeichnis, um weitere Produkte zu entdecken.

Hinweis: Bei den in diesem Artikel ausgewählten Produkten handelt es sich um Beispiele, die ein Merkmal im Kontext zeigen. Sie sind nicht als Empfehlung gedacht. Sie wurden aus Quellen entnommen, die zum Zeitpunkt der Veröffentlichung als zuverlässig erachtet wurden. 

Empresas no pós-pandemia: dicas para PMEs atuarem no digital

empresas no pós pandemia

As empresas no pós-pandemia terão de se acostumar a um ambiente de negócios mais competitivo e incerto. Reunimos dicas para ajudar os pequenos empreendedores nesse momento. 

empresas no pós pandemia

Nos últimos tempos, um argumento esteve presente em diversas ocasiões: “estamos vivendo uma crise sem precedentes”. O impacto da Covid-19 pode ser visto em todos os setores e parece estar longe de acabar.

Exemplo disso é um levantamento recente realizado pelo Instituto Brasileiro de Economia da FGV. A pesquisa identificou que 42% das empresas brasileiras talvez só voltem à situação anterior à crise a partir de 2021, sendo que outras 10% nem visualizam retornar à normalidade. Não é exagero quem diz que essa é a pior crise da nossa geração.

No entanto, há alguns movimentos positivos se desenrolando. Uma pesquisa recente do Capterra mostrou que, após a explosão da pandemia no Brasil, 72% das PMEs entrevistadas passaram a oferecer produtos e serviços online. Uma transformação digital bastante rápida e promissora para um segmento em que quase metade das empresas nem sequer tinham planos de gestão de continuidade de negócios antes da COVID-19, segundo outra pesquisa.

Com o fim de uma primeira fase da crise, os empreendedores podem pensar estratégias mais claras para suas empresas no pós-pandemia. Reunimos algumas delas neste texto.

Atrair e reter clientes em um mundo em transição

“Os pequenos empreendedores terão alguns desafios para vender, como o aumento da concorrência e possíveis guerras de preços”, afirma Luis Coelho, sócio-fundador da Empreende Aí, que capacita empreendedores de territórios populares a terem seus próprios negócios. Segundo ele, há duas importantes ações a serem tomadas:

1. Manter-se muito próximo do cliente, oferecendo novidades, promoções e vantagens com parceiros (falaremos do tema adiante).

2. Buscar novos clientes, o que inclui utilizar as redes sociais e entender as dinâmicas de vender online. 

“Separe pelo menos 70% do seu tempo para vender e buscar novos clientes, afinal, é isso que mantém o seu negócio funcionando”, explica. 

Outra dica importante é observar as tendências da sua área de atuação. Se antes as empresas observavam aos poucos as mudanças de consumo do seu público, a pandemia veio para comprovar que, dependendo do contexto, os novos hábitos surgem em pouquíssimos dias. E aí não tem jeito, é preciso se adaptar e, ao mesmo tempo, ser criativo para atrair e reter clientes.

Uma maneira de acompanhar mudanças de comportamento é analisar dados gerados pela sua empresa. Desde os canais de atendimento ao consumidor até os dados de compras realizadas anteriormente: tudo pode ser insumo para você tomar decisões e pensar em novas estratégias.

Durante o período de confinamento as pessoas saíam menos de casa. Nesse contexto, uma loja de roupas pode identificar se os consumidores estão investindo mais em roupas confortáveis. Se sim, é necessário lançar mais produtos deste estilo.

Já no caso de um restaurante, as pessoas provavelmente vão deixar de consumir fora de casa, mas talvez não tenham tempo para cozinhar. Por que não pensar em kits de comida que o cliente possa congelar e usufruir ao longo da semana? Ambos são exemplos de tendências que podem ser identificadas com dados da sua própria empresa.

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Pensar em descontos como estratégia

Estratégias promocionais são importantes por vários motivos: ajudam um produto a girar, fidelizam clientes e geram uma receita extra. Para colocá-las em prática, o ideal é ter um bom conhecimento do estoque e avaliar quais mercadorias podem ser colocados à venda com uma condição especial.

No geral, um bom momento para pensar em estratégias promocionais são datas sazonais, como Black Friday, Natal, Dia das Mães, Volta às Aulas, já que são períodos que as pessoas estão mais suscetíveis a gastar, mesmo que estejam em momentos de pura economia.

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Manter as finanças em dia

Cuidar da área financeira nunca foi tão importante. Aqui surge a necessidade de fazer um bom levantamento de contas a pagar e a receber para visualizar um futuro sem sufoco. Planejar-se permitirá que você tome ações preventivas e não reativas.

Quando se trata de contas a pagar, classifique os seus fornecedores por importância e identifique aqueles que você poderá negociar um período de carência, caso necessite. Nas contas a receber, busque saber quais os procedimentos para o caso de você ter de antecipar recebíveis, o que é extremamente útil em momentos de crise.

Há ocasiões que a situação financeira desanda de vez e as empresas acabam tendo de recorrer ao crédito. Por ser um compromisso de longo prazo, antes de decidir por ele, veja se há como remodelar o negócio, enxugando custos e gerando receita extra. Se for inevitável, é importante avaliar os seguintes pontos antes de assumir um crédito: 

  • Taxa de juros
  • Quantidade de parcelas
  • Prazo de carência
  • Valor da parcela

É comum que PMEs não tenham uma movimentação financeira significativa e uma demonstração contábil que dê a garantia para o banco. Por isso, vale a pena buscar todas as opções disponíveis de crédito, tanto nos bancos privados quanto nos bancos públicos. As fintechs também são uma opção.

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Melhorar a presença online

Uma vez no digital, o primeiro passo é trabalhar informações que transmitam confiança ao usuário. Por exemplo, colocar dados de contato no topo da sua página, como e-mail ou número de WhatsApp, é obrigatório. No contexto atual, também faz diferença se você inserir informações de segurança, como “sem contato na entrega”, “produto higienizado” e “devolução em X dias”.

Outra maneira de fazer a sua empresa ser relevante no online é criar uma página dedicada exclusivamente a dúvidas frequentes, o famoso FAQ. Reúna as principais questões dos seus clientes e forneça as respostas para elas.

Além do FAQ, outra prática que aumenta a chance de conquistar a compra são as avaliações. Os consumidores levam a sério a experiência de outros e isso pode influenciar na conclusão da compra. Sempre que o cliente finalizar a jornada com a sua empresa, envie comunicados convidando-o a deixar uma resenha. Você pode inclusive utilizar softwares de gestão de reviews e avaliação online para ajudar na tarefa.

Quando se trata do digital, é importante ter em mente que as pessoas respondem mais rápido ao visual, já que não podem tocar o produto. Por isso é importante que você use imagens que mostrem a mercadoria sob diferentes perspectivas. O ideal é usar fotos em alta qualidade, utilizando um editor de imagens para melhorá-las.

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Pensar em estratégias de marketing

Estratégia de marketing no digital quer dizer que você vai ter que criar perfis em redes sociais para sua marca. No entanto, não significa que você terá de estar em todas elas. Busque aquelas em que seu público está ativo. Se você vende roupas para bebê, não faz muito sentido focar no LinkedIn.

Sempre mantenha a conta atualizada com conteúdo relevante. Uma maneira de facilitar a gestão é usar plataformas de gerenciamento de redes sociais para que você automatize a publicação de conteúdos. Se optar por manter um blog, trabalhe palavras-chave presentes no seu nicho, identificando-as através de ferramentas de SEO.

Uma das grandes dores de cabeça das empresas que estão no digital é o abandono de carrinho. É comum que os clientes desistam da compra na última etapa. O lado positivo é que é possível para reverter a situação por meio de e-mails automáticos incentivando o cliente a concretizar sua compra.

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Lidar com o capital humano da sua empresa

O cuidado com o capital humano nunca esteve tão no centro das relações corporativas, assim como a necessidade de comunicação, justamente em um momento que trabalhamos remotamente.

“Com crise ou sem crise, a comunicação continua sendo o maior desafio humano”, explica Fernanda Leite, mentora e designer organizacional. Segundo ela, os problemas na comunicação impactam nos resultados, nas relações, na imagem e no clima da empresa.

Para manter a comunicação ativa com o funcionário, mesmo que remotamente, é necessário investir em ferramentas de videoconferência que funcionem corretamente e sem limitações.

Entretanto, esta não é a única transformação digital reservada ao RH que ajuda a melhorar o trabalho remoto. Há opções de plataformas que auxiliam diferentes tarefas do setor, como seleção e recrutamento, onboarding e gestão de desempenho. São itens fundamentais para a gestão de equipes remotas.

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Beter contractbeheer met een professionele contractmanagement tool

professioneel contractmanagement

Elke onderneming heeft te maken met contracten: huurcontracten, contracten met de verzekeringsmaatschappij, contracten met leveranciers en klanten of arbeidscontracten. Het niet nakomen van de contractvoorwaarden kan financiële claims tot gevolg hebben. Excel lijkt wellicht een goede (goedkope) oplossing, maar je moet het wél allemaal zelf bijhouden.

Effectief contractmanagement met professionele contractmanagement software zorgt dat je niet voor onverwachte kosten komt te staan in verband met boetes of vergeten opzegtermijnen. Inzicht, overzicht en signalering zijn de sleutelwoorden.

professioneel contractmanagement

Contract beheren in Excel

Het beheren van contracten in losse spreadsheets is mogelijk een goede oplossing als er sprake is van een klein aantal standaardcontracten. Het is voordelig, want er hoeft geen software aangeschaft te worden. Het kost echter wel tijd om alles up-to-date te houden. Wordt het aantal contracten groter, dan kost het in Excel al snel erg veel tijd om de gegevens overzichtelijk te houden en de integriteit te waarborgen.

In een spreadsheet kun je wel makkelijk contracten registreren, maar niet beheren of managen. Op de site van MochaDocs staat een casestudy over de struggle van het managen van contracten met Excel. Daaruit blijkt dat het niet eenvoudig is. Er ontstaan problemen door het werken in verschillende Excel versies, door beperkingen in de e-maildienst (alleen Outlook kan gebruikt worden) en mogelijke fouten in de code van de gemaakte oplossing. Vaak weet enkel de maker van de spreadsheet hoe deze precies is opgezet, wat een risico voor de continuïteit kan betekenen.

Waarom contractmanagement?

Door gebruik te maken van contractmanagement software, worden mijlpalen, aflooptermijnen, betalingstermijnen, opzegtermijnen en nog veel meer parameters bijgehouden. Automatische herinneringen worden gestuurd als een kritiek moment nadert, zodat tijdig actie ondernomen kan worden. Mijlpalen kunnen tevens workflows aansturen, zodat de juiste persoon geïnformeerd wordt; automatisch, dus het bespaart veel tijd en zorgen.

Digitale opslag van contracten maakt het mogelijk snel een contract terug te vinden: op nummer, naam, type, sector enzovoorts. Wordt er gekozen voor een cloud-oplossing, dan zijn de documenten 24/7 overal beschikbaar en in geval van een calamiteit zijn de contracten tevens veilig opgeslagen. Contractmanagement software komt overigens met nog veel meer functionaliteiten.

overzicht contracten in gatekeeper
Overzicht van contracten in de cloudgebaseerde oplossing voor contractbeheer  GateKeeper (bron)

De belangrijkste functionaliteiten van een contract management systeem

Centrale digitale opslag

Het centraal digitaal bewaren van contracten is de basisfunctionaliteit van contractmanagement software. Niet meer zoeken in archiefkasten of op de harddrives van verschillende apparaten. Snel overzicht, want contracten zijn te categoriseren op vrij te definiëren parameters.

Opstellen contracten en sjablonen

De software helpt bij het opstellen van een contract door bijvoorbeeld gebruik te maken van templates en clausuleblokken.

Sjabloon van een standaard overeenkomst in de contractbeheertool Precisely (bron)

Versie management en het koppelen van een workflow

Versiebeheer zorgt er onder andere voor dat alle betrokkenen met de laatste versie van een contract werken en dat een contract door de juiste personen wordt geautoriseerd. Met een gekwalificeerde e-handtekening kunnen contracten digitaal en rechtsgeldig worden ondertekend, zodat het proces van het aanbieden van een contract tot en met acceptatie en ondertekening snel en veilig online kan gebeuren.

Automatische levensduurbeheer

Veel tijd (en dus geld) wordt bespaard met het automatisch managen van de contracten. De voorheen genoemde bewaking van mijlpalen, lopende verplichtingen of einddata en opzegtermijnen gebeurt geheel automatisch.


Contractmanagement software heeft tevens uitgebreide rapportage mogelijkheden. Deze geven met een druk op de knop onder andere inzicht in:

  • de contractstatus en de contract life cycle dankzij triggers, als afloopdatum, opzegtermijn, mijlpalen etc.;
  • de kosten welke met een contract zijn gemoeid;
  • de waarde van een contract of groep contracten;
  • de prestaties van contractpartners.
  • De risico’s van een contract
risicobeheer contractmanagement tool icertis
Een analyse van het risico van een contract in contract management tool Icertis (bron)


Snel en accuraat vanuit de werkplek. Je hebt tevens een schat aan informatie ter beschikking bij onderhandelingen van nieuwe contracten. Een snelle beschikking over de contractdata van eerder afgesloten contracten, helpt bij het evalueren van de nieuwe voorwaarden. Ingestelde compliance regels bewaken tevens de bedrijfsstandaarden. Met een druk op de knop stuur je het voorstel naar de klant.

digitaal contractbeheer met Conga
Digitaal contractbeheer in Conga Contracts (bron)

Waar moet je op letten bij het kiezen van een contractmanagement systeem?

Een van de eerste vragen die gesteld moet worden is: “cloud of on-premise?” Bij on-premise installaties heb je alles in eigen hand. Kies je voor de cloud, dan heb je geen zorgen over software en infrastructuur, maar de leverancier moet garant kunnen staan voor de beveiliging van de contractdata. Onderstaande punten zijn daarom van belang.

  • Is de leverancier ISAE 3402 en ISO 27001 en/of ISO 9001 gecertificeerd? ISO 27001 is een internationale norm voor gegevensbeveiliging binnen de organisatie en ISAE 3402 betreft een audit standaard voor uitbestede processen. Cloudhosting wordt namelijk door softwareleveranciers veelal uitbesteedt aan een derde partij. ISO 9001 is de internationale norm voor kwaliteitsmanagementsystemen.
  • Waar staan de servers? Heb je een Nederlands bedrijf, dan kies je het beste voor een leverancier die zijn servers in Nederland of in elk geval binnen de EU heeft staan. Dit onder andere in verband met verschillen in de privacywetgeving in verschillende delen van de wereld.
  • Hoe zijn back-ups en een eventuele recovery geregeld?

Bij het kiezen van de contractmanagement software dient er gekeken te worden naar de wensen en eisen binnen de onderneming. Een demo van de leverancier kan inzicht geven of de mogelijkheden van de software voldoen. Denk ook aan mogelijk gewenste functionaliteiten in de toekomst. Belangrijk is ook de support: Is deze online, 24/7 of enkel tijdens kantooruren? En wat is de responstijd? Ziet het er allemaal goed uit, dan rest enkel de implementatie nog. Informeer hoe de bestaande contracten worden overgezet naar de nieuwe contractapplicatie en welke ondersteuning er door de leverancier wordt geboden.

Belangrijke trends op het gebied van contractmanagement software

Het bekende “one size fits all” contract volstaat tegenwoordig niet meer. Bijna elk contract heeft klantspecifieke voorwaarden en prijscondities. Dankzij de contractmanagement software kunnen al deze gepersonaliseerde condities automatisch bewaakt worden en krijgen je tijdig een signalering als er actie ondernomen moet worden.

Artificial Intelligence (AI)

Kunstmatige intelligentie wordt steeds frequenter gekoppeld aan contractmanagement. AI analyseert alle contracten en clausules in de database en geeft voorstellen en inzichten bij het onderhandelen en opstellen van een nieuw contract. Hiermee wordt handmatig zoeken in voorgaande contracten en herhaling van mogelijke fouten in het verleden voorkomen, wat veel tijd bespaart.

En nu? Bekijk onze catalogus met contract management software om de juiste tool te vinden.