Führung Generation Z: So kommunizierst du effizient mit der Gen Z am Arbeitsplatz

Führung Generation Z

Führung Generation Z? Jüngere Angestellte haben ihre eigenen Vorlieben und Gewohnheiten – und es lohnt sich, sich mit ihnen vertraut zu machen.

Führung Generation Z

Der Umgang mit Millenials ist für Unternehmen mittlerweile normal geworden, aber die Führung von Generation Z fällt manchen noch schwer. Dabei geht es um diejenigen, die nach 1996 geboren sind und mittlerweile fast ein Viertel der weltweiten Arbeitskräfte ausmachen.

Auf den ersten Blick haben Millenials und Generation Z so einiges gemeinsam. Beide Generationen sind sehr vielfältig, sie sind Digital Natives und ihnen ist wichtig, dass ihr Arbeitgeber zu positiven Entwicklungen in der Gesellschaft beiträgt. Außerdem legen sie viel Wert auf gute Kommunikation. Eine Studie der Bellevue University zeigte, dass Personen, die der Generation Z oder den Millennials zugerechnet werden, eine gute Kommunikationsfähigkeit als wichtigste bevorzugte Eigenschaft von Führungskräften nennen.

Was gute Kommunikation bedeutet, definieren beide Generationen allerdings sehr unterschiedlich. Unternehmen können bei der Führung von Generation Z Schwierigkeiten bekommen, wenn sie einfach davon ausgehen, die jungen Angestellten hätten die gleichen Wünsche wie ihre etwas älteren Vorgänger*innen. Wer nicht weiß, was sie von der Kommunikation am Arbeitsplatz erwarten, tritt schnell in Fettnäpfchen oder erzeugt Verwirrung.

Die folgenden vier Punkte sollen dir bei der effektiven Kommunikation und gelungenen Führung von Generation Z behilflich sein.

Führung Generation Z: So kommunizierst du effizient mit der Gen Z am Arbeitsplatz

1. Persönliche Kommunikation nicht unterschätzen

Ein typisches Vorurteil lautet, die Generation der Digital Natives würde lieber tweeten oder Textnachrichten schicken, als Gespräche von Angesicht zu Angesicht zu führen. Eine Umfrage von Yello zeigt, wie falsch diese Annahme ist: Ganze 51 % der Arbeitskräfte der Gen Z kommunizieren vorzugsweise von Angesicht zu Angesicht und nur 25 % unterhalten sich lieber digital.

Was bedeutet das für dich? Stell sicher, dass du ausreichend Zeit für gute persönliche Gespräche mit jüngeren Angestellten einplanst, damit du sie wirklich kennenlernst. Laufe gelegentlich an ihren Schreibtisch, um neue Infos zu einem Projekt zu überbringen oder zu fragen, wie es läuft, anstatt einfach eine Mail zu senden.

So baust du nicht nur eine bessere Beziehung auf, sondern auch gegenseitiges Vertrauen. Generation Z vertraut Autoritätspersonen nicht so schnell wie andere Generationen: Du musst dir ihr Vertrauen erarbeiten.

2. Feedback ist nicht nur willkommen, sondern erwünscht

Während sich einer Studie von Randstad zufolge weniger als die Hälfte der Millennials (47 %) regelmäßiges Feedback und Mentoring von ihren Manager*innen wünschen, sind es bei Angestellten der Gen Z bereits 69 %. In anderen Worten: Arbeitskräfte aus der Generation Z wollen durchgehend wissen, wo sie stehen, und die Führungskräfte und Mentor*innen haben die Aufgabe, sie darüber zu informieren.

Wenn Angestellte der Gen Z ausschließlich bei jährlichen Performance-Reviews Feedback bekommen, ist das eindeutig zu wenig. Du kannst das auf einfache Weise ändern, indem du in die alltäglichen Gespräche mit deinen Angestellten mehr Informationen zu ihrer Leistung einflechtest. Eine weitere Möglichkeit bietet Technologie, die natürlichere Gelegenheiten für entsprechende Gespräche in Echtzeit bietet:

  • Software zur Mitarbeiterbeurteilung mit Funktionen für kontinuierliches Feedback ermöglicht es sowohl Angestellten als auch dem Management, regelmäßig Feedback zur eigenen Leistung anzufordern und zu erhalten.
  • Anwendungen zur Mitarbeiteranerkennung bieten Unternehmen einen Instagramm-ähnlichen Feed, in dem Angestellte sich gegenseitig zu ihren Errungenschaften gratulieren können und besondere Arbeitsleistungen unternehmensweit sichtbarer werden.
  • Mit Lernplattformen (LMS) kann das Management Schulungsinhalte für Angestellte bereitstellen, mit denen sie neue Fähigkeiten entwickeln oder bestehende Schwächen ausgleichen können.
Führung Generation Z mit SmarterU LMS
Kursliste in SmarterU LMS (Quelle)

Wechsle zwischen verschiedenen Arten des Feedbackgebens, damit deine Gen Z-Mitarbeiter*innen über ihre Leistung auf dem Laufenden bleiben, ohne dass die Gespräche unangenehm werden oder du von oben herab zu ihnen sprichst.

3. Kommunikation in beide Richtungen ermöglichen

So sehr die talentierten Köpfe der Generation Z Feedback von anderen schätzen, sie wollen trotz allem nicht, dass diese Gespräche nur in eine Richtung gehen. 44 % der Arbeitskräfte der Gen Z wünschen sich einer Studie vom Workforce Institute zufolge Vorgesetzte, die ihren Ideen zuhören und zeigen, dass sie ihre Meinung schätzen.

In einem neuen Job fühlen sich einige möglicherweise noch nicht sicher genug, ihre Gedanken offen kundzutun, aber du solltest ihnen unbedingt regelmäßig Gelegenheit dazu geben, damit sie sich als wichtigen Teil des Teams wahrnehmen. Frag bei Brainstorming-Sitzungen nach ihren Vorschlägen. Frag sie, was sie über ein Projekt denken oder was sie gerne einbringen möchten, damit sie sehen, dass dir ihre Meinung wichtig ist. Achte außerdem darauf, dass alle Kanäle, über die du Feedback gibst, auch offen dafür sind, Feedback zu erhalten.

Stell unbedingt sicher, dass alle wissen, an wen sie sich bei ernsthaften Problemen wie Mobbing oder sexueller Belästigung am Arbeitsplatz wenden können. Zeige deutlich, dass das Büro für alle ein sicherer Ort sein soll, in dem sie auch über schwierige Situationen offen sprechen können.

4. Schnell auf den Punkt kommen und visuell kommunizieren

Generation Z scheint mit ihrer Aufmerksamkeit noch stärker hin- und herzuspringen als die Millennials:

Personen der Generation Z sind hervorragend im Multitasking und sehr selektiv darin, welche Informationen sie aufnehmen und behalten, was ihnen durchaus Vorteile bringt. Gleichzeitig kann es passieren, dass wichtige Informationen nicht bei ihnen ankommen, wenn du sie auf ungünstige Weise kommunizierst.

Sprich daher mit ihnen als Erstes über die zentralen Punkte oder Anliegen, bevor du dich in weniger relevanten Details verlierst. Angestellte der Gen Z schätzen es, wenn schriftliche Kommunikation ansprechend gestaltet wird. Liste beispielsweise die wichtigsten Informationen als übersichtliche Stichpunkte auf oder hebe sie fett hervor, sodass auf den ersten Blick ersichtlich ist, was für die Empfänger relevant ist.

Noch effektiver sind visuelle Elemente. Einer Studie von Pearson zufolge verbringen Personen der Generation Z mehr Zeit mit dem Konsumieren visueller Medien und Videos als Millennials und teilen diese Inhalte auch häufiger in sozialen Medien. Tatsächlich ist YouTube die zweitbeliebteste Lernmethode der Gen Z, direkt nach dem persönlichen Lernen mit Lehrpersonen.

Ob Whiteboards bei Brainstorming-Sitzungen (physisch oder virtuell) oder Diagramme, GIFs und Zeichnungen in E-Mails und anderen Kanälen: Visuelle Kommunikationsmittel bieten sich in vielen Situationen an und passen dazu, wie Generation Z im Alltag Inhalte konsumiert.

Führung Generation Z mit Mural
Virtuelle Notizzettel in einem Teammeeting in Mural (Quelle)

Führung Generation Z: Trends nicht blind befolgen

Wir haben nun einiges dazu geschrieben, welche Kommunikationsvorlieben die Generation Z von vorherigen Generationen unterscheiden. So nützlich und wichtig diese Überlegungen auch sind, es kann gefährlich sein, ihnen einfach blind zu folgen.

Auch Angestellte einer bestimmten Altersgruppe sind schließlich Individuen mit einzigartigen Wünschen und Bedürfnissen, die sich stark von denen Gleichaltriger unterscheiden können. Herkunft und Hintergrund einer Person sowie ihre Position im Unternehmen können für ihre Kommunikation eine mindestens genau so große Rolle spielen wie ihr Alter. Wer Trends der Gen Z unhinterfragt im Unternehmen umsetzt, schafft möglicherweise neue Probleme, wenn die Annahmen nicht mit den tatsächlichen Erwartungen der Angestellten übereinstimmen.

Auch hier ersetzt nichts das persönliche Gespräch mit der Belegschaft, über das sich erst herausfinden lässt, welche Wünsche zu Kommunikation und Feedback bestehen und was die Angestellten brauchen, um produktiv und motiviert zu sein. Nur wer diese Fragen direkt stellt, findet heraus, wie stark die eigenen jungen Arbeitskräfte vielleicht von der „Norm“ der allgemeinen Empfehlungen abweichen und welche guten Ideen sie zusätzlich einbringen können.

Über Plattformen für das Mitarbeiterengagement kannst du über automatisierte Kurzumfragen regelmäßig Feedback deiner Angestellten einholen und deine Richtlinien und Praktiken nach Bedarf anpassen.

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  • Auf unserem Blog findest du mehr zu Trends und Best Practices im Unternehmensmanagement.
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Haftungsausschluss

Die in diesem Artikel ausgewählten Anwendungen dienen als Beispiele, um Funktionen im Kontext zu präsentieren. Dies stellt keine Empfehlung dar. Die Informationen stammen aus Quellen, die wir als vertrauenswürdig beurteilen. 

Smart office: l’ufficio del futuro

Smart office e ufficio digitale

Smart office e ufficio digitale

I recenti sviluppi osservati nel mondo del lavoro contribuiscono alla nascita di un modello già ben noto in molti ambienti professionali, basato su una maggiore flessibilità e mobilità. Agevolare l’accesso alle risorse aziendali in qualsiasi luogo e momento è una delle principali sfide di questa nuova dinamica.

La tendenza è tanto più pronunciata che la trasformazione digitale interessa tutti i settori di attività e da origine a soluzioni innovative come i software per digital workplace. Concetto molto attuale, il digital workplace – anche noto come smart office o ufficio digitale – risponde alle sfide del lavoro moderno e presenta molteplici vantaggi sia per i lavoratori che per le aziende.

Che cos’è lo smart office?

Lo smart office è un ambiente digitale di lavoro che offre agli utenti un accesso centralizzato a tutti gli strumenti e le informazioni necessarie per lo svolgimento delle loro funzioni all’interno dell’azienda. Si presenta come una versione digitale dell’ufficio fisico o della sala riunioni. L’ufficio digitale è una piattaforma collaborativa che unisce le principali risorse utilizzate dall’azienda, come le e-mail, la messaggistica istantanea, i social media, i software per uso professionale e la gestione dei documenti. A seconda delle particolari caratteristiche, lo smart office può anche integrare specifiche applicazioni aziendali, adattandosi così alle esigenze di ogni organizzazione.

Diretta conseguenza dell’evoluzione della rete Intranet, il digital workplace è una soluzione complessa che va ben al di là dei portali aziendali e delle suite per la produttività come Office 365 o G-Suite. Queste ultime, infatti, si limitano a fornire accesso a una varietà di applicazioni e a un ambiente di lavoro collaborativo senza garantire l’interconnessione e l’integrazione tra i vari strumenti. L’ufficio digitale è uno spazio di lavoro virtuale unificato e fondato su due principi fondamentali: l’integrazione e la collaborazione.

Quali sono le sfide dell’ufficio digitale?

Lo smart office si adatta alle nuove modalità di lavoro sempre più trasversali e collaborative. Il miglioramento della produttività dei dipendenti e della comunicazione all’interno dell’azienda sono le due principali sfide di questo strumento del futuro.

Migliorare la produttività dei dipendenti

Le modalità di lavoro e l’ambiente professionale stanno cambiando radicalmente. La necessità di flessibilità e di mobilità dei lavoratori sta contribuendo all’ espansione del telelavoro e della virtualizzazione.

Unificando in maniera intelligente tutti gli strumenti di lavoro, lo smart office semplifica l’accesso a molteplici programmi interconnessi di gestione delle attività, stimolando così la produttività dei collaboratori, che possono accedere alla propria area di lavoro, nonché a tutte le risorse aziendali, in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo, siano essi in ufficio, a casa o in viaggio.

Grazie alla centralizzazione delle applicazioni aziendali (talvolta troppo numerose), non è più necessario passare continuamente da un ambiente all’altro. Di conseguenza, si riducono significativamente le perdite di tempo mentre migliora l’efficienza delle squadre.

Migliorare la collaborazione e la comunicazione interna

La comunicazione è una sfida importante per le organizzazioni che desiderano un personale sempre più unito e coinvolto. Si tratta anche di un principio fondamentale dell’ufficio digitale, in quanto quest’ultimo agevola e ottimizza lo scambio di informazioni tra i collaboratori attraverso soluzioni integrate di messaggistica aziendale.

Migliorare la comunicazione e ottimizzare la condivisione delle informazioni contribuisce ad una più efficiente collaborazione all’interno dell’azienda, permettendo così di risparmiare tempo e di aumentare la produttività del personale.

Inoltre, il digital workplace crea un ambiente professionale dinamico che migliora l’appetibilità del posto di lavoro. Tutti questi fattori influiscono positivamente sulle prestazioni dei dipendenti.

Quali sono i principali vantaggi dello smart office?

Lo smart office comporta benefici associati alla trasformazione digitale dell’azienda, soprattutto in termini di mobilità, flessibilità e velocità nell’esecuzione delle attività. Permette inoltre di raggruppare queste attività sotto un’unica piattaforma e di collegare tra di loro tutti gli strumenti e le risorse di cui il dipendente ha bisogno per lavorare in modo efficiente.

Focalizzato sulle esigenze degli utenti, l’ufficio digitale crea un ambiente sicuro e funzionale che si adatta alle attività dei lavoratori, che possono così condividere facilmente documenti e conoscenze e fornire o ricevere assistenza e informazioni.

Più in particolare, il digital workplace consente di:

  • Disporre di un accesso unico e sicuro alle risorse professionali;
  • Agevolare e sincronizzare l’interazione e la comunicazione tra i collaboratori;
  • Coinvolgere i collaboratori e organizzare la collaborazione in base alle esigenze;
  • Pianificare le attività in un calendario condiviso e semplificarne la gestione;
  • Sfruttare e condividere le conoscenze e le risorse in tutta semplicità;
  • Accedere ai documenti e alle informazioni in mobilità;
  • Offrire un pannello di controllo in tempo reale;
  • Ridurre i costi operativi attraverso l’automazione delle attività.

I vincoli legati all’implementazione di uno smart office

Difficile da attuare a causa della sua complessità e della molteplicità di strumenti integrati che lo compongono, lo smart office non può essere immaginato come un elemento separato dalla strategia digitale dell’azienda. Infatti, la creazione di un ufficio digitale prevede innanzitutto un determinato livello di maturità del sistema informatico dell’organizzazione. Nasce dalla trasformazione digitale dell’azienda, la quale deve quindi soddisfare i requisiti di governance, di sicurezza, di gestione dei dati e di formazione del personale.

Anche l’integrazione dei dati è un elemento fondamentale ai fini della creazione di uno smart office, affinché quest’ultimo consenta di integrare i dati da una varietà di software implementati. Questa è la differenza tra l’ufficio digitale e le applicazioni di collaborazione. Inoltre, ogni settore professionale ha le proprie specifiche caratteristiche, di cui un digital workplace deve tenere conto. La piattaforma deve pertanto adattarsi alle esigenze di ogni organizzazione e garantire un ambiente di lavoro adatto alle aspettative e alle attività dei dipendenti, aumentando la loro produttività e il benessere sul luogo di lavoro.

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De 5 belangrijkste eigenschappen van een people manager en hoe je die cultiveert bij jouw managers

5 eigenschappen van people manager

Managers spelen een belangrijke rol in de betrokkenheid van medewerkers, blijkt uit onderzoek van Gallup. Bedrijven die goede people managers herkennen of zich inzetten om de vaardigheden van hun managers te ontwikkelen, zullen meer werknemers behouden. Maar daarvoor moet je wel eerst weten wat de belangrijkste eigenschappen van een goede people manager zijn.

5 eigenschappen van people manager

5 eigenschappen van een goede people manager

Bedrijven doen hun uiterste best om hun beste medewerkers te behouden door het bieden van een geweldige werknemerservaring of aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden. Toch hebben al deze inspanning niet het gewenste effect als je medewerkers dagelijks door slecht management worden geteisterd. Als iets goede medewerkers namelijk de deur uit jaagt dan zijn het wel slechte managers. 

De leiderschapsstijl is van invloed op de tevredenheid en betrokkenheid van werknemers. Zoals de Amerikaanse psycholoog Travis Bradberry zegt: “people don’t leave jobs; they leave managers”. De zorgsector is een goed voorbeeld. Daar is de uitstroom met 16% hoog en zijn het management en de inhoud van het werk de twee meest genoemde redenen om te vertrekken. 

Om jouw organisatie te helpen met managementontwikkeling en het herkennen van een goede leidinggevenden zetten we hier 5 skills op een rij die elke people manager volgens onderzoek zou moeten hebben, samen met tips voor het ontwikkelen van deze belangrijke vaardigheden.

1. Voorspelbaarheid

Onderzoek wijst uit…

Toen Google een enquête hield over management onder hun eigen personeel om er achter te komen wat de eigenschappen van een goede manager zijn, kwam voorspelbaarheid naar voren als het belangrijkste aspect. Hoe voorspelbaarder en consistenter een manager is, hoe beter ze werden beoordeeld.

Waarom voorspelbaarheid een belangrijke eigenschap van een people manager is

Onvoorspelbaarheid schept onduidelijkheid over wat medewerkers wel en niet kunnen doen. Hoe ‘saaier’ je manager, hoe beter, want als een medewerker weet wat hij of zij van de manager kan verwachten, dan zijn de criteria en het kader waarbinnen wordt gewerkt helder. 

Aan de andere kant, als een medewerker nooit weet hoe zijn manager zal reageren, hoe weet hij dan wat de juiste beslissing is. Iets wat de ene dag wel goed is, kan de volgende dag ineens niet goed zijn. Dat leidt tot onzekerheid en besluiteloosheid. 

Hoe train je managers in voorspelbaarheid?

Voorspelbaarheid en consistentie komen neer op drie factoren: punctualiteit, communicatie en emotionele intelligentie. 

Punctueel zijn is vrij eenvoudig. Als je er nooit op kan rekenen dat een manager op tijd bij een vergadering is, dan is zijn gedrag juist niet voorspelbaarheid. Om de punctualiteit van je leidinggevenden te verbeteren, zou je dit punt kunnen meerekenen in de evaluatie van hun prestaties. Maar niets is effectiever dan het goede voorbeeld geven van bovenaf. Als de CEO nooit op tijd is, hoe kun je dan verwachten dat je managers op tijd zijn?

Slechte communicatie is moeilijker aan te pakken omdat het een persoonlijk probleem kan zijn of een breder probleem op organisatorisch niveau. Effectieve persoonlijke communicatie en e-mailcommunicatie kun je trainen. Je kunt ook workshops geven om ieders manier van communiceren te leren kennen en ieders persoonlijke voorkeuren te begrijpen. Als organisatie kun je verder het doelstellingproces verfijnen zodat elke leidinggevende weet wat er van hun afdeling wordt verwacht en dat duidelijk door kan communiceren. 

Tot slot is het belangrijk dat managers met hun emoties leren omgaan. Als ze de ene dag heel opgewekt zijn en de volgende dag in een slechte stemming omdat er iets misgaat, is het moeilijk houvast bieden aan je medewerkers. Coach managers op het gebied van stress-preventie, leer ze om weerbaarder tegen stress te zijn zodat ze evenwichtiger overkomen.

2. Empathie

Onderzoek wijst uit…

Gedurende een decennium analyseerde Development Dimensions International (DDI) meer dan 15.000 leiders in 300 bedrijven en stelde vast dat leiders met empatisch vermogen 40% beter presteren op het gebied van “algemene prestaties, coaching, het betrekken van anderen, planning en organisatie en besluitvorming”.

Waarom inlevingsvermogen een belangrijke people manager vaardigheid is

Inlevingsvermogen (of empathie) bouwt vertrouwen op. Als werknemers het gevoel hebben dat ze echt worden gehoord en begrepen door hun leidinggevende, vertrouwen ze er veel eerder op dat die leidinggevende de juiste beslissingen neemt.

Empathische managers zijn ook in staat om het beste uit hun medewerkers te halen. Door waardering te tonen voor hun personeel, zullen werknemers die waardering beantwoorden door hun best te doen.

Ten slotte staan managers met veel inlevingsvermogen doorgaans ook communicatief sterk. Ze kunnen beter anticiperen op hoe hun werknemers informatie zullen verwerken en hun boodschap daarop aanpassen.

Hoe ontwikkel je het inlevingsvermogen van managers?

Ons inlevingsvermogen is de laatste jaren drastisch achteruit gegaan. Sociologisch onderzoeken tonen aan dat zowel de emotionele empathie (meeleven) als cognitieve empathie (een ander perspectief kunnen aannemen) verslechterd zijn. 

Toch zijn er wel dingen die je kunt doen. Ten eerste kun je, waar mogelijk, vacatures intern invullen. Managers die het werk van hun personeel ook echt hebben gedaan, zijn eerder geneigd om zich in te leven in de behoeften en frustraties van personeel dan iemand van buitenaf.

Je kunt bijvoorbeeld ook het beeldschermgebruik in vergaderingen beperken. Deskundigen zijn het erover eens dat smartphones en computers een barrière zijn geworden voor empathie in persoonlijke gesprekken. Dus het implementeren van een beleid van “geen beeldschermen in vergaderingen tenzij dat nodig is” kan nuttig zijn om managers echt naar hun werknemers te laten luisteren.

Tot slot zijn er ook empathietrainingen om te leren denken vanuit het referentiekader van een ander.

3. Connector manager

Onderzoek wijst uit…

In een wereldwijd onderzoek onder meer dan 7.000 werknemers en managers kwam Gartner tot de conclusie dat connector managers de prestaties van werknemers met maximaal 26% kunnen verbeteren. Connector managers zijn leidinggevenden die medewerkers met anderen in hun netwerk verbinden voor hun ontwikkeling en training wanneer zij zelf de expertise op het betreffende gebied missen. Werknemers met connector managers hebben drie keer zoveel kans om goed te presteren.

Waarom connectorvaardigheden belangrijk zijn

Een goede manager wijst niet alleen taken toe, delegeert of coacht, maar stimuleert ook de professionele ontwikkeling van zijn medewerkers. Werknemers die de mogelijkheid krijgen om hun technische, management- en leiderschapsvaardigheden te ontwikkelen zullen tevreden werknemers zijn. De resultaten van Gartner tonen aan dat connector managers de beste resultaten behalen door hun medewerkers bij deskundigen in hun netwerk te introduceren wanneer de ontwikkelingsbehoeften van die medewerker buiten hun expertise vallen. Een ideale combinatie van ondersteuning en kennis waardoor de werknemer zich kan ontplooien.

Hoe ontwikkel je de connectorvaardigheden bij je managers?

Gartner adviseert om te beginnen met het onderzoeken van de specifieke behoeften van medewerkers. Wat hebben je medewerkers nodig en hoe kun je hun helpen als manager om hun doelen te bereiken. Er is geen one-size-fits-all aanpak, connector managers leveren juist gerichte coaching en ondersteuning. 

Start met het ontdekken van de sterke punten van medewerkers. Er kunnen medewerkers zijn die een uitstekende coach of leraar zouden zijn voor andere collega’s, maar je managers realiseren zich dat wellicht niet totdat ze beginnen met het opbouwen van de vaardigheidsprofielen van de mensen om hun heen. Hiervoor kun je een prestatiebeheersysteem gebruiken waarmee je het netwerk van experts inzichtelijk maakt en informatie gemakkelijker terug te vinden is. 

Ten slotte kunnen connector managers, naast het verbreden van hun eigen netwerk via tools zoals LinkedIn, ook hun medewerkers aansporen om meer uit hun relaties te halen. Connector Managers spelen niet altijd een directe rol in de ontwikkeling, maar ze helpen werknemers ook in contact te komen met andere connectors om verder door te kunnen doorgroeien.

4.  Nederigheid

Onderzoek wijst uit…

Uit onderzoek van Dale Carnegie Training onder 3.100 werknemers uit 13 verschillende landen bleek dat 84% van de werknemers het liefst een nederige manager heeft die zijn ongelijk durft toe te geven. Slechts 51% van de managers doet dit regelmatig.

Waarom nederigheid een belangrijke vaardigheid is voor een manager

Falen en mislukken hoort ook bij het uiteindelijke succes van je bedrijf. Alleen als mensen de vrijheid krijgen om fouten te maken en de kans krijgen om ervan te leren en groeien, kunnen ze de beste oplossingen vinden voor bedrijfsuitdagingen of eigen problemen. 

Helaas druist dit in tegen de typische bedrijfscultuur waarin fouten worden ‘bestraft’ of schaamteloos worden genegeerd. De oplossing voor deze angstcultuur zijn nederige leiders. Als je een groep nederige leiders hebt die hun fouten toegeven, zullen je werknemers ook niet bang zijn om hun fouten toe te geven. En dat bevordert de creativiteit die jouw bedrijf juist nodig heeft.

Hoe ontwikkel je nederige managers?

Het is makkelijker om nederige managers al tijdens het wervingsproces te herkennen in plaats van ze achteraf proberen te trainen. Zorg er bijvoorbeeld voor dat je interviewvragen opneemt die op nederigheid van sollicitanten wijzen. Bijvoorbeeld, als je vraagt ​​naar een belangrijke prestatie in de carrière van een kandidaat, kijk dan of ze het hebben over een individuele prestatie of een moment waarop ze anderen hielpen om dit ook te bereiken.

Managers uit hun comfortzone halen is een andere effectieve manier om meer nederigheid bij je leidinggevenden te cultiveren. Als managers nooit buiten hun specialismen of vakgebied hoeven te werken, zullen ze nooit het gevoel van mislukking of nederigheid ervaren.

Een goed moment hiervoor is tijdens functioneringsgesprekken. In plaats van simpelweg verbeterpunten met je managers te bespreken en verder te gaan, geeft je ze daadwerkelijk de middelen om zich te ontwikkelen. Dit kan bijvoorbeeld door het aanbevelen van een workshop, klas of online cursus.

5. Integriteit

Onderzoek wijst uit…

In een gezaghebbend onderzoek van de Harvard Business Review onder 195 leiders in 30 wereldwijde organisaties, koos 67% van de deelnemers ” hoge ethische en morele normen hebben ” als de belangrijkste eigenschap van goed leiderschap.

Waarom integriteit een belangrijke vaardigheid is voor managers

Als het vertrouwen in een leider eenmaal is beschaamd, is het bijna een onmogelijke taak om het te herstellen. Elke dag worden managers geconfronteerd met een hele reeks moeilijke beslissingen en kunnen ze gemakkelijk worden verleid (of zelfs aangemoedigd) om de onethische kortere weg te nemen. Er is een integere manager nodig die sterk in zijn schoenen staat om die drang te weerstaan.  

Hoe ontwikkel je integriteit bij managers?

Onderschat het belang van heldere bedrijfswaarden niet. Als organisatie moet je ervoor zorgen dat iedereen zich er altijd van bewust is dat het juiste doen een kernwaarde van je bedrijf is. Dit begint bijvoorbeeld bij het personeelshandboek dat je op de eerste dag uitdeelt.

Managers moeten zich des te meer bewust zijn van hun voorbeeldfunctie en altijd het goede voorbeeld geven. Om managers hierbij te helpen kun je scenario’s met grijze gebieden uit het dagelijkse leven van je bedrijf nabootsen. Ga er niet vanuit dat managers al weten wat de juiste beslissing is als een twijfelgeval zich voordoet – vertel het hen.

Managementontwikkeling in de praktijk

Onderzoek toont aan dat deze vijf vaardigheden – voorspelbaarheid, empathie, connectorvaardigheden, nederigheid en integriteit – van vitaal belang zijn om een goede people manager te worden. Bedrijven die goede managers herkennen en ontwikkelen, kunnen het behoud van werknemers verbeteren. 

Maar hoe pak je de ontwikkeling van je managers in de praktijk aan? De adviezen uit dit artikel hebben vaak betrekking op het vaststellen van de vaardigheden van personeel en het maken van trainingen die zowel nuttig als boeiend zijn. 

ontwikkel skills managers met lms systeem
Het cursusdashboard van een leerling in TalentLMS ( bron )

Dit is een aanzienlijke taak voor één persoon of afdeling. Daarom zou je kunnen overwegen om in een leermanagementsysteem (LMS) te investeren. Deze programma’s, die steeds betaalbaarder worden, maken de creatie en het beheer van trainingen en lesmateriaal een stuk eenvoudiger. Sommige LMS-systemen bevatten een cursusbibliotheek met cursusmateriaal over onderwerpen die in meerdere bedrijven toepasbaar zijn. 

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6 consigli fondamentali per il tuo processo di onboarding digitale

Processo di onboarding digitale

Le prime impressioni sono importanti, soprattutto quando si tratta del luogo di lavoro. L’esperienza di un nuovo dipendente durante i suoi primi giorni di lavoro può essere decisiva per quanto riguarda l’opinione che si farà dell’azienda. 

Processo di onboarding digitale

In assenza di un buon processo di onboarding, i nuovi assunti potrebbero non sentirsi a proprio agio con il nuovo lavoro, ad esempio per non aver ben chiaro quale sia il loro ruolo, non sapere a chi rivolgersi e, di conseguenza, essere incapaci di iniziare con il piede giusto.

Nel caso del lavoro da remoto, fare un buon onboarding può essere ancora più difficile. I manager non sono presenti per accogliere fisicamente i nuovi dipendenti sul posto di lavoro e, pertanto, devono fare uno sforzo in più per aiutarli a mettersi in pista.

Se stai cercando come preparare l’onboarding digitale per i nuovi membri del tuo team in telelavoro, abbiamo le informazioni che cercavi. Questo articolo funge da checklist per l’onboarding da remoto per darti tutto il necessario per elaborare un’esperienza di onboarding semplice e trasparente.

Che cos’è l’onboarding digitale?

L’onboarding digitale o virtuale è il processo attraverso il quale le aziende accolgono un nuovo lavoratore nel suo ruolo a distanza. A differenza dell’onboarding tradizionale, che si svolge normalmente di persona in ufficio, quello virtuale avviene mediante un software per videoconferenze e strumenti di team collaboration.

Un processo di onboarding digitale ottimale prevede:

  • Una panoramica del ruolo del dipendente
  • La presentazione del nuovo membro ai suoi principali colleghi
  • Un riepilogo di tutti i sistemi interni necessari per il lavoro
  • La revisione del vademecum dell’azienda
  • La presentazione della cultura aziendale

Perché è importante l’onboarding digitale, anche da remoto?

L’onboarding è importante in qualsiasi realtà lavorativa per fomentare nel nuovo membro del personale la fiducia nel proprio ruolo e un’approfondita conoscenza dell’azienda. Serve anche per risparmiare tempo sul lungo termine. Se i dipendenti ricevono tutte le informazioni corrette sin dal primo momento, i manager non dovranno dedicare molto altro tempo a rispondere a domande e dare spiegazioni in un secondo momento.

Nella realtà dello smart working, l’onboarding diventa ancora più importante. I dipendenti che lavorano da casa non hanno la possibilità di avvicinarsi a un collega per fare una semplice domanda. Anche l’assenza di eventi di lavoro presenziali può rendere più difficile sentirsi parte dell’azienda.

Fortunatamente, grazie alle moderne tecnologie e ad alcune soluzioni creative, è possibile migliorare il processo di onboarding digitale per far sì che i nuovi assunti si sentano ben accolti e sicuri di sé fin dal primo giorno di lavoro.

Quali sono i migliori strumenti per l’onboarding digitale?

Per creare un processo di onboarding da remoto ottimale è indispensabile innanzitutto disporre degli strumenti e della tecnologia appropriati. Esistono in totale cinque principali tipi di software che dovresti implementare e avviare prima di poter effettuare un corretto onboarding per i tuoi smart worker.

1. Software di collaborazione aziendale

Per prima cosa, avrai bisogno di un software di collaborazione aziendale. Programmi come Monday.com e Asana permettono ai dipendenti di lavorare insieme ai progetti da remoto, organizzare il flusso di lavoro e garantire gli uni agli altri la trasparenza sullo stato delle attività. Monday.com dispone anche di un template per l’onboarding dei dipendenti che potrai sfruttare per muovere i tuoi primi passi con il processo di onboarding.

2. Software per videoconferenze

Lavorare a distanza può provocare una sensazione di isolamento, che tuttavia può essere mitigata con l’uso di un software per videoconferenze. Con piattaforme come Zoom o Webex, puoi riunirti “faccia a faccia” con i tuoi nuovi dipendenti in occasione della loro prima giornata di lavoro. Un’iniziativa importante per aiutarli a relazionarsi con te e con gli altri colleghi da un punto di vista più umano.

3. Software per comunicazione interna

Le videoconferenze sono ottime per le riunioni, ma può capitare che durante il processo di onboarding i nuovi membri del personale abbiano delle domande da porti al volo. In questo caso, strumenti come Slack o Workplace by Facebook, sono molto comodi poiché permettono ai nuovi arrivati di ottenere le risposte di cui hanno bisogno dalle persone giuste e al momento giusto.

4. Gestionali HR

Il dipartimento delle risorse umane riveste un ruolo importante nell’onboarding dei dipendenti da remoto. Per riuscire a tenere traccia di ogni cosa relativa al personale, dai permessi ai contratti di assunzione, puoi dotare il dipartimento HR di software come BambooHR o Calamari.

5. Software per la firma digitale

In un ufficio convenzionale, un dipendente trascorre la maggior parte del suo primo giorno di lavoro a firmare contratti e compilare moduli. Tali pratiche possono essere complicate da gestire a distanza, a meno che non si disponga di un software per la firma digitale come eSign Genie o DocuSign. Con piattaforme di questo tipo non dovrai più scansionare o stampare alcun documento, che verrà invece digitalizzato consentendo di apporre la firma con un semplice click.

6 consigli per l’onboarding digitale e la nuova esperienza di assunzione

1. ‘A tu per tu’ virtuali

Anche se difficilmente riuscirai a incontrare di persona i tuoi lavoratori da remoto, assicurati che possano associare un volto a un nome. Non esitare a riempire le loro prime giornate di lavoro con videochiamate con te o con chiunque lavorerà con loro.

2. Distribuisci le responsabilità

Un buon processo di onboarding non dovrebbe essere gestito da una sola persona. Delega i vari aspetti della formazione a membri del personale che lavoreranno con il nuovo arrivato. In questo modo potrà conoscere molte persone e imparare svariate abilità direttamente dagli esperti del settore.

3. Spazio a cultura e vita sociale

Con tutte le attività amministrative e formative previste durante l’onboarding virtuale è facile dimenticarsi degli aspetti culturali legati alla tua azienda. È importante anche organizzare delle videoconferenze con i responsabili di ogni dipartimento, in modo tale che i nuovi dipendenti possano conoscere i membri del loro team e farsi un’idea della cultura aziendale.

4. Prevedi un piano d’emergenza

Un processo di onboarding che si rispetti dovrà comprendere un piano di emergenza nel caso qualcosa vada storto. Per esempio, uno dei formatori potrebbe non essere disponibile oppure qualche problema di connessione potrebbe rendere impossibile lo svolgimento di una videoconferenza. Prepara dei piani di emergenza per tali evenienze. Ad esempio, potresti fornire ai tuoi nuovi dipendenti dei numeri di telefono da chiamare quando le videoconferenze non funzionano.

5. Offri una formazione presenziale ove possibile

A seconda del tipo di contesto di telelavoro, puoi dare ai nuovi membri del personale l’opportunità di conoscere i colleghi di persona. Ciò può essere possibile attraverso una giornata di formazione presso la sede dell’azienda oppure mettendo in contatto i dipendenti di una stessa regione in modo tale che possano costruire un legame umano più solido con gli altri lavoratori.

6. Ripensa il contenuto per adattarlo a un ufficio in casa

È necessario ripensare le parti del processo di onboarding sulla salute e la sicurezza per incentrarle sul lavoro da casa anziché sull’ambiente d’ufficio. Per fare un esempio, non ha molto senso spiegare la procedura antincendio in questo momento in cui tutti lavorano da remoto. Piuttosto, è importante pensare a come creare un ambiente di lavoro in casa che sia sicuro e confortevole.

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Employee Advocacy: cos’è e come costruire una strategia vincente

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Employee Advocacy: cos’è e come costruire una strategia vincente

Ogni volta che qualcuno sostiene il tuo marchio o la tua azienda, estende la portata del tuo messaggio condividendolo con la sua rete di contatti. Con un programma di employee advocacy, sono i tuoi dipendenti a diffondere il messaggio vincolato al tuo business.

L’employee advocacy è la promozione di un’organizzazione da parte della sua forza lavoro. Ciò può significare che i dipendenti condividano informazioni su prodotti o campagne specifiche. Oppure che diffondano la cultura aziendale online. Questa pratica può contribuire a migliorare la reputazione del marchio e a facilitare la selezione di nuove risorse.

L’employee advocacy può assumere molte forme, ma il canale più comune ed efficace è sicuramente quello dei social media. Le ragioni sono semplici: i tuoi dipendenti hanno probabilmente un profilo sui social media e possono essere presenti su piattaforme non accessibili per il tuo marchio. Oltre al fatto che hanno sicuramente un tipo di followers che la tua azienda non ha. Inoltre, molto spesso, è possibile che stiano già condividendo contenuti aziendali sui loro canali personali, soprattutto se sono entusiasti del loro lavoro.

Un programma di employee advocacy fornisce linee guida, obiettivi e stabilisce un meccanismo di ricompense. Di fatto si tratta di standardizzare il modo in cui i dipendenti condividono i contenuti del marchio e rende più facile per loro farlo. Non è solo l’azienda a trarne vantaggio, anche i dipendenti ottengono un beneficio: possono migliorare la loro credibilità e posizionarsi come esperti nel loro settore.

Come costruire una strategia di employee advocacy di successo

Affinché i dipendenti diventino ambasciatori del marchio, devono amare sinceramente il proprio lavoro. Vincolare le mansioni quotidiane ad uno scopo più ampio e nobile del semplice guadagnare uno stipendio a fine mese è fondamentale per soddisfare le aspettative e creare fiducia.

Naturalmente, non tutte le aziende hanno uno scopo sociale superiore, o almeno, non uno ovvio. Ma ci sono molti modi per essere d’ispirazione. La tua azienda è leader di mercato? Hai apportato delle innovazioni che stanno cambiando il settore in cui operi? Sei impegnato a livello sociale e svolgi regolarmente attività di volontariato? Il segreto è trovare qualcosa in cui la tua azienda sta eccellendo e puntare su quello per far sentire i tuoi dipendenti orgogliosi di far parte di una realtà di successo.

Come costruire una strategia di successo? Di seguito elenchiamo alcuni punti per costruire un programma di employee advocacy passo per passo.

Identifica potenziali influencer tra i tuoi dipendenti

Individua i potenziali influencer all’interno della tua forza lavoro.

Coinvolgili come beta tester del tuo programma di employee advocacy e chiedi loro di aiutarti a capire quali sono gli strumenti e i canali che i colleghi sono più propensi ad utilizzare per condividere i messaggi aziendali. In questo modo, ti aiuteranno a creare la tua strategia e forniranno un feedback onesto.

Chiarisci bene i vantaggi del programma

I dipendenti non promuoveranno il tuo marchio senza i giusti incentivi.

Assicurati che comprendano i vantaggi del programma, come ad esempio l’aumento della loro visibilità e credibilità come esperti in un determinato settore. Potresti anche offrire alcuni incentivi interni per condividere i contenuti aziendali.

La cosa migliore è chiedere direttamente ai dipendenti che tipo di incentivi vorrebbero: più vengono coinvolti nel processo, più si sentiranno responsabili per il successo del programma.

Riconosci il duro lavoro e i meriti dei tuoi dipendenti

Non parliamo solo del loro lavoro di ambasciatori del marchio.

Un programma di “impiegato del mese” o una menzione in una newsletter interna può sembrare antiquato, ma senza dubbio è ancora efficace.

Così come può essere motivante il fatto di dedicare del tempo durante le riunioni per riconoscere i meriti di alcuni dipendenti. Naturalmente, sono molto apprezzati anche gli incentivi tradizionali come le gift card e i bonus.

Rendi l’employee advocacy divertente e appassionante

L’aspetto ludico non dev’essere sottovalutato. Perché non creare un hashtag per promuovere una specifica campagna di sensibilizzazione dei tuoi dipendenti? Potresti poi stilare una classifica per mostrare chi sta ricevendo più visualizzazioni e organizzare un premio per il vincitore o, se lo preferisci, un’estrazione a sorte per tutti i membri del team che hanno creato dei contenuti utilizzando l’hashtag da te suggerito.

Lascia che I tuoi dipendenti condividano quello che li appassiona

Offri ai dipendenti qualcosa di interessante o divertente da condividere. Potrebbe essere l’annuncio di un nuovo prodotto o un nuovo video. Non soffocare la loro creatività, incoraggiali a condividere ciò che più li entusiasma del tuo marchio.

Quando i dipendenti credono nel brand e sono entusiasti di venire al lavoro, è più probabile che condividano contenuti positivi sui loro canali.

Stabilisci obiettivi e KPI per il programma di employee advocacy

I tuoi dipendenti stanno sicuramente già pubblicando informazioni riguardo la tua azienda sui loro social media. Ma senza un sistema organizzato e senza obiettivi chiaramente definiti, non c’è modo di tracciare i risultati.

Più chiaramente definirai i tuoi obiettivi, più facile sarà per i tuoi collaboratori aiutarti a raggiungere gli obiettivi del programma di employee advocacy.

Se il tuo obiettivo è quello di aumentare la brand awarness, incoraggia i tuoi collaboratori a postare contenuti sul marchio in generale. Se stai lanciando un nuovo prodotto, crea contenuti ad hoc che i tuoi dipendenti possano condividere sui loro canali.

Una campagna di advocacy dovrebbe essere in linea con almeno uno dei principali obiettivi aziendali. Decidi quali sono le metriche da tracciare: la generazione di traffico per il tuo sito web, la creazione di contenuti virali che diano origine a conversazioni o la raccolta di nuovi lead.

Una volta conclusa la campagna, sintetizza i risultati in un report che dimostri chiaramente il ROI. Includi informazioni sulle metriche utilizzate e sul coinvolgimento dei dipendenti.

Alcune metriche chiave da tenere d’occhio sono:

– I migliori collaboratori: quali sono gli individui o i team che condividono più frequentemente i tuoi contenuti? Chi sta generando il maggior coinvolgimento?

– Il raggio d’azione organico: quante persone vedono i contenuti condivisi dai tuoi dipendenti?

– Il livello di interazione e coinvolgimento: quante persone cliccano sui link, lasciano commenti e condividono i contenuti dei tuoi dipendenti?

– Il traffico: quanto traffico ha portato al tuo sito web il contenuto condiviso dai tuoi collaboratori?

Non dimenticare di incoraggiare anche una condivisione più organica sui social da parte dei tuoi dipendenti. I post “spontenei” – ad esempio una foto durante la pausa caffè alla macchinetta o un video di un’attività di team building –  sono quelli che più di tutti aggiungono valore in quanto contribuiscono a diffondere i pilastri della cultura aziendale.

Stabilisci le linee guida per i social media

I dipendenti devono sapere non solo qual è il messaggio, ma anche il modo migliore per comunicarlo. Che tipo di linguaggio devono usare? Con quale frequenza devono pubblicare? Come dovrebbero rispondere ai commenti?

Le linee guida aiutano a proteggere la reputazione della tua azienda e ad evitare problemi legali e rischi per la sicurezza. Alcune sono solo frutto del buon senso: per esempio, evitare un linguaggio volgare o discriminatorio. Altre hanno bisogno di essere dettagliate dall’ufficio legale.

Chiedi ai dipendenti stessi il loro contributo e rendi le linee guida facili da capire e da seguire: includi raccomandazioni su cosa, dove e come condividere i contenuti.

Starbucks, ad esempio,  pubblica le linee guida sui social media per i dipendenti direttamente sul sito web.

Ricorda che ogni dipendente avrà un diverso livello di familiarità con i social media. Metti tutti i dipendenti di tutti i reparti e i livelli di anzianità al corrente delle best practice e delle linee guida che hai stilato. Fornisci una formazione sull’utilizzo dei social media in generale, così come sulle politiche aziendali e sugli obiettivi del programma.

Offrire regolarmente contenuti nuovi e condivisibili aiuta i dipendenti a superare la timidezza e a diventare ambassador attivi del tuo brand.

 

 

5 Digital Onboarding Best Practices For New Remote Employees

Digital onboarding best practices

As the world continues to fight the coronavirus, Australia is advising businesses to allow staff to continue working from home where appropriate. To help businesses that are hiring while remote, we share five digital onboarding best practices to set new staff up for success. 

Digital onboarding best practices

What is digital onboarding?

Digital onboarding is the process of familiarising a new employee with a business (their new employer). It also refers to the welcoming of that person, ensuring they feel comfortable and able to establish positive working relationships with their colleagues.

Digital onboarding covers everything included in traditional onboarding. However, as the name suggests, the main difference is the former is executed online. Rather than holding an introductory meeting with their manager face-to-face, for example, the employee would meet them over video conferencing software instead.

Why is digital onboarding important?

Most of us have or know of someone who has a tale about being left to ‘sink or swim’ in a new job. Cases like this normally happen when the employer overestimates an employee’s ability to feel their way through a role without the relevant training. However, reality tends to be that the recruit is left feeling overwhelmed and unsupported. In a home office, where an employee won’t be surrounded by the buzz of an office, onboarding is even more important.

A report by Gartner says that successful onboarding can increase an employee’s discretionary effort by more than 20%. From a business perspective, digital onboarding boosts and accelerates a new employee’s ability to positively impact the company’s bottom line.

Read on to discover our five digital onboarding best practices. 

Interested in downloading an onboarding template, check out Capterra’s ultimate onboarding checklist.

Digital onboarding best practices for remote employees 

1. Complete paperwork ahead of their first day

Pre-boarding refers to the activity that takes place before a person officially joins the company. In this stage, it is a good idea to tackle administrative tasks such as signing contracts and completing payroll enrolling—all of which can be managed through online platforms. 

The advantage of handling paperwork online, and before the recruit’s start date, means their first day in work can be much more impactful and memorable. The day will revolve around them meeting colleagues and learning about the business, rather than reading through a pile of paperwork.

Handy tools for handling paperwork remotely:

  • Document management software allows HR managers to automate the process of collecting and storing digital paperwork. 
  • Digital signature software enables HR professionals to obtain signed paperwork from new employees electronically. Using the software, the employee can capture an image of their signature and attach it to the relevant documents.
  • Employee onboarding software works well for HR professionals looking for an end-to-end solution to handle elements such as contract generation, payroll setup, and paperwork automation.

2. Make day one memorable

Like the paperwork, managers should ensure the new employee has the relevant technology to create an at-home work station before their first day. This means having the physical technology available (such as a company laptop) as well as accounts to appropriate software. With those elements taken care of, new employees can jump straight into immersing themselves into the business. 

It’s important to consider ways a person may miss out on an in-person welcome. For example, meeting them at reception when they first arrive at the office is a nice touch. Being taken out for lunch is another first-day ritual people tend to look forward to because it gives them a chance to bond on a personal level with colleagues. 

These may be a little trickier to replicate digitally, but there are ways managers can make remote employees feel welcome:

Virtual meet-and-greets

Start their day with a one-on-one video call to greet them ‘face-to-face.’ Later in the day, and using the same software, managers can replace the in-person introductions with a virtual team-building activity. Using video can help to offer the new hire a warmer reception than a telephone or digital conversation. 

Handy tools for replicating remote meet-and-greets:

  • Video conferencing software is, as the name suggests, a technology that enables employees to host one-on-one or team meetings through video and audio display. 

Full-company introductions

Giving the hire a shout-out on an internal communication tool also helps create a sense of culture and togetherness. It gives colleagues who may not work directly with the new hire every day an opportunity to say hello and introduce themselves in an informal setting. To help kick off the conversations, try collecting some facts about the employee before they start so that you can share it in their welcome message.

Handy tools for virtual company introductions:

  • Survey software allows HR staff to share a pre-prepared fact-gathering questionnaire with new starters. Most platforms allow users to set up their survey so that the answers are automatically emailed to the relevant person.
  • Internal communication software enables colleagues to share information internally and have continuous interaction with each other. For this reason, it’s a suitable platform to post a welcome message to new members of the company.

The buddy system

A Capterra survey of 500 Australian millennials found that almost half (48%) of this age group appreciates people in the onboarding process over a completely automated version of it. A third (33%) of women would not like an AI involved in their onboarding at all, compared to 24% of men. 

A good solution for employers and new employees is to implement a buddy system—in other words, a colleague that the recruit can lean on for support and knowledge sharing.

Handy tools for buddy-systems:

3. Automate administrative tasks to reduce repetition

All new hires need the necessary team introductions and check-ins, as well as information on processes and tools. To make the most of the employees time, prepare and provide them with an agenda for their first day. This could extend to a full week, month, or probation period if necessary. 

For HR professionals, this aspect of onboarding can prove to be especially administration-heavy. Therefore, it’s worth managers considering tools that could reduce the time spent on this task so that their department can focus on tasks that require uniquely human skills. 

Handy tools for automating digital onboarding:

  • Project management tools can come in useful when it comes to creating a process as it allows users to lean on readily created templates—some even provide pre-made onboarding templates as part of their service. HR professionals can tailor the templates to suit their needs, attaching all of the relevant forms, instructions, and documents. 
  • Scheduling software gives staff access to a shared calendar, providing HR professionals with a real-time view of when the new employee’s team is available for onboarding meetings.

4. Set clear goals & objectives

After the new hire has had time to settle in, it’s important to introduce some expectations and goals to them. This step is a fundamental component in the process and helps provide them with a purpose in the business.

Goal setting should always come with a lot of clarity. For every objective, there should be a clear set of guidelines that explains how the employee can reach them. The objectives should be attainable and accessible. This may include participating in training modules or connecting them with a support network (such as internal experts).

Handy tools for setting goals & objectives:

  • HR software tends to include performance features that allow HR staff to create, assign, and track progress with set goals. Some platforms also automatically send reminders when performance review dates are coming up.

5.  Consider digital training methods

Ongoing training is essential in a person’s career. At the beginning of a new job, however, online training plays a pivotal role in the making or breaking of that person’s success within a company. 

Digital onboarding can sometimes be confused with orientation.  The latter handles the basics of a new hire’s role, office policies, and equipment usage. Online training, on the other hand, provides them with the software tools, resources, and knowledge that will allow them to be productive from the offset.

Hint! Thinking about holding an online staff training session? Check out our best practices for training remote employees.

Handy tools for training remote employees

  • Learning management software (LMS) helps to formalise online training in the onboarding process—such as the agenda, timeline, and training material. This makes onboarding a defined and scalable process.
  • Video conferencing software allows training facilitators to host live, interactive video presentations by sharing their screen with virtual attendees. The host could also, for example, walk through a tool as well have group discussions.

Defining your own digital onboarding best practices

Using automation technology to create a digital onboarding process helps to reduce repetitive task-handling. However, a one-size-fits-all program may not be the most impactful approach. Every new hire’s needs are different, which is often role and experience-dependent. 

What technology can do is centralise process flows and event triggers. By doing this, HR professionals can focus on creating a truly personalised experience for every hire.

Looking for employee onboarding software? Check out our catalogue.

Bereid je kantoor voor op de 1,5 meter economie – werken en samenwerken op 1,5 meter afstand

1,5 meter economie

Om je bedrijf te openen ten tijde van de 1,5 meter economie moet je een plan bedenken om je kantoor veilig te maken en verspreiding van Covid-19 te voorkomen. Dat betekent de richtlijnen van het RIVM volgen en overal op kantoor 1,5 meter afstand houden, grondige maatregelen voor hygiëne en je medewerkers beschermen tegen het risico van besmetting. Geen eenvoudige taak. De anderhalvemetersamenleving zal waarschijnlijk nog lang van kracht blijven. Je zult dus maatregelen moeten treffen die niet alleen nu, maar ook op de langere termijn werken. Hoog tijd dus om eens na te denken over hoe jouw kantoor eruit gaat zien. 

1,5 meter economie

De 1,5 meter economie

Welke oplossingen kun je inzetten om je kantoor veilig te maken? Moeten we eigenlijk wel terug naar het kantoor zoals we het nu kennen of is dit hét moment om je kantoor permanent te veranderen? Hierover spraken we Eduard Schaepman, de CEO van Tribes, aanbieder van flexibele kantoorruimtes, en Angelique Schouten, Chief Commercial Officer en lid van het bestuur van Ohpen, een cloudgebaseerd core banking platform.

  • De basis van je 1,5 meter kantoor: je medewerkers
  • Je oude kantoorconcept aanpassen aan het nieuwe normaal
  • Een nieuwe kantoorconcept bedenken
  • Samenwerking op afstand met collega’s, klanten en nieuwkomers

De basis van je 1,5 meter kantoorplan: je medewerkers

Voordat je meteen je plattegrond pakt om uit te rekenen hoeveel bureau’s er in je pand passen en het internet induikt op zoek naar spatschermen en temperatuurmeters, denk eerst eens na wat de behoeftes van jouw organisatie zijn. 

Hoeveel ruimte heb je nodig? Vraag je eerst af hoeveel medewerkers er eigenlijk terug naar kantoor moeten en willen. Misschien heb je met minder werkplekken wel genoeg. Angelique Schouten van Ohpen, zegt

“Voer een enquête uit onder je personeel om te peilen wat zij willen. Het advies is thuiswerken tot 1 september, maar wat willen jullie?”

Onderzoek wijst uit dat een derde van het kantoorpersoneel ervoor zou kiezen om altijd thuis te werken. Voor een andere groep geldt precies het tegenovergestelde, zij willen zo snel mogelijk terug naar kantoor, omdat hun thuissituatie niet ideaal is. Voor deze groep zou je het kantoor al eerder kunnen openen. 

quote 1.5 meter economie Schouten

Tip: Gebruik planningssoftware voor de intekenlijst om de bezetting van je kantoor eenvoudig te beheren. 

Je huidige kantoorconcept aanpassen aan het ‘nieuwe normaal’

Nu je weet voor hoeveel werknemers er minimaal plek moet zijn, kun je je kantoor gaan aanpassen. Welke oplossingen kun je inzetten om je kantoor veilig te maken? Eduard Schaepman van Tribes heeft 23 kantoorpanden moeten aanpassen in verschillende landen als gevolg van Covid-19.

1,5 meter kantoor

Schaepman vertelt welke maatregelen je allemaal kunt nemen om 1,5 meter afstand te houden:

  • Tafels uit elkaar zetten 
  • Rondom elke werkplek de 1,5 meter zone aangeven met stickers
  • Doorzichtige spatschermen van plexiglas rondom de werkplekken plaatsen om werknemers te scheiden. Omdat ze doorzichtig zijn blijft samenwerken mogelijk. 
  • Wegwerpbare papieren ‘desk pats’ op de bureau’s plaatsen om het lichamelijk contact met de tafel te beperken en besmetting via objecten te vermijden. 
  • Eenrichtingsverkeer creëren op kantoor door looproutes aan te geven met pijlen zodat  je elkaar niet kruist.
  • Sensoren in de hoeken van alle algemene ruimtes plaatsen die de afstand tussen personen meten en met een geluids- of rood lichtsignaal aangeven dat mensen te bij elkaar staan. “Dit is handig omdat sommige mensen zich bezwaard voelen er iets van te zeggen, dus dan doet de apparatuur het voor je”, zegt Schouten hierover.

Het handhaven van de regels is ook een uitdaging. Schouten vertelt dat mensen heel enthousiast zijn om hun collega’s weer te zien waardoor de aandacht voor de maatregelen kan verzwakken.

terug naar kantoor

Om mensen aan het ‘nieuwe normaal’ te herinneren kun je bijvoorbeeld banners ophangen of informatie op digitale schermen plaatsen. 

coronamaatregelen op kantoor herinneren

Maatregelen voor de bescherming van de gezondheid en hygiëne

De richtlijnen van het RIVM vragen ook om specifieke maatregelen voor de bescherming van de gezondheid van werknemers. Hierbij kun je denken aan zaken als:

  • Temperatuurmeting bij binnenkomst. Dit kan met thermische infrarood camera’s voor koortsdetectie, met een thermometer ‘pistool’ of bijvoorbeeld met een polschecker, zodat mensen zelf hun temperatuur kunnen meten, een minder invasieve methode vertelt Schaepman. Tribes heeft alvorens met temperatuurmeting te beginnen de Autoriteit Persoonsgegevens geraadpleegd om ervoor te zorgen dat hun nieuwe veiligheidsmaatregelen in overeenstemming zijn met de privacywetgeving.
  • Een ander aandachtspunt is de ventilatie op kantoor: 

ventilatie tegen corona

  • Contactloos toegang geven tot het gebouw en ruimtes. Zo vertelt Schouten van Ohpen dat zij hun toegang met fingerprint gaan vervangen voor een iris scanner.  
  • Het beschikbaar stellen van handgel en mondkapjes.
  • Extra schoonmaken.

Een nieuwe kantoorconcept bedenken

Als je veel werkplekken moet opheffen, dan kies je er wellicht voor om een vergaderruimte of een sportruimte om te bouwen in een werkruimte. Misschien voldoet jouw pand of kantoor dan echter niet meer aan wat jij je werknemers wilt bieden. Als dit het geval is dan kun je ook out of the box denken en je huidige kantoorconcept kritisch bekijken en vernieuwen. Dat doet Schouten van Ohpen:

“Daar waar je vroeger aan een kantoor dacht als ‘je komt samen en het is een werkplek’, wat ik nu wil doen, naar de toekomst toe, is functies ondersteunen. Ik wil behoeftes ondersteunen, het pand veranderen naar zones, er zijn bijvoorbeeld mensen die stilte willen hebben, er zijn mensen die juist het sociale aspect willen hebben, of het natuuraspect, ik wil gaan kijken hoe ik die behoeftes kan weergeven.”

Het kantoor gaat dus permanent veranderen sinds de 1,5 meter economie van kracht is volgens Schouten. En dat betekent wellicht een andere ruimte huren. 

1,5 meter samenleving

Ook thuiswerken hoeft vanaf nu niet meer op dezelfde manier. De keuze was meestal je werkt een volle dag op kantoor of een volle dag thuis. Sinds de lockdown volgen mensen veel meer hun eigen ritme. 

“In de ochtend wil ik een douche, een kop koffie en focus. In de middag ga ik naar kantoor. Misschien moet het kantoor wel 7 dagen open zijn in de toekomst.”

Slimme tip voor thuiswerkers van Schouten: Gebruik een strijkplank met verschillende hoogtes om een sta-tafel na te bootsen. 

Tips voor samenwerken in de 1,5 meter economie

Ongeacht hoe je kantoor er uit gaat zien, het nieuw normaal zal ook van invloed blijven op de manier van werken. Vergaderen, met klanten afspreken, een teamuitje organiseren of een sollicitatiegesprek voeren, als er sprake is van sociaal contact zullen we voor een langere periode behoedzaam moeten blijven. De kans bestaat dat er een nieuwe besmettingsgolf komt waardoor iedereen weer thuis zit. Je kunt je dus maar beter voorbereiden op regelmatig gebruik van digitale samenwerkingstools. Daarbij moet ook worden gedacht aan oplossingen voor het onboarden van nieuwe medewerkers en het ontmoeten van klanten en prospects. 

Onboarding van nieuwe medewerkers in de 1,5 meter economie

Sollicitatiegesprekken voeren via videocalls en een interactief onboarding programma maken, het kan allemaal digitaal. “On-boarding van nieuwkomers kan ook via de webcam, mission briefing noemen wij dat. Normaal vliegen wij iedereen over naar het hoofdkantoor, doen we een rondje langs de oude panden waar Ohpen begonnen is. Nu hebben wij dit alles digitaal gemaakt, een virtual tour”, aldus Schouten.

Met video interview software kun je nieuwe medewerkers interviewen zonder dat ze naar je kantoor hoeven te komen. Met virtuele tour software kunnen recruiters sollicitanten een 360 graden virtuele tour geven van het kantoor en de installaties. 

Afspreken met klanten

Ook afspreken met klanten en prospects is een uitdaging in het ‘nieuwe normaal’. Afspraken kunnen wel persoonlijk op kantoor met social distancing, maar misschien voel jij of je klant zich wel niet op zijn gemak in een gesloten ruimte. Om ongemak te voorkomen kun je natuurlijk via de webcam afspreken, maar hoe houdt je de aandacht van je prospect vast?  

“Je kunt het met filmpjes doen of een inspirerende spreker uitnodigen. Een gemiddelde afspraak kost je dan wel twee keer de tijd die het normaal kostte. Je wilt de ladder hoger leggen, energie erin houden om niet in te kakken achter een webcam,” vertelt Schouten.

Tip van Schouten: Om thuis een professionele indruk te wekken bij klanten zou je banners met het bedrijfslogo achter je stoel kunnen zetten of green screens waarop je afbeeldingen of video’s kunt afspelen.

Een ander goed idee is om buiten af te spreken. Niet alleen veiliger maar ook gezonder om wat extra te bewegen.

social distancing

Het 1,5 meter kantoor is dan misschien wel een uitdaging, maar het is ook een kans om te innoveren. Nu is hét moment om veranderingen door te voeren waar je wellicht al langer over na zat te denken en je werkplek beter af te stemmen op de nieuwe realiteit. Als je het zo bekijkt klinkt het nieuwe normaal helemaal zo gek nog niet!

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Dit artikel is bedoeld om onze lezers te informeren over bedrijfsgerelateerde zaken in Nederland. Het is op geen enkele wijze bedoeld om juridisch advies te geven of om een specifieke handelswijze te onderschrijven. Voor advies over uw specifieke situatie, raadpleeg uw juridisch adviseur.

Künstliche Intelligenz im Recruiting: 40 % denken, dass KI den Rekrutierungsprozess fairer macht

Künstliche Intelligenz im Recruiting

Personaler sind mit der Fülle an Bewerbungen überlastet. Laut einer Studie des Staufenbiel Institut und Kienbaum checken 40 % der Personaler Bewerbungen in weniger als fünf Minuten. 

Das manuelle Durchgehen aller Lebensläufe, die Organisation von Vorstellungsgesprächen und die Auswahl der richtigen Kandidaten ist ein zeitaufwändiger Prozess. HR-Fachleute setzen zur Unterstützung zunehmend künstliche Intelligenz (KI) im Recruiting ein, um mehr Zeit für die Kandidatenauswahl zu haben. 

Was halten die Deutschen eigentlich von einem AI unterstützten Recruitingprozess? Halten sie es für fair, sich von einer Maschine beurteilen zu lassen? Was wird akzeptiert und was nicht? Da der Einsatz von künstlicher Intelligenz im Recruiting zunimmt, ist es wichtig die soziale Akzeptanz zu berücksichtigen. Capterra hat dies anhand einer Studie* von 494 Teilnehmern untersucht. 

Künstliche Intelligenz im Recruiting

Highlights der Studie: 

  • 40 % denken, dass KI den Rekrutierungsprozess fairer macht.
  • 47 % empfinden ein KI-System, welches das Bewerbungsgespräch führt, als unangenehm. 
  • 76 % wollen sich im Nachhinein einen Einblick in die Schlussfolgerungen eines KI-Systems verschaffen können.

Der Einsatz von künstlicher Intelligenz im Recruiting

Der Einsatz der richtigen Talente ist entscheidend für den Geschäftserfolg. Die Talente zu finden, ist jedoch eine zeitaufwändige Angelegenheit. Sich wiederholende Aufgaben können durch KI automatisiert werden. Dadurch gibt die künstliche Intelligenz Personalvermittlern Zeit, sich um wichtigere Aufgaben zu kümmern. Die KI kann ebenfalls mit Bewerbern kommunizieren und sogar Bewerbungsgespräche führen. Wir fragten unsere Teilnehmer was sie von drei wichtigen Bereichen, in denen die künstliche Intelligenz im Recruiting eingesetzt wird, halten. 

Anwendungen der künstlichen Intelligenz im Recruiting

1. Schnellere Vorauswahl

Rekrutierungs- und HR-Fachleute nutzen zunehmend die KI, um die erste Runde der Kandidatenkürzungen vorzunehmen. Die Regeln für die Eliminierung eines Lebenslaufs aus dem Prozess basieren oft auf dem Erfolg früherer oder ähnlicher Bewerber. Somit können Personalvermittler den Aufwand und die Zeit, die in dieser Phase aufgewendet werden, reduzieren. 

2. KI-basierten Chatbots, die einfache Fragen stellen

Chatbots können z.B. Bewerbungsgespräche planen, einfache Fragen über die Kultur innerhalb eines Unternehmens, das Gehalt oder die Arbeitsumgebung beantworten. Chatbots können Recruiter unterstützen, indem sie den Kandidaten einfache Fragen zu ihren Kontaktdaten oder freien Terminen stellen.

3. KI-geführte Bewerbungsgespräche

KI kann Recruiter bei Bewerbungsgesprächen unterstützen. Dies geschieht meist durch die Analyse der Körpersprache, Mimik und verwendeten Sprache des Bewerbers. Die KI registriert zum Beispiel, welche Wörter ein Bewerber verwendet, wie gut er sich artikuliert und wie emotional er spricht, wie entspannt er wirkt und wie oft er lächelt. Eine Auswertung kann dem Recruiter ein besseres Bild über die Persönlichkeit des Bewerbers geben und bei der Entscheidung helfen, ob er für den Job geeignet ist und in das Team passt. Das Bewerbungsgespräch kann durch KI unterstützt mit einem Recruiter geführt werden oder komplett von der künstlichen Intelligenz übernommen werden. 

Künstliche Intelligenz im Recruiting bei der Bewerber-Vorauswahl

Was wird beim KI-geführten Bewerbungsgespräch akzeptiert?

Neben der Analyse von Körpersprache, Mimik und Sprache ist eine weitere Form der KI bei der Rekrutierung die Analyse der Online-Aktivitäten von Kandidaten in sozialen Medien. KI-Unternehmen bieten beispielsweise die Möglichkeit, auf der Grundlage der Analyse der Social-Media-Aktivitäten einen Bericht über Bewerber zu erstellen. 

Schauen wir uns einmal an, was Deutsche davon halten, durch die KI analysiert und bewertet zu werden. 

KI-Analyse und Bewertung der Bewerber

Auch wenn die oben genannten Rekrutierungstechniken bereits angewandt werden, bleiben die Befragten vorsichtig. Die Studie zeigt, dass die meisten Deutschen solche Analysen unangemessen oder schwer zu akzeptieren finden. Es ist verständlich, dass diese Formen der KI-Analyse Bedenken hinsichtlich des Schutzes der erhaltenen Daten, der Meinungsfreiheit und der Diskriminierung aufwerfen.

Die große Frage: Ist AI voreingenommen oder nicht?

Kritiker vermuten, dass die Verwendung der KI bei der Rekrutierung Voreingenommenheit fördern kann. Andere Bereiche, die Anlass zur Besorgnis geben, sind der Mangel an Verantwortlichkeit und Transparenz des Einstellungsprozesses sowie Probleme mit den Daten, aus denen die Maschine lernt.

Ein gutes Beispiel dafür ist ein von Reuters über Amazon berichtetes Problem. Das globale Unternehmen schuf einen Algorithmus, der bei einigen seiner Stellenangeboten unbeabsichtigt männliche Bewerber gegenüber weiblichen Bewerbern bevorzugte. 

Die KI stützte ihre Entscheidungen auf ein Jahrzehnt von Lebensläufen, die dem Unternehmen vorgelegt wurden und von denen die meisten Männer waren. Dies spiegelte die Dominanz der Männer in der gesamten Branche wider. Als Folge davon brachte sich die KI selbst bei, dass Männer die bevorzugten Kandidaten waren. Sie schulte sich sogar darin, Lebensläufe mit Schlüsselwörtern “Frauen” (wie in “Frauenschachklub”) auszusortieren. Sobald Amazon auf dieses Problem aufmerksam wurde, änderten sie die Programme.

Daten sind nicht frei von menschlichen Einflüssen und können in vielerlei Hinsicht verzerrt sein. Wenn diese “verzerrten” Daten als Trainingsdaten für eine KI verwendet werden, kann dies zu Diskriminierung führen. Unternehmen haben aus den Fehlern dieser “Early Adopter” gelernt.

Um Verzerrungen zu verhindern, wird die Funktionsweise der KI jetzt genauer untersucht und es kommen langsam Lösungen auf den Markt, die versuchen, Verzerrungen zu verhindern. Beispiele hierfür sind Explainable AI und Interpretierbares Maschinelles Lernen. Diese Werkzeuge untersuchen, inwieweit maschinelle Entscheidungen durch Vorurteile bestimmt werden und geben Einblick in die Argumentation des Computers. Dadurch kann angezeigt werden, welche Faktoren die Entscheidung positiv oder negativ beeinflusst haben.

Dank dieser Instrumente wird die Funktionsweise der KI sehr viel transparenter, sodass der Prozess auch für die Kandidaten transparenter gestaltet werden kann. Und das ist wichtig für das Vertrauen in die KI.

Was sagen unsere Umfrageteilnehmer dazu?

Schafft künstliche Intelligenz im Recruiting einen faireren Prozess

Die Frage nach der Voreingenommenheit von KI ist also nicht so leicht zu beantworten. Bei unserer Befragung haben wir ein Unentschieden: 38 % der befragten Teilnehmern glauben, dass KI voreingenommen sein kann, 38 % glauben es nicht. 

So meint ein Umfrageteilnehmer, auf die Frage, warum KI den Rekrutierungsprozess fairer macht: “Der Prozess wird fairer, weil KI keine persönlichen Eindrücke bzw. persönlichen Geschmack oder Sympathie in die Entscheidung einfließen lässt.” Ein anderer äußert sich folgendermaßen: “Die KI ist unvoreingenommen, was das Aussehen eines Menschen angeht, wo viele Bewerber auf normalen Weg schon aussortiert werden, weil sie einem optisch nicht passen.”

Ein Umfrageteilnehmer, der nicht glaubt, dass KI den Rekrutierungsprozess fairer machen kann, teilt seine Erfahrungen mit uns: “KI lässt die menschliche Komponente voll außer acht. Z.B. ich habe vor ca. 5 Jahren einen 57-jährigen Außendienstverkäufer eingestellt, der langzeitarbeitslos war, Konkurs gemacht hatte, kein abgeschlossenes Studium hatte, also einen Mann, der durch jede KI durchgefallen wäre. Ich habe aber das Potenzial gesehen. Er ist heute mein Vertriebsleiter und generiert jedes Jahr den meisten Umsatz, aber das tollste ist, dass er Jungverkäufer neidlos und verantwortungsvoll an die Hand nimmt, und diese so wesentlich motivierter sind und früher Umsatz generieren. Keine KI kann das.”

Transparenz im Bewerbungsprozess ist der Schlüssel

Wird KI die Einstellung durch Personaler ersetzen? Das ist unwahrscheinlich. Aber es ist wahrscheinlich, dass die KI mehr und mehr in den Einstellungsprozess integriert wird, damit Personaler intelligenter und effizienter arbeiten können.

Unternehmen, die zukünftig mit KI arbeiten wollen, sollten Transparenz an erste Stelle setzen. Transparenz ist die Grundlage für Vertrauen. Das zeigen auch die Ergebnisse der Umfrage sehr deutlich: 76 % der Befragten wollen sich im Nachhinein einen Einblick in die Schlussfolgerungen eines KI-Systems verschaffen können. Je transparenter das Verfahren, desto fairer wird das Auswahlverfahren wahrgenommen.

Wie geht es weiter? Wirf einen Blick auf unser Recruiting Software Verzeichnis, um das passende Tool zu finden.

*Methodik der Studie: 

Die Daten für die Studie “KI im Recruiting” wurden vom 24. Februar bis 30. März 2020 bei einer Online-Umfrage unter 494 in Voll- oder Teilzeit arbeitenden Deutschen zwischen 18 und 65 Jahren durchgeführt, die wissen, was künstliche Intelligenz ist. 

Quelle gestion de carrière à l’heure de la crise et des réaffectations d’employés ?

Comme nous avons pu l’observer au cours des derniers mois, la pandémie de COVID-19 a bouleversé les modèles de travail traditionnels. Après la mise en place du télétravail pour de nombreuses entreprises et la nécessité pour certaines de s’adapter à un modèle virtuel, un autre aspect du monde professionnel s’est vu affecté : celui de la nouvelle réalité de certains métiers en ces temps de crise. Une enquête GetApp révèle ainsi que 42 % de PME françaises ont assigné ou prévu d’assigner un nouveau rôle à certains de leurs employés de manière temporaire et 17 % de manière permanente (méthodologie en fin d’article). Les PME font ici face aux questions de résilience et de gestion de carrière.

Si certains ont recours au “prêt de main-d’œuvre”, proposer une mutation à plus ou moins long terme au sein de l’organisation est une alternative qui peut s’avérer fructueuse pour toutes les parties.

Pourquoi et comment décide-t-on d’une telle réaffectation ? Quels sont les bénéfices d’un tel changement, pour le collaborateur et pour l’entreprise ? Quelle importance la formation tient-elle dans cette pratique ? Enfin, quels sont les logiciels indispensables pour accompagner de telles évolutions ? Toutes les réponses à ces questions dans cet article.

La crise met en pause certains postes et pousse à valoriser la polycompétence

Logiquement, et malheureusement, la crise a pu, d’un côté, remettre en question ou réduire considérablement la charge de travail de certains métiers, ou au contraire provoquer un surcroît d’activité difficile à absorber pour les équipes en place.

Dans tous les cas de figure, le mot-clé a été l’adaptation. Que l’on ait adapté son produit ou service au virtuel (40 % des PME interrogées) ou qu’on l’ait modifié (36 %), il a fallu faire preuve d’agilité et prendre des décisions rapidement : accélération de la transformation digitale, investissement dans des logiciels collaboratifs et dans le cas qui nous intéresse, le redéploiement d’effectifs.

C’est le cas par exemple des postes de recruteurs pour qui les embauches ont été gelées ou encore celui de la restauration, comme le remarque Franck La Pinta, spécialiste de la transformation des organisations liée aux nouvelles technologies et au digital :

Compte tenu des prises de décisions courtes dans les PME, [la réaffectation] a pu être un bon moyen de re-prioriser rapidement l’activité de l’entreprise. L’exemple évident est celui de la restauration : les acteurs qui ont pu développer l’activité de vente à distance sont ceux qui s’en sortent le mieux.

Malgré les conséquences économiques de la crise, 79 % des PME ont souhaité concentrer leurs efforts sur la conservation de leurs employés, un aspect qu’elles jugent “plutôt important” (37 %) à très important” (42 %).

Un tel objectif demande de faire preuve de résilience. Ainsi, plutôt que de recourir au chômage technique ou au licenciement, il peut parfois être salutaire de réfléchir à déplacer stratégiquement les pions sur l’échiquier et mettre l’accent sur le management des talents.

Franck La Pinta abonde en ce sens :

Dans le cadre d’un échange avec les collaborateurs, la décision de revoir l’activité, l’organisation, et donc la réorganisation des tâches pour une raison de survie de l’entreprise est un discours qui est sans doute plus facile à accepter que le chômage technique.

Si ce changement est nécessairement présenté comme une situation d’urgence, cela peut aussi faire l’objet d’une réflexion à plus long terme sur le repositionnement de l’entreprise. Dans ce cas, cela sera aussi moins anxiogène pour le collaborateur, qui sait qu’il va basculer sur une activité qui deviendra essentielle. Cette crise peut être l’occasion pour la PME de réfléchir à son avenir, en concertation avec les collaborateurs.

Les responsables du personnel ou des ressources humaines ont pour option de se tourner vers le réagencement des effectifs là où la demande est soudainement accrue, vers la métamorphose d’un poste ou encore vers la promotion interne pour optimiser ses ressources.

Un chamboulement synonyme d’opportunités en termes de croissance et de gestion des talents

Un collaborateur, s’il a effectivement un rôle assigné, ne devrait cependant pas être “réduit” aux compétences liées à son poste. Au contraire, chacun détient des compétences non mises en œuvre ou qui ne demandent qu’à lui être révélées. Un changement de poste temporaire peut alors s’avérer comme une évolution positive, plutôt qu’un sacrifice ou un renoncement, tant pour le collaborateur que pour l’entreprise.

L’idée est de découvrir et d’exploiter les compétences inutilisées, qu’elles proviennent d’expériences précédentes, d’un intérêt particulier pour un domaine, de talent caché ou de potentiel qui ne demande qu’à être développé. La polyvalence et la polycompétence sont des atouts de taille pour les PME.

Les entreprises peuvent mettre en place tout ou partie de ces points stratégiques qui tendent vers la gestion de carrière :

  • Évaluer leur situation et les besoins nouveaux sur le moyen et long terme
  • Identifier les domaines dont la pertinence est désormais remise en cause
  • Identifier les domaines requérant main forte
  • Faire un bilan de compétences des employés dont le poste se retrouve affecté
  • Élaborer une stratégie pour redéployer ces employés à des postes stratégiques
  • Investir dans les programmes de formation nécessaires
  • Veiller au bien-être des employés

De telles mesures comportent plusieurs avantages : 

  1. L’entreprise optimise des ressources déjà disponibles au sein de l’entreprise.
  2. Le collaborateur peut apporter dans son nouveau rôle une vision inédite.
  3. D’autre part, si l’assignation n’est que temporaire, le collaborateur emportera avec lui des connaissances fraîchement acquises qui pourront apporter un nouvel éclairage à son poste initial.
  4. La confiance placée dans ses capacités renforce la relation employeur-employé.
  5. Un collaborateur épanoui aura tendance à rester motivé, profitant à l’activité générale de l’entreprise.
  6. Une telle évolution pare à toute éventuelle lassitude et favorise l’épanouissement personnel et professionnel.

Franck La Pinta estime cette approche pertinente :

Dans tous les cas, il ne faut pas que ce ne soit vécu comme un abandon par les collaborateurs, mais comme une opportunité de développer de nouvelles compétences, de faire un nouveau job.

Il est nécessaire d’effectuer un suivi pour maintenir l’engagement des employés.

Qu’elle s’avère temporaire ou permanente, la formation reste primordiale pour accompagner ce changement.

La formation, secret d’une transition réussie

Dans les grandes entreprises, la mobilité et les changements de carrière sont généralement bien rodés. En revanche, dans les entreprises de petite et moyenne taille, l’accompagnement se fait de manière plus informelle.

Au plus dur du confinement, alors que les entreprises investissaient dans des outils collaboratifs ou des logiciels de communication, 26 % des employés interrogés affirmaient n’avoir reçu aucune formation, et 45 % une formation par un collègue, des chiffres similaires aux réponses fournies par les décisionnaires interrogés lors de la même enquête :

Les deux principales raisons pour lesquelles les PME n’ont pas dispensé de formation aux nouveaux outils, et potentiellement aux nouveaux rôles assignés, sont le manque de temps et de budget.

“C’est plus difficile dans une PME que dans un grand groupe, qui dispose souvent d’une politique de mobilité interne bien organisée. Les PME sont parfois moins bien outillées que les grandes entreprises en matière de formation ou de possibilités de changement de poste” commente Franck La Pinta.

En effet, dans la précipitation, il est difficile pour une entreprise qui n’y est pas préparée de fournir des outils du jour au lendemain. Personne, a priori, ne naît avec la science infuse et c’est pour cela qu’existent les programmes de formation. L’éducation et l’apprentissage s’adressent à tous les métiers, à tous les âges de la vie.

Les logiciels indispensables pour la formation et les évolutions de poste

Les types de logiciels pouvant accompagner ces mutations s’inscrivent dans les catégories de LMS, de webinaires et tout simplement de formation. En voici les caractéristiques principales :

  • Les LMS : une plateforme LMS (“Learning Management System”) est l’outil phare de l’apprentissage à distance. Son avantage est d’être alimenté en permanence de nouveaux cours. Un tel outil permet d’élaborer un programme sur-mesure selon les besoins.
  • Les webinaires : ils consistent à diffuser des vidéos en direct ou préenregistrées. Les sessions de formation peuvent être interactives et requérir la participation des élèves, favorisant l’échange comme lors d’une formation présentielle.
  • Les logiciels de formation : outils d’éducation en ligne, ils permettent de créer des parcours d’apprentissage personnalisés et de suivre les progrès des apprenants.

Quant au suivi des employés, les gestionnaires de ressources humaines (RH) peuvent se tourner vers les solutions permettant la gestion de carrière :

  • Les logiciels de gestion du personnel : au-delà des fonctionnalités de planning et de calendrier, ces outils servent à la gestion des performances et des ressources. Ils s’avèrent particulièrement utiles lorsque des mouvements internes sont en cours pour suivre et optimiser les changements de postes.
  • Les outils de gestion des talents : ils se focalisent sur les profils et performances des collaborateurs, permettant aux responsables RH d’accompagner leur évolution au sein de l’entreprise.

La formation ne s’arrête pas cependant aux outils. Elle concerne également les différentes politiques internes à l’entreprise : cybersécurité, travail à distance ou encore hygiène et sécurité, autant de politiques indispensables même hors crise.

Si “nécessité fait loi”, elle crée également des opportunités salvatrices pour l’entreprise

Les PME qui auront passé cette épreuve du feu en faisant preuve de flexibilité, de réactivité et de créativité seront celles qui ont le plus de chances de se maintenir à flot, voire même de prospérer malgré la crise. Le rôle des responsables du personnel et des ressources humaines est essentiel pour assurer la pérennité des entreprises, en particulier celles de petite taille. Les entreprises qui misent constamment sur la résilience et la pertinence de leur main-d’œuvre sont susceptibles de mieux s’intégrer dans le monde post-COVID-19.

Sur ce point, Franck La Pinta propose en guise de conclusion :

Les PME, face aux grandes entreprises, ont une carte à jouer dans la proximité des échanges, dans les processus de décision plus collectifs, pour réfléchir à la fois à la manière de survivre à cette crise, mais aussi de penser au moyen terme. (…) Mais ces réaffectations, au-delà des contraintes liées aux modifications sur le contrat de travail, ne pourront se faire qu’à condition que les collaborateurs concernés soient engagés et motivés par ce nouveau projet d’entreprise. D’où la nécessité, certes de faire face à la situation d’urgence, mais aussi d’en profiter pour s’interroger sur ce que cette crise nous a enseigné.

Vous souhaitez en savoir plus ? Consultez notre catalogue de logiciels de LMS pour découvrir davantage de produits.

Méthodologie de l’enquête sur les Tendances d’achat de logiciels : pour collecter les données de ce rapport, nous avons mené une enquête en ligne entre le 15 et 19 mai 2020 auprès de 397 employés de PME françaises effectuant du télétravail en raison de la crise de COVID-19. Les 335 répondants aux questions ont été sélectionnés selon leur rôle dans l’entreprise : ceux-ci sont issus de divers secteurs d’activité et sont tous preneurs de décision (confirmé/manager, manager sénior, membre de la direction ou haute direction). Le nombre de répondants peut différer d’une question à l’autre selon le profil recherché pour une question donnée. Un panel de 62 employés a également participé à l’enquête (cf. question sur la formation).

Acquista in modo consapevole: sai quanto costa veramente un gestionale per azienda?

Quanto costa un gestionale per azienda

Quanto costa veramente un gestionale per azienda? Definire il budget di un gestionale  è complicato per molti. Ma noi siamo qui per aiutarti.

Quanto costa veramente un gestionale per azienda?

In un mondo ideale acquistare un software sarebbe semplice come acquistare un prodotto qualsiasi. C’è un prezzo stabilito, lo paghi… ed è fatta, il software è tuo!

Ma se hai già iniziato a esplorare le diverse soluzioni di software per la tua azienda, saprai che in realtà non è così semplice. Non solo i fornitori di software applicano modelli di tariffazione totalmente differenti, ma nascondono anche costi aggiuntivi collegati al possesso e all’esecuzione del loro sistema.

Spesso il timore che i costi superino il budget stabilito è il principale ostacolo interno all’acquisto di un software per il business. A meno che non si conosca il vero costo della licenza del software, il rischio di andare fuori budget è dietro l’angolo.

In questo articolo passeremo in rassegna i cinque elementi principali che formano il costo totale di un software aziendale. L’obiettivo? Chiarire quali sono i costi di un software in modo da prendere le tue decisioni d’acquisto in modo consapevole e sicuro.

I cinque elementi principali che formano il costo totale di un software aziendale


  1. La licenza del software
  2. Hardware
  3. Implementazione
  4. Formazione
  5. Supporto

Componente di costo n. 1: la licenza del software

La licenza del software – ovvero il costo effettivo di possesso e utilizzo del software – ha la duplice particolarità di costituire una parte significativa del prezzo del software e un costo difficile da congelare in modo definitivo in quanto può variare notevolmente nel corso del tempo e man mano che il tuo business cresce.

I modelli di tariffazione esistenti per le licenze dei software sono principalmente due: la licenza perpetua e la licenza in abbonamento.

La licenza perpetua prevede un pagamento iniziale che garantisce la proprietà del software a tempo indeterminato (vale a dire, per sempre, dall’inglese in perpetuity). Questo modello di tariffazione è quello usato da più tempo ed è utilizzato solitamente per i software “on-premise”, ovvero scaricati e installati su un computer locale o su un server della tua azienda.

Con la sottoscrizione di un abbonamento si paga un canone mensile o annuale per l’utilizzo del software. Se si interrompe il pagamento o non si rinnova il contratto, non è più possibile usufruire del software. Questo modello di tariffazione è più recente, più diffuso e spesso usato per soluzioni basate sul cloud (questo modello di distribuzione è anche noto come “Software-as-a-Service” o “SaaS”), vale a dire ospitati sui server del fornitore del software e accessibili agli utenti attraverso una connessione a internet.

Ricorda: i fornitori di software spesso offrono la possibilità di scegliere tra un abbonamento mensile o annuale, offrendo una tariffa complessiva più economica per quest’ultimo per indurre l’acquirente a sottoscrivere un contratto più lungo. Tuttavia non è detto che il costo dell’abbonamento annuale sia effettivamente più economico del totale delle singole mensilità. Ti consigliamo sempre di fare due conti per valutare quale delle due opzioni soddisfi meglio le tue esigenze.

Esistono altri tre tipi di abbonamento sul mercato, con prezzi che variano in base a diversi fattori, quali il consumo, le dimensioni e gli utenti.

  1. La tariffazione basata sul consumo prevede un costo variabile in base all’effettivo utilizzo del software o dei servizi ad esso associati.
  2. La tariffazione basata sulle dimensioni varia in base alle dimensioni dell’azienda, ad esempio in base a fattori come il numero di dipendenti o di clienti.
  3. La tariffazione basata sull’utente varia in base al numero di persone che hanno accesso al software.
Ricorda: è importante capire la differenza tra licenza per utente autorizzato e licenza per utente simultaneo. Nel caso della licenza per utente autorizzato, ogni utente dispone dei propri dati di accesso e tutti gli utenti possono utilizzare il software contemporaneamente. Con la licenza per utente simultaneo si dispone di un numero fisso di login utilizzabili da chiunque, ma la licenza non consente un numero di login simultanei superiore al massimo previsto. Se disponi di un team di 20 persone e queste avranno bisogno di utilizzare il software contemporaneamente, dovresti optare per una tariffa utente autorizzato che includa 20 utenti. Ma se solo cinque dei 20 membri del team utilizzano il software nello stesso momento, può essere più conveniente scegliere una tariffa utente simultaneo per cinque utenti.

Nella maggior parte dei casi, difficilmente potrai scegliere tra i due modelli di tariffazione per un determinato software. È raro che i produttori di software offrano entrambe le opzioni – licenza perpetua e abbonamento – per i loro prodotti.

Ad ogni modo, nei casi in cui tu abbia possibilità di scelta, o se stai confrontando un prodotto con licenza perpetua con un prodotto in abbonamento, valuta i pro e i contro di ciascuna opzione per determinare quale si adatta meglio al tuo business.

Confronto prezzi licenza perpetua software vs abbonamento

Componente di costo n. 2: hardware

Per quanto potrebbe sembrare ovvio, è sempre importante tenere in considerazione il costo dell’hardware necessario per utilizzare il software che si acquista.

Questo vale soprattutto per le installazioni in locale, che potrebbero richiedere non solo l’acquisto di un server per ospitare il software, ma anche di nuovi dispositivi che supportino il sistema operativo giusto. In altre parole, se utilizzi dispostivi Mac ma il software che desideri funziona solo su Windows, il costo finale diventa notevole.

Essendo accessibili attraverso un browser web, le soluzioni SaaS offrono molta più flessibilità in termini di hardware e funzioneranno su computer, tablet o smartphone. Le aziende possono anche risparmiare sull’hardware consentendo ai dipendenti di usare i propri dispositivi (ma in questo caso deve essere presente una politica per la sicurezza dei dispositivi mobili  per ridurre le vulnerabilità informatiche).

Alcune categorie di software richiederanno l’acquisto di hardware aggiuntivo. I sistemi di rilevazione biometrica delle presenze, ad esempio, usano l’impronta digitale di una persona o altro identificativo unico per verificare l’identità degli utenti. Queste piattaforme richiedono dispositivi hardware specializzati per registrare i dati biometrici con la massima precisione.

Alcuni fornitori possono richiedere di utilizzare il loro software in associazione al loro hardware, mentre altri offrono un’ampia compatibilità.

Componente di costo n. 3: implementazione

I fornitori possono applicare un costo una tantum al momento dell’acquisto per installare e rendere operativo il software presso la tua azienda. Oltre all’installazione e alla configurazione di base, i costi di implementazione possono coprire anche esigenze quali:

  • Personalizzazione del software
  • Migrazione dei dati dai sistemi precedenti
  • Integrazione con i sistemi attuali

Se sei in grado di gestire l’implementazione del software autonomamente, il fornitore potrebbe non applicare questo costo.

Di norma i sistemi in locale hanno un costo di implementazione maggiore rispetto a quelli basati sul cloud. Lo stesso vale per i sistemi più complessi rispetto alle applicazioni di base.

In alcuni casi l’implementazione potrebbe costare quanto la licenza del software – se non addirittura di più! Informati presso i fornitori circa i dettagli delle loro opzioni di implementazione e i relativi costi per pianificare le spese al meglio.

Componente di costo n. 4: formazione

Sebbene il costo di una licenza software normalmente includa l’accesso a guide in linea e forum di assistenza, i fornitori potrebbero prevedere anche una tariffa supplementare e opzionale per una formazione aggiuntiva. A seconda della complessità del software scelto e della sua importanza per il tuo business, potrebbe valere la pena investire nella formazione affinché i tuoi dipendenti possano familiarizzarsi rapidamente con la piattaforma.

La formazione può essere svolta in diversi formati, ognuno con un prezzo specifico:

  • I dipendenti si recano presso il luogo di formazione del fornitore del software
  • Il formatore si reca presso l’azienda
  • Sessioni webinar virtuali
  • Corsi in e-learning autogestiti

I fornitori di software di alto profilo possono anche offrire agli utenti la possibilità di conseguire una certificazione per dimostrare le loro competenze nell’uso del software.

Indipendentemente dall’opzione di formazione che sceglierai, assicurati di pianificare le spese non solo per gli utenti iniziali, ma anche per eventuali nuovi assunti che dovranno imparare a usare il software in futuro.

Componente di costo n. 5: supporto

Incluso talvolta nel costo della licenza, il supporto continuo può anche prevedere un costo a parte che copre la manutenzione, gli aggiornamenti e persino livelli premium di servizio clienti.

Il supporto può anche includere il servizio di consulenza con un agente dedicato con il quale potrai riunirti regolarmente per valutare gli obiettivi e imparare a ottenere il massimo dal software.

In base ai servizi di supporto che offre, il fornitore potrebbe farsi carico di alcune importanti attività complesse che tu non sei in grado di gestire (es: alcuni fornitori di software per buste paga possono gestire al posto tuo le buste paga della tua azienda).

Valuta quanto ti costerebbe svolgere queste attività internamente e confrontale con la possibilità di esternalizzarle.

Consigli finali per risparmiare sull’acquisto di un software

La tariffazione dei software non è mai così semplice come appare a prima vista. I costi nascosti sono molteplici e, se non stai attento a prevederli correttamente, ti ritroverai presto ad oltrepassare il budget destinato all’acquisto del software.

Conoscere tutti gli elementi che compongono il costo effettivo del tuo gestionale per l’azienda ti aiuterà a calcolare il tuo budget e a mantenere la spesa sotto controllo.

Con questi ultimi consigli potrai ridurre la spesa ulteriormente:

●        Negozia sempre. Molti fornitori, soprattutto quelli che espongono i loro prezzi al pubblico, non si sposteranno dalle cifre fissate. Ma alcuni possono concedere degli sconti se viene loro chiesto, in particolare se acquisti qualche componente o servizio aggiuntivo che aumenta il tuo valore come cliente.

●        Distingui le funzionalità di cui hai bisogno da quelle che desideri. Non vale la pena spendere un capitale per un software del quale useresti solo la metà delle funzionalità. Focalizzati sulle tue esigenze, acquista un software che le soddisfi a un prezzo che ti puoi permettere. Avrai sempre la possibilità di scalare più avanti, quando le tue esigenze saranno più ambiziose.

●        Valuta attentamente quale livello sottoscrivere. Spesso i fornitori offrono diversi livelli di sottoscrizione, dove a prezzo più elevato corrispondono più utenti, più spazio di archiviazione, più funzionalità, ecc. Se superi il limite previsto per la tariffa sottoscritta potresti dover pagare il prezzo, più alto, del livello successivo. Quindi, se la tua tariffa prevede dai 10 ai 25 utenti, passare da 11 o 12 utenti non comporterà alcuna differenza, ma passare da 25 a 26 utenti potrebbe avere un costo significativo.

●        Cerca opzioni gratuite e open-source con attenzione. Esistono sicuramente valide opzioni di software gratuiti e open-source, ma devi prestare attenzione. Molte soluzioni “gratuite” prevedono grossi limiti per quanto riguarda l’archiviazione, il numero di utenti o le funzionalità. I software open-source richiedono l’intervento del personale informatico per l’installazione, la personalizzazione e la manutenzione, che deve essere pagato. Leggi tutte le clausole prima di impegnarti con un programma.


NOTA: L’obiettivo di questo articolo è di informare i nostri lettori circa l’acquisto di un software in Italia. Non vuole in alcun modo fornire consigli economici o promuovere una specifica linea d’azione. Per ricevere consigli per la tua situazione concreta, consulta il tuo commercialista o consulente finanziario.