Wat is een virtual dataroom? Tips om een dataroom op te zetten

wat is een virtual dataroom

De coronacrisis duurt voort en een groot gedeelte van de beroepsbevolking werkt inmiddels online vanuit huis. Veel ondernemers worden zich er nu van bewust dat niet alle benodigde gegevens online te benaderen zijn. Mogelijk omdat de gegevens vertrouwelijk zijn of omdat de gegevens niet op een centrale server zijn opgeslagen. Een virtual dataroom waar alles beveiligd wordt opgeslagen, kan een goede optie zijn. Wellicht ook interessant voor jouw onderneming, want werken in de cloud zal ongetwijfeld ook na de coronacrisis blijven bestaan.

wat is een virtual dataroom

Wat is een virtual dataroom (VDR)?

Een virtuele dataroom kun je zien als een sterk beveiligd online archief waar documenten bewaard worden. Hierbij kun je denken aan vertrouwelijke documenten, zoals financiële transacties, verzekeringsdocumenten, patenten en andere due diligence documenten. In een VDR bewaar je in principe alle documenten die belangrijk zijn voor jouw bedrijf en bedrijfsvoering. Virtual datarooms worden tegenwoordig steeds vaker gebruikt door:

  • Banken, verzekeringen en andere financiële instellingen
  • Advocaten-, consultancy- en accountantskantoren
  • Vastgoedhandel en makelaardij
  • Grote en kleine bedrijven die online (vertrouwelijke) documenten willen delen met medewerkers, businesspartners of klanten.

Virtuele dataroom: beveiliging is hoofdzaak

Belangrijke voordelen van een VDR zijn de beveiliging en centrale beschikbaarheid. We zetten het op een rijtje:

  • Geavanceerde multilevel-authenticatieprocedures zorgen dat hackers niet bij jouw documenten kunnen komen.
  • Geavanceerde encryptie wordt toegepast bij de overdracht en opslag van data.
  • Beveiliging van documenten. Toegangsrechten kunnen tot op documentniveau geregeld worden en bepalen wie geautoriseerd is voor welke handelingen.
  • Efficiëntie: alles staat op één centrale plek die 24/7 vanaf elke locatie bereikbaar is.
  • Documentbeheer: wijzigingen in documenten worden geregistreerd (wie, wat en time stamp) en gerapporteerd.

Informatie delen met VDR

Documenten in een VDR kun je delen met personen binnen en buiten de onderneming. Een beheerder of beheerdster bepaalt welke documenten gedeeld mogen worden en met wie. Ook bepaalt hij of zij de toegangsrechten, zoals wie mag lezen, wijzigen, uploaden, downloaden enz. Handig voor het werken in de cloud van directie en medewerkers, maar mogelijk ook voor klanten. Zij kunnen zo bijvoorbeeld hun eigen contracten en leveringsvoorwaarden inzien.

Tijdelijke virtual dataroom

Een virtual dataroom hoeft niet “voor het leven” te worden opgezet. Je kunt ook tijdelijk een dataroom huren, bijvoorbeeld voor een speciaal project, contractonderhandelingen met een grote klant of een audit. Het bespaart reis- en verblijfskosten en partijen kunnen direct documenten uitwisselen, bewerken en vertrouwelijk onderhandelen. Gecombineerd met video conferencing biedt het grote mogelijkheden.

Verschil tussen VDR en cloud storage

Iedereen maakt tegenwoordig gebruik van (gratis) cloud opslag. OneDrive, Dropbox, Google Drive en iCloud zijn bijvoorbeeld popular.  De drie voornaamste grote verschillen tussen generieke cloud opslag en de VDR zijn:

  1. De VDR’s voldoen aan de hoogste veiligheidsnormen. De kans dat files worden gestolen is (bijna) nihil. Tijdens data-overdracht en bij opslag van data worden geavanceerde encryptie- en bitsleutels toegepast. De files zijn enkel door de geauthoriseerde personen te lezen. Bij cloud storage zijn deze beveiligingen niet aanwezig.
  2. VDR’s beschikken over document-beheerssoftware. Alle handelingen met een document worden geregistreerd en gerapporteerd.

Stappen voor het opzetten van een virtual dataroom

Het opzetten van een VDR begint met een grondige inventarisatie van de gegevens die je in de dataroom wilt plaatsen. Zo krijg je alvast goed zicht op de omvang van de dataroom. Daarna ga je op zoek naar een dataroom provider. Behalve de prijs neem je nog een aantal zaken in overweging:

  • Beveiliging. Kies een provider die een hoog niveau van encryptie gebruikt; minimaal een tweestaps-authenticatieprocedure.
  • Documentbeheer en -controle. Welke functionaliteit biedt de VDR, wat zijn de mogelijkheden voor het vastleggen van autorisaties van personen en documenten en welke rapportage-mogelijkheden zijn er?
  • Gebruiksgemak en toegankelijkheid. Kan je ook met smartphone of tablet toegang krijgen en hoe zit het als er veel gebruikers tegelijk willen werken?
  • Ondersteuning. 24/7 support is wel zo handig als je internationaal business doet.

Voor het gemak kun je onderstaande aanvullende Getapp checklist gebruiken:

checklist dataroom

Vijf virtual datarooms voor nieuwkomers en cracks

Om je een handje te helpen, hebben wij alvast vijf uitstekende datarooms geselecteerd. Virtuele dataroom software is cloud software, dus je hoeft niets te installeren: een internet verbinding is genoeg. Onze vijf dataroom tools voldoen aan onderstaande basisvoorwaarden:

  • Geschikt voor het MKB en beschikbaar in Europa.
  • Webgebaseerd, maar kunnen ook met smartphone of tablet (Android en iOS) gebruikt worden.
  • Gebruiken een beveiliging met minimaal tweestaps-authenticatieprocedures.

iDeals Virtual Data Room

Dit is een full professional dataroom met zeer uitgebreide functionaliteit, waaronder beveiliging van documenten tegen het maken van screenshots en foto’s. Het inrichten van deze dataroom kan in zeer korte tijd. Voor het beheer is geen ICT-kennis nodig en iDeals traint de gebruikers (bij de duurdere pakketten). Je kunt vanaf $ 98,00 per maand (jaarlijkse facturatie) met de iDeals dataroom werken en daarvoor krijg je:

  • 30 dagen gratis proefversie.
  • Maximaal 500 MB opslag.
  • Maximaal 10 gebruikers, 2 beheerders en één projectroom.
  • Drag-and-Drop-functie om eenvoudig en snel files naar de dataroom te verplaatsen.
dataroom
iDeals Virtual dataroom (bron)

Clinked

Eenvoudig en snel in te richten professioneel platform met een overzichtelijk dashboard dat direct inzicht geeft in activiteiten van (project)groepen en accounts. Voor jouw belangrijke files kun je volgen via email-notificaties. Een mooie tool om met verschillende teams in de cloud te werken. De goedkoopste dataroom van Clinked kost €83 per maand en biedt:

  • 10 dagen proefperiode met 10 gebruikers.
  • 100 GB opslag.
  • Maximaal 100 gebruikers, onbeperkte ‘medegebruikers’.
  • Integratie met Zapier mogelijk voor uitbreiding en integratie met andere platformen.
dataroom opzetten
Clinked VDR (bron)

Box

Box is een wat “lichtere” software, maar biedt meer dan voldoende mogelijkheden om het werken in en met datarooms te proberen. Er zijn soms wat problemen met de uploadsnelheid, maar met de kleinste betaalde versie huur je al een virtual dataroom voor € 4,50 per maand per gebruiker. Hiervoor krijg je de volgende features:

  • 14 dagen proefperiode
  • 100 GB opslag
  • Maximaal 10 gebruikers (€ 45,00)
  • Box is altijd gratis bij één gebruiker, dus mogelijk zeer aantrekkelijk voor ZZP’ers
wat is een dataroom
Box virtual dataroom (bron)

Onehub

Deze dataroom maakt onderscheid tussen paid users en free users. Free users kunnen enkel kijken, printen en downloaden en hun aantal kan maximaal 200 zijn. De dataroom is geïntegreerd met Microsoft Online en Google Drive. Een duidelijk dashboard geeft de gebruikers direct een goed overzicht van de acties in hun virtuele werkruimte. Het goedkoopste abonnement kost $ 15,00 per maand en biedt onder andere:

  • 14 dagen proefperiode
  • Maximaal 3 paid users (+ 200 free users) met maximaal 50 werkruimtes
  • Maximaal 1 TB opslag
  • Onehub geeft 20% korting aan non-profit organisaties en scholen
VDR
OneHub VDR (bron)

Koofr

Met Koofr kun je jouw bestaande accounts bij de verschillende online storages als OneDrive of Google Drive verbinden. Heb je de Koofr applicatie op jouw smartphone of desktop, dan kun je automatisch alle documenten en foto’s synchroniseren met de dataroom. Het is wel een zeer beperkte dataroom, maar wellicht leuk om ervaring op te doen. Er is een gratis versie die je 2 GB opslag geeft. De simpelste betaalde versie kost € 6 per jaar, met de volgende features:

  • 10 GB opslag
  • Onbeperkt delen van (wachtwoord beveiligde) links naar documenten
  • Onbeperkte bestandsgrootte
virtual dataroom Koofr
Koofr virtual dataroom (bron)

 

Nog meer datarooms bekijken? Kijk eens op de volledige lijst met dataroom software op GetApp. Hier vind je nog veel andere leveranciers voor het mkb.

Methodologie

Bovenstaande tools werden gekozen volgens de volgende criteria:

  • In Europa beschikbaar
  • Geschikt voor het MKB
  • Klantbeoordeling van 4,5 sterren of meer op GetApp
  • Beschikbaar op Android en iPhone
  • Webgebaseerd
  • Met een mobiele web app

 

Il 65% delle PMI italiane vorrebbe sfruttare maggiormente i vantaggi della tecnologia

Digitalizzazione delle PMI italiane

Digitalizzazione delle PMI italiane

La trasformazione digitale sta cambiando il nostro modo di vivere, produrre e consumare. Le aziende si sfidano nella corsa per diventare smart company e le piccole e medie imprese (PMI) non fanno eccezione: si stanno muovendo per mettersi al passo con i tempi.

La digitalizzazione delle aziende consiste nell’utilizzare la tecnologia per migliorare i processi aziendali. Ad esempio, la tecnologia può aiutare  nella ricerca del pubblico di riferimento, nello sviluppo di strategie di mercato, le procedure di produzione o nella scelta dei canali di comunicazione.

Ma cosa significa davvero essere digitalizzati e, soprattutto, qual è lo stato di digitalizzazione delle PMI nel nostro Paese?

Per dare risposta a questa domanda, abbiamo condotto un’indagine* il cui obiettivo principale è avere una foto realistica della situazione attuale in termini di integrazione dei software nella vita aziendale.

In particolare, abbiamo chiesto a PMI di diversi settori le loro percezioni in merito al processo di trasformazione digitale della loro azienda.

Punti salienti dello studio


  • Il 91% delle PMI utilizza software in modo regolare: le PMI italiane sono immerse nel processo di trasformazione digitale.
  • Solo il 16% delle PMI sviluppa internamente i propri software: la digitalizzazione dipende da prodotti di terzi.
  • Il 65% delle PMI vorrebbe sfruttare maggiormente i vantaggi della tecnologia per migliorare i processi aziendali.

 

Le PMI si stanno davvero trasformando in smart company? L’uso dei software facilita il lavoro in azienda? Quali sono i tool più utilizzati? Di seguito presentiamo dettagliatamente i risultati dello studio per mappare lo stato della trasformazione digitale nel nostro Paese.

Utilizzo dei software installati su pc nello svolgimento delle attività aziendali

Un indizio chiave per determinare il grado di digitalizzazione delle PMI è l’utilizzo di strumenti digitali. Il 91% degli intervistati ha risposto che in azienda utilizza software installati sul pc  – Photoshop, SAP, software di risorse umane, eccetera – per il regolare svolgimento delle proprie attività.

Utilizzo dei software installati su pc nello svolgimento delle attività aziendali

Andando più nel dettaglio, vediamo come la maggior parte degli intervistati utilizzi fino a 5 o più prodotti esterni, il 16% sviluppa internamente i propri strumenti, l’8% combina entrambi e solamente il 6% dichiara di non utilizzare software.

Utilizzo dei cloud-software nello svolgimento delle attività aziendali

Il cloud è una tendenza della digitalizzazione che consente l’accesso ai dati da qualsiasi dispositivo dotato di una connessione Internet, da qualsiasi luogo in cui ci dovessimo trovare. È estremamente utile per le persone che lavorano da remoto e si sta rivelando un aiuto prezioso nella trasformazione digitale delle PMI nostrane.

Ma veniamo ai dati: se parliamo di cloud-software, la percentuale di utilizzo di un software proprio interno all’azienda scende al 13%, mentre sale al 15% quella di utilizzo di soluzioni combinate interne ed esterne all’azienda. Si mantiene il trend generale di utilizzo di prodotti esterni: più della metà degli intervistati (59%) dichiara infatti di utilizzare software per il regolare svolgimento delle attività in azienda, mentre cresce leggermente la percentuale di coloro che dichiarano di non utilizzare software (8%).

Riassumendo, anche nel caso di cloud-software – Microsoft Office, Gmail, eccetera – l’87% degli intervistati dichiara di utilizzare tool per il regolare svolgimento delle attività aziendali e conferma così il trend generale di trasformazione delle PMI in smart company.

Utilizzo dei cloud-software nello svolgimento delle attività aziendali

Le categorie di software più utilizzate dalle PMI

I dati sotto riportati evidenziano le principali categorie di software utilizzate dalle smart company. Al primo posto troviamo i software di marketing e vendite, seguiti dai programmi di project management e dai tool di risorse umane. A seguire, gli strumenti per il controllo dei processi di finanza e contabilità, i software per la gestione della supply chain ed infine i tool per la gestione del CRM.

Non sorprende constatare che quasi tutti i processi aziendali si trovano in una fase di crescente digitalizzazione: i software aiutano le aziende nello svolgimento delle regolari attività quotidiane. Si spazia dall’attenzione al cliente al project management, dai software per l’onboarding aziendale agli strumenti tecnici per la gestione del magazzino.

Le categorie di software più utilizzate dalle PMI

Le PMI puntano ancora poco sul mobile

Solo il 37% degli intervistati dichiara di utilizzare le app sul cellulare per lavoro. La grande maggioranza dei partecipanti, infatti, non utilizza i vantaggi del mobile per lo svolgimento delle attività quotidiane.

Tra coloro che dichiarano di servirsi di app per lavorare, i prodotti Google e Microsoft Office sono i più diffusi e citati. In particolare, il mobile sembra essere usato prevalentemente per programmi di archiviazione e gestione documenti.

Si evidenzia anche la grande diffusione di tool di disegno, con i quali viene gestito il lato creativo dell’azienda, come ad esempio l’immagine del marchio.

Le PMI puntano ancora poco sul mobile

Formazione previa all’utilizzo di un software

Un corretto processo di trasformazione digitale implica che tutti gli impiegati che andranno ad utilizzare un software ricevano una formazione completa per poter sfruttare al meglio il nuovo strumento.

Nel nostro studio, il 74% dei partecipanti dichiara di aver ricevuto una formazione prima di utilizzare un nuovo software, ma il 20% non la considera sufficiente.

Il 26% degli intervistati ammette addirittura di non aver mai ricevuto una formazione prima dell’utilizzo di un nuovo software.

Formazione previa all’utilizzo di un software

C’è un ampio margine di miglioramento per la digitalizzazione delle PMI

Un punto importante della nostra indagine riguarda il livello di percezione delle PMI in merito al loro processo di digitalizzazione.

Le aziende pensano di essere digitalizzate? La risposta dei partecipanti è sicuramente positiva in questo senso, ma lascia spazio ad un ampio margine di miglioramento.

C’è un ampio margine di miglioramento per la digitalizzazione delle PMI

Il 65% dei partecipanti vorrebbe infatti che la propria azienda sfruttasse maggiormente i vantaggi della tecnologia.

Sfruttare maggiormente i vantaggi della tecnologia

I software migliorano davvero la qualità del lavoro in azienda

Non c’è dubbio che il processo di digitalizzazione stia davvero migliorando la qualità del lavoro nelle nuove smart company. Il 75% degli intervistati, infatti, dichiara di ricevere un’importante supporto pratico nell’utilizzo dei programmi per lo svolgimento delle proprie mansioni quotidiane. Il 19% dei partecipanti allo studio riconosce che il proprio lavoro è supportato almeno in parte dall’utilizzo di software, mentre solo il 4% dichiara di non notare alcuna differenza tra il lavoro privo di supporto informatico e quello rafforzato dall’utilizzo di un software.

I software migliorano davvero la qualità del lavoro in azienda

Conclusioni e trends importanti per le smart company

Alla luce di quanto emerso in questo studio, si evidenziano importanti trend che stanno interessando il processo di digitalizzazione delle aziende italiane.

1. La digitalizzazione delle PMI dipende in gran parte da software esterni

Le aziende hanno spesso molti processi cui far fronte, e hanno bisogno di vari strumenti per controllarli. Lo studio evidenzia come la maggior parte delle PMI opti per l’utilizzo di prodotti di terzi, che offrono varie funzioni personalizzabili e sono di solito più economici, piuttosto che investire nello sviluppo e nella manutenzione di un software proprio.

Lo studio indica i 5 prodotti più utilizzati: i prodotti Office 365 sono utilizzati quotidianamente, soprattutto Word, Power Point ed Excel; Adobe Photoshop e Illustrator sono i software più diffusi nei reparti di progettazione e nei dipartimenti creativi; Google Drive è il tool più utilizzato per archiviare e condividere documenti; l’utilizzo di SAP, software di gestione aziendale che integra soluzioni per vari processi, è molto diffuso; chiude la lista TeamSystem, gestionale per fatturazione elettronica e contabilità.

I 5 software più utilizzati dalle PMI italiane

2. La formazione sta acquisendo sempre maggiore importanza

Il processo di digitalizzazione implica che le aziende forniscano un adeguato livello di formazione ai propri dipendenti prima di iniziare ad utilizzare nuovi programmi per lo svolgimento delle loro mansioni quotidiane.

Il 46% degli intervistati dichiara di non aver ricevuto alcuna formazione o di aver partecipato a training che li hanno preparati solo parzialmente all’utilizzo dei nuovi tool.

Essere una smart company significa sempre di più dover far fronte alle richieste, da parte del personale, di formazione e istruzione che siano adeguate allo scopo.

3. Lo sviluppo di un software proprio, lungi dall’essere una tendenza

Il 16% delle aziende decide di optare per lo sviluppo di un software interno.

Dall’analisi dei dati, questa risulta un’opzione nel caso si abbia bisogno di strumenti molto specifici e quando il programma da sviluppare è semplice ed economico rispetto all’acquisto di un programma da parte di terzi (purché si disponga di un team di collaboratori).

Le principali conclusioni tratte dallo studio:


  • Le nuove smart company fanno abbondantemente uso di software, il che ha un impatto positivo sulle mansioni quotidiane dei dipendenti.
  • Quando un nuovo software viene implementato in azienda, è necessario investire anche nella formazione dei dipendenti: da questo dipende l’ottimizzazione dei processi.
  • L’utilizzo di cloud-software è molto diffuso: le PMI hanno aderito a questa tendenza della digitalizzazione.
  • Nonostante il cellulare sia diventato indispensabile nella nostra vita quotidiana, in campo professionale i dispositivi mobili non rappresentano la prima scelta per i lavoratori delle PMI.
  • Le PMI stanno optando per l’utilizzo di prodotti di terzi piuttosto che puntare sullo sviluppo di software propri.

 

La trasformazione digitale riguarda le imprese di ogni settore, pubblico e privato. Anche la Pubblica Amministrazione, infatti, si sta muovendo in questo senso, con la presentazione del Piano Triennale e delle linee di azione per promuovere la trasformazione digitale del settore pubblico.

In conclusione, possiamo affermare che le PMI in Italia sono altamente interessate al processo di digitalizzazione e sono pienamente consapevoli della sua importanza, ma che c’è ancora della strada da fare.


* Metodologia del sondaggio: per raccogliere i dati di questo studio abbiamo lanciato un sondaggio online. Le risposte provengono da un campione di partecipanti selezionato sul mercato italiano. Il questionario è stato inviato a 866 persone, tra le quali sono stati selezionati 263 partecipanti. I partecipanti che abbiamo ritenuto qualificati per lo studio sono dipendenti (full-time o part-time) di una PMI (tra 1 e 250 dipendenti). Il campione raccolto include imprese provenienti da diversi settori di attività.

 

Single Touch Payroll Reporting: The Key Points For Australian SMEs 

Single touch payroll reporting

It’s been six months since the hard deadline for businesses with nineteen or fewer employees to switch to single touch payroll reporting. Since then, more than 462,000 firms have signed up for STP-enabled software

However, adopting a new process can be a little tricky, and with the end to the financial year fast approaching, businesses need to make sure they’re in line with the Australian Tax Office (ATO) requirements. In this article, we break down the key points that small businesses need to know about for single touch payroll reporting, as well as how to provide information to the ATO.

Single touch payroll reporting

What is Single Touch Payroll reporting?

Single Touch Payroll (STP) is the new, official way for Australian employers to report information about tax to the ATO. As of July 2019, small businesses must use STP compliant software to lodge their employee’s salary, wage tax and superannuation information, as well as pay as you go (PAYG) withholding. 

Do micro employers need to use STP-enabled software?

Micro employers need to use STP-enabled software to lodge tax reports. Even if the business has less than four members of staff employed, it is still a requirement to follow the ATO’s new process. 

There are plenty of low-cost or no-cost payroll solutions available for businesses of this size that include the basic requirements for tax reporting. 

When should small businesses be STP ready?

Employers with 5-19 employees should start reporting through STP-enabled payroll software immediately. ATO released a reporting checklist to help businesses adapt to the new process. In the case that a business needs extra time to fully-transition over, they can use the online form to apply for a deferral

If a business operates in an area with intermittent or no internet connection, they (or their agent) can apply for an exemption

What are the main changes?

The main change for small business tax reporting is that employers must now submit this information during the payroll process. Businesses must also lodge the information digitally using STP-enabled software. 

Previously, businesses reported this information once a year, and many employers would lodge their information via paper or manual submission.

Here are a few other noteworthy changes:

  • Employers aren’t required to give their staff a payment summary or income statement for the information reported through STP. They must, however, provide employees with information that isn’t reported through STP.
  • Employees who no longer receive a payment summary or income statement can find the information needed to complete their tax return via through myGov via ATO Online
  • Businesses don’t need to submit a payment summary annual report (PSAR) anymore for the information reported through STP.

What are the main benefits of moving to STP?

Payroll reporting STP

Employers will benefit from Single Touch Payroll reporting in several ways:

1. Less room-for-error

The ATO pre-fills several fields in the reporting forms. It pre-fills PAYG withholding payroll fields W1 and Q2 in the BAS, making it easier and quicker to complete.

2. Fewer steps in the process

Employers are no longer required to provide payment summaries to staff members because the information is available to them on the myGov website. Real-time information, such as year-to-date payments and contributions made to the ATO, is instantly accessible and employees don’t need to wait for a payment summary.

3. Quicker onboarding of new staff

Instead of manually filling out paper forms, employers can onboard new starters through an online commencement form, including Tax File Number Declaration and SuperChoice.

4. Time-saving

The new process is much more manageable because it coincides with payroll. Instead of submitting a sizable report once a year in July, employers submit reports during every pay run. This enables them to gain back valuable time around the end of the financial year.

What are SMEs required to report?

According to the Government of Western Australia, single touch payroll requirements include monthly (or quarterly) business activities and instalment activity statements. It also includes financial year-end reporting.

Below, we cover the need-to-knows for each type of report:

Business activity statement (BAS) 

The business activity statement (BAS) provides critical tax information and enables businesses to pay:

  • Goods and services tax (GST)
  • Pay as you go (PAYG) instalments
  • PAYG withholding tax
  • Any other relevant tax obligations.

The ATO automatically sends businesses a BAS when it’s time for them to lodge, as long as they’re registered with an Australian business number (ABN) and GST. All businesses registered for GST must submit a BAS before the due date.

Instalment activity statement (IAS) 

The IAS report is similar to the BAS report. The difference is that it is without GST and some other taxes. If a business isn’t registered for GST, they’ll submit an IAS to pay PAYG instalments.

Financial year-end

The financial year reporting for tax purposes runs from 1st July to 30th June. Businesses must lodge an income tax return to cover this period. Sole traders can declare their business income as part of their personal income tax return.

Common mistakes to watch out for

STP tax errors

James O’Halloran, the deputy commissioner of ATO, revealed in a recent speech he made at PwC’s payroll managers forum that the majority of small companies (82%) correctly lodge STP reports on time. 

However, some common errors have emerged since the hard-deadline for STP adoption. This includes:

  • Incorrect electronic fund transfer codes (these enable BPAY).
  • Multiple identification numbers being provided. 
  • Late tax reports. 

Ultimately, ATO is unable to accept these records. However, O’Halloran said the ATO is looking to offer extra support to SME during their transition over to the new process:

“We’re working through the data and gaining insights that help us identify when employers are falling behind with their PAYG withholding or SG obligations. We’re also using the insights and learnings from health checks to support a range of stakeholders who report through STP. We do this by working directly with software and solution providers to validate the information being received.” 

 

Looking for an STP solution to report payroll? Check out Capterra’s directory of payroll software and accounting software platforms today. 

Mejora la planificación de tu negocio: 5 herramientas para hacer presupuestos y previsiones

Apps para hacer presupuestos y previsiones

Apps para hacer presupuestos y previsionesLlevar al día las finanzas y tener previsión de ellas es importante para cualquier negocio. No obstante, para las pequeñas empresas este requisito lo es aún más. Esto se explica porque el flujo de caja suele cobrar más importancia en las pymes, sobre todo cuando se retrasan los pagos de los clientes. 

Las herramientas para hacer presupuestos y previsiones permiten a tus empleados introducir los gastos e ingresos previstos, datos que son procesados para producir informes, gráficas, simulaciones y muchas más opciones para que puedas tener una visión del presente y posibles escenarios futuros de tu negocio, y por ende desarrollar soluciones.

Contar con una transparencia completa de los gastos y una buena comprensión de los recursos financieros es fundamental para poder planificar el futuro y evitar imprevistos en las facturas.

Por estos motivos la automatización del software está dando tantos beneficios a las pequeñas empresas. Además, las herramientas de presupuestos empresariales recopilan estos datos y puede hacer una previsión de las tendencias de crecimiento y de la rentabilidad, lo que te da una idea bastante clara de dónde estará tu negocio en los próximos meses. 

Algunas herramientas incluso pueden realizar simulaciones y presentar posibles soluciones a los escenarios en los que te puedas encontrar. 

Si aún no has puesto implementado un programa para hacer presupuestos, el 2020 debería ser el año para dar el salto.

Para ayudarte a comprender qué opciones tienes a tu disposición, hemos recopilado esta lista de cinco herramientas para hacer presupuestos y previsiones más destacadas.

La lista ha sido elaborada bajo la siguiente metodología:

  • Valoradas con más de 4 estrellas por los usuarios en capterra.es
  • Más de 100 reseñas en capterra.es
  • Alto volumen de búsqueda en España

Board

Valoración: 4.5/5

Fácil de usar: 4.3/5

Servicio de atención al cliente: 4.5/5

Funcionalidades: 4.5/5

Prueba gratis: Sí (previa solicitud)

Board
Fuente: Board

Una plataforma multiusuario y flexible. Permite que distintas personas estén trabajando a la vez en un mismo proyecto. Tiene la capacidad de concentrar diversos tipos de datos brutos del negocio, aunque provengan de diferentes fuentes, y procesarlos. Con esta información se puede hacer simulaciones, análisis, previsiones, presupuestos, entre muchas otras opciones. Todo en un sencillo entorno de arrastrar y soltar de analítica de autoservicio. Aparte es escalable, en caso de que el negocio crezca rápidamente.

Algunos usuarios indican que la curva de aprendizaje es lenta. Pero existe el Board community, un foro en el cual los usuarios de Board se comunican entre ellos, resuelven dudas, se dan consejos, un espacio muy útil a la hora de utilizar y conocer esta herramienta.

Dynamics 365

Valoración: 4.3/5

Fácil de usar: 4/5

Servicio de atención al cliente: 4.1/5

Funcionalidades: 4.2/5

Prueba gratis: No

Dynamics 365 app
Fuente: Microsoft Dynamics 365

La solución de gestión empresarial integrada de Microsoft ofrece capacidades de automatización y de inteligencia en los procesos financieros, de relación con los clientes y de la cadena de suministro. El software permite a los usuarios supervisar el rendimiento en tiempo real, predecir resultados futuros y tomar decisiones basadas en los datos.

Los usuarios aprecian la plataforma por su buena gama de herramientas listas para usar y su precio. El diseño y la interfaz del software también son dignos de alabanza. Algunos usuarios informaron sobre experiencias negativas con la asistencia y sobre fallos derivados de las actualizaciones.

Adaptive Insights

Valoración: 4.5/5

Fácil de usar: 4.2/5

Servicio de atención al cliente: 4.4/5

Funcionalidades: 4.4/5

Prueba gratis: Sí

Adaptive Insights app para presupuestos y previsiones
Fuente: Adaptive Insights en Capterra

Adaptive Insights es un conjunto completo de software de planificación empresarial que incluye planificación, modelado, creación de presupuestos y previsión. En lo que se refiere a la elaboración de presupuestos, el software ofrece herramientas de planificación financiera, creación de informes y análisis para que las empresas puedan presupuestar de forma precisa y rápida.

Los usuarios afirman que el software hace que la previsión se convierta en un proceso simple y destacan la adaptabilidad del sistema. Otros usuarios admiran su capacidad de integración con SAP y Oracle, así como los niveles globales de asistencia al cliente. Sin embargo, los usuarios también comentan que la curva de aprendizaje es pronunciada y que el producto puede tardar un tiempo en superarla.

Sage Intacct

Valoración: 4.2/5

Fácil de usar: 4.1/5

Servicio de atención al cliente: 4/5

Funcionalidades: 4.1/5

Prueba gratis: Sí

Fuente: Sage Intact en Capterra

Sage Intacct, un completo software de contabilidad y gestión financiera, ofrece servicios financieros básicos y avanzados. Sus aplicaciones de presupuestación y planificación se basan en la nube y ofrecen la posibilidad de efectuar análisis y previsiones. El software permite una colaboración sencilla y el control de versiones en todas las unidades de negocio.

Los usuarios afirman que el software es muy flexible y rico en funciones, con una especial mención a su capacidad de generar informes.

Cognos

 Valoración: 4.1/5

Fácil de usar: 3.8/5

Servicio de atención al cliente: 3.7/5

Funcionalidades: 4.1/5

Prueba gratis: No

Cognos app para hacer presupuesto y previsiones
Fuente: Cognos Analytics

Una solución de BI (inteligencia de negocios) y Gestión de Rendimiento de autoservicio que permite hacer presupuestos, planeaciones estratégicas, previsiones y consolidaciones a través de distintos departamentos. Tiene la capacidad de recibir distintos tipos de datos y explorarlos con visualizaciones inteligentes, cada una dependiendo la información de que se trate. Presenta una versión completa para móviles, la cual es muy útil ya que se puede acceder a la herramienta desde diferentes dispositivos desde cualquier ubicación.

Los usuarios describen que los informes pueden personalizarse y producir reportes interactivos muy detallados. También mencionan que el precio no es económico pero que vale la pena adquirir el software.

Echa un vistazo a nuestro directorio de programas para hacer presupuestos ahora y encuentra el mejor software para tu negocio.

Small businesses in the UK keen to adopt digital banking

small business banking and traditional versus traditional banking

Since 2008, following the financial crisis and with the booming of technology, the banking industry has witnessed changes that have meant the entry of new players. Small business banking has also changed since. Until then, traditional banks were the go-to option for all businesses, whether big or small. Trust in banks has decreased since the financial crisis in 2008 and it was this opportunity that the new banks seized to enter the financial market. 

small business banking

Did you know? Traditional banks are those offering physical branches and online whilst digital banks are only available online.

The British Bankers’ Association asked regulators to lower the entry requirements for challengers banks to increase competition in the banking industry, led until then by traditional banks (also called the ‘big four’). 

Did you know? The phrase ‘big four’ refers to the four largest banking groups. In the UK, these are Barclays, HSBC, Lloyds Banking Group and The Royal Bank of Scotland Group.

The birth of digital banks

Following this, a number of new digital banks appeared between 2014 and 2015: Starling Bank, Monzo, and Revolut among others, looked to ‘challenge’ the traditional banking industry. These new banks offered a new way of banking, more agile and all online. These banks offer more flexibility when looking at operations, allowing customers to do day-to-day operations online without the need to go to a physical branch.

Digital banks have made a big impact on the UK financial sector. In the Bank of England’s 2018 report ‘Embracing the promise of fintech’, 74% of UK adults use online banking and the number of visits to bank branches has decreased by 26% from 2012 to 2017.

We wanted to take a closer look and understand how small businesses choose to work with a bank for their primary business account and how this may differ from their private banking choice.

We surveyed more than 600 respondents for this article. Out of these, 72% were self-employed and freelancers, 24% an SME owner and 4% an in-house accountant. 74% of respondents have 1-10 employees.

Highlights of the study:

  • 57% use a mobile app to access their primary business account
  • 82% of businesses think is important for a bank to have a physical branch
  • 90% would consider switching to a digital bank
  • 77% use a traditional bank for primary business

The presence of a bank branch is still important 

When we asked respondents about their view on the importance of having a physical bank branch that they can go to, 82% said that it’s important to have a physical bank branch to go to.

A third of respondents stated that when looking for financial advice they prefer to visit a branch. In addition, 24% would prefer to have a face to face interaction when looking for business loans and 19% when looking to open a new business account.

Trust is the most important factor when deciding on a bank

68% of respondents said they would choose a bank they trust over one they don’t have much information on. If you think about it, trust is key when deciding where to put your money and, as a small business, it can be vital. Trust can be gained if they have been with a bank for many years, or if they have a personal account and are already familiar with the business offering of the bank.

Despite our research showing that online reviews are more trusted than experts review, surprisingly, online reviews (10%) and recommendations (21%) were not strong factors for respondents. We found that online reviews are trusted more than expert reviews by users when looking to buy a product. 62% of respondents stated trusting more an online review than an expert or a friend’s opinion.

This seems to be different when deciding on a bank. The reason could be that the financial industry is tougher when it comes to building trust, and for digital banks especially as they have only been in the industry for a few years.

These banks are offering lower interest rates and more flexibility in operations (for example is not necessary to go to a physical branch). However, when it comes to building the trust of small and medium businesses, consumers choose traditional banks.

Despite low adoption, small businesses are willing to adopt digital banking

When asked about what bank they use, 23% of respondents use digital banks. However, respondents praise some of their features such as ease of use (34%), flexibility (27%) or cost (15%). 

90% are willing to change to a digital bank in the future. Respondents said that some of them had started with a digital bank as a personal user and decided to move to a business one. Accessibility is another key factor for digital banks to win customers. 57% of respondents access their business accounts via mobile app.

It’s important to note that banking, like many other industries that do trading with the EU may be affected by Brexit. Most banks have been applying for licenses for the last few years to open an office in Europe and continue to provide service to those customers that have international operations.

infographic small business banking digital versus traditional banking in the uk

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Methodology

To collect the data for this report, we conducted an online survey. The answers come from a sample of the target market UK.  Over 600 participants qualified to participate in the survey through screening questions out in January and February 2020. Qualified participants are employed (full-time, part-time or self-employed) and work in a small to medium-sized enterprise (1-250 employees). Respondents were SME owners, self-employed and in-house accountants and either directly responsible for the finance or related to it in a way in their daily activity of the company.

 

L’audit financier, un examen incontournable pour les PME

qu'est-ce qu'un audit financier

qu'est-ce qu'un audit financier

L’audit financier peut sembler être un processus mystérieux, fastidieux et complexe, synonyme de nombreuses démarches administratives. Peu de personnes le maîtrisent alors qu’il s’avère très utile pour les entreprises et les startups.

Les outils d’audit et de reporting financier sont déjà bien implémentés dans votre entreprise ? Au-delà de l’examen de vos procédures, l’audit financier peut être une véritable ressource pour les dirigeants d’entreprises désireux de s’améliorer, de prendre des décisions éclairées et ainsi d’assurer l’avenir de leur activité.

Cet article a pour but de démystifier l’audit financier. Dans les paragraphes qui suivent, nous tâcherons de répondre à toutes les questions que les dirigeants de PME se posent couramment : en quoi consiste un audit financier ? À quoi sert-il ? Tout le monde est-il apte à le réaliser ? Et enfin, quelles sont les bonnes raisons de passer par ce processus ?

Qu’est-ce qu’un audit financier ?

Définition de l’audit financier

 Un audit financier ou comptable a pour objectif d’évaluer la santé financière d’une entreprise. Il examine pour ce faire la régularité et la fiabilité de la comptabilité de cette dernière par rapport à la législation et aux normes financières du pays dans lequel elle est établie.

Comment se déroule un audit financier ?

En général, un audit financier se compose de plusieurs phases :

  • Phase de préparation : l’auditeur va chercher à se familiariser à l’entreprise à auditer, au marché et au contexte dans lesquels elle évolue, et va établir les objectifs de cet audit (rassurer les actionnaires, convaincre les investisseurs, faire un état des lieux à des fins internes, etc.).
  • Phase de réalisation : l’auditeur passe en revue l’ensemble des comptes et des rapports annuels de l’entreprise afin de remplir les objectifs déterminés à l’étape précédente.
  • Phase de conclusion : l’auditeur produit un rapport sur les comptes de l’entreprise et formule des recommandations sur les points d’amélioration à mettre en place ainsi que les erreurs à éviter ou à ne pas répéter.

L’audit financier permet donc d’obtenir une vision d’ensemble précise et actuelle de la situation financière d’une entreprise, mais aussi d’attirer l’attention sur des points importants pour la pérennité de ses activités (améliorations à mettre en œuvre, risques financiers à éviter, etc.).

Qui effectue l’audit financier ?

Qui peut devenir auditeur financier ?

Plusieurs personnes sont à même de remplir le rôle d’auditeur et d’ainsi réaliser un audit financier :

  • Un commissaire aux comptes (dont c’est le métier principal)
  • Un salarié d’une société spécialisée dans l’audit
  • Un expert-comptable
  • Quiconque disposant d’un Master dans un domaine financier et justifiant des connaissances adéquates

En résumé, la personne chargée de réaliser l’audit doit disposer de connaissances financières approfondies et doit être formée à cette opération.

Un audit financier est une opération sensible qui ne s’improvise pas !

Les différents types d’audit financier

À noter que l’audit peut se faire de façon interne ou externe :

  • L’audit interne est réalisé par un employé de l’entreprise auditée lorsque la demande émane d’elle-même. L’auditeur va ainsi vérifier que les opérations se déroulent conformément aux principes établis par la direction en menant l’enquête sur le terrain, auprès du personnel, mais aussi en observant la façon dont les procédures sont exécutées. L’audit interne est principalement réalisé au sein de grands groupes.
  • L’audit externe, lui, est effectué par une partie tierce lorsque la demande provient d’un commanditaire autre que l’entreprise, notamment lorsqu’un organisme souhaite examiner les comptes d’une entreprise avant de lui octroyer une certification spécifique. L’audit externe peut également être mandaté par l’entreprise elle-même, dans un souci d’impartialité.

Pour quelles raisons effectuer un audit financier ?

En soi, l’audit financier a deux fonctions :

  • Une fonction de contrôle : lorsqu’une entreprise veut obtenir une certification auprès d’un organisme officiel, par exemple, celle-ci se doit d’être en mesure de montrer patte blanche. L’objectif est de prouver qu’elle est gérée correctement, mais aussi que ses activités ne sont pas frauduleuses. L’auditeur va alors examiner les comptes de l’entreprise de A à Z afin de déterminer qu’elle est bien en règle.
  • Une fonction de prévention : l’audit financier sert également à faire le point sur la méthode de gouvernance actuellement en place dans une entreprise. Le but ici est d’obtenir des recommandations de mesures à prendre pour améliorer la façon de diriger la société à l’avenir.

Enfin, n’oublions pas que l’audit financier porteur de bons résultats est un gage de confiance pour les startups à la recherche de fournisseurs et d’investisseurs. En effet, ces derniers seront plus disposés à collaborer avec des startups fiables et en bonne santé !

Votre PME ou votre startup souhaite réaliser un audit financier…

La première étape est de s’assurer que vous disposez bien de toutes les données nécessaires à la réalisation de l’audit financier : comptes de l’entreprise, rapports annuels, référentiels, etc. Ces documents devront également être facilement accessibles par l’auditeur. Vous pourrez alors faire appel à une société spécialisée dans les audits financiers. Celle-ci se chargera de toutes les phases du processus et vous remettra un rapport détaillé de votre situation.

L’audit financier est un terme moins effrayant qu’il n’en a l’air. En effet, les entreprises correctement dirigées et conformes aux normes et aux législations financières n’ont rien à craindre. Mieux : elles ont tout à y gagner !

Vous souhaitez en savoir davantage sur les logiciels relatifs à l’audit financier ? Consultez le catalogue Capterra des outils d’audit !

Und wie machst du deine Buchhaltung?

header image buchhaltung nutzerstudie

header image buchhaltungssoftware nutzerstudie

Buchhaltung noch per Hand oder in Excel? Wie läuft das so für dich? Nicht so toll? Du denkst darüber nach, eine Buchhaltungssoftware zu benutzen? Oder bist du unzufrieden mit deiner jetzigen? Hier die gute Nachricht: Wir haben mit über 500 kleinen und mittelständischen Unternehmen darüber geredet, ob sie eine Buchhaltungssoftware nutzen und wie zufrieden sie damit sind. Hier die Ergebnisse. Wir hoffen, dass dir dieser Artikel bei der Suche nach der optimalen Lösung hilft.

Ein erstes Ergebnis: Weniger Software im Einsatz als gedacht!

buchhaltung führen - Buchhaltungssoftware

Von 528 befragten Unternehmen setzen nur 241 (45,64 %) eine spezielle Buchhaltungssoftware ein – 287 (53,14 %) erledigen ihre Buchhaltung noch mithilfe einer Tabellenkalkulation wie Excel oder auch per Hand. Wir hatten mit einer deutlich höheren Adaptionsrate für dezidierte Software gerechnet. Und damit nicht genug, auch die Art der typischen Software widersprach unseren Erwartungen.

Die typische Software im Einsatz: Offline und ein bisschen meh

installierte oder cloud software

Von den 241 Unternehmen, die eine Buchhaltungssoftware einsetzen, verwenden ganze 72 % eine lokal installierte Software, gerade einmal 21 % setzen auf eine Cloud-Lösung. 73 % der Lösungen kommen anscheinend ohne mobile App – oder zumindest nicht mit einer mobilen App, die auch tatsächlich genutzt wird.

mobile app buchhaltung

Natürlich könnte das alles dadurch erklärt werden, dass die Benutzer sich keine mobile Lösung aus Cloud + App wünschen. Das widerspricht aber einem anderen Ergebnis der Studie: Immerhin 43 % der Befragten bezeichnen die Möglichkeit, ihre Buchhaltungssoftware mobil zu nutzen als wichtig oder sehr wichtig; wogegen nur 23 % dies als unwichtig bezeichnen. Vielleicht trägt diese Diskrepanz zu einem der wichtigsten Ergebnisse unserer Studie bei: Die meisten Benutzer finden ihre eingesetzte Buchhaltungssoftware wohl nicht so den Hammer. Immerhin 53 % der Befragten, die bereits eine Lösung einsetzen, geben an, dass sie unzufrieden sind und planen auf eine andere Lösung zu wechseln.

meh

Anwender beim Arbeiten mit einer typischen Buchhaltungssoftware

 

unzufriedenheit mit Buchhaltungssoftware

Geht das auch besser? Wie würde das aussehen?

Die hohe Zahl an Anwendern, die unzufrieden mit ihren Lösungen sind bzw. immer noch auf Excel oder Papier setzen, weist darauf hin, dass es noch keiner Lösung gelungen ist, für die breite Masse an kleinen und mittleren Unternehmen attraktiv zu sein. Spekulieren wir kurz: Wie müsste eine solche Lösung aussehen?

  • Cloud nutzen: Es ist 2020. Wir wollen unsere Buchhaltung auch mal im Zug oder in einem Café machen. Außerdem lassen sich Cloud-Lösungen meist schneller und unkomplizierter testen, bevor man Geld investiert. Auch wenn im Moment noch wenig Cloud-Nutzer unterwegs sind, wir sind uns ziemlich sicher, der Trend wird in diese Richtung gehen.
  • Tolle Mobile App bieten: Das ist schlichtweg ein Mindeststandard für jede Lösung, die heute auf den Markt kommt. Die Anwender wollen das und sollten es auch bekommen.
  • Aktuelle Gesetze umsetzen: Schwierigkeiten, immer mit den aktuellen gesetzlichen Vorgaben mitzuhalten, sind das am häufigsten genannte Problem in Bezug auf die Buchhaltung (16%). Lösungsanbieter, die Ihre Kunden hier aktiv unterstützen, könnten einen echten Vorteil erringen.
  • Einfache, intuitive UI, die mitdenkt: Die häufigsten Fehler bei der Buchhaltung unterlaufen Anwendern von Softwarelösungen in Bezug auf den Umgang mit Rechnungsnummern und anderen Rechnungsdaten (32 %) und dem Angeben der MwSt. und anderen steuerlich relevanten Informationen (16 %). Eine klar strukturierte UI, die mitdenkt und auf Probleme aufmerksam macht, kann hier helfen, Fehlerquellen zu vermeiden (z. B. indem ein Pop-up darauf aufmerksam macht, wenn ein Posten noch keine MwSt. verwendet).
  • Das richtige Preismodell: Es gibt eine ziemlich klare Präferenz, was den Preis einer Buchhaltungslösung angeht. Der Preisbereich von 11 bis 50 Euro pro Benutzer und Monat war der klare Favorit unserer Umfrage.

investitionsbereitschaft in neue Buchführungssoftware

Fazit: Raum für Wachstum

Buchhaltung scheint dafür gemacht zu sein, durch Software zumindest teilautomatisiert und beschleunigt zu werden. Und wir vermuten, dass sich nur wenige Anwender dagegen sträuben, weil ihnen die Buchhaltung so viel Spaß macht. Wann haben Sie sich das letzte Mal gedacht „Juchu, es ist Freitagnachmittag. Endlich habe ich Zeit, die eingegangen Rechnungen in Excel einzutippen!”? Genau … nie!

Für uns deutet das darauf hin, dass es ein Riesenpotential für eine Lösung gibt, Unternehmer zur Verwendung einer Buchhaltungssoftware zu bewegen und bereits bestehende Anwender zum Wechsel ihrer Lösung anzuregen. Wer die oben genannten Kriterien erfüllt und dies potenziellen Kunden auch vermitteln kann, könnte große Erfolge feiern. Das könnte einem der bestehenden Lösungsanbieter gelingen oder auch einem Newcomer. Und wer heute auf der Suche nach einer Lösung ist, kann unsere Kriterien als eine Art erste Checkliste nutzen. Auch wenn sie den Markt noch nicht erobert haben, es gibt sicher schon Lösungen, die jedes Häkchen an unserer Liste setzen können.

Bist du auf der Suche nach der idealen Buchhaltungssoftware für dein Unternehmen? Schau dir unsere Liste mit den besten Buchhaltungs-Tools an!

Making Tax Digital: How to get your business ready

making tax digital

The UK government wants to build “one of the most digitally advanced tax administrations in the world.” But what does this mean for your small business?

making tax digital

What is Making Tax Digital?

Anybody who’s had to fill out a tax return – whether for themselves or a business – knows how time-consuming, stressful, and confusing the process can be. That’s why the accountancy services industry exists – to help navigate the complexities of paying tax correctly and on time. According to its own data, the Consultative Committee of Accountancy Bodies says the sector employs more than 600,000 people and contributed £21 billion to the UK economy in 2017.

But steps are in place to make the whole process more efficient, more effective, and less prone to error. This, says the government, will be good news for taxpayers, accountants and HMRC alike. Preventable mistakes cost the Exchequer £9.9 billion alone each year.

In a nutshell, Making Tax Digital (MTD) requires businesses to keep digital financial records and complete tax returns using software. VAT has been digital since April 2019, and HMRC is encouraging taxpaying entities to use MTD for other taxes, too. However, the government has announced that it will not mandate MTD for new businesses or taxes in 2020.

How ready are businesses?

Last year, we surveyed over 400 self-employed people and small businesses (with under 250 employees) from a range of industries about how they are preparing for MTD.

Back in September, 55% of respondents said they didn’t feel confident about their understanding of the scheme. The main difficulties they encountered were lack of information (31%), the cost of finding a new software or upgrading the current one (15%) and finding a compliant software (13%).

The use of software for account-keeping was fairly high across respondents. 42% use dedicated accounting software, 47% use a spreadsheet like Google Sheets or Microsoft Excel, and 11% still keep records on paper.

MTD is all about software – but where to start?

For small businesses with simple accounting needs, a spreadsheet makes sense. But as your business grows, the limitations soon become clear. As more people need access to a file, ensuring consistency (and regulatory compliance) becomes hard to manage. As you need to move data between sheets and systems, the manual work involved in copying and pasting – not to mention the likelihood of introducing errors – soon adds up.

Spreadsheets can be used to submit tax returns under MTD, but doing so is far from easy. In fact, the desire to continue to use spreadsheets has led software companies to develop “bridging” products, which convert data in spreadsheets into an MTD-readable format.

Using accounting software to keep accounts and submit tax returns is a good idea. It keeps your financial data in one place and can help with data security. The right people have visibility into cash flow, invoicing, payroll, and other information in real-time. Software can also help your business save time in bookkeeping, auditing and managing tax.

What do I need to do now?

The first step is to understand if MTD applies to your business. As things stand, only companies whose turnover exceeds £85,000 must use the system, and only for VAT. This has been the case since April 2019. You can find out more about MTD for VAT on the GOV.UK website.

To prepare for the wider application of MTD, sole traders and landlords can sign up to the pilot scheme for income tax. This will require you to use approved accounting software and submit information about your income and expenses to HMRC each quarter. Again, full details again are on GOV.UK.

If neither of the above applies to your business, it is still a good idea to prepare for MTD. Consider how you currently record financial information. If you use software, is this compatible with MTD?

If you use spreadsheets, explore bridging software and look at the advantages and disadvantages. You may be better off migrating to dedicated accounting software. If you use pen-and-paper bookkeeping, there’s no better time to look at digitising your processes.

In another blog post, we explored six popular accounting software packages, all of which are reviewed and rated by small businesses like yours and available on our website.

Banking after Brexit: A quick guide for small businesses

banking after brexit

Brexit has happened, but now what? It’s likely going to have a major impact on many areas for businesses—one of them being online banking. 

In this article, we will look at what measures are in place at present for small and medium-sized businesses (SMEs) looking to do business with EU companies after 31st January and what measures have banks taken for a no-deal Brexit.

banking after brexit

What has changed for small businesses?

The final information is yet to be decided but the government’s website has posted some financial advisory tips for UK nationals for Brexit. The page contains key information on things like making transfers across the EU and using debit and credit cards from the UK while in the EU. 

One of the main concerns for small businesses dealing with the EU is how trading (buying and selling goods and/or services) is going to be affected. 

At the Paris Fintech Forum last year, one of the most discussed topics was the future of banking after Brexit, especially after a no-deal Brexit. At the time, people weren’t sure if there would be a hard Brexit, however, one of the key topics amongst the participants was how they could better prepare for it.

Banks have been preparing for the worst for the past months: A no-deal scenario. The question is, how can they offer a service in a post-Brexit Britain that includes borderless service and online banking like they have been doing until now?

Small businesses are banks’ most precious customers

Banks have taken measures to make sure the impact of Brexit is the lowest possible for customers. Small businesses are one of the most important customers for banks. The number of SMEs today in the UK account for 99.99% of the business population (around 5.9 million businesses), and they are key for the creation of jobs in the UK but also an instrumental customer group for the banking industry. 

Online banking has been one of the go-to resources for small companies as it offers many advantages that are suited to a small business. These include the ease of monitoring accounts, being able to access a bank account from anywhere rather than having to waste time going to a physical branch.

But the banking landscape has been changing for the past ten years, with the arrival of the digital banks (also known as challenger banks) such as Starling Bank, Revolut and Monzo and fintech entities such as TransferWise. These banks target specific sets of financial needs and are not constrained by legacy systems, making it possible to offer a better-tailored type of product to SMEs.

Opening an office in Europe, the chosen solution  

Before Brexit, British banks could operate throughout the EU block with a domestic banking license, the same as any other financial institution from the EU. 

This will likely change now that Brexit has happened.  And the reality is that most banks have been opening offices in Europe to prepare for this. Banks applied for licenses in EU countries ahead of the deadline and have started opening offices in key European cities, such as Dublin, Brussels, Paris or Frankfurt, to be able to continue providing services to customers that need to do business between the UK and the rest of Europe. 

This will likely be a key differentiator for banks in a post-Britain Brexit: Those banks that offer easy links with the EU, will probably attract those companies that need to continue trading with the EU.

As an example, TransferWise has published a statement on its website explaining how the firm has been granted a new license to operate in Europe and has a new office in Brussels. The company also states that the operations from this separate entity will be ‘regulated by Belgian laws.’

Digital bank Revolut also released a statement via its blog just a few days before Brexit, reassuring customers and announcing that the bank has a European entity, Revolut Payments UAB, that will allow customers to continue to trade with the EU.

On its website, Starling Bank states that the bank has opened an office in Dublin to ‘enable our expansion there and to act as a springboard to our wider European expansion, starting in the Netherlands, France and Germany.’

“Businesses of all sizes have customers and suppliers spread across different countries. Our business euro account which launched in October [2019] is already making a huge difference to these kinds of business customers, who are regularly carrying out international transactions whilst operating on a tight budget.”

Anne Boden, founder and chief executive of Starling Bank

Banks will continue to work to provide the best service after Brexit

It’s still uncertain what the final agreements of Brexit will be, and there is still a lot that needs to be defined in terms of regulation and how this will affect customers.  

What is clear is that digital banks and fintech firms are aiming to make sure that they continue to provide the same service to their customers with the least possible impact. 

How is this impacting your business? Tell us in the comment section below or send me a tweet to @SoniaNM55, I would love to hear from you!

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Les tendances technologiques pour les PME françaises en 2020-21

les nouvelles technologies dans le monde du travail

les nouvelles technologies dans le monde du travail

L’évolution constante des nouvelles technologies dans le monde du travail induit des changements de comportement et de pratiques pour les PME, notamment au niveau des investissements et de la diversification des budgets pour l’acquisition de nouvelles technologies.

Certaines technologies, autrefois perçues comme futuristes, se démocratisent et évoluent pour répondre aux besoins du monde professionnel dans sa globalité. C’est le cas par exemple de la réalité virtuelle et de la réalité augmentée et des agents conversationnels poussés par l’essor de l’intelligence artificielle. L’offre est telle que ces solutions d’avant-garde s’adressent désormais aussi bien aux grandes entreprises qu’aux petites structures.

Capterra, une entreprise Gartner, a mené l’enquête en décembre 2019 auprès de 248 personnes évoluant au sein de PME françaises. L’objectif de cette étude est d’offrir un panorama des tendances en matière de budgets, d’intentions d’investissement et de prédictions d’impact des nouvelles technologies sur les entreprises pour les deux ans à venir.

Nous verrons ainsi quelles sont les technologies les plus utilisées actuellement, quelles sont celles qui ont un potentiel de croissance significatif et, enfin, celles pour lesquelles les PME prévoient un budget.

Il s’agit ici également de comprendre les défis rencontrés par ces entreprises au moment d’investir, ainsi que les raisons qui les poussent à prendre des décisions budgétaires stratégiques.

Points importants de l’étude

  • Les technologies les plus utilisées actuellement sont les logiciels de sécurité des données et de l’information ainsi que les logiciels de finance et de comptabilité.
  • Plus de 70 % des répondants constatent actuellement un impact de ces mêmes technologies sur leur business.
  •  Les agents conversationnels, l’intelligence artificielle et l’apprentissage naturel et les réalités virtuelle et augmentée sont les technologies ayant le plus fort potentiel de croissance au cours des deux prochaines années.

Selon une majorité de répondants, les agents conversationnels, l’Internet des objets et l’intégration d’application sont les technologies les plus citées quant à leur impact potentiel au cours des deux prochaines années.

Les logiciels de sécurité des données et de l’information parmi les technologies les plus utilisées aujourd’hui

nouvelles technologies utilisées actuellement

  • 68 % des répondants affirment que leur entreprise utilise aujourd’hui la sécurité des données et de l’information, ce qui en fait l’une des technologies les plus utilisées.

La sécurité des données et de l’information a beaucoup fait parler d’elle ces dernières années : l’avènement du RGPD, les fuites et vols de données, ainsi que les cyberattaques récurrentes conduisent les PME à investir dans la cybersécurité. 90 % des répondants estiment la sécurité des données et de l’information comme critique ou bénéfique pour leur activité.

  • Les logiciels de finance et de comptabilité sont ensuite cités par 63 % des répondants.

La finance et la comptabilité sont l’épine dorsale de toute organisation. Celles-ci se doivent d’être fiables, solides et infaillibles.

  • 62 % des personnes interrogées citent les CRM en troisième position parmi les technologies les plus utilisées actuellement.

Répondant aux critères des politiques de confidentialité telles que le RGPD, les logiciels CRM permettent non seulement une gestion optimale du portefeuille clients mais garantissent également la sécurité des données privées.

Ces trois technologies se complètent et forment la trilogie des technologies essentielles à toute PME. 

Les logiciels de sécurité des données et de l’information ou de finance et comptabilité sont les technologies les plus utilisées par les entreprises interrogées. Cependant, l’ordre est inversé lorsque l’on parle d’impact significatif.

Les logiciels de finance et de sécurité des données sont les premiers outils cités comme ayant un impact sur les PME aujourd’hui

technologies impact actuel

  • Pour 72 % des répondants, les logiciels de finance et de comptabilité sont les premiers outils exerçant actuellement un impact sur leur entreprise.
  • Les logiciels de sécurité des données et de l’information sont cités par 70 % des personnes interrogées qui les utilisent actuellement ou prévoient de les utiliser.
  • 63 % des répondants estiment que les logiciels de ressources humaines sont la troisième catégorie d’outils ayant un impact sur leur business.

Réalités virtuelle et augmentée, agents conversationnels : la montée en puissance de l’intelligence artificielle

réalité augmentée entreprise

Certaines technologies se démarquent comme étant celles que les entreprises prévoient d’utiliser au cours des deux prochaines années : c’est le cas de la réalité virtuelle et de la réalité augmentée (29 % des répondants) et des agents conversationnels (28 %).

Les réalités virtuelle et augmentée ne sont plus des fantasmes de science-fiction : tourisme, immobilier, jeux vidéo, automobile, ou encore l’industrie d’une manière générale, tous ces domaines trouvent des utilités à ces technologies qui mêlent données informatiques et monde réel. Grâce à la réalité virtuelle, on peut désormais visiter un lieu à distance (logement de vacances ou future construction) à l’aide d’un casque RV. La réalité augmentée, de son côté, va permettre de scanner des objets pour en connaître toutes les propriétés et d’interagir avec eux (simuler l’agencement de mobilier dans son intérieur, par exemple).

Les agents conversationnels, ou chatbots, investissent les plateformes d’e-commerce, de services ou tout autre site ayant recours au support en ligne. Le développement de l’intelligence artificielle et l’explosion de ses applications permettent désormais aux entreprises d’exploiter de nouvelles formes d’interactions et d’intégrations à leur business.

 Les agents conversationnels, l’Internet des objets et l’intégration d’applications sont les 3 technologies dont un certain impact est attendu d’ici 2021

technologies impact 2020

  • Les agents conversationnels et l’Internet des objets sont, pour 41 % des répondants, les technologies qui auront un impact sur les entreprises ces deux prochaines années.
  • Le principe d’intégration d’application est également plébiscité par 40 % des personnes interrogées.

Les agents conversationnels sont toujours plus précis grâce à l’apprentissage naturel et la grande famille de l’Internet des objets grandit continuellement. Ces nouveaux systèmes requièrent qu’ils s’intègrent aux plateformes déjà existantes : l’intégration d’applications est une ainsi catégorie informatique dont l’impact est crucial à l’adoption de nouvelles technologies.

Si le désir d’adopter de nouveaux outils est bien là, reste la question de l’investissement. Les technologies qui auront en théorie le plus d’impact ne sont pas forcément celles dans lesquelles on compte investir dans l’immédiat.

Les logiciels RH en tête dans les prévisions d’investissement

prévisions d'investissement technologies entreprise

  • Les logiciels RH sont cités par 32 % des répondants comme étant l’une des technologies dans laquelle ils souhaitent investir.
  • Le marketing digital est également un domaine important qui se verra attribuer un budget d’ici 2021 par 30 % des personnes interrogées.
  • La sécurité des données et de l’information est, non loin derrière, citée par 29  % des sondés.

Les intentions d’investissement en chiffres

Les logiciels de ressources humaines sont la catégorie de logiciels dans laquelle le plus grand nombre de répondants (32 %) souhaitent investir. Cependant, la somme planifiée est la plus basse, avec un budget moyen de 22 700 dollars. Le marketing digital est quant à lui cité par 30 % des répondants qui souhaitent y investir 37 600 dollars en moyenne.

Bien que seules 16 % des entreprises interrogées aient prévu un budget pour les véhicules autonomes et 16 % pour l’intelligence artificielle et l’apprentissage naturel (aussi appelé machine learning), ces technologies bénéficient actuellement d’un budget moyen relativement élevé : 54 300 dollars pour les premiers et 51 900 dollars pour les seconds.

L’impression 3D, pour sa part, se voit octroyer un budget moyen de 39 500 dollars par 17 % des interrogés.

Tous ces budgets, actuels ou potentiels, sont bien évidemment motivés par des besoins internes ou des demandes externes. 

Pour quelles raisons investit-on dans les nouvelles technologies ?

motivations investissement nouvelles technologies

  • Les PME interrogées identifient les requêtes de clients comme la première motivation à investir dans des technologies (63 %).
  • L’amélioration de la productivité est le second facteur poussant à investir (58 %).
  • La pression de la compétition est la troisième motivation la plus citée (34 %).

Ces motifs d’investissement rencontrent certains obstacles, plus ou moins tangibles :

défis investissement nouvelles technologies

  • Le financement de l’investissement en question est  le défi le plus cité par 45  % des entreprises interrogées.
  • Les compétences internes à adapter sont pour 42 % des sondés l’autre grand défi à relever.
  • Les changements dans les pratiques de l’entreprise sont pour 40 % le troisième challenge auquel faire face.

L’achat de technologie, un investissement stratégique

51 % des répondants considèrent les tendances technologiques comme un facteur important de leur planification stratégique et 29 % estiment qu’elles en sont un rouage essentiel. Les dirigeants des petites et moyennes entreprises doivent comprendre que suivre l’évolution des nouvelles technologies dans le monde du travail est crucial pour conserver un avantage concurrentiel et que l’adoption de nouvelles solutions est essentielle à leur essor.


Méthodologie

Profil des répondants

Les résultats présentés s’appuient sur une étude menée par Capterra, une entreprise Gartner, entre juin et août 2019 auprès de 248 répondants travaillant en France. L’objectif de cette étude est de comprendre les défis rencontrés par les PME face à l’investissement dans de nouvelles technologies.

 Profil des entreprises sélectionnées (PME) :

  • Nombre d’employés : 2 à 249 
  • Chiffre d’affaires annuel : inférieur à 100 millions de dollars   
  • Les répondants devaient être impliqués dans l’achat de technologies pour l’entreprise et occuper un poste de responsable dans l’entreprise. 

Données et questions utilisées pour les infographies

 Infographie n° 1
Technologies les plus utilisées en France actuellement
Nombre total de répondants en France : n=239-244
Question : parmi les technologies suivantes, lesquelles votre entreprise utilise-t-elle ou prévoit-elle d’utiliser au cours des deux prochaines années ?
Seules les 3 réponses les plus fréquentes à “Utilisation actuelle” sont illustrées ici.

Infographie n° 2
Technologies ayant un impact sur les PME aujourd’hui
Nombre total de répondants en France : n=183-199
Question : quand pensez-vous que ces technologies auront un impact significatif sur votre entreprise ?
Seules les 3 réponses les plus fréquentes à “Impact actuel” sont illustrées ici. Les réponses “Je ne sais pas” ont été exclues.

Infographie n° 3
Technologies au plus fort potentiel de croissance pour 2020-21
Nombre total de répondants en France : n=233-236
Question : parmi les technologies suivantes, lesquelles votre entreprise utilise-t-elle ou prévoit-elle d’utiliser au cours des deux prochaines années ?
Seules les 3 réponses les plus fréquentes à “Utilisation prévue au cours des deux prochaines années” sont illustrées ici. Les réponses “Je ne suis pas sûr(e)” ont été exclues.

Infographie n° 4
Technologies dont l’impact est attendu d’ici 2021
Nombre total de répondants en France : n=126-159

Seules les 3 réponses les plus fréquentes aux “technologie[s] dont l’impact est prévu au cours des deux prochaines années” sont illustrées ici. Les réponses “Je ne sais pas” ont été exclues.

Infographie n° 5
Technologies dans lesquelles les PME prévoient d’investir

Nombre total de répondants en France : n=244
Question : sur les deux prochaines années, pour lesquelles de ces technologies avez-vous planifié un budget ?
Seules les 3 réponses les plus fréquentes sont illustrées ici. Les réponses “Je ne suis pas sûr(e)” ont été exclues.

Infographie n° 6
Principales motivations d’investissement dans de nouvelles technologies
Nombre total de répondants en France : n=248
Question : sélectionnez les 3 facteurs les plus importants qui motivent votre investissement dans de nouvelles technologies.
Seules les 3 réponses les plus fréquentes sont illustrées ici.

Infographie n° 7
Plus grands défis face à l’investissement dans de nouvelles technologies
Nombre total de répondants en France : n=248
Question : sélectionnez les 3 plus grands défis rencontrés par votre entreprise lors de la planification d’investissement dans de nouvelles technologies.
Seules les 3 réponses les plus fréquentes sont illustrées ici.