Payroll processing: What Is It? And How To Get Set Up

monthly payroll processes

Payroll processing refers to the steps taken to pay employees for each pay cycle. It takes into account the employee’s salary, working hours, bonuses, benefits, and tax remittance. 

On the surface, that may sound quite straightforward. In reality, payroll can be a complex process—especially for someone with little to no finance background. In this article, we cover the basics of payroll processing and highlight the technology you’ll need to begin.

monthly payroll processes

Who should handle payroll within a small business?

According to ABS data, there are approximately 781,908 businesses with 19 or fewer employees in Australia. That’s around 36.8% of Australian businesses. In most cases, these companies don’t have in-house finance management. 

For a small business that doesn’t have a dedicated payroll administrator, payroll processing often falls to the business owner. There is a lot to consider when filing multiple payroll records.

With that in mind, it’s worth investigating the option of payroll software, third-party outsourcing, or a combination of both.

Why businesses need an efficient payroll process

Your employees are your best resource, so it makes sense to look after them and their remuneration. Beyond perks and benefits, the first thing businesses have to ensure is:

  • Employees receive an accurate pay rate
  • Salaries get paid on time
  • Management of annual leave (and other types of leave) is correct
  • Commissions and bonuses are honoured.

These processes should be smooth, seamless and without any major issues. As a business grows, technology can help an organisation to handle multiple employee salaries at once.

In-house payroll vs outsourcing: which should you choose?

Inhouse vs outsourcing payroll process

A big choice you need to make before investing in any software is whether to keep the function in-house or outsource it to a third-party. The decision is crucial and could save your business thousands of dollars. 

Let’s look at the benefits and challenges of each:

Outsourcing payroll

Benefits:

Here are a few ways a company might benefit from outsourcing the payroll process:

  • Time-saving: The main benefit of outsourced payroll processing is the amount of time saved from the endless hours spent calculating pay, deductions and keeping track of income tax withholdings.
  • Avoid mistakes: With payroll comes workplace agreements and EBAs. When a mistake happens, it can be costly. Third-parties ensure the minimum standards are adhered to.
  • Focus on core business activities: By outsourcing payroll to a third-party, organisations can focus on the functions that generate revenue and drive growth.
  • Security: A good payroll processing service will have robust payroll systems that are fully secure. Sensitive information is therefore protected by the company.
  • Peace of mind: The hassle and pain often associated with payroll processing are mitigated through the help of experts. 

Challenges:

Outsourcing also has its shortcomings. It costs more than software, and even though you’re putting the process in the hands of specialists, there is still potential for human error. 

In-house payroll management

Benefits:

Here are just a few reasons to bring the payroll process in-house:

  • Cost: The upfront cost may be larger initially because you’ll need to purchase and implement software. However, the processing of payroll is extremely cost-effective in the medium to long term.
  • Data control: Sensitive information, such as salaries, benefits and work status remains in-house. The data remains on a secure database owned and managed by you, giving you greater control. 
  • Flexibility: Changes, such as deductions or salary increases, are easy and quick to apply.
  • Employee empowerment: Payroll platforms should include the option to self-service. This means employees have access to the platform and can take responsibility for keeping their data up to date.
  • Fee transparency: The price of payroll technology is consistent and transparent. A third-party may provide extra fees for activities such as changes, or adding overtime.

Challenges: 

In-house payroll processing is the less expensive option, but there are some extra costs that businesses may need to consider. 

Even if a business has 19 or fewer employees, by law they’ll still need to purchase a single touch payroll software. This is because the Australian Government requires businesses to report payroll information to the Australian Taxation Office (ATO).

However, don’t view the requirement as a punishment. Payroll platforms make the process significantly more manageable. Instead of administrators having to manually calculate and pay salaries, wages, taxes and super, they can simply automate it.

How much does payroll software cost?

In a recent poll that we put out to 250 Australian customers, we discovered than 98% of people will read through reviews and compare a product, service or software before buying. When we asked which piece of information within a product listing was most vital, 85% of people cited pricing.

So, how much will payroll technology set you back? Some common factors determine the cost. These include:

  • The pay cycle
  • The total number of employees
  • How many states your employees reside in
  • Whether you require direct deposit
  • Demand for additional tax filing-services.

Most payroll programs have a per-employer or per-paycheck fee, on top of the base account fee. The base fee varies per software, but you can expect to pay anything between AUD$20 to $100 per month. 

Additional fees, such as a one-off set up fee, may also apply. Before committing, it’s worth exploring payroll software that offers free trials

What are the features of a payroll system? 

Here are five features you should pay attention to when investigating software platform options: 

Setup and support

When you first use the software, you’ll need to enter your company’s and employee’s information. Guidance from the software company will make it easier to transition your current payroll system to a software program. They will also help with any teething issues you face and provide some basic training.  

Payrolling processing

The platform you choose should automatically calculate the pay for individual employees every pay period. The system takes into account updates to wage rates, hours worked, overtime, holiday pay, and taxes. It will also factor in relevant deductions.

The platform then automatically makes the payments to employees by direct deposit, prepaid debit cards or a paper check. 

File and pay payroll taxes

Taxes are the most challenging aspect of the process, which is why the Australian Tax Office insists that small businesses should submit reports through single-use payroll software. The program calculates taxes for you, and some file and deposit payroll taxes for you too.

Ensure the platform you select stays up to date with changing payroll laws and tax rates. A cloud-based platform should apply these updates automatically for you. 

Multiple payment options

Payroll software allows you to pay employees electronically—one option is via direct deposit. You can pay the employee’s wages directly into their bank. This way, there’s no need to print and distribute paychecks. 

Other payment options include:

  • Digital payments: Send salary to platforms, such as PayPal. 
  • Paper checks: A system that doesn’t get used often today, but could be useful for companies with very few employees.
  • TransferWise: A useful option for those who have employees abroad.
  • Prepaid Debit Cards: This method is similar to direct deposit, but exists for workers without bank accounts.

Having these alternatives allows employees to be flexible to those who don’t want to be bound to traditional banking.

Employee self-service portal

Allowing staff to log into the portal and update their paperwork is a useful feature for payroll administrators. They can also review and download their payroll history.

This aspect also works well with time-tracking. Employees pay will automatically update according to the data. 

How to choose payroll software

When it comes to exploring what options are available to you, refer to this article as a checkpoint. We’ve included all the crucial aspects you’ll need to decide which solution will suit your needs best, the expected budget, and the benefits you’ll see in return. 

Ready to purchase payroll software? Check out Capterra’s software buyers guide to selecting payroll software today. 

What is IR35 and is your business ready for it?

what is IR35
In April 2020, the rules governing who counts as an employee (IR35) are changing. Find out what is IR35, what it means for UK businesses, as well as their contractors and freelancers.

what is IR35

What is IR35?

The original IR35 legislation came into force in 2000 and was aimed at reducing tax avoidance – specifically “disguised employment”. This refers to individuals working full-time for organisations, but billing the company as an independent contractor, rather than being paid through payroll. Taking their “salary” as dividends from a limited company means they pay no National Insurance and a reduced rate of income tax compared to pay-as-you-earn (PAYE) employees. It also means the client company pays less National Insurance.

Naturally, this scenario is beneficial for the businesses and contractors, but HMRC misses out on significant tax revenues, particularly as the contractors that often use this arrangement are in the well-paid finance, consulting, technology, and media sectors.

How is IR35 changing?

IR35 (the name comes from the original Inland Revenue press release in 2000) has been reformed several times. In April 2020 the regulations governing when off-payroll working rules (the “official” name for IR35) apply are getting tougher.

Prior to 6 April 2020, it has been the responsibility of the party providing a service to determine the status of a worker’s employment for each contract. In practical terms, this usually means that contractors, working through a limited company with one director, decide in their own favour. Now, the company hiring the worker must decide.

Who do the new rules affect?

Public sector organisations must already decide whether a contractor should really be working for them as an on-payroll employee. From 6th April this year, many private companies – including charities – will have to do the same. The changes apply if an organisation meets two or more of the following three criteria:

  • an annual turnover of more than £10.2 million
  • a balance sheet total of more than £5.1 million
  • more than 50 employees

Current contractors must also take note of the changes, as they may affect their employment and tax arrangements. Some contractors work through third-party intermediaries, such as employment agencies, in which case the intermediaries must also be aware.

You can find more detailed information about which companies fall under the new legislation on the Gov.uk website.

What companies need to know

For every contract with a worker – including through an agency – affected companies will need to decide on that person’s employment status for tax. HMRC provides a useful online tool to help determine this. You must bear in mind:

  • The worker’s responsibilities
  • The degree of autonomy they have in the work they do, as well as where, how, and when they do it
  • The worker’s payment arrangements
  • Whether the engagement includes any corporate benefits or reimbursement for expenses

After you’ve made a decision, you’ll need to inform the worker (and, if required, the intermediary agency) and keep a record of the decision and the evidence you used to make it. You’ll also need to have in place procedures to handle disputes about employment status. If a worker does dispute your decision, you must respond within 45 days. Failure to do so will result in that worker’s tax and National Employment contributions becoming your responsibility.

How to manage new employees

If the reform has its intended effect, some freelance contractors will become employees. This means you may be adding new workers to your workforce, increasing your National Insurance contributions and bringing challenges for your human resources and finance teams who will have to incorporate new people into your company’s systems and structures. You may also face tough negotiations from existing contractors who will seek higher rates under PAYE to make up for the increased tax they’ll be paying on their income.

One way to ease the transition is with payroll software, which automates salaries, wages, bonuses and deductions. Organisations use it as a cost-effective alternative to outsourcing their payroll function. Payroll products can also integrate with popular accounting, HR, and business management software, too.

You can find more than 300 payroll software packages on our website, with thousands of ratings and reviews from other businesses, as well as links to download and buy.

3 gebruiksscenario’s voor robotic process automation om de financiële administratie te vereenvoudigen

RPA

Draait jouw financiële afdeling in het belastingseizoen overuren om alle administratie op tijd klaar te hebben?

Dan ben je niet de enige. Daarom raden wij je aan om over te stappen op robotic process automation (RPA), dat je veel tijdrovende administratieve taken uit handen kan nemen.

RPA is een opkomende technologie die concurreert met intelligente/cognitieve technologieën zoals kunstmatige intelligentie (artificial intelligence) en machine learning. Robotic process automation is echter goedkoper dan de meeste nieuwe technologieën, omdat het gebaseerd is op een kosteneffectief softwareplatform. Financiële managers van bedrijven in het mkb moeten het daarom zeker overwegen.

Bedrijven zijn vaak huiverig om op een nieuwe technologie over te stappen als er nog geen proof of concepts en gebruiksscenario’s zijn die hen over de streep kunnen trekken.

In de praktijk blijkt echter dat financiële managers van mkb-bedrijven die RPA gaan gebruiken voor hun boekhouding, een verbetering van ongeveer 95 procent realiseren als het gaat om de nauwkeurigheid van hun financiële data. Ze zijn 3 tot 4 keer sneller klaar met hun belastingaangiften en besparen daarbij 70 procent meer in het boekhoudproces.

Dit zijn voordelen die tot een aanzienlijke verbetering van je activiteiten kunnen leiden. In dit artikel voor financiële managers van mkb-bedrijven worden drie RPA-usecases voor de boekhouding beschreven.

Robotic process automation voor boekhouding en accounting


  • Waarom robotic process automation geschikt is voor de boekhouding en financiële administratie van bedrijven in het mkb.
  • Geen transpositiefouten meer in je facturen.
  • Verbetering van onkostenbeheer om de cashflow een boost te geven en de compliance te waarborgen.
  • Automatisering van gegevensinvoer voor je belastingaangiften.
  • Onze aanbevelingen.

Waarom RPA geschikt is voor de boekhouding en financiële administratie van bedrijven in het mkb

Volgens Gartner gaven bedrijven in 2018 wereldwijd in totaal 680 miljoen dollar uit aan RPA en zal dit tegen 2022 oplopen tot 2,4 miljard dollar. Cathy Tornbohm, vicepresident van Gartner, zei het volgende over de trends in de adoptie van RPA:

De adoptie zal stijgen doordat de prijzen voor RPA in 2019 gemiddeld zo’n 10 tot 15 procent zullen dalen, maar ook omdat organisaties verwachten dat ze met deze technologie hun bedrijfsresultaat kunnen verbeteren, door verlaging van de kosten, meer nauwkeurigheid en betere compliance. 
Cathy Tornbohm, vicepresident van Gartner

Tot nu toe zijn het vooral financiële instellingen (banken en verzekeringsmaatschappijen) die al gebruikmaken van RPA. Deze organisaties willen hiermee vooral handmatige en herhalende taken elimineren. Door de kosteneffectiviteit heeft RPA financiële afdelingen of bedrijven in het mkb echter nog meer te bieden.

De implementatie van robotic process automation in een use case is namelijk goedkoper dan de implementatie van tools voor AI en Machine Learning (ML). Voor RPA is geen extra investering in software of hardware nodig. Na een training kunnen je boekhouders, accountants of financiële medewerkers zelf taken laten automatiseren. Bij AI- en ML-tools moeten ontwikkelaars en programmeurs de technologie in een use case toepassen, waarvoor extra mensen moeten worden ingehuurd.

Hieronder lees je hoe je RPA kunt toepassen in de drie gebieden die in de boekhouding van bedrijven in het mkb de hoogste prioriteit hebben: facturering, onkostenbeheer en fiscaal beheer.

Robotic process automation gebruikersscenario's

Geen transpositiefouten meer in je facturen

Belangrijkste uitdagingen: Het verwerken van grote hoeveelheden facturen van verschillende leveranciers is een hele klus voor de crediteurenadministratie. Je hebt niet alleen een grote stapel facturen die moeten worden verwerkt in je ERP- of boekhoudsoftware, maar die facturen hebben ook nog eens verschillende indelingen, zoals PDF, Excel en Word.

Als je informatie (zoals artikelen en bedragen) handmatig invoert, loop je bovendien het risico op typfouten. Dit kan transpositiefouten tot gevolg hebben. Als je bijvoorbeeld een decimaalteken op de verkeerde plek typt, kun je problemen krijgen bij financiële audits en met je compliance.

We bekijken nu een RPA-gebruiksscenario voor deze boekhoudfunctie.

RPA-gebruiksscenario voor factuurbeheer

RPA-software werkt met de primaire databron waaruit jij facturen ontvangt, zoals e-mails, gescande facturen die in een map worden opgeslagen of factuurgegevens in een spreadsheet. De robot indexeert elke factuur in batches, die worden gesorteerd op datum, leveranciersnaam of het aantal facturen dat moet worden verwerkt.

Vervolgens valideert de software elke factuur op de relevante velden, zoals een factuurnummer, om data te extraheren. Als het relevante veld niet aanwezig of niet leesbaar is, wordt dit gemarkeerd, zodat een medewerker ernaar kan kijken.

Daarna extraheert de RPA-robot belangrijke factuurgegevens, zoals betaalgegevens, leveranciersnaam, adres en datum. Deze gegevens worden overgebracht naar de database van de boekhoudsoftware in de geïntegreerde ERP-oplossing. Deze stappen worden herhaald totdat de hele wachtrij met facturen is verwerkt.

Voor wie is dit RPA-gebruiksscenario bedoeld? Kleine supply chain-bedrijven met een zeer omvangrijk orderbeheer, die elke dag duizenden facturen genereren. Met RPA kunnen ze sneller gegevens extraheren uit papieren orders en die overbrengen naar een crediteurendatabase.

Verbetering van onkostenbeheer om de cashflow een boost te geven en de compliance te waarborgen

Belangrijkste uitdagingen: De functie voor onkostenbeheer houdt de interne kosten bij die medewerkers maken voor zakenreizen, entertainment, hotelovernachtingen enzovoort. Medewerkers sturen de bonnen hiervoor meestal door via e-mail of ze dienen deze in via boekhoud- of ERP-software, zodat de financiële afdeling ze kan goedkeuren.

Die goedkeuring betekent echter extra werk voor de financiële afdeling. Als jij een klein bedrijf hebt zonder financiële afdeling, is het nog lastiger en tijdrovender om al die afzonderlijke onkostendeclaraties te controleren en verwerken.

Je kunt het proces wel automatiseren met een boekhoud- of ERP-programma, maar ook dan moet je de declaraties nog handmatig goedkeuren. Het is ook mogelijk om voor elk type kosten een minimale declaratielimiet in te stellen, zodat de kosten automatisch kunnen worden goedgekeurd door de ERP-tool. Ook in dat geval zullen er altijd nog declaraties overblijven die niet automatisch worden geautoriseerd en die persoonlijk moeten worden gecontroleerd om complianceproblemen te voorkomen. Het volgende gebruiksscenario laat zien hoe je problemen kunt voorkomen.

RPA-gebruiksscenario voor onkostenbeheer

Ook in dit geval wordt de RPA-software gekoppeld aan de primaire bron waarmee onkostendeclaraties en bonnen worden ingediend, zoals e-mail of geïntegreerde boekhoudsoftware. Je medewerkers sturen een e-mail met een declaratie naar de financiële afdeling of uploaden die via een webportal.

RPA-tools extraheren de benodigde gegevens uit de bonnen en brengen die ter validatie over naar een database. De gegevens worden nu echter niet alleen van de ene bron overgezet naar een andere, zoals bij factuurbeheer. RPA-software kan de onkosten ook goedkeuren. Hiervoor wordt een procedure op basis van regels gebruikt om het type onkosten te identificeren.

Als de software heeft gecontroleerd of een declaratie aan de compliancevereisten voldoet, wordt deze automatisch verder verwerkt. Stel bijvoorbeeld dat in jouw onkostenbeleid is vastgelegd dat alleen kosten voor lokale bestemmingen in eigen land kunnen worden gedeclareerd. De RPA-tool controleert dan de naam van de bestemming aan de hand van de database en valideert de declaratie vervolgens.

Voor wie is dit RPA-gebruiksscenario bedoeld? Een bedrijf met meer dan 100 medewerkers en een hele kleine boekhoudafdeling. RPA valideert onkostendeclaraties automatisch op basis van jouw beleidsinstellingen. Omdat onkostenbonnen snel worden verwerkt door de tool, wordt het onkostenbeheer minder tijdrovend en houden de medewerkers van je boekhouding meer tijd over voor je balans.

Automatisering van gegevensinvoer voor je belastingaangiften

Belangrijkste uitdagingen: In het belastingseizoen moeten veel bedrijven stapels belastingformulieren verwerken om zoveel mogelijk belastingvoordelen te behalen. Het personeel van je boekhoudafdeling is veel tijd kwijt aan het handmatig sorteren van belastingpapieren en het controleren van bankgegevens om te zorgen dat de belastingaangiften kloppen.

Het handmatig invullen van belastingformulieren kost niet alleen veel tijd, maar je loopt ook nog eens het risico op fouten, waardoor je mogelijk te weinig inkomsten of aftrekposten aangeeft. Dit kan weer leiden tot fouten in de belastingberekening en een te lage belastingaftrek.

Als je crediteurengegevens (uit facturen, rekeningen en onkosten) niet overeenkomen met je financiële verslaggeving, is je belastingaftrek in de aangifte mogelijk te laag. De balans klopt dan niet en je kunt problemen krijgen met audits en compliance.

RPA-gebruiksscenario voor belastingbeheer

RPA-software maakt een groot deel van de handmatige gegevensinvoer in online belastingformulieren overbodig. Hiervoor worden zogenaamde taxbots gebruikt. Die bots kun je maken door de RPA-software te koppelen aan gescande belastingformulieren of -spreadsheets in de database of door online financiële data zoals balansen te extraheren.

Nadat de koppeling tot stand is gebracht, worden alle gegevens in de velden van het document of de spreadsheet naar het online belastingformulier gekopieerd. De belangrijkste functie van een taxbot is het toewijzen van belastinggegevens vanuit de primaire gegevensbron naar de database in de grafische gebruikersinterface (GUI). Dit betekent dat je kunt zien hoe de RPA-software gegevens invoert in elk belastingveld.

Als het veld in de primaire gegevensbron niet overeenkomt met het belastingformulier, wordt dit door de software als een fout gemarkeerd. Als in een veld bijvoorbeeld een numerieke waarde moet worden ingevoerd terwijl de waarde in de primaire gegevensbron alfabetisch is, meldt de software dit als een fout. Dit zorgt ervoor dat de gegevens consistent zijn en je aan alle compliancenormen voor de belasting voldoet.

Voor wie is dit RPA-gebruiksscenario bedoeld? Kleine registeraccountantskantoren die grote hoeveelheden belastingaangiften moeten indienen. Met RPA voor belastingbeheer kunnen bedrijven belastingaangiften sneller en nauwkeuriger uitvoeren.

Onze aanbevelingen

Het is raadzaam om de volgende voorbereidingen te treffen voordat je een van de hierboven beschreven RPA-scenario’s gaat implementeren:

  • Identificeer gebieden waar veel gegevens nog handmatig worden ingevoerd of waar grote hoeveelheden financiële documenten worden verwerkt.
  • Lees meer casestudy’s of succesverhalen over de ROI die kan worden behaald met RPA-tools. Dit kunnen ook gebruiksscenario’s van grote ondernemingen zijn, zolang je maar naar de hoofdpunten kijkt die ook op jouw bedrijf van toepassing zijn.
  • Probeer eerst een proefversie van RPA-software uit voordat je die software aanschaft en in je bedrijf implementeert.

 

Open Banking: Oud en nieuw bundelen de krachten

open banking

Sinds het nieuwe open banking-tijdperk is de financiële sector onderhevig aan ingrijpende verandering. Een stormvloed aan jonge innovatieve startups heeft de oude gevestigde orde op z’n kop gezet. Nieuwe wetgeving en Fintechs zijn de drijvende krachten achter het ontstaan van nieuwe klantgerichte financiële diensten en betaalmethoden. Zij verplichten banken om hun logge traditionele bedrijfsmodellen en verouderde systemen aan te passen, te digitaliseren en naar een meer open systeem over te stappen waarin gebruiksgemak van de klant en efficiëntie centraal komen te staan.

Hoe vinden banken zichzelf opnieuw uit? Hoe werken Fintechs samen met banken? Wat is de rol van regelgevers en technologie in deze innovatiegolf?

open banking

Sinds de inwerkingtreding van de PSD2 (Payment Service Directive 2) zijn banken verplicht om derde partijen toegang te verlenen tot de betaalrekening van hun klanten. Dit op voorwaarde dat de klant hiermee instemt en de derde partij hiervoor een speciale vergunning heeft van de Nederlandse bank. Deze nieuwe wetgeving betekent voor banken dat het gedaan is met de exclusieve rechten over de financiële gegevens van hun klanten en over het bijbehorende exclusieve dienstenaanbod. Andere partijen, niet banken, mogen nu ook financiële diensten aanbieden, zowel betaalinitiatiediensten als rekeninginformatiediensten. Klanten bepalen nu zelf met welke dienstverlener zij in zee gaan, de bank of een andere partij. Hierdoor zullen banken klanten op een andere manier aan hun moeten zien te binden en zullen zij de concurrentie moeten aangaan met Fintechs en andere aanbieders.

Wat zijn de gevolgen van de nieuwe regelgeving voor banken?

We vroegen het aan Rik Coeckelbergs, expert in Open Banking en betaaldiensten:

Open Banking verplicht banken ertoe verder te kijken dan hun eigen klantkanalen. Naast online bankieren en mobiel bankieren is er nu ook API-bankieren. De wet heeft banken verplicht de nodige investeringen te doen om zich open te stellen naar derde partijen voor betaalrekeningen. Banken zoeken nu naar de juiste winstmodellen om de gemaakte investeringen alsnog te verzilveren op de langere termijn. Voor derde partijen liggen er enorm kansen om hun contact met de klant heruit te vinden in samenwerking met financiële instellingen.

 

Open Banking biedt derde partijen de kans diensten aan te bieden die eerder alleen door banken konden worden geboden. Consumenten krijgen door dit open systeem de mogelijkheid gewenste bancaire diensten los te koppelen van hun bank en te kiezen tussen verschillende aanbieders. De bank moet hierdoor de concurrentie aangaan met deze nieuwe dienstverleners. Een cultuurverandering is daarmee ingezet: van een hiërarchische gesloten instelling naar een open datacultuur gebaseerd op samenwerking met private spelers om zo tot nieuwe creatieve klantgerichte oplossingen te komen.

Hoe vinden banken zich opnieuw uit?

Banken staan voor een uitdagend scenario. Fintech startups omarmen de nieuwe wetgeving en hebben digitale technologieën en financiële diensten gecombineerd met slimme, innovatieve klantgerichte oplossingen. Banken daarentegen zijn lang niet zo flexibel als Fintechs. Ten eerste omdat ze aan tal van regels moeten voldoen van externe toezichthouders zoals de AFM en de DNB en die zijn veel strenger voor banken dan voor Fintech startups. Vervolgens moeten zij hun strategie herdefiniëren, dan hun winstmodel bepalen en ook nog de interne cultuur aanpassen. Hoe kunnen banken profiteren van de nieuwe kansen van open banking?

Nieuwe digitale businessmodellen in opkomst

Banking-as-a-service (BaaS) en Banking-as-a-platform (BaaP): Banken bieden niet alleen meer zelf kant-en-klare producten aan, maar stellen stukken van hun services of producten ten dienste aan derde partijen. Zo worden financiële diensten en producten gedecentraliseerd aangeboden en kan het contact met de klant niet alleen meer rechtstreeks via de bank lopen maar ook via derde partijen. De bank gaat hiervoor partnerschappen aan met een aantal door de bank geselecteerde externe dienstverleners die dan diensten of producten (gedeeltelijk onder de merknaam van de bank) aanbieden. Banking-as-a-service wordt mogelijk gemaakt via het platformmodel, waarop de bank derde partijen toegang verleent tot bankrekeninggegevens via open API’s (Application Programming Interface). API’s bieden de bank namelijk een veilige manier om applicaties en systemen met elkaar laten communiceren. Zo kunnen derde partijen op maat gemaakte diensten ontwikkelen.

Open Banking heeft banken leren nadenken over de kansen die APIs kunnen bieden. Banken zijn niet langer beperkt tot hun eigen verkoopkanalen en gaan soms actief op zoek naar samenwerkingen met derde partijen. Deze mentaliteitsverandering is mogelijk nog de grootste impact die Open Banking heeft in de sector. 

 

API-bankieren

Een voorbeeld van dit nieuwe soort bankieren is het platform Rabo&Crowd, waar de Rabobank een partnership aanging met het handelsplatform Nxchange. Via dit platform kunnen bedrijven aan investeerders worden gekoppeld. De bank financiert een gedeelte van de ondernemingsplannen zelf en de investeerders financieren het andere gedeelte via de ‘crowd’.

Een ander voorbeeld van een organisatie die open is in hun API-beheer is de ABN AMRO. Zij hebben al meerdere open API-oplossingen ontwikkeld waaronder een van de eerste Open Banking betaaloplossingen, het succesvolle Tikkie. Andere voorbeelden van ABNAMRO’s API-oplossingen zijn Multibankieren, waarmee de klant nu ook betaalrekeningen van andere banken kan inzien in zijn rekeningoverzicht. En de FX Trade API, die zakelijke klanten van ABN AMRO in staat stelt real-time valutakoersen te ontvangen en valutaomrekeningen te doen. En de Grip-app, die inzicht geeft in uitgaven en spaaradvies die in samenwerking met de Fintech Tink werd ontwikkeld.

ABN Amro is een bank die API-Bankieren inzet om nieuwe eigen diensten en producten met behulp van derden te ontwikkelen. Dit werkt andersom natuurlijk ook, Fintechs die open API’s van de bank gebruiken om nieuwe diensten aan te bieden op een van de bank onafhankelijke site. Een voorbeeld daarvan is Isabel 6, dat B2B betalingen optimaliseert en een zakelijk multibanking platform heeft gecreëerd waarop gebruikers inzicht in al hun bankrekeningen hebben en op één portaal transacties kunnen uitvoeren.

Open API’s zijn daarmee de digitale bouwstenen die samenwerking met andere partijen mogelijk maken. Door samen te werken met derde partijen kunnen banken hun dienstverlening verbeteren en op maat gemaakte oplossingen bieden voor zowel privé als zakelijke klanten.

With third parties we can really look for new use cases that can solve very concrete real-live customer problems. We are very motivated by this. That is our motivation to share our knowledge about it to the outside world. After all, the API journey itself, changing the mindset of the company is an important aspect for banks to get used to working with APIs, aldus Koen Adolfs, Product Owner en API Evangelist van de ABN AMRO, in een interview met Coeckelbergs.

Open Banking vereist dus een mentaliteitsverandering van banken. In plaats van te concurreren met FinTechs, proberen banken nu strategische partnerships met Fintechs aan te gaan en te profiteren van het potentieel van Fintechs. De bankensector moet echter wel wennen aan deze nieuwe bedrijfsstrategie. Hetzelfde geldt voor derde partijen. Ook zij zijn meestal niet bekend met het aangaan van partnerschappen met banken via API’s.

Uitdagingen van samenwerking

Meer dan 70 procent van FinTech-managers zegt in een onderzoek dat hun grootste uitdaging bij het werken met traditionele financiële bedrijven hun gebrek aan flexibiliteit is. Tegelijkertijd zagen traditionele financiële ondernemingen negatieve effecten op het vertrouwen van klanten, het merk en de verandering in de interne cultuur als hun grootste uitdaging. Het vinden van de juiste partner is daarom cruciaal voor beide partijen.

Wat is de rol van regelgevers in deze innovatiegolf?

De uitdaging zit niet alleen in de samenwerkingsstrategie, maar ook in het reguleren van deze nieuwe realiteit.

Koen Vanderhoydonk, auteur van RegTechBlackBook en CEO BeLux bij Blanco zegt dat regelgevers een kritische rol zullen gaan spelen bij het implementeren en ondersteunen van de juiste marktvoorwaarden voor Open Banking:

In de loop der jaren is FinTech veranderd van een concurrent naar een partner van traditionele banken. Het meer recente RegTech is daar een goed voorbeeld van. Het bankwezen kan worden omgevormd tot een echt klantgericht model wanneer “oud” en “nieuw” de krachten bundelen. Maar zijn twee genoeg om te kunnen dansen? Innovatie kan alleen volledig tot zijn recht komen als regelgevers ook helpen vormgeven en begeleiden. Een goed voorbeeld is de PSD2, die zorgde voor een nieuw betaalraamwerk met eindklanten in het achterhoofd, wat veel innovatie teweegbracht. Er zijn steeds meer tekenen aan de wand dat toezichthouders wereldwijd meer betrokken geraken: het KYC-register van MAS (Singapore), China, dat FinTech’s gaat certificeren. SupTech is the new kid on the block.”

Koen Vanderhoydonk, auteur van RegtechBlackbook

 

In Europa kwam Open Banking tot stand door wetgeving, namelijk de PSD2. Hierdoor zijn banken nu verplicht om hun gegevens te delen, maar de manier waarop dat delen gebeurt is nog niet wettelijk vastgelegd. Het gebruik van API’s is namelijk nog niet gestandaardiseerd. Er is tot op heden nog geen gemeenschappelijke regel over het soort interface dat hiervoor gebruikt moet worden. De wet richt zich slechts op de functionaliteit en de beschikbaarheid daarvan. Het is dus nog de vraag of er meer regelgeving gaat komen en hoe die eruit gaat zien.

In het Verenigd Koninkrijk bijvoorbeeld bestaat hier wel specifieke regelgeving over. De CMA (Competition and Market Authorities) gaf banken de opdracht om hun gegevens open te stellen en introduceerde tegelijkertijd een nieuwe uitvoerende instantie, de Open Banking Implementation Entity (OBIE) die API-interfaces en veiligheidsmaatregelen definieerde. Uit het rapport Regulating Open Banking blijkt dat er grote verschillen bestaan in de manier waarop verschillende landen over de hele wereld hun Open Banking regime implementeren.

Dat toezichthouders steeds meer betrokken raken, zoals Vanderhoydonk ook aangeeft, blijkt uit de vele nieuwe initiatieven om innovatieve diensten te reguleren. Zo kondigde de bank van China recent aan 11 soorten hardware en software voor financiële technologie die op grote schaal worden gebruikt voor digitale betalings- en blockchain-diensten te certificeren. Singapore startte een elektronisch know-your customer (e-KYC) project om gegevens van potentiële klanten te verifiëren en zo witwassen te voorkomen.

Wat is de rol van technologie bij Open Banking?

De toename van standaardisering en het aantal toezichthouders gaat gepaard met een nieuwe vorm van technologie, Suptech genaamd. Terwijl banken al langer technologische ondersteuning inzetten om te voldoen aan nieuwe wet- en regelgeving en om risicovol gedrag te herkennen (Regtech), gaan toezichthouders nu ook gebruik maken van technologie ter ondersteuning van hun processen (Suptech).

De Bank for International Settlements (BIS) definieert Suptech als het gebruik van innovatieve technologie door toezichthouders ter ondersteuning van het toezicht.

Technologie zal in de toekomst een sleutelrol vervullen in het Open Banking systeem. Alleen door volledige digitalisering kunnen banken de mogelijkheden van een Open Banking-strategie benutten. Om gegevens via API’s op een veilige manier te ontgrendelen  hebben banken een API-beheerplatform nodig en een robuust IAM-platform (identity and access management).

Daarnaast moeten banken ervoor zorgen dat nieuwe oplossingen ook een goede klantbeleving brengen. Hiervoor is krachtige klantauthenticatie, toestemmingsbeheer, wettelijke rapportage en anomaliedetectie nodig. Bovendien moeten banken ervoor zorgen dat aan alle wettelijke verplichtingen wordt voldaan en dat de nalevingsstrategie wordt uitgevoerd. Dit kan met behulp van Regtech, waarmee financiële instellingen en fintech bedrijven snel op veranderende regels in kunnen spelen. Dan is er nog Suptech, dat steun biedt aan toezichthouders en regelgevers.

De sleutelwoorden bij Open Banking zijn dus mentaliteitsverandering, samenwerking, API-bankieren, klantbeleving, compliance en technologie. Deze mix zal innovatie en ontwikkeling aandrijven.

Bekijk de lijst met API-management software en de lijst met compliance management systemen op Capterra.

 

How To Take The Pain Out Of Your Purchase Order Process

Using software to improve the purchase order process

Is your business still relying on clunky spreadsheets and ancient systems to manage the purchase order process? If so, you’re potentially wasting valuable time and money that could be better spent helping your business grow. 

There’s no getting around the fact that purchase order processes are complex. But with the help of modern technology and some savvy strategising, you can quickly cut down the time you spend on it. 

Using software to improve the purchase order process

Here are our top three tactics for turning an outdated PO processing system into something streamlined and simple.  

1. Identify the pain points

You’ll want to list out all the steps that currently exist in your purchase order process flow. We’ve put together an infographic that outlines some of the most common steps. However, yours may vary depending on your industry and the scope of your business. 

Infographic to show the purchase order process flow
The purchase order process displayed in an infographic.

Now, go through each step of the process and jot down how time-consuming the steps are. Bear in mind some steps, like the actual delivery of goods, will take longer due to their nature. 

Specifically, you’ll want to look for steps in the process that: 

  • Require manual review 
  • Create bottlenecks or slow down the process
  • Involve excessive communication from multiple parties
  • Are bogged down by multiple or conflicting software platforms 
  • Cause confusion for those involved in the process
  • Take an inordinate amount of time compared to other steps.

Once you’ve done this, you should have a good idea of what’s slowing things down. You can use this overview to prioritise your next course of action. 

2. Streamline communication

Communication is a big part of the purchase order process. If you find you’re frequently typing out the same message, or chasing multiple people for information, you could be wasting valuable time with each order. 

One way to tackle this issue is by creating forms and templates for your communications.  For example, providing your suppliers with quality control checklists that capture all the necessary information will save you from going back and forth to get the insights you need. 

3. Automate your manual processes

If you’re still manually recording PO numbers or approving invoices, here’s some good news—technology can automate these repetitive tasks for you. 

There are many high-quality purchase order management platforms to choose from, and it’s likely you’ll be able to fit one that meets your business needs. These platforms are also customisable, meaning you can create your own workflows to suit your style of working and your unique purchase order process

Software for purchase orders
Why use software to manage purchase orders?

How does purchase order software boost efficiency?

If you’ve never used purchase order management software before, the idea of switching over to a new system can be daunting. But once you begin to examine the benefits of using an automation platform, it’s easy to see the long-term benefits. 

Let’s take a deeper look at some ways purchase order (PO) software can save you time and take the stress out of the process.

Automated requests and purchase orders

Instead of having to manually send out your purchase requests to all parties involved, you can use software to automatically notify individuals and teams once you’ve entered the new request in the system. Once all approvals are submitted, the software automatically triggers the purchase order—no more chasing each person for their approval. 

Simplified three-way matching and order closing

When it comes to three-way matching, PO software can automatically verify that the supplier is paid the correct amount for the goods and services based on the PO number. Once the funds come through, your software can also automatically record the payment and close the order.

Stay in the loop with real-time reporting

It can be frustrating waiting to find out whether an order has been shipped or received. With purchase order automation platforms, you can keep a much closer eye on every step of the purchase order process. You won’t have to twiddle your thumbs until you receive a manual update from the supplier—many software platforms will send you automatic updates as your POs progress. 

Automation means deeper insights

There’s another benefit to automating your purchase order process: You’ll receive deeper insights about everything from the PO requisition to the PO closure. Many of these platforms will provide you with data visuals that everyone in the purchase order process can use to make faster decisions. 

Wrapping it up

Take a moment to consider how these benefits might impact your daily job. By implementing a new PO platform, how much time would you save, and what could you accomplish with the new hours in your day? Would automating your systems create a better relationship with you and your vendors? The best way to find out is to give one of the platforms a test drive—and fortunately, many of them offer free trials. 

To automate your PO process, check out purchase order management software. You’ll be able to compare different options side by side, so you can find the best solution for your business. 

5 simple budget apps for better planning in 2020

simple budget apps

Keeping on top of finances is important for any business. However, for small companies the requirement is even more pressing. This is because cashflow is often more important for small enterprises – not least when payments from clients are late. Simple budget apps allow your employees to input expected projected expenses and revenues, with the software then automating the budget approval process.

simple budget app

Having complete transparency of expenditure and a good understanding of financial resources is central to being able to plan for the future and avoid unexpected bill shocks.

It is for these reasons that software automation is providing so many benefits to small businesses. What’s more, the budgeting software can take this data and forecast your growth and profitability trends so you can have a clear picture of where your business will be in the months ahead.

If you have not already put in place business budgeting software, 2020 should be the year you change this.

To help you get an understanding of the options available, we’ve compiled this top five list. These are the five most popular simple budget apps solutions for small businesses in Capterra’s directory chosen by:

  • Rated 3+ stars by users on Capterra.co.uk
  • Most reviews on Capterra.co.uk
  • High search volume in the UK

SAP S/4HANA Cloud

Rating: 3.9/5

Ease of use: 3.4/5

Customer service: 3.7/5

Pricing: Upon request

Free trial: Yes

simple budgeting app

SAP S/4HANA Cloud is a complete, cloud-based Enterprise Resource Planning (ERP) solution for business, which includes budgeting as one component of a wider solution set. Using advanced data analytics tools, the platform allows users to forecast with accuracy and enables businesses to model future ‘what if’ scenarios.

Reviewers on Capterra are positive about SAP S/4HANA Cloud’s data analysis capabilities, which they credit with having enabled better decision-making. The software is also praised for its security credentials. However, some users report challenges with cost, implementation time and the complexity of the system.

Our take: This is a powerful software option for businesses that expect to scale rapidly and need an enterprise-grade product.

Dynamics 365

Rating: 4.3/5

Ease of use: 4/5

Customer service: 4.1/5

Pricing: Upon request

Free trial: No

Microsoft’s integrated business management solution provides automation and intelligence capabilities across financial, customer relationship and supply chain processes. The software enables users to monitor performance in real time, predict future outcomes and make data-driven decisions.

Users praise the platform for its good range of ‘out-the-box’ tools and its price points. The software layout and interface also draws praise. Some users reported negative experiences with the support as well as glitches stemming from updates.

Our take: A feature rich tool for high-growth businesses that need granular insights and highly accurate planning.

Adaptive Insights

Rating: 4.5/5

Ease of use: 4.2/5

Customer service: 4.4/5

Pricing: Upon request

Free trial: Yes

Adaptive Insights is a full suite of business planning software inclusive of planning, modelling, budgeting, and forecasting. When it comes to budgeting, the software delivers financial planning, reporting, and analysis tools so companies can budget accurately and quickly.

Reviewers say that the software turns forecasting into a simple process and draw attention to the adaptability of the system. Other users admire its ability to integrate with SAP and Oracle as well as the overall levels of customer support. However, reviewers also say there’s a steep learning curve and the product can take time to get to grips with it.

Our take: This is a great system for businesses that have to manage large amounts of data in their budgeting processes.

Sage Intacct

Rating: 4.2/5

Ease of use: 4.1/5

Customer service: 4/5

Pricing: Upon request

Free trial: Yes

A complete accounting and financial management software, Sage Intacct offers core financials and advanced services. Its budgeting and planning applications are cloud-based and provides the option to run analysis and forecasting. The software enables simple collaboration and version control across business units.

Users say the software is highly flexible and feature-rich, with particular acclaim focused on its reporting capabilities.

Our take: This is a good option for businesses ready to take a step up and hire finance professionals to use this relatively advanced solution.

QuickBooks Online Advanced

Rating: 4.2/5

Ease of use: 4.1/5

Customer service: 3.9/5

Pricing: Upon request

Free trial: Yes

QuickBooks Online Advanced is an end-to-end business management software suite. Aimed at businesses looking to achieve scale, it provides accounting and budgeting tools. The latter comprise the full range of modern budgeting solutions including ‘what if’ scenarios, cash management, consolidation/roll-up and general ledger. The software also includes capabilities for businesses with multi-company or multi-department requirements.

Capterra reviews say the software is easy to use and priced well. They also appreciate that QuickBooks continues to be updated with new features to improve the service. There were some concerns that the platform is too rigid, however, and unable to flex to differing needs of businesses.

Our take: An all-round software package for small and medium-sized businesses with enough features to remain relevant as the company grows.
Take a look at our Business Budgeting Software directory today to find the best software for your business. 

Eenvoudig factureren zonder gedoe

Factureren moet toch echt leuk zijn voor kleine bedrijven. Er is hard voor gewerkt, het product of de dienst is geleverd en dan moet er ook geld op de rekening komen. Toch? Hoe kunnen kleine bedrijven eenvoudig factureren zonder al te veel gedoe?

eenvoudig factureren

Een goede eenvoudige factuur die voldoet aan alle wettelijke eisen zorgt ervoor dat je zuurverdiende geld snel op je rekening komt. Besteed dus voldoende aandacht aan het factureren. Gaat het alleen om het versturen zelf? Nee, voer bijvoorbeeld je huisstijl ook door op je facturen. Alles wat jij de deur uit doet, dus ook een factuur, is tevens een visitekaartje. Een professionele factuur met een heldere lay-out straalt af op je bedrijf.

3 manieren om eenvoudig te factureren

Eenvoudig een factuur sturen kan grofweg op drie manieren:

  • op papier en per post
  • elektronisch
  • of digitaal

 Elektronisch factureren

Elektronisch factureren middels een e-factuur betekent dat je vanuit een factuurprogramma of boekhoudsoftware een factuur stuurt naar het systeem van de afnemer van jouw diensten of producten. Dit mag binnen de hele Europese Unie, maar de klant moet wel akkoord gaan met het feit dat je een e-factuur stuurt. Doe je zaken met de Nederlandse overheid? Dan ben je zelfs verplicht om een e-factuur naar de Rijksoverheid te sturen. Een e-factuur is een digitaal (XML-)bestand met een vaste structuur, en dus geen pdf!

 Digitaal factureren

Als je digitaal factureert stuur je de factuur in pdf via e-mail naar de klant. Een pdf genereer je op verschillende manieren. Vanuit pdf-software, of via een Word  of Docs. Je administratie kan je bijhouden in Excel, een gratis facturatieprogramma of boekhoudsoftware. Uit recent onderzoek van Capterra blijkt dat anno 2019 toch nog heel veel ondernemers hun boekhouding met spreadsheets doen.

Uit het onderzoek blijkt ook dat online boekhoudprogramma’s of boekhoudsoftware niet meer zijn weg te denken. Steeds meer ondernemers kiezen ervoor om hun administratie te doen met een (online) boekhoudpakket.

Nieuw BTW-nummer voor eenmanszaken

Heb jij een eenmanszaak? Dan moet je per 1 januari 2020 je nieuwe btw-identificatienummer (btw-id) gebruiken bij al je contacten met klanten en leveranciers. Dit betekent dat je op al je communicatiemiddelen zoals een factuur, website of briefpapier je btw-nummer moet vervangen. Je nieuwe btw-id heb je per brief van de Belastingdienst ontvangen. Let op! Het oude btw-nummer heet voortaan het omzetbelastingnummer. Bij contact met de Belastingdienst gebruik je dit nummer, bijvoorbeeld als je belt met de BelastingTelefoon. Gebruik je boekhoudsoftware voor je aangifte? Dan kan het zijn dat je hier het omzetbelastingnummer moet invullen.

De uitdagingen bij factureren bij kleine bedrijven

Ken je dat? Overvolle agenda en die administratie is niet je meest favoriete klus. Toch hoort factureren, netjes je administratie bijhouden en de boekhouding doen toch echt bij ondernemerschap. Reserveer een vast moment per week een uurtje in je agenda voor de administratie. Zo voorkom je dat je achter de feiten aanloopt en bespaar je tijd en dus geld! Het scheelt je later een hoop uitzoekwerk. Dit zijn uitdagingen waar kleine ondernemers tegenaan lopen:

eenvoudig factuur maken

De oplossing: factuurprogramma’s

Wil jij eenvoudiger en sneller factureren en zo tijd en geld besparen? Maak gebruik van een factuurprogramma. Hoe maak je de juiste keuze passend voor jouw bedrijf? Beantwoord eerst eens deze vragen:

  • Wat moet op de factuur staan en hoeveel verstuur je er?
  • Hoe wil je facturen versturen? Direct vanuit programma, e-factuur?
  • Wil je een aanpasbare lay-out van factuur?
  • Welke betaalmogelijkheden wil je klant bieden? iDeal, PayPal, creditcard, betalen op rekening, incasso?
  • Verwerken van betalingen: handmatig of automatisch?
  • Inkoopfacturen en bonnetjes?
  • Kies je voor een programma in de cloud of op je computer zelf?
  • Wil je gebruikmaken van een mobiele boekhoud-app?
  • Welke integratie wil je met je zakelijke software?

Als je kiest voor een programma dat je in de cloud (online) implementeert dan profiteer je van een aantal voordelen. Ten eerste wordt er automatisch een veilige back-up gemaakt van je adminstratie en ten tweede kan je overal, thuis of op kantoor, bij je gegevens.

Heb je alle antwoorden op een rij? Bekijk dan de verschillende aanbieders. En dat zijn er nogal wat, hier vind je een aantal mogelijkheden:

Op Capterra vind je een duidelijk overzicht en kan je de verschilende programma’s filteren op de belangrijkste functionaliteiten. Ook belangrijk: check de reviews. Die helpen je zeker bij het maken van de juiste keuze voor jouw ideale facturatiesoftware.

Hoe werkt een factuurprogramma en boekhoudsoftware?

Het startpunt van elk boekhoudprogramma is vrijwel altijd een cockpit of ook wel dashboard genoemd. Afhankelijk van de functionaliteiten die het programma biedt, zie je in een oogopslag je resultaten zoals omzet, inkoop-verkoopcijfers, openstaande facturen en soms nog veel meer.

Dashboard Moneybird factureren
Bron: Moneybird

Belangrijk is dat wanneer je voor het eerst een boekhoudprogramma gaat gebruiken, of wanneer je overstapt van leverancier, dat je je beginbalans op orde hebt.

beginbalans
Beginbalans in Snelstart Bron

Starten met of overstappen naar boekhoudsoftware

Wanneer je start met online boekhouden of overstapt naar een andere aanbieder van boekhoudsoftware moet je een aantal zaken paraat hebben:

  • Bedrijfsgegevens (naw, btw-nummer, KvK-nummer, bankgegevens)
  • Logo en eventueel huisstijl
  • Contacten van klanten
  • Beginbalans

Vervolgens werken de diverse aanbieders van boekhoud- en facturatiesoftware heel intuïtief. Doorloop alle stappen zorgvuldig en je kunt echt binnen een paar uur je facturen eenvoudig versturen via je facturatiesysteem.

Tip: mobiele app

Wil je altijd en overal je administratie kunnen bijwerken en heel eenvoudig en nog sneller facturen versturen? Steeds meer softwareleveranciers bieden ook mobiele boekhoudapps aan. Zoals bijvoorbeeld e-Boekhouden.nl, Exact Online, Rompslomp, Freshbooks, Tellow, Visma of Moneymonk. Zo kun je op ieder moment je administratie inzien. Dit mobiele boekhouden zal de komende jaren flink gaan toenemen.

Gemiddelde kosten factuurprogramma’s kleine bedrijven

Als ondernemer wil jij natuurlijk altijd besparen op kosten. Laat dit niet de drijfveer zijn bij de keuze van een factuurprogramma. Kijk goed naar wat jij allemaal wilt met een boekhoudprogramma, zie de vragen en criteria die we al noemden. We zetten hieronder voor je de top 5 meest gebruikte en de hierboven genoemde aanbieders van factuurprogramma’s op een rij. Let wel: dit zijn de zogenoemde vanaf prijzen!

prijzen factuurprogramma's

Tip: Keurmerk Zeker Online

Heb je je keuze al gemaakt voor het juiste facturatiesysteem voor jouw bedrijf? Of heb je nog meer hulp nodig? Kijk eens naar het keurmerk Zeker-OnLine. Zeker-OnLine stelt de betrouwbaarheid vast van online diensten.

Op Capterra vind je een duidelijk overzicht van factuurprogramma’s Je kan verschilende programma’s filteren op de belangrijkste functionaliteiten en reviews lezen.

 

Contabilidade online: 61% das PMEs brasileiras ainda usam Excel

contabilidade online

contabilidade online

A transformação digital está na boca de muitas PMEs, mas na hora de cuidar das contas a maioria dos pequenos empresários brasileiros ainda é reticente em adotar novas tecnologias.

É o que mostra pesquisa realizada pelo Capterra sobre o uso de softwares na gestão contábil entre as micro, pequenas e médias empresas no Brasil. O estudo aponta ainda que mesmo os empresários que já optam pela contabilidade online sofrem tanto com a integração dos programas a outras soluções como com sua adaptação à complexa legislação brasileira.

Para o levantamento, realizado entre os dias 29 de outubro e 13 de novembro, foram ouvidos 298 profissionais de diversos setores responsáveis pela contabilidade ou envolvidos diretamente na tarefa nas empresas em que trabalham. Destes, 83% são do setor de comércio e serviços (em negócios com entre 1 e 99 funcionários) e 17% da indústria (em negócios com entre 1 e 499 funcionários). A metodologia completa está disponível no final do texto.

Contabilidade online: destaques do estudo

  • 61% das PMEs ainda usam Excel (ou planilhas do Google) para cuidar da contabilidade
  • Apenas uma de cada quatro utiliza um software para gerenciar as contas —15% ainda emprega papel e caneta.
  • Para 23% dos ouvidos, manter-se ao corrente das leis e regulações é o seu maior desafio na hora de gerir as contas
  • 45% das PMEs que não usam software pretendem investir em uma solução nos próximos seis meses —40% diz que fará um investimento nos próximos doze meses

Rotinas fiscais

Antes de investigar os hábitos tanto das PMEs que investem na informatização como das que ainda operam de maneira analógica, o Capterra quis saber quais eram os principais desafios das empresas para gerir suas contas.

Sem surpresa, a complexidade burocrática brasileira foi apontada como o problema número um: para 23% dos entrevistados, manter-se atualizado sobre as leis e regulações da área representa o seu maior desafio na hora de fazer a contabilidade.

Os dados mostram a distância do Brasil em relação a países como Holanda e Reino Unido, onde o Capterra também investigou o uso de softwares na área e em que os entrevistados apontam a falta de tempo como seu principal problema. Os dois países alcançam níveis de digitalização na contabilidade das PMEs de 60% e 40%, respectivamente.

Vale destacar a preocupação do governo britânico, com investimentos em políticas para aumentar a adesão das empresas ao digital, como o programa Making Tax Digital. A iniciativa, entre outros pontos, obriga as empresas com receitas maiores que £ 85 mil (cerca de R$ 460 mil) a adotarem softwares adaptados às novas regras ou a conectarem suas planilhas com a autoridade responsável por meio de soluções online.

No Brasil, as normas para o envio de documentação eletrônica ao fisco são complexas. Instituído ainda em 2007, o chamado SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) obriga os livros e documentos contábeis e fiscais a serem emitidos e enviados eletronicamente, mas as regras variam de acordo com cada Estado.

Em um país onde 60% das empresas não sobrevivem mais do que cinco anos, segundo dados do IBGE, também fica clara a falta de educação financeira de um número importante dos responsáveis pelas contas das PMEs: 19% dos ouvidos apontam a falta de conhecimento para fazer a contabilidade de maneira correta como o seu maior problema —destes, 62% usam planilhas.

Tamanho x digital

Os dados mostram que tanto para negócios do setor de comércio e serviços como para os da indústria, quanto maior o número de funcionários, maior o uso de softwares. Entre os que integram o primeiro setor, o nível de adoção chega a 42% das empresas com entre 50 e 99 trabalhadores; na indústria, alcança 45% daquelas com entre 250 e 499 empregados.

Ajuda externa

Os dados do estudo deixam claro que as complicações burocráticas e a falta de conhecimento técnico afetam os responsáveis pela contabilidade das PMEs como um todo, já que o número de entrevistados que conta com a ajuda de um contador externo (55%) supera o dos que cuidam sozinhos das contas (45%).

Entre as microempresas (com até 9 funcionários para serviço e comércio e até 19 na indústria), com menor capacidade de investimento, a proporção dos que cuidam da contabilidade sem ajuda exterior aumenta para 60%.

Já entre as pequenas e médias (com entre 10 e 99 funcionários para serviços e comércio e com 20 a 499 na indústria), somente 30% fazem as contas sem o suporte de um contador externo. Vale a pena destacar que se observa proporção parecida quando analisamos somente aqueles que já utilizam software, entre os quais apenas 32% cuida das contas sozinho, enquanto 68% conta com ajuda externa.

O fato de empresas mais informatizadas contarem, geralmente, com estruturas mais robustas que permitem o investimento na contratação de um profissional externo para auxiliar na tarefa pode ajudar a explicar o fenômeno. Além disso, negócios que já deram os primeiros passos em seu processo de transformação digital tendem a adicionar níveis extras de compliance em diversas áreas, entre elas a contábil. Para isso, a terceirização é uma opção mais vantajosa se comparada à contratação de um contador a tempo integral.

Digital como aposta

Ainda que a pesquisa retrate claramente uma baixa adesão das PMEs aos softwares de contabilidade, a perspectiva de adoção de novas tecnologias é animadora. Quase nove de cada dez dos entrevistados que ainda optam por planilhas ou pelo velho caderno de anotações afirmam que suas empresas pretendem investir em uma solução entre seis meses e um ano. A maioria pretende gastar entre R$ 30 e R$ 50 (37%) e R$ 50 e R$ 70 (21%) por usuário ao mês.

Infográfico 1 contabilidade online

Desafios de quem já usa

O Capterra perguntou a todos entrevistados que afirmaram já utilizar softwares quais as soluções adotavam. As mais citadas foram:

  1. Alterdata
  2. Quickbooks
  3. Conta Azul
  4. Sage
  5. SCI

Outras soluções citadas foram: Notasoft, Fortes Contábil, Domínio, Arquivei, eNotas e Vfatec.

Quisemos saber também quais são as perspectivas de investimento e os principais problemas das PMEs que já utilizam software para cuidar da contabilidade.

Para 16% dos ouvidos, o maior problema enfrentado ao utilizar sua solução atual é a integração ruim com outros softwares adotados pela empresa. Um número quase idêntico (15%) afirma que sua maior dor de cabeça são as dificuldades de adaptação dos programas às novas legislações.

Mais uma vez a questão burocrática aparece como um dos principais problemas, desta vez colocando em evidência as dificuldades que também enfrentam os fornecedores para lidar com a questão.

A possibilidade de cuidar das contas utilizando dispositivos móveis também é valorizada: ainda que apenas 14% afirme usar uma versão para celular ou tablet do seu software de contabilidade, 55% dizem considerar extremamente importante ter acesso remoto aos dados contábeis da empresa.

A previsão de investimento futuro entre os negócios digitalizados também é alto: 73% afirmam que sua empresa pretende investir em uma nova solução. A maioria (62%) diz querer gastar entre R$ 30 e R$ 70 por usuário ao mês.

Infográfico 2 contabilidade online


Metodologia

Para reunir os dados presentes neste estudo, o Capterra realizou um levantamento online entre os dias 29 de outubro e 13 de novembro em que ouviu 298 profissionais de diversos setores responsáveis pela contabilidade ou envolvidos diretamente na tarefa em micro, pequenas e médias empresas de todo o país. O Capterra utilizou definição adotada pelo Sebrae para a classificação das empresas de acordo com o número de trabalhadores, detalhada a seguir: serviços e comércio  —microempresa (até 9 pessoas ocupadas), pequena empresa (de 10 a 49 pessoas ocupadas), média empresa (de 50 a 99 pessoas ocupadas); indústria microempresa (até 19 pessoas ocupadas), pequena empresa (de 20 a 99 pessoas ocupadas), média empresa (de 100 a 499 pessoas ocupadas). Os resultados são representativos da pesquisa, mas não necessariamente da população como um todo.

Melhore sua contabilidade com a nossa planilha de controle financeiro empresarial grátis

planilha de controle financeiro empresarial gratis

Nossa planilha de controle financeiro empresarial grátis ajudará você a organizar o orçamento da sua empresa.

planilha de controle financeiro empresarial gratis

Imagine começar o mês sem ter ideia de quanto dinheiro você vai gastar ou ganhar com a sua empresa e acabá-lo sem saber se você bateu um novo recorde de vendas ou gastou metade do capital em novos equipamentos, por exemplo. 

Se você quer chegar a fim de mês com dinheiro na sua conta bancária, é melhor começar a se programar antecipadamente.

Em outras palavras: é preciso pensar no orçamento.

A boa notícia é que você não necessita de um sistema de contabilidade para fazer o orçamento da sua micro ou pequena empresa. Tudo o que você precisa é de uma solução como o Excel ou Google Sheets. 

Para poupar seu tempo e ajudá-lo na tarefa, o Capterra disponibiliza uma planilha de orçamento empresarial grátis que você poderá baixar e começar a utilizar hoje mesmo.

Comece fazendo o download da planilha aqui.

Como usar nossa planilha de controle financeiro empresarial grátis

Insira a projeção de receitas e despesas linha por linha para o próximo ano e a planilha mostrará automaticamente como esses números devem ser desmembrados a cada mês para que você possa acompanhar o desempenho da empresa ao longo do ano (imagens 1 e 2).

orçamento anual planilha de controle financeiro
Dados da previsão de receita e de gastos anuais a serem inseridos
orçamento mensal planilha de controle financeiro
Projeção do orçamento, mês a mês, a ser utilizado para o controle financeiro

Ao final de cada mês, coloque os resultados reais da sua empresa (na aba “Mensal Real”) para acompanhar o desempenho. A planilha mostrará onde você está dentro do previsto e onde estourou a previsão.

visão geral planilha
Visão do relatório final após inseridos os dados reais e o orçamento

Mantendo-se atualizado sobre o desempenho real ao final de cada mês, é possível tomar melhores decisões sobre os negócios —como, por exemplo, saber quando deve investir em mais recursos ou economizar— para aproveitar ao máximo cada centavo e usar melhor seu sistema de contabilidade, caso você opte por usar um.

Quando uma planilha de controle financeiro grátis não é suficiente

Tentar administrar uma empresa sem planejar o orçamento é como tentar atravessar um cruzamento movimentado com os olhos fechados e os ouvidos tapados.

Faça o download da planilha de controle financeiro grátis que preparamos, verifique seus resultados recentes para fazer uma projeção e comece a usá-la. É difícil estar 100% dentro do previsto, mas é normal. O objetivo de um orçamento é ter um ponto fixo para poder acompanhar como as coisas progridem com relação a ele.

Quando sua empresa crescer e incluir complexidades como transações em moeda estrangeira ou múltiplos canais de planejamento, será hora de investir em um programa de orçamento.

Quer mais dicas para organizar as finanças da sua empresa? Siga o blog do Capterra.

Faça o download da planilha aqui.

Busca sistemas de contabilidade para ganhar eficiência na sua operação? Confira a excelente gama de opções oferecida pela Capterra.

 

Simple accounting software: 5 options for easier billing and invoicing

simple accounting software

simple accounting software

How do you keep track of billing and invoicing in your company? If you’re anything like the 400 small business owners and self-employed workers we interviewed for a recent survey, there’s a good chance you do it the old way – using manual methods, spreadsheets and calculators to keep on top of things. 

However, that state of affairs looks set to change. 42% of the people we spoke to say they now use accounting software, and 41% reported that they are interested in investing in such software. Significantly, billing and invoicing stood out as the task that most people (20%) are turning to simple accounting software to help out with. It’s easy to see why: the right software package can save users valuable time by making invoicing and billing as simple as a few clicks.

If you’re one of the 41% that’s looking to invest in billing and invoicing software, we’ve pulled together a ‘top five’ list of some of the simple accounting software options available on the market. These are the five most popular billing and invoicing software solutions in Capterra’s directory 

  • Rated 4+ stars by users on Capterra.co.uk
  • High search volume in the UK

Quickbooks

Rating: 4.5/5

Ease of use: 4.3/5

Customer service: 4.1/5

Pricing: From £6/month 

Free trial: Yes

simple accounting software

Quickbooks provides a full suite of accounting services to help businesses of all sizes, or even private individuals, manage their finances. The software provides users with unlimited invoicing and the ability to see the moment an invoice has been viewed or paid. The £6 entry-level version of the service includes invoicing as standard; but users need to pay £9 per month for the ‘Essentials’ package, which includes tools to manage bills and payments online. 

Reviews of Quickbooks state is very easy to use and requires very little training. Other reviewers praised its speed and effectiveness. However, some users experienced difficulty displaying data in the way they wanted, while others mentioned that some of the features are too limited for their needs. 

Our take: Quickbooks provides a simple and effective solution to billing and invoicing that’s suitable for all small businesses and self-employed workers. 

Dynamics 365

Rating: 4.3/5

Ease of use: 4/5

Customer service: 4.2/5

Pricing: Upon request

Free trial: No

Part of the Microsoft family of business applications, Dyanmics 365 is an integrated business management solution that automates a number of financial, customer relationship and supply chain processes. The platform allows users to generate invoices off the back of quotes, or directly after the completion of work, and provides tools for tracking the status of invoices. More advanced applications include the ability to customise invoices and use machine learning predictive recommendations to drive timely customer payments.

One of the areas reviewers seem to appreciate most is the ability of Dynamics 365 to integrate and customise a wide range of business processes. Users also mention the ability of the software to make reporting easier. 

Our take: Dynamics 365 offers a feature-rich platform for ambitious users that are looking for much more than simple billing and invoicing capabilities. 

FreshBooks

Rating: 4.5/5

Ease of use: 4.5/5

Customer service: 4.4/5

Pricing: From £12/month 

Free trial: Yes

Also available as a free version, FreshBooks aims to simplify invoicing and billing for small businesses. The software allows users to quickly make and customise professional invoices and provides capabilities to enable clients to pay in whichever way suits them best. FreshBooks also includes tools for ensuring that billable time is always accounted for as well as features such as deposit requests for invoices.

For users, one of the best things about FreshBooks is its ease of use and efficiency. Reviewers also appreciated its customisation capabilities as well as the team’s overall service support. However, there were some concerns that there had not been many recent updates, while other users wish for more functionality – such as the ability to forecast income. 

Our take: FreshBooks is a good solution for small businesses and self-employed workers that want efficient, hassle-free invoicing and billing. 

PayPal Invoicing

Rating: 4.7/5

Ease of use: 4.7/5

Customer service: 4.3/5

Pricing: Upon request 

Free trial: No

simple accounting software

PayPal Invoicing is a cloud-based software set that enables business to customise invoices and process payments. In addition, the software enables value-add capabilities that allow you to manage your invoices, view the status of invoices, manually record payments, and more.

Users highlight the wide range of payment and charging options available on the platform. Others say that the PayPal brand is another benefit, as people trust it and are more likely to pay on time. However, some people thought the lack of customisation was a downside of the software, while others drew attention to some navigation issues on the site. 

Our take: This is a solid, all-round payments centre that’s particularly well suited to individuals and businesses in their earliest stages. 

Stripe Billing

Rating: 4.7/5

Ease of use: 4.5/5

Customer service: 4.4/5

Pricing: Pay as you go 

Free trial: Yes

Stripe Billing is aimed at businesses of all sizes. The software looks to automate invoicing and billing, including for businesses with complex billing models. Stripe Billing enables companies to email branded invoices to customers and ensure the secure collection of payments. 

Users of Stripe Billing recommend it as a secure, easy to use and easily integrated system. Users also appreciate the ability of the system to create highly customised solutions. 

Our take: A good option for companies that have complex billing requirements, or which want to differentiate through customer experiences. 
Take a look at the Capterra directory today to see a full list of simple accounting software that can help