Los pagos por móvil habituales aumentan un 14 % e impulsan una sociedad cashless

Tendencia de pagos por móvil

Tendencia de pagos por móvil

Las nuevas tecnologías transforman las formas de pago

La economía mundial se ha visto afectada de muchas maneras por la pandemia, por ejemplo, en los cambios en los procesos y modelos de negocios o en la manera de trabajar, pero hay un aspecto sustancial que también está transformándose: las formas de pagar.

Comprar con efectivo y tarjetas de crédito o débito es lo común pero cada vez hay más gente utilizando su móvil para pagar en los comercios. Durante los últimos meses esta forma de transferir dinero ha aumentado notablemente.

Capterra ha realizado una investigación sobre el comportamiento de los consumidores utilizando nuevas tecnologías para hacer transacciones de dinero, dejando atrás el efectivo e incluso las tarjetas. ¿Qué tan integrados están los pagos por móvil en la sociedad española? ¿Es más importante la comodidad o los riesgos que conlleva? ¿Qué peso ha tenido la COVID-19 en el uso de aplicaciones de móvil para pagar? ¿Nos dirigimos a una sociedad sin efectivo también conocida como sociedad cashless?

Para recopilar los datos de este artículo, Capterra realizó una encuesta* a 1038 participantes de más de 18 años en España, entre el 15 y el 21 de julio de 2020. 

Puntos destacados del estudio:

  • El 79 % de los participantes tiene instalada una aplicación de pago con móvil.
  • El uso habitual de una mobile wallet aumentó 14 % durante la COVID-19.
  • El pago por móvil supera en preferencia (26 %) a los pagos con tarjetas o efectivo.

Los pagos por móvil se han normalizado en España

Ir a un comercio, acercar el móvil al datáfono y pagar, no es una tendencia de jóvenes únicamente ni pasajera, es una realidad en España. Nuestro estudio indica que un 79 % de los consumidores encuestados tiene instalado una aplicación de pago por móvil (también conocida como mobile wallet). De este segmento casi la totalidad (88 %) tiene entre 18 y 45 años, un rango de edad amplio y que comprende varias generaciones que son y seguirán siendo el motor económico del país por varias décadas.

La mayoría de los encuestados tiene instalada una aplicación para pagar con el móvil

Las aplicaciones para pagos con móvil comúnmente se instalan en smartphones pero algunos consumidores también las llevan en sus relojes inteligentes, una forma incluso más cómoda y rápida para pagar con el simple gesto de acercar la muñeca al datáfono.

La COVID-19 incrementa el uso frecuente de las mobile wallet, un hábito que se mantendrá pasada la crisis

El uso de una aplicación móvil como forma de pago ha aumentado un 14 % durante el coronavirus. Previo a la pandemia los consumidores que utilizaban habitualmente esta tecnología para pagar llegaban al 44 % y durante la crisis este porcentaje se incrementó hasta un 58 %.

Uso de mobile wallet antes y durante coronavirus

El uso general de las mobile wallet, ya sea habitual u ocasional, incrementó de 91 % a un 94 % de las personas que las tienen instaladas. Una adopción de comportamiento que perdurará cuando termine la crisis ya que un 96 % de ellos indica que continuará pagando a través de una mobile wallet independientemente de la COVID-19.

Ventajas de los pagos por móvil

Actualmente la principal ventaja por la que se utiliza esta tecnología es que no requiere contacto físico, ni siquiera hay que teclear el PIN en el datáfono, lo cual reduce el riesgo de contagio de la COVID-19. Los encuestados también destacan que pagar vía móvil es más seguro que con tarjeta además de más rápido.

Ventajas de pago por móvil

A pesar de que los consumidores perciben que pagar con una mobile wallet es más seguro que con una tarjeta, la encuesta señala que la principal preocupación de utilizar esta tecnología es la brecha de seguridad que puede tener (73 %), como el robo de datos o el hackeo del móvil. Un riesgo comprensible ya que una mobile wallet puede alojar los datos de distintas tarjetas de crédito/débito de varios bancos y por lo tanto el criminal tendría acceso a todas ellas.

El pago con aplicaciones móviles supera en preferencia al pago con efectivo, tarjeta de crédito o débito

El debate sobre el uso de efectivo contra el uso de otros medios de pago, como tarjetas de crédito o débito, no es nuevo y ha estado sobre la mesa varios años. Un informe del Banco de España indica la tendencia hacia la disminución de pagos y cantidad en efectivo en favor de las operaciones con tarjeta. 

Actualmente hay muchos factores que influyen en la preferencia de pago sin efectivo: la seguridad, las medidas sanitarias, la velocidad de una transacción sin dinero o los beneficios comerciales que usar estos medios conllevan.

¿Por qué se prefiere pagar sin efectivo?

En este contexto, nuestro estudio apunta que los pagos con aplicaciones de móvil han superado en preferencia a las formas de pago tradicionales como el dinero en efectivo y las tarjetas de crédito y débito. Un comportamiento revolucionario y que indica una profunda adopción de la tecnología en una conducta social esencial de nuestra era: la adquisición de bienes.

Aplicaciones para pagar con móvil es la preferida a usarse

Los consumidores están preparados y conformes a una sociedad cashless a pesar de los riesgos

A pesar de los riesgos y preocupaciones que conlleva utilizar una mobile wallet, los consumidores están de acuerdo en utilizar esta tecnología en los comercios, incluso prefieren que esta opción siempre esté disponible. La mayoría de los encuestados manifiesta que es mucho más probable elegir comprar en un negocio que acepta todo tipos de pagos posibles, con efectivo o sin efectivo, que en otro que no admita todas las formas de pago.

Preferencia por consumir en un negocio que acepta todo tipo de pagos

La disposición a pagar sin efectivo sugiere la transformación a una sociedad cashless, en dónde las transacciones sean por medio de tarjetas de crédito/débito, mobile wallets (ya sea en smartphones o relojes inteligentes), o cualquier otro tipo de tecnología. En un mundo así, más de la mitad de los encuestados se sentirían cómodos, de este grupo el 87 % tienen entre 18-45 años, lo cual indica que son varias generaciones las que están preparadas para una realidad de este tipo.

Percepción sobre sociedad cashless

Los pagos por móvil son una realidad y un motor en la transformación de la economía española a una sociedad cashless

La digitalización de la sociedad es inevitable y ya está cambiando conductas sociales esenciales, como la comunicación o la economía, y por lo tanto la realidad. Los pagos por móvil son un indicativo de que la sociedad española se dirige con ritmo a una sociedad cashless. Los resultados de nuestra encuesta exponen lo siguiente:

  • El pago con mobile wallets no es moda de jóvenes, es una tendencia general, el rango de edad de los consumidores que la usan va desde los que inician su vida productiva hasta los que están en su etapa madura y aún les quedan años de actividad laboral (18-45 años). 
  • Tampoco es una tendencia pasajera, casi la totalidad que usa esta tecnología actualmente la seguirá utilizando independientemente de la COVID-19.
  • El pago por móvil ha superado en preferencia al pago con efectivo y tarjetas de crédito/débito.
  • La probabilidad de que un consumidor elija comprar en un negocio que acepta todos los métodos de pago, incluyendo el pago vía móvil, es mayor a que lo haga en un negocio que no ofrece todas las posibilidades.
  • Más de la mitad de los encuestados se sentirían cómodos en este tipo de sociedad sin efectivo y casi la totalidad de este segmento comprende las generaciones que son y serán el motor económico durante varias décadas.

Estas conclusiones muestran la importancia de estar preparado para las transacciones con nuevas tecnologías ya que es el presente y el futuro de la economía. ¿Tu negocio está listo para ello?

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*Metodología de la encuesta
Para recopilar los datos de este informe hemos llevado a cabo una encuesta en línea durante julio de 2020. Las respuestas provienen de una muestra del mercado español. El cuestionario se envió a 1367 personas, entre las que se seleccionaron 1038 para participar. El criterio de selección es:
  • Residente en España
  • Empleado/a a jornada completa o parcial
  • Profesional autónomo
  • Estudiante a tiempo parcial o completo
  • Jubilado/a
  • Desempleado/a que perdió su trabajo durante la crisis del coronavirus
Los participantes provienen de diferentes sectores de la industria. 

55% Of Australians Say They’re Ready To Become A Cashless Society

Cashless society in australia

Australia chose to relax social distancing rules in May, allowing many consumers to enjoy their first post-lockdown outing to pubs, clubs and restaurants. However, governments advised hospitality venues and punters to tread carefully to prevent further spreading of the virus. Primarily, this meant minimising human contact as much as possible.

Cashless society in australia

Businesses had to ensure they had the correct resources in place to handle contactless payments. From the months of April to May, Capterra saw a 37% increase on its website for individuals browsing payment processing software—a technology that allows businesses to take digital payments, eliminating the need to handle dollar coins and notes.

In a survey of 1,020 respondents, Capterra highlights how COVID-19 has meant more Australian consumers are embracing the idea of a cashless future than ever before. However, the gender, income and age of a person play a pivotal role in their readiness towards cashless payment options.

Key highlights from the survey:

  • 97% of respondents plan to use mobile wallets post-COVID-19.
  • More than half (55%) are comfortable with the idea of a completely cashless society.
  • Despite this, 20% of respondents will always feel the need to carry around cash, no matter how many stores offer digital payment alternatives. 

What does a cashless future mean?

The term ‘cashless’ refers to the eventual disappearance of hard cash, and instead, all payments will happen electronically. 

Australia has flirted with the idea of becoming a completely cashless society for some time. Before the virus was declared, it was already on a roll with encouraging consumers to spend using digital payments. The Reserve Bank’s 2019 Consumer Payments Survey found that cash, which used to be Australia’s most dominant form of payment, is now barely cracking a quarter of transactions. Cryptocurrency activity has also increased significantly in Australia over the last decade.

But it’s not only consumer spending that is switching to digital alternatives. In 2019, the Senate Economics Legislation Committee gave its green light on the Currency (Restrictions on the Use of Cash) Bill 2019. The bill, which hasn’t yet passed, proposes to make cash payments above $10,000 a criminal offence.

Despite this, when the world announced the pandemic, there was evidence of wealthier Australians rushing to the bank to make huge withdrawals—some taking out millions of Aussie dollars at once. This reaction indicates that even with the rise of digital payment options, Australians still view physical cash as a dependable form of payment.

58% of Australians have a mobile wallet installed on their devices

A mobile wallet is an application that a user can install on a smartphone or smartwatch. Different from mobile banking apps, which allow users to make digital transfers, a mobile wallet stores multiple card details on one device to allow users to make in-store payments. A big advantage of mobile wallets is that there is minimal physical contact required between humans during a transaction. 

Capterra’s survey found that this type of technology already has a big presence in Australia. More than half (58%) of respondents said they have a mobile wallet installed on their devices. 

The lockdown accelerated mobile wallet usage in Australia

87% of Capterra’s respondents who had a mobile wallet installed said they used it to make purchases before the lockdown. This increased marginally to 91% during the lockdown. Moving forward, 97% of respondents plan to use mobile wallets apps in the future. 

Many Australian retailers are now refusing cash to try and protect the risk of spreading the virus—and according to the law, retailers were and still are perfectly within their rights to do this. While cash usage has been declining for some time, COVID-19 certainly propelled Australians further towards digital payments.

Australians planning to use mobile wallets after COVID

Of the 14% of respondents in Capterra’s survey that said they hadn’t used a mobile wallet before the pandemic, 98% say they want to continue to pay this way in the future.

The younger the person, the more likely they are to have a mobile wallet

Younger generations are the biggest embracers of mobile wallets—82% of consumers under the age of 25-years-old have one installed.

Age breakdown number of mobile wallets installed australia

While 82% of under 25-year-olds have a mobile wallet installed on their phone, 83% of people over the age of 56 didn’t have one. However, the generation after this group (46-55-year olds) is embracing mobile payments significantly more. 

More men than women use mobile wallets

There was a difference in terms of gender for mobile wallet adoption rates in Australia too. 65% of men have one installed on their phone compared to 53% of women. 

When looking at the number of respondents who categorised themselves as being quite tech-savvy to very tech-savvy, men were 5% more confident in their abilities than women.

Gender technology levels australia

Credit & debit cards are still the most popular payment methods

Despite COVID-19 driving more people to download a mobile wallet, credit card and debit cards are still the most popular way for consumers to pay in-store.  

Most popular payment preferences in stores

For 45-55-years-old, cash was the most popular form of in-person payment. 54% of these respondents chose cash as their preferred choice. For the highest-earning group (more than $101,000 per annum), 42% prefer to pay by credit card, making it the most popular method for them.

Lower-income Australians are less likely to use mobile payments

Around half (49%) of the lowest earners in Australia (less than $25,000 per year) said they have a mobile wallet app installed on their phone—opting first for debit card payments, followed by cash. Adoption rates of mobile wallets steadily creep up the more a person earns. 

Income breakdown mobile wallet installed

When higher earners were asked why they opt for cashless payment options, the most popular answer given was ‘it’s easier to track purchases using cashless payments than cash.’ However, 66% of people earning in the lowest salary bracket said the opposite: They found cash easier to track than digital alternatives.

Health reasons are the biggest driver for using cashless payments

Respondents voted on several advantages of mobile wallets, of which the top five were:

  1. Health (33%): Mobile wallets are contactless, avoiding the need to handle money or type in a chip-and-PIN.
  2. Faster payments (28%): The business processes the exact price of the purchase, rather than handling monetary change. 
  3. Security (17%): Mobile wallets are encrypted.
  4. Multiple-card storage options (10%): Instead of carrying several bank cards, users can store them on one device.
  5. It’s innovative (9%): Users feel happy they’re operating with modern technology.

Given the world’s ongoing struggle with the Covid-19, it makes sense that health concerns were given as the top advantage of using mobile wallets. When asking users what drove them to use all digital alternatives to cash payments (such as chip-and-PINs and contactless card payments as well as mobile wallets), health concerns remained. However, other motives changed slightly:

  1. Spend tracking: 54% of respondents felt it was easier to track purchases using digital payments than cash.
  2. Protection against robbers: 51% said it’s safer not to carry around cash in Australia—while a stolen phone can immediately be blocked.
  3. Time-saving: 48% of respondents said they save time not having to withdraw money from a cash machine.
  4. Reduce the risk of infection: 38% said they wanted to reduce their risk of catching the virus.
  5. Loyalty schemes: 22% said they’re incentivised by loyalty schemes and rewards to use digital payments.

Security around mobile wallets is a concern 

While protection against a physical robbery was a top driver for mobile wallet users, 57% of respondents had concerns about digital security threats. This was the top concern, referencing potential security breaches such as data theft or phone hacking. The younger the person, the bigger a concern this became.

Age breakdown mobile wallet security concerns

Another reason people gave for abandoning cash in favour of mobile payments was a lack of motivation. 18% of respondents said they’ve happy with cash and have never felt the need to use mobile payments—this opinion increased with age.

When asked about concerns for all forms of cashless payments, as well as the mobile wallets, concerns included:

  • Not wanting to get caught out by businesses that only accept cash payment (39%)
  • Preferring to pay for small amounts using cash (28%)
  • Not wanting to give their spending data to companies (16%.)

Australia is on course for a more cashless future

Australia may benefit in the short-term from using cash less, but going cashless is a step too far for many demographics. Around half (55%) of the survey’s respondents said they would feel comfortable with a cashless future. However, 20% say they’ll always feel a need to carry cash, even if 100% of stores accepted cashless payment options.

Experts predict that Australia will become a completely cashless society by 2022. However, it appears many demographics—particularly older generations and lower earners—require more time to adapt to this concept. Businesses considering switching to digital payment processing, therefore, should ensure they’re choosing software that offers in-store cash payments too. 

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Cashless Society in Australia: Survey Methodology

Capterra wanted to understand how ready Australian consumers were for becoming a cashless society. To ensure the survey panel represents the wider consumer market, we included all ages, employment types, salaries and levels of technical knowledge. 

We surveyed people living in Australia, and over the age of 18-years-old. The panel includes full-time employees (54%), part-time employees (23%), freelancers (3%), students (5%), people in retirement (12%) and people who lost their job due to the pandemic (3%). 

The participants come from various business sectors and levels of seniority. The panel includes 58% female and 42% male respondents, and incomes ranged from less than $15,000 per annum to more than $201,000 per annum.

The Cashless Society in Australia survey ran between 14th and 22nd of July. 

¿Qué es una data room virtual? Consejos para configurar una sala de datos virtual

Qué es dataroom virtual

Qué es data room virtual

Mientras la crisis del coronavirus continúa, una gran parte de los empleados están teletrabajando desde casa. Algunos emprendedores están empezando a ser conscientes de que no es posible acceder por Internet a todos los datos necesarios. La causa puede ser que los datos sean confidenciales o que no estén almacenados en un servidor centralizado. Una buena opción puede ser contar con una data room virtual, en la que todo se puede guardar sin perder seguridad. También puede ser interesante para tu empresa dado que el trabajo en la nube sin duda seguirá siendo habitual una vez termine la crisis del coronavirus.

¿Qué es una data room virtual (VDR)?

Una sala de datos o data room virtual es un archivo en línea con excelentes medidas de seguridad en el que se pueden almacenar documentos. Puede servir para guardar documentos confidenciales, como los relativos a transacciones financieras, documentos de seguros, patentes y otros documentos de diligencia debida. En una VDR se almacenan todos los documentos importantes para la empresa y el funcionamiento del negocio. Actualmente, las data room virtuales se utilizan cada vez más en el caso de:

  • Bancos, compañías de seguros y otras instituciones financieras.
  • Abogados, asesores y empresas de contabilidad.
  • Empresas de mediación y comercialización inmobiliarias.
  • Empresas grandes y pequeñas que quieren compartir documentos confidenciales con sus trabajadores, colaboradores o clientes.

Data room virtual: la seguridad es crucial

Las ventajas más importantes que aporta la VDR son la seguridad y la disponibilidad centralizada. Las enumeramos:

  • Procedimientos multinivel de autenticación avanzados que evitan que los hackers puedan acceder a los documentos.
  • Cifrado avanzado para la transferencia y el almacenamiento de datos.
  • Seguridad de los documentos. Derechos de acceso que se pueden establecer a nivel de documento y que definen quién está autorizado a realizar acciones específicas.
  • Eficacia: todo se encuentra en una ubicación centralizada a la que se puede acceder de forma ininterrumpida desde cualquier lugar.
  • Gestión de documentos: se registran las modificaciones en los documentos, así como el autor, el cambio realizado y el sello con la hora, y se informa sobre ellas.

Intercambio de información en las VDR

Es posible compartir los documentos que se encuentran en la VDR con personas que trabajan en la empresa y con personal externo. El administrador se encarga de establecer qué documentos se pueden compartir y con quién. También define si se tienen derechos de acceso, como los permisos que permiten leer un documento, modificarlo, cargarlo, descargarlo, etc. Es algo muy útil para gestores y empleados cuando se trabaja en la nube, pero también para los clientes. Por ejemplo, pueden visualizar sus propios contratos y las condiciones de entrega.

Data room virtual temporal

Una data room virtual no tiene por qué configurarse de forma indefinida. Es posible alquilar de forma temporal una sala de datos, por ejemplo, en el caso de proyectos especiales, negociaciones de contratos con grandes clientes o durante auditorías. Ahorra los costes relacionados con el desplazamiento y el alojamiento de documentos y cada parte puede compartir documentos directamente, modificarlos y negociar con total confidencialidad. Si además se combina con un software para conferencias web, las posibilidades son infinitas.

Diferencias entre VDR y almacenamiento en la nube

Actualmente todo el mundo utiliza el almacenamiento en la nube (gratuito). Por ejemplo, los más conocidos son OneDrive, Dropbox, Google Drive o iCloud. Las tres diferencias principales entre el software de almacenamiento genérico en la nube y las VDR son:

  1. Las VDR son las que ofrecen mayores medidas de seguridad. Las posibilidades de acceder al tráfico de datos y robarlos son (casi) nulas. El cifrado avanzado y las claves de bit se utilizan durante la transferencia de datos y el almacenamiento. Únicamente las personas autorizadas pueden leer los archivos. Todas estas medidas de protección no están disponibles en el almacenamiento en la nube.
  2. Las VDR contienen software de gestión de documentación. Todas las acciones que se llevan a cabo en un documento se registran y se comunican.

Pasos para configurar una data room virtual

El primer paso a la hora de configurar una data room virtual es hacer un inventario de los datos que se quieren trasladar a la sala de datos. Hacerlo te da la perspectiva general del tamaño que debe tener la sala de datos. A continuación, es necesario comenzar a buscar un proveedor. Además del precio, hay que tener en cuenta otros aspectos:

  • Seguridad. Elige un proveedor que cuente con un nivel alto de cifrado, como mínimo un procedimiento de autenticación de dos pasos.
  • Gestión y control de documentos. ¿Qué funcionalidad ofrece la VDR? ¿Cuáles son las opciones que suministra para registrar las autorizaciones para las personas y los documentos? ¿Qué posibilidades de elaboración de informes proporciona?
  • Facilidad de uso y accesibilidad. ¿Es posible acceder desde un smartphone o una tablet? ¿Qué ocurre cuando hay varios usuarios intentando trabajar con los mismos documentos a la vez?
  • Asistencia. Una asistencia ininterrumpida suele ser útil cuando la empresa trabaja de forma internacional.

Para mayor comodidad, puedes utilizar la lista de comprobaciones de GetApp que aparece a continuación:

Listado de características de un virtual data room

Cinco data room virtuales para principiantes y expertos

Para ayudarte, hemos seleccionado cinco salas de datos excelentes. Los software de data room virtuales están basados en la nube, de forma que no es necesario instalar absolutamente nada: basta con tener conexión a Internet. Las cinco herramientas de salas de datos que proponemos cumplen las siguientes condiciones básicas:

  • Se ajustan a las necesidades de las PyMES y están disponibles en Europa.
  • Están basadas en la web, pero también se puede acceder a ellas a través de smartphone y de tablet (Android y iOS).
  • Cuentan con unas medidas de seguridad que incluyen, al menos, procedimientos de autenticación de dos pasos.

iDeals Virtual Data Room

Esta opción es una data room virtual completa y profesional con una amplia gama de funcionalidades, entre ellas la protección de documentos frente a las capturas de pantalla y las fotos. La configuración de esta sala de datos lleva muy poco tiempo. No es necesario tener conocimientos de TI para gestionarla y iDeals se encarga de formar a los usuarios (con los paquetes más caros). Es posible trabajar con iDeals data room desde 98.00 $ al mes (si la facturación es anual) y por este importe ofrecen:

  • Prueba gratuita de 30 días.
  • Espacio máximo de almacenamiento de 500 MB.
  • Un límite de 10 usuarios, 2 administradores y una sala de proyectos.
  • Función de arrastrar y soltar para mover los archivos a la sala de datos fácilmente y con agilidad.
Dataroom virtual iDeal
iDeals Virtual data room (Fuente)

Más información

Clinked

Una herramienta sencilla y ágil para configurar una plataforma profesional con un panel de control organizado que ofrece información directa sobre las actividades de (proyectos) grupos y cuentas. Puedes hacer un seguimiento de los archivos importantes a través de las notificaciones por correo electrónico. Una herramienta atractiva para trabajar con diferentes equipos en la nube. La sala de datos más económica de Clinked tiene un coste de 83 € al mes y ofrece:

  • Periodo de prueba de 10 días y 10 usuarios.
  • Espacio de almacenamiento de 100 GB.
  • Un máximo de 100 usuarios con una cantidad ilimitada de usuarios invitados.
  • Es posible integrarlo con Zapier para ampliar su utilidad y también con otras plataformas.
Clinked sala de datos virtual
Clinked VDR (Fuente)

Más información

Box

Box es una alternativa de software algo más «sencilla», pero proporciona posibilidades más que suficientes para trabajar en salas de datos y con ellas. En ocasiones surgen algunos problemas con la velocidad de carga, pero con la versión más económica de pago es posible alquilar una data room virtual por 4.50 € al mes por usuario. Por este precio ofrecen las siguientes funciones:

  • Un periodo de prueba de 14 días.
  • Espacio de almacenamiento de 100 GB.
  • Cantidad máxima de 10 usuarios (45.00 €).
  • Box es gratuito siempre con la opción de un solo usuario, por lo que puede ser muy buena opción para los profesionales autónomos.
Box sala de datos virtual
Box virtual data room (Fuente)

Más información

Onehub

Esta data room es capaz de diferenciar entre los usuarios gratuitos y los de pago. Los usuarios gratuitos únicamente pueden visualizar, imprimir o descargar y es posible llegar a un máximo de 200. La sala de datos está integrada con Microsoft Online y Google Drive. Un panel de control organizado ofrece al usuario de inmediato una perspectiva general sobre todas las acciones que se pueden llevar a cabo en el espacio de trabajo virtual. El plan más económico tiene un precio de 15.00 $ al mes (12.70 € aprox.) y ofrece:

  • Un periodo de prueba de 14 días.
  • Una cantidad máxima de 3 usuarios de pago (y más de 200 usuarios gratuitos) con un límite de 50 espacios de trabajo.
  • Espacio máximo de almacenamiento de 1 TB.
  • OneHub ofrece un 20 % de descuento a las instituciones sin fines de lucro y a los colegios.
Onehub VDR
OneHub VDR ( Fuente )

Más información

Koofr

Con Koofr es posible conectar todas las cuentas que ya tienes a los diferentes espacios de almacenamiento online como OneDrive o Google Drive. Si cuentas con la aplicación Koofr en el smartphone o en el ordenador, puedes sincronizar automáticamente todos los documentos y las fotos con la sala de datos. Es una data room con bastantes limitaciones, pero puede ser buena opción para ir experimentando. Existe una versión gratuita que ofrece un espacio de almacenamiento de 2 GB. La versión de pago más sencilla tiene un coste de 6 € al año y ofrece las siguientes funciones:

  • Espacio de almacenamiento de 10 GB.
  • Intercambio ilimitado de enlaces y documentos (protegidos mediante contraseña).
  • Tamaño de archivos ilimitado.
Koofr virtual data room
Koofr virtual data room (Fuente)

Más información

¿Quieres saber más? Consulta nuestro catálogo de software de datos de sala virtual

Metodología
Las herramientas que se han enumerado anteriormente se han elegido en función de los siguientes criterios:
  • Disponibles en Europa
  • Se ajustan a las necesidades de las PyMES.
  • Valoración de 4.5 estrellas o superior por parte de los clientes en GetApp.
  • Disponible para Android y iPhone.
  • Basada en web.
  • Cuenta con aplicación web para móvil.

Acquista in modo consapevole: sai quanto costa veramente un gestionale per azienda?

Quanto costa un gestionale per azienda

Quanto costa veramente un gestionale per azienda? Definire il budget di un gestionale  è complicato per molti. Ma noi siamo qui per aiutarti.

Quanto costa veramente un gestionale per azienda?

In un mondo ideale acquistare un software sarebbe semplice come acquistare un prodotto qualsiasi. C’è un prezzo stabilito, lo paghi… ed è fatta, il software è tuo!

Ma se hai già iniziato a esplorare le diverse soluzioni di software per la tua azienda, saprai che in realtà non è così semplice. Non solo i fornitori di software applicano modelli di tariffazione totalmente differenti, ma nascondono anche costi aggiuntivi collegati al possesso e all’esecuzione del loro sistema.

Spesso il timore che i costi superino il budget stabilito è il principale ostacolo interno all’acquisto di un software per il business. A meno che non si conosca il vero costo della licenza del software, il rischio di andare fuori budget è dietro l’angolo.

In questo articolo passeremo in rassegna i cinque elementi principali che formano il costo totale di un software aziendale. L’obiettivo? Chiarire quali sono i costi di un software in modo da prendere le tue decisioni d’acquisto in modo consapevole e sicuro.

I cinque elementi principali che formano il costo totale di un software aziendale


  1. La licenza del software
  2. Hardware
  3. Implementazione
  4. Formazione
  5. Supporto

Componente di costo n. 1: la licenza del software

La licenza del software – ovvero il costo effettivo di possesso e utilizzo del software – ha la duplice particolarità di costituire una parte significativa del prezzo del software e un costo difficile da congelare in modo definitivo in quanto può variare notevolmente nel corso del tempo e man mano che il tuo business cresce.

I modelli di tariffazione esistenti per le licenze dei software sono principalmente due: la licenza perpetua e la licenza in abbonamento.

La licenza perpetua prevede un pagamento iniziale che garantisce la proprietà del software a tempo indeterminato (vale a dire, per sempre, dall’inglese in perpetuity). Questo modello di tariffazione è quello usato da più tempo ed è utilizzato solitamente per i software “on-premise”, ovvero scaricati e installati su un computer locale o su un server della tua azienda.

Con la sottoscrizione di un abbonamento si paga un canone mensile o annuale per l’utilizzo del software. Se si interrompe il pagamento o non si rinnova il contratto, non è più possibile usufruire del software. Questo modello di tariffazione è più recente, più diffuso e spesso usato per soluzioni basate sul cloud (questo modello di distribuzione è anche noto come “Software-as-a-Service” o “SaaS”), vale a dire ospitati sui server del fornitore del software e accessibili agli utenti attraverso una connessione a internet.

Ricorda: i fornitori di software spesso offrono la possibilità di scegliere tra un abbonamento mensile o annuale, offrendo una tariffa complessiva più economica per quest’ultimo per indurre l’acquirente a sottoscrivere un contratto più lungo. Tuttavia non è detto che il costo dell’abbonamento annuale sia effettivamente più economico del totale delle singole mensilità. Ti consigliamo sempre di fare due conti per valutare quale delle due opzioni soddisfi meglio le tue esigenze.

Esistono altri tre tipi di abbonamento sul mercato, con prezzi che variano in base a diversi fattori, quali il consumo, le dimensioni e gli utenti.

  1. La tariffazione basata sul consumo prevede un costo variabile in base all’effettivo utilizzo del software o dei servizi ad esso associati.
  2. La tariffazione basata sulle dimensioni varia in base alle dimensioni dell’azienda, ad esempio in base a fattori come il numero di dipendenti o di clienti.
  3. La tariffazione basata sull’utente varia in base al numero di persone che hanno accesso al software.
Ricorda: è importante capire la differenza tra licenza per utente autorizzato e licenza per utente simultaneo. Nel caso della licenza per utente autorizzato, ogni utente dispone dei propri dati di accesso e tutti gli utenti possono utilizzare il software contemporaneamente. Con la licenza per utente simultaneo si dispone di un numero fisso di login utilizzabili da chiunque, ma la licenza non consente un numero di login simultanei superiore al massimo previsto. Se disponi di un team di 20 persone e queste avranno bisogno di utilizzare il software contemporaneamente, dovresti optare per una tariffa utente autorizzato che includa 20 utenti. Ma se solo cinque dei 20 membri del team utilizzano il software nello stesso momento, può essere più conveniente scegliere una tariffa utente simultaneo per cinque utenti.

Nella maggior parte dei casi, difficilmente potrai scegliere tra i due modelli di tariffazione per un determinato software. È raro che i produttori di software offrano entrambe le opzioni – licenza perpetua e abbonamento – per i loro prodotti.

Ad ogni modo, nei casi in cui tu abbia possibilità di scelta, o se stai confrontando un prodotto con licenza perpetua con un prodotto in abbonamento, valuta i pro e i contro di ciascuna opzione per determinare quale si adatta meglio al tuo business.

Confronto prezzi licenza perpetua software vs abbonamento

Componente di costo n. 2: hardware

Per quanto potrebbe sembrare ovvio, è sempre importante tenere in considerazione il costo dell’hardware necessario per utilizzare il software che si acquista.

Questo vale soprattutto per le installazioni in locale, che potrebbero richiedere non solo l’acquisto di un server per ospitare il software, ma anche di nuovi dispositivi che supportino il sistema operativo giusto. In altre parole, se utilizzi dispostivi Mac ma il software che desideri funziona solo su Windows, il costo finale diventa notevole.

Essendo accessibili attraverso un browser web, le soluzioni SaaS offrono molta più flessibilità in termini di hardware e funzioneranno su computer, tablet o smartphone. Le aziende possono anche risparmiare sull’hardware consentendo ai dipendenti di usare i propri dispositivi (ma in questo caso deve essere presente una politica per la sicurezza dei dispositivi mobili  per ridurre le vulnerabilità informatiche).

Alcune categorie di software richiederanno l’acquisto di hardware aggiuntivo. I sistemi di rilevazione biometrica delle presenze, ad esempio, usano l’impronta digitale di una persona o altro identificativo unico per verificare l’identità degli utenti. Queste piattaforme richiedono dispositivi hardware specializzati per registrare i dati biometrici con la massima precisione.

Alcuni fornitori possono richiedere di utilizzare il loro software in associazione al loro hardware, mentre altri offrono un’ampia compatibilità.

Componente di costo n. 3: implementazione

I fornitori possono applicare un costo una tantum al momento dell’acquisto per installare e rendere operativo il software presso la tua azienda. Oltre all’installazione e alla configurazione di base, i costi di implementazione possono coprire anche esigenze quali:

  • Personalizzazione del software
  • Migrazione dei dati dai sistemi precedenti
  • Integrazione con i sistemi attuali

Se sei in grado di gestire l’implementazione del software autonomamente, il fornitore potrebbe non applicare questo costo.

Di norma i sistemi in locale hanno un costo di implementazione maggiore rispetto a quelli basati sul cloud. Lo stesso vale per i sistemi più complessi rispetto alle applicazioni di base.

In alcuni casi l’implementazione potrebbe costare quanto la licenza del software – se non addirittura di più! Informati presso i fornitori circa i dettagli delle loro opzioni di implementazione e i relativi costi per pianificare le spese al meglio.

Componente di costo n. 4: formazione

Sebbene il costo di una licenza software normalmente includa l’accesso a guide in linea e forum di assistenza, i fornitori potrebbero prevedere anche una tariffa supplementare e opzionale per una formazione aggiuntiva. A seconda della complessità del software scelto e della sua importanza per il tuo business, potrebbe valere la pena investire nella formazione affinché i tuoi dipendenti possano familiarizzarsi rapidamente con la piattaforma.

La formazione può essere svolta in diversi formati, ognuno con un prezzo specifico:

  • I dipendenti si recano presso il luogo di formazione del fornitore del software
  • Il formatore si reca presso l’azienda
  • Sessioni webinar virtuali
  • Corsi in e-learning autogestiti

I fornitori di software di alto profilo possono anche offrire agli utenti la possibilità di conseguire una certificazione per dimostrare le loro competenze nell’uso del software.

Indipendentemente dall’opzione di formazione che sceglierai, assicurati di pianificare le spese non solo per gli utenti iniziali, ma anche per eventuali nuovi assunti che dovranno imparare a usare il software in futuro.

Componente di costo n. 5: supporto

Incluso talvolta nel costo della licenza, il supporto continuo può anche prevedere un costo a parte che copre la manutenzione, gli aggiornamenti e persino livelli premium di servizio clienti.

Il supporto può anche includere il servizio di consulenza con un agente dedicato con il quale potrai riunirti regolarmente per valutare gli obiettivi e imparare a ottenere il massimo dal software.

In base ai servizi di supporto che offre, il fornitore potrebbe farsi carico di alcune importanti attività complesse che tu non sei in grado di gestire (es: alcuni fornitori di software per buste paga possono gestire al posto tuo le buste paga della tua azienda).

Valuta quanto ti costerebbe svolgere queste attività internamente e confrontale con la possibilità di esternalizzarle.

Consigli finali per risparmiare sull’acquisto di un software

La tariffazione dei software non è mai così semplice come appare a prima vista. I costi nascosti sono molteplici e, se non stai attento a prevederli correttamente, ti ritroverai presto ad oltrepassare il budget destinato all’acquisto del software.

Conoscere tutti gli elementi che compongono il costo effettivo del tuo gestionale per l’azienda ti aiuterà a calcolare il tuo budget e a mantenere la spesa sotto controllo.

Con questi ultimi consigli potrai ridurre la spesa ulteriormente:

●        Negozia sempre. Molti fornitori, soprattutto quelli che espongono i loro prezzi al pubblico, non si sposteranno dalle cifre fissate. Ma alcuni possono concedere degli sconti se viene loro chiesto, in particolare se acquisti qualche componente o servizio aggiuntivo che aumenta il tuo valore come cliente.

●        Distingui le funzionalità di cui hai bisogno da quelle che desideri. Non vale la pena spendere un capitale per un software del quale useresti solo la metà delle funzionalità. Focalizzati sulle tue esigenze, acquista un software che le soddisfi a un prezzo che ti puoi permettere. Avrai sempre la possibilità di scalare più avanti, quando le tue esigenze saranno più ambiziose.

●        Valuta attentamente quale livello sottoscrivere. Spesso i fornitori offrono diversi livelli di sottoscrizione, dove a prezzo più elevato corrispondono più utenti, più spazio di archiviazione, più funzionalità, ecc. Se superi il limite previsto per la tariffa sottoscritta potresti dover pagare il prezzo, più alto, del livello successivo. Quindi, se la tua tariffa prevede dai 10 ai 25 utenti, passare da 11 o 12 utenti non comporterà alcuna differenza, ma passare da 25 a 26 utenti potrebbe avere un costo significativo.

●        Cerca opzioni gratuite e open-source con attenzione. Esistono sicuramente valide opzioni di software gratuiti e open-source, ma devi prestare attenzione. Molte soluzioni “gratuite” prevedono grossi limiti per quanto riguarda l’archiviazione, il numero di utenti o le funzionalità. I software open-source richiedono l’intervento del personale informatico per l’installazione, la personalizzazione e la manutenzione, che deve essere pagato. Leggi tutte le clausole prima di impegnarti con un programma.


NOTA: L’obiettivo di questo articolo è di informare i nostri lettori circa l’acquisto di un software in Italia. Non vuole in alcun modo fornire consigli economici o promuovere una specifica linea d’azione. Per ricevere consigli per la tua situazione concreta, consulta il tuo commercialista o consulente finanziario.

O que são fintechs e quais as vantagens de contratar os seus serviços

o que são fintechs

o que são fintechs

O momento é de crise e entre as grandes preocupações das empresas está a de manter as finanças em dia em uma panorama instável e de tantas mudanças. 

Segundo pesquisa recente do Capterra, 88% das PMEs brasileiras consideram importante ou muito importante aumentar seu fluxo de caixa no curto prazo, quase o mesmo número de negócios (86%) que enxerga como vital cortar gastos nos próximos meses. 

Para os pequenos negócios, estes dois pontos somente ficam atrás em importância daqueles ligados ao cumprimento das regras locais com respeito à quarentena e ao distanciamento social e à produtividade dos trabalhadores.

O que muitos empresários não sabem é que cada vez mais as questões financeiras de uma empresa vão muito além do uso de planilhas de Excel para o controle de gastos ou do contato com o gerente do banco para conseguir um financiamento ou renegociar prazos. 

Nos últimos anos, as chamadas fintechs irromperam no mercado brasileiro oferecendo serviços para empresas (e também para pessoas físicas) e passaram a disputar espaço com instituições financeiras clássicas, como bancos ou seguradoras. Não sabe o que são fintechs e como utilizá-las? Nós explicamos abaixo.  

O que são fintechs? 

O nome parece complicado, mas as fintechs são as startups desenvolvidas para oferecer serviços inovadores na área das finanças por meio de novas tecnologias. Na verdade, a explicação do que são essas empresas está no próprio termo: tech, de tecnologia em inglês, e fin, de finanças. Elas podem ser um serviço ou um software na nuvem, como sistemas de pagamentos, por exemplo.

À diferença das instituições financeiras tradicionais, as fintechs costumam ser mais enxutas e atender determinados nichos de mercado e estruturar seu produto e a experiência do cliente com foco na tecnologia.  

Há um verdadeiro boom de fintechs brasileiras nos últimos anos. Segundo o último Mapa de Fintechs do Brasil, publicado pelo Finnovation no ano passado, o número de empresas do tipo em operação no país pulou de 377 em 2018 para 504 em 2019, um aumento de 34%. 

As fintechs são inclusive a maioria entre as startups brasileiras que alcançaram o status de unicórnios, com valor de mercado de US$ 1 bilhão ou mais, como mostra a imagem abaixo:  

fintechs brasileiras

Os motivos para essa explosão são vários, mas entre os principais estão: 

  • Mudanças na regulação sobre o tema promovidas pelo Banco Central, que impulsionaram a atuação tanto de novas instituições de pagamento, como o Neon, como de empréstimos e crédito.
  • Um grande mercado em potencial: 
  1. No caso das pessoas físicas, representado pelo grande número de desbancarizados existentes no Brasil, que conseguem, através da fintechs, acesso a serviços antes voltados quase exclusivamente a quem possuía cartões de crédito ou outros produtos financeiros.
  2. No caso das empresas, representado por pequenos empresários e empreendedores individuais, que têm mais dificuldades de acesso a crédito ou para utilizar tecnologias até pouco tempo reservadas a grandes negócios, como máquinas de cartão

Como observado, as fintechs estão florescendo no Brasil ao facilitar por primeira vez o acesso a novidades da área financeira a uma grande fatia de empresários e pessoas físicas. 

Mas é preciso estar atento: como toda novidade, as fintechs ainda estão conquistando a confiança do consumidor e podem gerar dúvidas quanto à segurança dos ativos em um ambiente totalmente online, principalmente àqueles menos acostumados às novas tecnologias. 

Abaixo selecionamos as principais vantagens e desvantagens de adotar tais serviços para os pequenos empreendedores:   

vantagens desvantagens o que são fintechs

Tipos de fintechs

As fintechs atuam em diversas áreas, fornecendo diferentes tipos de serviços ou soluções financeiras, de sistemas de pagamentos, passando por gestão financeira, entre outros.

Por isso, ao contratar o serviço de uma fintech para empresas, é preciso buscar soluções que se encaixem a uma necessidade concreta ou que combinem funcionalidades que podem ser aplicadas a mais de uma área, caso necessário.

Abaixo mostramos os principais tipos de fintechs e o que elas oferecem: 

Gestão financeira/contabilidade

São plataformas voltadas para diferentes áreas do controle financeiro das empresas. Entre os principais tipos, se destacam: 

Os empresários precisam estar atentos às novidades dos sistemas de pagamento: pesquisa feita no início de 2020 pelo Capterra mostrou que os pagamentos eletrônicos com o celular estão ganhando espaço no país.

Sua principal vantagem está na facilidade de adoção e na flexibilidade: estão disponíveis na nuvem (sem a necessidade de instalar um programa no computador) e cobram mensalidades por pacotes de serviços, dependendo do número de usuários que utilizarão a plataforma e de quais funcionalidades a empresa adotará. 

Pagamentos

Estão entre as mais conhecidas e são aquelas comumente chamadas de bancos digitais. 

Não são formalmente bancos, como explica o próprio Nubank, mas operam oferecendo os principais serviços dos bancos tradicionais também para pessoas jurídicas, como: 

  • Cartão de débito ou crédito
  • Saques
  • Transferências
  • Emissão de boletos

Entre as principais vantagens para as empresas em comparação com alguns bancos tradicionais estão a isenção de taxas e a gratuidade em mensalidades, por exemplo. 

Fintechs de crédito 

São as empresas que integram o segmento de fintechs que mais cresceu nos últimos anos. Desde 2018, podem atuar sem a intermediação de uma instituição financeira tradicional e fornecer empréstimos diretamente às empresas. 

Muitas empresas da área têm foco nas PMEs.

Entre as principais vantagens estão as taxas competitivas, a rapidez no processo e a maior facilidade para acessar o crédito. 

Seguros 

As fintechs de seguros têm inclusive um nome próprio: insurtechs. Aqui, o fin de finanças dá lugar ao insur, de insurance (seguro em inglês).

São empresas que facilitam a busca e a contratação de seguros tanto para pessoas físicas como para empresas, reunindo diversas opções de seguros em uma única plataforma e com serviços de cotação online. 

Investimentos

Estão mais voltadas às pessoas físicas que buscam investir seu dinheiro em títulos de renda fixa, ações, fundos, imóveis, entre outros produtos financeiros.

Como vantagem, além da rapidez em abrir uma conta e manejar os serviços online, as empresas oferecem calculadores de investimento para os usuários fazerem simulações.  

Blockchain e Bitcoin

As bitcoins são moedas virtuais que utilizam a tecnologia blockchain, que permite rastrear o envio e o recebimento de alguns tipos de informação pela internet, para suas transações.

Diversos apps ajudam investidores que buscam realizar esse tipo de investimento.  

Fintechs x bancos?

Como vimos, as fintechs entraram no mercado para disputar espaço com bancos e instituições financeiras tradicionais e, muitas vezes, oferecer serviços totalmente inovadores, como é o caso de algumas ferramentas de contabilidade, gestão financeira e pagamentos

As fintechs podem, portanto, não apenas substituir antigos serviços contratados pela sua empresa como complementar muitos deles, agilizando processos e trazendo eficiência.

Se você ainda tem dúvidas sobre se vale a pena ou não apostar por essa novidade, a dica é sempre olhar para as necessidades da sua empresa e dos seus trabalhadores. 

A adoção de novas tecnologias deve ser sempre planejada e discutida internamente com a equipe. Antes de tomar uma decisão, lembre-se sempre de comprar as opções no mercado, ler avaliações de usuários e testar os serviços antes de contratá-los.

Busca softwares de contabilidade? Confira o nosso catálogo.

Nota: Os aplicativos mencionados neste artigo são exemplos para mostrar recursos em um contexto e não se destinam a endossos ou recomendações das ferramentas em questão. Eles foram selecionados de acordo com o seguinte critério: as empresas deveriam ser unicórnios (com valor de mercado de US$ 1 bilhão ou mais) ou candidatas ao posto de acordo com relatório do início de 2020 da comunidade independente de inovação Distrito. 

72 % des PME estiment que leur modèle actuel ne sera pas viable plus de 6 mois

conduite du changement

conduite du changement entreprise

La pandémie de COVID-19 a provoqué des changements organisationnels et financiers pour une majorité d’entreprises à travers le monde. Actuellement, 72 % des répondants de notre enquête* estiment que le modèle actuel de leur entreprise ne pourra permettre de maintenir à flot leur organisation que 6 mois tout au plus.

À l’heure où la question du retour au bureau se pose pour de nombreuses entreprises, il convient de réfléchir à un modèle réaliste et fiable sur le long terme, où la question de l’imprévu n’a jamais autant pesé. Il semble que la crise ait montré que le présentiel n’était plus aussi essentiel dans certains secteurs, où la majorité du travail peut s’effectuer par la voie numérique.

Désormais au creux de la vague de la pandémie, c’est sur le long terme que les entreprises doivent se projeter et revoir leur modèle.

Quelles ont été les mesures prises en réponse à la situation ? Quels sont les changements de stratégie(s) qui ont dû être opérés pour garantir la continuité ? Quels sont ceux qui auraient pu être effectués ? Pour répondre à ces questions, Capterra a interrogé 335 managers de PME françaises, entre le 15 et 19 mai 2020. Vous trouverez la méthodologie détaillée en fin d’article.

conduite de changement

6 mois : durée estimée par les PME de la solidité de leur modèle actuel

Outre les mesures de santé et de sécurité (66 %) imposées par la situation exceptionnelle, des politiques de télétravail (61 %) et d’utilisation d’appareils personnels (31 %) ont dû être implémentées en urgence.

Ces bonnes pratiques concernant le travail à distance peuvent inclure des recommandations concernant les horaires et la présence en ligne, la mise en place d’un logiciel de suivi du temps pour éviter les débordements et respecter l’équilibre vie professionnelle/vie privée, la tenue de réunions par web conférence ou encore la formation à la cybersécurité.

Aux côtés de ces mesures qui transforment les comportements et habitudes dans le cadre professionnel, nous avons pu observer dans le premier volet de notre enquête que 85 % jugent l’adoption de logiciels essentielle à la survie de leur entreprise.

Qu’en est-il de la survie sur le long terme ?

Celle-ci s’avère plutôt pessimiste : seules 15 % des PME répondent être préparées pour continuer sur leur modèle actuel au-delà d’une année. Malgré les mesures engrangées, l’équilibre des PME sur la durée reste précaire. C’est ainsi qu’une large majorité de PME s’attend à devoir consolider ou repenser en profondeur leurs modes de fonctionnement. 6 mois est un délai très court dans la vie d’une entreprise.

Les tendances d’investissement précédemment évoquées montrent que la crise a poussé à l’adoption de logiciels : 42 % des répondants ont décidé d’investir en raison de celle-ci.

Comment prévoir et repenser son modèle lorsque les lignes bougent continuellement ?

Tandis que le débat autour du retour au bureau fait rage, une transformation numérique de fond ne devrait plus être ignorée. En parallèle, la mise en place d’un plan de continuité se révèle plus que jamais nécessaire.

Seules 50 % de PME disposaient d’un plan de continuité avant la crise

La création d’un tel plan permet d’anticiper les conséquences fâcheuses de divers cas de figure et de poursuivre son activité en “mode dégradé”, par exemple, pour limiter les pertes et accélérer la reprise. 

Avec les risques de seconde vague ou d’une cyberattaque, par exemple, la gestion de crise est une mesure incontournable au sein d’une organisation. 

Les logiciels de plan de continuité d’activité sont des outils qui aident à la survie d’une entreprise en cas de crise. Ils servent à concevoir et mettre en place un tel plan, et à l’activer au moment opportun. Ils peuvent, par exemple, à garantir l’intégrité des données et les rendre disponibles en cas de piratage. Pour prendre une image simple, un plan de continuité d’activité est comme un générateur en cas de panne d’électricité.

Voici quelques exemples de fonctionnalités d’un tel logiciel :

  • Identification et notification de menaces
  • Préservation de l’intégrité des données
  • Sauvegardes en continu ou planifiées
  • Cryptage

Dans d’autres secteurs, il s’agira peut-être de pertes matérielles ou financières. Chaque entreprise doit déterminer les points clés de son activité, identifier les risques potentiels et prévoir une solution pour chacun de ses risques. Le logiciel de PCA permettra de compiler toutes ces informations, qui peuvent s’avérer volumineuses, et de les rendre facilement accessibles et actualisables. Si une “seconde vague” ou une cyberattaque (rappelons que les crises sont propices à ces attaques) devaient survenir, une entreprise disposant d’un plan de continuité aura davantage de chances de se retourner.

Pour parfaire cette mesure, un plan de communication (nous en donnions un exemple en regard de la crise de COVID-19 dans cet article) et la formation des collaborateurs permettra à l’ensemble de l’entreprise d’être réactif et de savoir quelles actions entreprendre.

Les priorités des PME tiennent dans la rétention des clients, celle des employés et la productivité

Le confinement a bouleversé tous nos comportements : non seulement nos habitudes sociales, mais également celles de consommation et de dépenses. Le séisme causé à fait bouger les lignes stratégiques et les priorités des entreprises.

4 aspects sont ressortis des priorités à court termes pour les PME interrogées et outre les recommandations sanitaires imposées à l’ensemble de la population, 3 aspects en particulier se dégagent de cette enquête.

La rétention de la clientèle

Les pertes ont été pour chaque entreprise proportionnelles à leurs capacités à gérer la crise, à la pertinence du produit ou service proposé dans ce contexte, mais ont été réelles pour la majorité. Mais avant la réduction des coûts, c’est sur la clientèle que les PME se sont focalisées. La fermeture des commerces et l’interdiction de sortir de chez soi (à part pour les biens de première nécessité) ont d’une part freiné les dépenses jugées non urgentes et, d’autre part, renvoyé les consommateurs vers l’achat en ligne.

Suite logique de ces priorités, il a fallu faire preuve de réactivité et de créativité pour limiter la casse et s’adapter.

La conduite du changement est un concept permettant à une entreprise d’aborder et de s’adapter à de nouvelles situations, qu’elles soient provoquées par des événements internes ou externes. L’ADN d’une entreprise peut s’en trouver modifié : à elle de savoir évoluer. L’adaptation a été le nerf de la guerre dans la survie des PME.

Voici quelques exemples que l’on a pu observer au plus fort du confinement : 

  • Populaires dans la vie comme en ligne, les organisateurs d’escape rooms ont adapté leurs énigmes pour qu’elles soient jouées en ligne.
  • Les lieux culturels ont investi dans la diffusion en ligne et la visite virtuelle, tout comme les agences immobilières pour qui les visites de logements en présentiel n’étaient plus possibles.
  • 2020 est aussi l’année de la consécration de la télémédecine pour qui le passage au virtuel est le plus bel exemple de digitalisation.

Le boom de la numérisation du produit ou service, du commerce en ligne et de la livraison à domicile sont autant de métamorphoses dont on peut s’attendre à ce qu’elles s’inscrivent dans la durée.

Conseil : les campagnes de marketing digital ont pris une importance toute particulière. Il est préférable de repenser les campagnes automatisées afin d’éviter tout faux pas ou hors propos et de sonder la clientèle afin de se concentrer sur le produit ou service le plus recherché dans un certain contexte.

La rétention des employés

L’aspect humain n’est pas en reste et c’est là une donnée intéressante lorsque l’on sait que de nombreux employés ont pu se retrouver au chômage technique (présence physique requise) ou pour qui les conditions nécessaires au télétravail n’étaient pas réunies (matériel informatique, qualité de la connexion, vie personnelle…). La réassignation temporaire (42 %) ou permanente (17 %) a été une mesure efficace pour ne pas réduire les effectifs et au contraire, se réinventer. Plutôt que de licencier, ces entreprises ont pu assigner des postes ou tâches à des employés se retrouvant sans activité (un recruteur, par exemple, pour qui les embauches auront été gelées). Ces modifications ont pu également permettre de renforcer certains département en difficulté alors que la demande explosait.

La maintenance de la productivité

Les baisses de productivité causées par ce contexte matériel et psychologique exceptionnel a été une autre crainte pour les PME. Contrairement aux idées reçues, il semblerait au contraire que l’on travaille de chez soi aussi bien, si ce n’est mieux, lorsque les conditions sont réunies. Un management à distance adapté et les outils adéquats permettent un environnement de travail sain sans oublier les activités sociales qui participent à maintenir l’engagement des collaborateurs et à la culture d’entreprise.

Adaptation et anticipation, concepts clés de la survie

Dans le contexte actuel, ces adaptations ont permis à de nombreuses entreprises de mettre un pied à l’étrier de la transformation digitale ou d’accélérer cette dernière. Sans forcément renoncer au présentiel, la flexibilité induite par les outils de télétravail, la virtualisation de son offre, la formation des équipes ainsi que la mise en place d’un plan de continuité sont en somme les piliers de la survie des entreprises sur le long terme : celles qui investissent dans ces mesures seront celles qui pourront appréhender l’avenir l’esprit serein.

Vous souhaitez en savoir plus ? Consultez notre catalogue de logiciels de plan de continuité d’activité pour découvrir davantage de produits.

*Méthodologie de l’enquête : pour collecter les données de ce rapport, nous avons mené une enquête en ligne entre le 15 et 19 mai 2020 auprès de 397 employés de PME françaises effectuant du télétravail en raison de la crise de COVID-19. Les 335 répondants aux questions présentées dans ce rapport ont été sélectionnés selon leur rôle dans l’entreprise : ceux-ci sont issus de divers secteurs d’activité et sont tous preneurs de décision (confirmé/manager, manager sénior, membre de la direction ou haute direction).

Wat is een virtual dataroom? Tips om een dataroom op te zetten

wat is een virtual dataroom

De coronacrisis duurt voort en een groot gedeelte van de beroepsbevolking werkt inmiddels online vanuit huis. Veel ondernemers worden zich er nu van bewust dat niet alle benodigde gegevens online te benaderen zijn. Mogelijk omdat de gegevens vertrouwelijk zijn of omdat de gegevens niet op een centrale server zijn opgeslagen. Een virtual dataroom waar alles beveiligd wordt opgeslagen, kan een goede optie zijn. Wellicht ook interessant voor jouw onderneming, want werken in de cloud zal ongetwijfeld ook na de coronacrisis blijven bestaan.

wat is een virtual dataroom

Wat is een virtual dataroom (VDR)?

Een virtuele dataroom kun je zien als een sterk beveiligd online archief waar documenten bewaard worden. Hierbij kun je denken aan vertrouwelijke documenten, zoals financiële transacties, verzekeringsdocumenten, patenten en andere due diligence documenten. In een VDR bewaar je in principe alle documenten die belangrijk zijn voor jouw bedrijf en bedrijfsvoering. Virtual datarooms worden tegenwoordig steeds vaker gebruikt door:

  • Banken, verzekeringen en andere financiële instellingen
  • Advocaten-, consultancy- en accountantskantoren
  • Vastgoedhandel en makelaardij
  • Grote en kleine bedrijven die online (vertrouwelijke) documenten willen delen met medewerkers, businesspartners of klanten.

Virtuele dataroom: beveiliging is hoofdzaak

Belangrijke voordelen van een VDR zijn de beveiliging en centrale beschikbaarheid. We zetten het op een rijtje:

  • Geavanceerde multilevel-authenticatieprocedures zorgen dat hackers niet bij jouw documenten kunnen komen.
  • Geavanceerde encryptie wordt toegepast bij de overdracht en opslag van data.
  • Beveiliging van documenten. Toegangsrechten kunnen tot op documentniveau geregeld worden en bepalen wie geautoriseerd is voor welke handelingen.
  • Efficiëntie: alles staat op één centrale plek die 24/7 vanaf elke locatie bereikbaar is.
  • Documentbeheer: wijzigingen in documenten worden geregistreerd (wie, wat en time stamp) en gerapporteerd.

Informatie delen met VDR

Documenten in een VDR kun je delen met personen binnen en buiten de onderneming. Een beheerder of beheerdster bepaalt welke documenten gedeeld mogen worden en met wie. Ook bepaalt hij of zij de toegangsrechten, zoals wie mag lezen, wijzigen, uploaden, downloaden enz. Handig voor het werken in de cloud van directie en medewerkers, maar mogelijk ook voor klanten. Zij kunnen zo bijvoorbeeld hun eigen contracten en leveringsvoorwaarden inzien.

Tijdelijke virtual dataroom

Een virtual dataroom hoeft niet “voor het leven” te worden opgezet. Je kunt ook tijdelijk een dataroom huren, bijvoorbeeld voor een speciaal project, contractonderhandelingen met een grote klant of een audit. Het bespaart reis- en verblijfskosten en partijen kunnen direct documenten uitwisselen, bewerken en vertrouwelijk onderhandelen. Gecombineerd met video conferencing biedt het grote mogelijkheden.

Verschil tussen VDR en cloud storage

Iedereen maakt tegenwoordig gebruik van (gratis) cloud opslag. OneDrive, Dropbox, Google Drive en iCloud zijn bijvoorbeeld popular.  De drie voornaamste grote verschillen tussen generieke cloud opslag en de VDR zijn:

  1. De VDR’s voldoen aan de hoogste veiligheidsnormen. De kans dat files worden gestolen is (bijna) nihil. Tijdens data-overdracht en bij opslag van data worden geavanceerde encryptie- en bitsleutels toegepast. De files zijn enkel door de geauthoriseerde personen te lezen. Bij cloud storage zijn deze beveiligingen niet aanwezig.
  2. VDR’s beschikken over document-beheerssoftware. Alle handelingen met een document worden geregistreerd en gerapporteerd.

Stappen voor het opzetten van een virtual dataroom

Het opzetten van een VDR begint met een grondige inventarisatie van de gegevens die je in de dataroom wilt plaatsen. Zo krijg je alvast goed zicht op de omvang van de dataroom. Daarna ga je op zoek naar een dataroom provider. Behalve de prijs neem je nog een aantal zaken in overweging:

  • Beveiliging. Kies een provider die een hoog niveau van encryptie gebruikt; minimaal een tweestaps-authenticatieprocedure.
  • Documentbeheer en -controle. Welke functionaliteit biedt de VDR, wat zijn de mogelijkheden voor het vastleggen van autorisaties van personen en documenten en welke rapportage-mogelijkheden zijn er?
  • Gebruiksgemak en toegankelijkheid. Kan je ook met smartphone of tablet toegang krijgen en hoe zit het als er veel gebruikers tegelijk willen werken?
  • Ondersteuning. 24/7 support is wel zo handig als je internationaal business doet.

Voor het gemak kun je onderstaande aanvullende Getapp checklist gebruiken:

checklist dataroom

Vijf virtual datarooms voor nieuwkomers en cracks

Om je een handje te helpen, hebben wij alvast vijf uitstekende datarooms geselecteerd. Virtuele dataroom software is cloud software, dus je hoeft niets te installeren: een internet verbinding is genoeg. Onze vijf dataroom tools voldoen aan onderstaande basisvoorwaarden:

  • Geschikt voor het MKB en beschikbaar in Europa.
  • Webgebaseerd, maar kunnen ook met smartphone of tablet (Android en iOS) gebruikt worden.
  • Gebruiken een beveiliging met minimaal tweestaps-authenticatieprocedures.

iDeals Virtual Data Room

Dit is een full professional dataroom met zeer uitgebreide functionaliteit, waaronder beveiliging van documenten tegen het maken van screenshots en foto’s. Het inrichten van deze dataroom kan in zeer korte tijd. Voor het beheer is geen ICT-kennis nodig en iDeals traint de gebruikers (bij de duurdere pakketten). Je kunt vanaf $ 98,00 per maand (jaarlijkse facturatie) met de iDeals dataroom werken en daarvoor krijg je:

  • 30 dagen gratis proefversie.
  • Maximaal 500 MB opslag.
  • Maximaal 10 gebruikers, 2 beheerders en één projectroom.
  • Drag-and-Drop-functie om eenvoudig en snel files naar de dataroom te verplaatsen.
dataroom
iDeals Virtual dataroom (bron)

Clinked

Eenvoudig en snel in te richten professioneel platform met een overzichtelijk dashboard dat direct inzicht geeft in activiteiten van (project)groepen en accounts. Voor jouw belangrijke files kun je volgen via email-notificaties. Een mooie tool om met verschillende teams in de cloud te werken. De goedkoopste dataroom van Clinked kost €83 per maand en biedt:

  • 10 dagen proefperiode met 10 gebruikers.
  • 100 GB opslag.
  • Maximaal 100 gebruikers, onbeperkte ‘medegebruikers’.
  • Integratie met Zapier mogelijk voor uitbreiding en integratie met andere platformen.
dataroom opzetten
Clinked VDR (bron)

Box

Box is een wat “lichtere” software, maar biedt meer dan voldoende mogelijkheden om het werken in en met datarooms te proberen. Er zijn soms wat problemen met de uploadsnelheid, maar met de kleinste betaalde versie huur je al een virtual dataroom voor € 4,50 per maand per gebruiker. Hiervoor krijg je de volgende features:

  • 14 dagen proefperiode
  • 100 GB opslag
  • Maximaal 10 gebruikers (€ 45,00)
  • Box is altijd gratis bij één gebruiker, dus mogelijk zeer aantrekkelijk voor ZZP’ers
wat is een dataroom
Box virtual dataroom (bron)

Onehub

Deze dataroom maakt onderscheid tussen paid users en free users. Free users kunnen enkel kijken, printen en downloaden en hun aantal kan maximaal 200 zijn. De dataroom is geïntegreerd met Microsoft Online en Google Drive. Een duidelijk dashboard geeft de gebruikers direct een goed overzicht van de acties in hun virtuele werkruimte. Het goedkoopste abonnement kost $ 15,00 per maand en biedt onder andere:

  • 14 dagen proefperiode
  • Maximaal 3 paid users (+ 200 free users) met maximaal 50 werkruimtes
  • Maximaal 1 TB opslag
  • Onehub geeft 20% korting aan non-profit organisaties en scholen
VDR
OneHub VDR (bron)

Koofr

Met Koofr kun je jouw bestaande accounts bij de verschillende online storages als OneDrive of Google Drive verbinden. Heb je de Koofr applicatie op jouw smartphone of desktop, dan kun je automatisch alle documenten en foto’s synchroniseren met de dataroom. Het is wel een zeer beperkte dataroom, maar wellicht leuk om ervaring op te doen. Er is een gratis versie die je 2 GB opslag geeft. De simpelste betaalde versie kost € 6 per jaar, met de volgende features:

  • 10 GB opslag
  • Onbeperkt delen van (wachtwoord beveiligde) links naar documenten
  • Onbeperkte bestandsgrootte
virtual dataroom Koofr
Koofr virtual dataroom (bron)

 

Nog meer datarooms bekijken? Kijk eens op de volledige lijst met dataroom software op GetApp. Hier vind je nog veel andere leveranciers voor het mkb.

Methodologie

Bovenstaande tools werden gekozen volgens de volgende criteria:

  • In Europa beschikbaar
  • Geschikt voor het MKB
  • Klantbeoordeling van 4,5 sterren of meer op GetApp
  • Beschikbaar op Android en iPhone
  • Webgebaseerd
  • Met een mobiele web app

 

Il 65% delle PMI italiane vorrebbe sfruttare maggiormente i vantaggi della tecnologia

Digitalizzazione delle PMI italiane

Digitalizzazione delle PMI italiane

La trasformazione digitale sta cambiando il nostro modo di vivere, produrre e consumare. Le aziende si sfidano nella corsa per diventare smart company e le piccole e medie imprese (PMI) non fanno eccezione: si stanno muovendo per mettersi al passo con i tempi.

La digitalizzazione delle aziende consiste nell’utilizzare la tecnologia per migliorare i processi aziendali. Ad esempio, la tecnologia può aiutare  nella ricerca del pubblico di riferimento, nello sviluppo di strategie di mercato, le procedure di produzione o nella scelta dei canali di comunicazione.

Ma cosa significa davvero essere digitalizzati e, soprattutto, qual è lo stato di digitalizzazione delle PMI nel nostro Paese?

Per dare risposta a questa domanda, abbiamo condotto un’indagine* il cui obiettivo principale è avere una foto realistica della situazione attuale in termini di integrazione dei software nella vita aziendale.

In particolare, abbiamo chiesto a PMI di diversi settori le loro percezioni in merito al processo di trasformazione digitale della loro azienda.

Punti salienti dello studio


  • Il 91% delle PMI utilizza software in modo regolare: le PMI italiane sono immerse nel processo di trasformazione digitale.
  • Solo il 16% delle PMI sviluppa internamente i propri software: la digitalizzazione dipende da prodotti di terzi.
  • Il 65% delle PMI vorrebbe sfruttare maggiormente i vantaggi della tecnologia per migliorare i processi aziendali.

 

Le PMI si stanno davvero trasformando in smart company? L’uso dei software facilita il lavoro in azienda? Quali sono i tool più utilizzati? Di seguito presentiamo dettagliatamente i risultati dello studio per mappare lo stato della trasformazione digitale nel nostro Paese.

Utilizzo dei software installati su pc nello svolgimento delle attività aziendali

Un indizio chiave per determinare il grado di digitalizzazione delle PMI è l’utilizzo di strumenti digitali. Il 91% degli intervistati ha risposto che in azienda utilizza software installati sul pc  – Photoshop, SAP, software di risorse umane, eccetera – per il regolare svolgimento delle proprie attività.

Utilizzo dei software installati su pc nello svolgimento delle attività aziendali

Andando più nel dettaglio, vediamo come la maggior parte degli intervistati utilizzi fino a 5 o più prodotti esterni, il 16% sviluppa internamente i propri strumenti, l’8% combina entrambi e solamente il 6% dichiara di non utilizzare software.

Utilizzo dei cloud-software nello svolgimento delle attività aziendali

Il cloud è una tendenza della digitalizzazione che consente l’accesso ai dati da qualsiasi dispositivo dotato di una connessione Internet, da qualsiasi luogo in cui ci dovessimo trovare. È estremamente utile per le persone che lavorano da remoto e si sta rivelando un aiuto prezioso nella trasformazione digitale delle PMI nostrane.

Ma veniamo ai dati: se parliamo di cloud-software, la percentuale di utilizzo di un software proprio interno all’azienda scende al 13%, mentre sale al 15% quella di utilizzo di soluzioni combinate interne ed esterne all’azienda. Si mantiene il trend generale di utilizzo di prodotti esterni: più della metà degli intervistati (59%) dichiara infatti di utilizzare software per il regolare svolgimento delle attività in azienda, mentre cresce leggermente la percentuale di coloro che dichiarano di non utilizzare software (8%).

Riassumendo, anche nel caso di cloud-software – Microsoft Office, Gmail, eccetera – l’87% degli intervistati dichiara di utilizzare tool per il regolare svolgimento delle attività aziendali e conferma così il trend generale di trasformazione delle PMI in smart company.

Utilizzo dei cloud-software nello svolgimento delle attività aziendali

Le categorie di software più utilizzate dalle PMI

I dati sotto riportati evidenziano le principali categorie di software utilizzate dalle smart company. Al primo posto troviamo i software di marketing e vendite, seguiti dai programmi di project management e dai tool di risorse umane. A seguire, gli strumenti per il controllo dei processi di finanza e contabilità, i software per la gestione della supply chain ed infine i tool per la gestione del CRM.

Non sorprende constatare che quasi tutti i processi aziendali si trovano in una fase di crescente digitalizzazione: i software aiutano le aziende nello svolgimento delle regolari attività quotidiane. Si spazia dall’attenzione al cliente al project management, dai software per l’onboarding aziendale agli strumenti tecnici per la gestione del magazzino.

Le categorie di software più utilizzate dalle PMI

Le PMI puntano ancora poco sul mobile

Solo il 37% degli intervistati dichiara di utilizzare le app sul cellulare per lavoro. La grande maggioranza dei partecipanti, infatti, non utilizza i vantaggi del mobile per lo svolgimento delle attività quotidiane.

Tra coloro che dichiarano di servirsi di app per lavorare, i prodotti Google e Microsoft Office sono i più diffusi e citati. In particolare, il mobile sembra essere usato prevalentemente per programmi di archiviazione e gestione documenti.

Si evidenzia anche la grande diffusione di tool di disegno, con i quali viene gestito il lato creativo dell’azienda, come ad esempio l’immagine del marchio.

Le PMI puntano ancora poco sul mobile

Formazione previa all’utilizzo di un software

Un corretto processo di trasformazione digitale implica che tutti gli impiegati che andranno ad utilizzare un software ricevano una formazione completa per poter sfruttare al meglio il nuovo strumento.

Nel nostro studio, il 74% dei partecipanti dichiara di aver ricevuto una formazione prima di utilizzare un nuovo software, ma il 20% non la considera sufficiente.

Il 26% degli intervistati ammette addirittura di non aver mai ricevuto una formazione prima dell’utilizzo di un nuovo software.

Formazione previa all’utilizzo di un software

C’è un ampio margine di miglioramento per la digitalizzazione delle PMI

Un punto importante della nostra indagine riguarda il livello di percezione delle PMI in merito al loro processo di digitalizzazione.

Le aziende pensano di essere digitalizzate? La risposta dei partecipanti è sicuramente positiva in questo senso, ma lascia spazio ad un ampio margine di miglioramento.

C’è un ampio margine di miglioramento per la digitalizzazione delle PMI

Il 65% dei partecipanti vorrebbe infatti che la propria azienda sfruttasse maggiormente i vantaggi della tecnologia.

Sfruttare maggiormente i vantaggi della tecnologia

I software migliorano davvero la qualità del lavoro in azienda

Non c’è dubbio che il processo di digitalizzazione stia davvero migliorando la qualità del lavoro nelle nuove smart company. Il 75% degli intervistati, infatti, dichiara di ricevere un’importante supporto pratico nell’utilizzo dei programmi per lo svolgimento delle proprie mansioni quotidiane. Il 19% dei partecipanti allo studio riconosce che il proprio lavoro è supportato almeno in parte dall’utilizzo di software, mentre solo il 4% dichiara di non notare alcuna differenza tra il lavoro privo di supporto informatico e quello rafforzato dall’utilizzo di un software.

I software migliorano davvero la qualità del lavoro in azienda

Conclusioni e trends importanti per le smart company

Alla luce di quanto emerso in questo studio, si evidenziano importanti trend che stanno interessando il processo di digitalizzazione delle aziende italiane.

1. La digitalizzazione delle PMI dipende in gran parte da software esterni

Le aziende hanno spesso molti processi cui far fronte, e hanno bisogno di vari strumenti per controllarli. Lo studio evidenzia come la maggior parte delle PMI opti per l’utilizzo di prodotti di terzi, che offrono varie funzioni personalizzabili e sono di solito più economici, piuttosto che investire nello sviluppo e nella manutenzione di un software proprio.

Lo studio indica i 5 prodotti più utilizzati: i prodotti Office 365 sono utilizzati quotidianamente, soprattutto Word, Power Point ed Excel; Adobe Photoshop e Illustrator sono i software più diffusi nei reparti di progettazione e nei dipartimenti creativi; Google Drive è il tool più utilizzato per archiviare e condividere documenti; l’utilizzo di SAP, software di gestione aziendale che integra soluzioni per vari processi, è molto diffuso; chiude la lista TeamSystem, gestionale per fatturazione elettronica e contabilità.

I 5 software più utilizzati dalle PMI italiane

2. La formazione sta acquisendo sempre maggiore importanza

Il processo di digitalizzazione implica che le aziende forniscano un adeguato livello di formazione ai propri dipendenti prima di iniziare ad utilizzare nuovi programmi per lo svolgimento delle loro mansioni quotidiane.

Il 46% degli intervistati dichiara di non aver ricevuto alcuna formazione o di aver partecipato a training che li hanno preparati solo parzialmente all’utilizzo dei nuovi tool.

Essere una smart company significa sempre di più dover far fronte alle richieste, da parte del personale, di formazione e istruzione che siano adeguate allo scopo.

3. Lo sviluppo di un software proprio, lungi dall’essere una tendenza

Il 16% delle aziende decide di optare per lo sviluppo di un software interno.

Dall’analisi dei dati, questa risulta un’opzione nel caso si abbia bisogno di strumenti molto specifici e quando il programma da sviluppare è semplice ed economico rispetto all’acquisto di un programma da parte di terzi (purché si disponga di un team di collaboratori).

Le principali conclusioni tratte dallo studio:


  • Le nuove smart company fanno abbondantemente uso di software, il che ha un impatto positivo sulle mansioni quotidiane dei dipendenti.
  • Quando un nuovo software viene implementato in azienda, è necessario investire anche nella formazione dei dipendenti: da questo dipende l’ottimizzazione dei processi.
  • L’utilizzo di cloud-software è molto diffuso: le PMI hanno aderito a questa tendenza della digitalizzazione.
  • Nonostante il cellulare sia diventato indispensabile nella nostra vita quotidiana, in campo professionale i dispositivi mobili non rappresentano la prima scelta per i lavoratori delle PMI.
  • Le PMI stanno optando per l’utilizzo di prodotti di terzi piuttosto che puntare sullo sviluppo di software propri.

 

La trasformazione digitale riguarda le imprese di ogni settore, pubblico e privato. Anche la Pubblica Amministrazione, infatti, si sta muovendo in questo senso, con la presentazione del Piano Triennale e delle linee di azione per promuovere la trasformazione digitale del settore pubblico.

In conclusione, possiamo affermare che le PMI in Italia sono altamente interessate al processo di digitalizzazione e sono pienamente consapevoli della sua importanza, ma che c’è ancora della strada da fare.


* Metodologia del sondaggio: per raccogliere i dati di questo studio abbiamo lanciato un sondaggio online. Le risposte provengono da un campione di partecipanti selezionato sul mercato italiano. Il questionario è stato inviato a 866 persone, tra le quali sono stati selezionati 263 partecipanti. I partecipanti che abbiamo ritenuto qualificati per lo studio sono dipendenti (full-time o part-time) di una PMI (tra 1 e 250 dipendenti). Il campione raccolto include imprese provenienti da diversi settori di attività.

 

Single Touch Payroll Reporting: The Key Points For Australian SMEs 

Single touch payroll reporting

It’s been six months since the hard deadline for businesses with nineteen or fewer employees to switch to single touch payroll reporting. Since then, more than 462,000 firms have signed up for STP-enabled software

However, adopting a new process can be a little tricky, and with the end to the financial year fast approaching, businesses need to make sure they’re in line with the Australian Tax Office (ATO) requirements. In this article, we break down the key points that small businesses need to know about for single touch payroll reporting, as well as how to provide information to the ATO.

Single touch payroll reporting

What is Single Touch Payroll reporting?

Single Touch Payroll (STP) is the new, official way for Australian employers to report information about tax to the ATO. As of July 2019, small businesses must use STP compliant software to lodge their employee’s salary, wage tax and superannuation information, as well as pay as you go (PAYG) withholding. 

Do micro employers need to use STP-enabled software?

Micro employers need to use STP-enabled software to lodge tax reports. Even if the business has less than four members of staff employed, it is still a requirement to follow the ATO’s new process. 

There are plenty of low-cost or no-cost payroll solutions available for businesses of this size that include the basic requirements for tax reporting. 

When should small businesses be STP ready?

Employers with 5-19 employees should start reporting through STP-enabled payroll software immediately. ATO released a reporting checklist to help businesses adapt to the new process. In the case that a business needs extra time to fully-transition over, they can use the online form to apply for a deferral

If a business operates in an area with intermittent or no internet connection, they (or their agent) can apply for an exemption

What are the main changes?

The main change for small business tax reporting is that employers must now submit this information during the payroll process. Businesses must also lodge the information digitally using STP-enabled software. 

Previously, businesses reported this information once a year, and many employers would lodge their information via paper or manual submission.

Here are a few other noteworthy changes:

  • Employers aren’t required to give their staff a payment summary or income statement for the information reported through STP. They must, however, provide employees with information that isn’t reported through STP.
  • Employees who no longer receive a payment summary or income statement can find the information needed to complete their tax return via through myGov via ATO Online
  • Businesses don’t need to submit a payment summary annual report (PSAR) anymore for the information reported through STP.

What are the main benefits of moving to STP?

Payroll reporting STP

Employers will benefit from Single Touch Payroll reporting in several ways:

1. Less room-for-error

The ATO pre-fills several fields in the reporting forms. It pre-fills PAYG withholding payroll fields W1 and Q2 in the BAS, making it easier and quicker to complete.

2. Fewer steps in the process

Employers are no longer required to provide payment summaries to staff members because the information is available to them on the myGov website. Real-time information, such as year-to-date payments and contributions made to the ATO, is instantly accessible and employees don’t need to wait for a payment summary.

3. Quicker onboarding of new staff

Instead of manually filling out paper forms, employers can onboard new starters through an online commencement form, including Tax File Number Declaration and SuperChoice.

4. Time-saving

The new process is much more manageable because it coincides with payroll. Instead of submitting a sizable report once a year in July, employers submit reports during every pay run. This enables them to gain back valuable time around the end of the financial year.

What are SMEs required to report?

According to the Government of Western Australia, single touch payroll requirements include monthly (or quarterly) business activities and instalment activity statements. It also includes financial year-end reporting.

Below, we cover the need-to-knows for each type of report:

Business activity statement (BAS) 

The business activity statement (BAS) provides critical tax information and enables businesses to pay:

  • Goods and services tax (GST)
  • Pay as you go (PAYG) instalments
  • PAYG withholding tax
  • Any other relevant tax obligations.

The ATO automatically sends businesses a BAS when it’s time for them to lodge, as long as they’re registered with an Australian business number (ABN) and GST. All businesses registered for GST must submit a BAS before the due date.

Instalment activity statement (IAS) 

The IAS report is similar to the BAS report. The difference is that it is without GST and some other taxes. If a business isn’t registered for GST, they’ll submit an IAS to pay PAYG instalments.

Financial year-end

The financial year reporting for tax purposes runs from 1st July to 30th June. Businesses must lodge an income tax return to cover this period. Sole traders can declare their business income as part of their personal income tax return.

Common mistakes to watch out for

STP tax errors

James O’Halloran, the deputy commissioner of ATO, revealed in a recent speech he made at PwC’s payroll managers forum that the majority of small companies (82%) correctly lodge STP reports on time. 

However, some common errors have emerged since the hard-deadline for STP adoption. This includes:

  • Incorrect electronic fund transfer codes (these enable BPAY).
  • Multiple identification numbers being provided. 
  • Late tax reports. 

Ultimately, ATO is unable to accept these records. However, O’Halloran said the ATO is looking to offer extra support to SME during their transition over to the new process:

“We’re working through the data and gaining insights that help us identify when employers are falling behind with their PAYG withholding or SG obligations. We’re also using the insights and learnings from health checks to support a range of stakeholders who report through STP. We do this by working directly with software and solution providers to validate the information being received.” 

 

Looking for an STP solution to report payroll? Check out Capterra’s directory of payroll software and accounting software platforms today. 

Mejora la planificación de tu negocio: 5 herramientas para hacer presupuestos y previsiones

Apps para hacer presupuestos y previsiones

Apps para hacer presupuestos y previsionesLlevar al día las finanzas y tener previsión de ellas es importante para cualquier negocio. No obstante, para las pequeñas empresas este requisito lo es aún más. Esto se explica porque el flujo de caja suele cobrar más importancia en las pymes, sobre todo cuando se retrasan los pagos de los clientes. 

Las herramientas para hacer presupuestos y previsiones permiten a tus empleados introducir los gastos e ingresos previstos, datos que son procesados para producir informes, gráficas, simulaciones y muchas más opciones para que puedas tener una visión del presente y posibles escenarios futuros de tu negocio, y por ende desarrollar soluciones.

Contar con una transparencia completa de los gastos y una buena comprensión de los recursos financieros es fundamental para poder planificar el futuro y evitar imprevistos en las facturas.

Por estos motivos la automatización del software está dando tantos beneficios a las pequeñas empresas. Además, las herramientas de presupuestos empresariales recopilan estos datos y puede hacer una previsión de las tendencias de crecimiento y de la rentabilidad, lo que te da una idea bastante clara de dónde estará tu negocio en los próximos meses. 

Algunas herramientas incluso pueden realizar simulaciones y presentar posibles soluciones a los escenarios en los que te puedas encontrar. 

Si aún no has puesto implementado un programa para hacer presupuestos, el 2020 debería ser el año para dar el salto.

Para ayudarte a comprender qué opciones tienes a tu disposición, hemos recopilado esta lista de cinco herramientas para hacer presupuestos y previsiones más destacadas.

La lista ha sido elaborada bajo la siguiente metodología:

  • Valoradas con más de 4 estrellas por los usuarios en capterra.es
  • Más de 100 reseñas en capterra.es
  • Alto volumen de búsqueda en España

Board

Valoración: 4.5/5

Fácil de usar: 4.3/5

Servicio de atención al cliente: 4.5/5

Funcionalidades: 4.5/5

Prueba gratis: Sí (previa solicitud)

Board
Fuente: Board

Una plataforma multiusuario y flexible. Permite que distintas personas estén trabajando a la vez en un mismo proyecto. Tiene la capacidad de concentrar diversos tipos de datos brutos del negocio, aunque provengan de diferentes fuentes, y procesarlos. Con esta información se puede hacer simulaciones, análisis, previsiones, presupuestos, entre muchas otras opciones. Todo en un sencillo entorno de arrastrar y soltar de analítica de autoservicio. Aparte es escalable, en caso de que el negocio crezca rápidamente.

Algunos usuarios indican que la curva de aprendizaje es lenta. Pero existe el Board community, un foro en el cual los usuarios de Board se comunican entre ellos, resuelven dudas, se dan consejos, un espacio muy útil a la hora de utilizar y conocer esta herramienta.

Dynamics 365

Valoración: 4.3/5

Fácil de usar: 4/5

Servicio de atención al cliente: 4.1/5

Funcionalidades: 4.2/5

Prueba gratis: No

Dynamics 365 app
Fuente: Microsoft Dynamics 365

La solución de gestión empresarial integrada de Microsoft ofrece capacidades de automatización y de inteligencia en los procesos financieros, de relación con los clientes y de la cadena de suministro. El software permite a los usuarios supervisar el rendimiento en tiempo real, predecir resultados futuros y tomar decisiones basadas en los datos.

Los usuarios aprecian la plataforma por su buena gama de herramientas listas para usar y su precio. El diseño y la interfaz del software también son dignos de alabanza. Algunos usuarios informaron sobre experiencias negativas con la asistencia y sobre fallos derivados de las actualizaciones.

Adaptive Insights

Valoración: 4.5/5

Fácil de usar: 4.2/5

Servicio de atención al cliente: 4.4/5

Funcionalidades: 4.4/5

Prueba gratis: Sí

Adaptive Insights app para presupuestos y previsiones
Fuente: Adaptive Insights en Capterra

Adaptive Insights es un conjunto completo de software de planificación empresarial que incluye planificación, modelado, creación de presupuestos y previsión. En lo que se refiere a la elaboración de presupuestos, el software ofrece herramientas de planificación financiera, creación de informes y análisis para que las empresas puedan presupuestar de forma precisa y rápida.

Los usuarios afirman que el software hace que la previsión se convierta en un proceso simple y destacan la adaptabilidad del sistema. Otros usuarios admiran su capacidad de integración con SAP y Oracle, así como los niveles globales de asistencia al cliente. Sin embargo, los usuarios también comentan que la curva de aprendizaje es pronunciada y que el producto puede tardar un tiempo en superarla.

Sage Intacct

Valoración: 4.2/5

Fácil de usar: 4.1/5

Servicio de atención al cliente: 4/5

Funcionalidades: 4.1/5

Prueba gratis: Sí

Fuente: Sage Intact en Capterra

Sage Intacct, un completo software de contabilidad y gestión financiera, ofrece servicios financieros básicos y avanzados. Sus aplicaciones de presupuestación y planificación se basan en la nube y ofrecen la posibilidad de efectuar análisis y previsiones. El software permite una colaboración sencilla y el control de versiones en todas las unidades de negocio.

Los usuarios afirman que el software es muy flexible y rico en funciones, con una especial mención a su capacidad de generar informes.

Cognos

 Valoración: 4.1/5

Fácil de usar: 3.8/5

Servicio de atención al cliente: 3.7/5

Funcionalidades: 4.1/5

Prueba gratis: No

Cognos app para hacer presupuesto y previsiones
Fuente: Cognos Analytics

Una solución de BI (inteligencia de negocios) y Gestión de Rendimiento de autoservicio que permite hacer presupuestos, planeaciones estratégicas, previsiones y consolidaciones a través de distintos departamentos. Tiene la capacidad de recibir distintos tipos de datos y explorarlos con visualizaciones inteligentes, cada una dependiendo la información de que se trate. Presenta una versión completa para móviles, la cual es muy útil ya que se puede acceder a la herramienta desde diferentes dispositivos desde cualquier ubicación.

Los usuarios describen que los informes pueden personalizarse y producir reportes interactivos muy detallados. También mencionan que el precio no es económico pero que vale la pena adquirir el software.

Echa un vistazo a nuestro directorio de programas para hacer presupuestos ahora y encuentra el mejor software para tu negocio.