5 simple budget apps for better planning in 2020

simple budget apps

Keeping on top of finances is important for any business. However, for small companies the requirement is even more pressing. This is because cashflow is often more important for small enterprises – not least when payments from clients are late. Simple budget apps allow your employees to input expected projected expenses and revenues, with the software then automating the budget approval process.

simple budget app

Having complete transparency of expenditure and a good understanding of financial resources is central to being able to plan for the future and avoid unexpected bill shocks.

It is for these reasons that software automation is providing so many benefits to small businesses. What’s more, the budgeting software can take this data and forecast your growth and profitability trends so you can have a clear picture of where your business will be in the months ahead.

If you have not already put in place business budgeting software, 2020 should be the year you change this.

To help you get an understanding of the options available, we’ve compiled this top five list. These are the five most popular simple budget apps solutions for small businesses in Capterra’s directory chosen by:

  • Rated 3+ stars by users on Capterra.co.uk
  • Most reviews on Capterra.co.uk
  • High search volume in the UK

SAP S/4HANA Cloud

Rating: 3.9/5

Ease of use: 3.4/5

Customer service: 3.7/5

Pricing: Upon request

Free trial: Yes

simple budgeting app

SAP S/4HANA Cloud is a complete, cloud-based Enterprise Resource Planning (ERP) solution for business, which includes budgeting as one component of a wider solution set. Using advanced data analytics tools, the platform allows users to forecast with accuracy and enables businesses to model future ‘what if’ scenarios.

Reviewers on Capterra are positive about SAP S/4HANA Cloud’s data analysis capabilities, which they credit with having enabled better decision-making. The software is also praised for its security credentials. However, some users report challenges with cost, implementation time and the complexity of the system.

Our take: This is a powerful software option for businesses that expect to scale rapidly and need an enterprise-grade product.

Dynamics 365

Rating: 4.3/5

Ease of use: 4/5

Customer service: 4.1/5

Pricing: Upon request

Free trial: No

Microsoft’s integrated business management solution provides automation and intelligence capabilities across financial, customer relationship and supply chain processes. The software enables users to monitor performance in real time, predict future outcomes and make data-driven decisions.

Users praise the platform for its good range of ‘out-the-box’ tools and its price points. The software layout and interface also draws praise. Some users reported negative experiences with the support as well as glitches stemming from updates.

Our take: A feature rich tool for high-growth businesses that need granular insights and highly accurate planning.

Adaptive Insights

Rating: 4.5/5

Ease of use: 4.2/5

Customer service: 4.4/5

Pricing: Upon request

Free trial: Yes

Adaptive Insights is a full suite of business planning software inclusive of planning, modelling, budgeting, and forecasting. When it comes to budgeting, the software delivers financial planning, reporting, and analysis tools so companies can budget accurately and quickly.

Reviewers say that the software turns forecasting into a simple process and draw attention to the adaptability of the system. Other users admire its ability to integrate with SAP and Oracle as well as the overall levels of customer support. However, reviewers also say there’s a steep learning curve and the product can take time to get to grips with it.

Our take: This is a great system for businesses that have to manage large amounts of data in their budgeting processes.

Sage Intacct

Rating: 4.2/5

Ease of use: 4.1/5

Customer service: 4/5

Pricing: Upon request

Free trial: Yes

A complete accounting and financial management software, Sage Intacct offers core financials and advanced services. Its budgeting and planning applications are cloud-based and provides the option to run analysis and forecasting. The software enables simple collaboration and version control across business units.

Users say the software is highly flexible and feature-rich, with particular acclaim focused on its reporting capabilities.

Our take: This is a good option for businesses ready to take a step up and hire finance professionals to use this relatively advanced solution.

QuickBooks Online Advanced

Rating: 4.2/5

Ease of use: 4.1/5

Customer service: 3.9/5

Pricing: Upon request

Free trial: Yes

QuickBooks Online Advanced is an end-to-end business management software suite. Aimed at businesses looking to achieve scale, it provides accounting and budgeting tools. The latter comprise the full range of modern budgeting solutions including ‘what if’ scenarios, cash management, consolidation/roll-up and general ledger. The software also includes capabilities for businesses with multi-company or multi-department requirements.

Capterra reviews say the software is easy to use and priced well. They also appreciate that QuickBooks continues to be updated with new features to improve the service. There were some concerns that the platform is too rigid, however, and unable to flex to differing needs of businesses.

Our take: An all-round software package for small and medium-sized businesses with enough features to remain relevant as the company grows.
Take a look at our Business Budgeting Software directory today to find the best software for your business. 

Eenvoudig factureren zonder gedoe

Factureren moet toch echt leuk zijn voor kleine bedrijven. Er is hard voor gewerkt, het product of de dienst is geleverd en dan moet er ook geld op de rekening komen. Toch? Hoe kunnen kleine bedrijven eenvoudig factureren zonder al te veel gedoe?

eenvoudig factureren

Een goede eenvoudige factuur die voldoet aan alle wettelijke eisen zorgt ervoor dat je zuurverdiende geld snel op je rekening komt. Besteed dus voldoende aandacht aan het factureren. Gaat het alleen om het versturen zelf? Nee, voer bijvoorbeeld je huisstijl ook door op je facturen. Alles wat jij de deur uit doet, dus ook een factuur, is tevens een visitekaartje. Een professionele factuur met een heldere lay-out straalt af op je bedrijf.

3 manieren om eenvoudig te factureren

Eenvoudig een factuur sturen kan grofweg op drie manieren:

  • op papier en per post
  • elektronisch
  • of digitaal

 Elektronisch factureren

Elektronisch factureren middels een e-factuur betekent dat je vanuit een factuurprogramma of boekhoudsoftware een factuur stuurt naar het systeem van de afnemer van jouw diensten of producten. Dit mag binnen de hele Europese Unie, maar de klant moet wel akkoord gaan met het feit dat je een e-factuur stuurt. Doe je zaken met de Nederlandse overheid? Dan ben je zelfs verplicht om een e-factuur naar de Rijksoverheid te sturen. Een e-factuur is een digitaal (XML-)bestand met een vaste structuur, en dus geen pdf!

 Digitaal factureren

Als je digitaal factureert stuur je de factuur in pdf via e-mail naar de klant. Een pdf genereer je op verschillende manieren. Vanuit pdf-software, of via een Word  of Docs. Je administratie kan je bijhouden in Excel, een gratis facturatieprogramma of boekhoudsoftware. Uit recent onderzoek van Capterra blijkt dat anno 2019 toch nog heel veel ondernemers hun boekhouding met spreadsheets doen.

Uit het onderzoek blijkt ook dat online boekhoudprogramma’s of boekhoudsoftware niet meer zijn weg te denken. Steeds meer ondernemers kiezen ervoor om hun administratie te doen met een (online) boekhoudpakket.

Nieuw BTW-nummer voor eenmanszaken

Heb jij een eenmanszaak? Dan moet je per 1 januari 2020 je nieuwe btw-identificatienummer (btw-id) gebruiken bij al je contacten met klanten en leveranciers. Dit betekent dat je op al je communicatiemiddelen zoals een factuur, website of briefpapier je btw-nummer moet vervangen. Je nieuwe btw-id heb je per brief van de Belastingdienst ontvangen. Let op! Het oude btw-nummer heet voortaan het omzetbelastingnummer. Bij contact met de Belastingdienst gebruik je dit nummer, bijvoorbeeld als je belt met de BelastingTelefoon. Gebruik je boekhoudsoftware voor je aangifte? Dan kan het zijn dat je hier het omzetbelastingnummer moet invullen.

De uitdagingen bij factureren bij kleine bedrijven

Ken je dat? Overvolle agenda en die administratie is niet je meest favoriete klus. Toch hoort factureren, netjes je administratie bijhouden en de boekhouding doen toch echt bij ondernemerschap. Reserveer een vast moment per week een uurtje in je agenda voor de administratie. Zo voorkom je dat je achter de feiten aanloopt en bespaar je tijd en dus geld! Het scheelt je later een hoop uitzoekwerk. Dit zijn uitdagingen waar kleine ondernemers tegenaan lopen:

eenvoudig factuur maken

De oplossing: factuurprogramma’s

Wil jij eenvoudiger en sneller factureren en zo tijd en geld besparen? Maak gebruik van een factuurprogramma. Hoe maak je de juiste keuze passend voor jouw bedrijf? Beantwoord eerst eens deze vragen:

  • Wat moet op de factuur staan en hoeveel verstuur je er?
  • Hoe wil je facturen versturen? Direct vanuit programma, e-factuur?
  • Wil je een aanpasbare lay-out van factuur?
  • Welke betaalmogelijkheden wil je klant bieden? iDeal, PayPal, creditcard, betalen op rekening, incasso?
  • Verwerken van betalingen: handmatig of automatisch?
  • Inkoopfacturen en bonnetjes?
  • Kies je voor een programma in de cloud of op je computer zelf?
  • Wil je gebruikmaken van een mobiele boekhoud-app?
  • Welke integratie wil je met je zakelijke software?

Als je kiest voor een programma dat je in de cloud (online) implementeert dan profiteer je van een aantal voordelen. Ten eerste wordt er automatisch een veilige back-up gemaakt van je adminstratie en ten tweede kan je overal, thuis of op kantoor, bij je gegevens.

Heb je alle antwoorden op een rij? Bekijk dan de verschillende aanbieders. En dat zijn er nogal wat, hier vind je een aantal mogelijkheden:

Op Capterra vind je een duidelijk overzicht en kan je de verschilende programma’s filteren op de belangrijkste functionaliteiten. Ook belangrijk: check de reviews. Die helpen je zeker bij het maken van de juiste keuze voor jouw ideale facturatiesoftware.

Hoe werkt een factuurprogramma en boekhoudsoftware?

Het startpunt van elk boekhoudprogramma is vrijwel altijd een cockpit of ook wel dashboard genoemd. Afhankelijk van de functionaliteiten die het programma biedt, zie je in een oogopslag je resultaten zoals omzet, inkoop-verkoopcijfers, openstaande facturen en soms nog veel meer.

Dashboard Moneybird factureren
Bron: Moneybird

Belangrijk is dat wanneer je voor het eerst een boekhoudprogramma gaat gebruiken, of wanneer je overstapt van leverancier, dat je je beginbalans op orde hebt.

beginbalans
Beginbalans in Snelstart Bron

Starten met of overstappen naar boekhoudsoftware

Wanneer je start met online boekhouden of overstapt naar een andere aanbieder van boekhoudsoftware moet je een aantal zaken paraat hebben:

  • Bedrijfsgegevens (naw, btw-nummer, KvK-nummer, bankgegevens)
  • Logo en eventueel huisstijl
  • Contacten van klanten
  • Beginbalans

Vervolgens werken de diverse aanbieders van boekhoud- en facturatiesoftware heel intuïtief. Doorloop alle stappen zorgvuldig en je kunt echt binnen een paar uur je facturen eenvoudig versturen via je facturatiesysteem.

Tip: mobiele app

Wil je altijd en overal je administratie kunnen bijwerken en heel eenvoudig en nog sneller facturen versturen? Steeds meer softwareleveranciers bieden ook mobiele boekhoudapps aan. Zoals bijvoorbeeld e-Boekhouden.nl, Exact Online, Rompslomp, Freshbooks, Tellow, Visma of Moneymonk. Zo kun je op ieder moment je administratie inzien. Dit mobiele boekhouden zal de komende jaren flink gaan toenemen.

Gemiddelde kosten factuurprogramma’s kleine bedrijven

Als ondernemer wil jij natuurlijk altijd besparen op kosten. Laat dit niet de drijfveer zijn bij de keuze van een factuurprogramma. Kijk goed naar wat jij allemaal wilt met een boekhoudprogramma, zie de vragen en criteria die we al noemden. We zetten hieronder voor je de top 5 meest gebruikte en de hierboven genoemde aanbieders van factuurprogramma’s op een rij. Let wel: dit zijn de zogenoemde vanaf prijzen!

prijzen factuurprogramma's

Tip: Keurmerk Zeker Online

Heb je je keuze al gemaakt voor het juiste facturatiesysteem voor jouw bedrijf? Of heb je nog meer hulp nodig? Kijk eens naar het keurmerk Zeker-OnLine. Zeker-OnLine stelt de betrouwbaarheid vast van online diensten.

Op Capterra vind je een duidelijk overzicht van factuurprogramma’s Je kan verschilende programma’s filteren op de belangrijkste functionaliteiten en reviews lezen.

 

Contabilidade online: 61% das PMEs brasileiras ainda usam Excel

contabilidade online

contabilidade online

A transformação digital está na boca de muitas PMEs, mas na hora de cuidar das contas a maioria dos pequenos empresários brasileiros ainda é reticente em adotar novas tecnologias.

É o que mostra pesquisa realizada pelo Capterra sobre o uso de softwares na gestão contábil entre as micro, pequenas e médias empresas no Brasil. O estudo aponta ainda que mesmo os empresários que já optam pela contabilidade online sofrem tanto com a integração dos programas a outras soluções como com sua adaptação à complexa legislação brasileira.

Para o levantamento, realizado entre os dias 29 de outubro e 13 de novembro, foram ouvidos 298 profissionais de diversos setores responsáveis pela contabilidade ou envolvidos diretamente na tarefa nas empresas em que trabalham. Destes, 83% são do setor de comércio e serviços (em negócios com entre 1 e 99 funcionários) e 17% da indústria (em negócios com entre 1 e 499 funcionários). A metodologia completa está disponível no final do texto.

Contabilidade online: destaques do estudo

  • 61% das PMEs ainda usam Excel (ou planilhas do Google) para cuidar da contabilidade
  • Apenas uma de cada quatro utiliza um software para gerenciar as contas —15% ainda emprega papel e caneta.
  • Para 23% dos ouvidos, manter-se ao corrente das leis e regulações é o seu maior desafio na hora de gerir as contas
  • 45% das PMEs que não usam software pretendem investir em uma solução nos próximos seis meses —40% diz que fará um investimento nos próximos doze meses

Rotinas fiscais

Antes de investigar os hábitos tanto das PMEs que investem na informatização como das que ainda operam de maneira analógica, o Capterra quis saber quais eram os principais desafios das empresas para gerir suas contas.

Sem surpresa, a complexidade burocrática brasileira foi apontada como o problema número um: para 23% dos entrevistados, manter-se atualizado sobre as leis e regulações da área representa o seu maior desafio na hora de fazer a contabilidade.

Os dados mostram a distância do Brasil em relação a países como Holanda e Reino Unido, onde o Capterra também investigou o uso de softwares na área e em que os entrevistados apontam a falta de tempo como seu principal problema. Os dois países alcançam níveis de digitalização na contabilidade das PMEs de 60% e 40%, respectivamente.

Vale destacar a preocupação do governo britânico, com investimentos em políticas para aumentar a adesão das empresas ao digital, como o programa Making Tax Digital. A iniciativa, entre outros pontos, obriga as empresas com receitas maiores que £ 85 mil (cerca de R$ 460 mil) a adotarem softwares adaptados às novas regras ou a conectarem suas planilhas com a autoridade responsável por meio de soluções online.

No Brasil, as normas para o envio de documentação eletrônica ao fisco são complexas. Instituído ainda em 2007, o chamado SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) obriga os livros e documentos contábeis e fiscais a serem emitidos e enviados eletronicamente, mas as regras variam de acordo com cada Estado.

Em um país onde 60% das empresas não sobrevivem mais do que cinco anos, segundo dados do IBGE, também fica clara a falta de educação financeira de um número importante dos responsáveis pelas contas das PMEs: 19% dos ouvidos apontam a falta de conhecimento para fazer a contabilidade de maneira correta como o seu maior problema —destes, 62% usam planilhas.

Tamanho x digital

Os dados mostram que tanto para negócios do setor de comércio e serviços como para os da indústria, quanto maior o número de funcionários, maior o uso de softwares. Entre os que integram o primeiro setor, o nível de adoção chega a 42% das empresas com entre 50 e 99 trabalhadores; na indústria, alcança 45% daquelas com entre 250 e 499 empregados.

Ajuda externa

Os dados do estudo deixam claro que as complicações burocráticas e a falta de conhecimento técnico afetam os responsáveis pela contabilidade das PMEs como um todo, já que o número de entrevistados que conta com a ajuda de um contador externo (55%) supera o dos que cuidam sozinhos das contas (45%).

Entre as microempresas (com até 9 funcionários para serviço e comércio e até 19 na indústria), com menor capacidade de investimento, a proporção dos que cuidam da contabilidade sem ajuda exterior aumenta para 60%.

Já entre as pequenas e médias (com entre 10 e 99 funcionários para serviços e comércio e com 20 a 499 na indústria), somente 30% fazem as contas sem o suporte de um contador externo. Vale a pena destacar que se observa proporção parecida quando analisamos somente aqueles que já utilizam software, entre os quais apenas 32% cuida das contas sozinho, enquanto 68% conta com ajuda externa.

O fato de empresas mais informatizadas contarem, geralmente, com estruturas mais robustas que permitem o investimento na contratação de um profissional externo para auxiliar na tarefa pode ajudar a explicar o fenômeno. Além disso, negócios que já deram os primeiros passos em seu processo de transformação digital tendem a adicionar níveis extras de compliance em diversas áreas, entre elas a contábil. Para isso, a terceirização é uma opção mais vantajosa se comparada à contratação de um contador a tempo integral.

Digital como aposta

Ainda que a pesquisa retrate claramente uma baixa adesão das PMEs aos softwares de contabilidade, a perspectiva de adoção de novas tecnologias é animadora. Quase nove de cada dez dos entrevistados que ainda optam por planilhas ou pelo velho caderno de anotações afirmam que suas empresas pretendem investir em uma solução entre seis meses e um ano. A maioria pretende gastar entre R$ 30 e R$ 50 (37%) e R$ 50 e R$ 70 (21%) por usuário ao mês.

Infográfico 1 contabilidade online

Desafios de quem já usa

O Capterra perguntou a todos entrevistados que afirmaram já utilizar softwares quais as soluções adotavam. As mais citadas foram:

  1. Alterdata
  2. Quickbooks
  3. Conta Azul
  4. Sage
  5. SCI

Outras soluções citadas foram: Notasoft, Fortes Contábil, Domínio, Arquivei, eNotas e Vfatec.

Quisemos saber também quais são as perspectivas de investimento e os principais problemas das PMEs que já utilizam software para cuidar da contabilidade.

Para 16% dos ouvidos, o maior problema enfrentado ao utilizar sua solução atual é a integração ruim com outros softwares adotados pela empresa. Um número quase idêntico (15%) afirma que sua maior dor de cabeça são as dificuldades de adaptação dos programas às novas legislações.

Mais uma vez a questão burocrática aparece como um dos principais problemas, desta vez colocando em evidência as dificuldades que também enfrentam os fornecedores para lidar com a questão.

A possibilidade de cuidar das contas utilizando dispositivos móveis também é valorizada: ainda que apenas 14% afirme usar uma versão para celular ou tablet do seu software de contabilidade, 55% dizem considerar extremamente importante ter acesso remoto aos dados contábeis da empresa.

A previsão de investimento futuro entre os negócios digitalizados também é alto: 73% afirmam que sua empresa pretende investir em uma nova solução. A maioria (62%) diz querer gastar entre R$ 30 e R$ 70 por usuário ao mês.

Infográfico 2 contabilidade online


Metodologia

Para reunir os dados presentes neste estudo, o Capterra realizou um levantamento online entre os dias 29 de outubro e 13 de novembro em que ouviu 298 profissionais de diversos setores responsáveis pela contabilidade ou envolvidos diretamente na tarefa em micro, pequenas e médias empresas de todo o país. O Capterra utilizou definição adotada pelo Sebrae para a classificação das empresas de acordo com o número de trabalhadores, detalhada a seguir: serviços e comércio  —microempresa (até 9 pessoas ocupadas), pequena empresa (de 10 a 49 pessoas ocupadas), média empresa (de 50 a 99 pessoas ocupadas); indústria microempresa (até 19 pessoas ocupadas), pequena empresa (de 20 a 99 pessoas ocupadas), média empresa (de 100 a 499 pessoas ocupadas). Os resultados são representativos da pesquisa, mas não necessariamente da população como um todo.

Melhore sua contabilidade com a nossa planilha de controle financeiro empresarial grátis

planilha de controle financeiro empresarial gratis

Nossa planilha de controle financeiro empresarial grátis ajudará você a organizar o orçamento da sua empresa.

planilha de controle financeiro empresarial gratis

Imagine começar o mês sem ter ideia de quanto dinheiro você vai gastar ou ganhar com a sua empresa e acabá-lo sem saber se você bateu um novo recorde de vendas ou gastou metade do capital em novos equipamentos, por exemplo. 

Se você quer chegar a fim de mês com dinheiro na sua conta bancária, é melhor começar a se programar antecipadamente.

Em outras palavras: é preciso pensar no orçamento.

A boa notícia é que você não necessita de um sistema de contabilidade para fazer o orçamento da sua micro ou pequena empresa. Tudo o que você precisa é de uma solução como o Excel ou Google Sheets. 

Para poupar seu tempo e ajudá-lo na tarefa, o Capterra disponibiliza uma planilha de orçamento empresarial grátis que você poderá baixar e começar a utilizar hoje mesmo.

Comece fazendo o download da planilha aqui.

Como usar nossa planilha de controle financeiro empresarial grátis

Insira a projeção de receitas e despesas linha por linha para o próximo ano e a planilha mostrará automaticamente como esses números devem ser desmembrados a cada mês para que você possa acompanhar o desempenho da empresa ao longo do ano (imagens 1 e 2).

orçamento anual planilha de controle financeiro
Dados da previsão de receita e de gastos anuais a serem inseridos
orçamento mensal planilha de controle financeiro
Projeção do orçamento, mês a mês, a ser utilizado para o controle financeiro

Ao final de cada mês, coloque os resultados reais da sua empresa (na aba “Mensal Real”) para acompanhar o desempenho. A planilha mostrará onde você está dentro do previsto e onde estourou a previsão.

visão geral planilha
Visão do relatório final após inseridos os dados reais e o orçamento

Mantendo-se atualizado sobre o desempenho real ao final de cada mês, é possível tomar melhores decisões sobre os negócios —como, por exemplo, saber quando deve investir em mais recursos ou economizar— para aproveitar ao máximo cada centavo e usar melhor seu sistema de contabilidade, caso você opte por usar um.

Quando uma planilha de controle financeiro grátis não é suficiente

Tentar administrar uma empresa sem planejar o orçamento é como tentar atravessar um cruzamento movimentado com os olhos fechados e os ouvidos tapados.

Faça o download da planilha de controle financeiro grátis que preparamos, verifique seus resultados recentes para fazer uma projeção e comece a usá-la. É difícil estar 100% dentro do previsto, mas é normal. O objetivo de um orçamento é ter um ponto fixo para poder acompanhar como as coisas progridem com relação a ele.

Quando sua empresa crescer e incluir complexidades como transações em moeda estrangeira ou múltiplos canais de planejamento, será hora de investir em um programa de orçamento.

Quer mais dicas para organizar as finanças da sua empresa? Siga o blog do Capterra.

Faça o download da planilha aqui.

Busca sistemas de contabilidade para ganhar eficiência na sua operação? Confira a excelente gama de opções oferecida pela Capterra.

 

Simple accounting software: 5 options for easier billing and invoicing

simple accounting software

simple accounting software

How do you keep track of billing and invoicing in your company? If you’re anything like the 400 small business owners and self-employed workers we interviewed for a recent survey, there’s a good chance you do it the old way – using manual methods, spreadsheets and calculators to keep on top of things. 

However, that state of affairs looks set to change. 42% of the people we spoke to say they now use accounting software, and 41% reported that they are interested in investing in such software. Significantly, billing and invoicing stood out as the task that most people (20%) are turning to simple accounting software to help out with. It’s easy to see why: the right software package can save users valuable time by making invoicing and billing as simple as a few clicks.

If you’re one of the 41% that’s looking to invest in billing and invoicing software, we’ve pulled together a ‘top five’ list of some of the simple accounting software options available on the market. These are the five most popular billing and invoicing software solutions in Capterra’s directory 

  • Rated 4+ stars by users on Capterra.co.uk
  • High search volume in the UK

Quickbooks

Rating: 4.5/5

Ease of use: 4.3/5

Customer service: 4.1/5

Pricing: From £6/month 

Free trial: Yes

simple accounting software

Quickbooks provides a full suite of accounting services to help businesses of all sizes, or even private individuals, manage their finances. The software provides users with unlimited invoicing and the ability to see the moment an invoice has been viewed or paid. The £6 entry-level version of the service includes invoicing as standard; but users need to pay £9 per month for the ‘Essentials’ package, which includes tools to manage bills and payments online. 

Reviews of Quickbooks state is very easy to use and requires very little training. Other reviewers praised its speed and effectiveness. However, some users experienced difficulty displaying data in the way they wanted, while others mentioned that some of the features are too limited for their needs. 

Our take: Quickbooks provides a simple and effective solution to billing and invoicing that’s suitable for all small businesses and self-employed workers. 

Dynamics 365

Rating: 4.3/5

Ease of use: 4/5

Customer service: 4.2/5

Pricing: Upon request

Free trial: No

Part of the Microsoft family of business applications, Dyanmics 365 is an integrated business management solution that automates a number of financial, customer relationship and supply chain processes. The platform allows users to generate invoices off the back of quotes, or directly after the completion of work, and provides tools for tracking the status of invoices. More advanced applications include the ability to customise invoices and use machine learning predictive recommendations to drive timely customer payments.

One of the areas reviewers seem to appreciate most is the ability of Dynamics 365 to integrate and customise a wide range of business processes. Users also mention the ability of the software to make reporting easier. 

Our take: Dynamics 365 offers a feature-rich platform for ambitious users that are looking for much more than simple billing and invoicing capabilities. 

FreshBooks

Rating: 4.5/5

Ease of use: 4.5/5

Customer service: 4.4/5

Pricing: From £12/month 

Free trial: Yes

Also available as a free version, FreshBooks aims to simplify invoicing and billing for small businesses. The software allows users to quickly make and customise professional invoices and provides capabilities to enable clients to pay in whichever way suits them best. FreshBooks also includes tools for ensuring that billable time is always accounted for as well as features such as deposit requests for invoices.

For users, one of the best things about FreshBooks is its ease of use and efficiency. Reviewers also appreciated its customisation capabilities as well as the team’s overall service support. However, there were some concerns that there had not been many recent updates, while other users wish for more functionality – such as the ability to forecast income. 

Our take: FreshBooks is a good solution for small businesses and self-employed workers that want efficient, hassle-free invoicing and billing. 

PayPal Invoicing

Rating: 4.7/5

Ease of use: 4.7/5

Customer service: 4.3/5

Pricing: Upon request 

Free trial: No

simple accounting software

PayPal Invoicing is a cloud-based software set that enables business to customise invoices and process payments. In addition, the software enables value-add capabilities that allow you to manage your invoices, view the status of invoices, manually record payments, and more.

Users highlight the wide range of payment and charging options available on the platform. Others say that the PayPal brand is another benefit, as people trust it and are more likely to pay on time. However, some people thought the lack of customisation was a downside of the software, while others drew attention to some navigation issues on the site. 

Our take: This is a solid, all-round payments centre that’s particularly well suited to individuals and businesses in their earliest stages. 

Stripe Billing

Rating: 4.7/5

Ease of use: 4.5/5

Customer service: 4.4/5

Pricing: Pay as you go 

Free trial: Yes

Stripe Billing is aimed at businesses of all sizes. The software looks to automate invoicing and billing, including for businesses with complex billing models. Stripe Billing enables companies to email branded invoices to customers and ensure the secure collection of payments. 

Users of Stripe Billing recommend it as a secure, easy to use and easily integrated system. Users also appreciate the ability of the system to create highly customised solutions. 

Our take: A good option for companies that have complex billing requirements, or which want to differentiate through customer experiences. 
Take a look at the Capterra directory today to see a full list of simple accounting software that can help

 

Die Reisekostenabrechnung als Weg zu einer besseren Gleichstellung von Angestellten

Reisekostenabrechnung Header Image

Reisekostenabrechnung Header Image

In einer kürzlich in Großbritannien durchgeführten Studie haben ein Drittel aller Arbeitnehmer*innen angegeben, dass große oder unerwartete berufliche Ausgaben sie vor finanzielle Probleme stellen können. Bei Konzernangestellten hält sich das Problem dank interner Richtlinien in Grenzen, bei Angestellten in KMU ist das Risiko höher. Und es ist nicht das einzige Problem in dieser Hinsicht.

Wer weiß, wie eine Reisekostenabrechnung auszusehen hat und was genau absetzbar ist, kann bei der nächsten Steuererklärung beträchtliche Summen sparen. Das gilt für Privatpersonen wie für kleine Unternehmen. Und auch Spesenmanagement-Software kann KMU helfen. Andersherum gilt: Wer nicht informiert und vorbereitet ist, den kann es am Ende des Steuerjahres schon mal kalt erwischen.

Sauber absetzen

Ein Unternehmen kann eine ganze Reihe Dinge absetzen. Dazu gehören unter anderem Reisekosten, Spesen und Bewirtungskosten. Aber Obacht: Das fällt in eine der Kategorien, bei denen das Finanzamt gerne mal besonders gründlich hinschaut!

Wenn Mitarbeiter*innen hier Rückerstattungen brauchen, muss das Unternehmen nachweisen können, dass diese auch tatsächlich valide sind. Statistisch gesehen sind die Chancen auf eine Betriebsprüfung für KMU in Deutschland eher gering, so wurden 2015 etwa 1,03 % aller Kleinstbetriebe, 3,22 % der Kleinbetriebe und 6,35 % der Mittelbetriebe kontrolliert.
Ob geprüft wird, ist normalerweise kein Zufall. Geprüft wird, wer von einem Finanzamtssachbearbeiter oder einer Sachbearbeiterin zur Prüfung vorgeschlagen wird. Auslöser dafür sind Verdachtsmomente, zum Beispiel:

  • Auffällig starke Umsatzschwankungen
  • Nicht vollständig erklärte Einnahmen
  • Im Verhältnis zum Umsatz außergewöhnlich hohe abgesetzte Ausgaben

Zu dieser dritten Gruppe gehören neben unverhältnismäßig hohen Materialkosten auch Reise- und Bewirtungskosten. Dokumentieren Mitarbeiter*innen ihre Ausgaben manuell, entstehen Inkonsistenzen, die wiederum zusätzliche Verwirrung stiften.

Dazu kommt, dass Angestellte so ihre Ausgaben oft nicht zeitnah einreichen, sondern am Ende des Jahres gesammelt. Wer kurz vor Ende des Steuerjahres noch schnell eine Reihe größerer Ausgaben geltend macht (in unserem Beispiel hohe Mitarbeiterausgaben), sieht schnell verdächtig aus.

Das Problem

Das Ausmaß des Problems wird in einer Umfrage von Allstar in Großbritannien besonders deutlich. Dabei kam heraus: Je geringer das Einkommen der Befragten, desto geringer die Wahrscheinlichkeit, mit der sie eine Spesenabrechnung einreichen.

Insgesamt gab außerdem eine(r) von 10 Befragten an, für die eigenen Ausgaben aufzukommen, obwohl ihr Unternehmen eine Reisespesen-Richtlinie hat. Von 2.000 Befragen sagte über ein Drittel, dass sie das Einreichen ihrer Ausgaben vergäßen, und beinahe 60 % machen Ausgaben von unter 5 £ (knapp 6 €) nicht geltend.

Außerdem zeigten sich signifikante Unterschiede zwischen dem Abrechnungsverhalten von Männern und Frauen. Männer berichteten, im Schnitt 184,34 £ im Monat abzurechnen, Frauen 92,95 £.

Quartz hat sich die Studie ebenfalls angeschaut und weist darauf hin, dass

  • über 60 % der Frauen angeben, keine monatlichen Hotelausgaben zu haben. Bei den Männern sind das 47 %.
  • die Wahrscheinlichkeit deutlich höher war, dass Frauen monatliche Spesen unter 10 £ haben, während Männer beinahe doppelt so oft Spesen über 100 £ abrechnen.
  • Außerdem gaben Frauen häufiger an, dass ihre Ausgaben zu klein seien, um die Spesenabrechnung zu rechtfertigen und dass es ihnen peinlich wäre, danach zu fragen.

Ganz besonders deutlich zeigt die Allstar-Umfrage, wie wenig Angestellte eigentlich über die Abrechnungsrichtlinien in ihren Unternehmen wissen. Zwei Drittel aller Angestellten haben die firmeninterne Richtlinie nicht gelesen. Bei Angestellten großer Unternehmen hingegen war die Wahrscheinlichkeit höher, dass sie mit internen Regelungen vertraut sind.

Nun hat Allstar in der Umfrage nicht angegeben, wie viele Unternehmen mit über 1.000 Mitarbeiter*innen bzw. wie viele Unternehmen mit unter 100 Mitarbeiter*innen eine Reisekostenrichtlinie haben und ihren Angestellten zugänglich machen. Da ist also eine Deutungslücke. Aber in gewisser Hinsicht ist es nicht unerwartet, dass Ausgaben in großen Unternehmen eher geltend gemacht werden: Da sind die Prozesse meist automatisiert.

Egal, ob Firmenkreditkarte oder Upload in ein Spesenmanagementsystem, feste Prozesse erleichtern die Abrechnung. Im Gegensatz dazu ist der Aufwand für die Angestellten deutlich höher, wenn sie erst in Vorleistung gehen und die Unterlagen dann händisch über ihre persönlichen Geräte oder E-Mail-Konten hochladen müssen. Insofern ist nicht abwegig, dass diese Vorgehensweise weniger verbreitet ist.

Aber diese Ungerechtigkeit kannst du deinen Mitarbeitern (und ganz besonders den Mitarbeiterinnen!) ersparen. Und zwar, indem du eine Strategie erarbeitest, um deine Angestellten über deine Regelungen aufzuklären. Das ist zwar vielleicht keine spannende Aufgabe, aber es kann viel Zeit und Geld sparen – dir und deinen Mitarbeiter*innen. Nicht zuletzt kann es dazu beitragen, das Geschlechterungleichgewicht zumindest teilweise auszugleichen.

Die Lösung: Eine Richtlinie für die Reisekostenabrechnung – auch für die Budgetplanung

Hat man ein paar Jahre allein gearbeitet, bevor man seine(n) erste(n) Mitarbeiter*in eingestellt hat, ist das Erstellen einer Spesenrichtlinie sicher nicht das Erste, was einem einfällt. Das Problem daran: Sind erst einmal Teammitglieder da, die Ausgaben einreichen wollen, müssen und sollen, muss es eigentlich sofort geordnete Bahnen annehmen. Sonst ist das finanzielle Risiko fürs Unternehmen einfach zu groß. Denn nicht nur Reisekostenmanipulation und Spesenbetrug werden geahndet, auch für echte Fehler kann es Ärger geben.

Das wiederum bringt Unternehmen in Gefahr, besonders kleinere, die Strafzahlungen unter Umständen nicht so einfach wegstecken können.

„Geht die Sache vor Gericht, können Unternehmen [und gegebenenfalls die Eigentümer*innen] unter Umständen haftbar sein.“ Darauf verweist Chris Pang, der hier bei Capterra für Ausgabenverwaltungssoftware zuständig ist. „Sie haben keinen Überblick über laufende Ausgaben und können deshalb nicht vernünftig budgetieren. Wenn alle Mitarbeiter*innen ihre Ausgaben am Ende des Jahres einreichen und die Kosten nicht eingeplant sind, kann das ein echtes Problem werden.“

Zur Vermeidung derartiger Schwierigkeiten empfiehlt sich eine Spesenrichtlinie, die am besten gleich in die Budgetplanung eingebunden werden sollte. Hierfür wird im ersten Schritt eine Liste mit allen Mitarbeiter*innen erstellt, die beruflich Geld für Reisen oder anderweitige Ausgaben vorstrecken müssen. Im zweiten Schritt wird abgeschätzt, wie hoch diese Kosten am Tag sind und um wie viele Tage es eigentlich geht. Diese prognostizierten Kosten können dann als eigener Posten ins Budget aufgenommen werden.

Wie hoch diese Posten im Einzelnen sind, hängt von mehreren Faktoren ab. So haben Vertriebler*innen, die viel reisen und dabei auch mal Kund*innen einladen, sicher höhere Auslagen als Angestellte, die an kostengünstigen Weiterbildungen der örtlichen IHK teilnehmen. Entsprechend sollte nicht pauschal, sondern für jede Abteilung, ja am besten jede(n) Kolleg*in einzeln in Abhängigkeit der jeweiligen Tätigkeit eine Vorhersage getroffen werden.

Auf der Grundlage lässt sich dann eine saubere, detaillierte und damit auch hilfreiche Abrechnungsrichtlinie erstellen, in der man zum Beispiel Spesen auf 30 €/Tag beschränkt. Sind die Regeln erst einmal aufgestellt und alle Angestellten damit vertraut, können und werden sie sich auch daran halten und weder zu viel noch zu wenig abrechnen.

Die Richtlinie Angestellten und Externen zugängig machen

Das Erstellen einer Reisekosten- und Spesenrichtlinie mag ein wenig nerven, ist aber im Grunde der einfache Teil. Viel schwerer wird es, diese Richtlinie bei deinen Mitarbeiter*innen bekanntzumachen und dafür zu sorgen, dass sie sich daran halten. Denn sie kann nur eingehalten werden, wenn sie tatsächlich jede*r kennt und bei Fragen einfach darauf zugreifen kann, ohne erst jemanden aus der Buchhaltung aufzustöbern.

Hierfür empfiehlt sich zum Beispiel die Ablage deiner Spesenmanagement-Software oder im Mitarbeiterbereich deiner HR-Software. Liegt die Richtlinie an einem Ort, wo alle jederzeit darauf zugreifen können, wird die Compliance schnell steigen, denn dann können die Mitarbeiter*innen im Zweifelsfall einfach schnell nachschauen, wie etwas zu handhaben ist.

Die Richtlinie als Teil des Onboarding-Prozesses

Große Unternehmen erschlagen Neuzugänge am Anfang geradezu mit Material. Das ist für alle Beteiligten frustrierend, hat aber den großen Vorteil, dass alle neuen Mitarbeiter*innen wissen, was bei der Spesenabrechnung von ihnen erwartet wird und wie sie durchstarten können, ohne später ewig einzelne Informationen zusammentragen zu müssen.

Entsprechend empfiehlt es sich, bei der nächsten Neuanstellung (oder beim nächsten „festen Freien“) gleich auf die Richtlinie hinzuweisen und den oder die Betreffende wissen zu lassen, wo sie eingesehen werden kann.

Auch die Kontaktdaten eines Ansprechpartners sollten die neuen Mitarbeiter*innen haben, zum Beispiel die des entsprechenden Buchhalters oder der HR-Leiterin. Oder eben deine eigenen. Gib ihnen zu verstehen, dass sie sich bei Abrechnungsfragen jederzeit an dich wenden können.

„In Konzernen sind sich die Angestellten häufiger der Tatsache bewusst, dass es eine Richtlinie für die Dienstreiseabrechnung gibt und halten sich so eher an die Vorgaben des Arbeitgebers“, so Pang.

Und führt man die Richtlinie gleich zu Beginn ein, baut man späteren Rückfragen vor. Außerdem wissen alle Kolleg*innen dann genau, was sie geltend machen können und was nicht, sodass die Überlegung, dass eine Ausgaben „zu klein zum Einreichen“ sei, endgültig der Vergangenheit angehört.

Das meiste aus einer Spesenmanagement-Software herausholen

Ein vernünftiges Buchhaltungssystem ist für ein Unternehmen beinahe so wichtig wie ein solides Produkt. Und das ganz unabhängig davon, ob du nun auf automatisierte Prozesse setzt oder lieber Hand anlegst.

Auch eine dezidierte Lösung für das Spesenmanagement kann helfen. Pang zufolge bieten die hilfreichsten Tools folgende Features:

  • Apps für Smartphones und Tablets
  • Die Möglichkeit, Kreditkartenkonten einzubinden
  • Digitale Erfassung von Belegen

Deine Buchhaltungssoftware bietet keine ausreichenden Funktionen für die Reisekostenabrechnung? Dann schau dir doch mal an, ob sich vielleicht eine Spesenmanagementlösung integrieren lässt.

So können Auslagen auch über die klassische Buchhaltungssoftware sauber verwaltet werden, ohne dass gleich eine Neuanschaffung fällig ist.

In Quickbooks lassen sich zum Beispiel folgende Anwendungen einbinden:

 

Eine umfassende Liste mit entsprechenden Produkten findest du hier!

 

Como definir a estrutura do departamento financeiro da sua PME

estrutura do departamento financeiro

Se você quer que a sua empresa continue crescendo, é necessário definir uma estrutura do departamento financeiro para dar conta das diversas questões contábeis e expandir seus negócios.

estrutura do departamento financeiro

Quando você começou o seu negócio, provavelmente sentiu como se estivesse saindo de casa, tendo que resolver dezenas de problemas de uma vez ao mesmo tempo em que vivia um sonho.

Mas à medida que sua empresa cresce, fica difícil contar apenas com a ajuda de um sócio  —que talvez já faça o papel duplo de chefe de tecnologia e do departamento jurídicopara seguir também como responsável por pagar os fornecedores e a equipe de funcionários que não para de crescer.

Neste artigo, vamos analisar cinco tarefas de contabilidade essenciais para micro e pequenas empresas, como formar uma equipe com pessoas responsáveis por cada uma dessas funções e como saber quando é necessário ajuda. Também detalharemos como os sistemas de contabilidade podem dar suporte à sua equipe.

A contabilidade nas pequenas empresas precisa de pessoas e tecnologia

Ainda que um sistema de contabilidade seja essencial para qualquer empresa de pequeno porte, ele não dá conta de tudo. Você precisa de uma mente por trás do seu software para verificar os números, analisar os resultados, coordenar entre sistemas não integrados e garantir que sua empresa não seja passada para trás por vendedores ou funcionários desonestos.

O mínimo que você precisa é de uma pessoa para administrar a folha de pagamento, outra para pagar fornecedores e enviar faturas, e mais uma para administrar os registros contábeis todos os meses, para que eles estejam equilibrados na hora de calcular os impostos.

Você ou o seu sócio podem até fazer tudo sozinhos, mas isso não significa que nenhum dos dois deva continuar acumulando essas funções do departamento financeiro indefinidamente. 

A estrutura do departamento financeiro nunca será parecida à escalação de um técnico de futebol. Não existem posições específicas a serem preenchidas. Trata-se de tarefas que precisam ser executadas por meio de uma combinação de funções e recursos. Você precisará mostrar bom senso como líder para descobrir exatamente como montar uma combinação que se adeque ao seu negócio e aos seus recursos.

Você pode usar este artigo como um modelo para criar sua própria estrutura, mas não se esqueça de levar em conta a fluidez dos processos baseada no tamanho da sua empresa, tanto de pessoas como de volume de negócio, e nas habilidades de sua equipe.

5 processos contábeis essenciais e como resolvê-los

Abaixo, serão analisadas cinco processos contábeis essenciais da contabilidade comercial, as habilidades que você deve procurar para lidar com essas tarefas e o sinal vermelho de que você precisa de reforços. No final, você verá como os sistemas de contabilidade podem ajudar em cada tarefa e o exemplo de uma estrutura do departamento financeiro para pequenas empresas.

1. Cobrança/contas a receber

Por que é importante: Quanto mais tempo leva para que seus clientes sejam cobrados, mais demora para você ser pago. Você precisa receber para poder pagar seus funcionários e fornecedores. Se não receber corretamente e dentro do prazo, sua empresa corre o risco de quebrar devido ao baixo fluxo de caixa.

Quem deve fazer isso: Você não precisa de um contador para gerenciar as cobranças. Qualquer pessoa que seja boa com números e tenha atenção aos detalhes é capaz de lidar com essa tarefa. Além da precisão, a pontualidade é crucial. Por isso, escolha alguém pontual e que cumpra os prazos.

Sinais de que você precisa de ajuda:

  • Os clientes não estão recebendo as faturas em tempo hábil.
  • Os clientes estão recebendo cobranças com valores errados.
  • Os clientes não estão pagando o valor correto ou pagam fora do prazo.

2. Contas a pagar

Por que é importante: Se você não prioriza o pagamento em dia dos seus fornecedores, pagará multas ou, pior ainda, acabará perdendo alguns deles. É melhor prevenir e não pagar para ver.

Quem deve fazer isso: Assim como na cobrança, precisão e pontualidade são fundamentais quando se trata de contas a pagar. Para pequenas empresas, é factível ter apenas uma pessoa ou uma equipe pequena para cuidar tanto de pagamentos como de cobranças. Apesar de existir a confiança de que seus fornecedores enviarão suas faturas corretamente, tornando esta tarefa um pouco mais fácil do que as cobranças, a pessoa ou equipe responsável pelos pagamentos deve sempre confirmar os valores para evitar pagamentos a mais ou por bens e serviços que não foram entregues.

Sinais de que você precisa de ajuda:

  • Os fornecedores estão reclamando de que não estão sendo pagos.
  • Apesar dos esforços, a equipe de contas a pagar não consegue dar conta do volume de trabalho e está fazendo pagamentos com atraso.
  • O responsável dos pagamentos está trabalhando horas extras para finalizar a tarefa.

3. Folha de pagamento

Por que é importante: Se seus funcionários não recebem em dia ou não recebem a quantia correta, você começará a ter problemas em manter a sua equipe.

Quem deve fazer isso: Quando sua empresa é muito pequena, uma pessoa pode ser responsável por contas a pagar, cobranças e folha de pagamento. Na medida em que a organização cresce, será necessário um especialista em folha de pagamento ou você pode contratar um serviço terceirizado para cuidar disso. Quais as características de um bom especialista em folha de pagamento? Além de ser rigorosa e pontual, a pessoa responsável pela tarefa também precisa saber trabalhar em equipe para resolver os problemas inevitáveis ligados a esta área.

Sinais de que você precisa de ajuda:

  • Os funcionários estão recebendo os salários com atraso frequentemente.
  • Os funcionários estão recebendo a mais ou a menos por causa de erros internos.
  • O funcionário responsável pela folha de pagamento está sobrecarregado e fazendo horas extras para pagar os salários em dia.

4. Contabilidade

Por que é importante: Ter as contas equilibradas é o verdadeiro alicerce de um negócio, ajudando o dono da empresa a dormir em paz à noite. Uma boa contabilidade significa basicamente que todas as suas contas foram pagas e que todos os seus clientes pagaram o que devem, o que é confirmado pelo balanço da empresa. Manter as contas controladas e em dia é vital para o bem-estar financeiro da sua empresa. Se sua contabilidade não fecha, algo está errado.

Quem deve fazer isso: De alguma maneira, todas as outras tarefas desta lista estão relacionadas com a contabilidade. Assim, você precisa de uma pessoa com perfil completo, rigorosa com números e que trabalhe bem com outras pessoas. Enquanto um setor é responsável por enviar as cobranças e a equipe de contas a pagar cuida para que nenhuma conta fique sem ser paga, seu contador é o responsável por registrar e acompanhar todas essas transações e saldos. Ele também trabalhará com sistemas de contabilidade quase o tempo todo e, por isso, deve saber usar o software de contabilidade da sua empresa.

Sinais de que você precisa de ajuda:

  • O balanço da empresa não está equilibrado (há gastos ou recebimentos não contabilizados).
  • Na hora de pagar os impostos, faltam relatórios ou recibos.
  • No final do ano, você precisa analisar as despesas pessoais para localizar gastos corporativos.

5. Impostos

Por que é importante: Manter-se ao corrente das leis e regulações brasileiras não é tarefa fácil. Com a complexidade tributária brasileira, um bom software ajudará a sua empresa a evitar atrasos e a manter os impostos em dia. Queira você ou não, trata-se de algo vital para a sobrevivência da sua empresa.

Quem deve fazer isso: Um especialista. Com a grande quantidade de impostos existentes no país, é vital ter um contador que ajude sua PME a não perder-se. Um profissional qualificado também lhe ajudará a gestionar os impostos da melhor forma possível para pagar tudo o que sua empresa deve e conseguir descontos.

Sinais de que você precisa de ajuda:

  • Você está tentando cuidar dos impostos sem a ajuda de um contador e chega no fim do ano perdido entre obrigações municipais, estaduais e federais.
  • Você está tendo problema para lidar com restituições.
  • Você está recebendo notificações da Receita Federal e não sabe como respondê-las.

Como um programa de contabilidade pode ajudar

Cobranças automáticas: Suponha que você tem um cliente que cada mês  pede 100 quilos de café. Na primeira vez, você preenche um modelo de fatura com todas as informações do cliente e configura para enviá-la no primeiro dia útil de cada mês. Se o cliente cancela, aumenta ou diminui o pedido em um mês, tudo o que seu especialista em cobrança precisa fazer é entrar no sistema e alterar os dados daquele mês. Em todos os outros meses, a cobrança funcionará como um relógio.

Pagamentos automáticos: Qualquer bom sistema de contabilidade lembrará de uma conta depois que ela for paga pela primeira vez, permitindo que o responsável configure um pagamento automático da próxima vez que uma conta semelhante for enviada pelo mesmo fornecedor. Recursos mais avançados incluem rastreamento de pagamentos  permitindo ver quando o pagamento foi recebido e aprovações automáticas, para que você não precise assinar um documento cada vez que um gerente faz o pedido mensal de café para o refeitório.

Folha de pagamento: Os softwares de folha de pagamento são tão complexos que estão incluídos como recurso extra apenas nos maiores sistemas de contabilidade, como o QuickBooks Online. Assim, em vez de procurar uma ferramenta de contabilidade que também trabalhe com folhas de pagamento, você pode testar ferramentas com opções de integração aos aplicativos de folha de pagamento mais populares para facilitar a vida do responsável por esta tarefa, automatizando ações como depósitos e retenção de impostos.

Pagamento de impostos: O programa de contabilidade não pode pagar os impostos por você, mas pode registrar e organizar todos os dados e ajudar a sua vida e a do seu contador.

Estrutura básica do departamento financeiro de uma pequena empresa

Agora que você já sabe o essencial, veja uma estrutura do departamento financeiro básica com a qual sua empresa poderia começar:

funções do departamento financeiro

Uma configuração como essa permitirá atender a praticamente todas as necessidades de contabilidade das pequenas empresas, mas há espaço para flexibilidade. Você pode fazer com que seu contador também lide tanto com as contas a pagar como aquelas a receber, se sua empresa for pequena demais. Ou pode terceirizar a tarefa das folhas de pagamento, quando o negócio crescer e essa função demandar muito tempo e recursos.

Como líder de uma pequena empresa, o importante é monitorar o crescimento e se adaptar conforme necessário. Não espere até que os salários atrasem vários meses consecutivos para pedir ajuda.

Além disso, sempre prefira prevenir do que remediar quando se trata de obter ajuda profissional. Você não sabe tudo e nem é obrigado a saber e é muito mais importante manter sua contabilidade sob controle sem se sobrecarregar de trabalho do que economizar um pouco de dinheiro.

Qual é a escalação do financeiro da sua pequena empresa?

Este artigo enfoca nas principais posições do departamento financeiro para pequenas empresas. Portanto, quando sua empresa crescer, muitas das equipes descritas aqui também precisarão se desenvolver e novas posições, como um diretor financeiro e analistas, deverão ser incorporadas para mudar o foco e manter o crescimento.

Você não precisa ser um especialista em todas as áreas da sua empresa. O que precisa é escutar aqueles que sabem mais do que você. Se seu contador disser que chegou a hora de terceirizar a folha de pagamento, dê ouvidos a ele.

Se você quer compartilhar alguma experiência vivida na área financeira da sua empresa, deixe um comentário abaixo ou siga o @Capterra_BR no Twitter!

Busca sistemas de contabilidade ? Confira nossa lista completa deste tipo de software, compare entre as opções e leia avaliações dos produtos.

Accounting issues solved by software – say 42% of British SMEs

Accounting is one of the most important areas of a company. The role of accounting is vital in businesses, especially as many critical business operations are recorded under it. Accounting software can help enormously, especially when looking to solve key accounting issues such as  keeping track of billing and invoicing, payroll management and tax management.

We wanted to understand how British SMEs do their accounts, and in particular what challenges they find when doing their accounts: Do they use manual methods, such as spreadsheets, or do they use software? Do they manage their accounting in-house or do they hire an external accountant to help them with it?

We also wanted to know what the feeling around HMRC’s Making Tax Digital is and what problems – if any – small businesses are encountering.

We interviewed over 400 self-employed people and SMEs from various industries and sectors. Our full methodology can be found at the bottom of the article.

Highlights of the study:

  • 42% use accounting software to help them with their accounting
  • 55% don’t feel confident about their understanding of Making Tax Digital
  • 47% of respondents use Excel or Google Sheets to keep their accounts

Despite software, the spreadsheet is still the most used form to keep SMEs accounts

The results of the survey showed that almost half of respondents (47%) use spreadsheets (Excel or Google Sheets) to keep their accounts. This result is not surprising at all if we think about a freelancer or a company with less than five employees. In this case, the accounts and main tasks can be done in a spreadsheet. However, it may become an issue as the company grows and more data needs to be recorded. 

As soon as the structure of your company becomes a little more complex, the shortcomings of spreadsheets may soon come to light as a lot of manual work is involved. For example tasks such as uploading and downloading data, cutting and pasting, together with checking the accuracy is all manual work that when the number of staff increases can mean that more time is dedicated to that as opposed to other tasks that are needed to ensure the growth of the company.

accounting issues

The use of an accounting program that largely automates all these tasks is therefore the solution. Our research shows that almost 42% of respondents who do accounting for their work  use accounting software to  help them solve their accounting problems.

Mariah Tompkins, director of accounting firm WKM Accountancy Services states that: “Investing in a decent piece of accounting software shouldn’t just be a box-ticking exercise to meet government requirements.”  

Andrew Moyser, partner at MHA MacIntyre Hudson also highlights the benefits of accounting software: “Businesses that use accounting software typically have greater visibility of their results and can quickly identify any anomalies within their business, which can help drive improvements and growth.”

Lack of time, regulation and knowledge, the main challenges for SMEs

We wanted to understand what are the main challenges that SMEs are currently facing. Lack of time (45%), difficulty keeping up with new regulations (20%) and lack of knowledge (19%) were the three main challenges.

42% of respondents are in charge of the accounts at their workplace, and 15% work together with an accountant. The majority of people in charge of doing the accounting may not necessarily have the training or background in accounting, this would explain why 15% of them have the support of an external accountant. 

Webinars and YouTube, the two most popular resources used

Despite this, the number of people doing the accounts in small businesses are high. We wanted to understand how they gathered the knowledge. Almost a third (29%) learned via webinars and YouTube tutorials, followed by face to face courses (20%) and online courses (13%).

Only 11% stated having learned by using the resources on the vendor’s website. 

42% of companies rely on accounting software to support them with heavy tasks

When asked which tasks software is helping with, the three main ones were billing and invoicing (20%), bank reconciliation (18%) and payroll management (16%). 

When asked about how they keep their accounts, 42% of respondents stated using accounting software. Sage50cloud (36%) and QuickBooks (32%) are the two software widely used by respondents in the UK, followed by Xero (9%) and FreshBooks (4.5%).

accounting issues solved by software

Making Tax Digital, still a concern for small businesses in the UK

This year, all businesses in the UK that bring in more than £85,000 in revenue will have to comply with HMRC’s new Making Tax Digital regulation. The digitalisation of VAT tax processes will make it easier for individuals and businesses to get their tax right and keep on top of their affairs.

If you are not familiar with it, the HMRC is looking to make the UK’s tax system more effective and efficient for taxpayers with Making Tax Digital by mandating businesses, accountants and bookkeepers to maintain records and submit VAT returns digitally. 

We asked respondents how confident they feel with their understanding of Making Tax Digital; 55% stated not feeling confident and 45% feel confident with their understanding. In addition, 51% of respondents stated that their current software is not helping them in that. 

When asked about what have been the main difficulties relating to adapting to Making Tax Digital, a number of respondents mentioned lack of information (31%), the cost of finding a new software or upgrading the current one (15%) and finding a compliant software (13%) as the key difficulties.

Mariah comments that: “Some small businesses know that Making Tax Digital is a priority, but they aren’t really sure where to start.” Andrew states that: “We would encourage anyone unsure over their  obligations or who is not complying to seek assistance urgently.”

It is also worth noting that 20% of respondents stated not having encountered any difficulties at all – this could be because they already have a software that is compliant with HMRC requirements or perhaps because their companies are not needed to comply with Making Tax Digital (for example, they don’t generate more than £85,000 a year).

Some respondents stated that they’ve had to upgrade their current software to be able to comply with Making Tax Digital, incurring costs ranging from £45 – £80 for an upgrade on their current software. Others have had to consult an accountant for the software choice and advice, also incurring a cost of around £200 in some cases. 

These results show that some of the respondents, either by lack of information or resources, haven’t invested in a compliant software. To avoid it being an extra cost that you weren’t expecting, it’s vital to make sure that the software used is compliant with the HMRC. Luckily there is a broad range of vendors offering compliant software.

accounting issues

The right option for your business

Opting for accounting software isn’t mandatory, however it can be very helpful for a growing business. Having your financial records in one place can help you save time, as well as keep your data safe and increase the visibility of your finances. 

As Mariah explains: “being able to view details of cash flow, payroll, invoicing, and handy reports all in one platform has transformed the way we work and made us much more efficient day-to-day.”

Andrew also states that adopting software will be a trend for SMEs in the near future: “Making Tax Digital and the increasing digitalisation means that over time the use of robust accounting packages is going to become increasingly vital. We expect to see most businesses using software within the next three to five years.” 

If you are looking for software that is compatible with Making Tax Digital, take a look at our most popular software that is compliant with the HMRC requirements. If you want to learn more about the options available to you for accounting software visit our listing on Capterra.co.uk to find the ones that suit your needs.


Methodology of the study

To collect the data for this report, we conducted an online survey. The answers come from a sample of the target market UK. 460 participants qualified to participate in the survey through screening questions out of a total of 482 participants in September 2019. Qualified participants are employed (full-time, part-time or self-employed) and work in a small to medium sized enterprise (1-250 employees).

Making Tax Digital: 6 popular software options for your business

Making Tax Digital

Paying tax may well be one of the oldest business obligations out there, but here in the UK the process is undergoing a very modern makeover – courtesy of the Making Tax Digital (MTD) regulation. 

For those of you that missed it, Making Tax Digital obliges all businesses that make more than £85,000 a year in revenue to maintain records and submit VAT returns digitally. 

best_accounting_software_for_making_tax_digital

The regulation is already in force, so businesses that have not yet prepared for it need to get their ducks in a row pretty fast. Thankfully, the software market has responded and there is a broad range of options that will enable compliance. But which is the best option for your business? 

Here is our list of the most popular accounting software packages listed on the Capterra directory chosen by:

  • Rated 4+ stars by users on Capterra.co.uk
  • Listed by highest search volume in the UK
  • Are HMRC compliant for Making Tax Digital and listed on their website

Xero

Rating: 4.5/5

Ease of use: 4/5

Customer service: 4/5

Features: 4/5

Pricing: Starting at £10.00/month 

Free trial: Yes

Making Tax Digital Xero

Xero is rapidly growing its profile in the UK and building a reputation for ease of use, particularly when it comes to reconciling transactions. When it comes to Making Tax Digital, Xero offers a dedicated microsite that contains information on how to submit VAT records and also links to the HMRC page for further information.

Xero has also created a more detailed resource centre for Making Tax Digital, where accountants and bookkeepers can access free guides, toolkits and updates to help them and their clients become compliant using its software. 

To enable Xero for  Making Tax Digital, all customers need do is sign up with HMRC first and then activate Xero’s Making Tax Digital for VAT feature. From there, you will be able to post VAT returns in real-time, view and adjust VAT returns, access Xero’s bridging software and much more. 

QuickBooks 

Rating: 4.5/5

Ease of use: 4.5/5

Customer service: 4/5

Features: 4.5/5

Pricing: Starting at £12.00/month

Free trial: Yes

Making Tax Digital_QuickBooks

QuickBooks has long been a big name in UK accounting and the software regularly wins praise for its ease of use and cost-effectiveness. QuickBooks is also doing a big push around Making Tax Digital. In addition to free guides on the regulation, the company has also produced a short questionnaire to help businesses find out if they are compliant or not. If you have more complex questions you can even request a call-back from QuickBooks’ dedicated Making Tax Digital team.    

QuickBooks offers two ways to become Making Tax Digital compliant, which reflect the different needs of businesses. The first involves using bridging software to upload a spreadsheet with your nine-box VAT summary to QuickBooks before electronically filing securely to HMRC. The second option involves migrating your full accounts data to QuickBooks to track and calculate VAT automatically and has electronic filing capabilities. 

Zoho Books

Rating: 4.5/5

Ease of use: 4.5/5

Customer service: 4/5

Features: 4/5

Pricing: Starting at around £7.50/month  

Free trial: Yes

Making Tax Digital_Zoho Books

Zoho Books’s integration with CRM systems and its large range of built-in features has been praised by Capterra users.  

On its Making Tax Digital microsite, Zoho Books has created a short educational video around the regulation, which is well worth the watch. The site explains concisely how Zoho Books can help you achieve compliance and offers new customers 24/7 access to its support team to help make the transition from spreadsheets to digital software. The company also provides a general resources page where you can access more information and guidance around the regulation. 

To achieve Making Tax Digital compliance with Zoho Books, all users need do is choose the option to directly file returns through the software. However, this option can only be selected once a business has registered with HMRC for Making Tax Digital. From there, Zoho Books enables automatic HMRC compliant reports computation and direct VAT returns submissions. 

NetSuite

Rating: 4/5

Ease of use: 4/5

Customer service: 4/5

Features: 4/5

Pricing: Upon request

Free trial: No

Making Tax Digital

NetSuite is recognised as a truly enterprise-grade product that is perfect for SMEs that are aiming to grow into the big league. NetSuite has posted a useful blog that sets out how customers can achieve compliance with Making Tax Digital simply and rapidly. The company has also produced some supporting videos to help customers with their compliance preparations.

All that NetSuite customers need do is enable the International Tax Reports SuiteApp within the software package. Doing so allows the use of HMRC-compatible Making Tax Digital links and creates an HMRC VAT filing capability with audit trails.

FreshBooks

Rating: 4.5/5

Ease of use: 4.5/5

Customer service: 4.5/5

Features: 4.5/5

Pricing: Starting at around £12.00/month

Free trial: Yes

Making Tax Digital

FreshBooks is known as a quick and dependable suite for accounting with a great user interface and good service levels. As with most other providers listed here, FreshBooks is promoting its Making Tax Digital credentials. The company’s FAQ on the subject provides a very useful at-a-glance guide to the fundamentals of the regulation and walks readers through all the steps they need to take to sort out their Making Tax Digital compliance. 

FreshBooks enables compliance through its Making Tax Digital portal. Once customers have set up their Making Tax Digital portal and registered it with HMRC they’re ready to go. From the portal you can submit returns to the HMRC directly, view past submissions, access current liabilities and view your payment history. 

Deltek Vision

Rating: 4/5

Ease of use: 3.5/5

Customer service: 4/5

Features: 4/5

Pricing: Upon request

Free trial: No

Making Tax Digital _Deltek

Deltek Vision is a project-based solution for professional services firms and respected for its granularity and the resulting control it can give businesses. Deltek has published less content around Making Tax Digital, the company has included a Configuration Guide for Making Tax Digital

The process outlined by Deltek involves linking your WorkBook environment to HMRC through the company variables settings within the admin controls of the software. Once the link has been established, users can view, update, and submit Making Tax Digital compliant VAT returns. 

The information provided in the links above will give you all you need to learn more about Making Tax Digital and what each of the listed providers are doing around the regulation. 

However, before making your choice ,don’t forget to also check out our online reviews for each vendor. That way you can ensure that whatever software solution you decide to use, it will meet your needs exactly. Happy hunting! 

 

 

Boekhoudprogramma’s onder de loep – mobiele boekhoudingapps in de lift

mobiele boekhoudingapps

Gebruikers van boekhoudprogramma’s aan het woord

Boekhoudprogramma’s worden ontzettend veel gebruikt in Nederland. Dat bleek uit een onderzoek dat Capterra in juli uitvoerde. Je zou bijna denken dat we de administratie nog leuk vinden ook. Een enkele geek misschien, maar de gewone ondernemer kan de boekhouding missen als kiespijn!

Omdat we er niet onderuit kunnen, is het in ieder geval zaak om het onszelf zo makkelijk mogelijk te maken. Boekhoudsoftware kan daarbij enorm helpen, vooral nu er ook online boekhoudprogramma’s en mobiele boekhoudingapps bestaan. Veel handelingen in een boekhoudpakket zijn namelijk geautomatiseerd. Zo worden afschrijvingen automatisch bijgehouden zodat je balans altijd bijgewerkt is. Facturen worden makkelijk opgesteld, verstuurd en meteen bij je debiteuren gezet. Gebruiksvriendelijke interfaces wijzen de weg. “Snelstart maakt boekhouden makkelijk” is niet voor niets de slogan van de boekhoudsoftware-aanbieder Snelstart.

Maar bieden deze boekhoudprogramma’s ook echt de steun die ze beloven? Welke functies van onze boekhoudprogramma’s gebruiken we wel of juist niet (genoeg)? Welke problemen ervaren ondernemers met hun boekhoudprogramma? En hoeveel is men bereid om aan een boekhoudpakket uit te geven?

Laten we meteen in de resultaten van ons onderzoek duiken. Voor dit onderzoek ondervroegen we zzp’ers en mkb’ers uit allerlei branches. Alle geselecteerde deelnemers doen de boekhouding voor hun werk geheel zelf (50%) of gedeeltelijk zelf, d.w.z. in combinatie met een externe boekhouder of accountant (50%). Bovendien gebruiken ze allemaal een online boekhoudprogramma of een on-premise boekhoudpakket en geen Excel of Sheets. Onze volledige methodologie staat onderaan het artikel.

Dit zijn de hoogtepunten van ons boekhoudonderzoek:

  • Excel blijft populair bij zzp’ers
  • Grote groei verwacht in gebruik mobiele boekhoudingapps
  • Nog maar weinig gebruikers betalen direct vanuit hun boekhoudprogramma
  • Gebruikers vragen om meer automatisering van hun boekhoudsysteem
  • 37% van de gebruikers wil overstappen op een ander boekhoudpakket

 Excel blijft populair

Het zal je misschien verbazen dat er anno 2019 toch nog heel veel ondernemers zijn die hun boekhouding met spreadsheets doen. Wij vroegen aan 179 respondenten (die voltijd of deeltijd werken en die zelf of gedeeltelijk zelf de boekhouding voor hun werk doen) of ze een boekhoudprogramma gebruiken. 66 deelnemers antwoordden nog geen boekhoudprogramma te gebruiken, dat is 36%. Op papier doet bijna niemand het meer, maar spreadsheets zoals Google Sheets, Mac’s Numbers en vooral Excel, blijven populaire tools.

Voor een startende zzp’er of freelancer zonder personeel, auto van de zaak of andere bijkomende zaken is de administratie ook wel in Excel te doen, al is het niet heel handig. Het merendeel van de bovengenoemde 66 respondenten is dan ook werkzaam in kleine bedrijven met 1 tot 5 medewerkers.

Maar zodra de structuur van je onderneming iets complexer wordt, komen de tekortkomingen van Excel al gauw aan het licht. Er komt namelijk veel handmatig werk bij kijken. Uploaden, downloaden, knippen, plakken en controleren van gegevens, allemaal handmatig werk dat bovendien foutgevoelig is. De data-integriteit is zo moeilijk te garanderen. Bovendien heb je geen duidelijk overzicht doordat je er meerdere op zichzelf staande spreadsheets op nahoudt.

Het gebruik van een boekhoudprogramma dat al die taken grotendeels automatiseert is daarom dé oplossing. Uit ons onderzoek blijkt dan ook dat bijna 60% van de 179 respondenten die de boekhouding doen voor hun werk wél gebruik maakt van een speciale tool in de vorm van een online boekhoudprogramma of een on-premise boekhoudpakket.

Hoe doet u de boekhouding

Alleen met de respondenten die wél een (online) boekhoudprogramma gebruiken ging het onderzoek verder.

Online boekhouden niet meer weg te denken

Uit bovenstaande grafiek blijkt dat steeds meer ondernemers kiezen voor een online boekhoudpakket: Exact Online, e-Boekhouden.nl, Afas, Reeleezee, Moneybird werden bijvoorbeeld genoemd.

Online boekhouden maakt het bijhouden van de administratie een stuk eenvoudiger. Waar je ook bent, je kan overal inloggen op de website van je boekhoudprogramma om een factuurtje in te boeken of je verdiensten te checken. Meerdere personen op verschillende locaties kunnen samenwerken aan de administratie. Je kan je accountant realtime inzicht geven in de boeken zodat deze je tijdig van advies kan voorzien. Bovendien kan een online boekhoudprogramma gekoppeld worden aan internetbankieren zodat je betaalopdrachten, incasso-opdrachten, informatie over saldo en transacties over en weer kunt uitwisselen. Zonder online boekhouden moet je je bestanden handmatig down- en uploaden.

Belasting meest uitbesteed ondanks gebruik boekhoudprogramma

Wij vroegen onze deelnemers wat ze niet zelf doen. 53% antwoordde dat ze echt alles zelf doen. Aan degene die niet alles zelf doen vroegen we wát ze dan uitbesteden. Het antwoord was duidelijk; de belasting, zoals aftrekposten, btw en MKB-winstvrijstelling, dat zijn de dingen die vaak worden overgelaten aan een externe boekhouder.

Het is veel mensen bijvoorbeeld niet duidelijk welke aftrekposten er allemaal zijn en welke in hun situatie gebruikt kunnen worden. In 2019 bedraagt de mkb-winstvrijstelling 14% van de winst. Maar daar moet de ondernemersaftrek nog van afgetrokken worden. De ondernemersaftrek is weer opgedeeld in verschillende aftrekposten waaronder de zelfstandigenaftrek, een winstaftrek waar recht op is als je ondernemer bent en voldoet aan het urencriterium bijvoorbeeld.

Al met al is het veel werk om dat allemaal uit te zoeken. We vroegen ons daarom ook af welke bronnen er worden gebruikt om te leren boekhouden. Waar halen onze respondenten de kennis vandaan om het meeste zelf te doen? 20% van de respondenten doet hun kennis op via de website van de leverancier van hun boekhoudprogramma, uitgezonderd degenen met een speciale opleiding.

kennis opdoen

Alles zelf uitzoeken en ook nog zelf doen kost veel tijd, kostbare tijd, die ondernemers vaak niet hebben. Toen we onze respondenten vroegen wat hun grootste uitdagingen zijn met de boekhouding, zette de overgrote meerderheid de hoeveelheid tijd die in de boekhouding gaat zitten bovenaan hun lijstje. Maar als je er geen tijd insteekt loopt de administratie al snel achter.

Toename vraag naar mobiele boekhoudingapps 

Het wordt ons echter wel steeds makkelijker gemaakt om een achterstand in de administratie te voorkomen. Steeds meer softwareleveranciers, zoals e-Boekhouden.nl, Exact Online, Freshbooks, Tellow, Visma of Moneymonk, om er een paar te noemen die ook door onze respondenten werden gebruikt, hebben inmiddels ook mobiele boekhoudingapps ontwikkeld zodat je als ondernemer op elk moment je boekhouding kan inzien. Zo kan je zelfs tijdens het wachten op je volgende afspraak of onderweg in de trein moeiteloos je administratie bijwerken zonder het gevoel te hebben er kostbare tijd aan kwijt te zijn. Toch maakt nog maar 17% van de respondenten gebruik van mobiele boekhoudapps. 17% geeft echter aan van plan te zijn om een mobiele app te gaan gebruiken. Daaruit blijkt dat mobiel boekhouden de komende jaren flink zal toenemen, net zoals online boekhouden dat de afgelopen jaren deed.

Top 5 gebruikte boekhoudsoftware

We vroegen onze deelnemers met welke boekhoudsoftware zij werken. Een aantal respondenten werkt met een programma dat speciaal voor hun bedrijf of voor het bedrijf van de boekhouder is ontwikkeld, maar er zijn twee softwareprogramma’s die er duidelijk uitspringen en dat zijn Exact en e-Boekhouden. De top 5 ziet er zo uit:

  1. Exact
  2. e-Boekhouden.nl
  3. Snelstart
  4. Moneybird
  5. Afas, Accountview, Jortt

Naast bovengenoemden werden ook nog vele andere programma’s genoemd zoals Bizzy, Moneymonk, Rompslomp, Workday, Yuki, Freshbooks, Reeleezee, Acumulus, Easyadmin, Microloon, Stipt-T, Nextens

Meest gebruikte functionaliteiten boekhoudprogramma’s

Welke functies van het boekhoudprogramma gebruiken onze respondenten het meest? Uit onderstaand overzicht blijkt dat de basisfunctionaliteiten zoals het aanmaken van facturen, online factureren, debiteurenbeheer en elektronische factureren volop gebruikt worden. 6% van de respondenten gaf aan al te betalen vanuit hun boekhoudprogramma, wat sinds kort kan door je boekhoudprogramma te koppelen aan speciale software van bijvoorbeeld Bunq. Deze deelnemers waren voor 80% afkomstig uit bedrijven met meer dan 5 werknemers.

functionaliteiten boekhouden

Veelvoorkomende problemen boekhouding

Maar bieden deze boekhoudprogramma’s ons de steun die ze beloven? Welke problemen ervaren ondernemers met hun boekhoudprogramma’s?

problemen boekhoudprogramma

20% vindt dat ondanks het gebruik van een boekhoudpakket er toch nog te veel handmatig werk mee gemoeid is. Verder worden er problemen ervaren met de integratie van de boekhoudpakketten met andere gebruikte zakelijke software. Respondenten missen koppelingen met andere software zoals die van de bank, het ordersysteem, de Google Agenda of met webshopsoftware zoals Magento, waarvoor extra betaald moest worden.

Het bijhouden van nieuwe wet- en regelgeving baart ook veel respondenten zorgen. Hoe kan je er zeker van zijn dat het boekhoudprogramma dat je gebruikt up-to-date is? En hoe controleer je of het boekhoudprogramma voldoet aan wet- en regelgeving? De Belastingdienst kan je hierbij helpen. Zij hebben een kwaliteitskeurmerk ontwikkeld voor online boekhoudsoftware: het keurmerk Zeker-OnLine. Alle boekhoudprogramma’s die dit keurmerk hebben waarborgen de veiligheid en privacy van jouw data en zijn geschikt is om gegevens mee te bewaren.

Een makkelijke manier om zelf op de hoogte te blijven van veranderingen in wet- en regelgeving is via het ondernemersplein van de Kamer van Koophandel. Op de website van het ondernemersplein staan alle wetswijzigingen en nieuwe regels voor ondernemers aangekondigd en uitgelegd. Bovendien kan je er een gratis NieuweWetten-app op je smartphone of tablet downloaden. Met deze app ontvang je meldingen op maat over de onderwerpen die relevant zijn voor jouw situatie.

Wist je bijvoorbeeld al dat de kleineondernemersregeling gemoderniseerd wordt vanaf januari 2020 en dat ondernemers met maximaal €20.000 omzet een vrijstelling kunnen krijgen voor de omzetbelasting? Ze hoeven dan geen btw meer in rekening te brengen aan hun afnemers of te vermelden op hun rekeningen en dus geen btw-aangifte meer te doen.

Investeren in nieuw boekhoudpakket? Ja of nee?

Uit de vorige vraag blijkt dat de respondenten ondanks het gebruik van hun boekhoudpakket toch nog problemen ervaren met de administratie. Daarom vroegen wij ons af of ze overwegen om in een ander boekhoudpakket te investeren. 37% zei ja en gaf aan dat ze op een ander systeem willen overstappen. 54% antwoordde dat ze al een goed boekhoudpakket hebben en niet bereid zijn om in een nieuw pakket te investeren.

Hoeveel mag een boekhoudprogramma kosten?

We vroegen hoeveel de respondenten bereid zijn om uit te geven aan boekhoudsoftware? Dit waren de antwoorden:

uitgave aan boekhoudprogramma

Een gemiddeld boekhoudpakket kost ongeveer tussen de €11 en €25 per maand. Zo kost het online boekhoudprogramma van Jortt bijvoorbeeld €14,50. Voor 40% van de respondenten komt deze prijzenvork overeen met hun budget. De 17% die alleen bereid is een pakket van minder dan €10 per maand te nemen bestaat voor het merendeel uit mensen die werkzaam zijn als zzp’er of in kleine bedrijven met minder dan 5 werknemers. Zo heeft e-Boekhouden bijvoorbeeld een tarief van €7,95 per maand voor zzp’ers. Degenen die antwoorden tussen de €25 en €50 per gebruiker per maand te willen spenderen kwamen voornamelijk uit het segment bedrijven met meer dan 5 werknemers. Het boekhoudpakket van Exact Online begint bijvoorbeeld bij €39 per maand (maar heeft ook aanvullende functionaliteiten zoals CRM).

Sommige leveranciers bieden een proefversie aan, dus als je niet zeker weet welke software geschikt is voor jouw bedrijf, kan je het eerst proberen.

Als je wilt weten welke beschikbare opties momenteel op de markt zijn, bezoek dan onze lijst met boekhoudprogramma’s.

Methodologie

Voor dit onderzoek over boekhouden in het Nederlandse bedrijfsleven hebben we in de maanden juli en augustus 2019 een online enquête uitgevoerd. De resultaten zijn representatief voor dit onderzoek en niet per se voor het gehele bedrijfsleven. De antwoorden komen uit een steekproef van de doelmarkt Nederland. De enquête werd verzonden naar 560 mensen uit allerlei branches waaruit, na screeningvragen, uiteindelijk 94 deelnemers kwalificeerden. Gekwalificeerde deelnemers zijn in dienst (voltijd (53%), deeltijd (47%), werken in een kleine tot middelgrote onderneming (1-250 werknemers), doen de boekhouding voor hun bedrijf geheel zelf (50%) of gedeeltelijk zelf in combinatie met een externe boekhouder of accountant (50%). Bovendien gebruiken alle gekwalificeerde deelnemers een online boekhoudprogramma of een on-premise boekhoudprogramma. De 94 gekwalificeerde deelnemers kwamen uit bedrijven van de volgende grootte:

  • bedrijf met 1-5 werknemers: 45%
  • bedrijf met 6-20 werknemers: 16%
  • bedrijf met 21-50 werknemers: 15%
  • bedrijf met 51-100 werknemers: 20%
  • bedrijf met 101-250 werknemers: 4%