¿Cómo aplicar la inteligencia artificial en las finanzas? Tres usos en el sector financiero

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La inteligencia artificial (IA) aplicada a las finanzas puede reducir los costes, aumentar la eficacia y transformar la estrategia de gestión del efectivo de la empresa.

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El sector financiero fue uno de los pioneros a la hora de implementar la tecnología financiera (o fintech), como la inteligencia artificial (IA), y su fama no para de aumentar entre las instituciones financieras. Según un estudio de Gartner, la IA y las herramientas de aprendizaje automático (ML) se colocan en la parte más alta de la clasificación de las tecnologías más revolucionarias en el ámbito de los servicios financieros (el estudio completo está a disposición de los clientes; artículo en inglés).

La inteligencia artificial es capaz de automatizar tareas, lo que aumenta la eficacia de los procesos, y emplea el aprendizaje automático, deep learning, los análisis predictivos y el procesamiento natural del lenguaje para crear características más potentes, como chatbots y asesores automatizados. Según el informe Business Insider (contenido disponible en inglés), el 80 % de los bancos es consciente de las ventajas que supone la IA para las instituciones financieras.

La incorporación de la inteligencia artificial a su arsenal fintech contribuye a que los bancos y las entidades financieras optimicen su experiencia de cliente, reduzcan los costes y aumenten sus ingresos.

¿Cómo emplean los bancos y las entidades financieras la IA?

A continuación se exponen algunas de las aplicaciones de la IA para los servicios financieros que pueden aportar valor añadido a los clientes al tiempo que reducen los costes.

Automatización inteligente para reducir costes y tiempo

La automatización de las tareas rutinarias ahorra costes y tiempo a las entidades financieras mientras se reducen al máximo los errores y se recogen datos.

Según el estudio de Gartner, el 66 % de los líderes del sector financiero prevé centrarse aún más en la automatización en 2021 y augura que va a ser más complicado cumplir los objetivos relacionados con la automatización (el estudio completo está a disposición de los clientes y disponible en inglés).

El software de inteligencia artificial se puede aplicar a diferentes operaciones y procesos financieros. Vamos a explicar cómo conseguirlo:

Cómo puede contribuir la IA a la gestión de gastos: una solución de IA es capaz de leer los recibos y distribuirlos por categoría en función de las listas de tipos de gasto o proveedores autorizados que se hayan cargado previamente en el sistema. Sigue siendo necesario que los trabajadores revisen los gastos que este rechaza.

Cómo puede contribuir la IA a la gestión de cuentas por pagar: la inteligencia artificial es capaz de extraer y compilar los datos de las facturas en PDF, lo que permite a los equipos centrarse en tareas más complejas.

Cómo puede contribuir la IA al cumplimiento de normativas: las herramientas que funcionan mediante IA son capaces de analizar documentos, mediante el procesamiento natural del lenguaje y el aprendizaje automático, para buscar términos concretos que denoten el cumplimiento de normativas estándar, como el RGPD.

La automatización de procesos mediante la inteligencia artificial no sustituye la labor de los trabajadores, sino que les ofrece la oportunidad de centrarse en las tareas más complicadas.

Análisis predictivos para tomar decisiones informadas

Según Gartner, la mayor parte de los equipos financieros pasan casi la mitad de su tiempo recopilando información y comprobándola para generar informes y calcular predicciones (el estudio completo está a disposición de los clientes; artículo en inglés). La inteligencia artificial es capaz de ahorrar tiempo a los equipos, generar predicciones fiables y reducir las posibilidades de que surjan errores.

Por ejemplo, la inteligencia artificial y el aprendizaje automático pueden predecir los patrones de pago de los clientes. Si se considera que un cliente va a abonar el pago tarde por su comportamiento en ocasiones anteriores, la empresa puede recordarle el pago pendiente con más antelación de la necesaria para aquellos clientes que suelen pagar a tiempo. Es lo que se conoce como proceso de cuentas por pagar mejorado mediante aprendizaje automático.

inteligencia artificial-finanzas proceso cuentas pagar

Este método concreto contribuyó a que Iron Mountain, una empresa de servicios de almacenamiento y gestión de información, redujera en un 40 % sus tiempos de tramitación para la liquidación de facturas (estudio completo a disposición de los clientes; artículo en inglés).

La inteligencia artificial y los análisis predictivos también ayudan a las entidades financieras a evaluar y gestionar los riesgos; el 42 % de los bancos y de los servicios de inversión ya está utilizando la IA en gestión de riesgos o se plantea hacerlo (estudio completo a disposición de los clientes; artículo en inglés). También contribuye a reducir los riesgos relacionados con la concesión de préstamos a clientes y aumenta las posibilidades de detectar el fraude.

Personalización de la experiencia del cliente

Mediante el uso de la inteligencia artificial, las entidades financieras pueden obtener información realmente valiosa sobre la satisfacción del cliente y personalizar su experiencia.

Por ejemplo, en lugar de confiar únicamente en la puntuación de crédito de una persona, mediante las soluciones que funcionan con inteligencia artificial, los bancos pueden tener en cuenta otros factores de su historial financiero, como los patrones de devolución o la cantidad de créditos que está pagando en ese momento. Esta información puede servir para personalizar el tipo de interés del cliente.

La inteligencia artificial también contribuye a que los clientes puedan gestionar sus carteras con mayor eficacia. Pueden hacerlo a través de los asesores automatizados o de la gestión digital de capitales, dos posibilidades que están viviendo un auténtico auge. Para ilustrarlo, Axyon AI, mediante el deep learning, crea estrategias de inversión, asigna los activos y avisa de incoherencias en el mercado (el estudio completo está a disposición de los clientes; artículo disponible en inglés).

screenshot Axyon AI
El panel de control de Axyon AI genera predicciones sobre lo que pueden esperar los usuarios de sus inversiones (Fuente)

Las herramientas de IA pueden reducir la inversión de capital de la empresa y de tiempo de los trabajadores, y el uso de herramientas que funcionan mediante inteligencia artificial, como los chatbots, la IA conversacional, los asesores automatizados y los análisis, puede contribuir a mejorar la experiencia del cliente con la empresa.

La confianza sigue siendo el mayor desafío al que se enfrenta la implementación de la inteligencia artificial en las finanzas

A pesar de todas las ventajas que supone el uso de la inteligencia artificial en el ámbito de los servicios financieros, algunos líderes seguirán albergando dudas. Según Gartner, los dos factores disuasorios más importantes para las empresas en lo referente a la implementación de la tecnología de IA son el miedo a los riesgos inciertos que supone y el total desconocimiento de la forma de empezar a usarla (estudio completo a disposición de los clientes;  artículo disponible en inglés).

Para atenuar los riesgos asociados con la inteligencia artificial, se debería tener en cuenta si la solución de IA que se va a implementar es fácil de entender y si se puede explicar. Además, es importante que el uso de la IA no se mantenga en secreto y únicamente se encuentre a disposición de los científicos de datos y los desarrolladores (estudio completo a disposición de los clientes; artículo disponible en inglés).

inteligencia artificial-finanzas caja negra IA

También es posible configurar programas de formación para que la plantilla sea consciente de los riesgos que implica la inteligencia artificial. Hay que garantizar que se respetan las normativas sobre privacidad de datos y que se han tomado medidas de seguridad necesarias para proteger todas las operaciones en las que la IA está involucrada.

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Metodología

* La encuesta Gartner Top CFO Priorities for 2021 se llevó a cabo en octubre de 2020 entre los miembros de Gartner for Finance Leaders y otros directores financieros (CFO). Los participantes que cumplían los criterios de idoneidad eran los líderes más sénior del ámbito de las finanzas (CFO). Se trataba de 173 participantes en total procedentes de diferentes ubicaciones geográficas, sectores e industrias. La encuesta se desarrolló en colaboración con los equipos de análisis y de datos de investigación de Gartner, así como con investigadores especialistas en la materia.

Consigli per la digitalizzazione dei processi aziendali per le PMI

Imprese e post-pandemia: consigli per la digitalizzazione dei processi aziendali per le PMI

Nell’ambito della post-pandemia, le aziende dovranno abituarsi a un contesto imprenditoriale sempre più competitivo e incerto. Abbiamo raccolto alcuni consigli utili per aiutare i piccoli imprenditori in questa fase.

Imprese e post-pandemia: consigli per la digitalizzazione dei processi aziendali per le PMI

Negli ultimi tempi, siamo soliti ascoltare una frase molto ricorrente in diversi ambiti della nostra vita quotidiana: “Stiamo vivendo una crisi senza precedenti”. Di fatti l’impatto del Covid-19 non ha risparmiato nessun settore e questa situazione sembra essere destinata a durare ancora per molto.

In base a un recente sondaggio condotto dall’associazione 50&Più, incentrata sull’impatto sociale del Covid-19 e sulle sue prospettive, il 2,8% dei lavoratori intervistati ha dichiarato di aver perso il lavoro, mentre il 30,7% si è visto ridurre l’orario lavorativo e il reddito percepito. Non è un’esagerazione affermare che si tratta della peggior crisi che la nostra generazione abbia mai vissuto.

Tuttavia, ci sono alcuni aspetti positivi da prendere in considerazione. Un recente sondaggio pubblicato da Capterra ha rivelato che, in seguito alla diffusione della pandemia in Italia, il 46% delle PMI intervistate ha implementato l’offerta dei propri prodotti/servizi online.

Una trasformazione estremamente rapida e promettente per un segmento di mercato in cui quasi la metà delle aziende non disponeva nemmeno di un piano di business continuity prima del Covid-19, secondo quanto affermato da un altro sondaggio.

Una volta terminata la prima fase della crisi, gli imprenditori potranno pensare alla definizione di nuove strategie aziendali per il periodo post-pandemico. Alcune di esse sono state raccolte nel presente articolo.

In un mondo in transizione, è importante attirare e fidelizzare i clienti

In base a un recente articolo pubblicato sul Sole 24 ore, la nuova grande sfida che le aziende sono chiamate a vincere è quella di sapersi differenziare oltre la diretta concorrenza. Due sono i fattori chiave da prendere in considerazione per quanto riguarda la digitalizzazione dei processi aziendali:

  1. Comprendere i clienti in modo olistico. Quello che i marchi devono compiere è quindi un passo oltre la frontiera dell’engagement, perché è una vera e propria connessione quella che si viene a instaurare con il consumatore.
  2. Investire sulla customer experience puntando su soluzioni in grado di aumentare l’empatia verso il marchio e di rendere la comunicazione realmente efficace e rilevante.

Un altro elemento importante consiste nell’osservare le tendenze del proprio settore di competenza. Se prima le aziende erano solite registrare cambiamenti graduali per quanto riguarda il consumo del proprio pubblico, la pandemia ha dimostrato che, a seconda del contesto, possono emergere nuove abitudini in pochissimi giorni. Non c’è modo di evitarlo: è necessario adattarsi e, al contempo, essere creativi per poter attirare i clienti e creare engagement.

Un modo per tenere traccia dei cambiamenti nel comportamento di acquisto consiste nell’analizzare i dati generati dal tuo business. Dai canali dell’assistenza clienti ai dati relativi agli acquisti precedenti, ogni informazione è valida per permetterti di prendere decisioni ed elaborare nuove strategie.

Durante il lockdown siamo stati indubbiamente costretti a trascorrere più tempo in casa. In questo contesto, un negozio di abbigliamento è pertanto in grado di stabilire se, ad esempio, sono stati effettuati più acquisti di vestiti per la casa. In caso affermativo, sarà necessario lanciare sul mercato più prodotti di questo tipo.

Nel caso dei ristoranti, è probabile che le persone abbiano smesso di mangiare fuori ma che non abbiano comunque il tempo di cucinare. Perché non pensare a cibi già pronti che i clienti possano congelare e consumare nel corso della settimana? Entrambi gli esempi rappresentano tendenze facilmente identificabili mediante l’analisi dei dati aziendali.

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Considera gli sconti come una strategia

Le strategie promozionali sono importanti per diversi motivi: consentono la rotazione di un prodotto, la fidelizzazione dei clienti e permettono infine di generare ricavi extra. Per metterle in pratica, è consigliabile avere una buona conoscenza del proprio stock e valutare quali beni possono essere messi in vendita con condizioni speciali.

In generale, un buon momento per mettere in pratica le strategie promozionali è rappresentato dai periodi o dalle ricorrenze stagionali, come ad esempio il Black Friday, Natale, la festa della mamma, il ritorno a scuola, etc. In questi periodi la gente è più propensa a spendere, anche se si trova in fase di risparmio.

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Mantieni aggiornate le tue finanze

La gestione dell’ambito finanziario non è mai stata così importante come in questo periodo. Da qui sorge la necessità di effettuare un’indagine esaustiva dei conti passivi e del recupero crediti per poter pensare serenamente al futuro. Una pianificazione meticolosa ti permetterà di intraprendere azioni preventive invece che reattive.

Per quanto riguarda i debiti esigibili, ordina i tuoi fornitori per importanza e identifica coloro con cui potrai negoziare un periodo di tolleranza, se necessario. Per quanto riguarda invece i crediti esigibili, individua le procedure da adottare nel caso in cui sia necessario anticipare i crediti, un’operazione estremamente utile in tempi di crisi.

In alcune occasioni la situazione finanziaria potrebbe sfuggire completamente di mano e le aziende potrebbero vedersi obbligate a ricorrere al credito. Poiché si tratta di un impegno finanziario a lungo termine, prima di prendere qualsiasi decisione valuta attentamente se è possibile rimodellare il tuo business, ad esempio riducendo i costi e generando entrate extra. Nel caso in cui ciò sia inevitabile, è fondamentale prendere in considerazione i seguenti fattori prima di richiedere un credito:

  • Tasso di interesse
  • Numero di installazioni
  • Periodo di tolleranza
  • Valore della rata

È comune per le PMI non disporre di un bilancio e di un fatturato finanziario significativi in grado di fornire garanzie alle banche. Per questo motivo vale la pena ricercare tutte le opzioni di credito disponibili, sia per quanto riguarda le banche private che quelle pubbliche. In questo ambito, anche il FinTech rappresenta un’opzione.

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Migliora la tua presenza online

Una volta implementata la digitalizzazione dei processi aziendali, il primo passo da compiere sarà servirsi di informazioni che trasmettano fiducia all’utente. Ad esempio, dovrai posizionare i tuoi dettagli di contatto all’inizio della pagina, come ad esempio la tua e-mail o il tuo numero di WhatsApp. Nel contesto attuale, informazioni sulla sicurezza quali “Consegna senza contatto”, “Prodotto igienizzato” e “Restituzione in X giorni” faranno inoltre la differenza.

Un altro metodo per aumentare la visibilità online della tua azienda consiste nella creazione di una pagina dedicata esclusivamente alle domande frequenti, le cosiddette FAQ. Raccogli le domande poste più frequentemente dai clienti e fornisci le risposte corrispondenti.

Oltre alle FAQ, le recensioni dei clienti rappresentano un altro fattore fondamentale nel processo di acquisto. Gli acquirenti valutano attentamente le esperienze degli altri utenti, le quali possono determinare il completamento o meno dell’acquisto. Una volta andata a buon fine la transazione, richiedi agli acquirenti di scrivere una recensione, servendoti addirittura di software per la gestione delle recensioni.

Nell’ambito della digitalizzazione dei processi aziendali, è importante tenere presente che le persone rispondono più velocemente agli elementi visivi in quanto non possono toccare il prodotto. Utilizza pertanto immagini ad alta definizione in grado di mostrare la merce da diverse prospettive, servendoti anche di programmi di grafica per migliorarne la qualità.

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Pensa alle strategie di marketing

Una strategia di digital marketing richiede la creazione di diversi profili per il tuo brand sui social network. Ciò non significa tuttavia che la tua presenza dovrà riguardare ogni canale, ma soltanto quelli in cui il tuo pubblico è attivo. Se ad esempio vendi abbigliamento per bambini, non dovrai essere presente su LinkedIn.

Mantieni il tuo account sempre aggiornato, facendo in modo che il contenuto sia pertinente. Per automatizzare la pubblicazione dei tuoi contenuti potrai addirittura servirti di software per social media management. Se infine scegli di optare anche per un blog, analizza e scegli con cura le keyword relative alla tua nicchia, identificandole mediante tool SEO.

Uno dei maggiori problemi che le aziende si ritrovano ad affrontare riguarda l’abbandono del carrello da parte dei clienti nell’ultima fase precedente all’acquisto. Tuttavia, il lato positivo è che è tuttavia possibile invertire la situazione tramite e-mail automatiche volte a incoraggiare gli acquirenti a completare l’acquisto.

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La gestione del capitale umano aziendale

Nell’epoca dello smart working che stiamo vivendo attualmente, l’interesse per il capitale umano e la necessità di comunicazione non hanno mai svolto un ruolo così centrale nelle relazioni aziendali.

Per mantenere una comunicazione attiva con i dipendenti, anche nel caso di connessioni in remoto, è necessario investire in software per videoconferenza correttamente funzionanti e senza limitazioni.

Tuttavia, non si tratta dell’unica trasformazione digitale destinata alle Risorse umane in grado di migliorare il lavoro in remoto. Sul mercato esistono piattaforme in grado di svolgere tipi diversi di attività, dalla selezione e il rectruitment del personale, fino all’onboarding e la gestione delle prestazioni. Si tratta di elementi fondamentali per la gestione dei team in remoto.

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Boekhouding eenmanszaak: eenvoudig in de cloud!

boekhouding voor eenmanszaak

Het is belangrijk om de administratie vanaf het begin goed bij te houden. De administratie is tenslotte een belangrijke informatiebron voor het nemen van beslissingen. Boekhoudsoftware voor de kleine onderneming maakt het werkleven een stuk eenvoudiger. Je bent veel minder tijd kwijt met administratie en de boekhouding is (bijna) automatisch op orde.

boekhouding voor eenmanszaak

Weinig tijd voor de boekhouding van je eenmanszaak

De kleine ondernemer: starter, freelancer, zzp-er of de eenmanszaak. De ambitieuze professional die continu bezig is met het aan de man brengen van producten en diensten, het op de hoogte blijven van nieuwe ontwikkelingen en het contact met de klanten. Er blijft weinig tijd over voor andere zaken, de administratie komt vanavond wel… Komt dit je bekend voor? Lees maar snel verder.

Enkele voordelen van boekhoudprogramma’s voor de eenmanszaak

Om te beginnen moet elke zakelijke administratie aan diverse wettelijke regels voldoen. Zo ben je onder andere verplicht de administratie zeven jaar te bewaren. Ook facturen moeten aan wettelijke eisen voldoen. Als je gebruik maakt van boekhoudsoftware dan wordt automatisch al aan vele voorschriften voldaan.

Boekhoudprogramma’s boeken de facturen automatisch en werken direct de btw-administratie bij. Facturen wordt hierdoor snel en eenvoudig. Hetzelfde geschiedt bij het inboeken van inkoopfacturen. Veel programma’s zetten aan het einde van de maand de btw-aangifte klaar, zodat deze direct verstuurd kan worden. Daarnaast verzorgen ze aan het eind van het jaar de balans en jaarrekening. Dat scheelt tijd en moeite.

Een ander voordeel is dat veel boekhoudprogramma’s modulair zijn opgebouwd.  Deze kunnen worden uitgebreid met geïntegreerde modules als bijvoorbeeld in- en verkoopadministratie, debiteuren en crediteuren, bankkoppeling, koppeling kassasysteem, urenregistratie of salarisadministratie. Zo kan de accounting software geïntegreerd met het bedrijf meegroeien.

Excel boekhouding en de eenmanszaak

De boekhouding kun je natuurlijk in Excel of Google Sheets bijhouden. Houd er echter rekening mee dat boekhouden meer is dan enkel het bijhouden van inkomsten en uitgaven. Je moet hiervoor dus wel over enige boekhoudkundige kennis beschikken, zodat alle gegevens consistent blijven.

Groeit de onderneming, dan is er vaak minder tijd beschikbaar voor het bijhouden van de boekhouding en wordt automatisering onvermijdelijk. Spreadsheets kunnen geautomatiseerd worden met behulp van macro’s en visual basic, maar dat is toch meer voor de echte kenners. Beschik je niet over de benodigde kennis, dan kun je gebruikmaken van kant-en-klare software voor de boekhouding van de eenmanszaak.

Boekhoudtools voor de kleine ondernemer in de cloud

Tegenwoordig heb je een ruime keus uit cloud software voor de boekhouding. Werken in de cloud betekent geen zorgen over de ICT-infrastructuur, updates en upgrades, beveiliging en back-up van gegevens. Je hebt enkel een internetverbinding nodig. Zo heb je 24/7 en overal inzicht in je boekhouding. De digitaal opgeslagen documenten geven tevens minder papieren rompslomp.

Kies bij voorkeur voor een clouddienst die de data opslaat op servers binnen Nederland of binnen de EU. Dit in verband met privacy regelgeving. Beveiliging van gegevens is belangrijk. Kijk dus ook of de leverancier ISO 27001 (internationale norm voor informatiebeveiliging) gecertificeerd is.

Minimale functionaliteiten van boekhoudtools voor het kleinbedrijf

Minimale functionaliteiten voor boekhoudingssoftware voor de eenmanszaak zijn:

  • Facturatie en inboeken van facturen
  • Voorbereiden van de btw-aangifte
  • Verzorgen van jaarrekening en balans

Als basisregel geldt dat de software je (invoer)werk uit handen neemt en tijd en kosten bespaart. Het verdient aanbeveling te kijken naar de mogelijkheden voor het exporteren van de gegevens, bijvoorbeeld voor accountant of boekhouder. Houd ook rekening met de toekomst. Heb je groeiplannen? Dan is het verstandig te kiezen voor modulaire software, zoals voorheen reeds genoemd.

Mobiele boekhoudapp

Steeds vaker beschikken de boekhoudpakketten over een mobiele app waarmee bonnetjes, inkoopfacturen en andere documenten worden gefotografeerd en doorgestuurd naar de cloud. Het document wordt door de software herkend, ingelezen en direct verwerkt in de boekhouding. Zo raak je nooit meer documenten kwijt en is de boekhouding altijd up-to-date.

Veel apps voorzien in een koppeling met de bank. Zo heb je altijd en overal inzicht in jouw bankzaken en kunnen betalingen “on the go” met de app worden afgehandeld.

Cloud boekhouden? Eenvoudig!

Veel programma’s zijn gemaakt voor mensen die geen boekhoudkundige ervaring hebben. Er zijn altijd uitgebreide online handleidingen van de leveranciers beschikbaar. De programma’s zijn meestal al standaard ingericht en sommige leveranciers bieden assistentie bij het overzetten van jouw huidige boekhouding naar de cloud.

Je kunt ook jouw eigen boekhouder om hulp vragen. Als het eenmaal is ingericht, lopen alle dagelijkse zaken zo veel mogelijk automatisch en hoeft de boekhouder enkel worden ingeschakeld voor controles en belastingtechnische vraagstukken.

Wat kost de boekhouding voor een eenmanszaak?

Zoals eerder gezegd zijn veel programma’s modulair opgebouwd. Prijzen kunnen afhankelijk zijn van het aantal in gebruik zijnde modules of van het aantal gebruikers. Er zijn leveranciers die factureren naar aanleiding van het aantal transacties of verwerkte documenten.

Veel boekhoudprogramma’s voorzien echter ook in een proefperiode of zelfs een gratis versie. Onderstaand enkele aanbieders aanbieders van boekhoudprogramma’s voor de eenmanszaak. Enkelen van hen kwamen in een onderzoek van Capterra onder MKB ondernemers naar voren als meest gebruikte programma’s in het kleinbedrijf.

Het programma e-Boekhouden voorziet in een versie voor starters, dat 15 maanden gratis is. Ondernemers hebben voor €24 per maand de beschikking over alle modules voor facturatie en een complete boekhouding met een onbeperkt aantal boekingen en facturen.

Een andere aanbieder is Snelstart, waarbij voor de instap module €10 per maand in rekening wordt gebracht. De instapmodule kan met diverse modules worden uitgebreid. Met de inControle module heb je voor €50 per maand je volledige boekhouding onder controle.

Ook Moneybird wordt door veel kleine ondernemers ingezet. Het is een volledig boekhoudpakket. Na een proefperiode van 60 dagen heb je al vanaf €12 per maand de beschikking over alle modules met als enige restrictie dat er slechts 20 banktransacties per maand verwerkt kunnen worden. Voor €30 per maand heb je het totale pakket en kunnen er een onbeperkt aantal banktransacties ingelezen en verwerkt worden.

Vanaf €120 per jaar kun je de boekhouding dus volledig geautomatiseerd en op orde hebben.

Wil je meer weten? Bekijk dan onze online catalogus met een uitgebreid aanbod aan boekhoudsoftware voor kleine bedrijven.

3 Applications of finance AI

Finance AI

Artificial intelligence (AI) in finance can cut costs, improve efficiency, and transform how your business manages its money. 

Finance AI

The finance industry was an early adopter of financial technology (or fintech) such as artificial intelligence (AI), and its popularity among financial institutions continues to rise. According to Gartner research, AI and machine learning (ML) tools rank as the top “game-changing” technology in financial services (full research available to clients). 

AI can automate routine tasks, increasing process efficiency, and use machine learning, deep learning, predictive analytics, and natural language processing for more robust features such as chatbots and robo-advisors. According to a Business Insider report, 80% of banks are highly aware of the benefits AI presents to financial institutions.

Adding AI to their fintech repertoire can help banks and financial institutions improve their customer experience, reduce costs, and increase revenue. 

How can banks and financial institutions use AI? 

Let’s discuss some of the ways that AI is being applied to finance services in order to provide more value to customers, while still saving money. 

Use intelligent automation to save time and money

By automating routine tasks, financial institutions can save time and money, minimise errors, and collect data along the way. 

According to Gartner research, 66% of finance leaders expect to focus more on automation in 2021 and also predict that goals related to automation will be the most difficult to achieve (full research available to clients). 

AI software can be applied to different finance operations and processes (full research available to clients). Here is how:

How AI can help in expense management: An AI solution can read receipts and categorise them based on a list of accepted expense types or vendors pre-loaded in the system. Employees will still need to review expenses that the system rejects. 

How AI can help in accounts payableAI can extract and compile data from PDF invoices allowing teams to focus on more complex tasks.

How AI can help in regulation compliance: AI-powered tools can use natural language processing and ML to scan documents for certain terms that would show compliance with regulation standards such as GDPR.

Using AI to automate processes doesn’t replace workers, but rather gives them time to focus on more complex tasks. 

Use predictive analytics to inform decisions

According to Gartner, most finance teams spend nearly half their time gathering and cross-checking information to create reports and forecast predictions (full research available to clients). AI can save teams time, make reliable forecasts, and reduce the possibility of error. 

For example, AI and ML can predict payment habits of customers. If a customer is deemed likely to pay late due to past behavior, the business can remind them of their payment much earlier than they would with customers that pay on time. This is called a ML-Improved A/R (accounts receivable) process. 

Machine learning can predict payment habits

This particular approach helped Iron Mountain, a storage and information management service company, reduce their turnaround time to settle invoices by 40% (full research available to clients).

AI and predictive analytics can also help financial institutions assess and manage risk – 42% of banks and investment services either already do use or plan to use AI for risk management (full research available to clients). It can also reduce the risks associated with giving loans to clients and also improve fraud detection. 

Personalise the customer experience 

By using AI, financial organisations can gain more powerful insights into customer satisfaction and can personalise the customer experience. 

For example, instead of relying solely on a person’s credit score, banks can use AI-powered solutions to consider other factors of a person’s financial history, such as their repayment habits and how many loans they are currently paying. This information can be used to customise the individual’s interest rate. 

AI can also help clients manage their portfolios more effectively. This can be done through robo-advising and digital wealth management, both of which are on the rise. To illustrate, Axyon AI uses deep learning to create investment strategies, allocate assets, and flag market inconsistencies (full research available to clients). 

AI forecasts investments
Axyon AI’s dashboard forecasts what users can expect from investments (Source)

AI tools can save your enterprise money and your employees time, and using AI-powered tools such as chatbots, conversational AI, robo-advisors, and analytics can also help you improve your customers’ experience with your business.

Trust remains the biggest challenge to finance AI implementation 

Despite the benefits of using AI in financial services, some leaders might hesitate. According to Gartner, the two biggest factors deterring organisations from implementing AI technology are fear of the unknown related to risks with AI and not knowing how to start (full research available to clients).

To mitigate the risks associated with AI, you should consider whether the AI you’re adopting is easy to understand or explainable. Additionally, it’s important that the AI is not kept in a “black box,” available to only data scientists and developers (full research available to clients). 

The need for explainable AI

You can also implement training programs to educate staff on AI risks. Be sure to adhere to data privacy standards and adopt security measures into your AI operations. 

If you’re new to AI or looking to replace current options, check out our catalogue

Methodology

*The Gartner Top CFO Priorities for 2021 survey was conducted in October 2020 among Gartner for Finance Leaders members and other CFOs. Qualified respondents are the most senior leaders in the finance function (CFOs). The total sample is 173 respondents, with representation from various geographies, industries and sectors. The survey was developed collaboratively by Gartner’s research data and analytics team as well as expert researchers. 

Note: The applications selected in this article are examples to show a feature in context, and are not intended as endorsements or recommendations, obtained from sources believed to be reliable at the time of publication.

Como abrir um site de vendas: selecionamos as ferramentas imprescindíveis

como abrir uma loja virtual

*Artigo publicado originalmente em 10/09/2020

como abrir um site de vendas

Nos últimos anos, o varejo online, outro nome dado para o conhecido comércio eletrônico, se tornou parte integrante da vida da maioria dos consumidores. 

E não é por acaso que muitos empreendedores de estabelecimentos físicos, recentemente, passaram a buscar informações sobre como abrir um site de vendas. Somente em 2020, o faturamento do e-commerce no Brasil alcançou um total de R$ 224,7 bilhões. 

O número chama a atenção, verdade? Sua empresa não pode, portanto, perder uma fatia deste bolo apenas porque a criação de uma loja virtual parece intimidadora e confusa.

Não sabe como criar um site de vendas online? Para ajudá-lo na tarefa, criamos este artigo com detalhes sobre as principais ferramentas para configurar e  gerenciar sua página.

Varejo físico: como criar um site de vendas online

A ideia de criar uma plataforma de vendas online pode parecer intimidadora para os varejistas de lojas físicas, seja pela falta de familiaridade com os aspectos técnicos de criação e configuração de uma loja virtual ou pela falta de recursos para investir em hardware e software.

Mas é preciso levar em conta que um site de vendas online pode trazer vários benefícios, tais como:

  • A continuidade dos negócios em um ambiente de varejo cada vez mais digital, algo potencializado pela crise do coronavírus.
  • O aumento de pedidos de clientes novos ou já existentes nas proximidades.
  • Atender o mercado local com serviços de entrega próprios.

A boa notícia é que um software adequado pode reduzir o esforço na criação de uma loja virtual, tornando o processo simples e fácil. Além disso, existem várias opções de criação de sites gratuitas e de código aberto para escolher, caso seus recursos sejam limitados.

como criar site de vendas

Ferramentas tradicionais

Sistemas PDV para varejo: os softwares de ponto de venda (PDV) para varejo são a versão moderna da caixa registradora. Eles ajudam a processar pagamentos recebidos em várias modalidades, como dinheiro, cartão de crédito ou débito ou carteira virtual.

Se você ainda não usa um software de PDV, o diretório do Capterra e este artigo com opções gratuitas servirão como ponto de partida.

Software de contabilidade: softwares de contabilidade são basicamente versões digitais e automatizadas do livro-caixa de uma empresa. Eles ajudam os varejistas a controlar o faturamento, organizando as contas a receber, a pagar, etc.

Se a sua empresa ainda não usa um software de contabilidade, você pode começar visitando o diretório de programas desta categoria.

Ferramentas a serem adicionadas

Plataformas de E-Commerce

Plataformas de e-commerce ajudam a montar um site de vendas e a gerenciar as operações de varejo online. Normalmente, oferecem recursos como modelos de sites pré-configurados, lista de produtos, carrinho de compras, gerenciamento de catálogo, gestão de estoque e gestão de pedidos.

Este guia de compra traz as principais informações sobre o que as plataformas de e-commerce oferecem.

Squarespace print
Página para adicionar produtos a lojas virtuais do Squarespace (Fonte)

Para ir direto ao ponto e conferir as principais ferramentas de comércio eletrônico, visite o diretório do Capterra.

Software CRM

Softwares de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) ajudam os varejistas a gerenciar melhor as interações com os clientes, agilizando a comunicação em vários canais, como e-mails, mensagens, ligações telefônicas e redes sociais. Em geral, as ferramentas de CRM oferecem recursos como gestão de contatos e leads, acompanhamento das interações, calendário e armazenamento de documentos.

Este guia de compra traz informações detalhadas sobre os softwares CRM.

agilecrm print
Funcionalidade de criação de templates do Agile CRM (Fonte)

Se preferir ir direto ao ponto, veja o diretório de softwares CRM do Capterra.

Caso você não possa investir em uma nova ferramenta, confira nosso artigo com várias opções de softwares de CRM gratuitos e de código aberto.

Software de gerenciamento de serviços de campo

Os softwares de gerenciamento de serviços de campo auxiliam os varejistas a gerenciar a força de trabalho que atua fora do escritório. Para lojas de varejo online que atendem o mercado local, essas ferramentas são úteis para gerenciar os pedidos e garantir que os responsáveis pela entrega não percam tempo procurando o endereço do cliente. Essa categoria de softwares normalmente oferece recursos como gestão de expedição, gestão de pedidos, cobrança e faturamento.

Confira também nosso guia de compra que analisa em detalhe os softwares de gerenciamento de serviços de campo.

tasker print
Exemplo de planificação de rotas do Tasker (Fonte)

Se preferir, acesse diretamente o diretório de programas de gerenciamento de serviços de campo do Capterra e compare opções.

Outras ferramentas a serem consideradas

Sistemas de help desk

Os sistemas de help desk permitem que os varejistas respondam às consultas e dúvidas dos clientes, simplificando todas as solicitações recebidas por e-mail, telefone e pelo site em um único sistema de tíquetes. Geralmente, as ferramentas de help desk oferecem recursos como gestão da base de conhecimento, gestão de tíquetes e rastreamento de interações.

Este guia de compra detalha o funcionamento básico dos sistemas de help desk.

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Página para revisar reclamações de clientes do Help Scout (Fonte)

Você também conferir o diretório da categoria no Capterra.

Caso você não possa investir neste momento, este artigo traz diversas opções de sistemas de help desk gratuitos e open source.

Ferramentas de e-mail marketing

Os softwares de e-mail marketing auxiliam os varejistas a automatizarem seu trabalho de e-mail marketing e a se comunicarem com os clientes com mais frequência. Você pode usar a ferramenta para enviar newsletters, e-mails após cada compra ou quando um pedido é despachado. Em geral, os sistemas de e-mail marketing apresentam recursos como gerenciamento de listas, gestão de assinantes, campanhas por e-mail e modelos de e-mails.

Este guia de compra explica as ferramentas de e-mail marketing em detalhe.

mailchimp ferramentas para vendas online
Página para criar campanhas de e-mail marketing no Mailchimp (Fonte)

Para empresas que não podem investir em uma ferramenta de e-mail marketing agora, há diversas opções grátis no mercado.

Varejo online e multicanal: otimize sua operação com essas ferramentas

É provável que os varejistas online e omnichannel já tenham uma loja virtual, algum conhecimento técnico e um orçamento dedicado a esse setor. Aqui, portanto, a questão não seria tanto como abrir um site de vendas, mas como melhorá-lo. 

Para estes, mudanças na loja virtual podem ser vistas como uma maneira de aprimoramento para atingir objetivos como:

  • Crescimento do negócio com investimento em novos produtos ou localidades.
  • Aquisição de novos clientes e melhoria da experiência dos já existentes.
  • Melhoria do serviço de entrega local e nacional com parceiros logísticos.

Esses objetivos são importantes para se manter competitivo no mercado em rápida evolução dos dias de hoje. Eles também se tornam essenciais para as operações em tempos de crise, como o distanciamento social da Covid-19, que fez dobrar o número de consumidores que afirmam fazer compras recorrentes online na comparação com o período pré-crise.

como abrir uma loja virtual tradicionais virtual

Ferramentas tradicionais

Sistemas PDV: varejistas online e omnicanal precisam garantir que suas ferramentas de PDV aceitem pagamentos por meio de gateways online, como internet banking, carteiras virtuais e cartões de crédito e débito.

Plataformas de e-commerce: ao explorar sistemas e-commerce, tenha em mente as seguintes funcionalidades:

  • Recurso de gestão de estoque que atualiza automaticamente os registros de vendas das lojas virtuais e físicas.
  • Integração do software com o parceiro logístico, no caso de usar um serviço terceirizado para entregas.
  • Integração com softwares de gerenciamento de serviços de campo para permitir o uso de agentes internos de entrega.

Software de gerenciamento de serviços de campo: os softwares de gerenciamento de serviços de campo permitem que varejistas online entreguem bens e serviços a seus clientes. Eles são necessários apenas quando o varejista tem uma equipe interna de entrega, pois ajudam os entregadores a planejar a rota de entrega, bem como a encontrar o endereço dos clientes.

Sistemas de contabilidade: softwares de contabilidade funcionam praticamente da mesma maneira para as lojas físicas e as virtuais ou omnicanal. Porém, lembre-se de que a ferramenta selecionada deve ser integrada ao sistema PDV.

Software CRM: as principais plataformas de e-commerce também apresentam um CRM integrado. Entretanto, ferramentas de CRM autônomas podem oferecer vários recursos avançados, como:

  • Personalização automática de e-mails ou mensagens com base nas compras anteriores do cliente.
  • Coleta de dados demográficos para segmentação em grupos.
  • Relatórios para análise do histórico de compras dos clientes e identificação de tendências.

Sistemas de help desk: ao escolher uma ferramenta de help desk, certifique-se de que ela pode ser integrada aos sistemas de CRM e e-commerce. Isso reduzirá o tempo que os agentes de atendimento ao cliente gastam tratando de questões e dúvidas dos consumidores.

Ferramentas a serem adicionadas

Software de gestão de varejo

Os sistemas de gestão de varejo reúnem os recursos de várias ferramentas, como PDV, recursos humanos, marketing, comércio eletrônico e CRM em um único software. Eles ajudam os varejistas online e omnicanal a otimizar as operações e a compreender o comportamento do cliente. Algumas ferramentas de gestão de varejo também oferecem recursos como sugestão de vendas, que promovem up selling e cross selling de produtos adicionais durante o checkout do cliente.

Este guia de compra apresenta uma visão detalhada dos sistemas de gestão de varejo.

vendpos print
Gestão de inventário no VendPOS (Fonte)

Para conhecer opções de sistemas de gestão de varejo, visite o diretório do Capterra.

Se você não pode investir em uma ferramenta neste momento, há diversas opções grátis no mercado.

Ferramentas de automação de marketing

Ferramentas de automação de marketing auxiliam os varejistas a automatizar os processos de marketing, como rastreamento de clientes, publicação de conteúdo, segmentação de clientes e análise de marketing. Também ajudam a otimizar as operações de marketing com gestão das campanhas de marketing de ponta a ponta.

Este guia de compra traz informações detalhadas de tais sistemas.

marketo print
Exemplo de relatório de performance do Marketo (Fonte)

Se preferir, você pode ir diretamente ao diretório do Capterra para explorar as principais ferramentas de automação de marketing do mercado.

Software de experiência do cliente

Softwares de experiência do cliente permitem coletar, organizar e rastrear o feedback do cliente para que os agentes de atendimento ao consumidor possam fechar solicitações e consultas com mais eficiência. Esses sistemas ajudam a melhorar a experiência do cliente, a construir uma imagem de marca positiva e a aumentar a lucratividade. Normalmente, eles incluem recursos como gerenciamento de comentários, coleta de dados multicanal, análise de sentimentos e análise de dados preditiva.

Este guia de compra (em inglês) traz mais detalhes sobre como funcionam os softwares de experiência do cliente.

SmartKarrot como abrir um site de vendas
Painel de experiência do consumidor do SmartKarrot (Fonte)

Outras ferramentas a serem consideradas

Software para vendas sociais

Os softwares para vendas sociais auxiliam os varejistas a criar envolvimento com os clientes e vender produtos por meio de redes sociais como Facebook, Twitter, Instagram e Pinterest. Essas ferramentas permitem anunciar nessas plataformas, responder a consultas dos clientes e compartilhar informações relacionadas ao produto com as comunidades online existentes. Os softwares para vendas sociais oferecem ainda recursos como envolvimento dos leads, indicadores de desempenho e gestão de conteúdo.

Este guia de compra (em inglês) apresenta os softwares para vendas sociais em detalhes.

sprout social como abrir um site de vendas
Calendário para publicação do Sprout Social (Fonte)

Ferramentas de fidelização e recompensas

Os sistemas de fidelização de clientes ajudam os varejistas a configurar e colocar em prática programas de fidelidade para recompensar clientes regulares e incentivá-los a voltar. As recompensas oferecidas incluem vales-presente, vouchers de desconto e cashback. Esses sistemas oferecem recursos como acompanhamento de atividades e gestão de recompensas.

Este guia de compra (em inglês) traz informações detalhadas sobre os sistemas de fidelização de clientes.

como abrir um site de vendas loyverse sprint
Página para editar perfil do consumidor no Loyverse (Fonte)

Como abrir um site de vendas: a escolha  da ferramenta

Agora que você sabe de quais ferramentas precisa, veja uma pequena lista de considerações importantes para ter em mente na hora de escolher.

Requisitos de funcionalidades: o mercado oferece uma ampla gama de ferramentas em qualquer categoria, das mais básicas às mais avançadas. Antes de selecionar uma, verifique os recursos específicos de que você precisa e compare as opções disponíveis.

Orçamento: antes de iniciar sua jornada de compra de software, saiba exatamente quanto dinheiro você pode gastar para a compra e a implementação do sistema. Ao explorar as ferramentas, atenha-se a este orçamento e desconsidere as opções que estejam fora dele.

Implantação: com a implantação baseada na nuvem, o fornecedor cuida dos aspectos técnicos e da hospedagem, e os usuários só precisam fazer o login por meio de um navegador ou aplicativo para usar a ferramenta. Entretanto, se você tiver uma boa estrutura e recursos, também pode explorar softwares on premise, instalados nos servidores da empresa.

Se você tinha dúvidas sobre como abrir um site de vendas, a partir destas dicas com certeza saberá como deixar sua loja totalmente operativa no meio online.

Busca sistemas PDV? Confira nosso catálogo!

Nota: Os softwares selecionados neste artigo são exemplos para mostrar  características em contexto. Eles foram selecionados a partir de uma filtragem de soluções com mais avaliações ou mais bem classificadas na página da sua respectiva categoria. Não se destinam a ser endossos ou recomendações das ferramentas em questão.

Eine XRechnung erstellen: Alles zur neuen XRechnung und welche Software bei der Erstellung hilft

Eine XRechnung erstellen

Was ist eine XRechnung, welche Vorteile bringt sie, und welche Software gibt es, um XRechnungen zu erstellen?

Eine XRechnung erstellen

Seit dem 27. November 2020 besteht für alle Lieferanten an den Bund die Verpflichtung zum Rechnungsaustausch in rein elektronischer Form. Papierbasierte oder nonkonforme Rechnungen, die nicht den Formatvorgaben entsprechen, dürfen ab sofort ohne Angabe von Gründen von den Rechnungsempfängern des Bundes abgelehnt werden. Mit dem neuen Rechnungsformat, der sogenannten XRechnung, hat die öffentliche Verwaltung einen Standard für elektronische Rechnungen mit verbindlichen Parametern geschaffen, der es zukünftig allen Marktteilnehmern in der Europäischen Union ermöglichen soll, elektronische Rechnungen zu erstellen und zu übertragen.

Der Begriff „XRechnung“ steht dabei für „XML-basiertes semantisches Rechnungsdatenmodell“ – man spricht in diesem Zusammenhang auch gerne von einer codierten Rechnung. Die Daten werden dabei so strukturiert, dass sie direkt maschinenlesbar sind. Hinter der Einführung der XRechnung steht der Gedanke, einen IT-gestützten Prozess für die Versendung, Prüfung und Verarbeitung von Rechnungen zu schaffen, der sich jedem Nutzer erschließt. So können alle Daten sicher, korrekt und unmittelbar an die Rechnungsempfänger auf Bundesebene übertragen werden. Auf Grundlage der EU-Vorgaben wurde in Deutschland zu diesem Zweck die XRechnung entwickelt.

Vorteile der XRechnung

Mit der Einführung der XRechnung sollen gleich mehrere Probleme angegangen werden. Damit lassen sich nicht nur Rechnungsinhalte, die in einem einheitlichen Format bereitgestellt werden, leichter validieren – die können auch papiersparend übertragen und fehlerfrei ausgelesen werden. Dadurch gestaltet sich die Buchhaltung sehr viel kosten- und umweltschonender. Zudem lassen sich Arbeitsabläufe merklich verkürzen und optimieren. Für Bund und Länder liegt das geschätzte Einsparpotenzial, das das neue Rechnungsformat mit sich bringt, allein hierzulande zwischen 2,5 und  4,5 Milliarden Euro jährlich. Doch auch abseits der Zeit- und Kostenersparnis weiß die XRechnung zu punkten: So profitieren rechnungslegende Unternehmen von Liquiditätsverbesserungen, weil XRechnungen schneller versandt und sofort zugestellt sind. Der Postweg entfällt also. Dadurch erfolgen Zahlungen wesentlicher schneller.

Möglichkeiten, eine XRechnung zu erstellen

Lieferanten an den Bund müssen sich übrigens keine Sorgen machen: Größere IT-Kenntnisse sind nicht nötig, wenn es darum geht, XRechnungen zu erstellen und zu übertragen. Wer sich selbst nicht in die Technik vertiefen kann oder möchte, hat die Möglichkeit, professionelle Programme oder spezielle Generatoren zu verwenden.

Wer grundsätzlich viele Rechnungen ausstellt, ist mit einem speziellen Rechnungsprogramm vermutlich am besten beraten. Es gewährleistet nicht nur, dass die erstellten Rechnungen rechtskonform sind, sondern ermöglicht es auch, ein Mahnwesen zu integrieren.

Alle anderen Nutzer, die nur gelegentlich einmal eine Rechnung ausstellen, fahren wahrscheinlich auch mit einem professionellen Buchhaltungsprogramm gut. Der Vorteil hierbei ist, dass Unternehmer ohnehin Buch führen müssen – und dementsprechend vermutlich schon über ein entsprechendes Programm verfügen.

Nutzer, denen die beiden ersten Möglichkeiten nicht zusagen, sollten darüber nachdenken, ihre Rechnungen zukünftig mit speziellen Generatoren zu erstellen. Hierbei handelt es sich um rein funktionale Programme, die es mit wenigen Klicks ermöglichen, eine XRechnung auszustellen. Dafür müssen lediglich alle wichtigen Rechnungsdaten eingegeben werden – das allerdings manuell. Im Ergebnis haben Nutzer dann zwar eine XRechnung – es handelt sich jedoch keinesfalls um ein Format zur Speicherung, Verwaltung oder Archivierung. Das gilt es, im Hinterkopf zu behalten – gelten doch auch für die neue XRechnung gesetzliche Aufbewahrungsfristen.

Übertragung der XRechnung

XRechnungen können auf unterschiedlichstem Wege übertragen werden. Die Art der Übermittlung wird dabei von der jeweiligen Behörde vorgegeben. Grundsätzlich kannst du zwischen einer E-Mail mit XML-Attachment, VPS (Virtuelle Poststelle des Bundes), EGVP (Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach) und einer De-Mail mit XML-Attachment wählen. Der Versand per Onlineformular und die Übermittlung per PEPPOL sind weitere Möglichkeiten.

Letztere Option eignet sich vor allem für den Massenversand von Rechnungen: Entwickelt in der EU, zielt PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) darauf ab, die Übermittlung von Daten im Beschaffungswesen sicher, effizient und zuverlässig zu gestalten. In Europa hat sich PEPPOL längst als vielgenutztes Protokoll etabliert. Es darf daher davon ausgegangen werden, dass es von allen Behörden in Deutschland unterstützt werden wird.

Softwares, um XRechnungen zu erstellen

Der Großteil der Unternehmen wird sich für die Erstellung und Übertragung von XRechnungen voraussichtlich einer Software bedienen. Insbesondere die größten Anbieter von Buchhaltungsprogrammen haben in diesem Zusammenhang die Notwendigkeit erkannt, die XRechnung zu implementieren. Um den Lieferanten an den Bund die Umsetzung der gesetzlichen Vorschriften zu erleichtern, haben sie Softwarelösungen entwickelt, die darauf abzielen, die Vorteile der XRechnung nutzbar zu machen.

Software kann also bei der Erzeugung, Prüfung, Freigabe, Einbindung und Visualisierung von XRechnungen helfen. In Deutschland gibt es gleich mehrere Softwarelösungen, die Lieferanten an den Bund beim Erstellen und Übertragen von XRechnungen unterstützen sollen. Drei davon seien im Folgenden beispielhaft vorgestellt.

Eine XRechnung erstellen mit sevDesk

sevDesk

Das Programm sevDesk für Gründer, Freiberufler und Selbstständige hat die Vorgaben zur XRechnung unter Berücksichtigung hoher Sicherheitsstandards integriert. Der webbasierte Clouddienst, der sich irgendwo zwischen Warenwirtschaft, Enterprise-Resource-Planning (ERP) und Buchhaltungssoftware bewegt, soll dabei helfen, Rechnungen zu erstellen und Buchhaltungsprozesse zu automatisieren. Die IT-Sicherheit ist dabei durch die Bindung an die strengen deutschen Datenschutzgesetze gewährleistet. Mit der aktivierten ZUGFeRD-2-Funktion hast du ab sofort die Möglichkeit, digitale, elektronisch auslesbare Dokumente im XML-Format zu erstellen und zu übermitteln. Zuvor muss über „Einstellungen“ > „System“ > „Aufträge und Rechnungen“ die ZUGFeRD-2-Funktion aktiviert werden – entweder pro einzelner Rechnung oder für alle Rechnungen. Zusätzlich liegen deine XRechnungen auch zum Download bereit. Die Verarbeitung und Archivierung erfolgt GoBD-konform. Eine App ist vorhanden. Die Kosten variieren – grundsätzlich ist sevDesk aber ab 6,90 Euro pro Monat erhältlich.

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XRechnung mit DATEV

DATEV

Das Buchhaltungsprogramm DATEV bietet Unternehmern, Steuerberatern, Rechtsanwälten und Wirtschaftsprüfern, die Rechnungen an Rechnungsempfänger auf Bundesebene erstellen, die Möglichkeit, die neue Funktion XRechnung zu nutzen. Die Software versendet XRechnungen automatisch gemäß der gesetzlichen Vorschriften. Rechnungsempfänger des Bundes können die XRechnungen aufgrund ihrer strukturierten Daten unkompliziert weiterverarbeiten. Die Übermittlung ist sicher. Um in DATEV eine XRechnung zu erstellen und zu übertragen, findest du im Rechnungsfenster in der Registerkarte „Rechnungsfunktionen“ die neue Gruppe „Rechnungsausgabe“. Hier hast du ab sofort die Möglichkeit, XRechnung als Format auszuwählen. Im Fenster „Elektronische Rechnung“ kannst du nicht nur Rechnungsdaten erfassen, sondern auch XRechnungen per E-Mail an die öffentliche Verwaltung übermitteln. Eine App ist vorhanden. Die Kosten variieren. 

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Eine XRechnung erstellen mit lexoffice

lexoffice

Das Programm lexoffice für Gründer, Freelancer und Einzelunternehmer soll nicht nur die Buchhaltung erleichtern, sondern auch bei wiederkehrenden Aufgaben wie dem Schreiben von Rechnungen, der Erstellung von Angeboten und der Verwaltung von Kundendaten helfen. Die webbasierte Cloudlösung hat die Vorschriften zur XRechnungen unter Beachtung hoher Sicherheitsstandards rechtzeitig integriert. Die Rechenzentren von lexoffice sind nach DIN ISO 27001 geprüft. Zusätzlich werden Datenschutz und Datensicherheit regelmäßig von einer unabhängigen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft bestätigt. Um in lexoffice eine XRechnung zu erstellen, benötigst du eine Leitweg-ID und deine Lieferantennummer, die du von deiner Behörde erhältst. Nachdem du beide Werte in die entsprechenden Felder eingetragen hast, wird unter Berücksichtigung aller Vorgaben automatisch eine Rechnung im neuen Rechnungsformat erstellt. Anschließend kannst du die XRechnung per Klick abschließen, speichern und herunterladen. Nun kannst du sie entweder per E-Mail an die Behörde verschicken – oder in deinem Internetbrowser hochladen. In Zukunft soll es darüber hinaus auch möglich sein, XRechnungen direkt aus lexoffice heraus per E-Mail zu übermitteln. Eine App ist vorhanden. Die Kosten variieren – grundsätzlich ist lexoffice aber ab 7,90 Euro pro Monat erhältlich.

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Willst du mehr erfahren? Dann wirf einen Blick auf unser Rechnungsprogramme & Faktura-Software Verzeichnis, um weitere Produkte zu entdecken.

Free business plan template for startups

business plan template for startups

business plan template for startups

From Brexit to COVID-19 and everything in between, trying to start a new business in 2021 might feel a bit like trying to build a sailboat while treading water in the middle of a squall at sea. 

But just because the past several years have been tumultuous doesn’t mean that the world should hunker down to safely ride out the storm. Life goes on, and the path forward includes the emergence of businesses such as yours. 

To navigate these rough waters, though, it’s important to have a sound plan in place as you start your new business. In this article, we’ll help you create a business plan for your startup. 

In this article:

  • Why do you need a business plan for your startup?
  • A business plan template for startups
  • Next steps for startups

Why do you need a business plan for your startup?

A business plan is an outline that can be used as evidence to secure loans and financial backing from investors.

Beyond just helping you secure funding for your business, a business plan can also help:

  • Organise your ideas
  • Uncover gaps in your plan
  • Lay out a clear strategy that you can refer back to
  • Track your progress

While a sound business plan is essential for setting your business off on the right foot, there’s a lot more you can do before you open shop to set yourself up for success. After the business plan template for startups, we’ll go over six tips for new business owners.

A business plan template for startups

This template is based on information provided by the British Business Bank.

Click here to download the full business plan template for startups.

a business plan template for startups in the UK

Next steps for startups

Once you have your business plan in place, you’re off to a great start. But there is still plenty to do before you open your doors to customers. 

Follow these tips to keep moving in the right direction: 

  1. Register your business

Do you want to launch as a sole trader, a limited company, or a partnership?

You’ll need to decide, and each option has its own advantages and disadvantages.

As a sole trader, you’ll have the most freedom and the simplest setup, but also the most personal accountability and liability if your business loses money. This is a good option if you’ll be personally overseeing all aspects of your business and if you have a fairly low risk business plan. Here’s more information on how to set up as a sole trader.

As a limited company, you’ll have a layer of protection between your personal finances and your business finances, but you’ll also have more responsibilities as a company director. If you choose this option, it’s highly recommended that you hire a professional accountant. Here’s a step-by-step guide on setting up as a limited company.

If you’re setting up a company with a 50/50 partner, you should establish a partnership. This will ensure that all profits, taxes, and debts will be equally divided between you and your business partner. Here’s a brief guide on how to set up your business partnership.

These are some of the most common types of businesses, but there are additional considerations if you will be selling goods online, importing and/or exporting, collecting personal data, running your business from your home, and hiring help.

2. Check the rules for your business

Whether you’re opening a pub or a web design agency, there are unique variables for your business. For example, you may need a special licence for the type of business you’re planning to start. Use this tool from gov.UK to find out which licences you might need to apply for before opening shop.

license finder for startup
The new business Licence Finder tool from gov.UK (Source)

It’s impossible to go over every rule for every type of business here, so once you know what type of enterprise you hope to launch, it may be helpful to talk to a lawyer or trusted adviser in that field to get the lay of the land.

3. Build your financial foundation

Whether you’re launching a sole tradership or a limited company, you need a solid financial foundation or you’ll be doomed to failure before you make your first sale.

If you’ve chosen to launch as a sole trader, it’s especially important to have a solid financial foundation because if your business ends up owing a lot of money, you’ll personally be on the hook for paying back those debts.

As discussed in the first tip, limited companies have more financial safeguards. But whether you’re a sole trader or limited company, you’ll need startup capital to get going.

This money can come from your personal savings, family loans, bank loans, government loans, and other sources.

British Business Bank’s Start Up Loans program lends up to £25,000 at a fixed rate of 6% per annum for one to five years for qualified businesses. The loan is government backed and includes one year of free mentoring. A sound business plan is a key to loan qualification.

WeWork suggests six other methods for securing startup funding, from crowdfunding to venture capital.

4. Hire the right people

If you’re a sole trader selling your own merchandise, you might not need to bring on any employees. But if you need to hire help—whether it’s seasonal help on a freelance basis or a full-time staff—it’s important to follow the rules, from running payroll to paying for their National Insurance (don’t worry, you can claim an allowance if you do so).

Running payroll is not something you want to attempt manually on your own. Payroll software can free you from this burden.

Here’s a guide from gov.UK on how to hire employees for the first time, including:

  • Determining fair wages
  • Running employment checks
  • Securing employer liability insurance
  • Providing a written statement of employment
  • Registering as an employer with Her Majesty’s Revenue and Customs
employing staff for the first time
“Employing staff for the first time” guide (Source)
Not sure how to go about recruiting new employees? Here’s an A to Z guide.

5. Assemble your software stack

Starting a new business is hard enough as is without trying to also do things that software should be assisting you with. The software you need can vary widely depending on what type of business you’re launching, but virtually all businesses need essentials such as accounting software, customer relationship management software, and project management software.

Check out our directories for those categories below to find top options that you can filter by pricing model, features, average user rating, and more. This will assist you in building out your stack based on your individual business needs.

assemble your software stack, xample accounting software
GetApp’s accounting software directory (Source)

6. Market your new business

No matter how solid your startup business plan is, you need to get the word out about your business in order to accelerate growth. And to market effectively, you need the right tools. In fact, more than 20% of the business owners we surveyed for the GetApp New Business Model Survey said that they needed new marketing software to support their new business model, just behind video conferencing, CRM, and live chat software (methodology below).

software needed for starting new business

Our recent article looks at more ways that British businesses are adapting to COVID-19, from investing in new software to finding new ways to communicate with customers.

Check it out here to learn more about how your peers are facing these challenges.

new rules brexit
Concerned about how Brexit affects your new business? Use gov.UK’s free Brexit checker to get a personalised checklist of actions for you and your business (Source).
Want to know more? Check out our catalog of software products to discover more products.

Methodology

*Data for the GetApp New Business Model Survey has been collected in November 2020. The sample comes from an online survey of 1,851 respondents that live in the UK.

The survey data used for this article comes from 539 participants who have qualified to answer.  The information in this article corresponds to the average of all surveyed participants.

The criteria for participants is:

  • Owner, founder, or another head role
  • C-suite executive (e.g., CEO, CIO)
  • President or vice president

Las pymes indican que el software en la nube ayuda a mejorar los procesos de negocio y afrontar los retos de la pandemia

Estudio: Uso e importancia de software en la nube para las pymes

Estudio: Uso e importancia de software en la nube para las pymes

Incremento de uso e importancia de software en la nube en las pymes

El software en la nube es la alternativa a usar software instalado de forma local en los ordenadores y dispositivos de las empresas. Este tipo de servicio provee herramientas digitales desde internet, a las cuales se pueden acceder desde diferentes dispositivos como un portátil, móvil, tablet u ordenador, lo cual quiere decir que no hace falta estar en un lugar específico para acceder a ellas. Las soluciones en la nube cubren varias categorías, algunas de ellas son software de seguridad, almacenamiento de datos o comunicación.

Desde antes de la pandemia, las organizaciones ya estaban optando por este tipo de servicio en algunas de sus áreas. La llegada de la crisis sanitaria incrementó la implementación de estas herramientas. ¿Cuáles son las ventajas de este tipo de software frente al software de instalación local? ¿De qué forma influyó el coronavirus en la adopción y uso de estas aplicaciones? ¿Mejoran los procesos de negocios gracias a este software? 

GetApp ha realizado una encuesta a 616 propietarios, directivos y managers de pymes que utilizan software en la nube, la finalidad es conocer el impacto y uso que tiene esta tecnología en los negocios y si ha sido útil para enfrentar tanto los retos que surgieron a partir de la pandemia como los desafíos usuales de la empresa. Ve al final del artículo para leer la metodología completa.

Mantenimiento, implementación y accesibilidad son motivos para elegir software en la nube frente al software de instalación local

El software en la nube es parte de la computación en la nube, en la cual existen varios modelos de negocio: SaaS (software como servicio, por sus siglas en inglés), PaaS (Plataforma como servicio, por sus siglas en inglés) e IaaS (Infraestructura como servicio, por sus siglas en inglés). Este es un gran abanico de servicios disponibles en este formato que cubren diferentes necesidades de las organizaciones.

La encuesta señala que la mayoría de las empresas que tiene implementado software en la nube también utiliza software instalado de forma local (78 %), aunque cabe destacar que el porcentaje que usa únicamente herramientas en la nube (22 %) indica que es posible operar un negocio exclusivamente de esta forma.

Los motivos principales por los que las pymes eligen utilizar software en la nube en vez de local son esencialmente operativos (mantenimiento, implementación y responsabilidad del software) y de alcance (acceder a la información desde cualquier sitio por medio de distintos dispositivos).

Importancia y ventajas de software en la nube frente a software instalado localmente

Implementar varios productos en la nube también es una decisión común si ya se ha optado por esta tecnología en el negocio. El 65 % de los encuestados utiliza de 1 a 5 productos, un 19 % utiliza de 6 a 10 herramientas, un 10 % tiene implementado de 10 a 15 software, y el resto usa más de 15 productos en su negocio.

El 89 % de las pymes encuestadas ya había implementado software en la nube antes de la pandemia. Las áreas en que más se había invertido son las siguientes:

  • Seguridad y TI (45 %)
  • Gestión de proyectos (30 %)
  • Almacenamiento e intercambio de datos (30%)
  • Finanzas y contabilidad (28 %)
  • Ventas (26 %)

Esto muestra un uso de esta tecnología en aspectos esenciales de cualquier negocio: vender, llevar las cuentas, gestionar los proyectos, el almacenamiento y seguridad de la información.

La inversión de software en la nube incrementó debido a la pandemia

El 45 % de las organizaciones encuestadas tuvo que adquirir nuevo software en la nube, no planificado, debido a la pandemia. De este segmento que invirtió de manera imprevista, un 25 % lo hizo por primera vez en este tipo de tecnología.

Este gasto inesperado supuso destinar de 1 a 50 % más del presupuesto anual programado para este tipo de software a casi la totalidad de las empresas (90 %) que se vieron en esta situación.

Las áreas en las que se invirtió a raíz de la situación causada por el coronavirus son básicamente las mismas que antes (Seguridad y TI, Gestión de proyectos, Finanzas y contabilidad) pero con dos áreas nuevas que están enfocadas a la comunicación interna y externa.

Áreas en las que se invirtió software en la nube debido a la crisis causada por el coronavirus

Esto señala el valor de las herramientas de colaboración y comunicación, ya sea de forma interna (con el equipo de la empresa) o de forma externa (asistencia y gestión de clientes). Este incremento de inversión y uso en estas categorías observa una necesidad de compensar operativamente la falta de contacto en persona causado por el distanciamiento social y el teletrabajo.

¿Ha valido la pena esta inversión imprevista? El 89 % de los encuestados dice que sí, el software en la nube ha sido útil o muy útil a la hora de afrontar los problemas surgidos a raíz de la pandemia.

El software en la nube ayuda a mejorar los procesos de negocio

El estudio reporta que el software en la nube es útil de forma general, no únicamente en el contexto actual. Casi la totalidad (90 %) de los encuestados cree que los procesos de negocio han mejorado mucho (46 %) o en cierta medida (44 %) desde que se implementó esta tecnología, independientemente de la pandemia.

Importancia de softwre en la nube: mejora los procesos de negocio

Las ventajas más importantes del software en la nube, indicadas en la encuesta, son las siguientes:

  • La capacidad de acceder al software desde diferentes dispositivos: portátiles, móviles, tablets, ordenadores, etc. (59 %)
  • La disponibilidad de los cambios en tiempo real (35 %)
  • La disponibilidad de la información y los documentos, que siempre están al alcance de todo el mundo (33 %)
  • La implementación y la configuración, relativamente rápidas, del software en la nube (32 %)
  • La capacidad de facilitar el funcionamiento de la empresa en remoto (31 %)

La utilidad principal de las herramientas alojadas en la nube es permitir a las empresas operar a distancia. Los empleados pueden acceder, utilizar y modificar los datos desde cualquier dispositivo y cualquier lugar. Estos cambios se actualizan en tiempo real, lo cual optimiza la comunicación y procesos.

A su vez, la rapidez y facilidad de implementar esta tecnología es otra ventaja que sobresale, un 45 % de los encuestados dice que es sencillo este proceso, mientras que un 20 % señala que es muy sencillo.

Aunque utilizar de este software también tiene desventajas, las principales son:

  • La exigencia de contar con internet para poder utilizar el software, no siempre presenta la funcionalidad de poder trabajar sin conexión (47 %)
  • Es más probable que el software sufra ataques de hackers (40%)
  • La dependencia de terceros proveedores (34 %) 
  • Hay menos control sobre cómo se almacenan y controlan los datos, ya que los gestiona el proveedor de software (31 %)
  • Los problemas de cumplimiento con la legislación local, por ejemplo: la protección de datos (27 %)

La implementación de software en la nube ha ganado la confianza de las empresas, es una herramienta muy útil actualmente

El estudio muestra que las pymes que utilizan software en la nube consideran que es favorable para la organización. Casi la totalidad de los encuestados cree que esta tecnología ha mejorado los procesos del negocio, y también señala que ha sido útil para enfrentar los nuevos retos que se crearon a raíz de la pandemia.

El valor de estas herramientas está en que permite a los empleados trabajar de forma remota, con información actualizada en tiempo real, y desde cualquier lugar utilizando distintos dispositivos. Por su parte, las empresas se ahorran tiempo y gastos en equipo y personal ya que es un servicio externo y es el proveedor quién se encarga del mantenimiento, seguridad y tareas operativas del software y los datos.

Las principales áreas en donde se utiliza esta tecnología son áreas clave en cualquier negocio, lo cual indica la importancia que han adquirido para las empresas, así como el nivel de seguridad que hay en ellas a pesar de las preocupaciones y desventajas que esto implica.

El hecho de que casi un cuarto de las pymes que utilizan esta tecnología lo hace exclusivamente con software en la nube, sin software instalado de forma local, también observa una tendencia de los negocios a confiar más en la nube.

La importancia del software en la nube y su utilidad para las empresas, ya sean pymes o grandes, no está en duda. Esto es parte de la forma actual de operar de los negocios y no hay indicadores que muestren que se va a revertir esta tendencia, al contrario, es posible que en unos años sea la forma común de trabajar.

¿Quieres saber más? Visita nuestro catálogo de soluciones de integración en la nube y descubre más productos.
Infografía GetApp - Uso e importancia de software en la nube en las pymes - España

Metodología de la encuesta
Para recopilar los datos de este informe hemos llevado a cabo una encuesta online durante diciembre de 2020. Las respuestas provienen de una muestra del mercado español. La encuesta se envió a 1479 propietarios y empleados de pequeñas y medianas empresas, entre los que se seleccionaron 616 para participar. El criterio de selección de los participantes es:
  • Debe ser residente en España.
  • Debe trabajar a jornada completa o parcial en una pequeña o mediana empresa.
  • Debe tener alguno de los siguientes puestos en la empresa:
    • Propietario o CEO
    • Directivo 
    • Gestor de varios departamentos
    • Gestión intermedia 
  • Debe estar involucrado o al tanto del proceso de selección y compra de software en la empresa.
Los participantes provienen de diferentes sectores de la industria. 

4 dicas de contabilidade para pequenas empresas

dicas contabilidade

O dinheiro é a força vital do seu negócio. Por isso, listamos quatro dicas de contabilidade essenciais para manter as contas da sua pequena empresa em dia.

dicas contabilidade

Seja administrando uma loja tradicional ou um serviço de aluguel de drones, em geral as pessoas começam seu pequeno negócio porque gostam de um nicho ou veem nele uma oportunidade, não porque pensam nas maravilhas de ficar até tarde analisando números e preenchendo livros contábeis.

Mas a dura realidade é que, a não ser que tenha recursos suficientes para contratar um contador para sua pequena empresa, você precisa saber pelo menos os fundamentos da contabilidade e como usar as ferramentas de contabilidade básicas para cumprir com suas obrigações tributárias.

Mas não se preocupe, o Capterra tem tudo o que você precisa. Siga este guia e você será capaz de ficar por dentro da contabilidade da sua pequena empresa, seja qual for o seu nicho.

4 dicas de contabilidade básicas para gestores de pequenas empresas

Não é necessário ter um mestrado para manter seus livros contábeis em ordem. Pode levar algum tempo, mas, usando as ferramentas certas e prestando atenção nos detalhes, isso é possível.

Com estes quatro passos, você poderá fazer sua contabilidade com rapidez e sem erros, saberá sempre onde está o seu dinheiro e estará pronto para fazer a declaração com confiança na hora de pagar os impostos.

Invista num software de contabilidade

Antes de depositar o primeiro cheque ou registrar sua primeira despesa, busque um software de contabilidade. Se o problema é dinheiro, existem opções gratuitas.

Ter um sistema de contabilidade lhe poupará incontáveis horas de trabalho, que podem ser investidas no crescimento do seu negócio.

Softwares de contabilidade podem rastrear faturas, pagar contas e fazer a conciliação bancária, entre outras coisas. Se você já fez alguma –ou todas– essas atividades manualmente, sabe quanto tempo pode gastar.

Além de economizar tempo, os sistemas de contabilidade também são vitais para manter os números precisos e em um só lugar. Dessa forma, fica muito mais fácil fazer suas declarações de imposto de maneira fácil e correta a cada ano.

Não sabe por onde começar a analisar as inúmeras opções de sistemas de contabilidade que existem?

Confira nosso guia de compra de sistemas de contabilidade

Mantenha separadas suas despesas comerciais e pessoais

Depois de instalar e configurar seu software de contabilidade, certifique-se de incluir no sistema apenas informações relevantes, separando um cartão de crédito/débito exclusivo para a empresa e usando-o estritamente para despesas comerciais.

Entre contadores profissionais, há um consenso em afirmar que deixar de separar os gastos pessoais dos comerciais é um dos maiores e mais comuns erros cometidos por donos de pequenas empresas.

Por que esse erro sai tão caro? 

Na melhor das hipóteses, você gastará horas quando for declarar o imposto analisando páginas e mais páginas de transações bancárias para tentar lembrar quais despesas foram relacionadas a negócios e quais foram pessoais. Na pior das hipóteses, pode acabar cometendo erros ao declarar uma despesa pessoal como de negócios e recebendo um aviso da Receita Federal.

Por outro lado, você pode perder deduções no imposto ou créditos fiscais por essa falta de organização.

A verdade é que não há desculpa para cometer tais erros. Solicite um cartão empresarial, use-o para as despesas relacionadas à empresa e mantenha-o sempre separado de seus cartões pessoais.

Equilibre a contabilidade ao fim de cada mês

Com seu sistema de contabilidade instalado e sendo alimentado pelas transações comerciais, você está pronto para verificar se há perda de dinheiro na sua empresa. Softwares de contabilidade facilitam a conciliação de contas.

O balanço contábil, que mostra essencialmente todos os ativos e passivos da sua empresa, é a fonte final da verdade que mostra todas as finanças do seu negócio.

Para isso, é preciso se certificar de que toda a sua receita está refletida dentro do seu sistema de contabilidade (se sua empresa for muito pequena, você pode fazer isso manualmente, mas é mais fácil usar o sistema de faturamento que vem como padrão em todos os softwares de contabilidade), juntamente com todas as suas despesas (conectar a conta bancária e integrar sua folha de pagamento ao sistema torna isso mais fácil).

Veja um guia rápido do Conta Azul sobre como conciliar contas:

Conciliação bancária no Conta Azul, que possui versão grátis para contadores (Fonte)

Seu sistema de contabilidade também deve lembrá-lo de fazer isso todos os meses. Assim, você pode se concentrar em administrar seus negócios e ganhar mais dinheiro com as informações mostradas pelo sistema.

Acompanhe seus relatórios essenciais

A boa notícia é que, se você chegou até aqui, esta é a parte mais fácil. 

Depois de instalar e configurar seu sistema de contabilidade, manter as despesas comerciais separadas das pessoais e certificar-se de que as contas estão equilibradas no final de cada mês, seu sistema está pronto para produzir relatórios de contabilidade que permitirão que você saiba como está a saúde do seu negócio.

Abaixo listamos os três relatórios essenciais e o que você pode aprender com cada um deles:

  • Folha de balanço: como visto anteriormente, este relatório mostra tudo o que sua empresa possui e tudo o que ela deve.
  • Declaração de rendimentos: também conhecido como demonstração de lucros e perdas, este relatório mostra todos os ativos que entraram (receitas) e que saem (despesas) da sua empresa durante um período (um mês, um trimestre ou ano).
  • Demonstração de fluxos de caixa: semelhante à declaração de rendimentos, a demonstração de fluxos de caixa mostra o dinheiro que entra e o que sai da sua empresa ao longo de um período de tempo. A diferença é que neste relatório inclui-se apenas dinheiro, enquanto a declaração de rendimentos inclui outros itens, como valor imobiliário e depreciação de equipamentos.
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Exemplo com uma estrutura básica de uma folha de balanço patrimonial (Fonte)

Use esses três relatórios para acompanhar a saúde financeira da sua empresa e, assim, tomar melhores decisões sobre quando controlar os gastos e quando investir em crescimento.

Fique por dentro da contabilidade da sua pequena empresa

Vale lembrar que à medida que sua empresa cresce, a contabilidade fica mais complicada, e você eventualmente precisará de ajuda.

Para mais dicas de contabilidade para pequenas empresas, siga o blog do Capterra. Para começar, confira os seguintes artigos:

Busca softwares de contabilidade? Confira nosso catálogo!

Aviso legal

Apesar deste documento ser destinado a informar nossos clientes sobre o impacto da tecnologia em seus negócios, ele não tem a intenção de fornecer aconselhamento jurídico ou endossar um curso de ação específico.

Os programas selecionados neste artigo são exemplos para mostrar um recurso em contexto, não se tratando de endossos ou recomendações. Eles foram obtidos de fontes consideradas confiáveis no momento da publicação.

O que é VDI? Conheça os softwares de virtualização de desktops

o que é vdi

Tornar o trabalho remoto mais eficiente para seus funcionários requer transformação tecnológica. Os softwares de virtualização de desktops podem ajudá-lo nesse processo. Saiba como.

o que é vdi

O trabalho remoto, que cresceu durante a pandemia do coronavírus, traz diversas preocupações, como aquelas relacionadas à produtividade dos funcionários e à escolha das ferramentas certas para realizar as tarefas. Mas acima de tudo está a segurança, especialmente se os funcionários usam dispositivos pessoais para trabalhar.

Estudo recente do Capterra com 481 profissionais que trabalham em micro, pequenas e médias empresas (de até 250 funcionários) de diferentes setores de todo o país sobre a transformação digital nas organizações e as prioridades de segurança de TI no ambiente atual mostrou que as ameaças à segurança são um problema real.

Porém, com as ferramentas e tecnologias certas, as empresas podem mitigar tais preocupações sem comprometer a produtividade e a eficiência dos trabalhadores. 

Uma delas é a chamada infraestrutura de desktop virtual (VDI na sigla em inglês). Não sabe o que é VDI? Neste artigo explicamos o que é VDI, como combiná-la com outras ferramentas de TI e como ela pode ajudar o seu negócio.

O que é VDI?

Os softwares de virtualização de desktops são uma combinação de diferentes tecnologias que permitem aos usuários hospedar ambientes de desktop –como sistemas operacionais, programas, ícones, etc.– em um servidor remoto gerenciado de modo centralizado. Esses ambientes de desktop virtuais podem ser acessados pelos usuários a qualquer hora e de qualquer lugar.

Uma maneira de imaginar esse ambiente virtual é pensando em um megacomputador armazenado em um local em que você não pode realmente vê-lo. Esse computador tem uma área de trabalho com um sistema operacional –por exemplo, Windows ou Mac–, dados do seu negócio e programas para gerenciamento de arquivos, softwares de comunicação, sistemas de contabilidade, etc. 

O software VDI clona essa área de trabalho e permite que os usuários a vejam em seus dispositivos pessoais quando se conectam ao megacomputador por acesso remoto.

Existem dois tipos de software VDI:

  • VDI persistente: permite que os usuários entrem individualmente em um mesmo desktop virtual personalizável sempre que se conectarem. Essa opção exige maiores espaços de armazenamento e memória, uma vez que cada arquivo é salvo separadamente para usuários únicos. O desktop persistente é mais caro do que o não persistente. Além disso, é mais recomendado para usuários que precisam de continuidade para seus projetos, como designers de produto, designers gráficos e engenheiros.
  • VDI não persistente: atribui aos usuários uma área de trabalho selecionada aleatoriamente de um grupo de áreas de trabalho cada vez que eles se conectam. Como as alterações que os usuários individuais fazem em seus desktops não são salvas, este tipo de software VDI é mais adequado para trabalhadores que não precisam exatamente do mesmo ambiente todos os dias, exigindo apenas acesso aos dados e aplicativos da empresa, como os agentes de call center, por exemplo.
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Inclusão de funcionalidades de usuários no Cloudalize Software (Fonte)

Por que usar um software VDI?

Entre as vantagens de um software VDI, podemos destacar:

Economia de dinheiro em dispositivos e manutenção: você pode investir em menos máquinas e comprar versões limitadas de programas, tudo isso sem deixar de fornecer todas as ferramentas necessárias para que seus funcionários trabalhem adequadamente.

Flexibilidade de dispositivos: com um software VDI, você pode investir em um sistema avançado para seu data center e instalar nele todos os programas de que seus funcionários precisam. Seus funcionários podem usar seus próprios dispositivos para acessar com segurança os desktops virtuais e as funcionalidades dos programas que precisam para realizar suas tarefas, independentemente de onde estejam.

Redução de tempo e esforço de TI: com um software VDI, sua equipe de TI só precisa instalar, corrigir e atualizar programas no data center. Como todos os desktops virtuais replicam o desktop central, em casos de erros ou perda de dados, sua equipe de TI não precisa pesquisar e corrigir arquivos e aplicativos em sistemas individuais.

Segurança do espaço de trabalho: se um funcionário perde seu laptop corporativo contendo dados confidenciais, isso pode significar enormes prejuízos financeiros e de segurança para sua empresa. Os softwares VDI ajudam a minimizar esses riscos de segurança, mantendo os programas e as informações confidenciais protegidos na nuvem e longe do acesso não autorizado por meio de dispositivos pessoais.

4 fatores a ter em mente ao escolher um software VDI

Encontrar a tecnologia certa pode ser estressante, já que se trata de um investimento de longo prazo. Para ajudá-lo, listamos quatro fatores que você deve ter em mente quando for escolher um software VDI para a sua empresa:

1. Saiba o que seus usuários finais precisam: certifique-se do tipo de VDI que você deseja implantar. Por exemplo, funcionários de call center podem trabalhar em desktops virtuais alocados aleatoriamente por meio de um VDI não persistente, enquanto designers gráficos e engenheiros de produto precisam acessar o mesmo desktop todos os dias, ou seja, precisam de um VDI persistente.

2. Avalie a facilidade de uso e a simplicidade do sistema: escolha um software VDI amigável aos gerentes de TI. A equipe de TI precisa ter uma visibilidade completa da tecnologia usada e ser capaz de agilizar as operações sem se cansar em procedimentos complexos sempre que for necessário fazer um upgrade ou atualização.

3. Atente para a segurança: o software escolhido deve oferecer opções de segurança avançadas, como criptografia dinâmica e autenticação multifator. Se você já usa ou planeja usar um software antivírus e um programa de VPN, verifique a compatibilidade deles antes de escolher o software VDI.

4. Execute um teste de provisionamento apropriado: os provedores de software VDI oferecem ferramentas de teste que ajudam a executar uma implantação piloto antes da compra e implementação. Isso garante que você entenda os recursos exigidos por cada desktop virtual e se sua infraestrutura de TI pode lidar com eles. Caso contrário, você pode fazer ajustes antes da implantação real para que os usuários finais tenham acesso ao que realmente precisam.

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Metodologia e aviso legal

Para reunir os dados do estudo presente neste artigo, o Capterra realizou um levantamento online entre os dias 3 e 4 de abril em que ouviu 481 profissionais que trabalham em micro, pequenas e médias empresas (até 250 funcionários) de diferentes setores de todo o país. Os resultados são representativos da pesquisa, mas não necessariamente da população como um todo.

Apesar deste documento ser destinado a informar nossos clientes sobre o impacto da tecnologia em seus negócios, ele não tem a intenção de fornecer aconselhamento jurídico ou endossar um curso de ação específico.

Os programas selecionados neste artigo são exemplos para mostrar um recurso em contexto, não se tratando de endossos ou recomendações. Eles foram obtidos de fontes consideradas confiáveis no momento da publicação.