Bereid je kantoor voor op de 1,5 meter economie – werken en samenwerken op 1,5 meter afstand

1,5 meter economie

Om je bedrijf te openen ten tijde van de 1,5 meter economie moet je een plan bedenken om je kantoor veilig te maken en verspreiding van Covid-19 te voorkomen. Dat betekent de richtlijnen van het RIVM volgen en overal op kantoor 1,5 meter afstand houden, grondige maatregelen voor hygiëne en je medewerkers beschermen tegen het risico van besmetting. Geen eenvoudige taak. De anderhalvemetersamenleving zal waarschijnlijk nog lang van kracht blijven. Je zult dus maatregelen moeten treffen die niet alleen nu, maar ook op de langere termijn werken. Hoog tijd dus om eens na te denken over hoe jouw kantoor eruit gaat zien. 

1,5 meter economie

De 1,5 meter economie

Welke oplossingen kun je inzetten om je kantoor veilig te maken? Moeten we eigenlijk wel terug naar het kantoor zoals we het nu kennen of is dit hét moment om je kantoor permanent te veranderen? Hierover spraken we Eduard Schaepman, de CEO van Tribes, aanbieder van flexibele kantoorruimtes, en Angelique Schouten, Chief Commercial Officer en lid van het bestuur van Ohpen, een cloudgebaseerd core banking platform.

  • De basis van je 1,5 meter kantoor: je medewerkers
  • Je oude kantoorconcept aanpassen aan het nieuwe normaal
  • Een nieuwe kantoorconcept bedenken
  • Samenwerking op afstand met collega’s, klanten en nieuwkomers

De basis van je 1,5 meter kantoorplan: je medewerkers

Voordat je meteen je plattegrond pakt om uit te rekenen hoeveel bureau’s er in je pand passen en het internet induikt op zoek naar spatschermen en temperatuurmeters, denk eerst eens na wat de behoeftes van jouw organisatie zijn. 

Hoeveel ruimte heb je nodig? Vraag je eerst af hoeveel medewerkers er eigenlijk terug naar kantoor moeten en willen. Misschien heb je met minder werkplekken wel genoeg. Angelique Schouten van Ohpen, zegt

“Voer een enquête uit onder je personeel om te peilen wat zij willen. Het advies is thuiswerken tot 1 september, maar wat willen jullie?”

Onderzoek wijst uit dat een derde van het kantoorpersoneel ervoor zou kiezen om altijd thuis te werken. Voor een andere groep geldt precies het tegenovergestelde, zij willen zo snel mogelijk terug naar kantoor, omdat hun thuissituatie niet ideaal is. Voor deze groep zou je het kantoor al eerder kunnen openen. 

quote 1.5 meter economie Schouten

Tip: Gebruik planningssoftware voor de intekenlijst om de bezetting van je kantoor eenvoudig te beheren. 

Je huidige kantoorconcept aanpassen aan het ‘nieuwe normaal’

Nu je weet voor hoeveel werknemers er minimaal plek moet zijn, kun je je kantoor gaan aanpassen. Welke oplossingen kun je inzetten om je kantoor veilig te maken? Eduard Schaepman van Tribes heeft 23 kantoorpanden moeten aanpassen in verschillende landen als gevolg van Covid-19.

1,5 meter kantoor

Schaepman vertelt welke maatregelen je allemaal kunt nemen om 1,5 meter afstand te houden:

  • Tafels uit elkaar zetten 
  • Rondom elke werkplek de 1,5 meter zone aangeven met stickers
  • Doorzichtige spatschermen van plexiglas rondom de werkplekken plaatsen om werknemers te scheiden. Omdat ze doorzichtig zijn blijft samenwerken mogelijk. 
  • Wegwerpbare papieren ‘desk pats’ op de bureau’s plaatsen om het lichamelijk contact met de tafel te beperken en besmetting via objecten te vermijden. 
  • Eenrichtingsverkeer creëren op kantoor door looproutes aan te geven met pijlen zodat  je elkaar niet kruist.
  • Sensoren in de hoeken van alle algemene ruimtes plaatsen die de afstand tussen personen meten en met een geluids- of rood lichtsignaal aangeven dat mensen te bij elkaar staan. “Dit is handig omdat sommige mensen zich bezwaard voelen er iets van te zeggen, dus dan doet de apparatuur het voor je”, zegt Schouten hierover.

Het handhaven van de regels is ook een uitdaging. Schouten vertelt dat mensen heel enthousiast zijn om hun collega’s weer te zien waardoor de aandacht voor de maatregelen kan verzwakken.

terug naar kantoor

Om mensen aan het ‘nieuwe normaal’ te herinneren kun je bijvoorbeeld banners ophangen of informatie op digitale schermen plaatsen. 

coronamaatregelen op kantoor herinneren

Maatregelen voor de bescherming van de gezondheid en hygiëne

De richtlijnen van het RIVM vragen ook om specifieke maatregelen voor de bescherming van de gezondheid van werknemers. Hierbij kun je denken aan zaken als:

  • Temperatuurmeting bij binnenkomst. Dit kan met thermische infrarood camera’s voor koortsdetectie, met een thermometer ‘pistool’ of bijvoorbeeld met een polschecker, zodat mensen zelf hun temperatuur kunnen meten, een minder invasieve methode vertelt Schaepman. Tribes heeft alvorens met temperatuurmeting te beginnen de Autoriteit Persoonsgegevens geraadpleegd om ervoor te zorgen dat hun nieuwe veiligheidsmaatregelen in overeenstemming zijn met de privacywetgeving.
  • Een ander aandachtspunt is de ventilatie op kantoor: 

ventilatie tegen corona

  • Contactloos toegang geven tot het gebouw en ruimtes. Zo vertelt Schouten van Ohpen dat zij hun toegang met fingerprint gaan vervangen voor een iris scanner.  
  • Het beschikbaar stellen van handgel en mondkapjes.
  • Extra schoonmaken.

Een nieuwe kantoorconcept bedenken

Als je veel werkplekken moet opheffen, dan kies je er wellicht voor om een vergaderruimte of een sportruimte om te bouwen in een werkruimte. Misschien voldoet jouw pand of kantoor dan echter niet meer aan wat jij je werknemers wilt bieden. Als dit het geval is dan kun je ook out of the box denken en je huidige kantoorconcept kritisch bekijken en vernieuwen. Dat doet Schouten van Ohpen:

“Daar waar je vroeger aan een kantoor dacht als ‘je komt samen en het is een werkplek’, wat ik nu wil doen, naar de toekomst toe, is functies ondersteunen. Ik wil behoeftes ondersteunen, het pand veranderen naar zones, er zijn bijvoorbeeld mensen die stilte willen hebben, er zijn mensen die juist het sociale aspect willen hebben, of het natuuraspect, ik wil gaan kijken hoe ik die behoeftes kan weergeven.”

Het kantoor gaat dus permanent veranderen sinds de 1,5 meter economie van kracht is volgens Schouten. En dat betekent wellicht een andere ruimte huren. 

1,5 meter samenleving

Ook thuiswerken hoeft vanaf nu niet meer op dezelfde manier. De keuze was meestal je werkt een volle dag op kantoor of een volle dag thuis. Sinds de lockdown volgen mensen veel meer hun eigen ritme. 

“In de ochtend wil ik een douche, een kop koffie en focus. In de middag ga ik naar kantoor. Misschien moet het kantoor wel 7 dagen open zijn in de toekomst.”

Slimme tip voor thuiswerkers van Schouten: Gebruik een strijkplank met verschillende hoogtes om een sta-tafel na te bootsen. 

Tips voor samenwerken in de 1,5 meter economie

Ongeacht hoe je kantoor er uit gaat zien, het nieuw normaal zal ook van invloed blijven op de manier van werken. Vergaderen, met klanten afspreken, een teamuitje organiseren of een sollicitatiegesprek voeren, als er sprake is van sociaal contact zullen we voor een langere periode behoedzaam moeten blijven. De kans bestaat dat er een nieuwe besmettingsgolf komt waardoor iedereen weer thuis zit. Je kunt je dus maar beter voorbereiden op regelmatig gebruik van digitale samenwerkingstools. Daarbij moet ook worden gedacht aan oplossingen voor het onboarden van nieuwe medewerkers en het ontmoeten van klanten en prospects. 

Onboarding van nieuwe medewerkers in de 1,5 meter economie

Sollicitatiegesprekken voeren via videocalls en een interactief onboarding programma maken, het kan allemaal digitaal. “On-boarding van nieuwkomers kan ook via de webcam, mission briefing noemen wij dat. Normaal vliegen wij iedereen over naar het hoofdkantoor, doen we een rondje langs de oude panden waar Ohpen begonnen is. Nu hebben wij dit alles digitaal gemaakt, een virtual tour”, aldus Schouten.

Met video interview software kun je nieuwe medewerkers interviewen zonder dat ze naar je kantoor hoeven te komen. Met virtuele tour software kunnen recruiters sollicitanten een 360 graden virtuele tour geven van het kantoor en de installaties. 

Afspreken met klanten

Ook afspreken met klanten en prospects is een uitdaging in het ‘nieuwe normaal’. Afspraken kunnen wel persoonlijk op kantoor met social distancing, maar misschien voel jij of je klant zich wel niet op zijn gemak in een gesloten ruimte. Om ongemak te voorkomen kun je natuurlijk via de webcam afspreken, maar hoe houdt je de aandacht van je prospect vast?  

“Je kunt het met filmpjes doen of een inspirerende spreker uitnodigen. Een gemiddelde afspraak kost je dan wel twee keer de tijd die het normaal kostte. Je wilt de ladder hoger leggen, energie erin houden om niet in te kakken achter een webcam,” vertelt Schouten.

Tip van Schouten: Om thuis een professionele indruk te wekken bij klanten zou je banners met het bedrijfslogo achter je stoel kunnen zetten of green screens waarop je afbeeldingen of video’s kunt afspelen.

Een ander goed idee is om buiten af te spreken. Niet alleen veiliger maar ook gezonder om wat extra te bewegen.

social distancing

Het 1,5 meter kantoor is dan misschien wel een uitdaging, maar het is ook een kans om te innoveren. Nu is hét moment om veranderingen door te voeren waar je wellicht al langer over na zat te denken en je werkplek beter af te stemmen op de nieuwe realiteit. Als je het zo bekijkt klinkt het nieuwe normaal helemaal zo gek nog niet!

En nu? Bekijk onze catalogus met planningssoftware om de juiste tool te vinden

Dit artikel is bedoeld om onze lezers te informeren over bedrijfsgerelateerde zaken in Nederland. Het is op geen enkele wijze bedoeld om juridisch advies te geven of om een specifieke handelswijze te onderschrijven. Voor advies over uw specifieke situatie, raadpleeg uw juridisch adviseur.

Was ist ein virtueller 360-Grad-Rundgang und wie kannst du selbst einen erstellen?

Was ist ein virtueller 360-Grad-Rundgang und wie du einen erstellst

Nutzt du gelegentlich Google Street View? Dann weißt du, wie praktisch ein virtueller 360-Grad-Rundgang in manchen Situationen sein kann. Virtuelle Rundgänge und entsprechende Software gibt es schon seit einigen Jahren, doch seit der COVID-19-Pandemie kommt ihnen eine besondere Bedeutung zu. Trotz der unsicheren Zeiten wollen Menschen Wohnungen besichtigen, ihre Geschäfte fortführen, Kunst genießen oder vom nächsten Urlaub träumen können.

Was ist ein virtueller 360-Grad-Rundgang und wie du einen erstellst

Ob Krise oder keine Krise: Auch in weniger turbulenten Zeiten kann räumliche Distanz immer wieder zu Schwierigkeiten führen, sodass virtuelle Optionen zur interessanten Lösung werden. Doch woraus genau besteht ein virtueller 360-Grad-Rundgang und wie kann man selbst einen gestalten, ohne viel Erfahrung auf dem Gebiet zu haben? Mit der richtigen Software braucht es nur ein paar Klicks, um loszulegen, egal ob du die Gänge eines Großhandelsgeschäfts oder die Wege eines Gartens virtuell zugänglich machen willst.

Der virtuelle 360-Grad-Rundgang: Ein visuelles Erlebnis mit zahlreichen Vorteilen

Mit Software für einen 360-Grad-Rundgang kann man Räume mithilfe einer 360-Grad-Aufnahme oder mehreren Fotos in 3D modellieren, personalisieren und mit interaktiven Funktionen versehen. Die auf diese Weise geschaffenen virtuellen Räume können über Computer oder Mobilgeräte „besucht“ und betrachtet werden.

Du kannst ein 360°-Video erstellen, sodass man sich in dem Video bewegen kann, oder mit virtueller Realität ein noch immersiveres Erlebnis schaffen.

Virtuelle Rundgänge sind viel mehr als nur eine technische Spielerei: Sie bieten eine Menge Vorteile und die verfügbaren Softwarelösungen überbieten sich gegenseitig in ihrer Kreativität und dem Funktionsumfang.

Das sind die größten Vorteile eines virtuellen 360-Grad-Rundgangs (branchenunabhängig):

Für Unternehmen:

  • Wenig Material benötigt
  • Niedrige bis moderate Kosten bei einer hohen möglichen Rentabilität
  • Potentielle virale Verbreitung in sozialen Netzwerken
  • Mehr Besuche und Klicks
  • Analysierbare Besuchsstatistiken
  • Verbesserte Referenzierung
  • Permanenter Zugang
  • Stärkung des eigenen Images

Für Kunden:

  • Virtueller Zugang zu Orten, die weit entfernt oder für die Öffentlichkeit geschlossen sind
  • Spaß an einem interaktiven, immersiven Erlebnis
  • Umfassende Gratisinhalte
  • Stärkeres Vertrauen in die Marke (Transparenz)
  • Leichtere Entscheidungsfindung

Diese Branchen profitieren von einem virtuellen 360-Grad-Rundgang

Virtuelle Rundgänge bieten sich für die unterschiedlichsten Branchen und Bereiche an. Ob Ladengeschäfte, Ateliers, Agenturen, Fertigungsanlagen, Museen, Sehenswürdigkeiten oder Naturschutzgebiete: All das kann damit jederzeit virtuell erkundet werden.

In diesem Artikel wollen wir auf vier Branchen eingehen, die von einem 360-Grad-Rundgang besonders profitieren können.

Immobilienbranche

Schon 2017 ergab eine Ifop-Studie, dass 85 % der potentiellen Käufer*innen eine Immobilie gerne virtuell besichtigen würden, bevor sie sie physisch besuchen. Die französische, auf Immobilien-Websites spezialisierte Gruppe SeLoger bestätigt, dass Immobilien und Gründstücke fünfmal schneller verkauft werden, wenn eine virtuelle Besichtigung möglich ist.

Ein 360-Grad-Rundgang ist realitätsgetreuer als einfache Fotos, die die Perspektive verflachen, und kann einen Eindruck von der Größe und Anordnung der Räume verschaffen. Zusätzlich können Texte oder Audio- und Videokommentare zu interessanten Punkten eingefügt werden, genau wie Hotspots (Navigationspunkte), die den Weg weisen. Mit manchen Softwarelösungen kann man den Rundgang sogar live kommentieren und den Gesprächspartner oder die Gesprächspartnerin per Video einblenden.

Somit profitieren alle Beteiligten:

  • Verkäufer*innen müssen nicht mehrfach die Immobilie ansprechend herrichten (was gerade bei Immobilien im Privatbesitz umständlich sein kann) und vor Ort anwesend sein. Der virtuelle Rundgang ist rund um die Uhr zugänglich.
  • Die Interessenten müssen keinen bestimmten Besichtigungstermin einplanen oder riskieren, nach einer langen Anreise enttäuscht zu werden.
  • Makler*innen können physische Besuche den Personen anbieten, die wirklich interessiert sind.

So sparen alle Zeit und Energie.

Industrie

Damit die eigenen Anlagen von Kund*innen besichtigt werden können, ist üblicherweise eine komplexe Logistik nötig – da ist es deutlich einfacher, stattdessen virtuell hindurchzuführen. Mit einem virtuellen Rundgang kannst du viel Zeit sparen und deine Werkstatt oder Fabrik auf moderne Weise präsentieren. Auch Orte mit strikten Sicherheitsvorkehrungen werden so plötzlich zugänglich.

Ein 360-Grad-Rundgang kann darüber informieren, wie Produkte hergestellt werden oder welche verschiedenen Tätigkeiten dabei eine Rolle spielen. Auch Schulungen für Angestellte können auf diese Weise unkompliziert durchgeführt werden, beispielsweise zu Sicherheits- und Hygienemaßnahmen. Gleichzeitig ist der virtuelle Rundgang eine Ressource, die du bei den unterschiedlichsten Gelegenheiten einsetzen kannst, etwa auf einer Messe oder Konferenz.

Immer beliebter wird auch der Industrietourismus: Viele Menschen interessieren sich dafür, genauer zu erfahren, wo Produkte herkommen und wie Industrieanlagen funktionieren. Ein virtueller Rundgang befriedigt diese Neugier und stärkt gleichzeitig dein Image als modernes Unternehmen.

Dabei darf es auch mal humorvoll zugehen: Diese norwegische Fabrik kombiniert interaktive 360°-Videos mit gespielten Szenen und Kommentaren.

Gastgewerbe

Nicht nur beim Immobilienkauf, sondern auch bei der Urlaubsplanung hilft es bei der Entscheidungsfindung, interessante Orte im Voraus virtuell zu besuchen.

Vermieter*innen von Ferienwohnungen profitieren davon, ihre Unterkünfte online ansprechend zu präsentieren und attraktiv zu machen. Selbst wenn jemand ein tolles Hotel oder einen paradiesischen Ort am anderen Ende der Welt vielleicht nie selbst besucht und sich nur virtuell in die Ferne träumt, kann das den Ort bekannter machen, vor allem, wenn der 360-Grad-Rundgang über Blogs oder soziale Netzwerke verbreitet wird.

Wer Ferienwohnungen mietet, kann sich bei einem virtuellen Besuch besser davon überzeugen, dass eine Unterkunft seinen Erwartungen entspricht, und unangenehme Überraschungen verhindern.

Tourismus und Kultur

Städte und Regionen haben die Gelegenheit, lokale Sehenswürdigkeiten und geschichtsträchtige Orte auch weit über die Umgebung hinaus bekannt zu machen und Besucher*innen nützliche Informationen zukommen zu lassen. Sie können einen kompletten interaktiven Reiseführer erstellen, mit allen wichtigen Orten, Öffnungszeiten, historischen Anekdoten und anderen Informationen. Auch Geschäfte, Kunstateliers oder Handwerksbetriebe können einen Einblick in ihre Räumlichkeiten gewähren und so interessierte Reisende zu sich locken.

Kulturelle Einrichtungen bekommen ganz neue Möglichkeiten, insbesondere wenn sie temporär oder permanent geschlossen oder nicht zugänglich sind: Museen, vergangene Ausstellungen, Orte, die nicht mehr existieren (wie die Street Art-Ausstellung im Tour 13 in Paris) oder berühmte Orte wie das Schloss Neuschwanstein können virtuell und meist kostenlos besucht werden, entweder per 360°-Rundgang oder per statischem Zugang zu den Sammlungen.

So bekommen Menschen aus aller Welt Zugang zu regionalem Wissen und Kultur. Nicht nur nationale Museen, sondern kulturelle Einrichtungen aller Größen können davon profitieren und sich ohne Einschränkungen durch Öffnungszeiten und Zugangsbeschränkungen national und international einen Namen machen.

Virtuelle Besuche sind noch nicht einmal auf die Erde beschränkt: Über Google Earth kannst du die Internationale Raumstation ISS besuchen und den Blick vom Beobachtungsmodul Cupola genießen!

Wie erstellt man einen virtuellen 360-Grad-Rundgang?

Falls du über professionelle oder semiprofessionelle Fotografieausrüstung verfügst, lohnt sich ihr Einsatz auf jeden Fall. Im Zweifelsfall lassen sich auch mit modernen Smartphones mittlerweile gute Fotos machen, doch für 360°-Aufnahmen sind ein Weitwinkelobjektiv und ein drehbares Stativ empfehlenswert.

Sobald du die Aufnahme auf der gewählten Plattform hochgeladen hast und sie verarbeitet wurde, wird sie üblicherweise in deiner Cloud gespeichert. Je nachdem, welche Funktionen die genutzte Software bietet, kannst du sie mit weiteren Medieninhalten anreichern.

Anschließend musst du den Link nur noch auf deiner Website einbinden oder direkt in sozialen Netzwerken teilen. Auch Google Maps macht es möglich, einen virtuellen Rundgang für einen Ort auf der Karte einzubinden.

Software für einen 360-Grad-Rundgang: 4 Tools für unterschiedliche Ansprüche

Wir möchten dir vier verschiedene Softwaretools vorstellen, mit denen du virtuelle Rundgänge für deine Immobilienagentur, Ferienhausvermietung, Werkstatt oder Galerie erstellen kannst. Unsere Auswahlkriterien findest du am Ende des Artikels. Die Softwaretools werden in alphabetischer Reihenfolge vorgestellt.

Concept3D

Ein Einblick in Concept3D (Quelle)

  • Gesamtbewertung: 4,8/5 (37 Bewertungen)
  • Gratisversion und kostenlose Testversion verfügbar
  • Preis auf Anfrage

Concept3D bietet drei Modellierungsstile: virtueller Rundgang, interaktive Karte und 3D-Rendering. Die Plattform legt ihren Schwerpunkt auf Industriekomplexe, Universitätsgelände und Einrichtungen wie Krankenhäuser, ohne darauf beschränkt zu sein.

Das Ziel der Karten und Renderings ist es, eine klare Vorstellung von manchmal labyrinthartigen Anlagen zu vermitteln und dabei alle relevanten Informationen zur Verfügung zu stellen. Mit der „Wayfinding“-Funktion kann man seinen Weg planen und Echtzeitdaten können beispielsweise über den aktuellen Bestand in einem Lagerhaus informieren.

Ideal für: Industrie, komplexe Anlagen

Zentrale Funktionen:

  • Interaktive virtuelle Rundgänge
  • Interaktive Karten
  • 3D-Rendering
  • Raumanordnung
  • Integration von Medien (Logos, Video, Audio, Texte, …)
  • Datenintegration in Echtzeit

Mehr dazu

EYESPY360

Präsentation von EYESPY360 (Quelle)

  • Gesamtbewertung: 4,5/5 (103 Bewertungen)
  • Gratisversion verfügbar
  • Preis: Abonnement ab 19,99 € pro Person/Monat

EYESPY360 verwandelt Grundrisse in 3D-Modelle, die man aus allen Richtungen betrachten kann. Mit nur einem Klick landest du im gewünschten Raum. Für einzelne Details können Medien integriert werden, um etwas per Video zu präsentieren oder technische Details zu liefern. Animierte Pfeile zeigen ähnlich wie bei Street View den Weg.

Immobilienmakler können vorab aufgezeichnete Besichtigungstouren mit Audiokommentaren versehen oder Live-Besichtigungen mit integriertem Videoanruf anbieten. Für einen solchen virtuellen Rundgang wirst du vermutlich eine 360°-Kamera brauchen, doch die Plattform bietet auch an, ihn mithilfe von 2D-Fotos zu realisieren.

In den Nutzerbewertungen auf Capterra werden die Benutzerfreundlichkeit und die schnelle Funktionsweise positiv hervorgehoben.

Ideal für: die Immobilienbranche

Zentrale Funktionen:

  • Integration von Medien (Logos, Video, Audio, Texte, …)
  • Grundrisse
  • Hotspots
  • Integrierte Funktion zum Teilen in sozialen Netzwerken
  • Integration von Videoanrufen
  • Für virtuelle Realität optimiert
  • Berichte zu Besuchen

Mehr dazu

LiveTour

Präsentation von LiveTour (Quelle)

  • Gesamtbewertung: 4,5/5 (115 Bewertungen)
  • Kostenlose Testversion verfügbar
  • Preis: Ab 4,50 € pro Monat für 3 LiveTouren (2 € pro zusätzliche LiveTour)

Wenn du nicht in professionelle Ausrüstung investieren möchtest, bietet LiveTour für 45 € ein Set aus einem am Smartphone anbringbaren Weitwinkelobjektiv und einem elektrisch drehbaren Stativ.

Sobald du deinen Rundgang hochgeladen hast, musst du ihn nur noch personalisieren. Mit interaktiven „Hotspots“ navigierst du von Raum zu Raum und kannst den Grundriss in Echtzeit anzeigen, um dich zu orientieren. Über den integrierten „Teilen“-Button kannst du den Rundgang schnell an andere senden. Während eines Live-Besuchs kannst du auf dem Bildschirm Notizen hinzufügen und so deine Eindrücke festhalten.

Ideal für: Einsteiger*innen mit kleinem Budget

Zentrale Funktionen:

  • Integration von Medien (Logos, Video, Audio, Texte, …)
  • Grundrisse
  • Hotspots
  • Integrierte Funktion zum Teilen in sozialen Netzwerken
  • Berichte zu Besuchen
  • Direkte Anmerkungen
  • Für virtuelle Realität optimiert

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My360

Einblick in My360 (source)

  • Gesamtbewertung: 4,8/5 (46 Bewertungen)
  • Gratisversion und kostenlose Testversion verfügbar
  • Preis: Jahresabonnement für 35,10 € pro Monat, Monatsabonnement für 39 € pro Monat

Um My360 verwenden zu können, benötigst du eine 360°-Kamera (auf der Website von My360 erwerbbar). Anschließend musst du die Fotos nur noch auf der Plattform hochladen.

Das Seitenmenü ermöglicht es, den gewünschten Raum direkt zu betreten und den Besuch mit Kontakten zu teilen. Wie bei den anderen Tools aus dieser Liste kann der 360-Grad-Rundgang mit Logos, Videos und anderen nützlichen Informationen personalisiert werden.

Für Grundstücke und Immobilien von Privatpersonen schlägt die Software vor, zunächst nur einen kleinen Bereich für den virtuellen Rundgang zugänglich zu machen und die vollständige Besichtigung erst nach Ausfüllen eines Formulars zu ermöglichen. So erhalten nur diejenigen Zugang, die wirklich interessiert sind.

Ideal für: Gastgewerbe und Immobilienbranche

Zentrale Funktionen:

  • Integration von Medien (Logos, Video, Audio, Texte, …)
  • Integrierte Funktion zum Teilen in sozialen Netzwerken
  • Berichte zu Besuchen
  • Direkte Anmerkungen
  • Für virtuelle Realität optimiert
  • Unbegrenzte virtuelle Rundgänge

Mehr dazu

Willst du mehr erfahren? Dann wirf einen Blick auf unser 360-Grad-Rundgang Software Verzeichnis, um weitere Produkte zu entdecken.

Methodik:

Diesem Artikel vorgestellten Produkte wurden nach folgenden Kriterien ausgewählt:

  • Software, die 360-Grad-Rundgänge ermöglicht
  • Gesamtbewertung von mindestens 4 von 5
  • Größere Zahl an Nutzerbewertungen
  • Gratisversion oder kostenlose Testversion verfügbar

I 5 migliori tool gratuiti per trasmettere i tuoi eventi in live streaming

Straming video online

Perché acquistare software a pagamento e hardware complessi per trasmettere eventi in live streaming? Scopri questi cinque tool gratuiti!

Straming video online

La trasmissione di eventi in live streaming presenta numerosi vantaggi e, con l’aumento degli investimenti nelle infrastrutture di smart working da parte delle aziende, sta diventando sempre più indispensabile.

Il live streaming consente di raggiungere persone che in condizioni normali non avrebbero potuto partecipare a un evento fisico per motivi di ordine economico o logistico o per mancanza di tempo. Permette inoltre di coinvolgere un pubblico più vasto, al di fuori della location o della città in cui ti trovi, e di attirare spettatori digitali da tutto il mondo. Infine, permette di incrementare il coinvolgimento del tuo pubblico, consentendo ai partecipanti di fare domande o pubblicare commenti.

Il live streaming permette inoltre di continuare a trasmettere le dirette anche in tempi di crisi, come nel caso dell’epidemia del coronavirus che stiamo vivendo. Istituzioni di rilevanza mondiale, come ad esempio il Grammy Museum, possono infatti fare a meno della presenza fisica del proprio pubblico e trasmettere i propri eventi online. Allo stesso modo, i musicisti e gli artisti possono ricorrere al live streaming per improvvisazioni in diretta e la creazione di eventi digitali da zero.

Le piattaforme per live streaming che possono essere utilizzate per la trasmissione di eventi online sono numerose. Tuttavia, se sono i problemi di costo a rappresentare l’ostacolo principale, i tool di live streaming gratuiti sono la soluzione che fa per te.

5 tool gratuiti per trasmettere i tuoi eventi in live streaming

Ti presentiamo i tool che verranno descritti nel presente articolo (in ordine alfabetico):

  • Facebook Live
  • Instagram Live
  • Periscope
  • YouNow
  • YouTube Live

Ma innanzitutto, che cosa si intende per “tool gratuito”? Un tool viene classificato come gratuito se offre una versione gratuita e stand-alone e non una di prova per la quale è richiesto l’acquisto di una versione a pagamento in seguito alla scadenza di un determinato periodo di tempo.

Per ulteriori informazioni sulle modalità di selezione dei prodotti, puoi consultare la nostra metodologia completa, disponibile alla fine del presente articolo.

I 5 migliori tool gratuiti per trasmettere i tuoi eventi in live streaming1. Facebook Live

Facebook Live è un tool per la trasmissione di eventi online che presenta due vantaggi principali: per prima cosa, consente di bypassare le difficoltà legate alle piattaforme tradizionali di live streaming, che richiedono una configurazione complessa dell’hardware e funzionalità avanzate in materia di rendering dei video. In secondo luogo, permette di coinvolgere un pubblico già esistente, ovvero i tuoi amici di Facebook o i tuoi follower di una pagina.

Streaming di un evento su Facebook Live

Streaming di un evento su Facebook Live (Fonte)

Requisiti necessari per trasmettere in diretta

  • Uno smartphone con l’app di Facebook installata oppure un computer/laptop con webcam integrata o esterna.
  • Un profilo Facebook personale oppure una pagina Facebook dedicata alla tua azienda o ai tuoi eventi.

Quali sono le funzionalità principali del tool?

  • Possibilità di modificare le impostazioni sulla privacy per rendere i live streaming visibili al pubblico oppure soltanto agli amici/follower. È inoltre possibile taggare persone e luoghi, nonché aggiungere filtri, testo e disegni ai video.
  • Accesso ai dati statistici, come ad esempio il picco di visualizzazioni live, il numero totale di visualizzazioni, la durata media di visualizzazione e i dati demografici del pubblico.
  • Aggiunta di un tocco personalizzato durante le dirette da smartphone, come ad esempio il cambio di prospettiva, l’interazione con il pubblico e la trasmissione da una posizione strategica.
  • Condivisione dello schermo se la diretta avviene da computer o laptop. È tuttavia necessario scaricare un’estensione per la condivisione dello schermo.
  • Dopo la diretta, è possibile salvare i video nella gallery di Facebook in modo che possano essere visualizzati anche in seguito.

Quali svantaggi presenta l’utilizzo di questo tool?

A chi è rivolto questo tool?

Facebook Live è adatto a eventi di qualsiasi portata, dalla lettura di poesie con 50 persone al lancio di un prodotto con 5.000 partecipanti. Si tratta del tool migliore per sfruttare la tua presenza – personale o aziendale – su Facebook e raggiungere un pubblico che ha già mostrato interesse per la tua attività.

2. Instagram Live

Instagram Live è una funzionalità di Instagram Stories che consente di trasmettere eventi per un pubblico digitale e di interagire con esso in tempo reale. È simile a Facebook Live in termini di funzionalità ed esperienza utente. Tuttavia, le dirette di Instagram Live possono essere visualizzate soltanto da smartphone e non sono disponibili tramite desktop.

Come avviare un live streaming su Instagram

Come avviare un live streaming su Instagram (Fonte)

 

Requisiti necessari per trasmettere in diretta

  •  Uno smartphone con l’app Instagram installata.
  •  Un profilo Instagram personale, aziendale o per eventi.

Quali sono le funzionalità principali del tool?

  • Possibilità di inserire disegni, colori, emoji e GIF, nonché taggare persone e luoghi, nei live feed in tempo reale.
  • Scelta della modalità di trasmissione (pubblica o privata). Quando viene avviata una diretta, i follower ricevono le notifiche push corrispondenti.
  • Interazione con il pubblico quando vengono inviati like e commenti. Il flusso di commenti viene visualizzato nella parte inferiore dello schermo: è possibile mettere in evidenza alcuni commenti spostandoli all’inizio del flusso oppure disattivarli completamente.
  • Possibilità di nascondere i commenti contenenti parole, frasi o emoji offensive selezionando l’opzione “Nascondi commenti offensivi” prima della diretta.
  • I video vengono salvati nelle tue Storie in modo da poter essere visualizzati dal pubblico fino a 24 ore dopo il live streaming. È possibile renderli disponibili anche oltre le 24 ore successive alla diretta aggiungendoli alle Storie in evidenza.
  • Trasmissione in diretta con un altro utente Instagram aggiungendolo al tuo live streaming e inviandogli una richiesta di partecipazione. Lo schermo si dividerà in due e potrà essere visualizzato dal pubblico.

Quali svantaggi presenta l’utilizzo di questo tool?

  • Il tool è più adatto alla visualizzazione verticale (con proporzioni 9:16) che a quella orizzontale (con proporzioni 3:2).
  • I video live devono essere registrati su uno smartphone e non possono essere importati da altri dispositivi.
  • È possibile monitorare i dati statistici relativi al numero di visualizzazioni, like e commenti sia durante che dopo i live streaming. Tuttavia, per ottenere le metriche relative agli account raggiunti e alle impressioni, è necessario disporre di un account Instagram aziendale.

A chi è rivolto questo tool?

Il tool è rivolto a eventi di qualsiasi portata, dal lancio di un libro con 100 partecipanti a un concerto con migliaia di spettatori. Con questo tool, chi è già presente su Instagram – con un profilo personale o aziendale – potrà raggiungere sia un pubblico già esistente che potenziali spettatori digitali in ogni angolo del mondo.

3. Periscope

Periscope è un’app di live streaming per dispositivi iOS e Android che permette di trasmettere eventi su Twitter e sul sito web di Periscope TV. Prima del lancio nel 2015, Periscope è stata acquisita da Twitter, diventando così la risposta di Twitter a Facebook Live e Instagram Live.

Riproduzione del replay di un evento sul sito web di Periscope

Riproduzione del replay di un evento sul sito web di Periscope (Fonte)

Requisiti necessari per trasmettere in diretta

  •  Uno smartphone con l’app Periscope installata.
  •  Un account Periscope personale, aziendale o per eventi.
  •  Un account Twitter a cui collegarsi per la diretta.

Quali sono le funzionalità principali del tool?

  • Invio di notifiche automatiche ai tuoi follower su Periscope ogni volta che viene avviata una diretta.
  • Aumento della viralità degli eventi, consentendo a chi li visualizza di condividerne il live streaming su Twitter e Periscope e di pubblicare il link alla diretta su qualsiasi altro canale.
  • Archiviazione degli eventi trasmessi per poterli rivedere in replay e per farli apparire nel feed dei tuoi follower di Periscope e Twitter.
  • Accesso ai dati statistici relativi agli eventi trasmessi, come le visualizzazioni in diretta e in replay e la durata di visualizzazione, in modo da disporre di informazioni più dettagliate sul pubblico.
  • Possibilità da parte di chiunque visualizzi le dirette di pubblicare commenti e inviare like. È tuttavia possibile limitare questa funzionalità soltanto alle persone che segui.

Quali svantaggi presenta l’utilizzo di questo tool?

  • Per impostazione predefinita, tutti i live streaming sono pubblici e possono essere visualizzati da chiunque. Per creare una trasmissione privata destinata a un pubblico selezionato, è necessario che tu e lo spettatore vi seguiate a vicenda su Twitter.
  • Possibilità di fare disegni e colorare il live feed in tempo reale, come su Facebook Live e Instagram Live. Tuttavia, le funzionalità per il miglioramento grafico di Periscope sono limitate rispetto agli altri due tool e sono disponibili esclusivamente sull’app per iOS.
  • I dati analitici riguardanti il pubblico sono meno dettagliati rispetto a tool simili, come Facebook Live e YouTube Live.

A chi è rivolto questo tool?

l tool è rivolto a eventi di qualsiasi portata, da un contest di ballo con una decina di spettatori a un evento politico con migliaia di partecipanti. Con questo tool, chi dispone di un profilo personale o aziendale su Twitter potrà raggiungere un pubblico esistente, ma anche suscitare l’interesse di utenti di Twitter e Periscope con cui non è in contatto e che potrebbero essere interessati all’evento.

4. YouNow

YouNow è un servizio di live streaming rivolto a un pubblico più giovane. È nato come versione video di Twitter per permettere agli utenti di interagire tra loro mediante video in diretta, per poi evolversi ed essere utilizzato anche per la trasmissione di eventi in live streaming.

Un frammento dei casting di America’s Got Talent su YouNow

Un frammento dei casting di America’s Got Talent su YouNow (Fonte)

 

Requisiti necessari per trasmettere in diretta

  • Uno smartphone con l’app YouNow installata o un computer/laptop con webcam integrata/esterna.
  •  Un profilo personale, aziendale o per eventi su Facebook, Twitter, Google o Instagram per poter effettuare l’accesso.

Quali sono le funzionalità principali del tool?

  • Trasmissione di un evento da svariate prospettive sfruttando la funzionalità che consente di avere molteplici ospiti in diretta.
  • Condivisione dello schermo quando viene utilizzata la versione desktop del tool (è necessario aver scaricato l’app per desktop).
  • Interazione con il pubblico attraverso i commenti.
  • Condivisione degli eventi con i propri follower da parte dei visualizzatori.
  • Utilizzo di hashtag del tool per la diffusione degli eventi. Facendo clic sugli hashtag, l’evento verrà visualizzato automaticamente nei feed dei follower.
  • Informazioni sul numero di visualizzazioni del live streaming.

Quali svantaggi presenta l’utilizzo di questo tool?

  • Per impostazione predefinita, tutti i live streaming sono pubblici.
  • Il tool non prende in considerazione il pubblico potenziale dei tuoi amici/follower sui social, basandosi invece sugli hashtag e i link al live streaming.
  • I live streaming vengono salvati sul profilo per soli 3 giorni, limitando il numero di persone che potrebbero visualizzarli in seguito.
  • I dati analitici riguardanti il pubblico sono meno dettagliati rispetto a tutti gli altri tool descritti nel presente articolo.

A chi è rivolto questo tool?

Il tool è rivolto a eventi di piccola o media portata il cui obiettivo è quello di interagire con un pubblico più giovane. Può essere utilizzato anche in maniera innovativa per eventi quali casting, spettacoli e tornei di videogame.

 

5. YouTube Live

YouTube Live è una funzionalità di live streaming della celebre piattaforma di condivisione video YouTube. Questo tool offre una vasta gamma di funzionalità di trasmissione adatte a tutti, dal musicista che si esibisce da solista a eventi veri e propri con pubblicità e promozioni. Presenta un vantaggio che nessuno degli altri tool descritti nel presente elenco offre: il potenziale di ricerca di YouTube stesso, che fa sì che un evento possa essere individuato facilmente attraverso una ricerca su Google.

Trasmissione di un evento in live streaming su YouTube Live

Trasmissione di un evento in live streaming su YouTube Live (Fonte)

 

Requisiti necessari per trasmettere in diretta

  • Uno smartphone con l’app YouTube installata o un computer/laptop con webcam integrata/esterna.
  •  Un account YouTube, che può essere creato con un account Google.

Quali sono le funzionalità principali del tool?

  • Aggiunta di sottotitoli automatici in diretta (in inglese) agli eventi trasmessi, in modo da renderli più accessibili ai non udenti, alle persone con problemi di udito o a coloro che guardano lo streaming senza audio.
  • Interazione con il pubblico nella finestra di chat, oltre alla possibilità di rispondere alle domande e di ricevere feedback. È inoltre possibile seguire le conversazioni anche dopo il live streaming grazie alla funzionalità di replay della chat dal vivo oppure disattivare completamente alcune chat.
  • Utilizzo di funzionalità di live streaming avanzate, quali il ritardo della trasmissione e la registrazione automatica.
  • Salvataggio degli eventi trasmessi in modalità video sul proprio canale, in modo che possano essere visualizzati in seguito.
  • Accesso a dati statistici quali durata media della visualizzazione in diretta, durata totale di visualizzazione, visualizzazioni simultanee, replay e frequenza della chat attraverso le metriche del live streaming, nonché generazione di report per analizzare e monitorare il pubblico.

Quali svantaggi presenta l’utilizzo di questo tool?

  • Gli account degli utenti devono essere verificati prima di poter trasmettere in diretta. La procedura può richiedere fino a 24 ore.
  • Il live streaming da uno smartphone richiede almeno 1.000 iscrizioni a un account.
  • È possibile trasmettere in diretta utilizzando codificatori hardware o software esterni con il fine di migliorare la qualità della trasmissione. L’operazione richiede tuttavia alcune competenze tecniche.

A chi è rivolto questo tool?

Il tool è rivolto a eventi di ogni portata, da una conferenza stampa con alcune decine di partecipanti a un evento sportivo con migliaia di spettatori. Per chi dispone di un account personale o aziendale su YouTube, si tratta del modo migliore per raggiungere il pubblico esistente, ma anche per attirare potenziali spettatori provenienti da tutto il mondo grazie all’integrazione automatica di ricerca su Google.

Le fasi successive

Anche disponendo di tutte queste informazioni, la scelta di un tool gratuito per trasmettere i tuoi eventi in live streaming può rivelarsi un compito arduo. Molti sembrano offrire funzionalità simili e, a dire il vero, è proprio così!

Pertanto, quello che devi chiederti è: sono già presente su una o più piattaforme social collegate a questi tool?

Se la risposta è affermativa, scegli il tool che ti permetterà di raggiungere il tuo pubblico già esistente. Se la risposta è negativa, analizza ognuno di questi tool e scegli quello che ti sembra più adatto al tuo evento e che ritieni sia in grado di offrirti un’esperienza ottimale.

Se nessuno di questi tool soddisfa le tue esigenze, scopri le altre piattaforme per live streaming disponibili sul nostro sito web.

Sei alla ricerca di un software per la gestione di eventi? Consulta l’elenco redatto da Capterra delle migliori soluzioni software per la gestione di eventi.

Metodologia per la selezione dei prodotti

Per selezionare i prodotti menzionati nel presente articolo, abbiamo identificato gli elenchi dei prodotti di live streaming più comuni attraverso una ricerca Google in incognito effettuata in data 7 febbraio 2020. I prodotti apparsi negli elenchi di terze parti almeno due volte nel corso della ricerca sono stati selezionati per essere sottoposti a un’ulteriore analisi.

I prodotti sono stati valutati in base alla definizione di un evento in live streaming: trasmettere un evento in live streaming significa trasmettere il video e l’audio (in contemporanea) di un evento su Internet utilizzando un’app o una piattaforma web. In alcuni casi, l’audio e il video in streaming possono presentare un ritardo di qualche secondo.

I tool che non corrispondono a questa definizione sono stati scartati, compresi:

  • I tool destinati a un pubblico limitato (ad es. i live streaming destinati a un pubblico di gamer).
  • Le soluzioni per meeting virtuali/videoconferenze destinate alle aziende.
  • I tool che non offrono una versione gratuita o la cui versione gratuita offre funzionalità limitate (ad esempio i live streaming che consentono di trasmettere soltanto dal desktop, con una fotocamera e una schermata). Ai fini del presente articolo, i prodotti sono stati classificati come gratuiti se:
    • Offrono una versione gratuita e stand-alone del software.
    • Non si tratta di una versione di prova del software per la quale è richiesto l’acquisto di una versione a pagamento in seguito alla scadenza di un determinato periodo di tempo.

Nota: gli screenshot e i prodotti selezionati nel presente articolo sono esempi che hanno l’obiettivo di mostrare una funzionalità nel suo contesto e non sono da intendersi come consigli o raccomandazioni. Sono stati ottenuti da fonti considerate affidabili alla data di pubblicazione.

5 programas para fazer live gratuitos

programa para fazer live

Por que comprar softwares caros e hardwares difíceis de usar para disponibilizar seus eventos na rede? Conheça cinco programas para fazer live gratuitos e fáceis de manejar.

programa para fazer live

Fazer streaming tem suas vantagens e, à medida que as empresas investem em infraestruturas de trabalho remoto, a transmissão ao vivo está se tornando uma prática essencial.

O streaming permite alcançar pessoas que não podem participar pessoalmente de um evento devido a custos, prazos ou limitações logísticas. Você pode expandir o alcance do público, atraindo espectadores digitais do mundo inteiro. Também é possível aumentar o envolvimento dos assistentes ao permitir que eles comentem e façam perguntas.

Além disso, o uso do streaming permite que seu negócio continue funcionando mesmo em situações de crise, como a do coronavírus. Eventos renomados, como os musicais da Broadway, podem manter sua atuação mesmo com as portas fechadas e músicos e artistas podem improvisar shows ao vivo com as cada vez mais famosas lives.

Existem muitos softwares de streaming que podem ser usados para transmitir eventos online e em tempo real.

Se você está preocupado com o alto custo das transmissões ao vivo, programas para fazer lives gratuitos podem ser uma solução simples para o problema.

5 programas para fazer live gratuitos

Estas são as ferramentas que serão analisadas (apresentadas em ordem alfabética):

  • Facebook Live
  • Instagram Live
  • Periscope
  • YouNow
  • YouTube Live

Antes de começar, o que significa “gratuito” neste artigo? Para que uma ferramenta seja classificada como gratuita, ela deve oferecer uma versão sem custo independente que não seja de teste, na qual o produto deve ser adquirido após um prazo definido. Veja mais detalhes sobre a escolha das ferramentas analisadas no final do texto.

1. Facebook Live

O Facebook Live ajuda você a fazer streaming ao vivo sem complicação e ainda vem com benefícios duplos. Em primeiro lugar, ignora as complexidades dos programas para fazer live tradicionais, que exigem uma configuração de hardware robusta e recursos complexos de renderização de vídeo. Além disso, proporciona uma base de público já existente: amigos do Facebook ou seguidores de páginas da plataforma.

screenshot live facebook stream
Exemplo de uma transmissão de uma live no Facebook (Fonte)

O que você precisa para fazer uma live no Facebook?

  • Um smartphone com o aplicativo do Facebook instalado ou um computador/laptop conectado a uma webcam.
  • Um perfil pessoal do Facebook ou uma página de empresa na rede social.

Quais são os principais recursos do Facebook Live?

  • Configuração de privacidade para tornar as transmissões ao vivo visíveis ao público ou mantê-las privadas entre amigos ou seguidores. Ainda é possível marcar pessoas ou locais e adicionar filtros, textos e desenhos aos vídeos.
  • Métricas de acesso, como picos de espectadores ao vivo, total de visualizações, tempo médio de exibição e dados demográficos dos espectadores.
  • Possibilidade de dar um toque pessoal à live ao usar um smartphone para caminhar pelo evento e conversar com pessoas, fazendo uma transmissão de um ponto de vista mais pessoal.
  • Compartilhamento de tela ao usar computador ou laptop. Porém, isso requer o download de uma extensão de compartilhamento de tela.
  • Armazenamento dos vídeos na galeria do Facebook ao final da transmissão para que possam ser vistos mais tarde.

Em que você deve prestar atenção ao usar a ferramenta?

  • Os comentários negativos de qualquer espectador são visíveis para todo o público.
  • O uso do editor interno do Facebook para aprimorar a qualidade do streaming requer conhecimento técnico e ferramentas de terceiros.
  • As lives no Facebook também podem ser emitidas a partir de um codificador de vídeo por meio de uma API. No entanto, o processo requer conhecimento técnico e revisão segundo as Políticas de Análise do Aplicativo do Facebook.

Para que o Facebook Live é mais recomendado?

Eventos de qualquer tamanho, desde uma pequena leitura de poesia com cinquenta pessoas a um mega evento de lançamento de um produto com 5.000 participantes. Essa é a melhor ferramenta para alavancar sua presença pessoal ou comercial no Facebook e alcançar um público que já demonstrou interesse no que você oferece.

2. Instagram Live

O Instagram Live é um recurso do Instagram Stories que pode ser usado para transmitir eventos e interagir com os espectadores em tempo real. É bastante semelhante ao Facebook Live em suas funcionalidades e experiência do usuário. A limitação é que o Instagram Live permite fazer lives apenas usando a versão móvel do aplicativo e não na versão para desktop.

tela live stream instagram
Tela de início de uma live no Instagram (Fonte)

O que você precisa para fazer uma live no Instagram?

  • Um smartphone com o aplicativo do Instagram instalado.
  • Um perfil pessoal ou profissional no Instagram.

Quais são os principais recursos do Instagram Live?

  • Recursos de desenho, pintura, marcação de pessoas e adição de locais, emojis, gifs e filtros ao vivo.
  • Escolha entre uma audiência pública ou privada. Sempre que uma live no Instagram é iniciada, os seguidores do usuário recebem uma notificação por push.
  • Interatividade com o público, com as pessoas dando likes e fazendo comentários. Um feed de comentários é exibido na parte inferior da tela, permitindo fixar mensagens destacadas no topo ou até desativar completamente os comentários.
  • Filtro de comentários que contenham palavras-chave, frases ou emojis ofensivos, escolhendo a opção “ocultar comentários ofensivos” antes de iniciar a live.
  • Armazenamento dos vídeos no Stories, para que possam ser revistos pelos espectadores por até 24 horas após a transmissão ao vivo. Salvando os vídeos nos destaques do perfil, eles ficam disponíveis além das 24 horas.
  • Possibilidade de compartilhamento da transmissão com outro usuário do Instagram. Isso gera uma interação em tela dividida que os espectadores podem assistir.

Em que você deve prestar atenção ao usar a ferramenta?

  • O Instagram é mais indicado para visualização em retrato (posição vertical, com uma proporção de 9:16) do que em paisagem (horizontal,  com uma proporção de 3:2).
  • A live tem que ser feita diretamente no celular. Ela não pode ser importada de outros dispositivos.
  • Você pode acompanhar métricas como contagem de espectadores, curtidas e comentários durante e depois das lives. No entanto, é necessária uma conta do Instagram para Empresas para métricas mais relevantes, como perfil alcançados e número de impressões.

Para que o Instagram é mais recomendado?

Eventos de qualquer tamanho, do lançamento de um livro com 100 pessoas a um show musical para milhares de fãs. Para aqueles que possuem um perfil pessoal ou profissional no Instagram, essa ferramenta ajudará a falar com um público já existente e a alcançar potenciais espectadores digitais de todo o mundo.

3. Periscope

O Periscope é um dos programas para fazer live para smartphones iOS e Android que ajuda a transmitir eventos para o Twitter e para o próprio site do Periscope. O Periscope foi comprado pelo Twitter antes de seu lançamento em 2015 e, desde então, tem sido a resposta do Twitter ao Facebook Live e ao Instagram Live.

Periscope Vídeo ao Vivo
Reprodução de um vídeo gravado no site do Periscope (Fonte)

O que você precisa para fazer uma live no Periscope?

  • Um smartphone com o aplicativo do Periscope instalado.
  • Uma conta do Periscope.
  • Um perfil no Twitter para transmitir os vídeos nesta rede social.

Quais são os principais recursos do Periscope?

  • Alerta aos seguidores do Periscope com uma notificação gerada automaticamente sempre que uma transmissão começa.
  • Viralização dos vídeos a partir da replicação da transmissão ao vivo no Twitter e no Periscope por outros usuários, além da possibilidade de compartilhamento do link de streaming em qualquer outro lugar.
  • Armazenamento das transmissões para reprodução posterior e publicação dos vídeos nos feeds dos seguidores do Periscope e do Twitter.
  • Acesso a estatísticas de transmissão, como espectadores ao vivo, quem está vendo um replay e tempo assistido, para entender melhor o público.
  • Permissão a todos os espectadores para comentarem sobre os streamings ao vivo ou dar likes, com a possibilidade de limitar essa funcionalidade somente às pessoas que você segue.

 

Em que você deve prestar atenção ao usar a ferramenta?

  • Por padrão, todas as lives são públicas e visíveis por qualquer pessoa. Para criar uma transmissão privada para um público selecionado, você e o espectador precisam se seguir no Twitter.
  • É possível desenhar e colorir no feed em tempo real, assim como no Facebook Live e no Instagram Live. Entretanto, os recursos de aprimoramento gráfico do Periscope são comparativamente mais limitados e estão disponíveis apenas no aplicativo para iOS.
  • Dados analíticos sobre o público são menos detalhados em comparação ao Facebook Live ou ao YouTube Live, por exemplo.

Para que o Periscope é mais recomendado?

Eventos de qualquer tamanho, de uma competição de dança com algumas dezenas de espectadores a um pronunciamento político para milhares de pessoas. Para quem possui um perfil pessoal ou profissional no Twitter, a ferramenta aproveita o público já existente, além de atrair a visibilidade de outros usuários do Twitter e do Periscope que possam estar interessados no evento.

4. YouNow

O YouNow é um serviço de live streaming voltado para um público mais jovem. Ele começou como a versão em vídeo do Twitter, na qual os usuários interagem entre si por meio de vídeos ao vivo, mas evoluiu para um serviço de transmissão que também pode ser usado para transmitir eventos em tempo real.

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Uma reprodução das audições do America’s Got Talent no YouNow (Fonte)

O que você precisa para fazer uma live no YouNow?

  • Um smartphone com o aplicativo do YouNow instalado ou um computador/laptop conectado a uma webcam.
  • Um perfil pessoal ou profissional no Facebook, Twitter, Google ou Instagram para fazer login.

Quais são os principais recursos do YouNow?

  • Transmissão de eventos em vários canais, aproveitando o recurso de múltiplos emissores convidados.
  • Compartilhamento de tela ao usar a versão para desktop da ferramenta. Porém, isso exige o download e instalação do aplicativo para desktop.
  • Interação com o público por meio de comentários.
  • Permissão para que os espectadores compartilhem o streaming com seus seguidores na ferramenta.
  • Sistema de hashtags que ajuda na viralização dos eventos. Ao usar uma hashtag, a live aparecerá automaticamente nos feeds dos espectadores que a seguem.
  • Informação sobre quantos espectadores estão assistindo à transmissão ao vivo.

Em que você deve prestar atenção ao usar a ferramenta?

  • Por padrão, todas as lives são públicas.
  • O público potencial dos seus amigos/seguidores das redes sociais não é aproveitado, uma vez que a ferramenta não faz essa conexão automaticamente. Para compensar, usa hashtags ou links para o streaming.
  • Os vídeos ficam disponíveis no perfil por apenas três dias. Isso limita o número de espectadores que podem assisti-los depois.
  • Os insights analíticos sobre o público são menos detalhados do que os das demais ferramentas analisadas neste artigo.

Para que o YouNow é mais recomendado?

Eventos pequenos ou médios, cujo objetivo é gerar interação com um público mais jovem. Essa ferramenta também pode ser usada de maneiras inovadoras para eventos como audições, apresentações ou competições esportivas.

5. YouTube Live

Recurso de transmissão ao vivo do YouTube, o YouTube Live inclui uma ampla variedade de recursos de transmissão, adequados para qualquer pessoa, desde a apresentação de um único artista a um evento mais complexo com anúncios e promoções. E traz um vantagem que nenhuma das outras plataforma analisadas oferece: o potencial de estar no YouTube. Assim, seu evento pode ser localizado simplesmente por meio das buscas no Google.

programa para faze live youtube
Transmissão ao vivo de um evento no YouTube Live (Fonte)

O que você precisa para fazer uma live no YouTube?

  • Um smartphone com o aplicativo do YouTube instalado ou um computador/laptop conectado a uma webcam.
  • Uma conta do YouTube, que pode ser criada com uma conta do Google.

Quais são os principais recursos do YouTube Live?

  • Adição automática de legendas ao vivo (em inglês) às transmissões, tornando-as mais acessíveis para pessoas com limitações auditivas ou para quem assiste sem áudio.
  • Interação com o público na janela de bate-papo, com a possibilidade de fazer perguntas e receber feedback. É possível revisar as mensagens mesmo após o fim da live com o recurso Live Chat Replay ou desativar completamente as conversas.
  • Utilização de recursos avançados de live streaming, como reagendamento da transmissão e gravação automática.
  • Armazenamento das lives como vídeos no seu canal do YouTube, permitindo que sejam revistas pelos espectadores a qualquer momento.
  • Disponibilização de diversos dados analíticos, como duração média da visualização ao vivo, tempo total de visualização, quantidade de visualizadores simultâneos, número de reproduções e ritmo de bate-papo, por meio do painel de controle. Também é possível gerar relatórios para analisar e entender melhor o público.

Em que você deve prestar atenção ao usar a ferramenta?

  • É necessário que as contas de usuário sejam verificadas antes de fazer lives; o o processo pode demorar até 24 horas.
  • O canal do YouTube precisar ter um mínimo de 1.000 assinantes para fazer uma live a partir de um telefone celular.
  • Você pode fazer streaming usando codificadores de hardware ou software de terceiros para aprimorar a qualidade da transmissão. No entanto, isso exigirá algum conhecimento técnico.

Para que o YouTube Live é mais recomendado?

Eventos de qualquer tamanho, desde uma coletiva de imprensa destinada a alguns poucos jornalistas a um evento esportivo com milhares de espectadores. Quem tem uma conta pessoal ou profissional no YouTube pode se comunicar diretamente com os assinantes do canal, além de ter a possibilidade de atrair potenciais espectadores do mundo inteiro por meio da integração automática com as buscas do Google.

programa para fazer live tabela

Próximos passos

Mesmo com todas as informações acima, pode ser difícil escolher a ferramenta gratuita mais adequada para fazer o streaming do seu evento. As ferramentas analisadas parecem oferecer recursos muito semelhantes e é assim mesmo!

Então, a pergunta que fica é: você já tem presença em alguma das plataformas às quais essas ferramentas estão conectadas?

Se sim, siga adiante com a ferramenta que permite acessar à base de público já existente. Caso contrário, explore cada uma das opções apresentadas e veja com qual delas você se sente mais confortável para transmitir seu evento, sempre com foco na experiência do usuário.

Quer saber mais? Confira nossa lista com de softwares de live streaming para descobrir mais produtos. 

 


Metodologia 

Para selecionar as ferramentas apresentadas neste artigo, identificamos a lista de plataformas de live streaming mais comuns por meio de uma busca anônima no Google em 7 de fevereiro de 2020. As opções que apareceram em listagens de terceiros pelo menos duas vezes durante esta busca foram pré-selecionadas.

As plataformas foram avaliadas com base na definição de transmissão ao vivo de um evento: transmissão ao vivo de um evento significa transmitir, simultaneamente, o vídeo e o áudio de um evento pela Internet usando um aplicativo ou plataforma web. O streaming de áudio e vídeo pode ter um lag de alguns segundos, às vezes.

As ferramentas que não se encaixavam nessa definição foram eliminadas, além de:

  • Ferramentas voltadas para públicos específicos (por exemplo, transmissão ao vivo especificamente para o público gamer).
  • Programas de reuniões/videoconferências virtuais voltados para um ambiente de negócios.
  • Ferramentas que não ofereciam uma versão gratuita ou ofereciam recursos limitados com a versão grátis (por exemplo, streaming que permite transmissão apenas a partir da área de trabalho, com uma câmera e uma captura de tela). A ferramenta é classificada como gratuita se:
    • É oferecida como uma versão gratuita e independente do software.
    • A oferta gratuita não é uma versão de teste do software em que você deve adquirir o produto após um determinado período.

Observação: As capturas de tela e as plataformas selecionadas neste artigo são exemplos para mostrar um recurso em contexto e não se destinam a endossos ou recomendações. Elas foram obtidas de fontes consideradas confiáveis no momento da publicação.

Come organizzare un evento online? Segui questi 5 consigli

Come organizzare un evento online

Come organizzare un evento online

Le difficoltà dell’attuale periodo storico sono note a tutti: la diffusione del Covid-19 sta mettendo in discussione la nostra libertà e a rischio la nostra salute.

In questo scenario di indubbia difficoltà, il settore degli eventi sta attraversando una crisi importante: manifestazioni, fiere e conferenze sono già state cancellate e tanti altri appuntamenti sono in via di annullamento.

Tuttavia, per arginare questa situazione e per continuare ad andare avanti con i propri progetti, non bisogna dimenticare l’aiuto che ci viene fornito dal web e dagli strumenti digitali.

Molte aziende stanno infatti cercando di trasformare i loro eventi tradizionali e analogici in appuntamenti digitali per permettere comunque agli utenti di potervi partecipare.

Non sono pochi infatti i software di cui poter usufruire per organizzare un evento online e partecipare così agli incontri che più ci interessano. Tuttavia, per la buona riuscita di un evento a distanza, è necessario agire in modo leggermente diverso rispetto ad un evento canonico.

Cosa serve per organizzare un evento online? Continua la lettura del nostro articolo e scopri i consigli per organizzare un evento in streaming ai tempi del Coronavirus!

Cosa serve per organizzare un evento online, la cassetta degli attrezzi:


  1. Utilizza le piattaforme giuste
  2. Scegli il tema dell’evento e prepara il materiale in anticipo
  3. Pubblicizza l’evento attraverso i social media e con una buona campagna di email marketing
  4. Coinvolgi gli utenti sui canali social
  5. Interagisci con i partecipanti anche dopo l’evento

1. Utilizza le piattaforme giuste per organizzare il tuo evento

Come scegli la location più adeguata a un evento tradizionale, così è opportuno dare la giusta attenzione alla piattaforma digitale da utilizzare per organizzare un evento online.

Sebbene il passaggio da un evento tradizionale a uno online comporti il venir meno di alcune circostanze, come l’interazione personale e l’esperienza emozionale legata agli allestimenti presenti negli eventi fisici, anche un evento digitale può essere un’occasione di socializzazione altrettanto valida se organizzata in modo adeguato.

Quindi, cosa serve per organizzare un buon evento online?

Il primo, fondamentale, passo è scegliere un software che ti possa garantire:

  • Una buona gestione delle iscrizioni/registrazioni;
  • La partecipazione di un buon numero di utenti (se la piattaforma che utilizzi ti permette la partecipazione di un massimo di 10 utenti, forse dovresti cambiare soluzione);
  • La gestione dei biglietti, nel caso sia un evento online a pagamento deve poter permettere la gestione finanziaria;
  • La gestione dei feedback e la possibilità per gli utenti di interagire con chi sta parlando e di porre domande.

2. Scegli il tema dell’evento e prepara il materiale in anticipo

Come ogni incontro che si rispetti, anche per un evento online occorre avere le idee ben chiare.

Scegliere infatti un tema o un argomento particolare su cui “costruire” uno storytelling accattivante per l’evento, fa sì che gli utenti possano essere maggiormente interessati all’appuntamento.

L’importanza di definire un tema a priori si ripercuote anche sulla definizione della campagna promozionale, sulla preparazione del materiale di cui avrai bisogno e sull’organizzazione del programma.

Anche se si tratta di organizzare un evento online e non dal vivo, è bene non lasciare nulla al caso e dedicare il giusto tempo alla preparazione di una scaletta da seguire. Scegli quindi i contenuti migliori come video, musica e slide, prepara un logo e, perché no, uno slogan da affiancare all’appuntamento.

Un’iniziativa molto interessante a cui abbiamo avuto occasione di assistere in questo ultimo mese è stata quella di Rinascita Digitale, un evento che dal lunedì al venerdì tiene compagnia a chi è dovuto necessariamente rimanere a casa, fornendo una possibilità di formazione sul mondo digitale a chiunque sia interessato.

3. Pubblicizza l’evento attraverso i social e con una buona campagna di email marketing

Come per un evento normale, una parte imprescindibile nell’organizzare un evento online riguarda la sua promozione.

In ambito puramente digitale, il marketing si avvale  di diversi strumenti per diffondere il più possibile una notizia e per coinvolgere sempre più persone.

Che sia per un evento educativo, una conferenza di tipo culturale o un incontro simpatico tra colleghi, ti consigliamo di utilizzare al meglio i tuoi profili social e la tua casella di posta elettronica.

Nel caso dei social network, realizza una pagina su Facebook, Instagram o Twitter che sia dedicata all’evento online e fornisci attraverso di essa tutte le informazioni di cui l’utente avrà bisogno. Se per un incontro tradizionale ne avresti indicato la data e il luogo, per uno in formato digitale indica il giorno, l’ora e le modalità di partecipazione (es. collegamento su Skype).

Il secondo caso riguarda l’email marketing, che ti permette di inviare campagne ed appositi promemoria. Per una campagna di email marketing efficace non dimenticare di inserire un oggetto breve e intrigante nonché un’organizzazione diretta e graficamente accattivante del messaggio che ne è contenuto.

4. Coinvolgi gli utenti sui canali social

Che sia in via tradizionale o in modalità online, a nessuno piace partecipare a un evento piatto e poco coinvolgente.

I social media ti forniscono alcuni strumenti molto utili che ti possono permettere di impostare strategie mirate ad accrescere l’engagement del tuo pubblico, per rendere gli appuntamenti meno noiosi e a ricreare un’atmosfera che sia piacevole, simpatica e spensierata.

Ad esempio, prova a sfruttare challenge e hashtag. I challenge non sono altro che una sfida nel porre in essere una particolare azione, di qualunque genere; si rilevano challenge di canto, di ballo, sportivi o professionali. Ce n’è davvero per tutti i gusti e per ogni tipo di circostanza.

Un altro modo per coinvolgere gli utenti e viralizzare la tua iniziativa è dare un’impostazione più decisa all’evento online è la diffusione di un hashtag, un’etichetta social da applicare a foto, video e altri contenuti relativi all’evento online.

5. Interagisci con i partecipanti anche dopo l’evento

Si può concludere un evento online in tanti modi differenti, ma l’importante è non lasciare in sospeso il legame e il coinvolgimento che si è creato con i partecipanti.

Interagisci con loro invintandoli a porre delle domande, a scrivere una recensione sulla pagina dedicata, a condividere e proporre idee per l’evento successivo.

Questa strategia di follow-up serve a rendere soddisfatti i tuoi utenti, a diffondere un passaparola digitale e ad attirare nuovi partecipanti per gli eventi online futuri, speriamo senza Coronavirus!

Sei alla ricerca di software di collaborazione per il tuo team? Visita la pagina dedicata di Capterra.

Stap voor stap een webinar maken – ontdek 5 goede webinar tools

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Tijdens de coronacrisis zit heel Nederland een stuk meer binnen. Iedereen werkt zoveel mogelijk online en veel winkels en bedrijven zijn tijdelijk gesloten. Juist nu heb je als ondernemer manieren nodig om het contact met je klanten te onderhouden. Dit kan op een originele manier: door een webinar te maken. Zo sta je direct met je publiek in contact, alsof je persoonlijk aanwezig bent. Webinar software maakt het ook voor de beginnende webcaster eenvoudig om met webinars te starten.

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Webinar? Wat is het en wat kan ik ermee?

Een webinar is jouw eigen interactieve online tv-programma: een seminar op internet. Steeds meer ondernemingen ontdekken het en maken er gebruik van. Je kunt jouw klanten op een interactieve wijze bij de producten en/of diensten van jouw onderneming betrekken. De klant hoeft er de deur niet voor uit en jij in principe ook niet. Dat is op dit moment een groot pluspunt.

Verschillende soorten webinars

In grote lijnen zijn er drie sectoren waarvoor je een webinar kunt inzetten:

  1. Externe communicatie met bijvoorbeeld een tv-programma waar klanten, deskundigen en autoriteiten worden geïnterviewd. Het is ook een uitstekende tool voor marketing om bijvoorbeeld bestaande of nieuwe producten en diensten bij bestaande en potentiële klanten onder de aandacht te brengen en customer engagement te verbeteren.
  2. Trainingen en cursussen: van zowel eigen medewerkers als klanten of leerlingen. Denk bijvoorbeeld aan een gebruikers- of onderhoudstraining van de apparatuur die de klant heeft aangeschaft of aan wil schaffen. Of aan een webinar om je pesoneel te motiveren in moeilijke tijden.
  3. Interne communicatie voor bijvoorbeeld vergaderingen of een instructie over nieuwe software die in gebruik wordt genomen. Zeker handig als het bedrijf op meerdere locaties vestigingen heeft.

Voordelen van een webinar

Een van de grootste voordelen is het direct in contact staan met de doelgroep: je communiceert van persoon tot persoon. Via een chat hebben deelnemers direct contact met elkaar en de presentator/trice. Bijna alle platformen bieden de mogelijkheid tot het houden van een kleine enquête tijdens de uitzending. Zo blijf je de deelnemers bij de presentatie betrekken. Enthousiaste deelnemers leid je met een embedded link direct naar jouw conversiepagina om zich bijvoorbeeld te registreren. Enkele andere voordelen zijn:

  • Het opnemen en achteraf beschikbaar stellen van het webinar aan derden. Dit kan bijvoorbeeld ook door het webinar op sociale media te delen.
  • Het automatisch verzamelen van statistische gegevens over het webinar: zo leer je jouw klanten nóg beter kennen.
  • Branding via webinar. Jouw eigen logo in beeld heeft een professionele uitstraling.
  • Niet onbelangrijk: zowel de onderneming als de klant bespaart reistijd en reiskosten. Geen gedoe met files en laatkomers. Iedereen kan het webinar volgen waar hij of zij dat maar wil; thuis, op kantoor, in het park en ga zo maar door.

OK, maar hoe maak ik een webinar?

Om een succesvolle webinar te maken begin je met een goede oriëntatie. Verlies daarbij niet uit het oog dat je zeer waarschijnlijk meerdere live uitzendingen zult gaan maken. Bij de voorbereiding van het webinar moet je de volgende vragen niet uit het oog verliezen:

  • Welke doelgroep wil je bereiken en wat is de boodschap die je wilt overbrengen? Wat is hier de optimale lengte voor?
  • Wat is de toegevoegde waarde voor de klant? Bedenk waar jouw klanten mogelijk problemen mee hebben en hoe een webinar daarbij kan helpen.
  • Als je meerdere webinars wil verzorgen, moet er genoeg interessante content beschikbaar zijn. Maak hier van tevoren een goede inschatting van.
  • Hoe ga je aan de slag met de reacties van je klanten op een eerste webinar?

Het minimum aan hardware dat je nodig hebt is een laptop met goede grafische prestaties en een HD-camera. Verder is natuurlijk een snelle internetverbinding een eerste vereiste voor een live HD-streaming, want je wilt geen vertragingen in de uitzending. Het kan al met een zeer beperkt budget. Als je het onder de knie hebt, kun je gaan opschalen.

Je webinar aankondigen en deelnemers uitnodigen

Logischerwijs moet je je klanten laten weten dat jouw onderneming webinars verzorgt. Juist nu kun je je daarmee echt onderscheiden van de concurrentie. Gebruik dus alle communicatiekanalen: e-mail, sociale media, een boodschap op de bedrijfscorrespondentie enz.

Jouw webinar maken met een van deze vijf webinar tools

Er zijn vele platformen voor het maken van webinars en de meesten hebben standaard de volgende functionaliteiten:

  • Bevestigings- en herinneringse-mails aan de webinardeelnemers.
  • Chat- en surveymogelijkheden gedurende de live webinar.
  • Delen van scherm voor bijvoorbeeld inscreen demonstratie van software of PowerPoint-presentaties
  • Verzameling van statistieken betreffende webinars.

Wij hebben voor jou alvast een selectie van vijf uitstekende webinar tools gemaakt. De eerste tool is van Nederlandse maak en de andere 4 tools zijn de top 4 beste webinar tools op Capterra, met 5 sterren en meer dan 85 geverifieerde klantbeoordelingen. Voor alle vijf platformen geldt dat zij vanuit de cloud opereren en er geen ingewikkelde installaties aan te pas komen.

WebinarGeek

WebinarGeek wordt door gebruikers aangeprezen als een simpele gebruiksvriendelijke software. Het is een Nederlands platform, dus dat is makkelijk als je hulp nodig hebt. Een klein nadeel van dit platform is dat deelnemers via de smartphone niet altijd de getoonde sheets duidelijk kunnen lezen. Het kleinste pakket kost €12,00 per maand bij maandelijkse facturatie en biedt:

  • een proefversie waarmee je het platform 2 weken gratis kunt uitproberen
  • maximaal 25 deelnemers per webinar
  • mogelijkheid van een co-presentator (2de host) die vanaf een andere locatie kan inloggen

Livestorm

Dit platform heeft een gratis versie die alle functionaliteiten die de betaalde versies ook hebben, maar dan voor slechts een beperkt aantal deelnemers. Wellicht een goede keus om ervaring op te doen. De werking van het platform is gemakkelijk onder de knie te krijgen en je kunt rekenen op een zeer goede en vlotte ondersteuning. Webinars worden opgenomen met een lagere beeldkwaliteit, maar daar wordt inmiddels aan gewerkt. De goedkoopste betaalde versie voor webinars kost € 99,00 per maand en biedt:

  • maximum 100 deelnemers en 4 uur per webinar
  • integratie van statistische data van de webinars in platformen waaronder Mailchimp en Hubspot
  • Gedurende de coronacrisis biedt dit platform een gratis virtuele meeting room voor ongelimiteerde vergaderingen met maximaal 8 personen (normaal € 35,00 per maand). Zo kun je gemakkelijk virtueel vergaderen.

Livewebinar

Livewebinar biedt een zeer complete gratis versie voor webinars tot vijf deelnemers en is daarmee een goed alternatief voor beginnende webcasters. Het speciale van dit platform is dat het modulair opgebouwd kan worden. Met behulp van 1.000 verschillende instellingen kan het programma geheel naar eigen wens worden aangepast. De betaalde versie heb je al vanaf US$ 14,99 per maand en biedt:

  • maximaal 100 of meer deelnemers per webinar
  • in screen projectie van YouYube of Vimeo video’s
  • integratie van statistische data van de webinars in platformen waaronder Mailchimp en Hubspot
  • API beschikbaar voor integratie met bestaande systemen binnen de onderneming (bijvoorbeeld CRM)

BigMarker

Dit platform biedt een proefversie, maar deze is enkel 7 dagen geldig. BigMarker wordt geroemd voor de vele functionaliteiten en de zeer brede integratie van de webinar software met zeer vele marketingfuncties. Het “neusje van de zalm” voor marketeers. BigMarker is in het Nederlands vertaald, maar daar heeft men soms een “steekje laten vallen”. Je kunt aan de slag vanaf US$ 79,00 per maand, bij maandelijkse facturatie. Deze goedkoopste versie biedt:

  • maximaal 100 deelnemers per webinar
  • een keur van functionaliteiten als pop-up offertes, API toegang en nog veel meer
  • voortreffelijke integratie van statistische data van de webinars in vele platformen, waaronder Mailchimp en Hubspot.

Demio

Demio biedt de nieuwkomer een 14-daagse gratis proefperiode. Het is een zeer gebruikersvriendelijk platform met een goede klantenservice. De prijs is, in vergelijking met andere aanbieders, wellicht aan de hoge kant gezien het vrij beperkte aantal aangeboden functionaliteiten. De integratie met Zapier maakt dit echter goed. Je begin op dit platform vanaf US$ 49,00 per maand en het biedt:

  • maximaal 50 deelnemers per webinar,
  • beperkte functionaliteiten, maar uit te breiden met integratie van Zapier 

Analyseer de resultaten

Je ziet dat alle pakketten voor een beginner genoeg functionaliteiten bieden om ervaring op te doen met de webinars. Maak na je eerste ervaring(en) een analyse van de resultaten en de reacties van je klanten bepaal of het webinar inderdaad de gewenste resultaten heeft opgeleverd. Heb je de smaak te pakken, dan kun je altijd upgraden met een van de tools die hierboven of uit deze lijst met meer webinar tools.

Heb je een webinar tool gebruikt? Deel dan je ervaring met andere zakelijke gebruikers en schrijf een review op Capterra, de meest uitgebreide digitale softwaregids van Nederland.

 

5 Tipps zum Planen von erfolgreichen Online-Meetings

5 Tipps zum Planen von erfolgreichen virtuellen Meetings

2020 wird als das Jahr im Gedächtnis bleiben, in dem Online-Meetings zum Standard wurden. Die COVID-19-Pandemie bringt große Einschränkungen für unser Arbeits- und Alltagsleben mit sich und Unternehmen verlegen Zusammenkünfte in die virtuelle Welt, um weiterarbeiten zu können.

5 Tipps zum Planen von erfolgreichen Online-Meetings

Gut durchgeführte Online-Meetings bieten geografisch verteilten Teams eine tolle Möglichkeit, sich auszutauschen, Probleme zu lösen und gemeinsam Dinge erledigt zu kriegen. Ineffiziente und schlecht geplante Meetings werden allerdings schnell zur Zeitverschwendung und rauben den Angestellten ihre Produktivität und Motivation.

Führungskräfte müssen die speziellen Herausforderungen der virtuellen Kommunikation im Blick behalten, um bei jedem Meeting das Beste aus ihren Teams herauszuholen. Die folgenden Best Practices bieten eine gute Grundlage für erfolgreiche Online-Meetings.

5 Tipps zum Planen von erfolgreichen Online-Meetings

Tipp Nr. 1: Einen Plan festlegen

Dieser Grundsatz gilt für sämtliche Meetings, doch wenn die Teilnehmenden sich von den unterschiedlichsten Orten aus einwählen, ist er besonders wichtig.

Lege für jedes virtuelle Meeting im Voraus einen Zeitplan fest, damit alle wissen, was sie erwarten und wie sie sich beteiligen können. Folgende Maßnahmen haben sich bewährt:

  • Teile den Zeitablauf im Vorhinein mit: Schicke den Teilnehmenden rechtzeitig vor dem Meeting eine Übersicht über den zeitlichen Ablauf, damit sie sich gut vorbereiten können. Informiere in der E-Mail-Einladung über wichtige Gesprächspunkte und schicke eventuelle relevante Dokumente, Dateien oder Untersuchungsergebnisse mit, auf die du dich während des Meetings beziehen wirst.
  • Gib den Teilnehmenden die Möglichkeit, verwendete Dokumente vor dem Meeting einzusehen und zu kommentieren (falls anwendbar): Gib allen die gleiche Möglichkeit, zum Meeting beizutragen. Dafür können Dokumentenmanagement-Tools wie Google Drive sehr nützlich sein. Ob Präsentationen, Videos oder Jahresberichte: Du kannst beliebige Dokumente über Filesharing-Tools wie Dropbox oder Box bereitstellen, sodass alle auf dem gleichen Stand sind.
  • Schaffe klare Erwartungen zum Ablauf und Management des Meetings: Stell sicher, dass alle Teilnehmenden genau wissen, wie das virtuelle Meeting abläuft und was von ihnen erwartet wird. Sollen beispielsweise alle ihre Mikrofone auf stumm schalten, während andere sprechen? Wird eine Diskussion gewünscht oder wird das Meeting hauptsächlich von der Person geleitet, die es moderiert?

Tipp Nr. 2: Im Voraus planen

Wenn Teammitglieder unterschiedliche Tagesabläufe haben oder sogar in verschiedenen Zeitzonen arbeiten, kann es schwierig sein, geeignete Zeitpunkte für Besprechungen zu finden. Die folgenden Empfehlungen sollen dabei helfen, die Zeitplanung zu erleichtern:

  • Wähle Zeiträume, die für alle Zeitzonen passend sind: Wenn du beispielsweise Teammitglieder aus München und Austin (Texas) erwartest, ist 16 Uhr deutscher Zeit eine gute Option – dann ist es in Austin 9 Uhr morgens.
  • Nutze Tools, die dir helfen, einen passenden Zeitraum zu finden: Schnell wird es chaotisch, wenn abgeglichen werden muss, wer denn nun wann verfügbar ist. Damit dich die unterschiedlichen Zeitzonen nicht zu sehr verwirren, empfiehlt sich die Nutzung von Terminfindungssoftware, die die Zeitzonen aller Beteiligten automatisch erkennen kann.
  • Meetings im Voraus planen: Je früher die Teilnehmenden von Meetings erfahren, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie keine Terminkonflikte haben. Wenn du dennoch einmal in der letzten Minute ein Meeting einberufen musst, überprüfe, ob alle Teilnehmenden freie Zeiträume haben.

Tipp Nr. 3: Regeln für Online-Meetings festlegen

Durchdachte Regeln für die Vorbereitung und den Umgang miteinander tragen viel zu problemlosen und produktiven Online-Meetings bei. Die folgenden Grundsätze helfen Organisator*innen und Teilnehmer*innen, für reibungslose Abläufe und eine gute Atmosphäre zu sorgen:

  • Teste alle Technologien vor dem Meeting: Probiere unbedingt im Voraus aus, ob alle benötigten Geräte, Tools und Verbindungen funktionieren. Dazu gehören Audio und Video, die Internetverbindung und die Bildschirmfreigabefunktionen. Stelle nach Möglichkeit schon zehn Minuten vor Beginn des Meetings die Verbindung her.
  • Seht euch per Video von Angesicht zu Angesicht: Sorge dafür, dass alle Beteiligten einander per Video sehen können. Körpersprache, Mimik und Gestik machen – genau wie der Tonfall –bei der Kommunikation eine ganze Menge aus. Einander zu sehen, und sei es nur per Video, macht Gespräche gleich sehr viel persönlicher als nur eine körperlose Stimme am Telefon zu hören und hilft dabei, Beziehungen aufzubauen. Außerdem können Missverständnisse vermieden werden und die Kommunikation wird einfacher: Körpersprachliche Hinweise helfen beispielsweise zu erkennen, ob jemand zu Ende gesprochen hat oder nur eine Pause macht.
  • Alle Ablenkungen ausschalten: Selbst bei im Büro stattfindenden Meetings oder Präsentationen schauen nicht wenige Anwesende zwischendurch auf ihr Smartphone oder beantworten E-Mails – und wenn keine anderen Personen im Raum sind, die einem tadelnde Blicke zuwerfen, ist die Versuchung natürlich noch größer. Bitte die Teilnehmenden, den anderen ihre ganze Aufmerksamkeit zu widmen und Ablenkungen wie Benachrichtigungen durch E-Mails und Textnachrichten während des Meetings zu deaktivieren.

Tipp Nr. 4: Die Teilnehmenden motiviert halten

Die ganze Planung nützt wenig, wenn das Publikum innerlich abwesend ist. Ein paar einfache Maßnahmen können viel dazu beitragen, alle motiviert zu halten:

  • Schaffe Raum für zwanglose Gespräche: Vor allem zu Beginn eines Meetings kommt es oft automatisch zu Smalltalk. Unterbrich ihn nicht zu schnell: Schließlich haben die Remote-Teams so eine Gelegenheit, eine Verbindung auf persönlicher Ebene zu schaffen, bevor es an die Arbeit geht – genau wie sie es auch bei Treffen vor Ort tun würden.
  • Fördere mit verschiedenen Methoden die aktive Beteiligung: Ermutige alle dazu, sich aktiv zu beteiligen und so zu handeln, als würden sie bei einem Präsenzmeeting gerade selbst vorne stehen. Gib ihnen beispielsweise die Gelegenheit, ausreichend früh vor Beginn des Meetings Fragen einzureichen. Bei Bedarf kannst du auch Umfragen einbinden oder dazu aufrufen, per Live-Chat weitere Fragen zu stellen.
  • Stell häufig Fragen: Stell beim Meeting immer wieder Fragen an die Zuhörerschaft, um sicherzugehen, dass alle dir folgen können, und ihnen Gelegenheiten zu bieten, sich selbst zu äußern. Statt offener Fragen solltest du deine Fragen präzise formulieren: Auf die Frage „Was denkt ihr über dieses Tool?“ bekommst du wahrscheinlich weniger konstruktive Antworten als auf die Frage „Denkt ihr, dieses Tool könnte unsere Produktivität steigern?“.

Tipp Nr. 5: Die Nachbereitung nicht vernachlässigen

Wie auch bei Meetings im Büro kann die anschließende Diskussion in der Kantine genauso aufschlussreich sein wie die Sitzung selbst. Sorge für eine klare Kommunikation ohne Verwirrung oder Missverständnisse:

  • Schließe das Meeting mit einer Gelegenheit für Austausch und Smalltalk: Frage die Teilnehmenden etwa fünf bis zehn Minuten vor Ende des Meetings, ob sie noch Fragen oder Anliegen haben. An dieser Stelle haben sie die Gelegenheit, auch eventuelle Vorbehalte oder Zweifel zu äußern. Fasse das Gesagte zusammen und besprich es im Anschluss mit deinem Team: Sinnvoll ist beispielsweise eine Follow-up-E-Mail, die zusammenfasst, was im Meeting besprochen wurde, welche Entscheidungen gefallen sind und welche Handlungen als Nächstes vom Team verlangt werden.
  • Überlege, wie das Meeting hätte besser sein können: Betrachte dich selbst kritisch. Was hat funktioniert? Was ist zu kurz gekommen? Insbesondere bei weniger formellen Meetings müssen nicht alle genannten Prinzipien angewendet werden, doch es lohnt sich immer, sich die Zeit zu nehmen, anderen zuzuhören, Feedback zu berücksichtigen und Vorgehensweisen zu überdenken. So wird das nächste Meeting noch erfolgreicher.

Die richtige Software für dein Online-Meeting

Ob für Webkonferenzen oder das Projektmanagement: Es gibt eine breite Auswahl an Softwaretools, die zu produktiven und effizienten virtuellen Meetings beitragen.

Jetzt gilt es nur noch herauszufinden, welche Tools für dein Team am besten passen. Stell dir bei der Auswahl folgende Fragen:

  • Was sind die wichtigsten Funktionen, die du für virtuelle Meetings brauchst? Müssen beispielsweise alle Beteiligten gleichzeitig an einem Dokument arbeiten? Dann ist Google Docs eine gute Lösung. Sollen die Teammitglieder eine Präsentation in Echtzeit verfolgen? Dann brauchst du Software für die Bildschirmfreigabe.
  • Was ist die durchschnittliche Teilnehmerzahl deiner virtuellen Meetings? Für Videogespräche zu zweit brauchst du eventuell ganz andere Software als für Meetings mit 15 Angestellten oder mehr. Stell sicher, dass die von dir gewählte Webkonferenz- oder Meeting-Software die nötige Flexibilität bietet.

Was ist deine Strategie für Online-Meetings?

Erzähl uns, wie du vorgehst! Hast du bewährte Tipps für erfolgreiche virtuelle Besprechungen? Wie gelingt es dir am besten, Teilnehmende in verschiedenen Räumen oder auf unterschiedlichen Kontinenten in Verbindung zu bringen? Erzähl es in den Kommentaren!

Suchst du nach Eventmanagement-Software? Wirf einen Blick auf Capterras Liste der besten Eventmanagement-Softwarelösungen!

 

4 gratis videobewerkingsprogramma’s voor evenementenplanners

gratis videobewerkingsprogramma

Evenementenplanning vereist een delicaat evenwicht tussen het verantwoord snijden in zoveel mogelijk kosten en het behoud van kwaliteit.

Bij het overwegen van alle bedrijfskosten zoals voor personeel, overhead helpt het als je gratis software voor minder dringende behoeften kunt vinden.

gratis videobewerkingsprogramma

Videoproductie neemt een belangrijke plaats in bij het maken van advertenties en presentaties voor evenementen, met name als het gaat om de strategie voor online marketing.

Facebook, Snapchat en Twitter willen allemaal meer prioriteit geven aan videocontent, wat meer marketingkansen biedt voor jouw evenementenbureau. Volgens eMarketer gaf 83% van de ondervraagde marketeers te kennen er alle vertrouwen in te hebben dat Facebook voor omzet op hun sites zorgt en 67% van hen heeft dezelfde mate van vertrouwen in Instagram.

Gelukkig bestaan er gratis videobewerkingsprogramma’s waarmee je zonder enige kosten videocontent kunt produceren. We hebben een lijst samengesteld met vier gratis videobewerkingsprogramma’s waarmee je allerlei soorten media voor evenementenplanning kunt maken.

Vier gratis videobewerkingsprogramma’s

De vier opties zijn gekozen op basis van enkele criteria. In de eerste plaats wilden we software-opties voor beginners en voor ervaren gebruikers laten zien, dus hebben we voor beide categorieën twee opties opgenomen.

In de tweede plaats moest elke optie naast de standaard bewerkingsfuncties (bijsnijden, audiomixing, titels, overgangen, etc.) ondersteuning voor 4K-resolutie, videobewerking voor mobiele toepassingen, social sharing of een opensource-code bieden. Elke optie moest minimaal aan een van deze criteria voldoen.

De software-opties staan in alfabetische volgorde.

1. iMovie

gratis videobewerkingsprogramma's
iMovie op Mac, iPad en iPhone (bron Apple)

iMovie heeft een lange weg afgelegd sinds die eerste lay-out in QuickTime-stijl, eenvoudige overgangen en een beperkt aantal effecten. iMovie biedt tegenwoordig alle basisfuncties van videobewerking zoals bijsnijden, overgangen en filters, samen met geavanceerdere bewerkingsfuncties zoals geluidsbewerking, hoogwaardige videosjablonen en de mogelijkheid om video’s met 4K-resolutie te verwerken.

iMovie maakt van videobewerking een plug-and-play-systeem. Titels, overgangen, videofragmenten en audiosporen kunnen allemaal met slepen en neerzetten worden verwerkt, waardoor je tijd bespaart bij het maken van advertenties, presentaties of andere evenementvideo’s.

iMovie kan je nog meer tijd besparen doordat je rechtstreeks vanuit de toepassing naar je socialmedia- en videokanalen kunt posten, waaronder Facebook, YouTube en Vimeo, zodat je niet eerst bestanden hoeft te exporteren om ze naar een browser te uploaden. En tot slot, als je een video moet bewerken terwijl je onderweg bent, is iMovie ook beschikbaar op iPhone en iPad met veel van dezelfde functies.

Het enige nadeel van dit product is dat het alleen beschikbaar is voor Apple-gebruikers. Maar als je een Mac, iPad of iPhone hebt, is de kans groot dat iMovie al op je apparaat staat.

Vermeldenswaardige functies:

  • Videobewerking voor 4K-resolutie
  • Social sharing met Facebook, YouTube en Vimeo
  • Videosjablonen
  • Ondersteuning met mobiele app

Niveau van deskundigheid: Beginner

2. Movie Maker

free videobewerkingssoftware
Movie Maker van V3TApps (Bron: Microsoft)

Nee, dit is niet dezelfde Windows Movie Maker die je nog van vroeger kent. Die Movie Maker kwam in januari 2017 samen met de rest van de niet langer door Microsoft ondersteunde apps terecht op de grote hoop in de cloud van Microsoft. Deze Movie Maker komt van V3TApps en is bedoeld als speciale opvolger van de gratis Microsoft-video-editor.

Movie Maker biedt alle standaardfuncties voor videobewerking zoals bijsnijden, overgangen, samenvoegen van videofragmenten, filters en titels. De software accepteert alle meest gangbare videotypen (.avi, .flv, .mp4, etc.), maar ondersteunt geen videobewerking voor 4K-resolutie.

Net zoals iMovie alleen beschikbaar is voor Apple-gebruikers, kan Movie Maker alleen op Windows-apparaten worden geïnstalleerd, met inbegrip van mobiele Windows-apparaten voor videobewerking onderweg.

Een minpunt van Movie Maker is dat de software niet de mogelijkheid biedt om videoprojecten rechtstreeks naar je evenementpagina’s op social media en YouTube-kanalen te uploaden.

Vermeldenswaardige functies:

  • Ondersteuning op mobiele app

Niveau van deskundigheid: Beginner

3. OpenShot-video-editor

videobewerkingssoftware
Videosporen (Bron: OpenShot)

OpenShot, een gratis software-optie voor videobewerking, is open source en geschikt voor meerdere platforms. OpenShot is beschikbaar voor Windows, Mac en zelfs voor Linux-systemen, dus maak je geen zorgen als je met de laatste versie van Ubuntu werkt.

De gebruikersinterface ziet er dan wel niet zo fraai uit als bij iMovie of Movie Maker, maar OpenShot maakt dat goed door de broncode aan alle gebruikers aan te bieden. Als je weet hoe je de code kunt aanpassen of wijzigen, kun je unieke mogelijkheden definiëren die niet door het originele product worden geboden.

Naast dit aanpasbare platform biedt OpenShot alles wat je kunt verwachten van videobewerkingssoftware, zoals bijsnijden, mixen/bewerken van audio, overgangen, titels met animatie, effecten, filters, watermerken en videosjablonen.

De functie van OpenShot die me het meest bevalt, is multi-tracking. Hiermee kun je meerdere videosporen tegelijkertijd in hetzelfde frame afspelen, zodat je video’s naast elkaar of beeld-in-beeld kunt weergeven.

Voor degenen die videofragmenten met hoge resolutie willen bewerken, ondersteunt OpenShot videobestanden met 4K-resolutie.

Het enige minpunt van OpenShot is het ontbreken van ondersteuning op mobiele apparaten en functies voor social sharing.

Vermeldenswaardige functies:

  • Aanpasbare broncode
  • Multi-video/multi-audio afspelen
  • Videobewerking voor 4K-resolutie

Niveau van deskundigheid: Gemiddeld

4. Shotcut

programma voor video editing
Bewerken van videospoor (Bron: Shotcut)

Net zoals OpenShot biedt Shotcut gebruikers de mogelijkheid de broncode te wijzigen om de software aan hun specifieke behoeften aan te passen. Als je weet hoe je moet omgaan met de code van opensource-software, biedt dat een ongekende mate van flexibiliteit. Maar het is niet echt noodzakelijk daarvan gebruik te maken, zeker omdat de software gratis is.

Wat functies betreft, biedt Shotcut alle standaardfunctionaliteit: bijsnijden van video’s, bewerken van audio, titels, overgangen en filters. Shotcut onderscheidt zich van de andere opties door de uitgebreide lijst met videobestandstypen die de software accepteert, naast ondersteuning van 4K-resolutie.

Helaas staat tegenover de extra videofuncties van Shotcut het ontbreken van handige functies zoals social sharing, bewerking op mobiele apparaten en videosjablonen voor plug-and-play-videoprojecten.

Vermeldenswaardige functies:

  • Videobewerking voor 4K-resolutie
  • Aanpasbare broncode
  • Uitgebreide lijst met geaccepteerde videobestandstypen

Niveau van deskundigheid: Gemiddeld

Op zoek naar videobewerkingsprogramma’s? Bekijk dan de door Capterra opgestelde lijst met meer dan 60 video editing programma’s, waaronder gratis en betaalde opties. Je vindt er productspecificaties, prijzen en geverifieerde reviews van gebruikers.

 

In 10 Schritten die perfekte Veranstaltung planen

Veranstaltung planen - Checkliste

Die Welt der Eventplanung ist spannend, aber auch hektisch. Falls du gerade selbst deine erste größere Veranstaltung planen willst, stehst du mit Sicherheit vor so einigen Herausforderungen.

Alles muss durchdacht sein, egal ob du für eine Veranstaltung ein Planungsteam unter Kollegen zusammenstellst oder deine eigene Eventagentur gründest: Welche Eventmanagementsoftware ist die Richtige? Wie findet man einen guten Caterer? Und was plant man eigentlich zuerst?

Wir wollen dir helfen, deine ganz persönliche Veranstaltungsplanung Checkliste  zu erstellen und so deine Veranstaltung vom ersten Planungsschritt an zum vollen Erfolg zu machen. Mit diesen Tipps, Tricks und Softwareempfehlungen kannst du deine Planung organisieren und sorgst so dafür, dass alles rechtzeitig fertig wird.

In 10 Schritten die perfekte Veranstaltung planen

1.Eine Vision für die Veranstaltung entwickeln

Eine Veranstaltung planen

Deine Vision ist das Fundament der Veranstaltung. In ihr legst du fest, wie die Veranstaltung aussehen soll, welche Ergebnisse du dir von ihr erhoffst und was alles hineinfließen soll. Auch Redner*innen, Umsatz, Teilnehmende, Konferenzsprachen und die eventuelle Medienberichterstattung sollten schon an diesem Punkt bedacht werden.

Erst wenn du weißt, wo die Reise hingehen soll, kann es losgehen. Das findest du heraus, indem du dir die folgenden drei Fragen stellst:

  • Was ist dein oberstes Ziel für die Veranstaltung?

    Dieses Ziel ist der Grund, weshalb du (oder dein Kunde) überhaupt die Veranstaltung planen wollt. Geht es primär darum, Geld für einen bestimmten Zweck zu sammeln? Wird ein Produkt veröffentlicht? Soll die Markenbekanntheit gestärkt werden? Oder geht es um eine Kombination mehrerer kleinerer Ziele? Überlege, was du erreichen willst und warum die Veranstaltung dafür das richtige Mittel ist.

  • Wie viele Teilnehmer möchtest du erreichen?

    Wenn die Veranstaltung jährlich stattfindet, solltest du eine von Jahr zu Jahr steigende Teilnehmerzahl anstreben. Falls du zum ersten Mal eine derartige Veranstaltung planst, ist es umso wichtiger, sich auf eine angestrebte Teilnehmerzahl festzulegen, damit du den Erfolg messen kannst (und das Budget planen, aber mehr dazu später). Recherchiere die Teilnehmerzahlen ähnlicher Veranstaltungen, die in den letzten Jahren stattgefunden haben, damit du ungefähr weißt, was du erwarten kannst.

  • Welchen Umsatz erhoffst du dir von der Veranstaltung? 

    Wie auch bei der Teilnehmerzahl solltest du hier ein jährliches Wachstum anstreben. Die Antwort auf die Umsatzfrage hilft dir, das Budget festzulegen und zu entscheiden, wie du vorgehen musst, um Ausgaben wieder einzuspielen.

Oft hat man bei der Veranstaltungsplanung als Erstes Ideen zu Themen, Design und Branding, doch diese Punkte (die zweifellos zu den spaßigeren Aufgaben gehören) sind erst zu einem späteren Zeitpunkt an der Reihe.

Bleibe von Anfang an fokussiert und begründe genau, warum die Veranstaltung sinnvoll ist. Schreibe alles auf, am besten ordentlich sortiert in deiner bevorzugten Projektmanagementsoftware.

2. Das Team zusammenstellen

Team für Eventplanung

Sobald deine Vision steht, brauchst du das passende Team, um sie umzusetzen. Dabei geht es natürlich nicht nur darum, ein paar Freiwillige zu finden, die Plakate aufhängen und Gäste begrüßen.

Als Veranstaltungsleiter*in bist du dafür verantwortlich, die richtigen Teammitglieder für alle anfallenden Aufgaben zu finden, besonders wenn spezielle Fertigkeiten gebraucht werden. Unter anderem brauchst du je nach Event Verantwortliche für die folgenden Aufgaben:

  • Veranstaltungsleitung
  • Programmkoordination
  • Organisation des Veranstaltungsorts
  • Organisation und Transport des Equipments
  • Bewerben der Veranstaltung und Medienplanung
  • Koordination von Redner*innen, Jurys o. Ä.
  • Sponsorenplanung
  • Catering
  • Vertrieb und Merchandise
  • Branding und visuelle Gestaltung inklusive Outfits für Freiwillige

Am besten notierst du dir gleich dazu, wer welche Aufgaben übernehmen soll, oder legst eine kleine Tabelle an. Dann haben immer alle alles im Blick und wissen, wen sie zu welchem Thema ansprechen können.

Wie groß dein Team letztendlich wird, hängt natürlich ganz davon ab, was du für eine Art Veranstaltung planen willst.

Sobald du dein Team zusammen hast, sind die passenden Kommunikationskanäle für eine erfolgreiche Zusammenarbeit auszuwählen. Chatsoftware wie Slack, Aufgabenverwaltungssoftware für Teams wie Wrike oder das gute alte Google Hangouts sind gute Optionen.

Natürlich reicht es jedoch nicht aus, ein neues Kommunikationssystem zu implementieren und darauf zu hoffen, dass das Team gut zusammenarbeitet. Als Teamleiter*in solltest du mit geeigneten Teambuilding-Maßnahmen den Zusammenhalt im Team stärken.

3. Das Veranstaltungsbudget planen

Event planen - Budgetverteilung

Vielleicht gehören die Finanzen für dich zum spannendsten Teil der Veranstaltungsplanung, vielleicht eher zum langweiligsten. Fakt ist: Sie sind von allen Teilen wohl der wichtigste.

Ohne Geld gibt es schließlich keine Veranstaltung.

Egal ob du einen Business Case für ein angedachtes Event entwickeln, für einen Kunden eine zukünftige Veranstaltung planen oder den Finanzplan für ein bereits fest geplantes Event erstellen willst: Grundlage für all das ist ein durchdachtes Budget.

Zu den wichtigsten Ausgaben gehören folgende Bereiche:

  • Veranstaltungsort (Raummiete(n), Kaution, Parkplätze)
  • Technik (Projektoren, Internet/WLAN, Lautsprecher, Mikrofone, Kameras, ggf. Dolmetschkabinen)
  • Catering (Barkeeper*innen, Kellner*innen, Speisen, Getränke, Tischdecken, Tischdekoration)
  • Marketing (Social Media Marketing-Software, Printmaterialien und Design, Registrierungssoftware)
  • Unterhaltung (Musiker*innen/DJs, Speakerhonorare, Unterkunfts- und Transportkosten)
  • Verschiedenes (z. B. Dekoration des Veranstaltungsorts, Bestuhlung, zusätzliches Veranstaltungspersonal, Steuern und Gebühren)

4. Zeit und Ort wählen

Ort- und Zeitauswahl bei Eventplanung

Wenn das Budget feststeht, geht es als Nächstes darum, den richtigen Veranstaltungsort zu finden.

Lege zunächst eine Liste mit den wichtigsten Kriterien an. Diese Kriterien ergeben sich aus deiner Vision für die Veranstaltung. Verwende diese Liste bei der Suche konsequent als Entscheidungshilfe.

Für ein erstes Brainstorming können folgende Fragen hilfreich sein:

  • Wie soll die Anreise erfolgen? Welche Verkehrsmittel sollen erreichbar sein, wie viele Parkplätze werden benötigt?
  • Brauchst du eigenes technisches Equipment oder wird es am Veranstaltungsort bereitgestellt?
  • Bietet der Veranstaltungsort WLAN und/oder einen guten Mobilfunkempfang?
  • Wie viel Platz bzw. Bodenfläche benötigst du?
  • Brauchst du einen großen offenen Bereich oder getrennte Räume? (Wenn Letzteres: Wie viele?)
  • Wie lange kannst du am jeweiligen Veranstaltungsort im Voraus buchen? Ist er im benötigten Zeitfenster verfügbar?
  • Welche Richtlinien gelten für Anzahlung, Kaution und Rückerstattung?

5. Partner und Sponsoren finden

Geschäftspartner bei Veranstaltungsplanung
Um dein Budget und deine Reichweite zu erhöhen, sind Sponsoren und Partner das Mittel der Wahl.

So kannst du nicht nur einen Teil der Kosten senken, sondern auch zusätzliche Werbemöglichkeiten nutzen, kleinere Veranstaltungen finanziell breiter aufstellen, die Erfolgschancen erhöhen und eventuell sonst nicht erreichbare Veranstaltungsorte nutzen. Je mehr Sponsoren du hast, desto kleiner ist das finanzielle Risiko für dein Unternehmen oder deine Veranstaltungsfirma.

Wenn du bereit bist, Sponsoren und Partner anzusprechen, befolge diese vier Tipps:

Überblicke ihre Marketingziele. Suchen deine potentiellen Sponsoren/Partner nach einer Möglichkeit, ihr öffentliches Image zu verbessern? Möchten sie exklusiv werben können? Die Antworten auf diese Fragen solltest du bei der Sponsorensuche kennen, bevor du auf sie zugehst, damit es dich nicht kalt erwischt, wenn Sponsoren oder Partner im Gegenzug um Werbeflächen oder die Einbeziehung bei einer Veranstaltung bitten.

Identifiziere die tatsächlichen Entscheidungsträger*innen. Sorg dafür, dass du weißt, mit wem du sprechen willst, damit du deinen Pitch nicht ständig wiederholen musst oder dich auf die Zusage einer Person verlässt, die eigentlich gar keine Befugnis dazu hatte. In einigen Unternehmen liegt die Entscheidung beim Marketing-Team, in anderen musst du dich bis in die Führungsebene durchfragen.

Achte darauf, dass das Unternehmen zu deiner Vision passt. Wenn du eine Veranstaltung zu Tierrechten planst, ist eine Großschlachterei nicht gerade der ideale Partner. Suche Sponsoren, deren Unternehmensvision zu deiner Veranstaltungsvision passt, damit die Zusammenarbeit allen Spaß macht und die Außenwirkung stimmt. So vermeidest du gleichzeitig, durch eine unglückliche Sponsorenwahl und die sich daraus ergebenden widersprüchlichen Botschaften Interessenten zu verprellen.

Frag zum richtigen Zeitpunkt. Die meisten Unternehmen planen ihre großen Sponsorings vor Beginn des nächsten Geschäftsjahrs. Daher solltest du Anfragen entsprechend frühzeitig stellen, damit die Unternehmen dich im Blick haben, wenn es so weit ist.

6. Das Veranstaltungs-Branding entwerfen

Logo
Ziele, Budget und Team sind da. Jetzt wird es Zeit für den kreativen Teil.

  • Wie soll deine Veranstaltung heißen?
  • Was ist ihr Thema?
  • Gibt es ein Logo?
  • Welchen visuellen Gesamteindruck strebst du an und wie soll das Farbschema aussehen?

Die meisten dieser Fragen unterliegen der Verantwortung deiner Werbekoordinator*innen, wobei auch der Rest des Teams Mitspracherecht haben sollte.

Auch mit einem kleinen Budget lassen sich (insbesondere fürs Online-Marketing) ansprechende, gebrandete Werbematerialien erstellen, wenn du die richtigen Tools nutzt. Grafikdesign-Tools wie Canva, Piktochart, Pixlr und GIMP bieten zahlreiche (und teilweise alle) Funktionen kostenlos an. Einige bieten außerdem vorgefertigte Vorlagen, die es dir noch einfacher machen.

Optimiere deine selbst erstellten Grafiken und anderen Marketingmaterialien für die jeweiligen Marketingkanäle. Soziale Netzwerke nutzen beispielsweise unterschiedliche Bildgrößen und wenn du dasselbe Bild für alle verwendest, wird es eventuell aufgrund von Größenbeschränkungen seitlich abgeschnitten oder nicht richtig dargestellt.

Für Posts in den sozialen Medien sind derzeit folgende Bildgrößen empfehlenswert (dies kann sich gegebenenfalls ändern):

  • Facebook: 1200 x 630 px
  • Twitter: 440 x 220 px
  • Instagram: 1080 x 1080 px
  • Pinterest: 222 x 150 px

 

7. Die Kampagne fürs Veranstaltungsmarketing entwickeln und ausrollen

Kampagne online verbreiten
Die Grundzüge deiner Veranstaltung stehen fest. Nun brauchst du nur noch Teilnehmer.

Es gibt zahllose Möglichkeiten, Veranstaltungen zu bewerben, und was am besten zu deinem Event passt, hängt ganz davon ab, wen du erreichen willst. Traditionelle Offline-Marketingmethoden erreichen wahrscheinlich eher ein älteres Publikum, während jüngere Leute am liebsten online angesprochen werden wollen.

Digital Marketing in sozialen Medien

Das digitale Marketing hat zweifellos Potential: Fast jeder hat ein Smartphone (genauer gesagt ganze acht von zehn Menschen in Deutschland) und etwa jeder Zweite ist in sozialen Netzwerken aktiv. Diese Chancen sollten Veranstaltungsplaner*innen nicht ungenutzt lassen.

Die folgenden Tipps fassen zusammen, welche Altersgruppen du in den jeweiligen sozialen Netzwerken am besten erreichst und wie du dabei optimal vorgehst.

Facebook

Beste Reichweite in der Altersgruppe: 18 bis 49 Jahre

Best Practices:

Twitter

Beste Reichweite in der Altersgruppe: 18 bis Mitte 20

Best Practices:

Instagram

Beste Reichweite in der Altersgruppe: 14 bis ca. 30 Jahre

Best Practices:

  • Poste mindestens einmal täglich auf Instagram.
  • Nutze gerne eine große Anzahl Hashtags (maximal 30 pro Post sind erlaubt).
  • Nutze für jeden Post unterschiedliche Hashtags, da Instagram es nicht mag, wenn man immer wieder dieselbe Liste an Hashtags wiederholt.

Strategien fürs Content Marketing

Content Marketing ist mein Spezialgebiet (und mein Job). Es geht dabei darum, wertvolle und relevante Inhalte zu erstellen, die anschließend in Form von Videos, Blogartikeln oder Social-Media-Beiträgen geteilt werden.

Dir stehen hier eine Menge Möglichkeiten offen, um potenzielle Teilnehmer*innen anzusprechen und von deiner Veranstaltung zu überzeugen. Deine Inhalte sollten ihnen einen Mehrwert bieten, beispielsweise in Form von Leitfäden oder Ressourcenlisten, und thematisch zur Veranstaltung passen.

Doch es reicht nicht, einfach ein paar Blogartikel zu schreiben und zu erwarten, dass gleich eine Menge Anmeldungen eingehen. Nur weil Inhalte vorhanden sind, werden sie noch lange nicht gefunden. Eine wirkungsvolle Content-Marketing-Strategie erfordert Durchhaltevermögen und eine kontinuierliche Optimierung.

Arbeite an der Suchmaschinenoptimierung (SEO)

Es ist zwar super, wenn Interessent*innen deine Inhalte über soziale Medien finden, aber sich auf Facebook und Twitter zu verlassen ist angesichts der häufigen Algorithmenänderungen immer weniger effektiv. Daher solltest du mit deiner Veranstaltung auch in den Suchmaschinenergebnissen auftauchen.

Das Stichwort hierfür lautet SEO.

Zu diesem Thema ließe sich endlos viel schreiben, aber zusammengefasst gilt es, diese 5 Empfehlungen zu befolgen:

  • Produziere regelmäßig neue Inhalte. Egal ob Blogartikel oder YouTube-Videos: Regelmäßige Veröffentlichungen sind wichtig. Sie zeigen Google, dass du eine zuverlässige und aktuelle Informationsquelle bist, was zu einem höheren Ranking führt. Ein-, zwei- oder dreimal pro Woche? Das hängt ganz von dir ab, aber sorge mit einem Zeitplan für Regelmäßigkeit, damit dein Publikum weiß, wann es mit neuen Inhalten rechnen kann.
  • Bleib beim Thema. Google nutzt Webcrawler, um Inhalte zu analysieren, sie mit dem Titel abzugleichen und sicherzustellen, dass der Content hält, was er verspricht. Wenn das nicht der Fall ist, wird dein Content schlechter bewertet und rutscht in den Suchergebnissen nach unten.
  • Recherchiere Keywords. Keywords mit hohem Suchvolumen und geringer Konkurrenz sind für ein gutes Google-Ranking ausschlaggebend, doch sie müssen auch zu deinen Inhalten passen. Bei der Suche nach den richtigen Keywords können Tools wie der Keyword-Planner von Google oder io hilfreich sein.
  • Nutze interne Links. Setze Links auf andere Inhalte deiner Website oder deines Kanals, um die Bounce-Rate Absprungrate zu reduzieren (das ist die Zahl der Besucher*innen, die nur eine Seite deiner Website besuchen und sie danach verlassen). Je mehr Zeit eine Person auf deiner Website verbringt, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit einer Konversion(in diesem Fall der Anmeldung zu deiner Veranstaltung).
  • Nutze Möglichkeiten zur Veröffentlichung von Gastbeiträgen. Es ist wichtig, Beziehungen zu anderen für deine Veranstaltung relevanten Anbieter*innen zu pflegen. Gastbeiträge sind eine tolle Gelegenheit, um gleichzeitig dein Event bekannter zu machen und Traffic für deine Website zu generieren. Je sichtbarer du bist, desto größer ist auch der Kreis der potenziellen Teilnehmenden. Außerdem erfährt Google durch hochwertige Gastartikelund entsprechende Referenzierungen auf deine Website, dass deine Inhalte nützlich und relevant sind.

 8. Die technischen Anforderungen feststellen

Tools - Veranstaltung planen

Kaum eine erfolgreiche Veranstaltung kommt heutzutage ohne gute Technik aus. Das ist dir völlig klar. Deinem Team auch. Aber was genau ist das in eurem Fall?

Die folgenden drei Technik- und Softwaretypen sind für die meisten Veranstaltungen unerlässlich. Wir haben unsere Liste mit ein paar Optionen zum Ausprobieren versehen.

Registrierungssoftware

Sobald potenzielle Teilnehmer*innen deine Veranstaltung entdecken, müssen sie sich anmelden können. Auf deiner Website brauchst du ein Anmeldefeld und ein Datenerfassungssystem, um alle Anmeldungen zu verwalten.

Eventmanagement-Software bietet üblicherweise auch Registrierungsfunktionen, doch wenn das bei deiner Software nicht der Fall ist, brauchst du separate Teilnehmerregistrierungssoftware.

Zu den am besten bewerteten Lösungen im Registrierungssoftware-Verzeichnis von Capterra gehören (mit jeweils einer 4,5- oder 5-Sterne-Bewertung und mindestens 50 Nutzerreviews) Configio, VBO Tickets, Arlo Training and Event Software, Ticket Tailor und RegFox.

Audio- und Videotechnik

Deine Teilnehmer*innen wollen während der gesamten Veranstaltung informiert und unterhalten werden – und dazu braucht es die entsprechende Ausstattung.

Meistens geht es um eine Kombination aus Folgendem:

  • Mikrofone
  • Projektoren
  • Lautsprecher
  • Ton-Schaltpult
  • Dolmetschkabinen
  • Licht

Wenn du nicht selbst über alles Nötige verfügst, frag bei der Veranstaltungsstätte nach, womit sie dienen können. Ansonsten gibt es immer die Möglichkeit, bei lokalen Anbietern Veranstaltungsequipment zu leihen.

Kommunikationsmittel

Ohne reibungslose Kommunikation lässt sich keine große Veranstaltung planen. Dabei muss die entsprechende Ausstattung nicht teuer sein (oder überhaupt etwas kosten).

Chat-Tools wie Slack oder Google Hangouts lassen sich ganz einfach als App installieren und eignen sich wunderbar als Kommunikationsplattform für die Eventplanung.

Wenn Geld keine Rolle spielt, kannst du nach lokalen Anbietern für Sprechfunkgeräte und Headsets suchen.

Andere Technologien

Sofern das Budget es erlaubt, gibt es noch eine Menge andere Technologien, die einen Blick wert sind. Dazu gehören:

  • NFC: Mithilfe von NFC können sich Teilnehmer*innen beispielsweise schnell selbst Einlass gewähren oder bei Veranstaltungen bezahlen.
  • Livestreams: Livestreams sind eine hervorragende Möglichkeit, um auch diejenigen zu erreichen, die deiner Veranstaltung nicht persönlich beiwohnen können. Mit kostenpflichtigen Livestreams lässt sich außerdem zusätzlicher Gewinn erwirtschaften.
  • Beacons: Beacons funktionieren mit Bluetooth und bieten zahllose Möglichkeiten für Einlass, Bezahlung und die Navigation von Teilnehmer*innen. 

9. Andere Anbieter*innen identifizieren und beauftragen

Auswahl an Anbietern bei Eventplanung

Wir sind auf der Zielgeraden! Das Team arbeitet gut zusammen, alle Ausstattung ist vorhanden und die ersten Anmeldungen trudeln ein. Jetzt wird es Zeit, dir die Unterstützung der benötigten Dienstleister*innen zu sichern. Je nachdem, was du für ein Event planen willst, können dabei die Anforderungen ganz unterschiedlich aussehen, aber meist geht es zunächst um Catering, Speaker (ggf. die Dolmetscher*innen nicht vergessen) oder Unterhaltungsprogramm.

Catering: Frag deine registrierten Teilnehmer*innen, was sie mögen und ob sie bestimmte Ernährungsvorlieben oder Unverträglichkeiten haben. Es gibt zahlreiche kostenlose Umfrage-Tools, mit denen du schnelle Rückmeldungen einholen kannst.

Sobald du weißt, welche Art von Speisen du anbieten möchtest, kannst du einen Caterer suchen. Dabei kann es nützlich sein, die Reviews auf Websites wie Yelp oder Google zu lesen.

Schreib dir eine Liste, kontaktiere verschiedene Anbieter und handle einen guten Preis für dein Event aus.

Unterhaltung/Speaker:
Auch die Buchung von Musiker*innen und Gastredner*innen sollte mehrere Punkte auf deiner Checkliste Veranstaltungsplanung umfassen:

  • Befrage deine Teilnehmer*innen, um herauszufinden, was sie interessiert.
  • Kontaktiere die entsprechenden Personen bzw. ihre Assistent*innen oder Manager*innen, um dich über die Kosten und eventuelle individuelle Bedürfnisse zu informieren.
  • Buche die Züge, Flüge oder anderen Transportmittel und organisiere die Unterkünfte.

 

10. Abschließende Vorbereitungen

Veranstaltung planen - Checkliste

Allmählich sehen wir das Licht am Ende des Tunnels, doch wir sind noch nicht ganz am Ziel.

Die Woche der Veranstaltung ist gekommen und nachdem du noch einmal überprüft hast, ob wirklich an alles gedacht wurde, geht es los.

Was vor der Veranstaltung zu tun ist:

1.Rufe die beteiligten Anbieter*innen an, um sicherzugehen, dass bei Equipment, Catering und Sponsoren alles glatt läuft.

2. Kontaktiere die Veranstaltungsstätte, um Datum und Uhrzeiten zu bestätigen, damit alles rechtzeitig vorbereitet ist.

3. Teste die gesamte technische Ausrüstung, sobald sie am Veranstaltungsort ankommt.

4. Richte deine Ticketsoftware für den Check-in der Gäste ein und kontrolliere, ob alles funktioniert wie gewünscht.

5. Erstelle den endgültigen Zeitplan und stelle sicher, dass ggf. die Programmhefte gedruckt sind.

6. Bereite Werbegeschenke, Materialien für die Teilnehmenden oder Goodie Bags vor.

7. Richte eine Freiwilligenmanagement-Software ein, um Schichten und Verantwortlichkeiten zu planen, wenn du freiwillige Helfer*innen hast.

Wenn dann die Veranstaltung beginnt, ist es deine Aufgabe, alles zu koordinieren und aufzupassen, dass alles glatt läuft. Behalte deine Gäste und Mitarbeiter*innen und ihre jeweiligen Bedürfnisse im Blick, ohne dich dabei zu sehr in Details zu verlieren. Konzentrier dich auf das Gesamterlebnis und einen reibungslosen Ablauf. Vertrau auf deine Vorbereitungsarbeiten und dein Team.

 

Was nach der Veranstaltung zu tun ist (und zusätzliche Ressourcen)

Gut möglich, dass du nach erfolgreichem Abschluss der Veranstaltung erst mal erschöpft aufs Sofa fällst. Aber behalte im Kopf, was gerade alles passiert ist, und vergiss nicht, das Event auszuwerten.

Deine Teilnehmer*innen, deinen Umsatz und die Aktivität in sozialen Netzwerken sollten in deiner Eventmanagement-Software gespeichert sein. Nutze diese Daten! Vergleiche die Ergebnisse mit deinen Zielen und protokolliere sie für die Zukunft. Gratuliere dir zu deinem Erfolg und betrachte eventuelle Probleme als Herausforderungen, die du beim nächsten Mal lösen kannst.

Zusätzlich zu deinen internen Daten solltest du außerdem die Zufriedenheit der Gäste mit einer Umfrage erfassen. So hast du auch die nötigen externen Informationen, um auszuwerten, wie gut deine Veranstaltung angekommen ist, was du richtig gemacht hast und was du zukünftig verbessern könntest. Auch hier können kostenlose Umfrage-Tools nützlich sein, sofern deine Eventmanagement-Software diese Funktion nicht bereits bietet.

Du möchtest noch tiefer in das Thema einsteigen? Die folgenden Artikel könnten nützlich sein:

 

Suchst du nach Eventmanagement-Software? Wirf einen Blick auf Capterras Liste der besten Eventmanagement-Softwarelösungen!

 

Como organizar um evento: um guia com 10 passos

como organizar um evento

como organizar um evento

Seja para quem quer formar uma equipe para planejar eventos no trabalho ou abrir o próprio negócio no setor, é preciso orientação sobre como um grande evento se organiza, de qual software de gerenciamento utilizar à seleção de uma empresa de buffet. Este guia com dez passos sobre como organizar um evento traz dicas e recomendações de softwares para que tudo saia como planejado.

Pontos que trataremos:

  • Desenvolvimento de estratégia 
  • Formação de equipe
  • Orçamento 
  • Escolha do local e da data
  • Identificação e engajamento de parceiros e patrocinadores 
  • Desenvolvimento da marca do evento
  • Elaboração e implementação de campanhas de marketing 
  • Questões técnicas
  • Identificação e contratação de fornecedores
  • Preparações finais

Como organizar um evento: um guia com 10 passos

1. Desenvolva uma estratégia

Visão é o alicerce de um evento de sucesso. Trata-se da análise de como um evento deve começar e terminar: dos assuntos abordados pelos palestrantes, passando pela receita e o público participante até a atenção da mídia.

Para começar, é vital ter saber aonde se quer chegar. Os pontos seguintes podem ajudar:

  1. Qual é o objetivo final do evento? Em primeiro lugar, trata-se da razão inicial pela qual tudo começou. O objetivo é angariar fundos para uma causa? Lançar um produto? Aumentar a notoriedade da marca? Uma combinação de objetivos menores? Determine os objetivos em mente e por que tal evento é a maneira de alcançá-los.
  2. Quantos participantes são esperados? Se o evento for anual, procure aumentar o número de participantes a cada ano. Se é a primeira vez que um evento do tipo é organizado, é ainda mais importante definir o número de participantes buscado para que o seu sucesso possa ser medido (e ter um orçamento,  algo que trataremos mais adiante). Pesquise o número de participantes de eventos semelhantes realizados nos últimos anos para ter uma ideia do que esperar.
  3. Qual a receita esperada? Igual que para o número de participantes, o objetivo deve ser de crescimento ano a ano. Responder a esta pergunta ajuda a estabelecer o orçamento e a definir o que é necessário ser feito para amortizar as despesas.

Embora escolher temas, cores e marcas seja um dos aspectos mais divertidos do processo e o que frequentemente vem à mente quando se pensa em planejamento de eventos, isso fica para mais tarde.

É importante se manter concentrado nos primeiros passos e ter clareza quanto à razão de ser do evento. Registre tudo e mantenha as anotações organizadas em um aplicativo ou software de gerenciamento de projetos.

2. Forme uma equipe

Depois de consolidar a visão do evento, é hora de começar a montar a equipe que tornará tudo possível. 

O diretor de eventos é responsável por contratar colaboradores para as várias funções que serão delegadas, incluindo aquelas que requerem habilidades técnicas específicas. Embora não seja aplicável a todos os eventos, a tabela abaixo dá uma boa visão geral das funções que possam ser necessárias.

gráfico equipe eventos
Gráfico de funções da equipe de gerenciamento de eventos (Fonte)

Depois de formar a equipe, estabeleça canais de comunicação para promover uma colaboração bem sucedida e uma boa dinâmica de trabalho. Um programa de comunicação como o Slack, o software de gerenciamento de trabalho baseado em equipe Wrike e Google Hangouts são ótimas opções.

3. Determine um orçamento

como planejar um evento no orçamento

Sem dinheiro, não há evento.

Ter em mãos um orçamento detalhado é crucial seja para montar um plano de negócios, apresentar uma opção de evento a um cliente ou planejar as finanças de um que já está aprovado.

A lista das principais despesas a incluir no orçamento deve abarcar:

  • O espaço (aluguel de sala(s), depósito de segurança e estacionamento).
  • Equipamentos de áudio e vídeo (projetores, internet/Wi-Fi, alto-falantes, microfones e câmeras).
  • Serviço de buffet (bartenders, garçons, alimentação, bebidas, roupa e organização das mesas).
  • Publicidade (software de marketing de redes sociais, materiais impressos e trabalho de design e software de gestão de registros de eventos)
  • Entretenimento (músicos/DJ, honorários de palestrantes, despesas com hospedagem e custos de transporte)
  • Gastos diversos (custos extras: inclui decoração do local, aluguel de cadeiras e mesas, colaboradores adicionais e impostos e taxas)

4. Escolha o local e a data

local do evento

Com o orçamento programado, é hora de começar a procurar um local.

Antes de começar a busca, faça uma lista dos aspectos práticos necessários, que devem ser determinados de acordo com os objetivos do evento. Consulte essa lista com frequência enquanto estiver procurando e visitando locais.

Selecionamos algumas sugestões de perguntas a serem feitas para iniciar a sessão de brainstorming da lista de opções:

  • Que tipo de estacionamento será necessário?
  • A empresa conta com equipamento próprio de áudio e vídeo ou o local irá fornecê-lo?
  • O local conta com uma recepção de celular adequada ou será necessário fornecer uma conexão de Wi-Fi?
  • Quanto de espaço físico será utilizado?
  • Um espaço aberto ou áreas/salas segmentadas serão necessárias? (Se sim, quantas salas?)
  • Com que antecedência este local aceita reservas? O espaço estará disponível para o momento que se procura?
  • Quais são as políticas de depósito, cancelamento e reembolso?

5. Identifique e engaje parceiros e patrocinadores

patrocinadores do evento

Para aumentar o orçamento e o seu poder de alcance, o passo seguinte é ir atrás de patrocinadores e parceiros.

Além de ajudar a reduzir custos, o envolvimento de empresas maiores pode dar mais estabilidade a uma operação menor e abrir canais de publicidade e propaganda frente a participantes antes inacessíveis e aumentar as chances de sucesso do evento. Com mais patrocinadores, o evento representa um risco financeiro muito menor para a empresa organizadora.

Siga estas quatro dicas ao buscar patrocinadores e parceiros:

  1. Compreenda os objetivos de marketing. Os patrocinadores e parceiros em potencial estão procurando uma oportunidade de melhorar sua imagem pública? Eles querem exclusividade na publicidade? É importante saber as respostas a estas perguntas ao procurá-los para não ser pego desprevenido quando o parceiro ou patrocinador pedir espaço publicitário ou inclusão em uma iniciativa do evento.
  2. Identifique os verdadeiros tomadores de decisão. É importante saber com quem conversar para não acabar repetindo o mesmo discurso ou contando com uma parceria que cai por terra porque o contato não tinha autoridade para construir esse relacionamento. Algumas empresas repassam tais decisões para suas equipes de marketing, enquanto outras podem exigir que a negociação seja feita diretamente com o nível executivo.
  3. Certifique-se de que as empresas parceiras estão alinhadas com a visão do evento. Procure parceiros com uma visão de negócios que corresponda à  do evento para garantir um melhor relacionamento. 
  4. Saiba quando fazer solicitações A maioria das empresas planeja seus principais patrocínios antes do início do ano fiscal. Se o objetivo é procurar por patrocínio corporativo, é importante fazer consultas com bastante antecedência para garantir estar no radar deles quando chegar a hora.

6. Desenvolva a marca do evento

logo do evento

Os objetivos, o orçamento e a equipe já estão em mãos. Agora, é hora de iniciar a parte divertida.

  • Qual será o nome do evento?
  • Qual o tema?
  • Há um logotipo?
  • Qual o esquema de cores e a estética geral buscados?

A maior parte desses detalhes deve ser tratada pelo(s) coordenador(es) de promoção com a participação da equipe.

Com um orçamento restrito, criar materiais personalizados (especialmente para o marketing online) pode ter pouco ou nenhum impacto nos gastos se as ferramentas corretas forem usadas. Programas de design gráfico como Canva, Piktochart, Pixlr, e GIMP oferecem algumas (ou todas) as suas funções de graça. Alguns vêm com templates predefinidos para facilitar ainda mais o processo.

Ao fazer gráficos e outros materiais de marketing, otimize o conteúdo para cada canal. Plataformas como Facebook e Twitter não têm um padrão para o tamanho das imagens. Se há um erro, a imagem pode terminar desajustada ou pixelada. 

7. Elabore e implemente uma campanha de marketing

marketing para o evento

Existem várias formas de promocionar um evento para participantes em potencial e cada uma atrai tipos de públicos diferentes. Os métodos de marketing tradicionais, como chamadas e mala direta, são mais adequados para contatos mais antigos. 

Já as estratégias de marketing digital têm um alcance mais amplo, já que quase todos têm um celular e um perfil em alguma rede social.

Mídias sociais

Dividimos as opções de marketing nas redes sociais por plataforma e destacamos estratégias para cada uma delas. 

Facebook:

  • Faça publicações em grupos relevantes para o tema do evento (seja ele político, ambiental, de negócios, de tecnologia ou qualquer outro).
  • Use recursos visuais para tornar as postagens o mais atraente possíveis (imagens e vídeos).
  • Publique pelo menos duas vezes por dia na página do evento no Facebook para maximizar o envolvimento.
  • Invista uma parte do orçamento de marketing para impulsionar publicações e criar anúncios para o evento.

Twitter:

  • Limite as hashtags a duas por post.
  • Poste não mais de três tweets por dia.
  • Use GIFs e imagens nos tweets para aumentar o engajamento.

Instagram:

  • Poste no Instagram ao menos uma vez por dia.
  • Adote uma mentalidade “quanto mais, melhor” no uso de hashtags na plataforma.
  • Assegure-se de usar diferentes hashtags em cada post para evitar que o Instagram o penalize.

Marketing de conteúdo

Marketing de conteúdo é a criação de materiais online para compartilhar e promover uma marca (neste caso, o evento) através de vídeos, blogs e mídias sociais.

Trata-se de uma ótima maneira de atrair participantes e falar sobre os benefícios ao participar de determinado evento. O conteúdo deve ser útil e relevante, quer se trate de guias de procedimentos ou listas de recursos.

Mas não basta criar alguns posts para ver os participantes aparecerem. Fazer um blog não significa engajamento automático. Uma estratégia de marketing de conteúdo eficaz requer comprometimento e otimização.

Invista na otimização para mecanismos de busca (SEO)

Embora seja ótimo para os leitores e participantes descobrirem conteúdo através das redes sociais, confiar no Facebook e no Twitter está se tornando cada vez menos eficaz devido a mudanças nos algoritmos destas ferramentas. Para resolver a questão, é necessário consolidar o evento e a empresa responsável nos resultados dos mecanismos de busca (Google, Bing e similares).

Isso pode ser feito por meio da chamada otimização para mecanismos de pesquisa (SEO em inglês).

Listamos as cinco principais ações a serem tomadas para otimizar o conteúdo para que ele tenha um bom desempenho nos resultados dos mecanismos de pesquisa:

  1. Produza conteúdo regularmente. Ao optar por posts em blogs ou vídeos no YouTube, é importante estabelecer um cronograma de publicação regular. Isso mostra ao Google que o evento ou a empresa são uma fonte consistente e confiável de informações, o que leva a classificações mais altas. Não há uma quantidade exata, mas é preciso ser consistente e fazer com que o público-alvo saiba quando pode esperar por novos conteúdos.
  2. Não fuja do tema. O Google usa rastreadores (os chamados crawlers) para avaliar conteúdos, colocá-los lado a lado à proposta do título e garantir que ele cumpram o que anunciam. Se o conteúdo não for condizente, isso refletirá em uma baixa classificação do conteúdo nos motores de pesquisa.
  3. Faça pesquisas por palavras-chave. A utilização de palavras-chave com grande volume de pesquisa e baixa concorrência é a chave para uma classificação elevada na página de resultados de pesquisa do Google, mas as palavras-chave têm de ser condizentes com a proposta do conteúdo. Para quem precisa de ajuda para encontrar palavras-chave, a ferramenta de planificação de palavras-chave do Google e o KeywordTool.io são boas opções.
  4. Trabalhe com links internos. O link a outros conteúdos relevantes dentro do próprio site ou canal ajuda a diminuir a taxa de rejeição (a porcentagem de visitantes que deixa o site depois de visitar apenas uma página). Quanto mais tempo um visitante ficar no site, maior é a probabilidade de conversão (ou seja, registrar-se para o evento).
  5. Procure oportunidades para escrever para outros sites (guest posts). É importante estabelecer relações com outras páginas que sejam relevantes para o evento. Os guest posts são uma ótima maneira de fazer isso e permitem aumentar a visibilidade do evento e redirecionar o tráfego de acesso para o site. Mais exposição significa uma maior variedade de potenciais participantes. A ampla exposição através de outras fontes também informa ao Google que o conteúdo é útil e relevante (com base na frequência com que os links são referenciados).

8. Determine quais são as necessidades técnicas

Selecionamos três tipos de tecnologia necessárias para um evento e algumas opções a serem consideradas.

Software para inscrição

Assim que os participantes em potencial começarem a ver anúncios e avisos sobre o evento, é necessário um sistema para gestionar as inscrições. Certifique-se de que o site tenha um campo de inscrição para o registro de participantes e um sistema de coleta de dados para armazenar e gerenciar todas elas.

A maioria dos sistemas de gestão de eventos fornece funcionalidades de registro, mas se o sistema escolhido não contar com recursos do tipo, será necessário adquirir um software de inscrição de eventos (confira opções no diretório de softwares de registro em eventos do Capterra). 

 

Equipamento de áudio e vídeo

Em um evento, é necessário o equipamento adequado para que o público acompanhe o que está acontecendo e permaneça engajado.

As necessidades variam de acordo com o tipo de evento, mas a maioria requer alguma combinação dos seguintes equipamentos:

  • Microfones
  • Projetores
  • Caixas de som
  • Painéis de controle de áudio
  • Iluminação

Cheque quais equipamentos estão disponíveis no local do evento. Caso falte algo, busque lojas de aluguel de equipamentos eletrônicos.

Equipamento para comunicação

Ao realizar um grande evento, uma boa comunicação é essencial. Programas  para comunicação não precisam ser caros (e podem sair grátis).

Com um budget limitado, configure um chat utilizando plataformas com aplicativos para celular, como o Slack ou Google Hangouts.

Se dinheiro não for um obstáculo, consulte lojas próximas para obter preços de walkie-talkies e aluguel de fones de ouvido.

Tecnologias adicionais

Para os que têm carta branca quanto a orçamento, considere a introdução de novas tecnologias. Entre algumas das opções a serem exploradas estão:

  • RFID (sigla em inglês para Identificação por Radiofrequência): essa tecnologia usa o Bluetooth para simplificar a emissão de bilhetes e permitir que os participantes usem dispositivos móveis para pagar e entrar no evento.
  • Vídeo de 360 graus: ofereça a quem não pode comparecer ao evento uma experiência de vídeo que dá aos telespectadores o controle sobre o que veem.

9. Identifique e contrate fornecedores

equipe de organização evento

Cada evento exige diferentes tipos de fornecedores, mas a maioria deles precisa (no mínimo) de um buffet e de opções de entretenimento.

Serviço de buffet: Ouça os participantes registrados para descobrir quais são seus gostos e se será necessário algo especial. Há várias ferramentas de pesquisa gratuitas que podem ser úteis para esse tipo de feedback.

Ao saber que tipo de alimento será fornecido, é hora de sair à procura de um fornecedor. 

Crie uma lista de fornecedores a serem contatados para negociar o melhor preço.

Entretenimento e palestrantes: Há alguns passos que devem ser tomados ao contratar músicos, opções de entretenimento e/ou palestrantes:

  1. Fale com os participantes para saber o que gera interesse.
  2. Contate seus agentes para determinar cachês e necessidades individuais.
  3. Reserve os voos ou transporte e faça os arranjos necessários quanto à acomodação.

10. Preparações finais

O que fazer na véspera do evento:

  1. Ligue para os fornecedores para uma última verificação de equipamentos, buffet e patrocinadores.
  2. Entre em contato com os proprietários ou gestores do local para confirmar a data e hora em que tudo estará disponível para iniciar as instalações.
  3. Teste todo o equipamento ao chegar ao local do evento.
  4. Prepare um sistema de emissão de bilhetes para a entrada dos participantes.
  5. Crie um folheto com a programação final.
  6. Prepare os quites com material informativo.
  7. Adote um sistema de gestão de voluntariado para monitorar turnos e responsabilidades caso uma ajuda extra seja necessária.

Assim que o evento começar, assuma o papel de supervisor. Gerencie a equipe, os convidados e suas necessidades, mas não nos mínimos detalhes. Confie no trabalho de preparação feito e na equipe.

Após o evento

Depois de acabado, certifique-se de avaliar o desempenho do evento.

Mergulhe a fundo nos dados de receita e o engajamento nas redes que podem ser extraídos do software de gerenciamento de eventos, compare os resultados com os objetivos e tome notas de tudo para referência futura. 

Além dos dados internos, certifique-se de finalizar o evento com uma pesquisa de satisfação com os convidados. Isso traz informações para avaliar a recepção do evento e ter clareza dos pontos fortes e fracos. Caso o seu software de gerenciamento de eventos não ofereça tal recurso, há muitas ferramentas gratuitas de ferramentas de pesquisa à disposição.

Busca um software para a gestão de eventos? Consulte a lista do Capterra com os melhores sistemas de gestão eventos.