In 10 Schritten die perfekte Veranstaltung planen

Veranstaltung planen - Checkliste

Die Welt der Eventplanung ist spannend, aber auch hektisch. Falls du gerade selbst deine erste größere Veranstaltung planen willst, stehst du mit Sicherheit vor so einigen Herausforderungen.

Alles muss durchdacht sein, egal ob du für eine Veranstaltung ein Planungsteam unter Kollegen zusammenstellst oder deine eigene Eventagentur gründest: Welche Eventmanagementsoftware ist die Richtige? Wie findet man einen guten Caterer? Und was plant man eigentlich zuerst?

Wir wollen dir helfen, deine ganz persönliche Veranstaltungsplanung Checkliste  zu erstellen und so deine Veranstaltung vom ersten Planungsschritt an zum vollen Erfolg zu machen. Mit diesen Tipps, Tricks und Softwareempfehlungen kannst du deine Planung organisieren und sorgst so dafür, dass alles rechtzeitig fertig wird.

In 10 Schritten die perfekte Veranstaltung planen

1.Eine Vision für die Veranstaltung entwickeln

Eine Veranstaltung planen

Deine Vision ist das Fundament der Veranstaltung. In ihr legst du fest, wie die Veranstaltung aussehen soll, welche Ergebnisse du dir von ihr erhoffst und was alles hineinfließen soll. Auch Redner*innen, Umsatz, Teilnehmende, Konferenzsprachen und die eventuelle Medienberichterstattung sollten schon an diesem Punkt bedacht werden.

Erst wenn du weißt, wo die Reise hingehen soll, kann es losgehen. Das findest du heraus, indem du dir die folgenden drei Fragen stellst:

  • Was ist dein oberstes Ziel für die Veranstaltung?

    Dieses Ziel ist der Grund, weshalb du (oder dein Kunde) überhaupt die Veranstaltung planen wollt. Geht es primär darum, Geld für einen bestimmten Zweck zu sammeln? Wird ein Produkt veröffentlicht? Soll die Markenbekanntheit gestärkt werden? Oder geht es um eine Kombination mehrerer kleinerer Ziele? Überlege, was du erreichen willst und warum die Veranstaltung dafür das richtige Mittel ist.

  • Wie viele Teilnehmer möchtest du erreichen?

    Wenn die Veranstaltung jährlich stattfindet, solltest du eine von Jahr zu Jahr steigende Teilnehmerzahl anstreben. Falls du zum ersten Mal eine derartige Veranstaltung planst, ist es umso wichtiger, sich auf eine angestrebte Teilnehmerzahl festzulegen, damit du den Erfolg messen kannst (und das Budget planen, aber mehr dazu später). Recherchiere die Teilnehmerzahlen ähnlicher Veranstaltungen, die in den letzten Jahren stattgefunden haben, damit du ungefähr weißt, was du erwarten kannst.

  • Welchen Umsatz erhoffst du dir von der Veranstaltung? 

    Wie auch bei der Teilnehmerzahl solltest du hier ein jährliches Wachstum anstreben. Die Antwort auf die Umsatzfrage hilft dir, das Budget festzulegen und zu entscheiden, wie du vorgehen musst, um Ausgaben wieder einzuspielen.

Oft hat man bei der Veranstaltungsplanung als Erstes Ideen zu Themen, Design und Branding, doch diese Punkte (die zweifellos zu den spaßigeren Aufgaben gehören) sind erst zu einem späteren Zeitpunkt an der Reihe.

Bleibe von Anfang an fokussiert und begründe genau, warum die Veranstaltung sinnvoll ist. Schreibe alles auf, am besten ordentlich sortiert in deiner bevorzugten Projektmanagementsoftware.

2. Das Team zusammenstellen

Team für Eventplanung

Sobald deine Vision steht, brauchst du das passende Team, um sie umzusetzen. Dabei geht es natürlich nicht nur darum, ein paar Freiwillige zu finden, die Plakate aufhängen und Gäste begrüßen.

Als Veranstaltungsleiter*in bist du dafür verantwortlich, die richtigen Teammitglieder für alle anfallenden Aufgaben zu finden, besonders wenn spezielle Fertigkeiten gebraucht werden. Unter anderem brauchst du je nach Event Verantwortliche für die folgenden Aufgaben:

  • Veranstaltungsleitung
  • Programmkoordination
  • Organisation des Veranstaltungsorts
  • Organisation und Transport des Equipments
  • Bewerben der Veranstaltung und Medienplanung
  • Koordination von Redner*innen, Jurys o. Ä.
  • Sponsorenplanung
  • Catering
  • Vertrieb und Merchandise
  • Branding und visuelle Gestaltung inklusive Outfits für Freiwillige

Am besten notierst du dir gleich dazu, wer welche Aufgaben übernehmen soll, oder legst eine kleine Tabelle an. Dann haben immer alle alles im Blick und wissen, wen sie zu welchem Thema ansprechen können.

Wie groß dein Team letztendlich wird, hängt natürlich ganz davon ab, was du für eine Art Veranstaltung planen willst.

Sobald du dein Team zusammen hast, sind die passenden Kommunikationskanäle für eine erfolgreiche Zusammenarbeit auszuwählen. Chatsoftware wie Slack, Aufgabenverwaltungssoftware für Teams wie Wrike oder das gute alte Google Hangouts sind gute Optionen.

Natürlich reicht es jedoch nicht aus, ein neues Kommunikationssystem zu implementieren und darauf zu hoffen, dass das Team gut zusammenarbeitet. Als Teamleiter*in solltest du mit geeigneten Teambuilding-Maßnahmen den Zusammenhalt im Team stärken.

3. Das Veranstaltungsbudget planen

Event planen - Budgetverteilung

Vielleicht gehören die Finanzen für dich zum spannendsten Teil der Veranstaltungsplanung, vielleicht eher zum langweiligsten. Fakt ist: Sie sind von allen Teilen wohl der wichtigste.

Ohne Geld gibt es schließlich keine Veranstaltung.

Egal ob du einen Business Case für ein angedachtes Event entwickeln, für einen Kunden eine zukünftige Veranstaltung planen oder den Finanzplan für ein bereits fest geplantes Event erstellen willst: Grundlage für all das ist ein durchdachtes Budget.

Zu den wichtigsten Ausgaben gehören folgende Bereiche:

  • Veranstaltungsort (Raummiete(n), Kaution, Parkplätze)
  • Technik (Projektoren, Internet/WLAN, Lautsprecher, Mikrofone, Kameras, ggf. Dolmetschkabinen)
  • Catering (Barkeeper*innen, Kellner*innen, Speisen, Getränke, Tischdecken, Tischdekoration)
  • Marketing (Social Media Marketing-Software, Printmaterialien und Design, Registrierungssoftware)
  • Unterhaltung (Musiker*innen/DJs, Speakerhonorare, Unterkunfts- und Transportkosten)
  • Verschiedenes (z. B. Dekoration des Veranstaltungsorts, Bestuhlung, zusätzliches Veranstaltungspersonal, Steuern und Gebühren)

4. Zeit und Ort wählen

Ort- und Zeitauswahl bei Eventplanung

Wenn das Budget feststeht, geht es als Nächstes darum, den richtigen Veranstaltungsort zu finden.

Lege zunächst eine Liste mit den wichtigsten Kriterien an. Diese Kriterien ergeben sich aus deiner Vision für die Veranstaltung. Verwende diese Liste bei der Suche konsequent als Entscheidungshilfe.

Für ein erstes Brainstorming können folgende Fragen hilfreich sein:

  • Wie soll die Anreise erfolgen? Welche Verkehrsmittel sollen erreichbar sein, wie viele Parkplätze werden benötigt?
  • Brauchst du eigenes technisches Equipment oder wird es am Veranstaltungsort bereitgestellt?
  • Bietet der Veranstaltungsort WLAN und/oder einen guten Mobilfunkempfang?
  • Wie viel Platz bzw. Bodenfläche benötigst du?
  • Brauchst du einen großen offenen Bereich oder getrennte Räume? (Wenn Letzteres: Wie viele?)
  • Wie lange kannst du am jeweiligen Veranstaltungsort im Voraus buchen? Ist er im benötigten Zeitfenster verfügbar?
  • Welche Richtlinien gelten für Anzahlung, Kaution und Rückerstattung?

5. Partner und Sponsoren finden

Geschäftspartner bei Veranstaltungsplanung
Um dein Budget und deine Reichweite zu erhöhen, sind Sponsoren und Partner das Mittel der Wahl.

So kannst du nicht nur einen Teil der Kosten senken, sondern auch zusätzliche Werbemöglichkeiten nutzen, kleinere Veranstaltungen finanziell breiter aufstellen, die Erfolgschancen erhöhen und eventuell sonst nicht erreichbare Veranstaltungsorte nutzen. Je mehr Sponsoren du hast, desto kleiner ist das finanzielle Risiko für dein Unternehmen oder deine Veranstaltungsfirma.

Wenn du bereit bist, Sponsoren und Partner anzusprechen, befolge diese vier Tipps:

Überblicke ihre Marketingziele. Suchen deine potentiellen Sponsoren/Partner nach einer Möglichkeit, ihr öffentliches Image zu verbessern? Möchten sie exklusiv werben können? Die Antworten auf diese Fragen solltest du bei der Sponsorensuche kennen, bevor du auf sie zugehst, damit es dich nicht kalt erwischt, wenn Sponsoren oder Partner im Gegenzug um Werbeflächen oder die Einbeziehung bei einer Veranstaltung bitten.

Identifiziere die tatsächlichen Entscheidungsträger*innen. Sorg dafür, dass du weißt, mit wem du sprechen willst, damit du deinen Pitch nicht ständig wiederholen musst oder dich auf die Zusage einer Person verlässt, die eigentlich gar keine Befugnis dazu hatte. In einigen Unternehmen liegt die Entscheidung beim Marketing-Team, in anderen musst du dich bis in die Führungsebene durchfragen.

Achte darauf, dass das Unternehmen zu deiner Vision passt. Wenn du eine Veranstaltung zu Tierrechten planst, ist eine Großschlachterei nicht gerade der ideale Partner. Suche Sponsoren, deren Unternehmensvision zu deiner Veranstaltungsvision passt, damit die Zusammenarbeit allen Spaß macht und die Außenwirkung stimmt. So vermeidest du gleichzeitig, durch eine unglückliche Sponsorenwahl und die sich daraus ergebenden widersprüchlichen Botschaften Interessenten zu verprellen.

Frag zum richtigen Zeitpunkt. Die meisten Unternehmen planen ihre großen Sponsorings vor Beginn des nächsten Geschäftsjahrs. Daher solltest du Anfragen entsprechend frühzeitig stellen, damit die Unternehmen dich im Blick haben, wenn es so weit ist.

6. Das Veranstaltungs-Branding entwerfen

Logo
Ziele, Budget und Team sind da. Jetzt wird es Zeit für den kreativen Teil.

  • Wie soll deine Veranstaltung heißen?
  • Was ist ihr Thema?
  • Gibt es ein Logo?
  • Welchen visuellen Gesamteindruck strebst du an und wie soll das Farbschema aussehen?

Die meisten dieser Fragen unterliegen der Verantwortung deiner Werbekoordinator*innen, wobei auch der Rest des Teams Mitspracherecht haben sollte.

Auch mit einem kleinen Budget lassen sich (insbesondere fürs Online-Marketing) ansprechende, gebrandete Werbematerialien erstellen, wenn du die richtigen Tools nutzt. Grafikdesign-Tools wie Canva, Piktochart, Pixlr und GIMP bieten zahlreiche (und teilweise alle) Funktionen kostenlos an. Einige bieten außerdem vorgefertigte Vorlagen, die es dir noch einfacher machen.

Optimiere deine selbst erstellten Grafiken und anderen Marketingmaterialien für die jeweiligen Marketingkanäle. Soziale Netzwerke nutzen beispielsweise unterschiedliche Bildgrößen und wenn du dasselbe Bild für alle verwendest, wird es eventuell aufgrund von Größenbeschränkungen seitlich abgeschnitten oder nicht richtig dargestellt.

Für Posts in den sozialen Medien sind derzeit folgende Bildgrößen empfehlenswert (dies kann sich gegebenenfalls ändern):

  • Facebook: 1200 x 630 px
  • Twitter: 440 x 220 px
  • Instagram: 1080 x 1080 px
  • Pinterest: 222 x 150 px

 

7. Die Kampagne fürs Veranstaltungsmarketing entwickeln und ausrollen

Kampagne online verbreiten
Die Grundzüge deiner Veranstaltung stehen fest. Nun brauchst du nur noch Teilnehmer.

Es gibt zahllose Möglichkeiten, Veranstaltungen zu bewerben, und was am besten zu deinem Event passt, hängt ganz davon ab, wen du erreichen willst. Traditionelle Offline-Marketingmethoden erreichen wahrscheinlich eher ein älteres Publikum, während jüngere Leute am liebsten online angesprochen werden wollen.

Digital Marketing in sozialen Medien

Das digitale Marketing hat zweifellos Potential: Fast jeder hat ein Smartphone (genauer gesagt ganze acht von zehn Menschen in Deutschland) und etwa jeder Zweite ist in sozialen Netzwerken aktiv. Diese Chancen sollten Veranstaltungsplaner*innen nicht ungenutzt lassen.

Die folgenden Tipps fassen zusammen, welche Altersgruppen du in den jeweiligen sozialen Netzwerken am besten erreichst und wie du dabei optimal vorgehst.

Facebook

Beste Reichweite in der Altersgruppe: 18 bis 49 Jahre

Best Practices:

Twitter

Beste Reichweite in der Altersgruppe: 18 bis Mitte 20

Best Practices:

Instagram

Beste Reichweite in der Altersgruppe: 14 bis ca. 30 Jahre

Best Practices:

  • Poste mindestens einmal täglich auf Instagram.
  • Nutze gerne eine große Anzahl Hashtags (maximal 30 pro Post sind erlaubt).
  • Nutze für jeden Post unterschiedliche Hashtags, da Instagram es nicht mag, wenn man immer wieder dieselbe Liste an Hashtags wiederholt.

Strategien fürs Content Marketing

Content Marketing ist mein Spezialgebiet (und mein Job). Es geht dabei darum, wertvolle und relevante Inhalte zu erstellen, die anschließend in Form von Videos, Blogartikeln oder Social-Media-Beiträgen geteilt werden.

Dir stehen hier eine Menge Möglichkeiten offen, um potenzielle Teilnehmer*innen anzusprechen und von deiner Veranstaltung zu überzeugen. Deine Inhalte sollten ihnen einen Mehrwert bieten, beispielsweise in Form von Leitfäden oder Ressourcenlisten, und thematisch zur Veranstaltung passen.

Doch es reicht nicht, einfach ein paar Blogartikel zu schreiben und zu erwarten, dass gleich eine Menge Anmeldungen eingehen. Nur weil Inhalte vorhanden sind, werden sie noch lange nicht gefunden. Eine wirkungsvolle Content-Marketing-Strategie erfordert Durchhaltevermögen und eine kontinuierliche Optimierung.

Arbeite an der Suchmaschinenoptimierung (SEO)

Es ist zwar super, wenn Interessent*innen deine Inhalte über soziale Medien finden, aber sich auf Facebook und Twitter zu verlassen ist angesichts der häufigen Algorithmenänderungen immer weniger effektiv. Daher solltest du mit deiner Veranstaltung auch in den Suchmaschinenergebnissen auftauchen.

Das Stichwort hierfür lautet SEO.

Zu diesem Thema ließe sich endlos viel schreiben, aber zusammengefasst gilt es, diese 5 Empfehlungen zu befolgen:

  • Produziere regelmäßig neue Inhalte. Egal ob Blogartikel oder YouTube-Videos: Regelmäßige Veröffentlichungen sind wichtig. Sie zeigen Google, dass du eine zuverlässige und aktuelle Informationsquelle bist, was zu einem höheren Ranking führt. Ein-, zwei- oder dreimal pro Woche? Das hängt ganz von dir ab, aber sorge mit einem Zeitplan für Regelmäßigkeit, damit dein Publikum weiß, wann es mit neuen Inhalten rechnen kann.
  • Bleib beim Thema. Google nutzt Webcrawler, um Inhalte zu analysieren, sie mit dem Titel abzugleichen und sicherzustellen, dass der Content hält, was er verspricht. Wenn das nicht der Fall ist, wird dein Content schlechter bewertet und rutscht in den Suchergebnissen nach unten.
  • Recherchiere Keywords. Keywords mit hohem Suchvolumen und geringer Konkurrenz sind für ein gutes Google-Ranking ausschlaggebend, doch sie müssen auch zu deinen Inhalten passen. Bei der Suche nach den richtigen Keywords können Tools wie der Keyword-Planner von Google oder io hilfreich sein.
  • Nutze interne Links. Setze Links auf andere Inhalte deiner Website oder deines Kanals, um die Bounce-Rate Absprungrate zu reduzieren (das ist die Zahl der Besucher*innen, die nur eine Seite deiner Website besuchen und sie danach verlassen). Je mehr Zeit eine Person auf deiner Website verbringt, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit einer Konversion(in diesem Fall der Anmeldung zu deiner Veranstaltung).
  • Nutze Möglichkeiten zur Veröffentlichung von Gastbeiträgen. Es ist wichtig, Beziehungen zu anderen für deine Veranstaltung relevanten Anbieter*innen zu pflegen. Gastbeiträge sind eine tolle Gelegenheit, um gleichzeitig dein Event bekannter zu machen und Traffic für deine Website zu generieren. Je sichtbarer du bist, desto größer ist auch der Kreis der potenziellen Teilnehmenden. Außerdem erfährt Google durch hochwertige Gastartikelund entsprechende Referenzierungen auf deine Website, dass deine Inhalte nützlich und relevant sind.

 8. Die technischen Anforderungen feststellen

Tools - Veranstaltung planen

Kaum eine erfolgreiche Veranstaltung kommt heutzutage ohne gute Technik aus. Das ist dir völlig klar. Deinem Team auch. Aber was genau ist das in eurem Fall?

Die folgenden drei Technik- und Softwaretypen sind für die meisten Veranstaltungen unerlässlich. Wir haben unsere Liste mit ein paar Optionen zum Ausprobieren versehen.

Registrierungssoftware

Sobald potenzielle Teilnehmer*innen deine Veranstaltung entdecken, müssen sie sich anmelden können. Auf deiner Website brauchst du ein Anmeldefeld und ein Datenerfassungssystem, um alle Anmeldungen zu verwalten.

Eventmanagement-Software bietet üblicherweise auch Registrierungsfunktionen, doch wenn das bei deiner Software nicht der Fall ist, brauchst du separate Teilnehmerregistrierungssoftware.

Zu den am besten bewerteten Lösungen im Registrierungssoftware-Verzeichnis von Capterra gehören (mit jeweils einer 4,5- oder 5-Sterne-Bewertung und mindestens 50 Nutzerreviews) Configio, VBO Tickets, Arlo Training and Event Software, Ticket Tailor und RegFox.

Audio- und Videotechnik

Deine Teilnehmer*innen wollen während der gesamten Veranstaltung informiert und unterhalten werden – und dazu braucht es die entsprechende Ausstattung.

Meistens geht es um eine Kombination aus Folgendem:

  • Mikrofone
  • Projektoren
  • Lautsprecher
  • Ton-Schaltpult
  • Dolmetschkabinen
  • Licht

Wenn du nicht selbst über alles Nötige verfügst, frag bei der Veranstaltungsstätte nach, womit sie dienen können. Ansonsten gibt es immer die Möglichkeit, bei lokalen Anbietern Veranstaltungsequipment zu leihen.

Kommunikationsmittel

Ohne reibungslose Kommunikation lässt sich keine große Veranstaltung planen. Dabei muss die entsprechende Ausstattung nicht teuer sein (oder überhaupt etwas kosten).

Chat-Tools wie Slack oder Google Hangouts lassen sich ganz einfach als App installieren und eignen sich wunderbar als Kommunikationsplattform für die Eventplanung.

Wenn Geld keine Rolle spielt, kannst du nach lokalen Anbietern für Sprechfunkgeräte und Headsets suchen.

Andere Technologien

Sofern das Budget es erlaubt, gibt es noch eine Menge andere Technologien, die einen Blick wert sind. Dazu gehören:

  • NFC: Mithilfe von NFC können sich Teilnehmer*innen beispielsweise schnell selbst Einlass gewähren oder bei Veranstaltungen bezahlen.
  • Livestreams: Livestreams sind eine hervorragende Möglichkeit, um auch diejenigen zu erreichen, die deiner Veranstaltung nicht persönlich beiwohnen können. Mit kostenpflichtigen Livestreams lässt sich außerdem zusätzlicher Gewinn erwirtschaften.
  • Beacons: Beacons funktionieren mit Bluetooth und bieten zahllose Möglichkeiten für Einlass, Bezahlung und die Navigation von Teilnehmer*innen. 

9. Andere Anbieter*innen identifizieren und beauftragen

Auswahl an Anbietern bei Eventplanung

Wir sind auf der Zielgeraden! Das Team arbeitet gut zusammen, alle Ausstattung ist vorhanden und die ersten Anmeldungen trudeln ein. Jetzt wird es Zeit, dir die Unterstützung der benötigten Dienstleister*innen zu sichern. Je nachdem, was du für ein Event planen willst, können dabei die Anforderungen ganz unterschiedlich aussehen, aber meist geht es zunächst um Catering, Speaker (ggf. die Dolmetscher*innen nicht vergessen) oder Unterhaltungsprogramm.

Catering: Frag deine registrierten Teilnehmer*innen, was sie mögen und ob sie bestimmte Ernährungsvorlieben oder Unverträglichkeiten haben. Es gibt zahlreiche kostenlose Umfrage-Tools, mit denen du schnelle Rückmeldungen einholen kannst.

Sobald du weißt, welche Art von Speisen du anbieten möchtest, kannst du einen Caterer suchen. Dabei kann es nützlich sein, die Reviews auf Websites wie Yelp oder Google zu lesen.

Schreib dir eine Liste, kontaktiere verschiedene Anbieter und handle einen guten Preis für dein Event aus.

Unterhaltung/Speaker:
Auch die Buchung von Musiker*innen und Gastredner*innen sollte mehrere Punkte auf deiner Checkliste Veranstaltungsplanung umfassen:

  • Befrage deine Teilnehmer*innen, um herauszufinden, was sie interessiert.
  • Kontaktiere die entsprechenden Personen bzw. ihre Assistent*innen oder Manager*innen, um dich über die Kosten und eventuelle individuelle Bedürfnisse zu informieren.
  • Buche die Züge, Flüge oder anderen Transportmittel und organisiere die Unterkünfte.

 

10. Abschließende Vorbereitungen

Veranstaltung planen - Checkliste

Allmählich sehen wir das Licht am Ende des Tunnels, doch wir sind noch nicht ganz am Ziel.

Die Woche der Veranstaltung ist gekommen und nachdem du noch einmal überprüft hast, ob wirklich an alles gedacht wurde, geht es los.

Was vor der Veranstaltung zu tun ist:

1.Rufe die beteiligten Anbieter*innen an, um sicherzugehen, dass bei Equipment, Catering und Sponsoren alles glatt läuft.

2. Kontaktiere die Veranstaltungsstätte, um Datum und Uhrzeiten zu bestätigen, damit alles rechtzeitig vorbereitet ist.

3. Teste die gesamte technische Ausrüstung, sobald sie am Veranstaltungsort ankommt.

4. Richte deine Ticketsoftware für den Check-in der Gäste ein und kontrolliere, ob alles funktioniert wie gewünscht.

5. Erstelle den endgültigen Zeitplan und stelle sicher, dass ggf. die Programmhefte gedruckt sind.

6. Bereite Werbegeschenke, Materialien für die Teilnehmenden oder Goodie Bags vor.

7. Richte eine Freiwilligenmanagement-Software ein, um Schichten und Verantwortlichkeiten zu planen, wenn du freiwillige Helfer*innen hast.

Wenn dann die Veranstaltung beginnt, ist es deine Aufgabe, alles zu koordinieren und aufzupassen, dass alles glatt läuft. Behalte deine Gäste und Mitarbeiter*innen und ihre jeweiligen Bedürfnisse im Blick, ohne dich dabei zu sehr in Details zu verlieren. Konzentrier dich auf das Gesamterlebnis und einen reibungslosen Ablauf. Vertrau auf deine Vorbereitungsarbeiten und dein Team.

 

Was nach der Veranstaltung zu tun ist (und zusätzliche Ressourcen)

Gut möglich, dass du nach erfolgreichem Abschluss der Veranstaltung erst mal erschöpft aufs Sofa fällst. Aber behalte im Kopf, was gerade alles passiert ist, und vergiss nicht, das Event auszuwerten.

Deine Teilnehmer*innen, deinen Umsatz und die Aktivität in sozialen Netzwerken sollten in deiner Eventmanagement-Software gespeichert sein. Nutze diese Daten! Vergleiche die Ergebnisse mit deinen Zielen und protokolliere sie für die Zukunft. Gratuliere dir zu deinem Erfolg und betrachte eventuelle Probleme als Herausforderungen, die du beim nächsten Mal lösen kannst.

Zusätzlich zu deinen internen Daten solltest du außerdem die Zufriedenheit der Gäste mit einer Umfrage erfassen. So hast du auch die nötigen externen Informationen, um auszuwerten, wie gut deine Veranstaltung angekommen ist, was du richtig gemacht hast und was du zukünftig verbessern könntest. Auch hier können kostenlose Umfrage-Tools nützlich sein, sofern deine Eventmanagement-Software diese Funktion nicht bereits bietet.

Du möchtest noch tiefer in das Thema einsteigen? Die folgenden Artikel könnten nützlich sein:

 

Suchst du nach Eventmanagement-Software? Wirf einen Blick auf Capterras Liste der besten Eventmanagement-Softwarelösungen!

 

Como organizar um evento: um guia com 10 passos

como organizar um evento

como organizar um evento

Seja para quem quer formar uma equipe para planejar eventos no trabalho ou abrir o próprio negócio no setor, é preciso orientação sobre como um grande evento se organiza, de qual software de gerenciamento utilizar à seleção de uma empresa de buffet. Este guia com dez passos sobre como organizar um evento traz dicas e recomendações de softwares para que tudo saia como planejado.

Pontos que trataremos:

  • Desenvolvimento de estratégia 
  • Formação de equipe
  • Orçamento 
  • Escolha do local e da data
  • Identificação e engajamento de parceiros e patrocinadores 
  • Desenvolvimento da marca do evento
  • Elaboração e implementação de campanhas de marketing 
  • Questões técnicas
  • Identificação e contratação de fornecedores
  • Preparações finais

Como organizar um evento: um guia com 10 passos

1. Desenvolva uma estratégia

Visão é o alicerce de um evento de sucesso. Trata-se da análise de como um evento deve começar e terminar: dos assuntos abordados pelos palestrantes, passando pela receita e o público participante até a atenção da mídia.

Para começar, é vital ter saber aonde se quer chegar. Os pontos seguintes podem ajudar:

  1. Qual é o objetivo final do evento? Em primeiro lugar, trata-se da razão inicial pela qual tudo começou. O objetivo é angariar fundos para uma causa? Lançar um produto? Aumentar a notoriedade da marca? Uma combinação de objetivos menores? Determine os objetivos em mente e por que tal evento é a maneira de alcançá-los.
  2. Quantos participantes são esperados? Se o evento for anual, procure aumentar o número de participantes a cada ano. Se é a primeira vez que um evento do tipo é organizado, é ainda mais importante definir o número de participantes buscado para que o seu sucesso possa ser medido (e ter um orçamento,  algo que trataremos mais adiante). Pesquise o número de participantes de eventos semelhantes realizados nos últimos anos para ter uma ideia do que esperar.
  3. Qual a receita esperada? Igual que para o número de participantes, o objetivo deve ser de crescimento ano a ano. Responder a esta pergunta ajuda a estabelecer o orçamento e a definir o que é necessário ser feito para amortizar as despesas.

Embora escolher temas, cores e marcas seja um dos aspectos mais divertidos do processo e o que frequentemente vem à mente quando se pensa em planejamento de eventos, isso fica para mais tarde.

É importante se manter concentrado nos primeiros passos e ter clareza quanto à razão de ser do evento. Registre tudo e mantenha as anotações organizadas em um aplicativo ou software de gerenciamento de projetos.

2. Forme uma equipe

Depois de consolidar a visão do evento, é hora de começar a montar a equipe que tornará tudo possível. 

O diretor de eventos é responsável por contratar colaboradores para as várias funções que serão delegadas, incluindo aquelas que requerem habilidades técnicas específicas. Embora não seja aplicável a todos os eventos, a tabela abaixo dá uma boa visão geral das funções que possam ser necessárias.

gráfico equipe eventos
Gráfico de funções da equipe de gerenciamento de eventos (Fonte)

Depois de formar a equipe, estabeleça canais de comunicação para promover uma colaboração bem sucedida e uma boa dinâmica de trabalho. Um programa de comunicação como o Slack, o software de gerenciamento de trabalho baseado em equipe Wrike e Google Hangouts são ótimas opções.

3. Determine um orçamento

como planejar um evento no orçamento

Sem dinheiro, não há evento.

Ter em mãos um orçamento detalhado é crucial seja para montar um plano de negócios, apresentar uma opção de evento a um cliente ou planejar as finanças de um que já está aprovado.

A lista das principais despesas a incluir no orçamento deve abarcar:

  • O espaço (aluguel de sala(s), depósito de segurança e estacionamento).
  • Equipamentos de áudio e vídeo (projetores, internet/Wi-Fi, alto-falantes, microfones e câmeras).
  • Serviço de buffet (bartenders, garçons, alimentação, bebidas, roupa e organização das mesas).
  • Publicidade (software de marketing de redes sociais, materiais impressos e trabalho de design e software de gestão de registros de eventos)
  • Entretenimento (músicos/DJ, honorários de palestrantes, despesas com hospedagem e custos de transporte)
  • Gastos diversos (custos extras: inclui decoração do local, aluguel de cadeiras e mesas, colaboradores adicionais e impostos e taxas)

4. Escolha o local e a data

local do evento

Com o orçamento programado, é hora de começar a procurar um local.

Antes de começar a busca, faça uma lista dos aspectos práticos necessários, que devem ser determinados de acordo com os objetivos do evento. Consulte essa lista com frequência enquanto estiver procurando e visitando locais.

Selecionamos algumas sugestões de perguntas a serem feitas para iniciar a sessão de brainstorming da lista de opções:

  • Que tipo de estacionamento será necessário?
  • A empresa conta com equipamento próprio de áudio e vídeo ou o local irá fornecê-lo?
  • O local conta com uma recepção de celular adequada ou será necessário fornecer uma conexão de Wi-Fi?
  • Quanto de espaço físico será utilizado?
  • Um espaço aberto ou áreas/salas segmentadas serão necessárias? (Se sim, quantas salas?)
  • Com que antecedência este local aceita reservas? O espaço estará disponível para o momento que se procura?
  • Quais são as políticas de depósito, cancelamento e reembolso?

5. Identifique e engaje parceiros e patrocinadores

patrocinadores do evento

Para aumentar o orçamento e o seu poder de alcance, o passo seguinte é ir atrás de patrocinadores e parceiros.

Além de ajudar a reduzir custos, o envolvimento de empresas maiores pode dar mais estabilidade a uma operação menor e abrir canais de publicidade e propaganda frente a participantes antes inacessíveis e aumentar as chances de sucesso do evento. Com mais patrocinadores, o evento representa um risco financeiro muito menor para a empresa organizadora.

Siga estas quatro dicas ao buscar patrocinadores e parceiros:

  1. Compreenda os objetivos de marketing. Os patrocinadores e parceiros em potencial estão procurando uma oportunidade de melhorar sua imagem pública? Eles querem exclusividade na publicidade? É importante saber as respostas a estas perguntas ao procurá-los para não ser pego desprevenido quando o parceiro ou patrocinador pedir espaço publicitário ou inclusão em uma iniciativa do evento.
  2. Identifique os verdadeiros tomadores de decisão. É importante saber com quem conversar para não acabar repetindo o mesmo discurso ou contando com uma parceria que cai por terra porque o contato não tinha autoridade para construir esse relacionamento. Algumas empresas repassam tais decisões para suas equipes de marketing, enquanto outras podem exigir que a negociação seja feita diretamente com o nível executivo.
  3. Certifique-se de que as empresas parceiras estão alinhadas com a visão do evento. Procure parceiros com uma visão de negócios que corresponda à  do evento para garantir um melhor relacionamento. 
  4. Saiba quando fazer solicitações A maioria das empresas planeja seus principais patrocínios antes do início do ano fiscal. Se o objetivo é procurar por patrocínio corporativo, é importante fazer consultas com bastante antecedência para garantir estar no radar deles quando chegar a hora.

6. Desenvolva a marca do evento

logo do evento

Os objetivos, o orçamento e a equipe já estão em mãos. Agora, é hora de iniciar a parte divertida.

  • Qual será o nome do evento?
  • Qual o tema?
  • Há um logotipo?
  • Qual o esquema de cores e a estética geral buscados?

A maior parte desses detalhes deve ser tratada pelo(s) coordenador(es) de promoção com a participação da equipe.

Com um orçamento restrito, criar materiais personalizados (especialmente para o marketing online) pode ter pouco ou nenhum impacto nos gastos se as ferramentas corretas forem usadas. Programas de design gráfico como Canva, Piktochart, Pixlr, e GIMP oferecem algumas (ou todas) as suas funções de graça. Alguns vêm com templates predefinidos para facilitar ainda mais o processo.

Ao fazer gráficos e outros materiais de marketing, otimize o conteúdo para cada canal. Plataformas como Facebook e Twitter não têm um padrão para o tamanho das imagens. Se há um erro, a imagem pode terminar desajustada ou pixelada. 

7. Elabore e implemente uma campanha de marketing

marketing para o evento

Existem várias formas de promocionar um evento para participantes em potencial e cada uma atrai tipos de públicos diferentes. Os métodos de marketing tradicionais, como chamadas e mala direta, são mais adequados para contatos mais antigos. 

Já as estratégias de marketing digital têm um alcance mais amplo, já que quase todos têm um celular e um perfil em alguma rede social.

Mídias sociais

Dividimos as opções de marketing nas redes sociais por plataforma e destacamos estratégias para cada uma delas. 

Facebook:

  • Faça publicações em grupos relevantes para o tema do evento (seja ele político, ambiental, de negócios, de tecnologia ou qualquer outro).
  • Use recursos visuais para tornar as postagens o mais atraente possíveis (imagens e vídeos).
  • Publique pelo menos duas vezes por dia na página do evento no Facebook para maximizar o envolvimento.
  • Invista uma parte do orçamento de marketing para impulsionar publicações e criar anúncios para o evento.

Twitter:

  • Limite as hashtags a duas por post.
  • Poste não mais de três tweets por dia.
  • Use GIFs e imagens nos tweets para aumentar o engajamento.

Instagram:

  • Poste no Instagram ao menos uma vez por dia.
  • Adote uma mentalidade “quanto mais, melhor” no uso de hashtags na plataforma.
  • Assegure-se de usar diferentes hashtags em cada post para evitar que o Instagram o penalize.

Marketing de conteúdo

Marketing de conteúdo é a criação de materiais online para compartilhar e promover uma marca (neste caso, o evento) através de vídeos, blogs e mídias sociais.

Trata-se de uma ótima maneira de atrair participantes e falar sobre os benefícios ao participar de determinado evento. O conteúdo deve ser útil e relevante, quer se trate de guias de procedimentos ou listas de recursos.

Mas não basta criar alguns posts para ver os participantes aparecerem. Fazer um blog não significa engajamento automático. Uma estratégia de marketing de conteúdo eficaz requer comprometimento e otimização.

Invista na otimização para mecanismos de busca (SEO)

Embora seja ótimo para os leitores e participantes descobrirem conteúdo através das redes sociais, confiar no Facebook e no Twitter está se tornando cada vez menos eficaz devido a mudanças nos algoritmos destas ferramentas. Para resolver a questão, é necessário consolidar o evento e a empresa responsável nos resultados dos mecanismos de busca (Google, Bing e similares).

Isso pode ser feito por meio da chamada otimização para mecanismos de pesquisa (SEO em inglês).

Listamos as cinco principais ações a serem tomadas para otimizar o conteúdo para que ele tenha um bom desempenho nos resultados dos mecanismos de pesquisa:

  1. Produza conteúdo regularmente. Ao optar por posts em blogs ou vídeos no YouTube, é importante estabelecer um cronograma de publicação regular. Isso mostra ao Google que o evento ou a empresa são uma fonte consistente e confiável de informações, o que leva a classificações mais altas. Não há uma quantidade exata, mas é preciso ser consistente e fazer com que o público-alvo saiba quando pode esperar por novos conteúdos.
  2. Não fuja do tema. O Google usa rastreadores (os chamados crawlers) para avaliar conteúdos, colocá-los lado a lado à proposta do título e garantir que ele cumpram o que anunciam. Se o conteúdo não for condizente, isso refletirá em uma baixa classificação do conteúdo nos motores de pesquisa.
  3. Faça pesquisas por palavras-chave. A utilização de palavras-chave com grande volume de pesquisa e baixa concorrência é a chave para uma classificação elevada na página de resultados de pesquisa do Google, mas as palavras-chave têm de ser condizentes com a proposta do conteúdo. Para quem precisa de ajuda para encontrar palavras-chave, a ferramenta de planificação de palavras-chave do Google e o KeywordTool.io são boas opções.
  4. Trabalhe com links internos. O link a outros conteúdos relevantes dentro do próprio site ou canal ajuda a diminuir a taxa de rejeição (a porcentagem de visitantes que deixa o site depois de visitar apenas uma página). Quanto mais tempo um visitante ficar no site, maior é a probabilidade de conversão (ou seja, registrar-se para o evento).
  5. Procure oportunidades para escrever para outros sites (guest posts). É importante estabelecer relações com outras páginas que sejam relevantes para o evento. Os guest posts são uma ótima maneira de fazer isso e permitem aumentar a visibilidade do evento e redirecionar o tráfego de acesso para o site. Mais exposição significa uma maior variedade de potenciais participantes. A ampla exposição através de outras fontes também informa ao Google que o conteúdo é útil e relevante (com base na frequência com que os links são referenciados).

8. Determine quais são as necessidades técnicas

Selecionamos três tipos de tecnologia necessárias para um evento e algumas opções a serem consideradas.

Software para inscrição

Assim que os participantes em potencial começarem a ver anúncios e avisos sobre o evento, é necessário um sistema para gestionar as inscrições. Certifique-se de que o site tenha um campo de inscrição para o registro de participantes e um sistema de coleta de dados para armazenar e gerenciar todas elas.

A maioria dos sistemas de gestão de eventos fornece funcionalidades de registro, mas se o sistema escolhido não contar com recursos do tipo, será necessário adquirir um software de inscrição de eventos (confira opções no diretório de softwares de registro em eventos do Capterra). 

 

Equipamento de áudio e vídeo

Em um evento, é necessário o equipamento adequado para que o público acompanhe o que está acontecendo e permaneça engajado.

As necessidades variam de acordo com o tipo de evento, mas a maioria requer alguma combinação dos seguintes equipamentos:

  • Microfones
  • Projetores
  • Caixas de som
  • Painéis de controle de áudio
  • Iluminação

Cheque quais equipamentos estão disponíveis no local do evento. Caso falte algo, busque lojas de aluguel de equipamentos eletrônicos.

Equipamento para comunicação

Ao realizar um grande evento, uma boa comunicação é essencial. Programas  para comunicação não precisam ser caros (e podem sair grátis).

Com um budget limitado, configure um chat utilizando plataformas com aplicativos para celular, como o Slack ou Google Hangouts.

Se dinheiro não for um obstáculo, consulte lojas próximas para obter preços de walkie-talkies e aluguel de fones de ouvido.

Tecnologias adicionais

Para os que têm carta branca quanto a orçamento, considere a introdução de novas tecnologias. Entre algumas das opções a serem exploradas estão:

  • RFID (sigla em inglês para Identificação por Radiofrequência): essa tecnologia usa o Bluetooth para simplificar a emissão de bilhetes e permitir que os participantes usem dispositivos móveis para pagar e entrar no evento.
  • Vídeo de 360 graus: ofereça a quem não pode comparecer ao evento uma experiência de vídeo que dá aos telespectadores o controle sobre o que veem.

9. Identifique e contrate fornecedores

equipe de organização evento

Cada evento exige diferentes tipos de fornecedores, mas a maioria deles precisa (no mínimo) de um buffet e de opções de entretenimento.

Serviço de buffet: Ouça os participantes registrados para descobrir quais são seus gostos e se será necessário algo especial. Há várias ferramentas de pesquisa gratuitas que podem ser úteis para esse tipo de feedback.

Ao saber que tipo de alimento será fornecido, é hora de sair à procura de um fornecedor. 

Crie uma lista de fornecedores a serem contatados para negociar o melhor preço.

Entretenimento e palestrantes: Há alguns passos que devem ser tomados ao contratar músicos, opções de entretenimento e/ou palestrantes:

  1. Fale com os participantes para saber o que gera interesse.
  2. Contate seus agentes para determinar cachês e necessidades individuais.
  3. Reserve os voos ou transporte e faça os arranjos necessários quanto à acomodação.

10. Preparações finais

O que fazer na véspera do evento:

  1. Ligue para os fornecedores para uma última verificação de equipamentos, buffet e patrocinadores.
  2. Entre em contato com os proprietários ou gestores do local para confirmar a data e hora em que tudo estará disponível para iniciar as instalações.
  3. Teste todo o equipamento ao chegar ao local do evento.
  4. Prepare um sistema de emissão de bilhetes para a entrada dos participantes.
  5. Crie um folheto com a programação final.
  6. Prepare os quites com material informativo.
  7. Adote um sistema de gestão de voluntariado para monitorar turnos e responsabilidades caso uma ajuda extra seja necessária.

Assim que o evento começar, assuma o papel de supervisor. Gerencie a equipe, os convidados e suas necessidades, mas não nos mínimos detalhes. Confie no trabalho de preparação feito e na equipe.

Após o evento

Depois de acabado, certifique-se de avaliar o desempenho do evento.

Mergulhe a fundo nos dados de receita e o engajamento nas redes que podem ser extraídos do software de gerenciamento de eventos, compare os resultados com os objetivos e tome notas de tudo para referência futura. 

Além dos dados internos, certifique-se de finalizar o evento com uma pesquisa de satisfação com os convidados. Isso traz informações para avaliar a recepção do evento e ter clareza dos pontos fortes e fracos. Caso o seu software de gerenciamento de eventos não ofereça tal recurso, há muitas ferramentas gratuitas de ferramentas de pesquisa à disposição.

Busca um software para a gestão de eventos? Consulte a lista do Capterra com os melhores sistemas de gestão eventos.

De 3 beste gratis digital signage software voor je volgende evenement

gratis digital signage

3 gratis tools voor digital signage voor een topervaring op je volgende evenement

Als eventmanager is er niets zo bevredigend als een gestage toename van het aantal deelnemers aan je evenementen.

Maar meer deelnemers binnenhalen is niet zo eenvoudig. In een door Eventbrite uitgevoerd onderzoek meldde 56% van de evenementenmakers dat het binnenhalen van nieuwe deelnemers de belangrijkste uitdaging was.

Maar het binnenhalen van nieuwe deelnemers kan op verschillende manieren en daarbij speelt niet alleen de organisatie een rol. Richt je op deelnemers die daadwerkelijk op het evenement verschijnen. Door deze gasten een gedenkwaardige ervaring te bieden vergroot je niet alleen de kans dat er meer terug zullen blijven komen, maar bereik je ook betere resultaten door mond-tot-mondreclame.

Maar hoe zorg je ervoor dat de deelnemers van je evenement hun goede ervaringen op een eenvoudige en snelle manier kunnen overbrengen? Door de ervaring van het evenement zelf te digitaliseren met behulp van digital signage software

Digital signage kan tijdens een evenement op veel manieren worden ingezet. Zo kan het deelnemers de mogelijkheid bieden feeds over het evenement in realtime op social media te delen en te bekijken, reclame te maken voor je sponsors, het evenement weer te geven op Google Maps en de deelnemers in realtime op de hoogte te houden van wijzigingen. En dat kan allemaal in één enkel scherm.

Bovendien biedt deze gratis software zelfs het kleinste evenementenbureau de mogelijkheid om evenementinformatie die eerder alleen statisch was nu te digitaliseren.

We hebben een lijstje met drie gratis digital signage software-opties opgesteld (in alfabetische volgorde). Elk van deze producten heeft een bovengemiddelde algehele gebruikersscore (4,5 van de 5) in het door Capterra opgestelde overzicht van digital signage software. Onderaan het artikel staat onze volledige selectiemethodologie.

gratis digital signage vergelijking

De 3 beste gratis digital signage software 

1. Intuiface

Intuiface heeft drie verschillende softwaremodules waarmee je content kunt ontwerpen (Composer), de content op verschillende apparaten kunt afspelen (Player) en kunt zien hoe eindgebruikers omgaan met die content (Analytics).

Alle drie de modules zijn te gebruiken in de gratis versie van Intuiface. Er zijn echter wel enkele beperkingen. Je kunt ontwerpen maken en uitvoeren op verschillende apparaten, maar die zijn dan wel voorzien van een watermerk met het Intuiface-logo. Bovendien is er maar één dashboard voor rapportage en analyses en is er geen offline toegang tot de tool.

plus- en minpunten digital signage Intuitface

Tarieven voor upgrades: Intuiface heeft betaalde abonnementen voor de drie modules: Composer begint vanaf €50 per maand, Player vanaf €20 per apparaat/per maand, en Analytics vanaf €125 per maand.

Mobiele appsiOSAndroid

Meest geschikt voor: Creatieve ontwerpers met ervaring in het gebruik van CSS, die interactieve presentaties met touch-interface willen maken.

Voornaamste bron van reviews: Tot op heden was 100% van de recensies van Intuiface in het software-overzicht op Capterra afkomstig van personen uit kleine bedrijven uit verschillende branches. De top vijf daarvan wordt gevormd door marketing en reclame, computersoftware, ontwerp, entertainment en machinebouw.

gratis digitale signage intuitface
Gebruik van de Composer-module van Intuiface (Bron)

2. NoviSign

NoviSign is een cloudoplossing voor digital signage met functies voor contentontwerp, planning en analyses.

Met deze tool kun je interactieve content maken met behulp van drag-and-drop widgets, afbeeldingen en video’s. Je kunt de content op meerdere apparaten weergeven met behulp van de ingebouwde speler die geschikt is voor Chrome OS, Windows en Android. Je kunt ook datums en tijden plannen voor wanneer je de content wilt publiceren.

Met de gratis versie van de tool kun je content maken en weergeven. Er gelden echter beperkingen voor opslag (80 MB), uploadgrootte van bestanden (maximaal 16 MB) en bestandsconversies (maximaal twee). Bovendien worden er na de eerste 30 dagen reclames en het NoviSign-logo aan de content toegevoegd.

Pluspunten en minpunten NoviSign

Tarieven voor upgrades: NoviSign heeft twee betaalde abonnementen: Business (ca. €18 per scherm, per maand) en Partner (speciale tarieven).

Mobiele appsAndroid

Meest geschikt voor: Bedrijven die op zoek zijn naar een gebruiksvriendelijke oplossing voor het maken en implementeren van interactieve content.

Voornaamste bron van reviews: Tot op heden was 58% van de reviews van NoviSign op Capterra afkomstig van personen uit kleine bedrijven, 29% uit middelgrote bedrijven en 13% uit grote bedrijven. De meeste reviews zijn afkomstig van gebruikers in de sector education management, gevolgd door de elektrotechnische industrie, gezondheidszorg en detailhandel.

NoviSign
Gebruik van een widget in NoviSign (Bron)

3. Yodeck

Yodeck is cloudgebaseerde digital signage software waarmee je interactieve content kunt maken in de vorm van video’s, afbeeldingen en presentaties. Voor de software heb je een Raspberry Pi-speler nodig, die geleverd wordt als onderdeel van het betaalde jaarabonnement, maar niet bij de gratis versie of de maandabonnementen.

Met de gratis versie van Yodeck kun je contentafspeellijsten maken voor verschillende soorten bestanden en de afspeeltijd voor de content plannen.

Tarieven voor upgrades: Yodeck kent drie betaalde abonnementen: Standard, Pro en Enterprise. De betaalde abonnementen beginnen vanaf ca. €7,30 per scherm, per maand. Bij de jaarabonnementen is een gratis Raspberry Pi-speler inbegrepen.

Mobiele apps: De software is geschikt voor mobiele browsers, maar er zijn geen eigen iOS- of Android-apps.

Meest geschikt voor: Bedrijven die een betaalbare oplossing willen en het liefst al een Raspberry Pi-speler bezitten of daar ervaring mee hebben.

Voornaamste bron van reviews: Tot op heden was 62% van de reviews van Yodeck op Capterra afkomstig van personen uit kleine bedrijven, 26% uit middelgrote bedrijven en 13% uit grote bedrijven. De meeste reviews komen van gebruikers uit de sector voor IT-services, gevolgd door onderwijs, bouw en consumentenservices.

een video toevoegen in Yodeck
Een video toevoegen in Yodeck (Bron)

Op zoek naar software voor evenementenbeheer? Bekijk dan de door Capterra opgestelde lijst van software voor evenementenbeheer.


Methodologie

We hebben de producten in het door Capterra opgestelde overzicht van digital signage bekeken (per maandag 3 juni 2019) om vast te stellen of er een gratis versie verkrijgbaar was en of die voldeed aan onze criteria.

Gratis producten

In dit artikel wordt een product als gratis geclassificeerd als:

  • Er een gratis, zelfstandige versie van de software wordt aangeboden.
  • Het geen proefversie van de software is waarbij na een beperkte hoeveelheid tijd een aankoop moet worden verricht.

Criteria

Nadat een product als gratis is geclassificeerd, analyseren we dat product aan de hand van de volgende criteria:

  • Er moeten ten minste 10 reviews van het product op Capterra zijn gepubliceerd.
  • Het voldoet aan onze definitie van software voor digital signage.

Is het software voor digital signage?

We hebben geverifieerde gratis producten met ten minste 10 reviews beoordeeld aan de hand van onze definitie van software voor digital signage:

Software voor digital signage helpt bedrijfseigenaren met het op afstand ontwerpen, plannen en distribueren van verschillende digitale displays voor zowel intern als extern gebruik.

Met dit controlemechanisme werden basismogelijkheden voor digital signage en geschiktheid voor de categorie geverifieerd.

Producten werden geclassificeerd als software voor digital signage als ze alle volgende kernfuncties bevatten:

  • Contentplanning: Contentelementen maken en plannen wanneer die elementen moeten worden gepubliceerd of weergegeven.
  • Mediabibliotheek: Verschillende soorten bestanden opslaan, zoals graphics, lettertypen en afbeeldingen in de tool en die in diverse displays gebruiken.
  • Ondersteuning van meerdere schermen: Berichten weergeven op meerdere schermen, zoals tv, laptop/tablet en mobiele schermen.
  • Weergavebeheer op afstand: Displays en content wijzigen vanaf externe locaties.

Disclaimers

De door gebruikers geuite meningen en gezichtspunten in dit document vertegenwoordigen niet het standpunt van Capterra.

De afbeeldingen bij de in dit artikel geselecteerde toepassingen laten een functie in zijn context zien en zijn niet bedoeld als aanbevelingen of goedkeuring. Ze zijn verkregen van bronnen waarvan wij van mening zijn dat ze betrouwbaar waren op het moment van publicatie.

 

Mit Digital Signage für jedes Event gut aufgestellt

Mann steht vor Smartphone

Mit diesen kostenlosen Softwarelösungen für digitale Anzeigetafeln wird deine nächste Veranstaltung noch besser

Mann steht vor digitaler Anzeigetafel

Für Eventmanager*innen gibt es nichts Schöneres als stetig wachsende Teilnehmerzahlen.

Aber es ist nicht einfach, Leute von einem Event zu überzeugen. In einer Umfrage hat Eventbrite herausgefunden, dass 56 % der Organisatoren in den USA und Kanada sich schwer damit tun, auf neue Teilnehmer*innen zuzugehen. In Deutschland dürfte es kaum anders aussehen.

Aber diese potenziellen Kund*innen sind nicht die Einzigen, die sich vielleicht für deine Veranstaltungen interessieren. Diejenigen, die an deinen derzeitigen Veranstaltungen teilnehmen, solltest du bei deinen Bemühungen nicht vergessen. Wenn von dir organisierte Events für die Teilnehmer*innen zum unvergesslichen Erlebnis werden, erhöhst du nicht nur die Wahrscheinlichkeit, dass sie wieder bei dir auftauchen, sondern du setzt auch darauf, dass sie dich weiterempfehlen und dadurch deine Reichweite vergrößern.

Wie also hinterlässt man einen bleibenden Eindruck? Achte auch auf die Kleinigkeiten. Dabei kann zum Beispiel Digital Signage-Software helfen.

Das ist die Software, die digitale Anzeigetafeln bespielt. Und die können bei einem Event erstaunlich vielseitig eingesetzt werden. Zum Beispiel dazu, Teilnehmer*innen in Echtzeit Social-Media-Feeds anzuzeigen, mit Google Maps Wegbeschreibungen zu verbreiten, Werbung für deine Sponsoren zu schalten oder auf kurzfristige Programmänderungen aufmerksam zu machen. Und das alles mit einem einzigen Bildschirm.

Wenn die erforderliche Software noch dazu kostenlos ist, kann selbst die kleinste Veranstaltung von einer statischen zu einer digitalen Beschilderung wechseln.

Für den Anfang stellen wir hier in alphabetischer Reihenfolge drei Gratislösungen vor. Alle drei Lösungen wurden von Nutzer*innen unserer Liste mit Digital Signage-Systemen überdurchschnittlich gut bewertet, nämlich mit 4,5 von 5.

Grafik zu den besten Lösungen für digitale Werbetafeln

Die 3 besten Programme für digitale Anzeigetafeln

  1. Intuiface

Intuiface bietet drei verschiedene Module, mit denen Inhalte erstellt und auf verschiedenen Geräten abgespielt sowie die Nutzerinteraktionen mit diesen Inhalten analysiert werden können, den Composer, den Player und Analytics.

Schon in der Gratisversion sind alle 3 Module verfügbar, wenn auch nicht ganz uneingeschränkt. Designs können für verschiedene Geräte erstellt und dort auch abgebildet werden, allerdings werden sie mit dem Wasserzeichen von Intuiface versehen. Außerdem gibt es nur ein einziges Dashboard für Reporting und Analysen und das Tool ist offline nicht verfügbar.

 Vorteile  Nachteile
Anwender*innen gefällt das Composer-Modul, mit dem interaktive Designelemente erstellt werden können. Nutzer*innen zufolge ist die Einarbeitung eher komplex.

Upgradekosten: Intuiface hat für die drei Module ein Abomodell im Angebot: Der Composer geht bei 50 € im Monat los, der Player bei 24 € pro Gerät und Analytics bei 125 €, die Abrechnung erfolgt jeweils jährlich.

Apps: iOS, Android

Am besten geeignet für: Kreative Designer*innen mit CSS-Erfahrung, die interaktive Präsentationen für Touchscreens gestalten möchten.

Gut bewertet von: Bis dato kommen alle Bewertungen von Intuiface in unserem Softwareverzeichnis aus kleinen Unternehmen, die in sehr unterschiedlichen Branchen tätig sind. Am häufigsten sind Marketing und Werbung, Software, Design, Unterhaltungsindustrie und der Bereich Maschinen/Anlagen.

Screenshot des Digital signage Tools Intuiface

Das Composer-Modul von Intuiface (Quelle)

 

  1. NoviSign

NoviSign ist eine cloudbasierte Lösung für digitale Anzeigetafeln mit Features fürs Erstellen von Inhalten, aber auch Zeitplanungs- und Analysefähigkeiten.

Mithilfe von Drag-und-Drop-Widgets lassen sich interaktive Inhalte erstellen, auch mit Bildern und Videos. Diese Inhalte können dann mit dem dazugehörigen Player auf vielen Geräten wiedergegeben werden. Dieser läuft auf Chrome OS, Windows und Android-Systemen. Außerdem lässt sich festlegen, zu welchem Zeitpunkt welche Inhalte gezeigt werden sollen.

Die kostenlose Version von Novisign kann wie gesagt Inhalte erstellen und anzeigen, hat aber verschiedene technische Begrenzungen. Die Speicherkapazität liegt bei 80 MB, die Dateigröße für den Upload ist auf 16 MB beschränkt und es können bis zu zwei Dateien konvertiert werden. Nach einem 30-tägigen Testzeitraum werden deinen Inhalten Werbung und das NoviSign-Logo hinzugefügt.

 Vorteile  Nachteile
Unseren Nutzer*innen gefällt, dass die mitgelieferten Vorlagen, Drag-und-Drop-Widgets, Videos und Slideshows die Erstellung von Inhalten zum Kinderspiel machen. Weniger gut kommt das Fehlen von 3D-Vorlagen an, auch das automatische Ausrichten von Bildern und eine Rückgängig-Funktion fehlen.

Upgradekosten: NoviSign bietet zwei Bezahlversionen: Business für 20 USD pro Bildschirm und Monat und eine Partnerversion mit speziell zugeschnittenen Preisen.

Apps: Android

Am besten geeignet für: Unternehmen auf der Suche nach einer nutzerfreundlichen Lösung für das Erstellen und Ausrollen von interaktiven Inhalten.

Gut bewertet von: Heute sind 58 % der NoviSign-Bewertungen bei Capterra aus kleinen Unternehmen, 29 % aus mittleren und 13 % aus großen. Die meisten sind von Nutzer*innen aus dem Bereich Bildungsmanagement, danach aus der elektrischen Fertigung, dem Gesundheitswesen und dem Einzelhandel.

Screenshot des Digital signage Tools NoviSign

Ein NoviSign-Widget (Quelle)

  1. Yodeck

Eine weitere webbasierte Lösung für digitale Werbetafeln ist Yodeck. Auch hiermit lassen sich interaktive Inhalte wie Videos, Bilder und Präsentationen erstellen. Für das Programm ist der Raspberry Pi-Player erforderlich. Im Jahresabo ist er enthalten, in der kostenlosen und der monatlichen Version nicht.

Mit dem Gratis-Angebot von Yodeck lassen sich Playlisten mit Inhalten für verschiedene Dateitypen erstellen, auch die Abspielzeit kann festgelegt werden.

 Vorteile  Nachteile
Nutzer*innen empfinden die Software als leicht einzurichten. Einige erwähnen, dass sie gern mehr Widgets zur Verfügung hätten.

Upgradekosten: Yodeck bietet 3 verschiedene Abomodelle an: Standard, Pro und Enterprise. Das Standardmodell kostet pro Bildschirm und Monat 7,99 USD. Die Jahresabos umfassen, wie erwähnt, den Raspberry Pi-Player.

Apps: Die Software ist über mobile Browser steuerbar, native iOS- oder Android-Apps gibt es nicht.

Am besten geeignet für: Unternehmen auf der Suche nach einer bezahlbaren Lösung, die idealerweise über Zugriff auf und Erfahrung mit dem Raspberry Pi haben.

Gut bewertet von: Derzeit stammen 62 % der Yodeck-Bewertungen bei Capterra von kleinen Unternehmen, 26 % von mittleren und 13 % von großen. Die meisten Nutzer*innen sind im Bereich IT-Services tätig, danach folgen Bildungsmanagement, Bauwesen und Verbraucherdienstleistungen.

Screenshot des Digital signage Tools Yodeck

In Yodeck ein Video hinzufügen (Quelle)

 

Anmerkung: Wir haben diesen Artikel am 21. Juni 2019 mit neuen Programmen versehen und Lösungen entfernt, die inzwischen nicht mehr unserer Definition entsprechen oder keine kostenlose Version mehr anbieten.

Methodik

Wir haben die am 3. Juni 2019 im Capterra-Verzeichnis für Digital Signage-Software enthaltenen Programme dahingehend ausgewertet, ob sie eine Gratisversion anbieten und ob sie unsere Aufnahmekriterien erfüllen.

Kostenlose Software

Für diesen Artikel haben wir ein Programm als kostenlos eingestuft, wenn es:

  • Eine eigenständige, kostenlose Version der Software bietet
  • Keine Testversion ist, bei der nach Ablauf einer gewissen Zeit ein Kauf getätigt werden muss
Kriterien

Tools, die dieser Definition entsprechen, haben wir anschließend wie folgt aussortiert:

  • Es hat mindestens 10 Bewertungen auf Capterra
  • Es entspricht unserer Definition von Digital Signage-Software
Ist es Digital Signage-Software?

Die verbleibenden kostenlosen Programme mit mindestens 10 Bewertungen haben wir dann mit unserer Definition abgeglichen:

Mit Digital Signage-Software können Unternehmen Bildschirme remote entwerfen und bespielen sowie Zeitpläne festlegen, um Bildschirme für die interne und externe Nutzung zu bespielen.

So haben wir grundlegende Funktionalitäten und die Angemessenheit für diese Softwarekategorie sichergestellt.

Produkte galten uns dann als Digital Signage-Lösungen, wenn sie über alle folgenden Features verfügen:

  • Zeitplanerstellung für Inhalte: Es können Content-Queues erstellt und ihr Veröffentlichungs- oder Anzeigezeitpunkt festgelegt werden
  • Medienbibliothek: Verschiedene Dateitypen wie Grafiken, Fonts und Bilder im Tool speichern und auf verschiedenen Anzeigetafeln verwenden
  • Mehrere Gerätetypen: Nachrichten auf vielen Bildschirmtypen anzeigen, zum Beispiel Fernsehgeräte, Laptops und Mobilgeräte
  • Remotesteuerung der Anzeigen: Angezeigte Inhalte können auch aus der Ferne angepasst werden
Disclaimer

Die enthaltenen Inhalte beruhen auf Meinungen und Aussagen von Nutzer*innen und spiegeln nicht die Meinung und Aussagen von Capterra wider.

Die ausgewählten Anwendungen zeigen beispielhaft Features und stellen keine Empfehlungen dar. Die verwendeten Quellen erschienen uns zum Zeitpunkt der Veröffentlichung als vertrauenswürdig.

Du suchst Software fürs Eventmanagement? Schau in Capterras Liste mit den besten Lösungen fürs Eventmanagement.

¿Cómo organizar un evento? Guía de 10 pasos

Hackatones como práctica innovadora de recursos humanos

Equipo gente como organizar un evento

Vaya, el frenético y, a la vez, gratificante mundo de la organización de eventos. Lo más probable es que si estás leyendo esta guía, estés empezando tu primera gran incursión en una aventura como esta.

Tanto si estás formando un equipo de organización de eventos en el trabajo o si estás abriendo tu propio negocio de organización de eventos, necesitarás alguna orientación sobre cómo se prepara un evento importante, desde el software de gestión de eventos hasta la selección de un proveedor de servicios de catering.

En esta guía te presentamos consejos, instrucciones y recomendaciones de software, para que estructures un exitoso plan de cómo organizar un evento.

Cómo organizar un evento: guía de 10 pasos

 1. Define la visión de tu evento

La visión es la base de tu evento. Tienes que saber a dónde vas. ¿Cómo puedes averiguarlo? Hazte estas tres preguntas, te ayudarán a definir la visión:

A. ¿Cuál es tu objetivo final con este evento? Determina qué esperas lograr y por qué este evento es la forma de conseguirlo.

B. ¿Cuántos asistentes esperas atraer? Si el evento es anual, ponte como objetivo un mayor número de asistentes que el año anterior. Si es la primera vez que organizas un evento de este tipo, investiga los datos de asistentes a eventos similares organizados en los últimos años para hacerte una idea de lo que puedes esperar.

C. ¿Cuánto dinero esperas recaudar con este evento? Esta pregunta te ayudará a definir tu presupuesto y a diseñar las acciones que te permitirán recuperar tu inversión.

Mantente atento desde el principio y prepara la justificación del evento. Regístralo todo y mantén tus notas organizadas en un software o aplicación de gestión de proyectos.

2. Reúne a tu equipo de organización de eventos

equipo de gestión de eventos

Como director del evento, eres responsable de elegir a las personas que conformarán tu equipo, incluidos aquellos que requieren habilidades técnicas específicas. Aunque no se aplica a todo tipo de eventos, el organigrama siguiente es un buen resumen de los coordinadores y departamentos que puedes necesitar.

Organigrama de departamentos de eventos empresariales

Después de reunir tu equipo, establece canales de comunicación para una colaboración exitosa y una dinámica saludable. El software de chat como Slack, el software de gestión de trabajo en equipo como Wrike y el antiguo y fiable Google Hangouts son excelentes opciones de comunicación.

 3. Crea un presupuesto para el evento

Sin dinero, no hay evento posible.

Las finanzas son posiblemente el componente más importante de la gestión de eventos.

Tanto si estás justificando económicamente la organización de un evento empresarial, preparando un evento para un cliente o planificando la financiación para un evento que se ha aprobado, es crucial contar con un presupuesto detallado.

Esta es una lista de gastos clave que debes tener en mente en el presupuesto:

  •  Centro del evento: Alquiler de salas, fianza, aparcamiento.
  •  Audiovisuales: Proyectores, internet/wifi, altavoces, micrófonos, cámaras.
  •  Catering: Camareros, alimentos, bebidas, mantelería, decoración de mesas.
  •  Marketing: Software de marketing para redes sociales, materiales y diseños impresos, software de gestión de registro.
  •  Entretenimiento: Músicos/DJ, tarifas de los ponentes, dietas de alojamiento y transporte asociados.
  •  Otros: Tu cajón de sastre particular; aquí puedes incluir la decoración del centro del evento, los asientos, el personal adicional para el evento, los impuestos y las tarifas.

4. Elige un centro para celebrar el evento y la fecha

Antes de empezar a buscar la locación del evento, haz una lista de los elementos prácticos clave (estos deben estar alineados con la visión del evento). Ten a mano esta lista y consúltala a menudo cuando estés barajando y visitando opciones.

A continuación, algunas sugerencias de puntos a verificar: 

  • ¿Qué tipo de aparcamiento necesitarás?
  • ¿Te hará falta contar con tu propio equipo de audiovisuales o te lo proporcionarán en el centro del evento?
  • ¿Dispone el lugar una cobertura estable para móviles en todo momento o tendrás que ofrecer una conexión wifi?
  • ¿Cuánta superficie necesitas?
  • ¿Necesitas un espacio abierto o zonas/salas independientes?
  • ¿Con cuánta antelación debes reservar el centro del evento?
  • ¿Cuáles son las políticas de fianza, cancelación y devolución?

 5. Encuentra e involucra a socios y patrocinadores

patrocinadores socios de organización de eventos

Conseguirás estirar el presupuesto y aumentar el alcance del evento gracias a patrocinadores y socios.

Además de ayudarte a reducir costes, la participación de grandes operadores puede abrirte nuevas vías de publicidad y de exposición frente a posibles asistentes a los que no habrías tenido acceso. También aumenta la viabilidad económica del evento y que las probabilidades de éxito sean mayores.

Cuando busques patrocinadores y socios, sigue estos cuatro consejos:

  • Comprende sus objetivos de marketing. Es importante saber lo que el patrocinador o el socio espera conseguir con tu evento para que no te pillen por sorpresa cuando te pidan espacios publicitarios o que los incorpores a una propuesta del evento.
  • Identifica a los que toman las decisiones. Es importante saber a quién debes dirigirte. Algunos negocios delegan estas decisiones a sus equipos de marketing, mientras que otros puede que implique alzarse hasta el escalafón del nivel ejecutivo.
  • Asegúrate de que su negocio vaya alineado con tu visión. Busca socios con una visión de negocio que coincida con la de tu evento para garantizar una relación más armoniosa.
  • Averigua cuándo preguntar. Es importante informarse con suficiente antelación cuándo tu posible socio planea su presupuesto de patrocinio, para asegurarte de que te tengan presente cuando llegue el momento.

 6. Desarrolla la conciencia de marca del evento

Ya tienes definidas tus metas, tu presupuesto y tu equipo. Todo listo para empezar con la parte más divertida.

  • ¿Cómo se llamará el evento?
  • ¿Cuál es el tema del evento?
  • ¿Tienes logo?
  • ¿Cuál es la paleta de colores y la estética general que buscas?

Si dispones de un presupuesto ajustado, la creación de materiales de marca (especialmente para el marketing online) no debería tener mucha repercusión en tus gastos si utilizas las herramientas adecuadas, por ejemplo, software de diseño gráfico gratuito como Canva, Piktochart, Pixlr o GIMP. 

Cuando diseñes gráficos y otros materiales de marketing, optimízalos para cada canal. Las plataformas sociales no siguen un tamaño de imagen estándar, y si lo haces mal, tu imagen puede quedar mal ajustada o quedar pixelada.

Facebook, Twitter, Instagram, Pinterest y las demás redes sociales tienen sus propias guías de tamaño de imagen y vídeos, las cuales actualizan cada año. Recuerda verificarlas y seguirlas siempre que estés creando material para ellas.

7. Desarrolla e implementa tu campaña de marketing de eventos

Hay muchas formas de promocionar tu evento entre los potenciales asistentes y cada una de ellas atrae a generaciones concretas.

A menudo, las estrategias de marketing digital son las más útiles en nuestra era tecnológica. Casi todo el mundo tiene teléfono móvil y perfil en alguna red social. Por ello, los organizadores de eventos (tradicionales y menos tradicionales) deberían centrarse en el ámbito del marketing digital.

Sin embargo, los métodos tradicionales de marketing, como las llamadas telefónicas y los envíos por correo, resultan ser los más adecuados para captar asistentes potenciales de mayor edad.

Vía de marketing digital: Redes sociales

Vamos a desglosar las opciones de marketing en redes sociales por plataforma y a examinar las mejores prácticas para cada canal:

 Facebook

  • Únete a grupos relevantes para el tema de tu evento y publica en ellos.
  • Usa imágenes para que tus mensajes sean lo más atractivos posible.
  • Publica al menos dos veces al día en tu página de Facebook para potenciar la interacción.
  • Invierte una parte de tu presupuesto de marketing en promocionar los mensajes y crear anuncios para tu evento.

Twitter

  • Limita las etiquetas a dos por publicación.
  • No envíes más de tres tuits al día.
  • Usa imágenes y GIF en tus tuits para aumentar la interacción.

Instagram

  • Publica al menos una vez al día en Instagram.
  • Adopta una mentalidad de “cuantos más, mejor” con el uso de las etiquetas en Instagram.
  • Asegúrate de usar diferentes etiquetas con cada publicación de Instagram para evitar que Instagram tepenalice“.

Vía de marketing digital:  Marketing de contenidos

El marketing de contenidos consiste en la creación de materiales en línea para compartir y promocionar una marca (en este caso, tu evento) a través de vídeos, blogs y publicaciones en redes sociales.

El marketing de contenidos es una excelente forma de atraer a los asistentes y de contarles los beneficios de asistir a tu evento. Estos contenidos deben ser útiles y relevantes para tu evento, ya sean guías de instrucciones o listas de recursos.

Trabaja en tu posicionamiento en buscadores (SEO)

Además de las redes sociales como Facebook o Twitter, deberías aparecer (sobre todo tu evento) en los resultados de los motores de búsqueda (Google, Bing, etc.).

¿Esto cómo se consigue? Con la magia del SEO.

A continuación, cinco acciones clave para optimizar tu contenido y que funcione bien en los resultados de los motores de búsqueda: 

  • Publica contenido de forma regular. La publicación de contenido con regularidad muestra a Google que eres una fuente de información constante y fiable, y lo premia con una mejor clasificación en los motores de búsqueda.
  • Mantén tu contenido centrado en el tema. Google usa rastreadores web para evaluar el contenido, contrastarlo con la promesa del titular y asegurarse de que cumple esa promesa. Si tu contenido no funciona, lo reflejará con una baja calificación en los resultados de búsqueda.
  • Investiga las palabras clave. El uso de palabras clave con alto volumen de búsqueda y baja competencia es esencial para obtener un buen posicionamiento en la página de resultados de búsqueda de Google, pero tus palabras clave deben ser relevantes para la promesa de tu contenido. Si necesitas encontrar palabras claves con las que dirigirte, usa herramientas como el Planificador de palabras clave de Google y KeywordTool.io.
  • Usa enlaces internos. Los enlaces a contenido relevante en tu sitio web o canal ayudan a disminuir la tasa de rebote (el porcentaje de visitantes que abandonan tu sitio después de visitar solo una página). Cuanto más tiempo pase un visitante en tu sitio web, más probable será la conversión (es decir, que se registren en tu evento).
  • Busca oportunidades para publicar en otros blogs como invitado (guest posting). Es importante forjar alianzas con otros canales de marketing que sean relevantes para tu evento. La publicación de artículos invitados es una estupenda forma de lograrlo y te da la oportunidad de aumentar la exposición al evento y de atraer tráfico a tu sitio web. Mayor exposición implica un rango más amplio de potenciales asistentes. Una amplia exposición desde otras fuentes también indica a Google que el contenido es útil y relevante (en función de la frecuencia con la que se hace referencia a los enlaces).

8. Determina tus necesidades técnicas

Se precisa tecnología para que el evento pueda ser un éxito. Eso ya lo sabes. Y tu equipo también. Pero ¿qué necesitas exactamente?

 A continuación, tres ejemplos de tipos de tecnología que necesitarás en tu evento.

Software de registro

Asegúrate de que tu sitio web tenga un campo de registro para que se inscriban los asistentes y un sistema de recopilación de datos que permita almacenar y gestionar toda esa información.

La mayoría de software de gestión de eventos proporcionan una funcionalidad de registro, pero si tu actual sistema de software carece de funciones de registro, tendrás que adquirir software de registro de eventos, encontrarás numerosas opciones en el directorio de registro de eventos de Capterra.

Equipos audiovisuales

Las necesidades particulares variarán según el evento, pero la mayoría de los eventos requieren alguna combinación de los siguientes elementos: 

  • Micrófonos
  • Proyectores
  • Altavoces
  • Tarjetas de sonido
  • Iluminación

Si no tienes alguno de estos equipos a mano, consulta con el centro del evento para comprobar si te lo pueden facilitar. Si no disponen del equipo que necesita, consulta con las tiendas cercanas de alquiler de equipos.

Equipos de comunicación

Si organizas un evento a gran escala, que la comunicación sea fluida es esencial. Los equipos de comunicación no tienen por qué ser caros (ni costar nada en absoluto). Puedes organizar un evento de chat concreto utilizando plataformas con aplicaciones móviles como Slack o Google Hangouts, o puedes consultar con las tiendas cercanas para alquileres de walkie talkies y auriculares.

9. Localiza y contrata otros proveedores

A continuación, toca contratar al resto de proveedores. Tu evento puede que precise proveedores específicos, pero la mayoría de los eventos necesitan (como mínimo) alguna forma de catering y entretenimiento.

Catering: Consulta a los asistentes que se han registrado para averiguar cuáles son sus gustos y si tienen alguna necesidad alimentaria particular que haya que tener en cuenta. Existen múltiples herramientas de encuestas gratuitas que pueden ayudarte a recopilar esta información.

Investiga y selecciona varios proveedores con los que ponerte en contacto y que te presenten presupuesto para que valores el que mejor se ajuste a tu bolsillo.

Entretenimiento/ponentes: Hay una serie de pasos que deben darse para contratar músicos, entretenimiento o ponentes invitados para tu evento:

  1. Consulta a los asistentes para saber qué despierta su interés.
  2. Ponte en contacto con el agente o el gerente de reservas para definir los costes asociados y las necesidades particulares que tengas.
  3. Reserva vuelos/transporte y haz los preparativos de alojamiento pertinentes.

10. Preparativos finales

Ya puedes ver la luz al final del túnel, pero aún falta el último tramo del recorrido.

Qué hacer antes del evento:

  1. Llama a los proveedores para que confirmen que todo está en orden con el equipo, el catering y los patrocinadores.
  2. Verifica con los administradores del centro del evento la fecha y hora en que se puede iniciar el montaje.
  3. Prueba todo el equipo a medida que vaya llegando al centro del evento.
  4. Configura el sistema de tickets para el registro de asistentes.
  5. Imprime el programa definitivo del evento.
  6. Prepara las bolsas promocionales que se entregarán.
  7. Configura un sistema de gestión de voluntarios para hacer un seguimiento de los turnos y responsabilidades de ellos.

Después del evento: Qué hacer y recursos adicionales

Asegúrate de evaluar el rendimiento del evento cuando haya finalizado.

Tu software de gestión de eventos debería haber registrado a todos los asistentes, los ingresos y las cifras de interacción en redes sociales. Sumérgete de lleno en estos datos, compara los resultados con tus objetivos y regístralos para tenerlos como referencia en el futuro. Brinda por tus éxitos y observa cualquier contrariedad como un reto que superar la próxima vez.

Aparte de tus datos internos, asegúrate de hacer una encuesta a los invitados después del evento. Esto te dará la información externa que necesitas para evaluar la percepción del evento, así como aprender qué salió mejor y qué se podría mejorar en el futuro. Si tu software de gestión de eventos no proporciona esta función, hay muchas herramientas de software de encuestas entre las que elegir. 

Es indispensable que siempre almacenes y analices toda la información de los eventos que vas organizando ya que con ella podrás hacer tu propia guía de cómo organizar un evento, ya sea un evento empresarial o privado.

¿Estás intentando encontrar un software para la gestión de eventos? No dejes de consultar la lista de Capterra con las mejores soluciones de software para la gestión de eventos.

Comment organiser un événement professionnel : un guide en 10 étapes

Comment organiser un évènement professionnel : un guide en 10 étapes

Comment organiser un évènement professionnel : un guide en 10 étapes

Ah, le monde chaotique (mais si gratifiant) de l’événementiel ! Si vous lisez ce guide, vous faites probablement vos premiers pas dans cet univers fascinant.

Que vous deviez monter une équipe pour organiser un événement ou créer votre propre agence, il convient de savoir comment sont organisés les événements de grande envergure, depuis le choix du logiciel de gestion d’événements jusqu’à la sélection du traiteur.

Les guides Capterra publiés sur le sujet sont consacrés à des problèmes et des questions spécifiques. Celui-ci voit plus large.

Ce guide complet en 10 étapes vous aidera à planifier un événement de A à Z. Il est rempli de conseils, d’astuces et de recommandations qui vous aideront à organiser au mieux vos événements et à assurer leur déroulement optimal.

Ajoutez-le à vos favoris, imprimez-le, annotez-le et consultez-le dès le début de la planification de votre événement.

Prêt ? C’est parti !

1. Visualisez votre événement

Visualisez votre évènement

Tout part d’une idée, d’une vision qui englobe tous les tenants et aboutissants de votre événement : intervenants, rentrées financières, participants, couverture médiatique, etc.

Pour vous lancer, vous devez avant tout choisir une orientation en vous posant trois questions :

  1. Quel est votre objectif final ? L’objectif final correspond à la motivation principale qui vous pousse (ou qui pousse votre client) à organiser l’événement. Comptez-vous lever des fonds pour une bonne cause ? Lancer un nouveau produit ? Améliorer la notoriété d’une marque ? Poursuivre des objectifs plus modestes ? Déterminez ce que vous voulez accomplir et la raison pour laquelle cet événement va vous permettre d’atteindre votre but.
  2. Combien de participants espérez-vous attirer ? Pour un événement organisé annuellement, visez un nombre croissant de participants. Pour une première édition, il est particulièrement important de fixer un nombre de participants cible afin de pouvoir mesurer votre succès (et établir un budget, comme expliqué ci-dessous). Renseignez-vous sur le nombre de participants à des événements similaires organisés au cours des dernières années pour avoir une estimation réaliste.
  3. Quelle somme comptez-vous engranger ? Comme la précédente, la réponse à cette question dépend de la récurrence de l’événement. Elle vous permettra d’établir votre budget et de définir les rentrées que vous devrez assurer pour couvrir vos dépenses. Le thème, les couleurs ou encore le branding de l’événement ne seront déterminés que dans un second temps, même si ce sont généralement les problématiques qui émergent en début de processus (et qui sont les plus agréables à gérer).

Restez concentré dans les premières étapes et exposez la raison d’être de votre événement. Gardez une trace de tout ce que vous faites et organisez vos notes dans votre logiciel ou votre application de gestion de projet préféré.

Pour aller plus loin : Construire le business model de son entreprise

2. Constituez votre équipe

Constituez votre équipe d'évènementiel

Une fois la vision globale définie, il est temps de constituer une équipe pour la concrétiser. Cependant, il n’est pas aussi simple d’engager des collaborateurs que de demander à quelques volontaires d’accrocher des panneaux ou d’assurer l’accueil des invités.

En tant que responsable de l’événement, il vous revient de sélectionner les collaborateurs qui rempliront les différents rôles, parfois très techniques. Le tableau ci-dessous reprend différents postes importants. Il n’est pas applicable à tous les événements, mais il est suffisamment complet pour vous servir de base.

Infographie : tableau des rôles dans une équipe de gestion d'évènement
Tableau : rôles à intégrer dans une équipe de gestion d’événements

Si vous ne savez pas très bien où trouver vos candidats, cet article sur la gestion des talents de Capterra inclut de nombreuses ressources utiles.

Après avoir contacté et interviewé vos candidats, faites votre choix en vous basant sur cette liste de questions à poser après un entretien.

Lorsque vous aurez constitué votre équipe, établissez des canaux de communication pour assurer une collaboration fructueuse et une bonne dynamique de groupe. Les logiciels de chat comme Slack, les outils de gestion d’équipe comme Wrike, ou encore Google Hangouts, plus classique, devraient tout à fait convenir.

Gardez cependant à l’esprit qu’un système de communication irréprochable ne suffit pas à assurer la bonne entente des membres d’une équipe. C’est à vous, le responsable, de renforcer les liens entre vos collaborateurs en organisant des activités et des exercices de groupe.

Pour aller plus loin : Les règles d’or pour monter une équipe efficace

3. Établissez votre budget

prévoir-un budget pour un événement

Quand certains adorent manipuler les chiffres et définir un budget, d’autres y voient un calvaire. Quel que soit votre camp, le budget est le paramètre fondamental du secteur de l’événementiel.

Pas d’argent, pas d’événement.

Que vous deviez défendre la légitimité de votre événement, mettre sur pied un événement pour un client ou fixer les dépenses prévues dans le cadre d’un événement approuvé, vous avez besoin d’un budget détaillé.

Voici une liste des postes à inclure dans votre budget :

  • Lieu (location de salle(s), caution, parking)
  • Audiovisuel (projecteurs, Internet/Wi-Fi, haut-parleurs, micros, caméras)
  • Service traiteur (barmans, serveurs, restauration, boissons, linge de table, décoration de table)
  • Marketing (logiciel de social media marketing, supports imprimés, conception visuelle, logiciel de gestion des inscriptions)
  • Animation (musiciens/DJ, rémunération des intervenants, frais de logement et de transport)
  • Divers (catégorie fourre-tout : décoration, plan de table, personnel supplémentaire, taxes et autres frais)


Pour vous aider à structurer votre budget et à rationaliser sa création, appuyez-vous sur un
modèle de budget d’événement.

Pour aller plus loin : Réduire les coûts de votre événement professionnel

4. Choisissez un lieu et une date

Choisir un lieu et une date pour son évènement

Maintenant que vous avez défini votre budget, il est temps de passer au choix du lieu.

Avant de vous lancer dans votre recherche, dressez la liste des critères incontournables (selon la vision que vous avez élaborée en début de parcours). Reportez-vous régulièrement à cette liste lors de vos recherches et de vos visites.

Voici quelques pistes de réflexion :

  • De quel type de places de parking avez-vous besoin ?
  • Devez-vous utiliser votre propre équipement audiovisuel ou celui disponible sur place ?
  • Le réseau Internet fourni sera-t-il suffisant ou vous faut-il assurer vous-même une bonne connexion Wi-Fi ?
  • De quelle surface au sol avez-vous besoin ?
  • Vous faut-il un grand espace ouvert ou plusieurs salles différentes ? (Dans le second cas, de combien de salles avez-vous besoin ?)
  • Devez-vous réserver longtemps à l’avance ? Le lieu est-il disponible dans le créneau que vous visez ?
  • Qu’en est-il de la caution, des conditions d’annulation et de remboursement ?

Pour aller plus loin : Les meilleurs logiciels de gestion d’événements et de réservation

5. Identifiez et attirez des partenaires et des sponsors

Attirer des partenaires et sponsors pour un évènement

Pour gonfler un peu votre budget et atteindre un public plus large, pensez à vous associer à des sponsors et à des partenaires.

Une collaboration avec des pointures peut non seulement vous permettre de faire des économies, mais aussi vous offrir des opportunités publicitaires et une visibilité auxquelles vous n’auriez probablement pas eu accès sans cela. De plus, ce type d’accord peut consolider l’opération et vous assurer de meilleures chances de succès. En effet, plus vous aurez de partenaires et de sponsors, plus les risques financiers assumés par votre entreprise ou votre agence seront réduits.

Dès que vous serez prêt à partir à la chasse aux sponsors et aux partenaires, suivez ces quatre conseils :

  1. Comprenez leurs objectifs marketing. Vos sponsors ou partenaires potentiels veulent-ils améliorer leur image publique ? Souhaitent-ils être vos annonceurs exclusifs ? Posez-vous ces questions à l’avance pour ne pas être pris au dépourvu lorsqu’ils exigeront des espaces publicitaires ou vous demanderont de participer à une initiative spécifique.
  2. Identifiez les véritables décisionnaires. Pour ne pas répéter indéfiniment votre pitch et pour éviter de voir un partenariat potentiel vous échapper parce que votre contact n’avait pas l’autorité suffisante pour conclure une collaboration, identifiez clairement les personnes auxquelles vous vous adressez. Certaines entreprises confient les sponsorings et les partenariats à leurs équipes marketing, tandis que d’autres les réservent à leurs cadres supérieurs.
  3. Assurez-vous de votre compatibilité. Si vous organisez un événement en faveur de la cause animale, ne vous associez pas à une chaîne d’abattoirs. Trouvez des partenaires qui partagent votre vision pour vous assurer une relation sans accrocs. Vous éviterez ainsi de transmettre un message contradictoire qui risquerait de provoquer le mécontentement ou le rejet de certains participants potentiels.
  4. Soyez attentif au timing. La plupart des entreprises sélectionnent les initiatives qu’elles parraineront avant le début d’une nouvelle année fiscale. Si vous avez besoin du soutien d’une société, pensez donc à introduire votre demande bien à l’avance pour ne pas rater le coche.

Pour aller plus loin : 5 astuces pour faire sponsoriser votre événement ou salon

6. Développez le branding de votre événement

Développez le branding de votre évènement

Vos objectifs sont fixés, votre budget est défini et votre équipe est au complet. Il est temps de passer aux choses amusantes.

  • Comment va s’intituler votre événement ?
  • Quel est son thème ?
  • Avez-vous un logo ?
  • Avez-vous une palette de couleurs ou une esthétique globale en tête ?

La plupart de ces questions devraient être traitées par l’équipe en charge de la promotion de l’événement.

Si votre budget est réduit, n’oubliez pas que vous pouvez créer des supports à l’image de votre marque (en particulier pour les campagnes de marketing en ligne) à peu de frais en utilisant les outils adéquats. Des outils de graphisme comme Canva, Piktochart, Pixlr et GIMP proposent même (pratiquement) tous leurs services gratuitement. Certains incluent des modèles de base qui vous simplifieront la vie.

Lorsque vous créez des supports graphiques, optimisez-les selon vos objectifs marketing. En effet, les formats acceptés par les plateformes de réseaux sociaux varient. Si vous n’y prenez pas garde, vous risquez de publier des visuels rognés ou pixélisés sur une plateforme A alors qu’ils correspondent aux normes de la plateforme B.

Voici les dimensions à retenir :

  • Facebook : 1 200 x 630 pixels
  • Twitter : 440 x 220 pixels
  • Instagram : 1 080 x 1 080 pixels
  • Pinterest : 222 x 150 pixels

Pour aller plus loin : 6 étapes pour créer l’identité graphique de son événement

7. Concevez et déployez votre campagne marketing

Concevoir et déployer une campagne marketing

Ça y est, tout est prêt. Il ne vous reste plus qu’à convaincre le public de participer à votre événement.

De nombreuses techniques vous permettent de vendre votre événement à des participants potentiels, mais elles ne sont pas adaptées à toutes les générations. Les méthodes marketing traditionnelles comme les appels et le publipostage conviennent bien aux prospects plus âgés. Selon plusieurs études, en revanche, les membres de la génération Y (les millennials) ne répondent pas aux appels téléphoniques et ne se précipitent pas dans les bureaux de poste pour envoyer du courrier.

À une époque où la technologie est partout, les stratégies de marketing digital sont particulièrement efficaces. En effet, presque tout le monde possède un téléphone portable (on recense plus de 72 millions de téléphones portables activés en France) et un profil sur un réseau social (68 % des Français sont inscrits sur au moins une plateforme). Ces chiffres devraient inciter les organisateurs d’événements de tout âge à se concentrer sur le marketing digital.

Piste marketing digital : réseaux sociaux

Voyons en détail les possibilités de marketing digital qu’offrent Twitter, Facebook et Instagram ainsi que les tranches d’âge à cibler sur ces plateformes, les règles de base de l’optimisation des publications et quelques techniques adaptées à chaque réseau.

Facebook

Idéal pour : les participants âgés de 18 ans à 49 ans

Techniques recommandées :

  • Rejoignez des groupes et publiez des informations en rapport avec le thème de votre événement (politique, environnement, économie, technologie ou autre).
  • Ajoutez des images (statiques et vidéo) à vos publications pour les rendre aussi attrayantes que possible.
  • Postez au moins régulièrement sur votre page Facebook pour renforcer l’engagement de vos participants potentiels.
  • Puisque les modifications des algorithmes de Facebook ont virtuellement annihilé la portée organique des pages commerciales, allouez une partie de votre budget au boost de vos publications et à la création de publicités associées.

Twitter

Idéal pour : les participants âgés de 18 ans à 25 ans

Techniques recommandées :

  • Limitez-vous à deux hashtags par publication.
  • Maximisez la portée et la visibilité de vos contenus en utilisant des outils de recherche de mots-clés comme Keyhole ou Hashtagify.me.
  • Ne postez pas plus de trois tweets par jour.
  • Ajoutez des GIF et des images à vos tweets pour renforcer l’engagement de votre audience.

Bonus : consultez le guide Twitter pour savoir comment augmenter votre nombre d’abonnés Twitter

Instagram

Idéal pour : les participants âgés de 18 ans à 34 ans

Techniques recommandées :

  • Publiez au moins une fois par jour sur Instagram.
  • Intégrez autant de hashtags que possible (ici, la quantité fait la qualité).
  • Utilisez différents hashtags avec chaque publication pour éviter de subir un “shadowban“.

Piste marketing digital : content marketing

Le content marketing consiste à créer des contenus en ligne pour partager et promouvoir une marque (ou votre événement) par le biais de vidéos, de billets de blog et de publications sur les réseaux sociaux. Les contenus (guides pratiques, listes de ressource ou autres) doivent être utiles et pertinents par rapport à votre événement.

Le content marketing est une excellente manière d’attirer des participants potentiels et de vanter les mérites de votre événement. Mais vous ne pouvez pas vous contenter de publier quelques billets de blog et espérer que les participants affluent. Ce n’est pas parce que vous publiez du contenu que vous allez attirer les foules. Le content marketing requiert de l’assiduité et de l’optimisation.

Travaillez votre optimisation pour les moteurs de recherche (SEO)

La présence de vos contenus sur les réseaux sociaux plaira probablement à votre audience, mais Facebook et Twitter devraient perdre en efficacité à mesure que leurs algorithmes subissent des changements drastiques. Pour résister à cette perte de visibilité, vous devez améliorer votre classement (et celui de votre événement) dans les résultats des moteurs de recherche (Google, Bing et autres).

Comment ? Grâce à la magie du SEO.

Voici cinq conseils pour optimiser votre contenu et le faire grimper dans les résultats de recherche.

  1. Produisez régulièrement du contenu. Que vous décidiez d’alimenter un blog ou de créer des vidéos YouTube, vous devez établir un solide calendrier de publication. En produisant régulièrement du contenu, vous montrez à Google que vous êtes une source d’information constante et fiable, ce qui vous permet de mieux vous classer dans les résultats de recherches. Une, deux ou trois publications par semaine ? À vous de décider, mais soyez assidu et faites en sorte que votre audience sache quand elle peut s’attendre à de nouveaux contenus de votre part.
  2. Veillez à ce que votre contenu reste pertinent. Google utilise des robots d’indexation (web crawlers) pour évaluer votre contenu, le comparer à ce que promettent les titres de vos publications et s’assurer que ces promesses sont tenues. Si votre contenu n’est pas à la hauteur, vous dégringolerez dans les pages de résultats.
  3. Trouvez les bons mots-clés. Pour vous classer haut dans les résultats Google, vous devez choisir des mots-clés fortement recherchés par les utilisateurs et peu utilisés par vos concurrents. Mais soyez prudent : ces mots-clés doivent aussi répondre aux promesses associées à vos contenus. Si vous avez besoin d’aide pour trouver les bons mots-clés, pensez à utiliser des outils comme l’outil de planification des mots-clés de Google ou KeywordTool.io.
  4. Ajoutez des liens vers vos propres contenus. En ajoutant dans vos publications des liens vers des contenus pertinents hébergés sur votre site Internet ou votre chaîne, vous réduisez le taux de rebond (le pourcentage de visiteurs qui quittent votre site web après n’avoir vu qu’une seule page). Or, plus un visiteur passe de temps sur votre site, plus il est susceptible de convertir (c’est-à-dire, dans ce cas, de s’inscrire à votre événement).
  5. Cherchez des opportunités de guest posting. Il est important d’établir des relations avec d’autres créateurs de contenus pertinents pour votre événement. Le guest posting (la rédaction d’un article ou la création d’une vidéo pour un autre blogueur ou une autre chaîne YouTube, par exemple) est un excellent moyen d’y parvenir et il vous permet d’améliorer la visibilité de votre événement et d’attirer du trafic sur le site web associé. Plus la visibilité est importante, plus le nombre de participants potentiels augmente. De plus, votre présence sur d’autres sources indique à Google que votre contenu est utile et pertinent (selon le nombre de liens renvoyant à votre site web).

Pour aller plus loin : 10 conseils aux PME pour vendre aux millennials

8. Déterminez vos besoins technologiques

Des besoins technologiques pour un évènement

La technologie est essentielle à l’organisation d’un événement réussi. Vous le savez. Votre équipe le sait. Mais de quoi avez-vous besoin, au juste ?

Ci-dessous, vous trouverez trois types d’équipements nécessaires ainsi que quelques nouveautés à tester.

Logiciel d’inscription

Au fur et à mesure que les participants potentiels commenceront à voir apparaître des publicités et à recevoir des notifications, vous devrez progressivement gérer les inscriptions. Assurez-vous que votre site web inclut un formulaire d’inscription pour simplifier la tâche aux participants et un système de collecte des données pour enregistrer et gérer ces inscriptions.

La plupart des logiciels de gestion d’événements disponibles incluent des fonctionnalités d’inscription. Si votre système actuel n’en propose pas, optez pour un outil spécialisé.

Les cinq logiciels les mieux cotés du répertoire de logiciels d’inscriptions de Capterra sont Configio, VBO Tickets, Arlo, Ticket Tailor et RegFox (ces outils ont obtenu une note minimale de 4,5/5 et rassemblent plus de 50 avis utilisateurs).

Pour aller plus loin : 8 applications d’organisation d’événement gratuites et open source

Équipement audiovisuel

Si vous voulez que votre audience entende vos intervenants et ne perde pas le fil, il vous faut un équipement adapté.

À chaque événement ses besoins particuliers, mais voici une liste de ce dont vous devriez avoir
besoin :

  • Micros
  • Projecteurs
  • Haut-parleurs
  • Tables d’harmonie
  • Éclairage

Si vous n’avez pas tout ce matériel, vérifiez si le lieu qui accueillera votre événement est correctement équipé. Si ce n’est pas le cas, rendez-vous dans un magasin de location spécialisé.

Outils de communication

Si vous organisez un événement de taille, la communication doit être irréprochable. Pour ça, pas besoin d’investir des fortunes (ni même le moindre centime).

Si vous travaillez avec un budget réduit, créez un chat dédié sur une plateforme adaptée au mobile comme Slack ou Google Hangouts.

Si vous avez des ressources, renseignez-vous pour savoir où vous pouvez louer des talkies-walkies ou des casques.

Divers

Si vous avez carte blanche au niveau budgétaire, vous pouvez tester de nouvelles technologies pour passer au niveau supérieur. Voici quelques pistes à explorer :

  • IRF (RFID ou “radio frequency identification” en anglais) : cette technologie utilise le Bluetooth pour simplifier la gestion de la billetterie en permettant aux participants d’acheter leur place et de la présenter à l’entrée directement sur leur mobile.
  • Vidéo à 360° : proposez à ceux qui n’ont pas pu participer à votre événement une expérience vidéo immersive dans laquelle ils sont au contrôle de l’objectif de la caméra.
  • Balises : les balises (ou beacons, en anglais) se basent sur la technologie Bluetooth et les appareils mobiles pour gérer la billetterie, les paiements et la cartographie des événements.

Pour aller plus loin : La reconnaissance faciale dans l’événementiel

9. Sélectionnez vos derniers fournisseurs

Sélection de fournisseurs pour un évènement

C’est la dernière ligne droite ! Votre équipe collabore sans accrocs, vous avez tout l’équipement nécessaire et les inscriptions affluent. Il est temps de sélectionner vos derniers fournisseurs. Encore une fois, tout dépend du type d’événement que vous organisez, mais, dans la plupart des cas, vous aurez besoin d’un service traiteur et de prestataires chargés de l’animation.

Service traiteur : interrogez les futurs participants sur leurs préférences culinaires pour savoir si vous devez prendre des dispositions particulières. De nombreux logiciels de sondage gratuits peuvent vous aider à récolter les informations nécessaires.

Maintenant que vous savez quel type de mets servir à votre public, vous pouvez chercher un traiteur. Des sites web comme Yelp et même les sections “Avis” de Google vous permettront d’en savoir plus sur la qualité de tous types de fournisseurs, traiteurs inclus.

Contactez-en quelques-uns et négociez les prix.

Animation/intervenants : pour réserver les services de musiciens, d’animateurs et/ou d’intervenants, il convient de :

  1. Mener l’enquête parmi les participants pour savoir ce qui leur plaît.
  2. Contacter les agents ou les managers des personnes que vous souhaitez solliciter pour fixer les cachets et les besoins spécifiques de chacune (les speaker bureaus, qui rassemblent des intervenants et des conférenciers professionnels, peuvent vous aider)
  3. Réserver les vols ou les billets de transport et les logements.

Pour aller plus loin : Comment choisir les bons intervenants en événementiel.

10. Derniers préparatifs

Derniers préparatifs avant un évènement

Vous voyez la lumière au bout du tunnel, mais vous n’en êtes pas encore tout à fait sorti.

Pendant la semaine précédant l’événement, vous devrez tout installer et régler les derniers détails avant le jour J.

Avant l’événement

  1. Appelez vos fournisseurs pour revoir une dernière fois tout ce qui concerne les équipements, le service traiteur et le sponsoring.
  2. Vérifiez avec les responsables du lieu qui accueillera votre événement que la réservation tient toujours et que tout sera prêt comme convenu.
  3. Testez l’équipement au fur et à mesure qu’il arrive sur place.
  4. Paramétrez votre système de billetterie pour enregistrer les entrées.
  5. Créez un programme définitif.
  6. Placez le matériel promotionnel de vos fournisseurs dans de petits sacs publicitaires que vous distribuerez aux participants.
  7. Si vous faites appel à des volontaires, mettez sur pied un système de gestion des bénévoles pour savoir qui doit faire quoi quand.

Une fois que l’événement commence, passez en mode superviseur. Occupez-vous de vos invités, de leurs besoins et de votre équipe, mais laissez vos collaborateurs se charger des détails. Concentrez-vous sur l’expérience et la fluidité des opérations. Faites-vous confiance : vous avez tout préparé et vous pouvez compter sur votre équipe.

Pour aller plus loin : Trois raisons de créer un site événementiel sur le web

Après lévénement : actions recommandées et ressources complémentaires

Une fois que tout est terminé, ne vous écroulez pas d’épuisement en oubliant tout ce qui vient de se passer. Évaluez les performances de votre événement.

Votre logiciel de gestion d’événements devrait avoir enregistré des informations essentielles comme le nombre de participants, les rentrées financières et l’engagement social. Étudiez attentivement ces données, comparez-les à vos objectifs de départ et conservez-les pour pouvoir vous y référer le moment venu. Célébrez vos réussites et passez en revue les points à améliorer et les défis à relever pour la prochaine fois.

Pensez à enrichir vos données internes en récoltant les avis des participants grâce à un sondage. Vous obtiendrez ainsi les informations nécessaires pour évaluer la réception de votre événement et découvrir vos points forts et les axes d’amélioration. Si votre logiciel de gestion d’événements ne vous permet pas de créer une enquête, vous pouvez adopter l’un des nombreux logiciels de sondage gratuits disponibles.

Vous avez besoin d’un logiciel d’événementiel ? Découvrez la liste des meilleures solutions de gestion d’événements établie par Capterra.

4 softwares de digital signage open source para o seu próximo evento

softwares de digital signage open source

softwares de digital signage open source

Agora que tudo se tornou digital, é hora de as empresas de eventos se atualizarem para a sinalização digital. Com a diminuição do uso de publicidade impressa, a chamada digital signage (também conhecida como mídia digital indoor) pode ser uma excelente opção pela facilidade de uso e os benefícios em comparação à sinalização estática. 

Somada aos benefícios de um software de Gestão de Eventos, a sinalização digital proporciona novas maneiras de distribuir o conteúdo e permite transições mais rápidas do que com anúncios tradicionais. Ela pode transformar o jogo visual estético de um evento de algo batido e chato a inovador e envolvente.

O digital signage pode ser usado para promover os patrocinadores e exibir a programação de um evento em uma única tela, notificar os participantes sobre mudanças em tempo real e até mesmo exibir o mapa do local, reduzindo o impacto ambiental.

E esses são apenas alguns dos inúmeros benefícios em investir e migrar para os terminais de mídia indoor.

Softwares de digital signage open source e gratuitos para ser criativo gastando menos 

Adotar a sinalização digital pode ser uma realidade até para os microempreendedores, já que existem algumas opções de softwares de digital signage open source e gratuitos.

Não é preciso gastar rios de dinheiro para migrar para o digital. Para quem conta com TVs, monitores e computadores com acesso à internet, a mídia indoor está ao alcance das mãos.

Abaixo seguem quatro ótimas opções de softwares de digital signage gratuitos para serem explorados. A maioria dos recursos são de código aberto e cada um deles oferece uma biblioteca de mídia e a funcionalidade de implantação remota.

As opções estão listadas em ordem alfabética.

1. Digital Signage

Captura de tela do Studio Lite
Captura de tela do Studio Lite (Fonte)

O Digital Signage oferece uma versão gratuita que inclui recursos essenciais como acesso ao SignageStudio (criador de sinalização digital), ao Signage Player (que gerencia e envia sua sinalização aos displays) e a centenas de templates fáceis de usar. Este sistema pode executar sinalizações em telas múltiplas, permitindo o gerenciamento da informação sem dificuldades durante todo o evento.

O acesso à Interface de Programação de Aplicativos (API na sigla em inglês) do software só está disponível a assinantes corporativos. Não é possível fazer alterações no código fonte do Digital Signage a não ser que se assine a versão Enterprise. A versão gratuita limita o armazenamento na nuvem a um gigabyte e é mais adequada para pequenos eventos com necessidades de sinalização básicas.

O Digital Signage está disponível para os sistemas Windows, MacOS, Linux/Ubuntu, Android e iOS.

2. ScreenHub

Captura de tela do Screenhub
Captura de tela do Screenhub (Fonte)

O ScreenHub é um software de digital signage gratuito completo. Conta com design de conteúdo, gerenciamento e recursos de player. O software é baseado na Web e permite controlar as sinalizações de qualquer lugar, programá-las com antecedência e exibi-las em múltiplas telas.

Embora algumas opções de software de digital signage recomendem tipos e tamanhos de tela específicos, o sistema do ScreenHub pode se ajustar a qualquer uma delas.

O programa está disponível para Windows, MacOS, Linux/Ubuntu, Android e iOS.

3. Screenly

Captura de tela do Screenly Open Source Edition
Captura de tela do Screenly Open Source Edition (Fonte)

A Open Source Edition é a versão gratuita de digital signage do Screenly, software desenvolvido e apoiado pela sua comunidade de usuários.

O programa pode ser usado para criar dashboards ao vivo, anúncios e telas informativas, mapas de eventos e painéis com menu digital. Ele detecta automaticamente as dimensões da TV e do monitor para renderizar suas sinalizações na mais alta resolução possível. Seus recursos de gerenciamento também permitem a programação da informação para exibição em blocos de tempo especificados.

O leitor de tela do Screenly funciona apenas com dispositivos Raspberry Pi (um pequeno computador composto por uma única pequena placa) e exibe de vídeos e imagens a páginas de sites.

4. Xibo

Captura de tela do Xibo
Captura de tela do Xibo (Fonte)

O Xibo é um sistema de gerenciamento de conteúdo para digital signage totalmente equipado e de código aberto. O software oferece recursos de design de layout, agendamento, gerenciamento de display, relatórios analíticos, permissões de usuário e suporte para a maioria dos tipos de arquivos de mídia. Recursos adicionais e informações de código fonte estão disponíveis na página GitHub (informação em inglês) do software.

O programa oferece versões baseadas na nuvem, bem como acesso a aplicativos para Android.

O sistema de gerenciamento de conteúdo Xibo está disponível para Windows e Linux/Ubuntu. Seu software player – que renderiza seu conteúdo para cada tipo de tela – está disponível para Windows, Android e Linux/Ubuntu.

Buscando outras maneiras de dar um upgrade nos seus eventos?

Não conte apenas com a digital signage para sofisticar seus eventos. Fique de olho nas novas tendências tecnológicas que influenciam a indústria, acompanhando o blog do Capterra, que está repleto de dicas e informações sobre softwares.

À procura de softwares para a gestão de eventos? Confira a lista do Capterra com os melhores softwares de gerenciamento de eventos.

8 applications d’organisation d’événement gratuites et open source

application organisation d'événement

Tout le monde aime ce qui est gratuit. La gratuité attire toujours notre attention, qu’elle se manifeste dans un échantillon de lessive en poudre ou dans ce qui nous intéresse ici, les applications d’organisation d’événement.

application organisation d'événement

Nous avons donc créé pour vous une liste d’applications d’organisation, de gestion et d’inscription, en ligne, gratuites et open source incluant au moins l’une des fonctionnalités suivantes :

  • Formulaire d’inscription des participants
  • Outil de marketing événementiel (e-mail, réseaux sociaux, etc.)

Les logiciels sont présentés par ordre alphabétique.

Organisation d’événements : applications gratuites ou freemium

1. 123FormBuilder

application organisation d'événement
Formulaire d’inscription de 123FormBuilder

La version gratuite de 123FormBuilder vous permet de créer des formulaires d’inscription pour vos événements. Pour un utilisateur, la plateforme inclut 5 formulaires de maximum 10 champs par mois. Elle est limitée à 100 inscriptions par mois.

123FormBuilder s’intègre à WordPress et à d’autres plateformes de publication comme Facebook, Twitter et Hootsuite.

Pour profiter d’un outil de paiement, de Google Analytics et de formulaires illimités, vous devrez passer à une version supérieure : Gold (22 € par mois) ou Platinum (40 € par mois).

Fonctionnalités :

  • Formulaires web
  • Notifications
  • Gestion des données
  • Plannings d’événements
  • Intégrations tierces
  • Accès multilingue

 2. Evite

application organisation d'événement
Formulaire de création d’événement d’Evite

Si vous avez simplement besoin d’une application de gestion des invitations et des réponses en ligne, la version gratuite d’Evite est faite pour vous. Cette solution financée par la publicité inclut jusqu’à 750 invitations et une large sélection de modèles.

La version premium (prix variable selon le nombre d’invités) vous permet de personnaliser vos invitations et de vous passer des publicités et du branding d’Evite.

Fonctionnalités :

  • Invitations e-mail
  • Branding personnalisé
  • Modèles d’invitations

 3. RSVPify

application organisation d'événement
Tableau de bord d’événement de RSVPify

RSVPify est une application d’organisation de mariages, mais elle peut s’adapter à tous les types d’événements. La version gratuite inclut notamment jusqu’à 100 réponses, une URL personnalisée, des options de personnalisation et l’importation de données.

Pour accéder à des réponses illimitées, au suivi des invités et à d’autres fonctionnalités avancées, vous devrez passer à la version supérieure, accessible à partir de 29 $ par mois (environ 26 €) pour un événement.

Fonctionnalités :

  • 100 réponses gratuites
  • Branding personnalisé
  • URL personnalisée
  • Enquêtes participants
  • Notifications e-mail
  • Gestion des données
  • Accès mobile

 Options open source

 4. ConfTool

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Page de création d’événement de ConfTool avec flèches indiquant les espaces d’affichage des informations introduites dans les champs de saisie

VSIS ConfTool, le système open source de ConfTool, est disponible en version gratuite pour les événements non commerciaux. Il s’adresse aux organisateurs d’événements universitaires et non professionnels.

Jusqu’à 150 participants, il offre un formulaire d’inscription personnalisable, les inscriptions en ligne ou par téléchargement de fichier et les formulaires de retour en ligne. Le logiciel peut même servir à enregistrer les présences le jour de l’événement.

Pour le traitement des paiements hors argent comptant, chèques et transferts bancaires, vous devrez utiliser la version pro de l’outil.

Fonctionnalités :

  • Inscriptions en ligne
  • Branding personnalisé
  • Gestion des données

 5. Odoo Community Edition

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Calendrier des événements d’Odoo

L’application d’organisation d’événement d’Odoo, Odoo Community Edition, offre une tonne de fonctionnalités pour toutes les étapes de la planification d’événement. Vous pouvez créer des pages d’événements avec un éditeur convivial et établir des programmes, vendre des billets en ligne, promouvoir des événements grâce à des intégrations e-mails et réseaux sociaux automatisées, ainsi que surveiller le succès de votre site web par le biais de Google Analytics.

Odoo inclut aussi des outils de SEO et des landing pages et il s’intègre entièrement avec la suite d’applications Odoo.

Pour des fonctionnalités supplémentaires comme le support client complet ou la version mobile du logiciel, vous devrez passer à la version entreprise (à partir de 10 € par mois et par utilisateur), qui s’intègre également avec de nombreuses autres solutions logicielles Odoo.

 Fonctionnalités :

  • Billetterie
  • Plannings d’événements
  • Intégration réseaux sociaux
  • E-mail marketing
  • Intégration Google Analytics
  • Gestion des sponsors

6. Open Conference Systems

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Page de création d’événement dans Open Conference Systems

Open Conference Systems a été créé pour les colloques scientifiques, ce qui en fait un candidat idéal pour les universités et les organisations du secteur de l’éducation. Avec OCS, vous pouvez créer un site web pour vos conférences, lancer des appels à publications, publier des articles dans une base de données interrogeable et enregistrer les participants.

Une fois la conférence terminée, les fonctionnalités de discussion du logiciel permettent de poursuivre les débats.

Fonctionnalités :

  • Branding personnalisé
  • Inscriptions

 7. OpenConferenceWare

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Création d’une page d’événement avec OpenConferenceWare (via ReadWrite)

OpenConferenceWare ne tourne qu’avec Ruby on Rails, ce qui veut dire qu’il est plus adapté aux organisateurs d’événements qui maîtrisent le code.

La plateforme personnalisable permet de dresser des listes de sessions, de créer et de mettre à jour des propositions, de s’abonner à des flux d’actualité, de montrer des salles et de créer des profils personnels. Les administrateurs peuvent créer et modifier des événements, fixer des échéances de soumission et gérer des salles et des sessions.

Fonctionnalités :

  • Plannings d’événements
  • Gestion de salles
  • Gestion de sessions
  • Enquêtes participants

 8. Open Source Event Manager

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Tableau de bord analytique d’OSEM

OSEM présente un large éventail de fonctionnalités dans un format open source. Il vous permet de créer un site web pour vos événements et d’ajouter des pages de planning détaillées pour les participants contenant des informations précises sur chaque session. Les participants peuvent s’inscrire et soumettre des propositions via OSEM, tandis que les organisateurs peuvent suivre les inscriptions, les informations sur le lieu de l’événement et les sponsors dans le tableau de bord administrateur.

Fonctionnalités :

  • Gestion de sessions
  • Enregistrement d’inscriptions
  • Plannings d’événements
  • Gestion des données
  • Branding personnalisé

Laissez les participants payer

En plus des applications d’organisation d’événement présentées dans cet article, il existe des logiciels qui permettent à leurs utilisateurs de reporter leurs frais de fonctionnement sur les participants. Vous trouverez ci-dessous une liste de systèmes de ce type. La plupart ne sont payants que pour les événements payants (les frais pouvant être inclus dans le prix des billets).

Parmi les fonctionnalités standard de ces systèmes, on compte la création de sites web d’événement, les inscriptions en ligne, le traitement des paiements, les communications par e-mail, des intégrations avec les réseaux sociaux et l’analytique. N’oubliez pas que, si ces outils sont faciles à utiliser, ils offrent rarement des options de personnalisation.

(Les logiciels n’exigeant pas de contribution des utilisateurs pour les événements gratuits sont marqués d’un astérisque.) 

  • Brown Paper Tickets : 0,89 € + 5 % du prix du billet par billet (frais de traitement des paiements par carte de crédit de Brown Paper Tickets inclus)
  • Eventbee* : 1 € à 3,5 € par billet selon les options + frais de traitement des paiements
  • Eventbrite* : 3,5 % du prix du billet + 0,49 € par billet + 3 % de frais de traitement des paiements (uniquement pour les achats de billets par l’application mobile)
  • Eventzilla* : 1,5 € par billet + frais de traitement en version basique
  • Ticketbud* : 0,99 $ (environ 0,88 €) + 2 % par billet + frais de traitement des paiements par carte (2,9 % pour le système Ticketbud)
  • Ticketleap* : 2 % + 1 $ (environ 0.9 €) pour les ventes en ligne + 3 % de frais de traitement des paiements par carte de crédit avec le système Ticketleap Payments (frais de traitement propres avec Paypal ou Authorize.net), pas de frais pour les ventes physiques

Avons-nous oublié des applications open source qui auraient mérité de figurer dans cet article ? Publiez un commentaire pour nous en dire plus ! Si vous avez besoin d’un logiciel de gestion de réservations, pensez à consulter notre répertoire d’applications de gestion d’événements et de réservation.

Vous avez besoin d’un logiciel d’événementiel ? Consultez la liste des meilleures solutions de gestion d’événements établie par Capterra.

Vier kostenlose Videobearbeitungsprogramme für Veranstaltungsplaner

Vier kostenlose Videobearbeitungsprogramme für Veranstaltungsplaner

Bei der Veranstaltungsplanung dreht sich alles um die Kunst, so viele Kosten zu sparen wie möglich, ohne dabei auf Qualität zu verzichten. Betrachtet man alle Kosten, auch indirekte Kosten, Personalkosten oder Kosten für Event-Management-Software, wird klar: Sparen ist bares Geld. Gerade bei Software lässt sich bei genauerem Hinsehen viel Geld sparen, vor allem bei den weniger geschäftskritischen Programmen – und dazu gehören unter anderem Videobearbeitungsprogramme für Veranstaltungsplaner. Videos werden in der Werbung immer wichtiger, Eventpräsentationen kommen kaum noch ohne aus.

Vier kostenlose Videobearbeitungsprogramme für Veranstaltungsplaner

Facebook, Snapchat und Twitter räumen Videos in letzter Zeit eine höhere Priorität ein, das kannst du für die Bewerbung deiner Veranstaltungen prima nutzen. Die Plattform eMarketer hat eine Umfrage durchgeführt, derzufolge 83 % der befragten Marketingspezialist*innen davon ausgehen, dass Facebook ihnen Traffic bringt, und immerhin 67 % glauben von Instagram dasselbe.

Glücklicherweise gibt es vernünftige Freeware, mit der sich kostenlos Videos erstellen lassen. Ich habe hier eine Liste mit 4 Video-Editoren zusammengestellt, mit denen sich alle möglichen Inhalte für deine Veranstaltungen erstellen lassen.

Kostenlose Videobearbeitungsprogramme für Veranstaltungsplaner

Bei der Auswahl habe ich verschiedene Kriterien zugrundegelegt. Zum einen wollte ich sowohl anfängerfreundliche als auch fortgeschrittene Lösungen präsentieren, aus beiden Bereichen stelle ich hier je zwei Lösungen vor.

Zum anderen wollte ich neben den Standardfunktionen solcher Video-Editoren (zum Beispiel Trimmen, Tonabmischung, Titel, Übergänge usw.) erweiterte Funktionalitäten einbeziehen. Deshalb verfügt jedes vorgestellte Programm über mindestens eine der folgenden Zusatzfunktionen: Bearbeitung in 4K, mobile Videobearbeitung, Social-Media-Schnittstellen oder einen offenen Quellcode.

Die Liste ist in alphabetischer Reihenfolge gehalten.

1. iMovie

Videobearbeitungsprogramme für Veranstaltungsplaner - iMovie
iMovie auf Mac, iPad und iPhone (Bildquelle: Apple)

Seit den Tagen mit dem QuickTime-Layout, den simplen Übergängen und wenigen verfügbaren Effekten hat sich viel getan. Heute bietet iMovie alle grundlegenden Funktionen wie Beschneiden, Übergänge und Filter und dazu noch fortgeschrittene Editierfunktionen wie Soundbearbeitung, hochwertige Videovorlagen oder die Möglichkeit, Videos mit 4K-Auflösung zu bearbeiten.

Mit iMovie wird der Editiervorgang im Grunde zu einer Plug & Play-Anwendung. Titel, Übergänge, Videoclips und Tonspuren können per Drag & Drop verschoben werden. Das ist äußerst praktisch und spart bei der Erstellung von Werbematerialien, Präsentationen und mehr Zeit.

Ebenso fix lassen sich die fertigen Sequenzen direkt aus der Anwendung auf Social-Media- und Videokanälen hochladen. Schnittstellen gibt es unter anderem für Facebook, YouTube und Vimeo. Damit entfällt das lästige Exportieren und Hochladen über den Browser. Zu guter Letzt ist iMovie sogar für iPhone und iPad verfügbar, wo es viele derselben Features bietet.

Der einzige Nachteil: iMovie steht nur Apple-Nutzern zur Verfügung. Aber wer einen Mac, ein iPad oder ein iPhone hat, hat die Software vermutlich sogar schon auf dem Gerät vorinstalliert.

Besonders nützliche Funktionen:

  • Bearbeitung von 4K-Material
  • Hochladen auf soziale Netzwerke wie Facebook, YouTube oder Vimeo
  • Videovorlagen
  • Apps

Anspruch an den Nutzer: Einsteiger

2. Movie Maker

Videobearbeitungsprogramme für Veranstaltungsplaner - Movie Maker
Movie Maker von V3TApps (über Microsoft)

Heißt Movie Maker, hat aber mit dem Movie Maker von früher im Grunde nichts zu tun: Der Movie Maker, mit dem wir aufgewachsen sind, wurde im Januar 2017 von Microsoft eingestellt. Dieser neue Movie Maker ist von V3TApps und präsentiert sich als der geistige Nachfolger der kostenfreien Microsoft-Videobearbeitungslösung.

Er umfasst alle Standardfunktionen und bietet damit Dinge wie Trimmen, Übergänge, Zusammenführen von Videos, Filter und Titel. Er erkennt die häufigsten Videoformate (wie zum Beispiel .avi, .flv oder .mp4), kann aber kein 4K-Material bearbeiten.

Genau wie iMovie ausschließlich für Apple verfügbar ist, läuft Movie Maker nur auf Windowsgeräten – und das auch auf Mobilgeräten für das schnelle Editieren unterwegs.

Was Movie Maker leider nicht kann, ist, Videos direkt auf soziale Medien oder YouTube-Kanäle hochzuladen.

Besonders nützliche Funktionen:

  • Apps

Anspruch an den Nutzer: Einsteiger

3. OpenShot Video Editor

Videobearbeitungsprogramme für Veranstaltungsplaner - OpenShot
Videospuren in OpenShot (Bildquelle: OpenShot)

OpenShot ist eine kostenlose, plattformübergreifende Open-Source-Lösung. Egal ob Windows, Mac oder Linux: OpenShot ist für alle da.

Zwar ist die Oberfläche weniger ansprechend als bei iMovie oder Movie Maker, dafür ist der Quellcode von OpenShot aber frei zugänglich. Mit dem nötigen Hintergrundwissen kann man den Code also so anpassen, dass er genau den eigenen Bedürfnissen entspricht und bestimmte Eigenschaften implementieren, die ursprünglich nicht im Produktumfang enthalten sind.

Neben dieser Anpassbarkeit bietet OpenShot alles, was man sich von einer Videobearbeitungssoftware erwartet: Trimmen, Audiomischen und -bearbeiten, Übergänge, animierte Titel und Effekte, Filter, Wasserzeichen und Videovorlagen.

Mir persönlich gefällt am besten, dass man unbegrenzt viele Bildspuren hinzufügen kann. Damit lassen sich in einem Frame mehrere Videos gleichzeitig abspielen, zum Beispiel nebeneinander oder ineinander verschachtelt. Und wer hochauflösende Videos bearbeiten möchte, findet in OpenShot eine Lösung, die mit 4K-Auflösung umgehen kann.

Der einzige Nachteil von OpenShot ist das Fehlen von mobilen Versionen und Schnittstellen zu den sozialen Netzwerken.

Besonders nützliche Funktionen:

  • Quelloffen/anpassbar
  • Mehrere Bild- und Tonspuren
  • Bearbeitung von 4K-Material

Anspruch an den Nutzer: Mittelstufe

4. Shotcut

Videobearbeitungsprogramme für Veranstaltungsplaner - Shotcut
Bearbeitung einer Videospur (Bildquelle: Shotcut)

Genau wie bei OpenShot können Nutzer auf den Quellcode von Shotcut zugreifen und ihn bei Bedarf anpassen. Für Leute mit den entsprechenden Programmierkenntnissen ist die damit einhergehende Flexibilität unbezahlbar.

Natürlich bietet auch Shotcut alle Standardfunktionen für die Videobearbeitung: Trimmen, Tonspurbearbeitung, Titel, Übergänge und Filter. Auffällig sind bei Shotcut insbesondere die große Zahl an Dateiformaten und die Möglichkeit zur Bearbeitung von 4K-Videos.

Leider steht demgegenüber ein gewisser Mangel an praktischen Features wie Social-Media-Uploads, Apps und Videovorlagen für Plug & Play-Projekte.

Besonders nützliche Funktionen:

  • Bearbeitung von 4K-Material
  • Quelloffen/anpassbar
  • Große Bandbreite an Dateiformaten

Anspruch an den Nutzer: Mittelstufe

Andere kostenlose Software

Der Trick mit der Freeware lässt sich natürlich problemlos auch auf andere Softwarekategorien übertragen. So haben wir an anderer Stelle bereits Listen mit Freeware für bestimmte Zwecke zusammengetragen, von denen einige mit Sicherheit auch für dein Geschäft hilfreich sind.

Weitere Informationen findest du zum Beispiel hier:

Kennst du noch andere gute Videobearbeitungsprogramme für Veranstaltungsplaner? Erzähl es uns in den Kommentaren! Du suchst noch nach Software für das Event-Management? Wirf einen Blick auf Capterras Liste der besten Event-Management-Lösungen!

7 software de señalización digital gratuitos y de código abierto para tu próximo evento

Software de señalización digital gratuitos

Software de señalización digital gratuitos

Ahora que todo es digital es el momento de que las empresas de eventos actualicen sus sistemas de señalización. A medida que disminuye el uso de publicidad en papel y no animada, la señalización digital se encuentra en auge, gracias a su facilidad de uso y sus ventajas sobre la señalización estática. Ya tienes un software de gestión de eventos; ahora es el momento de adoptar la señalización del siglo xxi.

La señalización digital ofrece a los planificadores de eventos nuevas formas de entregar el contenido, permite una transición más rápida que la señalización tradicional y puede mejorar la estética visual de tu evento, pasando de lo habitual y aburrido a lo innovador y atractivo.

Puedes usar la señalización digital para anunciar patrocinadores y mostrar la agenda de un evento en una misma pantalla, notificar a los asistentes de cambios en tiempo real, mostrar un mapa del evento y reducir el impacto medioambiental del mismo.

Estas ventajas son solo una pequeña parte del gran retorno de la inversión que podrás obtener adoptando la señalización digital.

El software de señalización digital gratuito te permite ser creativo sin gastar dinero

La transición de la señalización estática a la digital es factible incluso para las empresas de organización de eventos más pequeñas, gracias a la disponibilidad de opciones gratuitas y de código abierto.

Para hacer el cambio, no es necesario gastar mucho dinero: si cuentas con televisoreso monitores y ordenadores con acceso a internet, la señalización digital está a tu alcance.

Aquí tienes una lista de siete opciones gratuitas de software de señalización digital que puedes descubrir y usar en tu próximo evento. La mayoría de estas soluciones son de código abierto, y todas ellas ofrecen biblioteca de medios y funcionalidad de implementación remota.

Las opciones de software se enumeran en orden alfabético.

Siete opciones de señalización digital gratuitas y de código abierto

1. Concerto

Concerto

Panel de administración de pantalla (vía Concerto)

Concerto es un software de señalización digital descargable y de código abierto creado en 2008. La solución se actualiza constantemente desde las instalaciones del Instituto Politécnico de Rensselaer.

Aunque inicialmente este software se desarrolló para alumnos y campus escolares, Concerto es también adecuado para pequeñas empresas y organizaciones.

Para usar Concerto, necesitarás un servidor web capaz de ejecutar aplicaciones de Ruby on Rails (ROR), así como una base de datos. Si cuentas con un equipo de TI a tu disposición, posees conocimientos técnicos y cumples los requisitos de ROR/base de datos, esta solución ofrece funciones de planificación de contenidos y compatibilidad multipantalla.

Concerto es una solución Linux basada en APT que puede ejecutarse en Windows y MacOS mediante una máquina virtual o realizando una partición en el disco duro para arrancar otro sistema operativo.

DigitalSignage

2. DigitalSignage.com

Creación de señalización (vía DigitalSignage.com)

Digital Signage ofrece una versión gratuita que incluye funcionalidades clave, como el acceso a SignageStudio (aplicación de creación de señalización digital), SignagePlayer (que gestiona y envía la señalización a la pantalla) y cientos de plantillas preconfiguradas. Este programa puede ejecutarse en múltiples pantallas, lo cual te permitirá administrar la señalización de todo tu evento fácilmente.

El acceso a la interfaz de programación de aplicación (API) del software solo se encuentra disponible en la suscripción empresarial. No podrás realizar modificaciones en el código fuente de Digital Signage a menos que adquieras la versión para empresas.

La versión gratuita limita el almacenamiento en la nube a un gigabyte y es adecuada para eventos pequeños con necesidades de señalización limitadas.

Digital Signage se encuentra disponible para sistemas operativos Windows, MacOS y Linux/Ubuntu.

ScreenHub

3. ScreenHub

Pantalla de administración de reproducción de señalización (vía ScreenHub)

ScreenHub se anuncia como un software gratuito de señalización digital “todo en uno” e incluye diseño de contenidos, gestión y función de reproducción. Este software web te permite controlar la señalización desde cualquier lugar, planificarla con antelación y reproducirla en múltiples pantallas.

Algunas opciones de software de señalización digital recomiendan tipos y tamaños de pantalla concretos, pero la solución ScreenHub se adapta a cualquier tamaño de dispositivo.

ScreenHub se encuentra disponible en Windows, MacOS, Linux/Ubuntu, Android e iOS.

Screenly Open Source Edition

4. Screenly Open Source Edition

Información general de planificación de señalización (vía Screenly)

La edición Open Source es la versión gratuita del software de señalización digital Screenly, desarrollado y respaldado por su comunidad de usuarios.

Puedes usar Screenly para crear paneles en directo, publicidad, pantallas de información, mapas de eventos y menús digitales. El programa detecta automáticamente las dimensiones de tu TV o monitor para renderizar la señalización a la máxima resolución posible. Las funciones de administración de Screenly también te permiten planificar la señalización para mostrarla en bloques de tiempo específicos.

El reproductor de pantalla de Screenly funciona únicamente mediante dispositivos Raspberry Pi (dispositivos pequeños y de placa única que se usan en una gran variedad de tareas informatizadas individuales), y mostrará aquello que quieras presentar, incluidos vídeos, imágenes y páginas web.

ViewNeo

5. ViewNeo

Desarrollo de señalización (vía ViewNeo)

ViewNeo es un software web de señalización digital que ofrece una versión básica gratuita y la opción de actualizar a una solución más sólida. La opción gratuita tiene algunas limitaciones, como el almacenamiento en la nube de un máximo de cinco gigabytes. Además, no permite la ejecución simultánea en múltiples pantallas.

El software ofrece un estudio de señalización para el diseño de nuevos materiales y función de planificación.

ViewNeo se encuentra disponible en Windows, MacOS, Linux/Ubuntu, iOS y Android.

Xibo

6. Xibo

Panel de administración de pantalla (vía Xibo)

Xibo es un sistema de gestión de contenidos de código abierto, completamente equipado y preparado para la señalización digital. El software ofrece funciones de diseño de plantillas, planificación, administración de pantalla, creación de informes de analíticas, permisos de usuario y compatibilidad con la mayoría de tipos de archivos multimedia. La información del código fuente y las distintas funciones adicionales se encuentran disponibles en la página de GitHub del software.

Xibo se creó en 2004 como un proyecto universitario, y desde entonces ha sido desarrollado y respaldado por Spring Signage. La solución ofrece versiones basadas en la nube y acceso mediante aplicación para Android.

El sistema de gestión de contenidos de Xibo se encuentra disponible en Windows y Linux/Ubuntu. Su software de reproducción, que renderiza el contenido para las pantallas, está disponible para Windows y Android, y en el futuro lo estará también para Linux/Ubuntu.