8 gratis en open source ERP-systemen – Enterprise Resource Planning

Het oplossen van gecompliceerde problemen voor je bedrijf hoeft niet te betekenen dat je een astronomisch bedrag moet neertellen voor een Enterprise Resource Planning (ERP-systeem). Exact en SAP mogen dan wel de sector domineren, maar er zijn genoeg gratis, open source ERP-opties om je bedrijf soepel te laten werken.

open source erp

Voordat we die opties gaan bekijken, is een waarschuwing op zijn plaats: het implementeren van een ERP-systeem is niet makkelijk. Soms gaan de implementaties het budget te buiten of nemen te veel tijd in beslag of doen niet wat ze beloven.

Een duidelijk plan, een duidelijk probleem en heldere doelen, dat is het recept voor een succesvolle ERP-implementatie. Maar zelfs een “gratis” ERP-systeem kost je bedrijf tijd en geld.

De verschillende opties worden in alfabetische volgorde weergegeven.

  1. Dolibarr ERP

Dolibarr ERP is erg populair. Dit jaar alleen al is de tool wereldwijd 159.000 keer gedownload van SourceForge, waarvan 1466 keer in Nederland.

open source erp
Dolibarr in actie (Bron)

Dolibarr heeft alles wat een ERP-systeem nodig heeft, met modules voor boekhouding, CRM, HR en voorraadbeheer. Je kunt de functionaliteit uitbreiden tot in het absurde of met waanzinnig gespecialiseerde modules door gebruik te maken van apps die Dolibarr aanbiedt via de eigen Dolistore. Maar je kunt ook je eigen uitbreidingen maken.

Vanwege zijn populariteit wordt Dolibarr regelmatig bijgewerkt en er is een heel actief gebruikersforum voor het oplossen van problemen en voor discussies in het algemeen. Het programma is ook internationaal bijzonder populair, zodat het in verschillende Europese talen, waaronder Nederlands, verkrijgbaar is.

Dolibarr is een prima optie voor bedrijven met interne IT-teams en voor bedrijven die deel willen uitmaken van een grotere ERP-community.

Installatie in de cloud is mogelijk, maar misschien is het slimmer om de hosting te laten verzorgen door een van de partners van Dolibarr. Je kunt reviews lezen over Dolibarr op Capterra.

  1. ERPNext

ERPNext is een open source erp-oplossing gericht op de moderne gebruiker. Het product is bedoeld voor het MKB en wordt aangeboden als een reeks apps. Het hele systeem is ontworpen met het oog op de technisch minder begaafden onder ons, wat zowel een zegen als een vloek is.

gratis erp systeem
Bron: ERPNext

Vanwege zijn eenvoud is ERPNext gemakkelijk te installeren met behulp van formulieren waarin je informatie invoert over je bedrijf en waarbij je in de bekende wizardstijl door het hele proces wordt begeleid. De tool voelt al snel vertrouwd aan vanwege de duidelijke en gebruikersvriendelijke opzet van het systeem.

Een minpunt komt naar voren wanneer het product moet worden uitgebreid vanwege specifieke behoeften waar grotere of complexere bedrijven naar op zoek zijn. Er zijn weliswaar ingebouwde tools voor het ontwerpen van specifieke formulieren en rapporten, maar voor het toevoegen van complexere elementen zul je dieper de code in moeten duiken.

ERPNext is gratis voor vijf gebruikers wanneer het programma online wordt gehost en gratis voor bedrijven van elke mogelijke grootte wanneer het op de servers van het bedrijf zelf wordt geïnstalleerd. Je kunt reviews lezen over ERPNext op Capterra

  1. iDempiere

iDempiere is een volwaardig ERP-systeem en biedt alles van facturering en POS-integratie tot magazijnbeheer en prognoses. Ook al is iDempiere open source, het installeren van een ERP-programma is nooit helemaal gratis. ERP-specialist Chuck Boecking geeft als maatstaf 20.000 tot 100.000 euro uit te trekken voor bedrijven met een omzet van 10 tot 100 miljoen euro.

erp-systeem open source
Bron: iDempiere

Net zoals de meeste open source programma’s vertrouwt iDempiere op ondersteuning vanuit de community voor het oplossen van problemen. Bedrijven kunnen ook de hulp inroepen van specialisten die ervaring hebben met iDempiere.

De software biedt nagenoeg alles wat een ERP-systeem moet kunnen, met productplanning, magazijnbeheer, loonadministratie en tal van andere mogelijkheden.

Hoewel de installatie meer moeite kost dan bij enkele andere opties in deze lijst, is iDempiere een van de meest robuuste open source opties die verkrijgbaar zijn.

  1. MixERP

MixERP is gratis en open source erp software, en draait op het ASP.net-framework. Bij de gratis versie beheer je zelf de hosting en het upgraden, maar toegang tot ondersteuning kost € 44 per probleem (in dollars). Dit is een mooie mix tussen doe-het-zelf en volledige uitbesteding.

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Bron: MixERP

De gratis versie heeft alle toeters en bellen, zoals voorraadbeheer, verkoopbeheer, boekhouding en HR-tools om je bedrijf soepel draaiende te houden. Wel ontbreken er opties voor productie en salarisadministratie, dus zullen grotere bedrijven een van de betaalde cloud of on-premises versies moeten aanschaffen.

  1. Odoo

Odoo biedt één gratis toepassing voor een onbeperkt aantal gebruikers wanneer het systeem online wordt gehost. Het toevoegen van extra apps kost vanaf € 12 per maand tot € 48 per maand, afhankelijk van de app. Maar als je de software on-premises installeert en onderhoudt, is Odoo volledig gratis.

Odoo onderscheidt zich van de andere producten doordat het hele systeem rond een verzameling apps draait. Deze apps verzorgen functies de variëren van magazijnbeheer, productie en verkoopkanalen, tot roosters, websites en inkoop.

gratis erp software
Bron:  Odoo

Voor een maandelijks tarief krijg je toegang tot apps waarmee je een website kunt bouwen, e-commerceportals kunt installeren, een CRM-systeem kunt uitvoeren, enzovoort, enzovoort. Het voordeel hiervan is dat je niet met een overvol systeem komt te zitten wanneer je aan een compacte setup voldoende hebt.

Een duidelijk minpunt van Odoo is het beperkte aantal gratis apps. En net zoals bij andere open source software moet je voldoende technische kennis in huis hebben om het systeem zelf te installeren en uitvoeren. Daartegenover staat dat het toevoegen van meer apps niet onoverkomelijk duur is. Met zijn aanpak op schaal voor gebruikers en functies is Odoo een oplossing die mee kan groeien met je bedrijf.

  1. Openbravo

Openbravo is een op de detailhandel gerichte ERP-oplossing op basis van een modulair systeem. Naar gelang de behoeften van je organisatie kun je kiezen uit drie verschillende versies van de software. Openbravo Community is de gratis, uitgeklede versie van de betaalde Enterprise- en Professional-versies. Deze laatste versies zijn voorzien van enkele premium, commerciële modules, zoals voor financieel beheer en voorraadbeheer, die veel bedrijven noodzakelijk vinden.

open source erp software
Bron: Openbravo

 

Aan het opschalen naar de Professional- of Enterprise-versie is een prijskaartje verbonden, dus vraag Openbravo om een offerte voordat je een definitief besluit neemt.

Net zoals bij Odoo biedt Openbravo’s combinatie van open source en commercieel product gebruikers een ondersteuningsplatform, naast alleen maar communityforums. Maar die ondersteuning is uiteraard niet gratis, wat een nadeel is van de goedkopere optie die open source vaak te bieden heeft.

  1. VIENNA Advantage Community Edition

VIENNA Advantage is een open source ERP-oplossing uit Duitsland. Het kernproduct bestaat uit een ERP- en CRM-module waar de rest van de oplossing omheen draait. Het product heeft een online platform dat je vanaf verschillende apparaten kunt benaderen zodat je je niet hoeft bezig te houden met al die irritante compatibiliteitsproblemen waarmee kleine bedrijven nogal eens te maken hebben.

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Bron: Vienna Advantage

De Community eEdition is een gratis optie voor “ontwikkelaars, techbedrijven en micro-ondernemingen die een basisset aan functies willen implementeren”.

Deze editie heeft geen ingebouwde ondersteuning en je zult iemand met veel technische ervaring nodig hebben om het systeem goed geïnstalleerd te krijgen.

Maar is het systeem eenmaal geïnstalleerd, dan heb je toegang tot een flink aantal gratis modules, zoals voor documentbeheer, boekhouding en rapportage.

Als het product je bevalt en je het beheer ervan naar anderen wilt doorschuiven, biedt Vienna twee in de cloud gehoste oplossingen: een voor het MKB en een voor het grootbedrijf.

  1. xTuple PostBooks

xTuple maakt een reeks ERP- en op productie gerichte producten, maar de kern van al die opties wordt gevormd door PostBooks. PostBooks beheert de centrale functionaliteit van ERP, die wordt aangevuld door de andere producten van xTuple.

gratis erp software
Bron: xTuple

PostBooks geeft vier gebruikers toegang tot nagenoeg alles wat er nodig is voor een bedrijf met één vestiging. Dat betekent voorraadbeheer voor één locatie, boekhouding, facturering, rapportage en andere verkooptools. Je kunt niet werken met meerdere locaties, geavanceerde MRP-tools of andere geavanceerde functies voor planning, maar die kun je later alsnog toevoegen met een van de betaalde versies.

PostBooks past uitstekend bij dienstverlenende bedrijven, omdat deze niet te maken hebben met de geavanceerde vereisten voor productie en voorraadbeheer waarvoor een upgrade nodig zou zijn. Ook voor een kleiner groothandelsbedrijf met één vestiging is PostBooks uitstekend geschikt. Houd er wel rekening mee dat de schaal beperkt is als je het alleen bij de gratis optie houdt.

Conclusie

Bij de hier vermelde open source ERP-opties zit zeker een oplossing voor bijna elk bedrijf. De implementatie is niet altijd even eenvoudig, maar met een duidelijk plan kan ERP je bedrijfsvoering enorm verbeteren.

Als je een uitgebreidere lijst met ERP-opties wilt zien, bekijk dan eens de volledige ERP-lijst van Capterra, compleet met reviews en functiebeschrijvingen.

ERP para pequenas empresas: 44% usam sistemas de gestão empresarial

ERP para pequenas empresas

ERP para pequenas empresas

O aumento de opções de sistemas ERP para pequenas empresas no mercado brasileiro parece estar animando as PMEs (pequenas e médias empresas) do país a deixarem de lado as planilhas de Excel e apostarem por um programa do tipo na hora de gerir vendas, pagamentos e a contabilidade dos negócios.

É o que aponta pesquisa realizada pelo Capterra entre os dias 26 de agosto e 20 de setembro que ouviu 380 trabalhadores de empresas de 23 setores com entre 1 e 250 funcionários de todo o país. 

Do total de ouvidos, 44% afirmam utilizar um sistema de gestão empresarial para o controle financeiro do negócio –33% dizem ainda usar planilhas, 15%, softwares da própria empresa e apenas 7%, papel e caneta.

Vale lembrar que um ERP, sigla em inglês para Enterprise Resource Planning (ou sistema de gestão empresarial), é um grande aliado para a organização das empresas. Com um software do tipo, as companhias podem ganhar eficiência e poupar tempo e recursos reunindo toda as informações em um só lugar, da contabilidade, passando pelo financeiro, gestão de pessoas, estoque, vendas e pagamentos.

ERP para pequenas empresas: destaques do estudo

  • O tamanho é decisivo: PMEs de maior porte alcançam 73% de adoção, enquanto MEIs (microempreendedores individuais) e microempresas não chegam a 30%
  • 45% das empresas planejam adotar um novo sistema –destas, 58% afirma querer gastar entre R$ 30 e R$ 70 por usuário por mês
  • PMEs da área de internet e informática são as que mais adotam ERPs, seguidas por empresas de seguros

Micros x médias

De acordo com a pesquisa, o nível de adoção de ERPs é maior entre as PMEs de maior porte (com entre 101 a 250). Do total de entrevistados que trabalham em empresas deste tamanho, 73%  afirmam utilizar sistemas de gestão empresariais. Entre os MEIs ou que trabalham em empresas de até 5 funcionários, apenas 29% afirmam adotar um software do tipo. 

Os números mostram ainda que o nível de adoção de sistemas ERP no Brasil entre PMEs está ligado ao número de funcionários: quanto menor a empresa, menor o uso. O dado não surpreende, levando em conta que empresas com mais trabalhadores contam com uma maior capacidade de investimento e podem optar por planos de softwares com descontos para um maior número de usuários. 

ERP tamanho empresa

O fato de quase um terço das micros utilizarem esse tipo de sistema, porém, ilustra a diversificação vivida nos últimos anos no mercado de ERP no Brasil. Hoje, soluções na nuvem desenvolvidas no país, como Tiny ERP, Bling, gestãoClick, Cake ERP ou Omie, atendem esse público, com preços mais acessíveis em comparação com as solução que precisam ser instaladas na empresa (on-premise). 

Além dos preços acessíveis, as opções na nuvem trazem o benefício de uma implementação mais ágil, boas opções de mobilidade e serviços integrados de segurança de dados.

Vale lembrar que os ERP instalados nos servidores das empresas implicam custos mais altos tanto com a própria instalação como com a manutenção. Por outro lado, oferecem mais opções de personalização e uma estrutura mais robusta para negócios com planos rápidos de expansão. A escolha depende, portanto, de quais são os objetivos da empresa.   

Investimentos em ERP

O estudo conduzido pelo Capterra também reflete a movimentação vivida pelo mercado de ERP no Brasil: entre todos os ouvidos, 45% afirmam querer investir em um novo sistema. Destes, 58% dizem querer gastar entre R$ 30 e R$ 70 por usuário ao mês. 

Os dados mostram o preço como uma preocupação entre as MEIs e microempresas que querem investir na área: estes tipos de negócio representam 57% do total dos que buscam soluções de até R$ 30 por usuário ao mês. As opções gratuitas, no entanto, estão fora do radar de praticamente todas as empresas, independentemente do tamanho: somente 7% do total de ouvidos diz estar buscando um software grátis. 

ERP preço

A questão dos recursos disponíveis na plataforma pode ajudar a explicar a resistência às versões gratuitas. Tais opções limitam o número de usuários que podem acessar a ferramenta e restringem o uso de determinadas funcionalidades, como notas fiscais que podem ser emitidas, por exemplo. A última é justamente a função mais utilizada entre todos negócios ouvidos, seguida da gestão financeira e de estoque. 

As restrições, portanto, motivam o empresariado a buscar soluções que atendam todas suas necessidades básicas, dica muito importante aos negócios que ainda estudam implementar um ERP. Trata-se, afinal, de não tentar economizar de um lado para depois perder do outro. 

ERP brasileiro é preferido 

ERPs adaptados à legislação brasileira são os preferidos entre as empresas escutadas. 

Segundo a pesquisa, 64% das PMEs estão dispostas a pagar mais por uma solução do tipo. Aqui, novamente, fica clara a maior importância dada pelos negócios à relação entre qualidade e preço na hora do investimento. Afinal, adquirir um software mais barato que não emite notas fiscais, por exemplo, obrigará o empresário a fazer integrações, que podem custar dinheiro.

ERP origem

A língua é outro fator decisivo para as PMEs no momento de investir em um novo ERP: 64% dos ouvidos consideram importante ou muito importante que o software esteja disponível em português.

Tais dados vão na mesma direção dos números do mais recente levantamento anual do uso de TI nas companhias brasileiras feito Fundação Getúlio Vargas (FGV). Segundo a pesquisa, 72% das empresas com até 170 estações de trabalho utilizam softwares nacionais ou que possuem versões em português –TOTVS (48%), SAP (12%), Oracle (8%) e Infor (4%). 

Integrações

Além de perguntar sobre os usos do ERP, o Capterra também buscou saber quais eram os maiores desafios de gestão enfrentados pelas empresas ouvidas.  

Questões ligadas à gestão financeira estavam entre as mais citadas pelos entrevistados, mas o problema número um para a maioria dos ouvidos diz respeito à relação com os clientes. 

Os dados, portanto, apontam na direção de uma boa efetividade na utilização dos ERPs pelas PMEs brasileiras, já que desafios ligados à gestão de contas a pagar ou emissão de notas não ocupam a primeira posição.

Ao mesmo tempo, também mostram a importância da integração dos sistemas ERP com softwares CRM, que são os que podem ajudar os negócios no contato com o consumidor.

Os chamados softwares de gestão de relacionamento com o cliente trabalham como um banco de dados online com os detalhes dos clientes, informações sobre vendas e de marketing. Como um ERP, um CRM ajuda as empresas a mater toda a informação em um único lugar, controlar as atividades dos vendedores e gerar relatórios.

Alguns softwares de gestão possuem módulos de CRM e outros oferecem a possibilidade de integrar o ERP a um CRM externo. 

O importante é ter uma visão ampla do funcionamento do negócio, dos processos internos à gestão do relacionamento e das vendas, o que ajudará as PMEs a garantir mais eficiência e melhorar os ganhos.

gráfico ERP para pequenas empresas

Metodologia da pesquisa

Para para reunir os dados presentes neste texto, o Capterra realizou uma pesquisa online entre os dias 26 de agosto a 20 de setembro em que ouviu  profissionais que trabalham para MEIs, micro, pequenas e médias empresas (de 1 a 250 trabalhadores) de todo o país. O questionário foi enviado para 1.078 pessoas, das quais 380 foram selecionadas por perguntas eliminatórias. Os resultados são representativos da pesquisa, mas não necessariamente da população como um todo.

Quer conferir mais opções de softwares ERP? Veja a lista completa de soluções de gestão empresarial do Capterra.

Welche Kassensoftware braucht dein Unternehmen? Die Top 5 Kassensysteme für die Gastronomie

Kassensystem Gastronomie

Beim Thema Kassensysteme in der Gastronomie herrscht schnell Verunsicherung – gerade in den letzten Jahren hat sich viel geändert und Fehler können viel Geld kosten. Seit dem 1. Januar 2017 gilt die GoBD, im März 2018 ist die DSGVO in Kraft getreten und ab 2020 kommen durch die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) weitere Regeln und Vorgaben hinzu. Viele Kassensysteme, insbesondere Systeme von Anbietern aus dem Ausland, kommen da nicht mehr mit. Für Gastronomen ist es aber unabdingbar, ein zuverlässiges Kassensystem zu haben, das ihnen nicht nur die Arbeit erleichtert, sondern auch alle rechtlichen Vorgaben erfüllt.

Daher haben wir uns näher angesehen, welche Kassensysteme gegenwärtig verfügbar sind, welche davon die nötigen Kriterien erfüllen und welche Vor- und Nachteile die Systeme sonst mit sich bringen. Die Top 5 Kandidaten stellen wir hier vor. Dabei haben wir besonders auf diese Kriterien geachtet:

  • Speziell für die Gastronomie entwickelt
  • GoBD- und DSGVO-konform
  • Aktiv gepflegte, zukunftssichere Systeme, bei denen man davon ausgehen kann, dass sie auch weiterhin alle Auflagen erfüllen (Stichwort: KassenSichV 2020)
  • Funkbonieren als Feature
  • DATEV-Anbindung
  • Integrierte Funktionen zur Kundenbindung in Form von Bons, Gutscheinheften oder ähnlichen

Die Top 5 Kassensysteme für die Gastronomie

Orderbird

Orderbird ist ein iPad-Kassensystem, das durch sein sauberes Interface und die clevere Auswahl an Features besticht – so lassen sich mit Orderbird beispielsweise auch mehrgängige Menüs koordinieren und das Tool fungiert nebenher auch als auf die Gastronomie zugeschnittene ERP-System, selbstverständlich auch mit den entsprechenden Apps für dein Handy, sodass du auch unterwegs den vollen Überblick über die wichtigen Kennzahlen deines Unternehmens hast.

Preise

Zum Einstieg bietet Orderbird ein Hardwarepaket mit der Grundausstattung ab 294 € und jedes zusätzliche Gerät kostet 29 € pro Monat (zzgl. einer Servicegebühr).

Zu wem passt Orderbird?

Orderbird ist das perfekte System für alle, die auf durchdachte Lösungen mit elegantem User Interface stehen – kurz: Wer eine tolle Lösung fürs iPad sucht, wird hier fündig.

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(Quelle: Orderbird)

Gastronovi

Mit Gastronovi setzt du bei der Wahl deiner Hardware auf Flexibilität. Das Softwarepaket lässt sich als Browser-basierte Lösung auf einem PC, einem Terminal oder einfach auf deinem Handy verwenden – dabei ist es auch egal, ob du Windows, Linux oder macOS bzw. Android oder iOS vorziehst. Auch was die Features angeht, zeigt sich Gastronovi flexibel –  es gibt wahnsinnig viele Module und Features zum Dazubuchen, um die Lösung ganz auf deine Bedürfnisse anzupassen. Auf Wunsch fungiert Gastronovi beispielweise auch als ERP-System und bietet tiefe Einblicke in die Umsatzzahlen, Buchungen und sonstige Statistiken.

Preise

Gastronovi gibt es für 49 €/Gerät im Monat (bei einem Jahresvertrag entfallen zwei Monate). Wenn du noch nicht über die nötige Hardware verfügst, bietet dir Gastronovi verschiedene Einsteigerpakete von 699 € bis 1.999€. Hinzu kommen Gebühren für verschiedene Extrafeatures (z. B. Zeiterfassung), die du dazubuchen kannst oder auch nicht. Insgesamt kann die Preisgestaltung bei Gastronovi erst etwas unübersichtlich wirken, am besten fängst du an, dir branchenspezifischen Pakete anzusehen (z. B. das Hotel-Paket oder das Restaurant-Paket) – so bekommt du am leichtesten einen Eindruck davon, was dich Gastronovi kosten würde.

Zum wem passt Gastronovi?

Du suchst eine moderne Lösung, die auf deiner bestehenden Hardware läuft? Oder du willst ein Paket, das du genau an deine Bedürfnisse anpassen kannst? Bei Gastronovi bist du vermutlich an der richtigen Adresse!

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(Quelle: Gastronovi)

Gastrofix

Gastrofix ist ein iPad-Kassensystem, mit Einsatzpotential in allen Arten gastronomischer Betriebe – vom kleinen Restaurant an der Ecke zum Café mit Filialen in mehreren Städten. Gastrofix legt außerdem großen Wert auf die Sicherheit deiner Daten – die Lösung garantiert, dass alle relevanten Daten gesichert bleiben, auch wenn einmal das Internet ausfällt. Die iPad sichern alles Wichtige einfach lokal und warten mit dem nächsten Backup, bis die Internetverbindung wieder geht – theoretisch auch wochenlang, ganz ohne Probleme.

Preise

Gastrofix bietet auf seiner Website keine festen Pakete an, stattdessen kannst du dort den Preisrechner benutzen und dir so einen Eindruck verschaffen.

Zu wem passt Gastrofix?

Gastrofix ist ein toll durchdachtes System, das im Prinzip für jeden die richtige Lösung sein könnte. Falls du an deinem Standort (oder einem deiner Standorte) mit Internetausfällen zu kämpfen hast, ist Gastrofix die perfekte Antwort. Außerdem zeichnet sich die Lösung aus, wenn es gilt viele Filialen zentral zu verwalten.

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(Quelle: Gastrofix)

ready2order

ready2order ist ein umfassendes Komplettpaket mit allen Features, die in der Gastro nötig sind (z. B. Zoneneinteilung, Menügangauswahl oder Happy Hour). Das System läuft plattformunabhängig, ist also auch für Gastronomen geeignet, die nach einem neuen System suchen, ohne gleich neue Hardware anschaffen zu müssen.

Preise

Die Software bietet der Hersteller auf seiner Website in zwei Paketen an – einmal als Standard für 19 € im Monat und einmal als Gastropaket für 29 € im Monat (hier sind die ganzen Gastrofeatures aktiviert). Für beide Pakete werden außerdem 99 € Aktivierungsgebühr fällig. Zusätzlich betreibt ready2order auf seiner Website noch einen Hardwarestore mit allem, was so dazugehört, vom Belegdrucker über die iPads bis hin zur Kassenlade.

Zu wem passt ready2order

ready2order ist ein Allrounder aus Österreich, den du bei deiner Suche nach dem perfekten Kassensystem auf jeden Fall in die engere Auswahl nehmen solltest. Es kann natürlich sein, dass eines der anderen Systeme besser auf deine speziellen Bedürfnisse eingeht oder dass dir Look & Feel eines anderen Produkts besser gefallen – falsch machen kannst du mit ready2order aber eigentlich nichts.

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(Quelle: ready2order)

r_keeper

r_keeper ist eine weitere gut durchdachte Lösung aus Österreich, die vermutlich alle Features bietet, die du brauchst – dabei legt der Hersteller besonderen Wert auf die Skalierbarkeit sowie die Rechtssicherheit seiner Lösung. r_keeper ist modular aufgebaut und extrem anpassbar, mit speziellen Modulen, beispielsweise für Hotels, Restaurants & Bars oder auch Bäckereien & Imbissen. Zudem hat der Hersteller Hardware im Angebot, die speziell für den Einsatz in der Gastronomie entwickelt wurde, beispielweise einen Drucker, der für die Bedingungen in der Küche ausgelegt ist. Wenn man bedenkt, dass Gastronomie oft mit Hitze, Dampf, Fett und Flüssigkeiten einhergeht ist das eine ziemlich gute Idee!

Preise

Über die Preisgestaltung von r_keeper lässt sich im Voraus wenig sagen, da es stark darauf ankommt, welche Module und Funktionen du benötigst. Wenn dich das System überzeugt, wendest du dich am besten direkt an den Hersteller und lässt dich beraten (auch zur Hardware).

Zu wem passt r_keeper

r_keeper ist eine super durchdachte Lösung, die sich an viele unterschiedliche Bedürfnisse anpassen lässt. Das erfordert ein bisschen mehr Initialaufwand als Lösungen, die versuchen allen immer alles zu bieten, hat nach hinten raus aber auch Vorteile. Mit dem Schwerpunkt auf Skalierbarkeit eignet sich die Lösung für alle Betriebe, die sich jetzt schon auf ihr künftiges Wachstum und weitere Filialen einstellen wollen.

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(Quelle: rkeeper)

Kassensystem-Gastronomie

 

Suchst du nach Gastronomie Kassensystemen? Wirf einen Blick auf Capterras Liste der besten Gastronomie Kassensystem Softwarelösungen!

O que é ERP e para que serve?

o que é erp e para que serve

o que é erp e para que serve

O empreendedor que algum dia tenha feito uma busca rápida na rede por softwares de contabilidade ou para controlar o estoque do seu negócio certamente deve ter se deparado com o termo ERP. Muitos talvez tenham ficado com a dúvida: afinal, o que é ERP e para que serve? 

ERP é a sigla em inglês para Enterprise Resource Planning ou sistema de gestão empresarial. O objetivo principal de um sistema ERP é reunir toda a informação de uma empresa em um só lugar, da contabilidade, passando pelo financeiro, gestão de pessoas, vendas e pagamentos. 

Um produtor de cerveja artesanal, por exemplo, precisa saber quanto está gastando em matéria-prima (malte, lúpulo etc.), a quanto vende o produto final, qual o status do pagamento dos fornecedores e em que pé anda o estoque. 

Com um software ERP, é possível ter uma ideia global de todos os processos acima sem ter de reunir toda a equipe em uma reunião. Em resumo, é uma maneira mais simples e eficiente de gerir as vendas e controlar os gastos. 

ERP para pequenas empresas

Grandes empresas estão acostumadas com esse tipo de sistema, mas e para as pequenas, vale a pena ter uma ferramenta do tipo? E mais importante: é possível investir nesse tipo de solução sem gastar muito? 

Se a questão é o custo, a resposta imediata é sim, já que opções open source e gratuitas estão disponíveis. Como tudo na vida, porém, há outros pontos que devem ser analisados pelos pequenos empresários antes de se decidirem por um programa do tipo. Listamos alguns deles a seguir:

É preciso estar atento às necessidades

O crescimento do mercado de tecnologia da informação no Brasil nos últimos anos é notável, e os números comprovam: o país ocupa o 9° lugar no ranking mundial de investimentos em TI, com um total de US$ 47 bilhões (cerca de R$ 177 bilhões) em 2018, segundo dados da Associação Brasileira das Empresas de Softwares (Abes). Em 2008, de acordo com a mesma associação, esse volume era de US$ 15 bilhões, o que representa um crescimento de 21% ao ano.

gráfico do mercado de software no brasil em 2018
Pesquisa Anual dos Investimentos em TI no Brasil (Fonte)

Com novas opções de software surgindo a cada ano, escolher a melhor exige mais atenção dos empresários. Principalmente para quem opta por uma versão grátis, o ideal é perguntar-se: qual tipo de software se encaixa melhor às necessidades do meu negócio? Devo optar por um ERP na nuvem ou instalado localmente em servidores e computadores próprios da empresa? 

A solução para um pequena rede de restaurantes pode não ser a mesma que para uma empresa que atua no varejo. A dica, portanto, é pesquisar, comparar opções e buscar o máximo de informação possível antes de escolher.     

Grátis, mas com limitações

ERPs gratuitos, freemium (que oferecem versões grátis com opções de upgrade pago) e de código aberto costumam disponibilizar apenas funcionalidades básicas na versão grátis, como um número reduzido de notas fiscais que podem ser emitidas ou pouco espaço de armazenamento. Se a empresa precisa cadastrar mais usuários ou deseja automatizar processos ou fazer a integração com outros sistemas, por exemplo, provavelmente terá de migrar para uma versão paga. 

Segundo especialistas, tais opções podem ser uma boa porta de entrada para empresários que testam um ERP pela primeira vez. Se o negócio crescer e a equipe se acostumar com esse tipo de ferramenta, pode ser o momento de testar opções mais completas.  

ERP brasileiro x estrangeiro

Segundo a mais recente pesquisa anual do uso de TI nas empresas, realizada pela Fundação Getúlio Vargas (FGV) com mais de 2.500 respondentes, 48% das empresas brasileiras com até 170 teclados (ou estações de trabalho) utilizam um sistema de ERP da Totvs, empresa nacional com mais de 30 anos de presença no mercado. A segunda opção entre companhias do mesmo tamanho é a alemã SAP, com 12%, seguida pelas americanas Oracle (8%) e Infor (4%). O restante (28%) é dividido entre outras empresas.

gráfico: erp em pequenas empresas
Pesquisa Anual do Uso de TI (Fonte)

Como é possível notar, uma companhia nacional domina metade do mercado das pequenas e médias empresas de menor porte, dividindo espaço com outras gigantes internacionais. 

A questão da escolha entre opções nacionais ou estrangeiras não é novidade e foi abordada em um relatório recente (conteúdo em inglês) da empresa de consultoria Gartner sobre a situação do mercado de ERP no Brasil e que traz uma lista com produtos nacionais destacados nos últimos anos. 

Como ressalta o estudo, empresas brasileiras ou estrangeiras que atuam no Brasil acabam optando por soluções nacionais, que adaptam melhor seus produtos à conhecida complexidade fiscal, contábil e tributária brasileira

É algo que também deve estar na mira dos micro e pequenos no momento de escolher o ERP para a sua empresa. Caso optem por soluções estrangeiras sem um versão local, sejam elas grátis e de código aberto ou pagas, esses empreendedores precisam ter em mente que para dar conta de questões financeiras, por exemplo, terão de provavelmente combinar o software escolhido com soluções externas locais. Isso pode representar um custo extra.

Quer conferir mais opções de softwares ERP? Veja a lista completa de soluções de gestão empresarial do Capterra.

5 key benefits of ERP software for small businesses in the UK

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Glastonbury, Reading, Leeds, Lovebox: festival season is upon us, marking the beginning of summer and that time of the year when we can go and see our favourite bands play live. Usually, we are so caught up in the moment that unless there is a technical problem that requires the concert to be cancelled, we are never exposed to what happens behind the scenes and have no idea of the number of people working to make that gig happen.

Enterprise resource planning (ERP) works quietly in the background and makes sure that departments work well together. And, despite having been around since the nineties, and mainly used in large corporations, it has only been recently that small businesses are benefiting from ERP software. 

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But what is ERP software? Gartner defines ERP software as “a way to automate and support a range of administrative and operational business processes across multiple industries”. To bring this to life, let’s use music again to explain how ERP works in a bit more detail. If your company was a festival, ERP software would be holding the entire production together, providing sound technicians, lighting crew, security staff, etc. 

The functions within a business work like the production company that organises the festival. Logistics, sales, finance and HR each represent a different part within the ERP system. These departments are vital for the correct running of the company, and more often than not they are relying on systems that don’t communicate with each other, working in isolation.

How can ERP software improve business efficiency?

Deciding to implement ERP can significantly impact a company’s performance, regardless of size and revenue. Large enterprises have been using ERP systems to help with their operations for years. Following its acquisition by American food giant Kraft (now Mondelez International) in 2010, Cadbury looked at improving its supply chain system and reduce operation costs. The British confectionery company used SAP to help target the scalability issues they have had in the past, leading to a more efficient supply chain. LG also implemented ERP software to manage global HR processes, moving from manual to automated processes and adding transparency, which improved global communication and operations.

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How can SMEs leverage the benefits of ERP software? We’ll look at the five main benefits of ERP software for small businesses and how it can impact performance, reduce cost and lead to business growth. 

Visibility

One of the main advantages of ERP software is increased visibility within your company,  which can have a significant impact on the business. For example, if your staff is using different software in each department, this may be delaying the decision making process due to the lack of visibility between departments. Accuracy in reporting is also an indirect benefit from increased visibility, as all departments are working together and data is available in one place.

Collaboration

By unifying information from different departments in one place, it promotes collaboration and improves communication. Collaboration is a key aspect for a company to succeed in the long run, and with ERP software it dramatically improves because the information is centralised and uniform.

Streamline processes

Instead of each department working on separate spreadsheets with no communication between them, ERP software automates and streamlines processes, reducing the risk of human error and increasing efficiency.

Cost

As well as streamlining processes and increasing visibility, the advantage of having all the important information in one software application is that you’ll also lower your costs. ERP can help reduce administrative costs associated with manual processes, for example it can provide more accurate data entry and simplified processes.

Security

ERP software can help businesses better control their data through user permission settings. If you have data in both an ERP system and spreadsheets, you run the risk of becoming more vulnerable as attackers can access sensitive data from two different sources. ERP software provides a safe location for data, so make sure that you transfer all relevant data to your ERP software.

ERP systems aren’t just for large corporations and can significantly help a company to work more efficiently by centralising all the key departments in one place, increasing visibility, security and collaboration between departments. 

So, if you are heading to a festival this summer, remember: is the work in the background that keeps the music playing. 

If you want to learn more about ERP software, visit our catalogue to find out what option is best suited to your business.

 

ERP & CRM – Warum eine Integration so wichtig ist

Würfel auf denen ERP und CRM steht

 

Würfel auf denen ERP & CRM steht

Um im Zeitalter der Digitalisierung konkurrenzfähig zu bleiben, müssen sich Unternehmen digitalisieren. Besonders den Bereichen ERP und CRM kommt hierbei eine besondere Bedeutung zu.

Prof. Dr. Schmietendorf zufolge müssen „zumindest die Geschäftsprozesse CRM, ERP und Supply-Chain-Management mit Software unterstützt werden, wenn ich mich als Unternehmen etablieren möchte. Daran führt kein Weg vorbei.“

Die Kundenorientierung ist der wichtigste Faktor in jedem Unternehmen. Wer die immensen Vorteile von Software hier nicht nutzt, wird langfristig gesehen starke Wettbewerbsnachteile im Vergleich zu der digitalisierten Konkurrenz einbüßen. Während sich CRM um die Kunden kümmert, richtet sich ERP-Software an die Verwaltung der restlichen Anspruchsgruppen, Projekte und Prozesse in Unternehmen. ERP-Tools sparen Zeit durch Automatisierung und Optimierung von Verwaltungsprozessen, erhöhen die Produktivität und Transparenz im Unternehmen und verringern menschliche Fehler.

Abgrenzung ERP & CRM

Supply-Chain-Management (SCM) bezeichnet die prozessorientierte Planung und Steuerung entlang der Lieferkette, vom Zulieferer bis zum Kunden. Im Vergleich zu SCM ist ERP-Software viel stärker auf interne Arbeitsprozesse ausgerichtet. So verarbeitet SCM-Software zum Beispiel Daten zu eingehenden Rohstoffen von externen Lieferanten. ERP-Software kann darüber hinaus weitere interne Prozesse wie die Mitarbeiterverwaltung oder Projektplanung abdecken. ERP-Software verwaltet möglichst vollständig die verschiedenen Prozesse im Unternehmen. Die Software deckt verschiedene Unternehmensprozesse ab, die ansonsten mit unterschiedlichen Softwarelösungen gemanagt werden müssten.

Customer Relationship Management (CRM) bezeichnet die Ausrichtung des Unternehmens am Kunden und umfasst die gesamten Planung, Steuerung und Umsetzung der Kundenbeziehungen und den damit zusammenhängenden Prozessen. CRM-Software dagegen kann als Speziallösung für den Vertrieb und die Kundenbetreuung angesehen werden. Durch den Einsatz einer CRM-Software kann das Kundenmanagement zeitsparender ablaufen und deutlich in der Qualität verbessert werden. Ein CRM-System fördert die Kundenzufriedenheit und Kundentreue, wodurch der Umsatz und die Rentabilität optimiert werden.

CRM-Software kann folgendermaßen als Front Office eines Unternehmens angesehen werden, wohingegen ERP-Software das Back Office im Unternehmen darstellt. Es gibt jedoch keine klare Abgrenzung zwischen den beiden Bereichen. CRM kann als Bereich von ERP angesehen werden und einige ERP-Systeme beinhalten CRM-Funktionen.

Vorteile von einer integrierten ERP und CRM Lösung

ERP-Systeme stellen Unternehmensdaten bereit, die anschließend von CRM-Software detailliert analysiert werden kann. Die Auswertung dient Vertriebsmitarbeitern, Kunden gezielt aufgrund ihres Kaufverhaltens anzusprechen und das Unternehmensmanagement kann Prozesse besser planen, steuern und verbessern. Es ist sehr wichtig, dass CRM und ERP zusammenarbeiten, sodass Ressourcen optimal eingesetzt und Geschäftsprozesse effizienter gestaltet werden. Für Mitarbeiter ist es häufig übersichtlich, wenn sämtliche Unternehmensprozesse in einer Software abgebildet sind und sie nur auf ein System geschult werden müssen.

Wenn ERP & CRM Lösungen nicht integrieren, entstehen Reibungsverluste und redundante Daten. Weiterhin sind Prozesse im Unternehmen nicht fließend und können dadurch Entscheidungen negativ beeinträchtigen. Erhält z.B. der Vertriebsmitarbeiter nicht alle Kundeninformationen (wie Zahlungsverhalten und Projekthistorie) aus dem ERP-System kann sich dies negativ auf seinen Kundenbesuch ausüben. Er kann den Kunden nicht optimal beraten oder schließt womöglich einen schlechten Deal mit ihm ab. Wird umgekehrt ein Neukunde gewonnen, kann im ERP-System das gewünschte Produkt bestellt, die Zahlung abgewickelt und an die richtige Adresse versendet werden.

Teilweise bieten CRM-Insellösungen erweiterte Funktionen für die Kundenbetreuung an und richten sich an spezifische Bedürfnisse und Unternehmen. Das Anbieten von CRM-Funktionalitäten in einer ERP Software sollte für Unternehmen nicht ausreichen. Der Anbieter sollte sich bestmöglich auf beide Geschäftsbereiche spezialisieren, um umfassende Features in beiden Geschäftsbereichen zu liefern. Bevorzugen Unternehmen ein separates CRM-System, sollten sie immer darauf achten, dass die verwendete Lösung mit ihrer ERP-Software integriert. Somit können Unternehmen Zeit sparen und die doppelte Datenhaltung und Datenpflege kann vermieden werden.

Integrierte ERP & CRM Tools für KMU

Im Folgenden wollen wir euch zwei Lösungen vorstellen, die ERP & CRM-Funktionalitäten optimal in einer Software vereinen.

Weclapp

Weclapp bietet eine Lösung an, die CRM und ERP vereint. Weclapp ist nicht nur ein sehr gutes CRM-Tool, sondern wurde auch als ERP-System des Jahres 2018 ausgezeichnet. Um Datensicherheit muss man sich bei der Lösung aus Marburg keine Sorgen machen. Daten werden DSGVO-konform in deutschen Rechenzentren gespeichert.ERP & CRM: Abblidung von Weclapp

Weclapp ist ein international bekanntes Cloud-CRM-Tool, welches seinen Nutzern vielfältige Funktionalitäten aus den Bereichen Kundenmanagement, Marketing und Vertrieb bietet. Zu dem Angebot gehören unter anderem Kontaktmanagement, Kampagnenmanagement, Lead- und Chancenmanagement, Chat-Funktionen, Apps für Android und iPhone sowie Integrationen mit Magento, MailChimp, Shopware, Gmail und Office 365. Neben der Funktionsvielfalt und dem ansprechenden und modernen Design besteht ein weiterer Vorteil in der Möglichkeit, das Tool um ERP-Module zu ergänzen. Werden ERP-Funktionen im Unternehmen gewünscht, muss somit kein neues Programm eingeführt und erlernt werden. Auch Apps für Android und iPhone sind verfügbar. Weclapp ist das teuerste der vorgestellten CRM-Tools: Bei einer monatlichen Abrechnung liegt der Preis für das CRM-Modul bei 25 € pro Nutzer und Monat (20 € bei jährlicher Abrechnung).

Unternehmen, die an der weclapp ERP-Lösung interessiert sind, erhalten alle Funktionen, die im CRM-Modul angeboten werden, automatisch und ohne Aufpreis dazu. Weclapp bietet die zwei verschiedenen Module an: ERP Dienstleistung und ERP Handel. ERP Dienstleistung ist auf IT-Dienstleister, Agenturen und Beratungen zugeschnitten und bietet Funktionen aus den Bereichen Auftragsmanagement, Projektmanagement, Aufgabenverwaltung, Dokumentenmanagement, Zeit- und Leistungserfassung sowie Finanzbuchhaltung und Banking. ERP Handel richtet sich nach den Bedürfnissen von Händlern, Produzenten und Onlineshops und stellt zusätzlich zu allen Funktionen des Dienstleistungs-Moduls noch Funktionen für Beschaffung, Lagerverwaltung, Produkt- und Artikelverwaltung, Shopanbindung und POS bereit. Der größte Vorteil neben der Funktionsvielfalt ist die bedürfnisorientierte Bereitstellung spezifischer Funktionen. Dadurch können die Anforderungen der Handels- oder Dienstleistungsunternehmen besser erfüllt werden. Die ERP-Module können mit einem guten Preis-Leistungs-Verhältnis aufwarten: Das Modul ERP Dienstleistung kostet 49 € bei monatlicher und 36 € bei jährlicher Abrechnung, das Modul ERP Handel 99 € bzw. 79 €.

SAP Business One

Im Bereich ERP und digitaler Kern gehört SAP zu den weltweit erfolgreichsten Unternehmen überhaupt. Neben ERP-Lösungen bietet SAP auch verschiedene intelligente Technologien an, beispielsweise für Machine Learning und das Internet of Things. Vor allem unter Großunternehmen ist der Anbieter beliebt und bietet vielfältige Lösungen. Mit SAP Business One richtet sich SAP jedoch auch an kleine und mittlere Unternehmen.

ERP & CRM: Screenshot von SAP Business One

Die besonderen Stärken dieser Lösung liegen in den Bereichen Flexibilität und Skalierbarkeit. Die Lösung lässt sich mit über 500 Modulen anpassen und mit fast beliebigen Funktionen erweitern. Neben Funktionen aus Finanzmanagement, Einkaufs- und Bestandskontrolle und Analyse und Berichte bietet SAP zahlreiche Funktionen aus dem Bereich Vertriebs- und Kundenmanagement an. Weiterhin kann SAP Business One mit der SAP HANA Cloud integriert werden, welche intelligentes ERP & CRM anbietet, das z.B. Machine Learning unterstützt. Unternehmen können somit einfach zu dem Tool wechseln, wenn sie fortgeschrittenere Technologien einsetzen wollen. Die CRM Plattform von SAP (C/4HANA Cloud) teilt sich in die verschiedenen Module Kundendaten, Vertrieb, Marketing E-Commerce und Service ein und unterstützt Unternehmen dabei vertrauensvolle und dauerhafte Kundenbeziehungen aufzubauen.

SAP Business One ist als On-Premise- oder Cloud-Lösung verfügbar. Aufgrund der extrem modularen Struktur lässt sich hier nicht viel über die Preisgestaltung von SAP Business One sagen. Der Vorteil ist, dass SAP in Bezug auf verwendete Module und Benutzerzahlen flexibel mit der Entwicklung des Unternehmens mitgeht. Der Nachteil der Software ist, dass ihre Benutzerfläche leider etwas starr und unmodern wirkt.

ERP-Einführung: 3 wichtige Maßnahmen für den Erfolg

Frau und Diagram mit Symbolen zur ERP Einführung

Frau und Diagram mit Symbolen zur ERP Einführung

Zwei Dinge sollten alle Projektmanager*innen im Hinterkopf behalten, noch bevor sie mit der ERP-Implementierung beginnen:

·       Die durchschnittliche ERP-Systemeinführung dauert um die 21 Monate.

·       74 Prozent der Unternehmen überziehen ihr Budget.

 

21 Monate konstanter Wandel – das ist ein langer Zeitrahmen für eine Übergangsphase. Und das ist nur ein Teil der Herausforderungen, die bei der ERP-Einführung auf einen zukommen. Warum also entscheiden sich Unternehmen für ein neues ERP-System und wie kann dieser Prozess einfacher gestaltet werden?

 

Unseren Daten zufolge wollen 71 % der möglichen ERP-Käufer*innen in eine neue ERP-Lösung investieren, weil sie ein integriertes System für ihre HR-, Buchhaltungs- und Herstellungsmodule benötigen. 31 % sagen, dass ihr aktuelles System mit der Auslastung überfordert ist.

 

Diese Zahlen unterstreichen zwei Trends, die derzeit bei der Investition in ERP-Lösungen auszumachen sind:

·       Unternehmen möchten voneinander getrennte Abteilungen verbinden, die bis dahin unterschiedliche Software eingesetzt haben, um ähnliche Daten zu erheben, einzugeben und zu analysieren.

·       Unternehmen müssen ihre Software an ihr Wachstum anpassen.

Es ist nicht einfach, diese Ziele über einen langen Zeitraum zu verwirklichen – und Unternehmen, die bei der ERP-Implementierung nicht genügend Sorgfalt walten lassen, riskieren, zu den 50 bis 60 Prozent zu gehören, die Gartner zufolge durch ihre eigenen ERP-Initiativen ins Hintertreffen geraten (Inhalte für Gartner-Kunden auf Englisch verfügbar).

 

Im Folgenden werden die drei wichtigsten Maßnahmen besprochen, die jedes Unternehmen für eine erfolgreiche ERP-Einführung ergreifen muss.

 

Wir führten außerdem Interviews mit Jonathan Gross, Managing Director bei Pemeco Consulting, und Jeff Carr, Gründer und CEO bei Ultra Consultants, um ein besseres Verständnis davon zu erlangen, wie Unternehmen die einzelnen Schritte bei der ERP-Implementierung effizient durchführen und so besser den oben genannten Herausforderungen begegnen können.

1. Geschäftsprozesse vor der ERP-Einführung überprüfen

Die Überprüfung von Geschäftsprozessen sollte eigentlich einer ERP-Implementierung vorausgehen. Dies ist ein wichtiger Schritt, damit die gewünschten Auswirkungen voll zum Tragen kommen. Hierbei identifizieren Unternehmen Bereiche, in denen sie Einsparungen vornehmen und die Effizienz steigern können, indem Geschäftsprozesse abgeschafft werden, die entweder nicht mehr zum Unternehmen passen oder bei der neuen ERP-Systemeinführung überflüssig werden.

Gross zufolge sollten sich Führungskräfte folgende Fragen stellen, bevor sie einen Geschäftsprozess vor der Implementierung einstellen:

  • Wird mein Unternehmen Vorteile durch diese Änderungen haben?
  • Werden diese Vorteile die Implementierungskosten einer ERP-Lösung aufwiegen?
  • Kann mein Unternehmen von den Vorteilen dieser Änderungen während des ERP-Projekts profitieren?

Carr empfiehlt, einen Vergleich und eine Analyse des Geschäfts vor und nach der ERP-Implementierung durchzuführen. „Anstatt den aktuellen Status in ein neues ERP-System zu überführen, sollte der Projektschwerpunkt auf der Wertsteigerung des Unternehmens liegen. Unseren Untersuchungen zufolge scheitern ERP-Projekte mit Abstand am häufigsten daran, dass der aktuelle Status und der angestrebte Status nicht ausreichend verstanden und dokumentiert werden.“

2. Einen lückenlosen Änderungsmanagementplan unter Berücksichtigung von Menschen, Prozessen und Technologie entwerfen

58 Prozent der von einer ERP-Implementierung Betroffenen haben die Änderungen als sehr schwierig oder schwierig beschrieben. Werden Teams nicht ausreichend über die Auswirkungen der ERP-Systemeinführung informiert, werden sie sowohl davor als auch danach einen Mangel an Unterstützung zeigen oder sogar Widerstand leisten.

Der Schwerpunkt liegt zwar auf der effizienten Einbindung des Änderungsmanagements während der ERP-Einführung, doch genau an dieser Stelle bietet sich auch eine gute Gelegenheit für weitere Neuerungen im Unternehmen.

Gross ist der Meinung, dass gutes Änderungsmanagement „Menschen, Prozesse und Technologien“ abdeckt und gibt folgende Bereiche an:

  • Projekt-Governance
  • Projekt- und Risikomanagement
  • Fortbildung und Kommunikation
  • Business Process-Reengineering und Testen
  • Annahme durch die Nutzer*innen

Anstatt das Änderungsmanagement als Phase zu betrachten, sollten Unternehmen Carr zufolge Änderungen während des gesamten Projekts vornehmen und dabei auch die Kultur der einzelnen Teams berücksichtigen.

Carrs Ansicht nach sollten Führungskräfte einen lückenlosen Change Management-Plan entwerfen, der Aktivitäten und Phasen umfasst, in denen die in der nachstehenden Grafik aufgeführten zentralen Ziele erreicht werden.

ERP-Änderungsmanagement Plan zur ERP-Einführung

3. Den Kommunikationsplan effektiv gestalten und früh genug umsetzen

Das Project Management Institute fand 2017 durch eine Umfrage heraus, dass die zwei wichtigsten Fehlerursachen von strategischen Initiativen ein „Mangel an klar definierten Zielen“ und „schlechte Kommunikation“ sind.

In diesem Schritt sollten Unternehmen auf die Ergebnisse der ersten hier aufgeführten Implementierungsphase zurückblicken. Sobald Geschäftsprozesse reduziert und der zukünftige Status des Geschäfts definiert wurde, können die Funktionen und Erwartungen an die neue ERP-Lösung effektiv kommuniziert werden.

Carr betont: „Alle Beteiligten müssen sich darüber im Klaren sein, welche Auswirkungen das neue ERP-System auf ihre eigenen Abteilungen und das gesamte Unternehmen hat. Neue Funktionen, neue Prozesse und der erwartete Wert nach der Implementierung müssen klar kommuniziert werden. Veränderung findet nur statt, wenn darüber ein gemeinsames Verständnis herrscht.“

Auch der Gartner-Bericht „Create Expectations About Success With Postmodern ERP, Don’t Just Manage Them“ (der vollständige Artikel steht Gartner-Kunden auf Englisch zur Verfügung) zu Erwartungen bei ERP-Initiativen kommt zu ähnlichen Ergebnissen. Der Untersuchung zufolge werden 50 bis 60 Prozent der ERP-Initiativen „auf die ein oder andere Art und Weise durch das eigene Unternehmen beeinträchtigt. Dies führt zu einer Kluft zwischen den Erwartungen der Endnutzer und dem letztendlichen Ergebnis.“

Gross ist der Meinung, dass ein guter Kommunikationsplan sechs Ziele verfolgen sollte:

  • Sichtbarmachung der ERP-Initiativen für das gesamte Unternehmen
  • Festlegen einer Struktur für Nachrichten und Inhalte
  • Festlegen von Kommunikationsstrukturen, -medien und -methoden
  • Schaffen von Strukturen für Feedback und Zusammenarbeit
  • Bewusstseinsschaffung bei Stakeholdern und Geschäftspartnern
  • Erleichterung des Managements eines komplexen, funktionsübergreifenden Projekts

Carr definiert weiterhin einen guten Kommunikationsplan als eine Vorgehensweise, bei der nicht nur grobe Termine und Projektpläne für das ganze Unternehmen vorgegeben werden. Stattdessen sollten Führungspersönlichkeiten die folgenden drei Kommunikationsmethoden zur Weitergabe von Updates, Zielen und Terminen nutzen:

Maßnahmen zur ERP-Einführung

Der nächste Schritt der ERP-Einführung

Wurde mit der ERP-Implementierung noch nicht begonnen und das Unternehmen befindet sich noch in der Findungsphase? GetApp bietet eine Übersicht über ERP-Systeme, die miteinander verglichen werden können.

 

Quels sont les meilleurs concurrents de SAP pour les PME ?

concurrent sap

Ce post a été publié pour la première fois en avril 2017, puis mis à jour en mai 2019.

concurrent sap

SAP est incontournable dans le monde des affaires, c’est la plus grande entreprise mondiale de logiciels interentreprises et le quatrième plus grand fournisseur indépendant de logiciels. Cependant, il ne convient pas à tout le monde, et si vous êtes une petite entreprise à la recherche d’un logiciel ERP, il est recommandé de se renseigner sur les concurrents de SAP afin de disposer d’une alternative.

SAP vend des solutions, des plateformes et des systèmes pour entreprises de toutes tailles. Son produit le plus populaire est sans doute la solution sur site SAP ERP, qui est conçue pour aider à gérer l’intégralité d’une entreprise : opérations, logistique, finances et capital humain.

L’offre ERP de SAP est une puissante solution sur site qui excelle dans le service aux grandes entreprises, mais elle n’est pas la meilleure pour les PME (SAP a d’ailleurs d’autres options pour cette catégorie). Il est difficile de désigner un équivalent exact de SAP pour les petites entreprises, car elle offre un large éventail de caractéristiques et de fonctionnalités, mais nous avons examiné des solutions cloud qui offrent des fonctionnalités de gestion d’entreprise plus adaptées aux petites entreprises.

Les meilleures alternatives à SAP pour les PME

Voici les différents critères à prendre en compte au moment de choisir votre ERP. Vous en trouverez une explication détaillée pour chaque outil concerné :

  • Coût
  • Intégrations
  • Taille de l’entreprise
  • Application mobile
  • Avis d’utilisateurs
  • Flexibilité
  • Formation
  • Flexibilité
  • Facilité d’implémentation
  • Assistance
  • Mises à jour régulières

Salesforce

système erp sap

Points forts : coût, intégrations

Coût
Les solutions ERP locales peuvent être extrêmement coûteuses pour une petite entreprise : vous devez obtenir vos propres serveurs, avoir un département technique solide (ou au moins un technicien) pour maintenir le système et, en raison du coût élevé, vous devez vous engager pour une solution à long terme.

Salesforce est très connu dans le secteur, et l’un des rares grands concurrents de SAP. Disponible à partir de seulement 22 € par mois, Salesforce offre également une version d’essai gratuite (aucune carte de crédit n’est nécessaire pour vous inscrire). Si vous cherchez à savoir à quoi ressemble l’un des plus célèbres logiciels du secteur, essayez-le. Mais attention, Salesforce peut facilement revenir cher si votre entreprise commence à se développer rapidement. Dans ce cas, jetez un œil à notre page sur les solutions CRM pour découvrir les autres logiciels disponibles.

Intégrations
L’un des grands avantages des solutions cloud (ou hybrides) par rapport aux solutions sur site, c’est leur facilité d’intégration. Une solution sur site est adaptée à votre configuration et les éventuels problèmes d’intégration seront plus difficiles à résoudre.

Avec ses 260 intégrations, très peu de solutions offrent autant d’intégrations que Salesforce. Certes, certains des logiciels intégrés sont des produits Salesforce, mais il y a aussi un grand nombre des applications et des services SaaS les plus connus, tels que Gmail, MailChimp et QuickBooks Online.

“L’intégration sur plusieurs plateformes est également un atout majeur de Salesforce par rapport à ses concurrents puisqu’il est le CRM le plus largement utilisé”, dit un utilisateur.

Fonctionnalités phares : pipelines de ventes, historiques de contact, intégrations

Prix : à partir de 22 €/mois
Disponible en français : oui

TradeGecko

alternative progiciel sap

Point fort : taille de l’entreprise

Comme mentionné plus haut, SAP ERP a été conçu pour de grandes entreprises. Si vous êtes une PME, il pourrait être plus sage de chercher un produit qui a été conçu spécialement pour une entreprise de votre taille.

TradeGecko est un excellent outil pour aider à gérer votre entreprise. Il brille en particulier par ses capacités de gestion des stocks. Il est aussi beaucoup moins cher, avec des tarifs débutant à 34 € par mois. Un utilisateur écrit : “Si la gestion de l’inventaire est un aspect important de votre entreprise, mais que vous n’êtes toujours pas en mesure de personnaliser ou d’externaliser le développement, alors TradeGecko est un excellent choix. Nous l’avons utilisé pour intégrer tout notre commerce en ligne et il a parfaitement fonctionné jusqu’à présent.”

Fonctionnalités phares : centralisation des données, synchronisation des canaux de vente, automatisation de l’inventaire

Prix : à partir de 34 €/mois
Disponible en français : non

Bitrix24

sap progiciel

Points forts : application mobile, mises à jour régulières

Application mobile
SAP ERP ne dispose pas d’une application mobile, ce qui est un problème si vous êtes une petite entreprise, car vous perdez en flexibilité et en réactivité. Heureusement, il y a beaucoup de concurrents de SAP qui ne tiennent qu’à offrir des applications mobiles.

Bitrix 24 cherche à être un outil d’organisation pour les entreprises qui ont besoin d’un logiciel aux fonctions variées qui leur facilite le travail. Les deux applications Android et iOS de Bitrix ont reçu des notes élevées (4 et 4,5 étoiles sur 5). Les utilisateurs signalent que l’application s’améliore en permanence avec chaque mise à jour. L’interface de cet outil reçoit moins d’éloges, mais les utilisateurs s’accordent à dire qu’il possède toutes les caractéristiques nécessaires.

Mises à jour régulières
Il est essentiel que votre logiciel de gestion d’entreprise soit régulièrement mis à jour. Améliorations de la capacité mobile, nouvelles fonctionnalités, corrections de bugs et correctifs de sécurité : autant d’exemples de mises à jour qui peuvent être facilement implémentées via le cloud, à l’inverse des solutions locales.

Comme mentionné ci-dessus, Bitrix24 fournit fréquemment des mises à jour et, selon les avis des utilisateurs, informe ses utilisateurs en détail au sujet de chaque mise à jour. Un utilisateur sur GetApp a écrit : “Le logiciel peut sembler un peu complexe au début, et il manque encore des fonctionnalités, mais j’espère que cela va bientôt se rattraper, car les nouvelles versions sont relativement fréquentes.” La solution est placée en troisième position dans la catégorie Gestion d’entreprise du classement GetRank.

Fonctionnalités phares : groupes de travail, outils de planification, CRM

Prix : à partir de 34 €/mois
Disponible en français : oui

WORK[etc]

logiciel erp sap

Points forts : avis d’utilisateurs, formation

Avis d’utilisateurs
L’avantage des logiciels cloud, c’est qu’il est très simple de savoir ce que les autres utilisateurs en pensent. Consultez toujours les avis des clients et les notes des produits lors de vos achats en ligne.

Formation
Pour maîtriser une solution sur site, les employés devront suivre une formation. Vous trouverez sur Internet tout un tas de documentation sur SAP ERP pour vous aider à démarrer, mais l’idéal serait que vous ayez quelqu’un qui puisse répondre à vos questions et résoudre les problèmes, ce que les petites entreprises ne peuvent pas souvent se permettre.

Au moment de choisir une solution cloud (ou sur site), la difficulté peut être de trouver un service client convenable. Avec WORK[etc], ce n’est pas un souci. Un utilisateur écrit : “J’avais vraiment besoin d’un système qui dispose d’un excellent service client afin qu’ils puissent nous aider à identifier la meilleure façon d’utiliser le système […]. Je n’ai JAMAIS connu un service d’assistance comme celui-ci, et j’ai pourtant essayé plusieurs plateformes.”

Bien qu’il soit principalement axé sur la gestion de la relation client, les utilisateurs déclarent que WORK[etc] est bien plus que cela. Il offre une myriade de fonctionnalités, comme l’assistance mobile, qui vous aide à facilement intégrer l’application à votre entreprise. Il est aussi classé numéro 1 des logiciels de gestion d’entreprise en ce qui concerne les avis des utilisateurs sur GetRank, le classement de GetApp.

Fonctionnalités phares : CRM, gestion de projet, facturation

Prix : à partir de 69 €/mois
Disponible en français : oui

QuickBooks Online

concurrent sap pme

Point fort : flexibilité

Flexibilité
SAP ERP est conçu pour de grandes entreprises, ce qui signifie qu’il contient de nombreuses fonctionnalités et est facile à contrôler et à personnaliser. C’est le logiciel à utiliser lorsque votre entreprise sera devenue une organisation importante et à succès, mais il ne vous aidera pas à développer votre jeune entreprise.

Bien qu’il soit axé sur la comptabilité, QuickBooks est une excellente alternative à SAP pour la gestion et l’organisation des finances d’une entreprise en croissance. Start-up ou grande entreprise, il est capable de gérer toutes les situations, mais avec un tarif débutant à 9 € par mois, il est accessible aux petites entreprises.

Un utilisateur, affirme : “[QuickBooks] est une excellente application pour les petites entreprises et possède sans doute toutes les fonctionnalités nécessaires pour gérer votre comptabilité et vos rapports.”

Fonctionnalités phares : suivi des dépenses, flux de trésorerie, module de déclaration TVA

Prix : à partir de 9 €/mois
Disponible en français : oui

WorkflowMax

sap pour les pme

Point fort : facilité d’implémentation

Les solutions sur site sont coûteuses et nécessitent la contribution d’experts pour l’installation ; si vous n’avez aucune expérience avec ces solutions, cela sera encore plus difficile. Il faut en général plus d’un seul clic pour installer les logiciels cloud, en particulier ceux conçus pour la finance, mais ils sont généralement plus faciles et rapides à installer qu’une solution sur site.

Les utilisateurs qui laissent leur avis sur GetApp aiment WorkflowMax. Une des principales raisons est la facilité avec laquelle il s’implémente dans leurs entreprises et fonctionne avec le logiciel Xero, issu de la même société mère. Un de ces utilisateurs déclare que la solution facilite le processus d’achat : “Ce qui est formidable, c’est que les informations se transmettent directement à Xero pour créer une facture, ce qui réduit donc le temps de facturation.”

Fonctionnalités phares : devis complexes, suivi du temps, intégrations

Prix : à partir de 13 €/mois
Disponible en français : non

BrightPearl

concurrent sap

Point fort : assistance

Comme précédemment mentionné, un des avantages des solutions sur site est qu’elles sont spécifiquement adaptées à chaque entreprise. Mais le revers de la médaille, c’est que vous pourriez avoir besoin de quelqu’un sur place qui connaisse les spécificités de votre version pour résoudre les éventuels problèmes.

Sur GetApp, les utilisateurs rapportent que BrightPearl dispose d’une équipe d’assistance fiable et bienveillante (disponible par e-mail 24h/24, 7j/7). Le logiciel affiche une excellente note pour le service client sur GetApp.

Une utilisatrice écrit : “D’abord, les réponses à vos problèmes ou requêtes sont rapides (et vous n’avez pas l’impression de parler à un robot). Ensuite, quand ils vous disent qu’ils sont en train de résoudre un problème ou un bug, ils sont vraiment en train de le faire. L’équipe d’assistance fait des changements et des mises à jour fréquemment, essayant toujours d’améliorer le logiciel. C’est quelque chose que j’apprécie vraiment en tant que cliente.”

Autre indicateur d’une assistance à l’écoute : ils répondent de manière active aux préoccupations des clients sur la page des avis des utilisateurs de GetApp.

Fonctionnalités phares : mise à jour en temps réel, gestion des stocks, rapports de rentabilité

Prix : non disponible
Disponible en français : non

Et vous, quels concurrents de SAP recommandez-vous ?

SAP ERP est une excellente et complète solution sur site, mais elle peut aussi être très coûteuse et complexe pour une PME. Les solutions cloud, elles, fournissent aux plus petites entreprises plus de flexibilité dans leur déploiement et leur coût. Si vous êtes une PME, il est donc conseillé de faire le tour des options existantes chez les concurrents.

Si nous avons oublié certains logiciels dans notre liste de concurrents de SAP ou si vous souhaitez faire plus de recherches, consultez nos listes de logiciels de gestion d’entreprise pour découvrir les alternatives options et les comparer.

En quoi les logiciels ERP sont-ils utiles aux TPE et PME ? Quels sont les meilleurs ?

logiciels ERP pour PME

À l’heure actuelle, beaucoup de TPE et de PME estiment pouvoir se passer d’un système de gestion intégré. Et pourtant, un logiciel ERP est un sérieux atout pour une PME ou une TPE. Chaque société doit décider en interne des domaines qui seront pris en charge par un logiciel, des logiciels qui se révèleront les plus utiles, du budget à allouer à ces produits et évaluer le degré d’expérimentation de l’organisation. En général, ce sont les domaines classiques et nécessaires d’un point de vue commercial qui doivent être gérés par un logiciel.

logiciels ERP pour PME

“Enterprise Resource Planning” (“progiciel de gestion intégré”) est un terme à la signification plutôt vague car il englobe divers concepts. Les systèmes ERP aident les entreprises à planifier et à gérer les ressources telles que les produits et les commandes. Les différents fabricants couvrent plusieurs secteurs d’activité grâce à leur logiciel ERP. Ce qu’on trouve le plus souvent, ce sont des combinaisons des modules de finance et comptabilité, de gestion de projet, de gestion des marchandises, de logistique, de production et d’approvisionnement.

Les outils ERP permettent de gagner du temps, de limiter les erreurs humaines et d’économiser de l’énergie, qui peut alors être consacrée à d’autres tâches administratives complexes. Les solutions ERP servent à développer l’idée principale sur laquelle repose l’entreprise et à élargir la base de clientèle. Elles couvrent divers processus qui, dans le cas contraire, auraient dû être gérés par des solutions individuelles. L’interaction des modules et la centralisation de la gestion des données constitue une approche qui garantit une plus grande clarté ainsi qu’une transparence accrue pour tous les domaines de l’entreprise.

C’est pour toutes ces raisons que les petites entreprises se tournent de plus en plus vers les systèmes ERP, afin d’assurer le bon fonctionnement de leurs pratiques et activités commerciales dès le départ. Elles disposent moins souvent de ressources en termes d’IT, d’expertise et de professionnels nécessaires à la mise en place de logiciels.

Un logiciel ERP pour PME ou TPE doit donc répondre à plusieurs critères :

  • Il doit être facile à installer.
  • Il est ergonomique et intuitif, même pour les collaborateurs non formés.
  • Flexible, il doit pouvoir s’adapter à l’organisation et à ses divers processus.
  • Évolutif, il encourage la croissance d’une petite entreprise.
  • La compatibilité avec d’autres programmes est un atout majeur lors de la transition vers un système ERP.

Nul logiciel n’est parfait, et les systèmes ERP présentent aussi quelques inconvénients. La mise en place est chronophage et peut avoir un certain coût. Toutefois, en optant pour une solution ERP dans le cloud, les frais engendrés sont payés sur une base mensuelle, ce qui réduit le risque de mauvais investissement, en plus d’économiser sur les frais de matériel et d’installation. Si vous optez pour un système dans le cloud, la protection des données doit être votre principale préoccupation. On y trouve non seulement les données de l’entreprise, mais aussi des informations sur vos clients ou vos partenaires professionnels. Les outils que nous vous présentons ici sont conformes au RGPD et peuvent être utilisés sans la moindre hésitation.

Top 3 des logiciels ERP pour PME et TPE

logiciels ERP pour PME

SAP Business One

SAP est l’une des sociétés les plus performantes au monde dans le domaine des ERP et des noyaux numériques. Outre les solutions ERP, SAP propose aussi diverses technologies intelligentes relatives aux machine learning et à l’Internet des objets. C’est un fournisseur particulièrement apprécié des grandes entreprises et offrant un large éventail de solutions. Avec SAP Business One, SAP s’adresse aux petites et moyennes entreprises. Les points forts de cette solution résident dans sa flexibilité et son évolutivité. Elle s’adapte à plus de 500 modules et peut être complétée par pratiquement toutes les fonctions imaginables. Outre la gestion financière, le contrôle des fichiers et des achats, la gestion des clients et des sociétés ainsi que l’analyse et le reporting, SAP Business One comporte aussi une plateforme de Business Intelligence. SAP Business One peut également être intégré à SAP HANA Cloud, qui propose un système ERP intelligent et favorise notamment le machine learning. Les entreprises peuvent donc adopter facilement cet outil si elles désirent utiliser des technologies plus avancées. SAP Business One est disponible en logiciel en version bureau ou dans le cloud. En raison de sa structure extrêmement modulaire, il est difficile de parler des tarifs de SAP Business One. L’avantage, c’est que SAP peut accompagner avec souplesse l’évolution de l’entreprise en matière de modules et de nombre d’utilisateurs.

Sage 50cloud

Sage 50cloud est un logiciel de Sage destiné au traitement des commandes, à la gestion des marchandises et à la comptabilité. Il est conçu pour répondre aux besoins des fondateurs, des travailleurs indépendants et des petites entreprises. La solution permet de gérer clairement les offres, les factures, les bons de livraison, les articles, les clients ainsi que les stocks et les mouvements du magasin. Outre les fonctions de traitement des commandes et de gestion des marchandises, le logiciel se concentre également sur la comptabilité. Sage est connu pour sa comptabilité et propose une saisie simple des documents, l’enregistrement des recettes et des dépenses, de même que les excédents de recettes. Une fois que les besoins de l’entreprise et des logiciels ont changé, il est possible de passer à Sage 100cloud. Ce dernier propose aux clients une solution ERP complète et se divise en différents modules : gestion des marchandises, comptabilité et production. Les deux versions sont disponibles version bureau ou dans le cloud. Sage 50cloud peut être testé gratuitement et l’abonnement démarre à 25 € H.T. par mois pour deux utilisateurs.

Oracle Netsuite

Oracle propose des solutions adaptées aux besoins de différents types d’entreprises, tant les entreprises familiales que les sociétés à croissance rapide. Ces solutions incluent également le logiciel Netsuite, spécialement conçu pour les petites entreprises. Les utilisateurs bénéficient d’un système ERP léger qui évolue avec l’entreprise et offre des fonctions dans des domaines tels que l’administration financière, la gestion des clients et des commandes, la production, la gestion de la chaîne logistique, la gestion des entrepôts, les achats et l’e-commerce. L’avantage majeur de cette solution est son évolutivité. Les entreprises peuvent démarrer rapidement grâce à une solution simple et passer ensuite à une version plus complète d’Oracle. L’inconvénient du fournisseur réside cependant dans la transparence des prix, puisque les entreprises doivent contacter Oracle pour obtenir cette information.

Les outils que nous venons de présenter sont tous d’excellents systèmes ERP pour PME et TPE. Quant à choisir celui qui vous convient le mieux… tout dépend des caractéristiques de votre entreprise !

 

Ein ERP-System für kleine Unternehmen: brauche ich das wirklich und welches eignet sich am besten?

Das Wort ERP und Symbole dazu

Das Wort ERP und Symbole dazuKleine Unternehmen denken häufig, dass sie keine ERP-Software benötigen. Dies ist jedoch falsch! Jedes Unternehmen muss zwar individuell für sich entscheiden, welche Bereiche mit Software unterstützt werden sollen, welche Softwareprodukte dafür am sinnvollsten sind, wie viel für Produkte ausgegeben werden kann und wie hoch die Experimentierfreude im Unternehmen gegenüber Software ist. Allgemein betrachtet kann man an dieser Stelle jedoch sagen, dass die „klassischen Bereiche”, die man betriebswirtschaftlich braucht, immer mit Software unterstützt sein müssen.

„Zumindest die Geschäftsprozesse CRM, ERP und Supply-Chain-Management müssen mit Software unterstützt werden, wenn ich mich als Unternehmen etablieren möchte. Daran führt kein Weg vorbei.“ – Prof. Dr. Schmietendorf

Enterprise Ressource Planning ist ein sehr schwammiger Begriff. ERP-Systeme unterstützen Unternehmen bei der Planung und Steuerung von Ressourcen wie Produkten und Bestellungen. Verschiedene Hersteller decken unterschiedliche Unternehmensbereiche mit ihrer ERP-Software ab. Meistens findet sich jedoch eine Kombination der Module Finanz- und Rechnungswesen, Projektverwaltung, Warenwirtschaft, Logistik, Produktion und Beschaffung wieder.

Warum sind ERP-Tools wichtig?

ERP-Tools sparen Zeit, verringern menschliche Fehler und sparen Energie, die sonst auf lästige Verwaltungsaufgaben aufgewendet werden müsste. Diese kann dann stattdessen verwendet werden, um die Kernidee des neuen Unternehmens weiterzuentwickeln oder den Kundenkreis zu erweitern. Mit einem ERP-System werden verschiedene Unternehmensprozesse abgedeckt, die ansonsten durch einzelne Insellösungen gemanagt werden müssten. Dadurch gibt es keine Probleme bei Modulschnittstellen und die Datenpflege muss lediglich in einem System getätigt werden. Das Nutzen eines zentralen Systems sorgt für mehr Übersichtlichkeit sowie eine deutlich erhöhte Transparenz über verschiedene Unternehmensbereiche hinweg.

Aus diesen Gründen setzen auch kleine Unternehmen immer häufiger auf ERP-Systeme, um von Beginn an den reibungslosen Ablauf ihrer Geschäftspraktiken und -aktivitäten zu unterstützen. Kleine Unternehmen verfügen häufig über weniger IT-Ressourcen, Fachwissen und Fachkräfte, die für die Implementation von Software benötigt werden. Daher ist es wichtig, dass ein ERP-System für kleine Unternehmen einige Kriterien erfüllt.

Welche Kriterien ein ERP-System für kleine Unternehmen erfüllen soll

  • Die ERP-Software soll einfach zu implementieren sein.
  • Die Software soll benutzerfreundlich und auch für ungeschulte Mitarbeiter leicht erlernbar sein.
  • Die Software soll flexibel sein, um sich an das Unternehmen und die individuellen Prozesse anpassen zu können.
  • Die Anwendung muss skalierbar sein, um das kleine Unternehmen beim Wachstum zu unterstützen.
  • Schnittstellen zu anderen Programmen sind ein großes Plus bei der Umstellung von anderen Programmen auf das ERP-System.

ERP-Systeme haben auch Nachteile, die wir euch an dieser Stelle nicht verschweigen wollen. Die Implementation ist zeitaufwendig und es können hohe Kosten anfallen. Durch die Auswahl eines Cloud-ERP-Systems fallen die Kosten auf monatlicher Basis an, wodurch das Risiko einer Fehlinvestition reduziert wird. Gleichzeitig können Hardware- und Einrichtungskosten gespart werden. Entscheidest du dich für eine Cloud-Software, muss der Datenschutz an oberster Stelle stehen. Schließlich liegen in dem verwendeten System nicht nur Unternehmensdaten, sondern auch Daten deiner Kunden und Geschäftspartner. Daher werden wir im Folgenden lediglich Tools vorstellen, die auch DSGVO-konform sind und somit bedenkenlos in Deutschland genutzt werden können.

Top ERP-Systeme für kleine Unternehmen

Mann steht vor ERP Symbolen

myfactory

myfactory ist eine ERP-Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen. Das ERP-Modul fasst Handel und Dienstleistung zusammen und bietet Verwaltungsfunktionen für Einkauf, Disposition, Lagerhaltung und Verkauf sowie Kunden-, Lieferanten- und Artikelverwaltung. Außerdem gibt es ein spezielles E-Commerce-Modul für den Online-Handel und ein Produktionsplanungs- und -steuerungs-Modul (PPS) für Fertigungsunternehmen. Das E-Commerce-Modul unterstützt Unternehmen beim Erstellen und Betreiben eines Webshops, beim Gestalten der Website und beim Aufsetzen eines aufwendigen Unternehmensportals. myfactory verfügt über eine Shopanbindung in eBay und Amazon. Durch das PPS-Modul können Unternehmen ihre gesamte Produktion organisieren und Fertigungsprozesse optimieren. Das ERP-Modul kostet 79 €, eCommerce 99 € und PPS 149 € pro Monat für einen Nutzer. In jedem Modul sind Marketing-, CRM- und Projektmanagement-Funktionen vorhanden. Weiterhin erhalten Nutzer Zugriff auf das Finance Management System und können dadurch die Funktionen zur doppelten Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung und Budgetierung nutzen. myfactory bietet die Möglichkeit, einen kostenlosen Testzugang zu beantragen und das Produkt in einer privaten Cloud zu hosten.

Vorteil

myfactory hebt sich vor allem durch die Spezialisierung auf Fertigungsunternehmen ab, die andere Anbieter nicht bieten. 

Nachteil

Der Preis der Software könnte für kleine Unternehmen zu hoch liegen.

SAP Business One

Im Bereich ERP und digitaler Kern gehört SAP zu den weltweit erfolgreichsten Unternehmen überhaupt. Neben ERP-Lösungen bietet SAP auch verschiedene intelligente Technologien an, beispielsweise für Machine Learning und das Internet of Things. Vor allem unter Großunternehmen ist der Anbieter beliebt und bietet vielfältige Lösungen. Mit SAP Business One richtet sich SAP jedoch auch an kleine und mittlere Unternehmen. Die besonderen Stärken dieser Lösung liegen in den Bereichen Flexibilität und Skalierbarkeit. Die Lösung lässt sich mit über 500 Modulen anpassen und mit fast beliebigen Funktionen erweitern. Neben Funktionen aus Finanzmanagement, Einkaufs- und Bestandskontrolle, Vertriebs- und Kundenmanagement sowie Analyse und Berichte integriert SAP Business One auch eine Business Intelligence-Plattform. Weiterhin kann SAP Business One mit der SAP HANA Cloud integriert werden, welche intelligentes ERP anbietet, das z.B. Machine Learning unterstützt. Unternehmen können somit einfach zu dem Tool wechseln, wenn sie fortgeschrittenere Technologien einsetzen wollen. SAP Business One ist als On-Premise- oder Cloud-Lösung verfügbar. Aufgrund der extrem modularen Struktur lässt sich hier nicht viel über die Preisgestaltung von SAP Business One sagen.  

Vorteil

SAP geht in Bezug auf verwendete Module und Benutzerzahlen flexibel mit der Entwicklung des Unternehmens mit.

Nachteil

Die Benutzerfläche von SAP ist leider etwas starr und unmodern.

Sage 50cloud

Sage 50cloud ist eine Software für Auftragsbearbeitung, Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung der Sage GmbH. Die 50cloud richtet sich nach den Bedürfnissen von Gründern, Selbstständigen und kleinen Unternehmen. In der Anwendung können Angebote, Rechnungen, Lieferscheine, Artikel, Kunden sowie Lagerbestände und -bewegungen  übersichtlich verwaltet werden. Neben den Funktionen für Auftragsbearbeitung und Warenwirtschaft liegt ein großer Fokus der Software auf der Finanzbuchhaltung. Sage ist für seine Finanzbuchhaltung bekannt und bietet einfache Belegerfassung, Einnahmen- und Ausgaben-Buchung und Einnahmen-Überschuss-Rechnung an. Wenn das Unternehmen und die Anforderungen an die Software wachsen, kann auf die Sage 100cloud aufgestiegen werden. Diese bietet Kunden eine vollständige ERP-Lösung. Beide Versionen sind als Desktop-Software sowie in der Cloud verfügbar. Sage 50cloud kann kostenlos getestet werden und ist für 30 bis 40 Euro im Monat pro Nutzer zu haben. Die Sage 100cloud ist für zwischen 40 und 60 Euro im Monat erhältlich und teilt sich in die Module Warenwirtschaft, Rechnungswesen und Produktion auf.

Vorteile

Die Software ist einfach konfigurieren und bietet viele Erweiterungen zum Anpassen an jede Branche.

Nachteil

Nutzer beschweren sich über das starre Design und darüber, dass als Nicht-Buchhalter einige Funktionen schwierig zu nutzen seien.

Xentral ERP Software GmbH

Die Xentral ERP Software GmbH kreiert eine Software speziell für die Bedürfnisse von Startups und kleinen Unternehmen. Nutzer können mit der Standardausführung schnell loslegen oder die Open-Source-Version des Anbieters nutzen. Die Open-Source-Software erlaubt es Nutzern, ihre eigene ERP-Software zu programmieren und bietet dadurch hohe Flexibilität. Der Funktionsumfang von Xentral ERP ist sehr umfangreich. Die Software bietet alles von Adressverwaltung über Onlineshop-Anbindung, Logistik und Projektmanagement bis zu Lagerverwaltung, Verkaufszahlen und Umsatzstatistiken. Ein großer Vorteil der Anwendung sind die vielen Schnittstellen zu Banken, Zahlungsanbietern, Amazon, ebay, Shopware, UPS, Slack und vielen mehr. Preislich geht es los mit dem Paket „Free“, das zwar noch einen recht eingeschränkten Funktionsumfang bietet, dafür aber kostenlos ist. Die Pakete „Starter“, „Business“ und „Enterprise“ gibt es dann ab 30 Euro, 65 Euro und 115 Euro pro Nutzer und Monat.

Vorteil

Die Open-Source-Software weist viele Stärken in den Bereichen Flexibilität und Anpassbarkeit auf.

Nachteil

Hoher Programmierungsaufwand der Open-Source-Software.

Oracle Netsuite

Oracle bietet Lösungen an, die sich an den Bedürfnissen unterschiedlicher Unternehmensarten orientieren – beispielsweise familiengeführter Unternehmen oder besonders schnell wachsender Unternehmen. Zu diesen Lösungen gehört auch die Netsuite speziell für kleine Unternehmen. Nutzer erhalten ein schlankes ERP-System, welches mit dem Unternehmen wächst und Funktionen aus Bereichen wie Finanzverwaltung, Kunden- und Auftragsmanagement, Produktion, Supply Chain Management, Lagerverwaltung, Einkauf und eCommerce anbietet. Ein Hauptvorteil des Herstellers ist die Skalierbarkeit. Unternehmen können mit einer einfachen Lösung schnell einsteigen und später auf eine umfangreichere Oracle-Version umsteigen. 

Vorteil

Netsuite hat ein Büro und einen Ansprechpartner in Frankfurt. Weiterhin bietet Netsuite eine deutsche Softwareversion an und ist DSGVO-konform.

Nachteil

Der Hauptnachteil des Softwareanbieters liegt in der Preistransparenz. Um Preisinformationen zu erhalten, müssen sich Unternehmen mit Oracle in Verbindung setzen.

 

Die vorgestellten Tools sind alle hervorragende ERP-Systeme für kleine Unternehmen. Welches am Ende am besten passt, hängt von deinem Unternehmen ab.