Assessing Your Options: Cloud-Based ERP Software vs On-Premise ERP

Cloud-based ERP and on-prem ERP

Most business organisations have workflow solutions in place, and many will have already considered dedicated ERP (Enterprise Resource Planning) software systems. The real corporate dilemma is whether to opt for ‘tried and tested’ on-premise ERP software or migrate to a cloud-based ERP solution.

Cloud-based ERP and on-prem ERP

Any automated ERP system will impact the operational efficiency of your business, but choosing the best option needs careful evaluation. With that in mind, let’s look at the ERP concept in more detail, considering the pros and cons of on-premise and cloud-based ERP software to maximise the potential business benefits on offer.

So what exactly is ERP software?

ERP, otherwise known as Enterprise Resource Planning, refers to the ability to deliver an integrated software suite of business applications. This means ERP software tools share a common process and data model, covering broad and deep operational end-to-end processes. With the right system in place, an organisation can reap the benefits of flexible, streamlined operations. ERP systems are commonly deployed in sectors such as finance, HR, distribution, manufacturing, service and the supply chain.

ERP applications automate and support a range of administrative and operational business processes across multiple industries. This includes fundamentals like the line of business, customer-facing, administrative and asset-management features of an enterprise.

Cloud-based ERP

A cloud-based ERP system—also known as a SaaS (Software as a Service) facility—is deployed and centrally managed via the Internet. The servers running the system are either owned or leased by the service provider, who also supplies the software and associated infrastructure. The business client uses a web browser to directly access the system.

On-premise ERP

By contrast, a business will deploy and manage an on-premise ERP system locally. They’ll install the ERP software on company-owned (or company leased) computers and servers. So ongoing management tasks become the responsibility of your in-house IT staff. 

Whichever solution you choose, ERP delivers major business benefits. For instance, ERP can:

  •       Drive business innovation
  •       Ensure business process efficiency
  •       Create process standardisation
  •       Produce IT cost savings.

Analysing which ERP solution is best for your business

Many sources note an accelerating demand for cloud-based systems. For example, the Panorama (2018) ERP Software Report shows new adoptions running at 15% (on-premise) and 85% (cloud-based). Nevertheless, the core requirement is always to choose the ‘best fit’ ERP solution for your enterprise. 

Here are the key factors to take into account:

Cost and time-investment


A cloud-based ERP system is pre-configured and ready to use. There is no operational time-lag involved, which means a system can be rapidly deployed. The subscription fee, which covers all hardware and software costs, and is generally lower than the cost of a comparable local system.


There will be up-front capital expenditure on software and equipment, and the system will require expert configuration and a period of commissioning prior to deployment.

Deployment and implementation


With cloud-based ERP software remotely hosted on Internet servers, some systems can launch and become active within 24 hours. Employees can access the system via mobile apps and Internet browsers, and a well-designed facility should integrate seamlessly with staff working practices.


An on-premise system, which is locally installed and managed, can be readily customised to create an extremely sophisticated facility. However, this may delay its launch and implementation. In addition, system maintenance and occasional failures may mean an on-premise ERP facility is not always continuously available.

System updates


A cloud-based ERP client can expect the vendor to provide regular system updates as part of a rolling programme of improvement. This ongoing optimisation means the latest software enhancements will always be available to your business without the need for extensive downtime.


A local system will require ongoing maintenance and monitoring by IT staff with high-level expertise. System updates will need careful planning, and thus tend to happen periodically. As a result, an on-premise system may not benefit from frequent interim updates.



A major advantage of a cloud-based ERP facility is that it can be readily scaled to meet fluctuating business demand. Such agility is highly cost-effective because a business will only pay for additional system resources during the period they are actually required.


Scaling up an on-premise ERP facility often requires the purchase of additional elements. So this kind of system may be slower to adapt to changing market conditions.



With a cloud ERP facility, the remote supplier is responsible for data security. They’ll use encryption to protect your data, and shield against known vulnerabilities through regular security updates. Scheduled data backups will also allow data recovery if a problem should occur.


A local ERP facility should be a relatively secure option because it doesn’t involve third-party data handling. However, if a business chooses not to implement regular and timely security updates, or follow other security protocols, they could expose themselves to threats.

In conclusion

For those choosing ERP options, there’s undoubtedly a lot to be said for the ‘always-on’ adaptability of a cloud-based facility. But if your business deals with a niche market, or values certain USPs which differentiate you from the competition, you might be more reluctant to surrender the close control a bespoke on-premise solution can deliver.


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¿Cuál es la diferencia entre CRM y ERP?

¿Cuál es la diferencia entre CRM y ERP?

¿Cuál es la diferencia entre CRM y ERP?

Si pasas el tiempo suficiente en cualquier oficina moderna, seguro que oirás estas dos siglas: CRM frente a ERP. Estos conceptos a menudo se utilizan en tándem porque los dos se refieren en general a lo mismo: sistemas de software empresarial que contribuyen a ganar eficiencia y rentabilidad.

En cambio, cuando profundizamos en la discrepancia entre estos dos términos, verás que hay algunas diferencias muy importantes entre software CRM y software ERP. 

En este artículo, analizaremos las diferencias. A continuación, te ayudaremos a decidir qué sistema necesitas y cómo encontrar el CRM o ERP adecuado, o ambos, para tu empresa. 

¿Cuál es la diferencia entre CRM y ERP? 

Para ayudarte a entender la diferencia entre estos dos sistemas, vamos a ver qué hace cada uno.

Similitud y diferencia entre CRM y ERP

¿Qué es el ERP? 

ERP es la sigla en inglés de “Enterprise Resource Planning” o Planificación de recursos empresariales. Las empresas utilizan los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) para agilizar las operaciones empresariales en diversos departamentos internos. Para muchas empresas, una de las ventajas del ERP es que se encuentra en el corazón del negocio. Ayuda a los distintos equipos de una misma empresa a gestionar una amplia variedad de tareas y operaciones. 

Un buen sistema ERP agiliza y estandariza la información que tu empresa necesita para prosperar. Facilita que los empleados avancen con sus tareas diarias sin que se atasquen por los procesos manuales. 

Un sistema ERP organiza y centraliza: 

  • La contratación y la información de bienvenida.
  • Los datos de gestión de la cadena de suministro. 
  • Los datos de recursos humanos, como las nóminas y la información de los empleados.
  • Los procesos de pedidos.
  • La gestión de cuentas internas.
  • La gestión de inventarios.
  • La planificación y creación de informes financieros.
  • La información de estrategia interna.
  • Los procesos de fabricación. 

¿Qué es el CRM?

CRM es la sigla en inglés de “Customer Relationship Management” o Gestión de relaciones con los clientes. Similar a un ERP, ayuda a las empresas a organizar la información, pero se centra en las relaciones con los clientes (como su nombre indica). 

Si se piensa en un ERP como la gestión de procesos y datos internos, se puede pensar en un CRM como la gestión de procesos y datos externos. Aunque un CRM puede resultar útil para distintas áreas de tu negocio, los departamentos de ventas, marketing y servicio de atención al cliente son los que más utilizan este software. 

Con el CRM idóneo en marcha, usarás el software para: 

  • La gestión de campañas de marketing (incluido el marketing por correo electrónico, gestión de redes sociales y estrategias de marketing de contenidos). 
  • Gestión de clientes potenciales y seguimiento. 
  • El servicio de asistencia de ventas al cliente. 
  • Los sistemas de confirmación y procesamiento de pedidos.
  • Los datos de los clientes, incluidas sus tendencias de compra. 
  • Los programas de fidelización del cliente. 
  • La gestión de embudo de ventas. 

¿Necesitas un ERP, un CRM o ambos? 

Ahora que ya sabes la diferencia entre un CRM y un ERP, ¿cómo saber cuál necesitas? 

La mejor manera de responder a esta pregunta es analizando dónde estás experimentando fricción o falta de comunicación en tu negocio en estos momentos. 

Empieza haciendo una lista de tus procesos internos y aquellos de cara al cliente. Entrevista a los jefes de los diferentes departamentos de tu empresa y pregunta dónde se encuentran los puntos de fricción dentro de las tareas diarias de tus equipos. 

Una vez que tengas esta lista, empieza a separarlos en dos columnas: una para los procesos internos (que se gestionarían con un ERP), y otra para los procesos de cara al cliente (que se gestionarían con un CRM). Ahora que tienes toda esta información frente a ti, podrás ver dónde necesitas más ayuda y tomar tu decisión desde ese lugar. 

¿Cómo funcionan juntos el ERP y el CRM? 

Hay muchas empresas que se beneficiarían tanto de una plataforma ERP como de una CRM. Por ejemplo, un gran minorista puede necesitar un ERP para ayudarle con tareas como la gestión de almacenes y la cadena de suministro, y un CRM para gestionar sus estrategias de marketing y ventas. 

Si crees que tu negocio necesita ambos, tendrás que buscar sistemas que se complementen entre sí. Puede que haya datos recopilados en un sistema que necesites adaptarse al otro. 

Volvamos al ejemplo de la venta al por menor que mencionamos antes. Un buen sistema de planificación de recursos empresariales basado en la venta al por menor tendrá un sistema de gestión de inventarios. Lo ideal sería que estos datos se integraran en el CRM, ya que saber qué artículos están todavía en stock y cuáles están saliendo de las estanterías es información muy valiosa para el equipo de ventas. 

Por suerte, muchos ERP incluyen algunos de los elementos más importantes de un sistema de CRM, por lo que puede que encuentres un ERP completo que reúna todo lo que necesitas. Si no es así, verás que la mayoría de los ERP pueden sincronizarse bien con los CRM de terceros, con lo que podrías conseguir implementar dos sistemas que abarquen todas tus necesidades. 

Cómo encontrar el software ERP o CRM idóneo

Ya conoces la diferencia entre CRM y ERP y también sabes, después de hacer tu lista, en qué tareas de tu negocio necesitas ayuda para su gestión, por lo tanto ha llegado el momento de elegir el software adecuado. Gran parte de la decisión se basará en los aspectos únicos de tu negocio y de tu presupuesto. 

Muchas opciones ofrecerán pruebas gratuitas o versiones de nivel básico, lo que significa que podrás echarles un vistazo antes de decidirte por una. 

Dar con el software ERP o software CRM puede llevar algún tiempo. Sin embargo, una vez que tengas la opción idónea en marcha, podrás contar con una oficina mucho más agilizada y libre de estrés. 

ERP vs CRM: What’s the Difference?

¿Cuál es la diferencia entre CRM y ERP?

Spend enough time in any modern office, and you’re bound to hear these two acronyms: ERP vs CRM. The concepts are often used in tandem because they both refer broadly to the same thing—business software systems that help with efficiency and profitability.

ERP vs CRM comparison

When you drill down into the difference between these two terms, you’ll find there are some very important differences between CRM software and ERP systems.

In this article, we’ll examine what those differences are. After that, we’ll help you decide which system you need and how to find the right CRM, ERP, or both for your company. 

What’s the difference between ERP and CRM? 

To help clarify the difference between these two systems, let’s take a look at what each one does. 

Whats the difference between ERP and CRM
What’s the difference between ERP and CRM?

What is ERP? 

ERP stands for “enterprise resource planning.” Businesses use ERPs to streamline business operations across multiple internal departments. For many companies, the ERP sits at the heart of the business. It helps the various teams within a single enterprise manage a wide variety of tasks and operations. 

A good ERP system streamlines and standardises the information your business needs to thrive. This makes it easier for employees to get on with their daily tasks without being bogged down by manual processes. 

An ERP system organises and centralises: 

  • Hiring and onboarding information.
  • Supply chain management data. 
  • HR data, such as payroll and employee information.
  • Order processes.
  • Internal account management.
  • Inventory management.
  • Financial reporting and planning.
  • Internal strategy information.
  • Manufacturing processes. 

What does a CRM do?

CRM stands for “customer relationship management.” Similar to an ERP, it helps businesses organise information, but it’s focused on customer relationships (as the name suggests). 

If you think of an ERP as managing internal processes and data, you can think of a CRM as managing external processes and data. Though a CRM can be useful for many different parts of your business, people in sales, marketing, and customer service use this software the most. 

With the right CRM in place, you’ll use the software for: 

  • Marketing campaign management (including email marketing, social media management, and content marketing tactics). 
  • Lead management and tracking. 
  • Customer sales support. 
  • Order confirmation and processing systems.
  • Customer data, including purchasing trends. 
  • Customer loyalty programs. 
  • Sales funnel management. 

Do you need an ERP, a CRM, or both? 

Now that you know the difference between a CRM and an ERP, how do you know which one you need? 

The best way to answer this question is to examine where you are currently experiencing friction and miscommunication within your businesses. 

Start making a list of both your internal and customer-facing processes. Interview the heads of different departments within your business and ask where the friction points are within their teams’ daily tasks. 

Once you have this list, begin separating them into two columns—one for internal processes (which would be managed by an ERP), and one for customer-facing processes (managed by a CRM). Now that you have all this information in front of you, you’ll be able to see where you need the most assistance and make your decision from there. 

How do ERP and CRM work together? 

There are many companies that will benefit from both an ERP and CRM platform. For example, a large retailer may need an ERP to help with things like warehouse management and supply chain, and a CRM to manage their marketing and sales tactics. 

If you think your business needs both, you’ll need to look for systems that complement each other. There may be data captured on one system that needs to translate to the other. 

Consider the retail example above. A good retail-based ERP will have an inventory management system in place. It would be ideal if this data can then integrate into the CRM—knowing which items are still in stock and which items are flying off the shelf could be very valuable for the sales team. 

Fortunately, many ERPs feature some of the most important elements of a CRM system, so you may be able to get away with a comprehensive ERP. If not, you’ll find that most ERPs can sync well with third-party CRMs, meaning you should be able to implement two systems that cover all your bases. 

How to find the right ERP or CRM software

Once you know what tasks you need help managing, it’s time to choose the right software. Much of the decision will be based on the unique aspects of your business and your budget. 

Many options will offer free trials or entry-level versions, meaning you can give them a test drive before you commit. 

Finding the right ERP system or CRM software may take some time. However, once you have the right option in place, expect a much more streamlined and stress-free office.  

Contrôlez vos ressources grâce au modèle de budget prévisionnel Excel

Header - Contrôlez vos ressources avec de modèle excel de budget prévisionnel

Combien d’employés vous faut-il pour boucler un projet dans les temps ? Respectez-vous bien le budget dont vous disposez ? À quels frais devriez-vous vous attendre ? Pour répondre à ces questions et à d’autres, vous avez besoin d’établir un budget prévisionnel et de déterminer les ressources nécessaires à chaque projet. C’est la seule manière de prendre les bonnes décisions.

Mais qu’est-ce qu’une “ressource” ? Dans le contexte de la gestion de projets, une “ressource” est un moyen nécessaire pour accomplir une tâche. “Ressource” est un terme générique qui peut faire référence aux employés, au matériel et aux fonds alloués à un projet. L’utilisation de ces ressources doit être planifiée de la manière la plus efficace possible pour garantir la réussite d’un projet.

Nous avons créé un modèle de budget prévisionnel Excel gratuit qui vous aidera à mieux planifier vos projets.

Que faut-il prendre en compte pour établir un budget prévisionnel ?

Avant d’évaluer les frais à prévoir et les ressources nécessaires, vous devez d’abord créer une structure de répartition pour établir le diagramme de Gantt du projet et organiser les processus individuels de manière séquentielle. Mais vous avez aussi besoin d’estimer l’effort à consacrer à chaque processus.

Dès que vous aurez estimé les efforts nécessaires, vous pourrez commencer à allouer les ressources et/ou les membres de l’équipe aux différents processus. Pour cette étape, mieux vaut que le chef de projet travaille main dans la main avec l’équipe. Une fois que la phase de planification suivante est programmée (jalon ou sprint, par exemple), penchez-vous sur la manière dont chaque ressource sera utilisée.

Deux équipes auront-elles besoin de la même machine au même moment ? Un collaborateur risque-t-il d’accumuler trop ou trop peu d’heures de travail ? Reconsidérez l’allocation de vos ressources et ajustez vos prévisions.

La capacité des ressources, c’est-à-dire leur disponibilité (et notamment leur volume), est une question cruciale. Si vous prévoyez de faire travailler un collaborateur plus de 100 % de son temps, vous créez une surcharge. Lorsqu’une surcharge se produit parce qu’une personne est assignée à deux opérations concurrentes ou parallèles, on parle de conflit.

Les conflits peuvent concerner différents projets, notamment lorsque vous avez besoin d’un même employé ou des mêmes ressources pour réaliser des tâches en parallèle dans différents projets. La ressource goulot est une autre donnée incontournable de planification de l’utilisation des ressources projets. Une ressource de ce type n’est accessible que dans certains cas en raison de sa capacité limitée ou de ses utilisations multiples.

Outils de planification de l’utilisation des ressources et de prévision budgétaire

Tout chef de projet utilise des outils pour prévoir ses dépenses et les ressources nécessaires à un projet. Les logiciels de gestion de projets et les modèles Excel permettent de traiter électroniquement des ensembles de tâches ainsi que la gestion des ressources.

Notre modèle Excel de budget prévisionnel et de planification de l’utilisation des ressources convient aux petits projets. Pour les plus grands projets (qui impliquent plus de tâches et sont donc plus complexes), mieux vaut utiliser un logiciel de gestion de projets ou de planification de projet.

Ces outils ont le grand avantage de détecter automatiquement les conflits concernant les ressources et de les résoudre grâce à l’analyse de données. De plus, ces logiciels génèrent automatiquement des diagrammes de Gantt, et notamment les dépendances.

Capture d'écran du modèle Excel de budget prévisionnel Capterra

Cliquez ici pour télécharger votre modèle Excel de budget prévisionnel !

Comment fonctionne notre modèle de budget prévisionnel Excel ?

Le modèle Excel de budget prévisionnel et de planification de l’utilisation des ressources est un simple formulaire qui vous permet de voir en un coup d’œil l’ensemble des coûts liés à un projet. Le tableur se divise en trois onglets. Le premier, “Données de base”, vous permet d’encoder les données clés de votre projet. Vous pouvez y indiquer les informations générales et les types de frais (frais de personnel interne et externe, matériel, licences, etc.) puis associer des types, des unités et des montants aux membres du projet, aux services et aux matériaux dans la zone “Ressources”.

Sous “Type”, vous pouvez indiquer s’il s’agit de frais externes ou internes. Dans les colonnes suivantes, il vous suffit d’indiquer le type d’unité (heure, par exemple) puis de préciser le coût horaire ou le montant fixe associé à chaque ressource. Les montants fixes peuvent être associés à des dépenses uniques ou récurrentes. Dans la dernière colonne, vous pouvez encoder les montants réellement dépensés.

Dans le deuxième onglet, “Vue générale”, vous pouvez ajouter les groupes de tâches correspondant à votre structure de répartition. Nommez les groupes de tâches et associez-leur les éléments correspondants dans la structure (WBS) et les ressources nécessaires. Attention : vous ne pourrez traiter que les ressources que vous aurez préalablement encodées dans l’onglet “Données de base”. Ensuite, indiquez la quantité prévue dans la zone verte intitulée “Frais prévus” et la somme correspondante sera automatiquement calculée. Si vous devez modifier des frais en cours de route, indiquez la quantité concernée dans la zone rouge intitulée “Frais imprévus”. La colonne suivante, “Sortie des fonds”, ne concerne que les frais imprévus.

Retrouvez nos autres modèles Excel à télécharger gratuitement et à personnaliser pour vous mettre le pied à l’étrier dans d’autres domaines : diagramme de Ganttburndown chart et planning du personnel !

8 gratis en open source ERP-systemen – Enterprise Resource Planning

open source erp

Het oplossen van gecompliceerde problemen voor je bedrijf hoeft niet te betekenen dat je een astronomisch bedrag moet neertellen voor een Enterprise Resource Planning systeem (ERP). Exact en SAP mogen dan wel de sector domineren, maar er zijn genoeg gratis, open source ERP-opties om je bedrijf soepel te laten werken.

open source erp

Voordat we die opties gaan bekijken, is een waarschuwing op zijn plaats: het implementeren van een ERP-systeem is niet makkelijk. Soms gaan de implementaties het budget te buiten of nemen te veel tijd in beslag of doen niet wat ze beloven.

Een duidelijk plan, een duidelijk probleem en heldere doelen, dat is het recept voor een succesvolle ERP-implementatie. Maar zelfs een “gratis” ERP-systeem kost je bedrijf tijd en geld.

De verschillende opties worden in alfabetische volgorde weergegeven.

1. Dolibarr ERP

Dolibarr ERP is erg populair. Dit jaar alleen al is de tool wereldwijd 159.000 keer gedownload van SourceForge, waarvan 1466 keer in Nederland.

open source erp
Dolibarr in actie (Bron)

Dolibarr heeft alles wat een ERP-systeem nodig heeft, met modules voor boekhouding, CRM, HR en voorraadbeheer. Je kunt de functionaliteit uitbreiden tot in het absurde of met waanzinnig gespecialiseerde modules door gebruik te maken van apps die Dolibarr aanbiedt via de eigen Dolistore. Maar je kunt ook je eigen uitbreidingen maken.

Vanwege zijn populariteit wordt Dolibarr regelmatig bijgewerkt en er is een heel actief gebruikersforum voor het oplossen van problemen en voor discussies in het algemeen. Het programma is ook internationaal bijzonder populair, zodat het in verschillende Europese talen, waaronder Nederlands, verkrijgbaar is.

Dolibarr is een prima optie voor bedrijven met interne IT-teams en voor bedrijven die deel willen uitmaken van een grotere ERP-community.

Installatie in de cloud is mogelijk, maar misschien is het slimmer om de hosting te laten verzorgen door een van de partners van Dolibarr. Je kunt reviews lezen over Dolibarr op Capterra.

2. ERPNext

ERPNext is een open source erp-oplossing gericht op de moderne gebruiker. Het product is bedoeld voor het MKB en wordt aangeboden als een reeks apps. Het hele systeem is ontworpen met het oog op de technisch minder begaafden onder ons, wat zowel een zegen als een vloek is.

gratis erp systeem
Bron: ERPNext

Vanwege zijn eenvoud is ERPNext gemakkelijk te installeren met behulp van formulieren waarin je informatie invoert over je bedrijf en waarbij je in de bekende wizardstijl door het hele proces wordt begeleid. De tool voelt al snel vertrouwd aan vanwege de duidelijke en gebruikersvriendelijke opzet van het systeem.

Een minpunt komt naar voren wanneer het product moet worden uitgebreid vanwege specifieke behoeften waar grotere of complexere bedrijven naar op zoek zijn. Er zijn weliswaar ingebouwde tools voor het ontwerpen van specifieke formulieren en rapporten, maar voor het toevoegen van complexere elementen zul je dieper de code in moeten duiken.

ERPNext is gratis voor vijf gebruikers wanneer het programma online wordt gehost en gratis voor bedrijven van elke mogelijke grootte wanneer het op de servers van het bedrijf zelf wordt geïnstalleerd. Je kunt reviews lezen over ERPNext op Capterra

3. iDempiere

iDempiere is een volwaardig ERP-systeem en biedt alles van facturering en POS-integratie tot magazijnbeheer en prognoses. Ook al is iDempiere open source, het installeren van een ERP-programma is nooit helemaal gratis. ERP-specialist Chuck Boecking geeft als maatstaf 20.000 tot 100.000 euro uit te trekken voor bedrijven met een omzet van 10 tot 100 miljoen euro.

erp-systeem open source
Bron: iDempiere

Net zoals de meeste open source programma’s vertrouwt iDempiere op ondersteuning vanuit de community voor het oplossen van problemen. Bedrijven kunnen ook de hulp inroepen van specialisten die ervaring hebben met iDempiere.

De software biedt nagenoeg alles wat een ERP-systeem moet kunnen, met productplanning, magazijnbeheer, loonadministratie en tal van andere mogelijkheden.

Hoewel de installatie meer moeite kost dan bij enkele andere opties in deze lijst, is iDempiere een van de meest robuuste open source opties die verkrijgbaar zijn.

4. MixERP

MixERP is gratis en open source erp software, en draait op het Bij de gratis versie beheer je zelf de hosting en het upgraden, maar toegang tot ondersteuning kost € 44 per probleem (in dollars). Dit is een mooie mix tussen doe-het-zelf en volledige uitbesteding.

open source erp-software Mixerp
Bron: MixERP

De gratis versie heeft alle toeters en bellen, zoals voorraadbeheer, verkoopbeheer, boekhouding en HR-tools om je bedrijf soepel draaiende te houden. Wel ontbreken er opties voor productie en salarisadministratie, dus zullen grotere bedrijven een van de betaalde cloud of on-premises versies moeten aanschaffen.

5. Odoo

Odoo biedt één gratis toepassing voor een onbeperkt aantal gebruikers wanneer het systeem online wordt gehost. Het toevoegen van extra apps kost vanaf € 12 per maand tot € 48 per maand, afhankelijk van de app. Maar als je de software on-premises installeert en onderhoudt, is Odoo volledig gratis.

Odoo onderscheidt zich van de andere producten doordat het hele systeem rond een verzameling apps draait. Deze apps verzorgen functies de variëren van magazijnbeheer, productie en verkoopkanalen, tot roosters, websites en inkoop.

gratis erp software
Bron: Odoo

Voor een maandelijks tarief krijg je toegang tot apps waarmee je een website kunt bouwen, e-commerceportals kunt installeren, een CRM-systeem kunt uitvoeren, enzovoort, enzovoort. Het voordeel hiervan is dat je niet met een overvol systeem komt te zitten wanneer je aan een compacte setup voldoende hebt.

Een duidelijk minpunt van Odoo is het beperkte aantal gratis apps. En net zoals bij andere open source software moet je voldoende technische kennis in huis hebben om het systeem zelf te installeren en uitvoeren. Daartegenover staat dat het toevoegen van meer apps niet onoverkomelijk duur is. Met zijn aanpak op schaal voor gebruikers en functies is Odoo een oplossing die mee kan groeien met je bedrijf.

6. Openbravo

Openbravo is een op de detailhandel gerichte ERP-oplossing op basis van een modulair systeem. Naar gelang de behoeften van je organisatie kun je kiezen uit drie verschillende versies van de software. Openbravo Community is de gratis, uitgeklede versie van de betaalde Enterprise- en Professional-versies. Deze laatste versies zijn voorzien van enkele premium, commerciële modules, zoals voor financieel beheer en voorraadbeheer, die veel bedrijven noodzakelijk vinden.

open source erp software
Bron: Openbravo


Aan het opschalen naar de Professional- of Enterprise-versie is een prijskaartje verbonden, dus vraag Openbravo om een offerte voordat je een definitief besluit neemt.

Net zoals bij Odoo biedt Openbravo’s combinatie van open source en commercieel product gebruikers een ondersteuningsplatform, naast alleen maar communityforums. Maar die ondersteuning is uiteraard niet gratis, wat een nadeel is van de goedkopere optie die open source vaak te bieden heeft.

7. VIENNA Advantage Community Edition

VIENNA Advantage is een open source ERP-oplossing uit Duitsland. Het kernproduct bestaat uit een ERP- en CRM-module waar de rest van de oplossing omheen draait. Het product heeft een online platform dat je vanaf verschillende apparaten kunt benaderen zodat je je niet hoeft bezig te houden met al die irritante compatibiliteitsproblemen waarmee kleine bedrijven nogal eens te maken hebben.

opnbravo open source erp systeem
Bron: Vienna Advantage

De Community eEdition is een gratis optie voor “ontwikkelaars, techbedrijven en micro-ondernemingen die een basisset aan functies willen implementeren”.

Deze editie heeft geen ingebouwde ondersteuning en je zult iemand met veel technische ervaring nodig hebben om het systeem goed geïnstalleerd te krijgen.

Maar is het systeem eenmaal geïnstalleerd, dan heb je toegang tot een flink aantal gratis modules, zoals voor documentbeheer, boekhouding en rapportage.

Als het product je bevalt en je het beheer ervan naar anderen wilt doorschuiven, biedt Vienna twee in de cloud gehoste oplossingen: een voor het MKB en een voor het grootbedrijf.

8. xTuple PostBooks

xTuple maakt een reeks ERP- en op productie gerichte producten, maar de kern van al die opties wordt gevormd door PostBooks. PostBooks beheert de centrale functionaliteit van ERP, die wordt aangevuld door de andere producten van xTuple.

gratis erp software
Bron: xTuple

PostBooks geeft vier gebruikers toegang tot nagenoeg alles wat er nodig is voor een bedrijf met één vestiging. Dat betekent voorraadbeheer voor één locatie, boekhouding, facturering, rapportage en andere verkooptools. Je kunt niet werken met meerdere locaties, geavanceerde MRP-tools of andere geavanceerde functies voor planning, maar die kun je later alsnog toevoegen met een van de betaalde versies.

PostBooks past uitstekend bij dienstverlenende bedrijven, omdat deze niet te maken hebben met de geavanceerde vereisten voor productie en voorraadbeheer waarvoor een upgrade nodig zou zijn. Ook voor een kleiner groothandelsbedrijf met één vestiging is PostBooks uitstekend geschikt. Houd er wel rekening mee dat de schaal beperkt is als je het alleen bij de gratis optie houdt.


Bij de hier vermelde open source ERP-opties zit zeker een oplossing voor bijna elk bedrijf. De implementatie is niet altijd even eenvoudig, maar met een duidelijk plan kan ERP je bedrijfsvoering enorm verbeteren.

Als je een uitgebreidere lijst met ERP-opties wilt zien, bekijk dan eens de volledige ERP-lijst van Capterra, compleet met reviews en functiebeschrijvingen.

ERP para pequenas empresas: 44% usam sistemas de gestão empresarial

ERP para pequenas empresas

ERP para pequenas empresas

O aumento de opções de sistemas ERP para pequenas empresas no mercado brasileiro parece estar animando as PMEs (pequenas e médias empresas) do país a deixarem de lado as planilhas de Excel e apostarem por um programa do tipo na hora de gerir vendas, pagamentos e a contabilidade dos negócios.

É o que aponta pesquisa realizada pelo Capterra entre os dias 26 de agosto e 20 de setembro que ouviu 380 trabalhadores de empresas de 23 setores com entre 1 e 250 funcionários de todo o país. 

Do total de ouvidos, 44% afirmam utilizar um sistema de gestão empresarial para o controle financeiro do negócio –33% dizem ainda usar planilhas, 15%, softwares da própria empresa e apenas 7%, papel e caneta.

Vale lembrar que um ERP, sigla em inglês para Enterprise Resource Planning (ou sistema de gestão empresarial), é um grande aliado para a organização das empresas. Com um software do tipo, as companhias podem ganhar eficiência e poupar tempo e recursos reunindo toda as informações em um só lugar, da contabilidade, passando pelo financeiro, gestão de pessoas, estoque, vendas e pagamentos.

ERP para pequenas empresas: destaques do estudo

  • O tamanho é decisivo: PMEs de maior porte alcançam 73% de adoção, enquanto MEIs (microempreendedores individuais) e microempresas não chegam a 30%
  • 45% das empresas planejam adotar um novo sistema –destas, 69% afirma querer gastar entre R$ 30 e R$ 70 por usuário por mês
  • PMEs da área de internet e informática são as que mais adotam ERPs, seguidas por empresas de seguros

Micros x médias

De acordo com a pesquisa, o nível de adoção de ERPs é maior entre as PMEs de maior porte (com entre 101 a 250). Do total de entrevistados que trabalham em empresas deste tamanho, 73%  afirmam utilizar sistemas de gestão empresariais. Entre os MEIs ou que trabalham em empresas de até 5 funcionários, apenas 29% afirmam adotar um software do tipo. 

Os números mostram ainda que o nível de adoção de sistemas ERP no Brasil entre PMEs está ligado ao número de funcionários: quanto menor a empresa, menor o uso. O dado não surpreende, levando em conta que empresas com mais trabalhadores contam com uma maior capacidade de investimento e podem optar por planos de softwares com descontos para um maior número de usuários. 

ERP tamanho empresa

O fato de quase um terço das micros utilizarem esse tipo de sistema, porém, ilustra a diversificação vivida nos últimos anos no mercado de ERP no Brasil.

Hoje, soluções na nuvem desenvolvidas no país atendem esse público, com preços mais acessíveis em comparação com as solução que precisam ser instaladas na empresa (on-premise), como:

Além dos preços acessíveis, as opções na nuvem trazem o benefício de uma implementação mais ágil, boas opções de mobilidade e serviços integrados de segurança de dados.

Vale lembrar que os ERP instalados nos servidores das empresas implicam custos mais altos tanto com a própria instalação como com a manutenção. Por outro lado, oferecem mais opções de personalização e uma estrutura mais robusta para negócios com planos rápidos de expansão. A escolha depende, portanto, de quais são os objetivos da empresa.   

Investimentos em ERP

O estudo conduzido pelo Capterra também reflete a movimentação vivida pelo mercado de ERP no Brasil: entre os que já utilizam a ferramenta, 45% afirma querer investir em um novo sistema. Destes, 69% dizem querer gastar entre R$ 30 e R$ 70 por usuário ao mês. 

Os dados mostram o preço como uma preocupação entre as MEIs e microempresas que querem investir na área: estes tipos de negócio representam 57% do total dos que buscam soluções de até R$ 30 por usuário ao mês. As opções gratuitas, no entanto, estão fora do radar de praticamente todas as empresas, independentemente do tamanho: somente 7% do total de ouvidos diz estar buscando um software grátis. 

ERP preço

A questão dos recursos disponíveis na plataforma pode ajudar a explicar a resistência às versões gratuitas. Tais opções limitam o número de usuários que podem acessar a ferramenta e restringem o uso de determinadas funcionalidades, como notas fiscais que podem ser emitidas, por exemplo. A última é justamente a função mais utilizada entre todos negócios ouvidos, seguida da gestão financeira e de estoque. 

As restrições, portanto, motivam o empresariado a buscar soluções que atendam todas suas necessidades básicas, dica muito importante aos negócios que ainda estudam implementar um ERP. Trata-se, afinal, de não tentar economizar de um lado para depois perder do outro. 

ERP brasileiro é preferido 

ERPs adaptados à legislação brasileira são os preferidos entre as empresas escutadas. 

Segundo a pesquisa, 64% das PMEs estão dispostas a pagar mais por uma solução do tipo. Aqui, novamente, fica clara a maior importância dada pelos negócios à relação entre qualidade e preço na hora do investimento. Afinal, adquirir um software mais barato que não emite notas fiscais, por exemplo, obrigará o empresário a fazer integrações, que podem custar dinheiro.

ERP origem

A língua é outro fator decisivo para as PMEs no momento de investir em um novo ERP: 64% dos ouvidos consideram importante ou muito importante que o software esteja disponível em português.

Tais dados vão na mesma direção dos números do mais recente levantamento anual do uso de TI nas companhias brasileiras feito Fundação Getúlio Vargas (FGV). Segundo a pesquisa, 72% das empresas com até 170 estações de trabalho utilizam softwares nacionais ou que possuem versões em português: 


Além de perguntar sobre os usos do ERP, o Capterra também buscou saber quais eram os maiores desafios de gestão enfrentados pelas empresas ouvidas.  

Questões ligadas ao gerenciamento financeiro estavam entre as mais citadas pelos entrevistados, seguidas por problemas ligados à relação com os clientes.

Dos que afirmam que entre os maiores desafios que enfrentam no seu negócio estão questões ligadas à gestão das áreas financeira, de estoque, de vendas, relatórios e com emissão de notas, metade já usa um sistema de ERP.

Isso mostra a importância de pesquisar e buscar o máximo de informações a respeito dos softwares antes de implementá-los.


Ao mesmo tempo, as reclamações dos entrevistados com respeito aos clientes também mostram a importância da integração dos sistemas ERP com softwares CRM, que são os que podem ajudar os negócios no contato com o consumidor.

Os chamados softwares de gestão de relacionamento com o cliente trabalham como um banco de dados online com os detalhes dos clientes, informações sobre vendas e de marketing. Como um ERP, um CRM ajuda as empresas a mater toda a informação em um único lugar, controlar as atividades dos vendedores e gerar relatórios.

Alguns softwares de gestão possuem módulos de CRM e outros oferecem a possibilidade de integrar o ERP a um CRM externo. 

O importante é ter uma visão ampla do funcionamento do negócio, dos processos internos à gestão do relacionamento e das vendas, o que ajudará as PMEs a garantir mais eficiência e melhorar os ganhos.

gráfico ERP para pequenas empresas

Metodologia da pesquisa

Para para reunir os dados presentes neste texto, o Capterra realizou uma pesquisa online entre os dias 26 de agosto a 20 de setembro em que ouviu  profissionais que trabalham para MEIs, micro, pequenas e médias empresas (de 1 a 250 trabalhadores) de todo o país. O questionário foi enviado para 1.078 pessoas, das quais 380 foram selecionadas por perguntas eliminatórias. Os resultados são representativos da pesquisa, mas não necessariamente da população como um todo.

Quer conferir mais opções de softwares ERP? Veja a lista completa de soluções de gestão empresarial do Capterra.

Welche Kassensoftware braucht dein Unternehmen? Die Top 5 Kassensysteme für die Gastronomie

Kassensystem Gastronomie

Beim Thema Kassensysteme in der Gastronomie herrscht schnell Verunsicherung – gerade in den letzten Jahren hat sich viel geändert und Fehler können viel Geld kosten. Seit dem 1. Januar 2017 gilt die GoBD, im März 2018 ist die DSGVO in Kraft getreten und ab 2020 kommen durch die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) weitere Regeln und Vorgaben hinzu. Viele Kassensysteme, insbesondere Systeme von Anbietern aus dem Ausland, kommen da nicht mehr mit. Für Gastronomen ist es aber unabdingbar, ein zuverlässiges Kassensystem zu haben, das ihnen nicht nur die Arbeit erleichtert, sondern auch alle rechtlichen Vorgaben erfüllt.

Daher haben wir uns näher angesehen, welche Kassensysteme gegenwärtig verfügbar sind, welche davon die nötigen Kriterien erfüllen und welche Vor- und Nachteile die Systeme sonst mit sich bringen. Die Top 5 Kandidaten stellen wir hier vor. Dabei haben wir besonders auf diese Kriterien geachtet:

  • Speziell für die Gastronomie entwickelt
  • GoBD- und DSGVO-konform
  • Aktiv gepflegte, zukunftssichere Systeme, bei denen man davon ausgehen kann, dass sie auch weiterhin alle Auflagen erfüllen (Stichwort: KassenSichV 2020)
  • Funkbonieren als Feature
  • DATEV-Anbindung
  • Integrierte Funktionen zur Kundenbindung in Form von Bons, Gutscheinheften oder ähnlichen

Die Top 5 Kassensysteme für die Gastronomie


Orderbird ist ein iPad-Kassensystem, das durch sein sauberes Interface und die clevere Auswahl an Features besticht – so lassen sich mit Orderbird beispielsweise auch mehrgängige Menüs koordinieren und das Tool fungiert nebenher auch als auf die Gastronomie zugeschnittene ERP-System, selbstverständlich auch mit den entsprechenden Apps für dein Handy, sodass du auch unterwegs den vollen Überblick über die wichtigen Kennzahlen deines Unternehmens hast.


Zum Einstieg bietet Orderbird ein Hardwarepaket mit der Grundausstattung ab 294 € und jedes zusätzliche Gerät kostet 29 € pro Monat (zzgl. einer Servicegebühr).

Zu wem passt Orderbird?

Orderbird ist das perfekte System für alle, die auf durchdachte Lösungen mit elegantem User Interface stehen – kurz: Wer eine tolle Lösung fürs iPad sucht, wird hier fündig.


(Quelle: Orderbird)


Mit Gastronovi setzt du bei der Wahl deiner Hardware auf Flexibilität. Das Softwarepaket lässt sich als Browser-basierte Lösung auf einem PC, einem Terminal oder einfach auf deinem Handy verwenden – dabei ist es auch egal, ob du Windows, Linux oder macOS bzw. Android oder iOS vorziehst. Auch was die Features angeht, zeigt sich Gastronovi flexibel –  es gibt wahnsinnig viele Module und Features zum Dazubuchen, um die Lösung ganz auf deine Bedürfnisse anzupassen. Auf Wunsch fungiert Gastronovi beispielweise auch als ERP-System und bietet tiefe Einblicke in die Umsatzzahlen, Buchungen und sonstige Statistiken.


Gastronovi gibt es für 49 €/Gerät im Monat (bei einem Jahresvertrag entfallen zwei Monate). Wenn du noch nicht über die nötige Hardware verfügst, bietet dir Gastronovi verschiedene Einsteigerpakete von 699 € bis 1.999€. Hinzu kommen Gebühren für verschiedene Extrafeatures (z. B. Zeiterfassung), die du dazubuchen kannst oder auch nicht. Insgesamt kann die Preisgestaltung bei Gastronovi erst etwas unübersichtlich wirken, am besten fängst du an, dir branchenspezifischen Pakete anzusehen (z. B. das Hotel-Paket oder das Restaurant-Paket) – so bekommt du am leichtesten einen Eindruck davon, was dich Gastronovi kosten würde.

Zum wem passt Gastronovi?

Du suchst eine moderne Lösung, die auf deiner bestehenden Hardware läuft? Oder du willst ein Paket, das du genau an deine Bedürfnisse anpassen kannst? Bei Gastronovi bist du vermutlich an der richtigen Adresse!


(Quelle: Gastronovi)


Gastrofix ist ein iPad-Kassensystem, mit Einsatzpotential in allen Arten gastronomischer Betriebe – vom kleinen Restaurant an der Ecke zum Café mit Filialen in mehreren Städten. Gastrofix legt außerdem großen Wert auf die Sicherheit deiner Daten – die Lösung garantiert, dass alle relevanten Daten gesichert bleiben, auch wenn einmal das Internet ausfällt. Die iPad sichern alles Wichtige einfach lokal und warten mit dem nächsten Backup, bis die Internetverbindung wieder geht – theoretisch auch wochenlang, ganz ohne Probleme.


Gastrofix bietet auf seiner Website keine festen Pakete an, stattdessen kannst du dort den Preisrechner benutzen und dir so einen Eindruck verschaffen.

Zu wem passt Gastrofix?

Gastrofix ist ein toll durchdachtes System, das im Prinzip für jeden die richtige Lösung sein könnte. Falls du an deinem Standort (oder einem deiner Standorte) mit Internetausfällen zu kämpfen hast, ist Gastrofix die perfekte Antwort. Außerdem zeichnet sich die Lösung aus, wenn es gilt viele Filialen zentral zu verwalten.


(Quelle: Gastrofix)


ready2order ist ein umfassendes Komplettpaket mit allen Features, die in der Gastro nötig sind (z. B. Zoneneinteilung, Menügangauswahl oder Happy Hour). Das System läuft plattformunabhängig, ist also auch für Gastronomen geeignet, die nach einem neuen System suchen, ohne gleich neue Hardware anschaffen zu müssen.


Die Software bietet der Hersteller auf seiner Website in zwei Paketen an – einmal als Standard für 19 € im Monat und einmal als Gastropaket für 29 € im Monat (hier sind die ganzen Gastrofeatures aktiviert). Für beide Pakete werden außerdem 99 € Aktivierungsgebühr fällig. Zusätzlich betreibt ready2order auf seiner Website noch einen Hardwarestore mit allem, was so dazugehört, vom Belegdrucker über die iPads bis hin zur Kassenlade.

Zu wem passt ready2order

ready2order ist ein Allrounder aus Österreich, den du bei deiner Suche nach dem perfekten Kassensystem auf jeden Fall in die engere Auswahl nehmen solltest. Es kann natürlich sein, dass eines der anderen Systeme besser auf deine speziellen Bedürfnisse eingeht oder dass dir Look & Feel eines anderen Produkts besser gefallen – falsch machen kannst du mit ready2order aber eigentlich nichts.


(Quelle: ready2order)


r_keeper ist eine weitere gut durchdachte Lösung aus Österreich, die vermutlich alle Features bietet, die du brauchst – dabei legt der Hersteller besonderen Wert auf die Skalierbarkeit sowie die Rechtssicherheit seiner Lösung. r_keeper ist modular aufgebaut und extrem anpassbar, mit speziellen Modulen, beispielsweise für Hotels, Restaurants & Bars oder auch Bäckereien & Imbissen. Zudem hat der Hersteller Hardware im Angebot, die speziell für den Einsatz in der Gastronomie entwickelt wurde, beispielweise einen Drucker, der für die Bedingungen in der Küche ausgelegt ist. Wenn man bedenkt, dass Gastronomie oft mit Hitze, Dampf, Fett und Flüssigkeiten einhergeht ist das eine ziemlich gute Idee!


Über die Preisgestaltung von r_keeper lässt sich im Voraus wenig sagen, da es stark darauf ankommt, welche Module und Funktionen du benötigst. Wenn dich das System überzeugt, wendest du dich am besten direkt an den Hersteller und lässt dich beraten (auch zur Hardware).

Zu wem passt r_keeper

r_keeper ist eine super durchdachte Lösung, die sich an viele unterschiedliche Bedürfnisse anpassen lässt. Das erfordert ein bisschen mehr Initialaufwand als Lösungen, die versuchen allen immer alles zu bieten, hat nach hinten raus aber auch Vorteile. Mit dem Schwerpunkt auf Skalierbarkeit eignet sich die Lösung für alle Betriebe, die sich jetzt schon auf ihr künftiges Wachstum und weitere Filialen einstellen wollen.


(Quelle: rkeeper)



Suchst du nach Gastronomie Kassensystemen? Wirf einen Blick auf Capterras Liste der besten Gastronomie Kassensystem Softwarelösungen!

O que é ERP e para que serve?

o que é erp e para que serve

o que é erp e para que serve

O empreendedor que algum dia tenha feito uma busca rápida na rede por softwares de contabilidade ou para controlar o estoque do seu negócio certamente deve ter se deparado com o termo ERP. Muitos talvez tenham ficado com a dúvida: afinal, o que é ERP e para que serve

ERP é a sigla em inglês para Enterprise Resource Planning ou sistema de gestão empresarial. O objetivo principal de um sistema ERP é reunir toda a informação de uma empresa em um só lugar, da contabilidade, passando pelo financeiro, gestão de pessoas, vendas e pagamentos. 

Um produtor de cerveja artesanal, por exemplo, precisa saber quanto está gastando em matéria-prima (malte, lúpulo etc.), a quanto vende o produto final, qual o status do pagamento dos fornecedores e em que pé anda o estoque. 

Com um software ERP, é possível ter uma ideia global de todos os processos acima sem ter de reunir toda a equipe em uma reunião. Em resumo, é uma maneira mais simples e eficiente de gerir as vendas e controlar os gastos. 

ERP para pequenas empresas

Grandes empresas estão acostumadas com esse tipo de sistema, mas e para as pequenas, vale a pena ter uma ferramenta do tipo? E mais importante: é possível investir nesse tipo de solução sem gastar muito? 

Se a questão é o custo, a resposta imediata é sim, já que opções open source e gratuitas estão disponíveis. Como tudo na vida, porém, há outros pontos que devem ser analisados pelos pequenos empresários antes de se decidirem por um programa do tipo. Listamos alguns deles a seguir:

Como escolher um ERP: fique atento às necessidades

O crescimento do mercado de tecnologia da informação no Brasil nos últimos anos é notável, e os números comprovam: o país ocupa o 9° lugar no ranking mundial de investimentos em TI, com um total de US$ 47 bilhões (cerca de R$ 177 bilhões) em 2018, segundo dados da Associação Brasileira das Empresas de Softwares (Abes). Em 2008, de acordo com a mesma associação, esse volume era de US$ 15 bilhões, o que representa um crescimento de 21% ao ano.

gráfico do mercado de software no brasil em 2018
Pesquisa Anual dos Investimentos em TI no Brasil (Fonte)

Com novas opções de software surgindo a cada ano, escolher a melhor exige mais atenção dos empresários. Principalmente para quem opta por uma versão grátis, o ideal é perguntar-se: qual tipo de software se encaixa melhor às necessidades do meu negócio? Devo optar por um ERP na nuvem ou instalado localmente em servidores e computadores próprios da empresa? 

A solução para um pequena rede de restaurantes pode não ser a mesma que para uma empresa que atua no varejo. A dica, portanto, é pesquisar, comparar opções e buscar o máximo de informação possível antes de escolher.     

ERP gratuito

ERPs gratuitos, freemium (que oferecem versões grátis com opções de upgrade pago) e de código aberto costumam disponibilizar apenas funcionalidades básicas na versão grátis, como um número reduzido de notas fiscais que podem ser emitidas ou pouco espaço de armazenamento. Se a empresa precisa cadastrar mais usuários ou deseja automatizar processos ou fazer a integração com outros sistemas, por exemplo, provavelmente terá de migrar para uma versão paga. 

Segundo especialistas, tais opções podem ser uma boa porta de entrada para empresários que testam um ERP pela primeira vez. Se o negócio crescer e a equipe se acostumar com esse tipo de ferramenta, pode ser o momento de testar opções mais completas.  

ERP brasileiro x estrangeiro

Segundo a mais recente pesquisa anual do uso de TI nas empresas, realizada pela Fundação Getúlio Vargas (FGV) com mais de 2.500 respondentes, 48% das empresas brasileiras com até 170 teclados (ou estações de trabalho) utilizam um sistema de ERP da Totvs, empresa nacional com mais de 30 anos de presença no mercado. A segunda opção entre companhias do mesmo tamanho é a alemã SAP, com 12%, seguida pelas americanas Oracle (8%) e Infor (4%). O restante (28%) é dividido entre outras empresas.

gráfico: erp em pequenas empresas
Pesquisa Anual do Uso de TI (Fonte)

Como é possível notar, uma companhia nacional domina metade do mercado das pequenas e médias empresas de menor porte, dividindo espaço com outras gigantes internacionais. 

A questão da escolha entre opções nacionais ou estrangeiras não é novidade e foi abordada em um relatório recente (conteúdo em inglês) da empresa de consultoria Gartner sobre a situação do mercado de ERP no Brasil e que traz uma lista com produtos nacionais destacados nos últimos anos. 

Como ressalta o estudo, empresas brasileiras ou estrangeiras que atuam no Brasil acabam optando por soluções nacionais, que adaptam melhor seus produtos à conhecida complexidade fiscal, contábil e tributária brasileira

É algo que também deve estar na mira dos micro e pequenos no momento de escolher o ERP para a sua empresa. Caso optem por soluções estrangeiras sem um versão local, sejam elas grátis e de código aberto ou pagas, esses empreendedores precisam ter em mente que para dar conta de questões financeiras, por exemplo, terão de provavelmente combinar o software escolhido com soluções externas locais. Isso pode representar um custo extra.

Quer conferir mais opções de softwares ERP? Veja a lista completa de soluções de gestão empresarial do Capterra.

5 key benefits of ERP software for small businesses in the UK


Glastonbury, Reading, Leeds, Lovebox: festival season is upon us, marking the beginning of summer and that time of the year when we can go and see our favourite bands play live. Usually, we are so caught up in the moment that unless there is a technical problem that requires the concert to be cancelled, we are never exposed to what happens behind the scenes and have no idea of the number of people working to make that gig happen.

Enterprise resource planning (ERP) works quietly in the background and makes sure that departments work well together. And, despite having been around since the nineties, and mainly used in large corporations, it has only been recently that small businesses are benefiting from ERP software. 

What-are-the-benefits- of-ERP-Software-for-small-companies

But what is ERP software? Gartner defines ERP software as “a way to automate and support a range of administrative and operational business processes across multiple industries”. To bring this to life, let’s use music again to explain how ERP works in a bit more detail. If your company was a festival, ERP software would be holding the entire production together, providing sound technicians, lighting crew, security staff, etc. 

The functions within a business work like the production company that organises the festival. Logistics, sales, finance and HR each represent a different part within the ERP system. These departments are vital for the correct running of the company, and more often than not they are relying on systems that don’t communicate with each other, working in isolation.

How can ERP software improve business efficiency?

Deciding to implement ERP can significantly impact a company’s performance, regardless of size and revenue. Large enterprises have been using ERP systems to help with their operations for years. Following its acquisition by American food giant Kraft (now Mondelez International) in 2010, Cadbury looked at improving its supply chain system and reduce operation costs. The British confectionery company used SAP to help target the scalability issues they have had in the past, leading to a more efficient supply chain. LG also implemented ERP software to manage global HR processes, moving from manual to automated processes and adding transparency, which improved global communication and operations.


How can SMEs leverage the benefits of ERP software? We’ll look at the five main benefits of ERP software for small businesses and how it can impact performance, reduce cost and lead to business growth. 


One of the main advantages of ERP software is increased visibility within your company,  which can have a significant impact on the business. For example, if your staff is using different software in each department, this may be delaying the decision making process due to the lack of visibility between departments. Accuracy in reporting is also an indirect benefit from increased visibility, as all departments are working together and data is available in one place.


By unifying information from different departments in one place, it promotes collaboration and improves communication. Collaboration is a key aspect for a company to succeed in the long run, and with ERP software it dramatically improves because the information is centralised and uniform.

Streamline processes

Instead of each department working on separate spreadsheets with no communication between them, ERP software automates and streamlines processes, reducing the risk of human error and increasing efficiency.


As well as streamlining processes and increasing visibility, the advantage of having all the important information in one software application is that you’ll also lower your costs. ERP can help reduce administrative costs associated with manual processes, for example it can provide more accurate data entry and simplified processes.


ERP software can help businesses better control their data through user permission settings. If you have data in both an ERP system and spreadsheets, you run the risk of becoming more vulnerable as attackers can access sensitive data from two different sources. ERP software provides a safe location for data, so make sure that you transfer all relevant data to your ERP software.

ERP systems aren’t just for large corporations and can significantly help a company to work more efficiently by centralising all the key departments in one place, increasing visibility, security and collaboration between departments. 

So, if you are heading to a festival this summer, remember: is the work in the background that keeps the music playing. 

If you want to learn more about ERP software, visit our catalogue to find out what option is best suited to your business.


ERP & CRM – Warum eine Integration so wichtig ist

Würfel auf denen ERP und CRM steht


Würfel auf denen ERP & CRM steht

Um im Zeitalter der Digitalisierung konkurrenzfähig zu bleiben, müssen sich Unternehmen digitalisieren. Besonders den Bereichen ERP und CRM kommt hierbei eine besondere Bedeutung zu.

Prof. Dr. Schmietendorf zufolge müssen „zumindest die Geschäftsprozesse CRM, ERP und Supply-Chain-Management mit Software unterstützt werden, wenn ich mich als Unternehmen etablieren möchte. Daran führt kein Weg vorbei.“

Die Kundenorientierung ist der wichtigste Faktor in jedem Unternehmen. Wer die immensen Vorteile von Software hier nicht nutzt, wird langfristig gesehen starke Wettbewerbsnachteile im Vergleich zu der digitalisierten Konkurrenz einbüßen. Während sich CRM um die Kunden kümmert, richtet sich ERP-Software an die Verwaltung der restlichen Anspruchsgruppen, Projekte und Prozesse in Unternehmen. ERP-Tools sparen Zeit durch Automatisierung und Optimierung von Verwaltungsprozessen, erhöhen die Produktivität und Transparenz im Unternehmen und verringern menschliche Fehler.

Abgrenzung ERP & CRM

Supply-Chain-Management (SCM) bezeichnet die prozessorientierte Planung und Steuerung entlang der Lieferkette, vom Zulieferer bis zum Kunden. Im Vergleich zu SCM ist ERP-Software viel stärker auf interne Arbeitsprozesse ausgerichtet. So verarbeitet SCM-Software zum Beispiel Daten zu eingehenden Rohstoffen von externen Lieferanten. ERP-Software kann darüber hinaus weitere interne Prozesse wie die Mitarbeiterverwaltung oder Projektplanung abdecken. ERP-Software verwaltet möglichst vollständig die verschiedenen Prozesse im Unternehmen. Die Software deckt verschiedene Unternehmensprozesse ab, die ansonsten mit unterschiedlichen Softwarelösungen gemanagt werden müssten.

Customer Relationship Management (CRM) bezeichnet die Ausrichtung des Unternehmens am Kunden und umfasst die gesamten Planung, Steuerung und Umsetzung der Kundenbeziehungen und den damit zusammenhängenden Prozessen. CRM-Software dagegen kann als Speziallösung für den Vertrieb und die Kundenbetreuung angesehen werden. Durch den Einsatz einer CRM-Software kann das Kundenmanagement zeitsparender ablaufen und deutlich in der Qualität verbessert werden. Ein CRM-System fördert die Kundenzufriedenheit und Kundentreue, wodurch der Umsatz und die Rentabilität optimiert werden.

CRM-Software kann folgendermaßen als Front Office eines Unternehmens angesehen werden, wohingegen ERP-Software das Back Office im Unternehmen darstellt. Es gibt jedoch keine klare Abgrenzung zwischen den beiden Bereichen. CRM kann als Bereich von ERP angesehen werden und einige ERP-Systeme beinhalten CRM-Funktionen.

Vorteile von einer integrierten ERP und CRM Lösung

ERP-Systeme stellen Unternehmensdaten bereit, die anschließend von CRM-Software detailliert analysiert werden kann. Die Auswertung dient Vertriebsmitarbeitern, Kunden gezielt aufgrund ihres Kaufverhaltens anzusprechen und das Unternehmensmanagement kann Prozesse besser planen, steuern und verbessern. Es ist sehr wichtig, dass CRM und ERP zusammenarbeiten, sodass Ressourcen optimal eingesetzt und Geschäftsprozesse effizienter gestaltet werden. Für Mitarbeiter ist es häufig übersichtlich, wenn sämtliche Unternehmensprozesse in einer Software abgebildet sind und sie nur auf ein System geschult werden müssen.

Wenn ERP & CRM Lösungen nicht integrieren, entstehen Reibungsverluste und redundante Daten. Weiterhin sind Prozesse im Unternehmen nicht fließend und können dadurch Entscheidungen negativ beeinträchtigen. Erhält z.B. der Vertriebsmitarbeiter nicht alle Kundeninformationen (wie Zahlungsverhalten und Projekthistorie) aus dem ERP-System kann sich dies negativ auf seinen Kundenbesuch ausüben. Er kann den Kunden nicht optimal beraten oder schließt womöglich einen schlechten Deal mit ihm ab. Wird umgekehrt ein Neukunde gewonnen, kann im ERP-System das gewünschte Produkt bestellt, die Zahlung abgewickelt und an die richtige Adresse versendet werden.

Teilweise bieten CRM-Insellösungen erweiterte Funktionen für die Kundenbetreuung an und richten sich an spezifische Bedürfnisse und Unternehmen. Das Anbieten von CRM-Funktionalitäten in einer ERP Software sollte für Unternehmen nicht ausreichen. Der Anbieter sollte sich bestmöglich auf beide Geschäftsbereiche spezialisieren, um umfassende Features in beiden Geschäftsbereichen zu liefern. Bevorzugen Unternehmen ein separates CRM-System, sollten sie immer darauf achten, dass die verwendete Lösung mit ihrer ERP-Software integriert. Somit können Unternehmen Zeit sparen und die doppelte Datenhaltung und Datenpflege kann vermieden werden.

Integrierte ERP & CRM Tools für KMU

Im Folgenden wollen wir euch zwei Lösungen vorstellen, die ERP & CRM-Funktionalitäten optimal in einer Software vereinen.


Weclapp bietet eine Lösung an, die CRM und ERP vereint. Weclapp ist nicht nur ein sehr gutes CRM-Tool, sondern wurde auch als ERP-System des Jahres 2018 ausgezeichnet. Um Datensicherheit muss man sich bei der Lösung aus Marburg keine Sorgen machen. Daten werden DSGVO-konform in deutschen Rechenzentren gespeichert.ERP & CRM: Abblidung von Weclapp

Weclapp ist ein international bekanntes Cloud-CRM-Tool, welches seinen Nutzern vielfältige Funktionalitäten aus den Bereichen Kundenmanagement, Marketing und Vertrieb bietet. Zu dem Angebot gehören unter anderem Kontaktmanagement, Kampagnenmanagement, Lead- und Chancenmanagement, Chat-Funktionen, Apps für Android und iPhone sowie Integrationen mit Magento, MailChimp, Shopware, Gmail und Office 365. Neben der Funktionsvielfalt und dem ansprechenden und modernen Design besteht ein weiterer Vorteil in der Möglichkeit, das Tool um ERP-Module zu ergänzen. Werden ERP-Funktionen im Unternehmen gewünscht, muss somit kein neues Programm eingeführt und erlernt werden. Auch Apps für Android und iPhone sind verfügbar. Weclapp ist das teuerste der vorgestellten CRM-Tools: Bei einer monatlichen Abrechnung liegt der Preis für das CRM-Modul bei 25 € pro Nutzer und Monat (20 € bei jährlicher Abrechnung).

Unternehmen, die an der weclapp ERP-Lösung interessiert sind, erhalten alle Funktionen, die im CRM-Modul angeboten werden, automatisch und ohne Aufpreis dazu. Weclapp bietet die zwei verschiedenen Module an: ERP Dienstleistung und ERP Handel. ERP Dienstleistung ist auf IT-Dienstleister, Agenturen und Beratungen zugeschnitten und bietet Funktionen aus den Bereichen Auftragsmanagement, Projektmanagement, Aufgabenverwaltung, Dokumentenmanagement, Zeit- und Leistungserfassung sowie Finanzbuchhaltung und Banking. ERP Handel richtet sich nach den Bedürfnissen von Händlern, Produzenten und Onlineshops und stellt zusätzlich zu allen Funktionen des Dienstleistungs-Moduls noch Funktionen für Beschaffung, Lagerverwaltung, Produkt- und Artikelverwaltung, Shopanbindung und POS bereit. Der größte Vorteil neben der Funktionsvielfalt ist die bedürfnisorientierte Bereitstellung spezifischer Funktionen. Dadurch können die Anforderungen der Handels- oder Dienstleistungsunternehmen besser erfüllt werden. Die ERP-Module können mit einem guten Preis-Leistungs-Verhältnis aufwarten: Das Modul ERP Dienstleistung kostet 49 € bei monatlicher und 36 € bei jährlicher Abrechnung, das Modul ERP Handel 99 € bzw. 79 €.

SAP Business One

Im Bereich ERP und digitaler Kern gehört SAP zu den weltweit erfolgreichsten Unternehmen überhaupt. Neben ERP-Lösungen bietet SAP auch verschiedene intelligente Technologien an, beispielsweise für Machine Learning und das Internet of Things. Vor allem unter Großunternehmen ist der Anbieter beliebt und bietet vielfältige Lösungen. Mit SAP Business One richtet sich SAP jedoch auch an kleine und mittlere Unternehmen.

ERP & CRM: Screenshot von SAP Business One

Die besonderen Stärken dieser Lösung liegen in den Bereichen Flexibilität und Skalierbarkeit. Die Lösung lässt sich mit über 500 Modulen anpassen und mit fast beliebigen Funktionen erweitern. Neben Funktionen aus Finanzmanagement, Einkaufs- und Bestandskontrolle und Analyse und Berichte bietet SAP zahlreiche Funktionen aus dem Bereich Vertriebs- und Kundenmanagement an. Weiterhin kann SAP Business One mit der SAP HANA Cloud integriert werden, welche intelligentes ERP & CRM anbietet, das z.B. Machine Learning unterstützt. Unternehmen können somit einfach zu dem Tool wechseln, wenn sie fortgeschrittenere Technologien einsetzen wollen. Die CRM Plattform von SAP (C/4HANA Cloud) teilt sich in die verschiedenen Module Kundendaten, Vertrieb, Marketing E-Commerce und Service ein und unterstützt Unternehmen dabei vertrauensvolle und dauerhafte Kundenbeziehungen aufzubauen.

SAP Business One ist als On-Premise- oder Cloud-Lösung verfügbar. Aufgrund der extrem modularen Struktur lässt sich hier nicht viel über die Preisgestaltung von SAP Business One sagen. Der Vorteil ist, dass SAP in Bezug auf verwendete Module und Benutzerzahlen flexibel mit der Entwicklung des Unternehmens mitgeht. Der Nachteil der Software ist, dass ihre Benutzerfläche leider etwas starr und unmodern wirkt.