Smart office: l’ufficio del futuro

Smart office e ufficio digitale

Smart office e ufficio digitale

I recenti sviluppi osservati nel mondo del lavoro contribuiscono alla nascita di un modello già ben noto in molti ambienti professionali, basato su una maggiore flessibilità e mobilità. Agevolare l’accesso alle risorse aziendali in qualsiasi luogo e momento è una delle principali sfide di questa nuova dinamica.

La tendenza è tanto più pronunciata che la trasformazione digitale interessa tutti i settori di attività e da origine a soluzioni innovative come i software per digital workplace. Concetto molto attuale, il digital workplace – anche noto come smart office o ufficio digitale – risponde alle sfide del lavoro moderno e presenta molteplici vantaggi sia per i lavoratori che per le aziende.

Che cos’è lo smart office?

Lo smart office è un ambiente digitale di lavoro che offre agli utenti un accesso centralizzato a tutti gli strumenti e le informazioni necessarie per lo svolgimento delle loro funzioni all’interno dell’azienda. Si presenta come una versione digitale dell’ufficio fisico o della sala riunioni. L’ufficio digitale è una piattaforma collaborativa che unisce le principali risorse utilizzate dall’azienda, come le e-mail, la messaggistica istantanea, i social media, i software per uso professionale e la gestione dei documenti. A seconda delle particolari caratteristiche, lo smart office può anche integrare specifiche applicazioni aziendali, adattandosi così alle esigenze di ogni organizzazione.

Diretta conseguenza dell’evoluzione della rete Intranet, il digital workplace è una soluzione complessa che va ben al di là dei portali aziendali e delle suite per la produttività come Office 365 o G-Suite. Queste ultime, infatti, si limitano a fornire accesso a una varietà di applicazioni e a un ambiente di lavoro collaborativo senza garantire l’interconnessione e l’integrazione tra i vari strumenti. L’ufficio digitale è uno spazio di lavoro virtuale unificato e fondato su due principi fondamentali: l’integrazione e la collaborazione.

Quali sono le sfide dell’ufficio digitale?

Lo smart office si adatta alle nuove modalità di lavoro sempre più trasversali e collaborative. Il miglioramento della produttività dei dipendenti e della comunicazione all’interno dell’azienda sono le due principali sfide di questo strumento del futuro.

Migliorare la produttività dei dipendenti

Le modalità di lavoro e l’ambiente professionale stanno cambiando radicalmente. La necessità di flessibilità e di mobilità dei lavoratori sta contribuendo all’ espansione del telelavoro e della virtualizzazione.

Unificando in maniera intelligente tutti gli strumenti di lavoro, lo smart office semplifica l’accesso a molteplici programmi interconnessi di gestione delle attività, stimolando così la produttività dei collaboratori, che possono accedere alla propria area di lavoro, nonché a tutte le risorse aziendali, in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo, siano essi in ufficio, a casa o in viaggio.

Grazie alla centralizzazione delle applicazioni aziendali (talvolta troppo numerose), non è più necessario passare continuamente da un ambiente all’altro. Di conseguenza, si riducono significativamente le perdite di tempo mentre migliora l’efficienza delle squadre.

Migliorare la collaborazione e la comunicazione interna

La comunicazione è una sfida importante per le organizzazioni che desiderano un personale sempre più unito e coinvolto. Si tratta anche di un principio fondamentale dell’ufficio digitale, in quanto quest’ultimo agevola e ottimizza lo scambio di informazioni tra i collaboratori attraverso soluzioni integrate di messaggistica aziendale.

Migliorare la comunicazione e ottimizzare la condivisione delle informazioni contribuisce ad una più efficiente collaborazione all’interno dell’azienda, permettendo così di risparmiare tempo e di aumentare la produttività del personale.

Inoltre, il digital workplace crea un ambiente professionale dinamico che migliora l’appetibilità del posto di lavoro. Tutti questi fattori influiscono positivamente sulle prestazioni dei dipendenti.

Quali sono i principali vantaggi dello smart office?

Lo smart office comporta benefici associati alla trasformazione digitale dell’azienda, soprattutto in termini di mobilità, flessibilità e velocità nell’esecuzione delle attività. Permette inoltre di raggruppare queste attività sotto un’unica piattaforma e di collegare tra di loro tutti gli strumenti e le risorse di cui il dipendente ha bisogno per lavorare in modo efficiente.

Focalizzato sulle esigenze degli utenti, l’ufficio digitale crea un ambiente sicuro e funzionale che si adatta alle attività dei lavoratori, che possono così condividere facilmente documenti e conoscenze e fornire o ricevere assistenza e informazioni.

Più in particolare, il digital workplace consente di:

  • Disporre di un accesso unico e sicuro alle risorse professionali;
  • Agevolare e sincronizzare l’interazione e la comunicazione tra i collaboratori;
  • Coinvolgere i collaboratori e organizzare la collaborazione in base alle esigenze;
  • Pianificare le attività in un calendario condiviso e semplificarne la gestione;
  • Sfruttare e condividere le conoscenze e le risorse in tutta semplicità;
  • Accedere ai documenti e alle informazioni in mobilità;
  • Offrire un pannello di controllo in tempo reale;
  • Ridurre i costi operativi attraverso l’automazione delle attività.

I vincoli legati all’implementazione di uno smart office

Difficile da attuare a causa della sua complessità e della molteplicità di strumenti integrati che lo compongono, lo smart office non può essere immaginato come un elemento separato dalla strategia digitale dell’azienda. Infatti, la creazione di un ufficio digitale prevede innanzitutto un determinato livello di maturità del sistema informatico dell’organizzazione. Nasce dalla trasformazione digitale dell’azienda, la quale deve quindi soddisfare i requisiti di governance, di sicurezza, di gestione dei dati e di formazione del personale.

Anche l’integrazione dei dati è un elemento fondamentale ai fini della creazione di uno smart office, affinché quest’ultimo consenta di integrare i dati da una varietà di software implementati. Questa è la differenza tra l’ufficio digitale e le applicazioni di collaborazione. Inoltre, ogni settore professionale ha le proprie specifiche caratteristiche, di cui un digital workplace deve tenere conto. La piattaforma deve pertanto adattarsi alle esigenze di ogni organizzazione e garantire un ambiente di lavoro adatto alle aspettative e alle attività dei dipendenti, aumentando la loro produttività e il benessere sul luogo di lavoro.

Vuoi saperne di più? Consulta il nostro catalogo di software per digital workplace

Qu’est-ce que la télémédecine ?

logiciel médecin

logiciel médecinLa pandémie de coronavirus a provoqué une crise sanitaire sans précédent, mettant au défi les capacités hospitalières et testant les limites des professionnels de la santé dans le monde entier. La crise a toutefois favorisé l’adoption d’une pratique qui gagne en visibilité depuis quelques années et qui, surtout en période de saturation des centres de santé, peut s’avérer une grande alliée pour les médecins et les patients : la télémédecine

De nombreuses cliniques, bureaux et hôpitaux qui la pratiquaient déjà voient la demande pour ce type de service augmenter. D’autre part, les éditeurs de logiciels médicaux se sont empressés d’adapter leurs produits et d’offrir cette fonctionnalité.  

En quoi consiste la télémédecine ? 

Les logiciels de télémédecine permettent aux médecins de recevoir leurs patients virtuellement, d’effectuer des examens à distance et d’échanger entre professionnels de santé. Ces outils peuvent permettre de communiquer par e-mail, messagerie instantanée ou appels téléphoniques, mais l’une des fonctionnalités clés est sans nul doute la visioconférence.

AVERTISSEMENT : La télémédecine est réglementée, strictement encadrée par la loi, et répond à certaines exigences, notamment concernant le parcours de soin.
Les logiciels utilisés pour la télémédecine doivent être spécifiques à un usage médical, avec des options de diagnostic, de traitement et/ou de consultation, et non pas de simples programmes de visioconférence.

La télémédecine vise donc spécifiquement à faciliter les interactions entre les médecins et les patients et fait partie du secteur de la télésanté. Ce dernier comprend, outre les services de téléassistance, les domaines du diagnostic, de l’éducation et de la recherche, entre autres. 

Parmi les avantages de la télémédecine et des programmes qui la combinent avec d’autres fonctionnalités, tant pour les médecins que pour les patients, on peut souligner : 

    • La possibilité de prendre plus de rendez-vous : en évitant les déplacements, les retards et les salles d’attente bondées, la technologie permet aux médecins de prendre plus de rendez-vous et aux patients de gagner du temps.
    • La baisse du taux de rendez-vous annulés : les logiciels médicaux facilitent la prise et le suivi des rendez-vous, ce qui réduit le nombre de visites annulées ou de patients qui ne se présentent pas. 
    • L’échange d’informations : les médecins qui utilisent le même logiciel peuvent échanger des informations rapidement et consulter des professionnels plus expérimentés ou ayant déjà traité des cas similaires. 
    • La sécurité et l’agilité : les médecins peuvent stocker toutes les informations sur les patients en un seul endroit sécurisé. 
    • L’accès facile aux spécialistes à un coût moindre: la téléconsultation permet d’accéder à des cliniques et à des hôpitaux situés à des kilomètres du domicile du patient, à un coût réduit. C’est un avantage considérable, surtout pour ceux qui sont loin des grandes villes où sont concentrés la plupart des spécialistes. 

Les principales caractéristiques des logiciels médicaux

Comme nous l’avons mentionné, la télémédecine fait référence aux soins virtuels, mais la plupart des logiciels pensés pour les médecins sont bien plus que de simples outils de gestion des appels :

Planification des rendez-vous 

Programmez des rendez-vous et contrôlez le calendrier des présences.

Dossier médical informatisé

Il rassemble toutes les informations sur les patients (médicaments utilisés, diagnostics, antécédents médicaux, allergies, images radiologiques, résultats d’examens, etc.) et facilite l’accès à ces données. 

En plus d’être plus sûr que les anciens rapports sur papier, le dossier médical informatisé permet d’organiser les informations. Les anciens dossiers papier peuvent également être scannés et importés.

Téléconsultation

Comme mentionné précédemment, il s’agit d’un service en ligne, utilisant le système vidéo et audio de l’ordinateur.

Il existe différentes pratiques :

  • Le téléconseil, où les médecins peuvent guider et orienter les patients à distance.
  • La télésurveillance pour superviser et suivre les indicateurs de santé.
  • La téléexpertise pour échanger des informations entre médecins.

Les pharmacies également peuvent mettre en place un “cabinet de téléconsultation” et permettre ainsi l’accès à des médecins distants depuis leur officine. 

Prescription

Après le dossier médical, la prescription électronique est sans aucun doute l’une des fonctionnalités les plus importantes de ce type de logiciel. Les remboursements sont pris en charge de manière habituelle.

Gestion

Semblables aux systèmes ERP, les principaux logiciels de télémédecine comportent également des modules de gestion pour les cliniques ou les bureaux, avec des fonctionnalités telles que les comptes créditeurs/débiteurs, la gestion de l’inventaire et la logistique. 

Une autre caractéristique commune est celle de générer des rapports financiers et comptables.  

Autres types de logiciels pour les médecins

Il est important de se rappeler que la technologie est l’alliée des médecins, et pas seulement lorsqu’il s’agit de soigner les patients. 

Différents types d’applications sont destinés à aider les médecins, les infirmières, les assistants et autres professionnels dans des domaines spécifiques tels que la prise de rendez-vous, les frais ou les dossiers. 

Voici notre sélection : 

  • Logiciel de facturation médicale : il centralise et automatise les comptes débiteurs, le traitement des paiements, etc.
  • Logiciel de planification : idéal pour la gestion des rendez-vous, le contrôle du personnel et les dossiers des patients.
  • Logiciel de gestion des cliniques : il permet d’optimiser le flux de travail des bureaux afin que les médecins et le personnel soignant puissent passer plus de temps avec les patients au lieu de s’occuper des tâches administratives.
  • Logiciel pour les laboratoires médicaux : axé sur les laboratoires médicaux et de recherche, il permet de coordonner les données des échantillons, des tests et des résultats. 
  • Logiciel de prescription : la prescription numérique est une caractéristique du principe des logiciels de télémédecine, mais elle est également proposée dans des programmes dédiés et plus robustes.  

Les logiciels de télémédecine français

La crise de COVID-19 a irrémédiablement accéléré l’utilisation de logiciels de télémédecine à travers le monde, que ce soit pour permettre des consultations lors du confinement, limiter la propagation du virus, alléger la surcharge des cabinets ou encore permettre l’accès aux soins aux patients isolés géographiquement. En France, diverses plateformes propres au système de santé français opèrent : c’est le cas de Hellocare Connect, Leah, LIVI, Maiia, Medaviz, MEDVU, MesDocteurs, ou encore de Qare (liste non exhaustive).  La révolution médicale est plus que jamais en marche !

Et maintenant ? Consultez notre catalogue de logiciels de télémédecine pour trouver l’outil qu’il vous faut.

Qué es y cuáles son las ventajas del 5G para las pymes

Ventajas del 5G

Ventajas del 5G

¿Qué es 5G?

La tecnología 5G hace referencia a la nueva generación de estándares de conectividad a través de dispositivos móviles. Las ventajas del 5G son muchas y variadas, la más destacable es su velocidad de conexión, la cual puede llegar a ser más rápida incluso que las conexiones de fibra óptica. Esto repercutirá en las organizaciones que utilizan internet para operar, desde procesos esenciales como la comunicación entre personas o la gestión de entornos en la nube, hasta procesos más específicos como recopilación y análisis de Big Data o uso de herramientas de inteligencia de negocios.

Actualmente, las conexiones 4G (las más comunes en las redes móviles) se quedan cortas dado al aumento en el uso de nuevas tecnologías, almacenamiento en la nube y el manejo de archivos cada vez más grandes, así como el auge del uso de vídeo en internet. Prueba de ello ha sido durante la pandemia del COVID-19, cuando se ha notado un sobrecargo en las conexiones de internet móvil, provocando en muchos casos el aumento en el tiempo de espera para acceder incluso a los servicios más simples como enviar mensajes o cargar una página web.

Con el 5G todos estos problemas se solventan, dado que cada dispositivo conectado a la red móvil gozará de velocidades que podrán alcanzar hasta los 20Gb por segundo, algo que se sitúa entre 10 y 20 veces superior a la velocidad que ofrecen las conexiones actuales en 4G.

La revolución del 5G

La llegada del 5G viene cargada de mejoras significativas en el campo de la comunicación, tanto en el ámbito personal como profesional.

Debido a la pandemia del coronavirus y tras el estado de alarma, muchas empresas cuentan ahora con más trabajadores remotos y más servicios en la nube, lo que demanda una capacidad en las conexiones mucho mayor que antes. La implantación de 5G permitirá asumir este incremento demanda y cambiará la manera en que nos comunicamos, permitiendo a un mayor número de dispositivos estar conectados a internet, mandando y recibiendo datos a tiempo real.

Ningún dispositivo 5G perderá la calidad de la conexión por saturación de la red, como pasa actualmente con 3G o 4G. En el caso de 5G cada dispositivo estará conectado de forma exclusiva, como si de un solo cable se tratara, sin compartir conexión con nadie, lo que aumentará también la seguridad en la transmisión de datos.

Otra de las ventajas del 5G es que se reduce el tiempo de latencia, que es el tiempo que la red tarda en responder a una petición. En el caso de 5G este tiempo se reduce a 3 milisegundos (en promedio), algo que pasará casi desapercibido para el usuario.

Cambios que supondrá el uso de 5G

La implantación del 5G introducirá cambios tanto para las empresas como para el consumidor final.

En el uso personal, se contará con una conexión más rápida y estable, por lo que se podrán descargar archivos y cargar el streaming de películas en cuestión de milisegundos, como si estuvieran grabados en la memoria de nuestro dispositivo.

Otra de las ventajas del 5G es que no necesitaremos tener que ampliar nuestra tarjeta de memoria interna o la capacidad de nuestro ordenador, ya que podremos almacenar y acceder a nuestros archivos guardados en la nube de forma instantánea, incluso si se trata de archivos muy grandes.

El 5G facilitará además el avance del internet de las cosas (IoT por sus siglas en inglés), donde más objetos cotidianos, como la nevera, el termostato de casa o el coche podrán estar conectados a internet y poder ser controlados de manera remota sin interrupciones y a tiempo real.

Se prevé que para este año 2020 en el mundo habrá más de 50 mil millones de dispositivos conectados a internet, cifra que de seguro se superará por las nuevas circunstancias surgidas durante y tras la pandemia. Por lo que el 5G jugará sin duda un papel clave para facilitar el acceso y garantizar el tráfico de datos para todos los dispositivos conectados a internet.

En el ámbito profesional, las ventajas del 5G van más allá de simplemente poder conectar objetos a internet. Permitirá por ejemplo realizar intervenciones quirúrgicas a distancia, así como manejar máquinas en la industria de forma remota o conducir vehículos teledirigidos.

La tecnología 5G en B2B (Business to Business por sus siglas en inglés), también proporcionará mejoras en las relaciones comerciales y procesos de negocios. Por ejemplo, sistemas de logística que rastrean en tiempo real los envíos o software de almacenes inteligentes que autogestionan pedidos.

También potenciará el crecimiento de empresas de tecnología, las cuales se encontrarán con un mercado que demanda más servicios y productos basados en la nube o en conexiones a internet.

Las ventajas del 5G y sus beneficios para las pymes

El acceso a 5G posibilitará a las pymes implementar servicios y tecnologías que hasta ahora estaban solo al alcance de grandes organizaciones con un alto poder adquisitivo.

El 5G marcará un nuevo rumbo para el desarrollo de las empresas, ya que permitirá una mejor automatización de procesos y una mayor optimización de los recursos. La posibilidad de conectar más elementos y equipos a internet facilitará el trabajo en remoto, ahorrando costes de mantenimiento y desplazamiento de personal.

Otra de las ventajas del 5G para pymes es que permitirá usar más ampliamente los servicios en la nube. Esto hará posible que las empresas no tengan que comprar y mantener servidores in situ. Tampoco será necesario mantener una red de cableado físico para que los ordenadores y equipos de una empresa se conecten a internet de alta velocidad.

La entrada del 5G en el ámbito empresarial permitirá además aprovechar mejor el potencial del software de Inteligencia Artificial, ya sea para fines externos o internos. Por ejemplo, a nivel de marketing se podrá analizar el comportamiento del cliente de manera óptima gracias a conexiones más rápidas y seguras. Otro ejemplo, son las herramientas de machine learning que recopilan información, aprenden de ella para mejorar procesos del negocio o para solucionar automáticamente problemas inesperados.

El 5G en España

La pandemia del coronavirus ha retrasado muchos proyectos tecnológicos en España y el despliegue de la red 5G no es una excepción. Antes de la pandemia, varias operadoras tenían previsto ofrecer este servicio durante el 2020, pero todo parece indicar que tendremos que esperar para ver la red 5G desplegada de forma significativa dentro de la geografía española.

Vodafone es la única operadora que actualmente cuenta con una red comercial 5G, la cual ya está presente en 21 ciudades españolas. Las demás principales operadoras de telefonía móvil están en el proceso de despliegue de esta red en el país. Según el diario Expansión, Orange y MásMóvil tienen previsto también ofrecer conexiones 5G en los próximos meses en las principales ciudades e irán desplegando la red de forma gradual dentro del territorio nacional.

Para acceder a la red 5G, se necesita contar con un smartphone compatible con estas frecuencias. Durante este año 2020 se ha ido ampliando el catálogo de terminales que permiten la conexión 5G y actualmente casi todas las marcas cuentan ya con uno o varios dispositivos de este tipo, no solo de gama alta sino también de media gama.

Dado que el 5G trabaja a unas frecuencias distintas a 4G, se necesita readaptar toda la red móvil que actualmente existe a fin de ofrecer este tipo de conectividad. Aún quedan varias etapas por concluir, pero todo indica que para el 2021 el despliegue y uso de la red 5G será una realidad en varios puntos de la geografía y se prevé que para el 2024 la cobertura 5G sea accesible para la gran mayoría de la población en España.

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6 consigli fondamentali per il tuo processo di onboarding digitale

Processo di onboarding digitale

Le prime impressioni sono importanti, soprattutto quando si tratta del luogo di lavoro. L’esperienza di un nuovo dipendente durante i suoi primi giorni di lavoro può essere decisiva per quanto riguarda l’opinione che si farà dell’azienda. 

Processo di onboarding digitale

In assenza di un buon processo di onboarding, i nuovi assunti potrebbero non sentirsi a proprio agio con il nuovo lavoro, ad esempio per non aver ben chiaro quale sia il loro ruolo, non sapere a chi rivolgersi e, di conseguenza, essere incapaci di iniziare con il piede giusto.

Nel caso del lavoro da remoto, fare un buon onboarding può essere ancora più difficile. I manager non sono presenti per accogliere fisicamente i nuovi dipendenti sul posto di lavoro e, pertanto, devono fare uno sforzo in più per aiutarli a mettersi in pista.

Se stai cercando come preparare l’onboarding digitale per i nuovi membri del tuo team in telelavoro, abbiamo le informazioni che cercavi. Questo articolo funge da checklist per l’onboarding da remoto per darti tutto il necessario per elaborare un’esperienza di onboarding semplice e trasparente.

Che cos’è l’onboarding digitale?

L’onboarding digitale o virtuale è il processo attraverso il quale le aziende accolgono un nuovo lavoratore nel suo ruolo a distanza. A differenza dell’onboarding tradizionale, che si svolge normalmente di persona in ufficio, quello virtuale avviene mediante un software per videoconferenze e strumenti di team collaboration.

Un processo di onboarding digitale ottimale prevede:

  • Una panoramica del ruolo del dipendente
  • La presentazione del nuovo membro ai suoi principali colleghi
  • Un riepilogo di tutti i sistemi interni necessari per il lavoro
  • La revisione del vademecum dell’azienda
  • La presentazione della cultura aziendale

Perché è importante l’onboarding digitale, anche da remoto?

L’onboarding è importante in qualsiasi realtà lavorativa per fomentare nel nuovo membro del personale la fiducia nel proprio ruolo e un’approfondita conoscenza dell’azienda. Serve anche per risparmiare tempo sul lungo termine. Se i dipendenti ricevono tutte le informazioni corrette sin dal primo momento, i manager non dovranno dedicare molto altro tempo a rispondere a domande e dare spiegazioni in un secondo momento.

Nella realtà dello smart working, l’onboarding diventa ancora più importante. I dipendenti che lavorano da casa non hanno la possibilità di avvicinarsi a un collega per fare una semplice domanda. Anche l’assenza di eventi di lavoro presenziali può rendere più difficile sentirsi parte dell’azienda.

Fortunatamente, grazie alle moderne tecnologie e ad alcune soluzioni creative, è possibile migliorare il processo di onboarding digitale per far sì che i nuovi assunti si sentano ben accolti e sicuri di sé fin dal primo giorno di lavoro.

Quali sono i migliori strumenti per l’onboarding digitale?

Per creare un processo di onboarding da remoto ottimale è indispensabile innanzitutto disporre degli strumenti e della tecnologia appropriati. Esistono in totale cinque principali tipi di software che dovresti implementare e avviare prima di poter effettuare un corretto onboarding per i tuoi smart worker.

1. Software di collaborazione aziendale

Per prima cosa, avrai bisogno di un software di collaborazione aziendale. Programmi come Monday.com e Asana permettono ai dipendenti di lavorare insieme ai progetti da remoto, organizzare il flusso di lavoro e garantire gli uni agli altri la trasparenza sullo stato delle attività. Monday.com dispone anche di un template per l’onboarding dei dipendenti che potrai sfruttare per muovere i tuoi primi passi con il processo di onboarding.

2. Software per videoconferenze

Lavorare a distanza può provocare una sensazione di isolamento, che tuttavia può essere mitigata con l’uso di un software per videoconferenze. Con piattaforme come Zoom o Webex, puoi riunirti “faccia a faccia” con i tuoi nuovi dipendenti in occasione della loro prima giornata di lavoro. Un’iniziativa importante per aiutarli a relazionarsi con te e con gli altri colleghi da un punto di vista più umano.

3. Software per comunicazione interna

Le videoconferenze sono ottime per le riunioni, ma può capitare che durante il processo di onboarding i nuovi membri del personale abbiano delle domande da porti al volo. In questo caso, strumenti come Slack o Workplace by Facebook, sono molto comodi poiché permettono ai nuovi arrivati di ottenere le risposte di cui hanno bisogno dalle persone giuste e al momento giusto.

4. Gestionali HR

Il dipartimento delle risorse umane riveste un ruolo importante nell’onboarding dei dipendenti da remoto. Per riuscire a tenere traccia di ogni cosa relativa al personale, dai permessi ai contratti di assunzione, puoi dotare il dipartimento HR di software come BambooHR o Calamari.

5. Software per la firma digitale

In un ufficio convenzionale, un dipendente trascorre la maggior parte del suo primo giorno di lavoro a firmare contratti e compilare moduli. Tali pratiche possono essere complicate da gestire a distanza, a meno che non si disponga di un software per la firma digitale come eSign Genie o DocuSign. Con piattaforme di questo tipo non dovrai più scansionare o stampare alcun documento, che verrà invece digitalizzato consentendo di apporre la firma con un semplice click.

6 consigli per l’onboarding digitale e la nuova esperienza di assunzione

1. ‘A tu per tu’ virtuali

Anche se difficilmente riuscirai a incontrare di persona i tuoi lavoratori da remoto, assicurati che possano associare un volto a un nome. Non esitare a riempire le loro prime giornate di lavoro con videochiamate con te o con chiunque lavorerà con loro.

2. Distribuisci le responsabilità

Un buon processo di onboarding non dovrebbe essere gestito da una sola persona. Delega i vari aspetti della formazione a membri del personale che lavoreranno con il nuovo arrivato. In questo modo potrà conoscere molte persone e imparare svariate abilità direttamente dagli esperti del settore.

3. Spazio a cultura e vita sociale

Con tutte le attività amministrative e formative previste durante l’onboarding virtuale è facile dimenticarsi degli aspetti culturali legati alla tua azienda. È importante anche organizzare delle videoconferenze con i responsabili di ogni dipartimento, in modo tale che i nuovi dipendenti possano conoscere i membri del loro team e farsi un’idea della cultura aziendale.

4. Prevedi un piano d’emergenza

Un processo di onboarding che si rispetti dovrà comprendere un piano di emergenza nel caso qualcosa vada storto. Per esempio, uno dei formatori potrebbe non essere disponibile oppure qualche problema di connessione potrebbe rendere impossibile lo svolgimento di una videoconferenza. Prepara dei piani di emergenza per tali evenienze. Ad esempio, potresti fornire ai tuoi nuovi dipendenti dei numeri di telefono da chiamare quando le videoconferenze non funzionano.

5. Offri una formazione presenziale ove possibile

A seconda del tipo di contesto di telelavoro, puoi dare ai nuovi membri del personale l’opportunità di conoscere i colleghi di persona. Ciò può essere possibile attraverso una giornata di formazione presso la sede dell’azienda oppure mettendo in contatto i dipendenti di una stessa regione in modo tale che possano costruire un legame umano più solido con gli altri lavoratori.

6. Ripensa il contenuto per adattarlo a un ufficio in casa

È necessario ripensare le parti del processo di onboarding sulla salute e la sicurezza per incentrarle sul lavoro da casa anziché sull’ambiente d’ufficio. Per fare un esempio, non ha molto senso spiegare la procedura antincendio in questo momento in cui tutti lavorano da remoto. Piuttosto, è importante pensare a come creare un ambiente di lavoro in casa che sia sicuro e confortevole.

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Software fürs Home-Office: So bleiben Teams motiviert

Software fürs Home-Office- So bleiben Teams motiviert

Mit dieser Software fürs Home-Office bleiben alle Teammitglieder produktiv und motiviert.

Software fürs Home-Office- So bleiben Teams motiviert

Ein Remote-Team zu managen ist keine leichte Aufgabe. Genauso wichtig wie der Fortschritt der laufenden Projekte ist die Frage, wie es den einzelnen Teammitgliedern geht: Sind alle noch motiviert bei der Arbeit und kommen gut mit ihren Aufgaben zurecht? Wenn nicht, sinkt schnell die Produktivität und schlimmstenfalls entscheiden sich Angestellte für die Kündigung.

Die Remote-Arbeit muss auch Spaß machen und es ist Aufgabe der Teamleitung, genau dafür zu sorgen. Eine Möglichkeit ist der Einsatz von Software fürs Home-Office, mit der Teambuilding-Aktivitäten geplant und durchgeführt werden können.

In diesem Artikel möchten wir ein paar Softwarelösungen vorstellen, die für mehr Motivation im Home-Office sorgen können.

Die vier wichtigsten Arten von Software fürs Home-Office

  • Software zur Mitarbeiterüberwachung
  • Tools für die Teamkommunikation
  • Webkonferenztools
  • Projektmanagementlösungen

 Software zur Mitarbeiterüberwachung

Software zur Mitarbeiterüberwachung trägt dazu bei, die Produktivität deines Teams im Blick zu behalten. Du kannst den Browserverlauf von Angestellten, ihre Software-/Internetnutzung, die aktive und inaktive Zeit ihrer Computer usw. überwachen, um zu überprüfen, ob sie ihre Arbeitszeit produktiv nutzen.

Das klingt erst mal wenig nach Spaß bei der Arbeit, aber auch hier lassen sich angenehme Elemente einbauen: Du kannst deine Mitarbeiter*innen abhängig von ihrer Arbeitsleistung mit Belohnungen überraschen. So steigt ihre Motivation und sie haben einen zusätzlichen Anreiz dafür, kontinuierlich gute Arbeit zu liefern. Hier sind ein paar Tipps für einfallsreiche Anreizsysteme:

Belohne eine gute Work-Life-Balance

Tools zur Mitarbeiterüberwachung wie Hubstaff und WorkTime Corporate bieten Einblicke in die Produktivität von Teams und Einzelpersonen. Diese kannst du nutzen, um besonders produktive Personen zu belohnen, aber du solltest auch diejenigen nicht vergessen, die eine gute Balance zwischen Arbeit und Freizeit schaffen und angemessene Pausen einlegen. So sorgst du für eine gute Work-Life-Balance und zeigst, dass dir die Gesundheit deiner Angestellten wichtig ist.

Berichte zur Internetnutzung von Angestellten in WorkTime Corporate
Berichte zur Internetnutzung von Angestellten in WorkTime Corporate (Quelle)

Aktiv dafür sorgen, dass alle einbezogen werden

Performance-Einblicke helfen dir auch dabei, die Nachzügler*innen in deinem Team zu identifizieren. Bei diesen Angestellten besteht das Risiko, dass sie demotiviert sind und die Mitarbeit aufgeben, du solltest ihnen also besonders viel Aufmerksamkeit widmen. Teile dein Team bewusst in Gruppen auf, in denen sowohl besonders produktive als auch weniger produktive Personen sind, und plane lockere Teamaktivitäten, bei denen alle mitmachen müssen – zum Beispiel Geschichten oder lustige persönliche Erlebnisse erzählen, per Videoanruf zusammen zu Mittag essen oder den anderen eine Tour durch die eigene Wohnung geben.

Gute Leistungen können auf humorvolle Weise anerkannt werden: Wie wäre es mit Titeln wie „Storytelling-Meisterin“ oder „Finanz-Ninja“? Wenn Nachzügler*innen wichtige Aufgaben abschließen, informiere den Rest des Teams über ihre Leistung. Das Lob gibt ihnen Anerkennung und stärkt ihre Verbindung zum Rest des Teams.

Profi-Tipp: Ermutige Remote-Teammitglieder dazu, Zeitmanagement-Methoden wie die Pomodoro-Technik anzuwenden. Bei der Pomodoro-Methode wird die Arbeit in 25-minütige Intervalle gegliedert, denen jeweils drei- bis fünfminütige Pausen folgen. Nach vier aufeinanderfolgenden Intervallen wird eine längere Pause von 20–30 Minuten eingelegt. So fällt es leichter, in diesen Zeiten die Konzentration zu bewahren und sich produktiv einer Aufgabe zu widmen. Zeiterfassungstools sind nützlich, um die Arbeitszeit während der Pomodoros zu verfolgen.

Tools für die Teamkommunikation

Tools für die Teamkommunikation ermöglichen per Chat den unkomplizierten Kontakt zwischen Teammitgliedern. Für den projektbezogenen Austausch können separate Kanäle genutzt werden. Aber nicht nur bei der eigentlichen Arbeit sind solche Tools eine große Hilfe, sie können auch stark dazu beitragen, den Zusammenhalt im Team zu stärken. Hier sind ein paar Ideen:

Kanäle für nicht-arbeitsbezogene Gespräche bereitstellen

Tools wie Slack, Chanty und Flock können Teammitgliedern helfen, einander auch abseits von der Arbeit besser kennenzulernen. Du kannst Kanäle für Unterhaltungen über Freizeitbeschäftigungen, Interessensbereiche (Bücher, Filme usw.), Haustiere, Familienthemen und mehr erstellen. Starte selbst das Gespräch oder lass jemanden die Verantwortung für eine Gruppe übernehmen, um dort den Austausch anzuregen.

Chat mit Smalltalk in Chanty
Chat mit Smalltalk in Chanty (Quelle)

Mentoring-Gruppen erstellen

Finde heraus, in welchen Bereichen deine Angestellten sich außerhalb der Arbeit weiterentwickeln oder dazulernen wollen. Bringe Angestellte mit denselben Zielen zusammen und erstelle Chat-Kanäle, die sich genau damit beschäftigen. Weise jeder Gruppe einen Mentor zu, beispielsweise erfahrene Angestellte oder Personen aus dem Management, die sich im entsprechenden Bereich auskennen. Lade dann die Gruppenmitglieder dazu ein, aktiv das Gespräch zu suchen: Sie können Fragen stellen, Ideen teilen, Challenges starten, Feedback einholen, ihre Fortschritte teilen und mehr.

Profi-Tipp: Auch die Führungsetage sollte sich aktiv an Gesprächen zu nicht-arbeitsbezogenen Themen und am Smalltalk beteiligen. Das schafft positive Kontakte und trägt zu einer angenehmen, von guter Kommunikation und Rücksichtnahme geprägten Arbeitsatmosphäre geschaffen.

Webkonferenztools

Webkonferenztools bringen Remote-Teams über Videoanrufe miteinander in Kontakt. Bildschirm- und Dateifreigabefunktionen ermöglichen die Zusammenarbeit in Echtzeit. Auch diese Tools können neben arbeitsbezogenen virtuellen Meetings auch für unterhaltsame Aktivitäten genutzt werden. Ein paar Ideen:

Virtuelle Kaffeepausen

Tools wie Zoom, Skype und Google Meet eignen sich wunderbar für virtuelle Kaffeepausen mit deinem Team. Überleg dir, wie häufig sie stattfinden sollen: Als tägliches Ritual oder als spontane Zusammenkunft? Was funktioniert für dein Team am besten? Bei diesen Treffen könnt ihr über arbeitsfremde Themen sprechen, virtuelle Spiele spielen oder sogar eine Kostümparty feiern. Natürlich musst du dich nicht auf Kaffeepausen beschränken: Auch eine Party nach Feierabend kann online stattfinden.

 

Virtuelles Team-Treffen in eyeson
Virtuelles Team-Treffen in eyeson (Quelle)

Virtuelle Workouts

Lass deine Teammitglieder zusammen sportlich aktiv werden! Frag nach, ob jemand aus dem Team Lust hat, gemeinsame Workouts per Videoanruf anzuleiten, oder engagiere professionelle Trainer*innen, die allen eine Einladung zum Workout schicken. Gemeinsame Bewegung macht nicht nur Spaß, sondern regt deine Angestellten auch dazu an, auf ihre Gesundheit zu achten.

Profi-Tipp: Tools zur Geräuschunterdrückung wie Krisp und SoliCall helfen, Hintergrundgeräusche und Echos aus Audio- und Videokonferenzen zu entfernen.

Projektmanagementlösungen

Proktmanagementsoftware hilft Teams dabei, Projekte rechtzeitig und innerhalb des vorgesehenen Budgets fertigzustellen. Es liegt nicht unbedingt nahe, beim Projektmanagement spaßige Aktivitäten ins Spiel zu bringen, aber auch hier kann man als Teamleiter*in kreativ werden.

Projekte planen, die Spaß machen

Nutze Tools wie Asana oder MeisterTask, um Projekte für Freizeitaktivitäten zu erstellen. Weise diesen Projekten Mitglieder aus verschiedenen Teams zu, damit sie zusammenarbeiten. So lernen sich Personen kennen, die im Arbeitsalltag wenig miteinander zu tun haben, beispielsweise aus den Content- und Finanzteams, und planen gemeinsam Aktivitäten wie Fahrradtouren, Filmabende oder Workout-Challenges.

Aufgabenliste in MeisterTask
Aufgabenliste in MeisterTask (Quelle)

(Freizeit-)Überraschungsaufgaben zuweisen

Führe eine Umfrage durch, um die Interessensgebiete deiner Teammitglieder herauszufinden. Anschließend kannst du ihnen als kleine Überraschung Aktivitäten zuweisen, die ihnen Spaß machen. Wenn ein Teammitglied beispielsweise die Natur liebt, kannst du ihm oder ihr die Aufgabe geben, im Garten zu arbeiten oder etwas in der Natur zu fotografieren. Solche Aufgaben tragen dazu bei, das Burnout-Risiko deiner Angestellten zu reduzieren.

Profi-Tipp: Gib den Mitarbeiter*innen viel Zeit zur Erledigung solcher spaßiger Projekte und setze keinesfalls Deadlines, die unnötig Stress erzeugen.

Weitere Schritte

Es gibt noch weitere Software fürs Home-Office, die mehr Motivation und Produktivität schaffen kann.

  • Gamification-Software fördert auf positive Weise einen spielerischen Wettbewerb unter Angestellten im Home-Office. Interaktive Spielelemente wie Ranglisten, zu erzielende Punkte und Abzeichen lockern den Arbeitsalltag auf.
  • Software zur Förderung des Mitarbeiterengagements hilft dir, die Jobzufriedenheit deines Teams zu ermitteln. So erkennst du potentielle Probleme und kannst entsprechende Maßnahmen ergreifen, damit sich alle Mitarbeiter*innen wirklich wohl fühlen.
  • Im Capterra-Verzeichnis mit Software fürs Home-Office kannst du noch mehr Softwareanwendungen durchstöbern und auswählen.

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Willst du mehr erfahren? Dann wirf einen Blick auf unser Webkonferenz Software Verzeichnis, um weitere Produkte zu entdecken.

Employee Advocacy: cos’è e come costruire una strategia vincente

Employee Advocacy: cos’è e come costruire una strategia vincente

Employee Advocacy: cos’è e come costruire una strategia vincente

Ogni volta che qualcuno sostiene il tuo marchio o la tua azienda, estende la portata del tuo messaggio condividendolo con la sua rete di contatti. Con un programma di employee advocacy, sono i tuoi dipendenti a diffondere il messaggio vincolato al tuo business.

L’employee advocacy è la promozione di un’organizzazione da parte della sua forza lavoro. Ciò può significare che i dipendenti condividano informazioni su prodotti o campagne specifiche. Oppure che diffondano la cultura aziendale online. Questa pratica può contribuire a migliorare la reputazione del marchio e a facilitare la selezione di nuove risorse.

L’employee advocacy può assumere molte forme, ma il canale più comune ed efficace è sicuramente quello dei social media. Le ragioni sono semplici: i tuoi dipendenti hanno probabilmente un profilo sui social media e possono essere presenti su piattaforme non accessibili per il tuo marchio. Oltre al fatto che hanno sicuramente un tipo di followers che la tua azienda non ha. Inoltre, molto spesso, è possibile che stiano già condividendo contenuti aziendali sui loro canali personali, soprattutto se sono entusiasti del loro lavoro.

Un programma di employee advocacy fornisce linee guida, obiettivi e stabilisce un meccanismo di ricompense. Di fatto si tratta di standardizzare il modo in cui i dipendenti condividono i contenuti del marchio e rende più facile per loro farlo. Non è solo l’azienda a trarne vantaggio, anche i dipendenti ottengono un beneficio: possono migliorare la loro credibilità e posizionarsi come esperti nel loro settore.

Come costruire una strategia di employee advocacy di successo

Affinché i dipendenti diventino ambasciatori del marchio, devono amare sinceramente il proprio lavoro. Vincolare le mansioni quotidiane ad uno scopo più ampio e nobile del semplice guadagnare uno stipendio a fine mese è fondamentale per soddisfare le aspettative e creare fiducia.

Naturalmente, non tutte le aziende hanno uno scopo sociale superiore, o almeno, non uno ovvio. Ma ci sono molti modi per essere d’ispirazione. La tua azienda è leader di mercato? Hai apportato delle innovazioni che stanno cambiando il settore in cui operi? Sei impegnato a livello sociale e svolgi regolarmente attività di volontariato? Il segreto è trovare qualcosa in cui la tua azienda sta eccellendo e puntare su quello per far sentire i tuoi dipendenti orgogliosi di far parte di una realtà di successo.

Come costruire una strategia di successo? Di seguito elenchiamo alcuni punti per costruire un programma di employee advocacy passo per passo.

Identifica potenziali influencer tra i tuoi dipendenti

Individua i potenziali influencer all’interno della tua forza lavoro.

Coinvolgili come beta tester del tuo programma di employee advocacy e chiedi loro di aiutarti a capire quali sono gli strumenti e i canali che i colleghi sono più propensi ad utilizzare per condividere i messaggi aziendali. In questo modo, ti aiuteranno a creare la tua strategia e forniranno un feedback onesto.

Chiarisci bene i vantaggi del programma

I dipendenti non promuoveranno il tuo marchio senza i giusti incentivi.

Assicurati che comprendano i vantaggi del programma, come ad esempio l’aumento della loro visibilità e credibilità come esperti in un determinato settore. Potresti anche offrire alcuni incentivi interni per condividere i contenuti aziendali.

La cosa migliore è chiedere direttamente ai dipendenti che tipo di incentivi vorrebbero: più vengono coinvolti nel processo, più si sentiranno responsabili per il successo del programma.

Riconosci il duro lavoro e i meriti dei tuoi dipendenti

Non parliamo solo del loro lavoro di ambasciatori del marchio.

Un programma di “impiegato del mese” o una menzione in una newsletter interna può sembrare antiquato, ma senza dubbio è ancora efficace.

Così come può essere motivante il fatto di dedicare del tempo durante le riunioni per riconoscere i meriti di alcuni dipendenti. Naturalmente, sono molto apprezzati anche gli incentivi tradizionali come le gift card e i bonus.

Rendi l’employee advocacy divertente e appassionante

L’aspetto ludico non dev’essere sottovalutato. Perché non creare un hashtag per promuovere una specifica campagna di sensibilizzazione dei tuoi dipendenti? Potresti poi stilare una classifica per mostrare chi sta ricevendo più visualizzazioni e organizzare un premio per il vincitore o, se lo preferisci, un’estrazione a sorte per tutti i membri del team che hanno creato dei contenuti utilizzando l’hashtag da te suggerito.

Lascia che I tuoi dipendenti condividano quello che li appassiona

Offri ai dipendenti qualcosa di interessante o divertente da condividere. Potrebbe essere l’annuncio di un nuovo prodotto o un nuovo video. Non soffocare la loro creatività, incoraggiali a condividere ciò che più li entusiasma del tuo marchio.

Quando i dipendenti credono nel brand e sono entusiasti di venire al lavoro, è più probabile che condividano contenuti positivi sui loro canali.

Stabilisci obiettivi e KPI per il programma di employee advocacy

I tuoi dipendenti stanno sicuramente già pubblicando informazioni riguardo la tua azienda sui loro social media. Ma senza un sistema organizzato e senza obiettivi chiaramente definiti, non c’è modo di tracciare i risultati.

Più chiaramente definirai i tuoi obiettivi, più facile sarà per i tuoi collaboratori aiutarti a raggiungere gli obiettivi del programma di employee advocacy.

Se il tuo obiettivo è quello di aumentare la brand awarness, incoraggia i tuoi collaboratori a postare contenuti sul marchio in generale. Se stai lanciando un nuovo prodotto, crea contenuti ad hoc che i tuoi dipendenti possano condividere sui loro canali.

Una campagna di advocacy dovrebbe essere in linea con almeno uno dei principali obiettivi aziendali. Decidi quali sono le metriche da tracciare: la generazione di traffico per il tuo sito web, la creazione di contenuti virali che diano origine a conversazioni o la raccolta di nuovi lead.

Una volta conclusa la campagna, sintetizza i risultati in un report che dimostri chiaramente il ROI. Includi informazioni sulle metriche utilizzate e sul coinvolgimento dei dipendenti.

Alcune metriche chiave da tenere d’occhio sono:

– I migliori collaboratori: quali sono gli individui o i team che condividono più frequentemente i tuoi contenuti? Chi sta generando il maggior coinvolgimento?

– Il raggio d’azione organico: quante persone vedono i contenuti condivisi dai tuoi dipendenti?

– Il livello di interazione e coinvolgimento: quante persone cliccano sui link, lasciano commenti e condividono i contenuti dei tuoi dipendenti?

– Il traffico: quanto traffico ha portato al tuo sito web il contenuto condiviso dai tuoi collaboratori?

Non dimenticare di incoraggiare anche una condivisione più organica sui social da parte dei tuoi dipendenti. I post “spontenei” – ad esempio una foto durante la pausa caffè alla macchinetta o un video di un’attività di team building –  sono quelli che più di tutti aggiungono valore in quanto contribuiscono a diffondere i pilastri della cultura aziendale.

Stabilisci le linee guida per i social media

I dipendenti devono sapere non solo qual è il messaggio, ma anche il modo migliore per comunicarlo. Che tipo di linguaggio devono usare? Con quale frequenza devono pubblicare? Come dovrebbero rispondere ai commenti?

Le linee guida aiutano a proteggere la reputazione della tua azienda e ad evitare problemi legali e rischi per la sicurezza. Alcune sono solo frutto del buon senso: per esempio, evitare un linguaggio volgare o discriminatorio. Altre hanno bisogno di essere dettagliate dall’ufficio legale.

Chiedi ai dipendenti stessi il loro contributo e rendi le linee guida facili da capire e da seguire: includi raccomandazioni su cosa, dove e come condividere i contenuti.

Starbucks, ad esempio,  pubblica le linee guida sui social media per i dipendenti direttamente sul sito web.

Ricorda che ogni dipendente avrà un diverso livello di familiarità con i social media. Metti tutti i dipendenti di tutti i reparti e i livelli di anzianità al corrente delle best practice e delle linee guida che hai stilato. Fornisci una formazione sull’utilizzo dei social media in generale, così come sulle politiche aziendali e sugli obiettivi del programma.

Offrire regolarmente contenuti nuovi e condivisibili aiuta i dipendenti a superare la timidezza e a diventare ambassador attivi del tuo brand.

 

 

Come potenziare l’implementazione di un nuovo software in 3 fasi

Come potenziare capacità e competenze informatiche per implementare un nuovo software

Adotta strategie di segmentazione degli utenti per identificare in modo efficace capacità e competenze informatiche ed individuare coloro che necessitano di più assistenza nella fase di implementazione di un nuovo software.

Come potenziare capacità e competenze informatiche per implementare un nuovo software

L’implementazione di un nuovo software si rivela utile solo se accompagnata dalle capacità e competenze informatiche necessarie da parte dei dipendenti. Adottare flussi di lavoro appropriati, compilare tutti i campi rilevanti, menzionare i colleghi adeguati: sono tutti esempi di operazioni in cui gli utenti potrebbero non essere in grado di sfruttare al massimo il potenziale di un sistema.

Ecco perché è fondamentale attenersi alle tre fasi riportate di seguito per comprendere i problemi principali riscontrati dagli utenti relativi al software esistente, identificare gli utenti con più capacità e competenze informatiche e quelli con lacune da colmare e, infine, risolvere qualsiasi altro problema esistente, in modo da garantire un utilizzo corretto del nuovo software.

Grazie alla nostra esperienza nel settore, ti offriamo una serie di azioni da intraprendere per fare in modo che i tuoi dipendenti utilizzino correttamente il nuovo software.

Ecco i punti che tratteremo:

  1. Raccolta di feedback da parte degli utenti
  2. Identificazione degli utenti in possesso delle capacità e competenze informatiche necessarie e di quelli con lacune da colmare
  3. Abbattimento delle barriere relative all’implementazione

Raccogli il feedback degli utenti il prima possibile

Accade spesso che i leader aziendali prendano decisioni riguardanti l’implementazione di tecnologie e software consultando unicamente i propri pari, senza invece considerare le opinioni dei dipendenti, i quali sono coloro che utilizzano i sistemi aziendali ogni giorno.

Una ricerca condotta da Gartner (in inglese) sui fattori che motivano i dipendenti a utilizzare un software in maniera efficace dimostra che la raccolta dei loro feedback nelle prime fasi del processo, ovvero durante la creazione di un business case o di un elenco di funzionalità, ha un impatto nettamente più positivo sull’implementazione dei software.

Più esiterai a coinvolgere gli utenti finali, minori saranno le probabilità che i software vengano utilizzati in modo corretto: l’inclusione dei dipendenti sin dalle fasi iniziali del processo aumenterà infatti le probabilità di utilizzo del software. Coinvolgerli soltanto nella fase finale di scelta del fornitore potrebbe invece rappresentare un errore.

Passa all’azione: indipendentemente dalla fase del processo in cui ti trovi, è fondamentale mantenere sempre la massima trasparenza:

  • Se hai già selezionato un fornitore di software, accertati di definire chiaramente tramite un’e-mail o una riunione il problema aziendale che intendi risolvere con l’impiego della nuova tecnologia, nonché di apportare le motivazioni necessarie per cui il fornitore scelto rappresenta la miglior opzione.
  • Se hai appena dato via al processo, stabilisci una deadline per la raccolta di feedback sul software esistente da parte di un campione di dipendenti, includendo sia i manager che i neoassunti di diversi team, in modo da individuare i due o tre problemi principali.

Identifica gli utenti in possesso di capacità e competenze informatiche necessarie e quelli con lacune da colmare

La segmentazione degli utenti in gruppi con problemi simili faciliterà la successiva fase di identificazione degli ostacoli relativi all’implementazione. Applicare inoltre una distinzione tra gli utenti esperti e quelli che necessitano di ulteriore formazione permetterà una gestione del tempo più efficace.

È fondamentale tenere ben presenti alcuni gruppi chiave:

  • Utenti esperti: coloro che hanno interazione e conoscenza elevata.

Consiglio: fai leva sugli utenti esperti in modo che rivestano il ruolo di insegnanti e mentori e promuovano l’utilizzo del software tra gli altri gruppi.

  • Utenti critici: coloro che hanno interazione elevata e conoscenza medio-bassa.

Consiglio: concentra la maggior parte delle iniziative di training e formazione su questo gruppo, fornendo un feedback continuo per migliorare l’utilizzo del software.

  • Non utenti: coloro che hanno interazione bassa e nessuna conoscenza.

Consiglio: fornisci formazione ai membri di questo gruppo soltanto se sono previsti passaggi di ruolo che richiedano l’uso del sistema.

Dopo aver condotto un semplice sondaggio, potrai classificare gli utenti in più esperti e meno esperti, nonché individuare le soluzioni per risolvere i loro problemi.

Passa all’azione: crea e condividi un semplice sondaggio con ogni utente della tua azienda, includendo le seguenti domande:

  • Qual è il tuo ruolo all’interno dell’azienda?
  • In che percentuale le tue attività lavorative quotidiane implicano l’utilizzo di [software esistente]?
  • In una scala da 1 a 10, come definiresti il tuo livello di conoscenza di [software esistente]?

Raccogli le risposte e riportale in un grafico indicante i livelli di interazione e conoscenza sugli assi X e Y, rispettivamente, in modo da identificare e raggruppare rapidamente gli utenti con profili simili.

Abbatti le barriere relative all’implementazione del software

A questo punto avrai raccolto feedback qualitativo sufficiente sugli aspetti da migliorare, nonché dati quantitativi per la segmentazione in gruppi dei tuoi dipendenti. È ora il momento di aiutare ciascun utente a identificare e affrontare i diversi problemi riscontrati.

Gartner consiglia l’implementazione di alcune strategie per facilitare l’adozione del nuovo software in base a problemi specifici o alla percezione dei singoli utenti:

Informazione: per gli utenti che non hanno chiaro il contesto del processo di cambiamento

  • Indica i benefici aziendali generali derivanti dall’adozione della nuova tecnologia
  • Includi tali utenti in mailing list contenenti aggiornamenti sull’implementazione del software e la relativa formazione

Rassicurazione: per gli utenti che non hanno chiaro il loro ruolo nel processo di cambiamento

  • Fornisci esempi di risultati raggiungibili grazie all’impiego del nuovo software
  • Richiedi a un utente esperto di programmare una sessione per rispondere a domande specifiche

Persuasione: per gli utenti che mostrano resistenza all’adozione del nuovo software

  • Indica le motivazioni aziendali specifiche alla base dell’acquisto del nuovo software
  • Descrivi soltanto i vantaggi che gli utenti otterranno a livello individuale con l’utilizzo del nuovo software

Coinvolgimento: per gli utenti che comprendono l’importanza dell’implementazione del nuovo software

  • Incoraggia tali utenti a promuovere il nuovo sistema
  • Richiedi loro di riportare agli utenti più riluttanti i benefici associati all’uso del nuovo software

Serviti di questi approcci innanzitutto per superare gli ostacoli più comuni relativi all’implementazione del nuovo software tra gli utenti critici, quindi per analizzare i casi specifici degli utenti critici e dei non-utenti.

Passa all’azione: nelle fasi successive, ti consigliamo di programmare verifiche mensili con ciascun gruppo, nonché di offrire tool self-service sull’intranet aziendale o documenti condivisi, come ad esempio pagine contenenti le domande frequenti (FAQ) e knowledge center per la ricerca di risposte specifiche.

Vuoi formare i tuoi dipendenti? Consulta il nostro catalogo di software per la formazione online per trovare il software che fa al caso tuo.

Suggerimenti per vendere su internet e far fronte alla crisi

Vendere su internet

Vendere su internet

Nessuna previsione sulla digitalizzazione delle aziende di piccole e medie dimensioni avrebbe mai ipotizzato un’inversione di tendenza del commercio online così repentina, per di più causata da una crisi sanitaria.

Numerose aziende interessate all’inserimento nel mercato digitale, ma che ancora non avevano intrapreso le azioni necessarie, si sono viste costrette a vendere su internet non solo per mantenere attiva la propria attività, ma soprattutto per trarne profitto. Ecco come progetti pensati per il futuro prossimo sono diventati immediatamente necessità del presente.

Il passaggio al mondo digitale non ha rappresentato una novità soltanto per chi stava dietro al bancone: molti consumatori, resistenti o indifferenti al commercio online, si sono visti costretti a prendere in mano la propria carta di credito e a completare i propri acquisti mediante un pulsante.

In base ai dati di una recente ricerca condotta da Agi, dall’inizio del 2020 a oggi i nuovi consumatori online in Italia sono 2 milioni, (per un totale di 29 milioni), 1,3 milioni dei quali sono da attribuire all’impatto dell’emergenza sanitaria COVID-19. Tra le categorie più popolari figurano la vendita di prodotti alimentari, di prodotti per gli animali e di quelli per la cura della casa e della persona.

Se è tempo di cambiare le abitudini dei consumatori, è anche tempo di guardare alle opportunità, abbracciarle e scommettere sulle vendite online il prima possibile.

Non tutti i mali vengono per nuocere

Prima di leggere avidamente tutti i consigli sull’e-commerce per poter vendere su Internet, ti suggeriamo di creare una solida struttura alla base che ti permetta di trarre il massimo dei benefici.

Per organizzare le tue operazioni e il lavoro del tuo team, dovrai innanzitutto apportare miglioramenti alla qualità dello smart working offerto. Un’indagine recente condotta da Capterra ha rivelato che per il 59% dei dipendenti di aziende di piccole e medie dimensioni che oggi lavorano da casa, prima della pandemia lo smart working non era considerato un’opzione. Per questo motivo è del tutto normale che possano insorgere complicazioni.

Se la tua azienda si sta addentrando per la prima volta in questo settore, dovrai basarti su tecnologie che ti permettano di avere una modalità di lavoro più organizzata, tra cui software per la gestione della comunicazione aziendale, per la produttività e per l’assistenza clienti.

Dopo questa prima strutturazione, per poter vendere su internet dovrai analizzare in dettaglio la tua attività e identificare i prodotti in grado di soddisfare le esigenze dei consumatori nel momento in questione.

Supponi, ad esempio, che la tua azienda venda articoli sportivi. Le palestre  registreranno un numero ridotto di clienti nel periodo estivo e post-pandemia. Anche nel caso in cui le attività vengano svolte regolarmente, numerosi utenti avranno comunque paura di varcare la soglia di una struttura sportiva. Per poter svolgere una normale attività fisica, i clienti dovranno quindi acquistare l’attrezzatura necessaria e allenarsi dal proprio soggiorno!

Se ad esempio vendi manubri che possono essere utilizzati per l’esercizio fisico da casa, promuovi questo tipo di prodotto nelle tue vendite online. Oltre a metterli in evidenza nella pagina principale del tuo sito, considera l’implementazione di sconti, consegne gratuite e ogni altra azione che apporti benefici alla tua attività e ai tuoi clienti.

Dopo aver eseguito queste azioni preliminari, scopri come organizzare ciascuna fase del tuo futuro negozio online.

Vendere su internet: come strutturare ciascun settore delle operazioni online

Che si tratti di un negozio fisico con anni di esperienza alle spalle oppure semplicemente di un’idea ancora in cantiere, la modalità da adottare rimane la stessa: senza una solida struttura logistica alle spalle non esiste alcun negozio online che possa reggere.

Decora la tua vetrina virtuale

La procedura per fare business online potrebbe sembrare complessa in apparenza. Tuttavia, anche se non disponi di conoscenze di programmazione previe, non c’è nulla di cui preoccuparsi.

Esistono tre modalità per iniziare a creare una pagina di e-commerce: dovrai soltanto scegliere quella che meglio si adatta alle tue esigenze.

Modalità per avviare una pagina di e-commerce

Vendere su internet presenta modalità nettamente diverse rispetto alle vendite in uno spazio fisico. Ricorda pertanto che ogni pagina dovrà essere progettata tenendo sempre presente l’esperienza del cliente, ad esempio per la scelta delle immagini e del contenuto, in quanto guideranno il consumatore durante la fase di acquisto.

Gestione dell’inventario: il backstage è il protagonista

La quantità delle tue vendite non è connessa soltanto alla promozione dei tuoi prodotti, ma anche al controllo delle scorte. Una gestione dell’inventario non efficiente potrebbe infatti comportare l’assenza di un determinato prodotto proprio nel momento in cui viene maggiormente richiesto dai clienti e, pertanto, compromettere seriamente la tua reputazione e l’immagine del tuo marchio.

Lo stesso principio viene applicato anche alla logistica: la qualità delle consegne non dipende soltanto dalla puntualità con cui il tuo corriere recapita i tuoi prodotti. Se la preparazione degli ordini richiede troppo tempo a causa di problemi associati alle scorte, il risultato sarà un aumento dei reclami e clienti estremamente frustrati.

Un grande problema che accomuna le aziende di piccole e medie dimensioni che decidono di vendere su internet è la mancanza di spazio per l’immagazzinamento. Se questo problema riguarda anche la tua realtà, ti consigliamo di implementare un modello sostitutivo adatto allo spazio di cui disponi. Considera l’adozione di una modalità di sostituzione continua, la quale consente di aumentare la frequenza d’acquisto dei beni e di ridurne, allo stesso tempo, l’immagazzinamento.

L’utilizzo della tecnologia è inoltre essenziale per una gestione ottimale delle scorte. L’implementazione di tool appositi ti consentirà di monitorare la quantità dei prodotti e di mantenere il tuo inventario costantemente aggiornato in tempo reale.

Suggerimento: nel caso in cui fosse impossibile individuare un metodo per migliorare la disposizione delle tue scorte, l’affitto di un box presso una società di self-storage potrebbe rappresentare la soluzione ideale. Queste strutture dispongono di magazzini e offrono diverse rate mensili e opzioni di affitto in base alle esigenze dei clienti. Oltre ad occuparsi dell’infrastruttura dello spazio, garantiscono anche la sorveglianza della merce custodita.

In tempi di crisi sanitaria, come nel caso del Covid-19, sarà necessario adottare alcune importanti misure preventive igienico-sanitarie. Nel caso in cui il magazzino sia gestito da addetti ai lavori, accertati che i vestiti vengano cambiati non appena entrati nell’apposita area e fornisci loro materiali protettivi come guanti, maschere e gel idroalcolico. Prima di ogni spedizione, accertati inoltre che i prodotti vengano disinfettati con una percentuale di alcool etilico non inferiore al 70%.

Stabilisci una comunicazione genuina con i tuoi clienti

L’interazione con i tuoi clienti dovrà rispecchiare il tone of voice del tuo marchio: informale, serio, informativo, etc. Sta a te determinarne l’essenza in relazione alla comunicazione, la quale dovrà riflettersi in tutti i settori, dal servizio di assistenza ai clienti alle promozioni pubblicitarie.

È fondamentale che la tua azienda assuma una posizione genuina, autentica e trasparente. Dopotutto, le persone desiderano entrare in contatto con le aziende con cui si identificano e di cui condividono i valori.

Durante il periodo di lockdown, alcuni marchi hanno promosso azioni di supporto alle piccole imprese, mentre altri hanno optato per la destinazione di parti del ricavato delle vendite ad enti caritatevoli o a strutture sanitarie.

Campagna pubblicitaria di Levissima durante la pandemia

Campagna di Levissima durante la pandemia (Fonte)
Finché il Covid-19 continuerà a rappresentare un problema nella nostra società, sarà fondamentale trattare questo tema in ripetute occasioni e, di conseguenza, apportare notizie rilevanti e pertinenti. Il tuo marchio ha il potere di fare la differenza e di lasciare il segno nella vita delle persone.
Consigli per una comunicazione autentica con i clienti
Accertati di non commettere errori di comunicazione e presta la massima attenzione. I consumatori osservano le azioni delle aziende e non esitano a esporre o rendere virali comportamenti incongruenti con le esigenze del momento, determinando di conseguenza perdite incalcolabili. Ti consigliamo pertanto di prendere in considerazione la creazione di un piano di comunicazione per le situazioni di crisi.

Utilizza più canali di contatto

Così come un negozio fisico non avrebbe successo senza i banner e i volantini pubblicitari, allo stesso modo un negozio online non sopravvivrebbe senza i post sui social network. Del resto il tuo obiettivo principale è che la tua attività funzioni, giusto? Quindi, se non avevi mai considerato l’idea di implementare i social media nella tua attività commerciale, ora più che mai è fondamentale renderli parte integrante delle tue vendite online.

Si stima che gli italiani trascorrano in media due ore al giorno sui social network . Si tratta di una cifra destinata ad aumentare a causa delle regole imposte dal distanziamento sociale. Inoltre, le abitudini acquisite in questa fase anomala continueranno ad essere adottate anche nei mesi a venire: l’emergenza Covid-19 ha implicato comportamenti nuovi con cui la nostra società dovrà imparare a convivere.

La tua azienda dovrà essere presente sul maggior numero di canali social media esistenti: Instagram, Twitter, Facebook, WhatsApp, Google My Business, etc. Questi canali ti permetteranno di promuovere i tuoi prodotti, i tuoi servizi e il tuo marchio, nonché di offrire sconti, instaurare e mantenere rapporti con i clienti ed infine condividere informazioni e notizie aggiornate sulla tua azienda.

Esempio di attività commerciale con informazioni aggiornate su Google, come ad esempio l’aggiunta delle opzioni di asporto o di consegna a domicilio

Esempio di attività commerciale con informazioni aggiornate su Google (Fonte)
Una pratica abbastanza comune dell’e-commerce consiste nella pubblicazione di foto o video da dietro le quinte. Attualmente, le persone sono particolarmente preoccupate per la salute e l’igiene: se decidi pertanto di mostrare il backstage della tua azienda, accertati che le norme sanitarie vengano sempre rispettate e metti in evidenza le azioni intraprese per evitare la diffusione del virus.Per poter vendere su internet, la gestione dei social media rappresenta un’operazione fondamentale che, tuttavia, richiede del tempo. Per risolvere questo problema, sul mercato sono disponibili software per social media management per la gestione automatica delle attività, le cui funzionalità consentono di creare calendari editoriali, automatizzare le pubblicazioni e centralizzare il servizio di assistenza ai clienti.

Mantieni buone relazioni con i fornitori

Poter contare su fornitori affidabili è fondamentale per evitare l’insorgere di problemi futuri. Una buona relazione con i tuoi partner commerciali è sinonimo di percezione positiva del tuo marchio da parte dei consumatori, sia per quanto riguarda la qualità dei prodotti che per la loro disponibilità in magazzino e i tempi di consegna.

Durante la fase di scelta dei tuoi fornitori, ti consigliamo di tenere in considerazione i seguenti punti:

  • Ricerca partner che offrano prezzi equi e buona qualità dei prodotti.
  • Analizza l’attendibilità e la velocità del fornitore nella fase di consegna dei beni.
  • Verifica l’esistenza di certificazioni e la conformità alle norme di sicurezza.
  • Definisci i requisiti che dovranno essere soddisfatti dalle parti in questione.
  • Mantieni una relazione cordiale che ti permetta di essere aperto alle negoziazioni, se necessarie.

In casi eccezionali, come in quello dell’attuale crisi sanitaria, il valore di alcuni prodotti potrebbe improvvisamente aumentare a causa dell’elevata richiesta. Sarà quindi più importante che mai poter negoziare. Ti consigliamo di proporre ai fornitori un aumento del volume delle merci acquistate a cambio del mantenimento del loro prezzo.

In caso di difficoltà finanziarie, è importante rinegoziare i debiti e i pagamenti in modo che vengano stabilite condizioni eque per entrambe le parti. In periodi di crisi come l’attuale, stabilire un rapporto duraturo, affidabile e fondato sulla fiducia con i fornitori riveste un’importanza ancora maggiore.

Metodi di pagamento: scegli la versatilità

La pandemia ha inciso e continua ad incidere profondamente sul potere d’acquisto dei consumatori. L’alto tasso di disoccupazione, unito a una riduzione delle entrate, rappresenta una realtà per numerose persone. Perché, quindi, non concentrarsi su piccole azioni in grado di incentivare il consumo da parte dei tuoi clienti?

La possibilità di vendere su internet consente di implementare un sistema di pagamento in grado di offrire al cliente diversi metodi, tra cui carte di credito, fatturazioni, PayPal, bonifici online, contante, etc.

Maggiore sarà il numero di metodi di pagamento offerti ai tuoi clienti, più probabilità avrai di incrementare il tuo giro d’affari online. Adotta inoltre metodi flessibili e, nei limiti del possibile, condizioni speciali o termini di pagamento più lunghi.

Affidati ai migliori corrieri per la vendita su internet

La logistica rappresenta un punto centrale e allo stesso tempo sensibile dell’e-commerce. Dopo tutto, il ritardo nella consegna dei prodotti è uno dei principali motivi di reclamo da parte degli acquirenti online. Come fare quindi a garantire una logistica ottimale se si tratta di un’attività al di fuori del tuo controllo?

Innanzitutto dovrai individuare un buon partner per la gestione logistica. Prima di firmare qualsiasi contratto con l’operatore da te scelto, analizza la sua area di copertura, le condizioni del parco veicoli e il tasso di consegna puntuale. Questi fattori ti aiuteranno a individuare la qualità del servizio fornito.

Un altro modo per migliorare le prestazioni del settore logistico consiste nell’automazione dei dipartimenti. L’impiego di software per la logistica o di software per delivery (Delivery Management Software) consente di tenere traccia delle consegne, calcolare i costi di spedizione, organizzare il magazzino e stampare le etichette. È inoltre fondamentale tenere ben presenti le best practice aziendali in termini di igiene e sicurezza dei dipendenti.

Numerosi negozi online si sono serviti delle piattaforme di consegna a domicilio per soddisfare le esigenze logistiche del momento. L’impiego di queste piattaforme si rivela solitamente vincente, sia nel caso di ristoranti che nel caso di aziende che vendono articoli di piccole dimensioni.

Tuttavia, oltre a non avere più controllo sul processo, molte aree non sono servite da queste applicazioni, il che limita notevolmente il potenziale delle tue consegne. Se scegli comunque di appoggiarti a questi servizi, accertati di collaborare con un’azienda che offra prezzi competitivi e che dia importanza alla sicurezza dei propri corrieri.

Vuoi saperne di più? Consulta il nostro catalogo di piattaforme e-commerce per scoprire altri prodotti.

Bereid je kantoor voor op de 1,5 meter economie – werken en samenwerken op 1,5 meter afstand

1,5 meter economie

Om je bedrijf te openen ten tijde van de 1,5 meter economie moet je een plan bedenken om je kantoor veilig te maken en verspreiding van Covid-19 te voorkomen. Dat betekent de richtlijnen van het RIVM volgen en overal op kantoor 1,5 meter afstand houden, grondige maatregelen voor hygiëne en je medewerkers beschermen tegen het risico van besmetting. Geen eenvoudige taak. De anderhalvemetersamenleving zal waarschijnlijk nog lang van kracht blijven. Je zult dus maatregelen moeten treffen die niet alleen nu, maar ook op de langere termijn werken. Hoog tijd dus om eens na te denken over hoe jouw kantoor eruit gaat zien. 

1,5 meter economie

De 1,5 meter economie

Welke oplossingen kun je inzetten om je kantoor veilig te maken? Moeten we eigenlijk wel terug naar het kantoor zoals we het nu kennen of is dit hét moment om je kantoor permanent te veranderen? Hierover spraken we Eduard Schaepman, de CEO van Tribes, aanbieder van flexibele kantoorruimtes, en Angelique Schouten, Chief Commercial Officer en lid van het bestuur van Ohpen, een cloudgebaseerd core banking platform.

  • De basis van je 1,5 meter kantoor: je medewerkers
  • Je oude kantoorconcept aanpassen aan het nieuwe normaal
  • Een nieuwe kantoorconcept bedenken
  • Samenwerking op afstand met collega’s, klanten en nieuwkomers

De basis van je 1,5 meter kantoorplan: je medewerkers

Voordat je meteen je plattegrond pakt om uit te rekenen hoeveel bureau’s er in je pand passen en het internet induikt op zoek naar spatschermen en temperatuurmeters, denk eerst eens na wat de behoeftes van jouw organisatie zijn. 

Hoeveel ruimte heb je nodig? Vraag je eerst af hoeveel medewerkers er eigenlijk terug naar kantoor moeten en willen. Misschien heb je met minder werkplekken wel genoeg. Angelique Schouten van Ohpen, zegt

“Voer een enquête uit onder je personeel om te peilen wat zij willen. Het advies is thuiswerken tot 1 september, maar wat willen jullie?”

Onderzoek wijst uit dat een derde van het kantoorpersoneel ervoor zou kiezen om altijd thuis te werken. Voor een andere groep geldt precies het tegenovergestelde, zij willen zo snel mogelijk terug naar kantoor, omdat hun thuissituatie niet ideaal is. Voor deze groep zou je het kantoor al eerder kunnen openen. 

quote 1.5 meter economie Schouten

Tip: Gebruik planningssoftware voor de intekenlijst om de bezetting van je kantoor eenvoudig te beheren. 

Je huidige kantoorconcept aanpassen aan het ‘nieuwe normaal’

Nu je weet voor hoeveel werknemers er minimaal plek moet zijn, kun je je kantoor gaan aanpassen. Welke oplossingen kun je inzetten om je kantoor veilig te maken? Eduard Schaepman van Tribes heeft 23 kantoorpanden moeten aanpassen in verschillende landen als gevolg van Covid-19.

1,5 meter kantoor

Schaepman vertelt welke maatregelen je allemaal kunt nemen om 1,5 meter afstand te houden:

  • Tafels uit elkaar zetten 
  • Rondom elke werkplek de 1,5 meter zone aangeven met stickers
  • Doorzichtige spatschermen van plexiglas rondom de werkplekken plaatsen om werknemers te scheiden. Omdat ze doorzichtig zijn blijft samenwerken mogelijk. 
  • Wegwerpbare papieren ‘desk pats’ op de bureau’s plaatsen om het lichamelijk contact met de tafel te beperken en besmetting via objecten te vermijden. 
  • Eenrichtingsverkeer creëren op kantoor door looproutes aan te geven met pijlen zodat  je elkaar niet kruist.
  • Sensoren in de hoeken van alle algemene ruimtes plaatsen die de afstand tussen personen meten en met een geluids- of rood lichtsignaal aangeven dat mensen te bij elkaar staan. “Dit is handig omdat sommige mensen zich bezwaard voelen er iets van te zeggen, dus dan doet de apparatuur het voor je”, zegt Schouten hierover.

Het handhaven van de regels is ook een uitdaging. Schouten vertelt dat mensen heel enthousiast zijn om hun collega’s weer te zien waardoor de aandacht voor de maatregelen kan verzwakken.

terug naar kantoor

Om mensen aan het ‘nieuwe normaal’ te herinneren kun je bijvoorbeeld banners ophangen of informatie op digitale schermen plaatsen. 

coronamaatregelen op kantoor herinneren

Maatregelen voor de bescherming van de gezondheid en hygiëne

De richtlijnen van het RIVM vragen ook om specifieke maatregelen voor de bescherming van de gezondheid van werknemers. Hierbij kun je denken aan zaken als:

  • Temperatuurmeting bij binnenkomst. Dit kan met thermische infrarood camera’s voor koortsdetectie, met een thermometer ‘pistool’ of bijvoorbeeld met een polschecker, zodat mensen zelf hun temperatuur kunnen meten, een minder invasieve methode vertelt Schaepman. Tribes heeft alvorens met temperatuurmeting te beginnen de Autoriteit Persoonsgegevens geraadpleegd om ervoor te zorgen dat hun nieuwe veiligheidsmaatregelen in overeenstemming zijn met de privacywetgeving.
  • Een ander aandachtspunt is de ventilatie op kantoor: 

ventilatie tegen corona

  • Contactloos toegang geven tot het gebouw en ruimtes. Zo vertelt Schouten van Ohpen dat zij hun toegang met fingerprint gaan vervangen voor een iris scanner.  
  • Het beschikbaar stellen van handgel en mondkapjes.
  • Extra schoonmaken.

Een nieuwe kantoorconcept bedenken

Als je veel werkplekken moet opheffen, dan kies je er wellicht voor om een vergaderruimte of een sportruimte om te bouwen in een werkruimte. Misschien voldoet jouw pand of kantoor dan echter niet meer aan wat jij je werknemers wilt bieden. Als dit het geval is dan kun je ook out of the box denken en je huidige kantoorconcept kritisch bekijken en vernieuwen. Dat doet Schouten van Ohpen:

“Daar waar je vroeger aan een kantoor dacht als ‘je komt samen en het is een werkplek’, wat ik nu wil doen, naar de toekomst toe, is functies ondersteunen. Ik wil behoeftes ondersteunen, het pand veranderen naar zones, er zijn bijvoorbeeld mensen die stilte willen hebben, er zijn mensen die juist het sociale aspect willen hebben, of het natuuraspect, ik wil gaan kijken hoe ik die behoeftes kan weergeven.”

Het kantoor gaat dus permanent veranderen sinds de 1,5 meter economie van kracht is volgens Schouten. En dat betekent wellicht een andere ruimte huren. 

1,5 meter samenleving

Ook thuiswerken hoeft vanaf nu niet meer op dezelfde manier. De keuze was meestal je werkt een volle dag op kantoor of een volle dag thuis. Sinds de lockdown volgen mensen veel meer hun eigen ritme. 

“In de ochtend wil ik een douche, een kop koffie en focus. In de middag ga ik naar kantoor. Misschien moet het kantoor wel 7 dagen open zijn in de toekomst.”

Slimme tip voor thuiswerkers van Schouten: Gebruik een strijkplank met verschillende hoogtes om een sta-tafel na te bootsen. 

Tips voor samenwerken in de 1,5 meter economie

Ongeacht hoe je kantoor er uit gaat zien, het nieuw normaal zal ook van invloed blijven op de manier van werken. Vergaderen, met klanten afspreken, een teamuitje organiseren of een sollicitatiegesprek voeren, als er sprake is van sociaal contact zullen we voor een langere periode behoedzaam moeten blijven. De kans bestaat dat er een nieuwe besmettingsgolf komt waardoor iedereen weer thuis zit. Je kunt je dus maar beter voorbereiden op regelmatig gebruik van digitale samenwerkingstools. Daarbij moet ook worden gedacht aan oplossingen voor het onboarden van nieuwe medewerkers en het ontmoeten van klanten en prospects. 

Onboarding van nieuwe medewerkers in de 1,5 meter economie

Sollicitatiegesprekken voeren via videocalls en een interactief onboarding programma maken, het kan allemaal digitaal. “On-boarding van nieuwkomers kan ook via de webcam, mission briefing noemen wij dat. Normaal vliegen wij iedereen over naar het hoofdkantoor, doen we een rondje langs de oude panden waar Ohpen begonnen is. Nu hebben wij dit alles digitaal gemaakt, een virtual tour”, aldus Schouten.

Met video interview software kun je nieuwe medewerkers interviewen zonder dat ze naar je kantoor hoeven te komen. Met virtuele tour software kunnen recruiters sollicitanten een 360 graden virtuele tour geven van het kantoor en de installaties. 

Afspreken met klanten

Ook afspreken met klanten en prospects is een uitdaging in het ‘nieuwe normaal’. Afspraken kunnen wel persoonlijk op kantoor met social distancing, maar misschien voel jij of je klant zich wel niet op zijn gemak in een gesloten ruimte. Om ongemak te voorkomen kun je natuurlijk via de webcam afspreken, maar hoe houdt je de aandacht van je prospect vast?  

“Je kunt het met filmpjes doen of een inspirerende spreker uitnodigen. Een gemiddelde afspraak kost je dan wel twee keer de tijd die het normaal kostte. Je wilt de ladder hoger leggen, energie erin houden om niet in te kakken achter een webcam,” vertelt Schouten.

Tip van Schouten: Om thuis een professionele indruk te wekken bij klanten zou je banners met het bedrijfslogo achter je stoel kunnen zetten of green screens waarop je afbeeldingen of video’s kunt afspelen.

Een ander goed idee is om buiten af te spreken. Niet alleen veiliger maar ook gezonder om wat extra te bewegen.

social distancing

Het 1,5 meter kantoor is dan misschien wel een uitdaging, maar het is ook een kans om te innoveren. Nu is hét moment om veranderingen door te voeren waar je wellicht al langer over na zat te denken en je werkplek beter af te stemmen op de nieuwe realiteit. Als je het zo bekijkt klinkt het nieuwe normaal helemaal zo gek nog niet!

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Dit artikel is bedoeld om onze lezers te informeren over bedrijfsgerelateerde zaken in Nederland. Het is op geen enkele wijze bedoeld om juridisch advies te geven of om een specifieke handelswijze te onderschrijven. Voor advies over uw specifieke situatie, raadpleeg uw juridisch adviseur.

Acquista in modo consapevole: sai quanto costa veramente un gestionale per azienda?

Quanto costa un gestionale per azienda

Quanto costa veramente un gestionale per azienda? Definire il budget di un gestionale  è complicato per molti. Ma noi siamo qui per aiutarti.

Quanto costa veramente un gestionale per azienda?

In un mondo ideale acquistare un software sarebbe semplice come acquistare un prodotto qualsiasi. C’è un prezzo stabilito, lo paghi… ed è fatta, il software è tuo!

Ma se hai già iniziato a esplorare le diverse soluzioni di software per la tua azienda, saprai che in realtà non è così semplice. Non solo i fornitori di software applicano modelli di tariffazione totalmente differenti, ma nascondono anche costi aggiuntivi collegati al possesso e all’esecuzione del loro sistema.

Spesso il timore che i costi superino il budget stabilito è il principale ostacolo interno all’acquisto di un software per il business. A meno che non si conosca il vero costo della licenza del software, il rischio di andare fuori budget è dietro l’angolo.

In questo articolo passeremo in rassegna i cinque elementi principali che formano il costo totale di un software aziendale. L’obiettivo? Chiarire quali sono i costi di un software in modo da prendere le tue decisioni d’acquisto in modo consapevole e sicuro.

I cinque elementi principali che formano il costo totale di un software aziendale


  1. La licenza del software
  2. Hardware
  3. Implementazione
  4. Formazione
  5. Supporto

Componente di costo n. 1: la licenza del software

La licenza del software – ovvero il costo effettivo di possesso e utilizzo del software – ha la duplice particolarità di costituire una parte significativa del prezzo del software e un costo difficile da congelare in modo definitivo in quanto può variare notevolmente nel corso del tempo e man mano che il tuo business cresce.

I modelli di tariffazione esistenti per le licenze dei software sono principalmente due: la licenza perpetua e la licenza in abbonamento.

La licenza perpetua prevede un pagamento iniziale che garantisce la proprietà del software a tempo indeterminato (vale a dire, per sempre, dall’inglese in perpetuity). Questo modello di tariffazione è quello usato da più tempo ed è utilizzato solitamente per i software “on-premise”, ovvero scaricati e installati su un computer locale o su un server della tua azienda.

Con la sottoscrizione di un abbonamento si paga un canone mensile o annuale per l’utilizzo del software. Se si interrompe il pagamento o non si rinnova il contratto, non è più possibile usufruire del software. Questo modello di tariffazione è più recente, più diffuso e spesso usato per soluzioni basate sul cloud (questo modello di distribuzione è anche noto come “Software-as-a-Service” o “SaaS”), vale a dire ospitati sui server del fornitore del software e accessibili agli utenti attraverso una connessione a internet.

Ricorda: i fornitori di software spesso offrono la possibilità di scegliere tra un abbonamento mensile o annuale, offrendo una tariffa complessiva più economica per quest’ultimo per indurre l’acquirente a sottoscrivere un contratto più lungo. Tuttavia non è detto che il costo dell’abbonamento annuale sia effettivamente più economico del totale delle singole mensilità. Ti consigliamo sempre di fare due conti per valutare quale delle due opzioni soddisfi meglio le tue esigenze.

Esistono altri tre tipi di abbonamento sul mercato, con prezzi che variano in base a diversi fattori, quali il consumo, le dimensioni e gli utenti.

  1. La tariffazione basata sul consumo prevede un costo variabile in base all’effettivo utilizzo del software o dei servizi ad esso associati.
  2. La tariffazione basata sulle dimensioni varia in base alle dimensioni dell’azienda, ad esempio in base a fattori come il numero di dipendenti o di clienti.
  3. La tariffazione basata sull’utente varia in base al numero di persone che hanno accesso al software.
Ricorda: è importante capire la differenza tra licenza per utente autorizzato e licenza per utente simultaneo. Nel caso della licenza per utente autorizzato, ogni utente dispone dei propri dati di accesso e tutti gli utenti possono utilizzare il software contemporaneamente. Con la licenza per utente simultaneo si dispone di un numero fisso di login utilizzabili da chiunque, ma la licenza non consente un numero di login simultanei superiore al massimo previsto. Se disponi di un team di 20 persone e queste avranno bisogno di utilizzare il software contemporaneamente, dovresti optare per una tariffa utente autorizzato che includa 20 utenti. Ma se solo cinque dei 20 membri del team utilizzano il software nello stesso momento, può essere più conveniente scegliere una tariffa utente simultaneo per cinque utenti.

Nella maggior parte dei casi, difficilmente potrai scegliere tra i due modelli di tariffazione per un determinato software. È raro che i produttori di software offrano entrambe le opzioni – licenza perpetua e abbonamento – per i loro prodotti.

Ad ogni modo, nei casi in cui tu abbia possibilità di scelta, o se stai confrontando un prodotto con licenza perpetua con un prodotto in abbonamento, valuta i pro e i contro di ciascuna opzione per determinare quale si adatta meglio al tuo business.

Confronto prezzi licenza perpetua software vs abbonamento

Componente di costo n. 2: hardware

Per quanto potrebbe sembrare ovvio, è sempre importante tenere in considerazione il costo dell’hardware necessario per utilizzare il software che si acquista.

Questo vale soprattutto per le installazioni in locale, che potrebbero richiedere non solo l’acquisto di un server per ospitare il software, ma anche di nuovi dispositivi che supportino il sistema operativo giusto. In altre parole, se utilizzi dispostivi Mac ma il software che desideri funziona solo su Windows, il costo finale diventa notevole.

Essendo accessibili attraverso un browser web, le soluzioni SaaS offrono molta più flessibilità in termini di hardware e funzioneranno su computer, tablet o smartphone. Le aziende possono anche risparmiare sull’hardware consentendo ai dipendenti di usare i propri dispositivi (ma in questo caso deve essere presente una politica per la sicurezza dei dispositivi mobili  per ridurre le vulnerabilità informatiche).

Alcune categorie di software richiederanno l’acquisto di hardware aggiuntivo. I sistemi di rilevazione biometrica delle presenze, ad esempio, usano l’impronta digitale di una persona o altro identificativo unico per verificare l’identità degli utenti. Queste piattaforme richiedono dispositivi hardware specializzati per registrare i dati biometrici con la massima precisione.

Alcuni fornitori possono richiedere di utilizzare il loro software in associazione al loro hardware, mentre altri offrono un’ampia compatibilità.

Componente di costo n. 3: implementazione

I fornitori possono applicare un costo una tantum al momento dell’acquisto per installare e rendere operativo il software presso la tua azienda. Oltre all’installazione e alla configurazione di base, i costi di implementazione possono coprire anche esigenze quali:

  • Personalizzazione del software
  • Migrazione dei dati dai sistemi precedenti
  • Integrazione con i sistemi attuali

Se sei in grado di gestire l’implementazione del software autonomamente, il fornitore potrebbe non applicare questo costo.

Di norma i sistemi in locale hanno un costo di implementazione maggiore rispetto a quelli basati sul cloud. Lo stesso vale per i sistemi più complessi rispetto alle applicazioni di base.

In alcuni casi l’implementazione potrebbe costare quanto la licenza del software – se non addirittura di più! Informati presso i fornitori circa i dettagli delle loro opzioni di implementazione e i relativi costi per pianificare le spese al meglio.

Componente di costo n. 4: formazione

Sebbene il costo di una licenza software normalmente includa l’accesso a guide in linea e forum di assistenza, i fornitori potrebbero prevedere anche una tariffa supplementare e opzionale per una formazione aggiuntiva. A seconda della complessità del software scelto e della sua importanza per il tuo business, potrebbe valere la pena investire nella formazione affinché i tuoi dipendenti possano familiarizzarsi rapidamente con la piattaforma.

La formazione può essere svolta in diversi formati, ognuno con un prezzo specifico:

  • I dipendenti si recano presso il luogo di formazione del fornitore del software
  • Il formatore si reca presso l’azienda
  • Sessioni webinar virtuali
  • Corsi in e-learning autogestiti

I fornitori di software di alto profilo possono anche offrire agli utenti la possibilità di conseguire una certificazione per dimostrare le loro competenze nell’uso del software.

Indipendentemente dall’opzione di formazione che sceglierai, assicurati di pianificare le spese non solo per gli utenti iniziali, ma anche per eventuali nuovi assunti che dovranno imparare a usare il software in futuro.

Componente di costo n. 5: supporto

Incluso talvolta nel costo della licenza, il supporto continuo può anche prevedere un costo a parte che copre la manutenzione, gli aggiornamenti e persino livelli premium di servizio clienti.

Il supporto può anche includere il servizio di consulenza con un agente dedicato con il quale potrai riunirti regolarmente per valutare gli obiettivi e imparare a ottenere il massimo dal software.

In base ai servizi di supporto che offre, il fornitore potrebbe farsi carico di alcune importanti attività complesse che tu non sei in grado di gestire (es: alcuni fornitori di software per buste paga possono gestire al posto tuo le buste paga della tua azienda).

Valuta quanto ti costerebbe svolgere queste attività internamente e confrontale con la possibilità di esternalizzarle.

Consigli finali per risparmiare sull’acquisto di un software

La tariffazione dei software non è mai così semplice come appare a prima vista. I costi nascosti sono molteplici e, se non stai attento a prevederli correttamente, ti ritroverai presto ad oltrepassare il budget destinato all’acquisto del software.

Conoscere tutti gli elementi che compongono il costo effettivo del tuo gestionale per l’azienda ti aiuterà a calcolare il tuo budget e a mantenere la spesa sotto controllo.

Con questi ultimi consigli potrai ridurre la spesa ulteriormente:

●        Negozia sempre. Molti fornitori, soprattutto quelli che espongono i loro prezzi al pubblico, non si sposteranno dalle cifre fissate. Ma alcuni possono concedere degli sconti se viene loro chiesto, in particolare se acquisti qualche componente o servizio aggiuntivo che aumenta il tuo valore come cliente.

●        Distingui le funzionalità di cui hai bisogno da quelle che desideri. Non vale la pena spendere un capitale per un software del quale useresti solo la metà delle funzionalità. Focalizzati sulle tue esigenze, acquista un software che le soddisfi a un prezzo che ti puoi permettere. Avrai sempre la possibilità di scalare più avanti, quando le tue esigenze saranno più ambiziose.

●        Valuta attentamente quale livello sottoscrivere. Spesso i fornitori offrono diversi livelli di sottoscrizione, dove a prezzo più elevato corrispondono più utenti, più spazio di archiviazione, più funzionalità, ecc. Se superi il limite previsto per la tariffa sottoscritta potresti dover pagare il prezzo, più alto, del livello successivo. Quindi, se la tua tariffa prevede dai 10 ai 25 utenti, passare da 11 o 12 utenti non comporterà alcuna differenza, ma passare da 25 a 26 utenti potrebbe avere un costo significativo.

●        Cerca opzioni gratuite e open-source con attenzione. Esistono sicuramente valide opzioni di software gratuiti e open-source, ma devi prestare attenzione. Molte soluzioni “gratuite” prevedono grossi limiti per quanto riguarda l’archiviazione, il numero di utenti o le funzionalità. I software open-source richiedono l’intervento del personale informatico per l’installazione, la personalizzazione e la manutenzione, che deve essere pagato. Leggi tutte le clausole prima di impegnarti con un programma.


NOTA: L’obiettivo di questo articolo è di informare i nostri lettori circa l’acquisto di un software in Italia. Non vuole in alcun modo fornire consigli economici o promuovere una specifica linea d’azione. Per ricevere consigli per la tua situazione concreta, consulta il tuo commercialista o consulente finanziario.