5 astuces pour une réunion virtuelle parfaite

réunion virtuelle

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2020 est et restera sans aucun doute l’année de la prise de pouvoir de la réunion virtuelle. À l’heure où le coronavirus confine la moitié de la population mondiale chez elle, l’heure n’est plus aux rassemblements et beaucoup d’entreprises découvrent le télétravail et les réunions en ligne.

Une réunion virtuelle bien ficelée permet à des équipes géographiquement dispersées de collaborer, de résoudre des problèmes et de travailler en groupe. En revanche, une réunion mal organisée et inefficace constitue une perte de temps. Résultat : collaborateurs démotivés et productivité en berne.

Les chefs d’entreprise doivent tenir compte des défis uniques de la communication virtuelle pour tirer le meilleur parti de leurs équipes lors de chaque réunion. Voici quelques conseils utiles pour maîtriser l’organisation de vos réunions en ligne.

Astuce n° 1 : établissez un programme

Ce conseil est valable pour toute réunion, mais il prend une importance particulière lorsque les participants ne sont pas physiquement réunis.

Il est crucial de fixer à l’avance le programme d’une réunion virtuelle afin que les participants sachent à quoi s’attendre et comment apporter leur contribution aux discussions. Voici les bonnes pratiques incontournables :

  • Partagez votre ordre du jour à l’avance : communiquez l’ordre du jour aux participants bien avant la réunion afin qu’ils puissent s’y préparer au mieux. Dans votre invitation par e-mail, détaillez les principaux points qui seront abordés et mentionnez les éventuels documents, dossiers ou recherches pertinents auxquels vous vous référerez durant la réunion.
  • Le cas échéant, donnez aux participants la possibilité de consulter les documents que vous utiliserez ou d’y ajouter des commentaires avant la réunion : laissez une chance à chacun de contribuer de manière équitable à la réunion au moyen d’outils de gestion documentaire tels que Google Drive. Qu’il s’agisse d’un diaporama, d’une vidéo ou d’un rapport annuel, l’utilisation de logiciels de partage de fichiers tels que Dropbox et Box permettra à tout le monde de disposer de toutes les informations nécessaires.
  • Formulez vos attentes sur la gestion de l’espace virtuel : assurez-vous que tous les participants sont sur la même longueur d’onde en ce qui concerne la manière dont la réunion virtuelle sera menée. Faut-il couper son micro lorsque quelqu’un d’autre prend la parole ? Les interventions sont-elles bienvenues ou préférez-vous qu’une seule personne s’exprime pendant toute la réunion ?

Astuce n° 2 : planifiez vos réunions virtuelles bien à l’avance

La coordination des différents plannings et fuseaux horaires des participants peut se révéler compliquée. Voici quelques recommandations pour que tout le monde soit en phase en termes de planification :

  • Choisissez des plages horaires qui conviennent au fuseau horaire de chacun : par exemple, si vous attendez des participants de New York et de Londres, l’heure idéale pour organiser une réunion en ligne serait 10 h à New York et 13 h à Londres.
  • Fiez-vous à des logiciels pour choisir le bon créneau horaire : il peut sembler pratiquement impossible de concilier les disponibilités de chacun. Au lieu de vous casser la tête sur les fuseaux horaires, confiez le problème à un logiciel d’agenda qui détectera automatiquement les fuseaux horaires de tous les participants.
  • Planifiez les réunions bien à l’avance : plus les participants sont informés à l’avance des réunions, moins ils risquent d’être confrontés à des conflits d’horaires. Si vous devez programmer une réunion de dernière minute, assurez-vous que tous les participants ont encore des disponibilités.

Astuce n° 3 : édictez des règles de conduite pour vos réunions en ligne

Les règles de conduite donnent le ton d’une réunion virtuelle fluide et productive. Voici quelques conventions utiles que les organisateurs et les participants peuvent s’imposer avant chaque réunion virtuelle afin d’en assurer le bon déroulement :

  • Testez vos outils : vérifiez vos connexions et notamment les fonctionnalités vidéo, Wi-Fi et partage d’écran de l’appareil que vous comptez utiliser. Si possible, connectez-vous environ dix minutes avant le début de la réunion.
  • Rencontrez-vous en face-à-face par vidéo : veillez à ce que chaque participant à la réunion virtuelle puisse voir les autres. La communication passe en grande partie par le langage corporel. Une rencontre en face-à-face, même par vidéo, est donc bien plus personnelle qu’une réunion téléphonique avec une voix désincarnée. Ce mode de communication améliore le contact en permettant aux participants de percevoir le langage corporel et les signaux. Il permet notamment de comprendre plus rapidement si une personne a fini de parler ou fait simplement une pause.
  • Évitez toute distraction :  il est toujours tentant de consulter sa messagerie lorsque l’on s’ennuie dans une réunion, même lorsque les collègues, clients ou supérieurs sont présents. Rappelez à vos collaborateurs de consacrer toute leur attention aux autres et de limiter les distractions comme les e-mails et les textos pendant la réunion.

Astuce n° 4 : impliquez les participants

Tous vos efforts d’organisation et de planification auront été vains si votre audience n’est pas impliquée. Voici nos recommandations pour que votre équipe reste attentive et active durant la réunion virtuelle :

  • Prévoyez du temps pour les conversations informelles : laissez les participants discuter spontanément en début d’une réunion. Ces conversations permettent aux équipes d’établir une connexion personnelle avant de passer aux choses sérieuses, comme elles le feraient dans la vie réelle.
  • Encouragez la participation : offrez différentes possibilités d’interaction à vos collaborateurs pour les inciter à s’impliquer dans la réunion virtuelle. Invitez-les par exemple à transmettre leurs questions avant de les retrouver en ligne. Si nécessaire, vous pouvez également lancer un sondage ou leur proposer de s’exprimer sur un chat en direct.
  • Posez fréquemment des questions : faites le point tout au long de la réunion afin de permettre aux participants d’échanger et assurez-vous qu’ils suivent. Posez des questions fermées plutôt qu’ouvertes. Par exemple, au lieu de demander ce que votre public pense d’un outil, demandez-lui clairement s’il pense que cet outil améliorera la productivité de l’équipe.

Astuce n° 5 : assurez un suivi

Après n’importe quelle réunion au bureau, les échanges qui suivent autour de la machine à café peuvent être tout aussi déterminants que la réunion elle-même. En ligne, c’est pareil. Voici ce que vous pouvez faire pour assurer une communication claire et limpide :

  • Concluez par une discussion informelle : cinq à dix minutes avant la fin de la réunion, demandez à votre équipe si elle souhaite poser d’autres questions ou exprimer d’autres préoccupations. À ce stade des échanges, les participants seront plus enclins à partager leurs réserves ou leurs doutes. Résumez les informations qui ressortiront de cette conversation et organisez ensuite un débriefing avec votre équipe. Pour ce faire, vous pouvez récapituler dans un e-mail ce qui a été abordé lors de la réunion, les décisions clés qui ont été prises et les actions que votre équipe doit entreprendre.
  • Déterminez les points à améliorer : posez-vous les bonnes questions. Qu’est-ce qui a fonctionné ? Qu’est-ce qui n’a pas marché ? Il n’est pas nécessaire d’appliquer tous les principes ci-dessus dans ces sessions moins formelles, mais vous ne pourrez assurer le succès de vos prochaines réunions que si vous prenez le temps d’écouter, d’évaluer et de vous corriger honnêtement.

Choisissez le bon logiciel pour organiser votre réunion virtuelle

Qu’il s’agisse d’un logiciel de web conférence ou d’un logiciel de gestion de projets, vous avez accès à une large palette d’outils technologiques pouvant vous aider à organiser des réunions virtuelles productives et efficaces.

L’essentiel est de trouver le logiciel qui conviendra le mieux à votre équipe. Pour faire le bon choix, posez-vous ces deux questions :

  • Quelle est la fonctionnalité principale nécessaire pour réussir ma réunion virtuelle ? Vous avez besoin que tout le monde collabore simultanément sur un même document ? Alors Google Docs semble être la solution tout indiquée. Les membres de votre équipe doivent visualiser une démo en temps réel ? Dans ce cas, un logiciel de partage d’écran est l’outil qu’il vous faut.
  • Quel est le nombre moyen de participants à vos réunions virtuelles ? Le logiciel de réunion dont vous avez besoin pour une réunion virtuelle avec une seule personne peut être très différent de celui qui vous permettra d’organiser une réunion avec plus de 15 collaborateurs. Assurez-vous que l’outil de web conférence ou de réunion en ligne que vous envisagez d’adopter est suffisamment flexible.

D’autres stratégies pour un télétravail efficace

Capterra a compilé les articles et conseils pour aider les entreprises à faciliter le travail à distance. Retrouvez sur cette page tous les articles concernant le management à distance, la cybersécurité, l’inclusion des télétravailleurs, et bien d’autres problématiques !

Enquête : 44 % de PME n’étaient pas préparées au télétravail

Du jour au lendemain, les entreprises ont dû faire face à une nouvelle réalité et s’adapter à la situation inédite provoquée par l’épidémie de COVID-19. L’une des premières mesures prises, outre celle de permettre aux employés de réaliser leur travail à distance, a été de s’intéresser et d’adopter des logiciels de télétravail.

Capterra a mené l’enquête* et interrogé 311 travailleurs à plein temps et temps partiel issus de tous les domaines et officiant dans une PME. L’objectif de cette enquête était de prendre le pouls du télétravail en France, quelques jours après l’annonce du confinement général.

Au lendemain de l’annonce, on distinguait trois principaux cas de figure :

  • Les employés qui peuvent effectuer le télétravail et dont l’entreprise était préparée à l’annonce du confinement.
  • Les employés qui pourraient en théorie effectuer leur travail à distance mais dont l’entreprise n’a pas immédiatement permis le télétravail à l’annonce du confinement.
  • Les employés dont la présence physique est requise (soins aux personnes, services de nettoyage, transport routier…).

L’analyse qui suit s’appuie alors sur les deux premières catégories de personnes, soit un nombre de 183 répondants.

Quelles ont été les mesures prises pour permettre le travail à distance ? Quels logiciels de télétravail les PME ont-elles adoptés pour l’occasion ? Quels sont les principaux défis du télétravail ? Réponse dans notre étude.

Points importants de l’étude

  • 59 % des 311 répondants ont eu rapidement la possibilité de travailler à distance.
  • 13 % affirment que leur entreprise n’était pas du tout préparée à l’annonce du confinement.
  • 44 % des entreprises interrogées ont dû s’équiper de technologies afin de permettre à leurs employés de poursuivre leurs activités.
  • Les logiciels de web conférence et de collaboration sont ceux qui ont été le plus massivement adoptés.
  • Les plus grands défis auxquels les télétravailleurs doivent faire face sont la concentration, les relations clients et la communication interne.

Quelles ont été les diverses réactions des PME à l’annonce du confinement ?

Une majorité de répondants (59 %) affirme que leur entreprise avait pris ses dispositions pour permettre le télétravail.

Parmi les employés qui n’ont pu effectuer cette transition à l’annonce du confinement (13 %), les principales raisons ont été les suivantes : leur entreprise n’était pas préparée, ou n’avait pas encore donné d’instructions, ou encore, n’avait pas donné la permission d’effectuer le télétravail (scepticisme de la direction, par exemple).

Après plus de deux semaines de confinement, il est probable, il faut du moins l’espérer, que ces trois données pourraient être réévaluées, au regard des diverses mesures qui ont ponctué l’actualité.

Enfin, 26 % des 311 répondants effectue un travail requérant la présence physique (services aux personnes, agriculture, travailleurs sociaux…). Les 2 % restants n’effectuaient pas de télétravail pour raisons personnelles (congé maladie, manque de matériel ou préférence pour travailler dans les bureaux habituels).

entreprise télétravail

Si une majorité de répondants a pu transférer son activité professionnelle à son domicile du jour au lendemain, nous verrons cependant que les PME ont dû investir dans des logiciels en urgence afin de faciliter la collaboration à distance. Certaines se seront rendu compte, à l’heure qu’il est, que la digitalisation d’une entreprise et l’adoption d’outils est alors nécessaire, sinon salutaire. Le télétravail est alors assez peu répandu sous nos latitudes, mais pourrait-il devenir la norme ? Et pas seulement en cas de catastrophe…

Dans quels logiciels de télétravail les PME ont-elles investi ou comptent-elles investir en priorité ?

70 % de nos répondants aujourd’hui leur ordinateur personnel pour le télétravail, les 30 % restants bénéficiant de matériel prêté par l’entreprise. Les échanges d’informations et de projets s’en retrouvant limités à e-mail ou le téléphone (ou la visioconférence pour les réunions), la meilleure réponse à ce manque d’interactivité a été d’investir dans des outils basés sur le Cloud.

44 % affirment que leur entreprise a immédiatement acheté ou installé des logiciels pour permettre ou faciliter le télétravail et 19 % affirment que leur entreprise prévoyait de telles mesures au lendemain de la mise en place du confinement.

Les quatre catégories d’outils suivantes, d’ordinaire déjà populaires, ont connu un sursaut d’intérêt significatif :

  • Web conférence
  • Collaboration et communication
  • Gestion de projet
  • E-mail marketing

Web conférence : maintenir un contact humain et pragmatique

La première mesure pragmatique a été de pouvoir organiser les réunions habituelles et extraordinaires et maintenir un peu de cette vie de bureau en cette période de distanciation sociale. Ces outils ont été les plus plébiscités (55 % des 183 répondants).

Ces outils ne se limitent pas à maintenir virtuellement un contact humain : les fonctionnalités de partage de présentation (qu’elles soient statiques ou animées) complètent ces outils de communication.

Collaboration et communication : faire partie d’une équipe, de chez soi

La collaboration fait partie des principaux défis rencontrés par les télétravailleurs : comment maintenir une collaboration sans faille et une communication étroite lorsque l’on est chacun chez soi ?

Gestion des tâches, partage de documents, calendrier, espaces de brainstorming : les outils collaboratifs ont tout prévu pour inciter à la participation et au bon déroulement des projets.

Preuve de leur succès, 40 % des répondants affirment que leur entreprise s’est tournée vers de tels outils.

Gestion de projet : mener à bien ses objectifs et à distance

Comment mener son projet à terme lorsque tous les acteurs sont aux quatre coins de la région, voire du pays ? Internet a aboli les frontières et la gestion de projet a trouvé un terrain de prédilection dans les outils en ligne. Les fonctionnalités de tels outils ont été pensées pour organiser les tâches et les flux de travail, quel que soit l’endroit où se trouvent les collaborateurs. Les fonctionnalités collaboratives rationnalisent et simplifient la vie du chef du projet et celle des parties prenantes.

Pour 17 % des répondants, un outil de gestion de projet s’est révélé indispensable pour poursuivre leurs activités. Les outils de gestion de projet sont par ailleurs parmi les plus recherchés dans le monde professionnel car le concept de projet et de chef de projet est bien celui que l’on retrouve dans tous les domaines (lien : chef de projet).

E-mail marketing : maintenir la communication externe

En ce qui concerne la communication externe, les outils d’e-mail marketing sont un canal efficace pour garder les clients informés du statut de votre activité et de vos produits, surtout si l’entreprise a dû modifier son mode opératoire, ses services ou son stock de produits.

19 % des personnes interrogées ont ainsi répondu avoir investi dans un logiciel d’e-mail marketing à l’aune de la mise en place du télétravail pour tous.

Un logiciel de télétravail pour une ou plusieurs problématiques à la fois

D’autres outils peuvent également trouvent d’autant plus grâce aux yeux des employeurs en cette période (et le reste de l’année !), les problématiques inhérentes à chaque secteur étant diverses et variées : outils de gestion du personnel (retrouvez notre template Excel téléchargeable gratuitement), ceux de webinar pour créer des présentations instructives et des formations, de chat pour communiquer avec les clients et ceux de service client, ces deux dernières catégories répondant à l’un des autres défis majeurs du télétravail.

Quels sont les principaux défis auxquels font face les télétravailleurs ?

Le passage soudain d’une routine de travail dans des bureaux au domicile personnel n’est pas sans difficultés, qu’elles soient matérielles ou psychologiques.

Si les horaires restent sensiblement les mêmes, une nouvelle organisation personnelle s’impose. Quant à rester dans l’ambiance “bureau”, outre disposer d’un espace dédié (dans la mesure du possible), il est crucial de pallier les défis que représente le travail à distance, surtout lorsqu’il s’agit d’une pratique nouvelle pour un grand nombre d’employés.

défi télétravail

  • Productivité et concentration : c’est la première inquiétude du télétravailleur néophyte. Discipline personnelle, vie familiale, espace inadéquat, nombreuses sont les embûches sur la route de la concentration. On peut suivre ces quelques conseils afin d’intégrer une ambiance de travail à son univers personnel. Une to-do list ou la méthode GTD peuvent également aider à organiser sa journée sans stress.
  • Relations clients : si le cœur de son métier consiste à être en communication avec la clientèle, il n’y a pas de raison pour que celle-ci ne persiste en dehors des murs du bureau. Après tout, tout le monde est à la maison. S’il est possible grâce à un softphone de passer des appels depuis son ordinateur, un outil de chat permet de son côté de discuter en ligne en toute quiétude.
  • Collaboration et communication : la productivité est certes ce qui inquiète le plus les entreprises, mais il ne faut pas oublier que chacun vient avec son individualité et que le contexte de télétravail ne convient pas forcément à tout le monde. Le moins que l’on puisse faire est d’entretenir le moral des troupes avec toutes les petites habitudes que cela sous-entend. Cela peut se traduire par des espaces dédiés aux centres d’intérêt ou discussions personnelles dans votre outil de communication ou encore proposer une pause-café ou une activité ludique par vidéo (objet d’un prochain article !).
  • Gestion de projet : comme évoquée plus haut, la gestion prend une autre tournure dès que l’on n’a plus de contact direct avec son équipe. Les outils dédiés centralisent toutes les tâches et informations nécessaires afin d’en suivre totues les étapes. Vous pouvez également vous essayer au diagramme de Gantt en téléchargeant gratuitement notre modèle Excel.

La digitalisation comme plan de continuité

Capterra a compilé pour vous une liste de logiciels de diverses catégories ayant adapté leur offre afin de permettre aux entreprises de se retourner et de poursuivre leur activité à distance le plus efficacement possible. Vous pourrez également consulter ces articles abordant plusieurs problématiques liées au télétravail : plan de communication, cybersécurité, management, et bien d’autres !


*Méthodologie de l’enquête : pour collecter les données de ce rapport, nous avons mené une enquête en ligne entre le 20 et 24 mars 2020. Les réponses proviennent d’un échantillon du marché cible français. Parmi les 639 personnes ayant été sollicitées, 311 répondants correspondant à ces critères ont été sélectionnés pour répondre à nos questions. Les participants sont issus de divers secteurs d’activité et travaillent dans une PME. Parmi ces 311 répondants, 183 pratiquent le télétravail ; les pourcentages représentés dans cet article se basent sur ce dernier nombre de répondants, à l’exception de ceux rapportés dans l’infographie n° 3 (voir détails ci-dessous).

 **Les infographies 2 et 3 étant à réponses multiples, la somme totale des pourcentages peut dépasser 100 %.

***L’infographie n° 3 a été réalisée d’après les réponses à la question suivante “ Quel(s) défi(s) rencontrez-vous vis-à-vis du télétravail ?”. Les répondants à cette question sont les 183 réalisant leur travail à distance, plus 39 des 128 ne pouvant réaliser de travail à distance (les autres répondants ne pouvant réaliser de télétravail car leur présence est requise ou pour raisons personnelles ont été exclus).

El 42 % de las pymes no estaba preparado para el teletrabajo

Pymes no preparadas para el teletrabajo y con retos en comunicación

Retos del teletrabajo, las pymes no estaban preparadas para el coronavirus

La pandemia obliga al teletrabajo: ¿cómo reaccionaron las pymes?

El coronavirus tiene al mundo contra las cuerdas, la sociedad se encuentra en una nueva realidad, aislada y evitando el contacto humano. Debido a esta situación, muchas actividades se están haciendo de manera remota, la industria y los negocios no son la excepción. El trabajo a distancia se ha convertido en el nuevo estándar de operar de muchas organizaciones, que necesitan en muchos casos herramientas para teletrabajar específicas. 

En este contexto, Capterra ha realizado una encuesta* a empleados de pequeñas y medianas empresas para conocer su estado actual con respecto al teletrabajo.

¿Estaban las pymes españolas preparadas para el trabajo remoto? ¿Qué herramientas son las que más utilizan los negocios para funcionar a distancia? ¿Cuáles son los principales retos del teletrabajo?

Puntos destacados del estudio:

  • 42 % de las pymes no tenía el software necesario para teletrabajar
  • 67 % de los empleados utiliza software en la nube para trabajar a distancia
  • Las herramientas para videoconferencias son las más utilizadas 
  • Los principales retos del teletrabajo son concentrarse, ser productivo y la comunicación interna y externa

El 42 % de las pymes no tenía el software necesario para el trabajo remoto

Cuándo las organizaciones tuvieron que implementar el teletrabajo, ya fuese por decisión propia o debido al aislamiento obligatorio, el 42 % de las pymes no tenía las herramientas necesarias para que los empleados pudieran teletrabajar. Este segmento tuvo que adquirir (31 %) o planificar la compra (11 %) de software específico para ello. 

Casi la mitad de pymes no tenían software necesario antes de la pandemia

A su vez, las pymes tampoco estaban preparadas en cuestión de equipo, ya que el 76 % de los participantes que realiza teletrabajo lo hace con su propio portátil u ordenador de mesa y únicamente un 24 % tiene uno de la empresa.

Aunque el 58 % de los encuestados ya tenía el software necesario para trabajar a distancia previo, el segmento que no estaba preparado sigue siendo un porcentaje muy alto si se tiene en cuenta que se sabía que el coronavirus estaba expandiéndose por Europa y que muchas organizaciones ya estaban tomando precauciones.

La nube, más importante que nunca

Si el uso de software en la nube en las pymes ya estaba en auge, ahora ha incrementado sustancialmente su importancia gracias a la variedad de herramientas y utilidades que presenta, especialmente las diseñadas para la comunicación y trabajo en equipo. Un 67 % de los participantes indica que utiliza de manera parcial (43 %) o total (24 %) software en la nube.

Más de la mitad de las pymes usan software en la nube para teletrabajo

Para una empresa es más sencillo adquirir un servicio o software en la nube para que los empleados accedan a él utilizando un navegador, en vez de que tengan que descargar o instalar un programa. Una opción conveniente especialmente si se trabaja de manera remota.

Aún así, el software instalado en el ordenador sigue predominando para el trabajo a distancia, utilizado por el 74 % de los participantes, ya sea de manera parcial (43 %) o total (31 %). 

Top 5 software más utilizado para el teletrabajo

Las actividades del día a día que antes eran sencillas, como revisar un proyecto con el equipo en una sala de reuniones y discutir las acciones a seguir, ahora se han vuelto más complejas. Las indicaciones o mensajes se pueden interpretar distinto, por eso es esencial contar con herramientas de comunicación y organización que faciliten el proceso.

Estas son las cinco categorías de software más utilizadas por las pymes para el trabajo remoto:

Top-5-software-teletrabajo
Los números en la gráfica son los porcentajes que cada respuesta tuvo con respecto al número de participantes.

El boom de la videoconferencia y el despegue de las herramientas para comunicarse

Las herramientas que están ascendiendo notablemente durante esta crisis son las que permiten las videoconferencias y conferencias web. La facilidad con la que se pueden hacer presentaciones, integrando imágenes o vídeos, logra que las ideas se transmitan de una forma completa. También hay que contar con el factor humano, sigue siendo esencial poder ver a la persona con la que se interactúa, ya sea en una llamada o una reunión. Más en estos tiempos de distanciamiento social.

El software de gestión de proyectos es uno de los más utilizados en circunstancias normales, pero en esta situación de teletrabajo también ha ganado terreno ya que es una herramienta indispensable para tener un control del progreso de las tareas, recursos, disponibilidad de empleados y demás elementos que conlleva un proyecto. 

A su vez, la comunicación entre equipos y una óptima colaboración a distancia son retos del teletrabajo al que se enfrentan las organizaciones. Por este motivo, las herramientas para trabajar en equipo y las herramientas de colaboración son de las más utilizadas en esta época del coronavirus. Este tipo de software posibilita una comunicación fluida y eficiente, calendarios en común, compartir y editar archivos y base de datos, entre otros elementos que un equipo utiliza para trabajar.

De cara a la comunicación externa, las herramientas de email marketing son un buen canal para mantener informado a los clientes sobre el estatus del negocio y los productos, especialmente si la empresa ha tenido que modificar su forma de operar y su abanico de productos o servicios. El software de servicio al cliente sigue siendo fundamental para atender y resolver los problemas a los que los clientes se enfrentan. Así como para recopilar y analizar información nueva sobre necesidades y tendencias en el mercado.

El desafío de concentrarse y el reto de las nuevas formas de comunicación

Trabajar a distancia presenta una serie de nuevos retos que normalmente no se encuentran en las oficinas. Muchos empleados no estaban acostumbrados a combinar su vida personal (en casa) con la profesional (en la oficina) y tampoco a basar la mayor parte de la comunicación del trabajo en herramientas digitales.

Los desafíos cruciales a los que se enfrentan los empleados son de tipo individual y de comunicación, tanto interna como externa.

Principales retos de teletrabajo en pymes
Los números en la gráfica son los porcentajes que cada respuesta tuvo con respecto al número de participantes.

La encuesta indica que el reto principal es de carácter individual: poderse concentrar y ser productivo (57 %). Las obligaciones del hogar, las distracciones de la casa, las noticias de la COVID-19 y la preocupación por los familiares son tan solo algunos elementos que tienen a la mente ocupada sin poder enfocarse de lleno al trabajo. Cada persona debe encontrar la forma, y el lugar, para poder trabajar concentrado y ser lo más productivo posible, evitando distracciones no urgentes.

El desafío general del teletrabajo en las pymes es acostumbrarse a la nueva forma de comunicación, ya sea con los compañeros de trabajo (43 %) o relacionarse con los clientes (41 %). Esto también influye en la planificación y gestión de proyectos (40 %).

Aprender a utilizar correctamente las herramientas de trabajo remoto es indispensable para superar estos retos pero también lo es el cambiar la forma de entender la comunicación en este mundo hiperconectado, saber contextualizar mensajes según el remitente y el medio que se esté usando. Es clave aplicar el lenguaje adecuado conforme el canal de comunicación y a la persona que se envía el mensaje, siempre siendo claro en lo que se pide o lo que se pregunta.

Las pymes reaccionaron al coronavirus pero deben aprender a teletrabajar

A pesar de estar en las noticias y afectando ya a empresas en Asia y en Italia, el coronavirus tomó por sorpresa a las pymes españolas, las cuales no estaban preparadas cuando inició el estado de alarma. Un 42 % no tenía el software que requieren sus empleados para el trabajo remoto y un 74 % tiene que utilizar su ordenador/portátil personal para ello. 

La implementación de herramientas para teletrabajo se tuvo que hacer con la crisis en marcha y, por lo tanto, muchos trabajadores tampoco estaban formados o preparados para operar de esta manera. Por lo mismo, uno de los retos principales para los empleados es aprender a concentrarse y ser productivo desde casa, un tema en el que intervienen muchos factores. Mientras que el desafío general de las pymes es la comunicación, tanto interna como externa, entre los compañeros de trabajo y de cara a los clientes. Un reto que implica conocer y utilizar adecuadamente el software de teletrabajo y desarrollar un nuevo lenguaje de comunicación para estos canales, uno que limite las posibles interpretaciones erróneas de los mensajes y que a la vez mantenga la cercanía humana.

La comunicación correcta influye mucho en la planificación y gestión de proyectos. Las pymes comprenden esto y es por ello que el software más utilizado para el teletrabajo es de videoconferencia, gestión de proyectos y colaboración. La importancia de estar informado, actualizado y poder transmitir correctamente las ideas a todos los miembros del equipo es esencial para que el negocio funcione, así como el relacionarse con los clientes correctamente de manera remota.

Actualmente las pymes tienen una crisis que enfrentar, están obligadas a que sus procesos y equipos funcionen a distancia. Un reto complicado pero superable. Es una ineludible revolución al teletrabajo.

En Capterra tenemos una página de recursos digitales para ayudar a las empresas durante la crisis. Descubre ofertas de software, consejos para plan de contingencia de empresas, tips de ciberseguridad y mucho más.

* Metodología de la encuesta: para recopilar los datos de este informe hemos llevado a cabo una encuesta en línea. Las respuestas provienen de una muestra del mercado español. El cuestionario se envió a 517 personas, entre las que se seleccionaron 306 para participar. Los participantes cualificados están empleados (a jornada completa o parcial) en pequeñas y medianas empresas (pymes) y trabajan en diferentes sectores de la industria.
De los 306 participantes, 212 realizan teletrabajo para su empresa, este segmento es el que se analizó principalmente para los datos reportados en este artículo a excepción de la gráfica 4. 
** La gráfica 3 y gráfica 4 son de respuesta múltiple, debido a esto la suma de los porcentajes en cada gráfica puede ser mayor a 100 %.
** La gráfica 4 corresponde a la pregunta: ¿Cuáles son los principales retos para hacer teletrabajo? Los resultados incluyen a los 212 participantes que realizan teletrabajo más 39 de los 94 participantes que no teletrabajan (los 54 participantes no considerados para esta pregunta son los que respondieron que están de baja médica o que su trabajo requiere presencia física).

Online Teaching: A Guide To Tools, Software And Best Practices

online teaching solutions and tips

Online teaching is nothing new. Tutors, teachers, and professors have been using technology to connect remotely with students since the advent of the internet. 

online teaching solutions and tips

However, in recent months, the Coronavirus pandemic has required more students and their educators to adapt to online or digital courses than ever before. Regulations around social distancing and isolation have come at us so quickly, many teachers and tutors are scrambling to find the best ways to convey their lessons to students, even when far apart. 

Here’s the good news: The technology required to connect educators and students in these uncertain times exists. In this article, we’ll provide tips for educators facing the reality of virtual teaching, and outline some of the best technology for building digital classrooms. 

How educators are adapting to Covid-19

The news about Covid-19 is changing every day, but one thing is for certain: Our way of life has changed fundamentally for the foreseeable future. Social distancing guidelines require us to limit human contact as much as possible, which has had an enormous impact on the traditional classroom. 

Fortunately, this is not uncharted territory. Digital classrooms have existed before, and schools in Italy, China, and other countries impacted by Covid-19 earlier have already paved the way for teachers today. And they’ve seen some incredible results.

“We were initially concerned about whether our students, particularly younger students, would adapt well to online learning,” says Hannah Titley, Director of The Golden Circle, a UK Professional Home Schooling Group. “However, the feedback is that they are proving as effective as in-person lessons.”

 

In some cases, online education may be an improvement for some students. Learning in the comfort of their own home, free from distractions found in traditional classrooms, may make it easier for them to absorb information and apply their lessons. 

Leaning on technology during the pandemic

One silver lining to the timing of the Coronavirus outbreak is that we already have the technology required to help students and educators communicate—while maintaining social distancing. 

There are many video conferencing tools, document management applications, and digital collaboration products available on the market. These tools are easy to use (for students and educators) and don’t require a huge IT team to manage. They also work reliably and are typically available for little to no cost.

We’ve outlined some of the best platforms and tools for educators. We’ve selected these apps based on the features they offer, their overall rating, ease of use, customer support, and the number of reviews on Capterra. Find the detailed methodology at the bottom of this page.*

Software for online teaching comparison
A quick comparison of the online teaching software solutions analysed in this article.

Software to run virtual lessons

Zoom Meetings & Chat

Rating: 4.6/5

Ease of use: 4.5/5

Customer service: 4.2/5

SME Pricing: £15.99 per user per month

Free version: Basic plan

Zoom meetings and chat product image
Demonstration of Zoom Meetings & Chat interface (Source)

About Zoom:

Zoom is one of the leading video conferencing platforms. It’s versatility and low price point (including a free option) make it a preferred tool for businesses large and small, and educators. The tool features one-on-one video conferencing (suitable for tutors), but it also easily accommodates large group lessons—the free version allows for up to 100 participants. 

You can make the call as interactive as you like, or you can elect to be the leader on the call. This means you will be the only one able to speak out loud, and you can share your screen as a presentation. 

The free version also includes: 

  • HD video conferencing
  • Unlimited number of meetings (maximum 40 minutes runtime) 
  • Chrome & Outlook plugins
  • Breakout rooms 
  • Group messaging
  • Whiteboarding
  • Scheduling for Chrome & Outlook

Zoom is compatible with Mac, Windows, Linux, iOS and Android.

Cisco Webex Meetings

Rating: 4.4/5

Ease of use: 4.2/5

Customer service: 4.2/5

SME Pricing: £11.25 – £14.85 per user per month

Cisco Meetings Team Meeting
Cisco Meeting’s team meeting layout (Source)

Free version: Personal plan (recently updated with new features), plus first month free with any paid monthly plan, and four months free when purchasing an annual plan (updated: April 2020).

Over 110 million professionals use Webex to connect every month. Though originally developed for business use, Cisco Webex has become a popular option among educators in the virtual classroom as well. 

Webex works particularly well for education settings because a number of its built-in features allow for collaboration that mimics traditional classrooms. For example, Webex allows “virtual hand-raising” so students can ask and answer questions, and it also has live chat features so that pupils can discuss the lessons with one another without interrupting the teacher. 

Additionally, Cisco Meetings includes: 

  • Brainstorming features
  • Attendee and invite management
  • Web conferencing and screen sharing
  • Collaboration tools
  • Screen capture and recording
  • Presentation tools

Cisco is compatible with Apple and Windows products. 

Join.me

Rating: 4.3/5

Ease of use: 4.4/5

Customer service: 4.2/5

Pricing: £9 – £20 per month for multiple users

Free version: 14-day free trial

Join.me screenshare function
Join.me’s screen-sharing feature demonstrated (Source)

About Join.me

Join.me has been helping groups connect virtually since 2003. Users highlight the tool’s simplicity—it’s easy to set up, and once you’re on the platform, launching meetings with small or large groups only takes a few clicks. 

Join.me also features personalisation features. For example, you can customise backgrounds and chat bubbles to suit your personality—this may be particularly appealing to educators who are keen to help students express themselves and have fun while learning. 

Join.me also includes: 

  • Meeting prep tools
  • Action item tracking
  • Time-zone tracking
  • Desktop/browser sharing
  • Real-time chat
  • Mobile access
  • Multi-hosting. 

Join.me works on both Mac and Windows products, as well as iOS and Android. 

Communication tools

Further requirements: To aid remote working environments, we extended the tool requirements to include a live group chat conversation feature.

Slack

Rating: 4.6/5

Ease of use: 4.6/5

Customer service: 4.4/5

Pricing: US$8 – US$15 per user, per month

Free trial: Available (contact sales for free trial options)

Slack group communication channels
Slack’s conversation channels group communication (Source)

About Slack

Slack is a versatile communication tool, and it’s used widely by businesses of all sizes. However, it’s well-suited for educational purposes as well. 

Slack works in your browser, as a mobile app, and also as a downloadable app for laptops and desktops. At its base level, Slack is a customisable chat platform that allows users to create chat rooms within a single, digital environment. For example, teachers could create a room for every course they teach or create small groups for students to work on projects together. 

Slack also features one-on-one chat features, and it’s very simple to share videos, screenshots, hyperlinks, and other forms of media with anyone on any channel. 

As a communication tool, Slack features: 

  • Realtime chat
  • Task management
  • Chat search
  • Chat threads
  • Audio and video calls
  • File sharing
  • Third-party integration.

Slack is compatible with virtually any browser and can be installed on Mac and Windows machines.

Google Hangouts Meet

Rating: 4.5/5

Ease of use: 4.6/5

Customer service: 4.3/5

Pricing: Free with a G Suite account

Free trial: 14-days free trial (G Suite)

Google Hangouts live chat function
Google Hangouts live chat function (Source)

About Google hangouts

If you use Gmail, you may already be familiar with Google Hangouts. The communication platform is built into G Suite, making it easy to hop on a chat or video call with anyone else who uses the platform for email (or anything else). 

Google Hangouts allows you to start a one-on-one or group chat with other users, or you can start an audio or video call in just a few clicks. You can also schedule meetings, which comes in handy for tutors or teachers who want to make sure their students are available at certain times. 

In addition, Google Hangouts includes: 

  • File sharing
  • Real-time chat
  • Audio calls
  • A mobile app
  • Private chat
  • Recording & playback ability.

Microsoft Teams

Rating: 4.4/5

Ease of use: 4.2/5

Customer service: 4.2/5

Pricing: Free with Office 365

Free version: Try 1 month free

Microsoft Team Group Conversations
Microsoft teams group conversation features (Source)

About Microsoft Teams

If you and your students are comfortable with Microsoft products, then Microsoft Teams may be a logical tool for you to manage your virtual classroom. The diverse product, which includes features such as one-on-one chat to group video conferencing, is well-suited for educators of all sorts. 

Microsoft Teams is an all-in-one, cloud-based solution. Not only can you use the platform to communicate with teams, but you can also use it to manage documents, as it integrates seamlessly with Microsoft’s OneDrive

Other features of Microsoft Teams include: 

  • Discussion threads
  • Surveys/feedback
  • Task management
  • Presentation streaming
  • On-demand webcasting
  • Presentation tools.

Collaboration software:

Further requirements: Must include a document management feature.

Dropbox Business

Rating: 4.5/5

Ease of use: 4.5/5

Customer service: 4.2/5

Pricing: £12 – £18 per user per month

Free version: 30-day free trial

Dropbox document management interface
Dropbox document management team folder interface (Source)

About Dropbox

Dropbox is a popular document storage and management tool for businesses, but it’s also well-suited to students working in a virtual collaborative environment. With Dropbox, anyone who has access to a “box” can upload documents from their mobile device, browser, or desktop/laptop. 

Once documents have been uploaded, they can easily be accessed by anyone else who has permission to organise the “box”. Documents can be updated live, or downloaded in their original form. It’s a way for teachers to share syllabuses, worksheets, and other documents students will need. On the flip side, students can upload their papers and projects for a teacher’s review. 

Some other great features from Dropbox: 

  • Access control
  • Backups
  • Archiving & retention
  • Encryption
  • Project management
  • Real-time editing.

DropBox works on both Mac and Windows products, as well as iOS and Android devices.

Trello

Rating: 4.5/5

Ease of use: 4.5/5

Customer service: 4.3/5

Pricing: US$12.50

Free version: Free plan

Trello education features
Trello education board (Source)

About Trello

Trello’s unique design allows users to create visual task management dashboards, where anyone can see the different projects and tasks happening at any given time. 

Trello allows you to add labels, assign tasks to specific people, group tasks together, and add backgrounds to your projects. Users can also upload imagery, videos, and links to your different tasks, making this tool a diverse task-management platform too. 

Trello also includes: 

  • Milestone tracking
  • Resource management
  • Project roadmapping
  • Idea management
  • Agile & traditional methodologies
  • Gantt charts
  • Customisable templates.

Slack

Slack's document management feature
Example of document management within Slack (Source)

About Slack

We’ve already discussed the benefits of Slack as a communication tool, but it’s also an option for document management. If you need students to be able to exchange documents, find them later on via search, and collaborate on live documents together, Slack can fulfil these needs

Slack integrates with third-party document storage platforms you or your students may be using. While you can exchange documents via the platform itself, you can also integrate Slack with Google Drive storage or Dropbox, for example. This means that students can easily share their work, even if they are using different storage tools. 

Check out Capterra’s directory to discover more document management, collaboration and web-conferencing software.

 


*Methodology 

All of the software on this list meet the following criteria: 

  • Rated 4+ stars by users on Capterra.co.uk
  • High search volume in the UK
  • Free version available
  • Rated 4+ stars for ease of use
  • Rated 4+ stars for customer service.

Note: The tools included in this article have been listed in no particular order.

El teletrabajo se ha convertido en la nueva normalidad: guía básica para pequeñas empresas

Guía básica de herramientas para inciarse en el teletrabajo
Guía básica de herramientas para inciarse en el teletrabajo
De repente, los protocolos del teletrabajo son una necesidad y las pequeñas empresas deben adaptarse rápidamente.  Estas son las tres herramientas tecnológicas que necesitas para empezar.

La mayoría de las veces, los cambios se producen gradualmente. Vamos refinando paulatinamente ideas nuevas, desarrollamos procesos más eficientes de forma metódica y vamos adoptando la nueva tecnología con precaución.

Pero a veces, el cambio se ve forzado por circunstancias que están fuera de nuestro control. 

En los últimos meses, la aparición de la COVID-19 (más conocido como el coronavirus) ha hecho que el trabajo remoto pase de ser un beneficio agradable a una necesidad indispensable. Y aunque la tendencia del teletrabajo ha ido ganando fuerza durante muchos años, la urgencia actual podría marcar el punto de inflexión que cambie profundamente nuestra actitud hacia la vida de oficina tradicional.

Las empresas deben adoptar el teletrabajo para seguir siendo competitivas

Algunas empresas están acostumbradas a trabajar a distancia, otras no. Las empresas que no están habituadas al teletrabajo carecen de la tecnología adecuada para llevarlo a cabo o afirman que la dirección simplemente no ve valor en esta modalidad.

En la actualidad todas las empresas deberían considerar o implementar ya el teletrabajo como consecuencia de la COVID-19.

Los empleados necesitarán algunos días para acostumbrarse a trabajar desde casa, pero luego en general se sentirán más productivos. Algunos empleados están acostumbrados a las videoconferencias, pero aun así la comunicación con sus compañeros puede no ser sencilla porque un correo electrónico o una conversación por chat pueden no transmitir exactamente lo que querían decir.

La comunicación por correo electrónico suele resultar demasiado formal y no es propicia para los intercambios naturales que se producen en una conversación. Del mismo modo, hacer videoconferencia con todas las personas con las que hay que hablar a lo largo del día es engorroso e incómodo. 

Por eso las empresas que está implementando un protocolo de teletrabajo deben invertir en algún software de comunicación específico que permita a los empleados que están en remoto que interactúen de una forma lo más parecida posible a cuando lo hacen en persona.

Si no se reconoce el valor ni la abrumadora demanda del teletrabajo, no será posible que las empresas atraigan y retengan el talento necesario para seguir siendo competitivas frente a las que sí lo hacen.

Por suerte, lanzar un protocolo de teletrabajo no es difícil.

3 elementos necesarios de un protocolo de teletrabajo

¿Cómo empezar con un protocolo de trabajo remoto? Las necesidades varían según el sector y las responsabilidades del puesto, pero todos los empleados remotos necesitan una VPN, un software de colaboración y una plataforma de videoconferencia.

1. Las VPN protegen los datos de la empresa

Tu empleado remoto probablemente trabajará desde su oficina en casa, una cafetería o cualquier otro lugar donde pueda obtener una señal wifi. Para garantizar que su conexión sea segura, es preciso proporcionarle una red privada virtual (VPN) que proteja los datos de la empresa y el acceso a los servicios de la nube.

Las VPN proporcionan una conexión encriptada a Internet que evita que otros vean la actividad de la red. Esto es especialmente importante cuando se transmiten datos sensibles de la empresa en un contexto de trabajo a distancia. Sin embargo, debido a que las VPN procesan tu tráfico en internet, es importante leer con atención los términos y condiciones para asegurarte de que el proveedor que elijas no guarde registros de actividad.

2. Las soluciones de colaboración facilitan el teletrabajo

La colaboración es bastante difícil de conseguir en la oficina y mucho más a través de internet. Las empresas que preparan un nuevo protocolo de trabajo remoto deben valorar cómo se comunicarán entre sí los empleados y cómo se organizarán para hacer el trabajo.

El sinfín de herramientas de comunicación basadas en la nube y de software de gestión de proyectos disponibles contribuye a agilizar las interacciones y a simplificar la colaboración a distancia. Estas aplicaciones suelen ofrecer una versión gratuita o un período de prueba para que puedas asegurarte de que cubren las necesidades de tu empresa antes de comprometerte a largo plazo.

Interfaz del software de colaboración monday.com

3. Las plataformas de videoconferencia suprimen la distancia

La videoconferencia ha mejorado de forma notable en la última década, pero sigue siendo un infierno para muchas organizaciones. Parte del problema se debe a la falta de interoperabilidad. A diferencia del correo electrónico, las llamadas por teléfono o los mensajes de texto, en una videoconferencia todos los participantes deben utilizar la misma aplicación.

Por eso es importante que elijas una software para videoconferencia para tus empleados. Existen numerosas soluciones independientes que reúnen todas las funciones, mientras que algunas herramientas de colaboración solo incluyen capacidades básicas de videoconferencia. Busca una solución que se integre con otras aplicaciones que ya estés usando.

Consejos para organizar una videoconferencia en línea

  •       Que todos aparezcan: Asegúrate de que todos los participantes de la conferencia puedan verse unos a otros o al menos estén al tanto de todos los demás participantes. Eso significa que todos los participantes deberán estar conectados a la reunión cada uno con su cuenta, incluso si algunos están en la misma habitación.
  • El tiempo es oro: La programación de reuniones a distancia puede ser complicada; ten en cuenta las zonas horarias y el cambio de hora en verano.
  • Vístete para la ocasión: Puede ser tentador reunirse a una videoconferencia tal y como sales de la cama, pero una videoconferencia debería abordarse como una reunión en persona. Si usas ropa de oficina, estarás más presentable y te sentirás de mejor ánimo para hacer negocios.
  • Que no te molesten: Evita las interrupciones apagando las alarmas, llamadas y notificaciones, poniendo un cartel de “no molestar” en la puerta y haciendo todo lo posible por no interactuar con otras personas que estén en la sala.
  • Enciende la luz: No te olvides de la iluminación. Demasiada luz desde atrás puede formar siluetas, un foco de luz desde arriba proyecta sombras poco favorecedoras y la luz natural que entra desde un lado provoca deslumbramiento. La luz ambiental, principalmente de frente, permite que los demás te vean con la iluminación más adecuada.
  •  Mantén el contacto visual: Siempre es tentador mirar a la persona con la que estás hablando o a ti mismo en la esquina de la pantalla. Intenta mirar a la cámara de vez en cuando para mantener el contacto visual.
  •  Mantente seguro: Si insistes en reunirte en un lugar público, como una cafetería, sé consciente de lo que te rodea, usa una pantalla de privacidad y ten cuidado de no revelar información sensible que pueda quedar al alcance de los demás.
  • Ten un plan de seguridad: Toda videoconferencia necesita un plan B. Tanto la aplicación principal como la de seguridad deben conectarse con antelación para que tu equipo no pierda tiempo en caso de que se produzcan dificultades técnicas.

El trabajo a distancia ya no es solo una tendencia

La llegada de la COVID-19 supone una crisis mundial que debe enfrentarse con una serie de estrategias, entre ellas, el teletrabajo. Trabajar desde casa puede ser un cambio brusco para algunos, pero con solo unas cuantas herramientas, la mayoría de las pequeñas empresas pueden adaptarse rápidamente para garantizar que los empleados trabajen de forma segura y productiva.

Recursos digitales gratis para ayudar a tu empresa durante la crisis del coronavirus

Recursos digitales gratis para tu empresa debido al coronavirus

Recursos digitales gratis para tu empresa debido al coronavirus

Desde ajustar flujos de trabajo hasta gestionar empleados a distancia, estos recursos digitales gratis te ayudarán a mantener tu negocio en marcha durante esta crisis.

Con la irrupción del COVID-19 en el planeta, la adaptabilidad de tu empresa se está poniendo a prueba como nunca antes: el concepto de teletrabajo está transformándose de la curiosidad a una urgente necesidad, literalmente de la noche a la mañana.

En Capterra hemos elaborado una lista de recursos digitales gratis que ayudan al teletrabajo. Esta selección incluye recursos de procedimientos, políticas y tecnología para que tus empleados trabajen desde casa de la mejor forma posible y mantengan el negocio funcionando.

Ofertas de software para trabajo remoto debido a la crisis del coronavirus13 ofertas de software para ayudar a las empresas con el teletrabajo

Encuentra ofertas de software especialmente diseñados para que las empresas implementen el teletrabajo en su negocio.

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10 puntos clave para definir el plan de contingencia de tu empresa frente al coronavirus10 preguntas clave para definir el plan de contingencia de tu empresa frente al coronavirus

Con estas 10 preguntas podrás desarrollar, mejorar o completar el plan de contingencia de tu empresa frente al coronavirus.

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Recursos digitales gratis: evitar ser hackeadoCiberseguridad durante la crisis del coronavirus: cómo se aprovechan los hackers

Forma a tus empleados en ciberseguridad durante la crisis del coronavirus y evita que los hackers roben o secuestren la información de tu empresa.

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Las 6 mejores alternativas a Mailchimp para pequeñas empresas

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¡Encuentra el software adecuado a tus necesidades!

Capterra te ayuda a encontrar las herramientas correctas para asegurar la continuidad de tu negocio durante la crisis del coronavirus. Explora nuestros catálogos de:

 


Acerca de Capterra

capterra logo iconCapterra ayuda a las empresas de todo el mundo a encontrar el software adecuado a sus necesidades.
Fundada en 1999, la plataforma de opiniones de usuarios verificados, estudios independientes y herramientas de comparación adaptadas, ofrece cada mes a más de 5 millones de compradores de software una experiencia de descubrimiento que genera confianza. Para obtener más información, visita capterra.es

Mitarbeitermotivation in Krisenzeiten: Wie du dein Team trotz Corona förderst

Mitarbeitermotivation in Krisenzeiten

Die Corona-Krise spitzt sich immer weiter zu. Unterbrochene Lieferketten, fallende Aktienkurse und verunsicherte Mitarbeiter: Führungskräfte sind in diesen Tagen besonders gefordert. Sie müssen im Umgang mit den Ängsten ihrer Mitarbeiter zeigen, dass sie gute Krisenmanager sind. In diesem Artikel wollen wir Führungskräfte mit 4 Tipps für die Mitarbeitermotivation in Krisenzeiten unterstützen.

Mitarbeitermotivation in Krisenzeiten

Die Corona-Krise legt das öffentliche Leben weitgehend lahm. Im Drogeriemarkt sind die Desinfektionsmittel ausverkauft. Durch die sozialen Medien geistern Bilder von leeren Regalen. In allen Bundesländern werden Schulen und Kitas wochenlang geschlossen. Und langsam werden auch die Auswirkungen auf die Wirtschaft sichtbar: Sie sind dramatisch.

Kein Wunder, dass bei den Mitarbeitern vieler deutscher Unternehmen derzeit Untergangsstimmung herrscht: Die Unsicherheit ist groß – Kunden kaufen nicht mehr, Lieferketten sind unterbrochen und Aktienkurse brechen ein. In solch einer Situation ist kaum jemand vor Angst gefeit. Viele Führungskräfte fallen bei Krisen in eine Schockstarre. Gerade jetzt ist die Mitarbeitermotivation in Krisenzeiten entscheidend. Doch sie sind mehr mit sich selbst beschäftigt, statt den Mitarbeitern die Angst zu nehmen, oder ihnen zumindest zu helfen, die Sorgen nicht übermächtig werden zu lassen. Das Sars-CoV-2, wie das neuartige Virus offiziell heißt, wird zur echten Bewährungsprobe für viele Führungskräfte: Sie müssen in dieser Situationen einen kühlen Kopf bewahren.

Vor Angst gelähmte Mitarbeiter machen es jedem Unternehmen schwer, diese tiefgreifende Krise erfolgreich zu bewältigen, denn Zukunftsängste ersticken jede Kreativität und schüren das Misstrauen. Zudem folgen viele Firmen dem Rat der Gesundheitsexperten und schicken ihre Mitarbeiter nach Hause ins Home-Office. Das erschwert im Gegensatz zur Präsenzarbeit vor allem die Kommunikation mit verunsicherten Mitarbeitern. Und die größte Gefahr für das Gelingen sitzt im Chefsessel.

Ratschlag 1 – Denke an deine Fürsorgepflicht!

Das Coronavirus bestimmt mehr und mehr den Arbeitsalltag vieler Beschäftigter in den Unternehmen. Durch die Pandemie ist das Home-Office für viele Unternehmen ein Weg trotz der Lahmlegung des öffentlichen Lebens produktiv zu bleiben. Für viele Mitarbeiter bringt das Veränderungen im Arbeitsalltag mit sich. Führungskräfte müssen jetzt in Alltagsfragen eindeutig Stellung beziehen. Ihre wichtigste Aufgabe besteht darin, „den Laden“ trotz aller Widrigkeiten mit klaren Aussagen und Anweisungen am Laufen zu halten. Diese Funktion muss in Zeiten der Unsicherheit im Fokus der Aufmerksamkeit stehen.

Zudem ist der Kontakt zu den ins Home-Office verbannten Mitarbeitern nun wichtiger denn je! Denn: Auch Mitarbeiter ohne permanente Anwesenheit im Büro brauchen Führung und Ansprache. In der aktuellen Krisensituation sogar mehr, als wenn man täglich ins Büro kommt. Führungskräfte müssen sich dabei auch für den Mitarbeiter als Mensch interessieren und dessen Routinen und familiäres Umfeld kennen. Wer wegen Schulschließungen zu Hause gleichzeitig noch auf die Kinder aufpasst, braucht vielleicht im Moment mehr Verständnis und andere Aufgaben.

  • Gebe deinen Mitarbeitern ruhig einige Zeit, um persönliche Unsicherheiten und Besorgnisse zu äußern. So fühlt sich jeder ernst genommen und der gemeinsame Austausch hat schon etwas die Last von den Schultern genommen.
  • Bringe verstärkt Empathie für deine Mitarbeiter auf, nehmen deren Belange und Nöte ernst und behalte gleichzeitig immer das größere Ganze im Auge.
  • Signalisiere deinen Mitarbeitern, dass du in der nächsten Zeit für sie da bist und alles tun wirst, um das Team sicher durch die Krise zu geleiten. Vermittle das Gefühl, ihnen mit Rat und Tat zur Seite zu stehen.

Ratschlag 2 – Kommuniziere offen und ehrlich!

Die Einschläge kommen näher – und viele Führungskräfte ducken sich weg. Anstatt Zuversicht auszustrahlen und auf die Mitarbeiter zuzugehen, werden sie selbst von der Angst gepackt. Kritischen Fragen der Mitarbeiter gehen sie aus dem Weg und verstärken dadurch die Verunsicherung noch weiter. Vor allem, weil sich die Mitarbeiter zunehmend fragen: Was kommt da noch alles auf uns zu?

In der aktuellen Situation erfordert es von den Führungskräften vor allem Mut, vor ihre Mitarbeiter zu treten und ihnen beispielsweise zu sagen: „Wie Sie wissen, hat die Corona-Krise bereits zu dramatischen Verwerfungen geführt. Daraus haben sich auch für unser Unternehmen einige Probleme im Bereich xy ergeben, bei denen wir aktuell noch nicht genau wissen, wie wir darauf reagieren sollen. Die Geschäftsleitung wird diesbezüglich aber in nächster Zeit die erforderlichen Entscheidungen treffen und Sie hierüber dann informieren. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass ich Ihnen heute noch keine näheren Infos geben kann. Lassen Sie uns bitte …“ Gibt eine Führungskraft ihren Mitarbeitern eine solche Information, dann haben diese eine bessere Orientierung.

  • Gewinne Klarheit über die aktuelle Situation und die Auswirkungen auf die Mitarbeiter! Klarheit und Souveränität kann nur ausstrahlen, wer Bescheid weiß.
  • Betreibe keine Schönfärberei! Beschönige nichts. Es hat keinen Sinn, eine schwierige Lage zu verschweigen. Deine Mitarbeiter wissen ohnehin um den Ernst der Situation. Versuche also erst gar nicht, ihnen etwas vorzumachen.
  • Kommuniziere mehr denn je! Lasse deine Mitarbeiter nicht im Unklaren, denn damit würdest du den Nährboden für Angst und Misstrauen legen.

Ratschlag 3 – Achte auf dich selbst!

Wenn die Geschäftsführung täglich Krisenmeetings abhält und gerüchteweise Horrormeldungen die Runde machen, hat es sich bald auch unter den Führungskräften herumgesprochen: Die Corona-Krise hat auch uns voll im Griff. Sie ahnen, dass eine ernste Gefahr droht, doch die Situation bleibt (noch) vage. Da ist es fast unvermeidlich, dass viele von ihnen die Angst packt. Manche verfallen in Pessimismus, andere wirken wie gelähmt – wieder andere ducken sich weg.

Doch wie soll ein Vorgesetzter seine Mitarbeiter beruhigen, wenn die eigenen Sorgen derart übermächtig sind? Zuversicht vermitteln kann nur, wer die eigene Angst in den Griff bekommen hat. Nur dann kann er seinen Mitarbeitern den notwendigen Rückhalt geben.

Führungskräfte müssen sich nun mit ihrer persönlichen Lage auseinandersetzen: Wie gehe ich mit einem möglichen Jobverlust um? Vor welchen aktuellen Aufgaben habe ich Angst? Was kann schlimmstenfalls passieren und wie würde ich mit diesem Worst Case umgehen? Nur wer diese Fragen beantworten kann, bekommt den Kopf frei. Erst jetzt kann es gelingen, zuversichtlich nach vorne zu blicken – und erst jetzt ist man in der Lage, vor die Mitarbeiter zu treten.

  • Sorge immer wieder für Auszeiten, wenn es zwischendurch hoch hergeht. Verschaffe dir Luft zum Nachdenken.
  • Identifiziere deine eigenen Ängste! Stärke zeigen und deinen Mitarbeitern die Angst nehmen: Das kannst du nur, wenn du deine eigenen Ängste im Griff hast.
  • Tausche dich aus und suche Rat bei anderen. Wer sich mit anderen abspricht, entscheidet nachweislich besser und effizienter als die Alleinbestimmer.

Ratschlag 4 – Stelle dich der Herausforderung!

In der aktuellen Situation kommt es vor allem auf eines an: Führungsstärke. Für deine Mitarbeiter bist du der erste Ansprechpartner – bei dir informieren und orientieren sie sich, bei dir heulen sie sich aus. Als Führungskraft ist es deine Aufgabe, den Mitarbeitern ihre Ängste zu nehmen, ohne die Gefahren der Krise kleinzureden. Deine Aufgabe ist, Zuversicht zu verbreiten, aber dennoch den Tatsachen ins Auge sehen. Obwohl du selbst von der Krisensituation betroffen bist, darfst du keine Unsicherheit zeigen. Vielmehr ist es deine Aufgabe, auf die Mitarbeiter zuzugehen, ihnen Mut zu machen, Handlungsmöglichkeiten aufzuzeigen und mit ihnen gemeinsam die Probleme zu meistern.

  • Stelle dich der Herausforderung. Lege mit deinem Team die empfundene Ohnmacht ab und gewinne Handlungsoptionen zurück.
  • Überlege gemeinsam mit deinem Team, wie diese schwierige Zeit erfolgreich überstanden werden kann. Jede Idee ist dafür willkommen.
  • Entwickele einen Plan. Untermauere das Gefühl der wiedergewonnenen Kontrolle durch gezielte Schritte der Umsetzung.

 

Werfe einen Blick auf unsere Liste der besten Videokonferenz-Software. Diese wird dir dabei helfen, die Kommunikation mit deinen Mitarbeitern im Home-Office zu erleichtern.

4 Consigli per la gestione della reputazione online attraverso i social media

Gestione della reputazione online

Hai una piccola azienda e non hai ancora adottato una strategia per la gestione della tua reputazione online?

Lo sviluppo del brand e il monitoraggio della reputazione online sono spesso presentati come problemi che riguardano solo le grandi imprese. Ma nell’era dei social media, i commenti e le recensioni online influenzano le attività di qualsiasi tipo di azienda.

Le recensioni positive e i trending topic possono fare grandi cose per un piccolo imprenditore, mentre i feedback negativi, se ignorati, possono rovinare la sua immagine. Proprio per questo la gestione della reputazione online sta diventando sempre più un must-have ed un asset strategico.
Come diceva Warren Buffet: “Ci vogliono vent’anni per costruire una reputazione e cinque minuti per rovinarla. Se pensi a questo farai le cose in modo diverso.”

Gestione della reputazione online

Per i piccoli imprenditori, i social media sono un campo di battaglia su cui si lotta per rafforzare e gestire il brand; per questo è fondamentale che sappiano utilizzarli nel modo corretto per costruirsi una reputazione online positiva ed efficace.

Una piccola azienda si trova in una posizione di vantaggio rispetto alle grandi multinazionali: ha meno fronti su cui combattere per difendere la propria reputazione e deve saperli sfruttare appieno seguendo una strategia che consenta di promuovere il suo brand e la sua immagine. Il monitoraggio dei social media è uno dei processi fondamentali di questo cammino di costruzione.

Abbiamo individuato quattro punti chiave per la gestione della reputazione online attraverso l’uso dei social media.

1. Trova la tua nicchia di mercato

I social media mettono a tua disposizione uno spazio in cui puoi coinvolgere i clienti e sviluppare un forte senso di comunità. A differenza delle grandi multinazionali, è probabile che i servizi della tua piccola impresa siano indirizzati a una nicchia di mercato.

Analizzando le tendenze all’interno dei gruppi di destinatari e del pubblico di riferimento potrai definire una strategia di mercato ad hoc. In questo modo puoi ricavare informazioni sui consumatori a cui ti rivolgi, sapere quando e come chiedere loro di provare i tuoi servizi, e quali piattaforme social utilizzare per contattare i potenziali clienti.

Questo tipo di intervento mirato sulla base delle specificità del cliente è un metodo efficace per costruire un’ottima reputazione del brand. I clienti che si sentono coinvolti, ascoltati e presi in considerazione sono clienti che si ricorderanno del tuo marchio e andranno alla ricerca dei beni e dei servizi che offri.

Una strategia di gestione della reputazione online non può prescindere dalla raccolta e analisi di informazioni legate ai tuoi clienti target, perché ti permette di prendere decisioni più mirate e di costruire una reputazione più solida.

Supponiamo, ad esempio, che tu sia il gestore di un bar e voglia investire in una campagna di social media marketing. Analizzando i dati  relativi ai tuoi avventori potrai decidere quali sono i social network che possono essere più seguiti dalla tua clientela.

Il vantaggio di essere una piccola impresa:  in un segmento di nicchia o mercato specifico potrai gestire la tua presenza sui social in funzione di una fascia di popolazione più ristretta. A differenza di una grande azienda, che dovrà ampliare il campo di ricerca, tu potrai focalizzare l’attenzione sulle piattaforme usate dai tuoi clienti e la tua attività di monitoraggio dei social media sarà meno gravosa.

2. Scopri quello che pensano di te e adotta una strategia di gestione della reputazione online

Per gestire la tua reputazione online devi monitorare la tua reputazione online.

Quindi, l’analisi di una nicchia di mercato, la creazione di una strategia di gestione della reputazione online e l’attività di monitoraggio dei social media sono attività complementari e necessarie per comunicare affidabilità e trust.

In un’impresa di grandi dimensioni, l’attività di monitoraggio richiede uno sforzo costante e coordinato tra il personale di marketing e l’ufficio delle pubbliche relazioni presenti in diverse sedi aziendali. In una piccola impresa, solitamente è il team di marketing che è responsabile della gestione della reputazione online.

Per molti aspetti si tratta di un grande vantaggio per le aziende di piccole dimensioni. Un team piccolo e centralizzato è in grado di prendere le decisioni opportune più velocemente e di gestire le comunicazioni con i clienti parlando a una sola voce.

Se non sai bene come preservare la tua reputazione online, la prima cosa da fare è impostare un avviso con Google Alert. Google ti invierà un’e-mail con tutte le informazioni e i contenuti rilevanti per la tua attività. Tutto ciò di cui hai bisogno è un account Gmail, dopodiché ti basterà seguire la procedura descritta nella pagina di assistenza di Google.

Devi inoltre “dare voce” alla tua attività su siti di recensioni come Yelp, da dove puoi rispondere direttamente agli utenti. Questa è una straordinaria opportunità per controllare quello che scrivono di te online, di sentire il parere dei clienti soddisfatti così come di quelli che non hanno avuto un’esperienza fantastica con i tuoi servizi.

Avrai così la possibilità di interagire con la clientela e di fare tesoro delle recensioni per mantenere alta la tua reputazione.

Tuttavia, queste iniziative danno soltanto una vaga idea di cosa sia la gestione della reputazione online. Il modo migliore per tutelare e costruirsi la propria reputazione online è utilizzando un software per la gestione della reputazione online o un software per il monitoraggio dei social media.

Software per la gestione della reputazione onlineMonitoraggio di commenti e recensioni su Hootsuite, un software per la gestione della reputazione online (Fonte)

Questi software ti consentono di verificare i contenuti più rilevanti per il tuo brand, di tenere sotto controllo gli hashtag, di gestire più account social e persino di intrattenere conversazioni con i clienti insoddisfatti.

 Il vantaggio di essere una piccola impresa:  per le grandi multinazionali con tante sedi è difficile gestire la presenza online. Una piccola impresa, invece, può assegnare a un unico team (ad es. l’ufficio marketing) il compito di verificare e monitorare ciò che la Rete dice dell’azienda. In questo modo potrai trasmettere un’immagine più coerente.

3. Rispondi a quello che dicono di te

Che tu sia il gestore di un piccolo bar o il proprietario di una grande catena poco importa, i tuoi clienti parlano di te online. Pubblicano le foto dei tuoi prodotti su Instagram, aggiornano lo stato di Facebook descrivendo la loro esperienza nel tuo negozio e recensiscono i tuoi servizi su Google.

Tuttavia, non ti bastano i più efficaci sistemi di monitoraggio dei social media per mantenere una buona reputazione online. La strategia di gestione della reputazione online ti dà la visione, il monitoraggio dei social media ti aiuta a tenere tutto sotto controllo, gli strumenti dedicati ti permettono di carpire maggiori informazioni, ma non bastano.

Sei riuscito a individuare i contenuti e i commenti che fanno riferimento alla tua attività? Ora devi decidere cosa farne.

I clienti apprezzeranno la tua risposta a una loro recensione. Hanno trovato il tempo per pubblicare una foto dell’ultimo caffè speciale proposto dal tuo bar e se rispondi dicendo “Hey, grazie! Sono contento che ti sia piaciuto!” si sentiranno ascoltati e presi in considerazione.

Allo stesso modo può essere utile replicare e sdrammatizzare rispondendo ai feedback negativi. Rispondi gentilmente e con calma, per far capire al cliente che sei vicino alle sue necessità.

Anche se deve certamente ignorare gli spammer e i troll, il titolare di una piccola attività locale deve ricordare che le persone che commentano i suoi servizi o taggano il nome del suo marchio spesso risiedono nella sua stessa zona.

Immagina di essere il reponsabile di un bar che propone ai clienti un nuovo caffè tramite Instagram. C’è un cliente che si lamenta perché il suo caffè preferito non è più disponibile? Se non rispondi al suo commento, chi lo vede potrebbe pensare che non sei molto abile nel fare l’inventario di magazzino.

Rispondendo, invece, puoi condividere il suo disappunto e (se possibile) proporre una soluzione: “Ciao, Carlo di Facebook, mi spiace che non c’era il tuo caffè #espresso_speciale questa mattina! Il prossimo carico arriverà giusto domani mattina e ti terremo da parte un pacchetto. Siamo aperti dalle 07:00 alle 16:00”.

In questo modo, il tuo cliente insoddisfatto si sentirà coinvolto e preso in considerazione; inoltre, hai offerto una soluzione al suo problema e hai pubblicato i tuoi orari di apertura sul social media.

Il vantaggio di essere una piccola impresa:  poiché le piccole attività hanno un raggio d’azione ridotto, puoi cercare di rispondere a tutti i commenti e al contempo instaurare un rapporto con la comunità e i tuoi clienti.

4. Favorisci la partecipazione dei clienti

Le aziende che cercano di interagire con i clienti attraverso attività di monitoraggio dei social media corrono il rischio di risultare poco sincere e innaturali. Una piccola impresa, invece, può sfruttare al massimo l’opportunità di coltivare rapporti con la comunità.

Se dai un taglio locale alla tua presenza sui social, seguendo altre aziende del territorio, sostenendo le associazioni sportive della tua zona o facendo una story di Instagram o una diretta di Facebook con il video di un evento locale, si crea un legame tra la tua attività e la collettività.

Tieni presente che un’impresa con un’approccio locale non gode soltanto dei vantaggi legati al territorio in cui opera. Un’azienda con una clientela ristretta ma diversificata, o persino internazionale, può sfruttare le proprie dimensioni ridotte per entrare in un mercato di nicchia.

Inoltre, puoi utilizzare questo focus locale per favorire la promozione del tuo brand e dei tuoi prodotti online. Ci sono gli esami finali all’università? Il nostro bar potrebbe fare delle promozioni agli studenti: “È la settimana degli esami! Taggaci in una foto con la tua tazzina di caffè e noi te ne offriremo un’altra!”.

Il vantaggio di essere una piccola impresa:  le persone che vivono nella tua zona sono i tuoi migliori alleati. Stai a contatto con i tuoi amici e i tuoi vicini creando relazioni sincere per fidelizzare la clientela.

Crescere online

I social media forniscono un ampio spazio in rete che consente alle aziende e ai consumatori di interagire quasi in tempo reale.

Monitorando in modo efficace la tua presenza sui social media e gestendo la tua reputazione online, potrai sviluppare un rapporto autentico con i tuoi clienti e guadagnarti un vasto seguito. Una piccola attività può interagire con la collettività in un modo più diretto e sincero rispetto a quanto possa fare una grande azienda.

Questi sono vantaggi specifici delle piccole imprese e possono aiutarti a espandere il tuo mercato, a essere più seguito sui social e a far crescere la tua attività.

E tu hai già iniziato a monitorare la tua presenza in Rete? Scopri i migliori software per la gestione della reputazione online!

¿Qué es un chatbot y cómo te ayuda en tu negocio?

Qué es un chatbot

Qué es un chatbot

¿Por qué las pequeñas y medianas empresas mexicanas fracasan? ¿Hasta qué punto la tecnología puede ser la solución de negocio? Si no sabes qué es un chatbot y qué puede hacer por tu empresa, ¡sigue leyendo que esto te interesa! 

Una mala administración y carencia de estrategias, falta de investigación sobre el mercado, ausencia de personal adecuado, capacitado, baja productividad, endeudamiento excesivo, bajas tasas de ventas y control inadecuado de los gastos, son algunos de los principales obstáculos a los que se enfrentan las pymes mexicanas. Pero no te preocupes, existen respuestas. 

Para superar estos problemas, dos de los retos que deben asumir las empresas son la implementación de tecnología y entender las demandas de los clientes. Y esto, es algo que pueden solventar los chatbots. Pero ¿qué es un chatbot y cómo funciona? 

Qué es un chatbot

Si te preguntas qué es y para qué sirve un chatbot, debes saber que esta tecnología es, prácticamente, un programa informático basado en Inteligencia Artificial, que simula una conversación con una persona.

Es un software programado para interactuar con los usuarios, responder (de manera automatizada) a sus preguntas y resolver sus dudas, sin necesidad de que haya una persona físicamente contestando. Por eso, son muy utilizados para la atención al cliente. 

Las pymes mexicanas gracias a los chatbots y a distintos software de mesa de ayuda pueden, por un lado, aumentar la productividad y la eficiencia operativa de las empresas al no depender exclusivamente de personal humano y, por otro mejorar la experiencia de los clientes y el servicio de atención al consumidor. 

Muchos sectores empresariales están apostando por chatbots y por herramientas para crear chatbots. Sobre todo, aquellos que ofrecen atención y soporte al usuario: call centers, comercios electrónicos, agencias de viaje y empresas turísticas, banca, salud y educación, entre otros. 

Cómo funcionan los chatbots

Para comprender mejor cómo funciona un chatbot, debemos entender qué es un bot. Un bot es un software de inteligencia artificial capaz de realizar una serie de tareas por sí mismo, sin depender del ser humano. El tipo más utilizado de bot es el chatbot.

Pero, ¿cómo mantiene un chatbot una conversación con el usuario? 

Los chatbots utilizan la Programación Neurolingüística (PNL) para entender y procesar mensajes. Éste es un campo de las Ciencias de la Computación, Inteligencia Artificial y Lingüística que estudia las interacciones entre los ordenadores y el lenguaje humano.

Para interpretar e identificar lo que dice el usuario y dar una respuesta coherente y apropiada, los chatbots hacen uso del Machine Learning (ML) o aprendizaje automatizado para procesar la información. Todos estos datos se procesan y se almacenan en redes neuronales capaces de detectar patrones y aprender de ellos. 

El Machine Learning es un subcampo de las Ciencias de la Computación y la Inteligencia Artificial que permite que los ordenadores aprendan. ¿Interesante, verdad? 

A través del flujo natural de conversaciones entre el chatbot y el usuario, la base de datos crece. Una base de datos bien alimentada, obtendrá información amplia y completa. Permitirá comprender más profundamente a los clientes: su forma de comprar, sus decisiones de compra, sus intereses, etc. 

Con esto podemos decir, que un chatbot sin una buena base de datos, es totalmente inútil. Es como una app móvil que únicamente muestra información, consume memoria y recursos pero no aporta nada al usuario. De ahí, la importancia de disponer una base de datos nutrida. 

Tipos y características de chatbots

Para qué sirve un chatbot

Existen dos tipos de chatbots: 

  • Chatbot declarativos u orientados a tareas (declarative): este tipo de software tienen un único propósito, es decir, se centran en realizar una función. A través de reglas, Programación Neurolingüística y Machine Learning, generan respuestas automatizadas a las consultas de los usuarios. 
  • La interacción con este chatbot es muy estructurada, aplicándose a las tareas de servicio al cliente y soporte. Es el tipo de chatbot más utilizado.
  • Chatbot predictivos o conversacionales (conversational): este tipo de chatbots se denominan asistentes virtuales. Los chatbots predictivos son más interactivos y personalizados que los chatbot declarativos. 
  • Aprovechan la comprensión del lenguaje natural, del PNL y ML para aprender sobre la marcha. Utilizan además, la inteligencia predictiva y el análisis para personalizar sus respuestas, basadas siempre en los perfiles de los clientes y en el comportamiento de los usuarios. 
  • Con el tiempo, este chatbot es capaz de conocer las preferencias de los consumidores, proporcionarle recomendaciones, anticiparse a sus necesidades e iniciar conversaciones. Siri de Apple o Cortana de Microsoft son ejemplos de chatbots conversacionales. 

Sin embargo, existen muchas herramientas basadas en Inteligencia Artificial que permiten a los empresarios y propietarios de negocios crear y diseñar chatbots personalizados de acuerdo a sus necesidades.

Características de los chatbots

  • Los chatbots utilizan Inteligencia Artificial y aprendizaje automatizado para entender la información, dar respuestas razonables y conocer a los usuarios.
  • Están en conexión constante. Simulan empatía con el usuario, a pesar de ser máquinas.
  • Interactúan con el cliente a través de texto, imágenes, botones de llamada a la acción y enlaces, entre otros.
  • Ofrecen al consumidor una experiencia más agradable.
  • Brindan respuestas rápidas, inmediatas y sencillas de comprender, con un lenguaje natural para el cliente.
  • Automatizan las tareas de atención al cliente.
  • Dirigen al usuario a la compra de un producto o contratación de un servicio.
  • Se pueden personalizar, adaptándose así a las necesidades de las empresas.
  • Recogen información del comportamiento de consumo de los usuarios. 
  • También sirven para tramitar pedidos, dar información, enviar newsletter y noticias a los clientes.
  • Son una fuente de ingresos para las compañías.

El futuro de los chatbots

Ya sabes qué es un chatbot y su importancia para los negocios, pero ¿cómo será esta tecnología en el futuro? En los años venideros veremos como la Inteligencia Artificial, la Programación Neurolingüística y el Machine Learning seguirán evolucionando y se combinarán con nuevas tecnologías, como el 5G.

Esto permitirá mejorar las características de los chatbots y disfrutar de predicciones, respuestas y recomendaciones más rápidas, entre otras posibilidades, con el objetivo de hacer la vida y el trabajo de las personas más fácil. 

Ventajas de los chatbots que las pymes no deben desaprovechar

La tecnología de chatbots ha llegado para quedarse. Cada vez son más las empresas y pymes no solo en México, sino en el mundo, que confían en ellos para la comunicación habitual con sus clientes por las ventajas que suponen:

  • Ofrecen servicio de atención al cliente más eficiente, tienen la capacidad de convertir a los visitantes que solo ojean sus productos o servicios en clientes; y a los compradores ocasionales en compradores que regresan.
  • Liberan a los humanos de las tareas de soporte al usuario, pudiendo dedicar su tiempo en otras actividades estratégicas de la empresa.
  • Aumentan la productividad. Los chatbots interactúan con un número ilimitado de usuarios. Los trabajadores humanos tienen limitaciones físicas y mentales.
  • Mejoran la experiencia de los clientes y resuelven fácilmente sus consultas.
  • Constituyen un canal ideal para la comercialización de productos.
  • Agilizan las ventas. Los chatbots guían a los usuarios desde la compra de un producto hasta el pago final. Permiten realizar compras instantáneas y aceptar pagos.
¿Te interesa implementar un chatbot en tu negocio? Te recomendamos analizar tus necesidades y comparar las distintas opciones de software de Inteligencia Artificial disponibles con la herramienta de comparación de Capterra.

Comunicazione efficace, ecco la migliore combinazione di strumenti

Comunicazione efficace e project management

Nel project management si fa largo uso del termine Agile, sinonimo di flessibile, versatile, adattabile, innovativo. Ma allora perché siamo così rigidi quando dobbiamo scegliere gli strumenti di comunicazione per la gestione dei progetti? Non possiamo deciderci senza troppi intoppi per lo strumento che ci aiuti a creare una comunicazione efficace e che raggiunga il nostro pubblico?

Nei sistemi basati sul modello a cascata (Waterfall) si ricorre molto all’uso di documenti e mail, mentre con la metodologia Agile si prediligono brevi riunioni faccia a faccia e software di collaborazione  (o groupware). Persino Agile  utilizza una variante per le riunioni faccia a faccia: lo stand-up meeting, ovvero la riunione in piedi.

A prescindere dal modello di project management che si adotta, è importante scegliere un tool che migliori la comunicazione relativamente a ogni singolo progetto, perché una comunicazione efficace contribuisce enormemente al successo di un progetto.

Comunicazione efficace e project management

Ma perché dovresti utilizzare un programma di project management per migliorare la comunicazione nel tuo team? Le imprese che comunicano in modo efficace:

  • hanno un premio di mercato superiore;
  • aumentano il ritorno per gli azionisti;
  • hanno maggiori probabilità di registrare livelli più alti di coinvolgimento del personale;
  • hanno più probabilità di avere un tasso inferiore di ricambio del personale.

Con una posta in gioco così alta, è più importante usare gli strumenti di comunicazione più adatti ad ogni specifica situazione piuttosto che cercare di seguire una strategia globale di project management. Combinando i migliori tool di comunicazione usati in diversi sistemi gestionali, le piccole imprese possono sviluppare un piano di comunicazione che risulta più azzeccato di qualsiasi altro approccio generico.

La giusta combinazione di strumenti per una comunicazione efficace

Chi utilizza i tool di project management più avanzati dice che il modello Waterfall  è inferiore perché ricorre massicciamente alla documentazione. Ma perché non possiamo usare la documentazione a piccole dosi – quando è opportuno –  in aggiunta alle riunioni in piedi?

Anche se il tuo team applica rigorosamente la metodologia Agile, in alcune circostanze sono necessari documenti in formato elettronico, come quando devi inviare un singolo annuncio a un gruppo di persone sparpagliate per il mondo.

Comunicare nel 2019 è molto più complicato di quanto non lo fosse nel 1989, quando dovevi sostanzialmente scegliere tra una telefonata, un fax o una lettera. Ora più che mai, ci vuole una tipologia di comunicazione diversa e specifica per ogni situazione.

Strumenti di comunicazione efficace

Come scegliere il canale di comunicazione più adatto

“Se, per esempio, c’è stato un cambiamento nel quadro dirigenziale, sarebbe semplicistico pensare, ‘Pubblicherò un breve annuncio sulla Intranet’”, dice Iliyana Hadjistoyanova, Senior Research Analyst di Gartner. “Bisogna invece chiedersi, ‘Cosa posso fare per essere sicuro che i dipendenti vengano informati nel modo corretto e siano pronti per affrontare questo cambiamento a livello di leadership?’”

Nella fattispecie, si dovrebbe inviare un’e-mail a tutta l’azienda, pubblicare un annuncio sulla Intranet aziendale e convocare una videoconferenza con i manager di tutti i team.

E se fosse possibile scegliere tra le più efficaci tecniche di comunicazione e scuole di pensiero per comunicare nel modo più chiaro possibile con i tuoi team?

È possibile, ed ecco come. Nelle cinque sezioni che seguono prenderemo in esame cinque sistemi di comunicazione: e-mail, software di collaborazione, videoconferenze, riunioni faccia a faccia e telefono. Vedremo quando è meglio utilizzare ognuno di questi strumenti, e quando evitarli, per fornirti il maggior numero possibile di esempi di utilizzo nell’ambito del project management in modo da creare una strategia di comunicazione efficace.

1. E-mail per informare ampi gruppi di persone e per inviare file

Quando se ne consiglia l’uso:

  • Per informare di una problematica che riguarda tutti i dipendenti dell’azienda ma non richiede una risposta da parte dei singoli individui.
  • Per orientare i destinatari verso canali di comunicazione più appropriati tramite inviti ed eventi del calendario.
  • Per inviare documenti a soggetti che non sono ancora stati inseriti nelle liste del tuo software per la condivisione di file.

Quando non se ne consiglia l’uso:

  • Quando hai bisogno che il destinatario risponda tempestivamente.
  • Quando devi discutere di una questione delicata con il destinatario, come la valutazione delle prestazioni o il ricambio del personale.
  • Quando hai bisogno di intrattenere un dialogo continuo con l’interlocutore.

Quando si comunica tramite e-mail per la gestione di un progetto, è fondamentale non lasciare spazio a equivoci o trattare superficialmente una questione delicata. Immagina, ad esempio, come ti sentiresti se qualcuno con cui collabori a stretto contatto da cinque anni annunciasse per e-mail che lascia l’azienda.

Inoltre, è importante non intasare la casella di posta altrui. Se devi parlare con sei persone e puoi scegliere tra una rapida riunione in piedi o via chat e una conversazione per e-mail che finirà inevitabilmente per contenere decine di messaggi secondari, per il bene di tutti, ti preghiamo di scegliere la prima opzione.

Con cosa si combina bene:  l’efficacia comunicativa di una mail può essere potenziata quando è accompagnata da un video o un post sulla Intranet che chiarisce e approfondisce l’argomento in oggetto. Ad esempio: l’amministratore delegato va in pensione oppure stai ridefinendo il piano di assistenza sanitaria dell’azienda, quindi fai l’annuncio con un’e-mail di massa invitando tutti ad ascoltare la videoconferenza.

2. Software di collaborazione per comunicazioni destrutturate

Quando se ne consiglia l’uso:

  • Per un occasionale scambio di opinioni all’interno del team.
  • Per richiedere informazioni da condividere quali documenti di riferimento o l’orario di una riunione.
  • Per un brainstorming digitale in cui non è necessario intraprendere un’azione immediata.

 Quando non se ne consiglia l’uso:

  • Per comunicare informazioni sensibili come dettagli su performance o retribuzione.
  • Nelle conversazioni a due su canali pubblici.
  • Nei brainstorming in cui è richiesta una collaborazione intensa da parte dei partecipanti.

I software di collaborazione dell’era Web 2.0 sono stati una manna per i project manager che adottano la metodologia Agile. Le conversazioni che finivano in un circolo infinito di e-mail ora possono essere gestite in modo più elegante con un sistema che permette di ritrovare i messaggi di cui hai bisogno mettendo in secondo piano gli altri, rendendo così la comunicazione più efficace.

I groupware consentono inoltre di ridurre il numero dei meeting. Ad esempio: il lunedì mattina puoi richiedere al tuo team un aggiornamento rapido sulle operazioni di routine invece di andare tutti in una sala riunioni per 30 minuti.

Con cosa si combina bene:  quando le risposte a una mail iniziano a moltiplicarsi e a divagare dal tema principale, trasformati in un project ninja e prosegui la discussione sul tuo groupware. Una conversazione che inizia in una videoconferenza o in una riunione faccia a faccia può anche essere continuata all’interno del software di collaborazione per evitare che vada fuori controllo.

3. Videoconferenze per riunioni faccia a faccia con team dislocati su più sedi

Quando se ne consiglia l’uso:

  • Per la programmazione di incontri tra alti dirigenti che lavorano da sedi diverse.
  • Per importanti riunioni faccia a faccia tra manager e diretti subordinati, quando le spese di trasferta sono troppo elevate.
  • Per un brainstorming su progetti urgenti tra collaboratori dislocati in varie parti del mondo.

 Quando non se ne consiglia l’uso:

  • Quando devi fare soltanto una riunione di controllo con un singolo individuo o con un gruppo ristretto di persone.
  • Quando devi fornire informazioni per cui non è necessaria una replica.
  • Quando devi fare un paio di domande specifiche a un collaboratore.

La videoconferenza (che pur esistendo dagli anni ’60 ha trovato un’applicazione pratica solo 50 anni dopo) è ideale per le situazioni in cui sarebbe necessaria una riunione faccia a faccia ma le spese di trasferta sono troppo elevate. Ad esempio per una valutazione annuale delle prestazioni o per parlare di promozioni con un diretto subordinato in un’altra sede.

Molti software di videoconferenza hanno anche una funzione per la condivisione dello schermo, una soluzione perfetta per presentare un nuovo  al team. Un suggerimento utile: prendi dimestichezza con le funzioni del tool prima di iniziare la videoconferenza, altrimenti perderai i primi 15 minuti per configurarlo.

Con cosa si combina bene:  supponiamo tu stia parlando via chat con un collega sul groupware del tuo team. Durante la conversazione, ti imbatti in una funzionalità del tuo software di project management che sta mettendo in difficoltà il tuo collega o inizi a parlare di un problema relativo alla tua revisione trimestrale. È il tipico scenario in cui sarebbe opportuno passare dalla chat alla videoconferenza, che permette di approfondire il discorso e condividere lo schermo.

4. Riunioni faccia a faccia/in piedi per un confronto rapido

Quando se ne consiglia l’uso:

  • Quando il tuo team è composto da numerose persone che lavorano nella stessa sede e l’alternativa sarebbe una videoconferenza (vedi sopra).
  • Quando hai in mente un obiettivo chiaro che può essere raggiunto in meno di un’ora incontrando personalmente gli altri dirigenti.
  • Quando devi discutere di affari con un collega che lavora nella tua stessa sede.

 Quando non se ne consiglia l’uso:

  • Quando alcuni dirigenti chiave non possono presenziare fisicamente. (In questo caso, dovresti pensare una soluzione ibrida: meeting con chi è in sede e videoconferenza con chi lavora da altre sedi.)
  • Quando non hai definito un obiettivo concreto per la riunione. Ad esempio, non hai bisogno di tenere una riunione solo per avere un aggiornamento della situazione.
  • Quando l’obiettivo di un meeting può essere raggiunto usando sistemi più efficienti, come un’e-mail o un software di collaborazione.

Parlare faccia a faccia è sicuramente il miglior modo per comunicare. Tuttavia, non è affatto la forma di comunicazione più efficiente e, per la gestione di un progetto, l’efficienza è fondamentale.

Quando si presentano le circostanze o disponi del tempo necessario, le riunioni faccia a faccia sono sempre preferibili alle alternative, però ricordati di pensarci bene prima di programmare un meeting.

Con cosa si combina bene:  l’utilizzo della mail per inviare documenti o presentazioni importanti prima di una seduta faccia a faccia è un ottimo metodo per rendere l’incontro il più fruttuoso possibile e per rendere più fluido il processo di project management. Anche i groupware possono essere utilizzati per ritornare velocemente su un argomento discusso durante un meeting.

5. Chiamate telefoniche per questioni urgenti e conference call

Quando se ne consiglia l’uso:

  • Quando c’è una questione urgente, come quando la riunione viene cancellata a meno di un’ora dal suo inizio.
  • Quando hai bisogno di riunire un gruppo di persone dislocate in varie regioni per tenere una conversazione dal vivo e non tutti hanno la connessione a Internet o la tecnologia per supportare una videoconferenza.
  • Quando devi parlare con un diretto interessato che preferisce il telefono ad altre forme di comunicazione.

 Quando non se ne consiglia l’uso:

  • Durante i weekend, le vacanze o al di fuori degli orari di ufficio se non è un’urgenza reale.
  • Quando puoi inviare un’e-mail o un messaggio istantaneo.
  • Quando puoi scegliere di fare una videoconferenza. La videoconferenza offre il valore aggiunto del contatto visivo e della condivisione dello schermo.

Ah, il telefono. Potrebbe sembrare una tecnologia di altri tempi, ma se ci pensi, la sua evoluzione – l’onnipotente smartphone – ti consente di avere sul palmo della mano quattro di questi cinque strumenti di comunicazione.

Ma quando è meglio utilizzare le sue svariate funzioni? È fondamentale conoscere il proprio team. Se il tuo collaboratore esterno risponde all’istante via chat e ha il groupware aziendale installato sullo smartphone, perché rischiare di essere invadenti disturbandolo con una telefonata?

Descriviamo ora un altro scenario: fra tre ore hai una riunione importante con un fornitore ma hai bisogno di spostarla. Gli invii una mail però non ricevi conferma per due ore. Questo è il momento di rispolverare il caro vecchio telefono. Gestire al meglio i processi è proprio il punto focale della metodologia di project management.

Con cosa si combina bene:  la maggior parte dei più recenti software di videoconferenza consente ai partecipanti di collegarsi dal computer facendo una videochiamata oppure dal telefono chiamando un numero telefonico. In questo modo puoi usufruire dei benefici di una videoconferenza e combinarla con una conferenza telefonica per non escludere le persone in trasferta o in una zona con una connessione a Internet poco stabile.