Suggerimenti per vendere su internet e far fronte alla crisi

Vendere su internet

Vendere su internet

Nessuna previsione sulla digitalizzazione delle aziende di piccole e medie dimensioni avrebbe mai ipotizzato un’inversione di tendenza del commercio online così repentina, per di più causata da una crisi sanitaria.

Numerose aziende interessate all’inserimento nel mercato digitale, ma che ancora non avevano intrapreso le azioni necessarie, si sono viste costrette a vendere su internet non solo per mantenere attiva la propria attività, ma soprattutto per trarne profitto. Ecco come progetti pensati per il futuro prossimo sono diventati immediatamente necessità del presente.

Il passaggio al mondo digitale non ha rappresentato una novità soltanto per chi stava dietro al bancone: molti consumatori, resistenti o indifferenti al commercio online, si sono visti costretti a prendere in mano la propria carta di credito e a completare i propri acquisti mediante un pulsante.

In base ai dati di una recente ricerca condotta da Agi, dall’inizio del 2020 a oggi i nuovi consumatori online in Italia sono 2 milioni, (per un totale di 29 milioni), 1,3 milioni dei quali sono da attribuire all’impatto dell’emergenza sanitaria COVID-19. Tra le categorie più popolari figurano la vendita di prodotti alimentari, di prodotti per gli animali e di quelli per la cura della casa e della persona.

Se è tempo di cambiare le abitudini dei consumatori, è anche tempo di guardare alle opportunità, abbracciarle e scommettere sulle vendite online il prima possibile.

Non tutti i mali vengono per nuocere

Prima di leggere avidamente tutti i consigli sull’e-commerce per poter vendere su Internet, ti suggeriamo di creare una solida struttura alla base che ti permetta di trarre il massimo dei benefici.

Per organizzare le tue operazioni e il lavoro del tuo team, dovrai innanzitutto apportare miglioramenti alla qualità dello smart working offerto. Un’indagine recente condotta da Capterra ha rivelato che per il 59% dei dipendenti di aziende di piccole e medie dimensioni che oggi lavorano da casa, prima della pandemia lo smart working non era considerato un’opzione. Per questo motivo è del tutto normale che possano insorgere complicazioni.

Se la tua azienda si sta addentrando per la prima volta in questo settore, dovrai basarti su tecnologie che ti permettano di avere una modalità di lavoro più organizzata, tra cui software per la gestione della comunicazione aziendale, per la produttività e per l’assistenza clienti.

Dopo questa prima strutturazione, per poter vendere su internet dovrai analizzare in dettaglio la tua attività e identificare i prodotti in grado di soddisfare le esigenze dei consumatori nel momento in questione.

Supponi, ad esempio, che la tua azienda venda articoli sportivi. Le palestre  registreranno un numero ridotto di clienti nel periodo estivo e post-pandemia. Anche nel caso in cui le attività vengano svolte regolarmente, numerosi utenti avranno comunque paura di varcare la soglia di una struttura sportiva. Per poter svolgere una normale attività fisica, i clienti dovranno quindi acquistare l’attrezzatura necessaria e allenarsi dal proprio soggiorno!

Se ad esempio vendi manubri che possono essere utilizzati per l’esercizio fisico da casa, promuovi questo tipo di prodotto nelle tue vendite online. Oltre a metterli in evidenza nella pagina principale del tuo sito, considera l’implementazione di sconti, consegne gratuite e ogni altra azione che apporti benefici alla tua attività e ai tuoi clienti.

Dopo aver eseguito queste azioni preliminari, scopri come organizzare ciascuna fase del tuo futuro negozio online.

Vendere su internet: come strutturare ciascun settore delle operazioni online

Che si tratti di un negozio fisico con anni di esperienza alle spalle oppure semplicemente di un’idea ancora in cantiere, la modalità da adottare rimane la stessa: senza una solida struttura logistica alle spalle non esiste alcun negozio online che possa reggere.

Decora la tua vetrina virtuale

La procedura per fare business online potrebbe sembrare complessa in apparenza. Tuttavia, anche se non disponi di conoscenze di programmazione previe, non c’è nulla di cui preoccuparsi.

Esistono tre modalità per iniziare a creare una pagina di e-commerce: dovrai soltanto scegliere quella che meglio si adatta alle tue esigenze.

Modalità per avviare una pagina di e-commerce

Vendere su internet presenta modalità nettamente diverse rispetto alle vendite in uno spazio fisico. Ricorda pertanto che ogni pagina dovrà essere progettata tenendo sempre presente l’esperienza del cliente, ad esempio per la scelta delle immagini e del contenuto, in quanto guideranno il consumatore durante la fase di acquisto.

Gestione dell’inventario: il backstage è il protagonista

La quantità delle tue vendite non è connessa soltanto alla promozione dei tuoi prodotti, ma anche al controllo delle scorte. Una gestione dell’inventario non efficiente potrebbe infatti comportare l’assenza di un determinato prodotto proprio nel momento in cui viene maggiormente richiesto dai clienti e, pertanto, compromettere seriamente la tua reputazione e l’immagine del tuo marchio.

Lo stesso principio viene applicato anche alla logistica: la qualità delle consegne non dipende soltanto dalla puntualità con cui il tuo corriere recapita i tuoi prodotti. Se la preparazione degli ordini richiede troppo tempo a causa di problemi associati alle scorte, il risultato sarà un aumento dei reclami e clienti estremamente frustrati.

Un grande problema che accomuna le aziende di piccole e medie dimensioni che decidono di vendere su internet è la mancanza di spazio per l’immagazzinamento. Se questo problema riguarda anche la tua realtà, ti consigliamo di implementare un modello sostitutivo adatto allo spazio di cui disponi. Considera l’adozione di una modalità di sostituzione continua, la quale consente di aumentare la frequenza d’acquisto dei beni e di ridurne, allo stesso tempo, l’immagazzinamento.

L’utilizzo della tecnologia è inoltre essenziale per una gestione ottimale delle scorte. L’implementazione di tool appositi ti consentirà di monitorare la quantità dei prodotti e di mantenere il tuo inventario costantemente aggiornato in tempo reale.

Suggerimento: nel caso in cui fosse impossibile individuare un metodo per migliorare la disposizione delle tue scorte, l’affitto di un box presso una società di self-storage potrebbe rappresentare la soluzione ideale. Queste strutture dispongono di magazzini e offrono diverse rate mensili e opzioni di affitto in base alle esigenze dei clienti. Oltre ad occuparsi dell’infrastruttura dello spazio, garantiscono anche la sorveglianza della merce custodita.

In tempi di crisi sanitaria, come nel caso del Covid-19, sarà necessario adottare alcune importanti misure preventive igienico-sanitarie. Nel caso in cui il magazzino sia gestito da addetti ai lavori, accertati che i vestiti vengano cambiati non appena entrati nell’apposita area e fornisci loro materiali protettivi come guanti, maschere e gel idroalcolico. Prima di ogni spedizione, accertati inoltre che i prodotti vengano disinfettati con una percentuale di alcool etilico non inferiore al 70%.

Stabilisci una comunicazione genuina con i tuoi clienti

L’interazione con i tuoi clienti dovrà rispecchiare il tone of voice del tuo marchio: informale, serio, informativo, etc. Sta a te determinarne l’essenza in relazione alla comunicazione, la quale dovrà riflettersi in tutti i settori, dal servizio di assistenza ai clienti alle promozioni pubblicitarie.

È fondamentale che la tua azienda assuma una posizione genuina, autentica e trasparente. Dopotutto, le persone desiderano entrare in contatto con le aziende con cui si identificano e di cui condividono i valori.

Durante il periodo di lockdown, alcuni marchi hanno promosso azioni di supporto alle piccole imprese, mentre altri hanno optato per la destinazione di parti del ricavato delle vendite ad enti caritatevoli o a strutture sanitarie.

Campagna pubblicitaria di Levissima durante la pandemia

Campagna di Levissima durante la pandemia (Fonte)
Finché il Covid-19 continuerà a rappresentare un problema nella nostra società, sarà fondamentale trattare questo tema in ripetute occasioni e, di conseguenza, apportare notizie rilevanti e pertinenti. Il tuo marchio ha il potere di fare la differenza e di lasciare il segno nella vita delle persone.
Consigli per una comunicazione autentica con i clienti
Accertati di non commettere errori di comunicazione e presta la massima attenzione. I consumatori osservano le azioni delle aziende e non esitano a esporre o rendere virali comportamenti incongruenti con le esigenze del momento, determinando di conseguenza perdite incalcolabili. Ti consigliamo pertanto di prendere in considerazione la creazione di un piano di comunicazione per le situazioni di crisi.

Utilizza più canali di contatto

Così come un negozio fisico non avrebbe successo senza i banner e i volantini pubblicitari, allo stesso modo un negozio online non sopravvivrebbe senza i post sui social network. Del resto il tuo obiettivo principale è che la tua attività funzioni, giusto? Quindi, se non avevi mai considerato l’idea di implementare i social media nella tua attività commerciale, ora più che mai è fondamentale renderli parte integrante delle tue vendite online.

Si stima che gli italiani trascorrano in media due ore al giorno sui social network . Si tratta di una cifra destinata ad aumentare a causa delle regole imposte dal distanziamento sociale. Inoltre, le abitudini acquisite in questa fase anomala continueranno ad essere adottate anche nei mesi a venire: l’emergenza Covid-19 ha implicato comportamenti nuovi con cui la nostra società dovrà imparare a convivere.

La tua azienda dovrà essere presente sul maggior numero di canali social media esistenti: Instagram, Twitter, Facebook, WhatsApp, Google My Business, etc. Questi canali ti permetteranno di promuovere i tuoi prodotti, i tuoi servizi e il tuo marchio, nonché di offrire sconti, instaurare e mantenere rapporti con i clienti ed infine condividere informazioni e notizie aggiornate sulla tua azienda.

Esempio di attività commerciale con informazioni aggiornate su Google, come ad esempio l’aggiunta delle opzioni di asporto o di consegna a domicilio

Esempio di attività commerciale con informazioni aggiornate su Google (Fonte)
Una pratica abbastanza comune dell’e-commerce consiste nella pubblicazione di foto o video da dietro le quinte. Attualmente, le persone sono particolarmente preoccupate per la salute e l’igiene: se decidi pertanto di mostrare il backstage della tua azienda, accertati che le norme sanitarie vengano sempre rispettate e metti in evidenza le azioni intraprese per evitare la diffusione del virus.Per poter vendere su internet, la gestione dei social media rappresenta un’operazione fondamentale che, tuttavia, richiede del tempo. Per risolvere questo problema, sul mercato sono disponibili software per social media management per la gestione automatica delle attività, le cui funzionalità consentono di creare calendari editoriali, automatizzare le pubblicazioni e centralizzare il servizio di assistenza ai clienti.

Mantieni buone relazioni con i fornitori

Poter contare su fornitori affidabili è fondamentale per evitare l’insorgere di problemi futuri. Una buona relazione con i tuoi partner commerciali è sinonimo di percezione positiva del tuo marchio da parte dei consumatori, sia per quanto riguarda la qualità dei prodotti che per la loro disponibilità in magazzino e i tempi di consegna.

Durante la fase di scelta dei tuoi fornitori, ti consigliamo di tenere in considerazione i seguenti punti:

  • Ricerca partner che offrano prezzi equi e buona qualità dei prodotti.
  • Analizza l’attendibilità e la velocità del fornitore nella fase di consegna dei beni.
  • Verifica l’esistenza di certificazioni e la conformità alle norme di sicurezza.
  • Definisci i requisiti che dovranno essere soddisfatti dalle parti in questione.
  • Mantieni una relazione cordiale che ti permetta di essere aperto alle negoziazioni, se necessarie.

In casi eccezionali, come in quello dell’attuale crisi sanitaria, il valore di alcuni prodotti potrebbe improvvisamente aumentare a causa dell’elevata richiesta. Sarà quindi più importante che mai poter negoziare. Ti consigliamo di proporre ai fornitori un aumento del volume delle merci acquistate a cambio del mantenimento del loro prezzo.

In caso di difficoltà finanziarie, è importante rinegoziare i debiti e i pagamenti in modo che vengano stabilite condizioni eque per entrambe le parti. In periodi di crisi come l’attuale, stabilire un rapporto duraturo, affidabile e fondato sulla fiducia con i fornitori riveste un’importanza ancora maggiore.

Metodi di pagamento: scegli la versatilità

La pandemia ha inciso e continua ad incidere profondamente sul potere d’acquisto dei consumatori. L’alto tasso di disoccupazione, unito a una riduzione delle entrate, rappresenta una realtà per numerose persone. Perché, quindi, non concentrarsi su piccole azioni in grado di incentivare il consumo da parte dei tuoi clienti?

La possibilità di vendere su internet consente di implementare un sistema di pagamento in grado di offrire al cliente diversi metodi, tra cui carte di credito, fatturazioni, PayPal, bonifici online, contante, etc.

Maggiore sarà il numero di metodi di pagamento offerti ai tuoi clienti, più probabilità avrai di incrementare il tuo giro d’affari online. Adotta inoltre metodi flessibili e, nei limiti del possibile, condizioni speciali o termini di pagamento più lunghi.

Affidati ai migliori corrieri per la vendita su internet

La logistica rappresenta un punto centrale e allo stesso tempo sensibile dell’e-commerce. Dopo tutto, il ritardo nella consegna dei prodotti è uno dei principali motivi di reclamo da parte degli acquirenti online. Come fare quindi a garantire una logistica ottimale se si tratta di un’attività al di fuori del tuo controllo?

Innanzitutto dovrai individuare un buon partner per la gestione logistica. Prima di firmare qualsiasi contratto con l’operatore da te scelto, analizza la sua area di copertura, le condizioni del parco veicoli e il tasso di consegna puntuale. Questi fattori ti aiuteranno a individuare la qualità del servizio fornito.

Un altro modo per migliorare le prestazioni del settore logistico consiste nell’automazione dei dipartimenti. L’impiego di software per la logistica o di software per delivery (Delivery Management Software) consente di tenere traccia delle consegne, calcolare i costi di spedizione, organizzare il magazzino e stampare le etichette. È inoltre fondamentale tenere ben presenti le best practice aziendali in termini di igiene e sicurezza dei dipendenti.

Numerosi negozi online si sono serviti delle piattaforme di consegna a domicilio per soddisfare le esigenze logistiche del momento. L’impiego di queste piattaforme si rivela solitamente vincente, sia nel caso di ristoranti che nel caso di aziende che vendono articoli di piccole dimensioni.

Tuttavia, oltre a non avere più controllo sul processo, molte aree non sono servite da queste applicazioni, il che limita notevolmente il potenziale delle tue consegne. Se scegli comunque di appoggiarti a questi servizi, accertati di collaborare con un’azienda che offra prezzi competitivi e che dia importanza alla sicurezza dei propri corrieri.

Vuoi saperne di più? Consulta il nostro catalogo di piattaforme e-commerce per scoprire altri prodotti.

Qu’est-ce qu’une dataroom virtuelle ? Définition, outils et conseils

dataroom

dataroom

Comme la crise du COVID-19 perdure, une grande partie des travailleurs officient depuis leur domicile. Mais de nombreux entrepreneurs se rendent compte qu’ils n’ont pas accès à toutes les données nécessaires de chez eux. Dans certains cas, parce qu’elles sont confidentielles. Dans d’autres, parce qu’ils ne les ont pas enregistrées sur un serveur centralisé.

Une dataroom virtuelle est une solution à valeur ajoutée qui permet aux entreprises d’enregistrer leurs données en toute sécurité dans un seul et même endroit afin de gérer la dispersion de la main-d’œuvre.

Qu’est-ce qu’une dataroom virtuelle ?

Une dataroom virtuelle est une archive en ligne hautement sécurisée où l’on stocke des documents, comme des documents confidentiels tels que des transactions financières, des documents d’assurance, des brevets, et d’autres documents de due diligence. Une dataroom virtuelle abrite principalement tous les documents importants de votre entreprise.

Aujourd’hui, les datarooms virtuelles sont de plus en plus utilisées par :

  • les banques, les compagnies d’assurance et autres établissements financiers ;
  • les cabinets d’avocat, les agences de conseil et les bureaux comptables ;
  • l’immobilier, le commerce et les entreprises de courtage ;
  • les grandes et petites entreprises qui souhaitent partager des documents confidentiels en ligne avec leurs employés, partenaires commerciaux ou clients.

Quels avantages une dataroom virtuelle peut-elle apporter aux PME ?

Les principaux avantages sont la sécurité et la disponibilité centralisée garanties par :

  • des procédures avancées d’authentification multifacteur pour empêcher les hackers d’accéder à vos documents ;
  • le chiffrement avancé pour le transfert et le stockage des données ;
  • les droits d’accès qui déterminent les membres du personnel qui sont autorisés à réaliser certaines actions ;
  • l’accès à tous les documents en un seul et même endroit (disponible pour le personnel à tout moment et de n’importe où) ;
  • l’enregistrement et le signalement des modifications apportées aux documents (qui a modifié quoi et quand).

Partage des informations

Grâce à une dataroom virtuelle, vous pouvez partager des documents avec des personnes internes et externes à l’entreprise. L’administrateur détermine les documents qui peuvent être partagés, et à qui ils peuvent être transmis. Il définit également les droits d’accès déterminant les personnes autorisées à lire, modifier, mettre en ligne ou télécharger les documents. Une distinction utile pour la direction et les employés qui travaillent dans le Cloud, mais qui peut l’être aussi pour les clients. Ces derniers peuvent ainsi consulter leurs contrats et les conditions de livraison.

Datarooms virtuelles temporaires

Une dataroom électronique ne doit pas forcément être éternelle. Vous pouvez louer une dataroom temporaire pour notamment négocier un contrat avec un gros client, réaliser un audit ou travailler sur un projet spécifique. Elle permet d’économiser les frais de déplacement et de logement étant donné que les différentes parties peuvent travailler sur les documents et se les échanger de manière directe et confidentielle.

Quelles sont les grandes différences entre une dataroom virtuelle et le stockage dans le Cloud ?

Les entreprises disposent aujourd’hui d’un grand choix de solutions (gratuites) de stockage dans le Cloud, telles que OneDriveDropboxGoogle Drive et iCloud.

Les trois différences principales entre une solution générique de stockage dans le Cloud et une dataroom virtuelle sont :

  • Les datarooms virtuelles sont conformes aux normes de sécurité les plus strictes. Le risque que des cybercriminels volent les données est nul (ou presque). Le logiciel utilise un chiffrement avancé et des clés chiffrées pendant le transfert et le stockage des données. Les fichiers peuvent uniquement être lus par les personnes autorisées. Les solutions génériques de stockage dans le Cloud ne proposent pas ces types de protection.
  • Les datarooms virtuelles intègrent un logiciel de gestion des documents. Ce dernier enregistre et signale toutes les actions que subit un document.

Étapes pour installer une dataroom virtuelle

L’installation d’une dataroom virtuelle nécessite de réaliser un inventaire complet des données que vous souhaitez y inclure. Vous vous ferez ainsi une bonne idée de la taille qu’elle doit faire. Vous pourrez ensuite commencer à chercher un fournisseur.

Outre le prix, voici quelques facteurs à prendre en compte :

  1. La sécurité : optez pour un fournisseur qui propose un chiffrement de haut niveau, c’est-à-dire au moins une procédure d’authentification à deux facteurs.
  2. La gestion et le contrôle des documents : quelles fonctionnalités la dataroom virtuelle propose-t-elle ? Quelles sont les options pour consigner les autorisations liées aux utilisateurs et aux documents ? Quelles sont les options de signalement ?
  3. La facilité d’utilisation et l’accessibilité : pouvez-vous également y accéder à l’aide d’un smartphone ou d’une tablette ? Que se passe-t-il si plusieurs utilisateurs souhaitent travailler en même temps ?
  4. L’assistance : l’assistance 24 h/24 et 7 j/7 est particulièrement utile si vous êtes actif sur des marchés internationaux.

5 datarooms virtuelles que les PME doivent connaître

Les logiciels pour datarooms virtuelles sont basés dans le Cloud, de sorte que vous ne devez pas les installer : une connexion à Internet suffit. Vous trouverez notre méthodologie complète à la fin de cet article. Les logiciels sont présentés ici par ordre alphabétique.

Box

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Aperçu de Box (source)

Box est un logiciel plus léger que ceux présentés dans cet article, mais dont les fonctionnalités sont amplement suffisantes pour profiter des datarooms. Certains utilisateurs signalent un problème de vitesse de mise en ligne des fichiers, mais la version la plus basique vous permet de louer une dataroom virtuelle pour 4,50 € par mois et par utilisateur, facturés annuellement.

À ce prix, vous aurez accès aux fonctionnalités suivantes :

  • une période d’essai de 14 jours ;
  • 100 Go de stockage ;
  • maximum 10 utilisateurs ;
  • Box est toujours gratuit avec un utilisateur, ce qui convient parfaitement aux freelances.

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Clinked

dataroom
Capture d’écran de Clinked (source)

Clinked est une plateforme unique rapide à installer, offrant un tableau de bord clair qui donne des informations instantanées sur les activités des groupes (de projets) et des comptes. Vous restez informé sur les fichiers importants à l’aide de notifications envoyées par e-mail. La dataroom de Clinked est disponible à partir de 71 € par mois (facturés annuellement) et propose :

  • un essai de 10 jours avec 10 utilisateurs ;
  • 100 Go de stockage ;
  • jusqu’à 100 utilisateurs et un nombre illimité d’”utilisateurs secondaires” ;
  • Une intégration à Zapier est possible pour agrandir la dataroom et l’intégrer à d’autres plateformes.

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iDeals Virtual Data Room

dataroom électronique
Capture d’écran de iDeals Virtual Data Room (source)

Dotées de nombreuses fonctionnalités, cette dataroom offre une protection contre la prise de captures d’écran et de photos des documents. Cette dataroom électronique peut être installée sans nécessiter de connaissances informatiques poussées. En outre, iDeals propose à ses utilisateurs une formation gratuite avec les packs Pro et Business. Vous pouvez travailler avec la dataroom iDeals à partir de 88 € par mois (facturation annuelle) et ainsi avoir accès à :

  • un essai gratuit de 30 jours ;
  • 500 Mo de stockage maximum ;
  • 10 utilisateurs, 2 administrateurs et une room dédiée à un projet maximum ;
  • la fonctionnalité glisser-déposer pour déplacer facilement et rapidement des fichiers dans la dataroom.

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Koofr

dataroom électronique
Capture d’écran de Koofr (source)

Grâce à Koofr, vous pouvez connecter vos comptes existants à différents espaces de stockage en ligne tels que Microsoft OneDrive ou Google Drive. Vous avez l’application Koofr sur votre smartphone ou votre ordinateur de bureau ? Vous pourrez alors automatiquement synchroniser tous les documents et les photos. Bien qu’elle soit limitée, cette dataroom est idéale pour un premier essai. La version gratuite vous propose 2 Go de stockage. La version payante la plus simple coûte 6 € par an et propose les fonctionnalités suivantes :

  • 10 Go de stockage ;
  • partage illimité de liens (protégés par un mot de passe) vers des documents ;
  • taille de fichier illimitée.

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Onehub

vdr virtual data room
Aperçu de Onehub (source)

Onehub fait la distinction entre les abonnements payants et gratuits. Les utilisateurs ayant souscrit un abonnement gratuit peuvent uniquement consulter, imprimer et télécharger jusqu’à 200 documents. La plateforme s’intègre à Microsoft OneDrive et à Google Drive. Le tableau de bord donne aux utilisateurs un aperçu clair des actions effectuées dans leur espace de travail virtuel. Le plan le plus basique coûte 12,50 $ (environ 11 €) par mois, facturés annuellement, et comprend :

  • une période d’essai de 14 jours ;
  • minimum 3 utilisateurs avec abonnement payant (+200 utilisateurs à abonnement gratuit) avec un maximum de 50 espaces de travail ;
  • 1 To de stockage maximum ;
  • 20 % de remise pour les associations sans but lucratif et les écoles.

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Vous souhaitez en savoir plus ? Consultez notre catalogue de logiciels de datarooms virtuelles pour découvrir davantage de produits.

Méthodologie

Les cinq outils ont été choisis selon les critères suivants :

  • adaptés aux PME ; 
  • disponibles à partir d’un navigateur web, mais également sur smartphone ou tablette (Android et iOS) ;
  • utilisation d’un système de sécurité doté d’une procédure d’authentification d’au moins deux étapes.
  • ayant reçu une note globale minimum de 4 sur 5 sur GetApp.fr

Bereid je kantoor voor op de 1,5 meter economie – werken en samenwerken op 1,5 meter afstand

1,5 meter economie

Om je bedrijf te openen ten tijde van de 1,5 meter economie moet je een plan bedenken om je kantoor veilig te maken en verspreiding van Covid-19 te voorkomen. Dat betekent de richtlijnen van het RIVM volgen en overal op kantoor 1,5 meter afstand houden, grondige maatregelen voor hygiëne en je medewerkers beschermen tegen het risico van besmetting. Geen eenvoudige taak. De anderhalvemetersamenleving zal waarschijnlijk nog lang van kracht blijven. Je zult dus maatregelen moeten treffen die niet alleen nu, maar ook op de langere termijn werken. Hoog tijd dus om eens na te denken over hoe jouw kantoor eruit gaat zien. 

1,5 meter economie

De 1,5 meter economie

Welke oplossingen kun je inzetten om je kantoor veilig te maken? Moeten we eigenlijk wel terug naar het kantoor zoals we het nu kennen of is dit hét moment om je kantoor permanent te veranderen? Hierover spraken we Eduard Schaepman, de CEO van Tribes, aanbieder van flexibele kantoorruimtes, en Angelique Schouten, Chief Commercial Officer en lid van het bestuur van Ohpen, een cloudgebaseerd core banking platform.

  • De basis van je 1,5 meter kantoor: je medewerkers
  • Je oude kantoorconcept aanpassen aan het nieuwe normaal
  • Een nieuwe kantoorconcept bedenken
  • Samenwerking op afstand met collega’s, klanten en nieuwkomers

De basis van je 1,5 meter kantoorplan: je medewerkers

Voordat je meteen je plattegrond pakt om uit te rekenen hoeveel bureau’s er in je pand passen en het internet induikt op zoek naar spatschermen en temperatuurmeters, denk eerst eens na wat de behoeftes van jouw organisatie zijn. 

Hoeveel ruimte heb je nodig? Vraag je eerst af hoeveel medewerkers er eigenlijk terug naar kantoor moeten en willen. Misschien heb je met minder werkplekken wel genoeg. Angelique Schouten van Ohpen, zegt

“Voer een enquête uit onder je personeel om te peilen wat zij willen. Het advies is thuiswerken tot 1 september, maar wat willen jullie?”

Onderzoek wijst uit dat een derde van het kantoorpersoneel ervoor zou kiezen om altijd thuis te werken. Voor een andere groep geldt precies het tegenovergestelde, zij willen zo snel mogelijk terug naar kantoor, omdat hun thuissituatie niet ideaal is. Voor deze groep zou je het kantoor al eerder kunnen openen. 

quote 1.5 meter economie Schouten

Tip: Gebruik planningssoftware voor de intekenlijst om de bezetting van je kantoor eenvoudig te beheren. 

Je huidige kantoorconcept aanpassen aan het ‘nieuwe normaal’

Nu je weet voor hoeveel werknemers er minimaal plek moet zijn, kun je je kantoor gaan aanpassen. Welke oplossingen kun je inzetten om je kantoor veilig te maken? Eduard Schaepman van Tribes heeft 23 kantoorpanden moeten aanpassen in verschillende landen als gevolg van Covid-19.

1,5 meter kantoor

Schaepman vertelt welke maatregelen je allemaal kunt nemen om 1,5 meter afstand te houden:

  • Tafels uit elkaar zetten 
  • Rondom elke werkplek de 1,5 meter zone aangeven met stickers
  • Doorzichtige spatschermen van plexiglas rondom de werkplekken plaatsen om werknemers te scheiden. Omdat ze doorzichtig zijn blijft samenwerken mogelijk. 
  • Wegwerpbare papieren ‘desk pats’ op de bureau’s plaatsen om het lichamelijk contact met de tafel te beperken en besmetting via objecten te vermijden. 
  • Eenrichtingsverkeer creëren op kantoor door looproutes aan te geven met pijlen zodat  je elkaar niet kruist.
  • Sensoren in de hoeken van alle algemene ruimtes plaatsen die de afstand tussen personen meten en met een geluids- of rood lichtsignaal aangeven dat mensen te bij elkaar staan. “Dit is handig omdat sommige mensen zich bezwaard voelen er iets van te zeggen, dus dan doet de apparatuur het voor je”, zegt Schouten hierover.

Het handhaven van de regels is ook een uitdaging. Schouten vertelt dat mensen heel enthousiast zijn om hun collega’s weer te zien waardoor de aandacht voor de maatregelen kan verzwakken.

terug naar kantoor

Om mensen aan het ‘nieuwe normaal’ te herinneren kun je bijvoorbeeld banners ophangen of informatie op digitale schermen plaatsen. 

coronamaatregelen op kantoor herinneren

Maatregelen voor de bescherming van de gezondheid en hygiëne

De richtlijnen van het RIVM vragen ook om specifieke maatregelen voor de bescherming van de gezondheid van werknemers. Hierbij kun je denken aan zaken als:

  • Temperatuurmeting bij binnenkomst. Dit kan met thermische infrarood camera’s voor koortsdetectie, met een thermometer ‘pistool’ of bijvoorbeeld met een polschecker, zodat mensen zelf hun temperatuur kunnen meten, een minder invasieve methode vertelt Schaepman. Tribes heeft alvorens met temperatuurmeting te beginnen de Autoriteit Persoonsgegevens geraadpleegd om ervoor te zorgen dat hun nieuwe veiligheidsmaatregelen in overeenstemming zijn met de privacywetgeving.
  • Een ander aandachtspunt is de ventilatie op kantoor: 

ventilatie tegen corona

  • Contactloos toegang geven tot het gebouw en ruimtes. Zo vertelt Schouten van Ohpen dat zij hun toegang met fingerprint gaan vervangen voor een iris scanner.  
  • Het beschikbaar stellen van handgel en mondkapjes.
  • Extra schoonmaken.

Een nieuwe kantoorconcept bedenken

Als je veel werkplekken moet opheffen, dan kies je er wellicht voor om een vergaderruimte of een sportruimte om te bouwen in een werkruimte. Misschien voldoet jouw pand of kantoor dan echter niet meer aan wat jij je werknemers wilt bieden. Als dit het geval is dan kun je ook out of the box denken en je huidige kantoorconcept kritisch bekijken en vernieuwen. Dat doet Schouten van Ohpen:

“Daar waar je vroeger aan een kantoor dacht als ‘je komt samen en het is een werkplek’, wat ik nu wil doen, naar de toekomst toe, is functies ondersteunen. Ik wil behoeftes ondersteunen, het pand veranderen naar zones, er zijn bijvoorbeeld mensen die stilte willen hebben, er zijn mensen die juist het sociale aspect willen hebben, of het natuuraspect, ik wil gaan kijken hoe ik die behoeftes kan weergeven.”

Het kantoor gaat dus permanent veranderen sinds de 1,5 meter economie van kracht is volgens Schouten. En dat betekent wellicht een andere ruimte huren. 

1,5 meter samenleving

Ook thuiswerken hoeft vanaf nu niet meer op dezelfde manier. De keuze was meestal je werkt een volle dag op kantoor of een volle dag thuis. Sinds de lockdown volgen mensen veel meer hun eigen ritme. 

“In de ochtend wil ik een douche, een kop koffie en focus. In de middag ga ik naar kantoor. Misschien moet het kantoor wel 7 dagen open zijn in de toekomst.”

Slimme tip voor thuiswerkers van Schouten: Gebruik een strijkplank met verschillende hoogtes om een sta-tafel na te bootsen. 

Tips voor samenwerken in de 1,5 meter economie

Ongeacht hoe je kantoor er uit gaat zien, het nieuw normaal zal ook van invloed blijven op de manier van werken. Vergaderen, met klanten afspreken, een teamuitje organiseren of een sollicitatiegesprek voeren, als er sprake is van sociaal contact zullen we voor een langere periode behoedzaam moeten blijven. De kans bestaat dat er een nieuwe besmettingsgolf komt waardoor iedereen weer thuis zit. Je kunt je dus maar beter voorbereiden op regelmatig gebruik van digitale samenwerkingstools. Daarbij moet ook worden gedacht aan oplossingen voor het onboarden van nieuwe medewerkers en het ontmoeten van klanten en prospects. 

Onboarding van nieuwe medewerkers in de 1,5 meter economie

Sollicitatiegesprekken voeren via videocalls en een interactief onboarding programma maken, het kan allemaal digitaal. “On-boarding van nieuwkomers kan ook via de webcam, mission briefing noemen wij dat. Normaal vliegen wij iedereen over naar het hoofdkantoor, doen we een rondje langs de oude panden waar Ohpen begonnen is. Nu hebben wij dit alles digitaal gemaakt, een virtual tour”, aldus Schouten.

Met video interview software kun je nieuwe medewerkers interviewen zonder dat ze naar je kantoor hoeven te komen. Met virtuele tour software kunnen recruiters sollicitanten een 360 graden virtuele tour geven van het kantoor en de installaties. 

Afspreken met klanten

Ook afspreken met klanten en prospects is een uitdaging in het ‘nieuwe normaal’. Afspraken kunnen wel persoonlijk op kantoor met social distancing, maar misschien voel jij of je klant zich wel niet op zijn gemak in een gesloten ruimte. Om ongemak te voorkomen kun je natuurlijk via de webcam afspreken, maar hoe houdt je de aandacht van je prospect vast?  

“Je kunt het met filmpjes doen of een inspirerende spreker uitnodigen. Een gemiddelde afspraak kost je dan wel twee keer de tijd die het normaal kostte. Je wilt de ladder hoger leggen, energie erin houden om niet in te kakken achter een webcam,” vertelt Schouten.

Tip van Schouten: Om thuis een professionele indruk te wekken bij klanten zou je banners met het bedrijfslogo achter je stoel kunnen zetten of green screens waarop je afbeeldingen of video’s kunt afspelen.

Een ander goed idee is om buiten af te spreken. Niet alleen veiliger maar ook gezonder om wat extra te bewegen.

social distancing

Het 1,5 meter kantoor is dan misschien wel een uitdaging, maar het is ook een kans om te innoveren. Nu is hét moment om veranderingen door te voeren waar je wellicht al langer over na zat te denken en je werkplek beter af te stemmen op de nieuwe realiteit. Als je het zo bekijkt klinkt het nieuwe normaal helemaal zo gek nog niet!

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Dit artikel is bedoeld om onze lezers te informeren over bedrijfsgerelateerde zaken in Nederland. Het is op geen enkele wijze bedoeld om juridisch advies te geven of om een specifieke handelswijze te onderschrijven. Voor advies over uw specifieke situatie, raadpleeg uw juridisch adviseur.

Quelle gestion de carrière à l’heure de la crise et des réaffectations d’employés ?

Comme nous avons pu l’observer au cours des derniers mois, la pandémie de COVID-19 a bouleversé les modèles de travail traditionnels. Après la mise en place du télétravail pour de nombreuses entreprises et la nécessité pour certaines de s’adapter à un modèle virtuel, un autre aspect du monde professionnel s’est vu affecté : celui de la nouvelle réalité de certains métiers en ces temps de crise. Une enquête GetApp révèle ainsi que 42 % de PME françaises ont assigné ou prévu d’assigner un nouveau rôle à certains de leurs employés de manière temporaire et 17 % de manière permanente (méthodologie en fin d’article). Les PME font ici face aux questions de résilience et de gestion de carrière.

Si certains ont recours au “prêt de main-d’œuvre”, proposer une mutation à plus ou moins long terme au sein de l’organisation est une alternative qui peut s’avérer fructueuse pour toutes les parties.

Pourquoi et comment décide-t-on d’une telle réaffectation ? Quels sont les bénéfices d’un tel changement, pour le collaborateur et pour l’entreprise ? Quelle importance la formation tient-elle dans cette pratique ? Enfin, quels sont les logiciels indispensables pour accompagner de telles évolutions ? Toutes les réponses à ces questions dans cet article.

La crise met en pause certains postes et pousse à valoriser la polycompétence

Logiquement, et malheureusement, la crise a pu, d’un côté, remettre en question ou réduire considérablement la charge de travail de certains métiers, ou au contraire provoquer un surcroît d’activité difficile à absorber pour les équipes en place.

Dans tous les cas de figure, le mot-clé a été l’adaptation. Que l’on ait adapté son produit ou service au virtuel (40 % des PME interrogées) ou qu’on l’ait modifié (36 %), il a fallu faire preuve d’agilité et prendre des décisions rapidement : accélération de la transformation digitale, investissement dans des logiciels collaboratifs et dans le cas qui nous intéresse, le redéploiement d’effectifs.

C’est le cas par exemple des postes de recruteurs pour qui les embauches ont été gelées ou encore celui de la restauration, comme le remarque Franck La Pinta, spécialiste de la transformation des organisations liée aux nouvelles technologies et au digital :

Compte tenu des prises de décisions courtes dans les PME, [la réaffectation] a pu être un bon moyen de re-prioriser rapidement l’activité de l’entreprise. L’exemple évident est celui de la restauration : les acteurs qui ont pu développer l’activité de vente à distance sont ceux qui s’en sortent le mieux.

Malgré les conséquences économiques de la crise, 79 % des PME ont souhaité concentrer leurs efforts sur la conservation de leurs employés, un aspect qu’elles jugent “plutôt important” (37 %) à très important” (42 %).

Un tel objectif demande de faire preuve de résilience. Ainsi, plutôt que de recourir au chômage technique ou au licenciement, il peut parfois être salutaire de réfléchir à déplacer stratégiquement les pions sur l’échiquier et mettre l’accent sur le management des talents.

Franck La Pinta abonde en ce sens :

Dans le cadre d’un échange avec les collaborateurs, la décision de revoir l’activité, l’organisation, et donc la réorganisation des tâches pour une raison de survie de l’entreprise est un discours qui est sans doute plus facile à accepter que le chômage technique.

Si ce changement est nécessairement présenté comme une situation d’urgence, cela peut aussi faire l’objet d’une réflexion à plus long terme sur le repositionnement de l’entreprise. Dans ce cas, cela sera aussi moins anxiogène pour le collaborateur, qui sait qu’il va basculer sur une activité qui deviendra essentielle. Cette crise peut être l’occasion pour la PME de réfléchir à son avenir, en concertation avec les collaborateurs.

Les responsables du personnel ou des ressources humaines ont pour option de se tourner vers le réagencement des effectifs là où la demande est soudainement accrue, vers la métamorphose d’un poste ou encore vers la promotion interne pour optimiser ses ressources.

Un chamboulement synonyme d’opportunités en termes de croissance et de gestion des talents

Un collaborateur, s’il a effectivement un rôle assigné, ne devrait cependant pas être “réduit” aux compétences liées à son poste. Au contraire, chacun détient des compétences non mises en œuvre ou qui ne demandent qu’à lui être révélées. Un changement de poste temporaire peut alors s’avérer comme une évolution positive, plutôt qu’un sacrifice ou un renoncement, tant pour le collaborateur que pour l’entreprise.

L’idée est de découvrir et d’exploiter les compétences inutilisées, qu’elles proviennent d’expériences précédentes, d’un intérêt particulier pour un domaine, de talent caché ou de potentiel qui ne demande qu’à être développé. La polyvalence et la polycompétence sont des atouts de taille pour les PME.

Les entreprises peuvent mettre en place tout ou partie de ces points stratégiques qui tendent vers la gestion de carrière :

  • Évaluer leur situation et les besoins nouveaux sur le moyen et long terme
  • Identifier les domaines dont la pertinence est désormais remise en cause
  • Identifier les domaines requérant main forte
  • Faire un bilan de compétences des employés dont le poste se retrouve affecté
  • Élaborer une stratégie pour redéployer ces employés à des postes stratégiques
  • Investir dans les programmes de formation nécessaires
  • Veiller au bien-être des employés

De telles mesures comportent plusieurs avantages : 

  1. L’entreprise optimise des ressources déjà disponibles au sein de l’entreprise.
  2. Le collaborateur peut apporter dans son nouveau rôle une vision inédite.
  3. D’autre part, si l’assignation n’est que temporaire, le collaborateur emportera avec lui des connaissances fraîchement acquises qui pourront apporter un nouvel éclairage à son poste initial.
  4. La confiance placée dans ses capacités renforce la relation employeur-employé.
  5. Un collaborateur épanoui aura tendance à rester motivé, profitant à l’activité générale de l’entreprise.
  6. Une telle évolution pare à toute éventuelle lassitude et favorise l’épanouissement personnel et professionnel.

Franck La Pinta estime cette approche pertinente :

Dans tous les cas, il ne faut pas que ce ne soit vécu comme un abandon par les collaborateurs, mais comme une opportunité de développer de nouvelles compétences, de faire un nouveau job.

Il est nécessaire d’effectuer un suivi pour maintenir l’engagement des employés.

Qu’elle s’avère temporaire ou permanente, la formation reste primordiale pour accompagner ce changement.

La formation, secret d’une transition réussie

Dans les grandes entreprises, la mobilité et les changements de carrière sont généralement bien rodés. En revanche, dans les entreprises de petite et moyenne taille, l’accompagnement se fait de manière plus informelle.

Au plus dur du confinement, alors que les entreprises investissaient dans des outils collaboratifs ou des logiciels de communication, 26 % des employés interrogés affirmaient n’avoir reçu aucune formation, et 45 % une formation par un collègue, des chiffres similaires aux réponses fournies par les décisionnaires interrogés lors de la même enquête :

Les deux principales raisons pour lesquelles les PME n’ont pas dispensé de formation aux nouveaux outils, et potentiellement aux nouveaux rôles assignés, sont le manque de temps et de budget.

“C’est plus difficile dans une PME que dans un grand groupe, qui dispose souvent d’une politique de mobilité interne bien organisée. Les PME sont parfois moins bien outillées que les grandes entreprises en matière de formation ou de possibilités de changement de poste” commente Franck La Pinta.

En effet, dans la précipitation, il est difficile pour une entreprise qui n’y est pas préparée de fournir des outils du jour au lendemain. Personne, a priori, ne naît avec la science infuse et c’est pour cela qu’existent les programmes de formation. L’éducation et l’apprentissage s’adressent à tous les métiers, à tous les âges de la vie.

Les logiciels indispensables pour la formation et les évolutions de poste

Les types de logiciels pouvant accompagner ces mutations s’inscrivent dans les catégories de LMS, de webinaires et tout simplement de formation. En voici les caractéristiques principales :

  • Les LMS : une plateforme LMS (“Learning Management System”) est l’outil phare de l’apprentissage à distance. Son avantage est d’être alimenté en permanence de nouveaux cours. Un tel outil permet d’élaborer un programme sur-mesure selon les besoins.
  • Les webinaires : ils consistent à diffuser des vidéos en direct ou préenregistrées. Les sessions de formation peuvent être interactives et requérir la participation des élèves, favorisant l’échange comme lors d’une formation présentielle.
  • Les logiciels de formation : outils d’éducation en ligne, ils permettent de créer des parcours d’apprentissage personnalisés et de suivre les progrès des apprenants.

Quant au suivi des employés, les gestionnaires de ressources humaines (RH) peuvent se tourner vers les solutions permettant la gestion de carrière :

  • Les logiciels de gestion du personnel : au-delà des fonctionnalités de planning et de calendrier, ces outils servent à la gestion des performances et des ressources. Ils s’avèrent particulièrement utiles lorsque des mouvements internes sont en cours pour suivre et optimiser les changements de postes.
  • Les outils de gestion des talents : ils se focalisent sur les profils et performances des collaborateurs, permettant aux responsables RH d’accompagner leur évolution au sein de l’entreprise.

La formation ne s’arrête pas cependant aux outils. Elle concerne également les différentes politiques internes à l’entreprise : cybersécurité, travail à distance ou encore hygiène et sécurité, autant de politiques indispensables même hors crise.

Si “nécessité fait loi”, elle crée également des opportunités salvatrices pour l’entreprise

Les PME qui auront passé cette épreuve du feu en faisant preuve de flexibilité, de réactivité et de créativité seront celles qui ont le plus de chances de se maintenir à flot, voire même de prospérer malgré la crise. Le rôle des responsables du personnel et des ressources humaines est essentiel pour assurer la pérennité des entreprises, en particulier celles de petite taille. Les entreprises qui misent constamment sur la résilience et la pertinence de leur main-d’œuvre sont susceptibles de mieux s’intégrer dans le monde post-COVID-19.

Sur ce point, Franck La Pinta propose en guise de conclusion :

Les PME, face aux grandes entreprises, ont une carte à jouer dans la proximité des échanges, dans les processus de décision plus collectifs, pour réfléchir à la fois à la manière de survivre à cette crise, mais aussi de penser au moyen terme. (…) Mais ces réaffectations, au-delà des contraintes liées aux modifications sur le contrat de travail, ne pourront se faire qu’à condition que les collaborateurs concernés soient engagés et motivés par ce nouveau projet d’entreprise. D’où la nécessité, certes de faire face à la situation d’urgence, mais aussi d’en profiter pour s’interroger sur ce que cette crise nous a enseigné.

Vous souhaitez en savoir plus ? Consultez notre catalogue de logiciels de LMS pour découvrir davantage de produits.

Méthodologie de l’enquête sur les Tendances d’achat de logiciels : pour collecter les données de ce rapport, nous avons mené une enquête en ligne entre le 15 et 19 mai 2020 auprès de 397 employés de PME françaises effectuant du télétravail en raison de la crise de COVID-19. Les 335 répondants aux questions ont été sélectionnés selon leur rôle dans l’entreprise : ceux-ci sont issus de divers secteurs d’activité et sont tous preneurs de décision (confirmé/manager, manager sénior, membre de la direction ou haute direction). Le nombre de répondants peut différer d’une question à l’autre selon le profil recherché pour une question donnée. Un panel de 62 employés a également participé à l’enquête (cf. question sur la formation).

Transformação digital no mundo: COVID-19 faz PMEs promoverem mudanças

transformação digital no mundo

transformação digital no mundo

O impacto econômico da COVID-19 nos negócios, particularmente nas PMEs, alcançou uma escala global. Desde a adoção de medidas de curto prazo para permitir que os funcionários trabalhem remotamente e o aumento da segurança com recursos como VPNs, empresas do mundo todo tiveram que pensar na maneira mais rápida e eficaz de manter seus negócios funcionando durante a crise.

Entretanto, a pergunta que permanece é se as empresas seguirão esse caminho de transformação ou voltarão a ser como antes.

O Capterra queria saber mais sobre como a pandemia afetou as PMEs, o impacto que teve em suas decisões de compra de software e seus planos para o futuro. Para isso, entrevistou 2.904 pessoas, incluindo funcionários e gerentes de pequenas e médias empresas (PMEs) de Alemanha, Austrália, Brasil, Espanha, França, Holanda, Itália e Reino Unido.

Para escrever este artigo, o Capterra usou as respostas de 2.141 entrevistados com posições de gerente, gerente sênior, gerente executivo ou sócio nessas empresas. (Para conhecer a metodologia completa, vá até o final do artigo.)

53% das empresas não possuíam um plano de continuidade de negócios

De acordo com a Gartner, a gestão de continuidade de negócios é:

Uma abordagem por meio da qual as empresas planejam a recuperação de todo o processo de negócios. Isso inclui um plano para os ambientes de trabalho, telefones, estações de trabalho, servidores e softwares, conexões de rede e quaisquer outros recursos necessários no processo de negócios.

 

A pandemia pegou o mundo de surpresa –e as empresas não foram exceção. Quando perguntados se tinham um plano de continuidade em vigor antes da crise, 53% dos entrevistados responderam que não possuíam ou não tinham certeza se a empresa possuía um plano definido.
transformação digital no mundo-continuidade de negócios

 

Não ter um plano de continuidade de negócios pode levar a perdas significativas e até mesmo ao fechamento do negócio. Se você enxerga a COVID-19 como uma crise imprevisível, ter um plano de contingência faz mais sentido do que nunca.

Ter um plano que permita que você se prepare para o inesperado pode fazê-lo economizar tempo e dinheiro –e possivelmente salvar o futuro da empresa. Com ele, você pode:

  • Reduzir o tempo de resposta ao evento
  • Reduzir o tempo para recuperar as funções críticas
  • Evitar a tomada de decisões erradas nos estágios iniciais
  • Ter um fluxo de comunicação bem-sucedido com funcionários e pessoas-chave durante a crise.
Um software de continuidade de negócios com recursos como backup contínuo, criptografia e armazenamento de dados pode ajudar sua empresa a se preparar para uma crise inesperada ou um ataque cibernético.

61% das empresas acreditam que não durarão mais de 6 meses

A falta de preparação de muitas empresas as levou a tomar decisões de última hora em meio à pandemia e a não pensar a longo prazo.

Segundo o estudo, mais de 61% das empresas pesquisadas não acreditam que durarão mais de seis meses com as medidas atuais. Nos países europeus (Alemanha, Espanha, França, Holanda, Itália e Reino Unido) pesquisados para este estudo, assim como na Austrália, o percentual de empresas que acreditam não durar mais de 6 meses com as medidas atuais é de 62%.

Tanto a União Europeia como o Brasil estão implementando apoio financeiro para ajudar com as perdas geradas pela pandemia. No entanto, para algumas empresas, as perdas são grandes demais e elas acabarão fechando.

tempo de vida negócios

A mudança para o digital ainda não é uma prioridade para as PMEs 

A transformação digital é definida pela Gartner como:

Qualquer coisa, desde a modernização da TI –por exemplo, a migração para a computação na nuvem– até a otimização digital e a invenção de novos modelos de negócios digitais.

 

Apesar das empresas terem adaptado suas ofertas em resposta à COVID-19, os resultados do estudo mostraram que a mudança para o digital não é uma prioridade para as PMEs no curto prazo.

Quando perguntados sobre o nível de importância de vários aspectos do dia a dia dos negócios, como produtividade dos funcionários, imagem de marca ou retenção de clientes no curto prazo, a mudança para operar digitalmente é classificada como a última prioridade pelos entrevistados de Austrália, Brasil, Espanha e França; para a Itália, a penúltima. Para Alemanha, Itália e Reino Unido, a última prioridade é garantir assistência financeira e, para a Holanda, melhorar a imagem de marca.

O estudo mostrou que, para a maioria dos países, manter a produtividade dos funcionários e reter clientes são as duas principais preocupações. Para o Brasil e o Reino Unido, a principal prioridade é aderir ao distanciamento social e às orientações locais com respeito à quarentena, seguida pela manutenção da produtividade dos funcionários.

As ações de saúde e segurança têm sido o foco principal das empresas desde o início da crise para 64% dos entrevistados.

A implementação de políticas de trabalho remoto (58%) tem sido o outro foco das empresas. Depois que as empresas colocaram tais políticas em prática, a etapa seguinte foi implementar um software o mais rápido possível para evitar a interrupção em larga escala e ajudar na retenção e no engajamento dos funcionários.

transformação digital no mundo mudar digital

produtividade trabalhadores

48% dos entrevistados investiram em software desde o início da crise

Quase metade das empresas pesquisadas investiu em novos softwares desde o início da crise. Brasil (55%), Espanha (55%) e Itália (52%) foram os três países com o maior número de PMEs que tiveram que investir em software como consequência da COVID-19.

Isso não surpreende, já que 35% das empresas precisaram introduzir algum novo software para o trabalho em equipe e 70% dos negócios foram capazes de adaptar parte ou todas as suas ofertas comerciais para que pudessem ser entregues virtualmente, de acordo com outro estudo recente do Capterra.

transformação digital no mundo ferramentas adotadas

Analisando o tipo de softwares implementados, os programas de assistência remota, de videoconferência e de atendimento via chat foram os três tipos mais adquiridos ou nos planos das empresas como resposta à COVID-19.

Compra de software além da COVID-19: fazendo a escolha certa

A falta de planos de continuidade de negócios levou a maioria das PMEs pesquisadas a investir em softwares que visam garantir a produtividade dos funcionários.

Os tomadores de decisão precisam de ajuda para escolher o software certo. O estudo constatou que um terço das pessoas com essa responsabilidade nas PMEs está no estágio de interesse, isto é, eles sabem o tipo de software necessário, mas precisam pesquisar produtos que atendam às suas necessidades de negócio.

O estudo constatou que metade (49%) dos gerentes baseou suas decisões em preço, 46% na facilidade de uso e 37% em avaliações.

Foram identificadas diferenças significativas entre os países no que diz respeito às avaliações. Para os países europeus pesquisados e o Brasil, por exemplo, as avaliações são consideradas úteis na hora de tomar uma decisão sobre a compra de um software para 39% e 45% dos entrevistados, respectivamente. Já na Austrália, apenas 18% consideram as avaliações úteis ao analisar um software, sendo a facilidade de uso (22%) o principal fator destacado.

A análise de avaliações de terceiros deve fazer parte de qualquer processo de compra de software, já que fornece uma boa visão sobre a experiência de outros usuários com a ferramenta. 

Torne o software parte de sua estratégia de negócios para o futuro

Como foi dito anteriormente, a crise da COVID-19 abalou os negócios e levou algumas empresas a tomarem decisões emergenciais em matéria de software, procurando uma solução a curto prazo. Na medida em que as restrições diminuem e os funcionários começam a voltar ao escritório, as empresas precisam pensar em uma estratégia de mais longo prazo.

A Gartner (conteúdo em inglês) divide a resposta à crise da COVID-19 em três etapas principais:

  • Resposta: as ações são direcionadas principalmente a manter o negócio funcionando no curto prazo, como uma resposta rápida à crise.
  • Recuperação: há um esforço mais coordenado para estabilizar as operações. Isso pode incluir a criação de planos específicos para restaurar os negócios ao nível anterior à crise e também analisar os recursos disponíveis para isso.
  • Renovação: a Gartner enfatiza a importância de aprender com a experiência e desenvolver resiliência para o futuro.

Ficou claro que, para muitas empresas, a crise significou perda de dinheiro ou, pior ainda, o fechamento dos negócios. Aprender com a experiência anterior ajudará as empresas a avaliar os erros cometidos durante uma crise e a criar um plano de contingência sólido que as ajudará no caso de uma nova crise.

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Metodologia:

Para coletar os dados deste estudo, foi realizada uma pesquisa online entre 15 e 25 de maio de 2020 com 2.904 pessoas, incluindo funcionários e gerentes de pequenas e médias empresas (PMEs) de Alemanha, Austrália, Brasil, Espanha, França, Holanda, Itália e Reino Unido.

Le COVID-19 pousse les PME du monde entier vers la transformation digitale

La crise de COVID-19 a un impact économique sur les entreprises du monde entier et plus particulièrement sur les PME. De l’adoption de mesures à court terme qui permettent aux employés de travailler à distance au renforcement de la sécurité notamment à l’aide d’un VPN, les entreprises des quatre coins du globe ont dû réfléchir à la manière la plus rapide et la plus efficace de maintenir leurs activités pendant la crise.

La question reste toutefois de savoir si les PME poursuivront leur chemin sur la voie de la transformation digitale.

Nous avons voulu en savoir plus sur l’impact qu’a eu la pandémie sur les PME, leurs décisions en matière d’achat de logiciels et leurs plans d’avenir. Nous avons ainsi réalisé une enquête auprès de 2 904 employés et responsables de petites et moyennes entreprises (PME) provenant d’Allemagne, d’Australie, du Brésil, d’Espagne, de France, d’Italie, des Pays-Bas et du Royaume-Uni.

Les réponses sont celles de 2 141 personnes qui occupent un poste de responsable, de cadre, de directeur exécutif ou font partie de la haute direction  au sein de ces entreprises. Vous trouverez la méthodologie complète en fin d’article.

53 % des entreprises ne disposaient pas d’un plan de continuité d’activité

Gartner définit la gestion de la continuité de l’activité comme suit :

Une approche à travers laquelle les entreprises prévoient le rétablissement de l’entièreté de leurs activités. Elle comporte un plan relatif aux espaces de travail, les téléphones, les postes de travail, les serveurs, les applications, les connexions au réseau et à toute autre ressource requise dans le cadre des activités.

La crise a pris le monde par surprise et les entreprises n’y font pas exception. Lorsqu’on leur demande s’ils avaient un plan de continuité en place avant la crise, 53 % des répondants ont soit répondu qu’ils n’en avaient pas ou qu’ils n’étaient pas sûrs que leur entreprise en eût un.

L’absence d’un plan de continuité d’activité peut entraîner des pertes importantes, voire la faillite potentielle de l’entreprise. Au vu de la crise imprévisible causée par le COVID-19, avoir un plan d’urgence est plus judicieux que jamais.

L’auteur Nassim Nicholas Taleb parle de la « théorie du cygne noir ». Cette théorie explique que les entreprises ne peuvent pas être préparées à l’impact extrême que peuvent avoir les événements externes rares et imprévisibles.

Disposer d’un plan qui vous permet de vous préparer à l’imprévu permet donc de gagner du temps et de l’argent, voire d’assurer l’avenir de l’entreprise. Ce genre de plan présente les avantages suivants :

  • il réduit le temps de réaction à l’événement ;
  • il réduit le temps nécessaire pour rétablir les fonctions critiques ;
  • il évite de prendre des décisions erronées lors des premières phases ;
  • il permet de fluidifier la communication avec les employés et les personnes clés pendant la crise.
Les logiciels de plan de continuité d’activité dotés de fonctionnalités telles que la sauvegarde continue, le chiffrement et le stockage des données peuvent aider votre entreprise à se préparer à une crise imprévue ou à une cyberattaque.

61 % des entreprises à travers le monde estiment qu’elles ne tiendront pas plus de 6 mois

Le manque de préparation a poussé de nombreuses entreprises à prendre des décisions précipitées sans réfléchir au long terme.

Réciproquement, plus de 61 % des entreprises mondiales interrogées ne pensent pas qu’elles tiendront plus de 6 mois avec les mesures actuelles. Dans les pays européens (France, Allemagne, Italie, Pays-Bas, Espagne et Royaume-Uni) interrogés dans le cadre de cette enquête, ainsi qu’en Australie, le pourcentage des entreprises qui pensent ne pas tenir plus de 6 mois avec les mesures actuelles s’élève à 62 %.

L’UE et les gouvernements locaux mettent en place une aide financière pour compenser les pertes générées par la pandémie. Toutefois, certaines entreprises ont subi des pertes trop importantes et finiront par fermer leurs portes.

La transformation numérique n’est toujours pas une priorité pour les PME

Garner définit la transformation digitale comme suit :

Tout ce qui concerne la modernisation informatique (par exemple le passage au Cloud), l’optimisation digitale ou encore l’invention de nouveaux modèles économiques digitaux.

Bien que les entreprises adaptent leur offre face au COVID-19, les résultats de l’enquête ont démontré que la transformation digitale n’est pas une priorité pour les PME sur le court terme.

Lorsqu’on les interroge sur le degré d’importance de différents aspects tels que la productivité des employés, l’image de marque ou la conservation des clients sur le court terme, les répondants d’Australie, du Brésil, de France et d’Espagne classent la transformation digitale comme dernière priorité.

L’assistance financière arrive en dernière priorité pour l’Allemagne, l’Italie et le Royaume-Uni, tandis que pour les Pays-Bas, il s’agit de l’amélioration de l’image de marque.

L’étude a révélé que le maintien de la productivité des employés et la conservation des clients sont les deux priorités principales de la plupart des pays. Pour le Brésil et le Royaume-Uni, la priorité principale est le respect de la distanciation sociale et des mesures locales relatives au confinement, suivi par le maintien de la productivité des employés.

Depuis le début de la crise, les mesures en faveur de la santé et de la sécurité ont été la principale préoccupation pour 64 % des répondants.

Les entreprises se sont également penchées sur la mise en œuvre de politiques de télétravail (58 %). Une fois ces politiques en place, la prochaine étape consistait à installer le logiciel dans les plus brefs délais afin d’éviter un maximum de perturbations et de contribuer à la rétention et à l’engagement des employés.

48 % des répondants ont investi dans un logiciel depuis le début de la crise

Près de la moitié des entreprises interrogées ont investi dans un nouveau logiciel depuis le début de la crise. Le Brésil (55 %), l’Espagne (55 %) et l’Italie (52 %) ont été les trois pays enregistrant le plus grand nombre de PME ayant investi dans un logiciel à cause du COVID-19.

Un fait qui n’a pas de quoi surprendre, puisque 35 % des entreprises ont dû envisager d’installer un nouveau logiciel collaboratif et 70 % des entreprises ont pu adapter partiellement ou totalement leur offre afin de pouvoir les proposer de manière virtuelle.

En ce qui concerne le type de logiciel installé, les logiciels de bureau à distance, les logiciels de visioconférence et les logiciels de chat ont été les plus achetés ou envisagés face au COVID-19.

L’achat de logiciel au-delà du COVID-19 : l’importance du bon choix

L’absence de plan de continuité d’activité a poussé la plupart des PME interrogées à investir dans un logiciel afin d’assurer la productivité de leurs employés.

Les décisionnaires ont besoin d’aide pour choisir le logiciel approprié. L’étude a révélé qu’un tiers des décisionnaires des PME se situent à la phase d’intérêt : ils connaissent le type de logiciel dont ils ont besoin, mais ils doivent chercher des produits qui répondent aux besoins de leur entreprise.

Ainsi, près de la moitié des responsables ont basé leurs décisions sur le prix (49 %), la facilité d’utilisation (46 %) et les avis (37 %).

Nous avons remarqué des différences majeures d’un pays à l’autre en ce qui concerne les avis en ligne. Par exemple, les pays européens interrogés dans cette étude (39 %) et le Brésil (45 %) considéraient comme utiles les avis en ligne lorsqu’ils voulaient décider quel logiciel acheter. En Australie, en revanche, seulement 18 % des entreprises ont jugé utiles ces avis d’utilisateurs. La facilité d’utilisation (22 %) a été le premier facteur pris en compte dans leur recherche de logiciel.

L’analyse des avis doit faire partie intégrante de tout processus d’achat de logiciel. Les avis externes donnent en effet des informations sur ce que pensent les utilisateurs du logiciel.

Intégrez le logiciel à votre stratégie pour l’avenir de votre entreprise

Comme nous l’avons évoqué, la crise du COVID-19 a bouleversé les entreprises et en a poussé certaines à prendre de toute urgence des décisions relatives aux logiciels comme solution sur le court terme. Alors que les restrictions sont assouplies et que les travailleurs font leur retour au bureau, les entreprises doivent réfléchir à une stratégie pérenne.

Gartner envisage la réponse à la crise du COVID-19 en trois grandes étapes :

  • Réagir: les actions ont pour objectif principal de maintenir les activités sur le court terme afin de répondre rapidement à une crise.
  • Rétablir: un “effort plus coordonné pour stabiliser les opérations”. Il peut comprendre l’élaboration de plans spécifiques pour permettre à l’entreprise de revenir au niveau auquel elle était avant la crise et d’étudier les ressources disponibles pour y parvenir.
  • Renouveler: Gartner souligne l’importance de tirer des conclusions de cette expérience et de renforcer la résilience pour l’avenir.

Nous avons vu que la crise a entraîné une perte d’argent, voire une faillite pour de nombreuses entreprises. C’est en tirant les leçons de cette expérience que les entreprises pourront évaluer les erreurs qu’elles ont commises pendant la crise tout en créant un plan d’urgence robuste qui leur sera utile si un tel événement devait se reproduire.

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Méthodologie de l’enquête

Pour recueillir les données de ce rapport, nous avons réalisé une enquête en ligne en mai 2020 auprès de 2 904 employés et responsables de petites et moyennes entreprises (PME) d’Australie, du Brésil, de France, d’Allemagne, d’Italie, des Pays-Bas, d’Espagne et du Royaume-Uni.

Digitalisierung weltweit: COVID-19 zwingt Entscheidungsträger zur schnellen digitalen Transformation

Studie zur Digitalisierung weltweit

Die COVID-19-Pandemie hat weltweit enorme wirtschaftliche Auswirkungen, vor allem für kleine und mittlere Unternehmen. Von kurzfristigen Veränderungen, die Angestellten die Arbeit von zuhause aus ermöglichen, bis hin zu erhöhten Sicherheitsmaßnahmen wie VPN: Überall müssen Unternehmen schnelle und effektive Wege finden, um trotz der Krise ihr Geschäft am Laufen zu halten. Die Digitalisierung weltweit wird angekurbelt.

Digitalisierung weltweit: COVID-19 zwingt Entscheidungsträger zur schnellen digitalen Transformation

Bei alledem bleibt die Frage: Werden Unternehmen diesem Weg der Transformation weiter folgen oder bleibt am Ende alles wie zuvor?

Wir wollten mehr darüber erfahren, wie sich die Pandemie auf KMU, ihre Software-Kaufentscheidungen und ihre Zukunftspläne auswirkt. Dazu haben wir eine Umfrage unter 2.904 Personen durchgeführt, darunter Angestellte und Manager in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) in Australien, Brasilien, Frankreich, Deutschland, Italien, den Niederlanden, Spanien und dem Vereinigten Königreich.

Für diesen Artikel haben wir die Antworten von 2.141 Teilnehmenden ausgewertet, die in ihrem Unternehmen eine Position im Management, leitenden Management oder als Inhaber innehaben. (Genauere Informationen zur Vorgehensweise stehen am Ende des Artikels.)

53 % der Unternehmen hatten keinen Business-Continuity-Plan

Das Business-Continuity-Management oder betriebliche Kontinuitätsmanagement ist gemäß der Definition von Gartner:

„Das Entwickeln eines Plans für die Wiederherstellung der gesamten Geschäftsprozesse eines Unternehmens. Dies umfasst einen Plan für Arbeitsplätze, Telefone, Computer, Server, Anwendungen, Netzwerkverbindungen und sämtliche anderen Ressourcen, die im Geschäftsprozess benötigt werden.“

 

Die Coronakrise hat die Welt kalt erwischt und auch die meisten Unternehmen waren auf eine solche Situation nicht vorbereitet. Auf die Frage, ob ihr Unternehmen vor der Krise über einen Kontinuitätsplan verfügte, antworteten 53 % der Befragten mit Nein oder waren sich nicht sicher.

Business Continuity Plan in Unternehmen weltweit

Unternehmen, die keinen Business-Continuity-Plan haben, riskieren allerdings enorme Verluste oder sogar die Schließung des Unternehmens. Die COVID-19-Pandemie macht deutlich, wie unvorhersehbar eine Krise sein kann, und ein Notfallplan ist in dieser Zeit sinnvoller und wichtiger als je zuvor.

Der Publizist Nassim Nicholas Taleb hat den Begriff der „Black Swan-Theorie“ geprägt: Diese Theorie erläutert, welche extremen Auswirkungen unwahrscheinliche und unvorhersehbare externe Ereignisse haben können, auf die sich Unternehmen nur schwer vorbereiten können.

Ein Plan, mit dem du dich auf das Unplanbare vorbereitest, kann immens viel Zeit und Geld sparen – und vielleicht die Zukunft des Unternehmens retten. Die größten Vorteile eines Kontinuitätsplans sind folgende:

  • Reduzierte Reaktionszeit bei Vorfällen
  • Schnellere Wiederherstellung kritischer Funktionen
  • Weniger falsche Entscheidungen in der ersten Zeit nach dem Vorfall
  • Erfolgreiche Kommunikation mit Angestellten und Schlüsselpersonen während der Krise
Ein Business-Continuity-Plan und Business-Continuity-Software mit Funktionen für ein kontinuierliches Backup, Verschlüsselung und Datenspeicherung helfen Unternehmen, sich auf unerwartete Krisen oder Cyberangriffe vorzubereiten.

61 % der Unternehmen glauben, nicht länger als 6 Monate weitermachen zu können

Die fehlende Vorbereitung vieler Unternehmen hat dazu geführt, dass mitten in der Pandemie auf die Schnelle Entscheidungen getroffen werden mussten, statt langfristig zu denken.

Dementsprechend glauben über 61 % der befragten Unternehmen, unter den aktuellen Umständen nicht länger als 6 Monate weiter bestehen zu können. In den befragten europäischen Ländern (Frankreich, Deutschland, Italien, Niederlande, Spanien und UK) sowie in Australien liegt dieser Prozentsatz bei 62 %.

Die EU sowie Bund und Länder bieten finanzielle Hilfen und Kredite an, um die durch die Pandemie verursachten Verluste abzufangen, doch für manche Unternehmen werden diese Verluste dennoch zu hoch sein und sie werden das Geschäft aufgeben müssen.

Überleben von Unternehmen in der Krise

Die Digitalisierung hat für KMU noch immer keine Priorität

Gartner definiert die digitale Transformation folgendermaßen:

Alles von der IT-Modernisierung (z. B. dem Übergang zum Cloud Computing) über die digitale Optimierung bis hin zur Entwicklung neuer digitaler Geschäftsmodelle.“

 

Auch wenn Unternehmen ihr Angebot als Reaktion auf COVID-19 angepasst haben, zeigen unsere Umfrageergebnisse, dass die Umstellung auf digitale Lösungen kurzfristig für KMU noch keine hohe Priorität hat.

Wir fragten nach der Priorität verschiedener Aspekte wie Mitarbeiterproduktivität, Markenimage oder kurzfristige Kundenbindung und die Befragten in Australien, Brasilien, Frankreich und Spanien stuften den Übergang zu digitalen Geschäftsprozessen als niedrigste Priorität ein.

In Deutschland, Italien und dem Vereinigten Königreich wurde das Sichern finanzieller Unterstützung als niedrigste Priorität eingestuft, in den Niederlanden das Verbessern des Markenimages.

Die Studie zeigt, dass in den meisten Ländern das Aufrechterhalten von Mitarbeiterproduktivität und Kundenbindung die höchste Priorität haben. In Brasilien und dem Vereinigten Königreich liegt die Hauptpriorität darin, das Social Distancing und lokale Hygiene- und Quarantäneregeln einzuhalten, gefolgt vom Aufrechterhalten der Mitarbeiterproduktivität.

Der Hauptfokus seit Beginn der Krise liegt bei 64 % der befragten Unternehmen auf Maßnahmen im Bereich Gesundheit und Sicherheit.

Auch das Umsetzen von Richtlinien für die Remote-Arbeit spielt eine zentrale Rolle (58 %). Sobald Unternehmen die entsprechenden Richtlinien eingeführt hatten, galt es, schnellstmöglich die benötigte Software zu implementieren, damit es möglichst geringe Unterbrechungen der Geschäftsabläufe gab und die Angestellten motiviert blieben.

Digitalisierung weltweit ist die Hauptsorgen von Unternehmern

Aufrechterhaltung der Mitarbeiterproduktivität ist die Hauptsorgen von Unternehmern weltweit

48 % der Befragten haben seit Beginn der Krise in Software investiert

Fast die Hälfte der befragten Unternehmen haben seit Beginn der Krise in neue Software investiert. Brasilien (55 %), Spanien (55 %) und Italien (52 %) sind die drei Länder, in denen die größte Zahl der KMU aufgrund der Pandemie in neue Software investieren mussten.

Dies ist wenig überraschend: 35 % der Unternehmen benötigten neue Software für die Teamarbeit und 70 % konnten ihr Angebot ganz oder teilweise verändern und virtuell anbieten.

Digitalisierung weltweit: In der Krise neu erworbene Software

Remotedesktop-Software, Videokonferenzsoftware und Livechat-Software waren die drei am häufigsten aufgrund der Pandemie erworbenen oder recherchierten Softwaretypen.

Die Digitalisierung weltweit geht weiter: Die richtige Wahl bei Softwarekäufen nach COVID-19 treffen

Angesichts fehlender Geschäftskontinuitätspläne investierten die meisten befragten KMU in Software, die die Produktivität der Angestellten sicherstellen sollte.

Die Personen, die Software-Kaufentscheidungen treffen, können bei der Auswahl Hilfe gebrauchen. Unseren Umfrageergebnissen zufolge sind ein Drittel der Entscheidungsträger in KMU in der Bewusstseins- und Überlegungsphase: Sie wissen, welche Art von Software sie brauchen, aber müssen noch Produkte recherchieren, die ihren Geschäftsanforderungen entsprechen.

Wir fanden heraus, dass fast die Hälfte der Manager ihre Entscheidungen auf dem Preis (49 %), der Benutzerfreundlichkeit (46 %) und Nutzerbewertungen (37 %) basiert.

Was die Nutzerbewertungen betrifft, haben wir deutliche Unterschiede zwischen den Ländern festgestellt. Nutzerbewertungen wurden in den befragten europäischen Ländern (39 %) und Brasilien (45 %) als hilfreich bei Software-Kaufentscheidungen betrachtet. In Australien nannten jedoch nur 18 % der Befragten Nutzerbewertungen als hilfreich: Hier war die Benutzerfreundlichkeit (22 %) der Hauptfaktor.

Bewertungen und Erfahrungsberichte sollten in jeden Software-Kaufprozess einfließen. Rezensionen auf Seiten von Drittanbietern geben Einblicke in die Erfahrungen, die andere Unternehmen mit einer Software gemacht haben.

Software als Bestandteil der zukünftigen Unternehmensstrategie

Die COVID-19-Krise war für viele Unternehmen ein Schock und hat zu notfallmäßigen Softwareentscheidungen geführt, die helfen sollten, kurzfristig mit der Situation umzugehen. Nun werden die Beschränkungen vielerorts langsam wieder gelockert, die Arbeit wird zurück ins Büro verlagert und es wird Zeit, sich eine langfristigere Strategie zu überlegen.

Gartner teilt die Reaktion auf die Coronakrise in drei Hauptphasen ein:

  • Reaktion: Handlungen als schnelle Reaktion auf eine Krise, die hauptsächlich der kurzfristigen Aufrechterhaltung der Unternehmenstätigkeit dienen.
  • Erholung: Besser koordinierte Maßnahmen zur Stabilisierung des Betriebs. Dies kann spezifische Pläne dazu umfassen, den vor der Krise vorhandenen Geschäftsbetrieb wiederherzustellen und die hierfür vorhandenen Ressourcen zu analysieren.
  • Erneuern: Ein besonders wichtiger Schritt ist das Lernen aus den Erfahrungen und der Aufbau von Resilienz für die Zukunft.

Wir haben gesehen, dass die Krise für viele Unternehmen große finanzielle Verluste oder sogar den Ruin bedeutete. Unternehmen können aus diesen Erfahrungen lernen und die während einer Krise gemachten Fehler analysieren, um einen soliden Notfallplan zu schaffen, mit dem sie bei der nächsten Krise besser vorbereitet sind.

Willst du mehr erfahren? Dann wirf einen Blick auf unser Collaboration Software Verzeichnis, um weitere Produkte zu entdecken.

* Methodik der Umfrage zur Digitalisierung weltweit

Zur Erfassung der Daten in diesem Report haben wir im Mai 2020 eine Online-Umfrage unter 2.904 Angestellten und Managern in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) in Australien, Brasilien, Frankreich, Deutschland, Italien, den Niederlanden, Spanien und dem Vereinigten Königreich durchgeführt.

Acquista in modo consapevole: sai quanto costa veramente un gestionale per azienda?

Quanto costa un gestionale per azienda

Quanto costa veramente un gestionale per azienda? Definire il budget di un gestionale  è complicato per molti. Ma noi siamo qui per aiutarti.

Quanto costa veramente un gestionale per azienda?

In un mondo ideale acquistare un software sarebbe semplice come acquistare un prodotto qualsiasi. C’è un prezzo stabilito, lo paghi… ed è fatta, il software è tuo!

Ma se hai già iniziato a esplorare le diverse soluzioni di software per la tua azienda, saprai che in realtà non è così semplice. Non solo i fornitori di software applicano modelli di tariffazione totalmente differenti, ma nascondono anche costi aggiuntivi collegati al possesso e all’esecuzione del loro sistema.

Spesso il timore che i costi superino il budget stabilito è il principale ostacolo interno all’acquisto di un software per il business. A meno che non si conosca il vero costo della licenza del software, il rischio di andare fuori budget è dietro l’angolo.

In questo articolo passeremo in rassegna i cinque elementi principali che formano il costo totale di un software aziendale. L’obiettivo? Chiarire quali sono i costi di un software in modo da prendere le tue decisioni d’acquisto in modo consapevole e sicuro.

I cinque elementi principali che formano il costo totale di un software aziendale


  1. La licenza del software
  2. Hardware
  3. Implementazione
  4. Formazione
  5. Supporto

Componente di costo n. 1: la licenza del software

La licenza del software – ovvero il costo effettivo di possesso e utilizzo del software – ha la duplice particolarità di costituire una parte significativa del prezzo del software e un costo difficile da congelare in modo definitivo in quanto può variare notevolmente nel corso del tempo e man mano che il tuo business cresce.

I modelli di tariffazione esistenti per le licenze dei software sono principalmente due: la licenza perpetua e la licenza in abbonamento.

La licenza perpetua prevede un pagamento iniziale che garantisce la proprietà del software a tempo indeterminato (vale a dire, per sempre, dall’inglese in perpetuity). Questo modello di tariffazione è quello usato da più tempo ed è utilizzato solitamente per i software “on-premise”, ovvero scaricati e installati su un computer locale o su un server della tua azienda.

Con la sottoscrizione di un abbonamento si paga un canone mensile o annuale per l’utilizzo del software. Se si interrompe il pagamento o non si rinnova il contratto, non è più possibile usufruire del software. Questo modello di tariffazione è più recente, più diffuso e spesso usato per soluzioni basate sul cloud (questo modello di distribuzione è anche noto come “Software-as-a-Service” o “SaaS”), vale a dire ospitati sui server del fornitore del software e accessibili agli utenti attraverso una connessione a internet.

Ricorda: i fornitori di software spesso offrono la possibilità di scegliere tra un abbonamento mensile o annuale, offrendo una tariffa complessiva più economica per quest’ultimo per indurre l’acquirente a sottoscrivere un contratto più lungo. Tuttavia non è detto che il costo dell’abbonamento annuale sia effettivamente più economico del totale delle singole mensilità. Ti consigliamo sempre di fare due conti per valutare quale delle due opzioni soddisfi meglio le tue esigenze.

Esistono altri tre tipi di abbonamento sul mercato, con prezzi che variano in base a diversi fattori, quali il consumo, le dimensioni e gli utenti.

  1. La tariffazione basata sul consumo prevede un costo variabile in base all’effettivo utilizzo del software o dei servizi ad esso associati.
  2. La tariffazione basata sulle dimensioni varia in base alle dimensioni dell’azienda, ad esempio in base a fattori come il numero di dipendenti o di clienti.
  3. La tariffazione basata sull’utente varia in base al numero di persone che hanno accesso al software.
Ricorda: è importante capire la differenza tra licenza per utente autorizzato e licenza per utente simultaneo. Nel caso della licenza per utente autorizzato, ogni utente dispone dei propri dati di accesso e tutti gli utenti possono utilizzare il software contemporaneamente. Con la licenza per utente simultaneo si dispone di un numero fisso di login utilizzabili da chiunque, ma la licenza non consente un numero di login simultanei superiore al massimo previsto. Se disponi di un team di 20 persone e queste avranno bisogno di utilizzare il software contemporaneamente, dovresti optare per una tariffa utente autorizzato che includa 20 utenti. Ma se solo cinque dei 20 membri del team utilizzano il software nello stesso momento, può essere più conveniente scegliere una tariffa utente simultaneo per cinque utenti.

Nella maggior parte dei casi, difficilmente potrai scegliere tra i due modelli di tariffazione per un determinato software. È raro che i produttori di software offrano entrambe le opzioni – licenza perpetua e abbonamento – per i loro prodotti.

Ad ogni modo, nei casi in cui tu abbia possibilità di scelta, o se stai confrontando un prodotto con licenza perpetua con un prodotto in abbonamento, valuta i pro e i contro di ciascuna opzione per determinare quale si adatta meglio al tuo business.

Confronto prezzi licenza perpetua software vs abbonamento

Componente di costo n. 2: hardware

Per quanto potrebbe sembrare ovvio, è sempre importante tenere in considerazione il costo dell’hardware necessario per utilizzare il software che si acquista.

Questo vale soprattutto per le installazioni in locale, che potrebbero richiedere non solo l’acquisto di un server per ospitare il software, ma anche di nuovi dispositivi che supportino il sistema operativo giusto. In altre parole, se utilizzi dispostivi Mac ma il software che desideri funziona solo su Windows, il costo finale diventa notevole.

Essendo accessibili attraverso un browser web, le soluzioni SaaS offrono molta più flessibilità in termini di hardware e funzioneranno su computer, tablet o smartphone. Le aziende possono anche risparmiare sull’hardware consentendo ai dipendenti di usare i propri dispositivi (ma in questo caso deve essere presente una politica per la sicurezza dei dispositivi mobili  per ridurre le vulnerabilità informatiche).

Alcune categorie di software richiederanno l’acquisto di hardware aggiuntivo. I sistemi di rilevazione biometrica delle presenze, ad esempio, usano l’impronta digitale di una persona o altro identificativo unico per verificare l’identità degli utenti. Queste piattaforme richiedono dispositivi hardware specializzati per registrare i dati biometrici con la massima precisione.

Alcuni fornitori possono richiedere di utilizzare il loro software in associazione al loro hardware, mentre altri offrono un’ampia compatibilità.

Componente di costo n. 3: implementazione

I fornitori possono applicare un costo una tantum al momento dell’acquisto per installare e rendere operativo il software presso la tua azienda. Oltre all’installazione e alla configurazione di base, i costi di implementazione possono coprire anche esigenze quali:

  • Personalizzazione del software
  • Migrazione dei dati dai sistemi precedenti
  • Integrazione con i sistemi attuali

Se sei in grado di gestire l’implementazione del software autonomamente, il fornitore potrebbe non applicare questo costo.

Di norma i sistemi in locale hanno un costo di implementazione maggiore rispetto a quelli basati sul cloud. Lo stesso vale per i sistemi più complessi rispetto alle applicazioni di base.

In alcuni casi l’implementazione potrebbe costare quanto la licenza del software – se non addirittura di più! Informati presso i fornitori circa i dettagli delle loro opzioni di implementazione e i relativi costi per pianificare le spese al meglio.

Componente di costo n. 4: formazione

Sebbene il costo di una licenza software normalmente includa l’accesso a guide in linea e forum di assistenza, i fornitori potrebbero prevedere anche una tariffa supplementare e opzionale per una formazione aggiuntiva. A seconda della complessità del software scelto e della sua importanza per il tuo business, potrebbe valere la pena investire nella formazione affinché i tuoi dipendenti possano familiarizzarsi rapidamente con la piattaforma.

La formazione può essere svolta in diversi formati, ognuno con un prezzo specifico:

  • I dipendenti si recano presso il luogo di formazione del fornitore del software
  • Il formatore si reca presso l’azienda
  • Sessioni webinar virtuali
  • Corsi in e-learning autogestiti

I fornitori di software di alto profilo possono anche offrire agli utenti la possibilità di conseguire una certificazione per dimostrare le loro competenze nell’uso del software.

Indipendentemente dall’opzione di formazione che sceglierai, assicurati di pianificare le spese non solo per gli utenti iniziali, ma anche per eventuali nuovi assunti che dovranno imparare a usare il software in futuro.

Componente di costo n. 5: supporto

Incluso talvolta nel costo della licenza, il supporto continuo può anche prevedere un costo a parte che copre la manutenzione, gli aggiornamenti e persino livelli premium di servizio clienti.

Il supporto può anche includere il servizio di consulenza con un agente dedicato con il quale potrai riunirti regolarmente per valutare gli obiettivi e imparare a ottenere il massimo dal software.

In base ai servizi di supporto che offre, il fornitore potrebbe farsi carico di alcune importanti attività complesse che tu non sei in grado di gestire (es: alcuni fornitori di software per buste paga possono gestire al posto tuo le buste paga della tua azienda).

Valuta quanto ti costerebbe svolgere queste attività internamente e confrontale con la possibilità di esternalizzarle.

Consigli finali per risparmiare sull’acquisto di un software

La tariffazione dei software non è mai così semplice come appare a prima vista. I costi nascosti sono molteplici e, se non stai attento a prevederli correttamente, ti ritroverai presto ad oltrepassare il budget destinato all’acquisto del software.

Conoscere tutti gli elementi che compongono il costo effettivo del tuo gestionale per l’azienda ti aiuterà a calcolare il tuo budget e a mantenere la spesa sotto controllo.

Con questi ultimi consigli potrai ridurre la spesa ulteriormente:

●        Negozia sempre. Molti fornitori, soprattutto quelli che espongono i loro prezzi al pubblico, non si sposteranno dalle cifre fissate. Ma alcuni possono concedere degli sconti se viene loro chiesto, in particolare se acquisti qualche componente o servizio aggiuntivo che aumenta il tuo valore come cliente.

●        Distingui le funzionalità di cui hai bisogno da quelle che desideri. Non vale la pena spendere un capitale per un software del quale useresti solo la metà delle funzionalità. Focalizzati sulle tue esigenze, acquista un software che le soddisfi a un prezzo che ti puoi permettere. Avrai sempre la possibilità di scalare più avanti, quando le tue esigenze saranno più ambiziose.

●        Valuta attentamente quale livello sottoscrivere. Spesso i fornitori offrono diversi livelli di sottoscrizione, dove a prezzo più elevato corrispondono più utenti, più spazio di archiviazione, più funzionalità, ecc. Se superi il limite previsto per la tariffa sottoscritta potresti dover pagare il prezzo, più alto, del livello successivo. Quindi, se la tua tariffa prevede dai 10 ai 25 utenti, passare da 11 o 12 utenti non comporterà alcuna differenza, ma passare da 25 a 26 utenti potrebbe avere un costo significativo.

●        Cerca opzioni gratuite e open-source con attenzione. Esistono sicuramente valide opzioni di software gratuiti e open-source, ma devi prestare attenzione. Molte soluzioni “gratuite” prevedono grossi limiti per quanto riguarda l’archiviazione, il numero di utenti o le funzionalità. I software open-source richiedono l’intervento del personale informatico per l’installazione, la personalizzazione e la manutenzione, che deve essere pagato. Leggi tutte le clausole prima di impegnarti con un programma.


NOTA: L’obiettivo di questo articolo è di informare i nostri lettori circa l’acquisto di un software in Italia. Non vuole in alcun modo fornire consigli economici o promuovere una specifica linea d’azione. Per ricevere consigli per la tua situazione concreta, consulta il tuo commercialista o consulente finanziario.

Covid-19 leidt tot versnelde digitalisering van het mkb – een wereldwijd onderzoek 

digitalisering mkb bedrijven wereldwijd

COVID-19 heeft de digitale transformatie van bedrijven wereldwijd versneld. Zo heeft 48% van de ondervraagde mkb-bedrijven wereldwijd software moeten installeren om hun bedrijf draaiende te houden tijdens de crisis, blijkt uit onderzoek van Capterra. Deze versnelling kwam voor veel bedrijven echter onder druk tot uitvoer. De vraag is of bedrijven opvolging blijven geven aan de in gang gezette digitalisering en wat hun verwachtingen zijn over de toekomst van hun bedrijf.

digitalisering mkb bedrijven wereldwijd

We hebben daarom een enquête gehouden onder 2904 medewerkers en managers van kleine en middelgrote bedrijven in Australië, Brazilië, Frankrijk, Duitsland, Italië, Nederland, Spanje en het Verenigd Koninkrijk. Voor dit artikel hebben we de antwoorden van 2141 managers, senior managers, executive managers en eigenaren gebruikt. De volledige methodologie wordt onderaan het artikel beschreven. We vroegen hen o.a.:

  • Of bedrijven voorbereid waren op een eventuele crisis;
  • Welke maatregelen ze hebben genomen;
  • Of bedrijven verwachten de crisis te overleven;
  • Waar hun prioriteiten liggen voor de toekomst;
  • Hoe ver bedrijven zijn in het onderzoeken van hun technologische behoeften.

53% van de bedrijven had geen bedrijfscontinuïteitsplan

Business continuity management is volgens de definitie van Gartner: “Een plan waarin wordt beschreven hoe bedrijven het herstel van het volledige bedrijfsproces moeten aanpakken. Dit omvat een plan voor werkruimten, telefoons, werkstations, servers, applicaties, netwerkverbindingen en andere middelen die nodig zijn in het bedrijfsproces.”

De wereld, inclusief het bedrijfsleven, werd totaal verrast door de coronacrisis. Op de vraag of ze vóór de crisis een continuïteitsplan hadden, antwoordde 53% dat niet te hebben of niet te weten. In Nederland had 36% geen continuïteitsplan, 47% wel en 17% wist het niet.

bedrijfscontinuïteitsplan

Het niet hebben van een bedrijfscontinuïteitsplan kan tot grote verliezen leiden en zelfs tot sluiting van een bedrijf. COVID-19 is een onvoorspelbare crisis en daarom is het belangrijker dan ooit om een noodplan te hebben. 

Auteur Nassim Nicholas Taleb heeft het over ‘de theorie van de zwarte zwaan’. Deze theorie beschrijft de extreme impact van zeldzame en onvoorspelbare externe gebeurtenissen en hoe bedrijven hier niet op voorbereid kunnen zijn.

Als je over een plan beschikt waarmee je je kunt voorbereiden op het ongeplande, kan dat je veel tijd en geld besparen en uiteindelijk zelfs de toekomst van je bedrijf redden. 

De voordelen van een bedrijfscontinuïteitsplan

  • Je kunt sneller op de gebeurtenis reageren
  • Je hebt minder tijd nodig om de kritieke functies te herstellen
  • Je kunt voorkomen dat er in de beginstadia verkeerde beslissingen worden genomen
  • Je beschikt over een goed werkende communicatiestroom met medewerkers en essentiële mensen tijdens de crisis
Software voor bedrijfscontinuïteit zoals doorlopende back-up, versleuteling en dataopslag kan helpen om je bedrijf voor te bereiden op een onverwachte crisis of een cyberaanval.

Bedrijven gingen massaal digitaal ondernemen

Om in de huidige situatie toch aan het werk te blijven, heeft 46% van de ondervraagde organisaties wereldwijd gezocht naar digitale oplossingen om hun producten of diensten te verkopen

Andere aanpassingen die bedrijven hebben overwogen of doorgevoerd zijn bijvoorbeeld het aanbieden van een afhaalsysteem (14%) of levering (30%).  

Om deze veranderingen mogelijk te maken moesten medewerkers andere taken op zich nemen dan normaal. 49% van de medewerkers weerldwijd heeft tijdelijk andere functies moeten vervullen binnen hun organisatie. 15% heeft zelfs permanent een andere functie gekregen. 

61% van de bedrijven denkt het niet langer dan 6 maanden vol te houden

Doordat de crisis onverwacht kwam waren weinig bedrijven voorbereid. Daarom moesten ze stante pede belangrijke beslissingen nemen, zonder rekening te kunnen houden met de lange termijn. 

Meer dan 61% van de ondervraagde bedrijven denkt het onder de huidige omstandigheden niet langer dan zes maanden vol te houden. 

De EU en lokale overheden bieden financiële steun om bedrijven te helpen de verliezen als gevolg van de pandemie te compenseren. Voor sommige bedrijven zijn die verliezen echter te groot en zij zullen de deuren moeten sluiten.

Voortsbestaan bedrijven

Franse, Spaanse en Italiaanse mkb-bedrijven blijken er het slechts voor te staan. Respectievelijk 72% en 69% geeft aan dat ze het niet langer dan 6 maanden vol kunnen houden zonder overheidssteun, respectievelijk 35% en 30% zelfs niet meer dan 3 maanden.

Verwachting overleven bedrijven

In Nederland, het Verenigd Koninkrijk en Brazilië ligt het gemiddelde percentage bedrijven dat verwacht het in de huidige economische situatie langer dan 6 maanden uit te houden of zelfs langer dan een jaar een stuk hoger dan in landen als Frankrijk, Italië en Spanje.

Op de korte termijn zijn kleine bedrijven het kwetsbaarst. Uit de cijfers van Nederland blijkt hoe kleiner het bedrijf hoe groter het risico op faillissement. 

Waar liggen de prioriteiten voor de toekomst nu?

De overstap naar digitaal heeft nu niet de hoogste prioriteit in het mkb.

Gartner definieert digitale transformatie als volgt: “Alles van IT-modernisering (bijvoorbeeld de overstap naar cloud computing) tot digitale optimalisatie tot het uitvinden van nieuwe digitale businessmodellen.”

Het onderzoek liet zien dat bedrijven hun aanbod wel aanpassen als reactie op COVID-19, maar uit de resultaten van het onderzoek blijkt dat een verdere verschuiving naar digitaal niet de hoogste prioriteit heeft op de korte termijn. 

Wanneer wordt gevraagd naar het belang dat wordt gehecht aan diverse aspecten, zoals de productiviteit van medewerkers, brand image of het vasthouden van klanten op de korte termijn, heeft de overstap naar digitale activiteiten bij respondenten in Australië, Brazilië, Frankrijk en Spanje de laagste prioriteit. 

digitalisering tijdens Covid-19

Voor de meeste landen, waaronder ook ons land, heeft het behoud van de productiviteit van medewerkers en het behouden van klanten nu de hoogste prioriteit. 

Prioriteiten mkb medewerkers behouden

Een andere hoofdzaak is het opvolgen van de richtlijnen voor social distancing en de anderhalvemetersamenleving. In landen als Brazilië (92%) en het Verenigd Koninkrijk (88%) heeft dit de hoogste prioriteit op dit moment. Ook in ons land wordt hier nu veel aandacht aan besteed. 72% vindt dit belangrijk tot heel belangrijk. Het belangrijkste voor de ondervraagde bedrijven in ons land nu is het behouden van de productiviteit van medewerkers, het vasthouden van klanten en medewerkers behouden.

Maatregelen op het gebied van gezondheid en veiligheid zijn al sinds het begin van de crisis een hoofdzaak voor 64% van de respondenten.

Een andere hoofdzaak was het implementeren van beleid om mensen thuis te laten werken (58%). Toen bedrijven dat beleid eenmaal hadden geregeld, moesten ze daarna zo snel mogelijk de software implementeren om de grootste verstoring te voorkomen en om hun medewerkers zoveel mogelijk vast te houden en te motiveren.

48% van de bedrijven was niet van plan om in software te investeren en heeft dat sinds het begin van de crisis wel gedaan

Bijna de helft van de onderzochte bedrijven heeft sinds het begin van de crisis in software geïnvesteerd. Brazilië (55%), Spanje (55%) en Italië (52%) waren de drie landen met de meeste mkb-bedrijven die door de coronacrisis in software moesten investeren. Nederland ligt met 46% rond het gemiddelde. Duitsland (38%) en Frankrijk (39%) hebben minder geïnvesteerd. 

Slechts 34% van de bedrijfsleiders gaf aan dat ze alle benodigde software al in huis hadden. Vooral Duitsland, met bijna de helft van de bedrijven (49%) die aangeeft dat ze geen nieuwe software hebben moeten aankopen, lijkt het meest digitaal voorbereid te zijn geweest.  

Het soort software dat is aangeschaft varieert. 35% van de bedrijven had nieuwe software nodig voor teamwork en 20% voor interne processen. Remote desktop software, videoconferentie– en live chat software waren de drie typen software die het meest werden aangeschaft of overwogen in reactie op COVID-19.

Softare aankopen tijdens Covid-19

In de top drie van Nederland staat remote desktop software ook op één en live chat software op twee. Op de derde plaats staat project management software. Wat opvalt is dat Australië (19%) en Nederland (28%) minder videoconferentiesoftware hebben moeten aanschaffen dan landen als  Brazilië (48%) en Duitsland (48%).  Waarschijnlijk hadden meer bedrijven programma’s voor werken op afstand al in huis omdat er voor de crisis al regelmatig thuis werd gewerkt. 

Technolgische innovatie na COVID-19: de juiste technologische keuze maken

Door het gebrek aan een bedrijfscontinuïteitsplan zagen de meeste kleine en middelgrote bedrijven in de enquête zich gedwongen om zonder voorafgaand plan in software en nieuwe digitale processen en bedrijfsmodellen te investeren. Daarbij werd er vooral gekeken naar prijs (49%), gebruiksgemak (46%) en of er een gratis proefversie (40%) beschikbaar was. 

Er werd echter ook heel veel gekeken naar reviews (37%) en de ervaringen van zakelijke gebruikers op social media (20%). Besluitvormers zoeken hulp bij het kiezen van de juiste software. Uit het onderzoek komt ook naar voren dat een derde van de beslissers in het mkb zich nog in de interessefase bevindt: ze weten welke technologie ze nodig hebben, maar moeten nog onderzoeken welke producten aansluiten bij hun specifieke zakelijke behoeften. 

hoe ver is mkb in aankoopproces voor technologie

Als we kijken naar het verschil in het belang dat aan reviews wordt gehecht, waren er significante verschillen tussen de landen. Van de Europese landen in dit onderzoek en Brazilië vindt respectievelijk 39% en 45% reviews nuttig bij het nemen van beslissingen over een software-aankoop. In Australië vindt echter slechts 18% reviews nuttig bij het zoeken naar software en is gebruiksgemak de beslissende factor (22%). In ons land vindt 38% van de ondervraagde organisaties reviews een nuttig hulpmiddel bij het selecteren van software.

Eigenlijk zou iedereen die software wil kopen, reviews moeten bekijken. Reviews van derden geven inzicht in de software-ervaring van gebruikers en wijzen je op details die juist zo belangrijk kunnen zijn. 

Neem software op in je bedrijfsstrategie voor de toekomst

Zoals gezegd heeft de coronacrisis grote gevolgen gehad voor bedrijven. Sommige hebben snel softwarebeslissingen moeten nemen om problemen op de korte termijn op te lossen. Nu de maatregelen worden versoepeld en medewerkers weer langzaam naar kantoor komen, moeten bedrijven gaan nadenken over een strategie voor de langere termijn.

Volgens Gartner moet de reactie op de COVID-19-crisis uit drie hoofdstappen bestaan: 

  • Reageren: Maatregelen zijn er in de eerst plaats op gericht het bedrijf op de korte termijn draaiende te houden als een snelle reactie op een crisis.
  • Herstellen: Een meer gecoördineerde aanpak om de activiteiten te stabiliseren. Denk hierbij aan het maken van specifieke plannen om het bedrijf weer op hetzelfde peil te krijgen als vóór de crisis en het bekijken van de beschikbare middelen om dit te realiseren.
  • Hernieuwen: Leren van de ervaring en werken aan veerkracht voor de toekomst is volgens Gartner van levensbelang.

Veel bedrijven hebben door de crisis geld verloren of zelfs hun deuren moeten sluiten. Bedrijven die leren van het verleden, kunnen inventariseren welke fouten er tijdens een crisis zijn gemaakt en op basis daarvan een gedegen noodplan opstellen voor het geval er zich een nieuwe crisis aandient. 

Ben je op zoek naar samenwerkingssoftware, bekijk dan onze online softwaregids.

*Onderzoeksmethodologie

Om de data voor dit rapport te verzamelen hebben we in de laatste week van mei 2020 een enquête gehouden onder 2904 respondenten bestaande uit medewerkers en managers van kleine en middelgrote bedrijven tot 250 medewerkers uit verschillende branches in Australië, Brazilië, Frankrijk, Duitsland, Italië, Nederland, Spanje en het Verenigd Koninkrijk.

 

Staff morale boosters to turn your team into an A-Team

staff morale boosters during remote working

Before COVID-19 threw the earth off its axis, remote working was a luxury only 7% of workers could enjoy. 

staff morale boosters during remote working

Most were white-collar workers with finance and IT backgrounds. Today, it’s estimated that 77% of UK workers are working from home due to the pandemic, and the trend is showing no signs of slowing down. Location independence was a growing trend long before the COVID-19 crisis.

It decreases business overheads, improves productivity, and boosts employee morale. Study after study hails the benefits, but some employers have resisted remote workspaces for one simple reason: mistrust. 

The pandemic has forced late adopters to find out how trustworthy their employees are in practice: one workday at a time. And they’ve discovered that remote workers are:

Finding new working strategies to improve productivity and morale. 
Putting more discretionary effort into their work hours.             
Exhibiting 13% more certainty about staying with their current employers.

That doesn’t make location independence a silver bullet, unfortunately. Studies show that remote productivity levels only climb if employee morale is high, and drive is no guarantee. 

Businesses that want to move into the new year with smaller officers and a larger work-from-home base will need to find new ways to incite enthusiasm, positive employee morale, increasing employee engagement and discipline. 

That can seem well-nigh impossible without morning chats and weekend team-building exercises, but all it takes is a little lateral thinking.

Overcoming the challenges of self-motivation 

Remote working takes a little getting used to. Solitude, family distractions, and lack of discipline can all carve chips out of a perfect eight-hour day. Add COVID-19 panic and unsettled employees, and you have a potential white-collar disaster and low employee morale. 

40% of the UK workforce say that the pandemic has affected their work, and 20% are having difficulties overcoming the challenges of location independence. 

The change is affecting management, too, with C-suite executives and other leaders finding themselves with two to six hours of extra time in their days. The hours they once spent on commuting and managing the office are now empty. 

However, not all of the effects are negative. Meetings have become more streamlined, and for some, creative workers are delivering more inspired work than they ever did before. The IT industry has famously led the pack in terms of revolutionising office trends, and they’re doing the same today. 

For example, MyZone is relying on virtual team building to keep smiles on their employees’ faces and help them to overcome the emotional challenges of a post-COVID life. 

They’ve created a murder mystery team building activity and mandated similar exercises through their own shared screen software. 

It turns out that the best employee morale booster isn’t necessarily the most revolutionary one. Sometimes, an old fashioned quiz game works perfectly well. 

Team communication software lets you host a shared playlist, photograph contest, or self-care hour. 

You might also want to try:

  • A virtual coffee team meeting each morning before work to create structure and add oomph to the workday.
  • A lunch hour yoga session: Get your workers moving while checking in for lunch.
  • Virtual quizzes and weekend drinks: You can still meet for festive after-work activities virtually.
  • Old-fashioned board games are perfect for staff who feel unsupported.
  • Lateral thinking questions are the perfect way to coax your team into thinking more creatively.
  • Video calls will make weekly work meetings or weekend movie nights far more sociable.

The importance of effective communication

Team building exercises are pointless if virtual office communication isn’t flowing. Adjusting to home office connections takes a little work, and managers need to be more intentional than ever before. Staff need as much guidance as before, so leaders must find new ways to keep channels open. 

That entails mentorship as much as it does leadership. Personal interest is one of the most effective staff morale boosters available today, and the current crisis makes it more critical than ever before.

Office leaders must be available to lead their teams through the crisis on an emotional level. Openness, honesty, and transparency can orient employees and provide much-needed strength. This is not the time to gloss over the truth. A lack of honesty breeds fear. 

Distrust goes both ways, and leaders must earn their staff’s confidence. This is the perfect time to teach employees about self-care. Speak openly about the work your employees are worried about and lead by example.

 Avoiding digital saturation

With technology dominating remote work life, digital saturation follows closely behind. Workers can only fit so much technology into their work days. Content consumption has its limits, and technology fatigue can bring its own challenges. 

Gartner found that 41% of remote workers don’t feel connected to their colleagues, and 26% felt more isolated.The remote work industry already has a range of collaboration software that allows staff to easily share documents along a work timeline. 

There are several other staff morale boosters to discover through screen sharing: Apps like Slack will break projects up into smaller parts and help staff to work together on the same documents. 

Find the right tool to help you

With the right software, your teams can work on concepts and ideas together. Remote desktop software also lets staff collaborate on big projects that are easily overseen by management. The world is in disarray, relying on digital tools at a time when human needs are at their highest. The best way to overcome is still flesh-and-blood kindness and mentorship. 

Digital tools should thus be used to channel, and not replace, professional relationships. Human relations still make the world go around, even in a white-collar world.

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