Online meeting software is New Zealand’s most essential tool for remote work productivity

remote work productivity in Australia

remote work productivity in New Zealand

Organisations worldwide are exploring ways to keep employees safe from COVID-19, many encouraging home working until widespread vaccination means people can return to physical workplaces. But in New Zealand, workers are increasingly open to remote work, enabled by communication and collaboration software.

New hybrid working models see workers split their time between the office, home, and other remote locations. Providing employees with greater flexibility in how and where they get work done, research suggests this sets them up for higher productivity. 44% of Kiwis believe they perform better when they have the freedom to shift between in-office and remote working, and 25% when they work remotely.

The role of digital tools in the remote work model

Technology has played a key role in facilitating employee’s ability to work from home during the COVID-19 response and will continue to do so as businesses shift to hybrid work models. The New Zealand government has invested in training initiatives, including for small businesses and senior citizens, to ensure every Kiwi is tech-savvy enough to get involved.

To learn more about this transformation, GetApp surveyed 424 New Zealand employees about their remote working experiences since the pandemic began. The research findings reveal the key role played by digital tools in enabling greater productivity, as well as new insight into how organisations can better support an increasingly hybrid workforce (the full research methodology can be found at the bottom of this article).

Online meeting software is the top tool for employee productivity

The survey revealed that more than a quarter (28%) of employees consider online meeting software,  one of the three most important productivity tools they use at work. Collaboration software and document sharing tools both ranked second with 24% each— significantly higher than other tools.

Top 3 remote work tools

Most employees use personally-provided productivity tools

While kiwis see the benefits of digital solutions, the survey suggests that some employers are failing to provide them with the technology and support they need.

One in three (33%) can get their work done relying solely on company-provided tools. The majority (59%) are using one or more personally-provided technologies to get work done on an occasional or regular basis. Of this group, many use messaging apps to communicate with colleagues, often from their personal phones or tablets.

Businesses need to make sure they are aware of the tools that employees are using, and take proactive steps to manage them. These steps include encouraging employees to use strong passwords and ensuring that all work-issued technology used by employees to connect remotely is running of the latest versions updated with all security patches. Employees using their own devices need to be reminded of their obligations to comply with the relevant bring-your own-device policy and remote-working policy. Employers are also bound by their responsibility to ensure that their employees are complying with the Privacy Act 1993 which lays out the Information Privacy Principles (‘IPPs’)that requires an agency storing personal information to ensure that it is protected by all necessary security safeguards.

use of personal tool working remotely

Connectivity and tech support standing in the way of employee productivity

Productivity tools have been central to enabling remote work for businesses, but there have been challenges too. In addition to allowing the use of personal technology, some organisations are failing to provide sufficient support. 26% say they have had a lack of training, while a quarter has experienced slow responses from the IT department.

6 tech challenges working from home

The main challenge faced by most of our sample (45%) concerned the issue of poor internet connectivity and speeds. However, the New Zealand government has been taking steps to improve coverage, particularly in rural areas.

Last year, it was announced that an additional NZ$15 million would be invested into upgrading rural network capacity to help the economy of remote communities recover from the effects of COVID-19. In addition, the ongoing roll-out of 5G should remedy some challenges faced by employees suffering from poor internet connections.

Kiwis confident sufficient cybersecurity in place to support working remotely

With the uptick in technology adoption and digital transformation comes the risk posed by hackers trying to take advantage of this unique situation. Due to the pandemic, businesses of all sizes are more reliant on digital infrastructure than ever before. And many of the technologies they now rely on will have been deployed in an accelerated timeframe, and by staff without the skillsets required to ensure security. These factors, as well as increased use of employee-provided tools, could expose some organisations to risk.

The survey shows a high level of confidence among Kiwis that their employers have sufficient cybersecurity measures in place to protect digital assets. 11 % said that their company could implement additional measures or that their company is at significant risk of a cyber threat.  However, 37% believe while sufficient measures are in place, there is still more their company could do to improve cybersecurity.

cybersecurit working remote could be improved

The research indicates a positive sentiment among kiwi employees that their employers who are adopting technology as a tool to maximise productivity and transition to new ways of working. Moving forward, companies should focus on providing tools and training on how to use them to adjust to an increasingly hybrid workforce.

Looking for software? Check out our catalogue.

Productivity and remote workplace study: GetApp NZ Survey methodology 

Data for this study was collected in November 2020 from an online survey of 424 respondents that live in New Zealand. 

To participate in the survey, respondents had to be: 

  • Employed full-time or part-time, or self-employed
  • Working for a company with at least two people
  • Working remotely sometimes or all the time since COVID-19

Thuiswerken goed voor productiviteit – Maar 71% thuiswerkers ervaart druk om productiviteit te bewijzen  

thuiswerken goed voor productiviteit

Nu er al bijna een jaar grotendeels vanuit huis wordt gewerkt en de eerste maanden van gewenning voorbij zijn, is het veilig om te zeggen dat er thuis net zo productief gewerkt wordt als op kantoor. 80% van de thuiswerkers die meededen aan dit onderzoek over thuiswerken en productiviteit bevestigen het. Toch voelt bijna driekwart van de thuiswerkers druk om (aan zichzelf) te bewijzen dat ze thuis net zo productief zijn. Die druk leggen werknemers zichzelf veelal op. 

In dit onderzoek onder 738 fulltime en parttime thuiswerkers bekijken we wat de implicaties zijn van de veranderende werkomgeving op werknemers en naar welke zaken de aandacht van leidinggevenden nog uit moet gaan om de productiviteit hoog te houden zonder de werkdruk te verhogen. De volledige methodologie staat onderaan het artikel.

thuiswerken goed voor productiviteit

Uitgelicht:

  • Respondenten tussen de 56 en 65 jaar zijn het meest productief thuis.
  • 71% werknemers ervaart druk om productiviteit thuis te bewijzen.
  • 59% werknemers ervaart druk om meer uren te werken sinds ze thuis werken. 
  • Bijna een derde thuiswerkers wil meer autonomie van manager

Thuiswerken heeft geen nadelig effect op productiviteit

Het is nog steeds goed gesteld met de productiviteit van thuiswerkers. Bijna driekwart (72%) van de ondervraagde werknemers geeft aan dat ze thuis heel of tamelijk productief zijn. Bijna niemand (7%) is thuis minder productief.

thuiswerken productiviteit

85% is ook zeer tot tamelijk tevreden over de kwaliteit van hun werk nu ze vanuit huis werken. 

Boomers meest productief thuis

Er zijn wel kleine verschillen op te merken in productiviteit afhankelijk van de leeftijd. Zo zijn respondenten tussen de 56 en 65 jaar, het meest productief thuis. 44% van deze groep zegt heel productief te zijn sinds ze thuis werken, tegenover 29% gemiddeld. De groep tussen de 18 en 25 is iets minder productief dan gemiddeld, gevolgd door de werknemers tussen de 26 en 35 jaar. 

Teamproductiviteit kan beter

Ook al zit het goed met de individuele productiviteit, de teamproductiviteit kan nog iets beter. De teamcommunicatie blijkt ook voor verbetering vatbaar.  

balans werk privé

Zonder face-to-face communicatie is het een uitdaging om voor iedereen op ieder moment duidelijk te maken hoe projecten lopen, via welke kanalen en hoe er gecommuniceerd moet worden en wat er op dat moment van iedereen wordt verwacht. Voor alles moet technologie gebruikt worden. Uit eerder onderzoek in juli bleek al dat 64% van het mkb in software geïnvesteerd heeft. Zo nam het gebruik van software voor videoconferenties, live chat software en software voor online samenwerking tijdens de crisis enorm toe. 

Naast technologie, spelen de communicatieve vaardigheden van werknemers en leidinggevenden ook een rol. De capaciteit om digitaal goed te blijven communiceren is cruciaal om werken op afstand te laten slagen.

Productiviteit thuis net zo goed als niet beter dan op kantoor 

De meeste werknemers hebben hun draai inmiddels wel gevonden thuis. 80% van de ondervraagde werkers concludeert dat thuiswerken geen nadelig effect heeft op hun productiviteit. Ongeveer de helft (48%) van de werknemers zegt namelijk thuis net zo productief te zijn als op kantoor en bijna een derde (32%) krijgt thuis zelfs meer werk gedaan. 

De ondervraagde managers (203) delen deze mening. Ook 80% van de leidinggevenden concludeert dat werknemers thuis net zo productief zijn of meer dan op kantoor. Voor deze werkgevers staat er dus weinig in de weg om medewerkers ook in de toekomst hun favoriete manier van werken te laten kiezen. Uit onderzoek in de maand mei van vorig jaar bleek al dat 23% van de werknemers na de crisis volledig vanuit huis zou willen gaan werken en 41% van mening is dat hun bedrijf prima kan functioneren met medewerkers die permanent op afstand werken.

productiviteit tuis vergeleken met kantoor

Een minderheid (twee op de tien respondenten) geeft aan dat thuiswerken nadelig is voor hun productiviteit. Vooral jongeren tussen de 18 en 25 jaar (23%) en millennials, tussen de 26 en 35 jaar (22%) hebben iets meer moeite om thuis net zo productief te blijven als op kantoor. 

Voor de groep tussen de 26 en 35 jaar speelt de thuissituatie een rol. In deze leeftijdsgroep zitten veel gezinnen met inwonende jonge kinderen die werk moeten combineren met zorgtaken. Tegelijk werken en voor de kinderen zorgen of helpen met school kost meer moeite.  

Afleiding is grootste oorzaak van productiviteitsdaling bij werken van huis

De daling in productiviteit wordt volgens de respondenten die thuis minder productief zijn (20%) vooral veroorzaakt door afleiding (68%), een gebrek aan creativiteit (29%), onduidelijkheid van taken en prioriteiten (25%), technische problemen (21%) en de uitdagingen van digitale communicatie.

afleiding verlaagt produtiviteit thuiswerken

Naast afleiding door kinderen, huisgenoten of andere zaken hebben de andere oorzaken niet zozeer met de thuissituatie te maken, maar eerder met de beperkingen die veroorzaakt worden door de fysieke afstand en de digitale samenwerking. Zo antwoordt 29% dat ze minder productief zijn doordat creatieve processen minder aandacht krijgen.

Gebrek aan mogelijkheden voor creativiteit werkt productiviteit tegen

Zonder creativiteit is het moeilijk om tot oplossingen te komen voor problemen of om te innoveren. Als er geen ruimte wordt gemaakt voor creatieve sessies kunnen dagelijkse uitdagingen van het werk vertraging veroorzaken. Maar hoe organiseer je bijvoorbeeld een digitale brainstormsessie? Je kunt niet meer in een groep om de tafel gaan zitten met grote witte cardboards en post-its. Er is voorbereidend werk nodig om zo’n sessie van de grond te krijgen. Er moeten digitale tools gevonden worden, bijvoorbeeld online whiteboardtools, om de digitale samenwerking te versoepelen. Dan moet iedereen de tool nog leren gebruiken. Daar gaat tijd inzitten en wellicht ook geld, als er voor de tool betaald moet worden. Niet alle organisaties hebben hier de middelen voor. Toch blijkt uit ons onderzoek dat een gebrek aan aandacht aan creatieve processen een nadelig effect kan hebben op de productiviteit.  

Een derde factor die de productiviteit drukt heeft te maken met onduidelijkheid van taken en prioriteiten. Een kwart van de respondenten die thuis minder productief is, wijdt hun verminderde productiviteit hieraan. Bij werken vanuit huis hoort een grote mate van zelfstandigheid. Dat betekent je eigen dagelijkse takenlijst maken en weten wat de belangrijke dingen zijn waar je functie eigenlijk om draait. En dat kan best een uitdaging zijn als je wordt overstroomt door ad-hoc vragen van collega’s, slackberichten, vergaderingen en e-mails. Het is soms een hele kunst om onderscheid te maken tussen wat nú moet en wat kan wachten. 

Als organisatie kun je je medewerkers hulpmiddelen bieden om hun werk beter te organiseren. Er bestaan veel productiviteitstools die kunnen helpen bij het in goede banen leiden van het werk, zowel op individueel als teamniveau.

71% werknemers ervaart druk om productiviteit thuis te bewijzen

Ondanks dat slecht 20% van de ondervraagde werknemers thuis minder productief is, voelt 71% toch druk om te bewijzen dat ze thuis net zo productief zijn als op kantoor. 

druk bewijzen productiviteit thuiswerken

De druk komt grotendeels van de werknemer zelf (53%) maar ook gedeeltelijk van managers (21%). De oorzaken verschillen in beiden gevallen. 

53% werknemers legt zichzelf druk op

De vraag is waar de druk die werknemers zichzelf opleggen vandaan komt. Misschien willen ze het bedrijf extra steunen in deze moeilijke tijd of zijn ze onzeker over de toekomst van hun baan. Ook kan het zijn dat ze, net als werkgevers, nog moeten wennen aan het verlies van de meer directe controle op hun werk en de nieuw verworven zelfstandigheid. Omdat het werk dat verricht wordt niet altijd meer direct zichtbaar is, proberen mensen op andere manieren hun inzet en betrokkenheid te tonen (aan zichzelf of aan hun baas). Zo ontstaat de druk om zich te bewijzen en daarbij ook de druk om meer uren te werken. Meer dan de helft (59%) van de ondervraagde werknemers geeft aan druk te voelen om langer door te gaan als ze vanuit huis werken. 

medwerkers ervaren druk om overuren te werken thuis

Bovendien voelt slechts 29% van de thuiswerkers zich helemaal prettig om te stoppen met werken na het aantal uren te hebben voldaan dat per contract is vastgelegd. De meerderheid voelt zich enigszins prettig (51%) en 19% voelt zich zelfs onprettig. 

Bij het nemen van pauzes voelen werknemers zich grotendeels tamelijk prettig, dus helemaal ongedwongen voelen ze zich dus blijkbaar niet.  

nemen van pauzes op werk

Werknemers zoeken nog naar de balans tussen autonomie en verantwoordelijkheid

Uit bovenstaande resultaten blijkt dat het verantwoordelijkheidsgevoel van de gemiddelde thuiswerker erg groot is. Er wordt eerder te hard gewerkt dan te weinig en er wordt voorzichtig omgesprongen met de vrijheid en ruimte die met thuiswerken gepaard gaat. Zo doet de meerderheid (67%) van de ondervraagde werknemers slechts soms of zelden dingen die niet met werk te maken hebben tijdens hun werktijd:

eigen dingen doen tijdens werktijd

Niet alleen werkgevers, maar ook werknemers zoeken dus nog naar de balans tussen de (nieuw) verworven autonomie en verantwoordelijkheid. Het is de taak van leidinggevenden om thuiswerkers te helpen hier een evenwicht in te vinden. 

16% ondervraagde thuiswerkers heeft meer ondersteuning nodig van mangement

Dat kan in sommige gevallen betekenen dat er juist minder autonomie moet worden gegeven. 16% van de respondenten geeft aan dat zij wel wat meer ondersteuning van hun manager zouden kunnen gebruiken. Een té grote zelfstandigheid is namelijk ook niet goed. Autonomie moet wel onderhevig blijven aan bepaalde kaders, want anders slaat onzekerheid al snel toe. Het is dus belangrijk dat leidinggevenden hun verwachtingen duidelijk communiceren. Bijna een kwart (24%) van de ondervraagde werknemers is ontevreden over de communicatie met hun manager. Als taken en prioriteiten duidelijk zijn, dan hebben werknemers de zekerheid dat zij aan hun doelstellingen voldoen. Direct communiceren en feedback geven helpt.

Voor het stellen van individuele doelen en het automatiseren van het proces om prestaties van medewerkers te beoordelen kun je een performance management systeem gebruiken. Deze systemen bieden ook oplossingen voor het geven van feedback door managers of collega’s.

Bijna een derde thuiswerkers wil meer autonomie van manager

Andersom kan het ook betekenen dat managers juist meer moeten loslaten en hun werknemers meer vrij moeten laten in de regie van hun werk. 30% van de ondervraagde thuiswerkers vindt dat hun manager wel iets meer aan hen zou kunnen overlaten. 

Autonomie is meer dan alleen tussendoor je kinderen naar school kunnen brengen of een uurtje tussendoor kunnen sporten, het is ook bepalen hoe je je werk uitvoert, organiseert en plant. Het gebrek aan autonomie kan juist druk veroorzaken.  

93% werkgevers vertrouwt veel of enigszins in zelfstandigheid werknemers

Om meer autonomie te kunnen geven is vertrouwen nodig. Daarom werd aan de deelnemers met een management functie gevraagd in hoeverre zij op hun werknemers vertrouwen als het gaat om het uitvoeren van hun dagelijkse werk vanuit huis. 47% geeft aan veel vertrouwen te hebben in hun thuiswerkers, 46% heeft enigszins vertrouwen. Ook werknemers geven aan dat hun managers veel (48%) en enigszins (47%) vertrouwen in hen hebben. Dit wederzijdse vertrouwen is een goede basis voor het vinden van de juiste balans en zal op de lange duur de druk wellicht verminderen. 


Onderzoeksmethodologie

Dit onderzoek werd uitgevoerd in de maand november 2020 in de vorm van een online enquête onder 738 werknemers waaronder 203 werknemers met een management functie die geheel of gedeeltelijk vanuit huis werken. Alle respondenten zijn tussen de 18 en 65 jaar en fulltime of parttime werkzaam in Nederland in het midden- en kleinbedrijf (bedrijven met 2 tot 250 medewerkers), zelfstandigen uitgesloten. De respondenten zijn afkomstig uit verschillende sectoren.

52% of Aussie employees consider moving away from offices to embrace greater productivity through remote work

remote work productivity in Australia

The ongoing COVID-19 crisis is forcing organisations to commit to remote working to combat the spread of the virus and future-proof their business.

For most organisations, keeping employees safe and productivity levels elevated means fast-tracking the use of new digital communication and collaboration tools to support global and local teams. But as society turns its focus from initial response to recovery from the pandemic’s impact, businesses now need to consider how new hybrid working models will fit into ongoing operations.

Different remote work models

Whether it be a shift to a permanent remote work or a more flexible working model, the traditional workplace is set to drastically change for most Australians—and in ways that many feel is for the better. Currently, companies are managing this change in varied ways. Some have given employees permission to continue working remotely until the vaccines are distributed. Others have recalled staff to the workplace on different schedules and in staggered groups, while others are leaving it entirely up to individual workers to decide where to base themselves.

remote work productivity in Australia

Most businesses around the world are also now starting to think about the longer term, including alternative ways to structure work communication and hours, as well as physical presence of employees. As a result, many organisations are converging to a popular solution of implementing a hybrid working model- combining remote work with office work.

The remote work experience of Australians so far

Research conducted in July 2020 by Indeed, shows that 56% of employees are more productive when working from home and 48% feel more engaged.

Greater adoption of new cloud-based technologies is the major driver of this trend. These solutions are critical to providing the required levels of flexibility, transparency, and collaboration necessary for effective remote working. New research from GetApp shows that 30% of employees say that collaboration software is the most important digital tool they use for ensuring personal productivity.

To help businesses understand how they can better support an increasingly hybrid workforce, GetApp surveyed 416 Australian employees about their remote working experiences since the start of the pandemic. The full research methodology can be found at the bottom of the article.

Collaboration and online meeting software are most critical for businesses

While using technology to increase productivity has been high on Australian corporate agendas for some time, COVID-19 has accelerated this trend as organisations navigate lockdowns and address safety concerns. As a result, Aussie businesses are now increasingly reliant on digital tools to maximise employee output.

Key to them are solutions designed to connect staff and help them collaborate more effectively. Employees report that collaboration tools were the most valuable for ensuring productivity, followed by online meeting software and document sharing software .

top 3 digital tools remote work

Asked how often they use specific digital tools; responses reveal that nearly half of all employees use online meeting tools and document sharing tools daily and nearly 60% of respondents claimed to use email apps multiple times throughout the day.

use of collaboration tools working from home

Lack of company-provided tech tools poses major challenge for remote workforce

Given the rapid shift to remote working, it is not surprising that many workers found they lacked the equipment and tools they need to work from home. This includes physical items, like extra monitors and work phones, as well as software solutions like productivity software. To overcome this challenge, many have been sourcing their own solutions to the daily work challenges they encounter.

36% of employees confirm that they regularly use one or more personally-provided tools to be productive and collaborative at work.

Shadow IT use Australian remote workers

While this might not seem like a significant issue, businesses put themselves and their employees at risk if it’s not addressed. Using a personal mobile or laptop that is not connected to a VPN can lead to a security breach, while using unauthorised cloud apps to share information may breach data protection obligations. It’s important that employers provide staff with the tools necessary to do their job as well as guidelines on how to use them safely.

Beyond this issue, employees contend with a variety of other challenges when away from the office too. From dodgy Wi-Fi to VPN issues, there are a broad range of IT issues employers will need to address if they are to optimise their remote workforce.

technological challenges working from home

Over half would move further from the office as remote working goes mainstream

As Australians continue to adapt to this new reality, we are unlikely to see a return to the old way of working. Over half of employees (52%) say they would consider moving further away from the office now that a hybrid working model is more accepted.

Ultimately, organisations are responsible for ensuring not just that employees have the hardware and software they need to do their job, but that they are using it safely and in compliance. As a result, those organisations that invest in the tools and training needed to support hybrid working will be best positioned to retain and attract talent.

Are you looking for productivity software? Check out our catalogue.

Productivity and remote workplace study: GetApp Australia Survey methodology 

Data for this study was collected in November 2020 from an online survey of 416 respondents that live in Australia. 

To participate in the survey, respondents had to be: 

  • Employed full-time or part-time, or self-employed
  • Working for a company with at least two people
  • Working remotely sometimes or all the time since COVID-19.

South African SMEs embrace digitalisation: 47% say that digital engagement with customers has improved 

digitalisation of South African businesses

digitalisation of South African businesses

In just a matter of months, the COVID-19 pandemic struck the world at the speed of light. Most businesses weren’t prepared and were forced to adapt to extraordinary challenges in order to continue with business operations –whilst battling to stay afloat. In South Africa, many businesses have opted for mass work-from-home policies for their staffas businesses navigate through new ways of working as a direct result of the pandemic.  

Digital transformation has become the enabler, propelling businesses into the future. Technologies like collaboration and online meeting software have become a necessity through the transition to digitally enable remote workingThe acceleration saw a broader impact on commercial use of technology, transforming everything from the way businesses interact with prospects and customers, to the internal processes needed, not only to survive, but thrive as business enterprises. 

 As we enter 2021, it is vital for organisations to shift from using digital for disaster recovery, to a more considered application of technology that will drive business benefits post-pandemic.  

The digitalisation of South African SMEs

To assist businesses with ensuring their technology deployments deliver real commercial value, GetApp recently surveyed over 500 SME business leaders about their digitalisation and experiences in accelerating transformation initiatives. The results suggested a need to focus on planning for the long-term, as well as working with technology partners that can support this forward-thinking approach.  

61% of respondents cited social distancing as a driver for going online.

Despite the government’s decision to ban online shopping for all but essential purchases under Level 5 Lockdown, ecommerce has flourished with large numbers of consumers making online purchases for the first timeThis indicates that these consumers were likely to increase their online spend in the future.  

Almost half of South African businesses (46%) state that the majority of their business has been conducted virtually since the start of the pandemic:  

businesses are conducted virtually since Covid-19

South African businesses are seeing over 76increase in digital traffic, whilst 18% have seen a decrease and 10% have had no change in the digital traffic. In addition to increased digital customer and prospect engagements, businesses confirm that 38% of new traffic has originated in regions or countries where they had not previously operated in:  

new traffic from new regions

Just 11 days into 2021, South Africa was at its most devastating peak of the pandemic, and the new variant of the coronavirus seems to be forcing the state back into harder lockdowns. It is becoming more crucial for businesses to adapt to digitisation and accelerate their transformation to maintain business services through the year. 

88% of business leaders surveyed believe that software purchases have enabled their businesses ability to survive

It has taken agility and innovation to mitigate through this new world order, create new revenue channels, upskill or reskill staff at this accelerated pace. All these, which were lingering issues pre-pandemic, have now been given the spotlight during COVID-19. 

Optimising digitisation strategy depends on first understanding over-arching business goals. For most of our respondents, these goals are relatively consistent throughout 2021. Across both the first financial quarter and 2021 as a whole, a significant proportion identified retaining customers, increasing cash flow, cutting costs, finding new customers and retaining employees as their top five business goals for the year: 

short and long term business goals south african companies 2021

 88% of business leaders surveyed believe that software purchases have enabled their businesses ability to survive:  

role of software for survival businesses

The survey also looked at the success of businesses in engaging with customers in digital environments, such as social media and the business website.  

The most positive response with 47% shared that a digital engagement with customers has been very much of a success; while it has fairly been successful for 40% respondents, almost three quarters (11%) of respondents said the digital engagement with customers is a minimal success. However, customer digital engagements are not at all successful for 2% of respondents. Any shift that was unplanned always comes with challenges, and as such, businesses have experienced moderately challenging aspects in converting their businesses digitallyconverting the in-person services provided to be online (e.g., teaching classes online) had the highest respondents with 43This is followed by 41% of respondents who said shifting from in-person meetings to virtual ones is also moderately challenging.  

In order to drive support in the digital shift, the survey asked the respondents which other emerging technologies could be valuable to their businesses as well as to drive the success of their business digital transformation; and 58% believe that Internet of things (IoT) connectivity could be beneficial to their business, followed by 58% who believed in  Big data analytics to a range of 49% – 46% of respondents who believed that Artificial Intelligence (AI) and machine learning as well as Cloud-based data storage would be valuable to their business leaving  10% who  believe that  Blockchain could also be valuable to their businesses.  

The respondents also shared further operational changes they have considered or implemented because of the COVID-19 pandemic and social distancing requirements as well as the areas of their business where they plan to invest the most in digitisation in 2021.  

Looking to optimise your digital transformation strategy? Check out our catalogue 

Survey methodology 

Data for this study was collected in December 2020 from an online survey of 500 respondents that live in the South Africa. 

To participate on the survey, respondents had to be: 

  • Employed full-time in one of the following roles: 
  • Owner, founder or other head of an organisation 
  • C-Suite executive e.g. CEO, CIO 
  • President of Vice-president  
  • Director 
  • Manager 
  • Working for a company of up to 250 people 
  • Working at the organisation during the COVID-19 pandemic

83% of employees are using personal tools for work — are companies making the most out of digital tools?

hybrid working environments

While Singapore has moved into Phase 3 of re-opening since 28 Dec 2020, workers are still awaiting updates on restrictions and guidelines to return to the office. But in the meantime, like many others worldwide, employers in Singapore will continue to embrace work from home (WFH) and hybrid work arrangements together with the appropriate digital tools.

Singapore employers embracing digital tools

As we enter the new year, it is becoming increasingly clear that the hybrid working model is here to stay. To ensure business continuity, it is vital for employers to reassess the way they support remote workers, from managing their well-being to the adoption of new digital communication and collaboration tools, to optimise long-term productivity.

To help organisations understand which tools are most useful and where additional support is required, we asked 400 Singapore employees about their experiences of remote working since the outbreak of the pandemic. Our findings indicate a number of ways employers could use these technologies to greater effect (the full research methodology can be found at the bottom of the article).

Online meeting software and document sharing tools are critical to productivity

The COVID-19 pandemic hasn’t just changed where we work, it has also had a major impact on how we do it, requiring new solutions to maintain business continuity. Fortunately, there are a multitude of tools available to help staff work more efficiently remotely.

Our survey revealed that more than a third (33%) of workers surveyed considered online meeting software, such as Zoom, the most important productivity tool. Collaboration software like Slack ranked a close second (28%), with document sharing tools including Google Docs,  a distant third (23%).

A closer look at the frequency staff are using these tools reveals some interesting insights. Despite respondents ranking collaboration software highly as a productivity aid, more than a third of employees (32%) stated that they rarely or never use it. This is a surprising statistic at a time when companies need cross-functional teams to connect and collaborate online, more than ever.

Document sharing tools and online meeting software, meanwhile, are being used at least daily by almost half of all respondents (47% and 43% respectively).

83% of employees had to source their own productivity tools

In many cases, the speed at which staff had to transition to remote working at the outset of the pandemic led to less-than-ideal support from their employers. 83% had to use personal tools to work remotely, suggesting that many companies are not providing the functionality staff need to be at their most effective.

Of those, the use of personal messaging apps (such as WhatsApp and Telegram) to collaborate with colleagues was common. Similarly, video conference (e.g. Zoom and Google Meet) is also used for this purpose. Additionally, some respondents found it necessary to use their own devices, including smartphones and laptops.

With hybrid working rapidly becoming the norm, it is increasingly important that all business-critical tools are provided by employers – to maximise security, ensure compliance, and support remote employees adequately.

 51% of employees reported internet connectivity and speed issues during WFH

The results of the survey point towards a significant proportion of workers needing additional support from employers to help them adapt to working from home. The home office environment is a major factor, with over a third (31%) saying they need a more comprehensive set-up to work productively. Internet connectivity and speed issues have also proven a significant challenge for over half (51%) of respondents.

technical obstacles to remote working Singapore

These obstacles are further compounded by cybersecurity concerns for more than half (64%) of employees – issues which could be alleviated by providing secure company hardware and software, rather than leaving employees to source it themselves.

Despite employees preferring hybrid work arrangement, concerns remain

According to our findings, while the vast majority of employees feel positive about hybrid ways of working (80% would like to work from home at least on a weekly basis), there is enthusiasm to see some transition back to the office. The most popular modalities are all hybrid in nature – requiring flexible software solutions to keep teams productive.

Despite this positivity, there are concerns about the implications of employees, as opposed to management, being able to determine their own place of work. The key fears include being overlooked for promotions and the risk of preferential treatment being extended to office-based workers – both of which are moderate or major concerns for more than half of respondents.

Overall, while feelings about hybrid working are predominantly positive, our survey highlights a significant need for some employers to ensure systems and support measures are robust enough to safeguard productivity. Investing in effective tools will not be enough if access and training are lacking.

Looking for online collaboration? Check our catalogue.

Survey methodology

Data for this study was collected in November 2020 from an online survey of 400 respondents that live in Singapore.

To participate in the survey, respondents had to be:

  • Employed full-time or part-time, or self-employed
  • Working for a company with at least two people
  • Working remotely sometimes or all the time since COVID-19.

 

10 softwaretoppers made in Nederland

top 10 Nederlandse softwarebedrijven 2020

Nederland is goed vertegenwoordigd in softwareland. Naast veel grote Forbes-2000 bedrijven zoals Cisco, Oracle, Google, Microsoft en Huawei die in ons land gevestigd zijn, zijn er ook veel softwarebedrijven met Nederlandse roots. Van deze bedrijven, made in NL, die op Capterra staan, belichten we er hier tien die eruit springen volgens de beoordeling van gebruikers. 

top 10 Nederlandse softwarebedrijven 2020
Nederlandse softwaresector is goed vertegenwoordigd

De Nederlandse softwaresector is een drijvende kracht voor de economie van ons land en draagt voor ongeveer 3% bij aan het BNP. Het aantal softwarebedrijven in ons land is groot en ligt rond de 27.000 volgens onderzoek van ABNAMRO. 

Nederlandse softwareleveranciers zijn ook goed vertegenwoordigd op onze site. Daarom heeft Capterra besloten om eens te onderzoeken welke Nederlandse softwareproducten op onze site het best beoordeeld worden door zakelijke gebruikers. Om in aanmerking te komen voor deze lijst moest het product aan de volgende eisen voldoen:

  • De software is in Nederland ontwikkeld;
  • Het hoofdkantoor bevindt zich in Nederland;
  • Het softwareproduct heeft minimaal twintig reviews die niet ouder zijn dan twee jaar;
  • Het product heeft een minimum score van vier sterren op vijf. 

Van alle kandidaten die aan bovenstaande criteria voldoen, hebben we de tien softwareproducten uitgelicht die de beste totaalscore hebben (volledige methodologie staat onderaan het artikel). De totaalscore is de algehele beoordeling van het product.

10 Nederlandse softwaretoppers volgens gebruikers (in alfabetische volgorde)

  1. Channable
  2. Easygenerator
  3. Easy LMS
  4. Momoyoga
  5. Signrequest
  6. Textmetrics
  7. Topdesk
  8. WebinarGeek
  9. Wetransfer
  10. Your Porter App

In bovenstaande tabel kun je de totaalscore zien per product en daaronder ook de score voor meer specifieke aspecten, zoals het gebruiksgemak, de klantenservice, de features en in welke mate de tool waar voor je geld is. 

  1. Channable
  • Software: data feed management en SEA automatisering
  • Oprichters: Rob van Nuenen, Robert Kreuzer, Stefan Hospes
  • Sinds: 2014
  • Hoofdkantoor: Utrecht
  • Voor wie: Marketeers, webshopeigenaren en digitale wervingsbureaus.
top 10 softwarebedrijven
Sjabloon toevoegen in Channable (bron)

Channable is een alles-in-één online marketingtool voor bedrijven die producten of diensten online verkopen. De tool dient enerzijds om producten beter zichtbaar en vindbaar te maken door te adverteren op vergelijkingssites en affiliate netwerken en anderzijds om producten te verkopen op marktplaatsen zoals Bol.com, Google Shopping, Marktplaats, Amazon of Ebay.  

Alle advertenties worden beheerd vanuit één centrale plek, de datafeed manager. Productinformatie wordt via een datafeed, plug-in of Api ingeladen en is vervolgens te optimaliseren met behulp van regels. De tool zorgt ervoor dat het formaat van elke export die je verstuurt naar een verkoopkanaal aan alle feedspecificaties van dat kanaal voldoet en alle wijzigingen die je in Channable maakt worden automatisch doorgevoerd. Daarnaast kun je met Channable ook adverteren op search engines zoals Google of Bing en dynamische ads genereren gebaseerd op de items in jouw datafeed. 

Channable telt inmiddels meer dan 3000 klanten wereldwijd waaronder grote namen zoals  Samsung, Ikea, Vodafone, Otto, Tui en Lidl. Sinds januari is het bedrijf ook actief in de VS waar het ook met een pay-per-click (PPC) prijs extensie is begonnen.

De tool is cloudgebaseerd en wordt geleverd als een service (SaaS). Er is een gratis proefversie beschikbaar. De abonnementsprijs begint bij €29 per maand voor 500 items en 3 kanalen.   

Meer informatie en alternatieven voor product data management software

2. EasyGenerator

  • Software: cloudgebaseerde software voor het maken van cursussen en e-learnings
  • Oprichters: Easygenerator is onderdeel van ISM eGroup opgericht door Karel van der Woude en Jan Kees de Jager
  • Sinds: 2013
  • Hoofdkantoor: Rotterdam, in de Van Nelle Fabriek
  • Voor wie: Bedrijven, onderwijsinstellingen, overheden, non-profitorganisaties
auteurstool esaygenerator
Resultaten bijhouden in Easygenerator (bron)

Easygenerator is een e-learning auteurstool, dat wil zeggen, een tool waarmee organisaties leerstof kunnen maken in de vorm van digitale interactieve cursussen. Het is een hulpmiddel om een cursus op te zetten door gebruik te maken van beschikbare contentblokken, interactieve vraagtypes en templates die aan de huisstijl van je organisatie aangepast kunnen worden. 

Alle content kan rechtstreeks uit de tool naar het learning management systeem (LMS) (dat met SCORM werkt) worden gezonden. Maar ook zonder LMS kan de content gepubliceerd en gedeeld worden en kunnen de resultaten van deelnemers worden gevolgd.  

Easygenerator heeft ruim 1000 klanten waaronder T-mobile, Kellogg’s, Siemens, Walmart en Drake University. Er is een gratis proefperiode van 14 dagen met toegang tot alle functionaliteiten. Prijzen voor een Pro abonnement beginnen bij €99 per maand voor 1 auteur, 15 cursussen, 250 cursisten.

Meer informatie en alternatieven voor software voor het maken van cursussen

3. Easy LMS

  • Software: online learning management systeem (LMS)
  • Oprichters: Job Kelderman, Jeroen Guldemond en Jan Thij Bakker
  • Sinds: 2013
  • Hoofdkantoor: Delft
  • Voor wie: organisaties van elke omvang
Top 10 software bedrijven LMS tool
Vraagsoorten in Easy LMS (bron)

Ook Easy LMS is een tool om trainingen mee te maken voor studenten of werknemers, bijvoorbeeld voor de onboarding of educatie van teams. Deze tool biedt zowel oplossingen voor het bouwen van cursussen als voor het examineren en certificeren van de cursisten. Dit kan allemaal in de stijl van de organisatie, met eigen lettertypes, logo’s en kleuren, ook voor de uit het systeem verzonden e-mails. 

De tool biedt de mogelijkheid om grote hoeveelheden lesmateriaal te beheren en aan groepen toe te wijzen. Werkgevers kunnen er leerpaden mee opzetten met content die in een bepaald volgorde moet worden doorlopen. Een persoonlijk dashboard geeft iedere werknemer toegang tot zijn eigen lesmateriaal, leerpad, examens en resultaten. De interface is beschikbaar in 24 talen. 

Easy LMS heeft meer dan een miljoen gebruikers in meer dan 130 landen. Het bedrijf mag onder andere Heineken, Unilever, Toyota en Allianz onder zijn klanten rekenen. Er is een gratis proefversie voor 7 dagen, de prijzen beginnen bij €45 per maand voor 25.000 deelnemersessies. 

Meer informatie over LMS-systemen

4. Momoyoga

  • Software: Yogastudio software
  • Oprichters:  Joost Gielen, Ingo Oszkinat
  • Sinds: 2014
  • Hoofdkantoor: Tilburg
  • Voor wie: yogastudio’s en yoga-instructeurs
opmaken profiel momoyoga
Profiel opzetten in Momoyoga (bron)

Momoyoga is managementsoftware die specifiek is ontwikkeld voor yogastudio’s en yogadocenten. Dit nicheproduct heeft als doel administratieve processen van een yogastudio weg te nemen bij ondernemers en yoga-instructeurs zodat er meer tijd overblijft voor het voorbereiden en geven van yogalessen. 

Momoyoga biedt de mogelijkheid een online lesrooster te maken, betaalvormen in te stellen en te factureren via één online omgeving. Yogaleerlingen kunnen zelf online hun lessen boeken en betalen vanaf een computer, tablet of smartphone (ook via een app). De tool kan gekoppeld worden aan de website van de studio zodat het lesrooster (beschikbaar in acht talen) op de site zichtbaar is.

Meer dan 600 Nederlandse yogastudio’s en 3200 yogadocenten maakten al gebruik van de software die nu ook al in Australië, Japan en het Verenigd Koninkrijk wordt gebruikt. Er is een gratis proefperiode van 30 dagen, daarna kost het €20 per maand per zelfstandige yogadocent en €25 per maand per yogastudio. 

Meer informatie over yogastudiosoftware

5. Signrequest

  • Software: Digitale handtekening software
  • Oprichter:  Geert Jan Persoon
  • Sinds: 2014
  • Hoofdkantoor: Amsterdam
  • Voor wie: zzp’ers, mkb’s en corporates
Nederlands software bedrijf signrequest
Weergave van hoe Signrequest werkt (bron)

Signrequest is software voor het online onderteken van contracten en (juridisch bindende) documenten, iets wat tijdens de coronacrisis voor veel organisaties opeens zeer relevant werd. Met SignRequest is het mogelijk om documenten te delen en vervolgens elektronisch te (laten) ondertekenen, zonder te hoeven printen, handmatig te ondertekenen en weer opnieuw in te scannen. Het doel van Signrequest is e-signing net zo gemakkelijk te maken als het verzenden van een e-mail en bij te dragen aan een digitale en papierloze samenleving. Signrequest plant dan ook een boom voor iedere betaalde licentie. 

De software wordt door meer dan 3,5 miljoen gebruikers ingezet en is beschikbaar in 17 talen. Klanten zijn bijvoorbeeld Dance4Live, Oaky, Teamleader, TNW en Meetin. Signrequest beschikt over Servers in Europa. Er is een gratis versie beschikbaar voor 10 documenten per maand voor onbeperkte periode. De abonnementsprijzen beginnen bij €7 per maand per gebruiker. 

Meer informatie en alternatieven voor digitale handtekening software

6. Textmetrics

  • Software: SEO-software
  • Oprichter:  Marcel Leeman en Kyrill Poelmans
  • Sinds: 2014
  • Hoofdkantoor: Arnhem
  • Voor wie: Voor bedrijven van elke omvang die zich bezighouden met marketing, human resource management, klantenservice…
tekstverrijking met AI
Tekstverrijking met kunstmatige intelligentie in Textmetrics (bron)

Textmetrics bedacht een softwareprogramma dat met behulp van kunstmatige intelligentie tekst kan verrijken. Een AI gedreven algoritme analyseert eerst de tekst en het lexicon, vervolgens berekent de ‘augmented writing environment’ welke verbeteringen op de tekst toegepast kunnen worden. Hierbij wordt de stijl en identiteit van de organisatie in aanmerking genomen en kunnen ook bijvoorbeeld diversiteits- en inclusiviteitsdoelen worden gerealiseerd. De tool biedt ook hulp bij het schrijven van SEO-vriendelijke teksten. Betere vindbaarheid en een hogere conversie zijn het beoogde resultaat. De software is dan ook bij uitstek geschikt voor de recruitment- en marketingsector. 

Grote klanten van textmetrics zijn onder andere ING, Accenture, Allianz, Randstad en Independer. De tool kan als stand-alone online app worden gebruikt maar werkt ook met plug-ins voor onder andere WordPress, Word, Drupal, Joomla, Microsoft Outlook, zodat de content direct in het gebruikte programma geoptimaliseerd kan worden.

De user interface is beschikbaar in het Nederlands, Engels en Duits. Prijs is op aanvraag afhankelijk van de grote van de organisatie en mate van gebruik.

Meer informatie en alternatieven voor SEO-software

7. Topdesk

Asst beheer in topdesk
De interface van Topdesk (bron)

Topdesk is een cloudgebaseerde oplossing voor servicedesks of helpdesks die dienstverlenende afdelingen, zoals de IT-, HR- en facilitaire afdeling, ondersteunt. De tool kan verschillende dienstverlenende teams samenbrengen op één platform voor een betere samenwerking en klantondersteuning. Het gaat om een modulair systeem, met speciale features voor zowel IT-service management als facility management. De tool is zowel voor klanten als behandelaars bedoeld. Zo helpt het IT-teams met het afhandelen van klachten, het delen van kennis en het oplossen van problemen. En zijn er functies voor het plannen en beheren van klachten, en het toewijzen van incidenten binnen het IT-team via kanban- en planborden waarop de beschikbaarheid en werkdruk van het IT-team te volgen is.

Voor klanten biedt Topdesk één enkel servicepunt, ook al hebben ze te maken met verschillende afdelingen. Er is een Self-Service Portal waarop ze hun eigen aanvragen kunnen indienen en antwoorden kunnen vinden op veelgestelde vragen – zonder tussenkomst van een behandelaar. 

Het bedrijf telt ruim 800 medewerkers en heeft 16 kantoren in 11 landen. Onder de 4500 organisaties die de software gebruiken zitten de Rijksoverheid, de TU delft, the University of Edinburgh en Royal Flora Holland. Prijzen zijn op aanvraag en afhankelijk van de benodigde features.

Meer informatie en alternatieven voor IT-service software

8. WebinarGeek

  • Software: Webinar software
  • Oprichter: Remco Treuren
  • Sinds: 2015
  • Hoofdkantoor: Zoetermeer
  • Voor wie: Voor bedrijven van elke omvang 
Webinar maken
Een webinar hosten in Webinargeek (bron)

Webinars, een andere winnaar van het afgelopen jaar. Wat hadden we zonder moeten doen! Het Nederlandse WebinarGeek is een tool om (betaalde) webinars te organiseren en hosten tot 4000 deelnemers voor marketingstrategieën, productdemo’s en educatieve doeleinden. De tool kan worden gebruikt voor realtime interactieve online presentaties in HD+ kwaliteit, vooraf opgenomen uitzendingen, on demand webinars, hybride en opgenomen webinars.

WebinarGeek bewerkstelligt interactiviteit door de mogelijkheid te bieden om polls te organiseren, quizzes of tests te lanceren, calls-to-action erin te verwerken, allerlei mogelijkheden om de aandacht van de deelnemers erbij te houden en het evenement tot leven te brengen. 

De tool kan zonder downloads en vanuit elke browser worden gebruikt en biedt de mogelijkheid om analyses te maken over kijkgedrag van deelnemers om de doelgroep te leren kennen. WebinarGeek is AVG-proof en kan aan de eigen huisstijl worden aangepast. 

Bekende klanten zijn onder andere Roc van Amsterdam-Flevoland, Afas, Houtsma en Autorespond. WebinarGeek heeft een gratis proefversie van 14 dagen met alle premium features. Het abonnement begint bij €12 per maand voor 25 live kijkers en 50 GB bandbreedte.

Meer informatie en alternatieven voor webinar software

9. WeTransfer

  • Software: Bestandsdeling software
  • Oprichter: Bas Beerens, Rinke Visser, Nalden
  • Sinds: 2009
  • Hoofdkantoor: Amsterdam
  • Voor wie: Voor bedrijven van elke omvang 
Bestanden delen met WeTransfer
Bestanden delen met WeTransfer (bron)

WeTransfer is een cloudgebaseerd platform voor het delen van grote bestanden, of zoals WeTransfer het liever zegt, voor het delen van grote ideeën voor meer impact. Naast bestandsdeling ligt het accent van WeTransfer dan ook op creativiteit en de tools Paste, Collect en Paper maken de set compleet met oplossingen voor het presenteren, verzamelen en designen van creatieve ideeën. 

Wetransfer werkt eenvoudig met drag-and-drop en er komt geen zipbestand aan te pas. Documenten kunnen extra beschermd worden met een wachtwoord en als je het verkeerde file hebt gestuurd bestaat de mogelijkheid om het na zending nog te verwijderen. De betaalde versie biedt 1TB opslagruimte zodat je zelf kunt bepalen hoe lang de te delen documenten beschikbaar blijven. Deze Pro versie kost €12 per maand en je kunt er bestanden tot 20GB mee versturen aan maximaal 50 personen. Je krijgt er ook een eigen website bij met een op maat gemaakte WeTransfer URL. Er is ook een gratis versie beschikbaar zonder opslagruimte waarmee je bestanden kunt verzenden tot 2GB aan maximaal 10 personen die maximaal 7 dagen beschikbaar blijven. 

Meer informatie en alternatieven voor bestandsdeling software

10. Your Porter App

  • Software: Reserveringssysteem vakantiehuizen
  • Oprichters: Erinc Arik
  • Sinds: 2016
  • Hoofdkantoor: Den Haag
  • Voor wie: beheerders van meerdere woningen en accounts op verschillende platforms 
Assigning task in Your Porter App
Taken aan schoonmaakploeg toekennen in Your Porter App (bron)

Your Porter app is een mobiele app voor professionele hosts op platformen zoals Airbnb, HomeAway/VRBO, Expedia, TripAdvisor en Wimdu. Je kunt er meerdere woningen en accounts op verschillende platforms mee beheren via de iOS-, Android- en web-apps. Andere features zijn de gecombineerde inbox van waaruit alle berichten van gasten vanuit elk kanaal op één enkele plek kunnen worden beheerd. De communicatie met klanten kan gebeuren via geautomatiseerde berichten en auto-replies.

De multi-calendar toont alle reserveringen op één kalender en deze kan gedeeld worden met de schoonmaakploeg of andere derde partijen. Tarieven en beschikbaarheid op meerdere platformen zijn aanpasbaar vanuit de app en je kunt er ook je commissie mee berekenen en reports over boekingen mee inzien.

Your Porter App biedt een gratis proefperiode van 21 dagen. Het abonnement begint bij ca. €7,40 per maand. 

Meer informatie en alternatieven voor reserveringssystemen voor vakantiehuizen

Dat waren ze dan, de tien Nederlandse softwaretoppers volgens zakelijke gebruikers. Reviews over software en apps spelen een steeds belangrijkere rol bij de aankoopbeslissing van consumenten. Dit jaar is het aantal reviews dat over software en apps wordt geschreven flink toegenomen, blijkt uit ons onderzoek. Vorig jaar zei 7% van de Nederlandse ondervraagde consumenten dat ze wel eens een softwareproduct of app hadden beoordeeld. Dit jaar is dat aantal toegenomen tot 15%. Door de versnelde digitalisering zal de behoefte aan het lezen van de ervaringen van andere zakelijke gebruikers een nuttig hulpmiddel blijven om de juiste softwarekeuze te maken.  


Methodologie

Deze top 10 is gemaakt op basis van de beoordelingen van zakelijke gebruikers, zowel Nederlandse als buitenlandse, over de Nederlandse softwareproducten op onze site. Om in aanmerking te komen voor de lijst moet de software:

  • in Nederland ontwikkeld zijn;
  • het hoofdkantoor in Nederland hebben.

Vervolgens moesten de kandidaten:

– minimaal 20 reviews hebben;

– de reviews mochten niet ouder zijn dan 2 jaar om ervoor te zorgen dat de score ook daadwerkelijk representatief is. 

Van alle overgebleven kandidaten hebben we vervolgens de 10 best beoordeelde uitgekozen. Met best beoordeelden bedoelen we:

  • de softwareproducten die de hoogste totaalscore hebben tot op twee decimalen. De totaalscore is de algehele beoordeling van het product. 
  • In het geval van een gelijke totaalscore hebben we als tweede criterium geselecteerd op de gemiddelde score van gebruiksgemak, klantenservice, features en waar voor je geld. 

¿Qué es VDI? ¿Cómo ayuda a tu empresa en el trabajo a distancia?

Qué es VDI y cómo puede ayudar a tu empresa a teletrabajar

Para que el teletrabajo sea eficiente para tus empleados hace falta una transformación tecnológica. Descubre qué es VDI (infraestructura de escritorio virtual) y cómo puede ayudarte a conseguirlo.

Aunque el trabajo en remoto puede suponer en cierto modo una reducción del estrés para los empleados, para la empresa puede significar una mayor fuente de estrés. El trabajo a distancia trae consigo preocupaciones sobre la productividad de los empleados, disponer de las herramientas digitales adecuadas para completar las tareas y la seguridad (especialmente si alguno de los empleados trabaja desde sus dispositivos personales).

El año pasado la digitalización de las empresas se aceleró, la implementación del teletrabajo implicó inversión en software y cambios en procesos de negocio causando inquietudes sobre seguridad y productividad de los empleados.

Sin embargo, con las herramientas y la tecnología adecuadas, las empresas pueden mitigar estas preocupaciones relacionadas con la seguridad sin comprometer la productividad y la eficiencia de los empleados. Una de esas herramientas es la tecnología de infraestructura de escritorio virtual (VDI). Echemos un vistazo a qué significa VDI y cómo se usa.

¿Qué es VDI?

El software de infraestructura de escritorio virtual es una combinación de diferentes tecnologías que permiten a los usuarios alojar entornos de escritorio (como sistemas operativos, aplicaciones, iconos, etc.) en un servidor remoto gestionado de modo centralizado. Los usuarios pueden acceder a estos entornos de escritorio VDI en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Es como si tuviéramos guardado un superordenador en un lugar donde no puede verse realmente. Este ordenador dispone de un escritorio con un sistema operativo (por ejemplo, Windows o Mac), datos de la empresa, y aplicaciones de negocios estándar que son útiles para la gestión de archivos, comunicación, contabilidad, etc. El software VDI clona este escritorio y permite a los usuarios verlo en sus dispositivos personales cuando se conectan a ese superordenador mediante acceso remoto.

Hay dos tipos de software VDI:

  • VDI persistente, que permite a los usuarios conectarse al mismo escritorio virtual que puede personalizarse individualmente cada vez que se conectan. Esta opción cuenta con más almacenamiento y memoria asignada, por lo que cada archivo se guarda por separado para usuarios únicos. Es más caro que el VDI no persistente, y es más adecuado para los usuarios que necesitan continuidad para sus proyectos/trabajo (piensa, por ejemplo, en los diseñadores de productos, diseñadores gráficos, ingenieros).
  • VDI no persistente asigna a los usuarios cada vez que se conectan un escritorio seleccionado al azar de un grupo de de escritorios. Debido a que los cambios que cada usuario hace en sus escritorios no se guardan, este tipo de software VDI es el más adecuado para los empleados que no necesitan exactamente el mismo entorno cada día, solo requieren el acceso a los datos y aplicaciones de una empresa (por ejemplo, para profesionales de los centros de llamadas, que no necesitan un escritorio en particular).

¿Por qué debería usar el software VDI?

Entre los beneficios del software VDI se incluye:

  • Ahorra dinero en dispositivos terminales y mantenimiento: Te permite invertir en menos máquinas físicas y comprar copias limitadas de las aplicaciones, mientras que sigues dotando a tus empleados que utilizan VDI de todas las herramientas necesarias.
  • Promueve la flexibilidad del dispositivo: Con un VDI, puedes invertir en un sistema avanzado para tu centro de datos e instalar todas las aplicaciones que tus empleados necesitan en él. Tus empleados pueden utilizar sus propios dispositivos para acceder de forma segura a sus escritorios virtuales y a las configuraciones de aplicaciones que necesitan para realizar sus tareas, sin importar dónde estén.
  • Reduce el tiempo y el esfuerzo de TI: Con un VDI, tu equipo de TI solo tiene que instalar, conectar y actualizar las aplicaciones en tu centro de datos. Dado que todos los escritorios virtuales replican el central, en casos de resolución de problemas o de pérdida de datos tu equipo de TI no tendrá que buscar y reparar archivos y aplicaciones en los sistemas de cada usuario.
  • Garantiza la seguridad del espacio de trabajo: Si un empleado pierde su portátil de trabajo, que contiene datos confidenciales, podría suponer enormes pérdidas financieras y de seguridad para la empresa. El software VDI ayuda a minimizar esos riesgos de seguridad al mantener a salvo las aplicaciones de la empresa que contienen datos importantes en la nube y lejos del acceso no autorizado a través de dispositivos personales.

4 aspectos que tener en cuenta al elegir el software VDI

Encontrar la tecnología adecuada puede crispar los nervios de cualquiera, puesto que es una inversión a largo plazo. Para facilitar la tarea, te presentamos cuatro aspectos que deben tenerse en cuenta cuando estés preparado para elegir una solución VDI para la empresa:

  1.   Saber qué es lo que necesitan sus usuarios finales: Asegúrate de qué tipo de VDI quieres incorporar. Por ejemplo, los empleados de los centros de llamadas pueden trabajar en escritorios virtuales asignados al azar con una VDI no persistente, mientras que los diseñadores gráficos y los ingenieros de producto necesitan tener el mismo escritorio todos los días (una VDI persistente).
  2.   Evaluar la facilidad de uso y la simplicidad: Elige un VDI que sea fácil de usar para sus responsables de TI. Tu equipo de TI precisa una visibilidad completa de la pila tecnológica y debe poder racionalizar las operaciones sin agotarse en procedimientos complejos cada vez que haya una actualización o una puesta al día.
  3.   Céntrate en la seguridad: El software que elijas debe ofrecer opciones de seguridad avanzadas, como la encriptación dinámica y la autenticación multifactorial. Si ya usas o planeas usar un software antivirus y una VPN, asegúrate de que funcionan bien con el software VDI que selecciones.
  4.   Haz una prueba para encontrar la compra idónea: Los proveedores de VDI ofrecen herramientas de prueba que te ayudan a ejecutar un despliegue piloto antes de la compra e implementación. Esto garantiza la comprensión de qué recursos necesita cada escritorio virtual y si la infraestructura tecnológica puede gestionarlo. Si no se cumple esta premisa, puedes ajustar la herramienta antes del despliegue real de tal forma que tus usuarios finales consigan lo que necesitan.
¿Quieres saber más? Visita nuestro catálogo de software VDI para descubrir más productos.

New ways of working: only 20% of Aussie workers believe they perform better in the office

The coronavirus crisis may have changed the way Australians work permanently. After working remotely for over nine months, new research suggests many now prefer a ‘hybrid’ format (mixing remote and in-office working), and believe it increases their productivity. As organisations across every industry rapidly adapted to this new normal, online collaboration tools like video conference software have been critical to facilitating this trend.

new working models in Australia

In a year when Work From Home (WFH) days almost tripled, a University of Sydney Business School study found three in four workers believe their employer is more likely to support WFH now than before the pandemic began.

To better understand the implications of this changing work environment, we asked over 400 Australian employees about their working practices since the start of the pandemic. Covering their experiences working remotely and in-office, the survey revealed some useful insights for employers that could help them smooth the transition to more hybrid ways of working (full methodology is available at the bottom of the article).

35% of staff prefer to work remotely two to three times a week

Work from home if you can’ has been the message from state and federal governments attempting to curb the spread of the coronavirus. While companies worldwide were initially forced to adopt home working, most Aussie employees have since concluded the ability to work outside of the office, at least some of the time, helps them to perform better and are now making it part of their regular routine.

Our survey shows that 49% have been working remotely in a full-time capacity since the pandemic began. But as society has emerged from the height of the COVID-19 restrictions, organisations are now welcoming employees back into physical office spaces. Today, 35% of staff prefer to work remotely two to three times a week, with the rest of the time spent with colleagues in the office.

Allowing employees to choose their preferred way of working promises to have a positive impact on operational performance in the longer term, as our sample had a diverse range of opinions when it came to where they do their best work.

priductivity by aussie workers

83% of Aussies are satisfied with their work-life balance when working remotely

The rapid nature of the COVID-19 crisis and shift to remote working meant new practices and technologies had to be introduced at both speed and scale. Despite the accelerated nature of the transition, Aussie businesses and their employers appear to have taken to this new way of working.

Our survey results show a correlation between remote working and high levels of employee satisfaction. 83% of employees reported being satisfied with their work-life balance when working remotely.

new ways of working Australia

Similarly, the majority of remote working employees are satisfied (‘Moderately satisfied’ or ‘Completely satisfied’) with their own productivity (86%), quality of work (88%), team productivity (83%) and team morale (77%)

Another important factor for maintaining high levels of productivity and organisational profits is to ensure high levels of employee engagement.

A 2019 research report from Harvard Business Review “Peak Performance: How Combining Employee Engagement and Performance Management Fuels Organizational Success” suggests that improving employee engagement doesn’t just improve their personal performance, it can impact wider organisational performance too. Indeed, 90% of business leaders believe it is critical to their company’s success.

Worker engagement is also critical to how effectively businesses can respond to a crisis, while increasing productivity and delivering the innovation needed to thrive in the current business scenario.

The results of the survey show that engagement is high among Aussie firms, as employees are quite satisfied with communication among their teams. Almost a third (32%) were completely satisfied with the level of team communication in their organisation, while just under half (48%) were moderately satisfied.

Over a third of Aussie employees struggle to establish work-life boundaries

While most employees see the positives in remote working, they do encounter challenges too. The majority may have indicated satisfaction with their work-life balance, but a significant minority report encountering difficulties in this area.

Over a third (34%) state that they have struggled to establish healthy work-life boundaries with their family members or housemates. Further, when working remotely, almost eight in 10 people (79%) feel pressure to put in more hours than they would if working from the office.

There are a range of factors that could responsible for this trend. Some of these revealed themselves when our respondents were asked what other challenges they regularly face when remote working:

new ways of working and challenges faced by workers

Difficulty establishing regular work hours or a dedicated workspace appear to be particularly challenging for around a third of remote workers.

Aside the issue of maintaining healthy work-life balance, many employees feel they lack the support and infrastructure needed to run an effective home office. In fact, over half (52%) of those surveyed struggles with poor internet connectivity when working from home.

Despite these issues, it seems most workers are not interested in going back to office-based life. Indeed, over half (52%) are now considering moving further away from the office, even if this means they have a longer commute when they do have to go in.

Future of work in the new normal

While COVID-19 may not eliminate the physical office culture completely, employees and employers alike are seeing the value hybrid ways of work can create when it comes to productivity and job satisfaction. However, success implementing a hybrid model will depend on businesses finding new ways to bring together the desirable features of both office and remote working models.

This new way of working is forcing workers to learn and adapt to the reality of virtual communication and collaboration and placing increased demands on their employers’ physical and digital infrastructure. Businesses should look to invest early in the training, software and hardware they need to optimise hybrid processes to ensure they are setup to succeed in this new world of work.

Looking for online collaboration software? Check our catalogue.

Survey methodology

Data for this study was collected in November 2020 from an online survey of 416 respondents that live in Australia.

To participate in the survey, respondents had to be:

  • Employed full-time or part-time, or self-employed
  • Working for a company with at least two people
  • Working remotely sometimes or all the time since COVID-19.

Kiwis prefer a hybrid working model post pandemic

New Zealand has seen some of the world’s toughest lockdown and social distancing restrictions in response to the pandemic. And these measures have had a significant impact on work culture across the country. In almost every sector, people have had to swiftly adapt to remote working, adopting a range of online collaboration tools along the way, enabling a new working model.

new working model in New Zealand

Of all the lockdown restrictions Kiwis have resented amidst a tough lockdown, Working From Home (WFH) is not one of them. New research from GetApp shows a large majority of Kiwis now want remote working to be a regular feature of their lives. 80% confirmed they would like to work from outside the traditional office environment at least weekly post-COVID-19.

According to Stats NZ, over 40% of employed people were able to do at least some of their work from home during the lockdown in April and early May. Half of those workers had not done so previously.

To study the impact of the pandemic on the working practices, as well as the preferences of employees, we asked over 400 New Zealanders about their experiences of remote working since the start of the COVID-19 outbreak. The findings make interesting reading for employers wanting to optimise management of a remote workforce, revealing new insight into the practices that can help staff maximise productivity while away from the office (full methodology is available at the bottom of the article).

44% of Kiwis feel a hybrid working improves their productivity

The COVID-19 pandemic has steered a change in the work preferences of employees and employers in New Zealand, which is likely to see hybrid working – a blend of remote working and in-office working models – become the new normal.

When asked how often they would like to work remotely post-pandemic, almost a quarter (24%) confirmed they would like to do so full-time, and one to three times a week would be the optimum amount:

The reason? Our survey suggests productivity may be a key factor driving this preference. 44% believe they perform better when they can mix it up between in-office and remote working.

Today, a large majority of employees report that they are satisfied with their individual productivity (87%), team productivity (85%), and quality of work (90%) when they work remotely.

One reason for these high levels of satisfaction could be that staff also feel better equipped to manage their professional and private lives. Almost nine in 10 (87%) workers feel satisfied (“Moderately satisfied” or “Completely satisfied”) with the level of work-life balance they can achieve in remote working environments.

level of satisfaction of employees in New Zealand

29% struggle setting boundaries with family members or housemates

While most employees are finding remote working beneficial for work-life balance, our research suggests a significant minority are encountering challenges. 29% of people revealed they had struggled to establish healthy work-life boundaries with family members or housemates, stating they had only minimally established boundaries or failed to set any boundaries at all. Similarly, many workers feel pressure to put more hours in when working away from the office:

Other common remote working challenges include:

In addition to outlining the difficulties they had encountered, respondents also shared some of their top tips for optimising approaches to remote working. Some of the more common advice included:

  • Maintain clear physical boundaries between your workstation at home and personal living spaces
  • Have a set routine and time for logging in and out of work
  • Stick to email etiquettes, do not send them at odd hours / after hours
  • Dress up for work and have a set schedule for each day
  • Don’t forget to take breaks and add some physical activity to your routine. Take time away from your screen

Beyond issues relating to work-life balance or establishing an effective routine, the research suggests employers may need to invest in training, systems and support.

39% believe they could benefit from additional training to help you adjust to more hybrid or remote ways of working. And most of our sample reported that IT or infrastructure-related limitations had prevented them from working effectively at times.

Kiwis are ready for the longer-term transition to remote working

It appears working from home has truly become a part of New Zealand’s culture following the strict lockdown in response to the pandemic. In fact, 56% of employees are considering relocating, moving further away from their office, now that remote and hybrid working practices are more commonly accepted.

Aside from the convenient home-office infrastructure, employees are further motivated by encouraging attitude of management who they believe are supportive of remote ways of working.

By listening to staff, and working to supporting their preferences, new hybrid working trends offer employers a unique opportunity to improve employee satisfaction and boost broader business performance.

Looking for online collaboration software? Check out our catalogue.

Survey methodology 

Data for this study was collected in November 2020 from an online survey of 424 respondents that live in New Zealand. 

To participate in the survey, respondents had to be: 

  • Employed full-time or part-time, or self-employed
  • Working for a company with at least two people
  • Working remotely sometimes or all the time since COVID-19.

Driving value from digital tools in the age of hybrid working

hybrid working environments

The COVID-19 outbreak forced companies across the UK to embrace remote working. In many cases, this meant fast-tracking the use of new digital communication and collaboration tools to support their dispersed teams. As we enter 2021 and we move into the recovery stage of the pandemic, it is becoming increasingly clear that hybrid working is here to stay. To ensure business success, it is vital employers now reassess the way they support remote workers to optimise for long-term productivity.

hybrid working environments

According to research from the Chartered Institute of Personnel and Development (CIPD), employers expect the proportion of regular home workers to increase from 18% to 37%. CIPD resourcing and inclusion policy adviser, Claire McCartney, believes this transition requires a major rethink: Many companies moved to working from home in a very quick, ad hoc way … organisations now have to consider the best way to support their employees working from home.”

To help organisations understand which tools are most useful and where additional support is required, we asked over 400 UK employees about their experiences of remote working since the outbreak of the pandemic. Our findings indicate a number of ways employers could use these technologies to greater effect (the full research methodology can be found at the bottom of the article).

Online meeting software is critical to productivity

The COVID-19 pandemic hasn’t just changed where we work, it has also had a major impact on how we do it, requiring new solutions to maintain business continuity. Fortunately, there are a multitude of tools available to help staff work more efficiently remotely.

Our survey revealed that a quarter (25%) of workers consider online meeting software, such as Zoom, one of the three most important productivity tools. Document sharing tools like Google Docs rank second (23%), with collaboration software, including Slack, a close third (20%).

A closer look at the frequency staff are using these tools reveals some interesting insights. Despite respondents ranking collaboration software highly as a productivity aid, more than a third of employees (37%) state they never to use it. A surprising statistic at a time when companies need cross-functional teams to connect and collaborate more than ever.

Document sharing tools and online meeting software, meanwhile, are being used at least daily by almost half of all respondents (44% and 43% respectively).

collaboration tools and frequency of use in the UK

Some employees are forced to source their own productivity tools

In many cases, the speed at which staff had to transition to remote working at the outset of the pandemic led to less-than-ideal support from their employers. 71% had to use personal tools to work remotely, suggesting many companies are not providing the functionality staff need to be at their most effective.

Of those, the use of personal messaging apps (such as WhatsApp, Microsoft Teams and Facebook Messenger) to collaborate with colleagues was common. Similarly, video conference (e.g. Zoom, Viber and Skype) is also used for this purpose. And some respondents found it necessary to use their own devices, including smartphones and laptops.

With hybrid working rapidly becoming the norm, it is increasingly important all business-critical tools are provided by employers – to maximise security, ensure compliance, and support remote employees adequately.

26% require an improved home office to work productively

The results of the survey point towards a significant proportion of workers needing additional support from employers to help them adapt to remote working. The home office environment is a major factor, with over a quarter (26%) saying they need a more comprehensive set-up to work productively. Connectivity issues, relating to company intranet or the public internet services, have also proven a significant challenge for almost half (42%) of respondents.

These obstacles are further compounded by cybersecurity concerns for more than half (53%) of employees – concerns which could be alleviated by providing secure company hardware and software, rather than leaving employees to source it themselves.

cyber security measures by companies

Despite a strong desire to return to the office, concerns remain

According to our findings, while the vast majority of employees feel positive about hybrid ways of working (76% would like to work remotely on at least a weekly basis), there is enthusiasm to see some transition back to the office. The most popular modalities are all hybrid in nature – requiring flexible software solutions to keep teams productive.

Despite this positivity, there are concerns about the implications of employees, as opposed to management, being able to determine their own place of work. The key fears include missing out on informal chats and the risk of preferential treatment being extended to office-based workers—both of which are a moderate or major concern for half of respondents.

Overall, while feelings about hybrid working are predominantly positive, our survey highlights significant need for some employers to ensure systems and support measures are robust enough to safeguard productivity. Simply investing in effective tools will not be enough if access and training are lacking.

Looking for online collaboration or video meeting software? Check our catalogue.

Survey methodology

Data for this study was collected in November 2020 from an online survey of 404 respondents that live in the UK.

To participate in the survey, respondents had to be:

  • Employed full-time or part-time, or self-employed
  • Working for a company with at least two people
  • Working remotely sometimes or all the time since COVID-19.