8 sales motivation ideas and techniques to inspire your remote sales team

sales motivation ideas

Is your sales department struggling with motivation while working from home? Capterra reveals 8 sales motivation tips from experts in Australia.

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8 sales motivation tips to inspire remote sales teams

Lockdown rules may have relaxed a little with the government’s three-stage plan, but many offices remain closed. Most businesses in Australia have been able to continue their operations virtually through the implementation of remote work software. However, there is one thing that is much trickier to replicate from a home environment: Team camaraderie. 

Equipping sales reps with the software they need, such as a quality CRM platform or sales enablement tool, will certainly help drive productivity. However, most sales professionals are used to working off the energy in the room. Working alone can make staying motivated that much harder—especially if business opportunities are slower than usual.

To inspire flagging sales reps, we’ve gathered a list of tips and best practices from a collection of sales leaders already applying them in their own teams.

1. Use slower sales months to facilitate upskilling

The term ‘upskilling’ refers to the process of training staff with further skills to enhance their current capabilities and improve work performance. Sales departments who find themselves less busy than usual should use this time to hone in on the additional skills they need for the bounce back. 

In an office environment, sales managers can work from the same room as their team—giving them visibility over their employee’s skills gaps. When working from home, the opportunity to give spontaneous, in-person guidance isn’t available.

According to Roger Simpson, CEO from The Retail Solution, ‘helping and encouraging team members to grow is a huge motivator for most people, so this needs to continue while they work from home.’

Leaders need to have a conversation about sales training and upskilling with each team member and provide options for online learning as well as challenging team members to take ownership of this process themselves. 

– Roger Simpson, CEO at The Retail Solution

 

 

As well as using traditional online training platforms, team members can join internal mentoring groups, or be assigned an individual mentor to challenge them.

2. Keep conversations flowing with clients

Their ability to spend might be on hold, but it’s important not to allow conversations with clients to stop. If your team is struggling to come up with fruitful conversations with concerned clients, consider what value you could offer them without any kind of monetary transaction. 

One way of doing this is to make your team into a source for industry trends and market movements. This is what DXC Technology’s sales team have been practising during the lockdown.

Reach out to clients to understand how COVID-19 has disrupted their business. By gathering this feedback and analysing it, you can go back to customers with the common themes, prevailing sentiment and questions to keep them better informed on market movements.

– Tom Hammond, Industry Lead at DXC Technology

 

If a marketing department is available, they may also have the time and resources available to run market research too. These activities send a message to clients that you’re there to support them, but they also enable businesses to better align their solutions to the challenges clients are facing.

3. Make time for daily check-ins

More than ever, managers need to ensure they’re regularly checking in with employees and their wellbeing. After all, happy employees make for productive employees. Forbes reported that ‘happy employees are up to 20% more productive than unhappy employees.’ Similarly, Harvard Business Review (HBR) said happiness has an even greater impact on sales teams, raising sales by 37%

CEO of Lawn.com.au, Toby Schulz, suggests that managers should schedule weekly one-on-one time with individual team members. 

It’s crucial to have solo time with your employees. It gives them the chance to genuinely let you know how they’re faring and what areas they may need help with.

– Toby Schulz, CEO at  Lawn.com.au

 

 

A 30-minute window is a sufficient amount of time to problem-solve work issues, but also to lend an ear to their personal challenges. Video conferencing software works well in this instance, as you can hold a conversation face-to-face.

4. Stay connected (& have fun while doing it!)

Be it a birthday cake in the office or a company day out, it’s the small traditions that make staff feel like they’re a valued part of the team. But during times of change and increased stress, it can be easy for the things that help cultivate office culture to become an afterthought. 

According to Capterra research (which was run during the initial stages of Australia’s COVID-19 lockdown response), social connectedness is a prominent issue for staff working from home. This stat highlights why finding opportunities to stay connected is even more crucial for a remote team.

While lockdown rules enable small groups to meet now in public places, a safe space isn’t always available to facilitate an entire team. Additionally, a salesperson may not be isolating in the same location as the rest of the team. 

Here is where managers must be more creative with how they bring their sales team together.

Spend time on virtual team-building exercises, such as trivia, where you can break off into teams and engage inside channels to stimulate the feeling of comradery, even when you can’t physically be together.

– Madison Wappett, Sales Director at MiQ

 

 

With people spending the majority of their workday alone, it’s important to find ways to celebrate another work week together. 

5. Let them find their own work rhythm 

Another communication challenge Capterra’s remote work survey identified was employees experiencing too many digital messages. 27% of employees struggle with an overwhelming amount of information being communicated on their company channels. 

The average person takes about 25 minutes to get back into the swing of things after they’ve been interrupted, according to a study by the University of California Irvine. Disturbances not related to the task employees are working on are more distracting than ones on-topic. 

Considering these findings, it’s easy to see how the seemingly small interruptions could unintentionally take away a large amount of a person’s work day. It’s the role of the sales manager to ensure teams can work at peak productivity. 

According to Stephen Findley, Account Executive at Qwilr, the key to successfully managing a remote team is to allow them to work asynchronously. 

Allow your team to do their jobs uninterrupted for the vast majority of the day. They can then check their team’s collaboration tool for updates when they have a break.

– Stephen Findley, Account Qwilr

 

 

Create space for communication, without people feeling like they need to respond instantly. Managers should also monitor how they deliver key pieces of information to their team. A meeting that could have been an email may have been better spent talking to customers and prospects.

Selecting the right tools for remote communication:

6. Offer the right kind of sales motivation and celebrate wins

According to Brian Kropp from Gartner, celebrating success is even more important during periods of disruption. During change, an employee’s need for recognition increases by 30%. 

There are plenty of ways in which you can reward deserving employees. For example, recognition can be in the form of a monetary bonus, a pay rise or a promotion. These are good examples of extrinsic motivation methods. 

Intrinsic motivation focuses on motivating employees through ways that naturally satisfy them. For example, publicly acknowledging a sales rep lets them know the work they’re producing is meaningful. This is something that Joshua Strawczynski takes into account when managing his remote team at JMarketing.

People are often motivated far more by pride and recognition than they are any monetary reward. A good manager knows this and makes sure to publicly praise their team.

-Joshua Strawczynski, JMarketing

 

 

Positive reinforcement works well as a means to motivate employees in and out of the office. The idea is that it encourages them to continue delivering exceptional work. When a job well done goes unnoticed, it can have the opposite effect: Employees feel unappreciated and unmotivated.

7. Hold inspiration workshops

In our efforts to create rituals to keep sales teams motivated, our routine can sometimes become a little stale. Try mixing it up by bringing in external experts to hold inspiration workshops. 

James Norquay from Prosperity Media has been taking this approach. The objective is to help his reps take inspiration from people who have achieved success against the odds.

Bring in external experts for motivational talks on Zoom (or your company’s alternative). We had a Paralympic Star come on and share inspiring stories with the team. This has been a great way to motivate the team and keep everyone on track whilst working from home.

– James Norquay, Prosperity media

 

Video conferencing software acts as a practical way to host feel-good workshops to motivate flagging teams. 

8. Prepare them for a more flexible future

As Australia works towards a COVID-19 exit strategy, many businesses are beginning to consider what their team’s work environment and interaction will be like in six months. 

Chief Commercial Officer at Salesforce Australia, Ian McAdam, warns businesses that a lack of remote working options could work against them. From a recruitment and staff retention perspective, for example, he says businesses run the risk of losing sales talent to competitors willing to offer this flexibility.

Continuing to provide flexible working arrangements for employees will help maintain a positive culture and assist in retention. We expect retention to increase in importance as the economy regains pace and we enter into a new phase featuring a war for talent”

– Ian McAdam, Salesforce Australia

 

87% of Australian employees want their employer to extend their work-from-home policy after the lockdown ends. Of this number, 54% said they’d prefer a combination of office-based and home working with going to the office, while 33% said they don’t want to go back to the office. 

By making these decisions now, businesses will enable sales teams to work towards and mentally prepare for the next phase of COVID-19. It may also help ease any anxiety about transitioning back to ‘normal life.’

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10 attività di virtual team building per motivare i dipendenti

Virtual team building idee

Lavorare in un ambiente piacevole, con una cultura aziendale positiva e che tende a favorire un morale alto, è un fattore che contribuisce sicuramente a una buona collaborazione all’interno del team. Ma quando il personale è distribuito in diversi luoghi e fusi orari, motivare i dipendenti e mantenerli uniti diventa più complicato.

In questo articolo ti presentiamo dieci attività di remote team building per aiutare il tuo team a rimanere unito e lavorare da casa senza rinunciare al divertimento.

Virtual team building idee

Le dieci attività proposte consistono in semplici esercizi che potrai implementare facilmente grazie a un software di collaborazione, che ti premetterà di effettuare videochiamate, condividere lo schermo e usare una chat di gruppo. Le attività elencate di seguito sono state classificate in due modi:

  1. Uso del video per favorire il legame personale tra colleghi.
  2. Invitare i dipendenti a trascorrere del tempo lontano dallo schermo per aumentare il benessere generale.

Seguendo queste idee, potrai non solo sollevare il morale dei tuoi dipendenti, ma anche aumentare le loro prestazioni lavorative.

Idee di virtual team building per motivare i dipendenti

Attività di virtual team building con un software per videoconferenze:

  • Caffè mattutino accompagnato da qualche buona notizia
  • Sessione di yoga e allungamento in pausa pranzo
  • Una tombola in videoconferenza
  • Drink e pub quiz virtuale
  • Serata cinema

Attività di virtual team building con un software di team collaboration:

  • Concorso fotografico del luogo di lavoro
  • Playlist settimanale
  • Pausa pranzo insieme
  • Photosharing passeggiata
  • Consigli per la cura di sé

Attività video

Queste attività si svolgono attraverso software per videoconferenze per permettere ai colleghi di vedersi e promuovere un legame più personale e collaborativo.

1. Caffè mattutino accompagnato da qualche buona notiziaTeam building caffé mattutino

Durata: 15 minuti

Strumenti: videoconferenze e condivisione dello schermo

Non tutti sono mattinieri: aiuta il tuo team a iniziare la giornata con il piede giusto e una buona dose di energia e ottimismo mentre sorseggiate un caffè e parlate di qualche buona notizia. Ogni mattina il team può riunirsi in videoconferenza con un caffè e discutere di una notizia positiva raccontata ogni giorno da un collega diverso. Questa attività permette di iniziare la giornata con una nota di allegria e ci ricorda che il mondo là fuori non è poi così nero!

2. Sessione di yoga e allungamento in pausa pranzo

Attività remote team building: yoga

Durata: 15 minuti

Strumenti: condivisione dello schermo

Il lavoro in remoto rischia di vederci incollati alla sedia per delle ore. Per questo è importante far alzare i tuoi dipendenti e attivarli con una rapida sessione di yoga e allungamento durante la pausa pranzo. YouTube pullula di tutorial e lezioni di yoga. Sarà sufficiente che un membro del team condivida lo schermo mentre riproduce il video affinché tutti possano seguire la pratica insieme, da casa propria. È un ottimo modo per mantenere sia il corpo che la mente in uno stato di salute e benessere.

3. Una tombola in videoconferenza

Tombola tra colleghi in videoconferenza

Durata: 30+ minuti

Strumenti: piattaforme come Life-Size

Bisogna ammettere che le videoconferenze non sono sempre esperienze entusiasmanti. Allora perché non inserire momenti di svago nelle riunioni con una partita a tombola? Il gioco ruota intorno a situazioni abituali durante le videoconferenze, come frasi ricorrenti (ti dice niente la frase “Stiamo andando fuori tema”?), determinati comportamenti e cose che non funzionano. I membri del team devono marcare una casella ogni volta che sentono una di queste cose (spegnete il microfono se non volete che gli altri vi sentano sghignazzare!).

4. Drink e pub quiz virtuale

Team building: drink e pub quiz virtuale

Durata: 30-60 minuti 

Strumenti: videoconferenze e condivisione dello schermo

Se il team non va al pub, allora il pub va al team. Concludi la settimana con un pub quiz virtuale e un meritato drink. Ogni settimana puoi designare una persona diversa come quiz master. Il funzionamento è semplice: scegli tre categorie con cinque domande ognuna. Il team potrà così divertirsi e tirare fuori il proprio spirito competitivo o lato comico prima di iniziare il weekend.

5. Serata cinema

Seata cinema in remoto

Durata: 120+ minuti 

Strumenti: condivisione dello schermo

La solitudine può essere uno degli aspetti negativi del lavoro da remoto. Per rimediare, perché non organizzare una serata cinema insieme al tuo team? Potete scegliere un film o documentario alla settimana da vedere tutti alla stessa ora. È un ottimo modo per godersi una serata rilassante insieme e stimolare la conversazione tra i dipendenti che proporranno preferenze e gusti cinematografici diversi.

Attività di remote team building con un software di team collaboration

Lavorare da casa comporta trascorrere molto tempo davanti allo schermo, con probabili effetti negativi sulla vista e la postura. Con queste attività potrai prenderti cura del benessere dei tuoi dipendenti aiutandoli a passare del tempo lontano dallo schermo.

1. Concorso fotografico del luogo di lavoro

Remote concorso fotografico del luogo di lavoro

Durata: 15 minuti 

Strumenti: applicazione per chat di gruppo

In ufficio le scrivanie sono pressoché tutte uguali, ma a casa le cose sono ben diverse. Porta un po’ di svago invitando il tuo team a inviare una foto del proprio luogo di lavoro, bello o brutto che sia. In questo modo potranno visitare virtualmente gli uffici casalinghi dei colleghi e saranno ispirati a un po’ di allegra competitività. Il team può condividere le proprie foto con Slack o simili applicazioni di team collaboration per sottoporle al giudizio dei colleghi.

2. Playlist settimanale a rotazione

Playlist settimanale a rotazione

Durata: 30+ minuti 

Strumenti: Spotify

In ufficio abbiamo tutti dovuto sopportare almeno una volta della musica poco affine ai nostri gusti. Proponi dei turni in cui ogni dipendente sceglie la playlist della giornata. La musica è un grande alleato della motivazione al lavoro, e per rendere l’iniziativa ancora più coinvolgente potresti proporre un tema a cui associare ogni playlist, come “Motivational Mondays” o “Chill Down Fridays”.

3. Pausa pranzo insieme

Pausa pranzo insieme

Durata: 60 minuti 

Strumenti: applicazione per chat di gruppo

Perché non stimolare un po’ di sana competizione durante il pranzo invitando il team a condividere con i colleghi alcuni scatti del pranzo e, perché no, alcune ricette? Il pranzo può essere un’esperienza solitaria quando si lavora da casa. Per questo, riunire il team con qualche gara culinaria è un’ottima idea per rendere il momento del pranzo più piacevole e combattere la solitudine.

4. Photosharing passeggiata

Photosharing passeggiata

Durata: 30 minuti 

Strumenti: applicazione per chat di gruppo 

Lavorare in remoto non vuol dire dover restare in remoto tutto il giorno. Anzi, per mantenersi sani è consigliabile uscire e respirare un po’ di aria fresca. Ritaglia 30 minuti ogni pomeriggio per consentire al tuo team di sgranchirsi le gambe alla stessa ora. Invita i dipendenti a condividere foto di qualche aspetto interessante durante le loro passeggiate – potrebbe essere una bella vista o qualcosa di particolare scoperto in giro.

5. Consigli per la cura di sé

Consigli per la cura di sé

Durata: 30 minuti 

Strumenti: e-mail

Lavorare da casa ha i suoi vantaggi, ma può anche essere emotivamente faticoso. In questi casi, condividere con il team qualche consiglio per prendersi cura di sé può essere di grande valore. I dipendenti possono semplicemente condividere via e-mail con i colleghi i propri trucchi per stare bene mentalmente durante il telelavoro. Per esempio il modo di organizzare la giornata, qualcosa che aiuta loro a rimanere motivati, iniziare un nuovo hobby…

Se chiedi alla gente che cosa apprezza di più del proprio lavoro, la risposta più frequente è “la gente”. Il fatto che il team lavori da remoto e da luoghi diversi non significa che non possa creare buoni legami con i colleghi e divertirsi. Con una selezione di attività di virtual team building e l’aiuto di qualche software di team collaboration, sarai in grado di mantenere un’entusiasmante cultura aziendale, creare unione tra i membri del team e tenere alto il loro morale. In cambio avrai dipendenti felici e migliori prestazioni lavorative.

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A third of British SMEs fell victim to phishing attacks during lockdown

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Over half of the British workforce is now remote as a result of COVID-19. The transition from office to remote working has taken place successfully, however despite the majority of workers stating they are pleased with working from home, the adoption of security measures still has room for improvement.  

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We surveyed British SMEs to understand how they are adapting to remote working since the beginning of the pandemic and what measures they have in place to make sure that information stays safe. 

Highlights of the study:

  • 30% of respondents have fallen victims to phishing attacks since the lockdown; with 45% of emails were related to Coronavirus.
  • A third of respondents use an identical password for all accounts.
  • SME employees share passwords with colleagues, and between personal and business accounts.

Phishing attacks on the rise since the beginning of the lockdown

One of the most significant results of the study was the increase of targeted phishing emails. Since the beginning of the lockdown, in the UK only, more than 30% of respondents have been victims of phishing emails, and almost half of those emails (45%) are related to coronavirus.

The National Centre for Cyber Security (NCSC) defines phishing emails as:

Phishing is when criminals try to convince you to click on links within a scam email or text message, or to give sensitive information away (such as bank details). Once clicked, you may be sent to a dodgy website which could download viruses onto your computer, or steal your passwords.

Cybercriminals can use real-world concerns for phishing emails to try and trick users into clicking on them and get personal information by taking them to a phishing site. Preparing employees to recognise this type of threat and potential attackers must be part of the routine of SMEs. 

Last month the NCSC launched a service to help individuals and companies that have been victims of a phishing scam. Emails that are suspicious of being malicious can be forwarded to the Suspicious Email Reporting Service (SERS), as a way to report any suspicious emails received. 

Tip: If you think you have been sent a phishing email, forward it to the SERS email address (report@phishing.gov.uk) to make sure it is not a phishing attack and compromises your company and your personal information.

Over a third of British SMEs use the same password across multiple sites

While SMEs are taking the necessary steps to ensure business continuity, Capterra’s research indicates that cyber security processes have been less efficient. Over a third of British SMEs (33%) have a main password that they use across multiple sites and over half of businesses share it always or in some cases (52%)  between personal and business accounts. 

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According to the study, only 15% of respondents have strong passwords, with randomised letters, numbers, and characters. 

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Passwords are often the only barrier to the most valuable data and information in your company. Educating employees about the importance of a strong password is a great way to encourage remote security in the workplace. 

Below we have outlined some do’s and don’ts for a strong and safe password: 

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Password management software helps with managing and organizing passwords by synchronising them across devices and systems, generating random passwords based on best practices, and providing a centralised, secure location for them.
Authentication software stores information on users’ login details using two-factor authentication such as mobile phone or SMS to be able to access them. 

In addition to having a strong and secure password, it’s important to provide an extra layer of security. However, the results show the number of workers using firewalls (8%) and Virtual Private Network (VPN) (7%) is significantly low.

VPN software allows remote employees to access corporate network through an encrypted connection. VPNs are also a way to protect internal network servers from external, unauthenticated attackers, by limiting network access to authenticated devices. 

Tip: Using strong passwords is a great start, but looking at additional security while working remotely is vital. VPN software and authentication software is a good way to make sure that sensitive data such as passwords have an additional layer of security against potential attacks.

Raising employee awareness on security is key

The speed and the scale of the COVID-19 crisis has also had an impact on how companies prepared their employees for this new reality: 51% of the respondents indicate that someone within their organisation is responsible for cybersecurity and that they know who it is. However, a quarter, 24%, know that someone is responsible, but not exactly who. 

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Tip: 15% of remote employees have not had any cybersecurity courses or training and that poses a significant risk to SMEs. These workers are the most vulnerable and can compromise company data. 

64% of remote workers have received training online or face-to-face, and with almost half of them using their personal device to work (40%), training is vital to avoid attacks. The results of the survey also demonstrate that the coronavirus crisis has shown the lack of preparation of SMEs for remote working.  

Employees that are trained doesn’t mean that they are experts in IT security. It is also important that they know who to contact in case of doubt or after a cyber attack. 

Employers and employees are equally responsible for protecting data and secure access to business applications. There are good cybersecurity tools to help companies with this, but there must also be a change in mentality. The consequences of a security breach can cause irreversible damage, and also harm the reputation of the business.

Want to know more about cyber security tools? Check out our list of cyber security software.

Survey methodology

To collect the data from this report, we conducted an online survey between 1st April 2020 and 8th April 2020. The responses come from a sample of the UK market. Of the 773 people who participated in the survey, we were able to identify 491 respondents that fit within our criteria:

  • UK resident
  • Employed by a small or mid-sized business
  • Employed full-time or part-time
  • Working remotely as a response to COVID-19.

The participants come from various business sectors and levels of seniority. 

Dicas para vender na internet e driblar a crise

vender na internet

vender na internet

Talvez nenhum guru do varejo que fazia previsões sobre a digitalização das pequenas e médias empresas jamais imaginaria que a guinada online chegaria assim subitamente, causada por uma crise sanitária.

Muitos negócios que deixavam a inserção digital para amanhã viram-se obrigados a vender na internet para manter sua operação não só ativa, mas principalmente rentável. Foi assim que um projeto do futuro se transformou em uma necessidade do agora.

A estimativa é que, com o confinamento, o e-commerce no Brasil tenha faturado um montante de R$ 9,4 bilhões no mês de abril –o que representa um crescimento de 81% em relação a abril de 2019–, segundo pesquisa da empresa de inteligência de mercado Compre&Confie.

E não só quem estava atrás do balcão se viu obrigado a se lançar na digitalização. Para muitos consumidores, resistentes ou indiferentes ao comércio online, foi o momento de pegar o cartão de crédito e finalizar a aquisição por um botão, sem o sorridente balconista entregando a sacola de compras no final.

Segundo dados de pesquisa recente da Kantar Ibope Media, 34% das pessoas passaram a comprar mais online desde início da pandemia (em pesquisa anterior eram 19%). Algumas das categorias mais procuradas pelos consumidores foram saúde, beleza, instrumentos musicais, pet shop e esporte.

Assim como é momento de mudar os hábitos de consumo, também é hora de olhar para as oportunidades, abraçá-las e apostar o mais rápido possível na venda online.

“Se a vida lhe der limões…

…faça uma limonada”. E venda.

Nunca esse ditado popular fez tanto sentido! Antes de devorar todas as dicas para e-commerce, o ideal é se estruturar nos bastidores para colher um excelente desempenho nessa empreitada.

Para organizar a sua operação e o trabalho em equipe, considere melhorar a qualidade do trabalho remoto. Uma pesquisa recente do Capterra constatou que, para 55% dos trabalhadores de PMEs hoje em home office, trabalhar em casa não era uma prática antes da pandemia, portanto muitas dificuldades podem surgir.

As empresas que são novas neste terreno devem introduzir tecnologias que permitam ter uma rotina laboral mais organizada. Isso inclui usar opções de softwares para melhorar a comunicação em equipe, a produtividade e o atendimento ao cliente.

Depois dessa primeira estruturação, para vender na internet você deve olhar profundamente o seu negócio para identificar os principais produtos que atendem as necessidades do consumidor nesse momento.

Por exemplo, imagine que seu negócio vende artigos para esporte. As academias estarão fechadas nos próximos dias ou com quantidade reduzida de frequentadores. Mesmo que estivessem em funcionamento normal, muitos clientes estariam com receio de frequentá-las. O jeito do consumidor continuar ativo é comprar equipamento e malhar na sala de casa!

Se você comercializa pesos que são usados em exercícios domésticos, coloque este tipo de produto como carro-chefe da sua operação online. Além de destacar na home do seu site, considere descontos, frete grátis e outras ações que sejam convenientes para a sua loja e para o consumidor.

Após essas primeiras ações, saiba a seguir como organizar cada etapa da sua futura loja virtual.

Vender na internet: como estruturar cada setor da operação online

Seja uma loja física com anos de estrada ou uma ideia de e-commerce que acabou de sair do papel, o caminho é o mesmo: adaptar os bastidores ao mesmo tempo que se constrói a estrutura online.

Decorando a sua vitrine virtual

O passo a passo para montar uma loja virtual parece complexo à primeira vista, mas você não precisa sofrer com essa parte se não tiver nenhum conhecimento de programação.

Existem três maneiras para iniciar a criação da sua página de e-commerce, basta escolher aquela que mais se encaixa à sua necessidade:

dicas iniciar página

Vender na internet é diferente de vender no espaço físico, portanto lembre-se que todas páginas devem ser desenvolvidas pensando na experiência do cliente, ou seja, muito cuidado ao escolher as imagens e o conteúdo, pois eles guiarão o consumidor durante a jornada de compra.

Gestão do inventário: os bastidores são protagonistas

A quantidade das suas vendas não está ligada somente à promoção dos produtos, mas também ao controle do estoque. Se você tem problemas na organização do seu inventário, um produto que tem boa saída pode ficar em falta quando seu cliente mais o quiser –e isso é péssimo para sua lucratividade e para a imagem da sua marca.

O mesmo vale para a logística, já que a qualidade da entrega não está associada somente à capacidade do seu parceiro logístico entregar no prazo. Se você demora para despachar os pedidos por interferência do estoque, o resultado será aumento de reclamações e clientes extremamente frustrados.

É comum ver PMEs que optam por vender na internet com um grande problema: a limitação do espaço de estoque. Se for o seu caso, o ideal é escolher um modelo de reposição que se adeque ao seu espaço. Considere implantar a reposição contínua, em que se aumenta a frequência da aquisição de mercadorias e, ao mesmo tempo, se reduz a sua estocagem.

Usar tecnologia também é essencial para ter uma boa gestão de estoque. Com essas ferramentas, você monitora a quantidade de produtos e mantém o inventário atualizado constantemente e em tempo real.

Dica

Quando não há nenhum método que ajude a melhorar a disposição do seu estoque, então considere alugar um espaço em empresas de self storage. Elas possuem galpões e oferecem a possibilidade de aluguel de acordo com as suas necessidades mediante uma mensalidade. Além de cuidar da infraestrutura do espaço, essas empresas se encarregam também da segurança.

Em momentos de crise sanitária, como a do coronavírus, você tem de tomar algumas medidas de precaução e higienização. Há funcionários trabalhando na área? Então estabeleça que eles troquem de roupa assim que entrarem no galpão e forneça materiais de proteção, como luvas, máscaras e álcool em gel. Também determine a higienização dos produtos com álcool com concentração 70% antes de cada envio.

Tenha em mente que o medo de contaminação é uma das preocupações dos consumidores ao comprar online, segundo uma pesquisa do Google.

Estabeleça uma comunicação genuína com o cliente

A interação com o seu cliente deve ser realizada segundo o tom de voz da sua marca: descontraído, sério, informativo, etc. Cabe a você determinar qual a essência da sua marca em relação à comunicação, que deve ser refletida em todos os setores: do serviço de atendimento ao cliente (SAC) ao anúncio de promoções.

É importante que seu negócio assuma um posicionamento genuíno, autêntico e transparente. Afinal, as pessoas querem se conectar às empresas com as quais se identificam em relação aos valores.

Durante o período de isolamento social, algumas marcas promoveram o movimento de apoio ao pequeno negócio, já outras focaram em destinar uma porcentagem de vendas a instituições carentes. Tudo depende de se identificar com uma causa e se envolver com ela.

vender na internet loja roupas
A Laboratório Fantasma destinou parte do faturamento a comunidades carentes (Fonte)

Em diferentes ocasiões a sua empresa vai ter que tocar no assunto coronavírus enquanto ele continuar rondando nossa sociedade, então tente ser relevante e trazer novidades. Sua marca tem o poder de fazer diferença na vida das pessoas e marcá-las com o seu posicionamento.

dicas comunicação genuina

Fique atento para não errar na comunicação. Os consumidores estão de olho nas ações das empresas e não hesitam em expor ou viralizar comportamentos que são incongruentes com o que o momento demanda –e isso pode gerar prejuízos incalculáveis. Por isso, vale a pena considerar a criação de um plano de comunicação para crises.   

Trabalhe diversos canais de contato

Assim como uma loja física não seria bem-sucedida sem banners ou folhetos de divulgação, uma loja online não sobreviveria sem posts em redes sociais. Você quer que dê certo sua empreitada de vender na internet, certo? Então, se você não pensava em ter ou nunca se engajou em alimentar as mídias do seu negócio, agora mais do que nunca tem de focar nelas.

Os brasileiros passam cerca de 150 minutos por dia em redes sociais, e esse número só deve crescer com as pessoas passando mais tempo em casa. Além disso,  os hábitos adquiridos agora continuarão pelos próximos meses, já que é sabido que a distância social vai ser algo com que iremos conviver por um tempo.

A sua empresa deve estar presente em todos as mídias que puder: Instagram, Twitter, Facebook, WhatsApp, Google Meu Negócio, etc. Esses canais permitem promocionar produtos, serviços e a sua marca, divulgar descontos, engajar-se e manter relacionamento com seus clientes e compartilhar informações e novidades sobre sua empresa.

dicas para ecommerce atendimento
Exemplo de negócio com informações atualizadas no Google (Fonte)

Uma prática bastante comum no e-commerce é publicar fotos ou vídeos dos bastidores da operação. Atualmente, as pessoas estão preocupadas com saúde e higienização, portanto, se for mostrar os bastidores, lembre-se de postar as boas práticas e ressaltar o que está fazendo para prevenir a transmissão do coronavírus.

Durante a rotina de gestão de um e-commerce, pode ser que lhe falte tempo para administrar as mídias sociais. É possível automatizar a tarefa com softwares de gerenciamento de redes sociais com funcionalidades diversas, como para a criação de um calendário editorial, automatização das publicações e centralização do atendimento ao cliente. Assim não há mais desculpas para não se aventurar pelas redes sociais.

O bom relacionamento com fornecedores

Contar com fornecedores de confiança é evitar uma dor de cabeça na sua operação. Quando você possui bons parceiros comerciais, isso influenciará diretamente na percepção do consumidor sobre a sua marca, seja pela qualidade dos produtos, seja por sempre tê-los em estoque prontos para enviar.

Na hora de estabelecer sua lista de fornecedores, vale a pena levar em conta os seguintes pontos: 

  • Buscar preços justos sem deixar de se preocupar com a qualidade do produto.
  • Analisar a agilidade do fornecedor na entrega de mercadorias.
  • Verificar a existência de certificações e se segue normas de segurança.
  • Definir exigências que devem ser cumpridas pelas partes.
  • Manter uma relação cordial que lhe dê abertura para negociações quando for preciso.

Em casos excepcionais, como a crise atual, alguns produtos aumentam repentinamente de valor por causa da grande demanda. Mais do que nunca você terá de negociar. Uma dica: sugira aumentar o volume, enquanto o fornecedor, em troca, mantém o preço.

No caso de dificuldades financeiras, renegocie dívidas e pagamentos de forma que se estabeleça condições justas para as duas partes. Durante esses períodos, fica ainda mais evidente a necessidade de se construir uma relação duradoura, confiável e respeitosa com fornecedores.

Métodos de pagamento: opte pela versatilidade

A pandemia deve pegar em cheio no bolso dos consumidores. As altas taxas de desemprego somadas à diminuição do poder de compra serão realidade para muitas pessoas. Pensando nisso, por que não focar em pequenas ações que possam ajudar o seu cliente a continuar consumindo?

Ao vender na internet, é possível implantar um sistema de pagamento que oferece diversos métodos para que o cliente possa escolher o que lhe convém, como cartão de crédito, boleto, PayPal, transferência online, dinheiro vivo, etc.

Segundo pesquisa do Capterra, a forma de pagamento mais usada no e-commerce é o cartão de crédito, seguido pelo boleto bancário.

Não deixe passar nenhum método se puder oferecê-lo, já que isso aumentará a quantidade de pessoas que a sua loja online poderá atender. Também seja flexível e ofereça condições especiais ou prazos de pagamento mais longos, se possível.

Tenha a melhor logística ao vender na internet

A logística é, ao mesmo tempo, um ponto central e sensível dos e-commerces. Afinal, o atraso na entrega de produtos é um dos principais motivos de reclamações de clientes que compram online. Mas como fazer para ter uma boa logística quando a execução da tarefa foge da sua alçada?

O primeiro passo é encontrar um bom parceiro logístico. Antes de assinar um contrato com o operador logístico, analise sua área de abrangência, a condição da frota de veículos e a taxa de entregas no prazo (SLA de entrega). Esses pontos determinarão a qualidade de serviço que ele oferece.

Outra maneira de melhorar a performance na área logística é automatizar o departamento. O uso de softwares de logística ou softwares de gestão de entregas ajudam no rastreamento das entregas, no cálculo do frete, na organização do armazém e na impressão de etiquetas. Também vale a pena olhar as boas práticas da empresa em questão de higienização e cuidado com seus colaboradores.

Muitas lojas online têm recorrido às plataformas de delivery para suprir a necessidade logística do momento. O uso dessas plataformas costuma compensar se você é um restaurante ou um negócio que vende artigos pequenos.

Além de perder o controle do processo, muitas zonas não são atendidas por esses aplicativos, o que restringe o potencial das suas entregas. De qualquer forma, caso opte por trabalhar com elas, procure uma empresa que tenha taxas competitivas e que dão importância à segurança dos entregadores.

Dicas para e-commerce: inspire-se com essas 3 ações 

Agora que você já tem em mãos todas dicas para e-commerce, confira esta seleção de cases do comércio eletrônico para se inspirar e criar ações na sua loja virtual durante o período de pandemia.

Basico.com

O e-commerce Basico.com colocou no rodapé do seu site uma mensagem fixa para informar as ações da loja durante a pandemia. Aumento do prazo de trocas e frete grátis para zonas específicas foram algumas das medidas implantadas neste período.

No mesmo comunicado, a marca pediu às pessoas para darem prioridade ao contato via e-mail com objetivo de ter um melhor fluxo de comunicação com os clientes. 

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Comunicado na página da loja online de roupas Basico.com (Fonte)

Nutritienda

Com presença em vários países da Europa, o e-commerce de suprimentos Nutritienda lançou uma campanha de marketing focada no “desconfinamento”, promovendo produtos relevantes para o momento, especialmente considerando o início do verão europeu. É isso: pensar em ações para cada etapa do que estamos vivendo.

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Campanha da Nutritienda mostra a importância de adaptar-se ao momento (Fonte)

Petco

O bem-estar do seu animal é uma preocupação dos que têm mascotes durante a pandemia. Conhecendo seu público, a Petco, rede norte-americana de petshops, criou uma página exclusiva para trazer informações relevantes para manter os animais saudáveis nesse período, geralmente respondida por especialistas.

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Petco que ajudar clientes a manter os animais saudáveis durante a quarentena (Fonte)

 

Quer saber mais e-commerce? Confira nossa lista com de sistemas de e-commerce para descobrir mais produtos.

6 Key considerations for your virtual onboarding programme

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First impressions are important—especially when it comes to the workplace. A new employee’s experience during their initial days on the job can make or break their perception of the company. 

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Without a strong onboarding process in place, new employees may come to resent their job—they’ll be unsure of what their role is, unaware of whom to talk to, and ultimately unable to start on the right foot. 

When it comes to remote work, onboarding can be even more challenging. Managers aren’t there to welcome new workers into the workspace physically, and therefore have to go the extra mile to help them get up and running. 

If you’re looking to onboard members of your remote team, we’ve got you covered. This article acts as a remote onboarding checklist, so you’ll have everything you need to build a seamless and simple onboarding experience for your telecommuting employees.   

What is virtual onboarding?

Virtual onboarding is the process companies follow to welcome a new employee into a remote role. Unlike traditional onboarding, which is usually done in person in the office, virtual onboarding is done over video conferencing software and collaboration tools. 

A good onboarding process will include: 

  • An overview of the employee’s role
  • An introduction to the employee’s most important colleagues
  • A rundown of all internal systems necessary for the job 
  • A review of the company handbook
  • An introduction of company culture 

 Why is virtual onboarding important, even when remote?

Onboarding is important in any workplace, to give a new staff member confidence in their role and a deep understanding of the organisation. It also saves time in the long run—managers won’t need to spend as much time answering questions and explaining things if an employee is given all of the right information up front. 

In the world of remote working, onboarding becomes even more important. James Mitchell, Founder at Leonid Group (a London-based recruitment business) reveals why:

“Candidates look for organisation from their new employer; a structured first day with information readily available and systems set up. Social integration and welcoming is key; we’ve found candidates who’ve been onboarded remotely into (particularly smaller) teams struggle to build the same social bonds with new teammates.” 

Employees working from home can’t simply lean over to their colleague and ask a quick question. And without in-person work events, it can be hard for them to feel like they’re a part of company culture. 

Fortunately, thanks to modern technology and some creative solutions, there are ways to improve the virtual onboarding process so that new employees feel welcome and secure on their first day. 

What tools work well for a virtual onboarding program?

The first step to creating a strong remote employee onboarding system is to get the right tools and tech into place. Overall, there are five key types of software you’ll need to have up and running before you can begin onboarding your remote workers properly. 

Collaboration software

First and foremost, you’ll need collaboration software that is used across your company. Programs like Monday.com and Asana allow employees to work together remotely on projects, organise their work flow, and provide transparency to one another about the state of tasks. In fact, Monday.com even has an employee onboarding template you can use to get started on your own process. 

Web conferencing software

Working remotely can feel isolating sometimes, but this can be assuaged if you are using web conferencing software. With platforms like Zoom or Webex, you can meet face to face with your new employee on their first day. This will help them connect with you and other colleagues in a more intimate way. 

Internal communication software

Web conferencing is good for meetings, but sometimes during the onboarding process, new staff members will have quick questions they need to ask. This is where live chat comes in handy—with software like Slack or Workplace by Facebook, new staff can get the answers they need, from the right people, in real time. 

HR software

Your human resources department will have a large role to play in onboarding remote employees. To help them keep track of everything from work leave tracking to employee contracts, they will need a software system like BambooHR or Calamari

Digital signature software

In a traditional office, much of an employee’s first day on the job is spent signing on the dotted line of contracts and forms. This can be a challenge to do remotely, unless you have digital signature software like eSign Genie or Docusign. With these platforms, you don’t have to scan or print anything—signatures can be securely placed on forms with the click of a button.  

6 Considerations for virtual onboarding and the new hire experience

1. Put in the face time 

Though you likely won’t be able to meet with your new remote employees in person, making sure they can put a face to a name is important. Don’t be afraid to schedule plenty of video calls, with you or anyone else they’ll be working with, during their first days on the job. 

2. Spread the responsibilities 

A good onboarding process shouldn’t be managed by only one person. Delegate different aspects of the training to employees who will be working with the new staff member, so the new hire gets to meet many people and learn different skills from experts in the business. 

3. Include culture and social life 

With all of the admin and training tasks that need to happen during virtual onboarding, it can be easy to forget about the cultural aspects of your business. Jonny Edser, Founder and Managing Director of Wildgoose, works with virtual companies to run team building activities. He gave his advice to first-time remote businesses:

“Presentations about culture and working practices can be delivered just as effectively in the virtual space. It’s also important to set up conference calls with each department head so that a new employee can get to know team members as well as getting a sense of the company.”

4. Build-in contingency plans 

A good onboarding process will include contingencies when something goes wrong. Perhaps one of the people running the training will be unavailable, or dodgy internet connections won’t allow for a web conference. Have contingency plans in place for such circumstances. For example, you may give your new employee phone numbers they can call if web conferencing fails. 

5. Offer some in-person training if possible 

Depending on the nature of your remote working environment, you may be able to give your new staff member a chance to meet fellow colleagues in person. This could involve a single day of training on-site at company headquarters, or linking them up with employees in their region so they can form closer social bonds with other workers. 

6. Refocus the content so it is relevant to a home office

Claire Williams, director of people and services at CIPHR, a UK provider of HR software explains how they’ve adapted their virtual onboarding program:

“We’ve refocused the health and safety elements of the onboarding process to focus on homeworking, rather than the office environment. There’s little point in explaining the fire alarm procedure right now, for example, but it is important that we go over how to set up a comfortable and safe home working environment.”

Setting new starters up for success

Virtual onboarding is a different game than traditional onboarding. Though the lack of in-person contact presents new challenges, tech innovations like collaboration software make all the difference. With the right software on your side and a firm process in place, you’ll find bringing on new remote workers to be smooth sailing. 

Want to know more about tools for virtual onboarding? Check out our list of collaboration software

Il 59% delle PMI di tutto il mondo ha adottato il telelavoro a causa del COVID-19

59% delle PMI di tutto il mondo ha adottato il telelavoro a causa del COVID-19

Da un giorno all’altro, il COVID-19 ha cambiato radicalmente il modo di lavorare. Poco importa se vivi nel continente dei canguri, nel paese della pasta, nella città dell’amore o nella capitale del carnevale. È molto probabile che anche tu sia stato costretto al telelavoro, con la conseguente necessità di adattare prodotti e servizi a questa nuova modalità lavorativa virtuale.

Header 59% delle PMI di tutto il mondo ha adottato il telelavoro a causa del COVID-19

Il mondo intero sta affrontando numerose sfide e i dipendenti di moltissime aziende hanno dovuto imparare a usare nuovi software per il lavoro in remoto e abituarsi a nuovi modi di comunicare con i colleghi e i manager.

Un’altra delicata questione da gestire è la sicurezza informatica. Molti hacker, infatti, approfittano delle crisi per attaccare le aziende e rubare dati preziosi, prendendo di mira un facile bersaglio come sono i dipendenti in remoto.

Desiderosi di saperne di più sulle sfide del remote work, sull’uso dei software e sulle procedure in termini di sicurezza informatica a livello mondiale durante la pandemia, noi di Capterra abbiamo realizzato un sondaggio* coinvolgendo 4.600 dipendenti che lavorano in remoto e a tempo pieno per piccole e medie imprese (PMI) in Australia, Brasile, Spagna, Francia, Germania, Italia, Messico, Paesi Bassi e Regno Unito.

Il 59% delle PMI di tutto il mondo è passata alla modalità di lavoro da remoto

Lavorare da casa ascoltando in sottofondo la tua radio preferita, sorseggiando un buon caffè e lontano dal brusio di un ufficio affollato: in questo periodo quasi il 60% dei dipendenti dei vari paesi dichiara di apprezzare il lavoro da remoto.

Percentuali telelavoro nei diversi paesi del mondo

Gli intervistati del nostro sondaggio globale hanno inoltre individuato numerosi vantaggi del telelavoro. I 5 vantaggi più citati sono:

  • Assenza di spostamenti per recarsi in ufficio
  • Flessibilità dell’orario di lavoro in base alle responsabilità personali
  • Codice di abbigliamento informale
  • Maggiore produttività
  • Possibilità di prendersi cura dei figli e degli animali domestici

Il futuro sarà in remoto: il 55% degli intervistati ritiene che la propria attività potrebbe funzionare stabilmente con il personale in telelavoro

La crisi sta accelerando la trasformazione digitale e dimostra inoltre alle aziende quanto sia importante non solo adattare prodotti e servizi, ma anche le condizioni lavorative e la mentalità.

Finora il telelavoro era un vantaggio dal punto di vista del personale. Si tratta di una modalità di lavoro che piace a molti, e se la produttività in questo periodo dimostra di non risentirne, è probabile che anche in futuro si continui a puntare sul remote work.

La maggior parte dei dipendenti dichiara di preferire il telelavoro al lavoro tradizionale

Secondo le previsioni di Gartner (in inglese), la generazione Z contribuirà ulteriormente a rafforzare questa tendenza. Stiamo parlando della generazione (i nati tra il 1995 e il 2010) dei veri “nativi digitali”. Per loro, che sono stati sempre abituati a collaborare in maniera digitale, l’interazione digitale è vissuta come più normale rispetto a quella interpersonale. La preferenza della generazione Z a lavorare da remoto consoliderà sempre più il telelavoro come modalità standard.

Consigli per la produttività

Brian Kropp (VP di Gartner) propone alcuni consigli (in inglese) per aiutare i dipendenti ad essere produttivi quando lavorano da casa.

  1. Attrezzare i dipendenti: assicurati che i tuoi dipendenti abbiano la tecnologia di cui hanno bisogno per fare al meglio il proprio lavoro, dai dispositivi adatti al software di collaborazione aziendale.
  2. Focalizzarsi sui risultati piuttosto che sui processi: focalizzati su ciò che i dipendenti dovrebbero portare a termine. Definisci obiettivi precisi per dare ai dipendenti una visione chiara delle loro mansioni e concentrati su di essi, non sui procedimenti.
  3. Aumentare i riconoscimenti: “durante periodi di difficoltà, il desiderio dei dipendenti di ricevere riconoscimenti aumenta di circa un 30%”, spiega Kropp. Possono essere apprezzamenti pubblici, segni di gratitudine, opportunità di crescita e piccoli omaggi.
  4. Comunicazione bidirezionale: il dialogo bidirezionale manager-dipendente è fondamentale. Soprattutto durante un periodo di trasformazione, è molto importante che, da un lato, i dipendenti capiscano le decisioni aziendali e le relative ripercussioni, e dall’altro che i manager comprendano le sfide e le preoccupazioni del personale.
  5. Fidati dei tuoi dipendenti: i manager che hanno paura di perdere il controllo costante sui propri dipendenti non devono cadere nel micromanagement, che contribuirebbe soltanto a demotivare quei dipendenti che si sentono già stressati. Piuttosto, riponi in loro la tua fiducia!

Il 70% delle aziende a livello mondiale sono state in grado di adattare i propri prodotti al mondo virtuale

Palestre che trasmettono gli allenamenti online, ristoranti che offrono il servizio di consegna a domicilio su siti web di propria creazione, agenti immobiliari che fanno le visite delle proprietà via webcam e professori che trasformano i propri salotti in aule scolastiche.

Il 70% delle aziende a livello mondiale sono state in grado di adattare i propri prodotti al mondo virtuale

Il numero di aziende in tutto il mondo che in brevissimo tempo sono state capaci di reagire alla crisi è davvero notevole. Secondo il nostro sondaggio, il 70% delle aziende sono riuscite ad adattare una parte o la totalità delle proprie soluzioni per poterle offrire attraverso una gestione virtuale. La digitalizzazione dei prodotti o servizi è un ottimo punto di partenza. Se desideri trasformare ulteriormente le soluzioni del tuo business, leggi la guida che trovi qui di seguito.

Consigli per la digitalizzazione delle tue soluzioni

I 6 modi di Hung LeHong (VP di Gartner) per ottenere nuovi ricavi digitali sono elencati dal meno invasivo al più innovativo:

  1. Vendere risorse digitali di cui disponi già: il modo più semplice è iniziare vendendo risorse digitali che già possiedi, come informazioni e know-how.
  2. Digitalizza un prodotto o servizio: adatta il tuo prodotto o servizio per la fruizione virtuale. Fornisci i tuoi prodotti in modo digitale oppure offri i tuoi servizi online.
  3. Proponi un sistema di pagamento a consumo: gli utenti useranno con maggiori probabilità le tue soluzioni digitali se non sono obbligati investire eccessive risorse in licenze o servizi di gestione.
  4. Diversifica i prezzi in base a criteri condivisi: offri tariffe flessibili per incentivare le vendite o per un determinato livello di servizio.
  5. Crea un business a piattaforma: con un business a piattaforma puoi vendere prodotti e servizi senza la necessità di possederli o distribuirli. Airbnb è un esempio di questo tipo di business.
  6. Esplora nuovi mercati: usa la tua esperienza in un settore per avviarti in un altro settore.

Il 60% delle PMI in tutto il mondo devono investire in software per prepararsi al telelavoro

Le aziende hanno adattato il loro modo di usare la tecnologia per rispondere alla crisi, acquistando software per remote work che sono presto stati adottati dai dipendenti. I dati raccolti mostrano che il 60% delle società ha acquistato, o ha intenzione di acquistare, nuovi software per poter implementare il telelavoro.

Il sondaggio ha riscontrato che il 64% dei dipendenti in tutto il mondo ha imparato a usare questi nuovi strumenti facilmente o molto facilmente.

I lavoratori hanno imparato facilmente ad autilizzare software per il telelavoro

Inoltre, per quanto riguarda l’infrastruttura software, dal nostro sondaggio risulta che le aziende stanno incrementando gli investimenti in tecnologie basate sul cloud. Infatti, il 39% delle società attualmente si appoggia su prodotti cloud per il telelavoro.

Le PMI stanno incrementando gli investimenti in tecnologie basate sul cloud

Nella seguente immagine puoi vedere gli strumenti più usati nel mondo per gestire il lavoro da remoto:

Gli strumenti più usati per il telelavoro

Nota bene: la maggior parte dei software sono stati adottati per permettere

Quando si iniziano a usare nuovi strumenti è molto importante investire anche nella sicurezza informatica. Altrimenti il rischio di cyberattacchi aumenterà (vedi i consigli su come creare un ambiente di lavoro sicuro, alla fine dell’articolo).

I problemi di comunicazione con i colleghi e la solitudine sono le 3 maggiori sfide del telelavoro

Sebbene la maggior parte dei dipendenti abbia dichiarato di trovarsi bene con il lavoro da casa, sono emerse anche alcune difficoltà, che vanno affrontate e risolte affinché il personale possa in futuro godere di un’esperienza di telelavoro più produttiva ed efficace.

Le 5 maggiori sfide del telelavoro

La maggior parte delle aziende sta fornendo supporto ai propri dipendenti durante la crisi con software di team collaboration e linee guida nei giusti ambiti. Lo studio mostra che il 37% delle società offre linee guida sulla comunicazione e sulle riunioni di gruppo. Ma non è sufficiente: i dipendenti di tutto il mondo riscontrano ancora delle difficoltà proprio in termini di comunicazione con i membri del team.

Consigli per la comunicazione

Ti proponiamo 5 consigli su come migliorare la comunicazione all’interno del tuo team.

  1. Programma riunioni di aggiornamento: pianifica riunioni giornaliere (o riunioni settimanali con team più piccoli) affinché tutti i membri del team siano informati e aggiornati sulle attività, lo stato di avanzamento, i cambiamenti, ecc.
  2. Dedica uno spazio a una breve conversazione: prima o dopo le riunioni ufficiali, pianifica del tempo per una conversazione rilassata. Ti aiuterà a capire le necessità del tuo team e le difficoltà che sta affrontando, oltre a far sentire ogni membro più coinvolto.
  3. Programma sessioni di brainstorming: pianifica sessioni fisse (una o due volte al mese) per aiutare i team a migliorare i processi e per riflettere su nuove idee. Soprattutto in tempi di cambiamento, le idee innovative sono necessarie e possibili.
  4. Scegli lo strumento adeguato: se hai la sensazione che stai perdendo troppo tempo, non ostinarti a usare programmi di messaggistica o interminabili conversazioni via e-mail. Probabilmente potresti risolvere la questione con una semplice chiamata di 5 minuti.
  5. Non trascurare il divertimento: organizza attività virtuali per aiutare i membri del team a relazionarsi e portare un po’ di divertimento nella loro giornata lavorativa.

Infografica studio telelavoro nel mondo

Solo il 36% dei dipendenti usa password sicure

Una delle cose più importanti per quanto riguarda il remote work è creare un ambiente di lavoro sicuro. Ti consigliamo di seguire i 5 punti elencati di seguito per garantire la sicurezza informatica nella tua azienda.

→ Il 40% dei dipendenti usa esclusivamente dispositivi personali per lavorare in remoto.
  1. È caldamente consigliato non usare gli stessi dispositivi per il lavoro e per l’uso personale. Questo aumenterebbe il rischio di un attacco e spianerebbe la strada ai criminali per rubare dati preziosi.
→Solo il 39% di tutti i dipendenti dispone di un software antivirus installato sul proprio dispositivo.
→ Il 29% usa un firewall.
2. Investi in software per la sicurezza, come antivirus e firewall. Ogni azienda dovrebbe essere sempre dotata di questi due tipi di software. Puoi pensare anche di investire in soluzioni per monitorare la rete e per la protezione degli endpoint.
Consiglio: installa i software per la sicurezza su tutti i dispositivi personali (computer, tablet, smartphone) usati per accedere ai dati aziendali.

→ Il 32% degli intervistati ha subito un attacco di  phishing. Di questi attacchi, il 49% è avvenuto durante il telelavoro.

→ Solo il 22% a livello mondiale usa un software per la sicurezza.

3. Le e-mail sono uno dei mezzi di comunicazione più importanti nelle aziende e, sfortunatamente, anche uno dei mezzi più vulnerabili. Un software per proteggere la posta elettronica aiuterebbe a minimizzare il rischio di attacchi di phishing, identificando i messaggi maligni e separandoli dal resto.

Consiglio: eseguire un test di phishing per determinare la vulnerabilità dei dipendenti alle e-mail di phishing.

→ Meno di un terzo delle società usa una VPN.

4. Installa una VPN, soprattutto se i dati aziendali sensibili vengono trasferiti durante il telelavoro. Le VPN forniscono una connessione a internet cifrata che impedisce a terze parti di visualizzare l’attività di rete.

→ Solo il 36% dei dipendenti in tutto il mondo usa password sicure con un ordine casuale di lettere, numeri e simboli.
→ Il 29% usa un password manager.

 

5. Una buona gestione delle password è fondamentale per prevenire gli attacchi informatici. Le aziende dovrebbero approfittare di questo periodo per sensibilizzare i dipendenti riguardo all’importanza di creare password sicure. Un software per la gestione delle password è la soluzione più sicura e pratica, oltre ad agevolare la condivisione delle password tra i colleghi.

Consiglio: quando acquisti un password manager dovresti sceglierne uno che offra l’autenticazione a due fattori. L’autenticazione non si attiva automaticamente, perciò ricordati di configurarla prima di presentarla al tuo team.

Nella seguente immagine puoi vedere come i dipendenti in remoto nel mondo gestiscono le loro password:

come i dipendenti in remoto nel mondo gestiscono le loro password

Le aziende in tutto il mondo si sono adattate rapidamente alla crisi, soprattutto se consideriamo il fatto che numerose PMI erano piuttosto arretrate in termini di trasformazione digitale.

Un aspetto positivo della crisi del coronavirus è stato l’impulso dato alla digitalizzazione nella nostra economia. Sebbene ci sia ancora un grande margine di miglioramento e molto da imparare e digitalizzare, questa crisi ha senza dubbio aiutato le aziende ad acquisire consapevolezza sull’importanza di una struttura digitalizzata.

Sei alla ricerca di un software per remote work? Consulta il nostro elenco con le migliori soluzioni di software per remote work.

*Metodologia del sondaggio

Per raccogliere i dati di questo report abbiamo condotto un sondaggio online tra il 4 aprile 2020 e il 14 aprile 2020, a cui hanno partecipato 4.600 dipendenti di piccole e medie imprese che lavorano in remoto a causa della pandemia da COVID-19. I partecipanti provengono da svariati settori commerciali e rappresentano diversi livelli di anzianità. Gli intervistati vengono dai seguenti paesi: Australia, Brasile, Spagna, Francia, Germania, Italia, Messico, Paesi Bassi e Regno Unito.

Nota: l’immagine relativa alle principali sfide del telelavoro prevedevano la possibilità di risposte multiple, pertanto la somma totale delle percentuali supera il 100%.

El 59 % de las empresas adoptan el teletrabajo a nivel global

Las empresas adoptan el teletrabajo en el mundo

De un día para otro, la COVID-19 cambió por completo la forma de trabajar en el mundo entero. Tanto si vivimos en el continente de los canguros, en el país de la paella y el terraceo, en la ciudad del amor o en la capital del carnaval, a todos nos han mandado a casa a teletrabajar a tiempo completo, y los productos y servicios se han tenido que adaptar al mundo digital. 

Las empresas adoptan el teletrabajo en el mundo

El mundo se enfrenta a muchos desafíos, como tener que aprender a utilizar nuevas herramientas para teletrabajar y acostumbrarnos a utilizar nuevas formas de comunicarnos con nuestros compañeros y jefes. Queríamos saber más sobre los retos del teletrabajo en el mundo, el uso del software y las prácticas de seguridad informática en todo el mundo durante la pandemia.

Por esta razón, Capterra ha llevado a cabo una encuesta* con 4600 empleados a tiempo completo que trabajaban a distancia en pequeñas y medianas empresas (pymes) de Australia, Brasil, España, Francia, Alemania, Italia, México, Países Bajos y el Reino Unido. 

A principios de abril, Capterra ya realizó una encuesta donde quedó reflejado que el 42 % de las pymes españolas no estaba preparado para el trabajo en remoto. Además, el escaso uso de herramientas como antivirus o VPN generaban una brecha en la seguridad que facilitaba el phishing y los ciberataques ahora que la mayoría de los empleados trabajan desde casa y donde alrededor del 70 % lo hace con su ordenador personal. 

El 59 % de las pymes adoptaron el teletrabajo a nivel mundial  

Trabajar en tu propio escritorio con tu emisora de radio favorita puesta, una humeante taza de café y sin el ruido de la oficina: casi el 60 % de los empleados de todo el mundo están disfrutando de estas condiciones de trabajo en la actualidad. 

Líderes en el teletrabajo en el mundo.

Queríamos conocer cuáles son las mayores ventajas que se experimentan gracias al teletrabajo a nivel mundial. Estas son las cinco principales:  

  •   No hay que desplazarse para ir al trabajo
  •   El horario se ajusta en función de las responsabilidades personales
  •   No hace falta vestirse formal
  •   Se puede sacar adelante más trabajo de lo habitual
  •   Permite poder atender también los cuidados de los niños y de las mascotas

El futuro está en el teletrabajo: el 55 % opina que su empresa podría funcionar con personal fijo en remoto

La crisis está impulsando la transformación digital y muestra a las empresas lo importante que es no solo adaptar los productos y servicios, sino también las condiciones de trabajo y la mentalidad. El trabajo remoto era una realidad para una minoría de trabajadores en el mundo: solo el 11 % de los empleados teletrabajaban a tiempo completo antes de la crisis.

Si a tanta gente le gusta trabajar desde casa y la dirección no experimenta una caída en la productividad, el futuro será cada vez más en remoto. 

La aceptación del teletrabajo a nivel mundial

Gartner prevé que la Generación Z reforzará aún más esta tendencia.

La Generación Z (que incluye a los nacidos entre 1995 y 2010) es la generación de los verdaderos nativos digitales. La Generación Z ha perfeccionado sus capacidades de colaboración digital a través de su vida y ahora prefieren trabajar así que en persona. La capacidad que tiene esta generación para trabajar en remoto consolidará el teletrabajo como práctica laboral en el futuro. 

Cómo mantener la productividad teletrabajando

Brian Kropp (vicepresidente de Gartner) tiene algunos consejos sobre cómo puedes ayudar a tus empleados a mantenerse productivos (en inglés) trabajando desde casa.  

  1. Equipa a tus empleados: asegúrate de que tus empleados tengan la tecnología que necesitan para que puedan dar lo máximo de sí.Con esto nos referimos desde el hardware hasta unas adecuadas herramientas de colaboración
  2. Céntrate en los resultados, no en los procesos: enfócate en qué deben lograr los empleados. Establece objetivos claros para generar una mayor claridad en los empleados y céntrate en estos objetivos en lugar de enfocarte en los procesos. 
  3. Aumenta el reconocimiento: “Durante estos períodos de parón, el deseo de los empleados de que se les reconozca su contribución aumenta alrededor de un 30 %”, afirma Kropp. El reconocimiento puede ser público, una muestra de aprecio, oportunidades de desarrollo e incentivos asequibles.
  4. Comunicación bidireccional: la comunicación bidireccional entre los directivos y los empleados es esencial.Especialmente durante el cambio es muy importante que los empleados comprendan las decisiones de las organizaciones y sus implicaciones, y que los directivos entiendan los retos y preocupaciones de los empleados.
  5. Confía en tus empleados: los directivos se pueden sentir frustrados al perder visibilidad sobre sus trabajadores, pero evita interferir en su trabajo. Eso solo desmotivará a los empleados ya estresados. En su lugar, elige la confianza. 

El 70 % de las empresas del mundo adaptan sus productos al mundo digital

Los gimnasios transmiten vídeos de entrenamiento en línea, los restaurantes ofrecen entrega de pedidos en sitios web que ellos mismos han creado, los agentes inmobiliarios muestran las casas a los clientes a través de una cámara web y los profesores transforman sus salas de estar en aulas. 

El teletrabajo aumenta la oferta digital

Es impresionante ver cuántas empresas de todo el mundo han sido capaces de reaccionar a la crisis en el menor tiempo posible.

Según la encuesta, el 70 % de las empresas han sido capaces de adaptar algunas o todas sus ofertas comerciales para poderlas vender ahora de forma digital.

Cómo obtener nuevos ingresos digitales

Las 6 formas clave de obtener nuevos ingresos digitales (en inglés) de Hung LeHong (vicepresidente de Gartner) están clasificadas de menos a más transformadoras.  

  1. Vender los productos digitales que ya tengas: la forma más fácil de empezar es vendiendo los activos digitales que ya tengas, como la información o el know-how.
  2. Digitalizar un producto o servicio: adapta tu producto o servicio al mundo digital.Vende tus productos digitalmente u ofrece tus servicios en línea. 
  3. Vender basándose en el coste por uso: es más probable que los compradores usen tus productos digitales si no tienen que agotar sus recursos para adquirirlos o gestionarlos en propiedad.
  4. Adaptar los precios para los compradores en función de las métricas que comparten: ofrece precios flexibles para lograr una venta exitosa o cubrir un nivel de servicio específico. 
  5. Dirigir un negocio de plataforma: con una plataforma de negocio se puede comerciar con productos y servicios sin tener que poseerlos o distribuirlos.Airbnb es un ejemplo de este tipo de negocio.
  6. Pivotar a nuevos sectores: utiliza tu experiencia en un sector para abrirte camino en otro.

El 60 % de las pymes de todo el mundo tiene que invertir en software con el que prepararse para teletrabajar

Las empresas han adaptado su uso de la tecnología para responder a la crisis, han adquirido software para el teletrabajo y los empleados han aprendido con rapidez a utilizar nuevas herramientas de software. Los datos muestran que el 60 % de las empresas han adquirido o están planeando adquirir nuevas herramientas de software para poder trabajar a distancia.

La encuesta señala que el 64 % de los empleados de todo el mundo podrían aprender a utilizar las nuevas herramientas de software fácil o muy fácilmente.  

El uso de software en el teletrabajo

Además, la infraestructura de software ha cambiado. Podemos ver que las empresas están invirtiendo cada vez más en tecnologías de nube: el 39 % de las empresas de todo el mundo utiliza solo productos en la nube para sustentar el teletrabajo.  

El teletrabajo y el uso de la nube

En el siguiente gráfico se pueden ver las herramientas que más se utilizan actualmente en todo el mundo para teletrabajar. 

Las herramientas más populares en el teletrabajo en el mundo

Nota importante: La mayoría de los productos de software se han adoptado para permitir

Mientras te abasteces con nuevas herramientas, es muy importante invertir también en seguridad informática. De lo contrario, aumentará el riesgo de ciberataques (consulte los consejos sobre cómo crear un entorno de trabajo seguro más adelante). 

La comunicación con los compañeros y la soledad: los principales desafíos del teletrabajo 

Aunque a muchos empleados les gusta trabajar desde casa, también se presentan algunos retos. Es importante abordar y resolver esos desafíos para que podamos dar paso a un futuro productivo y eficaz de teletrabajo. 

Los desafíos del teletrabajo a nivel mundial

La mayoría de las empresas están apoyando a sus empleados durante esta crisis, proporcionándoles herramientas para trabajar en equipo y directrices en las áreas adecuadas. El estudio muestra que el 37 % de las empresas proporciona directrices sobre la comunicación y las reuniones de equipo. Pero esto no es suficiente.

Cómo mejorar la comunicación teletrabajando 

A continuación te ofrecemos cinco consejos para mejorar la comunicación en tu equipo:  

  1. Programar reuniones de actualización: planifica reuniones diarias “informales” (o reuniones semanales de actualización con equipos más pequeños) para que todos los miembros del equipo se informen y mantengan la visión general sobre las tareas, el progreso, los cambios, etc.
  2. Promover breves conversaciones: antes o después de las reuniones oficiales, usa software para conferencias para ofrecer un espacio en el que hablar de temas no laborales. Habla con tus empleados sobre temas en los que están interesados personalmente.
  3. Programar sesiones de lluvia de ideas: programa reuniones fijas (quincenales o mensuales) para que los equipos mejoren los procesos y piensen en nuevas ideas. Especialmente en tiempos de cambio hay espacio y necesidad de ideas innovadoras.
  4. Elegir el mejor método: no insistas en usar una herramienta de mensajería o en interminables intercambios de correo electrónico si sientes que estás perdiendo demasiado tiempo. Una llamada de cinco minutos puede ser más eficaz, en ocasiones, que un correo electrónico extenso. 
  5. No olvidarnos de la parte divertida: organiza actividades virtuales como noches de cine, escape rooms virtuales o juegos que harán que tu equipo se conecte y aporte algo de diversión en un día de trabajo. 

El teletrabajo a nivel global

Solo el 36 % de los empleados usa contraseñas seguras

Una de las cuestiones más importantes para el teletrabajo es crear un entorno de trabajo seguro. Te recomendamos que sigas los cinco pasos siguientes para que puedas garantizar la seguridad informática en tu empresa.  

El 40 % de los empleados de todo el mundo utilizan solo sus dispositivos personales para trabajar a distancia. 

1. Es muy recomendable no usar los mismos dispositivos para el trabajo y el uso personal. Esto supone un mayor riesgo de ser atacado y da lugar a que los ciberdelincuentes roben datos valiosos.

Solo el 39 % de los empleados tiene instalado un software antivirus.
El 29 % usa cortafuegos.

2. Invierte en software de seguridad como antivirus y cortafuegos.

Estos dos sistemas deberían ser el estándar en todas las empresas. Además, puedes plantearte invertir en herramientas de monitorización de redes y herramientas de seguridad de equipos informáticos. 

Consejo: las herramientas de seguridad deben instalarse en todos los dispositivos privados (ordenador portátil, tableta, teléfono inteligente) que se utilicen para acceder a los datos de la empresa. 

El 32 % fue víctima de un ataque de phishing; de ellos, el 49 % se produjo durante el teletrabajo.
Solo el 22 % utiliza software de seguridad de correo electrónico a nivel mundial. 

3. El correo electrónico es una de las formas de comunicación más importantes en los negocios, lamentablemente también una de las más inseguras. Las herramientas de mensajería segura pueden ayudar a reducir el riesgo de ataques de phishing. El software identifica los correos electrónicos maliciosos y los clasifica.   

Consejo: las empresas deberían hacer una prueba de phishing. La prueba puede utilizarse para determinar la susceptibilidad de los empleados a la suplantación de identidad por correo electrónico.   

Menos de un tercio de las empresas usa una VPN.

4. Implementa una VPN, especialmente si se transfieren datos comerciales sensibles durante el teletrabajo. Una VPN proporciona una conexión cifrada a Internet que impide a terceros ver la actividad de la red. 

Solo el 36 % de los empleados del mundo usa contraseñas seguras, con letras, números y caracteres aleatorios.
El 29 % usa un administrador de contraseñas.  

5. Un buen software para administrar contraseñas es esencial para prevenir los ciberataques. Las empresas deberían utilizar esta época para sensibilizar a sus empleados sobre la importancia de las contraseñas seguras. Un software para administrar contraseñas es la solución más segura y cómoda, y permite que compartir las contraseñas con los compañeros sea fácil.

Consejo: cuando vayas a comprar un gestor de contraseñas, deberías buscar uno que ofrezca autentificación de dos factores. Ésta no se activará automáticamente, así que no olvides prepararlo antes de presentárselo a tu equipo.  

En el siguiente gráfico puedes ver cómo gestionan sus contraseñas los empleados que teletrabajan en todo el mundo: 

La seguridad y el teletrabajo en el mundo

Mirando al futuro

Nos encontramos en un momento de incertidumbre histórica. Sin embargo, hay algunas aportaciones clave que no solo son relevantes durante una crisis, sino también cuando las aguas vuelvan a su cauce.

Hemos aprendido que:

  • Las empresas se están adaptando al teletrabajo y empiezan a ofrecer su producto de manera virtual
  • Las compañías están implementando nuevo software
  • Los empleados disfrutan del trabajo en remoto

Sin embargo, también hemos aprendido que las empresas necesitan mejorar:

Los empleados en remoto han estado más satisfechos cuando la compañía ha confiado en ellos. Esa confianza puede ser un código de vestimenta casual u horario flexible. Lo importante es saber que es más efectiva que el micromanagement. Compañías han adaptado con éxito su oferta virtual y pasando a un software nuevo, así que no tengas miedo de revisar aquellos procesos o herramientas que no te están funcionando.

¿Buscas software para el teletrabajo? No dejes de consultar nuestra lista de las mejores herramientas para teletrabajar.

* Metodología de la encuesta

 Para recoger los datos de este informe hemos llevado a cabo una encuesta en línea entre el 4 y el 14 de abril de 2020 con 4600 empleados de pequeñas o medianas empresas que están trabajando a distancia como respuesta a la COVID-19. Los participantes proceden de diversos sectores empresariales y distintos niveles de antigüedad.

Nota: El gráfico sobre los principales desafíos del teletrabajo tenía opciones de respuesta múltiple, por lo que la suma total de los porcentajes supera el 100 %.

59% das PMEs adotaram o home office devido à COVID-19

pesquisa-sobre home office header

De um dia para outro, a COVID-19 mudou completamente a maneira como o mundo estava acostumado a trabalhar. Não importa se vivemos na terra dos cangurus, na capital da cerveja, na cidade do amor ou no país do Carnaval. Muitos funcionários foram mandados para casa para trabalhar remotamente, e os produtos e serviços tiveram que ser adaptados ao mundo virtual.

pesquisa-sobre home office header

O mundo está enfrentando muitos desafios, como ter que aprender a usar novas ferramentas para trabalho remoto e se acostumar com novas formas de comunicação com colegas de trabalho e gerentes. Outro grande desafio é a segurança de TI. Muitos hackers usam a crise para atacar empresas e roubar dados valiosos. Os trabalhadores remotos são um alvo fácil para esses criminosos.

Ao redor do mundo, todos estamos querendo aprender mais sobre os desafios do trabalho remoto, o uso de softwares e as boas práticas de segurança de TI durante a pandemia. Pensando nisso, o Capterra conduziu uma pesquisa com 4.600 pessoas que estão fazendo trabalho remoto em período integral de pequenas e médias empresas (PMEs) de Austrália, Brasil, Espanha, França, Alemanha, Itália, México, Holanda e Reino Unido.

Pesquisa sobre home office: 59% das PMEs adotaram modalidade

Trabalhar em casa escutando sua rádio favorita, com uma xícara de café quente ao lado e sem os ruídos típicos de um escritório ocupado: quase 60% dos funcionários dos países pesquisados estão tendo a oportunidade de trabalhar remotamente no momento.

trabalho remoto dados

Os participantes da pesquisa global do Capterra também identificaram outras vantagens do trabalho remoto. Estas são as cinco principais estão:

  • Não há necessidade de deslocamento
  • Ajuste das horas de trabalho em função das responsabilidades da vida pessoal
  • Vestuário mais casual
  • Aumento da produtividade
  • Possibilidade de cuidar dos filhos e dos animais de estimação

55% dos empreendedores acreditam que seus negócios podem funcionar permanentemente com equipes remotas

A crise está impulsionando a transformação digital e mostrando às empresas como é importante não apenas adaptar produtos e serviços, mas também as condições de trabalho e a mentalidade. Até então, o trabalho remoto era uma realidade para um pequeno número de trabalhadores ao redor do mundo: somente 11% trabalhavam 100% em casa antes da crise, segundo a pesquisa sobre home office do Capterra.

Se as pessoas gostarem de trabalhar remotamente e a gerência não perceber uma queda na produtividade dos funcionários durante esse período, o futuro apontará nessa direção.

home office dados gerais

Como manter a produtividade com o trabalho remoto

Brian Kropp, vice-presidente da Gartner, tem algumas dicas sobre como ajudar seus funcionários a permanecerem produtivos (conteúdo em inglês) trabalhando de casa:

  1. Equipe seus funcionários: Garanta que todos tenham a tecnologia necessária para executar seu trabalho. Isso abrange desde o hardware certo até o software mais adequado para colaboração em equipe.
  2. Foque nos resultados e não nos processos: Mantenha o foco no que os funcionários devem alcançar. Estabeleça objetivos claros para obter maior compreensão por parte dos funcionários e concentre-se nesses objetivos, e não em processos. 
  3. Aumente o reconhecimento: “Durante períodos de ruptura, o desejo dos funcionários de serem reconhecidos por sua contribuição aumenta em cerca de 30%”, diz Kropp. Pode ser por meio de reconhecimento público, sinais de agradecimento, oportunidades de desenvolvimento e pequenos bônus. 
  4. Pratique a comunicação bidirecional: O diálogo nos dois sentidos entre gerentes e funcionários é essencial. Especialmente durante períodos de mudança, é muito importante que os funcionários entendam as decisões das organizações e suas implicações, e que os gerentes entendam os desafios e preocupações dos funcionários.
  5. Confie nos seus funcionários: Muitos gerentes podem ficar frustrados por perderem a visibilidade constante de seus funcionários, mas não reaja com microgerenciamento. Isso irá apenas desencorajar funcionários já estressados. Deposite confiança na sua equipe.

Pesquisa sobre home office: 70% das empresas conseguiram adaptar seus produtos ao mundo digital

Academias transmitindo aulas e treinos online, restaurantes oferecendo entrega a domicílio por meio de aplicativos próprios, agentes imobiliários mostrando casas para clientes via webcam e professores transformando suas salas de casa em salas de aula.

home office dados

É impressionante ver quantas empresas no mundo todo foram capazes de reagir à crise no menor tempo possível. Segundo a pesquisa, 70% dos negócios conseguiram adaptar parte ou todas as ofertas de negócios de forma que pudessem ser entregues virtualmente. Digitalizar seu produto ou serviço é um passo e tanto nesse caminho. Se você deseja transformar ainda mais suas ofertas comerciais, aqui está uma lista de instruções para guiá-lo nesse processo.

Como obter uma nova receita digital 

Abaixo, veja seis maneiras para obter mais receita digital (conteúdo em inglês) propostas por Hung LeHong, vice-presidente da Gartner, listadas em ordem do seu poder transformador: 

  1. Venda ativos digitais já existentes: A maneira mais fácil de começar é vendendo ativos digitais que você já possui, como informações ou know-how.
  2. Digitalize um produto ou serviço: Adapte seu produto ou serviço ao mundo virtual. Entregue seus produtos digitalmente ou ofereça seus serviços online.
  3. Promova a venda de acordo com o uso: É mais provável que os consumidores usem seus ativos digitais se não precisarem investir recursos para adquiri-los ou gerenciá-los.
  4. Varie o preço segundo métricas compartilhadas: Ofereça preços flexíveis para uma venda bem-sucedida ou um nível de serviço específico.
  5. Implemente um modelo de plataforma de negócios: Com um modelo de negócio de plataforma, você pode negociar produtos e serviços sem precisar possuí-los ou distribuí-los. O Airbnb é um exemplo desse modelo de negócio.
  6. Entre em novos setores: Use sua experiência em um setor para abrir caminho em outro.

Pesquisa sobre home office: 60% das PMEs investem ou investirão em software para o trabalho remoto

As empresas adaptaram seu uso da tecnologia para responder à crise, comprando softwares de trabalho remoto e adotando essas ferramentas rapidamente. A pesquisa mostra que 60% das empresas compraram ou planejam comprar novos softwares para o home office.

A pesquisa também constatou que 64% dos funcionários ouvidos aprenderam a usar essas ferramentas recém-adquiridas com facilidade.

teletrabalho dados

Além disso, a infraestrutura de software também sofreu impacto. A pesquisa descobriu que as empresas estão aumentando seus investimentos em tecnologias na nuvem. Segundo os dados, 39% das empresas usam produtos na nuvem para dar suporte ao trabalho remoto.

trabalhar casa dados

O gráfico abaixo mostra as principais ferramentas que estão sendo usadas para o trabalho remoto nos países ouvidos.

ferramentas mais usadas

Nota importante

A maioria dos programas foram adotados para permitir:

Ao implantar novas ferramentas, é muito importante investir também em segurança de TI. Caso contrário, o risco de ataques cibernéticos aumentará (veja dicas sobre como criar um ambiente de trabalho seguro no final do artigo).

Problemas de comunicação com colegas e solidão estão entre os três principais desafios de trabalhar remotamente

Apesar da maioria dos funcionários afirmar que gosta de trabalhar de casa, alguns desafios também foram identificados. É importante abordar e resolver essas questões para que os trabalhadores possam ter uma experiência de trabalho remoto mais bem-sucedida e produtiva no futuro.

principais desafios

A maioria das empresas está oferecendo apoio aos seus funcionários durante essa crise, fornecendo software para comunicação e informação adequadas. O estudo mostra que 37% das empresas provêem diretrizes sobre comunicação e reuniões de equipe, mas isso não é o suficiente.

Como melhorar a comunicação de equipes remotas

Confira cinco dicas sobre como melhorar a comunicação na sua equipe:

  1. Faça reuniões de atualização: Programe reuniões de stand-up diárias (ou semanais, em caso de equipes menores), para que todos os membros da equipe se mantenham informados e tenham uma visão geral das tarefas, progresso, alterações e tudo mais que for necessário.
  2. Dê espaço para conversas mais pessoais: Antes ou depois das reuniões, use as ferramentas de videoconferência para conversar sobre temas não relacionados ao trabalho. Fale sobre questões que lhe interessam pessoalmente.
  3. Programe sessões de brainstorming: Reserve horários fixos para as equipes melhorarem processos e discutirem novas ideias. Especialmente em tempos de mudanças, é importante seguir buscando novas ideias.
  4. Escolha a ferramenta certa: Não insista em usar uma ferramenta de mensagens ou promover trocas intermináveis de e-mails se sentir que está perdendo muito tempo. Muitas vezes, uma ligação de cinco minutos pode resolver o problema.
  5. Não se esqueça da parte divertida: Organize atividades virtuais como quizzes, noite de filmes ou escape rooms virtuais.

pesquisa home office infográfico 1

Pesquisa sobre home office: apenas 36% dos funcionários usam senhas fortes

Uma dos pontos mais importantes para o trabalho remoto é criar um ambiente de trabalho seguro. O Capterra recomenda que você siga as cinco etapas abaixo para garantir a segurança de TI em seus negócios:

→ 40% dos funcionários usam apenas seus dispositivos pessoais para trabalhar remotamente.

1. É altamente recomendável não usar os mesmos dispositivos para trabalho e uso pessoal. Isso eleva o risco de ataques e abre espaço para criminosos virtuais roubarem dados valiosos.

→ Apenas 39% de todos os funcionários têm algum software antivírus instalado.

29% usam firewalls.

2. Invista em softwares de segurança, como antivírus e firewalls. Esses dois sistemas devem ser padrão em todos os negócios. Além disso, você pode considerar o investimento em monitoramento de rede e segurança de endpoint.

Dica: Os softwares de segurança devem ser instalados em todos os dispositivos privados (laptops, tablets e smartphones) usados para acessar dados comerciais.

32% dos funcionários foram vítimas de um ataque de phishing, dos quais 49% ocorreram durante o trabalho remoto.

→ Globalmente, apenas 22% usam software de segurança de e-mail.

3. Os e-mails são uma das formas mais importantes de comunicação nas empresas e, infelizmente, também uma das mais inseguras. Softwares de segurança de e-mail podem ajudar a reduzir o risco de ataques de phishing, uma vez que identificam e-mails maliciosos e os coloca em quarentena.

Dica: As empresas devem realizar um teste de phishing. O teste pode ser usado para determinar a suscetibilidade dos funcionários a um ataque do tipo.

→ Menos de um terço das empresas usa VPN.

4. Implemente uma VPN, especialmente se dados comerciais confidenciais são transferidos durante o trabalho remoto. As VPNs fornecem uma conexão criptografada à Internet, impedindo que terceiros visualizem a atividade na rede.

→ Apenas 36% dos funcionários em todo o mundo usam senhas fortes, com letras, números e caracteres aleatórios.

→ 29% usam um gerenciador de senhas.

5. Um bom gerenciamento de senhas é essencial para evitar ataques cibernéticos. As empresas devem sensibilizar seus funcionários sobre a importância de usar senhas fortes. Um sistema de gerenciamento de senhas é a solução mais segura e conveniente, e facilita o compartilhamento de senhas com colegas.

Dica: Ao comprar um gerenciador de senhas, procure um que ofereça autenticação de dois fatores. A autenticação não será ativada automaticamente. Portanto, não esqueça de configurar o sistema antes de colocá-lo à disposição da equipe.

O gráfico a seguir mostra como os funcionários que trabalham remotamente mundo estão gerenciando suas senhas:

pesquisa home office BR infográfico 2

O futuro

Este é um momento de incerteza histórica. No entanto, há algumas lições importantes que não são apenas relevantes durante uma crise, mas também para quando as coisas começam a se acalmar. 

Entre os aprendizados, estão:

  • As empresas estão se adaptando rapidamente ao trabalho remoto e oferecendo seu produto virtualmente
  • Empresas estão adotando novos softwares
  • Os funcionários gostam da opção de trabalhar remotamente.

Porém, também notamos notamos que as empresas precisam melhorar: 

  • A comunicação com os funcionários 
  • O uso de ferramentas de segurança 
  • Suas políticas de senhas

Os funcionários que trabalham remotamente trabalham mais felizes quando sua empresa lhes deposita mais confiança. Essa confiança pode ser na forma de códigos de vestuário casual ou horários de trabalho flexíveis, mas a questão é que a confiança vai além da microgestão 

De maneira geral, os negócios têm tido sucesso adaptando sua oferta virtualmente e adotando novos softwares, então não tenha medo de olhar para seus processos e ferramentas se eles não estiverem funcionando bem. 

Quer saber mais sobre trabalho remoto? Confira nossa lista de soluções para trabalho remoto.

 


Metodologia 

Para coletar os dados deste relatório, realizamos uma pesquisa online entre 4 e 14 de abril com 4.600 funcionários de pequenas ou médias empresas que trabalham remotamente como resposta à COVID-19. Os participantes, de vários setores empresariais e níveis hierárquicos, provinham dos seguintes países: Austrália, Brasil, Espanha, França, Alemanha, Itália, México, Holanda e Reino Unido.

Nota: O gráfico sobre os principais desafios do trabalho remoto tinha várias opções de resposta; a soma total das porcentagens, portanto, excede 100%.

Digital transformation: 70% of SMEs worldwide adapted their business offerings as a result of COVID-19

digital transformation

From one day to the other COVID-19 completely changed the way the world used to work. No matter if we live on the continent of kangaroos, in Shakespeare’s country, in the city of love, or in the capital of Carnival, we have all been sent home to work fully remote and products and services had to be adapted virtually, leading SMEs to an obligatory digital transformation.

digital transformation during the coronavirus

The world is facing many challenges, like having to learn how to use new software tools for remote work and getting used to new forms of communication with colleagues and managers. Another big challenge is IT security: Many hackers have used the crisis to attack companies and steal valuable data. Remote workers are an easy target for those criminals. 

We wanted to learn more about digital transformation, remote work challenges, the usage of software, and security practices around the world during the pandemic. Therefore, Capterra conducted a survey* of 4,600 full time remote work employees from small and medium businesses (SMEs) from Australia, Brazil, Spain, France, Germany, Italy, Mexico, Netherlands and the UK.

Particularly in the UK, the results of the remote work survey showed that the majority of employees are enjoying working remotely (67%) despite the lockdown. Other key highlights of the study in the UK include:

  • 43% of companies had to buy or install new software to be able to work remotely
  • 76% of companies have changed some or all of their offering so it can be delivered virtually
  • The main benefits of working remotely for UK employees include no commute (37%) and casual dress code (27.9%)
  • The main challenges to working remotely are loneliness (26%) and internet connectivity (25%)

59% of SMEs went fully remote globally  

Whether it’s working at home with your favourite radio channel on, a hot cup of coffee, or no noise from a busy office: Almost 60% of employees worldwide are enjoying working remotely.

Our global survey respondents also identified many advantages of working remotely. Here are the top 5 mentioned:

  • No commute
  • Adjusting work hours around personal life responsibilities
  • Casual dress code
  • Increased productivity
  • Ability to take care of children and pets

The future is remote: 55% believe their business could function permanently with remote work staff

The crisis is pushing digital transformation and shows companies how important it is to not only adapt products and services, but also working conditions and mindset. Remote work had been reality for a small number of employees around the globe: Only 11% of employees worldwide worked remote full time before the crisis.

If people enjoy working remote and management doesn’t perceive a drop in employee productivity during this period, the future will continue to trend toward remote work.

Gartner predicts that the Generation Z will further reinforce this trend. Generation Z (born between 1995 and 2010) is the generation of true digital natives. Generation Z have honed their digital collaboration skills throughout their lifetime, and prefer digital collaboration over in-person collaboration. Generation Z’s preference to work remotely will solidify remote work as a standard working practice moving forward.

How to keep a remote workforce productive

Brian Kropp (VP at Gartner) has some tips on how to help your employees stay productive in the home office. 

  1. Equip employees: Make sure employees have the technology they need to be successful. This covers everything from the right hardware to the software for team collaboration
  2. Focus on outputs not processes: Focus on what employees should be accomplishing. Set up clear objectives to create greater clarity for employees and focus on them and not on processes. 
  3. Increase recognition: “During periods of disruption, employees’ desire for being recognized for their contribution increases by about 30%,” says Kropp. Recognition can be public acknowledgment, tokens of appreciation, development opportunities and low-cost perks.
  4. Use two-way communication: Two-way dialogue between managers and employees is essential. Especially during change it is very important that employees understand organizations’ decisions and their implications and managers understand employees’ challenges and concerns.
  5. Trust in your employees: Managers may be frustrated to lose the constant visibility into their employees, but don’t respond by micromanaging. That will only disengage already stressed employees. Put trust and confidence in your employees instead.

70% of companies globally were able to adapt their products virtually

Gyms broadcasting training videos online, restaurants offering food delivery on self-created websites, real estate agents showing houses to customers via webcam and professors transforming their living rooms into classrooms. 

It’s impressive to see how many companies worldwide were able to react to the crisis in the shortest amount of time. According to the survey, 70% of companies were able to adapt some or all of their business offerings so they could be delivered virtually now. Digitalising your product or service is one step on the way to earning new digital revenue. If you want to further transform your business offerings, here is a how-to list we created to guide you through the process.

How to earn new digital revenue

For tips, check out Gartner vice president Hung LeHong’s 6 key ways to earn new digital revenue, which are sorted from least to most transformative. 

  1. Sell existing digital assets: The easiest way to start is selling digital assets, which you already own, like information or know-how.
  2. Digitalise a product or service: Adapt your product or service virtually. Deliver your products digitally or offer your services online. 
  3. Sell on a pay-as-you-use basis: Buyers will be more likely to use your digital assets if they don’t have to sink resources into owning or managing them.
  4. Vary prices for buyers based on shared metrics: Offer flexible pricing for a successful sale or a specific service level. 
  5. Run a platform business: With a platform business you can trade products and services without having to own or distribute them. Airbnb is an example of this type of business.
  6. Move into new industries: Use your expertise in one industry to launch its way into another.

60% of SMEs worldwide have to invest in software to prepare for working remotely

Companies adapted their usage of technology to respond to the crisis, leading to a digital transformation in their strategy. Remote work software was purchased and these tools were quickly adopted by their employees. Our data shows that 60% of companies bought or are planning to buy new software tools for being able to work remotely. 

The survey found that 64% of employees worldwide learned these newly purchased software tools easily or very easily.

Furthermore, the software infrastructure has also been impacted. Our survey discovered that businesses are increasing their investment in cloud technologies. In fact, 39% of companies globally are now using cloud products to support remote work.

In the following graphic, you can see which tools are being used for remote work worldwide.

most-used-tools-for-remote-work

Important note: Most software products were adopted to enable

When purchasing new tools, it’s important to invest in IT security as well. Otherwise, the risk of cyberattacks will increase (see tips on how to create a safe working environment at the end of the article). 

Communication problems with colleagues and loneliness are among the top 3 challenges of working remotely

Although the majority of employees identified they enjoy working from home, some challenges were also identified. It’s important to address and solve these challenges, so employees can experience a more successful and productive remote work experience. 

top-5-challenges-of-remote-work

The majority of businesses are supporting their employees during this crisis, providing software for communication and guidelines in the right areas. The study shows that 37% of companies provide guidelines on communication and team meetings, but this isn’t enough. 

How to improve communication when working remote

We have 5 tips on how you can improve the communication in your team: 

  1. Schedule update meetings: Plan daily stand-up meetings (or weekly update meetings with smaller teams), so all team members are informed and have an overview of tasks, project progress, and any important changes.
  2. Provide space for small talk: Before or after official meetings, use conference software to provide a space for people to talk about topics not related to work. Speak to employees about things they are personally interested in.
  3. Schedule brainstorming sessions: Schedule fixed times for teams to improve processes and think of new ideas. During periods of great change, it’s important to keep looking out for innovative ideas.  
  4. Choose the right method: Don’t insist on using a messaging tool or endless e-mail exchanges if you feel you are losing too much time. Get on the phone or webcam: A 5-minute call can be much faster compared to a lengthy direct message. 
  5. Don’t forget the fun part: Organise team building activities like virtual after-work drinks, pub quizzes, movie nights, or virtual escape rooms.

working-remote-globally-digital-transformation

Only 36% of employees use strong passwords

One of the most important things for remote work is creating a safe working environment. We recommend the following 5 steps to help ensure IT security for your business. 

→ 40% of the employees globally use only their personal devices to work remotely.
  1. It’s highly recommended to not use the same device for work and personal use. This leads to a higher risk of exposing not only your data, but your company’s data too. 
→ Only 39% of all employees have antivirus software installed.
29% use Firewalls.

2. Invest in security tools like antivirus and firewall. These two systems should be the standard in every business. Furthermore, consider investing in network monitoring and endpoint protection.

Tip: Security software has to be installed on all private devices (laptop, tablet, smartphone) which are used to access business data.

32% were victims of a phishing attack; of those, 49% happened during remote work.
→ Only 22% use e-mail security software globally. 

3. E-mails are one of the most important forms of communication in businesses, and unfortunately also one of the most insecure. Email security software can help to reduce the risk of phishing attacks. The software identifies malicious emails and sorts them out.  

Tip: Companies should conduct a phishing test. The test can be used to determine the susceptibility of employees to e-mail phishing.  

→ Less than one-third of companies use a VPN.

4. Implement a VPN, especially if sensitive business data is transferred during remote work. VPNs can provide an encrypted connection to the Internet that prevents third parties from viewing network activity.

→ Only 36% of employees worldwide use strong passwords, with randomized letters, numbers and characters.
→ 29% use a password manager.  

5. Good password management is essential to prevent cyberattacks. Companies should use this time to educate their employees about the importance of strong passwords. A password manager is the most secure and convenient solution. It also makes sharing passwords with colleagues easy. 

Tip: When you buy a password manager you should look for one that offers two-factor authentication (2FA). The authentication won’t activate automatically, so don’t forget to set it up before sharing it with your team.  

In the graphic below you can see how remote work employees worldwide are managing their passwords: 

it-security-issues-digital-transformation

Looking forward

This is a moment of historical uncertainty. However, there are some key takeaways that aren’t just relevant during a crisis, but also for when things start to calm down.

We’ve learned that:

  • Companies are quickly adapting to working remotely and offering their product virtually
  • Companies are adopting new software
  • Employees like the option to work remotely.

However, we’ve also learned that companies need to improve:

  • Communication with employees
  • The use of security tools
  • Password policies.

Employees working remotely have been happier when their company has given them a bit more trust. That trust could be in the form of casual dress codes or flexible working hours, but the point is that trust goes further than micromanagement. Companies have had success adapting their offering virtually and switching to new software, so don’t be afraid to look at your processes and tools if they’re not working. 

Looking for remote work software? Check out our list of the best remote work software solutions.

*Survey methodology

To collect the data from this report, we conducted an online survey between 4th April 2020 and 14th April 2020 with 4600 employees of small or mid-sized businesses, who are working remotely as a response to COVID-19. The participants come from various business sectors and levels of seniority. Respondents are from Australia, Brazil, Spain, France, Germany, Italy, Mexico, Netherlands and the UK.

Note: The graphic about top challenges working remotely had multiple response options, so the total sum of the percentages exceeds 100%.

 

A Global Perspective Of Current & Future Remote Working Trends

Study future remote working trends

COVID-19 has disrupted the world of work in Australia and beyond. In a study of 4,600 global respondents, Capterra explores the current and future remote working trends emerging from this experience.

Study future remote working trends

What measures have businesses taken across the world?

Many countries implemented measures to slow down the virus by asking people to work from home where possible. Companies had to react fast as a result, investing in remote working technologies and adapting their product offerings so that they could be delivered virtually.

Now, several countries (including Australia) are beginning to look at ways to lift lockdown measures. To move cautiously, most governments are urging people to continue working from home until they have greater control over the virus. 

Capterra wanted to learn more about remote work challenges, the usage of software and cybersecurity practices around the world during the pandemic. We conducted a survey* with 4,600 full-time remote working employees from small and medium-sized businesses (SMEs) from Australia, Brazil, Spain, France, Germany, Italy, Mexico, the Netherlands and the UK.

In this article, we reveal how the world has coped with working under their country’s quarantine guidelines, as well as the varying levels of teleworking success.

How many SMEs worldwide are working remotely because of the outbreak?

59% of SMEs around the world are working remotely full-time as a direct response to the coronavirus outbreak. In Australia, this number sits at 57%. However, not every country was moving into remote-work at the same pace.

Remote working transition rates worldwide

The survey highlights Brazil as the remote working leader, with 77% of the country already teleworking. France, on the other hand, was transitioning to remote work with less urgency. Just 40% of its country’s workforce have made the move.

The good news is that people seem to be enjoying teleworking. Approval of remote work is almost unanimous around the world—according to the global survey results, 74% say they like or really like it. 

This could be connected to the many benefits respondents listed they’ve experienced since remote working. Respondents gave their top home working advantages and the most popular included:

  1. No commuting
  2. Adjusting work hours around personal life responsibilities
  3. A casual dress code
  4. Being able to do more work than usual
  5. Taking care of children and pets.

The most cited work from home benefits for Australia was in line with the global results; no commute (44%), adjustable work hours (36%) and a casual dress code (34%).

The future is remote: 55% believe their business could continue functioning with a distributed workforce

The crisis is pushing digital transformation and shows companies how important it is to not only adapt products and services but also work processes. Remote work had been the reality for a small number of employees around the globe: Only 11% of employees worldwide worked remotely full-time before the crisis. 

If people enjoy working remotely, and management doesn’t perceive a drop in productivity during this period, the future will continue to trend toward this type of working. In Australia alone, 87% of employees want their employer to allow them to carry on with a remote working policy. More than half (54%) of this number said they want to combine remote working with going to the office, while 33% said they want to switch to a remote regime completely.

Remote working happiness

According to a prediction by Gartner, Generation Z will drive this trend further and faster. Generation Z (born between 1995 and 2010) is the generation of true digital natives. They have honed their digital collaboration skills throughout their lifetime, and prefer digital collaboration over in-person collaboration. Generation Z’s preference to work remotely will solidify remote working as a standard working practice moving forward.

Adapting to a remote workforce:

Brian Kropp (VP at Gartner) gives his advice on how to help your employees stay productive when working from home:

  1. Ensure employees have the right resources: Equip employees with the technology they need to be successful. This covers everything from the right hardware to the software for team collaboration
  2. Focus on outputs: Focus more on what employees should be accomplishing and less on the processes they should follow to get there. Set up clear objectives to create greater clarity for employees but allow them to figure out the roadmaps.
  3. Increase recognition: ‘During periods of disruption, employees’ desire for being recognised for their contribution increases by about 30%,’ says Kropp. Recognition can be a public acknowledgement, tokens of appreciation, development opportunities and low-cost perks.
  4. Use two-way communication: Two-way dialogue between managers and employees is essential —especially during change. Employees must understand the reasons behind decisions and their implications. Similarly, managers must be aware of employees’ challenges and concerns.
  5. Trust in your employees: Managers may be nervous to lose constant visibility of their employees’ work activities, but micromanaging isn’t the correct response. It will only disengage already stressed employees. Instead, put confidence in your employees and trust them to get on with their job.

70% of companies globally adapted their products and services so they could deliver them virtually

Encouragingly, many companies were able to react to the crisis successfully. According to the survey, 70% of companies altered some or all of their business offerings so they could deliver them virtually during the lockdown. In Australia, this number was 72% which puts them slightly above the world average.

Business product adaptions

Gyms are keeping members active through at-home workouts, held via video conferencing tools. Restaurants have marketed dining in as the new dining out—made possible through takeaway and food delivery software services. Similarly, real estate agents are giving buyers and renters tours of potential new homes through virtual tour software. These are just a few examples of innovation the world has witnessed during this period.

Digitising your product or service is one step on the way to earning new digital revenue. If you want to further transform your business offerings, here is a how-to list we created to guide you through the process. 

6 ways to earning digital revenue

Gartner vice president Hung LeHong gives 6 key ways to earn new digital revenue:

  1. Sell existing digital assets: Start with the digital assets you already have, such as selling your expertise or creating market insights out of your owned data.
  2. Digitalise a service or product: Sell (or adapt) your product or service so it’s accessible to customers while social distancing restrictions apply. Deliver services virtually, for example, or offer online delivery options for physical products. 
  3. Offer a pay-as-you-use service: Buyers will be more likely to use your digital assets if they don’t have to sink resources into owning or managing them.
  4. Use shared metrics to vary prices for buyers: Offer flexible pricing models for a specific service level. 
  5. Run a platform business: A platform business allows you to trade products and services without having to own or distribute them. One example of this business model is Airbnb.
  6. Move into new industries: Does your area of expertise cross over into another? Use your knowledge and industry know-how to launch into other markets where you can add value. 

60% of SMEs worldwide bought or plan to buy new software to accommodate remote working environments

Companies had to quickly adapt their usage of technology to respond to the crisis. Our data shows that 60% of companies across the globe bought (or plan to buy) new software tools for being able to work remotely. The survey also found that 64% of employees worldwide (61% for Australia) learned how to operate the new tools with ease.

Software infrastructure has also been impacted around the globe. Businesses increased their investment in cloud technologies, with 39% of companies worldwide saying they now use cloud products to support remote work. The Netherlands adopted cloud-based services the fastest (at 53%), while France had the lowest adoption rate (31%).

In the following graphic, we’ve highlighted the most popular remote working tools around the globe:

Most used remote working tools worldwide
Most popular tools for remote working during the global quarantine (Source: Capterra)

Important note: Most software products were adopted to enable:

  • Team communication
  • Collaboration 
  • Remote support. 

When purchasing new tools, it’s important to invest in IT security at the same time (such as network security software, cloud security software and computer security software). Otherwise, the risk of cyberattacks increases.

Communication is the top challenge of working remotely

While the majority of employees identified they enjoy working from home, some challenges were also evident. The biggest issue is the lack of communication. It’s important to address and solve these challenges, so employees can be successful and productive while remote. 

Remote working challenges globally
Global remote working challenges identified during COVID-19 (Source: Capterra)

The study shows just 37% of companies provide guidelines on communication and team meetings. This isn’t enough. Supporting employees during this crisis, such as providing software for communication and guidelines in the right areas, is crucial. 

Want to know more about how to create strong communication processes? Check out our 10 Effective Communication Tips For Teams Working Remotely.

Home working global statistics


Cybersecurity measures within SMEs could improve worldwide

One of the most important things for remote work is creating a safe working environment. We recommend the following 5 steps to help ensure IT security for your business. 

1. Don’t use personal devices to work

40% of the employees globally use only their personal devices to work remotely. It’s highly recommended that employees don’t work from personal, unprotected devices. Employees should resist working from their own devices because it leads to a higher risk of exposing company data. If it’s unavoidable, employees should ensure the personal device is sufficiently secured. 

2. Invest in cybersecurity resources

Only 39% of all employees worldwide have antivirus software installed and 29% use Firewalls. Invest in security tools, such as antivirus software and firewalls. These two systems should be the standard in every business. Additionally, consider implementing network monitoring and endpoint protection.

3. Educate staff of types of cyberattacks

32% of global respondents were victims of a phishing attack. Of those, almost half (49%) happened since COVID-19. 

Despite this, only 22% use email security software. Email is one of the most important forms of communication in businesses, but unfortunately, also one of the most insecure. However, email security software can reduce the risk of phishing attacks by identifying malicious emails and eliminating the threat.  

Tip: Companies should consider implementing a company-wide phishing test. The test helps to determine the susceptibility of employees to this type of attack.  

4. Install a VPN

Less than one-third of companies use a VPN, also known as a virtual private network.

Invest in a VPN if your business needs to access and transfer business data remotely. VPNs provide an encrypted connection to the Internet that prevents third parties from viewing network activity.

5. Strengthen passwords to online business accounts

Worldwide, just 36% of employees are following recommendations for strong passwords, with randomised letters, numbers and characters. Additionally, only 29% of employees worldwide use a password manager. 

Good password management will help prevent cyberattacks. Companies should use this time to educate their employees about the importance of strong passwords. A good password manager is the most secure solution and also makes sharing passwords with colleagues much more convenient.

Tip: When exploring password managers, look for one that offers two-factor authentication (2FA). Most authentications don’t activate automatically, so remember to set it up before sharing it with your team!  

To see how remote employees are managing their passwords across the globe, check out the graphic below:

Password security infographic worldwide

Remote working trends that emerged from this experience

Across the world, small and mid-sized businesses were driven out of their comfort zones and forced to be more versatile to survive. What can we take from this unusual and unexpected experience? There are some key learnings—and they aren’t just relevant during a crisis, but also for when we come out of it.

3 key takeaways:

  • Companies are quickly adapting to working remotely and offering their product virtually
  • Companies are adopting new software
  • Employees like the option to work remotely.

However, we’ve also learned that companies need to improve:

  • Communication with employees
  • The use of security tools
  • Password policies.

Companies have had to put greater trust in their employees to do the right thing: Honour their work responsibilities in their allocated hours. As a positive consequence, staff are enjoying casual dress codes, flexible working hours and more. What is clear, however, is that trust has proven to go further than micromanagement. Employees working remotely are happier now that their company is providing them with a bit more flexibility.

Similarly, companies have had success with creating new and dynamic offerings by adapting what they sold before so it can be delivered virtually. They‘ve showcased innovative thinking, versatility and resilience in a time of historical uncertainty. Looking forward, it seems possible that businesses across the globe will come out stronger than before.

Want to know more about remote working software solutions? Check out our list of remote work software.

*Survey methodology

To understand the current and future remote working trends across the world, we conducted an online survey between 4th April 2020 and 14th April 2020. We surveyed 4600 employees of small or mid-sized businesses, who are working remotely as a response to COVID-19. The participants come from various business sectors and levels of seniority. Respondents are from Australia, Brazil, Spain, France, Germany, Italy, Mexico, Netherlands and the UK.

Note: The graphic about top challenges working remotely had multiple response options, so the total sum of the percentages exceeds 100%.