Come condurre una riunione con i tuoi dipendenti? 5 utili consigli

Come condurre una riunione con i tuoi dipendenti

Come condurre una riunione con i tuoi dipendenti

Ti chiedi spesso come condurre una riunione con i tuoi dipendenti per ottenere la massima produttività? Rimani sveglio la notte pensando ai troppi meeting del giorno dopo? Se presenti tali sintomi, questo articolo è la cura che stavi cercando.

Chiunque abbia lavorato in ufficio sa bene quanto sia controproducente riunire il team ogni due ore in una sala conferenze per un aggiornamento sulla situazione, per discutere di una mail già inviata o per fare gli auguri di compleanno a un collega.

Potresti pensare, “che male fanno delle breve riunioni di 30 minuti spalmate sull’arco della giornata? D’altronde, cosa dovremmo fare, non comunichiamo tra di noi?”

Risponderemo più avanti alla seconda domanda, ma rispetto al danno causato da tante brevi riunioni di 30 minuti in un giorno, tieni presente quanto segue quando pensi a come organizzare un meeting.

Secondo uno studio del 2017 condotto dalla Harvard Business Review (in inglese) su 180 alti dirigenti è emerso che:

  • Il 65% degli interpellati sostiene che i meeting rallentano il loro lavoro.
  • Il 71% ritiene che i meeting siano improduttivi e inefficienti.
  • Il 64% pensa che i meeting impediscano di riflettere in modo più ampio sulle questioni.

Questi incontri di lavoro improduttivi costano all’economia della tua azienda svariate migliaia di euro all’anno.

Ma quindi chi è il responsabile di tutte queste noiose riunioni che fanno solo perdere tempo e denaro?

Tieniti forte perchè non ti piacerà: sei tu il responsabile.

In qualità di project manager e piccolo imprenditore, sei la prima linea di difesa contro le riunioni inutili che minacciano la produttività del tuo team. Prima di organizzarla, devi pensare bene a come condurre una riunione produttiva con i tuoi dipendenti. Ma per quanto possano a volte essere un motivo di distrazione, alcuni meeting sono necessari quando le circostanze li impongono.

I piccoli imprenditori e i project manager possono rinunciare ad alcuni meeting e confermarne altri in modo da ridurre drasticamente il tempo speso inutilmente nelle sale riunioni e aumentare così l’efficienza del personale.

Quindi, ricapitoliamo, siamo davvero sicuri che le riunioni siano inutili? O forse è solo questione di capire come condurre una riunione con i tuoi dipendenti e come organizzare un meeting in modo time e cost saving?

Di seguito ti illustro come organizzare un meeting in modo da ottimizzare la produttività.

Cinque domande a cui devi rispondere prima di programmare un meeting

I team devono poter comunicare, ma troppi meeting riducono l’efficienza dei dipendenti, che è cruciale per la crescita delle piccole imprese.

Per evitare questo impatto negativo, ti consiglio di prenderti del tempo per rispondere a queste cinque domande prima di fissare una riunione sul calendario:

1. Perché dobbiamo fare questo meeting?

Se non hai stabilito chiaramente come condurre una riunione con i tuoi dipendenti e quello che ti aspetti, come fissare un obiettivo chiave o rispondere a una domanda specifica, non dovresti fare la riunione.

Se lo scopo del meeting è, ad esempio, fare un annuncio o condividere l’aggiornamento sulla situazione o l’esperienza sul campo non organizzare un meeting. Ci sono modi più efficaci e più rapidi per raggiungere questi obiettivi, come inviare una mail o utilizzare un software di project management pensato per la collaborazione in azienda.

Se non puoi determinare un obiettivo concreto per il tuo meeting, cancellalo o sostituiscilo.

2. Questo meeting potrebbe essere sostituito da una mail?

Pensare a come condurre una riunione con i tuoi dipendenti e riunire più persone in una stanza, o in una video call, richiede tempo e organizzazione. D’altro canto, ci vuole meno di un minuto per inviare un’email con cui puoi ottenere gli stessi risultati.

Di seguito descriviamo alcune situazioni comuni in cui è meglio inviare un’email (o un messaggio istantaneo) anziché fissare una riunione:

    • Hai bisogno del feedback del tuo team

    Supponiamo che tu abbia rivisto un progetto o una proposta e vuoi sentire il parere del tuo team. Cosa ti sembra più efficiente: richiedere un feedback specifico su determinate questioni utilizzando un software collaborativo o riunirsi intorno a un tavolo e leggere distrattamente dei fogli stampati? Oppure immaginiamo che tu stia pensando a come organizzare un meeting per sapere cosa pensano di un neoassunto. In questo caso è più opportuno inviare le domande via mail.

    • Devi fare una comunicazione di routine

    Se devi presentare un nuovo team leader, o annunciare le dimissioni di un impiegato di lunga data, non stare ore a pensare a come condurre una riunione con i tuoi dipendenti. La risposta è semplice: ci vuole uno stand-up meeting, ovvero una brevissima riunione faccia a faccia. Se invece devi comunicare soltanto una piccola modifica alla policy aziendale per le password o la data del picnic estivo, un’email è sufficiente. Se hai paura che la tua mail si perda nei meandri di caselle di posta in cui regna il disordine, chiedi al tuo team di confermare l’avvenuta ricezione, così sai chi l’ha letta e chi devi avvisare.

    • Hai bisogno di un aggiornamento da parte del tuo team

Vent’anni fa, riunirsi per “stabilire quello che si sarebbe fatto durante la settimana” era la normalità in un ufficio. Era più un’occasione per sedersi a bere un caffè per mettersi in pari con i colleghi che un necessario scambio di informazioni. Per questo motivo è sempre bello fare un incontro di aggiornamento, ma non è affatto una necessità. Una riunione faccia a faccia alla settimana può essere la norma, ma se i tempi stringono, allora è meglio creare un gruppo di discussione dedicato usando un groupware o software collaborativo. Puoi persino impostare i promemoria automatici.

Riassumendo, non ossessionarti per capire come organizzare un meeting. Se con la mail o la chat puoi ottenere lo stesso risultato che avresti potuto ottenere con un meeting, sostituisci il meeting con un messaggio.

3. Questi meeting possono essere accorpati?

È domenica sera e stai iniziando ad avvertire i primi sintomi dell’ansia che ti assale pensando alla settimana che sta per cominciare. Per vedere quello che questa settimana di lavoro ha in serbo per te, apri il calendario e vedi un’agenda fitta di impegni per i prossimi cinque giorni.

Per fortuna, puoi ridurre il numero di appuntamenti cercando di capire come condurre una riunione con i tuoi dipendenti, il motivo per cui hai bisogno di avere questi incontri e se possono essere sostituiti da email.

Infine, chiediti anche se ci sono meeting che possono essere accorpati.

Ad esempio, lunedì mattina devi vedere rapidamente due capi progetto per parlare di costi e mercoledì pomeriggio devi rivedere queste stesse due persone per scegliere la data della riunione sul lancio del progetto successivo. Perché non fai diventare questi due meeting da 20 minuti in un meeting da 30 minuti?

Se hai due riunioni con le stesse persone nella stessa settimana e il fattore-tempo gioca a tuo favore, puoi accorparle.

Non hai neanche bisogno di una corrispondenza al 100%. Se il Meeting Uno coinvolge le parti A, B e C, e il Meeting Due ha solo bisogno di B e C, prendi da parte B e C dopo il Meeting Uno e cerca di eliminare il Meeting Due.

4. Chi deve partecipare a questo meeting?

In qualità di manager, potresti essere tentato a pensare che più teste lavorano su un problema e maggiori sono le probabilità di successo. È una supposizione plausibile, ma tenere una riunione con tutte queste teste per un brainstorming di un’ora potrebbe non essere la cosa migliore da fare.

In un mondo ideale, puoi pensare di ricevere un suggerimento prezioso da ogni membro della tua impresa su ogni problema.

Ma per questo motivo hai a tua disposizione dei software collaborativi e un ambiente di lavoro moderno dove tutti gli impiegati non hanno problemi a condividere le loro idee con il management, evitando di riunirsi continuamente con tutti i colleghi.

Se qualcuno non può contribuire direttamente al raggiungimento di un obiettivo prefissato o rispondere a domande che potrebbero sorgere durante la riunione, non dovrebbe parteciparvi.

E non confondere l’interesse per l’esito di un meeting con un motivo per essere nel meeting. Il diretto interessato potrebbe essere entusiasta di una decisione presa durante una riunione, ma ciò non significa che debba perdere un’ora del suo tempo facendo da spettatore al processo decisionale. Con un’email che dice, “Questo è quello che abbiamo deciso” ottieni lo stesso risultato in una frazione di secondo.

Come nella prima domanda, chiediti come organizzare un meeting efficiente e il motivo per cui vuoi che ogni singolo individuo partecipi a un meeting. Se per qualcuno non trovi una ragione valida, restituiscigli 30 minuti della sua giornata lavorativa escludendolo dalla lista degli invitati.

5. Quanto tempo deve durare questo meeting?

Quando pensi a come condurre una riunione con i tuoi dipendenti, concentrati su un punto importante: non è che siccome hai prenotato la sala riunioni per un’ora, allora tutti devono stare seduti lì dentro per un’ora intera. I tuoi dipendenti preferirebbero passare il loro tempo libero a casa in famiglia, con i propri animali domestici su comodi divani.

Sarà capitato anche a te di stare in riunioni in cui dopo 30-40 minuti si sono esauriti gli argomenti ma si deve restare seduti per altri 20 minuti aspettando che qualcuno trovi qualcosa da dire per rompere quel silenzio imbarazzante, solo perché il meeting deve durare un’ora.

Se hai messo in programma un meeting di un’ora e dopo 30 minuti hai toccato tutti gli argomenti di cui dovevi parlare, puoi concludere la riunione e lasciare che il tuo team torni a casa.

Se più tardi hai qualcosa da aggiungere, puoi sempre avvisare il team inviando una mail o un messaggio. Ma non potrai mai ridare loro i 20 minuti dove li hai obbligati a stare seduti quando sarebbero potuti tornare alle loro postazioni e portarsi avanti col lavoro.

Come condurre una riunione utile con i tuoi dipendenti

Ora che abbiamo visto come ridurre il numero di appuntamenti in agenda, segui queste tre importanti linee guida che ti consentiranno di organizzare i meeting che devi tenere nel modo più accurato ed efficiente:

Tre consigli su come organizzare i meeting in una piccola impresa

1. Invia il materiale di riferimento per tempo.

Le riunioni servono per scambiarsi le idee su decisioni commerciali, non per parlare delle cifre di vendita dell’ultimo mese. Come regola generale, se non hai bisogno che qualcuno dica la propria opinione in merito alle informazioni che vuoi condividere, inviale tramite email.

2. Formula un programma preciso per la riunione.

Un ordine del giorno molto fitto può ostacolare il dialogo tra tutte le parti; tuttavia, stabilire chiaramente quando iniziare a trattare un argomento da discutere e quando passare al successivo può aiutare la concentrazione.

3. Ricorda che ci saranno altri meeting.

Il fatto che qualcuno offra un importante spunto di riflessione non significa che tu debba trattare la questione nell’immediato istante. L’argomento può essere trattato durante il meeting successivo, tramite e-mail o anche semplicemente ignorato. Se hai fissato un programma per la riunione, segui il programma.

Qual è il tuo segreto per ridurre il numero degli appuntamenti di lavoro e aumentare la produttività? Puoi svelarcelo lasciando un commento, e la produttività mondiale te ne sarà grata!

Come realizzare un onboarding aziendale di successo in 90 giorni

onboarding aziendale per neoassunti

Perché è importante sviluppare un efficace processo di onboarding aziendale per il nuovo arrivato? Se crei un clima sereno in cui il neoassunto riesce ad avere un’esperienza positiva e coinvolgente, avrai un collaboratore che si impegnerà seriamente per la tua azienda .

Al contrario, se l’atmosfera è noiosa e stressante, o ci sono montagne di scartoffie da compilare, avrai un dipendente che non vedrà l’ora di cambiare lavoro non appena ne avrà la possibilità. E dovrai rimetterti alla ricerca di qualcuno, con tutti i costi associati  al nuovo inserimento lavorativo.

Le piccole imprese possono ridurre notevolmente il tasso di abbandono dei dipendenti con un piano strutturato di onboarding aziendale per i primi 90 giorni del neoassunto.

L’utilizzo di appositi programmi di onboarding e software gestionali per HR può, inoltre, facilitare l’organizzazione delle varie fasi.

onboarding aziendale per neoassunti

La settimana prima: presentazioni e documenti da preparare per tempo

Se aspetti il primo giorno di lavoro per avviare il processo di onboarding aziendale, hai già commesso un errore.

Mettiti nei panni del neoassunto. Sta per entrare in un nuovo ufficio che non conosce, per fare un lavoro che non conosce, con persone che non conosce. La tensione è snervante, però tu hai il potere di alleggerirla prima che arrivi quel primo giorno così tanto atteso.

Una settimana prima del primo giorno di lavoro, dovresti inviare un’e-mail al neoassunto per:

  • Dare il benvenuto in azienda
  • Definire un piano di lavoro per la sua prima settimana
  • Dimostrarti disponibile per rispondere a qualsiasi domanda.

Fornendo alcune indicazioni pratiche prima che arrivi la nuova risorsa puoi contribuire enormemente al suo futuro successo.

Inoltre, sarebbe opportuno che, nel corso del suo inserimento lavorativo,  il nuovo arrivato venisse affiancato da un tutor aziendale – idealmente un collega con più esperienza in un ruolo simile – e che parlassero per telefono o per e-mail.

Utilizza un software di onboarding aziendale durante i primi tempi di lavoro del neoassunto, a cui devi chiedere di espletare tutte le pratiche necessarie prima del suo arrivo.

sistema self-service di onboarding aziendale in Namely

Sistema self-service di onboarding aziendale in Namely (fonte)

Il giorno prima: crea un ambiente di lavoro favorevole

Come ti sentiresti se il tuo datore di lavoro non si preoccupasse neanche di pulire la tua nuova postazione? Ti causerebbe senz’altro una brutta impressione, non ci sono dubbi.

La prima impressione conta molto. Per questa ragione, il giorno prima del suo arrivo, devi fare di tutto affinché la postazione di lavoro del neoassunto sia organizzata in modo impeccabile.

Ecco alcuni consigli in questo senso:

  • Libera la scrivania dagli oggetti lasciati dal precedente impiegato.

    Verifica che la postazione di lavoro sia pulita e che non ci siano oggetti lasciati da altri.

  • Fai in modo che ci siano tutti gli strumenti di cui ha bisogno.

    Controlla che la postazione del nuovo collaboratore sia attrezzata con computer, telefono, forniture da ufficio, badge aziendale, elenco contatti, ecc.

  • Rispolvera il merchandising.

    Vai in magazzino a prendere tutto quello su cui c’è il logo aziendale. Magliette, tazze, penne, copribottiglia termici e regalali al nuovo arrivato. Ancora meglio se riesci a trovare gadget personalizzati.

  • Fai in modo che il nuovo arrivato sia affiancato nelle varie attività durante l’onboarding aziendale.

    Così lo aiuterai a comprendere sia il modo in cui opera l’intera azienda che il suo ruolo all’interno dell’organigramma. Questo può inoltre favorire future collaborazioni tra un reparto e l’altro.

  • Definisci e comunica gli obiettivi di breve e lungo termine.

    Oltre agli incontri individuali con il proprio manager, i neoassunti ritengono che capire quali sono gli obiettivi in termini di prestazioni sia la cosa più importante per l’inserimento in azienda.

  • Fagli trovare un messaggio di benvenuto da parte dei colleghi.

    Alcuni messaggi di incoraggiamento scritti dai colleghi possono rendere l’onboarding più piacevole e il primo giorno molto più speciale.

Il 1° giorno di onboarding aziendale: fai sì che il lavoro sia gratificante, non monotono

 

Se c’è una cosa del processo di inserimento lavorativo che devi preparare nei minimi dettagli, quella è la prima giornata di lavoro. Questa è la tua occasione per produrre un impatto rilevante, quindi sfruttala al massimo. Il nuovo impiegato deve tornare a casa pensando “Mi piace il mio nuovo lavoro”.

Fai in modo che qualcuno – preferibilmente il suo supervisore o il tutor aziendale – lo aspetti all’ingresso per salutarlo al suo arrivo (non immagini quanti neoassunti restino soli ad aspettare). Invitalo a mettersi comodo, offrigli un caffè o uno spuntino e accompagnalo a fare un giro dell’ufficio.

Invia a tutti una e-mail che specifica il ruolo del nuovo dipendente, chiarisce a chi deve riferire e offre una sua breve biografia. Invitalo a pranzo insieme ad alcuni dei suoi nuovi colleghi e paga per tutti.

Credo che adesso il quadro sia più chiaro: il neoassunto deve aver un bel ricordo del suo primo giorno di lavoro. Questo significa che non deve avere moduli da compilare (dovrebbe averlo già fatto prima) né corsi di formazione da seguire. Per questi ci sarà tempo nelle settimane successive.

Dal 2° al 10° giorno: formazione, affiancamento, definizione degli obiettivi e feedback iniziale

 

Passato questo primo, importante giorno, è ora di mettersi a lavoro. Questo è il momento in cui devi pianificare le sessioni di training sui principali tool e sui processi aziendali, discutere con la nuova risorsa del suo ruolo e delle sue responsabilità, e spiegare la storia dell’azienda, la sua cultura e i suoi valori.

Gli impiegati che accolgono con entusiasmo la cultura aziendale sono spesso più motivati, più produttivi e restano più a lungo in azienda. Una cosa importante da ricordare: non supporre che il nuovo dipendente accetti i valori della cultura aziendale e li faccia subito propri, glieli devi trasmettere tu.

Tuttavia, non sottoporlo a una serie infinita di corsi di formazione. Ecco alcune altre cose che dovresti fare in questa fase:

  • Fai in modo che il nuovo arrivato sia affiancato nelle varie attività durante l’onboarding aziendale.

    Così lo aiuterai a comprendere sia il modo in cui opera l’intera azienda che il suo ruolo all’interno dell’organigramma. Questo può inoltre favorire future collaborazioni tra un reparto e l’altro.

  • Definisci e comunica gli obiettivi di breve e lungo termine.

Oltre agli incontri individuali con il proprio manager, i neoassunti ritengono che capire quali sono gli obiettivi in termini di prestazioni sia la cosa più importante per l’inserimento in azienda.

  • Fai un sondaggio per raccogliere un feedback iniziale sulla prima fase del processo di onboarding.

    Forse stai andando troppo velocemente. Forse il nuovo impiegato non ha ancora ben chiare certe norme o politiche aziendali. Non lo saprai mai finché non gli darai l’opportunità di dirtelo. Queste informazioni possono anche aiutarti a facilitare l’inserimento lavorativo di altri candidati.

In molti software di onboarding, la funzionalità per la realizzazione di sondaggi è incorporata. Altrimenti puoi scegliere un tool per condurre sondaggi sul coinvolgimento di dipendenti, in modo da ricevere e analizzare i feedback di tutto l’organico.

sondaggio per employee engagement

Creazione di un breve sondaggio in Honestly (fonte)

 

Dall’ 11° al 30° giorno: più training, controlli e ritorno alla normalità

 

Dopo un mese, la nuova risorsa dovrebbe aver già capito come funziona l’azienda e qual è il suo ruolo, e iniziare a sentirsi parte integrante delle attività quotidiane. Anche se non può dare un contributo significativo, il neoassunto dovrebbe iniziare a partecipare alle riunioni del team con regolare normalità.

Una volta poste le basi in termini di fiducia perché tu possa essere sicuro che il nuovo dipendente non spifferi i segreti aziendali alla concorrenza, puoi anche iniziare a svelare i dettagli della strategia dell’impresa e la sua posizione sul mercato.

Non passare queste informazioni in un PowerPoint o con un corso di e-learning, un manager o un dirigente in persona dovrebbe tenere un corso di formazione e permettere al neoassunto di porre tutte le domande che desidera.

Per ultimo, se ancora non l’hai fatto, dovresti pianificare delle verifiche di controllo settimanali sia con il manager del nuovo dipendente che con il suo tutor aziendale: i tuoi dipendenti potrebbero sentirsi più a loro agio rivelando alcuni problemi a un collega anziché a un loro superiore.

Gli incontri individuali con il manager dovrebbero continuare dopo la fase di inserimento, mentre le verifiche di controllo con il tutor possono terminare dopo 90 giorni.

Dal 31° al 60° giorno: collaborazione, riconoscimento dei meriti e pianificazione della carriera

 

È giunta l’ora che il neoassunto inizi a fare la sua parte, seppur in modo limitato. Tieni presente che ci vogliono sempre dai 12 ai 15 mesi prima che un nuovo dipendente diventi pienamente produttivo; pertanto ora non è ancora il momento di lasciarlo completamente libero.

Il secondo mese potrai assegnare al nuovo arrivato il suo primo grande progetto. Può collaborare con qualcuno a un progetto in corso o gestirne uno nuovo con l’aiuto di un tutor o di un altro collega; in ogni caso, ci deve essere qualcuno che supervisiona e controlla il suo lavoro regolarmente.

Se lavora bene, ricordati di riconoscere i suoi meriti.

Se vuoi premiare i lavoratori usando un metodo più partecipativo, rapido e flessibile rispetto alle e-mail o alle riunioni, dai un’occhiata ai tool per il riconoscimento dei meriti aziendali. Si tratta di sistemi strutturati come social media che consentono a tutti i dipendenti di tessere le lodi di un collega e applicano metodi di ludicizzazione per favorire la partecipazione.

software per il riconoscimento di meriti aziendali

Gli impiegati possono riscattare i punti guadagnati con gli elogi acquistando veri e propri premi in Bonusly (Fonte)

È anche il momento di pensare a lungo termine. I manager dovrebbero incontrare il nuovo dipendente per parlare dei progetti di sviluppo professionale e individuare quale sarebbe il percorso ideale da intraprendere. I programmi possono cambiare, certo, ma anche solo discuterne può trarre un grande beneficio al suo inserimento in azienda.

Dal 61° al 90° giorno: lavoro in autonomia, analisi delle prestazioni e feedback finale

 

Se il primo progetto a cui il neoassunto ha collaborato il secondo mese è andato bene, allora puoi finalmente lasciarlo libero nel corso del terzo mese e assegnargli il primo lavoro da realizzare in modo autonomo. Ricorda soltanto di illustrare chiaramente gli obiettivi e i fattori chiave per il successo del progetto, sgombrando il campo da ogni ambiguità.

Passati i 90 giorni, esegui la prima valutazione della prestazione della nuova risorsa. Questo è il momento di parlare di cos’è andato bene durante la fase di onboarding, di cos’è andato male e di cosa deve essere migliorato. È importante ascoltare anche il neoassunto, che dovrebbe dirti quello che ha funzionato e quello che non ha funzionato durante onboarding aziendale.

E se alla fine ti rendi conto che proprio non è la persona giusta? La soluzione ideale è rescindere il contratto. Il costo per rimpiazzarlo può essere alto ma non è nulla in confronto al prezzo da pagare per aver assunto il dipendente sbagliato.

Comunicazione efficace, ecco la migliore combinazione di strumenti

Comunicazione efficace e project management

Nel project management si fa largo uso del termine Agile, sinonimo di flessibile, versatile, adattabile, innovativo. Ma allora perché siamo così rigidi quando dobbiamo scegliere gli strumenti di comunicazione per la gestione dei progetti? Non possiamo deciderci senza troppi intoppi per lo strumento che ci aiuti a creare una comunicazione efficace e che raggiunga il nostro pubblico?

Nei sistemi basati sul modello a cascata (Waterfall) si ricorre molto all’uso di documenti e mail, mentre con la metodologia Agile si prediligono brevi riunioni faccia a faccia e  software di collaborazione  (o groupware). Persino Agile  utilizza una variante per le riunioni faccia a faccia: lo stand-up meeting, ovvero la riunione in piedi.

A prescindere dal modello di project management che si adotta, è importante scegliere un tool che migliori la comunicazione relativamente a ogni singolo progetto, perché una comunicazione efficace contribuisce enormemente al successo di un progetto.

Comunicazione efficace e project management

Ma perché dovresti utilizzare un programma di project management per migliorare la comunicazione nel tuo team? Le imprese che comunicano in modo efficace:

  • hanno un premio di mercato superiore;
  • aumentano il ritorno per gli azionisti;
  • hanno maggiori probabilità di registrare livelli più alti di coinvolgimento del personale;
  • hanno più probabilità di avere un tasso inferiore di ricambio del personale.

Con una posta in gioco così alta, è più importante usare gli strumenti di comunicazione più adatti ad ogni specifica situazione piuttosto che cercare di seguire una strategia globale di project management. Combinando i migliori tool di comunicazione usati in diversi sistemi gestionali, le piccole imprese possono sviluppare un piano di comunicazione che risulta più azzeccato di qualsiasi altro approccio generico.

La giusta combinazione di strumenti per una comunicazione efficace

Chi utilizzai tool di project management più avanzati dice che il modello Waterfall  è inferiore perché ricorre massicciamente alla documentazione. Ma perché non possiamo usare la documentazione a piccole dosi – quando è opportuno –  in aggiunta alle riunioni in piedi?

Anche se il tuo team applica rigorosamente la metodologia Agile, in alcune circostanze sono necessari documenti in formato elettronico, come quando devi inviare un singolo annuncio a un gruppo di persone sparpagliate per il mondo.

Comunicare nel 2019 è molto più complicato di quanto non lo fosse nel 1989, quando dovevi sostanzialmente scegliere tra una telefonata, un fax o una lettera. Ora più che mai, ci vuole una tipologia di comunicazione diversa e specifica per ogni situazione.

Strumenti di comunicazione efficace

Come scegliere il canale di comunicazione più adatto

“Se, per esempio, c’è stato un cambiamento nel quadro dirigenziale, sarebbe semplicistico pensare, ‘Pubblicherò un breve annuncio sulla Intranet’”, dice Iliyana Hadjistoyanova, Senior Research Analyst di Gartner. “Bisogna invece chiedersi, ‘Cosa posso fare per essere sicuro che i dipendenti vengano informati nel modo corretto e siano pronti per affrontare questo cambiamento a livello di leadership?’”

Nella fattispecie, si dovrebbe inviare un’e-mail a tutta l’azienda, pubblicare un annuncio sulla Intranet aziendale e convocare una videoconferenza con i manager di tutti i team.

E se fosse possibile scegliere tra le più efficaci tecniche di comunicazione e scuole di pensiero per comunicare nel modo più chiaro possibile con i tuoi team?

È possibile, ed ecco come. Nelle cinque sezioni che seguono prenderemo in esame cinque sistemi di comunicazione: e-mail, software di collaborazione, videoconferenze, riunioni faccia a faccia e telefono. Vedremo quando è meglio utilizzare ognuno di questi strumenti, e quando evitarli, per fornirti il maggior numero possibile di esempi di utilizzo nell’ambito del project management in modo da creare una strategia di comunicazione efficace.

1. E-mail per informare ampi gruppi di persone e per inviare file

Quando se ne consiglia l’uso:

  • Per informare di una problematica che riguarda tutti i dipendenti dell’azienda ma non richiede una risposta da parte dei singoli individui.
  • Per orientare i destinatari verso canali di comunicazione più appropriati tramite inviti ed eventi del calendario.
  • Per inviare documenti a soggetti che non sono ancora stati inseriti nelle liste del tuo software per la condivisione di file.

Quando non se ne consiglia l’uso:

  • Quando hai bisogno che il destinatario risponda tempestivamente.
  • Quando devi discutere di una questione delicata con il destinatario, come la valutazione delle prestazioni o il ricambio del personale.
  • Quando hai bisogno di intrattenere un dialogo continuo con l’interlocutore.

Quando si comunica tramite e-mail per la gestione di un progetto, è fondamentale non lasciare spazio a equivoci o trattare superficialmente una questione delicata. Immagina, ad esempio, come ti sentiresti se qualcuno con cui collabori a stretto contatto da cinque anni annunciasse per e-mail che lascia l’azienda.

Inoltre, è importante non intasare la casella di posta altrui. Se devi parlare con sei persone e puoi scegliere tra una rapida riunione in piedi o via chat e una conversazione per e-mail che finirà inevitabilmente per contenere decine di messaggi secondari, per il bene di tutti, ti preghiamo di scegliere la prima opzione.

Con cosa si combina bene:  l’efficacia comunicativa di una mail può essere potenziata quando è accompagnata da un video o un post sulla Intranet che chiarisce e approfondisce l’argomento in oggetto. Ad esempio: l’amministratore delegato va in pensione oppure stai ridefinendo il piano di assistenza sanitaria dell’azienda, quindi fai l’annuncio con un’e-mail di massa invitando tutti ad ascoltare la videoconferenza.

2. Software di collaborazione per comunicazioni destrutturate

Quando se ne consiglia l’uso:

  • Per un occasionale scambio di opinioni all’interno del team.
  • Per richiedere informazioni da condividere quali documenti di riferimento o l’orario di una riunione.
  • Per un brainstorming digitale in cui non è necessario intraprendere un’azione immediata.

 Quando non se ne consiglia l’uso:

  • Per comunicare informazioni sensibili come dettagli su performance o retribuzione.
  • Nelle conversazioni a due su canali pubblici.
  • Nei brainstorming in cui è richiesta una collaborazione intensa da parte dei partecipanti.

I software di collaborazione dell’era Web 2.0 sono stati una manna per i project manager che adottano la metodologia Agile. Le conversazioni che finivano in un circolo infinito di e-mail ora possono essere gestite in modo più elegante con un sistema che permette di ritrovare i messaggi di cui hai bisogno mettendo in secondo piano gli altri, rendendo così la comunicazione più efficace.

I groupware consentono inoltre di ridurre il numero dei meeting. Ad esempio: il lunedì mattina puoi richiedere al tuo team un aggiornamento rapido sulle operazioni di routine invece di andare tutti in una sala riunioni per 30 minuti.

Con cosa si combina bene:  quando le risposte a una mail iniziano a moltiplicarsi e a divagare dal tema principale, trasformati in un project ninja e prosegui la discussione sul tuo groupware. Una conversazione che inizia in una videoconferenza o in una riunione faccia a faccia può anche essere continuata all’interno del software di collaborazione per evitare che vada fuori controllo.

3. Videoconferenze per riunioni faccia a faccia con team dislocati su più sedi

Quando se ne consiglia l’uso:

  • Per la programmazione di incontri tra alti dirigenti che lavorano da sedi diverse.
  • Per importanti riunioni faccia a faccia tra manager e diretti subordinati, quando le spese di trasferta sono troppo elevate.
  • Per un brainstorming su progetti urgenti tra collaboratori dislocati in varie parti del mondo.

 Quando non se ne consiglia l’uso:

  • Quando devi fare soltanto una riunione di controllo con un singolo individuo o con un gruppo ristretto di persone.
  • Quando devi fornire informazioni per cui non è necessaria una replica.
  • Quando devi fare un paio di domande specifiche a un collaboratore.

La videoconferenza (che pur esistendo dagli anni ’60 ha trovato un’applicazione pratica solo 50 anni dopo) è ideale per le situazioni in cui sarebbe necessaria una riunione faccia a faccia ma le spese di trasferta sono troppo elevate. Ad esempio per una valutazione annuale delle prestazioni o per parlare di promozioni con un diretto subordinato in un’altra sede.

Molti software di videoconferenza hanno anche una funzione per la condivisione dello schermo, una soluzione perfetta per presentare un nuovo  al team. Un suggerimento utile: prendi dimestichezza con le funzioni del tool prima di iniziare la videoconferenza, altrimenti perderai i primi 15 minuti per configurarlo.

Con cosa si combina bene:  supponiamo tu stia parlando via chat con un collega sul groupware del tuo team. Durante la conversazione, ti imbatti in una funzionalità del tuo software di project management che sta mettendo in difficoltà il tuo collega o inizi a parlare di un problema relativo alla tua revisione trimestrale. È il tipico scenario in cui sarebbe opportuno passare dalla chat alla videoconferenza, che permette di approfondire il discorso e condividere lo schermo.

4. Riunioni faccia a faccia/in piedi per un confronto rapido

Quando se ne consiglia l’uso:

  • Quando il tuo team è composto da numerose persone che lavorano nella stessa sede e l’alternativa sarebbe una videoconferenza (vedi sopra).
  • Quando hai in mente un obiettivo chiaro che può essere raggiunto in meno di un’ora incontrando personalmente gli altri dirigenti.
  • Quando devi discutere di affari con un collega che lavora nella tua stessa sede.

 Quando non se ne consiglia l’uso:

  • Quando alcuni dirigenti chiave non possono presenziare fisicamente. (In questo caso, dovresti pensare una soluzione ibrida: meeting con chi è in sede e videoconferenza con chi lavora da altre sedi.)
  • Quando non hai definito un obiettivo concreto per la riunione. Ad esempio, non hai bisogno di tenere una riunione solo per avere un aggiornamento della situazione.
  • Quando l’obiettivo di un meeting può essere raggiunto usando sistemi più efficienti, come un’e-mail o un software di collaborazione.

Parlare faccia a faccia è sicuramente il miglior modo per comunicare. Tuttavia, non è affatto la forma di comunicazione più efficiente e, per la gestione di un progetto, l’efficienza è fondamentale.

Quando si presentano le circostanze o disponi del tempo necessario, le riunioni faccia a faccia sono sempre preferibili alle alternative, però ricordati di pensarci bene prima di programmare un meeting.

Con cosa si combina bene:  l’utilizzo della mail per inviare documenti o presentazioni importanti prima di una seduta faccia a faccia è un ottimo metodo per rendere l’incontro il più fruttuoso possibile e per rendere più fluido il processo di project management. Anche i groupware possono essere utilizzati per ritornare velocemente su un argomento discusso durante un meeting.

5. Chiamate telefoniche per questioni urgenti e conference call

Quando se ne consiglia l’uso:

  • Quando c’è una questione urgente, come quando la riunione viene cancellata a meno di un’ora dal suo inizio.
  • Quando hai bisogno di riunire un gruppo di persone dislocate in varie regioni per tenere una conversazione dal vivo e non tutti hanno la connessione a Internet o la tecnologia per supportare una videoconferenza.
  • Quando devi parlare con un diretto interessato che preferisce il telefono ad altre forme di comunicazione.

 Quando non se ne consiglia l’uso:

  • Durante i weekend, le vacanze o al di fuori degli orari di ufficio se non è un’urgenza reale.
  • Quando puoi inviare un’e-mail o un messaggio istantaneo.
  • Quando puoi scegliere di fare una videoconferenza. La videoconferenza offre il valore aggiunto del contatto visivo e della condivisione dello schermo.

Ah, il telefono. Potrebbe sembrare una tecnologia di altri tempi, ma se ci pensi, la sua evoluzione – l’onnipotente smartphone – ti consente di avere sul palmo della mano quattro di questi cinque strumenti di comunicazione.

Ma quando è meglio utilizzare le sue svariate funzioni? È fondamentale conoscere il proprio team. Se il tuo collaboratore esterno risponde all’istante via chat e ha il groupware aziendale installato sullo smartphone, perché rischiare di essere invadenti disturbandolo con una telefonata?

Descriviamo ora un altro scenario: fra tre ore hai una riunione importante con un fornitore ma hai bisogno di spostarla. Gli invii una mail però non ricevi conferma per due ore. Questo è il momento di rispolverare il caro vecchio telefono. Gestire al meglio i processi è proprio il punto focale della metodologia di project management.

Con cosa si combina bene:  la maggior parte dei più recenti software di videoconferenza consente ai partecipanti di collegarsi dal computer facendo una videochiamata oppure dal telefono chiamando un numero telefonico. In questo modo puoi usufruire dei benefici di una videoconferenza e combinarla con una conferenza telefonica per non escludere le persone in trasferta o in una zona con una connessione a Internet poco stabile.

Hoe verhoog je de productiviteit door efficiënter te vergaderen?

Iedereen die wel eens op kantoor heeft gewerkt, weet hoe funest het voor de productiviteit is als mensen een paar keer per dag hun werk moeten onderbreken voor een meeting over statusupdates, een e-mail die al lang is verstuurd of een verjaardag van een collega. Efficiënt vergaderen is bij veel bedrijven ver te zoeken.

Misschien vind jij wel dat een paar vergaderingen van een half uurtje verspreid over de dag geen kwaad kunnen. Wat moeten we dan doen, niet communiceren soms?

Die laatste vraag komt verderop aan de orde. Een paar korte vergaderingen in de loop van de dag kunnen echter wel degelijk kwaad, zoals uit het onderstaande blijkt.

Uit een recente Harvard Business Review-enquête onder meer dan 180 senior managers komt het volgende naar voren:

  • 65% geeft aan dat ze hun eigen werk niet afkrijgen door alle vergaderingen.
  • 71% vindt meetings onproductief en inefficiënt.
  • 64% zegt dat vergaderingen ten koste gaan van het serieuze denkwerk.

Deze onproductieve bijeenkomsten kosten bedrijven geld.

Maar wie is er nu eigenlijk verantwoordelijk voor al die vervelende, dure, momentumverstorende meetings?

Dat ben jij.

efficiënt vergaderen

 

Als projectmanager en leidinggevende in het mkb ben jij de eerste verdedigingslinie tussen de productiviteit van jouw team en onnodige vergaderingen. Meetings houden mensen van hun werk, maar soms zijn ze natuurlijk wel nodig, als de omstandigheden erom vragen.

Leidinggevenden en projectmanagers in het mkb kunnen sommige meetings schrappen en andere samenvoegen om de tijd die in vergaderkamers wordt verspild, drastisch te verkorten zodat hun medewerkers productiever worden.

De volgende richtlijnen geven aan hoe projectmanagers een effectief vergaderrooster kunnen maken dat de productiviteit ten goede komt.

Efficiënt vergaderen: 5 vragen die je jezelf moet stellen voordat je een meeting plant

1. Waarom houden we deze meeting?

Als er geen concrete reden is, zoals het bepalen van een essentiële doelstelling of het beantwoorden van een specifieke vraag, moet je de meeting niet houden.

Als de meeting bijvoorbeeld alleen maar bedoeld is om iets aan te kondigen of om statusupdates of feedback uit het veld te delen, zijn er efficiëntere en minder tijdrovende methoden om dat doel te bereiken. In dergelijke gevallen kun je beter een e-mail sturen of projectmanagement software gebruiken die gericht is op samenwerking.

Als je geen concreet doel kunt bedenken voor je meeting, kun je deze beter annuleren of vervangen door iets anders.

2. Kan in plaats van deze meeting een e-mail worden gestuurd?

Het kost veel tijd en regelwerk om meerdere mensen op een bepaald tijdstip in dezelfde ruimte of in een videogesprek te krijgen. Een e-mail waarmee je hetzelfde doel bereikt, neemt niet meer dan enkele minuten in beslag.

Hier zijn enkele situaties waarin je beter een e-mail (of een WhatsApp of sms) kunt sturen dan een vergadering te plannen:

  • Je hebt feedback nodig van je team. Stel, je hebt een projectplan of een voorstel herzien en je wil hierover feedback krijgen van je team. Wat is volgens jou dan efficiënter: specifieke feedback over specifieke punten vragen met behulp van een samenwerkingstool of met een groep mensen rond een vergadertafel gaan zitten en samen dezelfde stapel papieren doorlezen? Of je wilt feedback krijgen over een sollicitant waarmee pas een gesprek is gevoerd? Hiervoor is een e-mailenquête het middel bij uitstek.
  • Je moet een eenvoudige aankondiging doen. Een nieuwe teamleider voorstellen of het vertrek aankondigen van een medewerker die jarenlang bij het bedrijf heeft gewerkt, doe je uiteraard in een persoonlijke bijeenkomst. Maar een kleine verandering in het wachtwoordbeleid van de organisatie of de datum van het volgende bedrijfsuitje kan gewoon met een e-mail worden doorgegeven. Als je bang bent dat een e-mail ongelezen in de overvolle inbox van geadresseerden verzandt, vraag je om een ontvangstbevestiging, zodat je weet wie het wel en niet gelezen heeft.
  • Je hebt statusupdates nodig van je teamleden. Twintig jaar geleden was het nog heel normaal om in een wekelijkse vergadering te bespreken waar iedereen op dat moment mee bezig was. Behalve voor een noodzakelijke uitwisseling van informatie is een dergelijke bijeenkomst ook meteen een gelegenheid om even gezellig koffie te drinken en bij te kletsen met collega’s. Daarom is het ook leuk om de statusupdate-vergadering in stand te houden, maar noodzakelijk is het zeker niet. Je kunt ook standaard één keer per week een face-to-face meeting houden, maar als je team in tijdnood zit in plaats daarvan een speciaal kanaal in je samenwerkingstool gebruiken. Je kunt zelfs automatische herinneringen instellen.

Als je met een e-mail of sms hetzelfde bereikt als met een meeting, vervang je de meeting door een bericht.

3. Kunnen deze meetings worden samengevoegd?

Vraag jezelf eens af welke vergaderingen gecombineerd kunnen worden. Stel, je hebt op maandag een korte afspraak met twee projectleiders gepland om de resultaten te bespreken, terwijl je op woensdagmiddag met diezelfde mensen nog een bespreking hebt om een datum te kiezen voor een komende kick-off meeting. Die twee bijeenkomsten van 20 minuten kun je ook combineren in één afspraak van 30 minuten.

Consolideer meetings met dezelfde mensen die in één week zijn gepland en die niet heel erg tijdgevoelig zijn.

4. Wie moet deze meeting bijwonen?

Hoe meer mensen er aan een probleem werken, hoe groter jouw succes als manager denk je misschien. Daar zit wat in, maar het is niet effectief om al die mensen in een vergaderzaal bijeen te zetten om een uur lang te brainstormen.

In een ideale wereld zou je van elk lid van je organisatie de beste input kunnen krijgen over elk probleem.

Daarvoor heb je nu echter de beschikking over samenwerkingstools en een open-minded kantooromgeving waarin alle medewerkers hun ideeën durven te delen met het management. Dat levert meer op dan meer bijeenkomsten met meer mensen.

Mensen die geen directe bijdrage kunnen leveren aan het specifieke doel van een vergadering of die geen antwoord kunnen geven op vragen die tijdens de vergadering kunnen worden gesteld, hoeven er niet bij te zijn.

Belangstelling voor het resultaat van een meeting is geen reden om ook deel te nemen aan die meeting. Een stakeholder kan wel geïnteresseerd zijn in een besluit dat tijdens een vergadering wordt genomen, maar dat wil niet zeggen dat hij of zij dan ook een heel uur als toeschouwer bij het besluitvormingsproces aanwezig hoeft te zijn. Met een e-mail met de boodschap “Dit is wat we hebben besloten” bereik je veel sneller hetzelfde resultaat.

Net zoals bij de eerste vraag geldt ook hier: vraag jezelf af waarom je iemand uitnodigt voor een vergadering. Mensen voor wie je geen goed antwoord kunt geven op die vraag, kun je een half uur van hun werkdag teruggeven door ze niet op de lijst met genodigden te zetten.

5. Hoe lang moet deze meeting duren?

Als je een vergaderruimte voor een uur hebt gereserveerd, wil dat niet zeggen dat je er ook allemaal een heel uur moet zitten. Je teamleden hebben wel wat beters te doen.

Als je een uur hebt gepland voor een meeting en na een half uur alles besproken hebt, sluit je af zodat je teamleden door kunnen gaan met hun werk.

Als je naderhand nog iets wilt toevoegen, kun je altijd nog een e-mail of sms sturen met de follow-up.

Efficiënt vergaderen

In het voorafgaande heb je een paar manieren gezien om te snoeien in je vergaderrooster. Hier volgen nu drie belangrijke manieren om ervoor te zorgen dat de meetings die je wel houdt, zo soepel en efficiënt mogelijk verlopen.

3 tips voor het beheer van vergaderingen in het mkb

  1. Stuur de deelnemers het materiaal vooraf. Meetings zijn bedoeld om ideeën over zakelijke beslissingen te bespreken, niet om de verkoopcijfers van de afgelopen maand te laten zien. Als vuistregel geldt: als niemand iets hoeft te zeggen nadat jij de boodschap hebt overgebracht, kun je die boodschap gewoon e-mailen.
  2. Stel duidelijke tijden in voor de meeting. Een strakke agenda kan spontane gesprekken in de weg staan, maar als je duidelijke begin- en eindtijden instelt voor de hoofdonderdelen van de vergadering, kan dit helpen om niet van de kern van de zaak af te dwalen.
  3. Vergeet niet dat je elkaar nog vaker spreekt. Als iemand een interessante kwestie ter sprake brengt, wil dat niet zeggen dat deze dan ook ter plekke uitgebreid moet worden besproken. Dingen kunnen ook naar de volgende vergadering worden verplaatst, in een e-mailgesprek verder worden afgehandeld of gewoon worden genegeerd. Houd je aan de planning als jouw meeting een planning heeft.

Wat zijn jouw tips voor een effectief vergaderrooster?

Hoe slaag jij erin om onnodige vergaderingen te schrappen en de productiviteit te verhogen? Draag jouw steentje bij aan een wereldwijde verhoging van de productiviteit door je geheimen te delen in de opmerkingen of op Twitter @Capterra_NL.

Op zoek naar project management software? Bekijk de lijst van Capterra met de beste project management-softwareoplossingen.

 

Cómo organizar reuniones efectivas y lograr la máxima productividad

Reuniones efectivas de trabajo

Reuniones efectivas de trabajo

Cualquiera que haya trabajado en una oficina sabe lo paralizante que es para la productividad llevar al equipo a una sala de conferencias cada dos horas para comunicarle actualizaciones de estado, revisar un correo electrónico ya enviado o cantarle feliz cumpleaños a un compañero, ¿son estas reuniones efectivas?

Podrías pensar: “¿Qué daño hacen unas cuantas reuniones de 30 minutos a lo largo del día? Además, ¿qué se supone que debemos hacer entonces? ¿No comunicarnos?”

Ya responderemos esas preguntas más adelante, pero primero explicaremos las repercusiones que tienen unas cuantas reuniones de 30 minutos a lo largo del día.

Una encuesta reciente de Harvard Business Review a más de 180 altos directivos concluyó lo siguiente:

  • El 65 % afirma que las reuniones les impiden finalizar su propio trabajo.
  • El 71 % reconoce que las reuniones son improductivas e ineficientes.
  • El 64 % afirma que las reuniones se realizan en detrimento de la concentración.

Entonces, ¿quién es responsable de todas estas molestas y costosas reuniones que repercuten tanto en la dinámica de concentración?

Pues tú.

Como gestor de proyectos y líder de un pequeño negocio, eres la primera línea de defensa entre la productividad de tu equipo y las reuniones innecesarias. Pero por muy molestas que puedan resultar a veces, algunas reuniones son necesarias cuando las circunstancias las requieren.

Los líderes de pequeños negocios y los gestores de proyectos pueden reducir de forma drástica el tiempo que se pierde sentado en salas de conferencias anulando algunas reuniones y agrupando otras con el fin de que sus empleados sean más efectivos.

Esta es una guía dirigida a gestores de proyectos para organizar un programa de reuniones eficiente y lograr la máxima productividad.

5 preguntas que debes hacerte antes de organizar reuniones de trabajo

Los equipos necesitan comunicarse, pero un exceso de reuniones reduce la eficacia de los empleados.

Para evitar este impacto negativo, recomendamos que te sientes y te plantees las siguientes cinco preguntas para saber si realmente está planeando reuniones efectivas.

Consejos para realizar reuniones efectivas

1. ¿Por qué se celebra esta reunión?

Si no llegas a un resultado claro, como por ejemplo, alcanzar un acuerdo sobre un objetivo clave o responder a una pregunta específica, no se deberá celebrar la reunión.

Si el propósito de la reunión es anunciar algo o compartir actualizaciones de estado o comentarios de campo, por ejemplo, existen métodos más eficientes y menos lentos para lograrlo, como enviar un correo electrónico o utilizar software de gestión de proyectos para colaborar.

 Si no se te ocurre un objetivo concreto para la reunión, anúlala o sustitúyela.

2. ¿Se podría cambiar esta reunión por un mensaje de correo electrónico?

Se necesita mucho tiempo y coordinación para reunir a varias personas en una sala o en una videollamada. Mientras que solo se requieren unos minutos para enviar un correo electrónico que pueda conseguir el mismo objetivo.

A continuación presentamos algunas situaciones comunes en las que solo habrá que enviar un correo electrónico (o un mensaje instantáneo) en lugar de programar una reunión:

  • Necesitas sugerencias o comentarios de tu equipo. Supongamos que has revisado una planificación de proyecto o una propuesta y deseas recibir sugerencias o comentarios de tu equipo. ¿Qué parece más eficiente: pedir comentarios o sugerencias específicos sobre puntos concretos es a través de una herramienta de colaboración, o sentarse alrededor de una mesa de conferencias y leer sin ton ni son un montón de papeles? ¿O qué pasa si estás pidiendo comentarios sobre un candidato al que se le acaba de entrevistar? Una encuesta por correo electrónico sería ideal para esto. Mira nuestro directorio de software de encuestas online para facilitarte el proceso.
  • Tienes que comunicar un anuncio de rutina. Si es para presentar a un nuevo líder de equipo o anunciar la partida de un empleado que lleva mucho tiempo en el cargo, lo mejor que puedes hacer es una reunión cara a cara. Pero si solo se trata de una modificación de la política de contraseñas de toda la empresa, o de la fecha del picnic de verano un correo electrónico es suficiente. Si te preocupa que el correo electrónico se pierda en el caos de una bandeja de entrada desordenada, pídele a tu equipo que responda con un mensaje de confirmación para que sepas quién lo ha leído y quién necesita seguimiento.
  • Necesitas actualizaciones de estado de los miembros de tu equipo. Hace veinte años, la reunión donde se contaba “en qué estoy trabajando esta semana” era un básico de la vida en la oficina. Era tanto una oportunidad para sentarse a tomar un café y ponerse al día con los compañeros como un intercambio de información necesario. Por eso la reunión de actualización de estado sigue siendo una buena idea, pero está lejos de ser una necesidad. Se puede programar una reunión semanal cara a cara, pero si tu equipo está en un momento crítico, puedes simplemente dirigirlo al área de tu herramienta de colaboración específica para esto.

Si puedes conseguir el mismo resultado con un mensaje de correo electrónico o un mensaje instantáneo que con una reunión, sustituye la reunión por un mensaje.

3. ¿Se podrían agrupar estas reuniones?

Es domingo por la noche y te embriaga el miedo y la inseguridad al ver la planificación semanal (en inglés, lo llaman Sunday Scaries). Con el afán de enfrentarte a tu ajetreada semana, abres tu calendario y ves un vertiginoso arcoíris de bloques esparcidos a lo largo de los próximos cinco días.

Con suerte, si te planteas por qué vas a celebrar algunas de esas reuniones y si otras pudieran sustituirse por correos electrónicos, la odisea se disipará un poco.

Por lo demás, trata de preguntarte cuál de esas reuniones podría agruparse. Por ejemplo, imagina que tienes una reunión rápida con dos líderes de proyecto el lunes por la mañana para repasar las cifras, seguida de una reunión con esos mismos gestores el miércoles por la tarde para elegir una fecha para la próxima reunión de inicio del proyecto. ¿Por qué no convierte esas dos reuniones de 20 minutos en una de 30 minutos?

Si dos reuniones involucran a las mismas personas en la misma semana y son flexibles en el tiempo, agrúpalas.

Tampoco necesitas que coincidan al 100%. Si la primera reunión involucra a las partes A, B y C, y la segunda reunión solo a B y C, cuando finalice la primera reunión quédate solo con B y C para la segunda reunión.

4. ¿Quién debe asistir a esta reunión?

Como gestor, puedes sentirte tentado a pensar que cuantas más cabezas tengas trabajando en un asunto, mejor lo resolverás. Ese enfoque no está mal, pero reunir todas esas cabezas a una sala de conferencias para una lluvia de ideas de una hora de duración no es una manera efectiva de conseguirlo.

En un mundo ideal, podrías conseguir el mejor aporte de cada miembro de tu organización para cada dificultad.

Pero para ya tienes herramientas de colaboración y un ambiente de oficina de mente abierta donde todos los empleados se sienten cómodos compartiendo sus ideas con la dirección y no necesitas más reuniones con más gente.

 Si alguien no puede contribuir directamente al objetivo marcado de una reunión o responder a las preguntas que puedan surgir durante esta, es un buen indicativo de que no debería asistir.

Y no confundas el interés del resultado de una reunión como una razón para estar en ella. Una parte interesada puede tener mucho interés en la decisión que se toma en una reunión, pero eso no significa que tenga que pasar una hora como espectador en el proceso de toma de decisiones. Un correo electrónico informativo: “Esto es lo que decidimos” hace el mismo trabajo en una pequeña fracción del tiempo.

Al igual que en la primera pregunta, pregúntate por qué estás invitando a cada persona a la reunión. Si no se te ocurre un buen motivo para alguien, no le hagas perder 30 minutos de su jornada laboral y no lo invites a la reunión.

5. ¿Cuánto tiene que durar esta reunión?

El hecho de que tengas la sala de conferencias reservada durante una hora no significa que debas quedarte sentado allí durante toda la hora. Los miembros de tu equipo preferirían pasar ese tiempo libre en casa con sus familias, mascotas y cómodos sofás.

Si has programado una reunión para una hora y te quedas sin más que contar después de 30 minutos, finaliza la reunión y deja que tu equipo vuelva a trabajar. Así funcionan las reuniones efectivas, duran el tiempo que deben durar, quedarse más tiempo sólo porque así se estableció previamente es totalmente improductivo.

Si quieres añadir algo más tarde, siempre puedes enviar un correo electrónico o un mensaje al equipo con el seguimiento. Pero nunca podrás devolverles los 20 minutos que les obligaste a pasar sentados cuando podrían haber vuelto a su puesto de trabajo para hacer su trabajo de verdad.

Cómo realizar reuniones efectivas

Ahora que hemos analizado algunas maneras de reducir el programa de reuniones, te mostramos tres pautas clave sobre cómo asegurarse de que las reuniones que tengas se lleven a cabo de la manera más fluida y eficiente posible.

3 consejos para organizar reuniones efectivas 

  1.   Envía el material con antelación. Las reuniones son un momento para que la gente debata las decisiones del negocio, no para conocer sobre las cifras de ventas del mes pasado. Como regla general, si no necesitas que nadie diga nada una vez que entregues la información, solo tienes que enviarla por correo electrónico.
  2.   Establece plazos claros para la reunión. Las agendas apretadas y rápidas pueden obstaculizar las conversaciones espontáneas, pero establecer horarios claros de inicio y fin para las secciones principales de la reunión puede contribuir a que las cosas se mantengan claras y precisas.
  3.   Recuerden que volverán a reunirse. El hecho de que alguien mencione un punto interesante no significa que haya que resolverlo en ese momento y lugar. Los asuntos se pueden pasar a la siguiente reunión, abordarlos en una conversación por correo electrónico o simplemente ignorarlos. Si la reunión en la que estás tiene un orden del día, síguelo.
¿Estás intentando encontrar un software para la gestión de proyectos? No dejes de consultar la lista de Capterra con las mejores soluciones de software para la gestión de proyectos.

5 Apps om jouw Getting Things Done-methode een handje te helpen

Ben jij zo iemand die ‘s morgens een lijstje maakt van alles wat je die dag moet doen en dan niet eerder naar huis gaat voordat je alles punt voor punt hebt afgewerkt?

Of ben jij eerder iemand die zich elke dag voorneemt om je to-dolijstje af te werken, maar aan het einde van de dag toch altijd een paar taken niet heeft afgevinkt, soms deadlines mist of nog een hele rits e-mails moet beantwoorden?

Laten we eerlijk zijn: we willen allemaal wel graag die volmaakte persoon zijn, maar in werkelijkheid voeren de meesten van ons een voortdurende strijd met zichzelf to get things done.

Maar er is hoop!

De Getting Things Done-methode (GDT-methode) kan jou een handje helpen. Door de juiste tools te kiezen en die efficiënt te gebruiken komt jouw to-dolijstje voortaan ook helemaal af!

GTD methode

Om dingen efficiënt gedaan te krijgen, op het werk en in je privéleven, heb je een systeem nodig dat werkt. En voor een projectmanager – of dat nu je officiële functie is of iets waar je toevallig in bent gerold – zijn organisatie en tijdmanagement essentiële vaardigheden.

Als je jouw eigen prioriteiten en planning niet eens op orde hebt, hoe kun je dan je team managen op die gebieden?

Er zijn echter veel productiviteits-apps tegenwoordig. Als je die allemaal moet doorpluizen om het kaf van het koren te scheiden, kost dat gewoon te veel tijd. En met een tiental verschillende apps op je telefoon om al je projecten in de lucht te houden, schiet je ook niet echt op. Daarom hebben wij het onderzoek al voor je gedaan en hebben wij vijf apps gevonden waarmee je direct aan de slag kunt voor jouw GTD-methode.

Wat is de GTD-methode?

Voor degenen die nog niet weten wat het “Getting Things Done”-systeem inhoudt, zullen we dat hier even kort uitleggen: “Getting Things Done” is een methode om de productiviteit te verhogen, gebaseerd op de bestseller met dezelfde titel van de Amerikaanse productiviteitsgoeroe David Allen.

Dat boek is sinds de publicatie in 2001 uitgegroeid tot een heuse “Getting Things Done”-beweging, met gecertificeerde franchisetrainers over de hele wereld en een internationale top in 2008.

In plaats van “Getting Things Done” wordt tegenwoordig ook de afkorting GTD veel gebruikt.

Kort samengevat komt de GTD-methode op het volgende neer: Hoe productiever je bent, hoe minder stress je hebt.

Met andere woorden: doe meer in minder tijd zodat je meer tijd overhoudt om te ontspannen.

In het systeem van Allen gaat het erom de inhoud van je inbox in te delen op basis van prioriteiten. Je ruimt eerst de rommel op zodat je kunt focussen op wat belangrijk is. Taken die nog niet af zijn, verplaats je naar een betrouwbare wachtrij totdat ze aan de beurt zijn.

Voor de “Getting Things Done”-methode heb je de volgende tools nodig:

  • Inbox
  • Prullenbak
  • Archiefsysteem voor referentiemateriaal
  • Lijsten
  • Agenda

In 2001 waren dat nog fysieke zaken: een dossierkast en een papieren agenda. Tegenwoordig zijn al die tools gewoon op je telefoon beschikbaar.

Sommige mensen werken nog steeds liever met een papieren agenda of to-dolijst en dat is ook prima.

De technologie heeft echter grote sprongen gemaakt sinds het begin van deze eeuw en apps zijn niet meer weg te denken uit ons leven en ons werk.

Een GTD-app op je smartphone biedt functionaliteit waar je oude vertrouwde notitieblok of agenda gewoon niet tegenop kan, zeker als het om automatisering en samenwerking gaat. Met deze functies kan jouw bedrijf veel tijd en geld besparen. Bovendien zorgen ze ervoor dat je team met elkaar in contact blijft.

5 GTD-apps om tijd te besparen en stress te verminderen

Op basis van de vijf belangrijkste tools van de GTD-methode – inbox, prullenbak, archiefsysteem, checklist en agenda – hebben we vijf apps geselecteerd waarmee je alle GTD-stappen kunt uitvoeren.

De apps staan in alfabetische volgorde.

1. G Suite

Android | iOS

GTD-methode
Een Gmail-inbox naast verschillende G Suite-apps (Bron)

De GTD-methode begint bij je inbox. Bij G Suite – het GTD-vriendelijke ecosysteem van Google – is dat Gmail. Dat ken je vast wel, het is wereldwijd de populairste e-mailclient voor alle platforms.

Vanuit Gmail kun je oude e-mails archiveren en mails voor lopende projecten in specifieke mappen opbergen.

G Suite biedt verder ook nog Google Documenten (of Keep) om notities en checklists te maken en Google Agenda om de planning voor je team bij te houden. Een van de sterke punten van G Suite is samenwerking: teamleden kunnen overal opmerkingen en antwoorden toevoegen, van documenten tot spreadsheets tot presentaties. En uiteraard is alles geïntegreerd.

Je zou bijna denken dat Google G Suite heeft gemaakt voor GTD.

MEEST GESCHIKT VOOR:  Teams die nauw samenwerken en die kunnen werken in een omgeving op basis van Gmail.

 Prijs: €5,20 per gebruiker per maand voor een aangepast e-maildomein, 30 GB opslag en 24/7 ondersteuning, telefonische en videovergaderingen. De verschillende apps kun je gratis afzonderlijk downloaden.

2. Microsoft To-Do

Android | iOS

Microsoft GTD-apps
Microsoft To-Do (Bron)

Misschien werk je al met GTD-apps en vraag je je af waarom Wunderlist (de populaire Duitse app voor taakbeheer) niet op de lijst staat. Dat is omdat Microsoft Wunderlist in 2015 heeft overgenomen met de belofte om het te vervangen door Microsoft To-Do.

Wunderlist werkt nog wel, maar zonder de virtuele assistent en Microsoft To-Do is nu ook al beschikbaar voor Mac. Wunderlist zal hoogstwaarschijnlijk verdwijnen zodra Microsoft het beste van Wunderlist in Microsoft To-Do heeft geïntegreerd. Dan hebben we het over een gratis versie, samenwerking, cross-platform functionaliteit, meldingen en subtaken.

To-Do biedt ook de functie My Day, waarmee gebruikers een paar taken uit hun lijst kunnen halen om die dag aan te werken. Dat is een functie waar je heel blij mee zult zijn als je Agile project management hebt omarmd.

 MEEST GESCHIKT VOOR:  Agile projectmanagers die vertrouwd zijn met de Office 365-omgeving die een supereenvoudige GTD-tool zoeken en daar niks voor willen betalen.

Prijs: Gratis

3. OmniFocus

iOS

Omnifocus To-Dolijst
OmniFocus op een iPhone (Bron)

 

OmniFocus is alleen beschikbaar voor iOS, dus als je geen Apple-gebruiker bent, kun je meteen door naar nummer vijf. Als je echter als Apple-gebruiker op zoek bent naar een GTD-app, is het zeker de moeite waard om eens goed naar OmniFocus te kijken.

Bij OmniFocus draait het niet om eenvoud maar om vermogen. Gebruikers die een wat drukkere interface op de koop toe willen nemen, krijgen daar extra functionaliteit voor terug.

De OmniFocus 3 versie biedt functies zoals automatisering, tags en batch editing. Echte GTD-adepten zullen enthousiast zijn over hoe OmniFocus specifiek op een GTD-fundament is gebouwd. De workflow loopt van inbox naar verwerking en delegeren, naar organisatie en actie naar review.

Houd er wel rekening mee dat samenwerking niet een van de sterke punten is van OmniFocus, dat voor één gebruiker is bedoeld. (Er is een ander product, OmniPlan, voor teamprojecten.) Als samenwerking belangrijk is voor jouw projecten, heb je een extra tool nodig.

 MEEST GESCHIKT VOOR:  GTD-powerusers die vooral alleen werken, fervente Apple-gebruikers zijn en bereid zijn om een klein bedrag te betalen voor hun GTD-tool.

Prijs: 14 dagen proefperiode en rond de €54

4. Things

iOS

Things voor GTD-methode
De Lists-weergave in de Things-app (Bron)

“Things” is de ietwat vreemde naam van een app die in 2007 als een Mac-programma werd uitgebracht door de Duitse start-up Cultured Code. Het was zelfs een van de eerste apps voor iPhone toen de App Store in 2008 werd geïntroduceerd.

Things is al die tijd trouw gebleven aan Apple en bracht speciaal voor de lancering van de iPad en de Apple Watch een bijgewerkte versie uit van de populaire productiviteits-app. De app won in 2009 en 2017 de prestigieuze Apple Design Award en heeft inmiddels de derde generatie bereikt: Things 3 werd in mei 2017 uitgebracht.

Hoe kan het dat Things al meer dan tien jaar zo populair is gebleven en er zelfs elk jaar weer nieuwe fans bij krijgt? Reviewers vinden dat het minimalistische design goed past binnen het ecosysteem van Apple. Bovendien heeft de app precies genoeg functionaliteit – inbox, archiefsysteem, to-do list, agenda – voor een volledig GTD-systeem, zonder dat je wordt afgeleid door allerlei extra functies.

Waar OmniFocus uitblinkt in aanpassingsmogelijkheden en uitgebreide functionaliteit, onderscheidt Things zich door zijn eenvoud en minimalistische ontwerp. Net zoals OmniFocus is ook Things niet voor samenwerking bedoeld. Je gebruikt het dus alleen voor je eigen taken. Als je je team erbij wilt betrekken, heb je een extra tool nodig.

 MEEST GESCHIKT VOOR:  Sologebruikers die een eenvoudige en elegante GTD-tool willen die past bij het strakke en minimalistische Apple-uiterlijk.

Prijs: €10,99

5. Todoist

Android iOS

Todoist GTD-methode
Een dag zonder taken in Todoist (zou dat niet fijn zijn?) in een browser (Bron)

Misschien klinken de laatste twee apps je als muziek in de oren maar heb je geen Apple device. Geen nood! Todoist heeft het beste van OmniFocus en Things bijeengebracht in een cross-platform pakket. En er is zelfs een browserversie.

De app werd in 2007 gemaakt door de Bosnische vluchteling Amir Salihefendic, die deze in eerste instantie voor zijn eigen projecten gebruikte. Inmiddels heeft Todoist zo’n vijf miljoen gebruikers.

Waarmee onderscheidt Todoist zich? Er is een gratis versie, de app beschikt over tools voor samenwerking (in tegenstelling tot OmniFocus en Things, die voor één gebruiker zijn ontworpen) en deze heeft een unieke gamification functie, die gebruikers met “karma” beloont als ze taken hebben voltooid.

Bovendien beschikt de app over alle functies die je nodig hebt voor een gestroomlijnd GTD-proces. Het beste aan Todoist is echter dat je het op elk apparaat met een browser kunt gebruiken.

 MEEST GESCHIKT VOOR:  Merkneutrale en prijsbewuste projectleiders die gewoon dingen gedaan willen krijgen.

Prijs: Gratis

Wat zijn jouw favoriete GTD-apps?

Ik hoop dat je met deze apps snel aan de slag kunt om orde op zaken te stellen met jouw “Getting Things Done”-proces. Vergeet niet dat iedereen vorm moet geven aan zijn/haar eigen systeem. Probeer gewoon een paar van deze apps uit en kijk wat er het beste bij jou past.

Wat zijn jouw favoriete GTD-apps? Deel ze met ons in de opmerkingen!

Op zoek naar project management software? Bekijk de lijst van Capterra met Project Management-softwareoplossingen.

 

Successful collaboration in the workplace: 5 tools to organise an effective meeting

successful collaboration tools

We spend 312 hours a year in meetings (that’s around 13 days), out of those, 56% are considered ‘unproductive’ by staff. And there is nothing more frustrating than carefully preparing a presentation and finding that half of the employees are staring at their smartphones.

The reasons for this lack of appreciation of meetings are many, but it’s the time aspect that comes up most regularly – meetings are usually too long and often require commitment before they even take place. It is not uncommon to receive an invitation followed by a few notifications to indicate a change of room or schedule to accommodate a particular employee. 

To avoid the feeling of “always being in a meeting”, you should check out web conferencing software, which is helpful with planning effective meetings. 

successful collaboration in the workplace

Successful collaboration in the workplace

Below we’ve selected five web conference applications that will make your life easier while encouraging your employees to participate. The criteria for choosing these are:

  • Top 5 reviewed in the web conference software category on Capterra.co.uk
  • The 5 applications with the highest search volume in the UK

Google Hangouts

Successful collaboration in the workplace

One of the most popular video conferencing platforms is Google Hangouts, part of G-Suite. In case you aren’t familiar with it, G-Suite was launched in 2006 developed by Google with the aim to provide cloud computing, productivity and collaboration tools to businesses. But the platform is most known for its messaging and video chat.

Google Hangouts is free to use, but it’s also offered as part of G-Suite with added features. Google has an offering for small businesses with two plan options, Basic and Business. The basic plan starts at £4.60 per user per month including access to Gmail, Google Hangouts, secure team messaging and share calendars. Reviewers positively note the integration with other apps from Google such as Gmail or Google calendar. 

Cisco Webex

cisco webex

Cisco Webex is a good option if you are looking for video conferencing software that includes screen sharing and presentation tools with streaming features that can also be used for webinars.

Cisco Webex offers Starter, Plus, and Business, starting from £11.25 per host per month for the Starter. There is also tailored subscription plans for enterprises. 

Cisco Webex offers a free trial of the Business Plan (normally £22.50 per host per month). Once the trial ends, users can decide if they want to stay with that plan or choose another one. The plans vary on the number of participants, cloud storage, and number of licenses per host.

Gotomeeting

Launched in 2004, Gotomeeting is available for PC and Mac, as well as iOS or Android. To organise a video conference with Gotomeeting, you can create and manage your meetings from a dedicated control panel and send a participation URL to your employees.  

Gotomeeting allows you to select the programs you want to show during screen sharing and attendees can exchange documents from a chat window accessible to everyone. 

Gotomeeting offers a 14 day trial, and plans start from £12 per month including up to 10 participants. If you require more participants or additional features, the Pro (£19/month) and Plus (£34/month) plans include up to 150 and 250 participants, respectively.

Skype for Business

SkypeforBusiness

Founded in 2003 and acquired by Microsoft in 2011, Skype created Skype for Business in 2015 and it replaced messaging app, Lync. Microsoft announced that will be retiring Skype for Business and will be incorporated into Microsoft Teams in 2021.

Reviewers wrote that Skype for Business is useful because it’s  part of Microsoft Office. Skype integrates with Outlook calendar, to make arranging meetings and conferences easier. Other features include screen sharing and instant messaging feature. Skype for Business allows you to add up to 250 participants to an online meeting, manage employee accounts and it’s integrated with Microsoft Office. Price starts at around £1.64 ($2) per user per month.

TeamViewer

TeamViewer is a tool for remote maintenance and remote assistance. Even if your collaborators have not installed the software, they can go online and enter  a code to join the meeting. TeamViewer requires a significant data bandwidth to maintain the connection between workstations. Professional subscriptions range from £31.90 per month for single users to £119.90 for teams with 3 sessions included.

A solution for every need

Videoconferencing, screen sharing or meeting recording: there are plenty of successful collaboration tools in the workplace to organise effective meetings and encourage your employees to participate. Check out our directories of meeting and web conferencing software to find the right match for your needs. 

Eine geniale PowerPoint-Präsentation erstellen – 5 Profi-Tipps

Mann hält PowerPoint Präsentation

Mann hält PowerPoint Präsentation

Wer eine PowerPoint-Präsentation erstellen will (oder muss), hofft, dass sie dem Publikum im Gedächtnis bleiben wird – doch wenn man sich nicht damit beschäftigt, was eine gute PowerPoint-Präsentation ausmacht, tut sie das leider schnell aus genau den falschen Gründen.

So einen Fall habe auch ich in Erinnerung: Der Keynote-Speaker auf einer bekannten Projektmanagement-Konferenz hatte jahrzehntelange Erfahrung, eine klare Botschaft, eine unglaubliche Bühnenpräsenz und eine furchtbar schlechte Präsentation.

Auf jeder zweiten Seite sprangen einem Clipart, Stockfotos oder tanzende GIFs entgegen.

An die Botschaft der Präsentation kann ich mich nicht mehr erinnern (Banane, oder?), aber durchaus an die Lektion, was alles nicht in eine PowerPoint-Präsentation gehört. Was aber braucht man, um eine gute PowerPoint-Präsentation zu erstellen?

Im Projektmanagement-Werkzeugkasten nehmen Präsentationen eine wichtige Kommunikationsfunktion ein. Abgedroschene Designelemente gehören jedoch der Vergangenheit an – und damit du weißt, wie du deine Präsentationen stattdessen aufpeppen kannst, wollen wir dir nachstehend einige PowerPoint-Tipps mit auf den Weg geben. Wir zeigen dir mit einigen Ratschlägen von der Microsoft-Website und dem Office 365 YouTube-Kanal, wie du deine PowerPoint 2016-Präsentationen in Office 365 ansprechend, fesselnd und professionell gestalten kannst.

1. Aufmerksamkeit mit YouTube-Videos erregen

Warum sollte dein Publikum sich langweiligen Text oder eine wenig interessante Grafik reinziehen, wenn du stattdessen ein aussagekräftiges Video einfügen kannst? Deine Zuhörerschaft ist auf jeden Fall schon auf Videoinhalte geeicht.

Schließlich werden jeden Tag mehr als eine Milliarde Videos auf YouTube angesehen. Und Cisco sagt voraus, dass im Jahr 2021 mehr als 80 % des Internetverkehrs aus Video-Inhalten bestehen wird.

Egal welches Thema du daher vorstellst, auf YouTube gibt es mit großer Wahrscheinlichkeit ein hochwertiges Video, das deine These unterstützt.

Wie wird’s gemacht?

  • Kopiere den Einbettungscode für das YouTube-Video.
  • Klicke in PowerPoint auf der Registerkarte Einfügen im Bereich Medien auf Video > Onlinevideo.

Video in PowerPoint-Präsentation einfügen

Ein YouTube-Video in Microsoft PowerPoint einfügen

  • Füge den Einbettungscode ein. Als Alternative kannst du über diesen Pfad auch innerhalb von PowerPoint nach dem YouTube-Video bzw. dem Einbettungscode suchen.
  • Schiebe das Video innerhalb der Präsentation auf die gewünschte Folie und passe die Größe an. Du solltest es auch unbedingt in der Vorschau betrachten, damit alles nach deinen Wünschen läuft.

2. Mit Zoom zwischen den Folien wechseln

Bisher wurde während einer Präsentation von einer Folie zur nächsten geklickt, immer schön der Reihenfolge nach.

Zoom führt ein neues Konzept ein, mit dem du im Nullkommanichts zu unterschiedlichen Folien innerhalb deiner Präsentation wechselst.

Du kannst beispielsweise in der Mitte deines Vortrags zu deiner ersten Folie springen und von dort wieder zurück. Oder du zeigst am Ende deines Vortrags mit der Funktion Zusammenfassungszoom die gesamte Präsentation auf einer Folie an.

Zoom für PowerPoint

Wie wird’s gemacht?

  • Wähle im Menü Einfügen die Option Zoom aus.
  • Zusammenfassungszoom zeigt dir eine Übersicht alle Folien an. Mit Folienzoom kannst du zu einer Folie innerhalb deiner Präsentation springen und mit Abschnittszoom eine Gruppe ausgewählter Folien anzeigen.
  • Anschließend kannst du im Menü Format mit den Zoom-Tools kreativ werden und Übergänge und Hintergründe nach deinen eigenen Wünschen gestalten.

3. Zuschauer mit Morphen beeindrucken

In den frühen 90ern entstand eine neue Computertechnologie, die unter dem Namen Morphen bekannt wurde. Das Kinopublikum traute seinen Augen kaum, als sich in Terminator 2 der T-1000 aus flüssigem Quecksilber bildete und in einen Menschen verwandelte oder als das Michael Jackson-Video „Black Or White“ zeigte, wie ähnlich sich Menschen doch eigentlich sind.

Damals war die Technologie noch ausschließlich großen Hollywood-Studios vorbehalten, kostete sie doch mehrere Millionen Dollar. Heutzutage kann man mit dem Morphen-Feature in PowerPoint mithilfe von Animationen nahtlos von einer Folie zur nächsten wechseln.

Mit Morphen können so also schneller und leichter einige der Effekte erzielt werden, die sonst über die Registerkarte Animationen möglich sind.

Wie wird’s gemacht?

  • Wähle in der Registerkarte Übergänge die Option Morphen aus.
  • Die beiden Folien, die verbunden werden sollen, müssen mindestens ein Element gemeinsam haben, sei es ein Text, eine Figur, ein Bild oder ein Diagramm.
  • Am einfachsten kann dies erreicht werden, indem man eine Folie kopiert und diese Kopie dann verändert, z. B. etwas verschiebt, Text hinzufügt oder löscht usw.
  • PowerPoint animiert diese Änderungen dann automatisch.

4. Schicke Folien mit dem Designer erstellen

Hast du als Kind in deinen Malbüchern lieber neue Sachen hinzugezeichnet, als einfach nur die vorgegebenen Figuren auszumalen? Wenn du gerne grenzenlos kreativ gestaltest, ist Designer vielleicht nicht die richtige Wahl für dich.

Bist du dir jedoch über den Inhalt im Klaren, aber verfügst nicht über die Zeit oder die Fähigkeiten, das perfekte Layout selbst zu erstellen, so nimmt Designer dir einiges an Arbeit ab. Betrachten wir diese Funktion als Innenarchitekt*in mit künstlicher Intelligenz. Du fügst Text und Bilder hinzu und Designer gestaltet das Layout für dich – deine Folie wird praktisch rundum erneuert.

Aber keine Sorge, du hast immer noch die volle Kontrolle. Wenn dir etwas nicht gefällt, kannst du einfach einen neuen Versuch starten, bis du mit dem Ergebnis zufrieden bist.

Einführung in die PowerPoint-Features Designer und Morphen in PowerPoint 2016

Wie wird’s gemacht?

  • Designer läuft automatisch im Hintergrund, während du deine PowerPoint-Präsentation erstellst.
  • Füge über das Menü Einfügen einfach Bilder und Diagramme hinzu und Designer unterbreitet dir Vorschläge. Selbst die gute alte Aufzählung wird in Grafiken umgewandelt.
  • Designer funktioniert jedoch nur, wenn du mit dem Internet verbunden bist und eine der enthaltenen PowerPoint-Vorlagen nutzt.
  • Bei der ersten Verwendung von PowerPoint muss man sich aktiv für Designer entscheiden. Danach kann diese Funktion jedoch über die Registerkarte Entwurf bzw. über Datei > Optionen > Allgemein de- und aktiviert werden.

5. Smartphone als Fernbedienung und Laserpointer einsetzen

In wie vielen Präsentationen hat der Vortragende den Faden verloren, während er über dem Laptop stehend versucht hat, auf etwas hinzuweisen oder zu einer anderen Folie zu wechseln?

Wie beeindruckend wäre es stattdessen gewesen, wenn er ruhig sein Smartphone aus der Tasche gezogen und darauf getippt hätte, um eine neue Folie aufzurufen oder auf Daten in einem Diagramm zu zeigen!

Jetzt kannst auch du die Ruhe selbst sein und dein Handy als Fernbedienung oder Laserpointer einsetzen.

Wie wird’s gemacht?

  • Zuerst musst du die kostenlose PowerPoint-App für Smartphones mit Android, iPhone oder Windows herunterladen.
  • Verbinde als Nächstes dein Smartphone über ein HDMI-Kabel oder WLAN (z. B. über AirPlay oder ChromeCast) mit einem Beamer.
  • Jetzt stehen dir alle Möglichkeiten in PowerPoint offen.
  • Du kannst in der App sogar eine neue PowerPoint-Präsentation erstellen und teilen und dann an deinem Computer daran weiterarbeiten.

Hast du noch weitere Tipps dafür, wie man eine richtig gute PowerPoint-Präsentation erstellen kann?

Schlechte PowerPoint-Präsentationen sind bestenfalls unterhaltsam. Aber eigentlich wollen wir ja was lernen! Hoffentlich haben unsere PowerPoint-Tipps dich einer guten Präsentation ein Stückchen näher gebracht.

Bist du ein PowerPoint-Profi? Erzähl uns gern in den Kommentaren von deinen Erfahrungen.

Du bist auf der Suche nach Projektmanagement-Software? Wirf einen Blick auf Capterras Liste der besten Projektmanagement-Softwarelösungen.

Comment créer une base de connaissances informatique efficace ?

base de connaissances informatique

Ce post a été publié pour la première fois en novembre 2011, puis mis à jour en avril 2019.

base de connaissances informatique

Créer une base de connaissances informatique efficace n’apporte que des avantages. Cela facilite la vie de vos clients et leur donne la liberté de résoudre leurs problèmes par eux-mêmes, quand ils le veulent. Et pour vous, cela ne représente qu’un coût minime et, si cela est fait correctement, vous permet d’éviter des dépenses superflues en assistance. Alors, qu’attendez-vous ?

Qu’est-ce qu’une base de connaissances informatique ?

Par définition, le but premier d’une base de connaissances est de proposer à vos clients des réponses à leurs questions les plus fréquentes. Il leur suffit de consulter la réponse directement en ligne, ce qui évite de faire perdre un temps précieux à vos équipes de service client. La base de connaissances peut s’apparenter à une FAQ, mais elle contient en général des informations plus avancées, dans un format plus clair.

Pourquoi en avez-vous besoin pour votre entreprise ?

D’abord et avant tout pour aider vos clients sans mobiliser trop de ressources. En créant une base de connaissances, vos clients pourront accéder à l’information dont ils ont besoin par eux-mêmes sans avoir à contacter votre service client. Ils obtiendront facilement et rapidement les réponses aux doutes les plus fréquents, comme par exemple “Comment cela fonctionne ?” ou “Comment s’inscrire ?”. Ils seront satisfaits, et vos employés n’auront pas perdu de temps.

Comment créer une base de connaissances ?

Si vous vous interrogez sur la nécessité d’une base de connaissances, c’est que vous êtes certainement la personne la plus à même de la mettre en place.

À petite échelle, une base de connaissances peut prendre la forme d’une FAQ que vous avez vous-même conçue et simplement ajoutée à votre site web. Cependant, il y a deux problèmes à cela. Tout d’abord, vous aurez sûrement trop d’informations à ajouter et votre FAQ deviendra rapidement désorganisée, encombrée d’informations parfois inutiles. D’autre part, l’aspect des FAQ n’est pas toujours très engageant. Si vous avez une petite entreprise en ligne, une FAQ peut être suffisante, mais si la taille de votre société est conséquente, vous aurez besoin d’une solution plus professionnelle.

La création d’une base de connaissances complète n’est pas difficile, mais demande du temps et de la patience. Toutefois, vous obtiendrez un outil bien plus performant qu’une simple FAQ statique. Pour vous faciliter la tâche, vous pouvez utiliser un logiciel de base de connaissances. La bonne nouvelle est que, sans le savoir, vous possédez sans doute déjà ce logiciel : votre outil de CRM inclut très probablement des fonctions de création de base de connaissances. Il ne vous reste plus qu’à en tirer parti.

Par quoi commencer ?

La première étape est facile, tout dépend du logiciel de CRM que vous utilisez. Certains d’entre eux comme Freshdesk et Zendesk incluent un module de base de connaissances, ce qui rendra votre tâche plus aisée. Toutefois, le plus compliqué reste à venir : créer, compiler et catégoriser les connaissances.

Mettez-vous à la place de votre utilisateur type

Internet regorge d’informations sur la création d’une base de connaissances, mais si elles ne sont pas adaptées à votre secteur d’activité, ces informations ne vous seront d’aucune utilité. Gardez bien en tête le profil de votre utilisateur type et concevez votre base de connaissances en fonction de cela.

Collectez le maximum d’informations (guide d’utilisateur, FAQ, etc.)

Envisagez toutes les sources d’informations. Collectez-les auprès de ceux qui sont en première ligne et parcourez votre site web de fond en comble, afin de trouver la moindre petite information. Choisissez ensuite les informations les plus pertinentes à mettre à disposition de vos utilisateurs.

Expliquez de façon simple

Si vous rencontrez des problèmes lors de la création du contenu, envisagez de demander conseil aux utilisateurs de vos produits ou de requérir l’aide d’un spécialiste pour ce travail.

Portez une attention particulière à la catégorisation et au marquage

Une fois que votre base de connaissances est en ligne, il est important que sa structure et sa hiérarchisation soient pertinentes et fonctionnelles. En créant une base solide et des catégories claires et précises, vous permettrez à vos utilisateurs de trouver facilement les réponses à toutes leurs questions.

Ajoutez des liens à votre contenu

Les liens permettent à vos utilisateurs d’obtenir plus d’informations et d’illustrations pour résoudre un problème, alors ne vous en privez pas !

Révisez fréquemment votre base de connaissances

Toute connaissance a une durée de vie limitée. Faites en sorte de recueillir les feedbacks de vos clients et mettez à jour votre contenu régulièrement. Si un contenu n’est plus utile, archivez-le au lieu de le supprimer. Vous pourriez très bien être amené à l’utiliser à nouveau. Certains logiciels de base de connaissances offrent aux utilisateurs la possibilité de noter la pertinence des informations qu’ils trouvent via un système d’étoiles. Si vous disposez de cette fonction, utilisez-la : elle vous aidera à décider si conserver ou non une information.

Si vous envisagez de vous procurer un logiciel de CRM ou de support client, assurez-vous qu’il peut également vous permettre de créer une base de connaissances efficace.

Voici quelques-unes de ces solutions :

Freshdesk

base de connaissances informatique

Freshdesk est un service cloud d’assistance à la clientèle hautement personnalisable. Ce logiciel vous permet d’améliorer la satisfaction client grâce à un système efficace de gestion des tickets, d’automatisation des tâches et de synchronisation de vos équipes, entre autres. Il contient tous les outils nécessaires pour fournir une assistance de qualité aux clients : fonctions multicanaux, outil d’amélioration de la productivité des agents, automatisation intelligente, portail en libre service, forums communautaires, etc.

Il est possible d’utiliser la base de connaissances de Freshdesk pour répertorier les questions fréquentes et les problèmes récurrents, et ainsi constituer une base de réponses communes. Vous pouvez y inclure des vidéos YouTube, des présentations Slideshare et d’autres widgets intégrables dans les articles de votre base de connaissances.

Avantages :

  • Portail en libre-service et outil de base de connaissances
  • Widgets et vidéos intégrables dans la base de connaissances
  • Enquêtes de satisfaction intégrées
  • Personnalisation de la mise en page client
  • Support via réseaux sociaux (Twitter, Facebook)
  • Suivi des tickets, création de rapports élémentaires et avancés

Prix :  version gratuite disponible, puis abonnement à partir de 15 € par mois et par utilisateur, facturé annuellement.

Zendesk

base de connaissances informatique

Zendesk est une application vous permettant de gérer votre service client dans le cloud. Elle s’intègre de façon transparente à l’ensemble de vos canaux de support, notamment e-mail, web, chat et réseaux sociaux.

Zendesk est une solution cloud de service client multicanal : elle prend en charge les messages de clients à travers votre site web, vos e-mails, Facebook, votre téléphone et votre chat, et les transforme en tickets accessibles par votre équipe de support sur une plateforme centralisée. L’interface est simple d’utilisation : elle est facile à organiser grâce à un système de gestion de contenus toujours à jour et facile à partager. Vous pouvez automatiser certaines tâches comme faire remonter les tickets, modifier les assignations ou encore envoyer des notifications aux utilisateurs et aux agents.

La solution comprend aussi un système de communication en interne qui permet de collaborer plus efficacement : messages privés avec autant de participants souhaités, échanges plus globaux avec d’autres départements ou collaborateurs externes, partage de tickets, etc.

Avantages :

  • Gestion des tickets
  • Base de connaissance
  • Réponses prédéfinies (macros)
  • Règles métiers (automatisations)
  • Champs personnalisés

Prix :  version gratuite disponible, puis abonnement à partir de 5 € par mois et par utilisateur en facturation annuelle ou 9 € par mois et par utilisateur en facturation mensuelle.

Vous voulez en savoir plus ? Venez comparez les différentes applications de base de connaissances sur GetApp !

Assistance à distance : les trois meilleures alternatives à GoToAssist

Assistance à distance les trois meilleures alternatives à GoToAssist

Il y a peu, Sears (leader américain de la réparation à domicile) a choisi de privilégier GoToAssist, outil d’assistance à distance, pour permettre à ses techniciens sur site de rentrer plus facilement en contact avec les spécialistes en interne.
Aujourd’hui, votre réparateur de réfrigérateur peut facilement discuter avec un expert situé à l’autre bout de la terre. Grâce à GoToAssist, il peut même organiser une réunion vidéo, envoyer un message texte, partager des photos en temps réel ou dessiner un croquis.

Assistance à distance les trois meilleures alternatives à GoToAssist

Même si vous ne proposez pas de service de réparation d’appareils ménagers, votre équipe IT et votre support technique ont probablement besoin d’accéder à distance à des postes informatiques, voire de les contrôler à distance.

Si c’est le cas, GoToAssist (qui a récemment changé de nom officiel et s’appelle désormais RescueAssist) est un excellent outil particulièrement adapté aux PME qui vous permet d’être en contact avec un conseiller relation client à distance.

Pourquoi ?

  1. Il est accessible en ligne, ce qui est idéal pour les PME.
  2. Il présente toutes les fonctionnalités reprises dans la répertoire de logiciels d’assistance à distance de Capterra.

Fonctionnalités logiciel d'assistance à distance

GoToAssist est un logiciel remarquable très apprécié de ses utilisateurs.Il inclut l’accès sans surveillance et vous permet de lancer un appel ou une discussion en direct d’un seul clic.

Cependant, ce n’est peut-être pas la solution qui convient à votre entreprise.

Pour découvrir quel logiciel d’assistance à distance répondra le mieux à vos besoins, vous devriez vous intéresser à quelques alternatives à GoToAssist.

GoToAssist : trois alternatives intéressantes

Dans cet article, nous passerons en revue trois alternatives à GoToAssist.

Les options présentées dans cet article sont accessibles en cloud, incluent toutes les fonctionnalités reprises dans le répertoire de logiciels d’assistance à distance de Capterra et rassemblent plus de 50 avis utilisateurs.

Les logiciels sont présentés par ordre décroissant selon le nombre d’avis utilisateurs.

1. Zoho Assist

plateforme zoho assist alternative a Gotoassist
Capture d’écran de Zoho Assist (source)

Fonctionnalités clés

Zoho Assist fait partie de la famille des logiciels Zoho, ce qui lui donne un bel avantage. Il s’intègre en effet aisément avec les autres solutions de l’éditeur et offre un support à distance, un service de ticketing et une suite CRM de premier choix. Zoho Assist est aussi équipé pour l’accès sans surveillance et la mise en route à distance.


Avis utilisateurs

Les utilisateurs de Zoho Assist indiquent que le logiciel est rapide et qu’il offre une très bonne qualité d’image (pas trop de coupures ni de retards). Ils apprécient également la facilité d’utilisation de l’outil ainsi que sa fonctionnalité de reporting, qui inclut de nombreuses options avancées.

Autre argument de poids : le support client répond très rapidement aux questions et aux problèmes.

Certains utilisateurs se sont cependant plaints de quelques soucis techniques. Zoho Assist comptabilise d’ailleurs plus de critiques à ce sujet que LogMeIn Rescue, mais moins que SecureLink.


Prix

Zoho Assist propose une version gratuite de son système pour 1 seul utilisateur. Différentes versions payantes sont disponibles. Vous pourrez bénéficier de toutes les fonctionnalités de Zoho Assist dès 21 € par utilisateur par mois (facturation annuelle) grâce à la version Enterprise. Le logiciel fonctionne avec Linux et il est disponible sous forme d’application pour iPhone et appareils Android.

2. SecureLink

plateforme du logiciel securelink
Capture d’écran de SecureLink (source)

Fonctionnalités clés

SecureLink offre un excellent niveau de sécurité, à la fois pour les techniciens IT et pour les utilisateurs finaux. L’entreprise a l’habitude de travailler avec des acteurs du secteur des soins de santé. SecureLink vous permet de vous connecter simultanément sur plusieurs serveurs pour plusieurs clients au sein d’une seule section du système.


Avis utilisateurs

Les utilisateurs de SecureLink trouvent le logiciel simple d’utilisation et sont convaincus par son interface utilisateur, qui facilite la connexion aux serveurs à distance et la gestion simultanée de serveurs multiples. Ils apprécient également la vitesse de l’outil, qui connecte très rapidement un ordinateur à un serveur ou à un autre poste.
Certains ont repéré des soucis techniques et indiquent que le logiciel se déconnecte parfois soudainement et ne se reconnecte pas directement.


Prix

SecureLink ne publie pas ses tarifs. N’hésitez pas à contacter le service des ventes pour en savoir plus. Il n’existe pas de version d’essai gratuite, mais les utilisateurs bénéficient d’un support client continu. Il faut un module complémentaire tiers pour faire fonctionner SecureLink avec Linux.

3. LogMeIn Rescue

logmeinrescue plateforme logiciel
Capture d’écran de LogMeIn Rescue (source)

Fonctionnalités clés

LogMeIn Rescue offre l’accès à distance pour écrans multiples et une fonctionnalité de chat en direct. Il inclut également des mesures de protection robustes comme la vérification en deux étapes et les rapports de vérification, des contrôles d’authentification et d’autorisation, ainsi que le cryptage AES 256 bits.


Avis utilisateurs

Les utilisateurs de LogMeIn Rescue sont conquis par la convivialité du logiciel, même (et surtout) sur les appareils mobiles. Ils considèrent que l’outil est rapide, réactif et fiable.

Certains ont signalé quelques soucis techniques. Le prix de LogMeIn Rescue ne convainc pas les utilisateurs, qui le trouvent trop cher par rapport à ses concurrents.


Prix

LogMeIn Rescue ne propose pas de version d’essai gratuite. Pour bénéficier de l’ensemble des fonctionnalités disponibles, vous devrez débourser 123,17 € par utilisateur par mois (facturation annuelle). Ce tarif inclut le support client durant les heures de bureau. Le logiciel ne prend pas en charge les systèmes Linux, mais vous pouvez vous connecter à un hôte Windows ou Mac OS X depuis un poste Linux via votre navigateur Firefox.

Quelle est la meilleure alternative pour votre PME ?

Si GoToAssist ne semble pas idéal pour votre entreprise, vous trouverez probablement votre bonheur avec Zoho Assist, SecureLink ou LogMeIn Rescue. Ces logiciels cloud très complets ont été évalués par de nombreux utilisateurs, ce qui devrait vous aider à faire votre choix. Pour résumer :

  • Si vous comptez utiliser ou si vous avez déjà adopté des produits Zoho, optez pour Zoho Assist. Cette option abordable est parfaite si vous avez besoin de fonctionnalités avancées de reporting et que les accès sans surveillance et la sécurité ne sont pas vos priorités.
  • Si vous travaillez dans le secteur des soins de santé ou dans un autre domaine fortement réglementé (sécurité, protection de la vie privée, etc.), SecureLink devrait vous convenir. C’est un excellent outil si vous devez souvent vous connecter rapidement.
  • LogMeIn Rescue, enfin, est plus adapté aux PME qui ont besoin d’un logiciel sécurisé facilement téléchargeable dans des applications mobiles. Le support est limité aux heures de bureau, mais cela ne devrait pas être un frein étant donné la fiabilité de LogMeIn Rescue.

Si aucune de ces alternatives ne vous tente, pensez à parcourir notre répertoire de logiciels d’assistance à distance. Vous pourrez y comparer plus de 50 solutions.


Attention : Cet article reflète les opinions et les points de vue exprimés par des utilisateurs ; il n’est pas représentatif de l’opinion de Capterra.

Vous avez besoin d’un logiciel pour call center ? Consultez la liste des meilleures solutions de call center établie par Capterra.