5 kostenlose PowerPoint-Alternativen für hochwertige Präsentationen

Kostenlose Powerpoint-Alternativen

Viele etablierte Unternehmen haben die Microsoft Office-Suite bereits auf den Computern ihrer Angestellten installiert. Kein Wunder, dass MS PowerPoint standardmäßig von Führungskräften, Forschern, Managern und so ziemlich jedem gewählt wird, der Wissenswertes präsentiert. Die Beliebtheit des Standard-Branchentools mit seiner großen und vertrauten Auswahl an Funktionen zum Erstellen von visuell ansprechenden ist immer noch ungebrochen. PowerPoint ist jedoch nicht für jedermann die beste Lösung: Kleine Unternehmen und Freelancer können und wollen sich Microsoft Office nicht immer leisten und suchen daher kostenlose PowerPoint-Alternativen.

Kostenlose Powerpoint-Alternativen

Darüber hinaus benötigen viele Fachkräfte, wie z. B. Projektmanager, nicht die gesamte Kapazität von MS PowerPoint. Stattdessen brauchen sie eine benutzerfreundliche Lösung, mit der sie ihrem Team den Projektumfang und das Budget vorstellen und so erfolgreich ein Kickoff-Meeting starten können.

Kleine Unternehmen müssen beim Softwarekauf Faktoren wie die Gesamtkosten, die verfügbaren Funktionen und die Benutzerfreundlichkeit berücksichtigen. Sonst geraten sie an unnötig teure oder zu komplexe Lösungen für ihre Geschäftszwecke.

Für kleine und mittlere Unternehmen lohnt es sich also, sich nach Alternativen umzusehen und sich einen besseren Übersicht über den Markt für Präsentationssoftware zu verschaffen, um die für sie richtige Lösung zu finden.

Im folgenden Artikel werfen wir einen Blick auf die fünf kostenlosen PowerPoint-Alternativen, die von Capterra-Nutzern am häufigsten empfohlen werden. Das Produkt muss dabei den folgenden Kriterien entsprechen:

  • Umfasst Vorlagen und Funktionen zum Erstellen von Folien/Bildern sowie Funktionen zum Erstellen und Veröffentlichen von Dokumenten
  • Verfügt über eine Version, die immer kostenlos zugänglich sein wird
  • Über 20 Nutzerrezensionen auf Capterra

Nachdem wir die Funktionen analysiert und sichergestellt haben, dass jedes Tool über eine kostenlose Version verfügt, haben wir uns die Bewertungen von Capterra-Nutzern angesehen. Auf diese Weise kam eine Liste mit fünf kostenlosen Präsentationsprogrammen zustande, die nachfolgend alphabetisch aufgeführt sind.

Canva: Präsentationen schnell und mit minimalistischen Vorlagen erstellen

Kostenlose Powerpoint-Alternative Canva
Gebrauchsfertige Vorlage auf Canva

Canva eignet sich für Nutzer, die bei der Erstellung von Präsentationen noch recht unerfahren sind. In der kostenlosen Version sind über 8.000 Vorlagen enthalten, sodass sogar Anfänger professionell aussehende Folien erstellen können.

Die minimalistischen Funktionen der Lösung sind hervorragend für Einsteiger, die ein benutzerfreundliches Tool benötigen. Experten werden jedoch einige PowerPoint-Funktionen wie „Übergänge“ vermissen, mit der Nutzer den Wechsel von einer Folie zur nächsten gestalten können.

Was Capterra-Nutzern an dem System gefällt

  • Nutzer mögen die große Auswahl an gebrauchsfertigen Layouts, mit denen Folien schnell und einfach erstellt werden können.
  • Vielseitige Anwendungsszenarien bieten Nutzern die Möglichkeit, nicht nur Präsentationen, sondern auch Briefköpfe, eBooks, Broschüren und Infografiken zu erstellen.
  • Neue Nutzer finden sich dank benutzerfreundlichem Design und einem Video-Tutorial für Anfänger schnell in das Tool ein.

Von Kunden gewünschte Verbesserungen

  • Das Hinzufügen von Elementen (Formen/Tabellen) sollte einfacher sein, da Nutzer wohl eine ganze Weile scrollen müssen, bis sie etwas Passendes finden.
  • Bilder müssten besser zu beschriften und zu taggen sein, damit Nutzern schnell nach den hochgeladenen Bildern suchen können.
  • Erweiterte Designoptionen wie Textaussparungen, runde Vorlagen und 3D-Texte müssten hinzugefügt werden.

Kosten

Es gibt zwei kostenpflichtige Preismodelle: Canva for Work für 12,95 USD pro Teammitglied/Monat und Canva für Unternehmen, bei dem die Kosten direkt bei Canva erfragt werden können. Diese beiden Bezahlversionen verfügen über Funktionen wie eine unbegrenzte Anzahl von Ordnern, unbegrenzten Speicherplatz, Teamfunktionen und vieles mehr, was nicht in der kostenlosen Version enthalten ist.

Google Slides: Präsentationen mit mehreren Personen in Echtzeit designen

Kostenlose PowerPoint-Alternativen Google Slides
Eine Präsentation mit Google Slides beginnen

Google Slides bietet integrierte Funktionen zur Zusammenarbeit, sodass verschiedene Personen gemeinsam und gleichzeitig an einer Präsentation arbeiten können. Auf das Tool kann über einen Browser oder die iOS- oder Android-Apps zugegriffen werden. So kann man eine Präsentation auf dem Handy bearbeiten und dann drahtlos über Chromecast oder Apple Airplay übertragen.

Was Capterra-Nutzern an dem System gefällt

  • Die Funktionen zur Zusammenarbeit in Echtzeit ermöglichen mehreren Nutzern das Erstellen, Bearbeiten und Überprüfen von Präsentationen.
  • Nutzer loben die Funktion zur Versionskontrolle, mit der auf ältere Versionen zugegriffen werden und Änderungen über verschiedene Dokumente nachverfolgt werden können.
  • Das Hinzufügen von YouTube-Videos und Google Photos ist dank der Integration in die G Suite nahtlos möglich.

Von Kunden gewünschte Verbesserungen

  • Weitere Vorlagen und Grafikelemente für visuell ansprechende Präsentationen müssten hinzugefügt werden.
  • Bessere Übergänge und Animationen wie 3D-Elemente und Reflexionen wären für interaktive Präsentationen nützlich.
  • Die Software sollte zusätzliche Stile und Gestaltungsmöglichkeiten, Aufzählungspunkte und Schriftarten für größere Flexibilität beim Design bieten.

Kosten

Google Slides steht kostenlos zur Verfügung, solange man über ein Gmail-Konto verfügt. Unternehmen können sich auch für die G Suite für 4 EUR pro Nutzer und Monat entscheiden. Geschäftliche E-Mails erhalten so den Domänennamen des Unternehmens und erweiterte Sicherheitsfunktionen.

Prezi: Ansprechende Präsentationen sorgen für lebhafte Diskussionen

Kostenlose Powerpoint-Alternative Prezi
In Prezi-Folien kann man rein- und rauszoomen

Prezi lässt den Nutzer in seine Folien rein- und rauszoomen, anstatt sie wie z. B. in PowerPoint nacheinander anzuzeigen. Diese Funktion ist besonders hilfreich, wenn du wichtige Punkte wie eine Statistik oder ein Zitat hervorheben möchtest.

In der aktuellen Version von Prezi können bis zu zehn Nutzer gemeinsam und in Echtzeit an einer Präsentation arbeiten. Somit eignet sich das Tool ideal für Freiberufler, die mithilfe von Kommentaren nötige Änderungen anzeigen möchten.

Was Capterra-Nutzern an dem System gefällt

  • Mit dem dynamischen Design-Tool können Nutzer visuell ansprechende Präsentation erstellen, in die man rein- und rauszoomen kann.
  • Nutzer mögen auch die Funktion zum Zusammenarbeiten, die eine Versionskontrolle überflüssig macht.
  • Prezi setzt eine Analysefunktion ein, um zukünftige Präsentationen zu verbessern. Der Nutzer erfährt, welche Folien am häufigsten angesehen und welche übersprungen wurden.

Von Kunden gewünschte Verbesserungen

  • Nutzer wünschen sich eine intuitivere Oberfläche, sodass das Tool schnell und leicht erlernt werden kann.
  • Eine verbesserte Performance würde Probleme wie langsam landende Übergänge und Systemabstürze beim Bearbeiten von Bildern verhindern.
  • Mehr Kontrolle seitens der Präsentationsfunktionalität würde dazu führen, dass Nutzer beim Rein- und Rauszoomen nicht überfordert sind oder ihnen sogar schwindlig wird.

Kosten

Prezi bietet drei Preismodelle, wobei die Standard-Option bei 7 EUR/Monat liegt, Plus bei 19 EUR/Monat und Premium für Geschäftsleute bei 59 EUR/Monat. Zudem gibt es noch eine kostenlose Basic-Version, mit der Präsentationen in einem browserbasierten Tool erstellt werden können. Hier fehlen jedoch Funktionen wie Privatsphäre, Offline-Zugriff und die zuvor erwähnte Analyse.

Renderforest: Videopräsentationen erstellen und übertragen

Kostenlose Powerpoint-Alternative Renderforest
Eine Folie in Renderforest bearbeiten

Renderforest ist die einzige Software in dieser Liste, die ausschließlich für Videopräsentationen einzusetzen ist. Das Tool verfügt über einen vereinfachten Workflow, über den Videopräsentationen in drei Schritten erstellt werden: Folie bearbeiten, Farben anpassen, Musik auswählen.

Nutzer können das Video anschließend direkt auf Facebook oder YouTube veröffentlichen, den Link in verschiedenen sozialen Netzwerken teilen oder das Video als MP4-Datei herunterladen.

Was Capterra-Nutzern an dem System gefällt

  • Einfach zu verwendende und intuitive Funktionen ermöglichen den Nutzern, Videopräsentationen schnell zusammenzustellen.
  • Dank der großen Auswahl an Videovorlagen entstehen qualitativ hochwertige Präsentationen in HD-Qualität.
  • Nutzern gefallen die Videotutorials, mit denen auch Anfänger schnell in das Thema Videopräsentationen einsteigen.

Von Kunden gewünschte Verbesserungen

  • Nutzer würden gerne jeder Folie eigene Musik hinzufügen, statt einen Song für die gesamte Präsentation auszuwählen.
  • Das Rendern dauert zu lange.
  • Eine vereinfachte Preisstruktur würde es Nutzern ermöglichen, die Kosten genau zu errechnen.

Kosten

Renderforest bietet zwei Preisstrukturen, zum einen Abonnements und zum anderen die Zahlung pro Produkt.

Bei den Abonnements geht es bei 14 USD pro Monat los, bei den Bezahlungen pro Produkt bei 9,99 USD für einen Export. Der Preis variiert jedoch basierend auf der Qualität bzw. der Anzahl an HD-720-Videos, der Länge der Videos, der Anzahl der Songs und der Größe.

In der kostenlosen Variante können unbegrenzt viele Videopräsentationen erstellt werden, jedoch fallen hier zusätzliche Kosten für Branding, höhere Videoqualität, Speicherplatz von mehr als 500 MB, Videos länger als drei Minuten sowie Musik an.

Visme: Design-Dashboards für Anfänger mit Drag & Drop-Funktion

Design-Dashboard in Visme

In Visme können Präsentationen dank der Design-Dashboards mit Drag & Drop-Funktion schnell erstellt werden. Es bietet Zugriff auf mehr als 6.000 Symbole und Tabellen.

Das Tool ist cloudbasiert und generiert automatisch eine URL, die geteilt werden kann. Auf diese Weise müssen Nutzer die Präsentation nicht erst in einem Cloud-Speicher hochladen, wie es bei PowerPoint der Fall ist.

Was Capterra-Nutzern an dem System gefällt

  • Die benutzerfreundliche Oberfläche erleichtert Anfängern das Erstellen von interaktiven Präsentationen.
  • Nutzern gefällt die Auswahl an gebrauchsfertigen Vorlagen, Clipart und Archivfotos.
  • Schriftarten und Farben lassen sich für ein eigenes Branding anpassen.

Von Kunden gewünschte Verbesserungen

  • Eine App würde es ermöglichen, von iOS- und Android-Geräten auf das Tool zuzugreifen.
  • Die Performance müsste in einigen Bereichen verbessert werden, z. B. beim Visual Editor, der zurzeit hängen oder abstürzen kann.
  • Größere Speicherkapazitäten sind wünschenswert, da Nutzer mit vielen Dateien und Dokumenten diese lokal speichern müssen.

Kosten

Das Tool bietet verschiedene Preisoptionen für Einzelpersonen, Unternehmen und Bildungseinrichtungen. Die unterste Stufe für Firmen beginnt bei 25 USD pro Monat und enthält Funktionen wie Privatsphäre-Einstellungen und 10 GB Speicherplatz, die in der kostenlosen Version nicht enthalten sind.

Welche kostenlose PowerPoint-Alternative eignet sich am besten für kleine Unternehmen?

Wenn du nicht viel Zeit oder wenig Ressourcen für eine Präsentation hast, könnte Canva die ideale Lösung sein. Mit der großen Auswahl an Vorlagen erstellst du schnell Präsentationen, Infografiken, Posts für soziale Medien, eBooks und mehr.

Verteilte Teams, wie sie sich häufig bei Freiberuflern und Telearbeitern finden, entscheiden sich oft für Google Slides, da es über Funktionen für die Zusammenarbeit in Echtzeit verfügt.

Prezi wurde für kleine und mittlere Unternehmen geschaffen, die kreative Präsentationen benötigen. Mit dem dynamischen Designtool kannst du zudem auch den Impact auf deine Zielgruppe analysieren.

Wenn du Teil eines kleinen Unternehmens bist und Videopräsentationen erstellen möchtest, ist Renderforest deine Wahl.

Verfügt dein Team über wenig Erfahrung und ihr benötigt eine benutzerfreundliche Lösung, solltet ihr mit Visme arbeiten.

Möchtest du mehr über kostenlose PowerPoint-Alternativen erfahren? In unserem Verzeichnis für Präsentationssoftware kannst du Produkte anhand ihrer Funktionen, des Preises, der durchschnittlichen Bewertung und vielen weiteren Kriterien vergleichen.

Suchst du nach Projektmanagement-Software? Wirf einen Blick auf Capterras Liste der besten Projektmanagement-Softwarelösungen.

 

Die besten 10 Alternativen zu SharePoint für kleine Unternehmen

Alternativen zu Sharepoint

Alternativen zu Sharepoint

SharePoint mag eine verlockende Wahl als Kollaborations- und Content Management-Plattform sein: Das Produkt ist bekannt, verfügt über eine große Nutzerbasis und stammt vom mächtigen Microsoft. Aufgrund der Komplexität des Systems und der langwierigen und kostspieligen Einrichtung vor Ort ist es für viele kleine Unternehmen jedoch unerschwinglich.

Kleine Unternehmen tendieren eher zur Cloud-Version von SharePoint, aber auch hier zeigen sich Größe und Vielfalt des Systems als Herausforderung. Zum Glück gibt es aber auch viele Alternativen zu SharePoint, die sich besser für kleine Unternehmen eignen.

Im Folgenden besprechen wir unsere 10 besten SharePoint-Alternativen, um auch dein Unternehmen bei der besten Wahl zu unterstützen.

Kosten

Die Preisgestaltung zur Bereitstellung von SharePoint vor Ort ist häufig verwirrend, sodass viele Firmen externe Berater hinzuziehen. Zuerst muss festgestellt werden, wie viele SharePoint-Server (die sich preislich geschätzt bei ca. 8.300 EUR netto pro Server bewegen) und wie viele interne und externe Nutzer benötigt werden.

Zur Verfügung stehen zwei verschiedene Versionen von SharePoint Server (Standard und Enterprise), deren genaue Preise direkt bei Microsoft erhältlich sind.

Die Preise von SharePoint Online gestalten sich viel einfacher. Es gibt zwei verschiedene Pläne für 4,20 EUR bzw. 8,40 EUR pro Nutzer und Monat sowie einen Office 365-Plan für 19,70 EUR pro Nutzer und Monat. Trotzdem lassen sich bei der Konkurrenz immer noch preisgünstigere Angebote finden.

Alternativen zu Sharepoint Online

Sharepoint-Alternative: Bitrix24

Bitrix24 stellt auf seiner Website selbst gegenüber, warum seine Cloud-Lösung eine gute Alternative zu SharePoint ist, und eines der schlagenden Argumente ist der Preis. Bis zu 12 Nutzer sind kostenlos und eine ganze Palette an Features kann nicht nur mit SharePoint mithalten, sondern übertrifft es auch teils. Umfasst ein Unternehmen bereits mehr als 12 Mitarbeiter, so gibt es drei weitere Preismodelle mit mehr Nutzern, weiteren Features und mehr Speicherplatz.

Sharepoint-Alternative Bitrix24

Paul Anthony Santos, Executive Assistant bei New York Lifes, äußert sich zum Preismodell von Bitrix24: „In der kostenlosen Version gibt es fantastische Features für bis zu 12 Nutzer. Und wenn Ihr Unternehmen über 12 Nutzer hinauswächst, ist dies meiner Kenntnis nach immer noch die günstigste Option mit den meisten Funktionen. Unbegrenzt viele Mitarbeiter und unbegrenzter Speicher für 179 EUR pro Monat sind einfach unschlagbar. Preislich gesehen ist dieses Angebot kaum zu übertreffen.“

 

Unternehmensgröße

SharePoint war ursprünglich eine lokal installierte Software und wurde aufgrund der hohen Kosten und möglichen Probleme bei der Installation als Lösung für große Unternehmen vermarktet. Nach der Einführung des unkomplizierteren SharePoint Online hat sich diese Option jedoch als attraktive Alternative für kleine Unternehmen etabliert.

Es ist unter Umständen trotzdem ratsam, einen Berater hinzuzuziehen, um die Software in ihrem vollen Umfang nutzen zu können, wobei es intuitivere Lösungen gibt, die sich besser für ein klein Unternehmen eignen.

Sharepoint-Alternative: Samepage

Die Kollaborationslösung Samepage ist eine großartige Freemium-Option für kleine Unternehmen, bei der das Basisangebot für unbegrenzt viele Nutzer kostenlos zur Verfügung steht. Diese Version verfügt über eine limitierte Zahl an Funktionen und auch Inhalte können nur begrenzt erstellt und gespeichert werden. Trotzdem eignet sie sich für Startups und kleine Unternehmen, die gerade zu Anfang nur minimale Investitionen tätigen möchten.

Sharepoint-Alternative Samepage

Samson Loo, CEO und Gründer von AisleIO, erinnert sich: „Als kleineres Unternehmen benötigten wir eine kosteneffiziente Plattform, auf der wir unsere internen Daten zentralisieren konnten. Nach einiger Recherche sind wir auf SamePage.io gestoßen, die genau das bieten, was wir wollten: Einfache Anwendung mit gutem Nutzererlebnis und eine mobile App, mit der wir auf dem neuesten Stand sind und den Überblick über anstehende Aufgaben behalten.“

 

Integrationen

Microsoft hat mit Produkten für ERP, CRM, Marketing, Business Intelligence, Kundenservice usw. ein riesiges App-Ökosystem geschaffen und SharePoint Online ist in Office 365 integriert, SharePoint steht also in Bezug auf die Integration hervorragend da.

Sharepoint-Alternative Integrationen

Das Produkt lässt sich mit 150 der auf GetApp aufgeführten Cloud-Apps integrieren, was ziemlich beeindruckend ist. Es gibt allerdings Alternativen, die sogar über noch mehr Integrationsmöglichkeiten verfügen.

Sharepoint-Alternative: G Suite

G Suite weist beeindruckende 220 Integrationen mit auf GetApp aufgeführten Apps auf, wozu auch Top-Player wie Wrike, Insightly, TribeHR, Zoho CRM und alle weiteren Angebote von Zoho zählen. Viele unserer Nutzerbewertungen loben die Vorteile von Google Apps for Work bei der Integration und wie reibungslos die Zusammenarbeit mit anderen Apps funktioniert.

Chisom Ekweani von der University of Texas betont die „einfache Integration und Möglichkeiten zum Teilen“.

Alex Chapin, Chef bei 3R Building Sustainability, führt „die Integration mit Drittanbietern“ als einen Vorteil an.

Unternehmensinhaber Jeff Ryan merkt an, dass die G Suite „Integrationen mit vielen anderen Programmen“ bietet.

Sharepoint-Alternativen Integrationen

Mobile App

Microsoft stellt mobile Apps für die Betriebssysteme Android und iOS bereit. Während die Bewertungen im Apple App Store überwiegend positiv ausfallen, hagelt es im Google Play Store Kritik, und das trotz einer guten Gesamtbewertung.

Sharepoint-Alternative Mobile Apps

Sharepoint-Alternative: Alfresco

Die SharePoint-Alternative Alfresco wird sowohl im Google Play Store als auch im App Store gut bewertet. Unabhängig davon, ob Alfresco in der Cloud oder vor Ort bereitgestellt wird, kann über die App auf Websites und Inhalte zugegriffen werden.

Weiterhin ist es möglich, Dokumente zur Überprüfung und Genehmigung gleichzeitig an mehrere Kollegen zu senden, Aufgaben zu erstellen oder zu delegieren, Aktivitäten-Feeds anzuzeigen, Dokumente per E-Mail zu versenden und verschiedene Versionen eines Dokuments nachzuverfolgen.

In einer Kundenrezension steht: „Ich liebe diese App! Sie ist perfekt, um meine Geschäftsdateien zu speichern. Endlich muss ich mir meine Dokumente nicht mehr per E-Mail hin und her schicken.“

Sharepoint-Alternative Alfresco

Nutzerbewertungen

SharePoint schneidet mit 4,1 von 5 Punkten in den Bewertungen von GetApp-Rezensenten eher durchschnittlich ab. Probleme zeigen sich wiederholt im Bedienkomfort und in der Benutzeroberfläche. Während Cloud-Lösungen häufig nutzerfreundlicher sind als herkömmliche Software, hat SharePoint Online hier noch etwas Nachholbedarf.

Sharepoint-Alternative Reviews

Ein Nutzer stellt fest: „Das Layout und die Technologie von SharePoint sind veraltet und es gibt auf dem Markt bessere Optionen mit einem modernen Look, die auch einfach aktualisiert und verwaltet werden können.“

Sharepoint-Alternative: Samepage

Die bereits zuvor erwähnte Open-Source-Software Samepage schneidet in allen Bereichen der GetApp-Nutzerbewertungen gut ab und erzielt Bestnoten bei Bedienkomfort, Preis-Leistungsverhältnis und Kundensupport. Im Durchschnitt erhält die Software 4,8 von 5 Punkten.

Nutzer loben die einfache und intuitive Verwendung, den Preis, die Konfigurierbarkeit und den großartigen Kundensupport.

Skalierbarkeit

Bei der Skalierbarkeit von SharePoint zeigt sich erneut das bereits zuvor erwähnte Problem, dass ursprünglich große Unternehmen das Zielpublikum waren und sich dadurch einige Faktoren nicht unbedingt für wachsende kleine Unternehmen eignen.

Es dauert eine Weile, bevor sich die Vor-Ort-Bereitstellung amortisiert, sodass die initialen Kosten möglicherweise das Anfangsbudget übersteigen.

Auch hier gibt es andere Lösungen, die sich besser für Unternehmen jeder Größe eignen.

Sharepoint-Alternative: Bitrix24

Von allen sinnvollen Alternativen zu SharePoint bietet Bitrix24 die umfassendste Preisstruktur, bei der die Software zusammen mit dem Unternehmen wachsen kann. Auf die kostenlose Free-Version folgen Plus (35 EUR/Monat), Standard (89 EUR/Monat) und Professional (179 EUR/Monat).

Der unabhängige Senior Consultant Dejan Lugonja schreibt: „Dies ist eine der wenigen Software-Lösungen auf dem Markt, die einem kleinen Team von bis zu 12 Personen kostenlos 90 % der Features bereitstellt. Zu einem anständigen Preis kannst du dir dann noch ein Upgrade mit zusätzlichen Features holen und noch mehr Nutzer hinzufügen.“

Sharepoint-Alternativen Bitrix24 Preis

Schulungen

SharePoint ist keine einfache, intuitive Software, die in wenigen Minuten einsetzbar ist, und so benötigen die zukünftigen Nutzer eine Schulung. Microsoft stellt eine Vielzahl an Ressourcen für das Training zur Verfügung, von Videos und Tutorials bis hin zu zertifizierten Kursen (leider keine deutschen, aber eine große Auswahl auf Englisch) und Hilfe über die Partner Community von Microsoft SharePoint.

Sharepoint-Alternative Schulungen

Sharepoint-Alternative: Huddle

Huddle stellt ein Kundensupport-Team bereit, das sich ausschließlich um die Einführung der Kollaborations-Plattform beim Kunden kümmert. Dieses Team setzt sich aus Trainern, Branchenspezialisten, Experten für die Zusammenarbeit und technischen Betreuern zusammen.

Rishi Chowdhury, CEO beim Medienunternehmen , schreibt über diesen Prozess „Das Supportteam ist fantastisch. Sie haben sich die Zeit genommen und mein Team an dem Produkt geschult, was, ehrlich gesagt, gar nicht schwer war, weil das Tool so einfach zu bedienen ist. Es hat aber trotzdem sehr geholfen, weil man manchmal mit einem neuen Tool gar nicht weiß, wo man anfangen soll. Sie haben uns auch viele Ideen zur Verwendung gegeben, auf die wir selbst nie gekommen wären!“

Einfache Implementierung

SharePoint ist einfach einzurichten, wenn man bereit ist, anfangs einen Berater hinzuziehen, was für viele kleine Unternehmen jedoch keine Option ist. Eine durchdachte Strategie hilft bei der einfachen und schnellen Implementierung, genau wie ein Team, das sich damit auskennt. Auch in diesem Bereich gibt es jedoch Cloud-Lösungen, die den Wechsel einfacher gestalten.

Sharepoint-Alternative: Glasscubes

Ob man nun zum ersten Mal mit einer Kollaborationslösung arbeitet oder von SharePoint wechselt, niemand braucht eine komplizierte App, die ewig eingerichtet werden muss oder bei der Daten nicht anständig transferiert werden können. Man wünscht sich ein System, das sofort in vollem Umfang nutzbar ist.

Bei Glasscubes sind IT-Administratoren überflüssig, da die Plattform schnell von einem normalen Nutzer eingerichtet werden kann. Die Lösung ist intuitiv in der Anwendung, sodass auch keine Schulung nötig ist. Sollte man doch mal Unterstützung brauchen, ist der Support nur einen Telefonanruf entfernt und bei der Implementierung steht ein Online-Chat bereit.

Tony Taylor, Manager bei Astor Bannerman (Hersteller von Hilfsmitteln für behinderte Menschen), beschreibt das Tool so: „Einfach, intuitiv und erfordert sehr wenig Schulung.“

Sharepoint-Alternative Glasscubes Workspaces

Kontinuierlicher Support

Microsoft SharePoint ist ein weitverbreitetes Produkt mit vielen Foren, Support-Websites und verifizierten Partnern, die den Nutzer bei Fragen und Problemen unterstützten können. Wie steht es aber um den Support von Microsoft selbst?

In Nutzerrezensionen hat er nur durchschnittliche Bewertungen erhalten. Das Unternehmen stellt auf seiner Website jedoch eine Reihe von Support-Optionen bereit, wobei E-Mail die beste Option zu sein scheint. Weiterhin sollte bedacht werden, dass Microsoft einige Jahre nach dem Erscheinen neuerer Versionen den Support für ältere Produkte einstellt.

Sharepoint-Alternative Support

Sharepoint-Alternative: eXo Platform

eXo Platform ist unsere erste Wahl, wenn es um fortlaufenden Support geht. Nicht nur stellt das Unternehmen selbst Hilfe bereit, es gibt auch eine große Community, die Nutzer bei ihren Problemen unterstützt. Dieser Punkt wurde in unseren Nutzerbewertungen immer wieder als Grund für die Verwendung von eXo Platform genannt.

Yash Pathak, Jr. Software Engineer bei Datamatics Global Services, schreibt über eXo Platform: „Wird von einer großen und sehr aktiven Community unterstützt.“

Ein anderer Nutzer findet: „Der Community-Support bei eXo ist erstklassig. Es wird schnell geantwortet und immer mit Rat und Tat zur Seite gestanden.“

Sharepoint-Alternativen eXo

Regelmäßige Updates

Microsoft stellt regelmäßig Updates für SharePoint-Server über die automatischen Windows-Updates bereit, was für IT-Administratoren bei der Verwaltung der Lösung zu einer Herausforderung werden kann. Auch bei SharePoint Online werden regelmäßig Updates herausgebracht und es liegt im Ermessen der Kunden, ob und wann sie diese installieren wollen, d. h. in einem sehr frühen Stadium als Early Adopter (ausgewählte Nutzer oder das gesamte Unternehmen) oder zum regulären Zeitpunkt.

Die Update-Funktion der Microsoft Cloud-Version funktioniert ziemlich gut, aber auch hier gibt es SharePoint-Alternativen, die bewusst regelmäßige Updates bereitstellen und Wünschen bzgl. neuer Features nachkommen.

Sharepoint-Alternative: Igloo

Der Intranet-Softwareanbieter Igloo stellt ungefähr alle 30 Tage kostenlose Updates und neue Features bereit. So hat man immer die neueste Version und muss sich keine Sorgen machen, dass die App nicht aktualisiert wird. Weiterhin kümmert sich der Anbieter um die Software, das Hosting und die Wartung und hilft bei Problemen, wieder alles zum Laufen zu bekommen.

Jacquie Benjamin, Programmdirektorin der Abteilung Operations and Innovation bei Edu-Vision 2020, sagt: „Igloo läuft einfach immer, egal wie spät es ist oder in welcher Zeitzone ich mich auch befinde.“

Sharepoint-Alternative Igloo

Welche dieser Alternativen zu SharePoint würdest du empfehlen?

Der Name Microsoft und der Bekanntheitsgrad des Produktes werden weiterhin viele Unternehmen, von großen Firmen bis hin zu Start-Ups, dazu verleiten, SharePoint als die beste Option anzusehen. Es gibt jedoch viele Alternativen, die nicht nur dieselben, sondern sogar bessere Funktionen bereitstellen, preislich vergleichbar und viel einfacher zu implementieren sind.

Solltest du eine der im Artikel erwähnten Apps verwenden oder eine weitere Alternative zu SharePoint vorstellen wollen, schreib uns gerne unten einen Kommentar.

Welche Vorteile bietet das Upgrade auf die Google App Suite kleinen Unternehmen?

Google App Suite

Google App Suite

G Suite? Google App Suite? Google Apps for Work? Google Apps für Unternehmen? Was ist der Unterschied zwischen alledem?

Eigentlich nichts. Was früher als Google Apps for Work bezeichnet wurde (neben zahlreichen inoffiziellen Bezeichnungen oder Bezeichnungen von einzelnen Anwendungen wie Google Drive oder Google Docs), heißt mittlerweile offiziell G Suite: Googles Anwendungspaket für Unternehmen. Es gehört zur Google Cloud, die alle Enterprise-Angebote von Google umfasst.

Gut, das hätten wir also geklärt. Die wichtigere Frage ist: Braucht man das wirklich? Nahezu jedes kleine Unternehmen nutzt Gmail, Google Drive, Docs und Sheets zur Kommunikation und Zusammenarbeit im Team. Viele zögern nun, zur Google G Suite, einer schicken, aber kostenpflichtigen Version der sonst kostenfreien Google-Tools, zu wechseln.

Die G Suite ist ab 4 € pro Nutzer und Monat in der Basic-Version und für 8 € pro Nutzer und Monat in der Business-Version verfügbar, die zusätzliche Funktionen und mehr Speicherplatz bietet. Es gibt auch eine Enterprise-Version für 23 € mit erweiterten Sicherheitsfunktionen.

Ob sich die größeren Pakete der Google App Suite lohnen oder nicht, hängt ganz von den eigenen Bedürfnissen und Anforderungen ab. An sich hat die G Suite so einiges zu bieten, was den Preis durchaus wert sein kann. In diesem Artikel wollen wir die Unterschiede zwischen der G Suite und den herkömmlichen Google-Apps aufzeigen, einige der Vorteile und neuen Funktionen der G Suite herausstellen und auch die Sicherheitsfunktionen kurz ansprechen.

Gmail, Hangouts und Google Drive für kleine Unternehmen

Gmail gehört mit seinem intelligenten Posteingang, dem einfachen Zugriff auf das Chat-Tool Hangouts und die Verbindung zum Cloud-Speicher Google Drive zu den beliebtesten E-Mail-Anbietern und ist fast jedem ein Begriff. Was ist an der G Suite anders?

Gmail

Gmail ist der Grundpfeiler eines jeden Google-Kontos.

  • Ohne G Suite: Bei der Einrichtung eines Gmail-Kontos erhält man eine kontoname@gmail.com-E-Mailadresse sowie 15 GB Speicherplatz für alles, was in Gmail bzw. Google Drive gespeichert wird.
  • Mit G Suite: Die G Suite ermöglicht das Einrichten von personalisierten konto@unternehmensname.com-Mailadressen und von Mailing-Gruppen mit Alias-Adressen wie sales@unternehmensname.com. Außerdem erhältst du für Gmail und Google Drive den doppelten Speicherplatz, nämlich insgesamt 30 GB.

Hangouts

Hangouts (früher bekannt als GChat) ist Googles Tool für Chats und Videokonferenzen.

  • Ohne G Suite: Du kannst bis zu 150 Personen in einem Gespräch zusammenbringen und Videoanrufe mit bis zu 25 Personen durchführen.
  • Mit G Suite: Google Hangouts bietet zwei Features für Unternehmen: Hangouts Meet und Hangouts Chat. Hangouts Meet ermöglicht je nach G Suite-Version Videokonferenzen mit bis zu 100 Personen. Externe Teilnehmer können sich über einen freigegebenen Link einwählen, ohne sich anmelden oder ein Plugin herunterladen zu müssen. Hangouts Chat ist eine Kommunikationsplattform für Teams, in der virtuelle Chatrooms für einzelne Projekte erstellt werden und Dateien und Ordner aus der Google App Suite in diesen Chats geteilt werden können.

Google App Suite Hangouts

Drive

Google Drive hat die Zusammenarbeit in Echtzeit und die Dateifreigabe mit den praktischen Tools Sheets, Docs und Slides revolutioniert und ist für viele Teams der zentrale Ort für die Zusammenarbeit.

  • Ohne G Suite: Für Gmail und Drive stehen insgesamt 15 GB Speicherplatz zur Verfügung. Dateien können in Ordnern organisiert werden und Favoriten- und Suchfunktionen ermöglichen einen schnellen Zugriff. Man kann Dateien unkompliziert per Link oder über die E-Mail-Adresse der anderen Personen freigeben, um sie gemeinsam zu bearbeiten.
  • Mit G Suite: In der G Suite Basic stehen 30 GB Speicherplatz zur Verfügung. In der G Suite Enterprise, G Suite Business und G Suite for Education hängt der Speicherplatz von der Nutzerzahl ab und ist ab fünf Nutzern unbegrenzt. In der G Suite Enterprise, G Suite Business, G Suite for Education und Drive Enterprise sind außerdem Teamablagen verfügbar, gemeinsam nutzbare Bereiche, in denen die Dateien dem gesamten Team statt einer Einzelperson gehören. So ist es nicht mehr nötig, Berechtigungen für einzelne Dokumente oder Ordner zu erteilen.

Google App Suite Drive

Die Google App Suite wird immer intelligenter

Seit der Umbenennung in G Suite hat Google seinen Apps einige leistungsstarke Machine-Learning-Funktionen zukommen lassen.

  • Docs: Die Erkunden-Funktion nutzt maschinelles Lernen, um über eine Websuche Themen, Informationen und Bilder zu Dokumenten vorzuschlagen oder ähnliche Dokumente in der eigenen Google Drive-Ablage anzuzeigen.

Google App Suite Docs

  • Sheets: Wer Formeln zu kompliziert findet, wird sich über die Erkunden-Funktion in Google Sheets freuen. Die Daten werden automatisch in Tabellen und Diagrammen analysiert und man kann ganz einfach in normaler Sprache eingeben, welche Daten man angezeigt bekommen möchte, um per maschineller Sprachverarbeitung eine Formel vorgeschlagen zu bekommen. In einer Tabelle mit Traffic-Daten für eine Website lässt sich so beispielsweise durch die Frage „Was ist die durchschnittliche Besucherzahl pro Beitrag?“ mühelos eine entsprechende Formel erstellen.
  • Kalender: Google Kalender bietet in der G Suite eine intelligente Planungsfunktion, die voraussagt, wann Teammitglieder verfügbar sein werden, und anhand dessen Termine für Meetings vorschlägt.
  • Drive: Wer Drive für Android nutzt, findet dort einen praktischen Schnellzugriffsbereich, der Dokumente vorschlägt, die kürzlich verwendet wurden oder die man möglicherweise aufgrund von Terminen im Kalender oder der Kommunikation mit Kollegen benötigt.
  • Sites: Google Sites bietet eine Art Intranet, in dem Unternehmen Informationen in Form von Teamwebsites mit Mitarbeiter*innen teilen können. Auf den Websites lassen sich ganz einfach per Drag-and-Drop Inhalte einfügen. In den Sicherheitseinstellungen lässt sich festlegen, ob der Zugriff eingeschränkt oder für externe Beteiligte geöffnet werden soll. Natürlich sind die Sites auch für Mobilgeräte optimiert, sodass die Inhalte auf jedem Gerät ansprechend dargestellt werden.
  • Cloud Search: Die Cloud Search ist eine intelligente Suchfunktion, die die leistungsstarken Such-Algorithmen von Google für die Suche nach Dateien, E-Mails, Dateien oder auch Personen im eigenen Unternehmensverzeichnis nutzt. So soll alles, wonach im Unternehmen gesucht wird, leicht auffindbar gemacht werden. Mithilfe von maschinellem Lernen werden Suchanfragen vervollständigt und kontextbezogene Ergebnisse sowie auf der vorhergegangenen Nutzung beruhende Vorschläge angezeigt.

Wie sieht es mit der Sicherheit aus?

Für große Unternehmen, die über Google als Software-Suite ihrer Wahl für die Zusammenarbeit nachdachten, war das Thema Sicherheit schon immer problematisch. Mittlerweile hat die Google App Suite bei der Sicherheit deutlich aufgeholt. So ist sie beispielsweise nach dem internationalen Sicherheitsstandard ISO 27001 zertifiziert, Kundendaten werden verschlüsselt gespeichert und die G Suite kann im Einklang mit den EU-Datenschutzanforderungen verwendet werden. Die Admin-Konsole bietet Administratoren Zugriff auf Sicherheitsfunktionen wie die Einmalanmeldung (SSO).

  • Vault: Mit Google Vault können Dateien, Nachrichten und E-Mails über die Standard-Aufbewahrungszeit hinaus aufbewahrt, durchsucht und exportiert werden. Außerdem kann man Inhalte in geschlossenen Konten durchsuchen, Prüfberichte erstellen oder festlegen, dass Daten nach einer gewissen Zeit automatisch gelöscht werden. Für Nutzer der G Suite Basic kostet Google Vault zusätzlich 4 € pro Nutzer und Monat.
  • Admin: Google Admin ermöglicht Administratoren die unkomplizierte Verwaltung der G Suite. Hier können sie beispielsweise Nutzer*innen anlegen, Zugriffsrechte vergeben oder entziehen sowie eine zweistufige Verifizierung einrichten. Die Mobilgeräteverwaltung macht es möglich, Apps für Mitarbeiter*innen bereitzustellen, die Daten auf Mobilgeräten zu schützen, Sicherheitseinstellungen festzulegen und die Nutzung zu überwachen – auch in Unternehmen, in denen Mitarbeiter ihre eigenen Geräte verwenden (BYOD).

Google App Suite Support

Das G-Suite-Abo beinhaltet einen E-Mail- und Telefon-Support rund um die Uhr.

Ist es den Preis wert?

Zweifellos macht Google alles richtig, um Unternehmen, die den Schritt in die Cloud wagen wollen, ein verlockendes Angebot zu machen. Wer bereits die Apps von Google verwendet, wird mit dem Übergang zur G Suite keinerlei Probleme haben. Wer bisher beispielsweise Microsoft Office 365 nutzt, hat eventuell weniger Gründe für den Wechsel.

Gleichzeitig liegen viele der Vorteile beim Wechsel zur G Suite auf der Hand: Einige dienen eher der Bequemlichkeit (wie die Schnellzugriffs- oder Erkundungsfunktionen), während andere die Nutzbarkeit der Software deutlich erhöhen (personalisierte E-Mail-Adressen, mehr Speicherplatz und Teamablagen) oder für mehr Sicherheit sorgen.

Wer die Google G Suite zunächst einmal testen möchte, kann sie 14 Tage lang kostenlos testen.

Auch der Vergleich mit Microsoft Office 365 könnte für einige Nutzer*innen interessant sein.

Rapport : top 20 des outils de web conférence les plus appréciés

Top 20 outils de web conférence les plus appréciés

Top 20 outils de web conférence les plus appréciés

Les entreprises se développent de plus en plus à l’international et leurs employés sont toujours plus nombreux à travailler à distance. Ces deux facteurs ne facilitent pas la communication au sein des équipes.

Les logiciels de conférence web résolvent une partie du problème. Ils permettent en effet d’organiser des réunions en ligne, ce qui simplifie les échanges et la collaboration entre les employés, où qu’ils se trouvent.

Ces outils permettent également d’organiser des webinaires et d’autres événements en ligne pour engager clients et collaborateurs.

Certaines solutions existent depuis les années 1990, mais le secteur gagne aujourd’hui en importance, car les appels vidéo sont de plus en plus courants dans la vie privée comme dans la vie professionnelle.

Si vous cherchez à vous équiper d’un logiciel de ce type, il est essentiel de choisir celui qui conviendra parfaitement à votre entreprise. C’est pour cette raison que Capterra a publié un rapport établissant le top 20 des logiciels de conférence web les plus appréciés (en anglais). Vous pouvez y découvrir les solutions les plus prisées par vos pairs pour déterminer celle qui vous conviendra le mieux.

Sachez cependant que cette liste n’est pas exhaustive puisqu’elle ne reprend pas tous les logiciels existants. Pour découvrir l’ensemble des outils disponibles sur le marché, n’hésitez pas à consulter notre répertoire de logiciels de conférence web.

Méthodologie

Nous avons utilisé l’algorithme de popularité unique de Capterra pour évaluer les logiciels et vous proposer un classement selon les scores obtenus.

Les notes sont calculées sur la base de plusieurs facteurs pondérés :

  • 40 % pour le nombre actuel de clients,
  • 40 % pour le nombre d’utilisateurs actifs,
  • 10 % pour la présence sur les réseaux sociaux (abonnés Twitter, likes sur Facebook et abonnés LinkedIn),
  • 10 % pour les avis sur les sites de Gartner Digital Market (Capterra, GetApp et Software Advice).

Afin de comparer les plus précisément possible les éditeurs, nous avons strictement défini ce que nous entendons par “clients” et “utilisateurs actifs”. Un “client” correspond à une entreprise qui possède une licence pour un produit, tandis qu’un “utilisateur” est un employé de cette entreprise qui se connecte à l’outil et organise des réunions. Seuls les profils actifs au cours de l’année passée ont été pris en compte.

Résultats

Notre classement est ouvert à tous les éditeurs repris dans notre répertoire de logiciels de conférence web, chacun étant responsable de nous communiquer ses chiffres.

Lorsque les éditeurs n’ont pas répondu à nos demandes ou n’ont pas été en mesure de nous fournir les informations nécessaires, nous avons réalisé des estimations à partir des informations disponibles et des moyennes du secteur. Ces estimations apparaissent en jaune dans le tableau ci-dessous.

Top 20 des outils e web conférence les plus appréciés

Les éditeurs ont eu l’opportunité de rectifier ces estimations avant la publication du rapport. Nous avons veillé à lisser les données manifestement gonflées mais, étant donné l’impossibilité de vérifier toutes les informations fournies, les chiffres présentés doivent être considérés comme des estimations.

Quel logiciels de web conférence préférez-vous ? Avons-nous oublié les plus importants ? Toutes vos suggestions sont les bienvenues puisque nous mettons notre rapport à jour chaque année !

Besoin d’un logiciel de conférence web ? Consultez la liste des meilleurs outils de conférence web de Capterra.

SharePoint : 4 alternatives faciles à utiliser pour les petites équipes

alternative sharepoint

alternative sharepoint

Si vous passez vos journées dans un bureau, vous connaissez probablement SharePoint.

Ce logiciel de collaboration et de partage de documents lancé en 2001 est désormais utilisé par plus de 190 millions de personnes dans 200 000 organisations partout dans le monde. C’est en tout cas ce que déclare Microsoft, qui a développé l’outil et le propose en version web dans le pack Office 365.

Les logiciels collaboratifs classiques, ce sont les machines à café d’aujourd’hui : ils permettent aux collègues de discuter à tout moment de leurs projets professionnels, de leur vie privée ou encore des résultats des derniers duos de The Voice.

Image d’archive : premier outil de collaboration en entreprise (source : http://www.distributeur-automatique-littoral.com/)

Il n’est pas facile de définir SharePoint tant ses innombrables intégrations en font un logiciel polyvalent. Il peut même faire office de logiciel de gestion de projets.

C’est ce que rappelle Craig Roth, analyste chez Gartner, dans “Solution Path for SharePoint” (un rapport en anglais accessible dans son intégralité aux clients Gartner) :

“Les solutions de déploiement cloud, hybrides et locales, toutes caractérisées par différentes fonctionnalités et performances, constituent un incroyable nombre de combinaisons topologiques… Pour comprendre SharePoint, il faut connaître ses fonctionnalités intégrées, sa plateforme de développement et son écosystème de plug-ins et de partenaires. Il est donc difficile de le définir précisément.”

Au fond, Sharepoint est un outil de collaboration qui permet aux équipes de communiquer par messagerie instantanée. Mais c’est également un système de stockage et de gestion de documents, un calendrier, et même un logiciel de gestion de contenu.

Il ne fait aucun doute que les grandes entreprises et les sociétés bien établies peuvent bénéficier de la puissance et de la versatilité de SharePoint. En revanche, les petites équipes voulant se doter d’un outil de collaboration et de gestion documentaire simple et accessible n’exigeant pas des semaines de formation devraient envisager d’autres solutions logicielles.

Vous devriez en trouver une qui vous convient dans cet article.

Il reprend quelques alternatives à SharePoint qui permettront à votre équipe de communiquer et de partager des ressources n’importe où et n’importe quand en moins de temps qu’il n’en faut pour le dire.

4 alternatives à SharePoint simple d’emploi

Cette liste reprend des outils qui coûtent moins de 10 euros par utilisateur par mois, qui incluent la gestion documentaire, qui comptent au moins 100 avis d’utilisateurs sur Capterra et dont la simplicité d’utilisation a été évaluée à au moins 4/5 sur notre site.

À titre de comparaison, SharePoint comptabilise plus de 250 avis, sa facilité d’utilisation est évaluée à 3,5/5 et sa version de base pour les entreprises revient à 8,80 € par utilisateur par mois.

Les alternatives à SharePoint sélectionnées sont présentées par nombre d’avis décroissant.

1. Slack

Avis : Plus de 2 350

Facilité d’utilisation : 4/5

alternative sharepoint

Slack a beau évoquer la détente à ceux qui maîtrisent la langue de Shakespeare, c’est un outil tout ce qu’il y a de plus sérieux. D’après son créateur, Stewart Butterfield, le nom du logiciel lancé en 2014 est l’acronyme de “Searchable Log of All Conversation and Knowledge“, (journal interrogeable de l’ensemble des conversations et des connaissances). Slack était au départ un outil interne de messagerie instantanée créé par une équipe de conception de jeux vidéo de Vancouver, Tiny Speck.

Il a rapidement conquis divers profils de clients, des équipes de deux personnes aux membres du Fortune 100 (plus de trois-quarts d’entre eux utilisent Slack). Pour les freelancers en mal de collègues avec lesquels “taper la discute”, il est même possible de chatter avec le Slackbot.

Slack se distingue avant tout de ses concurrents par son interface de discussion instantanément familière à tous ceux qui ont déjà utilisé un chat. L’outil assure en outre la sauvegarde et la récupération de toutes les discussions et fichiers échangés.

De plus, avec un répertoire de plus de 1 000 apps et bots ainsi qu’un financement de 80 millions de dollars pour les développeurs indépendants, Slack évolue constamment pour intégrer ce qu’on lui réclame, de la planification des congés au suivi de la flotte automobile des entreprises.

Prix

  • Slack propose une version d’essai gratuite pour les petites équipes et des tarifs réduits pour les structures éducatives et organismes à but non lucratif.
  • Tarif de base : à partir de 6,25 € par utilisateur par mois
  • Tarif supérieur : à partir de 11,75 € par utilisateur par mois

2. Asana

Avis : plus de 1 880

Facilité d’utilisation : 4/5

alternative sharepoint

Comme Slack, Asana était au départ un outil interne d’une petite entreprise dont vous avez peut-être entendu parler : il a en fait été conçu par Dustin Moskovitz et Justin Rosenstein pour simplifier la coordination des différents acteurs impliqués dans le développement de ni plus ni moins que Facebook. (Moskovitz est l’un des cofondateurs de Facebook et Rosenstein est un ingénieur associé à la création du bouton Like, du chat de Gmail ou encore de Google Drive.)

Asana s’articule autour d’une interface de gestion des tâches. Il est doté de fonctionnalités avancées de gestion de projet (gestion de budget et de suivi des heures notamment).

Pour gérer vos documents, vous pouvez soit les attacher à des tâches et des sous-tâches, soit profiter de l’intégration Google Drive.

Asana se distingue de nombreux autres outils de gestion de projets grâce à Conversations, son interface de discussion interrogeable et robuste qui prend en charge de multiples projets et membres et permet de créer des tâches directement depuis les conversations. Toutes ces caractéristiques en font une bonne alternative à SharePoint.

Prix

  • Tarif Premium : à partir de 9,25 € par utilisateur par mois
  • Tarif Business : à partir de 18,75 € par utilisateur par mois
  • Tarif Enterprise : sur devis

3. monday.com

Avis : plus de 440

Facilité d’utilisation : 5/5

alternative sharepoint

monday.com est le premier outil collaboratif de cette liste qui ne nous vient pas du pays de l’Oncle Sam. Provenant d’Israël, il a été créé en 2012 par Roy Man, ancien cadre supérieur chez Wix, et Erin Zinman, développeur. Il est commercialisé  depuis 2014.

Qu’est-ce qui différencie cette alternative à SharePoint des autres ? Un revendeur vous dirait que ce n’est pas un logiciel de gestion de projets, mais plutôt un outil visuel en grille orienté processus. Les discussions dans monday.com s’organisent en effet autour de mentions @ au sein de tableaux de conversation. Les utilisateurs peuvent directement glisser-déposer des fichiers dans leurs conversations.

Prix

monday.com propose une tarification sur-mesure en fonction de la taille de l’équipe. Voici un exemple de tarification pour une équipe de 5 personnes (facturation annuelle) :

  • Basic : 5 Go de stockage à partir de 25 € par équipe par mois
  • Standard : 50 Go de stockage et fonctionnalités avancées à partir de 39 € par équipe par mois
  • Pro : stockage illimité et fonctionnalités supérieures à partir de 59 € par équipe par mois
  • Enterprise : stockage illimité, service client VIP et sécurité renforcée à partir de 118 € par équipe par mois

4. Samepage

Avis : 99

Facilité d’utilisation : 5/5

alternative sharepoint

Samepage, né dans la Silicon Valley en février 2017, fait figure de petit nouveau dans l’univers des outils logiciels collaboratifs.

Comme son nom l’indique, cette alternative à SharePoint intègre dans une seule page l’ensemble des tâches, des conversations et des documents associés à votre équipe pour une visibilité idéale. La navigation rappelle celle d’une page web, les interactions en plus. Sur Samepage, les membres peuvent collaborer par message, discussion de groupe et appel (audio ou vidéo).

Il est même possible de créer des schémas visibles en temps réel par toute l’équipe. Samepage propose également un menu complet d’applications et d’intégrations adaptées à vos besoins. Au-delà de la collaboration et de la gestion de documents, Samepage comprend des fonctionnalités avancées comme le partage de calendriers et la gestion de contenu.

Prix

  • Samepage offre une version gratuite pour un nombre indéfini d’utilisateurs, mais limitée à 10 équipes, 10 pages, 1 Go de stockage et un historique de conversations de 30 jours.
  • Version Pro : équipes et pages illimitées, 1 TB de stockage et bien plus pour 7 $ (un peu plus de 6 €) par utilisateur par mois facturés annuellement. Réductions pour les structures éducatives et organismes à but non lucratif.

Envie de découvrir d’autres outils de collaboration pour les petites équipes ?

Si vous souhaitez élargir les critères de recherche, vous trouverez bien d’autres logiciels de collaborations dans notre catalogue. Vous pourrez même les comparer !

Vous utilisez d’autres logiciels collaboratifs que vous auriez aimé retrouver dans cette liste ? N’hésitez pas à nous le dire en commentaires pour que nous puissions les découvrir aussi !

Anders zusammenarbeiten: 5 Alternativen zu Evernote

Evernote-Alternativen

Alternativen zu Evernote

Es kann ganz schön ärgerlich sein, wenn man immer wieder nach vorhandenen Informationen suchen muss, weil sie plötzlich nirgends mehr aufzufinden sind, oder wenn die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen schlecht funktioniert. Evernote kann bei solchen Problemen helfen.

Evernote ist ein cloudbasiertes Tool, mit dem Nutzer gemeinsam an Notizen, To-Do-Listen und Dateien arbeiten können, Feedback und Ideen austauschen, Texte und Skizzen redigieren und mehr.

Besonders praktisch ist eine Funktion, um interessante Inhalte aus dem Internet zu archivieren. Über eine Browser-Erweiterung kann man mühelos ganze Webseiten (mit Text, Grafiken und Links) in Evernote-Notizen ablegen.

Auch eine Integration in andere Anwendungen ist möglich, beispielsweise mit MailChimp für das E-Mail-Marketing, Trello für das Projektmanagement oder dem Customer-Relationship-Management-Tool Zoho CRM.

Es stehen drei Tarife zur Verfügung, der kleinste ist kostenlos. Für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) ist der Business-Tarif zu 13,99 € pro Nutzer und Monat am besten geeignet. Er bietet zusätzliche Sicherheitsfunktionen, 20 GB Uploads pro Monat, eine zentrale Nutzerverwaltung und natürlich die Funktionen der anderen Versionen.

Das Tool ist gut, aber trotzdem kann es sein, dass Evernote nicht für jeden die richtige Kollaborationssoftware ist. Wenn man eine Plattform erfolgreich nutzen will, ist es entscheidend, die optimale Kombination von Funktionen und Integrationen zum richtigen Preis zu finden – und aus diesem Grund wollen wir auch einige Alternativen zu Evernote vorstellen, die definitiv einen Blick wert sind.

monday.com

monday.com (ehemals dapulse) ist ein cloudbasiertes Projektmanagement- und Kollaborationstool, das mit einer intuitiven Benutzeroberfläche für eine einfache Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Teams sorgt. Die kooperative Arbeitsumgebung bietet Funktionen zum zentralen Verwalten, Planen und Nachverfolgen von Aufgaben. Zu den grundlegenden Funktionen gehören Zeiterfassung, Echtzeit-Benachrichtigungen, Nutzerzugriffskontrolle, Tagging und Dateimanagement.

Um die Zusammenarbeit zu verbessern, kann man in monday.com die unterschiedlichen Phasen von Aufgaben farbig kennzeichnen. Außerdem können Nutzer Screenshots oder andere Dateien per Drag and Drop in die „Update-Box“ ziehen und direkt mit allen Projektbeteiligten teilen, um die Planung und Zusammenarbeit weiter zu beschleunigen.

Jeder „Pulse“ – das heißt, jedes einzelne Element, also zum Beispiel ein einzelnes Projekt oder eine Aufgabe – verfügt über eine eigene, anpassbare E-Mail-Adresse. Nutzer*innen können an diese Adresse schreiben und so ganz einfach einen Kommentar direkt im Feed veröffentlichen.

Wenn das Team bereits andere Tools wie Dropbox oder Google Drive für das Dateimanagement nutzt, ist der Übergang zu monday.com besonders unkompliziert: Diese und andere Apps können einfach integriert werden.

Preise: Ab 25 USD pro Monat für fünf Nutzer (Abrechnung jährlich).

Evernote-Alternative monday.com dapulse
Projektverfolgung mit Farbcodierung in monday.com, ehemals dapulse (Quelle: softwareadvice.com)

Flowingly

Flowingly ist für all diejenigen interessant, die eher nach einem Tool für die Automatisierung von Geschäftsprozessen suchen. Mit Flowingly können Geschäftsprozesse gestaltet, implementiert, getestet und verbessert werden.

Die Lösung bietet Funktionen wie Aufgabenverwaltung, Deadline-Tracking, automatische Erinnerungen und Berechtigungsmanagement.

Man kann Anweisungen für Teammitglieder hinzufügen und so zum Beispiel sicherstellen, dass sich alle an bewährte Prozesse halten. Außerdem ermöglicht die App das Speichern und Verwalten von Vereinbarungen, Standards und anderen Dokumenten, die für die Best Practices im Unternehmen wichtig sind.

Flowingly bietet Vorlagen zur Automatisierung von Aufgaben in Personalwesen und Recruiting, beispielsweise von Abwesenheitsanträgen und -genehmigungen, Onboarding- und Offboarding-Prozessen sowie Leistungsbeurteilungen. Auch die automatisierte Ausgabenverwaltung wird unterstützt.

Vertriebs- und Marketingteams können mit der App Vertriebspipeline, Genehmigungsprozesse für Preisnachlässe und Content Marketing automatisieren.

Preise: Verfügbar auf Anfrage.

Evernote-Alternative flowingly
Automatisierte Home-Office-Anfragen in Flowingly (Quelle: GetApp)

Wrike

Viele von uns kennen das Problem nur allzu gut: Täglich müssen wir auf Hunderte von E-Mails reagieren. Das Projektmanagement-Tool Wrike will sich dieser Herausforderung stellen und den gesamten Kooperationsprozess verbessern. Es bietet Funktionen für Dateimanagement und -freigabe, Aufgabenverwaltung, Projektverfolgung, Zeiterfassung und die Prüfung von Genehmigungen.

Das Tool kann von Einzelanwendern, Freiberuflern, Unternehmen und Teams verschiedener Größen gleichermaßen verwendet werden. Automatisierte Anfrageformulare machen es leicht, schon zu Beginn eines Projekts alle relevanten Informationen von den Beteiligten einzuholen. Die Formulare sind anpassbar und können so für unterschiedliche Arbeitsabläufe eingesetzt werden.

Auch der Genehmigungsprozess für Projekte und Aufgaben, der häufig Abläufe verzögert, kann mit Wrike optimiert werden. Nutzer*innen können Bereiche von Grafiken, Videos oder Dokumenten markieren und mit Kommentaren versehen, um auf etwas aufmerksam zu machen und eine zeitige Genehmigung sicherzustellen.

Die API von Wrike ermöglicht die Integration mit Kollaborationstools wie Box und Dropbox, CRM-Systemen wie HubSpot CRM und Zoho CRM sowie Buchhaltungssoftware wie QuickBooks und mehr.

Preise: Gratis für bis zu fünf Nutzer; die Professional-Version für 5, 10 oder 15 Nutzer*innen (mit Jahresvertrag) steht ab 9,80 USD pro Nutzer und Monat zur Verfügung

Evernote-Alternative Wrike
Benutzerdefinierte Workflows und Genehmigungsprozesse in Wrike (Quelle: GetApp.com)

Quip

Wer bei der Zusammenarbeit im Team Zeit sparen will, könnte auch mit Quip gut beraten sein.

Quip ist ein cloudbasiertes Kollaborationstool, das sich als zentrale Schnittstelle für das gemeinsame Projektmanagement anbietet und mit Funktionen wie Projektverfolgung, gemeinsamer Bearbeitung, Dokumentenspeicherung, Projektworkflow-Erstellung, Dokumentenwiederherstellung und Dateifreigabe für eine gute Kommunikation im Team sorgt.

Mit Quip können Dokumente im Offline-Modus bearbeitet werden und werden anschließend aktualisiert, sobald wieder eine Internetverbindung besteht.

Zu den besonders nützlichen Funktionen gehört der in jedem Dokument integrierte Chat, über den man unmittelbar zusammenarbeiten und andere Teammitglieder erwähnen kann. An allen Gesprächen kann man auch über die mobile App teilnehmen.

Über die API können die Nutzer unter anderem Workflows automatisieren, eigene Bots erstellen und Daten integrieren. Zu den Anwendungen, die in Quip eingebunden werden können, gehören Salesforce, Google Docs, Twitter, Zendesk, GitHub und Slack.

Preise: Ab 30 USD pro Monat für ein Team mit 5 Personen; plus 10 USD monatlich für jede weitere Person (jährliche Abrechnung).

Evernote-Alternative Quip
Direktnachrichten in Quip (Quelle: GetApp.com)

Asana

Das cloudbasierte Projektmanagement-Tool Asana vereinfacht mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche und Funktionen wie dem Nachverfolgen von Fälligkeitsterminen, Dateimanagement, Aufgabenverwaltung, dem Erstellen von Projekt-Workflows, Kommentaren und einer Inbox für Aufgaben die Projekt- und Aufgabenverwaltung.

Für alle projektbezogenen Aktivitäten werden Benachrichtigungen in Echtzeit gesendet. Nutzer können Projekte und Aufgaben kommentieren, teilen und mit anderen Teammitgliedern besprechen, wodurch E-Mails überflüssig werden.

In der Liste „Meine Aufgaben“ lässt sich die Priorität einzelner Aufgaben festlegen und der „Fokusmodus“, in dem nur eine einzige Aufgabe angezeigt wird, verbessert die Konzentration. Projekte und Personen können als Favoriten gespeichert werden, sodass man über die Navigationsleiste schnell auf sie zugreifen kann.

Zu den Integrationen von Asana gehören MailChimp für das E-Mail-Marketing, Evernote für die Zusammenarbeit, PipeDrive für das Customer Relationship Management, Zendesk und LiveAgent für Kundenservice und Support sowie Campaign Monitor für die Marketing-Automatisierung.

Preise: Die Basisversion für bis zu 15 Teammitglieder ist kostenlos. Die Premium Version ist ab 9,99 USD pro Nutzer und Monat verfügbar (Abrechnung jährlich).

Evernote-Alternative Asana
Priorisieren von Aufgaben in Asana (Quelle: GetApp.com)

Outils collaboratifs : les alternatives à Slack

alternatives à slack

Il y a quelques années, les baby boomers trouvaient leur liberté dans une simple voiture. Au volant de leurs bolides, ils pouvaient tailler la route et laisser derrière eux des parents un peu trop étouffants. Ils étaient en quête de grands espaces, d’indépendance, voire de solitude.

Aujourd’hui, pour les “millenials”, Internet est la clé de la libertéLeur sens de la communauté est plus développé que celui des générations précédentes, ce qui les pousse à être constamment connectés. Pour la majorité des membres de cette Génération Y, la déconnexion totale pour une période de temps indéfinie est absolument terrifiante, car elle implique de se déconnecter non seulement d’Internet, mais aussi, et surtout, de ses pairs.

alternatives à slack

La Génération Y étant aujourd’hui la plus représentée dans la population active, le succès des outils de communication en ligne ne devrait donc surprendre personne.

Les éditeurs de logiciels de gestion de projets comme Asana et Crocagile l’ont bien compris et se sont donné pour mission de repenser l’e-mail. Parallèlement, les réseaux sociaux sont devenus de plus en plus présents et sont désormais un ingrédient clé du networking.

Et le chat, dans tout ça ? Privé ou professionnel, il a bien changé depuis la grande époque d’AOL Instant Messenger.

Dans le domaine de la messagerie instantanée et des outils collaboratifs, Slack fait office de guru. Son influence est telle qu’un critique du New York Times a écrit à son sujet :

“Slack propose des fonctionnalités inhabituelles qui en font un outil professionnel idéal, comme l’archivage automatique de lensemble des interactions, un bon moteur de recherche ou encore la possibilité de travailler sur tous les appareils imaginables. Hébergé en ligne et facilement personnalisable, Slack est également très simple à configurer et à maintenir pour le service informatique de nimporte quelle société. Tout cela en fait lune des applications professionnelles présentant la croissance la plus rapide de lhistoire.”

Farhad Manjoo, The New York Times

Non content d’être extrêmement efficace – et en passe de devenir le favori des millenials, qui l’utilisent pour discuter aussi bien de leurs projets pros que du dernier épisode de Game of
Thrones –, Slack propose une version gratuite tout à fait solide.

Pas étonnant que l’entreprise se soit taillé la part du lion sur le marché du logiciel de collaboration.

Pour le moment, en tout cas.

Car les fonctionnalités de Slack sont trop nombreuses pour certaines équipes, même dans la version gratuite, et le coût de la version payante (à partir de 6,25 euros par utilisateur par mois) est parfois trop élevé pour les plus petites entreprises. En outre, ce logiciel de messagerie instantanée n’est pas disponible en français.

Heureusement, l’innovation appelle l’innovation, et des alternatives comblant les lacunes (ou les excès) de Slack voient le jour plus vite que des baby boomers.

8 alternatives à Slack pour simplifier la collaboration

Il existe des centaines de logiciels de chat. Nous avons donc sélectionné les meilleures alternatives répondant à 4 critères :

    • Version gratuite disponible
    • Possibilité d’évoluer jusqu’à 500 utilisateurs au moins
    • Approprié pour les PME (certains logiciels s’adaptent également aux structures plus importantes)
    • Applications iOS et Android disponibles

Les produits sont classés par ordre alphabétique.

1. Fleep

iOS | Android

outils collaboratifs

Si son nom peut prêter à sourire, Fleep est un outil de communication tout ce qu’il y a de plus sérieux. L’éditeur estonien voit d’ailleurs son produit comme “une solution de communication idéale”.

Alors que beaucoup de logiciels de la même catégorie cherchent à remplacer, voire à supplanter l’e-mail, Fleep reconnaît qu’il n’est pas près de disparaître. Au lieu de l’ignorer, il préfère donc miser sur l’intégration – comme Google Hangouts dans Gmail – en permettant à ses utilisateurs de chatter directement depuis leur messagerie traditionnelle.

Fleep va même plus loin pour garantir la liberté de ses utilisateurs. Puisque l’application fonctionne en réseau ouvert, elle est accessible sur n’importe quel appareil, tous organismes et structures confondus. Il est même possible d’envoyer des messages à des non-utilisateurs en utilisant simplement leur adresse e-mail. Le message leur parviendra sous forme de courrier électronique.

La version gratuite inclut même des conversations illimitées et un historique complet des messages. L’équipe travaille actuellement à l’ajout d’un outil de gestion de tâches pour la version payante. Toutefois, pas de version en français à l’horizon.

Si vous voulez passer à la version supérieure : 5 € par mois pour un nombre illimité d’utilisateurs

Intégrations notables : Toggl, Jira

2. Flock

iOS | Android

outils collaboratifs

Flock a été conçu pour aider les équipes à réduire le flux e-mail et encourager une communication plus légère et plus fluide. Ça vous rappelle quelque chose ?

Comme Slack, Flock permet à ses utilisateurs de se créer des chaînes dédiées à leurs équipes, d’envoyer des messages instantanés et de partager des fichiers.

Flock se démarque de ses concurrents avec ses appels en vidéoconférence qui peuvent durer jusqu’à 20 minutes pour 4 utilisateurs, même dans la version gratuite.

Cependant, certains utilisateurs sont gênés par la présence envahissante des bots et par les innombrables messages automatiques et notifications e-mail dont il est difficile de se débarrasser. En outre, il est uniquement disponible en anglais.

Flock est parfait pour les petites équipes qui veulent démarrer avec un outil de collaboration simple d’utilisation et profiter d’un chat vidéo pour quatre collaborateurs ou moins.

Bonus : Flock propose une intégration qui vous permet de réserver votre Uber directement depuis l’application.

Si vous voulez passer à la version supérieure : à partir de 4,50 $ par utilisateur par mois

Intégrations notables : Asana, Uber

3. JANDI

iOS | Android

outils collaboratifs

Vous n’avez peut-être pas encore entendu parler de JANDI, mais ça ne devrait tarder : l’application a déjà été installée plus de 100 000 fois sur Android et l’entreprise coréenne qui l’a créée a remporté le cinquième concours QPriez de Qualcomm Incorporated.

JANDI est un logiciel développé en Corée pour un public asiatique, mais une version en anglais est déjà disponible, tutoriels et chat en direct compris (pas encore de version française malheureusement). Il déborde d’Aeni, petits personnages d’animation coréens, et de références à KakaoTalk (première plateforme de messagerie en Corée du Sud), LINE (app de communication populaire au Japon) et WeChat (messagerie chinoise polyvalente).

Ce qui fait le succès de l’outil en Asie – fiabilité, interface intuitive, intégrations utiles – devrait aussi convaincre les utilisateurs européens. D’ailleurs, le PDG de JANDI, Daniel Chan, a indiqué que l’équipe de développement s’intéressait à “de nouveaux marchés internationaux pour que l’entreprise puisse poursuivre sur sa lancée.”

JANDI inclut la visioconférence et fait la part belle aux intégrations d’applications IT, de développement et de communication comme Zapier, Jira, et Dropbox.

La version gratuite est accessible à une seule équipe d’admin et autorise 15 000 messages. Le nombre semble impressionnant, mais il se réduit à peau de chagrin lorsqu’on le répartit entre 500 membres. La limite de stockage des messages peut encourager les PME préoccupées par l’archivage à passer à la version supérieure.

Si vous voulez passer à la version supérieure : 5 $ par utilisateur par mois

Intégrations notables : Dropbox, GitHub, JIRA, Trello, Google Calendar, Webhooks

4. Quip

iOS | Android

outils collaboratifs

Quip est plus qu’un outil de communication : c’est un logiciel de collaboration gratuit et complet. Avec des clients d’envergure comme Facebook, Instagram et EA Games, Quip met la barre haut depuis son acquisition par Salesforce en 2016.

D’après ses utilisateurs, Quip est fiable et, avec son interface élégante, constitue une excellente alternative à Slack pour ceux qui préfèrent se concentrer sur l’essentiel.

Quip vise tout simplement les équipes, tous secteurs confondus (des RH à l’IT, en passant par les ventes et la production industries). Aux petites entreprises comme aux mastodontes, Quip offre sécurité (SOC 2 et SSO en base SAML), gestion documentaire (avec un système de commentaires à la Google Docs pour assurer le suivi) et historique illimité des conversations. Oui, même dans sa version gratuite.

Quip pèche en revanche par l’absence d’un outil de vidéoconférence, son rapport fonctionnalités/prix un peu faible et une interface que certains utilisateurs trouvent brouillonne.

Visuellement plus proche de Dropbox que de Slack, Quip devrait vous plaire si vous gérez votre travail avec Dropbox ou équivalent. Et il en existe une version en français !

Si vous voulez passer à la version supérieure : 30 $ par mois pour 5 utilisateurs, soit 6 $ par utilisateur

Intégrations notables : Giphy, Stripe

5. Rocket.Chat

iOS | Android

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Rocket.Chat, outil de collaboration tout droit venu du Brésil, est destiné “aux communautés et aux entreprises qui veulent héberger leur propre service de messagerie instantanée en privé et aux développeurs cherchant à construire et à faire évoluer leurs propres plateformes de chat”, comme l’indique le profil LinkedIn de l’entreprise.

L’application est open source et alimentée par les contributions de plus de 850 développeurs. Comme tout logiciel libre, Rocket.Chat est totalement gratuit et tous ses utilisateurs ont accès à l’ensemble de ses fonctionnalités sans la moindre limitation.

Revers de la médaille, vous ne pourrez pas faire appel à un service client en cas de problème (mais vous pouvez demander de l’aide sur les forums en ligne sur GitHub) et le projet est en construction permanente. Il n’est pas encore disponible en français.

Rocket.Chat présente les mêmes fonctionnalités que Slack et se positionne clairement en alternative au logiciel. Vous aimeriez voir apparaître une fonctionnalité supplémentaire ? Demandez-la sur GitHub.

Petit bonus : Rocket.Chat assure la traduction automatique instantanée de vos messages dans plus de 35 langues. Cette fonctionnalité existe également dans Slack, mais elle requiert l’installation d’un plug-in.

Si vous voulez passer à la version supérieure : logiciel gratuit

Intégrations notables : GitHub, Zapier

6. Twist

iOS | Android

outils collaboratifs

Selon TechCrunch, “Twist, c’est Slack, les distractions en moins“.

Doist, l’entreprise qui se cache derrière le logiciel Todoist, a gardé pour son logiciel Twist certaines des fonctionnalités essentielles de Slack, comme les fils de discussion, la recherche dans l’historique et des tonnes d’intégrations gratuites.

Twist présente une interface épurée très accessible d’après ses utilisateurs et la version gratuite inclut 5 GB de stockage de fichiers.

Les utilisateurs ne peuvent cependant effectuer leurs recherches que dans l’historique du dernier mois écoulé, ce qui peut être problématique pour une utilisation prolongée. De plus, Twist ne propose pas d’option de visioconférence ni de gestion documentaire, et n’est pas disponible en français. Il s’adresse donc plutôt aux PME ayant déjà trouvé les outils qui leur conviennent dans ces domaines.

Si vous voulez passer à la version supérieure : à partir de 5,50 euros par utilisateur par mois (les 2 premiers mois sont gratuits)

Intégrations notables : Appear.in, Bindle

7. uShare.to (HyperOffice Collaboration)

iOS | Android

outils collaboratifs

Ne vous y trompez pas : la version d’essai gratuite de uShare.to est en fait une version complète accessible indéfiniment. (L’information a été vérifiée avant la rédaction de cet article. Si elle n’est plus d’actualité, n’hésitez pas à nous le dire en commentaire.)

Si votre PME est dans la catégorie des entreprises de taille moyenne, jetez un œil à uShare.to. Sa version gratuite inclut 3 espaces de travail partagés, des réunions de 90 minutes et 5 GB de stockage.

La plateforme est principalement destinée aux compagnies d’assurances, aux professionnels de l’immobilier et aux sociétés de l’industrie automobile, des entreprises attentives à la discrétion et à la mobilité. C’est pourquoi uShare.to assure le cryptage SSL des données, l’identification à deux facteurs, l’authentification biométrique et la gestion des appareils.

Le logiciel propose peu d’intégrations et fonctionne sur la base d’un générateur d’applications pour les plug-ins (mais il intègre les incontournables de la gestion des ressources numériques comme Dropbox et Google Drive). Ceci dit, uShare.to n’a pas vraiment besoin d’intégrer des applications supplémentaires, car c’est un outil de communication et de productivité très complet avec ses calendriers, son répertoire de contacts, ses tâches, sa gestion documentaire et ses notes.

Pas encore de version en français.

Si vous voulez passer à la version supérieure : 50 $ par utilisateur par an (environ 4,16 $ par utilisateur par mois)

Intégrations notables : OneDrive, Box

8. Wimi

iOS | Android

outils collaboratifs

Wimi, éditeur de logiciel français, a décidé de rassembler le meilleur de Slack et des outils similaires pour créer son propre système de gestion de projets. Des poids lourds comme Sephora, Shazam ou Tesla lui font déjà confiance, preuve que l’application vaut le détour.

Wimi propose des Channels fils de discussion, un outil de vidéoconférence, des fonctionnalités documentaires avancées (versionnage de fichiers, flux d’approbation et étiquettes, notamment), une gestionnaire de tâches en mode agile et des calendriers partagés. Il offre aussi de nombreuses intégrations notamment avec Office 365, Google for Work, Dropbox, Box, One Drive et Zapier, ainsi qu’une API ouverte et l’authentification SAML V2.

Wimi est l’une des solutions les mieux évaluées par les utilisateurs, avec une note globale de 5/5.

La version gratuite de Wimi comprend des messages illimités et 10 GB de stockage, mais pour 3 participants seulement, une limite que vous pourriez rapidement atteindre.

Pour 9 euros par utilisateur par mois, cependant, vous pouvez accéder à 10 TB de stockage, à un nombre illimité de projets et d’invités et au partage de fichiers. Si la version gratuite vous plaît mais que vous en voudriez un peu plus, l’investissement en vaut la peine.

Si vous voulez passer à la version supérieure : 9 euros par utilisateur par mois (gratuit pour les utilisateurs invités)

Intégrations notables : Office 365, Google for Work

Alors, Slack ou pas Slack ?

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Die Top 8 der kostenlosen und Open Source Alternativen zu Dropbox

Unternehmen, ob groß oder klein, haben eine ganze Menge digitales Zeug.

Ich meine damit alles von Abrechnungstabellen über E-Mails, Kontakte oder Rechtsdokumente bis hin zu Rechnungen oder Business Cases.

Viele kleine Unternehmen nutzen kein gemeinsam genutztes oder cloudbasiertes Dateispeichersystem – ihre Dateien sind klein genug, um auf lokalen Rechnern gespeichert zu werden. Doch es kommt oft zu einem Wendepunkt, wenn …

  • Archivierungsanforderungen – manchmal gesetzlich vorgegeben – zu anspruchsvoll werden
  • Daten und Dateien nicht aus dem Büro an externe Stellen übertragen werden können – oder zu Mitarbeitern, die von zuhause arbeiten
  • unklar ist, in wessen Eigentum oder Verantwortung Dateien liegen, sodass Daten verloren gehen
  • das Teilen von Dateien, üblicherweise per E-Mail oder USB-Stick, wenig effizient und intuitiv ist
  • die geschäftliche Hardware Dateianforderungen nicht erfüllen kann

Die Dateispeicherung ist jedoch nicht immer günstig und oft ist es auch nicht unkompliziert, die richtige Software für die Datei- und Dokumentenverwaltung auszuwählen. Viele Unternehmen gehen direkt zu DropboxGartner zufolge „der bekannteste Anbieter für die Dateispeicherung und -freigabe in der Cloud, mit dem größten Nutzerbasis für Verbraucherdienste“.

„Am bekanntesten“ ist jedoch nicht zwingend gleichbedeutend mit „am besten für Kleinunternehmen“. Tatsächlich gibt es zahlreiche kostenlose Dropbox-Alternativen, die besser sind als das Original.

Alternativen zu Dropbox

Dropbox-Alternativen

Um das klarzustellen: Es gibt eine Menge, was Dropbox absolut richtig macht. Beim Durchsehen der zahlreichen kostenlosen oder Open-Source-Dateispeicherdienste fiel mir auf, dass Unternehmen tendenziell am meisten Wert auf die folgenden fünf Merkmale legen:

1. Kostenloser Speicherplatz

Der kostenlose Speicherplatz von Dropbox beginnt bei mageren 2 GB mit dem Potential, auf bis zu 18 GB upzugraden (Nutzer erhalten 500 MB je erfolgreiche Weiterempfehlung sowie einen Bonus, wenn sie Dropbox in den sozialen Medien empfehlen).

Auf der Suche nach Dropbox-Konkurrenten stellte ich fest, dass sehr viele kostenlose Speicherlösungen maximal 2 GB oder 5 GB anboten, daher legte ich das Minimum für diese Liste auf 10 GB fest. Dadurch fielen einige bekanntere Dateifreigabedienste wie SugarSync raus.

Lokal gehostete Optionen werden nur durch die Hardware-Funktionen beschränkt, daher fielen sie nicht unter diese Einschränkung.

2. Sicherheit

Dropbox nutzt bei der Übertragung deine Dateien die Netzwerkverschlüsselungsprotokolle Transport Layer Security (TLS) und Secure Sockets Layer (SSL) (TLS und SSL sind genaugenommen das Gleiche). Außerdem nutzt es den Advanced Encryption Standard (AES) für gespeicherte Dateien. AES ist so sicher, dass es sogar der erste öffentlich zugängliche Verschlüsselungsalgorithmus ist, den die NSA genehmigte und für den Schutz vertraulicher Regierungsinformationen verwendet.

All das bedeutet: Dropbox ist supersicher und Kleinunternehmen wünschen sich für ihren Dateispeicher bestimmt eine vergleichbare Sicherheitsstufe. Deshalb bieten alle hier empfohlenen Softwarelösungen eine TLS/SSL- und/oder AES-Verschlüsselung.

3. Mobile Apps

Dropbox bietet kostenlose Apps für AndroidiOS und Windows. Meine Anforderung an die hier genannten Empfehlungen war, dass sie mindestens eine kostenlose App für einen dieser Services bieten.

4. Funktionen für Zusammenarbeit und Freigabe

Eine der besten Dropbox-Funktionen ist die Möglichkeit, Dateien von Gerät zu Gerät und von Nutzer zu Nutzer zu übertragen. Sämtliche hier empfohlenen Programme bieten ebenfalls Freigabefunktionen.

5. Skalierbarkeit

Sofern du dich nicht für einen der nachfolgend genannten lokal gehosteten Open-Source-Dropbox-Konkurrenten entscheidest, ist es ziemlich wahrscheinlich, dass dein Unternehmen irgendwann ein Upgrade benötigt. Dropbox springt vom Gratiskonto auf Dropbox Plus für 99 € pro Jahr für 1 TB Speicherplatz. Die von mir genannten kostenlosen Dropbox-Alternativen müssen ähnlich skalierbar sein oder ein vollständig kostenloses System mit mehr als 100 GB Speicherplatz zur Verfügung stellen.

Mit all diesen Bedingungen im Kopf habe ich Hunderte Dateispeicherdienste verglichen und landete schließlich bei den acht kostenlosen oder Open-Source-Dropbox-Alternativen, die es in diese Liste geschafft haben. Sie sind alphabetisch geordnet, da jedes kostenlose Dateispeichersystem andere Vorteile bietet.

  • 1. Box
  • 2. Cloudup
  • 3. Google Drive
  • 4. hubiC
  • 5. Nextcloud 12
  • 6. pCloud
  • 7. Seafile
  • 8. Zoho Docs

1. Box

Alternativen zu Dropbox Box

Wenn es um die Dateifreigabe geht, gibt es wahrscheinlich keinen größeren Dropbox-Konkurrenten als Box. Beide Produkte sind sich unglaublich ähnlich: Beide bieten eine intuitive Dateispeicherung und -freigabe über eine öffentliche Cloud, beide bieten eine hohe Dateisicherheit und beide können mühelos als Online-Geschäftszentrum dienen.

Die Hauptkunden von Box sind Unternehmen, während Dropbox sich hauptsächlich an Verbraucher richtet. Daher vermarktet sich Box gelegentlich als Projektmanagement-Löung inklusive Funktionen zu Aufgaben und Diskussionen rund um relevante Dateien. Außerdem gibt Box an, den Sicherheitsanforderungen diverser globaler Compliance-Vorschriften zu genügen, darunter HIPAAPCIFINRA 17a-4 und FedRAMP.

Auch die Verwendung von Box und Dropbox ist sehr ähnlich: Zieh einfach Dateien in die Anwendung und sie werden hochgeladen. Anders als bei Dropbox bietet die kostenlose Variante von Box jedoch auch eine Integration von beliebten Programmen wie Google Apps, Office 365 und Outlook sowie erweiterte Dateifreigabefunktionen wie granulare Berechtigungseinstellungen, benutzerdefinierte URLs und diverse eigene Add-ons wie Box Capture, Box Assured und Box Notes.

Kostenloser Speicher

10 GB

Sicherheit

SSL/TLS, zweistufige Authentifizierung und 256-Bit-AES

Mobile Apps

Android (4,2 Sterne)

iOS (2,9 Sterne)

Windows Phone (4,0 Sterne)

Zusammenarbeitsfunktionen

  • Kommentare
  • Dokumentenvorschau
  • Integrationen
  • Notiztools
  • Berechtigungseinstellung
  • Dateifreigabe
  • Aufgaben

Preise

Für die erste Upgrade-Stufe gibt es zwei Möglichkeiten: Individuelle Benutzer können für 9 € (10 USD) im Monat ein Upgrade für 100 GB Speicherplatz durchführen. Auch Unternehmen können für nur 4,50 € (5 USD) im Monat auf 100 GB upgraden, doch dieses „Starter“-Paket erfordert mindestens drei Nutzer.

Vorteile

  • Der Fokus auf die Zusammenarbeit macht Box zur erstklassigen Wahl für kleine Teams
  • Dateisicherheit auf Unternehmensebene
  • Die Gratisversion bietet Zugriff auf den Standard-Kundensupport

Nachteile

  • Keine Versionskontrolle in der Gratisversion
  • Keine kostenlosen Optionen zur Speichererweiterung (Dropbox-Nutzer können zusätzlichen Speicherplatz „verdienen“)
  • Langsame und unzuverlässige iPhone- und iPad-Apps

2. Cloudup

Alternativen zu Dropbox CloudUp

Wenn du nach einer benutzerfreundlichen Dropbox-Alternative suchst, die viel Gratis-Speicherplatz bietet und den Schwerpunkt auf die Dateifreigabe legt, könnte Cloudup das Richtige für dich sein.

Cloudup verhält sich zu Dropbox wie Instant Messaging zu E-Mails: Es ist schneller und einfacher, aber bietet nicht die Kennzeichnung und Infrastruktur, die viele an Dropbox schätzen. Stattdessen erstellt Cloudup automatisch ein Bild aller gehosteten Dateien – ob Dokumente, Musikdateien oder Filme – und stellt sie in einer Pinterest-ähnlichen Übersicht dar.

Cloudup nutzt einen einfachen Drag-and-Drop-Upload und ermöglicht es Nutzern, beim Arbeiten direkt Dateilinks zu senden – eine Funktion, die Dropbox nicht bietet. Die Datei-Uploadgröße ist auf 200 MB beschränkt, doch Cloudup bietet seinen Nutzern bis zu 200 GB Gratis-Speicherplatz und ist somit eine der größten verfügbaren kostenlosen Dateifreigabe- und Speicheroptionen.

Das ist allerdings auch schon alles: Es gibt keine Versionskontrollen oder Kommentarfunktionen und auch keine Upgrademöglichkeit auf mehr Speicherplatz, sodass du deine Dateien an einen anderen Anbieter übertragen musst, falls du einmal allen Speicherplatz aufgebraucht hast. Cloudup ist hervorragend für Freiberufler und Unternehmen, die nicht planen, über fünf Mitarbeiter hinauszuwachsen, doch danach wird es schwierig.

Kostenloser Speicherplatz

200 GB

Sicherheit

SSL/TLS

Mobile Apps

Android (4,3 Sterne)

Zusammenarbeitsfunktionen

  • Dokumentenvorschau
  • Dateifreigabe
  • Visuelle, teilbare „Streams“

Preise

Kostenlos

Vorteile

  • Tolles Design und angenehmes Benutzererlebnis
  • Unheimlich intuitiv: Wer Drag and Drop beherrscht, kann auch diesen Service nutzen
  • Passwortschutz für „Streams“ (im Grunde visuelle Ordner) verfügbar

Nachteile

  • Datei-Uploadgröße ist auf 200 MB beschränkt
  • Keine Skalierungsmöglichkeiten: am besten für Freiberufler geeignet
  • Support ist auf Twitter und E-Mail beschränkt

3. Google Drive

Alternativen zu Dropbox Drive

Während einige andere beliebte Dropbox-Konkurrenten wie OneDrive und Sync durch die Anforderungen für diese Liste herausfielen, durfte Google Drive bleiben. Wenn du bereits andere Google-Apps wie Gmail verwendest, ist es oft eine naheliegende Wahl, auch die Dateispeicherungs- und -freigabeoptionen zu nutzen.

Sobald du ein Google-Konto erstellt hast, kannst du über deinen Browser, dein Smartphone oder die App auf Google Drive zugreifen. Du kannst ganz wie auf deinem Desktop Ordner erstellen und das Favoriten- und Kennzeichnungssystem nutzen, um dich zu organisieren. Auch wenn sie erstaunlicherweise noch nicht so robust ist wie die Google-Suchmaschine, bietet Google Drive auch eine Suchfunktion, falls du einmal eine Datei vermisst.

Nutzer können Dateien auf Google Drive privat oder öffentlich teilen. Jeder Google-Dateityp (wie Google Sheets, die kostenlose Tabellenkalkulations-App, oder Google Docs, das Gratis-Textverarbeitungsprogramm) bringt außerdem diverse Erweiterungen mit sich, du kannst also alles an deine Bedürfnisse anpassen.

Kostenloser Speicherplatz

15 GB und unbegrenzter Fotospeicher mit niedriger Auflösung

Sicherheit

SSL/TLS, zweistufige Authentifizierung und 256-Bit-AES

Mobile Apps

Android (4,3 Sterne)

iOS (4,7 Sterne)

Zusammenarbeitsfunktionen

  • Kommentare
  • Digitale Signatur
  • Dokumentenbearbeitung
  • Dokumentenvorschau
  • Notizeingabe
  • Berechtigungstools
  • Zahlreiche Add-on-Apps wie WordPressPandaDoc und MindMeister
  • Dateifreigabe
  • Aufgaben
  • Versionsverlauf

Preise

Upgrades ab 1,99 €/Monat für 100 GB Speicher oder 1 TB für 9,99 €/Monat

Vorteile

  • Beliebte Systeme, einfache Synchronisation mit Drittanbietern
  • Durchsuchbares, benutzerfreundliches Content Management System
  • Beliebte mobile Apps für Android und iOS

Nachteile

  • Dateien, die nicht zu den Google-Apps gehören, können nicht direkt bearbeitet werden
  • Gmail zählt zum gesamten begrenzten Dateispeicher
  • Niedrigere Upload-Geschwindigkeit als Dropbox

4. hubiC

Alternativen zu Dropbox hubiC

Falls du unter anderem deshalb nach einer Dropbox-Alternative suchst, weil du eine sichere Lösung außerhalb der Vereinigten Staaten (und der Reichweite der NSA) willst, solltest du einen Blick auf hubiC werfen. hubiC ist eine neuere französische Plattform und Geek.com nennt sie „die Offshore-Dropbox-Alternative, auf die ihr gewartet habt“.

Das Erste, was Nutzern beim Vergleich zwischen hubiC und Dropbox auffällt, ist die große Menge an Gratis-Speicherplatz, die hubiC bietet: Die Gratisversion bietet ganze 25 GB mit der Option, auf 2,5 TB kostenlosen Speicherplatz upzugraden, nur indem du Freunde zum Service einlädst. Das ist mehr als tausend Mal mehr Gratis-Speicherplatz, als Dropbox bietet. Und nicht nur das: hubiC hat keine Begrenzung der maximalen Dateiuploadgröße und kann als komplettes Backup für deinen Computer dienen.

Auch wenn hubiC zweifellos ein herausragendes Dateifreigabe- und Speichertool ist, bietet es dennoch relativ wenig Funktionen. Am auffallendsten ist, dass jeder Link zu Benutzerdateien ein Ablaufdatum hat und hubiC-Nutzer jedes Mal einen neuen Link erstellen müssen, wenn eine Datei geändert wird (die Änderungen werden nicht automatisch angezeigt). Es ist kein Passwortschutz verfügbar, du solltest also aufpassen, an wen du deine Dateien freigibst.

Kostenloser Speicherplatz

25 GB, potentiell bis zu 2,5 TB

Sicherheit

SSL/TLS, Daten werden in drei Rechenzentren gehostet

Mobile Apps

Android (3,7 Sterne)

iOS (4,0 Sterne)

Windows Phone (4,2 Sterne)

Zusammenarbeitsfunktionen

Preise

Upgrades ab 1 €/Monat für 100 GB Speicher oder 10 TB für 5€/Monat

Vorteile

  • Großzügige kostenlose Speicheroptionen und unglaublich niedrige Upgradekosten
  • Keine Einschränkungen für Dateitypen
  • Keine Begrenzung der Datei-Uploadgröße

Nachteile

  • Keine direkte Kontaktmöglichkeit zum Support
  • Geteilte Links werden bei neuen Dateiversionen nicht automatisch aktualisiert; bei jeder Änderung wird ein neuer Link benötigt
  • Die Linkfreigabefunktionen von hubiC sind zwar sicher, aber gleichzeitig fehlen grundlegende Sicherheitsfunktionen wie ein Passwortschutz

5. Nextcloud 12

Alternativen zu Dropbox Nextcloud

Nextcloud 12 ist der neue Dateifreigabe-Liebling der Tech-Community: Es ist Open Source, kostenlos, sicher und erstaunlich benutzerfreundlich bei einer Vielzahl an angebotenen Funktionen. Auch wenn das Tool erst 2016 veröffentlicht wurde (als Ableger eines weiteren kostenlosen Dropbox-Konkurrenten, ownCloud), haben bereits zahlreiche Technikseiten wie TechRepublicZDNet und CIO positiv darüber berichtet. Ich könnte mir gut vorstellen, dass Nextcloud innerhalb der nächsten Jahre genauso zum Synonym für Dateispeicher wird wie Dropbox.

Nextcloud zieht drei Arten von Nutzern an: diejenigen, die großen Wert auf Sicherheit legen, diejenigen, die ein großes Skalierungspotential suchen, sowie Fans von anderen Open-Source-Projekten wie Collabora Online.

Nextcloud kann auf den meisten LAMP- (Linux, Apache, MySQL, PHP) oder LAMP-äquivalenten Servern ausgeführt werden. Das bedeutet, dass du höchstwahrscheinlich deinen aktuellen Web-Host für deine Nextcloud-Installation nutzen kannst. Falls nicht, kannst du einen der Managed Providers von Nextcloud nutzen. Privatanwender können die Nextcloud Box nutzen (80 USD + Pi), eine kostengünstige, Raspberry Pi-basierte Lösung für das einfache und sichere Selbsthosting.

Wie Google bietet auch Nextcloud eine erstaunliche Zahl an Add-ons: Dein Kleinunternehmen kann Nextcloud beispielsweise für Kommunikationsfunktionen wie Videoanrufe, Projektmanagement-Funktionen wie die Aufgabenverwaltung und Vertriebsfunktionen wie die Kontaktverwaltung nutzen. Auch wenn Nextcloud eindeutig keine All-in-One-Lösung ist (aber wer möchte das überhaupt?), stellen seine kostenlosen Funktionen auf Unternehmensebene eine ernsthafte Konkurrenz für Dropbox dar.

Kostenloser Speicher

Je nach Hosting-Plan

Sicherheit

SSL/TLS, zweistufige Authentifizierung und 256-Bit-AES

Mobile Apps

Android (4,3 Sterne)

iOS (4,5 Sterne)

Windows Phone (keine Bewertung verfügbar)

Content Management

Private Cloud, Drag-and-Drop-Dateispeicherung, Ordner, Suche

Preise

Nextcloud bietet Enterprise-Support ab 1.900 € pro Jahr. Das gibt dir Zugang zu „core engineers“ und Sicherheitsberatern, Support für deine benutzerdefinierten Anwendungen und eine SLA für drei Geschäftstage.

Vorteile

  • Großer Funktionsreichtum für einen kostenlosen Dateifreigabe- und Speicherdienst
  • Setzt Ressourcen für Sicherheitsfunktionen auf Unternehmensebene ein
  • Einige Zusammenarbeitsfunktionen wie Tagging und Kommentare zu Dateien

Nachteile

  • Abgesehen von Foren und IRC-Chatkanälen steht der Support nur zahlenden Enterprise-Kunden zur Verfügung
  • Zwar sind zahlreiche Add-ons verfügbar, doch nur wenige sind in den mobilen Nextcloud-Apps ästhetisch ansprechend, benutzerfreundlich und funktional

6. pCloud

Alternativen zu Dropbox pCloud

Falls du nach einem wahren Dropbox-Doppelgänger mit etwas mehr Gratis-Speicherplatz und vielleicht ein paar Extrafunktionen suchst, ist pCloud wahrscheinlich das Beste, was du finden kannst. Diese Dropbox-Alternative ist erst seit 2013 auf dem Markt, aber verfügt bereits über sechs Millionen Nutzer und eine Menge positiver Pressestimmen und ist somit ein ernsthafter Anwärter auf eine weite Verbreitung innerhalb der nächsten Jahre.

Die viele Aufmerksamkeit verdankt pCloud seinen robusten Funktionen und seiner hohen Sicherheit. So erhalten beispielsweise bereits kostenlose Konten Funktionen zur Dateiversionierung, Wiederherstellung gelöschter Dateien, Audio- und Videowiedergabe und Remote-Downloads, was bei Dropbox alles nur nach einem Upgrade verfügbar ist.

Was die Sicherheit betrifft, bietet pCloud eine standardmäßige SSL/TLS-Verschlüsselung sowie mehrere Dateispeicherorte für jede hochgeladene Datei, um zu garantieren, dass deine Daten nie verloren gehen. Gegen eine kleine Gebühr (4,99 €/Monat) kannst du ein Upgrade auf pCloud Crypto durchführen, um eine Verschlüsselung zu erhalten, die Militärstandards entspricht.

pCloud ist sich so sicher, dass seine Daten niemals gehackt werden können, dass sie jedem, der sich ins System hackt, 100.000 USD bieten. Schon mehr als 2.800 Personen haben es versucht, aber bisher hatte niemand Erfolg.

Auch die Benutzerfreundlichkeit ist gegeben: Wenn du Dropbox nutzen kannst, kannst du auch pCloud nutzen – sowohl in der Cloud als auch lokal.

Kostenloser Speicherplatz

Neue Nutzer starten mit 10 GB freiem Speicherplatz, mit dem Potential, durch Teilen und Anmeldungen bis zu 20 GB zu erhalten.

Sicherheit

SSL/TLS

Mobile Apps

Android (4,3 Sterne)

iOS (4,0 Sterne)

Windows Phone (3,9 Sterne)

Zusammenarbeitsfunktionen

  • Kommentare
  • Dokumentenbearbeitung
  • Dokumentenvorschau
  • WordPress-Integration
  • Berechtigungseinstellungen
  • Dateifreigabe
  • Versionsverlauf

Preise

Upgrades ab 3,99 USD/Monat für 500 GB Speicher

Vorteile

  • Leicht einzurichten und zu verwenden
  • Viele attraktive Medienfunktionen wie HD-Video- und Audio-Player
  • Unbegrenzte Upload- und Download-Geschwindigkeiten (nur durch deinen Internetanbieter begrenzt)

Nachteile

  • Nutzer der Gratisversion können ihre Links nicht per Passwort schützen
  • Keine wirklichen Zusammenarbeitsfunktionen über die Dateifreigabe hinaus
  • Starter-Pakete bieten nur 10 GB Gratis-Dateispeicherplatz; es ist ziemlich mühsam, alle verfügbaren 20 GB zu „verdienen“.

7. Seafile

Alternativen zu Dropbox Seafile

Seafile ist sehr beliebt unter Cryptowährungsfans und Sicherheitsenthusiasten. 2016 berichtete Fortune, dass der in Peking ansässige Open-Source-Dropbox-Konkurrent sich von seinem einzigen Zahlungsdienstleister – PayPal – aus Sicherheitsgründen getrennt hat.

Dem Artikel zufolge ordnete PayPal „Seafile fälschlicherweise als Service für illegales Filesharing“ ein und verlangte, dass Seafile den Datenverkehr und die Dateien seiner Kunden auf illegale Inhalte überwachte und dem Zahlungsunternehmen detailgenaue Statistiken über die Arten von Dateien sendete, die über den Service synchronisiert wurden. Als Seafile dies verweigerte, lehnte PayPal – die einzige Zahlungsoption von Seafile – sie als Kunden ab.

Auch wenn die zwei Unternehmen ihre Beziehung schnell wieder aufnahmen (nachdem Seafile begann, in „ein deutsches Zahlungs-Gateway“ und Bitcoin zu investieren), gewann Seafile den Ruf, seinen Endbenutzern treu zu sein, selbst wenn das den Verlust von Einnahmen bedeutet.

Geld ist ohnehin nicht die wichtigste Triebkraft hinter Seafile. Bevor der Code interessierten Entwicklern zur Verfügung gestellt wurde, war Seafile das Lieblingsprojekt einiger Tsinghua-Studenten. Das kostenlose Open-Source-System bietet zahlreiche benutzerfreundliche Funktionen, die den Anforderungen vieler Kleinunternehmen gerecht werden. Die kostenlosen „Community“-Konten umfassen beispielsweise auch die Dateisynchronisation für mehrere Plattformen, mobile Apps und Versionskontrollen.

Falls dein Unternehmen klein genug ist (drei Nutzer oder weniger), schenkt dir Seafile sogar seine Professional-Version, die Dateisperren, Dokumentenvorschauen, Remote-Löschen und eine vollständige Suche für Textdateien bietet.

Anders als andere beliebte Open-Source-Dateispeichersysteme (wie Syncthing) lässt sich Seafile erstaunlich einfach einrichten und verwenden. Nach dem Download der Drive- und Synchronisierungs-Clients für Linux, Windows oder Mac musst du nur noch die ausführliche Anleitung auf der Website befolgen. Nun kannst du all deine Informationen mit bis zu 25 deiner Kollegen auf demselben Server teilen.

Kostenloser Speicher

Lokal

Sicherheit

Zweistufige Authentifizierung und 256-Bit-AES

Mobile Apps

Android (4,2 Sterne)

iOS* (4,0 Sterne)

* Nur bei Pro-Paketen

Zusammenarbeitsfunktionen

  • Prüfprotokoll
  • Kommentare
  • Dokumentenbearbeitung
  • Dokumentenvorschau
  • Berechtigungskontrollen
  • Dateifreigabe
  • Versionsverlauf

Preise

Upgrades ab 100 USD/Jahr für 9 Nutzer. Darüber hinaus berechnet Seafile 48 USD pro Nutzer und Jahr. Preisreduktionen sind für öffentliche Einrichtungen und Bildungseinrichtungen verfügbar

Vorteile

  • Benutzerfreundliches Open-Source-Dateispeichersystem
  • Gratisnutzer erhalten immer noch SSO mit Shibboleth
  • Nutzer können ein virtuelles Laufwerk nutzen und somit prinzipiell ihren lokalen Festplattenspeicher auf ihr Laufwerk auf dem Seafile-Server ausweiten

Nachteile

  • Wenige Kommunikationsfunktionen wie Kommentare zu Dateien
  • Support ist nur per E-Mail verfügbar
  • Die Zahl der Funktionen für Gratisnutzer ist gering im Vergleich zur Professional-Version

8. Zoho Docs

Alternativen zu Dropbox Zoho Docs

Bei Zoho denken die meisten zunächst nicht an die Dateispeicherung: Die Marke ist deutlich bekannter für ihre Customer Relationship Management– oder Fakturierungssoftware, aber dennoch solltest du Zoho Docs als gangbare Dropbox-Alternative in Betracht ziehen, insbesondere wenn du ein kleines Team hast.

Gratisnutzer von Zoho Docs können sich besonders darauf freuen, dass die Software 5 GB Gratis-Speicherplatz pro Nutzer bietet, mit einem Maximum von 25 GB. Dennoch können bis zu 25 Nutzer das System verwenden. Das macht den Filesharing-Service von Zoho ideal für kleine Teams, zumal es einige eindrucksvolle Zusatzfunktionen gibt, zum Beispiel ein hohes Limit für kostenlose Dateiuploads (1 GB), E-Mail-Integration, Dropbox-Integration (falls du einfach beides haben musst), integrierte Dateibearbeitungsfunktionen, einen Versionsverlauf, Tagging, Zugriffskontrollen und sogar digitale Signaturen.

Zoho kann ganz intuitiv benutzt werden: Lade einfach das Zoho Docs Sync-System herunter und ziehe alle Dateien hinein, die du teilen möchtest. Die Gratisversion bietet Zugriff auf Funktionen wie einen Chat in der Anwendung sowie administrative Steuerfunktionen: Zoho Docs hat also durchaus das Potential, zum alleinigen Dateispeicher in deinem Unternehmen zu werden.

Allerdings unterstützt Zoho Docs nicht alle Dateitypen. Es unterstützt übliche Unternehmensdateien wie Dokumente, Präsentationen, Tabellenkalkulationen, Audio- und Videodateien, aber bietet keine Spezialfunktionen für das Hosting von branchenspezifischen Dateien wie AutoCAD (.dxf), Photoshop (.psd) oder Microsoft Project (.mpp). Bevor du in Zoho Docs investierst, solltest du dich vergewissern, dass es alle Dateitypen unterstützt, die du benötigst.

Kostenloser Speicher

Bis zu 25 GB

Sicherheit

SSL/TLS

Mobile Apps

Android (4,0 Sterne)

iOS (2,5 Sterne)

Zusammenarbeitsfunktionen

  • Kommentare
  • Digitale Signatur
  • Dokumenten-Check-in und -Check-out
  • Dokumentenbearbeitung
  • Dokumentenvorschau
  • Dropbox-Integration
  • Notizeingabe
  • Berechtigungseinstellungen
  • Dateifreigabe
  • Versionsverlauf

Preise

Upgrades sind ab 5 USD und 100 GB Speicher pro Nutzer und Monat verfügbar.

Vorteile

  • Benutzerfreundliches System von einer etablierten Marke
  • Hervorragend für Teams, die Dokumente gleichzeitig bearbeiten wollen
  • Viele nützliche Bonusfunktionen, z. B. bis zu 25 Versionen des Versionsverlaufs

Nachteile

  • Nicht alle Dateitypen werden unterstützt
  • Unzuverlässige iPhone- und iPad-Apps
  • Einige Dateibearbeitungsdienste wie Zoho Show sind nur mit Internetverbindung verfügbar

Welche Alternativen zu Dropbox nutzt du, um all das „Zeug“ deines Unternehmens zu speichern?

Millionen von Benutzern verlassen sich auf diese sieben Optionen, um ihre Dateien zu verwalten – aber das heißt nicht, dass eine davon zwangsläufig die Richtige für dich ist. Lass es mich wissen: Was nutzt du selbst? Warum hast du dich dafür entschieden? Oder, falls du eine Vorliebe für Bezahloptionen hast: Welches System ist sein Geld wert?

Erzähl es in den Kommentaren!

Google Apps vs. Office 365 vs. Zoho Docs: ein Vergleich von Produktivitätstools für kleine Unternehmen

Google Apps vs. Office 365 vs. Zoho Docs

Die Zeiten sind längst vorbei in denen man mit seinem Office-Paket lediglich nur ein paar Worte formatieren, einfache Kalkulationen oder ein paar Gliederungspunkte in einer Präsentation erstellen konnte. Es gibt jetzt einige raffinierte und cloud-basierte Kollaboration– und Produktivität-Apps, die mobil genutzt werden können – ideal für die heute weltweit verteilten, rund um die Uhr arbeitenden Mitarbeiter.
Wir haben einen Blick auf drei der marktführenden Apps geworfen. Mit einem Vergleich von Microsoft Office 365G Suite und Zoho Docs können wir hoffentlich die Qual der Wahl für dein Unternehmen etwas erleichtern.

Zur Info: Für den Vergleich nutzen wir hauptsächlich die Office 365 Business Version (hinsichtlich der Funktionen), aber es gibt auch andere Kostenpläne für Enterprises und Bildungseinrichtungen. Wir fokussieren uns ebenfalls auf die Business Version von Google’s G Suite. Die im Text verwendeten Informationen zu Bewertungen der Tools stammen von Capterra und dessen Partnerseiten Software Advice und GetApp.

Für den Vergleich haben wir folgende Punkte betrachtet:

  • Kosten
  • Für wen es sich eignet
  • Funktionen
  • Mobile Apps
  • Integrationen
  • Einrichtung
  • Kundenservice

Kosten

Schauen wir als Erstes auf den wichtigsten Faktor für jedes Unternehmen: Die Kosten. Nur um klarzustellen: Jede App bietet eine kostenlose Version für die private Nutzung und kostenlose Testversionen an. Bist du jedoch auf der Suche nach mehr geschäftsorientierten Funktionen, dann willst du vielleicht in ein monatliches oder jährliches Abo investieren.

G Suite

G Suite bietet im Moment zwei Versionen an. Die Basisversion kostet €4 pro Nutzer und Monat, während die Business-Version für €8 pro Nutzer und Monat erhältlich ist. Kostenpläne für Enterprises sind auf Anfrage erhältlich. Nutzer können jederzeit hinzugefügt oder entfernt werden. Google hat früher eine kostenlose Version von G Suite für kleine Unternehmen angeboten, was jedoch nicht mehr der Fall ist.

Eine kostenlose Testversion kann für 14 Tage, mit Hinterlegung einer Kreditkarte, ausprobiert werden.

G Suite Kostenpläne

Office 365

Microsoft bietet eine Vielzahl an verschiedenen Kostenplänen für Unternehmen an. Die Standard Office 365 Version kostet €8.80 pro Nutzer und Monat bei jährlicher Bezahlung und €10.50 pro Nutzer und Monat bei monatlicher Bezahlung. Weiterhin gibt es die Office 365 Business Essentials Version, die €4.20 pro Benutzer und Monat im Jahresabonnement und €5.10 pro Benutzer und Monat im Monatsabonnement kostet.

Office 365 Kostenpläne

Der Bewertung von Serge Simard zufolge, ist die Entscheidung zwischen den verschiedenen Kostenplänen kompliziert: “Der Kauf hat eine Weile gebraucht, da die verschiedenen Lizenzen komplex sind. Die Lizenzen E3/E5 sind großartig und beinhalten alles. Aber für kleinere Unternehmen (kleineres Budget) muss die Anschaffung von Business Premium und Pro Plus Lizenzen gut geplant werden, da es Einschränkungen für den Fernzugriff (Remote-Desktop) gibt.”

Office 365 Business bietet eine 30-tägige Testversion an, ohne dass eine Kreditkarte für die Anmeldung benötigt wird. Nutzer können Kostenpläne innerhalb der Anwendung upgraden. Es sind jedoch keine Informationen darüber verfügbar, wie man Kostenpläne downgraden kann.

Zoho Docs

Zoho Docs ist die erschwinglichste Lösung und bietet eine kostenlose Version für Teams bis zu 25 Nutzern und mit begrenzten Funktionen an. Die Standard-Version kostet €5 pro Nutzer und Monat und €8 für die Premium-Version pro Nutzer und Monat.

Zoho Docs Kostenpläne

Es gibt eine kostenlose 15-tägige Probeversion von Zoho Docs, bei der keine Hinterlegung der Kreditkarte benötigt wird.


Für wen eignet es sich?

Abhängig von der Größe deines Unternehmens – ob du Freiberufler bist, ein kleines oder großes Unternehmen hast – eignen sich manche Produktivitätstools besser als andere. Es lohnt sich einen Blick auf den Vergleich der Funktionen von Google Apps for Work, Office 365 for Business und Zoho Doc zu werfen, um genau zu verstehen, welche Funktionen von der jeweiligen Preisstufe angeboten werden.

G Suite

Die Kostenpläne von G Suite sind klar. Für kleine Unternehmen, die sich nicht mit komplizierten Preis- und Fuktionslisten rumschlagen wollen und dessen Mitarbeiter bereits vertraut mit den Google Produkten sind, ist G Suite eine gute Wahl.

Office 365

Mit einem großen Angebot an Optionen und Kostenplänen (so wie die Möglichkeit monatlich und jährlich zu bezahlen), ist Microsoft’s Cloud-Software für Unternehmen jeder Größe geeignet.

Office 365 bietet zusätzlich zu den Cloud-Produkten auch On-Permise-Lösungen an.

Zoho Docs

Zoho Docs ist eine attraktive Wahl für kleine Unternehmen, da das Tool kostenlos für bis zu 25 Nutzer ist. Ebenfalls wurden die Produkte des Unternehmens speziell für kleine Unternehmen entwickelt. Alle Versionen beinhalten das Zoho Office Suite, welches aus Zoho Writer, Zoho Sheets und Zoho Show besteht.

Die kostenlose Version bietet seinen Nutzern jedoch nur wenige Funktionen, z.B. ist keine integrierte E-Mail enthalten.


Funktionen

Office 365, G Suite und Zoho Docs sind ähnliche Produkte mit ähnlichen Funktionen. Daher werfen wir einen Blick auf die Funktionen, die herausstechen (oder durchfallen).

G Suite

Google hat bereits eine Liste mit geplanten Updates von Funktionen in 2017 veröffentlicht. Eines der signifikantesten Updates beinhaltet die schlaue Antwort (Smart Reply) von Gmail, welche geläufige Antworten auf E-Mails automatisiert. Die Antworten sind kundenspezifisch und basieren auf deiner E-Mail Historie (bereits erhältlich). Hangouts Meet bekommt ebenfalls neue Funktionen wie z.B. 50 Personen Meetings und die automatische Speicherung von Anrufen in Google Drive.

Swapnil Desai, Growth Hacker bei Zelican Infotech (ein SaaS Unternehmen) sagt über G Suite’s Funktionen: “Du bekommst all die großartigen Vorteile von Gmail wie den Spamfilter und die präzise Suchfunktion, um archivierte E-Mails einfach zu finden. Informationsaustausch ist überall. Du kannst ein Google Dokument zeitgleich bearbeiten während ein anderer Mitarbeiter Änderungen durchführt. Auch der geteilte Kalender ist eine schöne Sache.“

Office 365

Microsoft stellt monatliche Updates für das Office 365 bereit. Einige der neusten Verbesserungen beinhalten eine intelligente Aufgabenmanagement-App (To-Do genannt) sowie Add-ons für Outlook mit der Fähigkeit, Aufgaben in Wunderlist (jetzt ein Produkt von Microsoft) zu erstellen und E-Mail Antworten mit Boomerang nachzuverfolgen.

Dieses Jahr wurden ebenfalls zwei neue Produkte innerhalb von Office 365 angekündigt:

Microsoft Bookings – eine individualisierbare Internetseite, auf der Kunden freie Tage und Zeiten finden und Termine buchen können.

Outlook Customer Manager (kostenlos für die Office 365 Business Premium Version) – ein CRM-System für kleine Unternehmen, welches Kundeninteraktionen, Aufgaben und Geschäfte an einem Ort anzeigt.

Zoho Docs

Zoho Docs hat nicht gerade den größten Funktionsumfang unter den drei Tools und konkurriert nicht auf demselben Level wie Microsoft und Google. Zoho Docs gleicht allerdingt den Mangel an Funktionen mit Bedienkomfort (und Preis) wieder aus.

Hier ein paar raffinierte Funktionen von Zoho Docs:

  • Der Zugriffsstatus zeigt an, wie viele Mitarbeiter ein von dir geteiltes Dokument geöffnet haben.
  • Der Eigentümer eines Dokuments kann gewechselt werden.
  • Ein Dokument kann vom Scanner in deinen Zoho Docs Account gesendet werden, ohne dass du dich einloggen musst.
  • Du kannst ein Gruppen-Pseudonym erstellen und Dokumente nur mit Gruppenmitgliedern teilen.

Der Speicherplatz weißt allerdings Mängel auf. Bewertungen zeigen, dass kleinen Unternehmen der 1GB Speicher der kostenlosen Version nicht ausreicht. Die Standard und Premium Version haben mehr Speicherplatz.


Integrationen

Wie bereits erwähnt, ist der Verlass auf Microsoftprodukte unter den Großunternehmen ein Hauptgrund für die Nutzung von Office 365. Wie sieht es jedoch mit kleinen Unternehmen und Start-ups aus? Wie gut schlagen sich G Suite, Office 365 und Zoho Docs auf dem Gebiet der Integrationen?

G Suite

Es ist schwierig, Tools zu finden, die nicht angeben mit G Suite zu integrieren. Sogar Zoho Docs nennt die Integration mit G Suite als wichtiges Verkaufsargument.

Google integriert mit den meisten gebräuchlichen CRM, Produktivität, Marketing, Personal und Kundenservice Tools. Wichtige Integrationen sind z.B. Asana, Xero, Freshdesk und Slack.

Office 365

Eins von Microsofts stärksten Verkaufsargumenten ist, wie reibungslos die verschiedenen Produkte zusammenarbeiten und wie weit das Angebot an Cloud-Lösungen reicht. Microsoft bietet von Kundenservice-Software über CRM und Webdesign zu IT-Management alles an. Office integriert, wie auch G Suite, mit einer großen Anzahl an Programmen.

Weiterhin gibt es die Office 365 API, welche Integrationen einfach macht.

Zoho Docs

Microsoft hat sein eigenes integriertes Programm-Ökosystem. Das Gleiche gilt für Zoho (jedoch nicht mit der gleich hohen Bekanntheit). Das Unternehmen verfügt über eine Vielzahl an nutzvollen Partnerprodukten, wie Zoho CRM, Zoho Reports, Zoho Projects und vielem mehr.

Zoho Docs bietet weiterhin ein paar APIs, die weitere Integrationen unterstützen.


Mobile Apps

Jede Cloud-Software, die heutzutage ihr Geld wert ist, hat eine mobile App. Für Mitarbeiter ist es wichtig, Excel-Tabellen auf dem Smartphone anzuschauen und Word Dokumente auf dem Tablet zu bearbeiten.

G Suite

Google bietet komplette und gut entwickelte Anwendungen für seine Android Plattform, mit separaten Apps für Docs, Sheets, Drive, Gmail, Kalender, etc. Google stellt die gleichen Apps auch für iOS bereit, mit Ausnahme der Kontakttools und der Cloud-Suche, mit der Nutzer die Google Tools durchsuchen können. Die Bewertungen der beiden Plattformen liegen im Durchschnitt bei 4 von 5 Sternen.

Windows Phone und Blackberry Nutzer können im mobilen Browser auf G Suite zugreifen.

Office 365

Microsoft bietet für seine Office 365 Versionen separate mobile Apps für Android, iPhone und Windows Phone Nutzer an. Die Apps beinhalten Premium Funktionen wie das Nachverfolgen von Änderungen, Ändern der Seitenausrichtung, Hinzufügen von Bildeffekten, Einfügen und Ändern von Grafikelementen, Nutzen von Pivot-Tabellen und die Bearbeitung von Audio/Video.

Zu den Office Apps gehören neben den mobilen Apps von Office 365 for Business auch SharePoint, Dropbox for Business und OneDrive for Business.

Zoho Docs

Zoho Docs bietet eine Android und iPhone App sowie eine Erweiterung für Chrome an. Die Meinungen über beide Apps in Google Play und im App Store sind sehr gemischt. Die Apps werden auf beiden Plattformen regelmäßig aktualisiert.


Einrichtung

G Suite

G Suite bekommt einen Daumen hoch von seinen GetApp Bewertern für seinen Konfigurationskomfort und schnelle Einrichtung.

Salesforce Analyst Bartley Doyle sagt: “Es gibt keine negativen Elemente in G Suite, es hat alles was man braucht. Es lohnt sich, G Suite auszuprobieren, da das Einrichten so einfach ist.”

Office 365

Hast du dich endlich für eine Office Version entschieden, ist das Einrichten an der Reihe. Dieses ist nicht ganz so einfach bei Office 365, vor allem nicht, wenn du die Hilfe von Microsoft benötigst.

Jonathan Jarvis, Besitzer von Jarvis Technologies sagt: „Office selber einzurichten kann schwierig sein und du willst vielleicht jemanden beauftragen, der dir hilft. Da es sich hierbei um Microsoft handelt, musst du mit dem berüchtigten technischen Support Ego kämpfen.“

Ein anderer Nutzer kommentiert: „Tutorial-Videos, die erklären wie Office 365 und Exchange eingerichtet werden, wären sehr hilfreich. Einige Kurzanleitungen hätten mir wahrscheinlich viel Zeit mit dem Kundensupport erspart.“

Zoho Docs

Einfachheit und Geradlinigkeit zeichnen Zoho Docs aus. Das trifft auch auf Zoho’s Set-up zu.

Ein Nutzer beschreibt Zoho Docs als: „einfach einzurichten und sehr geradlinig. Es gibt keine große Lernkurve beim Nutzen des Produkts, während das bei ähnlichen Produkten anders ist.“


Kundenservice

Ein Produkt einzuführen und einzurichten ist nur die halbe Miete. Probleme, die nach der Einrichtung entstehen müssen ebenfalls behoben werden. Dafür wirst du häufig die Hilfe vom Kundenservice benötigen.

G Suite

G Suites Kundenservice ist den Nutzerbewertungen auf Capterra und seinen Partnerseiten Software Advice und GetApp zufolge enttäuschend.

Geschäftsbesitzer Jeff Ryan nennt als Problem “den Mangel an solidem Telefonsupport”, während Ryan Hart, MBA, Marketingdirektor von Verified First sagt: „Google hat keinen guten Support, du bekommst nie jemanden ans Telefon.“

Salesforce Analyst Bartley Doyle sagt jedoch, dass G Suite “einfach zu nutzen und der Kundenservice gut und freundlich ist. Jedes Mal, wenn ich ein Problem hatte, habe ich innerhalb von Minuten eine Antwort bekommen.“

Office 365

Office 365 bekommt von GetApp Nutzern ganz unterschiedliche Bewertungen für seinen Kundenservice.

Victoria Anniston sagt, Microsoft hat einen: “schwachen Kundensupport”, während James Smith, Infrastruktur-Analyst bei Defaqto sagt: “Der Service lässt zu wünschen übrig. Business Nutzer und allgemeine Nutzer wandern bei Microsoft in denselben Topf. Also erwarte keinen Enterprise-Service, es sei denn, du bist bereit dafür zu bezahlen.“

Dan Reiland sagt allerdings, dass Microsoft einen: „exzellenten mobilen und web Kundensupport“ anbietet.

Zoho Docs

Vielleicht liegt es an der Unternehmensgröße, dass Zoho’s Kundenservice am besten in den Bewertungen auf GetApp abschneidet.

Ramin Sultanov sagt: „Der Preis ist angemessen, tolle Funktionen, welche in manchen Fällen besser als die von Google Docs sind und natürlich ist der Kundenservice hilfreich.“


G Suite vs. Office 365 vs. Zoho Docs: welches dieser Produktivitätstools bekommt deine Stimme?

Office 365 wird von den drei betrachteten Programmen am häufigsten aktualisiert und hat die meisten Funktionen. Allerdings liegt die Herausforderung darin, eine Version auszuwählen und das Tool einzurichten.

G Suite bietet schlankere Lizenzen an. G Suite ist auf die Cloud spezialisiert und fördert Zusammenarbeit, welches das Tool zu einem attraktiven Angebot macht.

Zoho Docs hat im Vergleich zu den beiden anderen Programmen nicht die meisten Funktionen. Jedoch bietet Zoho Docs in der kostenlosen Version bereits so einige Funktionen an, welches das Tool attraktiv für Freiberufler, Solopreneurs und kleine Unternehmen mit geringem Budget macht. Auch das Ökosystem von Zoho Docs ist ein Plus.

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