10 empresas de software en España a seguir en el 2021

10 empresas de software en España a seguir en el 2021

10 empresas de software en España a seguir en el 2021

Capterra ha seleccionado a 10 exitosas empresas de software B2B (negocio a negocio por sus siglas en inglés) con sede en España a las cuales hay que seguir de cerca durante el 2021. Son organizaciones que cubren distintas necesidades empresariales, desde gestión de viajes de negocios o administración de propiedades de alquiler vacacional hasta software de recursos humanos o de creación de formularios y encuestas

¿Por qué seguir estas empresas de software en España? Porque son compañías que van a la alza, sus programas han tenido buenas valoraciones en Capterra y los productos y servicios que ofrecen son utilizados a nivel internacional tanto por pymes como por grandes empresas e incluso de uso académico o personal.

La lista se presenta en orden alfabético y se ha elegido según los siguiente criterios:

  • La empresa tiene la sede en España.
  • El software de la compañía cuenta con un mínimo de 30 opiniones publicadas en Capterra durante los últimos dos años.
  • La calificación del software de la empresa es de 4 estrellas o más en Capterra.
  • La empresa fue fundada a partir del 2010.
  • El software de la empresa tiene un alto volumen de búsqueda en internet.

Ve al final del artículo para ver la metodología completa mediante la cual se hizo la selección de las empresas del artículo.

10 empresas de software B2B con sede en España a seguir en el 2021

BEWE Software

  • Empresa: BEWE Software
  • Software: BEWE
  • Fundador: Diego Ballesteros
  • Fundada: 2014
  • Sede: Madrid

BEWE es una solución para gestionar centros de belleza y wellness, tanto de uso interno como de cara al cliente. La plataforma permite llevar la contabilidad del centro, los stocks, el número de solicitud de servicios, cantidad facturada al día o en cierto periodo de tiempo, contador de interacciones con clientes por distintos canales, entre otras funciones.

Entre sus funcionalidades se encuentran: crear una app personalizada, posibilitar el pago online, gestionar el calendario de los centros y automatización de campañas de marketing y fidelización. Cuenta con la integración de Google Maps que vincula las búsquedas de internet con los centros de belleza y wellness de los clientes.

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Factorial

  • Empresa: Factorial
  • Software: Factorial
  • Fundadores: Jordi Romero y Pau Ramón
  • Fundada: 2016
  • Sede: Barcelona

Factorial es una plataforma basada en la nube de recursos humanos y planes de incentivos a empleados. El objetivo de este software es optimizar procesos y tareas administrativas. Está ideado para que las empresas tengan el control de la gestión de los datos de su plantilla.

La herramienta permite administrar vacaciones, bajas y ausencias, analizar datos internos, control de horarios y turnos, facilitar el reclutamiento de nuevos empleados, automatizar la generación de nóminas y contratos laborales, entre otras características.

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Hireflix

  • Empresa: Hireflix
  • Software: Hireflix
  • Fundador: Nacho González-Barros y Antonio González
  • Fundada: 2018
  • Sede: Barcelona 

Hireflix es un software de vídeo-entrevistas de trabajo asincrónicas, esto significa que el postulante recibe la invitación a una entrevista pregrabada y puede realizarla cuando mejor le convenga. La finalidad de esta plataforma es que los reclutadores puedan registrar más respuestas de candidatos en menos tiempo en comparación a si se tuvieran que hacer una a una.

La herramienta utiliza una interfaz de drag and drop para diseñar la entrevista, con ella también se pueden programar los mensajes y recordatorios (vía SMS y correo electrónico) a los candidatos, así como el seguimiento del proceso. Cuando las entrevistas se han grabado se pueden calificar en la misma plataforma. 

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iLovePDF

  • Empresa: iLovePDF
  • Software: iLovePDF
  • Fundador: Marco Grossi
  • Fundada: 2010
  • Sede: Barcelona

iLovePDF es una plataforma para gestionar de múltiples maneras archivos PDF, uno de los formatos más conocidos y usados actualmente. Con este software se puede editar, organizar, dividir, combinar, comprimir, optimizar y administrar la seguridad de este tipo de archivos. También tiene la funcionalidad de convertir otros formatos de archivo a PDF y viceversa, por ejemplo: JPG, Word, Excel, PowerPoint, HTML y PDF/A.

Este servicio está disponible como app de móvil, software de instalación local en el ordenador y mediante el navegador. Está enfocado tanto al uso educativo como en los negocios.

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Landbot

  • Empresa: Landbot
  • Software: Landbot
  • Fundadores: Cristobal Villar, Fernando Guirao y Jiaqi Pan
  • Fundada: 2015
  • Sede: Barcelona

Landbot es una plataforma para crear apps de chatbots por medio de una interfaz drag and drop. Está diseñado para que tanto principiantes como expertos puedan desarrollar chatbots personalizados para sus negocios. Sirve tanto para los procesos de asistencia al cliente como para generar nuevas oportunidades de clientes. .

Los chatbots que se construyen con esta herramienta se pueden implementar en una página web, una API, en WhatsApp o en Facebook Messenger. La app permite a los clientes conversar con un bot o con un humano, dependiendo sus necesidades. Los datos de las conversaciones se pueden almacenar y analizar en la misma plataforma pero también se puede compartir con otras herramientas para ser procesadas externamente, como un CRM o un ERP.

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Lodgify

  • Empresa: Lodgify
  • Software: Lodgify
  • Fundadores: Dennis Klett y Marco De Gregorio
  • Fundada: 2012
  • Sede: Barcelona

Lodgify es un software de gestión y cobro de alquiler de casas vacacionales. Con esta herramienta puedes crear una página web de la propiedad que quieres alquilar, incluye de forma gratuita el dominio y recursos ilimitados del servidor.

Este servicio se sincroniza con Airbnb, VRBO, Booking, Expedia, entre otras, de esta manera se pueden controlar las reservas y calendario de estos canales desde Lodgify. A su vez, posibilita el pago online con distintas pasarelas y en múltiples monedas. Está disponible en más de 190 países.

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Rentals United

  • Empresa: Rentals United
  • Software: Rentals United
  • Fundadores: Emil Majkowski, Vanessa de Souza Lage y James Burrows
  • Fundada: 2014
  • Sede: Barcelona 

Rentals United es un software basado en la nube con el que se gestionan distintos canales de alquileres de propiedades vacacionales. Desde esta plataforma se puede actualizar la disponibilidad, el precio, las fotos y la información de la propiedad en 40 canales distintos (generales o de nicho), incluidos AirBnB, Expedia y Booking, por mencionar algunos. 

El software también permite que los clientes realicen directamente una reserva por medio de páginas específicas, así como se tiene el control de las reservaciones, los mensajes y peticiones de los huéspedes, entre otras. 

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The Mail Track Company

  • Empresa: The Mail Track Company
  • Software: MailTrack
  • Fundadores: Eduardo Manchón y Nacho González-Barros
  • Fundada: 2013
  • Sede: Barcelona

MailTrack es un tracker de correos electrónicos para Gmail, esta herramienta hace seguimiento de los emails que se envían y notifica cuando el receptor los ha abierto, siguiendo el estilo del doble tic (✓✓) de WhatsApp, un tic ✓ significa que el email ha sido entregado y el doble tic ✓✓ que ha sido abierto. La herramienta indica cuándo fue la primera vez que se abrió el email y permite hacer campañas de email marketing. 

Cuenta con versión gratuita y versión Pro, esta última incluye más funcionalidades como integración con herramientas CRM, cuánta veces se ha abierto el correo, informes de seguimientos diarios, recordatorios, por mencionar algunas.

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Travelperk

  • Empresa: Travelperk
  • Software: Travelperk
  • Fundadores: Avi Meir, Javier Suarez, Ron Levin
  • Fundada: 2015
  • Sede: Barcelona 

Travelperk es una plataforma de gestión y reservas de viajes corporativos. En ella se centraliza la planificación de un viaje de negocios, buscar la disponibilidad, dentro el presupuesto establecido, automatización de facturas, así como muestra distintas opciones de medios de viaje: vuelos, trenes y coches de alquiler. 

La herramienta está diseñada para facilitar el trabajo tanto a los encargados de organizar los viajes como a los viajeros. Ofrece soporte de viaje 24/7 atendido por personas, en caso de cualquier incidencia.

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Typeform

  • Empresa: Typeform
  • Software: Typeform
  • Fundadores: Robert Muñoz y David Okuniev
  • Fundada: 2012
  • Sede: Barcelona

Typeform es una plataforma basada en la nube que sirve para crear encuestas o formularios. La idea de este producto es ir pregunta a pregunta, de manera informal para que la experiencia del encuestado sea más parecida a una charla entre amigos.

El software permite agregar elementos como fotos o vídeos que van reaccionando a las respuestas, agregando interactividad a la experiencia. El editor de Typeform presenta una interfaz de drag and drop para diseñar los cuestionarios. Se pueden utilizar plantillas creadas por Typeform o puedes hacerlas tu mismo desde cero. A la vez también permite integrar las encuestas con otras plataformas como MailChimp, Hubspot o Google Sheets.

Más información

¿Quieres saber más? Visita nuestro catálogo de software para empresas para descubrir y comparar productos.

Metodología
Las empresas presentadas en este artículo fueron seleccionadas siguiendo estos criterios:
  • Software de la empresa tiene 30 opiniones o más publicadas en los últimos dos años en Capterra
  • Cada software tiene 4 estrellas o más de calificación en Capterra
  • La empresa cuenta con una oficina central en España
  • La empresa fue fundada a partir del 2010 en adelante
  • El nombre del software de la empresa presenta un alto volumen de búsqueda (SV por sus siglas en inglés) en internet
Los productos se presentan en orden alfabético.

Managing Gen Z in the workplace: 5 tips to communicate effectively

tips to communicate with gen z in the workplace

Gen Z (also known as Generation Z or Centennials) was born after 1997 when technological innovation was at its peak, so they are digital natives who have never existed without smartphones. They shop using AR and VR, and social networks are their backyards—and that means they tend to seek out information on every decision they make. They have plenty of strength and social awareness to offer their employers, but what can you, as a business leader, do to earn that?  In this article, we provide 5 tips to effectively communicate with Gen Z in the workplace. 

tips to communicate with gen z in the workplace

Two-way communication in a digital world

This generation has an innate talent for digital communication. They can absorb information through several platforms at once, and that affects every industry and business department they engage with. They’re content-driven, so they expect to be informed by the people who employ them. Gone are the days when team-building exercises and monetary commissions were enough. The digital generation needs more substance than that.

They want to be educated, not just motivated. Gen Z in the workplace want their employers to invest in their improvement, so one-way discussions won’t cut it. Collaborative tools must encourage two-way connections across several mediums between team leaders and followers alike. Digital transformation has never been this profitable or important. With that in mind, what communication strategies should you be leveraging?

1. Accommodate shortened attention spans

Research shows that Gen Z has a  short attention span at eight seconds to Millennials’ twelve. That doesn’t necessarily mean business leaders need to say less in a shorter time frame. If you can control engagement, you can control attention. Immersive video conferencing technology is undergoing a resurgence as second-generation tools enter the workplace. The TikTok generation uses video the way Gen X once used Filofaxes, so communications leaders must maximise engagement through collaborative video-based tools like live chat software or video conferencing software.

2. Harness the new influencer model

Gen Z has grown up in the shadow of social media influencers. Businesses are starting to capture Gen Z’s attention through performative professionals. Experienced, prominent leaders can mentor hundreds of new employees at once through video-first integration. Your best in-house leaders can become your brand’s own influencers if you have video conferencing software at your side.

3. Focus on feedback and mentorship 

Gen Z’s business values revolve around a genuine interest in achieving their best work. Half say they need constructive criticism in order to succeed, but one in three claims they are more likely to continue working for a supportive manager. 

Fulfilling both of those needs simultaneously demands a delicate balance, and a mentorship model achieves it perfectly. Employee recognition software, 360 degree feedback software and feedback and reviews software are a good way for staff and leaders to provide feedback. It can communicate baseline expectations and raise feedback frequency in a supportive ecosystem. 

4. Utilise communication media

According to a survey, 65% of Gen Z prefers text-based communication over real-world conversation, but other surveys paint a different picture. A Yello study found that half of the digital generation prefers face-to-face connections. Gen Z needs to build relationships with its leaders, and face-to-face communication is as valuable as it’s always been. With Gen Z in the workplace, real-world channels need an open-door policy that encourages feedback, particularly about distressing situations like workplace harassment.

A Workforce Institute survey found that almost half of Gen Z employees want their leaders to hear their ideas and value their views. They are, in other words, not shy to share — a tendency that business leaders need to harness. Your communications technology should open up your channels of communication to ensure that the new generation has plenty of opportunities to share its skills.

5. Recognise the importance of social values

Gen Z’s values have been shaped by the Millennials who came before them, so they are socially aware and have strong principles so, in a sense, the easiest way to inspire Gen Z in the workplace is to give them the power to do their jobs well. 

They need authentic connections with brands and managers. Their loyalty is at a premium, as is work-life balance. It’s no wonder, then, that remote work schedules are becoming increasingly common. As the pandemic marches on, that trend is racing forward even faster. Businesses with remote workers have a 25% lower staff turnover rate. 

75% of employees would be more likely to stay with their current employer if they were allowed to work flexible hours. Collaboration tools are rising to that challenge, with performance monitoring tools following closely behind. That comes with new security demands. 

The youngest generation is looking for work that contributes to its desire to excel so discipline-focused boomer tactics just won’t do. Today’s employers must provide an opportunity for self-actualisation. Give them the power to raise your profits, and you give them work satisfaction. Your business is Gen Z’s opportunity to excel, and that can have a profound effect on your bottom line.

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Plantilla de criterios de comparación para elegir el software adecuado

Plantilla excel gratuita para comparar software

Plantilla excel gratuita para comparar software

Con la plantilla de criterios para comparar software de GetApp podrás elegir el producto que más se ajusta a las necesidades de tu empresa.

La adquisición de un nuevo software conlleva la inversión de una gran cantidad de tiempo y recursos. Es posible que tengas en mente un par de productos pero no sepas cómo decidirte por uno de ellos. También hay otros aspectos que debes tener en cuenta, como el presupuesto, los plazos de implementación, las opciones de atención al cliente o la seguridad de los datos. 

El proceso de evaluación para adquirir un software puede llegar a ser complicado. Por ese motivo, GetApp ha creado una plantilla de criterios de selección de software que te permite comparar las diferentes ofertas de proveedores, para que te decidas por el producto que mejor se ajusta a las necesidades de tu empresa. 

Esta plantilla te ayudará a comparar software empresarial, sea el que sea, desde una herramienta para colaboración de proyectos o un software CRM hasta software de inteligencia artificial.

Factores que hay que tener en cuenta al comparar software

La plantilla de evaluación de software facilita la valoración de los productos que se han seleccionado previamente en función de los siguientes criterios: características del software, asistencia en cuanto a formación, opciones de atención al cliente, especificaciones del funcionamiento, integraciones y precios. A continuación se enumera la información que hay que recopilar para valorar cada uno de estos criterios.

Características del software 

La mayoría de las herramientas que se orientan a un sector específico ofrecen un abanico similar de funciones. Comprueba que las herramientas que has preseleccionado cuentan con las características que necesitas. En esta plantilla puedes enumerar las más esenciales, así como aquellas que te gustaría que tuviera, para que te sea más sencillo tomar la decisión. También deberás valorar si las funciones en cuestión conllevan un coste adicional, de forma que veas claramente en qué vas a invertir el dinero. 

Formación para el uso del software 

Las necesidades en cuanto a la formación de los usuarios difieren en función de la complejidad de cada software. Pide al proveedor que te informe sobre las opciones disponibles de asistencia al respecto: si cuentan con sesiones de formación en línea grabadas o en directo, si los cursos son presenciales, etc. Pregúntale también si esta asistencia formativa es gratuita o tiene un coste adicional.

Atención al cliente

Las opciones que ofrece el proveedor en cuanto a atención al cliente pueden ser diferentes en función del plan de precios que elija el usuario, pero suelen contemplar las comunicaciones por correo electrónico, por teléfono (en horario ininterrumpido todos los días de la semana o solo de lunes a viernes), el envío de tickets en línea, un chat en directo y una base de conocimientos. Comprueba que el software que vas a elegir ofrece un amplio abanico de recursos de asistencia, de forma que sepas quién es la persona de contacto si te encuentras con problemas técnicos.

Especificaciones de funcionamiento 

Al seleccionar un software, no olvides que debe ser compatible con las aplicaciones y la infraestructura tecnológica que ya tienes. Elige un modelo de implementación adecuado (en las instalaciones o basado en la web) y comprueba los sistemas operativos (SO) compatibles: Windows, Mac o Linux. Infórmate también sobre si el proveedor ofrece aplicaciones móviles para dispositivos iOS, Android o Windows. Toda esta información contribuirá a la elección de un sistema de software cuyas especificaciones sean compatibles con la tecnología que estás utilizando en ese momento.

Integraciones

Asegúrate de que el software que vayas a elegir se puede integrar con los sistemas que ya tienes o que su integración es compatible, al menos, con otras herramientas que te planteas utilizar. Ten en cuenta que la integración conllevará un intercambio de datos entre las aplicaciones, por lo que deberías preguntar al proveedor sobre los riesgos que puede entrañar en cuanto a la seguridad de los datos. Además, debes comprobar que el software cumple todas las normativas vigentes relativas a la privacidad de los datos.

Precio

En cada una de las herramientas que has preseleccionado, comprueba los detalles relacionados con el precio, como el coste total de mantenimiento, los costes iniciales (si los hubiera), el precio por cada usuario, la periodicidad de la facturación (mensual, anual o en un solo pago), la duración del contrato, los costes medios de cualquier tarifa adicional, la información detallada sobre el periodo de prueba gratuito y cualquier otra tarifa especial, descuento o promoción. 

Para estudiar los productos que has preseleccionado, consulta el directorio de software para empresas GetApp. Nuestro directorio facilita información detallada sobre la comparación de cada uno de los aspectos del software mencionados anteriormente. También puedes consultar las opiniones de los usuarios y conocer la experiencia que han tenido los compradores reales con las herramientas que has elegido. Además, te permitirá ponerte en contacto con el proveedor, concertar una cita para ver la demo y comprobar de primera mano la utilidad del software.

Plantilla de criterios para comparar software

Cómo utilizar la plantilla para comparar software

La plantilla de criterios de selección de software de GetApp permite comparar diferentes ofertas de proveedores. Contiene secciones especializadas sobre todos los criterios de comparación que se han mencionado anteriormente. En las secciones de “Características” e “integraciones necesarias” deberás introducir tus preferencias: aquellas funciones que estás buscando y que no tienen por qué ser necesariamente las que ofrecen los proveedores. El resto de los apartados contienen preguntas descriptivas que se responden con un sí o un no. 

En cada sección, será necesario que valores las funciones del software con una escala del 1 (muy deficiente) al 5 (excelente). Si un proveedor no ofrece una de las funciones que has enumerado, deja el campo de la puntuación en blanco. Asigna una puntuación en función de las conversaciones que hayas mantenido con el proveedor, de las demos a las que hayas asistido y de tu opinión sobre la utilidad del software, la sencillez de uso, lo asequible que es el precio, etc. 

Una vez que hayas introducido todas las puntuaciones en cada apartado, en la plantilla se calculará de forma automática la puntuación que obtiene cada producto para que te sea más fácil compararlos. Cuanto más elevada sea la puntuación, mejor se ajustará la herramienta a las necesidades de tu empresa. 

Puedes descargar la plantilla excel gratuita para comparar software empresarial. Para orientarte sobre la forma de rellenar la plantilla, hemos elaborado un ejemplo de comparación de dos productos. Si quieres comparar varias herramientas, solo tienes que añadir más campos de productos a la plantilla copiando y pegando.

¿Quieres saber más? Visita nuestro catálogo de software para empresas para descubrir y comparar productos.

Produktivität steigern: 8 Methoden hochproduktiver Angestellter

Produktivität steigern- 8 Methoden hochproduktiver Angestellter

Immer mehr Teams arbeiten im Homeoffice und nicht allen fällt es leicht, dabei motiviert zu bleiben. Mit den folgenden Tipps kannst du erfolgreich die Produktivität steigern.

Produktivität steigern- 8 Methoden hochproduktiver Angestellter

Wir alle kennen eine solche Person: Sie hat immer einen ordentlichen Schreibtisch, macht täglich um 16 Uhr Feierabend und schafft es dennoch, eher mehr statt weniger als nötig zu erledigen und jedes Quartal neues Lob zu erhalten. Und wir fragen uns, mit einem etwas neidischen Blick: Wie schafft sie das bloß?

Meist steckt dahinter kein großes Geheimnis, sondern eher kleine, aber konsequent umgesetzte Strategien. Für dich als Teamleiter*in stellt sich die Frage, wie du die Produktivität vom Rest deines Teams so steigern kannst, dass sie das Niveau deiner produktivsten Angestellten erreichen.

So könnte dein Team mit weniger Ressourcen und in kürzerer Zeit mehr erreichen und alle Teammitglieder würden von neuen Erfolgserlebnissen und mehr Freizeit profitieren.

8 Methoden, mit denen hochproduktive Angestellte ihre Produktivität steigern

Es gibt einige Methoden und Gewohnheiten, die viele besonders produktive Menschen gemeinsam haben.

Gib diese Empfehlungen an dein Team weiter, damit alle davon profitieren oder sie gleich gemeinsam ausprobieren können.

Taten sagen dabei mehr als Worte: Setze die Tipps selber um und zeige, wie schon ein paar kleine Veränderungen das ganze (Arbeits-)Leben ändern können.

1. Unangenehmes zuerst erledigen

Im Projektmanagement gibt es den Spruch: „Eat the frog first“ – iss als Erstes den Frosch. Damit ist gemeint, gleich mit einer schwierigen Aufgabe in den Tag zu starten, um sie hinter sich zu haben.

Besonders produktive Angestellte entscheiden sich gleich zu Beginn des Arbeitstags für eine Aufgabe von ihrer To-do-Liste, die sie besonders ungern machen und die andere vielleicht tagelang aufschieben würden, und erledigen sie gleich als Erstes: die Planung für ein Meeting mit dem Management, eine E-Mail an einen Anbieter, ein Telefonat mit einem komplizierten Stakeholder …

Das ist nicht einfach, aber es lohnt sich. Das wichtigste Ziel ist, vom negativen Gefühl vor einer schwierigen Aufgabe (Nervosität, Angst, Selbstzweifel) zum positiven Gefühl nach der Erledigung zu gelangen (Selbstvertrauen, Optimismus, Erfolgserlebnisse). Hochproduktive Angestellte lassen sich von diesem guten Gefühl erfolgreich durch den ganzen Tag tragen.

So gehst du mit gutem Beispiel voran:  Führe eine To-do-Liste und erledige als Erstes die herausforderndste oder unangenehmste Aufgabe, bevor du zu einfacheren Dingen übergehst. Wenn es einem deiner Teammitglieder schwer fällt, eine schwierige Aufgabe anzugehen, kannst du von deinen Erfahrungen und dem Erfolg mit dieser Methode erzählen.

2. Strategisch Pausen einlegen

Profisportler*innen wissen: Pausen sind genauso wichtig wie das Training selbst. Man könnte sie sogar als Teil des Trainings betrachten, denn sie sind die Zeit, in der die Muskeln sich regenerieren und aufbauen. Wer seine Leistung steigern will, plant die Pausen strategisch ein und nimmt sie genauso ernst wie den Workout – und wer sie vernachlässigt, läuft Gefahr, sich zu verletzen und startet mit wenig Energie in die nächste Runde.

Daraus können wir für unseren Arbeitsalltag so einiges lernen: Da wir Menschen sind und keine Cyborgs, schwinden unsere Aufmerksamkeit und Detailgenauigkeit mit der Zeit. Eine 20-minütige Pause nach den ersten Momenten der Unkonzentriertheit kann bewirken, dass wir danach wieder stundenlang fokussiert arbeiten können.

Laut Meg Selig von Psychology Today stärken Pausen die physische und emotionale Gesundheit, steigern unsere Produktivität, Motivation und Kreativität, lassen uns bessere Entscheidungen treffen und verbessern die Gedächtnisleistung.

So gehst du mit gutem Beispiel voran:  Mache „richtige“ Pausen, in denen du aufstehst und deinen Computer verlässt: Mach einen kleinen Spaziergang, setz dich mit einem Buch oder Sudoku in den Pausenraum oder koche Tee und frage die anderen, ob sie sich zu dir gesellen wollen.

Sprich mit deinem Teammitgliedern darüber, dass sie – auch wenn es kontraintuitiv klingt – ihre Produktivität steigern können, indem sie für kurze, strategische Zeiträume nicht arbeiten. Eine einfache und effektive Möglichkeit, dies umzusetzen (ohne nach jeder Viertelstunde Arbeit 20 Minuten Pause zu machen), ist die Pomodoro-Technik, die wir in Tipp 4 vorstellen.

3. Sich bewegen und dehnen

Bewegung bringt neue Energie und Konzentration, besonders, wenn Tipps 2 und 3 kombiniert und die Pausen für etwas sportliche Betätigung genutzt werden.

Wenn du nicht gerade ein Fitnessstudio neben dem Büro hast, muss das natürlich nicht heißen, gleich ein ganzes CrossFit-Training in die Kaffeepause zu packen, auch wenn du damit den Rest des Teams durchaus beeindrucken könntest.

Alltagstauglicher sind kurze Herz-Kreislauf-Trainings: ein schneller Spaziergang oder leichtes Joggen, Yoga, Treppensteigen oder ein paar Freiübungen draußen auf einer Wiese.

Falls du dich fragst, warum Angestellte ihre Produktivität steigern, indem sie ihren Computer eine halbe Stunde lang für ein Workout verlassen: Regelmäßige sportliche Betätigung verbessert erwiesenermaßen Konzentration, Gedächtnisleistung, geistige Ausdauer, Stimmung und Kreativität.

Julia Dellitt vom SELF Magazine erzählt, dass ihr regelmäßiges Training in der Mittagspause sie „zu einer produktiveren Mitarbeiterin und besseren Teamleiterin“ gemacht hat, die vor allem weniger gestresst ist und generell viel stärker auf genügend Bewegung achtet als zuvor.

So gehst du mit gutem Beispiel voran:  Schlag deinem Team vor, Besprechungen gelegentlich im Gehen durchzuführen: Ein Spaziergang in der Sonne ist doch viel reizvoller als ein schlecht beleuchtetes Büro! Falls du ein (aktuell oder dauerhaft) virtuelles Team führst, kannst du ein Brainstorming per Audioanruf durchführen und dem Team vorschlagen, Kopfhörer aufzusetzen und dabei spazieren zu gehen. Nutze auch selbst jede Gelegenheit, etwas Bewegung oder ein Training einzuschieben, damit die anderen sehen, dass es in Ordnung ist. Erzähle ihnen, dass bereits leichte sportliche Betätigung die Produktivität steigern und für mehr Konzentration sorgen kann.

4. Die Pomodoro-Technik nutzen

 

Pomodoro Technik
Eine klassischer für die Pomodoro-Technik verwendeter Timer in Form einer Tomate (Quelle)

Wenn wir schon länger im Projektmanagement tätig bist, bist du mit der Pomodoro-Technik vermutlich schon vertraut.

Sie wurde vor drei Jahrzehnten während seines Studiums von Francesco Cirillo entwickelt und gehört noch heute zu den beliebtesten Zeitmanagementmethoden weltweit.

Die Pomodoro-Technik funktioniert so:

  • Wäre eine Aufgabe, die du erledigen willst.
  • Stell dir einen Timer auf 25 Minuten. (Der klassische Pomodoro-Timer ist eine Küchenuhr in Form einer Tomate, aber es gibt mittlerweile auch zahlreiche Apps, die speziell für die Pomodoro-Methode entwickelt wurden, und nichts spricht dagegen, einfach den Timer deines Smartphones zu nutzen.
  • Arbeite an der Aufgabe, bis der Timer klingelt. Damit das System funktioniert, musst du in den 25 Minuten wirklich konzentriert arbeiten.
  • Danach hast du eine fünfminütige Pause, in der du kurz spazieren gehen, ein Getränk holen oder dich mit einem Kollegen unterhalten kannst.
  • Merk dir mit einer Liste, einer App, eine Reihe von Perlen oder einfach nur einem Notizzettel, wie viele Pomodoro-Intervalle du bereits erledigt hast. Nach vier „Pomodoros“ wird es Zeit für eine längere Pause von 15–30 Minuten, in der du dich bewegen, etwas essen oder einfach nur faulenzen kannst.

Das Schöne an der Pomodoro-Technik ist, dass sie auf sehr unkomplizierte Weise eine gesunde Balance zwischen Arbeitszeit und Pausenzeit schafft.

5 Schritte der Pomodoro-Technik
Die 5 Schritte der Pomodoro-Technik

Wenn ich dich auffordern würde, dich vor dem Mittagessen für drei Stunden hinzusetzen und auf eine einzige Aufgabe zu konzentrieren, wäre es nicht unwahrscheinlich, dass du die Motivation verlierst und deine Gedanken schweifen lässt. Wenn du dich aber nur 25 Minuten lang auf dieselbe Aufgabe konzentrieren und dann eine Pause einlegen sollst, dürfte es dir sehr viel leichter fallen, 25 Minuten lang produktiv zu bleiben.

So gehst du mit gutem Beispiel voran:  Kaufe gleich ein ganzes Set Tomaten-Timer, die du an dein Team verteilen kannst. So hast du den perfekten Anlass, ihnen die Vorteile der Pomodoro-Technik nahezubringen.

5. Den Tag produktiv beenden

Wer seinen Arbeitstag damit beschließt, einen trockenen Donut zu essen und eine Dreiviertelstunde lang Katzenvideos zu gucken, trägt keinen Impuls der Produktivität in den nächsten Tag. Stattdessen fühlst du dich unproduktiv und träge und bist schlimmstenfalls den Rest des Abends lang unzufrieden mit dir selbst.

Morgens hast du Mühe, dort weiterzumachen, wo du aufgehört hast, und hast am frühen Nachmittag keinen Elan mehr – und der Kreislauf beginnt von vorn.

„Es spielt eine zentrale Rolle, wie wir den Tag beenden, denn das beeinflusst maßgeblich, wie der nächste Tag beginnt“, sagt Lynn Taylor, Arbeitsplatzexpertin und Autorin, auf Forbes.

„Diese ersten und letzten Eindrücke bestimmen sehr stark, wie wir unsere Arbeit, unsere Einstellung und unser Produktivitätsniveau wahrnehmen. Das Ende des Tages stellt die Weichen für morgen und der Beginn des Tages stellt die Weichen für den Tag.“

Hochproduktive Angestellte zählen nicht die Stunden bis zum Feierabend, sondern setzen sich eine überschaubare Aufgabe als Ziel für das Ende des Tages. So können sie mit einem Erfolgsgefühl statt eines schlechten Gewissens den Computer ausschalten und mit einem guten Gefühl am nächsten Morgen weitermachen.

So gehst du mit gutem Beispiel voran:  Beende alle offenen Aufgaben und aktualisiere deine To-do-Liste, bevor du mit dem Team nach Feierabend in eine Bar gehst. Schreib den anderen über euren bevorzugten Kommunikationskanal: „Hey Leute, ich mach noch schnell diese Mail fertig und aktualisiere meine To-do-Liste für morgen, dann komme ich mit!“

Es geht nicht darum, damit anzugeben, sondern um Gelegenheiten, bei denen du erzählen kannst, wie diese Methode dir zu mehr und Energie Produktivität am nächsten Tag verhilft.

6. Mit der räumlichen Umgebung die Denkweise verändern

Die Arbeit von zuhause aus stellt uns alle vor neue Herausforderungen, doch manche von uns haben mehr Optionen, um mit ihnen umzugehen. Wenn du zu Hause ein richtiges Büro mit höhenverstellbarem Schreibtisch, angenehmer Beleuchtung, zwei Monitoren und guter Kaffeemaschine hast, bist du hervorragend ausgestattet. Wenn du momentan allerdings 23 Stunden des Tages in einer kleinen Einzimmerwohnung verbringst, ist dein Risiko für einen Burnout sehr hoch.

Es ist wichtig, Arbeitsplatz und Ruhebereiche getrennt zu halten, selbst wenn nur wenig Platz zur Verfügung steht. Wenn du auf dem Bett oder dem Sofa arbeitest, bist du erstens stärker in Versuchung, dich beispielsweise mit dem Fernseher oder einem Mittagsschlaf abzulenken, und hast zweitens später am Tag größere Schwierigkeiten, den mentalen „Arbeitsmodus“ zu verlassen und dich zu entspannen. Du musst das bequeme Sofa nicht den ganzen Arbeitstag über ungenutzt lassen – schließlich sind Pausen erlaubt und notwendig und solange du sie zeitlich beschränkst, kannst du sie ruhig mit einem Nickerchen verbringen.

Wenig Platz erfordert Kreativität: Meine Frau und ich wohnen in einer kleinen Zweizimmerwohnung und sie hat ihren Schreibtisch in einer Ecke des Schlafzimmers aufgestellt, während ich am Esstisch arbeite. Ein Kollege von mir hat sich einen Tisch in die Garage gestellt. Falls du diesen Artikel in der Zukunft nach dem Ende der COVID-19-Pandemie liest, hast du vielleicht auch die Möglichkeit, in einem Café oder einer Bibliothek zu arbeiten, um Arbeits- und Wohnbereich zu trennen.

So gehst du mit gutem Beispiel voran:  Achte bei Videokonferenzen darauf, dass der hinter dir sichtbare Raum ordentlich ist, egal ob es sich um dein Büro, dein Wohnzimmer oder an einem schönen Tag auch deine Terrasse handelt. Wenn du an Meetings teilnimmst, während du mit einer Schale Müsli in der Hand und einem Haufen Wäsche im Hintergrund auf deiner Couch liegst, wird der Rest des Teams denken, dass die Arbeit dir egal ist.

7. Technologie zum eigenen Vorteil nutzen

Wenn dir produktives Arbeiten schwer fällt, machst du dir möglicherweise Vorwürfe wegen deiner vermeintlichen mangelnden Disziplin oder Konzentrationsfähigkeit. Aber vielleicht sind es auch die dir zur Verfügung stehenden Tools, die dich zurückhalten.

Einer Kurzumfrage von Gartner zufolge (vollständiger Bericht für Kunden verfügbar) gaben 54 % der Personalverantwortlichen an, dass mangelhafte oder unzureichende Technologie und Infrastruktur die größten Hinderungsgründe für effektive Remote-Arbeit in ihrem Unternehmen seien.

Wenn dir seit dem Umzug ins Homeoffice ein externer Monitor oder eine Maus fehlen und du nicht mehr wie gewohnt arbeiten kannst, frag bei der IT-Abteilung an, ob sie dir die nötige Ausrüstung beschaffen können. Fragen schadet nie!

Es ist einfach, den Bedarf an Dingen zu erkennen, die du bereits einmal gehabt hast, aber wie findest du heraus, ob dir noch etwas fehlt, das erst durch die veränderte Situation notwendig geworden ist? Bezüglich der Software kannst du die IT-Abteilung um eine Überprüfung deines Systems bitten, um sicherzugehen, dass du über die aktuelle Version von allen nötigen Softwarelösungen verfügst. Die IT-Abteilung sollte dir im Homeoffice – zumindest weitestgehend – denselben Support bieten wie vor Ort im Büro.

Außerdem kann es hilfreich sein, deine Kolleg*innen nach ihren Tipps für Tools und Technologien zu fragen, die ihnen selbst dabei helfen, ihre Produktivität zu steigern. So findest du heraus, was vielleicht für dich selbst gut passt.

So gehst du mit gutem Beispiel voran:  Berichte deinem Team von deinen technologischen Erfolgen und Errungenschaften. Erzähl ihnen beispielsweise, dass du deinen externen Monitor aus dem Büro nach Hause bringen konntest, oder schreib ihnen: „Ich hab eine richtig gute kostenlose GTD-App gefunden, das hilft mir wirklich dabei, meinen Zeitplan im Blick zu behalten!“

8. Das Potenzial des Teams nutzen

Auch in anderen Bereichen lohnt es sich, das Team um Hilfe zu bitten: Wer Dinge gemeinsam angeht, kommt oft deutlich schneller voran. Das bedeutet nicht, den ganzen Arbeitstag im Team-Chat zu verbringen oder sämtliche Aufgaben zu delegieren. Doch es ist auch keine gute Idee, sich komplett zu isolieren in der Hoffnung, dadurch produktiver zu sein.

Wir sind produktiver, wenn wir gemeinsam mit Freund*innen arbeiten. Auch wenn eine räumliche Zusammenarbeit durch die Pandemie vielerorts unmöglich geworden ist, gibt es immerhin zahlreiche Tools, mit denen virtuelle Treffen ein Kinderspiel sind.

Allzu viele Meetings können jedoch bekanntermaßen den Arbeitstag zu stark unterbrechen, sodass einmalige Fragen lieber im Chat beantwortet werden sollten.

So gehst du mit gutem Beispiel voran:  Warte nicht darauf, dass jemand anderes die nächste virtuelle Kaffeepause vorschlägt oder den Chat im Kommunikationstool mit einer Frage belebt, sondern mach selbst den ersten Schritt. Behalte aber auch die Zeit der anderen im Blick: Ein tägliches einstündiges gemeinsames Frühstück wird sehr schnell zu viel.

Was ist dein Produktivitätsgeheimnis?

Den Tag mit einem Erfolgserlebnis beginnen, regelmäßige Pausen machen, sich bewegen, im Gespräch bleiben und den Tag positiv beenden: Mit diesen Tipps kannst du es schaffen, dass dein ganzes Team so handelt wie seine produktivsten Mitglieder. Und selbst wenn sie nur ein paar der Empfehlungen umsetzen, kann das schon einen spürbaren Unterschied machen.

Welche Methoden nutzen die produktivsten Mitglieder in deinem eigenen Team? Erzähl es uns in den Kommentaren!

Auf dem Blog von Capterra findest du noch mehr Tipps zum Thema Produktivität und Homeoffice:

Suchst du nach Projektmanagement-Software? Wirf einen Blick auf Capterras Liste der besten Projektmanagement-Softwarelösungen!

British SME owners on remote work, software and the future post-pandemic

British SME owners on remote work and COVID-19

With the UK facing a slow return to the workplace, it has been reported that there could be a second wave and another lockdown.

In London in particular, this is a big concern, since if the new rule of six (no more than six people are allowed to gather together in the same space to help reduce the spread of COVID-19) doesn’t work out as expected, the future of office working is pretty much still up in the air. 

British SME owners on remote work and COVID-19

We wanted to hear from SME owners about their experience with COVID-19  and how software has helped them overcome the hurdle of managing a remote workforce.

#1: Adapting your business model to survive

51% of businesses had to implement new software as a response to the pandemic. Remote desktop software, live chat software and video conferencing software are the three most popular software solutions purchased by SMEs. In addition, 76% have had to change their offering to adapt to the crisis.

We asked them how this impacted their core business model and to describe any major changes they have experienced. 

Richard Westhead,CEO, One Digital Signage

“We placed three elements at the core of our response to COVID-19: the enduring viability and success of our business, the wellbeing and support of our people, and providing the solutions needed by our customers and the general public. These factors were vital in steering a business strategy that has seen the company design, develop, and manufacture a range of new COVID solutions.”

Gordon McHarg, Managing Director, AutoRek:

There has clearly been a significant impact on the market and going forward new business development will no doubt be challenging. Difficult market environments change business priorities and create opportunities for innovation, and it is important to be ready to adapt to meet client needs.”

Liam Chennells, Chief Executive Officer of Detected:

“Detected origins came about while working on another business I have. The more we helped both buyer and seller, the more we saw issues with suppliers. There wasn’t a way to verify a seller’s authenticity and we encountered plenty of unscrupulous parties. We realised business verification was something every company and marketplace needs. Detected was then born.”

Charles Henri Becquet, CEO, My Social Book

“We saw a large increase in sales during global lockdown. People were online more and took to social media to stay connected with friends and family. Customers were also after creative activities to spend time on. After all, there’s only so much Netflix you can watch.”

#2: Remote work and taking care of employees

Retaining employees (45%) and maintaining employee productivity (49%) are two of the main concerns for managers during the crisis. 

One of the key successes of collaboration tools is that they replace office interactions by allowing users to work together via virtual interaction. However, it’s important to make sure that communication between teams is efficient and well planned to avoid messaging saturation.

We asked British owners how they have handled the transition of their staff to remote working and how have their employees responded to the change.

Richard Westhead,CEO, One Digital Signage

We have supported our team to work remotely, and for all of our people we have emphasised the importance that they feel comfortable in their working environment. There has certainly been no downturn in performance and we will continue to support remote working as a choice for them if they want or require it.”

Gordon McHarg, Managing Director, AutoRek

“For many employees, working from home on an almost permanent basis has been challenging and while the company operational objectives can be met, we also recognise that it can be difficult for individuals. The workplace is not only important to people from a career/employment perspective but is often part of their social lives where they support and are supported by their friends and colleagues.”

Charles Henri Becquet, CEO, My Social Book

“For us, habits, routines and structure are crucial. We keep in touch and share information as much as possible – it’s crucial everyone knows the team’s priorities. Each of us works in a different way—some of us are good at holding ourselves to account, others need more guidance. Leaders should take this into consideration and keep adapting.”

Liam Chennells, Chief Executive Officer of Detected:  

“The most important thing is having everybody know everyone else’s role and ensuring we are all heading in the same direction. Remote working stumbles when people don’t know what others are responsible for.”

#3: Using new tools remotely (and how to get everybody on board using them)

A new software tool shouldn’t add an additional layer of responsibilities, it should remove them. 

When choosing collaboration software, there should be a good understanding of the workflows, how teams work on projects, and how a tool can help improve either of those. 

Richard Westhead , CEO, One Digital Signage

“We have invested time in ensuring our people are comfortable using Microsoft Teams. Within our business development operations Teams has also been crucial to building strong relationships with new partners.”

Charles Henri Becquet, CEO, My Social Book

“[Before COVID-19] we were already communicating via Slack, Google, Zoom and other collaboration technology before the pandemic. We are investing in our SEO and using some online tools to guide that process, however that wasn’t prompted by COVID-19.”  

Liam Chennells, Chief Executive Officer of Detected: 

“Google Hangouts is free and that’s the main tool we work in since we operate in a very lean business model”

Gordon McHarg, Managing Director, AutoRek

“A lot of our employees were already set up for the odd working from home day before COVID-19.  However, we did have to do additional VPN testing to measure how well it worked with everyone working from home. So in this case, we were quite fortunate in that it wasn’t a  huge transition.”

#4: Business continuity and the future post-COVID-19

The lack of business continuity plans meant for many SMEs had to invest in software looking at ensuring employee productivity.

The COVID-19 crisis has shaken up businesses and pushed some of them into making emergency software decisions meant to help in the short term. However, as restrictions ease and workers start to go back to the office, companies need to think about a more longer-term strategy.

We asked owners how they see the future post-crisis and how it will affect continuity plans.

Richard Westhead, CEO, One Digital Signage:

It’s important to emphasise the impact COVID-19 will continue to have on the economy and everyday life and then devise plans accordingly. In many instances, it [COVID-19] has simply accelerated changes in consumer behaviour that were underway already.”

 

Liam Chennells, Chief Executive Officer of Detected: 

“Businesses have been forced into more astute decision-making and are far more selective about who they work with, so you have to put your best foot forward. COVID-19 has created a culture of clarity and transparency.”

Gordon McHarg, Managing Director, AutoRek: 

“Significant market disruption is [obviously] a major challenge for most business owners. However, it is the case that market disruption creates a business opportunity. This is already the case for some organisations who have moved to digital channels for distribution and who are experiencing growth above the levels they would have expected prior to the pandemic. 

Understanding the changing needs and priorities both in the short and long term of your customer market is critical to identifying these opportunities and planning for your business in the future.”

Looking for Collaboration Software? Check our catalogue

 

Smart office: l’ufficio del futuro

Smart office e ufficio digitale

Smart office e ufficio digitale

I recenti sviluppi osservati nel mondo del lavoro contribuiscono alla nascita di un modello già ben noto in molti ambienti professionali, basato su una maggiore flessibilità e mobilità. Agevolare l’accesso alle risorse aziendali in qualsiasi luogo e momento è una delle principali sfide di questa nuova dinamica.

La tendenza è tanto più pronunciata che la trasformazione digitale interessa tutti i settori di attività e da origine a soluzioni innovative come i software per digital workplace. Concetto molto attuale, il digital workplace – anche noto come smart office o ufficio digitale – risponde alle sfide del lavoro moderno e presenta molteplici vantaggi sia per i lavoratori che per le aziende.

Che cos’è lo smart office?

Lo smart office è un ambiente digitale di lavoro che offre agli utenti un accesso centralizzato a tutti gli strumenti e le informazioni necessarie per lo svolgimento delle loro funzioni all’interno dell’azienda. Si presenta come una versione digitale dell’ufficio fisico o della sala riunioni. L’ufficio digitale è una piattaforma collaborativa che unisce le principali risorse utilizzate dall’azienda, come le e-mail, la messaggistica istantanea, i social media, i software per uso professionale e la gestione dei documenti. A seconda delle particolari caratteristiche, lo smart office può anche integrare specifiche applicazioni aziendali, adattandosi così alle esigenze di ogni organizzazione.

Diretta conseguenza dell’evoluzione della rete Intranet, il digital workplace è una soluzione complessa che va ben al di là dei portali aziendali e delle suite per la produttività come Office 365 o G-Suite. Queste ultime, infatti, si limitano a fornire accesso a una varietà di applicazioni e a un ambiente di lavoro collaborativo senza garantire l’interconnessione e l’integrazione tra i vari strumenti. L’ufficio digitale è uno spazio di lavoro virtuale unificato e fondato su due principi fondamentali: l’integrazione e la collaborazione.

Quali sono le sfide dell’ufficio digitale?

Lo smart office si adatta alle nuove modalità di lavoro sempre più trasversali e collaborative. Il miglioramento della produttività dei dipendenti e della comunicazione all’interno dell’azienda sono le due principali sfide di questo strumento del futuro.

Migliorare la produttività dei dipendenti

Le modalità di lavoro e l’ambiente professionale stanno cambiando radicalmente. La necessità di flessibilità e di mobilità dei lavoratori sta contribuendo all’ espansione del telelavoro e della virtualizzazione.

Unificando in maniera intelligente tutti gli strumenti di lavoro, lo smart office semplifica l’accesso a molteplici programmi interconnessi di gestione delle attività, stimolando così la produttività dei collaboratori, che possono accedere alla propria area di lavoro, nonché a tutte le risorse aziendali, in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo, siano essi in ufficio, a casa o in viaggio.

Grazie alla centralizzazione delle applicazioni aziendali (talvolta troppo numerose), non è più necessario passare continuamente da un ambiente all’altro. Di conseguenza, si riducono significativamente le perdite di tempo mentre migliora l’efficienza delle squadre.

Migliorare la collaborazione e la comunicazione interna

La comunicazione è una sfida importante per le organizzazioni che desiderano un personale sempre più unito e coinvolto. Si tratta anche di un principio fondamentale dell’ufficio digitale, in quanto quest’ultimo agevola e ottimizza lo scambio di informazioni tra i collaboratori attraverso soluzioni integrate di messaggistica aziendale.

Migliorare la comunicazione e ottimizzare la condivisione delle informazioni contribuisce ad una più efficiente collaborazione all’interno dell’azienda, permettendo così di risparmiare tempo e di aumentare la produttività del personale.

Inoltre, il digital workplace crea un ambiente professionale dinamico che migliora l’appetibilità del posto di lavoro. Tutti questi fattori influiscono positivamente sulle prestazioni dei dipendenti.

Quali sono i principali vantaggi dello smart office?

Lo smart office comporta benefici associati alla trasformazione digitale dell’azienda, soprattutto in termini di mobilità, flessibilità e velocità nell’esecuzione delle attività. Permette inoltre di raggruppare queste attività sotto un’unica piattaforma e di collegare tra di loro tutti gli strumenti e le risorse di cui il dipendente ha bisogno per lavorare in modo efficiente.

Focalizzato sulle esigenze degli utenti, l’ufficio digitale crea un ambiente sicuro e funzionale che si adatta alle attività dei lavoratori, che possono così condividere facilmente documenti e conoscenze e fornire o ricevere assistenza e informazioni.

Più in particolare, il digital workplace consente di:

  • Disporre di un accesso unico e sicuro alle risorse professionali;
  • Agevolare e sincronizzare l’interazione e la comunicazione tra i collaboratori;
  • Coinvolgere i collaboratori e organizzare la collaborazione in base alle esigenze;
  • Pianificare le attività in un calendario condiviso e semplificarne la gestione;
  • Sfruttare e condividere le conoscenze e le risorse in tutta semplicità;
  • Accedere ai documenti e alle informazioni in mobilità;
  • Offrire un pannello di controllo in tempo reale;
  • Ridurre i costi operativi attraverso l’automazione delle attività.

I vincoli legati all’implementazione di uno smart office

Difficile da attuare a causa della sua complessità e della molteplicità di strumenti integrati che lo compongono, lo smart office non può essere immaginato come un elemento separato dalla strategia digitale dell’azienda. Infatti, la creazione di un ufficio digitale prevede innanzitutto un determinato livello di maturità del sistema informatico dell’organizzazione. Nasce dalla trasformazione digitale dell’azienda, la quale deve quindi soddisfare i requisiti di governance, di sicurezza, di gestione dei dati e di formazione del personale.

Anche l’integrazione dei dati è un elemento fondamentale ai fini della creazione di uno smart office, affinché quest’ultimo consenta di integrare i dati da una varietà di software implementati. Questa è la differenza tra l’ufficio digitale e le applicazioni di collaborazione. Inoltre, ogni settore professionale ha le proprie specifiche caratteristiche, di cui un digital workplace deve tenere conto. La piattaforma deve pertanto adattarsi alle esigenze di ogni organizzazione e garantire un ambiente di lavoro adatto alle aspettative e alle attività dei dipendenti, aumentando la loro produttività e il benessere sul luogo di lavoro.

Vuoi saperne di più? Consulta il nostro catalogo di software per digital workplace

Qu’est-ce que la télémédecine ?

logiciel médecin

logiciel médecinLa pandémie de coronavirus a provoqué une crise sanitaire sans précédent, mettant au défi les capacités hospitalières et testant les limites des professionnels de la santé dans le monde entier. La crise a toutefois favorisé l’adoption d’une pratique qui gagne en visibilité depuis quelques années et qui, surtout en période de saturation des centres de santé, peut s’avérer une grande alliée pour les médecins et les patients : la télémédecine

De nombreuses cliniques, bureaux et hôpitaux qui la pratiquaient déjà voient la demande pour ce type de service augmenter. D’autre part, les éditeurs de logiciels médicaux se sont empressés d’adapter leurs produits et d’offrir cette fonctionnalité.  

En quoi consiste la télémédecine ? 

Les logiciels de télémédecine permettent aux médecins de recevoir leurs patients virtuellement, d’effectuer des examens à distance et d’échanger entre professionnels de santé. Ces outils peuvent permettre de communiquer par e-mail, messagerie instantanée ou appels téléphoniques, mais l’une des fonctionnalités clés est sans nul doute la visioconférence.

AVERTISSEMENT : La télémédecine est réglementée, strictement encadrée par la loi, et répond à certaines exigences, notamment concernant le parcours de soin.
Les logiciels utilisés pour la télémédecine doivent être spécifiques à un usage médical, avec des options de diagnostic, de traitement et/ou de consultation, et non pas de simples programmes de visioconférence.

La télémédecine vise donc spécifiquement à faciliter les interactions entre les médecins et les patients et fait partie du secteur de la télésanté. Ce dernier comprend, outre les services de téléassistance, les domaines du diagnostic, de l’éducation et de la recherche, entre autres. 

Parmi les avantages de la télémédecine et des programmes qui la combinent avec d’autres fonctionnalités, tant pour les médecins que pour les patients, on peut souligner : 

    • La possibilité de prendre plus de rendez-vous : en évitant les déplacements, les retards et les salles d’attente bondées, la technologie permet aux médecins de prendre plus de rendez-vous et aux patients de gagner du temps.
    • La baisse du taux de rendez-vous annulés : les logiciels médicaux facilitent la prise et le suivi des rendez-vous, ce qui réduit le nombre de visites annulées ou de patients qui ne se présentent pas. 
    • L’échange d’informations : les médecins qui utilisent le même logiciel peuvent échanger des informations rapidement et consulter des professionnels plus expérimentés ou ayant déjà traité des cas similaires. 
    • La sécurité et l’agilité : les médecins peuvent stocker toutes les informations sur les patients en un seul endroit sécurisé. 
    • L’accès facile aux spécialistes à un coût moindre: la téléconsultation permet d’accéder à des cliniques et à des hôpitaux situés à des kilomètres du domicile du patient, à un coût réduit. C’est un avantage considérable, surtout pour ceux qui sont loin des grandes villes où sont concentrés la plupart des spécialistes. 

Les principales caractéristiques des logiciels médicaux

Comme nous l’avons mentionné, la télémédecine fait référence aux soins virtuels, mais la plupart des logiciels pensés pour les médecins sont bien plus que de simples outils de gestion des appels :

Planification des rendez-vous 

Programmez des rendez-vous et contrôlez le calendrier des présences.

Dossier médical informatisé

Il rassemble toutes les informations sur les patients (médicaments utilisés, diagnostics, antécédents médicaux, allergies, images radiologiques, résultats d’examens, etc.) et facilite l’accès à ces données. 

En plus d’être plus sûr que les anciens rapports sur papier, le dossier médical informatisé permet d’organiser les informations. Les anciens dossiers papier peuvent également être scannés et importés.

Téléconsultation

Comme mentionné précédemment, il s’agit d’un service en ligne, utilisant le système vidéo et audio de l’ordinateur.

Il existe différentes pratiques :

  • Le téléconseil, où les médecins peuvent guider et orienter les patients à distance.
  • La télésurveillance pour superviser et suivre les indicateurs de santé.
  • La téléexpertise pour échanger des informations entre médecins.

Les pharmacies également peuvent mettre en place un “cabinet de téléconsultation” et permettre ainsi l’accès à des médecins distants depuis leur officine. 

Prescription

Après le dossier médical, la prescription électronique est sans aucun doute l’une des fonctionnalités les plus importantes de ce type de logiciel. Les remboursements sont pris en charge de manière habituelle.

Gestion

Semblables aux systèmes ERP, les principaux logiciels de télémédecine comportent également des modules de gestion pour les cliniques ou les bureaux, avec des fonctionnalités telles que les comptes créditeurs/débiteurs, la gestion de l’inventaire et la logistique. 

Une autre caractéristique commune est celle de générer des rapports financiers et comptables.  

Autres types de logiciels pour les médecins

Il est important de se rappeler que la technologie est l’alliée des médecins, et pas seulement lorsqu’il s’agit de soigner les patients. 

Différents types d’applications sont destinés à aider les médecins, les infirmières, les assistants et autres professionnels dans des domaines spécifiques tels que la prise de rendez-vous, les frais ou les dossiers. 

Voici notre sélection : 

  • Logiciel de facturation médicale : il centralise et automatise les comptes débiteurs, le traitement des paiements, etc.
  • Logiciel de planification : idéal pour la gestion des rendez-vous, le contrôle du personnel et les dossiers des patients.
  • Logiciel de gestion des cliniques : il permet d’optimiser le flux de travail des bureaux afin que les médecins et le personnel soignant puissent passer plus de temps avec les patients au lieu de s’occuper des tâches administratives.
  • Logiciel pour les laboratoires médicaux : axé sur les laboratoires médicaux et de recherche, il permet de coordonner les données des échantillons, des tests et des résultats. 
  • Logiciel de prescription : la prescription numérique est une caractéristique du principe des logiciels de télémédecine, mais elle est également proposée dans des programmes dédiés et plus robustes.  

Les logiciels de télémédecine français

La crise de COVID-19 a irrémédiablement accéléré l’utilisation de logiciels de télémédecine à travers le monde, que ce soit pour permettre des consultations lors du confinement, limiter la propagation du virus, alléger la surcharge des cabinets ou encore permettre l’accès aux soins aux patients isolés géographiquement. En France, diverses plateformes propres au système de santé français opèrent : c’est le cas de Hellocare Connect, Leah, LIVI, Maiia, Medaviz, MEDVU, MesDocteurs, ou encore de Qare (liste non exhaustive).  La révolution médicale est plus que jamais en marche !

Et maintenant ? Consultez notre catalogue de logiciels de télémédecine pour trouver l’outil qu’il vous faut.

6 consigli fondamentali per il tuo processo di onboarding digitale

Processo di onboarding digitale

Le prime impressioni sono importanti, soprattutto quando si tratta del luogo di lavoro. L’esperienza di un nuovo dipendente durante i suoi primi giorni di lavoro può essere decisiva per quanto riguarda l’opinione che si farà dell’azienda. 

Processo di onboarding digitale

In assenza di un buon processo di onboarding, i nuovi assunti potrebbero non sentirsi a proprio agio con il nuovo lavoro, ad esempio per non aver ben chiaro quale sia il loro ruolo, non sapere a chi rivolgersi e, di conseguenza, essere incapaci di iniziare con il piede giusto.

Nel caso del lavoro da remoto, fare un buon onboarding può essere ancora più difficile. I manager non sono presenti per accogliere fisicamente i nuovi dipendenti sul posto di lavoro e, pertanto, devono fare uno sforzo in più per aiutarli a mettersi in pista.

Se stai cercando come preparare l’onboarding digitale per i nuovi membri del tuo team in telelavoro, abbiamo le informazioni che cercavi. Questo articolo funge da checklist per l’onboarding da remoto per darti tutto il necessario per elaborare un’esperienza di onboarding semplice e trasparente.

Che cos’è l’onboarding digitale?

L’onboarding digitale o virtuale è il processo attraverso il quale le aziende accolgono un nuovo lavoratore nel suo ruolo a distanza. A differenza dell’onboarding tradizionale, che si svolge normalmente di persona in ufficio, quello virtuale avviene mediante un software per videoconferenze e strumenti di team collaboration.

Un processo di onboarding digitale ottimale prevede:

  • Una panoramica del ruolo del dipendente
  • La presentazione del nuovo membro ai suoi principali colleghi
  • Un riepilogo di tutti i sistemi interni necessari per il lavoro
  • La revisione del vademecum dell’azienda
  • La presentazione della cultura aziendale

Perché è importante l’onboarding digitale, anche da remoto?

L’onboarding è importante in qualsiasi realtà lavorativa per fomentare nel nuovo membro del personale la fiducia nel proprio ruolo e un’approfondita conoscenza dell’azienda. Serve anche per risparmiare tempo sul lungo termine. Se i dipendenti ricevono tutte le informazioni corrette sin dal primo momento, i manager non dovranno dedicare molto altro tempo a rispondere a domande e dare spiegazioni in un secondo momento.

Nella realtà dello smart working, l’onboarding diventa ancora più importante. I dipendenti che lavorano da casa non hanno la possibilità di avvicinarsi a un collega per fare una semplice domanda. Anche l’assenza di eventi di lavoro presenziali può rendere più difficile sentirsi parte dell’azienda.

Fortunatamente, grazie alle moderne tecnologie e ad alcune soluzioni creative, è possibile migliorare il processo di onboarding digitale per far sì che i nuovi assunti si sentano ben accolti e sicuri di sé fin dal primo giorno di lavoro.

Quali sono i migliori strumenti per l’onboarding digitale?

Per creare un processo di onboarding da remoto ottimale è indispensabile innanzitutto disporre degli strumenti e della tecnologia appropriati. Esistono in totale cinque principali tipi di software che dovresti implementare e avviare prima di poter effettuare un corretto onboarding per i tuoi smart worker.

1. Software di collaborazione aziendale

Per prima cosa, avrai bisogno di un software di collaborazione aziendale. Programmi come Monday.com e Asana permettono ai dipendenti di lavorare insieme ai progetti da remoto, organizzare il flusso di lavoro e garantire gli uni agli altri la trasparenza sullo stato delle attività. Monday.com dispone anche di un template per l’onboarding dei dipendenti che potrai sfruttare per muovere i tuoi primi passi con il processo di onboarding.

2. Software per videoconferenze

Lavorare a distanza può provocare una sensazione di isolamento, che tuttavia può essere mitigata con l’uso di un software per videoconferenze. Con piattaforme come Zoom o Webex, puoi riunirti “faccia a faccia” con i tuoi nuovi dipendenti in occasione della loro prima giornata di lavoro. Un’iniziativa importante per aiutarli a relazionarsi con te e con gli altri colleghi da un punto di vista più umano.

3. Software per comunicazione interna

Le videoconferenze sono ottime per le riunioni, ma può capitare che durante il processo di onboarding i nuovi membri del personale abbiano delle domande da porti al volo. In questo caso, strumenti come Slack o Workplace by Facebook, sono molto comodi poiché permettono ai nuovi arrivati di ottenere le risposte di cui hanno bisogno dalle persone giuste e al momento giusto.

4. Gestionali HR

Il dipartimento delle risorse umane riveste un ruolo importante nell’onboarding dei dipendenti da remoto. Per riuscire a tenere traccia di ogni cosa relativa al personale, dai permessi ai contratti di assunzione, puoi dotare il dipartimento HR di software come BambooHR o Calamari.

5. Software per la firma digitale

In un ufficio convenzionale, un dipendente trascorre la maggior parte del suo primo giorno di lavoro a firmare contratti e compilare moduli. Tali pratiche possono essere complicate da gestire a distanza, a meno che non si disponga di un software per la firma digitale come eSign Genie o DocuSign. Con piattaforme di questo tipo non dovrai più scansionare o stampare alcun documento, che verrà invece digitalizzato consentendo di apporre la firma con un semplice click.

6 consigli per l’onboarding digitale e la nuova esperienza di assunzione

1. ‘A tu per tu’ virtuali

Anche se difficilmente riuscirai a incontrare di persona i tuoi lavoratori da remoto, assicurati che possano associare un volto a un nome. Non esitare a riempire le loro prime giornate di lavoro con videochiamate con te o con chiunque lavorerà con loro.

2. Distribuisci le responsabilità

Un buon processo di onboarding non dovrebbe essere gestito da una sola persona. Delega i vari aspetti della formazione a membri del personale che lavoreranno con il nuovo arrivato. In questo modo potrà conoscere molte persone e imparare svariate abilità direttamente dagli esperti del settore.

3. Spazio a cultura e vita sociale

Con tutte le attività amministrative e formative previste durante l’onboarding virtuale è facile dimenticarsi degli aspetti culturali legati alla tua azienda. È importante anche organizzare delle videoconferenze con i responsabili di ogni dipartimento, in modo tale che i nuovi dipendenti possano conoscere i membri del loro team e farsi un’idea della cultura aziendale.

4. Prevedi un piano d’emergenza

Un processo di onboarding che si rispetti dovrà comprendere un piano di emergenza nel caso qualcosa vada storto. Per esempio, uno dei formatori potrebbe non essere disponibile oppure qualche problema di connessione potrebbe rendere impossibile lo svolgimento di una videoconferenza. Prepara dei piani di emergenza per tali evenienze. Ad esempio, potresti fornire ai tuoi nuovi dipendenti dei numeri di telefono da chiamare quando le videoconferenze non funzionano.

5. Offri una formazione presenziale ove possibile

A seconda del tipo di contesto di telelavoro, puoi dare ai nuovi membri del personale l’opportunità di conoscere i colleghi di persona. Ciò può essere possibile attraverso una giornata di formazione presso la sede dell’azienda oppure mettendo in contatto i dipendenti di una stessa regione in modo tale che possano costruire un legame umano più solido con gli altri lavoratori.

6. Ripensa il contenuto per adattarlo a un ufficio in casa

È necessario ripensare le parti del processo di onboarding sulla salute e la sicurezza per incentrarle sul lavoro da casa anziché sull’ambiente d’ufficio. Per fare un esempio, non ha molto senso spiegare la procedura antincendio in questo momento in cui tutti lavorano da remoto. Piuttosto, è importante pensare a come creare un ambiente di lavoro in casa che sia sicuro e confortevole.

Vuoi saperne di più? Consulta il nostro catalogo di software di team collaboration per scoprire tutti i prodotti.

Anatomie d’un plan de continuité d’activité efficace

plan de continuité

plan de continuité

Une entreprise sans plan de continuité d’activité (PCA), c’est comme un chirurgien opérant sans examen préalable : l’on a beau connaître son opération par cœur, si l’on avance à l’aveuglette, les conséquences peuvent être fatales. Un plan de continuité d’activité est un peu le carnet de santé d’une entreprise : il aide à connaître et comprendre sa structure en détail, et à anticiper les traitements futurs si un mal survenait.

Lors d’une enquête GetApp* menée auprès de 335 décisionnaires fin mars 2020, il est ressorti que 37 % ne disposaient pas de PCA et que 13 % ignoraient si un tel plan existait au sein de leur entreprise. La crise a rendu la mise en place d’un tel plan d’autant plus pertinente que de nombreuses incertitudes planent sur le long terme.

À chaque entreprise correspond un PCA qui lui est propre. Pour établir le vôtre, il vous faudra disséquer votre organisation afin d’identifier les organes essentiels (ceux qui maintiennent votre activité en vie) et ceux dont le rôle est secondaire.

Qu’est-ce qu’un plan de continuité d’activité ?

Un plan de continuité d’activité est un manuel de survie compilant les risques pouvant affecter une entreprise et les stratégies pour en apaiser les effets au plus vite. L’objectif est de permettre la poursuite de l’activité dans les meilleures conditions possibles et d’accélérer la reprise. Une entreprise disposant d’un tel plan sera plus à même de se remettre rapidement et de limiter les pertes.

Un PCA ne se résume cependant pas à une brochure théorique condamnée à prendre la poussière dans un tiroir : il s’agit d’un support permettant de préparer tous les collaborateurs à  l’action en cas d’incident. En détaillant les étapes et actions concrètes des départements impliqués, cet ensemble de documents se veut un plan d’action détaillé laissant peu de place à l’improvisation.

Le PCA vise les objectifs suivants :

  • Avoir une vision claire des risques
  • Prendre des mesures préventives
  • Déterminer des solutions de secours
  • Informer et former les collaborateurs 
  • Maintenir l’activité, accélérer la reprise

La crise a provoqué une recrudescence des attaques informatiques. Vol de données afin de les exploiter ou de les revendre, blocage du système avec demande de rançon, saturation de serveurs ou encore phishing : telles sont les diverses attaques prisées des hackers à l’heure où opérer en ligne est gage de survie.

Les données constituent une cible de choix pour les pirates qui s’intéressent à ces précieuses informations stockées par les entreprises, qu’elles concernent l’entreprise elle-même ou les clients. Un vol de données peut entacher durablement une réputation, voire sonner le glas pour une entreprise.

Si le risque informatique fait partie des incidents majeurs pour une PME, d’autres événements peuvent survenir : une panne téléphonique mettra au chômage technique une équipe de service client ou de vente, une inondation rendra des bureaux inaccessibles, une erreur humaine exposera des données confidentielles, la faillite d’un client affectera la santé financière… Le quotidien ne manque pas de mauvaises surprises et celles-ci n’arrivent pas “qu’aux autres”. Les dommages sont réels, en particulier pour les PME qui ne disposent pas d’une organisation rodée comme beaucoup de grands groupes.

Un PCA est efficace lorsque l’ensemble des mesures fonctionnent en symbiose. Sa mise en place n’est cependant pas aussi complexe qu’une opération à cœur ouvert et consiste en quelques étapes. Mais comment établit-on et organise-t-on un PCA ? Quels sont les logiciels qui facilitent sa préparation et sa mise en œuvre ? Gartner a d’autre part rédigé un modèle de plan de continuité d’activité, disponible pour les clients Gartner (document en anglais).

plan continuité activité

Prévenir et guérir à la fois : anatomie d’un plan de continuité efficace

Comment rédiger un plan de continuité d’activité ? La rédaction d’un PCA peut être découpée en 7 grandes étapes. Celles-ci sont d’ordre général et s’adaptent à la plupart des secteurs d’activité. À chaque entreprise de créer le contenu correspondant à ses besoins spécifiques.

1. Examen : listez les risques pouvant affecter votre activité

Quels sont les risques les plus à même de survenir et d’affecter votre organisation ? Listez tous les cas de figure et identifiez-en l’impact potentiel sur votre entreprise. Vous pouvez les classer par ordre de probabilité ou de force d’impact. 

Conseil logiciel : un outil de gestion de projet vous aidera à organiser cette première étape de votre PCA.

2. Bilan de santé : identifiez les processus critiques

Posez-vous les questions suivantes :

  • Sur quoi repose principalement le fonctionnement de votre activité ?
  • Quel est l’outil ou le processus sans lequel votre monde s’effondre ?
  • Quel est l’organe le plus fragile de votre entreprise ?
  • Pendant combien de temps votre entreprise peut-elle survivre sans cet organe ?
  • Quels sont ceux qui peuvent être mis en pause et réactivés ultérieurement ?

En somme, demandez-vous si vous disposez d’un plan B pour effectuer à peu de choses près le même travail. Si vous y répondez par la négative, il est temps d’envisager des solutions préventives et curatives.

Conseil logiciel : utilisez une base de connaissances pour documenter votre analyse.

3. Collège d’experts : réunissez des chefs d’équipe

E-mail, Internet, intranet, serveurs, matériel informatique… Rares sont les PME qui se passent aujourd’hui de ces outils au quotidien. Votre meilleur allié sera le département informatique ou, à défaut de disposer d’une telle structure, un prestataire externe. Ces experts sauront vous conseiller en matière de mesures préventives et sont les plus à même d’assurer la maintenance et la réparation des divers incidents.

Nommez également un porte-parole ou manager de chaque département : ceux-ci sauront identifier les points critiques de leur domaine, anticiper les risques hypothétiques et proposer une solution pour y remédier ou les contourner. 

Par exemple, le responsable RH saura identifier les compétences nécessaires en cas de crise et organiser les formations ; le responsable des ventes rassurera la clientèle ; le spécialiste en marketing pourra créer une campagne de communication ; l’expert-comptable connaîtra tout des données les plus sensibles. 

4. Diagnostic : discutez ensemble des meilleures stratégies

Une fois l’équipe d’experts constituée, réunissez-les afin de mettre noir sur blanc la marche à suivre et les remèdes possibles. Ensuite, ceux-ci rapporteront à leur équipe les actions envisagées et répartiront les rôles. Il est important d’impliquer l’ensemble des collaborateurs : ils sont les rouages de la grande machine qu’est votre entreprise.

Conseil logiciels : envisagez un logiciel de collaboration et de communication d’équipe afin de faciliter la répartition des tâches et de favoriser l’inclusion des collaborateurs.

5. Prophylaxie : réduisez les risques et menaces

Pour chaque risque, une solution de secours existe. En voici quelques exemples :

La formation des collaborateurs constitue une mesure préventive. Des cours de cybersécurité ou de classification de données permettent d’enseigner les bons gestes à adopter et de réduire ainsi les erreurs humaines en interne. Certains outils peuvent d’ailleurs accompagner au quotidien ces bonnes pratiques, comme les gestionnaires de mot de passe.

Dans tous les cas, une communication à l’échelle de l’entreprise est cruciale pour le bon déroulement des opérations d’un PCA.

Conseil logiciels : une plateforme LMS est un outil pédagogique pour former de nombreux collaborateurs sur des thèmes à la carte. Les logiciels de plan de continuité d’activité s’inscrivent également dans cette démarche de prévention en sécurisant les données.

6. Traitement : soyez attentif aux symptômes

Les besoins d’une entreprise peuvent évoluer et les risques peuvent réserver des surprises qu’il était difficile de prévoir. On a beau avoir pensé “à tout”, la flexibilité reste de mise.

Il est recommandé de tester son PCA une à deux fois par an afin d’en vérifier la pertinence et l’efficacité. Votre modèle a peut-être évolué depuis la création du PCA et certaines sections méritent éventuellement d’être mises à jour.

Un exercice de type “alerte incendie” appliqué à votre secteur peut être un bon moyen de d’évaluer l’efficacité de votre plan de continuité. Cela peut prendre la forme d’un test partiel (un département) ou complet (l’ensemble de l’entreprise). Rédigez un rapport à la suite de l’exercice et actualisez le PCA si besoin. N’oubliez pas de communiquer les changements, le cas échéant.

Quant aux imprévus, gardez en tête que le PCA n’est pas gravé dans le marbre et que certaines solutions ne seront peut-être pas à la hauteur des dommages le jour J. Néanmoins, vous serez autrement mieux préparé et bénéficierez d’une solide base de connaissances pour les affronter et poursuivre vos activités.

7. Guérison : pansez les plaies et avancez

Armé de votre PCA, vous serez prêt à affronter la plupart des situations. Sans cette documentation, vous risquez de perdre du temps à chercher des solutions qui peuvent s’avérer contre-productives.

Une fois la tempête passée, faites-en le bilan : ces informations vous aideront à consolider votre modèle, voire à le transformer.

La crise de COVID-19 a chamboulé le modèle traditionnel du travail présentiel et a poussé les entreprises à une certaine digitalisation pour faciliter le télétravail. Au moment où le confinement général s’est imposé, 44 % des PME françaises** n’étaient pas prêtes à opérer pleinement en télétravail. Celui-ci s’est pourtant imposé en devenant une nouvelle normalité.

Conseil logiciel : il arrive parfois que l’on doive repenser son business model ; un logiciel de conduite du changement vous permettra d’analyser la situation et de mener à bien la transformation nécessaire.

La résilience comme nouvelle normalité

La crise de COVID-19 est une mine d’enseignements en ce qui concerne la transformation numérique des entreprises. N’a-t-on pas, pour donner un exemple, observé l’explosion des commandes en ligne avec le confinement ? Cette adaptation n’a pas été aisée pour tout le monde et beaucoup n’y étaient pas préparés. L’onde de choc provoquée par le COVID-19 continue de métamorphoser les modèles de travail. Aux entreprises, en particulier les petites, d’apprendre à s’adapter pour leur survie et d’adopter une attitude salutaire d’anticipation des risques.

Et maintenant ? Consultez notre catalogue de logiciels de plan de continuité d’activité pour trouver l’outil qu’il vous faut.

*Méthodologie de l’enquête : pour collecter les données de ce rapport, nous avons mené une enquête en ligne entre le 15 et 19 mai 2020 auprès de 397 employés de PME françaises effectuant du télétravail en raison de la crise de COVID-19. Les 335 répondants aux questions présentées dans ce rapport ont été sélectionnés selon leur rôle dans l’entreprise : ceux-ci sont issus de divers secteurs d’activité et sont tous preneurs de décision (confirmé/manager, manager sénior, membre de la direction ou haute direction).

**Méthodologie de l’enquête : pour collecter les données de ce rapport, nous avons mené une enquête en ligne entre le 20 et 24 mars 2020. Les réponses proviennent d’un échantillon du marché cible français. Parmi les 639 personnes ayant été sollicitées, 311 répondants correspondant à ces critères ont été sélectionnés pour répondre à nos questions. Les participants sont issus de divers secteurs d’activité et travaillent dans une PME.

Software fürs Home-Office: So bleiben Teams motiviert

Software fürs Home-Office- So bleiben Teams motiviert

Mit dieser Software fürs Home-Office bleiben alle Teammitglieder produktiv und motiviert.

Software fürs Home-Office- So bleiben Teams motiviert

Ein Remote-Team zu managen ist keine leichte Aufgabe. Genauso wichtig wie der Fortschritt der laufenden Projekte ist die Frage, wie es den einzelnen Teammitgliedern geht: Sind alle noch motiviert bei der Arbeit und kommen gut mit ihren Aufgaben zurecht? Wenn nicht, sinkt schnell die Produktivität und schlimmstenfalls entscheiden sich Angestellte für die Kündigung.

Die Remote-Arbeit muss auch Spaß machen und es ist Aufgabe der Teamleitung, genau dafür zu sorgen. Eine Möglichkeit ist der Einsatz von Software fürs Home-Office, mit der Teambuilding-Aktivitäten geplant und durchgeführt werden können.

In diesem Artikel möchten wir ein paar Softwarelösungen vorstellen, die für mehr Motivation im Home-Office sorgen können.

Die vier wichtigsten Arten von Software fürs Home-Office

  • Software zur Mitarbeiterüberwachung
  • Tools für die Teamkommunikation
  • Webkonferenztools
  • Projektmanagementlösungen

 Software zur Mitarbeiterüberwachung

Software zur Mitarbeiterüberwachung trägt dazu bei, die Produktivität deines Teams im Blick zu behalten. Du kannst den Browserverlauf von Angestellten, ihre Software-/Internetnutzung, die aktive und inaktive Zeit ihrer Computer usw. überwachen, um zu überprüfen, ob sie ihre Arbeitszeit produktiv nutzen.

Das klingt erst mal wenig nach Spaß bei der Arbeit, aber auch hier lassen sich angenehme Elemente einbauen: Du kannst deine Mitarbeiter*innen abhängig von ihrer Arbeitsleistung mit Belohnungen überraschen. So steigt ihre Motivation und sie haben einen zusätzlichen Anreiz dafür, kontinuierlich gute Arbeit zu liefern. Hier sind ein paar Tipps für einfallsreiche Anreizsysteme:

Belohne eine gute Work-Life-Balance

Tools zur Mitarbeiterüberwachung wie Hubstaff und WorkTime Corporate bieten Einblicke in die Produktivität von Teams und Einzelpersonen. Diese kannst du nutzen, um besonders produktive Personen zu belohnen, aber du solltest auch diejenigen nicht vergessen, die eine gute Balance zwischen Arbeit und Freizeit schaffen und angemessene Pausen einlegen. So sorgst du für eine gute Work-Life-Balance und zeigst, dass dir die Gesundheit deiner Angestellten wichtig ist.

Berichte zur Internetnutzung von Angestellten in WorkTime Corporate
Berichte zur Internetnutzung von Angestellten in WorkTime Corporate (Quelle)

Aktiv dafür sorgen, dass alle einbezogen werden

Performance-Einblicke helfen dir auch dabei, die Nachzügler*innen in deinem Team zu identifizieren. Bei diesen Angestellten besteht das Risiko, dass sie demotiviert sind und die Mitarbeit aufgeben, du solltest ihnen also besonders viel Aufmerksamkeit widmen. Teile dein Team bewusst in Gruppen auf, in denen sowohl besonders produktive als auch weniger produktive Personen sind, und plane lockere Teamaktivitäten, bei denen alle mitmachen müssen – zum Beispiel Geschichten oder lustige persönliche Erlebnisse erzählen, per Videoanruf zusammen zu Mittag essen oder den anderen eine Tour durch die eigene Wohnung geben.

Gute Leistungen können auf humorvolle Weise anerkannt werden: Wie wäre es mit Titeln wie „Storytelling-Meisterin“ oder „Finanz-Ninja“? Wenn Nachzügler*innen wichtige Aufgaben abschließen, informiere den Rest des Teams über ihre Leistung. Das Lob gibt ihnen Anerkennung und stärkt ihre Verbindung zum Rest des Teams.

Profi-Tipp: Ermutige Remote-Teammitglieder dazu, Zeitmanagement-Methoden wie die Pomodoro-Technik anzuwenden. Bei der Pomodoro-Methode wird die Arbeit in 25-minütige Intervalle gegliedert, denen jeweils drei- bis fünfminütige Pausen folgen. Nach vier aufeinanderfolgenden Intervallen wird eine längere Pause von 20–30 Minuten eingelegt. So fällt es leichter, in diesen Zeiten die Konzentration zu bewahren und sich produktiv einer Aufgabe zu widmen. Zeiterfassungstools sind nützlich, um die Arbeitszeit während der Pomodoros zu verfolgen.

Tools für die Teamkommunikation

Tools für die Teamkommunikation ermöglichen per Chat den unkomplizierten Kontakt zwischen Teammitgliedern. Für den projektbezogenen Austausch können separate Kanäle genutzt werden. Aber nicht nur bei der eigentlichen Arbeit sind solche Tools eine große Hilfe, sie können auch stark dazu beitragen, den Zusammenhalt im Team zu stärken. Hier sind ein paar Ideen:

Kanäle für nicht-arbeitsbezogene Gespräche bereitstellen

Tools wie Slack, Chanty und Flock können Teammitgliedern helfen, einander auch abseits von der Arbeit besser kennenzulernen. Du kannst Kanäle für Unterhaltungen über Freizeitbeschäftigungen, Interessensbereiche (Bücher, Filme usw.), Haustiere, Familienthemen und mehr erstellen. Starte selbst das Gespräch oder lass jemanden die Verantwortung für eine Gruppe übernehmen, um dort den Austausch anzuregen.

Chat mit Smalltalk in Chanty
Chat mit Smalltalk in Chanty (Quelle)

Mentoring-Gruppen erstellen

Finde heraus, in welchen Bereichen deine Angestellten sich außerhalb der Arbeit weiterentwickeln oder dazulernen wollen. Bringe Angestellte mit denselben Zielen zusammen und erstelle Chat-Kanäle, die sich genau damit beschäftigen. Weise jeder Gruppe einen Mentor zu, beispielsweise erfahrene Angestellte oder Personen aus dem Management, die sich im entsprechenden Bereich auskennen. Lade dann die Gruppenmitglieder dazu ein, aktiv das Gespräch zu suchen: Sie können Fragen stellen, Ideen teilen, Challenges starten, Feedback einholen, ihre Fortschritte teilen und mehr.

Profi-Tipp: Auch die Führungsetage sollte sich aktiv an Gesprächen zu nicht-arbeitsbezogenen Themen und am Smalltalk beteiligen. Das schafft positive Kontakte und trägt zu einer angenehmen, von guter Kommunikation und Rücksichtnahme geprägten Arbeitsatmosphäre geschaffen.

Webkonferenztools

Webkonferenztools bringen Remote-Teams über Videoanrufe miteinander in Kontakt. Bildschirm- und Dateifreigabefunktionen ermöglichen die Zusammenarbeit in Echtzeit. Auch diese Tools können neben arbeitsbezogenen virtuellen Meetings auch für unterhaltsame Aktivitäten genutzt werden. Ein paar Ideen:

Virtuelle Kaffeepausen

Tools wie Zoom, Skype und Google Meet eignen sich wunderbar für virtuelle Kaffeepausen mit deinem Team. Überleg dir, wie häufig sie stattfinden sollen: Als tägliches Ritual oder als spontane Zusammenkunft? Was funktioniert für dein Team am besten? Bei diesen Treffen könnt ihr über arbeitsfremde Themen sprechen, virtuelle Spiele spielen oder sogar eine Kostümparty feiern. Natürlich musst du dich nicht auf Kaffeepausen beschränken: Auch eine Party nach Feierabend kann online stattfinden.

 

Virtuelles Team-Treffen in eyeson
Virtuelles Team-Treffen in eyeson (Quelle)

Virtuelle Workouts

Lass deine Teammitglieder zusammen sportlich aktiv werden! Frag nach, ob jemand aus dem Team Lust hat, gemeinsame Workouts per Videoanruf anzuleiten, oder engagiere professionelle Trainer*innen, die allen eine Einladung zum Workout schicken. Gemeinsame Bewegung macht nicht nur Spaß, sondern regt deine Angestellten auch dazu an, auf ihre Gesundheit zu achten.

Profi-Tipp: Tools zur Geräuschunterdrückung wie Krisp und SoliCall helfen, Hintergrundgeräusche und Echos aus Audio- und Videokonferenzen zu entfernen.

Projektmanagementlösungen

Proktmanagementsoftware hilft Teams dabei, Projekte rechtzeitig und innerhalb des vorgesehenen Budgets fertigzustellen. Es liegt nicht unbedingt nahe, beim Projektmanagement spaßige Aktivitäten ins Spiel zu bringen, aber auch hier kann man als Teamleiter*in kreativ werden.

Projekte planen, die Spaß machen

Nutze Tools wie Asana oder MeisterTask, um Projekte für Freizeitaktivitäten zu erstellen. Weise diesen Projekten Mitglieder aus verschiedenen Teams zu, damit sie zusammenarbeiten. So lernen sich Personen kennen, die im Arbeitsalltag wenig miteinander zu tun haben, beispielsweise aus den Content- und Finanzteams, und planen gemeinsam Aktivitäten wie Fahrradtouren, Filmabende oder Workout-Challenges.

Aufgabenliste in MeisterTask
Aufgabenliste in MeisterTask (Quelle)

(Freizeit-)Überraschungsaufgaben zuweisen

Führe eine Umfrage durch, um die Interessensgebiete deiner Teammitglieder herauszufinden. Anschließend kannst du ihnen als kleine Überraschung Aktivitäten zuweisen, die ihnen Spaß machen. Wenn ein Teammitglied beispielsweise die Natur liebt, kannst du ihm oder ihr die Aufgabe geben, im Garten zu arbeiten oder etwas in der Natur zu fotografieren. Solche Aufgaben tragen dazu bei, das Burnout-Risiko deiner Angestellten zu reduzieren.

Profi-Tipp: Gib den Mitarbeiter*innen viel Zeit zur Erledigung solcher spaßiger Projekte und setze keinesfalls Deadlines, die unnötig Stress erzeugen.

Weitere Schritte

Es gibt noch weitere Software fürs Home-Office, die mehr Motivation und Produktivität schaffen kann.

  • Gamification-Software fördert auf positive Weise einen spielerischen Wettbewerb unter Angestellten im Home-Office. Interaktive Spielelemente wie Ranglisten, zu erzielende Punkte und Abzeichen lockern den Arbeitsalltag auf.
  • Software zur Förderung des Mitarbeiterengagements hilft dir, die Jobzufriedenheit deines Teams zu ermitteln. So erkennst du potentielle Probleme und kannst entsprechende Maßnahmen ergreifen, damit sich alle Mitarbeiter*innen wirklich wohl fühlen.
  • Im Capterra-Verzeichnis mit Software fürs Home-Office kannst du noch mehr Softwareanwendungen durchstöbern und auswählen.

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