Eine geniale PowerPoint-Präsentation erstellen – 5 Profi-Tipps

Mann hält PowerPoint Präsentation

Mann hält PowerPoint Präsentation

Wer eine PowerPoint-Präsentation erstellen will (oder muss), hofft, dass sie dem Publikum im Gedächtnis bleiben wird – doch wenn man sich nicht damit beschäftigt, was eine gute PowerPoint-Präsentation ausmacht, tut sie das leider schnell aus genau den falschen Gründen.

So einen Fall habe auch ich in Erinnerung: Der Keynote-Speaker auf einer bekannten Projektmanagement-Konferenz hatte jahrzehntelange Erfahrung, eine klare Botschaft, eine unglaubliche Bühnenpräsenz und eine furchtbar schlechte Präsentation.

Auf jeder zweiten Seite sprangen einem Clipart, Stockfotos oder tanzende GIFs entgegen.

An die Botschaft der Präsentation kann ich mich nicht mehr erinnern (Banane, oder?), aber durchaus an die Lektion, was alles nicht in eine PowerPoint-Präsentation gehört. Was aber braucht man, um eine gute PowerPoint-Präsentation zu erstellen?

Im Projektmanagement-Werkzeugkasten nehmen Präsentationen eine wichtige Kommunikationsfunktion ein. Abgedroschene Designelemente gehören jedoch der Vergangenheit an – und damit du weißt, wie du deine Präsentationen stattdessen aufpeppen kannst, wollen wir dir nachstehend einige PowerPoint-Tipps mit auf den Weg geben. Wir zeigen dir mit einigen Ratschlägen von der Microsoft-Website und dem Office 365 YouTube-Kanal, wie du deine PowerPoint 2016-Präsentationen in Office 365 ansprechend, fesselnd und professionell gestalten kannst.

1. Aufmerksamkeit mit YouTube-Videos erregen

Warum sollte dein Publikum sich langweiligen Text oder eine wenig interessante Grafik reinziehen, wenn du stattdessen ein aussagekräftiges Video einfügen kannst? Deine Zuhörerschaft ist auf jeden Fall schon auf Videoinhalte geeicht.

Schließlich werden jeden Tag mehr als eine Milliarde Videos auf YouTube angesehen. Und Cisco sagt voraus, dass im Jahr 2021 mehr als 80 % des Internetverkehrs aus Video-Inhalten bestehen wird.

Egal welches Thema du daher vorstellst, auf YouTube gibt es mit großer Wahrscheinlichkeit ein hochwertiges Video, das deine These unterstützt.

Wie wird’s gemacht?

  • Kopiere den Einbettungscode für das YouTube-Video.
  • Klicke in PowerPoint auf der Registerkarte Einfügen im Bereich Medien auf Video > Onlinevideo.

Video in PowerPoint-Präsentation einfügen

Ein YouTube-Video in Microsoft PowerPoint einfügen

  • Füge den Einbettungscode ein. Als Alternative kannst du über diesen Pfad auch innerhalb von PowerPoint nach dem YouTube-Video bzw. dem Einbettungscode suchen.
  • Schiebe das Video innerhalb der Präsentation auf die gewünschte Folie und passe die Größe an. Du solltest es auch unbedingt in der Vorschau betrachten, damit alles nach deinen Wünschen läuft.

2. Mit Zoom zwischen den Folien wechseln

Bisher wurde während einer Präsentation von einer Folie zur nächsten geklickt, immer schön der Reihenfolge nach.

Zoom führt ein neues Konzept ein, mit dem du im Nullkommanichts zu unterschiedlichen Folien innerhalb deiner Präsentation wechselst.

Du kannst beispielsweise in der Mitte deines Vortrags zu deiner ersten Folie springen und von dort wieder zurück. Oder du zeigst am Ende deines Vortrags mit der Funktion Zusammenfassungszoom die gesamte Präsentation auf einer Folie an.

Zoom für PowerPoint

Wie wird’s gemacht?

  • Wähle im Menü Einfügen die Option Zoom aus.
  • Zusammenfassungszoom zeigt dir eine Übersicht alle Folien an. Mit Folienzoom kannst du zu einer Folie innerhalb deiner Präsentation springen und mit Abschnittszoom eine Gruppe ausgewählter Folien anzeigen.
  • Anschließend kannst du im Menü Format mit den Zoom-Tools kreativ werden und Übergänge und Hintergründe nach deinen eigenen Wünschen gestalten.

3. Zuschauer mit Morphen beeindrucken

In den frühen 90ern entstand eine neue Computertechnologie, die unter dem Namen Morphen bekannt wurde. Das Kinopublikum traute seinen Augen kaum, als sich in Terminator 2 der T-1000 aus flüssigem Quecksilber bildete und in einen Menschen verwandelte oder als das Michael Jackson-Video „Black Or White“ zeigte, wie ähnlich sich Menschen doch eigentlich sind.

Damals war die Technologie noch ausschließlich großen Hollywood-Studios vorbehalten, kostete sie doch mehrere Millionen Dollar. Heutzutage kann man mit dem Morphen-Feature in PowerPoint mithilfe von Animationen nahtlos von einer Folie zur nächsten wechseln.

Mit Morphen können so also schneller und leichter einige der Effekte erzielt werden, die sonst über die Registerkarte Animationen möglich sind.

Wie wird’s gemacht?

  • Wähle in der Registerkarte Übergänge die Option Morphen aus.
  • Die beiden Folien, die verbunden werden sollen, müssen mindestens ein Element gemeinsam haben, sei es ein Text, eine Figur, ein Bild oder ein Diagramm.
  • Am einfachsten kann dies erreicht werden, indem man eine Folie kopiert und diese Kopie dann verändert, z. B. etwas verschiebt, Text hinzufügt oder löscht usw.
  • PowerPoint animiert diese Änderungen dann automatisch.

4. Schicke Folien mit dem Designer erstellen

Hast du als Kind in deinen Malbüchern lieber neue Sachen hinzugezeichnet, als einfach nur die vorgegebenen Figuren auszumalen? Wenn du gerne grenzenlos kreativ gestaltest, ist Designer vielleicht nicht die richtige Wahl für dich.

Bist du dir jedoch über den Inhalt im Klaren, aber verfügst nicht über die Zeit oder die Fähigkeiten, das perfekte Layout selbst zu erstellen, so nimmt Designer dir einiges an Arbeit ab. Betrachten wir diese Funktion als Innenarchitekt*in mit künstlicher Intelligenz. Du fügst Text und Bilder hinzu und Designer gestaltet das Layout für dich – deine Folie wird praktisch rundum erneuert.

Aber keine Sorge, du hast immer noch die volle Kontrolle. Wenn dir etwas nicht gefällt, kannst du einfach einen neuen Versuch starten, bis du mit dem Ergebnis zufrieden bist.

Einführung in die PowerPoint-Features Designer und Morphen in PowerPoint 2016

Wie wird’s gemacht?

  • Designer läuft automatisch im Hintergrund, während du deine PowerPoint-Präsentation erstellst.
  • Füge über das Menü Einfügen einfach Bilder und Diagramme hinzu und Designer unterbreitet dir Vorschläge. Selbst die gute alte Aufzählung wird in Grafiken umgewandelt.
  • Designer funktioniert jedoch nur, wenn du mit dem Internet verbunden bist und eine der enthaltenen PowerPoint-Vorlagen nutzt.
  • Bei der ersten Verwendung von PowerPoint muss man sich aktiv für Designer entscheiden. Danach kann diese Funktion jedoch über die Registerkarte Entwurf bzw. über Datei > Optionen > Allgemein de- und aktiviert werden.

5. Smartphone als Fernbedienung und Laserpointer einsetzen

In wie vielen Präsentationen hat der Vortragende den Faden verloren, während er über dem Laptop stehend versucht hat, auf etwas hinzuweisen oder zu einer anderen Folie zu wechseln?

Wie beeindruckend wäre es stattdessen gewesen, wenn er ruhig sein Smartphone aus der Tasche gezogen und darauf getippt hätte, um eine neue Folie aufzurufen oder auf Daten in einem Diagramm zu zeigen!

Jetzt kannst auch du die Ruhe selbst sein und dein Handy als Fernbedienung oder Laserpointer einsetzen.

Wie wird’s gemacht?

  • Zuerst musst du die kostenlose PowerPoint-App für Smartphones mit Android, iPhone oder Windows herunterladen.
  • Verbinde als Nächstes dein Smartphone über ein HDMI-Kabel oder WLAN (z. B. über AirPlay oder ChromeCast) mit einem Beamer.
  • Jetzt stehen dir alle Möglichkeiten in PowerPoint offen.
  • Du kannst in der App sogar eine neue PowerPoint-Präsentation erstellen und teilen und dann an deinem Computer daran weiterarbeiten.

Hast du noch weitere Tipps dafür, wie man eine richtig gute PowerPoint-Präsentation erstellen kann?

Schlechte PowerPoint-Präsentationen sind bestenfalls unterhaltsam. Aber eigentlich wollen wir ja was lernen! Hoffentlich haben unsere PowerPoint-Tipps dich einer guten Präsentation ein Stückchen näher gebracht.

Bist du ein PowerPoint-Profi? Erzähl uns gern in den Kommentaren von deinen Erfahrungen.

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Comment créer une base de connaissances informatique efficace ?

base de connaissances informatique

Ce post a été publié pour la première fois en novembre 2011, puis mis à jour en avril 2019.

base de connaissances informatique

Créer une base de connaissances informatique efficace n’apporte que des avantages. Cela facilite la vie de vos clients et leur donne la liberté de résoudre leurs problèmes par eux-mêmes, quand ils le veulent. Et pour vous, cela ne représente qu’un coût minime et, si cela est fait correctement, vous permet d’éviter des dépenses superflues en assistance. Alors, qu’attendez-vous ?

Qu’est-ce qu’une base de connaissances informatique ?

Par définition, le but premier d’une base de connaissances est de proposer à vos clients des réponses à leurs questions les plus fréquentes. Il leur suffit de consulter la réponse directement en ligne, ce qui évite de faire perdre un temps précieux à vos équipes de service client. La base de connaissances peut s’apparenter à une FAQ, mais elle contient en général des informations plus avancées, dans un format plus clair.

Pourquoi en avez-vous besoin pour votre entreprise ?

D’abord et avant tout pour aider vos clients sans mobiliser trop de ressources. En créant une base de connaissances, vos clients pourront accéder à l’information dont ils ont besoin par eux-mêmes sans avoir à contacter votre service client. Ils obtiendront facilement et rapidement les réponses aux doutes les plus fréquents, comme par exemple “Comment cela fonctionne ?” ou “Comment s’inscrire ?”. Ils seront satisfaits, et vos employés n’auront pas perdu de temps.

Comment créer une base de connaissances ?

Si vous vous interrogez sur la nécessité d’une base de connaissances, c’est que vous êtes certainement la personne la plus à même de la mettre en place.

À petite échelle, une base de connaissances peut prendre la forme d’une FAQ que vous avez vous-même conçue et simplement ajoutée à votre site web. Cependant, il y a deux problèmes à cela. Tout d’abord, vous aurez sûrement trop d’informations à ajouter et votre FAQ deviendra rapidement désorganisée, encombrée d’informations parfois inutiles. D’autre part, l’aspect des FAQ n’est pas toujours très engageant. Si vous avez une petite entreprise en ligne, une FAQ peut être suffisante, mais si la taille de votre société est conséquente, vous aurez besoin d’une solution plus professionnelle.

La création d’une base de connaissances complète n’est pas difficile, mais demande du temps et de la patience. Toutefois, vous obtiendrez un outil bien plus performant qu’une simple FAQ statique. Pour vous faciliter la tâche, vous pouvez utiliser un logiciel de base de connaissances. La bonne nouvelle est que, sans le savoir, vous possédez sans doute déjà ce logiciel : votre outil de CRM inclut très probablement des fonctions de création de base de connaissances. Il ne vous reste plus qu’à en tirer parti.

Par quoi commencer ?

La première étape est facile, tout dépend du logiciel de CRM que vous utilisez. Certains d’entre eux comme Freshdesk et Zendesk incluent un module de base de connaissances, ce qui rendra votre tâche plus aisée. Toutefois, le plus compliqué reste à venir : créer, compiler et catégoriser les connaissances.

Mettez-vous à la place de votre utilisateur type

Internet regorge d’informations sur la création d’une base de connaissances, mais si elles ne sont pas adaptées à votre secteur d’activité, ces informations ne vous seront d’aucune utilité. Gardez bien en tête le profil de votre utilisateur type et concevez votre base de connaissances en fonction de cela.

Collectez le maximum d’informations (guide d’utilisateur, FAQ, etc.)

Envisagez toutes les sources d’informations. Collectez-les auprès de ceux qui sont en première ligne et parcourez votre site web de fond en comble, afin de trouver la moindre petite information. Choisissez ensuite les informations les plus pertinentes à mettre à disposition de vos utilisateurs.

Expliquez de façon simple

Si vous rencontrez des problèmes lors de la création du contenu, envisagez de demander conseil aux utilisateurs de vos produits ou de requérir l’aide d’un spécialiste pour ce travail.

Portez une attention particulière à la catégorisation et au marquage

Une fois que votre base de connaissances est en ligne, il est important que sa structure et sa hiérarchisation soient pertinentes et fonctionnelles. En créant une base solide et des catégories claires et précises, vous permettrez à vos utilisateurs de trouver facilement les réponses à toutes leurs questions.

Ajoutez des liens à votre contenu

Les liens permettent à vos utilisateurs d’obtenir plus d’informations et d’illustrations pour résoudre un problème, alors ne vous en privez pas !

Révisez fréquemment votre base de connaissances

Toute connaissance a une durée de vie limitée. Faites en sorte de recueillir les feedbacks de vos clients et mettez à jour votre contenu régulièrement. Si un contenu n’est plus utile, archivez-le au lieu de le supprimer. Vous pourriez très bien être amené à l’utiliser à nouveau. Certains logiciels de base de connaissances offrent aux utilisateurs la possibilité de noter la pertinence des informations qu’ils trouvent via un système d’étoiles. Si vous disposez de cette fonction, utilisez-la : elle vous aidera à décider si conserver ou non une information.

Si vous envisagez de vous procurer un logiciel de CRM ou de support client, assurez-vous qu’il peut également vous permettre de créer une base de connaissances efficace.

Voici quelques-unes de ces solutions :

Freshdesk

base de connaissances informatique

Freshdesk est un service cloud d’assistance à la clientèle hautement personnalisable. Ce logiciel vous permet d’améliorer la satisfaction client grâce à un système efficace de gestion des tickets, d’automatisation des tâches et de synchronisation de vos équipes, entre autres. Il contient tous les outils nécessaires pour fournir une assistance de qualité aux clients : fonctions multicanaux, outil d’amélioration de la productivité des agents, automatisation intelligente, portail en libre service, forums communautaires, etc.

Il est possible d’utiliser la base de connaissances de Freshdesk pour répertorier les questions fréquentes et les problèmes récurrents, et ainsi constituer une base de réponses communes. Vous pouvez y inclure des vidéos YouTube, des présentations Slideshare et d’autres widgets intégrables dans les articles de votre base de connaissances.

Avantages :

  • Portail en libre-service et outil de base de connaissances
  • Widgets et vidéos intégrables dans la base de connaissances
  • Enquêtes de satisfaction intégrées
  • Personnalisation de la mise en page client
  • Support via réseaux sociaux (Twitter, Facebook)
  • Suivi des tickets, création de rapports élémentaires et avancés

Prix :  version gratuite disponible, puis abonnement à partir de 15 € par mois et par utilisateur, facturé annuellement.

Zendesk

base de connaissances informatique

Zendesk est une application vous permettant de gérer votre service client dans le cloud. Elle s’intègre de façon transparente à l’ensemble de vos canaux de support, notamment e-mail, web, chat et réseaux sociaux.

Zendesk est une solution cloud de service client multicanal : elle prend en charge les messages de clients à travers votre site Web, vos e-mails, Facebook, votre téléphone et votre chat, et les transforme en tickets accessibles par votre équipe de support sur une plateforme centralisée. L’interface est simple d’utilisation : elle est facile à organiser grâce à un système de gestion de contenus toujours à jour et facile à partager. Vous pouvez automatiser certaines tâches comme faire remonter les tickets, modifier les assignations ou encore envoyer des notifications aux utilisateurs et aux agents.

La solution comprend aussi un système de communication en interne qui permet de collaborer plus efficacement : messages privés avec autant de participants souhaités, échanges plus globaux avec d’autres départements ou collaborateurs externes, partage de tickets, etc.

Avantages :

  • Gestion des tickets
  • Base de connaissance
  • Réponses prédéfinies (macros)
  • Règles métiers (automatisations)
  • Champs personnalisés

Prix :  version gratuite disponible, puis abonnement à partir de 5 € par mois et par utilisateur en facturation annuelle ou 9 € par mois et par utilisateur en facturation mensuelle.

Vous voulez en savoir plus ? Venez comparez les différentes applications de base de connaissances sur GetApp !

Assistance à distance : les trois meilleures alternatives à GoToAssist

Assistance à distance les trois meilleures alternatives à GoToAssist

Il y a peu, Sears (leader américain de la réparation à domicile) a choisi de privilégier GoToAssist, outil d’assistance à distance, pour permettre à ses techniciens sur site de rentrer plus facilement en contact avec les spécialistes en interne.
Aujourd’hui, votre réparateur de réfrigérateur peut facilement discuter avec un expert situé à l’autre bout de la terre. Grâce à GoToAssist, il peut même organiser une réunion vidéo, envoyer un message texte, partager des photos en temps réel ou dessiner un croquis.

Assistance à distance les trois meilleures alternatives à GoToAssist

Même si vous ne proposez pas de service de réparation d’appareils ménagers, votre équipe IT et votre support technique ont probablement besoin d’accéder à distance à des postes informatiques, voire de les contrôler à distance.

Si c’est le cas, GoToAssist (qui a récemment changé de nom officiel et s’appelle désormais RescueAssist) est un excellent outil particulièrement adapté aux PME qui vous permet d’être en contact avec un conseiller relation client à distance.

Pourquoi ?

  1. Il est accessible en ligne, ce qui est idéal pour les PME.
  2. Il présente toutes les fonctionnalités reprises dans la répertoire de logiciels d’assistance à distance de Capterra.

Fonctionnalités logiciel d'assistance à distance

GoToAssist est un logiciel remarquable très apprécié de ses utilisateurs.Il inclut l’accès sans surveillance et vous permet de lancer un appel ou une discussion en direct d’un seul clic.

Cependant, ce n’est peut-être pas la solution qui convient à votre entreprise.

Pour découvrir quel logiciel d’assistance à distance répondra le mieux à vos besoins, vous devriez vous intéresser à quelques alternatives à GoToAssist.

GoToAssist : trois alternatives intéressantes

Dans cet article, nous passerons en revue trois alternatives à GoToAssist.

Les options présentées dans cet article sont accessibles en cloud, incluent toutes les fonctionnalités reprises dans le répertoire de logiciels d’assistance à distance de Capterra et rassemblent plus de 50 avis utilisateurs.

Les logiciels sont présentés par ordre décroissant selon le nombre d’avis utilisateurs.

1. Zoho Assist

plateforme zoho assist alternative a Gotoassist
Capture d’écran de Zoho Assist (source)

Fonctionnalités clés

Zoho Assist fait partie de la famille des logiciels Zoho, ce qui lui donne un bel avantage. Il s’intègre en effet aisément avec les autres solutions de l’éditeur et offre un support à distance, un service de ticketing et une suite CRM de premier choix. Zoho Assist est aussi équipé pour l’accès sans surveillance et la mise en route à distance.


Avis utilisateurs

Les utilisateurs de Zoho Assist indiquent que le logiciel est rapide et qu’il offre une très bonne qualité d’image (pas trop de coupures ni de retards). Ils apprécient également la facilité d’utilisation de l’outil ainsi que sa fonctionnalité de reporting, qui inclut de nombreuses options avancées.

Autre argument de poids : le support client répond très rapidement aux questions et aux problèmes.

Certains utilisateurs se sont cependant plaints de quelques soucis techniques. Zoho Assist comptabilise d’ailleurs plus de critiques à ce sujet que LogMeIn Rescue, mais moins que SecureLink.


Prix

Zoho Assist propose une version gratuite de son système pour 1 seul utilisateur. Différentes versions payantes sont disponibles. Vous pourrez bénéficier de toutes les fonctionnalités de Zoho Assist dès 21 € par utilisateur par mois (facturation annuelle) grâce à la version Enterprise. Le logiciel fonctionne avec Linux et il est disponible sous forme d’application pour iPhone et appareils Android.

2. SecureLink

plateforme du logiciel securelink
Capture d’écran de SecureLink (source)

Fonctionnalités clés

SecureLink offre un excellent niveau de sécurité, à la fois pour les techniciens IT et pour les utilisateurs finaux. L’entreprise a l’habitude de travailler avec des acteurs du secteur des soins de santé. SecureLink vous permet de vous connecter simultanément sur plusieurs serveurs pour plusieurs clients au sein d’une seule section du système.


Avis utilisateurs

Les utilisateurs de SecureLink trouvent le logiciel simple d’utilisation et sont convaincus par son interface utilisateur, qui facilite la connexion aux serveurs à distance et la gestion simultanée de serveurs multiples. Ils apprécient également la vitesse de l’outil, qui connecte très rapidement un ordinateur à un serveur ou à un autre poste.
Certains ont repéré des soucis techniques et indiquent que le logiciel se déconnecte parfois soudainement et ne se reconnecte pas directement.


Prix

SecureLink ne publie pas ses tarifs. N’hésitez pas à contacter le service des ventes pour en savoir plus. Il n’existe pas de version d’essai gratuite, mais les utilisateurs bénéficient d’un support client continu. Il faut un module complémentaire tiers pour faire fonctionner SecureLink avec Linux.

3. LogMeIn Rescue

logmeinrescue plateforme logiciel
Capture d’écran de LogMeIn Rescue (source)

Fonctionnalités clés

LogMeIn Rescue offre l’accès à distance pour écrans multiples et une fonctionnalité de chat en direct. Il inclut également des mesures de protection robustes comme la vérification en deux étapes et les rapports de vérification, des contrôles d’authentification et d’autorisation, ainsi que le cryptage AES 256 bits.


Avis utilisateurs

Les utilisateurs de LogMeIn Rescue sont conquis par la convivialité du logiciel, même (et surtout) sur les appareils mobiles. Ils considèrent que l’outil est rapide, réactif et fiable.

Certains ont signalé quelques soucis techniques. Le prix de LogMeIn Rescue ne convainc pas les utilisateurs, qui le trouvent trop cher par rapport à ses concurrents.


Prix

LogMeIn Rescue ne propose pas de version d’essai gratuite. Pour bénéficier de l’ensemble des fonctionnalités disponibles, vous devrez débourser 123,17 € par utilisateur par mois (facturation annuelle). Ce tarif inclut le support client durant les heures de bureau. Le logiciel ne prend pas en charge les systèmes Linux, mais vous pouvez vous connecter à un hôte Windows ou Mac OS X depuis un poste Linux via votre navigateur Firefox.

Quelle est la meilleure alternative pour votre PME ?

Si GoToAssist ne semble pas idéal pour votre entreprise, vous trouverez probablement votre bonheur avec Zoho Assist, SecureLink ou LogMeIn Rescue. Ces logiciels cloud très complets ont été évalués par de nombreux utilisateurs, ce qui devrait vous aider à faire votre choix. Pour résumer :

  • Si vous comptez utiliser ou si vous avez déjà adopté des produits Zoho, optez pour Zoho Assist. Cette option abordable est parfaite si vous avez besoin de fonctionnalités avancées de reporting et que les accès sans surveillance et la sécurité ne sont pas vos priorités.
  • Si vous travaillez dans le secteur des soins de santé ou dans un autre domaine fortement réglementé (sécurité, protection de la vie privée, etc.), SecureLink devrait vous convenir. C’est un excellent outil si vous devez souvent vous connecter rapidement.
  • LogMeIn Rescue, enfin, est plus adapté aux PME qui ont besoin d’un logiciel sécurisé facilement téléchargeable dans des applications mobiles. Le support est limité aux heures de bureau, mais cela ne devrait pas être un frein étant donné la fiabilité de LogMeIn Rescue.

Si aucune de ces alternatives ne vous tente, pensez à parcourir notre répertoire de logiciels d’assistance à distance. Vous pourrez y comparer plus de 50 solutions.


Attention : Cet article reflète les opinions et les points de vue exprimés par des utilisateurs ; il n’est pas représentatif de l’opinion de Capterra.

Vous avez besoin d’un logiciel pour call center ? Consultez la liste des meilleures solutions de call center établie par Capterra.

Das große Blabla – Wenn Online-Meetings nerven

Online-Meetings

Online-Meetings

Sie sind eine Landplage im modernen Büroalltag – Online-Meetings, Webkonferenzen, all die virtuellen Zusammenkünfte, die den Beteiligten Zeit und Nerven rauben. Und warum? Weil immer mehr Projektteams über verschiedene Offices, Städte, Länder oder gar Kontinente hinweg verteilt arbeiten. Längst rauben ihnen Besprechungen in Online-Meetingräumen wie Skype for Business, Webex oder GoToMeeting Zeit und Nerven.

Morgens halb zehn in Deutschland, bei einem IT-Dienstleister. 10 Leute sitzen quer über die Republik verteilt an ihren Schreibtischen und starren seit einer Stunde auf den Monitor vor sich – doch das Online-Meeting will einfach kein Ende nehmen.

Egal, ob sie nun Meeting heißen, Jour fixe, Sitzung, Besprechung oder Konferenz: Immer wieder weist die Forschung nach, dass den Mitarbeitern die vielen Online-Meetings auf die Nerven gehen. Der Befund liegt seit Jahren vor, er wird aber nicht besser, sondern eher schlechter. Allein mit Skype for Business finden jeden Monat weltweit rund 100 Millionen Besprechungen statt!

Statt die Resultate und Motivation in der Zusammenarbeit zu verbessern, erweisen sich ineffektive Meetings als Frustfaktor und Zeitfresser Nr. 1. Was ist es, was die Leute nervt? Und was kann man tun, um das Potenzial freizusetzen, das die virtuelle Zusammenarbeit ja in vielfältiger Weise bietet?

1. Störfaktor: Die Technik

Als häufigste Ursache für schlechte Online-Meetings wird die Technik genannt: „Immer gibt es irgendwelche technischen Probleme. Man kann die anderen nicht hören oder es gibt störende Hintergrundgeräusche.“ Manche beklagen, dass überhaupt keine Verbindung aufgebaut wird oder diese während des Meetings plötzlich abbricht. Oder die Übertragung hakt immer wieder.

Oft wissen die Projektleiter nicht, welche Möglichkeiten ihnen ihr virtueller Besprechungsraum bietet, um Diskussionen im Team besser zu steuern. Es gibt immer wieder Meetings, in denen die Mitarbeiter nur den Audiokanal nutzen – und im besten Fall noch Screen Sharing. Die anderen tollen Funktionen der Tools sind vielen gänzlich unbekannt.

2. Störfaktor: Passive Teilnehmer

Projektleiter sind vor allem davon irritiert, dass die Mitarbeiter in ihren Besprechungen einfach nicht mitmachen: „Man stellt Fragen, aber es kommen keine Antworten. Man bittet die Leute um Feedback, aber es kommt nichts. Ich frage mich oft, ob die überhaupt noch da sind oder ob ich ins Leere spreche“.

Woran liegt das? Zum einen ist es für viele Mitarbeiter völlig selbstverständlich, sich in Online-Meetings passiv zu verhalten. So haben sie es bisher kennen gelernt. In Organisationen ist es ein weit verbreiteter Standard, dass eine Person redet und alle anderen zuhören. Oder eben auch nicht.

Zum andern sorgen die Projektleiter in Online-Meetings nicht genügend dafür, dass die Teilnehmer sich engagiert einbringen. Stattdessen sind sie in erster Linie darauf bedacht, ihre eigenen Botschaften zu platzieren und interessieren sich nur in rhetorischen Fragen für die Rückmeldung der Teilnehmer. Ein echter Dialog, Austausch, Brainstorming, bei dem sich wirklich alle einbringen sollen, findet auf diese Weise nicht statt. Wen wundert es, dass die Mitarbeiter sich dann mit allem Möglichen parallel beschäftigen?

3. Störfaktor: Überforderte Projektleiter

Wenn man nun die Mitarbeiter selbst fragt, was sie für die Ursache schlechter Online-Meetings halten, dann sind die Antworten relativ eindeutig. Neben der Technik wird hier sehr oft der Projektleiter genannt. Er oder sie verfüge einfach nicht über die Fähigkeiten, produktive Online-Meetings durchzuführen.

Vielfach wird davon ausgegangen, dass ein Projektleiter automatisch auch in der Lage ist, gute Online-Besprechungen abzuhalten. Dass hierfür aber spezielle Kompetenzen erforderlich sind, die über das Moderieren eines Präsenz-Meetings hinausgehen, ist vielen nicht bewusst.

Was Sie dagegen tun können

Online-Meetings nehmen inzwischen einen großen Raum im Arbeitsalltag ein. Nicht nur im internen Austausch, sondern auch in Abstimmungen mit Kunden und Geschäftspartnern werden Web-Besprechungen immer mehr zur täglichen Routine. Kümmern Sie sich darum, dass Sie das auch wirklich professionell und effektiv machen! Schlechte Meetings verschwenden nicht nur Zeit, sondern sind auch Motivationskiller und Energiefresser!

Im Prinzip brauchen Sie nur die Erfolgsfaktoren für gute Präsenz-Meetings auch auf die Online-Meetings übertragen: Ziele klar machen, nur die richtigen Leute ins Meeting einladen, eine strukturierte Agenda haben und abarbeiten, Ergebnisse für alle sichtbar dokumentieren, die Teilnehmer zu Beiträgen auffordern.

Darüber hinaus gibt es bei Online-Meetings ein paar Besonderheiten, mit denen Sie sich auseinandersetzen sollten: mit der eingesetzten Technik, den Funktionen des Online-Meetingraums sowie den Interaktionsmöglichkeiten. Das ist nicht viel und nicht aufwändig – Sie müssen sich einfach nur mal ein paar Stunden Zeit dafür nehmen!

Suchen Sie nach Möglichkeiten, Ihre Moderationskompetenz zu verbessern. Lassen Sie sich nicht entmutigen, wenn Ihre HR- oder Trainingsabteilung nicht auf Anhieb eine Lösung für Sie parat hat. Im Zuge der vielen „Digital Workplace“-Projekte entwickelt sich gerade erst ein Bewusstsein dafür, wie HR „New Work“ als Vorreiter für sich selbst und für das Unternehmen interpretiert.

Das passende Online-Meeting-Tool finden

Wenn Sie in Ihrem Team aber einen spezifischen Bedarf haben, sollten Sie sich etwas näher mit den unterschiedlichen Möglichkeiten der Online-Meeting-Tools beschäftigen. Ein einfaches Beispiel: Wenn Sie in Ihrem räumlich verteilten Projektteam häufig Themen abstimmen wollen, dann ist natürlich eine Abstimm-Funktion sehr nützlich und hilfreich. Nur: Nicht jedes Online-Tool bietet eine solche Möglichkeit.

Dann haben Sie zwei Optionen: Entweder Sie nutzen Ihre bereits vorhandene Online-Meeting-Technologie und finden einen Weg, wie Sie Ihre Abstimmungen auch dort effektiv durchführen. Oder Sie sprechen mit den Verantwortlichen in der IT, um sie von zusätzlichen Funktionen zu überzeugen, die für das Unternehmen insgesamt sehr viel sinnvoller sind.

Neben den Anbietern dieser Online-Meeting-Tools gibt es eine Reihe von Firmen, die sich darauf spezialisiert haben, Unternehmen bei der Weiterentwicklung ihrer Zusammenarbeit im virtuellen Raum zu unterstützen. So legt beispielsweise das Beratungsunternehmen virtuu einen besonderen Fokus auf die drei Schwerpunkte virtueller Zusammenarbeit: Mindset, Skillset und Toolset – ein erfolgversprechender Dreiklang für jeden Projektleiter in virtuellen Projektteams.


Über den Autor

Mario Neumann hat 15 Jahre in einem internationalen IT-Konzern als Experte für Projektmanagement gearbeitet. Seit 2008 entwickelte er als selbständiger Trainer und Berater sein Konzept für „Situatives Projektmanagement“, mit dem er Projektleiter für alle Phasen ihrer Projekte fit macht.

5 kostenlose PowerPoint-Alternativen für hochwertige Präsentationen

Kostenlose Powerpoint-Alternativen

Viele etablierte Unternehmen haben die Microsoft Office-Suite bereits auf den Computern ihrer Angestellten installiert. Kein Wunder, dass MS PowerPoint standardmäßig von Führungskräften, Forschern, Managern und so ziemlich jedem gewählt wird, der Wissenswertes präsentiert. Die Beliebtheit des Standard-Branchentools mit seiner großen und vertrauten Auswahl an Funktionen zum Erstellen von visuell ansprechenden ist immer noch ungebrochen. PowerPoint ist jedoch nicht für jedermann die beste Lösung: Kleine Unternehmen und Freelancer können und wollen sich Microsoft Office nicht immer leisten und suchen daher kostenlose PowerPoint-Alternativen.

Kostenlose Powerpoint-Alternativen

Darüber hinaus benötigen viele Fachkräfte, wie z. B. Projektmanager, nicht die gesamte Kapazität von MS PowerPoint. Stattdessen brauchen sie eine benutzerfreundliche Lösung, mit der sie ihrem Team den Projektumfang und das Budget vorstellen und so erfolgreich ein Kickoff-Meeting starten können.

Kleine Unternehmen müssen beim Softwarekauf Faktoren wie die Gesamtkosten, die verfügbaren Funktionen und die Benutzerfreundlichkeit berücksichtigen. Sonst geraten sie an unnötig teure oder zu komplexe Lösungen für ihre Geschäftszwecke.

Für kleine und mittlere Unternehmen lohnt es sich also, sich nach Alternativen umzusehen und sich einen besseren Übersicht über den Markt für Präsentationssoftware zu verschaffen, um die für sie richtige Lösung zu finden.

Im folgenden Artikel werfen wir einen Blick auf die fünf kostenlosen PowerPoint-Alternativen, die von Capterra-Nutzern am häufigsten empfohlen werden. Das Produkt muss dabei den folgenden Kriterien entsprechen:

  • Umfasst Vorlagen und Funktionen zum Erstellen von Folien/Bildern sowie Funktionen zum Erstellen und Veröffentlichen von Dokumenten
  • Verfügt über eine Version, die immer kostenlos zugänglich sein wird
  • Über 20 Nutzerrezensionen auf Capterra

Nachdem wir die Funktionen analysiert und sichergestellt haben, dass jedes Tool über eine kostenlose Version verfügt, haben wir uns die Bewertungen von Capterra-Nutzern angesehen. Auf diese Weise kam eine Liste mit fünf kostenlosen Präsentationsprogrammen zustande, die nachfolgend alphabetisch aufgeführt sind.

Canva: Präsentationen schnell und mit minimalistischen Vorlagen erstellen

Kostenlose Powerpoint-Alternative Canva
Gebrauchsfertige Vorlage auf Canva

Canva eignet sich für Nutzer, die bei der Erstellung von Präsentationen noch recht unerfahren sind. In der kostenlosen Version sind über 8.000 Vorlagen enthalten, sodass sogar Anfänger professionell aussehende Folien erstellen können.

Die minimalistischen Funktionen der Lösung sind hervorragend für Einsteiger, die ein benutzerfreundliches Tool benötigen. Experten werden jedoch einige PowerPoint-Funktionen wie „Übergänge“ vermissen, mit der Nutzer den Wechsel von einer Folie zur nächsten gestalten können.

Was Capterra-Nutzern an dem System gefällt

  • Nutzer mögen die große Auswahl an gebrauchsfertigen Layouts, mit denen Folien schnell und einfach erstellt werden können.
  • Vielseitige Anwendungsszenarien bieten Nutzern die Möglichkeit, nicht nur Präsentationen, sondern auch Briefköpfe, eBooks, Broschüren und Infografiken zu erstellen.
  • Neue Nutzer finden sich dank benutzerfreundlichem Design und einem Video-Tutorial für Anfänger schnell in das Tool ein.

Von Kunden gewünschte Verbesserungen

  • Das Hinzufügen von Elementen (Formen/Tabellen) sollte einfacher sein, da Nutzer wohl eine ganze Weile scrollen müssen, bis sie etwas Passendes finden.
  • Bilder müssten besser zu beschriften und zu taggen sein, damit Nutzern schnell nach den hochgeladenen Bildern suchen können.
  • Erweiterte Designoptionen wie Textaussparungen, runde Vorlagen und 3D-Texte müssten hinzugefügt werden.

Kosten

Es gibt zwei kostenpflichtige Preismodelle: Canva for Work für 12,95 USD pro Teammitglied/Monat und Canva für Unternehmen, bei dem die Kosten direkt bei Canva erfragt werden können. Diese beiden Bezahlversionen verfügen über Funktionen wie eine unbegrenzte Anzahl von Ordnern, unbegrenzten Speicherplatz, Teamfunktionen und vieles mehr, was nicht in der kostenlosen Version enthalten ist.

Google Slides: Präsentationen mit mehreren Personen in Echtzeit designen

Kostenlose PowerPoint-Alternativen Google Slides
Eine Präsentation mit Google Slides beginnen

Google Slides bietet integrierte Funktionen zur Zusammenarbeit, sodass verschiedene Personen gemeinsam und gleichzeitig an einer Präsentation arbeiten können. Auf das Tool kann über einen Browser oder die iOS- oder Android-Apps zugegriffen werden. So kann man eine Präsentation auf dem Handy bearbeiten und dann drahtlos über Chromecast oder Apple Airplay übertragen.

Was Capterra-Nutzern an dem System gefällt

  • Die Funktionen zur Zusammenarbeit in Echtzeit ermöglichen mehreren Nutzern das Erstellen, Bearbeiten und Überprüfen von Präsentationen.
  • Nutzer loben die Funktion zur Versionskontrolle, mit der auf ältere Versionen zugegriffen werden und Änderungen über verschiedene Dokumente nachverfolgt werden können.
  • Das Hinzufügen von YouTube-Videos und Google Photos ist dank der Integration in die G Suite nahtlos möglich.

Von Kunden gewünschte Verbesserungen

  • Weitere Vorlagen und Grafikelemente für visuell ansprechende Präsentationen müssten hinzugefügt werden.
  • Bessere Übergänge und Animationen wie 3D-Elemente und Reflexionen wären für interaktive Präsentationen nützlich.
  • Die Software sollte zusätzliche Stile und Gestaltungsmöglichkeiten, Aufzählungspunkte und Schriftarten für größere Flexibilität beim Design bieten.

Kosten

Google Slides steht kostenlos zur Verfügung, solange man über ein Gmail-Konto verfügt. Unternehmen können sich auch für die G Suite für 4 EUR pro Nutzer und Monat entscheiden. Geschäftliche E-Mails erhalten so den Domänennamen des Unternehmens und erweiterte Sicherheitsfunktionen.

Prezi: Ansprechende Präsentationen sorgen für lebhafte Diskussionen

Kostenlose Powerpoint-Alternative Prezi
In Prezi-Folien kann man rein- und rauszoomen

Prezi lässt den Nutzer in seine Folien rein- und rauszoomen, anstatt sie wie z. B. in PowerPoint nacheinander anzuzeigen. Diese Funktion ist besonders hilfreich, wenn du wichtige Punkte wie eine Statistik oder ein Zitat hervorheben möchtest.

In der aktuellen Version von Prezi können bis zu zehn Nutzer gemeinsam und in Echtzeit an einer Präsentation arbeiten. Somit eignet sich das Tool ideal für Freiberufler, die mithilfe von Kommentaren nötige Änderungen anzeigen möchten.

Was Capterra-Nutzern an dem System gefällt

  • Mit dem dynamischen Design-Tool können Nutzer visuell ansprechende Präsentation erstellen, in die man rein- und rauszoomen kann.
  • Nutzer mögen auch die Funktion zum Zusammenarbeiten, die eine Versionskontrolle überflüssig macht.
  • Prezi setzt eine Analysefunktion ein, um zukünftige Präsentationen zu verbessern. Der Nutzer erfährt, welche Folien am häufigsten angesehen und welche übersprungen wurden.

Von Kunden gewünschte Verbesserungen

  • Nutzer wünschen sich eine intuitivere Oberfläche, sodass das Tool schnell und leicht erlernt werden kann.
  • Eine verbesserte Performance würde Probleme wie langsam landende Übergänge und Systemabstürze beim Bearbeiten von Bildern verhindern.
  • Mehr Kontrolle seitens der Präsentationsfunktionalität würde dazu führen, dass Nutzer beim Rein- und Rauszoomen nicht überfordert sind oder ihnen sogar schwindlig wird.

Kosten

Prezi bietet drei Preismodelle, wobei die Standard-Option bei 7 EUR/Monat liegt, Plus bei 19 EUR/Monat und Premium für Geschäftsleute bei 59 EUR/Monat. Zudem gibt es noch eine kostenlose Basic-Version, mit der Präsentationen in einem browserbasierten Tool erstellt werden können. Hier fehlen jedoch Funktionen wie Privatsphäre, Offline-Zugriff und die zuvor erwähnte Analyse.

Renderforest: Videopräsentationen erstellen und übertragen

Kostenlose Powerpoint-Alternative Renderforest
Eine Folie in Renderforest bearbeiten

Renderforest ist die einzige Software in dieser Liste, die ausschließlich für Videopräsentationen einzusetzen ist. Das Tool verfügt über einen vereinfachten Workflow, über den Videopräsentationen in drei Schritten erstellt werden: Folie bearbeiten, Farben anpassen, Musik auswählen.

Nutzer können das Video anschließend direkt auf Facebook oder YouTube veröffentlichen, den Link in verschiedenen sozialen Netzwerken teilen oder das Video als MP4-Datei herunterladen.

Was Capterra-Nutzern an dem System gefällt

  • Einfach zu verwendende und intuitive Funktionen ermöglichen den Nutzern, Videopräsentationen schnell zusammenzustellen.
  • Dank der großen Auswahl an Videovorlagen entstehen qualitativ hochwertige Präsentationen in HD-Qualität.
  • Nutzern gefallen die Videotutorials, mit denen auch Anfänger schnell in das Thema Videopräsentationen einsteigen.

Von Kunden gewünschte Verbesserungen

  • Nutzer würden gerne jeder Folie eigene Musik hinzufügen, statt einen Song für die gesamte Präsentation auszuwählen.
  • Das Rendern dauert zu lange.
  • Eine vereinfachte Preisstruktur würde es Nutzern ermöglichen, die Kosten genau zu errechnen.

Kosten

Renderforest bietet zwei Preisstrukturen, zum einen Abonnements und zum anderen die Zahlung pro Produkt.

Bei den Abonnements geht es bei 14 USD pro Monat los, bei den Bezahlungen pro Produkt bei 9,99 USD für einen Export. Der Preis variiert jedoch basierend auf der Qualität bzw. der Anzahl an HD-720-Videos, der Länge der Videos, der Anzahl der Songs und der Größe.

In der kostenlosen Variante können unbegrenzt viele Videopräsentationen erstellt werden, jedoch fallen hier zusätzliche Kosten für Branding, höhere Videoqualität, Speicherplatz von mehr als 500 MB, Videos länger als drei Minuten sowie Musik an.

Visme: Design-Dashboards für Anfänger mit Drag & Drop-Funktion

Design-Dashboard in Visme

In Visme können Präsentationen dank der Design-Dashboards mit Drag & Drop-Funktion schnell erstellt werden. Es bietet Zugriff auf mehr als 6.000 Symbole und Tabellen.

Das Tool ist cloudbasiert und generiert automatisch eine URL, die geteilt werden kann. Auf diese Weise müssen Nutzer die Präsentation nicht erst in einem Cloud-Speicher hochladen, wie es bei PowerPoint der Fall ist.

Was Capterra-Nutzern an dem System gefällt

  • Die benutzerfreundliche Oberfläche erleichtert Anfängern das Erstellen von interaktiven Präsentationen.
  • Nutzern gefällt die Auswahl an gebrauchsfertigen Vorlagen, Clipart und Archivfotos.
  • Schriftarten und Farben lassen sich für ein eigenes Branding anpassen.

Von Kunden gewünschte Verbesserungen

  • Eine App würde es ermöglichen, von iOS- und Android-Geräten auf das Tool zuzugreifen.
  • Die Performance müsste in einigen Bereichen verbessert werden, z. B. beim Visual Editor, der zurzeit hängen oder abstürzen kann.
  • Größere Speicherkapazitäten sind wünschenswert, da Nutzer mit vielen Dateien und Dokumenten diese lokal speichern müssen.

Kosten

Das Tool bietet verschiedene Preisoptionen für Einzelpersonen, Unternehmen und Bildungseinrichtungen. Die unterste Stufe für Firmen beginnt bei 25 USD pro Monat und enthält Funktionen wie Privatsphäre-Einstellungen und 10 GB Speicherplatz, die in der kostenlosen Version nicht enthalten sind.

Welche kostenlose PowerPoint-Alternative eignet sich am besten für kleine Unternehmen?

Wenn du nicht viel Zeit oder wenig Ressourcen für eine Präsentation hast, könnte Canva die ideale Lösung sein. Mit der großen Auswahl an Vorlagen erstellst du schnell Präsentationen, Infografiken, Posts für soziale Medien, eBooks und mehr.

Verteilte Teams, wie sie sich häufig bei Freiberuflern und Telearbeitern finden, entscheiden sich oft für Google Slides, da es über Funktionen für die Zusammenarbeit in Echtzeit verfügt.

Prezi wurde für kleine und mittlere Unternehmen geschaffen, die kreative Präsentationen benötigen. Mit dem dynamischen Designtool kannst du zudem auch den Impact auf deine Zielgruppe analysieren.

Wenn du Teil eines kleinen Unternehmens bist und Videopräsentationen erstellen möchtest, ist Renderforest deine Wahl.

Verfügt dein Team über wenig Erfahrung und ihr benötigt eine benutzerfreundliche Lösung, solltet ihr mit Visme arbeiten.

Möchtest du mehr über kostenlose PowerPoint-Alternativen erfahren? In unserem Verzeichnis für Präsentationssoftware kannst du Produkte anhand ihrer Funktionen, des Preises, der durchschnittlichen Bewertung und vielen weiteren Kriterien vergleichen.

Suchst du nach Projektmanagement-Software? Wirf einen Blick auf Capterras Liste der besten Projektmanagement-Softwarelösungen.

 

Die besten 10 Alternativen zu SharePoint für kleine Unternehmen

Alternativen zu Sharepoint

Alternativen zu Sharepoint

SharePoint mag eine verlockende Wahl als Kollaborations- und Content Management-Plattform sein: Das Produkt ist bekannt, verfügt über eine große Nutzerbasis und stammt vom mächtigen Microsoft. Aufgrund der Komplexität des Systems und der langwierigen und kostspieligen Einrichtung vor Ort ist es für viele kleine Unternehmen jedoch unerschwinglich.

Kleine Unternehmen tendieren eher zur Cloud-Version von SharePoint, aber auch hier zeigen sich Größe und Vielfalt des Systems als Herausforderung. Zum Glück gibt es aber auch viele Alternativen zu SharePoint, die sich besser für kleine Unternehmen eignen.

Im Folgenden besprechen wir unsere 10 besten SharePoint-Alternativen, um auch dein Unternehmen bei der besten Wahl zu unterstützen.

Kosten

Die Preisgestaltung zur Bereitstellung von SharePoint vor Ort ist häufig verwirrend, sodass viele Firmen externe Berater hinzuziehen. Zuerst muss festgestellt werden, wie viele SharePoint-Server (die sich preislich geschätzt bei ca. 8.300 EUR netto pro Server bewegen) und wie viele interne und externe Nutzer benötigt werden.

Zur Verfügung stehen zwei verschiedene Versionen von SharePoint Server (Standard und Enterprise), deren genaue Preise direkt bei Microsoft erhältlich sind.

Die Preise von SharePoint Online gestalten sich viel einfacher. Es gibt zwei verschiedene Pläne für 4,20 EUR bzw. 8,40 EUR pro Nutzer und Monat sowie einen Office 365-Plan für 19,70 EUR pro Nutzer und Monat. Trotzdem lassen sich bei der Konkurrenz immer noch preisgünstigere Angebote finden.

Alternativen zu Sharepoint Online

Sharepoint-Alternative: Bitrix24

Bitrix24 stellt auf seiner Website selbst gegenüber, warum seine Cloud-Lösung eine gute Alternative zu SharePoint ist, und eines der schlagenden Argumente ist der Preis. Bis zu 12 Nutzer sind kostenlos und eine ganze Palette an Features kann nicht nur mit SharePoint mithalten, sondern übertrifft es auch teils. Umfasst ein Unternehmen bereits mehr als 12 Mitarbeiter, so gibt es drei weitere Preismodelle mit mehr Nutzern, weiteren Features und mehr Speicherplatz.

Sharepoint-Alternative Bitrix24

Paul Anthony Santos, Executive Assistant bei New York Lifes, äußert sich zum Preismodell von Bitrix24: „In der kostenlosen Version gibt es fantastische Features für bis zu 12 Nutzer. Und wenn Ihr Unternehmen über 12 Nutzer hinauswächst, ist dies meiner Kenntnis nach immer noch die günstigste Option mit den meisten Funktionen. Unbegrenzt viele Mitarbeiter und unbegrenzter Speicher für 179 EUR pro Monat sind einfach unschlagbar. Preislich gesehen ist dieses Angebot kaum zu übertreffen.“

 

Unternehmensgröße

SharePoint war ursprünglich eine lokal installierte Software und wurde aufgrund der hohen Kosten und möglichen Probleme bei der Installation als Lösung für große Unternehmen vermarktet. Nach der Einführung des unkomplizierteren SharePoint Online hat sich diese Option jedoch als attraktive Alternative für kleine Unternehmen etabliert.

Es ist unter Umständen trotzdem ratsam, einen Berater hinzuzuziehen, um die Software in ihrem vollen Umfang nutzen zu können, wobei es intuitivere Lösungen gibt, die sich besser für ein klein Unternehmen eignen.

Sharepoint-Alternative: Samepage

Die Kollaborationslösung Samepage ist eine großartige Freemium-Option für kleine Unternehmen, bei der das Basisangebot für unbegrenzt viele Nutzer kostenlos zur Verfügung steht. Diese Version verfügt über eine limitierte Zahl an Funktionen und auch Inhalte können nur begrenzt erstellt und gespeichert werden. Trotzdem eignet sie sich für Startups und kleine Unternehmen, die gerade zu Anfang nur minimale Investitionen tätigen möchten.

Sharepoint-Alternative Samepage

Samson Loo, CEO und Gründer von AisleIO, erinnert sich: „Als kleineres Unternehmen benötigten wir eine kosteneffiziente Plattform, auf der wir unsere internen Daten zentralisieren konnten. Nach einiger Recherche sind wir auf SamePage.io gestoßen, die genau das bieten, was wir wollten: Einfache Anwendung mit gutem Nutzererlebnis und eine mobile App, mit der wir auf dem neuesten Stand sind und den Überblick über anstehende Aufgaben behalten.“

 

Integrationen

Microsoft hat mit Produkten für ERP, CRM, Marketing, Business Intelligence, Kundenservice usw. ein riesiges App-Ökosystem geschaffen und SharePoint Online ist in Office 365 integriert, SharePoint steht also in Bezug auf die Integration hervorragend da.

Sharepoint-Alternative Integrationen

Das Produkt lässt sich mit 150 der auf GetApp aufgeführten Cloud-Apps integrieren, was ziemlich beeindruckend ist. Es gibt allerdings Alternativen, die sogar über noch mehr Integrationsmöglichkeiten verfügen.

Sharepoint-Alternative: G Suite

G Suite weist beeindruckende 220 Integrationen mit auf GetApp aufgeführten Apps auf, wozu auch Top-Player wie Wrike, Insightly, TribeHR, Zoho CRM und alle weiteren Angebote von Zoho zählen. Viele unserer Nutzerbewertungen loben die Vorteile von Google Apps for Work bei der Integration und wie reibungslos die Zusammenarbeit mit anderen Apps funktioniert.

Chisom Ekweani von der University of Texas betont die „einfache Integration und Möglichkeiten zum Teilen“.

Alex Chapin, Chef bei 3R Building Sustainability, führt „die Integration mit Drittanbietern“ als einen Vorteil an.

Unternehmensinhaber Jeff Ryan merkt an, dass die G Suite „Integrationen mit vielen anderen Programmen“ bietet.

Sharepoint-Alternativen Integrationen

Mobile App

Microsoft stellt mobile Apps für die Betriebssysteme Android und iOS bereit. Während die Bewertungen im Apple App Store überwiegend positiv ausfallen, hagelt es im Google Play Store Kritik, und das trotz einer guten Gesamtbewertung.

Sharepoint-Alternative Mobile Apps

Sharepoint-Alternative: Alfresco

Die SharePoint-Alternative Alfresco wird sowohl im Google Play Store als auch im App Store gut bewertet. Unabhängig davon, ob Alfresco in der Cloud oder vor Ort bereitgestellt wird, kann über die App auf Websites und Inhalte zugegriffen werden.

Weiterhin ist es möglich, Dokumente zur Überprüfung und Genehmigung gleichzeitig an mehrere Kollegen zu senden, Aufgaben zu erstellen oder zu delegieren, Aktivitäten-Feeds anzuzeigen, Dokumente per E-Mail zu versenden und verschiedene Versionen eines Dokuments nachzuverfolgen.

In einer Kundenrezension steht: „Ich liebe diese App! Sie ist perfekt, um meine Geschäftsdateien zu speichern. Endlich muss ich mir meine Dokumente nicht mehr per E-Mail hin und her schicken.“

Sharepoint-Alternative Alfresco

Nutzerbewertungen

SharePoint schneidet mit 4,1 von 5 Punkten in den Bewertungen von GetApp-Rezensenten eher durchschnittlich ab. Probleme zeigen sich wiederholt im Bedienkomfort und in der Benutzeroberfläche. Während Cloud-Lösungen häufig nutzerfreundlicher sind als herkömmliche Software, hat SharePoint Online hier noch etwas Nachholbedarf.

Sharepoint-Alternative Reviews

Ein Nutzer stellt fest: „Das Layout und die Technologie von SharePoint sind veraltet und es gibt auf dem Markt bessere Optionen mit einem modernen Look, die auch einfach aktualisiert und verwaltet werden können.“

Sharepoint-Alternative: Samepage

Die bereits zuvor erwähnte Open-Source-Software Samepage schneidet in allen Bereichen der GetApp-Nutzerbewertungen gut ab und erzielt Bestnoten bei Bedienkomfort, Preis-Leistungsverhältnis und Kundensupport. Im Durchschnitt erhält die Software 4,8 von 5 Punkten.

Nutzer loben die einfache und intuitive Verwendung, den Preis, die Konfigurierbarkeit und den großartigen Kundensupport.

Skalierbarkeit

Bei der Skalierbarkeit von SharePoint zeigt sich erneut das bereits zuvor erwähnte Problem, dass ursprünglich große Unternehmen das Zielpublikum waren und sich dadurch einige Faktoren nicht unbedingt für wachsende kleine Unternehmen eignen.

Es dauert eine Weile, bevor sich die Vor-Ort-Bereitstellung amortisiert, sodass die initialen Kosten möglicherweise das Anfangsbudget übersteigen.

Auch hier gibt es andere Lösungen, die sich besser für Unternehmen jeder Größe eignen.

Sharepoint-Alternative: Bitrix24

Von allen sinnvollen Alternativen zu SharePoint bietet Bitrix24 die umfassendste Preisstruktur, bei der die Software zusammen mit dem Unternehmen wachsen kann. Auf die kostenlose Free-Version folgen Plus (35 EUR/Monat), Standard (89 EUR/Monat) und Professional (179 EUR/Monat).

Der unabhängige Senior Consultant Dejan Lugonja schreibt: „Dies ist eine der wenigen Software-Lösungen auf dem Markt, die einem kleinen Team von bis zu 12 Personen kostenlos 90 % der Features bereitstellt. Zu einem anständigen Preis kannst du dir dann noch ein Upgrade mit zusätzlichen Features holen und noch mehr Nutzer hinzufügen.“

Sharepoint-Alternativen Bitrix24 Preis

Schulungen

SharePoint ist keine einfache, intuitive Software, die in wenigen Minuten einsetzbar ist, und so benötigen die zukünftigen Nutzer eine Schulung. Microsoft stellt eine Vielzahl an Ressourcen für das Training zur Verfügung, von Videos und Tutorials bis hin zu zertifizierten Kursen (leider keine deutschen, aber eine große Auswahl auf Englisch) und Hilfe über die Partner Community von Microsoft SharePoint.

Sharepoint-Alternative Schulungen

Sharepoint-Alternative: Huddle

Huddle stellt ein Kundensupport-Team bereit, das sich ausschließlich um die Einführung der Kollaborations-Plattform beim Kunden kümmert. Dieses Team setzt sich aus Trainern, Branchenspezialisten, Experten für die Zusammenarbeit und technischen Betreuern zusammen.

Rishi Chowdhury, CEO beim Medienunternehmen , schreibt über diesen Prozess „Das Supportteam ist fantastisch. Sie haben sich die Zeit genommen und mein Team an dem Produkt geschult, was, ehrlich gesagt, gar nicht schwer war, weil das Tool so einfach zu bedienen ist. Es hat aber trotzdem sehr geholfen, weil man manchmal mit einem neuen Tool gar nicht weiß, wo man anfangen soll. Sie haben uns auch viele Ideen zur Verwendung gegeben, auf die wir selbst nie gekommen wären!“

Einfache Implementierung

SharePoint ist einfach einzurichten, wenn man bereit ist, anfangs einen Berater hinzuziehen, was für viele kleine Unternehmen jedoch keine Option ist. Eine durchdachte Strategie hilft bei der einfachen und schnellen Implementierung, genau wie ein Team, das sich damit auskennt. Auch in diesem Bereich gibt es jedoch Cloud-Lösungen, die den Wechsel einfacher gestalten.

Sharepoint-Alternative: Glasscubes

Ob man nun zum ersten Mal mit einer Kollaborationslösung arbeitet oder von SharePoint wechselt, niemand braucht eine komplizierte App, die ewig eingerichtet werden muss oder bei der Daten nicht anständig transferiert werden können. Man wünscht sich ein System, das sofort in vollem Umfang nutzbar ist.

Bei Glasscubes sind IT-Administratoren überflüssig, da die Plattform schnell von einem normalen Nutzer eingerichtet werden kann. Die Lösung ist intuitiv in der Anwendung, sodass auch keine Schulung nötig ist. Sollte man doch mal Unterstützung brauchen, ist der Support nur einen Telefonanruf entfernt und bei der Implementierung steht ein Online-Chat bereit.

Tony Taylor, Manager bei Astor Bannerman (Hersteller von Hilfsmitteln für behinderte Menschen), beschreibt das Tool so: „Einfach, intuitiv und erfordert sehr wenig Schulung.“

Sharepoint-Alternative Glasscubes Workspaces

Kontinuierlicher Support

Microsoft SharePoint ist ein weitverbreitetes Produkt mit vielen Foren, Support-Websites und verifizierten Partnern, die den Nutzer bei Fragen und Problemen unterstützten können. Wie steht es aber um den Support von Microsoft selbst?

In Nutzerrezensionen hat er nur durchschnittliche Bewertungen erhalten. Das Unternehmen stellt auf seiner Website jedoch eine Reihe von Support-Optionen bereit, wobei E-Mail die beste Option zu sein scheint. Weiterhin sollte bedacht werden, dass Microsoft einige Jahre nach dem Erscheinen neuerer Versionen den Support für ältere Produkte einstellt.

Sharepoint-Alternative Support

Sharepoint-Alternative: eXo Platform

eXo Platform ist unsere erste Wahl, wenn es um fortlaufenden Support geht. Nicht nur stellt das Unternehmen selbst Hilfe bereit, es gibt auch eine große Community, die Nutzer bei ihren Problemen unterstützt. Dieser Punkt wurde in unseren Nutzerbewertungen immer wieder als Grund für die Verwendung von eXo Platform genannt.

Yash Pathak, Jr. Software Engineer bei Datamatics Global Services, schreibt über eXo Platform: „Wird von einer großen und sehr aktiven Community unterstützt.“

Ein anderer Nutzer findet: „Der Community-Support bei eXo ist erstklassig. Es wird schnell geantwortet und immer mit Rat und Tat zur Seite gestanden.“

Sharepoint-Alternativen eXo

Regelmäßige Updates

Microsoft stellt regelmäßig Updates für SharePoint-Server über die automatischen Windows-Updates bereit, was für IT-Administratoren bei der Verwaltung der Lösung zu einer Herausforderung werden kann. Auch bei SharePoint Online werden regelmäßig Updates herausgebracht und es liegt im Ermessen der Kunden, ob und wann sie diese installieren wollen, d. h. in einem sehr frühen Stadium als Early Adopter (ausgewählte Nutzer oder das gesamte Unternehmen) oder zum regulären Zeitpunkt.

Die Update-Funktion der Microsoft Cloud-Version funktioniert ziemlich gut, aber auch hier gibt es SharePoint-Alternativen, die bewusst regelmäßige Updates bereitstellen und Wünschen bzgl. neuer Features nachkommen.

Sharepoint-Alternative: Igloo

Der Intranet-Softwareanbieter Igloo stellt ungefähr alle 30 Tage kostenlose Updates und neue Features bereit. So hat man immer die neueste Version und muss sich keine Sorgen machen, dass die App nicht aktualisiert wird. Weiterhin kümmert sich der Anbieter um die Software, das Hosting und die Wartung und hilft bei Problemen, wieder alles zum Laufen zu bekommen.

Jacquie Benjamin, Programmdirektorin der Abteilung Operations and Innovation bei Edu-Vision 2020, sagt: „Igloo läuft einfach immer, egal wie spät es ist oder in welcher Zeitzone ich mich auch befinde.“

Sharepoint-Alternative Igloo

Welche dieser Alternativen zu SharePoint würdest du empfehlen?

Der Name Microsoft und der Bekanntheitsgrad des Produktes werden weiterhin viele Unternehmen, von großen Firmen bis hin zu Start-Ups, dazu verleiten, SharePoint als die beste Option anzusehen. Es gibt jedoch viele Alternativen, die nicht nur dieselben, sondern sogar bessere Funktionen bereitstellen, preislich vergleichbar und viel einfacher zu implementieren sind.

Solltest du eine der im Artikel erwähnten Apps verwenden oder eine weitere Alternative zu SharePoint vorstellen wollen, schreib uns gerne unten einen Kommentar.

Welche Vorteile bietet das Upgrade auf die Google App Suite kleinen Unternehmen?

Google App Suite

Google App Suite

G Suite? Google App Suite? Google Apps for Work? Google Apps für Unternehmen? Was ist der Unterschied zwischen alledem?

Eigentlich nichts. Was früher als Google Apps for Work bezeichnet wurde (neben zahlreichen inoffiziellen Bezeichnungen oder Bezeichnungen von einzelnen Anwendungen wie Google Drive oder Google Docs), heißt mittlerweile offiziell G Suite: Googles Anwendungspaket für Unternehmen. Es gehört zur Google Cloud, die alle Enterprise-Angebote von Google umfasst.

Gut, das hätten wir also geklärt. Die wichtigere Frage ist: Braucht man das wirklich? Nahezu jedes kleine Unternehmen nutzt Gmail, Google Drive, Docs und Sheets zur Kommunikation und Zusammenarbeit im Team. Viele zögern nun, zur Google G Suite, einer schicken, aber kostenpflichtigen Version der sonst kostenfreien Google-Tools, zu wechseln.

Die G Suite ist ab 4 € pro Nutzer und Monat in der Basic-Version und für 8 € pro Nutzer und Monat in der Business-Version verfügbar, die zusätzliche Funktionen und mehr Speicherplatz bietet. Es gibt auch eine Enterprise-Version für 23 € mit erweiterten Sicherheitsfunktionen.

Ob sich die größeren Pakete der Google App Suite lohnen oder nicht, hängt ganz von den eigenen Bedürfnissen und Anforderungen ab. An sich hat die G Suite so einiges zu bieten, was den Preis durchaus wert sein kann. In diesem Artikel wollen wir die Unterschiede zwischen der G Suite und den herkömmlichen Google-Apps aufzeigen, einige der Vorteile und neuen Funktionen der G Suite herausstellen und auch die Sicherheitsfunktionen kurz ansprechen.

Gmail, Hangouts und Google Drive für kleine Unternehmen

Gmail gehört mit seinem intelligenten Posteingang, dem einfachen Zugriff auf das Chat-Tool Hangouts und die Verbindung zum Cloud-Speicher Google Drive zu den beliebtesten E-Mail-Anbietern und ist fast jedem ein Begriff. Was ist an der G Suite anders?

Gmail

Gmail ist der Grundpfeiler eines jeden Google-Kontos.

  • Ohne G Suite: Bei der Einrichtung eines Gmail-Kontos erhält man eine kontoname@gmail.com-E-Mailadresse sowie 15 GB Speicherplatz für alles, was in Gmail bzw. Google Drive gespeichert wird.
  • Mit G Suite: Die G Suite ermöglicht das Einrichten von personalisierten konto@unternehmensname.com-Mailadressen und von Mailing-Gruppen mit Alias-Adressen wie sales@unternehmensname.com. Außerdem erhältst du für Gmail und Google Drive den doppelten Speicherplatz, nämlich insgesamt 30 GB.

Hangouts

Hangouts (früher bekannt als GChat) ist Googles Tool für Chats und Videokonferenzen.

  • Ohne G Suite: Du kannst bis zu 150 Personen in einem Gespräch zusammenbringen und Videoanrufe mit bis zu 25 Personen durchführen.
  • Mit G Suite: Google Hangouts bietet zwei Features für Unternehmen: Hangouts Meet und Hangouts Chat. Hangouts Meet ermöglicht je nach G Suite-Version Videokonferenzen mit bis zu 100 Personen. Externe Teilnehmer können sich über einen freigegebenen Link einwählen, ohne sich anmelden oder ein Plugin herunterladen zu müssen. Hangouts Chat ist eine Kommunikationsplattform für Teams, in der virtuelle Chatrooms für einzelne Projekte erstellt werden und Dateien und Ordner aus der Google App Suite in diesen Chats geteilt werden können.

Google App Suite Hangouts

Drive

Google Drive hat die Zusammenarbeit in Echtzeit und die Dateifreigabe mit den praktischen Tools Sheets, Docs und Slides revolutioniert und ist für viele Teams der zentrale Ort für die Zusammenarbeit.

  • Ohne G Suite: Für Gmail und Drive stehen insgesamt 15 GB Speicherplatz zur Verfügung. Dateien können in Ordnern organisiert werden und Favoriten- und Suchfunktionen ermöglichen einen schnellen Zugriff. Man kann Dateien unkompliziert per Link oder über die E-Mail-Adresse der anderen Personen freigeben, um sie gemeinsam zu bearbeiten.
  • Mit G Suite: In der G Suite Basic stehen 30 GB Speicherplatz zur Verfügung. In der G Suite Enterprise, G Suite Business und G Suite for Education hängt der Speicherplatz von der Nutzerzahl ab und ist ab fünf Nutzern unbegrenzt. In der G Suite Enterprise, G Suite Business, G Suite for Education und Drive Enterprise sind außerdem Teamablagen verfügbar, gemeinsam nutzbare Bereiche, in denen die Dateien dem gesamten Team statt einer Einzelperson gehören. So ist es nicht mehr nötig, Berechtigungen für einzelne Dokumente oder Ordner zu erteilen.

Google App Suite Drive

Die Google App Suite wird immer intelligenter

Seit der Umbenennung in G Suite hat Google seinen Apps einige leistungsstarke Machine-Learning-Funktionen zukommen lassen.

  • Docs: Die Erkunden-Funktion nutzt maschinelles Lernen, um über eine Websuche Themen, Informationen und Bilder zu Dokumenten vorzuschlagen oder ähnliche Dokumente in der eigenen Google Drive-Ablage anzuzeigen.

Google App Suite Docs

  • Sheets: Wer Formeln zu kompliziert findet, wird sich über die Erkunden-Funktion in Google Sheets freuen. Die Daten werden automatisch in Tabellen und Diagrammen analysiert und man kann ganz einfach in normaler Sprache eingeben, welche Daten man angezeigt bekommen möchte, um per maschineller Sprachverarbeitung eine Formel vorgeschlagen zu bekommen. In einer Tabelle mit Traffic-Daten für eine Website lässt sich so beispielsweise durch die Frage „Was ist die durchschnittliche Besucherzahl pro Beitrag?“ mühelos eine entsprechende Formel erstellen.
  • Kalender: Google Kalender bietet in der G Suite eine intelligente Planungsfunktion, die voraussagt, wann Teammitglieder verfügbar sein werden, und anhand dessen Termine für Meetings vorschlägt.
  • Drive: Wer Drive für Android nutzt, findet dort einen praktischen Schnellzugriffsbereich, der Dokumente vorschlägt, die kürzlich verwendet wurden oder die man möglicherweise aufgrund von Terminen im Kalender oder der Kommunikation mit Kollegen benötigt.
  • Sites: Google Sites bietet eine Art Intranet, in dem Unternehmen Informationen in Form von Teamwebsites mit Mitarbeiter*innen teilen können. Auf den Websites lassen sich ganz einfach per Drag-and-Drop Inhalte einfügen. In den Sicherheitseinstellungen lässt sich festlegen, ob der Zugriff eingeschränkt oder für externe Beteiligte geöffnet werden soll. Natürlich sind die Sites auch für Mobilgeräte optimiert, sodass die Inhalte auf jedem Gerät ansprechend dargestellt werden.
  • Cloud Search: Die Cloud Search ist eine intelligente Suchfunktion, die die leistungsstarken Such-Algorithmen von Google für die Suche nach Dateien, E-Mails, Dateien oder auch Personen im eigenen Unternehmensverzeichnis nutzt. So soll alles, wonach im Unternehmen gesucht wird, leicht auffindbar gemacht werden. Mithilfe von maschinellem Lernen werden Suchanfragen vervollständigt und kontextbezogene Ergebnisse sowie auf der vorhergegangenen Nutzung beruhende Vorschläge angezeigt.

Wie sieht es mit der Sicherheit aus?

Für große Unternehmen, die über Google als Software-Suite ihrer Wahl für die Zusammenarbeit nachdachten, war das Thema Sicherheit schon immer problematisch. Mittlerweile hat die Google App Suite bei der Sicherheit deutlich aufgeholt. So ist sie beispielsweise nach dem internationalen Sicherheitsstandard ISO 27001 zertifiziert, Kundendaten werden verschlüsselt gespeichert und die G Suite kann im Einklang mit den EU-Datenschutzanforderungen verwendet werden. Die Admin-Konsole bietet Administratoren Zugriff auf Sicherheitsfunktionen wie die Einmalanmeldung (SSO).

  • Vault: Mit Google Vault können Dateien, Nachrichten und E-Mails über die Standard-Aufbewahrungszeit hinaus aufbewahrt, durchsucht und exportiert werden. Außerdem kann man Inhalte in geschlossenen Konten durchsuchen, Prüfberichte erstellen oder festlegen, dass Daten nach einer gewissen Zeit automatisch gelöscht werden. Für Nutzer der G Suite Basic kostet Google Vault zusätzlich 4 € pro Nutzer und Monat.
  • Admin: Google Admin ermöglicht Administratoren die unkomplizierte Verwaltung der G Suite. Hier können sie beispielsweise Nutzer*innen anlegen, Zugriffsrechte vergeben oder entziehen sowie eine zweistufige Verifizierung einrichten. Die Mobilgeräteverwaltung macht es möglich, Apps für Mitarbeiter*innen bereitzustellen, die Daten auf Mobilgeräten zu schützen, Sicherheitseinstellungen festzulegen und die Nutzung zu überwachen – auch in Unternehmen, in denen Mitarbeiter ihre eigenen Geräte verwenden (BYOD).

Google App Suite Support

Das G-Suite-Abo beinhaltet einen E-Mail- und Telefon-Support rund um die Uhr.

Ist es den Preis wert?

Zweifellos macht Google alles richtig, um Unternehmen, die den Schritt in die Cloud wagen wollen, ein verlockendes Angebot zu machen. Wer bereits die Apps von Google verwendet, wird mit dem Übergang zur G Suite keinerlei Probleme haben. Wer bisher beispielsweise Microsoft Office 365 nutzt, hat eventuell weniger Gründe für den Wechsel.

Gleichzeitig liegen viele der Vorteile beim Wechsel zur G Suite auf der Hand: Einige dienen eher der Bequemlichkeit (wie die Schnellzugriffs- oder Erkundungsfunktionen), während andere die Nutzbarkeit der Software deutlich erhöhen (personalisierte E-Mail-Adressen, mehr Speicherplatz und Teamablagen) oder für mehr Sicherheit sorgen.

Wer die Google G Suite zunächst einmal testen möchte, kann sie 14 Tage lang kostenlos testen.

Auch der Vergleich mit Microsoft Office 365 könnte für einige Nutzer*innen interessant sein.

Rapport : top 20 des outils de web conférence les plus appréciés

Top 20 outils de web conférence les plus appréciés

Top 20 outils de web conférence les plus appréciés

Les entreprises se développent de plus en plus à l’international et leurs employés sont toujours plus nombreux à travailler à distance. Ces deux facteurs ne facilitent pas la communication au sein des équipes.

Les logiciels de conférence web résolvent une partie du problème. Ils permettent en effet d’organiser des réunions en ligne, ce qui simplifie les échanges et la collaboration entre les employés, où qu’ils se trouvent.

Ces outils permettent également d’organiser des webinaires et d’autres événements en ligne pour engager clients et collaborateurs.

Certaines solutions existent depuis les années 1990, mais le secteur gagne aujourd’hui en importance, car les appels vidéo sont de plus en plus courants dans la vie privée comme dans la vie professionnelle.

Si vous cherchez à vous équiper d’un logiciel de ce type, il est essentiel de choisir celui qui conviendra parfaitement à votre entreprise. C’est pour cette raison que Capterra a publié un rapport établissant le top 20 des logiciels de conférence web les plus populaires. Vous pouvez y découvrir les solutions les plus prisées par vos pairs pour déterminer celle qui vous conviendra le mieux.

Sachez cependant que cette liste n’est pas exhaustive puisqu’elle ne reprend pas tous les logiciels existants. Pour découvrir l’ensemble des outils disponibles sur le marché, n’hésitez pas à consulter notre répertoire de logiciels de conférence web.

Méthodologie

Nous avons utilisé l’algorithme de popularité unique de Capterra pour évaluer les logiciels et vous proposer un classement selon les scores obtenus.

Les notes sont calculées sur la base de plusieurs facteurs pondérés :

  • 40 % pour le nombre actuel de clients,
  • 40 % pour le nombre d’utilisateurs actifs,
  • 10 % pour la présence sur les réseaux sociaux (abonnés Twitter, likes sur Facebook et abonnés LinkedIn),
  • 10 % pour les avis sur les sites de Gartner Digital Market (Capterra, GetApp et Software Advice).

Afin de comparer les plus précisément possible les éditeurs, nous avons strictement défini ce que nous entendons par “clients” et “utilisateurs actifs”. Un “client” correspond à une entreprise qui possède une licence pour un produit, tandis qu’un “utilisateur” est un employé de cette entreprise qui se connecte à l’outil et organise des réunions. Seuls les profils actifs au cours de l’année passée ont été pris en compte.

Résultats

Notre classement est ouvert à tous les éditeurs repris dans notre répertoire de logiciels de conférence web, chacun étant responsable de nous communiquer ses chiffres.

Lorsque les éditeurs n’ont pas répondu à nos demandes ou n’ont pas été en mesure de nous fournir les informations nécessaires, nous avons réalisé des estimations à partir des informations disponibles et des moyennes du secteur. Ces estimations apparaissent en jaune dans le tableau ci-dessous.

Top 20 des outils e web conférence les plus appréciés

Les éditeurs ont eu l’opportunité de rectifier ces estimations avant la publication du rapport. Nous avons veillé à lisser les données manifestement gonflées mais, étant donné l’impossibilité de vérifier toutes les informations fournies, les chiffres présentés doivent être considérés comme des estimations.

Quel logiciels de web conférence préférez-vous ? Avons-nous oublié les plus importants ? Toutes vos suggestions sont les bienvenues puisque nous mettons notre rapport à jour chaque année !

Besoin d’un logiciel de conférence web ? Consultez la liste des meilleurs outils de conférence web de Capterra.

SharePoint : 4 alternatives faciles à utiliser pour les petites équipes

alternative sharepoint

alternative sharepoint

Si vous passez vos journées dans un bureau, vous connaissez probablement SharePoint.

Ce logiciel de collaboration et de partage de documents lancé en 2001 est désormais utilisé par plus de 190 millions de personnes dans 200 000 organisations partout dans le monde. C’est en tout cas ce que déclare Microsoft, qui a développé l’outil et le propose en version web dans le pack Office 365.

Les logiciels collaboratifs classiques, ce sont les machines à café d’aujourd’hui : ils permettent aux collègues de discuter à tout moment de leurs projets professionnels, de leur vie privée ou encore des résultats des derniers duos de The Voice.

Image d’archive : premier outil de collaboration en entreprise (source : http://www.distributeur-automatique-littoral.com/)

Il n’est pas facile de définir SharePoint tant ses innombrables intégrations en font un logiciel polyvalent. Il peut même faire office de logiciel de gestion de projets.

C’est ce que rappelle Craig Roth, analyste chez Gartner, dans “Solution Path for SharePoint” (un rapport en anglais accessible dans son intégralité aux clients Gartner) :

“Les solutions de déploiement cloud, hybrides et locales, toutes caractérisées par différentes fonctionnalités et performances, constituent un incroyable nombre de combinaisons topologiques… Pour comprendre SharePoint, il faut connaître ses fonctionnalités intégrées, sa plateforme de développement et son écosystème de plug-ins et de partenaires. Il est donc difficile de le définir précisément.”

Au fond, Sharepoint est un outil de collaboration qui permet aux équipes de communiquer par messagerie instantanée. Mais c’est également un système de stockage et de gestion de documents, un calendrier, et même un logiciel de gestion de contenu.

Il ne fait aucun doute que les grandes entreprises et les sociétés bien établies peuvent bénéficier de la puissance et de la versatilité de SharePoint. En revanche, les petites équipes voulant se doter d’un outil de collaboration et de gestion documentaire simple et accessible n’exigeant pas des semaines de formation devraient envisager d’autres solutions logicielles.

Vous devriez en trouver une qui vous convient dans cet article.

Il reprend quelques alternatives à SharePoint qui permettront à votre équipe de communiquer et de partager des ressources n’importe où et n’importe quand en moins de temps qu’il n’en faut pour le dire.

4 alternatives à SharePoint simple d’emploi

Cette liste reprend des outils qui coûtent moins de 10 euros par utilisateur par mois, qui incluent la gestion documentaire, qui comptent au moins 100 avis d’utilisateurs sur Capterra et dont la simplicité d’utilisation a été évaluée à au moins 4/5 sur notre site.

À titre de comparaison, SharePoint comptabilise plus de 250 avis, sa facilité d’utilisation est évaluée à 3,5/5 et sa version de base pour les entreprises revient à 8,80 € par utilisateur par mois.

Les alternatives à SharePoint sélectionnées sont présentées par nombre d’avis décroissant.

1. Slack

Avis : Plus de 2 350

Facilité d’utilisation : 4/5

alternative sharepoint

Slack a beau évoquer la détente à ceux qui maîtrisent la langue de Shakespeare, c’est un outil tout ce qu’il y a de plus sérieux. D’après son créateur, Stewart Butterfield, le nom du logiciel lancé en 2014 est l’acronyme de “Searchable Log of All Conversation and Knowledge“, (journal interrogeable de l’ensemble des conversations et des connaissances). Slack était au départ un outil interne de messagerie instantanée créé par une équipe de conception de jeux vidéo de Vancouver, Tiny Speck.

Il a rapidement conquis divers profils de clients, des équipes de deux personnes aux membres du Fortune 100 (plus de trois-quarts d’entre eux utilisent Slack). Pour les freelancers en mal de collègues avec lesquels “taper la discute”, il est même possible de chatter avec le Slackbot.

Slack se distingue avant tout de ses concurrents par son interface de discussion instantanément familière à tous ceux qui ont déjà utilisé un chat. L’outil assure en outre la sauvegarde et la récupération de toutes les discussions et fichiers échangés.

De plus, avec un répertoire de plus de 1 000 apps et bots ainsi qu’un financement de 80 millions de dollars pour les développeurs indépendants, Slack évolue constamment pour intégrer ce qu’on lui réclame, de la planification des congés au suivi de la flotte automobile des entreprises.

Prix

  • Slack propose une version d’essai gratuite pour les petites équipes et des tarifs réduits pour les structures éducatives et organismes à but non lucratif.
  • Tarif de base : à partir de 6,25 € par utilisateur par mois
  • Tarif supérieur : à partir de 11,75 € par utilisateur par mois

2. Asana

Avis : plus de 1 880

Facilité d’utilisation : 4/5

alternative sharepoint

Comme Slack, Asana était au départ un outil interne d’une petite entreprise dont vous avez peut-être entendu parler : il a en fait été conçu par Dustin Moskovitz et Justin Rosenstein pour simplifier la coordination des différents acteurs impliqués dans le développement de ni plus ni moins que Facebook. (Moskovitz est l’un des cofondateurs de Facebook et Rosenstein est un ingénieur associé à la création du bouton Like, du chat de Gmail ou encore de Google Drive.)

Asana s’articule autour d’une interface de gestion des tâches. Il est doté de fonctionnalités avancées de gestion de projet (gestion de budget et de suivi des heures notamment).

Pour gérer vos documents, vous pouvez soit les attacher à des tâches et des sous-tâches, soit profiter de l’intégration Google Drive.

Asana se distingue de nombreux autres outils de gestion de projets grâce à Conversations, son interface de discussion interrogeable et robuste qui prend en charge de multiples projets et membres et permet de créer des tâches directement depuis les conversations. Toutes ces caractéristiques en font une bonne alternative à SharePoint.

Prix

  • Tarif Premium : à partir de 9,25 € par utilisateur par mois
  • Tarif Business : à partir de 18,75 € par utilisateur par mois
  • Tarif Enterprise : sur devis

3. monday.com

Avis : plus de 440

Facilité d’utilisation : 5/5

alternative sharepoint

monday.com est le premier outil collaboratif de cette liste qui ne nous vient pas du pays de l’Oncle Sam. Provenant d’Israël, il a été créé en 2012 par Roy Man, ancien cadre supérieur chez Wix, et Erin Zinman, développeur. Il est commercialisé  depuis 2014.

Qu’est-ce qui différencie cette alternative à SharePoint des autres ? Un revendeur vous dirait que ce n’est pas un logiciel de gestion de projets, mais plutôt un outil visuel en grille orienté processus. Les discussions dans monday.com s’organisent en effet autour de mentions @ au sein de tableaux de conversation. Les utilisateurs peuvent directement glisser-déposer des fichiers dans leurs conversations.

Prix

monday.com propose une tarification sur-mesure en fonction de la taille de l’équipe. Voici un exemple de tarification pour une équipe de 5 personnes (facturation annuelle) :

  • Basic : 5 Go de stockage à partir de 25 € par équipe par mois
  • Standard : 50 Go de stockage et fonctionnalités avancées à partir de 39 € par équipe par mois
  • Pro : stockage illimité et fonctionnalités supérieures à partir de 59 € par équipe par mois
  • Enterprise : stockage illimité, service client VIP et sécurité renforcée à partir de 118 € par équipe par mois

4. Samepage

Avis : 99

Facilité d’utilisation : 5/5

alternative sharepoint

Samepage, né dans la Silicon Valley en février 2017, fait figure de petit nouveau dans l’univers des outils logiciels collaboratifs.

Comme son nom l’indique, cette alternative à SharePoint intègre dans une seule page l’ensemble des tâches, des conversations et des documents associés à votre équipe pour une visibilité idéale. La navigation rappelle celle d’une page web, les interactions en plus. Sur Samepage, les membres peuvent collaborer par message, discussion de groupe et appel (audio ou vidéo).

Il est même possible de créer des schémas visibles en temps réel par toute l’équipe. Samepage propose également un menu complet d’applications et d’intégrations adaptées à vos besoins. Au-delà de la collaboration et de la gestion de documents, Samepage comprend des fonctionnalités avancées comme le partage de calendriers et la gestion de contenu.

Prix

  • Samepage offre une version gratuite pour un nombre indéfini d’utilisateurs, mais limitée à 10 équipes, 10 pages, 1 Go de stockage et un historique de conversations de 30 jours.
  • Version Pro : équipes et pages illimitées, 1 TB de stockage et bien plus pour 7 $ (un peu plus de 6 €) par utilisateur par mois facturés annuellement. Réductions pour les structures éducatives et organismes à but non lucratif.

Envie de découvrir d’autres outils de collaboration pour les petites équipes ?

Si vous souhaitez élargir les critères de recherche, vous trouverez bien d’autres logiciels de collaborations dans notre catalogue. Vous pourrez même les comparer !

Vous utilisez d’autres logiciels collaboratifs que vous auriez aimé retrouver dans cette liste ? N’hésitez pas à nous le dire en commentaires pour que nous puissions les découvrir aussi !

Anders zusammenarbeiten: 5 Alternativen zu Evernote

Evernote-Alternativen

Alternativen zu Evernote

Es kann ganz schön ärgerlich sein, wenn man immer wieder nach vorhandenen Informationen suchen muss, weil sie plötzlich nirgends mehr aufzufinden sind, oder wenn die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen schlecht funktioniert. Evernote kann bei solchen Problemen helfen.

Evernote ist ein cloudbasiertes Tool, mit dem Nutzer gemeinsam an Notizen, To-Do-Listen und Dateien arbeiten können, Feedback und Ideen austauschen, Texte und Skizzen redigieren und mehr.

Besonders praktisch ist eine Funktion, um interessante Inhalte aus dem Internet zu archivieren. Über eine Browser-Erweiterung kann man mühelos ganze Webseiten (mit Text, Grafiken und Links) in Evernote-Notizen ablegen.

Auch eine Integration in andere Anwendungen ist möglich, beispielsweise mit MailChimp für das E-Mail-Marketing, Trello für das Projektmanagement oder dem Customer-Relationship-Management-Tool Zoho CRM.

Es stehen drei Tarife zur Verfügung, der kleinste ist kostenlos. Für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) ist der Business-Tarif zu 13,99 € pro Nutzer und Monat am besten geeignet. Er bietet zusätzliche Sicherheitsfunktionen, 20 GB Uploads pro Monat, eine zentrale Nutzerverwaltung und natürlich die Funktionen der anderen Versionen.

Das Tool ist gut, aber trotzdem kann es sein, dass Evernote nicht für jeden die richtige Kollaborationssoftware ist. Wenn man eine Plattform erfolgreich nutzen will, ist es entscheidend, die optimale Kombination von Funktionen und Integrationen zum richtigen Preis zu finden – und aus diesem Grund wollen wir auch einige Alternativen zu Evernote vorstellen, die definitiv einen Blick wert sind.

monday.com

monday.com (ehemals dapulse) ist ein cloudbasiertes Projektmanagement- und Kollaborationstool, das mit einer intuitiven Benutzeroberfläche für eine einfache Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Teams sorgt. Die kooperative Arbeitsumgebung bietet Funktionen zum zentralen Verwalten, Planen und Nachverfolgen von Aufgaben. Zu den grundlegenden Funktionen gehören Zeiterfassung, Echtzeit-Benachrichtigungen, Nutzerzugriffskontrolle, Tagging und Dateimanagement.

Um die Zusammenarbeit zu verbessern, kann man in monday.com die unterschiedlichen Phasen von Aufgaben farbig kennzeichnen. Außerdem können Nutzer Screenshots oder andere Dateien per Drag and Drop in die „Update-Box“ ziehen und direkt mit allen Projektbeteiligten teilen, um die Planung und Zusammenarbeit weiter zu beschleunigen.

Jeder „Pulse“ – das heißt, jedes einzelne Element, also zum Beispiel ein einzelnes Projekt oder eine Aufgabe – verfügt über eine eigene, anpassbare E-Mail-Adresse. Nutzer*innen können an diese Adresse schreiben und so ganz einfach einen Kommentar direkt im Feed veröffentlichen.

Wenn das Team bereits andere Tools wie Dropbox oder Google Drive für das Dateimanagement nutzt, ist der Übergang zu monday.com besonders unkompliziert: Diese und andere Apps können einfach integriert werden.

Preise: Ab 25 USD pro Monat für fünf Nutzer (Abrechnung jährlich).

Evernote-Alternative monday.com dapulse
Projektverfolgung mit Farbcodierung in monday.com, ehemals dapulse (Quelle: softwareadvice.com)

Flowingly

Flowingly ist für all diejenigen interessant, die eher nach einem Tool für die Automatisierung von Geschäftsprozessen suchen. Mit Flowingly können Geschäftsprozesse gestaltet, implementiert, getestet und verbessert werden.

Die Lösung bietet Funktionen wie Aufgabenverwaltung, Deadline-Tracking, automatische Erinnerungen und Berechtigungsmanagement.

Man kann Anweisungen für Teammitglieder hinzufügen und so zum Beispiel sicherstellen, dass sich alle an bewährte Prozesse halten. Außerdem ermöglicht die App das Speichern und Verwalten von Vereinbarungen, Standards und anderen Dokumenten, die für die Best Practices im Unternehmen wichtig sind.

Flowingly bietet Vorlagen zur Automatisierung von Aufgaben in Personalwesen und Recruiting, beispielsweise von Abwesenheitsanträgen und -genehmigungen, Onboarding- und Offboarding-Prozessen sowie Leistungsbeurteilungen. Auch die automatisierte Ausgabenverwaltung wird unterstützt.

Vertriebs- und Marketingteams können mit der App Vertriebspipeline, Genehmigungsprozesse für Preisnachlässe und Content Marketing automatisieren.

Preise: Verfügbar auf Anfrage.

Evernote-Alternative flowingly
Automatisierte Home-Office-Anfragen in Flowingly (Quelle: GetApp)

Wrike

Viele von uns kennen das Problem nur allzu gut: Täglich müssen wir auf Hunderte von E-Mails reagieren. Das Projektmanagement-Tool Wrike will sich dieser Herausforderung stellen und den gesamten Kooperationsprozess verbessern. Es bietet Funktionen für Dateimanagement und -freigabe, Aufgabenverwaltung, Projektverfolgung, Zeiterfassung und die Prüfung von Genehmigungen.

Das Tool kann von Einzelanwendern, Freiberuflern, Unternehmen und Teams verschiedener Größen gleichermaßen verwendet werden. Automatisierte Anfrageformulare machen es leicht, schon zu Beginn eines Projekts alle relevanten Informationen von den Beteiligten einzuholen. Die Formulare sind anpassbar und können so für unterschiedliche Arbeitsabläufe eingesetzt werden.

Auch der Genehmigungsprozess für Projekte und Aufgaben, der häufig Abläufe verzögert, kann mit Wrike optimiert werden. Nutzer*innen können Bereiche von Grafiken, Videos oder Dokumenten markieren und mit Kommentaren versehen, um auf etwas aufmerksam zu machen und eine zeitige Genehmigung sicherzustellen.

Die API von Wrike ermöglicht die Integration mit Kollaborationstools wie Box und Dropbox, CRM-Systemen wie HubSpot CRM und Zoho CRM sowie Buchhaltungssoftware wie QuickBooks und mehr.

Preise: Gratis für bis zu fünf Nutzer; die Professional-Version für 5, 10 oder 15 Nutzer*innen (mit Jahresvertrag) steht ab 9,80 USD pro Nutzer und Monat zur Verfügung

Evernote-Alternative Wrike
Benutzerdefinierte Workflows und Genehmigungsprozesse in Wrike (Quelle: GetApp.com)

Quip

Wer bei der Zusammenarbeit im Team Zeit sparen will, könnte auch mit Quip gut beraten sein.

Quip ist ein cloudbasiertes Kollaborationstool, das sich als zentrale Schnittstelle für das gemeinsame Projektmanagement anbietet und mit Funktionen wie Projektverfolgung, gemeinsamer Bearbeitung, Dokumentenspeicherung, Projektworkflow-Erstellung, Dokumentenwiederherstellung und Dateifreigabe für eine gute Kommunikation im Team sorgt.

Mit Quip können Dokumente im Offline-Modus bearbeitet werden und werden anschließend aktualisiert, sobald wieder eine Internetverbindung besteht.

Zu den besonders nützlichen Funktionen gehört der in jedem Dokument integrierte Chat, über den man unmittelbar zusammenarbeiten und andere Teammitglieder erwähnen kann. An allen Gesprächen kann man auch über die mobile App teilnehmen.

Über die API können die Nutzer unter anderem Workflows automatisieren, eigene Bots erstellen und Daten integrieren. Zu den Anwendungen, die in Quip eingebunden werden können, gehören Salesforce, Google Docs, Twitter, Zendesk, GitHub und Slack.

Preise: Ab 30 USD pro Monat für ein Team mit 5 Personen; plus 10 USD monatlich für jede weitere Person (jährliche Abrechnung).

Evernote-Alternative Quip
Direktnachrichten in Quip (Quelle: GetApp.com)

Asana

Das cloudbasierte Projektmanagement-Tool Asana vereinfacht mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche und Funktionen wie dem Nachverfolgen von Fälligkeitsterminen, Dateimanagement, Aufgabenverwaltung, dem Erstellen von Projekt-Workflows, Kommentaren und einer Inbox für Aufgaben die Projekt- und Aufgabenverwaltung.

Für alle projektbezogenen Aktivitäten werden Benachrichtigungen in Echtzeit gesendet. Nutzer können Projekte und Aufgaben kommentieren, teilen und mit anderen Teammitgliedern besprechen, wodurch E-Mails überflüssig werden.

In der Liste „Meine Aufgaben“ lässt sich die Priorität einzelner Aufgaben festlegen und der „Fokusmodus“, in dem nur eine einzige Aufgabe angezeigt wird, verbessert die Konzentration. Projekte und Personen können als Favoriten gespeichert werden, sodass man über die Navigationsleiste schnell auf sie zugreifen kann.

Zu den Integrationen von Asana gehören MailChimp für das E-Mail-Marketing, Evernote für die Zusammenarbeit, PipeDrive für das Customer Relationship Management, Zendesk und LiveAgent für Kundenservice und Support sowie Campaign Monitor für die Marketing-Automatisierung.

Preise: Die Basisversion für bis zu 15 Teammitglieder ist kostenlos. Die Premium Version ist ab 9,99 USD pro Nutzer und Monat verfügbar (Abrechnung jährlich).

Evernote-Alternative Asana
Priorisieren von Aufgaben in Asana (Quelle: GetApp.com)