8 kassasystemen voor bezorgrestaurants en afhaalrestaurants voor een efficiënte maaltijdbezorging

kassasysteem voor bezorgrestaurants en afhaalrestaurants

Ben je op zoek naar een kassasysteem om een bezorgrestaurant en afhaalrestaurant op te zetten, maar je weet niet welk bezorgsysteem je moet kiezen? Of werk je al met meerdere online bestelplatformen maar worden je bestellingen niet automatisch ingevoerd en naar de keuken gestuurd? Of moet je manueel je online bestellingen overtypen? Een delivery tool voor orderbeheer is dan een goede oplossing. Wij hebben 8 kassasystemen met functionaliteiten voor maaltijdbezorging voor je vergeleken zodat jouw horeca-onderneming een weloverwogen keuze kan maken en snel aan de slag kan met eten bezorgen. Dit zijn de top 8 kassasystemen voor bezorgrestaurants om snel een takeaway en delivery op te zetten!  

kassasysteem voor bezorgrestaurants en afhaalrestaurants

De bezorg- en afhaalmarkt groeit momenteel enorm. Nederlanders lieten in 2019 voor 3,8 miljard euro aan eten thuisbezorgen (cijfers van het Food Service Institute). Bezorgdiensten als Thuisbezorgd.nl, Deliveroo of Uber Eats nemen het grootste aandeel in maaltijdbezorging in. Als horeca-onderneming kun je er echter ook voor kiezen je eigen webshop of eten bestel app op te zetten om op commissiekosten te besparen. Daarom gingen wij op zoek naar bezorgsystemen die deze mogelijkheid van een eigen website en app aanbieden, naast een automatische invoer van bestellingen van bestelplatformen.

Alle kassasystemen voor afhaalrestaurants en bezorgrestaurant op deze lijst hebben in ieder geval de volgende functionaliteiten: 

  • Kassasysteem voor orderbeheer van het restaurant.
  • Bezorgsoftware voor orderbeheer van telefonische/online bestellingen.
  • Eigen eten bestelwebsite voor je horeca onderneming die aan het kassasysteem gekoppeld is.
  • Koppeling met op z’n minst één van de belangrijkste bestelplatforms (Thuisbezorgd, Deliveroo, Uber Eats).
  • In de Nederlandse taal en met Nederlandse support

Onderaan het artikel staat de volledige methodologie. De leveranciers verschijnen in alfabetische volgorde en we bespreken alleen de functionaliteiten voor delivery en niet zozeer de functionaliteiten van de kassasoftware. 

Beste kassasystemen bezorgrestaurants en afhaalrestaurants

Top 8 kassasystemen voor bezorgrestaurants en afhaalrestaurants

Sommige kassasystemen voor bezorgrestaurants bestaan uit modulaire pakketten waarin je de Point of Sale (POS) kassasoftware en bezorgsoftware, website en andere add-ons apart kunt aanschaffen, zoals Lightspeed, Cashdesk, en iDeliveryPOS. Er zijn ook een aantal totaalpakketten met een vaste prijs. Sommige systemen kunnen niet alleen met hun eigen kassasysteem maar ook met andere gekoppeld worden, zoals Sitedish.

De belangrijkste features van bezorgsoftware die we tegenkwamen zijn orderbeheer, menubeheer, urenregistratie, track & trace van bezorgers, routeoptimalisatie, snelle adresinvoer, telefoonnummerherkenning, klantenbeheer, loyaliteitsprogramma’s, postcodebeheer (voor het combineren van bestelling uit hetzelfde postcodegebied), gebruikersbeheer (toekennen van rollen en toegangsrechten, kasbeheer (overzicht op afstortingen koeriers) en rapportage.

  1. Cashdesk

Cashdeks systeem voor bezorgrestaurant
Cashdesk Dashboard view (bron)

Met het kassa- en bezorgsysteem van Cashdesk kunnen bestellingen worden ingevoerd via een touchscreen of via een PC met toetsenbord en muis, maar ook automatische invoer van orders vanuit bestelsites als Thuisbezorgd.nl of Hungry of een eigen website is mogelijk. Er zijn drie hoofdschermen; het kassa-, keuken- en bezorgscherm waardoor je gemakkelijk kunt zien waar een bestelling zich bevindt. 

Belangrijkste bezorgfunctionaliteiten van Cashdesk

  • Bezorgsysteem met orderbeheer.
  • Eigen responsive website in huisstijl voor online bestellingen met SEO optimalisatie.
  • Live order tracking waarmee klanten hun bestelling kunnen volgen.
  • Google maps integratie waardoor automatisch de snelste bezorgroute op het scherm verschijnt zodat bezorgers tijd besparen.
  • Delivery app: bezorgers ontvangen nieuwe orders automatisch in deze app en vanuit de app krijgen ze meteen het bezorgadres te zien en de beste route. Ook kunnen ze direct met klanten bellen vanuit de app. 
  • Track & trace bezorgers: de restauranthouder kan precies zien waar de bezorgers zich bevinden en wat de status van de bestelling is. 
  • Urenregistratie: automatisch bijhouden van de begin- en eindtijden. Dit is te koppelen aan je loonadminstratie.
  • Klantherkenning via telefoonnummerherkenning.
  • Slimme adresinvoer: bij invoer van nieuwe adressen hoeft alleen de postcode en het huisnummer ingevoerd te worden. De rest van het adres wordt automatisch aangevuld.

Bijzonderheden

Cashdesk heeft een functionaliteit voor QR-code betalen aan de deur via hun delivery app. Zeker handig ten tijde van corona. 

Kosten

Cashdesk brengt een maandelijkse vergoeding in rekening voor de software plus website. Het bedrag is afhankelijk van de modules die je wilt aanschaffen, maar het volledige pakket met kassasoftware en delivery tools komt voor een gemiddeld restaurant neer op ongeveer € 90 per maand. Restaurants kunnen hun eigen hardware gebruiken of hardware van Casdesk aanschaffen.

Meer informatie

2. DoBizzz

Dobizzz kassasysteem met eten bestellen
Bestel app van Dobizzz (bron)

DoBizz is publicdomainsoftware (SQLite) en is gratis beschikbaar. De software werkt op ieder Windows computer (met USB opslag). Er is een Windows- en een Linuxversie. DoBizz biedt DoPOS kassasoftware, een responsive website en een mobiele app aan in eigen huisstijl. Bestellingen kunnen vanaf mobiel, tablet of desktop worden gedaan. De software beschikt over zeer uitgebreide features die klanten kunnen activeren naar behoefte. 

Belangrijkste bezorgfunctionaliteiten van DoBizzz

  • Aanpasbare kassasoftware met bezorgsysteem
  • Responsive website
  • Mobiele app (Android, iPhone en windows)
  • Track & trace om bezorgers te volgen en realtime updates te ontvangen van betalingen en afleveringen.
  • Orderstatus updates aan de klant doorgeven
  • Sms Marketing
  • Vooraadbeheer

Bijzonderheden

Een van de voordelen van deze leverancier is dat ze flexibel zijn in hun aanbod. Als er een bepaalde module mist kunnen de ontwikkelaars van Dobizzz deze op maat ontwikkelen. 

Kosten

Er zijn 3 plannen: Portabel, Business (Windows) en Linux. De software met webshop is gratis, je betaalt alleen €0,50 per bestelling. In de Portabel en Business versie zit geen standaard koppeling met eten bestelsite zoals Thuisbezorgd. Deze koppeling is optioneel aan te vragen.

Meer informatie

3. Foodticket

Rapportage van bestellingen bij Foodticket (bron)

Foodticket biedt kassasoftware, een webshop en een bestel app (voor Apple en Android) op eigen domeinnaam aan. Het systeem werkt op elk apparaat met Windows en kan op meerdere apparaten gebruikt worden. De bezorgsoftware kan gekoppeld worden aan een eigen website en aan bestelplatforms als Thuisbezorgd, UberEats en Deliveroo, Bestel-thuis.nl, Pizza.be, Lieferando.de, Tante bep en sneleten.nl. 

Belangrijkste bezorgfunctionaliteiten van Foodticket

  • Orderbuddy is de beheertool van Foodticket waarmee alle bestellingen op één centrale plek ontvangen en verwerkt worden. Rapportage en integratie met Exact is mogelijk. 
  • DeliveryBuddy: een app voor het aansturen van bezorgers, o.a. het versturen van bestellingen, navigatie, live track & trace via GPS, kas bijhouden en rittenregistratie.
  • Instellingenbeheer: producten en prijzen aanpassen en bezorggebieden, foto’s en openingstijden invoeren. Verschillende menukaarten voor verschillende dagdelen. 
  • Het klantenbestand slaat klantgegevens op en kan gerichte marketingacties uitvoeren via sms, e-mail en nieuwsbrieven.
  • Puntenspaarsysteem via de app of website en mogelijkheid voor op rekening betalen.

Bijzonderheden

Koppeling met Belgische bestelplatformen. Foodticket verloot elke maand verschillende prijzen onder de klanten die bestelling plaatsen bij de bij hun aangesloten horeca ondernemingen (waaronder een auto!). 

Kosten

Het totaalpakket, d.w.z de kassasoftware, de eigen website, de OrderBuddy en de DeliveryBuddy kost € 1,50 per dag. Er zijn verder geen opstartkosten of commissies op bestellingen. De software kan op zoveel apparaten gebruikt worden als nodig zonder extra kosten.

Meer informatie

4. iDeliveryPOS

eten bezorgen tool
google maps integratie iDeliveryPOS (bron)

Met de kassasoftware voor bezorgrestaurants van iDeliveryPOS kunnen horecaondernemingen orders verwerken, afrekenen en betalen. De leverancier biedt de mogelijkheid om een website in huisstijl op te zetten met daarbij een online eten bestelsite en mobiele bestelapp. 

Belangrijkste bezorgfunctionaliteiten van iDeliveryPOS

  • SEO marketing
  • SMS marketing
  • mobiele app (IOS, Android, Windows)
  • Caller ID (nummerherkenning)
  • Google maps integratie voor de snelste bezorgroutes

Kosten

Er zijn 3 prijsplannen, allemaal zonder contractuele verplichtingen en maandelijks opzegbaar: de mobiele bestelapp voor € 10 euro per maand, de horeca kassasoftware voor €20 euro per maand en het full concept dat zowel alle functionaliteiten van het kassaysteem combineert met de mobiel bestelapp voor € 30 per maand. 

Meer informatie

5. Lightspeed

Lightspeed POS
Rapoportage Dashboard in Lightspeed POS (bron)

Lightspeed is een zeer compleet cloudgebaseerd kassasysteem dat synchroniseert met de 3 belangrijkste maaltijdbezorgplatformen Deliveroo, UberEats of Thuisbezorgd of je eigen website. Naaste kassasoftware biedt Lightspeed ook technologie aan voor het bouwen van een eigen webshop, voorraadbeheer en CRM. De delivery module is een aparte add-on die in partnership met Deliverect tot stand wordt gebracht . 

 Belangrijkste bezorgfunctionaliteiten van Lightspeed

  • Rapportage om gerechten met een hoge winstmarge, prestaties van personeel en omzet bij te houden
  • Voorraadbeheer
  • Loyalty programma (puntenspaarsysteem)
  • Geautomatiseerde gepersonaliseerde e-mailcampagnes, sms-tools en e-mail builder
  • Training en support (webinars, demo’s)
  • Branding (positieve reviews promoten)
  • Menubeheer
  • Veel integraties (boekhoudsysteem, voorraadmanagement, personeelsplanning)

Bijzonderheden

Lightspeed werkt ook offline voor als de internetverbinding wordt onderbroken. Op het moment dat de verbinding weer hersteld is synchroniseert het systeem automatisch. 

Kosten

Er is op dit moment een aanbieding voor nieuwe klanten met 3 maanden gratis toegang tot de Lightspeed Delivery integratie. De kassasoftware kost € 79 per maand, daarbij moeten de kosten voor de delivery tool nog opgeteld worden. De prijzen hiervoor zijn afhankelijk van het aantal bestellingen en beginnen bij € 49 per maand tot 350 bestellingen. De kosten voor de webshop worden ook apart verrekend.

Meer informatie

6. NTF (Next to Food)

Next to Food bezorgrestaurant software
Dashboard van NTF (bron)

NTF biedt ondernemingen de mogelijkheid om een eigen bestelsite te creëren in hun eigen huisstijl. Het bestelplatform kan geïntegreerd worden met het NTF-kassassysteem en andere modules zoals het planningsprogramma en de e-factuur module. Het is mogelijk om per leverwijze een afwijkend assortiment en een afwijkende prijs aan te bieden en producten kunnen op allergenen en voedingswaarde gefilterd worden in de bestelsite. NTF synchroniseert alleen met het bestelplatform Thuisbezorg.nl en de eigen website. 

Belangrijkste bezorgfunctionaliteiten van NTF

  • Filteren op allergenen en voedingswaarden.
  • e-food bezorgsysteem met algoritme om de hoeveelheid orders af te stemmen op de capaciteit van de onderneming.
  • Kassa-, keuken- en bezorgscherm
  • Bezorgscherm met 3 fasen: bestellingen te bezorgen, bestellingen onderweg en afgehandelde bestellingen.
  • Rapportage en managementinformatie
  • Controle op kasafdracht
  • Bezorgmanagement informatie

Bijzonderheden

 een afbeeldingenbibliotheek om het assortiment af te beelden op de bestelsite of bestelapp. 

Kosten

Geen opstartkosten en geen abonnement, alleen een vast bedrag per geplaatste bestelling op de bestelsite voor € 0,45.

Meer informatie

7. POS4

Google maps integratie
Google maps integratie bij POS4 (bron)

De Delivery Manager van POS4 heeft ook zeer uitgebreide functionaliteiten voor bezorgrestaurants. De interface van dit kassasysteem is inzichtelijk ingedeeld in een dashboard voor verkoop, bezorging, keuken en management, zodat elke gebruiker de informatie ziet die relevant is voor zijn taak. Importeren van bestellingen vanuit Thuisbezorgd.nl, Just-Eat, Bestel.thuis.nl, iFoods en een eigen website is mogelijk. Orders kunnen ook handmatig worden ingevoerd. 

Belangrijkste bezorgfunctionaliteiten van POS4

  • Telefoonnummerherkenning waarmee bestaande klanten worden herkend en hun klantgegevens automatisch op het scherm verschijnen en de bestelgeschiedenis kan worden bekeken.
  • Integratie met Google maps en Bing Maps.
  • postcodebeheer functionaliteit waardoor het systeem aangeeft welke bestellingen uit hetzelfde postcodegebied komen en dus door dezelfde koerier bezorgd kunnen worden.
  • Bij een bestelling wordt een indicatie gegeven van de afstand en verwachte reistijd. Zo staan de volgende bestellingen op tijd klaar voor de bezorgers.

Bijzonderheden

Je kunt gebruikers rollen toekennen en alleen toegang geven tot de desgewenste gegevens in het systeem. Zo bepaal je zelf welke informatie toegankelijk is voor bezorgers, telefoniste, keukenpersoneel en management. 

Kosten

POS4 levert modulaire Point of Sale (POS) kassasoftware en aanverwante producten en diensten voor horeca ondernemingen. Er is momenteel een aanbieding voor restaurants die over willen stappen van hun huidige kassasysteem op de Delivery Manager van POS4. Dit kan voor € 50 per maand voor één PC en zonder installatiekosten. Voor nieuwe gebruikers is er een gratis proefversie voor een maand zonder installatiekosten. Daarna kost het € 65 per maand voor één pc. De webshop wordt apart in rekening gebracht en kost € 30 per maand. 

Meer informatie

8. Sitedish

bezorgrestaurant en afhlaarstaurant systeem van Sitedish
Bestelling invoeren in SiteDish (bron)

Het totaalpakket voor bezorgrestaurants van Sitedish bestaat uit een kassasysteem, SEO geoptimaliseerde responsive website, bestel app en bezorgapp. Het kassasysteem kan apart worden gebruikt of gekoppeld worden aan andere kassaleveranciers. Sitedish is op elk windows apparaat te gebruiken, maar hardware kan ook apart bij Sitedish worden aangeschaft. Het systeem is gekoppeld aan de belangrijkste bestelplatforms als Thuisbezorgd.nl, UberEats, Deliveroo. 

Belangrijkste functionaliteiten van Sitedish

  • Bezorgapp, route tracken en bezorgers beheren
  • Menukaart en bezorggebied beheren
  • Klantenbestand
  • Statistieken over omzet, bestellingen en klanten
  • Mailing en sms versturen vanuit website
  • Spaarkaarten en acties beheren
  • Reviews beheren
  • Gratis support en onderhoud

Bijzonderheden

Kosteloze koppeling met andere kassasoftwareleveranciers als Tonit (E-cash), YourPos, POS4, Cashdesk, Lightspeed, Until en Bork.

Kosten

Het totaalpakket van Sitedish met kassasysteem, website, bestel app en bezorgapp kost € 30 per maand en is maandelijks opzegbaar. Er zijn geen installatiekosten. Hardware moet apart worden aangeschaft net als bij alle andere leveranciers.

Meer informatie

Wil je meer weten? Bekijk dan onze online catalogus met een uitgebreid aanbod aan bezorgrestaurant software.

Methodologie:

In deze lijst zijn 8 kassasystemen voor afhaalrestaurants en bezorgrestaurant opgenomen die de volgende features hebben en aan de volgende eisen voldoen:

  • Kassasysteem voor orderbeheer van het restaurant.
  • Bezorgsoftware voor orderbeheer van telefonische/online bestellingen.
  • Eigen eten bestelwebsite voor je horeca onderneming die aan het kassasysteem gekoppeld is.
  • Koppeling met op z’n minst één van de belangrijkste bestelplatforms (Thuisbezorgd, Deliveroo, Uber Eats).
  • In de Nederlandse taal en met Nederlandse support .
  • De 8 hoogst gerankte leveranciers in google search op 15 mei 2020 op zoekwoord “kassasysteem afhaal en bezorgrestaurant”. 

The importance of MSP and ITSM for your SME

msp-itsm-for-your-sme

Today is difficult to find a company that does not depend on anything IT at all. From the family business through small and medium-sized organisations (SMEs), technology is present in all of them, even if it is only a point of sale (POS) system to allow customer payments. In this context managed service provider (MSP) software and an Information Technology Service Management  (ITSM) tools are required for successful business operations.

msp-itsm-for-your-sme

This article aims to clarify what  ITSM is and its benefits for SMEs. We will also explain how to set up an IT management plan and how to put it into practice, involving the different areas of the company.

What is ITSM?

ITSM comprises all the actions that must be performed by an organisation to plan, operate, control and deliver information technology services to its customers, whether internal or external. It must be part of the strategic IT plan, which in turn follows the corporate strategic planning.

IT services vary from company to company, so the strategic IT plan also changes depending on the branch and size of the organisation.

However, the goal of IT service management is unique: to provide a quality information technology service in line with business strategy, anticipating company and customer needs wherever possible.

The anticipation of the company’s needs is a key point of ITSM, because it allows relieving the department’s workload with unnecessary calls, thus allowing more focus and quality to the services provided.

The overload of calls is detrimental to the smooth running of IT services and should be avoided. IT management plays a key role in this task.

In other words, ITSM is a workflow of processes and actions that aim to meet the technological and information needs of a company proactively, resulting in more quality and value in the services delivered to customers.

MSP and CMDB: what they are and how they contribute to ITSM

There are some categories of programs that are essential when putting IT service management into practice, such as IT asset management software and MSP systems.

The former can, and should, be combined with the use of configuration management databases (CMDB) to make your company’s ITSM even more effective.

But what are IT asset management programs for? They take care of the inventory and lifecycle management of your company’s hardware and software assets, allowing you to control costs and track the business value of IT across the organisation.

In this way, the IT manager is able to adapt to the compliance program and manage software licenses and IT tools more easily.

To store information about these assets, it is essential to use a CMDB. This is an information repository that contains the details of all the configuration items in the IT infrastructure.

The CMDB lists all critical assets in the organisation, establishing the relationships between these components and tracking their configurations.
MSPs are usually associated with billing and customer charges, but they go far beyond that.

They remotely monitor and manage the IT infrastructure, making remote troubleshooting possible and reducing travel costs and unnecessary time expense. In addition to cost reduction, an MSP also provides more security for the company’s technology structure and improves the customer experience.

Benefits of ITSM for your company

The implementation of ITSM in your company will result not only in improved quality of service delivery and customer and user experience, as previously mentioned, but also in reduced risks and operating costs. Below, we explain these advantages in more detail:

Improved quality of IT service delivery
Since IT service management is based on a prior understanding of the company’s and customers’ needs, proposed solutions can directly address the most critical IT service bottlenecks. The result? More quality in the delivery of these services, which also contributes to the next item.

Improved customer and user satisfaction
In addition to understanding the needs of customers, ITSM jointly establishes the criteria under which IT services must be provided between IT and users. By participating in the process of defining these criteria, customers are more satisfied with the management of the services and the results obtained.

Risk reduction
ITSM provides more accurate and constant control of the most critical IT services, reducing the possibility of falls or unavailability of these services for users. By identifying priority services, IT service management avoids operational damages and work breaks that can even generate financial losses to the company.

Cost Reduction
The most solid path to cost reduction is the organisation, which is the main basis for IT service management.

With ITSM, the best organisation of the IT department results in the optimisation of processes and a broader knowledge of the needs of the company and customers, enabling better decision making and, consequently, cost reduction.

Moreover, the implementation of ITSM aligns IT with corporate strategy. The IT department becomes part of the company’s planning, contributing satisfactorily to the achievement of goals and objectives defined for the entire organisation.

Steps to implement IT service management in your company

As stated at the outset, IT services vary by industry and size of organisation. Each company has different needs according to its business and strategic plan.

However, when it comes to implementing ITSM, the steps to be followed are the same in all cases, regardless of the type of organisation and the industry in which it operates:

1. Develop strategic planning

The first step before starting ITSM is to determine a strategic IT plan from the lines drawn in corporate strategic planning. Only then can you begin to define the processes and make the decisions, together with the management, about the company’s IT services.

2. Create an IT Service List and SLAs

With the strategic IT plan in hand and, if possible, formally documented, it follows to create a catalogue of IT services. The list should be as complete and detailed as possible, including information such as responsible persons, service levels, quality criteria and costs for each of the services described.

This catalogue serves to show services in an organised and efficient way, providing an overview of everything that is offered.

A key point in defining each of the services is the service level agreement (SLA), which must be agreed between the IT department and the corresponding client. SLAs determine the criteria a service needs to meet to be considered acceptable.

3. Incident and problem management

In technical jargon, problems are repetitions of incidents of the same nature, suggesting that the occurrence is not punctual and needs to be treated urgently. In any case, the satisfactory solution and within the quality standards and timeframe previously defined must be contemplated in the ITSM.

A common example is the unavailability of the Internet, which, if not solved in a timely manner, can generate negative impacts on the company’s productivity and generate losses.

4. IT Project Management

IT projects are also part of the scope of IT service management. They can be requested by specific areas from specific or strategic company needs, or they can be based on a proactive action of the IT department, anticipating the occurrence of a problem or based on the objectives defined in the strategic IT plan.

Projects require effort, time and cost. Therefore, they need to be well managed in order to result in relevant improvements to the organisation and not bring more problems and unnecessary expenses.

The role of the project manager, aligned with the company and the IT area, is crucial at this stage.

5. Capacity and Availability Management

Capacity and availability management is a fundamental prerequisite for good IT service management.

Without knowing the capacity of the team, it is not possible to make a correct forecast of the fulfilment of demands or the maintenance of ongoing services, and the impact on the business can be disastrous. The IT department must always be aware of these factors in order to provide proper ITSM.

6. Improving IT Services

The improvement of IT services is both a cause and a consequence of ITSM. The search for constant improvement of the services offered must be one of the objectives in the IT strategic plan and the good implementation of management will certainly result in improvements throughout the company.

Build your strategy

Now that you know the process of IT service management and know the benefits that its implementation can bring to your company, do not waste time.

Make sure you take the time to develop a strategic IT plan and follow up on service management.

Analyse and compare ITSM software, IT asset management and MSP systems to find those that best fit your company’s needs.

Knowledge Management: A Guide To Knowledge Management & Tools

Knowledge management

Knowledge management is a concept many companies tend to overlook, simply due to a lack of awareness of what it is. It refers to the collating of internal company information to be made available to all departments and employees in one place at the same time.

Knowledge management

Knowledge management tools can be hugely beneficial in streamlining information storage and sharing for businesses, especially those with varied departments that use different tools and resources. 

In this article, we will outline the key advantages of knowledge management and share three of the best software options that deliver on this.

What is a knowledge management tool?

Before we dive in, let’s clarify the nature and function of knowledge management tools. The tool comprises a secure platform which lists all files containing company knowledge: PDFs, videos, procedures, presentations, etc.

A good tool will offer an efficient search engine, the possibility of classifying resources in a logical and structured manner, and different levels of authorisation and access. Some even integrate a text editor to create and modify files natively to avoid multiplying the software used.

The benefits of knowledge management tools

Knowledge management tools are useful for companies and their teams in a number of ways, but here are the main, notable benefits:

Centralise information

Knowledge management fundamentally bridges divides between departments, so everyone can benefit from shared access to the same information. Did you know, according to research, the time employees spend searching for files costs companies on average over AUD$10,000 per employee per year?

Knowledge management tools reduce the time spent desperately searching for that specific PDF file on that specific server. With this tool, all information is in one place and is logically structured. It’s a particular time-saver for employees who, for example, need to respond to customers quickly or track down information from a different department. 

Maintain knowledge acquired over the years

The way you work and the platforms you use within your business naturally evolve along with new trends and technological innovations. At times, employees may be using a version of something that is already out of date until it is updated business-wide. But with knowledge management, all employees have access to the latest version of the same information. This also safeguards from losing information when an employee departs.

Train current employees and newcomers

Knowledge management standardises the development of skills for current employees and the training of new recruits by giving everyone the opportunity to share their knowledge on a single platform. This centralisation and optimisation of knowledge allow teams to train and inform themselves more easily. Permanent access to this increases the learning capacity of newcomers who no longer depend only on training, as well as that of employees who may have changed departments. 

3 knowledge management tools 

We have selected three tools that meet the following criteria:

  • Minimum overall rating of 4/5 on GetApp
  • A high number of reviews
  • Free trial version
  • Proposes knowledge management directly for the internal (the collaborators), not just for the external (the customers).

The software is listed in alphabetical order.

Freshdesk

  • Overall rating: 4.5 / 5 (2,167 reviews)
  • Price: from $30 per user / month

Freshdesk’s knowledge management tool allows for the collecting, accessing and sharing of knowledge within an organisation, regardless of its size. It compiles articles enriched with multimedia content which are shareable in various languages, as well as collects user comments and defines authorisation levels.

It lists the questions and problems most frequently asked by customers and helps to standardise responses. Resolution time is thus reduced and employees can focus on more complex or new tasks. You can also translate a customer email detailing a solution into an article and share with the wider company.

Freshdesk knowledge management tool
Freshdesk Knowledge Base Screen Capture (Source)

Key features:

  • Multimedia content
  • Translation management
  • Reporting
  • Email integration
  • Collecting comments
  • Access control

Read more

SharePoint

  • Overall rating: 4.2 / 5 (2,801 reviews)
  • Price: from $8 per user / month
Microsoft Sharepoint knowledge management
SharePoint screenshot (Source)

SharePoint is Microsoft’s answer to knowledge management. Productivity is at the centre of the tool: the user benefits from practical functionalities such as notifications, approvals and libraries. The content also adapts to the user and offers suggested articles of interest. Plus an advanced and multilingual search function allows you to find information simply and quickly.

Naturally, the tool integrates easily into the Office suite and so allows you to work on the same article from several devices.

Key features:

  • Search engine
  • Collaborative workspace
  • SSL security
  • Classification in categories and subcategories
  • Access control
  • Reporting

Read more

Zendesk

  • Overall rating: 4.4 / 5 (2,365 reviews)
  • Price: from $8 per user / month
Zendesk knowledge management
Zendesk screenshot (Source)

Zendesk offers Zendesk Guide, which you can personalise to your needs: internal knowledge management, IT knowledge base, knowledge management for customer support agents, or FAQ directly accessible by customers.

Designed as a self-service portal, the tool will not only save time and energy but also offer teams the same access to shared information. Employees can, therefore, be more efficient and spend significantly less time on recurring problems, increasing customer satisfaction.

It can also centralise all information relating to human resources, which is a comfort for employees consulting sensitive information.

Key features:

  • Email integration
  • Communication with clients
  • Multimedia content
  • Content history
  • Automatic archiving
  • Access control

Read more

Knowledge management tools provide hugely helpful resources for organisations to centralise information and unify multiple collaborators and departments.

Looking for knowledge management software? Check out our catalogue

Succesvol met data science en analytics in marketing

marketing analytics

De vraag naar data scientists is groter dan het aanbod en daar is een eenvoudige reden voor: data scientists houden zich niet alleen bezig met business intelligence, maar spelen ook een belangrijke rol in de strategische planning van bedrijven. Zo kunnen ze je marketingstrategie naar een hoger niveau brengen met marketing analytics, maar dan moet je wel eerst weten wat je zoekt.

Hierover gaan we het hebben:

  1. Wat doet een marketing data scientist?
  2. Wat maakt marketing analytics succesvol?
  3. Hoe kan software helpen bij marketing analytics?
  4. Marketing analytics software vergelijken

marketing analytics

Data science en marketing analytics: een uitleg

De vraag naar data scientists is nog steeds groter dan het aanbod. Het beroep staat op de zesde plaats op de lijst met meest veelbelovende banen in 2020 van LinkedIn. Uit onderzoek van Gartner (volledig document alleen beschikbaar voor klanten) blijkt bovendien dat het grootste deel van het marketingbudget van bedrijven, namelijk 9,2%, tegenwoordig opgaat aan marketing analytics. Ook dit is een reden waarom de vraag naar goed opgeleide en ervaren analisten blijft groeien.

Datawetenschap speelt een steeds grotere rol in het succes van organisaties. Veel van de mensen die op dit moment actief zijn op de arbeidsmarkt, beschikken echter niet over de kennis en vaardigheden die nodig zijn om de functie van data scientist te vervullen. Onderzoek wijst er bovendien op dat het effect van marketing analytics op de prestaties van het bedrijf in de afgelopen vijf jaar tegenviel.

Je zou dus data scientists moeten inhuren die er niet zijn en moeten investeren in marketing analytics terwijl dit niet het gewenste resultaat oplevert, dat klink niet bepaald logisch…

Misschien toch wel.

Om de problemen in verband met data science en analytics in marketing aan te pakken, moeten we een duidelijk antwoord geven op de volgende drie vragen:

1. Wat doet een marketing data scientist?

Onderzoek van Gartner (beschikbaar voor klanten) biedt een nuttig kader om inzicht te krijgen in de belangrijkste taken van een marketing data scientist:

  • Meten: de impact bepalen van marketingactiviteiten en reclamecampagnes
  • Optimaliseren: wijzigingen in tactieken of uitgaven aanbevelen om de resultaten te verbeteren
  • Experimenteren: tests ontwerpen en uitvoeren om oorzaken te isoleren
  • Segmenteren: groepen en subgroepen van klanten en prospects identificeren
  • Predictive modeling: computermodellen maken om de responsratio te verbeteren
  • Storytelling: boodschappen op basis van data overbrengen om betere beslissingen te nemen

Gebruik dit kader om een functiebeschrijving te maken als jouw bedrijf op zoek is naar een datawetenschapper. Het succes van een bedrijf kan ervan afhangen hoe goed dat bedrijf in staat is om zijn data te interpreteren en daar vervolgens naar te handelen. Veel bedrijven weten echter niet wat data scientists precies doen. Bovendien zijn analytics tegenwoordig voor uiteenlopende zakelijke activiteiten vereist, niet alleen voor marketing. Hierdoor worden de functies vaak vervuld door mensen die niet over de juiste opleiding of ervaring op dit gebied beschikken.

Op de lange termijn kan die oplossing toch werken: mensen die niet over de juiste kwalificaties beschikken, gaan aan de slag als data scientist en sommigen hiervan zullen zich na verloop van tijd in de praktijk tot experts ontwikkelen. Volgens Forbes zal het beroep van data scientist tegen 2029 niet eens meer bestaan. De kennis van datawetenschap zal namelijk steeds meer een aanvulling worden op communicatie, vakkennis en vaardigheden op het gebied van bedrijfsstrategie. Dat betekent dat het een onmisbaar vereiste wordt voor productieve medewerkers van alle afdelingen.

Op de korte termijn kan dit echter tot problemen leiden. Mensen die niet over de juiste kennis van data science en analytics beschikken, bekleden functies waarin ze fouten maken en niet aan de verwachtingen van hun werkgever voldoen. Om de juiste datawetenschappers en -analisten in te huren, moet je weten wat het beroep precies inhoudt en of jouw bedrijf iemand die nieuw is op dit gebied, de juiste ondersteuning kan geven.

2. Wat maakt marketing analytics succesvol?

Het succes van marketing analytics begint met schone en betrouwbare data. Volgens de Harvard Business Review wordt het probleem van het tekort aan ervaren data scientists nog eens verergerd door de gigantische hoeveelheden ongeordende data die moeilijk te doorgronden zijn. Het werk van marketinganalisten wordt nog maar al te vaak belemmerd door grote, slecht georganiseerde datasets waaruit geen goede inzichten kunnen worden geëxtraheerd.

De meeste bedrijven gebruiken verschillende systemen en variabelen om data van hun afdelingen te verzamelen. Dit maakt het moeilijk om bedrijfsdata te combineren en als geheel te analyseren. Bedrijven moeten voordat ze data gaan verzamelen, een plan opstellen voor de integratie ervan. Zonder zo’n plan moeten ze de data achteraf standaardiseren om deze te kunnen analyseren en dat kost veel tijd en geld.

Deze problemen kunnen worden voorkomen door al bij het begin te accepteren dat meer niet per se beter is. Ga niet alles vastleggen, maar bepaal eerst wat je bedrijfsstrategie moet worden en beslis dan pas welke data je hiervoor nodig hebt.

Maak daarnaast een gedetailleerde customer journey map, waarin je elk potentieel contactpunt tussen jouw bedrijf en je klanten beschrijft. Door data aan contactpunten met klanten te koppelen, creëer je de context die marketinganalisten nodig hebben voor de bedrijfsstrategie.

3. Hoe kan software helpen bij marketing analytics?

Er is zoveel keuze op het gebied van marketing analytics software dat je wellicht door de bomen het bos niet meer ziet. Ga niet eindeloos platforms vergelijken, maar kies één tool die geschikt is voor de belangrijkste taken van een marketing data scientist (ook als je die nog niet hebt).

Bij het evalueren van producten kunnen de volgende vragen je helpen om te bepalen welke marketing analytics software de juiste functionaliteit biedt voor jouw bedrijf:

  • Meten: Welke variabelen gebruikt mijn bedrijf om het succes van marketingcampagnes te meten (bijvoorbeeld click-through rate, bounce rate en page views)? Kan ik met deze marketing analytics tool onze succesvariabelen meten?
  • Optimaliseren: Een van de taken van een datawetenschapper of -analist is het aanbevelen van aanpassingen in de marketingstrategie. Hiervoor moet de software functionaliteiten voor metingen, experimenten en predictive modeling Als je verwacht dat het moeilijk wordt voor je bedrijf om een fulltime data scientist te vinden, vraag je softwareleverancier dan of ze predictive modeling bieden. Deze opkomende technologie is erop gericht het extraheren van inzichten te automatiseren.
  • Experimenteren: Biedt dit marketingplatform mogelijkheden voor A/B-tests om ervoor te zorgen dat er in de beste versie van een campagne wordt geïnvesteerd? Kan ik met deze oplossing alle soorten campagnes testen die mijn bedrijf gebruikt (bijvoorbeeld via e-mail, landingspagina’s, CTA’s)?
  • Segmenteren: Kan ik met deze marketing analytics tool doelgroepsegmenten definiëren en targeten om de ROI van mijn campagnes te verbeteren? Hoe worden doelgroepsegmenten gemaakt en onderhouden? Biedt dit platform dynamische lijsten die aan de hand van vooraf gedefinieerde regels worden bijgewerkt wanneer prospectdata veranderen?
  • Predictive modeling: Biedt dit platform predictive modeling om mijn bedrijf te helpen bij het prioriteren van contacten op basis van de waarschijnlijkheid dat ze van prospect klant worden? Kan deze tool predictive marketing gebruiken om gebruikers gepersonaliseerde ervaringen te bieden (bijvoorbeeld specifieke content, aanbiedingen of prijzen) waarmee de kans op conversie groter wordt?
  • Storytelling: Heeft deze marketing analytics tool functies voor datavisualisatie en -rapportage om de boodschappen die in de data verborgen liggen, ook aan minder technische belanghebbenden over te brengen? Worden rapporten en dashboards automatisch gegenereerd of moeten deze handmatig worden geconfigureerd?

Net zoals voor data geldt ook voor software dat meer niet per se beter is. De bovenstaande vragen kunnen je helpen om te bepalen welke functionaliteit van marketing analytics software het beste aansluit bij jouw specifieke behoeften. Als het je dan ook nog lukt om een gekwalificeerde (of iets minder gekwalificeerde) data scientist te vinden, vraag je hem of haar om je te helpen bij de keuze.

4. Marketing analytics software vergelijken

Uiteindelijk moet je streven naar één uniform marketing analytics platform en een schone database die is geoptimaliseerd voor analyses. Als je klaar bent om aan de slag te gaan met marketing analytics met behulp van software, kun je de softwarevergelijkingstool van GetApp gebruiken om een platform te zoeken dat geschikt is voor de specifieke data science-behoeften van jouw bedrijf.

data science en marketing analytics

De softwarevergelijkingstool van GetApp geeft een overzicht van uiteenlopende productdetails, zoals platformondersteuning, typische klanten, klantenondersteuning, productscreenshots, reviews, functies, integraties, beveiliging en meer

Wil je meer weten? Bekijk dan onze online catalogus met een uitgebreid aanbod aan marketing analyse software.

 

6 digitale verdienmodellen – Ook jouw bedrijf kan digitaal transformeren

digitale verdienmodellen

De covid-19 uitbraak heeft de digitale transformatie van het mkb versneld. Veel ondernemers proberen nu te innoveren en hun aanbod te diversifiëren. Nieuwe digitale verdienmodellen liggen gezien de sociale afstandsmaatregelen het meest voor de hand. De vraag is echter hoe jouw bedrijf geld kan gaan verdienen met digitale business. Gelukkig is er veel meer mogelijk dan alleen producten online aan te bieden of een webshop te openen. Think outside the box en kijk maar eens naar deze 6 methoden die Gartner voorstelt (volledige document alleen beschikbaar voor klanten) om geld te verdienen met digitale producten of diensten.

Iedere organisatie heeft digitale kansen, ook die van jou!

verdienmodellen

Juist het MKB heeft digitale kansen

De corona-uitbraak heeft de economie grotendeels tot halt gebracht en een gat geslagen in het vertrouwen van producenten en consumenten. Slimme mkb-bedrijven zitten nu echter niet stil, maar zetten in op nieuwe verdienmodellen. Verdienmodellen met digitale inkomsten voor een duurzame financiële toekomst.

Als mkb-bedrijf denk je misschien benadeeld te zijn in je mogelijkheden ten opzichte van grote bedrijven met meer financiële middelen, maar dat is niet het geval. Grote bedrijven zullen juist minder snel durven te veranderen omdat er vaak veel belangen meespelen bij hun oorspronkelijke bedrijfsmodellen. Het mkb is juist flexibeler in het testen, implementeren en aanpassen van nieuwe toepassingen en technologieën. Kleinere organisaties hebben meer slagkracht dan corporates. Zo blijkt uit onderzoek van Capterra dat 54% van de mkb-bedrijven tijdens de crisis begonnen is met digitaal innoveren om producten of diensten digitaal beschikbaar te stellen. 

aanpassingen in aanbod mkb

Welke verdienmodellen zijn er om digitale inkomsten te genereren? 

Er zijn dus toch kleine lichtpuntjes tijdens deze crisis. De bestaande bedreiging vanuit de markt leidt ook tot vernieuwing en dwingt het ontwikkelen van nieuwe digitale producten en diensten af. Op welke manier kan jouw bedrijf digitaal innoveren? Deze 6 methoden van Gartner zijn een bron van inspiratie voor elke ondernemer die met die vraag zit. 

Bron: Gartner

6 digitale verdienmodellen

1. Verkoop bestaande digitale assets

Begin bij wat je al in huis hebt, oftewel met je bestaande digitale assets en stel deze beschikbaar voor de verkoop. Wat zijn digitale activa? Heeft jouw organisatie die wel? Ja zeker. Digitale activa zijn bijvoorbeeld:

  • Datasets/gegevensverzamelingen
  • Know-how
  • Eigen ontworpen softwareprogramma’s of algoritmes
  • Intellectueel eigendom
  • Jouw merk

1.a Digitale inkomsten uit datasets

Bedenk welke gegevens jouw organisatie verzamelt of zou kunnen verzamelen. Dit kunnen klantgegevens zijn, onderzoeksgegevens, gemeten data, etc. Andere bedrijven hebben wellicht interesse in deze gegevens. 

Als je besluit om datasets te verkopen zijn er drie manieren om dat te doen. Let wel op dat je de data ontdoet van alle persoonsgebonden informatie om de privacy van jouw klanten te beschermen of dat je toestemming vraagt om persoonlijke informatie te delen met derden.

  1. Je kunt onbewerkte gegevens verkopen; jouw klanten moeten zelf waarde uit jouw data halen. Twitter doet dit bijvoorbeeld.
  2. Je kunt geanalyseerde data verkopen; dit kan bijvoorbeeld specifieke data zijn over een bepaalde doelgroep. Een bedrijf dat op deze manier geld verdient is HERE. HERE verzamelt en ordent locatiegegevens en verkoopt deze door in netjes gevisualiseerde kaarten aan bedrijven voor hun navigatiesysteem. 
  3. Je kunt de waarde uit geanalyseerde data verkopen; Je analyseert de data zelf en verkoopt op maat gemaakt advies aan andere organisaties over een bepaalde doelgroep, behoefte of meting. 

Welke technologie heb ik nodig?

*We hebben voor deze producten gekozen omdat ze een gratis proefversie hebben, meer dan 50 reviews met minimaal een 4-sterrenbeoordeling en functionaliteiten voor dashboard, gegevensvisualisatie, – analyse en rapportage. 

1.b Geld verdienen met know-how

Een andere vorm van digitale activa met potentiële verkoopwaarde is bijvoorbeeld een softwareprogramma of een algoritme dat speciaal voor jouw organisatie is ontworpen. Je zou dit in de handel kunnen brengen, bijvoorbeeld door een integratie te bieden met andere softwaresystemen via een API (Application Programming Interface) of app. Ook know-how heeft verkooppotentieel of intellectueel eigendom. 

De vraag die je jezelf als eerste moet stellen is welke bedrijfsinformatie/know-how voor anderen van waarde kan zijn. Je kunt beginnen met het zoeken naar kopers onder je bestaande partners, leveranciers en klanten. 

Welke technologie heb ik nodig?

*We hebben voor deze tools gekozen omdat ze een gratis proefversie hebben met minimaal een 4-sterrenbeoordeling, meer dan 50 reviews en functionaliteit voor API-ontwerp, API-levensduurbeheer en bescherming tegen bedreigingen.

2. Digitaliseer een product of dienst

Een gedigitaliseerd aanbod kan een aanvulling zijn op het fysieke aanbod in de productmix van je onderneming. Dit is misschien wel het meest klassieke voorbeeld om een digitale business op te zetten. Heb je echter wel alle mogelijkheden doordacht? Er zijn namelijk verschillende manieren om digitale inkomsten uit je fysieke aanbod te halen.

2.a Digitalisering met een online verkoopkanaal

Is jouw product of dienst alleen fysiek of telefonisch te bestellen, creëer dan een App of website

Welke technologie heb ik nodig?

*We hebben voor deze producten gekozen omdat ze een gratis versie hebben,  minimaal 10 reviews met minimaal een 4-sterrenbeoordeling en functionaliteiten voor orderbeheer, voorraadbeheer en klantenaccounts.

2.b Werk je met tussenpersonen, maak dan een direct verkoopkanaal

Het beperkt de afhankelijkheid en vergroot de verkoopmarge. Zo bespoedigt De Hypotheker bijvoorbeeld de hypotheekaanvraag via hun Ockto-app

Welke technologie heb ik nodig:

*We hebben voor deze producten gekozen omdat ze een gratis versie hebben, minimaal 50 reviews en minimaal een 5-sterrenbeoordeling en functionaliteiten ontwikkeling voor webapps en mobiel.

2.c Digitalisering op basis van Internet of Things (IoT)

Bij verkoop van apparaten, objecten, machines of zelfs onderdelen kunnen er aanvullende diensten worden gekoppeld aan het product met IoT.  Zo levert Lightmotion energiezuinige led-lantaarnpalen die met het energienetwerk verbonden zijn en ook als laadpaal dienen. Daarnaast hebben ze de palen ook met het internet verbonden waardoor ze allerlei extra slimme diensten kunnen leveren zoals nummerplaatherkenning en omgevingssensoren voor het meten van waarden in de omgeving. Een ander voorbeeld is het slimme gordijnsysteem van Slide. Dit bedrijf zet IoT in om gordijnen op afstand te kunnen openen of sluiten met een app.

Let op de digitale beveiliging van IoT-apparaten en zorg voor een goede bescherming tegen datalekken. 

Welke technologie heb ik nodig?

*We hebben voor deze producten gekozen omdat ze een gratis proefversie hebben, minimaal 100 reviews en minimaal een 4,5+-sterren beoordeling en functionaliteiten voor visualisatie van data, gegevens verzamelen en -beheer.

3. Verkoop op basis van betalen naar gebruik (pay-per-use)

Kopers zullen eerder geneigd zijn om je producten te gebruiken als ze deze niet zelf hoeven aan te schaffen of te beheren. Bij deze aanpak wordt een product dan ook aangeboden als dienst. De producent levert een dienst (bijvoorbeeld het gebruik van een machine plus onderhoud en reparatie) aan een gebruiker, die alleen betaalt wanneer hij de dienst gebruikt. De producent blijft de eigenaar van het product en loopt dus het financiële risico. Het gaat doorgaans om een langetermijnovereenkomst, waardoor de producent voor lange termijn verzekerd is van inkomsten. 

Voordelen voor de producent zijn dat deze eigenaar blijft van het product en dat de retourstroom van het product geborgd is. Deze aanpak genereert inkomsten op abonnementsbasis of puur op gebruiksbasis. 

Dit model kan ook toegepast worden op diensten en niet fysieke goederen. Zo verkoopt Philips bijvoorbeeld licht als pay-per-use dienst aan de luchthaven Schiphol in Amsterdam. En zo verkoopt Bundelz autoverzekeringen als een pay-per-use dienst waarbij de vaste jaarlijkse premie wordt vervangen door een premie per autorit per kilometer. 

Een onderneming moet de meeteenheden voor verbruik zo transparant en realtime mogelijk maken, met duidelijke financiële voordelen voor klanten.

Welke technolgie heb ik nodig?

*We hebben voor deze producten gekozen omdat ze een gratis proefversie hebben, meer dan 100 reviews met minimaal een 4-sterren beoordeling en functionaliteiten voor (aangepaste) dashboard, gegevensvisualisatie, prestatiemeetwaarden. 

4. Bied kopers prijsvariaties aan op basis van gedeelde metrics

Dit model lijkt op het pay-as-you-use model, maar nu zijn de inkomsten niet afhankelijk van het gebruik, maar van het beoogde resultaat dat het product of de dienst moet leveren.

Een voorbeeld hiervan is Brickler, een makelaar die niet met de klassieke courtagekosten op de verkoopprijs van een huis werkt, maar met een vaste lage prijs per verkoop. Huiseigenaren betalen alleen als hun huis door Brickler wordt verkocht, zo niet, dan krijgen ze hun geld terug.  

Dit principe is niet alleen toe te passen op een succesvolle verkoop zoals dat van een huis, maar ook op het serviceniveau van een dienst. Zo verkoopt het Japanse Hitachi locomotieven als een dienst aan Britse steden: het bedrijf baseert een deel van de prijs op de juiste aankomsttijd van de treinen.

Naast eenvoudige en transparante meetmethoden vereist deze methode zorgvuldig geschreven contracten met mechanismen voor het oplossen van geschillen.

Welke technologie heb ik nodig?

*We hebben voor deze producten gekozen omdat een gratis proefversie hebben, meer dan 50 reviews met minimaal een 4-sterren beoordeling en functionaliteiten voor gegevens prestatiemeetwaarden en worden geleverd in Europa. Slechts de 8 hoogst gerankte leveranciers op Capterra worden hier vermeld.

5. Een online platform starten

Een platform koppelt vraag en aanbod zonder tussenstappen waarbij de onderneming zelf niet in het bezit is van de producten of diensten die op het platform worden verhandeld of gedistribueerd. In ruil voor hun diensten krijgt de onderneming een commissie op elke transactie. Ook kan er verdiend worden aan het doorverkopen van data of via inkomsten van adverteerders. Het platformmodel werkt als de vraag van klanten in een bepaalde sector gefragmenteerd is en wordt bediend door een even gefragmenteerd aanbod.

Grote disruptors van de afgelopen jaren zijn platformbedrijven. Alibaba is een bekend voorbeeld van een online e-commerce platform voor bedrijven, Airbnb een B2C-platform voor de hotelsector, Uber voor de taxisector, Deliveroo voor restaurants. 

Maar er zijn ook meer lokale voorbeelden zoals het Nederlandse Peerby, een digitaal platform voor het huren van spullen van mensen in de buurt. Een ander succesvol B2B platform is 3D hubs, dat andere bedrijven helpt aan een netwerk van honderden productiemachines voor het maken van onderdelen, van auto’s en vliegtuigen tot fietsen. Een ander interessant voorbeeld is Floow2, een platform dat het delen van bedrijfsactiva bevordert binnen bepaalde branches of binnen een netwerk. 

Een business-to-business platform vormt vaak een grotere uitdaging dan een business-to-consumer platform omdat het potentiële aantal deelnemers in een B2B-omgeving meestal kleiner is. Het voordeel is dat je tegen relatief lage kosten toegang hebt tot een grote groep potentiële klanten. Bovendien kun je met de verzamelde klantinformatie weer aanvullende diensten ontwikkelen. Een platform is ook eenvoudig schaalbaar zowel nationaal als internationaal. 

Hoe bouw je een online platform op?

Het platformmodel onderscheidt zich van andere bedrijfsmodellen door het directe contact met klanten en vraagt daarom om een klantgerichte benadering. Bij het opbouwen van een online platform is het raadzaam om te beginnen met wat Gartner een ‘just enough’ platform noemt (document alleen beschikbaar voor Gartner klanten). Het platform moet ‘net goed genoeg’ zijn voor je eerste use cases en kan op basis van feedback verfijnd en uitgebreid worden. Zo vermijd je overinvesteren in technologie die je later misschien niet nodig hebt.

Welke technologie heb ik nodig?

*We hebben voor deze producten gekozen omdat ze een gratis proefversie hebben, meer dan 29 reviews met minimaal een 4-sterren beoordeling, met functionaliteiten

6. Breid uit naar nieuwe sectoren

Gebruik je expertise in de ene sector om verder te gaan in een andere. Een actueel voorbeeld is remote werken. Een bedrijf dat intern een succesvol thuiswerkbeleid heeft uitgevoerd met remote werknemers over de hele wereld zou een nieuw bedrijf kunnen opzetten om andere organisaties te adviseren om een permanent remote werkende staff op te zetten. Vanuit dit idee is het bedrijf Remote bijvoorbeeld ontstaan. De eigenaar is een voormalig werknemer van Gitlab, een volledig remote werkend bedrijf dat samenwerkingstools ontwikkelt met medewerkers van over de hele wereld. 

Andere spraakmakende voorbeelden vinden we bij Tesla. Tesla zette de batterijtechnologie die zij voor elektrische auto’s hebben ontwikkeld in om de Tesla Powerwall te creëren, een energiebesparende batterij die energie opslaat vanuit zonnepanelen of vanaf het stroomnet. 

Soms kan het nodig zijn een sprong naar een nieuwe industrie te maken of met andere bedrijven samen te werken om je hoofdmerk te beschermen. 

Financiële voordelen van digitale verdienmodellen

In vergelijking met traditionele financiële modellen zijn de 6 bovenstaande digitale verdienmodellen vaak gunstiger. Zo is de winstmarge op de verkoop van € 10.000 aan bestaande digitale activa over het algemeen hoger dan de marge uit de verkoop van € 10.000 aan fysieke activa. Er hoeft namelijk niet geïnvesteerd te worden in aankoop van nieuwe fysieke activa. Daarom is er ook minder kapitaal nodig om te starten. Een abonnementsvorm levert terugkerende inkomsten op. Inkomsten gebaseerd op gebruik zijn makkelijker te verkopen. Bovendien is een digitaal aanbod beter schaalbaar zowel nationaal als internationaal.

Tips voor het kiezen van het juiste digitale verdienmodel

Een paar tips voor het kiezen van de juiste methode voor jouw bedrijf.

  • Bepaal of jouw digitaliseringsplannen zich richten op het verbeteren van bestaande inkomstenstromen of op het genereren van nieuwe inkomsten. In het eerste geval zal het gebruik van technologie een belangrijke rol spelen. In het tweede geval is er waarschijnlijk een combinatie van technologie en samenwerking met andere bedrijven nodig.
  • Om te bepalen of een idee de moeite van het uitvoeren waard is kun je contact zoeken met collega-ondernemers om te kijken hoe zij de gekozen digitale methode hebben aangepakt.
  • Zet een pilotproject op en bepaal hoe je de resultaten gaat meten.
Wil je meer weten over IoT-software, bekijk dan onze lijst met IoT-software op Capterra.

 

A Global Perspective Of Current & Future Remote Working Trends

Study future remote working trends

COVID-19 has disrupted the world of work in Australia and beyond. In a study of 4,600 global respondents, Capterra explores the current and future remote working trends emerging from this experience.

Study future remote working trends

What measures have businesses taken across the world?

Many countries implemented measures to slow down the virus by asking people to work from home where possible. Companies had to react fast as a result, investing in remote working technologies and adapting their product offerings so that they could be delivered virtually.

Now, several countries (including Australia) are beginning to look at ways to lift lockdown measures. To move cautiously, most governments are urging people to continue working from home until they have greater control over the virus. 

Capterra wanted to learn more about remote work challenges, the usage of software and cybersecurity practices around the world during the pandemic. We conducted a survey* with 4,600 full-time remote working employees from small and medium-sized businesses (SMEs) from Australia, Brazil, Spain, France, Germany, Italy, Mexico, the Netherlands and the UK.

In this article, we reveal how the world has coped with working under their country’s quarantine guidelines, as well as the varying levels of teleworking success.

How many SMEs worldwide are working remotely because of the outbreak?

59% of SMEs around the world are working remotely full-time as a direct response to the coronavirus outbreak. In Australia, this number sits at 57%. However, not every country was moving into remote-work at the same pace.

Remote working transition rates worldwide

The survey highlights Brazil as the remote working leader, with 77% of the country already teleworking. France, on the other hand, was transitioning to remote work with less urgency. Just 40% of its country’s workforce have made the move.

The good news is that people seem to be enjoying teleworking. Approval of remote work is almost unanimous around the world—according to the global survey results, 74% say they like or really like it. 

This could be connected to the many benefits respondents listed they’ve experienced since remote working. Respondents gave their top home working advantages and the most popular included:

  1. No commuting
  2. Adjusting work hours around personal life responsibilities
  3. A casual dress code
  4. Being able to do more work than usual
  5. Taking care of children and pets.

The most cited work from home benefits for Australia was in line with the global results; no commute (44%), adjustable work hours (36%) and a casual dress code (34%).

The future is remote: 55% believe their business could continue functioning with a distributed workforce

The crisis is pushing digital transformation and shows companies how important it is to not only adapt products and services but also work processes. Remote work had been the reality for a small number of employees around the globe: Only 11% of employees worldwide worked remotely full-time before the crisis. 

If people enjoy working remotely, and management doesn’t perceive a drop in productivity during this period, the future will continue to trend toward this type of working. In Australia alone, 87% of employees want their employer to allow them to carry on with a remote working policy. More than half (54%) of this number said they want to combine remote working with going to the office, while 33% said they want to switch to a remote regime completely.

Remote working happiness

According to a prediction by Gartner, Generation Z will drive this trend further and faster. Generation Z (born between 1995 and 2010) is the generation of true digital natives. They have honed their digital collaboration skills throughout their lifetime, and prefer digital collaboration over in-person collaboration. Generation Z’s preference to work remotely will solidify remote working as a standard working practice moving forward.

Adapting to a remote workforce:

Brian Kropp (VP at Gartner) gives his advice on how to help your employees stay productive when working from home:

  1. Ensure employees have the right resources: Equip employees with the technology they need to be successful. This covers everything from the right hardware to the software for team collaboration
  2. Focus on outputs: Focus more on what employees should be accomplishing and less on the processes they should follow to get there. Set up clear objectives to create greater clarity for employees but allow them to figure out the roadmaps.
  3. Increase recognition: ‘During periods of disruption, employees’ desire for being recognised for their contribution increases by about 30%,’ says Kropp. Recognition can be a public acknowledgement, tokens of appreciation, development opportunities and low-cost perks.
  4. Use two-way communication: Two-way dialogue between managers and employees is essential —especially during change. Employees must understand the reasons behind decisions and their implications. Similarly, managers must be aware of employees’ challenges and concerns.
  5. Trust in your employees: Managers may be nervous to lose constant visibility of their employees’ work activities, but micromanaging isn’t the correct response. It will only disengage already stressed employees. Instead, put confidence in your employees and trust them to get on with their job.

70% of companies globally adapted their products and services so they could deliver them virtually

Encouragingly, many companies were able to react to the crisis successfully. According to the survey, 70% of companies altered some or all of their business offerings so they could deliver them virtually during the lockdown. In Australia, this number was 72% which puts them slightly above the world average.

Business product adaptions

Gyms are keeping members active through at-home workouts, held via video conferencing tools. Restaurants have marketed dining in as the new dining out—made possible through takeaway and food delivery software services. Similarly, real estate agents are giving buyers and renters tours of potential new homes through virtual tour software. These are just a few examples of innovation the world has witnessed during this period.

Digitising your product or service is one step on the way to earning new digital revenue. If you want to further transform your business offerings, here is a how-to list we created to guide you through the process. 

6 ways to earning digital revenue

Gartner vice president Hung LeHong gives 6 key ways to earn new digital revenue:

  1. Sell existing digital assets: Start with the digital assets you already have, such as selling your expertise or creating market insights out of your owned data.
  2. Digitalise a service or product: Sell (or adapt) your product or service so it’s accessible to customers while social distancing restrictions apply. Deliver services virtually, for example, or offer online delivery options for physical products. 
  3. Offer a pay-as-you-use service: Buyers will be more likely to use your digital assets if they don’t have to sink resources into owning or managing them.
  4. Use shared metrics to vary prices for buyers: Offer flexible pricing models for a specific service level. 
  5. Run a platform business: A platform business allows you to trade products and services without having to own or distribute them. One example of this business model is Airbnb.
  6. Move into new industries: Does your area of expertise cross over into another? Use your knowledge and industry know-how to launch into other markets where you can add value. 

60% of SMEs worldwide bought or plan to buy new software to accommodate remote working environments

Companies had to quickly adapt their usage of technology to respond to the crisis. Our data shows that 60% of companies across the globe bought (or plan to buy) new software tools for being able to work remotely. The survey also found that 64% of employees worldwide (61% for Australia) learned how to operate the new tools with ease.

Software infrastructure has also been impacted around the globe. Businesses increased their investment in cloud technologies, with 39% of companies worldwide saying they now use cloud products to support remote work. The Netherlands adopted cloud-based services the fastest (at 53%), while France had the lowest adoption rate (31%).

In the following graphic, we’ve highlighted the most popular remote working tools around the globe:

Most used remote working tools worldwide
Most popular tools for remote working during the global quarantine (Source: Capterra)

Important note: Most software products were adopted to enable:

  • Team communication
  • Collaboration 
  • Remote support. 

When purchasing new tools, it’s important to invest in IT security at the same time (such as network security software, cloud security software and computer security software). Otherwise, the risk of cyberattacks increases.

Communication is the top challenge of working remotely

While the majority of employees identified they enjoy working from home, some challenges were also evident. The biggest issue is the lack of communication. It’s important to address and solve these challenges, so employees can be successful and productive while remote. 

Remote working challenges globally
Global remote working challenges identified during COVID-19 (Source: Capterra)

The study shows just 37% of companies provide guidelines on communication and team meetings. This isn’t enough. Supporting employees during this crisis, such as providing software for communication and guidelines in the right areas, is crucial. 

Want to know more about how to create strong communication processes? Check out our 10 Effective Communication Tips For Teams Working Remotely.

Home working global statistics


Cybersecurity measures within SMEs could improve worldwide

One of the most important things for remote work is creating a safe working environment. We recommend the following 5 steps to help ensure IT security for your business. 

1. Don’t use personal devices to work

40% of the employees globally use only their personal devices to work remotely. It’s highly recommended that employees don’t work from personal, unprotected devices. Employees should resist working from their own devices because it leads to a higher risk of exposing company data. If it’s unavoidable, employees should ensure the personal device is sufficiently secured. 

2. Invest in cybersecurity resources

Only 39% of all employees worldwide have antivirus software installed and 29% use Firewalls. Invest in security tools, such as antivirus software and firewalls. These two systems should be the standard in every business. Additionally, consider implementing network monitoring and endpoint protection.

3. Educate staff of types of cyberattacks

32% of global respondents were victims of a phishing attack. Of those, almost half (49%) happened since COVID-19. 

Despite this, only 22% use email security software. Email is one of the most important forms of communication in businesses, but unfortunately, also one of the most insecure. However, email security software can reduce the risk of phishing attacks by identifying malicious emails and eliminating the threat.  

Tip: Companies should consider implementing a company-wide phishing test. The test helps to determine the susceptibility of employees to this type of attack.  

4. Install a VPN

Less than one-third of companies use a VPN, also known as a virtual private network.

Invest in a VPN if your business needs to access and transfer business data remotely. VPNs provide an encrypted connection to the Internet that prevents third parties from viewing network activity.

5. Strengthen passwords to online business accounts

Worldwide, just 36% of employees are following recommendations for strong passwords, with randomised letters, numbers and characters. Additionally, only 29% of employees worldwide use a password manager. 

Good password management will help prevent cyberattacks. Companies should use this time to educate their employees about the importance of strong passwords. A good password manager is the most secure solution and also makes sharing passwords with colleagues much more convenient.

Tip: When exploring password managers, look for one that offers two-factor authentication (2FA). Most authentications don’t activate automatically, so remember to set it up before sharing it with your team!  

To see how remote employees are managing their passwords across the globe, check out the graphic below:

Password security infographic worldwide

Remote working trends that emerged from this experience

Across the world, small and mid-sized businesses were driven out of their comfort zones and forced to be more versatile to survive. What can we take from this unusual and unexpected experience? There are some key learnings—and they aren’t just relevant during a crisis, but also for when we come out of it.

3 key takeaways:

  • Companies are quickly adapting to working remotely and offering their product virtually
  • Companies are adopting new software
  • Employees like the option to work remotely.

However, we’ve also learned that companies need to improve:

  • Communication with employees
  • The use of security tools
  • Password policies.

Companies have had to put greater trust in their employees to do the right thing: Honour their work responsibilities in their allocated hours. As a positive consequence, staff are enjoying casual dress codes, flexible working hours and more. What is clear, however, is that trust has proven to go further than micromanagement. Employees working remotely are happier now that their company is providing them with a bit more flexibility.

Similarly, companies have had success with creating new and dynamic offerings by adapting what they sold before so it can be delivered virtually. They‘ve showcased innovative thinking, versatility and resilience in a time of historical uncertainty. Looking forward, it seems possible that businesses across the globe will come out stronger than before.

Want to know more about remote working software solutions? Check out our list of remote work software.

*Survey methodology

To understand the current and future remote working trends across the world, we conducted an online survey between 4th April 2020 and 14th April 2020. We surveyed 4600 employees of small or mid-sized businesses, who are working remotely as a response to COVID-19. The participants come from various business sectors and levels of seniority. Respondents are from Australia, Brazil, Spain, France, Germany, Italy, Mexico, Netherlands and the UK.

Note: The graphic about top challenges working remotely had multiple response options, so the total sum of the percentages exceeds 100%.

IA y Project Management (II): Inteligencia Artificial en la Dirección de Proyectos en las pymes

La inteligencia artificial en la dirección de proyectos

La inteligencia artificial en la dirección de proyectos

La primera parte de este artículo presentó los retos que tienen las pymes en gestión, organización y responsabilidades en relación a la Dirección de Proyectos. Cómo la Dirección de Proyectos debe ser un sistema sencillo y flexible hecho a medida o tailoring, en dónde la metodología, procesos y herramientas se adapten a la empresa y el proyecto.

Esta segunda parte trata sobre cómo se puede aplicar la Inteligencia Artificial (IA) para adaptar e implementar un sistema de Dirección de Proyectos en las pymes.

Evaluar las necesidades del proyecto para ajustar las herramientas y el sistema para realizarlo

La implementación de la Dirección de Proyectos en las pymes mejora significativamente gracias a  tecnología que se adapta al tamaño de los proyectos (contenido disponible en inglés).

Un proceso para implementar las prácticas de project management debería identificar objetivos estratégicos, KPIs o factores de éxito, así como las herramientas y técnicas que coincidan con estos criterios. Los propietarios y project managers de pymes deben evaluar sus necesidades generales y ajustar los requisitos flexibles de estas aplicaciones a necesidades concretas.

Los resultados y conclusiones de los estudios consultados coinciden en la necesidad de una gestión de proyectos “básica” o “lite”, mientras que una metodología más formal y estructurada se percibe como un corsé menos flexible que consume recursos y dedicación, lo que representa una desventaja difícilmente salvable para las pymes.

Adaptar la Dirección de Proyectos con la ayuda de herramientas y tecnología de automatización mediante inteligencia artificial deben estar en el corazón de los procedimientos de gobierno y toma de decisiones. Aportando el apoyo a la dirección en la gobernanza.

Esto es clave para salvar el escepticismo inicial de la alta dirección sobre el consumo de tiempo y recursos en procesos percibidos como “mera burocracia”.

Aplicaciones de la Inteligencia Artificial en la Dirección de Proyectos en las pymes: chatbots, recursos humanos, automatización de proyectos

La relación con los clientes es clave para cualquier organización. En el caso de las pymes, este vínculo es más estrecho y directo por el tamaño de sus estructuras, así como por las relaciones personales entre interesados y equipo de proyecto.

En este sentido, la gestión de las expectativas de los clientes y usuarios es una parte crítica para valorar el éxito de sus proyectos. Los procesos de comunicación son la herramienta principal para gestionar estas expectativas, y la tecnología permite su automatización mediante asistentes de voz. Un chatbot que atiende a los clientes es IA, es un software que ayuda a conocer mejor a los clientes para ofrecerles atención personalizada.

Aunque son las grandes empresas las que más están apostando por la tecnología de los chatbots, en unos años esta tecnología se democratizará llegando a empresas de todos los tamaños y particulares. De hecho, la utilizan ya pequeños negocios donde la atención al cliente es crucial.

También están utilizando IA los departamentos de RRHH en los procesos de selección de personal, gestión del talento y formación.

La lista de tareas que se pueden asignar a la IA incluye pronósticos de rendimiento, estimaciones de tareas y optimización de trabajos. La inteligencia artificial puede hacer suposiciones sobre el desarrollo futuro del proyecto aprendiendo de nuestros datos históricos.

En el área de la automatización de procesos, las grandes corporaciones están investigando en la creación de modelos que apliquen Deep Learning de las máquinas y la IA para mejorar la planificación de los proyectos.

El ejemplo de la constructora Bechtel, con 44.000 empleados y una trayectoria de más de 120 años es un exponente a tener en cuenta. A pesar de las múltiples lecciones aprendidas a lo largo de toda su experiencia planificando y ejecutando proyectos, Bechtel dio un salto cualitativo en la mejora de su productividad cuando empezó a utilizar Deep Learning con todos esos datos históricos. La idea de que las máquinas sean capaces de aprovechar todo ese conocimiento para buscar alternativas a la planificación de los próximos proyectos no fue tarea sencilla.

La compañía ahora utiliza una red neuronal 3D que permite a los equipos de proyecto comparar distintas posibles planificaciones para encontrar la alternativa más productiva.  En este caso, es un bot que planifica y analiza diferentes escenarios basándose en las lecciones aprendidas de miles de proyectos anteriormente ejecutados, al tiempo que los humanos se dedican a tareas más atractivas.

Basándose en este principio, las herramientas de gestión de tareas están desarrollando sus propios bots, ayudando a empresas de cualquier tamaño a planificar mejor.

Son una herramienta indispensable para controlar la evolución de los proyectos, asegurando el estado del mismo dentro de los márgenes de tiempo y costes establecidos en sus líneas base.

Las herramientas y las predicciones propuestas por la tecnología también nos facilitan el proceso de toma decisiones durante el control del proyecto para identificar riesgos y activar planes de contingencia en caso necesario para devolver al proyecto a la planificación original.

La comunicación con el resto del equipo de proyecto a través de estas herramientas supone un avance respecto a la asignación de tareas utilizando herramientas no profesionales. El control sobre la información y el enganche con todas las personas involucradas en las tareas facilita un rendimiento mayor del equipo y los recursos asignados al proyecto. Por lo que estas aplicaciones proporcionan opciones de integración con otras herramientas de colaboración y comunicación, conferencias online, chat, calendario, etc.

Los propietarios de las pymes también pueden beneficiarse de las funcionalidades de la IA aplicada de los softwares de gestión de proyectos, siempre y cuando sean versátiles, flexibles y fáciles de implementar. No es necesario investigar y desarrollar costosas soluciones a medida, que estarían fuera del alcance de las pequeñas compañías.

Cualquier empresa puede aprovechar las herramientas de inteligencia artificial existentes ahora mismo en el mercado para aplicarlas a software de gestión de proyectos o tareas.

Al alcance de un clic, algunas de estas funcionalidades pasan por la sincronización de las reuniones de Google Calendar, transcribiendo y compartiendo los resúmenes de las reuniones a través de las aplicaciones más comunes utilizadas para videoconferencias; coordinación de tareas y recursos entre los miembros asignados al proyecto, integrándose en distintas aplicaciones de gestión; administración automática del correo electrónico para asignar los mensajes asociados a cada proyecto, compartiéndola automáticamente con los miembros del equipo interesados; consolidación de la información del proyecto que nos llega a través de distintos canales y aplicaciones, automatizando su registro y clasificación; entre otras muchas. Todas ellas de forma automática e integrada con las distintas aplicaciones que ya estamos utilizando en el día a día.

Impulsar una mentalidad tecnológica

La Inteligencia Artificial establece la importancia de la participación de la dirección: promoviendo una mentalidad abierta que posibilite la experimentación, cultivando el talento y el aprendizaje de nuevos conocimientos Estos directivos impulsan los principios que conectan a las personas con el efecto multiplicador de las máquinas y la tecnología, generando mejores rendimientos en los proyectos:

  • Promueven una actitud abierta a los cambios
  • Promueven experimentación
  • Apoyan activamente el liderazgo
  • Incorporan los datos a la estrategia de la empresa
  • Cultivan nuevas habilidades en las personas

Las compañías que potenciaban estas cinco áreas demuestran un coeficiente tecnológico que apalanca sus proyectos y ya incorporan muchas de las ventajas competitivas de la aplicación de la Inteligencia Artificial en la Dirección de Proyectos.

PMI denomina un Coeficiente Tecnológico en Gestión de Proyectos, PMTQ (por sus siglas en inglés), como la capacidad de las organizaciones y las personas para integrar las nuevas soluciones tecnológicas.

Para aquellas organizaciones más visionarias en la aplicación de la tecnología a la gestión de sus proyectos, el denominador común es demostrar una curiosidad constante, probando nuevos enfoques y nuevas soluciones tecnológicas con una mentalidad abierta al fracaso.

Aunque tengamos en mente que la aplicación de Inteligencia Artificial supone sustituir a ciertos roles y tareas por robots, máquinas o software, las personas siguen siendo la clave para implantar la nueva tecnología.

Las claves para aumentar este coeficiente tecnológico PMTQ también incluyen el liderazgo inclusivo o colaborativo abierto a todas las personas involucradas en la organización. Asimismo, a los nuevos roles y generaciones con habilidades tecnológicas nativas como los millenials. PMI ya establece las competencias tecnológicas en el set de habilidades que un Project Manager debe tener, añadiendo estas habilidades a las ya conocidas del triángulo del talento.

La contratación de talento pensando en las competencias del futuro será clave para las organizaciones. En el caso de las pymes mucho más teniendo en cuenta el impacto que tiene cada nueva persona en una organización pequeña. La contratación de nuevos perfiles, con habilidades de gestión y tecnológicas que ayuden a implantar soluciones, procesos y herramientas será la clave competitiva para las pequeñas organizaciones que quieran competir en un mercado cada vez más global y digital.


Carlos Javier Pampliega es Arquitecto especializado en la Gestión de Proyecto y Riesgos, en diferentes sectores, es Certified Associate in Risk Management por la George Washington University.

Certificado Project Management Professional (PMP), amplía su ámbito de actuación a otros sectores, incorporando las Metodologías Ágiles de desarrollo de Proyectos como Professional Scrum Master.

Es voluntario del Project Management Institute (PMI) y secretario de la Junta Directiva de su Capítulo en Madrid.

Carlos es consultor y formador en Dirección de Proyectos, su marca personal en las redes es un referente en el ámbito de la  dirección de proyectos, autor de numerosos artículos, participa regularmente como ponente en presentaciones y cursos de diferentes Escuelas de Negocio y Universidades, así como en Congresos organizados por PMI.

Best Free Password Managers For Australian SMEs In 2020

Best free password managers tools

A quick way small and mid-sized businesses (SMEs) can ramp up their cyber defences is by securing their company passwords. Luckily, the task doesn’t have to be complicated. Password management software is a great, inexpensive approach to strengthening digital security initiatives. In this article, we reveal three of the best free password managers available to SMEs in Australia.

Best free password managers tools

Why is password management important?

 

Anyone who works (or has worked) in a growing business will know that employees tend to juggle a large workload, and often across many tools. It’s tempting, in this situation, to give and apply one password across all those platforms. 

Let me tell you why that’s a bad idea.

Over the years, cybercriminals have developed a cryptographic hack called brute force attacks. The hacker only needs an email address to start. They’ll then enter thousands of password combinations until they discover the correct one. Often, this is with the aid of automated software and so a weak password can be ‘cracked’ in a matter of seconds. Unsurprisingly, an experienced hacker won’t hesitate to check if the login details work on other sites too.

Brute force attacks have risen in Australia, with small businesses being the target. To combat this, Australians must create strong and unique passwords for every account they own.

How to strengthen passwords

 

A strong password should be a mix of:

  • At least eight to sixteen characters
  • Capital and lowercase letters
  • Special characters
  • Numbers.

An example of a strong password would look something like this: U7d!9@0sn23!xf44.

Common, breakable passwords usually include real names, words, or dates. Year after year, ‘123456’ has come out on top as the most hackable password a user can choose.

Creating unique, randomised combinations for digital accounts makes sense for password security. But expecting staff to memorise complex sequences for many accounts is unrealistic.

What is a password manager?

 

A password manager is a tool that provides users with the means to synchronise passwords across several accounts. The security software saves the passwords in a central hub and activates them using a master password.

One key benefit of password managers is that users only have to remember one password. Many providers also include a browser plug-in, which enables users to login with the master password from the toolbar. They can access any online account stored in the manager thereafter.

What to look for in a password manager

 

When researching password management tools, there are a few crucial features to look out for.

In a free version, you’ll want to include:

  • Master passwords
  • New password generators
  • Password capture
  • Password resets
  • Unlimited storage allowance.

Another handy feature to look out for is two-factor authentication.

PCMag explains how two-factor authentication works:

“There are three generally recognised factors for authentication: something you know (such as a password), something you have (such as a hardware token or cell phone), and something you are (such as your fingerprint). Two-factor means the system is using two of these options.”

In short, a password manager will help apply extra layers of security to your business regardless of how basic or advanced it may be.

Best free password managers 2020

 

Implementing a new password manager shouldn’t be a burden on you or your IT department. Users who get baffled or frustrated by a tool may well abandon it. Therefore, it’s important to explore an option that works for everyone. 

To that end, we set the following criteria during our research. The software selected must have all of the features mentioned above, plus:

  • An established market in Australia
  • A high search volume in Australia
  • At least 200 written reviews on Capterra Australia with 4+ stars.

Based on these requirements, we’ve selected three password management software tools. Listed in alphabetical order:

1. 1Password 

 

1pass password management tool

Overall rating: 4.7/5

Ease of use: 4.6/5

Features: 4.6/5

Value for money: 4.5/5

Two-factor authentication: Yes

Biometric login: No

Free version: Free one-month trial (increased to six months to help businesses work securely from home as a response to COVID-19)

Cost to upgrade: US$3.99 per user per month

Platforms supported: Mac, iOS, Windows, Android, Linus, and Chrome OS

About 1Pass

1Pass aims to make good security habits become second nature within businesses. While it doesn’t offer a freemium version, it has recently extended it’s trial offerings to six months (March 2020.) As a result, this will allow companies to respond to the coronavirus outbreak with secure, remote workflows.

The tool also syncs across devices, so employees always have access to their passwords.

There are a few different pricing options for 1Pass subscribers: Teams, Business and Enterprise. The latter is better suited to larger businesses that need a bespoke package, whereas the Teams and Business versions work well for small and mid-sized businesses.

What’s included?

The Teams version increases password security for small teams that manage several online accounts. After the six-month free trial, it costs US$3.99 per user per month.

It includes:

  • Unlimited shared vaults and item storage
  • Admin controls to view and manage permissions
  • Two-factor authentication
  • Duo integration for business-wide multi-factor authentication
  • 24/7 email support
  • 1 GB document storage per person
  • 5 guest accounts for limited sharing.

1Pass Business costs US$7.99 per month per user after the free trial, and it includes everything from the Teams version; plus:

  • VIP Support
  • 5 GB document storage
  • 20 guest accounts for limited sharing
  • Custom security controls with 1Pass Advanced Protection
  • Permission-based access control for each vault
  • Free family accounts for team members
  • Activity log for tracking changes to vaults and items
  • Custom roles
  • Usage reports for creating an audit trail
  • Custom groups to organise teams
  • Provisioning with Active Directory, Okta, and OneLogin.

User opinions

What users liked: Users said 1Password makes it easy to capture logins in a central hub. It also takes little time to access online accounts without memorising several password combinations.

Users highlighted the 1Password app because it’s available on a multitude of devices. It also tells users what’s wrong with their passwords and how to strengthen them. For example, a password may be too weak or an exact copy of one of their other account logins.

What users found challenging: 1Password doesn’t offer an annual payment option. However, users won’t need to pay anything for up to six months depending on the platform version they choose.

Read software reviews for 1Pass.

2. LastPass

 

Lastpass password management software screenshot

 

Overall rating: 4.7/5

Ease of use: 4.5/5

Features: 4.6/5

Value for money: 4.6/5

Two-factor authentication: Yes

Biometric login: Yes

Free version: Yes

Cost to upgrade: Billed $48 USD annually per user

Platforms supported: Web, iOS, Android 

About Lastpass

LastPass allows users to securely generate and save passwords, and use them across multiple devices. To keep the password management tool activated, users can install the browser extension and log in using a master password.

What’s included?

The free version is for personal use, but individual employees could use it to manage their digital work environment too. The account includes:

  • 1 user
  • Access on all devices
  • One-to-one sharing (sharing passwords with trusted family and friends in a secure way)
  • Save and fill passwords
  • Password generator
  • Secure notes (such as saving the details of the business credit card)
  • Password audits
  • Multi-factor authentication
  • LastPass Authenticator.

The business version, which caters towards teams, costs US$4 per user per month. As well as everything included in the free version, it also includes:

  • 5-50 users
  • Admin dashboard for IT
  • Zero-knowledge security model (employees create their own master password)
  • Directory integration
  • Single sign-on
  • Multifactor authentication
  • Customised policies
  • Reporting.

User opinions

What users liked: Users said it’s easy to add, view and manage items that they’ve saved to their LastPass account. Subscribers can also add passwords to their vault when they log in or create a new account.

Lastpass account holders also commended the password generator because they said it helped strengthen their accounts. The software takes a different route to randomised password combinations, and instead, suggests creating a password (such as a composition of random words) that the user can remember easily. The software will then strengthen it by adding easy-to-remember punctuation, dashes or periods in between and within words.

What users found challenging: Subscribers said they can’t ask for a reminder if they forget their password. However, the platform does allow them to reset it.

Read software reviews for LastPass.

3. RoboForm

 

Roboform password manager interface

Overall rating: 4.6/5

Ease of use: 4.4/5

Features: 4.4/5

Value for money: 4.5/5

Two-factor authentication: Yes

Biometric login: No

Free version: Yes

Cost to upgrade: Billed US$40.2 annually per user

Platforms supported: Web, iOS, Android 

About Roboform: 

Roboform subscribers can securely store passwords and log in to accounts with a single password. Once a Roboform account is opened, the user sets a master password to secure their data.

Users can add or import their existing passwords into the platform from their browser, a CSV, or another password management tool. Roboform automatically saves passwords as the new user logs in or creates online accounts. 

What’s included?

The free version is basic but includes:

  • Unlimited logins
  • Autofill forms
  • Password audits
  • Password generator.

Companies can upgrade to the business account at US$3.35 per user per month for more features. These include:

  • Easy user onboarding
  • Centralised management
  • Active Directory integration
  • Role-based permissions
  • Full separation of business and personal passwords
  • Unlimited sharing groups (for teams)
  • Security policy deployment
  • Account data backup
  • Detailed reporting
  • Pay as you go (no contracts)
  • Premium support.

User opinions

What users liked: RoboForm generates strong password suggestions for their user accounts. It auto-fills the information when they next login; which subscribers said was a valuable, time-saving feature. 

Users also noted that its simplicity makes it a good option for people who have little to no experience with password managers.

What users found challenging: Users mentioned that the autofill feature doesn’t always function as it should. However, they also noted that copying and pasting passwords from the application is a reliable backup.

Read software reviews for RoboForm.

Want to compare these platforms side by side? Check out GetApp’s comparison tool for LastPass, Roboform and 1Pass today. 

IA y Project Management (I): la actual Dirección de Proyectos en las pymes

Dirección de proyectos en las pymes

Dirección de proyectos en las pymes

Según la consultora Gartner, en el año 2030, la inteligencia artificial habrá revolucionado el ámbito de la gestión de proyectos (contenido disponible en inglés). De acuerdo con estas previsiones, la tecnología relacionada con la Inteligencia Artificial habrá sustituido las tareas más básicas realizadas hoy en día por Project Managers.

En la misma línea, el Project Management Institute (PMI) dedicó su estudio Pulse of the Profession In-Depth Report en 2019 sobre AI Innovators: Cracking the Code on Project Performance  (contenido disponible en inglés), en el que recogía los datos de la encuesta realizada a 551 profesionales de la gestión de proyectos a nivel mundial. El informe extrae tres tecnologías relacionadas con la IA que ya están impactando en la gestión de proyectos:

  • Sistemas estructurados en función del conocimiento que ayudan al aprendizaje y la toma de decisiones en base al contexto de los datos;
  • Aprendizaje automático mediante la creación de patrones y modelos;
  • Gestión de decisiones, construyendo modelos y patrones que ayuda a la mejora de la toma de decisiones Apoyada por un conjunto de procesos en función de reglas lógicas y patrones detectados en los datos.

Al mismo tiempo, el informe AI Innovators especula con el aumento del impacto de otras herramientas relacionadas con la IA en los próximos tres años:

Sin embargo, debemos tener en cuenta que este tipo de análisis se realizan en un contexto muy específico, toda vez que la mayoría de los estudios sobre la gestión de proyectos y los reportes de la herramientas asociadas vienen de grandes proyectos y corporaciones.

La pregunta que nos hacemos es, ¿cómo pueden  afectar las nuevas tecnologías al ejercicio de la Dirección de Proyectos en aquellas pequeñas y medianas empresas donde esta práctica no está consolidada?

Las empresas de menor escala, pequeñas y medianas organizaciones, son una parte fundamental de la economía por su empleo, la innovación y el crecimiento económico. La Economía de los Proyectos, tal y como lo expresa el PMI debe tener también su reflejo en la gestión de los proyectos realizados por estas empresas de menor tamaño.

Sin embargo, sus particulares características hacen que, tanto la aplicación de los procesos relacionados con la Dirección de Proyectos como la tecnología y herramientas para implementar estos procesos, se vean obstaculizadas o mermadas.

Este primer artículo se centra en la cultura de la Dirección de Proyectos en las pymes: cómo se gestiona, los retos que se presentan, las ventajas que tienen como pequeñas y medianas organizaciones, y consejos para implementar procesos funcionales.

¿Cómo es la Dirección de Proyectos en las pymes?

La gestión formal de proyectos no está muy extendida en las pymes, y viene realizándose de una forma menos estructurada que en aquellas organizaciones de mayor envergadura y con implementación tradicional de las prácticas en project management.

La mayoría de las actividades “internas” que podríamos considerar como proyectos  ocurren de forma esporádica entre las operaciones continuas, y generalmente son atendidas por el personal de gestión de manera informal.

Las actividades o proyectos “externos” para un cliente fuera de la empresa generalmente reciben más atención, pero aún se gestionan de manera informal y, en la mayoría de los casos, por personal sin capacitación específica en gestión de proyectos.

Podemos afirmar que no existe una cultura de Dirección de Proyectos en las pymes. Esto no quiere decir que sus proyectos no tengan éxito. Un gran número de ellas gestionan de forma eficaz basadas en la experiencia y el  conocimiento tácito de las personas involucradas, más que un esfuerzo consciente o a unos procesos formalmente establecidos.

La consecuencia de esta falta de cultura de proyectos conlleva un fracaso futuro en la gestión de ese conocimiento, ya que el éxito de los proyectos normalmente se apoya en la experiencia de unas pocas personas especialistas acostumbradas a realizar este tipo de proyectos, y no otros.

Según Ghobadian y Gallear en su artículo TQM and Organization Size (contenido disponible en inglés), las pymes demandan de sistemas sencillos para planificar, controlar e informar sobre el estado de sus proyectos debido a la falta de recursos evitan los procesos formales y muy burocráticos.

La gestión de proyectos tradicionalmente ha precisado de roles especializados para establecer procesos formales para la toma de decisiones. Sin embargo, las pymes tienden a utilizar procedimientos no estandarizados y ningún sistema de gobierno de sus proyectos. Los procesos de toma de decisiones suelen ser personalistas, en manos de pocos roles responsables que normalmente coinciden con los propietarios, y basados idealmente en la experiencia.

Sistemas flexibles para dirección de proyectos

Sistemas sencillos y flexibles para las pymes

La Dirección de Proyectos influye en el organigrama de las grandes empresas, llegando a establecer PMO, Project Management Office, personal y estructuras estables aplicadas a afrontar los proyectos, ya sean internos o externos. En las pymes, sin embargo, la estructura organizacional se soporta sobre roles relacionados con la gestión de los proyectos con un grado de especialización muy bajo. Los roles encargados de planificar y controlar los proyectos normalmente están dedicados a tiempo parcial a estas tareas, compatibilizándolas con otras funciones.

Los procesos y procedimientos normalmente utilizados por las pymes reflejan que éstas requieren metodologías y herramientas en gestión de proyectos menos estructuradas y flexibles. La mayoría de las pymes no utilizan o lo hacen de forma muy somera, metodologías en gestión de proyectos por la falta de personal cualificado entre el staff, al mismo tiempo que los directivos (normalmente coinciden en la persona del fundador/propietario) de las empresas no muestran ningún interés en que los proyectos se gestionen de una forma más científica y profesional.

En caso de apostar por mejorar en la gestión profesional de sus proyectos, prefieren utilizar metodologías y herramientas testadas en vez de apostar por consultoría, talento y recursos asignados a las tareas relacionadas con la gestión, que podrían adaptar la metodología a la medida de la organización. Tailoring, el término acuñado por PMI para referirse a la necesidad de adaptar la metodología, los procesos y las herramientas utilizadas a la medida de la empresa y el proyecto en cuestión.

Al mismo tiempo, la estructura y los recursos dedicados a la gestión de proyectos requieren de las pymes poner el foco en las personas simplificando la burocracia y los formalismos que consumen mucho tiempo y recursos.

Por contra, las pymes poseen puntos favorables que las convierten en organizaciones competitivas en otros aspectos. Debido a la falta de estructuras rígidas y encorsetadas, son organizaciones en las que la cultura de innovación y emprendimiento están muy arraigadas.

Los trabajadores pertenecientes a la generación millenials representará el 75 % de la fuerza del trabajo en el año 2025, cambiando la cultura y la forma de realizar los proyectos. Esta generación de nuevos trabajadores prefiere trabajar en empresas más pequeñas, pymes, donde las estructuras organizativas pesan menos sobre la libertad de las personas. Sólo el 7 % de la Gen Y trabaja para grandes corporaciones mientras que su mundo gira alrededor de la cultura de las start-ups. Esta generación no espera que las grandes compañías escuchen su voz y reconozca su contribución, por este motivo prefieren trabajar en una pequeña empresa que valore su contribución y conocimientos como nativos digitales.

Muchas pymes se ven abordadas por la montaña cada vez mayor de literatura relacionada con los proyectos, la profesión de gestión de proyectos en rápido crecimiento y la creciente complejidad de las metodologías. En la encrucijada de la Economía de Proyectos no sorprende que los gerentes de las empresas más pequeñas no duden en asumir el desafío. Para que la gestión de proyectos sea más fácil de usar y aplicable a las pymes, sus gerentes demandan soluciones que tengan el tamaño adecuado para el proyecto correcto, es decir, simple, rápido, relevante y práctico.

Integrar la Dirección de Proyectos en los procesos de trabajo de las pymes supone incorporar la tecnología en sus procesos: IA, innovación y mejora de procesos.

En la segunda parte de este artículo, presentamos a la Inteligencia Artificial cómo una herramienta sumamente útil para la Dirección de Proyectos en las pymes.


Carlos Javier Pampliega es Arquitecto especializado en la Gestión de Proyecto y Riesgos, en diferentes sectores, es Certified Associate in Risk Management por la George Washington University.

Certificado Project Management Professional (PMP), amplía su ámbito de actuación a otros sectores, incorporando las Metodologías Ágiles de desarrollo de Proyectos como Professional Scrum Master.

Es voluntario del Project Management Institute (PMI) y secretario de la Junta Directiva de su Capítulo en Madrid.

Carlos es consultor y formador en Dirección de Proyectos, su marca personal en las redes es un referente en el ámbito de la  dirección de proyectos, autor de numerosos artículos, participa regularmente como ponente en presentaciones y cursos de diferentes Escuelas de Negocio y Universidades, así como en Congresos organizados por PMI.

Citizen data scientist vs expert data scientist

citizen data scientist

citizen data scientist

Au début de l’année 2019, LinkedIn a nommé le métier de data scientist “emploi le plus prometteur de 2019”. Avec un salaire annuel médian de base de 130 000 dollars et 56 % de postes supplémentaires ouverts cette année par rapport à l’année dernière, difficile de ne pas avoir envie de décrocher ce type d’emploi. Mais pour de nombreuses entreprises, le rêve de s’offrir les services d’un spécialiste des données reste inaccessible.

La plupart d’entre nous ne sont pas capables de créer les algorithmes nécessaires à l’analyse prédictive, au data mining et autres techniques d’analyse des données indispensables aux entreprises. C’est pour cette raison que la science des données exige une formation pointue en mathématiques et en informatique.

La demande de profils présentant ces compétences est énorme et ne peut pratiquement pas être comblée par les candidats disponibles.

Heureusement, tout n’est pas perdu pour les entreprises qui veulent s’appuyer sur la science des données mais ne peuvent pas débloquer le salaire correspondant. La demande de data scientists évolue parallèlement à la quantité d’outils de business intelligence (BI) accessibles. En renforçant la science des données par l’association de bons logiciels et de bons collaborateurs, les entreprises peuvent créer un nouveau profil, tout aussi crucial : le citizen data scientist.

Qu’est-ce qu’un citizen data scientist ?

Les citizen data scientists sont des utilisateurs intensifs capables de réaliser des tâches d’analyse des données. Ils ne se substituent pas aux expert data scientists, mais ils exploitent des fonctionnalités comme les outils en glisser-déposer, les modèles et les pipelines de données pour créer des modèles sans code.

Au contraire des expert data scientists, vous n’avez pas besoin de recruter vos citizen data scientists. En effet, ils font déjà partie de votre entreprise. Ils connaissent votre activité dans les moindres détails : stratégie, clients, points d’amélioration, tech stack, etc.

Grâce à leur maîtrise du terrain et des outils logiciels, ils permettent aux entreprises et aux secteurs qui les emploient de mieux profiter des fonctionnalités avancées d’analyse des données. Leurs compétences sont complémentaires de celles des expert data scientists, plus axés sur l’informatique et les mathématiques. Les deux profils obtiennent des résultats particulièrement remarquables quand on les associe.

fonctions data scientist

Qu’est-ce qu’un expert data scientist ?

Les expert data scientists récoltent et nettoient une grande variété de données avant de les analyser pour résoudre des problèmes opérationnels. Les données analysées peuvent être structurées (analysables par de simples algorithmes) ou non structurées (dans ce cas, elles impliquent plus d’éléments linguistiques et doivent être traitées par des algorithmes plus robustes).

De nombreux spécialistes des données créent les algorithmes qu’ils utilisent pour analyser des données structurées. Ils recourent aussi à des outils externes (comme Elasticsearch ou Cluvio) pour analyser de grands ensembles de données non structurées comme des textes extraits d’e-mails ou les réponses à des questions ouvertes.

Pour ce faire, ils doivent concevoir des requêtes de recherche associées à des mots et des phrases particuliers avant d’analyser manuellement les données non structurées. En tant que telle, la science des données n’est pas accessible à tous.

La plupart des entreprises exigent une expérience dans les langages de programmation conçus pour les statistiques comme R et Python. Elles demandent aussi des connaissances dans les outils tiers d’analyse de données tels que Google Analytics, ainsi qu’un diplôme de master ou de doctorat en mathématiques, informatique ou autre domaine lié au secteur quantitatif. La majorité des expert data scientists (88 %) ont au moins un master et près de la moitié ont un doctorat.

Quel profil choisir ?

Les citizen data scientists et les expert data scientists ont des compétences communes, mais ils ont chacun leurs particularités. Dans l’idéal, votre budget suffira pour repérer des citizen data scientists au sein de votre entreprise avant d’engager des expert data scientists pour réaliser des analyses plus poussées.

Avant de publier vos offres d’emploi, vérifiez les besoins réels de votre entreprise (à court terme et pour les cinq prochaines années). Le dernier Hype Cycle de Gartner consacré à la science des données et au machine learning (disponible en anglais) indique que différentes techniques incontournables entrent dans la phase de “Trough of Disillusionment” (“creux de déception”) et enchantent donc moins les utilisateurs.

De l’analyse prédictive au deep learning, nombre des techniques les plus en vogue du secteur s’approchent dangereusement de ce “creux de déception”. Si vous n’avez pas de raison valable d’incorporer ces techniques dans votre stratégie commerciale, ou pas assez de données nettoyées prêtes à être analysées, vous n’obtiendrez pas les résultats escomptés en engageant un expert data scientist.

Vous ne savez pas par où commencer ? Voici une infographie GetApp pour comprendre en un clin d’œil les différences essentielles entre citizen data scientist et expert data scientist.

citizen data scientist

Découvrez tous les logiciels de business intelligence et d’analytics du catalogue GetApp !