3 Best Free & Open Source BI Tools For SME Business Intelligence

Best free open source BI tools for Australian SMEs

Business Intelligence (BI) tools first appeared in the 1960s in their initial form of decision support systems (DSS). Compared to other software solutions, BI tools have undergone extensive development. 

Best free open source BI tools for Australian SMEs
Businesses worldwide are discovering the benefits, value and wide range of applications of high-performance BI software. According to Statistics, the global BI market will reach about $41 billion by 2022, with an 11.1% CAGR (Compound Annual Growth Rate). Gartner reports that in Australia, companies will spend over $1.3 billion on business intelligence and analytics software in 2020, up by 13.8% from 2019.

The factors driving growth are the increased use of data analytics and high dependency on data in making strategic and operational business decisions. Open-source business intelligence tools help users upload, visualise and make business decisions based on information pulled from different sources. The software is free, customisable and offers a secure environment for confidential and sensitive data. 

Read on to find out about the benefits of using BI tools for small businesses and discover the three best free open-source BI tools based on our criteria (available at the bottom of this page.).

Why use business intelligence in a small business

For decades, BI has been considered the domain of multinational enterprises (MNEs). BI software has helped large organisations leap forward in market responsiveness, while small businesses often assumed BI solutions were too advanced or too costly for a company of their size. Thanks to technological advances, small businesses today can enjoy the benefits of the best free open-source BI tools. 

To help you understand why business intelligence is required, here’s a list of the top advantages BI tools provide:.

Smarter decisions

Small organisations are investing in BI solutions to increase their revenues, strengthen their competitive edge and improve the decision-making process. Small companies aim to make better decisions in the marketing, sales and customer-service segments to become more profitable.

Visual representations of data

Managers and executives can make smarter decisions by visualising historical and real-time data and dashboards, including insights on performance, percentages and comparisons. BI tools save time across all departments such as marketing, sales, IT and finance as they automate repetitive tasks.

Actionable and predictive data

BI dashboards and solutions deliver clear and direct metrics. They provide easy-to-absorb visual information such as charts, graphs and maps. BI predictive software helps small businesses anticipate their customers’ wants and needs. Companies can develop strategies to meet the market’s demands. BI tools offer instant access to product inventory, production costs and the evolution of sales projections.

Improved collaboration

Transparent collaboration is essential to all businesses, especially to small organisations. BI tools allow teams to access and share up-to-date and real-time insights and data between departments or within the same department.  

How does business intelligence work?

Business Intelligence software converts data and analytics into actionable insights, which deliver relevant information for tactical and strategic decisions. BI software accesses, aggregates and analyses data, and delivers reports, graphics, dashboards and charts to users with detailed information about the status of the enterprise. The tools deliver insights about the state of the business based on historical and real-time data.   

Best free & open-source BI tools

For an increased ROI (Return on Investment), organisations must apply BI tools across all sectors, such as sales, IT, marketing, customer service and finance. Departments can link their data sources to deliver the most relevant insights and information. When searching for the best free open-source BI tools, consider the main features such as data visualisation, integrated data sources, collaboration support and live dashboards. 

Here’s a list of the best free and open-source BI tools available. We’ve rounded up the top three BI solutions in Australia in 2020 based on a detailed methodology, which you’ll find at the end of this article.

1.  ActivTrak

ActivTrak dashboard BI tool
ActivTrak’s main dashboard for business intelligence and analyse (Source)

Overall rating: 4.6/5

Ease of use: 4.6/5

Customer service: 4.6/5

ActivTrak is a flexible and versatile BI solution backed by Elsewhere Partners. It’s a workforce analytics and productivity program, which allows companies to track their employees’ performance. ActivTrak is a free platform, which delivers insights and relevant data on teams ranging between 5 and 1,000 members. The software is made for small to medium-sized companies. The tool can be deployed via the web, cloud, and mobile.

Features include:

  • Activity dashboards;
  • Activity tracking
  • Automatic notifications
  • Real-time reporting and business intelligence
  • Reporting & statistics
  • Data leak prevention, threat detection
  • Employee monitoring, productivity reports, productivity tracking & monitoring
  • ROI analytics, real-time data, security event log, usage reports.

Price to upgrade: USD$9 per user/monthly to access the full suite of powerful features. Customisation is available upon request.

Free version: Available.

Read more

2.  New Relic

New Relic open source BI tools

New Relic’s business intelligence dashboard (Source)

Overall rating: 4.5/5

Ease of use: 4.5/5

Customer service: 4.2/5

New Relic is a free monitoring tool, which helps users track the availability and health of SaaS, Web and mobile applications. The software provides insights across all app components such as the code, the user’s browser and the server infrastructure. You can dive deep and run SQL-level diagnostics to identify performance issues or code problems. The tool is available in desktop and mobile versions and it’s designed for small, medium and large organisations.

Features include:

  • Apdex Score
  • App availability tracking, notification and alerting
  • App typology mapping
  • Availability, deployment and scalability reporting
  • Custom dashboards
  • Platform plugins
  • Real-user breakdown by browser, web page and location
  • SQL performance insights
  • X-ray for business transactions.

Price to upgrade: USD$29/monthly.

Free version: Available.

Read more

3. ClicData

Clicdata dashboard
ClicData financial reporting dashboard (Source)

Overall rating: 4.6/5

Ease of use: 4.3/5

Customer service: 4.7/5

ClicData is an intuitive and dynamic BIi tool, which offers a range of graphics and widgets to help small, medium, and large-sized businesses make smart decisions. With automatic updates and high-performance report sharing features, businesses can increase their productivity and profitability. You can reach across the enterprise’s data landscape for the most relevant insights. The tool is available in desktop and mobile versions.

Features include:

  • Access control
  • Accounting integration
  • Activity tracking and reporting
  • Automatic notifications
  • Budget control
  • Business analysis
  • CRM integration
  • Charting
  • Cost analysis
  • Dashboard creation
  • Inventory optimisation
  • Real-time data and monitoring.

Free version: Available.

Price to upgrade: USD$25/monthly.

Read more

Exploring the benefits of BI tools for SMEs 

Business intelligence software offers massive value to small businesses in terms of helping managers, executives or owners make smarter decisions. Through this, they can drive growth and increase the enterprise’s profitability. The best free open-source BI tools help organisations monitor and interpret data across different departments to ensure high performance and seamless business operation. 

Are you looking for business intelligence software? Check out our catalogue.


The tools selected for this list were taken from GetApp’s website, and had to meet the following criteria:

  1. A high number of reviews
  2. A high search volume (using SEO tools) in Australia
  3. Overview rating of 4.5 stars minimum
  4. A free or open-source version available
  5. At least 4 stars for its features, ease of use and customer service
  6. An Australian market.

A Global Overview: How Are Priorities Changing In SMEs During COVID-19?


In the wake of lockdown initiations, the world experienced a rapid increase in digitalisation. Business leaders transformed business models to meet new market needs. They also invested in technologies, such as VPN systems and collaboration software, to allow employees to work safely from home. 


Now, the question remains whether companies will continue on their path of transformation or revert to old ways. To know more, Capterra surveyed 2,904 respondents, which included employees and managers in small and medium businesses (SMEs) from Australia, Brazil, France, Germany, Italy, Netherlands, Spain and the UK. 

For this article, we focused on the 2,141 respondents with decision-making power within their business. For a full methodology, scroll down to the bottom of the article.

53% of SMEs worldwide didn’t have a continuity plan

Gartner defines business continuity management as: 

“An approach whereby enterprises plan for recovery of the entire business process. This includes a plan for workspaces, telephones, workstations, servers, applications, network connections and any other resources required in the business process.”


The crisis took the world by surprise—including small and medium-sized businesses. When questioned whether they had a continuity plan in place before the crisis, 53% of them didn’t have or were unsure if the company had one in place. business-continuity-software-implementation

Not having a business continuity plan can lead to significant losses and potentially business closure. COVID-19 was an ongoing unpredictable crisis, and so having a contingency plan in place makes more sense than ever. 

Author Nassim Nicholas Taleb talks about the ‘Black Swan theory’. The theory explores the extreme impact of rare and unpredictable external events and how businesses can’t be prepared for these.

Therefore, having a plan that allows you to prepare for the unplanned can save time and money—and possibly the company’s future. The benefits of having a plan include:

  • Reducing time responding to the event
  • Reducing recovery time of critical functions
  • Avoiding poor decision-making in the early stages
  • Having a successful communication flow with employees and key people during the crisis
Business continuity software with features such as continuous backup, encryption and data storage can help your business prepare for an unexpected crisis or a cyber attack.

61% of businesses don’t expect to last another 6 months

The lack of preparation from SMEs around the globe has led to them having to make last-minute decisions during the pandemic without focusing on long term goals.

On average, 61% of respondents surveyed worldwide don’t think their company will last more than 6 months without government aid. For France, this number jumped up to 72% while Spain was least concerned at 53%. In Australia, 62% of respondents were worried about their business surviving another half-year without the appropriate aid.

The Australian treasury and the EU are amongst many governments that are implementing financial support to help with the losses generated by the pandemic. However, for some companies, the losses are too significant and will end up closing down.

Future of SMEs in covid

Digitalisation was considered a necessity by SMEs, rather than a priority

Gartner defines digital transformation as: 

Anything from IT modernisation (for example, moving cloud computing), to digital optimisation, to the invention of new digital business models.”


Despite companies adapting their offering in response to COVID-19, and switching to remote working, the results of the study showed that shifting towards this completely is not the top priority for SMEs in the short term. 

When asked about the level of importance of several aspects in the short term—such as employee productivity, brand image or retaining customers— shifting their business to operate digitally was ranked the last priority by respondents in Australia, Brazil, France and Spain. For Germany, Italy and the UK, the last priority is securing financial assistance and for the Netherlands, it is improving brand image.

The study showed that for the majority of countries, maintaining employee productivity and retaining customers are the two main priorities. For Brazil and the UK, the main priority is adhering to social distancing and local guidance regarding quarantine followed by maintaining employee productivity.  

For 64% of respondents, health and safety actions have been the main focus for their employer since the beginning of the crisis.

Implementing remote work policies (58%) has been the other focus for companies. Once companies had the policies up and running, the next step was to implement the software as soon as possible to avoid the maximum disruption and to help with employee retention and engagement.



48% of SMEs had to invest in software due to the crisis

Almost half (48%) of the respondents said their company invested in new software because of the crisis. Brazil (55%), Spain (55%) and Italy (52%) were the three countries that had to invest in software the most as a result of the COVID-19.

This makes sense when you look at the fact that 35% of companies had to look at implementing new software for teamwork and 70% of companies were able to adapt some or all of their business offerings so they could be delivered virtually now.


Remote desktop software, video conferencing software and live chat software were the three types of technologies that were purchased or considered most in response to COVID-19.

Making good software purchase decisions beyond COVID-19

The lack of business continuity plans led the majority of SMEs surveyed around the world to invest in software. The primary aim was to ensure their employees remain productive while remote.

The study found that decision-makers need help with choosing the right software. According to our survey, a third of the respondents are in the interest stage of the buying funnel. In other words, they know the software they need, but they need to research products that fit their business needs. 

The study also found that almost half of managers based their decisions on:

  • Price (49%)
  • Ease of use (46%)
  • Reviews (37%).

Interestingly, Capterra found significant differences between countries when looking at reviews. For example, for the European countries surveyed in this study (39%) and Brazil (45%), reviews are considered helpful when looking to decide on software purchases. In Australia, only 18% find reviews useful and the primary factor is the ease of use (22%). 

Looking at reviews should be part of any software purchasing process. Third-party reviews provide an insight into the software experience from users.

Using technology to future-proof businesses against unanticipated threats

The crisis has shaken up businesses and pushed some of them into making software decisions driven by short term priorities. As restrictions ease and workers start to go back to the office, companies need to think about a longer-term strategy.

Gartner sees the response to the COVID-19 crisis in three main steps: 

  1. Respond: Implement short-term actions to keep the business running as a quick response to a crisis.
  2. Recover: A more ‘coordinated effort to stabilise operations.’ This can include creating specific plans to restore the business to the level before the crisis and also look at resources available to do this.
  3. Renew: Gartner stresses the importance of learning from the experience and building resilience for the future.

We have seen how for many businesses, the crisis has meant money loss—or even closing down. Learning from previous experience will help companies to assess the mistakes made during a crisis. It will also help create a solid contingency plan that will help them in case of a new one. 

Looking for collaboration software? Check out our catalogue.

*Survey methodology

We conducted an online survey in May 2020 between 2,904 respondents. Respondents were decision-makers, which included employees and managers in small and medium businesses (SMEs.) We surveyed employees from Australia, Brazil, France, Germany, Italy, Netherlands, Spain and the UK.

Helft bedrijven houdt het niet langer dan 6 maanden vol – Hoe online ondernemen bedrijven kan redden

online ondernemen

Dit jaar zijn er 1.727 bedrijven failliet gegaan (CBS). Na drie en een halve maand crisis ligt het aantal faillisementen bijna 3% hoger dan in dezelfde periode vorig jaar. Als de crisis nog drie maanden langer voortduurt, zou het aantal faillisementen wel eens drastisch kunnen toenemen. 20% van de bedrijfsleiders die Capterra in de laatste week van mei interviewde zegt namelijk dat ze het niet langer dan 3 maanden meer vol kunnen houden. 

online ondernemen

Om te onderzoeken wat de impact van de crisis op ondernemingen is, heeft Capterra in de laatste week van mei een onderzoek gehouden onder 317 bedrijfsleiders en 93 medewerkers van kleine tot middelgrote bedrijven tot 250 medewerkers (eenmanszaken uitgesloten). We vroegen de managers o.a.:

  • hoe lang hun bedrijf het vol kan houden onder de huidige omstandigheden; 
  • welke veranderingen ze in hun bedrijfsmodel hebben aangebracht; 
  • of medewerkers andere functies hebben gekregen vanwege de crisis.

Aan dit onderzoek deden bedrijven mee uit verschillende branches. De volledige methodologie staat onderaan het artikel. 

Helft bedrijven denkt niet dat ze het langer dan 6 maanden kunnen volhouden

Bedrijven zijn heel hard getroffen door de crisis. Het gemiddelde omzetverlies over de maanden maart tot juli ligt rond de 70% (rond de 45 miljard euro) blijkt uit cijfers van het UWV en ABN AMRO. Vooral de horeca, detailhandel, industrie en transport leden de grootste verliezen. Met de versoepeling van de coronamaatregelen in juni neemt de bedrijfsactiviteit weer iets toe, maar een groei van de consumptie lijkt nog onzeker. Het CBS meldt dat Nederlandse huishoudens negatief zijn over de toekomstige werkgelegenheid en hun financiële toekomst wat de consumptie de komende maanden kan blijven drukken. 

Hoe lang denken bedrijven dat ze het onder de huidige omstandigheden kunnen volhouden zonder overheidssteun? De meeste bedrijfsleiders zien de toekomst somber tegemoet. In de laatste week van mei 2020 verwacht de helft (53%) van de ondervraagde mkb-bedrijven dat ze het niet langer dan 6 maanden vol kunnen houden. 20% van die groep verwacht zelfs in minder dan 3 maanden te moeten sluiten als de omzet niet snel weer begint te stijgen.  

De andere helft (47%) is positiever gestemd en verwacht dat ze in de huidige economische situatie langer dan 6 maanden (23%) of zelfs langer dan een jaar (24%) kunnen blijven voortbestaan. Dit zijn vooral middelgrote bedrijven met 11 tot 250 medewerkers.

Hoe kleiner het bedrijf hoe groter het risico op faillissement

De continuïteit van microbedrijven met 2 tot 10 werknemers dreigt vooral in het gedrang te komen. Op de korte termijn zijn kleine bedrijven het kwetsbaarst, blijkt uit de cijfers van het onderzoek. Iets minder dan de helft vreest voor hun voortbestaan in de komende 3 maanden als de overheid geen steun blijft bieden en de crisis aanhoudt. Ons land telt meer dan 1,1 miljoen microbedrijven (1-10 medewerkers), het is de snelst groeiende bedrijfsklasse in de afgelopen 10 jaar. Als 6% van deze bedrijven de continuïteit niet kan handhaven in de komende maand kan dat het faillissement van tienduizenden microbedrijven betekenen. De verlenging van de NOW-regeling (NOW 2.0) zal deze bedrijven hopelijk verlichting bieden en met het aantrekken van de economie zullen deze cijfers wellicht volgende maand anders zijn. Het CBS meldde een lichte verbetering van de overlevingskansen in de maand mei ten opzichte van april, maar de impact van de crisis op microbedrijven blijft nog steeds zeer verontrustend. 

voortbestaan bedrijven per bedrijfsgrootte

Kleine en middelgrote bedrijven hebben waarschijnlijk een grotere financiële buffer en kunnen het daardoor langer uithouden. Bijna de helft van deze bedrijven denkt dat ze het meer dan 6 maanden vol zullen houden en een kwart zelfs meer dan een jaar. 

Als we met een loep naar de IT-sector kijken (totaal 43 zakelijke beslissers) valt op dat meer dan de helft het langer dan 6 maanden kan volhouden (een kwart meer dan een jaar). In de handel ligt de gemiddelde verwachting tussen de 6 en 12 maanden. De transport en logistiek kan het gemiddeld nog 3 tot 6 maanden aan. 

voortbestaan bedrijven per sector

De beste strategie om de crisis te overleven is inzetten op online ondernemen

Ondernemers zitten ondanks de verslechterde economische situatie niet bij de pakken neer en zoeken naar manieren om hun bedrijven draaiende te houden. 

Uit ons onderzoek blijkt dat veel bedrijven, als gevolg van de COVID-19 crisis, hun bedrijfsmodel hebben veranderd door het aanbieden van een afhaalsysteem (13%), levering (26%), het aanpassen van producten of diensten (36%) of het aanbieden van digitale producten of diensten (35%).

Deze cijfers vertegenwoordigen de situatie van veel kleine bedrijven die door de crisis hun deuren moesten sluiten zoals restaurants en winkels, maar ook andere, minder voor de hand liggende instellingen (zoals dokterspraktijken en onderwijsinstellingen) die gedwongen werden hun manier van werken te veranderen.

Bijna driekwart van de ondervraagde organisaties heeft aanpassingen in hun producten- of dienstenaanbod overwogen of doorgevoerd. Meer dan een derde keek daarbij naar digitale oplossingen om hun traditionele aanbod aan te vullen.

aanpassingen in aanbos door crisis

Om deze veranderingen mogelijk te maken moesten medewerkers andere taken op zich nemen dan normaal. 45% van de medewerkers heeft tijdelijk andere functies moeten vervullen binnen hun organisatie. 13% heeft zelfs permanent een andere functie gekregen. 

nieuwe rollen door crisis

Online ondernemen is meer dan een webshop openen

Bij het aanpassen van producten en diensten zochten bedrijven vooral naar vormen van digitaal ondernemen. De manieren waarop bedrijven digitaal zaken kunnen doen kan vele vormen aannemen. Het kan variëren van het omzetten van een fysieke winkel in een webshop tot het aanbieden van aanvullende digitale diensten gebaseerd op Internet of Things. 

Onderstaande afbeelding beschrijft goed welke digital zakelijke modellen er mogelijk zijn op basis van een artikel van Gartner (volledig document alleen beschikbaar voor klanten).

modellen voor online odnernemen

De veranderingen van nu zijn niet tijdelijk maar blijvend

Veel bedrijven waren vóór de crisis al bezig om nieuwe digitale zakelijke modellen te ontwikkelen. Dit proces, waarover veel bedrijven misschien nog wel jaren hadden gedaan, heeft door Covid-19 in een sneltreinvaart plaatsgevonden en wordt hoogstwaarschijnlijk niet meer teruggedraaid. 

Klanten en medewerkers zullen gewend raken aan de nieuwe digitale modellen en processen en zullen verwachten dat deze ook na de crisis beschikbaar blijven. 

Hetzelfde geldt voor de technologie die is aangeschaft om werken vanuit huis mogelijk te maken. Ook dit is een verandering die moeilijk terug te draaien is. Als medewerkers eenmaal gewend zijn om online te chatten via Slack of te videovergaderen via Zoom of Webex, dan zullen zij deze digitale middelen blijven inzetten na de crisis. Bedrijven kunnen deze software-implementaties moeilijk terugdraaien zonder dat het overkomt als een stap achteruit. 

Investeren in digitale bedrijfsmodellen is een strategie met toekomstperspectief

Natuurlijk is het moeilijk om drastische veranderingen door te voeren tijdens een periode van crisis. In zo’n situatie wordt eerder gezocht naar korte termijn oplossingen en kostenbesparing. Het opzetten van nieuwe digitale zakelijke modellen is echter een van de beste dingen die bedrijven nu kunnen doen om te overleven en bovendien concurrerend te blijven in de toekomst. Bedrijfsmodellen gebaseerd op digitale producten, diensten en benaderingen vereisen namelijk meestal minder investering, hebben hogere winstmarges en een snellere omzetsnelheid waardoor ze ook op de lange termijn rendabel zijn.   

De voordelen van digitale bedrijfsmodellen

  • Digitale modellen vereisen over het algemeen minder investering en hebben daardoor ook hogere winstmarges. Denk bijvoorbeeld aan het verschil in kosten tussen een fysieke winkel en een webshop. Of denk aan het ontwikkelen van een online opleiding. De kosten van de ontwikkeling van software liggen veel lager dan die van een fysieke werkomgeving.
  • Digitale modellen hebben vaak een grotere afzetmarkt. Een digitaal product of dienst bereikt meer potentiële klanten omdat het mondiaal kan worden afgezet. Een website heeft geen grenzen. De data van een IoT-toepassing zijn niet alleen voor jouw bedrijf bruikbaar, maar kunnen ook aan derden worden doorverkocht
  • Digitale modellen bieden hoge kwaliteit. Denk aan een platformbusiness (Peerby, 3D Hubs, Airbnb) een model dat volledig op de klant is gericht en waar de wensen van de klant de uitvoering en vormgeving bepalen. Of denk aan een digitaal verdienmodel waarbij gefactureerd wordt op basis van gebruik of het resultaat van een dienst. De aanbieder zal er dan voor zorgen dat zijn product of dienst van de hoogste kwaliteit is om de levensduur en prestaties te optimaliseren en de meeste inkomsten te garanderen. 
  • Digitale modellen hebben vaak een hoge omzetsnelheid. Een abonnementsmodel of pay-per-use model is niet gebaseerd op één enkele transactie maar op terugkerende inkomsten. Het opzetten van een abonnementsmodel geeft bedrijven de zekerheid van maandelijkse terugkerende inkomsten in plaats van een enkele aankoop.
  • Digitale bedrijfsmodellen zijn makkelijk schaalbaar. Als de software eenmaal geïmplementeerd is, dan is uitbreiding van het aantal klanten/orders eenvoudig te beheren omdat alles geautomatiseerd kan.

Inzetten op digitale zakelijke modellen is dus een slimme strategische zet tijdens de crisis. Niet alleen om op de korte termijn te overleven, maar ook om verder op door te bouwen en concurrerend te blijven in de toekomst. Deze crisis heeft veel bedrijven verplicht om na te denken over innovatieve manieren om online te ondernemen waardoor hun kansen op voortbestaan zowel op de korte als lange termijn verbeteren.

En nu? Bekijk het overzicht van IoT-software of B2B e-commerce platforms om de juiste tool te vinden.


Aan dit onderzoek deden 410 respondenten mee: 317 zakelijke beslissers waaronder managers, senior managers, executive managers en eigenaren en 93 medewerkers van het mkb. Alle deelnemers komen uit bedrijven met 2 tot 250 medewerkers. Het onderzoek werd in de laatste week van mei 2020 gehouden in de vorm van een online enquête met een panel van een ISO 20252 gecertificeerd onderzoeksbureau. 

8 kassasystemen voor bezorgrestaurants en afhaalrestaurants voor een efficiënte maaltijdbezorging

kassasysteem voor bezorgrestaurants en afhaalrestaurants

Ben je op zoek naar een kassasysteem om een bezorgrestaurant en afhaalrestaurant op te zetten, maar je weet niet welk bezorgsysteem je moet kiezen? Of werk je al met meerdere online bestelplatformen maar worden je bestellingen niet automatisch ingevoerd en naar de keuken gestuurd? Of moet je manueel je online bestellingen overtypen? Een delivery tool voor orderbeheer is dan een goede oplossing. Wij hebben 8 kassasystemen met functionaliteiten voor maaltijdbezorging voor je vergeleken zodat jouw horeca-onderneming een weloverwogen keuze kan maken en snel aan de slag kan met eten bezorgen. Dit zijn de top 8 kassasystemen voor bezorgrestaurants om snel een takeaway en delivery op te zetten!  

kassasysteem voor bezorgrestaurants en afhaalrestaurants

De bezorg- en afhaalmarkt groeit momenteel enorm. Nederlanders lieten in 2019 voor 3,8 miljard euro aan eten thuisbezorgen (cijfers van het Food Service Institute). Bezorgdiensten als Thuisbezorgd.nl, Deliveroo of Uber Eats nemen het grootste aandeel in maaltijdbezorging in. Als horeca-onderneming kun je er echter ook voor kiezen je eigen webshop of eten bestel app op te zetten om op commissiekosten te besparen. Daarom gingen wij op zoek naar bezorgsystemen die deze mogelijkheid van een eigen website en app aanbieden, naast een automatische invoer van bestellingen van bestelplatformen.

Alle kassasystemen voor afhaalrestaurants en bezorgrestaurant op deze lijst hebben in ieder geval de volgende functionaliteiten: 

  • Kassasysteem voor orderbeheer van het restaurant.
  • Bezorgsoftware voor orderbeheer van telefonische/online bestellingen.
  • Eigen eten bestelwebsite voor je horeca onderneming die aan het kassasysteem gekoppeld is.
  • Koppeling met op z’n minst één van de belangrijkste bestelplatforms (Thuisbezorgd, Deliveroo, Uber Eats).
  • In de Nederlandse taal en met Nederlandse support

Onderaan het artikel staat de volledige methodologie. De leveranciers verschijnen in alfabetische volgorde en we bespreken alleen de functionaliteiten voor delivery en niet zozeer de functionaliteiten van de kassasoftware. 

kassasystemen voor bezorgrestaurants vergeleken


Top 8 kassasystemen voor bezorgrestaurants en afhaalrestaurants

Sommige kassasystemen voor bezorgrestaurants bestaan uit modulaire pakketten waarin je de Point of Sale (POS) kassasoftware en bezorgsoftware, website en andere add-ons apart kunt aanschaffen, zoals Lightspeed, Cashdesk, en iDeliveryPOS. Er zijn ook een aantal totaalpakketten met een vaste prijs. Sommige systemen kunnen niet alleen met hun eigen kassasysteem maar ook met andere gekoppeld worden, zoals Sitedish.

De belangrijkste features van bezorgsoftware die we tegenkwamen zijn orderbeheer, menubeheer, urenregistratie, track & trace van bezorgers, routeoptimalisatie, snelle adresinvoer, telefoonnummerherkenning, klantenbeheer, loyaliteitsprogramma’s, postcodebeheer (voor het combineren van bestelling uit hetzelfde postcodegebied), gebruikersbeheer (toekennen van rollen en toegangsrechten, kasbeheer (overzicht op afstortingen koeriers) en rapportage.

  1. Cashdesk

Cashdeks systeem voor bezorgrestaurant
Cashdesk Dashboard view (bron)

Met het kassa- en bezorgsysteem van Cashdesk kunnen bestellingen worden ingevoerd via een touchscreen of via een PC met toetsenbord en muis, maar ook automatische invoer van orders vanuit bestelsites als Thuisbezorgd.nl, Uber Eats, Deliveroo of een eigen website is mogelijk.  Casdesk importeert ook orders vanuit het bestelplatform voor bedrijven Absoluta. Het uitgangspunt van Cashdesk is dat iedere gebruiker, ongeacht de websiteleverancier op hun API moet kunnen koppelen. Er zijn drie hoofdschermen; het kassa-, keuken- en bezorgscherm waardoor je gemakkelijk kunt zien waar een bestelling zich bevindt. 

Belangrijkste bezorgfunctionaliteiten van Cashdesk

  • Bezorgsysteem met orderbeheer.
  • Eigen responsive website in huisstijl voor online bestellingen met SEO optimalisatie.
  • Live order tracking waarmee klanten hun bestelling kunnen volgen.
  • Google maps integratie waardoor automatisch de snelste bezorgroute op het scherm verschijnt zodat bezorgers tijd besparen.
  • Delivery app: bezorgers ontvangen nieuwe orders automatisch in deze app en vanuit de app krijgen ze meteen het bezorgadres te zien en de beste route. Ook kunnen ze direct met klanten bellen vanuit de app. 
  • Track & trace bezorgers: de restauranthouder kan precies zien waar de bezorgers zich bevinden en wat de status van de bestelling is. 
  • Urenregistratie: automatisch bijhouden van de begin- en eindtijden. Dit is te koppelen aan je loonadminstratie.
  • Klantherkenning via telefoonnummerherkenning.
  • Slimme adresinvoer: bij invoer van nieuwe adressen hoeft alleen de postcode en het huisnummer ingevoerd te worden. De rest van het adres wordt automatisch aangevuld.


Cashdesk heeft een functionaliteit voor QR-code betalen aan de deur via hun delivery app. Zeker handig ten tijde van corona. 


Cashdesk brengt een maandelijkse vergoeding in rekening voor de software plus website. Het bedrag is afhankelijk van de modules die je wilt aanschaffen, maar het volledige pakket met kassasoftware en delivery tools komt voor een gemiddeld restaurant neer op ongeveer € 90 per maand. De transactiekosten per bestelling zijn echter een stuk lager wat restaurants met veel besteling per avond ten goede komt. Restaurants kunnen hun eigen hardware gebruiken of hardware van Casdesk aanschaffen.

Meer informatie

2. DoBizzz

Dobizzz kassasysteem met eten bestellen
Bestel app van Dobizzz (bron)

DoBizz is publicdomainsoftware (SQLite) en is gratis beschikbaar. De software werkt op ieder Windows computer (met USB opslag). Er is een Windows- en een Linuxversie. DoBizz biedt DoPOS kassasoftware, een responsive website en een mobiele app aan in eigen huisstijl. Bestellingen kunnen vanaf mobiel, tablet of desktop worden gedaan. De software beschikt over zeer uitgebreide features die klanten kunnen activeren naar behoefte. 

Belangrijkste bezorgfunctionaliteiten van DoBizzz

  • Aanpasbare kassasoftware met bezorgsysteem
  • Responsive website
  • Mobiele app (Android, iPhone en windows)
  • Track & trace om bezorgers te volgen en realtime updates te ontvangen van betalingen en afleveringen.
  • Orderstatus updates aan de klant doorgeven
  • Sms Marketing
  • Vooraadbeheer


Een van de voordelen van deze leverancier is dat ze flexibel zijn in hun aanbod. Als er een bepaalde module mist kunnen de ontwikkelaars van Dobizzz deze op maat ontwikkelen. 


Er zijn 3 plannen: Portabel, Business (Windows) en Linux. De software met webshop is gratis, je betaalt alleen €0,50 per bestelling. In de Portabel en Business versie zit geen standaard koppeling met eten bestelsite zoals Thuisbezorgd. Deze koppeling is optioneel aan te vragen.

Meer informatie

3. Foodticket

Rapportage van bestellingen bij Foodticket (bron)

Foodticket biedt kassasoftware, een webshop en een bestel app (voor Apple en Android) op eigen domeinnaam aan. Het systeem werkt op elk apparaat met Windows en kan op meerdere apparaten gebruikt worden. De bezorgsoftware kan gekoppeld worden aan een eigen website en aan bestelplatforms als Thuisbezorgd/Takeaway, UberEats en Deliveroo.

Belangrijkste bezorgfunctionaliteiten van Foodticket

  • Orderbuddy is de beheertool van Foodticket waarmee alle bestellingen op één centrale plek ontvangen en verwerkt worden. Rapportage en integratie met Exact is mogelijk. 
  • DeliveryBuddy: een app voor het aansturen van bezorgers, o.a. het versturen van bestellingen, navigatie, live track & trace via GPS, kas bijhouden en rittenregistratie.
  • Instellingenbeheer: producten en prijzen aanpassen en bezorggebieden, foto’s en openingstijden invoeren. Menubeheer voor verschillende menukaarten voor verschillende dagdelen. 
  • Het klantenbestand slaat klantgegevens op en kan gerichte marketingacties uitvoeren via sms, e-mail en nieuwsbrieven.
  • Puntenspaarsysteem via de app of website en mogelijkheid voor op rekening betalen.
  • QR-code voor afhalen “Skip the line”.


Foodticket verloot elke maand verschillende prijzen onder de klanten die bestelling plaatsen bij de bij hun aangesloten horeca ondernemingen (waaronder een auto!). 


Het totaalpakket, d.w.z de kassasoftware, de eigen website, de OrderBuddy en de DeliveryBuddy kost € 1,50 per dag. Verder brengt Foodticket €0,50 in rekening per bestelling via de eigen website (als er met iDeal wordt betaald is dit al inbegrepen in de prijs). De software kan op zoveel apparaten gebruikt worden als nodig zonder extra kosten.

Meer informatie

4. iDeliveryPOS

eten bezorgen tool
google maps integratie iDeliveryPOS (bron)

Met de kassasoftware voor bezorgrestaurants van iDeliveryPOS kunnen horecaondernemingen orders verwerken, afrekenen en betalen. De leverancier biedt de mogelijkheid om een website in huisstijl op te zetten met daarbij een online eten bestelsite en mobiele bestelapp. 

Belangrijkste bezorgfunctionaliteiten van iDeliveryPOS

  • SEO marketing
  • SMS marketing
  • mobiele app (IOS, Android, Windows)
  • Caller ID (nummerherkenning)
  • Google maps integratie voor de snelste bezorgroutes


Er zijn 3 prijsplannen, allemaal zonder contractuele verplichtingen en maandelijks opzegbaar: de mobiele bestelapp voor € 10 euro per maand, de horeca kassasoftware voor €20 euro per maand en het full concept dat zowel alle functionaliteiten van het kassaysteem combineert met de mobiel bestelapp voor € 30 per maand. 

Meer informatie

5. Lightspeed

Lightspeed POS
Rapoportage Dashboard in Lightspeed POS (bron)

Lightspeed is een zeer compleet cloudgebaseerd kassasysteem dat synchroniseert met de 3 belangrijkste maaltijdbezorgplatformen Deliveroo, UberEats of Thuisbezorgd of je eigen website. Naaste kassasoftware biedt Lightspeed ook technologie aan voor het bouwen van een eigen webshop, voorraadbeheer en CRM. De delivery module is een aparte add-on die in partnership met Deliverect tot stand wordt gebracht . 

 Belangrijkste bezorgfunctionaliteiten van Lightspeed

  • Rapportage om gerechten met een hoge winstmarge, prestaties van personeel en omzet bij te houden
  • Klantprofielen met bestelgeschiedenis, favoriete menu-items en betaalmethoden
  • Voorraadbeheer
  • Loyalty programma (puntenspaarsysteem)
  • Geautomatiseerde gepersonaliseerde e-mailcampagnes, sms-tools en e-mail builder
  • Training en support (webinars, demo’s)
  • Branding (positieve reviews promoten)
  • Menubeheer
  • Modifier-functie om allergieën, diëten of voorkeuren mee te nemen in de bestelling.
  • Veel integraties (boekhoudsysteem, voorraadmanagement, personeelsplanning)


Gebruikersrechten om de toegangsrechten van gebruikers of groepen gebruikers in te stellen. Lightspeed werkt ook offline voor als de internetverbinding wordt onderbroken. Op het moment dat de verbinding weer hersteld is synchroniseert het systeem automatisch. 


Er is op dit moment een aanbieding voor nieuwe klanten met 3 maanden gratis toegang tot de Lightspeed Delivery integratie. De kassasoftware kost € 79 per maand, daarbij moeten de kosten voor de delivery tool nog opgeteld worden. De prijzen hiervoor zijn afhankelijk van het aantal bestellingen en beginnen bij € 49 per maand tot 350 bestellingen. De kosten voor de webshop worden ook apart verrekend.

Meer informatie

6. NTF (Next to Food)

Next to Food bezorgrestaurant software
Dashboard van NTF (bron)

NTF biedt ondernemingen de mogelijkheid om een eigen bestelsite te creëren in hun eigen huisstijl. Het bestelplatform kan geïntegreerd worden met het NTF-kassassysteem en andere modules zoals het planningsprogramma en de e-factuur module. Het is mogelijk om per leverwijze een afwijkend assortiment en een afwijkende prijs aan te bieden en producten kunnen op allergenen en voedingswaarde gefilterd worden in de bestelsite. NTF synchroniseert alleen met het bestelplatform Thuisbezorg.nl en de eigen website. 

Belangrijkste bezorgfunctionaliteiten van NTF

  • Filteren op allergenen en voedingswaarden.
  • e-food bezorgsysteem met algoritme om de hoeveelheid orders af te stemmen op de capaciteit van de onderneming.
  • Kassa-, keuken- en bezorgscherm
  • Bezorgscherm met 3 fasen: bestellingen te bezorgen, bestellingen onderweg en afgehandelde bestellingen.
  • Rapportage en managementinformatie
  • Controle op kasafdracht
  • Bezorgmanagement informatie


Een afbeeldingenbibliotheek om het assortiment af te beelden op de bestelsite of bestelapp. 


Geen opstartkosten en geen abonnement, alleen een vast bedrag per geplaatste bestelling op de bestelsite voor € 0,45.

Meer informatie

7. POS4

Google maps integratie
Google maps integratie bij POS4 (bron)

De Delivery Manager van POS4 heeft ook zeer uitgebreide functionaliteiten voor bezorgrestaurants. De interface van dit kassasysteem is inzichtelijk ingedeeld in een dashboard voor verkoop, bezorging, keuken en management, zodat elke gebruiker de informatie ziet die relevant is voor zijn taak. Importeren van bestellingen vanuit Thuisbezorgd.nl, Just-Eat, Bestel.thuis.nl, iFoods en een eigen website is mogelijk. Orders kunnen ook handmatig worden ingevoerd. 

Belangrijkste bezorgfunctionaliteiten van POS4

  • Telefoonnummerherkenning waarmee bestaande klanten worden herkend en hun klantgegevens automatisch op het scherm verschijnen en de bestelgeschiedenis kan worden bekeken.
  • Integratie met Google maps en Bing Maps.
  • Postcodebeheer functionaliteit waardoor het systeem aangeeft welke bestellingen uit hetzelfde postcodegebied komen en dus door dezelfde koerier bezorgd kunnen worden.
  • Bij een bestelling wordt een indicatie gegeven van de afstand en verwachte reistijd. Zo staan de volgende bestellingen op tijd klaar voor de bezorgers.


Je kunt gebruikers rollen toekennen en alleen toegang geven tot de desgewenste gegevens in het systeem. Zo bepaal je zelf welke informatie toegankelijk is voor bezorgers, telefoniste, keukenpersoneel en management. 


POS4 levert modulaire Point of Sale (POS) kassasoftware en aanverwante producten en diensten voor horeca ondernemingen. Er is momenteel een aanbieding voor restaurants die over willen stappen van hun huidige kassasysteem op de Delivery Manager van POS4. Dit kan voor € 50 per maand voor één PC en zonder installatiekosten. Voor nieuwe gebruikers is er een gratis proefversie voor een maand zonder installatiekosten. Daarna kost het € 65 per maand voor één pc. De webshop wordt apart in rekening gebracht en kost € 30 per maand. 

Meer informatie

8. Sitedish

bezorgrestaurant en afhlaarstaurant systeem van Sitedish
Bestelling invoeren in SiteDish (bron)

Het totaalpakket voor afhaal- en bezorgrestaurants van Sitedish bestaat uit een kassasysteem, SEO geoptimaliseerde eigen bestelsite, bestelapp en bezorgapp. Het kassasysteem kan apart worden gebruikt of gekoppeld worden aan andere kassasystemen als Tonit (E-cash), YourPos, POS4, Cashdesk, Lightspeed, Until en Bork. Sitedish is op elk windows apparaat te gebruiken, een compleet hardwarepakket kan optioneel worden aangeschaft. Het systeem is gekoppeld aan de belangrijkste bestelplatforms als Thuisbezorgd.nl, UberEats, Deliveroo. 

Belangrijkste functionaliteiten van Sitedish

  • Bezorgapp, live bezorgers en bestellingen beheren 
  • Menukaart, openingstijden en bezorggebied beheren
  • Klantenbestand
  • Statistieken over omzet, bestellingen en klanten
  • Gratis marketingtools zoals nieuwsbrieven en loyalty
  • Spaarkaarten en acties beheren
  • Reviews beheren
  • Gratis support en onderhoud


Tafel QR, waarmee restaurantgasten contactloos vanaf de tafel met hun mobiel een bestelling kunnen plaatsen. BezorgApp, waarmee je bezorgers aan een bestelling koppelt en hun locatie live kunt volgen in het kassasysteem.


Het totaalpakket van Sitedish met kassasysteem, bestelsite en bestel app  kost €1 per dag en is maandelijks opzegbaar. Sitedish brengt €0,30 in rekening voor bestellingen via de eigen website via iDeal (niet als er contant of met pin wordt betaald.) Er zijn geen installatiekosten. Hardware kan eventueel apart worden aangeschaft net als bij alle andere leveranciers.

Meer informatie

Wil je meer weten? Bekijk dan onze online catalogus met een uitgebreid aanbod aan bezorgrestaurant software.


In deze lijst zijn 8 kassasystemen voor afhaalrestaurants en bezorgrestaurant opgenomen die de volgende features hebben en aan de volgende eisen voldoen:

  • Kassasysteem voor orderbeheer van het restaurant.
  • Bezorgsoftware voor orderbeheer van telefonische/online bestellingen.
  • Eigen eten bestelwebsite voor je horeca onderneming die aan het kassasysteem gekoppeld is.
  • Koppeling met op z’n minst één van de belangrijkste bestelplatforms (Thuisbezorgd, Deliveroo, Uber Eats).
  • In de Nederlandse taal en met Nederlandse support .
  • De 8 hoogst gerankte leveranciers in google search op 15 mei 2020 op zoekwoord “kassasysteem afhaal en bezorgrestaurant”. 

The importance of MSP and ITSM for your SME


Today is difficult to find a company that does not depend on anything IT at all. From the family business through small and medium-sized organisations (SMEs), technology is present in all of them, even if it is only a point of sale (POS) system to allow customer payments. In this context managed service provider (MSP) software and an Information Technology Service Management  (ITSM) tools are required for successful business operations.


This article aims to clarify what is ITSM and its benefits for SMEs. We will also explain how to set up a successful IT service management plan and how to put it into practice, involving the different areas of the company.

What is ITSM?

ITSM comprises all the actions that must be performed by an organisation to plan, operate, control and deliver information technology services to its customers, whether internal or external.

An ITSM tool must be part of the strategic IT plan, which in turn follows the corporate strategic planning.

IT services vary from company to company, so the strategic IT plan also changes depending on the branch and size of the organisation.

However, the goal of IT service management is unique: to provide a quality information technology service in line with business strategy, anticipating company and customer needs wherever possible.

The anticipation of the company’s needs is a key point of an ITSM tool, because it allows relieving the department’s workload with unnecessary calls, thus allowing more focus and quality to the services provided.

The overload of calls is detrimental to the smooth running of IT services and should be avoided. IT management plays a key role in this task.

In other words, ITSM is a workflow of processes and actions that aim to meet the technological and information needs of a company proactively, resulting in more quality and value in the services delivered to customers.

MSP and CMDB: what they are and how they contribute to ITSM

There are some categories of programs that are essential when putting IT service management into practice, such as IT asset management software and MSP systems.

The former can, and should, be combined with the use of configuration management databases (CMDB) to make your company’s ITSM even more effective.

But what are IT asset management programs for? They take care of the inventory and lifecycle management of your company’s hardware and software assets, allowing you to control costs and track the business value of IT across the organisation.

In this way, the IT manager is able to adapt to the compliance program and manage software licenses and IT tools more easily.

To store information about these assets, it is essential to use a CMDB. This is an information repository that contains the details of all the configuration items in the IT infrastructure.

The CMDB lists all critical assets in the organisation, establishing the relationships between these components and tracking their configurations.
MSPs are usually associated with billing and customer charges, but they go far beyond that.

They remotely monitor and manage the IT infrastructure, making remote troubleshooting possible and reducing travel costs and unnecessary time expense. In addition to cost reduction, an MSP also provides more security for the company’s technology structure and improves the customer experience.

Benefits of ITSM for your company

The implementation of an ITSM tool in your company will result not only in improved quality of service delivery and customer and user experience, as previously mentioned, but also in reduced risks and operating costs. Below, we explain these advantages in more detail:

  • Improved quality of IT service delivery
    Since IT service management is based on a prior understanding of the company’s and customers’ needs, proposed solutions can directly address the most critical IT service bottlenecks. The result? More quality in the delivery of these services, which also contributes to the next item.
  • Improved customer and user satisfaction
    In addition to understanding the needs of customers, ITSM jointly establishes the criteria under which IT services must be provided between IT and users.By participating in the process of defining these criteria, customers are more satisfied with the management of the services and the results obtained.
  • Risk reduction
    ITSM provides more accurate and constant control of the most critical IT services, reducing the possibility of falls or unavailability of these services for users. By identifying priority services, IT service management avoids operational damages and work breaks that can even generate financial losses to the company.
  • Cost Reduction
    The most solid path to cost reduction is the organisation, which is the main basis for IT service management.

With ITSM, the best organisation of the IT department results in the optimisation of processes and a broader knowledge of the needs of the company and customers, enabling better decision making and, consequently, cost reduction.

Moreover, the implementation of ITSM aligns IT with corporate strategy. The IT department becomes part of the company’s planning, contributing satisfactorily to the achievement of goals and objectives defined for the entire organisation.

Steps to implement IT service management in your company

As stated at the outset, IT services vary by industry and size of organisation. Each company has different needs according to its business and strategic plan.

However, when it comes to implementing ITSM, the steps to be followed are the same in all cases, regardless of the type of organisation and the industry in which it operates:

1. Develop strategic planning

The first step before starting ITSM is to determine a strategic IT plan from the lines drawn in corporate strategic planning.

Only then can you begin to define the processes and make the decisions, together with the management, about the company’s IT services.

2. Create an IT Service List and SLAs

With the strategic IT plan in hand and, if possible, formally documented, it follows to create a catalogue of IT services.

The list should be as complete and detailed as possible, including information such as responsible persons, service levels, quality criteria and costs for each of the services described.

This catalogue serves to show services in an organised and efficient way, providing an overview of everything that is offered.

A key point in defining each of the services is the service level agreement (SLA), which must be agreed between the IT department and the corresponding client. SLAs determine the criteria a service needs to meet to be considered acceptable.

3. Incident and problem management

In technical jargon, problems are repetitions of incidents of the same nature, suggesting that the occurrence is not punctual and needs to be treated urgently.

In any case, the satisfactory solution and within the quality standards and timeframe previously defined must be contemplated in the ITSM.

A common example is the unavailability of the Internet, which, if not solved in a timely manner, can generate negative impacts on the company’s productivity and generate losses.

4. IT Project Management

IT projects are also part of the scope of IT service management. They can be requested by specific areas from specific or strategic company needs, or they can be based on a proactive action of the IT department, anticipating the occurrence of a problem or based on the objectives defined in the strategic IT plan.

Projects require effort, time and cost. Therefore, they need to be well managed in order to result in relevant improvements to the organisation and not bring more problems and unnecessary expenses.

The role of the project manager, aligned with the company and the IT area, is crucial at this stage.

5. Capacity and Availability Management

Capacity and availability management is a fundamental prerequisite for good IT service management.

Without knowing the capacity of the team, it is not possible to make a correct forecast of the fulfilment of demands or the maintenance of ongoing services, and the impact on the business can be disastrous.

The IT department must always be aware of these factors in order to provide proper ITSM.

6. Improving IT Services

The improvement of IT services is both a cause and a consequence of ITSM. The search for constant improvement of the services offered must be one of the objectives in the IT strategic plan and the good implementation of management will certainly result in improvements throughout the company.

Build your strategy

Now that you know the process of IT service management and know the benefits that its implementation can bring to your company, do not waste time.

Make sure you take the time to develop a strategic IT plan and follow up on service management.

Analyse and compare ITSM software, IT asset management and MSP systems to find those that best fit your company’s needs.

Knowledge Management: A Guide To Knowledge Management & Tools

Knowledge management

Knowledge management is a concept many companies tend to overlook, simply due to a lack of awareness of what it is. It refers to the collating of internal company information to be made available to all departments and employees in one place at the same time.

Knowledge management

Knowledge management tools can be hugely beneficial in streamlining information storage and sharing for businesses, especially those with varied departments that use different tools and resources. 

In this article, we will outline the key advantages of knowledge management and share three of the best software options that deliver on this.

What is a knowledge management tool?

Before we dive in, let’s clarify the nature and function of knowledge management tools. The tool comprises a secure platform which lists all files containing company knowledge: PDFs, videos, procedures, presentations, etc.

A good tool will offer an efficient search engine, the possibility of classifying resources in a logical and structured manner, and different levels of authorisation and access. Some even integrate a text editor to create and modify files natively to avoid multiplying the software used.

The benefits of knowledge management tools

Knowledge management tools are useful for companies and their teams in a number of ways, but here are the main, notable benefits:

Centralise information

Knowledge management fundamentally bridges divides between departments, so everyone can benefit from shared access to the same information. Did you know, according to research, the time employees spend searching for files costs companies on average over AUD$10,000 per employee per year?

Knowledge management tools reduce the time spent desperately searching for that specific PDF file on that specific server. With this tool, all information is in one place and is logically structured. It’s a particular time-saver for employees who, for example, need to respond to customers quickly or track down information from a different department. 

Maintain knowledge acquired over the years

The way you work and the platforms you use within your business naturally evolve along with new trends and technological innovations. At times, employees may be using a version of something that is already out of date until it is updated business-wide. But with knowledge management, all employees have access to the latest version of the same information. This also safeguards from losing information when an employee departs.

Train current employees and newcomers

Knowledge management standardises the development of skills for current employees and the training of new recruits by giving everyone the opportunity to share their knowledge on a single platform. This centralisation and optimisation of knowledge allow teams to train and inform themselves more easily. Permanent access to this increases the learning capacity of newcomers who no longer depend only on training, as well as that of employees who may have changed departments. 

3 knowledge management tools 

We have selected three tools that meet the following criteria:

  • Minimum overall rating of 4/5 on GetApp
  • A high number of reviews
  • Free trial version
  • Proposes knowledge management directly for the internal (the collaborators), not just for the external (the customers).

The software is listed in alphabetical order.


  • Overall rating: 4.5 / 5 (2,167 reviews)
  • Price: from $30 per user / month

Freshdesk’s knowledge management tool allows for the collecting, accessing and sharing of knowledge within an organisation, regardless of its size. It compiles articles enriched with multimedia content which are shareable in various languages, as well as collects user comments and defines authorisation levels.

It lists the questions and problems most frequently asked by customers and helps to standardise responses. Resolution time is thus reduced and employees can focus on more complex or new tasks. You can also translate a customer email detailing a solution into an article and share with the wider company.

Freshdesk knowledge management tool
Freshdesk Knowledge Base Screen Capture (Source)

Key features:

  • Multimedia content
  • Translation management
  • Reporting
  • Email integration
  • Collecting comments
  • Access control

Read more


  • Overall rating: 4.2 / 5 (2,801 reviews)
  • Price: from $8 per user / month
Microsoft Sharepoint knowledge management
SharePoint screenshot (Source)

SharePoint is Microsoft’s answer to knowledge management. Productivity is at the centre of the tool: the user benefits from practical functionalities such as notifications, approvals and libraries. The content also adapts to the user and offers suggested articles of interest. Plus an advanced and multilingual search function allows you to find information simply and quickly.

Naturally, the tool integrates easily into the Office suite and so allows you to work on the same article from several devices.

Key features:

  • Search engine
  • Collaborative workspace
  • SSL security
  • Classification in categories and subcategories
  • Access control
  • Reporting

Read more


  • Overall rating: 4.4 / 5 (2,365 reviews)
  • Price: from $8 per user / month
Zendesk knowledge management
Zendesk screenshot (Source)

Zendesk offers Zendesk Guide, which you can personalise to your needs: internal knowledge management, IT knowledge base, knowledge management for customer support agents, or FAQ directly accessible by customers.

Designed as a self-service portal, the tool will not only save time and energy but also offer teams the same access to shared information. Employees can, therefore, be more efficient and spend significantly less time on recurring problems, increasing customer satisfaction.

It can also centralise all information relating to human resources, which is a comfort for employees consulting sensitive information.

Key features:

  • Email integration
  • Communication with clients
  • Multimedia content
  • Content history
  • Automatic archiving
  • Access control

Read more

Knowledge management tools provide hugely helpful resources for organisations to centralise information and unify multiple collaborators and departments.

Looking for knowledge management software? Check out our catalogue

Succesvol met data science en analytics in marketing

marketing analytics

De vraag naar data scientists is groter dan het aanbod en daar is een eenvoudige reden voor: data scientists houden zich niet alleen bezig met business intelligence, maar spelen ook een belangrijke rol in de strategische planning van bedrijven. Zo kunnen ze je marketingstrategie naar een hoger niveau brengen met marketing analytics, maar dan moet je wel eerst weten wat je zoekt.

Hierover gaan we het hebben:

  1. Wat doet een marketing data scientist?
  2. Wat maakt marketing analytics succesvol?
  3. Hoe kan software helpen bij marketing analytics?
  4. Marketing analytics software vergelijken

marketing analytics

Data science en marketing analytics: een uitleg

De vraag naar data scientists is nog steeds groter dan het aanbod. Het beroep staat op de zesde plaats op de lijst met meest veelbelovende banen in 2020 van LinkedIn. Uit onderzoek van Gartner (volledig document alleen beschikbaar voor klanten) blijkt bovendien dat het grootste deel van het marketingbudget van bedrijven, namelijk 9,2%, tegenwoordig opgaat aan marketing analytics. Ook dit is een reden waarom de vraag naar goed opgeleide en ervaren analisten blijft groeien.

Datawetenschap speelt een steeds grotere rol in het succes van organisaties. Veel van de mensen die op dit moment actief zijn op de arbeidsmarkt, beschikken echter niet over de kennis en vaardigheden die nodig zijn om de functie van data scientist te vervullen. Onderzoek wijst er bovendien op dat het effect van marketing analytics op de prestaties van het bedrijf in de afgelopen vijf jaar tegenviel.

Je zou dus data scientists moeten inhuren die er niet zijn en moeten investeren in marketing analytics terwijl dit niet het gewenste resultaat oplevert, dat klink niet bepaald logisch…

Misschien toch wel.

Om de problemen in verband met data science en analytics in marketing aan te pakken, moeten we een duidelijk antwoord geven op de volgende drie vragen:

1. Wat doet een marketing data scientist?

Onderzoek van Gartner (beschikbaar voor klanten) biedt een nuttig kader om inzicht te krijgen in de belangrijkste taken van een marketing data scientist:

  • Meten: de impact bepalen van marketingactiviteiten en reclamecampagnes
  • Optimaliseren: wijzigingen in tactieken of uitgaven aanbevelen om de resultaten te verbeteren
  • Experimenteren: tests ontwerpen en uitvoeren om oorzaken te isoleren
  • Segmenteren: groepen en subgroepen van klanten en prospects identificeren
  • Predictive modeling: computermodellen maken om de responsratio te verbeteren
  • Storytelling: boodschappen op basis van data overbrengen om betere beslissingen te nemen

Gebruik dit kader om een functiebeschrijving te maken als jouw bedrijf op zoek is naar een datawetenschapper. Het succes van een bedrijf kan ervan afhangen hoe goed dat bedrijf in staat is om zijn data te interpreteren en daar vervolgens naar te handelen. Veel bedrijven weten echter niet wat data scientists precies doen. Bovendien zijn analytics tegenwoordig voor uiteenlopende zakelijke activiteiten vereist, niet alleen voor marketing. Hierdoor worden de functies vaak vervuld door mensen die niet over de juiste opleiding of ervaring op dit gebied beschikken.

Op de lange termijn kan die oplossing toch werken: mensen die niet over de juiste kwalificaties beschikken, gaan aan de slag als data scientist en sommigen hiervan zullen zich na verloop van tijd in de praktijk tot experts ontwikkelen. Volgens Forbes zal het beroep van data scientist tegen 2029 niet eens meer bestaan. De kennis van datawetenschap zal namelijk steeds meer een aanvulling worden op communicatie, vakkennis en vaardigheden op het gebied van bedrijfsstrategie. Dat betekent dat het een onmisbaar vereiste wordt voor productieve medewerkers van alle afdelingen.

Op de korte termijn kan dit echter tot problemen leiden. Mensen die niet over de juiste kennis van data science en analytics beschikken, bekleden functies waarin ze fouten maken en niet aan de verwachtingen van hun werkgever voldoen. Om de juiste datawetenschappers en -analisten in te huren, moet je weten wat het beroep precies inhoudt en of jouw bedrijf iemand die nieuw is op dit gebied, de juiste ondersteuning kan geven.

2. Wat maakt marketing analytics succesvol?

Het succes van marketing analytics begint met schone en betrouwbare data. Volgens de Harvard Business Review wordt het probleem van het tekort aan ervaren data scientists nog eens verergerd door de gigantische hoeveelheden ongeordende data die moeilijk te doorgronden zijn. Het werk van marketinganalisten wordt nog maar al te vaak belemmerd door grote, slecht georganiseerde datasets waaruit geen goede inzichten kunnen worden geëxtraheerd.

De meeste bedrijven gebruiken verschillende systemen en variabelen om data van hun afdelingen te verzamelen. Dit maakt het moeilijk om bedrijfsdata te combineren en als geheel te analyseren. Bedrijven moeten voordat ze data gaan verzamelen, een plan opstellen voor de integratie ervan. Zonder zo’n plan moeten ze de data achteraf standaardiseren om deze te kunnen analyseren en dat kost veel tijd en geld.

Deze problemen kunnen worden voorkomen door al bij het begin te accepteren dat meer niet per se beter is. Ga niet alles vastleggen, maar bepaal eerst wat je bedrijfsstrategie moet worden en beslis dan pas welke data je hiervoor nodig hebt.

Maak daarnaast een gedetailleerde customer journey map, waarin je elk potentieel contactpunt tussen jouw bedrijf en je klanten beschrijft. Door data aan contactpunten met klanten te koppelen, creëer je de context die marketinganalisten nodig hebben voor de bedrijfsstrategie.

3. Hoe kan software helpen bij marketing analytics?

Er is zoveel keuze op het gebied van marketing analytics software dat je wellicht door de bomen het bos niet meer ziet. Ga niet eindeloos platforms vergelijken, maar kies één tool die geschikt is voor de belangrijkste taken van een marketing data scientist (ook als je die nog niet hebt).

Bij het evalueren van producten kunnen de volgende vragen je helpen om te bepalen welke marketing analytics software de juiste functionaliteit biedt voor jouw bedrijf:

  • Meten: Welke variabelen gebruikt mijn bedrijf om het succes van marketingcampagnes te meten (bijvoorbeeld click-through rate, bounce rate en page views)? Kan ik met deze marketing analytics tool onze succesvariabelen meten?
  • Optimaliseren: Een van de taken van een datawetenschapper of -analist is het aanbevelen van aanpassingen in de marketingstrategie. Hiervoor moet de software functionaliteiten voor metingen, experimenten en predictive modeling Als je verwacht dat het moeilijk wordt voor je bedrijf om een fulltime data scientist te vinden, vraag je softwareleverancier dan of ze predictive modeling bieden. Deze opkomende technologie is erop gericht het extraheren van inzichten te automatiseren.
  • Experimenteren: Biedt dit marketingplatform mogelijkheden voor A/B-tests om ervoor te zorgen dat er in de beste versie van een campagne wordt geïnvesteerd? Kan ik met deze oplossing alle soorten campagnes testen die mijn bedrijf gebruikt (bijvoorbeeld via e-mail, landingspagina’s, CTA’s)?
  • Segmenteren: Kan ik met deze marketing analytics tool doelgroepsegmenten definiëren en targeten om de ROI van mijn campagnes te verbeteren? Hoe worden doelgroepsegmenten gemaakt en onderhouden? Biedt dit platform dynamische lijsten die aan de hand van vooraf gedefinieerde regels worden bijgewerkt wanneer prospectdata veranderen?
  • Predictive modeling: Biedt dit platform predictive modeling om mijn bedrijf te helpen bij het prioriteren van contacten op basis van de waarschijnlijkheid dat ze van prospect klant worden? Kan deze tool predictive marketing gebruiken om gebruikers gepersonaliseerde ervaringen te bieden (bijvoorbeeld specifieke content, aanbiedingen of prijzen) waarmee de kans op conversie groter wordt?
  • Storytelling: Heeft deze marketing analytics tool functies voor datavisualisatie en -rapportage om de boodschappen die in de data verborgen liggen, ook aan minder technische belanghebbenden over te brengen? Worden rapporten en dashboards automatisch gegenereerd of moeten deze handmatig worden geconfigureerd?

Net zoals voor data geldt ook voor software dat meer niet per se beter is. De bovenstaande vragen kunnen je helpen om te bepalen welke functionaliteit van marketing analytics software het beste aansluit bij jouw specifieke behoeften. Als het je dan ook nog lukt om een gekwalificeerde (of iets minder gekwalificeerde) data scientist te vinden, vraag je hem of haar om je te helpen bij de keuze.

4. Marketing analytics software vergelijken

Uiteindelijk moet je streven naar één uniform marketing analytics platform en een schone database die is geoptimaliseerd voor analyses. Als je klaar bent om aan de slag te gaan met marketing analytics met behulp van software, kun je de softwarevergelijkingstool van GetApp gebruiken om een platform te zoeken dat geschikt is voor de specifieke data science-behoeften van jouw bedrijf.

data science en marketing analytics

De softwarevergelijkingstool van GetApp geeft een overzicht van uiteenlopende productdetails, zoals platformondersteuning, typische klanten, klantenondersteuning, productscreenshots, reviews, functies, integraties, beveiliging en meer

Wil je meer weten? Bekijk dan onze online catalogus met een uitgebreid aanbod aan marketing analyse software.


6 digitale verdienmodellen – Ook jouw bedrijf kan digitaal transformeren

digitale verdienmodellen

De covid-19 uitbraak heeft de digitale transformatie van het mkb versneld. Veel ondernemers proberen nu te innoveren en hun aanbod te diversifiëren. Nieuwe digitale verdienmodellen liggen gezien de sociale afstandsmaatregelen het meest voor de hand. De vraag is echter hoe jouw bedrijf geld kan gaan verdienen met digitale business. Gelukkig is er veel meer mogelijk dan alleen producten online aan te bieden of een webshop te openen. Think outside the box en kijk maar eens naar deze 6 methoden die Gartner voorstelt (volledige document alleen beschikbaar voor klanten) om geld te verdienen met digitale producten of diensten.

Iedere organisatie heeft digitale kansen, ook die van jou!


Juist het MKB heeft digitale kansen

De corona-uitbraak heeft de economie grotendeels tot halt gebracht en een gat geslagen in het vertrouwen van producenten en consumenten. Slimme mkb-bedrijven zitten nu echter niet stil, maar zetten in op nieuwe verdienmodellen. Verdienmodellen met digitale inkomsten voor een duurzame financiële toekomst.

Als mkb-bedrijf denk je misschien benadeeld te zijn in je mogelijkheden ten opzichte van grote bedrijven met meer financiële middelen, maar dat is niet het geval. Grote bedrijven zullen juist minder snel durven te veranderen omdat er vaak veel belangen meespelen bij hun oorspronkelijke bedrijfsmodellen. Het mkb is juist flexibeler in het testen, implementeren en aanpassen van nieuwe toepassingen en technologieën. Kleinere organisaties hebben meer slagkracht dan corporates. Zo blijkt uit onderzoek van Capterra dat 54% van de mkb-bedrijven tijdens de crisis begonnen is met digitaal innoveren om producten of diensten digitaal beschikbaar te stellen. 

aanpassingen in aanbod mkb

Welke verdienmodellen zijn er om digitale inkomsten te genereren? 

Er zijn dus toch kleine lichtpuntjes tijdens deze crisis. De bestaande bedreiging vanuit de markt leidt ook tot vernieuwing en dwingt het ontwikkelen van nieuwe digitale producten en diensten af. Op welke manier kan jouw bedrijf digitaal innoveren? Deze 6 methoden van Gartner zijn een bron van inspiratie voor elke ondernemer die met die vraag zit. 

Bron: Gartner

6 digitale verdienmodellen

1. Verkoop bestaande digitale assets

Begin bij wat je al in huis hebt, oftewel met je bestaande digitale assets en stel deze beschikbaar voor de verkoop. Wat zijn digitale activa? Heeft jouw organisatie die wel? Ja zeker. Digitale activa zijn bijvoorbeeld:

  • Datasets/gegevensverzamelingen
  • Know-how
  • Eigen ontworpen softwareprogramma’s of algoritmes
  • Intellectueel eigendom
  • Jouw merk

1.a Digitale inkomsten uit datasets

Bedenk welke gegevens jouw organisatie verzamelt of zou kunnen verzamelen. Dit kunnen klantgegevens zijn, onderzoeksgegevens, gemeten data, etc. Andere bedrijven hebben wellicht interesse in deze gegevens. 

Als je besluit om datasets te verkopen zijn er drie manieren om dat te doen. Let wel op dat je de data ontdoet van alle persoonsgebonden informatie om de privacy van jouw klanten te beschermen of dat je toestemming vraagt om persoonlijke informatie te delen met derden.

  1. Je kunt onbewerkte gegevens verkopen; jouw klanten moeten zelf waarde uit jouw data halen. Twitter doet dit bijvoorbeeld.
  2. Je kunt geanalyseerde data verkopen; dit kan bijvoorbeeld specifieke data zijn over een bepaalde doelgroep. Een bedrijf dat op deze manier geld verdient is HERE. HERE verzamelt en ordent locatiegegevens en verkoopt deze door in netjes gevisualiseerde kaarten aan bedrijven voor hun navigatiesysteem. 
  3. Je kunt de waarde uit geanalyseerde data verkopen; Je analyseert de data zelf en verkoopt op maat gemaakt advies aan andere organisaties over een bepaalde doelgroep, behoefte of meting. 

Welke technologie heb ik nodig?

*We hebben voor deze producten gekozen omdat ze een gratis proefversie hebben, meer dan 50 reviews met minimaal een 4-sterrenbeoordeling en functionaliteiten voor dashboard, gegevensvisualisatie, – analyse en rapportage. 

1.b Geld verdienen met know-how

Een andere vorm van digitale activa met potentiële verkoopwaarde is bijvoorbeeld een softwareprogramma of een algoritme dat speciaal voor jouw organisatie is ontworpen. Je zou dit in de handel kunnen brengen, bijvoorbeeld door een integratie te bieden met andere softwaresystemen via een API (Application Programming Interface) of app. Ook know-how heeft verkooppotentieel of intellectueel eigendom. 

De vraag die je jezelf als eerste moet stellen is welke bedrijfsinformatie/know-how voor anderen van waarde kan zijn. Je kunt beginnen met het zoeken naar kopers onder je bestaande partners, leveranciers en klanten. 

Welke technologie heb ik nodig?

*We hebben voor deze tools gekozen omdat ze een gratis proefversie hebben met minimaal een 4-sterrenbeoordeling, meer dan 50 reviews en functionaliteit voor API-ontwerp, API-levensduurbeheer en bescherming tegen bedreigingen.

2. Digitaliseer een product of dienst

Een gedigitaliseerd aanbod kan een aanvulling zijn op het fysieke aanbod in de productmix van je onderneming. Dit is misschien wel het meest klassieke voorbeeld om een digitale business op te zetten. Heb je echter wel alle mogelijkheden doordacht? Er zijn namelijk verschillende manieren om digitale inkomsten uit je fysieke aanbod te halen.

2.a Digitalisering met een online verkoopkanaal

Is jouw product of dienst alleen fysiek of telefonisch te bestellen, creëer dan een App of website

Welke technologie heb ik nodig?

*We hebben voor deze producten gekozen omdat ze een gratis versie hebben,  minimaal 10 reviews met minimaal een 4-sterrenbeoordeling en functionaliteiten voor orderbeheer, voorraadbeheer en klantenaccounts.

2.b Werk je met tussenpersonen, maak dan een direct verkoopkanaal

Het beperkt de afhankelijkheid en vergroot de verkoopmarge. Zo bespoedigt De Hypotheker bijvoorbeeld de hypotheekaanvraag via hun Ockto-app

Welke technologie heb ik nodig:

*We hebben voor deze producten gekozen omdat ze een gratis versie hebben, minimaal 50 reviews en minimaal een 5-sterrenbeoordeling en functionaliteiten ontwikkeling voor webapps en mobiel.

2.c Digitalisering op basis van Internet of Things (IoT)

Bij verkoop van apparaten, objecten, machines of zelfs onderdelen kunnen er aanvullende diensten worden gekoppeld aan het product met IoT.  Zo levert Lightmotion energiezuinige led-lantaarnpalen die met het energienetwerk verbonden zijn en ook als laadpaal dienen. Daarnaast hebben ze de palen ook met het internet verbonden waardoor ze allerlei extra slimme diensten kunnen leveren zoals nummerplaatherkenning en omgevingssensoren voor het meten van waarden in de omgeving. Een ander voorbeeld is het slimme gordijnsysteem van Slide. Dit bedrijf zet IoT in om gordijnen op afstand te kunnen openen of sluiten met een app.

Let op de digitale beveiliging van IoT-apparaten en zorg voor een goede bescherming tegen datalekken. 

Welke technologie heb ik nodig?

*We hebben voor deze producten gekozen omdat ze een gratis proefversie hebben, minimaal 100 reviews en minimaal een 4,5+-sterren beoordeling en functionaliteiten voor visualisatie van data, gegevens verzamelen en -beheer.

3. Verkoop op basis van betalen naar gebruik (pay-per-use)

Kopers zullen eerder geneigd zijn om je producten te gebruiken als ze deze niet zelf hoeven aan te schaffen of te beheren. Bij deze aanpak wordt een product dan ook aangeboden als dienst. De producent levert een dienst (bijvoorbeeld het gebruik van een machine plus onderhoud en reparatie) aan een gebruiker, die alleen betaalt wanneer hij de dienst gebruikt. De producent blijft de eigenaar van het product en loopt dus het financiële risico. Het gaat doorgaans om een langetermijnovereenkomst, waardoor de producent voor lange termijn verzekerd is van inkomsten. 

Voordelen voor de producent zijn dat deze eigenaar blijft van het product en dat de retourstroom van het product geborgd is. Deze aanpak genereert inkomsten op abonnementsbasis of puur op gebruiksbasis. 

Dit model kan ook toegepast worden op diensten en niet fysieke goederen. Zo verkoopt Philips bijvoorbeeld licht als pay-per-use dienst aan de luchthaven Schiphol in Amsterdam. En zo verkoopt Bundelz autoverzekeringen als een pay-per-use dienst waarbij de vaste jaarlijkse premie wordt vervangen door een premie per autorit per kilometer. 

Een onderneming moet de meeteenheden voor verbruik zo transparant en realtime mogelijk maken, met duidelijke financiële voordelen voor klanten.

Welke technolgie heb ik nodig?

*We hebben voor deze producten gekozen omdat ze een gratis proefversie hebben, meer dan 100 reviews met minimaal een 4-sterren beoordeling en functionaliteiten voor (aangepaste) dashboard, gegevensvisualisatie, prestatiemeetwaarden. 

4. Bied kopers prijsvariaties aan op basis van gedeelde metrics

Dit model lijkt op het pay-as-you-use model, maar nu zijn de inkomsten niet afhankelijk van het gebruik, maar van het beoogde resultaat dat het product of de dienst moet leveren.

Een voorbeeld hiervan is Brickler, een makelaar die niet met de klassieke courtagekosten op de verkoopprijs van een huis werkt, maar met een vaste lage prijs per verkoop. Huiseigenaren betalen alleen als hun huis door Brickler wordt verkocht, zo niet, dan krijgen ze hun geld terug.  

Dit principe is niet alleen toe te passen op een succesvolle verkoop zoals dat van een huis, maar ook op het serviceniveau van een dienst. Zo verkoopt het Japanse Hitachi locomotieven als een dienst aan Britse steden: het bedrijf baseert een deel van de prijs op de juiste aankomsttijd van de treinen.

Naast eenvoudige en transparante meetmethoden vereist deze methode zorgvuldig geschreven contracten met mechanismen voor het oplossen van geschillen.

Welke technologie heb ik nodig?

*We hebben voor deze producten gekozen omdat een gratis proefversie hebben, meer dan 50 reviews met minimaal een 4-sterren beoordeling en functionaliteiten voor gegevens prestatiemeetwaarden en worden geleverd in Europa. Slechts de 8 hoogst gerankte leveranciers op Capterra worden hier vermeld.

5. Een online platform starten

Een platform koppelt vraag en aanbod zonder tussenstappen waarbij de onderneming zelf niet in het bezit is van de producten of diensten die op het platform worden verhandeld of gedistribueerd. In ruil voor hun diensten krijgt de onderneming een commissie op elke transactie. Ook kan er verdiend worden aan het doorverkopen van data of via inkomsten van adverteerders. Het platformmodel werkt als de vraag van klanten in een bepaalde sector gefragmenteerd is en wordt bediend door een even gefragmenteerd aanbod.

Grote disruptors van de afgelopen jaren zijn platformbedrijven. Alibaba is een bekend voorbeeld van een online e-commerce platform voor bedrijven, Airbnb een B2C-platform voor de hotelsector, Uber voor de taxisector, Deliveroo voor restaurants. 

Maar er zijn ook meer lokale voorbeelden zoals het Nederlandse Peerby, een digitaal platform voor het huren van spullen van mensen in de buurt. Een ander succesvol B2B platform is 3D hubs, dat andere bedrijven helpt aan een netwerk van honderden productiemachines voor het maken van onderdelen, van auto’s en vliegtuigen tot fietsen. Een ander interessant voorbeeld is Floow2, een platform dat het delen van bedrijfsactiva bevordert binnen bepaalde branches of binnen een netwerk. 

Een business-to-business platform vormt vaak een grotere uitdaging dan een business-to-consumer platform omdat het potentiële aantal deelnemers in een B2B-omgeving meestal kleiner is. Het voordeel is dat je tegen relatief lage kosten toegang hebt tot een grote groep potentiële klanten. Bovendien kun je met de verzamelde klantinformatie weer aanvullende diensten ontwikkelen. Een platform is ook eenvoudig schaalbaar zowel nationaal als internationaal. 

Hoe bouw je een online platform op?

Het platformmodel onderscheidt zich van andere bedrijfsmodellen door het directe contact met klanten en vraagt daarom om een klantgerichte benadering. Bij het opbouwen van een online platform is het raadzaam om te beginnen met wat Gartner een ‘just enough’ platform noemt (document alleen beschikbaar voor Gartner klanten). Het platform moet ‘net goed genoeg’ zijn voor je eerste use cases en kan op basis van feedback verfijnd en uitgebreid worden. Zo vermijd je overinvesteren in technologie die je later misschien niet nodig hebt.

Welke technologie heb ik nodig?

*We hebben voor deze producten gekozen omdat ze een gratis proefversie hebben, meer dan 29 reviews met minimaal een 4-sterren beoordeling, met functionaliteiten

6. Breid uit naar nieuwe sectoren

Gebruik je expertise in de ene sector om verder te gaan in een andere. Een actueel voorbeeld is remote werken. Een bedrijf dat intern een succesvol thuiswerkbeleid heeft uitgevoerd met remote werknemers over de hele wereld zou een nieuw bedrijf kunnen opzetten om andere organisaties te adviseren om een permanent remote werkende staff op te zetten. Vanuit dit idee is het bedrijf Remote bijvoorbeeld ontstaan. De eigenaar is een voormalig werknemer van Gitlab, een volledig remote werkend bedrijf dat samenwerkingstools ontwikkelt met medewerkers van over de hele wereld. 

Andere spraakmakende voorbeelden vinden we bij Tesla. Tesla zette de batterijtechnologie die zij voor elektrische auto’s hebben ontwikkeld in om de Tesla Powerwall te creëren, een energiebesparende batterij die energie opslaat vanuit zonnepanelen of vanaf het stroomnet. 

Soms kan het nodig zijn een sprong naar een nieuwe industrie te maken of met andere bedrijven samen te werken om je hoofdmerk te beschermen. 

Financiële voordelen van digitale verdienmodellen

In vergelijking met traditionele financiële modellen zijn de 6 bovenstaande digitale verdienmodellen vaak gunstiger. Zo is de winstmarge op de verkoop van € 10.000 aan bestaande digitale activa over het algemeen hoger dan de marge uit de verkoop van € 10.000 aan fysieke activa. Er hoeft namelijk niet geïnvesteerd te worden in aankoop van nieuwe fysieke activa. Daarom is er ook minder kapitaal nodig om te starten. Een abonnementsvorm levert terugkerende inkomsten op. Inkomsten gebaseerd op gebruik zijn makkelijker te verkopen. Bovendien is een digitaal aanbod beter schaalbaar zowel nationaal als internationaal.

Tips voor het kiezen van het juiste digitale verdienmodel

Een paar tips voor het kiezen van de juiste methode voor jouw bedrijf.

  • Bepaal of jouw digitaliseringsplannen zich richten op het verbeteren van bestaande inkomstenstromen of op het genereren van nieuwe inkomsten. In het eerste geval zal het gebruik van technologie een belangrijke rol spelen. In het tweede geval is er waarschijnlijk een combinatie van technologie en samenwerking met andere bedrijven nodig.
  • Om te bepalen of een idee de moeite van het uitvoeren waard is kun je contact zoeken met collega-ondernemers om te kijken hoe zij de gekozen digitale methode hebben aangepakt.
  • Zet een pilotproject op en bepaal hoe je de resultaten gaat meten.
Wil je meer weten over IoT-software, bekijk dan onze lijst met IoT-software op Capterra.


A Global Perspective Of Current & Future Remote Working Trends

Study future remote working trends

COVID-19 has disrupted the world of work in Australia and beyond. In a study of 4,600 global respondents, Capterra explores the current and future remote working trends emerging from this experience.

Study future remote working trends

What measures have businesses taken across the world?

Many countries implemented measures to slow down the virus by asking people to work from home where possible. Companies had to react fast as a result, investing in remote working technologies and adapting their product offerings so that they could be delivered virtually.

Now, several countries (including Australia) are beginning to look at ways to lift lockdown measures. To move cautiously, most governments are urging people to continue working from home until they have greater control over the virus. 

Capterra wanted to learn more about remote work challenges, the usage of software and cybersecurity practices around the world during the pandemic. We conducted a survey* with 4,600 full-time remote working employees from small and medium-sized businesses (SMEs) from Australia, Brazil, Spain, France, Germany, Italy, Mexico, the Netherlands and the UK.

In this article, we reveal how the world has coped with working under their country’s quarantine guidelines, as well as the varying levels of teleworking success.

How many SMEs worldwide are working remotely because of the outbreak?

59% of SMEs around the world are working remotely full-time as a direct response to the coronavirus outbreak. In Australia, this number sits at 57%. However, not every country was moving into remote-work at the same pace.

Remote working transition rates worldwide

The survey highlights Brazil as the remote working leader, with 77% of the country already teleworking. France, on the other hand, was transitioning to remote work with less urgency. Just 40% of its country’s workforce have made the move.

The good news is that people seem to be enjoying teleworking. Approval of remote work is almost unanimous around the world—according to the global survey results, 74% say they like or really like it. 

This could be connected to the many benefits respondents listed they’ve experienced since remote working. Respondents gave their top home working advantages and the most popular included:

  1. No commuting
  2. Adjusting work hours around personal life responsibilities
  3. A casual dress code
  4. Being able to do more work than usual
  5. Taking care of children and pets.

The most cited work from home benefits for Australia was in line with the global results; no commute (44%), adjustable work hours (36%) and a casual dress code (34%).

The future is remote: 55% believe their business could continue functioning with a distributed workforce

The crisis is pushing digital transformation and shows companies how important it is to not only adapt products and services but also work processes. Remote work had been the reality for a small number of employees around the globe: Only 11% of employees worldwide worked remotely full-time before the crisis. 

If people enjoy working remotely, and management doesn’t perceive a drop in productivity during this period, the future will continue to trend toward this type of working. In Australia alone, 87% of employees want their employer to allow them to carry on with a remote working policy. More than half (54%) of this number said they want to combine remote working with going to the office, while 33% said they want to switch to a remote regime completely.

Remote working happiness

According to a prediction by Gartner, Generation Z will drive this trend further and faster. Generation Z (born between 1995 and 2010) is the generation of true digital natives. They have honed their digital collaboration skills throughout their lifetime, and prefer digital collaboration over in-person collaboration. Generation Z’s preference to work remotely will solidify remote working as a standard working practice moving forward.

Adapting to a remote workforce:

Brian Kropp (VP at Gartner) gives his advice on how to help your employees stay productive when working from home:

  1. Ensure employees have the right resources: Equip employees with the technology they need to be successful. This covers everything from the right hardware to the software for team collaboration
  2. Focus on outputs: Focus more on what employees should be accomplishing and less on the processes they should follow to get there. Set up clear objectives to create greater clarity for employees but allow them to figure out the roadmaps.
  3. Increase recognition: ‘During periods of disruption, employees’ desire for being recognised for their contribution increases by about 30%,’ says Kropp. Recognition can be a public acknowledgement, tokens of appreciation, development opportunities and low-cost perks.
  4. Use two-way communication: Two-way dialogue between managers and employees is essential —especially during change. Employees must understand the reasons behind decisions and their implications. Similarly, managers must be aware of employees’ challenges and concerns.
  5. Trust in your employees: Managers may be nervous to lose constant visibility of their employees’ work activities, but micromanaging isn’t the correct response. It will only disengage already stressed employees. Instead, put confidence in your employees and trust them to get on with their job.

70% of companies globally adapted their products and services so they could deliver them virtually

Encouragingly, many companies were able to react to the crisis successfully. According to the survey, 70% of companies altered some or all of their business offerings so they could deliver them virtually during the lockdown. In Australia, this number was 72% which puts them slightly above the world average.

Business product adaptions

Gyms are keeping members active through at-home workouts, held via video conferencing tools. Restaurants have marketed dining in as the new dining out—made possible through takeaway and food delivery software services. Similarly, real estate agents are giving buyers and renters tours of potential new homes through virtual tour software. These are just a few examples of innovation the world has witnessed during this period.

Digitising your product or service is one step on the way to earning new digital revenue. If you want to further transform your business offerings, here is a how-to list we created to guide you through the process. 

6 ways to earning digital revenue

Gartner vice president Hung LeHong gives 6 key ways to earn new digital revenue:

  1. Sell existing digital assets: Start with the digital assets you already have, such as selling your expertise or creating market insights out of your owned data.
  2. Digitalise a service or product: Sell (or adapt) your product or service so it’s accessible to customers while social distancing restrictions apply. Deliver services virtually, for example, or offer online delivery options for physical products. 
  3. Offer a pay-as-you-use service: Buyers will be more likely to use your digital assets if they don’t have to sink resources into owning or managing them.
  4. Use shared metrics to vary prices for buyers: Offer flexible pricing models for a specific service level. 
  5. Run a platform business: A platform business allows you to trade products and services without having to own or distribute them. One example of this business model is Airbnb.
  6. Move into new industries: Does your area of expertise cross over into another? Use your knowledge and industry know-how to launch into other markets where you can add value. 

60% of SMEs worldwide bought or plan to buy new software to accommodate remote working environments

Companies had to quickly adapt their usage of technology to respond to the crisis. Our data shows that 60% of companies across the globe bought (or plan to buy) new software tools for being able to work remotely. The survey also found that 64% of employees worldwide (61% for Australia) learned how to operate the new tools with ease.

Software infrastructure has also been impacted around the globe. Businesses increased their investment in cloud technologies, with 39% of companies worldwide saying they now use cloud products to support remote work. The Netherlands adopted cloud-based services the fastest (at 53%), while France had the lowest adoption rate (31%).

In the following graphic, we’ve highlighted the most popular remote working tools around the globe:

Most used remote working tools worldwide
Most popular tools for remote working during the global quarantine (Source: Capterra)

Important note: Most software products were adopted to enable:

  • Team communication
  • Collaboration 
  • Remote support. 

When purchasing new tools, it’s important to invest in IT security at the same time (such as network security software, cloud security software and computer security software). Otherwise, the risk of cyberattacks increases.

Communication is the top challenge of working remotely

While the majority of employees identified they enjoy working from home, some challenges were also evident. The biggest issue is the lack of communication. It’s important to address and solve these challenges, so employees can be successful and productive while remote. 

Remote working challenges globally
Global remote working challenges identified during COVID-19 (Source: Capterra)

The study shows just 37% of companies provide guidelines on communication and team meetings. This isn’t enough. Supporting employees during this crisis, such as providing software for communication and guidelines in the right areas, is crucial. 

Want to know more about how to create strong communication processes? Check out our 10 Effective Communication Tips For Teams Working Remotely.

Home working global statistics

Cybersecurity measures within SMEs could improve worldwide

One of the most important things for remote work is creating a safe working environment. We recommend the following 5 steps to help ensure IT security for your business. 

1. Don’t use personal devices to work

40% of the employees globally use only their personal devices to work remotely. It’s highly recommended that employees don’t work from personal, unprotected devices. Employees should resist working from their own devices because it leads to a higher risk of exposing company data. If it’s unavoidable, employees should ensure the personal device is sufficiently secured. 

2. Invest in cybersecurity resources

Only 39% of all employees worldwide have antivirus software installed and 29% use Firewalls. Invest in security tools, such as antivirus software and firewalls. These two systems should be the standard in every business. Additionally, consider implementing network monitoring and endpoint protection.

3. Educate staff of types of cyberattacks

32% of global respondents were victims of a phishing attack. Of those, almost half (49%) happened since COVID-19. 

Despite this, only 22% use email security software. Email is one of the most important forms of communication in businesses, but unfortunately, also one of the most insecure. However, email security software can reduce the risk of phishing attacks by identifying malicious emails and eliminating the threat.  

Tip: Companies should consider implementing a company-wide phishing test. The test helps to determine the susceptibility of employees to this type of attack.  

4. Install a VPN

Less than one-third of companies use a VPN, also known as a virtual private network.

Invest in a VPN if your business needs to access and transfer business data remotely. VPNs provide an encrypted connection to the Internet that prevents third parties from viewing network activity.

5. Strengthen passwords to online business accounts

Worldwide, just 36% of employees are following recommendations for strong passwords, with randomised letters, numbers and characters. Additionally, only 29% of employees worldwide use a password manager. 

Good password management will help prevent cyberattacks. Companies should use this time to educate their employees about the importance of strong passwords. A good password manager is the most secure solution and also makes sharing passwords with colleagues much more convenient.

Tip: When exploring password managers, look for one that offers two-factor authentication (2FA). Most authentications don’t activate automatically, so remember to set it up before sharing it with your team!  

To see how remote employees are managing their passwords across the globe, check out the graphic below:

Password security infographic worldwide

Remote working trends that emerged from this experience

Across the world, small and mid-sized businesses were driven out of their comfort zones and forced to be more versatile to survive. What can we take from this unusual and unexpected experience? There are some key learnings—and they aren’t just relevant during a crisis, but also for when we come out of it.

3 key takeaways:

  • Companies are quickly adapting to working remotely and offering their product virtually
  • Companies are adopting new software
  • Employees like the option to work remotely.

However, we’ve also learned that companies need to improve:

  • Communication with employees
  • The use of security tools
  • Password policies.

Companies have had to put greater trust in their employees to do the right thing: Honour their work responsibilities in their allocated hours. As a positive consequence, staff are enjoying casual dress codes, flexible working hours and more. What is clear, however, is that trust has proven to go further than micromanagement. Employees working remotely are happier now that their company is providing them with a bit more flexibility.

Similarly, companies have had success with creating new and dynamic offerings by adapting what they sold before so it can be delivered virtually. They‘ve showcased innovative thinking, versatility and resilience in a time of historical uncertainty. Looking forward, it seems possible that businesses across the globe will come out stronger than before.

Want to know more about remote working software solutions? Check out our list of remote work software.

*Survey methodology

To understand the current and future remote working trends across the world, we conducted an online survey between 4th April 2020 and 14th April 2020. We surveyed 4600 employees of small or mid-sized businesses, who are working remotely as a response to COVID-19. The participants come from various business sectors and levels of seniority. Respondents are from Australia, Brazil, Spain, France, Germany, Italy, Mexico, Netherlands and the UK.

Note: The graphic about top challenges working remotely had multiple response options, so the total sum of the percentages exceeds 100%.

IA y Project Management (II): Inteligencia Artificial en la Dirección de Proyectos en las pymes

La inteligencia artificial en la dirección de proyectos

La inteligencia artificial en la dirección de proyectos

La primera parte de este artículo presentó los retos que tienen las pymes en gestión, organización y responsabilidades en relación a la Dirección de Proyectos. Cómo la Dirección de Proyectos debe ser un sistema sencillo y flexible hecho a medida o tailoring, en dónde la metodología, procesos y herramientas se adapten a la empresa y el proyecto.

Esta segunda parte trata sobre cómo se puede aplicar la Inteligencia Artificial (IA) para adaptar e implementar un sistema de Dirección de Proyectos en las pymes.

Evaluar las necesidades del proyecto para ajustar las herramientas y el sistema para realizarlo

La implementación de la Dirección de Proyectos en las pymes mejora significativamente gracias a  tecnología que se adapta al tamaño de los proyectos (contenido disponible en inglés).

Un proceso para implementar las prácticas de project management debería identificar objetivos estratégicos, KPIs o factores de éxito, así como las herramientas y técnicas que coincidan con estos criterios. Los propietarios y project managers de pymes deben evaluar sus necesidades generales y ajustar los requisitos flexibles de estas aplicaciones a necesidades concretas.

Los resultados y conclusiones de los estudios consultados coinciden en la necesidad de una gestión de proyectos “básica” o “lite”, mientras que una metodología más formal y estructurada se percibe como un corsé menos flexible que consume recursos y dedicación, lo que representa una desventaja difícilmente salvable para las pymes.

Adaptar la Dirección de Proyectos con la ayuda de herramientas y tecnología de automatización mediante inteligencia artificial deben estar en el corazón de los procedimientos de gobierno y toma de decisiones. Aportando el apoyo a la dirección en la gobernanza.

Esto es clave para salvar el escepticismo inicial de la alta dirección sobre el consumo de tiempo y recursos en procesos percibidos como “mera burocracia”.

Aplicaciones de la Inteligencia Artificial en la Dirección de Proyectos en las pymes: chatbots, recursos humanos, automatización de proyectos

La relación con los clientes es clave para cualquier organización. En el caso de las pymes, este vínculo es más estrecho y directo por el tamaño de sus estructuras, así como por las relaciones personales entre interesados y equipo de proyecto.

En este sentido, la gestión de las expectativas de los clientes y usuarios es una parte crítica para valorar el éxito de sus proyectos. Los procesos de comunicación son la herramienta principal para gestionar estas expectativas, y la tecnología permite su automatización mediante asistentes de voz. Un chatbot que atiende a los clientes es IA, es un software que ayuda a conocer mejor a los clientes para ofrecerles atención personalizada.

Aunque son las grandes empresas las que más están apostando por la tecnología de los chatbots, en unos años esta tecnología se democratizará llegando a empresas de todos los tamaños y particulares. De hecho, la utilizan ya pequeños negocios donde la atención al cliente es crucial.

También están utilizando IA los departamentos de RRHH en los procesos de selección de personal, gestión del talento y formación.

La lista de tareas que se pueden asignar a la IA incluye pronósticos de rendimiento, estimaciones de tareas y optimización de trabajos. La inteligencia artificial puede hacer suposiciones sobre el desarrollo futuro del proyecto aprendiendo de nuestros datos históricos.

En el área de la automatización de procesos, las grandes corporaciones están investigando en la creación de modelos que apliquen Deep Learning de las máquinas y la IA para mejorar la planificación de los proyectos.

El ejemplo de la constructora Bechtel, con 44.000 empleados y una trayectoria de más de 120 años es un exponente a tener en cuenta. A pesar de las múltiples lecciones aprendidas a lo largo de toda su experiencia planificando y ejecutando proyectos, Bechtel dio un salto cualitativo en la mejora de su productividad cuando empezó a utilizar Deep Learning con todos esos datos históricos. La idea de que las máquinas sean capaces de aprovechar todo ese conocimiento para buscar alternativas a la planificación de los próximos proyectos no fue tarea sencilla.

La compañía ahora utiliza una red neuronal 3D que permite a los equipos de proyecto comparar distintas posibles planificaciones para encontrar la alternativa más productiva.  En este caso, es un bot que planifica y analiza diferentes escenarios basándose en las lecciones aprendidas de miles de proyectos anteriormente ejecutados, al tiempo que los humanos se dedican a tareas más atractivas.

Basándose en este principio, las herramientas de gestión de tareas están desarrollando sus propios bots, ayudando a empresas de cualquier tamaño a planificar mejor.

Son una herramienta indispensable para controlar la evolución de los proyectos, asegurando el estado del mismo dentro de los márgenes de tiempo y costes establecidos en sus líneas base.

Las herramientas y las predicciones propuestas por la tecnología también nos facilitan el proceso de toma decisiones durante el control del proyecto para identificar riesgos y activar planes de contingencia en caso necesario para devolver al proyecto a la planificación original.

La comunicación con el resto del equipo de proyecto a través de estas herramientas supone un avance respecto a la asignación de tareas utilizando herramientas no profesionales. El control sobre la información y el enganche con todas las personas involucradas en las tareas facilita un rendimiento mayor del equipo y los recursos asignados al proyecto. Por lo que estas aplicaciones proporcionan opciones de integración con otras herramientas de colaboración y comunicación, conferencias online, chat, calendario, etc.

Los propietarios de las pymes también pueden beneficiarse de las funcionalidades de la IA aplicada de los softwares de gestión de proyectos, siempre y cuando sean versátiles, flexibles y fáciles de implementar. No es necesario investigar y desarrollar costosas soluciones a medida, que estarían fuera del alcance de las pequeñas compañías.

Cualquier empresa puede aprovechar las herramientas de inteligencia artificial existentes ahora mismo en el mercado para aplicarlas a software de gestión de proyectos o tareas.

Al alcance de un clic, algunas de estas funcionalidades pasan por la sincronización de las reuniones de Google Calendar, transcribiendo y compartiendo los resúmenes de las reuniones a través de las aplicaciones más comunes utilizadas para videoconferencias; coordinación de tareas y recursos entre los miembros asignados al proyecto, integrándose en distintas aplicaciones de gestión; administración automática del correo electrónico para asignar los mensajes asociados a cada proyecto, compartiéndola automáticamente con los miembros del equipo interesados; consolidación de la información del proyecto que nos llega a través de distintos canales y aplicaciones, automatizando su registro y clasificación; entre otras muchas. Todas ellas de forma automática e integrada con las distintas aplicaciones que ya estamos utilizando en el día a día.

Impulsar una mentalidad tecnológica

La Inteligencia Artificial establece la importancia de la participación de la dirección: promoviendo una mentalidad abierta que posibilite la experimentación, cultivando el talento y el aprendizaje de nuevos conocimientos Estos directivos impulsan los principios que conectan a las personas con el efecto multiplicador de las máquinas y la tecnología, generando mejores rendimientos en los proyectos:

  • Promueven una actitud abierta a los cambios
  • Promueven experimentación
  • Apoyan activamente el liderazgo
  • Incorporan los datos a la estrategia de la empresa
  • Cultivan nuevas habilidades en las personas

Las compañías que potenciaban estas cinco áreas demuestran un coeficiente tecnológico que apalanca sus proyectos y ya incorporan muchas de las ventajas competitivas de la aplicación de la Inteligencia Artificial en la Dirección de Proyectos.

PMI denomina un Coeficiente Tecnológico en Gestión de Proyectos, PMTQ (por sus siglas en inglés), como la capacidad de las organizaciones y las personas para integrar las nuevas soluciones tecnológicas.

Para aquellas organizaciones más visionarias en la aplicación de la tecnología a la gestión de sus proyectos, el denominador común es demostrar una curiosidad constante, probando nuevos enfoques y nuevas soluciones tecnológicas con una mentalidad abierta al fracaso.

Aunque tengamos en mente que la aplicación de Inteligencia Artificial supone sustituir a ciertos roles y tareas por robots, máquinas o software, las personas siguen siendo la clave para implantar la nueva tecnología.

Las claves para aumentar este coeficiente tecnológico PMTQ también incluyen el liderazgo inclusivo o colaborativo abierto a todas las personas involucradas en la organización. Asimismo, a los nuevos roles y generaciones con habilidades tecnológicas nativas como los millenials. PMI ya establece las competencias tecnológicas en el set de habilidades que un Project Manager debe tener, añadiendo estas habilidades a las ya conocidas del triángulo del talento.

La contratación de talento pensando en las competencias del futuro será clave para las organizaciones. En el caso de las pymes mucho más teniendo en cuenta el impacto que tiene cada nueva persona en una organización pequeña. La contratación de nuevos perfiles, con habilidades de gestión y tecnológicas que ayuden a implantar soluciones, procesos y herramientas será la clave competitiva para las pequeñas organizaciones que quieran competir en un mercado cada vez más global y digital.

Carlos Javier Pampliega es Arquitecto especializado en la Gestión de Proyecto y Riesgos, en diferentes sectores, es Certified Associate in Risk Management por la George Washington University.

Certificado Project Management Professional (PMP), amplía su ámbito de actuación a otros sectores, incorporando las Metodologías Ágiles de desarrollo de Proyectos como Professional Scrum Master.

Es voluntario del Project Management Institute (PMI) y secretario de la Junta Directiva de su Capítulo en Madrid.

Carlos es consultor y formador en Dirección de Proyectos, su marca personal en las redes es un referente en el ámbito de la  dirección de proyectos, autor de numerosos artículos, participa regularmente como ponente en presentaciones y cursos de diferentes Escuelas de Negocio y Universidades, así como en Congresos organizados por PMI.