Empresas no pós-pandemia: dicas para PMEs atuarem no digital

empresas no pós pandemia

As empresas no pós-pandemia terão de se acostumar a um ambiente de negócios mais competitivo e incerto. Reunimos dicas para ajudar os pequenos empreendedores nesse momento. 

empresas no pós pandemia

Nos últimos tempos, um argumento esteve presente em diversas ocasiões: “estamos vivendo uma crise sem precedentes”. O impacto da Covid-19 pode ser visto em todos os setores e parece estar longe de acabar.

Exemplo disso é um levantamento recente realizado pelo Instituto Brasileiro de Economia da FGV. A pesquisa identificou que 42% das empresas brasileiras talvez só voltem à situação anterior à crise a partir de 2021, sendo que outras 10% nem visualizam retornar à normalidade. Não é exagero quem diz que essa é a pior crise da nossa geração.

No entanto, há alguns movimentos positivos se desenrolando. Uma pesquisa recente do Capterra mostrou que, após a explosão da pandemia no Brasil, 72% das PMEs entrevistadas passaram a oferecer produtos e serviços online. Uma transformação digital bastante rápida e promissora para um segmento em que quase metade das empresas nem sequer tinham planos de gestão de continuidade de negócios antes da COVID-19, segundo outra pesquisa.

Com o fim de uma primeira fase da crise, os empreendedores podem pensar estratégias mais claras para suas empresas no pós-pandemia. Reunimos algumas delas neste texto.

Atrair e reter clientes em um mundo em transição

“Os pequenos empreendedores terão alguns desafios para vender, como o aumento da concorrência e possíveis guerras de preços”, afirma Luis Coelho, sócio-fundador da Empreende Aí, que capacita empreendedores de territórios populares a terem seus próprios negócios. Segundo ele, há duas importantes ações a serem tomadas:

1. Manter-se muito próximo do cliente, oferecendo novidades, promoções e vantagens com parceiros (falaremos do tema adiante).

2. Buscar novos clientes, o que inclui utilizar as redes sociais e entender as dinâmicas de vender online. 

“Separe pelo menos 70% do seu tempo para vender e buscar novos clientes, afinal, é isso que mantém o seu negócio funcionando”, explica. 

Outra dica importante é observar as tendências da sua área de atuação. Se antes as empresas observavam aos poucos as mudanças de consumo do seu público, a pandemia veio para comprovar que, dependendo do contexto, os novos hábitos surgem em pouquíssimos dias. E aí não tem jeito, é preciso se adaptar e, ao mesmo tempo, ser criativo para atrair e reter clientes.

Uma maneira de acompanhar mudanças de comportamento é analisar dados gerados pela sua empresa. Desde os canais de atendimento ao consumidor até os dados de compras realizadas anteriormente: tudo pode ser insumo para você tomar decisões e pensar em novas estratégias.

Durante o período de confinamento as pessoas saíam menos de casa. Nesse contexto, uma loja de roupas pode identificar se os consumidores estão investindo mais em roupas confortáveis. Se sim, é necessário lançar mais produtos deste estilo.

Já no caso de um restaurante, as pessoas provavelmente vão deixar de consumir fora de casa, mas talvez não tenham tempo para cozinhar. Por que não pensar em kits de comida que o cliente possa congelar e usufruir ao longo da semana? Ambos são exemplos de tendências que podem ser identificadas com dados da sua própria empresa.

Busca ferramentas de BI? Confira nosso catálogo!

Pensar em descontos como estratégia

Estratégias promocionais são importantes por vários motivos: ajudam um produto a girar, fidelizam clientes e geram uma receita extra. Para colocá-las em prática, o ideal é ter um bom conhecimento do estoque e avaliar quais mercadorias podem ser colocados à venda com uma condição especial.

No geral, um bom momento para pensar em estratégias promocionais são datas sazonais, como Black Friday, Natal, Dia das Mães, Volta às Aulas, já que são períodos que as pessoas estão mais suscetíveis a gastar, mesmo que estejam em momentos de pura economia.

empresas no pós pandemia dicas

Busca softwares de gestão de estoque? Confira nosso catálogo!

Manter as finanças em dia

Cuidar da área financeira nunca foi tão importante. Aqui surge a necessidade de fazer um bom levantamento de contas a pagar e a receber para visualizar um futuro sem sufoco. Planejar-se permitirá que você tome ações preventivas e não reativas.

Quando se trata de contas a pagar, classifique os seus fornecedores por importância e identifique aqueles que você poderá negociar um período de carência, caso necessite. Nas contas a receber, busque saber quais os procedimentos para o caso de você ter de antecipar recebíveis, o que é extremamente útil em momentos de crise.

Há ocasiões que a situação financeira desanda de vez e as empresas acabam tendo de recorrer ao crédito. Por ser um compromisso de longo prazo, antes de decidir por ele, veja se há como remodelar o negócio, enxugando custos e gerando receita extra. Se for inevitável, é importante avaliar os seguintes pontos antes de assumir um crédito: 

  • Taxa de juros
  • Quantidade de parcelas
  • Prazo de carência
  • Valor da parcela

É comum que PMEs não tenham uma movimentação financeira significativa e uma demonstração contábil que dê a garantia para o banco. Por isso, vale a pena buscar todas as opções disponíveis de crédito, tanto nos bancos privados quanto nos bancos públicos. As fintechs também são uma opção.

Busca sistemas de gestão financeira? Confira nosso catálogo!

Melhorar a presença online

Uma vez no digital, o primeiro passo é trabalhar informações que transmitam confiança ao usuário. Por exemplo, colocar dados de contato no topo da sua página, como e-mail ou número de WhatsApp, é obrigatório. No contexto atual, também faz diferença se você inserir informações de segurança, como “sem contato na entrega”, “produto higienizado” e “devolução em X dias”.

Outra maneira de fazer a sua empresa ser relevante no online é criar uma página dedicada exclusivamente a dúvidas frequentes, o famoso FAQ. Reúna as principais questões dos seus clientes e forneça as respostas para elas.

Além do FAQ, outra prática que aumenta a chance de conquistar a compra são as avaliações. Os consumidores levam a sério a experiência de outros e isso pode influenciar na conclusão da compra. Sempre que o cliente finalizar a jornada com a sua empresa, envie comunicados convidando-o a deixar uma resenha. Você pode inclusive utilizar softwares de gestão de reviews e avaliação online para ajudar na tarefa.

Quando se trata do digital, é importante ter em mente que as pessoas respondem mais rápido ao visual, já que não podem tocar o produto. Por isso é importante que você use imagens que mostrem a mercadoria sob diferentes perspectivas. O ideal é usar fotos em alta qualidade, utilizando um editor de imagens para melhorá-las.

Busca softwares para criação de sites? Confira nosso catálogo!

Pensar em estratégias de marketing

Estratégia de marketing no digital quer dizer que você vai ter que criar perfis em redes sociais para sua marca. No entanto, não significa que você terá de estar em todas elas. Busque aquelas em que seu público está ativo. Se você vende roupas para bebê, não faz muito sentido focar no LinkedIn.

Sempre mantenha a conta atualizada com conteúdo relevante. Uma maneira de facilitar a gestão é usar plataformas de gerenciamento de redes sociais para que você automatize a publicação de conteúdos. Se optar por manter um blog, trabalhe palavras-chave presentes no seu nicho, identificando-as através de ferramentas de SEO.

Uma das grandes dores de cabeça das empresas que estão no digital é o abandono de carrinho. É comum que os clientes desistam da compra na última etapa. O lado positivo é que é possível para reverter a situação por meio de e-mails automáticos incentivando o cliente a concretizar sua compra.

Busca ferramentas de e-mail marketing? Confira nosso catálogo!

Lidar com o capital humano da sua empresa

O cuidado com o capital humano nunca esteve tão no centro das relações corporativas, assim como a necessidade de comunicação, justamente em um momento que trabalhamos remotamente.

“Com crise ou sem crise, a comunicação continua sendo o maior desafio humano”, explica Fernanda Leite, mentora e designer organizacional. Segundo ela, os problemas na comunicação impactam nos resultados, nas relações, na imagem e no clima da empresa.

Para manter a comunicação ativa com o funcionário, mesmo que remotamente, é necessário investir em ferramentas de videoconferência que funcionem corretamente e sem limitações.

Entretanto, esta não é a única transformação digital reservada ao RH que ajuda a melhorar o trabalho remoto. Há opções de plataformas que auxiliam diferentes tarefas do setor, como seleção e recrutamento, onboarding e gestão de desempenho. São itens fundamentais para a gestão de equipes remotas.

Busca sistemas de recursos humanos? Confira nosso catálogo!

empresas no pós pandemia rh

Buscas softwares de contabilidade? Confira nosso catálogo!

 

Wat is selfservice BI-software?

self service bi software

Business Intelligence (BI) software is een systeem voor data-analyse waarmee gebruikers toegang krijgen tot informatie over hun bedrijf en deze informatie kunnen analyseren en delen. Ze kunnen prestatievariabelen gebruiken om elke dag opnieuw belangrijke zakelijke beslissingen te nemen. Maar wat is selfservice BI software dan?

self service bi software

Met selfservice business intelligence tools hebben gebruikers geen datawetenschapper meer nodig. Zakelijke gebruikers kunnen elke dag zelf:

  1. Parameters definiëren
  2. Data analyseren
  3. Rapporten genereren

Bedrijven die geen selfservice analytics programma hebben, zijn volledig afhankelijk van dataprofessionals voor het interpreteren en extraheren van hun informatie. Met een BI-tool kunnen ze dit proces vereenvoudigen en versnellen.

Volgens Gartner zal data-analyse de komende jaren voor 90% van de bedrijven een steeds grotere rol gaan spelen als het gaat om transformerende bedrijfsstrategieën.

Wat is het verschil tussen traditionele BI en selfservice BI?

Het verschil tussen traditionele BI en selfservice BI is dat het tweede voor iedereen toegankelijk en bruikbaar is.

Toen de traditionele BI-apps op de markt kwamen, was hiervoor een complexe IT-structuur nodig. Bovendien waren de onderhoudskosten hoog en waren er gespecialiseerde medewerkers voor nodig. Omdat niet alle bedrijven de middelen hiervoor hebben, waren het vooral de grote organisaties en multinationals die zich dit konden veroorloven.

Met selfservice BI-software kunnen nu ook kleine en middelgrote bedrijven profiteren van de voordelen die business intelligence biedt. Voor een deel is dit te danken aan de vereenvoudigde interface, de eenvoudige implementatie en de lagere kosten voor adoptie van de software.

Hier zijn de belangrijkste voor- en nadelen van het gebruik van een self service BI-tool:

voordelen selfservice business intelligence

Wat zijn de voordelen van het gebruik van selfservice BI?

Het grote voordeel van self service BI is dat elke gebruiker gemakkelijk toegang heeft tot het platform en de data naar behoefte kan verwerken. Gebruikers kunnen data filteren, analyseren en extraheren, met de bijbehorende inzichten en informatie, zonder dat ze hiervoor afhankelijk zijn van specialisten.

Hier is een voorbeeld van selfservice BI in een typisch modern bedrijf: Een marketingteam gebruikt de software om nieuwe leads te volgen en krijgt daarbij ook informatie over waar die leads vandaan komen. Deze data kunnen ze vervolgens gebruiken om toekomstige lead nurturing strategieën te definiëren. Dat kan snel gebeuren, wat nodig is om het hoge marketingtempo bij te benen. Je hoeft dus niet meer te wachten tot andere afdelingen je helpen.

Ten slotte zijn dit cloudgebaseerde tools, waardoor gebruikers overal toegang hebben tot de informatie. Dit is nuttig voor mensen die vanuit huis of anderszins extern werken. Bedrijven kunnen op deze manier flexibeler en productiever worden en ook nog eens besparen op de infrastructuurkosten.

Wat zijn de beperkingen van self-service BI?

Selfservice BI heeft ook nadelen. De meeste hiervan hebben echter niet te maken met de prestaties van de tool zelf, maar met verkeerd gebruik ervan.

Algemene valkuilen en hoe je deze kunt vermijden:

Dit zijn de belangrijkste valkuilen waarmee je rekening moet houden:

Gebrek aan planning

Als je een BI-app implementeert, moet je in de eerste plaats een duidelijk doel of een duidelijke strategie hebben voor het gebruik ervan. Het opvragen en analyseren van data moet doelgericht gebeuren, zodat je deze optimaal kunt inzetten voor jouw bedrijf.

Als je geen duidelijke strategie hebt, krijg je waarschijnlijk een heleboel rapporten die in feite allemaal hetzelfde zeggen. Dat is vaak niet meteen duidelijk, omdat de rapporten er anders uitzien, bijvoorbeeld met andere grafieken en diagrammen. De informatie is dan echter in essentie gelijk. Dat kan tot verwarring leiden bij de interpretatie en het gaat ten koste van de productiviteit.

Gebrek aan interne organisatie

Een van de grote voordelen van deze software is het gebruiksgemak. Bedrijven moeten er echter wel voor zorgen dat het systeem goed georganiseerd blijft voor nieuwkomers. Zo voorkom je verwarring wanneer een medewerker bijvoorbeeld vertrekt en een reeks rapporten achterlaat die niet duidelijk zijn voor de collega’s die het van hem overnemen.

Met een goede configuratie kunnen bedrijven ook bepalen welke inhoud openbaar of privé is. Dit is een belangrijke beveiligingsmaatregel om te voorkomen dat vertrouwelijke gegevens worden gedeeld of misbruikt.

Gebrek aan updates

Door de tool vaak bij te werken, zorg je ervoor dat de gegevens nauwkeurig blijven. Als er geen regelmatige controles worden uitgevoerd, kan de software onjuiste data afgeven. Voor het dagelijkse gebruik van de software hoeft het IT-team niet veel te doen, maar IT moet wel af en toe controleren of de app nog op de gewenste wijze werkt.

Voorbeelden van selfservice BI-tools die je kunt overwegen voor jouw bedrijf

Hieronder vind je een selectie van de beste self service BI-tools voor uiteenlopende expertises. Onderaan dit artikel staat de volledige methodologie die is gebruikt voor de selectie van deze apps.

  1. Power BI

power-BI-tool
Gebruikersdashboard met de interface van Power BI [bron]
Power BI is een tool van Microsoft die interactieve visualisatie- en analysefunctionaliteit biedt. Gebruikers hoeven geen uitgebreide kennis van BI te hebben, waardoor de app geschikt is voor uiteenlopende professionals die toegang moeten hebben tot bedrijfsgegevens. Microsoft levert regelmatig optimalisatie-updates op basis van feedback vanuit de markt. Deze bevatten nieuwe functies die aansluiten bij de veranderende zakelijke vereisten.

  1. Tableau

tableau self service bi tool
Typen data die worden weergegeven in het dashboard van Tableau [bron]
Het grootste voordeel van Tableau is de visualisatie van de data, ongeacht het type en de indeling hiervan. De tool is compatibel met de meeste vormen van data en voor grotere aanvragen kun je ook verbinding maken met grote datavolumes.

  1. OriginPro

data analyse tool
Dataweergave van OriginPro [bron]
Met OriginPro kunnen gebruikers zelf afbeeldingen maken en de app biedt een breed scala aan formaat-, resolutie- en indelingsopties voor het weergeven van data. Gebruikers vinden het platform gebruiksvriendelijk door de eenvoudige interface.

  1. SiSense

performance analyse met sisense
SiSense-interface met prestatievariabelen [bron]
Gebruikers van SiSense vinden het platform eenvoudig en gebruiksvriendelijk, vooral als je geen dataexpert bent. Bovendien krijgt de klantenservice van dit platform een hoge beoordeling.

En nu? Bekijk onze catalogus met business intelligence software om de juiste tool te vinden.

Methodologie voor de selectie van de apps in deze lijst

De apps die voor dit artikel zijn geselecteerd, moesten een totale beoordeling hebben van minimaal 4,5 /5. Bovendien moesten ze meer dan 100 gebruikersbeoordelingen hebben in de softwarelijst van Capterra. Ook mochten de apps geen lagere beoordeling dan 4/5 hebben voor het volgende: 

  • Bruikbaarheid
  • Klantenservice
  • Resources en kwaliteit
  • Prijsverhouding.

 

O que é 5G e quais suas vantagens para as PMEs

o que é 5g

o que é 5g

O que é 5G?

A tecnologia 5G refere-se à nova geração de padrões de conectividade para dispositivos móveis. As vantagens do 5G são muitas: a mais notável é sua velocidade de conexão, que pode ser ainda mais rápida do que as conexões de fibra óptica. Essa característica terá um impacto nas organizações que utilizam a internet para operar, para processos essenciais como a comunicação entre pessoas ou a gestão de ambientes na nuvem até outros mais específicos como a coleta e análise de big data ou o uso de ferramentas de BI.

Atualmente, as conexões 4G (as mais comuns em redes móveis) estão cada vez mais deixando a desejar devido ao aumento do uso de novas tecnologias, ao uso do armazenamento na nuvem e ao manuseio de arquivos cada vez maiores, bem como ao boom dos vídeos na internet.

Prova disso foi a pandemia da Covid-19, que, apesar de trazer consigo um aumento do uso do 4G no Brasil e uma melhora na sua qualidade, deixou em evidência problemas principalmente quando se trata de resoluções mais altas de vídeo em streaming.

Com o 5G, tais problemas desparecem, já que cada dispositivo conectado à rede móvel desfrutará de velocidades que podem chegar a até 20 Gb por segundo, de 10 a 20 vezes mais rápido que a velocidade oferecida pelas conexões atuais 4G.

A revolução 5G

A chegada do 5G está carregada de melhorias significativas no campo da comunicação, tanto para os usuários comuns como no âmbito profissional.

Devido à pandemia do coronavírus e após a quarentena, muitas empresas contam com mais trabalhadores remotos e mais serviços na nuvem, o que exige uma capacidade de conexão muito maior do que antes. A implementação do 5G permitirá atender a essa demanda crescente  e mudar a forma de comunicação, possibilitando que mais dispositivos sejam conectados à internet, enviando e recebendo dados em tempo real.

Nenhum dispositivo 5G perderá a qualidade da conexão devido à saturação da rede, como acontece atualmente com o 3G ou o 4G. No caso do 5G, cada dispositivo terá uma conexão exclusiva, como se se tratasse de um único cabo, sem compartilhar a conexão com ninguém, o que também aumentará a segurança da transmissão de dados.

Outra vantagem do 5G é a redução do tempo de latência, o tempo necessário para que a rede responda a uma solicitação. No caso de 5G, esse tempo é reduzido a 3 milissegundos (em média), algo que passará quase despercebido pelo usuário.

Mudanças que o uso de 5G implicará

A implementação da 5G introduzirá mudanças tanto para as empresas quanto para o consumidor final.

Para o uso pessoal, haverá uma conexão mais rápida e estável, permitindo que os arquivos possam ser baixados e os filmes possam ser transmitidos em questão de milissegundos, como se estivessem armazenados na memória de nossos dispositivos.

Outra vantagem é que não precisaremos expandir nosso cartão de memória interno ou a capacidade de nosso computador, já que poderemos armazenar e acessar nossos arquivos armazenados na nuvem instantaneamente, mesmo aqueles muito grandes.

O 5G também facilitará o avanço da internet das coisas (IoT), com mais objetos do cotidiano, como sua geladeira ou carro, podendo ser conectados à internet e controlados remotamente sem interrupção e em tempo real.

A Cisco prevê que até 2023 haverá 5,7 bilhões de dispositivos móveis no mundo, número que certamente será superado pelas novas circunstâncias surgidas durante e após a pandemia. O 5G sem dúvida desempenhará um papel fundamental para facilitar o acesso e garantir o tráfego de dados para todos os dispositivos conectados à internet.

No campo profissional, as vantagens do 5G vão além de simplesmente ser capaz de conectar objetos à internet. Ela permitirá, por exemplo, a realização de cirurgias remotas e a operação remota de máquinas na indústria ou de veículos controlados à distância.

Em B2B (business to business), a tecnologia 5G também proporcionará melhorias nas relações e nos processos comerciais, com sistemas de logística que rastreiam remessas em tempo real ou softwares de gestão de armazém inteligentes que auto-gerenciam os pedidos, por exemplo.

Essa tecnologia também poderá impulsionar o crescimento das empresas de tecnologia, que encontrarão um mercado que exige mais serviços e produtos baseados em conexões na nuvem ou à internet.

As vantagens do 5G e seus benefícios para as PMEs

O acesso ao 5G permitirá às pequenas e médias empresas (PMEs) implementar serviços e tecnologias que antes estavam disponíveis quase exclusivamente a grandes organizações com alto poder aquisitivo.

O 5G ajudará no estabelecimento de um novo rumo para o desenvolvimento de empresas, pois permitirá uma melhor automatização de processos e uma maior otimização de recursos. A possibilidade de conectar mais elementos e equipamentos à internet facilitará o trabalho remoto, economizando custos de manutenção e viagens de pessoal.

Outra das vantagens do 5G para as PMEs é a possibilidade de um uso mais amplo dos serviços na nuvem. Isso permitirá que as empresas evitem ter de comprar e manter servidores locais. Também não será necessário manter uma rede de cabeamento físico para que os computadores e equipamentos de uma empresa possam se conectar à internet de alta velocidade.

A entrada do 5G no ambiente de negócios também permitirá explorar melhor o potencial dos softwares de inteligência artificial e ferramentas de machine learning, seja para fins externos ou internos. Por exemplo, no área de marketing, o comportamento do cliente poderá ser analisado de forma otimizada graças a conexões mais rápidas e seguras. 

O 5G no Brasil

O 5G ainda não está implementado no Brasil, ainda que alguns testes já venham sendo realizados pelas principais operadoras desde julho. 

A experiência do usuário, no entanto, não está sendo igual ao que será o 5G real, já que estão sendo utilizadas as infraestruturas de 3G e 4G para os testes.

E quando a tecnologia estará disponível?

Devido à pandemia, o leilão das faixas de frequência para o seu funcionamento foi adiado de março para o final deste ano. Novos atrasos nos testes empurraram a data do começo das operações para o início de 2021. 

Busca softwares para gestão na nuvem? Confira nosso catálogo!

Von Umfragen bis zu Social Listening: Kundendaten erfolgreich erfassen und einsetzen

Von Umfragen bis zu Social Listening

Social Listening und die Analyse von Kundendaten helfen, Kundenbedürfnisse besser nachzuvollziehen und zu erfüllen. Die folgenden einfachen Methoden machen es möglich. Dabei gilt es, auch auf den Datenschutz zu achten.

Von Umfragen bis zu Social Listening

Die Themen dieses Artikels:

  • Gründe für das Erfassen von Kundendaten
  • Herausforderungen beim Erfassen von Kundendaten
  • 9 einfache Methoden zum Erfassen von Kundendaten
  • Sichern von Kundendaten
  • Fazit: Kundendaten sinnvoll nutzen

Wer hat es nicht schon einmal erlebt: Man sucht nach etwas im Internet und kurz darauf bekommt man auf Facebook Werbeanzeigen für das gleiche Produkt angezeigt. Ein Zufall? Unwahrscheinlich. Doch woher kennen Technologieunternehmen wie Facebook und Google unseren Suchverlauf und wie gelingt es ihnen, uns passende Produkte vorzuschlagen?

Die Unternehmen sammeln die Datenhinweise, die wir auf ihrer Website, in Onlineshops und überall sonst im Internet hinterlassen. Sie fügen diese Hinweise zusammen und identifizieren so Kunden mit hoher Konversionswahrscheinlichkeit, denen sie Werbung anzeigen können. Ohne Social Listening und andere Methoden zum Erfassen von Kundendaten wäre diese gezielte Ansprache nicht möglich.

In diesem Artikel erläutern wir, warum jedes Unternehmen Kundendaten sammeln sollte und wie dies möglich ist, ohne Datenschutzprobleme zu bekommen – und das auf möglichst kostengünstige Weise.

Gründe für das Erfassen von Kundendaten

Kunden interagieren auf vielfältige Weise mit einem Unternehmen. Sie entdecken es online, besuchen das Ladengeschäft, gelangen auf das Social-Media-Profil, sprechen mit einem Außendienstmitarbeiter, telefonieren mit dem Kundensupport und mehr. Bei all diesen Interaktionen hinterlassen sie Daten, die erfasst werden können. Diese Daten können Unternehmen zu verschiedenen Zwecken nutzen:

Werbe- und Marketingstrategien optimieren

Kundendaten bilden eine solide Grundlage für das Weiterentwickeln von Marketingstrategien. Sie zeigen, welche Anzeigen die meisten Kunden interessieren, welche Marketingmethoden am besten funktionieren und woher die meisten Kunden kommen (z. B. Einzelhandel, Onlinehandel oder E-Mail-Marketing). Mit diesen Informationen lassen sich Marketingkampagnen effektiver gestalten und mit personalisierten Anzeigen und Angeboten genauer auf die Kunden ausrichten.

Kundeninteraktionsdaten zeigen außerdem, wo es aktuell Probleme und Verbesserungspotenzial gibt, Beispielsweise bei einer langsam reagierenden Website oder langen Wartezeiten bei Kundenanrufen.

Personalisierte Services anbieten

Kundendaten sind eine Fundgrube an Informationen zu den Vorlieben, Abneigungen und Verhaltensmustern der Kunden. Aus ihnen lässt sich erkennen, wonach Kunden suchen, welche Produkte sie bevorzugen, auf welchen Plattformen sie am aktivsten sind, wie sie gerne mit der Marke interagieren möchten und mehr.

Darauf basierend kann ein Unternehmen personalisierte Dienstleistungen, Angebote oder Rabatte anbieten, die die Kundenzufriedenheit und damit auch die Konversionswahrscheinlichkeit stärken.

Herausforderungen beim Erfassen von Kundendaten

Beim Sammeln von Verbraucherdaten stehen Unternehmen vor zwei zentralen Herausforderungen:

Datenschutz- und Datensicherheitsgesetze

Das Thema Datenschutz ist hochaktuell: Unternehmen und Regulierungsbehörden haben in den letzten Jahren einige zusätzliche Gesetze zum Umgang mit Daten und ihrer Speicherung erlassen. Diese unterscheiden sich teils von Land zu Land. Wichtig sind unter anderem die folgenden Gesetze und Verordnungen:

  • DSGVO: Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union reguliert die Erfassung, Speicherung und Nutzung von personenbezogenen Daten durch Unternehmen. Eine der zentralen Bestimmungen legt fest, dass für den Einsatz von Cookies die Einwilligung der Website-Nutzer*innen eingeholt werden muss und diese die Möglichkeit haben müssen, zuvor an das Unternehmen weitergegebene personenbezogene Daten einzusehen und zu löschen.
  • HIPAA: Wer Produkte außerhalb Deutschlands und Europas vertreiben möchte, muss sich zwingend mit den im jeweiligen Land geltenden Datenschutzgesetzen vertraut machen. Ein Beispiel ist der Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) in den USA, der den Umgang mit Patientendaten regelt und den Personen das Recht an ihren eigenen Gesundheitsinformationen gibt.
  • PCI DSS: PCI DSS ist ein Informationssicherheitsstandard, an den sich Unternehmen halten müssen, die Kreditkarten-Transaktionen übermitteln, speichern oder abwickeln.

Investitionen in Technologien und Tools

Kund*innen kommen an den unterschiedlichsten Punkten mit einem Unternehmen in Berührung. Wenn sämtliche Touchpoints abgedeckt werden sollen, muss in zahlreiche Datenerfassungstools investiert werden, beispielsweise für das Social Media Monitoring und das Erstellen von Formularen. Für manche Touchpoints sind möglicherweise noch nicht einmal entsprechende Tools verfügbar.

Allerdings müssen diese Tools nicht teuer sein: Im Folgenden wollen wir ein paar Tipps dafür geben, wie auch kostenlose Tools gewinnbringend eingesetzt werden können.

9 einfache Methoden zum Erfassen von Kundendaten

Die folgenden Methoden machen es möglich, kostengünstig Kundeninformationen an verschiedenen Touchpoints zu erfassen:

1. Web-Tracking-Techniken

Web-Tracking zeigt auf, wer eine Website besucht und wie er dorthin gelangt ist. Mithilfe von Cookies wird das Surfverhalten analysiert, einschließlich der besuchten Seiten, der auf jeder Seite verbrachten Zeit und mehr. Außerdem kann es Drittanbietern wie Facebook gestattet werden, ihre Cookies auf einer Website zu platzieren.

Viele Nutzer*innen betrachten Cookies allerdings als Verletzung ihrer Privatsphäre und mittlerweile ist es gesetzlich verpflichtend, ihre explizite Zustimmung vor dem Einsatz von Cookies einzuholen.

Cookie-Nutzung auf der Website der Vogue
Nutzerpräferenzen für die Cookie-Nutzung auf der Website der Vogue (Quelle)

2. Onlineformulare

Mit klassischen Onlineformularen lassen sich zentrale Informationen wie Namen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern von Personen, die mit dem Unternehmen interagieren, ganz unkompliziert erfassen. Dies bietet sich beispielsweise an, wenn jemand sich auf der Website anmeldet, ein kostenloses E-Book herunterlädt, sich für eine Testversion registriert oder einen Rabattgutschein anfordert. Ladengeschäfte können Papierformulare nutzen.

Die erfassten Daten sollten in der CRM– oder Marketing-Software eingespeist werden, damit sie zentral zur Verfügung stehen. Sie bieten Auskunft über die Demografie der eigenen Zielgruppe, zum Beispiel ihr Alter, ihre Region oder ihre Berufe.

Auch mit kostenlosen Tools zur Formularerstellung lassen sich mühelos ansprechende Web-Formulare erstellen.

Vorlagen für Web-Formulare in Formstack
Vorlagen für Web-Formulare in Formstack (Quelle)

3. Social Listening

Heutzutage ist es für die meisten ganz alltäglich, in sozialen Medien von ihren Erfahrungen mit Dienstleistungen zu berichten oder Produktbesprechungen zu teilen. Gleichzeitig erwarten sie, dass Unternehmen dort auf ihre Anfragen reagieren. Daher gilt es, aktiv zu verfolgen, was online über die eigene Marke gesagt wird.

Mit Social Listening-Tools (hier eine kostenlose Auswahl) lassen sich Beiträge und Gespräche in sozialen Medien analysieren, um die eigene Zielgruppe besser kennenzulernen. Social Listening-Tools erfassen Markenerwähnungen, erstellen Stimmungsbilder und erkennen häufige Themen in Gesprächen rund um eine Marke oder die Konkurrenz.

Markenerwähnungen in sozialen Medien mit Brand24
Analyse von Markenerwähnungen in sozialen Medien mit Brand24 (Quelle)

4. Umfragen und Abstimmungen

Umfragen und Abstimmungen sind die einfachste Möglichkeit, direktes Feedback und Antworten von Kund*innen einzuholen und gleichzeitig grundlegende Kundendaten wie Name, E-Mail-Adresse, Alter und Region zu erfassen. In Kombination mit den Umfrageantworten können so Kunden-Cluster mit ähnlichen Vorlieben erstellt werden, an denen sich die Marketingstrategie und die Produktentwicklung orientieren.

Umfragen und Abstimmungen können auf der Website, in sozialen Medien oder auch per E-Mail durchgeführt werden. Zu diesem Zweck gibt es einige Gratistools für Online-Umfragen.

Umfrageoptionen in SoGoSurvey
Umfrageoptionen in SoGoSurvey (Quelle)

5. Treueprogramme

Wenn Kund*innen sich bei einem Treueprogramm anmelden, geben sie meist persönliche Informationen an, die für das personalisierte Marketing genutzt werden können, zum Beispiel ihre Interessen oder ihren Wohnort. Die von Software für Kundenbindungsprogramme erfassten Daten sind außerdem für Cross-Selling, Upselling und Produktentwicklung nützlich.

Es bietet sich an, Kund*innen bei einem Kauf mit ihrer Treuekarte zu fragen, ob sie für ein paar Extrapunkte an einer langfristigen Untersuchung teilnehmen möchten.  Wer noch eine Kundenbindungssoftware benötigt, findet auch hier kostenfreie Optionen.

6. CRM-Software und Serviceteams

In CRM-Software werden zahlreiche Kundeninformationen gespeichert, die nur noch eingesetzt werden müssen, beispielsweise Kontaktdaten, Interaktionsverläufe und bevorzugte Servicekanäle. Für Unternehmen, die bisher noch keine CRM-Software zum Speichern und Organisieren von Kundendaten nutzen, lohnt sich die Investition definitiv. Für den Anfang reicht auch eine kostenlose CRM-Lösung.

Wichtige Kunden-Touchpoints sind natürlich auch das Vertriebspersonal und der Außendienst. Sie kennen die Probleme und Wünsche der Kunden im Detail und sollten unbedingt regelmäßig die Gelegenheit bekommen, von ihren Erfahrungen zu berichten.

Erfassen von Kundendaten in Weclapp Cloud CRM
Erfassen von Kundendaten in Weclapp Cloud CRM (Quelle)

7. Kundendatenplattformen (CDP)

CDP-Software erfasst und verwaltet Kundeninformationen aus verschiedenen Quellen automatisch. So entsteht eine Übersicht über alle bestehenden Kunden, die mit integrierten Analysefunktionen nach Standort, Alter, Kaufpräferenzen usw. segmentiert werden können.

Anders als bei CRM-Software können mit CDP-Software auch sehr große Datenmengen gespeichert werden, darunter grundlegende Daten zur Kundenidentität, unstrukturierte Interaktionsdaten und Daten zum Kundenverhalten. Die Integration von CDP-Plattformen und bereits vorhandener Software für Kundenservice und Marketing schafft ganzheitliche Kundenprofile, die Daten aus allen Tools umfassen. Kostenlose CDP-Tools erleichtern den Einstieg.

Erfassung und Zuordnung von Kundendaten aus mehreren Quellen
Erfassung und Zuordnung von Kundendaten aus mehreren Quellen in CustomerLabs CDP (Quelle)

8. Warenkorbanalysen

Die Analyse von Warenkorb- und Point-of-Sale-Daten (POS) gibt Aufschluss über Kaufverhalten und Kaufabsichten. Wenn jemand beispielsweise Windeln in den Warenkorb legt, hat er vermutlich ein Baby und könnte an Angeboten zu anderen relevanten Produkten interessiert sein.

POS– und E-Commerce-Daten verraten außerdem die bevorzugten Zahlungsmethoden der Kund*innen, ihre Markenwahl, durchschnittliche Ausgabetrends und Einkaufshäufigkeiten.

9. Recherchedienste von Drittanbietern

Dienstleistungen von Verbraucherforschungsunternehmen können zusätzliche Einblicke in Kundenvorlieben und Kaufverhalten liefern. Die Anbieter stellen Daten aus verschiedenen Quellen zusammen, darunter Umfragen, soziale Medien, Interviews und Fokusgruppengespräche.

Sie liefern Berichte mit demografischen Daten, die Vorlieben und Muster im Kaufverhalten von breiteren Kundensegmenten aufzeigen. Zum Analysieren der Vorlieben einzelner Personen sind sie meist weniger geeignet.

Sichern von Kundendaten

Alle erfassten Kundendaten müssen zwingend gut gesichert werden, um sie vor Hackern zu schützen, das Kundenvertrauen nicht zu verspielen und nicht zuletzt gesetzliche Regelungen einzuhalten. Dazu sind unter anderem die folgenden grundlegenden Maßnahmen unverzichtbar:

  • Daten verschlüsseln: Eine gute Verschlüsselung schützt die Daten davor, ausgespäht zu werden. Selbst wenn Hacker an die Daten gelangt sind, können sie sie ohne die richtigen Verschlüsselungsschlüssel nicht auslesen. Unter anderem sollten die Daten in CRM-Systemen, Treueprogrammen und Webformularen verschlüsselt werden, genau wie an allen anderen Orten, an denen personenbezogene Daten gespeichert werden.
  • Den Zugriff auf sensible Kundendaten beschränken: Nicht alle, die in einem Unternehmen arbeiten, brauchen auch Zugriff auf sämtliche Kundendaten. Deshalb sind Zugriffskontrollen mit festgelegten Zugriffsrechten (Anzeigen, Bearbeiten oder Löschen) für vertrauliche Kundendaten unverzichtbar. Hierfür sind Zugriffsmanagement-Tools hilfreich.
  • Die Sicherheit von Datenerfassungstools prüfen: Schlecht gesicherte Umfrage-, CRM- oder Web-Builder-Software wird schnell zum Einfallstor für Hacker. Deshalb sollte man Anbieter vor dem Kauf unbedingt fragen, ob sie Sicherheitsfunktionen (wie eine Verschlüsselung) anbieten, sichere Rechenzentren nutzen und sich verpflichten, die Daten nicht an Dritte weiterzugeben.
  • Eine rechtssichere Datenschutzerklärung nutzen: Spätestens seit Einführung der DSGVO ist eine Datenschutzerklärung auf jeder Website, die Daten erhebt, unverzichtbar. Um sicherzugehen, sollte man sich beim Erstellen der Datenschutzerklärung rechtlich beraten lassen. Dies ist generell empfehlenswert, bevor Kundendaten erfasst oder entsprechende Tools genutzt werden.
  • Personalschulungen zu Datenschutz und Compliance anbieten: 50 % der Datensicherheitsverletzungen geschehen aufgrund menschlichen Versagens. Ein Teil dieser Fehler kann verhindert werden, wenn das Personal ausführliche Schulungen zur Datenklassifizierung, Verordnungen wie der DSGVO und dem sicheren Umgang mit sensiblen Daten erhält.
Nutzerrichtlinien zur Zugriffsbeschränkung in Duo Security (Quelle)
Nutzerrichtlinien zur Zugriffsbeschränkung in Duo Security (Quelle)

Fazit: Kundendaten sinnvoll nutzen

Aus professionell erfassten und sicher gespeicherten Kundendaten lässt sich eine Menge Gewinn schlagen – wenn man sie richtig nutzt. Sie ermöglichen fundierte Geschäftsentscheidungen und die Personalisierung von Marketing und Kundenservice und helfen ganz grundlegend dabei, die eigenen Kunden überhaupt richtig kennenzulernen.

Beim Umsetzen der genannten Methoden lautet der Grundsatz: Achte auf den Datenschutz, analysiere die erfassten Daten mit geeigneten Tools und ziehe daraus konkrete, handlungsrelevante Schlüsse. 

Wirf einen Blick auf unser Verzeichnis mit erstklassig bewerteten Datenanalyse– und Business Intelligence-Tools, um diesem Ziel einen Schritt näher zu kommen. Auch in den anderen Softwarekategorien zu Datenerfassung, Social Listening und Datenanalyse findest du zahlreiche relevante Tools.

Wie geht’s jetzt weiter? Wirf einen Blick auf unser Verzeichnis der besten Business Intelligence Software.

Methodik und Haftungsausschluss

Die Marketing Personalization Survey wurde von GetApp im Dezember 2019 unter 406 Verbraucher*innen durchgeführt.  Die Befragten mussten in den USA wohnhaft sein und eigenen Angaben zufolge mindestens einmal monatlich online Nachrichten verfolgen und online einkaufen.

Die GetApp Consent Management Surve wurde von GetApp im November 2019 unter 390 Verbraucher*innen durchgeführt. Die Befragten mussten in den USA wohnhaft sein und eigenen Angaben zufolge mindestens einmal monatlich online Nachrichten verfolgen und online einkaufen.

Die GetApp Data Privacy & Consent Management Survey wurde von GetApp im November 2019 unter 178 Verbraucher*innen durchgeführt. Die Befragten mussten in den USA wohnhaft sein und eigenen Angaben zufolge in Vollzeit oder selbständig im Bereich Vertrieb, Marketing, Kundenservice oder IT tätig sein.

Hinweis: Die in diesem Artikel ausgewählten Anwendungen dienen als Beispiele, um Funktionen im Kontext zu präsentieren. Dies stellt keine Empfehlung von GetApp dar. Die Informationen stammen aus Quellen, die wir als vertrauenswürdig beurteilen.

Beter contractbeheer met een professionele contractmanagement tool

professioneel contractmanagement

Elke onderneming heeft te maken met contracten: huurcontracten, contracten met de verzekeringsmaatschappij, contracten met leveranciers en klanten of arbeidscontracten. Het niet nakomen van de contractvoorwaarden kan financiële claims tot gevolg hebben. Excel lijkt wellicht een goede (goedkope) oplossing, maar je moet het wél allemaal zelf bijhouden.

Effectief contractmanagement met professionele contractmanagement software zorgt dat je niet voor onverwachte kosten komt te staan in verband met boetes of vergeten opzegtermijnen. Inzicht, overzicht en signalering zijn de sleutelwoorden.

professioneel contractmanagement

Contract beheren in Excel

Het beheren van contracten in losse spreadsheets is mogelijk een goede oplossing als er sprake is van een klein aantal standaardcontracten. Het is voordelig, want er hoeft geen software aangeschaft te worden. Het kost echter wel tijd om alles up-to-date te houden. Wordt het aantal contracten groter, dan kost het in Excel al snel erg veel tijd om de gegevens overzichtelijk te houden en de integriteit te waarborgen.

In een spreadsheet kun je wel makkelijk contracten registreren, maar niet beheren of managen. Op de site van MochaDocs staat een casestudy over de struggle van het managen van contracten met Excel. Daaruit blijkt dat het niet eenvoudig is. Er ontstaan problemen door het werken in verschillende Excel versies, door beperkingen in de e-maildienst (alleen Outlook kan gebruikt worden) en mogelijke fouten in de code van de gemaakte oplossing. Vaak weet enkel de maker van de spreadsheet hoe deze precies is opgezet, wat een risico voor de continuïteit kan betekenen.

Waarom contractmanagement?

Door gebruik te maken van contractmanagement software, worden mijlpalen, aflooptermijnen, betalingstermijnen, opzegtermijnen en nog veel meer parameters bijgehouden. Automatische herinneringen worden gestuurd als een kritiek moment nadert, zodat tijdig actie ondernomen kan worden. Mijlpalen kunnen tevens workflows aansturen, zodat de juiste persoon geïnformeerd wordt; automatisch, dus het bespaart veel tijd en zorgen.

Digitale opslag van contracten maakt het mogelijk snel een contract terug te vinden: op nummer, naam, type, sector enzovoorts. Wordt er gekozen voor een cloud-oplossing, dan zijn de documenten 24/7 overal beschikbaar en in geval van een calamiteit zijn de contracten tevens veilig opgeslagen. Contractmanagement software komt overigens met nog veel meer functionaliteiten.

overzicht contracten in gatekeeper
Overzicht van contracten in de cloudgebaseerde oplossing voor contractbeheer  GateKeeper (bron)

De belangrijkste functionaliteiten van een contract management systeem

Centrale digitale opslag

Het centraal digitaal bewaren van contracten is de basisfunctionaliteit van contractmanagement software. Niet meer zoeken in archiefkasten of op de harddrives van verschillende apparaten. Snel overzicht, want contracten zijn te categoriseren op vrij te definiëren parameters.

Opstellen contracten en sjablonen

De software helpt bij het opstellen van een contract door bijvoorbeeld gebruik te maken van templates en clausuleblokken.

template-overeenkomst-contractbeheer
Sjabloon van een standaard overeenkomst in de contractbeheertool Precisely (bron)

Versie management en het koppelen van een workflow

Versiebeheer zorgt er onder andere voor dat alle betrokkenen met de laatste versie van een contract werken en dat een contract door de juiste personen wordt geautoriseerd. Met een gekwalificeerde e-handtekening kunnen contracten digitaal en rechtsgeldig worden ondertekend, zodat het proces van het aanbieden van een contract tot en met acceptatie en ondertekening snel en veilig online kan gebeuren.

Automatische levensduurbeheer

Veel tijd (en dus geld) wordt bespaard met het automatisch managen van de contracten. De voorheen genoemde bewaking van mijlpalen, lopende verplichtingen of einddata en opzegtermijnen gebeurt geheel automatisch.

Rapportage

Contractmanagement software heeft tevens uitgebreide rapportage mogelijkheden. Deze geven met een druk op de knop onder andere inzicht in:

  • de contractstatus en de contract life cycle dankzij triggers, als afloopdatum, opzegtermijn, mijlpalen etc.;
  • de kosten welke met een contract zijn gemoeid;
  • de waarde van een contract of groep contracten;
  • de prestaties van contractpartners.
  • De risico’s van een contract
risicobeheer contractmanagement tool icertis
Een analyse van het risico van een contract in contract management tool Icertis (bron)

E-negotiation

Snel en accuraat vanuit de werkplek. Je hebt tevens een schat aan informatie ter beschikking bij onderhandelingen van nieuwe contracten. Een snelle beschikking over de contractdata van eerder afgesloten contracten, helpt bij het evalueren van de nieuwe voorwaarden. Ingestelde compliance regels bewaken tevens de bedrijfsstandaarden. Met een druk op de knop stuur je het voorstel naar de klant.

digitaal contractbeheer met Conga
Digitaal contractbeheer in Conga Contracts (bron)

Waar moet je op letten bij het kiezen van een contractmanagement systeem?

Een van de eerste vragen die gesteld moet worden is: “cloud of on-premise?” Bij on-premise installaties heb je alles in eigen hand. Kies je voor de cloud, dan heb je geen zorgen over software en infrastructuur, maar de leverancier moet garant kunnen staan voor de beveiliging van de contractdata. Onderstaande punten zijn daarom van belang.

  • Is de leverancier ISAE 3402 en ISO 27001 en/of ISO 9001 gecertificeerd? ISO 27001 is een internationale norm voor gegevensbeveiliging binnen de organisatie en ISAE 3402 betreft een audit standaard voor uitbestede processen. Cloudhosting wordt namelijk door softwareleveranciers veelal uitbesteedt aan een derde partij. ISO 9001 is de internationale norm voor kwaliteitsmanagementsystemen.
  • Waar staan de servers? Heb je een Nederlands bedrijf, dan kies je het beste voor een leverancier die zijn servers in Nederland of in elk geval binnen de EU heeft staan. Dit onder andere in verband met verschillen in de privacywetgeving in verschillende delen van de wereld.
  • Hoe zijn back-ups en een eventuele recovery geregeld?

Bij het kiezen van de contractmanagement software dient er gekeken te worden naar de wensen en eisen binnen de onderneming. Een demo van de leverancier kan inzicht geven of de mogelijkheden van de software voldoen. Denk ook aan mogelijk gewenste functionaliteiten in de toekomst. Belangrijk is ook de support: Is deze online, 24/7 of enkel tijdens kantooruren? En wat is de responstijd? Ziet het er allemaal goed uit, dan rest enkel de implementatie nog. Informeer hoe de bestaande contracten worden overgezet naar de nieuwe contractapplicatie en welke ondersteuning er door de leverancier wordt geboden.

Belangrijke trends op het gebied van contractmanagement software

Het bekende “one size fits all” contract volstaat tegenwoordig niet meer. Bijna elk contract heeft klantspecifieke voorwaarden en prijscondities. Dankzij de contractmanagement software kunnen al deze gepersonaliseerde condities automatisch bewaakt worden en krijgen je tijdig een signalering als er actie ondernomen moet worden.

Artificial Intelligence (AI)

Kunstmatige intelligentie wordt steeds frequenter gekoppeld aan contractmanagement. AI analyseert alle contracten en clausules in de database en geeft voorstellen en inzichten bij het onderhandelen en opstellen van een nieuw contract. Hiermee wordt handmatig zoeken in voorgaande contracten en herhaling van mogelijke fouten in het verleden voorkomen, wat veel tijd bespaart.

En nu? Bekijk onze catalogus met contract management software om de juiste tool te vinden.

9 manieren om klantgegevens te verzamelen

klantgegevens verzamelen

Door klantgegevens te verzamelen, krijg je een beter inzicht in de behoeften van je klanten en kun je daar beter aan tegemoetkomen. Hier zijn enkele eenvoudige manieren om gegevens van klanten te verzamelen zonder hun privacy te schenden.

klantgegevens verzamelen

Het volgende komt aan bod:

  • Waarom zou je klantgegevens verzamelen?
  • Uitdagingen bij het verzamelen van klantgegevens
  • Negen eenvoudige manieren om klantgegevens te verzamelen
  • Hoe je de verzamelde klantgegevens beveiligt
  • Conclusie: profiteer van de gegevens die je hebt verzameld

Is het je wel eens opgevallen dat je op Facebook opeens een advertentie ziet voor een product dat je net online hebt gezocht? Toeval? Meestal niet. De grote vraag is dan: hoe kennen techbedrijven zoals Facebook en Google jouw zoekgeschiedenis en hoe sturen ze jou dan reclame voor producten waarin je geïnteresseerd bent?

Dat zit zo: Deze bedrijven verzamelen de data-aanwijzingen die jij achterlaat op hun website, op sites van webwinkels en op alle andere plaatsen die jij op internet bezoekt. Al deze aanwijzingen voegen ze samen en op basis van die informatie kunnen ze klanten identificeren die een grote kans op conversie bieden. En dat is dus de reden waarom het zo belangrijk is om klantdata vast te leggen.

In dit artikel bespreken we waarom jouw bedrijf, net zoals Facebook en Google, gegevens van klanten moet verzamelen en hoe je dat kunt doen zonder hun privacy te schenden. We kijken ook naar een paar eenvoudige manieren om klantgegevens te verzamelen zonder dat dat een vermogen kost.

Waarom zou je klantgegevens verzamelen?

De interactie van klanten met jouw bedrijf kan op veel verschillende manieren plaatsvinden. Mensen kunnen je online vinden, je fysieke winkel bezoeken, je social media checken, met een vertegenwoordiger praten, de klantenondersteuning bellen en ga zo maar door. Tijdens al deze interacties laten ze een dataspoor achter waarvan jij gebruik kunt maken. Je kunt op verschillende manieren van deze data profiteren.

Je reclame- en marketingstrategie verfijnen

De klantgegevens die je verzamelt, bevatten alle informatie die je nodig hebt om te bepalen hoe je jouw producten en diensten het beste aan de man kunt brengen. Je kunt hieruit afleiden welke advertenties de meeste klanten aantrekken, welke marketingmethoden beter presteren en waar de meeste klanten vandaan komen (retail-, online of e-mailmarketing). Gebruik deze data om effectievere marketingcampagnes te maken met advertenties en promoties die beter zijn afgestemd op specifieke klanten.

Klantinteractiedata laten je ook zien op welke gebieden jouw bedrijf nog achterblijft en hoe je dat kunt verbeteren. Misschien moet je je website optimaliseren om de klantervaring te verbeteren of de wachttijd aan de telefoon verkorten voor klanten die je klantenservice bellen.

Je klanten gepersonaliseerde diensten bieden

De klantdata die je verzamelt, biedt een schat aan informatie. Je kunt hier uithalen waar mensen wel en niet van houden, wat hun voorkeuren zijn en welke gedragspatronen ze vertonen. Je krijgt een beter inzicht in wat ze zoeken, welke producten favoriet zijn, op welke platforms ze vooral actief zijn, op welke manier ze met jouw bedrijf willen communiceren en nog veel meer.

Op basis daarvan kun jij dan gepersonaliseerde diensten, promoties of kortingen bieden om de klanttevredenheid en daarmee ook de kans op conversie te vergroten.

Uitdagingen bij het verzamelen van klantgegevens

Hier zijn twee belangrijke uitdagingen waarmee je als bedrijf te maken kunt krijgen bij het verzamelen van data van consumenten.

Compliance met wetgeving voor gegevensbeveiliging en privacy

Mensen worden zich steeds bewuster van het belang van dataprivacy. Er is dan ook veel nieuwe wet- en regelgeving voor het beheer en de opslag van klantgegevens waarmee je rekening moet houden. Die regels kunnen per land verschillen, maar we hebben er hier een paar belangrijke op een rijtje gezet:

  • AVG: De AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) is een EU-wet voor digitale privacy. Deze reguleert het verzamelen, de opslag en het delen van klantgegevens door bedrijven. Een belangrijke bepaling van de AVG is dat gebruikers in staat moeten worden gesteld hun cookievoorkeuren voor een website te beheren en de persoonlijke gegevens die ze eerder met jouw bedrijf hebben gedeeld, in te zien of te verwijderen. Lees hier meer over de AVG.
  • UAVG: Medische gegevens zijn volgens de AVG bijzondere gegevens en organisaties mogen deze gegevens alleen gebruiken als aan bijzondere voorwaarden wordt voldaan. Deze voorwaarden zijn verder uitgewerkt in de Uitvoeringswet AVG (UAVG).
  • PSD2-richtlijn: Betaaldienstverleners hebben toegang tot betaalgegevens van consumenten. Dit zijn vaak gevoelige persoonsgegevens, zoals gegevens over het inkomen en het koopgedrag. Daarom moeten betaaldienstverleners uitdrukkelijk toestemming vragen aan consumenten. Dit is vastgelegd in de tweede Payment Service Directive (PSD2).

Investeren in technologie en tools

Je bedrijf heeft meerdere contactpunten met klanten en om data van al die contactpunten te verzamelen, moet je investeren in uiteenlopende tools voor dataverzameling, zoals social media monitoring en formuliersoftware. In bepaalde gevallen zijn er zelfs nog geen tools om gegevens te verzamelen van een contactpunt dat voor jou relevant is.

De aanschaf van deze tools hoeft niet veel geld te kosten. In het volgende gedeelte vind je verschillende apps, waaronder ook gratis apps, die je kunt gebruiken om klantgegevens vast te leggen.

Negen eenvoudige manieren om klantgegevens te verzamelen

Hier is een lijst met veelgebruikte en kosteneffectieve manieren om klantgegevens van diverse contactpunten vast te leggen.

1. Gebruik technieken voor web tracking

Met web tracking kun je erachter komen wie je website heeft bezocht en hoe ze daar gekomen zijn. Met cookies wordt bijgehouden wat de surfpatronen van bezoekers zijn, welke pagina’s ze hebben bezocht, hoe lang ze op een pagina zijn gebleven enzovoort. Je kunt ook apps van derden, zoals Facebook, toestemming geven om hun cookies op jouw website te plaatsen.

Omdat veel gebruikers web tracking als een inbreuk op hun privacy zien, is het wettelijk vastgelegd dat je gebruikers expliciet om toestemming moet vragen voordat je cookies gebruikt om je bezoekers bij te houden.

klantgegevens voorkeuren beheren
Cookievoorkeuren van gebruikers op de website van de NDC mediagroep (bron)

2. Gebruik het oude vertrouwde leadformulier

Met online leadformulieren, ook wel webformulieren genoemd, kun je basisgegevens van klanten verzamelen tijdens hun interactie met jouw bedrijf. Dat zijn dan gegevens zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer en bedrijf. Mensen voeren deze gegevens in wanneer ze zich aanmelden op je website, een gratis document downloaden, zich registreren voor een gratis proefversie of een kortingsbon downloaden. Als je een fysieke winkel hebt, gebruik je papieren leadformulieren.

webformulier verzamelen klantdata
Sjablonen voor webformulieren die beschikbaar zijn op Formstack (bron)

De data die je met deze formulieren verzamelt, voer je in je CRM– of marketingsoftware in, zodat je een centrale opslagplaats hebt voor al je klantgegevens. Door deze data te analyseren, krijg je een beter demografisch inzicht in je doelgroep: leeftijdsgroep, religie, beroep enzovoort.

Bekijk deze (gratis) formuliersoftware om aantrekkelijke webformulieren te maken voor jouw bedrijf.

3. Luister naar wat klanten op social media zeggen

Consumenten vinden het tegenwoordig heel normaal om productreviews of service-ervaringen op social media te delen. Ze verwachten bovendien dat je op hun vragen op social media reageert. Dat betekent dat je actief moet luisteren naar wat klanten online zeggen.

social-media listening om cusotmer data te verkrijgen
Merkvermeldingen op social media bijhouden met Brand24 (bron)

Met social listening apps kun je de berichten van klanten op social media analyseren en meer inzicht krijgen in de kenmerken van je doelgroep. Met deze apps kun je merkvermeldingen bijhouden om het klantsentiment te peilen en algemene thema’s ontdekken in de gesprekken over jouw merk of je concurrenten.

Gebruik deze (gratis) social listening apps om je merkvermeldingen bij te houden.

4. Vergeet de enquêtes en peilingen niet

Enquêtes en peilingen zijn de eenvoudigste manier om rechtstreeks antwoorden of feedback te krijgen van je klanten. Ook hiermee kun je elementaire klantgegevens vastleggen, zoals naam, e-mail-ID, leeftijd en geloof. Gebruik deze informatie samen met de antwoorden van de enquête/peiling om clusters te maken van klanten met vergelijkbare voorkeuren. Stem dan je product- of marketingstrategie hierop af.

customer data via enquête tool
Publicatieopties voor enquêtes in SoGoSurvey (bron)

Je kunt enquêtes en peilingen op je website houden, maar ook op sociale media of via e-mail.

Hier zijn enkele (gratis) apps voor online enquêtes waarmee je klantgegevens kunt verzamelen door middel van enquêtes en peilingen.

5. Maak gebruik van je loyaliteitsprogramma

Van klanten die zich aanmelden voor je loyaliteitsprogramma, krijg je veel persoonlijke informatie, zoals interesses, locatie en demografische gegevens. Deze kun je gebruiken om je targeting en personalisatie te verbeteren. Bovendien kun je de data die door je customer loyalty software wordt vastgelegd, gebruiken voor cross-selling, upselling en het optimaliseren van je plannen voor productontwikkeling en je marketingcampagne.

Vraag klanten die hun klantenkaart gebruiken of ze willen deelnemen aan een enquête in ruil voor extra punten. Zo heeft iedereen er voordeel van.

Bekijk deze gratis opties als je nog geen customer loyalty tool hebt.

6. Kijk in je CRM-programma en praat met je serviceteams

CRM-software bevat uiteenlopende klantgegevens, zoals contactgegevens, een interactiegeschiedenis en de servicekanalen waaraan klanten de voorkeur geven. Dat is een schat aan waardevolle data waaruit je profijt kunt halen.

En ga dan meteen ook even praten met je sales- en buitendienstmedewerkers. Dit zijn belangrijke contactpunten met klanten en zij kunnen je meer vertellen over de specifieke pijnpunten en wensen van klanten.

vastelggen klantdetail in crm systeem
Klantdetails vastleggen in Weclapp Cloud CRM (bron)
Als je nog geen CRM-software gebruikt om klantgegevens vast te leggen en te organiseren, zijn hier enkele gratis apps om mee te beginnen.

7. Voeg een customer data platform (CDP) toe aan je tech stack

CDP-software is een tool voor het beheer van klantgegevens. Hiermee wordt automatisch data uit meerdere bronnen verzamelt, zodat je een 360-gradenbeeld krijgt van je bestaande klanten. Met de ingebouwde analysefunctionaliteit kun je klanten segmenteren op basis van locatie, leeftijd, shoppingvoorkeuren enzovoort.

In tegenstelling tot CRM-software kun je met een CDP grote hoeveelheden data verwerken en opslaan, niet alleen elementaire identiteitsgegevens van klanten, maar ook ongestructureerde interactiedata en gegevens over het gedrag van klanten. Deze platforms kun je ook met je bestaande klantenservice- en marketingsoftware integreren om holistische klantprofielen te maken met data van alle tools.

klantgegevens vanuit meerdere bronnen
Klantdata vanuit meerdere bronnen verzamelen en toewijzen in CustomerLabs CDP (bron)
Bekijk hier CDP-apps om een uniforme klantendatabase te maken.

8. Analyseer de winkelmandjes van je klanten

Analyseer het winkelmandje en de POS-data (Point of Sale) van je klanten om inzicht te krijgen in hun koopgedrag en aankoopintentie. Een winkelmandje met luiers wijst er bijvoorbeeld op dat de klant een baby heeft. Die klant kun je dan targeten met andere relevante producten en aanbiedingen.

Door POS-data en gegevens van eCommerce-winkelmandjes te analyseren, krijg je bovendien inzicht in de betaalmethoden waaraan je klanten de voorkeur geven, hun favoriete merken, gemiddelde uitgaven en hoe vaak ze shoppen.

9. Huur een extern onderzoeksbureau in

Maak gebruik van de diensten van externe onderzoeksbureaus om inzichten te krijgen in de voorkeuren en het koopgedrag van consumenten. Deze bureaus compileren data uit verschillende bronnen, zoals enquêtes, social media, interviews en focusgroepgesprekken.

De demografische datarapporten die je vervolgens ontvangt, geven je meer inzicht in de kooppatronen en voorkeuren van brede klantsegmenten. Je kunt er echter niet altijd individuele klantvoorkeuren uithalen.

Hoe je de verzamelde klantgegevens beveiligt

De data die je hebt verzameld, moet je goed beveiligen om hackers geen kans te geven, het vertrouwen van klanten in jouw merk te behouden en te voldoen aan de wet- en regelgeving op dit gebied. Hier zijn een paar manieren om dit te doen.

  • Gebruik encryptiemethoden om je data te versleutelen: Met encryptie maak je data ontoegankelijk voor nieuwsgierige ogen. Zonder de juiste encryptiesleutels kunnen hackers je data niet lezen, ook niet als ze deze hebben gestolen. Gebruik encryptie voor de data in je CRM-systeem, loyaliteitsprogramma’s, webformulieren en dergelijke. Hier is een handige gids als je meer wilt weten over encryptie.
  • Beperk de toegang tot gevoelige klantgegevens: Niet iedereen in jouw bedrijf heeft toegang nodig tot alle klantgegevens. Stel specifieke toegangsrechten (lezen, bewerken of verwijderen) in voor vertrouwelijke klantdata. Er bestaan apps voor toegangsbeheerdie je hierbij kunnen helpen.
  • Controleer hoe veilig je data capture apps zijn: Vraag bij leveranciers na of ze beveiligingsfunctionaliteit bieden (zoals encryptie), beveiligde datacenters hebben en jouw data niet met derden delen.
  • Publiceer je privacybeleid op je website:Laat bezoekers van je website weten dat je hun gegevens verzamelt. Publiceer een document met je privacybeleid waarin de servicevoorwaarden duidelijk worden uitgelegd. Verzamel geen data als gebruikers je voorwaarden niet accepteren.
  • Geef je medewerkers training over dataprivacy en compliance:Laat je medewerkers cursussen volgen over de verschillende niveaus van dataclassificatie, wetgeving zoals de AVG en hoe ze met gevoelige klantgegevens moeten omgaan.

    toegang tot data beperken met gebruikersrechten
    Gebruikersbeleid om de toegang tot data te beperken in Duo Security (bron)

Conclusie: profiteer van de gegevens die je hebt verzameld

We hebben gezien hoe je klantgegevens kunt vastleggen en beveiligen. Dan kunnen we nu gaan kijken hoe je die data kunt inzetten om je winst te verhogen. De data die je hebt verzameld, krijgen pas waarde als je er inzichten uithaalt. Op basis van inzichten uit klantdata kun je geïnformeerde zakelijke beslissingen nemen, je marketing en klantenservice personaliseren en gewoon je klanten beter leren kennen.

Als je deze methoden voor het vastleggen van data wilt gaan implementeren, moet je onthouden dat het uiteindelijk hierom gaat: de juiste tools gebruiken om de verzamelde data te analyseren en hier bruikbare inzichten uit te halen. 

En nu? Bekijk onze catalogus met data-analyse software om de juiste tool te vinden

Wat is low code? Snel applicaties bouwen gericht op functionaliteit

Wat is low code?

Een sterk stijgende vraag naar applicatiesoftware en een tekort aan IT-ontwikkelaars maken dat low code applicatie platformen voor veel bedrijven een oplossing bieden. Maar wat is low code precies? Dankzij deze platformen kunnen ontwikkelaars in rap tempo software-applicaties bouwen en blijven ontwikkelkosten tot een minimum beperkt. Met de grafische interface van een no code platform kun je ook zelf eenvoudige applicaties bouwen.

Gartner voorspelt dat in 2024 low-code applicatie-ontwikkeling verantwoordelijk zal zijn voor meer dan 65% van de applicatie-ontwikkelactiviteit (document beschikbaar voor klanten).

Wat is low code?

Wat is low code?

Een low code applicatieplatform (LCAP) automatiseert het ontwikkelproces. De ontwikkelaar concentreert zich op de kern van de zaak: de gewenste functionaliteit. Er wordt geprogrammeerd via een grafische interface en niet door code te typen, alhoewel dit laatste wel mogelijk blijft.

Gartner omschrijft een LCAP als volgt: “Een low code applicatieplatform maakt snelle ontwikkeling en implementatie van software-applicaties mogelijk met behulp van low code en no code technieken, zoals het beschrijvend modelgestuurd ontwerpen en ontwikkelen van applicaties, gevolgd door een eenvoudige “druk op de knop” implementatie.”

Een LCAP creëert metadata, waaruit tijdens runtime de onderliggende serverinfrastructuur wordt afgeleid. Veel lowcode platformen staan tevens procedurele programma-extensies toe. Een LCAP bestaat uit en ondersteunt:

  • Gebruikersinterfaces via responsieve webapplicaties en mobiele apps.
  • Een ingebouwde database.
  • Het modelleren en orkestreren van bedrijfsprocessen en beslissingen of regels.
  • Implementatie van applicaties met één druk op de knop.

Low code versus no code

Bij low code ligt de nadruk op het vereenvoudigen van het ontwikkelen van een applicatie. Het bouwen, testen, monitoren, integreren en opleveren (DevOp) zijn geautomatiseerd en gebeuren op de achtergrond. Hoewel de ontwikkelaar nog wel de mogelijkheid heeft om handmatig te programmeren, wordt de applicatie gebouwd met behulp van een grafische interface. Het resultaat is een korte oplevertijd van de applicatie. Met een LCAP blijft het mogelijk om complexe applicaties te bouwen, iets wat met een no code platform niet mogelijk is.

Een no code platform is voor het bouwen van eenvoudige applicaties met een beperkte functionaliteit. Er wordt gebouwd met blokjes, waarachter de programma-code schuilgaat. Het is als een soort Lego. Dit geeft natuurlijk enkele beperkingen, No code is vooral geschikt voor “key users” of “citizens” die gebruikmaken van Excel of Acces om missende functionaliteiten in het dagelijks werk te compenseren.

low code versus no code

Voordelen van low code

  • Door het automatiseren van het DevOps proces, wordt de ontwikkelings- en oplevertijd voor nieuwe applicaties sterk teruggebracht. In een tijd waarin er een tekort is aan IT-ontwikkelaars, is dit natuurlijk een sterk pluspunt.
  • Applicaties ontwikkeld op maat van de onderneming komen met de LCAP’s ook binnen bereik van de kleinere onderneming.
  • Zelf ontwikkelde applicaties zijn jouw eigendom.
  • Flexibel en snel inspelen op veranderingen wordt mogelijk, doordat voor kleine aanpassingen van applicaties niet altijd meer een programmeur nodig is. Dankzij de grafische interface kunnen deze door de eigen IT-afdeling of citizens worden gerealiseerd.
  • Verbetering van de gebruikers ervaring, mede door de mogelijkheid dat gebruikers zelf eenvoudige applicaties voor een ontbrekende functionaliteit of rapportage bouwen. Hiermee wordt een onbeheersbare “schaduw IT” voorkomen. De low code of no code applicaties zijn geïntegreerd in de bedrijfssoftware en is dus voor de IT-afdeling beter beheersbaar.
  • Aan de hand van role-based acces, heeft een IT-afdeling een centraal overzicht in de autorisaties van de gebruikers. Het aanpassen van autorisaties is slecht een kwestie van een nieuwe gebruikersrol toekennen of blokkeren bij een gebruiker.

3 soorten low code platformen

Niche platformen richten zich op een specifieke behoefte of bedrijfsproces, bijvoorbeeld Customer Relations Management (CRM) of Business Process Management (BPM). Deze applicaties moeten wel geïntegreerd worden met bestaande software architectuur in de onderneming, wat niet altijd eenvoudig is.

De tegenhangers van de nichespelers zijn de platformen welke geschikt zijn om alle typen applicaties te ontwikkelen. Vaak zijn er voor deze platformen API’s beschikbaar, zodat de applicaties gemakkelijk kunnen integreren met reeds bestaande software in de onderneming.

Tot slot zijn er nog platformen die zich specifiek richten op software-applicaties voor een speciale leverancier. Microsoft met Microsoft PowerApps, Google met Google App Maker en Oracle met Oracle Application Express (APEX) zijn hier voorbeelden van.

Hoe kies je het juiste low code platform?

Het begint allemaal met de vraag waarom je op zoek bent naar een low code platform, welke problemen denk je op te lossen?

  • Zoek je low code of no code?
  • Ben je opzoek naar één applicatie, of wil je alle bedrijfsprocessen onderbrengen op een LCAP?
  • Zoek je nieuwe functionaliteiten of uitbreiding van functionaliteit?
  • Zoek je applicaties geschikt voor desktop, mobiel of beide?
  • In de cloud van de leverancier (public of private), eigen cloud of toch liever on premise?

Wanneer je duidelijk voor ogen hebt wat je zoekt, kun je verschillende low code platformen gaan vergelijken. Het lezen van reviews van gebruikers kan zeer nuttig blijken in dit proces.

Op Capterra staan meer dan een miljoen reviews over softwareproducten, waaronder ook veel reviews van gebruikers van low code development software en no-code software. Het lezen van deze reviews helpt je om de juiste keuze te maken.

Voorbeelden van low code toepassingen

Oorspronkelijk werd low-code applicatie ontwikkeling gebruikt voor IT-personeel binnen een onderneming (B2E). Het is dan ook uitermate geschikt om bijvoorbeeld op maat gemaakte online databases te creëren voor het stroomlijnen van bedrijfsactiviteiten. Denk bijvoorbeeld aan verschillende doeleinden als lead management, project management, facturatie of klantgegevens. Gebruikers kunnen de database van scratch opbouwen of gebruik maken van sjablonen zonder programmering die de ontwikkeling vereenvoudigen.

database bouwen Teamdesk
Het bouwen van een leads management database vanuit een sjabloon van Teamdesk (bron)

Low code platformen kunnen ook toepassingen van verschillende afdelingen, zoals CRM, ERP, HR, boekhouding, verkoop en PM integreren met behulp van API’s. De software kan zo stap voor stap met de onderneming meegroeien.

applicatie bouwen zonder programmeren met Ninox
Eigen zakelijke toepassingen creëren met het low code platform Ninox (bron)

De positieve gebruikerservaring en schaalbare licentiemodellen hebben er echter toe geleid dat low-code nu ook wordt ingezet voor B2B en B2C applicaties. Denk bijvoorbeeld aan low code development software voor SaaS- en app-ontwikkelaars die hun gebruikers een geïntegreerde automatiserings- en integratiedienst willen aanbieden.

integraties bouwen met low code platform Cyclr
Connectors van Cycrl – Software waarmee app-ontwikkelaars hun klanten integratie-oplossingen kunnen bieden (bron)

Het verbeteren van de customer experience is een ander voorbeeld van een B2B of B2C toepassing. Mobiele applicaties gebouwd voor klanten, waarmee zij bijvoorbeeld inzicht in de status van de orders krijgen, of in de beschikbare voorraad.

En nu? Bekijk onze catalogus met low code development software om de juiste tool te vinden

* De in dit artikel genoemde toepassingen zijn voorbeelden om een functie in de context te tonen en zijn niet bedoeld als goedkeuringen of aanbevelingen. Ze zijn verkregen uit bronnen die ten tijde van de publicatie betrouwbaar werden geacht.

 

Bezoekersregistratie – waarom hebben bedrijven het nodig voor het “nieuwe normaal”

bezoekersregistratie

Met digitale bezoekersregistratie of visitor management houd je op een professionele manier bij wie je bedrijf bezoekt, voldoe je aan de AVG en kun je controle houden over het aantal bezoekers.

bezoekersregistratie

Hoeveel mensen bezochten je kantoor afgelopen maand? En vorige week? En hoe zit het met de bezoekers van 27 mei 2019?

Als je nog geen gebruikmaakt van bezoekersregistratie software, dan heb je waarschijnlijk enige moeite om deze vragen te beantwoorden. En zelfs als het je zou lukken, zou je waarschijnlijk een aantal mappen uit de kast moeten halen of een Exceldocument op je computer moeten openen om de berekening handmatig uit te voeren. Maar hoe nauwkeurig zijn deze gegevens? Zijn de namen in dat Exceldocument correct? En hoe zit het met de bezoektijd? Heb je ook genoteerd welke werknemer ze kwamen bezoeken?

Dit zijn enkele vragen die je zou kunnen stellen als je nog geen gebruikmaakt van bezoekersregistratie software. In dit artikel wordt besproken wat bezoekersregistratie inhoudt en wat de voordelen ervan zijn voor het “nieuwe normaal”.

Wat is bezoekersregistratie?

Bezoekersregistratie is het proces dat bedrijven helpt bijhouden welke mensen een locatie bezoeken. Het bezoekersbeleid kan variëren afhankelijk van je organisatie, type faciliteit, branche of geografische locatie. Sommige organisaties schrijven gewoon de naam van de bezoeker op, andere stellen strengere veiligheidseisen en vragen de bezoekers bijvoorbeeld om badges te dragen of juridische documenten te ondertekenen.

Wat is bezoekersregistratie software?

Bezoekersregistratie software is een technologie waarmee bedrijven eenvoudig bezoekers kunnen bijhouden die hun kantoor, winkel of welke locatie ook binnenkomen. Het kan gaan om een klant, koerier, sollicitant, zakenpartner of consultant, of zelfs om een familielid van je CEO. Het punt is dat iedereen die geen fulltimemedewerker is, als bezoeker wordt geregistreerd.

visitor management tool
Intekenlijst van de op Capterra beste beoordeelde gratis bezoekersregistratie software Envoy visitors waarop te zien is wie er op kantoor aanwezig is (bron)

Visitor managementsystemen helpen organisaties dus bij het implementeren en stroomlijnen van hun bezoekersbeheer. Naast bezoekers bijhouden, zijn ID-scannen, e-mailmeldingen en aanpasbare bezoekersbadges andere veel voorkomende functionaliteiten.

Lees de kopersgids

Voordelen van een visitor management tool voor het “nieuwe normaal”

Ten behoeve van bron- en contactonderzoek door de GGD is het in de horeca en uitgaansgelegenheden nu verplicht om contactgegevens van bezoekers te registreren. Om aan de anderhalvemeter afstandsregel te voldoen en ervoor te zorgen dat je medewerkers en bezoekers zich veilig voelen, is het voor veel bedrijven ook noodzakelijk om bezoekersregistratiesoftware te implementeren. Hiermee kan het aantal mensen in een afgesloten ruimte worden beperkt en de veiligheidsregels worden gewaarborgd.

De implementatie van bezoekersregistratiesoftware  heeft verschillende voordelen.

Virtuele screening via een vragenlijst

Screening is uiterst belangrijk om je ervan te verzekeren dat elke bezoeker die je restaurant, kantoor of winkel binnenkomt een goede gezondheid heeft. Naast het registreren van de naam, datum en tijd van aankomst van de gast, laat je de gast ook een digitale vragenlijst invullen over zijn gezondheidstoestand.

screening bezoekers vragenlijst gezondheid
Gezondheidscheck met de gratis visitor management software van SwipedOn (bron)

Dit kan ook handmatig gebeuren, maar dan heeft de bezoeker meer tijd nodig om de vragenlijst in te vullen, waardoor er onnodige wachtrijen kunnen ontstaan.

Bezoekersbeheersoftware maakt het verzamelen van gegevens eenvoudiger. Receptie- of winkelpersoneel kan snel bezoekersgegevens in het systeem invoeren, en gasten kunnen de vragenlijst meteen ter plaatse invullen.

De vragenlijst is nuttig voor het achterhalen van contacten als de bezoeker positief wordt getest op COVID-19.

Slaat automatisch bezoekersgegevens op en print ID-badges

Bezoekersregistratiesoftware kan badges afdrukken met een streepjescode. Wanneer het personeel van de receptie de code scant, worden automatisch de gegevens van de bezoekers weergegeven samen met hun foto, bezoeklogboeken en gegevens over de gezondheid van de drager van de badge.

De badge is ook handig om de registratie van bezoekers bij hun volgende bezoek te vereenvoudigen, aangezien het niet nodig is om dezelfde persoon keer op keer helemaal opnieuw te registreren.

ID-batch-printen
ID-badge printen met gratis bezoekersregistratietool SwipedOn (bron)

Verbetert het protocol van social distancing

Om de protocollen voor social distancing effectiever te maken, passen sommige landen beperkingen toe, zoals een maximumaantal mensen in kantoren of winkelcentra. Maar dit is zonder software voor bezoekersbeheer bijna onmogelijk.

Met behulp van het systeem kan de kantoor- of winkelmanager het aantal bezoekers in het gebouw eenvoudig volgen. Als de drukte dicht bij de toegestane limiet ligt, kan actie worden ondernomen om nieuwe bezoekers ergens anders te laten wachten of om het bezoekprogramma voor een andere dag aan te passen.

Optimaliseert de planning van vergaderingen

Bezoekersbeheersoftware maakt het eenvoudig om bezoektijden te organiseren. Een werknemer kan de tijden van zijn of haar bijeenkomsten direct in de systeemkalender instellen, de gegevens invullen van de persoon die hij of zij zal ontmoeten, het doel van het bezoek invoeren en de vragenlijst per e-mail naar de bezoeker sturen.

Het systeem maakt het ook makkelijker om de ruimtes te reserveren waarin de bijeenkomsten zullen plaatsvinden, waardoor de naleving van de veiligheidsregels wordt gewaarborgd.

Automatische meldingen

Een ander voordeel van het gebruik van bezoekersbeheersoftware binnen een bedrijf is de mogelijkheid voor werknemers om een automatische melding te ontvangen wanneer hun gasten op kantoor aankomen. Dankzij de eerder ingevulde gegevens en vragenlijsten kan het bezoekersregistratieproces zeer snel worden uitgevoerd.

De systemen zijn in staat om meldingen te verzenden via e-mail, sms en zelfs WhatsApp, waardoor de werknemer op het juiste moment de vergaderruimte en presentatietools in gereedheid kan brengen.

e-mail of sms versturen bij aankomst bezoekers
Sign In App stuurt bij aankomst van de bezoeker een e-mail of sms naar de host (bron)

Welke software moet je kiezen?

De belangrijkste functies om op te letten zijn:

Als je op zoek bent naar bezoekersregistratie software,  dan zul je merken dat de markt een verscheidenheid aan oplossingen biedt die aanpasbaar zijn aan elke behoefte. Hier volgen enkele van de belangrijkste functies die je kunt vinden in een tool voor bezoekersbeheer:

  • Eenvoudige en directe toegang: de digitale aanmelding is eenvoudig en je kunt de vragen en antwoordvelden aan je eisen aanpassen.
  • Pre-registratie: pre-registratie laat je weten wie er aankomt en wanneer.
  • Digitaal bezoekersregister: digitale logboeken van bezoekers zijn veilig en kunnen altijd en overal worden geraadpleegd.
  • Automatische meldingen: automatische meldingen maken het mogelijk tijd te besparen en de wachttijden voor bezoekers te verkorten.
  • Digitale juridische documenten: de aanwezigheid van juridische documenten in digitale vorm vergemakkelijkt het ondertekeningsproces.
  • Badges printen: de mogelijkheid om automatisch badges met een merk of gepersonaliseerd logo af te drukken maakt dat je de stroom mensen in gebouwen beter kunt organiseren en draagt bij aan een verfijnde en professionele uitstraling.
  • Foto’s van bezoekers: hiermee kun je in de gaten houden wie zich door het gebouw bewegen.
  • Integratie: het is belangrijk om bezoekersbeheersystemen te integreren in je  workflows met andere systemen.

De in dit artikel geselecteerde toepassingen zijn voorbeelden om een functie in de context te tonen en zijn niet bedoeld als goedkeuringen of aanbevelingen. Ze zijn verkregen uit bronnen die ten tijde van de publicatie betrouwbaar werden geacht.

En nu? Bekijk onze catalogus met bezoekersregistratiesoftware om de juiste tool te vinden

 

What Is Self-Service Business Intelligence Software?

self service business intelligence

Business intelligence (BI) software is a data analysis system that allows users to access, analyse and share information about their business. In turn, they can use performance metrics to make important business decisions every day. But where does self-service business intelligence software come into play?

self service business intelligence

With self-service BI tools, users don’t need to be a data scientist to operate it. On a daily basis, business users can:

  1. Define parameters
  2. Analyse data
  3. Generate reports.

Without self-service analytics programs, companies must depend entirely on data professionals to interpret and extract information on their behalf. However,  with a BI tool, companies can simplify and speed up this process. 

According to Gartner, data analysis will move further toward the forefront of transformational business strategies for 90% of companies in the coming years.

What is the difference between traditional BI and self-service BI?

The difference between traditional BI and self-service BI is that the latter offers democratised access and usability of the tool. 

When traditional BI tools appeared on the market, they required a complex IT structure—in addition to high maintenance costs and the need to invest in specialised workers. Not all companies have the resources for this structure. As a consequence, this meant the systems were mostly limited to large companies and multinationals.

With the emergence of self-service BI software, more small and medium-sized businesses can benefit from business intelligence. Partly, this is because of the simplified interface, ease of deployment, and a lower cost to adopt the software.

To break it down further, here are the main pros and cons of using a self-service BI tool:

pros and cons of self-service BI
Self-service BI tool pros and cons.

What are the advantages of adopting self-service BI? 

The advantages of self-service BI is the ease of accessibility for any user to take the platform and start using the data according to their needs. With the system, users can filter, analyse and extract data with its accompanying insights and learnings, without depending on specialists.

Here’s a self-service bi example within a typical business today: A  marketing team could use it to track new leads, including where they came from, and use this data to define future lead nurturing strategies. This planning can happen with the speed required to keep up with the fast-paced marketing industry, without having to wait on other departments to chip in.

Lastly, these tools are cloud-based so users can access information from anywhere. This is useful for remote teams, or those not based in a company office. Not only does it allow companies to be more flexible and productive, but it also helps them to save on infrastructure costs.

What are the limitations of self-service BI? 

Like all technology, self-service BI software doesn’t come without its limitations. But the good news is that most of these are not associated with the performance of the tool itself, but rather with the tool being misused. 

Common pitfalls & how to avoid them:

Below are the main pitfalls to be aware of:

Lack of planning

First and foremost, if you are implementing a BI tool, you should have a clear purpose or strategy for its use. This is so you have a clear direction when requesting and analysing data, and can use the data most advantageously for your business. 

In a context in which you may not yet have a clear strategy established,  you’ll likely accumulate a lot of reports that say the same thing. Often, this is difficult to spot because the reports look different by showing varied visuals and graphs, for example. However, the information is essentially the same, which risks confusion when interpreting the information and hinder productivity.

Lack of internal organisation

While a key benefit of the software is its usability ease, companies need to ensure they keep the system organised for any new users that join. This avoids any confusion if, for instance, someone departs the company and leaves a series of reports which aren’t clear to the team inheriting them. 

By keeping the tool well configured, companies also control which content is public or private This provides an important information security measure to help avoid the sharing or misuse of confidential data.

Lack of update

Updating the tool frequently helps with the accuracy of the data. If regular checks aren’t carried out, the software may emit erroneous data. The day-to-day running of the software doesn’t require heavy involvement from the IT team, but they should check in every so often to ensure the tool is still performing as they want it to.

Examples of self-service BI tools for you to consider for your company

Below is a selection of the best self-service BI tools for a range of expertise—we’ve included a full methodology of how we chose these tools at the bottom of this article.

1. Power BI

Power BI screenshot
User dashboard showing Power BI’s interface [Source]
Power BI is a tool from Microsoft which provides interactive visualisation and analytics features. It doesn’t require deep knowledge in BI, making it suitable for a range of professionals needing access to business data. Microsoft regularly provides optimisations thanks to the feedback it receives in the market, offering new features that meet the ongoing demands of businesses.

2. Tableau

Tableau screenshot
Types of data shown in Tableau’s dashboard [Source]
Tableau’s key advantage is its visualisation of data, regardless of the type and format of this information. The tool is compatible with most forms of data and offers the possibility to connect with large volumes of information for bigger requests.

3. OriginPro

OriginPro screenshot
Data display of OriginPro [Source]
OriginPro provides users with the flexibility to create graphics and a wide range of size, resolution and format options to display data. Users of the platform say it is easy to use because it has a  straightforward interface. 

4. SiSense

Sisense screenshot
Sisense interface displaying performance metrics [Source]
Users of SiSense say the platform is simple and easy to use, especially for those who are not data experts. As well as this, users highly rate the platform’s customer support service.

Looking for a BI tool? Check out our catalogue.

Methodology for the tool list

The tools selected for this article had to have an overall rating of at least 4.5 /5. They also required more than 100 user ratings in the Capterra directory. Also, the tools could not have a rating lower than 4/5 in the below requirements: 

  • Practicality
  • Customer service
  • Resources and quality
  • Price ratio.

89% verkiest bol.com boven Amazon.nl – de 4 pijlers van consumentenvertrouwen 

consumentenvertrouwen

Nederlandse consumenten hebben een voorkeur voor bol.com boven Amazon.nl, dat blijkt uit een onderzoek onder 857 Nederlandse consumenten*. Als een gewenst product in beide webshops verkrijgbaar is, dan koopt 89% van de respondenten het liever bij bol.com.

In de online non-food retailbranche waarin de concurrentie tussen webwinkels en marketplaces onverbiddelijk is, speelt consumentenvertrouwen een sleutelrol in de strijd om de voorkeur en loyaliteit van de klant. In het Brand Trust Onderzoek 2019 van Gartner (onderzoek beschikbaar voor klanten) wordt vertrouwen in een merk of bedrijf in verband gebracht met een toename van 18% van loyaliteit en een toename van 40% van de voorkeur. 

Het consumentenvertrouwen is echter nog nooit zo sterk gedaald als de afgelopen maand (CBS), waardoor (web)winkeliers hun kijk op vertrouwen herbeoordelen. Wat leidt tot consumentenvertrouwen en hoe kun je dit vergroten? Juist voor kleinere Nederlandse webwinkeliers die tegen grote jongens als Amazon en bol.com opboksen, zijn deze vragen van groot belang. Dit praktijkvoorbeeld geeft duidelijkheid over het belang van de vier pijlers van merkvertrouwen en hoe je deze kunt vergroten.

consumentenvertrouwen
Een praktijkvoorbeeld over consumentenvertrouwen

Capterra vroeg aan 857 gebruikelijke online shoppers of ze al eens iets op Amazon.nl hebben gekocht. Bijna de helft van de respondenten (45%) zegt ja, 29% is het nog van plan, maar 29% antwoordde dat ze nog nooit iets op amazon.nl hebben gekocht en dat ook niet van plan zijn. 

shoppen bij amazon

Vervolgens werd aan de consumenten gevraagd naar welke marketplace hun voorkeur uitgaat, bol.com of Amazon.nl. De reden om deze twee marketplaces te vergelijken en niet andere grote Nederlandse webshops als Coolblue of Wehkamp, is dat Amazon en bol.com het meest op elkaar lijken in assortiment en service. Amazon is wel veel groter (100 miljoen producten op amazon.nl tegenover ongeveer 23 miljoen op bol.com), maar beide zijn marktleider. Bol.com is de grootste webshop van ons land en Amazon staat al op de zesde plaats. De respondenten gaven antwoord op de vraag waar zij liever kopen als het gewenste product op beide webshops te koop is. 

bol.com met amazon vergeleken
Het overgrote merendeel (89%) van de respondenten heeft een voorkeur voor bol.com. Slechts 11% kiest voor Amazon.nl. Bol.com is een gevestigde lokale speler met een omzet van rond de 1,64 miljard euro in 2019. Amazon.nl komt net kijken. De Nederlandse site van Amazon is pas in maart 2020 gelanceerd (Nederlandse consumenten konden wel al eerder bij Amazon kopen, maar dan via amazon.de). Bijna de helft van de ondervraagde consumenten heeft wel al een keer iets gekocht op amazon.nl. en een derde is het nog van plan. Amazon heeft de klant ook veel te bieden, een groot assortiment en scherpe prijzen, maar ook gratis bezorging met Amazon Prime en andere diensten, zoals de streamingdienst Amazon Prime Video en het cloudplatform Amazon Web Services.  

De vraag is waarom consumenten een voorkeur hebben voor bol.com. De meerderheid van de respondenten geeft de voorkeur voor bol.com vanwege de maatschappelijke waarde van het bedrijf. Bol.com is namelijk een Nederlands bedrijf waarop circa 30.000 Nederlandse (en 3000 Belgische) ondernemers hun producten verkopen

steun bol.com omdat het Nedelands bedrijf is

De 4 bouwstenen van merkvertrouwen

Maatschappelijke waarden zijn een belangrijk onderdeel van merkvertrouwen. Om te onderzoeken hoe online retailers het vertrouwen in hun merk kunnen vergroten, analyseerde Gartner de basis van merkvertrouwen en kwam hierbij tot de conclusie dat merkvertrouwen uit 4 factoren bestaat. 

  • Rationeel vertrouwen – het geloof dat een merk geloofwaardig en eerlijk is. 
  • Emotioneel vertrouwen – het gevoel van veiligheid dat een vertrouwd merk aan klanten biedt.
  • Functioneel vertrouwen – de overtuiging dat een merk de nodige middelen en infrastructuur heeft om zijn functionele beloftes waar te maken, zelfs als er iets misgaat.
  • Maatschappelijk vertrouwen – de overtuiging dat een merk bijdraagt aan het grotere algemeen belang en doet wat juist is voor zijn werknemers, zijn klanten en de gemeenschap.
4 pijlers consumentenvertrouwen
Bron: Garter Brand Trust Survey (document beschikbaar voor klanten)

Nu blijkt dat bol.com vooral hoog scoort op functionele, emotionele en maatschappelijke waarden, terwijl Amazon.nl juist hoog scoort op rationele waarden en functionele waarden.

reden voorkeur webshop

Beide webshops scoren vergelijkbaar op functionele waarden als bezorging, het retourneren en de betaling. Er bestaan weinig twijfels over de operationele efficiëntie van Amazon of bol.com. De onderscheidende factor van bol.com is echter van maatschappelijke aard. Bij Amazon.nl overheersen rationele factoren als een scherpe prijs (53%) en de grote van het assortiment (32%), terwijl bij bol.com het steunen van de lokale economie een van de belangrijkste redenen is om voor bol.com te kiezen. De slogan van bol.com is trouwens ook ‘de winkel van ons allemaal’, daar spreekt ook al een sociale intentie vanuit.  

Naast maatschappelijke redenen komt de voorkeur voor bol.com ook voort uit meer emotionele redenen zoals de klantenservice en de bekendheid of ervaring met de webshop (onder de antwoordoptie ‘Anders’). Het vertrouwen in bol.com lijkt gebaseerd op een meer uitgebalanceerde mix van functionele, maatschappelijke, rationele en emotionele redenen. Bij Amazon domineren voornamelijk de rationele en functionele redenen.

Amazon lijkt zich ook bewust te zijn van de noodzaak het maatschappelijke aandeel van hun aanwezigheid in ons land te versterken. Zo zei Roeland Donker, country manager van amazon.nl in het AD toen Amazon.nl net gelanceerd was: 

“We werken nu samen met een paar duizend Nederlandse ondernemers, maar willen dit aantal snel uitbreiden om het vertrouwen van de Nederlandse consument te winnen’’. 

De vier bouwstenen van vertrouwen (rationeel, emotioneel, functioneel en maatschappelijk) hangen nauw met elkaar samen. Alle vier zijn nodig in het streven naar een groter vertrouwen in een merk. 

Met de toenemende concurrentie in de online non-food retailbranche en de komst van grote spelers als Amazon is het voor kleinere online retailers van belang te weten waar hun kansen liggen. Webwinkels kunnen zich onderscheiden door al hun waardeproposities waar te maken en belemmeringen voor het vertrouwen van de klant weg te nemen. 

3 manieren om het consumentenvertrouwen in je merk te vergroten

Marketing kan helpen met het versterken van het merkvertrouwen en wel op drie manieren: 

1. Vertrouwen vergroten door de huidige waardepropositie te benadrukken

Een voorbeeld hiervan is de campagne “Alles is écht Hema”. De campagne benadrukt de kernwaardepropositie van Hema, die zit in de “aandacht en liefde die we stoppen in alles wat we ontwerpen en verkopen”, aldus Ferry Buitenhuis, manager marketing campaigns bij Hema. De tv-commercial toont verschillende Hema-producten, waarbij de voice-over vertelt dat bij elk knopje, lampje, stofje, klepje, kleurtje of geurtje uitgebreid wordt stilgestaan.

Je kunt software voor videomarketing gebruiken voor het maken van videocampagnes.

2. Vertrouwen vergroten door het aanbieden van nieuwe waarde

Een goed voorbeeld hiervan vinden we bij Coolblue. De site trekt rond de 20 miljoen websitebezoekers per maand wat een enorme hoeveelheid data oplevert. Coolblue gebruikt die data niet alleen om beter in te spelen op de behoefte van de klant, maar ook om die te overtreffen. Op basis van data over de vraag naar bepaalde specificaties laat Coolblue bijvoorbeeld unieke varianten van producten maken die je enkel bij Coolblue kunt bestellen. De Apple Macbook met het label “Coolblue’s keuze” is daar een voorbeeld van. Luisteren naar klanten is daarmee de sleutel van hun succes.

Om data over je websitebezoekers te analyseren kun je website analyse tools gebruiken. Met deze tools kom je meer te weten over je klanten en bezoekers en kun je allerlei data bijhouden en meten om je besluitvorming te verbeteren. 

3. Het wegnemen van factoren die het vertrouwen schaden

Marketing verzamelt klachten van de klant om de tevredenheid te verhogen, zodat het vertrouwen toeneemt. Maar niet alle klachten hebben een negatief effect op het vertrouwen. Lange wachttijden bij de klantenservice bijvoorbeeld zijn vervelend voor de klant, maar het hoeft geen wezenlijke invloed te hebben op hun overtuiging dat het merk in staat is om toekomstige waarde te leveren. Daarom is het van belang te realiseren dat niet alle pijnpunten het vertrouwen schaden. Uitzoeken naar welke pijnpunten de aandacht uit moet gaan, is dus belangrijk. 

De voorkeur van de consument voor bol.com boven Amazon.nl illustreert het belang van merkvertrouwen. Vertrouwen in een merk is op meer gebaseerd dan alleen functionele uitmuntendheid, maar berust ook op emotionele en maatschappelijke factoren. Merkvertrouwen vergroot de klantbinding en de voorkeur. Het is aan de webwinkel en marketing om dit vertrouwen te cultiveren en de consumenten duidelijk te maken dat hun merk zijn beloftes waarmaakt. 

Wil je meer weten? Bekijk dan onze online catalogus met een uitgebreid aanbod aan marketing automation software.

Methodologie van het onderzoek

*Aan dit onderzoek deden 857 Nederlandse consumenten mee boven de 18. 53% mannen en 47% vrouwen, die dit jaar minimaal één keer iets online hebben gekocht. Het onderzoek werd gehouden tussen 14 en 25 juli 2020.